CELEX: 32017D2261
Language: nl
Date: 2017-11-30 00:00:00
Title: Besluit (EU) 2017/2261 van de Raad van 30 november 2017 tot vaststelling van het standpunt dat de Europese Unie zal innemen in het interministerieel comité en in het gemengd samenwerkingscomité die zijn opgericht bij de Overeenkomst inzake een strategisch partnerschap tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Canada, anderzijds, over de vaststelling van het reglement van orde van het interministerieel comité en het mandaat van het gemengd samenwerkingscomité en de subcomités

8.12.2017   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 324/41
            
         BESLUIT (EU) 2017/2261 VAN DE RAAD
   van 30 november 2017
   tot vaststelling van het standpunt dat de Europese Unie zal innemen in het interministerieel comité en in het gemengd samenwerkingscomité die zijn opgericht bij de Overeenkomst inzake een strategisch partnerschap tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Canada, anderzijds, over de vaststelling van het reglement van orde van het interministerieel comité en het mandaat van het gemengd samenwerkingscomité en de subcomités
   DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
   Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name artikel 37,
   Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 212, lid 1, in samenhang met artikel 218, lid 9,
   Gezien het gezamenlijke voorstel van de Europese Commissie en de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid,
   Overwegende hetgeen volgt:
   
               (1)
            
            
               De Overeenkomst inzake een strategisch partnerschap tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Canada anderzijds (1) („de overeenkomst”), werd op 30 oktober 2016 in Brussel ondertekend en wordt sinds 1 april 2017 voorlopig toegepast.
            
         
               (2)
            
            
               In artikel 27, leden 2 en 3, van de overeenkomst worden een interministerieel comité en een gemengd samenwerkingscomité opgericht om de tenuitvoerlegging van de overeenkomst te vergemakkelijken.
            
         
               (3)
            
            
               In artikel 27, lid 2, onder b), iv) van het overeenkomst wordt bepaald dat het interministerieel comité zijn eigen regels en procedures opstelt, en in artikel 27, lid 3, onder c), van de overeenkomst, wordt bepaald dat het gemengd samenwerkingscomité zijn eigen mandaat vaststelt. In artikel 27, lid 3, onder b), viii) wordt bepaald dat het gemengd samenwerkingscomité subcomités opricht om het bij de uitvoering van zijn taken bij te staan.
            
         
               (4)
            
            
               In artikel 27, lid 2, onder v), ii), van de overeenkomst wordt bepaald dat het interministerieel comité gezamenlijk moet worden voorgezeten door de minister van Buitenlandse Zaken van Canada en de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid. In artikel 27, lid 3, onder c), wordt bepaald dat het gemengd samenwerkingscomité gezamenlijk wordt voorgezeten door een hoge ambtenaar van Canada en een hoge ambtenaar van de Unie.
            
         
               (5)
            
            
               Om de doeltreffende uitvoering van de overeenkomst te waarborgen, moeten het reglement van orde van het interministerieel comité en het mandaat van het gemengd samenwerkingscomité en zijn comités worden goedgekeurd.
            
         
               (6)
            
            
               Het namens de Unie in het interministerieel comité en het gemengd samenwerkingscomité in te nemen standpunt moet dan ook gebaseerd zijn op de ontwerpteksten van het reglement van orde van het interministerieel comité en van het mandaat van het gemengd samenwerkingscomité en zijn subcomités,
            
         HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
   Artikel 1
   1.   Het namens de Unie in het interministerieel comité tussen de EU en Canada in te nemen standpunt wordt gebaseerd op het reglement van orde van het interministerieel comité dat aan dit besluit is gehecht.
   2.   Het namens de Unie in het gemengd samenwerkingscomité tussen de EU en Canada in te nemen standpunt wordt gebaseerd op het mandaat van het gemengd samenwerkingscomité en de subcomités die aan dit besluit zijn gehecht.
   Artikel 2
   Dit besluit is gericht tot de Commissie en tot de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid.
   Artikel 3
   Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.
   
      Gedaan te Brussel, 30 november 2017.
      
         
            Voor de Raad
         
         
            De voorzitter
         
         K. SIMSON
      
   
   
      (1)  Strategische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Canada, anderzijds (PB L 329 van 3.12.2016, blz. 45).
   
      BIJLAGE
      
         BESLUIT VAN HET INTERMINISTERIEEL COMITÉ EU-CANADA
         van …
         tot vaststelling van zijn reglement van orde
         HET INTERMINISTERIEEL COMITÉ EU-CANADA,
         Gezien de overeenkomst inzake een strategisch partnerschap tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Canada, anderzijds („de overeenkomst”), en met name artikel 27,
         Overwegende hetgeen volgt:
         
                     (1)
                  
                  
                     Overeenkomstig artikel 30, lid 2, van de overeenkomst wordt de overeenkomst voorlopig toegepast sinds 1 april 2017.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Krachtens artikel 27, lid 2, onder b), iv), van de overeenkomst stelt het interministerieel comité zijn reglement van orde vast,
                  
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
         Het reglement van orde van het interministerieel comité, zoals opgenomen in de bijlage, wordt vastgesteld.
         
            Ondertekend te …, ….
            
               
                  Voor het interministerieel comité van de EU en Canada
               
               
                  De medevoorzitters
               
            
         
      
   
   
      BIJLAGE
      Reglement van orde van het interministerieel comité
      Taken
      Het interministerieel comité
      
                  a)
               
               
                  maakt de balans op van de betrekkingen op basis van het jaarverslag van het gemengd samenwerkingscomité;
               
            
                  b)
               
               
                  doet aanbevelingen met betrekking tot het werk van het gemengd samenwerkingscomité, met inbegrip van nieuwe gebieden voor toekomstige samenwerking;
               
            
                  c)
               
               
                  neemt beslissingen met de goedkeuring van beide partijen bij de overeenkomst;
               
            
                  d)
               
               
                  doet aanbevelingen voor de regeling van geschillen die uit de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst voortvloeien, overeenkomstig artikel 28 van de overeenkomst.
               
            Voorzitter, samenstelling en deelnemers
      
               
                  1.
               
               
                  Het interministerieel comité wordt gezamenlijk voorgezeten door de minister van Buitenlandse Zaken van Canada en de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst deelt voorafgaand aan elke vergadering van het interministerieel comité de samenstelling van haar delegatie mee aan het secretariaat.
               
            
               
                  3.
               
               
                  De medevoorzitters kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen voor de vergadering uitnodigen als waarnemer of om informatie te verschaffen over een specifiek onderwerp.
               
            Vergaderingen
      
               
                  1.
               
               
                  Het interministerieel comité komt jaarlijks samen, of zoals wederzijds overeengekomen naargelang van de omstandigheden. De vergaderingen van het interministerieel comité vinden afwisselend in de Europese Unie en Canada plaats, of op een andere plaats als de medevoorzitters dat zijn overeengekomen, op een onderling overeengekomen datum.
               
            
               
                  2.
               
               
                  De vergaderingen van het interministerieel comité vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de medevoorzitters, met goedkeuring van de partijen bij de overeenkomst, besluiten dat de vergadering openbaar is.
               
            Secretariaat
      
               
                  1.
               
               
                  Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van het departement Internationale Aangelegenheden van Canada (Global Affairs Canada) treden gezamenlijk op als secretarissen van het interministerieel comité. Relevante mededelingen van en aan de medevoorzitters worden doorgestuurd naar de secretarissen.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Het secretariaat zorgt voor regelmatige contacten, ook via videoconferenties, voorafgaand aan de vergaderingen van het interministerieel comité om de balans op te maken van de thematische dialogen die voorafgaand aan de vergadering van het interministerieel comité hebben plaatsgevonden. De inhoud van deze contacten wordt verwerkt in de agenda van de volgende vergadering van het interministerieel comité.
               
            Agenda van de vergaderingen
      
               
                  1.
               
               
                  Het secretariaat van de partij bij de overeenkomst die gastheer is van de vergadering, stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Die wordt, samen met de nodige documenten, ten minste 15 werkdagen voor de vergadering aan de partijen bij de overeenkomst gestuurd, tenzij dat door omstandigheden niet mogelijk is.
               
            
               
                  2.
               
               
                  De agenda wordt door de medevoorzitters goedgekeurd en aan het begin van elke vergadering ook door het interministerieel comité. Indien de medevoorzitters dit beslissen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.
               
            Verklaring van het interministerieel comité
      De partijen bij de overeenkomst keuren aan het eind van elke vergadering een verklaring van het interministerieel comité goed. Deze verklaring wordt openbaar gemaakt en kan de aanbevelingen bevatten die de partijen bij de overeenkomst hebben goedgekeurd.
      Besluiten en aanbevelingen
      
               
                  1.
               
               
                  Het interministerieel comité kan besluiten nemen of aanbevelingen doen met het oog op de verwezenlijking van de doelstellingen van de overeenkomst.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Besluiten en aanbevelingen van het interministerieel comité worden door de partijen bij de overeenkomst goedgekeurd en meegedeeld door de EU aan, zoals passend wordt geacht, het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de EU, het secretariaat-generaal van de Raad van de EU en door Canada aan de bevoegde Canadese autoriteiten.
               
            
               
                  3.
               
               
                  Besluiten worden goedgekeurd nadat de partijen bij de overeenkomst hun eigen interne procedures overeenkomstig hun wet- en regelgeving hebben voltooid.
               
            
               
                  4.
               
               
                  Besluiten en aanbevelingen van het interministerieel comité worden vastgelegd in twee door de medevoorzitters ondertekende afschriften.
               
            
               
                  5.
               
               
                  In dringende gevallen kunnen besluiten en aanbevelingen via een schriftelijke procedure worden goedgekeurd zonder dat een formele bijeenkomst van het interministerieel comité plaatsvindt. Dergelijke besluiten en aanbevelingen moeten aan de partijen bij de overeenkomst worden meegedeeld.
               
            Onkosten
      
               
                  1.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het interministerieel comité.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst draagt haar eigen kosten van vertolking bij vergaderingen en vertaling.
               
            
               
                  3.
               
               
                  De partij bij de overeenkomst die gastheer is van de vergadering, draagt de kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten.
               
            Vertrouwelijkheid
      Wanneer een partij bij de overeenkomst aan het interministerieel comité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
      Wijziging van het reglement van orde
      Dit reglement van orde kan worden gewijzigd overeenkomstig de bepaling inzake besluiten en aanbevelingen.
   
   
      Mandaat van het gemengd samenwerkingscomité en de subcomités
      HET GEMENGD SAMENWERKINGSCOMITÉ VAN DE EU EN CANADA,
      Gezien de overeenkomst inzake een strategisch partnerschap tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Canada, anderzijds („de overeenkomst”), en met name artikel 27,
      Overwegende hetgeen volgt:
      
                  (1)
               
               
                  Overeenkomstig artikel 30, lid 2, van de overeenkomst wordt de overeenkomst voorlopig toegepast sinds 1 april 2017.
               
            
                  (2)
               
               
                  Overeenkomstig artikel 27, lid 3, onder c), van de overeenkomst stelt het gemengd samenwerkingscomité zijn eigen mandaat vast.
               
            
                  (3)
               
               
                  Overeenkomstig artikel 27, lid 3, onder b), viii), kan het gemengd samenwerkingscomité subcomités oprichten om op deskundigenniveau te kunnen beraadslagen over de kerngebieden die onder de overeenkomst vallen,
               
            HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
      Het mandaat van het gemengd samenwerkingscomité, zoals opgenomen in de bijlage, wordt vastgesteld.
      
         Ondertekend te …, ….
         
            
               Voor het gemengd samenwerkingscomité van de EU en Canada
            
            
               De medevoorzitters
            
         
      
   
   
      BIJLAGE
      Mandaat van het gemengd samenwerkingscomité
      Taken
      Het gemengd samenwerkingscomité
      
                  a)
               
               
                  duidt prioriteiten aan met betrekking tot de samenwerking tussen de partijen bij de overeenkomst;
               
            
                  b)
               
               
                  houdt toezicht op de ontwikkeling van de strategische betrekkingen tussen de partijen bij de overeenkomst;
               
            
                  c)
               
               
                  organiseert een dialoog en doet voorstellen inzake vraagstukken die van wederzijds belang zijn;
               
            
                  d)
               
               
                  doet aanbevelingen voor efficiëntieverbeteringen, grotere effectiviteit en synergieën tussen de partijen bij de overeenkomst;
               
            
                  e)
               
               
                  ziet toe op de goede werking van deze overeenkomst;
               
            
                  f)
               
               
                  doet een jaarverslag aan het interministerieel comité toekomen over de stand van zaken van de betrekkingen, dat door de partijen bij de overeenkomst openbaar wordt gemaakt;
               
            
                  g)
               
               
                  gaat op gepaste wijze om met alle zaken die de partijen bij de overeenkomst het gemengd samenwerkingscomité op grond van deze overeenkomst voorleggen;
               
            
                  h)
               
               
                  richt subcomités op om het bij de vervulling van zijn taken bij te staan. Deze subcomités mogen echter geen duplicaat zijn van organen die tussen de partijen bij de overeenkomst op grond van andere overeenkomsten zijn opgericht;
               
            
                  i)
               
               
                  beoordeelt situaties waarin een partij bij de overeenkomst van oordeel is dat haar belangen zijn of kunnen worden aangetast door besluitvormingsprocessen op gebieden van samenwerking die niet onder een specifieke overeenkomst vallen.
               
            Samenstelling, voorzitter en deelnemers
      
               
                  1.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen bij de overeenkomst.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité wordt gezamenlijk voorgezeten door een hoge ambtenaar van de Europese Dienst voor extern optreden en een hoge ambtenaar van het departement Internationale Aangelegenheden van Canada (Global Affairs Canada).
               
            
               
                  3.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst deelt voorafgaand aan elke vergadering van het gemengd samenwerkingscomité de samenstelling van haar delegatie mee aan de medevoorzitters.
               
            
               
                  4.
               
               
                  De medevoorzitters kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen voor de vergadering uitnodigen als waarnemer of om informatie te verschaffen over een specifiek onderwerp.
               
            Vergaderingen
      
               
                  1.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité komt jaarlijks samen of zoals wederzijds overeengekomen. De vergaderingen van het gemengd samenwerkingscomité worden bijeengeroepen door de medevoorzitters. De vergaderingen van het gemengd samenwerkingscomité vinden afwisselend in de Europese Unie en in Canada plaats, op een onderling overeengekomen datum. Op verzoek van een partij bij de overeenkomst kunnen bijzondere vergaderingen van het gemengd samenwerkingscomité worden belegd.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Met goedkeuring van de medevoorzitters kunnen deze bijzondere vergaderingen uitzonderlijk via video- of teleconferentie plaatsvinden.
               
            
               
                  3.
               
               
                  De vergaderingen van het gemengd samenwerkingscomité vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de medevoorzitters, met goedkeuring van de partijen bij de overeenkomst, besluiten dat de vergadering openbaar is.
               
            Secretariaat
      Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van het departement Internationale Aangelegenheden Canada (Global Affairs Canada) treden gezamenlijk op als secretarissen van het gemengd samenwerkingscomité. Relevante mededelingen van en aan de medevoorzitters worden doorgestuurd naar de secretarissen.
      Agenda van de vergaderingen
      
               
                  1.
               
               
                  Het secretariaat van de partij bij de overeenkomst die gastheer is van de vergadering, stelt in overleg met het andere secretariaat voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Die wordt, samen met de nodige documenten, ten minste 15 werkdagen voor de vergadering aan de partijen bij de overeenkomst gestuurd. De medevoorzitters kunnen, met goedkeuring van de partijen bij de overeenkomst indien nodig, een andere termijn vaststellen voor een bepaalde vergadering.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst kan het secretariaat verzoeken een onderwerp op de agenda te plaatsen. De voorlopige agenda bevat alle onderwerpen waarvoor het secretariaat ten laatste 21 werkdagen voor de datum van de vergadering een dergelijk verzoek heeft ontvangen.
               
            
               
                  3.
               
               
                  De agenda wordt door de medevoorzitters goedgekeurd en aan het begin van elke vergadering ook door het gemengd samenwerkingscomité. Indien de medevoorzitters dit goedkeuren, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.
               
            
               
                  4.
               
               
                  De partijen bij de overeenkomst zorgen voor regelmatige contacten, ook via videoconferenties, voorafgaand aan de vergaderingen van het gemengd samenwerkingscomité om de balans op te maken van de thematische en geografische dialogen die voorafgaand aan de vergadering van het gemengd samenwerkingscomité hebben plaatsgevonden. De inhoud van deze contacten wordt verwerkt in de agenda van de volgende vergadering van het gemengd samenwerkingscomité.
               
            Notulen
      
               
                  1.
               
               
                  De medevoorzitters geven een opsomming van de door het gemengd samenwerkingscomité bereikte conclusies. Beide secretariaten stellen de ontwerpnotulen op op basis van deze conclusies. Een eerste ontwerp wordt door het secretariaat van de partij bij de overeenkomst die gastheer was, binnen 15 werkdagen na de vergaderdatum voorgelegd.
               
            
               
                  2.
               
               
                  De ontwerpnotulen worden binnen 30 werkdagen na de vergaderdatum of uiterlijk op een andere door de partijen bij de overeenkomst overeengekomen datum door de partijen bij de overeenkomst goedgekeurd. Als de partijen bij de overeenkomst de ontwerpnotulen hebben goedgekeurd, worden twee afschriften ervan door de medevoorzitters met de hand of elektronisch ondertekend.
               
            Aanbevelingen
      
               
                  1.
               
               
                  Aanbevelingen van het gemengd samenwerkingscomité worden door de partijen bij de overeenkomst goedgekeurd en opgenomen in de gezamenlijke notulen. De notulen worden meegedeeld; door de EU aan, zoals passend wordt geacht, het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese unie, het secretariaat-generaal van de Raad van de EU en door Canada aan de bevoegde Canadese autoriteiten.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité doet aanbevelingen inzake geschillen die uit de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst voortvloeien. Dergelijke aanbevelingen worden gedaan overeenkomstig artikel 28 van de overeenkomst.
               
            Jaarverslag aan het gemengd samenwerkingscomité
      
               
                  1.
               
               
                  Het secretariaat zorgt dat een jaarverslag over de stand van zaken van de betrekkingen wordt opgesteld en ten minste 15 werkdagen voor de vergadering van het gemengd samenwerkingscomité aan de partijen bij de overeenkomst wordt gezonden.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité keurt het aan het interministerieel comité te bezorgen jaarverslag goed. Dat verslag zal vervolgens openbaar worden gemaakt.
               
            Onkosten
      
               
                  1.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het gemengd samenwerkingscomité.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Elke partij bij de overeenkomst draagt haar eigen kosten van vertolking bij vergaderingen en vertaling.
               
            
               
                  3.
               
               
                  De partij bij de overeenkomst die gastheer is van de vergadering, draagt de kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten.
               
            Oprichting van subcomités
      
               
                  1.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité kan subcomités oprichten om het bij de vervulling van zijn taken bij te staan. De subcomités brengen na elke vergadering verslag uit aan het gemengd samenwerkingscomité en mogen geen duplicaat zijn van organen die op grond van andere overeenkomsten tussen de partijen bij de overeenkomst zijn opgericht.
               
            
               
                  2.
               
               
                  Het gemengd samenwerkingscomité kan besluiten bestaande subcomités op te heffen, hun mandaat vast te stellen of te wijzigen, of bijkomende subcomités op te richten.
               
            Vertrouwelijkheid
      Wanneer een partij bij de overeenkomst aan het gemengd samenwerkingscomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
      Wijziging van het mandaat
      Dit mandaat kan worden gewijzigd overeenkomstig artikel 27, lid 3, van de overeenkomst.
      Subcomités
      
               
                  1.
               
               
                  De subcomités van het gemengd samenwerkingscomité („de subcomités”) kunnen de tenuitvoerlegging van de overeenkomst op hun werkgebieden bespreken. Zij kunnen ook onderwerpen of specifieke projecten bespreken in verband met het desbetreffende domein van bilaterale samenwerking, met inbegrip van de interpretatie van de overeenkomst.
               
            
               
                  2.
               
               
                  De subcomités werken onder het gezag van het gemengd samenwerkingscomité. Zij brengen verslag uit en sturen hun notulen en conclusies binnen 20 werkdagen na iedere vergadering aan de medevoorzitters van het gemengd samenwerkingscomité.
               
            
               
                  3.
               
               
                  De subcomités bestaan uit vertegenwoordigers van beide partijen bij de overeenkomst.
               
            
               
                  4.
               
               
                  De subcomités kunnen voor hun vergaderingen deskundigen uitnodigen en horen met betrekking tot specifieke punten op de agenda.
               
            
               
                  5.
               
               
                  De subcomités worden gezamenlijk voorgezeten door de partijen bij de overeenkomst.
               
            
               
                  6.
               
               
                  Elk subcomité beslist hoe de secretariaatstaken worden toegewezen om ervoor te zorgen dat de verslagen tijdig aan het gemengd samenwerkingscomité worden overgelegd.
               
            
               
                  7.
               
               
                  De subcomités komen bijeen als de omstandigheden dit vereisen, op schriftelijk verzoek van een van de partijen bij de overeenkomst. Elke vergadering vindt plaats op een door de partijen bij de overeenkomst overeengekomen plaats en datum. Vergaderingen kunnen ook plaatsvinden via videoconferentie.
               
            
               
                  8.
               
               
                  De vergaderingen van de subcomités vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de medevoorzitters, met goedkeuring van de partijen bij de overeenkomst, besluiten dat de vergadering openbaar is.
               
            
               
                  9.
               
               
                  De partijen bij de overeenkomst keuren de agenda van de vergaderingen van de subcomités gezamenlijk goed.
               
            
               
                  10.
               
               
                  De partijen bij de overeenkomst stellen de notulen van elke vergadering van de subcomités gezamenlijk vast.