CELEX: 32014R1042
Language: ro
Date: 2014-07-25 00:00:00
Title: Regulamentul delegat (UE) nr. 1042/2014 al Comisiei din 25 iulie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 514/2014 cu privire la desemnarea și la responsabilitățile de gestionare și control ale autorităților responsabile și cu privire la statutul și la obligațiile autorităților de audit

3.10.2014   
            
            
               RO
            
            
               Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
            
            
               L 289/3
            
         REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1042/2014 AL COMISIEI
   din 25 iulie 2014
   de completare a Regulamentului (UE) nr. 514/2014 cu privire la desemnarea și la responsabilitățile de gestionare și control ale autorităților responsabile și cu privire la statutul și la obligațiile autorităților de audit
   COMISIA EUROPEANĂ,
   având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
   având în vedere Regulamentul (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor (1), în special articolul 26 alineatul (4) și articolul 29 alineatul (1),
   întrucât:
   
               (1)
            
            
               Pentru a asigura continuitatea între implementarea fondurilor precedente în cadrul programului general „Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii” 2007-2013 și regulamentele specifice corespunzătoare cadrului 2014-2020, Regulamentul (UE) nr. 514/2014 se inspiră, în mare parte, din normele în vigoare pentru fondurile precedente, dar ținând seama de modificările introduse de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (2) în ceea ce privește gestiunea partajată.
            
         
               (2)
            
            
               Pentru a se garanta că organismele care pun în aplicare programele naționale au capacitatea de a-și îndeplini îndatoririle în mod eficient și în conformitate cu obiectivele și prioritățile stabilite în cadrul reglementărilor specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, ar trebui să se stabilească norme privind desemnarea acestora, supravegherea desemnării și încetarea desemnării, dacă este necesar.
            
         
               (3)
            
            
               Pentru a se asigura că domeniul de aplicare al responsabilităților lor le permite să pună în aplicare programul național, este necesar să se stabilească norme care să definească responsabilitățile în materie de gestiune și de control ale autorităților responsabile, în special condițiile în care acestea își pot delega sau externaliza o parte din sarcini.
            
         
               (4)
            
            
               Procedura de selecție și de atribuire a contribuției Uniunii în cadrul programelor naționale ar trebui să respecte principiile transparenței, nediscriminării și egalității de tratament. Prin urmare, este necesar să se stabilească condițiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acțiunile în cadrul programelor naționale și să se identifice în special situațiile în care autoritatea responsabilă poate executa proiecte în mod direct.
            
         
               (5)
            
            
               În toate statele membre, auditurile ar trebui să fie eficiente, să aibă un domeniu de aplicare adecvat și să respecte standardele internaționale de audit. În acest scop, ar trebui să se definească în mod clar statutul autorităților de audit și standardele de audit pe care trebuie să le aplice acestea.
            
         
               (6)
            
            
               Pentru a se asigura că activitățile de audit ale autorităților de audit le permit acestora să își formuleze opiniile de audit, ar trebui definite diferitele tipuri de activități de audit.
            
         
               (7)
            
            
               Este important ca rezultatele activității autorității de audit să fie raportate în mod corespunzător și la timp atât autorității de desemnare, cât și Comisiei Europene. În special, este important ca declarația de gestiune, rezumatul anual al rapoartelor finale de audit și al controalelor efectuate, transmis în cadrul unei cereri anuale de plată să reflecte bine rezultatul activității și al concluziilor autorității de audit. Prin urmare, autoritatea de audit ar trebui, ca parte a activității sale de audit, să se asigure că informațiile legate de activitatea sa de audit sunt raportate în mod corespunzător în aceste documente.
            
         
               (8)
            
            
               Pentru a permite aplicarea rapidă a măsurilor prevăzute în prezentul regulament și pentru a nu întârzia aprobarea și punerea în aplicare a programelor naționale, regulamentul ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
            
         
               (9)
            
            
               Regulamentul (UE) nr. 514/2014 este obligatoriu pentru Regatul Unit și Irlanda și, în consecință, prezentul regulament li se aplică în mod obligatoriu.
            
         
               (10)
            
            
               Danemarcei nu i se aplică Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și nici prezentul regulament,
            
         ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
   CAPITOLUL I
   
      DISPOZIȚII GENERALE
   
   Articolul 1
   Definiții
   În sensul prezentului regulament, se aplică definițiile prevăzute în Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Se aplică, de asemenea, următoarele definiții:
   
               (a)
            
            
               „autoritate de desemnare” înseamnă autoritatea ministerială a unui stat membru la care se face referire la articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 care desemnează autoritatea responsabilă;
            
         
               (b)
            
            
               „autorități competente” înseamnă autoritatea responsabilă, autoritatea de audit și, dacă este cazul, autoritatea delegată prevăzută la articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
            
         
               (c)
            
            
               „SFC 2014” înseamnă sistemul electronic de informații instituit prin articolul 2 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 802/2014 al Comisiei (3);
            
         
               (d)
            
            
               „acord de grant” înseamnă un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia autoritatea responsabilă acordă granturi beneficiarului în scopul executării unui proiect în cadrul programului național.
            
         CAPITOLUL II
   
      AUTORITATEA RESPONSABILĂ
   
   
      SECȚIUNEA I
   
   
      
         Desemnarea autorității responsabile
      
   
   Articolul 2
   Criteriile și procedura de desemnare a autorității responsabile
   (1)   Organismul care urmează să fie desemnat autoritate responsabilă dispune de o structură administrativă și de un sistem de control intern care respectă criteriile stabilite în anexa la prezentul regulament („criteriile de desemnare”). Criteriile de desemnare se referă la:
   
               (a)
            
            
               mediul intern;
            
         
               (b)
            
            
               activitățile de control;
            
         
               (c)
            
            
               comunicarea și informarea internă;
            
         
               (d)
            
            
               monitorizarea și raportarea internă.
            
         Statele membre pot stabili și alte criterii de desemnare pentru a ține seama de dimensiunea, de responsabilitățile și de alte caracteristici ale autorității responsabile.
   (2)   Organismul de audit menționat la articolul 26 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 evaluează dacă autoritatea responsabilă propusă respectă criteriile de desemnare prevăzute în anexă și își prezintă constatările, concluziile și avizul de audit într-un raport de audit adresat autorității de desemnare.
   (3)   În cazul în care autoritatea de desemnare consideră că autoritatea responsabilă nu respectă criteriile de desemnare, aceasta îi adresează organismului respectiv instrucțiuni specifice pentru remedierea problemelor într-un anumit termen-limită, înainte ca organismul să poată fi desemnat autoritate responsabilă.
   În așteptarea remedierii problemelor, organismul poate fi desemnat, cu titlu provizoriu, autoritate responsabilă pentru cel mult 12 luni. Durata acestei perioade provizorii este proporțională cu problemele identificate.
   (4)   Atunci când desemnează autoritatea responsabilă, statul membru notifică fără întârziere Comisia prin intermediul SFC 2014. Odată cu această notificare, statul membru transmite documentele care stabilesc:
   
               (a)
            
            
               împărțirea de bază a responsabilităților între unitățile organizaționale ale autorității responsabile;
            
         
               (b)
            
            
               dacă este cazul, relația sa cu autoritățile delegate, activitățile care urmează să fie delegate și procedurile principale pentru supravegherea activităților delegate respective; precum și
            
         
               (c)
            
            
               un rezumat al principalelor proceduri de tratare a creanțelor financiare primite de la beneficiari și de autorizare și înregistrare a cheltuielilor aferente.
            
         Articolul 3
   Supravegherea autorității responsabile și reexaminarea desemnării
   (1)   Autoritatea de desemnare supraveghează autoritatea responsabilă, în special pe baza informațiilor menționate la articolul 14 alineatul (2) din prezentul regulament, și urmărește eventualele deficiențe identificate.
   (2)   Statele membre se asigură că informațiile care indică faptul că autoritatea responsabilă nu mai respectă criteriile de desemnare sunt comunicate fără întârziere autorității de desemnare.
   (3)   Atunci când autoritatea competentă nu mai respectă pe deplin criteriile de desemnare sau sistemul său de control intern este atât de deficient încât îi afectează capacitatea de a-și îndeplini sarcinile, autoritatea de desemnare plasează autoritatea responsabilă sub supraveghere. În astfel de cazuri, autoritatea de desemnare redactează un plan de redresare pe care autoritatea responsabilă trebuie să îl pună în aplicare pe o perioadă proporțională cu gravitatea neconformității sau a deficienței. Această perioadă nu trebuie să depășească 12 de luni de la începutul perioadei de probă.
   (4)   Autoritatea de desemnare informează imediat Comisia cu privire la orice plan de redresare întocmit în conformitate cu alineatul (3) și la evoluția situației.
   (5)   În cazul în care expiră desemnarea autorității responsabile, autoritatea de desemnare desemnează imediat o altă autoritate responsabilă în conformitate cu articolul 26 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu articolul 2 din prezentul regulament pentru a asigura continuitatea plăților către beneficiari.
   (6)   În cazul în care constată că un stat membru nu și-a îndeplinit obligația de a elabora un plan de redresare în temeiul alineatului (3) sau în cazul în care autoritatea responsabilă continuă să fie desemnată fără să fi pus în aplicare planul respectiv în termenul stabilit, Comisia acționează în ceea ce privește deficiențele restante în conformitate cu procedura de verificare a conformității prevăzută la articolul 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
   
      SECȚIUNEA II
   
   
      
         Responsabilitățile autorității responsabile în materie de gestionare și control
      
   
   Articolul 4
   Sarcinile autorității responsabile
   Autoritatea responsabilă gestionează și pune în aplicare programul național în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. Aceasta:
   
               (a)
            
            
               consultă partenerii în conformitate cu articolul 12 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
            
         
               (b)
            
            
               asigură buna funcționare a comitetului de monitorizare menționat la articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
            
         
               (c)
            
            
               înaintează Comisiei, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, o propunere de program național și eventualele revizuiri ulterioare, utilizând SFC2014;
            
         
               (d)
            
            
               definește și stabilește regulile de eligibilitate pentru proiecte și cheltuielile aferente tuturor activităților, asigurând egalitatea de tratament și evitând conflictele de interese, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare;
            
         
               (e)
            
            
               organizează și publică anunțurile privind procedurile de ofertare și cererile de oferte, organizează și asigură publicitatea ulterioară, selectarea și atribuirea proiectelor pentru finanțare în cadrul programului național, în conformitate cu domeniul de aplicare și obiectivele regulamentelor specifice menționate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și cu criteriile prevăzute la articolul 9 din prezentul regulament;
            
         
               (f)
            
            
               asigură că există sisteme pentru colectarea datelor necesare pentru informarea Comisiei cu privire la indicatorii comuni, la cei specifici fiecărui program, precum și alte date privind punerea în aplicare a programului și a proiectelor;
            
         
               (g)
            
            
               primește plăți din partea Comisiei și face plăți către beneficiari;
            
         
               (h)
            
            
               asigură coerența și complementaritatea dintre cofinanțarea în temeiul regulamentelor specifice și alte instrumente ale Uniunii și naționale relevante;
            
         
               (i)
            
            
               monitorizează proiectele și verifică dacă cheltuielile declarate pentru proiecte au fost suportate efectiv și dacă sunt în conformitate cu normele UE și cele naționale;
            
         
               (j)
            
            
               asigură existența unui sistem de înregistrare și stocare pe suport electronic a înregistrărilor contabile aferente fiecărui proiect din cadrul programului național, precum și colectarea datelor privind punerea în aplicare necesară pentru gestiunea financiară, monitorizare, control și evaluare;
            
         
               (k)
            
            
               fără a aduce atingere normelor contabile naționale, se asigură că beneficiarii și celelalte organisme implicate în punerea în aplicare a proiectelor finanțate în cadrul programului național utilizează fie un sistem contabil separat, fie un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile referitoare la proiect;
            
         
               (l)
            
            
               se asigură că evaluările programelor naționale menționate la articolul 56 și la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 sunt efectuate în termenele stabilite;
            
         
               (m)
            
            
               se asigură că evaluatorii independenți primesc, pentru a realiza evaluarea menționată la articolul 56 și la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru a formula avizul de evaluare, toate informațiile necesare privind gestionarea programului național;
            
         
               (n)
            
            
               stabilește proceduri pentru a se asigura că există pista de audit necesară pentru toate documentele privind cheltuielile, deciziile și activitățile de control că acestea sunt păstrate în conformitate cu regulamentele de aplicare ale Comisiei adoptate în temeiul articolului 27 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
            
         
               (o)
            
            
               se asigură că autoritatea de audit primește, pentru a realiza auditurile menționate la articolul 29 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru a formula avizul de audit, toate informațiile necesare privind procedurile de gestionare și de control aplicate și cheltuielile finanțate în temeiul regulamentelor specifice;
            
         
               (p)
            
            
               întocmește rapoartele de punere în aplicare prevăzute la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și rapoartele de evaluare menționate la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și le prezintă Comisiei prin intermediul SFC 2014;
            
         
               (q)
            
            
               întocmește cererea de plată în conformitate cu articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și o transmite Comisiei prin intermediul SFC 2014;
            
         
               (r)
            
            
               desfășoară activități de informare și publicitate și difuzează rezultatele programului, în conformitate cu articolul 53 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
            
         
               (s)
            
            
               efectuează controale administrative și controale la fața locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
            
         
               (t)
            
            
               cooperează cu Comisia și cu autoritățile responsabile din celelalte state membre; și
            
         
               (u)
            
            
               răspunde la constatările autorității de audit, fie conformându-se acestora, fie furnizând o justificare detaliată, în cazul în care constatările autorității de audit nu sunt acceptate.
            
         Articolul 5
   Autoritatea delegată
   (1)   Autoritatea responsabilă poate delega o parte sau totalitatea sarcinilor care îi revin unei autorități delegate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Orice delegare de sarcini respectă principiile bunei gestiuni financiare și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilitatea finanțării din partea Uniunii. Sarcinile delegate nu pot da naștere unor conflicte de interese.
   (2)   Sfera de aplicare a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate privind îndeplinirea acestora sunt prezentate într-un document semnat de autoritatea responsabilă și de autoritatea delegată. Actul de delegare menționează cel puțin:
   
               (a)
            
            
               regulamentul specific relevant;
            
         
               (b)
            
            
               sarcina (sarcinile) delegată (delegate) autorității delegate;
            
         
               (c)
            
            
               obligația autorității delegate de a verifica dacă beneficiarii respectă normele Uniunii și cele naționale;
            
         
               (d)
            
            
               obligația autorității delegate de a institui și a menține o structură organizatorică și un sistem de gestiune și control adaptate sarcinilor care îi revin;
            
         
               (e)
            
            
               informațiile și documentele justificative pe care autoritatea delegată trebuie să le prezinte autorității responsabile și termenele pe care trebuie să le respecte; și
            
         
               (f)
            
            
               mecanismul prin care autoritatea responsabilă supraveghează autoritatea delegată.
            
         (3)   În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, comunicarea cu Comisia nu poate fi delegată. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.
   (4)   În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat cu o misiune de serviciu public reglementată de legislația națională, autoritatea responsabilă nu îi poate delega puteri executive care presupun o marjă largă de discreție implicând opțiuni de natură politică.
   (5)   Autoritatea responsabilă rămâne responsabilă pentru sarcinile pe care le-a delegat. Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile delegate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător și în conformitate cu normele Uniunii și cu cele naționale.
   (6)   Pentru sarcinile delegate, prezentul regulament se aplică prin analogie autorității delegate.
   Articolul 6
   Externalizarea sarcinilor
   Autoritatea responsabilă poate externaliza o parte din sarcinile care îi revin. Autoritatea rămâne însă responsabilă în privința acestora.
   Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile externalizate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător și în conformitate cu normele Uniunii și cu cele naționale.
   
      SECȚIUNEA III
   
   
      Obligațiile autorității responsabile în ceea ce privește intervenția publică
   
   Articolul 7
   Rolul autorității responsabile ca organism de atribuire
   (1)   Ca regulă generală, autoritatea responsabilă acordă granturi pentru proiecte în cadrul programului național pe baza unei cereri deschise de propuneri.
   (2)   Autoritatea responsabilă poate acorda granturi pentru proiecte în baza unei cereri restrânse de propuneri.
   Cererile restrânse de propuneri sunt deschise numai pentru organismele selecționate, din cauza naturii specifice a proiectului sau a competenței tehnice ori administrative a organismelor invitate să prezinte propuneri.
   Motivele care justifică recurgerea la o cerere restrânsă de propuneri se stabilesc în cererea de propuneri.
   (3)   Autoritatea responsabilă poate acorda granturi direct în cazul în care natura specifică a proiectului sau competența tehnică ori administrativă a organismelor relevante nu permit alte opțiuni, așa cum este cazul unor monopoluri de jure sau de facto.
   Motivele care justifică recurgerea la o atribuire directă se stabilesc în decizia de atribuire.
   (4)   În cazuri justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării unor proiecte multianuale care au fost selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, se pot acorda granturi fără a lansa o nouă cerere de propuneri.
   Motivele care justifică acordarea grantului fără a se recurge la o cerere de propuneri se stabilesc în decizia de atribuire.
   (5)   Atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire, nici autoritatea responsabilă, nici o autoritate delegată nu poate beneficia de un grant acordat în conformitate cu prezentul articol.
   (6)   Autoritatea responsabilă stabilește autoritățile care acordă granturi și se asigură că nu există conflicte de interese, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.
   Articolul 8
   Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv
   (1)   Autoritatea responsabilă poate decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, singură sau împreună cu oricare dintre celelalte autorități naționale, din cauza competențelor administrative sau a expertizei tehnice ori din cauza faptului că nu există alte opțiuni de punere în aplicare având în vedere caracteristicile proiectului, precum un monopol de jure sau cerințele de securitate. În astfel de cazuri, autoritatea responsabilă este beneficiarul grantului.
   (2)   Motivele care justifică intervenția autorității responsabile în calitate de organism executiv și selectarea autorităților naționale asociate, în temeiul articolului 1, trebuie comunicate Comisiei în raportul anual de punere în aplicare menționat la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
   (3)   În momentul punerii în aplicare a proiectelor în calitate de organism executiv, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.
   (4)   Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul programului național cuprinde toate informațiile necesare pentru a monitoriza execuția produselor și a serviciilor cofinanțate, precum și pentru a verifica cheltuielile suportate.
   (5)   În cazul în care este probabil ca autoritatea responsabilă să acționeze în calitate de organism executiv în mod regulat:
   
               (a)
            
            
               autoritatea responsabilă și autoritatea de audit nu fac parte din același organism, cu excepția cazului în care autoritatea de audit răspunde în fața unui organism extern, iar independența sa în materie de audit este garantată; și
            
         
               (b)
            
            
               sarcinile autorității responsabile prevăzute la articolul 4 nu sunt afectate.
            
         Articolul 9
   Procedura de selecție și de atribuire
   (1)   Cererile de propuneri menționate la articolul 7 alineatul (1) se publică într-un mod care să asigure o concurență deschisă și o publicitate adecvată în rândul potențialilor beneficiari. Orice modificare substanțială a cererilor se publică în același mod.
   Cererile de propuneri menționate la articolul 7 alineatele (1) și (2) specifică cel puțin următoarele elemente:
   
               (a)
            
            
               obiectivele;
            
         
               (b)
            
            
               criteriile de selecție și de atribuire;
            
         
               (c)
            
            
               modalitățile de finanțare din partea Uniunii și, dacă este cazul, de finanțare națională, inclusiv, după caz, posibilitatea aplicării unei rate de cofinanțare mai mari, în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
            
         
               (d)
            
            
               modalitățile și data-limită de depunere a propunerilor;
            
         
               (e)
            
            
               normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
            
         
               (f)
            
            
               durata proiectului; și
            
         
               (g)
            
            
               informațiile financiare și de altă natură care trebuie păstrate și comunicate.
            
         (2)   Înainte de adoptarea deciziei de atribuire, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească criteriile de selecție și de atribuire.
   (3)   Autoritatea responsabilă stabilește procedurile de primire a propunerilor. Ea supune propunerile unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri într-un mod transparent și nediscriminatoriu. Autoritatea responsabilă înregistrează în scris motivele respingerii celorlalte propuneri.
   (4)   Decizia de atribuire indică cel puțin numele beneficiarilor, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a contribuției Uniunii și rata maximă de cofinanțare a costurilor eligibile totale.
   (5)   Autoritatea responsabilă îi informează în scris pe toți solicitanții cu privire la decizia sa. Aceasta le comunică candidaților respinși motivele respingerii lor cu trimitere la criteriile de selecție și de atribuire.
   Articolul 10
   Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire
   (1)   În cazurile în care autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism de atribuire, aceasta stabilește procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puțin:
   
               (a)
            
            
               semnarea acordurilor de grant cu beneficiarii; și
            
         
               (b)
            
            
               monitorizarea acordurilor de grant, inclusiv eventualele modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
            
         (2)   Acordul de finanțare include sau indică următoarele:
   
               (a)
            
            
               valoarea maximă a contribuției Uniunii;
            
         
               (b)
            
            
               procentul maxim din contribuția Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
            
         
               (c)
            
            
               descrierea detaliată și un calendar al proiectului;
            
         
               (d)
            
            
               dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe, precum și costurile aferente;
            
         
               (e)
            
            
               bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile și veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
            
         
               (f)
            
            
               metoda de calcul al cuantumului contribuției Uniunii la încheierea proiectului;
            
         
               (g)
            
            
               calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului, inclusiv dispozițiile privind obligațiile de raportare, modificările la acord, precum și denunțarea acordului;
            
         
               (h)
            
            
               obiectivele operaționale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate și indicatorii care urmează a fi comunicați;
            
         
               (i)
            
            
               o dispoziție prin care se stabilește obligația beneficiarului de a colecta, în timp util, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuți în regulamentul specific, precum și orice indicator specific programului, și de a comunica aceste date cel puțin o dată pe an;
            
         
               (j)
            
            
               definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare;
            
         
               (k)
            
            
               cerințele de evidență contabilă și condițiile legate de plata grantului;
            
         
               (l)
            
            
               condițiile legate de pista de audit;
            
         
               (m)
            
            
               dispozițiile referitoare la protecția datelor; și
            
         
               (n)
            
            
               dispoziții privind publicitatea.
            
         (3)   Ca regulă generală, acordul de grant se semnează înainte de începerea oricărei activități din cadrul proiectului aferent programului național.
   (4)   Acordul de grant trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanții săi, cât și Curtea de Conturi au competențe de audit cu privire la toți beneficiarii de granturi, contractanții și subcontractanții care primesc finanțare din partea Uniunii în cadrul programelor naționale, și vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor și a controalelor la fața locului.
   Articolul 11
   Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism executiv
   (1)   În cazurile în care autoritatea responsabilă acționează în calitate de organism executiv, aceasta stabilește procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puțin:
   
               (a)
            
            
               formalizarea unei decizii administrative privind cofinanțarea de proiecte; și
            
         
               (b)
            
            
               monitorizarea deciziei administrative și a eventualelor modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
            
         (2)   Decizia administrativă include sau indică următoarele:
   
               (a)
            
            
               valoarea maximă a contribuției Uniunii;
            
         
               (b)
            
            
               procentul maxim din contribuția Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
            
         
               (c)
            
            
               descrierea detaliată și un calendar al proiectului;
            
         
               (d)
            
            
               dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenționează să o subcontracteze unor părți terțe, precum și costurile aferente;
            
         
               (e)
            
            
               bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile și veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
            
         
               (f)
            
            
               metoda de calcul al cuantumului contribuției Uniunii la încheierea proiectului;
            
         
               (g)
            
            
               obiectivele operaționale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate și indicatorii care urmează a fi utilizați;
            
         
               (h)
            
            
               o dispoziție prin care se stabilește obligația autorității responsabile de a colecta și de a comunica, cel puțin o dată pe an, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuți în regulamentul specific, precum și orice indicator specific programului;
            
         
               (i)
            
            
               definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare;
            
         
               (j)
            
            
               cerințele de evidență contabilă și condițiile legate de plata grantului;
            
         
               (k)
            
            
               condițiile legate de pista de audit;
            
         
               (l)
            
            
               dispozițiile referitoare la protecția datelor; și
            
         
               (m)
            
            
               dispoziții privind publicitatea.
            
         (3)   Ca regulă generală, decizia administrativă se adoptă înainte de începerea oricărei activități din cadrul proiectului aferent programului național.
   (4)   Decizia administrativă trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanții săi, cât și Curtea de Conturi au competențe de audit cu privire la toți beneficiarii de granturi, contractanții și subcontractanții care primesc finanțare din partea Uniunii în cadrul programelor naționale, și vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor și a controalelor la fața locului.
   CAPITOLUL III
   
      STATUTUL AUTORITĂȚII DE AUDIT ȘI OBLIGAȚIILE CU PRIVIRE LA AUDITURI
   
   Articolul 12
   Statutul autorității de audit
   (1)   În conformitate cu articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și cu articolul 25 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, autoritatea de audit funcționează independent de autoritatea responsabilă. Se consideră că există independență funcțională atunci când nu există o legătură ierarhică directă între autoritatea de audit și autoritatea responsabilă, iar autoritatea de audit are o autonomie totală în formularea avizelor și a declarațiilor.
   (2)   Toate activitățile de audit se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional.
   Articolul 13
   Externalizarea activităților de audit
   Autoritatea de audit poate să externalizeze o parte din activitatea sa de audit unui alt organism de audit, cu condiția ca acest organism să fie independent din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit rămâne responsabilă pentru activitățile pe care le externalizează.
   Auditurile externalizate se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, sub monitorizarea și supravegherea atentă a autorității de audit.
   Articolul 14
   Audituri
   (1)   Pentru a emite avizul menționat la articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, autoritatea de audit efectuează audituri de sistem și financiare.
   (2)   Prin auditurile de sistem se verifică dacă sistemele de gestionare și control ale autorității responsabile funcționează în mod eficace, astfel încât să ofere o asigurare rezonabilă că cheltuielile incluse în conturile anuale sunt legale și conforme.Pe baza acestor audituri, autoritatea de audit determină dacă autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare prevăzute în anexă.
   (3)   Auditurile financiare se efectuează pentru a oferi o asigurare rezonabilă că conturile anuale oferă o imagine reală și fidelă a cheltuielilor declarate de autoritatea responsabilă.
   Pentru a stabili dacă conturile redau o imagine reală și fidelă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele de cheltuieli plătite și contribuțiile publice primite și înregistrate în conturile autorității responsabile în cursul exercițiului financiar sunt înregistrate corect în sistemul contabil și corespund înregistrărilor contabile justificative păstrate de autoritatea responsabilă. Pe baza acestor conturi, autoritatea de audit verifică, în special, dacă:
   
               (a)
            
            
               valoarea totală a cheltuielilor eligibile declarate în cererea de plată a soldului anual prezentată Comisiei corespunde cheltuielilor înscrise în contabilitatea autorității responsabile și, în cazul în care există diferențe, dacă au fost furnizate explicații adecvate în contabilitate pentru sumele reconciliate;
            
         
               (b)
            
            
               dacă sumele retrase și recuperate, sumele care urmează a fi recuperate, precum și sumele nerecuperabile la finalul exercițiului financiar corespund sumelor înscrise în sistemul contabil al autorității responsabile și sunt sprijinite de decizii documentate ale autorității responsabile;
            
         
               (c)
            
            
               dacă autoritatea responsabilă a efectuat controale administrative și controale la fața locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
            
         Verificările menționate la literele (a), (b) și (c) se pot efectua prin eșantionare.
   (4)   În cadrul auditurilor de sistem și al auditurilor financiare pe care le efectuează, autoritatea de audit efectuează din nou o parte din controalele administrative sau la fața locului efectuate de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit stabilește ponderea controalelor efectuate din nou, în funcție de evaluarea riscului.
   (5)   Dacă, în urma auditurilor de sistem sau a auditurilor financiare, identifică deficiențe semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestionare și control ale autorității responsabile, autoritatea de audit:
   
               (a)
            
            
               evaluează impactul financiar și operațional al acestor deficiențe;
            
         
               (b)
            
            
               adresează autorității responsabile recomandările corespunzătoare privind luarea de măsuri corective și preventive;
            
         
               (c)
            
            
               monitorizează punerea în aplicare a acestor măsuri de către autoritatea responsabilă și evaluează dacă există un plan de acțiune pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestionare și de control.
            
         (6)   La finalizarea activităților sale de audit menționate la alineatele (1), (2) și (3), autoritatea de audit prezintă constatările sale autorității de desemnare și precizează inclusiv dacă, în opinia sa, autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare.
   (7)   Autoritatea de audit se asigură că autoritatea responsabilă comunică în mod corespunzător Comisiei Europene toate informațiile legate de activitățile sale de audit menționate la alineatele (1), (2) și (3).
   CAPITOLUL IV
   
      DISPOZIȚIE FINALĂ
   
   Articolul 15
   Intrarea în vigoare
   Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
   
      Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre în conformitate cu tratatele.
      Adoptat la Bruxelles, 25 iulie 2014.
      
         
            Pentru Comisie
         
         
            Președintele
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  JO L 150, 20.5.2014, p. 112.
   
      (2)  Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (JO L 298, 26.10.2012, p. 1).
   
      (3)  Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 802/2014 al Comisiei din 24 iulie 2014 de stabilire a modelelor pentru programele naționale și de stabilire a termenilor și condițiilor sistemului de schimb electronic de date între Comisie și statele membre în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor (JO L 219, 25.7.2014, p. 22).
   
      ANEXĂ
      Criterii de desemnare a autorității responsabile
      1.   Mediul intern
      
      A.   Structura organizatorică
      
      
               
                  1.
               
               
                  Structura organizatorică care îi permite autorității responsabile să își îndeplinească sarcinile prevăzute la articolul 4.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Structura organizatorică, definită într-o organigramă, care arată o distribuire clară a rolurilor și a responsabilităților.
               
            B.   Standarde privind resursele umane
      
      
               
                  1.
               
               
                  Resurse umane corespunzătoare pentru îndeplinirea sarcinilor prevăzute la articolul 4.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Separarea sarcinilor, astfel încât fiecare membru al personalului să fie responsabil pentru una singură dintre cele trei sarcini — de autorizare, plată sau contabilizare a sumelor atribuite în cadrul programului național — și niciun membru al personalului să nu îndeplinească vreuna dintre aceste sarcini fără a fi supravegheat de un al doilea membru al personalului.
               
            
               
                  3.
               
               
                  Definirea în scris a responsabilităților fiecărui membru al personalului, inclusiv delimitarea autorității sale financiare.
               
            
               
                  4.
               
               
                  Formarea adecvată a personalului.
               
            
               
                  5.
               
               
                  Proceduri prin care să se prevină conflictele de interese, în special atunci când un membru al personalului care ocupă o poziție de răspundere sau o poziție sensibilă în ceea ce privește verificarea, autorizarea, plata și contabilizarea cererilor deține și alte funcții în afara celei de autoritate responsabilă.
               
            2.   Activități de control
      
      A.   Selectarea proiectelor
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri de selecție și de atribuire a granturilor în conformitate cu articolul 9.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri privind conținutul și semnarea acordurilor de grant și a deciziilor administrative în conformitate cu articolele 10 și 11.
               
            B.   Proceduri privind controalele administrative și cele la fața locului
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri de informare a conducerii autorității responsabile la un nivel adecvat, în mod regulat și la timp, cu privire la rezultatele controalelor efectuate, pentru a permite revizuirea strategiei de control și a procedurilor interne de control, în cazul constatării unor deficiențe sistemice sau în funcție de necesități.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Descrierea metodei de eșantionare utilizate atunci când controalele administrative sau la fața locului nu sunt exhaustive, ci se bazează pe un eșantion, și o procedură de raportare a discrepanțelor și a neregulilor.
               
            
               
                  3.
               
               
                  În cazul în care documentele (pe hârtie sau în format electronic) privind controalele efectuate în cazul cererilor financiare sunt păstrate de alte organisme, procedurile instituite de aceste organisme și de autoritatea responsabilă pentru a se asigura că autoritatea responsabilă are acces la aceste documente.
               
            C.   Proceduri pentru autorizarea plății cererilor financiare depuse de beneficiari
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de grant, a deciziilor administrative și a contractelor în conformitate cu clauzele și condițiile contractuale.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri pentru primirea, înregistrarea și prelucrarea cererilor financiare depuse de beneficiari, care să definească în special descrierea documentelor care trebuie utilizate și procedura de analiză a activității desfășurate.
               
            
               
                  3.
               
               
                  Lista de control a verificărilor care trebuie efectuate de fiecare membru al personalului responsabil cu autorizarea, inclusiv o analiză a activității desfășurate.
               
            
               
                  4.
               
               
                  Procedura de autorizare a plății, inclusiv verificarea conformității cu normele UE și cu cele naționale și controalele prevăzute la articolul 5 alineatul (2) și la articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 pentru prevenirea și detectarea fraudelor și a neregulilor, acordându-se o atenție specială riscurilor existente.
               
            D.   Proceduri de plată
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că plățile se efectuează exclusiv în conturi bancare care aparțin beneficiarului și că nu se efectuează plăți în numerar.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că toate plățile pentru care nu se efectuează viramente sunt restituite bugetului programului național.
               
            E.   Proceduri contabile
      
      Proceduri contabile prin care să se asigure că conturile anuale sunt complete, exacte și întocmite în timp util și că orice eroare sau omisiune este detectată și corectată, în special prin controale și reconcilieri periodice.
      F.   Proceduri privind plățile în avans
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că plățile în avans efectuate către beneficiari sunt înscrise separat în registrele contabile.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure achitarea avansurilor în termenele stabilite și identificarea sumelor scadente.
               
            G.   Proceduri referitoare la creanțe
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că în cazul sumelor pe care autoritatea responsabilă trebuie să le recupereze în conformitate cu articolul 21 litera (h) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 se aplică mutatis mutandis criteriile prevăzute la punctele A-D.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure o monitorizare corespunzătoare a ordinelor de recuperare emise și, dacă este cazul, a penalităților de întârziere.
               
            
               
                  3.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că, în cazul în care recuperarea nu poate fi efectuată, cauza este identificată, astfel încât să se poată evalua dacă statul membru ar trebui să ramburseze suma respectivă bugetului Uniunii.
               
            
               
                  4.
               
               
                  Sistem care să permită recunoașterea tuturor sumelor datorate și înregistrarea tuturor acestor creanțe în registrul debitorilor înainte de a fi încasate.
               
            
               
                  5.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure verificarea cu regularitate a acestui registru al debitorilor, pentru a se garanta fiabilitatea și exhaustivitatea acestuia.
               
            H.   Proceduri de detectare a neregulilor și de luptă antifraudă
      
      
               
                  1.
               
               
                  Definirea neregulilor în conformitate cu cerințele Uniunii.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Mecanisme prin care să se asigure că neregulile pot fi detectate în timp util și că se pot lua imediat măsuri corective.
               
            
               
                  3.
               
               
                  Proceduri de instituire a unor măsuri antifraudă proporționale.
               
            
               
                  4.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate și, după caz, cu privire la eventualele măsuri corective adoptate în conturile anuale.
               
            I.   Pista de audit
      
      Proceduri prin care să se asigure o pistă de audit adecvată, în conformitate cu regulamentul de punere în aplicare adoptat în temeiul articolului 27 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, prin furnizarea de documente justificative, care se păstrează la sediul autorității responsabile, referitoare la procedura de selecție a proiectelor, la autorizarea, la înregistrarea contabilă și la plata cererilor financiare depuse de beneficiari, precum și la tratarea avansurilor și a creanțelor.
      3.   Informarea și comunicarea interne
      
      A.   Comunicare
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că:
                  
                              (a)
                           
                           
                              toate modificările survenite în legislația Uniunii sunt înregistrate;
                           
                        
                              (b)
                           
                           
                              instrucțiunile, bazele de date și listele de control sunt actualizate pentru a reflecta aceste modificări în timp util; și
                           
                        
                              (c)
                           
                           
                              toate părțile interesate, inclusiv autoritatea delegată, sunt informate cu privire la aceste modificări în timp util.
                           
                        
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că beneficiarii dispun de toate informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor care le revin și pentru executarea operațiunilor.
               
            
               
                  3.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure o informare ex post adecvată a candidaților cu privire la rezultatele procedurii de selecție.
               
            B.   Securitatea sistemelor informatice
      
      
               
                  1.
               
               
                  Securitatea sistemului (sistemelor) informatic(e) utilizat(e) respectă cele mai recente standarde recunoscute la nivel internațional.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri prin care să se asigure că măsurile financiare și tehnologice sunt proporționale cu riscurile.
               
            4.   Monitorizarea și raportarea interne
      
      A.   Documente și rapoarte interne
      
      
               
                  1.
               
               
                  Proceduri documentate și liste de control corespunzătoare care trebuie completate:
                  
                              (a)
                           
                           
                              pentru a sprijini activitatea comitetului de monitorizare menționat la articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 și pentru ai prezenta acestuia informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sale, în special date privind progresele înregistrate de programul național în ceea ce privește realizarea obiectivelor sale, date financiare și date referitoare la indicatori și la obiective de etapă;
                           
                        
                              (b)
                           
                           
                              pentru a întocmi rapoarte anuale și rapoarte finale de execuție și pentru a le prezenta Comisiei;
                           
                        
                              (c)
                           
                           
                              pentru a întocmi documentele care alcătuiesc cererea de plată a soldului anual menționat la articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
                           
                        
                              (d)
                           
                           
                              pentru a se asigura că personalul de conducere de nivel superior dispune de toate informațiile și rapoartele necesare pentru a monitoriza în mod eficient executarea programelor de care este responsabil; și
                           
                        
                              (e)
                           
                           
                              pentru a se asigura că personalului de conducere de nivel superior îi sunt prezentate rapoarte întocmite în urma unor evaluări sau audituri independente referitoare la funcționarea sistemelor acestora.
                           
                        
            
               
                  2.
               
               
                  Proceduri documentate de raportare și monitorizare, în cazul în care autoritatea responsabilă încredințează îndeplinirea sarcinilor unui alt organism.
               
            B.   Monitorizarea altor sarcini care nu sunt executate de autoritățile însele
      
      
               
                  1.
               
               
                  În cazul în care există organisme care acționează sub responsabilitatea autorității responsabile, cu excepția autorităților delegate, proceduri prin care să se asigure existența unor mecanisme de supraveghere pentru o bună gestiune financiară.
               
            
               
                  2.
               
               
                  În cazul în care activitățile de control sunt externalizate, proceduri prin care să se asigure existența unor mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună de control și consecvența acțiunilor.
               
            
               
                  3.
               
               
                  În cazul în care autoritatea responsabilă delegă activități, proceduri prin care să se asigure respectarea articolului 5 alineatul (4) din prezentul regulament.