CELEX: 32002D0047
Language: hr
Date: 2002-01-23 00:00:00
Title: 2002/47/EZ, EZUČ, Euratom: Odluka Komisije od 23. siječnja 2002. o izmjeni njezinog Poslovnika (priopćeno pod brojem dokumenta C(2002) 99)

01/Sv. 17             HR                               Službeni list Europske unije                                              47
32002D0047
24.1.2002.                                     SLUŽBENI LIST EUROPSKIH ZAJEDNICA                                            L 21/23
                                                         ODLUKA KOMISIJE
                                                         od 23. siječnja 2002.
                                                    o izmjeni njezinog Poslovnika
                                             (priopćeno pod brojem dokumenta C(2002) 99)
                                                     (2002/47/EZ, EZUČ, Euratom)
KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,                                                                         Članak 2.
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, a               Odluka Komisije od 18. ožujka 1986. o upravljanju dokumen­
posebno njegov članak 218. stavak 2.,                                    tima (2) stavlja se izvan snage.
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za
ugljen i čelik, a posebno njegov članak 16.,                                                          Članak 3.
                                                                         Ova Uredba stupa na snagu na dan objave u Službenom listu
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za               Europskih zajednica.
atomsku energiju, a posebno njegov članak 131.,
uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov
članak 28. stavak 1. i članak 41. stavak 1.,
                                                                         Sastavljeno u Bruxellesu 23. siječnja 2002.
ODLUČILA JE:
                               Članak 1.                                                                      Za Komisiju
Pravilnik o upravljanju dokumentima, koji je sadržan u Prilogu                                                  Predsjednik
ove Odluke, prilaže se Poslovniku Komisije (1).                                                              Romano PRODI
(1) SL L 308, 8.12.2000., str. 26.                                       (2) SEC(86) 388.
 ---pagebreak--- 48          HR                                    Službeni list Europske unije                                                  01/Sv. 17
                                                             PRILOG
                                       PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA
   Budući da:
   (1) Dokumenti su rezultat svih aktivnosti i odluka Komisije u političkom, zakonodavnom, tehničkom, financijskom i
       administrativnom području.
   (2) Tim dokumentima treba upravljati na temelju pravila koja se primjenjuju na sve glavne uprave i istovrsne službe, jer su
       oni izravno povezani s aktivnostima koje se odvijaju te odražavaju prethodne djelatnosti Komisije u njenoj dvostrukoj
       ulozi europske institucije i europske javne uprave.
   (3) Tim standardnim pravilima mora se jamčiti da je Komisija u svako doba sposobna pružiti informacije o pitanjima iz
       svoje nadležnosti. Stoga dokumenti i spisi pohranjeni u glavnoj upravi ili istovrsnoj službi moraju očuvati podatke koji
       odražavaju rad institucije, omogućavati razmjenu informacija, pružati dokaze o provedenim postupcima i poštovati
       pravne obveze službe.
   (4) Provedba gore navedenih pravila zahtijeva uspostavu čvrste i pouzdane organizacijske strukture unutar svake glavne
       uprave ili istovrsne službe, na međuresornoj razini suradnje i na razini Komisije.
   (5) Uspostava i provedba plana evidentiranja povezanog sa zajedničkom nomenklaturom za sve službe Komisije u okviru
       uprave institucije, utemeljene na aktivnostima, omogućava organiziranje spisa i poboljšanje transparentnosti i pristupa
       dokumentima.
   (6) Učinkovito upravljanje dokumentima osnovni je preduvjet za učinkovitu politiku javnoga pristupa dokumentima
       Komisije. Uspostava registara koji sadrže reference dokumenata koje je Komisija sastavila ili zaprimila, pomoći će
       građanima pri ostvarivanju prava pristupa,
                                                            Članak 1.
                                                            Definicije
   Za potrebe ovog Pravilnika:
   — dokument znači svaki sadržaj koji je Komisija sastavila ili zaprimila, u vezi s politikom, djelovanjem i odlučivanjem iz
       nadležnosti institucije i u okviru svojih službenih zadaća, na bilo kojem mediju (pisano na papiru ili pohranjeno u
       elektroničkom obliku ili u obliku zvučnog, vizualnog ili audiovizualnog zapisa),
   — spis znači cjelina svih dokumenata, u kojoj su organizirani dokumenti u skladu s aktivnostima institucije, u svrhu
       dokazivanja, opravdavanja ili informiranja te osiguravanja učinkovitosti u radu.
                                                            Članak 2.
                                                               Cilj
   U ovom pravilniku utvrđuju se načela upravljanja dokumentima.
   Pri upravljanju dokumentima mora se osigurati:
   — odgovarajuća izrada, primanje i pohrana dokumenata,
   — identifikacija svakoga dokumenta pomoću odgovarajućih znakova koji omogućavaju evidentiranje, traženje i jedno­
       stavno upućivanje na njih,
   — očuvanje podataka koji odražavaju rad institucije, čuvanje dokaza o ostvarenim aktivnostima i poštovanje pravnih
       obveza službe,
   — jednostavna razmjena informacija,
   — poštovanje obveze transparentnosti djelovanja Komisije.
                                                            Članak 3.
                                                       Standardna pravila
   Dokumenti se obrađuju sljedećim postupcima:
   — registracija,
   — evidentiranje,
 ---pagebreak--- 01/Sv. 17          HR                                   Službeni list Europske unije                                                  49
          — pohranjivanje,
          — prijenos spisa u arhive.
          Ti se postupci obavljaju u skladu sa standardnim pravilima koja se ujednačeno primjenjuju na sve glavne uprave Komisije
          i istovrsne službe.
                                                                   Članak 4.
                                                                  Registracija
          Čim služba zaprimi ili službeno sastavi dokument u bilo kojem obliku, analizira ga kako bi se utvrdilo što s njim treba
          učiniti te treba li ga registrirati ili ne.
          Dokument koji služba Komisije sastavi ili zaprimi mora se registrirati ako sadrži važne informacije koje nisu kratkotrajne
          i/ili ako može zahtijevati djelovanje ili popratno djelovanje Komisije ili neke njene službe. Ako Komisija pripremi
          dokument, nadležna ga služba registrira u svom sustavu. Ako Komisija zaprimi dokument, registrira ga prijemna
          služba. Svaka daljnja obrada dokumenata registriranih na taj način upućuje na njihovu izvornu registraciju.
          Registriranje mora omogućiti jasnu i točnu identifikaciju dokumenata koje Komisija ili neka njena služba sastavlja ili
          zaprima kako bi se mogao pratiti cijeli tijek kretanja dokumenta.
          Potrebno je voditi registre koji sadrže upućivanje na dokumente.
                                                                   Članak 5.
                                                                 Evidentiranje
          Glavne uprave i istovrsne službe pripremaju plan evidentiranja prilagođen svojim posebnim potrebama.
          Taj plan evidentiranja, koji mora biti dostupan putem računala, povezan je sa zajedničkom nomenklaturom koju utvrđuje
          Glavno tajništvo za sve službe Komisije. Ta se nomenklatura uključuje u okvir uprave Komisije.
          Registrirani dokumenti organiziraju se u spise. Za svako pitanje koje spada u nadležnost glavne uprave ili istovrsne službe
          formira se poseban službeni spis. Svaki službeni spis mora biti potpun i odgovarati djelatnostima dotične službe.
          Za formiranje spisa i njegovu povezanost s evidencijskim planom glavne uprave ili istovrsne službe odgovorna je služba
          koja je nadležna za aktivnost obuhvaćenu spisom, u skladu s praktičnim rješenjima koja se navode u svakoj glavnoj
          upravi ili istovrsnoj službi.
                                                                   Članak 6.
                                                                 Pohranjivanje
          Svaka glavna uprava ili istovrsna služba osigurava fizičku zaštitu te kratkoročnu i srednjoročnu dostupnost dokumenata
          za koje je odgovorna te mora izraditi ili rekonstruirati spis u koji dokumenti pripadaju.
          Najkraće razdoblje čuvanja dokumenta utvrđuje se u skladu s administrativnim pravilima i pravnim obvezama.
          Svaka glavna uprava ili istovrsna služba utvrđuje svoju unutarnju organizacijsku strukturu za pohranjivanje spisa. Pri
          najkraćem razdoblju pohrane u službama uzima se u obzir zajednički popis, sastavljen u skladu s provedbenim pravilima
          iz članka 12. za cijelu Komisiju.
                                                                   Članak 7.
                                                        Procjena i prijenos u arhive
          Ne dovodeći u pitanje najkraća razdoblja pohrane iz članka 6., centar (centri) za upravljanje dokumentima iz članka 9. u
          suradnji sa službama odgovornim za spise redovito obavlja procjenu dokumenata i spisa koji se mogu prenijeti u arhive
          Komisije. Nakon procjene prijedloga arhivi mogu odbiti prijenos dokumenata ili spisa. Za svako odbijanje prijenosa
          navode se razlozi, a službu o kojoj je riječ izvješćuje se o takvoj odluci.
          Centar za upravljanje dokumentima, pod nadležnošću glavnoga direktora, prenosi spise ili dokumente koje službe više ne
          moraju čuvati u arhive Komisije najkasnije petnaest godina nakon njihova nastanka. Ti se spisi i dokumenti tada
          procjenjuju u skladu s propisima iz članka 12., radi razdvajanja dokumenata koji se moraju pohraniti od onih koji
          nemaju nikakvu administrativnu ni povijesnu vrijednost.
 ---pagebreak--- 50          HR                                   Službeni list Europske unije                                             01/Sv. 17
   Arhivi imaju posebna spremišta za pohranu spisa i dokumenata prenesenih na taj način. Na zahtjev stavljaju spise i
   dokumente na raspolaganje nadležnoj glavnoj upravi ili istovrsnoj službi.
                                                             Članak 8.
                                                    Klasificirani dokumenti
   Povjerljivi dokumenti obrađuju se u skladu s važećim sigurnosnim pravilima.
                                                             Članak 9.
                                             Centri za upravljanje dokumentima
   Svaka glavna uprava ili istovrsna služba ustanovljuje ili održava jedan ili više centara za upravljanje dokumentima
   uzimajući u obzir njegovu strukturu i ograničenja.
   Zadaća centara za upravljanje dokumentima je osiguravanje da se sastavljenim ili zaprimljenim dokumentima u njihovim
   glavnim upravama ili istovrsnim službama upravlja u skladu s pravilima.
                                                            Članak 10.
                                           Službenici za upravljanje dokumentima
   Svaki glavni direktor ili načelnik službe određuje službenika za upravljanje dokumentima.
   U svrhu uspostave modernoga i učinkovitog sustava za upravljanje dokumentima i zapisima, zadaća službenika za
   upravljanje dokumentima je sljedeća:
   — identificiranje vrste dokumenta i spisa specifičnih za područja djelatnosti glavne uprave ili istovrsne službe,
   — sastavljanje i ažuriranje evidencije postojećih posebnih baza podataka i sustava,
   — izrada evidencijskoga plana glavne uprave ili istovrsne službe,
   — priprema pravila i postupaka značajnih za glavnu upravu ili istovrsnu službu koji će se koristiti za upravljanje
       dokumentima i spisima te za osiguravane njihove primjene,
   — organiziranje osposobljavanja za osoblje zaduženo za provedbu, nadzor i donošenje pravila o upravljanju, u okviru
       glavne uprave ili istovrsne službe.
   Službenik za upravljanje dokumentima osigurava horizontalno usklađivanje između centra/centara za upravljanje doku­
   mentima i drugih dotičnih službi.
                                                            Članak 11.
                                                     Međuresorna skupina
   Ustanovljuje se međuresorna skupina koju sastavljaju osobe ovlaštene za upravljanje dokumentima. Predsjeda joj pred­
   stavnik Glavnog tajništva, a zadaće su joj sljedeće:
   — osiguravanje ispravne i ujednačene primjene ovih odredaba u službama,
   — rješavanje svih pitanja koja mogu proizaći iz primjene spomenutih odredaba,
   — doprinos u pripremi provedbenih pravila iz članka 12.,
   — prenošenje zahtjeva glavnih uprava i istovrsnih službi, vezanih uz osposobljavanje i mjere podrške.
   Međuresornu skupinu saziva njen predsjednik na vlastitu inicijativu ili na zahtjev glavne uprave ili istovrsne službe.
                                                            Članak 12.
                                                      Provedbena pravila
   Pravila za provedbu ovih odredaba donosi i redovito ažurira Glavni tajnik u dogovoru s glavnim direktorom za kadrovske
   i administrativne poslove na prijedlog međuresorne skupine službenika za upravljanje dokumentima.
   Pri ažuriranju pravila posebno se uzima u obzir:
   — razvoj novih informacijskih i komunikacijskih tehnologija,
 ---pagebreak--- 01/Sv. 17         HR                                   Službeni list Europske unije                                               51
          — promjene u dokumentarnim znanostima te rezultati međunarodnih istraživanja i istraživanja Zajednice, uključujući i
              pojavu novih standarda u tom području,
          — obveze Komisije u pogledu transparentnosti i javnoga pristupa dokumentima i registrima dokumenata,
          — razvoj u standardizaciji i prezentaciji dokumenata Komisije i njenih službi,
          — pravila u vezi s dokaznom vrijednošću elektroničkih dokumenata.
                                                                Članak 13.
                                                          Provedba u službama
          Svaki glavni direktor ili načelnik službe brine se za potrebnu organizacijsku, administrativnu i fizičku strukturu te
          osigurava osoblje potrebno za provedbu ovih odredaba.
                                                                Članak 14.
                                                 Informacije, osposobljavanje i podrška
          Glavno tajništvo i Glavna uprava za kadrovske i administrativne poslove osiguravaju potrebne informacije, osposoblja­
          vanje i mjere potpore kako bi osigurali provedbu i primjenu ovih odredaba u glavnim upravama i istovrsnim službama.
          Pri utvrđivanju mjera za osposobljavanje oni posebno uzimaju u obzir zahtjeve glavnih uprava i istovrsnih službi za
          osposobljavanjem i podrškom, čime posreduje međuresorna skupina službenika za upravljanje dokumentima.
                                                                Članak 15.
                                                          Poštovanje pravilnika
          Glavno tajništvo odgovorno je osigurati poštovanje ovih odredaba u suradnji s glavnim direktorima i načelnicima službi.