CELEX: 52012PC0456
Language: et
Date: 2012-08-16
Title: Ettepanek: NÕUKOGU MÄÄRUS, millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb Euroopa institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Ettepanek: NÕUKOGU MÄÄRUS, millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb Euroopa institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	SELETUSKIRI
1.           ETTEPANEKU TAUST
1.1.        Üldine taust
1983. aasta veebruaris vastu võetud nõukogu
määruse[1]
kohaselt tuleb määruse artiklis 1 osutatud institutsioonidel moodustada
ajalooline arhiiv ja teha 30 aasta vanused dokumendid avalikkusele kättesaadavaks.
Vastavalt määrusele võib iga institutsioon hoida oma ajaloolist arhiivi tema
jaoks kõige sobivamas kohas.
1984. aastal leppisid Euroopa Parlament,
nõukogu ja komisjon kokku, et annavad oma ajaloolised arhiivid säilitamiseks
Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile (EUI), kus need tehakse
üldsusele kättesaadavaks. Hiljem otsustasid ka Euroopa Kontrollikoda, Euroopa
Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa Investeerimispank anda oma arhiivi
säilitamiseks EUI-le. Üleandmise tingimused on kindlaks määratud Euroopa
Ühenduste (keda esindas komisjon) ja EUI vahelises 17. detsembri 1984. aasta
lepingus.
Itaalia
valitsus annab alaliselt ja tasuta EUI käsutusse arhiivide säilitamiseks
sobivad ruumid. See tagab, et üleantud arhiive säilitatakse ja kaitstakse
vastavalt tunnustatud rahvusvaheliste standarditele.
Institutsioonide ajaloolised arhiivid antakse
EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas,
lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa
institutsioonide ajaloo uurimist.
1.2         Ettepaneku eesmärk
Ettepaneku eesmärk tugevdada EUI rolli
ajalooliste arhiivide haldamisel. See annab EUI ja ELi vahelisele partnerlusele
kindla õigusliku ja rahalise aluse.
1.3         Ettepaneku põhielemendid
Ettepanekuga nähakse ette, et institutsioonid
annavad oma ajaloolise arhiivi säilitamiseks üle EUI-le. Kõik institutsioonid peale Euroopa Kohtu ja Euroopa Keskpanga
annavad EUI-le säilitamiseks oma ajaloolise arhiivi, mis on tehtud avalikkusele
kättesaadavaks vastavalt kehtivale määrusele.
Ettepanek ei mõjuta ajaloolise arhiivi
omandiõigust, mis kuulub endiselt üleandnud institutsioonile, ega kehtivaid
eeskirju, mille kohaselt on institutsioonidel õigus otsustada, millised 30
aasta vanused dokumendid tehakse avalikkusele kättesaadavaks.
Tegevus- ja personalikulud, mis EUI-l tekivad
seoses ajalooliste arhiivide haldamisega, kaetakse ELi üldeelarvest, välja
arvatud arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoone(te)
ja hoidlate hankimise ning nende sisseseadega seotud kulud. EUI võimaldab avalikkusele juurdepääsu ELi
ajaloolistele arhiividele. Sellest olenemata võivad ka institutsioonid ise
võimaldada üldsusele juurdepääsu oma ajaloolistele arhiividele.
Ettepanekus tehakse vahet paberkandjal
arhiividel ja digitaalarhiividel. Paberkandjal arhiivid antakse endiselt
säilitamiseks üle EUI-le. EUI ei ole aga kohustatud säilitama digitaalarhiive
selleks, et võimaldada neile juurdepääsu. Digitaalarhiivide pikaajalise
säilitamise eest vastutab üleandev institutsioon.
Ettepanekuga täpsustatakse EUI kohustust
kaitsta institutsioonide ajaloolistes arhiivides olevaid isikuandmeid.
Vastavalt ettepanekule võtab iga institutsioon vastu määruse nr 354/83
rakenduseeskirjad, mis käsitlevad ajaloolistes arhiivides leiduvat isikuandmete
säilitamist ja kaitset ning nende kättesaadavaks tegemist. 
2.           HUVITATUD ISIKUTEGA KONSULTEERIMISE
TULEMUSED
Käesoleva ettepaneku puhul ei ole mõju
hindamine vajalik.
Huvitatud kolmandate isikutega on
konsulteeritud. EUI kui vastuvõttev asutus ja Itaalia kui vastuvõttev riik
toetavad ettepanekut. Ettepaneku eesmärki toetavad ka ELi institutsioonide
haldustalitused ja ELi asutuste võrgustik.
Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank on palunud
nende suhtes mitte kehtestada ajalooliste arhiivide EUI-le üleandmise kohustust,
kuid nad ei välista võimalust, et annavad oma ajaloolised arhiivid EUI-le üle
vabatahtlikult. Selline tava kehtib sarnaste asutuste ajalooliste arhiivide
suhtes paljudes liikmesriikides.
3.           ETTEPANEKU
ÕIGUSLIK KÜLG
3.1 Ettepaneku peamised sätted
Ettepanekuga nähakse ette, et institutsioonide
ajaloolised arhiivid antakse säilitamiseks üle Itaalias Firenzes asuvale
Euroopa Ülikooli Instituudile, kus EUI teeb need avalikkusele kättesaadavaks.
3.2 Õiguslik alus
Ettepaneku
õiguslik alus on Euroopa Liidu toimimise lepingu artikkel 352.
Nõukogu määrus nr
354/83 ja selle 2003. aasta muudatuse alus oli EÜ asutamislepingu artikkel 308
(hilisem Euroopa Liidu toimimise lepingu artikkel 352).
Käesolev ettepanek ei mõjuta määruse nr 354/83 eesmärki – teha institutsioonide
30 aasta vanused arhiivid kättesaadavaks. Ettepanekus
sätestatakse ainult see, et arhiivid antakse säilitamiseks EUI-le, kui
asjaomased institutsioonid on need teinud avalikkusele kättesaadavaks vastavalt
kehtivale määrusele. Kuna oma ajaloolise
arhiivi annab EUI-le säilitamiseks enamik institutsioone, kes on selle teinud
avalikkusele kättesaadavaks, on tegemist juba kujunenud olukorra ametliku
vormistamisega.
Euroopa Liidu
lepingu artikli 3 lõikes 3 on sätestatud, et Liit austab muu hulgas oma rikkalikku
kultuurilist mitmekesisust ning tagab Euroopa kultuuripärandi kaitse ja
arendamise. Institutsioonide ajaloolised
arhiivid moodustavad osa Euroopa kultuuripärandist ning nende avalikkusele
kättesaadavaks tegemine vastaks eelkõige akadeemilistele, õppe- ja
kultuurilistele eesmärkidele. Euroopa Liidul
on pädevus võtta meetmeid, et toetada, koordineerida ja täiendada
liikmesriikide tegevust asjaomastes valdkondades, kuid asutamislepingutes ei
ole sätestatud tema pädevust seoses institutsioonide ajalooliste arhiividega. 
Mõne muu õigusliku
aluse kasutamine tähendaks, et teha tuleks ettepanek uue määruse kohta ja
sellest tulenevalt viia läbi uus arutelu nõukogu määruse nr 354/83
aluspõhimõtete ja sätete kohta. See aga
lahkneks ettepaneku eespool osutatud eesmärgist.
Uuriti ka
võimalust kasutada ettepaneku alusena ELi toimimise lepingu artikli 15 lõiget
3, kuid see võimalus jäeti kõrvale järgmistel põhjustel.
Ajalooliste
arhiivide eesmärk on eelkõige valida välja kestva haldus-, ajaloolise ja
tõendusväärtusega dokumendid, et säilitada ja teha kasutatavaks
institutsioonide ajalooline pärand. Iga
institutsioon teeb 30 aasta vanused ajaloolised dokumendid ja arhivaalid
avalikkusele ennetavalt kättesaadavaks ja esitab täiendava teabe, mis avab
nende organisatsioonilise ja funktsionaalse konteksti.
Seda on rohkem kui ELi toimimise lepingu artikli 15 lõikes 3 sätestatud
juurdepääsuõigus, mille eesmärk on eelkõige edendada head valitsemistava ja
võimaldada üldsusel osaleda institutsioonide otsuste tegemise protsessis.
ELi toimimise
lepingu artikli 15 lõige 3 kärbiks ajalooliste arhiivide kasutatavaks tegemise
eeskirjade kohaldamise ulatust, kuna Euroopa Keskpank, Euroopa
Investeerimispank ja Euroopa Kohus, kes kuluvad määruse nr 354/83
kohaldamisalasse, kuuluksid selle kohaldamisalasse vaid niivõrd, kuivõrd nad
täidavad haldusülesandeid. 
3.3 Proportsionaalsuse põhimõte
Ettepanek käsitleb institutsioonide
ajalooliste arhiivide EUI-le säilitamiseks üleandmist ja üleandmise tingimusi.
3.4 Õigusakti valik
Määrus on ainus õigusakt, mis pakub ELi ja EUI
partnerlusele kindla õigusliku ja rahalise aluse. Ettepaneku eesmärk on kehtiva
määruse mõningane muutmine.
4.           MÕJU EELARVELE
Ettepanek muuta ajalooliste arhiivide EUI-le
säilitamiseks üleandmine kohustuslikuks ei mõjuta eelarvet lühiajalises ega
keskpikas perspektiivis. Pikas perspektiivis avalduv mõju eelarvele ei ole
tõenäoliselt märkimisväärne.
Kolm suurimat institutsiooni – Euroopa
Parlament, nõukogu ja komisjon, kuid ka Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee,
Euroopa Kontrollikoja ja Euroopa Investeerimispank on oma ajaloolisi arhiive
juba EUI-le säilitamiseks üle andnud. Arhiivide haldamist Firenzes on
rahastatud ELi eelarvest alates ajast, kui arhiive hakati EUI-le üle andma, st
juba üle veerandi sajandi. Finantsselgituse kohaselt rahastamist jätkatakse.
Kulud, mis EUI-l tekivad seoses tööga, mida ta teeb üleandva institutsiooni
arhiiviga, kannab üleandev institutsioon.
EUIs arhiivide säilitamiseks vajalike ruumide
ja arhiive haldavate töötajate bürooruumidega seotud kulud katab Itaalia
valitsus. 
Käesoleva muudatuse tulemusel suureneb
üleandvate institutsioonide arv. Kuna aga üleandmiskohustus hõlmab vaid
avalikkusele kättesaadavaks tehtud 30 aasta vanuseid dokumente ja arhivaale,
kulub veel palju aega, enne kui ettepanek hakkab mõjutama institutsioone, kes
oma arhiivi veel EUI-le üle ei ole andnud. Lisaks sellele, kuna
digitaalarhiivid aina kasvavad, siis nende töötlemine ja neile juurdepääsu
andmine EUIs võimaldab saavutada mastaabisäästu.
2012/0221 (APP)
Ettepanek:
NÕUKOGU MÄÄRUS,
millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr
354/83 osas, mis käsitleb 
Euroopa institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale 
Euroopa Ülikooli Instituudile 
EUROOPA
LIIDU NÕUKOGU,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
eriti selle artiklit 352,
võttes arvesse Euroopa Komisjoni ettepanekut,
olles edastanud õigusakti eelnõu riikide
parlamentidele,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi nõusolekut,
olles konsulteerinud Euroopa
andmekaitseinspektoriga,
toimides seadusandliku erimenetluse kohaselt
ning arvestades järgmist:
(1)         
Vastavalt nõukogu 1. veebruari 1983. aasta
määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse
ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooliste arhiivide avalikkusele
kättesaadavaks tegemist,[2]
institutsioonide ja asutuste ajaloolised arhiivid säilitatakse ja võimaluse
korral tehakse avalikkusele kättesaadavaks pärast 30 aasta möödumist.
(2)         
Kohustus luua ajalooline arhiiv ja teha see
võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks kehtib kõigi määruse nr 354/83
artiklis 1 osutatud institutsioonide suhtes.
(3)         
Määruses nr 354/83 on sätestatud, et iga
institutsioon võib hoida oma ajaloolist arhiivi tema jaoks kõige sobivamas
kohas.
(4)         
1984. aastal otsustasid Euroopa Parlament, nõukogu
ja komisjon, et annavad oma ajaloolised arhiivid säilitamiseks Firenzes asuvale
Euroopa Ülikooli Instituudile (EUI), kus need tehakse avalikkusele
kättesaadavaks. Selleks kirjutati 17. detsembril 1984 alla Euroopa ühenduste
(keda esindas komisjon) ja Firenzes asuva Euroopa Ülikooli Instituudi vaheline
leping.
(5)         
Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa
Kontrollikoda on ühinenud 17. detsembri 1984. aasta üleandmislepinguga. Euroopa
Investeerimispank annab oma ajaloolise arhiivi EUI-le üle vastavalt EUI-ga
1. juulil 2005 allakirjutatud eraldi kokkuleppele ja panga
korralduskomitees 7. oktoobril 2005 vastu võetud ajaloolise arhiivi
eeskirjadele[3].
(6)         
Itaalia valitsus on andnud alaliselt ja tasuta EUI
käsutusse sobivad ruumid, et tagada üleantud arhiivide säilitamine ja kaitsmine
vastavalt tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning luua võimalus neid
kohapeal kasutada.
(7)         
Institutsioonide ajaloolised arhiivid antakse
EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas,
lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa
institutsioonide ajaloo uurimist. EUI on tunnustatud akadeemiline teadus- ja
õppekeskus, kus peatähelepanu pööratakse Euroopale ja Euroopa integratsioonile.
Instituudil on peaaegu 30 aasta pikkune institutsioonide ajalooliste arhiivide
haldamise kogemus, tal on kaasaegsed, spetsiaalselt arhiivide säilitamiseks ja
uurimiseks ettenähtud hoidlad ja teadustööks ettenähtud ruumid ning tal on
institutsioonide arhiivikeskusena rahvusvaheline maine. 
(8)         
Institutsioonide ajalooliste arhiivide edasiseks
üleandmiseks EUI-le on vaja kindlat õiguslikku alust, mis kajastaks EUI kui
institutsioonide partneri rolli ajalooliste arhiivide haldajana.
(9)         
Euroopa Kohtu ja Euroopa Keskpanga tegevuse laadist
tulenevalt jäetakse nende suhtes kehtestamata kohustus anda ajaloolised
arhiivid käesoleva määruse alusel üle EUI-le. Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank
võivad oma ajaloolise arhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.
(10)     
Käesolevat määrust tuleks kohaldada kõigi muude
institutsioonide suhtes. See ei mõjuta institutsioonide kohustust teha oma
ajalooline arhiiv üldsusele kättesaadavaks ega institutsioonide omandiõigust
oma ajaloolise arhiivi suhtes.
(11)     
Institutsioonide ajaloolistes arhiivides olevaid
isikuandmeid tuleks töödelda vastavalt määrusele nr 45/2001[4].
(12)     
EUId võib institutsioonide arhiivide haldamise eest
rahaliselt toetada. 
(13)     
Seepärast tuleb määrust nr 354/83 vastavalt muuta,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
Artikkel 1
Määrust (EÜ, Euratom) nr 354/83 muudetakse
järgmiselt:
1. Artikli 8 lõige 1 asendatakse
järgmisega:
„1. Institutsioonid, välja arvatud Euroopa
Kohus ja Euroopa Keskpank, annavad Euroopa Ülikooli Instituudile (EUI) Firenzes
üle oma ajaloolisse arhiivi kuuluvad dokumendid, mille nad on teinud
avalikkusele kättesaadavaks kooskõlas käesoleva määrusega. Üleandmine toimub vastavalt lisale.”
2. Artiklisse
8 lisatakse järgmised lõiked:
„3. Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma
ajaloolise arhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.
4. Institutsioonide ajalooliste arhiivide
üleandmine EUI-le ei mõjuta arhiivide suhtes kehtivat omandiõigust ega kaitset,
mis on sätestatud aluslepingule lisatud Euroopa Liidu privileegide ja
immuniteetide protokolli artiklis 2.
5. EUI tagab talle üleantud arhiivide säilitamise
ja kaitse. Säilitamine ja kaitse peavad vastama tunnustatud rahvusvahelistele
arhiivide füüsilise kaitse standarditele ning vähemalt sellistele tehnilistele
ja turvanõuetele, mis vastavad Itaalia avalike arhiivide säilitamise ja
haldamise nõuetele. Selleks säilitatakse üleantud dokumente eriotstarbelises
hoidlas.
6. Igal üleandval
asutusel on õigus nõuda teavet oma arhiivi EUI poolse haldamise kohta ning
üleantud arhiivi kontrollida.
7. EUI teeb vastavalt lõigetele 1 ja 3 vastu võetud ajaloolised
arhiivid avalikkusele kasutatavaks. Institutsioonid võivad avalikkusele
kättesaadavaks teha oma ajaloolise arhiivi muu versiooni.
8. Kooskõlas nõukogu määrusega
nr 1605/2002 võib EUI-le anda rahalist toetust ajalooliste arhiivide
haldamiseks, tingimusel et eelarvepädev asutus teeb asjakohasel eelarvereal
kättesaadavaks vajalikud assigneeringud. Arhiivide
haldamisega seotud kulud kannavad üleandvad institutsioonid proportsionaalselt. Toetust ei anta arhiivide paigutamiseks ja
personali majutamiseks ettenähtud hoone(te) ja hoidlate hankimise ning nende
sisseseadega seotud kuludele. 
9. EUI töötleb
institutsioonide ajaloolistes arhiivides olevaid isikuandmeid kooskõlas
määrusega nr 45/2001. EUI on volitatud töötleja vastavalt osutatud määruse
artiklile 2, täites üleandnud institutsiooni juhiseid. 
10. Euroopa andmekaitseinspektoril on järelevalvepädevus
institutsioonide üleantud ajaloolistes arhiivides olevate isikuandmete EUI
poolse töötlemise suhtes.”
3. Artikli 9 lõige 1 asendatakse järgmisega:
„Iga institutsioon võtab vastu sise-eeskirjad
käesoleva määruse rakendamiseks. Nende hulka kuuluvad ajaloolistes arhiivides
olevate isikuandmete säilitamise, avalikkusele kättesaadavaks tegemise ja
kaitse eeskirjad. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid
üldsusele kättesaadavaks elektrooniliselt. Samuti säilitavad nad dokumente
erivajadusi rahuldaval kujul kättesaadavana (pimedate kiri, suur kiri ja
salvestised).” 
4. Lisatakse lisa vastavalt käesoleva määruse
lisale.
Artikkel 2
Määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle
avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja
vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel,
                                                                       Nõukogu
nimel
                                                                       eesistuja
                                                                       
LISA
Lisatakse järgmine lisa:
„Lisa
Institutsioonide
ajalooliste arhiivide Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli instituudile üleandmise
kord
1.   Mittedigitaalse arhiivi puhul antakse EUI-le alatiseks säilitamiseks
üle originaaldokumendid ning mikrovormid ja/või digitaalne koopia.
Digitaalarhiivi puhul võimaldatakse EUI-le
pidev juurdepääs dokumentidele, et ta saaks täita oma kohustust teha
ajaloolised arhiivid üldsusele ühes kohas kättesaadavaks ja soodustada nende
kasutamist. Digitaalarhiivi alalise säilitamise eest vastutab üleandnud asutus.
2. Üleandmine
toimub osadena igal aastal ning võimalust mööda vastavalt institutsioonide
tavapärasele arhiivikorrastamise korrale.
3.   Õiguslikel
ja halduslikel põhjustel võivad üleandvad institutsioonid jätta EUI-le üle
andmata teatavaid originaaldokumente. Sel
juhul annavad nad üle mikrovormid või digitaalse koopia.
4.   Üleandvale institutsioonile jääb omandiõigus arhiivi suhtes ja
ainuvastutus EUI-le üle antud või talle muul moel kättesaadavaks tehtud
dokumentide ja toimikute koosseisu eest. EUI
ei muuda arhiivisisest liigitust, mille on loonud institutsioon, ega kõrvalda
ega muuda dokument ega toimikuid.
5.   Institutsiooni taotlusel tagastab EUI
institutsioonile mis tahes tema üleantud originaaldokumendid ja -toimikud. Institutsioonid tagastavad originaaldokumendid
EUI-le niipea, kui nad neid enam ei vaja.
6.   EUI
teavitab üleandnud institutsiooni viivitamata asjaoludest, mis võivad ohustada
üleantud arhiivi puutumatust.”
FINANTSSELGITUS
1.           ETTEPANEKU/ALGATUSE RAAMISTIK
              1.1.    Ettepaneku/algatuse nimetus:
              1.2.    Asjaomased
poliitikavaldkonnad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise
struktuurile
              1.3.    Ettepaneku/algatuse
liik
              1.4.    Eesmärgid
              1.5.    Ettepaneku/algatuse
põhjendus
              1.6.    Meetme
kestus ja finantsmõju
              1.7.    Ettenähtud
eelarve täitmise viisid
2.           HALDUSMEETMED
              2.1.    Järelevalve
ja aruandluse eeskirjad
              2.2.    Haldus-
ja kontrollisüsteemid
              2.3.    Pettuse
ja eeskirjade eiramise ärahoidmise meetmed
3.           ETTEPANEKU/ALGATUSE HINNANGULINE
FINANTSMÕJU
              3.1.    Mitmeaastase
finantsraamistiku rubriigid ja kulude eelarveread, millele mõju avaldub
              3.2.    Hinnanguline
mõju kuludele
              3.2.1. Üldine hinnanguline
mõju kuludele
              3.2.2. Hinnanguline mõju
tegevusassigneeringutele
              3.2.3. Hinnanguline mõju
haldusassigneeringutele
              3.2.4. Kooskõla kehtiva
mitmeaastase finantsraamistikuga
              3.2.5. Kolmandate isikute
rahaline osalus
              3.3.    Hinnanguline mõju tuludele
FINANTSSELGITUS
1.           ETTEPANEKU/ALGATUSE RAAMISTIK
1.1.        Ettepaneku/algatuse nimetus:
Nõukogu määrus,
millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb Euroopa
institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa
Ülikooli Instituudile
1.2.        Asjaomased
poliitikavaldkonnad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise(ABM/ABB[5]) struktuurile
Suhted kodanikuühiskonnaga, avatus ja teave
1.3.        Ettepaneku/algatuse liik
Ettepanek käsitleb olemasoleva meetme pikendamist.
1.4.        Eesmärgid
1.4.1.     Komisjoni mitmeaastased
strateegilised eesmärgid, mida ettepaneku/algatuse kaudu täidetakse
Ettepaneku eesmärk on reguleerida ja luua kindel
alus juba olemasolevale partnerlusele EUIga institutsioonide ajaloolise
arhiivide haldamise ja juurdepääsu võimaldamise valdkonnas. Ajaloolised
arhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada neile juurdepääsu ühes
kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja
Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist.
1.4.2.     Erieesmärgid ning asjaomased
tegevusvaldkonnad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise
süsteemile
Erieesmärk nr
25.02.01.01
Asjaomased tegevusalad vastavalt tegevuspõhise
juhtimise ja eelarvestamise süsteemile:
Suhted kodanikuühiskonnaga, avatus ja teave
Üleeuroopalist huvi pakkuvad institutsioonid /
Euroopa Liidu ajaloolised arhiivid
1.4.3.     Oodatavad tulemused ja mõju
Partnerlus EUIga annab lisaväärtust
institutsioonide ajaloolistele arhiividele ning parandab arhiividele
juurdepääsu võimaldamist ja nende kasutamist.
1.4.4.     Tulemus- ja mõjunäitajad
(1)         
Institutsioonide poolt Firenzes asuvale EUI-le
üleantud arhiivid
(2)         
Euroopa Liidu rajamisele kaasa aidanud
üksikisikute, avalik-õiguslike ja erasektori organisatsioonide tegevuse käigus
tekkinud era- ja isikuarhiivide EUIsse vastuvõtmine ja kirjeldamine
(3)         
Arhiivijuhtide ja -nimistute,
allikapublikatsioonide ja muude uurimisvahendite ettevalmistamine ja avaldamine
(4)         
EUIs kasutatav uurimissaal ja selle sisseseade
(5)         
Interneti kaudu kasutatavaks tehtud nimistud ja
arhiivid 
(6)         
Uurimissaali külastajad
(7)         
Institutsioonide ajalooliste arhiivide kasutamise
edendamise meetmed 
1.5.        Ettepaneku/algatuse põhjendus
1.5.1.     Lühi- või pikaajalises
perspektiivis täidetavad vajadused
Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli instituudile
üleantud institutsioonide ajalooliste arhiivide haldamine ja avalikkusele
kättesaadavaks tegemine.
1.5.2.     Euroopa Liidu meetme
lisaväärtus
EUIga sõlmitud partnerluse eesmärk on edendada
institutsioonide ajalooliste arhiividele juurdepääsu võimaldamist ja nende
kasutamist.
Institutsioonide arhiivide väärtust suurendab juba
üksnes nende ühte kohta kogumine. See võimaldab ka EUI-l pakkuda lisaväärtust,
luues eri arhiivide vahel ristseoseid, luues vajalikke otsivahendeid ja muid
uurimist soodustavaid vahendeid ning võimaldades avalikkusele juurdepääsu
arhiividele kohapeal ja interneti kaudu.
1.5.3.     Samalaadsetest kogemustest
saadud õppetunnid
Vastavalt Euroopa ühenduste ja Euroopa Ülikooli
Firenzes asuva instituudi (EUI) vahelisele 17. detsembri 1984. aasta lepingule
annavad kuus institutsiooni ajaloolise arhiivi üle EUI-le. Üleandmist käsitlev 1984. aasta leping on aga
vananenud ja seetõttu tuleb EUIga sõlmitud partnerlus rajada kindlamale
õiguslikule ja rahalisele alusele.
1.5.4.     Kooskõla ja võimalik koostoime
muude asjaomaste meetmetega
Ei kohaldata
1.6.        Meetme kestus ja finantsmõju
Piiramatu kestusega ettepanek
1.7.        Ettenähtud eelarve täitmise
viisid[6]
Otsene tsentraliseeritud eelarve täitmine
komisjoni poolt
2.           HALDUSMEETMED
2.1.        Järelevalve ja aruandluse
eeskirjad
EUI esitab igaks kalendriaastaks komisjonile
arutamiseks tööprogrammi projekti, sealhulgas täidetud ametikohtade loetelu
asjaomase aasta ning eelmise ja järgmise aasta 31. detsembri seisuga.
Tööprogramm esitatakse eelneva aasta veebruaris.
Pärast üleandvate institutsioonide vahelisi
konsultatsioone lepivad komisjon ja EUI kokku tööprogrammi ning see lisatakse
iga-aastasele toetuslepingule.
Komisjon jälgib tööprogrammi elluviimist.
EUI esitab iga-aastase tegevusaruande ajalooliste
arhiivide kohta pärast iga kalendriaasta lõppu.
2.2.        Haldus- ja kontrollisüsteemid
2.2.1.     Tuvastatud ohud
Üleantud paberkandjal arhiive ei ähvarda peaaegu
mingid ohud. Itaalia valitsus on andnud spetsiaalse arhiivihoidla, mis vastab
rangeimatele arhivaalide pikaajalise säilitamise rahvusvahelistele
standarditele.
2.2.2.     Ettenähtud kontrollimeetodid
EUIga sõlmitud partnerluslepingutega on loodud
raamistik eelarve ja tööprogrammi läbiarutamiseks, läbivaatamiseks ja
hindamiseks. Igal üleandval asutusel on õigus nõuda teavet oma arhiivi EUI
poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida.
2.3.        Pettuse ja eeskirjade
eiramise ärahoidmise meetmed
ELi toimimise lepingu artikli 287 lõikes 3 on ette
nähtud kontrollikoja pädevus kontrollida kõiki füüsilisi ja juriidilisi
isikuid, kellele on tehtud makseid ELi eelarvest. Komisjoni ja OLAFi pädevust
ELi finantshuvisid kahjustava pettuse vastase võitluse valdkonnas reguleerivad
erisätted (s.t nõukogu ja Euroopa Parlamendi määrused nr 2185/96 ja nr
1073/1999) ning nõukogu määrus nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste
üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust. Vastavalt viimasena nimetatud
määruse artikli 120 lõikele 3 sätestatakse igas toetuslepingus või toetuse
andmise otsuses selgesõnaliselt komisjoni ja kontrollikoja õigus kontrollida
dokumente ja teha kohapealseid kontrolle kõigi töövõtjate ja alltöövõtjate
puhul, keda EL on rahastanud. 
3.           ETTEPANEKU/ALGATUSE HINNANGULINE
FINANTSMÕJU
3.1.        Mitmeaastase
finantsraamistiku rubriigid ja kulude eelarveread, millele mõju avaldub
·      Olemasolevad eelarveread
Järjestage
mitmeaastase finantsraamistiku rubriikide kaupa ja iga rubriigi sees
eelarveridade kaupa.
 Mitme-aastase finants-raamistiku rubriik || Eelarverida || Assigneeringute liik || Rahaline osalus 
 Euroopa Liidu ajalooarhiivid || Liigendatud/ liigendamata ([7]) || EFTA[8] riigid || Kandidaatriigid[9] || Kolman­dad riigid || Rahaline osalus finantsmääruse artikli 18 lõike 1 punkti aa tähenduses 
 5 Haldus || 25 02 01 01 || Liigendatud || EI || EI || EI || EI 
3.2.        Hinnanguline mõju kuludele 
3.2.1.     Üldine hinnanguline mõju
kuludele 
miljonites eurodes (kolm kohta pärast koma)
 Mitmeaastase finantsraamistiku rubriik || 5 || „Halduskulud” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || KOKKU 2013–2019 
 Peadirektoraat: peasekretariaat || 
  Personalikulud || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Lähetused || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25 02 01 01 Liidu ajalooarhiivid || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 Peasekretariaat KOKKU ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIGI 5 assigneeringud KOKKU || (Kulukohustuste kogusumma = maksete kogusumma) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIKIDE 1−5 assigneeringud KOKKU || Kulukohustused ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Maksed ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Hinnanguline mõju
tegevusassigneeringutele
Ettepanek/algatus ei hõlma tegevusassigneeringute
kasutamist
3.2.3.     Hinnanguline mõju
haldusassigneeringutele
3.2.3.1.  Ülevaade 
Ettepanek/algatus hõlmab haldusassigneeringute
kasutamist, mis toimub järgmiselt:
miljonites eurodes
(kolm kohta pärast koma)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 – || KOKKU 
 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIK 5 ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personalikulud ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Muud halduskulud ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIK 5 kokku ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIGIST 5[11] välja jäävad kulud ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personalikulud ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Muud kulud halduskulud ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIGIST 5 välja jäävad kulud KOKKU ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 KOKKU || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Haldusressursi
vajadused kaetakse summast, mida saab eraldada juhtivale peadirektoraadile
iga-aastase menetluse raames, pidades silmas kehtivaid eelarvelisi piiranguid.
3.2.3.2.   Hinnanguline
personalivajadus
Ettepanek hõlmab personali kasutamist, mis toimub
järgmiselt:
hinnanguline väärtus täisarvuna (või
maksimaalselt ühe kohaga pärast koma)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Ametikohtade loeteluga ette nähtud ametikohad (ametnikud ja ajutised töötajad) 
 25 01 01 01 (komisjoni peakorteris ja esindustes) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (delegatsioonides) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (kaudne teadustegevus) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (otsene teadustegevus) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Koosseisuväline personal (täistööajale taandatud töötajad)[12] 
 XX 01 02 01 (üldvahenditest rahastatavad lepingulised töötajad, riikide lähetatud eksperdid ja renditööjõud) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (lepingulised töötajad, renditööjõud, noored eksperdid, kohalikud töötajad ja riikide lähetatud eksperdid delegatsioonides) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || - peakorteris[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - delegatsioonides ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (lepingulised töötajad, riikide lähetatud eksperdid ja renditööjõud kaudse teadustegevuse valdkonnas) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (lepingulised töötajad, riikide lähetatud eksperdid ja renditööjõud otsese teadustegevuse valdkonnas) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Muud eelarveread (täpsustage) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 KOKKU || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX osutab
asjaomasele poliitikavaldkonnale või eelarvejaotisele.
Personalivajadused kaetakse juba meedet
haldavate peadirektoraadi töötajatega ja/või töötajate ümberpaigutamise teel
peadirektoraadi siseselt. Vajaduse korral võidakse personali täiendada meedet
haldavale peadirektoraadile iga-aastase vahendite eraldamise menetluse käigus,
arvestades olemasolevate eelarvepiirangutega.
Ülesannete kirjeldus:
 Ametnikud ja ajutised töötajad || Partnerluse ja toetuslepingute ettevalmistamine. Eelarvetaotluse koostamine. Tööprogrammi ja kulude järelevalve. Võimalikud järelhindamised. 
 Koosseisuvälised töötajad || ------ 
3.2.4.     Kooskõla kehtiva mitmeaastase
finantsraamistikuga
Ettepanek on kooskõlas kehtiva mitmeaastase
finantsraamistikuga.
3.2.5.     Kolmandate isikute rahaline
osalus
Ettepanek ei hõlma kolmandate isikute poolset
kaasrahastamist
3.3.        Hinnanguline mõju tuludele
Ettepanekul puudub finantsmõju tuludele.
[1]               Nõukogu määrus (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mida on
muudetud 22. septembri 2003. aasta määrusega (EÜ, Euratom) nr 1700/2003. Vaata
EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1; ELT L 243, 27.9.2003, lk 1.
[2]               EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1.
[3]               ELT C 289, 22.11.2005, lk 12–13.
[4]               EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1.
[5]               ABM – tegevuspõhine juhtimine; ABB – tegevuspõhine
eelarvestamine.
[6]               Eelarve täitmise viise selgitatakse koos viidetega
finantsmäärusele veebisaidil BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Liigendatud assigneeringud / liigendamata
assigneeringud.
[8]               EFTA – Euroopa Vabakaubanduse Assotsiatsioon.
[9]               Kandidaatriigid ja vajaduse korral Lääne-Balkani
potentsiaalsed kandidaatriigid.
[10]             Eeldatakse, et kulude mõju muutus jätkub samas tempos ka
pärast 2019. aastat. 
[11]             Tehniline ja/või haldusabi ning ELi programmide ja/või
meetmete rakendamiseks antava toetusega seotud kulud (endised B..A read),
otsene teadustegevus, kaudne teadustegevus.
[12]             Lepingulised töötajad, renditööjõud, noored eksperdid
delegatsioonides, kohalikud töötajad, riikide lähetatud eksperdid.
[13]             Tegevusassigneeringutest rahastatavate koosseisuväliste
töötajate ülempiiri arvestades (endised B..A read).
[14]             Peamiselt struktuurifondid, Euroopa Maaelu Arengu
Põllumajandusfond (EAFRD) ja Euroopa Kalandusfond (EKF).