CELEX: 32019D0165
Language: pt
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Decisão (UE) 2019/165 da Comissão, de 1 de fevereiro de 2019, que estabelece regras internas relativas à comunicação de informações aos titulares de dados e à limitação de alguns dos seus direitos em matéria de proteção de dados pela Comissão no contexto de inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão

4.2.2019   
               
               
                  PT
               
               
                  Jornal Oficial da União Europeia
               
               
                  L 32/9
               
            
         DECISÃO (UE) 2019/165 DA COMISSÃO
         de 1 de fevereiro de 2019
         que estabelece regras internas relativas à comunicação de informações aos titulares de dados e à limitação de alguns dos seus direitos em matéria de proteção de dados pela Comissão no contexto de inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão
         A COMISSÃO EUROPEIA,
         Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 249.o, n.o 1,
         Considerando o seguinte:
         
                     (1)
                  
                  
                     A Comissão procede a inquéritos administrativos, processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão, com base no artigo 86.o do Estatuto dos Funcionários da União Europeia (1) e em conformidade com o anexo IX do mesmo regulamento e com na Decisão C(2004) 1588 da Comissão (2). Estas funções são principalmente da responsabilidade do Serviço de Averiguação e Disciplina da Comissão («IDOC»), que é uma direção pertencente à Direção-Geral dos Recursos Humanos e da Segurança. O processo disciplinar pode incluir inquéritos conduzidos pelo Conselho de Disciplina da Comissão, em conformidade com o artigo 17.o do anexo IX do Estatuto dos Funcionários.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     No contexto destas atividades, os serviços competentes da Comissão recolhem e tratam as informações correspondentes. Essas informações incluem dados pessoais, nomeadamente dados relativos à identificação, aos contactos e ao comportamento. Os serviços competentes da Comissão transmitem dados pessoais a outros serviços da Comissão em função da necessidade de conhecer.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Os dados pessoais são armazenados num ambiente físico e eletrónico seguro, para impedir o acesso ou a transferência ilegais de dados a pessoas que não têm necessidade de os conhecer. Após o tratamento, os dados são conservados em conformidade com as regras aplicáveis da Comissão (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     No exercício das suas funções, a Comissão é obrigada a respeitar os direitos das pessoas singulares no que se refere ao tratamento de dados pessoais, consagrados no artigo 8.o, n.o 1, da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia e no artigo 16.o, n.o 1, do Tratado, bem como os direitos enunciados no Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho (4), que substituiu o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (5). Ao mesmo tempo, a Comissão deve respeitar regras estritas em matéria de confidencialidade e de sigilo profissional e assegurar o respeito dos direitos processuais das pessoas em causa e das testemunhas, nomeadamente a presunção de inocência.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Em determinadas circunstâncias, é necessário conciliar os direitos dos titulares dos dados previstos no Regulamento (UE) 2018/1725 com a necessidade de eficácia dos inquéritos administrativos e dos processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão, bem como com o pleno respeito dos direitos e liberdades fundamentais dos outros titulares de dados. Para o efeito, o artigo 25.o, n.o 1, alíneas c), g) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725 confere à Comissão a possibilidade de limitar a aplicação dos artigos 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o, bem como do princípio da transparência estabelecido no artigo 4.o, n.o 1, alínea a), na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e obrigações previstos nos artigos 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o do referido regulamento.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Tal poderá ser o caso, em especial, no que se refere à prestação de informações sobre o tratamento de dados pessoais à pessoa em causa no início de um inquérito administrativo. A prestação de tais informações pode afetar a capacidade da Comissão para realizar o inquérito administrativo, por exemplo, porque a pessoa em causa pode destruir elementos de prova antes de serem examinados pela Comissão ou interferir com potenciais testemunhas antes de serem elas próprias ouvidas. Do mesmo modo, a concessão de acesso a dados pessoais durante as fases processuais em que a pessoa em causa não tem acesso ao processo, tal como na avaliação preliminar ou no inquérito administrativo, pode revelar informações suscetíveis de prejudicar a realização do inquérito administrativo. Em ambos os casos, pode ser necessário restringir os direitos da pessoa em causa, a fim de salvaguardar a função de acompanhamento, inspeção ou regulamentação associada ao exercício da autoridade pública, num caso em que esteja em causa um objetivo importante de interesse público geral da União, nomeadamente assegurar que o pessoal da Comissão cumpre as suas obrigações legais e se comporta de forma ética.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Poderá igualmente ser necessário restringir o direito de acesso aos dados pessoais por parte da pessoa em causa, sempre que esse acesso revele informações sobre uma testemunha ou um denunciante que tenha solicitado que a sua identidade não seja divulgada. Nesse caso, a Comissão pode decidir restringir o acesso às declarações relativas à pessoa em causa, a fim de proteger os direitos e liberdades desta testemunha ou denunciante.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     A fim de garantir a confidencialidade e a eficácia dos inquéritos administrativos, processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão no respeito das normas de proteção dos dados pessoais nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725, é necessário adotar normas internas ao abrigo das quais a Comissão possa limitar os direitos dos titulares dos dados, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alíneas c), g) e h), do mesmo regulamento.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     As regras internas devem aplicar-se a todas as operações de tratamento de dados efetuadas pela Comissão no exercício das suas funções, incluindo as operações de tratamento realizadas antes da abertura de um inquérito administrativo e durante a assistência e cooperação concedidas pela Comissão às autoridades nacionais e organizações internacionais fora das suas atividades.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     A fim de dar cumprimento aos artigos 14.o, 15.o e 16.o do Regulamento (UE) 2018/1725, a Comissão deverá informar todas as pessoas das suas atividades de tratamento dos respetivos dados pessoais e dos seus direitos, de forma transparente e coerente, através da publicação de um aviso relativo à proteção de dados no sítio Web da Comissão. Além disso, a Comissão deve informar individualmente, num formato adequado, os titulares de dados envolvidos em inquéritos administrativos ou processos pré-disciplinares, disciplinares ou de suspensão.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Além disso, a fim de manter uma cooperação eficaz, pode ser necessário que a Comissão limite a aplicação dos direitos dos titulares dos dados, a fim de proteger as operações de tratamento de outras instituições, órgãos e organismos da União, das autoridades de países terceiros ou de organizações internacionais. Para o efeito, a Comissão deverá consultar essas instituições, órgãos, organismos, agências, autoridades e organizações internacionais sobre os motivos para a imposição de limitações, e sobre a necessidade e a proporcionalidade das referidas limitações, a menos que tal possa comprometer as atividades da Comissão.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     A Comissão pode igualmente ter de limitar a comunicação de informações aos titulares dos dados e a aplicação de outros direitos dos titulares dos dados, no que diz respeito aos dados pessoais recebidos de países terceiros ou de organizações internacionais, a fim de cumprir o seu dever de cooperação com esses países ou organizações e, dessa forma, salvaguardar um importante objetivo de interesse público geral da União. No entanto, em determinadas circunstâncias, o interesse ou os direitos fundamentais do titular dos dados podem prevalecer sobre o interesse da cooperação internacional.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     A Comissão deve tratar todas as limitações de forma transparente e registar cada aplicação de limitações no sistema de registo correspondente.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Nos termos do artigo 25.o, n.o 8, do Regulamento (UE) 2018/1725, os responsáveis pelo tratamento podem adiar, omitir ou recusar comunicar ao titular de dados informações sobre os motivos que levaram à aplicação de uma limitação, desde que essas informações possam, de qualquer modo, comprometer a finalidade da limitação. Em especial, esse é o caso das limitações aos direitos previstas nos artigos 16.o e 35.o do Regulamento (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     A Comissão deverá reexaminar regularmente as limitações impostas, a fim de assegurar que os direitos do titular dos dados a serem comunicados em conformidade com os artigos 16.o e 35.o do Regulamento (UE) 2018/1725 são limitados apenas enquanto tais limitações forem necessárias para permitir que a Comissão realize os seus inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Sempre que outros direitos dos titulares dos dados forem limitados, o responsável pelo tratamento deverá avaliar, caso a caso, se a comunicação da limitação comprometeria a sua finalidade.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     O responsável pela proteção de dados da Comissão Europeia deve proceder a uma análise independente da aplicação das limitações, a fim de assegurar o cumprimento da presente decisão.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados emitiu um parecer em 5 de dezembro de 2018,
                  
               ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:
         
            Artigo 1.o
            
            Objeto e âmbito de aplicação
            
               1.   A presente decisão estabelece as regras a seguir pela Comissão para informar os titulares dos dados do tratamento dos seus dados, em conformidade com os artigos 14.o, 15.o e 16.o do Regulamento (UE) 2018/1725, no âmbito da realização de inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão.
            
            
               2.   Estabelece igualmente as condições em que a Comissão pode limitar a aplicação dos artigos 4.o, n.o 1, alínea a), 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o do Regulamento (UE) 2018/1725, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alíneas c), g) e h), do referido regulamento.
            
            
               3.   A presente decisão é aplicável ao tratamento de dados pessoais pela Comissão, em conformidade com o artigo 86.o e o anexo IX do Estatuto, bem como com a Decisão C(2004) 1588.
            
            
               4.   A presente decisão aplica-se ao tratamento de dados pessoais pela Comissão, na medida em que trata dados pessoais para fins relacionados com inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão.
            
            
               5.   As categorias de dados pessoais abrangidas pela presente decisão incluem dados relativos à identificação, aos contactos e ao comportamento.
            
         
         
            Artigo 2.o
            
            Exceções e limitações aplicáveis
            
               1.   Sempre que a Comissão exercer as suas funções relativamente aos direitos dos titulares dos dados ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725 deve avaliar se se devem aplicar quaisquer exceções previstas nesse regulamento.
            
            
               2.   Sob reserva do disposto nos artigos 3.o a 7.o da presente decisão, a Comissão pode limitar a aplicação dos artigos 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o do Regulamento (UE) 2018/1725, bem como do princípio da transparência enunciado no respetivo artigo 4.o, n.o 1, alínea a), na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações estabelecidos nos artigos 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o do mesmo regulamento, sempre que o exercício desses direitos e obrigações ponha em perigo a finalidade dos inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão ou prejudique os direitos e liberdades de outros titulares de dados.
            
            
               3.   Sob reserva do disposto nos artigos 3.o a 7.o, a Comissão pode limitar os direitos e obrigações referidos no n.o 2 do presente artigo, relativamente aos dados pessoais obtidos junto de outras instituições, órgãos e organismos da União, de autoridades competentes dos Estados-Membros ou de países terceiros ou de organizações internacionais, nas seguintes circunstâncias:
               
                           a)
                        
                        
                           Sempre que o exercício desses direitos e obrigações possa ser limitado por outras instituições, órgãos e organismos da União com base noutros atos previstos no artigo 25.o do Regulamento (UE) 2018/1725 ou em conformidade com o capítulo IX do referido regulamento, ou em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/794 do Parlamento Europeu e do Conselho (6) ou com o Regulamento (UE) 2017/1939 do Conselho (7);
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Sempre que o exercício desses direitos e obrigações possa ser limitado pelas autoridades competentes dos Estados-Membros com base nos atos referidos no artigo 23.o do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho (8), ou em medidas nacionais de transposição do artigo 13.o, n.o 3, do artigo 15.o, n.o 3, ou do artigo 16.o, n.o 3, da Diretiva (UE) 2016/680 do Parlamento Europeu e do Conselho (9);
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Quando o exercício desses direitos e obrigações possa pôr em causa a cooperação da Comissão com países terceiros ou organizações internacionais na condução de inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão.
                        
                     Antes de aplicar limitações nas circunstâncias referidas nas alíneas a) e b) do primeiro parágrafo, a Comissão deve consultar as instituições, órgãos e organismos competentes da União ou as autoridades competentes dos Estados-Membros, a menos que seja claro para a Comissão que a aplicação de uma limitação está prevista num dos atos referidos nessas alíneas ou que tal consulta prejudicaria as atividades da Comissão.
               A alínea c) do primeiro parágrafo não se aplica caso os interesses ou direitos fundamentais e liberdades dos titulares dos dados prevaleçam sobre o interesse da Comissão em cooperar com países terceiros ou com organizações internacionais.
            
         
         
            Artigo 3.o
            
            Comunicação de informações aos titulares dos dados
            
               1.   A Comissão publica avisos relativos à proteção de dados no sítio Web da Comissão, a fim de informar todos os titulares dos dados das atividades da Comissão que envolvam o tratamento dos respetivos dados pessoais.
            
            
               2.   A Comissão informa individualmente, num formato adequado, acerca do tratamento dos respetivos dados pessoais, a pessoa envolvida num inquérito administrativo ou processo pré-disciplinar, disciplinar e de suspensão, bem como as testemunhas solicitadas a prestar informações sobre o processo.
            
            
               3.   Sempre que, nos termos do artigo 2.o da presente decisão, a Comissão limite total ou parcialmente a prestação das informações referidas no n.o 2, deve documentar e registar os fundamentos dessa limitação, em conformidade com o artigo 6.o.
            
         
         
            Artigo 4.o
            
            Direito de acesso pelos titulares dos dados, direito ao apagamento dos dados e direito à limitação do tratamento
            
               1.   Sempre que a Comissão limitar, total ou parcialmente, o direito de acesso aos dados pessoais por parte dos titulares dos dados, o direito ao apagamento ou o direito à limitação do tratamento, a que se referem, respetivamente, os artigos 17.o, 19.o e 20.o do Regulamento (UE) 2018/1725, deve informar o titular dos dados em causa, na sua resposta ao pedido de acesso, apagamento ou limitação do tratamento, da limitação aplicada e dos principais motivos para tal, bem como da possibilidade de apresentar reclamações à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados ou de intentar uma ação judicial junto do Tribunal de Justiça da União Europeia.
            
            
               2.   A comunicação de informações sobre os motivos da limitação a que se refere o n.o 1 pode ser adiada, omitida ou recusada enquanto prejudicar a finalidade da limitação.
            
            
               3.   A Comissão deve registar os motivos da limitação em conformidade com o artigo 6.o da presente decisão.
            
            
               4.   Sempre que o direito de acesso for limitado total ou parcialmente, o titular dos dados pode exercer o seu direito de acesso por intermédio da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, nos termos do artigo 25.o, n.os 6, 7 e 8, do Regulamento (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artigo 5.o
            
            Comunicação de violações de dados pessoais aos titulares dos dados
            Sempre que limitar a comunicação de uma violação de dados pessoais ao titular dos dados, como referido no artigo 35.o do Regulamento (UE) 2018/1725, a Comissão deve documentar e registar os motivos da limitação, em conformidade com o artigo 6.o da presente decisão.
         
         
            Artigo 6.o
            
            Documentação e registo das limitações
            
               1.   A Comissão deve documentar os motivos de qualquer limitação aplicada nos termos da presente decisão, incluindo uma avaliação caso a caso da necessidade e da proporcionalidade da limitação.
               Para o efeito, a documentação deve indicar de que forma o exercício desse direito comprometeria a finalidade dos inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão da Comissão, ou das limitações aplicadas nos termos do artigo 2.o, n.os 2 ou 3, ou afetaria negativamente os direitos e as liberdades de outros titulares dos dados.
            
            
               2.   A documentação e, se for caso disso, os documentos que contenham elementos factuais e jurídicos subjacentes devem ser registados. São colocados à disposição da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, a pedido desta.
            
         
         
            Artigo 7.o
            
            Duração das limitações
            
               1.   As limitações referidas nos artigos 3.o, 4.o e 5.o continuam a ser aplicáveis enquanto as razões que as justificam continuarem a ser aplicáveis.
            
            
               2.   Nos casos em que os motivos para uma limitação referida nos artigos 3.o e 5.o deixem de existir, a Comissão deve levantar a limitação e expor os principais motivos dessa limitação ao titular dos dados. Simultaneamente, a Comissão deve informar o titular dos dados da possibilidade de apresentar, em qualquer momento, uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados ou de intentar uma ação judicial junto do Tribunal de Justiça da União Europeia.
            
            
               3.   A Comissão deve reexaminar a aplicação das limitações referidas nos artigos 3.o e 5.o semestralmente a partir da sua adoção e aquando do encerramento dos inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão. Posteriormente, a Comissão deve acompanhar a necessidade de manter qualquer adiamento numa base anual.
            
         
         
            Artigo 8.o
            
            Reexame pelo responsável pela proteção de dados da Comissão Europeia
            
               1.   O responsável pela proteção de dados da Comissão Europeia deve ser informado, sem demora injustificada, sempre que os direitos dos titulares de dados forem limitados em conformidade com a presente decisão. Mediante pedido, o responsável pela proteção de dados deve ter acesso ao registo e a quaisquer documentos que contenham elementos factuais e jurídicos subjacentes.
            
            
               2.   O responsável pela proteção de dados pode solicitar o reexame da limitação. O responsável pela proteção de dados deve ser informado por escrito do resultado do reexame solicitado.
            
         
         
            Artigo 9.o
            
            Entrada em vigor
            A presente decisão entra em vigor no terceiro dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
         
         
            Feito em Bruxelas, em 1 de fevereiro de 2019.
            
               
                  Pela Comissão
               
               
                  O Presidente
               
               Jean-Claude JUNCKER
            
         
         
            (1)  Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 do Conselho, de 29 de fevereiro de 1968, que fixa o Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias assim como o Regime aplicável aos outros agentes destas Comunidades, e institui medidas especiais temporariamente aplicáveis aos funcionários da Comissão (JO L 56 de 4.3.1968, p. 1).
         
            (2)  Decisão C(2004) 1588 da Comissão que estabelece disposições gerais de execução relativas à condução dos inquéritos administrativos e dos procedimentos disciplinares.
         
            (3)  Lista comum de conservação de dossiês da Comissão Europeia — SEC(2012) 713.
         
            (4)  Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (JO L 295 de 21.11.2018, p. 39).
         
            (5)  Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (JO L 8 de 12.1.2001, p. 1).
         
            (6)  Regulamento (UE) 2016/794 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de maio de 2016, que cria a Agência da União Europeia para a Cooperação Policial (Europol) e que substitui e revoga as Decisões 2009/371/JAI, 2009/934/JAI, 2009/935/JAI, 2009/936/JAI e 2009/968/JAI do Conselho (JO L 135 de 24.5.2016, p. 53).
         
            (7)  Regulamento (UE) 2017/1939 do Conselho, de 12 de outubro de 2017, que dá execução a uma cooperação reforçada para a instituição da Procuradoria Europeia (JO L 283 de 31.10.2017, p. 1).
         
            (8)  Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) (JO L 119 de 4.5.2016, p. 1).
         
            (9)  Diretiva (UE) 2016/680 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativa à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas autoridades competentes para efeitos de prevenção, investigação, deteção ou repressão de infrações penais ou execução de sanções penais, e à livre circulação desses dados, e que revoga a Decisão-Quadro 2008/977/JAI do Conselho (JO L 119 de 4.5.2016, p. 89).