CELEX: 32020Q1120(01)
Language: ro
Date: 2020-10-09 00:00:00
Title: Comitetului Regiunilor Decizia nr. 18/2020 privind accesul public la documente le Comitetului Regiunilor

20.11.2020   
               
               
                  RO
               
               
                  Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
               
               
                  L 391/3
               
            
         COMITETULUI REGIUNILOR DECIZIA nr. 18/2020
         privind accesul public la documente le Comitetului Regiunilor
         BIROUL COMITETULUI REGIUNILOR,
         având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 15 alineatul (3),
         având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (1),
         având în vedere Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE (2),
         având în vedere Regulamentul de procedură al Comitetului Regiunilor, în special articolul 78,
         având în vedere Decizia nr. 64/2003 a Biroului Comitetului Regiunilor din 11 februarie 2003 privind accesul public la documentele Comitetului (3),
         având în vedere Decizia nr. 128/2003 a Biroului Comitetului Regiunilor din 17 iunie 2003 privind accesul public la documentele Comitetului prin intermediul unui registru electronic al documentelor,
         întrucât prin Declarația comună privind Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, Parlamentul European, Consiliul și Comisia solicită celorlalte instituții să adopte norme interne de reglementare a accesului public la documente, ținând seama de principiile și limitele definite în cadrul regulamentului menționat (4),
         întrucât crearea unei liste de documente direct accesibile în conformitate cu articolul 78 alineatul (2) din Regulamentul de procedură al Comitetului Regiunilor și modalitățile prevăzute de Comitet de exercitare a dreptului cetățenilor de acces la documente trebuie combinate într-o singură decizie, pentru a facilita transparența pentru cetățeni,
         DECIDE:
         CAPITOLUL I
         
            DISPOZIȚII GENERALE
         
         
            Articolul 1
            Beneficiarii, domeniul de aplicare și tipurile de acces
            
               (1)   Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică rezidentă sau având sediul social într-un stat membru au drept de acces la documentele Comitetului Regiunilor („Comitetul”), sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite prin Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și a dispozițiilor specifice prevăzute în prezenta decizie.
            
            
               (2)   În sensul prezentei decizii, prin „documente ale Comitetului” se înțelege orice conținut în sensul articolului 3 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, întocmit sau primit de unul dintre organele Comitetului sau de Secretariatul General al Comitetului.
            
            
               (3)   Comitetul acordă acces public la documentele sale prin intermediul registrului prevăzut la capitolul II și la cerere, în conformitate cu dispozițiile cuprinse în capitolul III.
            
         
         CAPITOLUL II
         
            REGISTRUL DOCUMENTELOR COMITETULUI
         
         
            Articolul 2
            
               (1)   În cadrul instituției, se creează un registru al documentelor, în conformitate cu articolele 11 și 12 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
            
            
               (2)   Documentele Comitetului menționate în lista anexată la prezenta decizie și documentele la care se acordă accesul în temeiul dispozițiilor cuprinse în capitolul III din prezenta decizie sunt accesibile în mod direct cetățenilor, în format electronic, prin intermediul unui registru.
            
            
               (3)   Comitetul poate decide includerea în registru a altor documente decât cele menționate la alineatul (2). În acest caz, Comitetul decide, în conformitate cu natura fiecărui document, fie să pună documentul direct la dispoziția cetățenilor în format electronic prin intermediul registrului, fie să includă în registru doar un număr de referință al documentului, subiectul și/sau o scurtă descriere a conținutului acestuia, precum și data la care el a fost primit sau întocmit și înregistrat în registru.
            
         
         CAPITOLUL III
         
            PROCEDURA DE ACCES LA CERERE
         
         
            Articolul 3
            Documentele accesibile la cerere
            Documentele Comitetului care nu sunt menționate în lista anexată la prezenta decizie sunt accesibile cetățenilor, pe cât posibil, la cerere, în limitele prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
         
         
            Articolul 4
            Cerere inițială
            
               (1)   Transmitere:
               
                           (1.1)
                        
                        
                           Cererile de acces la un document se trimit Secretariatului General al Comitetului sub formă scrisă, inclusiv în format electronic, într-una dintre limbile enumerate la articolul 1 din Regulamentul nr. 1/1958 de stabilire a regimului lingvistic al Comunității Economice Europene (5).
                        
                     
                           (1.2)
                        
                        
                           Cererea trebuie formulată într-un mod suficient de clar și, în special, trebuie să cuprindă elementele care să permită identificarea documentului/documentelor solicitat/e, precum și numele și datele de contact ale solicitantului.
                        
                     
                           (1.3)
                        
                        
                           Dacă o cerere nu este suficient de precisă, instituția îl invită pe solicitant să clarifice cererea și îi oferă asistență în acest scop; într-un astfel de caz, termenul de răspuns se suspendă până în momentul în care Comitetul dispune de aceste informații.
                        
                     
                           (1.4)
                        
                        
                           În cazul unor cereri repetitive sau succesive care se referă la documente foarte lungi sau la un număr mare de documente, instituția poate ajunge la o înțelegere informală cu solicitantul pentru găsirea celei mai bune soluții.
                        
                     
                           (1.5)
                        
                        
                           Solicitantul nu este obligat să își justifice cererea.
                        
                     
            
               (2)   Proces:
               
                           (2.1)
                        
                        
                           Orice cerere de acces la un document deținut de Comitet se atribuie, în chiar ziua înregistrării sale, echipei însărcinate cu soluționarea cererilor de acces la documente, care confirmă primirea cererii, elaborează răspunsul și pune la dispoziție documentul în termenul prevăzut.
                        
                     
                           (2.2)
                        
                        
                           În cazul în care cererea se referă la un document elaborat de Comitet, pentru care se poate aplica una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, echipa însărcinată cu gestionarea registrului contactează autorul documentului în cauză, care sugerează în termen de cinci zile lucrătoare ce curs trebuie dat cererii.
                        
                     
                           (2.3)
                        
                        
                           În cazul în care există dubii privind dezvăluirea unor documente primite de la terți, Comitetul îi consultă pe aceștia, punându-le la dispoziție cinci zile lucrătoare pentru a-și anunța poziția, pentru a putea evalua dacă se aplică una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
                        
                     
                           (2.4)
                        
                        
                           În cazul în care cererea înaintată Comitetului se referă la un document emis de o altă instituție și care nu a fost încă făcut public de către instituția respectivă, Comitetul acordă instituției în cauză un termen de cel puțin cinci zile lucrătoare în care să își exprime eventualele rezerve cu privire la dezvăluirea documentului.
                        
                     
                           (2.5)
                        
                        
                           În cazul în care nu se primește niciun răspuns din partea terților sau a instituției de la care provine documentul în termenul stabilit, Comitetul va continua cu procedura obișnuită.
                        
                     
            
               (3)   Decizie:
               
                           (3.1)
                        
                        
                           În cazul în care se acordă accesul la documentul solicitat, Comitetul furnizează solicitantului documentul solicitat în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii. Directorul Direcției A este responsabil pentru răspunsurile care permit accesul la documentele solicitate.
                        
                     
                           (3.2)
                        
                        
                           În cazul în care se refuză accesul la documentul solicitat, Comitetul notifică în scris solicitantul, în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, motivele refuzului total sau parțial și informează solicitantul cu privire la dreptul de a depune o cerere de confirmare. Absența unui răspuns din partea Comitetului în termenul prevăzut îi conferă solicitantului dreptul de a depune o cerere de confirmare. Secretarul general este responsabil pentru răspunsurile prin care se refuză, total sau parțial, accesul la documentele solicitate.
                        
                     
                           (3.3)
                        
                        
                           În mod excepțional, de exemplu, atunci când cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, termenul prevăzut la alineatele (3.1) și (3.2) poate fi prelungit cu cincisprezece zile lucrătoare, după informarea prealabilă a solicitantului și cu motivarea întârzierii.
                        
                     
                           (3.4)
                        
                        
                           Directorul Direcției A și secretarul general își pot delega competențele menționate la alineatele (3.1) și (3.2).
                        
                     
         
         
            Articolul 5
            Cererea de confirmare
            
               (1)   Transmitere:
               
                           (1.1)
                        
                        
                           Cererea de confirmare se trimite Comitetului în termen de 15 zile lucrătoare de la data primirii răspunsului care conține un refuz total sau parțial al accesului la documentul solicitat sau, în absența oricărui răspuns la cererea inițială, de la data expirării perioadei stabilite pentru răspuns.
                        
                     
                           (1.2)
                        
                        
                           Cererea de confirmare se formulează conform acelorași exigențe formale ca și cererea inițială.
                        
                     
            
               (2)   Prelucrarea cererii:
               Dispozițiile prevăzute la articolul 4 alineatul (2) din prezenta decizie se aplică prin analogie prelucrării cererilor de confirmare; Comitetul nu are însă obligația de a confirma primirea cererii de confirmare.
            
            
               (3)   Decizie:
               
                           (3.1)
                        
                        
                           În cazul în care se acordă accesul la documentul solicitat, Comitetul furnizează solicitantului documentul solicitat, în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de confirmare. Președintele este responsabil pentru răspunsurile care permit accesul la documentele solicitate.
                        
                     
                           (3.2)
                        
                        
                           În cazul în care se refuză accesul la documentul solicitat, Comitetul notifică în scris solicitantul, în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de confirmare, motivele refuzului total sau parțial și informează solicitantul cu privire la căile de atac care îi stau la dispoziție. Președintele este responsabil pentru răspunsurile prin care se refuză, total sau parțial, accesul la documentele solicitate.
                        
                     
                           (3.3)
                        
                        
                           În mod excepțional, de exemplu, atunci când cererea de confirmare se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, termenul prevăzut la alineatele (3.1) și (3.2) poate fi prelungit cu cincisprezece zile lucrătoare, după informarea prealabilă a solicitantului și cu motivarea întârzierii.
                        
                     
                           (3.4)
                        
                        
                           Președintele poate delega competențele menționate la alineatele (3.1) și (3.2).
                        
                     
         
         
            Articolul 6
            Căi de atac
            În cazul în care Comitetul refuză total sau parțial să acorde accesul la un document în urma unei cereri de confirmare sau nu răspunde în termenul prevăzut, solicitantul are posibilitatea de a iniția acțiuni în justiție împotriva Comitetului și/sau de a depune o plângere la Ombudsmanul European în conformitate cu condițiile prevăzute la articolele 263 și 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.
         
         
            Articolul 7
            Furnizarea documentelor și costul răspunsului
            
               (1)   Furnizarea documentelor
               
                           (1.1)
                        
                        
                           Documentele se furnizează fie pe suport hârtie, fie pe suport electronic, ținând seama pe deplin de preferința solicitantului.
                        
                     
                           (1.2)
                        
                        
                           În cazul în care un document a fost deja făcut public de Comitet sau de o altă instituție și este ușor accesibil, Comitetul poate facilita accesul la documentul respectiv informându-l pe solicitant cu privire la mijloacele prin care acesta poate fi obținut.
                        
                     
            
               (2)   Costul răspunsului
               Costul realizării copiilor și cel al expedierii lor poate fi pus în sarcina solicitantului. Cu toate acestea, el nu poate depăși în nici un caz costul real al operațiunilor. Furnizarea în format electronic este gratuită.
            
         
         CAPITOLUL IV
         
            DISPOZIȚII FINALE
         
         
            Articolul 8
            Măsuri de punere în aplicare
            Secretarului general îi revine sarcina de a lua măsurile necesare pentru a asigura punerea în aplicare a prezentei decizii.
         
         
            Articolul 9
            Abrogarea Deciziei nr. 64/2003 și a Deciziei nr. 128/2003
            Prezenta decizie abrogă Decizia Biroului nr. 64/2003 a Comitetului Regiunilor din 11 februarie 2003 privind accesul public la documentele Comitetului Regiunilor și Decizia Biroului Comitetului Regiunilor nr. 128/2003 din 17 iunie 2003 privind accesul public la documentele Comitetului Regiunilor prin intermediul registrului electronic al documentelor.
         
         
            Articolul 10
            Intrarea în vigoare
            Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
         
         
            Adoptat la Bruxelles, 9 octombrie 2020.
            
               
                  Pentru Biroul Comitetului Regiunilor
               
               Apostolos TZITZIKOSTAS
               
                  Președinte
               
            
         
         
            (1)  JO L 145, 31.5.2001, p. 43.
         
            (2)  JO L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (3)  JO L 160, 28.6.2003, p. 96.
         
            (4)  JO L 173, 27.6.2001, p. 5.
         
            (5)  JO P 17, 6.10.1958, p. 385.
      
      
         
            ANEXĂ
            Lista documentelor Comitetului Regiunilor direct accesibile publicului
            1.   Documente legate de activitatea politică
            
            Cereri și expuneri de motive pentru elaborarea unui aviz din proprie inițiativă
            Atribuirea sesizărilor
            Proiecte de aviz ale comisiilor tematice
            Proiecte de aviz prospectiv ale comisiilor tematice
            Proiecte de raport ale comisiilor tematice
            Proiecte de raport prospectiv ale comisiilor tematice
            Proiecte de rezoluție ale comisiei
            Rapoarte de informare puse la dispoziția membrilor în ședințele comisiilor
            Amendamente la proiecte de avize în comisie
            Amendamente la proiecte de avize prospective în comisie
            Amendamente la proiecte de rapoarte în comisie
            Amendamente la proiecte de rapoarte prospective în comisie
            Amendamente la proiecte de rezoluții în comisie
            Proiecte de avize supuse examinării în sesiunile plenare
            Proiecte de avize prospective supuse examinării în sesiunile plenare
            Proiecte de rapoarte supuse examinării în sesiunile plenare
            Proiecte de rapoarte prospective supuse examinării în sesiunile plenare
            Proiecte de rezoluții supuse examinării în sesiunile plenare
            Note de informare/informări generale supuse examinării în sesiunile plenare
            Amendamente la proiecte de avize supuse examinării în sesiunile plenare
            Amendamente la proiecte de avize prospective supuse examinării în sesiunile plenare
            Amendamente la proiecte de rapoarte supuse examinării în sesiunile plenare
            Amendamente la proiecte de rapoarte prospective supuse examinării în sesiunile plenare
            Amendamente la proiecte de rezoluții supuse examinării în sesiunile plenare
            Procese-verbale ale sesiunilor plenare
            Avize ale Comitetului (European) al Regiunilor
            Avize prospective ale Comitetului (European) al Regiunilor
            Rapoarte ale comisiilor în care se precizează motivele pentru introducerea unei acțiuni în justiție pentru încălcarea principiului subsidiarității sau în cazul nerespectării consultării obligatorii a Comitetului
            Rapoarte ale Comitetului (European) al Regiunilor
            Rapoarte prospective ale Comitetului (European) al Regiunilor
            Rezoluții ale Comitetului (European) al Regiunilor
            Decizii de a nu elabora un aviz
            2.   Documente privind organizarea și funcționarea organelor de decizie ale Comitetului
            
            Proiect de regulament de procedură
            Amendamente la proiectul de regulament de procedură
            Regulamentul de procedură
            Raport privind revizuirea regulamentului de procedură
            Decizii adoptate în sesiunea plenară privind alegerea membrilor Biroului
            Decizii adoptate în sesiunea plenară privind înființarea comisiilor
            Deciziile Biroului privind înființarea de grupuri de lucru, comitete consultative mixte, grupuri interregionale, grupuri operative și alte organe politice
            Decizii adoptate în sesiunea plenară privind numirea președintelui
            Decizii adoptate în sesiunea plenară privind numirea prim-vicepreședintelui
            3.   Documente privind strategia politică a CoR
            
            Proiecte de declarații
            Declarații
            Rapoarte anuale de evaluare
            Rapoarte de evaluare la final de mandat
            Rezumate și rapoarte privind impactul avizelor Comitetului
            Sinteze și rapoarte anuale de activitate
            Priorități politice
            Programe politice la început de mandat
            Programele de lucru ale comisiilor CoR
            4.   Documente privind activitatea organelor Comitetului
            
            
               Documente ale Biroului
            
            Componențe
            Convocări
            Proiecte de programe
            Liste de prezență
            Note ale Biroului
            Calendare ale ședințelor
            Procese-verbale
            
               Conferința președinților
            
            Ordini de zi
            
               Documente pentru sesiunile plenare
            
            Convocări
            Proiecte de programe
            Procese-verbale
            Liste de prezență
            Comunicări și discursuri ale invitaților
            
               Documente ale comisiilor Comitetului (în afară de cele menționate la punctul 1), ale comitetor consultative mixte, ale grupurilor de lucru, ale grupurilor interregionale, ale grupurilor operative și ale altor organe politice ale Comitetului
            
            Prioritățile politice (cuprinse în planurile de acțiune și în programele de lucru)
            Programe politice la început de mandat
            Rapoarte de activitate și rapoarte tematice
            Recomandări
            Componențe
            Convocări
            Proiecte de programe
            Procese-verbale
            Liste de prezență
            Propuneri de activități în afara sediului
            Prezentări legate de dezbateri tematice sau avize
            
               Președinție
            
            Comunicări și discursuri ale președintelui
            Comunicări și discursurile ale vicepreședinților
            
               Membri
            
            Numiri ale membrilor
            Scrisori de demisie ale membrilor
            Documente privind încheierea mandatelor membrilor
            Declarații privind interesele financiare ale membrilor
            
               Cheltuieli și indemnizații
            
            Norme privind rambursarea cheltuielilor de deplasare și plata indemnizațiilor forfetare de deplasare și de ședință pentru membri
            
               Documente ale grupurilor politice
            
            Documente privind constituirea grupurilor
            Documente ale ședințelor cu participarea președinților comisiilor și a președintele Comitetului
            Convocări
            Ordini de zi
            
               Seminare și conferințe
            
            Convocări, documente ale seminarelor și conferințelor
            Documente de monitorizare
            5.   Documente ale rețelelor și platformelor CoR
            
            
               Gruparea europeană de cooperare teritorială (GECT)
            
            Înregistrare
            Decizii naționale
            
               Rețeaua de monitorizare a subsidiarității (RMS)
            
            Programe de lucru privind subsidiaritatea
            Rapoarte anuale privind subsidiaritatea
            Studii
            Ordini de zi ale Conferinței privind subsidiaritatea
            Broșuri
            Rapoarte de consultare
            Contribuții ale partenerilor RMS
            
               Platforma Europa 2020
            
            Rapoarte de monitorizare
            Liste ale membrilor
            
               Platforma privind repartizarea competențelor
            
            Studii privind repartizarea competențele
            6.   Documente privind activitatea de comunicare și de cercetare
            
            
               Documente strategice
            
            Strategiile de comunicare ale Comitetului
            Planurile de acțiune anuale în materie de comunicare
            Rapoarte anuale de comunicare (privind activitățile din anul precedent)
            
               Alte documente
            
            Comunicate de presă
            Buletine informative electronice (distribuite prin serviciului de abonamente accesibil pe pagina de start)
            
               Organizarea de evenimente (conferințe, mese rotunde, audieri publice, ateliere etc.)
            
            Convocări (conferințe, mese rotunde, audieri publice, ateliere etc.) deschise publicului
            Informații pentru membri cu privire la evenimentele organizate de Comitet
            Programele evenimentelor organizate de Comitet
            Rezumate/analize/evaluări ale evenimentelor organizate de Comitet
            
               Studii realizate de Comitet
            
            Studii
            Programe de cercetare ale Biroului
            
               Ghiduri destinate membrilor
            
            Ghidul pentru raportori
            Ghidul pentru membri
            7.   Documente privind relațiile cu terțe părți
            
            Acorduri de cooperare
            Comunicări cu instituțiile și organismele europene și internaționale
            Comunicări cu statele membre
            Comunicări cu autoritățile locale și regionale
            Comunicări cu organizații internaționale
            Comunicări cu asociațiile
            Comunicări cu grupări europene de cooperare teritorială
            8.   Documente referitoare la administrare, planificare și raportare în cadrul Comitetului
            
            
               Recrutări și stagii
            
            Posturi vacante
            Declarații de confidențialitate referitoare la recrutarea funcționarilor, detașarea de experți naționali și stagiari,
            norme aplicabile experților naționali detașați în cadrul Comitetului
            Norme care reglementează programul de stagii al Comitetului
            Norme privind contribuția financiară la cheltuielile de deplasare suportate efectiv de stagiari la începutul și la încheierea perioadelor de stagiu în departamentele Comitetului
            
               Procedurile de achiziții
            
            Condiții generale pentru comenzile de achiziții (contracte cu valoare scăzută)
            Declarații de confidențialitate referitoare la procedurile de achiziții publice
            Anunțuri de participare publicate în Jurnalul Oficial
            Anunțuri de atribuire a contractelor publicate în Jurnalul Oficial
            Publicarea ex-ante a contractelor viitoare cu valoare scăzută și medie
            Lista contractelor cu valoare scăzută și medie semnate de Comitet în anul precedent
            Lista contractelor specifice și a bonurilor de comandă pe baza unui contract-cadru semnat de CoR în anul precedent
            
               Norme privind avertizarea de integritate și declarații privind activitățile externe ale personalului cu funcții de conducere
            
            Declarații de confidențialitate privind protecția datelor în cadrul proceselor legate de avertizările de integritate
            Norme privind avertizarea de integritate
            Acorduri administrative între Comitet și OLAF
            Informații anuale privind activitățile profesionale ale foștilor funcționari cu funcții de conducere