CELEX: 32022D0121
Language: sk
Date: 2022-01-27 00:00:00
Title: Rozhodnutie Komisie (EÚ) 2022/121 z 27. januára 2022, ktorým sa stanovujú vnútorné pravidlá týkajúce sa poskytovania informácií dotknutým osobám a obmedzenia niektorých ich práv v súvislosti so spracúvaním osobných údajov na účely vybavovania žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku

28.1.2022   
               
               
                  SK
               
               
                  Úradný vestník Európskej únie
               
               
                  L 19/77
               
            
         ROZHODNUTIE KOMISIE (EÚ) 2022/121
         z 27. januára 2022,
         ktorým sa stanovujú vnútorné pravidlá týkajúce sa poskytovania informácií dotknutým osobám a obmedzenia niektorých ich práv v súvislosti so spracúvaním osobných údajov na účely vybavovania žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku
         EURÓPSKA KOMISIA,
         so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 249 ods. 1,
         keďže:
         
                     (1)
                  
                  
                     V Služobnom poriadku úradníkov Európskej únie a Podmienkach zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie stanovených v nariadení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (1) (ďalej len „služobný poriadok“) sa vyžaduje, aby Komisia reagovala na určité žiadosti a sťažnosti. Tieto úlohy vykonáva najmä oddelenie Monitorovanie odvolaní a prípadov v rámci Generálneho riaditeľstva pre ľudské zdroje a bezpečnosť (ďalej len „GR HR“), ktoré zisťuje relevantné skutočnosti a posudzuje ich z právneho hľadiska s cieľom pomôcť menovaciemu orgánu alebo orgánu zodpovednému za uzatváranie pracovných zmlúv (ďalej len „orgán“) pri rozhodovaní.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     V článku 22c služobného poriadku sa požaduje, aby Komisia v súlade s článkami 24 a 90 služobného poriadku zaviedla postup na vybavovanie sťažností úradníkov, ktoré sa týkajú spôsobu, akým sa s nimi zaobchádza po oznámení závažnej nezrovnalosti podľa článkov 22a a 22b služobného poriadku alebo v dôsledku takéhoto oznámenia (2).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     V článku 24 služobného poriadku sa požaduje, aby Komisia pomohla úradníkom v konaní proti osobám, ktoré sa dopúšťajú vyhrážania, urážania alebo ohovárania, alebo pri útokoch na osobu alebo majetok, ktorému je vystavený úradník alebo jeho rodinní príslušníci z dôvodu svojho postavenia alebo svojich povinností.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Na základe článku 90 ods. 1 a 2 služobného poriadku môže každá osoba, na ktorú sa vzťahuje služobný poriadok, predložiť orgánu žiadosť, aby prijal rozhodnutie, ktoré sa jej týka, alebo sťažnosť na rozhodnutie, ktoré má na ňu negatívny účinok.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     V kontexte týchto činností Komisia zhromažďuje a spracúva relevantné informácie. Uvedené informácie zahŕňajú osobné údaje, najmä identifikačné údaje, kontaktné údaje a údaje o správaní. Príslušné útvary Komisie zasielajú osobné údaje iným útvarom Komisie na základe zásady „need-to-know“.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Osobné údaje sa uchovávajú v zabezpečenom fyzickom a elektronickom prostredí s cieľom zabrániť nezákonnému prístupu k nim alebo ich nezákonnému prenosu osobám, ktoré tieto údaje nepotrebujú poznať. Po skončení spracúvania sa údaje uchovávajú v súlade s platnými pravidlami Komisie (3).
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Pri vykonávaní svojich úloh podľa služobného poriadku je Komisia povinná dodržiavať práva fyzických osôb, pokiaľ ide o spracúvanie osobných údajov, uznané v článku 8 ods. 1 Charty základných práv Európskej únie a článku 16 ods. 1 zmluvy, ako aj práva stanovené v nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 (4). Komisia je zároveň povinná dodržiavať prísne pravidlá dôvernosti a služobného tajomstva.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Za určitých okolností treba zosúladiť práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 s potrebou zabezpečiť prevenciu, vyšetrovanie, odhaľovanie a stíhanie trestných činov a zaistiť, aby Komisia účinne reagovala na obvinenia z obťažovania a iného nevhodného správania alebo útokov, ako aj pri plnom dodržiavaní základných práv a slobôd iných dotknutých osôb. Článok 25 ods. 1 písm. b), c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725 poskytuje Komisii na tento účel možnosť obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35, ako aj zásadu transparentnosti stanovenú v článku 4 ods. 1 písm. a), pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam uvedeným v článkoch 14 až 17 a článkoch 19 a 20 tohto nariadenia.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Môže ísť konkrétne o prípad, keď sa osobe, v súvislosti s ktorou bola podaná žiadosť alebo sťažnosť (ďalej len „dotknutá osoba“), poskytujú informácie o spracúvaní osobných údajov, najmä ak postup vychádza zo žiadosti o pomoc vo veci obťažovania podľa článku 24 služobného poriadku. Komisia môže rozhodnúť o obmedzení poskytovania takýchto informácií dotknutej osobe s cieľom zaistiť ochranu práv a slobôd žiadateľa, sťažovateľa alebo svedka podľa článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Komisia sa môže takto rozhodnúť, najmä aby ochránila tieto osoby pred možnou odvetou zo strany dotknutých osôb, voči ktorým boli dobromyseľne vznesené obvinenia, ktoré však neviedli k uloženiu opatrení správnym orgánom. V niektorých prípadoch môže byť potrebné obmedziť poskytovanie takýchto informácií s cieľom predchádzať vzniku obťažovania alebo iného nevhodného správania v Komisii (najmä v organizačnej jednotke, v ktorej dotknutá osoba pracuje spolu so žiadateľom, sťažovateľom alebo svedkom).
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Možno bude takisto nevyhnutné obmedziť ostatné práva dotknutej osoby, ak by vykonávanie týchto práv mohlo odhaliť informácie o žiadateľovi, sťažovateľovi alebo svedkovi, ktorý požiadal o nezverejnenie svojej identity. Komisia môže v takomto prípade rozhodnúť o obmedzení práva na prístup k vyhláseniu, ktoré sa týka dotknutej osoby, alebo jej iných práv s cieľom ochrániť práva a slobody žiadateľa, sťažovateľa alebo svedka z dôvodov uvedených v odôvodnení 9. Komisia sa môže tak rozhodnúť na základe článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Obmedzenie práv dotknutej osoby môže byť nevyhnutné aj na zabezpečenie monitorovacej, kontrolnej alebo regulačnej funkcie spojenej s výkonom verejnej moci, ak ide o dôležitý cieľ všeobecného verejného záujmu Únie, najmä ak ide o zabezpečenie účinnosti reakcie Komisie na obvinenia z obťažovania a akéhokoľvek iného nevhodného správania alebo útokov. Boj proti obťažovaniu a akémukoľvek inému nevhodnému správaniu alebo útokom je dôležitým cieľom všeobecného verejného záujmu Únie vrátane Komisie. Navyše má Komisia podľa článku 24 služobného poriadku povinnosť pomáhať svojim zamestnancom. S cieľom neodrádzať zamestnancov od oznamovania prípadov vnímaného obťažovania a iného nevhodného správania alebo útokov a od vyžiadania pomoci v tejto súvislosti, čo je vo verejnom záujme Únie, sa musí zaistiť, aby sa dotknuté osoby nedozvedeli o žiadosti o pomoc, ktorá sa ich týka. Osobitne je to na mieste v prípadoch, keď orgán zistí, že nedošlo k žiadnemu obťažovaniu v zmysle služobného poriadku. V záujme zachovania možnosti pre zamestnancov uplatniť postup podľa článku 24 služobného poriadku a predchádzania novým konfliktom by si verejný záujem Únie v takejto situácii vyžadoval, aby sa dotknutá osoba nedozvedela o žiadosti o pomoc. V tejto súvislosti môže Komisia rozhodnúť o obmedzení práv dotknutej osoby podľa článku 25 ods. 1 písm. c) a g) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Zároveň môže byť nevyhnutné obmedziť práva dotknutej osoby s cieľom zabezpečiť prevenciu, vyšetrovanie, objasňovanie a stíhanie trestných činov, ktoré žiadatelia, sťažovatelia alebo svedkovia oznámili Komisii v súvislosti s dotknutou osobou. Žiadatelia, sťažovatelia alebo svedkovia môžu oznámiť napríklad nevhodné správanie a psychické alebo sexuálne obťažovanie. V takýchto prípadoch môže Komisia rozhodnúť o obmedzení práv dotknutej osoby podľa článku 25 ods. 1 písm. b) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     V služobnom poriadku sa od Komisie požaduje, aby zaistila dôverné vybavovanie žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku. Aby sa zaistila táto dôvernosť, pri dodržaní noriem ochrany osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 je potrebné prijať vnútorné pravidlá, na základe ktorých môže Komisia obmedziť práva dotknutých osôb v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. b), c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Vnútorné pravidlá by sa mali uplatňovať na všetky spracovateľské operácie vykonávané Komisiou pri plnení jej úloh týkajúcich sa vybavovania žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     V záujme dodržiavania článkov 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725 by Komisia mala transparentne a jasne informovať všetky jednotlivé osoby o svojich činnostiach, ktoré zahŕňajú spracúvanie ich osobných údajov, a o ich právach, a to oznámením týkajúcim sa ochrany údajov uverejneným na webovom sídle Komisie. Komisia by v prípade potreby mala individuálne a prostredníctvom vhodných prostriedkov informovať dotknuté osoby, ktorých sa žiadosť alebo sťažnosť týka, t. j. žiadateľov a sťažovateľov, dotknuté osoby, ako aj svedkov.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Komisia by mala so všetkými obmedzeniami zaobchádzať transparentne a každé uplatnenie obmedzení registrovať v príslušnom systéme záznamov.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Pokiaľ ide o obmedzenie uplatňovania článku 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725, v ktorom sa uvádza, že ak osobné údaje neboli získané od dotknutej osoby, dotknutá osoba musí byť informovaná najneskôr do jedného mesiaca, Komisia by do jedného mesiaca mala vypracovať záznam opisujúci dôvody akéhokoľvek uplatneného obmedzenia. Tento záznam by mal obsahovať individuálne posúdenie nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Podľa článku 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môžu prevádzkovatelia odložiť poskytnutie informácií dotknutej osobe o hlavných dôvodoch uplatnenia obmedzenia, od neho upustiť alebo ho zamietnuť, ak by sa poskytnutím týchto informácií zrušil účinok obmedzenia. Platí to najmä v súvislosti s uplatňovaním článkov 16 a 35 daného nariadenia.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Komisia by mala pravidelne preskúmavať uložené obmedzenia s cieľom zabezpečiť, že práva dotknutej osoby byť informovaná v súlade s článkami 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sú obmedzené len dovtedy, kým sú takéto obmedzenia nevyhnutné z dôvodov uvedených v odôvodnení 8.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Uplatňovanie obmedzení by sa malo preskúmať pri odpovediach na žiadosti predložené podľa článkov 22c a 24 a článku 90 ods. 1 služobného poriadku a pri odpovediach na sťažnosti predložené podľa článku 22c a článku 90 ods. 2 služobného poriadku alebo pri uzavretí takýchto žiadostí alebo sťažností podľa toho, čo nastane skôr. Komisia by potom mala každoročne sledovať, či treba zachovať akékoľvek obmedzenie.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     V určitých prípadoch môže byť nevyhnutné zachovať uplatňovanie obmedzenia, najmä obmedzenie uplatňovania článku 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725 dovtedy, kým Komisia už nebude uchovávať dané osobné údaje. V takomto prípade by dotknutá osoba nemala byť informovaná o spracúvaní svojich osobných údajov. Takáto situácia by mohla nastať najmä vtedy, ak existuje veľké riziko, že poskytnutie informácií o spracúvaní osobných údajov dotknutej osobe by ohrozilo práva a slobody iných osôb. Môže sa to stať vtedy, keď orgán zamietne dobromyseľnú žiadosť o pomoc podanú v súvislosti s údajným nevhodným správaním dotknutej osoby a ak dotknutá osoba a žiadateľ pracujú spolu v jednej organizačnej jednotke. V takejto situácii existuje riziko odvety voči žiadateľovi a riziko ovplyvnenia pracovnej atmosféry v organizačnej jednotke. V takomto prípade by sa osobné údaje dotknutej osoby mali uchovávať len dovtedy, kým sú tieto údaje relevantné na účely vybavovania žiadosti a/alebo sťažnosti a kým sťažnosť môže byť predmetom súdneho sporu.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Zodpovedná osoba Európskej komisie pre ochranu údajov by mala vykonať nezávislé preskúmanie uplatňovania obmedzení, aby sa zabezpečilo dodržiavanie tohto rozhodnutia.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Uskutočnili sa konzultácie s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov, ktorý 23. septembra 2021 vydal stanovisko,
                  
               PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:
         
            Článok 1
            Predmet a rozsah pôsobnosti
            
               1.   Týmto rozhodnutím sa stanovujú pravidlá týkajúce sa informovania dotknutých osôb o spracúvaní ich osobných údajov v súlade s článkami 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ktorými sa Komisia riadi pri vybavovaní žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku.
               Stanovujú sa ním aj podmienky, za ktorých môže Komisia obmedziť uplatňovanie článku 4, článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. b), c), g) a h) uvedeného nariadenia.
            
            
               2.   Toto rozhodnutie sa vzťahuje na spracúvanie osobných údajov Komisiou na účely vybavovania žiadostí a sťažností podľa článkov 22c a 24 a článku 90 ods. 1 a 2 služobného poriadku.
            
            
               3.   Kategórie osobných údajov, na ktoré sa vzťahuje toto rozhodnutie, zahŕňajú identifikačné údaje, kontaktné údaje a údaje o správaní, ako aj osobitné kategórie osobných údajov v zmysle článku 10 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
         
         
            Článok 2
            Uplatniteľné výnimky a obmedzenia
            
               1.   Ak Komisia vykonáva svoje povinnosti so zreteľom na práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, posudzuje, či sa uplatňujú akékoľvek výnimky stanovené v uvedenom nariadení.
            
            
               2.   S výhradou článkov 3 až 7, ak by uplatňovanie práv a povinností uvedených v článkoch 14 až 17 a v článkoch 19, 20 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 v súvislosti s osobnými údajmi spracúvanými Komisiou oslabilo dôvody uvedené v článku 25 ods. 1 písm. b), c), g) alebo h) daného nariadenia, Komisia môže obmedziť uplatňovanie:
               
                           a)
                        
                        
                           článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 a
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           zásady transparentnosti stanovenej v článku 4 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam uvedeným v článkoch 14 až 17 a článkoch 19 a 20 uvedeného nariadenia, s cieľom zabezpečiť prevenciu, vyšetrovanie, objasňovanie a stíhanie trestných činov, ktoré žiadatelia, sťažovatelia alebo svedkovia oznámia príslušným útvarom Komisie v súvislosti s dotknutou osobou vo veci údajného obťažovania alebo iného nevhodného správania alebo útokov.
                        
                     
            
               3.   Odsekmi 1 a 2 nie je dotknuté uplatňovanie iných rozhodnutí Komisie, v ktorých sa stanovujú vnútorné pravidlá týkajúce sa poskytovania informácií dotknutým osobám a obmedzenia určitých práv podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
            
               4.   Akékoľvek obmedzenie práv a povinností uvedených v odseku 2 musí byť potrebné a primerané s prihliadnutím na riziká pre práva a slobody dotknutých osôb.
            
            
               5.   Pred uplatnením obmedzení by Komisia mala vykonať individuálne posúdenie ich nevyhnutnosti a primeranosti. Obmedzenia sa vzťahujú výhradne na to, čo je nevyhnutné na dosiahnutie ich cieľa.
            
         
         
            Článok 3
            Poskytovanie informácií dotknutým osobám
            
               1.   Komisia uverejní na svojom webovom sídle oznámenie o ochrane údajov, v ktorom informuje všetky dotknuté osoby o svojich činnostiach zahŕňajúcich spracúvanie osobných údajov týchto osôb na účely vybavovania žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku.
            
            
               2.   Komisia individuálne a vhodnými prostriedkami informuje žiadateľov a sťažovateľov, dotknuté osoby, ako aj svedkov, od ktorých sa požaduje poskytnutie informácií v súvislosti s takýmito žiadosťami alebo sťažnosťami, o spracúvaní ich osobných údajov.
            
            
               3.   Ak Komisia úplne alebo čiastočne obmedzí v súlade s článkom 2 poskytovanie informácií uvedené v odseku 2 dotknutým osobám, ktorých osobné údaje sa spracúvajú na účely vybavovania žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku, dôvody obmedzenia zaznamená a zaregistruje v súlade s článkom 6.
            
         
         
            Článok 4
            Právo dotknutých osôb na prístup k osobným údajom, právo na vymazanie a právo na obmedzenie spracúvania
            
               1.   Ak Komisia úplne alebo čiastočne obmedzí právo dotknutých osôb na prístup k osobným údajom, právo na vymazanie alebo právo na obmedzenie spracúvania, ktoré sa uvádzajú jednotlivo v článkoch 17, 19 a 20 nariadenia (EÚ) 2018/1725, v odpovedi na žiadosť o prístup, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania informuje dotknutú osobu:
               
                           a)
                        
                        
                           o uplatnenom obmedzení a jeho hlavných dôvodoch;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           o možnosti podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo uplatniť súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore Európskej únie.
                        
                     
            
               2.   Poskytovanie informácií o dôvodoch obmedzenia podľa odseku 1 sa môže odložiť, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť, ak by sa ním zrušil účinok obmedzenia.
            
            
               3.   Komisia zaznamená všetky dôvody obmedzenia v súlade s článkom 6.
            
            
               4.   Ak je právo na prístup k osobným údajom plne alebo čiastočne obmedzené, dotknutá osoba môže uplatniť svoje právo na prístup prostredníctvom európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov v súlade s článkom 25 ods. 6, 7 a 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
         
         
            Článok 5
            Oznamovanie prípadov porušenia ochrany osobných údajov dotknutým osobám
            Ak Komisia obmedzí oznamovanie prípadov porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe, ako sa uvádza v článku 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725, zaznamená a zaregistruje dôvody obmedzenia v súlade s článkom 6. Komisia predloží záznam európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov v čase oznámenia porušenia ochrany osobných údajov.
         
         
            Článok 6
            Zaznamenávanie a registrovanie obmedzení
            
               1.   Komisia zaznamená dôvody každého obmedzenia uplatneného podľa tohto rozhodnutia vrátane posúdenia potreby a primeranosti obmedzenia s prihliadnutím na príslušné prvky stanovené v článku 25 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
            
               2.   V zázname sa uvedie, ako by uplatnenie práva príslušnou dotknutou osobou oslabilo jeden alebo viac uplatniteľných dôvodov uvedených v článku 25 ods. 1 písm. b), c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
            
               3.   Záznam a v náležitých prípadoch aj dokumenty obsahujúce súvisiace faktické a právne prvky sa zaregistrujú. Na požiadanie sa sprístupnia európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.
            
         
         
            Článok 7
            Trvanie obmedzení
            
               1.   Obmedzenia uvedené v článkoch 3, 4 a 5 sa uplatňujú tak dlho, kým existujú dôvody, ktoré ich opodstatňujú.
            
            
               2.   Ak sa už dôvody obmedzenia uvedené v článkoch 3, 4 alebo 5 neuplatňujú, Komisia zruší obmedzenie.
            
            
               3.   Zároveň musí uviesť hlavné dôvody uplatňovania tohto obmedzenia na dotknutú osobu a informovať ju o možnosti podať kedykoľvek sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo uplatniť súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore Európskej únie.
            
            
               4.   Komisia preskúma uplatňovanie obmedzení uvedených v článkoch 3, 4 a 5 pri odpovediach na žiadosti predložené podľa článkov 22c a 24 a článku 90 ods. 1 služobného poriadku a pri odpovediach na sťažnosti predložené podľa článku 22c a článku 90 ods. 2 služobného poriadku alebo pri uzavretí takýchto žiadostí alebo sťažností podľa toho, čo nastane skôr. Komisia potom každoročne sleduje, či treba zachovať akékoľvek obmedzenie. Súčasťou preskúmania je posúdenie nutnosti a primeranosti obmedzenia s prihliadnutím na príslušné prvky stanovené v článku 25 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
         
         
            Článok 8
            Záruky a obdobia uchovávania
            
               1.   Komisia, prípadne oddelenie Monitorovanie odvolaní a prípadov v rámci GR HR zavedie záruky s cieľom predchádzať zneužívaniu alebo nezákonnému prístupu či prenosu osobných údajov, ktoré podliehajú alebo by mohli podliehať obmedzeniam. Takéto záruky zahŕňajú technické a organizačné opatrenie, napríklad:
               
                           a)
                        
                        
                           jasné vymedzenie úloh, zodpovedností, prístupových práv a procesných krokov;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           zabezpečené elektronické prostredie s cieľom predísť nezákonnému a náhodnému prístupu k elektronickým údajom či ich prenosu neoprávneným osobám;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           zabezpečené uchovávanie a spracúvanie papierových dokumentov obmedzené výlučne na to, čo je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           náležité monitorovanie obmedzení a pravidelné preskúmanie ich uplatňovania. Preskúmania uvedené v písmene d) sa vykonávajú minimálne každých šesť mesiacov.
                        
                     
            
               2.   Obmedzenia sa zrušia, len čo prestanú existovať okolnosti, na základe ktorých boli zavedené.
            
            
               3.   Osobné údaje sa uchovávajú v súlade s príslušnými pravidlami Komisie pre uchovávanie údajov, ktoré sa vymedzia v záznamoch vedených podľa článku 31 nariadenia (EÚ) 2018/1725. Na konci obdobia uchovávania sa osobné údaje vymažú, anonymizujú alebo prenesú do archívu v súlade s článkom 13 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
            
         
         
            Článok 9
            Preskúmanie zodpovednou osobou Komisie pre ochranu údajov
            
               1.   Vždy, keď sa v súlade s týmto rozhodnutím obmedzia práva dotknutých osôb, je o tom bezodkladne informovaná zodpovedná osoba Komisie. Zodpovednej osobe sa na požiadanie poskytne prístup k záznamu a všetkým dokumentom, ktoré obsahujú základné skutkové a právne prvky.
            
            
               2.   Zodpovedná osoba môže požiadať o preskúmanie obmedzenia. Zodpovedná osoba bude písomne informovaná o výsledku požadovaného preskúmania.
            
            
               3.   Komisia zdokumentuje zapojenie zodpovednej osoby v každom prípade, keď sú obmedzené práva a povinnosti uvedené v článku 2 ods. 2
            
         
         
            Článok 10
            Nadobudnutie účinnosti
            Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dvadsiatym dňom po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
         
         
            V Bruseli 27. januára 2022
            
               
                  Za Komisiu
               
               
                  predsedníčka
               
               Ursula VON DER LEYEN
            
         
         
            (1)  Ú. v. ES L 56, 4.3.1968, s. 1.
         
            (2)  Administratívne oznámenie č. 79-2013 z 19. decembra 2013Aktualizácia ustanovení o predkladaní žiadostí a sťažností (článok 90 ods. 1 a 2 služobného poriadku) a žiadostí o pomoc (článok 24 služobného poriadku).
         
            (3)  Uchovávanie súborov v Komisii upravuje spoločný zoznam pre uchovávanie spisov na úrovni Komisie, regulačný dokument vo forme harmonogramu uchovávania, v ktorom sú stanovené obdobia uchovávania pre rôzne druhy súborov Komisie [SEC(2019) 900]. Obdobia uchovávania osobných údajov sa uvádzajú v oznámení o ochrane osobných údajov týkajúcom sa vybavovania žiadostí a sťažností podľa služobného poriadku.
         
            (4)  Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39.)