CELEX: 32011H0024
Language: hu
Date: 2011-01-11 00:00:00
Title: 2011/24/EU: A Bizottság ajánlása ( 2011. január 11. ) a védelmi vonatkozású termékek Közösségen belüli transzferére vonatkozó feltételek egyszerűsítéséről szóló 2009/43/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 9. cikke értelmében a védelmi ipari vállalkozások tanúsításáról  EGT-vonatkozású szöveg

15.1.2011   
            
            
               HU
            
            
               Az Európai Unió Hivatalos Lapja
            
            
               L 11/62
            
         A BIZOTTSÁG AJÁNLÁSA
   (2011. január 11.)
   a védelmi vonatkozású termékek Közösségen belüli transzferére vonatkozó feltételek egyszerűsítéséről szóló 2009/43/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 9. cikke értelmében a védelmi ipari vállalkozások tanúsításáról
   (EGT-vonatkozású szöveg)
   (2011/24/EU)
   AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
   tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 292. cikkére,
   mivel:
   
               (1)
            
            
               A védelmi vonatkozású termékek Közösségen belüli transzferére vonatkozó feltételek egyszerűsítéséről szóló, 2009. május 6-i 2009/43/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (1) 9. cikke megállapítja azokat a kritériumokat, amelyek alapján a tagállamok tanúsíthatják a területükön székhellyel rendelkező vállalkozásokat mint általános transzferengedély alapján szállított védelmi vonatkozású termékeket fogadó vállalkozásokat.
            
         
               (2)
            
            
               A vállalkozások tanúsítása a 2009/43/EK irányelvvel bevezetett, egyszerűsített engedélyezési rendszer alapvető eleme.
            
         
               (3)
            
            
               Amennyiben a tagállamok eltérő módon értelmezik a tanúsítási kritériumokat, az akadályozhatja a 2009/43/EK irányelv végrehajtását és az egyszerűsítésre vonatkozó célkitűzésének megvalósítását.
            
         
               (4)
            
            
               A tanúsítványok kölcsönös elismerése – amelyet a 2009/43/EK irányelv 9. cikkének (6) bekezdése említ –, valamint az általános engedélyek széles körű használata szempontjából fontos, hogy a tagállamok a tanúsítási kritériumokat összehangoltan értelmezzék és alkalmazzák.
            
         
               (5)
            
            
               A 2009/43/EK irányelv 14. cikke értelmében létrehozott bizottságban a tagállamok képviselői felvetették, hogy egy bizottsági ajánlás elfogadása elősegítené a tanúsítási kritériumok összehangolt értelmezését és alkalmazását.
            
         
               (6)
            
            
               A tagállamok képviselői a 2009/43/EK irányelv 14. cikke értelmében létrehozott bizottságban ezért munkacsoportot hoztak létre, amelynek feladata a védelmi vonatkozású vállalkozások tanúsítására vonatkozó iránymutatások elkészítése a 2009/43/EK irányelv 9. cikke értelmében.
            
         
               (7)
            
            
               Az ebben az ajánlásban foglalt iránymutatások alapját az egyes tagállamok hatékonynak és a gyakorlatban alkalmazhatónak bizonyult legjobb gyakorlatai képezik,
            
         ELFOGADTA EZT AZ AJÁNLÁST:
   1.   TANÚSÍTÁSI KRITÉRIUMOK
   
   1.1.   A 9. cikk (2) bekezdésének a) és b) pontjában foglalt kritériumok értékelése
   
   Tanúsításra kizárólag azok a fogadó vállalkozások jogosultak, amelyek valóban olyan, a 2009/43/EK irányelv hatálya alá tartozó védelmi vonatkozású termékeket vagy félkész védelmi vonatkozású termékeket állítanak elő, amelyek harmadik féltől vásárolt részegységekből és/vagy rendszerekből és alrendszerekből állnak, azzal a szándékkal, hogy azt saját nevük vagy védjegyük alatt hozzák forgalomba.
   A tanúsított fogadó vállalkozásoknak a 2009/43/EK irányelv 5. cikke (2) bekezdésének b) pontjában említett általános transzferengedély alapján kapott védelmi vonatkozású termékeket saját gyártásukhoz kell felhasználniuk (ami magában foglalja a komponensek más termékekbe való beépítését vagy pótalkatrészként való felhasználását is), és azokat ebben az állapotukban már nem transzferálhatják újra és nem exportálhatják (kivéve karbantartás vagy javítás céljából), amikor egy származási tagállam előzetes engedélyére van szükség.
   Az illetékes hatóságok a tanúsítvány kiállítása előtt szükség esetén nyilatkozatot kérhetnek a kedvezményezett vállalkozástól, amelyben a vállalkozás a következőkre kötelezi magát:
   
               a)
            
            
               a 2009/43/EK irányelv 5. cikke (2) bekezdésének b) pontjában említett általános engedélyek alapján kapott védelmi vonatkozású termékeket saját gyártásához használja fel;
            
         
               b)
            
            
               a kérdéses termékeket kizárólag karbantartás vagy javítás céljából transzferálja újra vagy exportálja.
            
         1.2.   Az olyan fogadó vállalkozásokhoz érkező szállítmányok, amelyek valamely tagállam fegyveres erőinek kizárólagos használatára végeznek beszerzést a 2009/43/EK irányelv 5. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett általános transzferengedélyek alapján
   
   A 2004/18/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (2) 1. cikke (9) bekezdésének értelmében ajánlatkérő szervnek minősülő kedvezményezett vállalkozásoknak, amelyek valamely tagállam fegyveres erőinek kizárólagos használatára végeznek beszerzést, fel kell jogosítani arra, hogy tanúsítvány nélkül is behozhassanak védelmi vonatkozású termékeket a 2009/43/EK irányelv 5. cikke (2) bekezdésének a) pontjában hivatkozott általános engedélyek alapján.
   1.3.   A 9. cikk (2) bekezdésének c) és f) pontjában foglalt kritériumok értékelése
   
   A 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdésének c) pontjában említett vezető pozícióban levő munkatárs személyesen felelős a vállalkozásnál alkalmazott belső megfelelési programért, illetve a transzfer- és exportkezelési rendszerért, valamint a kivitel és a transzfer ellenőrzéséért felelős személyzetért. Ez a vezető pozícióban lévő munkatárs a vállalkozás vezető testületének tagja.
   Amennyiben a tanúsítvány egy vagy több gyártási egységhez szükséges, a fogadó vállalkozás elszámoltathatósági rendjének leírása – amelyet a 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdésének f) pontja ír elő – egyértelműen állapítsa meg, hogy a vezető pozícióban levő munkatárs ellenőrzést gyakorol az adott egységek kivitel- és transzferellenőrzésért felelős személyzete fölött.
   A belső megfelelési programok leírására és utólagos értékelésére vonatkozó kérdések és iránymutatások az I. mellékletben találhatók. A tagállamok további kérdéseket is fűzhetnek ezekhez, amennyiben e további kérdések közvetlenül a tanúsítási-értékelési folyamathoz kapcsolódnak.
   1.4.   A szervezeti felépítés tanúsítása és a 9. cikk (2) bekezdésének d) és e) pontjában említett kritériumok értékelése
   
   A tanúsítás módja a fogadó vállalkozás szervezeti felépítésétől, valamint attól függ, hogyan ruházza át a transzfer és az export ellenőrzéséért viselt felelősséget. A tanúsítvány vonatkozhat a vállalkozás egészére, de az üzletáganként is tanúsítható. Az olyan vállalkozásoknak, amelyek több helyszínen is rendelkeznek olyan termelőegységekkel és kapcsolódó tevékenységekkel, amelyekre átruházták a transzfer- és az exportellenőrzési felelősséget, meg kell jelölniük, hogy a tanúsítványnak ezen egységek közül melyekre kell vonatkoznia.
   2.   A TANÚSÍTÁS
   
   2.1.   Szabványos tanúsítványsablon
   
   A II. mellékletben található szabványos tanúsítványsablon használata javasolt.
   A tanúsítványt az azt kibocsátó tagállam egyik hivatalos nyelvén és lehetőleg egy másik tagállam egyik hivatalos nyelvén kell megszövegezni, a tanúsított fogadó vállalkozás meghatározása szerint. A tanúsítvány hatálybalépésének dátumát a tanúsítványon fel kell tüntetni.
   A 9. cikk (4) bekezdése a) pontjának értelmében a tanúsítványnak köteleznie kell a tanúsított fogadó vállalkozást arra, hogy az illetékes hatóságot értesítse minden olyan, a tanúsítvány megadása után felmerülő tényezőről vagy bekövetkező eseményről, amely a tanúsítvány érvényességét vagy tartalmát befolyásolhatja. A tanúsított vállalkozásnak különösen a következőkről kell értesítést adnia:
   
               a)
            
            
               bármely nagyobb változás a vállalkozás védelmi vonatkozású termékekkel kapcsolatos ipari tevékenységében;
            
         
               b)
            
            
               bármely változás abban a címben, amelyen az illetékes hatóság a behozott védelmi vonatkozású termékekkel kapcsolatos nyilvántartáshoz hozzáférhet.
            
         Az a) pont alkalmazásában az értesítést indokoló változás relevanciáját adott esetben a védelmi ipari vállalkozásként történő regisztrációhoz vagy a bármilyen védelmi tevékenységgel kapcsolatos engedély vagy a gyártási engedély megadásához már benyújtott adatok figyelembevételével kell értékelni.
   2.2.   Információcsere a tanúsítást kérelmező kedvezményezett vállalkozásokról
   
   A 2009/43/EK irányelv 12. cikkének alkalmazásában az illetékes nemzeti hatóságokat a tanúsítványok kibocsátásával kapcsolatos valamennyi fontos információ cseréjére kell ösztönözni. Amennyiben a kedvezményezett vállalkozás tanúsítvány kiadása céljából történő értékeléséhez más illetékes hatóságoktól kell információt szerezni, a tanúsítvány kiállítása előtt a kiállító illetékes nemzeti hatóságnak kapcsolatba kell lépnie a többi érintett illetékes nemzeti hatósággal.
   3.   A MEGFELELÉS FELÜGYELETE
   
   3.1.   A megfelelést ellenőrző látogatásokat végző illetékes hatóságok felhatalmazása
   
   A tanúsítványban foglalt feltételeknek és a 9. cikk (2) bekezdésében megadott kritériumoknak való megfelelés ellenőrzését szolgáló látogatások céljából az illetékes hatóság által kirendelt felügyelőket legalább az alábbiakra kell feljogosítani:
   
               a)
            
            
               beléphetnek az érintett helyszínekre;
            
         
               b)
            
            
               megvizsgálhatják és lemásolhatják a más tagállam által kiadott transzferengedély alapján exportált, transzferált vagy behozott termékekre vonatkozó nyilvántartásokat, adatokat, eljárási szabályzatokat és bármely más releváns anyagot.
            
         Ezeket az ellenőrzéseket azon tagállam jogszabályainak betartásával kell végrehajtani, amelyben az ellenőrzés történik.
   3.2.   Újraértékelést indokoló esetek
   
   Az illetékes hatóságoknak a következő esetekben kell ismételten értékelni a tanúsítványban foglalt feltételeknek és a 9. cikk (2) bekezdésében megadott kritériumoknak való megfelelést:
   
               a)
            
            
               a tanúsított címzett vállalkozást érintő nagyobb változások, beleértve a belső szervezet vagy a tevékenységek változását;
            
         
               b)
            
            
               arra utaló jel, hogy a tanúsított fogadó vállalkozás már nem felel meg a vonatkozó feltételeknek és kritériumoknak;
            
         
               c)
            
            
               amennyiben a tanúsított vállalkozást korrekciós intézkedés végrehajtására kötelezték;
            
         
               d)
            
            
               amennyiben a tanúsítvány felfüggesztését meg kell szüntetni.
            
         3.3.   Az újonnan tanúsított vállalkozások alaposabb felügyelete
   
   Az illetékes hatóságnak különös figyelmet kell fordítania az újonnan tanúsított címzett vállalkozások felügyeletére. Az illetékes hatóságnak lehetőség szerint a tanúsítvány első kibocsátását követő első évben végre kell hajtania egy, a megfelelést vizsgáló felügyeleti ellenőrzést.
   4.   KORREKCIÓS INTÉZKEDÉSEK, A TANÚSÍTVÁNYOK FELFÜGGESZTÉSE ÉS VISSZAVONÁSA
   
   4.1.   Korrekciós intézkedéseket előíró döntések
   
   Amennyiben egy tanúsított fogadó vállalkozás már nem felel meg a 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdésében foglalt kritériumoknak vagy a tanúsítványban foglalt feltételeknek, és amennyiben az illetékes hatóság úgy ítéli meg, hogy a meg nem felelés kevéssé jelentős, az illetékes hatóságnak – attól az időponttól számított egy hónapon belül, amikor tudomást szerzett a meg nem felelésről – a vállalkozást a korrekciós intézkedések végrehajtására kötelező döntést meg kell hoznia.
   Erről a döntésről az illetékes hatóságnak haladéktalanul, írásban értesítenie kell a tanúsított címzett vállalkozást. E döntésnek köteleznie kell a tanúsított vállalkozást, hogy az az előírt korrekciós intézkedést az írásbeli értesítésben megállapított időszakon belül hajtsa végre.
   Ezen időszak lejártakor az illetékes hatóságnak ellenőriznie kell, hogy megtörtént-e a korrekciós intézkedés végrehajtása. Az ellenőrzés magában foglalhat egy helyszíni látogatást, találkozót a 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdése c) pontjában említett, vezető pozícióban lévő munkatárssal vagy az általa kijelölt vezető tisztviselővel és/vagy a vezetői pozícióban lévő munkatárs által benyújtott írásbeli dokumentáció értékelését.
   Az ellenőrzést követő legfeljebb három hónapon belül a tanúsított fogadó vállalkozást írásban értesíteni kell a végrehajtott korrekciós intézkedés helytállóságának az illetékes hatóság által elvégzett értékeléséről.
   4.2.   A tanúsítványok felfüggesztése és visszavonása
   
   Az illetékes hatóságnak a következő esetek bármelyikében fel kell függesztenie vagy vissza kell vonnia a tanúsítványt:
   
               a)
            
            
               az érintett tanúsított fogadó vállalkozás nem hajtotta végre a korrekciós intézkedést az illetékes hatóság által küldött, ezt előíró írásbeli értesítésben megadott időszakon belül;
            
         
               b)
            
            
               a tanúsított címzett vállalkozás már nem felel meg a 2009/43/EK irányelv 9. cikkének (2) bekezdésében foglalt egy vagy több kritériumnak vagy a tanúsítványhoz csatolt feltételeknek, és az illetékes hatóság úgy ítéli meg, hogy a nem megfelelés jelentős.
            
         A tanúsítvány felfüggesztéséről vagy visszavonásáról az illetékes hatóságnak haladéktalanul, írásban kell értesítenie a tanúsított vállalkozást és a Bizottságot.
   Az illetékes hatóságnak mindaddig fenn kell tartania a felfüggesztést, amíg a tanúsított fogadó vállalkozás nem bizonyítja, hogy megfelel a 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdésében foglalt kritériumoknak és a tanúsítványhoz csatolt feltételeknek. Az illetékes hatóságnak a tanúsítvány felfüggesztéséről adott írásbeli értesítésben vagy az azt követő írásbeli levelezésben meg kell határoznia azt a határidőt, ameddig a tanúsított címzett vállalkozás a megfelelést bizonyíthatja.
   4.3.   A tanúsítvány felfüggesztésének megszüntetése
   
   Az illetékes hatóságnak a felfüggesztésről szóló döntésben megadott határidő lejárta után ellenőriznie kell, hogy a tanúsított vállalkozás megfelel a 2009/43/EK irányelv 9. cikkének (2) bekezdésében foglalt kritériumoknak és a tanúsítványhoz csatolt feltételeknek.
   Az ellenőrzés magában foglalhat egy helyszíni látogatást, találkozót a 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdése c) pontjában említett, vezető pozícióban lévő munkatárssal vagy az általa kijelölt vezető tisztviselővel és/vagy a vezetői pozícióban lévő munkatárs által benyújtott írásbeli dokumentáció értékelését.
   Az ellenőrzést követő egy hónapon belül az illetékes hatóság új döntéséről írásban kell értesíteni a tanúsított vállalkozást. Az értesítésben a következők valamelyikét kell feltüntetni:
   
               a)
            
            
               a tanúsítvány felfüggesztésének megszüntetése és a megszüntetés hatálybalépésének dátuma;
            
         
               b)
            
            
               a felfüggesztés bizonyos időpontig való fenntartása, amely után egy újabb ellenőrzésre kerül sor;
            
         
               c)
            
            
               a tanúsítvány visszavonása.
            
         5.   A TANÚSÍTÁSSAL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK CSERÉJE
   
   Az illetékes hatóságnak egy-egy tanúsítvány kiadását, felfüggesztését, visszavonását vagy a felfüggesztésének megszüntetését követően haladéktalanul, írásban értesítenie kell a tanúsított címzett vállalkozást és a Bizottságot.
   6.   NYOMON KÖVETÉS
   
   A Bizottság felkéri a tagállamokat, hogy legkésőbb 2012. június 30-ig hajtsák végre ezt az ajánlást.
   A Bizottság arra ösztönzi a tagállamokat, hogy értesítsék a jelen ajánlás végrehajtását célzó minden intézkedésről.
   7.   CÍMZETTEK
   
   Ezen ajánlás címzettjei a tagállamok.
   
      Kelt Brüsszelben, 2011. január 11-én.
      
         
            a Bizottság részéről
         
         Antonio TAJANI
         
            alelnök
         
      
   
   
      (1)  HL L 146., 2009.6.10., 1. o.
   
      (2)  HL L 134., 2004.4.30., 114. o.
   
      I. MELLÉKLET
      
         A belső megfelelési program leírására és a későbbi értékelésre vonatkozó kérdések és iránymutatások
      
      
                  Fő területek
               
               
                  A legfontosabb kérdések
               
               
                  Bevált gyakorlat: ajánlások
               
               
                  Vonatkozó tanúsítási kritérium
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              A transzferek és a kivitel kezelésére elkülönített szervezési, humán és technikai erőforrások
                           
                        
               
                  A vállalkozás üzleti tevékenységének (éves forgalmának) hány százaléka függ az engedélyköteles kiviteltől és a transzfertől?
                  Évente hány ilyen kivitelre és transzferre kerül sor?
                  A vállalkozáson belül milyen tevékenységeket (pl. vásárlás, mérnöki tevékenység, projektirányítás, szállítás) érintenek a kiviteli és transzferfolyamatok, és hogyan szervezték meg az ezekért viselt felelősséget?
                  Rendelkezik-e a vállalkozás a kivitelek és a transzferek kezelését szolgáló elektronikus rendszerrel? Melyek ennek főbb jellegzetességei?
               
               
                  E kérdések célja, hogy további információt szerezzünk a vállalkozás belső szervezeti felépítéséről, amely a kiviteli tevékenységeknek/transzfertevékenységeknek a vállalkozásra gyakorolt hatása és a kapcsolódó működési eljárások értékelése szempontjából releváns.
               
               
                   
               
            
                  Hány személyt alkalmaznak kizárólag a kivitel és a transzfer irányítására vagy hány személy felelős egyéb feladatok mellett ezért is?
               
               
                  Minden esetben legalább 2 ilyen személynek kell lennie, szabadságolás, betegség stb. esetére.
               
            
                  A vállalkozás közzéteszi-e a cégen belül írásbeli kötelezettségvállalását, amelyben vállalja, hogy megfelel a kivitel/transzfer ellenőrzésére vonatkozó szabályozásoknak, és hogy betart minden, a végfelhasználással és kivitellel kapcsolatos vonatkozó korlátozást?
                  A vállalkozás közzéteszi-e a vállalkozáson belül írásbeli kötelezettségvállalását, amelyben vállalja, hogy kérésre információt szolgáltat a végfelhasználásról/végfelhasználókról?
               
               
                  Mindkét írásbeli kötelezettségvállalásnak szerepelnie kell a kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottak számára hozzáférhető megfelelőségi kézikönyvben, és ezeket a kötelezettségvállalásokat ismernie kell minden, a kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottnak is (pl. kereskedelmi osztály stb.).
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, d) pont és 9. cikke (2) bekezdés, e) pont
               
            
                  A vállalkozás mostanáig megfelelt-e a kivitel/transzfer ellenőrzésére vonatkozó szabályozásoknak?
               
               
                  A vállalkozásnak meggyőzően igazolnia kell, hogy az eddigiekben megfelelt a kivitel/transzfer ellenőrzésére vonatkozó szabályozásoknak.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, a) pont
               
            
                  A megfelelőségi kézikönyvek hozzáférhetők-e a kivitelt/transzfert ellenőrző személyzet számára és aktualizálják-e azokat?
               
               
                  A kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottak számára hozzáférhetővé kell tenni a megfelelőségi kézikönyvet használat és iránymutatás céljából, legalább elektronikus formában (például a vállalkozás intranetén).
                  E kézikönyveknek tartalmazniuk kell a kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottak által követendő működési és szervezési eljárásokat.
                  A kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottakat mielőbb tájékoztatni kell a feladataikra vonatkozó kézikönyv módosításairól, valamint azok hatálybalépésnek időpontjáról.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              Elszámoltathatóság rendje
                           
                        
               
                  Kérjük, írja le a vállalkozáson belüli, a kivitelekkel és transzferekkel kapcsolatos elszámoltathatósági rendet.
               
               
                  A kivitel/transzfer ellenőrzésének való megfeleléssel kapcsolatos felelősségét írásban kell rögzíteni. Az elszámoltathatósági rendet tartalmazó írásbeli anyagokat (például nyilvántartásokat és szervezeti felépítési ábrákat) frissíteni kell.
                  A leírásnak részletesen kell foglalkoznia a felelősség lehetséges átruházásával és az olyan esetekre nézve elfogadott gyakorlattal, amikor a 2009/43/EK irányelv 9. cikke (2) bekezdésének c) pontjában említett, vezető pozícióban levő munkatárs nincs jelen.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Ez a leírás mindig hozzáférhető-e az illetékes hatóság számára?
               
               
                  Az elszámoltathatóság rendjére vonatkozó információkhoz az illetékes hatóságnak könnyen hozzá kell férnie, nem csupán a kérelmezési időszakban, hanem a későbbi megfelelési felügyeleti ellenőrzések és a megfelelést vizsgáló látogatások során is.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  A vállalkozás mely részén helyezkedik el a kivitel/transzfer kezelését végző egység?
               
               
                  Az, hogy a kivitel/transzfer ellenőrzésének kezelése minden egyes szállítási részlegben, a székhelyen vagy egy különálló kivitel-ellenőrzési részlegben valósul-e meg, a vállalkozás méretétől és szerkezetétől függ.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  A kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet milyen kölcsönös kapcsolatban áll a vállalkozáson belüli többi tevékenységet végzőkkel?
               
               
                  A kivitelt és a transzfert ellenőrző személyzetet a lehető legjobban meg kell védelmezni az érdekellentétektől. Felhatalmazással kell rendelkezniük ügyletek félbeszakítására.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Hogyan szervezik meg a kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet és a vezető pozícióban levő munkatárs kapcsolatát, például az információcsere lehetőségét?
               
               
                  Helyes, ha a kivitel ellenőrzését végző személyzet közvetlenül a vezető pozícióban levő munkatársnak jelenthet, ha szakemberre van szükség az ügylet megszakításához.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Kérjük, jelöljék meg, milyen egyéb funkciói vannak azon vezető beosztásban lévő munkatársnak, akit kijelöltek arra, hogy személyesen feleljen a transzferekért és a kivitelért.
               
               
                  A vezető pozícióban levő munkatársnak a felső vezetők közül kell kikerülnie. Pozíciója nem járhat összeférhetetlenséggel (pl. nem lehet a kereskedelmi osztály vezetője stb.).
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, c) és f) pont
               
            3.   Belső ellenőrzések
               
            
                  
                              a)
                           
                           
                              Szúrópróbaszerű ellenőrzések
                           
                        
               
                  Milyen gyakran végeznek szúrópróbaszerű ellenőrzéseket?
               
               
                  A belső megfelelési programot (ICP) és a napi működési eljárásokat (váratlan) szúrópróbaszerű ellenőrzéseknek kell alávetni.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              b)
                           
                           
                              Belső ellenőrzések
                           
                        
               
                  Milyen gyakoriak a belső ellenőrzések?
               
               
                  Ideális esetben évente egyszer, de legalább három évente egyszer.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  A kivitelek/transzferek hány százalékát ellenőrzik?
               
               
                  A kivitelek/transzferek számától függően a minimum 1 %, az elvárt maximum pedig 20 %. Az arány az egyes ellenőrzésekkor eltérő lehet.
               
            
                  Ki végzi el ezeket az ellenőrzéseket?
               
               
                  A lehetséges válaszok az alábbiak lehetnek:
                  
                              —
                           
                           
                              a kivitel/transzfer ellenőrzésére vonatkozó elszámoltathatósági rendben vezető pozícióban levő személy,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a minőségügyi vezető,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a pénzügyi vezető vagy a könyvelő,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a középvezetésben vagy magasabb szintű pozícióban működő személy, aki a kivitelt/transzfert végző csapat napi szintű munkájától egy vagy két szintnyi távolságra van.
                           
                        
            
                  Ezek az ellenőrzések milyen vizsgálatokat foglalnak magukban?
               
               
                  Az ellenőrzéseknek legalább a következő kérdésekkel kell foglalkozniuk:
                  
                              —
                           
                           
                              Betartják-e a hatályos kiviteli korlátozásokat?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Vannak-e hatályos és naprakész eljárások annak biztosítására, hogy a kivitelre és transzferre vonatkozó minden szabályozásnak megfelelnek?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Folyik-e figyelemfelkeltésre irányuló rendszeres képzés?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Könnyen hozzáférhetők-e a nyilvántartások?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Átfogók-e a nyilvántartások?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              A nyilvántartások kiterjednek-e a behozatal, a kivitel és a transzfer minden fontos aspektusára és a tagállamban maradó termékekre is?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Áll-e rendelkezésre az érintett termékek útját érintő információ a kiindulási ponttól a rendeltetési helyig?
                           
                        
            
                  
                              c)
                           
                           
                              Az ellenőrzések megtervezése, hatékonysága és nyomon követése
                           
                        
               
                  Hogyan biztosítják azt, hogy az ellenőrzött szállítmányok skálája reprezentatív?
               
               
                  Ügyfelenként vagy rendeltetési helyenként legalább egy szállítmányt, vagy projektenként legalább egy szállítmányt kell ellenőrizni.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  A vállalat kialakít-e belső ellenőrzési programot?
               
               
                  Belső ellenőrzési programot kell kialakítani annak biztosítására, hogy az ellenőrzésre kerülő szállítmányok skálája reprezentatív.
               
            
                  Megtörténik-e a belső ellenőrzések által feltárt meg nem felelések szisztematikus kijavítása? Megtörténik e lépések nyomon követése?
               
               
                  A vállalkozásnak minden, a belső audit által feltárt, meg nem feleléssel kapcsolatos gyanút hivatalosan rögzítenie kell, csakúgy, mint az ezek kijavítására ajánlott intézkedéseket, valamint az ilyen javító intézkedéseknek a megfelelésre tett hatását.
               
            4.   Általános figyelemfelkeltés
               
            
                  
                              4.1.
                           
                           
                              Működési és szervezési eljárások
                           
                        
               
                  Hogyan tervezik meg a vállalkozásnak az általános figyelemfelkeltést és a kivitel/transzfer ellenőrzéséhez kapcsolódó kockázat minimálisra csökkentését célzó belső folyamatait?
               
               
                  A működési és szervezési eljárásokat írásban kell rögzíteni, és a következőkkel kapcsolatban kell utasításokat és iránymutatást tartalmazniuk:
                  
                              —
                           
                           
                              a teljes kiviteli/transzportfolyamat a megrendelés beérkezésétől, a kivitelre/transzferre vonatkozó szabályozásoknak való megfelelés alkalmazhatósága megállapításától és a vonatkozó, a kivitellel/transzferrel kapcsolatos szabályozásoktól kezdve egészen a szállításig vagy az átadásig (a szállítás vagy transzfer előtt egy utolsó megfelelési ellenőrzést kell végrehajtani),
                           
                        
                              —
                           
                           
                              az engedély feltételeinek való megfelelés monitoringja,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              interakció külső felekkel és bizonyos esetekben más érdekelt részlegekkel (például a jogi és a kereskedelmi osztállyal) a vállalkozáson belül,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a kivitel/transzfer ellenőrzésében részt vevő vagy valamilyen módon érintett összes alkalmazott koordinációjának megvalósítása (pl. az eladást végző személyzetnek utasítást kell kapnia arra, hogy a kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzetet minden esetben értesítse arról, ha kétely merül fel, és az eladást végző személyzetet tájékoztatni kell arról, hogy egy megrendelés csak akkor hajtható végre, ha azt a kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet jóváhagyta),
                           
                        
                              —
                           
                           
                              az illetékes hatóságokkal való koordináció és esetleges információcsere (pl.: a gyanús tranzakció rendeléseket jelenteni lehet, létezhet önkéntes közzétételi politika stb.).
                           
                        
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            4.1.1.   Működési és szervezési eljárások: az engedélyezés előtti szakasz (1)
                  
               
            
                  
                              a)
                           
                           
                              Embargók
                           
                        
               
                  A vállalkozás milyen módon veszi figyelembe az embargókat?
               
               
                  Amennyiben egy szállítmányt embargó alatt álló rendeltetési helyre terveznek küldeni, szabályokat kell megállapítani az embargóval kapcsolatos vonatkozó szabályozás vizsgálatára. Ennek a vizsgálatnak legalább a következőket kell magában foglalnia:
                  
                              —
                           
                           
                              az embargóra vonatkozó szabályozás által elrendelt szállítási tilalom,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a szállítandó termékek besorolása az embargó terméklistája alapján,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              bizonyos szolgáltatásokra (például a technikai segítségnyújtásra) vonatkozó további engedélyezési követelmények.
                           
                        
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              b)
                           
                           
                              Szankciók listája
                           
                        
               
                  A vállalkozás milyen módon veszi figyelembe a szankciók listáját?
               
               
                  A szállítmány címzettjeinek – jogi és természetes személyeknek – nevét és személyazonosságát az érvényes szankciók listája alapján ellenőrizni kell.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Amikor a szankciók listáján személyazonosságot keresnek, a találat valószínűségének milyen szintje (vagy hány százaléka) szükséges ahhoz, hogy találatnak legyen tekinthető? Milyen eljárásokat alkalmaznak abban az esetben, amikor megtalálják egy név megfelelőjét?
               
               
                  Írásos eljárási utasításokban kell rögzíteni a megfelelések és a megegyezések kezelésének módját (a megfeleléseket például jelenteni kell az illetékes hatóságnak).
               
            
                  
                              c)
                           
                           
                              A listán szereplő termékek ellenőrzése (azok a termékek, amelyeket engedélyezéshez kötnek, mert szerepelnek egy kivitel/transzfer-ellenőrzési listán)
                           
                        
               
                  Belső folyamatokra vonatkozó kérdések, amelyek biztosítják, hogy a listán szereplő termék engedély nélkül nem kerül kivitelre vagy transzferre:
               
               
                   
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              Használnak-e olyan elektronikus adatfeldolgozó rendszert, amely rögzíti a vállalkozás által kapott vagy gyártott termékek besorolását?
                           
                        
               
                  A termékek besorolását elektronikus adatfeldolgozó rendszerben kell rögzíteni. Az ellenőrzési listák változásairól haladéktalanul feljegyzést kell készíteni a rendszerben.
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              Hogyan történik az engedélyezési követelmények tárgyát képező összes termék besorolása és rögzítése, és ki a felelős ezért? Milyen folyamatok szolgálnak annak biztosítására, hogy a termékek besorolását frissítik, és hogyan történik ennek dokumentációja?
                           
                        
               
                  A kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet felel a termékek nyilvántartásáért és besorolásáért; ha szükséges, konzultálnak a technikai szakértőkkel.
               
            
                  
                              3.
                           
                           
                              Hogyan értékelik a címzett általi végfelhasználást és a címzett megbízhatóságát?
                           
                        
               
                  A kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet felel a címzettek megbízhatóságának ellenőrzéséért, különös figyelmet fordítva a végfelhasználásra és az eltérítés kockázatára.
                  Amennyiben a kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzetnek tudomására jut, hogy a címzett megszegte a kivitel/transzfer ellenőrzésére vonatkozó szabályozást, értesítenie kell az illetékes hatóságot. A címzett jóhiszeműségének ellenőrzése különösen fontos azokban az esetekben, amikor a vásárló új, vagy amikor a vásárló személyazonossága nem tisztázott, vagy amikor kételyek merülnek fel a bejelentett végfelhasználással kapcsolatban (pl. a címzett szokatlan mennyiségeket rendel, vagy szokatlan útvonalat kér stb.).
               
            
                  
                              d)
                           
                           
                              Technológia immateriális transzfere
                           
                        
               
                  Hogyan biztosítja a vállalkozás a technológiák immateriális transzferére vonatkozó követelményeknek való megfelelést (pl. e-mail és hozzáférés az intranethez külföldről)?
               
               
                  A vállalkozásnak e-mailben, faxon, intraneten vagy interneten egyértelmű, írásbeli utasításokat kell előzőleg kiadnia a technológiák immateriális transzferével kapcsolatban.
                  A technológia szolgáltatásának vagy transzferének nem szabad megtörténnie mindaddig, amíg nem értékelték annak engedélyezhetőségét, és amennyiben engedélyezhető, nem bocsátották ki a transzferengedélyt.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              e)
                           
                           
                              Technikai segítség
                           
                        
               
                  Hogyan biztosítja a vállalkozás a technikai segítségnyújtással kapcsolatos követelményeknek való megfelelést?
               
               
                  Technikai segítségnyújtással kapcsolatos megfelelési eljárásnak kell érvényben lennie:
                  
                              —
                           
                           
                              külföldi látogatók/alkalmazottak esetében,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              külföldön tartózkodó alkalmazottak (pl. technikusok) esetében,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              olyan konferenciák és szemináriumok esetében, amelyen külföldi résztvevők is vannak, vagy amelyeket külföldön szerveznek.
                           
                        
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              4.1.2.
                           
                           
                              Működési és szervezési eljárások: engedélyezési szakasz
                           
                        
               
                  Hogyan biztosítja a vállalkozás, hogy teljes körű engedélyezési kérelmeket nyújt be?
               
               
                  A vállalkozásnak teljes mértékben meg kell tudnia felelni az abban a tagállamban hatályos engedélykérelmezési folyamatnak és eljárásoknak, amelyben a cég székhelye van.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              4.1.3
                           
                           
                              Működési és szervezési eljárások: az engedélyezés utáni szakasz
                           
                        
               
                  Milyen belső eljárások biztosítják az engedélyezés feltételeinek való megfelelést?
               
               
                  A végleges szállítás előtt a kiviteli/transzfer-ellenőrzési követelményeket még utoljára vizsgálni kell annak biztosítására, hogy az engedély feltételeit teljesítették.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              4.2.
                           
                           
                              A kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet figyelmének felkeltése és képzésük
                           
                        
               
                  Milyen információk érhetők el a kivitel/transzfer ellenőrzésében érintett összes alkalmazott és a kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottak számára?
               
               
                  Mindannyiuknak hozzá kell férniük a kivitel/transzfer ellenőrzésével kapcsolatos, fent említett szervezési és működési eljárásokhoz.
                  Ezeket a szervezési és működési eljárásokat a kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet számára hozzáférhető megfelelőségi kézikönyvekben kell rögzíteni és aktualizálni.
                  A működési és szervezési eljárásoknak tartalmazniuk kell a kivitel/transzfer megfelelési folyamatának egyértelmű leírását a megrendelés beérkezésétől, a kivitelre/transzferre vonatkozó szabályozásoknak való megfelelés ellenőrzésétől és a kivitellel/transzferrel kapcsolatos vonatkozó szabályozásoktól kezdve egészen a szállításig vagy az átadásig.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Milyen gyakran történik meg a kivitel/transzfer ellenőrzését végző személyzet tudásának aktualizálása?
               
               
                  Valahányszor a nemzeti vagy az uniós kivitel-ellenőrzési jogszabályok és eljárások változnak, de legalább évente egyszer ennek meg kell történnie. Az általános képzés évente történő aktualizálásán felül ajánlott, hogy a személyzet hozzájusson a kivitel és a transzfer ellenőrzésére vonatkozó jogszabályokhoz, valamint a szakmai lapokhoz és magazinokhoz, amennyiben ilyenek léteznek.
               
            
                  Hogyan történik a kivitel/transzfer ellenőrzését végző alkalmazottak tudásának aktualizálása?
               
               
                  A képzés eszközei többek között:
                  
                              —
                           
                           
                              külső szemináriumok,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              jelentkezés illetékes hatóságok által nyújtott tájékoztatókra,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              külső vagy online képzések.
                           
                        
            
                  
                              5.
                           
                           
                              Fizikai és műszaki biztonság
                           
                        
               
                  Cége biztonságát elismeri-e egy arra alkalmas kormányzati szerv? Kérjük, adja meg a részleteket.
               
               
                  Az egyes nemzeti védelmi minisztériumok vagy az ahhoz hasonló szervezetek valószínűleg bizonyos szintű biztonságot követelnek meg abban az esetben, ha a vállalkozás a nevükben működik. Elégséges lehet az is, ha a vállalkozás biztonsága valamilyen módon elismert.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  A biztonságra vonatkozó ilyen hivatalos elismerés hiányában milyen érvényben levő biztonsági intézkedések biztosítják a kivitellel/transzferrel kapcsolatos nyilvántartásokat és eljárásokat?
               
               
                  Az épületeket minden irányból kerítéssel kell körbevenni. A bejáratot biztosítani és ellenőrizni kell. Az épületeknek helyszíneknek folyamatos felügyelet alatt kell állniuk munkaidőn kívül is. A szállítás és a begyűjtés céljára különálló bejáratot lehet kialakítani, amely távol esik a fő gyártási területtől.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Melyek a szoftverekkel és a technológiával kapcsolatos biztonsági intézkedések?
               
               
                  A rendszert jelszavas védelemmel és tűzfallal kell ellátni. A vállalat hálózatát védeni kell a jogosulatlan hozzáférés ellen.
                  Ellenőrzés alatt kell állnia a helyszínről kivitt vagy a tengerentúlra vitt elektronikus szerkezeteknek (laptopok, digitális személyi asszisztensek stb.), valamint a projekt részeként és más körülmények között elküldött e-maileknek.
               
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  
                              6.
                           
                           
                              A transzferekről és kivitelekről vezetett nyilvántartás és azok nyomonkövethetősége
                           
                        
               
                  Hogyan tárolják a termékek szállítója által átadott, a kiviteli korlátozásokra vonatkozó nyilvántartást?
               
               
                  A vállalkozásoknak az alábbiak közül eggyel vagy többel rendelkezniük kell:
                  
                              —
                           
                           
                              elektronikus fájl vagy e-mail mappa,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              projektek szerint rendezett mappák,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              szállítók szerint rendezett mappák,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a korlátozások alapján kialakított különálló mappák,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              megrendelések szerinti osztályozás.
                           
                        
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Hogyan kapcsolja össze a kiviteli korlátozásokat a következő transzferekkel vagy kivitelekkel?
               
               
                  A lehetséges válaszok az alábbiak közül egyet vagy többet tartalmaznak:
                  
                              —
                           
                           
                              elektronikus fájlban vagy e-mail mappában, amely tartalmazza az információkat a behozatalról és az azt követő mozgásról,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a vállalatirányítási rendszer részeként,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a projektek vagy szállítók szerint összeállított mappákban, amelyekben minden információ együtt található meg,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              a mapparendszerhez hasonló fájlrendszerben.
                           
                        
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
                  Hogyan teszik hozzáférhetővé e nyilvántartást az illetékes hatóságok számára?
               
               
                  
                              —
                           
                           
                              A nyilvántartásokhoz való hozzáférés elektronikusan biztosítható; amennyiben biztonságos intranetekhez való hozzáférés szükséges, a helyszínekre ki kell menni; más esetekben az anyagok távellenőrzésre küldhetők,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              A nyilvántartások hozzáférhetővé tehetők kinyomtatott dokumentumok formájában is; ezek egy része – például távoli ellenőrzés céljából – szkennelhető.
                           
                        
               
                  9. cikk, (2) bekezdés, f) pont
               
            
         (1)  Az engedélyezés előtti szakasz célja annak meghatározása, hogy a vállalkozásra hatással van-e a kivitelek/transzferek ellenőrzése, azaz hogy a kivitel/transzfer ellenőrzésére vonatkozó szabályozások relevánsak-e a vállalkozás tevékenységei és ügyletei szempontjából, és ennek megfelelően az, hogy e tevékenységekhez tartozik-e engedélyezési kötelezettség. A cél a lehetséges kiviteli/transzferkockázatok lehető leggyorsabb azonosítása és elemzése, valamint a szükséges vonatkozó intézkedések végrehajtása, például engedély kérvényezése vagy az általános engedély megfelelő használata.
   
   
      II. MELLÉKLET
      
         SZABVÁNYOS TANÚSÍTVÁNYSABLON