CELEX: 32022D0118(01)
Language: it
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Decisione N. 59/2021 del segretario generale del Consiglio dell’Unione europea che stabilisce le disposizioni di attuazione relative all’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio e alla limitazione dei diritti degli interessati ai fini di indagini amministrative e di procedimenti disciplinari e giudiziari 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  IT
               
               
                  Gazzetta ufficiale dell’Unione europea
               
               
                  C 25/2
               
            
         DECISIONE N. 59/2021 DEL SEGRETARIO GENERALE DEL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA
         che stabilisce le disposizioni di attuazione relative all’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio e alla limitazione dei diritti degli interessati ai fini di indagini amministrative e di procedimenti disciplinari e giudiziari
         (2022/C 25/02)
         IL SEGRETARIO GENERALE DEL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA
         visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 235, paragrafo 4, e l’articolo 240, paragrafo 2,
         visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
         visto il parere del 19 luglio 2021 del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD), consultato a norma dell’articolo 41, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725,
         considerando quanto segue:
         
                     (1)
                  
                  
                     Il regolamento (UE) 2018/1725 stabilisce i principi e le norme applicabili al trattamento di dati personali da parte di tutte le istituzioni e di tutti gli organi dell’Unione nonché i diritti degli interessati.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     In alcuni casi, il segretariato generale del Consiglio (SGC) può essere tenuto a conciliare tali diritti con gli obiettivi delle indagini amministrative e dei procedimenti disciplinari e giudiziari. Può essere inoltre tenuto a bilanciare i diritti dell’interessato con i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati. A tal fine, l’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 offre a ogni istituzione od organo dell’Unione la possibilità di limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 21 e degli articoli 35 e 36 del regolamento (UE) 2018/1725, nonché dell’articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 21 di tale regolamento. A meno che non siano previste limitazioni in un atto giuridico adottato sulla base dei trattati, è necessario adottare norme interne in base alle quali l’SGC sia autorizzato a limitare detti diritti.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     L’articolo 86 dello statuto (2) prevede la possibilità per l’autorità che ha il potere di nomina di condurre indagini e di avviare procedimenti disciplinari in caso di inosservanza, da parte di funzionari o ex funzionari, degli obblighi cui sono soggetti in virtù dello statuto e l’allegato IX dello statuto precisa le norme, le misure e le procedure relative alle indagini amministrative e al procedimento disciplinare.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     A norma dell’articolo 13 della decisione n. 1/2018 del segretario generale del Consiglio relativa ai compiti della direzione Prevenzione e Sicurezza in materia di sicurezza e continuità operativa, quest’ultima ha il potere di svolgere indagini su questioni relative alla sicurezza, sull’eventuale perdita, divulgazione non autorizzata o compromissione di informazioni classificate UE verificatasi nei luoghi di lavoro del Consiglio europeo o del Consiglio, presso l’SGC o attraverso i sistemi di comunicazione e informazione gestiti dall’SGC e, nell’ambito delle sue responsabilità in materia di lotta contro lo spionaggio e di protezione contro l’ascolto indiscreto attivo e passivo rivolto agli interessi dell’UE, nei locali dell’SGC o nei luoghi di lavoro del Consiglio europeo e del Consiglio.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     L’articolo 6 della decisione n. 6/2021 del segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea recante adozione delle disposizioni generali di esecuzione relative alle indagini amministrative e ai procedimenti disciplinari prevede che tutti i dati personali raccolti siano trattati nel rispetto delle disposizioni del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio e che le limitazioni dei diritti degli interessati siano gestite in conformità dell’articolo 25.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     A norma dell’articolo 13 della decisione n. 1/2018 del segretariato generale del Consiglio relativa ai compiti della direzione Prevenzione e Sicurezza in materia di sicurezza e continuità operativa, le indagini svolte da tale direzione rispettano le norme interne stabilite nella decisione n. 6/2021 del segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea recante adozione delle disposizioni generali di esecuzione relative alle indagini amministrative e ai procedimenti disciplinari non appena emerga l’eventuale coinvolgimento di un funzionario.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Conformemente all’accordo amministrativo del 15 febbraio 2017 concluso tra l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e l’SGC, l’SGC è altresì tenuto a notificare i casi e a trasmettere informazioni all’OLAF quando viene a conoscenza di eventuali casi di frode o di corruzione o di qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Nello svolgimento delle indagini amministrative e dei procedimenti disciplinari, i servizi competenti raccolgono e trattano diversi tipi di dati personali, compresi dati di identificazione, recapiti, ruoli e mansioni professionali, informazioni relative a comportamenti e prestazioni nell’ambito privato e professionale, dati finanziari o dati relativi alle comunicazioni. Gli investigatori garantiscono che i dati personali raccolti siano adeguati, pertinenti e non eccessivi rispetto alle finalità dell’indagine. Le persone interessate da un’indagine sono informate rapidamente per iscritto non appena questa sia stata avviata. Dovrebbero inoltre essere informate del tipo di dati che sono o saranno raccolti, di come tali dati saranno trattati e dei diritti di cui godono al riguardo.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     In casi debitamente giustificati, qualora sussista un grave rischio che informare la persona interessata pregiudichi l’accertamento di fatti e l’acquisizione di prove, può essere necessario rinviare la notifica dell’avvio di un’indagine. In tali casi è necessario conciliare i diritti degli interessati previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 con la necessità dell’autorità che ha il potere di nomina di stabilire se i funzionari non hanno rispettato gli obblighi loro incombenti in virtù dello statuto. Qualsiasi limitazione dei diritti degli interessati oggetto di indagine dovrebbe essere applicata solo in circostanze limitate ed essere gestita in modo trasparente e proporzionato in termini di portata e durata.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Può essere necessario proteggere l’anonimato di un testimone o di una fonte. In tal caso, il diritto di accesso all’identità, alle testimonianze e ad altri dati personali di tali persone può essere limitato entro i limiti imposti dal rispetto dei diritti della difesa.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     In applicazione del principio di responsabilizzazione, il servizio competente dell’SGC dovrebbe tenere un registro dell’applicazione di eventuali limitazioni.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     L’articolo 25, paragrafo 6, del regolamento (UE) 2018/1725 obbliga il titolare del trattamento a informare gli interessati dei principali motivi della limitazione e del loro diritto di proporre reclamo al GEPD.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     A norma dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, l’SGC ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione all’interessato delle informazioni relative ai motivi dell’applicazione di una limitazione qualora tale comunicazione annulli in qualsiasi modo l’effetto della limitazione. L’SGC dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annullerebbe l’effetto.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Le limitazioni dovrebbero essere revocate non appena cessino di sussistere le condizioni che le giustificano o qualora il loro mantenimento leda i diritti della difesa. La necessità di misure restrittive dovrebbe essere valutata periodicamente.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Il responsabile della protezione dei dati (RPD) dovrebbe essere consultato a tempo debito, essere informato di eventuali limitazioni da applicare e avere la possibilità di formulare osservazioni sulla loro conformità alla presente decisione.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     La presente decisione è stata oggetto di consultazione con il comitato del personale,
                  
               DECIDE:
         
            Articolo 1
            Ambito di applicazione
            
               1.   La presente decisione stabilisce le norme relative alle condizioni alle quali il segretariato generale del Consiglio (SGC) può limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 21 e degli articoli 35 e 36 del regolamento (UE) 2018/1725, nonché dell’articolo 4, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 21 di tale regolamento, conformemente al suo articolo 25.
            
            
               2.   Ai fini della presente decisione l’SGC è considerato il titolare del trattamento ai sensi dell’articolo 3, punto 8, del regolamento (UE) 2018/1725. L’SGC è rappresentato dal suo segretario generale.
            
         
         
            Articolo 2
            Limitazioni
            
               1.   L’SGC può limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 21 e degli articoli 35 e 36 del regolamento (UE) 2018/1725, nonché dell’articolo 4, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 21 del citato regolamento (UE) 2018/1725:
               
                           a)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere a), b), c), d), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando conduce indagini di sicurezza e amministrative o procedimenti disciplinari ai sensi della decisione n. 1/2018 del segretario generale del Consiglio relativa ai compiti della direzione Prevenzione e Sicurezza in materia di sicurezza e continuità operativa, nonché dell’articolo 86 e dell’allegato IX dello statuto dei funzionari, conformemente alla decisione n. 6/2021 del segretario generale del Consiglio recante adozione delle disposizioni generali di esecuzione relative alle indagini amministrative e ai procedimenti disciplinari;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere a), b), c), d), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando garantisce che i membri del proprio personale possano segnalare in via riservata fatti laddove il servizio competente ritenga che vi siano gravi irregolarità, come stabilito nella decisione n. 3/2016 del segretario generale del Consiglio che adotta norme interne per la segnalazione di gravi irregolarità - Procedure per l’attuazione degli articoli 22 bis, 22 ter e 22 quater dello statuto dei funzionari e dell’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), d) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando svolge indagini nel contesto di richieste di assistenza ricevute ai sensi dell’articolo 24 dello statuto dei funzionari;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando garantisce che i membri del proprio personale possano effettuare segnalazioni ai consulenti di fiducia nel contesto della procedura in materia di molestie, come previsto dalla decisione n. 23/2021 del segretario generale del Consiglio dell’Unione europea in materia di molestie psicologiche e sessuali sul luogo di lavoro in seno al segretariato generale del Consiglio;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere a), b), c), d), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da altri organi, istituzioni, uffici e agenzie dell’Unione ai sensi dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, memorandum d’intesa e accordi di cooperazione;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere a), b), c), d), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere a), b), c), d), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere e) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, quando tratta dati personali nell’ambito di un procedimento giudiziario.
                        
                     
         
         
            Articolo 3
            Applicazione delle limitazioni
            
               1.   Qualsiasi limitazione dei diritti e obblighi ai sensi dell’articolo 2 è necessaria e proporzionata, tenuto conto dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati.
            
            
               2.   Prima di applicare una delle limitazioni di cui all’articolo 2, il servizio competente dell’SGC effettua caso per caso una verifica della relativa necessità e proporzionalità. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire il loro obiettivo.
            
            
               3.   Il servizio competente dell’SGC registra i motivi di qualsiasi limitazione applicata a norma della presente decisione, compresa la verifica di cui al paragrafo 2 e i motivi di cui all’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725. La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro tenuto dal servizio competente dell’SGC. Su richiesta, questi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.
            
            
               4.   Prima di applicare limitazioni in relazione ai dati personali ottenuti da altri organi, istituzioni e organismi dell’Unione, da autorità competenti degli Stati membri o di paesi terzi o da organizzazioni internazionali ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 1, lettere e), f) e g), l’SGC consulta tali organizzazioni in merito ai potenziali motivi per imporre limitazioni e alla necessità e proporzionalità delle limitazioni in questione, a meno che ciò non comprometta la finalità delle attività dell’SGC.
            
         
         
            Articolo 4
            Durata e riesame delle limitazioni
            
               1.   Le limitazioni di cui all’articolo 2 continuano ad applicarsi finché sussistono i motivi che le giustificano.
            
            
               2.   Il servizio competente dell’SGC riesamina periodicamente, almeno ogni sei mesi, l’applicazione delle limitazioni di cui all’articolo 2.
            
            
               3.   Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessino di sussistere.
            
            
               4.   Qualora i motivi di una limitazione di cui all’articolo 2 non siano più applicabili, l’SGC revoca la limitazione e spiega i motivi della limitazione all’interessato. Nel contempo, l’SGC informa l’interessato della possibilità di proporre reclamo al GEPD.
            
         
         
            Articolo 5
            Coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati
            
               1.   Qualora il servizio competente dell’SGC concluda che i diritti dell’interessato debbano essere limitati a norma della presente decisione, ne informa il responsabile della protezione dei dati. Fornisce inoltre al responsabile della protezione dei dati l’accesso al registro e a tutti i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base. Il servizio competente dell’SGC documenta in dettaglio il coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati nell’applicazione delle limitazioni.
            
            
               2.   Il responsabile della protezione dei dati può invitare il servizio competente dell’SGC a riesaminare l’applicazione delle limitazioni. Il servizio interessato informa per iscritto il responsabile della protezione dei dati in merito all’esito del riesame richiesto.
            
         
         
            Articolo 6
            Comunicazione di informazioni agli interessati
            
               1.   Nelle informative sulla protezione dei dati pubblicate nel registro dei trattamenti tenuto dal responsabile della protezione dei dati l’SGC inserisce una sezione che fornisce agli interessati informazioni generali sulla possibilità di limitare i diritti degli interessati ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 1. Le informazioni riguardano i diritti che possono essere limitati, i motivi per i quali possono essere applicate limitazioni e la loro durata potenziale.
            
            
               2.   I servizi competenti informano individualmente gli interessati, nella forma appropriata, delle limitazioni in corso o future dei loro diritti. Essi informano l’interessato dei principali motivi su cui si basa l’applicazione della limitazione, del suo diritto di consultare il responsabile della protezione dei dati e del suo diritto di proporre reclamo al GEPD.
            
            
               3.   I servizi competenti possono rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni agli interessati di cui al paragrafo 2 del presente articolo, soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso. Le informazioni dovrebbero essere fornite all’interessato non appena non annullino più l’effetto della limitazione.
            
            
               4.   Qualora limiti in tutto o in parte la comunicazione agli interessati delle informazioni di cui al paragrafo 2 del presente articolo, il servizio competente dell’SGC registra i motivi della limitazione e conserva la registrazione in un registro conformemente all’articolo 3.
            
         
         
            Articolo 7
            Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato
            
               1.   Qualora sia tenuto a comunicare una violazione dei dati a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, l’SGC può, in circostanze eccezionali, limitare in tutto o in parte tale comunicazione. Esso documenta tale decisione come previsto all’articolo 3, paragrafo 3, della presente decisione.
            
            
               2.   Qualora i motivi della limitazione non siano più applicabili, l’SGC comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa dei principali motivi della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo al GEPD.
            
         
         
            Articolo 8
            Riservatezza delle comunicazioni elettroniche
            
               1.   In circostanze eccezionali, l’SGC può limitare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche a norma dell’articolo 36 del regolamento (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   Qualora limiti il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche, l’SGC informa l’interessato, nella sua risposta a qualsiasi richiesta di quest’ultimo, dei principali motivi su cui si basa l’applicazione della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo al GEPD.
            
            
               3.   L’SGC può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni relative ai motivi di una limitazione e al diritto di proporre reclamo al GEPD fintantoché sussiste il rischio di compromettere l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso.
            
         
         
            Articolo 9
            Rischi per i diritti e le libertà degli interessati
            
               1.   Qualsiasi limitazione rispetta l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali ed è necessaria e proporzionata in una società democratica.
            
            
               2.   Ogniqualvolta un servizio investigativo incaricato dell’indagine valuta la necessità e la proporzionalità di una limitazione, esso prende in considerazione i potenziali rischi per i diritti e le libertà dell’interessato.
            
            
               3.   Nessuna limitazione può avere l’effetto di impedire alle persone interessate da un’indagine di esercitare i loro diritti di difesa, in particolare il loro diritto di essere ascoltati. Nei casi in cui la notifica all’interessato dell’avvio di un’indagine subisca ritardi, non è possibile trarre alcuna conclusione senza che l’interessato abbia avuto la possibilità di essere ascoltato. Qualora prove e testimonianze siano state pseudonimizzate nella fase dell’indagine, la pseudonimizzazione o qualsiasi altra limitazione devono essere revocate in caso di procedimenti disciplinari.
            
         
         
            Articolo 10
            Entrata in vigore
            La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
         
         
            Fatto a Bruxelles, il 20 dicembre 2021
            
               
                  Il segretario generale
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.
         
            (2)  Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1).