CELEX: 51999PC0312
Language: sv
Date: 1999-06-23
Title: Förslag till rådets förordning (EG) om ändring av förordning (EG) nr 1628/96 om stöd till Bosnien-Hercegovina, Kroatien, Federala republiken Jugoslavien och den tidigare jugoslaviska republiken Makedonien, bland annat om inrättande av Europeiska byrån för återuppbyggnad

Avis juridique important

|

51999PC0312

Förslag till rådets förordning (EG) om ändring av förordning (EG) nr 1628/96 om stöd till Bosnien-Hercegovina, Kroatien, Federala republiken Jugoslavien och den tidigare jugoslaviska republiken Makedonien, bland annat om inrättande av Europeiska byrån för återuppbyggnad  /* KOM/99/0312 slutlig - CNS 99/0132 */  

Europeiska gemenskapernas officiella tidning nr C 021 E , 25/01/2000 s. 0013 - 0032

Förslag till rådets förordning (EG) om ändring av förordning (EG) nr 1628/96 om stöd till Bosnien-Hercegovina, Kroatien, Federala republiken Jugoslavien och den tidigare jugoslaviska republiken Makedonien, bland annat om inrättande av Europeiska byrån för återuppbyggnad(2000/C 021 E/05)KOM(1999) 312 slutlig - 1999/0132(CNS)(Framlagt av kommissionen den 7 juli 1999)EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNINGmed beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 308 i detta,med beaktande av kommissionens förslag,med beaktande av Europaparlamentets yttrande, ochav följande skäl:1. Till följd av Förenta nationernas säkerhetsråds resolution av den 10 juni 1999 bör, så snart säkerhetsförhållandena medger detta, ett omfattande återuppbyggnadsprogram som skall omfatta åtgärder för att hjälpa flyktingar att åter bosätta sig i Kosovo och för att återställa Kosovos ekonomi inledas utan dröjsmål.2. Vid sitt möte den 3 och 4 juni 1999 i Köln bekräftade Europeiska rådet att Europeiska unionen har åtagit sig att inta en ledande roll i återuppbyggnadsarbetet i Kosovo.3. Europeiska rådet underströk sin beredvillighet att förbättra utsikterna för länderna i denna region till full integrering i Europeiska unionens struktur inom ramen för stabilitetspakten för sydöstra Europa, som kommer att bidra till att stärka freden, stabiliteten och välståndet i regionen liksom samarbetet mellan de berörda länderna.4. I stabilitetspakten understryks Europeiska unionens roll för att förstärka de demokratiska och ekonomiska institutionerna i regionen inom ramen för vissa program.5. För att uppnå de mål som eftersträvas vad gäller denna region krävs återuppbyggnad, vilket är en förutsättning för återställande av ekonomin och för den ekonomiska, sociala och institutionella utvecklingen.6. Europeiska rådet har bekräftat Europeiska unionens vilja att väsentligt bidra till insatserna för återuppbyggnad i regionen.7. Genomförandet av biståndsprogram av den omfattning som behövs för återuppbyggnaden i Kosovo förutsätter erforderliga medel och mekanismer.8. Europeiska rådet har uppmanat kommissionen att prioritera utarbetandet av förslag om hur det planerade stödet till återuppbyggnad skall organiseras, i synnerhet när det gäller medel och andra mekanismer som behövs för att genomföra ett sådant program.9. I rådets förordning (EG) nr 1628/96(1), senast ändrad genom förordning (EG) nr 851/98(2), anges målen, medlen och instrumenten för återuppbyggnaden av de regioner som omfattas av den nämnda förordningen, inbegripet Kosovo.10. Återuppbyggnaden av Kosovo, som utgör ett komplement till det humanitära biståndet, kommer att kräva ett snabbt genomförande av ett stort antal småskaliga projekt, stödåtgärder för återvändande flyktingar och insatser från ett stort antal experter på vitt skilda områden.11. Återuppbyggnadsprogrammen bör administreras i enlighet med bestämmelser och förfaranden som gör det möjligt att undvika de förseningar i genomförandet som uppstod i den första fasen av återuppbyggnadsprogrammet i Bosnien och Hercegovina och som främst berodde på tungrodda förfaranden och rigida regler.12. Upprättandet av ett särskilt gemenskapsorgan innebär under dessa förhållanden fördelar när det gäller för gemenskapen att effektivt, snabbt och på ett synligt sätt genomföra sina åtgärder.13. Europeiska rådet har uppmanat kommissionen att utarbeta förslag för att inrätta ett organ med uppgift att genomföra gemenskapens återuppbyggnadsprogram.14. Förordning (EG) nr 1628/96 bör ändras så att den anpassas till de särskilda behoven vid återuppbyggnaden i Kosovo, särskilt genom att det införs bestämmelser om inrättande av en byrå med uppgift att genomföra gemenskapens återuppbyggnadsprogram och om byråns arbete.15. Denna byrå bör ges i uppdrag att genomföra de program som beslutas av kommissionen.16. Återuppbyggnadsprogrammen bör administreras på plats, och det är därför lämpligt att inrätta byrån i Pristina samtidigt som möjligheten bör förutses att byrån av praktiska skäl kan vara närvarande i Skopje och på andra ställen i regionen.17. Byrån bör ha ett uppdrag som tillåter den att även administrera program för andra biståndsgivare som bidrar till återuppbyggnaden av regionen.18. Kommissionen bör sörja för att återuppbyggnadsstödet samordnas med Europeiska investeringsbanken, de internationella finansiella instituten och med Förenta nationernas flyktingkommissarie och byrån bör sörja för att de beslut som fattas genom denna samordning respekteras när programmen genomförs.19. Byråns uppdrag bör avse genomförandet av återuppbyggnadsprogram och flyktingars återvändande, först i Kosovo och senare, så snart som förhållandena medger det, i andra regioner inom Förbundsrepubliken Jugoslavien.20. Byrån bör inrättas för att fylla behoven i samband med återuppbyggnaden och när detta mål är uppnått kommer det att föreslås att byrån avvecklas.21. Byrån bör ha en struktur och en ställning som gör det möjligt att snabbt och effektivt reagera på de krav som återuppbyggnaden ställer.22. Medlemsstaterna bör delta i byråns verksamhet och deras roll i dess styrelse bör också fastställas, liksom på vilket sätt medlemsstaterna skall yttra sig om de beslut som rör programmen och projekten.23. För att byråns verksamhet skall bli effektiv behövs en särskild budgetförordning som är flexibel och ger utrymme för snabba insatser men som samtidigt innebär en garanti för att de som administrerar programmen tar fullt ansvar och för insynen i förvaltningen.24. Med hänsyn till det akuta läget och till den form av bistånd som skall lämnas, bör den kommitté som inrättats genom förordning (EG) nr 1628/96 handla enligt det förvaltningsförfarande som avses i artikel 4 i rådets beslut 1999/.../EG om närmare villkor för utövandet av kommissionens genomförandebefogenheter, istället för det föreskrivande förfarande som det först införts bestämmelser om.25. Samråd bör ske med den myndighet som har utsetts för att tillfälligt förvalta Kosovo vid genomförandet av återuppbyggnadsprogrammen.26. Deltagande i genomförandet av det program som avses i förordning (EG) nr 1628/96 av de länder som omfattas av Phare- och Meda-programmen bör förutses.27. Kommissionen kommer före den 31 december 2000 att upprätta en rapport om tillämpningen av denna förordning och kommer vid behov även lägga fram förslag om anpassning av denna förordning till den politiska utvecklingen i regionen.28. Förordningen (EG) nr 1628/96 bör fortsätta att gälla till och med den 31 december 2004.HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.Artikel 1Förordning (EG) nr 1628/96 ändras på följande sätt:1. I artikel 4 skall följande läggas till som punkt 3: "3. Programmen för återuppbyygnaden i Kosovo och för flyktingars återvändande skall särskilt omfatta följande:a) Åtgärder för att stödja flyktingars återvändande, särskilt projekt för psykologiskt stöd, bistånd till barn, bistånd till familjer, särskilda program för utbildning och för förstärkning av förenings- och kulturlivet, projekt för att främja återupptagandet av yrkesverksamhet, projekt för att personer i ledande ställning, och även flyktingar i allmänhet, skall delta i återuppbyggnadsarbetet, samt mikrokrediter och lånegarantier.b) Åtgärder som syftar till att återställa ekonomin på lokal nivå.c) Projekt som rör inrättandet av den offentliga förvaltningens, inbegripet de lokala förvaltningsenheternas, administrativa och rättsliga ramar samt dessas roll."2. I artikel 6 skall följande läggas till som punkt 3: "3. Kommissionen skall sörja för att biståndet till återuppbyggnaden samordnas med Europeiska investeringsbanken, de internationella finansiella instituten och Förenta nationernas flyktingskommissarie."3. I artikel 8.1 skall första stycket ersättas med följande: "De åtgärder som anges i den här förordningen kan täcka utgifterna för import av varor och tjänster samt nödvändiga lokala utgifter för att slutföra projekten och programmen samt medfinansiering (även i form av statlig räntesubvention) av investeringsprojekt som finansieras genom de lån som Europeiska investeringsbanken eller de berörda internationella finansiella instituten har beviljat. Skatter och avgifter samt förvärv av fast egendom skall inte ingå i gemenskapsfinansieringen."4. Artikel 9 skall ändras på följande sätt:a) Första och andra stycket skall ersättas med följande text: "Deltagande i anbudsinfordringar och kontrakt skall vara öppet på lika villkor för alla fysiska och juridiska personer i medlemsstaterna och i de mottagande staterna liksom i de stater som omfattas av Phare- eller Meda- programmen."b) Tredje stycket skall ersättas med följande text: "Som juridiska personer i en medlemsstat, en mottagande stat eller en stat som omfattas av Phare- eller Meda-programmet anses juridiska personer som bildats i enlighet med lagstiftningen i en medlemsstat, en mottagande stat eller en stat som omfattas av Phare- eller Meda-programmet och som har sin centrala förvaltning eller sitt huvudkontor på de områden där Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen är tillämpligt eller i de mottagande staterna eller i de stater som omfattas av Phare- eller Meda-programmet, eller som har sitt säte där när deras verksamhet har ett fortlöpande, faktiskt samband med ekonomin i nämnda områden eller stater."5. Artikel 10 skall ändras på följande sätt:a) I punkt 1 skall följande stycke läggas till: "Vad gäller biståndet till återuppbyggnaden av Kosovo skall, utan hinder av vad som sägs i första och andra stycket, årliga program som anger de huvudsakliga målen och motsvarande anslag, riktlinjerna och de prioriterade områdena för gemenskapens stöd i fråga om återuppbyggnaden och flyktingars återvändande beslutas enligt det förfarande som avses i artikel 12.2."b) Följande punkt skall införas som punkt 4: "4. Bistånd till återuppbyggnaden av Kosovo kan genomföras på grundval av de finansiella överenskommelser eller kontrakt som ingåtts med de organ som avses i artikel 3, efter samråd med den myndighet som har ansvaret för att tillfälligt administrera Kosovo. Bistånd kan också lämnas till den myndighet som har ansvaret för att tillfälligt administrera Kosovo."6. I artikel 11 tredje stycket skall följande andra mening införas: "Denna bilaga skall inte tillämpas på tilldelning av kontrakt genom anbudsinfordran inom ramen för verksamheten vid Europeiska byrån för återuppbyggnad som avses i artikel 14."7. Artikel 12 skall ersättas med följande text: "Artikel 121. Kommissionen skall biträdas av en förvaltningskommitté som skall bestå av företrädare för medlemsstaterna och ha en företrädare för kommissionen som ordförande ('kommittén').2. Kommissionen skall handla i enlighet med det förfarande som avses i artikel 4 i beslut 1999/.../EG [kommitologi]. Den tid som avses i punkt 3 i den nämnda artikeln skall vara högst en månad.3. Kommittén får behandla varje annan fråga som gäller genomförandet av den här förordningen som dess ordförande förelägger den, eventuellt på begäran från en medlemsstat, och i synnerhet frågor som rör planeringen av åtgärderna, deras allmänna genomförande och samfinansiering.4. Kommittén skall med kvalificerad majoritet själv besluta om sin arbetsordning."8. Artikel 14 skall betecknas artikel 26 och dess andra stycke skall ersättas med följande text: "Den skall tillämpas till och med den 31 december 2004."9. Följande artiklar skall införas: "Artikel 14Vad gäller programmen för återuppbyggnad och flyktingars återvändande, i första hand i Kosovo och när förhållandena medger det i andra regioner i Federala republiken Jugoslavien, får kommissionen delegera ansvaret för genomförandet till en byrå. Dessa program skall omfattas av ett beslut av kommissionen.För detta ändamål skall Europeiska byrån för återuppbyggnad inrättas, nedan kallad 'byrån', som skall ha till uppgift att genomföra de program för återuppbyggnad och flyktingars återvändande som avses i första stycket.Artikel 151. För att uppnå det mål som avses i artikel 14 skall byrån, inom ramen för sina befogenheter och i enlighet med kommissionens beslut, utföra de uppgifter som anges i punkterna 2, 3 och 4.2. Byrån skall inhämta, analysera och till kommissionen vidarebefordra uppgifter om följande:a) Skadorna från kriget, de behov som följer av återuppbyggnaden och flyktingars återvändande samt de åtgärder som vidtagits på detta område av regeringarna, de lokala och regionala myndigheterna samt det internationella samfundet.b) De berörda befolkningarnas akuta behov, med beaktande av de förflyttningar som skett och möjligheter som dessa grupper har att återvända.c) Prioriterade sektorer och geografiska zoner som kräver akut bistånd från det internationella samfundet.3. Byrån skall utarbeta förslag till program för återuppbyggnad och flyktingars återvändande till Kosovo och framlägga sina förslag för kommissionen för beslut i enlighet med det förfarande som avses i artikel 12.2.4. Byrån skall säkerställa genomförandet av de program för återuppbyggnad och flyktingars återvändande som kommissionen har fattat beslut om. Kommissionen kan för detta ändamål uppdra åt byrån att vidta alla åtgärder som krävs för att genomföra programmen, särskilt följande:a) Utarbeta kravspecifikationer.b) Förbereda och utvärdera anbudsinfordringar.c) Ingå kontrakt.d) Ingå finansöverenskommelser.e) Tilldela upphandlingskontrakt i enlighet med bestämmelserna i denna förordning.f) Utvärdera projekt.g) Övervaka genomförandet av projekt.h) Verkställa betalningar.5. Utöver de uppgifter som anges i punkterna 2, 3 och 4 skall byrån säkerställa genomförandet av de program för återuppbyggnad och flyktingars återvändande som medlemsstaterna och andra givare anförtror byrån inom ramen för den samordning som kommissionen upprättat med Världsbanken, de andra internationella finansiella instituten och Europeiska investeringsbanken.Artikel 16Byrån skall vara en juridisk person. Byrån skall i varje medlemsstat ha den mest vittgående rättskapacitet som tillerkänns juridiska personer enligt den nationella lagstiftningen; den skall särskilt kunna förvärva och avyttra fast och lös egendom samt föra talan inför domstolar och andra myndigheter. Byrån skall inte ha vinstsyfte.Byrån skall inrättas i Pristina, vilket dock inte hindrar en viss närvaro i Skopje eller på andra ställen i regionen.Artikel 171. Byrån skall ha en styrelse bestående av en företrädare för varje medlemsstat och tre företrädare för kommissionen.2. Medlemsstaternas företrädare skall utses av de berörda medlemsstaterna. Företrädarna skall utses på grundval av kvalifikationer och erfarenheter som har betydelse för byråns verksamhet.En av kommissionens tre företrädare skall vara ledamot av kommissionen.3. Företrädarna skall utses på trettio månader.4. Kommissionen skall inneha ordförandeskapet i styrelsen. I regel skall en ledamot av kommissionen vara ordförande. Ordföranden får inte rösta.5. Styrelsen skall anta sin egen arbetsordning.6. Medlemsstaternas och kommissionens företrädare skall ha en röst vardera i styrelsen.Styrelsen skall fatta beslut med en majoritet av två tredjedelar av dess ledamöter.7. Styrelsen skall fastställa regler för användningen av språk i byråns verksamhet.8. Ordföranden skall sammankalla styrelsen varje månad. Ordföranden skall också sammankalla styrelsen på begäran av byråns direktör eller på begäran av åtminstone en enkel majoritet av styrelsens ledamöter.9. Styrelsen skall, på grundval av ett förslag från byråns direktör och i samråd med kommissionen, senast den 30 november varje år granska utkastet till årligt arbetsprogram för det följande året. Programmet skall antas i början av varje verksamhetsår. Programmet kan vid behov ändras enligt samma förfarande under verksamhetsåret, bland annat för att beakta de program som kommissionen har antagit.De åtgärder som upptas i arbetsprogrammet skall åtföljas av en uppskattning av de nödvändiga utgifterna.10. Styrelsen skall noggrant följa genomförandet av återuppbyggnadsprogrammen. Styrelsen skall, på förslag av ordföranden, besluta i de viktigaste frågorna som rör byråns verksamhet, särskilt frågor som avsera) förslag till program som skall föreläggas kommissionen,b) villkoren för att genomföra projekten,c) metoder för att utvärdera och på ett korrekt sätt genomföra projekten,d) förslag till program från de andra givarna som byrån skulle kunna genomföra,e) deltagande i styrelsen av företrädare med observatörsstatus från länder och organisationer som låter byrån genomföra sina program.11. Styrelsen skall, senast den 31 mars varje år, till kommissionen överlämna ett förslag till årsrapport om byråns verksamhet under föregående år och om finansieringen av denna verksamhet.Kommissionen skall anta årsrapporten och överlämna den till Europaparlamentet och rådet.Artikel 181. Byråns direktör skall på förslag av kommissionen utses av styrelsen för en tid av trettio månader. Han kan entledigas från sin tjänst på samma sätt.Direktören skall ansvara för atta) bereda och organisera arbetet i styrelsen, särskilt vad gäller förslaget till arbetsprogram för byrån,b) sköta byråns löpande förvaltning,c) förbereda uppgifter om inkomster och utgifter och om genomförandet av byråns budget,d) förbereda och offentliggöra de rapporter som det finns bestämmelser om i denna förordning,e) sköta alla personalfrågor,f) genomföra det årliga arbetsprogram som avses i artikel 17.9,g) verkställa styrelsens beslut och förverkliga de riktlinjer som fastställts för byråns verksamhet.2. Direktören skall inför styrelsen svara för sin förvaltning och delta i styrelsens sammanträden.3. Direktören skall vara byråns rättsliga företrädare.4. Direktören skall utöva tillsättningsmyndighets befogenheter.5. Direktören skall varje kvartal överlämna en verksamhetsberättelse till Europaparlamentet.Artikel 191. Byråns samtliga inkomster och utgifter skall beräknas för varje budgetår, vilket sammanfaller med kalenderåret, och tas upp i budgeten, som skall omfatta en förteckning över byråns personal.2. I byråns budget skall inkomster och utgifter balansera varandra.3. Utan att det skall inverka på andra inkomster skall byråns inkomster omfatta ett anslag i Europeiska gemenskapernas allmänna budget, betalningar för utförda tjänster samt medel från andra källor.4. Budgeten skall också innehålla närmare uppgifter om de medel som de mottagande länderna själva har anslagit till projekt som får finansiellt bistånd av byrån.Artikel 201. Direktören skall varje år upprätta ett budgetförslag för byrån som skall omfatta administrationskostnaderna och det åtgärdsprogram som planeras för det följande budgetåret; direktören skall förelägga styrelsen detta förslag.2. På grundval av det förslag som avses i punkt 1 skall styrelsen senast den 15 februari anta ett budgetförslag för byrån och förelägga kommissionen detta förslag.3. Kommissionen skall granska förslaget till budget för byrån med beaktande av de prioriteringar som kommissionen har fastställt och av de övergripande finansiella riktlinjerna för biståndet till återuppbyggnaden i Kosovo.På denna grundval och inom ramarna för det sammanlagda belopp som enligt förslaget behövs för biståndet till förmån för Kosovo skall kommissionen fastställa det årliga anslag till byråns budget som skall tas upp i det preliminära budgetförslaget för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.4. Styrelsen skall, efter kommissionens yttrande, fastställa byråns budget samtidigt som den fastställer arbetsprogrammet i början av varje budgetår, och samtidigt justera budgeten i förhållande till de olika bidrag som beviljats byrån och de medel som härrör från andra källor. I budgeten skall vidare anges den personal som byrån sysselsätter under verksamhetsåret, med uppgift om antal, lönegrader och kategorier.Artikel 211. Direktören skall genomföra byråns budget.2. Kommissionens styrekonom skall svara för finanskontrollen.3. Senast den 31 mars varje år skall direktören till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten överlämna utförliga räkenskaper för samtliga inkomster och utgifter under föregående budgetår.Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper i enlighet med artikel 248 i fördraget.4. Europaparlamentet skall bevilja direktören ansvarsfrihet för budgetens genomförande.Artikel 22Styrelsen skall, i samråd med kommissionen och efter revisionsrättens yttrande, anta byråns budgetförordning och därvid särskilt ange vilket förfarande som skall följas vid fastställandet och genomförandet av byråns budget, med iakttagande av artikel 142 i Budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(3).Artikel 23För byråns personal skall gälla de regler och föreskrifter som gäller för tjänstemän och andra anställda vid Europeiska gemenskaperna.Styrelsen skall, i samråd med kommissionen, fastställa de tillämpningsföreskrifter som behövs.Byråns personal skall bestå av ett strikt begränsat antal tjänstemän som kommissionen eller medlemsstaterna har utnämnt eller avdelat för att fullgöra ledningsuppgifter. Personalen skall i övrigt bestå av andra anställda som byrån rekryterat för en tid som strikt skall begränsas till byråns behov.Artikel 241. Byråns avtalsrättsliga ansvar skall regleras av den lagstiftning som är tillämplig på avtalet i fråga.2. Vad beträffar utomobligatoriskt ansvar skall byrån ersätta skada, som orsakats av byrån eller av dess anställda vid tjänsteutövning, i enlighet med de allmänna principer som är gemensamma för medlemsstaternas rättsordningar.Europeiska gemenskapernas domstol skall vara behörig att avgöra tvister om sådant skadestånd.3. De anställdas personliga ansvar gentemot byrån skall regleras av de relevanta bestämmelser som är tillämpliga i fråga om byråns personal.Artikel 251. Senast den 31 december 2000 skall kommissionen till rådet överlämna en rapport om tillämpningen av denna förordning, vid behov åtföljd av förslag till åtgärder, särskilt i syfte att upprätta en enda och enhetlig rättslig ram för biståndet till Albanien, Bosnien och Hercegovina, Kroatien, Federala republiken Jugoslavien och den tidigare jugoslaviska republiken Makedonien.2. Kommissionen skall förelägga rådet ett förslag om att avveckla byrån när den anser att byrån har fullföljt sitt uppdrag i enlighet med artikel 14."Artikel 2Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.(1) EGT L 204, 14.8.1996, s. 1.(2) EGT L 122, 24.4.1998, s. 1.(3) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.BILAGAUTKASTBudgetförordning för Europeiska byrån för återuppbyggnadAntagen av styrelsen vid dess sammanträde i (ort)den (dag) (månad) 1999STYRELSEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNINGmed beaktande av rådets förordning (EG) nr ... rörande inrättandet av Europeiska byrån för återuppbyggnad, särskilt artikel ... i denna,i enlighet med kommissionens yttrande,med beaktande av revisionsrättens yttrande, ochav följande skäl:I ovannämnda förordning fastställs de grundläggande bestämmelserna för förvaltningen av Europeiska byrån för återuppbyggnad, nedan kallad byrån, för fastställande av det årliga bidraget från Europeiska gemenskapernas budget, för framläggande och fastställande av budgeten samt för de kontroller av byråns verksamhet som skall utföras.För att de program som byrån genomför skall bli verksamma krävs det en särskild budgetförordning som är flexibel och ger utrymme för snabba ingripanden men samtidigt innebär en garanti för största möjliga insyn i förvaltningen.Eftersom byrån kommer att behöva göra utbetalningar för ett stort antal små projekt, med iakttagande av gällande förfaranden, måste den se till att den har möjligheter att effektivt kontrollera att de finansiella transaktionerna sker på ett formellt korrekt och lagligt sätt och med iakttagande av principerna för en sund förvaltning samt att räkenskaperna är tillförlitliga.Det är nödvändigt att fastställa bestämmelser för fastställande och genomförande av byråns budget och för upprättande och granskning av räkenskaperna. Det bör också fastställas regler för utanordnare och räkenskapsansvariga, och ett system för kontroll av hur de utövar sina uppgifter bör inrättas.Vid Europeiska rådets möte i Köln uppmanades rådet, Europaparlamentet och revisionsrätten att göra sitt yttersta för att byrån skulle kunna börja sin verksamhet före slutet av sommaren.HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.AVDELNING IALLMÄNNA PRINCIPERArtikel 11. Byråns budget, nedan kallad "budgeten" är det dokument i vilket byråns inkomster och utgifter varje år fastställs och godkänns. När det gäller godkännandet av utgifter skall det enligt principen om differentierade anslag göras en åtskillnad mellan åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden. Budgeten skall både för inkomster och utgifter innehålla särskilda rubriker för verksamheter som finansieras av tredje part.2. Åtagandebemyndigandena gör det möjligt att ingå åtaganden under budgetåret för verksamheter vars genomförande sträcker sig längre än budgetåret. Betalningsbemyndigandena möjliggör betalningar för åtgärder för vilka det tidigare gjorts åtaganden och vars betalning godkänts och kontrollerats för budgetårets utgång.3. Administrativa utgifter för perioder som har uppkommit genom- avtal som slutits i enlighet med lokal praxis, eller- avtalsbestämmelser, särskilt gällande tillhandahållande av utrustning,för perioder som går utöver budgetåret skall belasta budgeten för det budgetår då utgifterna effektueras.Artikel 2Anslagen skall användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, särskilt principerna om sparsamhet och kostnadseffektivitet. Kvantifierade mål skall ställas upp och deras förverkligande skall övervakas.Artikel 31. Alla inkomster och utgifter skall i sin helhet tas upp i budgeten och på kontona som åtaganden och betalningar utan att justeras mot varandra.2. De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna. Inkomster som härrör från tredje parts bidrag till byråns verksamhet får emellertid inte användas för annat än avsett ändamål. Dessa bidrag skall godkännas av styrelsen, antingen då budgeten upprättas eller under budgetåret, och skall meddelas kommissionen. Ett belopp för del i förvaltningskostnader svarande mot förhållandet mellan administrativa utgifter och driftsutgifter vid byrån skall räknas av från dessa bidrag allt eftersom de program som bidragen avser genomförs.3. Styrelsen får ta emot alla donationer som görs till byrån, t.ex. i form av fonder, bidrag, gåvor och legat, och använda dessa för avsett ändamål. Styrelsen skall underrätta kommissionen härom.Artikel 41. Alla inkomster, åtaganden och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten tillgodogörs eller belastas.Åtagande eller godkännande av utgifter utöver beviljade anslag är inte tillåtet.2. Inkomster som härrör särskilt från ekonomiska bidrag från tredje part skall bokföras i inkomstberäkningen för byråns budget och motsvarande anslag skall bokföras i utgiftsberäkningen.De genomförandebestämmelser som skall antas i enlighet med artikel 74 skall omfatta närmare föreskrifter om detta.Artikel 5Budgetåret sammanfaller med kalenderåret.Inkomster för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det budgetår under vilket de tagits emot.Åtaganden för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det budgetåret på grundval av de utgifter för vilka förslag till åtagande nådde styrekonomen senast den 31 december.Betalningar för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det budgetåret om godkännandet nådde styrekonomen senast den 31 december.Artikel 6Följande regler skall gälla för användningen av anslagen:1. a) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som inte tagits i anspråk vid utgången av det budgetår för vilket de beviljats skall normalt förfalla.b) Anslag för löner och arvoden till personal får inte överföras mellan budgetår.c) Beslut får emellertid fattas om överföring, dock endast till närmast följande budgetår, av anslag som inte tagits i anspråk per den 31 december. Direktören skall före den 31 januari överlämna välgrundade framställningar om överföring av anslag.Överföring av sådana anslag får endast föreslås av särskilda skäl för att möta tvingande behov som inte kan täckas med anslagen från det närmast följande budgetåret. Sådana överföringar skall i princip vara avsedda att täcka behov som egentligen uppstått under det föregående budgetåret, men för vilka, på grund av förseningar som utanordnaren inte kan hållas ansvarig för, anslagen inte kunnat användas i rätt tid.Styrelsen skall senast den 1 mars fatta beslut om sådana framställningar om överföring.Betalningsbemyndiganden som motsvarar betalningar som fortfarande är utestående den 31 december enligt åtaganden som gjorts mellan den 1 januari och den 31 december skall automatiskt överföras, dock endast till det närmast följande budgetåret.Disponibla medel per den 31 december som härrör från de donationer som avses i artikel 3.2 skall överföras automatiskt.2) Följande anslag skall förfalla vid budgetårets utgång:a) De anslag från det föregående budgetåret- som överförts genom ett beslut enligt punkt 1 c och för vilka inget åtagande och ingen utbetalning gjorts,- som överförts automatiskt enligt punkt 1d och som inte har utbetalatsb) De anslag från det innevarande budgetåret som inte har överförts.3) En förteckning över de anslag som automatiskt har överförts skall lämnas till styrelsen för kännedom före den 1 mars.4) Vid budgetens genomförande skall användningen av de överförda anslagen för varje post i budgeten redovisas separat i räkenskaperna för det innevarande budgetåret.Artikel 7Löpande administrativa utgifter som skall belasta det närmast följande budgetåret och som är så beskaffade att de uppkommer i början av det budgetåret får, från och med den 15 november varje år, såsom förväntade åtagande belasta anslagen för det närmast följande budgetåret upp till en fjärdedel av de totala motsvarande anslagen för det innevarande budgetåret. Sådana åtaganden får dock inte gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i budgeten för det innevarande budgetåret.Utgifter för hyror eller liknande som i enlighet med bestämmelser i lag eller avtal skall betalas i förskott får, för betalningar från den 20 december och framåt, belasta anslagen för det närmast följande budgetåret.Artikel 81. Om budgeten inte slutgiltigt antagits vid budgetårets början, får utgifter som redan principiellt godkänts i den senast i behörig ordning antagna budgeten effektueras enligt villkoren i denna artikel.En utgift skall anses som principiellt godkänd i den senast i behörig ordning antagna budgeten om det hade varit möjligt att föra den till en specifik budgetrubrik under det berörda budgetåret.2. För varje kapitel får månadsvisa utbetalningar göras med upp till en tolftedel av de totala anslag som tas upp i det berörda kapitlet för det föregående budgetåret, med hänsyn tagen till alla överföringar, så länge denna åtgärd inte medför att byrån för någon månad får till sitt förfogande anslag som överskrider en tolftedel av de anslag som tas upp i budgetförslaget eller, som sådant inte finns, i det preliminära budgetförslaget för Europeiska gemenskaperna. För varje kapitel får åtaganden göras för upp till en fjärdedel av de totala anslag som tagits upp i det berörda kapitlet för det föregående budgetåret, med hänsyn tagen till alla överföringar, plus en tolftedel för varje avslutad månad, varvid dock det bidrag som är avsatt för byrån i budgetförslaget eller, om sådant inte finns, i det preliminära budgetförslaget för Europeiska gemenskaperna inte får överskridas.3. På direktörens begäran får styrelsen med hänsyn till administrativa behov samtidigt godkänna två eller flera tillfälliga tolftedelar, varvid dock det för varje kapitel beviljade beloppet inte får överskrida det högsta möjliga beloppet enligt punkt 2.4. Om, för ett visst kapitel, beviljandet av två eller flera tillfälliga tolftedelar som gjorts under de förhållanden som avses under punkt 3 inte gör det möjligt att täcka de utgifter som krävs för att undvika ett avbrott i byråns fortsatta verksamhet på det aktuella området, kan undantagsvis ett överskridande av det belopp som avses i punkt 3 beviljas i enlighet med samma förfarande, förutsatt att den totala summan av de anslag som beviljades i budgeten för det föregående budgetåret inte överskrids.Artikel 8aByrån får under inga omständigheter ingå åtaganden för åtgärder som sträcker sig längre än det datum som anges i artikel 27 i förordning nr ... om inrättande av byrån.Artikel 9Budgeten skall uppställas i euro. För eurons värde och omräkningen mellan euron och de nationella valutorna gäller de regler som fastställs i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.AVDELNING IIFRAMLÄGGANDE OCH UTFORMNING AV BUDGETENArtikel 101. Direktören skall till styrelsen överlämna ett förslag till beräkning av byråns inkomster och utgifter för det kommande året. I denna uppställning skall det ingå en tjänsteförteckning.Styrelsen skall upprätta beräkningen och den åtföljande tjänsteförteckningen och överlämna dem till kommissionen senast den 31 mars.2. I fall av oundvikliga, särskilda eller oförutsedda omständigheter får direktören för styrelsen lägga fram tilläggs- eller ändringsberäkningar. Sådana beräkningar skall läggas fram i samma form och enligt samma förfarande som den beräkning vars prognoser ändras. De nya beräkningarna skall underbyggas med hänvisning till den ursprungliga beräkningen och normalt överlämnas till kommissionen senast den dag som fastställts för framläggande av de preliminära beräkningarna för det närmast följande budgetåret.Artikel 111. Som stöd för beräkningen skall följande läggas fram:- En tjänsteförteckning som för varje kategori av personal omfattar en översikt över budgeterade tjänster och antalet anställda den dag då inkomst- och utgiftsberäkningen avlämnas.- Om en förändring i antalet anställda förutses, en motivering till de föreslagna nya tjänsterna.- Kvartalsvisa beräkningar avseende utbetalningar och inbetalningar.2. Direktören skall utarbeta en allmän inledning till beräkningen. Denna inledning skall bl.a. innehålla- en beskrivning av den politik som ligger till grund för anslagsäskandena, särskilt en redogörelse för hur dessa stämmer överens med det arbetsprogram som antagits av styrelsen,- en förklaring av förändringar i anslagen från ett budgetår till nästa.Artikel 12Före budgetårets början skall styrelsen fastställa budgeten, inbegripet tjänsteförteckningen, och därvid se till att inkomst- och utgiftsberäkningen är i balans, med hänsyn tagen särskilt till det bidrag som budgetmyndigheten beviljat.När budgeten antagits skall den omgående överlämnas till kommissionen.Artikel 12aI fall av oförutsedda omständigheter får byrån när som helst, enligt de förfaranden som anges i artiklarna 10-12, anta en tilläggs- eller ändringsbudget.Artikel 13Budgeten och tjänsteförteckningen skall av kommissionen offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.Artikel 14Budgeten skall indelas i avdelningar, kapitel, artiklar och punkter i enlighet med inkomsternas och utgifternas beskaffenhet eller ändamål, enligt ett decimalsystem för klassificering.I budgeten skall följande ingå:1. Vad gäller inkomstberäkningen:a) De beräknade inkomsterna för budgetåret i fråga.b) De inkomster som togs upp i budgeten för det föregående budgetåret och de inkomster som fastställts för det senaste budgetår för vilket årsbokslut har upprättats.c) Relevanta anmärkningar till varje inkomstrubrik.2. Vad gäller utgiftsberäkningen:a) De åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som avsatts för budgetåret i fråga, fördelade på avdelningar, kapitel, artiklar och punkter.b) De anslag som avsatts för det föregående budgetåret och de verkliga utgifterna för det senaste budgetår för vilket årsbokslut har upprättats, fördelade på motsvarande sätt.c) Relevanta anmärkningar till varje underavdelning.Genom dessa anmärkningar kan särskilt ekonomiska upplysningar lämnas beträffande- projekt inom ramen för byråns arbetsprogram,- tillhandahållande av tjänster till tredje part,- deltagande av tredje part i byråns verksamheter.d) Som bilaga en tjänsteförteckning i vilken antalet permanenta och tillfälliga tjänster för varje lönegrad i varje kategori och tjänstegrupp fastställs och antalet godkända tjänster för det föregående budgetåret anges.Artikel 15Den tjänsteförteckning som fastställs av styrelsen skall utgöra en absolut övre gräns för byrån, utöver vilken inga utnämningar får göras.Halvtidstjänstgöring som beviljats av byråns direktör i enlighet med artikel 51 a i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna får kompenseras genom rekrytering av annan personal inom de ramar som fastställts av styrelsen.AVDELNING IIIBUDGETGENOMFÖRANDEAVSNITT IAllmänna bestämmelserArtikel 16Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare, räkenskapsförare och styrekonomer.Anslagen skall förvaltas av utanordnaren som ensam har befogenhet att göra utgiftsåtaganden, fastställa utestående fordringar samt utfärda betalningskrav och betalningsorder. Mottagande av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av räkenskapsföraren. Utanordnarens, styrekonomens och räkenskapsförarens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.Artikel 17Direktören för byrån skall, med iakttagande av bestämmelserna i artikel 2, genomföra budgeten på eget ansvar i enlighet med denna förordning och inom ramen för de tilldelade anslagen.Direktören får delegera sina befogenheter på villkor som skall fastställas av honom och inom de gränser som fastställs i fullmakten, vilken skall meddelas den befullmäktigade, räkenskapsföraren, styrekonomen, styrelsen och revisionsrätten.De befullmäktigade får endast handla inom ramen för de befogenheter som uttryckligen meddelats dem.Artikel 18Om inkomster och utgifter förvaltas med hjälp av integrerade datorsystem skall bestämmelserna i avsnitten II och III i denna avdelning samt i avdelning VI tillämpas med hänsyn tagen till de möjligheter och krav som en datoriserad förvaltning innebär. I sådana fall gäller följande:- Utanordnaren eller räkenskapsföraren får behålla verifikationerna för kontrolländamål.- Underskrifter och godkännanden får läggas till i lämplig datoriserad form.Villkoren för genomförandet av denna artikel skall fastställas i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74.Artikel 19Styrekonomen skall ansvara för kontrollen av utgiftsåtaganden och betalningen av utgifter och för kontrollen av fastställande och mottagande av byråns inkomster. Han skall utföra sina uppgifter i enlighet med de principer som anges i artikel 2.Styrekonomen skall för sin kontroll granska de dokument som berör utgifter och inkomster samt, vid behov, utföra kontroller på platsen.Styrekonomen får biträdas i sina uppgifter av en eller flera biträdande styrekonomer.Styrekonomen måste rådfrågas vid upprättandet av byråns redovisningssystem. Han skall ha tillgång till informationen i dessa system.Styrekonomen skall utföra internrevision i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74. Denna revision skall bland annat innefatta en utvärdering av effektiviteten i förvaltnings- och kontrollsystem och kontroll av att transaktionerna genomförts på ett korrekt sätt.Artikel 20Mottagande av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av en räkenskapsförare som utnämns av styrelsen.Om inte annat följer av artikel 42 andra stycket och av artikel 43 skall räkenskapsföraren ensam har befogenhet att förvalta medel och andra tillgångar. Räkenskapsföraren skall ansvara för deras förvaring.Räkenskapsföraren skall ansvara för utarbetandet av de redovisningar som avses i artiklarna 65 och 66.Han får biträdas i sina uppgifter av en eller flera biträdande räkenskapsförare som utsetts på samma villkor som räkenskapsföraren.De särskilda regler som skall tillämpas på räkenskapsföraren och biträdande räkenskapsförare skall fastställas i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74.Artikel 211. Anslag skall delas in i kapitel och artiklar.2. Anslag som har tagits upp under ett särskilt utgiftskapitel eller en särskild utgiftsartikel får inte användas för andra utgiftsändamål.3. Direktören får emellertid föreslå styrelsen att anslag överförs från ett kapitel till ett annat. Styrelsen skall fatta beslut inom en månad. Om inget beslut har fattats inom denna frist skall överföringarna anses som godkända.Styrelsen får i samband med att budgeten antas bemyndiga direktören att göra anslagsöverföringar från ett kapitel till ett annat. De berörda kapitlen samt beloppsgränserna och villkoren för överföringarna skall anges i bemyndigandet.Direktören får på byråns vägnar fatta beslut om överföringar från en artikel till en annan.Styrelsen skall informeras om sådana överföringar.4. Alla förslag om överföring inom ett och samma kapitel eller från ett kapitel till ett annat skall godkännas av styrekonomen som skall styrka att anslagen är disponibla.5. Anslag får endast överföras till budgetrubriker under vilka anslag har beviljats i utgiftsberäkningen eller som förts upp med symboliskt anslag.6. Denna artikel skall tillämpas på anslag som motsvarar inkomster som avsatts för särskilda ändamål enligt artikel 3.2 endast i den mån inkomsterna verkligen används för detta ändamål.Artikel 22Trots vad som sägs i artikel 4.1a) får följande avdrag göras från räkningar, fakturor eller samlingsfakturor, vars nettobelopp i så fall skall godkännas för betalning:- Böter som förelagts en part i ett avtal.- Justeringar av felaktigt betalda belopp, vilka kan göras genom avdrag i förväg när en betalning av utgifter av samma typ görs under samma kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betalningen.- Värdet av fordon, apparatur, utrustning och installationer som tagits emot som dellikvid i enlighet med handelsbruk vid köp av ny apparatur, nya fordon, ny utrustning och nya installationer av samma slag.Rabatter och återbetalningar på fakturor och räkningar skall inte tas upp som separata inkomster.b) får följande belopp användas på nytt under den rubrik som den ursprungliga utgiften belastade:- Inkomster som uppkommit genom återbetalning av belopp som felaktigt betalats från budgetanslag.- Förtjänster från leveranser av varor och tjänster till och utförda byggnadsarbeten för andra institutioner eller organ, även innefattande återbetalningar av traktamenten från institutioner eller organ för vilkas räkning sådana betalats.- Mottagna försäkringsersättningar.- Inkomster i samband med uthyrning.- Inkomster från försäljning av publikationer och filmer.- Återbetalning från medlemsstaterna, enligt bestämmelserna i protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna, av skatter som ingår i priset på varor och tjänster som levereras till byrån.- Inkomster från leveranser av varor, tillhandahållande av tjänster och utförande av byggnadsarbeten mot betalning.- Förtjänster från försäljning av fordon, utrustning och installationer samt vetenskaplig och teknisk apparatur, utrustning och material som skall bytas ut.Beloppen måste användas på nytt före utgången av budgetåret efter det budgetår då inkomsterna togs emot.Kontoplanen skall innehålla avräkningskonton som gör det möjligt att följa hur både inkomster och utgifter används på nytt.c) Justeringar får göras för kursskillnader som uppstår i samband med genomförandet av budgeten samt för debet- och krediträntor i samband med kontanttransaktioner. Endast den slutliga vinsten eller förlusten skall räknas med i årets saldo.AVSNITT IIInkomster och förvaltning av disponibla medelArtikel 231. För varje åtgärd eller situation som kan ge upphov till eller ändra en fordran för byrån skall utanordnaren göra en uppskattning av fordran. Dessa uppskattningar skall lämnas till styrekonomen för godkännande och till räkenskapsföraren för preliminär registrering. I dessa skall särskilt anges typen av inkomst och den budgetpost som skall konteras samt om möjligt det beräknade beloppet och namnet på och en beskrivning av gäldenären.Syftet med styrekonomens godkännande är att fastslå atta) rätt budgetpost har konteratsb) uppskattningarna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten, de förordningar som gäller för byrån och alla rättsakter som antagits för genomförandet av dessa förordningar, samt med de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2.2. Styrekonomen får neka att ge sitt godkännande. Direktören får genom ett motiverat beslut och på eget ansvar underlåta att ta hänsyn till detta nekande. Detta beslut skall vara slutgiltigt och bindande och denna beslutanderätt får inte delegeras vidare. Direktören skall för kännedom underrätta styrelsen och styrekonomen samt, inom en månad, revisionsrätten, om beslutet.3. Utanordnaren skall för varje fastställd fordran utfärda ett betalningskrav som tillsammans med verifikationer skall sändas till styrekonomen för förhandsgodkännande. Efter styrekonomens godkännande skall dessa betalningskrav registreras av räkenskapsföraren.Syftet med styrekonomens godkännande är att fastslå atta) rätt budgetpost har konterats,b) betalningskravet är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,c) verifikationerna är formellt korrekta,d) gäldenären är korrekt angiven,e) förfallodagen har angivits,f) de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2 har tillämpats,g) beloppets storlek och valutaslag är korrekta.Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande skall punkt 2 tillämpas.Artikel 241. Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade betalningskrav.Räkenskapsföraren skall säkerställa att byråns fordringar betalas på de förfallodagar som anges på betalningskravet, samt att byråns rättigheter tillvaratas.Räkenskapsföraren skall underrätta utanordnaren och styrekonomen om de inkomster som inte mottagits inom den tid som fastställts.2. Om utanordnaren avstår från rätten att kräva in en fastställd fordran, skall han först överlämna ett förslag om upphävande till räkenskapsföraren för registrering och till styrekonomen för kännedom.Direktören skall inom en månad underrätta styrelsen och revisionsrätten om alla sådana beslut.Om räkenskapsföraren konstaterar att inget dokument om fastställande av en fordran har upprättats eller att en fordran inte har inkasserats, skall han underrätta direktören om detta.Artikel 25För alla kontanta inbetalningar till räkenskapsföraren skall kvitto utfärdas.Artikel 26Saldot för varje budgetår skall tas upp i budgeten för nästföljande budgetår som inkomst om det rör sig om ett överskott eller som utgift om det rör sig om ett underskott.De relevanta beräkningarna av de nämnda inkomsterna eller utgifterna skall tas upp i budgeten under budgetförfarandet.Efter det att räkenskaperna för varje budgetår har lagts fram skall skillnaden i förhållande till beräkningarna tas upp i budgeten för nästföljande budgetår, i enlighet med artikel 10.2Artikel 27Om byråns budget omfattar bidrag från Europeiska gemenskapernas allmänna budget, skall styrelsen hos kommissionen anhålla om att få bidraget utbetalat på grundval av den beräkning som avses i artikel 11.1 tredje strecksatsen, dock endast i överensstämmelse med de faktiska behoven.AVSNITT IIIÅtagande, kontroll, godkännande och betalning av utgifter1. Åtagande av utgifterArtikel 281. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta budgeten måste föregås av ett förslag till åtagande av utgifter från utanordnaren. Styrekonomen måste ha gett sitt godkännande innan utanordnaren får göra rättsligt bindande åtaganden gentemot tredje man och skall därvid stödja sig på en kontroll vars noggrannhet skall anpassas i förhållande till riskerna inom den kontrollerade sektorn. För löpande utgifter får ett preliminärt åtagande göras.2. De närmare bestämmelserna för genomförandet av punkt 1 skall fastställas i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74. Detta förfarande skall säkerställa att bokföringen av åtaganden och utgifter uttrycker de verkliga behoven.Artikel 29Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 18 skall förslagen till åtaganden och underlagen innehålla uppgifter om utgiftens ändamål, det beräknade beloppet, om möjligt med angivande av valutaslag, den budgetpost som skall belastas samt namn på borgenären. Efter styrekonomens godkännande skall förslagen registreras i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74.Artikel 301. Syftet med styrekonomens godkännande av förslag till utgiftsåtagande skall vara att fastslå atta) förslaget till åtagande har framlagts i enlighet med artikel 28.1,b) rätt budgetpost har belastats,c) anslagen är disponibla,d) utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten, de förordningar som gäller för byrån och alla de rättsakter som antagits för genomförandet av dessa förordningar,e) de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2 har tillämpats.2. Godkännandet får inte vara villkorligt.Artikel 31Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande skall han skriftligen redovisa skälen till detta. Utanordnaren skall underrättas om nekandet.Utom i de fall då det råder tvekan om huruvida anslagen är tillräckliga, får styrelsen genom ett motiverat beslut och på eget ansvar underlåta att ta hänsyn till styrekonomens nekande. Beslutet skall vara slutgiltigt och bindande och beslutanderätten får inte delegeras vidare. Styrekonomen och, inom en månad, revisionsrätten, skall för kännedom unterrättas om beslutet.2. Kontroll av utgifterArtikel 32Syftet med utanordnarens kontroll av utgifter är att- verifiera att borgenärens anspråk existerar,- fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till,- verifiera fordrans förfallovillkor.Artikel 33Vid kontroll av utgifter skall underlag överlämnas som bekräftar borgenärens anspråk och den tjänst som utförts eller förekomsten av ett dokument som ger rätt till betalningen.Den utanordnare som har befogenhet att kontrollera utgifter skall personligen kontrollera dokumenten eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.3. Godkännande av utgifterArtikel 34Godkännandet är den handling genom vilken utanordnaren, genom utfärdande av en betalningsorder, beordrar räkenskapsföraren att betala en kontrollerad utgift.Artikel 35I betalningsordern skall anges- det budgetår som betalningen skall belasta,- budgetartikel och eventuellt annan nödvändig underavdelning i budgeten,- det belopp som skall betalas, med siffror och bokstäver, uttryckt i euro eller i nationell valuta,- betalningsmottagarens namn och adress,- utgiftens ändamål,- om möjligt betalningssättet.Betalningsordern skall dateras och undertecknas av utanordnaren.Artikel 36Betalningsordern skall åtföljas av verifikationer i original, vilka skall innehålla eller åtföljas av ett intygande om riktigheten i uppgifterna om de belopp som skall betalas, mottagandet av leveranserna och utförandet av tjänsterna samt vid behov upptagandet av varorna i den inventarieförteckning som avses i artikel 51.I betalningsordern skall numren på och tidpunkten för de relevanta godkännandena av åtaganden anges. Kopior av verifikationerna, vilkas äkthet bestyrkts av utanordnaren, kan i vissa fall accepteras i stället för original.Artikel 371. Om delbetalningar görs skall den första betalningsordern åtföljas av dokument som fastslår borgenärens fordran på delbetalningen i fråga. Senare betalningsorder skall innehålla en hänvisning till de verifikationer som redan lämnats och uppgift om den första betalningsorderns referensnummer.2. Utanordnaren får bevilja förskott till personal om en bestämmelse i en förordning uttryckligen tillåter detta.Utanordnaren får bevilja förskott för att täcka utlägg som en anställd måste göra för byråns räkning.Förutom de förskott som avses i artikel 42 får inga förskott som hänför sig till administrativa utgifter beviljas som inte i förväg godkänts av styrekonomen.Artikel 38På grundval av en kontroll, vars noggrannhet skall anpassas i förhållande till riskerna inom den kontrollerade sektorn, skall styrekonomen godkänna betalningsorder i syfte att fastslå atta) betalningsordern utfärdats på rätt sätt,b) betalningsordern överensstämmer med åtagandet av utgiften och att beloppet är korrekt, med hänsyn tagen till de principer och krav på sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2,c) rätt post har konterats,d) anslagen är disponibla,e) verifikationerna är formellt korrekta,f) betalningsmottagaren är korrekt angiven.Artikel 39Om godkännande nekas skall artikel 31 tillämpas.4. Betalning av utgifterArtikel 40Betalningen är den slutliga handling genom vilken byrån befrias från sina förpliktelser gentemot sina borgenärer.Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.Räkenskapsföraren skall uppskjuta betalningen i händelse av materiella fel eller invändningar mot ansvarsbefrielsens giltighet eller om de formaliteter som föreskrivs i denna förordning inte iakttagits.Artikel 41Om betalningen skjuts upp skall räkenskapsföraren ange skälen för detta i en skriftlig redogörelse som han genast skall sända till utanordnaren och för kännedom till styrekonomen.Utom då invändningar mot ansvarsbefrielsens giltighet har framförts får utanordnaren förelägga ärendet för styrelsen på det sätt som fastställs i byråns arbetsordning. Styrelsen får på eget ansvar skriftligen begära att betalning sker.Artikel 42Betalningar skall i princip ske via bankkonto eller postgirokonto.Villkoren för öppnande, förvaltning och användning av dessa konton skall fastställas i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74. I dessa bestämmelser skall särskilt anges vilka utgifter som alltid måste betalas via check eller post- eller bankgirering, samt fastställas att checkar och post- eller bankgireringar skall undertecknas av två behöriga tjänstemän, varav den ena måste vara räkenskapsföraren, en biträdande räkenskapsförare eller en förvaltare av förskottskonton.5. FörskottArtikel 43För betalning av vissa kategorier av utgifter får förskottskonton upprättas i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74.Endast räkenskapsföraren får överföra medel till förskottskontona, utom i de undantagsfall som anges i genomförandebestämmelserna till denna förordning.I genomförandebestämmelserna skall särskilt fastställas- förfarandet vid utnämning av förvaltare av förskottskonton,- slag och maximalt belopp för varje utgift som skall betalas,- det maximala belopp som kan beviljas som förskott,- den tid inom vilken verifikationer måste lämnas,- ansvaret hos förvaltarna av förskottskonton.AVSNITT IVFörvaltning av tjänsterArtikel 441. Det skall upprättasa) en förteckning över tjänsterna med en arbetsbeskrivning för alla tjänster i kategori A, ochb) ett organisationsschema som visar enheternas organisation och anger arbetsuppgifter för alla administrativa enheter.2. Om en tjänst i redovisningen av intäkter och kostnader försetts med noten "skall dras in" får den inte besättas nästa gång en tjänst blir ledig inom samma tjänstegrupp.AVDELNING IVAVTAL, INVENTARIEFÖRTECKNINGAR OCH BOKFÖRINGAVSNITT IAvtal om tillhandahållande av varor och tjänster samt byggnadsarbeten, hyreskontraktArtikel 451. Avtal om köp eller hyra av byggnader, varor, inventarier eller utrustning, om tillhandahållande av tjänster eller om utförande av byggnadsarbete skall vara skriftliga. Utom när det gäller avtal om köp av redan uppförda byggnader eller om hyra av en byggnad skall sådana avtal slutasa) efter ett anbudsförfarandeb) mot faktura eller räkning i de fall som avses i artikel 50c) genom privat överenskommelse i de fall som avses i artikel 46 och inom de gränser som fastställs i den artikeln.2. Anbudsinfordringar skall offentliggöras via Internet och i EGT, S-serien, och via andra lämpliga medier. Offentliggörandet får emellertid begränsas om det på grund av varornas eller tjänsternas pris eller karaktär eller av driftsskäl inte är möjligt att utfärda en allmän anbudsinfordran.3. Anbudsförfarandena, kriterierna för tilldelning av avtal samt förfarandena när det gäller prisjusteringar efter slutandet av avtal skall fastställas och regleras i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74, med beaktande av att kriterierna för tilldelning skall fastställas i enlighet med de kriterier som anges i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.Artikel 46Avtal får slutas genom privat överenskommelsea) om köp eller hyra av varor, inventarier och utrustning, tillhandahållande av tjänster eller byggnadsarbeten är så brådskande att det inte är möjligt att acceptera tidsfristen för det anbudsförfarande som näms i artikel 45,b) om anbudsförfarandena inte ger något resultat eller om de angivna priserna är oacceptabla,c) om varorna eller tjänsterna av tekniska, praktiska eller rättsliga skäl endast kan tillhandahållas av en viss entreprenör eller leverantör,d) vid sådana tilläggsavtal om tillhandahållande av varor, tjänster eller byggnadsarbeten som av tekniska skäl inte kan skiljas från huvudavtalet.Byrån skall så långt möjligt och med alla lämpliga medel skapa konkurrens mellan de leverantörer eller entreprenörer som kan utföra den tjänst som skall omfattas av avtalet, bortsett från de fall som avses under c) och d).Artikel 47Deltagande i uppdrag som tilldelas av byrån skall vara öppet på lika villkor för alla fysiska och juridiska personer i medlemsstaterna och i mottagarländerna samt i de länder som omfattas av Phare- och Meda-programmen.Som juridiska personer i en medlemsstat, i ett mottagarland eller i ett land som omfattas av Phare- och Meda-programmen betraktas de juridiska personer som bildas i enlighet med lagstiftningen i en medlemsstat, i ett mottagarland eller i ett land som omfattas av Phare- och Meda-programmen, och som har sin centrala förvaltning eller sin huvudsakliga verksamhet inom de territorier där fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen är tillämpligt, eller i mottagarländerna eller i de länder som omfattas av Phare- och Meda-programmen, eller som har sitt säte där, när deras verksamhet har en faktisk och fortlöpande koppling till ekonomin i dessa territorier eller stater.Deltagande i uppdrag som tilldelas av byrån och som omfattas av bidrag från tredje part skall ske enligt bestämmelserna i det finansieringsavtal som ingås mellan byrån och den berörda givaren.Artikel 48[Utgår]Artikel 49Som garanti för ett avtals genomförande kan det i garantiklausulerna krävas att leverantörer eller entreprenörer i förväg lämnar en säkerhet.Säkerhetens belopp skall fastställas- enligt de sedvanliga handelsvillkoren för avtal om leveranser,- enligt de särskilda villkor som reglerar avtal om byggnadsarbeten.För byggnadsarbeten vilkas pris överstiger den gräns som anges i genomförandebestämmelserna i artikel 74 är säkerheten obligatorisk. En säkerhet kan behållas fram till det slutgiltiga mottagandet.Varje kvartal skall byrån via Internet offentliggöra en förteckning över dem som byrån ingått avtal med.Om ett avtal inte genomförs eller om slutförandet försenas skall byrån säkerställa att den får tillräcklig ersättning för alla skador, räntor och omkostnader genom avdrag från säkerhetsbeloppet, vare sig detta har betalats in direkt av leverantören eller entreprenören eller av en tredje part.Artikel 50Avtal får ingås mot betalning enligt faktura eller räkning om det beräknade värdet av de levererade varorna eller de utförda tjänsterna eller byggnadsarbetet inte överstiger de belopp som anges i genomförandebestämmelserna i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.AVSNITT IIInventarieförteckningar över lös och fast egendomArtikel 51En permanent inventarieförteckning över all lös och fast egendom som tillhör byrån, med angivande av kvantiteter och värden, skall föras enligt kommissionens föreskrifter. Endast lös egendom vars värde överskrider ett belopp som fastställs i genomförandebestämmelserna enligt artikel 74 skall tas upp i denna inventarieförteckning.Byrån skall en gång om året ge sina enheter i uppdrag att kontrollera att inventarieförteckningen överensstämmer med de verkliga förhållandena.Artikel 52Försäljning av lös egendom skall offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74.Utom vid sådan försäljning som sker vid offentlig auktion får anställda vid byrån inte förvärva lös egendom som säljs av byrån.Artikel 53Om egendom i inventarieförteckningen säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av förlust eller stöld eller av någon annan anledning, skall en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren och godkännas av styrekonomen.I redogörelsen eller rapporten skall särskilt anges eventuell ersättningskyldighet för en anställd vid byrån eller någon annan person.När fast egendom eller stora installationer ställs till förfogande utan kostnad skall ett avtal slutas som skall godkännas av styrekonomen. Varje år skall ett meddelande beträffande sådana fall framläggas för kommissionen när inkomst- och utgiftsberäkningen överlämnas.Artikel 54Alla förvärv av lös eller fast egendom enligt artikel 51 skall före betalningen noteras i den permanenta inventarieförteckningen.Denna notering skall registreras på fakturan eller på ett bifogat dokument som upprättats för betalning av utgiften.AVSNITT IIIBokföringArtikel 55Räkenskaperna skall upprättas i euro per kalenderår enligt systemet för dubbel bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter för budgetåret och styrkas med verifikationer.Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen skall upprättas i euro.Artikel 56I kontoplanen skall åtskillnad göras mellan resultatkonton och balanskonton.Kontoplanen skall bestå av följande två delar:a) Konton för inkomster och utgifter som i detalj visar budgetens genomförande.b) Balansräkningskonton som visar myndighetens tillgångar och skulder.Dessa konton skall utvisa det förväntade resultatet av byråns rättsliga förpliktelser.Bokföringen skall göra det möjligt att upprätta en årlig balansräkning över tillgångar och skulder samt en månatlig inkomst- och utgiftsredogörelse för varje kapitel och artikel.Dessa redogörelser skall lämnas till styrekonomen, utanordnaren och till revisionsrätten.Artikel 57Med undantag av de förskott av permanent karaktär som granskas med jämna mellanrum, skall alla förskott tas upp på ett avräkningskonto och regleras senast under budgetåret efter det budgetår då utbetalningen av förskottet gjordes.De förskott som avses i artikel 37.2 andra stycket skall emellertid normalt utjämnas inom sex veckor efter slutförandet av den åtgärd för vilken de beviljades.Artikel 58Närmare bestämmelser för hur kontoplanen skall upprättas och tillämpas vad gäller transaktioner som rör tillgångar och skulder samt budgetens genomförande skall fastställas i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 74.Artikel 59Räkenskaperna skall avslutas vid utgången av budgetåret för att den balansräkning och den inkomst- och utgiftsredovisning som avses i avdelning VI skall kunna upprättas. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall överlämnas till styrekonomen.AVDELNING VANSVAR FÖR UTANORDNARE, RÄKENSKAPSFÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTAREArtikel 60Disciplinära åtgärder och eventuellt krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot utanordnare som fastställer fordringar eller betalningskrav, gör utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna förordning och dess genomförandebestämmelser. Detsamma gäller om en utanordnare försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran eller om han försummar att utfärda ett betalningskrav eller utan giltig orsak utfärdar dessa dokument för sent.Detsamma gäller om en utanordnare försummar att utfärda en betalningsorder eller utan giltig orsak utfärdar den för sent och därigenom kan förorsaka byrån ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje part.Artikel 611. Disciplinära åtgärder och, eventuellt, krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsförare och biträdande räkenskapsförare på grund av betalningar som verkställs av dem i strid mot artikel 40 tredje stycket.Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.De är på samma villkor ansvariga för att de order de får beträffande användning och förvaltning av bank- och postgirokonton blir korrekt utförda, särskilt i följande fall:a) Om betalning eller krav från dem inte överensstämmer med beloppen på motsvarande betalningsorder eller betalningskrav.b) Om de betalar till en annan part än de berättigade betalningsmottagaren eller utan de verifikationer som avses i de förordningar, överenskommelser, kontrakt och finansieringsavtal som gäller för betalningarna.2. Disciplinära åtgärder och, eventuellt, krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare i följande fall:a) Om de inte med formellt korrekta dokument kan styrka betalningar som de gjort.b) Om de betalar till andra parter än berättigade betalningsmottagare.Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.3. Räkenskapsföraren, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna skall försäkra sig mot de risker som de löper enligt denna artikel.Byrån skall täcka de försäkringskostnader som hänför sig till detta.Artikel 62Krav på ekonomisk kompensation och disciplinära åtgärder kan riktas mot utanordnare, räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare på de villkor som anges i artiklarna 22 och 86-89 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna.Artikel 63Byrån skall ha två år på sig från den dag då inkomst- och utgiftsredovisningen läggs fram för att fatta beslut om beviljande av ansvarsfrihet för räkenskapsförarna i fråga om de transaktioner som rör inkomst- och utgiftsredovisningen.AVDELNING VIREDOVISNING OCH REVISIONAVSNITT IRedovisningArtikel 64Direktören skall varje år upprätta en inkomst- och utgiftsredovisning för byrån.Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta alla inkomst- och utgiftstransaktioner från det föregående budgetåret. Den skall ställas upp i samma form och följa samma indelning som budgeten.Den skall inledas med en analys av den ekonomiska förvaltningen för året i fråga. Vid utarbetandet av denna analys skall byrån tillhandahålla information om genomförandet av de principer och mål som avses i artikel 2.Artikel 65Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta följande tabeller indelade i enlighet med byråns kontoplan:1) En inkomsttabell som visar- beräknade inkomster under budgetåret, uppdelade på inkomster och bidrag från Europeiska gemenskapernas allmänna budget samt övriga inkomster,- ändringar av inkomstberäkningarna till följd av tillägg eller ändrade beräkningar,- fordringar som fastställts under budgetåret,- fordringar som återstår från föregående budgetår,- inkomster som mottagits under budgetåret och inkomster som överförts i enlighet med artikel 6.3,- utestående belopp vid budgetårets slut,- nedskrivna fordringar.I förekommande fall skall en översikt bifogas denna tabell som utvisar saldon och bruttobelopp för de transaktioner som avses i artikel 23.2) En tabell som utvisar anslagsutvecklingen under budgetåret och som visar- de ursprungliga anslagen,- anslagsändringar som ett resultat av överföringar,- ändringar som gjorts genom tillägg eller ändrade beräkningar,- de slutliga anslagen för budgetåret,- anslag som har överförts enligt artikel 6.3) En tabell över utgifterna som utvisar hur tilldelade anslag använts under budgetåret med angivande av- de åtaganden som gjorts under budgetåret och som skall belasta detta,- de betalningar som gjorts under budgetåret och som skall belasta detta,- de belopp som återstår att betala vid budgetårets utgång,- de anslag som har överförts enligt artikel 6,- de anslag som förfallit.I förekommande fall skall en översikt bifogas denna tabell som utvisar saldon och bruttobelopp för de transaktioner som avses i artikel 22.4) En tabell som utvisar utnyttjandet av de anslag som förts över från föregående budgetår och som visar.- de anslagsbelopp som förts över,- betalningar som debiterats de anslag som förts över,- outnyttjade anslag som skall avskrivas.Artikel 661. Direktören skall även upprätta en balansräkning över byråns tillgångar och skulder per den 31 december föregående budgetår.En redogörelse över kontonas förändring och saldon samma dag skall bifogas.Balansräkningen skall på tillgångssidan visa summan av upplupna intäkter och på skuldsidan summan av kostnader som skall belasta budgetåret, men som ännu inte bokförts.2. Dessa dokument skall överlämnas till styrekonomen.Artikel 67Direktören skall senast den 31 mars överlämna byråns inkomst- och utgiftsredovisning, analysen av den ekonomiska förvaltningen och balansräkningen för föregående budgetår till styrelsen och till revisionsrätten och, för kännedom, till Europaparlamentet, rådet och kommissionen.AVSNITT IIRevisionArtikel 68Utan att det påverkar den kontroll som genomförs av styrekonomen skall revisionsrätten utöva sina befogenheter gentemot byrån i enlighet med budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.Artikel 69Byrån skall för varje kvartal, senast under månaden efter kvartalets slut, till revisionsrätten sända räkenskapernas verifikationer, särskilt dokument och intyg om korrekt tillämpning av de bestämmelser som reglerar genomförandet av budgeten och om åtaganden och betalningar samt om fastställande och mottagande av inkomster.Revisionsrätten får ställa frågor till byrån om dessa verifikationer.Artikel 70Myndigheten skall ge revisionsrätten allt det stöd och den information som rätten anser sig behöva för att kunna fullgöra sin uppgift.Byrån skall särskilt ställa till revisionsrättens förfogande alla dokument som för slutande av avtal och alla räkenskaper över kontanter eller material, alla räkenskapshandlingar eller verifikationer samt även tillhörande administrativa dokument, alla dokument som rör inkomster och utgifter, alla inventarieförteckningar och alla förteckningar över tjänster i byråns enheter, som revisionsrätten anser vara nödvändiga när den på grundval av räkenskapshandlingar eller på plats utför revision av inkomst- och utgiftsredovisningen, samt alla dokument och uppgifter som skapats eller lagrats på ett magnetiskt datamedium.För detta ändamål skall de tjänstemän vilkas verksamhet kontrolleras av revisionsrätten och styrekonomen särskilta) redovisa kassan, övriga kontanter, värdepapper eller andra tillgångar och verifikationer rörande förvaltningen av de medel de anförtrotts samt andra relevanta räkenskapsböcker, register och handlingarb) uppvisa korrespondens och övriga handlingar som krävs för en fullständig revision.Revisionsrätten skall ha befogenhet att kontrollera de handlingar som rör inkomster och utgifter och som finns vid byråns enheter, särskilt vid den enhet som ansvarar för beslut om sådana inkomster och utgifter.Uppgiften att fastställa inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet och att kontrollera att den ekonomiska förvaltningen har varit sund omfattar även användningen av gemenskapsmedel som organ som inte tillhör byrån mottagit som stöd.För att kunna beviljas gemenskapsmedel skall mottagare utanför myndigheten skriftligen godkänna att en kontroll av användningen av de beviljade beloppen utförs av revisionsrätten.Artikel 71Revisionsrättens rapport skall upprättas i enlighet med artikel 248 i EG-fördraget och artikel 88 i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget.Artikel 721. Före den 30 april påföljande år skall Europaparlamentet bevilja direktören ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande. Om detta datum inte kan hållas, skall Europaparlamentet underrätta direktören om orsakerna till uppskjutandet.Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet skall direktören så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för beslutet undanröjs.Europaparlamentet skall underrätta rådet, kommissionen, revisionsrätten och styrelsen om de beslut Europaparlamentet fattar enligt detta stycke.2. Beslutet om ansvarsfrihet skall omfatta räkenskaperna över byråns samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstått samt byråns tillgångar och skulder enligt balansräkningen. Det skall innehålla en bedömning av det ansvar direktören visat vad gäller budgetens genomförande under det gångna budgetåret.3. Direktören skall vidta alla lämpliga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i besluten om ansvarsfrihet.4. Senast den 15 december det år då beslutet om ansvarsfrihet fattas skall direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och särskilt om de instruktioner som utfärdats till de som ansvarar för budgetens genomförande. Dessa rapporter skall överlämnas till Europaparlamentet och revisionsrätten samt, för kännedom, till rådet och kommissionen.Direktören skall även i en bilaga till inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret som följer på det år då beslutet om ansvarsfrihet fattas redogöra för de åtgärder som vidtagits till följd av iakttagelserna i besluten om ansvarsfrihet.5. Verifikationer som hänför sig till bokföringen och till upprättandet av inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen skall behållas under fem år efter dagen för beslutet om ansvarsfrihet vad gäller budgetens genomförande.Dokument som rör transaktioner som ännu inte har avslutats skall dock behållas under längre tid än den nämnda perioden, nämligen fram till utgången av året efter det år då transaktionerna avslutats.AVDELNING VIISLUTBESTÄMMELSERArtikel 73Styrelsen skall så snart som möjligt informera revisionsrätten om alla de beslut som fattats och de åtgärder som vidtagits enligt artiklarna 3, 6, 8, 12 och 21.Revisionsrätten och kommissionens styrekonom skall underrättas om utnämningen av utanordnare, räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare samt om fullmakter och utnämningar enligt artiklarna 17, 20 och 41.Styrelsen skall underrätta revisionsrätten och kommissionen om alla interna procedurregler som antas på det finansiella området.Artikel 74Styrelsen skall anta genomförandebestämmelser för denna förordning på förslag från direktören och efter godkännande av kommissionens styrekonom.Artikel 75Denna förordning träder i kraft den ...