CELEX: 22010D0562
Language: da
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/EU: Afgørelse nr. 1/2010 truffet af Det Fælles Råd Cariforum-EU, der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side, den 17. maj 2010 om vedtagelse af forretningsordenen for Det Fælles Råd Cariforum-EU, Udvalget for Handel og Udvikling Cariforum-EU og de særlige udvalg

21.9.2010   
            
            
               DA
            
            
               Den Europæiske Unions Tidende
            
            
               L 247/66
            
         AFGØRELSE Nr. 1/2010 TRUFFET AF DET FÆLLES RÅD CARIFORUM-EU, DER ER NEDSAT VED DEN ØKONOMISKE PARTNERSKABSAFTALE MELLEM CARIFORUMLANDENE PÅ DEN ENE SIDE OG DET EUROPÆISKE FÆLLESSKAB OG DETS MEDLEMSSTATER PÅ DEN ANDEN SIDE,
   den 17. maj 2010
   om vedtagelse af forretningsordenen for Det Fælles Råd Cariforum-EU, Udvalget for Handel og Udvikling Cariforum-EU og de særlige udvalg
   (2010/562/EU)
   DET FÆLLES RÅD CARIFORUM-EU HAR —
   under henvisning til den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side (i det følgende benævnt »aftalen«), undertegnet i Bridgetown, Barbados, den 15. oktober 2008, særlig artikel 227, artikel 228, stk. 3, artikel 229, stk. 1, og artikel 230, stk. 2 og 4, og
   ud fra følgende betragtninger:
   
               (1)
            
            
               I henhold til aftalen skal Det Fælles Råd Cariforum-EU (i det følgende benævnt »det fælles råd«) fastsætte sin egen forretningsorden samt forretningsordenen for Udvalget for Handel og Udvikling Cariforum-EU (i det følgende benævnt »Udvalget for Handel og Udvikling«).
            
         
               (2)
            
            
               Det fælles råd og Udvalget for Handel og Udvikling bistås ved udførelsen af deres opgaver af Det Særlige Udvalg for Toldsamarbejde og Handelslettelser, der er nedsat i overensstemmelse med artikel 36 i aftalen, og af de særlige udvalg, der kan nedsættes i medfør af artikel 230, stk. 4, i aftalen. Der bør tillige fastsættes en forretningsorden for disse særlige udvalg —
            
         TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
   Artikel 1
   Forretningsordenen for det fælles råd og for Udvalget for Handel og Udvikling fastsættes som angivet i henholdsvis bilag I og II.
   Artikel 2
   1.   Den i bilag III fastsatte forretningsorden gælder for Det Særlige Udvalg for Toldsamarbejde og Handelslettelser samt for alle de øvrige særlige udvalg, der måtte blive nedsat i medfør af artikel 230, stk. 4, i aftalen.
   2.   Denne forretningsorden berører ikke de særlige bestemmelser, der i givet fald er fastsat i aftalen, eller som det fælles råd måtte fastsætte.
   Artikel 3
   Denne afgørelse træder i kraft den 17. maj 2010.
   
      Udfærdiget i Madrid, den 17. maj 2010.
      
         
            På vegne af Cariforumlandene
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            På vegne af Den Europæiske Union
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      BILAG I
      
         FORRETNINGSORDEN FOR DET FÆLLES RÅD CARIFORUM-EU,
         der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side
         Artikel 1
         Sammensætning og formandskab
         1.   Det Fælles Råd Cariforum-EU (i det følgende benævnt »det fælles råd«) sammensættes som fastsat i artikel 228, stk. 1, i aftalen.
         2.   Repræsentanten for Cariforumlandene, der handler i fællesskab, jf. artikel 228, stk. 2, i aftalen, benævnes »den højtstående Cariforumrepræsentant«. Udpegelsen af den højtstående Cariforumrepræsentant og enhver ændring heraf meddeles formanden for det fælles råd.
         3.   Udtrykket »parterne« i forretningsordenen anvendes i overensstemmelse med definitionen i artikel 233, stk. 3, i aftalen.
         4.   Formandskabet for det fælles råd udøves, i det mindste på ministerplan, på skift i en periode på 12 måneder af en repræsentant for Rådet for Den Europæiske Union og en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU på den ene side og af en repræsentant for Cariforumlandene på den anden side. Første formandskabsperiode begynder imidlertid på datoen for afholdelse af det fælles råds første møde og slutter den 31. december det følgende år. Formandskabet udøves først af en repræsentant for Cariforumlandene.
         Artikel 2
         Repræsentation
         1.   I overensstemmelse med artikel 228, stk. 5, i aftalen kan medlemmerne af det fælles råd lade sig repræsentere.
         2.   Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formanden for det fælles råd navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af det fælles råd udøver alle dette medlems rettigheder.
         Artikel 3
         Observatører
         1.   Det fælles råd kan beslutte at lade observatører deltage på permanent basis.
         2.   Det fælles råd kan beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis.
         3.   Det fælles råd kan beslutte at indbyde repræsentanter for Det Parlamentariske Udvalg Cariforum-EU og Det Rådgivende Udvalg Cariforum-EU, så de kan oplyse det fælles råd om det arbejde, disse udvalg udfører.
         Artikel 4
         Møder
         1.   Det fælles råd træder sammen med regelmæssige mellemrum på ikke over to år og afholder ekstraordinære møder, når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.
         2.   Det fælles råds møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.
         3.   Det fælles råds sekretær indkalder til møderne i det fælles råd ved en mødeindkaldelse, der udsendes senest 35 dage før mødets start, medmindre der indkaldes til ekstraordinært møde.
         Artikel 5
         Delegationer
         Medlemmerne af det fælles råd kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for det fælles råd om den planlagte sammensætning af de undertegnende Cariforumlandes og EU's delegationer og om eventuelle observatører.
         Artikel 6
         Sekretariat
         Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for det fælles råd. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis EU's og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.
         Artikel 7
         Dokumenter
         Hvis forhandlingerne i det fælles råd er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra det fælles råd.
         Artikel 8
         Korrespondance
         1.   Al korrespondance til det fælles råd sendes til dets sekretær.
         2.   Sekretæren sørger for, at korrespondance til det fælles råd videresendes til rådets formand og i givet fald rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 7 i denne forretningsorden til de øvrige medlemmer af det fælles råd. Korrespondance, der rundsendes, sendes til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer i Bruxelles, Cariforumkoordinatoren og hvert af de undertegnende Cariforumlandes koordinatorer, jf. artikel 234, stk. 1, i aftalen.
         3.   Korrespondance fra formanden for det fælles råd sendes til adressaterne af sekretæren og rundsendes i givet fald som dokumenter som omtalt i artikel 7 i denne forretningsorden til de øvrige medlemmer af det fælles råd via de i stk. 2 anførte adressater.
         Artikel 9
         Dagsorden for møderne
         1.   Det fælles råds sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne og de undertegnende Cariforumlande en foreløbig dagsorden for hvert møde. Det fælles råds sekretær sender den sammen med de relevante dokumenter til de adressater, der er nævnt i artikel 8, stk. 2, senest 21 dage før mødets begyndelse.
         2.   Den foreløbige dagsorden skal indeholde punkter, som sekretæren er blevet anmodet om at optage på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter senest 28 dage før mødets begyndelse.
         3.   Dagsordenen vedtages af det fælles råd ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.
         4.   Formanden for det fælles råd kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.
         5.   Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.
         Artikel 10
         Protokol
         1.   Sekretæren udarbejder et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.
         2.   Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:
         
                     a)
                  
                  
                     alle dokumenter, der er forelagt det fælles råd
                  
               
                     b)
                  
                  
                     eventuelle erklæringer, som et medlem af det fælles råd har anmodet om at få optaget i protokollen, og
                  
               
                     c)
                  
                  
                     de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.
                  
               3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af det fælles råd eller deres suppleanter, som deltog i mødet, en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører ved mødet.
         4.   Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest tre måneder efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til hver af de i artikel 8, stk. 2, omhandlede adressater.
         Artikel 11
         Afgørelser og henstillinger
         1.   Det fælles råd træffer afgørelser og vedtager henstillinger efter aftale mellem parterne, jf. artikel 229 i aftalen.
         2.   Det fælles råd kan beslutte at forelægge AVS-EU-Ministerrådet, jf. artikel 15 i Cotonouaftalen, ethvert generelt spørgsmål af interesse for AVS og EU, der opstår i forbindelse med aftalen.
         3.   I perioden mellem møderne kan det fælles råd træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. Den skriftlige procedure består i udveksling af noter mellem parterne. Den højtstående Cariforumrepræsentant har beføjelse til at udveksle sådanne noter og til at bekræfte, at de undertegnende Cariforumlande tilslutter sig en afgørelse, om nødvendigt efter at have indhentet de enkelte undertegnende Cariforumlandes bekræftelse heraf.
         4.   Det fælles råds afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 229 i aftalen benævnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres genstand. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.
         5.   Det fælles råds afgørelser og henstillinger bekræftes af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU og af den højtstående Cariforumrepræsentant på vegne af Cariforumlandene.
         6.   Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 8, stk. 2, nævnte adressater som dokumenter fra det fælles råd.
         Artikel 12
         Offentlighed
         1.   Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i det fælles råd ikke offentlige.
         2.   Hver part eller hvert undertegnende Cariforumland kan beslutte at offentliggøre det fælles råds afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.
         Artikel 13
         Sprog
         1.   Det fælles råds arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, spansk, fransk og nederlandsk.
         2.   Det fælles råd baserer sine forhandlinger, træffer sine afgørelser og vedtager sine henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.
         Artikel 14
         Udgifter
         1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det fælles råds møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.
         2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.
         3.   Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af rådets arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter forbundet med tolkning vedrørende andre af Den Europæiske Unions officielle sprog og oversættelse af dokumenter til eller fra disse sprog afholdes af EU.
      
   
   
      BILAG II
      
         FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR HANDEL OG UDVIKLING CARIFORUM-EU,
         der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side
         Artikel 1
         Sammensætning og formandskab
         1.   Udvalget for Handel og Udvikling Cariforum-EU (i det følgende benævnt »Udvalget for Handel og Udvikling«) er nedsat i overensstemmelse med artikel 230 i aftalen med det formål at bistå Det Fælles Råd Cariforum-EU (i det følgende benævnt »det fælles råd«) ved udførelsen af dets opgaver og tage ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen.
         2.   Som fastsat i artikel 230, stk. 1, i aftalen sammensættes Udvalget for Handel og Udvikling af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og repræsentanter for Europa-Kommissionen på den ene side og af repræsentanter for de undertegnende Cariforumlande på den anden side, sædvanligvis på højt embedsmandsplan.
         3.   Repræsentanten for Cariforumlandene, der handler i fællesskab, jf. artikel 230, stk. 1, i aftalen, benævnes »den ledende Cariforumrepræsentant«. Udpegelsen af den ledende Cariforumrepræsentant og enhver ændring heraf meddeles formanden for Udvalget for Handel og Udvikling.
         4.   Formandskabet for Udvalget for Handel og Udvikling udøves på skift i en periode på 12 måneder af embedsmænd fra Europa-Kommissionen på vegne af EU og af embedsmænd fra Cariforumlandene på disses vegne, i begge tilfælde på højtstående plan. Første formandskabsperiode skal være sammenfaldende med første formandskabsperiode for det fælles råd. I denne periode og derefter i hver periode på 12 måneder udøves formandskabet for Udvalget for Handel og Udvikling af den part, der har formandskabet i det fælles råd. Formandskabet udøves først af en repræsentant for Cariforumlandene.
         5.   Ud over at Udvalget for Handel og Udvikling udfører de særlige opgaver, som det får pålagt ved aftalen, forbereder det det fælles råds møder og forhandlinger, overvåger i givet fald gennemførelsen af det fælles råds afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i den måde, aftalen fungerer på. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af det fælles råd, samt alle andre spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen.
         6.   I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til mulig konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i Udvalget for Handel og Udvikling. Denne konsultation kan fortsætte i det fælles råd, hvis parterne er enige herom, undtagen hvis andet fremgår af aftalen.
         Artikel 2
         Repræsentation
         1.   Medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling kan lade sig repræsentere.
         2.   Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formanden for Udvalget for Handel og Udvikling navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af Udvalget for Handel og Udvikling udøver alle dette medlems rettigheder.
         Artikel 3
         Observatører
         1.   Udvalget for Handel og Udvikling kan beslutte at lade observatører deltage på permanent basis.
         2.   Udvalget for Handel og Udvikling kan beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis.
         3.   Udvalget for Handel og Udvikling kan beslutte at indbyde repræsentanter for Det Parlamentariske Udvalg Cariforum-EU og Det Rådgivende Udvalg Cariforum-EU, så de kan oplyse Udvalget for Handel og Udvikling om det arbejde, disse udvalg udfører.
         Artikel 4
         Møder
         1.   Udvalget for Handel og Udvikling træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan møderne i Udvalget for Handel og Udvikling afholdes som video- eller telekonference. Parterne aftaler i så fald, hvordan omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler skal deles.
         2.   Sekretæren indkalder til møderne i Udvalget for Handel og Udvikling, der afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes senest 35 dage før mødets start, bortset fra i hastende tilfælde.
         Artikel 5
         Delegationer
         Før hvert møde underrettes formanden for Udvalget for Handel og Udvikling om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.
         Artikel 6
         Sekretariat
         Europa-Kommissionen og et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for Udvalget for Handel og Udvikling. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis EU's og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.
         Artikel 7
         Dokumenter
         Hvis forhandlingerne i Udvalget for Handel og Udvikling er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra Udvalget for Handel og Udvikling.
         Artikel 8
         Korrespondance
         Al korrespondance med formanden for Udvalget for Handel og Udvikling fremsendes til sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling med henblik på rundsendelse til medlemmerne af udvalget og til sekretæren og formanden for det fælles råd samt i givet fald til medlemmerne af det fælles råd.
         Artikel 9
         Dagsorden for møderne
         1.   Sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling samt til formanden og sekretæren for det fælles råd senest 21 dage før mødets begyndelse.
         2.   Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling er blevet anmodet om at optage på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter senest 28 dage før mødets begyndelse.
         3.   Dagsordenen vedtages af Udvalget for Handel og Udvikling ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.
         4.   Formanden for Udvalget for Handel og Udvikling kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.
         5.   Formanden for Udvalget for Handel og Udvikling kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.
         Artikel 10
         Protokol
         1.   Sekretæren udarbejder et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.
         2.   Protokollen indeholder sædvanligvis for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:
         
                     a)
                  
                  
                     dokumenter, der er forelagt Udvalget for Handel og Udvikling
                  
               
                     b)
                  
                  
                     eventuelle erklæringer, som et medlem af Udvalget for Handel og Udvikling har anmodet om at få optaget i protokollen, og
                  
               
                     c)
                  
                  
                     de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.
                  
               3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Udvalget for Handel og Udvikling eller deres suppleanter, som deltog i mødet, en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører ved mødet.
         4.   Protokollen godkendes skriftligt af den ledende Cariforumrepræsentant og den eller de højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen, der deltog i mødet, senest to måneder efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling samt til formanden og sekretæren for det fælles råd.
         Artikel 11
         Afgørelser og henstillinger
         1.   Hvis Udvalget for Handel og Udvikling i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres genstand. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.
         2.   Når Udvalget for Handel og Udvikling træffer en afgørelse, finder artikel 11 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.
         3.   Udvalget for Handel og Udviklings afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er omhandlet i denne forretningsordens artikel 8.
         Artikel 12
         Offentlighed
         1.   Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i Udvalget for Handel og Udvikling ikke offentlige.
         2.   Hver part eller hvert undertegnende Cariforumland kan beslutte at offentliggøre Udvalget for Handel og Udviklings afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.
         Artikel 13
         Sprog
         1.   Udvalget for Handel og Udviklings arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, spansk, fransk og nederlandsk.
         2.   Udvalget for Handel og Udvikling baserer sine forhandlinger, træffer sine afgørelser og vedtager sine henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.
         Artikel 14
         Udgifter
         1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Udvalget for Handel og Udviklings møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.
         2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.
         3.   Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af Udvalget for Handel og Udviklings arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter forbundet med tolkning vedrørende andre af Den Europæiske Unions officielle sprog og oversættelse af dokumenter til eller fra disse sprog afholdes af EU.
      
   
   
      BILAG III
      
         FORRETNINGSORDEN FOR DE SÆRLIGE UDVALG,
         der er nedsat ved den økonomiske partnerskabsaftale mellem Cariforumlandene på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side
         Artikel 1
         Sammensætning og formandskab
         1.   Medmindre andet fremgår af aftalen eller fastlægges af Udvalget for Handel og Udvikling Cariforum-EU (i det følgende benævnt »Udvalget for Handel og Udvikling«), sammensættes et særligt udvalg af repræsentanter for Europa-Kommissionen og repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union på vegne af EU på den ene side og af repræsentanter for de undertegnende Cariforumlande på den anden side.
         2.   Cariforumlandene bemyndiger en af deres repræsentanter til at handle på deres vegne og fremlægge deres holdning i alle spørgsmål, som er omfattet af denne aftale, og i hvilke de har aftalt at handle i fællesskab. Denne repræsentant benævnes »Cariforumrepræsentanten«. Udpegelsen af Cariforumrepræsentanten og enhver ændring heraf meddeles formanden for det særlige udvalg.
         3.   Formandskabet for møderne i et særligt udvalg udøves på skift af henholdsvis en embedsmand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra et Cariforumland.
         Artikel 2
         Repræsentation
         1.   Medlemmerne af et særligt udvalg kan lade sig repræsentere.
         2.   Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formanden for det det særlige udvalg navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af et særligt udvalg udøver alle dette medlems rettigheder.
         Artikel 3
         Observatører
         1.   Et særligt udvalg kan beslutte at lade observatører deltage på permanent basis.
         2.   Et særligt udvalg kan beslutte at indbyde yderligere observatører, herunder repræsentanter for Det Parlamentariske Udvalg Cariforum-EU og Det Rådgivende Udvalg Cariforum-EU, på ad hoc-basis.
         Artikel 4
         Møder
         1.   Medmindre andet fremgår af aftalen, træder et særligt udvalg sammen efter anmodning fra en af parterne på en dato og et sted, som parterne på forhånd er blevet enige om. Hvis parterne er enige, kan møderne i et særligt udvalg afholdes som video- eller telekonference. Parterne aftaler i så fald, hvordan omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler skal deles.
         2.   Sekretæren for et særligt udvalg indkalder til møderne i det pågældende udvalg ved en mødeindkaldelse, der udsendes senest 35 dage før mødets start, bortset fra i hastende tilfælde.
         Artikel 5
         Delegationer
         Før hvert møde underrettes formanden for et særligt udvalg om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.
         Artikel 6
         Sekretariat
         Europa-Kommissionen og et Cariforumland fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for de særlige udvalg. Denne periode skal være sammenfaldende med henholdsvis EU's og Cariforumlandenes udøvelse af formandskabet.
         Artikel 7
         Dokumenter
         Hvis forhandlingerne i et særligt udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra det særlige udvalg.
         Artikel 8
         Korrespondance
         Al korrespondance med formanden for et særligt udvalg fremsendes til sekretæren for det pågældende udvalg med henblik på rundsendelse til medlemmerne af udvalget, til sekretæren og formanden for Udvalget for Handel og Udvikling samt i givet fald til medlemmerne af Udvalget for Handel og Udvikling.
         Artikel 9
         Dagsorden for møderne
         1.   Sekretæren for det særlige udvalg udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til medlemmerne af det særlige udvalg samt til formanden og sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling senest 21 dage før mødets begyndelse.
         2.   Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som sekretæren for det særlige udvalg er blevet anmodet om at optage på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter senest 28 dage før mødets begyndelse.
         3.   Dagsordenen vedtages af det særlige udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.
         4.   Formanden for det særlige udvalg kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.
         5.   Formanden for det særlige udvalg kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.
         Artikel 10
         Protokol
         1.   Sekretæren udarbejder et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.
         2.   Protokollen indeholder sædvanligvis for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:
         
                     a)
                  
                  
                     dokumenter, der er forelagt det særlige udvalg
                  
               
                     b)
                  
                  
                     eventuelle erklæringer, som et medlem af det særlige udvalg har anmodet om at få optaget i protokollen, og
                  
               
                     c)
                  
                  
                     de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.
                  
               3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af det særlige udvalg eller deres suppleanter, som deltog i mødet, en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører ved mødet.
         4.   Protokollen godkendes skriftligt af Cariforumrepræsentanten og den embedsmand fra Europa-Kommissionen, der deltog i mødet, senest en måned efter mødet. Når protokollen er godkendt, underskriver sekretæren to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol fremsendes til medlemmerne af det særlige udvalg samt til formanden og sekretæren for Udvalget for Handel og Udvikling.
         Artikel 11
         Afgørelser og henstillinger
         1.   Hvis et særligt udvalg i medfør af aftalen eller det fælles råds afgørelse om dets nedsættelse er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres genstand. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.
         2.   Når et særligt udvalg fremsætter en henstilling eller træffer en afgørelse, finder artikel 11 i det fælles råds forretningsorden tilsvarende anvendelse.
         3.   De særlige udvalgs afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er omhandlet i forretningsordenens artikel 8.
         Artikel 12
         Offentlighed
         1.   Medmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i de særlige udvalg ikke offentlige.
         2.   Hver part eller hvert undertegnende Cariforumland kan beslutte at offentliggøre et særligt udvalgs afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.
         Artikel 13
         Sprog
         1.   De særlige udvalgs arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, nemlig engelsk, spansk, fransk og nederlandsk.
         2.   De særlige udvalg baserer deres forhandlinger, træffer deres afgørelser og vedtager deres henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag på et af de i stk. 1 omhandlede sprog.
         Artikel 14
         Udgifter
         1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i de særlige udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.
         2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.
         3.   Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra et af det særlige udvalgs arbejdssprog afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter forbundet med tolkning vedrørende andre af Den Europæiske Unions officielle sprog og oversættelse af dokumenter til eller fra disse sprog afholdes af EU.
         Artikel 15
         Rapportering
         De særlige udvalg rapporterer til Udvalget for Handel og Udvikling.