CELEX: 22010D0562
Language: sv
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/EU: Beslut nr 1/2010 av gemensamma Cariforum–EU-rådet som inrättats genom avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforum-staterna å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan av den 17 maj 2010 om antagande av arbetsordningarna för gemensamma Cariforum–EU-rådet, Cariforum–EU:s handels- och utvecklingskommitté och de särskilda kommittéerna

21.9.2010   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               L 247/66
            
         BESLUT nr 1/2010 AV GEMENSAMMA CARIFORUM–EU-RÅDET SOM INRÄTTATS GENOM AVTALET OM EKONOMISKT PARTNERSKAP MELLAN CARIFORUM-STATERNA Å ENA SIDAN, OCH EUROPEISKA GEMENSKAPEN OCH DESS MEDLEMSSTATER, Å ANDRA SIDAN
   av den 17 maj 2010
   om antagande av arbetsordningarna för gemensamma Cariforum–EU-rådet, Cariforum–EU:s handels- och utvecklingskommitté och de särskilda kommittéerna
   (2010/562/EU)
   GEMENSAMMA CARIFORUM–EU-RÅDET HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
   med beaktande av avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforumstaterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (nedan kallat avtalet), undertecknat i Bridgetown, Barbados den 15 oktober 2008, särskilt artiklarna 227, 228.3, 229.1, 230.2 och 230.4, och
   av följande skäl:
   
               (1)
            
            
               I avtalet föreskrivs att gemensamma Cariforum–EU-rådet (nedan kallat gemensamma rådet) ska anta dels sin egen arbetsordning, dels Cariforum–EU:s handels- och utvecklingskommittés (nedan kallad handels- och utvecklingskommittén) arbetsordning.
            
         
               (2)
            
            
               Gemensamma rådet och handels- och utvecklingskommittén ska i sitt arbete biträdas av den särskilda kommittén för tullsamarbete och handelslättnader som inrättats i enlighet med artikel 36 i avtalet, samt av särskilda kommittéer som kan inrättas i enlighet med artikel 230.4 i avtalet. Det är lämpligt att även fastställa arbetsordningar för dessa särskilda kommittéer.
            
         HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
   Artikel 1
   Arbetsordningarna i bilaga I och bilaga II fastställs härmed som gemensamma rådets och handels- och utvecklingskommitténs respektive arbetsordningar.
   Artikel 2
   1.   Arbetsordningen i bilaga III ska gälla för den särskilda kommittén för tullsamarbete och handelslättnader samt alla andra särskilda kommittéer som kan komma att inrättas i enlighet med artikel 230.4 i avtalet.
   2.   Denna arbetsordning ska inte påverka tillämpningen av andra särskilda bestämmelser i avtalet eller som gemensamma rådet kan komma att besluta om.
   Artikel 3
   Detta beslut träder i kraft den 17 maj 2010.
   
      Utfärdat i Madrid den 17 maj 2010.
      
         
            För Cariforumstaterna
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            För Europeiska unionen
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      BILAGA I
      
         ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA CARIFORUM–EU-RÅDET
         som inrättats genom avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforumstaterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan
         Artikel 1
         Sammansättning och ordförandeskap
         1.   Gemensamma Cariforum–EU-rådet (nedan kallat gemensamma rådet) ska ha den sammansättning som anges i artikel 228.1 i avtalet.
         2.   Med den höge företrädaren för Cariforum avses den företrädare för Cariforumstaterna som agerar på staternas vägnar i enlighet med artikel 228.2 i avtalet. Utnämningen av den höge företrädaren för Cariforum och alla ändringar av denna ska anmälas till gemensamma rådets ordförande.
         3.   Hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen ska följa den definition som ges i artikel 233.3 i avtalet.
         4.   Ordförandeskapet i gemensamma rådet ska, för perioder om tolv månader, växelvis innehas på som lägst ministernivå av en företrädare för Europeiska unionens råd och en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-sidans vägnar, och av en företrädare för Cariforumstaterna. Det första ordförandeskapet ska dock inledas den dag då gemensamma rådet håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december året därefter. Ordförandeskapet ska först innehas av en företrädare för Cariforumstaterna.
         Artikel 2
         Suppleanter
         1.   I enlighet med artikel 228.5 i avtalet får ledamöterna i gemensamma rådet se till att de företräds.
         2.   En ledamot som önskar låta sig företrädas av en suppleant ska underrätta gemensamma rådets ordförande om suppleantens namn innan det sammanträde där suppleanten ska närvara inleds. Suppleanten för en ledamot av gemensamma rådet ska utöva den ordinarie ledamotens alla rättigheter.
         Artikel 3
         Observatörer
         1.   Gemensamma rådet får besluta att bjuda in ständiga observatörer.
         2.   Gemensamma rådet får besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka sammanträden.
         3.   Gemensamma rådet får besluta att bjuda in företrädare för den parlamentariska Cariforum–EU-kommittén och rådgivande Cariforum–EU-kommittén, för att gemensamma rådet ska kunna få information om arbetet i de bägge kommittéerna.
         Artikel 4
         Sammanträden
         1.   Gemensamma rådet ska sammanträda med jämna mellanrum, dock minst vartannat år, och ska även hålla extra sammanträden om parterna kommit överens om detta och när omständigheterna så kräver.
         2.   Varje sammanträde i gemensamma rådet ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.
         3.   Gemensamma rådets sammanträden ska sammankallas av dess sekreterare genom ett meddelande som skickas ut senast trettiofem dagar innan mötet inleds, utom när extra möten sammankallas.
         Artikel 5
         Delegationer
         Gemensamma rådets ledamöter får åtföljas av tjänstemän. Före varje sammanträde ska gemensamma rådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de avtalsslutande Cariforumstaternas och unionens respektive delegationer samt om eventuella observatörer.
         Artikel 6
         Sekretariat
         Generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en Cariforumstat ska växelvis inneha uppdraget som sekreterare för gemensamma rådet, under tolv månader i taget. Dessa perioder om tolv månader ska sammanfalla med de perioder under vilka Europeiska unionen respektive Cariforumstaterna är ordförande.
         Artikel 7
         Handlingar
         När gemensamma rådets överläggningar grundar sig på underlag i skriftlig form ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som gemensamma rådets handlingar.
         Artikel 8
         Korrespondens
         1.   All korrespondens ställd till gemensamma rådet ska vidarebefordras till gemensamma rådets sekreterare.
         2.   Sekreteraren ska se till att korrespondens ställd till gemensamma rådet vidarebefordras till rådets ordförande och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7 till gemensamma rådets övriga ledamöter. Korrespondens för distribution ska skickas till Europeiska kommissionens generalsekretariat, de ständiga representationerna för Europeiska unionens medlemsstater i Bryssel, Cariforumsamordnaren och de samordnare för varje avtalsslutande Cariforumstat som avses i artikel 234.1 i avtalet.
         3.   Korrespondens från gemensamma rådets ordförande ska av sekreteraren skickas ut till mottagarna och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7 till gemensamma rådets övriga ledamöter via de mottagare som anges i punkt 2 i den här artikeln.
         Artikel 9
         Dagordning för sammanträdena
         1.   Gemensamma rådets sekreterare ska på grundval av förslag från parterna och de avtalsslutande Cariforumstaterna, upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Gemensamma rådets sekreterare ska skicka dagordningen tillsammans med relevanta handlingar till de mottagare som anges i artikel 8.2 senast 21 dagar innan sammanträdet inleds.
         2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka sekreteraren har fått en begäran om att sätta upp den på dagordningen tillsammans med relevanta handlingar senast 28 dagar innan sammanträdet inleds.
         3.   Gemensamma rådet ska godkänna dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, sättas upp på dagordningen.
         4.   Gemensamma rådets ordförande kan i samförstånd med parterna be experter delta i gemensamma rådets sammanträden för att informera om särskilda ämnen.
         5.   Sekreteraren får, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2, med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.
         Artikel 10
         Protokoll
         1.   Sekreteraren ska normalt inom en månad efter mötet ha upprättat ett utkast till protokoll från sammanträdet.
         2.   Protokollet ska som regel sammanfatta alla punkter på dagordningen och i förekommande fall ange
         
                     a)
                  
                  
                     vilka handlingar som förelagts gemensamma rådet,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     vilka uttalanden som ledamöter av gemensamma rådet begärt att få inskrivna i protokollet, och
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om samt slutsatser som antagits i enskilda frågor.
                  
               3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över vilka ledamöter av gemensamma rådet eller vilka suppleanter som deltagit i sammanträdet, en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dessa och en förteckning över eventuella observatörer vid mötet.
         4.   Protokollet ska justeras skriftligen av båda parter inom tre månader efter sammanträdesdagen. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekreteraren, och parterna ska erhålla ett original vardera. En kopia av det undertecknade protokollet ska skickas till var och en av de mottagare som anges i artikel 8.2.
         Artikel 11
         Beslut och rekommendationer
         1.   Gemensamma rådet ska anta beslut och rekommendationer i samförstånd enligt artikel 229 i avtalet.
         2.   Gemensamma rådet får besluta att hänskjuta allmänna frågor av övergripande intresse för AVS–EU som uppstår inom ramen för avtalet till ministerrådet för AVS–EU, i enlighet med vad som sägs i artikel 15 i Cotonouavtalet.
         3.   Mellan sammanträdena får gemensamma rådet anta beslut eller rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om det. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling parterna emellan. Den höge representanten för Cariforum ska ha befogenhet att utväxla sådana noter och bekräfta att de avtalsslutande Cariforumstaterna är överens om ett visst beslut, vid behov efter att ha inhämtat bekräftelse från de enskilda avtalsslutande Cariforumstaterna att de godtar beslutet.
         4.   Gemensamma rådets beslut och rekommendationer, i den mening som avses i artikel 229 i avtalet, ska benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande samt en beskrivning av innehållet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.
         5.   Beslut och rekommendationer som antas av gemensamma rådet ska bestyrkas av en företrädare för Europeiska kommissionen på unionens vägnar, och av den höge representanten för Cariforum på Cariforumstaternas vägnar.
         6.   Beslut och rekommendationer ska, som gemensamma rådets handlingar, skickas ut till var och en av de mottagare som anges i artikel 8.2.
         Artikel 12
         Offentlighet
         1.   Om inte annat beslutas ska gemensamma rådets sammanträden inte vara offentliga.
         2.   Varje part eller avtalsslutande Cariforumstat får besluta att offentliggöra gemensamma rådets beslut och rekommendationer i sina respektive officiella tidningar.
         Artikel 13
         Språk
         1.   Gemensamma rådets arbetsspråk ska vara de officiella språk som är gemensamma för parterna, dvs. engelska, franska, nederländska och spanska.
         2.   Gemensamma rådet ska föra sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på något av de språk som anges i punkt 1.
         Artikel 14
         Utgifter
         1.   Parterna ska stå för sina respektive utgifter de ådrar sig för deltagandet i gemensamma rådets sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
         2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.
         3.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från något eller några av gemensamma rådets arbetsspråk. Unionen ska stå för utgifter för tolkning avseende andra av Europeiska unionens institutioners officiella språk och för översättning av handlingar till eller från dessa språk.
      
   
   
      BILAGA II
      
         ARBETSORDNING FÖR CARIFORUM–EU:S HANDELS- OCH UTVECKLINGSKOMMITTÉ
         som inrättats genom avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforumstaterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan
         Artikel 1
         Sammansättning och ordförandeskap
         1.   Cariforum–EU:s handels- och utvecklingskommitté (nedan kallad handels- och utvecklingskommittén) inrättas i enlighet med artikel 230 i avtalet och ska biträda gemensamma Cariforum–EU-rådet (nedan kallat gemensamma rådet) i dess arbete och ska ansvara för det allmänna genomförandet av avtalet.
         2.   I enlighet med artikel 230.1 i avtalet ska handels- och utvecklingskommittén bestå dels av företrädare för Europeiska unionens råd och företrädare för Europeiska kommissionen, dels av företrädare för de avtalsslutande Cariforumstaterna, vanligtvis på nivån högre tjänstemän.
         3.   Med den höge företrädaren för Cariforum avses den företrädare för Cariforumstaterna som agerar på staternas vägnar i enlighet med artikel 230.1 i avtalet. Utnämningen av den höge företrädaren för Cariforum och alla ändringar av denna ska anmälas till handels- och utvecklingskommitténs ordförande.
         4.   Ordförandeskapet i handels- och utvecklingskommittén ska, för perioder om tolv månader, växelvis innehas av högre tjänstemän från Europeiska kommissionen, som företräder EU-sidan, och av högre tjänstemän från Cariforumstaterna, som företräder dessa. Den första ordförandeskapsperioden ska sammanfalla med gemensamma rådets första ordförandeskap. Under den perioden och därefter under varje period om tolv månader ska ordförandeskapet i handels- och utvecklingskommittén innehas av den part som är ordförande i gemensamma rådet. Ordförandeskapet ska först innehas av en företrädare för Cariforumstaterna.
         5.   Utöver de specifika uppgifter som handels- och utvecklingskommittén ska utföra enligt avtalet, ska den förbereda gemensamma rådets sammanträden och överläggningar, i tillämpliga fall övervaka genomförandet av gemensamma rådets beslut och rekommendationer samt i allmänhet se till att avtalet fungerar väl. Kommittén ska behandla alla frågor som gemensamma rådet hänskjuter till den och övriga frågor som kan uppkomma i samband med den löpande tillämpningen av avtalet.
         6.   Om det i avtalet föreskrivs att samråd får äga rum, får sådant samråd äga rum i handels- och utvecklingskommittén. Samrådet får fortsätta i gemensamma rådet om parterna är överens, såvida annat inte föreskrivs i avtalet.
         Artikel 2
         Suppleanter
         1.   Handels- och utvecklingskommitténs ledamöter får anlita suppleanter.
         2.   En ledamot som vill bli företrädd av en suppleant ska informera handels- och utvecklingskommitténs ordförande om suppleantens namn innan det möte där ledamoten vill bli företrädd inleds. Suppleanten för en ledamot i handels- och utvecklingskommittén ska utöva den ledamotens alla rättigheter.
         Artikel 3
         Observatörer
         1.   Handels- och utvecklingskommittén får besluta att tillåta ständiga observatörer.
         2.   Handels- och utvecklingskommittén får besluta att bjuda in ytterligare observatörer på ad hoc-basis.
         3.   Handels- och utvecklingskommittén får besluta att bjuda in företrädare för den parlamentariska Cariforum–EU-kommittén och den rådgivande Cariforum–EU-kommittén för att handels- och utvecklingskommittén ska kunna få information om det arbete som utförts i de olika kommittéerna.
         Artikel 4
         Sammanträden
         1.   Handels- och utvecklingskommittén ska sammanträda en gång om året eller, om parterna är överens, när omständigheterna så kräver. Om båda parter är överens får handels- och utvecklingskommitténs sammanträden hållas som video- eller telekonferens. I sådana fall ska parterna enas om hur eventuella kostnader i samband med video- eller telekonferensen ska fördelas.
         2.   Varje sammanträde i handels- och utvecklingskommittén ska sammankallas av dess sekreterare och hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om. Kallelsen till mötet ska skickas ut senast 35 dagar innan mötet inleds, utom i brådskande fall.
         Artikel 5
         Delegationer
         Inför varje sammanträde ska handels- och utvecklingskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara.
         Artikel 6
         Sekretariat
         Europeiska kommissionen och en Cariforumstat ska alternera som sekreterare för handels- och utvecklingskommittén, under tolv månader i taget. Dessa perioder om tolv månader ska sammanfalla med de perioder under vilka EU-sidan respektive Cariforumstaterna är ordförande.
         Artikel 7
         Handlingar
         När handels- och utvecklingskommitténs överläggningar grundar sig på underlag i skriftlig form, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som handels- och utvecklingskommitténs handlingar.
         Artikel 8
         Korrespondens
         All korrespondens med handels- och utvecklingskommitténs ordförande ska vidarebefordras till handels- och utvecklingskommitténs sekreterare för att skickas ut till kommitténs ledamöter och till gemensamma rådets sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till gemensamma rådets ledamöter.
         Artikel 9
         Dagordning för sammanträdena
         1.   Handels- och utvecklingskommitténs sekreterare ska upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Dagordningen ska, tillsammans med relevanta handlingar, skickas till handels- och utvecklingskommitténs ledamöter samt till gemensamma rådets ordförande och sekreterare senast 21 dagar innan sammanträdet inleds.
         2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om att de ska sättas upp på dagordningen har kommit handels- och utvecklingskommitténs sekreterare tillhanda tillsammans med relevanta handlingar senast 28 dagar innan sammanträdet inleds.
         3.   Handels- och utvecklingskommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, sättas upp på dagordningen.
         4.   Handels- och utvecklingskommitténs ordförande kan, i samförstånd med parterna, be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.
         5.   Handels- och utvecklingskommitténs ordförande får, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.
         Artikel 10
         Protokoll
         1.   Sekreteraren ska normalt inom en månad efter mötet ha upprättat ett utkast till protokoll från sammanträdet.
         2.   Protokollet ska för varje punkt på dagordningen normalt innehålla uppgift om
         
                     a)
                  
                  
                     vilka handlingar som förelagts handels- och utvecklingskommittén,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     vilka uttalanden som en ledamot av handels- och utvecklingskommittén begärt att få tagna till protokollet, och
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om samt slutsatser som antagits i enskilda frågor.
                  
               3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över vilka ledamöter av handels- och utvecklingskommittén eller deras suppleanter som deltagit i sammanträdet, en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dem och en förteckning över eventuella observatörer vid mötet.
         4.   Protokollet ska inom två månader efter sammanträdesdagen justeras skriftligen av den höge representanten för Cariforum och den eller de högre tjänstemän från Europeiska kommissionen som deltog i sammanträdet. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekreteraren, och parterna ska erhålla ett original vardera. Kopior av det undertecknade protokollet ska skickas till ledamöterna av handels- och utvecklingskommittén samt till gemensamma rådets ordförande och sekreterare.
         Artikel 11
         Beslut och rekommendationer
         1.   När handels- och utvecklingskommittén enligt avtalet bemyndigats att fatta beslut eller utfärda rekommendationer ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande samt en beskrivning av innehållet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.
         2.   När handels- och utvecklingskommittén fattar beslut ska artikel 11 i gemensamma rådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.
         3.   Handels- och utvecklingskommitténs beslut och rekommendationer ska skickas till var och en av de mottagare som anges i artikel 8.
         Artikel 12
         Offentlighet
         1.   Om inte annat beslutas ska handels- och utvecklingskommitténs sammanträden inte vara offentliga.
         2.   Varje part eller avtalsslutande Cariforumstat får besluta att offentliggöra handels- och utvecklingskommitténs beslut och rekommendationer i sina respektive officiella tidningar.
         Artikel 13
         Språk
         1.   Handels- och utvecklingskommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som är gemensamma för parterna, dvs. engelska, franska, nederländska och spanska.
         2.   Handels- och utvecklingskommittén ska föra sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på något av de språk som anges i punkt 1.
         Artikel 14
         Utgifter
         1.   Parterna ska stå för sina respektive utgifter de ådrar sig för deltagandet i handels- och utvecklingskommitténs sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
         2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.
         3.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från något eller några av handels- och utvecklingskommitténs arbetsspråk. Unionen ska stå för utgifter för tolkning avseende andra av Europeiska unionens institutioners officiella språk och för översättning av handlingar till eller från dessa språk.
      
   
   
      BILAGA III
      
         ARBETSORDNING FÖR SÄRSKILDA KOMMITTÉER
         som inrättats genom avtalet om ekonomiskt partnerskap mellan Cariforumstaterna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapenoch dess medlemsstater, å andra sidan
         Artikel 1
         Sammansättning och ordförandeskap
         1.   Om inte annat anges i avtalet eller Cariforum–EU:s handels- och utvecklingskommitté (nedan kallad handels- och utvecklingskommittén) enats om något annat, ska en särskild kommitté bestå dels av företrädare för Europeiska kommissionen och företrädare för Europeiska unionens råd för EU-sidan, dels av företrädare för de avtalsslutande Cariforumstaterna.
         2.   Cariforumstaterna ska ge någon av sina företrädare mandat att agera på deras vägnar och lägga fram deras ståndpunkt i alla frågor som omfattas av avtalet, i vilka de har enats om att agera gemensamt. Denna företrädare ska benämnas Cariforumföreträdaren. Utnämningen av Cariforumföreträdaren och varje ändring av denna ska anmälas till den särskilda kommitténs ordförande.
         3.   Ordförandeskapet för mötena i en särskild kommitté ska växelvis innehas av en tjänsteman från Europeiska kommissionen och av en tjänsteman från en Cariforumstat.
         Artikel 2
         Suppleanter
         1.   Ledamöterna av en särskild kommitté får utse suppleanter.
         2.   En ledamot som önskar låta sig företrädas av en suppleant ska underrätta den särskilda kommitténs ordförande om suppleantens namn innan det sammanträde där suppleanten ska närvara inleds. Suppleanten för en ledamot av en särskild kommitté ska utöva den ordinarie ledamotens alla rättigheter.
         Artikel 3
         Observatörer
         1.   En särskild kommitté får besluta att tillåta ständiga observatörer.
         2.   En särskild kommitté får besluta att bjuda in ytterligare observatörer, t.ex. företrädare för den parlamentariska Cariforum–EU-kommittén och rådgivande Cariforum–EU-kommittén, till enstaka sammanträden.
         Artikel 4
         Sammanträden
         1.   Om inte annat föreskrivs i avtalet ska en särskild kommitté sammanträda på begäran av endera parten, på en dag och plats som parterna kommit överens om i förväg. Om båda parter är överens får en särskild kommittés sammanträden hållas som video- eller telekonferens. I sådana fall ska parterna enas om hur eventuella kostnader i samband med video- eller telefonkonferens ska fördelas.
         2.   Varje sammanträde i en särskild kommitté ska sammankallas av den särskilda kommitténs sekreterare genom en kallelse som skickas ut senast 35 dagar innan sammanträdet inleds, utom i brådskande fall.
         Artikel 5
         Delegationer
         Före varje sammanträde ska den särskilda kommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara.
         Artikel 6
         Sekretariat
         Europeiska kommissionen och en Cariforumstat ska växelvis fungera som sekreterare för de särskilda kommittéerna, under tolv månader i taget. Dessa perioder om tolv månader ska sammanfalla med de perioder under vilka EU-sidan respektive Cariforumstaterna är ordförande.
         Artikel 7
         Handlingar
         När överläggningarna i en särskild kommitté grundar sig på underlag i skriftlig form ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som särskilda kommitténs handlingar.
         Artikel 8
         Korrespondens
         All korrespondens med ordföranden för en särskild kommitté ska vidarebefordras till den särskilda kommitténs sekreterare för att skickas till den särskilda kommitténs ledamöter, till handels- och utvecklingskommitténs sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till handels- och utvecklingskommitténs ledamöter.
         Artikel 9
         Dagordning för sammanträdena
         1.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska upprättas av den särskilda kommitténs sekreterare. Dagordningen ska tillsammans med relevanta handlingar skickas till den särskilda kommitténs ledamöter och handels- och utvecklingskommitténs ordförande och sekreterare senast 21 dagar innan sammanträdet inleds.
         2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om att de ska sättas upp på dagordningen tillsammans med relevanta handlingar kommit den särskilda kommitténs sekreterare tillhanda senast 28 dagar innan sammanträdet inleds.
         3.   Den särskilda kommittén ska godkänna dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, sättas upp på dagordningen.
         4.   Den särskilda kommitténs ordförande får, om parterna är överens om det, förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.
         5.   Ordföranden i en särskild kommitté kan, i samförstånd med parterna, be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.
         Artikel 10
         Protokoll
         1.   Sekreteraren ska normalt inom en månad efter varje sammanträde upprätta ett utkast till protokoll.
         2.   Protokollet ska för varje punkt på dagordningen normalt ange
         
                     a)
                  
                  
                     vilka handlingar som förelagts den särskilda kommittén,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     vilka uttalanden som ledamöter av den särskilda kommittén begärt att få tagna till protokollet, och
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om samt slutsatser som antagits i enskilda frågor.
                  
               3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över vilka ledamöter av den särskilda kommittén eller suppleanter som deltagit i sammanträdet, en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dem och en förteckning över eventuella observatörer vid sammanträdet.
         4.   Protokollet ska inom en månad efter sammanträdesdagen justeras skriftligen av Cariforumföreträdaren och den tjänsteman från Europeiska kommissionen som deltog i sammanträdet. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekreteraren, och parterna ska erhålla ett original vardera. Kopior av det undertecknade protokollet ska skickas till den särskilda kommitténs ledamöter och till handels- och utvecklingskommitténs ordförande och sekreterare.
         Artikel 11
         Beslut och rekommendationer
         1.   När en särskild kommitté enligt avtalet, eller enligt det beslut av gemensamma rådet genom vilket kommittén inrättats, bemyndigats att fatta beslut eller utfärda rekommendationer, ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande samt en beskrivning av innehållet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.
         2.   När en särskild kommitté utfärdar en rekommendation eller fattar ett beslut ska artikel 11 i gemensamma rådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.
         3.   De särskilda kommittéernas beslut och rekommendationer ska skickas ut till var och en av de mottagare som anges i artikel 8.
         Artikel 12
         Offentlighet
         1.   Om inte annat beslutas ska den särskilda kommitténs sammanträden inte vara offentliga.
         2.   Varje part eller avtalsslutande Cariforumstat får besluta att offentliggöra en särskild kommittés beslut och rekommendationer i sina respektive officiella tidningar.
         Artikel 13
         Språk
         1.   De särskilda kommittéernas arbetsspråk ska vara de officiella språk som är gemensamma för parterna, dvs. engelska, franska, nederländska och spanska.
         2.   De särskilda kommittéerna ska föra sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på något av de språk som anges i punkt 1.
         Artikel 14
         Utgifter
         1.   Parterna ska stå för respektive utgifter de ådrar sig för deltagandet i de särskilda kommittéernas sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
         2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.
         3.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från något eller några av den särskilda kommitténs arbetsspråk. Unionen ska stå för utgifter för tolkning avseende andra av Europeiska unionens institutioners officiella språk och för översättning av handlingar till eller från dessa språk.
         Artikel 15
         Rapportering
         De särskilda kommittéerna ska rapportera till handels- och utvecklingskommittén.