CELEX: 52018JC0021
Language: sv
Date: 2018-07-13
Title: Gemensamt förslag till RÅDETS BESLUT om den ståndpunkt som på Europeiska unionens vägnar ska intas i den gemensamma kommitté som inrättats genom ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan, vad gäller antagande av beslut om den gemensamma kommitténs arbetsordning och inrättande av underkommittéer och arbetsgrupper samt om deras mandat

EUROPEISKA KOMMISSIONEN
            Bryssel den 13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            2018/0284(NLE)
            Gemensamt förslag till
            RÅDETS BESLUT
            om den ståndpunkt som på Europeiska unionens vägnar ska intas i den gemensamma kommitté som inrättats genom ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan, vad gäller antagande av beslut om den gemensamma kommitténs arbetsordning och inrättande av underkommittéer och arbetsgrupper samt om deras mandat
            
               
         
         
            
               MOTIVERING
            
            
               1.FRÅGA SOM BEHANDLAS I FÖRSLAGET
            
            
               Detta förslag avser ett beslut om fastställande av den ståndpunkt som ska intas på unionens vägnar i den gemensamma kommitté som inrättades genom ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan (nedan kallat avtalet).
            
            
            
               2.BAKGRUND TILL FÖRSLAGET
            
            
               2.1.Ramavtal om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och Vietnam
            
            
               Avtalet syftar till att upprätta ett förstärkt partnerskap mellan EU och dess medlemsstater och Vietnam samt att fördjupa och utöka samarbetet på områden av ömsesidigt intresse, på grundval av gemensamma värderingar och principer, bland annat genom att intensifiera dialogen på hög nivå. Avtalet kommer att inrätta en konsekvent och rättsligt bindande ram för EU:s förbindelser med Vietnam. Avtalet trädde i kraft den 1 oktober 2016.
            
            
               2.2.Den gemensamma kommittén
            
            
               Den gemensamma kommittén inrättas genom artikel 52 i avtalet. Bland kommitténs viktigaste uppgifter ingår att underlätta genomförandet och bidra till att avtalets allmänna mål uppnås samt att upprätthålla den övergripande samstämmigheten i förbindelserna mellan EU och Vietnam. Den gemensamma kommittén har även till uppgift att övervaka utvecklingen av förbindelserna mellan EU och Vietnam, utbyta åsikter och lämna förslag om frågor av gemensamt intresse samt sträva efter att lösa sådana tvister som kan uppkomma inom de områden som omfattas av avtalet.
            
            
               Den gemensamma kommittén ska lägga fram rekommendationer och i förekommande fall anta beslut för att särskilda aspekter av detta avtal ska få verkan. Den gemensamma kommitténs möten ska hållas på högsta möjliga nivå. Den gemensamma kommittén ska själv anta sin arbetsordning. Kommittén får inrätta underkommittéer och arbetsgrupper för att behandla särskilda frågor.
            
            
               2.3.Den gemensamma kommitténs planerade rättsakt
            
            
               Under sitt första möte ska den gemensamma kommittén anta beslut om antagandet av sin arbetsordning och underkommittéernas och arbetsgruppernas mandat (nedan kallade de planerade akterna).
            
            
               Syftet med de planerade akterna är att i enlighet med artikel 52.5 i avtalet anta den arbetsordning som ligger till grund för den gemensamma kommitténs arbete samt underkommittéernas och arbetsgruppernas mandat för att möjliggöra avtalets genomförande.
            
            
            
               3.DEN STÅNDPUNKT SOM SKA INTAS PÅ UNIONENS VÄGNAR
            
            
               Den ståndpunkt som ska intas på unionens vägnar bör syfta till antagandet av arbetsordningen för den gemensamma kommittén mellan EU och Vietnam och underkommittéernas och arbetsgruppernas mandat. Ståndpunkten bör grunda sig på den gemensamma kommitténs utkast till beslut.
            
            
            
               4.RÄTTSLIG GRUND
            
            
               4.1.Förfarandemässig rättslig grund
            
         
         
            
               4.1.1.Principer
            
            
               I artikel 218.9 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) föreskrivs att beslut ska antas ”om fastställande av vilka ståndpunkter som på unionens vägnar ska intas i ett organ som inrättas genom ett avtal, om detta organ ska anta akter med rättslig verkan, med undantag av sådana akter som kompletterar eller ändrar avtalets institutionella ram”.
            
            
               Begreppet akter med rättslig verkan omfattar akter som har rättslig verkan med stöd av de regler i internationell rätt som tillämpas på organet i fråga. Det omfattar även instrument som inte har bindande verkan enligt internationell rätt, men som är ”ägnade att på ett avgörande sätt påverka innehållet i de bestämmelser som antas av unionslagstiftaren”.
            
            
               4.1.2.Tillämpning i det aktuella fallet
            
            
               Den gemensamma kommittén inrättas genom avtal, närmare bestämt ramavtalet om ett vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan.
            
            
               Den akt som ska antas av gemensamma kommittén utgör en akt med rättslig verkan. Enligt artikel 52.5 i avtalet ska gemensamma kommittén anta sin egen arbetsordning.
            
            
               Den planerade akten varken kompletterar eller ändrar avtalets institutionella ram.
            
            
               Den förfarandemässiga rättsliga grunden för det föreslagna beslutet är därför artikel 218.9 i EUF-fördraget.
            
            
            
               4.2.Materiell rättslig grund
            
            
               4.2.1.Principer
            
            
               Den materiella rättsliga grunden för ett beslut enligt artikel 218.9 i EUF-fördraget är främst beroende av syftet med och innehållet i den planerade akt avseende vilken en ståndpunkt intas på unionens vägnar. Om den planerade akten har två syften eller två beståndsdelar av vilka det ena syftet eller den ena beståndsdelen kan identifieras som det eller den huvudsakliga, medan det eller den andra endast är av underordnad betydelse, måste det beslut som antas enligt artikel 218.9 i EUF-fördraget ha en enda materiell rättslig grund, nämligen den som krävs med hänsyn till det huvudsakliga eller avgörande syftet eller den huvudsakliga eller avgörande beståndsdelen.
            
            
               Vad gäller en planerad akt som samtidigt har flera syften eller beståndsdelar, vilka är oskiljaktigt förbundna med varandra utan att det eller den ena är av underordnad betydelse i förhållande till det eller den andra, måste den materiella rättsliga grunden för ett beslut enligt artikel 218.9 i EUF-fördraget undantagsvis inbegripa de däremot svarande olika rättsliga grunderna.
            
            
               4.2.2.Tillämpning i det aktuella fallet
            
            
               Den planerade rättsakten syftar till att främja avtalets mål och underlätta dess genomförande.
            
            
               Ingåendet av avtalet grundades på artiklarna 207 och 209 i EUF-fördraget.
            
            
               Den planerade akten bör därför bygga på samma materiella rättsliga grunder.
            
            
            
               4.3.Slutsats
            
            
               Den rättsliga grunden för förslaget till beslut bör vara artiklarna 207 och 209 i EUF-fördraget jämförda med artikel 218.9 i EUF-fördraget.
            
         
         
            
            
               5.OFFENTLIGGÖRANDE AV DEN PLANERADE AKTEN
            
            
               Eftersom den gemensamma kommitténs akt kommer att fastställa dess arbetsordning är det lämpligt att den offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning efter antagandet.
            
            
               2018/0284 (NLE)
            
            
               Gemensamt förslag till
            
            
               RÅDETS BESLUT
            
            
               om den ståndpunkt som på Europeiska unionens vägnar ska intas i den gemensamma kommitté som inrättats genom ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan, vad gäller antagande av beslut om den gemensamma kommitténs arbetsordning och inrättande av underkommittéer och arbetsgrupper samt om deras mandat
            
            
               EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
            
            
               med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artiklarna 207 och 209 jämförda med artikel 218.9,
            
            
               med beaktande av det gemensamma förslaget från unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik och Europeiska kommissionen, och
            
            
               av följande skäl:
            
            
               (1)Ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan (nedan kallat avtalet), trädde i kraft den 1 oktober 2016.
            
            
               (2)Genom artikel 52.1 i avtalet inrättas en gemensam kommitté som ska underlätta avtalets funktion och genomförande.
            
            
               (3)Enligt artikel 52.5 i avtalet ska den gemensamma kommittén anta sin egen arbetsordning och i artikel 52.3 fastställs det att den gemensamma kommittén får inrätta underkommittéer och särskilda arbetsgrupper.
            
            
               (4)För att säkerställa ett effektivt genomförande av avtalet bör den gemensamma kommitténs arbetsordning antas så snart som möjligt.
            
            
               (5)Europeiska unionens ståndpunkt inom gemensamma kommittén bör därför grundas på den gemensamma kommitténs utkast till beslut som åtföljer det här beslutet.
            
            
               HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
            
            
               Artikel 1
            
            
               Den ståndpunkt som på unionens vägnar ska intas vid det första mötet i den gemensamma kommitté som inrättats genom artikel 52 i ramavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å den ena sidan, och Socialistiska Republiken Vietnam, å andra sidan, vad gäller
            
            
               ·antagande av gemensamma kommitténs arbetsordning, och
            
         
         
            
               ·inrättande av underkommittéer och särskilda arbetsgrupper samt antagande av deras arbetsordningar, ska baseras på det utkast till beslut av den gemensamma kommittén som bifogas detta beslut.
            
            
            
               Artikel 2
            
            
               Detta beslut riktar sig till kommissionen.
            
            
            
               Utfärdat i Bryssel den
            
            
               
                     På rådets vägnar
               
               
                     Ordförande
               
            
         
         
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EUROPEISKA KOMMISSIONEN
            Bryssel den13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            Gemensamt förslag till
            BILAGOR
            till
            RÅDETS BESLUT
            om den ståndpunkt som på Europeiska unionens vägnar ska intas i den gemensamma kommitté som inrättats genom ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan, vad gäller antagande av beslut om den gemensamma kommitténs arbetsordning och inrättande av underkommittéer och arbetsgrupper samt om deras mandat
            
               
         
         
            
               BILAGA 1
            
            
            
               Beslut nr 1/... av gemensamma kommittén EU–Vietnam
            
            
               av den ... 
            
            
               om antagande av dess arbetsordning 
            
            
            
            
               GEMENSAMMA KOMMITTÉN EU-VIETNAM HAR ANTAGIT DETTA BESLUT 
            
            
               med beaktande av ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan (nedan kallat avtalet), särskilt artikel 52, och
            
            
               av följande skäl:
            
            
               (1)Avtalet trädde i kraft den 1 oktober 2016.
            
            
               (2)För att bidra till ett effektivt genomförande av avtalet bör gemensamma kommitténs arbetsordning antas.
            
            
            
               HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. 
            
            
            
               Enda artikel
            
            
               Härmed antas arbetsordningen för gemensamma kommittén, såsom den framgår av bilaga A.
            
            
            
               Utfärdat i … den …. 
            
         
         
            
            
            
            
               För gemensamma kommittén EU–Vietnam
            
            
               Ordförande
            
            
            
               
            
               Bilaga A
            
            
               Gemensamma kommitténs arbetsordning
            
            
            
               Artikel 1
            
            
               Uppgifter och sammansättning
            
            
               1. Den gemensamma kommittén ska utföra de uppgifter som avses i artikel 52 i ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan (nedan kallat avtalet).
            
            
               2. Gemensamma kommittén ska bestå av företrädare för bägge parter på högsta möjliga nivå.
            
            
            
               Artikel 2
            
            
               Sammanträden
            
            
               1. Gemensamma kommittén ska sammanträda en gång om året. Kallelse till kommitténs sammanträden ska utfärdas av ordföranden. Sammanträden ska hållas växelvis i Hanoi och Bryssel, på en dag som ska fastställas gemensamt. Extra sammanträden i gemensamma kommittén får hållas på begäran av någon av parterna, om parterna är ense om det.
            
            
               2. Om parterna är ense om det, får kommitténs sammanträden i undantagsfall anordnas som tele- eller videokonferens.
            
            
               3. Den gemensamma kommitténs sammanträden ska hållas bakom stängda dörrar, såvida inte ordföranden i samförstånd med parterna beslutar att mötet ska vara offentligt. 
            
         
         
            
            
               Artikel 3 
            
            
               Ordförande
            
            
               1. Gemensamma kommitténs ordförandeskap ska innehas växelvis för ett kalenderår, av den part som är värd för sammanträdet under kalenderåret i fråga. Ordförandeskapet i gemensamma kommittén ska, på det sätt som anges i artikel 52 i avtalet, innehas av unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik eller vice statsminister/utrikesminister för Socialistiska republiken Vietnam. Parterna får delegera sin befogenhet att leda hela eller delar av gemensamma kommitténs sammanträden till en högre tjänsteman.
            
            
               2. Den part som är värd för gemensamma kommitténs första sammanträde ska inneha ordförandeskapet från den dagen fram till och med den 31 december det året.
            
            
            
               Artikel 4
            
            
               Deltagare
            
            
               1. Före varje sammanträde ska varje part ska underrätta ordföranden om sammansättningen av sin delegation.
            
            
               2. Ordföranden får, när det är lämpligt och om parterna är ense om detta, bjuda in experter eller företrädare för andra organ till sammanträdet som observatörer eller för att informera om särskilda ämnen.
            
            
               Artikel 5
            
            
               Sekretariat
            
            
               En företrädare för Europeiska utrikestjänsten och en företrädare för Socialistiska republiken Vietnams regering ska gemensamt fungera som gemensamma kommitténs sekreterare. Alla meddelanden till och från ordföranden ska vidarebefordras till sekreterarna. Korrespondens till och från ordföranden kan framföras i valfritt skriftligt format, även e-post. 
            
            
            
               Artikel 6
            
            
               Dagordning
            
            
               1. Ordföranden ska upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Tillsammans med relevanta handlingar ska den preliminära dagordningen översändas till parterna senast 30 kalenderdagar före dagen för sammanträdet. Ordföranden får i samförstånd med parterna fastställa en annan tidsfrist för ett visst sammanträde.
            
            
               2. Vardera parten får i valfri skriftlig form begära att ordföranden för upp ett ärende på dagordningen. Den preliminära dagordningen ska innehålla sådana punkter som anmälts och kommit ordföranden tillhanda minst 21 dagar före sammanträdet.
            
            
               3. Dagordningen ska antas av gemensamma kommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är ense om det, föras upp på dagordningen.
            
            
               4. Båda parter får vid sammanträdet i gemensamma kommittén utbyta information om människorättsdialogen Vietnam-EU.
            
         
         
            
            
               Artikel 7
            
            
               Protokoll
            
            
               1. Efter varje sammanträde ska ordföranden sammanfatta den gemensamma kommitténs slutsatser. De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll med utgångspunkt i dessa slutsatser, helst inom 30 dagar efter dagen för sammanträdet. 
            
            
               2. Parterna ska godkänna utkastet inom 60 arbetsdagar efter dagen för sammanträdet eller något annat datum som parterna har enats om. Så snart parterna godkänt utkastet till protokoll ska två originalexemplar undertecknas av ordföranden. Varje part ska motta ett originalexemplar.
            
            
            
               Artikel 8
            
            
               Beslut och rekommendationer
            
            
               1. Gemensamma kommittén får anta beslut och lämna rekommendationer om parterna är ense om det, men endast inom ramen för det mandat och de uppgifter som fastställs för den i artikel 52 i avtalet. 
            
            
               2. Gemensamma kommitténs beslut eller rekommendationer ska benämnas ”Beslut” eller ”Rekommendation” och följas av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.
            
            
               3. Gemensamma kommittén får besluta att anta beslut eller rekommendationer genom ett skriftligt förfarande. I sådana fall ska parterna enas om en tidsfrist för förfarandets längd. Om ingen av parterna har framfört invändningar mot det föreslagna beslutet eller rekommendationen vid utgången av denna tidsfrist, ska gemensamma kommitténs ordförande förklara att beslutet eller rekommendationen antagits i samförstånd.
            
            
               4. De beslut och rekommendationer som antagits av gemensamma kommittén ska upprättas i två autentiska exemplar som ska undertecknas av gemensamma kommitténs ordförande. 
            
            
               5. Vardera parten får besluta att offentliggöra gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer i sitt officiella kungörelseorgan. 
            
            
            
               Artikel 9
            
            
               Utgifter
            
            
               1. Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i gemensamma kommitténs sammanträden, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer. 
            
            
               2. Varje part ska svara för de utgifter som den ådrar sig i samband med tolkning vid sammanträden och översättning.
            
            
               3. Den part som är värd för sammanträdet ska stå för alla kostnader i samband med anordnande av sammanträden och mångfaldigande av handlingar. 
            
            
         
         
            
               Artikel 10
            
            
               Underkommittéer och särskilda arbetsgrupper
            
            
               1. Enligt artikel 52.3 i avtalet får gemensamma kommittén fatta beslut om att upprätta underkommittéer och särskilda arbetsgrupper som ska bistå den vid fullgörandet av dess uppgifter. Underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna ska rapportera till gemensamma kommittén efter vart och ett av sina sammanträden. 
            
            
               2. Gemensamma kommittén får besluta att upplösa befintliga underkommittéer eller särskilda arbetsgrupper, får fastställa eller ändra mandatet eller inrätta ytterligare underkommittéer eller särskilda arbetsgrupper för att bistå den i arbetet. 
            
            
               3. Dessa underkommittéer och särskilda arbetsgrupper ska inte ha befogenhet att fatta beslut.
            
            
            
            
            
               BILAGA 2
            
            
            
               Beslut nr 2/... av gemensamma kommittén EU–Vietnam
            
            
               av den ... 
            
            
               om inrättande av fyra underkommittéer och särskilda arbetsgrupper och om antagande av deras arbetsordningar
            
            
            
            
               GEMENSAMMA KOMMITTÉN EU-VIETNAM HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
            
            
               med beaktande av ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan (nedan kallat avtalet), särskilt artikel 52.3, samt artikel [10] i gemensamma kommitténs arbetsordning, och
            
            
               av följande skäl:
            
            
               (1)För att möjliggöra diskussioner på expertnivå om centrala frågor på de områden som omfattas av avtalet bör underkommittéer och särskilda arbetsgrupper inrättas. På begäran kan parterna vidare enas om att ändra förteckningen över underkommittéer eller särskilda arbetsgrupper och/eller deras räckvidd.
            
            
               (2)Enligt artikel [8] i gemensamma kommitténs arbetsordning får kommittén anta beslut genom skriftväxling, [om skriftväxling används i detta fall]
            
         
         
            
               (3)Detta beslut bör antas för att underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna ska kunna inleda sitt arbete i tid.
            
            
            
               HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
            
            
            
               Enda artikel
            
            
               Härmed inrättas de i bilaga A förtecknade underkommittéerna och särskilda arbetsgrupperna. Mandaten för underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna ska vara de som anges i bilaga B.
            
            
            
               Utfärdat i
            
            
            
               För gemensamma kommittén EU–Vietnam
            
            
               Ordförande
            
            
            
               
            
            
               Bilaga A
            
            
            
               Gemensamma kommittén EU-Vietnam
            
            
               Underkommittéer och särskilda arbetsgrupper
            
            
            
               (1)
                     Underkommittén om [politiska frågor]. 
            
         
         
            
               (2)
                     Underkommittén om [handel och investeringar].
            
            
               (3)
                     Underkommittén om [hållbar utveckling].
            
            
               (4)
                     Underkommittén om [goda styrelseformer, rättsstaten och mänskliga rättigheter].
            
            
            
            
               
            
            
               Bilaga B 
            
            
            
               Mandat 
            
            
               för underkommittéer och särskilda arbetsgrupper som inrättas inom ramen för ramavtalet om vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Socialistiska republiken Vietnam, å andra sidan. 
            
            
            
               Artikel 1
            
            
               1. Varje underkommitté och särskilda arbetsgrupp får vid sina sammanträden behandla genomförandet av avtalet inom sitt område. Underkommittén om goda styrelseformer, rättsstaten och mänskliga rättigheter får inrätta samarbete om frågor som rör rättsstaten och goda styrelseformer och får utbyta information om samarbetet i frågor som rör mänskliga rättigheter enligt den överenskomna dagordningen, men ska inte behandla frågor som diskuteras inom ramen för människorättsdialogen Vietnam-EU.
            
            
               2. Underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna får även diskutera frågor eller specifika projekt med anknytning till det bilaterala samarbetet på de berörda områdena.
            
            
            
               Artikel 2
            
            
               Underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna ska arbeta under gemensamma kommitténs ledning. De ska rapportera och översända sina protokoll och slutsatser till gemensamma kommitténs ordförande inom 30 kalenderdagar efter varje sammanträde.
            
            
            
               Artikel 3
            
         
         
            
               1. Underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna ska bestå av företrädare för båda parter.
            
            
               2. Om båda parter är ense om detta får underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna bjuda in experter till sina sammanträden och får ta emot upplysningar från dem om specifika punkter på dagordningen.
            
            
            
               Artikel 4
            
            
               Den part som innehar ordförandeskapet i gemensamma kommittén ska vara ordförande i underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna.
            
            
            
               Artikel 5
            
            
               En företrädare för Europeiska unionen och en företrädare för Socialistiska republiken Vietnam ska tillsammans fungera som sekreterare för underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna. 
            
            
            
            
               Artikel 6
            
            
               1. Underkommittéerna och de särskilda arbetsgrupperna ska sammanträda när omständigheterna så kräver om parterna är ense om det och efter skriftlig begäran från någon av parterna, dock minst en gång om året. Varje sammanträde ska hållas på en plats och vid en tidpunkt som de båda parterna enas om.
            
            
               2. Sekreteraren för den part som mottar en begäran om sammanträde i en underkommitté eller särskild arbetsgrupp ska svara på begäran inom 20 arbetsdagar efter mottagandet. I särskilt brådskande fall får underkommittéer och särskilda arbetsgrupper sammankallas med kortare varsel, om båda parter är ense om detta.
            
            
               3.  Kallelse till underkommittéernas och de särskilda arbetsgruppernas sammanträden utfärdas gemensamt av de båda sekreterarna.
            
            
               4. Före varje sammanträde ska varje part ska underrätta ordföranden om sammansättningen av sin delegation.
            
            
            
               Artikel 7 
            
            
               1. Vardera parten får begära att ordföranden ska föra upp ett ärende på underkommitténs eller den särskilda arbetsgruppens dagordning. De punkter som parterna önskar få uppförda på dagordningen ska inlämnas till sekreterarna minst 20 arbetsdagar före sammanträdet. Eventuella tillhörande underlag ska överlämnas till sekreterarna minst 20 arbetsdagar före sammanträdet. 
            
            
               2. Sekreterarna ska tillkännage utkastet till dagordning senast 10 arbetsdagar före sammanträdet. Dagordningen ska färdigställas i samförstånd mellan parterna. I undantagsfall får punkter föras upp på dagordningen med kort varsel, om båda parter är ense om detta.
            
            
         
         
            
               Artikel 8
            
            
               1. Sekretariatet ska sammanställa ett gemensamt utkast till protokoll efter varje sammanträde.
            
            
               2. Underkommittéernas och de särskilda arbetsgruppernas sammanträden ska inte vara offentliga, om inte annat bestäms. 
            
            
            
               Artikel 9
            
            
               1. Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i underkommittéernas och de särskilda arbetsgruppernas sammanträden, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer. 
            
            
               2. Varje part ska svara för de utgifter som den ådrar sig i samband med tolkning vid sammanträden och översättning.
            
            
               3. Den part som är värd för sammanträdet ska stå för alla kostnader i samband med anordnande av sammanträden och mångfaldigande av handlingar.