CELEX: 22010D0562
Language: cs
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/EU: Rozhodnutí Smíšené rady CARIFORUM-EU č. 1/2010 zřízené Dohodou o hospodářském partnerství mezi státy CARIFORA na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé ze dne 17. května 2010 o přijetí jednacího řádu Smíšené rady CARIFORUM-EU, Výboru CARIFORUM-EU pro obchod a rozvoj a zvláštních výborů

21.9.2010   
            
            
               CS
            
            
               Úřední věstník Evropské unie
            
            
               L 247/66
            
         ROZHODNUTÍ SMÍŠENÉ RADY CARIFORUM-EU č. 1/2010 ZŘÍZENÉ DOHODOU O HOSPODÁŘSKÉM PARTNERSTVÍ MEZI STÁTY CARIFORA NA JEDNÉ STRANĚ A EVROPSKÝM SPOLEČENSTVÍM A JEHO ČLENSKÝMI STÁTY NA STRANĚ DRUHÉ
   ze dne 17. května 2010
   o přijetí jednacího řádu Smíšené rady CARIFORUM-EU, Výboru CARIFORUM-EU pro obchod a rozvoj a zvláštních výborů
   (2010/562/EU)
   SMÍŠENÁ RADA CARIFORUM-EU,
   s ohledem na Dohodu o hospodářském partnerství mezi státy CARIFORA na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé (dále jen „dohoda“), podepsanou v Bridgetownu na Barbadosu dne 15. října 2008, a zejména na článek 227, čl. 228 odst. 3, čl. 229 odst. 1 a čl. 230 odst. 2 a 4 této dohody,
   vzhledem k těmto důvodům:
   
               (1)
            
            
               Dohoda stanoví, že Smíšená rada CARIFORUM-EU musí přijmout svůj jednací řád a stanovit jednací řád Výboru CARIFORUM-EU pro obchod a rozvoj.
            
         
               (2)
            
            
               Smíšené radě a Výboru pro obchod a rozvoj je při plnění jejich úkolů nápomocen Zvláštní výbor pro celní spolupráci a usnadnění obchodu, který je zřízen v souladu s článkem 36 dohody, a zvláštní výbory, které mohou být zřízeny podle čl. 230 odst. 4 dohody. Je tedy vhodné stanovit jednací řád i pro tyto zvláštní výbory,
            
         ROZHODLA TAKTO:
   Článek 1
   Stanoví se jednací řád Smíšené rady CARIFORUM-EU, který je uveden v příloze I, a jednací řád Výboru CARIFORUM-EU pro obchod a rozvoj, který je uveden v příloze II.
   Článek 2
   1.   Jednací řád stanovený v příloze III se použije pro Zvláštní výbor pro celní spolupráci a usnadnění obchodu i pro jakýkoli jiný zvláštní výbor, který může být zřízen podle čl. 230 odst. 4 dohody.
   2.   Tímto jednacím řádem nejsou dotčena žádná zvláštní pravidla stanovená v dohodě ani pravidla, o kterých případně rozhodne Smíšená rada CARIFORUM-EU.
   Článek 3
   Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem 17. května 2010.
   
      V Madridu dne 17. května 2010.
      
         
            Za státy CARIFORA
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Za stranu EU
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      PŘÍLOHA I
      
         JEDNACÍ ŘÁD SMÍŠENÉ RADY CARIFORUM-EU
         zřízené Dohodou o hospodářském partnerství mezi státy CARIFORA na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé
         Článek 1
         Složení a předseda
         1.   Smíšená rada CARIFORUM-EU (dále jen „smíšená rada“) jedná ve složení, jež stanoví čl. 228 odst. 1 dohody.
         2.   Zástupce států CARIFORA, které jednají společně podle čl. 228 odst. 2 dohody, se označuje jako „vysoký představitel CARIFORA“. O určení vysokého představitele CARIFORA a případných změnách tohoto určení je informován předseda smíšené rady.
         3.   Odkaz na „smluvní strany“ v jednacím řádu odpovídá definici v čl. 233 odst. 3 dohody.
         4.   Smíšené radě vždy po dobu 12 měsíců střídavě předsedá minimálně na úrovni ministra zástupce Rady Evropské unie a zástupce Evropské komise za smluvní stranu EU a zástupce států CARIFORA. První předsednické období však začíná dnem prvního zasedání smíšené rady a končí dne 31. prosince následujícího roku. Prvním předsedou je zástupce států CARIFORA.
         Článek 2
         Zastupování
         1.   V souladu s čl. 228 odst. 5 dohody se členové smíšené rady mohou nechat zastupovat.
         2.   Člen, který si přeje být zastupován náhradníkem, oznámí předsedovi smíšené rady jméno svého náhradníka před zasedáním, na kterém si přeje být takto zastupován. Náhradník za člena smíšené rady vykonává veškerá práva tohoto člena.
         Článek 3
         Pozorovatelé
         1.   Smíšená rada může rozhodnout o přizvání stálých pozorovatelů.
         2.   Smíšená rada může rozhodnout o přizvání dalších pozorovatelů ad hoc.
         3.   Smíšená rada může rozhodnout, že vyzve zástupce Parlamentního výboru CARIFORUM-EU a Poradního výboru CARIFORUM-EU, aby smíšenou radu informovali o práci v příslušných výborech.
         Článek 4
         Zasedání
         1.   Smíšená rada se schází pravidelně, nejméně jednou za dva roky, a mimořádně, kdykoli to vyžadují okolnosti a dohodnou-li se tak smluvní strany.
         2.   Každé zasedání smíšené rady se koná v den a na místě, na nichž se obě smluvní strany dohodnou.
         3.   Zasedání smíšené rady svolává sekretariát smíšené rady prostřednictvím oznámení vydaného nejméně 35 dní před zahájením zasedání, s výjimkou případu, kdy je svoláno mimořádné zasedání.
         Článek 5
         Delegace
         Členy smíšené rady mohou doprovázet úředníci. Před každým zasedáním je předseda smíšené rady informován o plánovaném složení delegací signatářských států CARIFORA, smluvní strany EU a případných pozorovatelů.
         Článek 6
         Sekretariát
         Funkci sekretariátu smíšené rady vykonávají střídavě vždy po dobu 12 měsíců generální sekretariát Rady Evropské unie a jeden ze států CARIFORA. Tato doba se shoduje s dobou, kdy předsednictví vykonává smluvní strana EU nebo státy CARIFORA.
         Článek 7
         Dokumenty
         Pokud jednání smíšené rady vycházejí z písemných podkladů, sekretariát tyto dokumenty očísluje a rozešle jako dokumenty smíšené rady.
         Článek 8
         Korespondence
         1.   Veškerá korespondence určená smíšené radě se předává sekretariátu smíšené rady.
         2.   Sekretariát zajistí, aby korespondence určená smíšené radě byla zaslána předsedovi rady a popřípadě rozeslána jako dokumenty uvedené v článku 7 ostatním členům smíšené rady. Korespondence je zaslána generálnímu sekretariátu Evropské komise, stálým zastoupením členských států Evropské unie v Bruselu, vysokému představiteli CARIFORA a koordinátorům jednotlivých signatářských států CARIFORA podle čl. 234 odst. 1 dohody.
         3.   Korespondenci předsedy smíšené rady zasílá sekretariát příjemcům a popřípadě ji jako dokumenty uvedené v článku 7 rozesílá dalším členům smíšené rady prostřednictvím subjektů uvedených v odstavci 2 tohoto článku.
         Článek 9
         Pořad jednání
         1.   Sekretariát smíšené rady vypracuje předběžný pořad jednání jednotlivých zasedání na základě návrhů smluvních stran a signatářských států CARIFORA. Tento pořad jednání spolu s příslušnými dokumenty zašle nejpozději 21 dní před zahájením zasedání sekretariát smíšené rady adresátům uvedeným v čl. 8 odst. 2.
         2.   Předběžný pořad jednání obsahuje body, o jejichž zařazení společně s příslušnými dokumenty byl sekretariát požádán nejpozději 28 dnů před zahájením zasedání.
         3.   Smíšená rada přijímá pořad jednání na počátku každého zasedání. Pokud s tím smluvní strany souhlasí, mohou být na pořad jednání zařazeny i jiné body, než které jsou uvedeny v předběžném pořadu jednání.
         4.   Předseda smíšené rady může po dohodě se smluvními stranami přizvat k účasti na zasedáních smíšené rady odborníky, aby poskytli informace o konkrétních tématech.
         5.   Se souhlasem smluvních stran může sekretariát lhůty uvedené v odstavcích 1 a 2 zkrátit, aby se zohlednily okolnosti konkrétního případu.
         Článek 10
         Zápis z jednání
         1.   Zpravidla do jednoho měsíce od každého zasedání vypracuje sekretariát návrh zápisu z jednání.
         2.   V zápisu se zpravidla shrnou jednotlivé body pořadu jednání a popřípadě se zde konkrétně uvedou:
         
                     a)
                  
                  
                     všechny dokumenty předložené smíšené radě,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     jakékoli prohlášení, o jehož zařazení do zápisu z jednání požádal člen smíšené rady,
                  
               
                     c)
                  
                  
                     přijatá rozhodnutí, učiněná doporučení, schválená prohlášení a přijaté závěry ke konkrétním bodům.
                  
               3.   Zápis z jednání také obsahuje seznam členů smíšené rady nebo jejich náhradníků, kteří se zasedání zúčastnili, seznam členů delegací, jež je doprovázely, a seznam případných pozorovatelů na zasedání.
         4.   Zápis z jednání písemně schválí obě smluvní strany do tří měsíců ode dne zasedání. Po schválení sekretariát podepíše dvě vyhotovení zápisu z jednání a každá smluvní strana obdrží z těchto originálních dokumentů jedno vyhotovení. Kopie podepsaného zápisu z jednání jsou zaslány všem adresátům uvedeným v čl. 8 odst. 2.
         Článek 11
         Rozhodnutí a doporučení
         1.   Smíšená rada přijímá rozhodnutí a předkládá doporučení na základě dohody smluvních stran, jak je stanoveno v článku 229 dohody.
         2.   Smíšená rada může rozhodnout o tom, že jakoukoli obecnou záležitost, jež je v zájmu AKT-EU a jež vyvstane v rámci dohody, předloží Radě ministrů AKT-EU, jak stanoví článek 15 dohody z Cotonou.
         3.   V období mezi zasedáními může smíšená rada přijímat rozhodnutí nebo doporučení písemným postupem, jestliže se tak obě smluvní strany dohodnou. Písemný postup spočívá ve výměně nót mezi smluvními stranami. Vysoký představitel CARIFORA má pravomoc k výměně těchto nót a k potvrzení souhlasu signatářských států CARIFORA s jakýmkoli rozhodnutím poté, co od jednotlivých signatářských států CARIFORA obdrží potvrzení jejich případného souhlasu s dotyčným rozhodnutím.
         4.   Rozhodnutí a doporučení smíšené rady ve smyslu článku 229 dohody jsou označována jako „rozhodnutí“ a „doporučení“, přičemž dále následuje pořadové číslo, datum přijetí a popis předmětu. Každé rozhodnutí stanoví datum vstupu v platnost.
         5.   Rozhodnutí a doporučení přijatá smíšenou radou ověří za EU zástupce Evropské komise a za státy CARIFORA vysoký představitel CARIFORA.
         6.   Rozhodnutí a doporučení jsou zaslána všem adresátům uvedeným v čl. 8 odst. 2 jako dokumenty smíšené rady.
         Článek 12
         Účast veřejnosti
         1.   Zasedání smíšené rady jsou neveřejná, není-li rozhodnuto jinak.
         2.   Každá smluvní strana nebo signatářský stát CARIFORA může rozhodnout o zveřejnění rozhodnutí a doporučení smíšené rady ve svém úředním věstníku.
         Článek 13
         Jazyky
         1.   Pracovními jazyky smíšené rady jsou společné úřední jazyky smluvních stran, konkrétně angličtina, španělština, francouzština a nizozemština.
         2.   Smíšená rada vychází při svých jednáních z dokumentace a návrhů připravených v jednom z jazyků uvedených v odstavci 1 a na jejich základě rovněž přijímá rozhodnutí a doporučení.
         Článek 14
         Náklady
         1.   Každá smluvní strana hradí veškeré vlastní náklady vzniklé v důsledku účasti na zasedáních smíšené rady, a to jak pokud jde o náklady na zaměstnance, cestovní výlohy a diety, tak výdaje za poštovné a telekomunikace.
         2.   Výdaje spojené s organizací zasedání a s rozmnožováním dokumentů hradí smluvní strana, která zasedání pořádá.
         3.   Výdaje spojené se zajištěním tlumočnických služeb na zasedáních a s překladem dokumentů do jakéhokoli pracovního jazyka smíšené rady nebo z tohoto jazyka hradí smluvní strana, která zasedání pořádá. Výdaje spojené se zajištěním tlumočnických služeb a s překladem dokumentů do jiných úředních jazyků orgánů Evropské unie nebo z těchto jazyků hradí EU.
      
   
   
      PŘÍLOHA II
      
         JEDNACÍ ŘÁD VÝBORU CARIFORUM-EU PRO OBCHOD A ROZVOJ
         zřízeného Dohodou o hospodářském partnerství mezi státy CARIFORA na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé
         Článek 1
         Složení a předseda
         1.   Výbor CARIFORUM-EU pro obchod a rozvoj (dále jen „výbor pro obchod a rozvoj“) je zřízen v souladu s článkem 230 dohody za tím účelem, aby byl nápomocen Smíšené radě CARIFORUM-EU (dále jen „smíšená rada“) při plnění jejích úkolů a převzal odpovědnost za obecné provádění dohody.
         2.   Jak je stanoveno v čl. 230 odst. 1 dohody, výbor pro obchod a rozvoj se skládá ze zástupců členů Rady Evropské unie a zástupců Evropské komise na jedné straně a ze zástupců signatářských států CARIFORA na straně druhé, obvykle na úrovni vyšších úředníků.
         3.   Zástupce států CARIFORA, které jednají společně podle čl. 230 odst. 1 dohody, se označuje jako „vyšší představitel CARIFORA“. O určení vyššího představitele CARIFORA a případných změnách tohoto určení je informován předseda výboru pro obchod a rozvoj.
         4.   Výboru pro obchod a rozvoj vždy po dobu 12 měsíců střídavě předsedají za smluvní stranu EU vyšší úředníci Evropské komise a za státy CARIFORA jejich vyšší úředníci. První předsednické období se shoduje s prvním předsednickým obdobím smíšené rady. Po uvedené období, a poté po každé dvanáctiměsíční období předsedá výboru pro obchod a rozvoj smluvní strana, která předsedá smíšené radě. Prvním předsedou je zástupce států CARIFORA.
         5.   Kromě plnění zvláštních úkolů, které výboru pro obchod a rozvoj svěřuje dohoda, připravuje tento výbor zasedání a jednání smíšené rady, sleduje provádění případných rozhodnutí a doporučení smíšené rady a obecně zajišťuje kontinuitu řádného fungování dohody. Zabývá se záležitostmi, které mu postoupí smíšená rada, jakož i jakýmikoli jinými záležitostmi, které mohou vyvstat v průběhu každodenního provádění dohody.
         6.   V případech, kdy dohoda odkazuje na možnost konzultací, mohou se dané konzultace uskutečnit v rámci výboru pro obchod a rozvoj. Konzultace mohou pokračovat ve smíšené radě, jestliže se na tom smluvní strany dohodnou, s výjimkou případů, kdy je v dohodě stanoveno jinak.
         Článek 2
         Zastupování
         1.   Členové výboru pro obchod a rozvoj se mohou nechat zastupovat.
         2.   Člen, který si přeje být zastupován náhradníkem, oznámí předsedovi výboru pro obchod a rozvoj jméno svého náhradníka před zasedáním, na kterém si přeje být takto zastupován. Náhradník za člena výboru pro obchod a rozvoj vykonává veškerá práva tohoto člena.
         Článek 3
         Pozorovatelé
         1.   Výbor pro obchod a rozvoj může rozhodnout o přizvání stálých pozorovatelů.
         2.   Výbor pro obchod a rozvoj může rozhodnout o přizvání dalších pozorovatelů ad hoc.
         3.   Výbor pro obchod a rozvoj se může rozhodnout vyzvat zástupce Parlamentního výboru CARIFORUM-EU a Poradního výboru CARIFORUM-EU, aby ho informovali o práci v příslušných výborech.
         Článek 4
         Zasedání
         1.   Výbor pro obchod a rozvoj se schází jednou ročně nebo kdykoli to vyžadují okolnosti, pokud se tak smluvní strany dohodnou. Jestliže obě smluvní strany souhlasí, mohou se zasedání výboru pro obchod a rozvoj konat prostřednictvím videokonference nebo telekonference. V tomto případě se strany dohodnou na způsobu sdílení případných nákladů spojených s konáním zasedání prostřednictvím videokonference nebo telekonference.
         2.   Všechna zasedání výboru pro obchod a rozvoj svolává sekretariát na den a místo, na nichž se obě smluvní strany dohodnou. Oznámení o svolání zasedání se vydá nejméně 35 dní před zahájením zasedání, s výjimkou naléhavých případů.
         Článek 5
         Delegace
         Před každým zasedáním je předseda výboru pro obchod a rozvoj informován o plánovaném složení delegací, které se zúčastní zasedání.
         Článek 6
         Sekretariát
         Funkci sekretariátu výboru pro obchod a rozvoj vykonávají střídavě vždy po dobu 12 měsíců Evropská komise a jeden ze států CARIFORA. Tato doba se shoduje s dobou, kdy předsednictví vykonává smluvní strana EU a státy CARIFORA.
         Článek 7
         Dokumenty
         Pokud jednání výboru pro obchod a rozvoj vycházejí z písemných podkladů, sekretariát tyto dokumenty očísluje a rozešle jako dokumenty výboru pro obchod a rozvoj.
         Článek 8
         Korespondence
         Veškerá korespondence s předsedou výboru pro obchod a rozvoj se zasílá sekretariátu výboru pro obchod a rozvoj, který ji pak dále rozesílá členům výboru, sekretariátu a předsedovi smíšené rady, popřípadě i členům smíšené rady.
         Článek 9
         Pořad jednání
         1.   Sekretariát výboru pro obchod a rozvoj vypracuje předběžný pořad jednání jednotlivých zasedání. Tento pořad jednání je spolu s příslušnými dokumenty nejpozději 21 dní před zahájením zasedání zaslán členům výboru pro obchod a rozvoj, jakož i předsedovi a sekretariátu smíšené rady.
         2.   Předběžný pořad jednání obsahuje body, o jejichž zařazení společně s příslušnými dokumenty byl sekretariát výboru pro obchod a rozvoj požádán nejpozději 28 dnů před zahájením zasedání.
         3.   Výbor pro obchod a rozvoj přijímá pořad jednání na počátku každého zasedání. Pokud s tím smluvní strany souhlasí, mohou být na pořad jednání zařazeny i jiné body, než které jsou uvedeny v předběžném pořadu jednání.
         4.   Předseda výboru pro obchod a rozvoj může po dohodě se smluvními stranami přizvat k účasti na zasedáních výboru pro obchod a rozvoj odborníky, aby poskytli informace o konkrétních tématech.
         5.   Předseda výboru pro obchod a rozvoj může po dohodě se smluvními stranami zkrátit lhůty uvedené v odstavcích 1 a 2, aby se zohlednily okolnosti konkrétního případu.
         Článek 10
         Zápis z jednání
         1.   Zpravidla do jednoho měsíce od každého zasedání vypracuje sekretariát návrh zápisu z jednání.
         2.   V zápisu z jednání se zpravidla u každého bodu pořadu jednání uvádějí:
         
                     a)
                  
                  
                     dokumenty předložené výboru pro obchod a rozvoj,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     jakékoli prohlášení, o jehož zařazení do zápisu z jednání požádal člen výboru pro obchod a rozvoj,
                  
               
                     c)
                  
                  
                     přijatá rozhodnutí, učiněná doporučení, schválená prohlášení a přijaté závěry ke konkrétním bodům.
                  
               3.   Zápis z jednání také obsahuje seznam členů výboru pro obchod a rozvoj nebo jejich náhradníků, kteří se zasedání zúčastnili, seznam členů delegací, jež je doprovázely, a seznam případných pozorovatelů na zasedání.
         4.   Zápis z jednání písemně schválí do dvou měsíců ode dne zasedání vyšší představitel CARIFORA a vyšší úředník nebo úředníci Evropské komise, kteří se zasedání zúčastnili. Po schválení sekretariát podepíše dvě vyhotovení zápisu z jednání a každá smluvní strana obdrží z těchto originálních dokumentů jedno vyhotovení. Kopie podepsaného zápisu z jednání jsou zaslány členům výboru pro obchod a rozvoj a předsedovi a sekretariátu smíšené rady.
         Článek 11
         Rozhodnutí a doporučení
         1.   Pokud je výbor pro obchod a rozvoj v souladu s dohodou zmocněn přijímat rozhodnutí nebo předkládat doporučení, jsou tyto akty označovány jako „rozhodnutí“ nebo „doporučení“, přičemž dále následuje pořadové číslo, datum přijetí a popis předmětu. Každé rozhodnutí stanoví datum vstupu v platnost.
         2.   Kdykoli výbor pro obchod a rozvoj přijme rozhodnutí, použije se obdobně článek 11 jednacího řádu smíšené rady.
         3.   Rozhodnutí a doporučení výboru pro obchod a rozvoj se zasílají adresátům uvedeným v článku 8.
         Článek 12
         Účast veřejnosti
         1.   Zasedání výboru pro obchod a rozvoj jsou neveřejná, není-li rozhodnuto jinak.
         2.   Každá smluvní strana nebo signatářský stát CARIFORA může rozhodnout o zveřejnění rozhodnutí a doporučení výboru pro obchod a rozvoj ve svém úředním věstníku.
         Článek 13
         Jazyky
         1.   Pracovními jazyky výboru pro obchod a rozvoj jsou společné úřední jazyky smluvních stran, konkrétně angličtina, španělština, francouzština a nizozemština.
         2.   Výbor pro obchod a rozvoj vychází při svých jednáních z dokumentace a návrhů připravených v jednom z jazyků uvedených v odstavci 1 a na jejich základě rovněž přijímá rozhodnutí a doporučení.
         Článek 14
         Náklady
         1.   Každá smluvní strana hradí veškeré vlastní náklady vzniklé v důsledku účasti na zasedáních výboru pro obchod a rozvoj, a to jak pokud jde o náklady na zaměstnance, cestovní výlohy a diety, tak výdaje za poštovné a telekomunikace.
         2.   Výdaje spojené s organizací zasedání a s rozmnožováním dokumentů hradí smluvní strana, která zasedání pořádá.
         3.   Výdaje spojené se zajištěním tlumočnických služeb na zasedáních a s překladem dokumentů do jakéhokoli pracovního jazyka výboru pro obchod a rozvoj nebo z tohoto jazyka hradí smluvní strana, která zasedání pořádá. Výdaje spojené se zajištěním tlumočnických služeb a s překladem dokumentů do jiných úředních jazyků orgánů Evropské unie nebo z těchto jazyků hradí smluvní strana EU.
      
   
   
      PŘÍLOHA III
      
         JEDNACÍ ŘÁD ZVLÁŠTNÍCH VÝBORŮ
         Zřízených Dohodou o hospodářském partnerství mezi státy CARIFORA na jedné straně a Evropským společenstvím a jeho členskými státy na straně druhé
         Článek 1
         Složení a předseda
         1.   Pokud není v dohodě stanoveno jinak nebo pokud se Výbor CARIFORUM-EU pro obchod a rozvoj (dále jen „výbor pro obchod a rozvoj“) nedohodne jinak, je zvláštní výbor složen, pokud jde o smluvní stranu EU, ze zástupců Evropské komise a zástupců členů Rady Evropské unie na jedné straně a ze zástupců signatářských států CARIFORA na straně druhé.
         2.   Státy CARIFORA pověří jednoho ze svých zástupců, aby jednal jejich jménem a prezentoval jejich postoj ve všech otázkách spadajících do působnosti této dohody, v nichž se státy dohodly, že budou jednat společně. Tento zástupce se označuje jako „zástupce CARIFORA“. O určení zástupce CARIFORA a případných změnách tohoto určení je informován předseda zvláštního výboru.
         3.   Zasedáním zvláštního výboru předsedá střídavě úředník Evropské komise a úředník jednoho ze států CARIFORA.
         Článek 2
         Zastupování
         1.   Členové zvláštního výboru se mohou nechat zastupovat.
         2.   Člen, který si přeje být zastupován náhradníkem, oznámí předsedovi zvláštního výboru jméno svého náhradníka před zasedáním, na kterém si přeje být takto zastupován. Náhradník za člena zvláštního výboru vykonává veškerá práva tohoto člena.
         Článek 3
         Pozorovatelé
         1.   Zvláštní výbor může rozhodnout o přizvání stálých pozorovatelů.
         2.   Zvláštní výbor může rozhodnout o přizvání dalších pozorovatelů ad hoc, včetně zástupců Parlamentního výboru CARIFORUM-EU a Poradního výboru CARIFORUM-EU.
         Článek 4
         Zasedání
         1.   Není-li v dohodě stanoveno jinak, schází se zvláštní výbor na žádost jedné ze smluvních stran v den a na místě, na nichž se smluvní strany předem dohodnou. Jestliže obě smluvní strany souhlasí, mohou se zasedání zvláštního výboru konat prostřednictvím videokonference nebo telekonference. V tomto případě se strany dohodnou na způsobu sdílení případných nákladů spojených s konáním zasedání prostřednictvím videokonference nebo telekonference.
         2.   Všechna zasedání zvláštního výboru svolává sekretariát tohoto zvláštního výboru prostřednictvím oznámení vydaného nejméně 35 dní před zahájením zasedání, s výjimkou naléhavých případů.
         Článek 5
         Delegace
         Před každým zasedáním je předseda zvláštního výboru informován o plánovaném složení delegací, které se zúčastní zasedání.
         Článek 6
         Sekretariát
         Funkci sekretariátu zvláštních výborů vykonávají střídavě vždy po dobu 12 měsíců Evropská komise a jeden ze států CARIFORA. Tato doba se shoduje s dobou, kdy předsednictví vykonává smluvní strana EU a státy CARIFORA.
         Článek 7
         Dokumenty
         Pokud jednání zvláštního výboru vycházejí z písemných podkladů, sekretariát tyto dokumenty očísluje a rozešle jako dokumenty daného zvláštního výboru.
         Článek 8
         Korespondence
         Veškerá korespondence s předsedou zvláštního výboru se zasílá sekretariátu tohoto zvláštního výboru, který ji pak dále rozesílá členům výboru, sekretariátu a předsedovi výboru pro obchod a rozvoj, popřípadě i členům výboru pro obchod a rozvoj.
         Článek 9
         Pořad jednání
         1.   Sekretariát zvláštního výboru vypracuje předběžný pořad jednání jednotlivých zasedání. Tento pořad jednání je spolu s příslušnými dokumenty nejpozději 21 dní před zahájením zasedání zaslán členům zvláštního výboru, jakož i předsedovi a sekretariátu výboru pro obchod a rozvoj.
         2.   Předběžný pořad jednání obsahuje body, o jejichž zařazení společně s příslušnými dokumenty byl sekretariát zvláštního výboru požádán nejpozději 28 dnů před zahájením zasedání.
         3.   Zvláštní výbor přijímá pořad jednání na počátku každého zasedání. Pokud s tím smluvní strany souhlasí, mohou být na pořad jednání zařazeny i jiné body, než které jsou uvedeny v předběžném pořadu jednání.
         4.   Předseda zvláštního výboru po dohodě se smluvními stranami může zkrátit lhůty uvedené v odstavcích 1 a 2, aby se zohlednily okolnosti konkrétního případu.
         5.   Předseda zvláštního výboru může po dohodě se smluvními stranami přizvat k účasti na zasedáních zvláštního výboru odborníky, aby poskytli informace o konkrétních tématech.
         Článek 10
         Zápis z jednání
         1.   Zpravidla do jednoho měsíce od každého zasedání vypracuje sekretariát návrh zápisu z jednání.
         2.   V zápisu z jednání se zpravidla u každého bodu pořadu jednání uvádějí:
         
                     a)
                  
                  
                     dokumenty předložené zvláštnímu výboru,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     jakákoli prohlášení, o jejichž zařazení do zápisu z jednání požádal člen zvláštního výboru,
                  
               
                     c)
                  
                  
                     přijatá rozhodnutí, učiněná doporučení, schválená prohlášení a přijaté závěry ke konkrétním bodům.
                  
               3.   Zápis z jednání také obsahuje seznam členů zvláštního výboru nebo jejich náhradníků, kteří se zasedání zúčastnili, seznam členů delegací, jež je doprovázely, a seznam případných pozorovatelů na zasedání.
         4.   Zápis z jednání písemně schválí do jednoho měsíce ode dne zasedání zástupce CARIFORA a úředník Evropské komise, kteří se zasedání zúčastnili. Po schválení sekretariát podepíše dvě vyhotovení zápisu z jednání a každá smluvní strana obdrží z těchto originálních dokumentů jedno vyhotovení. Kopie podepsaného zápisu z jednání jsou zaslány členům zvláštního výboru a předsedovi a sekretariátu výboru pro obchod a rozvoj.
         Článek 11
         Rozhodnutí a doporučení
         1.   Pokud je zvláštní výbor v souladu s dohodou nebo na základě rozhodnutí Smíšené rady CARIFORUM-ES (dále jen „smíšená rada“) o zřízení dotyčného zvláštního výboru zmocněn přijímat rozhodnutí nebo předkládat doporučení, jsou tyto akty označovány jako „rozhodnutí“ nebo „doporučení“, přičemž dále následuje pořadové číslo, datum přijetí a popis předmětu. U každého rozhodnutí musí být uvedeno datum jeho vstupu v platnost.
         2.   Kdykoli zvláštní výbor vydá doporučení nebo přijme rozhodnutí, použije se obdobně článek 11 jednacího řádu smíšené rady.
         3.   Rozhodnutí a doporučení zvláštních výborů se zasílají adresátům uvedeným v článku 8.
         Článek 12
         Účast veřejnosti
         1.   Zasedání zvláštních výborů jsou neveřejná, není-li rozhodnuto jinak.
         2.   Každá smluvní strana nebo signatářský stát CARIFORA může rozhodnout o zveřejnění rozhodnutí a doporučení zvláštního výboru ve svém úředním věstníku.
         Článek 13
         Jazyky
         1.   Pracovními jazyky zvláštních výborů jsou společné úřední jazyky smluvních stran, konkrétně angličtina, španělština, francouzština a nizozemština.
         2.   Zvláštní výbory vycházejí při svých jednáních z dokumentace a návrhů připravených v jednom z jazyků uvedených v odstavci 1 a na jejich základě rovněž přijímají rozhodnutí a doporučení.
         Článek 14
         Náklady
         1.   Každá smluvní strana hradí veškeré vlastní náklady vzniklé v důsledku účasti na zasedáních zvláštních výborů, a to jak pokud jde o náklady na zaměstnance, cestovní výlohy a diety, tak pokud jde o výdaje za poštovné a telekomunikace.
         2.   Výdaje spojené s organizací zasedání a s rozmnožováním dokumentů hradí smluvní strana, která zasedání pořádá.
         3.   Výdaje spojené se zajištěním tlumočnických služeb na zasedáních a s překladem dokumentů do jakéhokoli pracovního jazyka zvláštního výboru nebo z tohoto jazyka hradí smluvní strana, která zasedání pořádá. Výdaje spojené se zajištěním tlumočnických služeb a s překladem dokumentů do jiných úředních jazyků orgánů Evropské unie nebo z těchto jazyků hradí smluvní strana EU.
         Článek 15
         Podávání zpráv
         Zvláštní výbory podávají zprávy výboru pro obchod a rozvoj.