CELEX: 32020Q0424(01)
Language: hr
Date: 2019-09-10 00:00:00
Title: Odluka Upravnog odbora Agencije za potporu Berec-u (URED BEREC-a) od 10. rujna 2019. kojom se propisuju unutarnja pravila o ograničenjima određenih prava ispitanika u odnosu na obradu osobnih podataka u okviru aktivnosti koje provodi Ured BEREC-a

24.4.2020   
               
               
                  HR
               
               
                  Službeni list Europske unije
               
               
                  L 130/28
               
            
         ODLUKA UPRAVNOG ODBORA AGENCIJE ZA POTPORU BEREC-U (URED BEREC-A)
         od 10. rujna 2019.
         kojom se propisuju unutarnja pravila o ograničenjima određenih prava ispitanika u odnosu na obradu osobnih podataka u okviru aktivnosti koje provodi Ured BEREC-a
         UPRAVNI ODBOR,
         uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1971 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. prosinca 2018. o osnivanju Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (BEREC) i Agencije za potporu BEREC-u (Ured BEREC-a), o izmjeni Uredbe (EU) 2015/2120 i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1211/2009 (1), a posebno njezin članak 36. stavak 4.,
         uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (2) („Uredba”), a posebno njezin članak 25.,
         budući da:
         
                     (1)
                  
                  
                     Ured BEREC-a može, u kontekstu svojeg poslovanja, provoditi administrativne istrage, preddisciplinske, disciplinske postupke i postupke suspenzije, na osnovu Priloga IX. Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (3) i u skladu s Odlukom MC/2012/3 Upravnog odbora Ureda Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (Ured BEREC-a) koja propisuje opće provedbene odredbe o provedbi administrativnih istraga i disciplinskih postupaka, što podrazumijeva obradu informacija, uključujući osobne podatke.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Osoblje Ureda BEREC-a ima obvezu prijaviti moguće nezakonite aktivnosti, uključujući prijevare ili korupciju, koje štete interesima Unije ili ponašanje u vezi s obavljanjem profesionalnih dužnosti, a koji mogu sačinjavati teško nepoštivanje obveza članova osoblja Unije. To je regulirano Odlukom MC/2018/11 Upravnog odbora Ureda Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (Ured BEREC-a) kojom se propisuju smjernice o zviždanju Ureda BEREC-a.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Ured BEREC-a odredio je politiku za učinkovito i djelotvorno sprječavanje i postupanje sa stvarnim ili mogućim slučajevima psihološkog ili seksualnog uznemiravanja na radnom mjestu, kako je utvrđeno Odlukom MC/2016/15 Upravnog odbora Ureda Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (Ured BEREC-a) o politici za zaštitu dostojanstva osobe i sprječavanje psihološkog te seksualnog uznemiravanja.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     U kontekstu gore navedenih aktivnosti, Ured BEREC-a prikuplja i obrađuje odgovarajuće informacije i nekoliko kategorija osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke o fizičkim osobama, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadaće, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju i rezultatima, te financijske podatke. Ured BEREC-a djeluje kao voditelj obrade podataka.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Prikladne zaštitne mjere uvedene su radi zaštite osobnih podataka i sprječavanje slučajnog ili nezakonitog pristupa ili prijenosa istih, ako su pohranjeni u fizičkom ili elektroničkom okruženju. Nakon obrade, podatci se zadržavaju u skladu s mjerodavnim pravilima Ureda BEREC-a o zadržavanju, kako je određeno u evidenciji o zaštiti podataka na temelju članka 31. Uredbe. Na kraju roka zadržavanja, informacije koje se odnose na predmet, uključujući osobne podatke, brišu se, anonimiziraju ili prenose u povijesni arhiv.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     U tom kontekstu Ured BEREC-a obvezan je ispuniti svoju obvezu pružanja informacija ispitanicima u odnosu na prethodno navedene aktivnosti obrade i poštovati prava ispitanika, kako je propisano Uredbom.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Može biti nužno usuglasiti prava ispitanika sukladno Uredbi s potrebama navedenih aktivnosti, uz puno poštovanje temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu članak 25. te Uredbe daje mogućnost Uredu da pod strogim uvjetima ograniči primjenu članaka od 14. do 20., članaka 35. i 36. te članka 4. u mjeri u kojoj njezine odredbe odgovaraju pravima i obvezama određenima u člancima od 14. do 20. U tom je slučaju nužno donijeti unutarnja pravila prema kojima Ured BEREC-a smije ograničiti ta prava u skladu s istim člankom Uredbe.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     To može naročito biti slučaj kod pružanja informacija ispitaniku o obradi osobnih podataka u preliminarnoj fazi procjene neke administrativne istrage ili tijekom same istrage, prije mogućeg odbacivanja predmeta ili u fazi preddisciplinskog postupka. U određenim okolnostima, pružanje takvih informacija može ozbiljno utjecati na kapacitet Ureda BEREC-a da provodi istrage na učinkovit način, uvijek kada, primjerice, postoji rizik da dotična osoba uništi dokaz ili utječe na moguće svjedoke prije njihovog ispitivanja. Nadalje, Ured BEREC-a može trebati zaštiti njihova prava i slobode kao i prava i slobode ostalih uključenih osoba.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Može biti nužno zaštititi povjerljivost svjedoka ili zviždača koji je zatražio da ne bude identificiran. U takvom slučaju, ured BEREC-a može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i ostalim osobnim podatcima zviždača i drugih uključenih osoba, kako bi zaštitio njihova prava i slobode.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Može biti nužno zaštititi povjerljivost člana osoblja koji je kontaktirao povjerljive savjetnike Ureda BEREC-a u kontekstu postupka za uznemiravanje. U takvom slučaju, ured BEREC-a može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i ostalim osobnim podatcima navodne žrtve, navodnog počinitelja uznemiravanja i drugih uključenih osoba, kako bi zaštitio njihova prava i slobode.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Ured BEREC-a treba primijeniti ograničenja samo kada poštuju bit temeljnih prava i sloboda, te su strogo nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Ured BEREC-a treba pružiti opravdanja koja objašnjavaju temelje za ta ograničenja.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Na temelju načela odgovornosti, Ured BEREC-a treba voditi evidenciju o primjeni ograničenja.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Članak 25. stavak 6. Uredbe obvezuje voditelja obrade da obavijesti ispitanike o glavnim razlozima na kojima se zasniva primjena ograničenja i njihovom pravu da podnesu prigovor Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Sukladno članku 25. stavku 8. Uredbe, Ured BEREC-a može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija ispitaniku o razlozima primjene ograničenja ako bi to na bilo koji način otklonilo učinak ograničenja. Ured BEREC-a treba procijeniti na pojedinačnoj osnovi bi li priopćavanje ograničenja otklonilo njegov učinak.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Ured BEREC-a treba ukinuti ograničenje čim više ne postoje uvjeti koji opravdavaju to ograničenje, te redovito procjenjivati te uvjete.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     U svrhu jamstva najveće zaštite prava i sloboda ispitanika te u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe, Službenik za zaštitu podataka treba biti pravovremeno informiran o svim primijenjenim ograničenjima i potvrditi sukladnost s ovom Odlukom.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Primjena gore navedenih ograničenja ne dovodi u pitanje moguću primjenu odredbi članka 16. stavka 5. i članka 17. stavka 4. Uredbe, koje se odnose, redom, na ispitanikovo pravo na informiranje ako podatci nisu pribavljeni od ispitanika, te na ispitanikovo pravo pristupa.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Europski nadzornik za zaštitu podataka („EDPS”) je konzultiran 27. svibnja 2019.,
                  
               DONIO JE OVU ODLUKU:
         
            Članak 1.
            Predmet i područje primjene
            Ova Odluka propisuje pravila koja se odnose na uvjete pod kojima Ured BEREC-a može ograničiti primjenu članaka od 14. do 20., 35. i 36., kao i njezinog članka 4. na temelju članka 25. Uredbe.
         
         
            Članak 2.
            Ograničenja
            
               1.   U skladu s člankom 25. stavkom 1. Uredbe, Ured BEREC-a može ograničiti primjenu članaka od 14. do 20., članaka 35. i 36. te članka 4. Uredbe u mjeri u kojoj njezine odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 20. ako:
               
                           (a)
                        
                        
                           provodi administrativne istrage, preddisciplinske, disciplinske i postupke suspenzije, na osnovu Priloga IX. Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije i u skladu s Odlukom MC/2012/3 Upravnog odbora Ureda Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (Ured BEREC-a) koja propisuje opće provedbene odredbe o provedbi administrativnih istraga i disciplinskih postupaka, što podrazumijeva obradu informacija, uključujući osobne podatke. Odgovarajuća ograničenja mogu se temeljiti na članku 25. stavku 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           osigurava da osoblje Ureda BEREC-a može povjerljivo izvijestiti o činjenicama kada vjeruje da postoje ozbiljne nepravilnosti u poštivanju Odluke br. MC/2018/11 Upravnog odbora Ureda Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (Ured BEREC-a) koja propisuje smjernice za zviždanje u Uredu BEREC-a. Odgovarajuća ograničenja mogu biti zasnovana na članku 25. stavku 1. točki (h) Uredbe;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           osigurava da osoblje Ureda BEREC-a može povjerljivo izvijestiti povjerljive savjetnike u kontekstu postupka protiv zlostavljanja u skladu s Odlukom br. MC/2016/15 Upravnog odbora Ureda Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije (Ured BEREC-a) o politici zaštite dostojanstva osobe i sprječavanju psihološkog zlostavljanja i seksualnog zlostavljanja. Odgovarajuća ograničenja mogu biti zasnovana na članku 25. stavku 1. točki (h) Uredbe;
                        
                     
            
               2.   Kategorije podataka uključuju identifikacijske podatke fizičke osobe, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadatke, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju i rezultatima te financijske podatke.
            
            
               3.   Svako ograničenje mora poštovati bit temeljnih prava i sloboda te biti nužno i razmjerno u demokratskom društvu.
            
            
               4.   Ispitivanje nužnosti i razmjernosti provodi se na pojedinačnoj osnovi prije primjene ograničenja. Ograničenja moraju biti ograničena na ono što je strogo nužno za postizanje postavljenih ciljeva uzimajući u obzir rizike za prava i slobode ispitanika.
            
            
               5.   Ured BEREC-a dužan je podnijeti, u svrhu odgovornosti, evidenciju koja opisuje razloge za primijenjena ograničenja, temelje iz popisa u točki 1. koji se primjenjuju, te ishod ispitivanja nužnosti i razmjernosti. Te evidencije bit će dijelom ad hoc registra, koji se na zahtjev stavlja na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Povremeno se mora na raspolaganje staviti izvješće o primjeni članka 25. Uredbe.
            
         
         
            Članak 3.
            Rizici za prava i slobode ispitanika
            Procjena rizika za prava i slobode ispitanika čiji osobni podatci mogu biti predmet ograničenja, kao i njihov rok zadržavanja, navodi se u evidenciji odgovarajućih aktivnosti obrade u skladu s člankom 31. Uredbe i, ako je primjenjivo, u odgovarajućoj procjeni utjecaja zaštite podataka na osnovu članka 39. Uredbe.
         
         
            Članak 4.
            Rokovi pohrane i zaštitne mjere
            Ured BEREC-a dužan je provesti zaštitne mjere u svrhu sprječavanja zloupotrebe osobnih podataka koji mogu biti predmet ograničenja ili sprječavanja nezakonitog pristupa istima ili sprječavanja njihova prijenosa. Te zaštitne mjere uključuju tehničke i organizacijske mjere i detaljno se, prema potrebi, razrađuju u unutarnjim odlukama, postupcima i provedbenim pravilima Ureda BEREC-a. Zaštitne mjere uključuju:
            
                        (a)
                     
                     
                        prikladnu definiciju uloga, odgovornosti i postupovnih koraka;
                     
                  
                        (b)
                     
                     
                        ako je primjenjivo, sigurno elektroničko okružje koje sprječava neovlaštenim osobama nezakonit ili slučajan pristup elektroničkim podatcima ili prijenos tih podataka neovlaštenim osobama;
                     
                  
                        (c)
                     
                     
                        ako je primjenjivo, sigurnu pohranu i obradu papirnatih dokumenata;
                     
                  
                        (d)
                     
                     
                        obvezno praćenje ograničenja i povremenu reviziju, koja se provodi najmanje svakih šest mjeseci. Revizija se također mora provesti ako se promijene bitni elementi predmeta u obradi. Ograničenja se ukidaju čim okolnosti koje ih opravdavaju više nisu primjenjive.
                     
                  
         
            Članak 5.
            Informiranje službenika za zaštitu podataka i preispitivanje koje provodi
            
               1.   Službenik za zaštitu podataka Ureda BEREC-a mora biti obaviješten bez nepotrebne odgode uvijek kada su prava ispitanika ograničena u skladu s ovom Odlukom i mora mu biti pružen pristup evidenciji i svim dokumentima koji potkrepljuju činjenične i pravne elemente.
            
            
               2.   Službenik za zaštitu podataka Ureda BEREC-a može zatražiti preispitivanje primjene ograničenja. Ured BEREC-a mora obavijestiti svojeg Službenika za zaštitu podataka o ishodu traženog preispitivanja.
            
            
               3.   Uključivanje Službenika za zaštitu podataka Ureda BEREC-a u postupak ograničenja, uključujući razmjene informacija, mora biti evidentirano u prikladnom obliku.
            
         
         
            Članak 6.
            Informiranje ispitanika o ograničenjima njihovih prava
            
               1.   Ured BEREC-a dužan je uključiti u obavijesti o zaštiti podataka objavljene na svojem mrežnom mjestu opće informacije dane ispitanicima, koje se odnose na moguća ograničenja prava svih ispitanika opisanih u članku 2. stavku 1. ove Odluke. Informacije obuhvaćaju prava koja mogu biti ograničena, razloge i moguće trajanje ograničenja.
            
            
               2.   Uz to, Ured BEREC-a dužan je obavijestiti pojedinačne ispitanike o postojećim ili budućim ograničenjima njihovih prava bez nepotrebne odgode i u pisanom obliku, kako je daljnje određeno u člancima 7., 8. i 9. ove Odluke.
            
         
         
            Članak 7.
            Pravo na informiranje ispitanika i priopćavanje o povredi podataka
            
               1.   Ako u kontekstu aktivnosti navedenih u ovoj Odluci Ured BEREC-a ograniči u cijelosti ili djelomično njihova prava navedena u člancima 14. do 16. i članku 35. Uredbe, ispitanici moraju biti obaviješteni o načelnim razlozima na kojima je zasnovana primjena ograničenja, te o njihovom pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka, kao i na traženje pravnog lijeka pred Sudom Europske unije.
            
            
               2.   Ured BEREC-a može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima ograničenja navedeno u točki 1. sve dok bi to poništavalo učinak ograničenja. Ova procjena provodi se u pojedinačnim predmetima.
            
         
         
            Članak 8.
            Pravo ispitanika na ispravak, brisanje i ograničavanje obrade
            
               1.   Ako u kontekstu aktivnosti navedenih u ovoj Odluci Ured BEREC-a ograniči, u cijelosti ili djelomično, pravo na pristup osobnim podatcima, pravo na ispravak, brisanje, te ograničenje obrade, kako su navedeni u člancima od 17. do 20. Uredbe, dužan je obavijestiti dotičnog ispitanika, u svojem odgovoru na njegov zahtjev, o načelnim razlozima na kojima se zasniva primjena ograničenja, te o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili traženja pravnog lijeka pred Sudom Europske unije,
            
            
               2.   Ured BEREC-a može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima ograničenja, kako je navedeno u točki 1., ako bi to poništilo učinak ograničenja. Ova procjena provodi se na pojedinačnoj osnovi.
            
         
         
            Članak 9.
            Povjerljivost elektroničkih komunikacija
            
               1.   Ured BEREC-a, u iznimnim okolnostima, te u skladu s odredbama i razlozima Direktive 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (4), može ograničiti pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija, kao što je navedeno u članku 36. Uredbe. U tom slučaju, Ured BEREC-a dužan je detaljno navesti okolnosti, temelje, odgovarajuće rizike i odnosne zaštitne mjere u posebnim unutarnjim pravilima.
            
            
               2.   Ako Ured BEREC-a ograniči pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija, dužan je obavijestiti predmetnog ispitanika, u svojem odgovoru na njegov zahtjev, o načelnim razlozima na kojima je zasnovana primjena ograničenja, te o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili traženja pravnog lijeka pred Sudom Europske unije.
            
            
               3.   Ured BEREC-a može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima ograničenja, kako je navedeno o točkama 1. i 2., sve dok bi to poništavalo učinak ograničenja. Ova procjena provodi se na pojedinačnoj osnovi.
            
         
         
            Članak 10.
            Stupanje na snagu
            Ova Odluka stupa na snagu na dan njezine objave u Službenom listu Europske unije.
         
         
            Sastavljeno u Rigi 10. rujna 2019.
            
               
                  Za Agenciju za potporu BEREC-u
               
               Jeremy GODFREY
               
                  Predsjednik Upravnog odbora
               
            
         
         
            (1)  SL L 321, 17.12.2018., str. 1.
         
         
            (2)  SL L 295, 21.11.2018., str. 39.
         
         
            (3)  Uredba (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 Vijeća od 29. veljače 1968. o utvrđivanju Pravilnika o osoblju i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica i kojom se uvode posebne mjere koje su privremeno primjenjive na dužnosnike Komisije (SL L 56, 4.3.1968., str. 1.).
         
            (4)  Direktiva 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 12. srpnja 2002. o obradi osobnih podataka i zaštiti privatnosti u području elektroničkih komunikacija (Direktiva o privatnosti i elektroničkim komunikacijama) (SL L 201, 31.7.2002., str. 37.).