CELEX: 22015D1215
Language: de
Date: 2014-11-07 00:00:00
Title: Beschluss Nr. 1/2014 des Assoziationsrates EU-Zentralamerika vom 7. November 2014 zur Annahme seiner Geschäftsordnung sowie der Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses [2015/1215]

24.7.2015   
            
            
               DE
            
            
               Amtsblatt der Europäischen Union
            
            
               L 196/26
            
         ÜBERSETZUNG
   BESCHLUSS Nr. 1/2014 DES ASSOZIATIONSRATES EU-ZENTRALAMERIKA
   vom 7. November 2014
   zur Annahme seiner Geschäftsordnung sowie der Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses [2015/1215]
   DER ASSOZIATIONSRAT EU-ZENTRALAMERIKA —
   gestützt auf das Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“), insbesondere auf Artikel 4, Artikel 5 Absatz 2, Artikel 7 Absatz 3 und Artikel 8 Absatz 6,
   in Erwägung nachstehender Gründe:
   
               (1)
            
            
               Im Einklang mit Artikel 353 Absatz 4 findet Teil IV des Abkommens über Handelsfragen seit dem 1. August 2013 mit Nicaragua, Honduras und Panama, seit dem 1. Oktober 2013 mit El Salvador und Costa Rica und seit dem 1. Dezember 2013 mit Guatemala Anwendung.
            
         
               (2)
            
            
               Als Beitrag zur wirksamen Durchführung des Abkommens sollte sein institutioneller Rahmen so bald wie möglich geschaffen werden.
            
         
               (3)
            
            
               Soweit in diesem Abkommen nichts anderes bestimmt ist, obliegt es dem Assoziationsrat, die Umsetzung des Abkommens zu überwachen und seine eigene Geschäftsordnung sowie die Geschäftsordnung für den Assoziationsausschuss und seine Unterausschüsse festzulegen —
            
         HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:
   Einziger Artikel
   Die in den Anhängen A bzw. B festgelegten Geschäftsordnungen für den Assoziationsrat, den Assoziationsausschuss und seine Unterausschüsse werden angenommen.
   Dieser Beschluss wird im Wege des schriftlichen Verfahrens angenommen. Er tritt an dem Tag in Kraft, an dem dieser Beschluss, von allen Vertragsparteien ordnungsgemäß unterzeichnet, beim Sekretariat eingeht.
   
      Geschehen zu San José, Costa Rica, am 7. November 2014.
      
          
      
   
   
      ANHANG A
      
         GESCHÄFTSORDNUNG DES ASSOZIATIONSRATES
      
      Artikel 1
      Allgemeine Bestimmungen
      (1)   Der im Einklang mit Artikel 4 Absatz 1 des Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsrat kommt seinen in Artikel 4 Absatz 2 vorgesehenen Aufgaben nach und übernimmt die Verantwortung für die allgemeine Durchführung des Abkommens sowie alle sonstigen bilateralen, multilateralen oder internationalen Fragen von gemeinsamem Interesse.
      (2)   Gemäß den Artikeln 5 und 345 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei auf entsprechender Ministerebene zusammen, wobei den spezifischen Fragen, die auf der jeweiligen Tagung des Assoziationsrates behandelt werden, Rechnung getragen wird. Soweit dies zweckmäßig ist und von den Vertragsparteien vereinbart wird, tritt der Assoziationsrat auf der Ebene der Staats- und Regierungschefs zusammen.
      (3)   Im Einklang mit Artikel 345 des Abkommens setzt sich der Assoziationsrat, soweit er ausschließlich oder hauptsächlich Aufgaben wahrnimmt, die ihm durch Teil IV des Abkommens übertragen werden, aus Vertretern der europäischen Vertragspartei auf Ministerebene einerseits und den für handelsbezogene Fragen zuständigen Ministern der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei andererseits zusammen.
      (4)   Im Einklang mit Artikel 352 Absatz 3 des Abkommens handeln die Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei bei der Beschlussfassung im institutionellen Rahmen des Abkommens gemeinsam; die Annahme von Beschlüssen und Empfehlungen erfolgt durch Konsens.
      (5)   Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 352 des Abkommens zu verstehen.
      Artikel 2
      Vorsitz
      Der Vorsitz im Assoziationsrat wird abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten vom Hohen Vertreter der Europäischen Union für Außen- und Sicherheitspolitik und einem Vertreter der zentralamerikanischen Vertragspartei auf Ministerebene geführt. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Sitzung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember desselben Jahres.
      Artikel 3
      Sitzungen
      (1)   Der Assoziationsrat tritt in regelmäßigen Abständen zusammen, mindestens aber alle zwei Jahre. Sondertagungen des Assoziationsrates können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.
      (2)   Alle Sitzungen des Assoziationsrates finden zu einem Termin und an einem Ort statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben.
      (3)   Die Sitzungen des Assoziationsrates werden gemeinsam von den Sekretären des Assoziationsrates im Einvernehmen mit dem Vorsitz des Assoziationsrates einberufen.
      (4)   Ausnahmsweise können die Sitzungen des Assoziationsrates unter Einsatz von technologischen Mitteln — etwa Videokonferenzen — abgehalten werden, sofern alle Vertragsparteien zustimmen.
      Artikel 4
      Vertretung
      (1)   Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Will sich ein Mitglied auf diese Weise vertreten lassen, so hat es dem Vorsitzenden vor der Sitzung, auf der es sich vertreten lassen will, den Namen seines Vertreters mitzuteilen.
      (2)   Der Stellvertreter eines Mitglieds des Assoziationsrates verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds.
      Artikel 5
      Delegationen
      (1)   Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Sitzung teilen die Vertragsparteien dem Vorsitzenden über das Sekretariat die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegationen mit.
      (2)   Der Assoziationsrat kann im Einvernehmen mit den Vertragsparteien Nichtmitglieder zur Teilnahme an seinen Sitzungen einladen, um Informationen zu besonderen Themen einzuholen.
      Artikel 6
      Sekretariat
      Ein Beamter des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und ein Beamter der zentralamerikanischen Vertragspartei nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsrates wahr.
      Artikel 7
      Schriftverkehr
      (1)   Alle für den Assoziationsrat bestimmten Schreiben sind an das Sekretariat der EU-Vertragspartei oder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei zu richten, das daraufhin das jeweils andere Sekretariat unterrichtet.
      (2)   Das Sekretariat sorgt für die Übermittlung des Schriftverkehrs an den Vorsitz und gegebenenfalls für die Weiterleitung an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates.
      (3)   Das Sekretariat leitet den Schriftverkehr an das Generalsekretariat der Europäischen Kommission, den Europäischen Auswärtigen Dienst, die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten, das Generalsekretariat des Rates der Europäischen Union und die Botschaften der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei mit Sitz in Brüssel, Belgien, weiter, wobei jeweils eine Kopie an die für die Außenpolitik bzw. für Handelsfragen zuständigen Ministerien verschickt wird.
      (4)   Die Mitteilungen des Vorsitzes des Assoziationsrates werden vom Sekretariat unter den in Absatz 3 genannten Anschriften den jeweiligen Empfängern übermittelt und gegebenenfalls an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates weitergeleitet.
      Artikel 8
      Vertraulichkeit
      (1)   Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Sitzungen des Assoziationsrates nicht öffentlich.
      (2)   Legt eine Vertragspartei dem Assoziationsrat Informationen vor, die als vertraulich gelten, so behandelt auch die andere Vertragspartei diese Informationen gemäß dem in Artikel 336 Absatz 2 des Abkommens vorgesehenen Verfahren ebenfalls als vertraulich.
      (3)   Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.
      Artikel 9
      Tagesordnung
      (1)   Der Vorsitz stellt für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung auf. Sie wird den in Artikel 7 genannten Empfängern von den Sekretären des Assoziationsrates spätestens 15 Kalendertage vor Beginn der Sitzung übermittelt.
      Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die der Aufnahmeantrag dem Vorsitz spätestens 21 Kalendertage vor Beginn der Sitzung zugegangen ist; es werden jedoch nur die Punkte in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen werden, für die den Sekretären vor dem Tag der Versendung der Tagesordnung die Unterlagen übermittelt worden sind.
      (2)   Die Tagesordnung wird vom Assoziationsrat zu Beginn jeder Sitzung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung der Vertragsparteien erforderlich.
      (3)   Der Vorsitzende kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.
      Artikel 10
      Protokoll
      (1)   Die beiden Sekretäre fertigen gemeinsam über jede Sitzung einen Protokollentwurf an.
      (2)   In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:
      
                  a)
               
               
                  die dem Assoziationsrat vorgelegten Unterlagen,
               
            
                  b)
               
               
                  die Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Assoziationsrates zu Protokoll gegeben wurden, und
               
            
                  c)
               
               
                  die von den Vertragsparteien vereinbarten Themen, z. B. angenommene Beschlüsse, Stellungnahmen und eventuelle Schlussfolgerungen.
               
            (3)   Der Protokollentwurf wird dem Assoziationsrat zur Genehmigung vorgelegt. Er ist binnen 45 Tagen nach der betreffenden Sitzung des Assoziationsrates anzunehmen. Nach der Annahme wird das Protokoll vom Vorsitz und von den beiden Sekretären unterzeichnet. Eine beglaubigte Abschrift wird den in Artikel 7 genannten Empfängern übermittelt.
      Artikel 11
      Beschlüsse und Empfehlungen
      (1)   Der Assoziationsrat fasst seine Beschlüsse und verabschiedet seine Empfehlungen im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien, die von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet werden.
      (2)   Der Assoziationsrat kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Text des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Assoziationsrates im Einklang mit Artikel 7 übermittelt werden, wobei sie innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen ihre eventuellen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern haben. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, werden die Beschlüsse oder Empfehlungen separat und nacheinander von der EU-Vertragspartei und den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei unterzeichnet.
      (3)   Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates im Sinne des Artikels 6 des Abkommens tragen entweder die Überschrift „Beschluss“ oder die Überschrift „Empfehlung“. Das Sekretariat des Assoziationsrates versieht alle Beschlüsse oder Empfehlungen mit einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. Jeder Beschluss gibt das Datum seines Inkrafttretens an und wird von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet.
      (4)   Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates werden von den beiden Sekretären beglaubigt.
      (5)   Die Beschlüsse und Empfehlungen werden den in Artikel 7 dieser Geschäftsordnung genannten Empfängern übermittelt.
      (6)   Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.
      Artikel 12
      Sprachen
      (1)   Die Amtssprachen des Assoziationsrates sind Spanisch und eine andere, von den Vertragsparteien bestimmte verbindliche Sprache des Abkommens.
      (2)   Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Assoziationsrat anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.
      Artikel 13
      Ausgaben
      (1)   Die Vertragsparteien tragen die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Assoziationsrates entstehen.
      (2)   Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet.
      (3)   Die Kosten für den Dolmetscherdienst in den Sitzungen sowie für die Übersetzung von Unterlagen ins Spanische oder aus dem Spanischen sowie in die/aus der andere(n) amtliche(n) Sprache des Assoziationsrates gemäß Artikel 12 Absatz 1 dieser Geschäftsordnung werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für das Dolmetschen und Übersetzen in andere/aus anderen Sprachen werden direkt von der ersuchenden Vertragspartei getragen.
      Artikel 14
      Assoziationsausschuss
      (1)   Im Einklang mit Artikel 7 des Abkommens wird der Assoziationsrat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von einem Assoziationsausschuss unterstützt. Der Ausschuss setzt sich aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei andererseits auf einer im Abkommen festgelegten Ebene zusammen.
      (2)   Der Assoziationsausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Assoziationsrates (1) vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Assoziationsrates durch und gewährleistet generell die Kontinuität der Beziehungen im Rahmen der Assoziation und die ordnungsgemäße Anwendung des Abkommens. Er prüft alle ihm vom Assoziationsrat vorgelegten Fragen sowie alle sonstigen Fragen, die sich möglicherweise bei der laufenden Durchführung des Abkommens ergeben. Er legt dem Assoziationsrat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor. Im Einklang mit Artikel 7 Absatz 4 kann der Assoziationsrat dem Assoziationsausschuss die Befugnis übertragen, im Namen des Rates Beschlüsse zu fassen.
      (3)   In den Fällen, in denen das Abkommen eine Konsultationspflicht oder die Möglichkeit einer Konsultation vorsieht oder die Vertragsparteien im Einvernehmen eine gegenseitige Konsultation beschließen, kann die Konsultation im Rahmen des Assoziationsausschusses erfolgen, soweit in diesem Abkommen nichts anderes bestimmt ist. Die Konsultation kann im Assoziationsrat fortgesetzt werden, wenn beide Vertragsparteien dem zustimmen.
      Artikel 15
      Änderung der Geschäftsordnung
      Die Geschäftsordnung kann nach den Bestimmungen des Artikels 11 geändert werden.
      
         (1)  Im Hinblick auf Teil IV des Abkommens wird diese Funktion vom Assoziationsausschuss in enger Koordination mit den gemäß Artikel 347 benannten Koordinatoren wahrgenommen.
   
   
      ANHANG B
      
         GESCHÄFTSORDNUNG DES ASSOZIATIONSAUSSCHUSSES UND SEINER UNTERAUSSCHÜSSE
      
      Artikel 1
      Allgemeine Bestimmungen
      (1)   Der nach Artikel 7 des Abkommens zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsausschuss kommt seinen im Abkommen vorgesehenen Aufgaben nach und übernimmt die Verantwortung für die allgemeine Durchführung des Abkommens.
      (2)   Gemäß Artikel 7 Absatz 1 und Artikel 346 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei auf der Ebene hoher Beamter zusammen, die im Bereich der spezifischen Fragen, die auf der jeweiligen Sitzung behandelt werden, über entsprechendes Fachwissen verfügen.
      (3)   Im Einklang mit Artikel 346 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss, soweit er Aufgaben wahrnimmt, die ihm gemäß Teil IV des Abkommens übertragen werden, aus für handelsbezogene Fragen zuständigen hohen Beamten der Kommission und jeder Republik der zentralamerikanischen Vertragspartei zusammen. Als Vorsitzender fungiert ein Vertreter der Vertragspartei, die den Vorsitz im Assoziationsausschuss innehat.
      (4)   Im Einklang mit Artikel 352 Absatz 3 des Abkommens handeln die Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei bei der Beschlussfassung im institutionellen Rahmen des Abkommens gemeinsam; die Annahme von Beschlüssen und Empfehlungen erfolgt durch Konsens.
      (5)   Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 352 des Abkommens zu verstehen.
      Artikel 2
      Vorsitz
      Der Vorsitz im Assoziationsausschuss wird abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten von einem Vertreter der EU-Vertragspartei und der zentralamerikanischen Vertragspartei geführt. Den Vorsitz führt ein Mitglied des Assoziationsausschusses. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Sitzung des Assoziationsausschusses und endet am 31. Dezember desselben Jahres.
      Artikel 3
      Sitzungen
      (1)   Wenn die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, tritt der Assoziationsausschuss regelmäßig, mindestens einmal im Jahr zusammen. Sondertagungen des Assoziationsausschusses können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.
      (2)   Alle Sitzungen des Assoziationsausschusses werden vom Vorsitz einberufen; sie finden zu einem Termin und an einem Ort statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, lässt das Sekretariat des Assoziationsausschusses die Einberufung spätestens 28 Kalendertage vor Sitzungsbeginn an die Mitglieder des Assoziationsausschusses ergehen.
      (3)   Nach Möglichkeit müssen die ordentlichen Sitzungen des Assoziationsausschusses rechtzeitig vor den ordentlichen Sitzungen des Assoziationsrates einberufen werden.
      (4)   Ausnahmsweise können die Sitzungen des Assoziationsausschusses unter Einsatz aller vereinbarten technologischen Mittel abgehalten werden, sofern alle Vertragsparteien zustimmen.
      Artikel 4
      Vertretung
      (1)   Die Vertragsparteien notifizieren einander schriftlich die Liste ihrer Mitglieder des Assoziationsausschusses (im Folgenden „Mitglieder“) für die verschiedenen zu behandelnden Themen. Die Liste wird vom Sekretariat des Assoziationsausschusses verwaltet.
      (2)   Will sich ein Mitglied für eine bestimmte Sitzung durch einen Stellvertreter vertreten lassen, so teilt es den anderen Vertragsparteien des Assoziationsausschusses vor der Sitzung, auf der es vertreten werden soll, den Namen seines Stellvertreters mit. Der Stellvertreter eines Mitglieds des Assoziationsausschusses verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds.
      Artikel 5
      Delegationen
      Die Mitglieder des Assoziationsausschusses können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Sitzung wird den Vertragsparteien die voraussichtliche Zusammensetzung der teilnehmenden Delegationen vom Sekretariat mitgeteilt.
      Artikel 6
      Sekretariat
      Ein Beamter der EU-Vertragspartei und ein nach einem im Einklang mit den entsprechenden Leitlinien der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei festgelegten Rotationsprinzip fungierender Beamter einer der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsausschusses wahr.
      Artikel 7
      Schriftverkehr
      (1)   Alle für den Assoziationsausschuss bestimmten Schreiben sind an das Sekretariat der EU-Vertragspartei oder einer der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei zu richten, das daraufhin das jeweils andere Sekretariat unterrichtet.
      (2)   Das Sekretariat trägt dafür Sorge, dass der für den Assoziationsausschuss bestimmte Schriftverkehr an den Vorsitz des Ausschusses weitergeleitet und gegebenenfalls als Unterlagen gemäß Artikel 8 der Geschäftsordnung verteilt wird.
      (3)   Das Sekretariat übermittelt den von dem Vorsitz des Assoziationsausschusses ausgehenden Schriftverkehr an die Vertragsparteien und verteilt ihn gegebenenfalls als Unterlagen gemäß Artikel 8 der Geschäftsordnung.
      Artikel 8
      Unterlagen
      (1)   Stützt sich der Assoziationsausschuss bei seinen Beratungen auf schriftliche Unterlagen, so werden diese vom Sekretariat des Assoziationsausschusses nummeriert und an die Mitglieder des Ausschusses verteilt.
      (2)   Jeder Sekretär ist für die Verteilung der Unterlagen an die zuständigen Mitglieder seiner Vertragspartei im Assoziationsausschuss und eine systematische Benachrichtigung des jeweils anderen Sekretärs per Kopie verantwortlich.
      Artikel 9
      Vertraulichkeit
      (1)   Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Sitzungen des Assoziationsausschusses nicht öffentlich.
      (2)   Legt eine Vertragspartei dem Assoziationsausschuss, den Unterausschüssen, Arbeitsgruppen oder anderen Gremien Informationen vor, die als vertraulich gelten, so behandelt die andere Vertragspartei diese Informationen gemäß dem in Artikel 336 Absatz 2 des Abkommens vorgesehenen Verfahren ebenfalls als vertraulich.
      (3)   Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsausschusses in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.
      Artikel 10
      Tagesordnung
      (1)   Das Sekretariat des Assoziationsausschusses erstellt auf der Grundlage von Vorschlägen der Vertragsparteien für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung. Diese muss zusammen mit den einschlägigen Unterlagen spätestens 15 Kalendertage vor dem Beginn der anberaumten Sitzung dem Vorsitz des Assoziationsausschusses und allen Mitgliedern als Unterlage im Sinne von Artikel 8 dieser Geschäftsordnung übermittelt werden.
      (2)   Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die dem Sekretariat des Assoziationsausschusses spätestens 21 Kalendertage vor Beginn der Sitzung ein von einer Vertragspartei gestellter Aufnahmeantrag und die einschlägigen Unterlagen zugegangen sind.
      (3)   Die Tagesordnung wird vom Assoziationsausschuss zu Beginn jeder Sitzung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung der Vertragsparteien erforderlich.
      (4)   Der Vorsitz der Sitzung des Assoziationsausschusses kann im Einvernehmen mit den anderen Vertragsparteien auf Ad-hoc-Basis Beobachter zu den Sitzungen einladen, damit diese Informationen zu spezifischen Themen erteilen.
      (5)   Der Vorsitz der Sitzung des Assoziationsausschusses kann die in den Absätzen 1 und 2 genannten Fristen im Einvernehmen mit den anderen Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.
      Artikel 11
      Protokoll
      (1)   Das Sekretariat des Assoziationsausschusses fertigt nach jeder Sitzung normalerweise binnen 21 Kalendertagen einen Protokollentwurf an.
      (2)   In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:
      
                  a)
               
               
                  die dem Assoziationsausschuss vorgelegten Unterlagen,
               
            
                  b)
               
               
                  alle Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Assoziationsausschusses zu Protokoll gegeben wurden, und
               
            
                  c)
               
               
                  die von den Vertragsparteien vereinbarten Themen, z. B. angenommene Beschlüsse, vereinbarte Stellungnahmen und eventuelle Schlussfolgerungen zu bestimmten Themen.
               
            (3)   Das Protokoll enthält ferner eine Liste der Mitglieder des Assoziationsausschusses beziehungsweise ihrer Stellvertreter, die an der Sitzung teilgenommen haben, eine Liste der sie begleitenden Delegationsmitglieder und gegebenenfalls eine Liste der Beobachter und Sachverständigen, die an der Sitzung teilgenommen haben.
      (4)   Das Protokoll wird von allen Vertragsparteien innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Sitzung schriftlich genehmigt. Nach der Annahme wird das Protokoll vom Vorsitz und von den beiden Sekretären des Assoziationsausschusses unterzeichnet. Eine beglaubigte Abschrift wird allen Vertragsparteien übermittelt.
      (5)   Sofern nicht etwas anderes vereinbart wird, verabschiedet der Assoziationsausschuss einen Aktionsplan, der die von den Vertragsparteien in der Sitzung vereinbarten Aktionen wiedergibt, und dessen Umsetzung auf der folgenden Sitzung überprüft wird.
      Artikel 12
      Beschlüsse und Empfehlungen
      (1)   Der Assoziationsausschuss ist befugt, in den in diesem Abkommen vorgesehenen spezifischen Fällen oder wenn ihm diese Befugnis vom Assoziationsrat übertragen worden ist, im gegenseitigen Einvernehmen mit den Vertragsparteien Beschlüsse zu fassen und Empfehlungen auszusprechen, die von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei im Rahmen seiner Sitzungen zu unterzeichnen sind.
      (2)   Der Assoziationsausschuss kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Text des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Assoziationsausschusses im Einklang mit Artikel 8 übermittelt werden, wobei sie innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen ihre eventuellen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern haben. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, werden die Beschlüsse oder Empfehlungen separat und nacheinander von der EU-Vertragspartei und den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei unterzeichnet.
      (3)   Die Akte des Assoziationsausschusses tragen entweder die Überschrift „Beschluss“ oder die Überschrift „Empfehlung“. Das Sekretariat des Assoziationsausschusses versieht alle Beschlüsse oder Empfehlungen mit einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. Jeder Beschluss gibt das Datum seines Inkrafttretens an und wird von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet.
      Artikel 13
      Berichte
      Der Assoziationsausschuss erstattet in jeder ordentlichen Sitzung des Assoziationsrates Bericht über seine eigenen Tätigkeiten und über die Tätigkeiten seiner Unterausschüsse, Arbeitsgruppen und anderer Gremien Bericht.
      Artikel 14
      Sprachen
      (1)   Die Amtssprachen des Assoziationsausschusses sind Spanisch und eine andere, von den Vertragsparteien bestimmte verbindliche Sprache des Abkommens.
      (2)   Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Assoziationsausschuss anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.
      Artikel 15
      Ausgaben
      (1)   Die Vertragsparteien tragen die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Assoziationsausschusses entstehen.
      (2)   Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden direkt von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet.
      (3)   Die Kosten für den Dolmetscherdienst in den Sitzungen sowie für die Übersetzung von Unterlagen ins Spanische oder aus dem Spanischen sowie in die/aus der andere(n) amtliche(n) Sprache des Assoziationsausschusses gemäß Artikel 14 Absatz 1 dieser Geschäftsordnung werden direkt von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für das Dolmetschen und Übersetzen in andere/aus anderen Sprachen werden von der ersuchenden Vertragspartei getragen.
      Artikel 16
      Änderung der Geschäftsordnung
      Die Geschäftsordnung kann nach den Bestimmungen des Artikels 12 geändert werden.
      Artikel 17
      Unterausschüsse und spezialisierte Arbeitsgruppen
      (1)   Im Einklang mit Artikel 8 Absatz 2 des Abkommens kann der Assoziationsausschuss weitere, im Abkommen nicht festgelegte Unterausschüsse oder spezialisierte Arbeitsgruppen einsetzen, die ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen. Der Assoziationsausschuss kann die Auflösung bestehender Unterausschüsse oder Arbeitsgruppen beschließen, oder ihr Mandat festlegen oder ändern. Sofern nichts anderes bestimmt wird, unterstehen die Unterausschüsse dem Assoziationsausschuss, dem sie nach jeder Sitzung Bericht erstatten.
      (2)   Sofern nichts anderes im Abkommen oder im Rahmen des Assoziationsrates vereinbart wird, gilt die vorliegende Geschäftsordnung sinngemäß für alle Unterausschüsse, Beratungsgremien oder spezialisierte Arbeitsgruppen, wobei folgende Anpassungen gelten:
      
                  a)
               
               
                  Alle Vertragsparteien notifizieren einander schriftlich die Liste ihrer Mitglieder dieser Gremien und ihrer jeweiligen Funktionen. Diese Listen werden vom Sekretariat des Assoziationsausschusses verwaltet.
               
            
                  b)
               
               
                  Alle einschlägigen Schreiben, Unterlagen und Mitteilungen, die zwischen den Kontaktstellen der einzelnen Fachgremien versandt werden, werden gleichzeitig dem Sekretariat des Assoziationsausschusses übermittelt.
               
            
                  c)
               
               
                  Sofern nichts anderes im Abkommen oder durch die Vertragsparteien vereinbart wird, sind die Unterausschüsse, Beratungsgremien oder Arbeitsgruppen nur befugt, Empfehlungen abzugeben.