CELEX: 32019D1961
Language: da
Date: 2019-10-17 00:00:00
Title: Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2019/1961 af 17. oktober 2019 om gennemførelsesbestemmelser om håndtering af informationer, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL og SECRET UE/EU SECRET

2.12.2019   
               
               
                  DA
               
               
                  Den Europæiske Unions Tidende
               
               
                  L 311/1
               
            
         KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU, Euratom) 2019/1961
         af 17. oktober 2019
         om gennemførelsesbestemmelser om håndtering af informationer, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL og SECRET UE/EU SECRET
         EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
         under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 249,
         under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 106,
         under henvisning til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/443 af 13. marts 2015 om sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen (1),
         under henvisning til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 af 13. marts 2015 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (2),
         under henvisning til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen (3), og
         ud fra følgende betragtninger:
         
                     (1)
                  
                  
                     Afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 finder anvendelse på alle kommissionstjenestegrene og på alle Kommissionens lokaliteter.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     De sikkerhedsforanstaltninger, der træffes for at beskytte EU-klassificerede informationer (EUCI), skal gennem hele livscyklussen svare til informationernes sikkerhedsklassifikation.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Det fremgår af artikel 4, stk. 3, artikel 19, stk. 1, litra c), og artikel 22 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444, at der med henblik på at supplere og fremme afgørelsens gennemførelse skal fastsættes gennemførelsesbestemmelser, der bl.a. omfatter en klassifikationsvejledning, kompensationsforanstaltninger for håndtering af EUCI uden for et sikret område eller et administrativt område samt bestemmelser om udsteders ansvar.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Der vedtages om nødvendigt gennemførelsesbestemmelser for at supplere eller understøtte afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 i overensstemmelse med artikel 60 i nævnte afgørelse.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     De sikkerhedsforanstaltninger, der træffes for at gennemføre nævnte afgørelse, skal være i overensstemmelse med principperne for sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen, der er omhandlet i artikel 3 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/443.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Rådet, Kommissionen og Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik er enige om at sikre størst mulig konsekvens i anvendelsen af sikkerhedsreglerne, hvad angår beskyttelse af EUCI, samtidig med at der tages hensyn til deres specifikke institutionelle og organisatoriske behov i overensstemmelse med de erklæringer, der er knyttet til protokollen for Rådets samling, hvor Rådets afgørelse 2013/488/EU (4) blev vedtaget.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Den 4. maj 2016 vedtog Kommissionen en afgørelse (5) om bemyndigelse af Kommissionens medlem med ansvar for sikkerhedsanliggender til på Kommissionens vegne og ansvar at vedtage de gennemførelsesbestemmelser, der henvises til i artikel 60 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 —
                  
               VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
         KAPITEL 1
         
            ALMINDELIGE BESTEMMELSER
         
         
            Artikel 1
            Genstand og anvendelsesområde
            
               1.   I denne afgørelse fastsættes betingelserne for at håndtere EU-klassificerede informationer (EUCI) med klassifikationsgraden CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) og SECRET UE/EU SECRET (7) i overensstemmelse med afgørelse (EU, Euratom) 2015/444.
            
            
               2.   Denne afgørelse finder anvendelse på alle kommissionstjenestegrene og på alle Kommissionens lokaliteter.
            
         
         
            Artikel 2
            Kriterier for adgang til CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   Der kan gives adgang til informationer, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, efter at:
               
                           a)
                        
                        
                           det er konstateret, at en person har behov for at have adgang til visse CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer for at kunne udføre en arbejdsfunktion eller arbejdsopgave for Europa-Kommissionen
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           personen er blevet orienteret om reglerne og de relevante sikkerhedsstandarder samt retningslinjerne for beskyttelse af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           personen har anerkendt sit ansvar for at beskytte de pågældende informationer og
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           personen af Kommissionens sikkerhedsmyndighed er blevet sikkerhedsautoriseret til at få adgang til EUCI op til den relevante grad og frem til en angiven dato, jf. artikel 10, stk. 1, nr. 3), i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444.
                        
                     
            
               2.   Kommissionens praktikanter må ikke pålægges opgaver, der forudsætter, at de har adgang til CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer.
            
            
               3.   Adgang skal tilbageholdes eller tillades for andre kategorier af ansatte i overensstemmelse med tabellen i bilaget.
            
         
         KAPITEL 2
         
            UDARBEJDELSE AF CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- OG SECRET UE/EU SECRET-INFORMATIONER
         
         
            Artikel 3
            Udstederen
            Selv om udsteder, som omhandlet i artikel 1 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444, er en EU-institution, et EU-agentur, et EU-organ, en medlemsstat, et tredjeland eller en international organisation, under hvis myndighed der er udarbejdet og/eller bragt klassificerede informationer ind i Unionens strukturer, behøver ophavsmanden til CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationerne ikke nødvendigvis at være den samme.
         
         
            Artikel 4
            Tildeling af klassifikationsgrad
            
               1.   Ansatte, som udfærdiger et dokument på grundlag af informationer som omhandlet i artikel 1, skal altid tage stilling til, om deres dokument skal klassificeres. Klassificering af et dokument som EUCI indebærer udsteders vurdering af og beslutning om, hvorvidt videregivelse af dokumentet til uautoriserede personer vil kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af medlemsstaternes interesser skade. Hvis en ophavsmand på nogen måde er i tvivl om, hvorvidt det dokument, vedkommende udarbejder, er berettiget til at blive klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, bør vedkommende konsultere den ansvarlige kontorchef eller direktør.
            
            
               2.   Et dokument klassificeres som minimum CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, hvis dets uautoriserede videregivelse bl.a.:
               
                           a)
                        
                        
                           vil kunne påføre de diplomatiske forbindelser materiel skade, dvs. medføre formelle protester eller andre sanktioner
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           vil kunne anfægte den enkeltes sikkerhed eller frihed
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           vil kunne skade medlemsstaternes eller andre bidragyderes udsendte personales operationelle effektivitet eller sikkerhed eller værdifulde sikkerheds- eller efterretningsoperationers effektivitet
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           i væsentlig grad vil kunne undergrave større organisationers levedygtighed
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           kunne skade efterforskningen af eller fremme alvorlig kriminalitet
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           i væsentlig grad vil kunne modarbejde Unionens eller medlemsstaternes finansielle, monetære, økonomiske og kommercielle interesser
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           i alvorlig grad vil kunne stå i vejen for udviklingen eller gennemførelsen af Unionens vigtigste politikker
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           vil kunne nedlukke Unionens aktiviteter eller på anden måde i væsentlig grad forstyrre disse
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           vil kunne føre til, at informationer i en højere klassifikationsgrad afsløres.
                        
                     
            
               3.   Informationer klassificeres som minimum SECRET UE/EU SECRET, hvis dets uautoriserede videregivelse bl.a.:
               
                           a)
                        
                        
                           vil kunne skabe internationale spændinger
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           i alvorlig grad vil kunne skade forbindelserne med tredjelande eller internationale organisationer
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           vil kunne være direkte livstruende eller i alvorlig grad kunne skade den offentlige orden eller anfægte den enkeltes sikkerhed eller frihed
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           i alvorlig grad vil kunne skade medlemsstaternes eller andre bidragyderes udsendte personales operationelle effektivitet eller sikkerhed eller meget værdifulde sikkerheds- eller efterretningsoperationers fortsatte effektivitet
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           i væsentlig grad vil kunne skade Unionens eller medlemsstaternes finansielle, monetære, økonomiske og kommercielle interesser
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           vil kunne føre til, at informationer i en højere klassifikationsgrad afsløres.
                        
                     
            
               4.   Udstedere kan beslutte at tildele en standardklassifikationsgrad til de kategorier af informationer, som de udarbejder regelmæssigt. De skal dog sikre, at de enkelte informationer gives den rette klassifikationsgrad.
            
         
         
            Artikel 5
            Behandling af udkast
            
               1.   Informationer skal klassificeres, så snart de produceres. Personlige noter, foreløbige udkast eller beskeder, der indeholder informationer, som berettiger klassifikationsgraden CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, skal mærkes som sådanne fra starten og udarbejdes og håndteres i overensstemmelse med denne afgørelse.
            
            
               2.   Hvis det endelige dokument ikke længere berettiger den oprindelige klassifikationsgrad, skal det afklassificeres.
            
         
         
            Artikel 6
            Registrering af kildemateriale
            For at gøre udøvelsen af udstederkontrol mulig, jf. artikel 14, fører udstedere af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter et register over alle klassificerede kilder, der er benyttet til produktionen af klassificerede dokumenter, herunder nærmere oplysninger om kilder, der oprindeligt er fra EU-medlemsstater, internationale organisationer eller tredjelande. Om nødvendigt mærkes aggregerede klassificerede informationer på en sådan måde, at identifikationen af udstederne af det anvendte klassificerede kildemateriale bevares.
         
         
            Artikel 7
            Klassificering af dele af et dokument
            
               1.   Et dokuments samlede klassifikationsgrad skal mindst være den samme som den del, der har den højeste klassifikationsgrad, jf. artikel 22, stk. 6, i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444. Hvis informationerne er indsamlet fra forskellige kilder, skal det endelige samlede produkt tages op til revision for at fastlægge dets samlede klassifikationsgrad, da det kan berettige til en højere klassifikationsgrad end de enkelte deles klassifikationsgrad.
            
            
               2.   Dokumenter, der indeholder klassificerede og ikkeklassificerede dele, struktureres og mærkes, så dele med forskellige klassifikationsgrader og/eller følsomhedsgrader let kan identificeres og udskilles, hvis det er nødvendigt. Dette skal gøre det muligt at håndtere de enkelte dele korrekt, hvis de adskilles fra de øvrige dele.
            
         
         
            Artikel 8
            Fuldstændig klassifikationsmærkning
            
               1.   Informationer, som berettiger klassifikation, skal mærkes og håndteres som sådanne uanset deres fysiske form. Klassifikationsgraden meddeles modtagerne tydeligt enten ved en klassifikationsmærkning, såfremt informationerne meddeles skriftligt, hvad enten det er på papir, et transportabelt lagringsmedie eller i et kommunikations- og informationssystem (CIS), eller ved at der gives oplysning om den, såfremt informationerne meddeles mundtligt, f.eks. i forbindelse med en samtale eller præsentation. Klassificeret materiale mærkes fysisk, således at sikkerhedsklassifikationen let kan identificeres.
            
            
               2.   På dokumenter skrives den fulde klassifikationsmærkning CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET fuldt ud på fransk og engelsk (fransk først) med blokbogstaver, jf. stk. 3. Mærkningen oversættes ikke til andre sprog.
            
            
               3.   Klassifikationsmærkningen CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET anbringes som følger:
               
                           a)
                        
                        
                           centreret på top og bund af hver side i dokumentet
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           den fulde klassifikationsmærkning på en linje uden mellemrum på hver side af skråstregen
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           med blokbogstaver, sort, skrifttype Times New Roman 16 (hvis det er muligt, men mindst 14), fed og omgivet af en kant på hver side.
                        
                     
            
               4.   Når der udarbejdes et CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokument:
               
                           a)
                        
                        
                           skal hver side være tydeligt mærket med klassifikationsgraden
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           skal hver side nummereres
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           skal dokumentet være forsynet med et referencenummer, et registreringsnummer og et emne, der ikke i sig selv er en klassificeret information, medmindre det er mærket som sådan
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           skal alle bilag så vidt muligt være angivet på første side og
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           skal dokumentet være forsynet med datoen for udarbejdelsen.
                        
                     
            
               5.   Hvis det er muligt, angives SECRET UE/EU SECRET-mærkningen med rødt.
            
         
         
            Artikel 9
            Forkortede C-UE/EU-C- og S-UE/EU-S-klassifikationsmærkninger
            Forkortelserne C-UE/EU-C og S-UE/EU-S kan benyttes til at angive klassifikationsgraden for de enkelte dele af et CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokument eller i tilfælde, hvor den fulde klassifikationsmærkning ikke kan indsættes, f.eks. på et lille mobilt lagringsmedie. De kan benyttes i brødteksten, hvor gentagen brug af de fulde klassifikationsmærkninger er besværlig. Forkortelserne må ikke benyttes i stedet for den fulde klassifikationsmærkning i dokumentets sidehoved og sidefod.
         
         
            Artikel 10
            Andre sikkerhedsangivelser
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter kan have andre mærkninger eller »sikkerhedsangivelser«, der f.eks. præciserer, hvilket område dokumentet vedrører, eller angiver en særlig distribution på need to know-basis. Følgende er et eksempel:
               
                           
                              KAN VIDEREGIVES TIL LIECHTENSTEIN
                           
                        
                     
            
               2.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRETRESTREINT UE/EU RESTRICTED-dokumenter kan have en sikkerhedspåtegning, der giver specifikke instruktioner om, hvordan dokumenterne skal håndteres og forvaltes.
            
            
               3.   Hvis det er muligt, angives eventuelle betingelser for at nedklassificere eller afklassificere dokumentet på første side på det tidspunkt, hvor det udarbejdes. Følgende mærkning kan f.eks. benyttes:
               
                           
                              SECRET UE/EU SECRET
                           
                           until [dd.mm.yyyy]
                           and RESTREINT UE/EU RESTRICTED
                           
                           thereafter
                        
                     
         
         
            Artikel 11
            Elektronisk behandling
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter udarbejdes ved hjælp af elektroniske midler, hvis sådanne er til rådighed.
            
            
               2.   Når der udarbejdes CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, anvender Kommissionens ansatte CIS, der er akkrediteret til den tilsvarende klassifikationsgrad eller til en højere klassifikationsgrad. Ansatte konsulterer deres lokale sikkerhedsansvarlige (LSO), hvis der hersker tvivl om, hvilket CIS der skal anvendes. I samråd med Kommissionens sikkerhedsmyndighed kan der i nødsituationer eller i specifikke tekniske konfigurationer anvendes specifikke procedurer.
            
            
               3.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter, herunder udkast, som omhandlet i artikel 5, må ikke sendes med e-mail, trykkes eller scannes på standardprintere eller standardscannere eller håndteres på de ansattes personlige udstyr. Kun printere og fotokopieringsmaskiner, der er forbundet til uafhængige computere, som er beskyttet mod elektromagnetiske emissioner, eller til et akkrediteret system, må anvendes til at trykke CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokumenter.
            
         
         
            Artikel 12
            Registrering af hensyn til sikkerheden
            
               1.   Informationer, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, registreres af hensyn til sikkerheden forud for distributionen og ved modtagelsen. De registreres:
               
                           —
                        
                        
                           når de ankommer til eller forlader en organisatorisk enhed, og
                        
                     
                           —
                        
                        
                           når de overføres til eller forlader et CIS.
                        
                     
            
               2.   Registreringen kan foretages på papir eller i elektroniske logbøger.
            
            
               3.   Hvis informationerne håndteres elektronisk i et CIS, kan registreringsprocedurerne gennemføres ved processer i selve CIS'et. I så fald skal CIS'et omfatte foranstaltninger, der sikrer logbøgernes integritet.
            
            
               4.   Den arkivansvarlige fører et register, der som minimum indeholder følgende oplysninger for hvert dokument:
               
                           a)
                        
                        
                           datoen for det endelige klassificerede dokuments registrering
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           klassifikationsgraden
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           hvis det er relevant, datoen for klassifikationsgradens ophør
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           navnet på den udstedende tjenestegren
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           modtageren eller modtagerne
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           emnet
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           den udstedende tjenestegrens referencenummer for dokumentet
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           registreringsnummeret
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           antal videregivne eksemplarer
                        
                     
                           j)
                        
                        
                           hvis det er muligt, fortegnelsen over de kilder, der er anvendt til udarbejdelsen af dokumentet
                        
                     
                           k)
                        
                        
                           datoen for, hvornår dokumentet nedklassificeres eller afklassificeres og
                        
                     
                           l)
                        
                        
                           nærmere oplysninger om destruktion (sted, dato, metode, tilsyn og destruktionsattest).
                        
                     
         
         
            Artikel 13
            Distribution
            Afsenderen af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokumenter afgør, hvem informationerne skal distribueres til på grundlag af deres need to know. Der udarbejdes en distributionsliste for at fremme håndhævelsen af need to know-princippet.
         
         KAPITEL 3
         
            HÅNDTERING AF EKSISTERENDE CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- OG SECRET UE/EU SECRET-INFORMATIONER
         
         
            Artikel 14
            Udstederkontrol
            
               1.   Udsteder har »udstederkontrol« over de CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer, udstederen har udarbejdet. Der skal forudgående indhentes skriftligt samtykke fra udsteder, før informationerne kan:
               
                           a)
                        
                        
                           afklassificeres eller nedklassificeres
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           anvendes til andre formål end dem, der er fastsat af udstederen
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           videregives til et tredjeland eller en international organisation
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           videregives til en part uden for Kommissionen, men inden for EU, eller
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           videregives til en kontrahent eller en potentiel kontrahent i et tredjeland.
                        
                     
            
               2.   Den, der er i besiddelse af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer, er en behørigt autoriseret person, der har fået adgang til de klassificerede informationer for at kunne udføre sine opgaver. Vedkommende er ansvarlig for den korrekte håndtering, lagring og beskyttelse heraf i overensstemmelse med afgørelse (EU, Euratom) 2015/444. I modsætning til udstedere af klassificerede informationer er den, der er i besiddelse af dem, ikke bemyndiget til at beslutte, om CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer kan nedklassificeres, afklassificeres eller videregives.
            
            
               3.   Hvis udstederen af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer ikke kan identificeres, skal den kommissionstjenestegren, som er i besiddelse af de klassificerede informationer, udøve udstederkontrol. Kommissionens sikkerhedsekspertgruppe skal konsulteres, før CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer videregives til et tredjeland eller en international organisation.
            
         
         
            Artikel 15
            CIS, der er egnet til at håndtere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer håndteres og overføres ved hjælp af elektroniske midler, hvis sådanne er til rådighed. Der må kun anvendes CIS og udstyr, der af Kommissionens sikkerhedsakkrediteringsmyndighed er akkrediteret til at håndtere informationer i den pågældende eller en højere klassifikationsgrad.
            
            
               2.   Hvis en kommissionstjenestegren har det rette udstyr til at håndtere og sende informationer med disse klassifikationsgrader, bistår den andre kommissionsenheder med at håndtere og sende informationer korrekt, i det omfang den er i stand til det.
            
         
         
            Artikel 16
            Specifikke foranstaltninger for CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer på mobile lagringsmedier
            
               1.   Brugen af mobile lagringsmedier skal kontrolleres strengt, og der skal kunne gøres rede for den. Kun mobile lagringsmedier, som er udleveret af Kommissionen og krypteret af et produkt, som er godkendt af Kommissionens sikkerhedsmyndighed, må anvendes. Personlige mobile lagringsmedier og medier, der udleveres gratis på konferencer, seminarer osv., må ikke benyttes til at videregive klassificerede informationer. Om muligt benyttes TEMPEST-sikrede mobile lagringsmedier i overensstemmelse med Kommissionens sikkerhedsmyndigheds vejledning.
            
            
               2.   Hvis et klassificeret dokument håndteres eller lagres elektronisk på mobile lagringsmedier, såsom USB-nøgler, CD'er eller hukommelseskort, skal klassifikationsmærkningen være tydeligt angivet på selve informationerne, i filnavnet og på det mobile lagringsmedie.
            
            
               3.   Ansatte skal huske, at hvis mange klassificerede informationer lagres på mobile lagringsmedier, kan det være berettiget at give udstyret en højere klassifikationsgrad.
            
            
               4.   Kun CIS, der er behørigt akkrediteret, må anvendes til at overføre CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer til eller fra mobile lagringsmedier.
            
            
               5.   Når sådanne informationer downloades til mobile lagringsmedier, sikres det særlig omhyggeligt, at medierne ikke indeholder vira eller malware forud dataoverførslen.
            
            
               6.   Mobile lagringsmedier håndteres, hvor det relevant, i overensstemmelse med eventuelle operationelle sikkerhedsprocedurer vedrørende det anvendte krypteringssystem.
            
            
               7.   Dokumenter, der er lagret på mobile lagringsmedier, og som ikke længere er nødvendige eller er blevet overført til et passende CIS, skal fjernes eller slettes sikkert ved hjælp af godkendte produkter eller metoder. Medmindre de mobile lagringsmedier opbevares i et passende pengeskab, skal de destrueres, når de ikke længere skal bruges. Enhver destruktion eller sletning skal ske efter en metode, der er i overensstemmelse med Kommissionens sikkerhedsregler. Der føres en opgørelse over alle mobile medier, og deres destruktion registreres.
            
         
         
            Artikel 17
            Håndtering og lagring af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   I henhold til artikel 19, stk. 3, litra a), i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 skal CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer håndteres i et sikret område (8).
            
            
               2.   Ifølge artikel 19, stk. 3, litra b), i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 kan oplysningerne håndteres i et administrativt område (9), forudsat at EUCI er beskyttet mod uautoriserede personers adgang.
            
            
               3.   Oplysningerne kan håndteres uden for et sikret område eller et administrativt område, forudsat at den person, der er i besiddelse af informationerne, har lovet at overholde kompensationsforanstaltningerne, jf. artikel 19, stk. 3, litra c), i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444, der som minimum omfatter følgende:
               
                           —
                        
                        
                           CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter må ikke læses på offentlige steder
                        
                     
                           —
                        
                        
                           den, der er i besiddelse af EUCI, skal til enhver tid have personlig kontrol over dem
                        
                     
                           —
                        
                        
                           hvis dokumenterne foreligger i papirform, har den, der er i besiddelse af dem, underrettet det relevante arkiv om, at de klassificerede dokumenter håndteres uden for et sikret område eller et administrativt område
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dokumenterne skal opbevares i et passende aflåst pengeskab, når de ikke læses eller drøftes
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dørene til lokalet skal være lukkede, når dokumentet læses eller drøftes
                        
                     
                           —
                        
                        
                           de nærmere oplysninger i dokumentet må ikke drøftes pr. telefon via en ubeskyttet forbindelse eller i en e-mail
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dokumentet må ikke fotokopieres eller scannes af den, der er i besiddelse af det. Kun arkivet må tilvejebringe yderligere eksemplarer
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dokumentet må kun håndteres og opbevares midlertidigt uden for et administrativt eller sikret område i det tidsrum, der er absolut nødvendigt, hvorpå det skal returneres til arkivet
                        
                     
                           —
                        
                        
                           der skrives under på, at dokumentet er returneret
                        
                     
                           —
                        
                        
                           den, der er i besiddelse af det klassificerede dokument, må ikke smide det væk eller destruere det.
                        
                     
            
               4.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer skal opbevares i et sikret område i en sikkerhedscontainer eller et bokslokale.
            
            
               5.   Yderligere vejledning fås hos den lokale sikkerhedsansvarlige (LSO) i den relevante kommissionstjenestegren.
            
            
               6.   Enhver mistanke om eller faktiske sikkerhedshændelse, der involverer dokumentet, indberettes til LSO'en hurtigst muligt.
            
         
         
            Artikel 18
            Kopiering og oversættelse af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer kan kopieres eller oversættes efter instruks fra den, der er i besiddelse af informationerne, forudsat at udstederen ikke har stillet særlige betingelser herfor. Der må dog ikke laves flere kopier, end hvad der er strengt nødvendigt.
            
            
               2.   Hvis kun dele af et klassificeret dokument gengives, gælder samme betingelser som ved kopiering af hele dokumentet. Uddrag skal klassificeres i samme grad, medmindre udstederen specifikt har klassificeret dem i en lavere grad eller mærket dem som uklassificerede.
            
            
               3.   De sikkerhedsforanstaltninger, der gælder for de oprindelige informationer, gælder også for kopier og oversættelser heraf.
            
         
         
            Artikel 19
            Generelle principper for transport af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer, som skal bruges uden for sikrede områder eller administrative områder, sendes så vidt muligt elektronisk ved hjælp af behørigt akkrediterede midler og/eller beskyttet af godkendte kryptoprodukter.
            
            
               2.   Afhængigt af hvilke midler der er til rådighed eller af de særlige omstændigheder, kan CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer håndbæres i form af papirdokumenter eller på mobile lagringsmedier. Brugen af mobile lagringsmedier til overførsel af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer skal foretrækkes frem for at sende papirdokumenter.
            
            
               3.   Der må kun anvendes mobile lagringsmedier, som er krypteret ved hjælp af et produkt, der er godkendt af Kommissionens sikkerhedsmyndighed. CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer på mobile lagringsmedier, der ikke er beskyttede ved hjælp af et krypteringsprodukt, som er godkendt af Kommissionens sikkerhedsmyndighed, håndteres på samme måde som en papirkopi.
            
            
               4.   En forsendelse kan indeholde mere end én pakke EUCI, forudsat at need to know-princippet overholdes.
            
            
               5.   Den emballage, der anvendes, skal sikre, at indholdet ikke kan ses. CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer transporteres i to lag uigennemsigtig emballage, såsom kuverter, uigennemsigtige mapper eller en dokumentmappe. Der må på den udvendige emballage ikke være nogen angivelse af, hvilket indhold eller hvilken klassifikationsgrad der er tale om. Den indvendige emballage skal være mærket som CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET. Af begge lag skal fremgå den tiltænkte modtagers navn, stillingsbetegnelse og adresse samt en returadresse, i tilfælde af at leveringen ikke kan foretages.
            
            
               6.   Ansatte eller kurerer, der håndbærer CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, skal være sikkerhedsautoriserede og være i besiddelse af et kurercertifikat.
            
            
               7.   Kuverten/emballagen må ikke åbnes undervejs. Kurerens sikkerhedsautorisation giver ikke vedkommende autorisation til at få adgang til indholdet af de klassificerede oplysninger.
            
            
               8.   Enhver sikkerhedshændelse, der involverer CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, som transporteres af ansatte eller kurerer, indberettes med henblik på efterfølgende undersøgelse til sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed via LSO'en i den relevante kommissionstjenestegren.
            
         
         
            Artikel 20
            Håndbåren transport af mobile lagringsmedier
            
               1.   Mobile lagringsmedier, der anvendes til transport af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer, ledsages af en følgeseddel med nærmere oplysning om de mobile lagringsmedier, der indeholder de klassificerede oplysninger, samt alle filer, der findes på dem, således at modtageren kan foretage den fornødne kontrol.
            
            
               2.   Kun de dokumenter, der skal videregives, må lagres på medierne. Alle de klassificerede informationer, der findes på f.eks. en USB-nøgle, skal være til den samme modtager. Afsenderen skal være opmærksom på, at store mængder klassificerede informationer, der er lagret på sådant udstyr, kan berettige en højere klassifikationsgrad for udstyret samlet set.
            
            
               3.   Kun mobile lagringsmedier med den rette klassifikationsmærkning må benyttes til at transportere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer.
            
            
               4.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, der er gemt på mobile lagringsmedier, skal registreres af hensyn til sikkerheden.
            
         
         
            Artikel 21
            Transport af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter inden for Kommissionens bygninger
            
               1.   Sikkerhedsautoriserede ansatte må gerne transportere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter inden for Kommissionens bygninger, men dokumenterne må ikke forlade bæreren eller læses offentligt.
            
            
               2.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter må ikke sendes med intern post.
            
         
         
            Artikel 22
            Transport af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter inden for Unionen
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer må transporteres af ansatte eller af Kommissionens kurerer over alt i Unionen, forudsat at de følger disse instruktioner:
               
                           a)
                        
                        
                           der anvendes uigennemsigtige dobbelte kuverter eller emballage til at transportere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer. Der må på ydersiden ikke være nogen angivelse af, hvilket indhold eller hvilken klassifikationsgrad der er tale om
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationerne må ikke forlade bæreren og
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           kuverten eller emballagen må ikke åbnes undervejs, og informationerne må ikke læses på offentlige steder.
                        
                     
            
               2.   Arkivansatte, som ønsker at sende CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-informationer til andre steder i Unionen, kan foranledige, at de transporteres på en af følgende måder:
               
                           —
                        
                        
                           med nationale posttjenester, der sporer forsendelsen, eller med visse kommercielle kurertjenester, der sikrer personlig håndbåren transport, forudsat at de opfylder kravene i artikel 24 i denne afgørelse
                        
                     
                           —
                        
                        
                           med militær, officiel eller diplomatisk kurer.
                        
                     
            
               3.   Ansatte, der ønsker at sende SECRET UE/EU SECRET-informationer til andre medlemsstater i EU, må foranledige med deres arkiv, at de transporteres med militær, officiel eller diplomatisk kurer, men ikke af posttjenester eller kommercielle kurerer.
            
            
               4.   Kommissionsansatte eller officielle kommissionskurerer, der transporterer CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, skal have et kurercertifikat for hver forsendelse, som er udstedt af den pågældende tjenestegrens arkiv, og som certificerer, at bæreren er autoriseret til at transportere forsendelsen.
            
         
         
            Artikel 23
            Transport af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET-informationer fra eller til et tredjelands område
            
               1.   Informationer, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, må håndbæres af ansatte mellem Unionens område og et tredjelands område.
            
            
               2.   Arkivansatte kan foranledige transport med militær eller diplomatisk kurer.
            
            
               3.   Når ansatte håndbærer papirdokumenter eller mobile lagringsmedier, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, skal de overholde alle følgende yderligere foranstaltninger:
               
                           —
                        
                        
                           Når klassificerede informationer transporteres ved hjælp af offentlige transport, placeres de i en dokumentmappe eller taske, der er i bærerens personlige varetægt. Denne må ikke indskrives som bagage.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Den inderste emballage forsynes med et officielt stempel, der angiver, at der er tale om en officiel forsendelse, som ikke må underkastes sikkerhedskontrol.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Bæreren skal være i besiddelse af et kurercertifikat, som bekræfter, at bæreren er autoriseret til at transportere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-forsendelsen, og som er udstedt af den relevante tjenestegrens arkiv.
                        
                     
         
         
            Artikel 24
            Transport med kommercielle kurertjenester
            
               1.   Med henblik på denne afgørelse omfatter »kommercielle kurertjenester« nationale posttjenester og kommercielle kurertjenester, som tilbyder en tjeneste, hvor informationerne leveres mod gebyr og enten transporteres håndbåret eller med sporing.
            
            
               2.   Kommercielle kurerer må transportere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-informationer inden for en medlemsstat eller fra en medlemsstat til en anden. Kommercielle kurerer må kun transportere SECRET UE/EU SECRET-informationer inden for en medlemsstat, men ikke i udlandet.
            
            
               3.   Kommercielle kurertjenester skal informeres om, at de kun må levere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-forsendelser til den arkivansvarlige eller vedkommendes behørigt autoriserede stedfortræder eller den påtænkte modtager.
            
            
               4.   Kommercielle kurertjenester kan benytte sig af en underleverandør. Ansvaret for at overholde denne afgørelse påhviler dog fortsat kurertjenesten.
            
            
               5.   Tjenester, som udbydes af kommercielle kurertjenester, der udbyder elektronisk overførsel af dokumenter med elektronisk registreret levering, må ikke anvendes til CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer.
            
         
         
            Artikel 25
            Forberedelse af EUCI med henblik på transport med kommercielle kurertjenester
            
               1.   Når klassificerede forsendelser forberedes, skal afsenderen være opmærksom på, at kommercielle tjenesteydelser kun må levere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-forsendelser til den påtænkte modtager, en behørigt autoriseret stedfortræder, den arkivansvarlige eller vedkommendes behørigt autoriserede stedfortræder eller en receptionist.
            
            
               2.   Når sådanne informationer sendes med en godkendt kommerciel kurertjeneste, skal forsendelsen forberedes og emballeres som følger:
               
                           a)
                        
                        
                           Der benyttes til forsendelsen dobbelte kuverter (den inderste skal være af en sådan art, at ethvert forsøg på at åbne den vil være tydeligt) eller andet tilstrækkeligt sikkert emballeringsmateriale.
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Klassifikationsgraden skal være helt synlig på den inderste kuvert eller den indvendige emballage.
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Klassifikationen må ikke angives på den yderste kuvert eller på den udvendige emballage.
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           Både den indvendige og den udvendige kuvert eller emballage skal være tydeligt adresseret til en navngiven person hos den tiltænkte modtager og skal være forsynet med en returadresse.
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           Der skal placeres en formular til kvittering for registrering i den inderste kuvert eller den inderste emballage, som modtageren udfylder og returnerer. Kvitteringen for registrering, som ikke i sig selv klassificeres, skal være forsynet med dokumentets referencenummer, datoen og eksemplarnummer, men ikke med emnet.
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           Kvitteringer for levering skal foreligge i den udvendige kuvert eller emballage. Kvitteringen for levering, som ikke i sig selv klassificeres, skal være forsynet med dokumentets referencenummer, datoen og eksemplarnummer, men ikke med emnet.
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           Kurertjenesten skal sikre sig, at der på en særlig blanket kvitteres for aflevering, og at denne overdrages til afsenderen som bevis for forsendelsens levering, alternativt skal kureren sørge for at få kvitteringer eller pakkenumre.
                        
                     
            
               3.   Afsenderen tager kontakt med den navngivne modtager, før en forsendelse afsendes, for at aftale dato og tidspunkt for leveringen.
            
            
               4.   Afsenderen har som den eneste ansvaret for enhver forsendelse, der er sendt med kommerciel kurertjeneste. Hvis forsendelsen går tabt eller ikke leveres rettidigt, indberetter afsenderen det til Kommissionens sikkerhedsmyndighed, som følger op på sikkerhedshændelsen.
            
         
         
            Artikel 26
            Andre specifikke håndteringsbetingelser
            
               1.   Alle transportbetingelser, der er fastsat i en aftale om informationssikkerhed eller i administrative ordninger, skal overholdes. Hvis ansatte er i tvivl, forhører de sig hos deres respektive arkiv eller sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed.
            
            
               2.   Kravet om dobbelt emballage kan fraviges for klassificerede informationer, hvis de er beskyttet af godkendte kryptoprodukter. Af hensyn til adresseringsformål og i betragtning af, at det mobile lagringsmedie er påført en tydelig sikkerhedsklassifikationsmærkning, skal mediet dog som minimum transporteres i en almindelig kuvert, og der skal muligvise træffes yderligere fysiske beskyttelsesforanstaltninger, såsom anvendelse af boblekuverter.
            
         
         KAPITEL 4
         
            KLASSIFICEREDE MØDER
         
         
            Artikel 27
            Forberedelse af et møde klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Møder, hvor der skal drøftes CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, må kun holdes i et mødelokale, der er akkrediteret til den relevante grad eller højere. Hvis et sådant ikke er til rådighed, skal de ansatte søge vejledning hos Kommissionens sikkerhedsmyndighed.
            
            
               2.   Generelt bør dagsordener ikke være klassificerede. Hvis der i dagsordenen til et møde omtales klassificerede dokumenter, skal selve dagsordenen ikke automatisk klassificeres. Punkter på en dagsorden bør formuleres på en måde, der ikke bringer beskyttelsen af Unionens eller en eller flere af medlemsstaternes interesser i fare.
            
            
               3.   Mødearrangøren gør deltagerne opmærksomme på, at eventuelle bemærkninger, som indsendes om et dagsordenpunkt, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET, ikke må sendes via e-mail eller via andre midler, der ikke er behørigt akkrediteret i overensstemmelse med denne afgørelses artikel 11.
            
            
               4.   Mødearrangøren tilstræber at gruppere dagsordenpunkter klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL og SECRET UE/EU SECRET, så de ligger i forlængelse af hinanden, for at fremme en smidig mødeafholdelse. Kun personer med need to know, som er sikkerhedsgodkendte til den relevante grad og autoriserede, hvor det er relevant, må være til stede under drøftelser af klassificerede punkter.
            
            
               5.   Det skal fremgå af indkaldelsen til deltagerne, at der på mødet vil blive drøftet klassificerede emner, og at de tilhørende sikkerhedsforanstaltninger vil finde anvendelse.
            
            
               6.   Deltagerne skal mindes om, at bærbart elektronisk udstyr skal efterlades uden for mødelokalet under drøftelser af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-punkter.
            
            
               7.   Mødearrangøren udarbejder forud for mødet en komplet liste over deltagere.
            
         
         
            Artikel 28
            Deltageres adgang til et møde klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Mødearrangøren underretter Kommissionens sikkerhedsmyndighed om eventuelle eksterne besøgende, der skal deltage i et møde klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET på Kommissionens lokaliteter.
            
            
               2.   Deltagerne skal bevise, at de har en gyldig personelsikkerhedsgodkendelse til den relevante grad, for at kunne deltage i drøftelser af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-punkter på dagsordenen.
            
         
         
            Artikel 29
            Elektronisk udstyr i et mødelokale klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Kun akkrediterede IT-systemer, jf. artikel 11 i denne afgørelse, må anvendes, når klassificerede informationer videregives, f.eks. for at give en præsentation, der viser CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, eller til videokonferencer.
            
            
               2.   Formanden sikrer, at uautoriseret bærbart elektronisk udstyr efterlades uden for mødelokalet.
            
         
         
            Artikel 30
            Procedurer, der skal følges i løbet af et møde klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Umiddelbart inden drøftelserne af klassificerede informationer starter, meddeler formanden, at mødet nu vil omhandle klassificerede informationer. Dørene skal være lukkede.
            
            
               2.   Der må kun udleveres det nødvendige antal dokumenter til deltagerne og eventuelle tolke, og der kvitteres herfor inden drøftelserne.
            
            
               3.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter må ikke efterlades uden opsyn i mødepauserne.
            
            
               4.   Ved mødets afslutning mindes deltagerne og tolkene om, at klassificerede dokumenter eller klassificerede noter, som de måtte have udarbejdet, ikke må efterlades uden opsyn i lokalet. Der kvitteres for alle CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokumenter, som deltagerne ikke har brug for ved mødets afslutning, og i alle tilfælde for alle tolkenes dokumenter, og dokumenterne returneres til den arkivansvarlige med henblik på destruktion i særlige makulatorer.
            
            
               5.   Listen over deltagere og et resumé af de klassificerede informationer, som er meddelt medlemsstaterne og videregivet mundtligt til tredjelande eller internationale organisationer, nedskrives i løbet af mødet, så det kan indgå i resultatet af drøftelserne.
            
         
         
            Artikel 31
            Tolke og oversættere
            Kun sikkerhedsgodkendte og sikkerhedsautoriserede tolke og oversættere, der er omfattet af personalevedtægten eller ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, eller som har en kontraktlig tilknytning til Kommissionen, må få adgang til CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET-informationer.
         
         KAPITEL 5
         
            DELING OG UDVEKSLING AF CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- OG SECRET UE/EU SECRET-INFORMATIONER
         
         
            Artikel 32
            Udsteders samtykke
            Hvis det ikke er Kommissionen, der er udsteder af de klassificerede informationer, der ønskes videregivet eller delt, eller af det kildemateriale, disse kan indeholde, skal den kommissionstjenestegren, der er i besiddelse af de klassificerede informationer først indhente udstederens skriftlige samtykke til videregivelsen. Hvis det ikke er muligt at identificere udstederen, skal den kommissionstjenestegren, som er i besiddelse af de klassificerede informationer, udøve udstederkontrol.
         
         
            Artikel 33
            Deling af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer med andre EU-enheder
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer må kun deles med andre EU-institutioner, EU-agenturer, EU-organer eller EU-kontorer, hvis modtageren har et need to know, og enheden har en tilhørende retlig ordning med Kommissionen.
            
            
               2.   I Kommissionen skal EUCI-arkivet, som forvaltes af Generalsekretariatet, generelt være hovedkanal for ind- og udgående udveksling af klassificerede informationer med andre EU-institutioner, EU-agenturer, EU-organer eller EU-kontorer. Kommissionens sikkerhedsmyndighed skal høres, hvis det af sikkerhedsmæssige, organisatoriske eller driftsmæssige årsager er mere hensigtsmæssigt, at lokale EUCI-arkiver fungerer som ind- og udgående kanal i forbindelse med anliggender, der hører under den pågældende tjenestegrens kompetence.
            
         
         
            Artikel 34
            Udveksling af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer med medlemsstater
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer kan deles med medlemsstater, hvis modtageren har et need to know og er sikkerhedsgodkendt.
            
            
               2.   Medlemsstaternes klassificerede informationer, som har en tilsvarende national klassifikationsmærkning (10), og som er meddelt Kommissionen, gives samme grad af beskyttelse som CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL og SECRET UE/EU SECRET-informationer.
            
         
         
            Artikel 35
            Udveksling af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer med tredjelande og internationale organisationer
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer må kun videregives til et tredjeland eller en international organisation, hvis modtageren har et need to know, og landet eller den internationale organisationer har den relevante juridiske eller administrative ramme, såsom en aftale om informationssikkerhed eller en administrativ ordning med Kommissionen. Bestemmelserne i en sådan aftale eller ordning har forrang for bestemmelserne i denne afgørelse.
            
            
               2.   EUCI-arkivet, som forvaltes af Generalsekretariatet, fungerer generelt som hovedkanal for ind- og udgående CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer, der udveksles mellem Kommissionen og tredjelande og internationale organisationer. Kommissionens sikkerhedsmyndighed skal høres, hvis det af sikkerhedsmæssige, organisatoriske eller driftsmæssige årsager er mere hensigtsmæssigt at lokale EUCI-arkiver fungerer som ind- og udgående kanal i forbindelse med anliggender, der hører under den pågældende tjenestegrens kompetence.
            
            
               3.   Klassificerede informationer, der modtages fra et tredjeland eller en international organisation skal registreres af hensyn til sikkerheden. Ansatte skal derfor kontakte arkivet, hvis de modtager klassificerede informationer fra anden kanal end den vanlige kanal via arkivet.
            
            
               4.   For at sikre sporbarhed registreres CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer:
               
                           —
                        
                        
                           når de ankommer til eller forlader en organisatorisk enhed, og
                        
                     
                           —
                        
                        
                           når de overføres til eller forlader et CIS.
                        
                     
            
               5.   Registreringen kan foretages på papir eller i elektroniske logbøger.
            
            
               6.   Registreringsprocedurerne for klassificerede informationer, der håndteres i et akkrediteret CIS, kan gennemføres ved processer i selve CIS'et. I så fald skal CIS omfatte foranstaltninger, der sikrer logbøgernes integritet.
            
            
               7.   Klassificerede informationer, der modtages fra tredjelande eller internationale organisationer, nyder samme grad af beskyttelse som EUCI med en tilsvarende klassifikationsmærkning, jf. den respektive informationssikkerhedsaftale eller administrative ordning.
            
         
         
            Artikel 36
            Ekstraordinær ad hoc-videregivelse af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   Hvis Kommissionen eller en af dens tjenestegrene beslutter, at der er et ekstraordinært behov for at videregive CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET-informationer til et tredjeland, en international organisation eller en EU-enhed, men der ikke findes nogen aftale om informationssikkerhed eller administrativ ordning, følges proceduren for ekstraordinær ad hoc-videregivelse.
            
            
               2.   Kommissionens tjenestegrene kontakter Kommissionens sikkerhedsmyndighed, som hører Kommissionens sikkerhedsekspertgruppe.
            
            
               3.   Efter høring af Kommissionens sikkerhedsekspertgruppe kan Kommissionen på grundlag af et forslag fra det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for sikkerhedsanliggender, tillade videregivelse af de pågældende informationer.
            
         
         KAPITEL 6
         
            OPHØR AF INFORMATIONERS KLASSIFICERING SOM CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL OG SECRET UE/EU SECRET
         
         
            Artikel 37
            Tidspunkt for nedklassificering eller afklassificering
            
               1.   Informationer må kun være klassificerede, så længe beskyttelsen af dem er nødvendig. Ved nedklassificering forstås nedsættelse til en lavere klassifikationsgrad. Ved afklassificering forstås, at informationerne ikke længere anses for at være klassificerede. På det tidspunkt, hvor informationerne udarbejdes, angiver udstederen så vidt muligt, om EUCI kan nedklassificeres eller afklassificeres på en bestemt dato eller efter en bestemt begivenhed. I modsat fald tager udsteder mindst hvert femte år informationerne op til revision og vurderer risiciene med henblik på at afgøre, om den oprindelige klassifikationsgrad stadig er relevant.
            
            
               2.   Kommissionens dokumenter kan også nedklassificeres eller afklassificeres på ad hoc-basis, f.eks. efter en anmodning fra offentligheden om aktindsigt.
            
         
         
            Artikel 38
            Ansvar for nedklassificering og afklassificering
            
               1.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer må ikke nedklassificeres eller afklassificeres uden udsteders tilladelse.
            
            
               2.   Den kommissionstjenestegren, der udarbejder et klassificeret dokument, er ansvarlig for at afgøre, om det kan nedklassificeres eller afklassificeres. I Kommissionen skal alle anmodninger om nedklassificering og afklassificering være genstand for høring af kontorchefen eller direktøren for den udstedende tjenestegren. Hvis tjenestegrenen har samlet klassificerede informationer fra forskellige kilder, indhenter den først samtykke fra alle andre parter, der har leveret kildemateriale, herunder i medlemsstaterne, andre EU-organer, tredjelande eller internationale organisationer.
            
            
               3.   Hvis den udstedende kommissionstjenestegren ikke længere findes, og dens opgaver er overtaget af en anden tjeneste, træffes afgørelsen om nedklassificering og afklassificering af denne tjeneste. Hvis den udstedende tjenestegren ikke længere findes, og dens opgaver ikke er overtaget af en anden tjeneste, træffes afgørelsen om nedklassificering og afklassificering i fællesskab af kontorcheferne eller direktørerne for det modtagende generaldirektorat.
            
            
               4.   Den tjenestegren, der er ansvarlig for nedklassificeringen eller afklassificeringen, samarbejder med det respektive arkiv om, hvordan nedklassificeringen eller afklassificeringen skal foregå i praksis.
            
         
         
            Artikel 39
            Følsomme ikkeklassificerede informationer
            Når vurderingen af et dokument fører til en beslutning om at afklassificere det, skal det overvejes, om dokumentet bør forsynes med en distributionsmærkning, der angiver, at det er følsomme ikkeklassificerede informationer som omhandlet i artikel 9 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/443.
         
         
            Artikel 40
            Indikation af, at et dokument er blevet nedklassificeret eller afklassificeret
            
               1.   Den oprindelige klassifikationsmærkning øverst og nederst på hver side streges tydeligt over (men fjernes ikke) enten ved hjælp af »gennemstregningsfunktionen«, når der er tale om dokumenter i elektronisk form, eller manuelt, når der er tale om trykte dokumenter.
            
            
               2.   Den første side (forsiden) stemples som nedklassificeret eller afklassificeret og forsynes med nærmere oplysninger om den myndighed, der er ansvarlig for nedklassificeringen eller afklassificeringen, og den tilhørende dato.
            
            
               3.   De oprindelige modtagere af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationerne underrettes om nedklassificeringen eller afklassificeringen. De oprindelige modtagere er ansvarlige for at underrette alle senere modtagere, som de har sendt eller kopieret de oprindelige CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer til.
            
            
               4.   Kommissionens historiske arkiver underrettes om alle afgørelser om afklassificering.
            
            
               5.   Alle oversættelser af klassificerede informationer skal underkastes samme nedklassificerings- eller afklassificeringsprocedurer som den originale sprogudgave.
            
         
         
            Artikel 41
            Delvis nedklassificering eller afklassificering af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   Delvis nedklassificering eller afklassificering er også mulig (f.eks. bilag eller bestemte afsnit). Proceduren er den samme som den, der gælder for nedklassificering eller afklassificering af et helt dokument.
            
            
               2.   Efter en delvis afklassificering (»rensning«) af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller SECRET UE/EU SECRET-informationer udarbejdes et afklassificeret uddrag.
            
            
               3.   De dele, der forbliver klassificerede, erstattes af:
               
                           
                              DEL, DER IKKE AFKLASSFICERES
                           
                        
                     enten i brødteksten i selve teksten, hvis den del, der forbliver klassificeret, er en del af et afsnit, eller som et afsnit, hvis den del, der forbliver klassificeret, er et bestemt afsnit eller mere end et afsnit.
            
            
               4.   Det anføres specifikt i teksten, hvis et helt bilag ikke kan afklassificeres og derfor er udeladt af uddraget.
            
         
         
            Artikel 42
            Rutinemæssig destruktion og sletning af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer
            
               1.   Kommissionen må ikke akkumulere store mængder klassificerede informationer.
            
            
               2.   De udstedende tjenestegrene gennemgår mindst hvert femte år dokumenter med henblik på destruktion eller sletning. Der foretages regelmæssigt en gennemgang af både informationer, der foreligger i papirform, og informationer, der er lagret i CIS.
            
            
               3.   Ansatte må ikke destruere papirudgaver af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokumenter, som de ikke længere har brug for, men skal i stedet anmode deres arkivansvarlige om at destruere dokumenter, med forbehold af eventuelle arkiveringskrav til det oprindelige dokument.
            
            
               4.   Ansatte må ikke pålægges krav om at skulle underrette udsteder om, at de destruerer eller sletter kopier af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-dokumenter.
            
            
               5.   Udkast, som indeholder klassificerede informationer, er omfattet af samme bortskaffelsesmetoder som endelige klassificerede dokumenter.
            
            
               6.   Kun godkendte makulatorer må anvendes til at destruere CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter. Makulatorer med sikkerhedsniveau 5 i DIN 66399 kan benyttes til destruktion af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-dokumenter. Makulatorer med sikkerhedsniveau 6 i DIN 66399 kan benyttes til destruktion af SECRET UE/EU SECRET-dokumenter.
            
            
               7.   Strimler fra godkendte makulatorer kan deponeres som normalt kontoraffald.
            
            
               8.   Den arkivansvarlige udsteder destruktionsattester og ajourfører logbøger og andre registreringsoplysninger tilsvarende.
            
            
               9.   Alle medier og alt udstyr, der indeholder CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, skal renses grundigt, når de er udtjent. Elektroniske data destrueres eller slettes fra IT-ressourcer og tilhørende lagringsmedier på en måde, der giver rimelig garanti for, at informationerne ikke kan gendannes. Rensningen skal fjerne data fra lagringsudstyret og alle etiketter, mærkninger og aktivitetslogge.
            
            
               10.   Computerlagringsmedier gives til LSO'en eller den lokale IT-ansvarlige og/eller arkivansvarlige med henblik på destruktion eller bortskaffelse.
            
         
         
            Artikel 43
            Flytning og destruktion af CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-informationer i en nødsituation
            
               1.   Chefen for tjenestegrenen udarbejder, godkender og aktiverer om nødvendigt planer for nødflytning og nøddestruktion for at beskytte EUCI, der har en betydelig risiko for at falde i de forkerte hænder i en krisesituation. I prioriteret rækkefølge og afhængigt af nødsituationen overvejes det om:
               
                           1)
                        
                        
                           EUCI skal flyttes til et alternativt sikkert sted om muligt et sikret område i samme bygning
                        
                     
                           2)
                        
                        
                           EUCI skal flyttes til et alternativt sikkert sted om muligt et sikret område i en anden bygning og om muligt en kommissionsbygning
                        
                     
                           3)
                        
                        
                           EUCI skal destrueres om muligt ved hjælp af godkendte destruktionsmidler.
                        
                     
            
               2.   Når nødplanerne er aktiveret, gives det prioritet at flytte eller destruere SECRET UE/EU SECRET-informationer først og dernæst eventuelle CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-informationer.
            
            
               3.   De nærmere detaljer i planerne for nødflytning og nøddestruktion klassificeres RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Der opbevares en kopi i hvert pengeskab, hvori der opbevares CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, således at der er adgang hertil i tilfælde af en nødsituation.
            
         
         
            Artikel 44
            Arkivering
            
               1.   Afgørelser om, hvorvidt og hvornår noget skal arkiveres, samt de tilhørende praktiske foranstaltninger, der skal træffes, skal være i overensstemmelse med Kommissionens politik for dokumentforvaltning.
            
            
               2.   CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- og SECRET UE/EU SECRET-dokumenter må ikke sendes til Den Europæiske Unions historiske arkiver i Firenze.
            
         
         KAPITEL 7
         
            AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
         
         
            Artikel 45
            Gennemsigtighed
            Denne afgørelse meddeles Kommissionens ansatte og alle personer, som den gælder for, og offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
         
         
            Artikel 46
            Ikrafttræden
            Denne afgørelse træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
         
         
            Udfærdiget i Bruxelles, den 17. oktober 2019.
            
               
                  På Kommissionens vegne
               
               
                  For formanden
               
               Günther OETTINGER
               
                  Medlem af Kommissionen
               
            
         
         
            (1)  EUT L 72 af 17.3.2015, s. 41.
         
            (2)  EUT L 72 af 17.3.2015, s. 53.
         
            (3)  EUT L 6 af 11.1.2017, s. 40.
         
            (4)  Rådets afgørelse 2013/488/EU af 23. september 2013 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (EUT L 274 af 15.10.2013, s. 1).
         
            (5)  Kommissionens afgørelse af 4. maj 2016 om »an empowerment relating to security«, C(2016) 2797 final (findes ikke på dansk).
         
            (6)  I henhold til artikel 3 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 forstås ved CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-informationer »informationer og materiale, hvis uautoriserede videregivelse kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af medlemsstaternes væsentlige interesser skade«.
         
            (7)  I henhold til artikel 3 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 forstås ved SECRET UE/EU SECRET-informationer »informationer og materiale, hvis uautoriserede videregivelse kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af medlemsstaternes væsentlige interesser alvorlig skade«.
         
            (8)  Som fastlagt i artikel 18 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444.
         
            (9)  Som fastlagt i artikel 18 i afgørelse (EU, Euratom) 2015/444.
         
            (10)  Tabellen med sammenligning af sikkerhedsklassifikationer findes i bilag I til afgørelse (EU, Euratom) 2015/444.
      
      
         
            BILAG
            Kategorier af ansatte, der kan få adgang til CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL- eller SECRET UE/EU SECRET-informationer, hvis det er nødvendigt for udførelsen af deres arbejdsopgaver
            
                        Kategorier af ansatte i Kommissionen
                     
                     
                        Adgang til C-UE/EU-C- og S-UE/EU-S-informationer
                     
                     
                        Betingelser
                     
                  
                        Tjenestemænd
                     
                     
                        Ja
                     
                     
                        Baggrundskontrol + orientering + bekræftelse + autorisation + need to know
                     
                  
                        Midlertidigt ansatte
                     
                     
                        Ja
                     
                     
                        Baggrundskontrol + orientering + bekræftelse + autorisation + need to know
                     
                  
                        Kontraktansatte
                     
                     
                        Ja
                     
                     
                        Baggrundskontrol + orientering + bekræftelse + autorisation + need to know
                     
                  
                        Udstationerede nationale eksperter
                     
                     
                        Ja
                     
                     
                        Kun, hvis de er godkendt af EU-medlemsstater, inden de påbegynder arbejdet + orienteret af Kommissionen + bekræftelse + autoriseret af Kommissionen + need to know
                     
                  
                        Praktikanter
                     
                     
                        Nej
                     
                     
                        Ingen mulighed for undtagelser
                     
                  
                        Andre kategorier af ansatte (vikarer, eksterne, der arbejder internt, osv.)
                     
                     
                        Nej
                     
                     
                        Kommissionens sikkerhedsmyndighed høres om eventuelle undtagelser