CELEX: 32019D0165
Language: sv
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Kommissionens beslut (EU) 2019/165 av den 1 februari 2019 om interna bestämmelser för tillhandahållande av information till registrerade och begränsning av vissa av deras rättigheter av kommissionen i samband med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning

4.2.2019   
               
               
                  SV
               
               
                  Europeiska unionens officiella tidning
               
               
                  L 32/9
               
            
         KOMMISSIONENS BESLUT (EU) 2019/165
         av den 1 februari 2019
         om interna bestämmelser för tillhandahållande av information till registrerade och begränsning av vissa av deras rättigheter av kommissionen i samband med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning
         EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
         med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 249.1, och
         av följande skäl:
         
                     (1)
                  
                  
                     Kommissionen genomför administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningar i enlighet med artikel 86 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen (1), bilaga IX till tjänsteföreskrifterna samt kommissionens beslut C(2004) 1588 (2). Dessa uppgifter åligger huvudsakligen kommissionens utrednings- och disciplinbyrå, som är ett direktorat underställt generaldirektoratet för personal och säkerhet. Disciplinära förfaranden kan även omfatta utredningar som utförs av kommissionens disciplinnämnd i enlighet med artikel 17 i bilaga IX till tjänsteföreskrifterna.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Inom ramen för denna verksamhet samlar kommissionens berörda avdelningar in och behandlar information. Informationen omfattar även personuppgifter, i synnerhet uppgifter om identitet, kontakter och beteende. Kommissionens berörda avdelningar överlämnar personuppgifter till andra avdelningar inom kommissionen enligt principen om behovsenlig behörighet.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Personuppgifterna lagras i en säker fysisk och elektronisk miljö för att förhindra olaglig åtkomst eller överföring av uppgifter till personer som inte har behov av att ta del av dem. När behandlingen avslutats sparas uppgifterna i enlighet med kommissionens tillämpliga bestämmelser (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     När kommissionen utför sina uppgifter är den skyldig att respektera fysiska personers rättigheter i samband med behandling av personuppgifter enligt artikel 8.1 i stadgan om de grundläggande rättigheterna och artikel 16.1 i fördraget, liksom de rättigheter som fastställs i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (4), vilken ersätter Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (5). Samtidigt måste kommissionen följa strikta regler om sekretess och tystnadsplikt och säkerställa respekten för de berörda personernas och vittnenas processuella rättigheter, i synnerhet tillämpning av oskuldspresumtion på den berörda personen.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Under vissa omständigheter är det nödvändigt att väga de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 mot behovet av effektiva administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningar samt respekten för andra registrerades grundläggande fri- och rättigheter. I enlighet med artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725 får kommissionen därför föreskriva begränsningar i tillämpningen av artiklarna 14–17, 19, 20 och 35, samt av öppenhetsprincipen som fastställs i artikel 4.1 a med avseende på de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–17, 19, 20 och 35 i förordningen.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Begränsningarna kan i synnerhet gälla utlämning av information om behandling av personuppgifter till den berörda personen i början av en administrativ utredning. Om sådan information lämnas ut kan det påverka kommissionens möjligheter att utföra den administrativa utredningen, till exempel därför att den berörda personen får möjlighet att förstöra bevis innan de hunnit granskas av kommissionen eller att ingripa mot potentiella vittnen innan de hörts. Att bevilja åtkomst till personuppgifter under den fas den berörda personen inte har åtkomst till filerna, till exempel vid den inledande bedömningen eller under den administrativa utredningen, kan också röja upplysningar som kan påverka genomförandet av den administrativa utredningen negativt. I båda fallen kan det vara nödvändigt att begränsa den berörda personens rättigheter för att slå vakt om tillsyns-, inspektions- eller regleringsfunktioner i samband med utövande av offentlig makt som berör ett viktigt mål av allmänt intresse för unionen, nämligen se till att kommissionens personal fullgör sina förpliktelser enligt tjänsteföreskrifterna och uppvisar ett etiskt beteende.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Det kan också vara nödvändigt att begränsa den berörda personens åtkomst till personuppgifter om detta skulle kunna röja information om ett vittne eller en visselblåsare som bett att få förbli anonym. I sådana fall får kommissionen besluta att begränsa åtkomsten till uttalanden om den berörda personen för att skydda vittnets eller visselblåsarens fri- och rättigheter.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     För att säkerställa sekretessen och effektiviteten hos administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden, med samtidig hänsyn till de skyddsnormer för personuppgifter som fastställs i förordning (EU) 2018/1725, bör interna bestämmelser antas som ger kommissionen rätt att begränsa registrerades rättigheter i enlighet med artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     De interna bestämmelserna bör tillämpas på all behandling kommissionen utför inom ramen för sin verksamhet, däribland behandling som utförs innan en administrativ utredning utförs och när kommissionen lämnar bistånd och samarbete till nationella myndigheter och internationella organisationer utanför sin verksamhet.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     För att uppfylla kraven i artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725 bör kommissionen informera alla enskilda personer om verksamhet som innebär behandling av personuppgifter och om deras rättigheter, på ett tydligt och konsekvent sätt med hjälp av dataskyddsmeddelanden som offentliggörs på kommissionens webbplats. Kommissionen bör vidare i lämplig form enskilt informera registrerade som berörs av administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     För att upprätthålla ett effektivt samarbete kan det vidare vara nödvändigt för kommissionen att begränsa de registrerades rättigheter för att skydda behandlingen av uppgifter vid unionens övriga institutioner, organ och byråer eller vid myndigheter i medlemsstaterna och tredjeland eller internationella organisationer. Kommissionen bör därför samråda med dessa institutioner, organ, byråer, myndigheter och internationella organisationer om vilka skäl som ska anses vara relevanta för att införa begränsningar och om behovet av begränsningen och dess proportionalitet, om inte detta äventyrar kommissionens verksamhet.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Kommissionen kan också behöva begränsa tillhandahållandet av information till registrerade och tillämpningen av deras övriga rättigheter när personuppgifter mottas från tredjeland eller internationella organisationer, för att fullgöra sin skyldighet att samarbeta med dessa länder eller organisationer och därigenom trygga viktiga mål av allmänt intresse för unionen. I vissa fall kan dock den registrerades intresse eller grundläggande rättigheter väga tyngre än intresset av internationellt samarbete.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Kommissionen bör hantera alla begränsningar på ett öppet sätt och registrera varje tillämpning av begränsningar i motsvarande register.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     I enlighet med artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får utlämnande av information om skälen till begränsningarna skjutas upp, information utelämnas eller utlämnande vägras av personuppgiftsansvariga, om informationen skulle kunna äventyra syftet med begränsningen. Detta gäller i synnerhet begränsningar av de rättigheter som avses i artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Kommissionen bör regelbundet se över begränsningarna för att säkerställa att den registrerades rätt till information i enlighet med artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725 begränsas endast i den mån som krävs för att kommissionen ska kunna genomföra administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Om den registrerades övriga rättigheter begränsas bör den personuppgiftsansvariga bedöma från fall till fall om information om begränsningen skulle äventyra dess syfte.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Kommissionens dataskyddsombud bör genomföra en oberoende översyn av tillämpningen av begränsningar för att säkerställa överensstämmelse med detta beslut.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Europeiska datatillsynsmannen avgav ett yttrande den 5 december 2018.
                  
               HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
         
            Artikel 1
            Syfte och tillämpningsområde
            
               1.   I detta beslut fastställs de bestämmelser som kommissionen ska följa för att informera registrerade om behandlingen av deras uppgifter i enlighet med artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725, i samband med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden.
            
            
               2.   I beslutet fastställs även på vilka villkor kommissionen får begränsa tillämpningen av artiklarna 4.1 a, 14–17, 19, 20 och 35 i förordning (EU) 2018/1725, i enlighet med artikel 25.1 c, g och h i den förordningen.
            
            
               3.   Detta beslut är tillämpligt på kommissionens behandling av personuppgifter i enlighet med artikel 86 i tjänsteföreskrifterna, bilaga IX till dessa samt beslut C(2004) 1588.
            
            
               4.   Detta beslut är tillämpligt på kommissionens behandling av personuppgifter i samband med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning.
            
            
               5.   De kategorier av personuppgifter som omfattas av detta beslut inbegriper uppgifter om identitet, kontakter och beteende.
            
         
         
            Artikel 2
            Tillämpliga undantag och begränsningar
            
               1.   Kommissionen ska vid fullgörandet av sina skyldigheter med avseende på de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 överväga om några av de undantag som anges i den förordningen är tillämpliga.
            
            
               2.   Om inte annat följer av artiklarna 3–7 i detta beslut får kommissionen begränsa tillämpningen av artiklarna 14–17, 19, 20 och 35 i förordning (EU) 2018/1725 samt den öppenhetsprincip som föreskrivs i artikel 4.1 a i den förordningen, med avseende på de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–17, 19, 20 och 35 i förordningen, om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle äventyra syftet med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning, eller skulle ha en negativ inverkan på andra registrerades fri- och rättigheter.
            
            
               3.   Kommissionen får begränsa de rättigheter och skyldigheter som avses i punkt 2 i denna artikel vad gäller personuppgifter som erhållits från unionens övriga institutioner, organ och byråer, behöriga myndigheter i medlemsstaterna eller tredjeland eller internationella organisationer, om inte annat följer av artiklarna 3–7 och under följande förutsättningar:
               
                           a)
                        
                        
                           Utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter kan begränsas av unionens övriga institutioner, organ och byråer i kraft av andra rättsakter som avses i artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725, kapitel IX i den förordningen, Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/794 (6) eller rådets förordning (EU) 2017/1939 (7).
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter kan begränsas av behöriga myndigheter i medlemsstaterna i kraft av rättsakter som avses i artikel 23 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (8) eller nationella bestämmelser som införlivar artiklarna 13.3, 15.3 eller 16.3 i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/680 (9).
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter kan äventyra kommissionens samarbete med tredjeländer eller internationella organisationer i samband med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden.
                        
                     Innan kommissionen tillämpar begränsningar i de fall som avses i första stycket leden a och b ska den samråda med unionens berörda institutioner, organ och byråer eller medlemsstaternas behöriga myndigheter, utom om det är uppenbart för kommissionen att begränsningen föreskrivs i någon av de rättsakter som avses i dessa led, eller om ett sådant samråd skulle äventyra kommissionens verksamhet.
               Led c i första stycket ska inte tillämpas om den registrerades intressen eller grundläggande fri- och rättigheter har företräde framför kommissionens intresse av att samarbeta med tredjeländer eller internationella organisationer.
            
         
         
            Artikel 3
            Tillhandahållande av information till registrerade
            
               1.   Kommissionen ska på sin webbplats offentliggöra ett dataskyddsmeddelande som informerar alla registrerade om kommissionens verksamhet som involverar behandling av deras personuppgifter.
            
            
               2.   Kommissionen ska i lämplig form enskilt informera personer som berörs av administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning samt vittnen som uppmanas att lämna upplysningar i samband med sådana förfaranden om att deras personuppgifter behandlas.
            
            
               3.   Om kommissionen i enlighet med artikel 2 i detta beslut helt eller delvis begränsar utlämning av sådan information som avses i punkt 2, ska den dokumentera och registrera skälen till begränsningen i enlighet med artikel 6.
            
         
         
            Artikel 4
            Registrerades rätt till åtkomst, radering och begränsning av behandlingen
            
               1.   Om kommissionen på det sätt som avses i artiklarna 17, 19 och 20 i förordning (EU) 2018/1725 helt eller delvis begränsar den registrerades rätt att begära åtkomst eller radering av de egna personuppgifterna, eller rätten att begränsa behandlingen av dem, ska kommissionen i sitt svar på den registrerades begäran om åtkomst, radering eller begränsning av behandlingen upplysa denne om vilken rättighetsbegränsning som tillämpas och de huvudsakliga skälen till detta, samt om möjligheterna att klaga till Europeiska datatillsynsmannen eller begära rättslig prövning vid Europeiska unionens domstol.
            
            
               2.   Utlämnande av information om skälen till de begränsningar som avses i punkt 1 får skjutas upp, information utelämnas eller utlämnande vägras, i den mån utlämnande skulle äventyra syftet med begränsningen.
            
            
               3.   Kommissionen ska dokumentera skälen till begränsningen i enlighet med artikel 6 i detta beslut.
            
            
               4.   Om åtkomsträtten helt eller delvis begränsas, kan den registrerade hävda sin åtkomsträtt via Europeiska datatillsynsmannen i enlighet med artikel 25.6, 25.7 och 25.8 i förordning (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Artikel 5
            Information till registrerade om personuppgiftsincidenter
            Om kommissionen begränsar utlämning av sådan information till registrerade om personuppgiftsincidenter som avses i artikel 35 i förordning (EU) 2018/1725, ska den dokumentera och registrera skälen till begränsningen i enlighet med artikel 6 i detta beslut.
         
         
            Artikel 6
            Dokumentering och registrering av begränsningar
            
               1.   Kommissionen ska dokumentera skälen till alla begränsningar som görs enligt detta beslut, och från fall till fall bedöma behovet av begränsningen och dess proportionalitet.
               I dokumentationen ska anges hur utövandet av rättigheten skulle äventyra syftet med administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningar, syftet med de begränsningar som tillämpas med stöd av artikel 2.2 eller 2.3 eller hur detta skulle negativt inverka på andra registrerades fri- och rättigheter.
            
            
               2.   Dokumenteringen, och i förekommande fall handlingar som beskriver de bakomliggande faktiska och rättsliga omständigheterna, ska registreras. De ska på begäran ställas till Europeiska datatillsynsmannens förfogande.
            
         
         
            Artikel 7
            Begränsningarnas varaktighet
            
               1.   De begränsningar som avses i artiklarna 3, 4 och 5 ska fortsätta tillämpas så länge de skäl som ligger till grund för dem föreligger.
            
            
               2.   Om skälen för en sådan begränsning som avses i artiklarna 3 eller 5 inte längre föreligger ska kommissionen häva begränsningen och informera den registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen. Samtidigt ska kommissionen informera den registrerade om möjligheten att när som helst klaga hos Europeiska datatillsynsmannen eller begära rättslig prövning vid Europeiska unionens domstol.
            
            
               3.   Kommissionen ska se över tillämpningen av de begränsningar som avses i artiklarna 3 och 5 var sjätte månad från det att de antagits samt vid avslutandet av administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningar. Därefter ska kommissionen på årsbasis övervaka behovet av att förlänga åtgärderna.
            
         
         
            Artikel 8
            Omprövning via kommissionens dataskyddsombud
            
               1.   Kommissionens dataskyddsombud ska utan onödigt dröjsmål underrättas när registrerades rättigheter begränsas i enlighet med det här beslutet. Dataskyddsombudet ska på begäran få åtkomst till dokumenteringen och alla handlingar som beskriver de bakomliggande faktiska och rättsliga omständigheterna.
            
            
               2.   Dataskyddsombudet får begära omprövning av begränsningarna. Dataskyddsombudet ska underrättas skriftligen om resultatet av omprövningen.
            
         
         
            Artikel 9
            Ikraftträdande
            Detta beslut träder i kraft den tredje dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
         
         
            Utfärdat i Bryssel den 1 februari 2019.
            
               
                  På kommissionens vägnar
               
               Jean-Claude JUNCKER
               
                  Ordförande
               
            
         
         
            (1)  Rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 av den 29 februari 1968 om fastställande av tjänsteföreskrifter för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkor för övriga anställda i dessa gemenskaper samt om införande av särskilda tillfälliga åtgärder beträffande kommissionens tjänstemän (EGT L 56, 4.3.1968, s. 1.)
         
            (2)  Kommissionens beslut C(2004) 1588 om allmänna tillämpningsföreskrifter för administrativa utredningar och disciplinära förfaranden [ej översatt till svenska].
         
            (3)  Kommissionens lagringslista för Europeiska kommissionens arkiv - SEC(2012) 713 [ej översatt till svenska].
         
            (4)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).
         
            (5)  Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1).
         
            (6)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/794 av den 11 maj 2016 om Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning (Europol) och om ersättande och upphävande av rådets beslut 2009/371/RIF, 2009/934/RIF, 2009/935/RIF, 2009/936/RIF och 2009/968/RIF (EUT L 135, 24.5.2016, s. 53).
         
            (7)  Rådets förordning (EU) 2017/1939 av den 12 oktober 2017 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten (EUT L 283, 31.10.2017, s. 1).
         
            (8)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) (EUT L 119, 4.5.2016, s. 1).
         
            (9)  Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/680 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behöriga myndigheters behandling av personuppgifter för att förebygga, förhindra, utreda, avslöja eller lagföra brott eller verkställa straffrättsliga påföljder, och det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av rådets rambeslut 2008/977/RIF (EUT L 119, 4.5.2016, s. 89).