CELEX: 32022D0118(01)
Language: hr
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Odluka br. 59/2021 glavnog tajnika Vijeća Europske unije o utvrđivanju provedbenih pravila u vezi s primjenom Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća i ograničavanjem prava ispitanika za potrebe administrativnih istraga te stegovnih i sudskih postupaka 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  HR
               
               
                  Službeni list Europske unije
               
               
                  C 25/2
               
            
         ODLUKA br. 59/2021 GLAVNOG TAJNIKA VIJEĆA EUROPSKE UNIJE
         o utvrđivanju provedbenih pravila u vezi s primjenom Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća i ograničavanjem prava ispitanika za potrebe administrativnih istraga te stegovnih i sudskih postupaka
         (2022/C 25/02)
         GLAVNI TAJNIK VIJEĆA EUROPSKE UNIJE,
         uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 235. stavak 4. i članak 240. stavak 2.,
         uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (1), a posebno njezin članak 25.,
         uzimajući u obzir mišljenje Europskog nadzornika za zaštitu podataka od 19. srpnja 2021., s kojim je provedeno savjetovanje u skladu s člankom 41. stavkom 2. Uredbe (EU) 2018/1725,
         budući da:
         
                     (1)
                  
                  
                     Uredbom (EU) 2018/1725 utvrđuju se načela i pravila koja se primjenjuju na obradu osobnih podataka u svim institucijama i tijelima Unije kao i prava ispitanika.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     U određenim slučajevima od Glavnog tajništva Vijeća (GTV) može se zahtijevati da ta prava uskladi s ciljevima administrativnih istraga te stegovnih i sudskih postupaka. Također se može zahtijevati da uspostavi ravnotežu između pravâ određenog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu člankom 25. stavkom 1. Uredbe (EU) 2018/1725 svakoj instituciji ili tijelu Unije omogućuje se da ograniči primjenu članaka od 14. do 21. te članaka 35. i 36. Uredbe (EU) 2018/1725 kao i članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 21. te uredbe. Ako ograničenja nisu predviđena pravnim aktom donesenim na temelju Ugovorâ, potrebno je donijeti interna pravila na temelju kojih GTV ima pravo ograničiti ta prava.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Člankom 86. Pravilnika o osoblju (2) predviđa se mogućnost da tijelo za imenovanje provodi istrage i stegovne postupke u slučaju da dužnosnici ili bivši dužnosnici ne ispune svoje obveze iz Pravilnika o osoblju, a u Prilogu IX. Pravilniku o osoblju navode se pravila, mjere i postupci koji se odnose na administrativne istrage i stegovne postupke.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Na temelju članka 13. Odluke br. 1/2018 glavnog tajnika Vijeća o zadaćama Uprave za sigurnost i zaštitu u pogledu sigurnosti i kontinuiteta poslovanja, Uprava za sigurnost i zaštitu ovlaštena je provoditi istrage o pitanjima povezanima sa sigurnošću, o svakom gubitku, neovlaštenom otkrivanju ili ugrožavanju klasificiranih podataka EU-a u mjestima rada Europskog vijeća ili Vijeća, u GTV-u ili putem komunikacijskih i informacijskih sustava kojima upravlja GTV te u okviru svojih odgovornosti za borbu protiv špijunaže i pružanje zaštite od pasivnih i aktivnih napada prisluškivanja usmjerenih na interese EU-a, u prostorima GTV-a ili u mjestima rada Europskog vijeća i Vijeća.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Člankom 6. Odluke br. 6/2021 glavnog tajnika Vijeća Europske unije o donošenju općih provedbenih odredaba o administrativnim istragama i stegovnim postupcima predviđa se da se sa svim prikupljenim osobnim podacima postupa u skladu s odredbama Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća te da se pitanja ograničavanja prava ispitanika rješavaju u skladu s njezinim člankom 25.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Na temelju članka 13. Odluke br. 1/2018 glavnog tajnika Vijeća o zadaćama Uprave za sigurnost i zaštitu u pogledu sigurnosti i kontinuiteta poslovanja, u istragama koje provodi Uprava za sigurnost i zaštitu moraju se poštovati interna pravila utvrđena u Odluci br. 6/2021 glavnog tajnika Vijeća Europske unije o donošenju općih provedbenih odredaba o administrativnim istragama i stegovnim postupcima čim se otkrije moguća upletenost nekog dužnosnika.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     U skladu s Administrativnim sporazumom od 15. veljače 2017. sklopljenim između Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) i GTV-a, GTV je dužan OLAF-u prijaviti slučajeve moguće prijevare, korupcije ili bilo koje druge nezakonite aktivnosti za koju sazna, a koja šteti interesima Unije i dostaviti informacije o tim slučajevima.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Pri provođenju administrativnih istraga i stegovnih postupaka relevantni odjeli prikupljaju i obrađuju različite vrste osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadaće, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju i uspješnosti, financijske podatke ili podatke o komunikaciji. Istražitelji osiguravaju da su osobni podaci koje prikupljaju primjereni, relevantni i da nisu prekomjerni u odnosu na svrhe istrage. Osobe koje su predmet istrage odmah se obavješćuju u pisanom obliku nakon njezina pokretanja. Također bi ih trebalo obavijestiti o vrsti podataka koje se prikupljaju ili će se prikupljati, o načinu njihove obrade i o njihovim pravima u tom pogledu.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     U opravdanim slučajevima, ako postoji ozbiljan rizik da će se obavješćivanjem dotične osobe dovesti u pitanje utvrđivanje činjenica i dokaza, moda će biti potrebno odgoditi obavješćivanje o pokretanju istrage. U takvim slučajevima potrebno je uskladiti prava ispitanika na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 i potrebu da tijelo za imenovanje utvrdi jesu li dužnosnici ispunili svoje obveze iz Pravilnika o osoblju. Sva ograničenja prava ispitanika nad kojima se provodi istraga trebala bi se primjenjivati samo u ograničenim okolnostima te biti transparentna i razmjerna u smislu opsega i trajanja.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Može biti potrebno zaštititi anonimnost svjedoka ili izvora. U tom slučaju pravo na pristup identitetu, svjedočenjima i drugim osobnim podacima takvih osoba može se ograničiti u granicama prava na obranu.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     U skladu s načelom odgovornosti relevantna služba GTV-a trebala bi voditi evidenciju o primjeni svih ograničenja.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     U skladu s člankom 25. stavkom 6. Uredbe (EU) 2018/1725 voditelj obrade mora obavijestiti ispitanike o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Na temelju članka 25. stavka 8. Uredbe (EU) 2018/1725 GTV ima pravo odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima za primjenu ograničenja ako bi ono na bilo koji način poništilo učinak ograničenja. GTV bi na pojedinačnoj osnovi trebao procijeniti bi li se obavješćivanjem o ograničenju poništio njegov učinak.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Ograničenja bi trebalo ukinuti čim se prestanu primjenjivati uvjeti koji ih opravdavaju ili ako bi njihovo zadržavanje ugrozilo prava na obranu. Potrebu za mjerama ograničavanja trebalo bi redovito procjenjivati.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Trebalo bi se pravodobno savjetovati sa službenikom za zaštitu podataka te ga obavijestiti o svim ograničenjima koja će se primjenjivati, a on treba imati mogućnost iznijeti primjedbe o njihovoj usklađenosti s ovom Odlukom.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Ova je Odluka bila predmet savjetovanja s odborom osoblja,
                  
               ODLUČIO JE:
         
            Članak 1.
            Područje primjene
            
               1.   Ovom se Odlukom utvrđuju pravila o uvjetima pod kojima Glavno tajništvo Vijeća (GTV) može ograničiti primjenu članaka od 14. do 21. te članaka 35. i 36. Uredbe (EU) 2018/1725 kao i članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 21. te uredbe, u skladu s njezinim člankom 25.
            
            
               2.   Za potrebe ove Odluke GTV se smatra voditeljem obrade u smislu članka 3. točke 8. Uredbe (EU) 2018/1725. GTV predstavlja njegov glavni tajnik.
            
         
         
            Članak 2.
            Ograničenja
            
               1.   GTV može ograničiti primjenu članaka od 14. do 21. te članaka 35. i 36. Uredbe (EU) 2018/1725 kao i članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 21. Uredbe (EU) 2018/1725:
               
                           (a)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (a), (b), (c), (d), (f), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad provodi sigurnosne i administrativne istrage ili stegovne postupke na temelju Odluke br. 1/2018 glavnog tajnika Vijeća o zadaćama Uprave za sigurnost i zaštitu u pogledu sigurnosti i kontinuiteta poslovanja, te na temelju članka 86. Pravilnika o osoblju i Priloga IX. Pravilniku o osoblju kad ih provodi u skladu s Odlukom br. 6/2021 glavnog tajnika Vijeća o donošenju općih provedbenih odredaba o administrativnim istragama i stegovnim postupcima;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (a), (b), (c), (d), (f), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad osigurava mogućnost da članovi osoblja na povjerljiv način prijave činjenice ako relevantna služba smatra da postoje ozbiljne nepravilnosti, kako je navedeno u Odluci br. 3/2016 glavnog tajnika Vijeća o donošenju internih pravila za prijavljivanje ozbiljnih nepravilnosti – Postupci za provedbu članaka 22.a, 22.b i 22.c Pravilnika o osoblju i članka 66. stavka 8. Financijske uredbe;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (b), (d) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad provodi istrage u kontekstu zahtjeva za pomoć primljenih na temelju članka 24. Pravilnika o osoblju;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točke (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad osigurava da se članovi osoblja mogu obratiti povjerljivim savjetnicima u kontekstu postupka zbog uznemiravanja, kako je definirano u Odluci br. 23/2021 glavnog tajnika Vijeća Europske unije o psihološkom i seksualnom uznemiravanju na radnom mjestu u Glavnom tajništvu Vijeća;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (a), (b), (c), (d), (f), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad pruža pomoć drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije ili od njih prima pomoć ili surađuje s njima u skladu s relevantnim sporazumima o razini usluga, memorandumima o razumijevanju i sporazumima o suradnji;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (a), (b), (c), (d), (f), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad pruža pomoć javnim tijelima država članica EU-a ili od njih prima pomoć i surađuje s tim tijelima, bilo na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (a), (b), (c), (d), (f), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad pruža pomoć nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama ili od njih prima pomoć ili surađuje s tim tijelima i organizacijama, bilo na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           na temelju članka 25. stavka 1. točaka (e) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725, kad obrađuje osobne podatke u kontekstu sudskih postupaka.
                        
                     
         
         
            Članak 3.
            Primjena ograničenja
            
               1.   Sva ograničenja prava i obveza iz članka 2. moraju biti nužna i razmjerna, pri čemu se uzimaju u obzir rizici za prava i slobode ispitanika.
            
            
               2.   Prije primjene jednog od ograničenja navedenih u članku 2. relevantna služba GTV-a na pojedinačnoj osnovi ispituje njegovu nužnost i razmjernost. Ograničenja su ograničena na ono što je strogo nužno za ostvarenje njihova cilja.
            
            
               3.   Relevantna služba GTV-a evidentira razloge za svako ograničenje primijenjeno na temelju ove Odluke, uključujući ispitivanje iz stavka 2. i razloge predviđene člankom 25. stavkom 1. Uredbe (EU) 2018/1725. Evidentirani podaci i, prema potrebi, dokumenti koji sadržavaju temeljne činjenične i pravne elemente dio su registra koji vodi relevantna služba GTV-a. Daju se na uvid Europskom nadzorniku za zaštitu podataka na njegov zahtjev.
            
            
               4.   Prije primjene ograničenja u vezi s osobnim podacima dobivenima od drugih institucija, tijela, agencija i ureda Unije, nadležnih tijela država članica ili trećih zemalja ili međunarodnih organizacija na temelju članka 2. stavka 1. točaka (e), (f) i (g), GTV se savjetuje s tim organizacijama o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o nužnosti i proporcionalnosti dotičnih ograničenja, osim ako bi se time ugrozila svrha aktivnosti GTV-a.
            
         
         
            Članak 4.
            Trajanje i preispitivanje ograničenja
            
               1.   Ograničenja iz članka 2. nastavljaju se primjenjivati sve dok postoje opravdani razlozi.
            
            
               2.   Relevantna služba GTV-a periodično preispituje primjenu ograničenja iz članka 2., a najmanje svakih šest mjeseci.
            
            
               3.   Ograničenja se ukidaju čim prestanu postojati okolnosti koje ih opravdavaju.
            
            
               4.   Ako prestanu postojati razlozi za ograničenje iz članka 2., GTV ukida ograničenje i ispitaniku navodi razloge za ograničenje. GTV istodobno obavješćuje ispitanika o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
            
         
         
            Članak 5.
            Uključenost službenika za zaštitu podataka
            
               1.   Ako relevantna služba GTV-a zaključi da bi prava određenog ispitanika trebalo ograničiti u skladu s ovom Odlukom, o tome obavješćuje službenika za zaštitu podataka. Osim toga, službeniku za zaštitu podataka omogućuje pristup evidenciji i svim dokumentima koji sadržavaju temeljne činjenične i pravne elemente. Relevantna služba GTV-a detaljno dokumentira uključenost službenika za zaštitu podataka u primjeni ograničenjâ.
            
            
               2.   Službenik za zaštitu podataka može zatražiti od relevantne službe GTV-a da preispita primjenu ograničenjâ. Dotična služba pisanim putem obavješćuje službenika za zaštitu podataka o ishodu zatraženog preispitivanja.
            
         
         
            Članak 6.
            Pružanje informacija ispitanicima
            
               1.   GTV u obavijesti o zaštiti podataka koje se objavljuju u registru postupaka obrade koji vodi službenik za zaštitu podataka uključuje odjeljak u kojem se ispitanicima pružaju opće informacije o mogućem ograničenju prava ispitanika u skladu s člankom 2. stavkom 1. Te informacije obuhvaćaju prava koja mogu biti ograničena, razloge za moguću primjenu ograničenja i moguće trajanje ograničenja.
            
            
               2.   Relevantne službe pojedinačno i na odgovarajući način obavješćuju ispitanike o postojećim ili budućim ograničenjima njihovih prava. Obavješćuju ispitanike o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja, o njihovu pravu na savjetovanje sa službenikom za zaštitu podataka i o njihovim pravima na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu.
            
            
               3.   Relevantne službe mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija ispitanicima iz stavka 2. ovog članka sve dok bi se time poništavao učinak ograničenja. Procjena opravdanosti navedenog odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja pružanja informacija provodi se na pojedinačnoj osnovi. Ispitaniku bi trebalo pružiti informacije čim se time više ne bi poništavao učinak ograničenja.
            
            
               4.   Ako relevantna služba GTV-a u cijelosti ili djelomično ograniči pružanje informacija ispitanicima iz stavka 2., GTV evidentira i upisuje u registar razloge za to ograničenje u skladu s člankom 3.
            
         
         
            Članak 7.
            Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka
            
               1.   Ako je GTV obvezan obavijestiti o povredi podataka na temelju članka 35. stavka 1. Uredbe (EU) 2018/1725, u iznimnim okolnostima može u cijelosti ili djelomično ograničiti takvo obavješćivanje. Tu odluku dokumentira kako je predviđeno člankom 3. stavkom 3. ove Odluke.
            
            
               2.   Ako razlozi za ograničenje više nisu primjenjivi, GTV obavješćuje dotičnog ispitanika o povredi osobnih podataka i o glavnim razlozima za ograničenje i njegovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
            
         
         
            Članak 8.
            Povjerljivost elektroničkih komunikacija
            
               1.   U iznimnim okolnostima GTV može ograničiti pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija na temelju članka 36. Uredbe (EU) 2018/1725.
            
            
               2.   Ako GTV ograniči pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija, u svojem odgovoru na zahtjev ispitanika obavješćuje dotičnog ispitanika o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja i o njegovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
            
            
               3.   GTV može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za ograničenje i pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka sve dok bi se time ugrožavao učinak ograničenja. Procjena opravdanosti navedenog odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja pružanja informacija provodi se na pojedinačnoj osnovi.
            
         
         
            Članak 9.
            Rizici za prava i slobode ispitanika
            
               1.   Svim ograničenjima koja se primjenjuju na temelju ove Odluke poštuje se bit temeljnih prava i sloboda te su ona nužna i razmjerna u demokratskom društvu.
            
            
               2.   Kad god istražna služba zadužena za istragu procjenjuje nužnost i proporcionalnost ograničenja, ona razmatra potencijalne rizike za prava i slobode ispitanika.
            
            
               3.   Nijednim ograničenjem ne smije se spriječiti osobe koje su predmet istrage u ostvarivanju njihovih prava na obranu, osobito njihova prava na saslušanje. U slučajevima kada se odgađa obavješćivanje dotične osobe o pokretanju istrage, zaključci se ne mogu donijeti ako joj nije pružena prilika da bude saslušana. U slučajevima kada su dokazi i svjedočenja pseudonimizirani u fazi istrage, pseudonimizacija ili bilo koje drugo ograničenje moraju se ukinuti u slučaju stegovnog postupka.
            
         
         
            Članak 10.
            Stupanje na snagu
            Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
         
         
            Sastavljeno u Bruxellesu 20. prosinca 2021.
            
               
                  Glavni tajnik
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  SL L 295, 21.11.2018., str. 39.
         
         
            (2)  Uredba Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 od 29. veljače 1968. kojom se utvrđuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica i kojom se uvode posebne mjere koje se privremeno primjenjuju na dužnosnike Komisije (SL L 56, 4.3.1968., str. 1.).