CELEX: 52004PC0102
Language: fr
Date: 2004-02-12
Title: Proposition de Décision du Conseil établissant le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010 {SEC(2004) 161}

Avis juridique important

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52004PC0102

Proposition de Décision du Conseil établissant le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010 {SEC(2004) 161}  /* COM/2004/0102 final - CNS 2004/0032 */  

Proposition de DÉCISION DU CONSEIL établissant le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010 {SEC(2004) 161}(présentée par la Commission)EXPOSÉ DES MOTIFSLE FER II : UNE SOLIDARITE FINANCIERE RENFORCEE ET PLUS STRATEGIQUE AU SERVICE DU REGIME D'ASILE EUROPEEN COMMUNLa décision du Conseil du 28 septembre 2000 [1] portant création d'un Fonds européen pour les réfugiés (FER) fut une des premières mesures en matière de politique d'asile adoptée sur la base du Traité d'Amsterdam. Appelé de ses voeux par le Parlement européen et sur la base d'une proposition de la Commission, le FER a permis de poser les fondations d'une solidarité communautaire en matière d'accueil des demandeurs d'asile et des personnes ayant besoin d'une protection internationale dans le cadre d'une approche globale et de finaliser l'accord concernant la Directive sur la protection temporaire en cas d'afflux massif de personnes déplacées. Alors que la première phase d'harmonisation législative établissant le régime d'asile européen commun est sur le point d'être achevée, la Commission doit déposer une nouvelle proposition de décision permettant au Conseil de réexaminer la décision de septembre 2000 au plus tard le 31 décembre 2004, tel que prévu dans cette même décision.[1]  Décision 2000/596/CE du 28.9.2000, JO L 252 du 6.10.2000.La préparation de cette proposition a bénéficié d'une évaluation intégrée et d'un important processus de consultation des acteurs concernés : évaluation à mi-parcours du FER I finalisée en novembre 2003, Conférence d'examen à large participation les 30 et 31 octobre 2003 et étude d'impact approfondie (document de travail des services de la Commission séparé) [2].[2]  SEC (2004) 161 du 12.02.2004.1. les resultats du fer i et les besoins identifies pour le fer iiRESULTATS DU FER ILe FER a rempli globalement son rôle assigné en 2000 en tant qu'instrument de solidarité.RépartitionLe montant des ressources initialement prévues pour le FER a été revu à la hausse par l'autorité budgétaire en 2002 et en 2003. En ce qui concerne le calcul des dotations annuelles accordées aux États membres, les modes de calcul prévus à l'article 10 de la décision du Conseil ont permis une évolution de la répartition des fonds entre les États membres en fonction de l'évolution du nombre de demandes d'asile et de personnes se voyant accorder le statut de réfugié ou une autre forme de protection internationale. Les montants fixes, définis à l'article 10, paragraphe 1, ont eu un effet correcteur positif en rééquilibrant la répartition des fonds, de manière comparable (mais plus simple en termes de gestion) à des critères tels que la charge relative supportée par chaque pays (notamment en terme de nombre de demandes d'asile par le PNB per capita). Sur le plan de la mise en oeuvre, après quelques difficultés rencontrées par les États membres au début du programme, dues en particulier à l'adoption tardive de la décision du Conseil en septembre 2000, la mise en oeuvre du programme et des projets a atteint sa vitesse de croisière en 2002.Les principaux Etats membres bénéficiaires du FER sont la RFA, le Royaume-Uni, la France et les Pays-Bas (environ 64 % du total). Viennent ensuite la Suède, l'Autriche, l'Italie et la Belgique (environ 25,5 % du total). Enfin l'Irlande, l'Espagne, la Finlande, la Grèce, le Luxembourg et le Portugal se partagent les derniers 10,5 %.Impact sur les systèmes nationaux d'asileTrois grandes stratégies nationales ont été identifiées dans la mise en oeuvre par les Etats membres du FER I. Un premier groupe (par exemple Italie, Espagne, Portugal et Grèce) avait une expérience limitée de l'accueil, de l'intégration et des retours volontaires avant la création du FER. Ceux-ci ont principalement centré leur action sur le développement des dispositifs d'accueil. Cela est particulièrement frappant dans le cas de l'Italie qui a développé grâce au FER un véritable programme national. Un deuxième groupe d'Etats membres dotés d'une plus longue histoire en matière de politique structurelle d'asile (par exemple Pays-Bas, RFA, Royaume-Uni, Suède et Finlande) ont en général choisi de développer des projets d'intégration et de retours. Le troisième groupe d'Etats membres (par exemple France et Luxembourg) a utilisé le FER davantage comme un complément budgétaire pour le soutien d'activités déjà existantes. D'autres variations existent, déterminées en général par l'état et la qualité des dispositifs d'accueil. Ainsi certains Etats membres (Autriche, Espagne, RFA, Grèce et Royaume-Uni) utilisent davantage le FER pour des actions tournées vers les individus tandis que d'autres (Belgique, France, Luxembourg, Irlande) accordent davantage la priorité aux systèmes et structures.Mesures et bénéficiairesEn matière d'accueil et d'accès aux procédures (51 % des activités nationales du FER entre 2000 et 2002), les actions cofinancées par le FER ont principalement développé l'hébergement et l'accès aux besoins de base, la formation des personnels travaillant avec les demandeurs d'asile, l'aide aux personnes traumatisées, le conseil aux demandeurs d'asile et l'amélioration des réseaux et des coopérations entre les autorités publiques, les ONG et organisations gouvernementales.En matière d'intégration (28 % des activités nationales du FER entre 2000 et 2002), le soutien du FER a été consacré à la formation linguistique, l'insertion professionnelle, le conseil en matière de logement, d'éducation, d'interprétation et d'accès aux aides sociales, au développement de partenariats entre autorités publiques, des organisations communautaires, les employeurs, les organismes de logement ainsi que de campagnes auprès de l'opinion publique sur les questions relatives aux réfugiés.En matière de retours (21 % des activités nationales du FER entre 2000 et 2002), l'aide du FER a développé principalement l'assistance matérielle au retour, les réseaux entre les organisations en Europe et/ou dans les pays d'origine, le conseil, la formation professionnelle dirigée vers les possibilités de réintégration ainsi que la recherche d'emplois dans les pays d'origine et la mise en place de stratégies d'information sur la situation dans les pays d'origine. La proportion de projets de retours a connu une forte hausse, passant de 15,82 % en 2000 à 24,45 % en 2002. Néanmoins, il s'avère que leur mise en oeuvre est difficile.Il est possible d'estimer qu'entre 250.000 et 350.000 personnes (demandeurs d'asile ou personnes bénéficiant d'une protection internationale dans l'Union européenne) ont bénéficié, directement ou indirectement, des actions cofinancées par le FER entre 2000 et 2002.Les montants consacrés aux actions communautaires (5 % de la dotation du FER) ont permis de soutenir entre 2000 et 2002 des activités d'analyse et d'évaluation (53 %), de sensibilisation (24 %) et de renforcement des capacités (23 %).Les mesures d'urgence n'ont pas été déclenchées jusqu'à aujourd'hui, en l'absence de situation motivant l'adoption d'un dispositif de protection temporaire au niveau de la Communauté.BESOINS IDENTIFIES POUR LA DEUXIEME PHASE DU FERRenforcement de la dimension politique européenne, valeur ajoutée et additionalitéLors de la création du FER, l'Union européenne n'était pas encore dotée d'un arsenal législatif conséquent dans le domaine de l'asile. Celui-ci s'étant aujourd'hui développé, il est apparu que la mise en oeuvre des cofinancements nationaux laissait néanmoins peu de place à la vision globale de la convergence européenne en matière de politique d'asile. La prise en compte de l'impact de la transposition et de la mise en oeuvre de la législation européenne en matière d'asile ainsi que des orientations politiques au niveau européen, la comparaison des pratiques tant sur le plan de la gestion que celui des projets cofinancés, l'identification de bonnes pratiques et de plus grandes possibilités d'actions transnationales ont été identifiés comme besoins cruciaux. Cependant, il est important que chaque Etat membre puisse conserver une capacité de définition de ses choix afin que les actions correspondent aux besoins particuliers de son système d'asile, découlant de différences structurelles et de l'histoire de l'accueil des réfugiés dans chaque Etat membre. Dans ce contexte, la nécessité d'associer davantage tous les acteurs de la politique d'asile dans chaque Etat membre à la définition des stratégies nationales de mise en oeuvre du FER a été particulièrement soulignée lors des consultations préparatoires, afin d'accroître l'impact du FER et la stimulation des partenaires.Le principe d'additionalité et de valeur ajoutée des fonds communautaires doit être renforcé, en lien avec le développement d'une politique commune d'asile. Les fonds du FER ne sont pas appelés à se substituer aux ressources nationales normalement affectées au dispositif national en matière d'accueil, d'intégration et de retour volontaire, mais à fournir une assistance aux Etats membres dans le développement des capacités et des structures chargées de la mise en oeuvre et du soutien à la politique d'asile, en soutenant en particulier des actions visant à accompagner la mise en oeuvre des normes communes issues de la législation communautaire en matière d'asile, ainsi que des projets innovateurs.Prise en compte d'autres instruments financiers dans le domaine migratoireDepuis 2003, l'Union européenne se dote de nouveaux instruments notamment de solidarité en matière de gestion des flux migratoires. Une ligne soutenant des projets pilotes en 2003 et des actions préparatoires en 2004 et 2005 a été créée en vue de développer la problématique de l'intégration des migrants (hors réfugiés) dans l'Union. Elle est dotée en 2003 de 4 millions EUR et d'au moins 5 millions EUR en 2004. La solidarité en matière de gestion des frontières extérieures s'exprime par la création de l'Agence européenne de gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures [3]. La Commission a également proposé un soutien financier sous forme d'actions préparatoires pour la gestion des retours pour les années 2005 et 2006, dotées de 30 millions au total, centrées sur des cas spécifiquement identifiés de manière commune et couvrant autant la problématique des retours volontaires que les retours forcés, y compris les coûts inhérents aux opérations de retours. Le Règlement du Conseil et du Parlement européen sur la coopération et l'assistance technique avec les pays tiers en matière de migration et d'asile devrait être adopté au début 2004. Il est doté de 250 millions EUR sur la période 2004-2008. Le programme EQUAL, dans le cadre du FSE, et qui couvre en partie la problématique de l'insertion professionnelle des demandeurs d'asile, prendra fin en 2007. Pour l'ensemble de la période de programmation 2000-2006, EQUAL aura une dotation de 125 millions EUR pour le thème Demandeurs d'asile. Il est donc important de prendre en compte les nécessaires cohérence et complémentarité entre tous ces instruments. Il est également évident que le passage à la deuxième période de programmation pluriannuelle du FER II telle que proposé plus bas devra se faire en tenant compte de l'impact de ces instruments et leur possible suivi.[3]  COM (2003) 687 du 11.11.2003.ElargissementBien que les pays adhérents soient couverts pour la première en 2004 par le FER I, leur véritable introduction à la gestion et aux objectifs du FER se fera à partir de 2005. Lors des consultations précédant la présente proposition, la nécessité d'accompagner par des orientations bien définies au niveau européen la mise en oeuvre du FER dans ces nouveaux Etats membres a été particulièrement soulignée. En outre, il est probable que le nombre de demandeurs d'asile et de réfugiés dont ces pays vont être directement responsables va graduellement augmenter. Enfin les problématiques de l'intégration et des retours volontaires doivent être particulièrement développées à l'avenir dans ces pays.Modalités de gestionLa première phase du FER était basée sur un système de gestion partagée avec les Etats membres. Dans le contexte de la mise en oeuvre de ce système, les besoins suivants ont été identifiés :- une plus grande exigence de coût / efficacité (en raison notamment de l'importance, pour le public cible et des bénéficiaires de subvention, d'un accès à l'information et aux procédures de gestion dans leur langue d'origine) ;- une plus grande maîtrise de la Commission pour la mise en oeuvre stratégique et opérationnelle du FER ;- la recherche de solutions aux difficultés exprimées par de nombreux Etats membres lors de la première phase du FER en matière de gestion, liées en particulier à la complexité et au coût important des règles de gestion et aux difficultés posées par les modalités de paiement des fonds communautaires pour des administrations nationales ne disposant pas, dans le cadre des budgets nationaux, de fonds permettant d'effectuer auprès des bénéficiaires des projets l'avance du montant de l'intervention communautaire.2. les principales caracteristiques du fer iiUn ancrage plus fort à l'harmonisation législative et à la politique européenne d'asileA l'heure où au moins six actes de droit dérivé établissant des normes communes en matière de politique d'asile devront prendre effet dans tous les Etats membres, il devient indispensable que le FER soit appliqué comme une véritable mesure d'accompagnement par les Etats membres qui sont confrontés indéniablement à des modifications structurelles induites par l'accueil des groupes couverts par le Fonds et par la mise en oeuvre de la nouvelle législation. De véritables plans de mise en oeuvre au niveau national sont rendus nécessaires. En outre, de nouveaux besoins d'action européenne dans la gestion des système d'asile sont apparus tels l'entrée organisée dans l'UE de personnes ayant besoin de protection internationale (comme par exemple les dispositifs de réinstallation). Enfin le besoin d'accompagnement et de cohérence sera accrû par la deuxième phase d'harmonisation législative, telle que définie à Tampere et dans le projet de Traité constitutionnel.C'est pourquoi la Commission estime nécessaire de proroger le FER, en établissant une deuxième phase plus stratégique, prenant davantage en compte la législation communautaire et ses effets. Cette deuxième phase aura une durée de 6 ans, permettant une programmation pluriannuelle de deux périodes de trois ans. Cette césure permettra d'une part de prendre en compte l'impact des nouvelles perspectives financières en 2007 et d'autre part d'examiner les conséquences sur le FER du développement d'autres instruments financiers dans le domaine de la migration.Il est proposé que les groupes cibles soient les mêmes que dans le FER I, en y ajoutant les personnes admises dans l'UE pour des raisons de protection internationale au titre de dispositifs de réinstallation. Bien que ce groupe n'était pas formellement exclu du FER, il n'était néanmoins pas mentionné, créant de la confusion. Il s'agit aujourd'hui d'une problématique d'intérêt européen soulignée par les communications de la Commission [4], les conclusions récentes de la Présidence [5] ainsi que le développement de programmes opérationnels dans plusieurs Etats membres.[4]  COM (2000) 755 du 22.11.2000, COM (2003) 152 du 26.03.2003, COM (2003) 315 du 3.06.2003.[5]  Conseil européen de Thessalonique des 19&20 juin 2003 et Conseil JAI du 27.11.2003.Sont maintenues, en les précisant davantage sur la base de l'expérience du FER I, les trois grands types de mesures (accueil et procédures d'asile, intégration, retours volontaires) en raison de la nécessaire cohérence de la politique d'asile. Il s'agit même de la renforcer en permettant le cofinancement de projets couvrant deux ou toutes les dimensions de l'asile. Cela ne préjuge pas de l'examen ultérieur, qui sera fait à la fin leurs exercices respectifs, de l'impact et du suivi des instruments financiers tels que les projets pilotes en matière d'intégration ou des actions préparatoires pour la gestion des retours. L'année 2007 se prêtera d'ailleurs parfaitement à cet examen (fin de l'exercice de chacun de ces outils et nouvelles perspectives financières).Les actions communautaires (à hauteur de 10% de la dotation allouée au Fonds au lieu des 5 % actuels) seraient renforcées en les concentrant sur la problématique des bonnes pratiques, des actions davantage transnationales, le dialogue et l'information sur les résultats des actions.Enfin sont pérennisées les mesures d'urgence en relation avec l'application de la Directive sur la protection temporaire en cas d'afflux massif de personnes déplacées.Des améliorations de gestion et un rôle plus stratégique pour la CommissionCompte tenu, d'une part, de la diversité actuelle des systèmes d'asile dans les Etats membres, et d'autre part de la nécessité de soutenir des initiatives aptes à produire des résultats et des impacts sur la situation des personnes dans les Etats membres et sur les systèmes liés à l'accueil, à l'intégration et au retour volontaire, une délégation de certaines tâches de gestion, y compris d'exécution budgétaire, au niveau des Etats membres est toujours justifiée pour la deuxième phase du FER. De plus, l'augmentation substantielle proposée des ressources du FER dans sa deuxième phase justifie le maintien de cette délégation.L'examen des résultats de la première phase du FER, le besoin exprimé pour un rôle accru de la Commission, notamment en termes de planification et de mise en commun de l'information, ainsi que l'entrée en vigueur de la réglementation financière (Règlement Financier et Modalités d'Exécution) définissant plus précisément les modes de délégation de tâches de puissance publique à des institutions ou organismes externes ont conduit à la confirmation du choix, pour la seconde phase du FER, d'un mode de gestion « partagée », avec délégation de tâches de gestion aux Etats membres, par le biais d'organismes désignés dans chacun des Etats membres (Autorités responsables FER).La délégation des tâches de gestion, y compris financière, à des Autorités responsables FER s'accompagnera de mesures visant à simplifier le cadre de gestion, et à assurer une meilleure cohérence et une meilleure interopérabilité des systèmes de gestion et des systèmes d'information.De son côté, la Commission serait chargée d'examiner et d'approuver les programmations pluriannuelles, véritables plans de travail stratégiques des Etats membres, réalisés y compris à la suite d'une consultation nationale avec les acteurs de la politique d'asile concernés, ainsi que les demandes annuelles de cofinancement. Elle mettrait également en place au bénéfice des Etats membres davantage d'outils communs de guidance et d'information pour la mise en oeuvre du FER.3. les ressources allouées et les critères de repartitionComme indiqué dans sa communication du 3 juin 2003 et dans l'esprit du texte de projet de Traité constitutionnel issu de la Convention sur le futur de l'Europe, la Commission estime que la solidarité communautaire en matière de politique d'asile mérite davantage de ressources tout en respectant les perspectives financières. C'est pourquoi elle prévoit deux phases financières : la première de 2005 à 2007, où les montants alloués seraient globalement comparables à ceux de la phase actuelle, même si en légère progression, et une seconde, de 2008 à 2010, où les montants seraient augmentés de manière importante, à la lumière des nouvelles perspectives financières. Cette augmentation permettrait au FER de sortir de sa dimension « symbolique » et de produire des résultats et des impacts significatifs non seulement sur les groupes cibles mais également sur les systèmes d'asile. Cette prévision allie une gestion raisonnable du budget communautaire et la nécessité de transcrire de manière plus stratégique le volet financier de la politique interne d'asile. Ces deux phases permettent également de prendre en compte les développements parallèles et progressifs, tant en ce qui concerne les montants financiers alloués que dans le contenu des bases juridiques, de la solidarité générale en matière de gestion des flux migratoires (solidarité en matière de gestion des frontières extérieures, instruments de la politique des retours, actions favorisant l'intégration des ressortissants de pays tiers, coopération administrative entre Etats membres, programme d'assistance technique et financière en faveur de pays tiers dans le domaine de l'asile et des migrations).Compte tenu des objectifs de cet instrument de solidarité et des situations différentes dans lesquelles se trouvent les Etats membres, la Commission estime que les critères de répartition inscrits dans le FER I ne doivent pas être fondamentalement bouleversés. La référence de base doit donc demeurer le nombre de demandeurs d'asile et de personnes ayant besoin d'une protection internationale effectivement accueillis dans chaque Etat membre. Doit également être conservé le principe correcteur de la dotation d'un montant fixe. Il est proposé d'élever ce montant à 300.000 EUR afin de permettre à tous les Etats membres de faire face à leurs obligations de gestion du Fonds et d'abandonner la dégressivité de ce montant qui était inscrite dans le FER I. Un soutien spécifique à l'égard des nouveaux Etats membres pendant les 3 premières années du FER II ferait monter ce montant à 500.000 EUR afin qu'ils les consacrent en priorité aux rattrapages structurels nécessaires.4. choix de la base juridiqueL'article 63 paragraphe 2, point b du Traité instituant la Communauté européenne est la base juridique appropriée pour cette décision dont l'objectif immédiat à de soutenir et encourager les efforts consentis par les Etats membres pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées et supporter les conséquences de cet accueil. Le Royaume-Uni et l'Irlande, s'ils souhaitent se voir appliquer la décision doivent le notifier conformément à l'article 3 du protocole sur leur position, annexé au Traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne. Le Danemark, conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark, annexé au Traité sur l'Union européenne et au Traité instituant la Communauté européenne, ne participe pas à l'adoption de la décision et n'est pas soumis à son application.5. subsidiarite et proportionnaliteSubsidiaritéL'exigence d'équilibre entre les efforts consentis par les Etats membres dans le cadre de la mise en place du système d'asile européen commun nécessite un effort en termes financiers visant à la fois à soulager les Etats membres les plus affectés et développer les capacités des Etats membres dont les infrastructures et les services consacrés à l'asile sont insuffisants et suppose un effet redistributeur au niveau de l'Union européenne qui ne peut être assuré par les Etats membres isolément.ProportionnalitéLa présente décision permet d'apporter le concours financier du Fonds européen pour les réfugiés aux mesures qu'il énumère dans chacun des domaines d'action qu'il comporte tout en laissant aux Etats membres le choix des actions et de la manière dont elles sont exécutées dans le cadre des projets arrêtés en concertation avec la Commission. Néanmoins, compte tenu de l'adoption graduelle depuis 2000 et la création du FER de normes communes en matière de politique d'asile et de l'importance accrue de la solidarité dans la gestion migratoire, la dimension stratégique d'outil au service du régime d'asile européen commun est accentuée (notamment à travers la programmation pluriannuelle) et d'autre part, l'augmentation des ressources financières est prévue dans le contexte d'une gestion partagée. En outre il est nécessaire que l'utilisation des crédits communautaires soit soumise à des règles précises et uniformes dans le cadre d'une décision du Conseil qui est l'instrument adapté à la mise en oeuvre de programmes communautaires.commentaires des articlesArticle 1Cet article établit le Fonds européen pour les réfugiés pour la durée de janvier 2005 à décembre 2010 et décrit en termes généraux son objectif qui consiste à soutenir les efforts des Etats membres pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées afin de contribuer à la réalisation de l'équilibre entre les efforts qu'ils consentent à cet égard, tout en l'ancrant davantage à l'harmonisation législative en cours et à la politique européenne d'asile.Article 2Cet article souligne le principe d'annualité budgétaire et l'inscription dans le cadre des perspectives financières de l'Union. Il prévoit une clause de rendez-vous après l'adoption des nouvelles perspectives financières et la possibilité, si cela est nécessaire, d'assurer la cohérence des allocations annuelles.Article 3Cet article contient la description des différentes catégories constituant les groupes cibles susceptibles d'être concernés à un titre ou à un autre par les actions couvertes par la décision.Article 4Cet article énumère les trois domaines d'actions dans les Etats membres dans lesquels le soutien du Fonds européen pour les réfugiés contribue à l'objectif exposé à l'article 1 et les inscrit en particulier dans le soutien à la mise en oeuvre de la législation communautaire. Il prévoit également la prise en compte d'un certain nombre de problématiques horizontales et souligne que les crédits du Fonds ne peuvent se substituer simplement aux crédits que les Etats membres doivent aussi mettre à disposition de la politique d'asile.Article 5Cet article décrit les actions éligibles dans les Etats membres dans le domaine des conditions d'accueil et des procédures d'asile.Article 6Cet article décrit les actions éligibles dans les Etats membres dans le domaine de l'intégration.Article 7Cet article décrit les actions éligibles dans les Etats membres dans le domaine des retours volontaires.Article 8Cet article décrit les actions gérées directement par la Commission, à hauteur de 10% de la dotation annuelle, dont l'intérêt revêt un caractère communautaire en raison de leurs dimensions novatrices, transnationales ou de soutien à la législation et d'identification de bonnes pratiques communautaires.Article 9Cet article ouvre la possibilité de financer par le Fonds européen pour les réfugiés des mesures d'urgence en cas de déclenchement de la protection temporaire prévue dans la Directive 2001/55/CE (afflux massif de personnes déplacées). Les mesures d'urgence se situent en dehors de la mise en oeuvre des actions à long terme bénéficiant du soutien du Fonds auxquelles elles viennent s'ajouter. Elles correspondent aux nécessités primordiales des personnes et aux besoins immédiats des Etats membres.Article 10Cet article établit le rôle de la Commission pour la mise en oeuvre de la décision du Conseil.Article 11Cet article définit les responsabilités respectives et conjointes de la Commission et des Etats membres pour la mise en oeuvre et la coopération nécessaire dans le cadre d'un mode de gestion dit partagée, au sens de l'article 53 du Règlement financier, ajustées aux conditions particulières du Fonds européen pour les réfugiés. Elle tient compte notamment des dispositions de l'article 35 des modalités d'exécution du Règlement Financier relatives aux contrôles a priori des systèmes de gestion et de contrôle à mettre en place dans les Etats membres.Article 12Cet article prévoit la mise en place dans les Etats membres des autorités responsables pour les tâches d'exécution du budget en gestion partagée, les conditions minimales auxquelles ces autorités doivent répondre, le financement national nécessaire, et les différentes tâches qu'elles doivent assurer.Article 13Cet article prévoit que la Commission sera assistée par un comité consultatif. Le choix de ce type de comité est conforme aux critères énoncés dans la Décision du Conseil du 28 juin 1999 fixant les modalités d'exécution conférées à la Commission (1999/468/CE) [6].[6]  JO L 184 du 17.7.1999, p. 23.Article 14Cet article prévoit que l'exécution des actions dans les Etats membres se fera sur la base de deux grandes phases de programmation pluriannuelles (2005-2007 et 2008-2010). Ce nouveau principe permettra de prendre en compte notamment la nécessité d'utilisation plus stratégique du Fonds pour la politique d'asile et de procéder à des modifications structurelles significatives dans certains Etats membres ainsi que et les ajustements rendus nécessaires par l'adoption des nouvelles perspectives financières. La Commission définira les lignes directrices et les dotations financières indicatives avant le début de chaque période de programmation. Les propositions de programmations seront agréées par la Commission au regard des objectifs du Fonds, d'un certain nombre de conditions et du calendrier prévus dans cet article.Article 15Cet article prévoit qu'à l'intérieur des programmations pluriannuelles, des programmes annuels soient agréés en vue de respecter le principe d'annualité budgétaire. Cette procédure sera simplifiée par rapport à celle prévue dans la décision établissant la première phase du Fonds, dans la mesure où ces programmes annuels s'inscriront bien dans le cadre pluriannuel.Article 16Cet article indique sur quelles bases les ressources disponibles seront réparties entre les Etats membres. Le système de répartition combine la répartition proportionnelle au nombre de personnes accueillies faisant partie des groupes cibles et un montant fixe, plus structurant. La dégressivité de ce montant inscrite dans la décision établissant la première phase du Fonds est abandonnée. Le montant fixe accordé aux nouveaux Etats membres est plus élevé pendant les 3 premières années de la deuxième phase. Cette combinaison a prouvé qu'elle réussissait à réconcilier le soutien aux Etats membres recevant le plus de personnes, le critère du nombre rapporté au PIB et les objectifs de rattrapage structurel.Article 17Cet article prévoit les conditions d'utilisation du cofinancement annuel à des mesures d'assistance technique et de gestion administrative du Fonds dans les Etats membres.Article 18Cet article prévoit les modalités particulières pour la mise en oeuvre des mesures d'urgence en cas de protection temporaire. Le soutien à ces mesures est limité à la phase d'urgence, soit une durée de six mois, et ne peut dépasser 80 % du coût de chacune des mesures. Les Etats membres devront faire connaître à la Commission l'état de leurs besoins et les mesures qu'ils envisagent de mettre en oeuvre. La Commission répartira les ressources disponibles entre les Etats membres en fonction du nombre de personnes y bénéficiant de la protection temporaire.Article 19Cet article prévoit la structure du financement en indiquant leur forme (subventions non remboursables) et le principe de non-cumul avec d'autres sources à charge du budget communautaire (par exemple : Fonds social européen, soutien financier pour la gestion des retours, programme de coopération d'assistance technique et financière avec les pays tiers en matière de migration et d'asile etc...). Le financement provenant du FER est destiné à faciliter la mise en oeuvre d'actions dans les Etats membres en allégeant le poids qu'elles font peser sur les finances publiques mais pas à se substituer à l'action des Etats membres ou à permettre aux Etats membres de se désengager. C'est pourquoi, dans le cadre du cofinancement, le niveau du concours financier du FER est plafonné à 50 % du coût total de chaque action particulière. Cette proportion peut, toutefois, être augmentée de 10 % pour des actions particulières ou de 25 % dans les Etats membres relevant du Fonds de cohésion. A la différence de la décision de la première phase, cet article permet également de couvrir des projets d'une durée entre un an et trois ans, sous conditions de réexamen des progrès réalisés.Article 20Cet article précise les conditions d'éligibilité des dépenses. Des dispositions spécifiques de mise en oeuvre seront adoptées par la Commission conformément aux dispositions de l'article 13.Article 21Cet article fixe les conditions des engagements budgétaires qu'effectue la Commission.Article 22Cet article précise les modalités et conditions selon lesquelles sont effectués les paiement aux autorités responsables des Etats membres.Article 23Cet article précise les règles relatives aux déclarations de dépense et les principes de bonne gestion financière que doivent appliquer les autorités responsables dans les Etats membres. Il tient compte notamment des dispositions de l'article 42.2.a) des modalités d'exécution du Règlement financier.Article 24Cet article prévoit les modalités et conditions de contrôles et de corrections financières effectués par les Etats membres, conformément aux dispositions pertinentes du Règlement financier et des modalités d'exécution.Article 25Cet article précise les modalités et conditions de contrôles et de corrections financières effectués par la Commission, conformément au Règlement financier et dans le cadre de la gestion partagée.Article 26Cet article définit les principes généraux de suivi et d'évaluation du Fonds tant par les Etats membres que par la Commission.Article 27Cet article précise les conditions et le calendrier dans lesquels s'effectuent les rapports des Etats membres et de la Commission nécessaires au suivi et à l'évaluation du Fonds.Article 28Cet article comporte, comme mesure transitoire en prévision d'une adoption de la décision d'établissement de la deuxième phase du Fonds au cours du deuxième semestre 2004, le calendrier de la première programmation pluriannuelle 2005-2007. Il prévoit expressément et fixe une date limite pour la désignation des Autorités Responsables dans les Etats membres.Article 29Cet article comporte, comme mesure transitoire en prévision d'une adoption de la décision d'établissement de la deuxième phase du Fonds au cours du deuxième semestre 2004, le calendrier du premier programme annuel 2005. Il prévoit expressément la transmission par les Etats membres de la description des systèmes de gestion et de contrôle à mettre en oeuvre (article 35.3 des modalités d'exécution du Règlement Financier).Article 30Cet article prévoit expressément le réexamen de la présente décision à l'issue de la période de six ans.Article 31Destinataires2004/0032 (CNS)Proposition de DÉCISION DU CONSEIL établissant le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 63, paragraphe 2, point b),vu la proposition de la Commission [7],[7]  JO C [...] du [...], p. [...]vu l'avis du Parlement européen [8],[8]  JO C [...] du [...], p. [...]vu l'avis du Comité économique et social européen [9],[9]  JO C [...] du [...], p. [...]vu l'avis du Comité des régions [10],[10]  JO C [...] du [...], p. [...]considérant ce qui suit:(1) L'élaboration d'une politique commune dans le domaine de l'asile, incluant un régime d'asile européen commun, est un élément constitutif de l'objectif de l'Union européenne visant à mettre en place progressivement un espace de liberté, de sécurité et de justice ouvert à ceux qui, poussés par les circonstances, recherchent légitimement une protection dans l'Union européenne.(2) La mise en oeuvre d'une telle politique doit reposer sur la solidarité entre les Etats membres et suppose l'existence de mécanismes destinés à assurer un équilibre entre les efforts consentis par les Etats membres pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées et supporter les conséquences de cet accueil. A cette fin, le Fonds européen pour les réfugiés a été institué entre 2000 et 2004.(3) Il y a lieu de poursuivre dans cette voie et d'établir le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005 à 2010, afin de poursuivre cette solidarité entre les Etats membres, à la lumière du développement de la législation communautaire dans le domaine de l'asile et en prenant en compte l'expérience tirée de la mise en oeuvre de la première phase du Fonds de 2000 à 2004.(4) Il est nécessaire d'appuyer les efforts consentis par les Etats membres pour accorder aux réfugiés et personnes déplacées des conditions d'accueil appropriées et appliquer des procédures d'asile équitables et efficaces, afin de protéger les droits des personnes qui nécessitent une protection internationale et d'améliorer le fonctionnement des systèmes d'asile.(5) L'intégration des personnes bénéficiant d'une protection internationale dans la société du pays où elles sont établies est l'un des objectifs de la convention de Genève. Il est nécessaire de faire partager à ces personnes les valeurs inscrites dans la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne et les droits et obligations de la citoyenneté européenne. Il y a lieu, à cette fin, de soutenir l'action des Etats membres visant à la promotion de leur intégration sociale, économique et culturelle, en tant qu'elle contribue notamment à la réalisation de la cohésion économique et sociale dont le maintien et le renforcement figurent parmi les objectifs fondamentaux de la Communauté mentionnés à l'article 2 et à l'article 3, paragraphe 1, point k), du traité.(6) Il est de l'intérêt des Etats membres comme des personnes concernées que les réfugiés et les personnes déplacées qui sont admis à séjourner sur le territoire des Etats membres aient la possibilité de subvenir à leur besoin par le fruit de leur travail.(7) Les mesures qui bénéficient du concours des Fonds structurels ainsi que les autres mesures communautaires dans le domaine de l'enseignement et de la formation professionnelle ne sont pas suffisantes en elle-même pour promouvoir cette intégration ; il est donc opportun de soutenir des mesures spécifiques pour permettre aux réfugiés et personnes déplacées de bénéficier pleinement des programmes mis en place.(8) Une aide concrète est nécessaire pour créer ou améliorer les conditions permettant aux réfugiés et aux personnes déplacées qui le souhaitent de se décider en toute connaissance de cause à quitter le territoire des Etats membres et à rentrer dans leur pays d'origine.(9) Il est nécessaire de tester concrètement des actions innovantes ou d'intérêt communautaire dans ces domaines et de promouvoir les échanges entre les Etats membres pour identifier et favoriser les pratiques les plus efficaces.(10) Il convient de constituer une réserve financière destinée à mettre en oeuvre des mesures d'urgence afin de fournir une protection temporaire en cas d'afflux massif de personnes déplacées en conformité avec la directive 2001/55/CE du Conseil du 20 juillet 2001 relative à des normes minimales pour l'octroi d'une protection temporaire en cas d'afflux massif de personnes déplacées et à des mesures tendant à assurer un équilibre entre les efforts consentis par les Etats membres pour accueillir ces personnes et supporter les conséquences de cet accueil [11].[11]  JO L 212 du 7.8.2001, p. 12.(11) En vue de mettre en oeuvre de manière efficace, pertinente et proportionnelle la solidarité financière et afin de tenir compte de l'expérience de l'application du Fonds européen pour les réfugiés de 2000 à 2004, il convient d'adopter un mode de gestion partagée et de distinguer les responsabilités de la Commission et celles des Etats membres. A ce titre, il est nécessaire de prévoir la désignation des structures nationales appropriées ainsi que la définition de leurs tâches.(12) L'appui apporté par le Fonds européen pour les réfugiés sera plus efficace et mieux ciblé si le cofinancement des actions éligibles est basé sur deux programmations stratégiques pluriannuelles des interventions et sur un programme de travail annuel formulés par chaque Etat membre en fonction de sa situation et des besoins constatés également au regard du développement du régime d'asile européen commun.(13) Il est équitable de répartir les ressources proportionnellement à la charge qui pèse sur chaque Etat membre en raison des efforts qu'il consent pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées.(14) Il y a lieu d'arrêter les mesures nécessaires pour la mise en oeuvre de la présente décision en conformité avec la décision 1999/468/CE du Conseil du 28 juin 1999 fixant les modalités de l'exercice des compétences d'exécution conférées à la Commission [12].[12]  JO L 184 du 17.7.1999, p. 23(15) La mise en oeuvre des actions par les Etats membres doit apporter des garanties suffisantes quant aux modalités et à la qualité de la mise en oeuvre, quant aux résultats de ces actions et à leur évaluation et quant à la bonne gestion financière et à son contrôle.(16) Une des garanties de l'efficacité du Fonds européen pour les réfugiés est un suivi efficace. Il est nécessaire de déterminer les conditions dans lesquelles ce suivi est effectué.(17) Sans préjudice des compétences de la Commission en matière de contrôle financier, il convient d'établir une coopération entre les Etats membres et la Commission dans ce domaine.(18) Il est nécessaire d'établir la responsabilité des Etats membres en matière de poursuite et de correction des irrégularités et des infractions ainsi que celle de la Commission en cas de défaillances des Etats membres.(19) L'efficacité et l'incidence des actions soutenues par le Fonds européen pour les réfugiés dépendent aussi de l'évaluation qui en est faite et il convient de préciser les responsabilités des Etats membres et de la Commission en la matière ainsi que les modalités qui garantissent la fiabilité de l'évaluation.(20) Il convient, d'une part, d'évaluer les actions en vue de leur réexamen à mi-parcours et de l'appréciation de leurs effets et, d'autre part, d'intégrer le processus d'évaluation au suivi des actions.(21) Etant donné que les objectifs de l'action envisagée, à savoir manifester la solidarité entre les Etats membres en assurant un équilibre entre les efforts consentis par lesdits Etats membres pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées à la lumière des développements de la législation communautaire en matière d'asile, ne peuvent pas être réalisés de manière suffisante par les Etats membres et peuvent donc, en raison des dimensions et des effets de l'action, être mieux réalisés au niveau communautaire, la Communauté peut prendre des mesures, conformément au principe de subsidiarité consacré à l'article 5 du traité . Conformément au principe de prportionnalité tel qu'énoncé audit article, la présente décision n'excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.(22) Le Danemark, conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, ne participe pas à l'adoption de la présente décision et n'est donc pas lié par elle ni soumis à son application.A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:CHAPITRE IOBJECTIFS ET MISSIONSArticle premierEtablissement du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010 et objectifs1. La présente décision établit, pour la période allant du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2010, le Fonds européen pour les réfugiés, ci-après dénommé « Fonds ».2. Le Fonds est destiné à soutenir et encourager les efforts consentis par les Etats membres pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées et supporter les conséquences de cet accueil, par le cofinancement d'actions prévues dans la présente décision, en prenant en compte la législation communautaire dans ces domainesArticle 2Dispositions financières1. Les crédits annuels du Fonds sont autorisés par l'autorité budgétaire dans les limites des perspectives financières.2. Dans le contexte de la procédure budgétaire pour 2008, la Commission fera rapport, au plus tard le 1er mai 2007, sur l'adéquation du montant pour 2008-2010 avec les nouvelles perspectives financières. Le cas échéant, la Commission fera les démarches nécessaires au cours des procédures budgétaires 2008-2010 afin d'assurer la cohérence des allocations annuelles avec les perspectives financières.Article 3Groupes cibles des actionsAux fins de la présente décision, les groupes cibles se composent des catégories suivantes :(1) tout ressortissant d'un pays tiers ou apatride bénéficiant du statut défini par la convention de Genève du 28 juillet 1951 relative au statut de réfugié et son protocole de 1967 et admis à résider en cette qualité dans un des Etats membres ;(2) tout ressortissant d'un pays tiers ou apatride admis à résider dans un des Etats membres au titre d'un besoin de protection internationale dans le cadre d'un dispositif de réinstallation ;(3) tout ressortissant d'un pays tiers ou apatride bénéficiant d'une forme de protection subsidiaire au sens de la Directive [...] ;(4) tout ressortissant d'un pays tiers ou apatride ayant demandé à bénéficier d'une des formes de protection visées aux points 1 et 3 ;(5) tout ressortissant de pays tiers ou apatrides bénéficiant d'un régime de protection temporaire au sens de la Directive 2001/55/CE.Article 4Actions1. Le Fonds soutient les actions mises en oeuvre dans les Etats membres relatives :a) aux conditions d'accueil et aux procédures d'asile ;b) à l'intégration des personnes visées à l'article 3, dont le séjour dans l'Etat membre concerné a un caractère durable et/ou stable ;c) au retour volontaire des personnes visées à l'article 3, dès lors que ces personnes n'ont pas acquis une nouvelle nationalité et n'ont pas quitté le territoire de l'Etat membre.2. Sans préjudice d'autres actes de droit dérivé adoptés ultérieurement, notamment en matière de procédures d'asile, de qualification au statut de réfugié, de bénéfice de la protection subsidiaire et de statut de résident de longue durée, les actions visées au paragraphe 1 doivent en particulier soutenir la mise en oeuvre des dispositions inscrites dans les règlements (CE) n° 2725/2000 [13] et (CE) n° 343/2003 du Conseil [14] ainsi que des directives 2001/55/CE [15], 2003/9/CE [16] et 2003/86/CE du Conseil [17].[13]  JO L 316 du 15.12.2000, p.1.[14]  JO L 50 du 25.2.2003, p.1.[15]  JO L 212 du 7.8.2001, p.12.[16]  JO L 31 du 6.2.2003, p.18.[17]  JO L 251 du 3.10.2003, p.12.3. Les actions prennent en compte les questions liées au genre, ainsi que les besoins particuliers des personnes les plus vulnérables, y compris celles ayant fait l'objet de tortures ou de traitements inhumains et dégradants ainsi que l'intérêt supérieur de l'enfant. Les actions prévues au paragraphe 1, points a), b) et c) peuvent faire l'objet de projets combinés.Article 5Actions nationales éligibles en matière de conditions d'accueil et de procédures d'asilePeuvent bénéficier du soutien du Fonds les actions en matière de conditions d'accueil et de procédures d'asile et notamment :- les infrastructures ou les services destinés à l'hébergement ;- la fourniture d'une aide matérielle, de soins médicaux et psychologiques ;- l'assistance sociale, l'information ou l'assistance dans les démarches administratives ;- l'aide juridique et linguistique ;- l'éducation, la formation linguistique, l'insertion professionnelle ;- l'amélioration de l'efficacité et de la qualité des procédures d'asile ;- les dispositifs de premier accueil et de gestion consacrés dans les Etats membres aux personnes admises par réinstallation ;- l'information de la population locale du pays hôte.Article 6Actions nationales éligibles en matière d'intégrationPeuvent bénéficier du soutien du Fonds les actions en matière d'intégration dans la société de l'Etat membre de résidence des personnes visées à l'article 4, paragraphe 1, point b), ainsi que des membres de leur famille et notamment :- les actions d'assistance sociale dans les domaines tels que le logement, les moyens de subsistance, les soins médicaux et psychologiques ;- l'adaptation des bénéficiaires à la société de l'Etat membre, y compris sur le plan socio-culturel, ainsi que le partage des valeurs inscrites dans la Charte des Droits Fondamentaux de l'Union européenne et des droits et obligations de la citoyenneté européenne ;- les actions de promotion à la participation civile et culturelle des bénéficiaires ;- l'éducation, la formation professionnelle, la reconnaissance des qualifications et des diplômes ;- les actions visant à rendre ces personnes autonomes, y compris sur le plan économique ;- les actions visant à l'intégration de ces personnes impliquant des autorités locales, des citoyens européens, ou des organisations de communautés de réfugiés, par exemple à travers le volontariat, le parrainage, la participation d'organisations socio-professionnelles ou syndicales.Article 7Actions nationales éligibles en matière de retour volontairePeuvent bénéficier d'un soutien du Fonds les actions en matière de retour volontaire et notamment :- l'information et les services de conseils relatifs aux actions ou programmes de retour volontaire ;- l'information relative à la situation dans les pays ou régions d'origine ;- la formation générale ou professionnelle et l'aide à la réinsertion ;- les actions de communautés d'origine résidentes dans l'Union européenne facilitant le retour volontaire des personnes visées dans la présente décision ;Article 8Actions communautaires1. En dehors des actions visées aux articles 5, 6 et 7, le Fonds peut également financer, à l'initiative de la Commission et dans la limite de 10 % de ses ressources disponibles, des actions en matière de politique d'asile et de mesures applicables aux réfugiés et aux personnes déplacées, innovantes ou d'intérêt communautaire visées au paragraphe 2.2. Les actions communautaires éligibles concernent notamment :a) la promotion de la coopération communautaire dans la mise en oeuvre de la législation communautaire et des bonnes pratiques ;b) le soutien à la mise en place de réseaux de coopération transnationaux facilitant l'échange d'expérience et de bonnes pratiques ;c) le soutien à des projets pilotes novateurs, fondés sur des partenariats transnationaux conçus pour stimuler l'innovation et la qualité de la politique d'asile ;d) le soutien à des opérations transnationales de sensibilisation auprès de publics cibles sur la politique européenne d'asile et la situation des personnes visées à l'article 3 ;e) le soutien à l'utilisation des technologies de l'information et des communications.Article 9Mesures d'urgence1. En cas de mise en oeuvre de mécanismes de protection temporaire au sens de la Directive 2001/55/CE du Conseil, le Fonds finance également, en dehors des actions visées à l'article 4 et de manière additionnelle à celles-ci, des mesures d'urgence au bénéfice des Etats membres.2. Les mesures d'urgence éligibles couvrent les types d'action suivants :a) à l'accueil et l'hébergement ;b) la fourniture de moyens de subsistance, y compris la nourriture et l'habillement ;c) l'assistance médicale, psychologique ou autre ;d) les frais de personnel et d'administration induits par l'accueil des personnes concernées et la mise en oeuvre des mesures d'urgence ;e) les frais logistiques et de transport.CHAPITRE IIMODALITES DE MISE EN bUVRE ET DE GESTIONArticle 10Mise en oeuvreLa Commission est chargée de la mise en oeuvre de la présente décision et adopte toute modalité nécessaire à son application.Article 11Responsabilités respectives de la Commission et des Etats membres1. La Commission :a) adopte les lignes directrices portant sur les priorités des programmes pluriannuels prévus à l'article 14 et communique aux Etats membres les dotations financières indicatives du Fonds ;b) dans le cadre de sa responsabilité dans l'exécution du budget général des Communautés européennes, s'assure de l'existence, de la pertinence et du bon fonctionnement dans les Etats membres des systèmes de gestion et de contrôle, de manière que les fonds communautaires soient utilisés de manière régulière et efficace. Cette vérification inclut notamment un examen préalable, sur pièces et sur place, des procédures de mise en oeuvre, des systèmes de contrôle, des systèmes de comptabilité et des procédures de marchés et d'octroi de subventions mises en oeuvre par les Autorités Responsables. La Commission procède à tout réexamen nécessaire à l'occasion de tout changement substantiel de procédures ou de système ;c) assure la mise en oeuvre des actions communautaires visées à l'article 8.2. Les Etats membres :a) sont responsables de la mise en oeuvre des actions nationales bénéficiant du soutien du Fonds en prenant les mesures nécessaires au fonctionnement efficace du Fonds au niveau national et en associant toutes les parties concernées par la politique d'asile, conformément aux pratiques nationales ;b) mettent en place la structure qui convient, dénommée Autorité Responsable pour le Fonds européen pour les réfugiés, pour gérer les actions nationales soutenues par le Fonds conformément à la législation communautaire applicable et au principe de bonne gestion financière ;c) assument en premier ressort la responsabilité du contrôle financier des actions et s'assurent que des systèmes de gestion et de contrôle sont mis en oeuvre de manière à assurer une utilisation efficace et régulière des fonds communautaires. Ils communiquent à la Commission une description de ces systèmes.d) certifient que les déclarations de dépenses présentées à la Commission sont exactes et veillent à ce qu'elles procèdent de systèmes de comptabilité basés sur des pièces justificatives susceptibles d'être vérifiées ;e) coopèrent avec la Commission pour la collecte des statistiques nécessaires à la mise en oeuvre de l'article 16.3. La Commission, en coopération avec les Etats membres :a) assure la diffusion des résultats des actions entreprises dans le cadre de la phase 2000-2004 du Fonds européen pour les réfugiés et de celles à mettre en oeuvre dans le cadre de la phase 2005-2010 ;b) veille à ce que les actions soutenues par le Fonds fassent l'objet d'une information, d'une publicité et d'un suivi adéquats ;c) assure la cohérence globale et la complémentarité avec d'autres politiques, instruments et actions communautaires pertinents.Article 12Autorités Responsables1. Chaque Etat membre désigne une Autorité Responsable qui sera le seul interlocuteur de la Commission. Cette autorité peut être l'Etat membre lui-même, ou un organisme public national, ou une entité de droit privé régie par le droit de l'Etat membre et investie d'une mission de service public. Au cas où l'Etat membre désigne une Autorité Responsable différente de lui-même, il fixe toutes les modalités de ses relations avec cette autorité et des relations de celle-ci avec la Commission.2. L'organisme désigné comme Autorité Responsable doit répondre aux conditions minimales suivantes :(a) avoir la personnalité juridique, sauf dans le cas où l'Autorité Responsable est un organe fonctionnel de l'Etat membre ;(b) disposer d'infrastructures permettant des communications aisées avec un large éventail d'usagers et avec les Autorités Responsables des autres Etats membres et la Commission ;(c) oeuvrer dans un contexte administratif qui lui permette de s'acquitter convenablement de ses tâches et d'éviter tout conflit d'intérêt ;(d) être en mesure d'appliquer les règles de gestion de fonds fixées au niveau communautaire ;(e) avoir une capacité financière et de gestion en rapport avec le volume de fonds communautaires que l'Autorité Responsable sera appelée à gérer ;(f) disposer d'un personnel rassemblant des qualifications professionnelles et linguistiques adaptées à un travail administratif et financier dans un environnement de coopération internationale.3. L'Etat membre assure un financement adéquat de l'Autorité Responsable de sorte qu'elle puisse remplir ses tâches convenablement et sans interruption pendant la période 2005-2010.4. Les Autorités Responsables devront notamment assurer les tâches suivantes :(a) consulter les partenaires concernés en vue de l'établissement de la programmation pluriannuelle tels que les organisations non gouvernementales, les autorités locales, les organisations internationales compétentes, les partenaires sociaux etc...);(b) organiser et publier les appels d'offres et les appels à propositions ;(c) organiser les procédures de sélection et d'attribution des cofinancements par le Fonds, dans le respect des principes de transparence, d'égalité de traitement et de non-cumul ;(d) assurer la cohérence et la complémentarité entre les cofinancements du Fonds et ceux prévus dans le cadre des différents instruments financiers nationaux et communautaires pertinents ;(e) assurer la gestion administrative, contractuelle et financière des actions ;(f) exercer les activités d'information et de diffusion des résultats ;(g) assurer le suivi et l'évaluation ;(h) assurer la coopération et la liaison avec la Commission et les Autorités Responsables des autres Etats membres.5. Les activités des Autorités Responsables liées à la gestion des actions mises en oeuvre dans les Etats membres peuvent être financées au titre de l'assistance technique et administrative définie à l'article 17.6. La Commission arrête, conformément à la procédure prévue à l'article 13, paragraphe 2, les règles concernant les systèmes de gestion et de contrôle des Etats membres, y incluses les règles de gestion administrative et financière des actions nationales cofinancées par le Fonds.Article 13Comité1. La Commission est assistée par un comité.2. Dans le cas où il est fait référence au présent paragraphe, les articles 3 et 7 de la décision 1999/468/CE s'appliquent.3. Le comité adopte son règlement intérieur.CHAPITRE IIIPROGRAMMATIONArticle 14Programmes pluriannuels1. Les actions dans les Etats membres sont mises en oeuvre sur la base de deux périodes de programmation pluriannuelle d'une durée de trois ans (2005-2007 et 2008-2010).2. Pour chaque période de programmation, sur base de lignes directrices portant sur les priorités des programmes pluriannuels et des dotations financières indicatives communiquées par la Commission et visées à l'article 11, paragraphe 1, chaque Etat membre propose un projet de programme pluriannuel contenant notamment les éléments suivants :(a) une description de la situation actuelle dans l'État membre, eu égard aux conditions d'accueil, de procédures d'asile, d'intégration et de rapatriement volontaire pour les personnes visées à l'article 3 ;(b) une analyse des besoins dans l'État membre concernés en matière d'accueil, de procédures d'asile, d'intégration et de retour volontaire et l'indication des objectifs opérationnels pour répondre à ces besoins au cours de la période couverte par la programmation ;(c) la présentation d'une stratégie appropriée pour parvenir à ces objectifs et la priorité à donner à leur réalisation, tenant compte des résultats de la consultation des partenaires concernés prévue à l'article 12, paragraphe 4 ainsi qu'une description succincte des actions prévues pour mettre en oeuvre les priorités ;(d) un exposé de la compatibilité de cette stratégie avec d'autres instruments régionaux, nationaux et communautaires ;(e) un plan de financement indicatif précisant, pour chaque objectif et chaque année, la participation financière envisagée du Fonds, ainsi que le montant global des cofinancements public ou privés.3. Les Etats membres soumettent à la Commission leur projet de programme pluriannuel dans les 4 mois suivant la communication par la Commission des lignes directrices et des dotations financières indicatives pour la période concernée.4. La Commission approuve, conformément à la procédure prévue à l'article 13, paragraphe 2, les programmes pluriannuels dans les 3 mois à compter de leur réception, après avoir procédé à un examen des demandes au regard notamment des orientations définies dans les lignes directrices.Article 15Programmes annuels1. Les programmes pluriannuels approuvés par la Commission sont mis en oeuvre par des programmes de travail annuels.2. La Commission fait connaître aux Etats membres au plus tard le 1er juillet de chaque année une estimation des montants qui leur seront affectés pour l'année suivante à l'intérieur des crédits globalement accordés dans le cadre de la procédure budgétaire annuelle, en application des modalités de calcul définies à l'article 16.3. Les Etats membres présentent à la Commission au plus tard le 1er novembre de chaque année, une proposition de programme annuel pour l'année suivante, établie conformément au programme pluriannuel approuvé, comprenant notamment :(a) les modalités de sélection des actions à financer dans le cadre du programme annuel ;(b) la description des tâches à réaliser par l'Autorité Responsable pour la mise en oeuvre du programme annuel ;(b) la répartition financière envisagée de la contribution du Fonds entre les différentes actions du programme, ainsi que le montant demandé au titre de l'assistance technique et administrative visée à l'article 17 pour la mise en oeuvre du programme annuel.4. La Commission examine la proposition de l'Etat membre, en tenant compte notamment du montant définitif des crédits alloués au Fonds dans le cadre de la procédure budgétaire, et décide du cofinancement par le Fonds, au plus tard le 1er mars de l'année concernée. La décision indique le montant attribué à l'Etat membre ainsi que la période d'éligibilité des dépenses.Article 16Répartition annuelle des ressources au titre des actions visées aux articles 5, 6 et 7 mises en oeuvre dans les Etats membres1. Chaque Etat membre reçoit sur la dotation annuelle du Fonds le montant fixe de 300.000 euros. Ce montant est fixé à 500.000 Euros par an pour les années 2005, 2006 et 2007 au bénéfice des Etats ayant accédé à l'Union européenne le 1er mai 2004.2. Le restant des ressources annuelles disponibles est réparti entre les Etats membres proportionnellement :a) au nombre des personnes admises dans l'une des catégories visées à l'article 3, points 1, 2 et 3, au cours des trois années précédentes, pour 35 % de leur volume ;b) au nombre des personnes visées à l'article 3, points 4 et 5, enregistrées au cours des trois années précédentes, pour 65 % de leur volume ;3. Les chiffres de référence sont les derniers chiffres établis par l'Office statistique des Communautés européennes, conformément à la législation communautaire relative à la collecte et l'analyse des statistiques dans le domaine de l'asile.Article 17Assistance technique et administrativeUne partie du cofinancement annuel octroyé à un État membre peut être réservée pour couvrir les dépenses d'assistance technique et administrative nécessaires pour la préparation, le suivi et l'évaluation des actions.Le montant annuel alloué à l'assistance technique et administrative ne peut dépasser 5 % du cofinancement annuel total alloué à l'Etat membre, augmenté de 30.000 euros.Article 18Modalités particulières relatives aux mesures d'urgence1. Les Etats membres présentent à la Commission un état des besoins et un plan de mise en oeuvre des mesures d'urgence visées à l'article 9 comportant une description des actions envisagées et des organismes chargés de leur exécution.2. Le concours financier provenant du Fonds pour les mesures d'urgence visées à l'article 9 est limité à une durée de six mois et ne peut dépasser 80 % du coût de chaque mesure.3. Les ressources disponibles sont réparties entre les Etats membres en fonction du nombre des personnes bénéficiant dans chaque Etat membre de la protection temporaire visée à l'article 9, paragraphe 1.4. Les articles 19, paragraphes 1 et 2, 20 et 22 à 25 s'appliquent.CHAPITRE IVGESTION ET CONTROLE FINANCIERSArticle 19Structure du financement1. La participation financière du Fonds prend la forme de subventions non remboursables.2. Les actions cofinancées par le Fonds ne sont pas éligibles à un financement au titre d'autres sources à charge du budget communautaire.3. Les crédits du Fonds doivent être complémentaires aux dépenses publiques ou assimilables des Etats membres affectées aux actions et mesures couvertes par la présente décision.4. La contribution communautaire aux actions soutenues ne peut excéder :a) dans le cadre des actions mises en oeuvre dans les Etats membres visées aux articles 5, 6 et 7, 50 % du coût total d'une action spécifique. Cette proportion peut être portée à 60 % pour des actions particulièrement innovantes ou faisant l'objet de partenariats transnationaux, et à 75 % dans les Etats membres relevant du Fonds de Cohésion ;b) dans le cadre des appels à propositions au titre des actions communautaires visées à l'article 8, 80 % du coût total d'une action spécifique.5. En règle générale, les aides financières communautaires accordées pour des projets dans le cadre du Fonds sont accordées pour une période maximale de trois ans, sous réserve d'un réexamen périodique des progrès réalisés.Article 20Eligibilité1. Les dépenses doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals des subventions et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur équivalente.2. Pour pouvoir être éligible au soutien du Fonds, une dépense doit avoir été effectivement payée au plus tôt le premier janvier de l'année à laquelle se réfère la décision de cofinancement de la Commission visée à l'article 15, paragraphe 4.3. La Commission arrête, conformément à la procédure prévue à l'article 13, paragraphe 2, les règles relatives à l'éligibilité des dépenses dans le cadre des actions mises en oeuvre dans les Etats membres visées aux articles 5, 6 et 7 cofinancées par le Fonds.Article 21EngagementsLes engagements budgétaires communautaires sont effectués annuellement sur la base de la décision de cofinancement adoptée par la Commission visée à l'article 15, paragraphe 4.Article 22Paiements1. La contribution du Fonds est versée par la Commission à l'autorité responsable conformément aux engagements budgétaires.2. Un préfinancement représentant 50 % du montant alloué dans la décision annuelle de la Commission relative au cofinancement par le Fonds est versé à l'État membre dans les 60 jours suivant l'adoption de ladite décision de cofinancement.3. Un second préfinancement est versé dans un délai n'excédant pas trois mois après approbation par la Commission d'un rapport relatif à l'exécution du programme de travail annuel, ainsi que d'une déclaration de dépenses faisant état d'un niveau de dépenses représentant au moins 70 % du montant du premier préfinancement versé. Le montant du second préfinancement versé par la Commission n'excédera pas 50 % du montant total alloué dans la décision de cofinancement ou, en tout état de cause, le solde entre le montant des fonds communautaires effectivement engagés par l'Etat membre au bénéfice des actions sélectionnées dans le cadre du programme annuel et le montant du premier préfinancement versé.4. Le paiement du solde, ou la demande de remboursement des sommes payées au titre des préfinancements excédant les dépenses finales approuvées au titre du Fonds, sont effectués dans un délai n'excédant pas trois mois après approbation par la Commission du rapport final d'exécution et de la déclaration de dépenses finales du programme annuel visés aux articles 23, paragraphe 3 et 27, paragraphe 2.Article 23Déclarations de dépenses1. Pour toutes les dépenses qu'elle déclare à la Commission, l'Autorité Responsable assure que les programmes nationaux de mise en oeuvre sont gérés conformément à l'ensemble de la réglementation communautaire applicable et que les fonds sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière.2. Les déclarations de dépenses sont certifiées par un service ou un organe fonctionnellement indépendant de l'Autorité Responsable.3. Dans les neuf mois suivant la date fixée par la décision de cofinancement pour l'exécution des dépenses, l'Autorité Responsable transmet à la Commission une déclaration finale de dépenses. Si cette déclaration n'a pas été transmise à la Commission dans ce délai, celle-ci procédera automatiquement à la clôture du programme et au dégagement des crédits y relatifs.Article 24Contrôles et corrections financières effectués par les Etats membres1. Sans préjudice de la responsabilité de la Commission dans l'exécution du budget général des Communautés européennes, les États membres assument en premier ressort la responsabilité du contrôle financier des actions. À cette fin, ils prennent, notamment, les mesures suivantes:(a) ils organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des actions portant sur 10 % au moins des dépenses totales éligibles pour chaque programme annuel de mise en oeuvre et sur un échantillon représentatif des actions approuvées. Les États membres assurent une séparation adéquate entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre ou de paiement concernant les actions ;(b) ils préviennent, détectent et poursuivent les irrégularités, ils les communiquent à la Commission, qu'ils tiennent informée de l'évolution des poursuites administratives et judiciaires ;(c) ils coopèrent avec la Commission pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme au principe de la bonne gestion financière.2. Les Etats membres procèdent aux corrections financières requises en rapport avec l'irrégularité constatée, en tenant compte de son caractère individuel ou systémique. Les corrections financières consistent en une suppression de tout ou partie de la contribution du Fonds aux actions concernées, et donnent lieu, en cas de non remboursement à la date d'échéance fixée par l'Etat membre, au versement intérêts de retard, au taux prévu à l'article 25, paragraphe 4.3. La Commission arrête, conformément à la procédure prévue à l'article 13, paragraphe 2, les règles et procédures relatives aux corrections financières effectuées par les Etats membres dans le cadre des actions mises en oeuvre dans les Etats membres visées aux articles 5, 6 et 7 cofinancées par le Fonds.Article 25Contrôles et corrections financières effectués par la Commission1. Sans préjudice des compétences de la Cour des comptes ni des contrôles effectués par les États membres conformément aux dispositions législatives, réglementaires et administratives nationales, des fonctionnaires ou agents de la Commission peuvent effectuer des contrôles sur place, notamment par sondage, des actions financées par le Fonds et des systèmes de gestion et de contrôle, avec un préavis d'un jour ouvrable au minimum. La Commission en informe l'État membre concerné, de manière à obtenir toute l'aide nécessaire. Des fonctionnaires ou agents de l'État membre concerné peuvent participer à ces contrôles.La Commission peut demander à l'État membre concerné d'effectuer un contrôle sur place pour vérifier la régularité d'une ou de plusieurs opérations. Des fonctionnaires ou agents de la Commission peuvent participer à ces contrôles.2. Si, après avoir procédé aux vérifications nécessaires, la Commission conclut qu'un État membre ne s'est pas conformé aux obligations qui lui incombent en vertu de l'article 24, la Commission suspend les paiements des préfinancements ou le paiement final relatifs aux cofinancements du Fonds pour les programmes annuels concernés dans les cas suivants:(a) si un État membre ne met pas en oeuvre les actions telles que convenues dans la décision de cofinancement, ou ;(b) si une partie ou la totalité du cofinancement d'une ou plusieurs actions par le Fonds n'est pas justifiée ;(c) s'il existe des insuffisances graves dans les systèmes de gestion et de contrôle qui pourraient conduire à des irrégularités de caractère systémique.Dans ces cas, la Commission demande, en indiquant ses motifs, à l'État membre de présenter ses observations et, le cas échéant, d'effectuer les corrections éventuelles dans un délai déterminé.3. À l'expiration du délai fixé par la Commission, en l'absence d'accord et si l'État membre n'a pas effectué les corrections et compte tenu de ses observations éventuelles, la Commission peut décider, dans un délai de trois mois:(a) de réduire le paiement des préfinancements ou le paiement final, ou ;(b) de supprimer tout ou partie de la contribution du Fonds aux actions concernées.En l'absence de décision d'agir conformément au point a) ou au point b), la suspension des paiements prend fin immédiatement.4. Toute somme à recouvrer ou donnant lieu à répétition de l'indu doit être reversée à la Commission. En cas de non remboursement à la date d'échéance fixée par la Commission, le montant dû sera majoré d'intérêts de retards au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros, majoré de trois points et demi. Le taux de référence auquel s'applique la majoration est le taux en vigueur le premier jour du mois de la date limite de paiement, tel que publié au Journal Officiel série C de l'Union européenne.5. La Commission arrête, conformément à la procédure prévue à l'article 13, paragraphe 2, les règles et procédures relatives aux corrections financières effectuées par la Commission dans le cadre des actions mises en oeuvre dans les Etats membres visées aux articles 5, 6 et 7 cofinancées par le Fonds.CHAPITRE VSUIVI, EVALUATION ET RAPPORTSArticle 26Suivi et évaluation1. La Commission assure un suivi régulier du Fonds, en coopération avec les États membres.2. Le Fonds fait l'objet d'une évaluation régulière, réalisée par la Commission en coopération avec les Etats membres, de la pertinence, de l'efficacité et de l'impact des actions mises en oeuvre par rapport aux objectifs visés à l'article 1. Cette évaluation porte aussi sur la complémentarité entre les actions mises en oeuvre dans le cadre du Fonds et celles relevant d'autres politiques, instruments et actions communautaires pertinents.Article 27Rapports1. L'Autorité Responsable de chaque Etat membre prend les mesures nécessaires pour assurer le suivi et l'évaluation des actions.À cette fin, les accords et contrats qu'elle conclut afin de mettre en oeuvre les actions comportent des clauses relatives à l'obligation de rendre compte régulièrement, par un rapport détaillé, de l'état d'avancement de l'exécution de l'action et de la réalisation des objectifs qui lui étaient assignés2. Dans les neuf mois suivant la date de fin d'éligibilité des dépenses fixée par la décision de cofinancement relative à chaque programme annuel, l'autorité responsable adresse à la Commission un rapport final sur la mise en oeuvre des actions ainsi que la déclaration de dépenses finales prévue à l'article 23, paragraphe 3.3. Les États membres transmettent à la Commission :(a) au plus tard le 31 décembre 2006, un rapport d'évaluation sur la mise en oeuvre des actions cofinancées par le Fonds ;(b) au plus tard les 30 juin 2009 et 30 juin 2012, un rapport d'évaluation des résultats et de l'impact des actions cofinancées par le Fonds.4. La Commission présente au Parlement européen, au Conseil, au Comité économique et social et au Comité des régions:(a) au plus tard le 30 avril 2007, un rapport intermédiaire sur les résultats obtenus et sur les aspects qualitatifs et quantitatifs de la mise en oeuvre du Fonds, accompagné, le cas échéant, de toute proposition d'ajustement ;(b) au plus tard le 31 décembre 2009, un rapport d'évaluation intermédiaire accompagné d'une proposition concernant la poursuite du Fonds ;(c) au plus tard le 31 décembre 2012, un rapport d'évaluation a posteriori.CHAPITRE VIDISPOSITIONS TRANSITOIRESArticle 28Programme pluriannuel 2005-2007Par dérogation à l'article 14, le calendrier suivant est d'application pour la mise en oeuvre de la programmation pluriannuelle sur la période 2005-2007 :(a) au plus tard le 31 janvier 2005, la Commission communique aux États membres les lignes directrices de programmation et les dotations financières indicatives des montants qui leur sont affectés ;(b) les États membres désignent l'Autorité Responsable nationale visée à l'article 12 et présentent à la Commission la proposition de programmation pluriannuelle pour la période 2005-2007 visée à l'article 14 au plus tard avant le 15 mars 2005 ;(c) la Commission approuve, conformément à la procédure prévue à l'article 13, paragraphe 2, les programmes pluriannuels dans les deux mois à compter de la réception de la proposition de programme pluriannuel.Article 29Programme annuel 2005Par dérogation à l'article 15, le calendrier suivant est d'application pour la mise en oeuvre de l'exercice 2005:(a) au plus tard le 31 janvier 2005, la Commission communique aux États membres l'estimation des montants qui leur sont affectés ;(b) les États membres présentent à la Commission la proposition de programme annuel visée à l'article 15 au plus tard le 1er juin 2005; cette proposition doit être accompagnée d'un exposé des systèmes de gestion et de contrôle qui seront mis en oeuvre de manière à assurer une utilisation efficace et régulière des fonds communautaires ;(c) la Commission adopte les décisions de cofinancement dans les deux mois qui suivent la réception de la proposition de programme annuel, suite à la vérification des éléments prévus à l'article 11, paragraphe 1.bLes dépenses effectivement payées entre le 1er janvier 2005 et la date d'adoption des décisions de cofinancement pourront être éligibles à un soutien du Fonds.CHAPITRE VIIDISPOSITIONS FINALESArticle 30RéexamenSur proposition de la Commission, le Conseil réexamine la présente décision au plus tard le 31 décembre 2010.Article 31DestinatairesLes États membres sont destinataires de la présente décision.Fait à Bruxelles, lePar le ConseilLe PrésidentFICHE FINANCIÈREFICHE FINANCIERE LEGISLATIVEDomaine(s) politique(s): Justice et Affaires IntérieuresActivité(s): Politiques Communes en matière d'immigration et d'asileDénomination de l'action: Fonds Europeen pour les Réfugiés1. LIGNE(S) BUDGÉTAIRE(S) + INTITULÉ(S)18 03 03 - Fonds Européen pour les réfugiés18 03 04 - Mesures d'urgence en cas d'afflux massif de réfugiés18 01 04 02 - Fonds européen pour les réfugiés - Dépenses pour la gestion administrative18 01 04 03 - Mesures d'urgence en cas d'afflux massif de réfugiés - Dépenses pour la gestion administrative2. DONNÉES CHIFFRÉES GLOBALES2.1 Enveloppe totale de l'action (partie B): 670,090 Mio EUR en CE (Les crédits relatifs à la période 2007-2010 sont donnés à titre indicatif et devront être compatibles avec la programmation financière établie dans le cadre des perspectives financières post-2006)2.2 Période d'application:2005 - 20102.3 Estimation globale pluriannuelle des dépenses:a) Echéancier crédits d'engagement/crédits de paiement (intervention financière) (cf. point 6.1.1)Ligne 18 03 03 - Fonds Européen pour les réfugiésMio EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;Ligne 18 03 04 - Mesures d'urgence en cas d'afflux massif de réfugiés (montant à porter en p.m.)Mio EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;b) Assistance technique et administrative (ATA) et dépenses d'appui (DDA) (cf. point 6.1.2)18 01 04 02 - Fonds européen pour les réfugiés - Dépenses pour la gestion administrativeMio EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;18 01 04 03 - Mesures d'urgence en cas d'afflux massif de réfugiés - Dépenses pour la gestion administrative (montant à porter en p.m.)Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;c) Incidence financière globale des ressources humaines et autres dépenses de fonctionnement(cf. points 7.2 et 7.3)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;2.4 Compatibilité avec la programmation financière et les perspectives financières|x| Proposition compatible avec la programmation financière existante pour les crédits 2004-2006. Les crédits pour la période 2007-2010 sont donnés à titre indicatif et devront être compatibles avec la programmation financière établie dans le cadre des perspectives financières post 2006.|  | Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières,|  | y compris, le cas échéant, un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel.2.5 Incidence financière sur les recettes|x| Aucune implication financière (concerne des aspects techniques relatifs à la mise en oeuvre d'une mesure)OU|  | Incidence financière - L'effet sur les recettes est le suivant:3. CARACTÉRISTIQUES BUDGÉTAIRES&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;4. BASE LÉGALEProposition de décision du Conseil établissant le Fonds Européen pour les Réfugiés pour la période 2005-2010 ; article 63 paragraphe 2, point b du TCE.5. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION5.1 Nécessité d'une intervention communautaire5.1.1 Objectifs poursuivisLa mise en oeuvre d'une politique commune en matière d'asile, telle que prévue à l'article 63 du traité instituant la Communauté européenne, prévoit notamment la mise en oeuvre de mesures « tendant à assurer un équilibre entre les efforts consentis par les États membres pour accueillir des réfugiés et des personnes déplacées et supporter les conséquences de cet accueil ».A ce titre, le Fonds européen pour les Réfugiés (FER), créé pour sa première phase (2000-2004) en septembre 2000, est un mécanisme de soutien financier des actions des Etats membres en faveur des demandeurs d'asile et réfugiés, ou personnes bénéficiant ou demandant à bénéficier d'une protection subsidiaire ou temporaire, dont les Etats membres bénéficient en fonction de la charge (i.e. en particulier du nombre de personnes dans ces situations) à laquelle ils doivent faire face.En ligne avec les dispositions du Traité, le FER pour la période 2005-2010 a pour but d'exprimer la solidarité entre la Communauté et les Etats membres dans l'accueil des demandeurs d'asile (entre 350.000 et 400.000 par an) , l'intégration des personnes bénéficiant de protection internationale dans l'UE (entre 50.000 et 100.000 par an selon les années) et les actions favorisant les retours volontaires des personnes sous protection ou des demandeurs d'asile déboutés (entre 50 et 80 % des cas), et ce alors que la législation communautaire en matière d'asile et l'élargissement vont entraîner des modifications structurelles importantes. La mise en oeuvre du FER dans sa deuxième phase devra en particulier accompagner la réalisation des objectifs définis dans la législation communautaire définissant une politique commune en matière d'asile (Directive sur les conditions d'accueil des demandeurs d'asile [18], règlement « Dublin II » [19], Directives sur les procédures d'asile [20] et sur la qualification au statut de réfugié et la protection subsidiaire [21]), et dans une phase ultérieure, l'objectif d'un régime d'asile européen commun. Dans ce cadre, le FER doit permettre, dans le respect des principes de subsidiarité et d'additionnalité, de développer dans les Etats membres des mesures visant à l'amélioration de la situation des personnes et de l'efficacité des systèmes en matière d'accueil des demandeurs d'asile et de personnes recherchant une protection sur le territoire de l'Union européenne, d'intégration des personnes bénéficiant d'une forme de protection internationale, ainsi que de mesures encourageant le retour volontaire de ces personnes.[18]  Directive 2003/9/CE du Conseil du 27 janvier 2003 relative à des normes minimales pour l'accueil des demandeurs d'asile dans les États membres, JO L 31 du 06/02/2003, p.18.[19]  Règlement (CE) n 343/2003 du Conseil du 18 février 2003 établissant les critères et mécanismes de détermination de l'État membre responsable de l'examen d'une demande d'asile présentée dans l'un des États membres par un ressortissant d'un pays tiers, JO L 50 du 25/02/2003, p.1.[20]  Proposition modifiée de directive du Conseil relative à des normes minimales concernant la procédure d'octroi et de retrait du statut de réfugié dans les États membres, COM(2002)326 Final, JO C 291 du 26/11/2002, p. 143.[21]  Proposition de directive du Conseil concernant les normes minimales relatives aux conditions que doivent remplir les ressortissants des pays tiers et les apatrides pour pouvoir prétendre au statut de réfugié ou de personne qui, pour d'autres raisons, a besoin d'une protection internationale, et relatives au contenu de ces statuts, COM(2001)510 Final, JO C 51 E du 26/02/2002, p. 325.Par ailleurs, l'expérience de la situation des années 1990 liée au conflit en ex-Yougoslavie et au Kosovo demandent la mise en place d'un mécanisme de soutien d'urgence en cas d'afflux massif de personnes déplacées, dans l'objectif d'assurer à ces personnes, en lien avec la législation communautaire en la matière, un dispositif d'accueil efficace et humain [22].[22]  Directive 2001/55/CE du Conseil du 20 juillet 2001 relative à des normes minimales pour l'octroi d'une protection temporaire en cas d'afflux massif de personnes déplacées et à des mesures tendant à assurer un équilibre entre les efforts consentis par les États membres pour accueillir ces personnes et supporter les conséquences de cet accueil, JO L 212 du 07/08/2001, p.12.5.1.2 Dispositions prises relevant de l'évaluation ex ante et dispositions prises à la suite de l'évaluation ex post.La présente proposition de décision établissant la deuxième phase du FER a été établie après réalisation d'une étude d'impact approfondie. Cette étude d'impact approfondie s'est appuyée sur les résultats de l'évaluation à mi-parcours de la première phase du FER, réalisée en 2003, sur une consultation publique lors de la Conférence organisée par la Commission les 30 et 31 Octobre 2003, qui a réuni plus de 350 participants impliqués dans la politique d'asile (représentants des administrations nationales, des ONG, des collectivités régionales et locales, des organisations de réfugiés) des 15 Etats membres et des 10 pays adhérents. Par ailleurs, un questionnaire spécifique a été adressé à des organisations actives dans le domaine de l'accueil, de l'intégration et du retour volontaire des groupes cibles du FER, ainsi qu'aux administrations nationales en charge de la gestion des actions du FER au niveau national.Les résultats de l'étude d'impact approfondie ont permis, d'une part, de valider un certain nombre d'hypothèses établies lors de la première phase du FER :- critères de répartition des fonds entre les Etats membres, basés sur des critères objectifs reflétant les responsabilités auxquelles doivent faire face les Etats membres (nombre de personnes bénéficiant / demandant à bénéficier d'une forme de protection internationale enregistrées sur le territoire au cours des trois dernières années), accompagnés d'un mécanisme correctif (montant fixe) visant à tenir compte de critères tels que la charge relative (par exemple par rapport à la population de l'Etat membre, à sa richesse, au développement de son système d'asile national).- validité et bon rapport coût / efficacité d'un mode de gestion dans lequel un certain nombre de tâches sont déléguées aux Etats membres : évaluation des priorités d'action, liées à une évaluation des besoins au niveau national, la sélection des projets soutenus, la gestion financière des subventions octroyées aux projets.- validité des groupes cibles des actions et des mesures dans lesquelles ces actions doivent s'inscrire : accueil (y compris accès et efficacité de la procédure d'examen de la demande d'asile), intégration des personnes sous protection dans la société de l'Etat membre, facilitation du retour volontaire des demandeurs d'asile (y compris déboutés) et des réfugiés.Les résultats de l'exercice d'évaluation à mi-parcours ont également permis de dégager un certain nombre d'orientations ou propositions visant à améliorer la pertinence, l'efficience, l'efficacité et la viabilité de l'instrument financier :- tout d'abord, une augmentation substantielle du budget, qui permettrait à l'instrument de sortir de sa dimension « symbolique » en termes de solidarité communautaire et de produire des résultats et des impacts significatifs non seulement sur les groupes cibles, mais également sur les systèmes. Cette augmentation est justifiée d'une part par l'évolution du contexte en termes de nombre de demandeurs d'asile (augmentation moyenne annuelle de 13 % du nombre de demandeurs entre 1998 et 2002), et d'autre part le rôle du FER en soutien de la mise en oeuvre d'une véritable politique commune en matière d'asile (e.g. des standards minimaux en matière d'accueil, procédures d'asile, droits et bénéfices des personnes sous protection et retours volontaires organisés). A ce titre, l'augmentation des fonds alloués au FER doit permettre d'améliorer la situation des personnes cherchant ou bénéficiant d'une protection internationale, en tenant compte des évolutions des flux de ces personnes et en permettant donc de couvrir les besoins immédiats issus de ces évolutions. Selon les estimations tirées de l'évaluation à mi-parcours, les actions développées dans le cadre de la première phase du FER ont permis de toucher environ 15 % de la population cible en matière d'accueil, 10 % en matière d'intégration et 3 % en matière de retour. La seconde phase du FER doit se donner pour objectif d'augmenter l'impact sur la population cible, en moyenne à hauteur de 30 %. L'augmentation proposée des crédits doit également permettre de renforcer la qualité et la soutenabilité des systèmes et des structures au niveau des standards communs. L'évaluation à mi-parcours a mis en évidence que les impacts sur les systèmes et structures sont substantiels lorsque les fonds alloués au titre du FER ont représenté un complément de plus de 10 % des dotations nationales en matière d'asile. Néanmoins, il importe de tenir compte, d'une part, des différences de développement structurel des systèmes d'asile entre les Etats membres. Dans ce contexte, les investissements nécessaires au renforcement des capacités d'accueil et des systèmes dans les nouveaux Etats membres liés à la mise en oeuvre de la nouvelle législation communautaire en matière d'asile, et qui devraient, selon toute vraisemblance, constater une augmentation des flux, doivent pouvoir bénéficier d'un soutien par le FER. D'autre part, l'évaluation des ressources nécessaires doit également être conçue sur la base de l'amélioration des modes de programmation et de gestion u FER, dans l'objectif de maximiser l'efficience et l'efficacité du FER. Par conséquent la Commission estime qu'une augmentation graduelle des crédits pour atteindre, à partir de 2008, 150 millions EUR annuels, permettra raisonnablement d'atteindre les objectifs de solidarité, de complémentarité et de mise en oeuvre des normes communautaires en matière d'asile.- une programmation plus stratégique des interventions de l'instrument, dans laquelle la Commission devrait voir un rôle plus important de leadership, en tenant compte notamment de l'adoption du cadre réglementaire communautaire en matière de politique d'asile ;- d'autre part, la nécessité de tenir compte, dans les critères de répartition des fonds entre les Etats membres, non seulement de la population cible, mais également de la nécessité, en particulier pour les nouveaux Etats membres, d'effectuer des investissements structurants visant à assurer l'efficacité des systèmes nationaux d'asile. L'évaluation à mi-parcours a analysé la répartition entre les dépenses destinées au renforcement des structures et systèmes et les dépenses destinées au soutien des individus. Cette analyse a mis en exergue une prépondérance de ces dernières, avec des risques de ruptures et précarisation, notamment en ce qui concerne l'accueil et l'intégration. Au vu de la situation dans les nouveaux Etats-membres, il apparaît clairement que le renforcement des systèmes et structures doit être un volet prioritaire du nouveau FER - il faut rappeler que ce type de dépenses exige des montants plus substantiels que le soutien aux individus.- une programmation et un cycle de vie des projets permettant une meilleure utilité et viabilité des résultats, par le biais de stratégies pluriannuelles établies sur base d'un processus de concertations (entre partenaires nationaux et entre les Etats membres et la Commission), permettant de financer des projets structurants, également sur une base pluriannuelles. Cette conclusion de l'évaluation à mi-parcours est fondée sur une consultation des principaux partenaires impliqués dans la mise en oeuvre de projets, et elle a été validée lors de l'exercice d'analyse d'impact approfondie, tel que décrit ci-dessus.- l'évaluation à mi-parcours a aussi examiné les Actions communautaires de l'actuel FER, et si elle a identifié un certain nombre d'améliorations à apporter dans ce domaine, elle a aussi reconnu l'utilité et la valeur ajoutée de ce type d'actions. Un accent plus prononcé sera donc porté sur la dimension transnationale et la valeur ajoutée communautaire, par le biais de systèmes d'information et d'échanges d'expériences et de bonnes pratiques au niveau communautaire et un soutien accru à des projets transnationaux innovants. Ces projets devraient bénéficier d'une durée plus longue (voir supra) mais devront être accompagnées de mesures destinées à en diffuser les résultats, et en assurer la prise en compte dans le « mainstream ».- une délégation de tâches de gestion aux Etats membres s'accompagnant d'un accompagnement plus important au niveau communautaire (cadre financier et administratif commun, outils de gestion communs), permettant de garantir une mise en oeuvre de l'instrument dans le respect du principe de bonne gestion financière, tout en permettant aux projets de développer leurs actions dans des conditions plus favorables. Cette recommandation ressort fortement de l'évaluation à mi-parcours, où malgré quelques critiques quant à la lourdeur et lenteur des procédures, il y a eu une demande unanime d'une approche plus proactive au niveau communautaire.5.2 Actions envisagées et modalités de l'intervention budgétaireLe Fonds Européen pour les Réfugiés est la traduction du principe de solidarité et de partage de la charge entre la Communauté et les Etats membres dans l'établissement d'une politique d'asile commune, et, à terme, d'un système d'asile commun.A ce titre, 90 % des fonds alloués sont répartis entre les Etats membres sur la base d'un montant fixe et du nombre de personnes appartenant au groupe cible enregistrées sur le territoire de l'Etat membre dans les trois années précédentes. La programmation stratégique des actions à soutenir par le FER sera réalisée par les Etats membres sur base d'une période de trois ans. Cependant, afin, d'une part, de tenir compte de l'annualité budgétaire et d'adapter la répartition des fonds à l'évolution (parfois rapide) de la situation dans chaque Etat membre, la répartition effective des fonds sera réalisée annuellement, sur base du budget alloué dans le cadre de la procédure budgétaire. Cette allocation annuelle fera l'objet de programmes annuels nationaux de mise en oeuvre.Les 10 % restants des fonds seront réservés à la mise en oeuvre au niveau communautaire d'actions visant à améliorer la communication et la réflexion commune des actions du FER, par le biais de réunions d'experts, d'échanges d'expériences, et de mise en oeuvre de projets transnationaux innovants.Les bénéficiaires identifiés des actions du Fonds européen pour les Réfugiés sont :- bénéficiaires finaux : demandeurs d'asile (nombre enregistré chaque année dans l'UE-15 : environ 375.000), personnes admises à bénéficier du statut de réfugié, y compris à travers des dispositifs de réinstallation, d'une forme de protection subsidiaire ou d'une protection temporaire (nombre de personnes admises chaque année dans l'UE-15 : environ 30.000). Les besoins spécifiques de personnes particulièrement vulnérables (tels que mineurs non accompagnés, femmes seules avec enfants, personnes âgées, personnes handicapées, personnes victimes de torture ou de traitement dégradants) doivent également être pris en compte.- bénéficiaires intermédiaires : services des Etats membres chargés de la mise en place des dispositifs d'accueil, d'intégration et de retour volontaire, y compris les services chargés des procédures d'asile, personnel et travailleurs des ONG et des autorités régionales / locales impliquées dans la mise en place des dispositifs d'accueil (y compris procédure), d'intégration et de retour volontaire.Les actions soutenues par le FER doivent viser à améliorer les conditions d'accueil, d'intégration et de retour volontaire des bénéficiaires finaux, dans le respect des conditions minimales fixées par la législation communautaire, en vue également d'améliorer la capacité des systèmes dans les Etats membres et de favoriser les partenariats entre les différents intervenants (services de l'Etat, collectivités territoriales et locales, organisations non gouvernementales et organisations de communautés de réfugiés). Au niveau communautaire (actions communautaires), les actions doivent viser la mise en commun et les échanges d'information, les échanges et au transfert de bonnes pratiques (y compris de standards supérieurs aux standards minimum définis dans la réglementation communautaire).Les actions soutenues par le FER prendront la forme de subventions octroyées dans le respect des dispositions relatives aux appels à propositions ou au recours aux marchés publics. Les actions soutenues devront s'inscrire dans le cadre des objectifs stratégiques et opérationnels définis dans les programmations pluriannuelles et les programmes annuels.La contribution communautaire aux projets soutenus ne peut excéder :- dans le cadre des actions mises en oeuvre dans les Etats membres, 50 % du coût total d'un projet spécifique. Cette proportion peut être portée à 60 % pour des projets particulièrement innovants ou faisant l'objet de partenariats transnationaux, et à 75 % dans les Etats membres relevant du Fonds de Cohésion ;- dans le cadre des appels à propositions au titre des actions communautaire, 80 % du coût total d'un projet spécifique.En règle générale, les aides financières communautaires accordées pour des projets dans le cadre du Fonds peuvent couvrir une période maximale de trois ans, sous réserve d'un réexamen périodique des progrès réalisés.5.3 Modalités de mise en oeuvreLa première phase du FER (2000-2004, Décision du Conseil 2000/596/CE) était basée sur un système de gestion partagée avec les Etats membres. Compte tenu, d'une part, de la diversité actuelle des systèmes d'asile dans les Etats membres, et d'autre part de la nécessité de soutenir des initiatives aptes à produire des résultats et des impacts sur la situation des personnes dans les Etats membres et sur les systèmes liés à l'accueil, à l'intégration et au retour volontaire, une délégation de certaines tâches de gestion, y compris d'exécution budgétaire, au niveau des Etats membres est toujours justifiée pour la deuxième phase du FER. De plus, l'augmentation substantielle proposée des ressources du FER dans sa deuxième phase justifie le maintien de cette délégation.L'examen des résultats de la première phase du FER, le besoin exprimé pour un rôle accru de la Commission, notamment en termes de planification et de mise en commun de l'information, ainsi que l'entrée en vigueur de la réglementation financière (Règlement Financier et Modalités d'Exécution) définissant plus précisément les modes de délégation de tâches de puissance publique à des institutions ou organismes externes ont conduit au choix, pour la seconde phase du FER, d'un mode de gestion « partagée » avec délégation de tâches de gestion aux Etats membres, qui désigneront pour la gestion des actions du FER des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public présentant les garanties financières suffisantes et respectant les conditions prévues dans les modalités d'exécution (Autorités Responsables FER). Le montant octroyé au titre de l'assistance technique sera augmenté, et composé d'une partie fixe (30.000 EUR, et d'une partie variable, équivalente au maximum à 5 % de la dotation annuelle octroyée à l'Etat membre, et sera destiné à couvrir tout ou partie des dépenses liées à l'organisation des appels à propositions, la sélection des projets, la gestion administrative, contractuelle et financière des projets, la publicité et diffusion de l'information, le suivi et l'évaluation, et les contrôles et audit au premier niveau. Par ailleurs, la Commission développera des règles communes en matière de gestion administrative et financière, ainsi que des outils communs de gestion.Cette structure de gestion répond à la fois :- à une exigence de coût / efficacité (en raison notamment de la nécessaire adéquation des programmes nationaux aux besoins constatés dans le système national d'asile, et de l'importance, pour le public cible et des bénéficiaires de subvention, d'un accès à l'information et aux procédures de gestion dans leur langue d'origine) ;- à l'orientation prise d'une plus grande maîtrise de la Commission de la mise en oeuvre stratégique et opérationnelle du FER ;- aux difficultés exprimées par certains Etats membres lors de la première phase du FER, pour lesquels les contraintes liées à un mode de gestion « partagée » étaient disproportionnées par rapport au « gain » de l'intervention communautaire, et au souhait de la mise à disposition des administrations nationales en charge de la gestion du FER d'outils de gestion communs plus détaillés (en particulier dans les nouveaux Etats membres).A ce titre, la délégation des tâches de gestion, y compris financière, aux Etats membres, par le biais des Autorités Responsables du FER permettra de simplifier le cadre de gestion, et s'accompagnera une meilleure cohérence et une meilleure interopérabilité des systèmes de gestion et des systèmes d'information.La Commission gèrera les « Actions communautaires » en gestion centralisée, dans le respect de la réglementation applicable (marchés publics, appels à propositions).6. INCIDENCE FINANCIÈRE6.1 Incidence financière totale sur la partie B (pour toute la période de programmation)6.1.1 Intervention financièreLigne 18 03 03 - Fonds Européen pour les réfugiésen Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;Ligne 18 03 04 - Mesures d'urgence en cas d'afflux massif de réfugiés (montant à porter en p.m.)en Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;6.1.2 Assistance technique et administrative (ATA), dépenses d'appui (DDA) et dépenses TI (crédits d'engagement)18 01 04 02 - Fonds européen pour les réfugiés - Dépenses pour la gestion administrativeen Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;18 01 04 03 - Mesures d'urgence en cas d'afflux massif de réfugiés - Dépenses pour la gestion administrative (montant à porter en p.m.)en Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;6.2. Calcul des coûts par mesure envisagée en partie B (pour toute la période de programmation)CE en Moi EUR (à la 3ème décimale)&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;7. INCIDENCE SUR LES EFFECTIFS ET LES DEPENSES ADMINISTRATIVES7.1. Incidence sur les ressources humaines&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;7.2 Incidence financière globale des ressources humaines&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;Les montants correspondent aux dépenses totales pour 12 mois sur la base des besoins de gestion de l'instrument à partir de 2008. Les besoins en ressources administratives et financières seront couverts graduellement par l'allocation allouée à la Direction Générale gestionnaire, dans le cadre des procédures annuelles d'allocation.7.3 Autres dépenses de fonctionnement découlant de l'action&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;Les montants correspondent aux dépenses totales de l'action pour 12 mois sur la base des besoins de gestion de l'instrument à partir de 2008.(1) Préciser le type de comité ainsi que le groupe auquel il appartient.I. Total annuel (7.2 + 7.3)  //  3.409.200 EURII. Durée de l'action  //  6 AnnéesIII. Coût total de l'action  //  17.386.920 EUR8. SUIVI ET ÉVALUATION8.1 Système de suiviDans le cadre du système de gestion envisagé, des formats standards minimum seront mis en place au niveau de tous les Etats membres, pour la présentation des projets, le monitoring et l'évaluation. Dans ce cadre, des indicateurs communs seront définis pour les différents types d'action, qui devront faire l'objet d'une collecte lors de la présentation des rapports d'exécution par les projets.De même, en matière financière, un système commun de gestion (soutenu par une application informatique commune) sera développé en commun avec les Etats membres, afin d'assurer un monitoring sur une base commune de l'exécution des programmes et des projets soutenus.8.2 Modalités et périodicité de l'évaluation prévuePlusieurs évaluations sont prévues, tant au niveau national qu'au niveau communautaire. Les évaluations s'appuient sur le calendrier de programmation pluriannuel du FER, basé sur deux périodes de programmation : 2005-2007 et 2008-2009. A ce titre, le calendrier des évaluations prévu dans la proposition de décision est le suivant :- 31 décembre 2006 : rapports nationaux des Etats membres avec une évaluation de la mise en oeuvre des actions du Fonds. Ce rapport est suivi, au plus tard le 30 avril 2007, d'un rapport d'évaluation de la Commission avec une synthèse de ces évaluations. Compte tenu de la date prévue de ces rapports, ils porteront en priorité sur un état de la mise en oeuvre des programmes et actions : il est peu probable qu'une évaluation approfondie des résultats et des impacts des actions soit possible à cette date. Néanmoins, ces rapports sont nécessaires à la préparation de la seconde phase pluriannuelle du FER (2008-2010).- 30 juin 2009 : rapports nationaux des Etats membres sur l'évaluation des actions du Fonds pour la période de programmation pluriannuelle 2005-2007. Ce rapport est suivi, au plus tard le 31 décembre 2009, d'un rapport d'évaluation intermédiaire de la Commission accompagné d'une proposition concernant la poursuite des actions du FER à partir de 2011.- 30 juin 2012 : rapports nationaux des Etats membres avec une évaluation ex-post des actions du Fonds pour la période de programmation pluriannuelle 2008-2010, et une évaluation globale ex-post des actions pour toute la période 2005-2010. Ce rapport est suivi, au plus tard le 31 décembre 2012, d'un rapport d'évaluation ex-post de la Commission.Les évaluations, tant nationales qu'au niveau communautaire, se baseront sur des évaluations indépendantes réalisées selon des termes de références établis par la Commission dans le cadre de l'article 26 paragraphe 2 de la proposition de décision.9. MESURES ANTI-FRAUDELes actions gérées de manière centralisée directement par la Commission (Actions communautaires, dépenses d'assistance technique) seront mises en oeuvre conformément à la réglementation en vigueur telle que définie dans le Règlement financier et ses modalités d'exécutions. Les contrats et conventions de subvention utilisés seront les contrats et conventions types préconisés par la Commission, prévoyant la possibilité de contrôle de la Commission et de la Cour des Comptes des Communautés européennes.Les règles générales règles générales de gestion administrative et financière des actions dans les Etats membres, qui seront adoptés par la Commission dans le cadre de l'article 12 de la proposition de décision, conformément à la procédure de comitologie définie à l'article 13, comprendront des dispositions spécifiques en matière de gestion et de contrôle des projets par les Autorités Responsables, ainsi que des dispositions relatives aux contrôles ex-post de la Commission et de la Cour des Comptes des Communautés européennes.COMMISSION STAFF WORKING PAPERProposal for a Council Decision establishing the European Refugee Fundfor the period 2005-2010Extended Impact Assessment{COM(2004)102 final}COMMISSION STAFF WORKING PAPERProposal for a Council Decision establishing the European Refugee Fundfor the period 2005-2010Extended Impact Assessment1. INTRODUCTIONThe subject of this Extended Impact Assessment is the Commission proposal for the second phase of the European refugee Fund, a financial instrument that was initially created in September 2000 by Council Decision 2000/596/EC in support of the establishment of an area of freedom, security and justice, and in particular of a Common Asylum Policy as defined both by article 63 of the Treaty and by the conclusions of the European Council of Tampere of October 1999.The first phase of the European Refugee Fund, which runs from 1 January 2000 to 31 December 2004, was established by Council Decision 2000/596/EC [23]. The proposal for a legal base for the second phase of the European Refugee Fund should be presented by the Commission at the latest at the beginning of 2004 so as to enable the new instrument to be operational from 1 January 2005.[23]   Council Decision of 28 September 2000 establishing a European Refugee Fund (2000/596/EC), OJ JO L 252 of 6/10/2000, p. 12The Decision to undertake an Extended Impact Assessment for this proposal was taken late (June 2003), and is in many ways a "pilot exercise" at Commission services level so it may not address all the requirements usually expected from such an evaluation. However, a certain number of supporting documentation and consultation processes have been specifically implemented in order to develop this document, as detailed under section 7 of this document.The reflection on possible policy options for the second phase of the European Refugee Fund was already quite advanced at the time when this Extended Impact Assessment was undertaken. Also, the main choice policy choices were made in 2000, when the first phase of the ERF was created. The Extended Impact Assessment does not, therefore, set out the main architecture of the instrument. It was, however, useful to reassess the main objectives of the instrument in the light of developments since 2000 in the area of asylum policy, and adapt the specific objectives of the ERF to the overall objectives of this policy. Furthermore, it allowed the Commission services to thoroughly reflect on the expected impacts of the instrument in this broader context.The European Refugee Fund is a financial instrument whose prime objective is, in the context of the development of a Common Asylum Policy and, at a later stage, of a Common European Asylum System, to "promote a balance in the efforts made by Member States in receiving and bearing the consequences of receiving refugees and displaced persons".As a financial instrument, the assessment of the expected impact of the European Refugee Fund must take into account not only the economic, social and environmental consequences of the actions to be implemented, but also consider other issues such as effectiveness and efficiency of interventions. As an accompanying measure to a series of legislative initiatives aiming at the development of common European rules in the area of asylum, it must also take into account the effects of the adopted or to be adopted legislation in this area. Any expected impact of this instrument, and therefore policy choices made also have to take into account the accession of 10 new member States (some of them will constitute new external borders of the European Union) as from 1st May 2004.2. WHAT ISSUE/PROBLEM IS THE PROPOSAL EXPECTED TO TACKLE?* What is the issue/problem in a given policy area expressed in economic, social and environmental terms including unsustainable trends?* What are the risks inherent in the initial situation?* What is the underlying motive force?* What would happen under a "no policy change" scenario?* Who is affected?Issue and risks:The European Union as been faced with a drastic increase in the number of persons seeking asylum on the territory of the Member States since the early 1990s. These were first linked to the crisis in ex-Yugoslavia. Since then, the number of persons seeking asylum in the Union decreased until 1996 and then rose from 1997 to stabilise in 2002, when over 378.000 persons applied for asylum in a Member State of the Union and acceding countries. However while there may be a relative decrease in 2003, there are important differences among Member States, with some of them seeing a significant increase in numbers of asylum applications.TOTAL ASYLUM APPLICATIONS IN THE EU, 1986 TO 2002 * (1000)(Source: Eurostat)&gt;REFERENCE A UN GRAPHIQUE&gt;* no data available for Italy 2001 and 2002The situation of Member States faced with an influx of asylum seekers is very different, due to a variety of factors, such as the relative level of wealth, the geographical position, the existence of historic links with third countries of origin of asylum seekers, and the presence on the Member State's territory of existing communities of refugees and third country nationals from certain countries of origin. These conditions, as well as national differences in legal frameworks related to asylum may lead to secondary movements of Asylum Seekers between Member States.DISTRIBUTION OF ASYLUM APPLICATIONS BETWEEN MEMBER STATES, 1999 - 2002 *(Source: Eurostat)&gt;REFERENCE A UN GRAPHIQUE&gt;* no data available for Italy 2001 and 2002It is very difficult to predict future trends in numbers of asylum seekers and refugees. All international crises, wars, national conflicts, abuse of human rights have a bearing on incoming flows or on the returnability of relevant groups.The Common European Asylum policy creates common standards and has effects on the obligations of Member States with regards to the reception of asylum seekers and asylum procedures, integration of refugees and the return of asylum seekers, refugees and displaced persons. There is a growing need to enhance efficiency and decrease the duration of asylum procedures. New EC standards also aim at reducing divergences in interpretation of the needs for protection and thereby ensuring that persons who are genuinely in need of protection receive it to adequate and comparable standards in all the Member States. The implementation of the Dublin II Regulation and Eurodac clarifies the system of identification of Member State responsibility for examining an asylum claim and will also have new impacts in particular for new Member States.Europe also has an international role to play in sharing responsibilities with other regions in the world in receiving refugees and safeguarding the quality of the international protection system, the basis of which is the Geneva 1951 Convention. Europe also has a role to play in modernising the international protection system with a view to finding better durable solutions and challenges of a rapidly changing world situation. This is even more so since the adoption by the international Community in 2002 of the Agenda for protection.Economic dimension:It is difficult to have precise and comparable economic data on the cost of asylum systems in Member States, as, firstly, these figures are considered highly political at Member State level, and are therefore not widely used. Methods vary in calculation of such costs; some Member States include in their estimates all costs related to asylum related measures (including running costs of administration of the asylum procedures, social welfare and health benefits of asylum seekers and refugees, ...); others only the costs related to direct provision of services to asylum seekers or refugees. For example, Germany estimated that the cost of their reception system in 2002 was 1.5 billion Euros, while Ireland estimated the total cost of their reception, integration and voluntary return measures at 200 million Euros. In France, the cost of providing reception facilities alone to asylum seekers was estimated at 170 million EUR. It is clear, however, that the total cost of maintaining a quality asylum system can have a significant bearing on public expenses.At the same time, refugees and asylum seekers can represent a contribution to the workforce in the Member States, and valuable human capital.Social dimension:Adequate reception of asylum seekers and refugees is an obligation of International Law. That implies the provision of material conditions for reception of asylum seekers, health services, education of children etc., as well as legal guarantees for asylum seekers during the asylum procedures. Asylum seekers and refugees can be faced with racial tension and the risk of social exclusion. For refugees and other persons benefiting from international protection, there is a need to tailor integration policies to specific problems often linked to a significant degree of qualification (intellectuals, journalists, engineers, MDs) not recognised in the host country and the specific needs of vulnerable persons and victims of torture, taking also into account gender issues and the best interests of children.Questions of systemic efficiency in Member States must also be considered. These are in particular: inefficient asylum systems, lengthy procedures, administrative problems, backlog of application processing leading to very delayed decisions (up to several years), costs of reception schemes and determination procedures, opposition by local authorities and population. Developing good relationships with civil society, NGO and Refugee Community Organisations require human and financial investments on a large scale. Return of those who are either not granted protection or of refugees once conditions in their home country have changed is often difficult. It is, however, one of the conditions of the efficiency and credibility of the asylum system, as well as of other systems for organised legal migration. Such returns must be based on respect for human rights and sustainable solutions must be sought.Risks of a "no policy change" scenario:Solidarity and burden-sharing in the area of asylum are express provisions of the Treaty establishing the European Community, and were introduced through the Amsterdam Treaty. They are therefore an essential part of the progressive establishment of an area of freedom, security and justice.Furthermore, if there was no second phase to the ERF, there would be a risk that efforts undertaken under 1st phase, which have produced significant results would be undermined at the very time when the first wave of EC legislation in the field of asylum enters into force. That could be particularly detrimental for the new Member States with asylum systems in the early stages of development.Who is affected?- Asylum seekers and refugees, whose claims must be assessed fairly and efficiently, in full respect of international obligations and human dignity.- Refugees, in need of integration further to having to live in a new country following forced migration after often traumatising experiences.- Member States administrations at central, regional and local level, through the provision of services and cost to the National budget.- NGOs and Refugee Community Organisations who often provide most of the services with regard to reception, integration and return.- International organisations, other host countries and regions of origin.- EU citizens; although the social and economic costs of asylum seekers are often difficult to accept, there remains an awareness that asylum is part of our European heritage.3. WHAT MAIN OBJECTIVES IS THE PROPOSAL EXPECTED TO REACH?* What is the overall policy objective in terms of expected impacts?* Has account been taken of any previously established objectives?The general objectives of the common asylum policy are the full respect of the right to seek asylum and the establishment of a Common European Asylum System, based on the full and inclusive application of the Geneva Convention, thus ensuring that nobody is sent back to persecution, i.e. maintaining the principle of non-refoulement.This System should include, in the short term, a clear and workable determination of the State responsible for the examination of an asylum application, (a system for the identification of asylum seekers (Eurodac) also supports such a determination framework), common standards for a fair and efficient asylum procedure, common minimum conditions of reception of asylum seekers, and the approximation of rules on the recognition and content of the refugee status. It should be completed with measures on subsidiary forms of protection offering an appropriate status to any person in need of such protection. To that end, the Council should adopt, on the basis of Commission proposals, the necessary decisions according to the timetable set in the Treaty of Amsterdam.In the longer term, Community rules should lead to a common asylum procedure and a uniform status for those who are granted asylum valid throughout the Union. The Commission adopted a policy paper on this matter in November 2000.In case of mass influx of displaced persons, a special mechanism for temporary protection on the basis of solidarity between Member States will support the integrity of the asylum system.The main objective of the European Refugee Fund is set by the Treaty establishing the European Community (Article 63.2.b): to promote a balance of efforts between Member States in receiving and bearing the consequences of receiving refugees and displaced persons.The aim of the instrument is to express solidarity at Community level and to alleviate the pressures felt by Member States most affected by reception of refugees and displaced persons in facing the consequences of this reception, which includes reception conditions during asylum procedure (and ensuring fair and efficient asylum procedure), integration of recognised refugees and promoting voluntary return solutions for rejected asylum seekers and refugees who wish to return to their country of origin. Furthermore, the European Refugee Fund is one of the instruments of a Common Asylum policy, and as such the measures supported by the Fund should seek to complement and support the EU legislation already adopted or soon to be adopted in the area in order to support the progressive implementation of a Common Asylum System at all levels (common legislation and development of common best practices).The ERF is an important part of an overall policy for building a common European asylum policy. Reducing divergence between asylum systems and progressive implementation of common standards at EU level will have a cost, which will be greater for Member States with larger number of asylum seekers and refugees, but also to new Member States. The Community should contribute to correcting those imbalances and to supporting Member States in complying with their obligations. Furthermore, it should facilitate the involvement of all relevant stakeholders (governments, administrations, regional and local authorities, NGOs and Refugee Community Organisations, asylum seekers and refugees themselves) in the cross-fertilisation of ideas and in transnational exchanges of views and personnel to make the common asylum policy a practical reality.In drawing this impact assessment, and formulating the policy options available, account has been taken of previously established objectives underlying the first phase of the European Refugee Fund and their likely achievement, through the results of the mid-term review carried out in 2003 (executive summary of the report attached). Account also has to be taken of completion of other objectives (legislation) and the level of complementarity already achieved or soon to be achieved with these.Finally, account must also be taken of the other objectives being formulated in related policies, such as the integration of third country nationals, management of illegal immigration and future objectives for enhanced solidarity (including financial) in all areas as set out in the draft constitutional Treaty, which will affect the expected results, impacts, and objectives of the new phase of the European Refugee Fund.4. WHAT ARE THE MAIN POLICY OPTIONS AVAILABLE TO REACH THE OBJECTIVE?* Which policy instruments have been considered?* What is the basic approach to reach the objective?* What are the trade-offs associated with the proposed option?* What « designs » and « stringency levels » have been considered?* Which options have been discarded at an early stage?* How are subsidiarity and proportionality taken into account?4.1. Identification of policy optionsAs underlined above, the ERF forms part of a series of policy measures and is an accompanying instrument to legislative proposals. It must therefore contribute to both the objectives of promoting greater solidarity between member States in bearing the consequences of the reception of refugees and asylum seekers and support the progressive implementation of a common European asylum policy.The decision to undertake this extended impact assessment was taken late, and with the first phase of the European Refugee Fund already in force. At this time, major policy options such as "no policy change", or the simple replacement of a financial instrument by a non-financial instrument (such as open method of coordination) had already been rejected, as they did not satisfactorily address the requirements of the Treaty regarding burden-sharing. The policy options envisaged are therefore all based on the principle of financial support of the Community to the Member States, aimed at promoting a better balance of efforts and resources among Member States in the area of asylum.The mid-term evaluation of the first phase of the ERF, carried out in 2003, has already validated the main principles of the European Refugee Fund:- the allocation of the ERF to the Member States is in line with the principle of proportionality when interpreted in terms of the number of asylum applications relative to per capita GDP. This means that the distribution of funding between Member States is relevant to the overall ERF objective of promoting a balance in the efforts of the Member States in bearing the consequences of receiving refugees and displaced persons;- the measures for reception, integration and voluntary repatriation currently are and will continue to be relevant in light of the evolving needs in the Member States and in the European Union in the sense that there is clearly a need for the activities being undertaken in the fields represented by these three measures. The evaluation also concluded that currently there is no need for additional measures.- the decentralised structure of the ERF helps to ensure the relevance of the activities carried out within each measure, because the evolving needs, which the Fund is aimed at addressing are determined at the national level close to the problems.- The evaluation showed substantial results in relation to both individuals and systems/structures across all three areas. In addition the analysis showed that the projects had largely been successful in terms of achieving their planned objectives and results and the qualitative assessments of the effects on the participants were positive.However, the mid-term evaluation also raised certain questions in particular with regard to the effectiveness and the European added value of the first phase of the European Refugee Fund. Therefore, the policy options examined took into account in particular the weaknesses identified by the evaluation:- the potential added value deriving from the existence of a fund whose coverage is restricted to refugees and persons seeking protection is considerable. However, there is an overlap of funding possibilities of the ERF integration measure and those funding possibilities covered by the European Social Fund and the EQUAL Initiative.- the evaluation also found that the general level of impact on the national policies in the areas of reception, integration and voluntary repatriation, as well as on harmonisation among the Member States, remained rather limited.- Finally, the evaluation also pointed to implementation weaknesses, in particular to what was perceived as excessive administration and bureaucracy. This caused funding delays detrimental to the work of the project managers (mostly NGOs), and the need for increased support from the Commission on management of European Community Funds on a decentralised basis.Four policy options were therefore considered:- to abandon the European Refugee Fund as a separate Financial solidarity initiative, but mainstreaming measures aimed at refugees and asylum seekers into existing Community instruments such as the European Social Fund;- the continuation of the European Refugee Fund as a purely redistributive financial instrument covering the needs identified and expressed by the Member States;- a completely centralised financial instrument where the Commission would both identify needs and priorities at a European level, select and co finance actions to be supported to encourage actions that correspond to needs at Community level.- a more strategic "solidarity" instrument with a reinforced link to European asylum policy, and greater cooperation and cross-fertilisation dimension at national and European level.4.2. Impacts expected from identified policy options.The four policy options identified above were assessed with regard to potential impacts on target population, systems and structures and the management resources necessary at national and Community level.Mainstreaming of asylum seeker and refugee issues into existing solidarity programmesWith this option, specific initiatives would be sought in the actions of and the Community initiatives under the European Social Fund for the target population of asylum seekers and refugees. The advantages of this option would lie in the existence of an integrated treatment of the target population through a single instrument, and a "guichet unique" for actions aimed at integration of refugees and asylum seekers into the European labour market and European society. However, the role of such an instrument as an accompanying measure to the progressive implementation of a Common Asylum Policy (including asylum procedures) would be lost. Furthermore, the criteria of expression of "burden" or responsibility in the area of asylum are not, in most cases, related to the criteria determining the division of resources between Member States and regions within structural funds (relative wealth, in particular), and the relative distribution of funds through instruments such as the ESF would not reflect adequately the specific needs arising from the uneven distribution of asylum seekers across Member States. Finally, only part of the activities currently covered by the European Refugee Fund, and necessary to ensure a full complementarity with the development of a Common Asylum Policy could be covered through the ESF, and that is the integration of asylum seekers and refugees into the labour market. Essential actions, such as structuring and developing reception capability, improvement of asylum procedures and voluntary return schemes (representing over 70 % of measures implemented throughout the first phase of the ERF) would not be covered in such an option.The European Refugee Fund as a purely redistributive financial instrumentIn this option, the ERF would mainly act as a redistributive mechanism, based on the number of persons within the target group registered or admitted in each Member State. Each Member State would then invest the funds in accordance with its identified needs and priorities, based purely on national strategy. This option, which is, in essence, the one adopted for the first phase of the European Refugee Fund, would have the advantage of reflecting closely on the reality of needs in the field, and would be easier to manage at Community / Commission level. However, the mid-term review showed the limits of such an approach, which acts mainly as a financial compensation instrument and has little or no impact on improvement of coordination and convergence of national policies in the context of a Common European Asylum policy.A centralised financial instrumentIn view of the limitations identified above with regard to the first phase of the ERF, one could be tempted to refocus completely the financial support towards projects with a strong European added value and transnational impact, in order to ensure full adequacy of actions supported to the common standards developed. However, this approach would prove difficult to manage at EU level due to the level of human resources required and would run the risk of a disconnection between objectives and targets set at EU level and the actual needs of the target population and actors in the field (governments, NGOs, regional and local authorities) in the Member States. Furthermore, many of the actors involved would not, due to their limited size, be able to work on a transnational level or have the management capacity to present and sustain project at EU level, and an excessive centralisation of the ERF would create mainly administrative restrictions to accessing the funds for these entities. Finally, there are still significant differences in Member States asylum policies and levels of services available to asylum seekers and refugees, which require solutions adapted to those differences.A more strategic instrument of "solidarity" in the area of asylumThis last option, which is the one chosen, aims at correcting the weaknesses identified with the first phase of the ERF, building on the progressive establishment of a common asylum policy and the common European asylum system, and recognising the still wide diversity of asylum systems between Member States. It encourages a progressive convergence and consistency not only of legislation, but also of material and social conditions for the reception, the integration and the return of asylum seekers, refugees and displaced persons. In addition, strong and supportive actions at EU level would be supported, disseminated and discussed, in order to bring out innovative new approaches or methods and mainstream them into national policies and systems. Different parameters were considered in this regard, which are detailed in section 5 below.5. WHAT ARE THE IMPACTS - POSITIVE AND NEGATIVE - EXPECTED FROM THE DIFFERENT OPTIONS IDENTIFIED?* What are the expected positive and negative impacts of the options selected, particularly in terms of economic, social and environmental consequences, including impacts on management of risks? Are there potential conflicts and inconsistencies between economic, social and environmental impacts that may lead to trade-offs and related policy decisions?* How large are the additional ('marginal') effects that can be attributed to the policy proposal, i.e. those effects over and above the "no policy change" scenario? Description in qualitative terms and quantified as far as possible. Monetarisation may be used where appropriate.* Are there especially severe impacts on a particular social group, economic sector (including size-class of enterprises) or region?* What are the impacts over time?* What are the results of any scenario, risk or sensitivity analysis undertaken?5.1. Impacts of identified policy optionsWith regard to the policy option envisaged, and of the elements brought forward by the mid-term evaluation of the first phase of the European Refugee Fund, several parameters in particular were considered and discussed at the Conference organised by the Commission on 30-31 October 2003, and through a specific questionnaire addressed to a selected number of organisations, including ERF Responsible Authorities (implementing administrations at national level) in the Member States. This focused in particular on:- target groups of the ERF (continued relevance, reduction of potential overlaps with other Community programmes);- Implementation structures and management procedures (a more efficient cooperation between European and national level, more efficient management and better value for money for projects);- Increasing the impact of the ERF in all areas covered (reception, integration, return) and knowledge sharing at the European level.Measures and target groups of the ERFIn view of the often common needs of refugees and other categories of persons such as migrants, the question was raised of the continued relevance of a financial instrument targeted only at refugees and persons seeking international protection. The stakeholders consulted explicitly emphasised the importance of the need for targeted resources and expertise to deal with refugees and their needs as a positive outcome of the Fund's focus on refugees and persons seeking international protection. Even though persons seeking or enjoying international protection have the same basic needs for reception and integration as other immigrants, it should be remembered that these persons have not chosen to leave their country of origin for the purpose of economic migration and therefore may not find themselves in the same starting position as other immigrants. This indicates a need for additional help to integrate and in particular to access mainstream activities at the earliest possible opportunity. Unlike economic migrants, persons in need of international protection often have no family, communities or networks to fall back upon on arrival. Furthermore, if the available resources were to be dispersed among all migrant groups, there would be a real risk of refugees and persons in need of international protection failing to receive the necessary support. It was however noted that, in some instances, the gaps existing in the provision of services to other migrants leads to economic migrants presenting themselves as refugees in order to receive the support at a level that is otherwise available only to asylum seekers and/or refugees. Therefore, whilst a specific programme aimed at strengthening the implementation of a fair and efficient asylum system is fully justified by the specific characteristics of international protection measures, additional measures could be considered within the framework of immigration policy in order to further cover the needs of migrant populations.Implementation arrangementsDecentralisationThe main positive impact of decentralisation is that the national management level is closer to the needs of the target groups, and possesses the knowledge required to deal with the local situations, legislation and organisational structures. This means that national needs can be addressed more rapidly and effectively. Furthermore, a decentralised management model gives the National Responsible Authorities more freedom in ensuring complementarity with similar national activities, thereby making it possible to avoid duplicating activities, and ensure additionality. However, in decentralising management to the national level, it was perceived that another level of management had naturally been added to the overall structure of the Fund, complicating financial procedures and delaying payments to operators.Strategic programming and European Added ValueFinally, the duration of one year for national programmes and projects was clearly identified as a major limitation. For Member States, one year is not enough to develop a thorough strategy. Furthermore, the quite complex inter-institutional arrangements provided for in the first ERF decision had a negative consequence on the formulation of programming, the resources of both National Administrations and Commission staff having to concentrate on meeting set deadlines for adoption of documents. This was not conducive to a thorough reflection and dialogue on policy formulation and strategic planning. It is therefore proposed to move towards multi-annual strategic programming based on 3 year period, while keeping possibilities to adapt financial allocations to member States and annually, on the basis of the actual evolution of the target population. The role of the Commission in the strategic programming phase would be enhanced, in particular to encourage the development of strategies and actions aimed at the implementation of standards defined in EU legislation, as well as encouraging the development of higher standards or innovative approaches.Sustainable management rules:The choice of shared management for the European Refugee Fund, based on the model of Structural Funds, has proved very cumbersome for Member States administrations in charge of managing decentralised actions. This is particularly true for an instrument representing yearly appropriations not exceeding 45 MEUR per year, i.e. less than 0,4 % of the volume of the European Social Fund alone. It is therefore proposed, in order to ensure sound financial management and consistency of evaluation of actions co-financed, to define more precisely and develop specific management and monitoring tools for the second phase of the ERF in order to support the Member States management systems, and to raise slightly the amount of funds that can be used for the purposes of technical assistance by the Member States.Cross-fertilisation and exchange of good practices:The second phase of the ERF should also concentrate on the development of dialogue, consultations, dissemination and exchanges of information both at national and European level. To this end, the Community Actions should be strengthened, and aimed at developing easily accessible tools for dissemination of information and results (for example web-based databases), and regular consultations between actors (Commission, governments, NGOS, Refugee Community Organisations, regional and local authorities, refugees and asylum seekers themselves) at both national and EU level. Arranging meetings for project managers to create a forum for dialogue could also increase knowledge sharing, and thereby strengthen the impact of the programme. Such activities, including possibly the establishment of different EU thematic working groups, would enable worthwhile trans-national exchanges via virtual means of communication (internet and email newsletters) and occasional thematic workshops.5.2. Impacts of proposed policy optionThe table in Annex I details the expected impacts of the proposed policy options in terms of economic, social and, where possible, environmental impacts. It considers positive and negative impacts of all three measures (reception, integration and return) on the target groups of the Fund (asylum seekers and persons benefiting from international protection), as well as on other actors such as Member States, partners of the asylum policy (NGOs, local authorities) and the EU citizens. The main impacts can be summarised as follows:* Expected impacts for final beneficiaries (asylum seekers and refugees):- reception conditions and asylum procedures : improvement in quality / quantity of material reception conditions for persons seeking protection (health, housing, education, social benefits, access to the labour market), fairer and more effective asylum procedures;- integration : decrease in dependence on social welfare, improved access to the labour market for refugees enabling them to support themselves at an earlier stage, increased participation in social life through civil society organisations and other relevant channels, improved well-being and self-esteem;- voluntary return : changed or improved conditions enabling refugees and asylum seekers to return home in a sustainable way, development of skills of returnees with a positive impact on the country of origin.* For Member States:- contribution to the economic responsibility undertaken by the Member State in relation to the reception of asylum seekers and refugees and implementation of a common asylum policy;- contribution to changes in processes / policies by development of higher standards, fairer and more effective asylum procedures, reduction of the length of asylum procedures, improvement of reception, integration and return capacity, improvement of qualification of staff , exchanges of experiences and best practices at EU level.* For partners of asylum policy (NGO, Refugee Community Organisations, local and regional authorities):- capacity building and development of new services and greater involvement of self-help organisations;- improvement of qualification of staff, increased cooperation of services / structures in developing capacity in the area of reception;* For the EU citizens:- awareness raising to the issue of refugees and asylum seekers- better acceptance of reception centres by local communities.From the analysis of the tables, a few general conclusions can be drawn:First, positive impacts outweigh negative impact for all measures and at all levels. This is particularly true as regards social impacts.A redistributive analysis shows that the target group who benefits most directly is that of asylum seekers and refugees. Consideration was given to how to address illegal immigrants/residents. The conclusion was that the asylum coherence of the ERF should be safeguarded but that this could be covered by possible other instruments and budget lines within the mandate of JAI policies.Most importantly, significant important systemic effects have been identified with regard to the member States and the organisations working in this area (NGOs and Refugee Community organisations). It must be noted that the situation varies from country to country, most notably in terms of the degree of consolidation of the asylum systems and the experience with the three measures.When the type of impact is considered, the most significant are in the social sphere - economic impacts are more indirect and may be more difficult to identify given the scale of the Fund -. Direct implementation costs have not been quantified and it will be an issue to be dealt with by the monitoring system of the Fund. Indirect and associated costs are more difficult to assess. Environmental impacts are quite weak, which is consistent with the formulation of objectives (they do not include environmental considerations). It has not been possible to differentiate these impacts by target group.Identified impacts on countries of origin present a somewhat ambiguous picture - if it is clear that a better management of asylum flows accompanied by a policy of voluntary return can have positive impacts in the development of these countries, there are also associated risks. These include, for example, risks of asylum seekers and refugees losing contact with their countries of origin, and also risks of qualified people leaving these countries (brain drain).To conclude, it can be said that, overall, expected impacts across the three measures are coherent with the formulation of the mian objectives of the Fund. Indeed, the overall impacts reflect the main policy goal of the ERF, i.e. the contribution to the implementation of the common asylum standards and guidelines agreed at EU level and convergence of practices across Member States to support an open and secure European Union, fully committed to the obligations of the Geneva Convention and other relevant human rights instruments, and able to respond to humanitarian needs on the basis of solidarity.6. HOW TO MONITOR AND EVALUATE THE RESULTS AND IMPACTS OF THE PROPOSAL AFTER IMPLEMENTATION?* How will the policy be implemented?* How will the policy be monitored?* What are the arrangements for any ex-post evaluation of the policy?The proposed programme for the period 2005-2010 will be based on two programming periods of 3 years, which will give rise to multiannual strategies to be agreed between Member States and the Commission on the basis of guidelines issued by the Commission. The management of the Fund will be consolidated through harmonised management instruments (shared management between the Commission and Responsible national Authorities), which will ensure both an adequacy of actions implemented to the specific needs identified in the Member States, and improve financial management through the implementation of common administrative, financial and monitoring terms of reference. As regards monitoring, specific common reporting tools (database, set of indicators) will be developed, and used for the annual reports to be presented by Member States.The improvement of asylum statistics collection (against the background of the Action plan implemented by the Commission and the next Commission proposal for a framework Regulation for development of consistent Community statistics in the field of asylum and migration to be adopted in 2004) will support better sharing of resources.Furthermore, the "consultation, dialogue and cross-fertilisation" dimension of the programme will be reinforced through strategic dialogue with stakeholders, reinforcement of the Community dimension projects and transnational partnerships, as well as the development of specific tools for the dissemination of results and exchanges of information.Evaluations will be carried out both at national and European level at key dates :- mid-term evaluation of implementation of the programme at mid-term of the first programming period (mid-2007), in order to take into account the first results of the programme also on the basis of the final evaluation of the first phase of the European refugee Fund (ex-post evaluation to be carried out in 2005-2006), and propose adjustments of the programme in respect of the development of new solidarity instruments in the area of asylum and migration (cf. article .III-169 of the Draft Constitutional Treaty) as well as the new phase of the Financial Perspectives.- ex-post evaluation of the first multi-annual programming period at the end of 2009, with a view to contribute to a proposal to be made by the Commission on the further development of the European refugee Fund after 2010.- ex-post evaluation of the impact of the Fund at the end of 2012.7. STAKEHOLDER CONSULTATION* Which interested parties were consulted, when in the process, and for what purpose?* What were the results of the consultation?A wide consultation was carried out for the preparation of the proposal for the second phase of the European Refugee Fund, including:- a survey of all Member States national authorities as well as all projects supported between 2000 and 2002 (response rate of projects was 43 %), carried out within the framework of the mid-term evaluation of the first phase of the European Refugee Fund (January to November 2003) ;- Conference organised by the European Commission on 30-31 October 2003, which attracted over 350 participants from 15 Member States and 10 acceding countries, representing all partners involved in the implementation of asylum policy (national government representatives, regional and local authorities, NGOs, Refugee Community Organisations, . This Conference, whilst presenting the first results of the mid-term evaluation of the first phase of the European Refugee Fund, was an opportunity to gather opinions and proposals for the second phase of the instrument. The debates were organised around five workshops, focusing on new developments and needs in the three fields of intervention of the European Refugee Fund (reception, integration and return), and "horizontal" themes (development of best practices, the added value of transnationality, definition and expression of solidarity in the area of asylum policy).- a specific questionnaire on some of the questions raised by the mid-term evaluation and options envisaged through the conference was sent to a very large number of Organisations and to all Member States' responsible Authorities involved with the first phase of the ERF.The results of these consultations was the following :* The overall validation of the criteria used for the expression of solidarity needs to take into account criteria linked to the relative responsibility undertaken by each Member State (GDP), and to the short term specific needs of the 10 acceding countries with regard to structural development of their asylum systems;* The need to strengthen the European dimension of the ERF, both in terms of objectives and operations;* The ERF should receive substantially increased financial resources in order to have a substantially greater impact on structures, processes and policies, in particular given the increased need to transpose and adopt new EC legislation in the field of asylum;* The ERF should be driven by the principle of additionality to, strengthen capacity and encourage innovation;* Need for increased dialogue both at national and transnational level between all actors involved;* Multi-annual programming periods and multi-annual project duration;* A simplified and proportionate management and control system.8. COMMISSION DRAFT PROPOSAL AND JUSTIFICATION* What is the final policy choice and why?* Why was a more/less ambitious option not chosen?* Which are the trade-offs associated to the chosen option?* If current data or knowledge are of poor quality, why should a decision be taken now rather than be put off until better information is available?* Have any accompanying measures to maximise positive impacts and minimise negative impacts been taken?The mid-term review of the first phase of the evaluation as well as the wide consultation undertaken through the Conference organised by the Commission on 30-31 October 2003 have brought useful results on the assessment of measures aimed at improving the relevance, effectiveness and efficiency of the European Refugee Fund.The mid-term evaluation considered that substantial results were achieved within all three measures: reception, integration and voluntary return. The projects were largely successful in terms of achieving their planned objectives with a fairly high direct impact on the final beneficiaries, especially in the field of integration.However, the evaluation also showed that the general level of impact on the national policies in the areas of reception, integration and voluntary repatriation, as well as on harmonisation and burden sharing among Member States remains too limited to demonstrate substantial added value. This is due, in particular to the highly "symbolic" financial dimension of the Fund in terms of actual contribution to the levels of expenditure that Member States are facing in relation to asylum. It is also due to a certain number of weaknesses identified in the structure and management of the Fund: a one year project duration which does not enable innovative projects to reach their full fruition and ascertain sustainability, management arrangements causing funding delays to project promoters which are detrimental to the proper implementation of projects, complexity and heaviness of the management process with regard to the actual size of the Fund, lack of cooperation between stakeholders at national and EU level for the implementation of the Fund.Consequently there is a need to improve the implementation structures and to strengthen the role of the EC in co-ordinating national strategies in order to ensure added value and the exchange of good practice.ANNEX 15.2 IMPACTS EXPECTED FROM THE PROPOSED OPTION&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;5.2.1. RECEPTION CONDITIONS&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;5.2.2. INTEGRATION&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;5.2.3.VOLUNTARY RETURN&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;&gt;EMPLACEMENT TABLE&gt;