CELEX: 32002R1386
Language: ro
Date: 2002-07-29 00:00:00
Title: Regulamentul (CE) nr. 1386/2002 al Comisiei din 29 iulie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1164/94 al Consiliului privind sistemele de gestionare și de control pentru asistența acordată din Fondul de Coeziune și procedura de efectuare a corecțiilor financiare

Anunţ juridic important

|

32002R1386

Official Journal L 201 , 31/07/2002 P. 0005 - 0023 Ediţie specială în limba cehă Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba estonă Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba maghiară Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba lituaniană Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba letonă Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba malteză Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba polonă Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba slovacă Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180 Ediţie specială în limba slovenă Chapter 14 Volume 01 P. 162  - 180

		20020729Regulamentul (CE) nr. 1386/2002 al Comisieidin 29 iulie 2002de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1164/94 al Consiliului privind sistemele de gestionare și de control pentru asistența acordată din Fondul de Coeziune și procedura de efectuare a corecțiilor financiareCOMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1164/94 al Consiliului din 16 mai 1994 de creare a unui Fond de Coeziune [1], astfel cum a fost modificat prin Regulamentele (CE) nr. 1264/1999 și (CE) nr. 1265/1999 [2], în special articolul 12 alineatul (4) și articolul H alineatul (4) din anexa II la regulament,întrucât:(1) Articolul 12 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 impune statelor membre să adopte o serie de măsuri pentru a asigura utilizarea corectă și eficientă a Fondului de Coeziune, în conformitate cu principiul bunei gestionări financiare.(2) În acest sens, este necesar ca statele membre să asigure orientările corespunzătoare privind organizarea și funcțiile relevante ale organismelor responsabile cu implementarea proiectelor, cu certificarea cheltuielilor și cu gestionarea și coordonarea generală a operațiunilor Fondului de Coeziune din statul membru respectiv.(3) Regulamentul (CE) nr. 1164/94 solicită statelor membre să coopereze cu Comisia pentru ca aceasta să se poată asigura de existența și buna funcționare a sistemelor de gestionare și control ale statelor membre și, de asemenea, că statele membre acordă Comisiei toată asistența necesară pentru efectuarea verificărilor, inclusiv a verificărilor prin sondaj.(4) Pentru garantarea unui nivel calitativ unitar cu privire la certificarea cheltuielilor pentru care se solicită plăți din Fond, trebuie stabilit conținutul certificărilor și atestărilor respective, precum și precizarea caracterului și calității informațiilor pe baza cărora sunt întocmite.(5) Pentru a permite Comisiei să efectueze verificările menționate la articolul 12 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94, statele membre trebuie să furnizeze Comisiei, la cerere, datele de care au nevoie organismele responsabile cu implementarea proiectelor, a gestionării și coordonării generale a operațiunilor Fondului de Coeziune, astfel încât acestea să-și poată îndeplini atribuțiile de gestionare, monitorizare și evaluare prevăzute prin acest regulament. Este necesar să se precizeze conținutul acestor date, precum și formatul și mijloacele de transmitere a fișierelor electronice atunci când datele sunt transmise în format electronic. Comisia trebuie să asigure confidențialitatea și siguranța datelor transmise în acest format, precum și a celorlalte date.(6) Prezentul regulament trebuie să se aplice fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind verificările la fața locului și inspecțiile efectuate de către Comisie pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli [3].(7) Prezentul regulament se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (CE) nr. 1831/94 al Comisiei din 26 iulie 1994 privind neregulile și recuperarea sumelor plătite în mod nejustificat în cadrul finanțării Fondului de Coeziune, precum și organizarea sistemului informatic în domeniu [4].(8) Ar trebui să se adopte dispoziții detaliate privind procedura prevăzută la articolul H din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94, inclusiv cele privind recuperarea sumelor plătite în mod nejustificat, restituirea către Comisie și dobânzi pentru neplată,ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:CAPITOLUL IObiect și domeniu de aplicareArticolul 1Prezentul regulament stabilește normele de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1164/94 privind sistemele de gestionare și control referitoare la asistența garantată din Fondul de Coeziune (denumit în continuare "fond") din perspectiva măsurilor eligibile care intră sub incidența articolului 3 din acest regulament, aprobate pentru prima dată după 1 ianuarie 2000, precum și cu privire la procedura de aplicare a corecțiilor financiare.CAPITOLUL IISisteme de gestionare și controlArticolul 2(1) Fiecare stat membru se asigură că următoarele organisme și autorități beneficiază de orientările corespunzătoare privind organizarea sistemelor de gestionare și control care să garanteze buna gestionare a Fondului în conformitate cu principiile și standardele general acceptate:(a) organismele responsabile de implementarea proiectelor în temeiul articolului 10 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 (denumite în continuare organisme de implementare);(b) autoritățile sau organismele responsabile de certificarea declarațiilor de cheltuieli pentru care se solicită plăți din fond în conformitate cu articolul 12 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 și articolul D alineatul (4) din anexa II la regulament, inclusiv, dacă acestea sunt diferite, autoritățile sau organismele desemnate în temeiul articolului D alineatul (1) din anexa II la regulament (denumite în continuare autorități de plată);(c) autoritățile responsabile de gestionarea și coordonarea generală a operațiunilor fondului în statul membru respectiv (denumite în continuare autorități de gestionare) și(d) organisme și servicii publice sau private care acționează sub responsabilitatea autorității de gestionare sau de plată sau care îndeplinesc atribuții în numele acestora în cadrul relațiilor cu organismele de implementare (denumite în continuare organisme intermediare).Aceste orientări trebuie să ajute în special aceste autorități și organisme să instituie sistemele necesare nu doar pentru a asigura exactitatea, regularitatea și eligibilitatea solicitărilor de asistență comunitară, ci și pentru a asigura execuția proiectelor în conformitate cu condițiile prevăzute de decizia în materie și cu obiectivele prevăzute în aceste proiecte.(2) În înțelesul prezentului regulament, noțiunea "organisme de implementare" include, atunci când organismele de implementare nu sunt și destinatari finali ai asistenței, celelalte organisme și întreprinderi implicate în implementarea proiectului în calitate de concesionari, persoane numite sau în altă calitate.(3) În înțelesul prezentului regulament, cu excepția cazurilor în care se prevede altfel, "proiect" înseamnă orice proiect individual, etapă a unui proiect sau grup de proiecte care intră sub incidența articolul 1 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94, precum și orice măsură care intră sub incidența articolul 3 alineatul (2) din acest regulament și care face obiectul unei decizii adoptate în temeiul articolului 10 alineatul (6) din același regulament (denumită în continuare decizie de acordare).Articolul 3Sistemele de gestionare și control ale autorităților de gestionare și de plată, ale organismelor intermediare și ale organismelor de aplicare prevăd, conform proporționalității față de volumul de asistență administrat:(a) o definiție clară, o alocare clară și, în măsura în care este necesar pentru asigurarea unei bune gestionări, separarea corespunzătoare a funcțiilor în interiorul organizației respective;(b) sisteme eficiente care asigură îndeplinirea satisfăcătoare a funcțiilor;(c) în cazul organismelor intermediare, comunicarea informațiilor la autoritatea competentă cu privire la îndeplinirea atribuțiilor și la mijloacele utilizate.Articolul 4(1) Sistemele de gestionare și control menționate la articolul 3 prevăd proceduri de verificare a autenticității cheltuielilor declarate și a realizării proiectului din faza de pregătire și până la punerea în funcțiune a investiției finanțate, în conformitate cu condițiile deciziei de acordare, cu obiectivele prevăzute în proiect și cu normele de drept intern și comunitar în vigoare privind, în special, eligibilitatea cheltuielilor pentru asistență din fond, protecția mediului, transporturile, rețelele transeuropene, concurența și achizițiile publice.Verificările se referă la toate aspectele de care depinde utilizarea eficientă a fondurilor angajate, indiferent dacă sunt de natură financiară, tehnică sau administrativă.(2) Procedurile prevăd evidența verificărilor proiectelor efectuate la fața locului. Dosarele de evidență cuprind lucrările desfășurate, rezultatele verificărilor și măsurilor luate cu privire la anomaliile constatate. Dacă verificările fizice sau administrative nu sunt exhaustive, dar au fost efectuate pe un eșantion de lucrări sau operațiuni, dosarele identifică lucrările și operațiunile selectate și descriu metoda de eșantionare.Articolul 5(1) În ceea ce privește proiectele aprobate pentru întâia oară după 1 ianuarie 2000, statele membre informează Comisia, în termen de trei luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, cu privire la organizarea autorităților de gestionare și de plată, precum și a organismelor intermediare responsabile de operațiunile fondului din țara lor, cu privire la sistemele de gestionare și control instituite în cadrul autorităților și organismelor în cauză, precum și cu privire la îmbunătățirile avute în vedere în temeiul orientărilor menționate la articolul 2 alineatul (1).(2) Comunicarea conține următoarele informații referitoare la fiecare autoritate de plată și de gestionare și la fiecare organism intermediar:(a) funcțiile care le-au fost atribuite;(b) alocarea funcțiilor între departamente sau în cadrul departamentelor, inclusiv între autoritatea de gestionare și autoritatea de plată, dacă acestea aparțin aceluiași organism;(c) procedurile de verificare și recepție a lucrărilor, de recepție, verificare și aprobare a solicitărilor de rambursare a cheltuielilor, precum și procedura de ordonanțare, execuție și evidențiere contabilă a plăților către beneficiari;(d) dispozițiile referitoare la auditarea sistemelor de gestionare și control.(3) Comisia, în cooperare cu statul membru, se asigură că sistemele de gestionare și control prezentate în temeiul alineatelor (1) și (2) sunt conforme cu standardele prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1164/94 și de prezentul regulament. Comisia comunică orice obstacole în calea transparenței controalelor privind funcționarea fondului și în calea îndeplinirii de către Comisie a responsabilităților care îi revin în temeiul articolului 274 din tratat, rezultate din aplicarea acestor standarde. Funcționarea sistemelor se verifică periodic.Articolul 6(1) Sistemele de gestionare și control asigură o pistă suficientă de auditare.(2) O pistă de auditare este considerată suficientă dacă permite:(a) reconcilierea sumelor recapitulative reprezentând cheltuieli, notificate Comisiei, cu situația cheltuielilor individuale și documentele justificative păstrate la diverse niveluri administrative și de către organismele de implementare;(b) verificarea alocării și a transferului fondurilor comunitare și naționale disponibile;(c) verificarea exactității informațiilor furnizate cu privire la organizarea proiectului în conformitate cu condițiile stabilite prin decizia de acordare și la obiectivele prevăzute în proiect.(3) Descrierea orientativă a cerințelor de informare pentru o pistă suficientă de auditare este prezentată în anexa I.(4) Autoritatea de gestionare se asigură că sunt îndeplinite următoarele condiții:(a) există proceduri care să garanteze că documentele care țin evidența cheltuielilor și plăților efectuate, a lucrărilor și verificărilor aferente efectuate în cadrul proiectului, necesare pentru o pistă suficientă de auditare, sunt ținute în conformitate cu cerințele prevăzute la articolul G alineatul (3) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1664/94 și în anexa I la prezentul regulament;(b) sunt înregistrate denumirea organismului care le deține, precum și adresa acestuia;(c) documentele sunt prezentate pentru inspecție de către persoanele sau organismele care în mod normal sunt împuternicite în acest sens.(5) Persoanele sau organismele menționate la alineatul (4) litera (c) sunt:(a) personalul autorității de gestionare și de plată, al organismelor intermediare și al organismului de implementare care procesează cererile de plată;(b) serviciile care auditează sistemele de gestionare și control;(c) persoana sau departamentul din cadrul autorității de plată care are responsabilitatea certificării solicitărilor intermediare sau finale de plată în temeiul articolului 12 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 și articolul D alineatul (2) litera (d) din anexa II la regulamentul în cauză și persoana sau departamentul care emite declarația prevăzută la articolul 12 alineatul (1) litera (f) din regulamentul menționat anterior;(d) funcționari mandatați ai instituțiilor naționale de audit și ai Comunității.Aceste persoane sau organisme pot solicita să li se furnizeze extrase sau copii ale documentelor sau evidențelor contabile menționate la alineatul (4).Articolul 7Autoritatea de plată ține contabilitatea sumelor de recuperat din plățile de asistență comunitare deja efectuate și se asigură că sumele în cauză sunt recuperate fără întârziere nejustificată. După recuperare, autoritatea de plată restituie plățile necuvenite recuperate, la care se adaugă dobânzile de întârziere a plăților, prin deducerea sumelor în cauză din următoarele declarații de cheltuieli și solicitare de plată transmise Comisiei în legătură cu proiectul. Dacă acestea nu sunt suficiente, Comisia poate solicita rambursarea sumei restante.Autoritatea de plată transmite anual Comisiei, ca anexă la al patrulea raport trimestrial privind recuperările prevăzut de Regulamentul (CE) nr. 1831/94, situația sumelor de recuperat la acea dată, grupate în funcție de anul în care a fost emis ordinul de recuperare.CAPITOLUL IIICertificarea cheltuielilorArticolul 8(1) Certificările și atestările privind declarațiile intermediare și finale de cheltuieli prevăzute la articolul 12 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 și la articolul D alineatul (1) litera (d) a patra liniuță din anexa II la regulamentul în cauză se întocmesc în forma prevăzută în anexa II la prezentul regulament de către o persoană sau un departament din cadrul autorității de plată, independente din punct de vedere funcțional de serviciile care aprobă plățile.(2) Înainte de certificarea unei declarații de cheltuieli, autoritatea de plată se asigură că sunt îndeplinite următoarele condiții:(a) autoritatea de gestionare, organismele intermediare și organismul de implementare au îndeplinit cerințele din Regulamentul (CE) nr. 1164/94, în special pe cele de la articolul 12 alineatul (1) literele (c) și (e) și de la articolul D alineatul (2) literele (b) și (d) din anexa II, și au respectat condițiile impuse de decizia de acordare;(b) declarația de cheltuieli include doar cheltuielile:(i) care au fost efectiv realizate în perioada eligibilă prevăzută în decizia de acordare și care pot fi justificate cu facturi însoțite de dovada plății sau cu documente contabile cu valoare justificativă echivalentă;(ii) care au legătură cu lucrări care nu ajunseseră într-un stadiu foarte avansat în momentul depunerii cererii de finanțare;(iii) care sunt justificate de progresul sau finalizarea proiectului în conformitate cu condițiile din decizia de acordare și obiectivele prevăzute în proiect.(3) Pentru a se putea lua mereu în considerare măsura în care sistemele de control și pista de auditare sunt suficiente înainte ca o declarație de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, autoritatea de gestionare se asigură că autoritatea de plată este informată cu privire la procedurile pe care le utilizează autoritatea de gestionare, organismele intermediare și organismul de implementare pentru:(a) verificarea autenticității cheltuielilor declarate și a realizării proiectului în conformitate cu condițiile impuse de decizia relevantă de acordare și cu obiectivele prevăzute în proiect;(b) asigurarea respectării normelor în vigoare;(c) menținerea unei piste de auditare.(4) În cazul în care autoritatea de plată și autoritatea de gestionare aparțin aceluiași organism, acesta se asigură că se aplică proceduri care oferă standarde de control echivalente cu cele prevăzute la alineatele (2) și (3).CAPITOLUL IVVerificare prin sondajArticolul 9(1) Statele membre organizează verificări ale proiectelor pe baza unei eșantionări corespunzătoare, concepute în special pentru:(a) a verifica dacă sistemele de gestionare și control instituite funcționează eficient;(b) verificarea selectivă, pe baza unei analize a riscurilor, a declarațiilor de cheltuieli făcute la diversele niveluri implicate.(2) Verificările efectuate pentru perioada 2000-2006 acoperă cel puțin 15 % din cheltuielile totale eligibile efectuate pentru proiecte aprobate pentru prima dată în această perioadă. Acest procent poate fi redus proporțional cu cheltuielile efectuate înainte de intrarea în vigoare a prezentului regulament. Verificările se bazează pe un eșantion reprezentativ de operațiuni, conform cerințelor prevăzute la alineatul (3).Statele membre depun toate eforturile să asigure o repartiție egală a verificărilor pe întreaga perioadă menționată anterior. Statele membre asigură separarea corespunzătoare a sarcinilor între aceste verificări și punerea în aplicare și procedurile de plată aferente proiectelor.(3) Selectarea eșantionului de operațiuni care urmează a fi verificate se face ținând cont de:(a) nevoia de a verifica o varietate corespunzătoare de tipuri și dimensiuni de proiecte;(b) orice factori de risc care au fost identificați în urma unor verificări naționale sau comunitare;(c) nevoia de a asigura verificarea satisfăcătoare a diverselor tipuri de organisme implicate în gestionarea și implementarea proiectelor și a celor două sectoare de activitate (transporturi și mediu).Articolul 10Statele membre se asigură că aceste verificări acoperă următoarele aspecte:(a) aplicarea efectivă și eficiența a sistemelor de gestionare și control;(b) executarea proiectelor în conformitate cu condițiile din decizia de acordare și cu obiectivele prevăzute în proiecte;(c) un număr corespunzător de evidențe contabile, conformitatea evidențelor cu documentele justificative păstrate de organismele intermediare și de organismul de implementare;(d) prezența unei piste suficiente de auditare;(e) un număr corespunzător de elemente de cheltuieli, respectarea dispozițiilor comunitare în ceea ce privește natura și momentul cheltuielilor relevante și conformitatea acestora cu normele comunitare, cu caietul de sarcini al proiectului și cu lucrările efectiv executate;(f) acordarea efectivă a cofinanțării naționale corespunzătoare și(g) executarea proiectelor cofinanțate în conformitate cu normele și politicile comunitare, conform cerințelor de la articolul 8 din Regulamentul (CE) nr. 1164/94.Articolul 11Verificările stabilesc dacă eventualele probleme descoperite sunt de natură sistemică, implicând riscuri pentru alte proiecte sau pentru toate proiectele desfășurate de același organism de implementare sau în statul membru în cauză. Acestea identifică, de asemenea, cauzele situațiilor respective, verificările ulterioare care s-ar putea impune, precum și acțiunile corective și preventive necesare.Articolul 12În conformitate cu articolul G alineatul (1) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94, statele membre informează Comisia, până la data de 30 iunie a fiecărui an și pentru prima dată până la 30 iunie 2003, cu privire la aplicarea în statele membre în cauză a articolelor 9-11 din prezentul regulament în anul calendaristic precedent și, în plus, completează și actualizează, dacă este necesar, descrierea sistemelor de gestionare și control comunicată în temeiul articolului 5 alineatul (1).CAPITOLUL VDeclarație la încheierea proiectelorArticolul 13Persoana sau departamentul desemnate să emită declarațiile la încheierea proiectelor în temeiul articolului 12 alineatul (1) litera (f) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 au o funcție independentă de:(a) autoritatea de gestionare, organismul de implementare și organismele intermediare;(b) persoana sau departamentul din cadrul autorității de plată care are responsabilitatea întocmirii certificatelor menționate la articolul 8 alineatul (1).Persoana sau departamentul în cauză efectuează controlul în conformitate cu standardele de audit acceptate pe plan internațional. Organismul de implementare, autoritatea de plată și de gestionare și organismele intermediare îi furnizează toate informațiile necesare și îi asigură accesul la evidențele și documentele justificative necesare pentru întocmirea declarației.Articolul 14Declarațiile se bazează pe examinarea sistemelor de gestionare și control, pe rezultatele verificărilor deja efectuate și, dacă este necesar, ale unei verificări suplimentare prin sondaj a operațiunilor, precum și pe concluziile raportului final întocmit în conformitate cu articolul F alineatul (4) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94. Persoana sau departamentul care emite declarația efectuează toate verificările necesare pentru a obține o asigurare rezonabilă că declarația de cheltuieli avizată este corectă, că operațiunile care au stat la bază sunt legale și conforme și că proiectul s-a desfășurat în conformitate cu condițiile din decizia de acordare și obiectivele prevăzute în proiect.Declarațiile se întocmesc conform modelului orientativ prezentat în anexa III și sunt însoțite de un raport care include toate informațiile relevante pentru justificarea declarației, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor efectuate de către organismele naționale sau comunitare la care declarantul a avut acces.Articolul 15Dacă se constată deficiențe importante de gestionare sau de control sau frecvența ridicată a neregulilor sau îndoieli cu privire la implementarea în cele mai bune condiții a proiectului care nu permit o apreciere generală pozitivă cu privire la valabilitatea cererii de plată a soldului final și la aprobarea finală, declarația menționează aceste situații și estimează amploarea problemei și impactul său financiar.În astfel de cazuri, Comisia poate solicita efectuarea unei verificări suplimentare în vederea identificării sau rectificării neregulilor într-un termen dat.CAPITOLUL VIForma și conținutul informațiilor contabile care trebuie deținute și puse la dispoziția Comisiei de către statele membre, la cererea acesteiaArticolul 16(1) Evidențele contabile privind proiectele menționate la anexa I se țin, pe cât posibil, în formă electronică. Aceste evidențe se pun la dispoziția Comisiei la cererea expresă a acesteia în vederea efectuării de verificări asupra documentelor sau la fața locului, fără a aduce atingere cerinței de prezentare a rapoartelor anuale prevăzută la articolul F alineatul (4) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94.(2) Comisia stabilește, împreună cu fiecare stat membru, conținutul înregistrărilor computerizate care trebuie puse la dispoziție în conformitate cu alineatul (1), mijloacele prin care acestea se comunică și durata perioadei necesare pentru dezvoltarea eventualelor sisteme computerizate impuse. Sfera informațiilor care pot fi solicitate și specificațiile tehnice preferate pentru transferul către Comisie al fișierelor electronice sunt indicate în anexele IV și V.(3) La solicitarea scrisă a Comisiei, statele membre îi furnizează înregistrările menționate la alineatul (1) în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea solicitării. Comisia poate stabili împreună cu statul membru un alt termen, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic.(4) Comisia asigură, în conformitate cu articolul 287 din tratat, confidențialitatea și siguranța informațiilor transmise de către statele membre și a celor colectate pe parcursul verificărilor la fața locului.(5) Sub rezerva dispozițiilor relevante de drept intern, funcționarii Comisiei au acces la toate documentele întocmite fie în vederea, fie ca urmare a controalelor efectuate în temeiul prezentului regulament, precum și la informațiile deținute, inclusiv la cele stocate în sisteme computerizate.CAPITOLUL VIICorecții financiareArticolul 17(1) Valoarea corecțiilor financiare efectuate de Comisie în temeiul articolului H alineatul (2) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94 pentru nereguli individuale sau sistemice se evaluează, ori de câte ori acest lucru este posibil și fezabil, pe baza dosarelor individuale și este egală cu cuantumul cheltuielilor imputate în mod eronat Fondului, ținându-se seama de principiul proporționalității.(2) În cazul în care nu este posibil sau fezabil să se cuantifice cu exactitate valoarea cheltuielilor nejustificate, sau în care ar fi disproporționat să se anuleze integral cheltuiala în cauză și, în consecință, Comisia efectuează corecțiile financiare prin extrapolare sau pe o bază forfetară, aceasta procedează după cum urmează:(a) în cazul extrapolării, utilizează un eșantion reprezentativ de operațiuni cu caracteristici omogene;(b) în cazul unei baze forfetare, evaluează gravitatea încălcării reglementărilor și anvergura și implicațiile financiare ale deficiențelor din sistemul de gestionare și control care au condus la neregula constatată.(3) În cazul în care își fondează poziția pe faptele constatate de alți auditori decât cei din propriile servicii, Comisia își stabilește propriile concluzii cu privire la consecințele financiare ale acestora, după examinarea măsurilor adoptate de statul membru în cauză în temeiul articolului 12 alineatele (1) și (2) din Regulamentul (CE) nr. 1164/94 și al articolului G alineatul (1) din anexa II la regulamentul respectiv, a rapoartelor prezentate în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1831/94 și a eventualelor răspunsuri din partea statului membru.Articolul 18(1) Termenul în care statul membru respectiv poate răspunde unei solicitări emise în temeiul articolului H alineatul (1) primul paragraf din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94 pentru a-și prezenta observațiile este de două luni, cu excepția cazurilor justificate corespunzător în care Comisia poate stabili un termen mai lung.(2) În cazul în care Comisia propune corecții financiare prin extrapolare sau pe o bază forfetară, statului membru i se oferă posibilitatea să demonstreze, printr-o examinare a dosarelor în cauză, că amploarea reală a neregulii a fost mai redusă decât cea estimată de către Comisie. De comun acord cu Comisia, statul membru poate limita amploarea examinării la o proporție corespunzătoare sau la un eșantion din dosarele respective.Cu excepția cazurilor justificate corespunzător, termenul acordat pentru această examinare nu depășește o perioadă suplimentară de două luni după termenul de două luni menționat la alineatul (1). Rezultatele unei astfel de examinări sunt analizate conform procedurii prevăzute în articolul H alineatul (1) al doilea paragraf din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94. Comisia ține cont de orice dovezi prezentate de statul membru în aceste termene.(3) Ori de câte ori statul membru ridică obiecțiuni cu privire la observațiile Comisiei și are loc o audiere în temeiul articolului H alineatul (1) al doilea paragraf din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94, perioada de trei luni în care Comisia poate să adopte o decizie în temeiul articolului H alineatul (2) din anexa II la regulamentul în cauză se calculează de la data audierii.Articolul 19În cazurile în care Comisia a suspendat plățile în temeiul articolului G alineatul (2) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94, Comisia și statul membru respectiv urmăresc să obțină un acord în conformitate cu procedura și în termenele stabilite la articolul 18 alineatele (1) și (2) din prezentul regulament. Dacă nu se ajunge la un acord, se aplică articolul 18 alineatul (3).Articolul 20(1) Orice plată scadentă datorată Comisiei în temeiul articolului H alineatul (3) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94 se efectuează până la scadența indicată în ordinul de recuperare întocmit în conformitate cu Regulamentul Financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene. Scadența menționată anterior este ultima zi a celei de-a doua luni după luna în care a fost emis ordinul.(2) Orice întârziere în efectuarea plății scadente generează dobânzi de întârziere la plată, începând cu data scadenței menționate la alineatul (1) și până la data plății efective. Rata dobânzii este cu un procent și jumătate mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană pentru principalele sale operațiuni de refinanțare în prima zi lucrătoare a lunii scadenței.(3) Corecția financiară aplicată în temeiul articolului H alineatul (2) din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1164/94 nu aduce atingere obligației statului membru de a proceda la recuperările prevăzute la articolul 12 alineatul (1) litera (h) din regulamentul în cauză.(4) Când anumite sume trebuie să fie recuperate ca urmare a unei nereguli, serviciul sau organismul competent al statului membru inițiază procedurile de recuperare și notifică organismul de implementare și autoritățile de plată și de gestionare cu privire la aceasta.CAPITOLUL VIIIDispoziții generale și finaleArticolul 21Nici o dispoziție din prezentul regulament nu împiedică statele membre să aplice norme mai stricte decât cele prevăzute în prezentul regulament.Articolul 22Prezentul regulament nu aduce atingere obligațiilor statelor membre, cu privire la proiectele care au fost aprobate pentru prima dată înainte de 1 ianuarie 2000, de a se asigura că proiectele au fost realizate în mod corespunzător, de a preveni neregulile și de a lua măsuri împotriva acestora și de a recupera orice sume pierdute ca urmare a unor nereguli sau din neglijență.Articolul 23Prezentul regulament intră în vigoare în a șaptea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.Adoptat la Bruxelles, 29 iulie 2002.Pentru ComisieMichel BarnierMembru al Comisiei[1] JO L 130, 25.5.1994, p. 1.[2] JO L 161, 26.6.1999, p. 57 și 62.[3] JO L 292, 15.11.1996, p. 2.[4] JO L 191, 27.7.1994, p. 9.--------------------------------------------------20020729ANEXA IDESCRIERE ORIENTATIVĂ A INFORMAȚIILOR NECESARE PENTRU O PISTĂ SUFICIENTĂ DE AUDITARE(Articolul 6)Există o pistă suficientă de auditare, așa cum este menționat la articolul 6 alineatul (2), dacă pentru un anumit proiect, inclusiv pentru proiectele individuale dintr-un grup de proiecte:1. Evidențele contabile ținute la un nivel corespunzător de gestionare oferă informații detaliate privind cheltuielile efective realizate în cadrul proiectului cofinanțat de către organismul de implementare, inclusiv, atunci când acesta din urmă nu este destinatarul final al finanțării, organismele și întreprinderile implicate în realizarea proiectului în calitate de concesionari, persoane numite sau în altă calitate. Evidențele contabile indică data la care au fost create, valoarea fiecărui element de cheltuieli, natura documentelor justificative, data și metoda de plată. Se anexează documentele justificative necesare (de exemplu, facturile).2. Pentru elementele de cheltuieli care au legătură doar parțial cu proiectul cofinanțat, se demonstrează acuratețea alocării cheltuielii între proiectul cofinanțat și restul activităților. Același lucru este valabil și pentru tipurile de cheltuieli care sunt considerate eligibile doar în anumite limite sau proporțional cu alte costuri.3. Specificațiile tehnice și caietul de sarcini al proiectului, rapoartele privind progresul realizat în executarea proiectului, documentele privind procedurile de licitație și de contractare și rapoartele inspecțiilor privind realizarea proiectului conform articolului 4 se țin, de asemenea, la un nivel corespunzător de gestionare.4. Pentru notificarea autorității de plată cu privire la cheltuielile efective realizate în proiectul cofinanțat, informațiile menționate la punctul 1 se totalizează într-o situație detaliată a cheltuielilor, defalcate pe categorii. Situațiile detaliate de cheltuieli constituie documente însoțitoare pentru evidențele autorității de plată și constituie baza pentru întocmirea rapoartelor de cheltuieli pentru Comisie.5. Dacă între organismul de implementare sau organismele sau întreprinderile implicate în aplicarea proiectului și autoritatea de plată există mai multe organisme intermediare, fiecare organism intermediar solicită, pentru domeniul său de responsabilitate, declarații detaliate de cheltuieli de la organismul din subordinea sa pentru propriile evidențe contabile, din care prezintă organismului căruia i se subordonează cel puțin o situație globală a cheltuielilor efectuate pentru proiect.6. În cazul transferului electronic al datelor contabile, toate autoritățile și organismele implicate obțin informații suficiente de la nivelul inferior pentru justificarea evidențelor contabile și a sumelor raportate la nivelul superior, astfel încât să se asigure o pistă suficientă de auditare de la sumele totale notificate Comisiei până la elementele individuale de cheltuieli și documentele însoțitoare la nivelul organismului de aplicare și al altor organisme și întreprinderi implicate în implementarea proiectului.--------------------------------------------------20020729ANEXA II+++++ TIFF ++++++++++ TIFF ++++++++++ TIFF +++++--------------------------------------------------20020729Anexă la situația cheltuielilor: recuperări efectuate de la ultima declarație de cheltuieli certificată și incluse în prezenta declarație de cheltuieli+++++ TIFF ++++++++++ TIFF +++++--------------------------------------------------20020729ANEXA III+++++ TIFF ++++++++++ TIFF +++++--------------------------------------------------20020729ANEXA IV+++++ TIFF ++++++++++ TIFF ++++++++++ TIFF +++++--------------------------------------------------20020729ANEXA VSPECIFICAȚII TEHNICE RECOMANDATE PENTRU TRANSFERUL CĂTRE COMISIE AL FIȘIERELOR ELECTRONICE1. MIJLOACE DE TRANSFERPot fi utilizate cele mai multe dintre mijloacele de uz curent, sub rezerva unui acord prealabil al Comisiei. Lista de mai jos este o listă neexhaustivă a mijloacelor preferate.1.1. Suporturi magnetice- dischetă: 3,5 inch 1,4 Mb (DOS/Windows)arhivare opțională în format ZIP- cartuș DAT4 mm DDS-1 (90 m)- CD-ROM (WORM)1.2. Transfer electronic al fișierelor- Transfer direct prin e-mail:pentru fișiere de cel mult 5 Mbarhivare opțională în format ZIP- Transfer prin FTParhivare opțională în format ZIP2. STANDARD RECOMANDAT PENTRU ÎNTOCMIREA UNUI EXTRAS DIN FIȘIERELE ELECTRONICE ALE STATELOR MEMBREFișierul standard recomandat are următoarele caracteristici:1. fiecare înregistrare începe cu un cod de trei caractere care identifică informațiile conținute în înregistrarea în cauză. Există două tipuri de înregistrări:1. (a) înregistrări privind proiectul, identificate cu codul "PRJ", care conțin informații generale privind proiectul. Atributele înregistrării (rubricile 1-30) sunt cele descrise la punctul 1A din anexa IV;1. (b) înregistrări ale cheltuielilor, identificate cu codul "PAY" conținând informații detaliate privind cheltuielile declarate cu privire la proiect. Atributele înregistrării (rubricile 31-64) sunt cele descrise la punctul 1B din anexa IV;2. înregistrările "PRJ" care conțin informații privind un anumit proiect sunt urmate imediat de mai multe înregistrări "PAY" care conțin informațiile privind cheltuielile pentru proiect, altfel înregistrările PRJ și PAY pot fi furnizate în fișiere separate;3. rubricile vor fi separate prin punct și virgulă (";"). Două semne ";" consecutive indică faptul că nu sunt prezentate date pentru rubrica respectivă (rubrică goală);4. înregistrările pot varia ca lungime. Fiecare înregistrare se încheie cu un cod "CR LF" sau "Carriage Return – Line Feed" (Retur de car – Rând nou) (în hexadecimal: 0D 0A);5. fișierul va fi în cod ASCII;6. câmpurile numerice reprezentând sume:a. separator zecimal: ".";b. dacă este necesar, simbolul (+ sau –) va apărea în extremitatea stângă, urmat imediat de cifre;c. număr fix de zecimale;d. fără spații între cifre; fără spații între grupurile miilor;7. formatul datei: "ZZMMAAAA" (ziua cu două cifre, luna cu două cifre, anul cu patru cifre);8. datele în format text nu trebuie puse între ghilimele (""). Evident, separatorul punct și virgulă ";" nu trebuie folosit în câmpurile în format text;9. toate câmpurile: fără spații la începutul sau sfârșitul rubricii;10. fișierele întocmite conform regulilor menționate anterior vor arăta după cum urmează (exemplu):PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;29122000;Department of Finance; Dublin Corporation;PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;11. în cazul fișierelor din Grecia, trebuie aplicată codificarea ELOT-928 sau ISO 8859-7.3. DOCUMENTAȚIEFiecare fișier trebuie să fie însoțit de sume de verificare pentru următoarele puncte:1. numărul de înregistrări;2. suma totală;3. suma subtotalurilor pentru fiecare proiect.Pentru fiecare rubrică codificată, semnificațiile codurilor vor fi anexate la fișier.Suma înregistrărilor dintr-un fișier electronic pentru un proiect trebuie să corespundă cu declarațiile de plată prezentate Comisiei pentru perioada specificată în solicitarea de informații. Orice discrepanțe trebuie justificate într-o notă anexată la fișier.--------------------------------------------------