CELEX: 52012PC0456
Language: de
Date: 2012-08-16
Title: Vorschlag für eine VERORDNUNG DES RATES zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts in Florenz zum Standort der historischen Archive der Europäischen Organe

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		52012PC0456
		
			Vorschlag für eine VERORDNUNG DES RATES zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts in Florenz zum Standort der historischen Archive der Europäischen Organe /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	BEGRÜNDUNG
1.           HINTERGRUND DES VORSCHLAGS
1.1.        Allgemeiner Kontext
Gemäß einer im Februar 1983 erlassenen
Verordnung[1]
sind die Organe im Sinne von Artikel 1 der Verordnung verpflichtet, historische
Archive zu erstellen und sie der Öffentlichkeit nach Ablauf einer Frist von
dreißig Jahren zugänglich zu machen. Jedes Organ kann seine historischen
Archive an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen
1984 vereinbarten das Europäische Parlament,
der Rat und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen
Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit
zugänglich gemacht werden. Seither haben auch der Europäische Rechnungshof, der
Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und die Europäische Investitionsbank
beschlossen, ihre Archive beim EHI zu hinterlegen. Die Bedingungen für die
Aufbewahrung wurden am 17. Dezember 1984 in einem Vertrag zwischen
den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die Kommission, und dem EHI
vereinbart.
Der
italienische Staat stellt dem EHI unbefristet und kostenlos geeignete
Räumlichkeiten für die Aufbewahrung der Archive zur Verfügung. Dadurch werden
Aufbewahrung und Schutz des Archivmaterials entsprechend den anerkannten
internationalen Normen gewährleistet.
Mit der Aufbewahrung der Archive der EU-Organe
beim EHI sollen der Archivzugang an einem einzigen, zentralen Standort
gewährleistet und die Konsultation der Archive und die Erforschung der
Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Institutionen
gefördert werden.
1.2         Ziel des Vorschlags
Mit dem Vorschlag soll der Auftrag des EHI zur
Verwaltung der historischen Archive der Organe bestätigt werden. Er soll eine
solide rechtliche und finanzielle Grundlage für die Partnerschaft zwischen der
EU und dem EHI legen.
1.3         Wesentliche Bestandteile des Vorschlags
Mit dem Vorschlag soll das EHI zum Standort
der historischen Archive der Organe bestimmt werden. Sämtliche Organe mit
Ausnahme des Europäischen Gerichtshofs und der Europäischen Zentralbank werden
künftig ihre archivierten Unterlagen beim EHI hinterlegen, sobald sie gemäß der
bestehenden Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben wurden.
Der Vorschlag bewirkt keine Änderung der
Eigentumsverhältnisse: die archivierten Unterlagen bleiben Eigentum der
hinterlegenden Organe. Ebenso wenig hat er Auswirkungen auf die bestehenden
Regeln, nach denen die Organe darüber befinden, welche Dokumente sie nach 30
Jahren für die Öffentlichkeit freigeben.
Die Betriebs- und Personalkosten des EHI für
die Verwaltung der Archive werden aus dem Gesamthaushalt der EU finanziert;
davon ausgenommen sind Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der
Gebäude und Anlagen, in denen die Archive und die Mitarbeiter untergebracht
sind. Das EHI wird die historischen Archive der EU der Öffentlichkeit
zugänglich machen. Die Organe sind jedoch hierdurch nicht daran gehindert,
ihrerseits der Öffentlichkeit Zugang zu ihrem eigenen Archiv zu gewähren.
Im Vorschlag wird zwischen der Hinterlegung
von Schriftgut in Papierform und in digitaler Form unterschieden. Archivalien
in Papierform werden wie bisher beim EHI hinterlegt und aufbewahrt. Das EHI
wird jedoch nicht verpflichtet, der Öffentlichkeit ein digitales Archiv zur
Verfügung zu stellen. Für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalen Archivs
sind weiterhin die jeweiligen Organe zuständig.
Im Vorschlag wird präzisiert, wie das EHI in
den historischen Archiven der Organe enthaltene personenbezogene Daten zu
schützen hat. Ferner wird festgelegt, dass jedes Organ
Durchführungsbestimmungen zur Verordnung Nr. 354/83 mit Regeln für die
Erhaltung, die Freigabe und den Schutz der in den historischen Archiven
enthaltenen personenbezogenen Daten erlässt. 
2.           ERGEBNISSE DER KONSULTATION
INTERESSIERTER KREISE
Für diesen Vorschlag ist keine Folgenabschätzung
erforderlich.
Eine Konsultation hat stattgefunden. Das EHI
als die aufbewahrende Einrichtung und Italien als Land des Archivsitzes
befürworten den Vorschlag. Die Verwaltungsdienststellen der EU-Organe und der
EU-Agenturen unterstützen ebenfalls das Ziel des Vorschlags.
Der Europäische Gerichtshof und die
Europäische Zentralbank haben darum gebeten, von der Verpflichtung zur
Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI ausgenommen zu werden. Sie
schließen allerdings eine freiwillige Hinterlegung ihrer Archive beim EHI für
die Zukunft nicht aus. Diese Haltung trägt der besonderen Natur der
betreffenden Archive und der aktuellen Praxis in vielen Mitgliedstaaten in
Bezug auf die Archive gleichartiger Einrichtungen Rechnung.
3.           RECHTLICHE
ASPEKTE DES VORSCHLAGS
3.1 Kernbestimmung des Vorschlags
Im Vorschlag wird bestimmt, dass die
historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in
Florenz (Italien) hinterlegt werden, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich
gemacht werden.
3.2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage
für diesen Vorschlag ist Artikel 352 des Vertrags über die Arbeitsweise
der Europäischen Union (AEUV).
Die Ratsverordnung
Nr. 354/83 und der Änderungsrechtsakt im Jahr 2003 waren auf der Grundlage von
Artikel 308 EGV, dem Vorläufer des Artikels 352 AEUV, erlassen worden. Das
zentrale Anliegen der Verordnung Nr. 354/83, die Freigabe der Archive der
Organe nach 30 Jahren, wird durch diesen Vorschlag nicht berührt. Durch diesen
Änderungsvorschlag wird lediglich festgelegt, dass die Organe ihr
Archivmaterial nach seiner Freigabe gemäß der bestehenden Verordnung beim EHI
zu hinterlegen haben. Damit wird die bestehende Situation förmlich bestätigt,
da die meisten Organe ihr freigegebenes Archivmaterial bereits beim EHI
hinterlegen.
Gemäß
Artikel 3 Absatz 3 EUV wahrt die EU den Reichtum ihrer kulturellen
und sprachlichen Vielfalt und sorgt für den Schutz und die Entwicklung des
kulturellen Erbes Europas Die historischen Archive der Organe sind Teil des
kulturellen Erbes Europas, und ihre Freigabe für die Öffentlichkeit dient somit
in erster Linie wissenschaftlichen, bildungspolitischen und kulturellen Zielen.
Die Union kann entsprechende Maßnahmen der Mitgliedstaaten unterstützen,
koordinieren oder ergänzen, aber der Vertrag sieht nicht die erforderlichen
Befugnisse in Bezug auf die historischen Archive der Organe vor. 
Die Verwendung
einer anderen Rechtsgrundlage würde dazu führen, dass eine neue Verordnung
vorgeschlagen werden müsste, und damit würden sämtliche Bestimmungen der
Ratsverordnung 354/83 einschließlich ihrer Grundsätze einer möglichen
Neuverhandlung ausgesetzt. Das würde weit über das mit diesem Vorschlag
angestrebte Ziel hinausgehen.
Die Möglichkeit
eines Vorschlags auf der Grundlage von Artikel 15 Absatz 3 AEUV
wurde geprüft, aber aus folgenden Gründen verworfen:
Mit der
Einrichtung der historischen Archive wird vorrangig das Ziel verfolgt,
Dokumente nach ihrem dauerhaften administrativen, historischen oder
dokumentarischen Wert für die Wahrung und Weitergabe des historischen Erbes der
Organe auszuwählen. Jedes Organ öffnet von sich aus seine historischen Archive
nach 30 Jahren für die Öffentlichkeit und informiert darüber hinaus über den
organisatorischen und operativen Kontext der Dokumente. Damit gehen sie weit
über das öffentliche Recht auf Zugang zu Dokumenten nach Artikel 15
Absatz 3 AEUV hinaus, das vornehmlich die gute Verwaltungspraxis fördern
und die Mitwirkung der Öffentlichkeit an den Entscheidungsprozessen der Organe
gewährleisten soll.
Der Rückgriff auf
Artikel 15 Absatz 3 AEUV würde den Geltungsbereich der Regeln
für die Freigabe historischer Archive reduzieren, da die Europäische
Zentralbank, die Europäische Investitionsbank und der Europäische Gerichtshof,
für die die Verordnung Nr. 354/83 gilt, nur unter eine auf dieser Grundlage
erlassene Verordnung fallen würden, soweit ihre Verwaltungstätigkeit betroffen
ist. 
3.3 Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Der Vorschlag beschränkt sich auf die Regelung
der Aufbewahrung der historischen Archive der Organe beim EHI.
3.4 Wahl des Instruments
Eine Verordnung ist die einzige taugliche
solide rechtliche und finanzielle Grundlage für die Partnerschaft zwischen der
EU und dem EHI. Vorgeschlagen wird die geringfügige Änderung einer bestehenden
Verordnung.
4.           AUSWIRKUNGEN AUF DEN HAUSHALT
Der Vorschlag, die Hinterlegung der
historischen Archive der Organe beim EHI verbindlich vorzuschreiben, wird kurz-
und mittelfristig keine Auswirkungen auf den Haushalt haben. Die langfristigen
Haushaltsfolgen sind voraussichtlich unbedeutend.
Die drei größten Organe, das Europäische
Parlament, der Rat und die Kommission, sowie der Europäische Wirtschafts- und
Sozialausschuss, der Europäische Rechnungshof und die Europäische
Investitionsbank lassen ihre historischen Archive bereits vom EHI aufbewahren.
Die Verwaltung dieser Archive in Florenz wird bereits seit der erstmaligen
Hinterlegung von Archivmaterial beim EHI vor mehr als einem Vierteljahrhundert
aus dem EU-Haushalt finanziert. Im Finanzbogen ist vorgesehen, dass diese
Finanzierung fortgesetzt wird. Die Kosten tragen die hinterlegenden Organe
anteilig zum Arbeitsaufwand des EHI für ihre jeweiligen Archive.
Die Räumlichkeiten für die Unterbringung der
Archive und die Büroräume für die Archivverwaltung beim EHI stellt der
italienische Staat zur Verfügung. 
Die vorgeschlagene Änderung der Verordnung
wird dazu führen, dass mehr Organe als bisher ihr Archiv beim EHI hinterlegen
werden. Da die Freigabefrist für die historischen Archive 30 Jahre beträgt,
wird noch beträchtliche Zeit vergehen, bevor andere Organe als die, die bereits
jetzt ihre Archive vom EHI aufbewahren lassen, von dem Vorschlag betroffen sein
werden. Außerdem wird die zunehmende Digitalisierung des Archivmaterials
Größenvorteile bei seiner Aufbereitung und der Verbreitung durch das EHI
ermöglichen.
2012/0221 (APP)
Vorschlag für eine
VERORDNUNG DES RATES 
zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom)
Nr. 354/83 im Hinblick auf die Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts
in Florenz zum Standort der historischen Archive der Europäischen Organe 
DER RAT DER
EUROPÄISCHEN UNION —
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise
der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 352,
auf Vorschlag der Europäischen Kommission,
nach Zuleitung des Entwurfs des
Gesetzgebungsakts an die nationalen Parlamente,
nach Zustimmung des Europäischen Parlaments,
nach Konsultation des Europäischen
Datenschutzbeauftragten,
gemäß einem besonderen Gesetzgebungsverfahren,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)         
Gemäß Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des
Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der
Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft[2] erstellen die Organe
historische Archive und machen sie der Öffentlichkeit möglichst nach Ablauf
einer Frist von dreißig Jahren zugänglich.
(2)         
Diese Verpflichtung zur Erstellung eines
historischen Archivs und zu seiner Freigabe gilt für alle in Artikel 1 der
Verordnung Nr. 354/83 genannten Organe.
(3)         
Jedes Organ kann sein historisches Archiv der
Verordnung Nr. 354/83 zufolge an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort
unterbringen.
(4)         
1984 beschlossen das Europäische Parlament, der Rat
und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen
Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit
zugänglich gemacht werden. Zu diesem Zweck wurde am 17. Dezember 1984
ein Vertrag zwischen den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die
Kommission, und dem Europäischen Hochschulinstitut in Florenz unterzeichnet.
(5)         
Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss
und der Europäische Rechnungshof sind diesem Vertrag vom
17. Dezember 1984 später beigetreten. Die Europäische
Investitionsbank hinterlegt ihr historisches Archiv beim EHI auf der Grundlage
einer separaten Vereinbarung mit dem EHI vom 1. Juli 2005 und ihrer
„Bestimmungen über historische Archive“, die vom Direktorium der EIB am
7. Oktober 2005 genehmigt wurden[3].
(6)         
Der italienische Staat stellt dem EHI unbefristet
und kostenlos geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung, um zu gewährleisten, dass
die hinterlegten Archive nach anerkannten internationalen Standards geschützt
und vor Ort gesichtet werden können.
(7)         
Mit der Aufbewahrung der Archive der EU-Organe beim
EHI sollen der Archivzugang an einem einzigen, zentralen Standort gewährleistet
und die Konsultation der Archive sowie die Erforschung der Geschichte der
europäischen Integration und der europäischen Organe gefördert werden. Das EHI
ist eine renommierte Einrichtung der Forschung und Lehre mit dem Schwerpunkt
Europa und Europäische Integration. Es verwaltet die historischen Archive der
Organe seit über 30 Jahren, bietet hochmoderne Magazine und Forschungsanlagen,
die eigens für die Aufbewahrung und Sichtung der Archivbestände errichtet
wurden, und verfügt über einen internationalen Ruf als Standort der
historischen Archive der EU. 
(8)         
Für die fortgesetzte Aufbewahrung der historischen
Archive der Organe beim EHI ist eine solide Rechtsgrundlage erforderlich, die
die Rolle des EHI als Partner der Organe für die Verwaltung ihrer historischen
Archive widerspiegelt.
(9)         
Wegen der besonderen Art ihrer Tätigkeit ist es
gerechtfertigt, den Europäischen Gerichtshof und die Europäische Zentralbank
von der Verpflichtung zur Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI
gemäß dieser Verordnung auszunehmen. Es steht dem Europäischen Gerichtshof und
der Europäischen Zentralbank frei, ihr historisches Archiv freiwillig beim EHI
zu hinterlegen.
(10)     
Die Verordnung sollte für sämtliche übrigen Organe
gelten. Die Verpflichtung der Organe, ihre historischen Archive für die
Öffentlichkeit freizugeben, und ihre Eigentumsrechte an ihren historischen
Archiven bleiben von dieser Verordnung unberührt.
(11)     
Die in den beim EHI aufbewahrten historischen
Archiven enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung
Nr. 45/2001[4]
behandelt.
(12)     
Die Verwaltung der Archive der Organe durch das EHI
kann durch Finanzhilfen unterstützt werden. 
(13)     
Daher ist die Verordnung (EG) Nr. 354/83
entsprechend zu ändern —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83
wird wie folgt geändert:
1. Artikel 8 Absatz 1 erhält
folgende Fassung:
„1. Jedes Organ mit Ausnahme des Europäischen
Gerichtshofs und der Europäischen Zentralbank hinterlegt die Dokumente, die
Bestandteil seines historischen Archivs sind und gemäß dieser Verordnung für
die Öffentlichkeit freigegeben wurden, beim Europäischen Hochschulinstitut in
Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.“
2. In Artikel 8 werden folgende Absätze
angefügt:
„3. Der
Europäische Gerichtshof und die Europäische Zentralbank können ihr historisches
Archiv beim EHI hinterlegen.
4. Die
Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt weder
das Eigentum an den Archiven noch ihre Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des
dem Vertrag beigefügten Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der
Europäischen Union.
5. Das EHI
gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive.
Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten
internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den
technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die
Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden
die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt.
6. Jedes
hinterlegende Organ kann Informationen zur Verwaltung seines Archivs anfordern
und vor Ort Inspektionen vornehmen.
7. Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen
Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe
können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Fassung der gleichen Archivbestände
zugänglich machen.
8. Zur Unterstützung der Verwaltung der historischen Archive können dem
EHI Finanzhilfen gemäß dieser Verordnung und im Einklang mit der Verordnung Nr.
1605/2002 des Rates gewährt werden, sofern die Haushaltsbehörde die
erforderlichen Mittel in der betreffenden Haushaltslinie bereitstellt. Die
hinterlegenden Organe tragen anteilig die Kosten für die Archivverwaltung. Die
Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine
zur Beherbergung der Archive und seiner Mitarbeiter sind nicht
erstattungsfähig. 
9. Das EHI behandelt die in den historischen Archiven der Organe
enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung Nr. 45/2001. Das
EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 2 der Verordnung auf
Anweisung der hinterlegenden Organe. 
10. Der Europäische Datenschutzbeauftragte überwacht die Verarbeitung
der in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten
durch das EHI.“
3. Artikel 9 Absatz 1 erhält
folgende Fassung:
„Jedes Organ erlässt interne
Durchführungsbestimmungen für diese Verordnung. Diese enthalten Regeln über die
Aufbewahrung, die Freigabe für die Öffentlichkeit und den Schutz der in den
historischen Archiven enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen
ihre Archive soweit wie möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich.
Dokumente, die in einer Form vorliegen, die einem besonderen Bedarf entspricht
(Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen), bewahren sie ebenfalls
auf.“
4. Der Verordnung wird entsprechend dem Anhang
dieser Änderungsverordnung ein Anhang beigefügt.
Artikel 2
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer
Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren
Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Geschehen zu Brüssel am 
                                                                       Im
Namen des Rates
                                                                       Der
Präsident
                                                                       
ANHANG
Folgender Anhang wird angefügt:
„Anhang
Bestimmungen
über die Hinterlegung der historischen Archive der Europäischen Organe beim
Europäischen Hochschulinstitut in Florenz 
1.   Im Falle eines nicht
digitalisierten Archivs werden die Originaldokumente beim EHI zur ständigen
Aufbewahrung zusammen mit einem Mikroträger und/oder einer digitalen Kopie
hinterlegt.
Im Falle eines digitalisierten Archivs wird
dem EHI ein dauerhafter Zugang zu den Dokumenten gewährt, damit es seiner
Aufgabe einer Aufbereitung und Bereitstellung für die Öffentlichkeit an einem
einzigen Standort und zur Förderung ihrer Nutzung nachkommen kann. Die
Herkunftsorgane bleiben für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalen
Archivs zuständig.
2. Die Bestände werden jährlich und möglichst
im Rahmen der normalen Archivierungsverfahren der Organe beim EHI hinterlegt.
3.   Die hinterlegenden Organe können
bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von
der Hinterlegung ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen Sie einen Mikroträger
oder eine digitale Kopie.
4.   Die hinterlegenden Organe bleiben
Eigentümer ihres Archivs und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die
Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem
Institut auf andere Weise zugänglich gemacht werden. Das EHI nimmt keine Änderung
an der von den hinterlegenden Organen vorgenommenen Klassifizierung des
Archivguts vor und vernichtet und verändert keine Dokumente oder Akten.
5.   Das EHI gibt
hinterlegte Originaldokumente und -akten den betreffenden Organen auf
Aufforderung zurück. Die Organe hinterlegen die Originale erneut beim EHI,
sobald sie nicht mehr benötigt werden.
6.   Das
EHI unterrichtet die hinterlegenden Organe unverzüglich von sämtlichen
Umständen, die die Unverletzlichkeit des hinterlegten Archivguts gefährden
könnten.“
FINANZBOGEN ZU RECHTSAKTEN
1.           RAHMEN DES VORSCHLAGS/DER INITIATIVE
              1.1.    Titel des Vorschlags/der Initiative
              1.2.    Politikbereich(e)
in der ABM/ABB-Struktur
              1.3.    Art
des Vorschlags/der Initiative
              1.4.    Ziel(e)
              1.5.    Begründung(en)
für den Vorschlag/die Initiative
              1.6.    Dauer
und finanzielle Auswirkungen
              1.7.    Vorgeschlagene
Methode(n) der Mittelverwaltung
2.           VERWALTUNGSMASSNAHMEN
              2.1.    Monitoring
und Berichterstattung
              2.2.    Verwaltungs-
und Kontrollsystem
              2.3.    Prävention
von Betrug und Unregelmäßigkeiten
3.           GESCHÄTZTE FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN DES
VORSCHLAGS/DER INITIATIVE
              3.1.    Betroffene
Rubrik(en) des mehrjährigen Finanzrahmens und Ausgabenlinie(n)
              3.2.    Geschätzte
Auswirkungen auf die Ausgaben
              3.2.1. Übersicht
              3.2.2. Geschätzte
Auswirkungen auf die operativen Mittel
              3.2.3. Geschätzte
Auswirkungen auf die Verwaltungsmittel
              3.2.4. Vereinbarkeit mit
dem aktuellen mehrjährigen Finanzrahmen
              3.2.5. Finanzierungsbeteiligung
Dritter
              3.3.    Geschätzte Auswirkungen auf
die Einnahmen
FINANZBOGEN
ZU RECHTSAKTEN
1.           RAHMEN DES VORSCHLAGS/DER INITIATIVE
1.1.        Titel des Vorschlags/der
Initiative
Verordnung des Rates
zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die
Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts in Florenz zum Standort der historischen
Archive der Europäischen Organe
1.2.        Politikbereiche in der
ABM/ABB-Struktur[5]
Beziehungen zur Zivilgesellschaft, Transparenz und
Information
1.3.        Art des Vorschlags/der
Initiative
Der Vorschlag betrifft die Ergänzung einer
bestehenden Maßnahme.
1.4.        Ziele
1.4.1.     Mit dem Vorschlag/der
Initiative verfolgte(s) mehrjährige(s) strategische(s) Ziel(e) der Kommission
Mit dem Vorschlag soll die bestehende
Partnerschaft mit dem EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der
Organe und seiner Öffnung auf eine geregelte und solide Grundlage gestellt
werden. Mit der Aufbewahrung beim EHI sollen der Archivzugang an einem
einzigen, zentralen Standort gewährleistet und die Konsultation der Archive und
die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der
europäischen Institutionen gefördert werden.
1.4.2.     Einzelziele und
ABM/ABB-Tätigkeiten
Einzelziel Nr.
25.02.01.01
ABM/ABB-Tätigkeiten:
Beziehungen zur Zivilgesellschaft, Transparenz und
Information
Institutionen von europäischem Interesse/Historische
Archive der Europäischen Union
1.4.3.     Erwartete(s) Ergebnis(se) und
Auswirkung(en)
Die Partnerschaft mit dem EHI führt zu einer
Aufwertung der historischen Archive der EU-Organe und erleichtert die
Verbreitung des Archivmaterials und den Zugang der Öffentlichkeit.
1.4.4.     Leistungs- und
Erfolgsindikatoren
(1)         
Hinterlegung des Archivmaterials beim EHI in
Florenz durch die Organe
(2)         
Sammlung und Aufbereitung privater Archive und
persönlicher Schriftstücke von Einzelpersonen sowie öffentlichen und privaten
Organisationen, die zum Aufbau Europas beigetragen haben, durch das EHI
(3)         
Erstellung und Veröffentlichung von
Bestandsführern, Inventaren, Quellenpublikationen und anderen Hilfsmitteln für
Forscher
(4)         
Bereitstellung eines vollausgestatteten Lesesaals
durch das EHI
(5)         
Online-Zugang zum Inventar und zum Archiv
(6)         
Zahl der Nutzer des Lesesaals
(7)         
Werbung für die Nutzung der historischen Archive
der Organe
1.5.        Begründung(en) für den
Vorschlag/die Initiative
1.5.1.     Kurz- oder längerfristig zu
deckender Bedarf
Verwaltung der von den Organen beim Europäischen
Hochschulinstitut in Florenz hinterlegten historischen Archive und Aufbereitung
des Archivmaterials für den öffentlichen Zugang.
1.5.2.     Mehrwert durch die
Intervention der EU
Die Partnerschaft mit dem EHI erleichtert die Verbreitung
des Archivmaterials und den Zugang der Öffentlichkeit.
Schon die Zusammenlegung der Archive der Organe an
einem einzigen Standort steigert ihren Nutzen. Außerdem kann das EHI die
Archive durch die Verknüpfung des Archivmaterials aus unterschiedlichen
Quellen, die Erstellung von Suchhilfen und anderen Forschungsinstrumenten und
die Bereitstellung eines Zugangs sowohl vor Ort als auch über das Internet
weiter aufwerten.
1.5.3.     Aus früheren ähnlichen
Maßnahme gewonnene wesentliche Erkenntnisse
Sechs Organe hinterlegen ihr historisches Archiv
beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz (EHI) auf der Grundlage eines
Vertrags vom 17. Dezember 1984 zwischen den Europäischen
Gemeinschaften und dem EHI. Dieser Aufbewahrungsvertrag ist jedoch inzwischen
überholt und sollte durch eine solidere rechtliche und finanzielle Grundlage
für die Partnerschaft mit dem EHI ersetzt werden.
1.5.4.     Kohärenz mit anderen
Finanzierungsinstrumenten sowie mögliche Synergieeffekte
entfällt
1.6.        Dauer und finanzielle
Auswirkungen
Vorschlag/Initiative mit unbefristeter
Geltungsdauer
1.7.        Vorgeschlagene Methode(n) der
Mittelverwaltung[6]
Direkte zentrale Verwaltung durch die Kommission
2.           VERWALTUNGSMASSNAHMEN
2.1.        Monitoring und
Berichterstattung
Das EHI legt der Kommission zu jedem Kalenderjahr
einen Arbeitsprogramm-Entwurf zur gemeinsamen Besprechung vor; der Entwurf
enthält auch einen Stellenplan mit Stand vom 31. Dezember des Jahres, für
das das Arbeitsprogramm gelten soll, sowie des vorausgehenden und des
darauffolgenden Jahres. Der Entwurf ist im Februar des vorausgehenden Jahres
vorzulegen.
Nach der Erörterung mit den anderen hinterlegenden
Organen wird das Arbeitsprogramm von der Kommission und dem EHI gemeinsam
beschlossen und der jährlichen Finanzhilfevereinbarung als Anlage beigefügt.
Die Kommission kontrolliert die Durchführung des
Arbeitsprogramms.
Jeweils nach Ablauf des Kalenderjahres legt das
EHI einen Tätigkeitsbericht für das historische Archiv vor.
2.2.        Verwaltungs- und
Kontrollsystem
2.2.1.     Ermittelte Risiken
Die Risiken für den Erhalt der hinterlegten
Papierarchive der Organe sind äußerst gering. Der italienische Staat stellt ein
eigens errichtetes Archivmagazin zur Verfügung, das den höchsten
internationalen Ansprüchen an die langfristige Aufbewahrung von Archivmaterial
genügt.
2.2.2.     Vorgesehene Kontrollen
Partnerschaftsverträge mit dem EHI werden die
Grundlage für die laufende Erörterung, Prüfung und Evaluierung der
Haushaltsmittel und des Arbeitsprogramms bilden. Jedes hinterlegende Organ kann
Informationen zur Verwaltung seines Archivs anfordern und vor Ort Inspektionen
vornehmen.
2.3.        Prävention von Betrug und
Unregelmäßigkeiten
Gemäß Artikel 287 Abs. 3 AEUV ist der
Rechnungshof befugt, sämtliche natürlichen und juristischen Personen, die
Zahlungen aus dem EU-Haushalt erhalten, einer Rechnungsprüfung zu unterziehen.
Die Befugnisse der Kommission und des OLAF bei der Bekämpfung von Betrug zum
Schaden der finanziellen Interessen der EU werden durch einschlägige Rechtsakte
(Verordnung Nr. 2185/96 des Rates und Verordnung Nr. 1073/1999 des Rates und
des Europäischen Parlaments) und durch Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates über
die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen
Gemeinschaften festgelegt. Gemäß Artikel 120 Absatz 3 der Haushaltsordnung
müssen sämtliche Finanzhilfeentscheidungen oder Finanzhilfevereinbarungen
ausdrücklich die Befugnis der Kommission und des Rechnungshofs vorsehen,
Vor-Ort-Kontrollen und Belegkontrollen bei allen Auftragnehmern und
Unterauftragnehmern durchzuführen, die EU-Mittel erhalten haben. 
3.           GESCHÄTZTE FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN DES
VORSCHLAGS/DER INITIATIVE
3.1.        Betroffene Rubrik(en) des
mehrjährigen Finanzrahmens und Ausgabenlinie(n)
·      Bestehende Haushaltslinien
In der Reihenfolge der Rubriken des
mehrjährigen Finanzrahmens und der Haushaltslinien.
 Rubrik des mehrjährigen Finanzrahmens || Haushaltslinie || Art der Ausgaben || Beteiligung 
 Historische Archive der Europäischen Union || GM/NGM ([7])   || von EFTA-Ländern[8]   || von Kandidatenländern[9]   || von Drittstaaten || nach Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung 
 5 Verwaltung || 25.02.01.01 || Nummer || nein || nein || nein || nein 
3.2.        Geschätzte Auswirkungen auf
die Ausgaben 
3.2.1.     Übersicht 
in Mio. EUR (3 Dezimalstellen)
 Rubrik des mehrjährigen Finanzrahmens: || 5 || Verwaltungsausgaben 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || GESAMT 2013-2019 
 GD: SG || 
  Personalausgaben || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 
 Dienstreisen || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028 
  25.020101 Historische Archive || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 
 SG INSGESAMT: ||   || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
 Mittel INSGESAMT unter RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || (Verpflichtungen insges. = Zahlungen insges.) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mittel INSGESAMT unter RUBRIKEN 1 bis 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || Zahlungsverpflichtungen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Zahlungen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Geschätzte Auswirkungen auf
die operativen Mittel
Für den Vorschlag werden keine operativen Mittel
benötigt.
3.2.3.     Geschätzte Auswirkungen auf
die Verwaltungsmittel
3.2.3.1.  Übersicht 
Für den Vorschlag werden die folgenden
Verwaltungsmittel benötigt:
in Mio. EUR (3
Dezimalstellen)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || GESAMT 
 RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personalausgaben ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Sonstige Verwaltungs-ausgaben ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Zwischensumme RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Außerhalb der RUBRIK 5[11] des mehrjährigen Finanzrahmens   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personalausgaben ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Sonstige Verwaltungs- ausgaben ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Zwischensumme der Mittel außerhalb der RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 GESAMT || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
Der Bedarf an
Verwaltungsmitteln und Humanressourcen wird aus den Mitteln gedeckt, die der
für die Verwaltung der Maßnahme zuständigen GD nach Maßgabe der verfügbaren
Mittel im Rahmen der jährlichen Mittelzuweisung zugeteilt werden.
3.2.3.2.   Geschätzter Personalbedarf
Für den Vorschlag wird das folgende Personal
benötigt:
Schätzung in ganzzahligen Werten (oder mit
höchstens einer Dezimalstelle)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Im Stellenplan vorgesehene Planstellen (Beamte und Bedienstete auf Zeit) 
 25 01 01 01 (am Sitz und in den Vertretungen der Kommission) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 
 XX 01 01 02 (in den Delegationen) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (indirekte Forschung) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (direkte Forschung) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Externes Personal (in Vollzeitäquivalenten =FTE)[12]   
 XX 01 02 01 (AC, ANS, INT der Gesamtdotation) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (CA, AL, ANS, INT und JED in den Delegationen) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13]   || am Sitz[14]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - in den Delegationen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (CA, INT, ANS – Indirekte Forschung) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (CA, INT, ANS – Direkte Forschung) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Sonstige Haushaltslinien (bitte angeben) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 GESAMT || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 
XX steht für den
jeweiligen Politikbereich bzw. Haushaltstitel.
Der Personalbedarf wird durch der Verwaltung
der Maßnahme zugeordnetes Personal der GD oder GD-interne Personalumsetzung
gedeckt. Hinzu kommen etwaige zusätzliche Mittel für Personal, die der für die
Verwaltung der Maßnahme zuständigen GD nach Maßgabe der verfügbaren Mittel im
Rahmen der jährlichen Mittelzuweisung zugeteilt werden.
Beschreibung der auszuführenden Aufgaben:
 Beamte und Bedienstete auf Zeit || Ausarbeitung von Partnerschaftsverträgen und Finanzhilfevereinbarungen. Vorbereitung des Finanzierungsantrags. Kontrolle des Arbeitsprogramms und der Ausgaben. Gegebenenfalls nachträgliche Evaluierungen. 
 Externes Personal || ------ 
3.2.4.     Vereinbarkeit mit dem
aktuellen mehrjährigen Finanzrahmen
Der Vorschlag ist mit dem derzeitigen mehrjährigen
Finanzrahmen vereinbar.
3.2.5.     Finanzierungsbeteiligung
Dritter
Der Vorschlag sieht keine Kofinanzierung durch
Dritte vor.
3.3.        Geschätzte Auswirkungen auf
die Einnahmen
Der Vorschlag hat keine finanziellen Auswirkungen
auf die Einnahmen.
[1]               Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates,
geändert durch Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom
22. September 2003. Siehe: ABl. L 43 vom 15.2.1983,
S. 1. ABl. L 243 vom 27.9.2003, S. 1.
[2]               ABl. L 43 vom 15.2.1983, S. 1.
[3]               ABl. C 289 vom 22.11.2005, S. 12-13.
[4]               ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.
[5]               ABM: Activity Based Management: maßnahmenbezogenes
Management ABB: Activity-Based Budgeting: maßnahmenbezogene Budgetierung.
[6]               Erläuterungen zu den Methoden der Mittelverwaltung und
Verweise auf die Haushaltsordnung sind auf der Webseite BudgWeb (in
französischer und englischer Sprache) erhältlich: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               GM=Getrennte Mittel / NGM=Nicht getrennte Mittel.
[8]               EFTA: Europäische Freihandelsassoziation.
[9]               Kandidatenländer und gegebenenfalls potenzielle
Kandidaten des Westbalkans.
[10]             Es wird damit gerechnet, dass sich die einschlägigen
Ausgaben auch nach 2019 in der gleichen Höhe weiterentwickeln. 
[11]             Ausgaben für technische und/oder administrative
Unterstützung und Ausgaben zur Unterstützung der Umsetzung von Programmen
und/oder Maßnahmen der EU (vormalige BA-Linien), indirekte Forschung, direkte
Forschung.
[12]             CA = Vertragsbediensteter; INT = Leiharbeitskräfte; JED =
Junge Sachverständige in Delegationen; LA = Ortskraft;
ANS = Abgeordneter nationaler Sacherverständiger. .
[13]             Teilobergrenze für aus den operativen Mitteln finanziertes
externes Personal (vormalige BA-Linien).
[14]             Insbesondere Strukturfonds, Europäischer
Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER) und
Europäischer Fischereifonds (EFF).