CELEX: 52010PC0412
Language: el
Date: 2010-07-30
Title: Πρόταση ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ για τον καθορισμό της θέσης που θα υιοθετηθεί από το Συμβούλιο Συνεργασίας ΕΕ – Τατζικιστάν σχετικά με τον κανονισμό λειτουργίας του

|

52010PC0412

Πρόταση ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ για τον καθορισμό της θέσης που θα υιοθετηθεί από το Συμβούλιο Συνεργασίας ΕΕ – Τατζικιστάν σχετικά με τον κανονισμό λειτουργίας του  /* COM/2010/0412 τελικό - NLE 2010/0226 */  

	[pic] | ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ |Βρυξέλλες, 30.7.2010COM(2010)412 τελικό2010/0226 (NLE)ΠρότασηΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣγια τον καθορισμό της θέσης που θα υιοθετηθεί από το Συμβούλιο Συνεργασίας ΕΕ – Τατζικιστάν σχετικά με τον κανονισμό λειτουργίας του(2010/…/EΕ, Eυρατόμ)ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ(1) Η συμφωνία εταιρικής σχέσης και συνεργασίας (ΣΕΣ) μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και του Τατζικιστάν, αφετέρου, άρχισε να ισχύει την 1η Ιανουαρίου 2010.(2) Η πρώτη συνεδρίαση του Συμβουλίου Συνεργασίας ΕΕ-Τατζικιστάν στο πλαίσιο της ΣΕΣ προβλέπεται να διεξαχθεί τον Σεπτέμβριο στο περιθώριο του Συμβουλίου Εξωτερικών Υποθέσεων. Κατά την πρώτη αυτή συνεδρίαση, το Συμβούλιο Συνεργασίας πρέπει να θεσπίσει στον κανονισμό λειτουργίας του, με τον οποίο καθορίζεται ο τρόπος λειτουργίας του, καθώς και της προετοιμασίας και διοργάνωσης των συνεδριάσεών του. Επομένως, απαιτείται απόφαση του Συμβουλίου και της Επιτροπής για να καθοριστεί η θέση που θα υιοθετήσει το Συμβούλιο Συνεργασίας κατά την πρώτη συνεδρίασή του σχετικά με τον εν λόγω κανονισμό λειτουργίας.2010/0226 (NLE)ΠρότασηΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣγια τον καθορισμό της θέσης που θα υιοθετηθεί από το Συμβούλιο Συνεργασίας ΕΕ – Τατζικιστάν σχετικά με τον κανονισμό λειτουργίας του(2010/…/EΕ, Eυρατόμ)ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,Έχοντας υπόψη:τη συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως το άρθρο 50 παράγραφος 2, το άρθρο 53 παράγραφος 1 και το άρθρο 62, το άρθρο 64 παράγραφος 2, το άρθρο 79 παράγραφος 2, το άρθρο 91, το άρθρο 100 παράγραφος 2, τα άρθρα 113, 115, 207 και 211, σε συνδυασμό με το άρθρο 218,την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,την απόφαση του Συμβουλίου και της Επιτροπής, της 17ης Νοεμβρίου 2009, σχετικά με τη σύναψη συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας για τη σύναψη εταιρικής σχέσης μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας του Τατζικιστάν, αφετέρου[1], και ιδίως το άρθρο 2,Εκτιμώντας τα ακόλουθα:1.  Με το άρθρο 77 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας του Τατζικιστάν, αφετέρου[2], συνιστάται Συμβούλιο Συνεργασίας.2.  Το άρθρο 78 παράγραφος 2 της συμφωνίας προβλέπει ότι το Συμβούλιο Συνεργασίας θεσπίζει τον κανονισμό λειτουργίας του.3.  Το άρθρο 79 παράγραφος 2 της συμφωνίας προβλέπει ότι το Συμβούλιο Συνεργασίας επικουρείται από Επιτροπή Συνεργασίας.4.  Το άρθρο 79 της εν λόγω συμφωνίας προβλέπει ότι το Συμβούλιο Συνεργασίας καθορίζει στον κανονισμό λειτουργίας του τα καθήκοντα της Επιτροπής Συνεργασίας και ότι, επιπλέον, το Συμβούλιο Συνεργασίας μπορεί να μεταβιβάζει μέρος των αρμοδιοτήτων του στην Επιτροπή Συνεργασίας,ΕΞΕΔΩΣΑΝ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:Άρθρο μόνοΗ θέση της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας στο πλαίσιο του Συμβουλίου Συνεργασίας που έχει συσταθεί κατ’ εφαρμογή του άρθρου 77 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ, αφενός, των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους και, αφετέρου, της Δημοκρατίας του Τατζικιστάν όσον αφορά τον κανονισμό λειτουργίας του Συμβουλίου Σύνδεσης και τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων στην Επιτροπή Συνεργασίας που αναφέρεται στο άρθρο 79 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας, βασίζεται στο σχέδιο απόφασης του Συμβουλίου Συνεργασίας που προσαρτάται στην παρούσα απόφαση. Τυχόν ήσσονος σημασίας τροποποιήσεις του παρόντος σχεδίου απόφασης είναι δυνατό να γίνουν δεκτές χωρίς περαιτέρω απόφαση του Συμβουλίου και της Επιτροπής.Βρυξέλλες,Για το Συμβούλιο Ο Πρόεδρος | Για την Επιτροπή Catherine ASHTON Αντιπρόεδρος της Επιτροπής |ΠΑΡΑΡΤΗΜA IΑΠΟΦΑΣΗ ΑΡΙΘ. 1 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΕ-ΤΑΤΖΙΚΙΣΤΑΝτηςγια τη θέσπιση του κανονισμού λειτουργίας τουΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ,Έχοντας υπόψη τη συμφωνία εταιρικής σχέσης και συνεργασίας για τη σύναψη εταιρικής σχέσης μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας του Τατζικιστάν, αφετέρου, (εφεξής «η συμφωνία») και ιδίως τα άρθρα 77 έως 80,Εκτιμώντας ότι η συμφωνία τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2010,ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:Άρθρο 1ΠροεδρίαΗ προεδρία του Συμβουλίου Σύνδεσης ασκείται εναλλάξ, για περίοδο δώδεκα μηνών, από τον πρόεδρο του Συμβουλίου Εξωτερικών Υποθέσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, καθώς και από την Ευρωπαϊκή Κοινότητα Ατομικής Ενέργειας, και από αντιπρόσωπο της κυβέρνησης του Τατζικιστάν. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου 2010.Άρθρο 2ΣυνεδριάσειςΤο Συμβούλιο Συνεργασίας συνεδριάζει σε επίπεδο υπουργών άπαξ ετησίως. Εφόσον τα μέρη συμφωνούν, κατόπιν αιτήματος ενός εξ αυτών, μπορούν να διεξάγονται έκτακτες συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας. Οι σύνοδοι του Συμβουλίου Σύνδεσης διεξάγονται στον συνήθη τόπο συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και σε ημερομηνία που συμφωνείται από κοινού από τα δύο μέρη, εκτός εάν αυτά αποφασίσουν διαφορετικά. Οι σύνοδοι του Συμβουλίου Συνεργασίας συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας σε συμφωνία με τον πρόεδρο.Άρθρο 3ΕκπροσώπησηΤα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας μπορούν να εκπροσωπούνται σε περίπτωση κωλύματος. Εάν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, κοινοποιεί στον πρόεδρο το ονοματεπώνυμο του εκπροσώπου του πριν από τη συγκεκριμένη συνεδρίαση στην οποία πρόκειται να εκπροσωπηθεί. Ο εκπρόσωπος μέλους του Συμβουλίου Σύνδεσης ασκεί πλήρως τα δικαιώματα του συγκεκριμένου μέλους.Άρθρο 4ΑντιπροσωπείεςΤα μέλη του Συμβουλίου Σύνδεσης δύνανται να συνοδεύονται από άλλους υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος ενημερώνεται για την προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας κάθε μέρους. Το Συμβούλιο Σύνδεσης έχει τη δυνατότητα να καλεί στις συνεδριάσεις του τρίτους για να παράσχουν πληροφορίες επί ειδικών θεμάτων.Άρθρο 5ΓραμματείαΈνας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της αποστολής του Τατζικιστάν στην Ευρωπαϊκή Ένωση ασκούν από κοινού καθήκοντα γραμματείας στο Συμβούλιο Σύνδεσης.Άρθρο 6ΑλληλογραφίαΗ αλληλογραφία που απευθύνεται στο Συμβούλιο Σύνδεσης αποστέλλεται στον πρόεδρο του Συμβουλίου Σύνδεσης στη διεύθυνση της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής ´Ένωσης.Οι δύο γραμματείς μεριμνούν ώστε η αλληλογραφία αυτή να παραδίδεται στον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας και, εάν χρειάζεται, να κοινοποιείται και σε άλλα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας. Η προς κοινοποίηση αλληλογραφία αποστέλλεται στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, στις μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών και στην αποστολή του Τατζικιστάν στην Ευρωπαϊκή Ένωση.Οι ανακοινώσεις του προέδρου του Συμβουλίου Συνεργασίας αποστέλλονται στους αποδέκτες από τους δύο γραμματείς και διανέμονται, όταν κρίνεται σκόπιμο, στα άλλα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας στις διευθύνσεις που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο.Άρθρο 7ΔημοσιότηταΟι συνεδριάσεις του Συμβουλίου Σύνδεσης δεν διεξάγονται δημοσίως, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά.Άρθρο 8Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων1. Ο πρόεδρος καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Οι γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας την αποστέλλουν στους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 6, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα θέματα για τα οποία υποβλήθηκε στον πρόεδρο αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, αν και τα θέματα εγγράφονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μόνον εφόσον έχουν διαβιβαστεί στους γραμματείς τα σχετικά έγγραφα τεκμηρίωσης το αργότερο έως την ημερομηνία αποστολής της ημερήσιας διάταξης. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από το Συμβούλιο Συνεργασίας κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνεται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να εγγράφεται στην ημερήσια διάταξη, εφόσον συμφωνούν και τα δύο μέρη.2. Ο πρόεδρος δύναται, σε συμφωνία με τα δύο μέρη, να συντομεύσει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις μιας ειδικής περίπτωσης.Άρθρο 9ΠρακτικάΟι δύο γραμματείς συντάσσουν σχέδιο πρακτικών για κάθε συνεδρίαση. Τα πρακτικά αναφέρουν, κατά γενικό κανόνα, όσον αφορά κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:-  τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο Συμβούλιο Συνεργασίας,-  τις δηλώσεις που ζητεί να καταχωρισθούν ένα μέλος του Συμβουλίου Συνεργασίας,-  τις αποφάσεις που λαμβάνονται και τις συστάσεις που διατυπώνονται, τις δηλώσεις που συμφωνούνται και τα συμπεράσματα που υιοθετούνται.Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται προς έγκριση στο Συμβούλιο Συνεργασίας. Μόλις εγκριθούν, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και από τους δύο γραμματείς. Τα πρακτικά αρχειοθετούνται στα αρχεία της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η οποία λειτουργεί ως θεματοφύλακας των εγγράφων του Συμβουλίου Συνεργασίας. Επικυρωμένο αντίγραφο διαβιβάζεται σε καθέναν από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 6.Άρθρο 10Αποφάσεις και συστάσεις1. Το Συμβούλιο Συνεργασίας λαμβάνει αποφάσεις και προβαίνει σε συστάσεις με κοινή συμφωνία των μερών. Το Συμβούλιο Συνεργασίας μπορεί να λάβει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία εφόσον συμφωνούν αμφότερα τα μέρη.2. Οι συστάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, κατά την έννοια του άρθρου 77 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας, καθώς και οι αποφάσεις του, φέρουν αντιστοίχως τον τίτλο «σύσταση» και «απόφαση», ακολουθούμενο από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία θέσπισής τους και περιγραφή του περιεχομένου τους. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας υπογράφονται από τον Πρόεδρο και επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις αποστέλλονται σε καθέναν από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο ανωτέρω άρθρο 6. Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει για τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του Συμβουλίου Συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.Άρθρο 11ΓλώσσεςΟι επίσημες γλώσσες του Συμβουλίου Συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες των δύο μερών. Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, το Συμβούλιο Συνεργασίας βασίζει τις αποφάσεις του σε έγγραφα που έχουν συνταχθεί σε αυτές τις γλώσσες.Άρθρο 12ΔαπάνεςΗ Ευρωπαϊκή Ένωση και το Τατζικιστάν αναλαμβάνουν αντιστοίχως τις δαπάνες που πραγματοποιούν για τη συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών. Οι δαπάνες που αφορούν τη διερμηνεία συνεδριάσεων, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή εγγράφων βαρύνουν την Ευρωπαϊκή Ένωση, με εξαίρεση τις δαπάνες διερμηνείας και μετάφρασης από και προς την επίσημη γλώσσα του Τατζικιστάν, που βαρύνουν το Τατζικιστάν. Άλλες δαπάνες που συνδέονται με τη διοργάνωση των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τις συνεδριάσεις.Άρθρο 13Επιτροπή Συνεργασίας1. Συνιστάται Επιτροπή Συνεργασίας, η οποία επικουρεί το Συμβούλιο Συνεργασίας κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του. Η εν λόγω επιτροπή απαρτίζεται από αντιπροσώπους του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και αντιπροσώπους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, αφενός, καθώς και από αντιπροσώπους της κυβέρνησης του Τατζικιστάν, αφετέρου, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων δημόσιων υπαλλήλων.2. Η Επιτροπή Συνεργασίας προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του Συμβουλίου Συνεργασίας, εκτελεί τις αποφάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, όταν κρίνεται σκόπιμο και, εν γένει, διασφαλίζει τη συνέχεια της εταιρικής σχέσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Επίσης, εξετάζει κάθε θέμα που παραπέμπεται σε αυτήν από το Συμβούλιο Συνεργασίας, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα το οποίο μπορεί προκύψει κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας. Η Επιτροπή Συνεργασίας υποβάλλει προτάσεις ή τυχόν σχέδια αποφάσεων και συστάσεων προς έγκριση στο Συμβούλιο Συνεργασίας.3. Σε περιπτώσεις που η συμφωνία εταιρικής σχέσης και συνεργασίας προβλέπει την υποχρέωση ή τη δυνατότητα διενέργειας διαβουλεύσεων, οι εν λόγω διαβουλεύσεις μπορούν να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της Επιτροπής Συνεργασίας. Οι διαβουλεύσεις μπορούν να συνεχιστούν στο Συμβούλιο Συνεργασίας, εφόσον συμφωνούν τα δύο μέρη.4. Ο κανονισμός λειτουργίας της Επιτροπής Συνεργασίας προσαρτάται στην παρούσα απόφαση.[Τόπος] [ημερομηνία]Για το Συμβούλιο ΣυνεργασίαςΟ ΠρόεδροςΠΑΡΑΡΤΗΜΑΚανονισμός λειτουργίας της Επιτροπής ΣυνεργασίαςΆρθρο 1ΠροεδρίαΗ προεδρία της Επιτροπής Συνεργασίας ασκείται εναλλάξ, για περίοδο δώδεκα μηνών, από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, και από αντιπρόσωπο της κυβέρνησης του Τατζικιστάν. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Συνεργασίας και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου 2010.Άρθρο 2ΣυνεδριάσειςΗ Επιτροπή Συνεργασίας συνεδριάζει κάθε φορά που το απαιτούν οι περιστάσεις, με συμφωνία των δύο μερών. Κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής Συνεργασίας πραγματοποιείται σε χρόνο και σε τόπο που συμφωνούνται από τα δύο μέρη. Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας συγκαλούνται από τον πρόεδρο.Άρθρο 3ΑντιπροσωπείεςΠριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος ενημερώνεται για την προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.Άρθρο 4ΓραμματείαΈνας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης του Τατζικιστάν ασκούν από κοινού καθήκοντα γραμματείας στην Επιτροπή Συνεργασίας. Κάθε ανακοίνωση προς και από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Συνεργασίας που προβλέπεται στην παρούσα απόφαση διαβιβάζεται στους γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας, καθώς και στους γραμματείς και τον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας.Άρθρο 5ΔημοσιότηταΟι συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας δεν διεξάγονται δημοσίως, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.Άρθρο 6Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων1. Ο πρόεδρος καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τους γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας στους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 4, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα θέματα για τα οποία υποβλήθηκε στον πρόεδρο αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, αν και τα θέματα εγγράφονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μόνον εφόσον έχουν διαβιβαστεί τα σχετικά έγγραφα τεκμηρίωσης στους γραμματείς το αργότερο έως την ημερομηνία αποστολής της ημερήσιας διάταξης. Η Επιτροπή Συνεργασίας μπορεί να ζητήσει να παρευρεθούν στις συνεδριάσεις της εμπειρογνώμονες για να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την Επιτροπή Συνεργασίας κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνεται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να εγγράφεται στην ημερήσια διάταξη, εφόσον συμφωνούν και τα δύο μέρη.2. Ο πρόεδρος δύναται, σε συμφωνία με τα δύο μέρη, να συντομεύσει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1 ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις μιας ειδικής περίπτωσης.Άρθρο 7ΠρακτικάΓια κάθε συνεδρίαση τηρούνται πρακτικά, τα οποία βασίζονται σε συντασσόμενη από τον πρόεδρο περίληψη των συμπερασμάτων στα οποία κατέληξε η Επιτροπή Συνεργασίας. Μόλις εγκριθούν τα πρακτικά από την Επιτροπή Συνεργασίας, υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους δύο γραμματείς και αρχειοθετούνται από κάθε μέρος. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε καθέναν από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 4.Άρθρο 8Αποφάσεις και συστάσειςΣτις ειδικές περιπτώσεις που η Επιτροπή Συνεργασίας εξουσιοδοτείται από το Συμβούλιο Συνεργασίας, δυνάμει του άρθρου 79 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας, να λάβει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις, οι πράξεις αυτές φέρουν αντιστοίχως τον τίτλο «απόφαση» και «σύσταση», ακολουθούμενο από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της θέσπισής τους και περιγραφή του περιεχομένου τους. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις υιοθετούνται κατόπιν κοινής συμφωνίας μεταξύ των μερών. Η Επιτροπή Συνεργασίας μπορεί να λάβει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν αμφότερα τα μέρη. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας υπογράφονται από τον πρόεδρο, επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και διαβιβάζονται στους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 4 του παρόντος κανονισμού λειτουργίας. Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει για τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της εν λόγω Επιτροπής Συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.Άρθρο 9ΔαπάνεςΗ Ευρωπαϊκή Ένωση και το Τατζικιστάν αναλαμβάνουν αντιστοίχως τις δαπάνες που πραγματοποιούν για τη συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών. Οι δαπάνες που αφορούν τη διερμηνεία συνεδριάσεων, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή εγγράφων βαρύνουν την Ευρωπαϊκή Ένωση, με εξαίρεση τις δαπάνες διερμηνείας και μετάφρασης από και προς την επίσημη γλώσσα του Τατζικιστάν, που βαρύνουν το Τατζικιστάν. Άλλες δαπάνες που συνδέονται με τη διοργάνωση των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τις συνεδριάσεις.Άρθρο 10Υποεπιτροπές και ειδικές ομάδεςΗ Επιτροπή Συνεργασίας μπορεί να συστήσει υποεπιτροπές ή ειδικές ομάδες οι οποίες εργάζονται υπό τις εντολές της Επιτροπής Συνεργασίας, την οποία και ενημερώνουν έπειτα από κάθε συνεδρίασή τους. Η Επιτροπή Συνεργασίας μπορεί να αποφασίσει να καταργήσει υπάρχουσες υποεπιτροπές ή ομάδες, να καθορίσει ή να τροποποιήσει τις αρμοδιότητες τους ή να συστήσει άλλες υποεπιτροπές ή ομάδες που θα την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της. Οι εν λόγω υποεπιτροπές και ομάδες δεν έχουν εξουσία λήψεως αποφάσεων.[1] ΕΕ L 350 της 29.12.2009, σ. 1.[2] ΕΕ L 350 της 29.12.2009, σ. 3.