CELEX: 32020Q1120(01)
Language: bg
Date: 2020-10-09 00:00:00
Title: Решение № 18/2020 на Комитета на регионите относно публичния достъп до документи на Комитета на регионите

20.11.2020   
               
               
                  BG
               
               
                  Официален вестник на Европейския съюз
               
               
                  L 391/3
               
            
         РЕШЕНИЕ № 18/2020 НА КОМИТЕТА НА РЕГИОНИТЕ
         относно публичния достъп до документи на Комитета на регионите
         БЮРОТО НА ЕВРОПЕЙСКИЯ КОМИТЕТ НА РЕГИОНИТЕ,
         като взе предвид член 15, параграф 3 от Договора за функционирането на Европейския съюз,
         като взе предвид Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (1),
         като взе предвид Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО (2),
         като взе предвид Правилника за дейността на Комитета на регионите и по-специално член 78 от него,
         като взе предвид Решение № 64/2003 на Бюрото на Комитета на регионите от 11 февруари 2003 г. относно публичния достъп до документи на Комитета (3),
         като взе предвид Решение № 128/2003 на Бюрото на Комитета на регионите от 17 юни 2003 г. относно публичния достъп до документи на Комитета посредством електронен регистъра на документите,
         като има предвид, че съвместната декларация относно Регламент (ЕО) № 1049/2001, чрез която Европейският парламент, Съветът и Комисията изискват от другите институции да приемат вътрешни правила за публичния достъп до документи, които да отчитат принципите и ограниченията, определени с настоящия регламент (4),
         като има предвид, че създаването на списък с пряко достъпни документи съгласно член 78, параграф 2 от Правилника за дейността на Комитета на регионите и договореностите на Комитета за упражняване на правото на гражданите на достъп до документи трябва да бъдат обединени в едно решение, за да се улесни прозрачността за гражданите,
         РЕШИ:
         ГЛАВА I
         
            ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
         
         
            Член 1
            Бенефициери, приложно поле и видове достъп
            
               1.   Всеки гражданин на Съюза и всяко физическо или юридическо лице, което пребивава или е установено в държава членка, има право на достъп до документите на Комитета на регионите („Комитета“) при спазване на принципите, условията и ограниченията, определени с Регламент (ЕО) № 1049/2001, и специалните разпоредби, предвидени в настоящото решение.
            
            
               2.   За целите на настоящото решение терминът „документи на Комитета“ означава всяко съдържание по смисъла на член 3, буква а) от Регламент (ЕО) № 1049/2001, което е било изготвено или получено от орган на Комитета или от Генералния секретариат на Комитета.
            
            
               3.   Комитетът предоставя публичен достъп до своите документи чрез регистъра, предвиден в глава II и по заявка в съответствие с глава III.
            
         
         ГЛАВА II
         
            РЕГИСТЪР НА ДОКУМЕНТИТЕ НА КОМИТЕТА
         
         
            Член 2
            
               1.   В съответствие с член 11 и член 12 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 г. в институцията се създава регистър на документите.
            
            
               2.   Документите на Комитета, посочени в приложения към настоящото решение списък, и документите, до които е предоставен достъп съгласно глава III от настоящото решение, са пряко достъпни за гражданите в електронен формат в регистъра.
            
            
               3.   Комитетът може да реши да включи в регистъра документи, различни от посочените в параграф 2. В такъв случай Комитетът взема решение, въз основа на естеството на всеки документ, да направи документа пряко достъпен за гражданите в електронен формат в регистъра или да включи в регистъра само референтен номер на документа, предмета и/или кратко описание на неговото съдържание и датата, на която документът е получен или изготвен и вписан в регистъра.
            
         
         ГЛАВА III
         
            ПРОЦЕДУРА ЗА ДОСТЪП ПО ЗАЯВКА
         
         
            Член 3
            Достъп до документи по заявка
            Документите на Комитета, които не са включени в списъка, приложен към настоящото решение, са достъпни, доколкото е възможно, за гражданите при спазване на ограниченията, предвидени в членове от 4 до 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
         
         
            Член 4
            Първоначално заявление
            
               1.   Подаване:
               
                           1.1.
                        
                        
                           Заявлението за достъп до документ се изпращат до Генералния секретариат на Комитета в каквато и да е писмена форма, включително в електронен формат, на един от езиците, изброени в член 1 от Регламент № 1/1958 за определяне на езиковия режим на Европейската икономическа общност (5).
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Заявлението трябва да бъде формулирано достатъчно точно и да съдържа по-специално елементите, които позволяват да се идентифицира(т) документа(ите), както и името и данните за контакт на заявителя.
                        
                     
                           1.3.
                        
                        
                           Ако дадено заявление не е достатъчно точно, институцията приканва заявителя да поясни заявлението, и му оказва съдействие за тази цел; в този случай периодът за отговор спира да тече до момента, в който Комитетът получи тази информация.
                        
                     
                           1.4.
                        
                        
                           В случай на повтарящи се или последователни заявления, отнасящи се до много дълги документи или множество документи, институцията може да се договори със заявителя по неформален начин с цел да се намери решение.
                        
                     
                           1.5.
                        
                        
                           Заявителят не е длъжен да обосновава заявлението си.
                        
                     
            
               2.   Обработка:
               
                           2.1.
                        
                        
                           Всяко заявление за достъп, получено от Комитета, се изпраща в деня на регистрирането му до екипа, отговарящ за разглеждането на заявленията за достъп до документи, който потвърждава получаването му, изготвя отговор и доставя документа в предвидения срок.
                        
                     
                           2.2.
                        
                        
                           Ако заявлението се отнася до изготвен от Комитета документ, за който може да се приложи едно от предвидените в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 изключения, службата, която отговаря за регистъра, се свързва с изготвилия документа екип или орган, който в срок от пет работни дни предлага какъв ход да се даде на заявлението.
                        
                     
                           2.3.
                        
                        
                           Ако съществува съмнение, че оповестяването се отнася до документи, изготвени от трети страни, Комитетът се консултира с тях, като им предоставя срок не по-малък от пет работни дни, за да обявят позицията си с цел да се прецени дали е приложимо едно от предвидените в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 изключения.
                        
                     
                           2.4.
                        
                        
                           Ако заявлението, подадено до Комитета, се отнася до документ, който е изготвен от друга институция и все още не е публикуван от тази институция, Комитетът представя на институцията, която отговаря за документа, не по-малко от пет работни дни, в които да изрази евентуални резерви по отношение на оповестяването на документа.
                        
                     
                           2.5.
                        
                        
                           Ако в определения срок не бъде получен отговор от третите страни или от институцията, изготвила документа, Комитетът продължава процедурата.
                        
                     
            
               3.   Решение:
               
                           3.1.
                        
                        
                           Когато се предоставя достъп до искания документ, в срок от 15 работни дни от датата на регистриране на заявлението Комитетът представя на заявителя поискания документ. Директорът на Дирекция А отговаря за отговорите, които дават достъп до исканите документи.
                        
                     
                           3.2.
                        
                        
                           В случай на отказ на достъп до искания документ, Комитетът в срок от 15 работни дни, считано от датата на регистриране на заявлението, уведомява писмено заявителя за основанията за пълен или частичен отказ и информира заявителя за правото му да подаде потвърдително заявление. Ако Комитетът не отговори в предписания срок, заявителят има право да подаде потвърдително заявление. Генералният секретар отговаря за отговорите, които съдържат пълен или частичен отказ на достъп до исканите документи.
                        
                     
                           3.3.
                        
                        
                           При изключителни случаи, например когато заявлението се отнася до много дълъг документ или до множество документи, предвиденият в параграфи 3.1 и 3.2 срок може да бъде удължен с 15 работни дни, при условие че заявителят е уведомен предварително и са посочени подробни мотиви.
                        
                     
                           3.4.
                        
                        
                           Директорът на Дирекция А и генералният секретар могат да делегират съответните си правомощия, посочени в параграфи 3.1 и 3.2.
                        
                     
         
         
            Член 5
            Потвърдителни заявления
            
               1.   Подаване:
               
                           1.1.
                        
                        
                           Потвърдителните заявления се изпращат до Комитета в срок от 15 работни дни от получаването на пълния или частичния отказ на достъп до искания документ или, при липсата на отговор на първоначалното заявление, до изтичането на срока, определен за отговор.
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Потвърдителното заявление се изготвя в съответствие със същите ясни изисквания по отношение на формата, като предвидените за първоначалното заявление.
                        
                     
            
               2.   Обработка:
               Разпоредбите, предвидени в член 4, параграф 2 от настоящото решение, се прилагат по аналогия към обработката на потвърдителни заявления. Комитетът обаче няма задължението да потвърждава получаването на потвърдителното заявление.
            
            
               3.   Решение:
               
                           3.1.
                        
                        
                           Когато се предоставя достъп до искания документ, в срок от 15 работни дни от датата на регистриране на потвърдителното заявление Комитетът представя на заявителя поискания документ. Председателят отговаря за отговорите, с които се предоставя достъп до исканите документи.
                        
                     
                           3.2.
                        
                        
                           В случай на отказ на достъп до искания документ, Комитетът в срок от 15 работни дни, считано от датата на регистриране на потвърдителното заявление, уведомява писмено заявителя за основанията за пълен или частичен отказ и го информира за средствата за правна защита, с които разполага. Председателят отговаря за отговорите, които съдържат пълен или частичен отказ на достъп до исканите документи.
                        
                     
                           3.3.
                        
                        
                           В изключителни случаи, когато потвърдителното заявление се отнася до много дълъг документ или до множество документи, предвиденият в параграфи 3.1 и 3.2 срок може да бъде удължен с 15 работни дни, при условие че заявителят е предварително уведомен и са посочени подробни мотиви.
                        
                     
                           3.4.
                        
                        
                           Председателят може да делегира правомощията, посочени в параграфи 3.1 и 3.2.
                        
                     
         
         
            Член 6
            Правни средства за защита
            Когато Комитетът откаже изцяло или частично да предостави достъп до документ вследствие на потвърдително заявление или не отговори в определения срок, заявителят има възможност да образува съдебно производство срещу Комитета и/или да подаде жалба до Европейския омбудсман съгласно условията, предвидени съответно в член 263 и 228 от Договора за функционирането на Европейския съюз.
         
         
            Член 7
            Издаване на документи и разходи, свързани с отговора
            
               1.   Издаване на документи
               
                           1.1.
                        
                        
                           Документите се доставят под формата на копие на хартиен носител или в електронен формат, като се взема под внимание в максимална степен предпочитанието на заявителя.
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Ако даден документ е бил вече оповестен от Комитета или от друга институция и ако до него е осигурен лесен достъп, Комитетът може да улесни достъпа до документа, като информира заявителя за начините за получаване на документа.
                        
                     
            
               2.   Разходи, свързани с отговора
               Разходите за изготвянето и изпращането на копия на повече от 20 страници формат A4 могат да бъдат за сметка на заявителя. Въпреки това, тези разходи не могат да превишават действителните разходи за процедурата. Предоставянето в електронен формат е безплатно.
            
         
         ГЛАВА IV
         
            ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
         
         
            Член 8
            Мерки за изпълнение
            Генералният секретар отговаря за предприемане на мерките, необходими за осигуряване на изпълнението на настоящото решение.
         
         
            Член 9
            Отмяна на Решение № 64/2003 и на Решение № 128/2003
            Настоящото решение отменя Решение № 64/2003 на Бюрото на Комитета на регионите от 11 февруари 2003 г. относно публичния достъп до документи на Комитета на регионите и Решение № 128/2003 на Бюрото на Комитета на регионите от 17 юни 2003 г. относно публичния достъп до документи на Комитета на регионите чрез електронния регистър на документите.
         
         
            Член 10
            Влизане в сила
            Настоящото решение влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
            
         
         
            Изготвено в Брюксел на 9 октомври 2020 година.
            
               
                  За Бюрото на Европейския комитет на регионите
               
               Apostolos TZITZIKOSTAS
               
                  Председател
               
            
         
         
            (1)  ОВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43.
         
            (2)  ОВ L 295, 21.11.2018, стр. 39.
         
            (3)  ОВ L 160, 28.6.2003 г., стр. 96.
         
            (4)  ОВ L 173, 27.6.2001 г., стр. 5.
         
            (5)  ОВ P 017, 6.10.1958 г., стр. 385.
      
      
         
            Приложение
            Списък на документите на Комитета на регионите, пряко достъпни за обществеността
            1.   Документи, свързани с политическата дейност
            
            Искания и обосновки за изготвяне на становище по собствена инициатива
            Разпределения на консултации
            Проектостановища на тематичните комисии
            Проекти за прогнозни становища на тематичните комисии
            Проектодоклади на тематичните комисии
            Проекти за прогнозни доклади на тематичните комисии
            Проекторезолюции на тематичните комисии
            Информационни бележки, предоставени на членовете на заседанията на комисиите
            Изменения на проектостановища на комисии
            Изменения на проекти на прогнозни становища в комисии
            Изменения на проектодоклади на комисии
            Изменения на проекти за прогнозни доклади на комисии
            Изменения на проекторезолюции на комисии
            Проектостановища, представени на пленарна сесия
            Проекти на прогнозни становища, представени на пленарна сесия
            Проектодоклади, представени на пленарна сесия
            Проекти за прогнозни доклади, представени на пленарна сесия
            Проекторезолюции на пленарна сесия
            Информационни бележки, представени на пленарните сесии
            Изменения на проектостановища, представени на пленарна сесия
            Изменения на проекти за прогнозни становища, представени на пленарна сесия
            Изменения на проектодоклади, представени на пленарна сесия
            Изменения на проекти за прогнозни доклади, представени на пленарна сесия
            Изменения на проекторезолюции, представени на пленарна сесия
            Обобщение на разискванията на пленарна сесия
            Становища на (Европейския) комитет на регионите
            Прогнозни становища на (Европейския) комитет на регионите
            Доклади на Комисията, в които се посочват причините за завеждане на иск за нарушение на принципа на субсидиарност или за извършване на задължителна консултация с Комитета
            Доклади на (Европейския) комитет на регионите
            Прогнозни доклади на (Европейския) комитет на регионите
            Резолюции на (Европейския) комитет на регионите
            Решения за неизготвяне на становище
            2.   Документи, свързани с организацията и функционирането на вземащите решения органи на Комитета
            
            Проект за Правилник за дейността
            Изменение на проекта за Правилник за дейността
            Правилник за дейността
            Доклади за преразглеждането на Правилника за дейността
            Решения на пленарните сесия относно избора на членовете на Бюрото
            Решения на пленарните сесия относно създаването на комисии
            Решения на Бюрото относно създаването на работни групи, съвместни консултативни комитети, междурегионални групи, работни групи и други политически органи
            Решения на пленарната сесия относно назначаването на председател
            Решения на пленарната сесия относно назначаването на първи заместник-председател
            3.   Документи, свързани с политическата стратегия на КР
            
            Проектодекларации
            Декларации
            Годишни доклади за оценка
            Доклади за оценка при изтичане на мандата
            Резюмета и доклади относно въздействието на становищата на Комитета
            Резюмета и годишни отчети за дейността
            Политически приоритети
            Политически програми в началото на мандата
            Работни програми на тематичните комисии на КР
            4.   Документи, свързани с дейността на органите на Комитета
            
            
               Документи на Бюрото
            
            Състави
            Известия за свикване
            Проекти на дневен ред
            Присъствени списъци
            Бележки на Бюрото
            Графици на заседанията
            Протокол
            
               Председателски съвет
            
            Дневни редове
            
               Документи на пленарната сесия
            
            Известия за свикване
            Проекти на дневен ред
            Протокол
            Присъствени списъци
            Изказвания и речи на поканените оратори
            
               Документи на тематичните комисии на Комитета (в допълнение към посочените в точка 1), съвместните консултативни комитети, работните групи, междурегионалните групи, работните групи и други политически органи на Комитета
            
            Политически приоритети (във вида, в който са включени в плановете за действие и работните програми)
            Политически програми в началото на мандата
            Отчети за дейността и тематични доклади
            Препоръки
            Състави
            Известия за свикване
            Проекти на дневен ред
            Протокол
            Присъствени списъци
            Предложения за изнесени дейности
            Представяния, свързани с тематични дебати или становища
            
               Председателство
            
            Изказвания и речи на председателя
            Изказвания и речи на заместник-председателите
            
               Членове
            
            Назначения на членове
            Писма за оставки на членове
            Изтичане на мандата на членове
            Декларации за финансови интереси
            
               Разходи и надбавки
            
            Правила относно възстановяването на транспортните разноски и изплащането на фиксираните пътни и заседателни надбавки на членовете
            
               Документи на политическите групи
            
            Създаване на групите
            Заседания между председателите на комисии и председателя на Комитета
            Известия за свикване
            Дневни редове
            
               Семинари и конференции
            
            Известия за заседания, семинари и конференции
            Документи относно последващи действия
            5.   Документи на мрежите и платформите на КР
            
            
               Европейска група за териториално сътрудничество (ЕГТС)
            
            Регистър
            Национални решения
            
               Мрежа за наблюдение на субсидиарността (МНС)
            
            Работни програми в областта на субсидиарността
            Годишни доклади за субсидиарността
            Проучвания
            Програми на конференцията за субсидиарността
            Брошури
            Доклади за консултация
            Приноси на партньорите на МНС
            
               Платформа „Европа 2020“
            
            Мониторингови доклади
            Списъци на членовете
            
               Платформа „Разделение на правомощията“
            
            Проучвания относно разделението на правомощията
            6.   Документи, свързани с комуникацията и изследвания
            
            
               Стратегически документи
            
            Комуникационни стратегии на Комитета
            Годишни планове за действие относно комуникацията
            Годишни доклади относно комуникацията (за дейностите от предходната година)
            
               Други документи
            
            Съобщения за медиите
            Електронни бюлетини (разпространявани чрез абонаментната услуга на главната страница на уебсайта)
            
               Организиране на мероприятия (конференции, кръгли маси, публични изслушвания, семинари и др.)
            
            Известия за свикване (конференции, кръгли маси, публични изслушвания, семинари и др.), които са отворени за обществеността
            Информация до членовете за мероприятията, организирани от Комитета
            Програми на мероприятията, организирани от Комитета
            Обобщения/анализ/оценка на мероприятията, организирани от Комитета
            
               Проучвания, извършени от Комитета
            
            Проучвания
            Изследователски програми на Бюрото
            
               Наръчници за членовете
            
            Наръчник за докладчиците
            Наръчник за членовете
            7.   Документи, свързани с отношенията с други институции
            
            Споразумения за сътрудничество
            Кореспонденция с европейски и международни институции и органи
            Кореспонденция с държави членки
            Кореспонденция с местни и регионални власти
            Кореспонденция с международни организации
            Кореспонденция със сдружения
            Европейска група за териториално сътрудничество
            8.   Документи, свързани с управлението на Комитета, планирането и докладването
            
            
               Назначаване и стажове
            
            Обяви за свободни длъжности
            Декларации за поверителност, свързани с назначаването на длъжностни лица, командировките на командированите национални експерти и стажовете
            Правила, приложими за командированите в Комитета национални експерти
            Правила, уреждащи схемата за стажове на Комитета
            Правила относно финансовото участие в пътните разходи, които действително са направени в началото и в края на стажовете на стажанти със стандартни договори в отделите на Комитета на регионите
            
               Процедури за възлагане на обществени поръчки
            
            Общи условия за поръчки за покупки (договори с ниска стойност)
            Декларация за поверителност, свързана с процедури за възлагане на обществени поръчки
            Обявления за поръчки, публикувани в Официален вестник
            Известия за възлагане на поръчки, публикувани в Официален вестник
            Предварително публикуване на предстоящи договори с ниска и средна стойност
            Списък на договори с ниска и средна стойност, подписани от Комитета през предходната година
            Списък на конкретни договори и формуляри за поръчка въз основа на рамков договор, подписан от КР през предходната година
            
               Правила относно подаването на сигнали за нередности и декларации за външни дейности на висши служители
            
            Декларация за поверителност във връзка със защитата на личните данни по време на процеса на подаване на сигнали за нередности
            Правила относно подаването на сигнали за нередности
            Административни договорености между Комитета и OLAF
            Годишна информация относно професионалните дейности на бивши висши служители