CELEX: 52007PC0108
Language: nl
Date: 2007-03-16
Title: Voorstel voor een verordening van de Raad betreffende het Finacieel Reglement van het Voorzieningsagentschap van Euratom

Belangrijke juridische mededeling

|

52007PC0108

Voorstel voor een verordening van de Raad betreffende het Finacieel Reglement van het Voorzieningsagentschap van Euratom  /* COM/2007/0108 def. - CNS 2007/0042 */  

	[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |Brussel, 16.3.2007COM(2007) 108 definitief2007/0042 (CNS)Voorstel voor eenVERORDENING VAN DE RAADbetreffende het Finacieel Reglement van het Voorzieningsagentschap van Euratom(door de Commissie ingediend)INHOUDTOELICHTING 4VERORDENING VAN DE RAAD betreffende het Financieel Reglement van het Voorzieningsagentschap van Euratom 5TITEL I - TOEPASSINGSGEBIED 6TITEL II - BEGROTINGSBEGINSELEN 7HOOFDSTUK 1: Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel 7HOOFDSTUK 2: Jaarperiodiciteitsbeginsel 8HOOFDSTUK 3: Evenwichtsbeginsel 9HOOFDSTUK 4: Rekeneenheidsbeginsel 10HOOFDSTUK 5: Universaliteitsbeginsel 11HOOFDSTUK 6: Specialiteitsbeginsel 12HOOFDSTUK 7: Beginsel van goed financieel beheer 13HOOFDSTUK 8: Transparantiebeginsel 13TITEL III - OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING 13HOOFDSTUK 1: Opstelling van de begroting 13HOOFDSTUK 2: Structuur en inrichting van de begroting 14TITEL IV - UITVOERING VAN DE BEGROTING 15HOOFDSTUK 1: Algemene bepalingen 15HOOFDSTUK 2: Financiële actoren 16Vak 1: Beginsel van scheiding van functies 16Vak 2: Ordonnateur 16Vak 3: Rekenplichtige 18HOOFDSTUK 3: Verantwoordelijkheid van de financiële actoren 19Vak 1: Algemene regels 19Vak 2: Regels betreffende de gedelegeerde ordonnateurs 19Vak 3: Regels betreffende de rekenplichtigen 20HOOFDSTUK 4: Ontvangsten 21Vak 1: Algemene bepalingen 21Vak 2: Raming van schuldvorderingen 21Vak 3: Vaststelling van schuldvorderingen 21Vak 4: Invorderingsopdracht 22Vak 5: Terugvordering 22Vak 6: Specifieke bepalingen betreffende tarieven en vergoedingen 23HOOFDSTUK 5: Uitgaven 23Vak 1: Vastlegging 24Vak 2: Betaalbaarstelling 25Vak 3: Betalingsopdracht 26Vak 4: Betaling 26Vak 5: Termijnen voor uitgavenverrichtingen 27HOOFDSTUK 6: IT-systemen 27HOOFDSTUK 7: Interne controleur 27TITEL V - PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN 28TITEL VI - PRESENTATIE VAN DE REKENINGEN EN BOEKHOUDING 28HOOFDSTUK 1: Presentatie van de rekeningen 28HOOFDSTUK 2: Boekhouding 31Vak 1: Gemeenschappelijke bepalingen 31Vak 2: Algemene boekhouding 31Vak 3: Begrotingsboekhouding 32HOOFDSTUK 3: Inventaris van de vaste activa 32TITEL VII - EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING 32HOOFDSTUK 1: Externe controle 32HOOFDSTUK 2: Kwijting 33TITEL VIII - OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN 34TOELICHTINGHet Voorzieningsagentschap van Euratom (hierna "het Agentschap" genoemd) is de instantie van de Gemeenschap die verantwoordelijk is voor een geregelde en billijke voorziening van nucleair materiaal (ertsen, grondstoffen en bijzondere splijtstoffen). Als zodanig heeft het het exclusieve recht om contracten te sluiten voor de levering van dergelijk materiaal, herkomstig uit landen binnen of buiten de Gemeenschap (artikel 52 van het Euratom-Verdrag).Het Agentschap staat onder het toezicht van de Commissie (artikel 53 van het Euratom-Verdrag). Het Agentschap bezit rechtspersoonlijkheid en financiële onafhankelijkheid (artikel 54 van het Euratom-Verdrag). Overeenkomstig artikel 54 van het Verdrag kunnen de statuten voorzien in een heffing op transacties met het oog op de dekking van de bedrijfskosten van het Agentschap.Aangezien de omstandigheden zijn gewijzigd, worden de statuten van het Agentschap geactualiseerd op basis van een besluit van de Raad, waarvan het ontwerp samen met deze ontwerp-verordening wordt ingediend. In 2002 heeft de Raad een nieuw Financieel Reglement vastgesteld dat van toepassing is op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, en overeenkomstig artikel 185 daarvan is een financiële kaderregeling vastgesteld voor de gedecentraliseerde organen. Deze twee reglementen zijn niet direct van toepassing op het Agentschap.Reeds verscheidene jaren eist de Europese Rekenkamer de vaststelling van een Financieel Reglement voor het Agentschap dat kan bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van goed financieel beheer van de instellingen. Gezien deze elementen lijkt het aangewezen het voorstel voor een Financieel Reglement voor het Agentschap te baseren op de financiële kaderregeling van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, aangezien de juridische omgeving grotendeels vergelijkbaar is. Dit model is echter ook aangepast teneinde rekening te houden met de specifieke kenmerken van het Agentschap:1.  aangezien de begroting van het Agentschap klein is, is de Commissie krachtens de statuten van het Agentschap de relevante begrotingsautoriteit; om redenen van transparantie en samenhang met de financiële kaderregeling voor de andere organen van de Gemeenschap, wordt de kwijting verlenende autoriteit het Parlement, op aanbeveling van de Raad;2.  de jaarrekeningen van het Agentschap kunnen worden opgenomen bij de consolidatie van de jaarrekeningen van de Commissie;3.  het Financieel Reglement van het Agentschap vergt geen uitvoeringsvoorschriften, maar, in afwezigheid van voorschriften die er expliciet in zijn neergelegd, gelden de bepalingen van de algemene financiële kaderregeling en van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen;4.  hoewel het Agentschap niet een van de organen is die zijn genoemd in artikel 185 van het Financieel Reglement voor de algemene begroting, wordt de interne controle uitgevoerd door de interne controledienst van de Commissie.Overeenkomstig artikel 8, lid 10, van de statuten van het Agentschap moet het Financieel Reglement van het Agentschap worden vastgesteld in overeenstemming met artikel 185 van bovengenoemde verordening.2007/0042 (CNS)Voorstel voor eenVERORDENING VAN DE RAADbetreffende het Finacieel Reglement van het Voorzieningsagentschap van EuratomDE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 183,Gezien het voorstel van de Commissie,Gezien het advies van het Europees Parlement,Gezien het advies van het Raadgevend comité van het Agentschap en van de Rekenkamer,Overwegende hetgeen volgt:5.  Het Voorzieningsagentschap van Euratom (hierna "het Agentschap"), dat is opgericht om bepaalde activiteiten uit te voeren met betrekking tot de voorziening in ertsen, grondstoffen en speciale splijtstoffen, bezit rechtspersoonlijkheid en dus zijn eigen begroting, die gereguleerd wordt overeenkomstig specifieke financiële regels.6.  Om de samenhang te waarborgen van de financiële regels van het Agentschap met Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen[1], is het passend, aangezien het Agentschap een subsidie krijgt ten laste van de communautaire begroting, de uitvoering van en controle op zijn begroting zoveel mogelijk te baseren op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002[2] van de Commissie van 23 december 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad, waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van het Agentschap.7.  Bij de opstelling en de uitvoering van de begroting moeten de vier grondbeginselen van het begrotingsrecht (eenheid, jaarperiodiciteit, universaliteit en specialiteit) worden geëerbiedigd, alsook de beginselen van begrotingswaarachtigheid, evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie.8.  Het is noodzakelijk de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige, de interne controleur en de ordonnateurs te bepalen. De ordonnateurs krijgen de volle verantwoordelijkheid voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen die onder hun gezag worden uitgevoerd, verrichtingen waarvan zij, eventueel ook in het kader van tuchtrechtelijke procedures, rekenschap moeten afleggen. De interne controle moet worden uitgevoerd door de interne controleur van de Commissie.9.  Het tijdschema voor de opstelling van de begroting, de indiening van de rekening en de verlening van de kwijting kan, wanneer dienstig, worden aangepast aan de equivalente bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002. De kwijting moet aan de directeur-generaal van het Agentschap worden verleend door het Parlement, op aanbeveling van de Raad.10.  Elke afdeling van de begroting omvat een personeelsformatie. Het personeel van het Voorzieningsagentschap moet afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie worden opgenomen.11.  Het Agentschap moet een beroep kunnen doen op de instantie die door de Commissie is opgericht om onregelmatigheden te onderzoeken, zodat gelijke gedragingen gelijkelijk kunnen worden beoordeeld.12.  Het Agentschap moet dezelfde eisen als de instellingen naleven bij het plaatsen van overheidsopdrachten. In dit verband moet worden verwezen naar de desbetreffende bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.13.  Voor de uitvoering van de taken die het zijn toevertrouwd kan het Agentschap een beroep doen op externe privaatrechtelijke organen, maar uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en niet voor taken die een openbare dienstverlening of een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, zodat het Agentschap aansprakelijk blijft voor de uitvoering van zijn begroting en het naleven van de doelstellingen die het bij de oprichting zijn toegewezen.14.  Het Agentschap moet zijn verzoek om betaling van de communautaire subsidie verantwoorden met een cashflowraming.15.  Gelet op de wettelijke vereisten die voortvloeien uit de statuten van het Agentschap, moet de procedure voor de indiening van de rekeningen worden aangepast.HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:TITEL I - TOEPASSINGSGEBIEDArtikel 11. Bij deze verordening worden de beginselen en basisregels voor de opstelling en uitvoering van de begroting van het Agentschap vastgesteld.2. Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:16.  "begrotingsautoriteit", het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie.17.  "statuten", de nieuwe statuten van het Agentschap als vastgesteld bij besluit xx xxxxx 200x van de Raad.TITEL II - BEGROTINGSBEGINSELENArtikel 2Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting de beginselen van eenheid en begrotingswaarachtigheid, jaarperiodiciteit, evenwicht, rekeneenheid, universaliteit, specialiteit, goed financieel beheer en transparantie in acht genomen.HOOFDSTUK 1: Eenheids- en begrotingswaarachtigheidsbeginselArtikel 3De begroting is het instrument waarbij voor elk begrotingsjaar alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven van het Agentschap worden geraamd en goedgekeurd.Artikel 4De begroting van het Agentschap omvat:1. eigen inkomsten bestaande uit de interesten en financiële opbrengst van zijn kapitaal en bankinvesteringen, alsmede de heffingen op transacties overeenkomstig artikel 10 van de statuten;2. een subsidie die door de begrotingsautoriteit wordt bepaald als onderdeel van de algmene begroting van de Gemeenschappen;3. bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven overeenkomstig artikel 17, lid 1;4. de administratieve uitgaven van het Agentschap;5. er worden speciale financiële regels vastgesteld om het voor het Agentschap mogelijk te maken leningen te gebruiken als begrotingsbron (in overeenstemming met artikel 6, lid 3, van de statuten).Artikel 51. Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht.2. In de begroting kan slechts een krediet worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.3. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting goedgekeurde kredieten.4. Rente op middelen die eigendom van het Agentschap zijn, worden als ontvangsten in de begroting opgenomen.5. Er worden speciale financiële regels vastgesteld voor de door het Agentschap opgenomen leningen.HOOFDSTUK 2: JaarperiodiciteitsbeginselArtikel 6De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.Artikel 71. De begroting bevat niet-gesplitste kredieten, die aanleiding geven tot vastleggingskredieten en betalingskredieten.2. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan.3. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.4. Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten. De administratieve uitgaven die voortvloeien uit contracten voor periodes welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.Artikel 81. De in artikel 4 bedoelde ontvangsten van het Agentschap worden in de rekeningen van het begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.2. De ontvangsten van het Agentschap stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.3. De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren.4. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verplichtingen die tot en met 31 december zijn aangegaan.5. De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.Artikel 91. Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.2. De kredieten die overeenkomen met bij de afsluiting van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.3. Op 31 december beschikbare kredieten uit hoofde van in artikel 17 bedoelde bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen.De beschikbare kredieten die bestaan uit overgedragen vooraf toegewezen inkomsten, moeten het eerst worden gebruikt.Artikel 10Vrijmakingen van kredieten naar aanleiding van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de acties waarvoor deze kredieten bestemd waren, die plaatsvinden in de jaren na het begrotingsjaar waarin zij zijn vastgelegd, leiden tot annulering van de betrokken kredieten.Artikel 11De kredieten die in de begroting zijn opgenomen, kunnen met ingang van 1 januari worden vastgelegd zodra de begroting definitief is geworden.HOOFDSTUK 3: EvenwichtsbeginselArtikel 121. De begroting moet wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht zijn.2. De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de communautaire subsidie, vermeerderd met de in artikel 4 bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.3 De aan het Agentschap betaalde subsidie vormt in de begroting daarvan een evenwichtssubsidie, die een voorfinanciering is in de zin van punt i) van artikel 81, lid 1, sub b), van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.Artikel 131. Indien het saldo van de in artikel 76 bedoelde resultatenrekening positief is, wordt het terugbetaald aan de Commissie tot het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde Gemeenschapssubsidie.Het verschil tussen de in de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna "de algemene begroting") opgenomen en de effectief aan het Agentschap betaalde Gemeenschapssubsidie wordt afgeschaft.2. Indien het saldo van de in artikel 76 bedoelde resultatenrekening negatief is, wordt het opgenomen in de begroting van het volgende begrotingsjaar.3. Ontvangsten of betalingskredieten worden in de loop van de begrotingsprocedure in de begroting opgenomen door middel van een nota van wijziging en, tijdens de uitvoering van de begroting, door middel van een gewijzigde begroting.HOOFDSTUK 4: RekeneenheidsbeginselArtikel 14De begroting wordt in euro opgesteld en uitgevoerd en de rekeningen worden in euro opgesteld.De rekenplichtige is evenwel gemachtigd voor de kasbehoeften transacties in nationale valuta's te verrichten.Artikel 151. Indien de begroting van het Agentschap aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, zijn de volgende regels van toepassing op de vastleggingen en betalingen met betrekking tot de uitgaven die uit hoofde van de uitvoering van de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting op een specifiek begrotingsonderdeel aangewezen hadden kunnen worden.2. Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een vierde van de totale kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde per verstreken maand.Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan.Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.3. Indien de continuïteit van het optreden van het Agentschap en de eisen van beheer zulks noodzakelijk maken, kan de Commissie op verzoek van de directeur-generaal zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, bovenop die welke automatisch beschikbaar komen ingevolge de leden 1 en 2.De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.HOOFDSTUK 5: UniversaliteitsbeginselArtikel 16De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten, behoudens het bepaalde in artikel 17. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens het bepaalde in artikel 19.Artikel 171. De volgende ontvangsten zijn bestemd voor de financiering van bepaalde specifieke uitgaven:18.  de ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van schenkingen, subsidies, giften en legaten;19.  de extra kapitaalbijdragen van de lidstaten, als dergelijke middelen toegekend of bedoeld zijn voor gespecificeerde activiteiten of uitgaven van het Agentschap en wanneer de Raad zulks beslist.2. Alle ontvangsten in de zin van lid 1 moeten alle directe of indirecte uitgaven in verband met de betrokken activiteit of bestemming dekken.3. De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de in lid 1 vermelde categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.Artikel 181. De directeur-generaal kan alle schenkingen ten gunste van het Agentschap, zoals subsidies, giften en legaten, aanvaarden.2. Voor het aanvaarden van schenkingen die financiële lasten kunnen meebrengen, is de voorafgaande goedkeuring vereist van de Commissie, die zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Indien de Commissie binnen deze termijn geen beslissing neemt, wordt de schenking aanvaard geacht.Artikel 191. De bedragen die in mindering mogen worden gebracht op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, die dan als een betalingsopdracht voor het nettobedrag worden beschouwd, zijn:20.  boeten, opgelegd aan partijen bij contracten en aanbestedingsovereenkomsten;21.  onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe, soortgelijke tussentijdse betaling of saldobetaling aan dezelfde begunstigde ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt, en die aanleiding geven tot tussentijdse betalingen of vereffening van het saldo.De op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen, terugbetalingen en rabatten worden niet als ontvangsten van het Agentschap geboekt.2. De kosten van aan het Agentschap geleverde goederen en diensten worden exclusief belastingen in de begroting opgenomen, indien er belastingen in zijn begrepen die worden terugbetaald:22.  ofwel door de lidstaten op grond van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen;23.  ofwel door een lidstaat of een derde land op grond van andere overeenkomsten ter zake.Eventuele nationale belastingen die overeenkomstig de eerste alinea tijdelijk door het Agentschap worden gedragen, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staat worden terugbetaald.3. Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave opgenomen in de begroting.4. De tijdens de uitvoering van de begroting geregistreerde koersverschillen mogen met elkaar worden verrekend. Het positieve of negatieve resultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.HOOFDSTUK 6: SpecialiteitsbeginselArtikel 20Alle kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk; de hoofdstukken worden verder onderverdeeld in artikelen en posten.Artikel 211. De directeur-generaal kan binnen ieder hoofdstuk overschrijvingen verrichten van het ene artikel naar het andere. Hij/zij stelt de Commissie daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.2. De directeur-generaal kan overschrijvingen tussen titels of hoofdstukken verrichten tot een maximum van 10% van de kredieten van een begrotingsjaar. Boven dit maximum kan hij/zij kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere of van het ene hoofdstuk naar het andere binnen dezelfde titel voorstellen. De Commissie heeft een maand tijd om zich te verzetten tegen dergelijke overschrijvingen; na deze termijn worden zij aanvaard geacht.3. Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig dit artikel uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.Artikel 221. Slechts begrotingsonderdelen waarvoor in de begroting een krediet is toegestaan of die de vermelding pro memorie (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.2. Kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover zij hun bestemming behouden.HOOFDSTUK 7: Beginsel van goed financieel beheerArtikel 231. De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.2. Zuinigheid betekent dat de door het Agentschap voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.3. Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.4. Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.HOOFDSTUK 8: TransparantiebeginselArtikel 24De begroting wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel.De begroting en de gewijzigde begrotingen worden in hun definitief vastgestelde vorm bekendgemaakt op de website van het Agentschap.TITEL III - OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTINGHOOFDSTUK 1: Opstelling van de begrotingArtikel 251. De directeur-generaal stelt een voorontwerp van begroting op overeenkomstig de statuten van het Agentschap.2. Na inwinning van het advies van het Raadgevend comité zendt de directeur-generaal van het Agentschap de Commissie jaarlijks uiterlijk op 31 maart een raming toe van de ontvangsten en uitgaven en van het werkprogramma van het Agentschap.3. Deze raming omvat ook de personeelsformatie met het aantal vaste en tijdelijke ambten van het Agentschap[3].4. In het kader van de procedure tot goedkeuring van de algemene begroting baseert de Commissie zich op de raming van het Agentschap om het bedrag van de subsidie voor het Agentschap, alsook het personeelsbestand dat zij voor het Agentschap noodzakelijk acht, te bepalen.5. De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van het Agentschap en iedere latere wijziging daarvan vast.6. De begroting en de personeelsformatie worden vastgesteld door de Commissie na de definitieve vaststelling van de algemene begroting, waarin het bedrag van de subsidie en de personeelsformatie zijn vastgesteld, en worden hieraan zo nodig aangepast.Artikel 26Voor iedere aanpassing van de begroting, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting.HOOFDSTUK 2: Structuur en inrichting van de begrotingArtikel 27De begroting omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.Artikel 28In de begroting worden opgenomen:1) in de staat van ontvangsten:24.  de ramingen van de ontvangsten van het Agentschap voor het betrokken begrotingsjaar;25.  de geraamde ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het begrotingsjaar n-2;26.  een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;2) in de staat van uitgaven:27.  de vastleggingskredieten voor het betrokken begrotingsjaar;28.  de vastleggingskredieten van het vorige begrotingsjaar en de uitgaven die zijn vastgelegd voor het begrotingsjaar n-2;29.  een passende toelichting bij elk onderdeel.Artikel 29De in artikel 25 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het voorgaande begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten.Voor het Agentschap is deze personeelsformatie een strikt maximum; boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht.TITEL IV - UITVOERING VAN DE BEGROTINGHOOFDSTUK 1: Algemene bepalingenArtikel 30De directeur-generaal oefent de functies van ordonnateur uit. Hij/zij voert de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regels van het Agentschap, onder zijn/haar eigen verantwoordelijkheid, in de diensten die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen, en binnen de grens van de toegekende kredieten.Artikel 31De directeur-generaal kan zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan ambtenaren van het Agentschap die onder het statuut van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen vallen. De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hen uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.Artikel 321. Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel verboden enige handeling tot uitvoering van de begroting te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het Agentschap. Indien een dergelijk geval zich voordoet moet de betrokken actor zich onthouden en zich tot de bevoegde autoriteit wenden.2. Er is sprake van een belangenconflict wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functies van een met de uitvoering van de begroting belaste persoon of van een interne controleur in het gedrang komt om gezinsredenen of om affectieve redenen, of ook om redenen in verband met politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of elke andere eventuele belangengemeenschap met de begunstigde.3. De in lid 1 vermelde bevoegde autoriteit is de hiërarchische overste van het betrokken personeelslid. Indien het personeelslid de directeur-generaal is, is de Commissie de bevoegde autoriteit.Artikel 33Wanneer dit nodig is kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke instellingen of organisaties.HOOFDSTUK 2: Financiële actorenVak 1: Beginsel van scheiding van functiesArtikel 34De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en onderling onverenigbaar.Vak 2: OrdonnateurArtikel 351. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.2. Voor het verrichten van uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.3. De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten, de verstrekking van invorderingsopdrachten en het versturen van debetnota's. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.4. Als ordonnateur van het Agentschap zet de directeur-generaal de organisationele structuur en de beheers- en internecontrolesystemen en -procedures op die geschikt zijn voor de uitvoering van de taken van het Agentschap. Die zullen een redelijke aanpassing vormen van de door de Commissie voor haar eigen diensten vastgelegde normen voor de interne controle, rekening houdend met de lage risico's verbonden aan de beheeromstandigheden en de aard van de door het Agentschap gefinancierde maatregelen.5. Voordat een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. De inleiding en de verificatie van een verrichting zijn gescheiden functies.6. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde verrichtingen gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting van de uitvoering van de begroting.Artikel 361. Onder inleiding van een in artikel 35, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen het geheel van de verrichtingen ter voorbereiding van de goedkeuring van handelingen in verband met de uitvoering van de begroting door de in de artikelen 30 en 31 bedoelde ordonnateurs.2. Onder verificatie van een in artikel 35, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen het geheel van de controles vooraf die door de ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten van de verrichting te verifiëren.3. Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen:30.  de regelmatigheid en juistheid van de opdracht ten aanzien van de toepasselijke bepalingen;31.  of het in artikel 23 bedoelde beginsel van goed financieel beheer is toegepast.4. De ambtenaren of andere personeelsleden die belast zijn met de in lid 2 bedoelde verificaties, zijn niet dezelfden als die de in lid 1 bedoelde inleidende opdrachten uitvoeren, en zijn niet ondergeschikt aan dezen.5. Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden en leeft een specifieke beroepscode na die door de Commissie wordt vastgesteld op grond van de normen die zij voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.Artikel 37De directeur-generaal brengt over de uitoefening van zijn/haar taken verslag uit aan de Commissie door middel van een jaarlijks activiteitenverslag (hierna "verslag van de ordonnateur" genoemd), vergezeld van gegevens betreffende financiën en beheer.Dit verslag vermeldt de resultaten van zijn/haar verrichtingen in het licht van de hem/haar gestelde doelstellingen, de met deze verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de hem/haar ter beschikking gestelde middelen en de werking van het interne controlesysteem. De interne controleur, in de zin van artikel 66 van deze verordening, neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere genoemde informatie.Artikel 38Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn/haar meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepsregels die hij/zij moet naleven, deelt dit schriftelijk mede aan de directeur-generaal en, wanneer deze niet binnen een redelijke termijn optreedt, aan de in artikel 43, lid 4, bedoelde instantie. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschap kunnen schaden, waarschuwt hij/zij de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.Artikel 39In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 31 zijn gedelegeerd, is artikel 35, leden 1, 2 en 3, mutatis mutandis van toepassing op de gedelegeerde ordonnateurs.Vak 3: RekenplichtigeArtikel 401. De Commissie stelt een onder het statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen vallende rekenplichtige aan, die binnen het Agentschap wordt belast met:32.  de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;33.  het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel VII;34.  het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VII;35.  het overeenkomstig titel VII ten uitvoer leggen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel in overeenstemming met de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;36.  het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;37.  het beheer van de kasmiddelen.2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het Agentschap en de uitvoering van de begroting.3. De rekenplichtige is als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij/zij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.4. Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn/haar taken, kan de rekenplichtige een aantal van zijn/haar functies delegeren aan onder zijn/haar hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die zijn onderworpen aan het statuut.5. In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.HOOFDSTUK 3: Verantwoordelijkheid van de financiële actorenVak 1: Algemene regelsArtikel 411. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de gedelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd tijdelijk of definitief hun delegatie worden ontnomen.2. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door Commissie tijdelijk of definitief van zijn/haar functies worden ontheven. De Commissie stelt dan een tijdelijk rekenplichtige aan.Artikel 421. De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de ordonnateur en de in artikel 41 bedoelde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 43 en 44 is elke ordonnateur of rekenplichtige tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden vastgesteld in het statuut. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschap kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.Vak 2: Regels betreffende de gedelegeerde ordonnateursArtikel 431. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut bepaalde voorwaarden. Hierin is bepaald dat een ambtenaar kan worden verplicht de schade die de Gemeenschappen door grove schuld zijner- of harerzijds in de uitoefening van zijn/haar functie of ter gelegenheid daarvan hebben geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden, in het bijzonder wanneer hij/zij in te vorderen rechten vaststelt, invorderingsopdrachten geeft, een uitgave vastlegt of een betalingsopdracht tekent, zonder zich te richten naar dit Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften ervan.Hetzelfde geldt wanneer hij/zij door grove schuld nalaat een handeling waaruit een schuldvordering ontstaat, te stellen of zonder geldige reden invorderingsopdrachten of betalingsopdrachten waarvoor het Agentschap burgerrechtelijk aansprakelijk kan worden gesteld tegenover derden, niet of te laat uitvaardigt.2. Wanneer een gedelegeerde ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan de delegatieverlenende autoriteit. Indien de delegatieverlenende autoriteit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde ordonnateur van zijn/haar aansprakelijkheid ontslagen en moet hij/zij het besluit nemen; hij/zij voert de instructie uit, behalve indien deze strijdig is met de strafwetten of de van toepassing zijnde veiligheidsvoorschriften.3. In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de doelmatigheid van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerde ordonnateur.4. De instantie die door de Commissie is opgericht overeenkomstig artikel 66, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 om het bestaan vast te stellen van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan, oefent ten aanzien van het Agentschap dezelfde bevoegdheden uit als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie.Op grond van het advies van deze instantie neemt de directeur-generaal een beslissing omtrent het instellen van een tuchtrechtelijke procedure voor de betaling van een compensatie. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Als dit advies ook betrekking heeft op de directeur-generaal, zendt de instantie het toe aan de interne controleur en de Commissie.5. Elk personeelslid kan worden verplicht de schade die het Agentschap door grove schuld in de uitoefening van zijn/haar functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden.Het desbetreffende met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.Vak 3: Regels betreffende de rekenplichtigenArtikel 44Een rekenplichtige kan, onder de in het statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:1. middelen, waarden en documenten die hij/zij onder zijn/haar hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of aantasting veroorzaken door zijn/haar nalatigheid;2. bankrekeningen of postrekeningen wijzigen zonder dit van tevoren te melden aan de ordonnateur;3. invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de invorderings- of betalingsopdrachten;4. nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.HOOFDSTUK 4: OntvangstenVak 1: Algemene bepalingenArtikel 45Het Agentschap stelt de Commissie, binnen de door haar vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met haar overeengekomen periodiciteit, een op een cashflow-raming gebaseerd verzoek om betaling van een gehele of gedeeltelijke subsidie van de Gemeenschap.Artikel 46De aan het Agentschap door de Commissie uit hoofde van de subsidie betaalde middelen brengen interesten op ten bate van de algemene begroting.Vak 2: Raming van schuldvorderingenArtikel 47Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van het Agentschap ontstaat of wordt gewijzigd, is het voorwerp van een schuldvorderingsraming van de bevoegde ordonnateur.Vak 3: Vaststelling van schuldvorderingenArtikel 481. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de ordonnateur of de gedelegeerde ordonnateur:38.  het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;39.  het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;40.  de invorderbaarheid van de schuld verifieert.2. Elke schuldvordering die als zeker, vaststaand en invorderbaar is aangemerkt, wordt vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, die vergezeld gaat van een aan de debiteur gerichte debetnota. Beide documenten worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden.3. Onverminderd de regelgevende, contractuele en in overeenkomsten vervatte bepalingen brengt elke schuldvordering die niet terugbetaald is binnen de termijn die vermeld is in de debetnota, interest op overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.4. In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen.Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling.Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar brengt de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan, opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.Vak 4: InvorderingsopdrachtArtikel 49De invorderingsopdracht is de handeling waardoor de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige door het geven van een invorderingsopdracht de instructie geeft om een schuldvordering te innen die hij/zij heeft vastgesteld.Vak 5: TerugvorderingArtikel 501. Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.2. De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde terugvorderingsopdrachten in behandeling. Hij/zij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het Agentschap en toe te zien op het behoud van de rechten van het Agentschap.3. Wanneer de bevoegde ordonnateur van het innen van de vastgestelde schuldvordering afziet, verifieert hij/zij of het afzien van de schuldvordering regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer.Het afzien van het innen van een vastgestelde schuldvordering geschiedt op basis van een besluit van de ordonnateur, dat met redenen omkleed moet zijn. De ordonnateur kan bedoeld besluit niet delegeren.In dit besluit wordt aangegeven welke actie is ondernomen om de terugvordering te waarborgen en worden de juridische en feitelijke elementen gegeven waarop een en ander gebaseerd is.4. De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien het ontdekken van een juridische of feitelijke vergissing aangeeft dat een schuldvordering niet correct werd vastgesteld. Deze annulering gaat gepaard met een besluit van de bevoegde ordonnateur alsook met een met redenen omkleed advies.5. De bevoegde ordonnateur wijzigt naar boven of naar onder toe het bedrag van een vastgestelde schuldvordering wanneer het ontdekken van een feitelijke vergissing de wijziging meebrengt van het bedrag van de schuldvordering, voor zover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van het Agentschap vastgestelde recht. Bedoelde aanpassing wordt uitgevoerd op grond van een besluit van de bevoegde ordonnateur, waarbij een en ander met redenen moet worden omkleed.Artikel 51De rekenplichtige verricht de inning, boekt deze in de rekeningen en stelt de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis.Artikel 521. Indien op de in de invorderingsopdracht genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis en start hij onverwijld, na daarvan de debiteur op de hoogte te hebben gebracht, de procedure om de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel bij wijze van compensatie, en indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.2. De rekenplichtige gaat over tot invordering door verrekening van de schuldvorderingen van het Agentschap, wanneer de debiteur zelf een zekere, vaststaande en opeisbare vordering op het Agentschap heeft, voor zover de verrekening juridisch mogelijk is.Artikel 53Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, en wel op voorwaarde dat:1. de debiteur zich ertoe verbindt de rentebetalingen uit te betalen tegen de percentages bedoeld in de uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 voor de hele toegestane aanvullende betalingstermijn vanaf de oorspronkelijke vervaldag;2. de debiteur, om de rechten van het Agentschap te beschermen, een financiële zekerheid stelt die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt.Vak 6: Specifieke bepalingen betreffende tarieven en vergoedingenArtikel 54De directeur-generaal stelt de specifieke bepalingen betreffende tarieven en vergoedingen vast.HOOFDSTUK 5: UitgavenArtikel 55Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.Vak 1: VastleggingArtikel 561. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis.2. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een verplichting jegens derden doet ontstaan die tot een uitgave ten laste van de begroting kan leiden.De vastlegging in de begroting en de juridische verbintenis gebeurt/wordt aangegaan door dezelfde ordonnateur, behalve in geval van naar behoren gemotiveerde gevallen zoals bedoeld in de uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.3. Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald.4. Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste één van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is.5. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangewezen.De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd door een of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten die recht geven op latere betalingen, dan wel, in bepaalde uitzonderingsgevallen in verband met de uitgaven voor personeelsbeheer, door rechtstreekse betalingen.Artikel 571. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een begrotingsvastlegging alvorens een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.2. De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke of voorlopige begrotingsverbintenissen worden ten laatste afgesloten op 31 december van het jaar n.Bij het verstrijken van de in de eerste alinea bedoelde periode, moet het saldo dat niet gedekt is door een juridische verbintenis van deze begrotingsvastleggingen door de bevoegde ordonnateur worden vrijgemaakt.3. Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald.De delen van deze betalingsverplichtingen die zes maanden na de uitvoeringsdatum niet zijn uitgevoerd, maken deel uit van een niet-vastlegging overeenkomstig artikel 10.Artikel 58Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:1. de juistheid van de aanwijzing op de begroting;2. de beschikbaarheid van de kredieten;3. de overeenstemming van de uitgaven ten aanzien van de toepasselijke bepalingen, met name de voor het Agentschap geldende statuten en regels, alsook elk besluit dat is genomen ter uitvoering hiervan;4. de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.Vak 2: BetaalbaarstellingArtikel 59De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:1. het bestaan van de rechten van de schuldeiser verifieert;2. nagaat of de voorwaarden vervuld zijn om de schuldvordering opeisbaar te maken;3. de opeisbaarheid en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert.Artikel 601. Elke vereffening van een schuldvordering is gebaseerd op bewijsstukken waarmee de rechten van de schuldeiser worden gestaafd, zulks op basis van de vaststelling van werkelijk uitgevoerde dienstverlening, werkelijk uitgevoerde leveringen of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden, of op basis van andere stukken die de betaling rechtvaardigen.2. Het besluit tot betaalbaarstelling leidt tot de ondertekening van een verklaring "betaalbaar" door de bevoegde ordonnateur.3. In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur zijn persoonlijk wachtwoord gebruikt.Vak 3: BetalingsopdrachtArtikel 611. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem/haar betaalbaar is gesteld.2. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 35, lid 6, van deze verordening door de bevoegde ordonnateur bewaard.3. In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 85, lid 1, van deze verordening bedoelde inventarissen.Vak 4: BetalingArtikel 621. De betaling wordt uitgevoerd indien is aangetoond dat de relevante actie is uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in het basisbesluit in de zin van artikel 49 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 en het contract, en houdt een van de volgende operaties in:41.  betaling van het volledige verschuldigde bedrag;42.  betaling van het verschuldigde bedrag op de volgende wijze:43.  een voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen;44.  een of meer tussentijdse betalingen;45.  betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen.Voorfinancieringen worden geheel of gedeeltelijk in aanmerking genomen op de tussentijdse betalingen.Het totaal van de voorfinanciering en de tussentijdse betalingen wordt op de betaling van het saldo aangerekend.2. In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij worden verricht.Artikel 63De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen.Vak 5: Termijnen voor uitgavenverrichtingenArtikel 64De verrichtingen inzake de betaalbaarstelling, betalingsopdracht en betaling van de uitgaven moeten worden uitgevoerd binnen de termijnen van en het bepaalde in de uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.HOOFDSTUK 6: IT-systemenArtikel 65Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.HOOFDSTUK 7: Interne controleurArtikel 661. Het Agentschap stelt een interne controlefunctie in, die moet worden uitgeoefend met inachtneming van de geldende internationale normen.2. De interne controleur van de Commissie beschikt wat het Agentschap betreft over dezelfde bevoegdheden als voor de Commissiediensten.Artikel 671. De interne controleur adviseert het Agentschap bij het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheers- en controlesystemen en aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.Hij/zij is verantwoordelijk voor:46.  het beoordelen van de toereikendheid en doeltreffendheid van de interne beheerssystemen alsmede van de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma's en acties in relatie met de ermee verbonden risico's;47.  het beoordelen van de toereikendheid en kwaliteit van de interne controlesystemen die worden toegepast op elke uitvoering van de begroting.2. De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het Agentschap. Hij/zij heeft een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij/zij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.3. De interne controleur brengt bij de Commissie en de directeur-generaal verslag uit over zijn/haar bevindingen. De Commissie en de directeur-generaal zorgen ervoor dat gevolg wordt gegeven aan de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen.4. De interne controleur legt het Agentschap een jaarlijks verslag over de interne controle voor, waarin onder meer het aantal en het soort verrichte interne controles, de gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg worden vermeld. In dit jaarverslag worden bovendien de systematische problemen vermeld die zijn vastgesteld door de gespecialiseerde instantie welke werd ingesteld overeenkomstig artikel 66, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.5. Het door de directeur-generaal opgestelde en ter goedkeuring aan de Commissie toegezonden jaarverslag betreffende de activiteiten van het Agentschap bevat een samenvatting van de door de interne controleur verrichte interne controles, de gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg.Artikel 68De verantwoordelijkheid van de interne controleur bij de uitoefening van zijn/haar functies is vastgesteld bij artikel 87 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.TITEL V - PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTENArtikel 69Wat het plaatsen van overheidsopdrachten betreft, zijn de relevante bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 alsook de uitvoeringsvoorschriften daarvan van toepassing.TITEL VI – PRESENTATIE VAN DE REKENINGEN EN BOEKHOUDINGHOOFDSTUK 1: Presentatie van de rekeningenArtikel 70De jaarrekeningen van het Agentschap omvatten:(a) de financiële staten van het Agentschap;(b) de verslagen over de uitvoering van de begroting van het Agentschap.De rekeningen van het Agentschap gaan vergezeld van een verslag over het beheer op financieel en begrotingsgebied in het begrotingsjaar.Artikel 71De rekeningen moeten regelmatig, waarheidsgetrouw en volledig zijn alsook een getrouw beeld geven van:(a) wat de financiële staten betreft: de activa en passiva, de lasten en baten, de rechten en verplichtingen die niet bij de activa of passiva zijn opgenomen, alsmede de kasstromen;(b) wat de verslagen over de uitvoering van de begroting betreft: de elementen van de uitvoering van de begroting aan de ontvangstenzijde en aan de uitgavenzijde.Artikel 72De financiële staten worden opgemaakt in overeenstemming met de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, zoals neergelegd in de uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002, te weten:(a) continuïteit van de activiteiten;(b) voorzichtigheid;(c) bestendigheid van de boekhoudmethoden;(d) vergelijkbaarheid van de informatie;(e) relatief belang;(f) niet-compensatie;(g) voorrang van werkelijkheid boven schijn;(h) periodetoerekening per begrotingsjaar.Artikel 731. Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden in de financiële staten de lasten en baten van het begrotingsjaar opgenomen, ongeacht de datum van betaling of inning.2. De waarde van de activa en passiva wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in de in artikel 132 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 bedoelde boekhoudmethoden.Artikel 741. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:48.  de balans en de economische resultatenrekening, die de vermogenssituatie en de financiële situatie, alsook het economisch resultaat op 31 december van het afgelopen begrotingsjaar weergeven. Zij worden ingericht volgens de structuur die is vastgesteld in de richtlijn van de Raad betreffende de jaarrekening van bepaalde vennootschapsvormen, evenwel met inachtneming van de bijzondere aard van de activiteiten van het Agentschap;49.  de tabel van de kasstromen die de inningen en uitbetalingen in het begrotingsjaar, alsook de eindstand weergeeft;50.  de staat van de veranderingen van het eigen vermogen die een gedetailleerd overzicht van de vermeerderingen en verminderingen in elk bestanddeel van de vermogensrekeningen in de loop van het begrotingsjaar geeft.2. De bijlage bij de financiële staten vult de informatie aan die is opgenomen in de in lid 1 bedoelde staten, licht deze toe en verstrekt alle door de internationaal aanvaarde boekhoudpraktijk voorgeschreven aanvullende informatie wanneer die relevant is voor de activiteiten van het Agentschap.Artikel 75De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:51.  de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die een samenvatting is van alle begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde; zij wordt opgesteld volgens dezelfde structuur als de begroting zelf;52.  de bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die de daarin gegeven informatie aanvult en toelicht.Artikel 76De rekenplichtige zendt zijn voorlopige rekeningen, die vergezeld gaan van het in artikel 71 van dit Financieel Reglement bedoelde verslag over het financieel en begrotingsbeheer in het begrotingsjaar, toe aan:1. de rekenplichtige van de Commissie, uiterlijk op 1 maart van het volgende begrotingsjaar, om de rekenplichtige van de Commissie ertoe in staat te stellen over te gaan tot de boekhoudkundige consolidatie zoals bedoeld in artikel 128 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002;2. de Rekenkamer, uiterlijk op 31 maart van het volgende begrotingsjaar.Artikel 771. De Rekenkamer formuleert uiterlijk tegen 15 juni haar opmerkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van het Agentschap.2. Na ontvangst van de door de Rekenkamer geformuleerde opmerkingen betreffende de voorlopige rekeningen van het Agentschap stelt de directeur-generaal onder zijn/haar eigen verantwoordelijkheid de definitieve rekeningen van het Agentschap op en stuurt hij die toe aan het Raadgevend comité van het Agentschap, dat over bedoelde rekeningen advies uitbrengt.3. Vóór 1 juli van het volgende begrotingsjaar zendt de directeur-generaal de definitieve rekeningen, samen met het advies van het Raadgevend comité, toe aan het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer.4. De definitieve rekeningen worden bekendgemaakt op de website van het Agentschap.5. De directeur-generaal stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de door haar in het kader van haar jaarverslag geformuleerde opmerkingen, en zulks uiterlijk tegen 30 september.HOOFDSTUK 2: BoekhoudingVak 1: Gemeenschappelijke bepalingenArtikel 781. De boekhouding van het Agentschap is een systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te behandelen, in te delen en te registreren.2. De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.3. Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen.4. De leden 2 en 3 vormen geen beletsel voor de ordonnateur om een analytische boekhouding te voeren.Artikel 79De door het Agentschap te hanteren boekhoudmethoden en –regels en het rekeningenstelsel worden door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 133 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.Vak 2: Algemene boekhoudingArtikel 80De algemene boekhouding weerspiegelt, op chronologische wijze en volgens de dubbele methode, alle evenementen en handelingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het Agentschap.Artikel 811. Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd.2. Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, wordt gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst.3. Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden.Artikel 82De rekenplichtige van het Agentschap brengt tussen de afsluiting van het begrotingsjaar en de dag van de presentatie van de rekeningen de correcties aan die, zonder tot een betaling of inning voor dit begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen.Vak 3: BegrotingsboekhoudingArtikel 831. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen.2. Voor de toepassing van lid 1 worden in de begrotingsboekhouding alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde, zoals bedoeld in titel IV van dit Financieel Reglement, geregistreerd.HOOFDSTUK 3: Inventaris van de vaste activaArtikel 841. Het Agentschap houdt van alle materiële, immateriële en financiële activa die tot het vermogen van de Gemeenschap behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model.Het Agentschap controleert of de stand op de inventarislijsten overeenstemt met de werkelijkheid.2. Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.TITEL VII - EXTERNE CONTROLE EN KWIJTINGHOOFDSTUK 1: Externe controleArtikel 85De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van het Agentschap overeenkomstig artikel 160 C van het Euratom-Verdrag.Artikel 861. Het Agentschap deelt de Rekenkamer de definitief vastgestelde begroting mede. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en handelingen in het kader van artikel 24.2. De Rekenkamer wordt in kennis gesteld van de aanwijzing van ordonnateurs en rekenplichtigen alsmede van de delegaties overeenkomstig de artikelen 31 en 40.Artikel 87De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 139 tot en met 144 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.HOOFDSTUK 2: KwijtingArtikel 881. Op aanbeveling van de Raad verleent het Europees Parlement vóór 30 april van het jaar n+2 aan de directeur-generaal van het Agentschap kwijting inzake de uitvoering van de begroting van het jaar n.2. Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur-generaal de redenen mede waarom het besluit moet worden uitgesteld.3. Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur-generaal zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.Artikel 891. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap, alsmede het saldo dat daaruit resulteert en de in de financiële balans beschreven activa en passiva van het Agentschap.2. Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, nadat de Raad dit heeft gedaan, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van het Agentschap. Het Parlement onderzoekt tevens het jaarverslag van de Rekenkamer samen met de antwoorden van de directeur-generaal van het Agentschap, de eventuele speciale verslagen van de Rekenkamer met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar alsmede de betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.3. De directeur-generaal verstrekt het Europees Parlement op verzoek alle inlichtingen die nodig zijn voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure voor het betrokken begrotingsjaar, overeenkomstig artikel 146, lid 3, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.Artikel 901. De directeur-generaal stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de op- en aanmerkingen die zijn vervat in het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement alsook de op- en aanmerkingen die zijn vervat in de door de Raad goedgekeurde kwijtingsaanbeveling.2. Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur-generaal verslag uit over de maatregelen die zijn getroffen in aansluiting op deze op- en aanmerkingen. Hij/zij stuurt de Commissie en de Rekenkamer een exemplaar van dit verslag toe.TITEL VIII - OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGENArtikel 91Wat betreft de begrotingsaangelegenheden die tot hun respectieve bevoegdheden behoren, zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie gemachtigd om alle nodige gegevens en rechtvaardigingen te verkrijgen.Artikel 92Deze verordening reedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.Gedaan te Brussel, […]Voor de RaadDe Voorzitter[…] [pic][pic][pic] [1] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.[2] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.[3] Overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 is het personeel van het Agentschap afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie opgenomen.