CELEX: 32011H0024
Language: it
Date: 2011-01-11 00:00:00
Title: 2011/24/UE: Raccomandazione della Commissione, dell' 11 gennaio 2011 , relativa alla certificazione delle imprese operanti nel settore della difesa conformemente all’articolo 9 della direttiva 2009/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio che semplifica le modalità e le condizioni dei trasferimenti all’interno della Comunità di prodotti per la difesa  Testo rilevante ai fini del SEE

15.1.2011   
            
            
               IT
            
            
               Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
            
            
               L 11/62
            
         RACCOMANDAZIONE DELLA COMMISSIONE
   dell'11 gennaio 2011
   relativa alla certificazione delle imprese operanti nel settore della difesa conformemente all’articolo 9 della direttiva 2009/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio che semplifica le modalità e le condizioni dei trasferimenti all’interno della Comunità di prodotti per la difesa
   (Testo rilevante ai fini del SEE)
   (2011/24/UE)
   LA COMMISSIONE EUROPEA,
   visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, e in particolare l’articolo 292,
   considerando quanto segue:
   
               (1)
            
            
               L’articolo 9 della direttiva 2009/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 maggio 2009, che semplifica le modalità e le condizioni dei trasferimenti all’interno della Comunità di prodotti per la difesa (1) stabilisce i criteri per la certificazione da parte degli Stati membri delle imprese operanti nel settore della difesa stabilite nel loro territorio in quanto destinatarie di prodotti per la difesa in base a licenze generali di trasferimento.
            
         
               (2)
            
            
               La certificazione delle imprese è un elemento fondamentale del sistema di licenze semplificato introdotto dalla direttiva 2009/43/CE.
            
         
               (3)
            
            
               Le diverse interpretazioni dei criteri di certificazione da parte degli Stati membri potrebbero ostacolare l’attuazione della direttiva 2009/43/CE e la realizzazione del suo obiettivo di semplificazione.
            
         
               (4)
            
            
               Un’interpretazione e un’applicazione convergenti dei criteri di certificazione da parte degli Stati membri sono importanti per il reciproco riconoscimento dei certificati di cui all’articolo 9, paragrafo 6 della direttiva 2009/43/CE e per un’ampia utilizzazione delle licenze generali.
            
         
               (5)
            
            
               I rappresentanti degli Stati membri nell’ambito del comitato istituito all’articolo 14 della direttiva 2009/43/CE hanno suggerito che l’adozione di una raccomandazione della Commissione permetterebbe di ottenere tale interpretazione e applicazione convergenti dei criteri di certificazione.
            
         
               (6)
            
            
               I rappresentanti degli Stati membri nell’ambito del comitato istituito all’articolo 14 della direttiva 2009/43/CE hanno pertanto creato un gruppo di lavoro incaricato di elaborare orientamenti per la certificazione delle imprese operanti nel settore della difesa conformemente all’articolo 9 della direttiva 2009/43/CE.
            
         
               (7)
            
            
               Gli orientamenti definiti nella presente raccomandazione sono basati sulle migliori prassi di alcuni Stati membri, che sono risultate efficienti e praticabili,
            
         HA ADOTTATO LA PRESENTE RACCOMANDAZIONE:
   1.   I CRITERI DI CERTIFICAZIONE
   
   1.1.   Valutazione dei criteri indicati all’articolo 9, paragrafo 2, lettere a) e b)
   
   Solo le imprese destinatarie che fabbricano effettivamente prodotti per la difesa o semiprodotti per la difesa coperti dalla direttiva 2009/43/CE, consistenti in componenti e/o sistemi o sottosistemi acquisiti presso terzi, al fine di essere commercializzati sotto il proprio nome o marchio, dovrebbero essere oggetto di una certificazione.
   Le imprese destinatarie certificate dovrebbero utilizzare i prodotti per la difesa ricevuti in base alle licenze generali di trasferimento di cui all’articolo 5, paragrafo 2, lettera b) della direttiva 2009/43/CE per la propria produzione (che comprende l’incorporazione di componenti in altri prodotti, come pezzi di scorta o di ricambio) e non potranno trasferirli o esportarli in quanto tali (salvo a fini di manutenzione o di riparazione) nei casi in cui è necessaria la previa autorizzazione di uno Stato membro di origine.
   Le autorità competenti dovrebbero essere in grado, se necessario e prima di rilasciare un certificato, di esigere dall’impresa destinataria una dichiarazione mediante la quale essa si impegna:
   
               a)
            
            
               ad utilizzare i prodotti per la difesa, ricevuti in base alle licenze generali di cui all’articolo 5, paragrafo 2, lettera b) della direttiva 2009/43/CE, per la propria produzione;
            
         
               b)
            
            
               a non ritrasferire o esportare i prodotti in questione in quanto tali, salvo a fini di manutenzione o di riparazione.
            
         1.2.   Forniture alle imprese destinatarie che effettuano acquisti a fini esclusivi di utilizzazione da parte delle forze armate di uno Stato membro in base alle licenze generali di trasferimento di cui all’articolo 5, paragrafo 2, lettera a) della direttiva 2009/43/CE
   
   Le imprese destinatarie considerate come amministrazioni aggiudicatrici nel senso dell’articolo 1, paragrafo 9 della direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (2), che effettuano acquisti a fini esclusivi di utilizzazione da parte delle forze armate di uno Stato membro, dovrebbero essere autorizzate a ricevere prodotti per la difesa in base alle licenze generali di cui all’articolo 5, paragrafo 2, lettera a) della direttiva 2009/43/CE.
   1.3.   Valutazione dei criteri enunciati all’articolo 9, paragrafo 2, lettere c) ed f)
   
   Il dirigente di alto livello di cui all’articolo 9, paragrafo 2, lettera c) della direttiva 2009/43/CE dovrebbe essere personalmente responsabile del programma interno di conformità o del sistema di gestione di trasferimenti e delle esportazioni messo in atto nell’impresa e del personale incaricato del controllo delle esportazioni e dei trasferimenti. Tale dirigente di alto livello dovrebbe essere un membro dell’organismo di direzione dell’impresa.
   Quando il certificato è richiesto per una o più unità di produzione, la descrizione della catena delle responsabilità nell’impresa destinataria richiesta all’articolo 9, paragrafo 2, lettera f) della direttiva 2009/43/CE dovrebbe chiaramente instaurare il controllo del dirigente di alto livello sul personale di tali unità incaricate del controllo delle esportazioni e dei trasferimenti.
   Le domande e gli orientamenti per la descrizione dei programmi interni di conformità e per le successive valutazioni sono esposti nell’allegato I. Gli Stati membri possono aggiungere altre domande. In questo caso, tali domande devono riguardare il processo di certificazione della qualità.
   1.4.   Struttura organizzativa da certificare e criteri di valutazione indicati all’articolo 9, paragrafo 2, lettere d) ed e)
   
   L’approccio alla certificazione dipenderà dalla struttura organizzativa dell’impresa destinataria e da come tale impresa delega le responsabilità per il controllo delle esportazioni e dei trasferimenti. L’impresa può essere certificata nel suo insieme o per unità commerciali. Le imprese con unità di produzione e attività associate a più indirizzi, cui è stata delegata la responsabilità per il controllo delle esportazioni e dei trasferimenti, devono specificare quali di queste unità devono essere coperte dal certificato.
   2.   LA CERTIFICAZIONE
   
   2.1.   Un modello standard di certificato
   
   Si raccomanda di utilizzare un modello di certificato standard di cui all’allegato II.
   Il certificato deve essere redatto in una delle lingue ufficiali dello Stato membro che rilascia il certificato e preferibilmente in una delle lingue ufficiali di un altro Stato membro, conformemente alle indicazioni dell’impresa destinataria certificata. La data di entrata in vigore del certificato deve apparire sul certificato stesso.
   Ai fini dell’articolo 9, paragrafo 4, lettera a), il certificato deve esigere che l’impresa destinataria certificata notifichi all’autorità competente tutti i fattori ed eventi verificatisi dopo la concessione del certificato che potrebbero essere tali da influire sulla validità o sul contenuto del certificato stesso. L’impresa destinataria certificata deve in particolare notificare quanto segue:
   
               a)
            
            
               qualunque cambiamento importante nella sua attività industriale in materia di prodotti per la difesa;
            
         
               b)
            
            
               qualunque cambiamento dell’indirizzo al quale i registri concernenti i prodotti per la difesa ricevuti sono consultabili dall’autorità competente.
            
         Nel quadro della lettera a), la pertinenza del cambiamento che giustifica la notifica deve eventualmente essere valutata alla luce delle informazioni già fornite per la registrazione in quanto impresa operante nel settore della difesa o per l’ottenimento di qualunque licenza di attività di difesa o di licenza di fabbricazione.
   2.2.   Scambio di informazioni concernenti le domande di certificazione delle imprese destinatarie
   
   Ai fini dell’articolo 12 della direttiva 2009/43/CE le autorità competenti nazionali sono incoraggiate a scambiarsi tutte le informazioni pertinenti relative al rilascio dei certificati. Se, per la valutazione di un’impresa destinataria ai fini del rilascio di un certificato, è necessario raccogliere informazioni presso altre autorità competenti, è opportuno che l’autorità competente nazionale per il rilascio si metta in contatto con le altre autorità competenti nazionali interessate prima di rilasciare il certificato.
   3.   CONTROLLO DI CONFORMITÀ
   
   3.1.   Poteri delle autorità competenti di effettuare visite di verifica della conformità
   
   Al fine di poter effettuare visite volte a verificare la conformità con le condizioni indicate nel certificato e con i criteri definiti all’articolo 9, paragrafo 2, gli ispettori designati dall’autorità competente dovrebbero essere abilitati:
   
               a)
            
            
               ad accedere a tutti i locali pertinenti;
            
         
               b)
            
            
               ad esaminare ed acquisire copie dei registri, dati, regolamento interno e altri materiali relativi ai prodotti esportati, trasferiti o ricevuti in base a una licenza di trasferimento di un altro Stato membro.
            
         Tali ispezioni dovrebbero essere effettuate nel rispetto delle disposizioni legislative dello Stato membro nel quale devono essere realizzate.
   3.2.   Casi che giustificano una nuova valutazione
   
   Una nuova valutazione di conformità con le condizioni indicate nel certificato e con i criteri definiti all’articolo 9, paragrafo 2, dovrebbe essere realizzata dall’autorità competente nei seguenti casi:
   
               a)
            
            
               importanti cambiamenti nell’impresa destinataria certificata, compresi quelli riguardanti i cambi dell’organizzazione interna dell’impresa o delle sue attività;
            
         
               b)
            
            
               indicazioni da cui risulta che le condizioni e i criteri pertinenti non sono più rispettati dall’impresa destinataria certificata;
            
         
               c)
            
            
               quando all’impresa destinataria è stato ingiunto di adottare azioni correttive;
            
         
               d)
            
            
               quando la sospensione del certificato deve essere revocata.
            
         3.3.   Controllo più attento delle imprese destinatarie di nuova certificazione
   
   Le autorità competenti dovrebbero dedicare particolare attenzione al controllo delle imprese destinatarie di nuova certificazione. Le autorità competenti dovrebbero procedere a un controllo di conformità preferibilmente durante il primo anno che segue la data di rilascio della prima certificazione.
   4.   MISURE CORRETTIVE, SOSPENSIONE E RITIRO DEI CERTIFICATI
   
   4.1.   Decisioni di prescrivere misure correttive
   
   Quando le imprese destinatarie certificate non rispettano più uno o più criteri enumerati all’articolo 9, paragrafo 2 della direttiva 2009/43/CE o le condizioni enunciate nel certificato, e quando l’autorità competente ritiene che la non conformità sia di minore importanza, l’autorità competente dovrebbe, entro un termine non superiore a un mese a decorrere dalla data alla quale è stata constatata per la prima volta la non conformità, adottare la decisione di esigere dall’impresa destinataria che essa adotti misure correttive.
   È opportuno che l’autorità competente notifichi immediatamente tale decisione per iscritto all’impresa destinataria. Tale decisione dovrebbe imporre all’impresa destinataria certificata di attuare le misure correttive stabilite entro il termine fissato nella notifica scritta.
   Alla scadenza di tale termine, l’autorità competente dovrebbe verificare che la misura correttiva è stata debitamente attuata. Il controllo può comprendere una visita del sito, una riunione con il dirigente di alto livello di cui all’articolo 9, paragrafo 2, lettera c) della direttiva 2009/43/CE o con un responsabile da questo nominato, e/o la valutazione dei documenti giustificativi scritti forniti da quest’ultimo.
   Entro un termine non superiore a tre mesi dal completamento della verifica, dovrebbe essere inviata all’impresa destinataria certificata una notifica scritta relativa alla valutazione da parte dell’autorità competente della validità delle misure correttive adottate.
   4.2.   Sospensione e ritiro dei certificati
   
   L’autorità competente dovrebbe sospendere o ritirare il certificato in uno dei casi seguenti:
   
               a)
            
            
               l’impresa destinataria certificata in questione non ha adottato le misure correttive entro il termine stabilito nella notifica scritta dell’autorità competente che le imponeva di adottarle;
            
         
               b)
            
            
               l’impresa destinataria certificata non rispetta uno o più criteri enumerati all’articolo 9, paragrafo 2 della direttiva 2009/43/CE o le condizioni indicate nel certificato e l’autorità competente ritiene che la non conformità sia di grande importanza.
            
         È opportuno che l’autorità competente notifichi immediatamente per iscritto la decisione di sospensione o di ritiro del certificato all’impresa destinataria certificata e alla Commissione.
   L’autorità competente dovrebbe mantenere la sospensione sino a che l’impresa destinataria certificata possa dimostrare la conformità con i criteri enumerati all’articolo 9, paragrafo 2 della direttiva 2009/43/CE e con le condizioni indicate nel certificato. Al momento della notifica scritta e della sospensione del certificato o nella successiva corrispondenza scritta, l’autorità competente dovrebbe imporre un termine entro il quale l’impresa destinataria certificata deve provare la sua messa in conformità.
   4.3.   Revoca della sospensione del certificato
   
   Alla scadenza del termine imposto nella decisione di sospensione, l’autorità competente dovrebbe verificare se l’impresa destinataria certificata è in conformità con i criteri indicati all’articolo 9, paragrafo 2 della direttiva 2009/43/CE e con le condizioni enunciate nel certificato.
   Il controllo può comprendere una visita del sito, una riunione con il dirigente di alto livello di cui all’articolo 9, paragrafo 2, lettera c) della direttiva 2009/43/CE o con un responsabile da questi nominato, e/o la valutazione dei documenti certificativi scritti forniti dal dirigente di alto livello.
   Entro un termine non superiore a un mese dopo la conclusione della verifica, una nuova decisione dovrebbe essere comunicata per iscritto all’impresa destinataria certificata dall’autorità competente, da cui risulti:
   
               a)
            
            
               che la sospensione del certificato è revocata e la data alla quale tale decisione prende effetto;
            
         
               b)
            
            
               o che la sospensione è mantenuta sino a una data determinata, alla quale si avrà una nuova verifica;
            
         
               c)
            
            
               o che il certificato è ritirato.
            
         5.   SCAMBIO DI INFORMAZIONI CONCERNENTI LA CERTIFICAZIONE
   
   Quando un certificato è stato rilasciato, sospeso, ritirato o la sospensione di un certificato è stata revocata, l’autorità competente dovrebbe immediatamente notificare la circostanza per iscritto all’impresa destinataria certificata e alla Commissione.
   6.   SEGUITO DATO
   
   Gli Stati membri sono invitati a conformarsi alla presente raccomandazione entro il 30 giugno 2012.
   Gli Stati membri sono invitati ad informare la Commissione in merito a tutte le misure adottate per conformarsi alla presente raccomandazione.
   7.   DESTINATARI
   
   Gli Stati membri sono destinatari della presente raccomandazione.
   
      Fatto a Bruxelles, l’11 gennaio 2011.
      
         
            Per la Commissione
         
         Antonio TAJANI
         
            Vicepresidente
         
      
   
   
      (1)  GU L 146 del 10.6.2009, pag. 1.
   
      (2)  GU L 134 del 30.4.2004, pag. 114.
   
      ALLEGATO I
      
         Domande e orientamenti per la descrizione dei programmi interni di conformità e delle successive valutazioni
      
      
                  Settori principali
               
               
                  Domande fondamentali
               
               
                  Raccomandazioni basate sulle migliori prassi
               
               
                  Criteri pertinenti di certificazione
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              Risorse organizzative, umane e tecniche assegnate alla gestione dei trasferimenti e delle esportazioni
                           
                        
               
                  Quale percentuale delle attività dell’impresa (in termini di fatturato annuo) dipende dalle esportazioni e dai trasferimenti di prodotti soggetti a licenza?
                  Quanti trasferimenti o esportazioni di tali prodotti avvengono in un anno?
                  Quali funzioni nell’impresa (per esempio acquisti, attività tecniche, gestione di progetti, spedizioni) sono coinvolte nel processo di esportazione o di trasferimento e come sono organizzate queste responsabilità?
                  L’impresa dispone di un sistema elettronico di gestione delle esportazioni e dei trasferimenti? Quali ne sono le principali caratteristiche?
               
               
                  L’obiettivo di queste domande è di ottenere informazioni supplementari sull’organizzazione interna dell’impresa, necessarie per valutare l’impatto delle attività di esportazione/di trasferimento sull’impresa e sulle relative procedure operative.
               
               
                   
               
            
                  Quante persone sono assegnate unicamente alla gestione delle esportazioni e dei trasferimenti o condividono questa responsabilità con altri compiti?
               
               
                  Sono necessarie almeno due persone, al fine di coprire i periodi di congedo, di malattia, ecc.
               
            
                  L’impresa fa circolare all’interno il suo impegno scritto di rispetto dei regolamenti in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti e di adesione ad eventuali restrizioni applicabili all’utilizzazione finale e all’esportazione?
                  L’impresa fa circolare all’interno il suo impegno scritto di fornire, su richiesta, informazioni relative all’utilizzazione finale/agli utilizzatori finali?
               
               
                  I due impegni scritti devono figurare nei manuali di conformità a disposizione del personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti ed anche essere portati a conoscenza di tutti i membri del personale interessati dai controlli delle esportazioni/dei trasferimenti (come ad esempio, il servizio commerciale …).
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettere d) ed e)
               
            
                  L’impresa ha rispettato fino ad oggi le regolamentazioni in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti?
               
               
                  L’impresa dovrebbe mostrare un buon bilancio per quanto riguarda il rispetto delle regolamentazioni in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera a)
               
            
                  Manuali di conformità sono messi a disposizione del personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti, ed aggiornati?
               
               
                  Manuali di conformità ad uso e orientamento del personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti dovrebbero essere disponibili, almeno sotto forma elettronica (ad esempio, sull’intranet dell’impresa).
                  Tali manuali dovrebbero comprendere le procedure operative e organizzative che devono essere seguite dal personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti.
                  Il personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti dovrebbe essere informato quanto più rapidamente possibile sulle modifiche apportate al manuale e che riguardano i loro compiti, nonché sulla data di entrata in vigore.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              Catena delle responsabilità
                           
                        
               
                  Si prega di descrivere la catena di responsabilità per le esportazioni e i trasferimenti nell’impresa.
               
               
                  Le responsabilità in materia di controllo di conformità delle esportazioni/dei trasferimenti dovrebbero essere redatte per iscritto. Il supporto scritto contenente la descrizione della catena delle responsabilità (come i registri o gli organigrammi) dovrebbe essere costantemente aggiornato.
                  La descrizione dovrebbe comprendere particolari sulle eventuali deleghe di poteri e sulle procedure abitualmente seguite in caso di assenza del dirigente di alto livello di cui all’articolo 9, paragrafo 2, lettera c) della direttiva 2009/43/CE.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Tale descrizione è sempre consultabile dall’autorità competente?
               
               
                  L’autorità competente dovrebbe sempre avere facile accesso alla catena delle responsabilità, non solo nella fase di applicazione, ma anche per le visite e i controlli ulteriori di conformità.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  In quale parte dell’impresa si situa la direzione delle esportazioni/dei trasferimenti?
               
               
                  La gestione del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti sarà effettuata a livello di ciascun servizio di spedizione, della sede centrale o di un dipartimento di controllo delle esportazioni separato, in funzione delle dimensioni della struttura dell’impresa.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Come interagisce con le altre funzioni nell’ambito dell’impresa il personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti?
               
               
                  Il personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti dovrebbe, per quanto possibile, essere messo al riparo dai conflitti di interesse. Questi soggetti dovrebbero avere il potere di bloccare una transazione.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  I rapporti tra il personale assegnato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti e il dirigente di alto livello sono organizzati in modo da consentire lo scambio di informazioni?
               
               
                  Se il personale assegnato al controllo delle esportazioni chiede all’autorità di bloccare una transazione, dovrebbe essere autorizzato a informare direttamente il dirigente di alto livello.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Si prega di indicare le altre responsabilità del dirigente di alto livello designato come personalmente responsabile dei trasferimenti e delle esportazioni
               
               
                  Il dirigente di alto livello deve essere parte dell’alta dirigenza. La sua posizione non deve presentare conflitti di interessi (ad esempio, non deve essere anche capo del servizio vendite …).
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettere c) ed f)
               
            3.   Audit interni
               
            
                  
                              a)
                           
                           
                              Ispezione senza preavviso
                           
                        
               
                  Con quale frequenza sono effettuate le ispezioni senza preavviso?
               
               
                  L’ICP e le procedure operative quotidiane dovrebbero essere sottoposti ad ispezioni senza preavviso.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              b)
                           
                           
                              Audit interni
                           
                        
               
                  Quanto sono frequenti gli audit interni?
               
               
                  Di preferenza una volta l’anno, e almeno ogni tre anni.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Quale è la percentuale delle esportazioni/dei trasferimenti sottoposti a controlli?
               
               
                  In funzione del volume di esportazioni/trasferimenti almeno 1 % con un massimo previsto del 20 %. La percentuale può variare ad ogni controllo.
               
            
                  Chi effettua tali controlli?
               
               
                  La risposta dovrebbe essere una delle seguenti:
                  
                              —
                           
                           
                              un responsabile di alto livello nella catena delle responsabilità in materia di controllo dei trasferimenti e delle esportazioni,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              il responsabile della qualità,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              il direttore finanziario o contabile,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              qualunque altra persona che occupa un posto di media dirigenza o qualunque altra posizione che si situi ad almeno un livello superiore a quello del gruppo incaricato della gestione quotidiana delle esportazioni/dei trasferimenti.
                           
                        
            
                  Quali settori dovrebbero coprire tali controlli?
               
               
                  I controlli dovrebbero almeno vertere sulle seguenti questioni:
                  
                              —
                           
                           
                              le restrizioni all’esportazione imposte sono rispettate?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              sono state stabilite procedure per garantire che tutte le disposizioni in materia di esportazioni e di trasferimenti sono rispettate e, se sì, sono costantemente aggiornate?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              sono organizzate regolarmente formazioni di sensibilizzazione?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              i registri sono facili da ottenere?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              i registri sono esaurienti?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              i registri coprono tutti gli aspetti pertinenti in materia di importazioni, esportazioni e trasferimenti, nonché i prodotti che rimangono agli Stati membri?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              sono disponibili informazioni lungo tutto il percorso dei prodotti in questione, dalla loro origine sino alla loro destinazione?
                           
                        
            
                  
                              c)
                           
                           
                              Pianificazione, efficacia e seguito dei controlli
                           
                        
               
                  Come garantite che i controlli vertano su un insieme rappresentativo di spedizioni?
               
               
                  I controlli dovrebbero vertere su almeno una spedizione per cliente, o almeno una spedizione per ciascun progetto.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  L’impresa stabilisce un programma di controlli interni?
               
               
                  Un programma di controlli interni dovrebbe essere stabilito al fine di garantire che sarà controllato un insieme rappresentativo di spedizioni.
               
            
                  I casi di non conformità individuati dai controlli interni sono sistematicamente oggetto di misure correttive? L’impresa conserva una traccia di tali azioni?
               
               
                  L’impresa dovrebbe chiaramente registrare ciascun caso di sospetta non conformità individuata dal controllo interno, le misure raccomandate per porvi rimedio e una valutazione dell’efficacia delle misure correttive sulla conformità.
               
            4.   Sensibilizzazione generale
               
            
                  
                              4.1.
                           
                           
                              Procedure operative e organizzative
                           
                        
               
                  Quali sono le procedure interne dell’impresa destinate ad aumentare il livello generale di consapevolezza e a minimizzare i rischi collegati ai controlli delle esportazioni/dei trasferimenti?
               
               
                  Le procedure operative e organizzative dovrebbero essere redatte in forma scritta e fornire istruzioni e orientamenti nei seguenti settori:
                  
                              —
                           
                           
                              il procedimento generale di esportazione/trasferimento dal ricevimento di un ordine, la valutazione dell’applicabilità delle regolamentazioni in materia di esportazioni/trasferimenti, il rispetto delle disposizioni applicabili alle esportazioni/trasferimenti, alla spedizione o alla trasmissione (un ultimo controllo di conformità deve essere effettuato prima della spedizione),
                           
                        
                              —
                           
                           
                              il controllo della conformità con le condizioni della licenza,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              l’interazione con i soggetti esterni e, in alcuni casi, con gli altri dipartimenti interessati all’interno dell’impresa, come il servizio giuridico e il servizio commerciale,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              il coordinamento con tutti i dipendenti interessati in modo più o meno prossimo ai controlli in materia di esportazioni/trasferimenti (ad esempio, i venditori dovrebbero avere l’istruzione di informare il personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti in caso di minimo dubbio, e di eseguire un ordine solo dopo che il personale di controllo ha dato il suo assenso),
                           
                        
                              —
                           
                           
                              il coordinamento e lo scambio eventuale di informazioni con le autorità competenti (ad esempio, la notifica eventuale di transazioni sospette, la possibile esistenza di una politica non vincolante in materia di divulgazione …).
                           
                        
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            4.1.1.   Procedure operative e organizzative: fase che precede il rilascio di una licenza (1)
                  
               
            
                  
                              a)
                           
                           
                              Embarghi
                           
                        
               
                  In che modo l’impresa prende in considerazione gli embarghi?
               
               
                  Quando sono previste spedizioni verso destinazioni colpite da embargo, devono esistere regole volte a verificare le regolamentazioni applicabili in materia. È opportuno verificare almeno i seguenti punti:
                  
                              —
                           
                           
                              i divieti di approvvigionamento istituiti dal regolamento relativo all’embargo,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              la classificazione dei prodotti che possono essere spediti in rapporto all’elenco dei prodotti colpiti da embargo,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              i requisiti supplementari in materia di licenza applicabili a taluni servizi, come l’assistenza tecnica.
                           
                        
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              b)
                           
                           
                              Elenchi di sanzioni
                           
                        
               
                  Come l’impresa prende in considerazione gli elenchi di sanzioni?
               
               
                  I nomi e le identità delle persone fisiche e giuridiche cui sono destinati i prodotti devono essere verificati in rapporto agli elenchi di sanzioni pertinenti.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Al momento della verifica di un’identità in rapporto all’elenco di sanzioni, qual è il livello (o tasso) di certezza richiesto per poter affermare che vi è vera e propria concordanza («coincidenza»)? Quali sono le procedure seguite quando viene individuata una corrispondenza per un nome?
               
               
                  Dovrebbero essere state redatte istruzioni procedurali in forma scritta dalle quali risulti con quale probabilità debbano trattarsi le corrispondenze e le coincidenze (ad esempio, quando viene individuata una corrispondenza occorre avvertirne l’autorità competente).
               
            
                  
                              c)
                           
                           
                              Controllo dei prodotti compresi nelle liste (prodotti interessati da una licenza a causa della loro presenza su un elenco di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti)
                           
                        
               
                  Domande sui meccanismi interni i quali garantiscono che un prodotto compreso in un elenco non è stato esportato o trasferito senza licenza:
               
               
                   
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              1)
                           
                           
                              l’impresa dispone di un sistema informatico per registrare la classificazione dei prodotti ricevuti o fabbricati dall’impresa?
                           
                        
               
                  La classificazione dei prodotti dovrebbe essere registrata in un sistema informatico (solo se già esiste). I cambiamenti degli elenchi di controllo devono essere inseriti immediatamente nel sistema informatico.
               
            
                  
                              2)
                           
                           
                              In che modo tutti i prodotti soggetti a domande di licenza sono stati classificati e registrati, e quale è la persona responsabile? Quali sono i meccanismi in atto per garantire che la classificazione dei prodotti è aggiornata e in che modo sono documentati?
                           
                        
               
                  Il personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti dovrebbe essere responsabile della registrazione e della classificazione dei prodotti, se necessario in consultazione con esperti tecnici.
               
            
                  
                              3)
                           
                           
                              Come sono valutate l’utilizzazione finale e l’affidabilità del destinatario?
                           
                        
               
                  La verifica dell’affidabilità dei destinatari dovrebbe essere responsabilità del personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti; l’utilizzazione finale e il rischio di sviamento devono essere oggetto di particolare attenzione.
                  Se il personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti viene a conoscenza del fatto che il destinatario ha violato le regolamentazioni in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti, dovrebbe informarne l’autorità competente. Una verifica della buona fede del destinatario è particolarmente importante nei casi in cui il cliente è nuovo o quando l’identità del cliente non è chiara o quando vi sono dubbi sull’utilizzazione finale dichiarata (ad esempio, ordini in quantità inusuale, percorsi di transito particolari e inabituali richiesti dal destinatario …).
               
            
                  
                              d)
                           
                           
                              Trasferimenti intangibili di tecnologia
                           
                        
               
                  Come l’impresa garantisce il rispetto dei requisiti in materia di trasferimenti intangibili di tecnologia (ITT) (ad esempio, posta elettronica e accesso all’intranet dall’estero)?
               
               
                  L’impresa dovrebbe aver redatto per iscritto istruzioni concernenti le ITT a mezzo posta elettronica, fax, intranet o Internet.
                  La fornitura o il trasferimento di tecnologie non dovrebbe essere concesso prima che si sia valutato se può essere concessa la licenza ed eventualmente se ne esiste una che permetta il trasferimento.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              e)
                           
                           
                              Assistenza tecnica
                           
                        
               
                  Come garantisce l’impresa il rispetto dei requisiti in materia di assistenza tecnica?
               
               
                  Dovrebbe essere posta in essere una procedura di conformità concernente l’assistenza tecnica per:
                  
                              —
                           
                           
                              i visitatori/il personale esterno,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              i membri del personale all’estero (ad esempio, i tecnici),
                           
                        
                              —
                           
                           
                              le conferenze o seminari con partecipanti esteri, o organizzate all’estero.
                           
                        
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              4.1.2.
                           
                           
                              Procedure operative e organizzative: fase di rilascio di una licenza
                           
                        
               
                  Come garantisce l’impresa la redazione di domande di licenza complete?
               
               
                  L’impresa dovrebbe disporre di tutte le risorse necessarie a garantire la conformità all’intero processo di richiesta delle licenze e alle procedure vigenti nello Stato membro in cui è stabilita.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              4.1.3
                           
                           
                              Procedure operative e organizzative: fase successiva al rilascio di una licenza
                           
                        
               
                  Quali sono le procedure interne che garantiscono il rispetto delle condizioni di rilascio della licenza?
               
               
                  Prima della spedizione finale dovrebbe essere effettuata un’ultima verifica dei requisiti in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti, per garantire il rispetto delle condizioni della licenza.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              4.2.
                           
                           
                              Sensibilizzazione e formazione del personale incaricato del controllo delle esportazioni
                           
                        
               
                  Quali sono le informazioni messe a disposizione di tutti i membri del personale interessati ai controlli delle esportazioni/dei trasferimenti e del personale incaricato del controllo delle esportazioni e dei trasferimenti?
               
               
                  Tutti dovrebbero avere accesso alle procedure operative e organizzative sopraccitate relative ai controlli delle esportazioni/dei trasferimenti.
                  Tali procedure dovrebbero essere aggiornate e figurare nei manuali a disposizione del personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti.
                  Le procedure operative e organizzative dovrebbero comprendere una descrizione precisa del procedimento di conformità delle esportazioni/dei trasferimenti, dal ricevimento di un ordine alla verifica del rispetto delle regolamentazioni in materia di esportazioni/trasferimenti sino alla spedizione o alla trasmissione finale.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Con quale frequenza le conoscenze del personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti sono aggiornate?
               
               
                  L’aggiornamento dovrebbe avvenire quando si verificano cambiamenti nella legislazione e nelle procedure nazionali o dell’Unione relative al controllo delle esportazioni, ma almeno una volta all’anno. Oltre a questi aggiornamenti annuali delle formazioni generali, si raccomanda che siano messe a disposizione del personale osservazioni sulla legislazione in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti, nonché, se esistono, riviste e pubblicazioni specializzate.
               
            
                  Come sono state aggiornate le conoscenze del personale incaricato del controllo delle esportazioni/dei trasferimenti?
               
               
                  Mediante formazioni che utilizzano i vari strumenti, tra cui:
                  
                              —
                           
                           
                              seminari esterni,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              l’abbonamento a sedute di informazione proposte dalle autorità competenti,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              formazioni, esterne o on line.
                           
                        
            
                  
                              5.
                           
                           
                              Misure di sicurezza fisiche e tecniche
                           
                        
               
                  Le misure di sicurezza della vostra società sono omologate da un appropriato organismo pubblico? Si prega di fornire particolari.
               
               
                  Ciascun ministero della Difesa nazionale o organizzazione analoga può richiedere che talune misure di sicurezza siano adottate dalle imprese che lavorano per loro conto. Può essere sufficiente il semplice fatto che le misure di sicurezza dell’impresa siano omologate in un modo o nell’altro.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Se non esiste tale omologazione ufficiale delle misure di sicurezza, quali sono le misure di sicurezza adottate per garantire i registri e le procedure di esportazione/trasferimento?
               
               
                  I locali devono essere interamente circondati da barriere. L’entrata dovrebbe essere protetta e controllata. I locali dovrebbero essere messi sotto costante sorveglianza, anche al di fuori delle ore di lavoro. Potrebbe esservi un’entrata separata per le consegne e le raccolte, lontana dal sito di produzione principale.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Quali sono le misure di sicurezza relative ai software e alla tecnologia?
               
               
                  Il sistema dovrebbe essere protetto da una parola d’ordine e protetto da un servizio di protezione dell’accesso («firewall»). La rete dell’impresa è protetta contro gli accessi non autorizzati.
                  Dovrebbe esserci un controllo sui dispositivi elettronici (computer portatili, assistenti digitali personali, ecc.) che escono dal sito o sono portati all’estero, e sulla posta elettronica inviata nel quadro di un progetto e in altre circostanze.
               
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  
                              6.
                           
                           
                              Tenuta dei registri e tracciabilità delle esportazioni e dei trasferimenti
                           
                        
               
                  Come mantenete i registri delle restrizioni alle esportazioni che vi sono inviate dai fornitori dei prodotti?
               
               
                  Le imprese dovrebbero includere uno o più dei seguenti elementi:
                  
                              —
                           
                           
                              uno schedario o una cartella e-mail elettronici,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              cartelle in funzione dei progetti,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              cartelle in funzione dei fornitori,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              cartelle separate in funzione delle restrizioni,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              una classificazione in funzione degli ordini.
                           
                        
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  In che modo riferite le restrizioni alle esportazioni ai successivi trasferimenti ed esportazioni?
               
               
                  Le risposte dovrebbero essere una o più delle seguenti:
                  
                              —
                           
                           
                              uno schedario o una cartella e-mail elettronici contenenti le informazioni relative alle importazioni e ai movimenti ulteriori,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              nel quadro di un sistema di gestione di impresa,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              cartelle in funzione dei progetti o dei fornitori comprendenti tutte le informazioni raggruppate,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              un sistema di classificazione analoga alle cartelle.
                           
                        
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
                  Come questi registri sono messi a disposizione delle autorità competenti?
               
               
                  
                              —
                           
                           
                              I registri dovrebbero essere disponibili on line; alcuni registri possono richiedere una visita in loco se è richiesto l’accesso a un intranet protetto, ma altri possono essere trasmessi per controlli a distanza.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              I registri possono anche essere forniti su supporto cartaceo ed alcuni di essi potrebbero essere scannerizzati, ad esempio, nel quadro di controlli a distanza.
                           
                        
               
                  Articolo 9, paragrafo 2, lettera f)
               
            
         (1)  L’obiettivo della fase che precede il rilascio di una licenza è di determinare se i controlli delle esportazioni/dei trasferimenti riguardano l’impresa, vale a dire se le regolamentazioni in materia di controllo delle esportazioni/dei trasferimenti si applicano alle loro attività e transazioni ed eventualmente se vi è un obbligo di licenza per tali transazioni. Il fine è di individuare ed analizzare quanto prima possibile qualunque rischio collegato al controllo delle esportazioni/dei trasferimenti e adottare tutte le misure necessarie come, ad esempio, una domanda di licenza o l’utilizzazione appropriata di una licenza generale.
   
   
      ALLEGATO II
      
         MODELLO STANDARD DEL CERTIFICATO