CELEX: 52012PC0456
Language: pt
Date: 2012-08-16
Title: Proposta de REGULAMENTO DO CONSELHO que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Proposta de REGULAMENTO DO CONSELHO que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
1.           CONTEXTO DA PROPOSTA
1.1.        Contexto geral
Um regulamento do Conselho[1] adotado em fevereiro de 1983
exige que as instituições, definidas no artigo 1.° do referido regulamento,
criem arquivos históricos e procedam à sua abertura ao público uma vez
decorridos 30 anos. Este regulamento permite que cada instituição guarde os
seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado.
Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a
Comissão concordaram em depositar os seus arquivos históricos no Instituto
Universitário Europeu (IUE) em Florença, onde são colocados à disposição do
público. Desde então, o Tribunal de Contas Europeu, o Comité Económico e Social
Europeu e o Banco Europeu de Investimento também decidiram depositar os seus arquivos
no IUE. Os termos do depósito são regidos por um contrato celebrado em 17 de
dezembro de 1984 entre as Comunidades Europeias, representadas pela Comissão, e
o IUE.
O
Governo italiano coloca à disposição do IUE, de modo permanente e gratuito,
instalações adequadas para alojar os arquivos. Tal facto garante que os
arquivos depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões
internacionalmente aceites.
O depósito dos arquivos históricos das
instituições no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos numa única
localização, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a
história da integração europeia e das instituições europeias.
1.2         Objetivo da proposta
A proposta visa confirmar o papel do IUE na
gestão dos arquivos históricos das instituições, criando uma sólida base
jurídica e financeira para a parceria entre a UE e o IUE.
1.3         Principais elementos da proposta
A proposta prevê o depósito dos arquivos
históricos das instituições no IUE. No futuro,
todas as instituições, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia e
do Banco Central Europeu, vão depositar os seus arquivos históricos no IUE a
partir do momento em que estes tenham sido abertos ao público nos termos do
regulamento atual.
A proposta não afeta a propriedade dos
arquivos históricos, que continua a pertencer às instituições, nem altera as
regras existentes que permitem às instituições decidir quais os documentos a
tornar públicos após 30 anos.
Os custos operacionais e de pessoal suportados
pelo IUE para gerir os arquivos históricos serão financiados a partir do
orçamento geral da União Europeia, com exceção das despesas relacionadas com a
disponibilidade e o equipamento do(s) edifício(s) que abriga(m) os arquivos e o
respetivo pessoal. O IUE faculta ao público o
acesso aos arquivos históricos da UE. No entanto, tal não exclui a
possibilidade de as instituições facultarem igualmente ao público o acesso aos
seus próprios arquivos históricos.
A proposta estabelece uma distinção entre o
depósito de arquivos em formato de papel e digital. Os arquivos em papel
continuam a ser fisicamente depositados e conservados no IUE. Contudo, o IUE
não tem de conservar os arquivos digitais para efeitos de proporcionar o acesso
a estes arquivos, continuando a sua conservação a longo prazo a ser da
responsabilidade das instituições originárias.
A proposta clarifica as responsabilidades do
IUE na proteção dos dados pessoais contidos nos arquivos históricos das
instituições. Prevê igualmente que cada instituição deve adotar normas de execução
para a aplicação do Regulamento n.º 354/83, incluindo regras sobre a
conservação, abertura ao público e proteção dos dados pessoais dos arquivos
históricos. 
2.           RESULTADOS DAS CONSULTAS DAS PARTES
INTERESSADAS
A presente proposta não exige uma avaliação de
impacto.
Foram consultadas as partes interessadas. O
IUE e a Itália, enquanto instituição e Governo de acolhimento, manifestaram o
seu apoio à proposta. Os serviços administrativos das instituições da UE e a
rede das agências da UE também apoiaram o objetivo da proposta.
O Tribunal de Justiça da União Europeia e o
Banco Central Europeu pediram para ser isentos da obrigação de depositar os
seus arquivos históricos no IUE. No entanto, não excluem a possibilidade de o
virem a fazer no futuro, numa base voluntária. Isso deve-se à natureza das suas
atividades e reflete a prática atual em muitos Estados‑Membros relativamente
aos arquivos históricos de organismos semelhantes.
3.           ELEMENTOS
JURÍDICOS DA PROPOSTA
3.1 Principais disposições da proposta
A proposta prevê o depósito dos arquivos
históricos das instituições junto do Instituto Universitário Europeu, em
Florença, Itália, que os colocará à disposição do público.
3.2 Base jurídica
A base jurídica da
proposta é o artigo 352.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.
O Regulamento n.º
354/83 do Conselho e a respetiva alteração de 2003 foram adotados ao abrigo do
artigo 308.° do Tratado CE, antecessor do artigo 352.º do TFUE. A atual proposta não afeta o objetivo do
Regulamento n.º 354/83, ou seja, a abertura dos arquivos das instituições após
30 anos, limitando-se a determinar que estes
serão depositados junto do IUE, logo que as instituições em causa os tenham
aberto ao público em conformidade com o regulamento em vigor. Trata-se do reconhecimento formal da situação
existente, pois a maioria das instituições que abriram os seus arquivos já os
depositaram no IUE.
O artigo 3.º, n.º
3, do TUE prevê, nomeadamente, que a União Europeia deve respeitar a sua rica
diversidade cultural e assegurar que o património cultural da Europa é
protegido e valorizado. Os arquivos históricos
das instituições fazem parte do património cultural europeu e a sua abertura ao
público destina-se essencialmente a finalidades académicas, educativas e
culturais. A União dispõe de poderes para
adotar medidas destinadas a apoiar, coordenar ou completar a ação dos
Estados-Membros nestes domínios, mas os Tratados não preveem as competências
necessárias no que respeita aos arquivos históricos das instituições. 
A utilização de
outra base jurídica implicaria que fosse proposto um novo regulamento e,
consequentemente, as disposições do Regulamento n.º 354/83 do Conselho seriam
objeto de debate, incluindo os seus princípios fundamentais, o que iria muito além do objetivo da proposta acima
descrito.
A possibilidade de
basear a proposta no artigo 15.°, n.º 3, do TFUE foi examinada, mas foi
rejeitada pelas seguintes razões:
O principal
objetivo da criação dos arquivos históricos é selecionar os documentos com base
no seu valor administrativo, histórico ou probatório duradouro para a
preservação e divulgação da herança histórica das instituições. Cada instituição deve abrir espontaneamente os seus
arquivos históricos ao público após 30 anos e fornecer informações
suplementares que ajudem a colocar estes arquivos no contexto da sua
organização e funcionamento. Tal obrigação vai
muito além do direito de acesso do público aos documentos nos termos do artigo
15.°, n.º 3, do TFUE, cujo objetivo essencial é promover a boa governação e
assegurar a participação do público no processo de tomada de decisões das
instituições.
A utilização do
artigo 15. °, n.º 3, do TFUE limitaria o âmbito de aplicação das regras que
regem a abertura dos arquivos históricos, dado que um regulamento adotado nesta
base só se aplicaria às tarefas administrativas do Banco Central Europeu, do
Banco Europeu de Investimento e do Tribunal de Justiça da União Europeia, que
estão atualmente abrangidos pelo Regulamento (CE) n.° 354/83. 
3.3 Princípio da proporcionalidade
A proposta limita-se ao depósito dos arquivos
históricos das instituições no IUE e às modalidades desse depósito.
3.4 Escolha dos instrumentos
Um regulamento é o único instrumento adequado
para a criação de uma sólida base jurídica e financeira para a parceria entre a
UE e o IUE. A proposta diz respeito à alteração parcial de um regulamento
existente.
4.           INCIDÊNCIA ORÇAMENTAL
A proposta destinada a tornar obrigatório o
depósito dos arquivos históricos no IUE não terá qualquer incidência orçamental
a curto e médio prazo. A longo prazo, a incidência orçamental não deverá ser
significativa.
As três maiores instituições, o Parlamento
Europeu, o Conselho e a Comissão, bem como o Comité Económico e Social Europeu,
o Tribunal de Contas Europeu e o Banco Europeu de Investimento, já depositam os
seus arquivos históricos no IUE. A gestão destes arquivos em Florença tem sido
financiada a partir do orçamento da UE, uma vez que os arquivos foram
depositados no IUE pela primeira vez há mais de um quarto de século. A ficha
financeira legislativa prevê a continuação deste financiamento, devendo os
custos ser partilhados pelas instituições depositantes em função do trabalho
realizado pelo IUE nos respetivos arquivos.
As instalações necessárias ao alojamento dos
arquivos e do pessoal que os gere no IUE são fornecidas pelo Governo italiano. 
O número das instituições depositantes vai
aumentar em consequência da presente alteração. Contudo, como o depósito
abrange os arquivos históricos abertos ao público após 30 anos, decorrerá um
tempo considerável até que as instituições que ainda não depositam os seus
arquivos no IUE sejam afetadas pela presente proposta. Além disso, os arquivos
tendem a tornar-se cada vez mais digitais, o que permitirá realizar economias
de escala no seu tratamento e difusão pelo IUE.
2012/0221 (APP)
Proposta de
REGULAMENTO DO CONSELHO 
que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.°
354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no
Instituto Universitário Europeu em Florença
O CONSELHO
DA UNIÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento
da União Europeia, nomeadamente o artigo 352.º,
Tendo em conta a proposta da Comissão
Europeia,
Após transmissão do projeto de ato legislativo
aos parlamentos nacionais,
Tendo em conta a aprovação do Parlamento
Europeu,
Após consulta da Autoridade Europeia para a
Proteção de Dados,
Deliberando de acordo com um processo
legislativo especial,
Considerando o seguinte:
(1)         
Em conformidade com o Regulamento (CEE, Euratom)
n.º 354/83 do Conselho, de 1 de fevereiro de 1983, relativo à abertura ao
público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da
Comunidade Europeia da Energia Atómica[2],
os arquivos históricos das instituições e organismos devem ser conservados e,
sempre que possível, tornados acessíveis ao público após um período de 30 anos.
(2)         
A obrigação de criar os seus arquivos históricos e
torná-los públicos sempre que possível é aplicável às instituições referidas no
artigo 1.° do Regulamento n.º 354/83.
(3)         
O Regulamento n.º 354/83 determina que cada
instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar
mais apropriado.
(4)         
Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a
Comissão concordaram em depositar os seus arquivos históricos em Florença, no
Instituto Universitário Europeu (IUE), onde são colocados à disposição do
público. Para o efeito, em 17 de dezembro de 1984, foi celebrado um contrato
entre a Comunidade Europeia, representada pela Comissão, e o Instituto
Universitário Europeu em Florença.
(5)         
O Comité Económico e Social e o Tribunal de Contas
Europeu já concordaram em aderir aos termos do contrato de depósito de 17 de
dezembro de 1984. O Banco Europeu de Investimento deposita os seus arquivos
históricos no IUE ao abrigo de uma convenção distinta, celebrada com o IUE em 1
de julho de 2005, e das «Regras aplicáveis aos arquivos históricos» adotadas
pelo Comité Executivo do BEI em 7 de outubro de 2005[3].
(6)         
O Governo italiano coloca à disposição do IUE, de
modo permanente e gratuito, instalações adequadas para garantir que os arquivos
depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões
internacionalmente aceites e possibilitar a sua consulta no local.
(7)         
O depósito dos arquivos históricos das instituições
no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos numa única localização, promover
a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração e das
instituições europeias. O IUE é um centro de investigação e ensino académico de
grande reputação, cujos trabalhos são orientados para a Europa e a integração
europeia. Beneficia de quase 30 anos de experiência na gestão dos arquivos
históricos das instituições, dispõe de instalações modernas de depósito e
investigação construídas expressamente para a sua conservação e consulta e
ganhou reputação internacional enquanto depositário destes arquivos. 
(8)         
A continuação do depósito dos arquivos históricos
das instituições no IUE requer uma base jurídica sólida que reflita o papel do
IUE como parceiro das instituições na gestão dos seus arquivos históricos.
(9)         
A natureza específica das atividades do Tribunal de
Justiça da União Europeia e do Banco Central Europeu justifica a sua isenção da
obrigação de depositar os seus arquivos históricos no IUE em conformidade com o
presente regulamento. O Tribunal de Justiça da União Europeia e o Banco Central
Europeu podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, numa base
voluntária.
(10)     
O presente regulamento aplica-se a todas as
restantes instituições. Não altera a responsabilidade de cada instituição pela
abertura dos seus arquivos históricos ao público nem a respetiva propriedade,
que continua a pertencer às instituições.
(11)     
Os dados pessoais contidos nos arquivos históricos
depositados no IUE devem ser tratados em conformidade com o Regulamento n.º
45/2001[4].
(12)     
Podem ser concedidas subvenções para apoiar a
gestão dos arquivos das instituições pelo IUE. 
(13)     
Por conseguinte, o Regulamento n.º 354/83 deve ser
alterado em conformidade.
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.º
O Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 é
alterado do seguinte modo:
1. No artigo 8.º, o n.º 1 passa a ter a
seguinte redação:
«1. Cada instituição, com exceção do Tribunal
de Justiça da União Europeia e do Banco Central Europeu, deve depositar no
Instituto Universitário Europeu (IUE), em Florença, os documentos que fazem
parte dos seus arquivos históricos e que sejam abertos ao público em
conformidade com o presente regulamento. O
depósito deve ser efetuado de acordo com o previsto no anexo.»
2. São
aditados ao artigo 8.º os seguintes números:
«3. O Tribunal de Justiça da União Europeia e o
Banco Central Europeu podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, numa
base voluntária.
4. O depósito dos arquivos históricos das
instituições no IUE não afeta a propriedade ou a proteção dos arquivos, como
previsto no artigo 2.° do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da
União Europeia anexo ao Tratado.
5. O IUE deve assegurar a conservação e proteção
dos arquivos depositados. Esta conservação e proteção devem estar de acordo com
os padrões internacionalmente aceites para a proteção física dos arquivos e
devem, no mínimo, respeitar normas técnicas e de segurança correspondentes às
aplicadas na conservação e gestão dos arquivos públicos em Itália. Os
documentos depositados devem ser conservados num repositório criado especificamente
para o efeito.
6. Cada
instituição depositante tem o direito de solicitar informações sobre a gestão
dos seus arquivos pelo IUE, bem como de realizar inspeções aos arquivos que
tenha depositado.
7. O IUE deve facultar ao público o acesso aos arquivos históricos que
recebe ao abrigo dos n.os 1 e 3. As instituições podem facultar
ao público o acesso a uma versão dos mesmos arquivos históricos.
8. Podem ser concedidas
subvenções ao IUE para apoiar a gestão dos arquivos históricos em conformidade
com o presente regulamento, respeitando o disposto no Regulamento
n.º 1605/2002 do Conselho e desde que a autoridade orçamental inscreva as
dotações necessárias na rubrica orçamental em questão.
Os custos de gestão dos arquivos devem ser partilhados entre as instituições
depositantes numa base proporcional. Os custos
ligados com a disponibilidade e o equipamento do(s) edifício(s) que abriga(m)
os arquivos e o respetivo pessoal não são elegíveis. 
9. O IUE deve tratar os dados
pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições em conformidade com
o Regulamento n.º 45/2001. O IUE deve agir como responsável pelo tratamento em
conformidade com o artigo 2.° do referido regulamento, segundo as instruções
das instituições depositantes. 
10. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados dispõe de poderes de
supervisão do IUE no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais contidos
nos arquivos históricos depositados pelas instituições.»
3. No artigo 9.º, o n.º 1 passa a ter a
seguinte redação:
«Cada instituição adota normas internas de
execução do presente regulamento. Estas devem incluir regras sobre a
conservação, a abertura ao público e a proteção dos dados pessoais contidos nos
arquivos históricos. Sempre que possível, as instituições devem facultar o
acesso aos seus arquivos através de meios eletrónicos. Devem igualmente
conservar os documentos disponíveis em formas adaptadas a necessidades
especiais (Braille, carateres grandes ou registos audiovisuais).» 
4. É aditado um anexo correspondente ao anexo
do presente regulamento.
Artigo 2.º
O presente regulamento entra em vigor no dia
seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório
em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em
                                                                       Pelo
Conselho
                                                                       O
Presidente
                                                                       
ANEXO 
É aditado o seguinte anexo:
«Anexo
Disposições
relativas ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto
Universitário Europeu em Florença
1.   No caso de arquivos em formato não digital, os documentos originais são
depositados no IUE para conservação permanente, juntamente com uma cópia
microfilmada e/ou digitalizada.
No caso de arquivos digitais, o IUE deve ter
acesso permanente aos documentos, de forma a poder cumprir a sua obrigação de
facultar o acesso do público aos arquivos históricos a partir de um único local
e a promover a sua consulta. As instituições de origem continuam a ser
responsáveis pela conservação permanente dos seus arquivos digitais.
2. O
depósito deve ter lugar numa base anual e, na medida do possível, respeitar os
procedimentos normais de arquivamento das instituições.
3.   As
instituições depositantes podem, por motivos jurídicos ou administrativos,
excluir o depósito de certos documentos originais no IUE. Nesse caso, devem depositar uma cópia microfilmada
ou digitalizada.
4.   As instituições depositantes mantêm a propriedade dos seus arquivos,
bem como a responsabilidade exclusiva pela composição dos documentos e
ficheiros depositados ou disponibilizados por qualquer outra forma no IUE. O IUE não pode modificar a classificação do arquivo
estabelecida pelas instituições depositantes, nem eliminar ou alterar quaisquer
documentos ou ficheiros.
5.   O IUE deve devolver às instituições
depositantes os originais de todos os documentos e ficheiros depositados, se
tal for solicitado por estas instituições. As
instituições depositantes devem devolver os originais ao IUE logo que estes
deixem de ser necessários.
6.   O IUE deve
informar imediatamente as instituições depositantes de quaisquer circunstâncias
que possam pôr em risco a inviolabilidade dos arquivos que tenham depositado.
FICHA FINANCEIRA LEGISLATIVA
1.           CONTEXTO DA PROPOSTA/INICIATIVA
              1.1.    Denominação da proposta/iniciativa
              1.2.    Domínio(s)
de intervenção abrangido(s) segundo a estrutura ABM/ABB
              1.3.    Natureza
da proposta/iniciativa
              1.4.    Objetivo(s)
              1.5.    Justificação
da proposta/iniciativa
              1.6.    Duração
da ação e do seu impacto financeiro
              1.7.    Modalidade(s)
de gestão prevista(s)
2.           MEDIDAS DE GESTÃO
              2.1.    Disposições
em matéria de acompanhamento e prestação de informações
              2.2.    Sistema
de gestão e controlo
              2.3.    Medidas
de prevenção de fraudes e irregularidades
3.           IMPACTO FINANCEIRO ESTIMADO DA
PROPOSTA/INICIATIVA
              3.1.    Rubrica(s)
do quadro financeiro plurianual e rubrica(s) orçamental(is) das despesas
envolvida(s)
              3.2.    Impacto
estimado nas despesas
              3.2.1. Síntese do impacto
estimado nas despesas
              3.2.2. Impacto estimado nas
dotações operacionais
              3.2.3. Impacto estimado nas
dotações de natureza administrativa
              3.2.4. Compatibilidade com
o atual quadro financeiro plurianual
              3.2.5. Participação de
terceiros no financiamento
              3.3.    Impacto estimado nas receitas
FICHA
FINANCEIRA LEGISLATIVA
1.           CONTEXTO DA PROPOSTA/INICIATIVA
1.1.        Denominação da proposta
/iniciativa
Regulamento do
Conselho que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 no que respeita ao
depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário
Europeu em Florença.
1.2.        Domínio(s) de intervenção
abrangido(s) segundo a estrutura ABM/ABB[5]
Relações com a sociedade civil, transparência e
informação.
1.3.        Natureza da
proposta/iniciativa
A proposta refere-se à prorrogação de uma ação
existente.
1.4.        Objetivo(s)
1.4.1.     Objetivo(s) estratégico(s)
plurianual(is) da Comissão visado(s) pela proposta/iniciativa
O objetivo da proposta consiste na regularização e
estabelecimento de uma base sólida para a atual parceria com o IUE para a
gestão e a divulgação dos arquivos históricos das instituições. O objetivo do
depósito no IUE é facultar o acesso aos arquivos a partir de um único local,
promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da
integração e das instituições europeias.
1.4.2.     Objetivo(s) específico(s) e
atividade(s) ABM/ABB em causa
Objetivo específico n.º 25.02.01.01
Atividade(s) ABM/ABB em causa:
Relações com a sociedade civil, transparência e
informação.
Instituições de interesse europeu / Arquivos
históricos da União Europeia
1.4.3.     Resultado(s) e impacto
esperados
A parceria com o IUE tem valor acrescentado
para os arquivos históricos das instituições e serve para promover a sua
divulgação e consulta pública.
1.4.4.     Indicadores de resultados e de
impacto
(1)         
Arquivos depositados pelas instituições no IUE em
Florença; 
(2)         
Recolha e repertoriação pelo IUE de arquivos privados
e documentos pessoais de indivíduos e organizações públicas e privadas que
tenham contribuído para a construção da Europa;
(3)         
Produção e publicação de catálogos, inventários,
publicações de fontes e outros instrumentos de investigação;
(4)         
Colocação à disposição, pelo IUE, de uma sala de
leitura equipada;
(5)         
Inventários e arquivos disponibilizados em linha;
(6)         
Sala de leitura para os visitantes; 
(7)         
Ações para promover a consulta dos arquivos
históricos das instituições.
1.5.        Justificação da
proposta/iniciativa
1.5.1.     Necessidade(s) a satisfazer a
curto ou a longo prazo
Gerir e facultar ao público o acesso aos arquivos
históricos depositados pelas instituições no Instituto Universitário Europeu em
Florença.
1.5.2.     Valor acrescentado da
participação da UE
A parceria com o IUE serve para promover a
divulgação e a consulta pública, dos arquivos históricos das instituições.
Reunir os arquivos das instituições numa única
localização aumenta o seu valor. Permite igualmente ao IUE gerar valor
acrescentado, mediante a criação de ligações cruzadas entre os diferentes
arquivos, se necessário, criando motores de pesquisa e outras ferramentas de
investigação e proporcionar ao público o acesso aos arquivos no local e em
linha.
1.5.3.     Principais ensinamentos
retirados de experiências análogas
Seis instituições já depositam os seus arquivos
históricos no Instituto Universitário Europeu (IUE) em Florença ao abrigo de um
contrato celebrado 17 de dezembro de 1984 entre as Comunidades Europeias e o
IUE. No entanto, o contrato de depósito de
1984 tornou-se obsoleto e deve ser substituído por uma base jurídica e
financeira mais sólida para a parceria com o IUE.
1.5.4.     Coerência e eventual sinergia
com outros instrumentos relevantes
n.d.
1.6.        Duração da ação e do seu
impacto financeiro
Proposta de duração ilimitada.
1.7.        Modalidade(s) de gestão
prevista(s)[6]
Gestão centralizada direta por parte da Comissão
2.           MEDIDAS DE GESTÃO
2.1.        Disposições em matéria de
acompanhamento e prestação de informações
O IUE apresenta um projeto de programa de trabalho
para cada ano civil que será debatido com a Comissão, incluindo um quadro de
pessoal afetado em 31 de dezembro do ano em causa, no ano anterior e no ano
seguinte. Este projeto deve ser apresentado em fevereiro do ano anterior.
Após consulta com as outras instituições
depositantes, o programa de trabalho será objeto de acordo entre a Comissão e o
IUE, sendo anexado à convenção de subvenção anual.
A Comissão acompanha a execução do programa de
trabalho.
O IUE deve apresentar um relatório anual de
atividades do arquivo histórico após o final de cada ano civil.
2.2.        Sistema de gestão e controlo
2.2.1.     Riscos identificados
Os riscos potenciais para a conservação dos
arquivos em papel depositados pelas instituições são mínimos. O Governo
italiano disponibilizou um repositório criado especificamente para o efeito de
acordo com os mais exigentes padrões internacionalmente aceites para a
conservação de arquivos a longo prazo.
2.2.2.     Métodos de controlo previstos
Os acordos de parceria com o IUE proporcionam um
quadro para o debate, análise e avaliação do orçamento e do programa de
trabalho. Cada instituição depositante tem o direito de solicitar informações
sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE, bem como de realizar inspeções aos
arquivos que tenha depositado.
2.3.        Medidas de prevenção de
fraudes e irregularidades
O artigo 287.º, n.º 3, do TFUE prevê que o
Tribunal de Contas tem competência para controlar qualquer pessoa singular ou
coletiva que receba um pagamento a partir do orçamento da UE. Os poderes da
Comissão e do OLAF para a luta contra a fraude lesiva dos interesses
financeiros da UE são regidos por disposições específicas relativas a esta
questão (a saber, o Regulamento do Conselho n.º 2185/96 e o Regulamento (CE)
n.º 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho, bem como o Regulamento n.º
1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao
orçamento geral das Comunidades Europeias). Nos termos do artigo 120.º, n.º 3,
deste último, cada convenção ou decisão de subvenção deve prever expressamente
que a Comissão e o Tribunal de Contas podem proceder a controlos, documentais e
no local, de todos os contratantes e subcontratantes que tenham beneficiado de
fundos da UE. 
3.           IMPACTO FINANCEIRO ESTIMADO DA
PROPOSTA/INICIATIVA
3.1.        Rubrica(s) do quadro
financeiro plurianual e rubrica(s) orçamental(is) das despesas envolvida(s)
·      Atuais rubricas orçamentais de despesas
Segundo a ordem das rubricas do quadro financeiro
plurianual e das respetivas rubricas orçamentais:
 Rubrica do quadro financeiro plurianual || Rubrica orçamental || Natureza das dotações || Participação 
 Arquivos históricos da União Europeia || DD/DND ([7]) || dos países EFTA[8] || dos países candidatos[9] || de países terceiros || na aceção do artigo 18.º, n.º 1, alínea a), do Regulamento Financeiro 
 5 Administração || 25.02.01.01 || Difer. || NÃO || NÃO || NÃO || NÃO 
3.2.        Impacto estimado nas despesas

3.2.1.     Síntese do impacto estimado
nas despesas 
Em milhões de EUR (3 casas decimais)
 Rubrica do quadro financeiro plurianual: || 5 || «Despesas administrativas» 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 
 DG: SG || 
  Recursos humanos || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 
 Missões || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028 
  25.020101 Arquivos históricos || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 
 TOTAL SG ||   || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
 TOTAL das dotações no âmbito da RUBRICA 5 do quadro financeiro plurianual || (Total das autorizações = Total dos pagamentos) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL das dotações no âmbito das RUBRICAS 1 a 5 do quadro financeiro plurianual || Autorizações ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Pagamentos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Impacto estimado nas dotações
operacionais
A proposta não acarreta a utilização de dotações
operacionais.
3.2.3.     Impacto estimado nas dotações
de natureza administrativa
3.2.3.1.  Síntese 
A proposta acarreta a utilização de dotações de
natureza administrativa, tal como explicitado seguidamente:
Em milhões de EUR (3
casas decimais)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL 
 RUBRICA 5 do quadro financeiro plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Recursos humanos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Outras despesas administrativas ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal RUBRICA 5 do quadro financeiro plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Com exclusão da RUBRICA 5[11] do quadro financeiro plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Recursos humanos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Outras despesas  de natureza administrativa ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal com exclusão da RUBRICA 5  mdo quadro financeiro plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
As necessidades de
recursos humanos e administrativos serão cobertas pela dotação que pode ser
atribuída à DG responsável pela gestão, no quadro do procedimento anual de
afetação de dotações em função das limitações orçamentais.
3.2.3.2.   Necessidades estimadas
de recursos humanos
A proposta/iniciativa acarreta a utilização de
recursos humanos, tal como explicitado seguidamente:
As estimativas devem ser expressas em números
inteiros (ou, no máximo, com uma casa decimal)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Lugares do quadro do pessoal (funcionários e agentes temporários) 
 25 01 01 01 (na sede e nos gabinetes de representação da Comissão) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 
 XX 01 01 02 (nas delegações) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (investigação indireta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (investigação direta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Pessoal externo (em equivalente a tempo completo: ETC)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, TT, PND da dotação global) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, TT, JPD, AL e PND nas delegações) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || - na sede[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - nas delegações ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, TT e PND - relativamente à investigação indireta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, TT e PND - relativamente à investigação direta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Outras rubricas orçamentais (especificar) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 
XX constitui o domínio de intervenção ou
título orçamental em causa.
As necessidades de recursos humanos serão
cobertas pelos efetivos da DG já afetados à gestão da ação e/ou reafetados
internamente a nível da DG, complementados, caso necessário, por eventuais
dotações adicionais que sejam atribuídas à DG gestora no quadro do processo
anual de atribuição e no limite das disponibilidades orçamentais.
Descrição das tarefas a executar:
 Funcionários e agentes temporários || Preparação dos acordos de parceria e das convenções de subvenção. Elaboração do pedido orçamental. Acompanhamento do programa de trabalho e das despesas. Eventuais avaliações ex post. 
 Pessoal externo || ------ 
3.2.4.     Compatibilidade com o atual
quadro financeiro plurianual
A proposta é compatível com o atual quadro
financeiro plurianual.
3.2.5.     Participação de terceiros no
financiamento
A proposta não prevê o cofinanciamento por
terceiros.
3.3.        Impacto estimado nas receitas
A proposta não tem incidência financeira nas
receitas.
[1]               Regulamento (CEE, Euratom) n.º 354/83 do Conselho, com a
redação que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.º 1700/2003 do Conselho,
de 22 de setembro de 2003. Ver: JO L 43 de 15.2.1983, p. 1; JO L 243 de
27.9.2003, p. 1.
[2]               JO L 43 de 15.2.1983, p. 1.
[3]               JO C 289 de 22.11.2005, p. 12 e 13.
[4]               JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.
[5]               ABM: Activity-Based Management (gestão por atividades); ABB:
Activity Based Budgeting (orçamentação por atividades).
[6]               As explicações sobre as modalidades de gestão e as
referências ao Regulamento Financeiro estão disponíveis no sítio BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               DD = Dotações diferenciadas / DND = Dotações não
diferenciadas.
[8]               EFTA: Associação Europeia de Comércio Livre.
[9]               Países candidatos e, se for caso disso, países
candidatos potenciais dos Balcãs Ocidentais.
[10]             Prevê-se que a incidência nas despesas continue a evoluir
à mesma taxa após 2019. 
[11]             Assistência técnica e/ou administrativa e despesas de
apoio à execução de programas e/ou ações da UE (antigas rubricas «BA»), bem
como investigação direta e indireta.
[12]             AC = agente contratual; TT = trabalhador temporário; JPD =
jovem perito nas delegações; AL = agente local; PND = perito nacional
destacado.
[13]             Dentro do limite previsto para o pessoal externo nas
dotações operacionais (antigas rubricas «BA»).
[14]             Essencialmente os fundos estruturais, o Fundo Europeu
Agrícola de Desenvolvimento Rural (FEADER) e o Fundo Europeu das Pescas (FEP).