CELEX: 52012PC0456
Language: lt
Date: 2012-08-16
Title: Pasiūlymas TARYBOS REGLAMENTAS kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Pasiūlymas TARYBOS REGLAMENTAS kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	AIŠKINAMASIS MEMORANDUMAS
1.           PASIŪLYMO APLINKYBĖS
1.1.        Bendrosios aplinkybės
1983 m. vasario mėn. Tarybos reglamente[1]
nustatyta, kad institucijos, kaip apibrėžta to reglamento 1 straipsnyje, turi
įsteigti istorinius archyvus ir, praėjus 30 metų, atverti juos visuomenei.
Kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo
nuožiūra.
1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir
Komisija susitarė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame
institute (angl. EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Vėliau
Europos Audito Rūmai, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir
Europos investicijų bankas taip pat nusprendė savo archyvus deponuoti EUI.
Deponavimo sąlygos nustatytos 1984 m. gruodžio 17 d. Europos
Bendrijų, atstovaujamų Komisijos, ir EUI sudarytoje sutartyje.
Italijos
vyriausybė visam laikui nemokamai suteikia EUI tinkamas patalpas archyvams
saugoti. Taip užtikrinama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir apsauga atitiktų
pripažintus tarptautinius standartus.
Institucijų istoriniai archyvai EUI
deponuojami norint suteikti prieigą prie jų vienoje vietoje, skatinti su jais
susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų
istoriją.
1.2         Pasiūlymo tikslas
Pasiūlymu siekiama patvirtinti EUI vaidmenį
institucijų istorinių archyvų valdymo srityje. Juo bus sukurtas patikimas
teisinis ir finansinis ES ir EUI partnerystės pagrindas.
1.3         Pagrindiniai pasiūlymo aspektai
Pasiūlymu nustatomas institucijų istorinių
archyvų deponavimas EUI. Visos institucijos,
išskyrus Europos Teisingumo Teismą ir Europos Centrinį Banką, savo istorinius
archyvus, juos atvėrus visuomenei pagal galiojantį reglamentą, deponuos EUI.
Pasiūlymas neturės poveikio nei istorinių
archyvų nuosavybės teisėms, kurios toliau priklausys deponuojančioms
institucijoms, nei galiojančioms taisyklėms, kuriomis vadovaudamosi
institucijos nusprendžia, kuriuos dokumentus, praėjus 30 metų, atverti
visuomenei.
EUI patiriamos su istorinių archyvų valdymu
susijusios veiklos ir personalo išlaidos bus finansuojamos iš ES bendrojo
biudžeto, išskyrus išlaidas, susijusias su archyvams ir personalui skirto (-ų)
pastato (-ų) ir saugyklų aprūpinimu ir įrengimu. EUI
teiks visuomenei prieigą prie ES istorinių archyvų. Tačiau prieigą prie savo
istorinių archyvų visuomenei teiks ir institucijos.
Pasiūlyme atskiriamas spausdintinių ir
skaitmeninių archyvų deponavimas. Spausdintiniai archyvai ir toliau bus
fiziškai deponuojami EUI ir jis juos saugos. Tačiau prieigos prie skaitmeninių
archyvų suteikimo tikslais EUI nereikės jų saugoti. Už ilgalaikį skaitmeninių
archyvų saugojimą ir toliau bus atsakingos juos sukūrusios institucijos.
Pasiūlyme aiškiau nustatoma EUI atsakomybė už
institucijų istoriniuose archyvuose pateiktų asmens duomenų apsaugą. Jame taip
pat nustatyta, kad kiekviena institucija turi nustatyti su Reglamento Nr. 354/83
taikymu susijusias įgyvendinimo taisykles, įskaitant istoriniuose archyvuose
pateiktų asmens duomenų saugojimo, atvėrimo visuomenei ir apsaugos taisykles. 
2.           KONSULTACIJŲ SU SUINTERESUOTOSIOMIS
ŠALIMIS REZULTATAI
Šio pasiūlymo poveikio vertinti nereikia.
Konsultuotasi su suinteresuotosiomis šalimis.
Ir EUI, kaip priimančioji institucija, ir Italija, kaip priimančioji
vyriausybė, pritaria pasiūlymui. ES institucijų administracinės tarnybos ir ES
agentūrų tinklas taip pat pritaria pasiūlymo tikslui.
Europos Teisingumo Teismas ir Europos
Centrinis Bankas paprašė netaikyti jiems įpareigojimo savo istorinius archyvus
deponuoti EUI. Tačiau jie neatmetė galimybės, kad ateityje tai gali daryti savanoriškai.
Toks sprendimas priimtas dėl jų veiklos pobūdžio ir atitinka dabartinę daugelio
valstybių narių panašių įstaigų istorinių archyvų praktiką.
3.           TEISINIAI
PASIŪLYMO ASPEKTAI
3.1. Pagrindinės pasiūlymo nuostatos
Pasiūlymu nustatomas institucijų istorinių
archyvų deponavimas Europos universitetiniame institute Florencijoje (Italija),
kuris juos atvers visuomenei.
3.2. Teisinis pagrindas
Pasiūlymo teisinis
pagrindas yra Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 352 straipsnis.
Tarybos
reglamentas Nr. 354/83 ir jo pakeitimai 2003 m. buvo priimti remiantis EB
sutarties 308 straipsniu, kuris dabar atitinka SESV 352 straipsnį. Šis pasiūlymas neturės poveikio Reglamento Nr. 354/83
tikslui po 30 metų atverti institucijų archyvus visuomenei. Jame tiesiog nustatoma, kad atitinkamoms
institucijoms pagal galiojantį reglamentą atvėrus savo istorinius archyvus
visuomenei, jie bus deponuojami EUI. Šiuo
pasiūlymu oficialiai įtvirtinama dabartinė padėtis, nes dauguma institucijų,
atvėrusių savo archyvus, jau deponuoja juos EUI.
ES sutarties 3
straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad ES, be kita ko, gerbia savo turtingą
kultūros įvairovę ir užtikrina, kad Europos kultūros paveldas būtų saugomas ir
turtinamas. Institucijų istoriniai archyvai
yra Europos kultūros paveldo dalis, todėl juos atveriant visuomenei visų pirma
siekiama akademinių, švietimo ir kultūros tikslų. Sąjungai
suteikti įgaliojimai priimti priemones, kuriomis remiami, koordinuojami ar
papildomi valstybių narių veiksmai šiose srityse, tačiau Sutartyse nenustatyti
būtini su institucijų istoriniais archyvais susiję įgaliojimai. 
Jeigu būtų
taikomas kitas teisinis pagrindas, reikėtų parengti naują reglamento pasiūlymą,
todėl gali prasidėti diskusijos dėl Tarybos reglamento Nr. 354/83 nuostatų,
įskaitant jo pagrindinius principus. Tai
viršytų pirmiau apibūdintą pasiūlymo tikslą.
Svarstyta
pasiūlymą grįsti SESV 15 straipsnio 3 dalimi, tačiau ši galimybė atmesta dėl
šių priežasčių:
Svarbiausias
istorinių archyvų steigimo tikslas – atrinkti dokumentus, atsižvelgiant į jų administracinę,
istorinę ar įrodomąją vertę, siekiant išsaugoti institucijų istorinį palikimą
ir juo pasidalyti. Kiekviena institucija po 30
metų pati atveria istorinius archyvus visuomenei ir teikia papildomos
informacijos, kuria paaiškina tų archyvų organizacines ir funkcines aplinkybes. Tai apima kur kas daugiau nei visuomenės teisę
susipažinti su dokumentais pagal SESV 15 straipsnio 3 dalį, kurios svarbiausias
tikslas yra skatinti gerą valdymą ir užtikrinti visuomenės narių dalyvavimą
institucijų sprendimų priėmimo procese.
Pasinaudojus SESV 15
straipsnio 3 dalimi, susiaurėtų istorinių archyvų atvėrimą reglamentuojančių
taisyklių taikymo sritis, nes Europos Centrinis Bankas, Europos investicijų
bankas ir Europos Teisingumo Teismas, kuriems dabar taikomas Reglamentas Nr. 354/83,
vykdydami savo administracines užduotis, privalėtų laikytis tik šiuo pagrindu
priimto reglamento. 
3.3. Proporcingumo principas
Pasiūlymu nustatomas tik institucijų istorinių
archyvų deponavimas EUI ir tokio deponavimo sąlygos.
3.4. Pasirinkta priemonė
Reglamentas yra vienintelė tinkama priemonė
patikimam teisiniam ir finansiniam ES ir EUI partnerystės pagrindui sukurti.
Pasiūlymu šiek tiek iš dalies keičiamas galiojantis reglamentas.
4.           POVEIKIS BIUDŽETUI
Pasiūlymas nustatyti privalomą istorinių
archyvų deponavimą EUI neturės naujo poveikio biudžetui trumpuoju ar
vidutiniuoju laikotarpiu. Poveikis biudžetui ilguoju laikotarpiu neturėtų būti
didelis.
Trys didžiausios institucijos – Europos
Parlamentas, Taryba ir Komisija – taip pat Europos ekonominių ir socialinių
reikalų komitetas, Europos Audito Rūmai ir Europos investicijų bankas jau
deponuoja savo istorinius archyvus EUI. Šių archyvų valdymas Florencijoje
finansuojamas iš ES biudžeto, nes archyvai EUI pirmą kartą deponuoti daugiau
kaip prieš ketvirtį amžiaus. Finansinėje teisės akto pasiūlymo pažymoje
nustatoma, kad toks finansavimas tęsis. Deponuojančios institucijos dalysis
išlaidas, atsižvelgdamos į EUI atliekamą su jų atitinkamais archyvais susijusį
darbą.
Patalpas archyvams ir juos valdančiam
personalui EUI suteikia Italijos vyriausybė. 
Priėmus šį pakeitimą, padaugės deponuojančių
institucijų. Tačiau atsižvelgiant į tai, kad deponuojami tik 30 metų senumo
visuomenei atveriami istoriniai archyvai, praeis nemažai laiko, kol šis pasiūlymas
turės poveikio kitoms institucijoms, nei tos, kurios jau deponuoja savo
archyvus EUI. Be to, archyvai vis dažniau bus skaitmeniniai, todėl EUI, juos
tvarkydamas ir skleisdamas, galės pasinaudoti masto ekonomija.
2012/0221 (APP)
Pasiūlymas
TARYBOS REGLAMENTAS
kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų
deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas
Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 
EUROPOS
SĄJUNGOS TARYBA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos
veikimo, ypač į jos 352 straipsnį,
atsižvelgdama į Europos Komisijos pasiūlymą,
teisės akto projektą perdavus nacionaliniams
parlamentams,
atsižvelgdama į Europos Parlamento pritarimą,
pasikonsultavusi su Europos duomenų apsaugos
priežiūros pareigūnu,
laikydamasi specialios teisėkūros procedūros,
kadangi:
(1)         
pagal 1983 m. vasario 1 d. Tarybos
reglamentą (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir
Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei[2]
institucijų ir įstaigų istoriniai archyvai yra saugomi ir, jei tik įmanoma,
praėjus 30 metų laikotarpiui atveriami visuomenei;
(2)         
įpareigojimas įsteigti savo istorinius archyvus ir,
jei tik įmanoma, atverti juos visuomenei taikomas visoms Reglamento Nr. 354/83 1
straipsnyje nurodytoms institucijoms;
(3)         
Reglamente Nr. 354/83 nustatyta, kad kiekviena
institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra;
(4)         
1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir
Komisija nusprendė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame
institute (EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Šiuo tikslu 1984 m.
gruodžio 17 d. Europos Bendrijos, atstovaujamos Komisijos, ir Europos
universitetinis institutas Florencijoje pasirašė sutartį;
(5)         
vėliau Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas
ir Europos Audito Rūmai susitarė laikytis 1984 m. gruodžio 17 d.
deponavimo sutarties sąlygų. Europos investicijų bankas savo istorinius
archyvus EUI deponuoja pagal atskirą 2005 m. liepos 1 d. su EUI
pasirašytą konvenciją ir 2005 m. spalio 7 d. Banko Valdymo komiteto
priimtas Istorinių archyvų taisykles[3];
(6)         
Italijos vyriausybė visam laikui nemokamai suteikė
EUI tinkamas patalpas, užtikrindama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir
apsauga atitiktų pripažintus tarptautinius standartus ir kad su jais būtų
galima susipažinti vietoje;
(7)         
institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami
norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti
ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. EUI –
pripažintas akademinių tyrimų ir mokymosi centras, besispecializuojantis
Europos ir Europos integracijos srityse. Jis turi beveik 30 metų institucijų
istorinių archyvų valdymo patirtį, naujausias saugyklas ir mokslinių tyrimų
priemones, įrengtas specialiai archyvams saugoti ir su jais susipažinti, ir
tarptautinę šių archyvų centro reputaciją; 
(8)         
kad institucijos toliau deponuotų savo istorinius
archyvus EUI, reikalingas patikimas teisinis pagrindas, kuriame atsispindėtų
EUI, kaip institucijų partnerio istorinių archyvų valdymo srityje, vaidmuo;
(9)         
įpareigojimas pagal reglamentą deponuoti savo
istorinius archyvus EUI dėl specifinio veiklos pobūdžio netaikomas Europos
Teisingumo Teismui ir Europos Centriniam Bankui. Europos Teisingumo Teismas ir
Europos Centrinis Bankas gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI
savanoriškai;
(10)     
šis reglamentas turėtų būti taikomas visoms kitoms
institucijoms. Jis neturi poveikio nei institucijų atsakomybei atverti savo
istorinius archyvus, nei institucijoms priklausančių savo istorinių archyvų
nuosavybės teisėms;
(11)     
asmens duomenys, pateikti EUI deponuotuose
istoriniuose archyvuose, turėtų būti tvarkomi pagal Reglamentą Nr. 45/2001[4];
(12)     
siekiant padėti EUI valdyti institucijų archyvus,
gali būti skiriamos dotacijos; 
(13)     
todėl Reglamentas Nr. 354/83 turėtų būti
atitinkamai iš dalies pakeistas,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
1 straipsnis
Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 iš
dalies keičiamas taip:
1. 8 straipsnio 1 dalis pakeičiama taip:
„1. Kiekviena institucija, išskyrus Europos
Teisingumo Teismą ir Europos Centrinį Banką, deponuoja Europos
universitetiniame institute (EUI) Florencijoje istorinių archyvų dokumentus,
kuriuos ji atvėrė visuomenei pagal šį reglamentą. Dokumentai
deponuojami pagal priedą.“
2. 8
straipsnyje įterpiamos šios dalys:
„3. Europos
Teisingumo Teismas ir Europos Centrinis Bankas gali deponuoti savo istorinius
archyvus EUI savanoriškai.
4. Institucijų
istorinių archyvų deponavimas EUI neturi įtakos archyvų nuosavybės teisėms ar
apsaugai, kaip nustatyta prie Sutarties pridėto Protokolo dėl Europos Sąjungos
privilegijų ir imunitetų 2 straipsnyje.
5. EUI
užtikrina deponuotų archyvų saugojimą ir apsaugą. Toks saugojimas ir apsauga
turi atitikti pripažintus tarptautinius fizinės archyvų apsaugos standartus bei
technines ir saugumo taisykles, kurios bent jau atitiktų Italijoje taikomas
viešųjų archyvų saugojimo ir valdymo taisykles. Šiuo tikslu deponuoti
dokumentai saugomi specialiai įrengtoje saugykloje.
6. Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę
prašyti informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų,
kuriuos ji ten deponavo, patikrinimus. 
7. EUI atveria visuomenei
istorinius archyvus, kuriuos ji gavo pagal 1 ir 3 dalis. Institucijos gali
atverti visuomenei tų pačių istorinių archyvų versijas.
8. Siekiant padėti valdyti istorinius archyvus pagal šį reglamentą,
laikantis Tarybos reglamento Nr. 1605/2002 EUI gali būti skiriamos
dotacijos, jeigu biudžeto valdymo institucija atitinkamoje biudžeto eilutėje
skiria reikiamų asignavimų. Archyvų valdymo
išlaidas proporcingai pasidalija deponuojančios institucijos. Išlaidos, susijusios su archyvams skirto (-ų)
pastato (-ų) ir saugyklų aprūpinimu ir įrengimu, nefinansuojamos. 
9. Asmens duomenis, pateiktus institucijų istoriniuose archyvuose, EUI
tvarko pagal Reglamentą Nr. 45/2001. EUI yra duomenų tvarkytojas pagal to
reglamento 2 straipsnį, veikiantis pagal deponuojančių institucijų nurodymus. 
10. Europos duomenų apsaugos
priežiūros pareigūnas yra įgaliotas prižiūrėti, kaip EUI tvarko asmens
duomenis, pateiktus institucijų deponuotuose istoriniuose archyvuose.“
3. 9 straipsnio 1 dalis pakeičiama
taip:
„Kiekviena institucija priima šio reglamento
taikymo vidaus taisykles. Jos apima asmens duomenų, pateiktų istoriniuose
archyvuose, saugojimo, atvėrimo visuomenei ir apsaugos taisykles. Jei tik
įmanoma, institucijos savo archyvus visuomenei atveria elektroninėmis
priemonėmis. Jos taip pat saugo dokumentus, kurie yra pateikti ypatingų
poreikių žmonėms prieinama forma (Brailio raštu, stambiu šriftu ar įrašais).“ 
4. Priedas pridedamas pagal šio reglamento
priedą.
2 straipsnis
Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo
paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
Šis reglamentas privalomas visas ir
tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje
                                                                       Tarybos
vardu
                                                                       Pirmininkas
                                                                       
PRIEDAS 
Pridedamas šis priedas:
„Priedas
Institucijų
istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje
nuostatos
1.   Neskaitmeninių archyvų atveju dokumentų originalai kartu su mikroforma
ir (arba) skaitmenine kopija deponuojami EUI nuolatiniam saugojimui.
Skaitmeninių archyvų atveju EUI gali nuolat
naudotis dokumentais taip, kad galėtų vykdyti savo pareigą suteikti visuomenei
prieigą prie istorinių archyvų vienoje vietoje ir skatinti su jais susipažinti.
Už nuolatinį skaitmeninių archyvų saugojimą ir toliau bus atsakingos juos
sukūrusios institucijos.
2. Dokumentai
deponavimui pateikiami kartą per metus, jei įmanoma, laikantis įprastų
institucijų archyvų tvarkymo procedūrų.
3.   Deponuojančios
institucijos gali dėl teisinių ir administracinių priežasčių nedeponuoti tam
tikrų dokumentų originalų EUI. Tokiu atveju
jos deponuoja mikroformą arba skaitmeninę kopiją.
4.   Deponuojančios institucijos išlaiko archyvų nuosavybės teises ir
išskirtinę atsakomybę už dokumentų ir rinkmenų, kuriuos deponuoja EUI arba
kuriais jam leidžia naudotis, sudėtį. EUI
negali keisti archyvų klasifikacijos, kurią nustatė deponuojančios
institucijos, šalinti ar keisti dokumentų ir rinkmenų.
5.   Institucijų prašymu EUI joms grąžina deponuotų
dokumentų ir rinkmenų originalus. Deponuojančios
institucijos grąžina originalus EUI iškart, kai jų nebereikia.
6.   EUI iškart
informuoja deponuojančias institucijas apie aplinkybes, dėl kurių galėtų kilti
pavojus jų deponuotų archyvų neliečiamumui.
FINANSINĖ TEISĖS AKTO PASIŪLYMO
PAŽYMA
1.           PASIŪLYMO (INICIATYVOS) STRUKTŪRA
              1.1.    Pasiūlymo (iniciatyvos) pavadinimas
              1.2.    Atitinkama
(-os) politikos sritis (-ys) VGV / VGB sistemoje
              1.3.    Pasiūlymo
(iniciatyvos) pobūdis
              1.4.    Tikslas
(-ai)
              1.5.    Pasiūlymo
(iniciatyvos) pagrindas
              1.6.    Trukmė
ir finansinis poveikis
              1.7.    Numatomas
(-i) valdymo metodas (-ai)
2.           VALDYMO PRIEMONĖS
              2.1.    Priežiūros
ir atskaitomybės taisyklės
              2.2.    Valdymo
ir kontrolės sistema
              2.3.    Sukčiavimo
ir pažeidimų prevencijos priemonės
3.           NUMATOMAS PASIŪLYMO (INICIATYVOS)
FINANSINIS POVEIKIS
              3.1.    Atitinkama
(-os) daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija (-os) ir biudžeto
išlaidų eilutė (-ės)
              3.2.    Numatomas
poveikis išlaidoms
              3.2.1. Numatomo poveikio
išlaidoms suvestinė
              3.2.2. Numatomas poveikis
veiklos asignavimams
              3.2.3. Numatomas poveikis
administracinio pobūdžio asignavimams
              3.2.4. Suderinamumas su
dabartine daugiamete finansine programa
              3.2.5. Trečiųjų šalių
finansinis įnašas
              3.3.    Numatomas poveikis įplaukoms
FINANSINĖ
TEISĖS AKTO PASIŪLYMO PAŽYMA
1.           PASIŪLYMO (INICIATYVOS) STRUKTŪRA
1.1.        Pasiūlymo (iniciatyvos)
pavadinimas
Tarybos reglamentas,
kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame
institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas)
Nr. 354/83
1.2.        Atitinkama (-os) politikos
sritis (-ys) VGV / VGB sistemoje[5]
Santykiai su pilietine visuomene, atvirumas ir
informavimas
1.3.        Pasiūlymo (iniciatyvos)
pobūdis
Pasiūlymas susijęs su esamos priemonės galiojimo
pratęsimu
1.4.        Tikslai
1.4.1.     Komisijos daugiametis (-čiai)
strateginis (-iai) tikslas (-ai), kurio (-ių) siekiama šiuo pasiūlymu (šia
iniciatyva)
Pasiūlymo tikslas – suderinti ir nustatyti
patikimą dabartinės partnerystės su EUI pagrindą institucijų istorinių archyvų
valdymo ir sklaidos srityje. Institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami
norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti
ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją.
1.4.2.     Konkretus (-ūs) tikslas (-ai)
ir atitinkama VGV / VGB veikla
Konkretus tikslas Nr. 25.02.01.01
Atitinkama VGV / VGB veikla:
Santykiai su pilietine visuomene, atvirumas ir
informavimas
Europos svarbos institucijos / Europos Sąjungos
istoriniai archyvai
1.4.3.     Numatomas (-i) rezultatas
(-ai) ir poveikis
Dėl partnerystės su EUI didėja institucijų
istorinių archyvų vertė, skatinama jų sklaida, taip pat visuomenė skatinama su
jais susipažinti.
1.4.4.     Rezultatų ir poveikio
rodikliai
(1)         
institucijų deponuoti archyvai EUI Florencijoje;
(2)         
EUI surinkti ir aprašyti asmenų, viešųjų ir
privačiųjų organizacijų, kurios prisidėjo kuriant Europą, privatūs archyvai ir
asmeniniai dokumentai;
(3)         
parengti ir paskelbti katalogai, inventorius,
šaltinio leidiniai ir kitos tyrimo priemonės;
(4)         
EUI suteikta skaitykla ir skaityklos įranga;
(5)         
internetu teikiamas inventorius ir archyvai;
(6)         
skaityklos lankytojai;
(7)         
susipažinti su institucijų istoriniais archyvais
skatinančios priemonės.
1.5.        Pasiūlymo (iniciatyvos)
pagrindas
1.5.1.     Trumpalaikiai arba ilgalaikiai
poreikiai
Europos universitetiniame institute Florencijoje
deponuotų institucijų istorinių archyvų valdymas ir atvėrimas visuomenei.
1.5.2.     Papildoma ES dalyvavimo nauda
Dėl partnerystės su EUI skatinama institucijų
istorinių archyvų sklaida, taip pat visuomenė skatinama su jais susipažinti.
Institucijų archyvus saugojant vienoje vietoje,
didėja jų vertė. Be to, taip sudaromos galimybės EUI kurti papildomą vertę
kuriant kryžmines nuorodas tarp skirtingų archyvų, jei reikia, parengiant
paieškos priemones ir kitas tyrimo priemones ir teikiant visuomenei prieigą
prie archyvų vietoje ir internetu.
1.5.3.     Panašios patirties išvados
Šešios institucijos deponuoja savo istorinius
archyvus Europos universitetiniame institute (EUI) Florencijoje pagal 1984 m.
gruodžio 17 d. Europos Bendrijų ir EUI sutarties sąlygas. Tačiau 1984 m. deponavimo sutartis yra
pasenusi ir ją būtina pakeisti patikimesniu teisiniu ir finansiniu partnerystės
su EUI pagrindu.
1.5.4.     Suderinamumas ir galima
sąveika su kitomis atitinkamomis priemonėmis
netaikoma
1.6.        Trukmė ir finansinis poveikis
Pasiūlymo trukmė neribota.
1.7.        Numatytas (-i) valdymo būdas
(-ai)[6]
Komisijos vykdomas tiesioginis centralizuotas
valdymas
2.           VALDYMO PRIEMONĖS
2.1.        Priežiūros ir atskaitomybės
taisyklės
EUI pateiks kiekvienų kalendorinių metų darbo
programos, į kurią įtraukiamas atitinkamų metų gruodžio 31 d., ankstesnių
metų ir kitų metų personalo etatų planas, projektą ir aptars jį su Komisija.
Šie dokumentai bus teikiami ankstesnių metų vasario mėn.
Pasitarus su kitomis deponuojančiomis
institucijomis, Komisija ir EUI susitars dėl darbo programos ir ji bus pridėta
prie metinio dotacijos susitarimo.
Komisija stebės darbo programos įgyvendinimą.
Pasibaigus kiekvieniems kalendoriniams metams, EUI
teiks istorinių archyvų metinę veiklos ataskaitą.
2.2.        Valdymo ir kontrolės sistema
2.2.1.     Nustatyta rizika
Institucijų deponuotų spausdintinių archyvų
išsaugojimo rizika yra minimali. Italijos vyriausybė parūpino specialią archyvų
saugyklą, atitinkančią aukščiausius ilgalaikio archyvų saugojimo tarptautinius
standartus.
2.2.2.     Numatomi kontrolės metodai
Partnerystės susitarimuose su EUI bus nustatyta
nuolatinių diskusijų dėl biudžeto ir darbo programos, jų nagrinėjimo ir
vertinimo sistema. Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę prašyti
informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų, kuriuos
ji ten deponavo, patikrinimus.
2.3.        Sukčiavimo ir pažeidimų
prevencijos priemonės
SESV 287 straipsnio 3 dalimi Audito Rūmai
įgaliojami atlikti bet kurio fizinio ar juridinio asmens, kuris gauna mokėjimą
iš ES biudžeto, auditą. Komisijos ir OLAF kovos su sukčiavimu, kenkiančiu ES
finansiniams interesams, įgaliojimai reglamentuojami specialiosiose nuostatose
(t. y. Tarybos reglamente Nr. 2185/96 ir Tarybos ir Europos Parlamento
reglamente Nr. 1073/1999) ir Tarybos reglamente Nr. 1605/2002 dėl Europos
Bendrijų bendrajam biudžetui taikomo finansinio reglamento. Pagal pastarojo
reglamento 120 straipsnio 3 dalį kiekviename sprendime arba susitarime dėl
dotacijos aiškiai numatoma, kad Komisija ir Audito Rūmai turi įgaliojimus
tikrinti visų ES lėšas gavusių rangovų ir subrangovų dokumentus ir tai daryti
jų patalpose. 
3.           NUMATOMAS PASIŪLYMO (INICIATYVOS)
FINANSINIS POVEIKIS
3.1.        Atitinkama (-os) daugiametės
finansinės programos išlaidų kategorija (-os) ir biudžeto išlaidų eilutė (-ės)
·      Dabartinės biudžeto išlaidų eilutės
Daugiametės finansinės programos išlaidų
kategorijas ir biudžeto eilutes nurodyti eilės tvarka.
 Daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija || Biudžeto eilutė || Išlaidų rūšis || Įnašas 
 Europos Sąjungos istoriniai archyvai || DA / NDA[7]   || ELPA šalių[8]   || šalių kandidačių[9]   || trečiųjų šalių || pagal Finansinio reglamento 18 straipsnio 1 dalies a punktą 
 5 Administravimas || 25.02.01.01 || DA || NE || NE || NE || NE 
3.2.        Numatomas poveikis išlaidoms 
3.2.1.     Numatomo poveikio išlaidoms
suvestinė 
mln. EUR (tūkstantųjų tikslumu)
 Daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija: || 5 || Administracinės išlaidos 
   ||   || 2013 m. || 2014 m. || 2015 m. || 2016 m. || 2017 m. || 2018 m. || 2019 m.[10] || IŠ VISO 2013–2019 M. 
 SG GD || 
  Žmogiškieji ištekliai || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Komandiruotės || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Istoriniai archyvai || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 IŠ VISO SG GD ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 IŠ VISO asignavimų pagal daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ || (Iš viso įsipareigojimų = Iš viso mokėjimų) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 IŠ VISO asignavimų pagal daugiametės finansinės programos 1–5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ || Įsipareigojimai ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mokėjimai ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Numatomas poveikis veiklos
asignavimams
Pasiūlymui įgyvendinti veiklos asignavimai
nenaudojami
3.2.3.     Numatomas poveikis
administracinio pobūdžio asignavimams
3.2.3.1.  Suvestinė 
Pasiūlymui įgyvendinti administraciniai
asignavimai naudojami taip:
mln. EUR (tūkstantųjų
tikslumu)
   || 2013 m. || 2014 m. || 2015 m. || 2016 m. || 2017 m. || 2018 m. || 2019 m. – || IŠ VISO 
 Daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJA ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Žmogiškieji ištekliai ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Kitos administracinės išlaidos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJOS tarpinė suma ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Neįtraukta į daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ[11]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Žmogiškieji ištekliai ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Kitos administracinio pobūdžio išlaidos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Tarpinė suma, neįtraukta į daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 IŠ VISO || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Reikalingi
administraciniai ištekliai bus finansuojami iš lėšų, kurių administruojančiam
generaliniam direktoratui gali būti skirta pagal metinių asignavimų tvarką,
atsižvelgiant į biudžetui taikomus apribojimus.
3.2.3.2.   Numatomi žmogiškųjų išteklių
poreikiai
Pasiūlymui įgyvendinti žmogiškieji ištekliai
naudojami taip:
Sąmatą nurodyti sveikaisiais skaičiais (arba
ne smulkiau nei dešimtųjų tikslumu)
   || 2012 m. || 2013 m. || 2014 m. || 2015 m. || 2016 m. || 2017 m. || 2018 m. 
  Etatų plano pareigybės (pareigūnai ir laikinieji darbuotojai) 
 25 01 01 01 (Komisijos būstinė ir atstovybės) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (Delegacijos) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (Netiesioginiai moksliniai tyrimai) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (Tiesioginiai moksliniai tyrimai) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Išorės personalas (visos darbo dienos ekvivalento vienetais (FTE))[12]   
 XX 01 02 01 (CA, INT, SNE finansuojami iš bendrojo biudžeto) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (CA, INT, JED, LA ir SNE delegacijose) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13]   || - būstinėje[14]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - delegacijose ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   || 
 XX 01 05 02 (CA, INT, SNE – netiesioginiai moksliniai tyrimai) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (CA, INT, SNE – tiesioginiai moksliniai tyrimai) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Kitos biudžeto eilutės (nurodyti) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 IŠ VISO || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX yra atitinkama politikos sritis arba
biudžeto antraštinė dalis.
Žmogiškųjų išteklių poreikiai bus tenkinami
panaudojant GD darbuotojus, jau paskirtus priemonei valdyti ir (arba)
perskirstytus generaliniame direktorate, ir prireikus finansuojami iš papildomų
lėšų, kurios atsakingam GD gali būti skiriamos pagal metinę asignavimų skyrimo
procedūrą ir atsižvelgiant į biudžeto apribojimus.
Vykdytinų užduočių aprašymas:
 Pareigūnai ir laikinieji darbuotojai || Partnerystės ir dotacijos susitarimų rengimas. Biudžeto prašymo rengimas. Darbo programos ir išlaidų stebėjimas. Galimi ex post vertinimai. 
 Išorės personalas || ------ 
3.2.4.     Suderinamumas su dabartine
daugiamete finansine programa
Pasiūlymas atitinka dabartinę daugiametę finansinę
programą.
3.2.5.     Trečiųjų šalių įnašai
Pasiūlyme nenumatyta bendro su trečiosiomis
šalimis finansavimo
3.3.        Numatomas poveikis įplaukoms
Pasiūlymas neturi finansinio poveikio įplaukoms.
[1]               Tarybos
reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83, iš dalies pakeistas 2003 m.
rugsėjo 22 d. Tarybos reglamentu (EB, Euratomas) Nr. 1700/2003. ˇr. OL L 43,
1983 2 15, p. 1; OL L 243, 2003 9 27, p. 1.
[2]               OL
L 43, 1983 2 15, p. 1.
[3]               OL C 289,
2005 11 22, p. 12–13.
[4]               OL
L 8, 2001 1 12, p. 1
[5]               VGV –
veikla grindžiamas valdymas, VGB – veikla grindžiamas biudžeto sudarymas.
[6]               Informacija
apie valdymo būdus ir nuorodos į Finansinį reglamentą pateikiamos svetainėje
„BudgWeb“ http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               DA –
diferencijuotieji asignavimai / NDA – nediferencijuotieji asignavimai.
[8]               ELPA –
Europos laisvosios prekybos asociacija.
[9]               Šalių
kandidačių ir, kai taikoma, Vakarų Balkanų potencialių šalių kandidačių.
[10]             Tikimasi,
kad poveikis išlaidoms išliks toks pats ir po 2019 m. 
[11]             Techninė
ir (arba) administracinė pagalba bei išlaidos ES programų ir (arba) veiksmų
įgyvendinimui remti (buvusios BA eilutės), netiesioginiai moksliniai tyrimai,
tiesioginiai moksliniai tyrimai.
[12]             CA –
sutartininkas („Contract Agent“); INT – per agentūrą įdarbintas darbuotojas
(„Intérimaire“); JED – jaunesnysis delegacijos ekspertas („Jeune Expert en
Délégation“); LA – vietinis darbuotojas („Local Agent“); SNE – deleguotasis
nacionalinis ekspertas („Seconded National Expert“).
[13]             Neviršijant
viršutinės ribos, nustatytos išorės personalui, finansuojamam iš veiklos
asignavimų (buvusių BA eilučių).
[14]             Būtina
struktūriniams fondams, Europos žemės ūkio fondui kaimo plėtrai (EŽŪFKP) ir
Europos žuvininkystės fondui (EŽF).