CELEX: 32009D0876
Language: el
Date: 2009-11-30 00:00:00
Title: 2009/876/ΕΚ: Απόφαση της Επιτροπής, της 30ής Νοεμβρίου 2009 , σχετικά με τη θέσπιση τεχνικών μέτρων εφαρμογής για την εισαγωγή των δεδομένων και τη σύνδεση αιτήσεων, την πρόσβαση σε δεδομένα, την τροποποίηση, διαγραφή και πρόωρη διαγραφή δεδομένων καθώς και για την τήρηση αρχείων που αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων και την πρόσβαση στα αρχεία αυτά στο πλαίσιο του Συστήματος Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις [κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2009) 9402]

2.12.2009   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 315/30
            
         
      ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
   
   της 30ής Νοεμβρίου 2009
   σχετικά με τη θέσπιση τεχνικών μέτρων εφαρμογής για την εισαγωγή των δεδομένων και τη σύνδεση αιτήσεων, την πρόσβαση σε δεδομένα, την τροποποίηση, διαγραφή και πρόωρη διαγραφή δεδομένων καθώς και για την τήρηση αρχείων που αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων και την πρόσβαση στα αρχεία αυτά στο πλαίσιο του Συστήματος Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις
   [κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2009) 9402]
   (Τα κείμενα στη βουλγαρική, τσεχική, ολλανδική, εσθονική, φινλανδική, γαλλική, γερμανική, ελληνική, ουγγρική, ιταλική, λετονική, λιθουανική, μαλτέζικη, πολωνική, πορτογαλική, ρουμανική, σλοβακική, σλοβενική, ισπανική και σουηδική γλώσσα είναι τα μόνα αυθεντικά)
   (2009/876/ΕΚ)
   Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,
   Έχοντας υπόψη:
   τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,
   τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 767/2008 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 9ης Ιουλίου 2008, για το Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) και την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ κρατών μελών για τις θεωρήσεις μικρής διάρκειας (κανονισμός VIS) (1), και ιδίως το άρθρο 45 παράγραφος 2 στοιχεία α) έως δ),
   Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
   
               (1)
            
            
               Η απόφαση 2004/512/ΕΚ του Συμβουλίου, της 8ης Ιουνίου 2004, για τη δημιουργία του Συστήματος Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) (2), θέσπισε το VIS ως σύστημα ανταλλαγής δεδομένων για θεωρήσεις μεταξύ των κρατών μελών και ανέθεσε στην Επιτροπή την εντολή να αναπτύξει το VIS.
            
         
               (2)
            
            
               Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 767/2008 προσδιορίζει το σκοπό, τις λειτουργίες και τις αρμοδιότητες του VIS και θεσπίζει τις προϋποθέσεις και διαδικασίες ανταλλαγής δεδομένων για θεωρήσεις μεταξύ των κρατών μελών προκειμένου να διευκολυνθεί η εξέταση των αιτήσεων θεώρησης και η λήψη σχετικών αποφάσεων.
            
         
               (3)
            
            
               Το άρθρο 45 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 767/2008 προβλέπει ότι τα απαραίτητα μέτρα για την τεχνική εφαρμογή του κεντρικού VIS, των εθνικών διεπαφών και της υποδομής επικοινωνίας μεταξύ του κεντρικού VIS και των εθνικών διεπαφών θεσπίζονται σύμφωνα με τη διαδικασία που αναφέρεται στο άρθρο 49 παράγραφος 2.
            
         
               (4)
            
            
               Η απόφαση 2009/377/ΕΚ της Επιτροπής (3) θεσπίζει μέτρα για τον μηχανισμό διαβούλευσης και τις διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 16 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 767/2008. Η απόφαση 2009/756/ΕΚ της Επιτροπής (4) θεσπίζει προδιαγραφές όσον αφορά την ευκρίνεια και χρήση των δακτυλικών αποτυπωμάτων για τη βιομετρική ταυτοποίηση και επαλήθευση στο VIS.
            
         
               (5)
            
            
               Σύμφωνα με το άρθρο 45 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 767/2008, θεσπίζονται τα απαραίτητα μέτρα για την τεχνική εφαρμογή του VIS, σχετικά με τις διαδικασίες για την εισαγωγή των δεδομένων και τη σύνδεση αιτήσεων, την πρόσβαση σε δεδομένα, την τροποποίηση, διαγραφή και πρόωρη διαγραφή δεδομένων καθώς και σχετικά με την τήρηση αρχείων για τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων και την πρόσβαση στα αρχεία αυτά.
            
         
               (6)
            
            
               Πρέπει να θεσπισθεί τεχνική έννοια «ιδιοκτησίας» για να διασφαλισθεί ότι τα δεδομένα εντός του VIS μπορούν να συντηρούνται μόνο από τις αρχές θεώρησης του κράτους μέλους που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή δεδομένων στο VIS.
            
         
               (7)
            
            
               Τα μέτρα που θεσπίζονται με την παρούσα απόφαση για την τεχνική εφαρμογή του VIS πρέπει να συμπληρωθούν με τις λεπτομερείς τεχνικές προδιαγραφές και το έγγραφο ελέγχου διεπαφής του VIS.
            
         
               (8)
            
            
               Σύμφωνα με το άρθρο 2 του πρωτοκόλλου για τη θέση της Δανίας, που έχει προσαρτηθεί στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Δανία δεν συμμετείχε στη θέσπιση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 767/2008 και δεν δεσμεύεται από αυτόν ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του. Ωστόσο, δεδομένου ότι ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 767/2008 αναπτύσσει περαιτέρω το κεκτημένο του Σένγκεν δυνάμει των διατάξεων του τίτλου IV του τρίτου μέρους της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Δανία, σύμφωνα με το άρθρο 5 του εν λόγω πρωτοκόλλου, γνωστοποίησε με επιστολή της 13ης Οκτωβρίου 2008 τη μεταφορά του εν λόγω κεκτημένου στο εθνικό της δίκαιο. Συνεπώς, η Δανία οφείλει βάσει του διεθνούς δικαίου να εφαρμόζει την παρούσα απόφαση.
            
         
               (9)
            
            
               Σύμφωνα με την απόφαση 2000/365/ΕΚ του Συμβουλίου, της 29ης Μαΐου 2000, σχετικά με το αίτημα του Ηνωμένου Βασιλείου της Μεγάλης Βρετανίας και Βόρειας Ιρλανδίας να συμμετάσχει σε ορισμένες από τις διατάξεις του κεκτημένου του Σένγκεν (5), το Ηνωμένο Βασίλειο δεν συμμετέσχε στην έκδοση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 767/2008 και δεν δεσμεύεται από αυτόν, ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του, δεδομένου ότι αυτός συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν. Συνεπώς, η παρούσα απόφαση δεν απευθύνεται στο Ηνωμένο Βασίλειο.
            
         
               (10)
            
            
               Σύμφωνα με την απόφαση 2002/192/ΕΚ του Συμβουλίου, της 28ης Φεβρουαρίου 2002, σχετικά με το αίτημα της Ιρλανδίας να συμμετάσχει σε ορισμένες από τις διατάξεις του κεκτημένου του Σένγκεν (6), η Ιρλανδία δεν συμμετέσχε στην έκδοση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 767/2008 και δεν δεσμεύεται από αυτόν, ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του, δεδομένου ότι αυτός συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν. Συνεπώς, η παρούσα απόφαση δεν απευθύνεται στην Ιρλανδία.
            
         
               (11)
            
            
               Η παρούσα απόφαση συνιστά πράξη που βασίζεται στο κεκτημένο του Σένγκεν ή σχετίζεται άλλως με αυτό κατά την έννοια του άρθρου 3 παράγραφος 2 της πράξης προσχώρησης του 2003 και του άρθρου 4 παράγραφος 2 της πράξης προσχώρησης του 2005.
            
         
               (12)
            
            
               Όσον αφορά την Ισλανδία και τη Νορβηγία, η παρούσα απόφαση συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου Σένγκεν κατά την έννοια της συμφωνίας που έχουν συνάψει το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η Δημοκρατία της Ισλανδίας και το Βασίλειο της Νορβηγίας για τη σύνδεση των δύο αυτών κρατών, με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν (7), οι οποίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 1 στοιχείο Β της απόφασης 1999/437/ΕΚ του Συμβουλίου της 17ης Μαΐου 1999 σχετικά με ορισμένες λεπτομέρειες εφαρμογής της συμφωνίας που έχουν συνάψει το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η Δημοκρατία της Ισλανδίας και το Βασίλειο της Νορβηγίας για τη σύνδεση των δύο αυτών κρατών, με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν (8).
            
         
               (13)
            
            
               Όσον αφορά την Ελβετία, η παρούσα απόφαση συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν κατά την έννοια της συμφωνίας που έχουν συνάψει η Ευρωπαϊκή Ένωση, η Ευρωπαϊκή Κοινότητα και η Ελβετική Συνομοσπονδία σχετικά με τη σύνδεση της Ελβετικής Συνομοσπονδίας με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν, οι οποίες εμπίπτουν στον τομέα του άρθρου 1 στοιχείο Β της απόφασης 1999/437/ΕΚ, σε συνδυασμό με το άρθρο 3 της απόφασης 2008/146/ΕΚ του Συμβουλίου (9), για τη σύναψη της συμφωνίας αυτής εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.
            
         
               (14)
            
            
               Όσον αφορά το Λιχτενστάιν, η παρούσα απόφαση συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν κατά την έννοια του πρωτοκόλλου που υπέγραψαν η Ευρωπαϊκή Ένωση, η Ευρωπαϊκή Κοινότητα, η Ελβετική Συνομοσπονδία και το Πριγκιπάτο του Λιχτενστάιν σχετικά με τη σύνδεση του τελευταίου στη συμφωνία που έχουν συνάψει η Ευρωπαϊκή Ένωση, η Ευρωπαϊκή Κοινότητα και η Ελβετική Συνομοσπονδία για τη σύνδεση της Ελβετικής Συνομοσπονδίας με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν, οι οποίες εμπίπτουν στον τομέα του άρθρου 1 στοιχείο Β της απόφασης 1999/437/ΕΚ σε συνδυασμό με το άρθρο 3 της απόφασης 2008/261/ΕΚ του Συμβουλίου (10), για την υπογραφή, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και για την προσωρινή εφαρμογή ορισμένων διατάξεων του πρωτοκόλλου αυτού.
            
         
               (15)
            
            
               Τα μέτρα που προβλέπονται στην παρούσα απόφαση είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής που έχει συσταθεί δυνάμει του άρθρου 51 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1987/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 20ής Δεκεμβρίου 2006, σχετικά με τη δημιουργία, τη λειτουργία και τη χρήση του Συστήματος Πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II) (11),
            
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
   Άρθρο 1
   Τα απαραίτητα μέτρα για την τεχνική εφαρμογή του VIS, όσον αφορά τις διαδικασίες για την εισαγωγή των δεδομένων των αιτούντων θεώρηση και τη σύνδεση αιτήσεων σύμφωνα με το άρθρο 8 του κανονισμού VIS, την πρόσβαση σε δεδομένα σύμφωνα με το άρθρο 15 και τα άρθρα 17 έως 22 του κανονισμού VIS, την τροποποίηση, διαγραφή και πρόωρη διαγραφή δεδομένων σύμφωνα με τα άρθρα 23 έως 25 του κανονισμού VIS καθώς και για την τήρηση αρχείων και την πρόσβαση σε αυτά σύμφωνα με το άρθρο 34 του κανονισμού VIS, θεσπίζονται στο παράρτημα.
   Άρθρο 2
   Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στο Βασίλειο του Βελγίου, τη Δημοκρατία της Βουλγαρίας, την Τσεχική Δημοκρατία, την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γερμανίας, τη Δημοκρατία της Εσθονίας, την Ελληνική Δημοκρατία, το Βασίλειο της Ισπανίας, τη Γαλλική Δημοκρατία, την Ιταλική Δημοκρατία, την Κυπριακή Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Λετονίας, τη Δημοκρατία της Λιθουανίας, το Μεγάλο Δουκάτο του Λουξεμβούργου, τη Δημοκρατία της Ουγγαρίας, τη Δημοκρατία της Μάλτας, το Βασίλειο των Κάτω Χωρών, τη Δημοκρατία της Αυστρίας, τη Δημοκρατία της Πολωνίας, την Πορτογαλική Δημοκρατία, τη Ρουμανία, τη Δημοκρατία της Σλοβενίας, τη Σλοβακική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Φινλανδίας και το Βασίλειο της Σουηδίας.
   
      Βρυξέλλες, 30 Νοεμβρίου 2009.
      
         
            Για την Επιτροπή
         
         Jacques BARROT
         
         
            Αντιπρόεδρος
         
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 218 της 13.8.2008, σ. 60.
   
      (2)  ΕΕ L 213 της 15.6.2004, σ. 5.
   
      (3)  ΕΕ L 117 της 12.5.2009, σ. 3.
   
      (4)  ΕΕ L 270 της 15.10.2009, σ. 14.
   
      (5)  ΕΕ L 131 της 1.6.2000, σ. 43.
   
      (6)  ΕΕ L 64 της 7.3.2002, σ. 20.
   
      (7)  ΕΕ L 176 της 10.7.1999, σ. 36.
   
      (8)  ΕΕ L 176 της 10.7.1999, σ. 31.
   
      (9)  ΕΕ L 53 της 27.2.2008, σ. 1.
   
      (10)  ΕΕ L 83 της 26.3.2008, σ. 3.
   
      (11)  ΕΕ L 381 της 28.12.2006, σ. 4.
   
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
      
      1.   ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ «ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ»
      
      Η τεχνική έννοια της «ιδιοκτησίας» εφαρμόζεται στη σχέση μεταξύ του κράτους μέλους που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή δεδομένων στο VIS και των δεδομένων αυτών.
      Η σχέση «ιδιοκτησίας» υλοποιείται με τη σύνδεση των στοιχείων αναγνώρισης του υπεύθυνου κράτους μέλους με τα δεδομένα που εισάγονται στο φάκελο της αίτησης θεώρησης.
      Η «ιδιοκτησία» μιας αίτησης θεώρησης και των σχετικών αποφάσεων που λαμβάνονται από τις αρχές θεώρησης καταχωρίζεται στο VIS κατά τη δημιουργία του φακέλου αίτησης ή την εισαγωγή της σχετικής απόφασης στο VIS και δεν μπορεί να μεταβληθεί μεταγενέστερα.
      2.   ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΔΕΣΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ
      
      2.1.   Εισαγωγή δεδομένων κατά την αίτηση
      
      Σε περιπτώσεις όπου η αίτηση υποβάλλεται στην αρχή κράτους μέλους που εκπροσωπεί άλλο κράτος μέλος, η εισαγωγή των δεδομένων στο VIS και κάθε μεταγενέστερη γνωστοποίηση σχετικά με τον φάκελο αίτησης περιλαμβάνουν την αναγνώριση του εκπροσωπούμενου κράτους, η οποία τηρείται ως χαρακτηριστικό «represented User» (εκπροσωπούμενος χρήστης) και λαμβάνεται από πίνακα κωδικών ίδιο με εκείνον που εφαρμόζεται στο κράτος μέλος που εισήγαγε τα δεδομένα στο VIS.
      Όλοι οι φάκελοι αίτησης που συνδέονται, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS, ανήκουν στην «ιδιοκτησία» του ίδιου κράτους μέλους.
      Όταν ένα κράτος μέλος αντιγράφει δακτυλικά αποτυπώματα από φάκελο αίτησης που έχει καταχωριστεί στο VIS, αυτό το κράτος μέλος έχει την «ιδιοκτησία» του νέου φακέλου αίτησης στον οποίο αντιγράφηκαν τα δακτυλικά αποτυπώματα.
      2.2.   Εισαγωγή δεδομένων μετά από την υποβολή της αίτησης
      
      Σε περιπτώσεις όπου ένα κράτος μέλος το οποίο εκπροσωπεί άλλο κράτος μέλος λαμβάνει αποφάσεις για την έκδοση θεώρησης, τη διακοπή της εξέτασης της αίτησης, την άρνηση της θεώρησης, την ακύρωση, ανάκληση ή μείωση της διάρκειας ισχύος της ή την παράταση της θεώρησης, σύμφωνα με τα άρθρα 10 έως 14 του κανονισμού VIS, η γνωστοποίηση για την εισαγωγή δεδομένων στο VIS περιλαμβάνει τα στοιχεία αναγνώρισης του εκπροσωπούμενου κράτους μέλους, που λαμβάνεται από πίνακα κωδικών ίδιο με εκείνον που εφαρμόζεται στο κράτος μέλος που εισήγαγε τα δεδομένα στο VIS.
      Οι αποφάσεις για την έκδοση θεώρησης, για την παράταση θεώρησης με νέα αυτοκόλλητη θεώρηση και για τη μείωση της διάρκειας ισχύος θεώρησης με νέα αυτοκόλλητη θεώρηση εισάγονται στο VIS μαζί με τα δεδομένα της αυτοκόλλητης θεώρησης και υπάγονται στην ίδια «ιδιοκτησία».
      Ο αριθμός της αυτοκόλλητης θεώρησης, που εισάγεται στο VIS σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του κανονισμού VIS, αποτελείται, σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 856/2008 του Συμβουλίου (1), από συνδυασμό του εννεαψήφιου εθνικού αριθμού της αυτοκόλλητης θεώρησης (εάν αποτελείται από λιγότερα από εννέα ψηφία προστίθενται στην αρχή του τα αντίστοιχα μηδενικά) και του τριγράμματου κωδικού αναγνώρισης του κράτους μέλους έκδοσης (2).
      2.3.   Σύνδεση αιτήσεων
      
      2.3.1.   Σύνδεση αιτήσεων εάν έχει καταχωριστεί προηγούμενη αίτηση
      Μόνο στο κράτος μέλος που έχει την «ιδιοκτησία» ενός φακέλου αίτησης επιτρέπεται η σύνδεση του φακέλου με άλλους φακέλους αίτησης του ίδιου αιτούντος, ή, για τους σκοπούς της διόρθωσης, η διαγραφή της σύνδεσης, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 3 του κανονισμού VIS.
      Τα δακτυλικά αποτυπώματα αιτούντος αντιγράφονται, μόνο εντός προθεσμίας 59 μηνών, από τους συνδεδεμένους φακέλους του. Σε περίπτωση που τα δακτυλικά αποτυπώματα αιτούντος αντιγράφονται από προηγούμενο φάκελο αίτησης όχι παλαιότερο των 59 μηνών, η σύνδεση μεταξύ των φακέλων αίτησης δεν διαγράφεται.
      2.3.2.   Σύνδεση αιτήσεων προσώπων που συνταξιδεύουν
      Για τη σύνδεση φακέλων αίτησης προσώπων που συνταξιδεύουν, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS, οι αριθμοί αίτησης διαβιβάζονται στο VIS μαζί με την αξία που αντιστοιχεί στον τύπο της ομάδας που είναι είτε «οικογένεια» είτε «ταξιδιώτες». Η δημιουργία ομάδας ή, για τους σκοπούς διόρθωσης, η διαγραφή της σύνδεσης μεταξύ των μεμονωμένων μελών της ομάδας, μπορεί να πραγματοποιείται μόνο από το κράτος μέλος που έχει την «ιδιοκτησία» του ή των φακέλων αίτησης των μεμονωμένων αιτούντων εντός της ομάδας.
      2.4.   Διαδικασίες όταν δεν απαιτείται η παροχή συγκεκριμένων δεδομένων εκ του νόμου ή είναι για αντικειμενικούς λόγους αδύνατο να δοθούν τα δεδομένα αυτά
      
      Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 5 του κανονισμού VIS η μνεία «άνευ αντικειμένου» εισάγεται στα πεδία κειμένου διά χειρός, ή ενδεχομένως, με την επιλογή αξίας από πίνακα κωδικών. Εάν το πεδίο δεδομένων αποτελείται από περισσότερα από ένα στοιχεία, αυτή η μνεία πρέπει να χρησιμοποιείται για καθένα από αυτά τα στοιχεία.
      Στην περίπτωση που δεν απαιτούνται δακτυλικά αποτυπώματα ή αυτά είναι αδύνατο να δοθούν, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 5 του κανονισμού VIS, συμπληρώνονται δύο Boolean πεδία στο VIS:
      
                  —
               
               
                  «fingerprintsNotRequired» (δακτυλικά αποτυπώματα — δεν απαιτούνται),
               
            
                  —
               
               
                  «fingerprintsNotApplicable» (δακτυλικά αποτυπώματα — άνευ αντικειμένου).
               
            Τα πεδία αυτά συμπληρώνονται σύμφωνα με τον ακόλουθο πίνακα που καταγράφει τρεις πιθανές περιπτώσεις:
      
                  —
               
               
                  όταν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων,
               
            
                  —
               
               
                  όταν δεν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ του νόμου,
               
            
                  —
               
               
                  όταν είναι για αντικειμενικούς λόγους αδύνατο να δοθούν τα δακτυλικά αποτυπώματα.
               
            
                  Πεδίο του VIS
               
               
                  Απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων
               
               
                  Δεν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ του νόμου
               
               
                  Είναι για αντικειμενικούς λόγους αδύνατο να δοθούν τα δακτυλικά αποτυπώματα
               
            
                  «fingerprintsNotRequired»
               
               
                  FALSE (ΛΑΘΟΣ)
                  
               
               
                  TRUE (ΣΩΣΤΟ)
                  
               
               
                  FALSE
               
            
                  «fingerprintsNotApplicable»
               
               
                  FALSE
               
               
                  TRUE
               
               
                  TRUE
               
            Επιπλέον, το ελεύθερο κείμενο που αντιστοιχεί στο πεδίο «ReasonForFingerprintNotApplicable» (λόγος —δακτυλικά αποτυπώματα— άνευ αντικειμένου) περιλαμβάνει τον πραγματικό λόγο.
      Όταν ένα κράτος μέλος διαβιβάζει μόνο δεδομένα που αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχεία α) και β) του κανονισμού VIS, σύμφωνα με το άρθρο 48 παράγραφος 3, η απουσία δεδομένων που αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο γ) σημειώνεται με την εισαγωγή της μνείας «άνευ αντικειμένου», σε συνδυασμό με αναφορά στο άρθρο 48 παράγραφος 3 του κανονισμού VIS, στο πεδίο ελεύθερου κειμένου που να σημειώνει ότι δεν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ του νόμου. Στα σχετικά πεδία πρέπει να αναγράφεται «FingerprintsNotRequired» TRUE και «FingerprintsNotApplicable» TRUE.
      3.   ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ
      
      Η ημερομηνία αίτησης ασύλου χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με έρευνες και ανακτήσεις δεδομένων για τους σκοπούς που αναφέρονται στο άρθρο 21 παράγραφος 2 του κανονισμού VIS. Επιπλέον, η ανάκτηση αιτήσεων, που είχαν συνδεθεί μεταξύ τους σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS, είναι δυνατή μόνο για τις ομάδες τύπου οικογένειας (σύζυγος ή/και τέκνα) που αναφέρονται στο σημείο 2.3.2.
      4.   ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ, ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΠΡΟΩΡΗ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΑΡΘΡΟ 24 ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ VIS
      
      Τα ακόλουθα δεδομένα που έχουν καταχωριστεί στο VIS δεν μπορούν να τροποποιηθούν:
      
                  —
               
               
                  ο αριθμός της αίτησης,
               
            
                  —
               
               
                  ο αριθμός της αυτοκόλλητης θεώρησης,
               
            
                  —
               
               
                  ο τύπος της απόφασης,
               
            
                  —
               
               
                  το εκπροσωπούμενο κράτος μέλος (εάν ισχύει),
               
            
                  —
               
               
                  το κράτος μέλος που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή των δεδομένων στο VIS.
               
            Εάν τα προαναφερθέντα δεδομένα πρέπει να διορθωθούν, ο φάκελος της αίτησης ή τα δεδομένα σχετικά με τις αποφάσεις που ελήφθησαν από τις αρχές θεώρησης διαγράφονται και δημιουργείται νέος φάκελος. Μόνο το κράτος μέλος που έχει την «ιδιοκτησία» των δεδομένων τα οποία περιλαμβάνονται στον φάκελο αίτησης μπορεί να τα διαγράψει.
      5.   ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΙΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΑΥΤΑ
      
      5.1.   Τήρηση αρχείων που αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων
      
      Κάθε πράξη επεξεργασίας δεδομένων στο πλαίσιο του VIS καταχωρίζεται ως εγγραφή ημερολογίου (log entry) με πεδίο «TypeOfAction» (τύπος πράξης), στην οποία συμπεριλαμβάνεται ο σκοπός της πρόσβασης σύμφωνα με το άρθρο 34 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS.
      Η εγγραφή ημερολογίου καταχωρίζεται με μνεία της ημερομηνίας και της ώρας παραλαβής. Αυτή η μνεία θα χρησιμοποιηθεί κατόπιν για τον εντοπισμό των εγγραφών ημερολογίου που πρέπει να διαγραφούν.
      Για όλες τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων, η αρχή που εισήγαγε ή έλαβε τα δεδομένα καταχωρίζεται στην εγγραφή ημερολογίου. Ο χρήστης και το κεντρικό VIS προσδιορίζονται στην εγγραφή ημερολογίου είτε ως αποστολέας είτε ως αποδέκτης.
      Στην εγγραφή ημερολογίου δεν περιλαμβάνονται άλλα δεδομένα για τις πράξεις εκτός από την αρχή που εισήγαγε ή έλαβε τα δεδομένα και τον αριθμό της αίτησης θεώρησης. Καταγράφεται ο τύπος των δεδομένων που διαβιβάσθηκαν ή χρησιμοποιήθηκαν για την έρευνα όπως αναφέρεται στο άρθρο 34 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS.
      Όταν ευρεθούν από το VIS αρχεία που αναφέρονται στο άρθρο 34 παράγραφος 2 του κανονισμού VIS, με πεδίο «TypeOfAction» (τύπος πράξης) στο οποίο αναγράφεται είτε «Delete Application» (διαγραφή αίτησης) είτε «Automatic Deletion» (αυτόματη διαγραφή), το σύστημα αυτό υπολογίζει εάν έχει παρέλθει ένα έτος από τη λήξη της προθεσμίας διατήρησης που αναφέρεται στο άρθρο 23 παράγραφος 1, και σε καταφατική περίπτωση προβαίνει στη διαγραφή τους. Όλα τα αρχεία των πράξεων επεξεργασίας δεδομένων που έχουν τον ίδιο αριθμό αίτησης διαγράφονται ταυτόχρονα, εφόσον δεν είναι αναγκαία για τον έλεγχο της προστασίας δεδομένων, σύμφωνα με το άρθρο 34 παράγραφος 2 του κανονισμού VIS.
      Τα αρχεία των πράξεων επεξεργασίας δεδομένων δεν τροποποιούνται ούτε διαγράφονται πριν από την πάροδο ενός έτους από τη λήξη της προθεσμίας διατήρησης που αναφέρεται στο άρθρο 23 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS.
      5.2.   Πρόσβαση στα αρχεία που αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων
      
      Η πρόσβαση στα αρχεία [ημερολόγια (logs)] που τηρούνται από τη διαχειριστική αρχή, σύμφωνα με το άρθρο 34 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS, περιορίζεται στους δεόντως εξουσιοδοτημένους διαχειριστές του VIS και τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Η διάταξη αυτή εφαρμόζεται, τηρουμένων των αναλογιών, στα αρχεία πρόσβασης σε αρχεία.
      
         (1)  ΕΕ L 235 της 2.9.2008, σ. 1.
      
         (2)  Εκτός από τη Γερμανία: ο κωδικός χώρας για τη Γερμανία είναι «D».