CELEX: 32003D0524
Language: hr
Date: 2002-11-06 00:00:00
Title: 2003/524/EZ: Odluka Komisije od 6. studenoga 2002. o osnivanju Ureda za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu

01/Sv. 16               HR                                  Službeni list Europske unije                                                     91
32003D0524
L 183/40                                                SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE                                                 22.7.2003.
                                                               ODLUKA KOMISIJE
                                                              od 6. studenoga 2002.
                                       o osnivanju Ureda za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu
                                                                   (2003/524/EZ)
KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,                                                 (6)    Ova vrsta ureda prikladna je za postizanje poželjnog
                                                                                     pomaka prema međuinstitucionalnoj razini u ovom
                                                                                     području, za što su neke druge institucije Zajednice već
uzimajući u obzir članak 20. Poslovnika Komisije (1),                                pokazale interes.
budući da:                                                                    (7)    Lokalne specifičnosti koje se odnose na upravljanje
                                                                                     nekim aspektima infrastrukture i logistike u Luxem­
                                                                                     bourgu imaju važnu ulogu. Stoga je potrebno u Luxem­
(1)      Uredbom Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od                               bourgu osnovati upravni Ured za infrastrukturu i logi­
         25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje                  stiku koji je odvojen od ureda osnovanog u Bruxellesu.
         na opći proračun Europskih zajednica (2), dalje u tekstu
         „Financijska uredba”, predviđa se okvir za osnivanje nove
         vrste administrativnog ureda.                                        (8)    Nužno je da Ured, kao administrativni ured Komisije,
                                                                                     ostane jasno povezan s Općom upravom u skladu sa
                                                                                     smjernicama koje je Komisija prihvatila 28. svibnja
(2)      Smjernice Komisije od 13. prosinca 1999. za politiku                        2002. (5). Sukladno tome, Ured treba biti u sastavu
         eksternalizacije (3) i Bijela knjiga o administrativnoj refor­              Opće uprave za osoblje i upravu.
         mi (4) ocrtavaju novu politiku eksternalizacije koja se
         temelji na viziji administracije ponovno usredotočenoj
         na svoje osnovne zadaće i djelatnosti.                               (9)    Potrebno je utvrditi zadaće i djelovanje Ureda.
(3)      Rezultati analize koju je Skupina za planiranje i koordi­            (10)   U skladu sa smjernicama Komisije, trebalo bi osnovati
         naciju eksternalizacije provela nakon što je proučila                       Upravljački odbor čija bi glavna funkcija bila da pod
         prilike u Komisiji kao i u brojnim područjima na                            nadležnošću Kolegija Komisije nadzire aktivnosti Ureda,
         međuinstitucionalnoj razini, ističu glavne prednosti koje                   utvrđuje njegove opće nadležnosti i osigurava da se iste
         bi se mogle dobiti osnivanjem uredâ Komisije i područja                     pravilno provode. Stoga je potrebno točno odrediti sastav
         kojima je potrebno posvetiti posebnu pozornost kao što                      Upravljačkog odbora u skladu sa smjernicama, kao i
         je, na primjer, potreba da se osigura usklađenost aktiv­                    njegove zadaće i unutarnju organizaciju.
         nosti na različitim lokacijama te da se odredi najmanja
         kritična veličina pojedinog ureda.
                                                                              (11)   Potrebno je utvrditi pravila za imenovanje osoblja Ureda i
                                                                                     osigurati da se na Ured primjenjuju ista pravila i postupci
(4)      Odabrana vrsta ureda sastoji se od zasebnih administra­                     koji se primjenjuju na Komisiju.
         tivnih jedinica čiji je cilj pružanje podrške aktivnostima
         drugih odjela Komisije i/ili potencijalno drugim instituci­
         jama Zajednice.                                                      (12)   Komisija bi trebala definirati, s obzirom na Ured, ovlasti
                                                                                     koje se sukladno Pravilniku o osoblju dodjeljuju tijelu za
                                                                                     imenovanje, a sukladno Uvjetima zaposlenja ostalih služ­
(5)      Detaljnija analiza provedena u području infrastrukture i                    benika tijelu nadležnom za sklapanje ugovora.
         logistike pokazuje kako postoji interes da se izvršenje
         odluka koje uključuju administrativnu podršku povjeri
         jedinstvenoj strukturi. Ta je struktura posebno prikladna            (13)   Trebalo bi utvrditi načela kojima se uređuju odgovornosti
         za učinkovito i ekonomično iskorištavanje resursa, uz                       direktora Ureda, kako u odnosu na osoblje Ureda tako i
         istodobno poboljšavanje kvalitete pruženih usluga, učin­                    u odnosu na njegove aktivnosti.
         kovitosti izvršavanja nadležnosti i praćenje potreba i
         zahtjeva korisnika.
                                                                              (14)   Direktor Ureda trebao bi biti obvezan Upravljačkom
                                                                                     odboru predstaviti svoje ciljeve i podnositi redovita
(1 ) SL L 308, 8.12.2000., str. 26.                                                  izvješća i godišnje izvješće o upravljanju.
(2) SL L 248, 16.9.2002., str. 1.
(3) SEC(1999) 2051, str. 7.
(4) COM(2000) 200 konačno.                                                    (5) SEC(2002) 618 konačno.
 ---pagebreak--- 92                     HR                              Službeni list Europske unije                                               01/Sv. 16
(15)    U vezi s financijskim zahtjevima potrebno je odrediti da                  osigurati usklađenost rada različitih ureda. Ova je uloga
        se na Ured primjenjuje glava V. dijela drugog Financijske                 posebno važna kako bi se osigurao neometan rad u
        uredbe, u skladu s općim načelom prema kojem bi osoba                     prijelaznom razdoblju.
        odgovorna za pregovore o zahtjevima za odobrena sred­
        stva pri Općoj uprave za proračun trebala biti delegirani
        dužnosnik za ovjeravanje.                                        (17)     Odlukom Komisije od 18. rujna 2002. dopunjuje se i
                                                                                  mijenja prednacrt proračuna za 2003. i stvara prora­
                                                                                  čunski okvir za osnivanje Ureda,
(16)    Opća uprava u čijem se sastavu nalazi Ured trebala
        bi pomagati Upravljačkom odboru, biti odgovorna
        za održavanje redovitih kontakata sa svim uredima i              ODLUČILA JE:
                                                               POGLAVLJE I.
                                               OSNIVANJE, SVRHA I ZADAĆE, SMJEŠTAJ
                             Članak 1.                                   (a) upravljanje djelatnostima stjecanja, najma i održavanja
                                                                              pokretne i nepokretne imovine Komisije te u vezi s tim
                                                                              za upravljanje inventarom i rješavanje poslova vezanih uz
                         Osnivanje Ureda                                      PDV;
Osniva se Ured za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu,              (b) organiziranje selidbe i gospodarenje prostorom;
dalje u tekstu „Ured”.
                                                                         (c) upravljanje:
Opća uprava u čijem je sastavu Ured jest Opća uprava za
osoblje i upravu.                                                               i. uslugama prijevoza osoblja i roba za unutarnje potrebe;
Ured započinje s radom od 1. siječnja 2003.                                    ii. ulaznom i izlaznom poštom te unutarnjom distribu­
                                                                                   cijom dokumenata za opće uprave Komisije;
                             Članak 2.
                                                                              iii. uslugama umnožavanja;
                             Namjena
                                                                              iv. uredskim potrepštinama;
1.     Ured osigurava da se provode sve aktivnosti povezane sa           (d) provedbu pravila koja se odnose na fizičku sigurnost zgrada,
smještajem osoblja, upravljanjem infrastrukturom socijalne skrbi              u skladu s naputcima Uprave za sigurnost Opće uprave za
i logistikom institucije, kako su utvrđene člankom 3.                         osoblje i upravu, a posebno upravljanje „ugovorom o sigur­
                                                                              nosnom nadzoru” (contrat gardiennage);
2.     Ured ispunjava svoju namjenu u skladu s važećim admini­
strativnim pravilima u Komisiji.                                         (e) upravljanje objektima socijalne skrbi koji su na raspolaganju
                                                                              osoblju institucija Komisije, kao što su restorani, samopo­
                                                                              služne menze, trgovine za osoblje i sportski objekti;
3.     Na inicijativu Opće uprave za osoblje i upravu ili na prije­
dlog Ureda uz suglasnost navedene Opće uprave, Komisija
usvaja nova pravila ili, prema potrebi, potrebne izmjene.                (f) pružanje usluga institucijama u određenim objektima soci­
                                                                              jalne skrbi, kao što su dječje jaslice i čuvanje djece nakon
                                                                              škole;
Upravljački odbor Ureda sastavlja detalje tog postupka zajedno s
Općom upravom za osoblje i upravu.
                                                                         (g) usvajanje potrebnih mjera kojima se osigurava usklađenost
                                                                              sa zdravstvenim i sigurnosnim zahtjevima u zgradama
4.     Ured može djelovati na zahtjev i u ime drugog tijela ili               Komisije i njihova provedba.
agencije osnovanih sukladno Ugovorima ili na temelju Ugovora
i uz suglasnost Upravljačkog odbora.                                     2.      Ured može vršiti dodatne usluge uz naknadu u skladu s
                                                                         postupkom utvrđenim u članku 7. stavku 8.
                             Članak 3.
                                                                                                       Članak 4.
                              Zadaće
                                                                                                       Smještaj
1.     Ured je u odnosu na sjedište u Luxembourgu posebno
nadležan za:                                                             Ured se nalazi u Luxembourgu.
 ---pagebreak--- 01/Sv. 16             HR                              Službeni list Europske unije                                                      93
                                                             POGLAVLJE II.
                                                        UPRAVLJAČKI ODBOR
                             Članak 5.                                  potrebi, predložiti izmjene tih pravila, posebno kako bi se
                                                                        osigurala operativna usklađenost između administrativnih
                           Nadležnost                                   ureda koji su podređeni Općoj upravi za osoblje i upravu.
Upravljački odbor djeluje prema ovlaštenju Komisije kojoj je            3.     Upravljački odbor na prijedlog direktora utvrđuje smjer­
odgovoran u granicama svojih nadležnosti, i pod vodstvom                nice za aktivnosti Ureda.
člana zaduženog za osoblje i upravu.
                                                                        4.     Upravljački odbor prije 31. siječnja svake godine usvaja
                             Članak 6.                                  program rada direktora. Program rada uključuje, posebno,
                                                                        financijski okvir, sadržaj redovitih izvješća i očekivane rezultate
                              Sastav                                    (na temelju operativnih ciljeva i pokazatelja uspješnosti). Uprav­
                                                                        ljački odbor može prilagoditi pojedinosti programa rada.
1.    Upravljački odbor čine:
                                                                        5.     Upravljački odbor odobrava procjenu prihoda i rashoda
(a) glavni tajnik Komisije;
                                                                        Ureda i sve potrebne prilagodbe plana radnih mjesta.
(b) glavni direktor Opće uprave za osoblje i upravu;
                                                                        6.     U prvom tromjesečju svake godine Upravljački odbor na
                                                                        temelju izvješća koja je podnio direktor u skladu s člankom 13.
(c) glavni direktor Opće uprave za proračun;                            sastavlja i prosljeđuje Kolegiju Komisije mišljenje o svim aktiv­
                                                                        nostima i o upravljanju Uredom.
(d) glavni direktor Ureda za statistiku;
                                                                        7.     U odnosu na postupke imenovanja viših i srednjih ruko­
(e) glavni direktor Ureda za službene publikacije Europskih             voditelja Upravljački odbor odlučuje u skladu s člankom 14.
    zajednica;
                                                                        8.     Upravljački odbor odobrava one vrste dodatnih plaćenih
(f) dva predstavnika osoblja;
                                                                        usluga koje Ured može obavljati na temelju članka 2. stavka 4. i
                                                                        članka 3. stavka 2. i uvjete u skladu s kojima ih može obavljati.
(g) jedan predstavnik drugih institucija Zajednice.                     Upravljački odbor na prijedlog direktora određuje vrste usluga, i
                                                                        naknade za usluge, koje Ured može obavljati za institucije te
2.    Predsjednik Upravljačkog odbora je glavni direktor Opće           raspodjelu tako dobivenih prihoda u proračunu Ureda.
uprave za osoblje i upravu.
                                                                        9.     Upravljački odbor odlučuje o svim načelnim pitanjima
3.    Glavni tajnik i svaki glavni direktor mogu odrediti zamje­        koja utječu na djelovanje Ureda, a koja nisu izričito predviđena
nika koji mora biti dužnosnik razreda A1 u istoj službi.                ovom Odlukom.
4.    Predstavnike osoblja imenuje odbor osoblja. Oni ne sudje­                                      Članak 8.
luju u donošenju odluka koje se odnose na upravljanje, organi­
zaciju ili funkcioniranje Ureda i imaju pravo glasovati o pita­                              Unutarnja organizacija
njima koja se odnose na infrastrukturu socijalne skrbi. Ova
odredba ne dovodi u pitanje postojeće postupke koji se                  Upravljački odbor donosi svoj poslovnik. Taj poslovnik posebno
odnose na socijalni dijalog.                                            uređuje sljedeća pitanja:
5.    Predstavnika drugih institucija Zajednice imenuje skupina         (a) sastanke: učestalost i postupak sazivanja i organiziranja
voditelja administracije. Taj predstavnik može glasovati samo o             sastanaka;
međuinstitucionalnim pitanjima.
                                                                        (b) tajništvo: njegovu ulogu i organizacijsku povezanost;
6.    Upravljački odbor može u obavljanju svojih dužnosti
zatražiti pomoć stručnjaka.
                                                                        (c) pravila o prosljeđivanju dokumenata.
                             Članak 7.
                                                                                                     Članak 9.
                             Dužnosti
                                                                                                    Glasovanje
1.    Na prijedlog direktora Ureda, dalje u tekstu „direktor”,
Upravljački odbor u skladu s postojećim postupcima u Komisiji           Pri donošenju odluke svaki član Upravljačkog odbora s pravom
odobrava organizacijsku strukturu Ureda.                                glasa ima jedan glas. U slučaju izjednačenog broja glasova, pred­
                                                                        sjednik ima odlučujući glas.
2.    Na prijedlog direktora Upravljački odbor odobrava pravila
kojima se uređuje djelovanje i organizacija Ureda i može, prema         Sve se odluke donose običnom većinom.
 ---pagebreak--- 94                    HR                               Službeni list Europske unije                                             01/Sv. 16
                                                             POGLAVLJE III.
                                                              DIREKTOR
                            Članak 10.                                   2.    Direktor je odgovoran za neometano djelovanje Ureda. U
                                                                         području nadležnosti koje odredi Kolegij Komisije djeluje pod
                           Imenovanje                                    vodstvom Kolegija. Direktor također osigurava dosljedno djelo­
                                                                         vanje različitih centara Ureda. Direktor izvješćuje Upravljački
1.    Uredom upravlja direktor (razred A1 ili A2), kojeg                 odbor o izvršenju svojih dužnosti i iznosi prijedloge za neome­
imenuje Komisija nakon pozitivnog mišljenja Savjetodavnog                tano djelovanje Ureda.
odbora za imenovanja na temelju članka 14. stavka 1.
2.    Direktor se imenuje na razdoblje od tri godine koje se             3.    Direktor podnosi svoje prijedloge Upravljačkom odboru u
može produljiti najdulje za dvije godine.                                skladu s člankom 7. stavcima 1., 2., 3. i 8.
3.    Po primitku mišljenja Upravljačkog odbora, Kolegij Komi­
sije može odlučiti o razrješenju dužnosti direktora i imenovanju         4.    Direktor obavješćuje Upravljački odbor o imenovanjima u
direktora ad interim.                                                    skladu s člankom 14. stavkom 3.
                            Članak 11.
                                                                                                    Članak 13.
                             Ovlasti
                                                                                                  Izvješćivanje
Direktor je tijelo za imenovanje za Ured i tijelo ovlašteno za
sklapanje ugovora u skladu s važećim pravilima u Komisiji, u             Direktor Upravljačkom odboru podnosi:
granicama ovlasti koje mu dodijeli Komisija.
                            Članak 12.                                   1. redovito izvješće o radu čiji sadržaj i učestalost određuje
                                                                             Upravljački odbor;
                            Dužnosti
1.    Direktor prije 31. prosinca svake godine Upravljačkom              2. godišnje izvješće o upravljanju u prvom tromjesečju svake
odboru predstavlja svoj program rada za sljedeću godinu čiji                 godine za proteklu godinu čiji sadržaj određuje Upravljački
sadržaj Odbor mora potvrditi.                                                odbor.
                                                             POGLAVLJE IV.
                                                           OSOBLJE UREDA
                            Članak 14.                                                              Članak 15.
                  Više i srednje rukovodstvo                                                         Postupci
1.    Komisija na prijedlog Upravljačkog odbora objavljuje               1.    Svi administrativni postupci i prakse koji se odnose na
slobodno radno mjesto direktora Ureda. Upravljački odbor                 upravljanje osobljem provode se pod jednakim uvjetima koji
priprema za Komisiju mišljenje o prijavljenim kandidatima                vrijede i za dužnosnike i druge službenike Komisije.
koje je odabrao Savjetodavni odbor za imenovanja.
2.    Prije no što Komisija donese konačnu odluku, Upravljački           2.    U skladu s člankom 4. Pravilnika o osoblju, osoblje insti­
odbor daje mišljenje o kandidatima koje je odabrao Savjetodavni          tucija obavješćuje se o slobodnim radnim mjestima u Uredu
odbor za imenovanja u skladu s postupcima koji se primjenjuju            nakon što tijelo za imenovanje odluči popuniti to radno mjesto.
u Komisiji za radna mjesta višeg (razred A2) i srednjeg (razred
A3) rukovodstva.
                                                                         3.    U skladu s člankom 90. Pravilnika o osoblju, zahtjevi i
3.    Direktor obavješćuje Upravljački odbor o imenovanjima              pritužbe koji se odnose na izvršavanje ovlasti koje su direktoru
na radna mjesta (razredi A4 i A5) srednjeg rukovodstva koja              dodijeljene sukladno članku 11. ove Odluke podnose se pri
moraju biti izvršena u skladu s pravilima i postupcima na snazi          Općoj upravi za osoblje i upravu. Pravni lijek iz tih područja
u Komisiji.                                                              podnosi se protiv Komisije.
 ---pagebreak--- 01/Sv. 16             HR                                 Službeni list Europske unije                                                   95
                                                               POGLAVLJE V.
                                                          FINANCIJSKE ODREDBE
                                                                 Članak 16.
                                                            Financijska pitanja
              1.    Primjenjuje se glava V. dijela drugog Financijske uredbe.
              2.    Na prijedlog Upravljačkog odbora, a u vezi s proračunskim sredstvima koja su Uredu odobrena za
              izvršavanje zadaća i poslovanje, Komisija delegira ovlasti dužnosnika za ovjeravanje direktoru i postavlja
              ograničenja i uvjete koji se primjenjuju na tu delegaciju ovlasti.
                                                               POGLAVLJE VI.
                                                    KOORDINACIJA I PREISPITIVANJE
                             Članak 17.                                    2.    U okviru svojih zadaća jedinica za koordinaciju izvješćuje
                                                                           Upravljački odbor na njegov zahtjev.
                           Koordinacija
1.    Jedinica za koordinaciju koja je osnovana unutar Opće                                           Članak 18.
uprave za osoblje i upravu ima sljedeće zadaće:
                                                                                                    Preispitivanje
(a) pomagati Upravljačkom odboru u pripremi i praćenju sasta­              Predsjednik Upravljačkog odbora najkasnije šest mjeseci nakon
    naka i pomagati predsjedniku Odbora u redovitom praćenju               isteka treće pune godine od početka djelovanja Ureda podnosi
    odnosa s direktorom;                                                   Kolegiju Komisije, pod vodstvom člana koji je odgovoran za
                                                                           osoblje i upravu, detaljnu analizu djelovanja Ureda tijekom
(b) pomagati direktoru u izvršavanju njegovih dužnosti uz                  tog razdoblja. Ta analiza prema potrebi može sadržavati prije­
    poštovanje njegovih nadležnosti i prava, posebno u odno­               dloge izmjena ove Odluke.
    sima s Općom upravom za osoblje i upravu;
(c) osiguravati usklađenost rada Ureda u odnosu na druge
    administrativne urede Opće uprave za osoblje i upravu i s              Sastavljeno u Bruxellesu 6. studenoga 2002.
    ostalim službama Komisije, posebno s obzirom na njihovu
    organizaciju i politiku u pogledu osoblja;
                                                                                                               Za Komisiju
(d) osigurati da se pravila i prakse iz područja politike o osoblju
    koji su na snazi u Komisiji dosljedno i jedinstveno primje­                                               Neil KINNOCK
    njuju u Uredu.                                                                                            Potpredsjednik