CELEX: 22010D0562
Language: ro
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/UE: Decizia nr. 1/2010 a Consiliului mixt CARIFORUM-UE instituit prin Acordul de parteneriat economic între statele CARIFORUM, pe de o parte, și Comunitatea Europeană și statele sale membre, pe de altă parte, din 17 mai 2010 privind adoptarea regulamentului de procedură pentru Consiliul mixt CARIFORUM-UE, Comitetul CARIFORUM-UE pentru comerț și dezvoltare și comitetele speciale

21.9.2010   
            
            
               RO
            
            
               Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
            
            
               L 247/66
            
         DECIZIA NR. 1/2010 A CONSILIULUI MIXT CARIFORUM-UE INSTITUIT PRIN ACORDUL DE PARTENERIAT ECONOMIC ÎNTRE STATELE CARIFORUM, PE DE O PARTE, ȘI COMUNITATEA EUROPEANĂ ȘI STATELE SALE MEMBRE, PE DE ALTĂ PARTE,
   din 17 mai 2010
   privind adoptarea regulamentului de procedură pentru Consiliul mixt CARIFORUM-UE, Comitetul CARIFORUM-UE pentru comerț și dezvoltare și comitetele speciale
   (2010/562/UE)
   CONSILIUL MIXT CARIFORUM-UE,
   având în vedere Acordul de parteneriat economic între Statele CARIFORUM, pe de o parte și Comunitatea Europeană și statele membre ale acesteia, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), semnat la Bridgetown, Barbados, la 15 octombrie 2008, în special articolul 227, articolul 228 alineatul (3), articolul 229 alineatul (1) și articolul 230 alineatele (2) și (4),
   întrucât:
   
               (1)
            
            
               Acordul prevede obligația Consiliului mixt CARIFORUM-UE (denumit în continuare „Consiliul mixt”) de a adopta propriul său regulament de procedură și de a-l stabili pe cel al Comitetului CARIFORUM-UE pentru comerț și dezvoltare (denumit în continuare „Comitetul pentru comerț și dezvoltare”).
            
         
               (2)
            
            
               Consiliul mixt și Comitetul pentru comerț și dezvoltare sunt asistate în exercitarea atribuțiilor acestora de către Comitetul special pentru cooperare vamală și facilitarea comerțului care este instituit în conformitate cu articolul 36 din acord și de către comitetele speciale care pot fi instituite în temeiul articolului 230 alineatul (4) din acord. Este, de asemenea, necesar să se stabilească regulamentul de procedură al acestor comitete speciale,
            
         DECIDE:
   Articolul 1
   Regulamentele de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului pentru comerț și dezvoltare sunt stabilite astfel cum se prevede în anexa I și, respectiv, în anexa II.
   Articolul 2
   (1)   Regulamentul de procedură prevăzut în anexa III este aplicabil atât Comitetului special pentru cooperare vamală și facilitarea comerțului, cât și oricărui alt comitet special care poate fi instituit în temeiul articolului 230 alineatul (4) din acord.
   (2)   Respectivul regulament nu aduce atingere niciunor norme speciale prevăzute în acord sau care pot fi stabilite de Consiliul mixt.
   Articolul 3
   Prezenta decizie intră în vigoare la 17 mai 2010.
   
      Adoptată la Madrid, 17 mai 2010.
      
         
            Pentru Statele CARIFORUM
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Pentru partea UE
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      ANEXA I
      
         REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL CONSILIULUI MIXT CARIFORUM-UE
         instituit prin Acordul de parteneriat economic între Statele CARIFORUM, pe de o parte, și Comunitatea Europeană și statele sale membre, pe de altă parte
         Articolul 1
         Componența și președinția
         (1)   Consiliul mixt CARIFORUM-UE (denumit în continuare „Consiliul mixt”) este alcătuit astfel cum se prevede la articolul 228 alineatul (1) din acord.
         (2)   Reprezentantul statelor CARIFORUM care acționează în mod colectiv, astfel cum se prevede la articolul 228 alineatul (2) din acord, este denumit „înaltul reprezentant al CARIFORUM”. Desemnarea înaltului reprezentant al CARIFORUM și orice modificare legată de acesta se comunică președintelui Consiliului mixt.
         (3)   Trimiterea la „părți” din regulamentul de procedură se face în conformitate cu definiția prevăzută la articolul 233 alineatul (3) din acord.
         (4)   Președinția Consiliului mixt este deținută, cel puțin la nivel ministerial, prin rotație, pentru perioade de 12 luni, de către un reprezentant al Consiliului Uniunii Europene și un reprezentant al Comisiei Europene, în numele părții UE, și de un reprezentant al statelor CARIFORUM. Cu toate acestea, perioada primei președinții începe la data primei reuniuni a Consiliului mixt și se încheie la data de 31 decembrie a anului următor. Președinția este asigurată mai întâi de un reprezentant al statelor CARIFORUM.
         Articolul 2
         Reprezentare
         (1)   În conformitate cu articolul 228 alineatul (5), membrii Consiliului mixt pot fi reprezentați de un supleant.
         (2)   Un membru care dorește să fie reprezentat de un supleant comunică numele acestuia președintelui Consiliului mixt, înainte de reuniunea la care urmează să fie reprezentat. Reprezentantul supleant al unui membru al Consiliului mixt exercită toate drepturile membrului respectiv.
         Articolul 3
         Observatori
         (1)   Consiliul mixt poate decide să accepte observatori cu titlu permanent.
         (2)   Consiliul mixt poate decide să invite, ad hoc, observatori suplimentari.
         (3)   Consiliul mixt poate decide să invite reprezentanți ai comisiei parlamentare CARIFORUM-UE și ai Comitetului consultativ CARIFORUM-UE pentru a informa Consiliul mixt în legătură cu activitățile întreprinse în cadrul comitetelor respective.
         Articolul 4
         Reuniuni
         (1)   Consiliul mixt se reunește la intervale regulate care nu depășesc doi ani și organizează reuniuni extraordinare, ori de câte ori circumstanțele o impun, cu acordul părților.
         (2)   Data și locul fiecărei sesiuni a Consiliului mixt se stabilesc de comun acord de către părți.
         (3)   Reuniunile Consiliului mixt sunt convocate de către secretarul Consiliului mixt, printr-o notificare comunicată cu cel puțin 35 de zile înaintea începerii sesiunii, cu excepția cazului în care se convoacă o reuniune extraordinară.
         Articolul 5
         Delegații
         Membrii Consiliului mixt pot fi însoțiți de funcționari. Înaintea fiecărei reuniuni, președintele Consiliului mixt este informat cu privire la componența prevăzută a delegațiilor statelor CARIFORUM semnatare, a părții UE și cu privire la eventualii observatori.
         Articolul 6
         Secretariat
         Secretariatul General al Consiliului Uniunii Europene și un stat CARIFORUM dețin, prin rotație, pentru perioade de 12 luni, funcția de secretar al Consiliului mixt. Aceste perioade coincid cu deținerea președinției de către partea UE și, respectiv, Statele CARIFORUM.
         Articolul 7
         Documente
         În cazul în care deliberările Consiliului mixt se întemeiază pe documente justificative scrise, secretarul numerotează și difuzează aceste documente ca documente ale Consiliului mixt.
         Articolul 8
         Corespondență
         (1)   Toată corespondența adresată Consiliului mixt este direcționată către secretarul Consiliului mixt.
         (2)   Secretarul asigură transmiterea corespondenței adresate Consiliului mixt către președintele Consiliului și difuzarea sa, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 7, către ceilalți membri ai Consiliului mixt. Corespondența distribuită este trimisă Secretariatului General al Comisiei Europene, reprezentanțelor permanente ale statelor membre ale Uniunii Europene de la Bruxelles, coordonatorului pentru CARIFORUM, precum și coordonatorilor fiecărui stat CARIFORUM semnatar, astfel cum se prevede la articolul 234 alineatul (1) din acord.
         (3)   Secretarul trimite destinatarilor corespondența din partea președintelui Consiliului mixt și o difuzează, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 7 către ceilalți membri ai Consiliului mixt prin destinatarii prevăzuți la alineatul (2) din prezentul articol.
         Articolul 9
         Ordinea de zi a reuniunilor
         (1)   Secretarul Consiliului mixt stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune, pe baza propunerilor făcute de către părți și de statele CARIFORUM semnatare. Aceasta este transmisă, împreună cu documentele relevante, de către secretarul Consiliului mixt destinatarilor menționați la articolul 8 alineatul (2) din prezentul regulament de procedură, cel târziu cu 21 de zile înainte de începerea reuniunii.
         (2)   Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretarul a primit o cerere de înscriere pe ordinea de zi, împreună cu documentele relevante, cu cel puțin 28 de zile înainte de începerea reuniunii.
         (3)   Consiliul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.
         (4)   Președintele Consiliului mixt poate invita, în cazul în care părțile sunt de acord, experți care să participe la reuniunile sale, pentru a prezenta informații pe teme specifice.
         (5)   Secretarul poate, cu acordul părților, să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.
         Articolul 10
         Procese-verbale
         (1)   Secretarul întocmește un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune, în mod normal în termen de o lună după desfășurarea reuniunii.
         (2)   Procesul-verbal rezumă, ca regulă generală, fiecare punct al ordinii de zi, specificând, unde este cazul:
         
                     (a)
                  
                  
                     toate documentele prezentate Consiliului mixt;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     orice declarație a cărei înscriere a fost cerută de către un membru al Consiliului mixt; și
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     deciziile luate, recomandările făcute, declarațiile convenite și concluziile adoptate cu privire la puncte specifice.
                  
               (3)   Procesul-verbal include, de asemenea, o listă a membrilor Consiliului mixt sau a supleanților acestora care au participat la reuniune, o listă a membrilor delegațiilor care îi însoțesc și o listă a eventualilor observatori prezenți la reuniune.
         (4)   Procesul-verbal este aprobat în scris de ambele părți în termen de trei luni de la data reuniunii. După ce a fost aprobat, secretarul semnează două exemplare ale procesului-verbal și fiecare dintre părți primește un original al acestor documente autentice. Copii ale procesului-verbal semnat sunt transmise fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 8 alineatul (2).
         Articolul 11
         Decizii și recomandări
         (1)   Consiliul mixt adoptă decizii și recomandări de comun acord, astfel cum se prevede la articolul 229 din acord.
         (2)   Consiliul mixt poate decide să prezinte orice problemă generală de interes comun pentru ACP și UE, apărută în cadrul acordului, Consiliului de Miniștri ACP-UE, astfel cum a fost definit la articolul 15 din Acordul de la Cotonou.
         (3)   Între reuniuni, Consiliul mixt poate adopta decizii sau recomandări prin procedură scrisă în cazul în care ambele părți convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între părți. Înaltul reprezentant al CARIFORUM este abilitat să schimbe astfel de note și să confirme acordul statelor CARIFORUM semnatare privind orice decizie, după primirea confirmării din partea fiecărui stat CARIFORUM semnatar privind acordul lor referitor la orice decizie, după caz.
         (4)   Deciziile și recomandările Consiliului mixt în sensul articolului 229 din acord poartă titlul de „decizie” sau de „recomandare”, urmat de un număr de ordine, de data adoptării și de o descriere a obiectului lor. Fiecare decizie prevede data intrării sale în vigoare.
         (5)   Deciziile și recomandările adoptate de Consiliul mixt sunt autentificate de către un reprezentant al Comisiei Europene în numele părții UE și de către înaltul reprezentant al CARIFORUM în numele statelor CARIFORUM.
         (6)   Deciziile și recomandările sunt transmise fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 8 alineatul (2) ca documente ale Consiliului mixt.
         Articolul 12
         Publicitate
         (1)   Cu excepția unei decizii contrare, reuniunile Consiliului mixt nu sunt publice.
         (2)   Fiecare parte sau stat CARIFORUM semnatar poate hotărî ca deciziile și recomandările Consiliului mixt să fie publicate în jurnalul lor oficial respectiv.
         Articolul 13
         Regim lingvistic
         (1)   Limbile de lucru ale Consiliului mixt sunt limbile oficiale comune părților, și anume engleza, spaniola, franceza și olandeza.
         (2)   Consiliul mixt își desfășoară deliberările și adoptă decizii și recomandări pe baza documentației și a propunerilor pregătite în una dintre limbile menționate la alineatul (1).
         Articolul 14
         Cheltuieli
         (1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Consiliului mixt, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.
         (2)   Cheltuielile privind organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.
         (3)   Cheltuielile cu prestarea de servicii de interpretare în cadrul reuniunilor și traducerea documentelor în sau din oricare dintre limbile de lucru ale Consiliului mixt sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea. Cheltuielile cu prestarea de servicii de interpretare în sau din alte limbi oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene și cu traducerea documentelor în și din acele limbi sunt suportate de partea UE.
      
   
   
      ANEXA II
      
         REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI CARIFORUM-UE PENTRU COMERȚ ȘI DEZVOLTARE
         instituit prin Acordul de parteneriat economic între Statele CARIFORUM, pe de o parte, și Comunitatea Europeană și statele sale membre, pe de altă parte
         Articolul 1
         Componența și președinția
         (1)   Comitetul CARIFORUM-UE pentru comerț și dezvoltare (denumit în continuare „Comitetul pentru comerț și dezvoltare”) este instituit în conformitate cu articolul 230 din acord în scopul de a asista Consiliul mixt CARIFORUM-UE (denumit în continuare „Consiliul mixt”) în exercitarea atribuțiilor sale și de a prelua responsabilitatea pentru punerea în aplicare generală a acordului.
         (2)   Astfel cum se prevede la articolul 230 alineatul (1) din acord, Comitetul pentru comerț și dezvoltare este compus din reprezentanți ai membrilor Consiliului Uniunii Europene și reprezentanți ai Comisiei Europene, pe de o parte și din reprezentanți ai statelor CARIFORUM semnatare, pe de altă parte, în mod normal, la nivelul înalților funcționari.
         (3)   Reprezentantul statelor CARIFORUM care acționează în mod colectiv, prevăzut la articolul 230 alineatul (1) din acord, este denumit „reprezentantul de rang înalt al CARIFORUM”. Desemnarea reprezentantului de rang înalt al CARIFORUM și orice schimbare a acestuia se comunică președintelui Comitetului pentru comerț și dezvoltare.
         (4)   Președinția Comitetului pentru comerț și dezvoltare este deținută prin rotație, pe perioade de 12 luni, de către înalți funcționari ai Comisiei Europene, în numele părții UE, și de înalți funcționari ai statelor CARIFORUM, în numele acestora. Perioada primei președinții coincide cu perioada primei președinții a Consiliului mixt. Pentru perioada menționată și, după aceea, pentru fiecare perioadă de 12 luni, Comitetul pentru comerț și dezvoltare este prezidat de partea care deține președinția în Consiliul mixt. Președinția este asigurată mai întâi de un reprezentant al statelor CARIFORUM.
         (5)   În plus față de exercitarea sarcinilor specifice care i-au fost conferite prin acord, Comitetul pentru comerț și dezvoltare pregătește reuniunile și deliberările Consiliului mixt, monitorizează punerea în aplicare a deciziilor și recomandărilor Consiliului mixt, dacă este cazul și, în general, asigură continuitatea funcționării corespunzătoare a acordului. Comitetul pentru comerț și dezvoltare examinează toate problemele care îi sunt transmise de către Consiliul mixt, precum și orice alte probleme care pot să apară în cadrul punerii în aplicare curente a acordului.
         (6)   În cazurile în care acordul se referă la posibilități de consultare, aceste consultări pot avea loc în cadrul Comitetului pentru comerț și dezvoltare. Consultările pot continua în cadrul Consiliului mixt, în cazul în care părțile convin astfel, cu excepția cazurilor în care acordul prevede altfel.
         Articolul 2
         Reprezentare
         (1)   Membrii Comitetului pentru comerț și dezvoltare pot fi reprezentați.
         (2)   Un membru care dorește să fie reprezentat de un supleant comunică numele acestuia președintelui Comitetului pentru comerț și dezvoltare, înainte de reuniunea la care urmează să fie reprezentat. Supleantul unui membru al Comitetului pentru comerț și dezvoltare exercită toate drepturile membrului respectiv.
         Articolul 3
         Observatori
         (1)   Comitetul pentru comerț și dezvoltare poate decide să accepte observatori cu titlu permanent.
         (2)   Comitetul pentru comerț și dezvoltare poate decide să invite, ad hoc, observatori suplimentari.
         (3)   Comitetul pentru comerț și dezvoltare poate decide să invite reprezentanți ai comisiei parlamentare CARIFORUM-UE și ai Comitetului consultativ CARIFORUM-UE pentru a informa Comitetul pentru comerț și dezvoltare în legătură cu activitățile întreprinse în cadrul comitetelor respective.
         Articolul 4
         Reuniuni
         (1)   Comitetul pentru comerț și dezvoltare se reunește o dată pe an sau ori de câte ori situația o impune, cu acordul ambelor părți. În cazul în care ambele părți convin astfel, reuniunile Comitetului pentru comerț și dezvoltare pot avea loc prin videoconferință sau teleconferință. În acest caz, părțile convin asupra modalităților de repartizare a costurilor aferente organizării unei reuniuni prin astfel de mijloace.
         (2)   Fiecare reuniune a Comitetului pentru comerț și dezvoltare este convocată de secretar, la o dată și un loc stabilite de comun acord de către ambele părți. Convocarea la reuniune se transmite cu cel puțin 35 de zile înainte de începerea sesiunii, cu excepția cazurilor de urgență.
         Articolul 5
         Delegații
         Înaintea fiecărei reuniuni, președintele Comitetului pentru comerț și dezvoltare este informat despre componența prevăzută a delegațiilor care participă la reuniune.
         Articolul 6
         Secretariat
         Comisia Europeană și un stat CARIFORUM dețin, prin rotație, pentru perioade de 12 luni, funcția de secretar al Comitetului pentru comerț și dezvoltare. Aceste perioade coincid cu deținerea președinției de către partea UE și, respectiv, Statele CARIFORUM.
         Articolul 7
         Documente
         În cazul în care deliberările Comitetului pentru comerț și dezvoltare se desfășoară pe baza unor documente justificative scrise, secretarul numerotează și difuzează aceste documente ca documente ale Comitetului pentru comerț și dezvoltare.
         Articolul 8
         Corespondență
         Toată corespondența cu președintele Comitetului pentru comerț și dezvoltare se transmite secretarului Comitetului pentru comerț și dezvoltare în vederea difuzării către membrii comitetului și către secretarul și președintele Consiliului mixt și, după caz, către membrii Consiliului mixt.
         Articolul 9
         Ordinea de zi a reuniunilor
         (1)   Secretarul Comitetului pentru comerț și dezvoltare stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune. Aceasta este transmisă, împreună cu documentele relevante, membrilor Comitetului pentru comerț și dezvoltare, precum și președintelui și secretarului Consiliului mixt, cel târziu cu 21 de zile înainte de începerea reuniunii.
         (2)   Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretarul Comitetului pentru comerț și dezvoltare a primit o cerere de înscriere pe ordinea de zi, împreună cu documentele relevante, cu cel puțin 28 de zile înainte de începerea reuniunii.
         (3)   Comitetul pentru comerț și dezvoltare adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.
         (4)   Președintele Comitetului pentru comerț și dezvoltare poate invita, cu acordul părților, experți care să participe la reuniunile acestuia, pentru a prezenta informații pe teme specifice.
         (5)   Președintele Comitetului pentru comerț și dezvoltare poate, cu acordul părților, să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.
         Articolul 10
         Procese-verbale
         (1)   Secretarul întocmește un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune, în mod normal în termen de o lună după desfășurarea reuniunii.
         (2)   Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, pentru fiecare punct al ordinii de zi:
         
                     (a)
                  
                  
                     documentele prezentate Comitetului pentru comerț și dezvoltare;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     orice declarație a cărei înscriere a fost cerută de către un membru al Comitetului pentru comerț și dezvoltare; și
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     deciziile luate, recomandările făcute, declarațiile convenite și concluziile adoptate cu privire la puncte specifice.
                  
               (3)   Procesul-verbal include, de asemenea, o listă a membrilor Comitetului pentru comerț și dezvoltare sau a supleanților acestora care au participat la reuniune, o listă a membrilor delegațiilor care îi însoțesc și o listă a eventualilor observatori prezenți la reuniune.
         (4)   Procesul-verbal este aprobat în scris de reprezentantul de rang înalt al CARIFORUM și de înaltul (înalții) funcționar(i) ai Comisiei Europene care a (au) participat la reuniune în termen de două luni de la data reuniunii. După ce a fost aprobat, secretarul semnează două exemplare ale procesului-verbal și fiecare dintre părți primește un original al acestor documente autentice. Copii ale procesului-verbal semnat sunt transmise membrilor Comitetului pentru comerț și dezvoltare, precum și președintelui și secretarului Consiliului mixt.
         Articolul 11
         Decizii și recomandări
         (1)   Atunci când Comitetul pentru comerț și dezvoltare este împuternicit conform acordului să adopte decizii sau recomandări, aceste acte poartă titlul de „decizie” sau de „recomandare”, urmat de un număr de ordine, de data adoptării și de o descriere a obiectului lor. Fiecare decizie prevede data intrării sale în vigoare.
         (2)   Ori de câte ori Comitetul pentru comerț și dezvoltare ia o decizie, articolul 11 din regulamentul de procedură al Consiliului mixt se aplică mutatis mutandis.
         (3)   Deciziile și recomandările Comitetului pentru comerț și dezvoltare sunt transmise destinatarilor menționați la articolul 8.
         Articolul 12
         Publicitate
         (1)   Cu excepția unei decizii contrare, reuniunile Comitetului pentru comerț și dezvoltare nu sunt publice.
         (2)   Fiecare parte sau stat CARIFORUM semnatar poate hotărî ca deciziile și recomandările Comitetului pentru comerț și dezvoltare să fie publicate în jurnalul lor oficial respectiv.
         Articolul 13
         Regim lingvistic
         (1)   Limbile de lucru ale Comitetului pentru comerț și dezvoltare sunt limbile oficiale comune părților, și anume engleza, spaniola, franceza și olandeza.
         (2)   Comitetul pentru comerț și dezvoltare își desfășoară deliberările și adoptă decizii și recomandări pe baza documentației și a propunerilor pregătite în una dintre limbile menționate la alineatul (1).
         Articolul 14
         Cheltuieli
         (1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Comitetului pentru comerț și dezvoltare, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurna, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.
         (2)   Cheltuielile privind organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.
         (3)   Cheltuielile privind prestarea de servicii de interpretare în cadrul reuniunilor și traducerea documentelor în sau din oricare dintre limbile de lucru ale Comitetului pentru comerț și dezvoltare sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea. Cheltuielile cu prestarea de servicii de interpretare în sau din alte limbi oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene și cu traducerea documentelor în și din acele limbi sunt suportate de partea UE.
      
   
   
      ANEXA III
      
         REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETELOR SPECIALE
         instituite prin Acordul de parteneriat economic între Statele CARIFORUM, pe de o parte, și Comunitatea Europeană și statele sale membre, pe de altă parte
         Articolul 1
         Componența și președinția
         (1)   Cu excepția cazului în care acordul prevede altfel, sau Comitetul CARIFORUM-UE pentru comerț și dezvoltare (denumit în continuare „Comitetul pentru comerț și dezvoltare”) a convenit altfel, un comitet special este compus din reprezentanți ai Comisiei Europene și reprezentanți ai membrilor Consiliului Uniunii Europene, pentru partea UE, pe de o parte, și din reprezentanți ai statelor CARIFORUM semnatare, pe de altă parte.
         (2)   Statele CARIFORUM împuternicesc unul dintre reprezentanții lor să acționeze în numele acestora și să le prezinte poziția cu privire la toate aspectele reglementate de prezentul acord, asupra cărora au convenit să acționeze în mod colectiv. Acesta este denumit „reprezentantul CARIFORUM”. Desemnarea reprezentantului CARIFORUM și orice schimbare a acestuia se comunică președintelui comitetului special.
         (3)   Președinția reuniunilor unui comitet special este asigurată, prin rotație, de un funcționar al Comisiei Europene și de un funcționar al unui stat CARIFORUM.
         Articolul 2
         Reprezentare
         (1)   Membrii unui comitet special pot fi reprezentați.
         (2)   Un membru care dorește să fie reprezentat de un supleant comunică numele acestuia președintelui comitetului special, înainte de reuniunea la care urmează să fie reprezentat. Supleantul unui membru al comitetului special exercită toate drepturile membrului respectiv.
         Articolul 3
         Observatori
         (1)   Un comitet special poate decide să accepte observatori cu titlu permanent.
         (2)   Un comitet special poate decide să invite, ad hoc, observatori suplimentari, inclusiv reprezentanți ai comisiei parlamentare CARIFORUM-UE și ai Comitetului consultativ CARIFORUM-UE.
         Articolul 4
         Reuniuni
         (1)   Cu excepția unor prevederi contrare ale acordului, un comitet special se reunește la solicitarea oricărei părți, la o dată și un loc convenit dinainte între părți. În cazul în care ambele părți convin astfel, reuniunile unui comitet special pot avea loc prin videoconferință sau teleconferință. În acest caz, părțile convin asupra modalităților de repartizare a costurilor aferente organizării unei reuniuni prin astfel de mijloace.
         (2)   Fiecare reuniune a unui comitet special este convocată de secretarul comitetului special respectiv printr-o notificare emisă cu cel puțin 35 de zile înainte de începerea sesiunii, cu excepția cazurilor de urgență.
         Articolul 5
         Delegații
         Înaintea fiecărei reuniuni, președintele unui comitet special este informat despre componența prevăzută a delegațiilor care participă la reuniune.
         Articolul 6
         Secretariat
         Comisia Europeană și un stat CARIFORUM dețin, prin rotație, pentru perioade de 12 luni, funcția de secretar al comitetelor speciale. Aceste perioade coincid cu deținerea președinției de către partea UE și, respectiv, Statele CARIFORUM.
         Articolul 7
         Documente
         În cazul în care deliberările unui comitet special se bazează pe documente justificative scrise, secretarul numerotează și difuzează aceste documente ca documente ale respectivului comitet special.
         Articolul 8
         Corespondență
         Toată corespondența cu președintele unui comitet special se transmite secretarului comitetului special respectiv în vederea difuzării către membrii comitetului special și către secretarul și președintele Comitetului pentru comerț și dezvoltare și, după caz, către membrii Comitetului pentru comerț și dezvoltare.
         Articolul 9
         Ordinea de zi a reuniunilor
         (1)   Secretarul comitetului special stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune. Aceasta este transmisă, împreună cu documentele relevante, membrilor comitetului special, precum și președintelui și secretarului Comitetului pentru comerț și dezvoltare, cel târziu cu 21 de zile înainte de începerea reuniunii.
         (2)   Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretarul comitetului special a primit o cerere de înscriere pe ordinea de zi, împreună cu documentele relevante, cu cel puțin 28 de zile înainte de începerea reuniunii.
         (3)   Comitetul special adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Punctele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.
         (4)   Președintele comitetului special poate, cu acordul părților, să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.
         (5)   Președintele unui comitet special poate invita, cu acordul părților, experți care să participe la reuniunile sale pentru a prezenta informații pe anumite teme.
         Articolul 10
         Procese-verbale
         (1)   Secretarul întocmește un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune, în mod normal în termen de o lună după desfășurarea reuniunii.
         (2)   Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, pentru fiecare punct al ordinii de zi:
         
                     (a)
                  
                  
                     documentele prezentate comitetului special;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     orice declarații a căror înscriere a fost cerută de către un membru al comitetului special; și
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     deciziile luate, recomandările făcute, declarațiile convenite și concluziile adoptate cu privire la puncte specifice.
                  
               (3)   Procesul-verbal include, de asemenea, o listă a membrilor comitetului special sau a supleanților acestora care au participat la reuniune, o listă a membrilor delegațiilor care îi însoțesc și o listă a eventualilor observatori prezenți la reuniune.
         (4)   Procesul-verbal este aprobat în scris de reprezentantul CARIFORUM și de funcționarul Comisiei Europene care au participat la reuniune, în termen de o lună de la data reuniunii. După ce a fost aprobat, secretarul semnează două exemplare ale procesului-verbal și fiecare dintre părți primește un original al acestor documente autentice. Copii ale procesului-verbal semnat sunt transmise membrilor comitetului special, precum și președintelui și secretarului Comitetului pentru comerț și dezvoltare.
         Articolul 11
         Decizii și recomandări
         (1)   Atunci când un comitet special este împuternicit, conform acordului sau conform deciziei Consiliului mixt care îl instituie, să adopte decizii sau recomandări, aceste acte poartă titlul de „decizie” sau de „recomandare”, urmat de un număr de ordine, de data adoptării și de o descriere a obiectului lor. Fiecare decizie precizează data intrării sale în vigoare.
         (2)   Ori de câte ori un comitet special face o recomandare sau ia o decizie, articolul 11 din regulamentul de procedură al Consiliului mixt se aplică mutatis mutandis.
         (3)   Deciziile și recomandările comitetelor speciale se adresează destinatarilor menționați la articolul 8.
         Articolul 12
         Publicitate
         (1)   Cu excepția unei decizii contrare, reuniunile comitetelor speciale nu sunt publice.
         (2)   Fiecare parte sau stat CARIFORUM semnatar poate hotărî ca deciziile și recomandările unui comitet special să fie publicate în jurnalul lor oficial respectiv.
         Articolul 13
         Regim lingvistic
         (1)   Limbile de lucru ale comitetelor speciale sunt limbile oficiale comune părților, și anume engleza, spaniola, franceza și olandeza.
         (2)   Comitetele speciale își desfășoară deliberările și adoptă decizii și recomandări pe baza documentației și a propunerilor pregătite în una dintre limbile menționate la alineatul (1).
         Articolul 14
         Cheltuieli
         (1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile comitetelor speciale, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.
         (2)   Cheltuielile privind organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunile.
         (3)   Cheltuielile privind prestarea de servicii de interpretare în cadrul reuniunilor și traducerea documentelor în sau din oricare dintre limbile de lucru ale comitetului special sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea. Cheltuielile cu prestarea de servicii de interpretare în sau din alte limbi oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene și cu traducerea documentelor în și din acele limbi sunt suportate de partea UE.
         Articolul 15
         Raportare
         Comitetele speciale raportează Comitetului pentru comerț și dezvoltare.