CELEX: 51984DC0254
Language: da
Date: 1984-04-26
Title: DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 1984 SEKTION III - KOMMISSIONEN I. OVERFØRSEL Nr. 11/84 (Ikke-obligatoriske udgifter) fra kapitel B-101 til kapitel A-20, A-22 og A-23: 588 900 ECU "Oprettelse af Kommissionens delegation i BRASILIA".#II. OVERFØRSEL Nr. 12/84 (Ikke-obligatoriske udgifter) fra kapitel A-100 til kapitel A-28: 550 000 ECU "Europæisk-Latinamerikansk Institut"#III. OVERFØRSEL Nr. 13/84 (Ikke-obligatoriske udgifter) fra kapitel A-100 til kapitel A-20: 1 750 000 ECU "Opførelse af bygning til Kommissionens delegation i CANBERRA".

ARCHIVES HISTORIQUES
DE LA COMMISSION
COLLECTION RELIEE DES
DOCUMENTS "COM"
COM (84) 254
Vol. 1984/0120
 ---pagebreak--- Disclaimer
Conformément au règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février 1983
concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique
européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique (JO L 43 du 15.2.1983,
p. 1), tel que modifié par le règlement (CE, Euratom) n° 1700/2003 du 22 septembre 2003
(JO L 243 du 27.9.2003, p. 1), ce dossier est ouvert au public. Le cas échéant, les documents
classifiés présents dans ce dossier ont été déclassifiés conformément à l'article 5 dudit
règlement.
In accordance with Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983
concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic
Community and the European Atomic Energy Community (OJ L 43, 15.2.1983, p. 1), as
amended by Regulation (EC, Euratom) No 1700/2003 of 22 September 2003 (OJ L 243,
27.9.2003, p. 1), this file is open to the public. Where necessary, classified documents in this
file have been declassified in conformity with Article 5 of the aforementioned regulation.
In Übereinstimmung mit der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1.
Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen
Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABI. L 43 vom 15.2.1983,
S. 1), geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 vom 22. September 2003
(ABI. L 243 vom 27.9.2003, S. 1), ist diese Datei der Öffentlichkeit zugänglich. Soweit
erforderlich, wurden die Verschlusssachen in dieser Datei in Übereinstimmung mit Artikel 5
der genannten Verordnung freigegeben.
 ---pagebreak--- KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER
       DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 1984           KOM(84) 254 endelig udg.
       SEKTION III - KOMMISSIONEN                            Bruxelles,den 27 april 1984.
                                  I . OVERFØRSEL Nr. 11/84
                               (Ikke-obligatoriske udgifter)
            fra kapitel B-101 til kapitel A-20, A-22 og A-23: 588 900 ECU
            "Oprettelse af Kommissionens delegation i BRASILIA".
                                  II. OVERFØRSEL Nr. 12/84
                               (Ikke-obligatoriske udgifter)
            fra kapitel A-100 til kapitel A-28: 550 000 ECU
            "Europæi sk-Latinamerikansk Institut"
                                 III. OVERFØRSEL Nr. 13/84
                               (Ikke-obligatoriske udgifter)
            fra kapitel A-100 til kapitel A-20: 1 750 000 ECU
            "Opførelse af bygning til Kommissionens delegation i CANBERRA"
 KOM(84) 254 endelig udg.
 ---pagebreak--- DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 1984
SEKTION III - KOMMISSIONEN
                      BEVILLINGSOVERFØRSEL NR: 11/84
                       (Ikke-obligatoriske udgifter)
                                                                     i ECU
FRA KAPITEL B-101       RESERVE TIL UFORUDSETE UDGIFTER      588 900
TIL KAPITEL A~20   -    INVESTERING I FAST EJENDOM, LEJE
                        AF EJENDOMME OG ANDRE OMKOSTNIN­
                        GER I FORBINDELSE HERMED
   Artikel 200     -    Leje                                           70 000
   Artikel 201     -    Forsikringer                                        700
   Artikel 202     -    Vand, gas, elektricitet og                        5 000
                        opvarmning
   Artikel 203     -    Rengøring og vedligeholdelse                      6 750
   Artikel 204     -    Indretning af lokaler                         175 000
   Artikel 205     -    Sikring af og tilsyn med ejendomme              36 750
   Artikel 209     -    Andre udgifter vedrørende ejendomme               2 000
TIL KAPITEL A~22   -    LØSØRE OG OMKOSTNINGER I FORBINDEL­
                        SE HERMED
    Artikel  220        Kontormaskiner
      Konto 2200    -    Førstegangsanskaffelser - kontor­
                        maskiner                                        15 000
      Konto 2203    -   vedligeholdelse, drift og reparation
                        af kontormaskiner                                    700
    Artikel  221         Inventar
      Konto 2210         Førstegangsanskaffelser - inventar            105 000
    Artikel  222    -    Teknisk materiel og tekniske anlæg
      Konto 2220         Førstegangsanskaffelser - teknisk
                        materiel og tekniske anlæg                       75 000
      Konto 2222    -    Leje af teknisk materiel og
                         tekniske anlæg                                  10 000
 ---pagebreak---    Artikel     223 - T ransportmater iel
     Konto   2230 - Førstegangsanskaffelser -
                     transportmateriel                            17 500
     Konto   2232 - Leje af transportmateriel                      3 000
     Konto   2233 - Vedligeholdelse, drift og
                     reparation af transportmateriel               1 100
  Artikel      225 - Udgifter til dokumentation
                     og bibliotek
     Konto   2250 - Bibliotek og boganskaffelser                   1 700
     Konto   2252 - Abonnementer på aviser og
                     tidsskrifter                                  3 400
     Konto   2253 - Abonnementer hos nyhedsbureauer                2 700
TIL KAPITEL A-23 - LØBENDE ADMINISTRATIVE UDGIFTER
  Artikel     230 - Papir og kontorartikler                       11 500
  Artikel     231 - Porto og telekommunikations­
                     gebyrer
     Konto  2310 - Porto og andre forsendelses­
                     omkostninger                                 10 100
     Konto  2311     Telefon, telegraf, fjernskriver,
                     fjernsyn                                     35 000
  Artikel     235 - Andre driftsudgifter
     Konto  2353 - Intern transport og flytning
                     af tjenestegrene                              1 000
                                           I ALT      588 900    588 900
  Finansinspektøren pategnede den 16. april 1984 dette forslag i
  henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 4 , og atte­
  sterede dermed bevillingernes tilstedeværelse.
 ---pagebreak---                                      BEGRUNDELSE
                                                                               ff
1. I forbindelse med det forel0bige forslag til budgettet for regnskabslret
   1982 ansdgte Kommissionen om de forn0dne bevillinger til oprettelsen af
   Kommissionens delegation i Brasilia. Ridet gav sin principielle tilslutning
   hertil; bevillingerne er blevet opfprt under kapitel 100 med henblik p§ frigi,velse,
   nar samarbejdsaftalen mellem Fsllesskabet og Brasilien var undertegnet.
2. Denne aftale blev ratificeret den 1. Oktober 1982, og undertegnelsen af af-
   talen om de Legationens placering blev fastsat til november 1982. Denne under-
   tegnelse fandt imidlertid ikke sted inden den 31. december 1982, hvorfor
   det ikke kunne lade sig g0re at indga forpligtelser inden udgangen af regn­
   skabslret 1982 for de belpb, som var blevet bevilget den 8. december 1982
   i henhold til en anspgning om overfprsel, der var blevet forelagt budget-
   myndigheden den 22. november 1982 (Dokument K0MC82) 780 endelig udg.).
3. Aftalen om de Legationens placering blev undertegnet den 4. aprii 1984, hvormed
   enhver hindring var fjernet for oprettelsen af delegationen i Brasilia, som
   derfor skulle kunne trade i funktion i indevaerende ar.
   Da de bevillinger, der var opfprt pa budgettet for 1982, ikke har kunnet
   udnyttes, og da der i budgettet for 1984 ikke er afsat bevillinger til op-
   rettelse af delegationen, kan de udgifter, som selve oprettelsen af dele­
   gationen og de sidste tre mineders drift i 1984 npdvendiggpr, kun afholdes
   ved at overfpre bevillinger fra reserverne til uforudsete udgifter under
   kapitel 101 pl budgettet for 1984 til kapitel A 20, A 22 og A 23.
4. Bevillinger, hvortil der anspges om overfprsel:
   a) Kapitel A 20 :
      De bevillinger, der skal opfpres under dette kapitel, er blevet anslaet
      pi grundlag af indhpstede erfaringer med oprettelse af kontorer i andre
      lande af lignende stprrelse og art, men det stir imidlertid fast, at nogle
      udgifter vanskeligt kan forudsiges, samt at de opfprte bevillinger er
      udtryk for en realistisk, men dog skpnnet, belpbsramme.
      - Artikel_A_200^_Le2e
        Delegationen og presse- og informationstjenesten skulle rade over et gulv-
        areal pl 1 200 m   til kontorer for et personale pa indledningsvis 4 tje-
        nestemaend og 15 lokalt ansatte samt til faslles lokaler af forskellig art
        (sasom mpdelokale, dokumentations- og hindbogslokale og plads ti l tekniske
        installationer m.v.).
 ---pagebreak---                                          2
       Ifølge de foreliggende oplysninger vil den årlige leje af lokaler beløbe sig
       til ca. 92,- ECU pr. m^, hvilket giver en leje på 27 600,- ECU for tre
       måneder, hvortil der skal lægges 20-30% til afgifter og fælles udgifter.
       Der er imidlertid ansøgt om 70 000,- ECU, som vil være nødvendige til
       eventuelt at dække forudbetaling af flere måneders leje, idet man må reg­
       ne med, at det bliver mere og mere almindeligt at opkræve et sådant forskud.
    - Arti^ej._A_201 j^Forsjkringer
       Prisen for en forsikring af lokalerne hos et forsikringsselskab i Bruxelles
       er anslået til 700,- ECU.
    - Art ikel_A_2022_Vand^_gasit_elektr 2 C2tet_og_ggvarmn 2ng
       Det beløb, der anses for nødvendigt for tre måneder, er anslået til
       5 000 ECU.
   - Artigei_A_2032_Rengøring_og_yedl2geh9ldeIse
      Det beløb, der anses for nødvendigt for tre måneder, er anslået til
      6 750 ECU.
   - Artikel_A_2042_Indretning_af_lokaler
      Erfaringen viser, at indretning af lokaler er en kostbar affære, selv
      om lokalernes grundstruktur er antagelig. Til installationer (som f.eks.
      ventilations-, koblings- og klimaanlæg) og møblering anses 175 000 ECU
      for nødvendige.
   - Art2kel_A_2052_Sikr2ng_af_og_tilsyn_med_e2endomme
      Til bevogtning, "kryptoudstyr" og andet sikkerhedsudstyr anslås det at
      være nødvendigt med 36 750 ECU.
   - Art2kel_A_2092_Andre_udg2fter_yedrørende_ej.endgmme
      Under denne artikel er det skønnet påkrævet med 2 000 ECU.
b) Kapitel A 22
   - Konto_A_ 220Q 2_førstegangsanskaffelser_;_kgntgrmaskiner
      Med et beløb på 15 000 ECU skulle det kunne lade sig gøre at indkøbe de
      absolut nødvendige skrive- og regnemaskiner til delegationens start.
   ” ^20i2_A_22032_yedl2gehgldelse£_drift_gg_regaratign_af_l<gntgrmaskiner
      Et beløb på 700 ECU vil være tilstrækkeligt til i tre måneder at dække
      kontrakter om vedligeholdelse og reparation af de indledningsvis indkøbte
      kontormaskiner.
 ---pagebreak---                                     •3
   ” !i2Di2_^_??lQi_£2r§£S9§D9§åD§!s§iiSiser ~ inventar
     Her er ansøgt om 105 000 ECU, som er uomgængeligt nødvendigt til første­
     gangsanskaffelser af kontormøbler til personale samt andet løsøre (såsom
     arbejdsborde, skabe, hylder, dokumentskabe m.v.).
   “ £2Q£2_£_?220j__Førstegangsanskaffelser_-_teknisk_materiel_og_tekniske anlæg
     Telefonanlæg, fjernskriver, to fotokopieringsmaskiner og forskelligt andet
     teknisk materiel er tvingende nødvendigt for delegationen, og hertil kræves
     75 000 ECU.
   - Konto_A_ 22222_Lej^_af_teknisk_materiel_og_tekni ske_anlæg
     Allerede fra starten må der lejes en fotokopieringsmaskine og en franke-     ‘
     ringsmaskine, hvortil udgifterne anslås til 10 000 ECU.
   - Konto_A_223(h_førstegangsanskaffel§er_;_transgortmateriel
     Udgifterne til køb af en bil (eventuelt ved indførsel fra Europa) er an­
     slået til 17 500 ECU.
   - Konto_A_22322_Leie_af_transgortmateriel
     Beløbet på 3 000 ECU skønnes nødvendigt til dækning af leje af udlejnings­
     biler og taxaer frem til tjenestevognens ankomst.
   - Konto_A_22332_Ved ligeho Idelse£_dri^t_og_regaration_af_transgortmate riel
     I betragtning af de særlige forhold i Brasilia forventes tjenestevognen
     benyttet særdeles intensivt, hvorfor det ansøgte beløb på 1 100 ECU anses
     for påkrævet.
   - Konto_A_2250£_2252£_2253_og_22542_Udgifter_t 2 l_dokumentation_og_bibl 20tek
     Beløbet på 7 800 ECU, hvorom der ansøges, er helt nødvendigt for den
     nye delegations tilvejebringelse af det fornødne arbejdsgrundlag i
     form af dokumentation ved boganskaffelser og abonnement på aviser,
     tidsskrifter og nyhedsbureauer.
c) Kapitel A 23
   Bevillingerne under dette kapitel kan vanskeligt forudsiges, navnlig
   for så vidt angår telefon og fjernskriver, hvor der må regnes med køb
   af kredsløb, samt porto- og frankeringsudgifter. Ud fra tidligere erfa­
   ringer anslås de fornødne bevillinger til 57 600 ECU.
 ---pagebreak---                               4
OPGØRELSE OVER BEVILLINGERNE UNDER KAPITEL 101
                     PR. 12. APRIL 1984
1. Oprindelig tildeling                 5 000 000 ECU
2. Igangværende overførsler             3 198 107 ECU
3. Allerede foretagne overførsler
4. Resterende bevillinger under
   k a p i t e l 101                    1 801 893 ECU
 ---pagebreak--- DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 1984
SEKTION III - KOMMISSIONEN - DEL A
                BEVILLINGSOVERFØRSEL Nr. 12/84
                 (Ikke-obligatoriske   udgifter)
FRA KAPITEL 100   -  FORMÅLSBESTEMTE RESERVER
TIL KAPITEL 28    -  TILSKUD TIL OPNÅELSE AF BALANCE
                     PÅ DIVERSE BUDGETTER
    Artikel 282   -  Tilskud til oprettelse og drift af et
                     europæisk-lati namerikansk institut
                                                             550 000 ECU
Finansinspektøren påtegnede den 16. april 1984 dette forslag i
henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 4, og attesterede
dermed bevillingernes tilstedeværelse.
 ---pagebreak---                          BEGRUNDELSE
 Projektet om oprettelse af et europæisk-latinamerikansk institut blev
 forelagt Rådet og Europa-Parlamentet ved en meddelelse fra Kommissionen
 af den 21. marts 1983 (K0MC83) 142 endelig udg.).
Budgetmyndigheden har taget skridt til gennemførelse af dette hand­
 lingsprogram ved at opføre 950 000 ECU under kapitel 100 i del A af
 1984-budgettet. Sideløbende hermed er der blevet oprettet en ny budget­
post, nemlig artikel 282, med betegnelsen "Tilskud til oprettelse og
drift af et europæisk-latinamerikansk institut". Denne postering er
blevet klassificeret som "Ikke-obligatorisk udgift".
Nedenfor er opregnet de vigtigste forhold, ud fra hvilke projektet
kan vurderes.
Funktion        Udfyldning af det tomrum, der findes mellem Europa og
                Latinamerika på regionalt plan, ved at analysere og
                konstatere de problemer og muligheder, som peger i ret­
                ning af bedre indbyrdes forståelse og samarbejde.
                Instituttet skal navnlig varetage følgende funktioner:
               - danne ramme for møder, udvekslinger af synspunkter,
                  forhandlinger på højt plan osv.
               - sprede oplysninger ved udsendelse af et ugeskrift,
                  af vejledninger osv.
               - gennemføre forskning, analyser og rådslagninger
                  (orienteringskurser, seminarer og studier), f.eks. i
                  form af studier af problemerne i forbindelse med
                  gældsætning, Europas mulige rolle i forbindelse med
                  den aktuelle situation i Mellemamerika osv.
               På alle disse områder skal der samarbejdes snævert
               med de eksisterende institutter.
Opbygning      Paritetisk europæisk og latinamerikansk repræsentation
               med ligevægt mellem de forskellige nationaliteter:
               Internationalt råd sammensat af 12 medlemmer fordelt
               med seks fra hver region og 12 suppleanter for disse,
               ligeledes med seks fra hver region.
               Styringsråd sammensat af ti medlemmer fordelt med
               fem fra hver region.
               Institut opdelt i to afdelinger dækkende hver sin
               region.
               Støtteudvalg
               Private og uafhængige velgørende eller almennyttige
               organisationer i overensstemmelse med værtslandets
               lovgivning.
 ---pagebreak---                                  - 2 -
 Finansiering      Tilskud til oprettelse og forvaltning fra Fællesskabets
                   budget samt andre tilskud fra latinamerikanske stater
                   og institutioner, egne indtægter, gaver fra private,
                   selskaber og fonde.
Gennemførelse      OpretteIsesfase bestående af materielle og personelle
                   dispositioner for at få etableret instituttet og med
                   højdepunkt i form af en stiftelseskonference, der på­
                   regnes gennemført i 1984.
                   Dr iftsfase^fra den pågældende dato at regne. Af organi­
                   satoriske arsager bør instituttets virksomhed indled­
                   ningsvis samles i en afdeling, der fortrinsvis er
                   europæisk.
Forslaget om overførsel vedrører kun ca. 58% af de bevillinger, der ind­
ledningsvis er afsat til projektet.
Oprettelsen af instituttet vil, alt mens der ydes tilskud hertil fra
Fællesskabet, forega på privat initiativ, ligesom de indledende foran­
staltninger bør gennemføres af et hold kvalificerede privatpersoner,
hvis opgave først og fremmest vil bestå i
- at træffe bestemmelse om, hvilke personer der skal indgå i etablerings-
   udvalget og i instituttets fremtidige organer (Internationalt råd
   og styringsråd) .
- at fastlægge de nærmere enkeltheder vedrørende instituttets funktion.
- at forberede afgørelsen af, hvor instituttets europæiske filial skal
   placeres.
- at udsøge sig et personel, der bør antages til instituttet.
- at forberede de materielle anskaffelser til instituttet.
- at forberede stiftelseskonferencen ved arrangement af et seminar på
   højt plan om emnet "Udsigterne for et udvidet samarbejde mellem
   Europa og Latinamerika" m.v.
De bevillinger, som udgør Kommissionens tilskud, gør det muligt ud over
denne oprettelsesfase at finansiere instituttets drift.
 ---pagebreak---    DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 1984
   SEKTION III - KOMMISSIONEN - DEL A
                     BEVILLINGSOVERFØRSEL NR. 13/84
                      (Ikke-obligatoriske udgifter)
  FRA KAPITEL 100 - FORMÅLSBESTEMTE RESERVER
 TIL KAPITEL 20   - INVESTERING I FAST EJENDOM, LEJE
                    AF EJENDOMME OG ANDRE OMKOSTNINGER
                    I FORBINDELSE HERMED
 Artikel 207      - Opførelse af bygninger
 Konto 2071         Opførelse af bygning til Kommissionens
                    delegation i CANBERRA (Australien)
                                                           1 750 000 ECU
Finansinspektøren påtegnede den 18. april 1984 dette forslag i henhold til
finansforordningens artikel 21, stk. 4, og attesterede dermed bevillin­
gernes tilstedeværelse.
 ---pagebreak---                             BEGRUNDELSE
I. Historisk redegørelse
      Kommissionens delegation i Australien blev etableret i CANBERRA i februar
      1981. Allerede i forbindelse med de orienterende møder i 1980 gjorde det
      australske udenrigsministerium Kommissionen opmærksom på, at den australske
      regering er betænkelig ved de mange diplomatiske repræsentationer, hvis
      kontorer er beliggende i Canberras beboelseskvarterer, hvilket er i mod­
      strid med "the ACT City Leases Ordonance" og skaber særlige problemer for
      de ansvarlige for hovedstadsområdet. I februar 1977 havde den australske
      regering besluttet, at alle diplomatiske repræsentationer med kontorer i
      beboelseskvarterer inden 10 år skulle etablere sig i et andet område, der
      var beregnet til formålet.
   - Den australske regering har således stillet en byggegrund på 7 553 m2 til
      rådighed for Kommissionen i et af disse diplomatkvarterer (YARRALUMLA);
      lejen for de første 20 ar andrager 8 000 A $ pr. år. Kommissionens grund
      svarer til det areal, som Nederlandene råder over. Det er mindre end det
      areal, Irland og Grækenland har fået tildelt, og svarer til halvdelen af
      Forbundsrepublikken Tysklands areal og en fjerdedel af Frankrigs og
     Belgiens arealer.
   - I henhold til bestemmelserne i lejekontrakten for grunden er Kommissionen
     forpligtet til at opføre en bygning inden atten måneder efter kontraktens
     underskrivelse. Derfor gik Kommissionen i slutningen af 1981 i gang med at
     opføre en residens på 490 m2 og til et beløb af 483 000 A $, dvs.
     615 000 ECU (*). Denne bygning har været i brug siden slutningen af 1982.
     Da opførelsen af en kontorbygning dengang blev udsat til et senere tids­
     punkt, blev der opført et beløb på 2 000 000 ECU i afsnit 10, kapitel 100,
     del A, i 1984-budgettet.
   - For perioden, indtil disse kontorer er blevet opført og kan tages i brug,
     har Kommissionen lejet et areal på 1 100 m2 i Manuka Franklin Street, for
     hvilket lejen andrager 146 510 A $ (167 648 ECU) det første år og
     161 680 A $ (185 006 ECU) for perioden 1.3.1983 til 1.3.1984. Lejekontrak­
     ten, som blev underskrevet 1. marts 1981 for en periode af fem år, udløber
     i slutningen af februar 1986. Opførelsen af de nye kontorer skulle være
     afsluttet inden denne dato.
   (*) På grundlag af ECU-satsen i juni 1982, som svarer til betalingstidspunktet.
        I februar 1984 svarede 583 000 A $ til 667 112,6 ECU.
 ---pagebreak---                                     - 2 -
 II. Økonomisk og finansiel undersøgelse
      En sammenligning af henholdsvis leje- og byggeomkostningerne viser, at
      investeringsudgiften vil være indtjent i løbet af 13 år fra tidspunktet
      for byggeriets fuldførelse (bilag I).
III. Udpegning af en projektleder
      For at kunne forelægge budgetmyndigheden et fuldstændigt projektmateriale
     vedrørende opførelsen af kontorerne har Kommissionen iværksat et udbud med
     henblik på udpegningen af en projektleder og en skønsmæssig vurdering af
     de samlede omkostninger.
     Iværksættelse_af_udbudet
     Kommissionen iværksatte den 3. december 1983 et begrænset udbud blandt
     projektledere og arkitekter, som anbefales af the Royal Institute of
     Architects.
     Datoen for afgivelsen af bud blev fastsat til 20. december kl. 16.00.
     Dette udbud blev iværksat på grundlag af skitser og specifikationer udar­
     bejdet af Kommissionens rådgivende arkitekt; der blev anmodet om følgende
     oplysninger:
     - et skøn over byggeomkostningerne med undtagelse af honorarer til rådgiv­
        ning og ledelse (priserne for december 1983);
     - honorarer til rådgivningsfirmaer for så vidt angår samtlige berørte
        parter (arkitekter, ingeniører, landmålere osv.);
     - honorarer til en projektleder, såfremt en sådan skulle blive valgt.
     Budene er blevet afgivet til Kommissionens delegation i Canberra i lukket
     dobbeltkuvert og bragt til Bruxelles med diplomatisk kurérpost.
     ^DlD9_§l_bydene
     I overensstemmelse med de fastsatte procedurer foretog Kommissionen åbnin­
     gen af budene torsdag den 5. januar.
     ii5i2_§i_E£2i®jSiieder
     - De afgivne bud viser, at der er en betydelig afstand mellem det billigste
        og det dyreste tilbud, som er på henholdsvis 645 825 A $ og
        2 315 000 A $.
     - Byggeriets varighed, som har direkte betydning for omkostningerne
        (reduceret virkning af byggeindekset og en frist, som er forenelig med
        Kommissionens krav), spænder fra 20 til 50 uger.
     - Civil & Civic, det selskab, der har afgivet det billigste bud, har
        desuden opført residensen til Kommissionens fulde tilfredshed. Kommis­
        sionen er i besiddelse af hele udbudsmaterialet.
 ---pagebreak---                                    - 3 -
Va^.g_ai_kont rahent
Firmaet C iv il & C ivic er derfor blevet anmodet om at udarbejde planer og
udbudsbetingelser, opnå byggetilladelse og organisere udbudet med henblik
p i det arbejde, der skal udføres, og forestå byggeriet. Et kontraktudkast
er ved at b liv e udarbejdet og v i l b liv e underskrevet, s i snart de nødven­
dige b e v illin g e r er blevet t i l d e l t .
Den planlagte ejendom er en étplansbygning med et areal på ca. 1 500 m2 og
en hensigtsmæssig fo rd e lin g af de fo rs k e llig e kontorer og afdelinger mellem
de områder, h v o r til offentligheden har adgang, og de områder, h v o r til der
er begrænset adgang; den har mulighed fo r at huse de 25 personer, der i
ø je b lik k e t er beskæftiget i delegationen, og der er desuden afsat et mindre
areal t i l frem tidige personaleudvidelser (b ila g I I og I I I ) .
Vurdering af udgifterne
1.    U d g ifte r, der er medtaget i udbudet                     A$    ’     A$
     P ris fo r opførelse af ejendommen,
    december 1983                                               645 825     741 000
     Honorarer                                                   95 175
2. Andre u d g ifte r, som ikke er
     medtaget i udbudet
     - Indendørs indretning                                                 300 000
     - Udendørs anlæg                                                       100 000
     - Stigning ifø lg e byggeindeks
         (15% af den d e l, der er medtaget
         i udbudet)                                                         105 900
     - Valutakursudsving 15%                                                202 035
3. Bygningsinspektør
      (Quantity surveyor)         5%                                         72 447
                                                                          1 521 382
dvs. 1 742 670 afrundet t i l 1 750 000 ECU.
 Ansøgning om overførsel
 I k a p ite l 100 (formålsbestemte reserver) i budgettet fo r regnskabsåret
 1984 er der opfø rt en b e v illin g på 2 000 000 ECU t i l opførelse af en^
 bygning t i l Kommissionens delegation i Canberra; Kommissionen fo re s lå r
 budgetmyndigheden at give bemyndigelse t i l overførsel af en b e v illin g pa
 1 750 000 ECU t i l a r tik e l 207 "opførelse af bygninger", som kun er fo rsy­
 net med et p.m.
 Dette beløb er beregnet dels på grundlag af de u d g ifte r, der er nævnt i
 udbudet, dels på grundlag af skønnet over de u d g ifte r, der ikke er medtaget
 i udbudet.
 ---pagebreak---         OPGØRELSE OVER BEVILLINGERNE UNDER KAPITEL A-100
                       PR. 17. APRIL 1984
1. Samlet tildeling                          3 248 000
2. Igangværende overførsler                  2 300 000
3. Allerede foretagne overførsler
4. Resterende bevillinger                      948 000
   under kapiel A-100
 ---pagebreak---           SAMMENLIGNENDE OVERSIGT (I A $) FOR KOMMISSIONEN MELLEM LEJE PÅ DET LOKALE MARKED OG INVESTERING OVER
                                                 DET ALMINDELIGE BUDGET
Periode                                                             INVESTERING OVER EGNE MIDLER (1 500 m2)
                LEJE (*) NUVÆRENDE LOKALER (1.200 m2)
(1 Ir indtil
1.3.)
                                      OMKOST­     KUMULEREDE OM­                        OMKOST­
                   TEKST                                                                               KUMULEREDE OMKOSTNINGER (II)
                                      NINGER      KOSTNINGER (I)       TEKST            NINGER
1984           Omkostninger            185.006       185.006       Leje +                585.006                585.006
               1.3.84 + 11% fra                                    400.UOO ECU
1985           1.3.1983                185.006       370.012       Leje +              1.535.006             2.120.012
                                                                   1.350.000 ECU
1986           Omkostninger            202.418       572.430                              30.835             2.150.847
                                                                   Leje 2 mdr.
               1.3.86 + 25%
1987           (164 720)                             778.330                                                 2.150.847
                                       205.900
1988                                   205.900       984.230                                                 2.150.847
1989           Omkostninger            248.796    1.233.026                                                  2.150.847
               1.3.88 + 25%
               (205 900)
1990                                   257.375    1.490.401                                                  2.150.847
1991                                   257.375    1.747.776                                                  2.150.847
1992           Omkostninger            310.995    2.058.771              -                                   2.150.847
               (1.3.91 + 25%)
1993           257 375)                321.719    2.380.490                                 -                2.150.847
1994                                   321.719    2.702.209                                                  2.150.847
1995           Omkostninger                                                                                  2.150.847
               1.3.94 + 25%            388.744    3.090.953
               (321 719)
1996                                   402.149    3.493.102                                                  2.150.847   .
1997                                   402.149    3.895.251                                                  2.150.847
1998           Omkostninger                       4.381.181                                                  2.150.847
                                       485.930
               1.3.97 + 25%
               (402 149)
(*)   Heraf 20 287 ECU/år, som ikke indeksreguleres i perioden indtil 1.3.86.
 ---pagebreak---                                                                                                  Bilag 1-1°
    DIFFERENCE MELLEM INVESTERINGS-  DIFFERENCE MELLEM DE TO ORDNINGER    FIKTIVE RENTER (12%)              SAMLET KUMULERET
    OMKOSTNINGERNE OG UDGIFTERNE TIL (INKLUSIVE RENTER) (1)               (RENTES RENTE)                    DIFFERENCE MELLEM
    LEJE (II-I) = III                III + (IV fra året før)
                                                                                                             (1) + (2)
                                                                       FOR ÅRET (2)      KUMULERET (IV)     eller (III)
           +      400.000                         400.000                  52.000               52.000               452.000
                                                                                                                     ✓
           +    1.750.000                       1.802.000                 234.260              286.260             2.036.260
         . +    1.578.417                       1.864.677.                233.085              519.345             2.097.762
           +    1.372.517                       1.891.862                 198.646              717.991             2.090.508
           +    1.166.617                       1.884.608                 197.884              915.875             2.082.492
  1        +      917.821                       1.833.696                 192.538            1.108.413             2.026.234
  •
      ■    ♦    ' 660.446'                      1.768.859                 185.730            1.294.143             1.954.589
           +      4Û3.071                       1.697.214                 178.207            1.472.350             1.875.421
j                  92.076                       1.564.426                 164.265            1.636.615             1.728.691
i
                  229.643                       1.406.972                 147.732            1.784.347             1.554.704
                  551.352                       1.232.985                 129.463            1.913.810             1.362.448
1                 940.106                         973.704                 102.239            2.016.049             1.075.943
                1.342.255                         673.794                  70.748            2.086.797               744.542
           -    1.744.404                         342.393                  35.951            2.122.748               378.344
                2.230.334                       - 107.586                - 11.297            2.111.451            - 118.883
 ---pagebreak---                                                          Bilag 1-2°
                              RENTESKALA   (i ECU)
1984 : 400.000 x 0, 13 =                                              52.000
1985 : 400.000 + 52.000 + 1.350.000 *= 1.802.000 x 0,13 =            234.260
1986 : 1.802.000 + 234.260 - 171.583 = 1.864.677 x 0,125 =           233.085
1987 : 1.864.677 + 233.085 - 205.900 = 1.891.862 x 0,105 =           198.646
1988 : 1.891.862 + 198.646 - 205.900 = 1.884.608 x 0,105   =         197.884
1989 : 1.884.608 + 197.884 - 248.796 = 1.833.696 x 0,105   =       - 192.538
1990 : 1.833.696 + 192.538 - 257.375 = 1.768.859 x 0,105   =.        185.730
1991 : 1 .768.859 + 185.730 - 257.375 = 1.697.214 x 0,105  =         178.207
1992 : 1.697.214 + 178.207 - 310.995 =' 1.564.426 x 0,105 =          164.265
1993 : 1.564.426 + 164.265 - 321.719 = 1.406.972 w 0,105 =           147.732
1994 : 1 .406.972 X 147.732 - 321.719 S 1.232.985 x 0,105 =          129.463
1995 : 1 .232.985 + 129.463 - 388.744 = 973.704 x 0,105 =            102.239
1996 : 973.704 + 102.239 - 402.149 = 673.794 x 0,,105 =               70.748
1997 : 673.794 + 70.748 - 402.149 = :342.393 x 0,105 =                35.951
1998 : 342.393 + 35.951 - 485.930 = 107.586 x 0,105 =               - 11.297
     i
 ---pagebreak--- PARKES ---pagebreak---   r                                                                         u
                                                                              l\)
                                                                              IV
                                                __ ___________ _ _ r
                   —l— r -
    1-ChriCet
    irsi - Ct er :
o
o                            a r e h i v e· s                                     e?
                                 12 o                                             &
                                                                                 co
                                                                                 M
                                                                                 M
                                                                                 I
                                                                                 N>
                                                                                  o
                      21o
                                              1                      J-----
                           1
 ---pagebreak--- car park ---pagebreak---                                                             Bilag III
                   SKØN OVER DELEGATIONENS LOKALEBEHOV PÄ
                               MELLEMLANG SIGT
I øjeblikket råder  Kommissionen over 1 200 m2 i to niveauer til en personale­
styrke på 25 personer.
Beregning af behovene på mellemlang sigt:                             I m2
  Reception/telefon PABX/garderobe                                     50
  Delegationsleder                                                     30
  Kontorer (32 personer med hver 15 m2)                               480
  Delegationens arkiver                                                50
  Kryptotjeneste + klassificerede dokumenter                           30
  Mødelokaler                                                         120
  Dokumentation
  Bibliotek                                                           220
  Læsesal
  Depot til dokumenter/publikationer
  Depot til papir/leverancer, materiel                                 60
  Fjernskriver, post, frankering, fotokopier                           50
  Teknisk tjeneste                                                     50
  Køkken/"lunch room" til personalet                                   40
  Sanitære anlæg                                                      100
  Lokale til rengøringsmateriel                                        20
  Område til trafik samt til- og frakørsel                            200
  8 underjordiske parkeringspladser                                    PM
  Udendørs parkeringspladser                                        __ PM
                                                                    1 500