CELEX: 32015R0496
Language: it
Date: 2015-03-17 00:00:00
Title: Regolamento (UE) 2015/496 del Consiglio, del 17 marzo 2015 , che modifica il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'Istituto universitario europeo di Firenze

25.3.2015   
            
            
               IT
            
            
               Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
            
            
               L 79/1
            
         REGOLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSIGLIO
   del 17 marzo 2015
   che modifica il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'Istituto universitario europeo di Firenze
   IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
   visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 352,
   vista la proposta della Commissione europea,
   previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
   vista l'approvazione del Parlamento europeo,
   deliberando secondo una procedura legislativa speciale,
   considerando quanto segue:
   
               (1)
            
            
               Conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (1), gli archivi storici dell'Unione sono conservati e sono resi accessibili al pubblico nei limiti del possibile alla scadenza di un periodo di 30 anni.
            
         
               (2)
            
            
               L'obbligo di istituire degli archivi storici e di renderli accessibili al pubblico nei limiti del possibile si applica a ciascuna delle istituzioni di cui al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 («istituzioni») alle condizioni ivi previste.
            
         
               (3)
            
            
               Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 stabilisce che ciascuna istituzione possa depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno.
            
         
               (4)
            
            
               Nel 1984, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi storici presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono resi accessibili al pubblico. A tal fine è stato firmato in data 17 dicembre 1984 un accordo tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l'IUE («accordo relativo al deposito»).
            
         
               (5)
            
            
               Il Comitato economico e sociale europeo e la Corte dei conti europea hanno deciso di aderire alle condizioni dell'accordo relativo al deposito. La Banca europea per gli investimenti deposita i propri archivi storici presso l'IUE sulla base di una convenzione separata con l'IUE, firmata il 1o luglio 2005, e sulla base delle «regole relative agli archivi storici» adottate dal Comitato direttivo della Banca il 7 ottobre 2005 (2).
            
         
               (6)
            
            
               Il governo italiano ha messo a disposizione dell'IUE, a titolo permanente e gratuito, locali adeguati onde garantire che gli archivi depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello internazionale e offrire la possibilità di consultarli in loco.
            
         
               (7)
            
            
               Gli archivi storici delle istituzioni sono depositati presso l'IUE al fine di rendere possibile l'accesso in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell'integrazione europea e delle istituzioni europee. L'IUE è un rinomato centro di ricerca accademica e insegnamento incentrato sull'Europa e sull'integrazione europea. Dispone di un'esperienza quasi trentennale nella gestione degli archivi storici dell'Unione, fornisce un deposito di alto livello e servizi di ricerca finalizzati espressamente alla conservazione e consultazione di tali archivi, e gode di una reputazione internazionale come centro per tali archivi.
            
         
               (8)
            
            
               È opportuno che il deposito permanente degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE sia integrato nella legislazione dell'Unione al fine di rispecchiare il ruolo dell'IUE come partner delle istituzioni nella gestione dei loro archivi storici.
            
         
               (9)
            
            
               Il presente regolamento dovrebbe applicarsi a tutte le istituzioni, e non dovrebbe pregiudicare la loro responsabilità per quanto riguarda l'apertura dei loro archivi storici al pubblico, né la proprietà degli archivi storici di ciascuna istituzione.
            
         
               (10)
            
            
               Tuttavia, la natura specifica delle attività della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE) giustifica che tali istituzioni siano esentate dall'obbligo di depositare i loro archivi storici presso l'IUE conformemente al presente regolamento. La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
            
         
               (11)
            
            
               È opportuno che le istituzioni e l'IUE, nel limite del possibile, rendano gli archivi storici accessibili al pubblico in formato digitalizzato e in formato digitale, in modo da agevolarne la consultazione su Internet.
            
         
               (12)
            
            
               È opportuno che i dati personali contenuti negli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE siano trattati in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3).
            
         
               (13)
            
            
               Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato dalla Commissione in relazione alla proposta legislativa che ha portato al presente regolamento, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001, e ha espresso un parere a riguardo il 10 ottobre 2012 (4).
            
         
               (14)
            
            
               In un accordo quadro di partenariato dovrebbero essere elaborate disposizioni dettagliate relative alla gestione degli archivi storici presso l'IUE, anche in ordine ad accesso e consultazione pubblica nonché ruoli e responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE.
            
         
               (15)
            
            
               I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione da parte dell'IUE dovrebbero essere finanziati dal bilancio generale dell'Unione en dovrebbero essere a carico di tutte le istituzioni depositanti.
            
         
               (16)
            
            
               È opportuno modificare di conseguenza il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83,
            
         HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
   Articolo 1
   Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 è così modificato:
   
               1)
            
            
               l'articolo 8 è così modificato:
               
                           a)
                        
                        
                           il paragrafo 1 è sostituito dal seguente:
                           «1.   Ogni istituzione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) e della Banca centrale europea (BCE), deposita presso l'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico conformemente al presente regolamento. Le modalità di deposito sono stabilite nell'allegato.
                           Nonostante il primo comma, le istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali presso l'IUE. In tal caso, provvedono a depositare una copia di tali documenti su microscheda o digitale.»;
                     
                           b)
                        
                        
                           sono aggiunti i paragrafi seguenti:
                           «3.   La CGUE e la BCE possono depositare i propri archivi storici presso l'IUE su base volontaria.
                           4.   Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l'IUE.
                           5.   Il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l'IUE non pregiudica la protezione di tali archivi ai sensi dell'articolo 2 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea.
                           6.   L'IUE garantisce la conservazione e la protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione soddisfano le norme riconosciute a livello internazionale per la protezione materiale degli archivi e rispettano almeno le norme tecniche e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati sono conservati in un deposito per archivi appositamente costruito.
                           7.   L'IUE è responsabile solo del personale incaricato della gestione degli archivi storici dell'Unione depositati presso l'IUE. L'IUE deve garantire che il personale assegnato alla gestione degli archivi storici abbia le qualifiche professionali richieste per svolgere l'attività in questo settore.
                           8.   Ogni istituzione depositante ha il diritto di ricevere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell'IUE e svolgere un'ispezione negli archivi depositati.
                           9.   L'IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie in virtù dei paragrafi 1 e 3. Anche le istituzioni possono rendere accessibile al pubblico una copia degli stessi archivi storici.
                           10.   I costi della gestione degli archivi storici dell'Unione sono finanziati dai contributi di tutte le istituzioni depositanti alla pertinente linea di bilancio, entro i limiti degli stanziamenti annuali resi disponibili dall'autorità di bilancio nel rispetto del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione (5). Tali contributi finanziari non coprono i costi connessi alla fornitura ed all'adattamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il relativo personale.
                           L'entità dei contributi di cui al primo comma è proporzionata alla dimensione delle rispettive tabelle dell'organico delle istituzioni depositanti. Ciascun contributo sarà ricalcolato ogniqualvolta una nuova istituzione inizia a depositare i propri archivi storici presso l'IUE o almeno ogni cinque anni.
                           11.   L'IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001, seguendo le istruzioni delle istituzioni depositanti. L'IUE tratta i dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente alle garanzie previste da detto regolamento.
                           12.   Il garante europeo della protezione dei dati continua ad esercitare poteri di controllo sulle istituzioni per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici depositati presso l'IUE.;
                     
         
               2)
            
            
               l'articolo 9 è così modificato:
               
                           a)
                        
                        
                           il primo comma è sostituito dal seguente:
                           «1.   Ogni istituzione adotta norme interne per l'applicazione del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione e all'apertura al pubblico degli archivi storici e alla protezione dei dati personali ivi contenuti. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi accessibili al pubblico con mezzi elettronici, inclusi gli archivi digitali e quelli originariamente prodotti in formato digitale e ne agevolano la consultazione su Internet. Inoltre conservano i documenti esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (quale scrittura “braille”, caratteri grandi o registrazioni).»;
                     
                           b)
                        
                        
                           è aggiunto il paragrafo seguente:
                           «3.   La Commissione conclude, a nome delle istituzioni depositanti, un accordo quadro di partenariato con l'IUE. Tale accordo quadro di partenariato include disposizioni dettagliate relative dell'UE ai ruoli e alle responsabilità reciproci delle istituzioni e dell'IUE per la gestione degli archivi storici dell'Unione, anche in ordine a deposito, conservazione, accesso e consultazione pubblica.»;
                     
         
               3)
            
            
               il testo in allegato deve essere aggiunto quale allegato al regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83.
            
         Articolo 2
   Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
   
      Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
      Fatto a Bruxelles, il 17 marzo 2015
      
         
            Per il Consiglio
         
         
            Il presidente
         
         E. RINKĒVIČS
      
   
   
      (1)  GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.
   
      (2)  GU C 289 del 22.11.2005, pag. 12.
   
      (3)  GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.
   
      (4)  GU C 28 del 30.1.2013, pag. 9.
   
      (5)  GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1»
   
      ALLEGATO
      
         
            «ALLEGATO
            
               DISPOSIZIONI RELATIVE AL DEPOSITO DEGLI ARCHIVI STORICI DELLE ISTITUZIONI PRESSO L'ISTITUTO UNIVERSITARIO EUROPEO DI FIRENZE
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        Nel caso di archivi non digitali, i documenti originali sono depositati presso l'IUE ai fini della loro conservazione permanente insieme ad una copia su microscheda e/o una copia digitale.
                        Nel caso di archivi digitali, l'IUE ha un accesso permanente ai documenti per poter assolvere all'obbligo di rendere accessibili al pubblico gli archivi storici in un unico luogo e promuovere la loro consultazione. Le istituzioni da cui i documenti hanno avuto origine restano responsabili per la conservazione permanente dei loro archivi digitali.
                     
                  
                     
                        2.
                     
                     
                        Il deposito avviene a più riprese nel corso dell'anno e, nella misura del possibile, sulla base delle normali procedure di trattamento degli archivi delle istituzioni.
                     
                  
                     
                        3.
                     
                     
                        L'IUE non modifica la classificazione archivistica stabilita dalle istituzioni depositanti, né elimina o modifica documenti o fascicoli.
                     
                  
                     
                        4.
                     
                     
                        L'IUE restituisce alle istituzioni depositanti, su loro richiesta, gli originali di qualsiasi documento o fascicolo depositato. Tali istituzioni restituiscono gli originali all'IUE non appena non ne hanno più bisogno.
                     
                  
                     
                        5.
                        
                     
                     
                        L'IUE informa immediatamente le istituzioni depositanti in merito a qualsiasi circostanza che potrebbe mettere in pericolo l'inviolabilità degli archivi da esse depositati.»