CELEX: 32011D0929(01)
Language: it
Date: 2011-09-29 00:00:00
Title: Decisione relativa al codice di buona condotta amministrativa

29.9.2011   
            
            
               IT
            
            
               Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
            
            
               C 285/3
            
         DECISIONE RELATIVA AL CODICE DI BUONA CONDOTTA AMMINISTRATIVA
   2011/C 285/03
   
      Introduzione
   
   Il 6 settembre 2001, il Parlamento europeo ha adottato una risoluzione mediante la quale si è approvato un codice di buona condotta amministrativa che le istituzioni ed organi comunitari, i loro amministratori ed i loro funzionari dovranno rispettare nelle proprie relazioni con il pubblico.
   Il codice tiene in considerazione i principi del diritto amministrativo europeo contenuti nella giurisprudenza della Corte di giustizia ed inoltre trae ispirazione dagli ordinamenti nazionali.
   
      Lo statuto del codice
   
   La carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea è stata proclamata nel corso del vertice di Nizza, nel dicembre 2000 ed è ora divenuta parte II del trattato che adotta una costituzione per l’Europa.
   La carta comprende, come diritti fondamentali della cittadinanza, il diritto ad una buona amministrazione (articolo 41) ed il diritto di sottoporre al Mediatore dell’Unione casi di cattiva amministrazione nell’azione delle istituzioni o degli organi comunitari (articolo 43).
   L’obiettivo di questo codice è di spiegare in maniera il più possibile dettagliata ciò che il diritto alla buona amministrazione menzionato nella carta significhi nella pratica.
   
      Il codice di buona condotta amministrativa per il personale del Cedefop
   
   a)   Servizio di qualità
   
   Il Cedefop e il suo personale sono tenuti a servire l’interesse comunitario e, pertanto, l’interesse pubblico.
   Il pubblico ha il diritto di attendersi un servizio di qualità ed un'amministrazione aperta, accessibile e gestita correttamente.
   Un servizio di qualità implica che il personale del Centro dia prova di cortesia, oggettività e imparzialità.
   b)   Oggetto
   
   Per permettere al Cedefop di adempiere ai propri obblighi di buona condotta amministrativa, in particolare nei contatti con il pubblico, il Centro si impegna a rispettare i criteri di buona condotta amministrativa stabiliti nel presente codice e a ispirarsi ad essi nell'attività quotidiana, al fine di migliorare il servizio offerto ai cittadini europei.
   c)   Ambito di applicazione
   
   Il presente codice vincola tutto il personale soggetto allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti. Tuttavia, anche le persone con un contratto di diritto privato, gli esperti distaccati delle amministrazioni nazionali, i tirocinanti, ecc., che lavorano per il Cedefop, dovranno attenersi al presente codice nella loro attività quotidiana.
   Le relazioni tra il Cedefop e il suo personale sono disciplinate esclusivamente dallo statuto e dal regime applicabile agli altri agenti.
   Articolo 1
   Disposizione generale
   Nei suoi rapporti con il pubblico, il personale del Cedefop rispetta i principi stabiliti nella presente decisione e che compongono il Codice di buona condotta amministrativa, denominato in appresso «il Codice».
   Articolo 2
   Ambito personale di applicazione
   1.   Il Codice si applica a tutti i funzionari ed altri agenti, per i quali vigono lo statuto dei funzionari e le regolamentazioni applicabili agli altri agenti, nei loro rapporti con il pubblico. Di seguito il termine funzionari si riferisce sia ai funzionari che agli altri agenti.
   2.   Il Cedefop adotta le misure necessarie per far sì che le disposizioni previste dal presente Codice si applichino alle altre persone alle sue dipendenze, quali persone impiegate con contratto di diritto privato, esperti di amministrazioni nazionali in commissioni di servizio e tirocinanti.
   3.   Il termine pubblico si riferisce alle persone fisiche e giuridiche, a prescindere che abbiano o meno la propria residenza o sede registrata in uno Stato membro.
   Articolo 3
   Ambito materiale di applicazione
   1.   Il presente Codice contiene i principi generali di buona condotta amministrativa che si applicano a tutti i rapporti dei funzionari con il pubblico, a meno che non siano disciplinati da disposizioni specifiche.
   2.   I principi esposti nel presente Codice non si applicano ai rapporti tra l’istituzione e i suoi funzionari, in quanto tali rapporti sono disciplinati dallo statuto del personale e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee.
   Articolo 4
   Legalità
   Il funzionario agisce secondo la legge ed applica le norme e le procedure previste dalla legislazione comunitaria. Il funzionario vigila in particolare affinché le decisioni che incidono sui diritti o sugli interessi dei singoli abbiano un fondamento di legge e che il loro contenuto sia conforme alla legge.
   Articolo 5
   Assenza di discriminazione
   1.   Nel trattare le richieste del pubblico e nell’adottare decisioni, il funzionario garantisce che sia rispettato il principio della parità di trattamento. I membri del pubblico che si trovano nella stessa situazione sono trattati in modo identico.
   2.   Se si verificano diversità di trattamento, il funzionario garantisce che ciò sia giustificato dagli aspetti obiettivi e pertinenti del caso in questione.
   3.   In particolare, il funzionario evita qualsiasi discriminazione ingiustificata tra membri del pubblico basata su nazionalità, sesso, razza o origine etnica, religione o credo, handicap, età od orientamento sessuale.
   Articolo 6
   Proporzionalità
   1.   Nell’adottare decisioni, il funzionario assicura che le misure adottate siano proporzionali all’obiettivo voluto.
   In particolare il funzionario evita di limitare i diritti dei cittadini o di imporre loro oneri, qualora non esista una ragionevole relazione tra tali restrizioni od oneri e la finalità dell’azione.
   2.   Nell’adottare decisioni, il funzionario deve raggiungere il giusto equilibrio tra gli interessi dei singoli e l’interesse pubblico in generale.
   Articolo 7
   Assenza di abuso di potere
   Le competenze sono esercitate unicamente per le finalità per le quali sono state conferite dalle disposizioni applicabili. In particolare il funzionario evita di utilizzare tali poteri per finalità prive di fondamento di legge o che non siano giustificate dall’interesse generale.
   Articolo 8
   Imparzialità e indipendenza
   1.   Il funzionario è imparziale e indipendente. Il funzionario si astiene da qualsiasi azione arbitraria che abbia effetti negativi su membri del pubblico, nonché da qualsiasi trattamento preferenziale quali che ne siano i motivi.
   2.   Il funzionario non è condizionato da alcuna influenza esterna di qualsiasi tipo, comprese le influenze politiche, né da interessi personali.
   3.   Il funzionario si astiene dal partecipare all’adozione di una decisione su questioni riguardanti i propri interessi, o quelli di familiari, parenti, amici e conoscenti.
   Articolo 9
   Obiettività
   Nell’adottare decisioni, il funzionario tiene conto dei fattori pertinenti e assegna a ciascuno di essi il proprio peso adeguato ai fini della decisione, ignorando qualsiasi elemento irrilevante.
   Articolo 10
   Legittime aspettative e coerenza
   1.   Il funzionario è coerente con il proprio comportamento amministrativo nonché con l’azione amministrativa del Cedefop. Il funzionario segue le normali prassi del Cedefop, a meno che non vi siano legittimi motivi per discostarsi da esse in un caso specifico, motivi che devono essere specificati per iscritto.
   2.   Il funzionario rispetta le legittime e ragionevoli aspettative che membri del pubblico nutrono sulla base dei precedenti comportamenti del Cedefop.
   Articolo 11
   Equità
   Il funzionario opera in modo imparziale, equo e ragionevole.
   Articolo 12
   Cortesia
   1.   Nei suoi rapporti con il pubblico, il funzionario dà prova di spirito di servizio, correttezza, e disponibilità. Nel rispondere alla corrispondenza, a chiamate telefoniche e posta elettronica, il funzionario cerca di rendersi utile il più possibile e di rispondere alle domande postegli conformemente agli obblighi professionali cui è vincolato in qualità di membro del personale.
   2.   Se il funzionario non è responsabile per la materia in questione, egli indirizza il cittadino al funzionario competente.
   3.   Se si verifica un errore che lede i diritti o gli interessi di un membro del pubblico, il funzionario è tenuto a scusarsi.
   Articolo 13
   Risposta alle lettere nella lingua del cittadino
   Il funzionario fa sì che ogni cittadino dell’Unione o qualsiasi membro del pubblico che scrive all’istituzione in une delle lingue previste dal trattato riceva una risposta nella stessa lingua.
   Articolo 14
   Avviso di ricevimento e indicazione del funzionario competente
   1.   Per ogni lettera o denuncia indirizzata al Centro viene inviato un avviso di ricevimento entro un termine di 15 giorni lavorativi, tranne i casi in cui può essere trasmessa una risposta nel merito entro tale termine.
   2.   La risposta o avviso di ricevimento riporterà il nome e il numero di telefono del funzionario che si occupa della questione nonché il servizio cui appartiene.
   3.   Non è necessario inviare un avviso di ricevimento o rispondere a lettere o denunce inopportune in ragione del loro numero eccessivo o perché ripetitive o prive di significato.
   Articolo 15
   Obbligo di trasmissione al servizio competente dell’istituzione
   1.   Se una lettera o una denuncia destinata al Centro è indirizzata trasmessa a una direzione o unità che non è competente a trattare il caso, i suoi servizi fanno sì che il fascicolo sia trasmesso senza indugio al servizio competente del Cedefop.
   2.   Il servizio che ha inizialmente ricevuto la lettera o la denuncia informa l’autore di tale trasmissione indicando il nome e il numero di telefono del funzionario al quale il fascicolo è stata trasmesso.
   Articolo 16
   Diritto di essere ascoltato e di rilasciare dichiarazioni
   1.   Nei casi in cui siano coinvolti i diritti o gli interessi di persone fisiche, il funzionario fa sì che, in ogni fase del processo decisionale, sia rispettato il diritto alla difesa.
   2.   Ogni membro del pubblico ha il diritto, nei casi in cui deve essere presa una decisione che incide sui suoi diritti, di presentare commenti scritti e, se del caso, di presentare osservazioni orali prima che la decisione sia adottata.
   Articolo 17
   Termine ragionevole per l’adozione di decisioni
   1.   Il funzionario assicura che sia presa una decisione su ogni richiesta o denuncia indirizzata al Cedefop entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre i due mesi dalla data di ricevimento. La stessa norma si applica alle risposte a lettere provenienti da membri del pubblico.
   2.   Qualora, a causa della complessità delle questioni sollevate, una richiesta o una denuncia indirizzata al Centro non possa essere oggetto di una decisione entro il termine summenzionato, il funzionario ne informa quanto prima l’autore. In tal caso, una decisione deve essere notificata all’autore nel più breve tempo possibile.
   Articolo 18
   Obbligo di indicare i motivi delle decisioni
   1.   Qualsiasi decisione del Centro che possa ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica indica i motivi sui quali essa si basa specificando chiaramente i fatti pertinenti e la base giuridica della decisione.
   2.   Il funzionario evita di adottare decisioni basate su motivi vaghi o più sommari che non contengano un ragionamento individuale.
   3.   Qualora, a causa del gran numero di persone interessate da decisioni identiche, non sia possibile comunicare in modo dettagliato i motivi della decisione e siano pertanto elaborate risposte standard, il funzionario si impegna a trasmettere in un secondo tempo un ragionamento individuale al cittadino che ne faccia espressamente richiesta.
   Articolo 19
   Indicazione delle possibilità di ricorso
   1.   Una decisione del Cedefop che possa ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica contiene un’indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la decisione. Essa indica in particolare la natura dei mezzi di ricorso, gli organismi presso i quali possono essere esperiti, nonché i termini per farlo.
   2.   In particolare, le decisioni fanno riferimento alla possibilità di avviare procedure giudiziarie e presentare denunce dinanzi al Mediatore alle condizioni indicate rispettivamente agli articoli 263 e 228 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.
   Articolo 20
   Notifica della decisione
   1.   Il funzionario garantisce che le decisioni che ledono i diritti o gli interessi di individui siano notificate per iscritto alla persona o alle persone interessate, non appena la decisione è adottata.
   2.   Il funzionario si astiene dal comunicare la decisione ad altre fonti prima che le persone o le persone interessate ne siano informate.
   Articolo 21
   Tutela dei dati
   1.   Il funzionario che tratta dati personali riguardanti un cittadino rispetta i principi stabiliti nel regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (1), concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati.
   2.   Il funzionario evita in particolare di utilizzare dati personali per finalità illecite o di trasmettere tali dati a persone non autorizzate.
   Articolo 22
   Richieste di informazioni
   1.   Qualora sia competente per la materia in questione, il funzionario fornisce a membri del pubblico le informazioni richieste. Il funzionario fa in modo che le informazioni comunicate siano chiare e comprensibili.
   2.   Qualora una richiesta di informazioni orale sia troppo complessa o troppo estesa, il funzionario invita l’interessato a formulare la propria domanda per iscritto.
   3.   Se un funzionario, per motivi di riservatezza, non può fornire le informazioni richieste, egli, conformemente all’articolo 18 del presente Codice, indica all’interessato i motivi per i quali non può comunicare le informazioni.
   4.   Per richieste di informazioni su questioni per le quali non è competente, il funzionario indirizza il richiedente alla persona competente indicandogli nome e numero di telefono. Per richieste di informazioni riguardanti un’altra istituzione od organismo comunitario, il funzionario indirizza il richiedente a tale istituzione od organismo.
   5.   In funzione dell’oggetto della richiesta, il funzionario indirizza, se del caso, il richiedente al servizio competente del Cedefop a fornire informazioni al pubblico.
   Articolo 23
   Richieste di accesso del pubblico a documenti
   1.   A seguito di richieste di accesso ai documenti, il funzionario dà accesso a tali documenti, di maniera conforme ai principi generali e ai limiti enunciati nel regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).
   2.   Se il funzionario non può ottemperare a una richiesta orale di accesso a documenti, egli invita il cittadino a formulare tale richiesta per iscritto.
   Articolo 24
   Tenuta di registri idonei
   I dipartimenti del Cedefop tengono idonei registri della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti che ricevono e delle misure che adottano.
   Articolo 25
   Accesso del pubblico al Codice
   1.   Il Cedefop adotta le misure necessarie per far sì che il presente Codice goda della più ampia pubblicità possibile tra i cittadini. In particolare assicura la diffusione di un opuscolo che contenga una presentazione del Codice e il testo integrale allegato.
   2.   Il Cedefop fornisce una copia del presente Codice a qualsiasi cittadino ne faccia richiesta.
   Articolo 26
   Diritto di presentare denuncia dinanzi al Mediatore europeo
   Qualsiasi inadempienza da parte di un funzionario nell’ottemperare ai principi enunciati nel presente Codice può essere oggetto di una denuncia dinanzi al Mediatore europeo conformemente all’articolo 228 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea nonché allo statuto del Mediatore europeo (3).
   Articolo 27
   Entrata in vigore
   La presente decisione ha efficacia a decorrere dal 1o luglio 2011 e sostituisce le decisioni precedenti, nonché il codice di buona condotta amministrativa pubblicato nel 2005. La sua pubblicazione avverrà sulla Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
   
      Salonicco, 22 giugno 2011
      
         
            Per il Cedefop
         
         Christian F. LETTMAYR
         
            Direttore facente funzione
         
         Tarja RIIHIMÄKI
         
            Presidente del consiglio di amministrazione
         
      
   
   
      (1)  GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.
   
      (2)  GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.
   
      (3)  Decisione 94/262/CECA, CE, Euratom, del Parlamento europeo sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore (GU L 113 del 4.5.1994, pag. 15).