CELEX: 22015D0671
Language: hu
Date: 2014-12-16 00:00:00
Title: Az EU–Moldovai Köztársaság Társulási Tanács 1/2014. sz. határozata (2014. december 16.) a saját és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/671]

29.4.2015   
            
            
               HU
            
            
               Az Európai Unió Hivatalos Lapja
            
            
               L 110/28
            
         AZ EU–MOLDOVAI KÖZTÁRSASÁG TÁRSULÁSI TANÁCS 1/2014. sz. HATÁROZATA
   (2014. december 16.)
   a saját és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/671]
   AZ EU–MOLDOVAI KÖZTÁRSASÁG TÁRSULÁSI TANÁCS,
   tekintettel az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodásra (1) (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 434. cikkére,
   mivel:
   
               (1)
            
            
               A megállapodás 464. cikkének megfelelően a megállapodás egyes részei 2014. szeptember 1-jétől ideiglenesen alkalmazandók.
            
         
               (2)
            
            
               A megállapodás 435. cikkének (2) bekezdése értelmében a Társulási Tanács maga állapítja meg eljárási szabályzatát.
            
         
               (3)
            
            
               A megállapodás 437. cikkének (1) bekezdése értelmében a Társulási Tanácsot feladatai végrehajtásában Társulási Bizottság segíti, a megállapodás 438. cikkének (1) bekezdése értelmében pedig a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait és működését,
            
         ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
   1. cikk
   A Társulási Tanács és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzata – amelyek az I., illetve II. mellékletben találhatók – ezennel elfogadásra kerül.
   2. cikk
   Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.
   
      Kelt Brüsszelben, 2014. december 16-án.
      
         
            a Társulási Tanács részéről
         
         
            az elnök
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      (1)  HL L 260., 2014.8.30., 4. o.
   
   
      I. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 434. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Tanács a megállapodás 434. és 436. cikke szerint végzi feladatait.
      (2)   A megállapodás 435. cikkének (1) bekezdése szerint a Társulási Tanács egyrészről az Európai Unió Tanácsának tagjaiból és az Európai Bizottság tagjaiból, másrészről a Moldovai Köztársaság kormányának tagjaiból áll. A Társulási Tanács összetételénél figyelembe veszik az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdéseket. A Társulási Tanács miniszteri szinten ülésezik.
      (3)   A megállapodás 436. cikkének (1) bekezdése szerint és a megállapodás célkitűzéseinek megvalósítása érdekében a Társulási Tanács hatáskörrel rendelkezik arra, hogy a Felekre nézve kötelező erejű határozatokat hozzon. A Társulási Tanács megfelelő intézkedéseket hoz határozatainak végrehajtása érdekében, szükség esetén felhatalmazva a megállapodás értelmében létrehozott külön testületeket, hogy a nevében fellépjenek. A Társulási Tanács továbbá ajánlásokat is tehet. A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait és ajánlásait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően. A Társulási Tanács hatásköreit átruházhatja a Társulási Bizottságra.
      (4)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.
      2. cikk
      Elnöklet
      A Társulási Tanács elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Társulási Tanács évente legalább egyszer, valamint ha a körülmények úgy kívánják, a Felek kölcsönös megállapodása alapján ülésezik. Ha a Felek másképp nem állapodnak meg, a Társulási Tanács ülését az Európai Unió Tanácsa üléseinek szokásos helyszínén tartja.
      (2)   A Társulási Tanács minden ülését a Felek közötti megállapodás szerinti időpontban tartja.
      (3)   A Társulási Tanács üléseit a Társulási Tanács titkárai a Társulási Tanács elnökének egyetértésével, közösen hívják össze legkésőbb az ülések időpontját 30 naptári nappal megelőzően.
      4. cikk
      Képviselet
      (1)   A Társulási Tanács tagjai akadályoztatásuk esetén képviseltethetik magukat. Amennyiben egy tag valamely ülésen képviseltetni kívánja magát, írásban közölnie kell a Társulási Tanács elnökével a képviselője nevét azon ülést megelőzően, amelyen képviseltetni kívánja magát.
      (2)   A Társulási Tanács tagjának képviselője a szóban forgó tag valamennyi jogát gyakorolja.
      5. cikk
      Küldöttségek
      (1)   A Társulási Tanács tagjait tisztviselők kísérhetik. A Társulási Tanács elnökét a Társulási Tanács titkársága útján minden ülés előtt tájékoztatni kell a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.
      (2)   A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodás útján megfigyelőként vagy egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti az üléseken való részvételre. A Feleknek meg kell állapodniuk azokban a feltételekben, amelyek értelmében ezek a megfigyelők részt vehetnek az üléseken.
      6. cikk
      Titkárság
      Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának tisztviselője és a Moldovai Köztársaság tisztviselője együttesen járnak el a Társulási Tanács titkáraiként.
      7. cikk
      Levelezés
      (1)   A Társulási Tanácshoz címzett levelezést vagy az Unió, vagy a Moldovai Köztársaság részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A Társulási Tanács titkárai gondoskodnak a levelezés továbbításáról a Társulási Tanács elnöke részére, és adott esetben azt megküldik a Társulási Tanács többi tagjának.
      (3)   Az így köröztetett levelezést adott esetben meg kell küldeni az Európai Bizottság Főtitkársága, az Európai Külügyi Szolgálat, a tagállamoknak az Európai Unió mellett működő állandó képviseletei, az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága, valamint a Moldovai Köztársaságnak az Európai Unió mellé akkreditált képviselete számára.
      (4)   Az elnöktől származó közleményeket a titkárok az elnök nevében elküldik a címzettek részére. Az ilyen közleményeket adott esetben a Társulási Tanács tagjai között is köröztetik a (3) bekezdésben meghatározottak szerint.
      8. cikk
      Titoktartás
      Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Tanács elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   A Társulási Tanács elnöke a Társulási Tanács minden ülésére elkészíti a tervezett napirendet. A tervezett napirendet a Társulási Tanács titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal eljuttatják a 7. cikkben említett címzetteknek.
      A tervezett napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre történő felvételére vonatkozóan az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 naptári nappal felkérést kapott. Az ilyen pontok azonban csak akkor kerülnek fel az ideiglenes napirendre, ha a hozzájuk tartozó kísérődokumentumokat a napirend elküldésének napjáig eljuttatták a titkároknak.
      (2)   A napirendet a Társulási Tanács minden ülés elején fogadja el. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, a tervezett napirenden nem szereplő pont is felvehető a napirendre.
      (3)   Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) bekezdésben megállapított határidőket az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.
      10. cikk
      Jegyzőkönyv
      (1)   A Társulási Tanács titkárai minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  a Társulási Tanácsnak benyújtott dokumentumok;
               
            
                  b)
               
               
                  a Társulási Tanács valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint
               
            
                  c)
               
               
                  azon kérdések, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatok, a megállapodás tárgyát képező nyilatkozatok, valamint az elfogadott következtetések.
               
            (3)   A jegyzőkönyvtervezetet be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Tanácshoz. A Társulási Tanács e jegyzőkönyvtervezetet az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként e jegyzőkönyvtervezet jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   A Társulási Tanács a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően hoz határozatokat, illetve tesz ajánlásokat.
      (2)   A Társulási Tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. E célból a Társulási Tanács elnöke a 7. cikk szerint írásban körözteti a javaslat szövegét a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti a fent említett határidőt az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.
      (3)   A Társulási Tanács jogi aktusai a megállapodás 436. cikkének (1) bekezdése értelmében a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amelyet sorszám, az elfogadásuk dátuma és a tárgyuk megjelölése követ. A Társulási Tanács e határozatait és ajánlásait a Társulási Tanács elnöke aláírásával látja el, és a Társulási Tanács titkárai hitelesítik. E határozatokat és ajánlásokat az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében említett valamennyi címzettnek elküldik. A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Tanács határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.
      (4)   A Társulási Tanács minden határozata az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.
      12. cikk
      Nyelvek
      (1)   A Társulási Tanács hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.
      (2)   Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      13. cikk
      Kiadások
      (1)   A Felek maguk viselik a Társulási Tanács ülésein való részvételükkel összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos költségeket az Unió viseli. Amennyiben a Moldovai Köztársaság a 12. cikkben szereplő nyelvektől eltérő nyelvekről vagy nyelvekre történő tolmácsolást vagy fordítást kér, az azokkal kapcsolatos kiadások a Moldovai Köztársaságot terhelik.
      (3)   Az ülések megszervezésével kapcsolatos egyéb tárgyi kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.
      14. cikk
      Társulási Bizottság
      (1)   A megállapodás 437. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Társulási Tanácsot feladatainak végrehajtásában a Társulási Bizottság segíti. A Társulási Bizottság a Felek – elvben vezető beosztású köztisztviselői szintű – képviselőiből áll.
      (2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat vagy határozat-, illetve ajánlástervezeteket terjeszt a Társulási Tanács elé jóváhagyásra. A megállapodás 438. cikkének (2) bekezdésével összhangban a Társulási Tanács a Társulási Bizottságra ruházhatja a határozatok meghozatalára vonatkozó jogkört.
      (3)   A Társulási Bizottság meghozza azokat a határozatokat és megteszi azokat az ajánlásokat, amelyek meghozatalára, illetve megtételére a megállapodás felhatalmazta.
      (4)   Azokban az esetekben, amikor a megállapodás konzultációs kötelezettséget vagy lehetőséget említ, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, a konzultációra – ha a megállapodás eltérően nem rendelkezik – a Társulási Bizottságon belül is sor kerülhet. Ha a Felek arról megállapodnak, a konzultáció tovább folytatódhat a Társulási Tanácson belül.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Ezen eljárási szabályzat a 11. cikknek megfelelően módosítható.
   
   
      II. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI BIZOTTSÁG ÉS AZ ALBIZOTTSÁGOK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 437. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Bizottság segíti a Társulási Tanácsot feladatai végrehajtásában, valamint ellátja a megállapodásban előírt és a Társulási Tanács által ráruházott feladatokat. A megállapodás 438. cikk (1) bekezdésének megfelelően a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait és működését.
      (2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás napi szintű végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat és határozat- vagy ajánlástervezeteket nyújt be elfogadásra a Társulási Tanácsnak.
      (3)   A Társulási Bizottság a megállapodás 437. cikkének (2) bekezdésében előírtak szerint a Felek olyan – magas beosztású tisztviselői szintű – képviselőiből áll, akik az adott ülésen tárgyalandó konkrét ügyekért felelősek.
      (4)   A megállapodás 438. cikkének (4) bekezdése szerint amennyiben a megállapodás 438. cikkének (4) bekezdésében meghatározott kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a megállapodás V. címe alapján rábízott feladatokat végzi, összetételét tekintve az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős magas beosztású tisztviselőiből áll. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöki tisztségét az Európai Bizottság vagy a Moldovai Köztársaság kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős képviselője látja el ezen eljárási szabályzat 2. cikkével összhangban. Az üléseken részt vesz az Európai Külügyi Szolgálat képviselője is.
      (5)   A megállapodás 438. cikkének (3) bekezdésében előírtak szerint a Társulási Bizottság határozatelfogadási hatáskörrel rendelkezik a megállapodásban előírt esetekben, valamint azokon a területeken, amelyeken a Társulási Tanács hatáskört ruházott rá. Ezek a határozatok kötelező érvényűek a Felekre nézve, akik megteszik az azok végrehajtásához szükséges intézkedéseket. A Társulási Bizottság a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően.
      (6)   Az eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.
      2. cikk
      Elnöklet
      A Társulási Bizottság elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a Társulási Bizottság rendszeresen, legalább évenként egy alkalommal ülésezik. A Társulási Bizottság bármelyik Fél kérésére külön ülést tarthat, amennyiben a Felek erről megállapodnak.
      (2)   A Társulási Bizottság üléseit az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen és időpontban. Ha a Felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal megküldi az érintetteknek.
      (3)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság évente legalább egyszer ülésezik, valamint ha a körülmények úgy kívánják. Az üléseket a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöke hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen, időpontban és eszközökkel. Ha a felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldi a bizottság tagjainak.
      (4)   A Társulási Bizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a Társulási Tanács rendes ülése előtt kell összehívni.
      (5)   A Társulási Bizottság ülései kivételesen és a Felek egyetértésével technológiai eszköz útján, például videokonferencia formájában is megtarthatók.
      4. cikk
      Küldöttségek
      A Feleket minden ülés előtt a Társulási Bizottság titkársága útján tájékoztatni kell az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.
      5. cikk
      Titkárság
      (1)   A Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Unió egy tisztviselője és a Moldovai Köztársaság egy tisztviselője közösen látják el, amennyiben ez az eljárási szabályzat eltérően nem rendelkezik, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében.
      (2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság egy-egy, a kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős tisztviselője látja el közösen.
      6. cikk
      Levelezés
      (1)   A Társulási Bizottsághoz címzett levelezést a Felek valamelyike részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A Társulási Bizottság titkársága a Társulási Bizottságnak címzett leveleket a Társulási Bizottság elnökéhez továbbítja, és amennyiben indokolt, a 7. cikkben említett dokumentumként körözteti.
      (3)   Az elnöktől származó levelezést a titkárság az elnök nevében elküldi a Feleknek. Az ilyen leveleket adott esetben a 7. cikkben előírtak szerint köröztetik.
      7. cikk
      Dokumentumok
      (1)   A dokumentumokat a Társulási Bizottság titkársága útján kell továbbítani.
      (2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.
      (3)   Az uniós Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld a moldovai Fél titkárának.
      (4)   A moldovai Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat a Moldovai Köztársaság felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld az uniós Fél titkárának.
      8. cikk
      Titoktartás
      Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Bizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   A Társulási Bizottság titkársága a Felek javaslatai alapján összeállítja az egyes társulási bizottsági ülések tervezett napirendjét, valamint a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. A tervezett napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a Társulási Bizottság titkársága legkésőbb az ülés kezdete előtt 21 naptári nappal valamelyik Féltől – a vonatkozó dokumentumokkal megfelelően alátámasztott – felkérést kapott.
      (2)   A tervezett napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldik.
      (3)   A napirendet a Társulási Bizottság minden ülés elején fogadja el. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pont is felvehető a napirendre.
      (4)   A Társulási Bizottság elnöke a másik Fél egyetértésével az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartsák a titoktartási kötelezettséget.
      (5)   Egy adott eset figyelembevétele érdekében a Társulási Bizottság ülésének elnöke a Felekkel egyeztetve lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.
      10. cikk
      Jegyzőkönyvek és operatív következtetések
      (1)   A Társulási Bizottság titkárai a Társulási Bizottság minden üléséről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, valamint az ülésen részt vevő megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;
               
            
                  b)
               
               
                  a Társulási Bizottságnak benyújtott dokumentumok;
               
            
                  c)
               
               
                  a Társulási Bizottság valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint
               
            
                  d)
               
               
                  az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.
               
            (3)   A jegyzőkönyvtervezetet be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Bizottsághoz. A Társulási Bizottság e jegyzőkönyvtervezetet az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként e jegyzőkönyvtervezet jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság jegyzőkönyvtervezetét az egyes üléseket követő 28 napon belül kell jóváhagyni. A 7. cikkben említett minden címzettnek másolatot kell küldeni.
      (4)   A Társulási Bizottság elnökletét betöltő Fél társulási bizottsági titkára elkészíti minden ülés operatív következtetéseinek tervezetét, és a napirenddel együtt megküldi a Feleknek, rendes esetben az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a Társulási Bizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek nyomon követési intézkedéseit. Egyeztetés után az operatív következtetéseket csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat a Társulási Bizottság valamelyik ezt követő ülésén át kell tekinteni. Ennek céljából a Társulási Bizottság sablont fogad el, amely valamennyi intézkedési pontra vonatkozóan lehetővé teszi a nyomon követést egy konkrét határidővel.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   Azon különös esetekben, amikor a megállapodás határozathozatali hatáskört ruház a Társulási Bizottságra, vagy amikor e hatáskört a Társulási Tanács ruházta át a Társulási Bizottságra, a Társulási Bizottság határozatot hoz. A Társulási Bizottság ajánlásokat is elfogad. Határozatok hozatalára és ajánlások tételére a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően kerülhet sor. A Társulási Bizottság elnöke minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a Társulási Bizottság titkárai hitelesítik.
      (2)   A Társulási Bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. Az írásbeli eljárás a Felek egyetértésével eljáró titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően köröztetik, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az ebben a bekezdésben megállapított határidőket a különleges körülmények figyelembevétele érdekében. A szöveg elfogadását követően az elnök minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a titkárok hitelesítik.
      (3)   A Társulási Bizottság jogi aktusai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.
      (4)   A határozatokat és ajánlásokat megküldik a Feleknek.
      (5)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Bizottság határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.
      12. cikk
      Jelentések
      A Társulási Bizottság a Társulási Tanács minden rendes ülésén beszámol a Társulási Tanácsnak mind a saját, mind az albizottságai, munkacsoportjai és egyéb testületei tevékenységéről.
      13. cikk
      Nyelvek
      (1)   A Társulási Bizottság hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.
      (2)   A Társulási Bizottság munkanyelvei az angol és a román. Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      14. cikk
      Kiadások
      (1)   A Felek maguk viselik a Társulási Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.
      (3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és román nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.
      A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.
      (4)   Amennyiben a dokumentumokat az Unió hivatalos nyelveire le kell fordítani, az azzal járó kiadások az Uniót terhelik.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Ezen eljárási szabályzatot a Társulási Tanács határozatával lehet módosítani a megállapodás 438. cikke (1) bekezdésével összhangban.
      16. cikk
      Albizottságok, különbizottságok vagy testületek
      (1)   A megállapodás 439. cikkének (1) és (3) bekezdésével összhangban a Társulási Bizottság a megállapodásban előírtakon kívül bármely olyan albizottság létrehozásáról is határozhat a megállapodás végrehajtásához szükséges konkrét területeken, amely segíti a Társulási Bizottságot a feladatai végrehajtásában. A Társulási Bizottság dönthet az ilyen albizottság megszüntetéséről, és az eljárási szabályzatának meghatározásáról vagy módosításáról. Amennyiben erről másként nem határoznak, minden ilyen albizottság a Társulási Bizottság felügyelete alatt működik, amelynek jelentést nyújt be minden ülést követően.
      (2)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Társulási Tanácsban másként nem állapodnak meg, ezen eljárási szabályzatot bármely, az (1) bekezdésben említett albizottságra értelemszerűen alkalmazni kell.
      (3)   Az albizottságok üléseit rugalmasan lehet megtartani szükség esetén, akár személyesen, Brüsszelben, a Moldovai Köztársaságban vagy például videokonferencia segítségével. Az albizottságoknak platformként kell működniük a konkrét területeken fennálló jogszabályok közelítésének ellenőrzéséhez, továbbá az e folyamat során felmerülő egyes kérdések és kihívások megvitatásához, valamint az ajánlások és operatív következtetések megfogalmazásához.
      (4)   A Társulási Bizottság titkárságának másolatot kell kapnia az albizottságokkal, különbizottságokkal vagy testületekkel kapcsolatos valamennyi lényeges levélről, dokumentumról és közleményről.
      (5)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Felek másként nem állapodnak meg a Társulási Tanácson belül, az albizottságok, különbizottságok vagy testületek csak ajánlásokat tehetnek a Társulási Bizottságnak.
      17. cikk
      Ezen eljárási szabályzat a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságra értelemszerűen alkalmazandó, amennyiben ettől eltérően nem rendelkeznek.