CELEX: 22015D0671
Language: sv
Date: 2014-12-16 00:00:00
Title: Beslut nr 1/2014 av associeringsrådet EU–Republiken Moldavien av den 16 december 2014 om antagande av associeringsrådets, associeringskommitténs och underkommittéernas arbetsordningar [2015/671]

29.4.2015   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               L 110/28
            
         BESLUT nr 1/2014 AV ASSOCIERINGSRÅDET EU–REPUBLIKEN MOLDAVIEN
   av den 16 december 2014
   om antagande av associeringsrådets, associeringskommitténs och underkommittéernas arbetsordningar [2015/671]
   ASSOCIERINGSRÅDET EU–REPUBLIKEN MOLDAVIEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
   med beaktande av associeringsavtalet mellan Europeiska unionen och Europeiska atomenergigemenskapen och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldavien, å andra sidan (1) (nedan kallat avtalet), särskilt artikel 434, och
   av följande skäl:
   
               (1)
            
            
               I enlighet med artikel 464 i avtalet har vissa delar av avtalet tillämpats provisoriskt från och med den 1 september 2014.
            
         
               (2)
            
            
               Enligt artikel 435.2 i avtalet ska associeringsrådet självt fastställa sin arbetsordning.
            
         
               (3)
            
            
               Enligt artikel 437.1 i avtalet ska associeringsrådet biträdas av en associeringskommitté vid fullgörandet av dess uppgifter och enligt artikel 438.1 i avtalet föreskrivs att associeringsrådet i sin arbetsordning ska fastställa associeringskommitténs uppgifter och funktionssätt.
            
         HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
   Artikel 1
   Härmed associeringsrådets, associeringskommitténs och underkommittéernas arbetsordningar enligt bilagorna I respektive II.
   Artikel 2
   Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.
   
      Utfärdat i Bryssel den 16 december 2014.
      
         
            För associeringsrådet
         
         F. MOGHERINI
         
            Ordförande
         
      
   
   
      (1)  EUT L 260, 30.8.2014, s. 4.
   
      BILAGA I
      
         ARBETSORDNING FÖR ASSOCIERINGSRÅDET
      
      Artikel 1
      Allmänna bestämmelser
      1.   Det associeringsråd som inrättats i enlighet med artikel 434.1 i associeringsavtalet mellan Europeiska unionen och Europeiska atomenergigemenskapen och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldavien, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska utföra sina uppgifter i enlighet med artiklarna 434 och 436 i avtalet.
      2.   Enligt artikel 435.1 i avtalet ska associeringsrådet bestå av medlemmar av Europeiska unionens råd och ledamöter av Europeiska kommissionen, å ena sidan, och ledamöter av Republiken Moldaviens regering, å andra sidan. Vid sammansättningen av associeringsrådet ska hänsyn tas till de frågor som ska tas upp vid ett visst möte. Associeringsrådet ska sammanträda på ministernivå.
      3.   Enligt artikel 436.1 i avtalet och för att målen i avtalet ska uppnås, ska associeringsrådet ha befogenhet att fatta beslut som är bindande för parterna. Associeringsrådet ska vidta de åtgärder som krävs för att genomföra sina beslut och, om nödvändigt, ge särskilda organ som inrättats inom ramen för avtalet befogenhet att agera på dess vägnar. Associeringsrådet får även avge rekommendationer. Det ska anta sina beslut och rekommendationer genom överenskommelse mellan parterna, efter det att de respektive interna förfarandena har slutförts. Associeringsrådet får delegera sina befogenheter till associeringskommittén.
      4.   Parterna i arbetsordningen är de som definieras i artikel 461 i avtalet.
      Artikel 2
      Ordförandeskap
      Parterna ska turas om att inneha ordförandeskapet i associeringsrådet under tolv månader i taget. Den första perioden ska löpa från och med dagen för associeringsrådets första möte till och med den 31 december samma år.
      Artikel 3
      Möten
      1.   Associeringsrådet ska sammanträda minst en gång per år och när omständigheterna så kräver, i samförstånd mellan parterna. Såvida inte parterna kommer överens om något annat, ska associeringsrådets möten hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder.
      2.   Varje möte i associeringsrådet ska hållas på en dag som parterna är överens om.
      3.   Associeringsrådets möten ska sammankallas gemensamt av associeringsrådets båda sekreterare i samförstånd med associeringsrådets ordförande senast 30 kalenderdagar före mötet.
      Artikel 4
      Företrädare
      1.   Associeringsrådets medlemmar får låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte. En medlem som önskar låta sig företrädas ska före mötet skriftligen informera associeringsrådets ordförande om namnet på företrädaren.
      2.   Den som företräder en medlem av associeringsrådet ska utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.
      Artikel 5
      Delegationer
      1.   Associeringsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän. Före varje möte ska associeringsrådets ordförande, via associeringsrådets sekretariat, underrättas om den planerade sammansättningen av vardera partens delegation.
      2.   Associeringsrådet får, efter överenskommelse mellan parterna, bjuda in företrädare för andra organ inom parterna eller oberoende experter på ett område att närvara vid dess möten för att lämna upplysningar i särskilda frågor. Parterna ska komma överens om villkoren för dessa observatörers närvaro vid mötena.
      Artikel 6
      Sekretariat
      En tjänsteman vid Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Republiken Moldavien ska gemensamt fungera som associeringsrådets sekreterare.
      Artikel 7
      Korrespondens
      1.   Korrespondens till associeringsrådet ska sändas till antingen unionens eller Republiken Moldaviens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.
      2.   Associeringsrådets sekreterare ska se till att korrespondensen vidarebefordras till ordföranden och, i tillämpliga fall, sprids till associeringsrådets medlemmar.
      3.   Korrespondens som sprids enligt ovan ska, om så är lämpligt, skickas till Europeiska kommissionens generalsekretariat, Europeiska utrikestjänsten, medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska unionen, Europeiska unionens råds generalsekretariat samt Republiken Moldaviens beskickning vid Europeiska unionen.
      4.   Meddelanden från ordföranden ska sändas av sekreterarna på ordförandens vägnar. Sådana uppgifter ska i lämpliga fall spridas till associeringsrådets medlemmar i enlighet med punkt 3.
      Artikel 8
      Konfidentialitet
      Om inget annat beslutas av parterna ska associeringsrådets möten inte vara offentliga. Om en part överlämnar information till associeringsrådet som anges vara konfidentiell, ska den andra parten behandla informationen som sådan.
      Artikel 9
      Dagordning för mötena
      1.   Associeringsrådets ordförande ska upprätta en preliminär dagordning för varje möte i associeringsrådet. Associeringsrådets sekreterare ska skicka dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar före mötet.
      Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före mötets början. Sådana punkter får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlag har överlämnats till sekreterarna senast den dag då dagordningen avsändes.
      2.   Dagordningen ska antas av associeringsrådet i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.
      3.   Ordföranden får, i samråd med parterna, förkorta tidsfristerna i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.
      Artikel 10
      Protokoll
      1.   Associeringsrådets sekreterare ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.
      2.   Protokollet ska som regel, för varje punkt på dagordningen, innehålla uppgifter om
      
                  a)
               
               
                  de handlingar som lagts fram för associeringsrådet,
               
            
                  b)
               
               
                  de uttalanden som medlemmar av associeringsrådet begärt ska tas till protokollet, och
               
            
                  c)
               
               
                  de frågor parterna enats om, t.ex. antagna beslut, uttalanden man enats om och antagna slutsatser.
               
            3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas associeringsrådet för godkännande. Associeringsrådet ska godkänna detta utkast till protokoll vid sitt nästföljande möte. Alternativt kan detta utkast till protokoll godkännas skriftligen.
      Artikel 11
      Beslut och rekommendationer
      1.   Associeringsrådet ska fatta beslut och utfärda rekommendationer i samförstånd mellan parterna, efter det att de respektive interna förfarandena har slutförts.
      2.   Associeringsrådet får också fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om det. I sådana fall ska förslaget skriftligen sändas från associeringsrådets ordförande till alla ledamöter i enlighet med artikel 7, varpå ledamöterna ska ha en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar för att tillkännage alla reservationer eller ändringar de önskar göra. Ordföranden får, i samråd med parterna, förkorta de ovan nämnda tidsfristerna för att ta hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.
      3.   Associeringsrådets akter i enlighet med artikel 436.1 i avtalet ska benämnas beslut respektive rekommendation och därefter ska följa ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. Associeringsrådets beslut och rekommendationer ska undertecknas av ordföranden och bestyrkas av associeringsrådets sekreterare. Dessa beslut och rekommendationer ska spridas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7 i denna arbetsordning. Vardera parten får besluta om offentliggörande av associeringsrådets beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.
      4.   Varje beslut i associeringsrådet ska träda i kraft samma dag som det antas såvida inte något annat anges i beslutet.
      Artikel 12
      Språk
      1.   Associeringsrådets officiella språk ska vara parternas officiella språk.
      2.   Om inget annat beslutas ska associeringsrådet grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.
      Artikel 13
      Kostnader
      1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i associeringsrådets möten, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
      2.   Unionen ska stå för utgifterna för tolkning under mötena, översättning och mångfaldigande av handlingar. Om Republiken Moldavien kräver tolkning eller översättning till och från andra språk än dem som anges i artikel 12 ska Republiken Moldavien stå för kostnaderna för detta.
      3.   Övriga kostnader för de praktiska arrangemangen i samband med ett möte ska bäras av den part som är värd för mötet.
      Artikel 14
      Associeringskommitté
      1.   I enlighet med artikel 437.1 i avtalet ska associeringsrådet vid fullgörandet av sina uppgifter biträdas av associeringskommittén. Associeringskommittén ska bestå av företrädare för parterna, i princip på högre tjänstemannanivå.
      2.   Associeringskommittén ska förbereda associeringsrådets möten och överläggningar, vid behov verkställa dess beslut samt sörja för kontinuitet i associeringsförbindelsen och för att avtalet fungerar väl i allmänhet. Associeringskommittén ska behandla alla frågor som associeringsrådet hänskjuter till den samt varje annan fråga som kan uppkomma i samband med den löpande tillämpningen av avtalet. Associeringskommittén ska lägga fram förslag och eventuella utkast till beslut eller rekommendationer för associeringsrådets godkännande. I enlighet med artikel 438.2 i avtalet får associeringsrådet delegera befogenheten att fatta bindande beslut till associeringskommittén.
      3.   Associeringskommittén ska fatta de beslut och lämna de rekommendationer för vilka den har auktoriserats enligt avtalet.
      4.   När det i avtalet hänvisas till en skyldighet eller en möjlighet att hålla samråd, eller när parterna i samförstånd beslutar att samråda med varandra, får detta samråd äga rum i associeringskommittén, om inte annat föreskrivs i avtalet. Samrådet får fortsätta i associeringsrådet om parterna är överens om det.
      Artikel 15
      Ändring av arbetsordningen
      Denna arbetsordning får ändras i enlighet med artikel 11.
   
   
      BILAGA II
      
         ARBETSORDNING FÖR ASSOCIERINGSKOMMITTÉN OCH UNDERKOMMITTÉERNA
      
      Artikel 1
      Allmänna bestämmelser
      1.   Den associeringskommitté som inrättas i enlighet med artikel 437.1 i associeringsavtalet mellan Europeiska unionen och Europeiska atomenergigemenskapen och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldavien, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska biträda associeringsrådet vid fullgörandet av dess uppgifter samt utföra de uppgifter som fastställs i avtalet och som tilldelas den av associeringsrådet. Enligt artikel 438.1 i avtalet ska associeringsrådet i sin arbetsordning fastställa associeringskommitténs uppgifter och funktionssätt.
      2.   Associeringskommittén ska förbereda associeringsrådets möten och överläggningar, vid behov verkställa dess beslut samt sörja för kontinuitet i associeringsförbindelsen och för att associeringsavtalet fungerar väl i allmänhet. Associeringskommittén ska behandla alla frågor som associeringsrådet hänskjuter till den samt varje annan fråga som kan uppkomma i samband med den löpande tillämpningen av associeringsavtalet. Associeringskommittén ska lägga fram förslag eller utkast till beslut eller rekommendationer som ska antas av associeringsrådet.
      3.   Enligt artikel 437.2 i avtalet ska associeringskommittén bestå av företrädare för parterna, i princip på högre tjänstemannanivå, som ansvarar för de specifika frågor som ska tas upp vid ett visst möte.
      4.   Enligt artikel 438.4 i avtalet ska associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor enligt artikel 438.4 i avtalet (nedan kallad associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor), när den utför någon av de uppgifter som den åläggs i del V i avtalet, bestå av högre tjänstemän från Europeiska kommissionen och Republiken Moldavien som ansvarar för handel och handelsrelaterade frågor. En företrädare för Europeiska kommissionen eller Republiken Moldavien som ansvarar för handel och handelsrelaterade frågor ska fungera som ordförande för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor i enlighet med artikel 2 i denna arbetsordning. Dessutom kommer en företrädare för Europeiska utrikestjänsten att närvara vid mötena.
      5.   Enligt artikel 438.3 i avtalet ska associeringskommittén ha befogenhet att anta beslut i de fall som anges i avtalet och på områden där associeringsrådet har delegerat befogenheter till den. Dessa beslut ska vara bindande för parterna, som ska vidta lämpliga åtgärder för att genomföra dem. Associeringskommittén ska anta sina beslut i samförstånd mellan parterna efter det att de har slutfört de respektive interna förfarandena för deras antagande.
      6.   Parterna i denna arbetsordning ska definieras på det sätt som fastställs i artikel 461 i avtalet.
      Artikel 2
      Ordförandeskap
      Parterna ska turas om att inneha ordförandeskapet i associeringskommittén under tolv månader i taget. Den första perioden ska löpa från och med dagen för associeringsrådets första möte till och med den 31 december samma år.
      Artikel 3
      Möten
      1.   Om inte parterna kommer överens om annat ska associeringskommittén sammanträda regelbundet minst en gång om året. Extra möten i associeringskommittén får hållas på begäran av någon av parterna om parterna är överens om det.
      2.   Varje möte i associeringskommittén ska sammankallas av associeringskommitténs ordförande och hållas på en plats och dag som parterna kommer överens om. Kallelsen till mötet ska sändas ut av associeringskommitténs sekretariat senast 28 kalenderdagar före mötet, om inte parterna kommer överens om något annat.
      3.   Associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor ska sammanträda minst en gång per år och när omständigheterna så kräver. Alla möten ska sammankallas av ordföranden för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor och hållas på en plats, dag och på de villkor som parterna kommer överens om. Kallelsen till mötet ska sändas ut av sekretariatet för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor senast 15 kalenderdagar före mötet, om inte parterna kommer överens om något annat.
      4.   När så är möjligt ska associeringskommitténs ordinarie möte sammankallas i god tid före associeringsrådets ordinarie möte.
      5.   Undantagsvis och om parterna är överens om det får associeringskommitténs möten hållas med hjälp av överenskomna tekniska hjälpmedel, exempelvis videokonferens.
      Artikel 4
      Delegationer
      Före varje möte ska parterna, via associeringskommitténs sekretariat, underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara från respektive sida.
      Artikel 5
      Sekretariat
      1.   En tjänsteman från Europeiska unionen och en tjänsteman från Republiken Moldavien ska gemensamt fungera som sekreterare för associeringskommittén och ska, om inte denna arbetsordning föreskriver något annat, gemensamt utföra sekreteraruppgifter i en anda av ömsesidigt förtroende och samarbete.
      2.   En tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från Republiken Moldavien som ansvarar för handel och handelsrelaterade frågor ska gemensamt fungera som sekreterare för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.
      Artikel 6
      Korrespondens
      1.   Korrespondens adresserad till associeringskommittén ska sändas till endera partens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.
      2.   Sekretariatet ska se till att korrespondens adresserad till associeringskommittén sänds till kommitténs ordförande och, om så är lämpligt, sprids som sådana handlingar som avses i artikel 7.
      3.   Meddelanden från ordföranden ska sändas till parterna av sekretariatet på ordförandens vägnar. Sådan korrespondens ska, om så är lämpligt, spridas i enlighet med artikel 7.
      Artikel 7
      Handlingar
      1.   Handlingar ska spridas via associeringskommitténs sekreterare.
      2.   En part ska sända sina handlingar till sin sekreterare. Sekreteraren ska sända dessa handlingar till den andra partens sekreterare.
      3.   Unionens sekreterare ska sprida handlingarna till de berörda företrädarna för unionen och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till Republiken Moldaviens sekreterare.
      4.   Republiken Moldaviens sekreterare ska sprida handlingarna till de berörda företrädarna för Republiken Moldavien och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till unionens sekreterare.
      Artikel 8
      Konfidentialitet
      Om inget annat beslutats parterna emellan ska associeringskommitténs möten inte vara offentliga. Om en part överlämnar information som anges vara konfidentiell till associeringskommittén, ska den andra parten behandla informationen som sådan.
      Artikel 9
      Dagordning för mötena
      1.   En preliminär dagordning för varje möte i associeringskommittén samt utkast till operativa slutsatser enligt artikel 10 ska på grundval av förslag från parterna upprättas av associeringskommitténs sekretariat. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som någon av parterna, senast 21 kalenderdagar före dagen för mötet, begärt att associeringskommitténs sekretariat för upp på dagordningen, och som styrks av relevanta handlingar.
      2.   Den preliminära dagordningen, tillsammans med relevanta handlingar, ska sändas ut i enlighet med artikel 7 senast 15 dagar innan mötet inleds.
      3.   Dagordningen ska antas av associeringskommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.
      4.   Ordföranden i associeringskommittén får, efter överenskommelse med den andra parten, då och då bjuda in företrädare för andra organ inom parterna eller oberoende experter på ett område till möten för att informera om särskilda ämnen. Parterna ska se till att dessa observatörer eller experter respekterar eventuella krav på konfidentialitet.
      5.   Ordföranden för associeringskommitténs möte får, i samråd med parterna, förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.
      Artikel 10
      Protokoll och operativa slutsatser
      1.   Associeringskommitténs sekreterare ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte i associeringskommittén.
      2.   Protokollet ska som regel, för varje punkt på dagordningen, innehålla uppgifter om
      
                  a)
               
               
                  en förteckning över mötesdeltagarna, en förteckning över åtföljande tjänstemän och en förteckning över observatörer eller experter som deltagit i mötet,
               
            
                  b)
               
               
                  de handlingar som lagts fram för associeringskommittén,
               
            
                  c)
               
               
                  de uttalanden som associeringskommittén har begärt ska tas till protokollet, och
               
            
                  d)
               
               
                  operativa slutsatser från mötet i enlighet med punkt 4.
               
            3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas associeringskommittén för godkännande. Associeringskommittén ska godkänna det utkastet till protokoll vid sitt nästföljande möte. Alternativt kan utkastet till protokoll godkännas skriftligen. Utkastet till protokoll för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor ska godkännas inom 28 kalenderdagar efter varje möte. En kopia ska översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7.
      4.   Utkast till operativa slutsatser ska upprättas av associeringskommitténs sekreterare i den part som är ordförande i associeringskommittén och skickas ut till parterna tillsammans med dagordningen, normalt senast 15 kalenderdagar innan mötet inleds. Det utkastet ska uppdateras under mötets gång, så att associeringskommittén i slutet av mötet, såvida parterna inte kommit överens om något annat, kan anta operativa slutsatser som återspeglar parternas uppföljningsåtgärder. Så snart man enats om de operativa slutsatserna ska de bifogas protokollet, och genomförandet av slutsatserna ska ses över under ett kommande möte i associeringskommittén. Associeringskommittén ska i detta syfte anta en mall där varje åtgärdspunkt kan förbindas med en viss tidsfrist.
      Artikel 11
      Beslut och rekommendationer
      1.   I särskilda fall där avtalet ger associeringskommittén befogenhet att fatta beslut eller där associeringsrådet tilldelar associeringskommittén sådan befogenhet ska associeringskommittén fatta beslut. Associeringskommittén ska även utfärda rekommendationer. Beslut och rekommendationer ska utfärdas i samförstånd mellan parterna, efter det att de respektive interna förfarandena har slutförts. Varje beslut eller rekommendation ska undertecknas av ordföranden i associeringskommittén och bestyrkas av associeringskommitténs sekreterare.
      2.   Associeringskommittén får anta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som ska handla i samförstånd med parterna. I det syftet ska förslaget spridas i enlighet med artikel 7, varvid det ska anges en tidsfrist på minst 21 dagar inom vilken alla reservationer eller ändringar ska meddelas. Ordföranden får förkorta tidsfristerna i denna punkt för att ta hänsyn till särskilda omständigheter, i samråd med parterna. När man enats om texten ska beslutet eller rekommendationen undertecknas av ordföranden och bestyrkas av sekreterarna.
      3.   Associationskommitténs akter ska benämnas beslut respektive rekommendation. Varje beslut ska träda i kraft samma dag som det antas såvida inte något annat anges däri.
      4.   Besluten och rekommendationerna ska spridas till parterna.
      5.   Varje part får besluta om offentliggörande av associeringskommitténs beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.
      Artikel 12
      Rapporter
      Associeringskommittén ska rapportera till associeringsrådet om sin egen, underkommittéernas, arbetsgruppernas och andra organs verksamhet vid varje ordinarie möte i associeringsrådet.
      Artikel 13
      Språk
      1.   De officiella språken i associeringskommittén ska vara parternas officiella språk.
      2.   Arbetsspråken i associeringskommittén ska vara engelska och rumänska. Om inget annat beslutas ska associeringskommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.
      Artikel 14
      Kostnader
      1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i associeringskommitténs möten, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
      2.   Kostnader i samband med anordnande av möten och mångfaldigande av handlingar ska bäras av den part som är värd för mötet.
      3.   Kostnader i samband med tolkning vid möten och översättning av handlingar till eller från engelska och rumänska enligt vad som avses i artikel 13.1 ska bäras av den part som är värd för mötet.
      Översättning och tolkning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.
      4.   Om handlingar måste översättas till unionens officiella språk ska unionen stå för utgifterna.
      Artikel 15
      Ändring av arbetsordningen
      Denna arbetsordning kan ändras genom ett beslut av associeringsrådet i enlighet med artikel 438.1 i avtalet.
      Artikel 16
      Underkommittéer och särskilda kommittéer eller organ
      1.   I enlighet med artikel 439.1 och 439.3 i avtalet får associeringskommittén besluta att inrätta underkommittéer på områden som är nödvändiga för genomförandet av avtalet, utöver dem som inrättats genom avtalet, som kan biträda associeringskommittén vid fullgörandet av dess uppgifter. Associeringskommittén får besluta att upplösa sådana underkommittéer samt fastställa eller ändra deras arbetsordning. Om inte annat beslutats ska alla sådana underkommittéer arbeta under associeringskommitténs överinseende och rapportera till associeringskommittén efter varje möte.
      2.   Om inte annat föreskrivs i avtalet eller beslutas i associeringsrådet ska denna arbetsordning i tillämpliga delar även gälla alla underkommittéer som avses i punkt 1.
      3.   Mötena i underkommittéerna kan hållas på ett flexibelt sätt när behov uppstår – personligen, antingen i Bryssel eller i Republiken Moldavien, eller t.ex. genom videokonferens. Underkommittéerna ska fungera som en plattform för övervakning av framstegen i fråga om tillnärmning på olika områden, för diskussion av vissa frågor och utmaningar som uppstår i den processen och för utarbetande av rekommendationer och operativa slutsatser.
      4.   Associeringskommitténs sekretariat ska motta en kopia av all relevant korrespondens, alla handlingar och alla meddelanden som rör en underkommitté, särskild kommitté eller ett organ.
      5.   Om inte annat föreskrivs i avtalet eller beslutas av parterna i associeringsrådet ska en underkommitté, särskild kommitté eller ett organ bara ha befogenhet att utfärda rekommendationer till associeringskommittén.
      Artikel 17
      Denna arbetsordning ska i tillämpliga delar gälla för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor, såvida inte annat anges.