CELEX: 32012R0363
Language: sv
Date: 2012-02-23 00:00:00
Title: Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 363/2012 av den 23 februari 2012 om förfarandereglerna för erkännande och återkallande av erkännande av övervakningsorganisationer enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 995/2010 om fastställande av skyldigheter för verksamhetsutövare som släpper ut timmer och trävaror på marknaden  Text av betydelse för EES

27.4.2012   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               L 115/12
            
         KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 363/2012
   av den 23 februari 2012
   om förfarandereglerna för erkännande och återkallande av erkännande av övervakningsorganisationer enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 995/2010 om fastställande av skyldigheter för verksamhetsutövare som släpper ut timmer och trävaror på marknaden
   (Text av betydelse för EES)
   EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
   med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
   med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 995/2010 av den 20 oktober 2010 om fastställande av skyldigheter för verksamhetsutövare som släpper ut timmer och trävaror på marknaden (1), särskilt artikel 8.7, och
   av följande skäl:
   
               (1)
            
            
               Syftet med förordning (EU) nr 995/2010 är framför allt att minimera risken för att olagligt timmer och trävaror av sådant timmer släpps på den inre marknaden. Övervakningsorganisationer bör hjälpa verksamhetsutövare att uppfylla kraven i den förordningen. De bör därför utarbeta ett system för tillbörlig aktsamhet och tillåta verksamhetsutövarna rätten att använda det, och kontrollera att det används på rätt sätt.
            
         
               (2)
            
            
               Det förfarande enligt vilket kommissionen erkänner övervakningsorganisationer bör vara rättvist, öppet och oberoende. Sökande bör därför bedömas först efter samråd med behöriga myndigheter i medlemsstaten och efter det att tillräcklig information om den sökande har samlats in. När så krävs bör insamlingen av information även inbegripa besök i den sökandes lokaler.
            
         
               (3)
            
            
               Det är nödvändigt att ange lämplig expertis och kapacitet som övervakningsorganisationer ska ha för att de ska kunna fastställa virkets överensstämmelse med relevant lagstiftning i avverkningslandet och kunna föreslå åtgärder för att bedöma risken för att olagligt timmer och trävaror av sådant timmer ska släppas ut på den inre marknaden. Om denna risk inte befinns vara försumbar bör övervakningsorganisationen också kunna föreslå lämpliga åtgärder för att effektivt minska den.
            
         
               (4)
            
            
               Det bör säkerställas att övervakningsorganisationerna utför sina uppgifter på ett öppet och oberoende sätt, att de undviker alla intressekonflikter som kan uppstå med anledning av deras uppgifter och att de tillhandahåller sina tjänster till verksamhetsutövare på ett icke-diskriminerande sätt.
            
         
               (5)
            
            
               Kommissionen bör besluta om ett återkallande av ett erkännande enligt ett förfarande som är rättvist, öppet och oberoende. Innan kommissionen fattar beslut bör den samråda med berörda behöriga myndigheter i medlemsstaten och samla in tillräcklig information, inbegripet besök på platsen om så krävs. Övervakningsorganisationen i fråga bör få tillfälle att yttra sig innan beslut fattas.
            
         
               (6)
            
            
               I enlighet med proportionalitetsprincipen bör kommissionen kunna återkalla ett erkännande antingen tillfälligt och/eller villkorligt eller permanent, beroende på dess bedömning utifrån de upptäckta bristerna om en övervakningsorganisation inte längre utför uppgifterna eller uppfyller kraven enligt artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010.
            
         
               (7)
            
            
               Det är nödvändigt att säkerställa att skyddsnivån för enskilda när det gäller behandling av personuppgifter inom ramen för denna förordning, framför allt i fråga om behandling av personuppgifter i ansökningar om erkännande som övervakningsorganisation, överensstämmer med kraven i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (2) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (3).
            
         HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
   Artikel 1
   Definitioner
   Utöver de definitioner som anges i artikel 2 i förordning (EU) nr 995/2010, gäller i denna förordning följande definitioner:
   (1)   berörda behöriga myndigheter: behöriga myndigheter i den medlemsstat där en övervakningsorganisation eller den som ansöker om erkännande som övervakningsorganisation är etablerad eller tillhandahåller tjänster eller avser att tillhandahålla tjänster i den mening som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG (4),
   (2)   behörighetsbevis: utbildningsbevis, examensbevis och andra bevis som utfärdats av en myndighet som utsetts enligt lagar eller andra författningar och är ett intyg om avslutad yrkesutbildning,
   (3)   yrkeserfarenhet: faktiskt och lagligt utövande av det aktuella yrket i fråga.
   Artikel 2
   Ansökan om erkännande
   1.   Offentliga eller privata företag, bolag, firmor, institutioner eller myndigheter som är etablerade inom unionen får lämna in en ansökan till kommissionen om att bli erkända som övervakningsorganisation.
   Ansökan ska lämnas in på något av unionens officiella språk tillsamman med de dokument som anges i bilagan.
   2.   För att erkännas som övervakningsorganisation ska en sökande visa att den uppfyller alla krav enligt artikel 8.2 i förordning (EU) nr 995/2010 och i artiklarna 5 till 8 i denna förordning.
   3.   Kommissionen ska inom 10 arbetsdagar från det att den mottagit ansökan bekräfta detta med ett referensnummer.
   Den ska också ge den sökande en ungefärlig tidsgräns för när den ska besluta om ansökan. Kommissionen ska informera den sökande varje gång som den måste ändra den uppskattade tidsgränsen för att få ytterligare information eller handlingar för bedömningen av ansökan.
   4.   När tre månader har gått sedan mottagandet av ansökan bekräftades eller sedan kommissionens senaste skriftliga meddelande till en sökande, beroende på vilket som inträffade senast, och kommissionen inte har fattat ett beslut om erkännande eller avslagit ansökan, ska den skriftligen informera den sökande om hur bedömningen framskrider.
   Det första stycket kan tillämpas mer än en gång i handläggningen av en ansökan.
   5.   Kommissionen ska sända en kopia av ansökan och stödjande handlingar till de berörda behöriga myndigheterna som får yttra sig om en ansökan inom en månad från det ansökan har översänts.
   Artikel 3
   Ytterligare dokument och tillträde till lokaler
   1.   Om kommissionen så begär ska en sökande eller behöriga myndigheter lämna ytterligare information eller dokument inom en angiven begränsad tid.
   2.   Den sökande ska bevilja kommissionen tillträde till sina lokaler för kontroll att alla krav i artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010 och artiklarna 5 till 8 är uppfyllda. Kommissionen ska i förväg informera den sökande om besöket. De berörda behöriga myndigheterna kan delta vid besöket.
   Den sökande ska erbjuda all hjälp som behövs för att underlätta sådana besök.
   Artikel 4
   Beslut om erkännande
   När kommissionen har antagit ett beslut om erkännande enligt artikel 8.3 i förordning (EU) nr 995/2010 ska den inom tio arbetsdagar meddela den sökande att beslutet fattats.
   Kommissionen ska också omedelbart lämna ett intyg om godkännande till den sökande och meddela sitt beslut till behöriga myndigheter i alla medlemsstater i enlighet med andra stycket i artikel 8.3 i förordning (EU) nr 995/2010, inom den tidsgräns som anges i första stycket.
   Artikel 5
   Juridisk person och laglig etablering inom unionen
   1.   Om en sökande är etablerad i mer än en medlemsstat ska den lämna information om var den har sitt säte, sitt huvudkontor eller sin huvudsakliga verksamhet inom unionen, och om alla kontor, filialer och dotterbolag som etablerats inom någon medlemsstats territorium. Den sökande ska också meddela i vilken medlemsstat den har för avsikt att leverera tjänster.
   2.   En sökande som är, eller utgör en del av, en myndighet i en medlemsstat ska inte behöva styrka att den är en juridisk person eller etablerad inom unionen.
   Artikel 6
   Lämplig expertis
   1.   För att säkerställa att uppgifterna för en övervakningsorganisation utförs på lämpligt sätt enligt artikel 8.2 b i förordning (EU) nr 995/2010, ska den tekniskt behöriga personalen hos en sökande uppfylla följande minimikriterier, vilka ska styrkas med behörighetsbevis och yrkeserfarenhet:
   
               a)
            
            
               Formell yrkesutbildning inom en verksamhetsgren som är relevant för uppgifterna för en övervakningsorganisation.
            
         
               b)
            
            
               För ledande tekniska befattningar minst fem års yrkeserfarenhet i en funktion som har att göra med uppgifterna för en övervakningsorganisation.
            
         För punkt a i första stycket anses verksamhetsgrenar som rör skogsbruk, miljö, juridik, företagsledning, riskhantering, handel, revision, ekonomistyrning eller logistik som relevanta.
   2.   En sökande ska föra register över arbetsuppgifter och ansvarsområden för personalen. Den sökande ska ha infört rutiner för övervakning av resultat och teknisk kompetens hos sin personal.
   Artikel 7
   Kapacitet att utföra uppgifterna som övervakningsorganisation
   1.   En sökande ska styrka att följande finns på plats:
   
               a)
            
            
               En organisationsstruktur som säkerställer att uppgifterna för en övervakningsorganisation utförs på lämpligt sätt.
            
         
               b)
            
            
               Ett system för tillbörlig aktsamhet som ska göras tillgängligt för och användas av verksamhetsutövarna.
            
         
               c)
            
            
               Regler och rutiner för utvärdering och förbättring av systemet för tillbörlig aktsamhet.
            
         
               d)
            
            
               Rutiner och processer för att kontrollera att verksamhetsutövarna använder systemet för tillbörlig aktsamhet på rätt sätt.
            
         
               e)
            
            
               Rutiner för korrigerande åtgärder som kan vidtas om en verksamhetsutövare underlåter att använda systemet för tillbörlig aktsamhet på rätt sätt.
            
         2.   Förutom kraven i första punkten ska en sökande styrka att den har ekonomisk och teknisk kapacitet för att utföra de uppgifter som en övervakningsorganisation har.
   Artikel 8
   Frånvaro av intressekonflikter
   1.   En sökande ska vara organiserad på så sätt att objektiviteten och opartiskheten i dess verksamhet kan skyddas.
   2.   En sökande ska identifiera, analysera och underhålla register över riskerna för intressekonflikter som kan uppstå till följd av dess uppgifter som övervakningsorganisation, däribland alla konflikter som kan uppstå på grund av förhållandet till berörda organ och underleverantörer.
   3.   När en risk för intressekonflikt har identifierats ska den sökande ha infört skriftliga regler och rutiner för att undvika intressekonflikter på organisations- och individnivå. De skriftliga reglerna och rutinerna ska upprätthållas och tillämpas. Dessa regler och rutiner kan omfatta revisioner av tredje part.
   Artikel 9
   Information om senare ändringar
   1.   En övervakningsorganisation ska omedelbart informera kommissionen om någon av följande situationer uppstår efter det att den fått sitt erkännande:
   
               a)
            
            
               En ändring som kan påverka övervakningsorganisationens förmåga att uppfylla kraven i artiklarna 5–8, vilken har inträffat efter det att den fått sitt erkännande.
            
         
               b)
            
            
               Att övervakningsorganisationen etablerar andra kontor, filialer eller dotterbolag inom unionen än dem som angetts i ansökan.
            
         
               c)
            
            
               Att övervakningsorganisationen beslutar att tillhandahålla tjänster i en annan medlemsstat än vad som angetts i ansökan eller i en medlemsstat där den enligt uppgift har slutat tillhandahålla tjänster i enlighet med punkt d.
            
         
               d)
            
            
               Att övervakningsorganisationen slutar tillhandahålla tjänster i en medlemsstat.
            
         2.   Kommissionen ska vidarebefordra all information den får enligt stycke 1 till berörda behöriga myndigheter.
   Artikel 10
   Granskning av beslut om erkännande
   1.   Kommissionen kan när som helst se över ett beslut om erkännande av en övervakningsorganisation.
   Kommissionen ska genomföra en sådan granskning i följande situationer:
   
               a)
            
            
               Om en berörd behörig myndighet informerar kommissionen att den har fastställt att en övervakningsorganisation inte längre fullgör uppgifterna i artikel 8.1 i förordning (EU) nr 995/2010 eller inte längre uppfyller kraven i artikel 8.2 i förordning (EU) nr 995/2010 enligt vad som anges i artiklarna 5–8 i denna förordning.
            
         
               b)
            
            
               Om kommissionen har relevant information, inbegripet underbyggda klagomål från tredje part, om att en övervakningsorganisation inte längre uppfyller kraven i artikel 8.1 och 8.2 i förordning (EU) nr 995/2010 och i artiklarna 5–8 i denna förordning.
            
         
               c)
            
            
               Om en övervakningsorganisation har informerat kommissionen om ändringar av det slag som anges i artikel 9.1 a i denna förordning.
            
         2.   När kommissionen inleder en granskning ska den bistås av ett granskningsteam som genomför granskningen och utför kontroller.
   3.   En sökande ska bevilja granskningsteamet tillträde till sina lokaler för kontroll att alla krav i artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010 och artiklarna 5 till 8 i denna förordning uppfylls. De berörda behöriga myndigheterna får delta vid besöket.
   Den sökande ska erbjuda all hjälp som behövs för att underlätta sådana besök.
   4.   Granskningsteamet ska skriva en rapport med sina iakttagelser. Stödjande bevis ska bifogas granskningsrapporten.
   Granskningsrapporten ska omfatta en rekommendation om huruvida erkännandet av övervakningsorganisationen ska återkallas.
   Granskningsteamet ska sända rapporten till de berörda behöriga myndigheterna. Myndigheterna får yttra sig inom tre veckor från det att rapporten översänts.
   Granskningsteamet ska ge den berörda övervakningsorganisationen en sammanfattning av iakttagelserna och slutsatserna i rapporten. Organisationen får yttra sig till granskningsteamet inom tre veckor från det att sammanfattningen överlämnats.
   5.   Granskningsteamet ska i sin rapport rekommendera att erkännandet återkallas antingen tillfälligt och/eller villkorligt eller permanent, beroende på vad den bedömer krävs utifrån de upptäckta bristerna, om den fastställer att en övervakningsorganisation inte längre fullgör uppgifterna eller uppfyller kraven enligt artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010.
   Granskningsteamet kan i stället rekommendera att kommissionen utfärdar ett meddelande om korrigerande åtgärder eller en officiell varning, eller att kommissionen inte vidtar ytterligare åtgärder.
   Artikel 11
   Beslut att återkalla erkännande
   1.   Kommissionen ska besluta om huruvida erkännandet av en övervakningsorganisation ska återkallas antingen tillfälligt och/eller villkorligt eller permanent, med hänsyn till granskningsrapporten som åsyftas i artikel 10.
   2.   Om de upptäckta bristerna inte innebär att övervakningsorganisationen, i enlighet med artikel 8.6 i förordning (EU) nr 995/2010, inte längre fullgör uppgifterna eller uppfyller kraven i artikel 8.2 i förordningen, kan kommissionen utfärda ett föreläggande om korrigerande åtgärder eller en officiell varning.
   3.   Ett beslut om att återkalla erkännandet för en övervakningsorganisation, liksom ett föreläggande eller en varning enligt stycke 2, ska delges övervakningsorganisationen i fråga och meddelas behöriga myndigheter i alla medlemsstater i enlighet med artikel 8.6 i förordning (EU) nr 995/2010 inom tio arbetsdagar från det att beslutet fattats.
   Artikel 12
   Dataskydd
   Denna förordning påverkar inte reglerna för behandling av personuppgifter enligt direktiv 95/46/EG och förordning (EG) nr 45/2001.
   Artikel 13
   Slutbestämmelser
   Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
   
      Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
      Utfärdad i Bryssel den 23 februari 2012.
      
         
            På kommissionens vägnar
         
         José Manuel BARROSO
         
            Ordförande
         
      
   
   
      (1)  EUT L 295, 12.11.2010, s. 23.
   
      (2)  EGT L 281, 23.11.1995, s. 31.
   
      (3)  EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.
   
      (4)  EUT L 376, 27.12.2006, s. 36.
   
      BILAGA
      
         Förteckning över stödjande dokument
      
      
                   
               
               
                  
                     Juridisk person, laglig etablering, tillhandahållande av tjänster:
                  
                  
                              —
                           
                           
                              Vidimerade kopior av bevisdokument enligt vad som föreskrivs i relevant nationell lagstiftning.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Lista över medlemsstater där den sökande avser att tillhandahålla tjänster.
                           
                        
            
                   
               
               
                  
                     Lämplig expertis:
                  
                  
                              —
                           
                           
                              Beskrivning av organisationen och företagets struktur.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Lista över tekniskt behörig personal med kopior av CV.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Beskrivning av arbetsuppgifter och ansvarsområden och deras uppdelning.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Detaljerad beskrivning av förfaranden för övervakning av den tekniskt behöriga personalens utförande av arbetsuppgifter och kompetens.
                           
                        
            
                   
               
               
                  
                     Kapacitet att utföra uppgifterna som övervakningsorganisation:
                  
                  En detaljerad beskrivning av följande:
                  
                              —
                           
                           
                              Ett system för tillbörlig aktsamhet.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Regler och rutiner för utvärdering och förbättring av systemet för tillbörlig aktsamhet.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Regler och rutiner för att hantera klagomål från verksamhetsutövare och tredje parter.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Rutiner och processer för att kontrollera att systemet för tillbörlig aktsamhet används på rätt sätt av verksamhetsutövare.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Rutiner för korrigerande åtgärder som kan vidtas om en verksamhetsutövare underlåter att använda systemet för tillbörlig aktsamhet på rätt sätt.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Ett registersystem.
                           
                        
            
                   
               
               
                  
                     Ekonomiska resurser:
                  
                  
                              —
                           
                           
                              Kopior av bokslut för det senaste räkenskapsåret, eller
                           
                        
                              —
                           
                           
                              en redovisning av omsättning avseende försäljning, eller
                           
                        
                              —
                           
                           
                              andra underbyggande dokument om den sökande av giltiga skäl inte kan lämna det som anges ovan.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Bevis på ansvarsförsäkring.
                           
                        
            
                   
               
               
                  
                     Frånvaro av intressekonflikter:
                  
                  
                              —
                           
                           
                              Förklaring om att inga intressekonflikter förekommer.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Beskrivning av skrivna regler och rutiner för att undvika intressekonflikter på organisationsnivå och för den enskilde, vilket kan omfatta revisioner av tredje part.
                           
                        
            
                   
               
               
                  
                     Underleverantörer:
                  
                  
                              —
                           
                           
                              Beskrivning av uppgifter som utförs av underleverantör.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Belägg för att alla underleverantörer eller dotterbolag, där dessa är etablerade, uppfyller ovanstående relevanta krav.