CELEX: 32002D0047
Language: lt
Date: 1011744000000
Title: 2002 m. sausio 23 d. Komisijos sprendimas, iš dalies keičiantis jos darbo tvarkos taisykles (pranešta dokumentu Nr. C(2002) 99)

Svarbus teisinis pranešimas

|

32002D0047

Oficialusis leidinys L 021 , 24/01/2002 p. 0023 - 0027

		Komisijos Sprendimas2002 m. sausio 23 d.iš dalies keičiantis jos darbo tvarkos taisykles(pranešta dokumentu Nr. C(2002) 99)(2002/47/EB, EAPB, Euratomas)EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA,atsižvelgdama į Europos bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 218 straipsnio 2 dalį,atsižvelgdama į Europos anglių ir plieno bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 16 straipsnį,atsižvelgdama į Europos atominės energijos bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 131 straipsnį,atsižvelgdama į Europos Sąjungos sutartį, ypač į jos 28 straipsnio 1 dalį ir 41 straipsnio 1 dalį,NUSPRENDĖ:1 straipsnisPrie šio sprendimo pridedamos nuostatos dėl dokumentų tvarkymo yra pridedamos prie Komisijos darbo tvarkos taisyklių [1] kaip jų priedas.2 straipsnis1986 m. kovo 18 d. Komisijos sprendimas dėl dokumentų tvarkymo [2] yra panaikinamas.3 straipsnisŠis sprendimas įsigalioja jo paskelbimo Europos Bendrijų oficialiajame leidinyje dieną.Priimta Briuselyje, 2002 m. sausio 23 d.Komisijos varduRomano ProdiPirmininkas[1] OL L 308, 2000 12 8, p. 26.[2] SEC(86) 388.--------------------------------------------------PRIEDASNUOSTATOS DĖL DOKUMENTŲ TVARKYMOKadangi:(1) Visa Komisijos veikla ir sprendimai politinėje, teisinėje, techninėje, finansinėje ir administracinėje srityse galiausiai baigiasi dokumentų parengimu.(2) Dokumentai turi būti tvarkomi vadovaujantis taisyklėmis, taikomoms visiems Generaliniams direktoratams ir analogiškiems padaliniams, kadangi jie tiesiogiai susiję su vykdoma veikla ir atspindi Komisijos ankstesnę veiklą jos dviguboje kompetencijoje kaip Europos institucijos ir kaip Europos viešosios administracijos.(3) Standartinės taisyklės turi užtikrinti, kad Komisija gali bet kuriuo metu pateikti informaciją apie jos kompetencijai priklausančius klausimus. Todėl Generalinių direktoratų ir analogiškų padalinių turimuose dokumentuose ir bylose turi būti saugoma informacija apie institucijos ankstesnę veiklą, dokumentai ir bylos turi palengvinti apsikeitimą informacija, pagrįsti atliktus veiksmus bei atitikti padalinio teisinius įsipareigojimus.(4) Pirmiau minėtų taisyklių įgyvendinimas reikalauja, kad kiekviename Generaliniame direktorate ir analogiškame padalinyje, tarpžinybiniame lygyje ir Komisijos lygyje būtų sukurta teisiškai pagrįsta ir patikima organizacinė struktūra.(5) Katalogavimo plano, susieto su bendrąja nomenklatūra, sukūrimas ir įgyvendinimas visuose Komisijos padaliniuose taps institucijos veiklos valdymo dalimi ir leis tvarkyti bylas bei sustiprins atvirumą ir dokumentų prieinamumą.(6) Efektyvus dokumentų tvarkymas yra būtina Komisijos prieinamumo visuomenei politikos įgyvendinimo sąlyga. Registrų sukūrimas, kuriuose būtų nuorodos į Komisijos sukurtus ar gautus dokumentus, padės piliečiams įgyvendinti teisę gauti informaciją.1 straipsnisApibrėžimaiŠiose nuostatose:- dokumentas reiškia tai, ką Komisija parengė ar gavo dėl klausimų, susijusių su politika, veikla ir sprendimais, patenkančiais į institucijos kompetencijos sritį ir į jos oficialių uždavinių rėmus, nepriklausomai nuo savo formos (parašytas ant popieriaus, įrašytas į elektroninę laikmeną ar pateiktas kaip garso, vaizdo ar audiovizualinis įrašas),- byla reiškia centrą, apie kurį tvarkomi dokumentai pagal institucijos veiklos sritis, siekiant išsaugoti įrodymus, užtikrinti pagrįstumą ar informavimą bei stiprinti veiklos efektyvumą.2 straipsnisObjektasŠios nuostatos nustato dokumentų tvarkymo principus.Dokumentų tvarkymas turi užtikrinti:- tinkamą dokumentų parengimą, gavimą ir saugojimą,- kiekvieno dokumento ženklinimą, suteikiant jam atitinkamus ženklus, leidžiančius dokumentą susieti su byla, atlikti jo paiešką ir lengvai jį nurodyti,- informacijos apie institucijos ankstesnę veiklą, vykdytos veiklos bei padalinio teisinių pareigų vykdymo įrodymų išsaugojimą,- lengvą apsikeitimą informacija,- atitikimą Komisijos pareigoms, kiek tai susiję su atvirumu.3 straipsnisStandartinės taisyklėsDokumentų atžvilgiu turi būti atliekami šie veiksmai:- registravimas,- katalogavimas,- saugojimas,- bylų perkėlimas į Istorinį archyvą.Šie veiksmai turi būti atliekami vadovaujantis standartinių taisyklių rinkiniu, vienodai taikomu visiems Komisijos Generaliniams direktoratams ir analogiškiems padaliniams.4 straipsnisRegistravimasKai tik dokumentas yra gaunamas ar formaliai parengiamas padalinyje, nepriklausomai nuo savo formos, jis yra išnagrinėjamas apsisprendžiant dėl tolimesnių veiksmų, tarp jų dėl registravimo.Komisijos departamente gautas ar parengtas dokumentas turi būti registruojamas, jei jame yra svarbios informacijos, kuri nėra trumpalaikė ir (arba) kuri gali reikalauti Komisijos ar jos padalinio veiksmo ar paskesnių priemonių. Jei dokumentas yra parengiamas Komisijoje, jį savo sistemoje užregistruoja dokumentą parengęs padalinys. Jei Komisija gauna dokumentą, jį registruoja dokumento gavėjas. Visi registracijos įrašai, susiję su paskesniu dokumento tvarkymu, nurodo į jo pirminį registracijos įrašą.Registracija turi užtikrinti, kad būtų galima aiškiai ir konkrečiai nustatyti Komisijos ar jos padalinių parengtą ar gautą dokumentą, tam kad būtų galima atsekti visą jo gyvavimo laikotarpį.Registruose turi būti saugomi dokumentų registracijos įrašai.5 straipsnisKatalogavimasGeneraliniai direktoratai ir analogiški padaliniai parengia katalogavimo planus pagal savo poreikius.Katalogavimo planas turi būti prieinamas kompiuteriu ir turi būti susietas su bendrąja nomenklatūra, kurią visiems Komisijos padaliniams nustato Generalinis sekretoriatas. Ši nomenklatūra yra Komisijos veiklos valdymo dalis.Registruoti dokumentai surūšiuojami į bylas. Kiekvienai Generalinio direktorato ir analogiško padalinio kompetencijos sričiai skiriama viena byla. Visos oficialios bylos turi būti išbaigtos ir turi atitikti padalinio veiklą toje srityje.Už bylos sukūrimą ir jos susiejimą su Generalinio direktorato ar analogiško padalinio katalogavimo planu pagal tvarką, nustatytą Generalinio direktorato ar analogiško padalinio, atsakingas tas padalinys, kurio kompetencijos ribose yra klausimai, įtraukiami į šią bylą.6 straipsnisSaugojimasKiekvienas Generalinis direktoratas ir analogiškas padalinys užtikrina dokumentų, už kuriuos jis yra atsakingas, fizinę apsaugą ir trumpalaikį bei vidutinio laikotarpio prieinamumą ir turi galėti pateikti ar atkurti bylas, kurioms tie dokumentai priklauso.Administracinės taisyklės ir teisiniai įsipareigojimai apibrėžia minimalų dokumento saugojimo laikotarpį.Kiekvienas Generalinis direktoratas ir analogiškas padalinys nustato savo bylų saugojimo vidaus organizacinę struktūrą. Minimalus saugojimo laikotarpis padaliniuose turi atitikti bendrą sąrašą, parengtą visai Komisijai pagal 12 straipsnyje nurodytą įgyvendinimo tvarką.7 straipsnisĮvertinimas ir perkėlimas į Istorinį archyvąNepažeisdamas (-i) 6 straipsnyje minimų minimalių saugojimo laikotarpių, 9 straipsnyje nurodytas (-i) dokumentų tvarkymo centras (-ai), bendradarbiaudamas (-i) su padaliniais, atsakingais už bylas, reguliariai vykdo dokumentų ir bylų, kurios galėtų būti perkeliamos į Komisijos istorinį archyvą, įvertinimą. Įvertinęs pasiūlymus, Istorinis archyvas gali atsisakyti priimti dokumentus ar bylas. Kiekvieno atsisakymo priežastys turi būti pateikiamos, padalinys informuojamas dėl tokio sprendimo.Dokumentų tvarkymo centras, būdamas pavaldus Generaliniam direktoratui, ne vėliau kaip po penkiolikos metų po bylų ar dokumentų, kuriuos toliau saugoti padaliniai nebemano esant reikalinga, sukūrimo, perduoda juos Komisijos istoriniam archyvui. Tuomet šios bylos ir dokumentai yra įvertinami pagal 12 straipsnyje nurodytoje įgyvendinimo tvarkoje išdėstytas taisykles, skirtas atskirti tas bylas ir dokumentus, kuriuos reikia saugoti, nuo tų, kurie neturi jokios administracinės ar istorinės vertės.Istorinis archyvas turi specialias saugyklas perduotoms byloms ir dokumentams saugoti. Gavęs prašymą, istorinis archyvas užtikrina Generaliniam direktoratui ar analogiškam padaliniui prieinamumą prie dokumentų ir bylų, kurios buvo gautos iš tos konkrečios institucijos.8 straipsnisSlapti dokumentaiSlapti dokumentai tvarkomi vadovaujantis galiojančiomis saugumo taisyklėmis.9 straipsnisDokumentų tvarkymo centraiKiekvienas Generalinis direktoratas ir analogiškas padalinys, atsižvelgdamas į savo struktūrą ir apribojimus, įsteigia ir išlaiko vieną ar kelis dokumentų tvarkymo centrus.Dokumentų tvarkymo centrų užduotis yra užtikrinti, kad jų Generaliniame direktorate ar analogiškame padalinyje parengti ar gauti dokumentai yra tvarkomi laikantis šių taisyklių.10 straipsnisDokumentų tvarkymo pareigūnaiKiekvienas Generalinis direktorius ar padalinio vadovas paskiria dokumentų tvarkymo pareigūną.Siekiant sukurti šiuolaikišką ir veiksmingą dokumentų ir įrašų tvarkymo sistemą, nustatomi šie dokumentų tvarkymo pareigūno uždaviniai:- nustatyti dokumentų ir bylų tipus, būdingus Generalinio direktorato ar analogiško padalinio veiklos sritims,- parengti ir atnaujinti aprašus apie esamas specifines duomenų bazes ir sistemas,- parengti Generalinio direktorato ar analogiško padalinio katalogavimo planą,- parengti Generaliniam direktoratui ar analogiškam padaliniui specifines taisykles ir procedūras, kurios bus naudojamos dokumentų ir bylų tvarkymui, bei užtikrinti, kad jų laikomasi,- Generaliniame direktorate ar analogiškame padalinyje rengti mokymus personalui, atsakingam už šiose nuostatose išdėstytų tvarkymo taisyklių įgyvendinimą, kontrolę ir priežiūrą.Dokumentų tvarkymo pareigūnas užtikrina horizontalų dokumentų tvarkymo centro (-ų) ir kitų susijusių padalinių koordinavimą.11 straipsnisTarpžinybinė grupėĮsteigiama tarpžinybinė dokumentų tvarkymo pareigūnų grupė. Jai pirmininkauja Generalinis sekretoriatas. Jos uždaviniai:- užtikrinti tinkamą ir vienodą šių nuostatų taikymą padaliniuose,- spręsti klausimus, kurie gali iškilti dėl nuostatų taikymo,- prisidėti prie 12 straipsnyje nurodytos įgyvendinimo tvarkos parengimo,- aptarti Generalinių direktoratų ir analogiškų departamentų mokymo ir paramos priemonių poreikius.Tarpžinybinės grupės posėdžius šaukia pirmininkas savo paties iniciatyva arba gavęs Generalinio direktorato ar analogiško padalinio siūlymą.12 straipsnisĮgyvendinimo tvarkaŠių nuostatų įgyvendinimo tvarką tvirtina ir reguliariai atnaujina Generalinis sekretorius, gavęs tarpžinybinės dokumentų tvarkymo pareigūnų grupės pasiūlymą ir suderinęs su Personalo ir administracijos generaliniu direktoriumi.Atnaujinant ypatingai atsižvelgiama į:- naujų informacinių ir komunikacinių technologijų vystymąsi,- dokumentavimo mokslų pokyčius ir Bendrijos bei tarptautinius tyrimus, tarp jų į naujų standartų šioje srityje susiformavimą,- Komisijos įsipareigojimus, susijusius su atvirumu ir dokumentų bei dokumentų registrų prieinamumu visuomenei,- Komisijos ir jos padalinių dokumentų standartizacijos ir pateikimo pokyčius,- taisykles dėl akivaizdžios elektroninių dokumentų vertės.13 straipsnisĮgyvendinimas padaliniuoseKiekvienas Generalinis direktorius ir padalinio vadovas nustato reikiamą organizacinę, administracinę ir fizinę struktūrą bei skiria darbuotojus šių nuostatų ir įgyvendinimo tvarkos taisyklių įgyvendinimui savo padalinyje.14 straipsnisInformacija, mokymai ir paramaGeneralinis sekretoriatas ir Personalo ir administracijos generalinis direktoratas įgyvendina reikiamas informacijos, mokymų ir paramos priemones, siekdami užtikrinti šių nuostatų įgyvendinimą ir taikymą Generaliniuose direktoratuose ir analogiškuose padaliniuose.Spręsdami dėl mokymo priemonių, jie atsižvelgia į Generalinių direktoratų bei analogiškų padalinių mokymų ir paramos reikalavimus, išsakytus tarpžinybinėje dokumentų tvarkymo pareigūnų grupėje.15 straipsnisNuostatų laikymasisGeneralinis sekretoriatas, bendradarbiaudamas su Generaliniais direktoriais ir padalinių vadovais, yra atsakingas už šių nuostatų laikymosi užtikrinimą.--------------------------------------------------