CELEX: 32021D1093
Language: mt
Date: 2021-06-28 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Kunsill (UE) 2021/1093 tat-28 ta’ Ġunju 2021 li tistabbilixxi regoli ta’ implimentazzjoni dwar l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kunsill, l-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u restrizzjonijiet tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data fil-kuntest tal-eżerċizzju tal-kompiti tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kunsill, u li tħassar id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/644/KE

5.7.2021   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 236/55
               
            
         DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL (UE) 2021/1093
         tat-28 ta’ Ġunju 2021
         li tistabbilixxi regoli ta’ implimentazzjoni dwar l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kunsill, l-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u restrizzjonijiet tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data fil-kuntest tal-eżerċizzju tal-kompiti tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kunsill, u li tħassar id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/644/KE
         IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA,
         Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b’mod partikolari l-Artikolu 240(3) tiegħu,
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1) u b’mod partikolari l-Artikolu 45(3) tiegħu,
         Billi:
         
                     (1)
                  
                  
                     Ir-Regolament (UE) 2018/1725, jistabbilixxi prinċipji u regoli applikabbli għall-istituzzjonijiet u l-korpi kollha tal-Unjoni u jipprevedi l-ħatra ta’ uffiċjal tal-protezzjoni tad-data minn kull istituzzjoni jew korp tal-Unjoni.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     L-Artikolu 45(3) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jirrikjedi l-adozzjoni ta’ regoli ta’ implimentazzjoni dwar l-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data minn kull istituzzjoni jew korp tal-Unjoni (ir-“regoli ta’ implimentazzjoni”). Jenħtieġ, b’mod partikolari, li r-regoli ta’ implimentazzjoni jikkonċernaw il-kompiti, id-dmirijiet u s-setgħat tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kunsill u tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill (“UPD”).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Jenħtieġ li r-regoli ta’ implimentazzjoni jistabbilixxu l-proċeduri għall-eżerċizzju tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data u għat-twettiq tal-obbligi tal-atturi rilevanti kollha fil-Kunsill u s-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill (“SĠK”) marbuta mal-ipproċessar ta’ data personali.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Ir-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedi responsabbiltajiet ċari tal-kontrolluri tad-data, b’mod partikolari fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data. Jenħtieġ li r-regoli ta’ implimentazzjoni jiżguraw li l-Kunsill u s-SĠK jissodisfaw ir-responsabbiltajiet tagħhom bħala kontrollur b’mod uniformi u trasparenti. Jenħtieġ li jiġu stabbiliti regoli sabiex jiġi identifikat min hu responsabbli għal operazzjoni ta’ pproċessar li titwettaq f’isem il-Kunsill jew is-SĠK. F’dan ir-rigward, huwa xieraq li jiġi introdott il-kunċett ta’ ‘kontrollur delegat’ sabiex jiġu indikati b’mod preċiż ir-responsabbiltajiet tal-entitajiet tas-SĠK, b’mod partikolari fir-rigward ta’ deċiżjonijiet individwali li jikkonċernaw id-drittijiet tas-suġġetti tad-data. Barra minn hekk, huwa xieraq li jiġi introdott il-kunċett ta’ ‘kontrollur operazzjonali’ li, taħt ir-responsabbiltà tal-kontrollur delegat, huwa maħtur biex jiżgura l-konformità fil-prattika, u biex jipproċessa talbiet minn suġġetti tad-data fir-rigward ta’ operazzjoni ta’ pproċessar. Sabiex ir-responsabbiltajiet fis-SĠK jiġu indikati b’mod preċiż għal kull attività tal-ipproċessar, il-kontrollur operazzjonali jenħtieġ li jiġi indikat b’mod preċiż fir-rekord miżmum fir-reġistru. Il-ħatra ta’ kontrollur operazzjonali ma twaqqafx l-użu fil-prattika ta’ punt ta’ kuntatt, pereżempju fil-forma ta’ kaxxa postali funzjonali li għandha tkun disponibbli għat-talbiet tas-suġġetti tad-data.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     F’ċerti każijiet, diversi direttorati ġenerali jew servizzi tas-SĠK jistgħu jwettqu b’mod konġunt operazzjoni ta’ pproċessar sabiex iwettqu l-missjoni tagħhom. F’każijiet bħal dawn, jenħtieġ li jiżguraw li jkun hemm arranġamenti interni fis-seħħ sabiex jiddeterminaw b’mod trasparenti r-responsabbiltajiet rispettivi tagħhom skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari fir-rigward tad-drittijet tas-suġġetti tad-data, in-notifika lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“EDPS”) u ż-żamma ta’ rekords.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Sabiex jiġi ffaċilitat l-eżerċizzju tar-responsabbiltajiet tal-kontrolluri delegati, jenħtieġ li kull direttorat ġenerali jew servizz ieħor tas-SĠK jaħtar koordinatur tal-protezzjoni tad-data. Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data jenħtieġ li jassistu lid-direttorat ġenerali jew servizz ieħor tas-SĠK fl-aspetti kollha tal-protezzjoni tad-data personali u jipparteċipaw fin-network ta’ koordinaturi tal-protezzjoni tad-data fis-SĠK sabiex jiżguraw implimentazzjoni u interpretazzjoni koerenti tar-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Skont il-punt (b) tal-Artikolu 45(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-UPD jista’ joħroġ gwida addizzjonali dwar il-funzjoni tal-koordinatur tal-protezzjoni tad-data.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     L-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedi l-possibbiltà li kull istituzzjoni jew korp tal-Unjoni jirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament, kif ukoll il-prinċipju ta’ trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1), punt (a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 ta’ dak ir-Regolament.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     F’ċerti każijiet, l-UPD jista’ jkollu bżonn jirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data sabiex iwettaq il-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni li jinsabu fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725 waqt li jirrispetta l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont dak ir-Regolament. Huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-UPD jista’ jirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data f’konformità mal-Artikolu 25 tiegħu (ir-“regoli interni”).
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Ir-regoli interni jenħtieġ li japplikaw għall-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar ta’ data mwettqa mill-Kunsill u mis-SĠK fit-twettiq tal-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni tal-UPD. Ir-regoli interni jenħtieġ li japplikaw ukoll għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar li jiffurmaw parti mill-kompiti marbuta mal-funzjoni ta’ investigazzjoni jew ta’ awditjar tal-UPD, bħall-proċessi ta’ lment imwettqa mill-UPD. Ir-regoli interni jenħtieġ li japplikaw ukoll għall-monitoraġġ tal-UPD u l-konsultazzjonijiet tal-UPD meta l-UPD jipprovdi assistenza u kooperazzjoni lid-direttorati ġenerali u lis-servizzi tas-SĠK barra mill-investigazzjonijiet u l-awditi amministrattivi tiegħu.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Il-Kunsill u s-SĠK jista’ jkollhom bżonn japplikaw ir-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 25(1), punti (c), (g) u (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725 għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar ta’ data mwettqa fil-qafas tal-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni tal-UPD meta tkun neċessarja l-protezzjoni tal-kompiti tal-UPD, tal-investigazzjonijiet u l-proċeduri relatati, tal-għodda u l-metodi tal-investigazzjonijiet u tal-awditi tal-UPD, kif ukoll tad-drittijiet ta’ persuni oħra relatati mal-kompiti tal-UPD.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Sabiex tinżamm kooperazzjoni effettiva, il-Kunsill u s-SĠK jista’ jkollhom bżonn japplikaw restrizzjonijiet għad-drittijiet tas-suġġetti tad-data biex tiġi protetta l-informazzjoni li jkun fiha data personali li toriġina minn direttorati ġenerali u servizzi oħra tas-SĠK, jew minn istituzzjonijiet jew il-korpi oħra tal-Unjoni. Għal dak il-għan, l-UPD jenħtieġ li jikkonsulta lil dawk id-direttorati ġenerali jew servizzi jew istituzzjonijiet jew korpi oħra dwar ir-raġunijiet rilevanti għar-restrizzjonijiet u n-neċessità u l-proporzjonalità tagħhom.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     L-UPD u, fejn rilevanti, -direttorati ġenerali u servizzi tas-SĠK jenħtieġ li jittrattaw ir-restrizzjonijiet kollha b’mod trasparenti u jirreġistraw kull applikazzjoni ta’ restrizzjonijiet fis-sistema ta’ reġistrazzjoni korrispondenti.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu jew iżommu lura milli jipprovdu informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk dan jikkomprometti bi kwalunkwe mod il-fini tar-restrizzjoni. B’mod partikolari, fejn tiġi applikata restrizzjoni tad-drittijiet stipulati fl-Artikoli 16 u 35 ta’ dak ir-Regolament, in-notifika ta’ tali restrizzjoni tikkomprometti l-fini tar-restrizzjoni. Sabiex jiġi żgurat li d-dritt tas-suġġett tad-data li jkun infurmat skont dawk l-Artikoli jiġi ristrett biss sakemm idumu jeżistu r-raġunijiet għad-differiment, l-UPD jew id-direttorati ġenerali jew is-servizz tas-SĠK li japplika r-restrizzjonijiet jenħtieġ li jirrieżamina l-pożizzjoni tiegħu regolarment.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Meta tiġi applikata restrizzjoni ta’ drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data, l-UPD jenħtieġ li jivvaluta, skont il-każ, jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkompromettix il-fini tagħha.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Jenħtieġ li l-UPD iwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet abbażi ta’ din id-Deċiżjoni minn direttorati ġenerali u servizzi oħra tas-SĠK, bil-ħsieb li tiġi żgurata l-konformità ma’ din id-Deċiżjoni.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Jenħtieġ li kwalunkwe restrizzjoni applikata abbażi ta’ din id-Deċiżjoni tkun neċessarja u proporzjonata f’soċjetà demokratika.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     L-EDPS ġie infurmat u kkonsultat f’konformità mal-Artikolu 41(1) u (2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u ta opinjoni (2).
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Ir-regoli ta’ implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 huma mingħajr preġudizzju għar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), għad-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/338/UE, Euratom (4), u b’mod partikolari l-Anness II tagħha, għad-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/488/KE (5), u b’mod partikolari t-Taqsima VI tal-Parti II tal-Anness tagħha, kif ukoll għad-Deċiżjoni tas-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill/Rappreżentant Għoli għall-Politika Estera u ta’ Sigurtà Komuni tal-25 ta’ Ġunju 2001 (6).
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/644/KE (7) tistabbilixxi regoli ta’ implimentazzjoni dwar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill. Ir-Regolament (UE) 2018/1725 ħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 b’effett mill-11 ta’ Diċembru 2019. Sabiex jiġi żgurat li japplika sett wieħed biss ta’ regoli ta’ implimentazzjoni, id-Deċiżjoni 2004/644/KE jenħtieġ li titħassar,
                  
               ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
         SEZZJONI 1
         
            DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
         
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli u l-proċeduri għall-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 mill-Kunsill u s-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill (SĠK) u tistabbilixxi regoli ulterjuri ta’ implimentazzjoni dwar l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kunsill (UPD).
            
            
               2.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli li għandhom jiġu segwiti mill-Kunsill u s-SĠK, fir-rigward tal-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni tal-UPD, meta jinformaw lis-suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar ta’ data personali tagħhom skont l-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               3.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi l-kondizzjonijiet li skonthom il-Kunsill u s-SĠK, fir-rigward tal-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni tal-UPD, jistgħu jirrestrinġu l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725, skont l-Artikolu 25(1), punti(c), (g) u (h), ta’ dak ir-Regolament.
            
            
               4.   Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Kunsill u s-SĠK għall-fini tal-kompiti tal-UPD imsemmija fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jew għall-ipproċessar li jsir b’rabta ma’ dawk il-kompiti.
            
         
         
            Artikolu 2
            Kontroll
            Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, il-Kunsill u s-SĠK għandu jitqies bħala l-kontrollur fis-sens tal-Artikolu 3, punt (8), tar-Regolament (UE) 2018/1725.
         
         
            Artikolu 3
            Definizzjonijiet
            Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
            
                        (1)
                     
                     
                        “Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data” (UPD) tfisser il-persuna maħtura mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill skont l-Artikolu 43 tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                     
                  
                        (2)
                     
                     
                        “kompiti tal-UPD” tfisser il-kompiti msemmija fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                     
                  
                        (3)
                     
                     
                        “Persunal tas-SĠK” tfisser l-uffiċjali kollha tas-SĠK u kwalunkwe persuna oħra koperta mir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg Applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni, stabbiliti bir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (8) (ir-“Regolamenti tal-Persunal”), jew li taħdem mas-SĠK fuq bażi kuntrattwali (jiġifieri trainees, konsulenti, kuntratturi, uffiċjali ssekondati minn Stati Membri);
                     
                  
                        (4)
                     
                     
                        “kontrollur delegat” tfisser il-kap tad-direttorat ġenerali jew servizz ieħor tas-SĠK li, waħdu jew flimkien ma’ oħrajn, jiddetermina l-finijiet u l-mezzi tal-ipproċessar ta’ data personali f’isem il-Kunsill u s-SĠK fit-twettiq tal-missjoni ta’ dak id-direttorat ġenerali jew servizz;
                     
                  
                        (5)
                     
                     
                        “kontrollur operazzjonali” tfisser il-membru tal-persunal tas-SĠK fil-livell maniġerjali medju jew superjuri li hu maħtur mill-kontrollur delegat biex jassistih fl-iżgurar tal-konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725 għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar li għalihom huwa responsabbli, u biex iservi bħala l-punt ta’ kuntatt primarju għas-suġġetti tad-data;
                     
                  
                        (6)
                     
                     
                        “koordinatur tal-protezzjoni tad-data” tfisser il-membru tal-persunal tas-SĠK maħtur f’kull direttorat ġenerali jew servizz ieħor tas-SĠK f’konsultazzjoni mal-UPD biex jassisti lil dak id-direttorat ġenerali jew servizz fl-aspetti kollha tal-protezzjoni tad-data personali u biex jittratta bħala r-rappreżentant tiegħu fi kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data f’kooperazzjoni mill-qrib mal-UPD.
                     
                  
         SEZZJONI 2
         
            L-UFFIĊJAL TAL-PROTEZZJONI TAD-DATA
            
         
         
            Artikolu 4
            Ħatra u status tal-UPD
            
               1.   Is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill għandu jaħtar lill-UPD mill-persunal tas-SĠK u jirreġistrah mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“EDPS”), f’konformità mal-Artikolu 43 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   L-UPD għandu jinħatar abbażi tal-kwalitajiet professjonali tiegħu u, b’mod partikolari, l-għarfien espert tal-liġi u l-prattiki dwar il-protezzjoni tad-data u l-ħila li jwettaq il-kompiti msemmija fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725. L-UPD għandu jkollu wkoll għarfien tajjeb tas-SĠK, tal-istruttura tiegħu u tar-regoli u l-proċeduri amministrattivi tiegħu. Għall-finijiet tat-twettiq tal-kompiti tiegħu, l-UPD għandu jinħeles minn kwalunkwe kompitu ieħor fis-SĠK.
            
            
               3.   L-UPD għandu jinħatar għal mandat ta’ ħames snin u għandu jkun eliġibbli għal ħatra mill-ġdid.
            
            
               4.   L-UPD u l-persunal tiegħu jaqgħu direttament taħt is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill u jirrapportaw direttament lis-Segretarju Ġenerali.
            
            
               5.   Fit-twettiq tal-kompiti tiegħu, il-UPD għandu jaġixxi b’mod indipendenti u ma għandu jirċievi l-ebda struzzjoni mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill, mill-kontrolluri delegati jew il-kontrolluri operazzjonali jew minn kwalunkwe persuna oħra rigward l-applikazzjoni interna tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew il-kooperazzjoni tiegħu mal-EDPS.
            
            
               6.   Il-Kunsill u s-SĠK għandhom jappoġġaw lill-UPD fit-twettiq tal-kompiti msemmija fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725 billi jipprovdu r-riżorsi meħtieġa biex iwettaq dawk il-kompiti u jipprovdu l-aċċess għad-data personali u l-attivitajiet ta’ pproċessar, u jsostnu l-għarfien espert tiegħu.
            
            
               7.   L-UPD ma għandux jitkeċċa jew ikun penalizzat għat-twettiq tal-kompiti tiegħu. L-UPD jista’ jitkeċċa biss skont l-Artikolu 44(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725. Biex tinkiseb l-approvazzjoni tal-EDPS għal tali tkeċċija skont dak l-Artikolu, l-EDPS għandu jiġi kkonsultat bil-miktub. Kopja ta’ dik l-approvazzjoni għandha tintbagħat lill-UPD.
            
            
               8.   Is-SĠK, b’mod partikolari l-kontrolluri delegati u l-kontrolluri operazzjonali, għandhom jiżguraw li l-UPD ikun involut kif dovut u fi żmien xieraq fil-kwistjonijiet kollha li jikkonċernaw il-protezzjoni tad-data personali.
            
         
         
            Artikolu 5
            Kompiti u dmirijiet
            
               1.   L-UPD għandu jeżerċita l-kompiti kollha previsti fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725. B’mod partikolari, l-UPD għandu:
               
                           (a)
                        
                        
                           jiżgura l-applikazzjoni u l-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 mill-Kunsill u s-SĠK, u jimmonitorja l-konformità ma’ dak ir-Regolament u l-qafas legali applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data personali;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           jagħti pariri lis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill, lill-kontrolluri delegati u lill-kontrolluri operazzjonali dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw l-applikazzjoni ta’ dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           jagħti pariri u jassisti lill-kontrolluri delegati u lill-kontrolluri operazzjonali meta jwettqu valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data f’konformità mal-Artikoli 39 u 40 tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           jiżgura li d-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data ma jiġux affettwati ħażin mill-operazzjonijiet ta’ pproċessar;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           jissensibilizza dwar il-qafas legali applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data personali u jikkontribwixxi għall-ħolqien ta’ kultura ta’ protezzjoni tad-data personali fis-SĠK.
                        
                     L-UPD jista’ jiġi kkonsultat mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill, mill-kontrolluri kkonċernati, mill-Kumitat tal-Persunal u minn kwalunkwe individwu, mingħajr ma jgħaddu mill-kanali uffiċjali, dwar kwalunkwe suġġett li għandu x’jaqsam mal-applikazzjoni jew l-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   L-UPD għandu jżomm reġistru tar-rekords tal-attivitajiet ta’ pproċessar u għandu jagħmlu aċċessibbli għall-pubbliku, skont l-Artikolu 12.
            
            
               3.   L-UPD għandu jżomm ukoll reġistru intern tal-ksur ta’ data personali fis-sens tal-Artikolu 3, punt (16), tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               4.   L-UPD għandu jagħti pariri lill-kontrollur delegat, fejn mitlub, dwar l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tal-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               5.   L-UPD għandu jorganizza u jippresiedi laqgħat regolari tal-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data.
            
            
               6.   L-UPD għandu jippreżenta rapport annwali dwar l-attivitajiet tiegħu lis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill u jagħmlu aċċessibbli lill-persunal tas-SĠK.
            
            
               7.   L-UPD għandu jikkoopera mal-uffiċjali tal-protezzjoni tad-data maħtura mill-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħra tal-Unjoni u għandu jattendi regolarment laqgħat imsejħa mill-EPDS jew mill-uffiċjali tal-protezzjoni tad-data tal-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħra tal-Unjoni sabiex tiġi ffaċilitata kooperazzjoni tajba, b’mod partikolari bl-iskambju tal-esperjenza u l-aħjar prattiki.
            
            
               8.   L-UPD għandu jitqies bħala l-kontrollur delegat għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar imwettqa fl-eżerċizzju tal-kompiti tiegħu.
            
         
         
            Artikolu 6
            Setgħat
            Fit-twettiq tal-kompiti u tad-dmirijiet, il-UPD:
            
                        (a)
                     
                     
                        għandu jkollu aċċess fi kwalunkwe ħin għad-data li tkun is-suġġett ta’ operazzjonijiet ta’ ipproċessar u għall-uffiċċji, l-installazzjonijiet ta’ ipproċessar ta’ data u d-data carriers kollha;
                     
                  
                        (b)
                     
                     
                        jista’ jitlob opinjonijiet legali mis-Servizz Legali tal-Kunsill;
                     
                  
                        (c)
                     
                     
                        jista’ jitlob appoġġ ieħor mid-direttorati ġenerali u s-servizzi rilevanti tas-SĠK;
                     
                  
                        (d)
                     
                     
                        jista’ jassenja fajls lid-direttorati ġenerali u servizzi kkonċernati tas-SĠK għal segwitu xieraq;
                     
                  
                        (e)
                     
                     
                        jista’ jwettaq investigazzjonijiet fuq talba, jew fuq l-inizjattiva tal-UPD stess, fi kwistjonijiet u okkorrenzi relatati direttament mal-kompiti tal-UPD skont il-proċedura stipulata fl-Artikolu 14;
                     
                  
                        (f)
                     
                     
                        jista’ jipproponi miżuri amministrattivi lis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill u joħroġ rakkomandazzjonijiet ġenerali dwar l-applikazzjoni xierqa tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                     
                  
                        (g)
                     
                     
                        jista’ jagħmel rakkomandazzjonijiet għat-titjib prattiku tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 lis-SĠK, lill-kontrolluri delegati u lill-kontrolluri operazzjonali, inkluż biex:
                        
                                    (i)
                                 
                                 
                                    jitlob lill-kontrollur delegat jew lill-proċessur biex jikkonforma mat-talba ta’ suġġett tad-data għall-eżerċizzju tad-drittijiet tiegħu skont ir-Regolament (UE) 2018/1725;
                                 
                              
                                    (ii)
                                 
                                 
                                    joħroġ twissijiet lill-kontrollur delegat jew lill-proċessur meta operazzjoni ta’ pproċessar tikser id-dispożizzjonijiet tar-Regolament (UE) 2018/1725, u jitlobhom iġibu l-operazzjonijiet ta’ pproċessar f’konformità, fejn xieraq, b’mod speċifikat u fi żmien speċifikat;
                                 
                              
                                    (iii)
                                 
                                 
                                    jitlob lill-kontrollur delegat jew lill-proċessur biex jissospendi l-flussi tad-data lil riċevitur fi Stat Membru, lil pajjiż terz jew lil organizzazzjoni internazzjonali;
                                 
                              
                                    (iv)
                                 
                                 
                                    jitlob lill-kontrollur delegat jew lill-proċessur biex jirrapporta lill-UPD sa data ta’ skadenza stabbilita dwar is-segwitu mogħti lir-rakkomandazzjoni jew lill-parir tal-UPD;
                                 
                              
                  
                        (h)
                     
                     
                        jista’ jitlob is-servizzi ta’ esperti fit-teknoloġiji tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni bi ftehim minn qabel mal-uffiċjal li joħroġ l-awtorizzazzjoni b’mod konformi mar-Regolament(UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (9);
                     
                  
                        (i)
                     
                     
                        għandu jiġi mistieden għall-bordijiet u l-kumitati ta’ tmexxija rilevanti tas-SĠK kull meta jiġu diskussi kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ data personali u jista’ jipproponi punti rilevanti fuq l-aġenda ta’ dawk il-bordijiet u kumitati;
                     
                  
                        (j)
                     
                     
                        jista’ jiġbed l-attenzjoni tal-Awtorità tal-Ħatra tas-SĠK għal kwalunkwe nuqqas ta’ membru tal-persunal tas-SĠK milli jikkonforma mal-obbligi skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 u jissuġġerixxi li titnieda investigazzjoni amministrattiva fid-dawl tal-applikazzjoni possibbli tas-sanzjonijiet previsti fl-Artikolu 69 ta’ dak ir-Regolament;
                     
                  
                        (k)
                     
                     
                        għandu jkun responsabbli għad-deċiżjonijiet inizjali dwar talbiet għal aċċess għal dokumenti miżmuma mill-uffiċċju tiegħu skont ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001, f’konsultazzjoni mas-servizzi rilevanti tas-SĠK.
                     
                  
         SEZZJONI 3
         
            DRITTIJIET U OBBLIGI TAL-ATTURI FIL-QASAM TAL-PROTEZZJONI TAD-DATA
            
         
         
            Artikolu 7
            Konsultazzjoni ta’ u għoti ta’ Informazzjoni lill-UPD
            
               1.   Il-kontrolluri għandhom jinvolvu lill-UDP meta jippjanaw u jiddiskutu attività li tinvolvi l-ipproċessar ta’ data personali. L-UPD għandu jiġi infurmat bi kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar kif ukoll bi kwalunkwe bidla sostanzjali f’operazzjoni ta’ pproċessar eżistenti.
            
            
               2.   L-UPD għandu jiġi infurmat dwar abbozzi ta’ noti u deċiżjonijiet interni tas-SĠK li jirrelataw direttament mal-applikazzjoni interna tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               3.   L-UPD għandu jiġi infurmat bil-kuntatti kollha ma’ partijiet esterni relatati mal-applikazzjoni interna tar-Regolament (UE) 2018/1725 u bi kwalunkwe interazzjoni mal-EDPS, b’mod partikolari meta l-EDPS jiġi kkonsultat jew infurmat skont l-Artikoli 40 u 41 ta’ dak ir-Regolament.
            
            
               4.   L-UPD għandu jiġi kkonsultat dwar abbozzi ta’ arranġamenti bejn kontrolluri konġunti u dwar abbozzi ta’ klawżoli kuntrattwali dwar il-protezzjoni tad-data jew atti legali oħra meta d-data personali tiġi pproċessata minn proċessur.
            
         
         
            Artikolu 8
            Kontrolluri delegati
            
               1.   Il-kontrolluri delegati għandhom ikunu responsabbli li jiżguraw li l-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar taħt il-kontroll tagħhom ikunu konformi mar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   B’mod partikolari, il-kontrolluri delegati għandhom:
               
                           (a)
                        
                        
                           jaħtru kontrollur operazzjonali biex jassisti lill-kontrollur delegat fl-iżgurar tal-konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari fir-rigward tas-suġġetti tad-data;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           iżommu r-rekords tal-attivitajiet ta’ pproċessar taħt ir-responsabbiltà tagħhom u jiżguraw li r-rekords u d-dikjarazzjoni ta’ privatezza relatata jiġu ppreżentati mill-kontrollur operazzjonali lill-UPD biex jiddaħħlu fir-reġistru msemmi fl-Artikolu 12;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           ikunu responsabbli għall-attivitajiet tal-proċessuri u s-sottoproċessuri li jipproċessaw id-data personali f’isimhom u jiżguraw li l-ipproċessar ikun irregolat minn kuntratt jew att legali ieħor f’konformità mal-Artikolu 29(3) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
                        
                     
            
               3.   Il-kontrolluri delegati għandhom jiżguraw li l-UPD ikun involut fil-ħin fil-kwistjonijiet kollha marbutin mad-data personali u jdaħħlu fis-seħħ arranġamenti xierqa sabiex jiġi żgurat li l-koordinatur tal-protezzjoni tad-data jkun involut kif xieraq fil-kwistjonijiet kollha marbutin mal-protezzjoni tad-data fid-direttorat ġenerali tagħhom jew f’servizz ieħor tas-SĠK.
            
            
               4.   Il-kontrolluri delegati għandhom jiżguraw li jkun hemm fis-seħħ miżuri tekniċi u organizzattivi adatti biex juru li l-attivitajiet ta’ pproċessar jikkonformaw mar-Regolament (UE) 2018/1725 u jagħtu struzzjonijiet adegwati lill-persunal tas-SĠK biex jiżguraw kemm il-kunfidenzjalità tal-ipproċessar kif ukoll livell ta’ sigurtà adatt għar-riskji rappreżentati mill-ipproċessar. Huma jistgħu jikkonsultaw lill-UPD fl-għażla ta’ dawn il-miżuri.
            
            
               5.   Il-kontrolluri delegati għandhom jirrapportaw lill-UPD dwar it-trattament ta’ kwalunkwe talba riċevuta minn suġġett tad-data għall-eżerċizzju tad-drittijiet tiegħu u jassistu lill-UPD u lill-EDPS fit-twettiq tad-dmirijiet rispettivi tagħhom, b’mod partikolari billi jagħtu informazzjoni bi tweġiba għat-talbiet tagħhom fi żmien 30 jum.
            
            
               6.   Il-kontrolluri delegati għandhom ikunu responsabbli għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tal-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, kif ukoll l-Artikolu 4 ta’ dak ir-Regolament f’konformità mar-regoli interni rilevanti. Il-kontrolluri delegati għandhom jinvolvu lill-UPD matul il-proċedura kollha meta japplikaw tali restrizzjoni.
            
            
               7.   Il-kontrolluri delegati għandhom jiżguraw li jkun hemm fis-seħħ arranġamenti interni ma’ direttorati ġenerali jew servizzi oħra tal-SĠK fejn il-kontrollur delegat iwettaq operazzjonijiet ta’ pproċessar b’mod konġunt ma’ dawk id-direttorati ġenerali jew servizzi tas-SĠK jew fejn iwettqu parti mill-operazzjoni ta’ pproċessar tal-kontrollur delegat.
               L-arranġamenti msemmija fl-ewwel subparagrafu għandhom jiddeterminaw ir-responsabbiltajiet rispettivi tal-kontrolluri delegati u d-direttorati ġenerali u s-servizzi l-oħra tas-SĠK għall-konformità mal-obbligi tagħhom ta’ protezzjoni tad-data. B’mod partikolari, dawk l-arranġamenti għandhom jinkludu l-identifikazzjoni tal-kontrollur delegat li jiddetermina l-mezzi u l-finijiet tal-operazzjoni ta’ pproċessar kif ukoll tal-kontrollur operazzjonali għall-operazzjoni ta’ pproċessar, u, fejn xieraq, liema persuni jew entitajiet ser jassistu lill-kontrollur operazzjonali, fost l-oħrajn, b’informazzjoni f’każ ta’ ksur tad-data jew biex jakkomodaw id-drittijiet tas-suġġetti tad-data.
            
         
         
            Artikolu 9
            Kontrolluri operazzjonali
            
               1.   Il-kontrolluri operazzjonali għandhom jassistu lill-kontrollur delegat fl-iżgurar tal-konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725 għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar li għalihom huwa responsabbli, u jservu bħala punt ta’ kuntatt primarju għas-suġġetti tad-data.
            
            
               2.   B’mod partikolari, il-kontrolluri operazzjonali għandhom:
               
                           (a)
                        
                        
                           jirċievu u jipproċessaw it-talbiet kollha mis-suġġetti tad-data;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           iħejju r-rekords tal-attivitajiet ta’ pproċessar taħt ir-responsabbiltà tagħhom u d-dikjarazzjoni ta’ privatezza relatata f’konsultazzjoni mal-koordinatur tal-protezzjoni tad-data;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           jiżguraw li l-kuntratti jew atti legali oħra li jirregolaw l-ipproċessar ta’ data personali minn proċessur ikunu konformi mar-Regolament (UE) 2018/1725 u jikkonsultaw lill-UPD dwar abbozzi ta’ klawżoli kuntrattwali dwar il-protezzjoni tad-data;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           jiżguraw li tkun disponibbli d-dokumentazzjoni biex tintwera l-konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725.
                        
                     
            
               3.   Il-kontrolluri operazzjonali għandhom jgħarrfu lill-UPD mingħajr dewmien żejjed f’każ ta’ ksur ta’ data personali u jagħtuh l-informazzjoni kollha neċessarja li tippermettilu jiżgura li l-Kunsill jikkonforma mal-obbligi rigward il-ksur ta’ data personali skont l-Artikoli 34 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               4.   F’koordinazzjoni mal-kontrollur delegat u l-UPD, il-kontrolluri operazzjonali għandhom javżaw lill-EDPS f’każ ta’ ksur ta’ data personali, fejn applikabbli. Huma għandhom jgħarrfu wkoll lis-suġġetti tad-data, fejn applikabbli.
            
            
               5.   Il-kontrolluri operazzjonali għandhom jiżguraw li l-koordinatur tal-protezzjoni tad-data jinżamm infurmat dwar il-kwistjonijiet kollha relatati mal-protezzjoni tad-data.
            
            
               6.   Il-kontrolluri operazzjonali għandhom jivvalutaw ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data relatati mal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li għalihom ikunu responsabbli u, fejn xieraq, iwettqu valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data. Il-kontrolluri operazzjonali għandhom ifittxu l-parir tal-UPD meta jwettqu dawk il-valutazzjonijiet tal-impatt u dwar il-ħtieġa għal konsultazzjoni minn qabel f’konformità mal-Artikoli 39 u 40 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               7.   Il-kontrolluri operazzjonali għandhom iwettqu kwalunkwe kompitu ieħor fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ din id-Deċiżjoni fuq it-talba tal-kontrollur delegat.
            
         
         
            Artikolu 10
            
               Koordinaturi tal-protezzjoni tad-
               data
            
            
               1.   Kull direttorat ġenerali jew servizz ieħor tas-SĠK għandu, f’konsultazzjoni mal-UPD, jaħtar koordinatur tal-protezzjoni tad-data wieħed jew aktar biex dan jassisti lill-kontrollur delegat u lill-kontrolluri operazzjonali fid-direttorat ġenerali tiegħu jew servizz ieħor tas-SĠK fl-aspetti kollha tal-protezzjoni tad-data personali.
            
            
               2.   Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom jintgħażlu fuq il-bażi tal-għarfien u l-esperjenza tagħhom tal-funzjonament tad-direttorat ġenerali rispettiv jew servizz ieħor tas-SĠK, kemm huma adatti għall-funzjoni, il-kompetenzi relatati mal-protezzjoni tad-data, l-għarfien tal-prinċipji tas-sistemi tal-informazzjoni, u l-ħiliet ta’ komunikazzjoni. Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data li jkunu għadhom kif inħatru għandhom ilestu t-taħriġ biex jiksbu l-kompetenzi meħtieġa għar-rwol tagħhom fi żmien sitt xhur mill-ħatra tagħhom. Koordinatur tal-protezzjoni tad-data li qabel kien jaħdem bħala persuna ta’ kuntatt f’direttorat ġenerali jew f’servizz ieħor tas-SĠK fi żmien sentejn qabel il-ħatra tiegħu għandu jkun eżentat minn dak ir-rekwiżit ta’ taħriġ.
            
            
               3.   Il-funzjoni tal-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandha tkun parti mid-deskrizzjoni tax-xogħol ta’ kull membru tal-persunal tas-SĠK maħtur bħala persuna ta’ kuntatt. Għandha ssir referenza għar-responsabbiltajiet u l-kisbiet tagħhom fir-rapport ta’ evalwazzjoni annwali.
            
            
               4.   Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom ikunu involuti b’mod xieraq u f’waqtu fil-kwistjonijiet kollha marbutin mal-protezzjoni tad-data fid-direttorat ġenerali tagħhom jew f’servizz ieħor tas-SĠK u jwettqu dmirijiethom f’kooperazzjoni mill-qrib mal-UPD.
            
            
               5.   Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandu jkollhom id-dritt li jiksbu mingħand il-kontrolluri u mingħand il-persunal l-informazzjoni xierqa u neċessarja li tkun meħtieġa għat-twettiq tal-kompiti tagħhom fid-direttorat ġenerali tagħhom jew f’servizz ieħor tas-SĠK. Dan m’għandux jinkludi aċċess għal data personali pproċessata taħt ir-responsabbiltà tal-kontrollur delegat. Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom jaċċessaw data personali biss jekk dan ikun meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti tagħhom.
            
            
               6.   Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom iqajmu kuxjenza dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data u jassistu lill-kontrolluri delegati fid-direttorat ġenerali tagħhom jew f’servizz ieħor tas-SĠK biex jikkonformaw mal-obbligi tagħhom, speċjalment fir-rigward ta’:
               
                           (a)
                        
                        
                           l-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           l-identifikazzjoni tal-kontrolluri operazzjonali, u t-tħejjija tar-rekords tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar u d-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza qabel ma jiġu ppreżentati lill-UPD;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           il-ġabra ta’ lista tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar eżistenti kollha tad-direttorat ġenerali jew servizz ieħor tas-SĠK.
                        
                     
            
               7.   Il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom jassistu lill-kontrolluri operazzjonali fid-direttorat ġenerali tagħhom jew f’servizz ieħor tas-SĠK biex jikkonformaw mal-obbligi tagħhom, speċjalment fir-rigward ta’:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-tħejjija tar-rekords tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar u d-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza qabel ma jiġu ppreżentati lill-UPD;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           id-dokumentazzjoni tal-ipproċessar;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           l-ipproċessar tat-talbiet tas-suġġetti tad-data;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           it-trattament ta’ ksur ta’ data.
                        
                     
         
         
            Artikolu 11
            Persunal tas-SĠK
            Il-persunal tas-SĠK għandu jikkontribwixxi biex jiżgura l-applikazzjoni u l-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725. Il-persunal tas-SĠK ma għandux ikollu aċċess għal data personali jew jipproċessa tali data ħlief bl-istruzzjonijiet tal-kontrollur delegat jew il-kontrollur operazzjonali, sakemm ma jkunx meħtieġ li jagħmel dan skont il-liġi tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru.
         
         SEZZJONI 4
         
            OBBLIGI U PROĊEDURI OĦRA
         
         
            Artikolu 12
            Reġistru
            
               1.   L-UPD għandu jżomm reġistru ta’ operazzjonijiet ta’ pproċessar u għandu jiżgura li r-reġistru jkun aċċessibbli mis-sit web tal-UPD fuq l-intranet tas-SĠK u mis-sit web tal-Kunsill.
            
            
               2.   Il-kontrollur operazzjonali għandu jinnotifika lill-UPD dwar kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar u jippreżenta r-rekords tal-attivitajiet ta’ pproċessar u d-dikjarazzjoni ta’ privatezza relatata fuq il-bażi ta’ formola disponibbli fuq is-sit tal-intranet tas-SĠK (taħt “Protezzjoni tad-Data”). In-notifika għandha tintbagħat lill-UPD elettronikament. Wara konsultazzjoni mal-UPD, il-kontrollur delegat għandu jikkonferma r-rekord u d-dikjarazzjoni ta’ privatezza relatata u l-UPD għandu jippubblikahom fir-reġistru.
            
            
               3.   Ir-rekord għandu jinkludi l-informazzjoni kollha speċifikata fl-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725. Madankollu, l-informazzjoni mdaħħla fir-reġistru mill-UPD tista’ tkun eċċezzjonalment limitata għal dak li hu neċessarju sabiex tiġi salvagwardjata s-sigurtà ta’ operazzjoni speċifika ta’ ipproċessar. Kwalunkwe bidla li taffettwa tali informazzjoni għandha tiġi nnotifikata minnufih mil-kontrollur operazzjonali lill-UPD.
            
         
         
            Artikolu 13
            
               Ksur ta’
               data
            
            
               1.   Meta jseħħ ksur ta’ data personali, il-kontrollur delegat jew il-kontrollur operazzjonali għandu jfittex l-assistenza tal-koordinatur tal-protezzjoni tad-data u jinforma lill-UPD dwar l-inċident mingħajr dewmien żejjed u jipprovdilu l-informazzjoni kollha neċessarja li tippermettilu jiżgura li l-Kunsill jikkonforma mal-obbligu dwar in-notifiki u l-komunikazzjonijiet ta’ ksur ta’ data personali skont l-Artikoli 34 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   L-UPD għandu jistabbilixxi u jżomm reġistru intern ta’ ksur ta’ data personali. Il-kontrolluri delegati u l-kontrolluri operazzjonali għandhom jipprovdu l-informazzjoni neċessarja li jridu jiġu introdotti fir-reġistru.
            
            
               3.   Il-kontrolluri delegati u l-kontrolluri operazzjonali għandhom iħejju n-notifika lill-EDPS f’konsultazzjoni mal-UPD, sakemm il-ksur ta’ data personali ma jkunx probabbli li jirriżulta f’riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ persuni fiżiċi.
            
         
         
            Artikolu 14
            Investigazzjonijiet
            
               1.   L-UPD jista’, fuq inizjattiva tiegħu stess, jew fuq it-talba tal-kontrollur delegat, tal-kontrollur operazzjonali, tal-proċessur, tal-Kumitat tal-Persunal jew ta’ kwalunkwe individwu, jinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi relatati mal-kompiti tiegħu u jirrapporta lura lill-persuna li tkun ikkummissjonat l-investigazzjoni jew lill-kontrollur delegat, lill-kontrollur operazzjonali jew lill-proċessur.
            
            
               2.   It-talbiet għal investigazzjoni għandhom jiġu indirizzati bil-miktub lill-UPD. F’każ ta’ użu ħażin ovvju tad-dritt li tkun mitluba investigazzjoni, pereżempju fejn l-istess individwu jkun għadu kif għamel talba identika reċentement, l-UPD mhux obbligat jirrapporta lura lil min ikun għamel it-talba.
            
            
               3.   Fi żmien ħmistax-il jum minn meta tkun waslet it-talba għal investigazzjoni, l-UPD għandu jibgħat konferma li rċevieha lill-persuna li tkun għamlet it-talba u jivverifika jekk it-talba għandhiex tiġi ttrattata bħala kunfidenzjali.
            
            
               4.   L-UPD għandu jitlob, mingħand il-kontrollur delegat li jkun responsabbli mill-operazzjoni kkonċernata ta’ pproċessar ta’ data li tkun is-suġġett tat-talba għal investigazzjoni, li jingħata rapport dwar il-kwistjoni. Il-kontrollur delegat għandu jipprovdi t-tweġiba lill-UPD fi żmien ħmistax-il jum. L-UPD jista’ jitlob informazzjoni komplementari mill-kontrollur delegat, il-kontrollur operazzjonali, il-proċessur jew servizzi rilevanti oħra tas-SĠK. Jekk xieraq, jista’ jitlob opinjoni dwar il-kwistjoni mis-Servizz Legali tal-Kunsill. L-UPD għandu jingħata l-informazzjoni jew l-opinjoni mitluba fi żmien 30 jum.
            
            
               5.   L-UPD għandu jirrapporta lura lill-persuna li tkun għamlet it-talba għal investigazzjoni mhux aktar tard minn tliet xhur wara li tkun waslet. Dan il-perijodu jista’ jiġi sospiż sakemm l-UPD ikun kiseb l-informazzjoni kollha neċessarja li jista’ jkun talab.
            
            
               6.   Ħadd ma għandu jbati preġudizzju fuq il-bażi ta’ kwistjoni mressqa quddiem l-UPD li tallega ksur tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artikolu 15
            
               Regoli ġenerali għall-eżerċizzju tad-drittijiet mis-suġġetti tad-
               data
            
            
               1.   Id-drittijiet tas-suġġetti tad-data kif stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 24 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jistgħu jiġu eżerċitati biss mis-suġġett tad-data jew mir-rappreżentant debitament awtorizzat tiegħu.
            
            
               2.   Is-suġġett tad-data għandu jindirizza bil-miktub it-talbiet lill-kontrollur operazzjonali b’kopja lill-UPD. Jekk ikun neċessarju, l-UPD għandu jassisti lis-suġġett tad-data jidentifika l-kontrollur operazzjonali kkonċernat. It-talba tista’ tiġi indirizzata f’forma elettronika u għandu jkun fiha:
               
                           (a)
                        
                        
                           il-kunjom, l-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tas-suġġett tad-data u d-data tat-talba;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           indikazzjoni tad-dritt li qed jiġi eżerċitat u, fejn xieraq, dokumenti ta’ sostenn relatati mat-talba;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           il-kategorija jew kategoriji tad-data personali kkonċernata.
                        
                     
            
               3.   Il-kontrollur operazzjonali għandu jibgħat lis-suġġett tad-data konferma li rċieva t-talba fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol mir-reġistrazzjoni tat-talba. Il-kontrollur operazzjonali għandu jitlob kwalunkwe kjarifika neċessarja jekk it-talba ma tkunxċara jew mhux kompleta. L-iskadenzi applikabbli skont l-Artikolu 14(3) u (4) tar-Regolament (UE) 2018/1725 ma għandhomx jibdew jiddekorru sakemm ikunu ngħataw il-kjarifiki kollha neċessarji.
            
            
               4.   Il-kontrollur operazzjonali għandu jivverifika l-identità tas-suġġett tad-data f’konformità mal-Artikolu 14(6) tar-Regolament (UE) 2018/1725. Waqt li tkun qed tiġi vverifikata l-identità, ma għandhiex tibda tiddekorri l-iskadenzi applikabbli skont l-Artikolu 14(3) u (4) ta’ dak ir-Regolament.
            
            
               5.   Il-kontrollur operazzjonali għandu jew juri s-sodisfazzjon tiegħu lis-suġġett ta-data jew jiddikjara bil-miktub ir-raġunijiet għaċ-ċaħda totali jew parzjali fi żmien l-iskadenzi previsti fl-Artikolu 14(3) u (4) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               6.   Fil-każ ta’ talba kumplessa ħafna, irregolaritajiet jew użu ħażin ovvju mis-suġġett tad-data fl-eżerċizzju tad-drittijiet tiegħu, meta l-ipproċessar dovut ta’ talba x’aktarx jirriżulta f’riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra jew meta s-suġġett tad-data jallega li l-ipproċessar ikun illegali, il-kontrollur operazzjonali għandu jikkonsulta lill-UPD.
            
         
         
            Artikolu 16
            Ilmenti skont l-Artikolu 90
            F’każ ta’ lment skont l-Artikolu 90 tar-Regolamenti tal-Persunal (“ilment skont l-Artikolu 90”) fir-rigward ta’ kwistjoni relatata mal-ipproċessar ta’ data personali, l-Awtorità tal-Ħatra għandha tikkonsulta lill-UPD. Mingħajr ma jaffettwa l-ammissibbiltà tal-ilment skont l-Artikolu 90, il-membru tal-persunal tas-SĠK għandu jindika fl-ilment skont l-Artikolu 90 jekk tressaqx ilment quddiem l-EDPS b’mod parallel. L-UPD għandu jagħti l-opinjoni tiegħu bil-miktub mhux aktar tard minn 15-il jum ta’ xogħol wara li jirċievi t-talba mill-Awtorità tal-Ħatra. Jekk, wara tmiem dan il-perijodu, l-UPD ma jkunx ta l-opinjoni tiegħu, l-opinjoni ma tkunx aktar meħtieġa. L-Awtorità tal-Ħatra ma għandhiex tkun marbuta bl-opinjoni tal-UPD.
         
         SEZZJONI 5
         
            RESTRIZZJONIJIET TAD-DRITTIJIET TAS-SUĠĠETTI TAD-DATA FIL-KUNTEST TAL-EŻERĊIZZJU TAL-KOMPITI TAL-UPD
         
         
            Artikolu 17
            Eċċezzjonijiet u restrizzjonijiet
            
               1.   Meta l-Kunsill jew is-SĠK jeżerċita d-dmirijiet tiegħu fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, għandu jqis jekk tapplikax waħda mill-eċċezzjonijiet stipulati f’dak ir-Regolament.
            
            
               2.   Soġġett għall-Artikoli 18 sa 22 ta’ din id-Deċiżjoni, il-Kunsill jew is-SĠK jista’ jirrestrinġi, f’konformità mal-Artikolu 25(1), il-punti (c), (g) u (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 ta’ dak ir-Regolament, kif ukoll il-prinċipju ta’ trasparenza stipulat fl-Artikolu 4(1), punt (a), ta’ dak ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 ta’ dak ir-Regolament, meta l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jkun ta’ preġudizzju għall-eżerċizzju tal-kompiti tal-UPD, fost oħrajn, billi jiżvela l-għodod ta’ investigazzjoni jew awditjar tiegħu, jew ikun jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.
            
            
               3.   Soġġett għall-Artikoli 18 sa 22 ta’ din id-Deċiżjoni, il-Kunsill jew is-SĠK jista’ jirrestrinġi d-drittijiet u l-obbligi msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu, b’rabta mad-data personali li jkun kiseb l-UPD mid-direttorati ġenerali jew is-servizzi tas-SĠK jew istituzzjonijiet jew korpi oħra tal-Unjoni. Il-Kunsill jew is-SĠK jista’ jagħmel hekk meta l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jista’ jiġi ristrett minn dawk is-servizzi, l-istituzzjonijiet jew il-korpi fuq il-bażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew f’konformità mal-Kapitolu IX ta’ dak ir-Regolament jew f’konformità mar-Regolament (UE) 2016/794 (10) tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill jew ir-Regolament tal-Kunsill (UE) 2017/1939 (11).
               Qabel ma japplika r-restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fl-ewwel subparagrafu, il-Kunsill jew is-SĠK għandu jikkonsulta lill-istituzzjoni jew il-korp rilevanti tal-Unjoni, sakemm ma jkunx ċar li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dak is-subparagrafu.
            
            
               4.   Kwalunkwe restrizzjoni tad-drittijiet u tal-obbligi msemmija fil-paragrafu 2 għandha tkun neċessarja u proporzjonata, meta jitqiesu r-riskji għad-drittijiet u għal-libertajiet tas-suġġetti tad-data.
            
         
         
            Artikolu 18
            
               Għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-
               data
            
            
               1.   Is-SĠK għandu jippubblika fuq is-sit web tal-Kunsill l-avviżi relatati mal-protezzjoni tad-data li jgħarrfu lis-suġġetti tad-data dwar il-kompiti tal-UPD li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom.
            
            
               2.   Is-SĠK għandu jinforma fuq bażi individwali, f’format xieraq, lil kwalunkwe persuna fiżika li jqis bħala persuna kkonċernata mill-kompiti tal-UPD.
            
            
               3.   Meta s-SĠK jirrestrinġi, għalkollox jew parzjalment, l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data msemmi fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu, is-SĠK għandu jiddokumenta u jirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, skont l-Artikolu 21.
            
         
         
            Artikolu 19
            
               Dritt ta’ aċċess mis-suġġetti tad-
               data
               , dritt għal tħassir u dritt għal restrizzjoni tal-ipproċessar
            
            
               1.   Meta l-Kunsill jew is-SĠK jirrestrinġi, għalkollox jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess għal data personali mis-suġġetti tad-data, id-dritt għal tħassir jew id-dritt għal restrizzjoni tal-ipproċessar kif imsemmija fl-Artikoli 17, 19 u 20 rispettivament, tar-Regolament (UE) 2018/1725, għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għal talba għal aċċess, tħassir jew restrizzjoni tal-ipproċessar, dwar ir-restrizzjoni applikata u r-raġunijiet prinċipali għaliha, u dwar il-possibbiltà li jitressaq ilment quddiem l- EDPS jew li jintalab rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
            
            
               2.   L-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmi fil-paragrafu 1 jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud sakemm ikun qed idgħajjef il-fini tar-restrizzjoni. Il-Kunsill għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data hekk kif tali informazzjoni ma tkunx qed iddgħajjef dak il-fini.
            
            
               3.   Is-SĠK għandu jiddokumenta u jirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni skont l-Artikolu 21.
            
         
         
            Artikolu 20
            
               Komunikazzjoni ta’ ksur ta’
               data
               personali lis-suġġett tad-
               data
            
            Meta l-Kunsill jew is-SĠK jirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data kif imsemmi fl-Artikolu 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725, is-SĠK għandu jiddokumenta u jirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni skont l-Artikolu 21 ta’ din id-Deċiżjoni.
         
         
            Artikolu 21
            Dokumentazzjoni u reġistrazzjoni tar-restrizzjonijiet
            
               1.   Is-SĠK għandu jiddokumenta r-raġunijiet għal kwalunkwe restrizzjoni applikata skont din id-Deċiżjoni, inkluż valutazzjoni skont il-każ tal-ħtieġa u tal-proporzjonalità tar-restrizzjoni, filwaqt li jqis l-elementi rilevanti tal-Artikolu 25(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
               Għal dak il-għan, ir-rekord għandu jindika kif l-eżerċizzju ta’ kwalunkwe mid-drittijiet imsemmija fl-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 ta’ dan ir-Regolament, jew tal-prinċipju tat-trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1), punt (a), tiegħu, jippreġudika l-attivitajiet tal-UPD skont din id-Deċiżjoni, jew ir-restrizzjonijiet applikati skont l-Artikolu 17(2) jew (3) ta’ din id-Deċiżjoni, jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.
            
            
               2.   Ir-rekord u, meta applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u ġuridiċi sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-EDPS fuq talba tiegħu.
            
         
         
            Artikolu 22
            Tul ta’ żmien tar-restrizzjonijiet
            
               1.   Ir-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 18, 19 u 20 għandhom ikomplu japplikaw sakemm jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawhom.
            
            
               2.   Fejn ir-raġunijiet għal restrizzjoni msemmija fl-Artikoli 18 u 20 ma jkunux għadhom japplikaw, is-SĠK għandu jneħħi r-restrizzjoni u jagħti r-raġunijiet għar-restrizzjoni lis-suġġett tad-data. Fl-istess waqt, is-SĠK għandu jinforma lis-suġġett tad-data bil-possibbiltà li jressaq ilment quddiem l-EDPS fi kwalunkwe ħin jew li jitlob rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
            
            
               3.   Is-SĠK għandu jwettaq rieżami tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 18 u 20 kull sitt xhur wara l-adozzjoni tagħhom u fi kwalunkwe każ fit-tlestija tal-kompitu rilevanti tal-UPD. Wara t-tlestija, is-SĠK għandu jagħmel monitoraġġ tal-ħtieġa li tinżamm xi restrizzjoni jew differiment fuq bażi annwali.
            
         
         
            Artikolu 23
            Rieżami mill-UPD
            
               1.   Meta direttorati ġenerali jew servizzi oħra tas-SĠK jikkonkludu li d-drittijiet ta’ suġġett tad-data jenħtieġ li jiġu ristretti skont din id-Deċiżjoni, għandhom jinfurmaw lill-UPD. Huma għandhom jipprovdu wkoll lill-UPD b’aċċess għar-rekord u kwalunkwe dokument li jkun fih elementi fattwali u ġuridiċi sottostanti. L-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet għandu jiġi ddokumentat fid-dettall.
            
            
               2.   L-UPD jista’ jitlob li l-kontrollur delegat ikkonċernat jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur delegat ikkonċernat għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar ir-riżultat tar-rieżami mitlub.
            
         
         SEZZJONI 6
         
            DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
         
         
            Artikolu 24
            Tħassir
            Id-Deċiżjoni 2004/644/KE hija mħassra.
         
         
            Artikolu 25
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Magħmul fil-Lussemburgu, it-28 ta’ Ġunju 2021.
            
               
                  Għall-Kunsill
               
               
                  Il-President
               
               M. do C. ANTUNES
            
         
         
            (1)  ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  L-Opinjoni tad-6 ta’ April 2021 (għadha mhijiex ippubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali).
         
            (3)  Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43).
         
            (4)  Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/338/KE, Euratom tat-22 ta’ Marzu 2004 li tadotta r-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill (ĠU L 106, 15.4.2004, p. 22).
         
            (5)  Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/488/UE tat-23 ta’ Settembru 2013 dwar ir-regoli tas-sigurtà għall-protezzjoni ta’ informazzjoni klassifikata tal-UE (ĠU L 274, 15.10.2013, p. 1).
         
            (6)  Id-Deċiżjoni tas-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill/Rappreżentant Għoli għall-Politika Barranija u ta’ Sigurtà Komuni tal-25 ta’ Ġunju 2001 dwar kodiċi ta’ mġiba amministrattiva tajba għas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u tal-impjegati u r-relazzjonijiet professjonali tagħhom mal-pubbliku (ĠU C 189, 5.7.2001, p. 1).
         
            (7)  Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/644/KE tat-13 ta’ Settembru 2004 li tadotta regoli ta’ implimentazzjoni dwar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dik id- data (ĠU L 296, 21.9.2004, p. 16).
         
            (8)  ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1.
         
            (9)  Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1).
         
            (10)  Ir-Regolament (UE) 2016/794 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta’ Mejju 2016 dwar l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi (Europol) u li jissostitwixxi u jħassar id-Deċiżjonijiet tal-Kunsill 2009/371/ĠAI, 2009/934/ĠAI, 2009/935/ĠAI, 2009/936/ĠAI u 2009/968/ĠAI (ĠU L 135, 24.5.2016, p. 53).
         
            (11)  Ir-Regolament tal-Kunsill (UE) 2017/1939 tat-12 ta’ Ottubru 2017 li jimplimenta kooperazzjoni msaħħa dwar l-istabbiliment tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (“l-UPPE”) (ĠU L 283, 31.10.2017, p. 1).