CELEX: 32017D2434
Language: sk
Date: 2017-12-18 00:00:00
Title: Rozhodnutie Rady (EÚ) 2017/2434 z 18. decembra 2017 o pozícii, ktorá sa má v mene Európskej únie prijať v Spoločnej rade zriadenej Dohodou o politickom dialógu a spolupráci medzi Európskou úniou a jej členskými štátmi na jednej strane a Kubánskou republikou na strane druhej, pokiaľ ide o prijatie rozhodnutia Spoločnej rady o rokovacích poriadkoch Spoločnej rady a Spoločného výboru

23.12.2017   
            
            
               SK
            
            
               Úradný vestník Európskej únie
            
            
               L 344/26
            
         ROZHODNUTIE RADY (EÚ) 2017/2434
   z 18. decembra 2017
   o pozícii, ktorá sa má v mene Európskej únie prijať v Spoločnej rade zriadenej Dohodou o politickom dialógu a spolupráci medzi Európskou úniou a jej členskými štátmi na jednej strane a Kubánskou republikou na strane druhej, pokiaľ ide o prijatie rozhodnutia Spoločnej rady o rokovacích poriadkoch Spoločnej rady a Spoločného výboru
   RADA EURÓPSKEJ ÚNIE,
   so zreteľom na Zmluvu o Európskej únii, a najmä na jej článok 37,
   so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej články 207 a 209 v spojení s jej článkom 218 ods. 9,
   so zreteľom na návrh Európskej komisie a vysokého predstaviteľa Únie pre zahraničné veci a bezpečnostnú politiku,
   keďže:
   
               (1)
            
            
               Dohoda o politickom dialógu a spolupráci medzi Európskou úniou a jej členskými štátmi na jednej strane a Kubánskou republikou na strane druhej (1) (ďalej len „dohoda“) bola podpísaná v Bruseli 12. decembra 2016 a čiastočne sa predbežne vykonáva od 1. novembra 2017.
            
         
               (2)
            
            
               Článkami 81 a 82 dohody sa zriaďuje Spoločná rada a Spoločný výbor s cieľom uľahčiť vykonávanie dohody.
            
         
               (3)
            
            
               V článku 81 ods. 4 dohody sa stanovuje, že Spoločná rada prijme svoj rokovací poriadok a v článku 82 ods. 3 sa stanovuje, že Spoločná rada prijme rokovací poriadok Spoločného výboru.
            
         
               (4)
            
            
               V článku 81 ods. 3 a 5 dohody sa stanovuje, že Spoločná rada pozostáva zo zástupcov zmluvných strán na ministerskej úrovni a striedavo jej predsedá zástupca Únie a Kuby.
            
         
               (5)
            
            
               V článku 82 ods. 1 a 5 dohody sa stanovuje, že Spoločný výbor sa skladá zo zástupcov zmluvných strán na úrovni vyšších úradníkov a striedavo mu predsedá zástupca Únie a Kuby.
            
         
               (6)
            
            
               S cieľom zabezpečiť účinné vykonávanie dohody by sa mali prijať rokovacie poriadky Spoločnej rady a Spoločného výboru.
            
         
               (7)
            
            
               Pozícia Únie v Spoločnej rade by preto mala byť založená na pripojenom návrhu rozhodnutia,
            
         PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:
   Článok 1
   Pozícia, ktorá sa má v mene Únie prijať v Spoločnej rade zriadenej článkom 81 dohody je založená na návrhu rozhodnutia Spoločnej rady pripojenom k tomuto rozhodnutiu.
   Článok 2
   Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.
   
      V Bruseli 18. decembra 2017
      
         
            Za Radu
         
         
            predsedníčka
         
         K. SIMSON
      
   
   
      (1)  Ú. v. EÚ L 337 I, 13.12.2016, s. 3.
   
   
      NÁVRH
      ROZHODNUTIE SPOLOČNEJ RADY EÚ – KUBA č. 1/…
      z …,
      ktorým sa prijíma jej rokovací poriadok a rokovací poriadok Spoločného výboru
      SPOLOČNÁ RADA EÚ – KUBA,
      so zreteľom na Dohodu o politickom dialógu a spolupráci medzi Európskou úniou a jej členskými štátmi na jednej strane a Kubánskou republikou na strane druhej (ďalej len „dohoda“), a najmä na jej články 81 ods. 4 a 82 ods. 3,
      keďže:
      
                  (1)
               
               
                  V súlade s článkom 86 ods. 3 dohody sa od 1. novembra 2017 medzi Úniou a Kubou predbežne vykonávajú časti dohody.
               
            
                  (2)
               
               
                  Podľa článku 81 ods. 4 dohody prijme Spoločná rada svoj rokovací poriadok.
               
            
                  (3)
               
               
                  Podľa článku 82 ods. 1 dohody Spoločnej rade pri plnení jej úloh pomáha Spoločný výbor.
               
            
                  (4)
               
               
                  Podľa článku 82 ods. 3 dohody prijme Spoločná rada rokovací poriadok Spoločného výboru,
               
            PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:
      Článok 1
      Týmto sa prijímajú rokovacie poriadky Spoločnej rady a Spoločného výboru stanovené v prílohách 1 a 2.
      Článok 2
      Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.
      
         V … …
         
            
               Za Spoločnú radu
            
            
               predseda
            
         
      
      
         PRÍLOHA 1
         Rokovací poriadok Spoločnej rady
         Článok 1
         Všeobecné ustanovenia
         1.   Spoločná rada zriadená článkom 81 ods. 1 Dohody o politickom dialógu a spolupráci medzi Európskou úniou a jej členskými štátmi na jednej strane a Kubánskou republikou na strane druhej (ďalej len „dohoda“) plní svoje úlohy, ako sa stanovuje v článku 81 ods. 2 dohody.
         2.   Podľa článku 81 ods. 3 dohody sa Spoločná rada skladá zo zástupcov zmluvných strán. Jej zasadnutia sa konajú na ministerskej úrovni.
         3.   Ako sa stanovuje v článku 81 ods. 6 dohody a na účely dosiahnutia cieľov dohody, má Spoločná rada právomoc prijímať rozhodnutia, ktoré sú pre zmluvné strany záväzné. Spoločná rada prijme vhodné opatrenia na vykonávanie svojich rozhodnutí, a to v prípade potreby aj splnomocnením osobitných orgánov zriadených na základe dohody, aby konali v jej mene. Spoločná rada môže vydávať aj odporúčania. Svoje rozhodnutia a odporúčania prijíma dohodou zmluvných strán po ukončení ich príslušných vnútorných postupov v súlade s článkom 11 tohto rokovacieho poriadku. Spoločná rada môže delegovať právomoc prijímať rozhodnutia na Spoločný výbor.
         4.   Zmluvné strany v tomto rokovacom poriadku sú tie, ktoré sú vymedzené v článku 84 dohody.
         Článok 2
         Predsedníctvo
         Spoločnej rade od jedného jej zasadnutia po nasledujúce zasadnutie striedavo predsedá zástupca Európskej únie a zástupca Kubánskej republiky. Prvému zasadnutiu Spoločnej rady predsedá zástupca Európskej únie.
         Článok 3
         Zasadnutia
         1.   Spoločná rada zasadá pravidelne aspoň raz za dva roky a kedykoľvek si to okolnosti vyžadujú, ak sa tak zmluvné strany dohodnú. Ak sa zmluvné strany nedohodnú inak, zasadnutia Spoločnej rady sa konajú na obvyklom mieste konania zasadnutí Rady Európskej únie.
         2.   Zasadnutia Spoločnej rady sa uskutočnia v deň, na ktorom sa zmluvné strany dohodli.
         3.   Zasadnutia Spoločnej rady spoločne zvolávajú tajomníci Spoločnej rady po dohode s predsedom Spoločnej rady najneskôr 30 dní pred dňom konania zasadnutia.
         Článok 4
         Zastúpenie
         1.   Ak sa členovia Spoločnej rady nemôžu zúčastniť zasadnutia, je možné ich zastúpiť. Ak si člen želá byť zastúpený, oznámi pred príslušným zasadnutím písomne predsedovi meno svojho zástupcu.
         2.   Zástupca člena Spoločnej rady vykonáva všetky práva daného člena.
         Článok 5
         Delegácie
         Členov Spoločnej rady môžu sprevádzať úradníci. Pred každým zasadnutím sekretariát informuje predsedu o plánovanom zložení delegácie každej zmluvnej strany.
         Článok 6
         Sekretariát
         Funkciu tajomníkov Spoločnej rady vykonávajú spoločne jeden úradník Generálneho sekretariátu Rady Európskej únie a jeden úradník kubánskej vlády.
         Článok 7
         Korešpondencia
         1.   Korešpondencia adresovaná Spoločnej rade sa posiela ktorémukoľvek tajomníkovi, ktorý následne informuje druhého tajomníka.
         2.   Obaja tajomníci zabezpečia, aby sa korešpondencia postúpila predsedovi a podľa potreby aj ostatným členom Spoločnej rady.
         3.   Korešpondencia rozposielaná podľa odseku 2 sa podľa potreby zasiela Generálnemu sekretariátu Európskej komisie, Európskej službe pre vonkajšiu činnosť, stálym zastúpeniam členských štátov pri Európskej únii, ako aj misii Kubánskej republiky pri Európskej únii a Ministerstvu zahraničných vecí Kubánskej republiky.
         4.   Oznámenia predsedu Spoločnej rady posielajú adresátom obaja tajomníci v mene predsedu Spoločnej rady. Tieto oznámenia sa v prípade potreby rozpošlú členom Spoločnej rady, ako sa stanovuje v odseku 3.
         Článok 8
         Dôvernosť
         1.   Ak sa zmluvné strany nerozhodnú inak, zasadnutia Spoločnej rady sú neverejné.
         2.   Keď zmluvná strana predloží Spoločnej rade informácie označené ako dôverné, druhá zmluvná strana zaobchádza s takýmito informáciami ako s dôvernými informáciami.
         Článok 9
         Programy zasadnutí
         1.   Predseda vypracúva predbežný program každého zasadnutia. Tajomníci ho rozpošlú adresátom uvedeným v článku 7 najneskôr 15 kalendárnych dní pred zasadnutím.
         2.   Predbežný program zasadnutia obsahuje body, v súvislosti s ktorými predseda dostal žiadosť o zaradenie do programu najneskôr 21 kalendárnych dní pred konaním zasadnutia. K týmto bodom budú priložené príslušné podklady, ktoré musia byť zaslané tajomníkom pred dátumom odoslania programu.
         3.   Spoločná rada prijíma program na začiatku každého zasadnutia. Do programu možno zaradiť aj bod, ktorý nie je uvedený v predbežnom programe, ak sa tak zmluvné strany dohodnú.
         4.   Predseda môže po porade so zmluvnými stranami skrátiť lehoty uvedené v odsekoch 1 a 2, aby sa zohľadnili potreby konkrétneho prípadu.
         5.   Spoločná rada môže po dohode medzi zmluvnými stranami pozvať nezávislých odborníkov v danej oblasti, aby sa zúčastnili na jej zasadnutiach ako pozorovatelia alebo aby poskytli informácie o konkrétnych témach. Zmluvné strany sa na základe posúdenia každého jednotlivého prípadu dohodnú na podmienkach, za ktorých sa títo experti môžu zúčastňovať na zasadnutiach, a zabezpečia, aby dodržiavali všetky požiadavky dôvernosti.
         Článok 10
         Zápisnica
         1.   Návrh zápisnice z každého zasadnutia vypracujú obaja tajomníci spoločne.
         2.   Ak sa zmluvné strany nedohodnú inak, v zápisniciach sa vo všeobecnosti uvádza ku každému bodu programu:
         
                     a)
                  
                  
                     dokumentácia predložená Spoločnej rade;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     vyhlásenia, o ktorých zaznamenanie do zápisnice požiadal člen Spoločnej rady, a
                  
               
                     c)
                  
                  
                     záležitosti, na ktorých sa zmluvné strany dohodli, ako sú napríklad prijaté rozhodnutia, schválené vyhlásenia a všetky závery.
                  
               3.   Návrh zápisnice sa predkladá Spoločnej rade na schválenie. Spoločná rada schváli návrh zápisnice na svojom nasledujúcom zasadnutí. Návrh zápisnice môže Spoločná rada prípadne schváliť písomne pred konaním nasledujúceho zasadnutia.
         Článok 11
         Rozhodnutia a odporúčania
         1.   Spoločná rada prijíma rozhodnutia a vydáva odporúčania na základe vzájomnej dohody medzi zmluvnými stranami po ukončení ich príslušných vnútorných postupov.
         2.   Spoločná rada môže takisto prijímať rozhodnutia alebo vydávať odporúčania písomným postupom, ak sa tak zmluvné strany dohodnú. Na tieto účely predseda Spoločnej rady zašle znenie návrhu v písomnej podobe jej členom v súlade s článkom 7 s lehotou minimálne 21 kalendárnych dní, počas ktorej členovia oznámia akékoľvek výhrady alebo zmeny, ktoré chcú vykonať. Po konzultáciách so zmluvnými stranami môže predseda skrátiť uvedenú lehotu s cieľom zohľadniť potreby konkrétneho prípadu.
         3.   Akty Spoločnej rady sa podľa okolností nazývajú „rozhodnutie“ alebo „odporúčanie“, za týmto názvom nasleduje poradové číslo, rok ich prijatia a opis ich predmetu. Rozhodnutia a odporúčania Spoločnej rady podpisuje predseda a rozposielajú sa adresátom uvedeným v článku 7 tohto rokovacieho poriadku. Každá zmluvná strana môže rozhodnúť o uverejnení rozhodnutí a odporúčaní Spoločnej rady vo svojom vlastnom úradnom vestníku.
         4.   Každé rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia, pokiaľ sa v rozhodnutí nestanovuje inak.
         Článok 12
         Jazyky
         1.   Úradnými jazykmi Spoločnej rady sú angličtina a španielčina.
         2.   Ak sa zmluvné strany nerozhodnú inak, rokovania Spoločnej rady vychádzajú z dokumentácie vyhotovenej v týchto jazykoch.
         Článok 13
         Výdavky
         1.   Každá zmluvná strana hradí všetky výdavky, ktoré jej vznikli v dôsledku účasti na zasadnutiach Spoločnej rady, pokiaľ ide o výdavky na personál, cestovné výdavky a diéty, ako aj poštovné a telekomunikačné výdavky.
         2.   Výdavky spojené s tlmočením počas zasadnutí, prekladom a rozmnožovaním dokumentov znáša Európska únia. Ak by Kuba vyžadovala tlmočenie alebo preklad do alebo z iných jazykov, než sú jazyky stanovené v článku 12, znáša súvisiace výdavky.
         3.   Iné výdavky súvisiace s organizovaním zasadnutí znáša hostiteľská strana, ktorá dané zasadnutia organizuje.
         Článok 14
         Spoločný výbor
         1.   Podľa článku 82 dohody Spoločný výbor pomáha Spoločnej rade pri plnení jej úloh. Spoločný výbor sa skladá zo zástupcov zmluvných strán v zásade na úrovni vyšších úradníkov.
         2.   Spoločný výbor pripravuje zasadnutia a rokovania Spoločnej rady, prípadne vykonáva rozhodnutia Spoločnej rady a vo všeobecnosti zabezpečuje kontinuitu vzájomných vzťahov a riadne fungovanie dohody. Spoločný výbor posudzuje všetky otázky predložené Spoločnou radou, ako aj všetky ostatné otázky, ktoré sa môžu vyskytnúť v priebehu vykonávania dohody. Spoločný výbor predkladá Spoločnej rade na schválenie návrhy alebo akékoľvek návrhy rozhodnutí alebo odporúčaní.
         3.   Spoločný výbor prijíma rozhodnutia a vydáva odporúčania, aj je na to splnomocnený dohodou. Podľa článku 82 ods. 4 dohody môže Spoločná rada poveriť Spoločný výbor, aby prijímal rozhodnutia.
         4.   V prípadoch, keď sa v dohode odkazuje na povinnosť alebo možnosť konzultácie alebo keď sa zmluvné strany na základe vzájomnej dohody rozhodnú navzájom konzultovať, táto konzultácia sa môže uskutočniť v rámci Spoločného výboru, pokiaľ nie je v dohode uvedené inak. Ak sa tak zmluvné strany dohodnú, konzultácia môže pokračovať na zasadnutí Spoločnej rady.
         Článok 15
         Zmeny rokovacieho poriadku
         Tento rokovací poriadok je možné meniť rozhodnutím Spoločnej rady v súlade s článkom 11.
      
      
         PRÍLOHA 2
         Rokovací poriadok Spoločného výboru
         Článok 1
         Všeobecné ustanovenia
         1.   Spoločný výbor zriadený článkom 82 Dohody o politickom dialógu a spolupráci medzi Európskou úniou a jej členskými štátmi na jednej strane a Kubánskou republikou na strane druhej (ďalej len „dohoda“) pomáha Spoločnej rade pri plnení jej úloh a funkcií a plní úlohy stanovené v dohode, ktorými ho poverila Spoločná rada.
         2.   Spoločný výbor pripravuje zasadnutia a rokovania Spoločnej rady, v prípade potreby vykonáva rozhodnutia Spoločnej rady a vo všeobecnosti zabezpečuje kontinuitu vzájomných vzťahov a riadne fungovanie dohody. Výbor posudzuje všetky otázky, ktoré mu predložila Spoločná rada, ako aj všetky ostatné otázky, ktoré sa môžu vyskytnúť v priebehu každodenného vykonávania dohody. Spoločný výbor predkladá Spoločnej rade na prijatie návrhy alebo akékoľvek návrhy rozhodnutí alebo odporúčaní.
         3.   Podľa článku 82 ods. 1 dohody sa Spoločný výbor skladá zo zástupcov zmluvných strán na úrovni vyšších úradníkov, pričom sa zohľadňujú osobitné otázky, ktoré sa majú riešiť.
         4.   Zmluvné strany v tomto rokovacom poriadku sú tie, ktoré sú vymedzené v článku 84 dohody.
         Článok 2
         Predsedníctvo
         Spoločnému výboru od jedného jeho zasadnutia po nasledujúce zasadnutie striedavo predsedá zástupca Európskej únie a zástupca Kubánskej republiky. Prvou predsedajúcou zmluvnou stranou je Kubánska republika.
         Článok 3
         Zasadnutia
         1.   Pokiaľ sa zmluvné strany nedohodnú inak, Spoločný výbor zasadá pravidelne aspoň raz ročne. Mimoriadne zasadnutia Spoločného výboru sa môžu konať po dohode zmluvných strán, a to na žiadosť ktorejkoľvek z nich.
         2.   Každé zasadnutie Spoločného výboru zvoláva predseda na deň a miesto, na ktorých sa zmluvné strany dohodli. Sekretariát Spoločného výboru vydá oznámenie o zvolaní zasadnutia najneskôr 28 kalendárnych dní pred dňom konania zasadnutia, pokiaľ sa zmluvné strany nedohodnú inak.
         3.   Pokiaľ je to možné, pravidelné zasadnutie Spoločného výboru sa zvolá v dostatočnom predstihu pred pravidelným zasadnutím Spoločnej rady.
         4.   Vo výnimočných prípadoch a ak s tým zmluvné strany súhlasia, sa zasadnutia Spoločného výboru môžu uskutočniť s použitím akýchkoľvek dohodnutých technických prostriedkov, ako napríklad videokonferencie.
         Článok 4
         Delegácie
         Pred každým zasadnutím sú zmluvné strany informované prostredníctvom sekretariátu o plánovanom zložení delegácií, ktoré sa majú zúčastniť na zasadnutí.
         Článok 5
         Sekretariát
         Funkciu tajomníkov Spoločného výboru vykonávajú spoločne jeden úradník Európskej únie a jeden úradník kubánskej vlády a spoločne plnia úlohy sekretariátu v duchu vzájomnej dôvery a spolupráce, pokiaľ sa v tomto rokovacom poriadku nestanovuje inak.
         Článok 6
         Korešpondencia
         1.   Korešpondencia adresovaná Spoločnému výboru sa posiela ktorémukoľvek tajomníkovi, ktorý následne informuje druhého tajomníka.
         2.   Sekretariát zabezpečí, aby sa korešpondencia adresovaná Spoločnému výboru postúpila predsedovi a aby sa v súlade s článkom 7 v prípade potreby rozposlala.
         3.   Korešpondenciu predsedu posiela sekretariát zmluvným stranám v mene predsedu. Táto korešpondencia sa v súlade s článkom 7 v prípade potreby rozpošle.
         Článok 7
         Dokumenty
         1.   Dokumenty rozposielajú tajomníci.
         2.   Zmluvná strana zašle svoje dokumenty svojmu tajomníkovi. Tajomník bez zbytočného odkladu zašle tieto dokumenty tajomníkovi druhej zmluvnej strany.
         3.   Každý tajomník rozpošle dokumenty príslušným zástupcom svojej zmluvnej strany a vo všetkých prípadoch zašle kópiu dokumentov tajomníkovi druhej zmluvnej strany.
         Článok 8
         Dôvernosť
         Ak sa zmluvné strany nerozhodnú inak, zasadnutia Spoločného výboru sú neverejné. Keď zmluvná strana predloží Spoločnému výboru informácie označené ako dôverné, druhá zmluvná strana zaobchádza s takýmito informáciami ako s dôvernými informáciami.
         Článok 9
         Programy zasadnutí
         1.   Sekretariát vypracuje predbežný program každého zasadnutia, ako aj návrh operatívnych záverov stanovených v článku 10, a to na základe návrhov zmluvných strán. Predbežný program rokovania obsahuje body, v súvislosti s ktorými dostal sekretariát žiadosť o zaradenie do programu od jednej zo zmluvných strán spolu s príslušnými dokumentmi najneskôr 21 kalendárnych dní pred konaním zasadnutia.
         2.   Predbežný program spolu s príslušnými dokumentmi sa rozposiela v súlade s článkom 7 najneskôr 15 kalendárnych dní pred dňom konania zasadnutia.
         3.   Spoločný výbor prijíma program na začiatku každého zasadnutia. Do programu možno zaradiť aj body, ktoré nie sú uvedené v predbežnom programe, ak sa tak zmluvné strany dohodnú.
         4.   Predseda zasadnutia Spoločného výboru môže ad-hoc a so súhlasom druhej zmluvnej strany pozvať nezávislých odborníkov v danej oblasti, aby sa zúčastnili na jeho zasadnutiach s cieľom poskytnúť informácie o konkrétnych témach. Zmluvné strany zabezpečia, aby uvedení pozorovatelia alebo experti dodržiavali všetky požiadavky dôvernosti.
         5.   Predseda zasadnutia Spoločného výboru môže po konzultáciách so zmluvnými stranami skrátiť lehoty uvedené v odsekoch 1 a 2 s cieľom zohľadniť osobitné okolnosti.
         Článok 10
         Zápisnica a operatívne závery
         1.   Návrh zápisnice z každého zasadnutia vypracujú obaja tajomníci spoločne.
         2.   V zápisniciach sa vo všeobecnosti uvádza ku každému bodu programu:
         
                     a)
                  
                  
                     zoznam účastníkov zasadnutia, zoznam úradníkov, ktorí ich sprevádzali, a zoznam všetkých pozorovateľov alebo odborníkov, ktorí sa zúčastnili na zasadnutí;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     dokumentácia predložená Spoločnému výboru;
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vyhlásenia, o ktorých zaznamenanie do zápisnice požiadal Spoločný výbor, a
                  
               
                     d)
                  
                  
                     operatívne závery zo zasadnutia.
                  
               3.   Návrh zápisnice sa predloží Spoločnému výboru na schválenie. Spoločný výbor schváli zápisnicu na svojom nasledujúcom zasadnutí alebo ju môže schváliť písomne.
         4.   Návrh operatívnych záverov z každého zasadnutia vypracuje tajomník predsedajúcej zmluvnej strany a spolu s programom ho zašle zmluvným stranám, zvyčajne najneskôr 15 kalendárnych dní pred konaním zasadnutia. Tento návrh sa v priebehu zasadnutia aktualizuje tak, aby na konci zasadnutia Spoločný výbor, ak sa zmluvné strany nedohodnú inak, prijal operatívne závery, v ktorých sa uvádzajú následné opatrenia, ktoré majú vykonať zmluvné strany. Po schválení sa operatívne závery pripoja k zápisnici a ich vykonávanie sa preskúma počas niektorého nasledujúceho zasadnutia Spoločného výboru. Na tento účel Spoločný výbor prijme vzor, ktorý umožní sledovať každé opatrenie podľa konkrétnej lehoty na jeho vykonanie.
         Článok 11
         Rozhodnutia a odporúčania
         1.   V osobitných prípadoch, keď je Spoločnému výboru dohodou udelená právomoc prijímať rozhodnutia alebo keď naň túto právomoc deleguje Spoločná rada, Spoločný výbor prijíma rozhodnutia. Okrem toho vydáva odporúčania Spoločnej rade. Rozhodnutia a odporúčania sa vydávajú na základe vzájomnej dohody zmluvných strán a po ukončení príslušných vnútorných postupov. Každé rozhodnutie alebo odporúčanie podpisuje predseda.
         2.   Spoločný výbor môže prijímať rozhodnutia alebo vydávať odporúčania prostredníctvom písomného postupu, ak sa tak zmluvné strany dohodnú. Písomný postup pozostáva z výmeny nót medzi oboma tajomníkmi, ktorí konajú so súhlasom zmluvných strán. Na tieto účely sa znenie návrhu zašle v súlade s článkom 7 s lehotou minimálne 21 kalendárnych dní na oznámenie akýchkoľvek pripomienok alebo výhrad. Predseda Spoločného výboru môže po konzultáciách so zmluvnými stranami túto lehotu skrátiť s cieľom zohľadniť osobitné okolnosti. Akonáhle je znenie dohodnuté, rozhodnutie alebo odporúčanie podpíše predseda.
         3.   Aktom Spoločného výboru sa priradí názov „rozhodnutie“ alebo „odporúčanie“, za ktorým nasleduje poradové číslo, rok ich prijatia a opis ich predmetu. Každé rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom prijatia, ak v ňom nie je stanovené inak.
         4.   Rozhodnutia a odporúčania sa zašlú zmluvným stranám.
         5.   Každá zmluvná strana môže rozhodnúť o uverejnení rozhodnutí a odporúčaní Spoločného výboru vo svojom vlastnom úradnom vestníku.
         Článok 12
         Správy
         Spoločný výbor predkladá Spoločnej rade na každom pravidelnom zasadnutí Spoločnej rady správu o svojej činnosti a o činnosti jeho podvýborov.
         Článok 13
         Jazyky
         1.   Úradnými jazykmi Spoločného výboru sú úradné jazyky Spoločnej rady.
         2.   Pracovnými jazykmi Spoločného výboru sú angličtina a španielčina. Ak sa zmluvné strany nerozhodnú inak, rokovania Spoločného výboru vychádzajú z dokumentácie vyhotovenej v týchto jazykoch.
         Článok 14
         Výdavky
         1.   Každá zmluvná strana hradí všetky výdavky, ktoré jej vznikli v dôsledku účasti na zasadnutiach Spoločného výboru, pokiaľ ide o výdavky na personál, cestovné výdavky a diéty, ako aj poštovné a telekomunikačné výdavky.
         2.   Výdavky spojené s organizovaním zasadnutí, rozmnožovaním dokumentov a s tlmočením na zasadnutiach a s prekladom dokumentov do alebo z angličtiny a španielčiny znáša hostiteľská strana, ktorá zasadnutie organizuje. Tlmočenie a preklad do iných jazykov alebo z iných jazykov znáša priamo žiadajúca zmluvná strana.
         Článok 15
         Zmeny rokovacieho poriadku
         Tento rokovací poriadok je možné meniť rozhodnutím Spoločnej rady v súlade s článkom 11 rokovacieho poriadku Spoločnej rady.
         Článok 16
         Podvýbory
         1.   V súlade s článkom 83 ods. 1 dohody môže Spoločný výbor rozhodnúť, že v špecifických oblastiach, ktoré sú pre vykonávanie dohody potrebné, zriadi podvýbor, ktorý mu bude pomáhať pri plnení jeho úloh. Spoločný výbor môže rozhodnúť o zrušení akéhokoľvek takéhoto podvýboru a stanoviť alebo zmeniť jeho rokovací poriadok. Ak nie je rozhodnuté inak, uvedené podvýbory podliehajú právomoci Spoločného výboru, ktorému podávajú správy po každom svojom zasadnutí.
         2.   Ak v dohode nie je stanovené inak alebo ak nie je schválené inak v Spoločnej rade, tento rokovací poriadok sa použije primerane pre akýkoľvek podvýbor zriadený dohodou alebo podľa odseku 1.
         3.   Zasadnutia podvýborov sa môžu konaťkedykoľvek podľa potreby buď osobne v Bruseli alebo na Kube, alebo napríklad prostredníctvom videokonferencie. Podvýbory sú platformou na monitorovanie pokroku pri aproximácii v konkrétnych oblastiach, na prerokovanie určitých otázok a výziev vyplývajúcich z tohto procesu a na formulovanie odporúčaní a operatívnych záverov.
         4.   Všetka súvisiaca korešpondencia, dokumenty a oznámenia, ktoré sa týkajú činnosti podvýboru, sa v kópii zasielajú sekretariátu Spoločného výboru.
         5.   Ak sa zmluvné strany nedohodnú inak v rámci Spoločnej rady, majú podvýbory len právomoc predkladať odporúčania Spoločnému výboru.