CELEX: 32020Q0424(01)
Language: nl
Date: 2019-09-10 00:00:00
Title: Besluit van de raad van bestuur van het Bureau voor ondersteuning van Berec (Berec-Bureau) van 10 september 2019 houdende vaststelling van interne voorschriften betreffende beperkingen van bepaalde rechten van betrokkenen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van activiteiten van het Berec-Bureau

24.4.2020   
               
               
                  NL
               
               
                  Publicatieblad van de Europese Unie
               
               
                  L 130/28
               
            
         BESLUIT VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET BUREAU VOOR ONDERSTEUNING VAN BEREC (BEREC-BUREAU)
         van 10 september 2019
         houdende vaststelling van interne voorschriften betreffende beperkingen van bepaalde rechten van betrokkenen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van activiteiten van het Berec-Bureau
         DE RAAD VAN BESTUUR,
         Gezien Verordening (EU) 2018/1971 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2018 tot instelling van het Orgaan van Europese regulerende instanties voor elektronische communicatie (Berec) en het Bureau voor ondersteuning van Berec (Berec-Bureau), tot wijziging van Verordening (EU) 2015/2120 en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1211/2009 (1), en met name artikel 36, lid 4,
         Gezien Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (2) (“de verordening”), en met name artikel 25,
         Overwegende hetgeen volgt:
         
                     (1)
                  
                  
                     Het Berec-Bureau kan in het kader van zijn functioneren administratief onderzoek verrichten, predisciplinaire en disciplinaire maatregelen treffen en tot schorsing overgaan op basis van bijlage IX bij het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (3), en in overstemming met Besluit MC/2012/3 van het comité van beheer van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau) houdende vaststelling van de algemene uitvoeringsbepalingen voor het verrichten van administratief onderzoek en het treffen van disciplinaire maatregelen, waarbij informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, wordt verwerkt.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Personeelsleden van het Berec-Bureau zijn verplicht melding te maken van mogelijke onwettige activiteiten, inclusief fraude of corruptie, die de belangen van de Unie schaden, of van gedragingen bij de vervulling van beroepstaken die een aanwijzing kunnen vormen voor ernstig ambtelijk plichtsverzuim door personeelsleden van de Unie. Dit is vastgelegd in Besluit MC/2018/11 van het comité van beheer van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau) tot vaststelling van richtsnoeren voor klokkenluiders van het Berec-Bureau.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Het Berec-Bureau heeft beleid ontwikkeld ter voorkoming en daadwerkelijke en efficiënte bestrijding van feitelijke of potentiële gevallen van psychisch geweld of seksuele intimidatie op de werkplek, zoals voorzien in Besluit MC/2016/15 van het comité van beheer van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau) betreffende het beleid inzake bescherming van de waardigheid van personen en voorkoming van psychisch geweld en seksuele intimidatie.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     In het kader van de bovengenoemde activiteiten verzamelt en verwerkt het Berec-Bureau relevante informatie en verschillende categorieën persoonsgegevens, met inbegrip van identificatiegegevens van een natuurlijke persoon, contactinformatie, informatie over beroep en taken, informatie over gedragingen en prestaties in functie en in de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens. Het Berec-Bureau treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Er zijn toereikende waarborgen ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen en te voorkomen dat per ongeluk of op onrechtmatige wijze toegang wordt verkregen tot persoonsgegevens die fysiek dan wel elektronisch zijn opgeslagen. Na verwerking worden de gegevens overeenkomstig de toepasselijke voorschriften van het Berec-Bureau bewaard in het register van verwerkingsactiviteiten op basis van artikel 31 van de verordening. Na afloop van de bewaartermijn wordt de informatie over de zaak, met inbegrip van de persoonsgegevens, gewist, geanonimiseerd of overgebracht naar de historische archieven.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     In dit verband is het Berec-Bureau verplicht de betrokkenen informatie te verstrekken over bovengenoemde verwerkingsactiviteiten en hun rechten, zoals vastgelegd in de verordening, te eerbiedigen.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Het kan noodzakelijk zijn de rechten van betrokkenen uit hoofde van de verordening af te stemmen op de behoeften van de bovengenoemde activiteiten met volledige inachtneming van de grondrechten en fundamentele vrijheden van derden. Daartoe voorziet artikel 25 van de verordening onder strikte voorwaarden in de mogelijkheid de toepassing te beperken van de artikelen 14 tot en met 20, 35 en 36, alsook artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenkomen met de rechten en verplichtingen in de artikelen 14 tot en met 20. In dat geval is het noodzakelijk interne regels vast te stellen voor de gevallen waarin het Berec-Bureau deze rechten kan beperken overeenkomstig hetzelfde artikel van de verordening.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Dit kan in het bijzonder het geval zijn bij het verstrekken van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de betrokkene in de inleidende beoordelingsfase van een administratief onderzoek of tijdens het onderzoek zelf, voorafgaand aan een mogelijke afwijzing van de zaak of een predisciplinaire fase. Onder bepaalde omstandigheden kan het verstrekken van dergelijke informatie het Berec-Bureau ernstig belemmeren om een doeltreffend onderzoek te verrichten, bijvoorbeeld wanneer er een risico bestaat dat de betrokkene bewijsmateriaal vernietigt of mogelijke getuigen beïnvloedt voordat zij worden gehoord. Bovendien zou het Berec-Bureau hun rechten en vrijheden alsook de rechten en vrijheden van andere betrokken personen moeten kunnen beschermen.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Het kan noodzakelijk zijn een getuige of een klokkenluider die heeft verzocht om vertrouwelijkheid en anonimiteit, te beschermen. In dat geval kan het Berec-Bureau besluiten een beperking op te leggen voor de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van de klokkenluider en andere betrokkenen, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Het kan noodzakelijk zijn de vertrouwelijkheid te beschermen van een personeelslid dat de vertrouwenspersonen van het Berec-Bureau heeft benaderd in verband met een intimidatieprocedure. In dat geval kan het Berec-Bureau besluiten een beperking op te leggen voor de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van het vermeende slachtoffer, de vermeende dader en andere betrokkenen, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Het Berec-Bureau mag enkel beperkingen opleggen wanneer deze de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden eerbiedigen, strikt noodzakelijk zijn en een evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving. Het Berec-Bureau dient de redenen voor deze beperkingen te rechtvaardigen.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Op grond van het verantwoordingsbeginsel dient het Berec-Bureau een register van de toegepaste beperkingen bij te houden.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Artikel 25, lid 6, van de verordening verplicht de verwerkingsverantwoordelijke ertoe betrokkenen op de hoogte te brengen van de hoofdredenen voor de toepassing van de beperking en van hun recht om een klacht in te dienen bij de EDPS.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Ingevolge artikel 25, lid 8, van de verordening kan het Berec-Bureau het verstrekken van informatie over de redenen voor de toepassing van een beperking aan de betrokkene opschorten, achterwege laten of weigeren, indien dit het effect van de beperking op enigerlei wijze teniet zou doen. Het Berec-Bureau dient per geval te beoordelen of een mededeling van de beperking het effect ervan tenietdoet.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Het Berec-Bureau dient de beperking op te heffen zodra de beperkingsvoorwaarden niet langer van toepassing zijn, en deze voorwaarden regelmatig te beoordelen.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Teneinde de maximale bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen te waarborgen en in overeenstemming met artikel 44, lid 1, van de verordening, dient de functionaris voor gegevensbescherming tijdig te worden geïnformeerd over enigerlei beperkingen die worden toegepast en dient hij/zij de naleving van dit besluit te controleren.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     De toepassing van bovengenoemde beperkingen laat de mogelijke toepassing van de bepalingen van artikel 16, lid 5, en artikel 17, lid 4, van de verordening die verband houden met het recht van informatie wanneer gegevens niet van de betrokkene zijn verkregen, respectievelijk het recht op toegang van de betrokkene, onverlet.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (“EDPS”) is geraadpleegd op 27 mei 2019.
                  
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
         
            Artikel 1
            Onderwerp en reikwijdte
            Dit besluit legt de regels vast inzake de voorwaarden waaronder het Berec-Bureau de toepassing kan beperken van de artikelen 14 tot en met 20, 35 en 36, alsook artikel 4 op basis van artikel 25 van de verordening.
         
         
            Artikel 2
            Beperkingen
            
               1.   In overeenstemming met artikel 25, lid 1, van de verordening kan het Berec-Bureau de toepassing van de artikelen 14 tot en met 20, 35 en 36, en artikel 4 voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 20 voorzien, beperken wanneer hij:
               
                           a)
                        
                        
                           administratief onderzoek verricht, predisciplinaire en disciplinaire maatregelen treft en tot schorsing overgaat op basis van bijlage IX bij het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie en in overstemming met Besluit MC/2012/3 van het comité van beheer van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau) houdende vaststelling van de algemene uitvoeringsbepalingen voor het verrichten van administratief onderzoek en het treffen van disciplinaire maatregelen, waarbij informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, wordt verwerkt. Relevante beperkingen kunnen zijn gebaseerd op artikel 25, lid 1, onder c), g) en h), van de verordening;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           ervoor zorgt dat zijn personeelsleden vertrouwelijk feiten kunnen melden wanneer zij van mening zijn dat zich ernstige onregelmatigheden voordoen, overeenkomstig Besluit MC/2018/11 van het comité van beheer van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau) tot vaststelling van richtsnoeren voor klokkenluiders van het Berec-Bureau. Relevante beperkingen kunnen zijn gebaseerd op artikel 25, lid 1, onder h), van de verordening;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           ervoor zorgt dat zijn personeelsleden zich vertrouwelijk kunnen uiten bij vertrouwenspersonen in het kader van een intimidatieprocedure zoals vastgelegd in Besluit MC/2016/15 van het comité van beheer van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau) betreffende het beleid inzake bescherming van de waardigheid van personen en voorkoming van psychisch geweld en seksuele intimidatie. Relevante beperkingen kunnen zijn gebaseerd op artikel 25, lid 1, onder h), van de verordening;
                        
                     
            
               2.   De categorieën persoonsgegevens omvatten identificatiegegevens van een natuurlijke persoon, contactinformatie, informatie over beroep en taken, informatie over gedragingen en prestaties in functie en in de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens.
            
            
               3.   Elke beperking moet de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden eerbiedigen en een noodzakelijke en evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving.
            
            
               4.   Voordat er beperkingen kunnen worden opgelegd, wordt elke zaak onderzocht op de noodzakelijkheid en evenredigheid van een dergelijke maatregel. Er worden enkel beperkingen opgelegd die strikt noodzakelijk zijn om de gestelde doelen te bereiken, daarbij rekening houdend met de risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
            
            
               5.   Omwille van zijn verantwoordingsplicht legt het Berec-Bureau de redenen voor de toegepaste beperkingen, waarvoor de in lid 1 genoemde gronden van toepassing zijn, alsook het resultaat van de noodzakelijkheids- en evenredigheidstest schriftelijk vast. Deze aantekeningen maken deel uit van een specifiek register, dat op verzoek aan de EDPS ter beschikking wordt gesteld. Er wordt periodiek een verslag van de toepassing van artikel 25 van de verordening ter beschikking gesteld.
            
         
         
            Artikel 3
            Risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen
            De beoordeling van de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen op wier persoonsgegevens beperkingen kunnen worden toegepast, evenals de bewaartermijn ervan, worden in het register van de relevante verwerkingsactiviteiten opgenomen in overeenstemming met artikel 31 van de verordening en, indien van toepassing, in relevante gegevensbeschermingseffectbeoordelingen gebaseerd op artikel 39 van de verordening.
         
         
            Artikel 4
            Bewaartermijnen en waarborgen
            Het Berec-Bureau voert waarborgen in om misbruik of onwettige toegang of overdracht van persoonsgegevens die aan beperkingen onderhevig kunnen zijn, te voorkomen. Deze waarborgen omvatten technische en organisatorische maatregelen en worden voor zover noodzakelijk uitvoerig vastgelegd in interne besluiten, procedures en uitvoeringsvoorschriften van het Berec-Bureau. De waarborgen omvatten:
            
                        a)
                     
                     
                        een toereikende definitie van rollen, verantwoordelijkheden en procedurele stappen;
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        indien van toepassing, een veilige elektronische omgeving die onwettige of accidentele toegang tot of overdracht van elektronische gegevens aan onbevoegden verhindert;
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        indien van toepassing, een veilige opslag en verwerking van fysieke documenten;
                     
                  
                        d)
                     
                     
                        een passende monitoring van de beperkingen en een periodieke herziening, die minimaal eenmaal per zes maanden moet plaatsvinden. Er moet ook een herziening plaatsvinden wanneer zich wijzigingen voordoen in essentiële elementen van de zaak. De beperkingen worden opgeheven zodra de omstandigheden die hen rechtvaardigen, niet langer van toepassing zijn.
                     
                  
         
            Artikel 5
            Informatie aan en onderzoek door de functionaris voor gegevensbescherming
            
               1.   De functionaris voor gegevensbescherming van het Berec-Bureau wordt onverwijld in kennis gesteld wanneer de rechten van een betrokkene worden beperkt in overeenstemming met dit besluit en krijgt toegang tot het register en alle documenten die aan de feitelijke en juridische elementen ten grondslag liggen.
            
            
               2.   De functionaris voor gegevensbescherming van het Berec-Bureau kan vragen om herziening van de toepassing van de beperking. Het Berec-Bureau brengt zijn functionaris voor gegevensbescherming schriftelijk op de hoogte van het resultaat van de gevraagde herziening.
            
            
               3.   De betrokkenheid van de functionaris voor gegevensbescherming van het Berec-Bureau bij de beperkingsprocedure, met inbegrip van de uitwisseling van informatie, wordt in passende vorm gedocumenteerd.
            
         
         
            Artikel 6
            Informatie aan betrokkenen over beperkingen van hun rechten
            
               1.   Het Berec-Bureau neemt in de mededelingen over gegevensbescherming die op zijn website worden gepubliceerd algemene informatie over betrokkenen op, die verband houdt met mogelijke beperkingen van de rechten van alle betrokkenen, zoals beschreven in artikel 2, lid 1, van dit besluit. De informatie beschrijft welke rechten kunnen worden beperkt, de redenen daarvan en de mogelijke duur van de beperking.
            
            
               2.   In aanvulling daarop informeert het Berec-Bureau betrokkenen persoonlijk onverwijld en in schriftelijke vorm over huidige of toekomstige beperkingen van hun rechten, zoals nader wordt gespecificeerd in de artikelen 7, 8 en 9 van dit besluit.
            
         
         
            Artikel 7
            Recht op informatie aan betrokkenen en mededeling over gegevensinbreuken
            
               1.   Wanneer het Berec-Bureau in het kader van de in dit besluit genoemde activiteiten de rechten van betrokkenen, zoals genoemd in de artikelen 14 tot en met 16 en artikel 35 van de verordening, geheel of gedeeltelijk beperkt, worden zij in kennis gesteld van de hoofdredenen op grond waarvan de beperking van toepassing is, en van hun recht bij de EDPS een klacht in te dienen en/of beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
            
            
               2.   Het Berec-Bureau kan het verstrekken van informatie over de redenen voor de in lid 1 bedoelde beperking opschorten, achterwege laten of weigeren, zolang dit het effect van de beperking teniet zou doen. Deze beoordeling vindt per geval plaats.
            
         
         
            Artikel 8
            Het recht van betrokkenen op toegang, rectificatie, wissing en beperking van de verwerking
            
               1.   Wanneer het Berec-Bureau in het kader van de in dit besluit genoemde activiteiten het recht op toegang tot persoonsgegevens, zoals bedoeld in de artikelen 17 tot en met 20 van de verordening, geheel of gedeeltelijk beperkt, wordt betrokkene in antwoord op diens verzoek in kennis gesteld van de hoofdredenen op grond waarvan de beperking van toepassing is, en van het recht bij de EDPS een klacht in te dienen en/of beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
            
            
               2.   Het Berec-Bureau kan het verstrekken van informatie over de redenen voor de in lid 1 bedoelde beperking opschorten, achterwege laten of weigeren, indien dit het effect van de beperking teniet zou doen. Deze beoordeling vindt per geval plaats.
            
         
         
            Artikel 9
            Vertrouwelijkheid van elektronische communicatie
            
               1.   Het Berec-Bureau kan in uitzonderlijke omstandigheden en in lijn met de bepalingen en de grondslag van Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad (4) het recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie beperken, zoals bedoeld in artikel 36 van de verordening. In dat geval legt het Berec-Bureau de omstandigheden, redenen, relevante risico’s en daarmee verband houdende waarborgen in specifieke interne regels vast.
            
            
               2.   Indien het Berec-Bureau het recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie beperkt, stelt hij de betrokkene in zijn antwoord op diens verzoek in kennis van de hoofdredenen voor de toepassing van de beperking, en van de mogelijkheid bij de EDPS een klacht in te dienen of beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
            
            
               3.   Het Berec-Bureau kan het verstrekken van informatie over de redenen voor de in de leden 1 en 2 bedoelde beperking opschorten, achterwege laten of weigeren, zolang dit het effect van de beperking teniet zou doen. Deze beoordeling vindt per geval plaats.
            
         
         
            Artikel 10
            Inwerkingtreding
            Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
         
         
            Gedaan te Riga, 10 september 2019.
            
               
                  Voor het Bureau voor ondersteuning van Berec
               
               Jeremy GODFREY
               
                  De voorzitter van de raad van bestuur
               
            
         
         
            (1)  PB L 321 van 17.12.2018, blz. 1.
         
            (2)  PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39.
         
            (3)  Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad van 29 februari 1968 tot vaststelling van het Statuut van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, alsmede van bijzondere maatregelen welke tijdelijk op de ambtenaren van de Commissie van toepassing zijn (PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1).
         
            (4)  Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) (PB L 201 van 31.7.2002, blz. 37)