CELEX: 52012PC0456
Language: sv
Date: 2012-08-16
Title: Förslag till RÅDETS FÖRORDNING om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Förslag till RÅDETS FÖRORDNING om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	MOTIVERING
1.           BAKGRUND TILL FÖRSLAGET
1.1.        Allmän bakgrund
Enligt en rådsförordning[1] som antogs i februari 1983 ska
de institutioner som avses i artikel 1 i förordningen bevara handlingar i
historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för
allmänheten när en tidsperiod på 30 år från tidpunkten för deras tillkomst har
löpt ut. Enligt förordningen får varje institution förlägga sina historiska
arkiv till den ort som den anser mest lämplig.
År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och
kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska
universitetsinstitutet i Florens, där de skulle göras tillgängliga för
allmänheten. Senare beslutade även Europeiska ekonomiska och sociala kommittén,
Europeiska revisionsrätten och Europeiska investeringsbanken att deponera sina
historiska arkiv vid institutet. Deponeringsvillkoren regleras i ett kontrakt
av den 17 december 1984 mellan Europeiska gemenskaperna (företrädda av
kommissionen) och Europeiska universitetsinstitutet.
Italienska
staten har gjort lämpliga lokaler permanent och fritt tillgängliga för
Europeiska universitetsinstitutet i syfte att säkerställa att de deponerade
arkiven bevaras och skyddas i enlighet med internationellt vedertagna normer.
Syftet med deponering av institutionernas
historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven
tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning
om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia.
1.2         Förslagets syfte
Förslaget syftar till att bekräfta Europeiska
universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av
de historiska arkiven och skapa en solid rättslig och finansiell grund för
partnerskapet mellan EU och institutet.
1.3         Förslagets viktigaste aspekter
Enligt förslaget ska varje institution med
undantag av Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken deponera
de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och i enlighet med
bestämmelserna i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 görs tillgängliga för
allmänheten vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens.
Förslaget påverkar inte varje institutions
äganderätt till sina historiska arkiv: de deponerande institutionerna behåller
äganderätten. Förslaget påverkar inte heller de regler på grundval av vilka
institutionerna beslutar vilka handlingar som efter 30 år ska göras
tillgängliga för allmänheten.
Europeiska universitetsinstitutets drifts- och
personalkostnader för handhavandet av de historiska arkiven kommer att täckas
via EU:s allmänna budget. Sådana kostnader som hänför sig till
tillhandahållandet och utrustningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser
personalen respektive arkiven kan inte komma i fråga för finansiering från
budgeten. Europeiska universitetsinstitutet
kommer att göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet tillgängliga
för allmänheten. Institutionerna får göra en version av sina historiska arkiv
tillgänglig för allmänheten.
I förslaget görs åtskillnad mellan
icke-digitala arkiv (arkiverade pappershandlingar) och digitala arkiv.
Handlingarna i icke-digitala arkiv kommer att deponeras vid Europeiska
universitetsinstitutet för permanent bevarande. Institutet kommer dock inte att
behöva bevara digitala arkiv för att kunna göra dessa tillgängliga för
allmänheten. Ursprungsinstitutionerna kommer att ha ansvaret för att deras
digitala arkiv bevaras permanent.
I förslaget anges hur Europeiska
universitetsinstitutet ska skydda personuppgifter i institutionernas historiska
arkiv. Det anges också att varje institution ska anta interna regler om
tillämpningen av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 som omfattar regler om
bevarande, offentliggörande och skydd av personuppgifter i de historiska
arkiven.
2.           RESULTAT AV SAMRÅD MED BERÖRDA PARTER
Förslaget kräver inte någon
konsekvensbedömning.
Samråd har hållits med berörda parter.
Värdinrättningen Europeiska universitetsinstitutet, värdlandet Italien och
EU-institutionernas och EU-byråernas förvaltningsavdelningar understöder
förslaget.
Europeiska unionens domstol och Europeiska
centralbanken önskar undantas från den skyldighet för institutionerna att
deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som införs
genom den föreliggande förordningen. De båda institutionernas hållning har att
göra med den särskilda karaktär som deras verksamhet har och återspeglar praxis
i många medlemsstater för liknande organs historiska arkiv. Domstolen och
centralbanken utesluter dock inte att de framöver kan komma att deponera sina
historiska arkiv vid institutet på frivillig basis.
3.           FÖRSLAGETS
RÄTTSLIGA ASPEKTER
3.1 De viktigaste bestämmelserna i
förslaget
Enligt förslaget ska institutionerna deponera
sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de
kommer att göras tillgängliga för allmänheten.
3.2 Rättslig grund
Den rättsliga
grunden för förslaget är artikel 352 i fördraget om Europeiska unionens
funktionssätt (EUF-fördraget).
Rådets förordning
(EEG, Euratom) nr 354/83 och ändringsförordningen från 2003 antogs på grundval
av artikel 308 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen
(EG-fördraget), föregångaren till artikel 352 i EUF-fördraget. Det föreliggande förslaget påverkar inte syftet med
förordning (EEG, Euratom) nr 354/83, dvs. att handlingar i institutionernas
historiska arkiv ska göras tillgängliga för allmänheten när en tidsperiod på 30
år från tidpunkten för deras tillkomst har löpt ut. I
förslaget anges helt enkelt att handlingarna ska deponeras vid Europeiska
universitetsinstitutet när institutionerna i enlighet med bestämmelserna i
förordningen gör dem tillgängliga för allmänheten. Detta
innebär att man formellt tar fasta på den rådande situationen, eftersom de
flesta institutioner som gjort handlingar i sina historiska arkiv tillgängliga
för allmänheten redan deponerar dessa handlingar vid institutet.
Enligt artikel 3.3
i fördraget om Europeiska unionen (EU-fördraget) ska unionen respektera
rikedomen hos sin kulturella mångfald och sörja för att det europeiska
kulturarvet skyddas och utvecklas. Institutionernas
historiska arkiv är en del av det europeiska kulturarvet och öppnandet av
arkiven för allmänheten tjänar huvudsakligen akademiska syften,
utbildningssyften och kulturella syften. Fördragen
ger unionen befogenhet att vidta åtgärder för att stödja, samordna eller
komplettera medlemsstaternas åtgärder på områdena utbildning och kultur, men de
föreskriver inte de erforderliga befogenheterna vad beträffar institutionernas
historiska arkiv.
Användning av en
annan rättslig grund än artikel 352 i EUF-fördraget skulle leda till ett
förslag till en helt ny förordning, och i så fall skulle alla bestämmelser –
även de grundläggande principerna – i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 kunna
bli föremål för diskussioner. Detta skulle gå
långt utöver förslagets syfte såsom det redovisas ovan.
Möjligheten att
använda artikel 15.3 i EUF-fördraget som rättslig grund för förslaget
undersöktes också, men den möjligheten förkastades av följande skäl:
Inrättandet av
historiska arkiv syftar huvudsakligen till att välja ut handlingar på grundval
av deras bestående administrativa värde, historiska värde eller bevisvärde, med
tanke på att bevara institutionernas historiska arv och sprida information om
detta. Varje institution tar själv initiativet
till att göra handlingar i dess historiska arkiv som är 30 år gamla
tillgängliga för allmänheten och tillhandahåller kompletterande upplysningar
som hjälper till att placera in handlingarna i deras organisations- och
funktionskontext. Detta går långt utöver den
rätt till tillgång till handlingar som föreskrivs i artikel 15.3 i
EUF-fördraget, vars huvudsakliga syfte är att främja en god förvaltning och se
till att allmänheten kan delta i institutionernas beslutsprocesser.
Användning av
artikel 15.3 i EUF-fördraget som rättslig grund skulle begränsa
tillämpningsområdet för regler om öppnande för allmänheten av historiska arkiv,
eftersom Europeiska unionens domstol, Europeiska centralbanken och Europeiska
investeringsbanken (vilka omfattas av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83) inte
skulle omfattas av en förordning som antagits på grundval av artikel 15.3 annat
än vid utövandet av deras administrativa funktioner.
3.3 Proportionalitetsprincipen
Förslaget är begränsat till institutionernas
deponering av historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet och
formerna för denna deponering.
3.4 Val av regleringsform
En förordning är det enda instrument som
lämpar sig för att skapa en solid rättslig och finansiell grund för
partnerskapet mellan EU och Europeiska universitetsinstitutet. Förslaget rör en
begränsad ändring av en befintlig förordning.
4.           BUDGETKONSEKVENSER
Förslaget att göra deponering av historiska
arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet obligatorisk kommer inte att ha
några budgetkonsekvenser på kort och medellång sikt. Budgetkonsekvenserna på
lång sikt väntas inte bli betydande.
De tre största EU-institutionerna
(Europaparlamentet, rådet och kommissionen) och Europeiska ekonomiska och
sociala kommittén, Europeiska revisionsrätten och Europeiska investeringsbanken
deponerar redan sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet.
Handhavandet av dessa arkiv i Florens har finansierats från EU:s budget
alltsedan arkivmaterial först började deponeras vid institutet för mer än 25 år
sedan. I finansieringsöversikten för den föreliggande förordningen föreslås att
denna finansiering ska fortsätta. Kostnaderna för handhavandet av arkiven ska
delas upp mellan de deponerande institutionerna på proportionell basis (dvs.
med beaktande av hur mycket tid institutet lägger ned på de olika
institutionernas arkiv).
Byggnaderna för arkiven vid Europeiska
universitetsinstitutet och för kontoren för den personal som handhar arkiven
tillhandahålls av italienska staten.
Ändringen av förordning (EEG, Euratom) nr
354/83 kommer att leda till att antalet institutioner som deponerar sina
historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet kommer att öka. Eftersom
deponeringen gäller handlingar som görs tillgängliga för allmänheten när de
blivit 30 år gamla, kommer det dock att dröja ett bra tag innan andra
institutioner än de som redan deponerar sina historiska arkiv vid institutet
berörs av ändringen. Arkiven kommer i allt större utsträckning att utgöras av
digitala arkiv i stället för icke-digitala arkiv. Detta kommer att erbjuda
möjligheter att uppnå skalfördelar i Europeiska universitetsinstitutets arbete
med att hantera arkivmaterialet och sprida information om detta.
2012/0221 (APP)
Förslag till
RÅDETS FÖRORDNING
om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr
354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid
Europeiska universitetsinstitutet i Florens
EUROPEISKA
UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska
unionens funktionssätt, särskilt artikel 352,
med beaktande av Europeiska kommissionens
förslag,
efter översändande av utkastet till
lagstiftningsakt till de nationella parlamenten,
med beaktande av Europaparlamentets
godkännande,
efter att ha hört Europeiska
datatillsynsmannen,
i enlighet med ett särskilt
lagstiftningsförfarande, och
av följande skäl:
(1)         
Enligt rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83
om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och
Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv[2] ska institutionerna bevara
handlingar av historiskt eller administrativt värde i historiska arkiv och i
möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten när en tidsperiod
på 30 år från tidpunkten för deras tillkomst har löpt ut.
(2)         
Skyldigheten att inrätta historiska arkiv och i
möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten gäller för de
institutioner som avses i artikel 1 i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83.
(3)         
Enligt förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 får
varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser
mest lämplig.
(4)         
År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och
kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska
universitetsinstitutet i Florens, där de skulle göras tillgängliga för
allmänheten. Med tanke på detta undertecknades den 17 december 1984 ett kontrakt
mellan Europeiska gemenskaperna (företrädda av kommissionen) och Europeiska
universitetsinstitutet.
(5)         
Senare beslutade Europeiska ekonomiska och sociala
kommittén och Europeiska revisionsrätten att ansluta sig till
deponeringskontraktet av den 17 december 1984. Europeiska investeringsbanken
deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på
grundval av en separat överenskommelse med institutet som undertecknades den 1
juli 2005 och på grundval av de regler för historiska arkiv som antogs av
bankens direktion den 7 oktober 2005[3].
(6)         
Italienska staten har gjort lämpliga lokaler
permanent och fritt tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet i syfte
att säkerställa att de deponerade arkiven bevaras och skyddas i enlighet med
internationellt vedertagna normer och kan studeras på plats.
(7)         
Syftet med deponering av institutionernas
historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven
tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning
om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia.
Europeiska universitetsinstitutet är ett ansett centrum för akademisk forskning
och studier med inriktning på Europa och europeisk integration. Det har närmare
30 års erfarenhet av att handha institutioners historiska arkiv, är utrustat
med moderna förvaringsrum och forskningsfaciliteter som inrättats just med
tanke på bevarandet av arkiven och studier av dessa och har ett internationellt
anseende som centrum för institutionernas historiska arkiv.
(8)         
För en permanent deponering av institutionernas
historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet krävs en solid rättslig
grund som återspeglar institutets roll som partner till institutionerna i
handhavandet av arkiven.
(9)         
Den särskilda karaktär som Europeiska unionens
domstols och Europeiska centralbankens verksamhet har innebär att det finns
skäl att undanta de båda institutionerna från den skyldighet för
institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska
universitetsinstitutet som införs genom den här förordningen. Europeiska
unionens domstol och Europeiska centralbanken bör dock kunna deponera sina
historiska arkiv vid institutet på frivillig basis.
(10)     
Denna förordning bör gälla för alla de andra
institutionerna. Den påverkar inte varje institutions skyldighet att göra sina
historiska arkiv tillgängliga för allmänheten eller varje institutions
äganderätt till sina historiska arkiv.
(11)     
Personuppgifter i de historiska arkiven vid
Europeiska universitetsinstitutet bör behandlas i enlighet med förordning (EG)
nr 45/2001[4].
(12)     
Europeiska universitetsinstitutet bör kunna
tilldelas bidrag till stöd för handhavandet av institutionernas historiska
arkiv.
(13)     
Förordning (EEG) nr 354/83 bör ändras i enlighet
med detta.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Article 1
Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 ska ändras
på följande sätt:
1. Artikel 8.1 ska ersättas med följande:
”1. Varje institution med undantag av
Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken ska deponera de
handlingar som ingår i dess historiska arkiv och i enlighet med bestämmelserna
i denna förordning görs tillgängliga för allmänheten vid Europeiska
universitetsinstitutet i Florens. Deponeringen
ska ske i enlighet med bestämmelserna i bilagan.”
2. I
artikel 8 ska följande punkter läggas till:
”3. Europeiska unionens domstol och Europeiska
centralbanken får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska
universitetsinstitutet på frivillig basis.
4. Deponeringen av institutionernas historiska
arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet påverkar inte äganderätten till
arkiven eller arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet om
Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget.
5. Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för
att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i
överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av
arkiv, åtminstone med de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för
bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska
de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum.
6. Varje
deponerande institution har rätt att begära information från Europeiska
universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra
inspektioner av sina arkiv.
7. Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som
deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten.
Institutionerna får göra en version av sina historiska arkiv tillgänglig för
allmänheten.
8. Europeiska
universitetsinstitutet får tilldelas bidrag till stöd för handhavandet av de
historiska arkiven i enlighet med denna förordning, i överensstämmelse med
rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 och under förutsättning att
budgetmyndigheten gör de erforderliga anslagen tillgängliga under den berörda
budgetposten. Kostnaderna för handhavandet av
arkiven ska delas upp mellan de deponerande institutionerna, på proportionell
basis. Sådana kostnader som hänför sig till
tillhandahållandet och utrustningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser
personalen respektive arkiven kan inte komma i fråga för finansiering från
budgeten.
9. Europeiska
universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas
historiska arkiv i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001. Institutet ska
handla som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordningen, på
instruktioner från de deponerande institutionerna.
10. Europeiska datatillsynsmannen ska ha befogenhet att övervaka
Europeiska universitetsinstitutets behandling av personuppgifter i de
historiska arkiv som institutionerna deponerat.”
3. Artikel 9.1 ska ersättas med följande:
”Varje institution ska anta interna regler om
tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om
bevarande, offentliggörande och skydd av personuppgifter i de historiska
arkiven. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för
allmänheten med hjälp av elektroniska medel. De ska bevara handlingar som
föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (blindskrift, stora
bokstäver eller ljudupptagningar).”
4. Den bilaga som finns i bilagan till den här
förordningen ska läggas till i förordning (EEG, Euratom) nr 354/83.
Artikel 2
Denna förordning träder i kraft dagen efter det
att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar
bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den
                                                                       På
rådets vägnar
                                                                       Ordförande
                                                                       
BILAGA
Följande bilaga ska läggas till i förordning
(EEG, Euratom) nr 354/83:
”Bilaga
Bestämmelser
om deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska
universitetsinstitutet i Florens
1.   Originalhandlingarna i icke-digitala arkiv och en microfichekopia eller
digital kopia av handlingarna ska deponeras vid Europeiska
universitetsinstitutet för permanent bevarande.
När det gäller handlingar i digitala arkiv ska
institutet ha permanent tillgång till handlingarna på ett sådant sätt att det
kan fullgöra sin uppgift att göra de historiska arkiven tillgängliga för
allmänheten på en och samma plats och främja studier av arkiven.
Ursprungsinstitutionerna har ansvaret för att deras digitala arkiv bevaras
permanent.
2. Deponering
av handlingar ska ske en gång per år, i möjligaste mån inom ramen för
institutionernas normala förfaranden för arkivhantering.
3.   De
deponerande institutionerna får av rättsliga eller administrativa skäl undanta
vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska
universitetsinstitutet. De ska i så fall
deponera en microfichekopia eller digital kopia.
4.   De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv
och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som
deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska
universitetsinstitutet. Institutet får inte
ändra den arkivklassificering som de deponerande institutionerna upprättat
eller ta bort eller göra ändringar i handlingar och filer.
5.   Europeiska universitetsinstitutet ska på
begäran av de deponerande institutionerna återlämna deponerade
originalhandlingar och originalfiler. De
deponerande institutionerna ska lämna tillbaka originalen till institutet så
snart de inte längre behöver dem.
6.   Europeiska
universitetsinstitutet ska omedelbart underrätta de deponerande institutionerna
om alla omständigheter som kan äventyra de deponerade arkivens okränkbarhet.”
FINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKT
1.           GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OM FÖRSLAGET
ELLER INITIATIVET
              1.1.    Förslagets eller initiativets beteckning
              1.2.    Berörda
politikområden i den verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen
              1.3.    Typ
av förslag eller initiativ
              1.4.    Mål
              1.5.    Motivering
till förslaget eller initiativet
              1.6.    Tid
under vilken åtgärden kommer att pågå respektive påverka resursanvändningen
              1.7.    Planerad
metod för genomförandet
2.           FÖRVALTNING
              2.1.    Bestämmelser
om uppföljning och rapportering
              2.2.    Administrations-
och kontrollsystem
              2.3.    Åtgärder
för att förebygga bedrägeri och oegentligheter/oriktigheter
3.           BERÄKNADE BUDGETKONSEKVENSER AV
FÖRSLAGET ELLER INITIATIVET
              3.1.    Berörda
rubriker i den fleråriga budgetramen och budgetrubriker i den årliga budgetens
utgiftsdel
              3.2.    Beräknad
inverkan på utgifterna
              3.2.1. Sammanfattning av
den beräknade inverkan på utgifterna
              3.2.2. Beräknad inverkan på
driftsanslagen
              3.2.3. Beräknad inverkan på
de administrativa anslagen
              3.2.4. Förenlighet med den
gällande fleråriga budgetramen
              3.2.5. Bidrag från tredje
part
              3.3.    Beräknad inverkan på
inkomsterna
FINANSIERINGSÖVERSIKT
FÖR RÄTTSAKT
1.           GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OM FÖRSLAGET
ELLER INITIATIVET
1.1.        Förslagets eller initiativets
beteckning
Rådets förordning om
ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 om ändring av förordning (EEG,
Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv
vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens
1.2.        Berörda politikområden i den
verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen[5]
Relationer med civilsamhället, öppenhet och
information
1.3.        Typ av förslag eller
initiativ
Befintlig åtgärd vars genomförande förlängs i
tiden
1.4.        Mål
1.4.1.     Fleråriga strategiska mål för
kommissionen som förslaget eller initiativet är avsett att bidra till
Förslaget syftar till att skapa en solid rättslig
grund för det befintliga partnerskapet mellan EU och Europeiska
universitetsinstitutet i handhavandet av institutionernas historiska arkiv.
Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska
universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och
främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de
europeiska institutionernas historia.
1.4.2.     Specifika mål eller
verksamheter inom den verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen som
berörs
Specifikt mål nr 25.02.01.01
Berörda verksamheter enligt den
verksamhetsbaserade förvaltningen och budgeteringen
Relationer med civilsamhället, öppenhet och
information
Institutioner av europeiskt intresse/Unionens
historiska arkiv
1.4.3.     Verkan eller resultat som
förväntas
Partnerskapet med Europeiska
universitetsinstitutet tillför institutionernas historiska arkiv ett mervärde
och befrämjar studier av arkiven och spridning av information om
arkivmaterialet.
1.4.4.     Indikatorer för bedömning av
resultat eller verkan
(1)         
Institutionernas deponering av arkivmaterial vid
Europeiska universitetsinstitutet i Florens.
(2)         
Institutets insamling och redovisning av personliga
handlingar och arkiv härrörande från enskilda individer och offentliga och
privata organisationer som bidragit till Europabygget.
(3)         
Framställning och offentliggörande av
innehavsvägledningar, inventarie­förteckningar, källpublikationer och andra
forskningshjälpmedel.
(4)         
Institutets läsesal och utrustningen i denna.
(5)         
Tillgång online till inventarieförteckningar och
arkiv.
(6)         
Antal besökare i läsesalen.
(7)         
Åtgärder för att främja studier av institutionernas
historiska arkiv.
1.5.        Motivering till förslaget
eller initiativet
1.5.1.     Behov som ska tillgodoses på
kort eller lång sikt
Att handha de historiska arkiv som institutionerna
deponerat vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens och göra arkiven
tillgängliga för allmänheten.
1.5.2.     Mervärdet av en åtgärd på
unionsnivå
Partnerskapet med Europeiska
universitetsinstitutet befrämjar studier av institutionernas historiska arkiv
och spridning av information om arkivmaterialet.
Sammanförandet av institutionernas arkiv på en och
samma plats ökar i sig arkivens värde och gör det möjligt för Europeiska
universitetsinstitutet att tillföra ett mervärde genom att skapa kopplingar
mellan arkivmaterial från olika källor, vid behov utveckla sökredskap och andra
forskningshjälpmedel och göra arkiven tillgängliga för allmänheten såväl på
plats som online.
1.5.3.     Huvudsakliga erfarenheter från
liknande försök eller åtgärder
Sex institutioner deponerar för närvarande sina
historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, på grundval
av ett kontrakt av den 17 december 1984 mellan Europeiska gemenskaperna och
institutet. Deponeringskontraktet från 1984 är
vid det här laget emellertid förlegat. Det bör ersättas med en mer solid
rättslig och finansiell grund för partnerskapet mellan EU och Europeiska
universitetsinstitutet.
1.5.4.     Förenlighet med andra
finansieringsformer och eventuella synergieffekter
Ej tillämpligt
1.6.        Tid under vilken åtgärden kommer
att pågå respektive påverka resursanvändningen
Förslag som pågår under en obegränsad tid
1.7.        Planerad metod för
genomförandet[6]
Direkt centraliserad förvaltning som sköts av
kommissionen
2.           FÖRVALTNING
2.1.        Bestämmelser om uppföljning
och rapportering
Europeiska universitetsinstitutet kommer att lägga
fram ett utkast till arbetsprogram för varje kalenderår för kommissionen och
diskutera utkastet med denna. Utkastet kommer att omfatta en tjänsteförteckning
med uppgifter om personalen den 31 december kalenderåret i fråga, det
föregående året och det nästföljande året. Utkastet kommer att läggas fram i
februari året före kalenderåret i fråga.
Kommissionen kommer att samråda med de andra
deponerande institutionerna om arbetsprogrammet, varefter detta kommer att
antas av kommissionen och Europeiska universitetsinstitutet och fogas till den
årliga bidragsöverenskommelsen.
Kommissionen kommer att följa upp genomförandet av
arbetsprogrammet.
Efter utgången av varje kalenderår kommer
Europeiska universitetsinstitutet att lägga fram en verksamhetsrapport om de
historiska arkiven.
2.2.        Administrations- och
kontrollsystem
2.2.1.     Risker som identifierats
De potentiella riskerna för de pappershandlingar
(icke-digitala arkiv) som deponeras hos Europeiska universitetsinstitutet är
ytterst små. Italienska staten tillhandahåller specialbyggda förvaringsrum som
uppfyller de strängaste internationella normerna för permanent bevaring av
arkiv.
2.2.2.     Planerade kontrollmetoder
Partnerskapsavtal med Europeiska universitetsinstitutet
kommer att tillhandahålla en ram för löpande diskussioner om och granskningar
och utvärderingar av budgeten och arbetsprogrammet. Varje deponerande
institution har rätt att begära information från Europeiska
universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra
inspektioner av sina arkiv.
2.3.        Åtgärder för att förebygga
bedrägeri och oegentligheter/oriktigheter
Revisionsrätten har enligt artikel 287.3 i
EUF-fördraget befogenhet att granska varje fysisk eller juridisk person som erhåller
betalningar från EU:s budget. Kommissionens och Olafs befogenheter vid
bekämpning av bedrägerier som riktar sig mot EU:s ekonomiska intressen regleras
i särskilda bestämmelser om detta (dvs. i rådets förordning (Euratom, EG) nr
2185/96 och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999) och i
rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för
Europeiska gemenskapernas allmänna budget. Enligt artikel 120.3 i
budgetförordningen ska det uttryckligen anges i alla bidragsbeslut eller
bidragsöverenskommelser att kommissionen och revisionsrätten ska ha befogenhet
att utföra kontroller av dokument och kontroller på plats hos alla
kontraktsparter och underleverantörer som tagit emot EU-medel. 
3.           BERÄKNADE BUDGETKONSEKVENSER AV FÖRSLAGET
ELLER INITIATIVET
3.1.        Berörda rubriker i den
fleråriga budgetramen och budgetrubriker i den årliga budgetens utgiftsdel
·      Befintliga budgetrubriker (även kallade ”budgetposter”)
Redovisa de berörda rubrikerna i budgetramen i
nummerföljd och – inom varje sådan rubrik –de berörda budgetrubrikerna i
den årliga budgeten i nummerföljd
 Rubrik i den fleråriga budget­ramen || Budgetrubrik i den årliga budgeten || Typ av anslag || Bidrag 
 Unionens historiska arkiv || Diff./Icke-diff.[7]   || från Efta­länder[8]   || från kandidat-länder[9]   || från tredje-länder   || enligt artikel 18.1 aa i budget-förordningen 
 5 Admi-nistra-tion || 25.02.01.01 || Diff. anslag || NEJ || NEJ || NEJ || NEJ 
3.2.        Beräknad inverkan på
utgifterna 
3.2.1.     Sammanfattning av den
beräknade inverkan på utgifterna 
Miljoner euro (avrundat till tre decimaler)
 Rubrik i den fleråriga budgetramen: || 5 || ”Administrativa utgifter” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTALT 2013–2019 
 GD: Generalsekretariatet || 
  Personalresurser || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Tjänsteresor || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.02.01.01 Historiska arkiv || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 GENERALSEKRETARIATET TOTALT ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16.170 
 TOTALA anslag för RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen || (summa åtaganden = summa betalningar) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTALA anslag för RUBRIKERNA 1–5 i den fleråriga budgetramen || Åtaganden ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Betalningar ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Beräknad inverkan på
driftsanslagen
Förslaget kräver inte att driftsanslag tas i anspråk
3.2.3.     Beräknad inverkan på de
administrativa anslagen
3.2.3.1.  Sammanfattning 
Förslaget kräver att administrativa anslag tas i
anspråk enligt följande:
Miljoner euro
(avrundat till tre decimaler)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTALT 
 RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personalresurser ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Övriga administrativa utgifter ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Delsumma RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Belopp utanför RUBRIK 5[11] i den fleråriga budgetramen   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personalresurser ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Övriga administrativa utgifter ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Delsumma för belopp utanför RUBRIK 5 i den fleråriga budgetramen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTALT || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Behovet av
administrativa resurser ska täckas med resurser som kan tilldelas det förvaltande
generaldirektoratet som ett led i det årliga förfarandet för tilldelning av
anslag och med hänsyn tagen till rådande begränsningar i fråga om budgetmedel.
3.2.3.2.   Beräknat personalbehov
Förslaget kräver att personalresurser tas i
anspråk enligt följande:
Uppgifterna ska anges i heltal (eller med
högst en decimal)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Tjänster som tas upp i tjänsteförteckningen (tjänstemän och tillfälligt anställda) 
 25 01 01 01 (vid huvudkontoret eller vid kommissionens kontor i medlemsstaterna) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (vid delegationer) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (indirekta forskningsåtgärder) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (direkta forskningsåtgärder) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Extern personal (i heltidsekvivalenter)[12]   
 XX 01 02 01 (kontraktsanställda, vikarier och nationella experter – totalt) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (kontraktsanställda, vikarier, unga experter vid delegationerna, lokalanställda och nationella experter vid delegationerna ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13]   || - vid huvudkontoret[14]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - vid delegationer ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (kontraktsanställda, vikarier och nationella experter som arbetar med indirekta forskningsåtgärder) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (kontraktsanställda, vikarier och nationella experter som arbetar med direkta forskningsåtgärder) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Annan budgetrubrik (ange vilken) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTALT || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX motsvarar det
politikområde eller den avdelning i budgeten som berörs.
Personalbehoven ska täckas med personal inom
generaldirektoratet som redan har avdelats för att förvalta åtgärden i fråga,
eller genom en omfördelning av personal inom generaldirektoratet, om så krävs
kompletterad med ytterligare resurser som kan tilldelas det förvaltande
generaldirektoratet som ett led i det årliga förfarandet för tilldelning av
anslag och med hänsyn tagen till rådande begränsningar i fråga om budgetmedel.
Beskrivning av arbetsuppgifter:
 Tjänstemän och tillfälligt anställda || Utformning av partnerskapsavtal och bidragsöverenskommelser. Utformning av anslagsbegäran. Uppföljning av arbetsprogram och utgifter. Eventuella utvärderingar i efterhand. 
 Extern personal || ------ 
3.2.4.     Förenlighet med den gällande
fleråriga budgetramen
Förslaget är förenligt med den gällande fleråriga
budgetramen.
3.2.5.     Bidrag från tredje part
Det ingår inga bidrag från tredje part i det
aktuella förslaget.
3.3.        Beräknad inverkan på
inkomsterna
Förslaget påverkar inte budgetens inkomstsida.
[1]               Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1
februari 1983 (EGT L 43, 15.2.1983, s. 1), ändrad genom rådets förordning (EG,
Euratom) nr 1700/2003 av den 22 september 2003 (EUT L 243, 27.9.2003, s. 1).
[2]               EGT L 43, 15.2.1983, s. 1.
[3]               EUT C 289, 22.11.2005, s. 12.
[4]               EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.
[5]               Verksamhetsbaserad förvaltning och verksamhetsbaserad
budgetering benämns ibland med de interna förkortningarna ABM respektive ABB.
[6]               Närmare förklaringar av de olika metoderna för
genomförande med hänvisningar till respektive bestämmelser i budgetförordningen
återfinns på BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Differentierade respektive icke-differentierade anslag.
[8]               Efta: Europeiska frihandelssammanslutningen.
[9]               Kandidatländer och i förekommande fall potentiella
kandidatländer i västra Balkan.
[10]             Inverkan på utgifterna väntas fortsätta att utvecklas i
samma takt efter 2019. 
[11]             Detta avser tekniskt eller administrativt stöd för
genomförandet av vissa av Europeiska unionens program och åtgärder (tidigare
s.k. BA-poster) samt indirekta och direkta forskningsåtgärder.
[12]             [Denna fotnot förklarar vissa initialförkortningar som
inte används i den svenska versionen].
[13]             Särskilt tak för finansiering av extern personal genom
driftsanslag (tidigare s.k. BA-poster).
[14]             Huvudsakligen inom förvaltningen av strukturfonderna,
Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) samt Europeiska
fiskerifonden (EFF).