CELEX: 32019D1962
Language: sl
Date: 2019-10-17 00:00:00
Title: Sklep Komisije (EU, Euratom) 2019/1962 z dne 17. oktobra 2019 o izvedbenih pravilih za obravnavanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED

2.12.2019   
               
               
                  SL
               
               
                  Uradni list Evropske unije
               
               
                  L 311/21
               
            
         SKLEP KOMISIJE (EU, Euratom) 2019/1962
         z dne 17. oktobra 2019
         o izvedbenih pravilih za obravnavanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
         EVROPSKA KOMISIJA JE –
         ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 249 Pogodbe,
         ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 106 Pogodbe,
         ob upoštevanju Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2015/443 z dne 13. marca 2015 o varnosti v Komisiji (1),
         ob upoštevanju Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2015/444 z dne 13. marca 2015 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU (2),
         ob upoštevanju Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji (3),
         ob upoštevanju naslednjega:
         
                     (1)
                  
                  
                     Sklep (EU, Euratom) 2015/444 se uporablja za vse službe Komisije in v vseh prostorih Komisije.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Varnostni ukrepi za varovanje tajnih podatkov EU skozi njihov življenjski cikel morajo biti sorazmerni zlasti z njihovo stopnjo tajnosti.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Člen 4(3), člen 19(1)(c) in člen 22 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 določajo, da se podrobnejše določbe za dopolnitev sklepa in podporo pri njegovem izvajanju določijo v izvedbenih pravilih, v katerih so urejena vprašanja, kot so vodič po stopnjah tajnosti, izravnalni ukrepi za obravnavanje tajnih podatkov EU zunaj varnostnega ali upravnega območja in tvorčeve odgovornosti.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Po potrebi se v skladu s členom 60 i Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 sprejmejo izvedbena pravila za dopolnitev navedenega sklepa ali v njegovo podporo.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Varnostni ukrepi, sprejeti za izvajanje tega sklepa, morajo biti v skladu z načeli za varnost v Komisiji iz člena 3 Sklepa (EU, Euratom) 2015/443.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Svet, Komisija in visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko so se v skladu z izjavami, priloženimi zapisniku zasedanja Sveta, na katerem je bil sprejet Sklep Sveta 2013/488/EU (4), dogovorili, da bodo glede svojega varstva tajnih podatkov EU zagotovili največjo možno usklajenost pri izvajanju varnostnih pravil ob upoštevanju njihovih posebnih institucionalnih in organizacijskih potreb.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Komisija je 4. maja 2016 sprejela sklep (5) o pooblastitvi člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve, za sprejemanje izvedbenih pravil iz člena 60 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 v imenu in na odgovornost Komisije –
                  
               SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:
         POGLAVJE 1
         
            SPLOŠNE DOLOČBE
         
         
            Člen 1
            Predmet urejanja in področje uporabe
            
               1.   Ta sklep določa pogoje za obravnavanje tajnih podatkov EU stopnje tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED (6) v skladu s Sklepom (EU, Euratom) 2015/444.
            
            
               2.   Ta sklep se uporablja za vse službe Komisije in v vseh prostorih Komisije.
            
         
         
            Člen 2
            Merila za dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Dostop do podatkov, ki so označeni kot tajni s stopnjo RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se lahko dovoli, potem ko:
               
                           (a)
                        
                        
                           je bilo ugotovljeno, da posameznik potrebuje dostop do določenih podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, da bi lahko opravil poklicno funkcijo ali nalogo za Evropsko komisijo;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           je bil posameznik seznanjen s predpisi in zadevnimi varnostnimi standardi in navodili za varstvo podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ter
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           je ta posameznik izjavil, da se zaveda svoje odgovornosti za varstvo zadevnih informacij.
                        
                     
            
               2.   Pripravnikom na Komisiji se ne nalagajo naloge, zaradi katerih bi potrebovali dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
            
            
               3.   Drugim kategorijam osebja se dostop dovoli ali zavrne v skladu s preglednico iz priloge.
            
         
         POGLAVJE 2
         
            USTVARJANJE PODATKOV STOPNJE RESTREINT UE/EU RESTRICTED
         
         
            Člen 3
            Tvorec
            Tvorec v smislu člena 1 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 je institucija, agencija ali organ Unije, država članica, tretja država ali mednarodna organizacija, v pristojnosti katere so bili ustvarjeni tajni podatki in/ali so bili uvedeni v strukture Unije, avtor podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED pa ni nujno isti.
         
         
            Člen 4
            Določitev stopnje tajnosti
            
               1.   Osebje, ki pripravlja dokument na podlagi podatkov v smislu člena 1, vedno preuči, ali bi moral biti ta dokument tajen. Za določitev dokumenta kot tajnih podatkov EU mora tvorec oceniti in se odločiti, ali bi razkritje dokumenta nepooblaščenim osebam škodovalo interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic. Če so avtorji v dvomu glede tega, ali bi bilo treba za dokument, ki ga pripravljajo, določiti stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se morajo posvetovati z odgovornim vodjem enote ali direktorjem.
            
            
               2.   Dokument se razvrsti s stopnjo najmanj RESTREINT UE/EU RESTRICTED, če bi njegovo nepooblaščeno razkritje lahko med drugim:
               
                           (a)
                        
                        
                           negativno vplivalo na diplomatske odnose;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           povzročilo hudo stisko posameznikov;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           otežilo ohranjanje operativne učinkovitosti ali varnosti osebja, napotenega iz držav članic ali drugih držav, ki dajejo svoj prispevek;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           pomenilo kršitev zavez glede ohranjanja zaupnosti podatkov, ki jih zagotovijo tretje strani,
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           škodovalo preiskavi kaznivega dejanja ali olajšalo izvedbo takega dejanja;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           postavilo Unijo ali države članice v slabši položaj pri poslovnih ali političnih pogajanjih z drugimi stranmi;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           oviralo učinkovito oblikovanje ali izvajanje politik Unije;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           ogrozilo pravilno upravljanje Unije in njene naloge na splošno ali
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           povzročilo odkritje podatkov, ki so označeni z višjo stopnjo tajnosti.
                        
                     
            
               3.   Tvorci se lahko odločijo, da bodo za kategorije podatkov, ki jih ustvarjajo redno, določili standardno stopnjo tajnosti. Vendar pri tem zagotovijo, da se za posamezne podatke določi primerna stopnja tajnosti.
            
         
         
            Člen 5
            Delo z osnutki
            
               1.   Podatki se določijo kot tajni takoj po nastanku. Osebni zapiski, predhodni osnutki ali sporočila s podatki, ki jih je treba razvrstiti kot tajne na stopnji RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se označijo kot taki od vsega začetka ter se ustvarjajo in obravnavajo v skladu s tem sklepom.
            
            
               2.   Če za končni dokument ni več potrebna stopnja RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se stopnja tajnosti prekliče.
            
         
         
            Člen 6
            Evidenca izvornega gradiva
            Da bi bilo mogoče izvajati nadzor tvorca v skladu s členom 13, tvorci dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED kolikor je mogoče vodijo evidenco tajnih virov, ki so bili uporabljeni pri ustvarjanju tajnih dokumentov, vključno s podrobnimi podatki o virih, ki izhajajo iz držav članic EU, mednarodnih organizacij ali tretjih držav. Združeni tajni podatki se, če je ustrezno, označijo tako, da ohranijo identifikacijo tvorcev tajnih izvornih gradiv, ki so bila uporabljena.
         
         
            Člen 7
            Določitev delov dokumenta kot tajnih
            
               1.   V skladu s členom 22(6) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 je splošna stopnja tajnosti dokumenta vsaj tako visoka kot del istega dokumenta z najvišjo stopnjo tajnosti. Če so podatki zbrani iz različnih virov, se končni združeni dokument pregleda zaradi določitve splošne stopnje tajnosti, saj mu bo morda treba določiti višjo stopnjo tajnosti, kot jo imajo njegovi sestavni deli.
            
            
               2.   Dokumenti, ki vsebujejo tajne in netajne dele, so strukturirani in označeni tako, da je mogoče brez težav razpoznati in po potrebi ločiti sestavne dele z različno stopnjo tajnosti in/ali občutljivosti. Tako bo mogoče vsak del obravnavati ustrezno, če bo ločen od ostalih sestavnih delov.
            
         
         
            Člen 8
            Popolna oznaka stopnje tajnosti
            
               1.   Podatki, pri katerih je treba določiti stopnjo tajnosti, se kot taki označijo in obravnavajo ne glede na fizično obliko. Stopnja tajnosti se prejemnikom nedvoumno sporoči z oznako stopnje tajnosti, če se dokument dostavi v pisni obliki bodisi na papirju bodisi na izmenljivem nosilcu podatkov bodisi v komunikacijskem in informacijskem sistemu ali z najavo, če se podatki dostavijo v ustni obliki, kot je pogovor ali predstavitev. Tajno gradivo se fizično označi, tako da je mogoče brez težav razpoznati njegovo stopnjo tajnosti.
            
            
               2.   Na dokumentih se popolna oznaka stopnje tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED napiše z velikimi črkami v celoti v francoščini in angleščini (najprej v francoščini) v skladu z odstavkom 3. Oznaka se ne prevaja v druge jezike.
            
            
               3.   Oznaka stopnje tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED se zapiše:
               
                           (a)
                        
                        
                           s sredinsko poravnavo na vrhu in dnu vsake strani dokumenta;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           celotna oznaka stopnje tajnosti v eni vrstici brez presledka pred poševnico ali za njo;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           z velikimi črkami črne barve, v naboru znakov Times New Roman 16, krepki pisavi in obkroženo z obrobo.
                        
                     
            
               4.   Pri ustvarjanju dokumenta stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED:
               
                           (a)
                        
                        
                           se vsaka stran jasno označi s stopnjo tajnosti;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           se vsaka stran oštevilči;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           dokument nosi opravilno številko in ime zadeve, ki pa sama po sebi nista tajni podatek, razen če je tako označeno;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           se navedejo vse priloge, po možnosti na prvi strani, ter
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           v dokumentu je naveden datum njegovega nastanka.
                        
                     
         
         
            Člen 9
            Okrajšana oznaka stopnje tajnosti R-UE/EU-R
            Okrajšava R-UE/EU-R se lahko uporablja za označevanje stopnje tajnosti posameznih delov dokumenta stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali kadar ni mogoče vstaviti celotne oznake stopnje tajnosti, npr. na majhnem izmenljivem nosilcu podatkov. Uporablja se lahko v osrednjem besedilu, kjer bi bila ponavljajoča se raba popolne oznake stopnje tajnosti okorna. Okrajšava se ne sme uporabljati namesto popolne oznake stopnje tajnosti v glavi in nogi besedila.
         
         
            Člen 10
            Drugi varnostni označevalniki
            
               1.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED so lahko označeni tudi z drugimi oznakami ali „varnostnimi označevalniki“, v katerih je npr. navedeno področje, na katerega se dokument nanaša, ali posebno razpošiljanje glede na potrebo po seznanitvi (need-to-know). Primer:
               
                           
                              RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN
                           
                        
                     
            
               2.   V dokumentih stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED je lahko navedeno varnostno opozorilo s posebnimi navodili za ravnanje in upravljanje z dokumenti.
            
            
               3.   Navedbe o preklicu stopnje tajnosti se po možnosti zapišejo na prvo stran dokumenta takrat, ko se dokument ustvari. Uporabi se lahko npr. naslednja oznaka:
               
                           
                              RESTREINT UE/EU RESTRICTED
                           
                           do [dd.mm.llll]
                        
                     
         
         
            Člen 11
            Elektronska obdelava
            
               1.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se ustvarjajo z elektronskimi sredstvi, če so taka sredstva na razpolago.
            
            
               2.   Osebje Komisije za ustvarjanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED uporablja akreditirane komunikacijske in informacijske sisteme (KIS). V primeru dvoma glede tega, kateri KIS se lahko uporabi, se osebje posvetuje s svojim lokalnim uradnikom za varnost. Po posvetovanju z Varnostnim organom Komisije se lahko v izrednih razmerah ali pri posebnih tehničnih konfiguracijah uporabijo posebni postopki.
            
            
               3.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, vključno z osnutki, se v skladu s členom 5 ne pošiljajo po navadni odprti elektronski pošti, se ne tiskajo ali skenirajo na standardnih tiskalnikih ali optičnih bralnikih in se ne obravnavajo na osebnih napravah osebja. Za tiskanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporabljajo samo tiskalniki ali fotokopirni stroji, povezani s samostojnimi računalniki ali z akreditiranim sistemom.
            
         
         
            Člen 12
            Razpošiljanje
            Pošiljatelj dokumenta stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED določi, komu se podatki posredujejo, in sicer glede na potrebo po seznanitvi. Če je potrebno, se sestavi seznam za pošiljanje, s katerim se dodatno okrepi izvajanje načela potrebe po seznanitvi.
         
         POGLAVJE 3
         
            DELO Z OBSTOJEČIMI PODATKI STOPNJE RESTREINT UE/EU RESTRICTED
         
         
            Člen 13
            Nadzor tvorca
            
               1.   Tvorec ima „nadzor tvorca“ nad dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih je ustvaril. Tvorčevo predhodno pisno soglasje je potrebno za:
               
                           (a)
                        
                        
                           preklic stopnje tajnosti podatkov;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           uporabo podatkov za drugačne namene od tistih, ki jih je določil tvorec;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           posredovanje podatkov tretji državi ali mednarodni organizaciji;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           razkritje podatkov strani, ki je zunaj Komisije, toda znotraj EU, ali
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           razkritje podatkov izvajalcu ali morebitnemu izvajalcu iz tretje države.
                        
                     
            
               2.   Imetniki podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED imajo dostop do tajnih podatkov, da bi lahko opravljali svoje naloge. V skladu s Sklepom (EU, Euratom) 2015/444 so odgovorni za pravilno obravnavanje, shranjevanje in varovanje podatkov. Za razliko od tvorcev tajnih podatkov njihovim imetnikom ni dovoljeno odločati o preklicu stopnje tajnosti ali nadaljnjem posredovanju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v tretje države ali mednarodne organizacije.
            
            
               3.   Če ni mogoče ugotoviti, kdo je tvorec podatkov RESTREINT UE/EU RESTRICTED, nadzor tvorca izvaja služba Komisije, ki je imetnik teh tajnih podatkov. Preden se podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED posredujejo tretji državi ali mednarodni organizaciji, se opravi posvetovanje s strokovno skupino Komisije za varnost.
            
         
         
            Člen 14
            KIS, ki so primerni za obravnavanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            Za obravnavanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED in za pošiljanje takih podatkov se uporabljajo elektronska sredstva, če so na razpolago. Uporabljajo se samo KIS in oprema, ki jih je akreditiral organ Komisije za varnostno akreditacijo.
         
         
            Člen 15
            Posebni ukrepi za podatke RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljivih nosilcih podatkov
            
               1.   Uporaba izmenljivih nosilcev podatkov se nadzoruje in evidentira. Uporabljajo se samo izmenljivi nosilci podatkov, ki jih je dala na voljo Komisija in ki so šifrirani s proizvodom, ki ga je odobril Varnostni organ Komisije. Osebni izmenljivi nosilci podatkov in izmenljivi nosilci podatkov, ki se brezplačno delijo na konferencah, seminarjih itd., se ne smejo uporabljati. Po možnosti se uporabljajo izmenljivi nosilci podatkov, zaščiteni pred elektromagnetnim sevanjem (TEMPEST), v skladu z navodili Varnostnega organa Komisije.
            
            
               2.   Če se tajen dokument obravnava ali shranjuje z elektronskimi sredstvi na izmenljivih nosilcih podatkov, kot so ključi USB, zgoščenke ali spominske kartice, mora biti oznaka stopnje tajnosti jasno vidna v prikazanih podatkih, v imenu datoteke in na izmenljivem nosilcu podatkov.
            
            
               3.   Osebje se mora zavedati, da je pri shranjevanju velikih količin tajnih podatkov na izmenljive nosilce podatkov za nosilec morda potrebna višja stopnja tajnosti.
            
            
               4.   Za prenos podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljive nosilce podatkov ali z njih se uporabljajo samo KIS, ki so bili ustrezno akreditirani.
            
            
               5.   Pri nalaganju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljive nosilce podatkov je treba posebej poskrbeti za to, da na nosilcih pred prenosom podatkov ni virusov ali zlonamerne programske opreme.
            
            
               6.   Izmenljivi nosilci podatkov se, če je ustrezno, obravnavajo po varnostno-operativnih postopkih, povezanih z uporabljenim šifrirnim sistemom.
            
            
               7.   Dokumenti na izmenljivih nosilcih podatkov, ki niso več potrebni ali so bili preneseni v ustrezen KIS, se varno odstranijo in izbrišejo z uporabo odobrenih proizvodov ali metod. Če izmenljivi nosilci podatkov niso shranjeni v ustrezno zaklenjenem pisarniškem pohištvu, se uničijo, ko niso več potrebni. Uničenje ali izbris se izvedeta po metodi, ki je v skladu z varnostnimi predpisi Komisije. Vodi se evidenca izmenljivih nosilcev, njihovo uničenje pa se zabeleži.
            
         
         
            Člen 16
            Obravnavanje in shranjevanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   V skladu s členom 19(1)(a) in (b) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 je dovoljeno obravnavanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na upravnem ali varnostnem območju (7), kot sledi:
               
                           —
                        
                        
                           osebje pri obravnavanju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED zapre vrata pisarne;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           če osebje dobi obisk, podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED pospravi ali pokrije;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           če ni nikogar v pisarni, osebje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne pušča na vidnem mestu;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           zasloni, na katerih so prikazani podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, morajo biti ves čas obrnjeni proč od oken in vrat, s čimer se prepreči možnost, da bi jih videla nepooblaščena oseba.
                        
                     
            
               2.   V skladu s členom 19(1)(c) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 je dovoljeno podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED obravnavati zunaj varnostnega ali upravnega območja, če se je imetnik zavezal, da bo upošteval izravnalne ukrepe za zaščito podatkov pred dostopom s strani nepooblaščenih oseb. Izravnalni ukrepi vključujejo vsaj naslednje:
               
                           —
                        
                        
                           podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se ne berejo na javnih mestih;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           tajni podatki EU so ves čas pod osebnim nadzorom imetnika;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ko se dokumenti ne berejo ali se o njih ne razpravlja, so shranjeni v ustreznem zaklenjenem pohištvu;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           med branjem dokumenta ali razpravo o njem so vrata sobe zaprta;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           o podrobnostih iz dokumenta se ne razpravlja po telefonu po nezavarovani povezavi ali v nešifrirani elektronski pošti;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dokument se sme fotokopirati ali skenirati samo na samostojni ali akreditirani opremi;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dokument se lahko obravnava in začasno nahaja zunaj upravnega ali varnostnega območja samo za najkrajši nujni čas;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Imetnik tajnega dokumenta ne zavrže, temveč ga vrne v hrambo v upravnem ali varnostnem območju ali zagotovi, da se uniči v odobrenem uničevalniku dokumentov.
                        
                     
            
               3.   Papirni izvod podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se shrani v zaklenjenem pisarniškem pohištvu v upravnem ali varnostnem območju. Začasno se lahko hrani zunaj varnostnega ali upravnega območja, če se je imetnik zavezal, da bo upošteval izravnalne ukrepe.
            
            
               4.   Za dodatne nasvete se je mogoče obrniti na lokalnega varnostnega uradnika ustrezne službe Komisije.
            
            
               5.   Sum varnostnega incidenta ali dejanski varnostni incident se čim prej prijavi lokalnemu varnostnemu uradniku.
            
         
         
            Člen 17
            Kopiranje in prevajanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko kopirajo ali prevajajo po imetnikovem navodilu, če tvorec ni podal nobenega opozorila. Toda naredi se samo toliko kopij, kot je nujno potrebno.
            
            
               2.   Kjer se reproducira samo del tajnega dokumenta, veljajo enaki pogoji kot pri kopiranju celega dokumenta. Stopnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED se določi tudi za izvlečke, razen če jih je tvorec izrecno označil kot netajne.
            
            
               3.   Varnostni ukrepi, ki se uporabljajo za izvirne podatke, se uporabljajo tudi za njihove kopije in prevode.
            
         
         
            Člen 18
            Splošna načela za prenašanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih je treba odnesti iz varnostnih ali upravnih območij, se pošljejo elektronsko z ustrezno akreditiranimi sredstvi in/ali tako, da so zaščiteni z odobrenimi kriptografskimi proizvodi.
            
            
               2.   Glede na razpoložljiva sredstva ali posebne okoliščine se lahko podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED fizično prenašajo v obliki papirnih dokumentov ali na izmenljivih nosilcih podatkov. Uporaba izmenljivih nosilcev podatkov za prenašanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ima prednost pred pošiljanjem papirnih dokumentov.
            
            
               3.   Uporabljajo se lahko samo izmenljivi nosilci podatkov, ki so šifrirani s proizvodom, ki ga je odobril Varnostni organ Komisije. Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljivem nosilcu podatkov, ki ni zaščiten s kriptografskim proizvodom, ki ga je odobril Varnostni organ Komisije, se obravnavajo enako kot papirni izvod.
            
            
               4.   Če se upošteva načelo potrebe po seznanitvi, je lahko v pošiljki več kot en sklop podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
            
            
               5.   Uporabi se pakiranje, s katerim se zagotovi, da vsebina ni vidna. Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se prenašajo v neprozornem pakiranju, kot je ovojnica, neprozorna mapa ali aktovka. Na zunanji strani pakiranja ne sme biti nikjer označena narava ali stopnja tajnosti vsebine. Če se uporablja notranje pakiranje, se označi z oznako RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Na obeh slojih pakiranja se navede prejemnikovo ime, delovno mesto in naslov ter naslov za odgovor za primer, da dostava ne bi bila možna.
            
            
               6.   Varnostni incidenti v zvezi s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih prenaša osebje ali kurirji, se preko lokalnega varnostnega uradnika zadevne službe Komisije prijavijo v preiskavo varnostnemu direktoratu Generalnega direktorata za človeške vire.
            
         
         
            Člen 19
            Ročno prenašanje izmenljivih nosilcev podatkov
            
               1.   Izmenljivim nosilcem podatkov, ki se uporabljajo za prenos podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se priloži odpremnica, na kateri so podatki o izmenljivem nosilcu podatkov, na katerem so shranjeni tajni podatki, ter o vseh datotekah, ki so na njem, da jih lahko prejemnik ustrezno preveri.
            
            
               2.   Na nosilcu se shranijo samo dokumenti, ki jih je treba zagotoviti. Npr. vsi tajni podatki na enem ključu USB bi morali biti namenjeni istemu prejemniku. Pošiljatelj se mora zavedati, da je pri velikih količinah tajnih podatkov, shranjenih na takih napravah, za celotno napravo morda potrebna višja stopnja tajnosti.
            
            
               3.   Za prenašanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporabljajo samo izmenljivi nosilci podatkov, ki so označeni z ustrezno oznako stopnje tajnosti.
            
         
         
            Člen 20
            Prenašanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v zgradbah Komisije
            
               1.   Osebje lahko prenaša dokumente stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v zgradbah Komisije, vendar morajo biti dokumenti ves čas v posesti osebe, ki jih prenaša, in se ne smejo brati v javnosti.
            
            
               2.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko pošiljajo po interni pošti v druge pisarne Evropske komisije v eni sami navadni neprozorni ovojnici, vendar na zunanji strani ne sme biti označeno, da so dokumenti tajni. Na enak način se lahko dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED pošiljajo drugim institucijam EU, ki jim pošto neposredno dostavlja sistem Komisije za interno pošto.
            
         
         
            Člen 21
            Prenašanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v Uniji
            
               1.   Osebje ali kurirji Komisije lahko prenašajo podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED kjer koli v Uniji, če ravnajo v skladu z naslednjimi navodili:
               
                           (a)
                        
                        
                           za pošiljanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporablja neprozorna ovojnica ali pakiranje. Na zunanji strani ne sme biti nikjer označena narava in stopnja tajnosti vsebine;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           nosilec mora imeti podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ves čas v posesti ter
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           ovojnica ali paket se ne odpira med potjo in podatki se ne berejo na javnih mestih.
                        
                     
            
               2.   Osebje, ki želi poslati podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na druge kraje v Uniji, lahko uredi dostavo na enega od naslednjih načinov:
               
                           —
                        
                        
                           z nacionalnimi poštnimi službami, ki sledijo pošiljkam, ali določenimi komercialnimi kurirskimi službami, ki zagotavljajo osebno ročno prenašanje, če izpolnjujejo zahteve iz člena 23 tega sklepa;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           z vojaško, vladno ali diplomatsko pošto ob usklajevanju z osebjem registra.
                        
                     
         
         
            Člen 22
            Prenašanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED z ozemlja ali na ozemlje tretje države.
            
               1.   Podatke s stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko osebje ročno prenaša z ozemlja Unije na ozemlje tretje države in obratno.
            
            
               2.   Osebje registra lahko uredi eno od naslednjega:
               
                           —
                        
                        
                           prevoz s poštnimi službami, ki sledijo pošiljkam, ali komercialnimi kurirskimi službami, ki zagotavljajo osebno ročno prenašanje;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           prevoz z vojaško ali diplomatsko pošto.
                        
                     
            
               3.   Osebje pri ročnem prenašanju papirnih dokumentov ali izmenljivih nosilcev podatkov s stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upošteva vse naslednje dodatne ukrepe:
               
                           —
                        
                        
                           med potovanjem z javnim prevozom se tajni podatki nahajajo v aktovki ali torbi, ki jo ima nosilec ves čas pri sebi. Ne puščajo se v prostoru za prtljago;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se pošiljajo v dveh slojih pakiranja. Na notranjem sloju pakiranja je notranja plomba, s katero se nakazuje, da gre za uradno pošiljko, ki ne gre skozi varnostni pregled;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           nosilec ima pri sebi kurirsko potrdilo, s katerim se potrjuje, da ima dovoljenje za prenašanje pošiljke s stopnjo RESTREINT UE/EU RESTRICTED, in ki ga je izdal register ustrezne službe Evropske komisije.
                        
                     
         
         
            Člen 23
            Prevoz s komercialnimi kurirskimi službami
            
               1.   V tem sklepu „komercialne kurirske službe“ zajemajo nacionalne poštne službe in komercialne kurirske službe, ki nudijo storitve, pri katerih se podatki dostavljajo za plačilo z ročnim prenašanjem ali s sledenjem.
            
            
               2.   Komercialne kurirske službe lahko storitve prenesejo na podizvajalca. Vendar je za skladnost s tem sklepom ves čas odgovorna kurirska služba.
            
            
               3.   Če je predvideni prejemnik zunaj EU, se uporabita dva sloja pakiranja. Pošiljatelj se pri pripravi pošiljk z oznako tajnosti zaveda, da naj komercialne kurirske službe dostavijo pošiljke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED samo predvidenemu prejemniku, pooblaščenemu namestniku, nadzornemu uradniku registra, njegovemu pooblaščenemu namestniku ali receptorju. Za zmanjšanje tveganja, da pošiljka ne bi dosegla predvidenega prejemnika, je na zunanjem in, če je ustrezno, na notranjem sloju pakiranja napisan naslov za odgovor.
            
            
               4.   Storitve, ki jih nudijo komercialne kurirske službe, ki opravljajo storitve registrirane elektronske dostave, se za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne uporabljajo.
            
         
         
            Člen 24
            Drugi posebni pogoji za obravnavanje
            
               1.   Izpolniti je treba vse pogoje prevoza iz sporazuma o varnosti podatkov ali upravnega dogovora. V primeru dvoma se osebje posvetuje z ustreznim registrom ali Direktoratom za varnost v Generalnem direktoratu za človeške vire in varnost.
            
            
               2.   Pri tajnih podatkih, ki so zaščiteni z odobrenimi kriptografskimi proizvodi, se zahteva glede dvojnega pakiranja lahko opusti. Vendar se zaradi navedbe naslova in glede na to, da je na izmenljivem nosilcu podatkov izrecna oznaka stopnje tajnosti, nosilec prenaša vsaj v navadni ovojnici, morda pa so potrebni dodatni ukrepi fizične zaščite, kot so oblazinjene ovojnice.
            
         
         POGLAVJE 4
         
            ZAUPNI SESTANKI
         
         
            Člen 25
            Priprava na sestanek stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Sestanki, na katerih se bo razpravljalo o podatkih stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, potekajo samo v sejni sobi, ki je bila akreditirana na ustrezni ali višji stopnji tajnosti. Če taka sejna soba ni na razpolago, se osebje posvetuje z Varnostnim organom Komisije.
            
            
               2.   Dnevni red praviloma ni tajen. Če so v zapisniku omenjeni tajni dokumenti, to ne pomeni nujno, da je dnevni red tajen. Točke zapisnika morajo biti oblikovane tako, da ne ogrozijo zaščite interesov Unije ali ene ali več držav članic.
            
            
               3.   Če bodo v priponki k zapisniku priložene elektronske datoteke s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jih je treba obvezno zaščititi s kriptografskimi proizvodi, ki jih je odobril Organ Komisije za šifrirne metode in izdelke (Crypto Authority).
            
            
               4.   Organizatorji sestanka udeležence opozorijo, da pripomb, ki se nanašajo na točko dnevnega reda s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ni dovoljeno pošiljati po navadni odprti elektronski pošti ali na kakšen drugačen način, ki ni bil ustrezno akreditiran v skladu s členom 11 tega sklepa.
            
            
               5.   Organizatorji sestanka si prizadevajo točke s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED uvrstiti na dnevni red tako, da si sledijo, da se omogoči nemoten potek sestanka. Med razpravo o zaupnih točkah smejo biti prisotne samo osebe s potrebo po seznanitvi.
            
            
               6.   Udeležence je treba že v vabilu vnaprej opozoriti, da se bo na sestanku razpravljalo o zaupnih temah in da se bodo uporabljali ustrezni varnostni ukrepi.
            
            
               7.   Udeležence se v vabilu ali obvestilu o dnevnem redu opozori, da je treba med razpravo o točkah s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED izklopiti prenosne elektronske naprave.
            
            
               8.   Organizatorji sestanka pred sestankom sestavijo popoln seznam zunanjih udeležencev.
            
         
         
            Člen 26
            Elektronska oprema v sejni sobi stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Za posredovanje tajnih podatkov, npr. za prikaz predstavitve, ki vsebuje podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ali za videokonference se smejo uporabljati samo akreditirani sistemi IT v skladu s členom 11 tega sklepa.
            
            
               2.   Predsedujoči poskrbi za to, da so prenosne elektronske naprave izklopljene.
            
         
         
            Člen 27
            Postopki na sestanku stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Predsedujoči na začetku zaupne razprave napove udeležencem sestanka, da bo sestanek odtlej potekal zaupno. Vrata in roloji se zaprejo.
            
            
               2.   Udeležencem in tolmačem se na začetku razprave dajo samo nujno potrebni dokumenti, kakor je ustrezno.
               Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v času odmorov med sestankom ne smejo ostati brez nadzora.
            
            
               3.   Ob koncu sestanka se udeleženci in tolmači opozorijo, naj ne puščajo tajnih dokumentov ali svojih morebitnih tajnih zapiskov nenadzorovanih v sobi. Tajne dokumente ali zapiske, ki jih udeleženci ob koncu sestanka niso odnesli, organizatorji sestanka poberejo in uničijo v ustreznih uničevalnikih dokumentov.
            
            
               4.   Seznam udeležencev in povzetek tajnih podatkov, ki se souporabljajo z državami članicami in se ustno posredujejo tretjim državam ali mednarodnim organizacijam, se med sestankom zabeleži, da bo vključen v izid posvetovanj.
            
         
         
            Člen 28
            Tolmači in prevajalci
            Dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED imajo samo tolmači in prevajalci, za katere veljajo kadrovski predpisi ali pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije ali ki so v pogodbenem razmerju s Komisijo.
         
         POGLAVJE 5
         
            SOUPORABA IN IZMENJAVA PODATKOV STOPNJE RESTREINT UE/EU RESTRICTED
         
         
            Člen 29
            Tvorčevo soglasje
            Če tvorec tajnih podatkov, ki naj bi se jih posredovalo ali souporabljalo, ali izvornega gradiva, ki naj bi jih ti vsebovali, ni Komisija, služba Komisije, ki ima te tajne podatke, najprej zaprosi za pisno soglasje tvorca, da sme zadevne tajne podatke posredovati. Če ni mogoče ugotoviti, kdo je tvorec, nadzor tvorca izvaja služba Komisije, ki je imetnik teh tajnih podatkov.
         
         
            Člen 30
            Souporaba podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED z drugimi subjekti Unije
            
               1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se souporabljajo z drugimi institucijami Unije, agencijami, organi ali uradi samo, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi, subjekt pa ustrezen pravni sporazum s Komisijo.
            
            
               2.   Znotraj Komisije je register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat, praviloma glavna točka vstopa in izstopa izmenjave tajnih podatkov z drugimi institucijami, agencijami, organi in uradi Unije. Vendar se podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko neposredno souporabljajo s predvidenimi prejemniki.
            
         
         
            Člen 31
            Izmenjava podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED z državami članicami
            
               1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko souporabljajo z državami članicami, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi.
            
            
               2.   Za tajne podatke držav članic, ki so označeni z enakovredno oznako stopnje tajnosti (8) in ki so bili dani na razpolago Komisiji, se določi enaka stopnja varovanja kot za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
            
         
         
            Člen 32
            Izmenjava podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami
            
               1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se posredujejo tretji državi ali mednarodni organizaciji samo, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi, država ali mednarodna organizacija pa ima vzpostavljen ustrezen pravni in upravni okvir, kot je sporazum o varnosti podatkov ali upravni dogovor s Komisijo. Določbe takega sporazuma ali dogovora imajo prednost pred določbami tega sklepa.
            
            
               2.   Register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat, je praviloma glavna točka vstopa in izstopa izmenjave tajnih podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED med Komisijo in tretjimi državami ter mednarodnimi organizacijami. Če obstajajo varnostni, organizacijski ali operativni razlogi, zaradi katerih bi bilo primerneje, da kot vstopno in izstopno mesto za zadeve v pristojnosti zadevne službe Komisije delujejo lokalni registri tajnih podatkov EU, se opravi posvetovanje z Varnostnim organom Komisije.
            
            
               3.   Za zagotovitev sledljivosti se podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED evidentirajo:
               
                           —
                        
                        
                           ko pridejo v organizacijski subjekt ali gredo iz njega ter
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ko pridejo v KIS ali gredo iz njega.
                        
                     
            
               4.   Taka evidenca se lahko vodi na papirju ali v elektronskih dnevnikih.
            
            
               5.   Postopke evidentiranja za tajne podatke, ki se obravnavajo v akreditiranem KIS, lahko izvedejo procesi znotraj samega KIS. KIS v tem primeru izvede tudi ukrepe za zagotavljanje nedotaknjenosti dnevniških zapisov.
            
            
               6.   Za tajne podatke, prejete od tretjih držav ali mednarodnih organizacij, se določi enaka stopnja varovanja kot za tajne podatke EU z enakovredno oznako stopnje tajnosti, kot je določeno v ustreznem sporazumu o varnosti podatkov ali upravnem dogovoru.
            
         
         
            Člen 33
            Izjemno ad hoc posredovanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Če Komisija ali katera od njenih služb ugotovi, da obstaja izjemna potreba po posredovanju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED tretji državi, mednarodni organizaciji ali subjektu EU, ne da bi bil sklenjen sporazum o varnosti podatkov ali upravni dogovor, se upošteva posebni postopek posredovanja ad hoc.
            
            
               2.   Službe komisije stopijo v stik z Varnostnim organom Komisije, ki se posvetuje s strokovno skupino Komisije za varnost.
            
            
               3.   Po posvetovanju s strokovno skupino Komisije za varnost lahko Komisija na predlog člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve, dovoli posredovanje zadevnih podatkov.
            
         
         POGLAVJE 6
         
            KONEC ŽIVLJENJSKEGA CIKLA PODATKOV STOPNJE RESTREINT UE/EU RESTRICTED
         
         
            Člen 34
            Kdaj se prekliče stopnja tajnosti
            
               1.   Podatki ostanejo tajni samo, dokler jih je treba varovati. Preklic stopnje tajnosti pomeni, da se podatki ne štejejo več za tajne. Tvorec ob ustvarjanju tajnih podatkov EU po možnosti navede, ali se stopnja tajnosti podatkov EU lahko prekliče na določen datum ali po določenem dogodku. V nasprotnem primeru tvorec redno pregleduje podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, da ugotovi, ali je tajnost še vedno primerna.
            
            
               2.   Za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki izvirajo iz Komisije, se stopnja tajnosti samodejno prekliče po 30 letih v skladu z Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83, kot je bila spremenjena z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003 (9), in v skladu s členom 59(2)(a) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444.
            
            
               3.   Stopnja tajnosti dokumenti Komisije se lahko prekliče na ad hoc podlagi, npr. na zahtevo javnosti za dostop do dokumentov.
            
         
         
            Člen 35
            Pristojnost za preklic stopnje tajnosti
            
               1.   Stopnja tajnosti podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se prekliče samo s tvorčevim dovoljenjem.
            
            
               2.   Za odločitev o tem, ali je mogoče preklicati stopnjo tajnosti dokumenta, je pristojna služba Komisije, ki ga je ustvarila. Znotraj Komisije je pri vseh zahtevkih za preklic stopnje tajnosti potrebno posvetovanje z vodjo enote ali direktorjem službe, ki je tvorec dokumenta. Če je oddelek zbral tajne podatke iz več virov, najprej zaprosi za soglasje druge strani, ki so dale na razpolago izvirno gradivo, tudi v državah članicah, drugih organih EU, tretjih državah ali mednarodnih organizacijah.
            
            
               3.   Če služba Komisije, ki je tvorec dokumenta, ne obstaja več, njene pristojnosti pa je prevzela druga služba, o preklicu stopnje tajnosti odloči ta služba. Če služba, ki je tvorec dokumenta, ne obstaja več, njenih pristojnosti pa ni prevzela nobena druga služba, o preklicu stopnje tajnosti skupaj odločijo vodje enot ali direktorji generalnih direktoratov, ki so prejemniki.
            
         
         
            Člen 36
            Občutljivi netajni podatki
            Če se po pregledu dokumenta sprejme odločitev, da se stopnja tajnosti prekliče, je treba preučiti, ali bi moral imeti dokument oznako za razpošiljanje kot občutljivi netajni podatki v smislu člena 9 Sklepa (EU, Euratom) 2015/443.
         
         
            Člen 37
            Kako se označi, da je bila stopnja tajnosti dokumenta preklicana
            
               1.   Izvirna oznaka stopnje tajnosti na vrhu in dnu vsake strani se vidno prečrta (se ne izbriše), in sicer v elektronski obliki s funkcijo „prečrtano“, v izpisih pa ročno.
            
            
               2.   Na prvi strani (naslovnici) se z žigom označi, da je stopnja tajnosti preklicana, dodajo se podatki o organu, pristojnem za preklic stopnje tajnosti, in ustrezni datum.
            
            
               3.   Prvotni prejemniki podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se obvestijo o preklicu stopnje tajnosti. Prvotni prejemniki so odgovorni za obveščanje nadaljnjih naslovnikov, ki so jim poslali ali za katere so kopirali izvirne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
            
            
               4.   O vseh odločitvah o preklicu stopnje tajnosti se obvesti zgodovinski arhiv Komisije.
            
            
               5.   Za vse prevode tajnih podatkov se uporablja enak postopek za preklic stopnje tajnosti kot za različico v izvirnem jeziku.
            
         
         
            Člen 38
            Delni preklic stopnje tajnosti podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Možen je tudi delni preklic stopnje tajnosti (npr. samo prilog ali nekaterih odstavkov). Postopek je popolnoma enak kot pri preklicu stopnje tajnosti celotnega dokumenta.
            
            
               2.   Po delnem preklicu stopnje tajnosti („prečiščenju“) podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se pripravi izvleček, za katerega je stopnja tajnosti preklicana.
            
            
               3.   Deli, ki ostajajo tajni, se nadomestijo z oznako:
               
                           
                              ZA TA DEL SE NE PREKLIČE STOPNJA TAJNOSTI
                           
                        
                     Ta oznaka je v osrednjem besedilu, če je del, za katerega se ne prekliče stopnja tajnosti, del odstavka, ali kot odstavek, če je del, za katerega se ne prekliče stopnja tajnosti, določen odstavek ali več kot en odstavek.
            
            
               4.   Če za celotno prilogo ni mogoče preklicati stopnje tajnosti in zato ni vključena v izvleček, se to v besedilu posebej navede.
            
         
         
            Člen 39
            Rutinsko uničenje in izbris podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED
            
               1.   Komisija ne kopiči velikih količin tajnih podatkov.
            
            
               2.   Službe, ki so tvorci dokumentov, v kratkih razdobjih redno pregledujejo manjše količine za uničenje ali izbris. V rednih časovnih presledkih se pregledujejo tako podatki, shranjeni na papirju, kot tudi podatki, shranjeni v KIS.
            
            
               3.   Dokumente stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki niso več potrebni, osebje uniči ali varno izbriše, pri čemer upošteva zahteve za arhiviranje izvirnega dokumenta.
            
            
               4.   Osebju ni treba obvestiti tvorca, če uniči ali izbriše kopije dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
            
            
               5.   Za osnutke gradiva, ki vsebujejo tajne podatke, se uporabljajo enake metode odstranjevanja kot za dokončane tajne dokumente.
            
            
               6.   Za uničevanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporabljajo samo odobreni uničevalniki dokumentov. Za uničevanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED so primerni uničevalniki dokumentov varnostnega razreda 4 za DIN 32757 in varnostnega razreda 5 po DIN 66399.
            
            
               7.   Ostanki uničenega papirja iz odobrenih uničevalnikov dokumentov se lahko odstranijo kot običajni pisarniški odpadki.
            
            
               8.   Vsi nosilci podatkov in naprave, ki vsebujejo podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se ob koncu življenjske dobe ustrezno pobrišejo. Elektronski podatki se uničijo ali izbrišejo z virov informacijske tehnologije in z njimi povezanih nosilcev podatkov tako, da je mogoče razumno zagotoviti, da podatkov ni mogoče obnoviti. Ko se pomnilniška naprava pobriše, se vsi podatki odstranijo, iz nje pa se odstranijo tudi vse oznake in dnevniki dejavnosti.
            
            
               9.   Računalniški nosilec podatkov se izroči lokalnemu varnostnemu uradniku in/ali nadzornemu uradniku registra v uničenje ali odstranitev.
            
         
         
            Člen 40
            Evakuacija in uničenje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v izrednih razmerah
            
               1.   Vodja službe Komisije oblikuje, odobri in po potrebi sproži načrt evakuacije in uničenja v izrednih razmerah za varovanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, za katere obstaja velika nevarnost, da bi v kriznih razmerah prišli v roke nepooblaščenim osebam. Po prednostnem zaporedju in glede na naravo izrednih razmer pride v poštev:
               
                           (1)
                        
                        
                           prenos tajnih podatkov EU na drug varen prostor, po možnosti upravno ali varnostno območje v isti zgradbi;
                        
                     
                           (2)
                        
                        
                           evakuacija tajnih podatkov EU na drug varen prostor, po možnosti upravno ali varnostno območje v drugi zgradbi, po možnosti zgradbi Komisije;
                        
                     
                           (3)
                        
                        
                           uničenje tajnih podatkov EU, po možnosti z odobrenimi sredstvi za uničenje.
                        
                     
            
               2.   Če so bili sproženi načrti za izredne razmere, ima prednost prenos ali uničenje podatkov višjih stopenj tajnosti.
            
            
               3.   Tudi za operativne podrobnosti načrtov za evakuacijo in uničenje v izrednih razmerah se določi stopnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
            
         
         
            Člen 41
            Arhiviranje
            
               1.   Odločitve o tem, ali in kdaj naj se podatki arhivirajo, ter ustrezni praktični ukrepi so v skladu s politiko Komisije o upravljanju dokumentov.
            
            
               2.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se ne pošiljajo v Zgodovinski arhiv Evropske unije v Firencah.
            
         
         POGLAVJE 7
         
            KONČNE DOLOČBE
         
         
            Člen 42
            Preglednost
            O tem sklepu se obvesti osebje Komisije in vse osebe, za katere se uporablja, sklep pa se objavi v Uradnem listu Evropske unije.
         
         
            Člen 43
            Začetek veljavnosti
            Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
         
         
            V Bruslju, 17. oktobra 2019
            
               
                  Za Komisijo
               
               
                  V imenu predsednika
               
               Günther OETTINGER
               
                  Član Komisije
               
            
         
         
            (1)  UL L 72, 17.3.2015, str. 41.
         
            (2)  UL L 72, 17.3.2015, str. 53.
         
            (3)  UL L 6, 11.1.2017, str. 40.
         
            (4)  Sklep Sveta 2013/488/EU z dne 23. septembra 2013 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU (UL L 274, 15.10.2013, str. 1).
         
            (5)  Sklep Komisije z dne 4. maja 2016 o pooblastitvi v zvezi z varnostnimi zadevami C(2016) 2797 final.
         
            (6)  V skladu s členom 3 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 oznaka RESTREINT UE/EU RESTRICTED pomeni „podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko bilo škodljivo za interese Evropske unije ali ene ali več držav članic“.
         
            (7)  V skladu s členom 18 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444.
         
            (8)  Preglednica enakovrednosti oznak držav članic je v Prilogi I k Sklepu (EU, Euratom) 2015/444.
         
            (9)  Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003 z dne 22. septembra 2003 o spremembah Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z odprtjem zgodovinskih arhivov Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo za javnost (UL L 243, 27.9.2003, str. 1).
      
      
         
            PRILOGA
            Kategorije osebja, ki lahko imajo dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, če jih potrebujejo za opravljanje svojih poklicnih nalog
            
                        Kategorije osebja Komisije
                     
                     
                        Dostop do podatkov stopnje R-UE/EU- R
                     
                     
                        Pogoji
                     
                  
                        Uradniki
                     
                     
                        da
                     
                     
                        seznanjanje + potrditev + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Začasni uslužbenci
                     
                     
                        da
                     
                     
                        seznanjanje + potrditev + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Pogodbeni uslužbenci
                     
                     
                        da
                     
                     
                        seznanjanje + potrditev + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Napoteni nacionalni strokovnjaki
                     
                     
                        da
                     
                     
                        seznanitev (s strani Komisije) + potrditev + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Pripravniki
                     
                     
                        ne
                     
                     
                        izjeme niso možne
                     
                  
                        Katera koli druga kategorija osebja (agencijski delavci, zunanji izvajalci, ki opravljajo notranje dejavnosti)
                     
                     
                        ne
                     
                     
                        posvetovanje z Varnostnim organom Komisije glede izjem