CELEX: 32020Q1210(01)
Language: hr
Date: 2020-11-09 00:00:00
Title: Odluka Europskog ombudsmana od 9. studenoga 2020. o internim pravilima o ograničenju određenih prava ispitanika u vezi s obradom osobnih podataka

10.12.2020   
               
               
                  HR
               
               
                  Službeni list Europske unije
               
               
                  L 415/81
               
            
         ODLUKA EUROPSKOG OMBUDSMANA
         od 9. studenoga 2020.
         o internim pravilima o ograničenju određenih prava ispitanika u vezi s obradom osobnih podataka
         EUROPSKA OMBUDSMANICA,
         uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
         uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (1), a posebno njezin članak 25.,
         nakon savjetovanja s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka,
         budući da:
         
                     (1)
                  
                  
                     Europski ombudsman ovlašten je provoditi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije, u skladu s Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije utvrđenima u Uredbi Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (2) („Pravilnik o osoblju”) i s Odlukom Europskog ombudsmana od 4. studenoga 2004. o usvajanju provedbenih odredbi o provođenju administrativnih istraga i disciplinskih postupaka. O predmetima obavještava i OLAF, prema potrebi.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Osoblje Europskog ombudsmana dužno je prijaviti moguća nezakonita djelovanja, uključujući prijevare i korupciju, koja su štetna za interese Unije. Osoblje je dužno prijaviti i ponašanja koja se odnose na obavljanje profesionalnih dužnosti koja mogu predstavljati ozbiljno nepoštovanje obveza dužnosnika Unije. To je uređeno Odlukom Europskog ombudsmana o unutarnjim pravilima o zviždačima od 20. veljače 2015.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Europski ombudsman uveo je politiku za djelotvorno sprječavanje i rješavanje stvarnih ili mogućih slučajeva psihološkog ili seksualnog uznemiravanja na radnome mjestu, kako je utvrđeno njegovom Odlukom od 18. prosinca 2017. Odlukom je utvrđen neformalni postupak u skladu s kojim se navodna žrtva uznemiravanja može obratiti „savjetnicima za etiku” Europskog ombudsmana i/ili Odboru za mirenje.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Europski ombudsman može provoditi i istrage mogućih povreda sigurnosnih pravila za klasificirane podatke Europske unije („EUCI”).
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Europski ombudsman podliježe i unutarnjoj i vanjskoj reviziji svojih aktivnosti.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     U kontekstu takvih administrativnih ispitivanja, revizija i istraga, Europski ombudsman surađuje s drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Europski ombudsman može surađivati s nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama, na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Europski ombudsman može surađivati i s javnim tijelima država članica EU-a, na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Europski ombudsman provodi istrage o navodnim slučajevima nepravilnosti u postupanju u aktivnostima institucija, tijela, ureda i agencija Unije, osim Suda Europske unije koji djeluje u okviru svoje sudske uloge. U tom kontekstu, Europski ombudsman možda će morati čuvati povjerljivost osobnih podataka sadržanih u dokumentima koje su pribavile stranke ili koji su pribavljeni tijekom istraga. Europski ombudsman možda će morati i zaštititi prava i slobode podnositelja pritužbi, kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Da bi izvršio svoju zadaću, Europski ombudsman prikuplja i obrađuje relevantne informacije i nekoliko kategorija osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke fizičkih osoba, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadaće, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju i uspješnosti te financijske podatke. Europski ombudsman djeluje kao voditelj obrade podataka.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 („Uredba”), Europski je ombudsman stoga dužan ispitanicima pružiti informacije o tim aktivnostima obrade i poštovati njihova prava koja imaju kao ispitanici.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Od Europskog se obudsmana može zahtijevati da uskladi ta prava s ciljevima administrativnih ispitivanja, revizija, istraga i sudskih postupaka. Može se zahtijevati i da uspostavi ravnotežu između prava nekog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu, člankom 25. Uredbe Europskom ombudsmanu dana je mogućnost da, pod strogim uvjetima, ograniči primjenu članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36. Uredbe, kao i članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 20. Osim ako su pravnim aktom donesenim na temelju Ugovora predviđena ograničenja, potrebno je donijeti interna pravila na temelju kojih Europski ombudsman ima pravo ograničiti ta prava.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Europski će ombudsman, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža nekom ispitaniku o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka u preliminarnoj fazi procjene neke administrativne istrage ili tijekom same istrage, prije mogućeg odbijanja predmeta ili u fazi preddisciplinskog postupka. Pružanje takvih informacija može u određenim okolnostima ozbiljno utjecati na sposobnost Europskog ombudsmana za djelotvorno provođenje istrage kad god, primjerice, postoji rizik da bi dotična osoba mogla uništiti dokaze ili utjecati na moguće svjedoke prije razgovora s njima. Europski ombudsman možda će morati i zaštititi prava i slobode svjedoka, kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Moglo bi biti nužno zaštititi anonimnost svjedoka ili zviždača koji je tražio da se ne otkrije njegov identitet. U tom slučaju Europski ombudsman može odlučiti da će ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podatcima tih osoba, u cilju zaštite njihovih prava i sloboda.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Moglo bi biti nužno zaštititi povjerljive informacije koje se odnose na zaposlenika koji se obratio savjetnicima za etiku Europskog ombudsmana i/ili Odboru za mirenje u kontekstu postupka zbog uznemiravanja. U tim slučajevima Europski ombudsman može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podatcima navodne žrtve, navodnog uznemiravatelja i ostalih uključenih osoba, u cilju zaštite prava i sloboda svih uključenih osoba.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Europski će ombudsman, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža nekom ispitaniku navedene u pritužbi ili dokumentima istrage o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka tijekom istrage navodne nepravilnosti u postupanju u instituciji, tijelu, uredu ili agenciji EU-a. Pružanje takvih informacija može ozbiljno utjecati na sposobnost Europskog ombudsmana za djelotvorno provođenje istrage, kad god, primjerice, postoji rizik da bi dotična osoba mogla ugroziti istragu. Europski će ombudsman možda morati i zaštititi prava i slobode podnositelja pritužbe kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Europski bi ombudsman trebao primjenjivati ograničenja samo kada su ona u skladu s biti temeljnih prava i sloboda i kada su strogo nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Europski bi ombudsman trebao pružiti obrazloženje kojim bi objasnio opravdanost tih ograničenja.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     U skladu s načelom odgovornosti, Europski bi ombudsman trebao voditi evidenciju o primjeni ograničenja.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Kada obrađuje osobne podatke razmijenjene s drugim organizacijama u kontekstu svojih zadaća, Europski ombudsman i te organizacije trebali bi se međusobno savjetovati o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Europskog ombudsmana.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     U skladu s člankom 25. stavkom 6. Uredbe, voditelj obrade podataka mora obavijestiti ispitanike o osnovnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (EDPS).
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe, Europski ombudsman ima pravo odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima za primjenu ograničenja ako bi to na bilo koji način poništilo učinak ograničenja. Europski ombudsman trebao bi za svaki pojedinačni slučaj procijeniti hoće li se obavješćivanjem o ograničenju poništiti učinak ograničenja.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Europski ombudsman trebao bi ukinuti ograničenje čim se više ne primjenjuju uvjeti koji opravdavaju uvođenje ograničenja i redovito procjenjivati te uvjete.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     U svrhu jamstva najveće zaštite prava i sloboda ispitanika te u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe, trebalo bi se pravodobno savjetovati sa službenikom za zaštitu podataka o svim ograničenjima koja se mogu primjenjivati te bi službenik za zaštitu podataka trebao provjeriti njihovu usklađenost s ovom Odlukom.
                  
               
                     (24)
                  
                  
                     Člankom 16. stavkom 5. i člankom 17. stavkom 4. Uredbe predviđene su iznimke od prava ispitanika na informacije i od njihova prava pristupa. Ako se te iznimke primjenjuju, Europski ombudsman ne treba primjenjivati nikakvo ograničenje na temelju ove Odluke,
                  
               ODLUČILA JE:
         
            Članak 1.
            Predmet i područje primjene
            
               1.   Ovom Odlukom utvrđuju se pravila o uvjetima pod kojima Europski ombudsman može na temelju članka 25. Uredbe ograničiti primjenu njezina članka 4., članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36.
            
            
               2.   Ured Europskog ombudsmana, kao voditelja obrade podataka, zastupa Europski ombudsman.
            
         
         
            Članak 2.
            Ograničenja
            
               1.   Europski ombudsman može ograničiti primjenu članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36. i članka 4. ako njezine odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 20.:
               
                           (a)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (f), (g) i (h) Uredbe kada provodi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije na temelju članka 86. i Priloga IX. Pravilnika o osoblju i Odluke Europskog ombudsmana od 4. studenoga 2004. o provođenju administrativnih istraga i disciplinskih postupaka i kad o predmetima obavještava OLAF;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe kada osigurava da zaposlenici Europskog ombudsmana mogu na povjerljiv način izvijestiti o činjenicama ako smatraju da postoje ozbiljne nepravilnosti kako je navedeno u Odluci Europskog ombudsmana od 20. veljače 2015. o unutarnjim pravilima u vezi sa zviždačima;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe kada osigurava da zaposlenici Europskog ombudsmana mogu izvijestiti savjetnike za etiku i/ili Odbor za mirenje u kontekstu postupka uznemiravanja kako je utvrđeno Odlukom Europskog ombudsmana o politici za sprječavanje i zaštitu od uznemiravanja u Uredu Ombudsmana;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe kada provodi unutarnje revizije u odnosu na aktivnosti ili odjele Europskog ombudsmana;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (d), (g) i (h) Uredbe kada pruža pomoć drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije ili od njih prima pomoć ili s njima surađuje u kontekstu aktivnosti navedenih u točkama od (a) do (d) ovog stavka i u skladu s relevantnim sporazumima o razini usluge, memorandumima o razumijevanju i sporazumima o suradnji;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe kada pruža pomoć drugim nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama ili od njih prima pomoć ili s njima surađuje bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), i (h) Uredbe kada pruža pomoć javnim tijelima država članica EU-a ili od njih prima pomoć ili s njima surađuje, na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (e) Uredbe kada obrađuje osobne podatke u dokumentima koje su strane ili intervenijenti pribavili u kontekstu postupka pred Sudom Europske unije;
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe kada provode istrage o navodnim slučajevima nepravilnosti u postupanju u aktivnostima institucija, tijela, ureda i agencija EU-a, u skladu s člankom 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije i Statutom i Provedbenim odredbama Europskog ombudsmana.
                        
                     
            
               2.   Ograničenjima se poštuje bit temeljnih prava i sloboda i smatraju se nužnima i razmjernima u demokratskom društvu.
            
            
               3.   Prije primjene ograničenja u svakom pojedinom slučaju primjenjuje se ispitivanje nužnosti i razmjernosti. Ograničenja su ograničena na ono što je strogo nužno za ostvarenje njihova cilja.
            
            
               4.   Za potrebe utvrđivanja odgovornosti, Europski ombudsman priprema evidenciju u kojoj navodi razloge za primjenu ograničenja, koji se od razloga navedenih u stavku 1. primjenjuju te koji je rezultat ispitivanja nužnosti i razmjernosti. Ta evidencija dio je registra koji se na zahtjev stavlja na raspolaganje EDPS-u. Europski ombudsman priprema periodična izvješća o primjeni članka 25. Uredbe.
            
            
               5.   Kada obrađuje osobne podatke primljene od drugih organizacija u kontekstu svojih zadaća, Europski se ombudsman savjetuje s tim organizacijama o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Europskog ombudsmana.
            
         
         
            Članak 3.
            Rizici za prava i slobode ispitanika
            
               1.   Procjene rizika koji bi zbog uvođenja ograničenja nastali za prava i slobode ispitanika i podatci o razdoblju primjene tih ograničenja unose se u evidenciju aktivnosti obrade koju Europski ombudsman vodi na temelju članka 3Uredbe. Evidentiraju se i u svim procjenama učinka na zaštitu podataka u vezi s ograničenjima koja se provode na temelju članka 39. Uredbe.
            
            
               2.   Kad god Europski ombudsman procijeni nužnost i razmjernost nekog ograničenja, dužan je razmotriti moguće rizike za prava i slobode ispitanika.
            
         
         
            Članak 4.
            Zaštitne mjere i rokovi pohrane
            
               1.   Europski ombudsman primjenjuje zaštitne mjere kako bi spriječio zlouporabu osobnih podataka koji podliježu ili mogu biti podložni ograničenjima, nezakonit pristup tim podatcima ili njihov prijenos. Te zaštitne mjere uključuju tehničke i ustrojstvene mjere i detaljno su opisane, prema potrebi, u unutarnjim odlukama, postupcima i provedbenim pravilima Europskog ombudsmana. Zaštitne mjere uključuju sljedeće:
               
                           (a)
                        
                        
                           jasnu definiciju uloga, odgovornosti i postupovnih koraka;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           prema potrebi, sigurno elektroničko okružje koje sprječava neovlaštenim osobama nezakonit i slučajan pristup elektroničkim podatcima ili prijenos tih podataka neovlaštenim osobama;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           prema potrebi, sigurnu pohranu i obradu dokumenata u papirnatom obliku;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           odgovarajuće praćenje ograničenja i redovito preispitivanje njihove primjene.
                        
                     Preispitivanja iz točke (d) provode se najmanje svakih šest mjeseci.
            
            
               2.   Ograničenja se ukidaju čim prestanu postojati okolnosti koje ih opravdavaju.
            
            
               3.   Osobni podatci zadržavaju se u skladu s važećim pravilima Europskog ombudsmana o zadržavanju koja će se odrediti u evidencijama o zaštiti osobnih podataka koje se vode na temelju članka 31. Uredbe. Na kraju razdoblja zadržavanja osobni se podatci brišu, anonimiziraju ili prenose u arhiv u skladu s člankom 1Uredbe.
            
         
         
            Članak 5.
            Uključivanje službenika za zaštitu podataka
            
               1.   Službenik za zaštitu podataka Europskog ombudsmana obavještava se bez odlaganja kada god se prava ispitanika ograničavaju u skladu s ovom Odlukom. Omogućava mu se pristup povezanim evidencijama i svim dokumentima koji se odnose na činjenični ili pravni kontekst.
            
            
               2.   Službenik za zaštitu podataka Europskog ombudsmana može zatražiti preispitivanje primjene ograničenja. Europski ombudsman pisanim putem obavješćuje svojeg službenika za zaštitu podataka o ishodu tog preispitivanja.
            
            
               3.   Europski će ombudsman dokumentirati sudjelovanje službenika za zaštitu podataka u primjeni ograničenja, uključujući podatke koje s njim dijeli.
            
         
         
            Članak 6.
            Informiranje ispitanika o ograničenjima njihovih prava
            
               1.   Europski ombudsman u obavijestima o zaštiti podataka koje se objavljuju na njegovu mrežnom mjestu uključuje odjeljak u kojem se ispitanicima pružaju općenite informacije o mogućnosti ograničenja prava ispitanika u skladu s člankom 2. stavkom Te informacije obuhvaćaju prava koja mogu biti ograničena, razloge za moguću primjenu ograničenja i moguće trajanje ograničenja.
            
            
               2.   Europski ombudsman pojedinačno obavješćuje ispitanike, pisanim putem i bez nepotrebne odgode, o postojećim ili budućim ograničenjima njihovih prava. Europski ombudsman obavješćuje ispitanika o osnovnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja, o njegovu pravu na savjetovanje sa službenikom za zaštitu podataka s ciljem osporavanja ograničenja te o njegovu pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u.
            
            
               3.   Europski ombudsman može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za ograničenje i pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u ako bi se time poništio učinak ograničenja. Procjena opravdanosti navedenog odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja pružanja informacija provodi se za svaki pojedinačni slučaj. Europski ombudsman pruža informacije ispitaniku čim to pružanje informacija više ne poništava učinak ograničenja.
            
         
         
            Članak 7.
            Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka
            
               1.   Kada Europski ombudsman ima obvezu obavijestiti o povredi podataka na temelju članka 35. stavka Uredbe, u iznimnim okolnostima takvu obavijest može u cijelosti ili djelomično ograničiti. U bilješci navodi razloge za ograničenje, pravnu osnovu u skladu s člankom 2. i procjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja. Bilješku dostavlja EDPS-u u trenutku obavješćivanja o povredi osobnih podataka.
            
            
               2.   Ako više ne postoje razlozi za ograničenje, Europski ombudsman dotičnog ispitanika obavještava o povredi osobnih podataka i o glavnim razlozima ograničenja te o njegovu pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u.
            
         
         
            Članak 8.
            Povjerljivost elektroničkih komunikacija
            
               1.   U iznimnim okolnostima Europski ombudsman može ograničiti pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija na temelju članka 36. Uredbe. Takva ograničenja moraju biti u skladu s Direktivom 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (3).
            
            
               2.   Kada Europski ombudsman ograniči pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija, on obavješćuje predmetnog ispitanika, u svojem odgovoru na njegov zahtjev, o osnovnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja i o njegovu pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u.
            
            
               3.   Europski ombudsman može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za ograničenje i pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u ako bi se time poništio učinak ograničenja. Procjena opravdanosti navedenog odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja pružanja informacija provodi se za svaki pojedinačni slučaj. Europski ombudsman pruža informacije ispitaniku čim to pružanje informacija više ne poništava učinak ograničenja.
            
         
         
            Članak 9.
            Stupanje na snagu
            Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
         
         
            Sastavljeno u Strasbourgu 9. studenoga 2020.
            
               
                  Za Europski ombudsman
               
               Emily O’REILLY
            
         
         
            (1)  SL L 295, 21.11.2018., str. 39.
         
         
            (2)  Uredba Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 od 29. veljače 1968. kojom se utvrđuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica i kojom se uvode posebne mjere koje se privremeno primjenjuju na dužnosnike Komisije (SL L 56, 4.3.1968., str. 1.).
         
            (3)  Direktiva 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 12. srpnja 2002. o obradi osobnih podataka i zaštiti privatnosti u području elektroničkih komunikacija (Direktiva o privatnosti i elektroničkim komunikacijama) (SL L 201, 31.7.2002., str. 37.).