CELEX: 32002R2342
Language: nl
Date: 2002-12-23 00:00:00
Title: Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen

Avis juridique important

|

32002R2342

Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen  

Publicatieblad Nr. L 357 van 31/12/2002 blz. 0001 - 0071

Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissievan 23 december 2002tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese GemeenschappenINHOUD>RUIMTE VOOR DE TABEL>DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,Gelet op verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(1), en met name op artikel 183,Na raadpleging van het Europees Parlement, de Raad, het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Ombudsman en de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming,Overwegende hetgeen volgt:(1) De bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002, (hierna: "Financieel Reglement") zijn vereenvoudigd om deze tot de essentiële beginselen en definities met betrekking tot de opstelling, de uitvoering en de controle van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, (hierna: "begroting") te beperken.(2) Deze uitvoeringsvoorschriften moeten dus niet alleen de bepalingen van het Financieel Reglement aanvullen die uitdrukkelijk naar de uitvoeringsvoorschriften verwijzen, maar ook de bepalingen voor de toepassing waarvan eerst toepassingsmaatregelen moeten worden opgesteld. Ter wille van de duidelijkheid dient Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977(2), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1687/2001(3), te worden ingetrokken.(3) Om ervoor te zorgen dat de sectorale regelgeving in overeenstemming is met de in het Financieel Reglement vastgelegde begrotingsbeginselen, moeten alle besluiten betreffende de uitvoering van de begroting worden geïnventariseerd en moet ervoor worden gezorgd dat deze inventaris door de Commissie wordt opgemaakt en aan de begrotingsautoriteit wordt toegezonden.(4) Wat de begrotingsbeginselen betreft, en met name het eenheidsbeginsel, moet, gezien de verplichting tot vaststelling van de rente op voorfinancieringen die aan de begroting moet worden terugbetaald, worden vastgesteld welke voorfinancieringen eigendom van de Gemeenschappen blijven. Deze voorfinancieringen blijven eigendom van de Instelling, behalve wanneer het basisbesluit in de zin van artikel 49 van het Financieel Reglement anders bepaalt en behalve wanneer het gaat om voorfinancieringen die in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht dan wel aan het personeel, de leden van de Instellingen of de lidstaten worden betaald. Deze regel moet nader worden uitgewerkt naar gelang van de verschillende wijzen van beheer (direct en indirect gecentraliseerd beheer en gedeeld beheer). Deze regel is niet van toepassing op het gezamenlijk beheer, omdat de communautaire middelen in dat geval worden toegevoegd aan de middelen van de internationale organisatie. Wanneer voorfinancieringen die eigendom van de Gemeenschappen blijven, rente opleveren, wordt deze rente als diverse ontvangsten aan de begroting overgemaakt.(5) Wat het jaarperiodiciteitsbeginsel betreft, moet het begrip "kredieten van het begrotingsjaar" worden verduidelijkt, alsmede het begrip "voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit" die, indien zij op 31 december zijn voltooid, recht kunnen geven op overdracht van vastleggingskredieten die vóór 31 maart van het volgende begrotingsjaar moeten worden gebruikt.(6) Wat het rekeneenheidsbeginsel betreft, moeten de koersen worden gepreciseerd die moeten worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en de andere valuta's ten behoeve van het beheer van de kasmiddelen en de boekhouding.(7) Wat de afwijkingen van het universaliteitsbeginsel betreft, moet enerzijds de budgettaire behandeling van de bestemmingsontvangsten worden gepreciseerd, met name de bijdragen van de lidstaten of derde landen aan bepaalde communautaire programma's, en anderzijds de bestaande beperkingen inzake het verrekenen van uitgaven en ontvangsten.(8) Wat het specialiteitsbeginsel betreft, moet de berekening van de percentages die de Instellingen in het kader van hun autonomie mogen overschrijven, nauwkeurig worden omschreven en moet ervoor worden gezorgd dat de begrotingsautoriteit volledig wordt ingelicht door middel van een gedetailleerde motivering van de voorstellen voor een kredietoverschrijving die aan haar moeten worden voorgelegd.(9) Wat het goed financieel beheer betreft, moeten de doelstellingen en de minimumfrequentie van de evaluaties vooraf, tussentijds en achteraf van de programma's en activiteiten worden vastgesteld, alsmede de gegevens die in het financieel memorandum bij een besluit moeten worden opgenomen.(10) Wat de opstelling en de inrichting van de begroting betreft, moet de inhoud van de algemene inleiding van de begroting, de ter staving van de begroting in te dienen werkdocumenten en de begrotingstoelichting nader worden omschreven om ervoor te zorgen dat de begrotingsautoriteit volledig wordt ingelicht. In het kader van de nieuwe activiteitenbegroting (ABB) worden bovendien de definitie en de indeling van de administratieve kredieten nader uitgewerkt.(11) Wat de uitvoering van de begroting betreft, moet eerst worden verduidelijkt welke vormen een basisbesluit kan hebben op het communautaire gebied en op de gebieden die onder het Verdrag betreffende de Europese Unie vallen. Voorts moeten de maximumbedragen worden vastgesteld van de kredieten die in het kader van voorbereidende acties en proefprojecten zonder voorafgaand basisbesluit mogen worden besteed, alsmede de lijst van Verdragsbepalingen die de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toekennen.(12) Voorts moet worden vastgesteld welke handelingen een belangenconflict kunnen vormen en welke procedure in dat geval moet worden gevolgd.(13) Wat de verschillende wijzen van uitvoering van de begroting betreft, moet worden vastgelegd dat de Commissie, indien zij de begroting niet rechtstreeks binnen haar diensten uitvoert, zich van tevoren ervan moet vergewissen dat de entiteiten waaraan zij overweegt uitvoeringstaken toe te vertrouwen, over adequate beheersprocedures en controle- en boekhoudsystemen beschikken gelet op de vereisten van goed financieel beheer.(14) Wat het indirecte gecentraliseerde beheer betreft, dat wil zeggen het beheer dat door de Commissie is gedelegeerd aan uitvoerende agentschappen of organen naar Gemeenschapsrecht dan wel aan nationale publiekrechtelijke organen of organen met een openbaredienstverleningstaak, moeten bovendien het raamwerk voor deze delegatie en de wijze waarop zij ten uitvoer wordt gelegd, bij delegatiebesluit of overeenkomst worden vastgesteld. De uitvoerende agentschappen, waarover de Commissie de controle behoudt, moeten worden erkend als gedelegeerde ordonnateur van deze Instelling voor de communautaire begroting. De nationale organen moeten, voorzover zij handelingen tot uitvoering van de begroting moeten verrichten, voldoende financiële garanties bieden en op doorzichtige wijze worden gekozen na een kosteneffectiviteitsanalyse die de keuze van het aan een dergelijk orgaan gedelegeerd beheer rechtvaardigt. De Commissie wint overeenkomstig het basisbesluit voor de besteding van de betrokken kredieten het advies in van het bevoegde comité, voordat zij tot delegatie aan nationale organen overgaat. De particuliere entiteiten die voor rekening van de Commissie voorbereidende of aanvullende werkzaamheden verrichten, moeten worden geselecteerd volgens de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten.(15) Bij gedeeld beheer met de lidstaten of gedecentraliseerd beheer met derde landen moeten de stadia en de doelstellingen van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen nader worden uitgewerkt, onverminderd de specifieke bepalingen van de betrokken sectorale regelingen.(16) Ten slotte moet worden vastgelegd dat bij gezamenlijk beheer de bijdrage van elke donateur aan ieder soort uitgave niet identificeerbaar is en dat de gesubsidieerde acties toch in hun geheel moeten worden gecontroleerd; welke internationale organisaties voor dit soort beheer in aanmerking komen, moet worden vastgesteld.(17) Wat de rol van de actoren betreft, vergroot de hervorming van het financiële beheer, samen met de afschaffing van de gecentraliseerde controles vooraf, de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen, waaronder begrepen op het gebied van interne controlesystemen. De begrotingsautoriteit wordt voortaan in kennis gesteld van de maatregelen in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie van de gedelegeerd ordonnateurs. Voorts moeten de taken, verantwoordelijkheden en procedurele beginselen die in acht moeten worden genomen, worden vastgelegd. De internalisatie van de controles vooraf vergt dat een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de taken inleiding en verificatie van de verrichtingen tot uitvoering van de begroting, waarbij elke Instelling bovendien een beroepscode moet goedkeuren die van toepassing is op de met de verificaties vooraf en achteraf belaste personeelsleden. Voorts moet over de verantwoordelijkheden rekenschap kunnen worden afgelegd door middel van een jaarlijks verslag aan de Instelling waarin met name de resultaten van de verificaties achteraf moeten zijn opgenomen. Ook moet de bewaring van de bewijsstukken met betrekking tot de verrichtingen worden geregeld. Ten slotte moet, gezien het afwijkende karakter ervan, een bijzonder verslag aan de Instelling worden uitgebracht over alle soorten onderhandelingsprocedures op het gebied van het plaatsen van overheidopdrachten, dat ook aan de begrotingsautoriteit wordt toegezonden.(18) Met het oog op de verduidelijking van de verantwoordelijkheden moeten tevens de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige met betrekking tot de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen, de bankrekeningen en het derdenbestand precies worden vastgelegd. Ook de wijze van beëindiging van de functie van de rekenplichtige wordt nader uitgewerkt.(19) De voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van het beheer van gelden ter goede rekening, een beheersysteem dat afwijkt van de normale procedures, worden vastgelegd, en de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te worden uitgewerkt, evenals die van de ordonnateurs en rekenplichtigen op het gebied van de controle van het beheer van gelden ter goede rekening. De begrotingsautoriteit dient in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie.(20) Zodra de taken en verantwoordelijkheden van elke betrokkene zijn vastgesteld, mag hun verantwoordelijkheid evenwel slechts aan de orde worden gesteld onder de voorwaarden van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Er moet echter een nieuwe, gespecialiseerde instantie worden opgericht, overeenkomstig de omstandigheden van elke Instelling, die bevoegd is voor onregelmatigheden van financiële aard. Bovendien dient de wijze waarop een ordonnateur bevestiging van een instructie kan vragen om zo van zijn verantwoordelijkheid te worden ontslagen, verder te worden uitgewerkt.(21) Op het gebied van de ontvangsten, behalve het specifieke geval van de eigen middelen waarop Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 van de Raad van 22 mei 2000 houdende toepassing van Besluit 94/728/EG, Euratom betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen(4) betrekking heeft, moeten de taken en controles die in de verschillende etappes van de procedure onder de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs vallen, verder worden uitgewerkt: opstelling van de schuldvorderingsraming en vervolgens de invorderingsopdracht en toezending van de debetnota waarmee de debiteur in kennis wordt gesteld van de vaststelling van schuldvorderingen, berekening van eventuele achterstandsrente en ten slotte het besluit om eventueel van de inning van de schuldvordering af te zien, met inachtneming van de criteria die goed financieel beheer garanderen. De rol van de rekenplichtige bij de inning van ontvangsten en de mogelijke toekenning van aanvullende betalingstermijnen moet ook verder worden uitgewerkt.(22) Op het gebied van de uitgaven moeten eerst het verschil tussen financieringsbesluit, globale vastlegging en individuele verbintenis en de kenmerken van deze verschillende stadia duidelijk worden gemaakt. Het verschil tussen globale vastlegging en individuele verbintenis hangt samen met de mate van identificatie van de betrokken begunstigden en bedragen. De voorlopige vastleggingen zijn gereserveerd voor de lopende administratieve uitgaven en de uitgaven van het EOGFL. Om het bedrag van de sluimerende vastleggingen te beperken, moeten de kredieten voor vastleggingen waarvoor gedurende drie jaar geen enkele betaling is geschied, worden vrijgemaakt.(23) Voorts moet het verschil duidelijk worden gemaakt tussen betaalbaarstelling, betalingsopdracht, betaling en de controles die de ordonnateurs bij de betaalbaarstelling van uitgaven moeten verrichten door middel van de betaalbaarverklaring en bij de betalingsopdracht door middel van de verificatie van de het delgend karakter waarvoor de ordonnateur voortaan alleen verantwoordelijk is. De bewijsstukken ter staving van de betalingen moeten worden genoemd en de regels voor de vereffenning van de voorfinancieringen en tussentijdse betalingen moeten worden vermeld. Ten slotte moeten de termijnen voor betaalbaarstelling en betaling worden vastgesteld, rekening houdend met Richtlijn 2000/35/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 juni 2000 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties(5).(24) Op het gebied van interne controle moet de wijze van aanstelling van de interne controleur worden omschreven en zijn onafhankelijkheid worden gegarandeerd binnen de Instelling die hem heeft benoemd en waaraan hij rekenschap moet afleggen over zijn werkzaamheden. De begrotingsautoriteit dient in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie.(25) Op het gebied van overheidsopdrachten is gekozen voor het overnemen in de onderhavige Richtlijn van de Richtlijnen 92/50/EEG(6), 93/36/EEG(7) en 93/37/EEG(8) van de Raad, laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2001/78/EG van de Commissie(9), betreffende de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor respectievelijk dienstverlening, leveringen en de uitvoering van werken. In de eerste plaats moeten dus de verschillende soorten opdrachten, de daarvoor geldende publiciteitsmaatregelen, de beroepsmogelijkheden en voornaamste kenmerken van de bestaande procedures, de selectiecriteria en de mogelijke vormen van gunning, de regels voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten en communicatie met de inschrijvers of gegadigden worden beschreven, alsmede, indien de Commissie voor eigen rekening opdrachten plaatst, de verschillende toepasselijke drempelwaarden en de regels voor beoordeling van de waarde van de te plaatsen opdrachten.(26) De procedures voor het plaatsen van opdrachten hebben als doel onder de best mogelijke voorwaarden in de behoeften van de Instellingen te voorzien, met inachtneming van de gelijke toegang tot overheidsopdrachten en van het doorzichtigheids- en het niet-discriminatiebeginsel. Met het oog op de doorzichtigheid en de gelijke behandeling van de gegadigden, maar ook de volledige verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor de uiteindelijke keuze, moet vervolgens de procedure voor de opening en aansluitende beoordeling van de deelnemingsverzoeken en offertes worden beschreven, van de aanstelling van een commissie tot het gemotiveerde en gedocumenteerde gunningsbesluit, dat definitief onder de bevoegdheid van de aanbestedende dienst komt. Ook moeten de financiële garanties worden bepaald die ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen worden geëist.(27) Ten slotte dienen de bevoegdheden van de aanbestedende diensten om administratieve sancties op te leggen, te worden afgebakend teneinde het evenredige en afschrikkende karakter van de sanctie te waarborgen, alsmede de gelijke behandeling bij de verschillende Instellingen en diensten.(28) Het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies moet ook worden afgebakend, gelet op met name de verschillende wijzen van uitvoering van de begroting, maar ook de soorten acties of organen van algemeen Europees belang die kunnen worden gesubsidieerd. De kenmerken van het jaarlijkse werkprogramma en de oproepen tot het indienen van voorstellen dienen te worden gepreciseerd, evenals de mogelijke uitzonderingen op dit punt en ten aanzien van de terugwerkende kracht, met name bij humanitaire hulp en de beheersing van crisissituaties, die met bijzondere beperkingen te maken hebben.(29) Nog steeds met het oog op de doorzichtigheidsvereisten, de gelijke behandeling van aanvragers en het geven van meer verantwoordelijkheid aan de ordonnateurs moet de toekenningsprocedure worden beschreven, van de subsidieaanvraag tot de evaluatie daarvan door een commissie aan de hand van vooraf bekendgemaakte selectie- en toekenningscriteria, voordat de ordonnateur zijn definitieve en naar behoren gedocumenteerde besluit neemt.(30) Vervolgens is het uit het oogpunt van goed financieel beheer noodzakelijk dat de Commissie zorgt voor voldoende garanties, in het stadium van de subsidieaanvragen door financiële controles voor de omvangrijkste aanvragen, bij de betaling van voorfinancieringen door voorafgaande financiële zekerheidstellingen en ten slotte, in het stadium van de definitieve betaling, door financiële controles voor de omvangrijkste en de meest riskante aanvragen. Met het oog op een goed beheer en de controle van het beginsel dat geen winst mag worden gemaakt en het beginsel van medefinanciering moeten voorts regels worden vastgesteld voor de mogelijkheden om van forfaitaire betalingen gebruik te maken. Ten slotte vergt het goede beheer van de communautaire middelen dat de begunstigden van subsidies, wanneer zij een deel van de actie uitbesteden, zelf doorzichtigheid en gelijke behandeling van potentiële contractanten in acht nemen en de economisch voordeligste offerte kiezen.(31) Ten slotte moeten de bevoegdheden inzake sancties worden afgestemd op de bestaande sancties op het gebied van overheidsopdrachten.(32) Op het gebied van boekhouding en rekening en verantwoording moeten alle algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen worden bepaald, op de grondslag waarvan de financiële staten worden opgesteld. Voorts moet worden vastgesteld welke voorwaarden voor het boeken van een verrichting nodig zijn, alsmede de regels inzake het bepalen van de waarde van de actief- en passiefbestanddelen en de vorming van voorzieningen.(33) Voorts moet worden bepaald dat de rekeningen van de Instellingen vergezeld moeten gaan van een verslag over het budgettair en financieel beheer en moeten de inhoud en de presentatie van de bestanddelen van enerzijds de financiële staten (balans, economische resultatenrekening, tabel van de kasstromen, bijlage) en anderzijds de staten van de begrotingsuitvoering (resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij) worden gepreciseerd.(34) Op boekhoudgebied moet worden vastgelegd dat de rekenplichtige van elke Instelling de organisatie van de boekhouding en de boekhoudprocedure van zijn Instelling moet documenteren en de voorwaarden moet vaststellen waaraan de computersystemen voor het bijhouden van de boekhouding moeten voldoen, met name op het gebied van veilige toegang en het controlespoor met betrekking tot de aan de systemen aangebrachte wijzigingen.(35) Wat het bijhouden van de boekhouding betreft, moeten de beginselen worden omschreven die gelden voor het bijhouden van de boeken, de algemene staat van de rekeningen, de periodieke afstemming van de saldi van deze staat en de inventaris, alsmede de elementen van het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde rekeningstelsel. De regels inzake de registratie van de verrichtingen, met name de methode van dubbel boekhouden, de regels voor de omrekening van verrichtingen in een andere valuta dan de euro en de bewijsstukken voor de boekingen, moeten worden vastgesteld. De inhoud van de boekingen van de begrotingsboekhouding moet eveneens worden gepreciseerd.(36) Ten slotte dienen de regels inzake de inventaris van vaste activa te worden vastgesteld en dienen de respectieve bevoegdheden van de rekenplichtigen en de ordonnateurs op dit gebied te worden verduidelijkt, evenals de regels inzake het doorverkopen van in de inventaris opgenomen goederen.(37) Inzake de Structuurfondsen dient erop te worden gewezen dat de terugbetaling van uit hoofde van een interventie verrichte vooruitbetalingen geen vermindering van de deelname van de Fondsen aan deze interventie tot gevolg heeft.(38) De typologie van eigen werkzaamheden en werkzaamheden onder contract die kunnen worden gefinancierd op het gebied van onderzoek, moet nader worden bepaald.(39) Inzake externe maatregelen beogen de uitvoeringsvoorschriften, evenals het Financieel Reglement zelf, afwijkende bepalingen in te voeren, waarin rekening wordt gehouden met de operationele eigenheid van dit werkgebied, vooral wat het plaatsen van opdrachten en het verlenen van subsidies betreft.(40) Wat het plaatsen van opdrachten betreft, worden in deze uitvoeringsvoorschriften de bepalingen van het besluit van de Commissie van 10 november 1999 houdende vereenvoudiging van de systemen voor het beheer van opdrachten die worden geplaatst in het kader van de programma's voor samenwerking die door de voor externe betrekkingen bevoegde directoraten-generaal ten uitvoer worden gelegd(10), in grote lijnen overgenomen; dit leidt ertoe dat voor de opdrachten regels gelden die afwijken van het gemene recht, met name door andere drempelwaarden en aan de externe maatregelen aangepaste beheersregels.(41) Op het gebied van de subsidies dienen in deze uitvoeringsvoorschriften de soorten acties te worden opgesomd waarvoor kan worden afgeweken van de in artikel 109 van het Financieel Reglement bedoelde verplichting tot medefinanciering. Het gaat hierbij in het bijzonder om humanitaire hulp en hulp in crisissituaties, of om acties ter bescherming van de gezondheid of de fundamentele rechten van de bevolking.(42) Om het goede beheer van de communautaire middelen te waarborgen, moet ook nader worden bepaald welke voorafgaande voorwaarden en kaderregels moeten worden ingevoerd in geval van decentralisatie van het beheer van de kredieten of instelling van beheer van gelden ter goede rekening.(43) De bepalingen van het Financieel reglement met betrekking tot de Europese bureaus moeten worden aangevuld met specifieke regels voor het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen en met bepalingen die de rekenplichtige van de Commissie machtigen sommige van zijn functies te delegeren aan personeelsleden van deze bureaus. Tevens moet worden bepaald onder welke voorwaarden het de Europese bureaus kan worden toegestaan in naam van de Commissie een bankrekening te openen.(44) Wat de administratieve kredieten betreft, moet elke instelling de begrotingsautoriteit in kennis stellen van belangrijke lopende onroerendgoedtransacties, d.w.z. de transacties waarbij het onroerendgoedbestand toeneemt.(45) De organen die subsidies uit de begroting kunnen ontvangen en onder een kaderregeling moeten vallen onder de voorwaarden van artikel 185 van het Financieel Reglement, moeten worden vastgesteld.(46) De verschillende in deze verordening bedoelde drempelwaarden en bedragen moeten regelmatig worden bijgesteld door indexering aan de in de Gemeenschap vastgestelde inflatie, behalve wat de drempelwaarden op het gebied van overheidsopdrachten betreft,HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:DEEL IGEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGENTITEL IDOELArtikel 1Doel(Artikel 1 van het Financieel Reglement)Deze verordening stelt de uitvoeringsvoorschriften vast van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (hierna: "Financieel Reglement" genoemd).De in deze verordening bedoelde Instellingen zijn de Instellingen in de zin van het Financieel Reglement.Artikel 2Lijst van de besluiten betreffende de uitvoering van de begroting(Artikel 2 van het Financieel Reglement)De Commissie houdt een lijst bij van de in artikel 2 van het Financieel Reglement bedoelde besluiten. Zij werkt deze lijst elk jaar bij en stelt de begrotingsautoriteit hiervan in kennis.TITEL IIBEGROTINGSBEGINSELENHOOFDSTUK 1EENHEIDSBEGINSEL EN BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSELArtikel 3Voorfinancieringen die eigendom van de Instellingen blijven(Artikel 5, lid 4, van het Financieel Reglement)1. Voorfinancieringen in de zin van artikel 105 blijven eigendom van de Gemeenschappen, behalve wanneer het basisbesluit in de zin van artikel 49, lid 1, van het Financieel Reglement anders bepaalt. Deze bepaling is niet van toepassing op voorfinancieringen die ter uitvoering van een opdracht in de zin van artikel 88 van het Financieel Reglement aan de lidstaten dan wel uit hoofde van pretoetredingssteun worden betaald, noch op de in artikel 265 bedoelde voorschotten. De eerste alinea is niet van toepassing op het gezamenlijke beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement.2. Bij direct gecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement waarbij verschillende partners betrokken zijn, is de regel van lid 1 van het onderhavige artikel uitsluitend op de hoofdcontractant van toepassing.3. Bij gedecentraliseerd beheer en bij indirect gecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement, is de regel van lid 1 van het onderhavige artikel uitsluitend van toepassing op de entiteit die rechtstreeks de door de Commissie betaalde voorfinancieringen ontvangt.4. De regel van lid 1 is van toepassing op de voorfinancieringen in het kader van contracten of overeenkomsten die na de inwerkingtreding van deze verordening zijn gesloten.5. De leden 1 tot en met 4 laten de opneming van de voorfinancieringen als activa in de financiële staten, die zal worden vastgesteld door de in artikel 133 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudregels, onverlet.De ordonnateurs verstrekken de rekenplichtige de gegevens waarmee hij kan vaststellen welke voorfinancieringen eigendom van de Gemeenschappen blijven.Artikel 4Opneming in de begroting van rente op communautaire middelen(Artikel 5, lid 4, van het Financieel Reglement)1. Wanneer voorfinancieringen die overeenkomstig artikel 3 eigendom van de Gemeenschappen blijven, rente of vergelijkbare voordelen opleveren, worden deze als diverse ontvangsten aan de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna: "begroting" genoemd) overgemaakt.2. In de met de begunstigden gesloten contracten en overeenkomsten zien de ordonnateurs erop toe dat:a) deze voorfinancieringen worden betaald op rekeningen die de identificatie van de door de Gemeenschappen betaalde middelen mogelijk maken, enb) de begunstigden de bevoegde ordonnateur ten minste eenmaal per jaar indien het gaat om aanzienlijke bedragen, en in ieder geval bij het verzoek om tussentijdse betaling of saldobetaling waarmee de voorfinanciering wordt vereffend, in kennis stellen van het bedrag van de eventueel door deze middelen opgeleverde rente of vergelijkbare voordelen.3. Overeenkomstig titel IV, hoofdstuk 5, stelt de bevoegde ordonnateur bij de betaling van de voorfinanciering een schuldvorderingsraming op met betrekking tot de rente of vergelijkbare voordelen die deze voorfinanciering kan opleveren.De bevoegde ordonnateur geeft een invorderingsopdracht af voor het in lid 1 bedoelde bedrag van de rente, overeenkomstig de in lid 2, onder b), bedoelde termijnen.4. Bij voorfinancieringen die zijn betaald uit hetzelfde begrotingsonderdeel, op grond van hetzelfde basisbesluit en aan begunstigden die aan dezelfde gunningsprocedure hebben deelgenomen, kan de ordonnateur voor verscheidene debiteuren een gezamenlijke schuldvorderingsraming opstellen.HOOFDSTUK 2JAARPERIODICITEITSBEGINSELArtikel 5Kredieten van het begrotingsjaar(Artikel 8, lid 3, van het Financieel Reglement)De vastleggings- en betalingskredieten die in de begroting van het begrotingsjaar zijn opgenomen en die in de loop van dat jaar moeten worden gebruikt, bestaan uit de voor het begrotingsjaar toegestane kredieten. Voor het begrotingsjaar toegestaan zijn:a) de in de begroting opgenomen kredieten, met inbegrip van die van gewijzigde begrotingen;b) de overgedragen kredieten;c) de wederopgevoerde kredieten overeenkomstig de artikelen 157 en 181, lid 5, van het Financieel Reglement;d) de kredieten die afkomstig zijn van terugbetalingen van vooruitbetalingen overeenkomstig artikel 228;e) de kredieten die worden opgenomen na de inning van de niet-gebruikte bestemmingsontvangsten tijdens het begrotingsjaar of tijdens voorafgaande begrotingsjaren.Artikel 6Overdracht van kredieten(Artikel 9, lid 2, van het Financieel Reglement)1. De in artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde vastleggingskredieten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het begrotingsjaar konden worden verricht om redenen die de ordonnateur niet kunnen worden aangerekend, en indien de voorbereidingen zo ver gevorderd zijn dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de vastlegging uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar kan worden verricht.2. De in artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde voorbereidende stadia, die op 31 december van het begrotingsjaar moeten zijn beëindigd met het oog op een overdracht naar het volgende begrotingsjaar, zijn met name:a) voor de globale vastleggingen in de zin van artikel 76 van het Financieel Reglement, de aanneming van een financieringsbesluit of de afsluiting vóór deze datum van het overleg tussen de betrokken diensten binnen elke Instelling met het oog op de aanneming van een dergelijk besluit;b) voor de individuele verbintenissen in de zin van artikel 76 van het Financieel Reglement, de vergevorderde voorbereiding van de contracten of overeenkomsten. Dit houdt in dat het stadium van de selectie van de potentiële contractanten of begunstigden moet zijn afgesloten.3. De overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten die op 31 maart van het volgende begrotingsjaar niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.De Commissie stelt de begrotingsautoriteit vóór 15 april in kennis van de aldus geannuleerde kredieten.4. De overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten mogen tot 31 december van het volgende begrotingsjaar worden gebruikt.5. De boekhouding maakt het mogelijk de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten te onderscheiden.6. De in artikel 9, lid 6, van het Financieel Reglement bedoelde kredieten voor personeelsuitgaven zijn bestemd voor de bezoldigingen en vergoedingen van de leden en het personeel van de Instellingen.HOOFDSTUK 3(HOOFDSTUK 4 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)REKENEENHEIDSBEGINSELArtikel 7Omrekeningskoers tussen de euro en andere valuta's(Artikel 16 van het Financieel Reglement)1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, reeks C, gepubliceerde dagkoers van de euro.2. Indien voor de betrokken valuta geen dagkoers van de euro wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, gebruikt de Commissie de in lid 3 bedoelde boekhoudkundige koers.3. Voor de in de artikelen 132 tot en met 137 van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding en behoudens het bepaalde in artikel 213 geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de maandelijkse boekhoudkundige koers van de euro. Deze boekhoudkundige koers wordt door de Commissie met gebruikmaking van alle informatiebronnen die zij betrouwbaar acht, vastgesteld op basis van de koers van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koers wordt bepaald.Artikel 8Koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en andere valuta's(Artikel 16 van het Financieel Reglement)1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, is de koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta die van de dag waarop de opdrachtgevende dienst de betalings- of invorderingsopdracht heeft opgesteld.2. Bij beheer van gelden ter goede rekening in euro is de datum van betaling door de bank bepalend voor de te gebruiken koers.3. Bij beheer van gelden ter goede rekening in nationale valuta's zoals bedoeld in artikel 16 van het Financieel Reglement, wordt de koers gebruikt van de maand waarin de uitgave wordt verricht.4. Voor de maand "n" uit hoofde waarvan de door het Europees Oriëntatie en Garantiefonds voor de landbouw (EOGFL), afdeling Garantie, gefinancierde uitgaven overeenkomstig artikel 3 van Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie(11) zijn aangemeld, wordt gebruik gemaakt van de koers van de tiende dag van de maand "n+1" of van die van de eerste voorafgaande dag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van Verordening (EG) nr. 296/96.Artikel 9Informatie over de door de Commissie verrichte omwisselingen van kasmiddelen tussen de verschillende valuta's(Artikel 16 van het Financieel Reglement)De Commissie zendt de lidstaten om de drie maanden een overzicht van de omwisselingen tussen de verschillende valuta's toe.HOOFDSTUK 4(HOOFDSTUK 5 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)UNIVERSALITEITSBEGINSELArtikel 10Structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten en opvoering van de betrokken kredieten(Artikel 18 van het Financieel Reglement)1. Onverminderd de artikelen 12 en 13 omvat de structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten in de begroting:a) in de staat van ontvangsten van de afdeling van elke Instelling een begrotingsonderdeel waarop het bedrag van deze ontvangsten kan worden opgenomen.b) in de staat van uitgaven worden in de toelichting de begrotingsonderdelen vermeld waarop de kredieten kunnen worden opgenomen die met de bestemmingsontvangsten overeenkomen.In het in de eerste alinea onder a) bedoelde geval, wordt indien het bedrag van deze ontvangsten te voorzien is, het op dit begrotingsonderdeel opgenomen. Indien het niet te voorzien is, wordt het begrotingsonderdeel voorzien van de vermelding "p.m." en worden de geraamde ontvangsten ter kennisneming in de toelichting vermeld.2. De kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, kunnen als vastleggingskredieten en als betalingskredieten worden opgevoerd wanneer de ontvangsten door de Instelling zijn geïnd, behalve in het in artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde geval. Zij worden automatisch opgevoerd, behalve in het geval van de in artikel 156 van het Financieel Reglement bedoelde terugbetaling van vooruitbetalingen en in het geval van financiële correcties op het gebied van de Structuurfondsen.Artikel 11Bijdragen van de lidstaten voor onderzoeksprogramma's(artikel 18, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement)1. De bijdragen van de lidstaten voor de financiering van bepaalde aanvullende onderzoeksprogramma's zoals bedoeld in artikel 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000, worden betaald:a) voor zeven twaalfde van het in de begroting opgenomen bedrag uiterlijk op 31 januari van het lopende begrotingsjaar,b) voor de resterende vijf twaalfde uiterlijk op 15 juli van het lopende begrotingsjaar.2. Wanneer de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, worden de in lid 1 bedoelde bijdragen betaald op basis van het in de begroting van het voorafgaande begrotingsjaar opgenomen bedrag.3. Elke bijdrage of aanvullende betaling die de lidstaten uit hoofde van de begroting verschuldigd zijn, wordt binnen dertig kalenderdagen na de afroeping op de rekening of rekeningen van de Commissie geboekt.4. De gedane betalingen worden op de in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 bedoelde rekening geboekt en zijn onderworpen aan de voorwaarden van die verordening.Artikel 12Bestemmingsontvangsten die voortvloeien uit de deelneming van de EVA-Staten aan bepaalde communautaire programma's(artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement)1. De structuur voor de opneming in de begroting van de deelneming van de EVA-Staten aan bepaalde communautaire programma's is de volgende:a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor het totale bedrag van de bijdragen van de EVA-Staten voor het betrokken begrotingsjaar. Het geraamde bedrag wordt in de begrotingstoelichting vermeld;b) in de staat van uitgaven:i) wordt in de toelichting bij elk begrotingsonderdeel met betrekking tot de communautaire activiteiten waaraan de EVA-Staten deelnemen, "ter kennisneming" het bedrag vermeld dat met de verwachte deelneming is gemoeid,ii) worden in een bijlage, die integrerend deel van de begroting uitmaakt, alle begrotingsonderdelen vermeld die betrekking hebben op communautaire activiteiten waaraan de EVA-Staten deelnemen.De in de eerste alinea bedoelde bijlage vormt een aanvulling op de structuur voor de opneming in de begroting van de kredieten die overeenkomstig lid 2 in verband met deze deelneming worden uitgetrokken, alsook voor de uitvoering van de uitgaven.2. Krachtens artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte leiden de bedragen met betrekking tot de jaarlijkse deelneming van de EVA-Staten, zoals overeenkomstig artikel 1, lid 5, van protocol 32 bij deze Overeenkomst aan de Commissie bevestigd door het Gemengd Comité van de EER, ertoe dat de desbetreffende vastleggingskredieten en betalingskredieten aan het begin van het begrotingsjaar integraal in de begroting worden opgenomen.3. Indien in de loop van het begrotingsjaar de kredieten van begrotingsonderdelen waaraan de EVA-Staten deelnemen, worden verhoogd zonder dat de EVA-Staten tijdens het betrokken begrotingsjaar hun bijdrage kunnen aanpassen om de in artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte bedoelde evenredigheidsfactor in acht te nemen, mag de Commissie het aandeel van de EVA-Staten voorlopig en bij wijze van uitzondering voorfinancieren uit de kasmiddelen. Na een dergelijke verhoging vraagt de Commissie zo spoedig mogelijk de bijbehorende bijdragen van de EVA-Staten op. De Commissie stelt elk jaar de begrotingsautoriteit in kennis van deze overschrijvingen.De voorfinanciering wordt zo snel mogelijk geregulariseerd in het kader van de begroting van het volgende begrotingsjaar.4. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement vormen de financiële bijdragen van de EVA-Staten bestemmingsontvangsten. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor het gescheiden volgen van het gebruik van de ontvangsten die uit deze deelnemingen voortvloeien en van de bijbehorende kredieten.De Commissie vermeldt in het in artikel 131, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde verslag duidelijk de stand van de uitvoering in verband met de deelneming van de EVA-Staten, zowel wat de ontvangsten als wat de uitgaven betreft.Artikel 13Opbrengst van de sancties tegen lidstaten met een buitensporig tekort(Artikel 18, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement)De structuur voor de opneming in de begroting van de opbrengst van de in afdeling 4 van Verordening (EG) nr. 1467/97 van de Raad(12) bedoelde sancties is als volgt:a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor de opneming van de rente op deze bedragen;b) tegelijkertijd geeft de opneming van deze bedragen in de staat van ontvangsten, onverminderd artikel 74 van het Financieel Reglement, aanleiding tot de opneming van vastleggings- en betalingskredieten in de staat van uitgaven. Deze kredieten worden overeenkomstig artikel 17 van het Financieel Reglement besteed.Artikel 14Betalingsopdracht voor het nettobedrag(Artikel 20, lid 1, van het Financieel Reglement)Overeenkomstig artikel 20, lid 1, van het Financieel Reglement kunnen op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering worden gebracht:a) boeten, opgelegd aan partijen bij contracten en aanbestedingsovereenkomsten;b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe, soortgelijke tussentijdse betaling of saldobetaling aan dezelfde begunstigde ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt.De op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen en rabatten worden niet als ontvangsten van de Gemeenschappen geboekt.Artikel 15Rekeningen "terugvorderbare belastingen"(Artikel 20, lid 2, van het Financieel Reglement)Eventuele belastingen die door de Gemeenschappen worden gedragen overeenkomstig artikel 20, lid 2, van het Financieel Reglement, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.HOOFDSTUK 5(HOOFDSTUK 6 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)SPECIALITEITSBEGINSELArtikel 16Overschrijvingsprocedures(Artikel 22, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Iedere Instelling kan binnen haar afdeling van de begroting overschrijvingen van de ene titel naar de andere boven de grens van 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven, aan de begrotingsautoriteit voorstellen. De andere Instellingen stellen de Commissie hiervan in kennis.Deze overschrijvingen geschieden volgens de procedure van artikel 24 van het Financieel Reglement.2. Iedere Instelling kan binnen haar afdeling van de begroting overschrijvingen binnen artikelen verrichten.Artikel 17Berekening van de maxima voor overschrijvingen(Artikel 23 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 22, lid 1, en artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het moment van het verzoek om overschrijving.2. Voor het in artikel 22, lid 1, en artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde maximum wordt de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven en waarvan het bedrag wordt gecorrigeerd voor eerdere overschrijvingen, in aanmerking genomen.Artikel 18Administratieve uitgaven(Artikel 23 van het Financieel Reglement)Onder de in artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven vallen voor elk beleidsterrein de in artikel 27 van de onderhavige verordening bedoelde rubrieken.Artikel 19Motivering van de kredietoverschrijvingsverzoeken(Artikelen 22 en 23 van het Financieel Reglement)De voorstellen voor kredietoverschrijvingen en alle voor de begrotingsautoriteit bestemde informatie met betrekking tot de overeenkomstig de artikelen 22 en 23 van het Financieel Reglement uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de kredieten die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.Artikel 20Motivering van de verzoeken om kredietoverschrijvingen uit de reserve voor spoedhulp(Artikel 26 van het Financieel Reglement)De voorstellen voor kredietoverschrijvingen die het gebruik van de in artikel 26, lid 2, eerste alinea, van het Financieel Reglement bedoelde reserve voor spoedhulp mogelijk moeten maken, gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen die het volgende omvatten:a) voor het begrotingsonderdeel waarvoor de kredieten bestemd zijn, de meest recente gegevens over de besteding van de kredieten, alsmede de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar;b) voor alle begrotingsonderdelen met betrekking tot de externe maatregelen, de besteding van de kredieten tot het einde van de maand die aan het overschrijvingsverzoek voorafgaat, de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar, alsmede een vergelijking met de oorspronkelijke ramingen;c) een onderzoek van de mogelijkheden de kredieten een andere bestemming te geven.HOOFDSTUK 6(HOOFDSTUK 7 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEERArtikel 21Evaluatie(Artikel 27 van het Financieel Reglement)1. Alle voorstellen voor nieuwe programma's of activiteiten die uitgaven of een vermindering van de ontvangsten voor de begroting meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf. Hierbij wordt het volgende vastgesteld:a) de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien;b) de te bereiken doelen;c) de verwachte resultaten en de voor de evaluatie hiervan noodzakelijke indicatoren;d) de toegevoegde waarde van de communautaire bijstandsverlening;e) de aan de voorstellen verbonden risico's, waaronder begrepen fraude, en de alternatieven;f) de lering die uit reeds verrichte soortgelijke activiteiten is getrokken;g) de omvang van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en andere administratieve uitgaven met inachtneming van het kosteneffectiviteitsbeginsel;h) het in te stellen toezichtsysteem.2. Alle programma's en activiteiten worden vervolgens op de volgende wijze tussentijds en/of achteraf onderworpen aan een evaluatie met betrekking tot de toegewezen personele en financiële middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of de doelstellingen zijn bereikt:a) de bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde resultaten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat de mogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening te houden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of staking van het programma;b) op jaarbasis gefinancierde activiteiten worden ten minste om de zes jaar op de behaalde resultaten geëvalueerd.De in de eerste alinea, onder b), bedoelde verplichting geldt niet voor elk van de projecten of acties die in het kader van deze activiteiten worden uitgevoerd, waarvoor aan deze verplichting kan worden voldaan door middel van de eindverslagen die worden toegezonden door de organisaties die de actie hebben uitgevoerd.Artikel 22Financieel memorandum(Artikel 28 van het Financieel Reglement)1. Elk aan de wetgever voorgelegd voorstel voor een besluit dat gevolgen voor de begroting kan hebben, met inbegrip van gevolgen voor het aantal ambten, omvat een financieel memorandum.Het financiële memorandum bevat de financiële en economische elementen op grond waarvan de wetgever kan beoordelen of een optreden van de Gemeenschap noodzakelijk is. Voorts bevat het nuttige gegevens over de samenhang en eventuele synergie met andere financieringsinstrumenten.Voor meerjarenacties omvat het financiële memorandum een tijdschema met een raming van de jaarlijks benodigde kredieten en personeelsleden, alsmede een evaluatie van de financiële gevolgen op middellange termijn.2. Ter voorkoming van het risico van fraude en onregelmatigheden die de financiële belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, bevat het financiële memorandum inlichtingen over de bestaande of voorgenomen preventieve en beschermende maatregelen.HOOFDSTUK 7(HOOFDSTUK 8 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)DOORZICHTIGHEIDSBEGINSELArtikel 23Voorlopige bekendmaking van het overzicht van de begroting(Artikel 29 van het Financieel Reglement)Zo spoedig mogelijk en uiterlijk vier weken na de definitieve vaststelling van de begroting wordt op initiatief van de Commissie een overzicht van de cijfers van de begroting op de internetsite van de Instellingen bekendgemaakt, in afwachting van de officiële bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.TITEL IIIOPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTINGHOOFDSTUK 1OPSTELLING VAN DE BEGROTINGArtikel 24Algemene inleiding bij het voorontwerp van begroting(Artikel 33 van het Financieel Reglement)De Commissie stelt de algemene inleiding bij het voorontwerp van begroting op.Elk der afdelingen van het voorontwerp van begroting wordt voorafgegaan door een door de betrokken instelling opgestelde inleiding.De algemene inleiding omvat:a) financiële tabellen voor de gehele begroting;b) wat de titels van de afdeling Commissie betreft:i) een omschrijving van de beleidsmaatregelen waarvoor kredieten worden gevraagd, rekening houdend met de in artikel 27 en artikel 33, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement bedoelde beginselen en vereisten,ii) een motivering van de wijzigingen van de kredieten ten opzichte van het vorige jaar.Artikel 25Werkdocumenten bij het voorontwerp van begroting(Artikelen 30 en 33 van het Financieel Reglement)Bij het voorontwerp van begroting worden de volgende werkdocumenten gevoegd:a) wat het personeel van de Instellingen betreft:i) een toelichting op het beleid inzake vast en tijdelijk personeel;ii) per personeelscategorie een overzicht van de in de begroting vermelde posten en de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van het voorontwerp van begroting, met vermelding van de verdeling ervan per rang en per administratieve eenheid;iii) bij wijzigingen in het personeel, een motivering van deze wijzigingen;iv) een uitsplitsing van het personeel naar beleidsterrein;b) een gedetailleerde toelichting op het beleid inzake het opnemen en verstrekken van leningen;c) wat de subsidies betreft aan de in artikel 32 van het Financieel Reglement bedoelde organen, een raming van de ontvangsten en uitgaven, voorafgegaan door een door de betrokken organen opgestelde toelichting; wat de Europese scholen betreft, een staat van de ontvangsten en uitgaven, voorafgegaan door een toelichting.Artikel 26Voorontwerpen van gewijzigde begroting(Artikel 37, lid 1, van het Financieel Reglement)De voorontwerpen van gewijzigde begroting gaan vergezeld van de ten tijde van de opstelling ervan beschikbare motiveringen en gegevens over de uitvoering van de begroting van het voorafgaande en het lopende begrotingsjaar.HOOFDSTUK 2STRUCTUUR EN INRICHTING VAN DE BEGROTINGArtikel 27Administratieve kredieten(Artikel 41 van het Financieel Reglement)Indien de staat van uitgaven van een afdeling van de begroting is ingericht volgens een nomenclatuur die een indeling naar bestemming omvat, worden de administratieve kredieten per titel in afzonderlijke rubrieken ingedeeld op grond van de volgende bestemmingen:a) uitgaven voor het door de personeelsformatie toegestane aantal ambten: bij elke rubriek worden de kredieten en het aantal posten vermeld;b) uitgaven voor extern personeel (waaronder hulppersoneel en tijdelijk personeel) en andere beheeruitgaven (waaronder de kosten van representatie en vergaderingen);c) uitgaven voor gebouwen en andere, hiermee verband houdende uitgaven, waaronder die voor schoonmaak en onderhoud, huur, telecommunicatie, water, gas en elektriciteit;d) uitgaven voor ondersteuning.De administratieve uitgaven van de Commissie die in alle titels voorkomen, worden tevens opgenomen in een afzonderlijke samenvattende staat, ingedeeld naar aard.Artikel 28Werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar(Artikel 46, lid 1, punt 1, onder e), van het Financieel Reglement)Voor de opstelling van de begroting worden de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar als volgt vastgesteld:a) vastleggingen: de vastleggingen die tijdens het begrotingsjaar zijn geboekt ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 5;b) betalingen: de betalingen die tijdens het begrotingsjaar zijn verricht, d.w.z. waarvan de uitvoeringsopdracht aan de bank is gegeven, ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in genoemd artikel.Artikel 29Begrotingstoelichting(artikel 46, lid 1, punt 1, onder g), van het Financieel Reglement)De begrotingstoelichting omvat met name de volgende elementen:a) de verwijzing naar het basisbesluit, indien voorhanden,b) een passende uitleg over de aard en de bestemming van de kredieten.Artikel 30Personeelsformatie(artikel 46, lid 1, punt 3, onder a), van het Financieel Reglement)Het personeel van het Voorzieningsagentschap is afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie opgenomen.TITEL IVUITVOERING VAN DE BEGROTINGHOOFDSTUK 1ALGEMENE BEPALINGENArtikel 31Vormen die het basisbesluit kan hebben(Artikel 49, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Op het communautaire gebied heeft een "basisbesluit", zoals omschreven in artikel 49, lid 1, van het Financieel Reglement, de vorm van een verordening, een richtlijn, een beschikking in de zin van artikel 249 van het EG-Verdrag of een besluit.2. Op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid kan een "basisbesluit" een van de in artikel 13, lid 2, artikel 14 en artikel 23, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie genoemde vormen hebben.3. Op het gebied van de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken kan een "basisbesluit" een van de in artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie genoemde vormen hebben.Artikel 32Maximumbedragen voor proefprojecten en voorbereidende acties(Artikel 49, lid 2, onder a) en b), van het Financieel Reglement)1. Het totale bedrag van de kredieten voor de in artikel 49, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde proefprojecten mag niet hoger zijn dan 32 miljoen EUR per begrotingsjaar.2. Het totale bedrag van de kredieten voor de in artikel 49, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde nieuwe voorbereidende acties mag niet hoger zijn dan 30 miljoen EUR per begrotingsjaar en het totale bedrag van de daadwerkelijk vastgelegde kredieten voor voorbereidende acties mag niet hoger zijn dan 75 miljoen EUR.Artikel 33Bijzondere bevoegdheden van de Commissie overeenkomstig de Verdragen(Artikel 49, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)1. De volgende artikelen van het EG-Verdrag kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:a) Artikel 138 (sociale dialoog);b) Artikel 140 (studies, adviezen, overleg op sociaal gebied);c) Artikelen 143 en 145 (bijzondere verslagen op sociaal gebied);d) Artikel 152, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid);e) Artikel 155, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van trans-Europese netwerken);f) Artikel 157, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van industrie);g) Artikel 159, tweede alinea (verslag over de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de economische en sociale samenhang);h) Artikel 165, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);i) Artikel 173 (verslag op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);j) Artikel 180, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid).2. De volgende artikelen van het Euratom-Verdrag kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:a) Artikel 70 (financiële bijdragen, binnen de in de begroting bepaalde grenzen, aan de opsporing van delfstoffen op het grondgebied van de lidstaten);b) Artikel 77 en volgende (veiligheidscontrole).3. De in de leden 1 en 2 opgenomen lijsten kunnen bij de indiening van het voorontwerp van begroting worden aangevuld met de vermelding van de betrokken artikelen en bedragen.Artikel 34Definitie van belangenconflict(Artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement)1. Een handeling waarbij zich een belangenconflict in de zin van artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement kan voordoen, kan met name een van de volgende vormen aannemen:a) de toekenning aan zichzelf of anderen van directe of indirecte voordelen waarop de betrokkene geen recht heeft;b) de weigering aan een begunstigde rechten of voordelen toe te kennen waarop hij aanspraak kan maken;c) het verrichten van ongepaste of onrechtmatige handelingen dan wel het niet-verrichten van noodzakelijke handelingen.2. Het in artikel 52, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde bevoegde gezag is de hiërarchieke meerdere van de betrokkene. Hij verklaart schriftelijk dat er een belangenconflict is, dan wel dat dit niet het geval is. Indien er sprake van een belangenconflict is, neemt hij zelf een passende beslissing.HOOFDSTUK 2WIJZE VAN UITVOERINGAfdeling 1Algemene bepalingenArtikel 35Voorafgaande controles door de Commissie(Artikelen 53 en 56 van het Financieel Reglement)1. Wanneer de Commissie de begroting in gedeeld, gedecentraliseerd of indirect gecentraliseerd beheer uitvoert, vergewist zij zich, door middel van een voorafgaand onderzoek aan de hand van documenten en ter plaatse van het bestaan, de relevantie en de goede werking bij de entiteiten waaraan zij het beheer toevertrouwt, overeenkomstig de regels van goed financieel beheer en, in geval van gedecentraliseerd beheer, geheel of gedeeltelijk naar gelang van de overeengekomen mate van decentralisatie, van:a) de toegepaste procedures;b) de controlesystemen;c) de boekhoudsystemen;d) de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies.2. Bij elke wezenlijke wijziging van de procedures of systemen verricht de Commissie een nieuw onderzoek om zich ervan te vergewissen dat nog steeds aan de voorwaarden van lid 1 wordt voldaan.3. De in lid 1 bedoelde entiteiten verstrekken de Commissie binnen een vastgestelde termijn de gegevens waarom zij verzoekt, en zij stellen haar onverwijld van elke wezenlijke wijziging van hun procedures of systemen in kennis. De Commissie werkt deze verplichtingen, naar gelang van het geval, nader uit in de delegatiebesluiten of de met deze entiteiten gesloten overeenkomsten.4. Wanneer de Commissie de begroting in gezamenlijk beheer uitvoert, zijn de met de betrokken internationale organisaties gesloten verificatieovereenkomsten van toepassing.Afdeling 2Bijzondere bepalingenArtikel 36Direct gecentraliseerd beheer(Artikel 53 van het Financieel Reglement)Wanneer de Commissie de begroting direct binnen haar diensten uitvoert, worden de uitvoeringstaken volgens de voorwaarden van deze verordening verricht door de financiële actoren in de zin van de artikelen 58 tot en met 68 van het Financieel Reglement.Artikel 37Delegatie aan uitvoerende agentschappen(Artikel 54, lid 2, onder a), en artikel 55, lid 2, van het Financieel Reglement)1. De besluiten tot delegatie aan de uitvoerende agentschappen machtigen hen, als gedelegeerde ordonnateur de kredieten te besteden van het communautaire programma met het beheer waarvan zij zijn belast.2. De delegatie aan het uitvoerende agentschap wordt overeenkomstig artikel 55, lid 2, van het Financieel Reglement door de directeur van het agentschap ten uitvoer gelegd.3. Het delegatiebesluit van de Commissie omvat dezelfde bepalingen als die welke zijn bedoeld in artikel 39, lid 2. Het wordt formeel schriftelijk aanvaard door de directeur van het betrokken uitvoerende agentschap.Artikel 38Voorwaarden voor delegatie aan nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak(Artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)1. De Commissie kan slechts overheidstaken aan nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak delegeren indien deze onder het recht van de lidstaten of van de staten van de Europese Economische Ruimte (EER) of de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie vallen, behalve wanneer het basisbesluit anders bepaalt.2. De Commissie vergewist zich ervan dat de in lid 1 bedoelde organen of entiteiten voldoende financiële garanties bieden, bij voorkeur afkomstig van een overheidsinstantie, met name op het gebied van de integrale terugvordering van aan de Commissie verschuldigde bedragen.3. Wanneer de Commissie overweegt overheidstaken, en met name taken tot uitvoering van de begroting, aan een in artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement bedoeld orgaan toe te vertrouwen, onderzoekt zij of de beginselen zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid zijn nageleefd. Indien uit dit onderzoek blijkt dat de delegatie aan de vereisten van goed financieel beheer voldoet, vraagt zij, voordat zij de delegatie ten uitvoer legt, advies aan het in het basisbesluit genoemde bevoegde comité, dat zich eveneens over de voorgenomen toepassing van de selectiecriteria kan uitspreken.Artikel 39Aanwijzing van de nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak(Artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)1. De nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak zijn onderworpen aan het recht van de lidstaat of het land waarin zij zijn opgericht.2. De keuze van deze organen of entiteiten geschiedt na een kosteneffectiviteitsanalyse op objectieve en doorzichtige wijze, overeenkomstig de door de Commissie vastgestelde uitvoeringsbehoeften. Deze keuze mag niet leiden tot discriminatie tussen de verschillende betrokken lidstaten of landen.3. In geval van beheer door een net waarbij ten minste een orgaan of entiteit per betrokken lidstaat of land moet worden aangewezen, wordt deze aanwijzing overeenkomstig de bepalingen van de basisbesluiten verricht door de lidstaat of het land in kwestie.In de andere gevallen wijst de Commissie deze organen of entiteiten in overleg met de betrokken lidstaten of landen aan, overeenkomstig de bepalingen van de basisbesluiten.Artikel 40Naleving van de regels voor het plaatsen van overheidsopdrachten(Artikel 57 van het Financieel Reglement)Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 57, lid 2, van het Financieel Reglement taken aan privaatrechtelijke organen toevertrouwt, plaatst zij een overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van deel I, titel V, van het Financieel Reglement.Artikel 41Wijze van uitvoering van indirect gecentraliseerd beheer(Artikel 54, lid 2, onder b) en c), van het Financieel Reglement)1. Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 54, lid 2, onder b) en c), van het Financieel Reglement uitvoeringstaken aan organen of entiteiten toevertrouwt, sluit zij met hen een overeenkomst.2. De in lid 1 bedoelde overeenkomst omvat met name bepalingen inzake:a) de omschrijving van de betrokken taken;b) de voorwaarden en de wijze van uitvoering van deze taken, waaronder begrepen passende bepalingen ter afbakening van de verantwoordelijkheden en de organisatie van de te verrichten controles;c) het uitbrengen van verslag aan de Commissie over de uitvoering van deze taken;d) de beëindiging van de uitvoering van deze taken;e) de door de Commissie uitgeoefende controle;f) het gebruik van afzonderlijke bankrekeningen, de bestemming en het gebruik van de voortgebrachte rente;g) de zichtbaarheid van het communautaire optreden, met name in vergelijking met de andere activiteiten van het orgaan;h) de verbintenis van elke handeling af te zien die tot een belangenconflict in de zin van artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement aanleiding geeft.3. De in lid 1 bedoelde organen of entiteiten zijn geen gedelegeerde ordonnateur.Artikel 42Procedures voor de goedkeuring van de rekeningen bij gedeeld of gedecentraliseerd beheer(Artikel 53, lid 5, van het Financieel Reglement)1. De in artikel 53, lid 5, van het Financieel Reglement bedoelde procedure voor de goedkeuring van de rekeningen beoogt te waarborgen dat de uitgaven die in het kader van gedeeld beheer door de lidstaten of in het kader van gedecentraliseerd beheer door derde landen worden verricht en die ten laste van de communautaire begroting kunnen komen, op regelmatige wijze en overeenkomstig de toepasselijke communautaire regelgeving zijn verricht.2. Onverminderd de specifieke bepalingen van sectorale regelingen omvat de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen:a) de declaratie van de uitgaven door de lidstaten of derde landen in de vorm van rekeningen die zijn gecertificeerd door een dienst die of een orgaan dat over de nodige technische bekwaamheden beschikt en functioneel onafhankelijk is van de organen die de uitgaven hebben verricht;b) de controle door de Commissie van deze rekeningen en de onderliggende verrichtingen, aan de hand van documenten en eventueel ter plaatse, zonder beperkingen, waaronder begrepen de begunstigden;c) de vaststelling door de Commissie, in het kader van contradictoire procedures en met kennisgeving aan de lidstaten of derde landen, van het bedrag van de uitgaven die ten laste van de begroting komen;d) de berekening van de financiële correctie die voortvloeit uit het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de uitgaven die ten laste van de begroting komen;e) de invordering dan wel betaling van het saldo dat voortvloeit uit het verschil tussen de goedgekeurde uitgaven en de reeds aan de lidstaten of derde landen betaalde bedragen; de invordering geschiedt door middel van verrekening onder de voorwaarden van artikel 83.3. In het kader van het gedecentraliseerde beheer is de in de leden 1 en 2 beschreven procedure voor de goedkeuring van de rekeningen van toepassing naar gelang van de overeengekomen mate van decentralisatie.Artikel 43Gezamenlijk beheer(Artikelen 53 en 165 van het Financieel Reglement)1. De kredieten die worden besteed in gezamenlijk beheer met internationale organisaties in de zin van de artikelen 53 en 165 van het Financieel Reglement, dienen ter financiering van acties waarvoor de middelen van verschillende donateurs moeten worden samengevoegd zonder dat de toewijzing van de bijdrage van elke donateur aan ieder soort uitgave redelijkerwijs mogelijk of wenselijk is.De Commissie vergewist zich van het bestaan van adequate regelingen voor controle en audit van de actie als geheel.2. De in lid 1 bedoelde internationale organisaties zijn:a) internationale publiekrechtelijke organisaties en gespecialiseerde organen die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten;b) het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK);c) de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan.HOOFDSTUK 3FINANCIËLE ACTORENAfdeling 1Rechten en verplichtingen van de financiële actorenArtikel 44Rechten en verplichtingen van de financiële actoren(Artikel 58 van het Financieel Reglement)Elke Instelling stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van diens taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.Afdeling 2OrdonnateurArtikel 45Bijstand aan gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs(Artikel 59 van het Financieel Reglement)1. De bevoegde ordonnateur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door ambtenaren of andere personeelsleden, hierna: "personeelsleden" genoemd, die onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde handelingen verrichten die nodig zijn voor de uitvoering van de begroting en de verstrekking van informatie over financiën en beheer. Ter voorkoming van belangenconflicten gelden voor de personeelsleden die de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs bijstaan, de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.2. Telkens wanneer een gedelegeerde ordonnateur met de rang A1 in functie treedt, van functie verandert of zijn functie beëindigt, stelt elke Instelling de begrotingsautoriteit hiervan in kennis.Artikel 46Interne bepalingen inzake delegaties(Artikel 59 van het Financieel Reglement)Elke Instelling stelt overeenkomstig het Financieel Reglement en deze verordening in haar interne regels de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling nodig lijken.Artikel 47Scheiding van de functies inleiding en verificatie van een verrichting(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)1. Onder inleiding van een verrichting dient te worden verstaan alle handelingen die door de in artikel 45 bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs wie delegatie of subdelegatie is verleend.2. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.3. Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen:a) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave en de ontvangst met de geldende bepalingen, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de Verdragen, de verordeningen en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;b) de toepassing van het in titel II, hoofdstuk 7, van het Financieel Reglement bedoelde beginsel van goed financieel beheer.4. De verificaties achteraf aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse hebben als doel de goede uitvoering van de door de begroting gefinancierde verrichtingen te verifiëren, en met name de inachtneming van de in lid 3 bedoelde criteria. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs gebeuren op basis van een risicoanalyse.5. De ambtenaren of andere personeelsleden die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties zijn niet de personeelsleden die de in lid 1 bedoelde inleidingstaken verrichten, en zijn evenmin de ondergeschikten van laatstgenoemden.Artikel 48Procedures voor beheer en interne controle(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)De systemen en procedures voor beheer en interne controle maken het mogelijk:a) de doelstellingen van het beleid, de programma's en de acties van de Instelling te verwezenlijken in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer;b) de regels van het Gemeenschapsrecht en de door de Instelling vastgestelde minimumnormen voor de controle na te leven;c) de activa van de Instelling en de informatie te beschermen;d) onregelmatigheden, fouten en fraude te voorkomen en op te sporen;e) de beheerrisico's vast te stellen en te voorkomen;f) betrouwbare informatie over financiën en beheer te verstrekken;g) de bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting te bewaren;h) de documenten met betrekking tot de vereiste voorafgaande garanties ten gunste van de Instelling te bewaren en een tijdschema op te stellen waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.Artikel 49Bewaring van bewijsstukken door de ordonnateurs(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)De beheersystemen en -procedures betreffende de bewaring van bewijsstukken voorzien in:a) de nummering ervan;b) de datering ervan;c) het bijhouden van eventueel geautomatiseerde registers waarmee de precieze plaats ervan kan worden nagegaan;d) de bewaring van deze bewijsstukken gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden langer bewaard dan de in de eerste alinea, onder d), genoemde periode, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.Artikel 50Beroepscode(Artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement)1. De personeelsleden die de bevoegde ordonnateur aanwijst om de financiële verrichtingen te verifiëren, worden gekozen op grond van hun bijzondere kennis, bekwaamheid en vaardigheden die zij blijkens diploma's of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.2. Elke Instelling stelt een beroepscode vast waarin op het gebied van interne controle het volgende wordt vastgesteld:a) het vereiste niveau van technische en financiële bekwaamheid van de in lid 1 bedoelde personeelsleden;b) de verplichting voor deze personeelsleden om zich voortdurend bij te scholen;c) de opdrachten, rollen en taken die zij moeten vervullen;d) de gedragsregels, met name inzake beroepsethiek en integriteit, waaraan zij zich moeten houden en de rechten die zij hebben.3. Elke Instelling zorgt voor passende structuren om passende informatie over de controlenormen onder de ordonnateursdiensten te verspreiden en regelmatig bij te werken, alsmede de daartoe beschikbare methoden en technieken.Artikel 51Niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur(Artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement)Onder niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur in de zin van artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement wordt verstaan het uitblijven van een antwoord binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand.Artikel 52Verificatie achteraf en jaarlijks activiteitenverslag(Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement)Het resultaat van de verificaties achteraf wordt samen met andere elementen bekendgemaakt in het jaarlijkse activiteitenverslag van de gedelegeerde ordonnateur aan zijn Instelling.Artikel 53Toezending van informatie over financiën en beheer aan de rekenplichtige(Artikel 60 van het Financieel Reglement)De gedelegeerde ordonnateur zendt de rekenplichtige, met inachtneming van de door deze laatste vastgestelde regels, de informatie over financiën en beheer toe die nodig is voor de vervulling van zijn taken.Artikel 54Verslag over de onderhandelingsprocedures(Artikel 60 van het Financieel Reglement)De gedelegeerde ordonnateurs houden voor elk begrotingsjaar bij hoeveel opdrachten worden geplaatst door middel van de in de artikelen 126, 127, 242, 244, 246 en 247 bedoelde onderhandelingsprocedure. Indien het aantal onderhandelingsprocedures in verhouding tot het aantal door dezelfde gedelegeerde ordonnateur geplaatste opdrachten aanzienlijk stijgt ten opzichte van de voorafgaande begrotingsjaren of indien deze verhouding aanmerkelijk hoger is dan het gemiddelde van zijn Instelling, brengt de bevoegde ordonnateur verslag uit aan zijn Instelling, en vermeldt hij daarbij de maatregelen die, in voorkomend geval, zijn genomen om deze tendens om te buigen. Elke Instelling zendt de begrotingsautoriteit een verslag over de onderhandelingsprocedures toe. In het geval van de Commissie wordt dit verslag bij de in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen gevoegd.Afdeling 3RekenplichtigeArtikel 55Benoeming van de rekenplichtige(Artikel 61 van het Financieel Reglement)De rekenplichtige wordt door elke Instelling benoemd uit de ambtenaren op wie het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen van toepassing is.De rekenplichtige wordt door de Instelling gekozen op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.Artikel 56Beëindiging van de functie van rekenplichtige(Artikel 61 van het Financieel Reglement)1. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt zo spoedig mogelijk een tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt.Deze stand bestaat uit de in deel I, titel VII, van het Financieel Reglement bedoelde rekeningen, vastgesteld op de laatste dag van de maand waarin de rekenplichtige zijn functie heeft beëindigd.2. Wanneer de beëindiging van de functie van rekenplichtige samenvalt met het einde van een begrotingsjaar, behoeft geen tussentijdse stand te worden opgemaakt.3. De tussentijdse stand of, in het in lid 2 bedoelde geval, de in artikel 128 van het Financieel Reglement bedoelde voorlopige rekeningen, worden door de rekenplichtige die zijn functie beëindigt of, indien dit onmogelijk is, door een ambtenaar van zijn diensten toegezonden aan de nieuwe rekenplichtige, die binnen een termijn van ten hoogste een maand na deze toezending voor aanvaarding moet ondertekenen en voorbehoud kan maken.4. Elke Instelling stelt de begrotingsautoriteit van de aanstelling of beëindiging van de functie van haar rekenplichtige in kennis.Artikel 57Advies over de boekhoud- en inventarissystemen(Artikel 61 van het Financieel Reglement)Wanneer door de ordonnateur ingestelde financiële beheersystemen gegevens verstrekken aan de boekhouding van de Instelling of worden gebruikt om de gegevens van deze boekhouding te staven, moet de rekenplichtige met de invoering en de wijziging ervan instemmen.De rekenplichtige wordt tevens geraadpleegd over de invoering en de wijziging van de systemen voor inventarisatie en waardering van de activa en passiva door de bevoegde ordonnateurs.Artikel 58Beheer van de kasmiddelen(Artikel 61 van het Financieel Reglement)1. De rekenplichtige ziet erop toe dat zijn Instelling voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien.2. Voor de toepassing van lid 1 voert de rekenplichtige systemen voor het beheer van de liquide middelen in waarmee hij ramingen van de kasmiddelen kan opstellen.3. De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de beschikbare middelen overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000.Artikel 59Beheer van bankrekeningen(Artikel 61 van het Financieel Reglement)1. De rekenplichtige kan voor de behoeften in verband met het beheer van de kasmiddelen bij financiële instellingen of nationale centrale banken rekeningen op naam van de Instelling openen of laten openen. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan hij rekeningen in andere valuta's dan de euro openen.2. De rekenplichtige onderhandelt over de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, rendement en concurrentie.3. Ten minste elke vijf jaar onderwerpt de rekenplichtige de financiële instellingen bij welke rekeningen zijn geopend, opnieuw aan concurrentie.4. De rekenplichtige ziet erop toe dat de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen streng worden nageleefd.5. De rekenplichtige van de Commissie is ermee belast, nadat hij de rekenplichtigen van de andere Instellingen heeft geraadpleegd, de voorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingen geopende rekeningen op elkaar af te stemmen.Artikel 60Handtekeningen in verband met de rekeningen(Artikel 61 van het Financieel Reglement)In de voorwaarden voor het openen, de werking en het gebruik van rekeningen wordt bepaald dat, naar gelang van de interne controlebehoeften, voor cheques, overschrijvingsopdrachten en alle andere bankverrichtingen de handtekening van een of meer naar behoren gemachtigde personeelsleden vereist is.Daartoe doet elke Instelling alle financiële instellingen bij welke zij rekeningen heeft geopend, de namen en specimens van de handtekeningen van de gemachtigde personeelsleden toekomen.Artikel 61Beheer van het saldo van de rekeningen(Artikel 61 van het Financieel Reglement)1. De rekenplichtige vergewist zich ervan dat het saldo van de in artikel 59 bedoelde bankrekeningen niet aanzienlijk afwijkt van de in artikel 58, lid 2, bedoelde ramingen van de kasmiddelen en dat:a) geen van deze rekeningen een negatief saldo vertoont;b) het saldo van rekeningen in een vreemde valuta periodiek in euro wordt omgerekend.2. De rekenplichtige mag op de rekeningen in een vreemde valuta geen saldo's laten staan die ertoe kunnen leiden dat de Instelling buitensporige verliezen lijdt als gevolg van schommelingen van de wisselkoersen.Artikel 62Overschrijvingen en omrekeningen(Artikel 61 van het Financieel Reglement)Onverminderd artikel 69 verricht de rekenplichtige overschrijvingen tussen rekeningen die op naam van de Instelling bij financiële instellingen zijn geopend en omrekeningen van valuta's.Artikel 63Wijzen van betaling(Artikel 61 van het Financieel Reglement)Betalingen geschieden door overschrijving of door middel van een cheque.Artikel 64Derdenbestand(Artikel 61 van het Financieel Reglement)1. Betalingen door overschrijving mogen slechts door de rekenplichtige worden verricht indien de bankgegevens van de begunstigde van de betaling van tevoren zijn opgenomen in een gemeenschappelijk bestand per Instelling.De opneming van de bankgegevens van de begunstigde in dit bestand of de wijziging van deze gegevens geschieden op basis van een door de bank van de begunstigde gewaarmerkt papieren of elektronisch document.2. Met het oog op betalingen door overschrijving mogen de ordonnateurs slechts namens hun Instelling verplichtingen jegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrekt die nodig is om hem in het bestand op te nemen.De ordonnateurs onderzoeken of de door de begunstigde verstrekte bankgegevens op het moment van de opstelling van elke betalingsopdracht nog geldig zijn.In het kader van de pretoetredingssteun kunnen individuele verbintenissen worden aangegaan met de overheidsinstanties van de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie zonder voorafgaande opneming in het derdenbestand. In dit geval stelt de ordonnateur alles in het werk om ervoor te zorgen dat deze opneming zo spoedig mogelijk geschiedt. De overeenkomst bepaalt dat de mededeling van de bankgegevens van de begunstigde aan de Commissie een voorwaarde voor de eerste betaling is.Artikel 65Bewaring van bewijsstukken door de rekenplichtige(Artikel 61 van het Financieel Reglement)De bewijsstukken met betrekking tot de boekhouding en de opstelling van de in artikel 121 van het Financieel Reglement bedoelde rekeningen worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden echter langer bewaard, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.Elke Instelling bepaalt bij welke dienst de bewijsstukken worden bewaard.Afdeling 4Beheerder van gelden ter goede rekeningArtikel 66Gebruik van gelden ter goede rekening(Artikel 63 van het Financieel Reglement)1. Wanneer betaling langs budgettaire weg niet mogelijk of niet efficiënt is omdat het om geringe bedragen gaat, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld.2. De beheerder van gelden ter goede rekening is gemachtigd, in opdracht van de bevoegde ordonnateur, tot voorlopige betaalbaarstelling en betaling van uitgaven over te gaan.3. De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening geschieden bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur. In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de beheerder van gelden ter goede rekening en de ordonnateur gewezen.De wijziging van de voorwaarden voor de werking van beheer van gelden ter goede rekening geschiedt eveneens bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur.Artikel 67Instelling en betaling(Artikel 63 van het Financieel Reglement)1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening en tot aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening en het besluit tot wijziging van de voorwaarden voor de werking van beheer van gelden ter goede rekening worden met name vastgesteld:a) het doel en het maximumbedrag van de aanvankelijke gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;b) de opening, in voorkomend geval, van een bank- of postrekening op naam van de Instelling;c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die door de beheerder van gelden ter goede rekening aan derden mag worden betaald of bij hen mag worden geïnd;d) de regelmaat waarmee en de wijze waarop de bewijsstukken moeten worden overgelegd en de toezending van deze bewijsstukken aan de ordonnateur voor regularisatie;e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden aangevuld;f) dat de verrichtingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening uiterlijk aan het einde van de volgende maand door de ordonnateur worden geregulariseerd, om te zorgen voor afstemming van het boeksaldo en het banksaldo;g) de geldigheidsduur van de machtiging die door de rekenplichtige aan de beheerder van gelden ter goede rekening wordt verstrekt;h) de identiteit van de aangewezen beheerder van gelden ter goede rekening.2. Bij de voorstellen voor besluiten tot het instellen van beheer van gelden ter goede rekening is de bevoegde ordonnateur verplicht:a) bij voorkeur de budgettaire weg te gebruiken wanneer de toegang tot het centrale geautomatiseerde boekhoudsysteem voorhanden is;b) slechts in gerechtvaardigde gevallen gebruik te maken van beheer van gelden ter goede rekening.Behalve in de specifieke gevallen van beheer van gelden ter goede rekening op het gebied van humanitaire hulp en de beheersing van crisissitaties in de zin van artikel 168, lid 2, mag het in de eerste alinea, onder c), bedoelde maximumbedrag niet hoger zijn dan 30000 EUR per uitgave.3. Betalingen aan derden kunnen door de beheerder van gelden ter goede rekening worden verricht op grond en binnen de grenzen van:a) voorafgaande vastleggingen en juridische verbintenissen die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend;b) het resterende positieve saldo, in kas of op de bank, van de gelden ter goede rekening.4. De betalingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening kunnen geschieden door overschrijving, door een cheque of op andere wijze.5. De verrichte betalingen worden gevolgd door formele besluiten tot definitieve betaalbaarstelling en/of regularisatiebetalingsopdrachten die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend.Artikel 68Keuze van de beheerders van gelden ter goede rekening(Artikel 63 van het Financieel Reglement)De beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit ambtenaren van categorie A, B of C. Zo nodig kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit de onder de regeling voor de andere personeelsleden vallende personeelsleden van een niveau dat met deze categorieën overeenkomt. De personeelsleden worden gekozen op grond van hun kennis, bekwaamheid en vaardigheden ter zake die zij blijkens diploma's of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.Artikel 69Verstrekking van middelen voor het beheer van gelden ter goede rekening(Artikel 63 van het Financieel Reglement)1. De rekenplichtige verricht de betaling waarmee middelen voor het beheer van gelden ter goede rekening worden verstrekt en oefent daarop financieel toezicht uit, ten aanzien van zowel de opening van bankrekeningen en de delegatie van ondertekeningsbevoegdheid, als de controles ter plaatse en in de gecentraliseerde boekhouding. De rekenplichtige stelt gelden ter goede rekening ter beschikking. De gelden worden overgemaakt op de in naam van het beheer van gelden ter goede rekening geopende bankrekening.De betrokken gelden ter goede rekening kunnen rechtstreeks afkomstig zijn van diverse plaatselijke ontvangsten, zoals die welke voortvloeien uit:a) verkopen van materieel,b) publicaties,c) diverse vergoedingen,d) rente.De regularisatie van uitgaven, diverse ontvangsten of bestemmingsontvangsten geschiedt overeenkomstig het in artikel 67 bedoelde besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de bepalingen van het Financieel Reglement. De desbetreffende bedragen worden door de ordonnateur in mindering gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt ter aanvulling van diezelfde gelden ter goede rekening.2. Om wisselkoersverliezen te voorkomen, kan de beheerder overschrijvingen verrichten tussen de verschillende bankrekeningen in het kader van hetzelfde beheer van gelden ter goede rekening.Artikel 70Controles van de ordonnateurs en rekenplichtigen(Artikel 63 van het Financieel Reglement)1. De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens de door de rekenplichtige opgestelde regels en instructies een boekhouding van de middelen waarover hij beschikt, in kas en op de bank, van de betalingen die hij verricht en van de ontvangsten die hij int. De overzichten van deze boekhouding zijn op elk moment voor de bevoegde ordonnateur toegankelijk, en een maandelijks overzicht van de verrichtingen met bewijsstukken wordt in de maand die volgt door de beheerder aan de ordonnateur toegezonden met het oog op de regularisatie van de verrichtingen.2. De aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekening toevertrouwde middelen, de desbetreffende boekhouding en de regularisatie van de verrichtingen binnen de voorgeschreven termijnen worden door de rekenplichtige of door een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar of gemachtigd ander personeelslid van zijn diensten of de ordonnateursdiensten in beginsel ter plaatse en zonder aankondiging geverifieerd. De rekenplichtige deelt de bevoegde ordonnateur de resultaten van zijn verificaties mede.Artikel 71Procedures voor het plaatsen van opdrachten(Artikel 63 van het Financieel Reglement)Betalingen uit gelden ter goede rekening kunnen, binnen de grenzen van artikel 129, lid 4, eenvoudig op factuur geschieden zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.HOOFDSTUK 4VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE FINANCIËLE ACTORENAfdeling 1Algemene RegelsArtikel 72Bevoegde instanties op het gebied van fraude(artikel 60, lid 6, en artikel 65, lid 2, van het Financieel Reglement)De in artikel 60, lid 6, en artikel 65, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en instanties zijn de instanties die zijn aangewezen bij het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Gemeenschappen (hiena "Statuut" genoemd) en bij de besluiten van de communautaire Instellingen betreffende interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en alle andere onwettige activiteiten die de belangen van de Gemeenschappen schaden.Afdeling 2Regels betreffende de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateursArtikel 73Bevestiging van instructies(Artikel 66, lid 2, van het Financieel Reglement)1. Wanneer een ordonnateur oordeelt dat een aan hem gegeven instructie onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, met name omdat de uitvoering ervan onverenigbaar is met de hoeveelheid aan hem verstrekte middelen, deelt hij dat de autoriteit waarvan hij de delegatie of subdelegatie heeft ontvangen, schriftelijk mede. Indien de instructie tijdig schriftelijk wordt bevestigd en nauwkeurig genoeg is, dat wil zeggen dat zij uitdrukkelijk verwijst naar de aspecten die door de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur betwistbaar worden geacht, is deze van zijn verantwoordelijkheid ontslagen; hij voert de instructie uit, behalve indien deze strijdig is met de strafwetten of de van toepassing zijnde veiligheidsvoorschriften.2. Artikel 1 is ook van toepassing indien een ordonnateur tijdens de uitvoering van een aan hem gegeven instructie verneemt dat de omstandigheden van het dossier een onregelmatige situatie tot gevolg hebben.3. De overeenkomstig artikel 66, lid 2, van het Financieel Reglement bevestigde instructies worden door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur bijgehouden en in zijn jaarlijks activiteitenverslag vermeld.Artikel 74Financiële onregelmatigheden(artikel 60, lid 6, en artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement)Onverminderd de bevoegdheden van het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) is de gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden bevoegd voor elke overtreding van een bepaling van het Financieel Reglement of een andere bepaling inzake financieel beheer en controle van de verrichtingen die het gevolg is van een handeling of verzuim van een ambtenaar of ander personeelslid.Artikel 75Gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden(artikel 60, lid 6, en artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement)1. De in artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde instantie wordt in geval van de in artikel 74 bedoelde financiële onregelmatigheden door het tot aanstelling bevoegde gezag (TABG) of, naar gelang van het geval, het gezagsorgaan dat bevoegd is aanstellingsovereenkomsten aan te gaan (GBAA) om advies gevraagd.Wanneer zij door het TABG of, afhankelijk van het geval, het GBAA wordt ingelicht, brengt de instantie een advies uit waarin wordt nagegaan of de in artikel 74 bedoelde onregelmatigheden aanwezig zijn, en wat de ernst en de eventuele gevolgen ervan zijn. Indien deze instantie tijdens haar onderzoek tot de slotsom komt dat het betrokken geval onder de bevoegdheid van OLAF valt, zendt zij het dossier onverwijld naar het TABG of het GBAA terug en stelt zij OLAF hiervan onmiddellijk in kennis.Wanneer de in de eerste alinea bedoelde instantie overeenkomstig artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement rechtstreeks door een personeelslid wordt ingelicht, zendt zij het dossier aan het TABG of, afhankelijk van het geval, aan het GBAA toe en stelt zij het personeelslid dat haar heeft ingelicht, hiervan in kennis.2. Elke Instelling stelt rekening houdend met haar interne organisatie de werkwijze van de in artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde gespecialiseerde instantie vast, alsmede de samenstelling ervan, die een externe persoon met de vereiste kwalificaties en deskundigheid omvat.HOOFDSTUK 5ONTVANGSTENAfdeling 1Eigen middelenArtikel 76Regeling voor de eigen middelen(Artikel 69 van het Financieel Reglement)De ordonnateur stelt een tijdschema op voor de terbeschikkingstelling aan de Commissie van de eigen middelen bedoeld in het besluit betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen.De vaststelling en de inning van de eigen middelen geschieden volgens de voorschriften die ter uitvoering van het in de eerste alinea bedoelde besluit zijn vastgesteld.Afdeling 2Raming van schuldvorderingenArtikel 77Raming van schuldvorderingen(Artikel 70 van het Financieel Reglement)1. De raming van schuldvorderingen vermeldt de aard en de aanwijzing van de ontvangst op de begroting, alsmede, zo mogelijk, de debiteur en het geraamde bedrag.Bij de opstelling van de raming van schuldvorderingen verifieert de bevoegde ordonnateur met name:a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting;b) de regelmatigheid en de overeenstemming van de raming met de geldende voorschriften en het beginsel van goed financieel beheer.2. Behoudens artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement, leidt de raming van schuldvorderingen niet tot vastleggingskredieten. In de in artikel 18 van het Financieel Reglement bedoelde gevallen ontstaan eerst kredieten nadat de Gemeenschappen de verschuldigde bedragen daadwerkelijk hebben geïnd.Afdeling 3Vaststelling van schuldvorderingenArtikel 78Procedure(Artikel 71 van het Financieel Reglement)1. De vaststelling van een schuldvordering door de ordonnateur is de erkenning van het recht van de Gemeenschappen jegens een debiteur en de opstelling van de titel waarmee van deze debiteur betaling van zijn schuld kan worden geëist.2. De invorderingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdracht geeft de vastgestelde schuldvordering te innen.3. De debetnota is de mededeling aan de debiteur dat:a) de Gemeenschappen deze schuldvordering hebben vastgesteld;b) de betaling van zijn schuld aan de Gemeenschappen uiterlijk op een bepaalde datum (hierna "vervaldag" genoemd) moet geschieden;c) bij gebreke van betaling op de vervaldag over zijn schuld rente verschuldigd is tegen het in artikel 86 bedoelde percentage, onverminderd de geldende specifieke voorschriften;d) de Instelling in alle gevallen waarin dat mogelijk is, overgaat tot invordering door verrekening nadat de debiteur hiervan in kennis is gesteld;e) de Instelling, bij gebreke van betaling op de vervaldag overgaat tot invordering door een beroep te doen op van tevoren verstrekte garanties;f) de Instelling, indien na de bovengenoemde etappes nog geen volledige invordering heeft kunnen geschieden, tot invordering overgaat door gedwongen tenuitvoerlegging van de titel die overeenkomstig artikel 72, lid 2, van het Financieel Reglement dan wel langs gerechtelijke weg is verkregen.De ordonnateur zendt de debiteur de debetnota toe, met een kopie aan de rekenplichtige.Artikel 79Vaststelling van schuldvorderingen(Artikel 71 van het Financieel Reglement)Om een schuldvordering vast te stellen, vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:a) het zekere karakter van de schuldvordering, waaraan geen voorwaarden verbonden mogen zijn;b) het vaststaande karakter van de schuldvordering, waarvan het bedrag nauwkeurig in geld moet worden uitgedrukt;c) het invorderbare karakter van de schuldvordering, waaraan geen termijn verbonden mag zijn;d) de juiste aanduiding van de debiteur;e) de juistheid van de aanwijzing van de te innen bedragen op de begroting;f) de regelmatigheid van de bewijsstukken;g) de overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer, met name volgens de in artikel 87, lid 1, onder a), bedoelde criteria.Artikel 80Bewijsstukken ter staving van de vaststelling van schuldvorderingen(Artikel 71 van het Financieel Reglement)1. Elke vaststelling van een schuldvordering berust op bewijsstukken met betrekking tot de rechten van de Gemeenschappen.2. Voordat hij een schuldvordering vaststelt, onderzoekt de bevoegde ordonnateur de bewijsstukken persoonlijk of verifieert hij onder eigen verantwoordelijkheid dat dit onderzoek is verricht.3. De bewijsstukken worden overeenkomstig de artikelen 48 en 49 door de ordonnateur bewaard.Afdeling 4InvorderingsopdrachtArtikel 81Opstelling van de invorderingsopdracht(Artikel 72 van het Financieel Reglement)1. De invorderingsopdracht vermeldt:a) het begrotingsjaar;b) het besluit of de juridische verbintenis waaruit de schuldvordering voortvloeit en die recht geeft op de invordering;c) het begrotingsartikel en eventueel elke andere nodige onderverdeling, waaronder begrepen, in voorkomend geval, de bijbehorende vastlegging;d) het te innen bedrag in euro;e) de naam en het adres van de debiteur;f) de vervaldag;g) de mogelijke invorderingswijze, waaronder met name begrepen de invordering door verrekening of door het doen van een beroep op van tevoren verstrekte garanties.2. De invorderingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedagtekend en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden.Afdeling 5InningArtikel 82Formaliteiten in verband met de inning(Artikel 73 van het Financieel Reglement)1. De rekenplichtige verricht de inning van schuldvorderingen, boekt deze in de rekeningen en stelt de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis.2. Bij elke storting in contanten in de kas van de rekenplichtige of de beheerder van gelden ter goede rekening wordt een ontvangstbewijs afgegeven.Artikel 83Inning door middel van verrekening(Artikel 73 van het Financieel Reglement)Op elk moment van de procedure gaat de rekenplichtige, nadat de bevoegde ordonnateur en de debiteur in kennis zijn gesteld, over tot inning door verrekening van een vastgestelde schuldvordering wanneer de debiteur ook een zekere, vaststaande en invorderbare vordering op de Gemeenschappen heeft dat betrekking heeft op een bedrag dat door een betalingsopdracht is vastgesteld.Artikel 84Inningsprocedure bij uitblijven van vrijwillige betaling(Artikelen 72 en 73 van het Financieel Reglement)1. Onverminderd artikel 83 stelt de rekenplichtige, indien op de in de debetnota genoemde vervaldag geen volledige inning is geschied, de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis, en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, waaronder begrepen, in voorkomend geval, door het doen van een beroep op van tevoren verstrekte garanties.2. Onverminderd artikel 83 gaat de rekenplichtige, indien de in lid 1 genoemde wijze van inning niet mogelijk is en de debiteur na de door de rekenplichtige verzonden aanmaning de betaling niet heeft verricht, over tot gedwongen tenuitvoerlegging van de titel in de zin van artikel 72, lid 2, van het Financieel Reglement dan wel op basis van een langs gerechtelijke weg verkregen titel.Artikel 85Toekenning van betalingstermijnen(Artikel 73 van het Financieel Reglement)Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in overleg met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur en op voorwaarde dat:a) de debiteur zich ertoe verbindt voor de gehele toegekende termijn, te rekenen vanaf de oorspronkelijke vervaldag, rente te betalen tegen het in artikel 86 bedoelde tarief;b) hij ter bescherming van de rechten van de Gemeenschappen een door de rekenplichtige van de Instelling aanvaarde financiële zekerheid stelt die de hoofdsom en de rente van de nog niet geïnde schuld dekt.De in de eerste alinea, onder b), bedoelde zekerheid kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling door een door de rekenplichtige van de Instelling erkende derde.Artikel 86Achterstandsrente(Artikel 71, lid 4, van het Financieel Reglement)1. Onverminderd de bijzondere bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, is elke schuldvordering die op de vervaldag niet is voldaan, rentedragend overeenkomstig de leden 2 en 3.2. De rentevoet voor op de vervaldag niet voldane schuldvorderingen is het door de Europese Centrale Bank op haar basisherfinancieringsoperaties toegepaste percentage dat geldt op de eerste kalenderdag van de maand van de vervaldag en wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, reeks C, vermeerderd met:a) zeven procentpunt wanneer de schuldvordering voortvloeit uit een overheidsopdracht voor leveringen en diensten in de zin van titel V;b) drieënhalf procentpunt in alle andere gevallen.3. De rente wordt berekend vanaf de kalenderdag die volgt op de in de debetnota genoemde vervaldag van de schuldvordering tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is betaald.4. Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig de leden 2 en 3 vastgestelde achterstandsrente in mindering gebracht.5. Wanneer de debiteur in het geval van boeten een financiële zekerheid stelt die door de rekenplichtige wordt aanvaard in plaats van een voorlopige betaling, is de rentevoet die vanaf de vervaldag van toepassing is, het in lid 2 bedoelde percentage, vermeerderd met slechts anderhalf procentpunt.Artikel 87Afzien van invordering van een vastgestelde schuldvordering(Artikel 73 van het Financieel Reglement)1. De bevoegde ordonnateur kan slechts geheel of gedeeltelijk van de invordering van een vastgestelde schuldvordering afzien in de volgende gevallen:a) wanneer de verwachte kosten van de invordering hoger zijn dan het te innen bedrag en het afzien van invordering geen afbreuk zou doen aan de reputatie van de Gemeenschappen;b) wanneer het niet mogelijk is de schuldvordering in te vorderen wegens de leeftijd ervan of wegens insolventie van de debiteur;c) wanneer de inning afbreuk doet aan het evenredigheidsbeginsel.2. In het in lid 1 bedoelde geval neemt de bevoegde ordonnateur alle procedures die van tevoren bij elke Instelling zijn vastgesteld in acht en past hij de volgende verplichte criteria toe die onder alle omstandigheden moeten worden toegepast:a) de aard van de feiten gelet op de ernst van de onregelmatigheid die aanleiding heeft gegeven tot de vaststelling van de schuldvordering (fraude, recidive, opzet, medewerking, goede trouw, kennelijke dwaling);b) de gevolgen die het afzien van invordering van de schuldvordering voor het functioneren en de financiële belangen van de Gemeenschappen zou hebben (betrokken bedrag, risico een precedent te scheppen, afbreuk aan het gezag van de norm);Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan de ordonnateur ook de volgende aanvullende criteria in aanmerking moeten nemen:a) de eventuele mededingingsvervalsing die het afzien van invordering van de schuldvordering zou meebrengen;b) de economische en sociale schade die de volledige inning van de schuldvordering tot gevolg zou hebben.3. Het in artikel 73, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde besluit om van invordering af te zien, wordt gemotiveerd en vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust. De bevoegde ordonnateur gaat bij het afzien van invordering te werk volgens de procedure van artikel 81.4. Het afzien van de inning van een schuldvordering kan door de Instelling niet worden gedelegeerd indien het gaat om:a) een bedrag van 1 miljoen EUR of meer;b) een bedrag van 100000 EUR of meer, indien dit bedrag ten minste 25 % van de vastgestelde schuldvordering omvat.Onder de in de eerste alinea genoemde drempelbedragen bepaalt elke Instelling in haar interne regels de voorwaarden en de wijze waarop de bevoegdheid van de inning van een vastgestelde schuldvordering af te zien, kan worden gedelegeerd.5. Elke Instelling zendt de begrotingsautoriteit elk jaar een verslag toe over de in de leden 1 tot en met 4 bedoelde gevallen waarin van de inning van schuldvorderingen van 100000 EUR en meer is afgezien. In het geval van de Commissie wordt dit verslag gevoegd bij de in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen.Artikel 88Annulering van een vastgestelde schuldvordering(Artikel 73 van het Financieel Reglement)1. In geval van een rechtsdwaling annuleert de bevoegde ordonnateur de overeenkomstig de artikelen 80 en 81 vastgestelde schuldvordering; deze annulering wordt naar behoren met redenen omkleed.2. Elke Instelling bepaalt in haar interne regels de voorwaarden en de wijze waarop de bevoegdheid tot annulering van een vastgestelde schuldvordering kan worden gedelegeerd.Artikel 89Technische en boekhoudkundige aanpassing van het bedrag van de vastgestelde schuldvordering(Artikel 73 van het Financieel Reglement)1. Wanneer het bedrag van een vastgestelde schuldvordering als gevolg van de ontdekking van een feitelijke fout moet worden gewijzigd, stelt de bevoegde ordonnateur dit bedrag naar boven of naar beneden bij, voorzover deze correctie niet leidt tot afstand van het ten gunste van de Gemeenschappen vastgestelde recht. Deze aanpassing geschiedt overeenkomstig de artikelen 80 en 81 en wordt naar behoren met redenen omkleed.2. Elke Instelling bepaalt in haar interne regels de voorwaarden en de wijze waarop de bevoegdheid tot het verrichten van een technische en boekhoudkundige aanpassing van een vastgestelde schuldvordering kan worden gedelegeerd.HOOFDSTUK 6UITGAVENArtikel 90Financieringsbesluit(Artikel 75 van het Financieel Reglement)Het financieringsbesluit stelt de essentiële elementen vast van een actie die een uitgave ten laste van de begroting meebrengt.Afdeling 1VastleggingArtikel 91Globale en voorlopige vastleggingen(Artikel 76, lid 2, van het Financieel Reglement)1. De globale vastlegging wordt uitgevoerd ofwel door het sluiten van een financieringsovereenkomst waarin is bepaald dat later verscheidene juridische verbintenissen worden gesloten, ofwel door het sluiten van een of verscheidene juridische verbintenissen.De financieringsovereenkomsten op het gebied van financiële bijstand en steun voor de begroting, die juridische verbintenissen vormen, kunnen aanleiding geven tot betalingen zonder het sluiten van andere juridische verbintenissen.2. De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd ofwel door het sluiten van een of verscheidene juridische verbintenissen die recht geven op latere betalingen, ofwel, in de gevallen verband houdende met de uitgaven voor personeelsbeheer of de communicatie-uitgaven van de Instellingen met betrekking tot de communautaire actualiteit, rechtstreeks door betalingen.Artikel 92Goedkeuring van de globale vastlegging(Artikel 76 van het Financieel Reglement)1. De globale vastlegging wordt verricht op grond van een financieringsbesluit.Deze vastlegging geschiedt vóór het besluit inzake de selectie van de begunstigden en, wanneer de besteding van de betrokken kredieten een werkprogramma in de zin van artikel 166 vereist, ten vroegste na de goedkeuring hiervan.2. Lid 1, tweede alinea, is niet van toepassing in het geval waarin de globale vastlegging ten uitvoer wordt gelegd door de sluiting van een financieringsovereenkomst.Artikel 93Vrijmaking bij gebreke van betalingen binnen drie jaar(Artikel 77 van het Financieel Reglement)De vastlegging wordt vrijgemaakt voor het bedrag van een juridische verbintenis waarvoor gedurende een periode van drie jaar, te rekenen vanaf de ondertekening van deze juridische verbintenis, geen enkele betaling in de zin van artikel 81 van het Financieel Reglement is verricht.Artikel 94Dezelfde ondertekenaar(Artikel 76 van het Financieel Reglement)1. Van de regel dat de vastlegging en de bijbehorende juridische verbintenis dezelfde ondertekenaar moeten hebben, kan uitsluitend in de volgende gevallen worden afgeweken:a) bij voorlopige vastleggingen;b) bij globale vastleggingen die betrekking hebben op financieringsovereenkomsten met derde landen;c) wanneer het besluit van de Instelling de juridische verbintenis vormt;d) wanneer de globale vastlegging ten uitvoer wordt gelegd door verscheidene juridische verbintenissen waarvoor verschillende bevoegde ordonnateurs verantwoordelijk zijn;e) wanneer, in het kader van beheer van gelden ter goede rekening op het gebied van externe maatregelen, de juridische verbintenissen zijn ondertekend door personeelsleden die onder de in artikel 254 bedoelde plaatselijke entiteiten vallen.2. Wanneer de bevoegde ordonnateur die de vastlegging heeft ondertekend, verhinderd is, en de duur van deze verhindering niet verenigbaar is met de termijnen voor het sluiten van de juridische verbintenis, wordt de juridische verbintenis gesloten door het personeelslid dat wordt aangewezen krachtens de regels inzake plaatsvervanging die door elke Instelling zijn vastgesteld, voorzover dit personeelslid de hoedanigheid van ordonnateur bezit in de zin van artikel 59, lid 2, van het Financieel Reglement.Artikel 95Inschrijving van individuele juridische verbintenissen(Artikel 77 van het Financieel Reglement)In geval van een globale vastlegging gevolgd door verscheidene individuele juridische verbintenissen, schrijft de bevoegde ordonnateur de bedragen van deze opeenvolgende individuele juridische verbintenissen in de centrale boekhouding in. De bevoegde ordonnateur gaat na dat het totale bedrag ervan het bedrag van de globale vastlegging niet overschrijdt.In deze boekhoudkundige inschrijvingen wordt melding gemaakt van de globale vastlegging waarop zij worden aangerekend.De bevoegde ordonnateur verricht deze boekhoudkundige inschrijving voordat hij de bijbehorende individuele juridische verbintenis ondertekent.Artikel 96Door voorlopige vastleggingen gedekte administratieve uitgaven(Artikel 76 van het Financieel Reglement)Als lopende uitgaven van administratieve aard die tot voorlopige vastleggingen aanleiding kunnen geven, worden met name beschouwd de uitgaven voor:a) statutair en niet-statutair personeel en andere personele middelen, pensioenen en de bezoldiging van deskundigen;b) de leden van de Instelling;c) opleiding;d) vergelijkende onderzoeken, selectie en aanwerving;e) dienstreizen;f) representatie;g) vergaderingen;h) freelance tolken en/of vertalers;i) uitwisseling van ambtenaren;j) de huur van roerende en onroerende goederen met een repetitief karakter;k) diverse verzekeringen;l) schoonmaak en onderhoud;m) het sociaal gebied;n) het gebruik van telecommunicatiediensten;o) financiële lasten;p) geschillen;q) schadevergoedingen;r) arbeidsuitrusting;s) water, gas, elektriciteit;t) periodieke publicaties in papieren of elektronische vorm.Afdeling 2BetaalbaarstellingArtikel 97Betaalbaarstelling en betaalbaarverklaring(Artikel 79 van het Financieel Reglement)1. Elke betaalbaarstelling van een uitgave wordt gestaafd door bewijsstukken in de zin van artikel 104 met betrekking tot de rechten van de schuldeiser in verband met daadwerkelijk verleende diensten, daadwerkelijk verrichte leveringen of daadwerkelijke uitgevoerde werken, of in verband met andere aanspraken op betaling.2. De bevoegde ordonnateur onderzoekt de bewijsstukken persoonlijk of verifieert onder eigen verantwoordelijkheid dat dit onderzoek is verricht, voordat hij het besluit tot betaalbaarstelling van de uitgave neemt.3. Het besluit tot betaalbaarstelling komt tot uitdrukking in de ondertekening van een betaalbaarverklaring door de bevoegde ordonnateur of door een ambtenaar of ander personeelslid die of dat technisch bevoegd is en bij formeel besluit van de bevoegde ordonnateur is gemachtigd. Deze machtigingsbesluiten worden bewaard, zodat er later naar kan worden verwezen.Artikel 98Betaalbaarverklaring voor overheidsopdrachten(Artikel 79 van het Financieel Reglement)Voor de betalingen in verband met overheidsopdrachten bevestigt de betaalbaarverklaring dat:a) een door de contractant opgestelde factuur door de Instelling is ontvangen en deze ontvangst formeel is ingeschreven;b) de vermelding "voor conform" op geldige wijze is aangebracht op de factuur zelf of op een intern document dat de ontvangen factuur vergezelt, en is ondertekend door een ambtenaar of ander personeelslid die of dat technisch bevoegd is en naar behoren door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd;c) alle aspecten van de factuur door de bevoegde ordonnateur of onder zijn verantwoordelijkheid zijn geverifieerd met het oog op de vaststelling van met name het te betalen bedrag en het delgend karakter van de te verrichten betaling.Met de in de eerste alinea, onder b), bedoelde vermelding "voor conform" wordt bevestigd dat de in het contract genoemde diensten, leveringen of werken daadwerkelijk zijn verricht. Voor leveringen en werken wordt door een technisch bevoegde ambtenaar of technisch bevoegd ander personeelslid een voorlopig ontvangstbewijs opgesteld, en vervolgens na afloop van de in het contract opgenomen garantietermijn een definitief ontvangstbewijs. Deze twee ontvangstbewijzen gelden als vermelding "voor conform".Artikel 99Betaalbaarverklaring voor subsidies(Artikel 79 van het Financieel Reglement)Voor de betalingen in verband met subsidies bevestigt de betaalbaarverklaring dat:a) een door de begunstigde opgesteld verzoek om betaling door de Instelling is ontvangen en deze ontvangst formeel is ingeschreven;b) de vermelding "voor conform" op geldige wijze is aangebracht op het verzoek om betaling zelf of op een intern document dat het ontvangen verzoek om betaling vergezelt, en is ondertekend door een technisch bevoegde ambtenaar of technisch bevoegd ander personeelslid die of dat door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd. Met deze vermelding bevestigt hij dat de actie van de begunstigde of het door de begunstigde uitgevoerde werkprogramma op alle punten met de subsidieovereenkomst in overeenstemming is;c) alle aspecten van het verzoek om betaling door de bevoegde ordonnateur of onder zijn verantwoordelijkheid zijn geverifieerd met het oog op de vaststelling van met name het te betalen bedrag en het delgend karakter van de te verrichten betaling.Artikel 100Betaalbaarverklaring voor personeelsuitgaven(Artikel 79 van het Financieel Reglement)Voor de betalingen in verband met personeelsuitgaven bevestigt de betaalbaarverklaring dat de volgende bewijsstukken bestaan:a) voor de maandsalarissen:i) de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldigingselementen;ii) een formulier (personeelssteekkaart) dat wordt opgesteld op basis van de in elk afzonderlijk geval genomen besluiten en waaruit, telkens wanneer daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldigingselement blijkt;iii) bij aanwerving of aanstelling, een bij de betaalbaarstelling van het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;b) voor de andere bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd personeel): een door de gemachtigde ambtenaar of het gemachtigde andere personeelslid ondertekende staat van de dagen of uren aanwezigheid;c) voor overuren: een door de gemachtigde ambtenaar of het gemachtigde andere personeelslid ondertekende staat van het verrichte overwerk;d) voor kosten van dienstreizen:i) de door de bevoegde autoriteit ondertekende dienstreisopdracht;ii) de declaratie van de kosten van de dienstreis, die is ondertekend door degene die met de dienstreis werd belast en door het hiërarchieke gezag waaraan de desbetreffende bevoegdheid is gedelegeerd, en waarin worden vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het tijdstip van vertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en de verblijfskosten en de andere op overlegging van bewijsstukken naar behoren toegestane kosten;e) voor de andere personeelsuitgaven: de bewijsstukken waarin wordt verwezen naar het besluit waarop de uitgave berust en waarin alle berekeningselementen worden vermeld.Artikel 101Vorm van de betaalbaarverklaring(Artikel 79 van het Financieel Reglement)In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur of van een ambtenaar of een ander personeelslid die of dat technisch bevoegd is en overeenkomstig artikel 97 door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur of een ambtenaar of ander personeelslid die of dat technisch bevoegd is en door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd, zijn persoonlijke wachtwoord gebruikt.Afdeling 3BetalingsopdrachtArtikel 102Controles van de betalingen door de ordonnateur(Artikel 80 van het Financieel Reglement)Bij de opstelling van de betalingsopdracht vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:a) de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht, die een voorafgaand besluit tot betaalbaarstelling in de vorm van een betaalbaarverklaring vergt, de juistheid van de aanduiding van de begunstigde en de opeisbaarheid van zijn schuldvordering;b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de vastlegging waarop hij wordt aangerekend;c) de juistheid van de aanwijzing op de begroting;d) de beschikbaarheid van de kredieten.Artikel 103Verplichte vermeldingen en toezending van de betalingsopdrachten aan de rekenplichtige(Artikel 80 van het Financieel Reglement)1. In de betalingsopdracht worden vermeld:a) het begrotingsjaar;b) het begrotingsartikel en eventueel elke andere nodige onderverdeling;c) de juridische verbintenis die recht geeft op de betaling;d) de vastlegging waarop deze wordt aangerekend;e) het te betalen bedrag, uitgedrukt in euro;f) de naam, het adres en de bankgegevens van de begunstigde;g) het voorwerp van de uitgave;h) de wijze van betaling;i) de opneming van goederen in de inventarissen overeenkomstig artikel 222.2. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedagtekend en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden.Afdeling 4BetalingArtikel 104Bewijsstukken(Artikel 81 van het Financieel Reglement)1. Voorfinancieringen, hieronder begrepen in de gevallen van opgesplitste betalingen, worden betaald op grond van het contract, de overeenkomst of het basisbesluit, dan wel op grond van bewijsstukken aan de hand waarvan kan worden geverifieerd of de gefinancierde acties met het betrokken contract of de betrokken overeenkomst in overeenstemming zijn. Tussentijdse betalingen en saldobetalingen geschieden op grond van bewijsstukken aan de hand waarvan kan worden nagegaan of de gefinancierde acties zijn uitgevoerd in overeenstemming met het met de begunstigde gesloten contract, de met de begunstigde gesloten overeenkomst of het basisbesluit.2. De bevoegde ordonnateur stelt met inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer de aard van de in lid 1 bedoelde bewijsstukken vast overeenkomstig het basisbesluit en de met de begunstigde gesloten contracten en overeenkomsten. Tussentijdse en definitieve technische en financiële uitvoeringsverslagen zijn bewijsstukken voor de toepassing van lid 1.3. De bewijsstukken worden overeenkomstig de artikelen 48 en 49 door de bevoegde ordonnateur bewaard.Artikel 105Aanrekening van voorfinancieringen en tussentijdse betalingen(Artikel 81 van het Financieel Reglement)1. De voorfinanciering dient om de begunstigde kasmiddelen te verstrekken. Zij kan in verschillende stortingen worden verdeeld.2. De tussentijdse betaling, die kan worden hernieuwd, dient om de uitgaven van de begunstigde te vergoeden op grond van een declaratie, wanneer de gefinancierde actie een bepaald uitvoeringsniveau heeft bereikt. De tussentijdse betaling kan de voorfinanciering geheel of gedeeltelijk vereffenen, onverminderd het bepaalde in het basisbesluit.3. De afsluiting van de uitgave geschiedt in de vorm van een saldobetaling, die niet kan worden hernieuwd en die de voorgaande betalingen vereffent, dan wel een invorderingsopdracht.Afdeling 5Termijnen voor de uitgavenverrichtingenArtikel 106Betalingstermijnen en achterstandsrente(Artikel 83 van het Financieel Reglement)1. De verschuldigde bedragen worden betaald binnen een termijn van maximaal vijfenveertig kalenderdagen vanaf de datum van inschrijving van een ontvankelijk verzoek om betaling door de gemachtigde dienst van de bevoegde ordonnateur; onder datum van betaling wordt verstaan de datum waarop de rekening van de Instelling wordt gedebiteerd.Een verzoek om betaling is niet ontvankelijk indien een of meer essentiële elementen ontbreken.2. De in lid 1 bedoelde termijn wordt op dertig kalenderdagen vastgesteld voor betalingen in verband met opdrachten voor diensten of leveringen, behalve wanneer het contract anders bepaalt.3. Voor contracten of overeenkomsten waarin de betaling afhankelijk wordt gesteld van de goedkeuring van een verslag, beginnen de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen pas na de goedkeuring van het betrokken verslag te lopen, hetzij expliciet omdat de begunstigde hiervan in kennis is gesteld, hetzij impliciet omdat de contractuele goedkeuringstermijn is verstreken zonder dat deze is opgeschort door een formeel, tot de begunstigde gericht document.Deze goedkeuringstermijn mag niet langer zijn dan:a) twintig kalenderdagen voor eenvoudige contracten betreffende de levering van goederen en diensten;b) vijfenveertig kalenderdagen voor de andere contracten en de subsidieovereenkomsten;c) zestig kalenderdagen voor contracten in het kader waarvan de geleverde technische prestaties bijzonder moeilijk te evalueren zijn.4. De bevoegde ordonnateur kan de betalingstermijn evenwel op ieder moment van de in lid 1 genoemde periode opschorten, indien hij de crediteuren ervan in kennis stelt dat aan het verzoek om betaling niet kan worden voldaan omdat het bedrag niet verschuldigd is dan wel omdat de vereiste bewijsstukken niet zijn overgelegd. Wanneer de bevoegde ordonnateur kennis krijgt van informatie op grond waarvan de subsidiabiliteit van in een verzoek om betaling opgenomen uitgaven kan worden betwijfeld, kan hij de betalingstermijn opschorten, zodat aanvullende verificaties kunnen worden verricht, waaronder begrepen in de vorm van een controle ter plaatse, om vóór de betaling zekerheid te verkrijgen over de subsidiabiliteit van de uitgaven. De ordonnateur stelt de betrokken begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk in kennis.De rest van de betalingstermijn begint te lopen op de datum waarop het correct opgestelde verzoek om betaling is ingeschreven.5. Bij het verstrijken van de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen kan de crediteur binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling achterstandsrente in rekening brengen volgens de volgende bepalingen:a) als rentevoeten worden de in artikel 86, lid 2, eerste alinea, bedoelde percentages gehanteerd;b) de rente is verschuldigd over de tijd die is verstreken vanaf de kalenderdag volgende op het einde van de betalingstermijn tot de dag van betaling.De eerste alinea is niet van toepassing op de lidstaten.HOOFDSTUK 7COMPUTERSYSTEMENArtikel 107Beschrijving van de computersystemen(Artikel 84 van het Financieel Reglement)Indien voor de verwerking van de verrichtingen ter uitvoering van de begroting computersystemen en computerondersystemen worden gebruikt, is een volledige en actuele beschrijving van elk systeem of ondersysteem vereist.Elke beschrijving definieert de inhoud van alle gegevensvelden en de wijze waarop het systeem elke individuele verrichting verwerkt. Voorts wordt gedetailleerd de wijze beschreven waarop het systeem waarborgt dat voor elke verrichting een volledig controletraject bestaat.Artikel 108Bewaring van gegevens(Artikel 84 van het Financieel Reglement)De gegevens van de computersystemen en computerondersystemen worden periodiek opgeslagen en op een veilige plaats bewaard.HOOFDSTUK 8INTERNE CONTROLEURArtikel 109Aanstelling van de interne controleur(Artikel 85 van het Financieel Reglement)1. Elke Instelling stelt haar interne controleur aan volgens bepalingen die op haar specifieke karakter en behoeften zijn afgestemd. De Instelling stelt de begrotingsautoriteit van de aanstelling van de interne controleur in kennis.2. Elke Instelling omschrijft aan de hand van haar specifieke karakter en behoeften de taak van haar interne controleur en stelt in detail de doelstellingen en de procedures van de uitoefening van de interne controlefunctie vast, met inachtneming van de geldende internationale normen op het gebied van interne controle.3. De Instelling kan een uit de onderdanen van de lidstaten gekozen ambtenaar of ander aan het Statuut onderworpen personeelslid op grond van zijn bijzondere bekwaamheden als interne controleur aanwijzen.4. Wanneer verscheidene Instellingen dezelfde interne controleur aanwijzen, nemen zij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat diens verantwoordelijkheid in geding kan worden gebracht onder de in artikel 114 bedoelde voorwaarden.5. Wanneer de functie van de interne controleur wordt beëindigd, stelt de Instelling de begrotingsautoriteit hiervan in kennis.Artikel 110Middelen(Artikel 86 van het Financieel Reglement)De Instelling stelt de interne controleur de middelen ter beschikking die ter vervulling van zijn controlefunctie nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een nauwkeurige omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.Artikel 111Werkprogramma(Artikel 86 van het Financieel Reglement)1. De interne controleur stelt een werkprogramma op en legt dit aan de Instelling voor.2. De Instelling kan de interne controleur verzoeken controles uit te voeren die niet in het in lid 1 bedoelde werkprogramma zijn opgenomen.Artikel 112Verslagen van de interne controleur(Artikel 86 van het Financieel Reglement)1. De interne controleur legt de Instelling het in artikel 86, lid 3, van het Financieel Reglement bedoelde jaarlijkse verslag over de interne controle voor waarin het aantal en het soort verrichte interne controles, de belangrijkste gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg worden vermeld.In dit jaarlijkse verslag wordt tevens melding gemaakt van de systeemproblemen waarop de overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement opgerichte gespecialiseerde instantie heeft gewezen.2. Elke Instelling gaat na of de in de verslagen van haar interne controleur gedane aanbevelingen voor een uitwisseling van goede werkwijzen met de andere Instellingen in aanmerking komen.Artikel 113Onafhankelijkheid(Artikel 87 van het Financieel Reglement)De interne controleur is bij het uitvoeren van zijn controles geheel onafhankelijk. Hij mag met betrekking tot de uitoefening van de hem wegens zijn aanstelling op grond van het Financieel Reglement opgedragen taken geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem te dezen aanzien beperkingen worden opgelegd.Artikel 114Aansprakelijkheid van de interne controleur(Artikel 87 van het Financieel Reglement)De aansprakelijkheid van de interne controleur als ambtenaar of ander aan het Statuut onderworpen personeelslid kan slechts door de Instelling zelf in geding worden gebracht, onder de in dit artikel genoemde voorwaarden.De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot instelling van een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene betekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rang als of van een hogere rang dan de betrokkene onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met het onderzoek belasten. Tijdens dit onderzoek wordt de betrokkene gehoord.Het onderzoeksverslag wordt de betrokkene medegedeeld, die vervolgens door de Instelling over dit verslag wordt gehoord.Op de grondslag van het verslag en het horen van de betrokkene neemt de Instelling hetzij een met redenen omkleed besluit tot beëindiging van de procedure, hetzij een met redenen omkleed besluit overeenkomstig de artikelen 22 en 86 tot en met 89 van het Statuut. De besluiten waarbij tuchtrechtelijke of geldelijke sancties worden opgelegd, worden de betrokkene ter kennis gebracht en de andere Instellingen en de Rekenkamer ter kennisneming medegedeeld.De betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen tegen deze besluiten beroep instellen.Artikel 115Beroep bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen(Artikel 87 van het Financieel Reglement)Onverminderd de beroepsmogelijkheden waarin het Statuut voorziet, kan de interne controleur rechtstreeks bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen beroep instellen tegen elke handeling die de uitoefening van zijn controlefunctie betreft. Beroep wordt ingesteld binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de datum van kennisgeving van het betrokken besluit.Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut bedoelde voorwaarden behandeld.TITEL VPLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTENHOOFDSTUK 1ALGEMENE BEPALINGENAfdeling 1Toepassingsgebied en gunningsbeginselenArtikel 116Definities en toepassingsgebied(Artikel 88 van het Financieel Reglement)1. Onroerendgoedopdrachten hebben betrekking op de aankoop, erfpacht, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende goederen.2. Opdrachten voor leveringen hebben betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. De levering van producten kan bijkomend de plaatsing, de installatie en het onderhoud omvatten.3. Opdrachten voor werken hebben betrekking op de uitvoering of op het ontwerp en de uitvoering van werken gezamenlijk, dan wel op het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Een werk is het product van bouw- of wegen- en waterbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.4. Opdrachten voor diensten hebben betrekking op alle andere intellectuele en niet-intellectuele diensten dan die waarop de opdrachten voor leveringen, werken en vastgoed betrekking hebben. Deze diensten zijn vermeld in de bijlagen IA en IB bij Richtlijn 92/50/EEG.5. Een opdracht die zowel op producten als op diensten betrekking heeft, wordt als een opdracht voor diensten beschouwd indien de waarde van de diensten hoger is dan die van de in de opdracht opgenomen producten.6. De termen "leverancier", "aannemer" en "dienstverlener" duiden de drie categorieën economische subjecten, natuurlijke personen of rechtspersonen aan die respectievelijk producten, de uitvoering van werken en diensten aanbieden. Het economische subject dat een offerte heeft ingediend wordt "inschrijver" genoemd. Degene die heeft verzocht om een uitnodiging tot deelneming aan een niet-openbare procedure of onderhandelingsprocedure, wordt "gegadigde" genoemd.7. De diensten van de communautaire Instellingen worden als aanbestedende diensten beschouwd.Artikel 117Raamovereenkomsten en specifieke overeenkomsten(Artikel 88 van het Financieel Reglement)1. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen aanbestedende dienst en economisch subject die de essentiële voorwaarden vaststelt voor een serie specifieke overeenkomsten die in de loop van een bepaalde periode zullen worden gesloten, met name wat betreft de duur, het voorwerp, de prijzen, de uitvoeringsvoorwaarden van de opdracht en de geplande hoeveelheden.De aanbestedende dienst kan ook meervoudige raamovereenkomsten sluiten, waarbij het gaat om afzonderlijke overeenkomsten onder identieke voorwaarden met verscheidene leveranciers of dienstverleners. Het in artikel 130 bedoelde bestek vermeldt het maximumaantal economische subjecten waarmee de aanbestedende dienst een overeenkomst sluit.De duur van de raamovereenkomsten mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die naar behoren worden gemotiveerd door met name het voorwerp van de raamovereenkomst.De aanbestedende diensten mogen de raamovereenkomsten niet misbruiken of gebruiken om de mededinging te verhinderen, te beperken of te vervalsen.2. De specifieke overeenkomsten die gebaseerd zijn op de in lid 1 bedoelde raamovereenkomsten, worden overeenkomstig de voorwaarden van de betrokken raamovereenkomst gesloten.3. Alleen specifieke overeenkomsten die ter uitvoering van de raamovereenkomsten worden gesloten, worden door een vastlegging in de begroting voorafgegaan.Afdeling 2BekendmakingArtikel 118Bekendmakingsmaatregelen voor opdrachten die onder de richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen(Artikel 90 van het Financieel Reglement)1. De bekendmaking bestaat uit een vooraankondiging, een aanbestedingsbericht en een gunningsbericht.2. De vooraankondiging is het bericht waarmee de aanbestedende diensten ter indicatie het totale bedrag bekendmaken van de opdrachten per categorie diensten of groepen producten en de essentiële kenmerken van de opdrachten voor werken die zij voornemens zijn tijdens een begrotingsjaar te plaatsen, indien het geraamde totale bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 157 vastgestelde drempelwaarden.Voor de opdrachten voor leveringen en diensten wordt de vooraankondiging zo spoedig mogelijk, en in ieder geval vóór 31 maart van elk begrotingsjaar aan het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen (Publicatiebureau) toegezonden en voor opdrachten voor werken zo spoedig mogelijk na het besluit waarbij het programma wordt goedgekeurd.3. Door het bekendmakingsbericht van de opdracht kunnen de aanbestedende diensten hun voornemen bekendmaken om een procedure voor het plaatsen van een opdracht in te leiden. Het bekendmakingsbericht is verplicht voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 158, lid 1, onder a) en c), vastgestelde drempelwaarden.Bij een openbare procedure vermeldt het de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering van de openingscommissie, die toegankelijk is voor de inschrijvers.De aanbestedende diensten die een prijsvraag willen organiseren, maken hun voornemen bekend door een bericht.4. In het gunningsbericht worden de resultaten van de procedure voor het plaatsen van opdrachten bekendgemaakt. Het gunningsbericht is verplicht voor de opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 158 vastgestelde drempelwaarden. Het is niet verplicht voor specifieke overeenkomsten die op grond van een raamovereenkomst worden gesloten.Het wordt uiterlijk achtenveertig kalenderdagen na de afsluiting van de procedure, dat wil zeggen de ondertekening van de overeenkomst, aan het Publicatiebureau toegezonden.5. De berichten worden opgesteld overeenkomstig de in de bijlage bij Richtlijn 2001/78/EG opgenomen modellen.Artikel 119Bekendmakingsmaatregelen voor opdrachten die niet onder de richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen(Artikel 90 van het Financieel Reglement)1. De opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in de artikelen 157 en 158 bedoelde drempelwaarden en de in bijlage I bij Richtlijn 92/50/EEG bedoelde opdrachten voor diensten worden voldoende bekend gemaakt om ervoor te zorgen dat de opdracht aan concurrentie wordt onderworpen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten onpartijdig zijn. Deze bekendmaking omvat:a) bij ontstentenis van het in artikel 118, lid 3, bedoelde bekendmakingsbericht, een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor soortgelijke opdrachten waarvan de waarde hoger is dan of gelijk is aan het in artikel 128, lid 1, bedoelde bedrag;b) de jaarlijkse bekendmaking van een lijst van contractanten, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld.2. Voor de onroerendgoedopdrachten wordt jaarlijks een specifieke lijst van de contractanten bekendgemaakt, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld. Deze lijst wordt aan de begrotingsautoriteit toegezonden; in het geval van de Commissie wordt deze lijst aan de in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen toegevoegd.3. De gegevens betreffende opdrachten waarvan de waarde hoger is dan of gelijk is aan het in artikel 128, lid 1, bedoelde bedrag, worden het Publicatiebureau toegezonden; dit gebeurt voor de jaarlijkse lijsten van contractanten uiterlijk op 31 maart na de afsluiting van het begrotingsjaar.Voor de andere opdrachten vinden de voorafgaande bekendmaking en de jaarlijkse bekendmaking van de contractanten plaats op de internetsite van de Instellingen. De bekendmaking achteraf geschiedt uiterlijk op 31 maart van het volgende begrotingsjaar. Zij kan ook in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen worden gepubliceerd.Artikel 120Publicatie van de berichten(Artikel 90 van het Financieel Reglement)1. Het Publicatiebureau publiceert de in de artikelen 118 en 119 bedoelde berichten uiterlijk twaalf kalenderdagen na de toezending ervan in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.Voor de in artikel 142 bedoelde versnelde procedures en indien de berichten in elektronische vorm worden opgesteld en verzonden, wordt deze termijn beperkt tot vijf dagen.2. De aanbestedende diensten moeten in staat zijn het bewijs van de datum van verzending te leveren.Artikel 121Andere vormen van bekendmaking(Artikel 90 van het Financieel Reglement)Behalve de in de artikelen 118, 119 en 120 bedoelde bekendmakingsmaatregelen kunnen de opdrachten op een andere wijze bekend worden gemaakt, met name in elektronische vorm. Deze bekendmaking verwijst naar, maar mag niet voorafgaan aan het eventueel in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerde bericht, bedoeld in artikel 120, dat als enige authentiek is.Deze bekendmaking mag niet leiden tot discriminatie van gegadigden of inschrijvers en geen andere inlichtingen bevatten dan die welke in het genoemde bekendmakingsbericht zijn opgenomen, indien dit bestaat.Afdeling 3Procedures voor het plaatsen van opdrachtenArtikel 122Typen procedures voor het plaatsen van opdrachten(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. De plaatsing van een opdracht geschiedt hetzij door middel van een uitnodiging tot inschrijving, volgens een openbare, niet-openbare of onderhandelingsprocedure na publicatie van een bekendmakingsbericht, hetzij volgens een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publicatie van een bekendmakingsbericht, in voorkomend geval na een prijsvraag.2. De uitnodiging tot inschrijving is openbaar wanneer elk economisch subject kan inschrijven.Zij is niet-openbaar wanneer alle economische subjecten om deelname kunnen verzoeken en alleen de gegadigden die aan de in artikel 135 bedoelde selectiecriteria voldoen, die daartoe tegelijkertijd schriftelijk door de aanbestedende diensten worden uitgenodigd, kunnen inschrijven.De selectiefase kan van opdracht tot opdracht gebeuren, dan wel de opstelling van een lijst van potentiële gegadigden behelzen in het kader van de in artikel 128 bedoelde procedure.3. In een onderhandelingsprocedure raadplegen de aanbestedende diensten de inschrijvers van hun keuze die aan de in artikel 135 bedoelde selectiecriteria voldoen, en onderhandelen zij met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht.In de in artikel 127 bedoelde onderhandelingsprocedures na een aankondiging van de opdracht nodigen zij de gekozen gegadigden tegelijkertijd schriftelijk uit om te onderhandelen.4. Prijsvragen zijn procedures die de aanbestedende dienst in staat stellen, in het bijzonder op het gebied van architectuur, techniek of gegevensverwerking, een plan of een ontwerp te verkrijgen dat op basis van mededinging door een jury wordt voorgesteld, al dan niet met toekenning van prijzen.Artikel 123Aantal gegadigden bij niet-openbare en onderhandelingsprocedures(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. Bij de niet-openbare procedure, waaronder de in artikel 128 bedoelde procedure, mag het aantal gegadigden die worden uitgenodigd om in te schrijven, niet lager zijn dan vijf, mits er voldoende gegadigden zijn die aan de selectiecriteria voldoen.De aanbestedende dienst mag bovendien, naar gelang van de opdracht en op basis van objectieve en niet-discriminerende selectiecriteria, een maximumaantal van twintig gegadigden vaststellen. In dit geval worden het minimum- en maximumaantal en de criteria vermeld in de aankondiging van de opdracht of de in de artikelen 118 en 119 bedoelde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling.Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.2. Bij de onderhandelingsprocedure mag het aantal gegadigden die worden uitgenodigd om te onderhandelen, niet lager zijn dan drie, mits er voldoende gegadigden zijn die aan de selectiecriteria voldoen.Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.De tweede alinea is niet van toepassing op de in artikel 129, lid 3, bedoelde opdrachten waarmee een zeer gering bedrag gemoeid is.Artikel 124Verloop van de onderhandelingsprocedures(Artikel 91 van het Financieel Reglement)De aanbestedende diensten onderhandelen met de inschrijvers over de door hen ingediende offertes om deze aan te passen aan de vereisten die zij in het in artikel 118 bedoelde bekendmakingsbericht, het bestek en de eventuele aanvullende documenten hebben vermeld en om de voordeligste offerte te zoeken.Tijdens de onderhandelingen waarborgen de aanbestedende diensten de gelijke behandeling van alle inschrijvers.Artikel 125Prijsvragen(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. De regels betreffende de organisatie van een prijsvraag worden ter beschikking gesteld van degenen die belangstelling hebben eraan deel te nemen.Het aantal gegadigden dat mag deelnemen, moet voldoende zijn om voor daadwerkelijke concurrentie te zorgen.2. De jury wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd. De jury bestaat uitsluitend uit natuurlijke personen die onafhankelijk zijn van de deelnemers aan de prijsvraag. Wanneer voor deelname aan de prijsvraag een bijzondere beroepskwalificatie vereist is, moet ten minste een derde van de leden dezelfde of een gelijkwaardige kwalificatie hebben.De jury is autonoom in haar adviezen. Haar adviezen worden gegeven op basis van anoniem door de gegadigden ingediende ontwerpen en uitsluitend op grond van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld.3. De jury vermeldt in een door haar leden ondertekend proces-verbaal de op grond van de verdiensten van elk project gedane voorstellen en haar opmerkingen.De anonimiteit van de gegadigden wordt gehandhaafd totdat de jury haar advies heeft uitgebracht.4. De aanbestedende dienst neemt vervolgens een besluit waarin de naam en het adres van de geselecteerde gegadigde is vermeld, alsmede de redenen voor deze keuze in het licht van de in de aankondiging van de prijsvraag vermelde criteria, met name wanneer wordt afgeweken van de in het advies van de jury gedane voorstellen.Artikel 126Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. De aanbestedende diensten kunnen in de volgende gevallen gebruik maken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht:a) wanneer in het kader van een openbare of niet-openbare procedure na de afsluiting van de oorspronkelijke procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht zoals vermeld in de in artikel 130 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd;b) voor opdrachten waarvan de uitvoering om technische of artistieke redenen of wegens de bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaald economisch subject kan worden toevertrouwd;c) voorzover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval dwingende spoed als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen die niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst en die de belangen van de Gemeenschappen in gevaar kunnen brengen, ertoe noopt dat de in de artikelen 140, 141 en 142 bedoelde termijnen voor de andere procedures niet in acht kunnen worden genomen;d) wanneer een opdracht voor diensten voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag moet worden gegund. In dit laatste geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd;e) voor aanvullende diensten en werken die niet in het oorspronkelijk voorgenomen project of in het eerste contract waren opgenomen, maar die als gevolg van een onvoorziene omstandigheid waarop de aanbestedende dienst geen invloed heeft, voor het verlenen van de dienst of de uitvoering van het werk noodzakelijk zijn geworden, onder de in lid 2 bedoelde voorwaarden;f) in geval van aanvullende opdrachten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten of werken die door dezelfde aanbestedende dienst worden toevertrouwd aan degene aan wie een eerste opdracht werd gegund, mits zij overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van een eerste opdracht die overeenkomstig een openbare of niet-openbare procedure is geplaatst.g) voor opdrachten voor leveringen:i) voor aanvullende leveringen die ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer de verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen; de looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie jaar;ii) wanneer het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd, met uitsluiting van tests om de commerciële haalbaarheid vast te stellen en van productie in grote hoeveelheden om de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;h) voor onroerendgoedopdrachten, na onderzoek van de plaatselijke markt;i) voor opdrachten van een lager bedrag dan de in artikel 129, lid 2, vastgestelde drempelwaarde.2. Voor de in lid 1, onder e), bedoelde aanvullende diensten en werken kunnen de aanbestedende diensten gebruikmaken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondinging van een opdracht, mits zij worden gegund aan de contractant die deze opdracht uitvoert:a) wanneer deze aanvullende opdrachten uit technisch of economisch oogpunt niet zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden;b) of wanneer deze opdrachten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden gescheiden, voor de vervolmaking ervan strikt noodzakelijk zijn.De geraamde samengevoegde waarde van de aanvullende opdrachten mag niet hoger zijn dan 50 % van het bedrag van de oorspronkelijke opdracht.3. In de in lid 1, onder f), bedoelde gevallen wordt de mogelijkheid om de onderhandelingsprocedure toe te passen reeds bij de uitschrijving van de aanbesteding van het eerste deel vermeld, en wordt het totale voor de aanvullende opdrachten geraamde bedrag voor de berekening van de in artikel 158 bedoelde drempelwaarden in aanmerking genomen. Van deze procedure kan slechts gedurende een periode van drie jaar volgende op de oorspronkelijke opdracht gebruik worden gemaakt;Artikel 127Onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging van een opdracht(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. De aanbestedende diensten kunnen in de volgende gevallen gebruik maken van een onderhandelingsprocedure na aankondiging van een opdracht:a) indien in het kader van een van tevoren afgesloten openbare of niet-openbare procedure inschrijvingen zijn gedaan die onregelmatig of onaanvaardbaar zijn volgens met name de selectie- of gunningscriteria, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht zoals vermeld in de in artikel 130 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd.b) in uitzonderingsgevallen, voor opdrachten voor diensten en werken waarvan de aard en de onzekere omstandigheden een voorafgaande en algemene vaststelling van de prijs door de inschrijver verhinderen;c) wanneer, met name op het gebied van financiële diensten en intellectuele diensten, wegens de aard van de te verlenen dienst de specificaties voor de opdracht niet nauwkeurig genoeg kunnen worden vastgesteld om de opdracht overeenkomstig de voorschriften inzake de openbare of niet-openbare procedure door de keuze van de beste inschrijving te plaatsen;d) voor opdrachten voor werken die uitsluitend worden uitgevoerd ten behoeve van onderzoek, proefneming of ontwikkeling en niet met het doel de haalbaarheid van het project vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;e) voor de in bijlage I van Richtlijn 92/50/EEG bedoelde opdrachten voor diensten, behoudens het bepaalde in artikel 126, lid 1, onder i).2. In de in lid 1, onder a), bedoelde gevallen kunnen de aanbestedende diensten van aankondiging van een opdracht afzien, indien zij bij de onderhandelingsprocedure alle inschrijvers betrekken die aan de selectiecriteria voldoen en die gedurende de voorafgaande procedure offertes hebben ingediend die aan de formele eisen van de plaatsingsprocedure voldoen.Artikel 128Niet-openbare procedure na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling is een voorselectie van gegadigden die zullen worden uitgenodigd om in te schrijven bij toekomstige niet-openbare aanbestedingsprocedures voor opdrachten waarmee ten minste 50000 EUR is gemoeid, behoudens het bepaalde in de artikelen 126 en 127.2. De lijst die uit een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voortvloeit, is ten hoogste drie jaar geldig, te rekenen vanaf de datum van toezending van de in artikel 119, lid 1, onder a), bedoelde bekendmaking aan het Publicatiebureau.Elke belangstellende kan zich op elk moment van de geldigheidsduur van de lijst aanmelden, behalve tijdens de laatste drie maanden.3. In geval van een specifieke opdracht nodigt de aanbestedende dienst op basis van objectieve en niet-discriminerende criteria die voor deze opdracht zijn vastgesteld, alle in de lijst opgenomen gegadigden of sommige van hen uit om een offerte in te dienen.Artikel 129Opdrachten van geringe waarde(Artikel 91 van het Financieel Reglement)1. Opdrachten van een waarde van minder dan 50000 EUR, kunnen zonder oproep tot het indienen van blijken van belangstelling worden geplaatst volgens een niet-openbare procedure waaraan ten minste vijf gegadigden deelnemen, behoudens het bepaalde in de artikelen 126 en 127.2. Opdrachten van een waarde van minder dan 13800 EUR, kunnen worden geplaatst via een onderhandelingsprocedure waaraan ten minste drie gegadigden deelnemen.3. Voor opdrachten van een waarde van minder dan 1050 EUR, volstaat één offerte in het kader van een onderhandelingsprocedure.4. Betalingen uit gelden ter goede rekening of voor communicatie-uitgaven van de Instellingen met betrekking tot de communautaire actualiteit kunnen eenvoudig op factuur geschieden zonder voorafgaande aanvaarding van een offerte, indien het gaat om uitgaven van minder dan 200 EUR.Artikel 130Inschrijvingsdocumenten(Artikel 92 van het Financieel Reglement)1. De inschrijvingsdocumenten omvatten ten minste:a) de uitnodiging tot inschrijving of onderhandeling;b) het bijbehorende bestek, waaraan de algemene voorwaarden voor overheidsopdrachten zijn toegevoegd;c) de modelovereenkomst.De inschrijvingsdocumenten bevatten een verwijzing naar de overeenkomstig de artikelen 118 tot en met 121 genomen bekendmakingsmaatregelen.2. De uitnodiging tot inschrijving vermeldt ten minste:a) de wijze van indiening en presentatie van de offertes, met name de uiterste datum en tijd, de eventuele eis om een standaard-antwoordformulier in te vullen, de documenten die moeten worden bijgevoegd, waaronder de in artikel 135 bedoelde bewijsstukken inzake de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid, en het adres waarnaar zij moeten worden gezonden;b) dat de inschrijving betekent dat het desbetreffende bestek en de in lid 1 bedoelde algemene voorwaarden worden aanvaard en dat de inschrijving voor de inschrijver bindend is gedurende de uitvoering van het contract, indien het aan hem wordt gegund;c) de geldigheidsduur van de offertes, gedurende welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;d) het verbod op elk contact tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver gedurende het verloop van de procedure, behalve in uitzonderingsgevallen, onder de voorwaarden van artikel 148, alsmede de precieze bezoekvoorwaarden, indien in een bezoek ter plaatse wordt voorzien.3. Het bestek vermeldt ten minste:a) de uitsluitings- en selectiecriteria voor de opdracht, behalve bij niet-openbare procedures en de in artikel 127 bedoelde onderhandelingsprocedures met voorafgaande aankondiging van een opdracht; in dit geval worden deze criteria uitsluitend vermeld in de aankondiging van de opdracht of de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling;b) de gunningscriteria en hun relatieve gewicht, indien dit niet in de aankondiging van de opdracht is vermeld;c) de in artikel 131 bedoelde technische specificaties;d) de minimumeisen waaraan de varianten moeten voldoen in de in artikel 138, lid 2, bedoelde procedures voor gunning aan de economisch voordeligste offerte, indien de aanbestedende dienst in de aankondiging van de opdracht niet heeft aangegeven dat deze verboden zijn;e) de toepassing van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten of, in voorkomend geval, de Verdragen van Wenen inzake diplomatiek verkeer en consulaire betrekkingen;f) de wijze waarop het bewijs van toegang tot de markten wordt geleverd, onder de in artikel 159 bedoelde voorwaarden.4. De modelovereenkomst vermeldt met name:a) de sancties bij niet-naleving van de bepalingen ervan;b) de vermeldingen die overeenkomstig artikel 98 op de facturen of de ondersteunende bewijsstukken moeten worden aangebracht;c) het recht dat op de overeenkomst van toepassing is en de in geval van geschil bevoegde rechter.5. De aanbestedende diensten kunnen inlichtingen eisen over het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver voornemens is uit te besteden en over de identiteit van de onderaannemers.Artikel 131Technische specificaties(Artikel 92 van het Financieel Reglement)1. De technische specificaties moeten gelijke toegang van de gegadigden en inschrijvers mogelijk maken en mogen geen ongerechtvaardigde belemmeringen van de concurrentie creëren.Zij stellen de kenmerken vast die een product, dienst, materiaal of werk moet hebben met het oog op het gebruik waarvoor zij door de aanbestedende dienst zijn bestemd.2. De in lid 1 bedoelde kenmerken omvatten:a) de kwaliteitsniveaus;b) de milieuprestatie;c) de geschiktheid van het ontwerp voor alle doeleinden (waaronder de toegang voor gehandicapten);d) de conformiteitsbeoordelingsprocedures en -niveaus;e) de gebruiksvriendelijkheid;f) de veiligheid of de afmetingen, waaronder begrepen de voor leveringen geldende voorschriften inzake handelsbenaming en gebruiksaanwijzing, en voor alle opdrachten de terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, productieprocedures en -methoden;g) voor opdrachten voor werken, de kwaliteitsbewakingsprocedures alsmede de voorschriften voor het berekenen en het ontwerpen van het werk, de voorwaarden voor proefnemingen, controle en oplevering van de werken, alsmede de bouwtechnieken of bouwwijzen en alle andere voorwaarden van technische aard die de aanbestedende dienst bij bijzondere dan wel algemene maatregel kan voorschrijven met betrekking tot de voltooide werken en de materialen of bestanddelen waaruit zij zijn samengesteld.3. De technische specificaties worden als volgt geformuleerd:a) hetzij door verwijzing naar Europese normen, Europese technische goedkeuringen, gemeenschappelijke technische specificaties indien zij bestaan, internationale normen of andere door de Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen of, bij ontstentenis daarvan, de nationale equivalenten daarvan. Elke verwijzing gaat vergezeld van de woorden "of equivalent";b) hetzij uit het oogpunt van prestaties of functionele eisen; zij zijn nauwkeurig genoeg om de inschrijvers in staat te stellen het voorwerp van de opdracht te bepalen en om de aanbestedende diensten in staat te stellen de opdracht te gunnen;c) hetzij door een mengvorm van deze twee procedures.4. Wanneer de aanbestedende diensten van de mogelijkheid gebruikmaken naar de in lid 3, onder a), bedoelde specificaties te verwijzen, kunnen zij een offerte niet afwijzen met als reden dat deze niet beantwoordt aan de genoemde specificaties, indien de inschrijver of gegadigde met elk passend middel tot voldoening van de aanbestedende dienst aantoont dat hij op gelijkwaardige wijze aan de gestelde eisen voldoet.5. Wanneer de aanbestedende diensten van de in lid 3, onder b), bedoelde mogelijkheid gebruikmaken prestaties of functionele eisen voor te schrijven, mogen zij geen offerte afwijzen die beantwoordt aan een nationale norm waarin een Europese norm is omgezet, aan een Europese technische goedkeuring, aan een gemeenschappelijke technische specificatie, aan een internationale norm of aan een door een Europese normalisatie-instelling opgesteld technisch referentiesysteem, indien deze specificaties betrekking hebben op de prestaties of functionele eisen die zij hebben voorgeschreven.6. Behalve uitzonderingsgevallen die door het voorwerp van de opdracht naar behoren worden gemotiveerd, mag in deze specificaties geen melding worden gemaakt van een bepaald fabrikaat of een bepaalde herkomst of van een volgens bijzondere werkwijzen verkregen fabrikaat, noch worden verwezen naar een merk, een octrooi, een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie indien zulks zou leiden tot bevoordeling dan wel uitsluiting van bepaalde producten of economische subjecten.Indien van het voorwerp van de opdracht geen omschrijving kan worden gegeven die nauwkeurig en begrijpelijk genoeg is, gaat een dergelijke vermelding of verwijzing vergezeld van de woorden "of equivalent".Artikel 132Herziening van de prijzen(Artikel 92 van het Financieel Reglement)1. In de inschrijvingsdocumenten wordt bepaald of de offerte een vaste prijs moet bevatten die niet voor herziening vatbaar is.2. Indien dit niet het geval is, wordt in de inschrijvingsdocumenten bepaald volgens welke voorwaarden en formules de prijs tijdens de uitvoering van het contract kan worden herzien. De aanbestedende dienst houdt daarbij met name rekening met:a) de aard van de opdracht en de economische conjunctuur waarin hij wordt uitgevoerd;b) de aard en de duur van de taken en van het contract;c) zijn financiële belangen.Artikel 133Administratieve en financiële sancties(Artikelen 93 tot en met 96 en 114 van het Financieel Reglement)1. Onverminderd de toepassing van contractuele sancties worden gegadigden of inschrijvers die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen of die ernstig in gebreke zijn gesteld omdat zij hun contractuele verplichtingen in het kader van een eerdere opdracht niet zijn nagekomen, van uit de communautaire begroting gefinancierde opdrachten en subsidies uitgesloten gedurende ten hoogste twee jaar te rekenen vanaf de vaststelling van de overtreding, die is bevestigd na een contradictoire dialoog met de contractant.De duur van de uitsluiting kan op drie jaar worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding.Inschrijvers of gegadigden die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen, worden bovendien bestraft met financiële sancties van 2 tot 10 % van het totale bedrag van de te gunnen opdracht.Contractanten die ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen, worden eveneens bestraft met financiële sancties van 2 tot 10 % van de waarde van het betrokken contract.Dit percentage kan op 4 tot 20 % worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding.2. In de in artikel 93, lid 1, onder a), c), en d), van het Financieel Reglement bedoelde gevallen, worden de gegadigden of inschrijvers van opdrachten en subsidies uitgesloten gedurende ten hoogste twee jaar te rekenen vanaf de vaststelling van de overtreding, die is bevestigd na een contradictoire dialoog met de contractant.In de in artikel 93, onder b) en e), van het Financieel Reglement bedoelde gevallen, worden de gegadigden of inschrijvers van opdrachten en subsidies uitgesloten gedurende ten minste één jaar en ten hoogste vier jaar te rekenen vanaf de kennisgeving van de rechterlijke beslissing.De duur van de uitsluiting kan op vijf jaar worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding of de eerste rechterlijke beslissing.3. De in artikel 93, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement bedoelde gevallen omvatten:a) fraudegevallen zoals bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 juli 1995(13);b) corruptiegevallen zoals bedoeld in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 mei 1997(14);c) gevallen van deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 1, van Gemeenschappelijk optreden 98/733/JBZ van de Raad(15);d) gevallen van het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 1 van Richtlijn 91/308/EEG van de Raad(16).Artikel 134Bewijsmiddelen(Artikel 96 van het Financieel Reglement)1. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver niet in een van de in artikel 93, lid 1, onder a), b) of e), van het Financieel Reglement genoemde gevallen verkeert, een recent uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan.2. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver niet in een in artikel 93, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement genoemd geval verkeert, een recente verklaring van de bevoegde autoriteit van de betrokken staat.Wanneer het betrokken land dergelijke documenten of verklaringen niet afgeeft, kunnen zij worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, op erewoord van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.3. Overeenkomstig de nationale wetgeving van de van vestiging van de inschrijver of gegadigde, hebben de in de leden 1 en 2 genoemde documenten betrekking op rechtspersonen en natuurlijke personen, waaronder eventueel, in gevallen waarin de aanbestedende dienst zulks nodig acht, op ondernemingshoofden of op elke persoon die bij de gegadigde of inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.Artikel 135Selectiecriteria(Artikel 97, lid 1, van het Financieel Reglement)1. De aanbestedende diensten stellen duidelijke en niet-discriminerende selectiecriteria vast.2. In elke procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn de volgende selectiecriteria van toepassing:a) toelaatbaarheid van de inschrijver of gegadigde na verificatie van de in de artikelen 93 en 94 van het Financieel Reglement bedoelde uitsluitingsgevallen;b) criteria ter beoordeling van zijn financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid.De aanbestedende dienst kan minimumgeschiktheidsniveaus vaststellen waaronder gegadigden niet kunnen worden geselecteerd.3. Elke inschrijver of gegadigde kan worden verzocht te bewijzen dat hij naar nationaal recht het recht heeft het voorwerp van de opdracht te produceren: inschrijving in het handels- of beroepsregister, verklaring onder ede, attest, lidmaatschap van een bijzondere organisatie, uitdrukkelijke vergunning, inschrijving in het BTW-register.4. De aanbestedende diensten vermelden in het aanbestedingsbericht, de oproep tot indiening van voorstellen of de uitnodiging tot inschrijving de basiskenmerken die zijn gekozen als bewijs van het statuut en de rechtsbevoegdheid van de inschrijvers of gegadigden.5. De door de aanbestedende dienst gevraagde gegevens ten bewijze van de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde of inschrijver hebben alleen betrekking op het voorwerp van de opdracht en houden rekening met de rechtmatige belangen van de economische subjecten wat betreft met name de bescherming van fabrieks- en bedrijfsgeheimen.Artikel 136Economische en financiële geschiktheid(Artikel 97, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Het bewijs van de financiële en economische geschiktheid kan worden geleverd door een of meer van de volgende documenten:a) passende verklaringen van banken of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's;b) balansen of uittreksels daarvan van ten minste de laatste twee afgesloten boekjaren, ingeval de bekendmaking van de balans is voorgeschreven in de wetgeving van het land waar het economisch subject is gevestigd;c) een verklaring over de totale omzet en de omzet voor de werken, leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft, gerealiseerd in een periode die ten hoogste de laatste drie boekjaren mag omvatten.2. Wanneer de inschrijver of gegadigde om een uitzonderlijke, door de aanbestedende dienst gegrond geachte reden de gevraagde referenties niet kan leveren, mag hij zijn economische en financiële geschiktheid bewijzen met elk ander middel dat de aanbestedende dienst geschikt acht.3. Een economisch subject kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de geschiktheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen.Artikel 137Technische en beroepsmatige geschiktheid(Artikel 97, lid 1, van het Financieel Reglement)1. De technische en beroepsmatige geschiktheid van de economische subjecten wordt overeenkomstig de leden 2 en 3 beoordeeld en geverifieerd. In de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor leveringen waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden nodig zijn, het verlenen van diensten en/of de uitvoering van werken, wordt deze geschiktheid beoordeeld op basis van met name hun kennis, bekwaamheid, ervaring en betrouwbaarheid.2. De technische en beroepsmatige geschiktheid kan naargelang de aard, de hoeveelheid of omvang en het gebruik van de te verrichten werken, leveringen of diensten met de volgende documenten worden bewezen:a) studie- en beroepsdiploma's van de dienstverlener of aannemer en/of het hogere personeel van de onderneming en in het bijzonder van de personen die met de dienst of de werken zijn belast;b) een lijst:i) van de voornaamste diensten en leveringen die in de laatste drie jaren zijn verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren.ii) van de werken die in de laatste vijf jaren zijn uitgevoerd, met vermelding van bedrag, datum en plaats. De lijst van de belangrijkste werken wordt gestaafd door verklaringen inzake de goede uitvoering waarin is aangegeven of de werken vakkundig zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht;c) een beschrijving van de voor de uitvoering van een opdracht voor diensten of werken gebruikte technische uitrusting, outillage en materieel;d) een beschrijving van de maatregelen die worden genomen om de kwaliteit van de leveringen en diensten te waarborgen, alsmede van de studie- en onderzoekmiddelen van de onderneming;e) een lijst van de technici of technische diensten, al dan niet deel uitmakend van de onderneming, vooral van degenen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole;f) in geval van leveringen: monsters, beschrijvingen en/of authentieke foto's en/of verklaringen van als bevoegd erkende officiële instellingen of diensten voor kwaliteitscontrole waarin wordt bevestigd dat de producten in overeenstemming zijn met de geldende specificaties of normen;g) een verklaring betreffende het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand van de dienstverlener of aannemer en de omvang van het kaderpersoneel in de laatste drie jaren;h) de opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming wil geven.Wanneer de in de eerste alinea, onder b) i) bedoelde instantie waarvoor de diensten en leveringen bestemd waren een aanbestedende dienst is, wordt het bewijs geleverd door verklaringen die door de bevoegde autoriteit zijn afgegeven of medeondertekend.3. Indien de te leveren diensten of producten van complexe aard zijn of, in uitzonderlijke gevallen, geschikt moeten zijn voor een bijzonder doel, kan de technische en beroepsmatige geschiktheid worden aangetoond door middel van een controle door de aanbestedende dienst of, namens deze, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener of leverancier gevestigd is, onder voorbehoud van de instemming van dat orgaan. Deze controle heeft betrekking op de technische geschiktheid van de dienstverlener en de productiemogelijkheden van de leverancier en, indien nodig, de studie- en onderzoekmiddelen waarover zij beschikken, alsmede de maatregelen die zij nemen om de kwaliteit te controleren.4. Een economisch subject kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de capaciteiten van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject tegenover de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen.Artikel 138Wijze van gunning en gunningscriteria(Artikel 97, lid 2, van het Financieel Reglement)1. Twee vormen van gunning van een opdracht zijn mogelijk:a) bij aanbesteding, in welk geval de opdracht wordt gegund aan degene die onder de deugdelijke en overeenkomstig de vraag ingediende offertes het laagste bod doet;b) door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving.2. De economisch voordeligste inschrijving is die welke de beste verhouding tussen kwaliteit en prijs biedt, rekening gehouden met op grond van het voorwerp van de opdracht gerechtvaardigde criteria als voorgestelde prijs, technische waarde, esthetisch en functioneel karakter, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit, uitvoerings- of leveringstermijn, klantenservice en technische bijstand.3. De aanbestedende dienst vermeldt in de aankondinging van de opdracht of het bestek het relatieve gewicht van elk der criteria die zijn gekozen om de economisch voordeligste inschrijving te bepalen.Het relatieve gewicht van het prijscriterium ten opzichte van de andere criteria mag niet leiden tot neutralisatie van het prijscriterium bij de keuze van degene aan wie de opdracht wordt gegund.Indien in uitzonderlijke gevallen weging technisch niet mogelijk is, met name wegens het voorwerp van de opdracht, geeft de aanbestedende dienst alleen een afnemende volgorde van het belang van die criteria aan.Artikel 139Abnormaal lage offertes(Artikel 97, lid 2, van het Financieel Reglement)1. Wanneer voor een bepaalde opdracht abnormaal lage offertes worden ingediend, vraagt de aanbestedende dienst voordat hij deze offertes alleen om deze reden afwijst schriftelijk om de door hem dienstig geachte preciseringen over de samenstelling van de offerte en onderzoekt hij deze op contradictoire wijze aan de hand van de ontvangen toelichtingen.De aanbestedende dienst kan met name toelichtingen in aanmerking nemen die verband houden met:a) de opzet van het fabricageprocédé, de dienstverrichting of de bouwmethode;b) de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren;c) de originaliteit van de offerte van de inschrijver.2. Indien de aanbestedende dienst vaststelt dat een abnormaal lage offerte het gevolg is van staatssteun, kan hij de offerte om deze reden alleen slechts verwerpen wanneer de inschrijver niet binnen een redelijke, door de aanbestedende dienst vastgestelde termijn kan bewijzen dat de steun definitief is toegekend volgens de in de communautaire regelgeving inzake staatssteun vastgelegde procedures en besluiten.Artikel 140Termijnen voor indiening van offertes en deelnemingsaanvragen(Artikel 98, lid 1, van het Financieel Reglement)1. De termijnen voor de indiening van de offertes en de deelnemingsverzoeken worden door de aanbestedende diensten in kalenderdagen vastgesteld en zijn lang genoeg opdat de belangstellenden over een redelijke en passende tijd beschikken om hun offerte voor te bereiden en in te dienen, onder meer rekening gehouden met de complexiteit van de opdracht of de behoefte aan een inspectiebezoek of aan een raadpleging ter plaatse van de aan het bestek gehechte documenten.2. Bij openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes tweeënvijftig dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht.3. Bij niet-openbare procedures en onderhandelingsprocedures met aanbestedingsbericht bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken zevenendertig dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht.Bij niet-openbare procedures voor opdrachten boven de in artikel 158 vastgestelde drempelwaarden bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes veertig dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.Bij de in artikel 128 bedoelde niet-openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes eenentwintig dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.4. Wanneer de aanbestedende diensten overeenkomstig artikel 118 tussen tweeënvijftig dagen en twaalf maanden vóór de datum van verzending van het aanbestedingsbericht een voorafgaande aankondiging ter bekendmaking hebben verzonden, kan de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes als regel worden verkort tot zesendertig dagen en bedraagt hij in geen geval minder dan tweeëntwintig dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van het aanbestedingsbericht, voor de openbare procedures, of kan hij worden verkort tot zesentwintig dagen te rekenen vanaf de verzending van de uitnodiging tot inschrijving, voor de niet-openbare procedures.Artikel 141Termijnen voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten(Artikel 98, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Voor zover zij tijdig vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes zijn aangevraagd, worden de bestekken en aanvullende stukken binnen zes dagen na ontvangst van de aanvraag toegezonden aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven.2. Voor zover daarom tijdig is verzocht, worden nadere inlichtingen over de bestekken tegelijkertijd en uiterlijk zes kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes medegedeeld aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven of, voor de verzoeken om inlichtingen die minder dan acht kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes zijn ontvangen, zo snel mogelijk na de ontvangst van het verzoek.3. Indien, om welke redenen dan ook, het bestek en de aanvullende stukken of nadere inlichtingen niet binnen de in de leden 1 en 2 gestelde termijn kunnen worden verstrekt of indien de offertes slechts na een inspectiebezoek of na inzage ter plaatse van de bij het bestek behorende stukken kunnen worden gedaan, worden de in artikel 140 bedoelde termijnen voor de ontvangst van de offertes verlengd opdat alle economische subjecten kennis kunnen nemen van alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van de offertes, behoudens het bepaalde in artikel 240. Deze verlenging wordt op passende wijze bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 118 tot en met 121.4. Indien alle inschrijvingsdocumenten vrij, in hun geheel en rechtstreeks langs elektronische weg toegankelijk zijn, vermeldt het in artikel 118, lid 3, bedoelde bekendmakingsbericht van de opdracht het adres van de internetsite waarop deze documenten kunnen worden geraadpleegd.Eventuele aanvullende documenten en inlichtingen zijn dan eveneens vrij, in hun geheel en rechtstreeks toegankelijk zodra zij zijn medegedeeld aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven.Artikel 142Termijnen in dringende gevallen(Artikel 98, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Wanneer het om naar behoren gemotiveerde dringende redenen onmogelijk is de in artikel 140, lid 3, bedoelde minimumtermijnen in acht te nemen, kunnen de aanbestedende diensten de volgende termijnen in kalenderdagen vaststellen:a) voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken een termijn die niet minder mag bedragen dan vijftien dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht;b) voor de ontvangst van de offertes een termijn die niet minder mag bedragen dan tien dagen te rekenen vanaf de dag van de uitnodiging tot inschrijving.2. Voor zover tijdig aangevraagd, worden nadere inlichtingen over de bestekken uiterlijk vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes aan alle gegadigden medegedeeld.Artikel 143Wijzen van mededeling(Artikel 98, lid 1, van het Financieel Reglement)1. De deelnemingsverzoeken worden bij brief, fax of e-mail ingediend; in de laatste twee gevallen worden zij bevestigd door een brief die wordt verzonden vóór het verstrijken van de in de artikelen 140 en 251 bedoelde termijnen.2. De indiening van de offertes geschiedt naar keuze van de inschrijvers:a) hetzij per post, in welk geval in de inschrijvingsdocumenten wordt vermeld dat de datum van aangetekende verzending zal gelden, waarbij het poststempel als bewijs dient;b) hetzij door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van besteldiensten, in welk geval de inschrijvingsdocumenten, naast de in artikel 130, lid 2, onder a), bedoelde informatie, de dienst vermelden waar de offertes tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.3. Ter wille van de geheimhouding en om moeilijkheden in geval van verzending van offertes per brief te voorkomen, wordt in de offerteaanvraag de volgende tekst opgenomen:"Verzending geschiedt onder dubbele omslag. Beide omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt naast de aanduiding van de dienst waarvoor hij bestemd is zoals aangegeven in de offerteaanvraag, de vermelding offerteaanvraag - mag niet door de postdienst worden geopend. Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de verzender geplaatst."Artikel 144Inschrijvingsgaranties(Artikel 98, lid 2, van het Financieel Reglement)De aanbestedende dienst kan een inschrijvingsgarantie, die voldoet aan artikel 150, van 1 tot 2 % van de totale waarde van de opdracht eisen.Zij wordt bij de gunning van de opdracht vrijgegeven. Zij wordt in beslag genomen wanneer op de vastgestelde uiterste datum geen offerte is ingediend of wanneer een ingediende offerte later wordt ingetrokken.Artikel 145Opening van de offertes en deelnemingsverzoeken(Artikel 98, lid 3, van het Financieel Reglement)1. Alle deelnemingsverzoeken en offertes die aan artikel 141, leden 1 en 2, voldoen, worden geopend.2. Voor opdrachten voor een hoger bedrag dan het in artikel 129, lid 2, bedoelde drempelbedrag stelt de bevoegde ordonnateur een commissie voor opening van de offertes aan.Deze commissie is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de betrokken Instelling die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan. Ter voorkoming van belangenconflicten gelden voor deze personen de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.In de in artikel 254 bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisatorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.3. Een of meer leden van de openingscommissie paraferen de documenten die de datum en het tijdstip van verzending van elke offerte bewijzen.Voorts paraferen zij:a) hetzij elke bladzijde van elke offerte;b) hetzij de omslagbladzijde en de financiële bladzijden van elke offerte, waarbij de integriteit van de originele offerte door een passende techniek wordt gegarandeerd door een dienst die onafhankelijk is van de opdrachtgevende dienst, behalve in de in lid 2, derde alinea, bedoelde gevallen.In geval van gunning bij aanbesteding overeenkomstig artikel 138, lid 1, onder a), worden de prijzen bekendgemaakt die zijn vermeld in de offertes die aan de eisen voldoen.De leden van de commissie ondertekenen het proces-verbaal van de opening van de ontvangen offertes, waarin wordt vastgesteld welke offertes aan de eisen voldoen en welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegens het niet voldoen aan de in artikel 143 bedoelde eisen inzake indiening.Artikel 146Evaluatiecomité voor offertes en deelnemingsverzoeken(Artikel 98, lid 4, van het Financieel Reglement)1. Alle deelnemingsverzoeken en offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen, worden door een evaluatiecomité geëvalueerd en gerangschikt op basis van vooraf bekendgemaakte uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria.Het evaluatiecomité wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd om advies uit te brengen over de opdrachten waarmee een hoger bedrag is gemoeid dan de in artikel 129, lid 2, bedoelde drempelwaarde.2. Het evaluatiecomité is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de betrokken Instelling die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan. Ter voorkoming van belangenconflicten, gelden voor deze personen de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.In de in artikel 254 bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisataorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.De samenstelling van dit comité kan gelijk zijn aan die van de met de opening van offertes belaste commissie.3. Deelnemingsverzoeken en offertes die niet alle in de inschrijvingsdocumenten geëiste essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.Het evaluatiecomité kan de gegadigde of de inschrijver echter verzoeken de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings- en de selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten binnen de termijn die het vaststelt.4. Bij abnormaal lage offertes zoals bedoeld in artikel 139 vraagt het evaluatiecomité de nodige toelichting over de samenstelling van de offerte.Artikel 147Resultaat van de evaluatie(Artikelen 99 en 100 van het Financieel Reglement)1. Van de evaluatie en de rangorde van de deugdelijk verklaarde deelnemingsverzoeken en offertes wordt een proces-verbaal opgesteld, dat wordt gedateerd. Het wordt door alle leden van het evaluatiecomité ondertekend. Het proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kan worden geraadpleegd.2. Het proces-verbaal bevat ten minste:a) de naam en het adres van de aanbestedende dienst, het voorwerp en de waarde van de opdracht of raamovereenkomst;b) de namen van de uitgesloten gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die uitsluiting;c) de namen van de voor onderzoek geselecteerde gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die keuze;d) de redenen voor de afwijzing van abnormaal laag geachte offertes;e) de namen van de voorgestelde gegadigden of contractanten en de redenen voor die keuze, alsmede, indien bekend, het gedeelte van de opdracht of de raamovereenkomst dat de begunstigde voornemens is aan derden in onderaanneming te geven.3. De aanbestedende dienst neemt vervolgens een besluit waarin ten minste worden vermeld:a) zijn naam en adres, het voorwerp en de waarde van de opdracht of raamovereenkomst;b) de namen van de uitgesloten gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die uitsluiting;c) de namen van de voor onderzoek geselecteerde gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die keuze;d) de redenen voor de afwijzing van abnormaal laag geachte offertes;e) de namen van de geselecteerde gegadigden of contractanten en de redenen voor die keuze in het licht van de van tevoren bekendgemaakte selectie- of gunningscriteria, alsmede, indien bekend, het gedeelte van de opdracht of de raamovereenkomst dat de begunstigde voornemens is aan derden in onderaanneming te geven;f) voor onderhandelingsprocedures de in de artikelen 126, 127, 242, 244, 246 en 247 bedoelde omstandigheden op grond waarvan zij gerechtvaardigd zijn;g) eventueel de redenen waarom de aanbestedende dienst heeft afgezien van plaatsing van een opdracht.Artikel 148Contacten tussen aanbestedende diensten en inschrijvers(Artikel 99 van het Financieel Reglement)1. Contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers gedurende de procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht zijn bij wijze van uitzondering in de in de leden 2 en 3 bedoelde omstandigheden toegestaan.2. Voor de datum waarop de inschrijving wordt gesloten, mag de aanbestedende dienst voor de in artikel 141 bedoelde aanvullende documenten en inlichtingen:a) op initiatief van de inschrijvers nadere inlichtingen verstrekken die uitsluitend tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken; deze inlichtingen worden op dezelfde datum verstrekt aan alle inschrijvers die het bestek hebben aangevraagd;b) op eigen initiatief, indien hij een vergissing, een onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de bekendmaking van de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek ontdekt, de betrokkenen daarvan op de hoogte brengen op dezelfde datum en onder strikt dezelfde voorwaarden als die van de uitnodiging tot inschrijving.3. Na de opening van de offertes mag de aanbestedende dienst, indien een offerte aanleiding geeft tot een verzoek om opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de bewoordingen van de offerte moeten worden verbeterd, met de inschrijver contact opnemen, maar dit contact mag niet leiden tot wijziging van de voorwaarden van de offerte.4. In alle gevallen waarin er contacten zijn geweest, wordt een "notitie voor het dossier" opgesteld.Artikel 149Kennisgeving aan de gegadigden en inschrijvers(Artikel 100, lid 2, en artikel 101 van het Financieel Reglement)1. De aanbestedende diensten delen de gegadigden en inschrijvers zo spoedig mogelijk de met betrekking tot de gunning van de opdracht genomen besluiten mede, met inbegrip van de redenen waarom zij hebben besloten van plaatsing van de opdracht af te zien of de procedure te herbeginnen.2. De aanbestedende dienst deelt de in artikel 100, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde gegevens mede binnen een termijn van vijftien kalenderdagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek.Afdeling 4Zekerheid en controleArtikel 150Kenmerken van voorafgaande zekerheidsstelling(Artikel 102 van het Financieel Reglement)1. Wanneer van de leveranciers, aannemers of dienstverleners een voorafgaande zekerheidstelling wordt verlangd, moet deze betrekking hebben op een bedrag en een periode die toereikend zijn om uitwinning mogelijk te maken.2. De zekerheid wordt verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling. Zij kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een derde.Deze zekerheid luidt in euro.Zij heeft tot doel de bank, financiële instelling of derde op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de verplichtingen van de contractant.Artikel 151Uitvoeringsgarantie(Artikel 102 van het Financieel Reglement)1. Onverminderd artikel 250 kan de ordonnateur een garantie voor de goede uitvoering eisen volgens de gebruikelijke commerciële voorwaarden voor opdrachten voor leveringen en diensten en volgens de speciale bestekken voor opdrachten voor werken.Deze garantie is verplicht vanaf 345000 EUR voor opdrachten voor werken.2. Een garantie van 10 % van de totale waarde van de opdracht kan worden gevormd door inhouding op de achtereenvolgende betalingen.Zij kan worden vervangen door inhouding van een bedrag op de eindbetaling om een garantie te vormen voor de definitieve oplevering van de diensten, leveringen of werken.3. De garanties worden overeenkomstig de contractuele voorwaarden vrij gegeven, behalve in geval van niet-uitvoering, slechte uitvoering of te late uitvoering van de opdracht. Zij worden in dat geval in beslag genomen, in verhouding tot de ernst van de geleden schade.Artikel 152Zekerheid voor voorfinancieringen(Artikel 102 van het Financieel Reglement)Bij een voorfinanciering van meer dan 150000 EUR wordt een zekerheid verlangd.De zekerheid wordt vrijgegeven naarmate het voorschot wordt vereffend door aanrekening van de tussentijdse betalingen of de betaling van het saldo aan de contractant onder de in het contract bepaalde voorwaarden.Artikel 153Opschorting bij fouten of onregelmatigheden(Artikel 103 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 103 van het Financieel Reglement bedoelde opschorting van een opdracht heeft tot doel het bestaan van belangrijke fouten en onregelmatigheden of vermoede fraudes te verifiëren. Indien dit niet wordt bevestigd, wordt de uitvoering van de opdracht na de verificatie hervat.2. Onder een belangrijke fout of onregelmatigheid wordt verstaan elke schending van een contractueel beding of een voorschrift door een handelen of nalaten dat tot gevolg heeft of zou kunnen hebben de communautaire begroting te schaden.HOOFDSTUK 2BEPALINGEN BETREFFENDE DE DOOR DE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN VOOR EIGEN REKENING GEPLAATSTE OPDRACHTENArtikel 154Indentificatie van het adequate niveau voor de berekening van de drempelwaarden(Artikel 104 van het Financieel Reglement)Bij elke Instelling moet elke gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur nagaan of de in artikel 105 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden worden bereikt.Artikel 155Afzonderlijke opdrachten per partij(Artikel 105 van het Financieel Reglement)1. De geraamde waarde van een opdracht mag niet worden bepaald met het voornemen deze aan de in deze verordening omschreven verplichtingen te onttrekken. Geen enkele opdracht mag met dezelfde bedoeling worden opgesplitst.2. Wanneer het voorwerp van de opdracht voor diensten of werken in verschillende partijen wordt gesplitst die alle voorwerp van een afzonderlijke opdracht zijn, wordt bij de berekening van de toepasselijke drempelwaarde rekening gehouden met de waarde van elke partij.Wanneer de totale waarde van de partijen gelijk aan of groter is dan de in artikel 158 van deze verordening bedoelde drempelwaarden, zijn de bepalingen van artikel 90, lid 1, en artikel 91, leden 1 en 2, van het Financieel Reglement van toepassing op elke partij, behalve de partijen waarvan de geraamde waarde minder bedraagt dan 80000 EUR voor dienstenopdrachten of 1 miljoen EUR voor werkenopdrachten, voor zover het samengevoegde bedrag van deze partijen niet meer bedraagt dan 20 % van de samengevoegde waarde van alle partijen die de betrokken opdracht vormen.3. Wanneer een voorgenomen aankoop van homogene goederen aanleiding kan geven tot opdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke partijen worden geplaatst, wordt voor de evaulatie van de toepasselijke drempelwaarde de geraamde totale waarde van deze partijen als grondslag genomen.Artikel 156Raming van de waarde van bepaalde opdrachten(Artikel 105 van het Financieel Reglement)1. Bij de berekening van het geraamde bedrag van een opdracht houdt de aanbestedende dienst rekening met de geraamde totale vergoeding van de inschrijver.Wanneer een opdracht voorziet in opties, is de berekeningsbasis het toegestane maximumbedrag, met inbegrip van het gebruik van de opties.2. Bij dienstenopdrachten wordt rekening gehouden met:a) voor verzekeringen, de te betalen premie;b) voor bankdiensten of financiële diensten, de honoraria, provisies, rente en andere vormen van vergoeding;c) voor opdrachten die betrekking hebben op ontwerpen, de te betalen honoraria, premies of provisies.3. In geval van dienstenopdrachten waarvoor geen totale prijs is vastgesteld of leveringsopdrachten met als voorwerp leasing, huur of huurkoop van producten geldt als grondslag voor de berekening van het geraamde bedrag:a) bij opdrachten met een vastgestelde looptijd:i) die gelijk is aan of korter dan achtenveertig maanden voor diensten of twaalf maanden voor leveringen, de totale waarde voor de gehele looptijd;ii) die langer is dan twaalf maanden voor leveringen, de totale waarde inclusief het geraamde bedrag van de restwaarde;b) bij opdrachten voor onbepaalde duur of, voor diensten, met een looptijd van meer dan achtenveertig maanden, het maandbedrag vermenigvuldigd met achtenveertig.4. In geval van opdrachten voor diensten of leveringen die met een zekere regelmaat worden geplaatst of gedurende een bepaalde periode zullen worden herhaald, geldt als berekeningsgrondslag:a) hetzij de totale reële waarde van de tijdens de voorafgaande twaalf maanden of het afgelopen begrotingsjaar voor dezelfde categorie diensten of producten geplaatste soortgelijke opdrachten, indien mogelijk gecorrigeerd om rekening te houden met de wijzigingen in hoeveelheid of waarde die zich in de twaalf maanden na het eerste contract kunnen voordoen;b) hetzij de totale geraamde waarde van de achtereenvolgende contracten in de twaalf maanden volgende op de eerste prestatie of levering of tijdens de volledige looptijd van het contract, indien deze meer dan twaalf maanden bedraagt.5. Bij opdrachten voor werken wordt naast het bedrag van de werken rekening gehouden met de totale geraamde waarde van de leveringen die voor de uitvoering van de werken nodig zijn en door de aanbestedende dienst ter beschikking van de aannemer zijn gesteld.Artikel 157Drempelwaarden voor de vooraankondigingen(Artikel 105 van het Financieel Reglement)De in artikel 118 bedoelde drempelbedragen waarboven een vooraankondiging wordt gepubliceerd, worden gesteld op:a) 750000 EUR voor de in bijlage 1 A bij Richtlijn 92/50/EEG vermelde opdrachten voor leveringen en diensten;b) 6242028 EUR voor opdrachten voor de uitvoering van werken.Artikel 158Drempelwaarden voor de toepassing van de procedures van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten(Artikel 105 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 105 van het Financieel Reglement bedoelde drempelbedragen worden gesteld op:a) 162293 EUR voor de in categorie 8 van bijlage I A bij Richtlijn 92/5//EEG vermelde opdrachten voor leveringen en diensten, met uitsluiting van opdrachten voor onderzoek en ontwikkeling;b) 200000 EUR voor de in bijlage I B bij Richtlijn Richtlijn 92/5//EEG vermelde opdrachten voor diensten en voor de in categorie 8 van bijlage I A bij deze richtlijn vermelde opdrachten voor diensten voor onderzoek en ontwikkeling;c) 6242028 EUR voor opdrachten voor de uitvoering van werken.2. De in artikel 105 van het Financieel Reglement bedoelde termijnen worden nader aangegeven in de artikelen 140, 141 en 142.Artikel 159Bewijzen inzake toegang tot de markten(Artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement)De bestekken verplichten de inschrijvers de staat te vermelden waar zij hun zetel of woonplaats hebben, en de bewijzen te leveren die de wet van hun land voorschrijft.TITEL VISUBSIDIESHOOFDSTUK 1TOEPASSINGSGEBIEDArtikel 160Toepassingsgebied(Artikel 108 van het Financieel Reglement)1. De procedure voor de toekenning en sluiting van overeenkomsten door de Commissie met de in artikel 54 van het Financieel Reglement bedoelde organen, in het kader van de medefinanciering van hun huishoudelijke uitgaven en voor de terbeschikkingstelling van de beleidskredieten waarvan het beheer aan hen is gedelegeerd, en met de begunstigden van de in artikel 166 van het Financieel Reglement bedoelde financieringsovereenkomsten valt niet onder deze titel.De subsidies die worden betaald in het kader van deze overeenkomsten, vallen echter wel onder deze titel.2. Onder deze titel vallen ook:a) het voordeel dat verbonden is aan de subsidiëring van de rente op bepaalde leningen;b) participaties, met uitzondering van die ten gunste van internationale financiële instellingen zoals de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling (EBWO), en voorwaardelijke terugbetaalbare subsidies.3. De bijdragen van de Gemeenschappen aan organisaties waarvan zij lid zijn, vallen niet onder deze titel.Artikel 161Voor subsidiëring in aanmerking komende acties(Artikel 108 van het Financieel Reglement)Voor subsidiëring in de zin van artikel 108 van het Financieel Reglement in aanmerking komende acties moeten duidelijk worden beschreven.Geen enkele actie mag worden opgesplitst met de bedoeling haar aan de financieringsregels van deze verordening te onttrekken.Artikel 162Organen die een doelstelling van algemeen Europees belang nastreven(Artikel 108 van het Financieel Reglement)Een orgaan dat een doelstelling van algemeen Europees belang nastreeft, is:a) hetzij een Europees orgaan met een opdracht op het gebied van onderwijs, opleiding, voorlichting of onderzoek en studie over Europese beleidsmaatregelen of een Europese normalisatie-instelling;b) hetzij een representatief Europees netwerk van organisaties zonder winstoogmerk die in de lidstaten of in kandidaat-lidstaten werkzaam zijn en met de Verdragsdoelstellingen overeenstemmende beginselen en beleidsmaatregelen bevorderen.Artikel 163Partners(Artikel 108 van het Financieel Reglement)1. Specifieke subsidieovereenkomsten kunnen onder partnerschaps- kaderovereenkomsten vallen.2. Een partnerschapskaderovereenkomst kan met begunstigden worden gesloten om een samenwerkingsrelatie op lange termijn met de Commissie tot stand te brengen.Deze kaderovereenkomst beschrijft de gemeenschappelijke doelstellingen, de aard van de incidentele of in het kader van een jaarlijks werkprogramma geplande acties, de procedure voor de toekenning van specifieke subsidies, met inachtneming van de procedurele beginselen en regels van deze titel, alsmede de algemene rechten en verplichtingen van elke partij bij specifieke overeenkomsten.De duur van deze overeenkomsten mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die naar behoren worden gemotiveerd door met name het voorwerp van de kaderovereenkomst.De ordonnateurs mogen de kaderovereenkomsten niet misbruiken om de beginselen van doorzichtigheid en gelijke behandeling van aanvragers te schenden.3. De partnerschapskaderovereenkomsten worden, wat de toekenningsprocedure betreft, gelijkgesteld met subsidies; zij vallen onder de in artikel 167 bedoelde procedures inzake voorafgaande bekendmaking.4. De specifieke subsidies op basis van partnerschapskaderovereenkomsten worden toegekend volgens de procedures waarin deze overeenkomsten voorzien, met inachtneming van de beginselen van deze titel.De in artikel 169 bedoelde bekendmaking achteraf is erop van toepassing.5. Alleen specifieke overeenkomsten die op basis van deze kaderovereenkomsten worden gesloten, worden door een vastlegging in de begroting voorafgegaan.Artikel 164Inhoud van de subsidieovereenkomsten(Artikel 108 van het Financieel Reglement)1. In de overeenkomst worden met name vastgesteld:a) het voorwerp;b) de begunstigde;c) de duur, namelijk:i) de begin- en einddatum van de overeenkomst;ii) de aanvangsdatum en de duur van de gesubsidieerde actie of activiteit;d) de maximaal mogelijke financiering, in de vorm van:i) het maximumbedrag van de subsidie enii) het maximale financieringspercentage van de kosten van de actie of het goedgekeurde werkprogramma, behalve in geval van de in artikel 181, lid 1, bedoelde forfaitaire financieringen;e) de gedetailleerde beschrijving van de actie of, voor een exploitatiesubsidie, het door de ordonnateur goedgekeurde werkprogramma voor het begrotingsjaar;f) de algemene voorwaarden die gelden voor alle subsidies van dezelfde soort; deze omvatten met name de vermelding van het recht dat op de overeenkomst van toepassing is, de rechter die bij geschillen bevoegd is, de aanvaarding door de begunstigde van controles van de Commissie, OLAF en de Rekenkamer, alsmede de in artikel 169 bedoelde regels voor bekendmaking achteraf, overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad(17). De overeenkomst kan overeenkomstig artikel 183 regels en termijnen inzake opschorting bevatten;g) de totale begroting en de bijzonderheden van de subsidiabele kosten van de actie of het goedgekeurde werkprogramma, behalve in geval van de in artikel 181, lid 1, bedoelde forfaitaire financieringen;h) wanneer voor de actie opdrachten moeten worden geplaatst, de in artikel 184 bedoelde beginselen of de regels voor het plaatsen van opdrachten die de begunstigde moet naleven;i) de verantwoordelijkheden van de begunstigde, met name inzake goed financieel beheer en indiening van activiteitsverslagen en financiële verslagen;j) de wijze van en termijnen voor goedkeuring van deze verslagen en betaling door de Commissie.2. In de in artikel 163 bedoelde gevallen wordt in de kaderovereenkomst de in lid 1, onder a), b), c)i), d)ii), f), h), i) en j) bedoelde informatie opgenomen.De specifieke overeenkomst bevat de in lid 1, onder a), b) c), d), e), g) en, zo nodig, i), bedoelde informatie.3. Subsidieovereenkomsten kunnen uitsluitend bij schriftelijk aanhangsel worden gewijzigd. Deze aanhangsels mogen niet als doel of tot gevolg hebben in de overeenkomst wijzigingen aan te brengen die het besluit tot toekenning van de subsidie ter discussie stellen, en zij mogen evenmin inbreuk maken op de gelijke behandeling van de aanvragers.HOOFDSTUK 2BEGINSELEN VOOR DE TOEKENNING VAN SUBSIDIESArtikel 165Regel dat de subsidie geen winst mag opleveren(Artikel 109, lid 2, van het Financieel Reglement)1. De subsidie mag niet tot doel of tot gevolg hebben dat zij de begunstigde winst oplevert. Onder winst wordt verstaan:a) een overschot van de ontvangsten ten opzichte van de kosten van de betrokken actie tijdens de indiening van het laatste betalingsverzoek voor een subsidie voor een actie, behoudens het bepaalde onder b);b) een overschot op de exploitatiebegroting van de begunstigde van een exploitatiesubsidie.Voor externe acties met als doel de financiële capaciteit van de begunstigde te vergroten, wordt ook als winst beschouwd de verdeling onder de leden van de begunstigde organisatie van het inkomstenoverschot dat uit haar activiteiten voortvloeit, met als gevolg hun persoonlijke verrijking, wanneer het gaat om een subsidie voor een actie;2. Lid 1 geldt niet voor aan natuurlijke personen toegekende studie-, onderzoek- of opleidingsbeurzen, naar aanleiding van prijsvragen toegekende prijzen of de in artikel 181, lid 1, bedoelde forfaitaire bedragen.Artikel 166Jaarlijkse programmering(Artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Het jaarlijkse werkprogramma voor subsidies wordt door de Commissie aangenomen. Het wordt uiterlijk op 31 januari van elk begrotingsjaar op de internetsite van de Commissie over subsidies bekendgemaakt.Het werkprogramma vermeldt het basisbesluit, de doelstellingen, het tijdschema van de oproep tot het indienen van voorstellen, het indicatieve bedrag en de verwachte resultaten.2. Elke belangrijke wijziging van het werkprogramma wordt op de in lid 1 aangegeven wijze bekendgemaakt.Artikel 167Inhoud van de oproepen tot het indienen van voorstellen(Artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement)1. In een oproep tot het indienen van voorstellen worden aangegeven:a) de doelstellingen;b) de subsidiabiliteits-, selectie- en toekenningscriteria als bedoeld in de artikelen 114 en 115 van het Financieel Reglement, alsmede de bijbehorende bewijsstukken;c) de wijze van financiering door de Gemeenschap;d) de wijze van en de uiterste termijn voor de indiening van voorstellen, de mogelijke aanvangsdatum van de acties en de geplande datum voor de afsluiting van de toekenningsprocedure.2. De oproepen tot het indienen van voorstellen worden bekendgemaakt op de internetsite van de Europese Instellingen en eventueel op een andere gepaste drager, zoals het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, om er bij potentiële begunstigden zo ruim mogelijke bekendheid aan te geven.Artikel 168Uitzonderingen op de oproepen tot het indienen van voorstellen(Artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement)1. Subsidies kunnen alleen in de volgende gevallen zonder oproep tot het indienen van voorstellen worden toegekend:a) in het kader van de humanitaire hulp in de zin van Verordening (EG) nr. 1257/96 van de Raad(18) en hulp in crisissituaties in de zin van lid 2;b) in andere uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde noodgevallen;c) aan organisaties die zich rechtens of feitelijk in een monopoliepositie bevinden, naar behoren gemotiveerd in het desbetreffende toekenningsbesluit van de Commissie;d) aan organisaties waarvoor in een basisbesluit is vermeld dat zij een subsidie ontvangen.2. Crisissituaties zijn voor derde landen situaties die de openbare orde en de veiligheid van personen bedreigen en die dreigen in een gewapend conflict te ontaarden of het land te destabiliseren en die ernstige schade kunnen toebrengen aan:a) de bescherming van de gemeenschappelijke waarden, de fundamentele belangen, de onafhankelijkheid en de integriteit van de Europese Unie,b) de veiligheid van de Europese Unie, de handhaving van de vrede en de internationale veiligheid, de bevordering van de internationale samenwerking of de ontwikkeling en versterking van de democratie en de rechtsstaat, de eerbiediging van de mensenrechten en de fundamentele vrijheden overeenkomstig artikel 11 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en artikel 3 van Verordening (EG) nr. 381/2001 van de Raad(19).Artikel 169Bekendmaking achteraf(Artikel 110, lid 2, van het Financieel Reglement)1. Alle tijdens een begrotingsjaar toegekende subsidies, met uitzondering van aan natuurlijke personen betaalde beurzen, worden in het eerste halfjaar volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn toegekend, bekendgemaakt op de internetsite van de communautaire Instellingen.Bij aan de in artikel 54 van het Financieel Reglement bedoelde organen gedelegeerd beheer wordt ten minste verwezen naar het adres van de site waar deze gegevens te vinden zijn wanneer zij niet rechtstreeks op de internetsite van de communautaire Instellingen worden bekendgemaakt.Zij kan ook worden bekendgemaakt op andere gepaste dragers, zoals het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.2. Met toestemming van de begunstigde worden overeenkomstig artikel 164, lid 1, onder f), bekendgemaakt:a) de naam en het adres van de begunstigden;b) het voorwerp van de subsidie;c) het toegekende bedrag en, behalve in geval van de in artikel 181, lid 1, bedoelde forfaitaire financieringen, het financieringspercentage van de kosten van de actie of het goedgekeurde werkprogramma.Van de in de eerste alinea bedoelde verplichting mag worden afgeweken indien bekendmaking van de informatie de veiligheid van de begunstigden in gevaar kan brengen of hun commerciële belangen kan schaden.Artikel 170Gezamenlijke financieringen(Artikel 111 van het Financieel Reglement)Een actie kan door verschillende ordonnateurs gezamenlijk worden gefinancierd uit verschillende begrotingsplaatsen.Artikel 171Terugwerkende kracht voor het beheer van humanitaire hulp en hulp in crisissituaties(Artikel 112 van het Financieel Reglement)Om te zorgen voor een goed verloop van humanitaire steunverleningsoperaties of steunverleningsoperaties in crisissituaties in de zin van artikel 168, lid 2, komen uitgaven die door een begunstigde zijn gedaan vóór de datum van indiening van zijn aanvraag, uitsluitend voor communautaire financiering in aanmerking in de volgende gevallen:a) wanneer de uitgaven verband houden met het aanleggen van voorraden welke voor de gesubsidieerde actie bestemd zijn;b) uitzonderlijk, en om naar behoren gemotiveerde redenen, wanneer het financieringsbesluit en de subsidieovereenkomst uitdrukkelijk daarin voorzien door vaststelling van een subsidiëringsdatum die vroeger valt dan de datum van indiening van de aanvraag.Artikel 172Externe medefinanciering(Artikel 113 van het Financieel Reglement)1. De begunstigde verantwoordt het bedrag van de ingebrachte medefinanciering, hetzij bij wijze van eigen middelen, hetzij in de vorm van financiële overdrachten van derden, hetzij in natura, behalve in geval van de in artikel 181, lid 1, bedoelde forfaitaire financieringen.2. De bevoegde ordonnateur kan in naar behoren gemotiveerde uitzonderingsgevallen medefinancieringen in natura aanvaarden. In dat geval mogen de ingebrachte goederen niet hoger worden gewaardeerd dan:a) hetzij de werkelijk gedragen kosten, naar behoren gestaafd door boekhoudstukken;b) hetzij de op de beschouwde markt algemeen aanvaarde kosten.Ingebrachte onroerende goederen in de zin van artikel 116, lid 1, worden buiten de berekening van het bedrag van de medefinanciering gelaten.HOOFDSTUK 3TOEKENNINGSPROCEDUREArtikel 173Financieringsaanvraag(Artikel 114 van het Financieel Reglement)1. De aanvraag wordt ingediend met behulp van het daartoe door de bevoegde ordonnateurs verspreide formulier en volgens de in het basisbesluit en de oproep tot het indienen van voorstellen vermelde criteria.2. De aanvraag maakt het mogelijk het bewijs te leveren van het juridische bestaan van de aanvrager, alsmede zijn financiële en operationele vermogen om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma tot een goed einde te brengen, onverminderd artikel 176, lid 4.Daartoe vraagt de ordonnateur de potentiële begunstigden om een verklaring op erewoord; de jaarrekening, de balans van het laatste afgesloten boekjaar en alle andere in de oproep tot het indienen van voorstellen gevraagde bewijsstukken worden, overeenkomstig de door de bevoegde ordonnateur onder zijn verantwoordelijkheid verrichte risicoanalyse, eveneens bij de aanvraag gevoegd.3. Het bij de aanvraag gevoegde budget van de actie of exploitatiebudget moet qua uitgaven en ontvangsten in evenwicht zijn en duidelijk de voor een financiering ten laste van de communautaire begroting in aanmerking komende kosten vermelden, behalve in geval van de in artikel 181, lid 1, bedoelde forfaitaire financieringen.4. Voor acties waarvan de te financieren kosten hoger zijn dan 300000 EUR en voor exploitatiesubsidies van meer dan 75000 EUR gaat de aanvraag vergezeld van een extern controleverslag dat is opgesteld door een erkende externe accountant. Dit verslag certificeert de rekeningen van het laatste beschikbare boekjaar en beoordeelt de levensvatbaarheid van de aanvrager in de zin van artikel 176, lid 2.De eerste alinea geldt uitsluitend voor de eerste aanvraag die een begunstigde tijdens een bepaald begrotingsjaar bij een ordonnateur indient.Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten deze drempelbedragen per begunstigde worden toegepast.Bij partnerschappen in de zin van artikel 163 is een externe controle over de laatste twee beschikbare boekjaren verplicht voordat de kaderovereenkomst wordt gesloten.De bevoegde ordonnateur kan op basis van zijn analyse van de beheerrisico's overheidsinstanties, instellingen voor secundair of hoger onderwijs, internationale organisaties in de zin van artikel 43 en begunstigden die gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn in geval van overeenkomsten met verschillende begunstigden, van deze verplichting vrijstellen.5. De aanvrager vermeldt de bronnen en bedragen van andere financieringen die hij tijdens hetzelfde boekjaar voor dezelfde actie of andere acties of uit hoofde van zijn lopende activiteiten geniet of aanvraagt.Artikel 174Bewijs dat aanvragers in aanmerking komen(Artikel 114 van het Financieel Reglement)De aanvragers moeten op erewoord verklaren dat zij niet in een van de in artikel 93 van het Financieel Reglement genoemde situaties verkeren. De bevoegde ordonnateur kan op basis van zijn analyse van de beheerrisico's tevens om de in artikel 134 bedoelde bewijzen vragen. De aanvragers zijn verplicht deze bewijzen te verstrekken, behalve wanneer zulks feitelijk onmogelijk is en dit door de bevoegde ordonnateur wordt erkend.Artikel 175Financiële en administratieve sancties(Artikel 114 van het Financieel Reglement)1. Aanvragers die zich aan valse verklaringen schuldig hebben gemaakt, kunnen onder de in artikel 133 genoemde voorwaarden worden bestraft met financiële sancties evenredig aan van de waarde van de betrokken subsidies.Begunstigden die ernstig in gebreke zijn gesteld omdat zij hun contractuele verplichtingen niet zijn nagekomen, kunnen onder dezelfde voorwaarden met financiële sancties worden bestraft.2. Aanvragers en begunstigden die in een van de in de artikelen 93 tot en met 96 van het Financieel Reglement bedoelde gevallen verkeren, kunnen bovendien onder de voorwaarden van artikel 133 van communautaire subsidies en opdrachten worden uitgesloten.Artikel 176Selectiecriteria(Artikel 115, lid 1, van het Financieel Reglement)1. De selectiecriteria worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt en maken het mogelijk het financiële en operationele vermogen van de aanvrager om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma tot een goed einde te brengen, te evalueren.2. De aanvrager moet over solide financieringsbronnen beschikken die toereikend zijn om zijn werkzaamheden gedurende de looptijd van de actie of de gesubsidieerde operatie te kunnen voortzetten en aan de financiering ervan bij te dragen. Hij moet de vereiste beroepsbekwaamheden en -kwalificaties bezitten om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma tot een goed einde te brengen, behoudens specifieke bepalingen van het basisbesluit.3. De verificatie van het financiële en operationele vermogen is met name gebaseerd op een onderzoek van de in artikel 173 bedoelde bewijsstukken.4. Van natuurlijke personen die een beurs genieten, overheidsinstanties en internationale organisaties in de zin van artikel 43 wordt het financiële vermogen niet geverifieerd.Bij partnerschappen in de zin van artikel 163 geschiedt deze verificatie voordat de kaderovereenkomst wordt gesloten.Artikel 177Toekenningscriteria(Artikel 115, lid 2, van het Financieel Reglement)1. De toekenningscriteria worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt.2. De toekenningscriteria maken het mogelijk subsidies toe te kennen aan acties die de algehele doeltreffendheid maximaliseren van het communautaire programma dat zij uitvoeren, en aan organisaties wier werkprogramma hetzelfde resultaat beoogt. Deze criteria worden zodanig geformuleerd dat ook goed beheer van de communautaire middelen wordt gewaarborgd.De toepassing van deze criteria maakt het mogelijk de voorstellen voor acties of werkprogramma's te selecteren die de Commissie de garantie bieden dat haar doelstellingen en prioriteiten in acht worden genomen en dat de communautaire financiering zichtbaar is.3. De toekenningscriteria worden zodanig geformuleerd dat zij later kunnen worden geëvalueerd.Artikel 178Evaluatie van de aanvragen en gunning(Artikel 116 van het Financieel Reglement)1. De bevoegde ordonnateur benoemt een comité voor de evaluatie van de voorstellen, onverminderd besluiten van de Commissie betreffende specifieke sectorale programma's.Dit comité is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de Commissie die ten opzichte van elkaar niet in een hierarchische verhouding staan. Ter voorkoming van belangenconflicten zijn deze personen onderworpen aan de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.In de in artikel 254 bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten en de in artikel 160, lid 1, bedoelde delegatieverkrijgende organen die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisatorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.De bevoegde ordonnateur kan besluiten dat dit comité door externe deskundigen wordt bijgestaan.2. Het evaluatiecomité kan een aanvrager verzoeken de bewijsstukken van zijn financieel en operationeel vermogen aan te vullen of toe te lichten binnen de termijn die het vaststelt.3. Aan het einde van de werkzaamheden van het evaluatiecomité tekenen zijn leden een proces-verbaal waarin alle onderzochte voorstellen worden opgenomen, de kwaliteit ervan wordt beoordeeld en wordt vastgesteld welke voor financiering in aanmerking komen. Zo nodig wordt in dit proces-verbaal een rangorde van de onderzochte voorstellen opgesteld.Het proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kan worden geraadpleegd.4. De bevoegde ordonnateur neemt vervolgens een besluit waarin ten minste worden vermeld:a) het voorwerp en het totale bedrag van het besluit;b) de naam van de begunstigden, de omschrijving van de acties, de toegekende bedragen en de redenen voor deze keuze, met inbegrip van de gevallen waarin hij van het advies van het evaluatiecomité afwijkt;c) de naam van de afgewezen aanvragers en de redenen voor deze keuze.5. De leden 1 tot en met 4 zijn niet van toepassing op begunstigden van subsidies die in het basisbesluit worden vermeld.Artikel 179Kennisgeving aan de aanvragers(Artikel 116 van het Financieel Reglement)De aanvragers worden binnen vijftien kalenderdagen na de toezending van het toekenningsbesluit aan de begunstigden in kennis gesteld.HOOFDSTUK 4BETALING EN CONTROLEArtikel 180Motivering van de betalingsverzoeken(Artikel 117 van het Financieel Reglement)1. Voor elke subsidie is, bij opsplitsing van de voorfinanciering, elke nieuwe betaling afhankelijk van het verbruik van de vorige voorfinanciering tot ten minste 70 % van het totale bedrag. De begunstigde legt een afrekening van de gemaakte kosten over ter motivering van zijn nieuwe betalingsverzoek.2. Ter motivering van de betalingen kan door de bevoegde ordonnateur een door een erkende accountant verrichte externe controle van de rekeningen worden geëist op basis van zijn analyse van de beheerrisico's. Het controleverslag wordt in het geval van een exploitatiesubsidie of een subsidie voor een actie bij het betalingsverzoek gevoegd en certificeert dat de rekeningen waarheidsgetrouw en betrouwbaar zijn en worden gestaafd door adequate bewijsstukken.Een externe controle is verplicht:a) bij subsidies voor een actie voor de volgende betalingen:i) betalingen van voorfinancieringen en tussentijdse betalingen die samen meer dan 750000 EUR per begrotingsjaar en per overeenkomst bedragen;ii) saldobetalingen van meer dan 150000 EUR.b) bij subsidies voor huishoudelijke uitgaven voor betalingen van meer dan 75 00 EUR per begrotingsjaar.In de tweede alinea, onder a) en b), bedoelde gevallen geeft de eerste voorfinancieringsbetaling echter geen aanleiding tot controle.De bevoegde ordonnateur kan echter afhankelijk van zijn analyse van de beheerrisico's van de controleverplichting vrijstellen:a) de in artikel 43 bedoelde overheidsorganen en internationale organisaties;b) de begunstigden van subsidies voor humanitaire hulp en van subsidies in crisissituaties, behalve saldobetalingen.Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten de in de tweede alinea onder a) en b), bedoelde drempelbedragen per begunstigde worden toegepast.Artikel 181Forfaitaire financieringen(Artikel 117 van het Financieel Reglement)1. Afgezien van beurzen en prijzen kan het basisbesluit forfaitaire financieringen toestaan voor bijdragen van minder dan 5000 EUR of gebruikmaking van tabellen van eenheidskosten.Om ervoor te zorgen dat de beginselen van medefinanciering, geen winst en goed financieel beheer worden nageleefd, worden deze forfaitaire bedragen en tabellen ten minste om de twee jaar opnieuw geëvalueerd door de bevoegde ordonnateur. Deze evaluatie wordt door de Commissie goedgekeurd.2. De subsidieovereenkomst kan een forfaitaire overname toestaan van:a) de algemene kosten van de begunstigde tot maximaal 7 % van de totale subsidiabele kosten van de actie, tenzij de begunstigde een uit de communautaire begroting gefinancierde exploitatiesubsidie ontvangt;b) bepaalde kosten van dienstreizen, op basis van een tabel van dagvergoedingen die jaarlijks door de Commissie wordt goedgekeurd.Het in de eerste alinea, onder a), bedoelde maximum mag worden overschreden bij een met redenen omkleed besluit van de Commissie.Artikel 182Voorafgaande garanties(Artikel 118 van het Financieel Reglement)1. De bevoegde ordonnateur kan van de begunstigde een voorafgaande zekerheidstelling verlangen om de aan de voorfinanciering verbonden financiële risico's te beperken.2. Wanneer de voorfinanciering meer dan 80 % van het totale bedrag van de subsidie vertegenwoordigt, kan betaling alleen geschieden indien de begunstigde vooraf een zekerheid stelt die door de bevoegde ordonnateur wordt beoordeeld en aanvaard.Voor NGO's die actief zijn op het gebied van de externe acties, is deze zekerheidstelling vereist voor voorfinancieringen waarmee meer dan een miljoen EUR is gemoeid of die meer dan 90 % van het totale bedrag van de subsidie vertegenwoordigen.De zekerheid moet betrekking hebben op een periode die toereikend is om uitwinning mogelijk te maken.3. De zekerheid wordt verstrekt door een erkende bank of financiële instelling die in een van de lidstaten gevestigd is.Deze zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een derde of door de hoofdelijke zekerheidstelling van de begunstigden van een actie die partij zijn bij dezelfde subsidieovereenkomst.Deze zekerheid luidt in euro.Zij heeft tot doel de bank, de financiële instelling, de derde of de andere begunstigden op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de verplichtingen van de begunstigde van de subsidie.4. Zij wordt vrijgegeven naarmate de voorfinanciering wordt vereffend door aanrekening op de tussentijdse betalingen of saldobetalingen aan de begunstigde overeenkomstig de bepalingen van de subsidieovereenkomst.5. De ordonnateur mag van de in lid 2 gestelde verplichting afwijken ten voordele van overheidsinstanties en internationale organisaties als bedoeld in artikel 43.De bevoegde ordonnateur kan ook begunstigden die overeenkomstig artikel 163 een partnerschapskaderovereenkomst hebben gesloten, van deze verplichting vrijstellen.Artikel 183Opschorting en verlaging van subsidies(Artikel 119 van het Financieel Reglement)1. De bevoegde ordonnateur schort de betalingen op en, afhankelijk van het stadium van de procedure, verlaagt de subsidie of verzoekt om terugbetaling daarvan naar evenredigheid door de begunstigde of begunstigden:a) wanneer de actie of het goedgekeurde werkprogramma niet, slecht, gedeeltelijk of laattijdig wordt uitgevoerd;b) wanneer hogere bedragen dan de in de overeenkomst vastgestelde financieringsmaxima zijn uitbetaald, met name indien de actie of het goedgekeurde werkprogramma tegen minder kosten zijn uitgevoerd dan aanvankelijk geraamd;c) wanneer het budget van de actie of het exploitatiebudget achteraf een overschot vertoont.2. De betalingen kunnen ook worden opgeschort na vermoede overtredingen van andere bepalingen van de overeenkomst. Deze opschorting dient om het bestaan van de vermoede overtredingen te verifiëren en deze eventueel te corrigeren.HOOFDSTUK 5UITVOERINGArtikel 184Uitvoeringsopdrachten(Artikel 120 van het Financieel Reglement)1. Wanneer voor de uitvoering van de gesubsidieerde acties een overheidsopdracht moet worden geplaatst, gunnen de begunstigden de opdracht aan de economisch voordeligste offerte, dat wil zeggen die welke de beste verhouding tussen kwaliteit en prijs biedt, met inachtneming van het doorzichtigheidsbeginsel en het beginsel van gelijke behandeling van potentiële contractanten, en waarbij er geen belangenconflicten is.2. Voor de toepassing van lid 1 kan de bevoegde ordonnateur deze begustigden specifieke regels opleggen, rekening houdend met de waarde van de betrokken opdrachten, het relatieve belang van de communautaire bijdrage in de totale kosten van de actie en het beheerrisico.Deze regels worden opgenomen in de subsidieovereenkomst.TITEL VIIREKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDINGHOOFDSTUK 1REKENING EN VERANTWOORDINGArtikel 185Verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar(Artikel 122 van het Financieel Reglement)Het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar geeft een getrouw overzicht van:a) de verwezenlijking van de doelstellingen van het begrotingsjaar overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer;b) de financiële situatie en de gebeurtenissen die een belangrijke invloed hebben gehad op de activiteiten van het begrotingsjaar.Artikel 186Afwijking van de boekhoudbeginselen(Artikel 124 van het Financieel Reglement)Wanneer de rekenplichtigen in een bijzonder geval van oordeel zijn dat van de inhoud van de in de artikelen 187 tot en met 194 genoemde boekhoudbeginselen moet worden afgeweken, wordt deze afwijking vermeld en naar behoren gemotiveerd in de in artikel 203 bedoelde bijlage.Artikel 187Beginsel van continuïteit van de activiteiten(Artikel 124 van het Financieel Reglement)1. Het beginsel van continuïteit van de activiteiten houdt in dat de Instellingen en de in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoelde organen voor de opstelling van de financiële staten geacht worden een onbepaalde levensduur te hebben.2. Wanneer uit objectieve elementen blijkt dat een Instelling of een in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoeld orgaan haar of zijn activiteiten gaat beëindigen, vermeldt de rekenplichtige dit gegeven, met de redenen, in de bijlage. Hij past de boekhoudkundige regels toe om de vereffeningswaarde van de Instelling of het orgaan te bepalen.Artikel 188Voorzichtigheidsbeginsel(Artikel 124 van het Financieel Reglement)Het voorzichtigheidsbeginsel houdt in dat de activa of de baten niet worden overgewaardeerd en de passiva of de lasten niet worden ondergewaardeerd. Het voorzichtigheidsbeginsel staat evenwel niet toe dat geheime reserves of buitensporige voorzieningen worden gevormd.Artikel 189Beginsel van bestendigheid van de boekhoudmethoden(Artikel 124 van het Financieel Reglement)1. Het beginsel van bestendigheid van de boekhoudmethoden houdt in dat de samenstelling van de financiële staten, de boekingsmethoden en de waarderingsregels niet van begrotingsjaar tot begrotingsjaar mogen worden veranderd.2. De rekenplichtige van de Commissie mag slechts in uitzonderlijke gevallen van het beginsel van bestendigheid van de boekhoudmethoden afwijken, met name:a) bij een belangrijke verandering in de aard van de verrichtingen van de entiteit;b) wanneer de wijziging tot een passender presentatie van de boekhoudkundige verrichtingen leidt.Artikel 190Beginsel van vergelijkbaarheid van de informatie(Artikel 124 van het Financieel Reglement)1. Het beginsel van vergelijkbaarheid van de informatie houdt in dat elke post in de financiële staten het bedrag van de overeenkomende post van het vorige begrotingsjaar vermeldt.2. Wanneer overeenkomstig lid 1 de presentatie of indeling van een van de elementen van de financiële staten wordt gewijzigd, worden de overeenkomende bedragen van het vorige begrotingsjaar vergelijkbaar gemaakt en heringedeeld.Indien herindeling onmogelijk is, wordt dat in de in artikel 203 bedoelde bijlage vermeld.Artikel 191Beginsel van het relatieve belang(Artikel 124 van het Financieel Reglement)1. Het beginsel van het relatieve belang houdt in dat alle verrichtingen die voor de gezochte informatie van betekenis zijn in de financiële staten worden opgenomen. Het relatieve belang wordt met name beoordeeld aan de aard of het bedrag van de verrichting.2. Verrichtingen kunnen worden gehergroepeerd voorzover:a) de aard van de verrichtingen identiek is, ook als het om een groot bedrag gaat;b) het bedrag van de verrichtingen te verwaarlozen is;c) hergroepering de duidelijkheid van de financiële staten ten goede komt.Artikel 192Beginsel van niet-compensatie(Artikel 124 van het Financieel Reglement)Het beginsel van niet-compensatie houdt in dat schuldvorderingen en schulden of lasten en baten niet met elkaar mogen worden verrekend, tenzij de lasten en baten uit dezelfde verrichting, gelijksoortige verrichtingen of afdekkingsverrichtingen voortvloeien en voorzover zij afzonderlijk niet belangrijk zijn.Artikel 193Beginsel van voorrang van werkelijkheid boven schijn(Artikel 124 van het Financieel Reglement)Het beginsel van voorrang van werkelijkheid boven schijn houdt in dat de boekhoudkundige verrichtingen in de financiële staten worden vermeld op basis van hun economische aard.Artikel 194Beginsel van periodetoerekening per begrotingsjaar(Artikel 125 van het Financieel Reglement)1. Het beginsel van de periodetoerekening houdt in dat de verrichtingen en gebeurtenissen worden geboekt op het moment waarop zij zich voordoen, en niet op het moment van de daadwerkelijke betaling of inning. Zij worden opgenomen in de rekeningen van het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.2. De in artikel 133 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudmethoden voorzien in een duidelijke vermelding van het ontstaansfeit van de boeking van elke verrichting.Artikel 195Waardering van de actief- en passiefbestanddelen(Artikel 125 van het Financieel Reglement)1. De waarde van de actief- en passiefbestanddelen wordt bepaald aan de hand van de aankoopprijs of de kostprijs. De waarde van andere dan financiële vaste activa en initiële kosten wordt evenwel verminderd met de afschrijvingen. Voorts kan bij vermindering van de waarde van een actiefbestanddeel een waardevermindering worden geboekt en kan bij toename van de opeisbare passiva een voorziening worden gevormd.2. De in artikel 133 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudnormen en -methoden kunnen bepalen dat alle of slechts enkele bestanddelen tegen een andere waarde dan de aankoopprijs worden gewaardeerd.Artikel 196Voorzieningen(Artikel 125 van het Financieel Reglement)Een voorziening wordt uitsluitend gevormd indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:a) er bestaat een verplichting die in het verleden is ontstaan;b) waarschijnlijk zal een uitgaande kasstroom die economische baten vertegenwoordigt, nodig zijn om aan de verplichting te voldoen; enc) van het bedrag van de verplichting kan een betrouwbare raming worden gemaakt.Artikel 197Structuur van de balans(Artikel 126 van het Financieel Reglement)1. De balans is samengesteld uit verschillende posten die zijn samengebracht in titels en subtitels.2. De activaposten worden ingedeeld in oplopende volgorde van liquiditeit en de passivaposten in oplopende volgorde van opeisbaarheid.Artikel 198Presentatie van de balans(Artikel 126 van het Financieel Reglement)Voor de presentatie van de balans neemt de rekenplichtige ten minste de volgende rubrieken op:Activa- Initiële kosten- Immateriële vaste activa- Materiële vaste activa- Financiële vaste activa- Vorderingen met een looptijd van meer dan een jaar- Voorraden- Vorderingen met een looptijd van ten hoogste een jaar- Kasmiddelen en daarmee gelijk te stellen middelen- Overgangs- en regularisatierekeningenPassiva- Eigen vermogen (bestaande uit de economische resultatenrekening van het begrotingsjaar, het overgedragen resultaat van vorige begrotingsjaren en de reserves)- Voorzieningen- Schulden met een looptijd van meer dan een jaar- Schulden met een looptijd van ten hoogste een jaar- Overgangs- en regularisatierekeningen.Artikel 199Economische resultatenrekening(Artikel 126 van het Financieel Reglement)De economische resultatenrekening is de weergave van de baten en lasten van het begrotingsjaar, welke volgens hun aard worden ingedeeld.Artikel 200Presentatie van de economische resultatenrekening(Artikel 126 van het Financieel Reglement)Voor de presentatie van de economische resultatenrekening hanteert de rekenplichtige het volgende minimale schema:Exploitatieontvangsten- Exploitatieuitgaven= Exploitatieresultaat+/- Financieel resultaat= Resultaat op gewone activiteiten+/- Buitengewoon resultaat= Resultaat van het begrotingsjaar.Artikel 201Tabellen van de kasstromen(Artikel 126 van het Financieel Reglement)De tabel van de kasstromen geeft de mutaties van de kasmiddelen weer.De kasmiddelen bestaan uit:a) liquide middelen,b) bankrekeningen en -deposito's op zicht, enc) andere beschikbare waarden die snel in contanten kunnen worden omgezet en waarvan de waarde stabiel is.Artikel 202Indeling van de kasstromen(Artikel 126 van het Financieel Reglement)1. De tabel van de kasstromen geeft de kasbewegingen weer, ingedeeld in exploitatiestromen, investeringsstromen en financiële stromen.2. De exploitatiekasstroom betreft de kasverrichtingen die uit de gewone activiteiten voortvloeien.3. De investeringskasstroom betreft de kasverrichtingen die het gevolg zijn van de aankoop of verkoop van vaste activa.4. De financiële kasstroom betreft de kasverrichtingen in verband met het opnemen en verstrekken van leningen en middelen uit andere financiële bronnen.Artikel 203Bijlage bij de financiële staten(Artikel 126 van het Financieel Reglement)De in artikel 126 van het Financieel Reglement bedoelde bijlage maakt integrerend deel uit van de financiële staten. Deze bijlage omvat ten minste de volgende informatie:a) de boekhoudbeginselen, -regels en -methoden;b) de toelichtingen die aanvullende informatie verstrekken die niet in de financiële staten zelf is opgenomen maar die wel nodig is om een getrouw beeld te geven;c) de niet in de balanstelling opgenomen verbintenissen, die de rechten en verplichtingen vermelden die niet in de balans zijn opgenomen en die een belangrijke invloed op het vermogen, de financiële situatie of het resultaat van de betrokken entiteit kunnen hebben.Artikel 204Toelichting(Artikel 126 van het Financieel Reglement)De toelichtingen worden gegeven onder kruisverwijzing naar de posten van de financiële staten waarop zij betrekking hebben en in dezelfde volgorde.Artikel 205De resultatenrekening van de begrotingsuitvoering(Artikel 127 van het Financieel Reglement)1. De resultatenrekening van de begrotingsuitvoering bevat:a) gegevens over de ontvangsten, te weten:i) de ontwikkeling van de ramingen van de ontvangstenbegroting;ii) de uitvoering van de ontvangstenbegroting;iii) de ontwikkeling van de vastgestelde rechten;b) gegevens over de ontwikkeling van alle beschikbare vastleggings- en betalingskredieten;c) gegevens over de besteding van alle beschikbare vastleggings- en betalingskredieten;d) gegevens over de ontwikkeling van de nog te betalen vastleggingen van het begrotingsjaar en de van het vorige begrotingsjaar overgedragen vastleggingen.2. Aan de gegevens over de ontvangsten wordt tevens een staat toegevoegd waarin per lidstaat de verdeling wordt gegeven van de aan het einde van het begrotingsjaar nog te innen bedragen aan eigen middelen waarvoor een invorderingsopdracht is gegeven.Artikel 206Bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering(Artikel 127 van het Financieel Reglement)De in artikel 127 van het Financieel Reglement bedoelde bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering bevat ten minste:a) gegevens over de begrotingsbeginselen, de kredietsoorten en de opbouw van de begroting;b) gegevens over de nog betaalbaar te stellen vastleggingen;c) voor een goed begrip van de begrotingsuitvoering vereiste informatie.HOOFDSTUK 2(HOOFDSTUK 3 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)BOEKHOUDINGAfdeling 1Organisatie van de boekhoudingArtikel 207Organisatie van de boekhouding(Artikel 132 van het Financieel Reglement)1. De rekenplichtige van elke Instelling en van elk in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoeld orgaan stelt documentatiemateriaal samen waarin de boekhoudkundige organisatie en procedures van zijn Instelling worden beschreven, en werkt dit materiaal regelmatig bij.2. Voor de opstelling van de financiële staten wordt zo min mogelijk gebruikgemaakt van extracomptabele inventarisaties.3. De begrotingsontvangsten en -uitgaven worden volgens de economische aard van de verrichting in het in artikel 208 bedoelde computersysteem geregistreerd als lopende uitgaven of ontvangsten of als kapitaal.Artikel 208Computersystemen(Artikel 132 van het Financieel Reglement)1. De boekhouding wordt gevoerd met behulp van een geïntegreerd computersysteem.2. De organisatie van de met behulp van computersystemen en -subsystemen gevoerde boekhouding vereist een volledige beschrijving van de systemen en subsystemen.Deze beschrijving bepaalt de inhoud van alle gegevensvelden en de wijze waarop het systeem de individuele verrichtingen verwerkt. In deze beschrijving wordt aangegeven hoe het systeem het bestaan van een volledig controlespoor garandeert voor elke verrichting en voor elke wijziging die in de computersystemen en -subsystemen wordt aangebracht, zodat op elk moment de aard van de wijzigingen en de identiteit van degene die deze heeft aangebracht, kunnen worden achterhaald.In de beschrijvingen van de geautomatiseerde boekhoudsystemen en -subsystemen worden eventueel de verbanden tussen deze laatste en het centrale boekhoudsysteem vermeld, met name wat gegevensoverdracht en afstemming van de saldi betreft.3. De toegang tot de computersystemen en -subsystemen is beperkt tot de personen die zijn opgenomen in een lijst van toegestane gebruikers die door elke Instelling wordt bijgehouden.Afdeling 2BoekenArtikel 209Boeken(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. Elke Instelling en elk in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoeld orgaan voert een journaal, een grootboek en een inventaris.2. Het journaal bestaat uit computerdocumenten die door de rekenplichtige geïdentificeerd zijn en alle garanties inzake bewijskracht bieden.3. De journaalposten worden naar de rekeningen van het grootboek overgeboekt volgens de inrichting van het in artikel 212 bedoelde rekeningstelsel.4. Het journaal en het grootboek kunnen worden ingedeeld in zoveel hulpjournalen en hulpboeken als nuttig en nodig is.5. De boekingen in de hulpjournalen en hulpboeken worden ten minste maandelijks gecentraliseerd in het journaal en in het grootboek.Artikel 210Algemene staat van de rekeningen(Artikel 135 van het Financieel Reglement)Alle in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoelde Instellingen en organen stellen een staat van de rekeningen op, die een overzicht geeft van alle rekeningen van de algemene boekhouding, met inbegrip van de tijdens het begrotingsjaar afgesloten rekeningen, met voor elk ervan:a) het rekeningnummer;b) de omschrijving;c) het totaal van de debetposten;d) het totaal van de creditposten;e) het saldo.Artikel 211Inventaris(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. De inventaris is een overzicht van alle actief- en passiefbestanddelen en verbintenissen van elke aard, met de vermelding van de hoeveelheid en waarde van elk ervan op de inventarisdatum.2. De inventarisgegevens worden bewaard en geordend teneinde de inhoud van elke in de algemene staat van de rekeningen opgenomen rekening te kunnen verantwoorden.3. Op de inventaris van de vaste activa zijn de bepalingen van de artikelen 220 tot en met 227 van toepassing.Afdeling 3RekeningstelselArtikel 212Rekeningstelsel(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. Het rekeningstelsel wordt door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld.2. In het rekeningstelsel worden de rekeningen ingedeeld in klassen.Elke klasse kan al naar behoefte worden onderverdeeld in groepen en subgroepen.3. Het rekeningstelsel omvat ten minste de volgende klassen:a) voor de balansrekeningen:i) klasse 1: rekeningen van eigen vermogen, voorzieningen en schulden met een looptijd van meer dan een jaar;ii) klasse 2: rekeningen van initiële kosten, vaste activa en vorderingen met een looptijd van meer dan een jaar;iii) klasse 3: voorraadrekeningen;iv) klasse 4: rekeningen van vorderingen en schulden met een looptijd van ten hoogste een jaar;v) klasse 5: financiële rekeningen;b) voor de jaarrekeningen:i) klasse 6: lastenrekeningen;ii) klasse 7: batenrekeningen;c) voor de speciale rekeningen:klassen 8 en 9: speciale rekeningen;d) voor de niet in de balanstelling opgenomen verrichtingen:klasse 0: niet in de balanstelling opgenomen verrichtingen.4. De inhoud en werking van elke rekening en klasse worden bepaald door het rekeningstelsel.Afdeling 4BoekingArtikel 213Boekingen(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. De boekingen worden verricht volgens de methode van dubbel boekhouden, waarbij elke verrichting of verandering in de boekhouding leidt tot een boekingspost die de gelijkheid tussen de debitering en de creditering van de verschillende bij de boeking betrokken rekeningen vastlegt.2. Van een verrichting in een andere valuta dan de euro wordt de tegenwaarde in euro berekend en geboekt.De valuta transacties van herwaardeerbare rekeningen ondergaan ten minste bij elke afsluiting een monetaire herwaardering.Deze herwaardering wordt uitgevoerd op basis van de overeenkomstig artikel 8 vastgestelde koersen.De koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta voor de opstelling van de balans op 31 december van het jaar N is die van de laatste werkdag van het jaar N-1.Artikel 214Boekingsposten(Artikel 135 van het Financieel Reglement)Bij elke boekingspost worden de oorsprong, de inhoud en de aanrekening van elk gegeven, alsmede het kenmerk van het desbetreffende bewijsstuk vermeld.Artikel 215Bewijsstukken(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. Elke boeking is gebaseerd op een gedateerd en genummerd bewijsstuk op papier of een andere drager dat de betrouwbaarheid en de bewaring van de inhoud tijdens de in artikel 49 bedoelde termijnen waarborgt.2. Verrichtingen van dezelfde aard die op dezelfde plaats en dezelfde dag hebben plaatsgevonden, kunnen op één enkel bewijsstuk worden samengevoegd.Artikel 216Registratie in het journaal(Artikel 135 van het Financieel Reglement)De boekhoudverrichtingen worden in het journaal geregistreerd volgens een van de volgende methoden, die elkaar niet uitsluiten:a) hetzij per dag en verrichting,b) hetzij door maandelijkse samenvatting van de totalen van de verrichtingen, mits alle documenten worden bewaard waarmee de verrichtingen elk afzonderlijk en per dag kunnen worden geverifieerd.Artikel 217Validering van de registratie(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. Het definitieve karakter van de boekingen in het journaal en het inventarisboek wordt gewaarborgd door een valideringsprocedure die iedere wijziging of schrapping van de boeking verbiedt.2. Vóór de indiening van de definitieve financiële staten wordt een afsluitingsprocedure gevolgd om de chronologische volgorde vast te leggen en de onaantastbaarheid van de boekingen te garanderen.Afdeling 5Afstemming en verificatieArtikel 218Afstemming van de rekeningen(Artikel 135 van het Financieel Reglement)1. De saldi op de rekeningen van de algemene staat worden periodiek, en ten minste bij elke afsluiting, afgestemd met de gegevens van de beheersystemen die door de ordonnateurs worden gebruikt voor het beheer van de vermogensbestanddelen en voor de dagelijkse invoer in het boekhoudsysteem.2. Periodiek, en ten minste bij elke afsluiting, verifieert de rekenplichtige of de gegevens in het in artikel 209 bedoelde inventarisboek met de werkelijkheid overeenkomen, en met name:a) de banktegoeden, door afstemming van de door de financiële instellingen verstrekte rekeninguittreksels;b) de kasmiddelen, door afstemming met het kasboek.Voor de rekeningen van de vaste activa wordt dit onderzoek uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in artikel 224.3. De rekeningen tussen de Instellingen worden maandelijks afgestemd en vereffend.4. Tussenrekeningen worden jaarlijks door de rekenplichtige onderzocht om deze zo spoedig mogelijk te vereffenen.Afdeling 6BegrotingsboekhoudingArtikel 219Inhoud en bijhouden van de begrotingsboekhouding(Artikel 137 van het Financieel Reglement)1. In de begrotingsboekhouding worden voor elk onderdeel van de begroting geregistreerd:a) wat betreft de uitgaven:i) de in de oorspronkelijke begroting uitgetrokken kredieten, de kredieten van de gewijzigde begrotingen, de overgedragen kredieten, de kredieten in verband met de inning van bestemmingsontvangsten, de overgeschreven kredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbaar gestelde kredieten;ii) de vastleggingen en de betalingen van het begrotingsjaar;b) wat betreft de ontvangsten:i) de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van de gewijzigde begrotingen, de bestemmingsontvangsten en het totale bedrag van de aldus berekende ramingen;ii) de vastgestelde rechten en de invorderingen van het begrotingsjaar;c) de nog te betalen vastleggingen en nog te innen ontvangsten van de voorafgaande begrotingsjaren.De in de eerste alinea, onder a), bedoelde vastleggingskredieten en betalingskredieten worden afzonderlijk geregistreerd en gevolgd.In de begrotingsboekhouding worden tevens de samenvattende voorlopige vastleggingen van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling Garantie, en de desbetreffende betalingen geregistreerd.Deze vastleggingen worden aangegeven tegenover het geheel van de kredieten van het EOGFL, afdeling Garantie.2. De begrotingsboekhouding maakt afzonderlijk toezicht mogelijk op:a) het gebruik van de overgedragen kredieten en de kredieten van het begrotingsjaar;b) de betaalbaarstelling van de nog betaalbaar te stellen vastleggingen.Aan de ontvangstenzijde wordt op de nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjaren afzonderlijk toezicht gehouden.3. De begrotingsboekhouding kan zodanig worden georganiseerd dat een analytische boekhouding ontstaat.4. De begrotingsboekhouding wordt met behulp van computersystemen, in boeken of op fiches bijgehouden.HOOFDSTUK 3(HOOFDSTUK 4 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)INVENTARIS VAN DE VASTE ACTIVAArtikel 220Inventaris van de vaste activa(Artikel 138 van het Financieel Reglement)Het inventarissysteem voor de vaste activa wordt door de ordonnateur met bijstand van de rekenplichtige vastgesteld. Dit systeem verstrekt alle informatie die nodig is voor het voeren van de boekhouding en het behoud van de activa.Artikel 221Behoud van de goederen(Artikel 138 van het Financieel Reglement)Elke Instelling stelt voor wat haar betreft de bepalingen vast betreffende het behoud van de in haar balans opgenomen goederen en wijst de administratieve diensten aan die voor het inventarissysteem verantwoordelijk zijn.Artikel 222Opneming van de goederen in de inventaris(Artikel 138 van het Financieel Reglement)In de inventaris en de rekeningen van de vaste activa worden opgenomen alle aankopen van goederen waarvan de aankoopprijs of de kostprijs 420 EUR of meer bedraagt, waarvan de gebruiksduur meer dan een jaar is en die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.Artikel 223Inhoud van de inventaris voor de goederen(Artikel 138 van het Financieel Reglement)In de inventaris worden een beschrijving, de plaats, de datum van aankoop en de eenheidskosten van het goed vermeld.Artikel 224Inventariscontroles(Artikel 138 van het Financieel Reglement)Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk goed materieel aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijst overeenkomt. Deze controles worden in het kader van een jaarlijks controleprogramma verricht, behalve voor materiële en immateriële vaste activa waarvoor de controle ten minste om de drie jaar wordt verricht.Artikel 225Doorverkoop van de goederen(Artikel 138 van het Financieel Reglement)De leden, ambtenaren en andere personeelsleden van de Instellingen en de in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoelde organen kunnen de door deze Instellingen en organen doorverkochte goederen niet aankopen, tenzij de goederen via een openbare aanbestedingsprocedure worden verkocht.Artikel 226Verkoopprocedure voor vaste activa(Artikel 138 van het Financieel Reglement)1. Verkopen van vaste activa worden op passende wijze op plaatselijk niveau bekendgemaakt wanneer de aankoopwaarde per eenheid 8100 EUR of meer bedraagt. De tijd tussen de publicatie van deze aankondiging en de sluiting van het verkoopcontract bedraagt ten minste veertien kalenderdagen.Zij worden door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt wanneer de aankoopwaarde per eenheid 391100 EUR of meer bedraagt. Bovendien kan de verkoop op passende wijze in de pers van de lidstaten worden bekendgemaakt. De tijd tussen de bekendmaking van het verkoopbericht in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de sluiting van het verkoopcontract bedraagt ten minste één maand.2. Indien de kosten van de publiciteit hoger zijn dan de verwachte opbrengst van de verrichting, kan van bekendmaking worden afgezien.3. De Instellingen trachten bij iedere verkoop van vaste activa de hoogste prijs te verkrijgen.Artikel 227Vervreemdingsprocedure voor vaste activa(Artikel 138 van het Financieel Reglement)Van vervreemding onder bezwarende titel of om niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijsten voorkomen, wordt een verklaring of proces-verbaal opgemaakt door de ordonnateur.In de verklaring of het proces-verbaal wordt met name de eventuele vervangingsverplichting ten laste van een ambtenaar of ander personeelslid van de Gemeenschappen of enige andere persoon vastgesteld.De kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of grote installaties geeft aanleiding tot de opstelling van een contract en een jaarlijkse mededeling aan het Europees Parlement en de Raad ter gelegenheid van de indiening van het voorontwerp van begroting.DEEL IIBIJZONDERE BEPALINGENTITEL I(TITEL II VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)STRUCTUURFONDSENArtikel 228Terugbetaling van vooruitbetalingen(Artikel 157 van het Financieel Reglement)Overeenkomstig de regelgeving inzake de Structuurfondsen en het Cohesiefonds heeft de volledige of gedeeltelijke terugbetaling van uit hoofde van een interventie verrichte vooruitbetalingen geen vermindering van de deelname van de Fondsen aan de betrokken interventie tot gevolg.De terugbetaalde bedragen vormen bestemmingsontvangsten zoals bedoeld in artikel 18, lid 1, onder f), van het Financieel Reglement.TITEL II(TITEL III VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)ONDERZOEKArtikel 229Soorten acties(Artikel 160 van het Financieel Reglement)1. De kredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling worden besteed aan de uitvoering van eigen werkzaamheden, werkzaamheden onder contract in het kader van het in artikel 166 van het EG-Verdrag bedoelde kaderprogramma voor onderzoek, en de in artikel 165 van het EG-Verdrag bedoelde activiteiten door de deelname aan programma's en door activiteiten op concurrentiebasis van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (GCO).2. De eigen werkzaamheden worden uitgevoerd door de vestigingen van het GCO en worden in beginsel volledig gefinancierd ten laste van de begroting. Zij bestaan uit:a) onderzoekprogramma's,b) verkennend onderzoek,c) wetenschappelijke en technische ondersteuning van institutionele aard.3. De werkzaamheden onder contract bestaan uit programma's die in het kader van met derden te sluiten contracten worden uitgevoerd. Het GCO kan op dezelfde voet als derden aan deze contracten deelnemen.4. Teneinde de wederzijdse samenhang van het beleid van de lidstaten en het beleid van de Gemeenschap op onderzoeksgebied te verzekeren, kan de Commissie initiatieven nemen overeenkomstig artikel 165 van het EG-Verdrag en louter administratieve uitgaven ten laste van de begroting nemen.5. Naast de in artikel 166, lid 3, van het EG-Verdrag bedoelde specifieke programma's kan de Gemeenschap besluiten tot aanneming van:a) aanvullende programma's waaraan alleen wordt deelgenomen door bepaalde lidstaten, overeenkomstig artikel 168 van het EG-Verdrag,b) door verscheidene lidstaten opgezette programma's, met inbegrip van de deelneming aan de voor de uitvoering van die programma's tot stand gebrachte structuren, overeenkomstig artikel 169 van het EG-Verdrag,c) acties inzake samenwerking met derde landen of internationale organisaties, overeenkomstig artikel 170 van het EG-Verdrag,d) gemeenschappelijke ondernemingen, overeenkomstig artikel 171 van het EG-Verdrag.6. De activiteiten op concurrentiebasis van het GCO bestaan uit:a) wetenschappelijke en technische ondersteuning in de kaderprogramma's voor onderzoek en technologische ontwikkeling, welke in beginsel volledig door de begroting worden gefinancierd;b) activiteiten voor rekening van derden.Artikel 230Regels betreffende het GCO(Artikel 161 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde schuldvorderingsramingen worden voor registratie aan de rekenplichtige toegezonden.2. Wanneer voor activiteiten van het GCO voor rekening van derden een overheidsopdracht moet worden geplaatst, wordt bij de procedure voor de plaatsing van deze opdracht rekening gehouden met de beginselen van doorzichtigheid en gelijke behandeling.TITEL III(TITEL IV VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)EXTERNE MAATREGELENHOOFDSTUK IALGEMENE BEPALINGENArtikel 231Maatregelen die voor financiering in aanmerking komen(Artikel 162 van het Financieel Reglement)De kredieten met betrekking tot de in deel II, titel IV, hoofdstuk 1, van het Financieel Reglement bedoelde maatregelen kunnen met name dienen voor de financiering van opdrachten, subsidies, met inbegrip van rentesubsidies, speciale leningen, garanties op leningen en maatregelen inzake financiële bijstand, steun voor de begroting en andere specifieke vormen van budgettaire bijstand.HOOFDSTUK 2UITVOERING VAN DE MAATREGELENArtikel 232Gedecentraliseerd beheerde financieringsovereenkomst(Artikel 166 van het Financieel Reglement)1. Vóór het sluiten van een financieringsovereenkomst voor de uitvoering van een actie die gedecentraliseerd zal worden beheerd, vergewist de bevoegde ordonnateur er zich door verificaties aan de hand van stukken en ter plaatse van of het systeem dat het begunstigde derde land voor het beheer van de communautaire middelen heeft ingevoerd, in overeenstemming is met het bepaalde in artikel 164, lid 1, van het Financieel Reglement.2. Iedere in het kader van het gedecentraliseerd beheer gesloten financieringsovereenkomst bevat uitdrukkelijk, geheel of gedeeltelijk naar gelang van de overeengekomen mate van decentralisatie, bepalingen:a) die de inachtneming van de in artikel 164, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde criteria waarborgen;b) waarin wordt vastgesteld dat, indien de in artikel 164, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde minimumcriteria niet meer van toepassing zijn, de uitvoering van de overeenkomst door de Commissie kan worden opgeschort;c) waarin de procedure op tegenspraak voor de goedkeuring van de rekeningen wordt vastgesteld welke kan leiden tot het aansprakelijk stellen van het derde land, zoals bedoeld in artikel 53, lid 5, van het Financieel Reglement;d) waarin de in artikel 53, lid 5, van het Financieel Reglement bedoelde en in artikel 42 nader aangegeven financiële correctiemechanismen worden vastgesteld, met name de toepassing van invordering door middel van verrekening.Artikel 233Speciale leningen(Artikel 166 van het Financieel Reglement)Voor elk investeringsproject dat met een speciale lening wordt gefinancierd, wordt tussen de Commissie, die namens de Gemeenschappen optreedt, en de leningnemer een leningscontract gesloten.Artikel 234Bankrekeningen(Artikel 166 van het Financieel Reglement)1. Voor de betalingen in de munteenheid van de begunstigde staat worden bij een financiële instelling in die staat rekeningen in euro op naam van de Commissie of, in onderlinge overeenstemming, op naam van de begunstigde geopend. Via de benamingen van deze rekeningen kunnen de betrokken middelen worden geïdentificeerd.2. De in lid 1 bedoelde rekeningen worden van middelen voorzien naar gelang van de werkelijke kasbehoeften. De overdrachten worden verricht in euro en worden zo nodig overeenkomstig de artikelen 7 en 8 in de munteenheid van de begunstigde staat omgezet naarmate de te verrichten betalingen opeisbaar worden.HOOFDSTUK 3PLAATSING VAN OPDRACHTENArtikel 235Huur van gebouwen(Artikel 167 van het Financieel Reglement)De enige opdrachten voor onroerende goederen die met beleidskredieten voor externe maatregelen kunnen worden gefinancierd, zijn die betreffende de huur van gebouwen die op de dag van de ondertekening van het huurcontract reeds bestaan. Deze opdrachten worden op de in artikel 119 bedoelde wijze bekendgemaakt.Artikel 236Definities(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. Opdrachten voor diensten omvatten opdrachten voor studies en technische bijstand.Er is een opdracht voor studies wanneer het contract tussen een dienstverlener en de aanbestedende dienst onder meer betrekking heeft op studies betreffende het vaststellen en voorbereiden van projecten, haalbaarheidsstudies, economische en marktstudies, technische studies, evaluaties en audits.Er is een opdracht voor technische bijstand wanneer de dienstverlener een raadgevende functie moet uitoefenen, leiding moet geven aan of toezicht moet houden op een project dan wel in de opdracht gespecificeerde deskundigen ter beschikking moet stellen.2. Indien een derde land in zijn overheidsdiensten of semi-overheidsinstellingen beschikt over gekwalificeerd leidinggevend personeel, kunnen de opdrachten rechtstreeks in eigen beheer door deze diensten of instellingen worden uitgevoerd.Artikel 237Specifieke bepalingen betreffende drempelwaarden en regels voor het plaatsen van externe opdrachten(Artikel 167, lid 1, onder a) en b), van het Financieel Reglement)1. De artikelen 118 tot en met 121, behalve de definities, artikel 122, leden 3 en 4, de artikelen 123, 126 tot en met 129, 131, leden 3 tot en met 6, artikel 139, lid 2, de artikelen 140 tot en met 146, artikel 148, en de artikelen 151 en 152 zijn niet van toepassing op door of voor rekening van de in artikel 167, lid 1, onder a) en b), van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten te plaatsen opdrachten.De Commissie neemt een besluit over de tenuitvoerlegging van de bepalingen voor opdrachten die onder dit hoofdstuk vallen.2. Indien de in lid 1 bedoelde procedures niet worden nageleefd, komen de uitgaven met betrekking tot de desbetreffende maatregelen niet voor communautaire financiering in aanmerking.3. Voor opdrachten die worden geplaatst in het kader van de voedselhulp, gelden de specifieke voorschriften van Verordening (EG) nr. 2519/97 van de Commissie(20).4. Dit hoofdstuk is niet van toepassing op de in artikel 167, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten indien de Commissie hun na de in artikel 35 bedoelde controles heeft toegestaan hun eigen procedures voor het plaatsen van opdrachten te gebruiken in het kader van gedecentraliseerd beheer.Artikel 238Door de in artikel 167, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten te plaatsen opdrachten(Artikel 167, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement)1. De bepalingen van dit hoofdstuk zijn niet van toepassing op de door de in artikel 167, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten te plaatsen opdrachten.2. De bepalingen van dit hoofdstuk zijn niet van toepassing op de maatregelen die worden genomen in het kader van Verordening (EG) nr. 1257/96.3. De Commissie neemt een besluit in overeenstemming met de in artikel 184 bedoelde beginselen over de specifieke procedures voor de in leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde opdrachten.4. Indien de in lid 3 bedoelde procedures niet worden nageleefd, komen de uitgaven met betrekking tot de desbetreffende maatregelen niet in aanmerking voor communautaire financiering.Artikel 239Bekendmaking en niet-discriminatie(Artikelen 167 en 168 van het Financieel Reglement)De Commissie neemt passende maatregelen om een zo ruim mogelijke deelname, onder gelijke voorwaarden, aan de inschrijving voor de door de Gemeenschap gefinancierde opdrachten te verzekeren. Daartoe wordt er met name op toegezien dat:a) de vooraankondigingen, aanbestedingsberichten en gunningsberichten binnen een redelijke termijn worden bekendgemaakt;b) geen gebruik kan worden gemaakt van discriminerende praktijken of technische specificaties die een ruime deelname, onder gelijke voorwaarden, van de in artikel 168 van het Financieel Reglement bedoelde natuurlijke en rechtspersonen in de weg staan.Artikel 240Bekendmakingsmaatregelen(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. De vooraankondiging voor internationale aanbestedingen wordt voor de opdrachten voor leveringen en diensten zo spoedig mogelijk en in ieder geval vóór 31 maart van elk begrotingsjaar aan het Publicatiebureau toegezonden en voor de opdrachten voor werken zo spoedig mogelijk na het besluit waarbij het programma wordt goedgekeurd.2. Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt het aanbestedingsbericht bekendgemaakt:a) ten minste in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en op internet, wat de internationale opdrachten betreft.b) ten minste in het Staatsblad van de begunstigde staat of langs gelijkwaardige weg voor plaatselijke aanbestedingen.Wanneer het aanbestedingsbericht ook plaatselijk wordt bekendgemaakt, moet het identiek zijn aan het in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en op internet bekendgemaakte bericht en gelijktijdig worden bekendgemaakt. De Commissie zorgt voor de bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en op internet. De begunstigde zorgt voor de eventuele plaatselijke bekendmaking.3. Het gunningsbericht wordt na de ondertekening van het contract toegezonden.Artikel 241Drempelwaarden en procedures voor de plaatsing van opdrachten voor diensten(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 167 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden en procedures worden voor opdrachten voor diensten als volgt vastgesteld:a) opdrachten met een waarde van 200000 EUR of meer: internationale niet-openbare aanbesteding in de zin van artikel 122, lid 2, onder b), en artikel 240, lid 2, onder a);b) opdrachten met een waarde van minder dan 200000 EUR: concurrentiële onderhandelingsprocedure in de zin van lid 3, voor zover gebruikmaking van een bestaande raamovereenkomst onmogelijk of zinloos is;Voor opdrachten met een waarde van minder dan 5000 EUR, volstaat één offerte.2. In de in lid 1, onder a), bedoelde internationale niet-openbare procedure wordt in het aanbestedingsbericht vermeld aan hoeveel gegadigden zal worden gevraagd een offerte in te dienen. Voor opdrachten voor diensten ligt het aantal gegadigden tussen vier en acht. Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet voldoende zijn om voor daadwerkelijke concurrentie te zorgen.De lijst van de geselecteerde gegadigden wordt bekendgemaakt op de website van de Commissie.3. In de in lid 1, onder b), bedoelde onderhandelingsprocedure stelt de aanbestedende dienst een lijst van ten minste drie door hem gekozen dienstverleners op. Deze procedure houdt een beperkte concurrentie in zonder publicatie, valt niet onder artikel 124 en wordt concurrentiële onderhandelingsprocedure genoemd.De offertes worden geopend en geëvalueerd door een jury die over de nodige technische en administratieve deskundigheid beschikt. De leden van de jury moeten een onpartijdigheidsverklaring ondertekenen.Indien de aanbestedende dienst niet ten minste drie geldige offertes ontvangt, wordt de procedure geannuleerd en herbegonnen.4. De offertes worden onder een dubbele omslag toegezonden: de buitenste omslag bevat twee afzonderlijke verzegelde omslagen met de vermeldingen "Omslag A - Technische offerte" en "Omslag B - Financiële offerte". Op de buitenste omslag worden vermeld:a) het adres waar overeenkomstig het aanbestedingsdossier de offertes moeten worden ingediend;b) het referentienummer van het aanbestedingsbericht waarop de inschrijver reageert;c) eventueel de nummers van de partijen waarvoor een offerte wordt ingediend;d) de vermelding "niet openen vóór de hiertoe bestemde zitting" in de taal van het aanbestedingdossier.Wanneer het aanbestedingsdossier in gesprekken voorziet, kan de jury, nadat zij voorlopige schriftelijke conclusies heeft opgesteld en voordat zij de evaluatie van de technische offertes definitief afsluit, spreken met de belangrijkste leden van het door een inschrijver voorgestelde team van deskundigen, indien de offerte technisch gezien aanvaardbaar is. In dat geval worden de deskundigen, bij voorkeur gezamenlijk wanneer het gaat om een team, door de jury ondervraagd, met korte tussenpozen om vergelijking mogelijk te maken. De gesprekken met de uitgenodigde deskundigen of teams verlopen volgens een van tevoren door de jury afgesproken patroon. De dag en het tijdstip van het gesprek worden ten minste tien kalenderdagen van tevoren aan de inschrijvers medegedeeld. Wanneer de inschrijver door overmacht niet aanwezig kan zijn, wordt hij opnieuw uitgenodigd.5. De criteria voor de gunning van de opdracht dienen ter bepaling van de economisch voordeligste offerte.Voor de keuze van de economisch voordeligste offerte wordt een afweging gemaakt tussen de technische kwaliteit en de prijs van de offertes volgens een verhouding 80/20. Daartoe:a) worden de aan de technische offertes toegekende punten vermenigvuldigd met 0,80;b) worden de aan de financiële offertes toegekende punten vermenigvuldigd met 0,20.Artikel 242Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor opdrachten voor diensten(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. Voor opdrachten voor diensten kunnen de aanbestedende diensten in de volgende gevallen gebruik maken van een onderhandelingsprocedure op basis van één offerte, met voorafgaande instemming van de Commissie, wanneer zij niet de aanbestedende dienst is:a) wanneer de termijnen voor de in artikel 91, lid 1, onder a), b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die de betrokken aanbestedende diensten niet konden voorzien en die in geen geval aan hen te wijten zijn.b) wanneer de opdrachten aan overheidsorganen of aan instellingen of verenigingen zonder winstoogmerk worden toevertrouwd en gericht zijn op acties van institutionele aard of ter uitvoering van bijstand aan de bevolking op sociaal gebied;c) voor opdrachten in het verlengde van reeds begonnen dienstverlening, onder de in lid 2 vermelde voorwaarden;d) wanneer een aanbesteding zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief en/of financieel vlak kunnen worden aanvaard. In dat geval kan de aanbestedende dienst na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd;e) wanneer de opdracht het gevolg is van een prijsvraag en overeenkomstig de toepasselijke regels aan de winnaar of een van de winnaars moet worden toegekend. In dit geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd;f) voor diensten waarvan de uitvoering om technische redenen of wegens de bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde dienstverlener kan worden toevertrouwd.Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), gelden interventies in het kader van de in artikel 168, lid 2, bedoelde crisissituaties als situaties van dringende noodzaak. De gedelegeerde ordonnateur stelt, eventueel in overleg met de andere betrokken gedelegeerde ordonnateurs, de situatie van dringende noodzaak vast en herziet zijn beslissing regelmatig met het oog op het beginsel van goed financieel beheer.2. Opdrachten in het verlengde van de in lid 1, onder c), bedoelde diensten zijn de volgende:a) aanvullende opdrachten die geen deel uitmaken van de hoofdopdracht, maar die door onverwachte omstandigheden voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn geworden, mits de aanvullende opdracht technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kan worden gescheiden zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst en het samengevoegde bedrag van de aanvullende opdrachten niet meer bedraagt dan 50 % van de waarde van de hoofdopdracht;b) aanvullende opdrachten die bestaan in een herhaling van gelijksoortige diensten die zijn toevertrouwd aan de dienstverlener aan wie de eerste opdracht is gegund, mits deze opdracht voorwerp is geweest van een aanbestedingsbericht en de mogelijkheid gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure voor de nieuwe opdrachten van het project en de geraamde kosten ervan duidelijk in het aanbestedingsbericht voor de eerste opdracht zijn vermeld;Slechts één uitbreiding van de opdracht is mogelijk voor een waarde en duur die maximaal gelijk zijn aan de waarde en de duur van de oorspronkelijke opdracht.Artikel 243Drempelwaarden en procedures voor de plaatsing van opdrachten voor leveringen(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 167 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden en procedures worden voor opdrachten voor leveringen als volgt vastgesteld:a) opdrachten met een waarde van 150000 EUR of meer: internationale openbare aanbesteding in de zin van artikel 122, lid 2, onder a), en artikel 240, lid 2, onder a);b) opdrachten met een waarde van 30000 EUR of meer, maar minder dan 150000 EUR: plaatselijke openbare aanbesteding, zoals bedoeld in artikel 122, lid 2, onder a), en artikel 240, lid 2, onder b);c) opdrachten met een waarde van minder dan 30000 EUR: concurrentiële onderhandelingsprocedure in de zin van lid 2;Voor opdrachten met een waarde van minder dan 5000 EUR, volstaat één offerte.2. In de in lid 1, onder c), bedoelde onderhandelingsprocedure stelt de aanbestedende dienst een lijst van ten minste drie door hem gekozen leveranciers op. Deze procedure houdt een beperkte concurrentie in zonder publicatie, valt niet onder artikel 124 en wordt concurrentiële onderhandelingsprocedure genoemd.De offertes worden geopend en geëvalueerd door een jury die over de nodige technische en administratieve deskundigheid beschikt. De leden van de jury moeten een onpartijdigheidsverklaring ondertekenen.Indien de aanbestedende instantie niet ten minste drie geldige offertes ontvangt, wordt de procedure geannuleerd en herbegonnen.3. Iedere technische en financiële offerte moet in één verzegelde omslag worden geplaatst binnen een andere omslag. Op de verzegelde omslag moet worden vermeld:a) het adres waar overeenkomstig het aanbestedingsdossier de offertes moeten worden ingediend;b) het referentienummer van het aanbestedingsbericht waarop de inschrijver reageert;c) eventueel de nummers van de partijen waarvoor een offerte wordt ingediend;d) de vermelding "niet openen vóór de hiertoe bestemde zitting" in de taal van het aanbestedingdossier.Op de plaats en het tijdstip die in het aanbestedingsdossier zijn vermeld, worden de offertes tijdens een openbare zitting geopend door het evaluatiecomité. Tijdens de openbare opening van de offertes moeten de naam van de inschrijvers, de voorgestelde prijs, het bestaan van de vereiste inschrijvingsgarantie en iedere andere formaliteit die de aanbestedende dienst gepast acht, worden bekendgemaakt.4. Bij een opdracht voor leveringen zonder klantenservice is de prijs het enige gunningscriterium.Indien voorstellen voor klantenservice of opleiding van bijzonder belang zijn, wordt de economisch voordeligste offerte gekozen, gelet op de technische kwaliteit van de aangeboden dienst en de voorgestelde prijs.Artikel 244Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor opdrachten voor levering(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. Opdrachten voor levering kunnen met voorafgaande instemming van de Commissie, indien zij niet de aanbestedende instantie is, in de volgende gevallen via een onderhandelingsprocedure worden geplaatst op grond van één offerte:a) wanneer de termijnen voor de in artikel 91, lid 1, onder a), b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die de betrokken aanbestedende diensten niet konden voorzien en die in geen geval aan hen te wijten zijn.b) wanneer de aard of de bijzondere kenmerken van bepaalde leveringen zulks rechtvaardigen, bijvoorbeeld wanneer de uitvoering van de opdracht uitsluitend voorbehouden is aan houders van octrooien of licenties die het gebruik regelen;c) voor aanvullende leveringen door de eerste leverancier die bestemd zijn voor, hetzij de gedeeltelijke vervanging van benodigdheden of installaties van courant gebruik, hetzij de uitbreiding van benodigdheden of bestaande installaties, en wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst zou verplichten materieel met andere technische kenmerken aan te kopen, hetgeen zou leiden tot incompatibiliteit of overmatige technische problemen bij gebruik en onderhoud;d) wanneer een aanbesteding zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief en/of financieel vlak kunnen worden aanvaard. In dat geval kan de aanbestedende dienst na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd.2. Voor de toepassing van lid 1, onder a) gelden interventies in het kader van de in artikel 168, lid 2, bedoelde crisissituaties als situaties van dringende noodzaak. De gedelegeerde ordonnateur stelt, eventueel in overleg met de andere betrokken gedelegeerde ordonnateurs, de situatie van dringende noodzaak vast en herziet zijn beslissing regelmatig met het oog op het beginsel van goed financieel beheer.Artikel 245Drempelwaarden en procedures voor de plaatsing van opdrachten voor werken(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 167 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden en procedures worden voor opdrachten voor werken als volgt vastgesteld:a) opdrachten voor werken met een waarde van 5000000 EUR of meer:i) in beginsel internationale openbare aanbesteding in de zin van artikel 122, lid 2, onder a), en artikel 240, lid 2, onder a);ii) uitzonderlijk, gelet op het bijzondere karakter van bepaalde werken en met voorafgaande instemming van de Commissie indien zij niet de aanbestedende dienst is, internationale niet-openbare aanbesteding in de zin van artikel 122, lid 2, onder b), en artikel 240, lid 2, onder a);b) opdrachten voor werken met een waarde van 300000 EUR of meer, maar minder dan 5000000 EUR: plaatselijke openbare aanbesteding in de zin van artikel 120, lid 2, onder a), en artikel 240, lid 1, onder b);c) opdrachten met een waarde van minder dan 300000 EUR: concurrentiële onderhandelingsprocedure in de zin van lid 2;Voor opdrachten waarmee minder dan 5000 EUR gemoeid is, volstaat één offerte.2. In de in lid 1, onder c), bedoelde onderhandelingsprocedure stelt de aanbestedende dienst een lijst van ten minste drie door hem gekozen aannemers op. Deze procedure houdt een beperkte concurrentie in zonder publicatie, valt niet onder artikel 124 en wordt concurrentiële onderhandelingsprocedure genoemd.De offertes worden geopend en geëvalueerd door een jury die over de nodige technische en administratieve deskundigheid beschikt. De leden van de jury moeten een onpartijdigheidsverklaring ondertekenen.Indien de aanbestedende instantie niet ten minste drie geldige offertes ontvangt, wordt de procedure geannuleerd en herbegonnen.3. De selectiecriteria hebben betrekking op de geschiktheid van de inschrijver om een dergelijke opdracht uit te voeren, met name op grond van werken die gedurende de voorbije jaren zijn uitgevoerd. Na deze selectie en de verwijdering van niet-conforme offertes, is de prijs van de offerte het enige criterium voor de gunning van de opdracht.4. Iedere technische en financiële offerte moet in één verzegelde omslag worden geplaatst binnen een andere omslag. Op de verzegelde omslag moet worden vermeld:a) het adres waar overeenkomstig het aanbestedingsdossier de offertes moeten worden ingediend;b) het referentienummer van het aanbestedingsbericht waarop de inschrijver reageert;c) eventueel de nummers van de partijen waarvoor een offerte wordt ingediend;d) de vermelding "niet openen vóór de hiertoe bestemde zitting" in de taal van het aanbestedingdossier.Op de plaats en het tijdstip die in het aanbestedingsdossier zijn vermeld, worden de offertes tijdens een openbare zitting geopend door het evaluatiecomité. Tijdens de openbare opening van de offertes moeten de naam van de inschrijvers, de voorgestelde prijs, het bestaan van de vereiste inschrijvingsgarantie en iedere andere formaliteit die de aanbestedende dienst gepast acht, worden bekendgemaakt.Artikel 246Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor opdrachten voor werken(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. Opdrachten voor werken kunnen met voorafgaande instemming van de Commissie, indien zij niet de aanbestedende instantie is, in de volgende gevallen via een onderhandelingsprocedure worden geplaatst op grond van één offerte:a) wanneer de termijnen voor de in artikel 91, lid 1, onder a), b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die de betrokken aanbestedende diensten niet konden voorzien en die in geen geval aan hen te wijten zijn.b) Voor aanvullende werken die geen deel uitmaken van de eerste opdracht en die door onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de werken, onder de in lid 2 vermelde voorwaarden;c) wanneer een aanbesteding zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief en/of financieel vlak kunnen worden aanvaard. In dat geval kan de aanbestedende dienst na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd.Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), gelden interventies in het kader van de in artikel 168, lid 2, bedoelde crisissituaties als situaties van dringende noodzaak. De gedelegeerde ordonnateur stelt, eventueel in overleg met de andere betrokken gedelegeerde ordonnateurs, de situatie van dringende noodzaak vast en herziet zijn beslissing regelmatig met het oog op het beginsel van goed financieel beheer;2. De in lid 1, onder b), bedoelde aanvullende werken worden gegund aan de ondernemer die de werken reeds uitvoert, mits:a) deze werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder overwegende bezwaren voor de begunstigde;b) deze werken, hoewel zij te scheiden zijn van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht, absoluut noodzakelijk zijn voor de voltooiing ervan;c) het samengevoegde bedrag van de voor aanvullende werken geplaatste opdrachten niet meer bedraagt dan 50 % van de waarde van de hoofdopdracht.Artikel 247Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor onroerendgoedopdrachten(Artikel 167 van het Financieel Reglement)De in artikel 235 bedoelde onroerendgoedopdrachten kunnen na onderzoek van de plaatselijke markt worden geplaatst met behulp van de onderhandelingsprocedure na voorafgaande instemming van de Commissie indien zij niet zelf de aanbestedende dienst is.Artikel 248Keuze van de plaatsingsprocedure voor gemengde opdrachten(Artikel 167 van het Financieel Reglement)Wanneer opdrachten betrekking hebben op een combinatie van diensten, leveringen en werken, stelt de aanbestedende dienst, met instemming van de Commissie indien zij niet de aanbestedende dienst is, de toepasselijke drempelwaarden en procedures vast; daartoe wordt aan de hand van de relatieve waarde en het operationele belang van de diverse onderdelen van de opdracht het overwegende onderdeel bepaald.Artikel 249Inschrijvingsdocumenten(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. De in artikel 130 bedoelde inschrijvingsdocumenten worden opgesteld op grond van de beste internationale praktijken en overeenkomstig het bepaalde in dit hoofdstuk wat betreft de bekendmakingsmaatregelen en de contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers.2. Het aanbestedingsdossier voor opdrachten voor diensten bevat de volgende documenten:a) instructies voor de inschrijvers, waarin onder meer moet zijn bepaald:i) het soort opdracht;ii) de criteria voor de gunning van de opdracht en hun relatieve gewicht;iii) eventueel de mogelijkheid van gesprekken en het tijdschema hiervoor;iv) de eventuele toelating van varianten;v) het eventueel toegelaten aandeel van onderaanneming;vi) het maximaal beschikbare budget voor de opdracht; envii) de munteenheid van de offerte;b) een niet-openbare lijst van de geselecteerde gegadigden (waarbij het verbod wordt vermeld om onderling afspraken te maken);c) algemene voorwaarden voor opdrachten voor diensten;d) bijzondere voorwaarden die nadere uitwerking, aanvulling of afwijking van de algemene voorwaarden behelzen;e) de taakomschrijving met het voorlopige tijdschema van het project en de voorlopige data vanaf wanneer de belangrijkste deskundigen beschikbaar moeten zijn;f) een prijsborderel (in te vullen door de inschrijver);g) een inschrijvingsformulier;h) een opdrachtformulier;i) formulieren voor een door een bank of soortgelijke instelling verstrekte garantie, voor de betaling van voorfinancieringen.3. Het aanbestedingsdossier voor opdrachten voor levering bevat de volgende documenten:a) instructies voor de inschrijvers, waarin onder meer moet zijn bepaald:i) de criteria voor de selectie en de gunning van de opdracht;ii) de eventuele toelating van varianten eniii) de munteenheid van de offerte;b) algemene voorwaarden voor leveringsopdrachten;c) bijzondere voorwaarden die nadere uitwerking, aanvulling of afwijking van de algemene voorwaarden behelzen;d) technische bijlage met eventuele plannen, technische specificaties en het voorlopige tijdschema voor de uitvoering van de opdracht;e) een prijsborderel (in te vullen door de inschrijver);f) een inschrijvingsformulier;g) een opdrachtformulier;h) formulieren voor een door een bank of soortgelijke instelling verstrekte garantie, voor:i) de inschrijving;ii) de betaling van voorschotten; eniii) goede uitvoering.4. Het aanbestedingsdossier voor opdrachten voor werken bevat de volgende documenten:a) instructies voor de inschrijvers, waarin onder meer moet zijn bepaald:i) de criteria voor de selectie en de gunning van de opdracht;ii) de eventuele toelating van varianten;iii) de munteenheid van de offerte;b) algemene voorwaarden voor opdrachten voor werken;c) bijzondere voorwaarden die nadere uitwerking, aanvulling of afwijking van de algemene voorwaarden behelzen;d) technische bijlagen met de plannen, de technische specificaties en het voorlopige tijdschema voor de uitvoering van de opdracht;e) een prijsborderel (in te vullen door de inschrijver) met bijzonderheden;f) een inschrijvingsformulier;g) een opdrachtformulier;h) formulieren voor een door een bank of soortgelijke instelling verstrekte garantie, voor:i) de inschrijving;ii) de betaling van voorfinancieringen; eniii) goede uitvoering.5. Wanneer zij elkaar tegenspreken hebben de in lid 2, onder d), lid 3, onder c) en lid 4, onder c), bedoelde bijzondere voorwaarden voorrang op de algemene voorwaarden.Artikel 250Garanties(Artikelen 102 en 167 van het Financieel Reglement)1. In afwijking van artikel 150 luiden voorafgaande garanties in euro of in de munteenheid van de overeenkomst die zij dekken.2. De aanbestedende dienst kan een inschrijvingsgarantie in de zin van dit hoofdstuk eisen die 1 tot 2 % van de totale waarde van de opdracht vertegenwoordigt bij opdrachten voor leveringen en werken; deze garantie voldoet aan de bepalingen van artikel 150. Zij wordt vrijgegeven bij de gunning van de opdracht. Zij wordt in beslag genomen wanneer de ingediende offerte na de vastgestelde uiterste datum wordt ingetrokken.3. Bij een voorfinanciering van meer dan 150000 EUR wordt een garantie verlangd. De garantie wordt vrijgegeven naarmate de voorfinanciering wordt vereffend door aanrekening van de tussentijdse betalingen of de betaling van het saldo aan de contractant onder de in het contract bepaalde voorwaarden.4. De inschrijver verstrekt bij de ondertekening van de contracten voor opdrachten voor leveringen en werken een uitvoeringsgarantie voor een bedrag dat in het aanbestedingsdossier wordt vastgesteld en dat overeenstemt met maximaal 10 % van de totale waarde van de opdracht. Deze garantie vervalt ten vroegste bij de definitieve oplevering van de goederen en werken. Wanneer het contract slecht is uitgevoerd, wordt de garantie volledig in beslag genomen.Artikel 251Proceduretermijnen(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. De aanbestedende dienst moet de offertes ontvangen op het adres en uiterlijk op de dag en het tijdstip die in die uitnodiging tot inschrijving zijn vermeld. De termijnen voor de indiening van de offertes en deelnemingsverzoeken worden door de aanbestedende instanties vastgesteld en zijn lang genoeg opdat de belangstellenden over een redelijke en passende tijd beschikken om hun offerte voor te bereiden en in te dienen.De minimumtermijn tussen de datum van verzending van de uitnodigingsbrief en de uiterste datum voor de ontvangst van offertes voor dienstenopdrachten bedraagt vijftig dagen. In dringende gevallen kan, met voorafgaande toestemming van de Commissie, een andere termijn worden vastgesteld.2. De inschrijvers kunnen schriftelijk vragen stellen tot eenentwintig dagen voor de datum waarop de offertes moeten worden ingediend. De aanbestedende dienst beantwoordt de vragen van de inschrijvers uiterlijk elf dagen voor de datum waarop de offertes moeten worden ingediend.3. Bij internationale niet-openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de indiening van de deelnemingsverzoeken dertig dagen vanaf de publicatie van het aanbestedingsbericht. De minimumtermijn tussen de verzending van de uitnodigingsbrief en de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bedraagt vijftig dagen. In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan, met voorafgaande toestemming van de Commissie, een andere termijn worden vastgesteld.4. Bij internationale openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes, te rekenen vanaf de datum van verzending van de publicatie van het aanbestedingsbericht, respectievelijk:a) negentig dagen voor opdrachten voor werken;b) zestig dagen voor opdrachten voor levering.In bepaalde uitzonderlijke gevallen, met voorafgaande toestemming van de Commissie, een andere termijn worden vastgesteld.5. Bij plaatselijke openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes, te rekenen vanaf de bekendmaking van het aanbestedingsbericht, respectievelijk:a) zestig dagen voor opdrachten voor werken;b) dertig dagen voor leveringsopdrachten.In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan, met voorafgaande toestemming van de Commissie,een andere termijn worden vastgesteld.6. Voor de in artikel 241, lid 1, onder b), artikel 243, lid 1, onder c), en artikel 245, lid 1, onder c), bedoelde concurrentiële onderhandelingsprocedures wordt aan de geselecteerde gegadigden voor de indiening van hun offertes een minimale termijn toegekend van dertig dagen, te rekenen vanaf de verzending van de uitnodigingsbrief.7. De geldigheidsduur van de offertes voor opdrachten voor diensten wordt vastgesteld op negentig dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes. In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende dienst de inschrijver vóór het verstrijken van de geldigheidsduur vragen deze periode met een bepaald aantal, maar niet meer dan veertig dagen te verlengen. De inschrijver wiens offerte wordt geselecteerd, moet bovendien de geldigheid van zijn inschrijving handhaven gedurende zestig dagen te rekenen vanaf de datum van kennisgeving van de gunning van de opdracht.8. De geldigheidsduur van offertes voor opdrachten voor levering wordt vastgesteld op negentig dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes. In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende dienst de inschrijver vóór het verstrijken van de geldigheidsduur vragen deze periode met een bepaald aantal, maar niet meer dan veertig dagen te verlengen. De inschrijver wiens offerte wordt geselecteerd, moet bovendien de geldigheid van zijn inschrijving handhaven gedurende zestig dagen te rekenen vanaf de datum van kennisgeving van de gunning van de opdracht.9. De geldigheidsperiode van offertes voor opdrachten voor werken wordt vastgesteld op negentig dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes. In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende dienst de inschrijver vóór het verstrijken van de geldigheidsduur vragen deze periode met een bepaald aantal, maar niet meer dan veertig dagen te verlengen. De inschrijver wiens offerte wordt geselecteerd, moet bovendien de geldigheid van zijn inschrijving handhaven gedurende zestig dagen te rekenen vanaf de datum van kennisgeving van de gunning van de opdracht.10. De in de leden 1 tot en met 9 genoemde termijnen worden vastgesteld in kalenderdagen.Artikel 252Evaluatiecomité(Artikel 167 van het Financieel Reglement)1. Alle deelnemingsverzoeken en offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen, worden door een evaluatiecomité geëvalueerd en gerangschikt op basis van vooraf bekendgemaakte uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria. Dit comité bestaat uit een oneven aantal leden, ten minste drie, die beschikken over alle nodige technische en administratieve deskundigheid om een geldig oordeel over de offertes te kunnen uitspreken.2. Indien de Commissie niet de aanbestedende dienst is, moet zij systematisch op de hoogte worden gehouden. Zij wordt telkens als waarnemer uitgenodigd bij de opening en de analyse van de offertes en ontvangt een kopie van iedere offerte. De aanbestedende dienst zendt de Commissie ter goedkeuring het resultaat van het onderzoek van de offertes toe, alsmede een voorstel tot gunning van de opdracht. Zodra de Commissie haar goedkeuring heeft verleend, ondertekent de aanbestedende dienst de contracten en stelt hij de Commissie hiervan in kennis.3. Offertes die niet alle in de inschrijvingsdocumenten vermelde essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.4. Bij abnormaal lage offertes zoals bedoeld in artikel 139, vraagt het comité om de nodige toelichting over de samenstelling van de offerte.HOOFDSTUK 4TOEKENNING VAN SUBSIDIESArtikel 253Volledige financiering(Artikel 169 van het Financieel Reglement)1. In afwijking van de verplichting tot medefinanciering bij subsidies zoals bedoeld in artikel 109 van het Financieel Reglement, kan, voorzover het basisbesluit dit niet verbiedt, volledige financiering van een actie worden toegestaan in de volgende gevallen:a) humanitaire hulp, met inbegrip van bijstand aan vluchtelingen en ontheemden, wederopbouw en ontmijning;b) steun in crisissituaties in de zin van artikel 168, lid 2;c) acties ter bescherming van de gezondheid of de fundamentele rechten van de bevolking;d) acties ten gevolge van de tenuitvoerlegging van financieringsovereenkomsten met derde landen of acties in samenwerking met internationale organisaties, zoals bedoeld in artikel 43.2. De in lid 1 bedoelde afwijkingen van de verplichting tot medefinanciering worden verantwoord in het kader van de gunningsbesluiten voor de betrokken acties.De ordonnateur moet kunnen aantonen dat de volledige financiering onontbeerlijk is voor de verwezenlijking is van de betrokken actie.HOOFDSTUK 5BEHEER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING EN INVENTARISSENArtikel 254Instelling van beheer van gelden ter goede rekening(Artikel 63 van het Financieel Reglement)Overeenkomstig artikel 63 van het Financieel Reglement kan of kunnen voor de betaling van bepaalde soorten uitgaven bij elke plaatselijke entiteit buiten de Gemeenschap een of meer gevallen van beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld. Plaatselijke entiteiten zijn met name delegaties, bureaus of bijkantoren van de Gemeenschap in derde landen.Het besluit houdende instelling van beheer van gelden ter goede rekening bepaalt de werkingsvoorwaarden op basis van de specifieke behoeften van elke plaatselijke entiteit, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 67.Artikel 255Personen die over rekeningen mogen beschikken(Artikel 61 van het Financieel Reglement)Elke Instelling stelt de voorwaarden vast waaronder het de personeelsleden die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om over de rekeningen te beschikken die bij de in artikel 254 bedoelde plaatselijke entiteiten worden geopend, wordt toegestaan de namen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële instellingen ter plaatse mede te delen.Artikel 256Inventaris en bekendmaking van verkopen(Artikel 138 van het Financieel Reglement)1. Vaste inventarissen van roerende goederen die deel uitmaken van het vermogen van de Gemeenschappen worden, wat de delegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de door elke Instelling vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale diensten medegedeeld.Roerende goederen die zich op doorvoer naar de delegaties bevinden, worden, in afwachting van opname in de vaste inventaris, in een voorlopige lijst geregistreerd.2. Verkopen van roerende goederen van de delegaties worden volgens de plaatselijke gebruiken bekendgemaakt.TITEL IV(TITEL V VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)EUROPESE BUREAUSArtikel 257Toepassingsgebied(Artikel 171 van het Financieel Reglement)De in artikel 171 van het Financieel Reglement bedoelde bureaus zijn:a) het Bureau voor officiële publicaties,b) het Bureau voor fraudebestrijding,c) het Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen,d) het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten,e) het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel en het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Luxemburg.Een of meer Instellingen kan of kunnen extra bureaus oprichten voorzover dit door een kosten-batenanalyse kan worden gerechtvaardigd en de zichbaarheid van het optreden van de Gemeenschap wordt gewaarborgd.Artikel 258Specifieke regels voor het Publicatiebureau(Artikel 171 van het Financieel Reglement)Wat Publicaties betreft, blijft elke Instelling ordonnateur van de op de publicatiekredieten aangerekende uitgaven voor alle werkzaamheden die via het Bureau worden uitbesteed. Overeenkomstig artikel 18 van het Financieel Reglement worden de netto-opbrengsten van de verkoop van publicaties door de Instelling die er de auteur van is als bestemmingsontvangsten gebruikt.Artikel 259Delegatie van bepaalde functies door de rekenplichtige(Artikel 172 van het Financieel Reglement)De rekenplichtige van de Commissie kan op voorstel van het directiecomité van een bureau sommige van zijn functies betreffende de inning van de ontvangsten en de rechtstreeks door het bureau verrichte uitgaven aan een personeelslid van dat bureau delegeren.Artikel 260Kas - Bankrekeningen(Artikel 172 van het Financieel Reglement)Voor de kasbehoeften van een interinstitutioneel bureau kunnen op voorstel van zijn directiecomité door de Commissie bank- of postrekeningen op naam van het bureau worden geopend.De rekeningen worden regelmatig van middelen voorzien door overmakingen van de Commissie op aanvraag van het bureau. Deze overmakingen mogen niet meer bedragen dan het totale bedrag van de daartoe in de begroting van de Commissie in het betrokken begrotingsjaar opgevoerde kredieten.Het jaarlijkse kassaldo wordt aan het einde van het begrotingsjaar afgestemd en vereffend tussen het bureau en de Commissie.Artikel 261Toepassingsbepalingen(Artikel 175, lid 1, van het Financieel Reglement)De nadere regels die op grond van artikel 175, lid 1, van het Financieel Reglement door het directiecomité van elk bureau worden vastgesteld, zijn volledig in overeenstemming met de inhoud van deze verordening.TITEL V(TITEL VI VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)ADMINISTRATIEVE KREDIETENArtikel 262Toepassingsgebied(Artikel 177 van het Financieel Reglement)De deze titel heeft betrekking op de administratieve kredieten in de zin van artikel 27.Artikel 263Onroerendgoedverrichtingen(Artikel 179, lid 3, van het Financieel Reglement)Vóór het sluiten van een contract zoals bedoeld in artikel 179, lid 3, van het Financieel Reglement dient elke Instelling bij de begrotingsautoriteit een mededeling in waarin zij alle relevante informatie verstrekt over het voorgenomen project, de kosten ten laste van de begroting van het lopende begrotingsjaar en volgende begrotingsjaren, de verantwoording van het project gelet op het beginsel van goed financieel beheer, alsmede de gevolgen voor de financiële vooruitzichten.De betrokken Instelling deelt bij deze gelegenheid de begrotingsautoriteit de programmering van haar onroerendgoedprojecten mede.Artikel 264Huurwaarborgen(Artikel 177 van het Financieel Reglement)Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen verstrekt de Commissie huurwaarborgen in de vorm van een bankgarantie of een storting in euro op een geblokkeerde rekening ten name van de Commissie en de verhuurder.Artikel 265Voorschotten aan het personeel en aan leden van de Instellingen(Artikel 177 van het Financieel Reglement)Onder de in het Statuut genoemde voorwaarden kunnen voorschotten aan het personeel en aan de leden van de Instellingen worden betaald.DEEL IIIOVERGANGS- EN SLOTBEPALINGENTITEL IOVERGANGSBEPALINGENArtikel 266(Artikel 160 van het Financieel Reglement)Overschrijving van kredieten voor onderzoekVoor de in artikel 229, leden 2 tot en met 5, bedoelde eigen werkzaamheden en werkzaamheden onder contract op het gebied van onderzoek geldt voor de procedure voor de overschrijving van de kredieten van het begrotingsjaar 2003 het bepaalde in artikel 95, leden 1 en 2, van het Financieel Reglement van 21 december 1977.Artikel 267Uitbetaling van de waarborgrekening1. Het creditsaldo van de waarborgrekening die ten name van elke rekenplichtige of ondergeschikt rekenplichtige in de algemene boekhouding is geopend en waarop de bijzondere vergoeding in de zin van artikel 75 van het Financieel Reglement van 21 december 1977 is gecrediteerd, wordt bij besluit van de Instellingen aan de betrokkenen of hun rechthebbenden uitgekeerd, na verlening van kwijting voor de begrotingsjaren 2001 en 2002 en na advies van de rekenplichtige indien hij niet persoonlijk betrokken is.2. Het creditsaldo van de waarborgrekening die ten name van elke beheerder van gelden ter goede rekening in de algemene boekhouding is geopend en waarop de bijzondere vergoeding in de zin van artikel 75 van het Financieel Reglement van 21 december 1977 is gecrediteerd, wordt aan de betrokkenen of hun rechthebbenden uitgekeerd met instemming en na controle van de rekenplichtige en de betrokken ordonnateur.3. De waarborgrekening wordt gecrediteerd voor een rente ter hoogte van het jaarlijkse gemiddelde van de maandelijkse rentepercentages die de Europese Centrale Bank toepast op haar basisherfinancieringsoperaties in euro zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, reeks C, tot de datum van uitbetaling.Artikel 268Omrekening in euro van vastleggingen of schuldvorderingsramingen van vóór 1 januari 2003(Artikel 16 van het Financieel Reglement)De in artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde vastleggingen en schuldvorderingsramingen die vóór 1 januari 2003 zijn verricht in een andere valuta dan de euro, worden uiterlijk op 30 juni 2003 in euro omgerekend tegen de in artikel 7 bedoelde koers, die op 1 januari 2003 geldt.Artikel 269Gedecentraliseerd beheer van pretoetredingssteun(Artikel 53 van het Financieel Reglement)In het kader van de in Verordening (EEG) nr. 3906/89 van de Raad(21) en Verordening (EG) nr. 555/2000 van de Raad(22) bedoelde pretoetredingssteun hebben de regels betreffende het in artikel 35 bedoelde voorafgaande onderzoek geen gevolgen voor het gedecentraliseerde beheer dat reeds samen met de betrokken kandidaat-lidstaten ten uitvoer wordt gelegd.TITEL IISLOTBEPALINGENArtikel 270In artikel 185 van het Financieel Reglement bedoelde organen(Artikel 185 van het Financieel Reglement)De in artikel 14, lid 2, artikel 46, lid 1, punt 3, onder d), en artikel 185 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen gelden voor de organen die daadwerkelijk een subsidie uit de communautaire begroting ontvangen en die worden genoemd in een door de Commissie opgestelde lijst die aan het voorontwerp van begroting voor elk begrotingsjaar wordt toegevoegd.Artikel 271Aanpassing van drempelbedragen en bedragen1. De in de artikelen 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 en 226 bedoelde drempelbedragen en bedragen worden om de drie jaar aangepast aan het indexcijfer van de consumptieprijzen in de Gemeenschap.2. De in artikel 157, onder b), en artikel 158, lid 1, onder a) en c), bedoelde drempelbedragen voor de overheidsopdrachten worden om de twee jaar aangepast overeenkomstig artikel 7, lid 1, onder b), van Richtlijn 92/50/EEG, artikel 6, lid 2, onder a), van Richtlijn 93/37/EEG en artikel 5, lid 1, onder c), van Richtlijn 93/36/EEG.3. De Commissie stelt de nieuwe bedragen en drempelwaarden vast volgens de in de leden 1 en 2 genoemde vervaldagen en criteria, deelt deze aan de andere Instellingen mede en zorgt voor de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.Artikel 272IntrekkingVerordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 wordt ingetrokken.Verwijzingen naar de ingetrokken verordening gelden als verwijzingen naar de onderhavige verordening.Artikel 273InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op 1 januari 2003.Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.Gedaan te Brussel, 23 december 2002.Voor de CommissieMichaele SchreyerLid van de Commissie(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.(2) PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1.(3) PB L 228 van 24.8.2001, blz. 8.(4) PB L 130 van 31.5.2000, blz. 1.(5) PB L 200 van 8.8.2000, blz. 35.(6) PB L 209 van 24.7.1992, blz. 1.(7) PB L 199 van 9.8.1993, blz. 1.(8) PB L 199 van 9.8.1993, blz. 54.(9) PB L 285 van 29.10.2001, blz. 1.(10) (SEC(1999) 1801).(11) PB L 39 van 17.2.1996, blz. 5.(12) PB L 209 van 2.8.1997, blz. 6.(13)(14) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 48.(15) PB C 195 van 25.6.1997, blz. 1.(16) PB L 315 van 29.12.1998, blz. 1.(17) PB L 166 van 28.6.1991, blz. 77.(18) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.(19) PB L 163 van 2.7.1996, blz. 1.(20) PB L 57 van 27.2.2001, blz. 5.(21) PB L 346 van 17.12.1997, blz. 23.(22) PB L 375 van 23.12.1989, blz. 11.