CELEX: 52012PC0456
Language: it
Date: 2012-08-16
Title: Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	RELAZIONE
1.           CONTESTO DELLA PROPOSTA
1.1.        Contesto generale
Un regolamento del Consiglio[1] adottato nel febbraio 1983
impone alle istituzioni di cui al suo articolo 1 di istituire archivi storici e
di renderli accessibili al pubblico decorsi 30 anni. In base a tale articolo,
ogni istituzione può depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene
più opportuno.
Nel 1984 il Parlamento europeo, il Consiglio e
la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi
storici presso l’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono
resi accessibili al pubblico. Successivamente anche la Corte dei Conti europea,
il Comitato economico e sociale europeo e la Banca europea per gli investimenti
hanno deciso di depositare i propri archivi presso l’IUE. Le condizioni per il
deposito sono stabilite in un accordo stipulato in data 17 dicembre 1984 tra le
Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l’IUE.
Il
governo italiano mette a disposizione dell’IUE, a titolo permanente e gratuito,
locali adeguati per ospitare gli archivi affinché gli archivi depositati siano
conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello
internazionale.
Gli archivi storici delle istituzioni sono
depositati presso l’IUE al fine di rendere possibile l’accesso in un unico
luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia
dell’integrazione europea e le istituzioni europee.
1.2         Obiettivo della proposta
La proposta mira a consolidare il ruolo dell’IUE
nella gestione degli archivi storici delle istituzioni e a creare una solida
base giuridica e finanziaria per la collaborazione tra l’UE e l’IUE.
1.3         Elementi principali della proposta
La proposta prevede che gli archivi storici
delle istituzioni siano depositati presso l’IUE. Tutte
le istituzioni, ad eccezione della Corte di giustizia dell’Unione europea e
della Banca centrale europea, depositeranno in futuro i loro archivi storici
presso l’IUE non appena saranno accessibili al pubblico sulla base del
regolamento in vigore.
La proposta non concerne la proprietà degli
archivi storici, che rimarrà delle istituzioni depositanti, né modifica le
norme esistenti sulla cui base le istituzioni stabiliscono quali documenti
rendere accessibili al pubblico dopo 30 anni.
I costi operativi e quelli per il personale
sostenuti dall’IUE per la gestione degli archivi storici sono finanziati dal
bilancio generale dell’UE, ad esclusione dei costi connessi alla fornitura ed
equipaggiamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il
personale. L’IUE garantisce l’accesso del
pubblico agli archivi storici dell’UE. Ciò non preclude, tuttavia, alle
istituzioni la possibilità di dare anch’esse accesso al pubblico ai propri
archivi storici.
La proposta distingue tra il deposito di archivi
cartacei e il deposito di archivi digitali. Gli archivi cartacei continueranno
ad essere materialmente depositati e conservati presso l’IUE; l’istituto non si
occuperà invece della conservazione degli archivi digitali al fine della loro
messa a disposizione al pubblico. La responsabilità della conservazione a lungo
termine degli archivi digitali è delle istituzioni da cui essi hanno avuto
origine.
La proposta chiarisce le responsabilità dell’IUE
in materia di protezione dei dati personali contenuti negli archivi storici
delle istituzioni. Essa prevede inoltre che ciascuna istituzione adotti norme
di attuazione per l’applicazione del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 che
includano norme per la conservazione, l’accesso del pubblico e la protezione dei
dati personali contenuti negli archivi storici. 
2.           RISULTATI DELLE CONSULTAZIONI CON LE
PARTI INTERESSATE
La presente proposta non richiede una
valutazione d’impatto.
Le parti interessate sono state consultate. L’IUE
e l’Italia, in qualità di istituzione e di governo ospitanti, hanno dato
entrambi il proprio sostegno alla proposta. Anche i servizi amministrativi
delle istituzioni dell’UE e la rete delle agenzie dell’UE sono a favore dell’obiettivo
che si pone la proposta.
La Corte di giustizia dell’Unione europea e la
Banca centrale europea hanno chiesto di essere esentate dall’obbligo di
depositare i loro archivi storici presso l’IUE. Non escludono tuttavia di farlo
in futuro su base volontaria. Tale scelta deriva dalla natura delle loro
attività e rispecchia una pratica corrente in molti Stati membri per quanto
riguarda gli archivi storici di organismi analoghi.
3.           ELEMENTI
GIURIDICI DELLA PROPOSTA
3.1 Principali disposizioni della
proposta
La proposta stabilisce che gli archivi storici
delle istituzioni siano depositati presso l’Istituto universitario europeo di
Firenze, Italia, e messi a disposizione del pubblico dall’IUE.
3.2 Base giuridica
La base giuridica
della proposta è l’articolo 352 del trattato sul funzionamento dell’Unione
europea.
Il regolamento
(CEE, EURATOM) n. 354/83 del Consiglio e le relative modifiche del 2003 sono
stati adottati ai sensi dell’articolo 308 del TCE, predecessore dell’articolo 352
del TFUE. La presente proposta non pregiudica
l’obiettivo del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83, vale a dire l’accessibilità
degli archivi delle istituzioni dopo 30 anni. Si
limita a stabilire che essi siano depositati presso l’IUE non appena le
istituzioni interessate li rendano accessibili al pubblico sulla base del
regolamento esistente. La proposta costituisce
un riconoscimento formale della situazione esistente, dal momento che la
maggior parte delle istituzioni che hanno aperto i loro archivi li deposita già
presso l’IUE.
L’articolo 3,
paragrafo 3, del TUE prevede che l’UE rispetti, tra l’altro, la ricchezza della
sua diversità culturale e vigili sulla salvaguardia e sullo sviluppo del
patrimonio culturale europeo. Gli archivi
storici delle istituzioni formano parte del patrimonio culturale europeo e la
loro apertura al pubblico assolve principalmente funzioni accademiche,
didattiche e culturali. All’Unione sono state
attribuite le competenze per adottare misure al fine di sostenere, coordinare o
integrare gli interventi degli Stati membri in questi settori, ma i trattati
non prevedono l’attribuzione delle competenze necessarie per quanto riguarda
gli archivi storici delle istituzioni. 
Il ricorso ad un’altra
base giuridica porterebbe ad una proposta di un nuovo regolamento e, pertanto,
a mettere in discussione tutte le disposizioni del regolamento (CEE, EURATOM)
n. 354/83 del Consiglio, ivi compresi i suoi principi fondamentali, e ciò andrebbe molto al di là dell’obiettivo della
proposta sopra descritto.
La possibilità di
basare la proposta sull’articolo 15, paragrafo 3, del TFUE è stata esaminata e
respinta per le seguenti ragioni:
l’obiettivo
principale della costituzione degli archivi storici è di selezionare documenti
sulla base del loro valore duraturo, sul piano amministrativo, storico o
probatorio, al fine di conservare e condividere il patrimonio storico delle
istituzioni. Ciascuna delle istituzioni rende
accessibili al pubblico i propri archivi storici dopo 30 anni e fornisce
informazioni supplementari che contribuiscono a collocare tali archivi nel
giusto contesto organizzativo ed operativo. È
un’azione che va molto al di là del diritto dei cittadini all’accesso ai
documenti di cui all’articolo 15, paragrafo 3, del TFUE, il cui obiettivo è
principalmente quello di promuovere il buon governo e garantire la
partecipazione della società civile al processo decisionale delle istituzioni;
basarsi sull’articolo
15, paragrafo 3, del TFUE ridurrebbe la portata delle norme che disciplinano l’apertura
degli archivi storici, dal momento che la Banca centrale europea, la Banca
europea per gli investimenti e la Corte di giustizia dell’Unione europea, che
attualmente si attengono al regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83, sono soggette
al regolamento soltanto allorché esercitano funzioni amministrative. 
3.3 Principio di proporzionalità
La proposta si limita al deposito degli
archivi storici delle istituzioni presso l’IUE e alle condizioni che regolano
tale deposito.
3.4 Scelta dello strumento
Il regolamento è l’unico strumento adeguato
per creare una solida base giuridica e finanziaria per la collaborazione tra l’UE
e l’IUE. La proposta concerne una modifica limitata del regolamento attuale.
4.           INCIDENZA SUL BILANCIO
La proposta di rendere obbligatorio il
deposito degli archivi storici presso l’IUE non ha nessuna incidenza sul
bilancio a breve e medio termine. Non si prevede che vi sia un’incidenza
significativa sul bilancio a lungo termine.
Le tre istituzioni maggiori, il Parlamento
europeo, il Consiglio e la Commissione, insieme con il Comitato economico e
sociale europeo, la Corte dei Conti europea e la Banca europea per gli
investimenti, depositano già i propri archivi storici presso l’IUE. La gestione
di tali archivi a Firenze è stata finanziata con il bilancio dell’UE sin dal
primo deposito degli archivi presso l’IUE, avvenuto oltre un quarto di secolo
fa. La scheda finanziaria legislativa prevede che tale finanziamento continui.
I costi sono ripartiti tra le istituzioni depositanti in funzione del lavoro
svolto dall’IUE in relazione ai rispettivi archivi.
Alla collocazione degli archivi e degli uffici
per il personale che si occupa della loro gestione all’IUE provvede il governo
italiano. 
A seguito di questa modifica, aumenterà il
numero delle istituzioni depositanti. Tuttavia, dal momento che il deposito
riguarda gli archivi storici resi accessibili al pubblico dopo 30 anni,
occorrerà un considerevole periodo di tempo prima che le istituzioni diverse da
quelle che già depositano i loro archivi presso l’IUE siano interessate da
questa proposta. Inoltre, gli archivi diventeranno sempre più digitali e ciò
consentirà di realizzare economie di scala nel loro trattamento e diffusione da
parte dell’IUE.
2012/0221 (APP)
Proposta di
REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO 
che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n.
354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni
presso l’Istituto universitario europeo di Firenze 
IL CONSIGLIO
DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione
europea, in particolare l’articolo 352,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto
legislativo ai parlamenti nazionali,
vista l’approvazione del Parlamento europeo,
sentito il garante europeo della protezione
dei dati,
deliberando secondo una procedura legislativa
speciale,
considerando quanto segue:
(1)         
Conformemente al regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83
del Consiglio del, 1° febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli
archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia
atomica[2],
gli archivi storici delle istituzioni e organismi sono conservati e resi
accessibili al pubblico nei limiti del possibile alla scadenza di un periodo di
30 anni.
(2)         
L’obbligo di istituire propri archivi storici e di
renderli accessibili al pubblico nei limiti del possibile si applica a tutte le
istituzioni di cui all’articolo 1 del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83.
(3)         
Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 stabilisce
che ciascuna istituzione possa depositare i propri archivi storici nel luogo
che ritiene più opportuno.
(4)         
Nel 1984 il Parlamento europeo, il Consiglio e la
Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi
storici presso l’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono
resi accessibili al pubblico. A tal fine è stato firmato in data 17 dicembre 1984
un accordo tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l’Istituto
universitario europeo di Firenze.
(5)         
Il Comitato economico e sociale europeo e la Corte
dei Conti europea hanno deciso di aderire alle condizioni dell’accordo relativo
al deposito del 17 dicembre 1984. La Banca europea per gli investimenti
deposita i propri archivi storici presso l’IUE sulla base di una convenzione
separata con l’IUE, firmata il 1° luglio 2005, e delle norme relative agli
archivi storici adottate dal comitato di amministrazione della banca il 7
ottobre 2005[3].
(6)         
Il governo italiano ha messo a disposizione dell’IUE,
a titolo permanente e gratuito, locali adeguati onde garantire che gli archivi
depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a
livello internazionale e offrire la possibilità di consultarli in loco.
(7)         
Gli archivi storici delle istituzioni sono
depositati presso l’IUE al fine di rendere possibile l’accesso in un unico
luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia
dell’integrazione europea e delle istituzioni europee. L’IUE è un rinomato
centro di ricerca accademica e insegnamento incentrato sull’Europa e sull’integrazione
europea. Dispone di un’esperienza quasi trentennale nella gestione degli
archivi storici delle istituzioni, fornisce un deposito di alto livello e
servizi di ricerca finalizzati alla conservazione e consultazione degli archivi
e gode di una reputazione internazionale come centro per tali archivi. 
(8)         
Il deposito permanente degli archivi storici delle
istituzioni presso l’IUE richiede una solida base giuridica che rispecchi il
ruolo dell’IUE come partner delle istituzioni nella gestione dei loro archivi
storici.
(9)         
La natura specifica delle attività della Corte di
giustizia dell’Unione europea e della Banca centrale europea giustifica il
fatto che tali istituzioni siano esentate dall’obbligo di depositare i loro
archivi storici presso l’IUE conformemente al presente regolamento. La Corte di
giustizia dell’Unione europea e la Banca centrale europea possono depositare i
propri archivi storici presso l’IUE su base volontaria.
(10)     
Il presente regolamento dovrebbe applicarsi a tutte
le altre istituzioni. Non pregiudica la responsabilità di ciascuna istituzione
per quanto riguarda l’apertura dei propri archivi storici al pubblico, né la
proprietà degli archivi storici di ciascuna istituzione.
(11)     
I dati personali contenuti negli archivi storici
depositati presso l’IUE devono essere trattati in conformità del regolamento
(CE) n. 45/2001[4].
(12)     
Possono essere concesse sovvenzioni al fine di
sostenere la gestione degli archivi delle istituzioni da parte dell’IUE. 
(13)     
Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 deve essere
modificato di conseguenza,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 è così
modificato:
1. All’articolo 8, il paragrafo 1 è sostituito
dal seguente:
“1. Ogni istituzione, ad eccezione della Corte
di giustizia dell’Unione europea e della Banca centrale europea, deposita
presso l’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno
parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico
conformemente al presente regolamento. Le
modalità di deposito sono stabilite nell’allegato.”
2. All’articolo
8, sono aggiunti i seguenti paragrafi:
“3. La Corte di giustizia dell’ Unione europea e la
Banca centrale europea possono depositare i propri archivi storici presso l’IUE
su base volontaria.
4. Il deposito degli archivi storici delle
istituzioni presso l’IUE non pregiudica la proprietà e la protezione di tali
archivi ai sensi dell’articolo 2 del protocollo sui privilegi e sulle immunità
dell’Unione europea allegato al trattato.
5. L’IUE garantisce la conservazione e la
protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione
devono soddisfare le norme riconosciute a livello internazionale per la
protezione materiale degli archivi e devono rispettare almeno le norme tecniche
e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la
gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati
devono essere conservati in un deposito per archivi appositamente costruito.
6. Ogni
istituzione depositante ha il diritto di chiedere informazioni per quanto
riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell’IUE e di svolgere
ispezioni negli archivi depositati.
7. L’IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie
conformemente ai paragrafi 1 e 3. Le istituzioni possono rendere accessibile al
pubblico una versione degli stessi archivi storici.
8. Al fine di sostenere la
gestione degli archivi storici conformemente al presente regolamento, possono
essere concesse sovvenzioni all’IUE nel rispetto del regolamento (CE, Euratom)
n. 1605/2002 del Consiglio e a condizione che l’autorità di bilancio metta a
disposizione gli stanziamenti necessari sulla relativa linea di bilancio. I costi per la gestione degli archivi sono
ripartiti tra le istituzioni depositanti su una base proporzionale. I costi connessi alla fornitura e all’equipaggiamento
degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il personale non sono
ammissibili. 
9. L’IUE tratta i dati
personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente al
regolamento (CE) n. 45/2001. L’IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento
ai sensi dell’articolo 2 di detto regolamento, seguendo le istruzioni delle
istituzioni depositanti. 
10. Il garante europeo della protezione dei dati esercita poteri di
controllo sull’IUE per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti
negli archivi storici depositati dalle istituzioni.”
3. All’articolo 9, il primo comma è sostituito
dal seguente:
“Ogni istituzione adotta norme interne per l’applicazione
del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione, all’apertura
al pubblico e alla protezione dei dati personali contenuti negli archivi
storici. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi
accessibili al pubblico con mezzi elettronici. Inoltre, conservano i documenti
esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (scrittura Braille,
caratteri grandi o registrazioni).” 
4. È aggiunto un allegato conformemente all’allegato
del presente regolamento.
Articolo 2
Il presente regolamento entra in vigore il
giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione
europea.
Il presente regolamento è
obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno
degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il
                                                                       Per
il Consiglio
                                                                       Il
presidente
                                                                       
ALLEGATO
È aggiunto il seguente allegato:
“Allegato
Disposizioni
relative al deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto
universitario europeo di Firenze
1.   Nel caso di archivi non digitali, i documenti originali sono depositati
presso l’IUE ai fini della loro conservazione permanente insieme ad una copia
su microscheda e/o una copia digitale.
Nel caso di archivi digitali, l’IUE ha un
accesso permanente ai documenti per poter assolvere all’obbligo di rendere
accessibili al pubblico gli archivi storici in un unico luogo e promuovere la
loro consultazione. Le istituzioni da cui i documenti hanno avuto origine
restano responsabili per la conservazione permanente dei loro archivi digitali.
2. Il
deposito avviene a più riprese nel corso dell’anno e, nella misura del
possibile, sulla base delle normali procedure di trattamento degli archivi
delle istituzioni.
3.   Le
istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o
amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali all’IUE. In tal caso, provvedono a depositarne una copia su
microscheda o digitale.
4.   Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e
detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei
fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l’IUE. L’IUE non modifica la classificazione archivistica
stabilita dalle istituzioni depositanti, né elimina o modifica documenti o
fascicoli.
5.   L’IUE restituisce alle istituzioni
depositanti, su loro richiesta, gli originali di qualsiasi documento o
fascicolo depositato. Tali istituzioni
restituiscono gli originali all’IUE non appena non ne hanno più bisogno.
6.   L’IUE
informa immediatamente le istituzioni depositanti in merito a qualsiasi
circostanza che potrebbe mettere in pericolo l’inviolabilità degli archivi da
esse depositati.
SCHEDA FINANZIARIA LEGISLATIVA
1.           CONTESTO DELLA PROPOSTA/INIZIATIVA
              1.1.    Titolo della proposta/iniziativa
              1.2.    Settore/settori
interessati nella struttura ABM/ABB
              1.3.    Natura
della proposta/iniziativa
              1.4.    Obiettivi
              1.5.    Motivazione
della proposta/iniziativa
              1.6.    Durata
e incidenza finanziaria
              1.7.    Modalità
di gestione previste
2.           MISURE DI GESTIONE
              2.1.    Disposizioni
in materia di monitoraggio e di relazioni
              2.2.    Sistema
di gestione e di controllo
              2.3.    Misure
di prevenzione delle frodi e delle irregolarità
3.           INCIDENZA FINANZIARIA PREVISTA DELLA
PROPOSTA/INIZIATIVA
              3.1.    Rubrica/rubriche
del quadro finanziario pluriennale e linea/linee di bilancio di spesa
interessate
              3.2.    Incidenza
prevista sulle spese
              3.2.1. Sintesi dell’incidenza
prevista sulle spese
              3.2.2. Incidenza prevista
sugli stanziamenti operativi
              3.2.3. Incidenza prevista
sugli stanziamenti di natura amministrativa
              3.2.4. Compatibilità con il
quadro finanziario pluriennale attuale
              3.2.5. Partecipazione di
terzi al finanziamento
              3.3.    Incidenza prevista sulle
entrate
SCHEDA
FINANZIARIA LEGISLATIVA
1.           CONTESTO DELLA PROPOSTA/INIZIATIVA
1.1.        Titolo della
proposta/iniziativa
Regolamento del
Consiglio che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n. 354/83 per quanto
riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto
universitario europeo di Firenze
1.2.        Settore/settori interessati
nella struttura ABM/ABB[5]
Relazioni con la società civile, apertura e
informazione
1.3.        Natura della
proposta/iniziativa
La proposta riguarda la proroga di un’azione
esistente.
1.4.        Obiettivi
1.4.1.     Obiettivo/obiettivi strategici
pluriennali della Commissione oggetto della proposta/iniziativa
L’obiettivo della proposta è di regolarizzare e
istituire una solida base per la collaborazione esistente con l’IUE per la
gestione e la divulgazione degli archivi storici delle istituzioni. L’obiettivo
del deposito presso l’IUE è di rendere possibile l’accesso a tali archivi in un
unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla
storia dell’integrazione europea e delle istituzioni europee.
1.4.2.     Obiettivo/obiettivi specifici
e attività ABM/ABB interessate
Obiettivo specifico n.
25.02.01.01
Attività ABM/ABB interessate:
relazioni con la società civile, apertura e
informazione
istituzioni di interesse europeo /archivi storici
dell’Unione europea
1.4.3.     Risultati e incidenza previsti
La collaborazione con l’IUE offre un valore
aggiunto agli archivi storici delle istituzioni e serve a promuovere la
diffusione e la consultazione pubblica di tali archivi.
1.4.4.     Indicatori di risultato e di
incidenza
(1)         
Gli archivi depositati dalle istituzioni presso l’IUE
di Firenze.
(2)         
La raccolta e la descrizione da parte dell’IUE
degli archivi privati e personali dei singoli e delle organizzazioni pubbliche
e private che abbiano contribuito all’edificazione dell’Europa.
(3)         
La produzione e la pubblicazione di guide di
conservazione e inventari, la pubblicazione di fonti e altri strumenti di
ricerca.
(4)         
Sale di lettura e servizi relativi alle sale di
lettura forniti dall’IUE.
(5)         
Inventari e archivi accessibili online.
(6)         
Visitatori della sala di lettura.
(7)         
Azioni per promuovere la consultazione degli
archivi storici delle istituzioni.
1.5.        Motivazione della
proposta/iniziativa
1.5.1.     Necessità da coprire nel breve
e lungo termine
Gestire e rendere accessibili al pubblico gli
archivi storici depositati dalle istituzioni presso l’Istituto universitario
europeo di Firenze.
1.5.2.     Valore aggiunto dell’intervento
dell’Unione europea
La collaborazione con l’IUE serve a promuovere la
diffusione e la consultazione pubblica degli archivi storici delle istituzioni.
Riunire gli archivi delle istituzioni in un unico
luogo è un modo per valorizzarli che permette all’IUE di ottenere un valore
aggiunto creando relazioni incrociate tra i diversi archivi producendo, ove
necessario, strumenti di ricerca e fornendo al pubblico l’accesso sia in loco
che online.
1.5.3.     Insegnamenti tratti da
esperienze analoghe
Sono sei le istituzioni che depositano i propri
archivi storici presso IUE alle condizioni stabilite dall’accordo del 17
dicembre 1984 tra le Comunità europee e l’IUE. L’accordo
relativo al deposito del 1984 è però diventato antiquato e occorre sostituirlo
con una base giuridica e finanziaria più solida per la collaborazione con l’IUE.
1.5.4.     Coerenza ed eventuale sinergia
con altri strumenti pertinenti
n.p.
1.6.        Durata e incidenza
finanziaria
Proposta di durata illimitata.
1.7.        Modalità di gestione previste[6]
Gestione centralizzata diretta da parte della
Commissione
2.           MISURE DI GESTIONE
2.1.        Disposizioni in materia di
monitoraggio e di relazioni
L’IUE presenta un progetto di programma di lavoro
per ciascun anno di calendario, che viene discusso con la Commissione e che
include un organico del personale in servizio al 31 dicembre dell’anno in
questione, del precedente e del successivo. Il programma viene presentato nel
febbraio dell’anno precedente.
Dopo aver consultato le altre istituzioni
depositanti, la Commissione e l’IUE approvano il programma di lavoro che viene
allegato all’accordo relativo alla sovvenzione annuale.
La Commissione provvede al monitoraggio dell’attuazione
del programma di lavoro.
L’IUE presenta una relazione di attività annuale
per gli archivi storici al termine di ciascun anno di calendario.
2.2.        Sistema di gestione e di
controllo
2.2.1.     Rischi individuati
I potenziali rischi per la conservazione degli
archivi cartacei depositati dalle istituzioni sono minimi. Il governo italiano
ha fornito un deposito per archivi appositamente costruito che soddisfa le
norme internazionali più avanzate in materia di conservazione degli archivi.
2.2.2.     Modalità di controllo previste
Gli accordi di collaborazione con l’IUE forniscono
il quadro per la discussione, l’esame e la valutazione in corso del bilancio e
del programma di lavoro. Ogni istituzione depositante ha il diritto di chiedere
informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell’IUE
e svolgere un’ispezione negli archivi depositati.
2.3.        Misure di prevenzione delle
frodi e delle irregolarità
L’articolo 287, paragrafo 3, del TFUE attribuisce
alla Corte dei conti la competenza per il controllo di qualsiasi persona fisica
o giuridica che ottenga un pagamento dal bilancio dell’UE. Le competenze della
Commissione e dell’OLAF per combattere contro le frodi a danno degli interessi
finanziari dell’UE sono disciplinate da disposizioni specifiche in materia
(come il regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio e il regolamento
(CE) n. 1073/1999 del Consiglio e del Parlamento europeo) e dal regolamento
(CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento
finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee.
Conformemente all’articolo 120, paragrafo 3, di quest’ultimo, ogni decisione o
convenzione di sovvenzione prevede espressamente il potere di controllo della
Commissione e della Corte dei conti, in base a documenti e sul posto, di tutti
i contraenti e subcontraenti che abbiano beneficiato di fondi comunitari. 
3.           INCIDENZA FINANZIARIA PREVISTA DELLA
PROPOSTA/INIZIATIVA
3.1.        Rubrica/rubriche del quadro
finanziario pluriennale e linea/linee di bilancio di spesa interessate
·      Linee di bilancio di spesa esistenti
Secondo l’ordine delle rubriche del quadro
finanziario pluriennale e delle linee di bilancio.
 Rubrica del quadro finanziario pluriennale || Linea di bilancio || Natura della spesa || Partecipazione 
 Archivi storici dell’Unione europea || Diss./Non diss. ([7])   || di paesi EFTA[8]   || di paesi candidati[9]   || di paesi terzi || ai sensi dell’articolo 18, paragrafo 1, lettera a bis), del regolamento finanziario 
 5 Amministrazione || 25.02.01.01 || Diss. || NO || NO || NO || NO 
3.2.        Incidenza prevista sulle
spese 
3.2.1.     Sintesi dell’incidenza
prevista sulle spese 
Mio EUR (al terzo decimale)
 Rubrica del quadro finanziario pluriennale: || 5 || “Spese amministrative” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTALE 2013-2019 
 DG: SG || 
  Risorse umane || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Missioni || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Archivi storici || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 COSTO TOTALE SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 TOTALE degli stanziamenti per la RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale || (Totale impegni = Totale pagamenti) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTALE degli stanziamenti per le RUBRICHE da 1 a 5 del quadro finanziario pluriennale || Impegni ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Pagamenti ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Incidenza prevista sugli
stanziamenti operativi
La proposta non comporta l’utilizzo di
stanziamenti operativi
3.2.3.     Incidenza prevista sugli stanziamenti
di natura amministrativa
3.2.3.1.  Sintesi 
La proposta/iniziativa comporta l’utilizzo di
stanziamenti amministrativi, come spiegato di seguito:
Mio EUR (al terzo
decimale)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTALE 
 RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Risorse umane ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Altre spese amministrative ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Totale parziale RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Esclusa la RUBRICA 5[11] del quadro finanziario pluriennale ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Risorse umane ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Altre spese di natura amministrativa ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Totale parziale esclusa la RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTALE || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Il fabbisogno di
risorse amministrative è coperto dallo stanziamento concesso alla DG preposta
alla gestione nell’ambito della procedura di assegnazione annuale, tenendo
conto dei vincoli di bilancio.
3.2.3.2.   Fabbisogno previsto di
risorse umane
La proposta comporta l’utilizzo di risorse umane,
come spiegato di seguito:
Stima da esprimere in numeri interi (o, al
massimo, con un decimale)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Posti della tabella dell’organico (funzionari e agenti temporanei) 
 25 01 01 01 (in sede e negli uffici di rappresentanza della Commissione) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (nelle delegazioni) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (ricerca indiretta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (ricerca diretta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Personale esterno (in equivalenti a tempo pieno: ETP)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, END, INT della dotazione globale) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT e JED nelle delegazioni) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || - in sede[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - nelle delegazioni ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, END e INT – ricerca indiretta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, END e INT – ricerca diretta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Altre linee di bilancio (specificare) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTALE || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX è il settore o il titolo di bilancio
interessato.
Il fabbisogno di risorse umane è coperto dal
personale della DG già assegnato alla gestione dell’azione e/o riassegnato all’interno
della stessa DG, integrato dall’eventuale dotazione supplementare concessa alla
DG responsabile nell’ambito della procedura annuale di assegnazione, tenendo
conto dei vincoli di bilancio.
Descrizione dei compiti da svolgere:
 Funzionari e agenti temporanei || Preparazione di accordi di cooperazione e sovvenzione. Preparazione di richieste di bilancio. Monitoraggio del programma di lavoro e delle spese. Eventuali valutazioni ex post. 
 Personale esterno || ------ 
3.2.4.     Compatibilità con il quadro
finanziario pluriennale attuale
La proposta è compatibile con il quadro
finanziario pluriennale attuale.
3.2.5.     Partecipazione di terzi al
finanziamento
La proposta/iniziativa non prevede il
cofinanziamento da parte di terzi.
3.3.        Incidenza prevista sulle
entrate
La proposta/iniziativa non ha incidenza
finanziaria sulle entrate.
[1]               Regolamento (CE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio,
modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 del 22 settembre
2003 del Consiglio. Si veda: GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1; GU L 243 del 27.9.2003,
pag. 1.
[2]               GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.
[3]               GU C 289 del 22.11.2005, pag. 12.
[4]               GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.
[5]               ABM: Activity Based Management (gestione per
attività); ABB: Activity Based Budgeting (bilancio per attività).
[6]               Le spiegazioni sulle modalità di gestione e i
riferimenti al regolamento finanziario sono disponibili sul sito BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Diss. = Stanziamenti dissociati / Non diss. =
Stanziamenti non dissociati.
[8]               EFTA: Associazione europea di libero scambio.
[9]               Paesi candidati e, se del caso, paesi candidati
potenziali dei Balcani occidentali.
[10]             Si prevede che l’incidenza sulle spese continuerà a
evolvere allo stesso tasso dopo il 2019. 
[11]             Assistenza tecnica e/o amministrativa e spese di sostegno
all’attuazione di programmi e/o azioni dell’UE (ex linee “BA”), ricerca
indiretta, ricerca diretta.
[12]             AC= agente contrattuale; INT = personale interinale; JED =
giovane esperto in delegazione (jeune expert en délégation). AL=
agente locale; END= esperto nazionale distaccato.
[13]             Sottomassimale per il personale
esterno previsto dagli stanziamenti operativi (ex linee “BA”).
[14]             Principalmente per i fondi strutturali, il Fondo europeo
agricolo per lo sviluppo rurale (FEASR) e il Fondo europeo per la pesca (FEP).