CELEX: 32022D0118(01)
Language: sl
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Sklep št. 59/2021 generalnega sekretarja Sveta Evropske unije o določitvi izvedbenih pravil v zvezi z uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta ter omejitvijo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, za namene upravnih preiskav ter disciplinskih in sodnih postopkov 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  SL
               
               
                  Uradni list Evropske unije
               
               
                  C 25/2
               
            
         SKLEP št. 59/2021 GENERALNEGA SEKRETARJA SVETA EVROPSKE UNIJE
         o določitvi izvedbenih pravil v zvezi z uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta ter omejitvijo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, za namene upravnih preiskav ter disciplinskih in sodnih postopkov
         (2022/C 25/02)
         GENERALNI SEKRETAR SVETA EVROPSKE UNIJE JE –
         ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) ter zlasti člena 235(4) in člena 240(2) PDEU,
         ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (1) ter zlasti člena 25 Uredbe,
         ob upoštevanju mnenja Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP) z dne 19. julija 2021, s katerim je bilo v skladu s členom 41(2) Uredbe (EU) 2018/1725 opravljeno posvetovanje,
         ob upoštevanju naslednjega:
         
                     (1)
                  
                  
                     Uredba (EU) 2018/1725 določa načela in pravila, ki se uporabljajo za obdelavo osebnih podatkov v vseh institucijah in organih Unije, ter pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     V nekaterih primerih se lahko od Generalnega sekretariata Sveta (GSS) zahteva, da te pravice uskladi s cilji upravnih preiskav ter disciplinskih in sodnih postopkov. Prav tako se lahko zahteva, da pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, uskladi s temeljnimi pravicami in svoboščinami drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25(1) Uredbe (EU) 2018/1725 vsaki instituciji ali organu Unije omogoča omejitev uporabe členov 14 do 21, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725, kot tudi člena 4, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 21 navedene uredbe. Razen če so omejitve določene v pravnem aktu, sprejetem na podlagi Pogodb, je treba sprejeti notranja pravila, v skladu s katerimi lahko GSS te pravice omeji.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Člen 86 kadrovskih predpisov (2) določa možnost, da organ za imenovanja izvaja preiskave in disciplinske postopke v primerih, ko uradniki ali nekdanji uradniki ne ravnajo v skladu s svojimi obveznostmi po kadrovskih predpisih, v Prilogi IX pa so določeni pravila, ukrepi in postopki glede upravnih preiskav in disciplinskega postopka.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     V skladu s členom 13 Sklepa št. 1/2018 generalnega sekretarja Sveta o nalogah Direktorata za varnost in zaščito na področju varnosti in neprekinjenega poslovanja je slednji pooblaščen za izvajanje preiskav glede zadev, povezanih z varnostjo, v zvezi s kakršno koli izgubo, nepooblaščenim razkritjem ali ogrožanjem tajnih podatkov EU na krajih dela Evropskega sveta ali Sveta, v GSS ali prek komunikacijskih in informacijskih sistemov, ki jih upravlja GSS, ter v okviru svojih pristojnosti za boj proti vohunjenju in zagotavljanje zaščite pred pasivnimi in aktivnimi poskusi prisluškovanja, usmerjenimi zoper interese EU, v prostorih GSS ali na krajih dela Evropskega sveta in Sveta.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Člen 6 Sklepa št. 6/2021 generalnega sekretarja Sveta Evropske unije o sprejetju splošnih izvedbenih določb o upravnih preiskavah in disciplinskih postopkih določa, da se vsi zbrani osebni podatki obravnavajo v skladu z določbami Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta in da se omejitve pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, obravnavajo v skladu s členom 25 navedene uredbe.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     V skladu s členom 13 Sklepa št. 1/2018 generalnega sekretarja Sveta o nalogah Direktorata za varnost in zaščito na področju varnosti in neprekinjenega poslovanja se pri preiskavah, ki jih izvaja Direktorat za varnost in zaščito, upoštevajo notranja pravila iz Sklepa št. 6/2021 generalnega sekretarja Sveta Evropske unije o sprejetju splošnih izvedbenih določb o upravnih preiskavah in disciplinskih postopkih, takoj ko se razkrije morebitna vpletenost uradnika.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     V skladu z upravnim sporazumom z dne 15. februarja 2017, sklenjenim med Evropskim uradom za boj proti goljufijam (OLAF) in GSS, mora GSS OLAF tudi uradno obveščati o primerih in mu pošiljati informacije v primerih morebitne goljufije, korupcije ali katere koli druge nezakonite dejavnosti, ki škodi interesom Unije, s katerimi je seznanjen.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Pri izvajanju upravnih preiskav in disciplinskih postopkov zadevni oddelki zbirajo in obdelujejo različne vrste osebnih podatkov, vključno z identifikacijskimi podatki, kontaktnimi podatki, poklicnimi vlogami in nalogami, informacijami o zasebnem in poklicnem ravnanju ter uspešnosti, finančnimi podatki ali komunikacijskimi podatki. Preiskovalci zagotovijo, da so osebni podatki, ki jih zberejo, ustrezni, relevantni in niso preobsežni glede na namene preiskave. Osebe, ki jih preiskava zadeva, se pisno obvestijo takoj po začetku preiskave. Prav tako bi jih bilo treba obvestiti o vrsti podatkov, ki se zbirajo ali se bodo zbirali, o tem, kako se bodo obdelovali in kakšne so njihove pravice v zvezi s tem.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     V ustrezno utemeljenih primerih, kadar obstaja resno tveganje, da bo obveščanje zadevne osebe posegalo v postopek ugotavljanja dejstev in dokazov, je morda treba odložiti uradno obvestilo o začetku preiskave. V takih primerih je treba uskladiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, iz Uredbe (EU) 2018/1725 in potrebo, da mora organ za imenovanja ugotoviti, ali so uradniki kršili svoje obveznosti po kadrovskih predpisih. Vse omejitve pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ki so predmet preiskave, bi se morale uporabljati le v omejenih okoliščinah, obravnavati pa bi jih bilo treba na pregleden in sorazmeren način v smislu obsega in trajanja.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Morda je treba zaščititi anonimnost priče ali vira. V takšnem primeru se lahko pravica dostopa do identitete, pričevanj in drugih osebnih podatkov teh oseb omeji v mejah pravice do obrambe.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     V skladu z načelom odgovornosti bi morala zadevna služba GSS voditi evidenco o uporabi morebitnih omejitev.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Člen 25(6) Uredbe (EU) 2018/1725 zavezuje upravljavca, da posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njihovi pravici, da vložijo pritožbo pri ENVP.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     V skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 lahko GSS preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o razlogih za uporabo omejitve, če bi se s tem kakor koli izničil učinek omejitve. GSS bi moral za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočilo o omejitvi izničilo njen učinek.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Omejitve bi bilo treba odpraviti takoj, ko pogoji, ki jih upravičujejo, ne veljajo več ali kadar bi njihovo ohranjanje posegalo v pravico do obrambe. Potrebo po omejitvenih ukrepih bi bilo treba redno ocenjevati.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     S pooblaščeno osebo za varstvo podatkov bi se bilo treba pravočasno posvetovati in jo obvestiti o vseh omejitvah, ki jih je treba uporabiti, morala pa bi imeti možnost, da poda mnenje o njihovi skladnosti s tem sklepom.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     O tem sklepu je bilo opravljeno posvetovanje s kadrovskim odborom –
                  
               SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:
         
            Člen 1
            Področje uporabe
            
               1.   Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi lahko generalni sekretariat Sveta (GSS) omeji uporabo členov 14 do 21, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725, kot tudi člena 4, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 21 navedene uredbe, v skladu s členom 25 navedene uredbe.
            
            
               2.   Za namene tega sklepa se GSS šteje za upravljavca v smislu člena 3(8) Uredbe (EU) 2018/1725. GSS zastopa generalni sekretar.
            
         
         
            Člen 2
            Omejitve
            
               1.   GSS lahko omeji uporabo členov 14 do 21, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725, kot tudi člena 4, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 21 navedene uredbe:
               
                           (a)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(a), (b), (c), (d), (f), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri izvajanju varnostnih in upravnih preiskav ali disciplinskih postopkov na podlagi Sklepa št. 1/2018 generalnega sekretarja Sveta o nalogah Direktorata za varnost in zaščito na področju varstva in neprekinjenega poslovanja ter na podlagi člena 86 in Priloge IX h kadrovskim predpisom, ki se izvajajo v skladu s Sklepom št. 6/2021 generalnega sekretarja Sveta o sprejetju splošnih izvedbenih določb o upravnih preiskavah in disciplinskih postopkih;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(a), (b), (c), (d), (f), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri zagotavljanju možnosti, da uslužbenci o dejstvih poročajo zaupno, kadar zadevna služba meni, da gre za resne nepravilnosti, kot je določeno v Sklepu št. 3/2016 generalnega sekretarja Sveta o sprejetju notranjih pravil za poročanje o resnih nepravilnostih – Postopki za izvajanje členov 22a, 22b in 22c kadrovskih predpisov ter člena 66.8 finančne uredbe;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(b), (d) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri izvajanju preiskav v okviru prošenj za pomoč, prejetih v skladu s členom 24 kadrovskih predpisov;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri zagotavljanju, da lahko uslužbenci poročajo zaupnim svetovalcem v okviru postopka prijave nadlegovanja, kot je opredeljeno v Sklepu št. 23/2021 generalnega sekretarja Sveta Evropske unije o psihičnem nasilju in spolnem nadlegovanju na delovnem mestu v Generalnem sekretariatu Sveta;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(a), (b), (c), (d), (f), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri zagotavljanju pomoči drugim institucijam, organom, uradom in agencijam Unije ali prejemanju pomoči od njih oziroma pri sodelovanju z njimi v skladu z zadevnimi sporazumi o ravni storitev, memorandumi o soglasju in sporazumi o sodelovanju;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(a), (b), (c), (d), (f), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri zagotavljanju pomoči javnim organom držav članic EU ali prejemanju pomoči od njih oziroma pri sodelovanju z njimi bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(a), (b), (c), (d), (f), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri zagotavljanju pomoči nacionalnim organom tretjih držav in mednarodnim organizacijam ali prejemanju pomoči od njih oziroma pri sodelovanju s takimi organi in organizacijami bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           v skladu s členom 25(1)(e) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 pri obdelavi osebnih podatkov v okviru sodnih postopkov.
                        
                     
         
         
            Člen 3
            Uporaba omejitev
            
               1.   Vse omejitve pravic in obveznosti iz člena 2 morajo biti nujne in sorazmerne ob upoštevanju tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
            
            
               2.   Zadevna služba GSS pred uporabo ene od omejitev iz člena 2 za vsak primer posebej opravi preskus nujnosti in sorazmernosti. Omejitve so omejene na to, kar je nujno potrebno za doseganje njihovih ciljev.
            
            
               3.   Zadevna služba GSS evidentira razloge za kakršno koli omejitev, ki se uporabi na podlagi tega sklepa, vključno s preskusom iz odstavka 2 in razlogi iz člena 25(1) Uredbe (EU) 2018/1725. Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, so del registra, ki ga vodi zadevna služba GSS. Na zahtevo se dajo na voljo ENVP.
            
            
               4.   GSS se pred uporabo omejitev v skladu s členom 2(1)(e), (f) in (g), ki zadevajo osebne podatke, pridobljene od drugih institucij, organov, agencij in uradov Unije, pristojnih organov držav članic ali tretjih držav ali mednarodnih organizacij, s temi organizacijami posvetuje o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti teh omejitev, razen če bi to ogrozilo namen dejavnosti GSS.
            
         
         
            Člen 4
            Trajanje in pregled omejitev
            
               1.   Omejitve iz člena 2 se še naprej uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo.
            
            
               2.   Zadevna služba GSS redno pregleduje uporabo omejitev iz člena 2, in sicer vsaj vsakih šest mesecev.
            
            
               3.   Omejitve se odpravijo takoj, ko prenehajo okoliščine, ki jih upravičujejo.
            
            
               4.   Ko prenehajo razlogi za omejitev iz člena 2, GSS odpravi omejitev in razloge za omejitev sporoči posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki. Hkrati GSS posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o možnosti vložitve pritožbe pri ENVP.
            
         
         
            Člen 5
            Sodelovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov
            
               1.   Kadar zadevna služba GSS sklene, da bi bilo treba pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, omejiti v skladu s tem sklepom, o tem obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Prav tako ji zagotovi dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente. Zadevna služba GSS podrobno dokumentira sodelovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov pri uporabi omejitev.
            
            
               2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko zahteva, da uporabo omejitev pregleda zadevna služba GSS. Zadevna služba pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda.
            
         
         
            Člen 6
            Zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki
            
               1.   GSS v uradna obvestila o varstvu podatkov, objavljena v registru postopkov obdelave, ki ga vodi pooblaščena oseba za varstvo podatkov, vključi oddelek, ki posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavlja splošne informacije o možnosti omejitve njihovih pravic v skladu s členom 2(1). Informacije vključujejo pravice, ki se lahko omejijo, razloge za morebitno uporabo omejitev in njihovo morebitno trajanje.
            
            
               2.   Zadevne službe posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, v ustrezni obliki posamično obvestijo o trenutnih ali prihodnjih omejitvah njihovih pravic. Posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvestijo o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, o njegovi pravici do posvetovanja s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov in o njegovih pravicah do vložitve pritožbe pri ENVP.
            
            
               3.   Zadevne službe lahko preložijo, opustijo ali zavrnejo zagotavljanje informacij iz odstavka 2 tega člena posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno. Takoj ko to ne bi več izničilo učinka omejitve, bi bilo treba informacije zagotoviti posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki.
            
            
               4.   Kadar zadevna služba GSS v celoti ali delno omeji zagotavljanje informacij iz odstavka 2 tega člena posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, razloge za omejitev evidentira in vpiše v register v skladu s členom 3.
            
         
         
            Člen 7
            Sporočilo posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov
            
               1.   Kadar mora GSS sporočiti kršitev varstva podatkov v skladu s členom 35(1) Uredbe (EU) 2018/1725, lahko v izjemnih okoliščinah takšno sporočanje v celoti ali delno omeji. To odločitev dokumentira v skladu s členom 3(3) tega sklepa.
            
            
               2.   Kadar prenehajo razlogi za omejitev, GSS zadevnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, sporoči kršitev varstva osebnih podatkov ter ga obvesti o glavnih razlogih za omejitev in o njegovi pravici do vložitve pritožbe pri ENVP.
            
         
         
            Člen 8
            Zaupnost elektronskih sporočil
            
               1.   GSS lahko v izjemnih okoliščinah omeji pravico do zaupnosti elektronskih sporočil v skladu s členom 36 Uredbe (EU) 2018/1725.
            
            
               2.   Kadar GSS omeji pravico do zaupnosti elektronskih sporočil, zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v svojem odgovoru na katero koli zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njegovi pravici do vložitve pritožbe pri ENVP.
            
            
               3.   GSS lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij v zvezi z razlogi za omejitev in pravico do vložitve pritožbe pri ENVP za toliko časa, kolikor bi to ogrožalo učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno.
            
         
         
            Člen 9
            Tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki
            
               1.   Pri vsaki omejitvi se upošteva bistvo temeljnih pravic in svoboščin, hkrati pa mora biti nujna in sorazmerna v demokratični družbi.
            
            
               2.   Preiskovalna služba, zadolžena za preiskavo, pri vsaki oceni nujnosti in sorazmernosti omejitve upošteva morebitna tveganja za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
            
            
               3.   Nobena omejitev ne sme povzročiti, da osebe, ki so predmet preiskave, ne bi mogle uveljavljati svoje pravice do obrambe, zlasti pravice, da izrazijo svoje mnenje. V primerih, ko se uradno obvestilo o začetku preiskave zadevni osebi odloži, se ne smejo sprejeti nobene odločitve, ne da bi zadevna oseba imela možnost, da izrazi svoje mnenje. Kadar so bili dokazi in pričanja v fazi preiskave psevdonimizirani, je treba v primeru disciplinskega postopka odpraviti psevdonimizacijo ali katero koli drugo omejitev.
            
         
         
            Člen 10
            Začetek veljavnosti
            Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
         
         
            V Bruslju, 20. decembra 2021
            
               
                  Generalni sekretar
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  UL L 295, 21.11.2018, str. 39.
         
            (2)  Uredba Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 z dne 29. februarja 1968 o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti ter uvedbi posebnih ukrepov, ki se začasno uporabljajo za uslužbence Komisije (UL L 56, 4.3.1968, str. 1).