CELEX: 52012PC0456
Language: da
Date: 2012-08-16
Title: Forslag til RÅDETS FORORDNING om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Forslag til RÅDETS FORORDNING om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	BEGRUNDELSE
1.           BAGGRUND FOR FORSLAGET
1.1.        Generel baggrund
Rådet vedtog i februar 1983 en forordning[1], som forpligter institutionerne
(som defineret i forordningens artikel 1) til at oprette historiske arkiver og
gøre dem offentligt tilgængelige efter udløbet af en frist på 30 år. Hver
institution kan placere sine historiske arkivalier på det sted, den finder mest
hensigtsmæssigt.
I 1984 blev Europa-Parlamentet, Rådet og
Kommissionen enige om at deponere deres historiske arkivalier hos Det
Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de skulle gøres
tilgængelige for offentligheden. Siden har også Den Europæiske Revisionsret,
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Investeringsbank
besluttet at deponere deres arkivalier hos EUI. Vilkårene for deponeringen er
omfattet af bestemmelserne i en kontrakt af 17. december 1984 mellem De
Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI.
Den
italienske regering stiller permanent og vederlagsfrit egnede lokaliteter til
rådighed, så EUI kan huse arkiverne. Dermed sikres det, at de deponerede arkivalier
bevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale
standarder.
Formålet med at deponere institutionernes
historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkivalierne,
fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations
og EU-institutionernes historie.
1.2         Formålet med forslaget
Forslaget har til formål at bekræfte EUI’s
rolle i driften af institutionernes historiske arkiver. Forslaget skaber et
forsvarligt retsgrundlag og økonomisk grundlag for partnerskabet mellem EU og
EUI.
1.3         Forslagets hovedelementer
I henhold til forslaget deponeres
institutionernes historiske arkivalier hos EUI. Samtlige
institutioner med undtagelse af Domstolen og Den Europæiske Centralbank vil for
fremtiden deponere deres historiske arkivalier hos EUI, når disse arkivalier er
gjort offentligt tilgængelige i henhold til den gældende forordning.
Forslaget berører hverken ejendomsretten til
de historiske arkivalier, som fortsat vil tilhøre de deponerende institutioner,
eller de gældende bestemmelser om institutionernes udvælgelse af de dokumenter,
der gøres tilgængelige for offentligheden efter 30 år.
Over EU's almindelige budget finansieres de omkostninger
til drift og personale, som EUI's drift af de historiske arkiver afstedkommer,
men ikke omkostninger, der knytter sig til tilrådighedsstillelse og indretning
af den eller de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkiverne og
arkivpersonalet. EUI gør EU’s historiske
arkivalier offentligt tilgængelige. Det udelukker imidlertid ikke, at
institutionerne parallelt hermed giver offentligheden adgang til deres
respektive historiske arkivalier.
I forslaget skelnes der mellem deponering af
papirarkivalier og digitale arkivivalier. Papirarkivalier vil fortsat blive
deponeret og opbevaret hos EUI. Det er imidlertid ikke nødvendigt, at EUI
bevarer de digitale arkivalier med henblik på at gøre dem tilgængelige.
Ansvaret for den langsigtede bevarelse af de digitale arkivalier ligger fortsat
hos de institutioner, hvorfra arkivalierne stammer.
Forslaget skaber klarhed over, hvad EUI har
ansvaret for med hensyn til beskyttelse af personoplysninger i institutionernes
historiske arkivalier. Forslaget foreskriver endvidere, at hver institution
skal vedtage gennemførelsesbestemmelser til forordning nr. 354/83 indeholdende
regler for opbevaring, videregivelse til offentligheden og beskyttelse af
personoplysninger i de historiske arkiver. 
2.           RESULTAT AF HØRINGER AF INTERESSEREDE
PARTER
Forslaget kræver ikke nogen konsekvensanalyse.
Interesserede tredjeparter er blevet hørt.
Værtsinstitutionen EUI og værtslandet Italien ved regeringen støtter begge
forslaget. De administrative tjenestegrene i EU-institutionerne og
EU-agenturernes netværk støtter også formålet med forslaget.
Domstolen og Den Europæiske Centralbank har
anmodet om at være fritaget for forpligtelsen til at deponere deres historiske
arkivalier hos EUI. De udelukker dog ikke senere deponering på frivillig basis.
Det skyldes arten af deres opgaver og afspejler gængs praksis med hensyn til
historiske arkivalier i tilsvarende organer i mange medlemsstater.
3.           JURIDISKE
ASPEKTER AF FORSLAGET
3.1 Forslagets vigtigste bestemmelser
I overensstemmelse med forslaget deponerer
institutionerne deres historiske arkivalier hos Det Europæiske
Universitetsinstitut (i Firenze i Italien), som vil gøre dem tilgængelige for
offentligheden.
3.2 Retsgrundlag
Retsgrundlaget for
forslaget er artikel 352 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
Rådets forordning
nr. 354/82 som ændret i 2003 blev vedtaget med hjemmel i artikel 308 i
traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, forgængeren til artikel
352 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
Det foreliggende forslag berører ikke målet med forordning nr. 354/83,
dvs. åbningen for offentligheden af institutionernes arkiver efter udløbet af
fristen på 30 år. Forslaget fastsætter simpelt
hen, at arkivalierne deponeres hos EUI, når de berørte institutioner har gjort
dem tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med den gældende
forordning. Hermed anerkendes den nuværende
praksis formelt, idet de fleste institutioner, som har åbnet deres arkiver,
allerede nu foretager deponering hos EUI.
I henhold til
artikel 3, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union respekterer EU sin rige
kulturelle og sproglige mangfoldighed og sikrer, at den europæiske kulturarv
beskyttes og udvikles. Institutionernes
historiske arkiver er en del af den europæiske kulturarv, og åbningen af dem
for offentligheden tjener derfor primært videnskabelige, uddannelsesmæssige og
kulturelle formål. EU har fået beføjelser til
at vedtage foranstaltninger, der understøtter, koordinerer og supplerer
medlemsstaternes indsats på disse områder, men traktaterne indeholder ikke det
nødvendige retsgrundlag for institutionernes historiske arkiver. 
Hvis der blev
anvendt et andet retsgrundlag, måtte der fremsættes forslag til en ny
forordning, og følgelig ville det åbne for diskussioner om samtlige
bestemmelser i Rådets forordning nr. 354/84, herunder grundprincipperne i
forordningen. Det rækker langt videre end
formålet med forslaget som ovenfor beskrevet.
Muligheden for at
basere forslaget på artikel 15, stk. 3, i TEUF er blevet undersøgt, men
forkastet af følgende grunde:
Hovedformålet med
at oprette historiske arkiver er at udvælge dokumenter ud fra deres varige
administrative, historiske eller dokumentariske værdi, så institutionernes
historiske arv bevares og gøres alment tilgængelig. Hver institution tager selv
initiativ til at gøre sine historiske arkivalier tilgængelige efter udløbet af
trediveårsfristen og tilvejebringer yderligere oplysninger, som bidrager til at
placere dens arkiver i deres organisatoriske og funktionelle kontekst. Det rækker langt videre end retten til aktindsigt i
henhold til artikel 15, stk. 3, i TEUF, hvis formål primært er at fremme gode
styreformer og sikre offentlighedens deltagelse i institutionernes
beslutningstagning.
Anvendelsen af
artikel 15, stk. 3, i TEUF ville medføre en indskrænkning i anvendelsesområdet
for bestemmelserne om åbningen af historiske arkiver, eftersom Den Europæiske
Centralbank, Den Europæiske Investeringsbank og Domstolen, som i dag er
omfattet af forordning nr. 354/83, kun ville være omfattet af en forordning
vedtaget på dette grundlag, for så vidt angår udførelsen af rent administrative
opgaver. 
3.3 Proportionalitetsprincippet
Forslaget vedrører kun institutionernes
deponering af de historiske arkivalier hos EUI og vilkårene herfor.
3.4 Reguleringsmiddel/-form
En forordning er det eneste egnede instrument,
der kan skabe et forsvarligt retligt og økonomisk grundlag for partnerskabet
mellem EU og EUI. Forslaget går ud på at foretage en begrænset ændring af en
eksisterende forordning.
4.           Virkninger for budgettet
Forslaget om at gøre deponering af de
historiske arkivalier hos EUI obligatorisk har ingen nye virkninger for
budgettet på kort og mellemlang sigt. På lang sigt forventes virkningerne for
budgettet ikke at blive væsentlige.
De tre største institutioner,
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, deponerer i lighed med Det
Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Revisionsretten og Den Europæiske
Investeringsbank allerede deres historiske arkivalier hos EUI. Driften af disse
arkiver i Firenze er blevet finansieret over EU-budgettet siden de første
arkivalier blev afleveret til deponering hos EUI for mere end et kvart
århundrede siden. Finansieringsoversigten opererer med en fortsættelse af denne
finansiering. Omkostningerne afholdes af de deponerende institutioner
proportionalt med de opgaver, EUI udfører for den enkelte institutions arkiver.
Den italienske regering stiller lokaler til
rådighed for arkiverne og det EUI-personale, der forestår driften af arkiverne.

Det følger af ændringen af forordningen, at
antallet af deponerende institutioner stiger. Eftersom deponeringen vedrører
historiske arkivalier, som gøres tilgængelige for offentligheden, når de er 30
år gamle, vil der imidlertid gå en rum tid, før andre institutioner end dem,
der allerede på nuværende tidspunkt deponerer deres arkivalier hos EUI, vil
blive berørt af dette forslag. Desuden vil arkiverne i stigende grad blive
digitale, hvilket vil skabe mulighed for store besparelser i EUI’s
arkivaliebehandling og -formidling.
2012/0221 (APP)
Forslag til
RÅDETS FORORDNING
om ændring af forordning (EØS, Euratom) nr.
354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier
hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze 
RÅDET FOR
DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til traktaten om Den
Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,
under henvisning til forslag fra
Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til
lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra
Europa-Parlamentet, 
efter høring af Den Europæiske Tilsynsførende
for Databeskyttelse,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)         
I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF,
Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de
historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske
Atomenergifællesskab[2]
skal institutionernes og organernes historiske arkivalier opbevares og så vidt
muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30
år.
(2)         
Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og
så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder alle de
institutioner, der er nævnt i artikel 1 i forordning nr. 354/83.
(3)         
I henhold til forordning nr. 354/83 kan hver
institution placere sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det
mest hensigtsmæssigt.
(4)         
I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og
Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske
Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de skulle gøres tilgængelige for
offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber,
repræsenteret ved Kommissionen, og Det Europæiske Universitetsinstitut den
17. december 1984 en aftale.
(5)         
Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale
Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen
af 17. december 1984. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine
historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der
blev undertegnet den 1. juli 2005, og “regler for historiske arkiver”, som
bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005[3].
(6)         
Den italienske regering har permanent og
vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det
sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse
med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne er
tilgængelige på stedet.
(7)         
Formålet med institutionernes deponering af
historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkivalierne,
fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations
og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og
undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration.
Det har næsten 30 års erfaring med drift af institutionernes historiske
arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er
specielt opbygget, så arkivalierne bevares og er tilgængelige, og er
internationalt kendt som hjemsted for arkiverne. 
(8)         
Fortsat deponering af institutionernes arkivalier
hos EUI fordrer et solidt retsgrundlag, som afspejler EUI’s rolle som
institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.
(9)         
Den særlige karakter af Domstolens og Den Europæiske
Centralbanks opgaver berettiger fritagelsen for forpligtelsen til at deponere
deres historiske arkivalier hos EUI i henhold til denne forordning. Domstolen
og Den Europæiske Centralbank kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI
på frivillig basis.
(10)     
Denne forordning bør finde anvendelse på alle
øvrige institutioner. Den ændrer hverken ved den enkelte institutions ansvar
for at gøre sine historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller
ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.
(11)     
Personoplysninger i historiske arkivalier, der er
deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med forordning nr. 45/2001[4].
(12)     
Der kan ydes støtte til EUI’s drift af
institutionernes arkiver. 
(13)     
Forordning nr. 354/83 bør derfor ændres i
overensstemmelse hermed — 
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83
foretages følgende ændringer:
1. Artikel 8, stk. 1, affattes således:
"1. Hver institution, bortset fra
Domstolen og Den Europæiske Centralbank, deponerer hos Det Europæiske
Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens
historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelig for offentligheden i
overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen
foregår i overensstemmelse med bilaget."
2. I
artikel 8 indsættes følgende stykker:
"3. Domstolen og Den Europæiske Centralbank
kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
4. Deponeringen af institutionernes historiske
arkivalier hos EUI berører ikke ejendomsretten til eller beskyttelsen af
arkivalierne, jf. artikel 2 i protokollen vedrørende Den Europæiske Unions
privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten.
5. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de
deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte
internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som
minimum overholde de tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende
bevarelse og drift af offentlige arkiver i Italien. Derfor skal de deponerede
dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.
6. Hver af de
deponerende institutioner har ret til at anmode om oplysninger vedrørende EUI’s
drift af dens arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.
7. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i overensstemmelse
med stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan gøre en
version af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.
8. Der kan ydes støtte til
EUI’s drift af de historiske arkiver i overensstemmelse med denne forordning,
under overholdelse af Rådets forordning nr. 1605/2002, og forudsat at
budgetmyndigheden stiller de nødvendige bevillinger til rådighed under den
relevante budgetpost. Arkivernes
driftsomkostninger afholdes forholdsmæssigt af de deponerende institutioner. Omkostninger i forbindelse med
tilrådighedsstillelse og indretning af den eller de bygninger og
deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet, er ikke
støtteberettigede. 
9. EUI behandler personoplysninger
i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med forordning nr.
45/2001. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med sidstnævnte
forordnings artikel 2, efter instruks fra de deponerende institutioner. 
10. Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse tillægges
beføjelser til at kontrollere EUI’s behandling af personoplysninger i de
historiske arkivalier, som institutionerne deponerer."
3. Artikel 9, stk. 1, affattes således:
"Hver institution fastsætter interne
gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for
opbevaring, videregivelse til offentligheden og beskyttelse af
personoplysninger i de historiske arkiver. Institutionerne gør så vidt muligt
deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden. De opbevarer også
de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov
(Braille-skrift, magnaprint eller optagelser)." 
4. Bilaget til nærværende forordning indsættes
som bilag.
Artikel 2
Denne forordning træder i kraft dagen efter
offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle
enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den .
På Rådets vegne                                            
Formand
BILAG
Der indsættes følgende bilag:
"Bilag
Bestemmelser
om deponering af institutionernes historiske arkivalier hos 
Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
1.   For ikke-digitale arkivaliers vedkommende skal de originale dokumenter
deponeres hos EUI med henblik på varig bevarelse sammen med en mikrofilmkopi
og/eller en digital kopi.
For digitale arkivaliers vedkommende skal EUI
have varig adgang til dokumenterne på en sådan måde, at EUI kan opfylde sin
forpligtelse til at gøre de historiske arkivalier offentligt tilgængelige via
én enkelt indgang og til at fremme anvendelsen af dem. Ansvaret for den varige
bevarelse af de digitale arkivalier ligger fortsat hos de institutioner,
hvorfra arkivalierne stammer.
2. Aflevering
af arkivalier til deponering foregår én gang årligt og følger i videst muligt
omfang institutionernes normale arkiveringsprocedurer.
3.   De
deponerende institutioner kan på grund af retlige eller administrative forhold
undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI.
I så fald deponerer de en mikrofilmkopi og/eller en digital kopi.
4.   De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres
arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter
og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI. EUI må hverken ændre ved den måde, arkivalierne er
inddelt på fra de deponerende myndigheders hånd, slette dokumenter eller filer
eller foretage ændringer i dem.
5.   EUI udleverer de deponerede originaldokumenter
og originalfiler på begæring af de deponerende institutioner. De deponerende institutioner tilbageleverer
originalerne til EUI, så snart de ikke længere har brug for dem.
6.   EUI
underretter omgående de deponerende institutioner om enhver potentiel trussel
mod ukrænkeligheden af de arkivalier, som den eller de pågældende institutioner
har deponeret.
FINANSIERINGSOVERSIGT TIL FORSLAGET
1.           FORSLAGETS/INITIATIVETS RAMME
              1.1.    Forslagets/initiativets betegnelse
              1.2.    Berørt(e)
politikområde(r) inden for ABM/ABB-strukturen
              1.3.    Forslagets/initiativets
art
              1.4.    Mål
              1.5.    Forslagets/initiativets
begrundelse
              1.6.    Varighed
og finansielle virkninger
              1.7.    Påtænkt(e)
forvaltningsmetode(r)
2.           FORVALTNINGSFORANSTALTNINGER
              2.1.    Bestemmelser
om kontrol og rapportering
              2.2.    Forvaltnings-
og kontrolsystem
              2.3.    Foranstaltninger
til forebyggelse af svig og uregelmæssigheder
3.           FORSLAGETS/INITIATIVETS ANSLÅEDE
FINANSIELLE VIRKNINGER
              3.1.    Berørt(e)
udgiftspost(er) på budgettet og udgiftsområde(r) i den flerårige finansielle
ramme
              3.2.    Anslåede
virkninger for udgifterne
              3.2.1. Sammenfatning af de anslåede
virkninger for udgifterne
              3.2.2. Anslåede virkninger
for aktionsbevillingerne
              3.2.3. Anslåede virkninger
for administrationsbevillingerne
              3.2.4. Forenelighed med
indeværende flerårige finansielle ramme
              3.2.5. Tredjeparts bidrag
til finansieringen
              3.3.    Anslåede virkninger for
indtægterne
FINANSIERINGSOVERSIGT

1.           FORSLAGETS/INITIATIVETS RAMME
1.1.        Forslagets/initiativets betegnelse
Rådets forordning om
ændring af forordning (EØS, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår
institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske
Universitetsinstitut i Firenze
1.2.        Berørt(e) politikområde(r)
inden for ABM/ABB-strukturen[5]
Relationer med civilsamfundet, åbenhed og
information
1.3.        Forslagets/initiativets art
Forslaget drejer sig om en forlængelse af en
eksisterende foranstaltning.
1.4.        Mål
1.4.1.     Det eller de af Kommissionens
flerårige strategiske mål, som forslaget/initiativet vedrører
Målet med forslaget er at regulere og skabe et
forsvarligt grundlag for det eksisterende partnerskab mellem EU og EUI om drift
og formidling vedrørende institutionernes historiske arkiver. Formålet med at
deponeringen hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkivalierne, fremme
anvendelsen af dem og styrke forskningen i europæisk integrations og
EU-institutionernes historie.
1.4.2.     Specifikke mål og berørte
ABM/ABB-aktiviteter
Specifikt mål nr.
25.02.01.01
Berørte AMB-/ABB-aktiviteter:
Relationer med civilsamfundet, åbenhed og
information
Institutioner af europæisk interesse / Den
Europæiske Unions historiske arkiver 
1.4.3.     Forventede resultater og
virkninger
Partnerskabet med EUI tilfører
institutionernes historiske arkivalier merværdi og fremmer formidlingen om og
offentlighedens anvendelse af arkivalierne.
1.4.4.     Virknings- og
resultatindikatorer
(1)         
Arkivalier, som institutionerne deponer hos EUI i
Firenze
(2)         
EUI’s indsamling og beskrivelse af private arkiver
og personlige dokumenter fra enkeltpersoner samt offentlige og private
organisationer, som har bidraget til opbygningen af Europa
(3)         
Fremstilling og udgivelse af vejledninger til
arkivalierne, registraturer, kilder og søgeredskaber i øvrigt
(4)         
Læsesale og læsesalsfaciliteter hos EUI
(5)         
Registraturer og arkivalier, der gøres tilgængelige
online
(6)         
Antal personer, der benytter læsesalen
(7)         
Foranstaltninger, der fremmer anvendelse af
institutionernes historiske arkivmateriale
1.5.        Forslagets/initiativets
begrundelse
1.5.1.     Behov, der skal dækkes på kort
eller lang sigt
Drift af og adgang for offentligheden til de
historiske arkivalier, som institutionerne har deponeret hos Det Europæiske
Universitetsinstitut i Firenze. 
1.5.2.     Merværdien ved en indsats fra
EU's side
Partnerskabet med EUI tjener til at fremme
formidlingen og offentlighedens anvendelse af institutionernes historiske
arkivalier.
Det øger i sig selv arkivernes værdi, at de samles
på ét sted. Det gør det også muligt for EUI at skabe merværdi ved at skabe
forbindelser mellem de forskellige arkiver, og om nødvendigt skabe
registraturer og andre søgeværktøjer og give offentligheden adgang på stedet såvel
som onlineadgang til arkivalierne. 
1.5.3.     Erfaringer fra lignende
foranstaltninger
Seks institutioner deponerer deres historiske
arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze i henhold
til en aftale af 17. december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber og EUI. Deponeringsaftalen fra 1984 er imidlertid blevet
utidssvarende og skal erstattes af et stærkere retligt og økonomisk grundlag
for partnerskabet med EUI.
1.5.4.     Sammenhæng med andre relevante
instrumenter og eventuel synergivirkning
i.r.
1.6.        Varighed og finansielle
virkninger
Forslag af ubegrænset varighed
1.7.        Påtænkt(e)
forvaltningsmetode(r)[6]
Direkte central forvaltning ved Kommissionen
2.           FORVALTNINGSFORANSTALTNINGER
2.1.        Bestemmelser om kontrol og
rapportering
EUI fremsender et udkast til arbejdsprogram for
hvert kalenderår med henblik på drøftelser med Kommissionen, herunder en
stillingsfortegnelse over personale pr. 31. december det pågældende år,
året før og året efter. Fremsendelsen sker i februar året før.
Efter at have hørt de øvrige deponerende
institutioner fastlægger Kommissionen og EUI arbejdsprogrammet og vedlægger det
som bilag til den årlige tilskudsaftale.
Kommissionen overvåger arbejdsprogrammets
gennemførelse.
EUI forelægger en årsberetning for de historiske
arkiver ved udgangen af hvert kalenderår.
2.2.        Forvaltnings- og
kontrolsystem
2.2.1.     Konstaterede risici
De mulige trusler mod bevarelsen af
institutionernes deponerede papirarkivalier er minimale. Den italienske
regering har stillet dertil indrettede arkivdeponeringsfaciliteter til
rådighed, som overholder de højeste internationale standarder for varig
bevarelse af arkivalier.
2.2.2.     Påtænkt(e) kontrolmetode(r)
Partnerskabsaftalerne med EUI danner rammerne for
stadige drøftelser, gennemgang og evaluering af budgettet og arbejdsprogrammet.
Hver af de deponerende institutioner har ret til at anmode om oplysninger om
EUI’s drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har
deponeret.
2.3.        Foranstaltninger til
forebyggelse af svig og uregelmæssigheder
I henhold til artikel 287, stk. 3, i TEUF
tillægges Revisionsretten beføjelser til at foretage undersøgelser hos enhver
fysisk eller juridisk person, der modtager betalinger fra EU-budgettet.
Kommissionens og OLAF's beføjelser til at bekæmpe svig med EU's finansielle interesser
er fastsat i specifikke bestemmelser desangående (f.eks. Rådets forordning nr.
2185/96 og Rådets og Europa-Parlamentets forordning nr. 1073/1999) samt Rådets
forordning nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske
Fællesskabers almindelige budget. I henhold til artikel 120, stk. 3, skal
hver afgørelse om ydelse af tilskud og aftale om tilskud udtrykkeligt give
Kommissionen og Revisionsretten beføjelse til gennem bilagskontrol og kontrol
på stedet at kontrollere alle kontrahenter og underkontrahenter, der har
modtaget fællesskabsmidler. 
3.           FORSLAGETS/INITIATIVETS ANSLÅEDE
FINANSIELLE VIRKNINGER
3.1.        Berørt(e) udgiftspost(er) på
budgettet og udgiftsområde(r) i den flerårige finansielle ramme
·      Eksisterende udgiftsposter i budgettet
I samme rækkefølge som
udgiftsområderne i den flerårige finansielle ramme og budgetposterne.
 Udgifts-område i den flerårige finansielle ramme || Budgetpost || Udgiftens art || Bidrag 
 Den Europæiske Unions historiske arkiver || OB/IOB[7] || fra EFTA[8]-lande || fra kandidat-lande[9] || fra tredje-lande || i.h.t. artikel 18, stk. 1, litra a), i finans-forordningen 
 5 Admini-stration || 25.02.01.01 || OB || NEJ || NEJ || NEJ || NEJ 
3.2.        Anslåede virkninger for
udgifterne 
3.2.1.     Sammenfatning af de anslåede
virkninger for udgifterne 
i mio. EUR (tre decimaler)
 Udgiftsområde i den flerårige finansielle ramme: || 5 || "Administration" 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || I ALT 2013-2019 
 GD SG || 
  Menneskelige ressourcer || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Tjenesterejser || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Unionens historiske arkiver || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 BEVILLINGER I ALT TIL GD SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 Bevillinger I ALT under UDGIFTSOMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme || (Forpligtelser i alt   = betalinger i alt) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Bevillinger I ALT under UDGIFTSOMRÅDE 1 til 5 i den flerårige finansielle ramme || Forpligtelser ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Betalinger ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Anslåede virkninger for
aktionsbevillingerne
Forslaget/initiativet medfører ikke anvendelse af
aktionsbevillinger
3.2.3.     Anslåede virkninger for
administrationsbevillingerne
3.2.3.1.  Resumé 
Forslaget/initiativet medfører anvendelse af
administrationsbevillinger som anført herunder:
i mio. EUR (tre
decimaler)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || I ALT 
 UDGIFTS-OMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Menneskelige ressourcer ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Andre administrations-udgifter ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal UDGIFTS-OMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Uden for UDGIFTSOMRÅDE 5[11] i den flerårige finansielle ramme ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Menneskelige ressourcer ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Andre administrations-udgifter ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal uden for UDGIFTS-OMRÅDE 5 i den flerårige finansielle ramme ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 I ALT || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
De nødvendige
administrative ressourcer vil blive dækket via tildelingen til det ansvarlige
GD inden for rammerne af den årlige bevillingsprocedure i lyset af de
eksisterende budgetmæssige begrænsninger.
3.2.3.2.  Anslået behov for menneskelige
ressourcer
Forslaget medfører anvendelse af menneskelige
ressourcer som anført herunder:
Overslag angives i hele tal (eller med højst
en decimal)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Stillinger i stillingsfortegnelsen (tjenestemænd og midlertidigt ansatte) 
 25 01 01 01 (i hovedsædet og i Kommissionens repræsentationskontorer) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (i delegationer) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (indirekte forskning) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (direkte forskning) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Eksternt personale (i fuldtidsækvivalenter: )[12] 
 XX 01 02 01 (KA, V, UNE under den samlede bevillingsramme) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (KA, V, UED, LA og UNE i delegationerne) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || - i hovedsæde[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - i delegationerne ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (KA, V, UNE – indirekte forskning) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (KA, V, UNE – direkte forskning) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Andre budgetposter (skal angives) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 I ALT || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX angiver det
berørte politikområde eller budgetafsnit.
Personalebehovet vil blive dækket ved hjælp af
det personale, som GD’et allerede har afsat til aktionen, og/eller interne
rokader i GD’et, eventuelt suppleret med yderligere bevillinger, som tildeles
det ansvarlige GD i forbindelse med den årlige tildelingsprocedure under
hensyntagen til de budgetmæssige begrænsninger.
Opgavebeskrivelse:
 Tjenestemænd og midlertidigt ansatte || Udarbejdelse af partnerskabsaftaler og tilskudsaftaler. Udarbejdelse af budgetanmodninger. Overvågning af arbejdsprogram og udgifter. Evt. efterfølgende evaluering. 
 Eksternt personale || ------ 
3.2.4.     Forenelighed med indeværende
flerårige finansielle ramme
Forslaget/initiativet er foreneligt med
indeværende flerårige finansielle ramme
3.2.5.     Tredjemands bidrag til
finansieringen
Forslaget indeholder ikke bestemmelser om
samfinansiering med tredjemand.
3.3.        Anslåede virkninger for
indtægterne
Forslaget har ingen finansielle virkninger for
indtægterne.
[1]               Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83, som ændret
ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1700/2003 af 22. september 2003.
Se EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1 og EUT L 243 af 27.9.2003, s. 1.
[2]               EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.
[3]               EUT C 289 af 22.11.2005, s. 12-13.
[4]               EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.
[5]               ABM: Activity Based Management (aktivitetsbaseret
ledelse), ABB: Activity Based Budgeting (aktivitetsbaseret budgetlægning).
[6]               Forklaringer vedrørende forvaltningsmetoder og
henvisninger til finansforordningen findes på webstedet BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               OB = opdelte bevillinger / OIB = ikke opdelte
bevillinger.
[8]               EFTA-lande: Den Europæiske Frihandelssammenslutning.
[9]               Kandidatlande og, efter omstændighederne, potentielle
kandidatlande på Vestbalkan.
[10]             Det forventes, at virkningerne for udgifterne vil udvikle
sig i samme takt efter 2019. 
[11]             Teknisk og/eller administrativ bistand og udgifter til
støtte for gennemførelsen af EU's programmer og/eller aktioner (tidligere
BA-poster), indirekte forskning, direkte forskning.
[12]             KA: kontraktansatte, V: vikarer, UED: unge eksperter ved
delegationerne, LA: lokalt ansatte, UNE: udstationerede nationale eksperter.
[13]             Delloft for eksternt personale under aktionsbevillingerne
(tidligere BA-poster).
[14]             Angår især strukturfonde, Den Europæiske Landbrugsfond for
Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL) og Den Europæiske Fiskerifond (EFF).