CELEX: 32010D0767
Language: it
Date: 2010-12-09 00:00:00
Title: 2010/767/UE: Decisione della Commissione, del 9 dicembre 2010 , recante modifica della decisione C(2007) 2286 sull’adozione delle regole CER per la presentazione di proposte e relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione riguardanti le azioni indirette nell’ambito del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013)  Testo rilevante ai fini del SEE

11.12.2010   
            
            
               IT
            
            
               Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
            
            
               L 327/51
            
         DECISIONE DELLA COMMISSIONE
   del 9 dicembre 2010
   recante modifica della decisione C(2007) 2286 sull’adozione delle regole CER per la presentazione di proposte e relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione riguardanti le azioni indirette nell’ambito del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013)
   (Testo rilevante ai fini del SEE)
   (2010/767/UE)
   LA COMMISSIONE EUROPEA,
   visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
   visto il regolamento (CE) n. 1906/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell’ambito del settimo programma quadro e per la diffusione dei risultati della ricerca (2007-2013) (1), in particolare l’articolo 16, paragrafo 3,
   considerando quanto segue:
   
               (1)
            
            
               Con decisione C(2007) 2286, del 6 giugno 2007, la Commissione ha adottato le regole per la presentazione di proposte al Consiglio europeo della ricerca (CER) e le relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione riguardanti le azioni indirette nell’ambito del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013) (in appresso le «regole CER»).
            
         
               (2)
            
            
               Con decisione C(2007) 4429, del 27 settembre 2007, la Commissione ha modificato tali regole.
            
         
               (3)
            
            
               In base all’esperienza maturata nell’ambito dei primi bandi CER del 2007, 2008 e 2009, e tenuto conto delle modifiche apportate alla legislazione dell’Unione europea oppure chieste espressamente dal consiglio scientifico del CER, è opportuno modificare la decisione C(2007) 2286 della Commissione,
            
         HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
   Articolo 1
   Le regole CER per la presentazione di proposte e le relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione riguardanti le azioni indirette nell’ambito del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013), adottate con decisione C(2007) 2286, sono sostituite dalle regole figuranti nell’allegato.
   Articolo 2
   1.   Le regole CER per la presentazione di proposte e le relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione riguardanti le azioni indirette nell’ambito del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013) si applicano a tutti gli inviti a presentare proposte pubblicati dal CER a decorrere dalla data di entrata in vigore della presente decisione.
   2.   Le disposizioni sulla nomina e sul rimborso degli esperti indipendenti e dei ricercatori principali convocati ad un colloquio, contenute nelle lettere di nomina standard adottate dalla Commissione, come pure nella sezione 3 e negli allegati B e C delle regole CER per la presentazione di proposte e le relative procedure di valutazione, selezione ed assegnazione riguardanti le azioni indirette nell’ambito del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013), si applicano a decorrere dalla data di entrata in vigore della presente decisione.
   Articolo 3
   La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
   
      Fatto a Bruxelles, il 9 dicembre 2010.
      
         
            Per la Commissione
         
         
            Il presidente
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  GU L 391 del 30.12.2006, pag. 1.
   
      ALLEGATO
      
         CONSIGLIO EUROPEO DELLA RICERCA
      
      
         Regole per la presentazione di proposte e le relative procedure di valutazione, selezione ed assegnazione riguardanti il programma specifico «Idee» del settimo programma quadro (2007-2013)
      
      INDICE
      
                  1.
               
               Preambolo — Definizioni
            
                  2.
               
               Introduzione
            
                  2.1.
               
               Principi
            
                  2.2.
               
               Presentazione delle proposte
            
                  2.2.1.
               
               Inviti a presentare proposte
            
                  2.2.2.
               
               Pre-registrazione
            
                  2.2.3.
               
               Presentazione
            
                  2.2.4.
               
               Assistenza per la presentazione di proposte
            
                  2.2.5.
               
               Ricevimento
            
                  2.2.6.
               
               Controlli di ammissibilità
            
                  3.
               
               Valutazione inter pares
            
                  3.1.1.
               
               Ruolo degli esperti indipendenti
            
                  3.1.2.
               
               Nomina degli esperti
            
                  3.1.2.1.
               
               Esclusione di esperti indipendenti su richiesta di un proponente
            
                  3.1.3.
               
               Condizioni della nomina, codice di condotta e conflitto di interessi
            
                  3.1.4.
               
               Osservatori indipendenti
            
                  3.1.5.
               
               Criteri per la valutazione inter pares
            
                  3.1.6.
               
               Organizzazione della valutazione inter pares
            
                  3.1.6.1.
               
               Valutazione inter pares dei progetti di ricerca di frontiera
            
                  3.1.6.2.
               
               Procedura in due fasi per la presentazione dei progetti di ricerca di frontiera
            
                  3.1.6.3.
               
               Valutazione inter pares delle azioni di coordinamento e sostegno
            
                  3.1.7.
               
               Esito della valutazione inter pares, selezione e rigetto delle proposte
            
                  3.1.8.
               
               Osservazioni
            
                  3.1.9.
               
               Assistenza e procedure di ricorso
            
                  3.1.10.
               
               Relazioni e informazioni sul processo di valutazione inter pares
            
                  4.
               
               Aggiudicazione e preparazione delle convenzioni di sovvenzione
            
                  5.
               
               Allegati
            
                  5.1.
               
               Allegato A — Procedure per la presentazione cartacea delle proposte
            
                  5.2.
               
               Allegato B — Procedure per la valutazione etica
            
                  5.3.
               
               
                  
                              Allegato C —
                           
                           
                              Regole per il rimborso delle spese di viaggio, indennità giornaliera e indennità d’alloggio per i ricercatori principali convocati per un colloquio
                           
                        
            
                  5.4.
               
               Allegato D — Sicurezza — Azioni CER che richiedono particolare cautela
            1.   PREAMBOLO — DEFINIZIONI
      Il Consiglio europeo della ricerca (CER) è stato istituito dalla Commissione europea (1) in applicazione delle disposizioni del programma specifico «Idee» del settimo programma quadro per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione (in appresso il «programma specifico “Idee”») (2), quale strumento per attuare detto programma specifico.
      Il CER è composto da un consiglio scientifico, un segretario generale e dall’Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca, una struttura appositamente istituita dalla Commissione europea per farsi carico dell’attuazione (3); esso risponde alla Commissione e lavora in condizioni di autonomia e integrità garantite da quest’ultima.
      Per chiarezza, le seguenti definizioni si applicano al presente documento:
      con «ERCEA» s’intende l’Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca;
      con «7o PQ» s’intende il settimo programma quadro della Comunità europea per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione (2007-2013) (4);
      con «regole di partecipazione» s’intendono le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell’ambito del settimo programma quadro e per la diffusione dei risultati della ricerca (2007-2013) (5);
      con «regolamento finanziario» s’intende il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (6).
      2.   INTRODUZIONE
      Il presente documento illustra le regole che si applicano alla presentazione e alla valutazione inter pares delle proposte, nonché all’aggiudicazione delle sovvenzioni alle proposte selezionate. Queste regole definiscono alcuni parametri fondamentali tesi a garantire che le procedure che portano all’assegnazione delle sovvenzioni siano rigorose, eque, efficaci e adeguate. Esse sono state elaborate in collaborazione con il consiglio scientifico del CER, il quale è stato anche incaricato di definire il programma di lavoro «Idee», i metodi e le procedure per la valutazione inter pares nell’ambito del programma specifico «Idee» e di scegliere gli esperti indipendenti che sono consultati per la valutazione inter pares. Le regole sono adottate dalla Commissione in conformità con le regole di partecipazione.
      
                   
               
               
                  La parte 1 illustra i principi di base su cui si fondano le fasi dalla presentazione della proposta all’aggiudicazione della sovvenzione: eccellenza, trasparenza, equità e imparzialità, efficienza e rapidità, nonché considerazioni etiche.
               
            
                   
               
               
                  La parte 2 descrive le procedure per la presentazione delle proposte e il loro successivo trattamento, ivi compresa la valutazione dell’ammissibilità.
               
            
                   
               
               
                  La parte 3 descrive la valutazione inter pares, precisando le modalità di selezione e nomina degli esperti indipendenti, il trattamento dei conflitti di interesse, potenziali e reali, e l’organizzazione della valutazione inter pares. Spiega inoltre in che modo sono trattati i ricorsi e i reclami, sono riferiti i risultati della valutazione inter pares e sono assegnate le sovvenzioni.
               
            
                   
               
               
                  La parte 4 illustra la preparazione e l’assegnazione delle sovvenzioni.
               
            2.1.   Principi
      
      Il processo che va dalla presentazione delle proposte all’assegnazione delle sovvenzioni si fonda su una serie di solidi principi:
      
                  —
               
               
                  
                     Eccellenza. I progetti prescelti per essere sovvenzionati devono dimostrare di possedere un grande valore scientifico e/o tecnico.
               
            
                  —
               
               
                  
                     Trasparenza. Le decisioni di finanziamento e aggiudicazione devono essere basate su regole e procedure illustrate con chiarezza, e ai soggetti giuridici proponenti e ai ricercatori principali devono essere comunicate le opportune informazioni sull’esito della valutazione inter pares cui sono state sottoposte le loro proposte.
               
            
                  —
               
               
                  
                     Equità e imparzialità. Tutte le proposte sono trattate con coerenza e nello stesso modo. Devono essere valutate in maniera imparziale sulla base delle loro qualità, indipendentemente dall’origine o dall’identità dell’organismo che le propone, del ricercatore principale o dei membri del gruppo.
               
            
                  —
               
               
                  
                     Riservatezza. Occorre mantenere la riservatezza su tutte le proposte e sui relativi dati, conoscenze e documenti comunicati all’ERCEA.
               
            
                  —
               
               
                  
                     Efficienza e rapidità. La valutazione inter pares, l’aggiudicazione e la preparazione delle sovvenzioni devono svolgersi il più rapidamente possibile, senza che tuttavia ne risentano la qualità della valutazione e il rispetto del quadro giuridico.
               
            
                  —
               
               
                  
                     Considerazioni etiche e sulla sicurezza. Le proposte che trasgrediscono i principi etici fondamentali o che non sono conformi alle pertinenti procedure di sicurezza possono essere escluse in ogni momento dalle procedure di valutazione inter pares, selezione e aggiudicazione.
               
            2.2.   Presentazione delle proposte
      
      2.2.1.   Inviti a presentare proposte
      
      Le proposte sono presentate in risposta a un invito a presentare proposte (in appresso «invito») (7). Il contenuto e il calendario degli inviti sono fissati nel programma di lavoro «Idee» e pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea (in appresso «testo dell’invito»), in uno o più siti della Commissione europea (8) e nel sito del CER, che conterrà link verso il/i sito/i della Commissione.
      Negli inviti per progetti di ricerca di frontiera può figurare un bilancio indicativo per l’intero invito oppure bilanci indicativi per settori specifici di ricerca nell’ambito dell’invito, che saranno valutati da gruppi separati di esperti indipendenti.
      L’invito specificherà inoltre se la procedura di presentazione e/o di valutazione inter pares avverrà in una o due fasi. Nel caso di una presentazione in due fasi, solo i proponenti prescelti nella prima fase sono invitati a presentare una proposta completa nella seconda fase.
      2.2.2.   Pre-registrazione
      
      Dato l’approccio dal basso del programma specifico «Idee», il CER si attende un gran numero di proposte in tutti i campi della ricerca. Affinché il CER possa fornire le risorse e le competenze necessarie a condurre la valutazione inter pares, l’invito può prevedere una pre-registrazione.
      La pre-registrazione può richiedere l’indicazione dell’argomento e degli obiettivi previsti della ricerca proposta.
      Se l’invito prevede una pre-registrazione, il proponente deve chiedere, prima del termine per la pre-registrazione, il login e la password per accedere al sistema elettronico di presentazione delle proposte (EPSS, in appresso «sistema elettronico di presentazione»), necessarie per presentare una proposta. La scadenza per la pre-registrazione può essere fissata alcune settimane prima della scadenza per la presentazione delle proposte. La pre-registrazione e la presentazione sono due fasi distinte. Se l’invito prevede una pre-registrazione che il proponente però non effettua, la presentazione della proposta di tale proponente non sarà accettata dal sistema elettronico di presentazione.
      Se l’invito non prevede una pre-registrazione, il proponente deve comunque registrarsi e richiedere una password, prima dello scadere dell’invito, per poter presentare la proposta nel sistema elettronico.
      In casi eccezionali, il proponente può chiedere all’ERCEA di poter presentare la proposta su supporto cartaceo, come previsto nell’allegato A della presente decisione.
      2.2.3.   Presentazione
      
      Le proposte, e le eventuali pre-registrazioni, sono presentate via web mediante il sistema elettronico di presentazione EPSS gestito dalla Commissione.
      In conformità con quanto stabilito dal programma di lavoro «Idee», le proposte per le azioni di ricerca di frontiera prevedono un ricercatore principale, persona fisica che assume la responsabilità scientifica del progetto. Le proposte sono presentate dal ricercatore principale autorizzato dall’istituzione ospitante proposta, che è ufficialmente il soggetto giuridico proponente a cui sarà concessa la sovvenzione (9). Per tutto il processo di presentazione e valutazione inter pares il ricercatore principale sarà il canale privilegiato di comunicazione tra l’ERCEA e il soggetto giuridico proponente.
      Prima della presentazione della proposta vera e propria occorre preparare e caricare, oltre a tutti i dati relativi ad essa, il consenso in merito alle condizioni d’uso del sistema elettronico di presentazione e alle condizioni della valutazione inter pares.
      Il sistema elettronico di presentazione svolgerà una serie di verifiche di base. È solo in seguito a queste verifiche che il sistema consentirà al proponente di presentare la proposta. Queste verifiche non sostituiscono i controlli di ammissibilità descritti nel punto 2.2.6 e non garantiscono che il contenuto dei file soddisfi i requisiti dell’invito. La presentazione si considera effettuata al momento in cui il ricercatore principale avvia l’operazione finale di presentazione, come indicato dal sistema elettronico di presentazione, e mai prima di questo momento.
      Le proposte inviate su supporto elettronico amovibile (CD-ROM o dispositivi elettronici analoghi), per posta elettronica o per fax non saranno considerate presentate e non saranno valutate. In casi eccezionali, se un ricercatore principale è nell’impossibilità materiale di accedere al sistema elettronico di presentazione, può chiedere all’ERCEA di poter presentare la sua proposta su supporto cartaceo. La procedura per tale richiesta e le formalità per la presentazione su supporto cartaceo sono contenute nell’allegato A del presente documento.
      La procedura per il ritiro di una proposta figurerà nella guida per i proponenti. Una proposta ritirata non sarà presa in considerazione per le successive tappe della valutazione inter pares o della selezione.
      Se una stessa proposta è presentata più di una volta, sarà valutata solo la versione più recente ammissibile.
      Le proposte sono custodite in condizioni di sicurezza in ogni momento. Tutte le copie divenute superflue sono distrutte, tranne quelle necessarie a fini di archiviazione e/o audit.
      2.2.4.   Assistenza per la presentazione di proposte
      
      La guida per i proponenti spiega nel dettaglio in che modo i ricercatori principali, i membri del gruppo o i soggetti giuridici proponenti possono ottenere assistenza o informazioni su qualsiasi questione riguardante un invito. È fornito il recapito dei servizi assistenza dei punti nazionali di contatto, dell’ERCEA e del CER. Esiste un servizio assistenza apposito per le questioni inerenti al sistema elettronico di presentazione.
      2.2.5.   Ricevimento
      
      Si registrano la data e l’ora del ricevimento dell’ultima versione delle proposte presentate. Allo scadere del termine è inviato un messaggio di posta elettronica, a conferma dell’avvenuto ricevimento, contenente:
      
                  —
               
               
                  il titolo della proposta e il codice identificativo specifico della proposta (numero della proposta),
               
            
                  —
               
               
                  il codice identificativo dell’invito per il quale è stata inviata la proposta,
               
            
                  —
               
               
                  la data e l’ora di ricevimento (che per le proposte presentate per via elettronica corrisponde all’ora stabilita per il termine dell’invito).
               
            Dopo la presentazione della proposta, l’ERCEA si mette in contatto con il ricercatore principale e/o con il soggetto giuridico proponente soltanto se necessario per chiarire aspetti inerenti all’ammissibilità o verificare dati amministrativi o legali contenuti nella proposta (10). Tuttavia, in una procedura in due fasi e soltanto per le proposte accettate, il ricercatore principale autorizzato dal soggetto giuridico proponente può, alle condizioni indicate nell’invito, essere invitato a presentare una nuova proposta o ulteriori informazioni sulla proposta iniziale, e/o essere chiamato a un colloquio.
      2.2.6.   Controlli di ammissibilità
      
      Per accedere alla fase della valutazione inter pares, le proposte devono soddisfare tutti i criteri d’ammissibilità. Questi criteri sono applicati rigorosamente. Per la presentazione di proposte in due fasi, ogni fase è sottoposta a un controllo d’ammissibilità. Tutte le proposte presentate in risposta ad un invito saranno verificate in base ai criteri d’ammissibilità seguenti:
      
                  —
               
               
                  ricevimento della proposta entro i termini (data ed ora indicate nell’invito),
               
            
                  —
               
               
                  carattere completo della proposta, cioè presenza di tutte le parti e dei formulari richiesti (11),
               
            
                  —
               
               
                  ambito dell’invito: il contenuto della proposta deve essere in relazione con gli obiettivi, i temi ed il meccanismo di finanziamento indicati nell’invito, come definito nel programma di lavoro «Idee». Una proposta sarà dichiarata inammissibile per ragioni legate all’ambito dell’invito soltanto in casi incontestabili (12),
               
            
                  —
               
               
                  tutti i criteri d’ammissibilità supplementari applicabili all’invito precisati nel programma di lavoro «Idee» e nella scheda dell’invito.
               
            Se prima, durante o dopo la valutazione inter pares emerge chiaramente che una proposta non risponde ad uno o più criteri d’ammissibilità, essa sarà dichiarata inammissibile e ritirata dal processo di valutazione. In caso di dubbio sull’ammissibilità di una proposta, la valutazione inter pares può continuare in attesa di una decisione definitiva in proposito. Il fatto che una proposta sia valutata in queste circostanze non costituisce una prova della sua ammissibilità.
      Se la questione dell’ammissibilità non è chiaramente risolta e si reputa necessaria una verifica più approfondita, può essere convocato un comitato d’esame dell’ammissibilità. Il ruolo del comitato è di garantire un’interpretazione giuridica coerente di questo genere di casi e la parità di trattamento dei soggetti giuridici proponenti e dei ricercatori principali delle proposte in causa (13).
      I ricercatori principali le cui proposte sono dichiarate inammissibili saranno informati delle ragioni di tale decisione.
      3.   VALUTAZIONE INTER PARES
      3.1.1.   Ruolo degli esperti indipendenti
      
      Le proposte sono esaminate da esperti indipendenti (revisori inter pares), per garantire che solo le migliori siano ammesse a beneficiare di un finanziamento. Un esperto indipendente è un esperto esterno al CER ed alla Commissione (14), che agisce in nome proprio e che, nello svolgimento della sua attività, non rappresenta alcuna organizzazione né comunità scientifica.
      Ai fini della valutazione inter pares, si distinguono cinque tipi di esperti indipendenti:
      1.   presidenti dei gruppi di valutazione inter pares del CER: organizzano i lavori nell’ambito del gruppo, presiedono le riunioni e partecipano alla riunione finale di consolidamento. Possono anche valutare individualmente le proposte, in generale a distanza, in preparazione delle riunioni del gruppo;
      2.   membri dei gruppi di valutazione inter pares del CER: aiutano a preparare le riunioni del gruppo, vi partecipano e possono anche contribuire alla valutazione individuale delle proposte, in generale a distanza;
      3.   esaminatori: esperti indipendenti ai quali è chiesta assistenza nella valutazione delle singole proposte. Di solito non partecipano alle riunioni del gruppo;
      4.   consulenti: esperti indipendenti che valutano le singole proposte, soltanto a distanza e non sono remunerati per i compiti che eseguono;
      5.   osservatori indipendenti: esperti indipendenti a cui è chiesto di esaminare il processo della valutazione inter pares dal punto di vista del funzionamento e dell’esecuzione. Non effettuano la valutazione delle proposte. Possono partecipare a tutte le riunioni che si tengono nell’ambito del processo di valutazione inter pares.
      3.1.2.   Nomina degli esperti
          (15)
      
      Spetta al consiglio scientifico del CER proporre gli esperti indipendenti che effettueranno la valutazione inter pares dei progetti di ricerca di frontiera (16) ai sensi dell’articolo 17, paragrafo 2, delle regole di partecipazione, e verificare l’esecuzione delle azioni indirette in conformità dell’articolo 27, paragrafo 1, delle regole di partecipazione. Il consiglio scientifico del CER, per scegliere gli esperti indipendenti, può valersi dei propri membri e delle informazioni fornite dai membri dei gruppi o dall’ERCEA. Sulla base di questa proposta, l’ERCEA nomina ufficialmente gli esperti (17).
      Gli esperti indipendenti devono possedere le competenze e le conoscenze richieste nei settori d’attività in cui è sollecitato il loro parere. Devono anche possedere un livello elevato d’esperienza professionale, nel settore pubblico o in quello privato, in materia di ricerca scientifica, borse di studio o gestione di attività scientifiche. Possono anche essere richieste altre competenze, quali il tutorato e la formazione di giovani ricercatori, la gestione o la valutazione di progetti; il trasferimento di tecnologie e l’innovazione; la cooperazione internazionale nel campo della scienza e della tecnologia. Ai fini della nomina di esperti indipendenti che trattano informazioni riservate, è richiesto un apposito nulla osta di sicurezza.
      L’ERCEA si serve anche dell’elenco di esperti desunto dagli inviti a presentare proposte pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, così come ricorre ad altri esperti che possiedono le qualifiche richieste, individuati, ad esempio, consultando le agenzie nazionali di finanziamento alla ricerca e organismi analoghi. Gli esperti possono provenire anche da paesi terzi e da paesi associati al 7o PQ.
      Nel costituire i gruppi di esperti, l’ERCEA punta ad ottenere il massimo grado di competenza scientifica e tecnica nei settori contemplati dall’invito tenendo conto anche di altri criteri, in particolare:
      
                  —
               
               
                  un congruo livello di partecipazione di donne e uomini provenienti da tutta l’UE, dai paesi associati e dai paesi terzi (18),
               
            
                  —
               
               
                  una rotazione regolare degli esperti, compatibile con l’esigenza di continuità; per anno civile si prevede in media il ricambio di almeno un quarto degli esperti assegnati ad ogni settore di ricerca.
               
            Gli esperti devono peraltro avere le competenze linguistiche necessarie per valutare le proposte.
      I nomi degli esperti indipendenti a cui sono assegnate le singole proposte non sono resi pubblici. In compenso sarà pubblicato ogni anno, in uno o più siti della Commissione, l’elenco degli esperti indipendenti che sono stati consultati per valutare le proposte pervenute nell’ambito di un invito legato al programma specifico «Idee». Nel sito del CER sarà inoltre pubblicato l’elenco dei membri del gruppo.
      È strettamente vietato ogni contatto diretto o indiretto, riguardante la valutazione inter pares, tra il ricercatore principale e/o il soggetto giuridico che presenta una proposta nell’ambito dell’invito e gli esperti indipendenti che partecipano alla relativa valutazione inter pares. Qualsiasi contatto di questo tipo può far decidere l’ERCEA di escludere dall’invito la proposta in causa.
      3.1.2.1.   Esclusione di esperti indipendenti su richiesta di un proponente
      I proponenti possono essere autorizzati dalla relativa guida per i proponenti a chiedere che una determinata persona (19) non partecipi alla valutazione inter pares della propria proposta. In tal caso i proponenti saranno invitati a precisare le ragioni della loro richiesta (20). Se la persona indicata è un esperto indipendente che partecipa alla valutazione delle proposte per l’invito in questione, può essere esclusa dalla valutazione per la proposta in causa, a patto che l’ERCEA possa comunque fare valutare la proposta.
      3.1.3.   Condizioni della nomina, codice di condotta e conflitto di interessi
      
      Il presente punto riguarda le modalità con cui l’ERCEA nomina gli esperti indipendenti incaricati di contribuire alla valutazione inter pares delle proposte presentate nell’ambito del programma specifico «Idee». La stessa procedura può essere applicata mutatis mutandis dall’ERCEA per la nomina di esperti cui affidare i compiti di cui all’articolo 27, paragrafo 1, delle regole di partecipazione.
      L’ERCEA stila una lettera di nomina, sulla base delle lettere standard approvate dalla Commissione, che l’esperto indipendente deve firmare. La lettera di nomina stabilisce il quadro dei rapporti tra l’ERCEA e l’esperto indipendente nell’ambito del quale quest’ultimo può essere chiamato a fornire le proprie competenze per assistere il CER.
      La lettera di nomina illustra le condizioni generali applicabili agli esperti indipendenti; definisce in particolare un codice di condotta, allegato alla lettera, al quale essi devono conformarsi nell’ambito delle valutazioni inter pares, come pure le principali disposizioni relative alla riservatezza, al conflitto di interessi e al trattamento dei dati personali.
      La nomina diverrà effettiva all’atto della firma da parte dell’esperto indipendente e dell’ERCEA.
      L’assegnazione dei compiti in qualità di presidente di gruppo, membro di gruppo, esaminatori e osservatori indipendenti dà diritto a compensazione finanziaria. In questo caso la lettera di nomina indicherà le condizioni generali di tale compensazione.
      Per quanto riguarda i consulenti, l’assegnazione di compiti non dà diritto ad alcuna compensazione finanziaria.
      Nell’ambito dell’assegnazione dei compiti, gli esperti indipendenti sono tenuti a confermare, per ogni proposta che esaminano, di non trovarsi in una situazione di conflitto di interessi (effettiva o potenziale). Se esaminando una proposta un esperto constata l’esistenza di un conflitto di interessi, l’azione conseguente dipende dal fatto che il conflitto sia effettivo o potenziale.
      I casi nei quali possono verificarsi conflitti d’interesse «effettivi» o «potenziali» sono indicati nel codice di condotta.
      Gli esperti indipendenti non possono partecipare alla valutazione delle proposte presentate in risposta ad un invito per il quale essi stessi hanno presentato una proposta.
      In caso di conflitto di interessi effettivo, l’esperto indipendente non deve influire sulla valutazione inter pares della proposta in causa. In particolare, non può contribuire alla valutazione individuale (di solito effettuata a distanza), né intervenire, né votare in alcuna discussione del gruppo che riguardi questa proposta. In tal caso, l’esperto deve uscire dalla stanza (o dal forum on line) quando il gruppo esamina il fascicolo specifico della proposta per la quale sussiste il conflitto di interessi.
      In caso di conflitto di interessi potenziale, l’ERCEA deciderà il da farsi dopo aver soppesato le circostanze. L’esperto indipendente può essere autorizzato a partecipare alla valutazione inter pares della proposta in causa (firmando un’apposita dichiarazione), oppure essere escluso secondo le stesse modalità applicate nel caso di conflitto effettivo.
      Gli esperti devono indicare ogni conflitto di interessi di cui siano a conoscenza prima dell’inizio della sessione di valutazione inter pares.
      Se un conflitto di interessi emerge inaspettatamente nel corso della procedura di valutazione, l’esperto indipendente deve informarne immediatamente un funzionario responsabile. Se il conflitto risulta effettivo, l’esperto indipendente deve astenersi da ogni ulteriore attività di valutazione che implichi la proposta in questione. Non saranno presi in considerazione le osservazioni e i punteggi indicati precedentemente da tale esperto indipendente. Se necessario, l’esperto escluso sarà sostituito.
      Se un esperto indipendente nasconde intenzionalmente un conflitto di interessi effettivo o potenziale, e questo conflitto è scoperto nel corso della sessione di valutazione inter pares, egli è immediatamente escluso e sono applicate le sanzioni previste nella lettera di nomina. Tutte le sessioni di valutazione inter pares alle quali l’esperto ha partecipato sono dichiarate nulle e inefficaci, e le proposte interessate saranno riesaminate.
      Per analogia con l’articolo 265 bis, paragrafo 3, delle modalità d’esecuzione del regolamento finanziario (21), un’infrazione del codice di condotta o un’altra colpa grave commessa da un esperto indipendente possono essere considerate un grave errore professionale e comportare la sua esclusione dall’elenco degli esperti indipendenti da cui l’ERCEA attinge. In seguito a tale esclusione, il suo nome sarà cancellato dalla banca dati e non potrà riscriversi per tutta la durata dell’esclusione.
      3.1.4.   Osservatori indipendenti
      
      Gli esperti indipendenti possono essere designati come osservatori per controllare il processo di valutazione inter pares dal punto di vista del funzionamento e dell’esecuzione. Il mandato degli osservatori copre tutta la sessione di valutazione inter pares, comprese le eventuali valutazioni a distanza. In quest’ultimo caso, gli osservatori hanno accesso a tutte le comunicazioni tra l’ERCEA e i revisori inter pares, e possono mettersi in contatto con alcuni di essi o con tutti per sondare la loro opinione sul modo in cui viene condotta la valutazione. Gli osservatori hanno accesso a tutte le riunioni che si tengono nell’ambito della sessione di valutazione.
      L’ERCEA stila una lettera di nomina per ogni osservatore indipendente, utilizzando la lettera standard approvata dalla Commissione. Il codice di condotta specifico applicabile agli osservatori del processo di valutazione inter pares figura nella lettera standard approvata dalla Commissione.
      L’ERCEA comunicherà al comitato del programma gli esperti scelti come osservatori e le condizioni del loro mandato.
      Gli osservatori sono tenuti a giudicare lo svolgimento delle sessioni di valutazione inter pares dal punto di vista del loro funzionamento e non dei risultati, a meno che gli aspetti operativi non influiscano direttamente sui risultati delle valutazioni. Non è quindi necessario che gli osservatori abbiano competenze nel settore delle proposte valutate; anzi, si considera un vantaggio la presenza di osservatori che non abbiano una conoscenza troppo approfondita del settore scientifico e tecnico interessato, per evitare conflitti tra i loro pareri sui risultati delle valutazioni ed il funzionamento delle sessioni. In ogni caso, si astengono dal pronunciarsi sulle proposte esaminate o sulla valutazione degli esperti indipendenti.
      Il loro compito è formulare pareri indipendenti su come sono condotte le sessioni di valutazione inter pares, su come potrebbero essere migliorate le procedure e sul modo in cui gli esperti indipendenti applicano i criteri di valutazione. Verificano se sono rispettate le procedure stabilite nelle presenti regole o quelle a cui le presenti regole rimandano, e indicano ai responsabili della gestione del programma le possibilità di miglioramento del processo.
      Gli osservatori sono tenuti a conformarsi agli stessi obblighi degli esperti indipendenti in materia di riservatezza e devono firmare le lettere di nomina in cui s’impegnano ad assumere i suddetti obblighi. Non sono autorizzati a rivelare informazioni sulle proposte, sugli esperti indipendenti incaricati di esaminarle, né sulle discussioni che si tengono all’interno dei gruppi.
      Gli osservatori trasmettono le loro considerazioni al CER. Sono anche invitati a tenere discussioni informali con i funzionari dell’ERCEA che prendono parte alle sessioni di valutazione e a suggerire ogni eventuale miglioramento che potrebbe essere messo immediatamente in pratica.
      L’ERCEA riferisce al comitato del programma le considerazioni degli osservatori e può rendere pubblica una sintesi della loro relazione.
      L’osservazione della valutazione inter pares ha una durata massima, che è indicata nel mandato specifico. Tale durata può essere prolungata con modifica scritta.
      3.1.5.   Criteri per la valutazione inter pares
      
      I criteri di valutazione, compresi gli eventuali punteggi e relative ponderazioni e soglie, sono definiti nel programma di lavoro «Idee», sulla base dei principi prestabiliti nel programma specifico «Idee» e nelle regole di partecipazione (22). Il modo in cui saranno applicati è illustrato nel dettaglio nella guida per i proponenti (23).
      Procedure speciali si applicano alle proposte riguardanti temi sensibili dal punto di vista etico (cfr. allegato B) o che richiedono un esame più attento per ragioni di sicurezza (cfr. allegato D).
      3.1.6.   Organizzazione della valutazione inter pares
      
      Il consiglio scientifico del CER stabilisce la metodologia per la valutazione inter pares, che può variare da un invito all’altro, sorveglia il processo di valutazione e fissa il regolamento interno dei gruppi del CER pubblicato nel sito internet di quest’ultimo (guida per i revisori inter pares del CER). Il consiglio scientifico del CER può anche far partecipare i propri membri alle riunioni dei gruppi in qualità di osservatori; essi tuttavia non possono influire in alcun modo sull’esito della riunione alla quale assistono.
      La valutazione inter pares è organizzata secondo i principi di cui al punto 2.1, per garantire che le proposte siano esaminate con coerenza, rigore ed efficacia rispetto ai criteri definiti nel programma di lavoro «Idee».
      Quando un invito prevede una procedura di valutazione in due fasi, solo le proposte che superano la prima fase, che considera un numero limitato di criteri, sono sottoposte alla successiva valutazione inter pares (24).
      3.1.6.1.   Valutazione inter pares dei progetti di ricerca di frontiera
      La valutazione inter pares è realizzata da gruppi di ricercatori e studiosi indipendenti. I gruppi possono essere assistiti da esaminatori o consulenti specialisti che effettuano la valutazione, interamente o in parte, a casa propria o sul proprio luogo di lavoro («valutazione a distanza»). I gruppi sono costituiti in modo da coprire tutti i campi di ricerca dell’invito, e ogni gruppo è responsabile di una serie di campi di ricerca.
      I gruppi funzionano secondo il summenzionato regolamento interno dei gruppi del CER, sotto la presidenza di un esperto indipendente autorevole.
      Qualsiasi valutazione inter pares può essere organizzata in due fasi successive. In tal caso la seconda fase dipende dall’esito della prima. Ogni fase si svolge di norma nel modo seguente.
      Attribuzione delle proposte ai gruppi: le proposte sono attribuite ai gruppi in base al tema delle stesse. L’attribuzione iniziale avviene in base alle indicazioni fornite dal proponente, al titolo ed al contenuto della proposta e/o alle informazioni, eventualmente sotto forma di «parole chiave», in essa contenute.
      Valutazione individuale: le proposte sono esaminate, per verificarne il rispetto dei criteri prestabiliti, da almeno 3 revisori inter pares (25) specializzati nei settori scientifici e/o tecnologici della proposta, i quali stilano relazioni di valutazione individuali (IAR).
      Valutazione di gruppo: per garantire che le proposte siano trattate allo stesso modo in tutti i gruppi e per tutti i settori scientifici o tecnologici contemplati nell’invito, i gruppi devono esaminare in modo coerente le proposte che rientrano nel loro settore di competenza (26) e lavorare in modo coordinato con gli altri gruppi.
      Il giudizio di gruppo su una proposta (compresi l’eventuale punteggio attribuito per singoli criteri o globalmente, e la sua posizione nella graduatoria) si fonda sulle valutazioni individuali e sulla discussione all’interno del gruppo, ed è deciso a maggioranza. In esito alla valutazione di gruppo è stilata una graduatoria. Nell’ultima fase della valutazione inter pares, il gruppo indica le proposte da raccomandare per un finanziamento, conformemente al bilancio relativo all’invito.
      Colloqui: se specificato nel programma di lavoro «Idee», la valutazione di gruppo può prevedere una serie di colloqui con il ricercatore principale e/o con il soggetto giuridico proponente. Le spese di viaggio e di soggiorno sostenute per partecipare ai colloqui possono essere rimborsate dall’ERCEA. Le regole per il rimborso applicabili alle persone convocate ad un colloquio sono indicate nell’allegato C. I colloqui saranno condotti da almeno tre membri del gruppo e possono svolgersi nel luogo di riunione del gruppo oppure, se tecnicamente fattibile, per via elettronica (videoconferenza, teleconferenza o mezzo analogo).
      Valutazione intergruppi (valutazione che coinvolge più gruppi, discipline, campi di ricerca ecc.): la valutazione intergruppi sfocia nell’indicazione di una graduatoria finale di tutte le proposte ammesse nell’ambito dell’invito (per tutti i campi di ricerca contemplati dall’invito), stilata in base ad una valutazione rigorosa della qualità delle proposte da parte dei vari gruppi. Questa valutazione, che avviene a livello dei presidenti dei gruppi o di membri dei gruppi loro rappresentanti, riguarda in particolare le proposte di carattere multidisciplinare che sono di competenza di vari gruppi, le proposte inerenti settori nuovi ed emergenti, e le proposte ad alto livello d’incertezza ma con grandi benefici potenziali.
      Se il programma di lavoro «Idee» fissa il bilancio indicativo per gruppo, disciplina, campo di ricerca ecc., la discussione può riguardare soltanto le proposte che in graduatoria non occupano posizioni abbastanza alte da farle rientrare nel suddetto bilancio indicativo.
      La valutazione inter pares si conclude con una relazione per ogni proposta, anche nel caso di una valutazione intergruppi, che contiene la raccomandazione finale del gruppo per la proposta in causa, le singole valutazioni di ogni esperto indipendente ed un’eventuale raccomandazione riguardante l’importo massimo di finanziamento da accordare.
      3.1.6.2.   Procedura in due fasi per la presentazione dei progetti di ricerca di frontiera
      Gli inviti a presentare proposte indicheranno se si applica una procedura in due fasi. In tal caso i criteri di valutazione applicabili ad ogni fase sono stabiliti nel programma di lavoro «Idee». La metodologia utilizzata nella prima e nella seconda fase può non essere esattamente la stessa (ad esempio per quanto riguarda il ricorso ad esaminatori, consulenti e/o colloqui con il ricercatore principale).
      I ricercatori principali devono inizialmente presentare una sintesi della proposta. Nella prima fase si valuta il rispetto dei criteri definiti nell’invito per questa fase.
      In esito a questa prima fase, il gruppo può invitare i proponenti delle proposte ammesse a presentarle per la seconda fase. Indipendentemente da qualsiasi ulteriore valutazione intergruppi, in questa fase i gruppi hanno la facoltà, nell’ambito delle loro competenze, di raccomandare che le proposte siano accettate per la seconda tappa.
      I proponenti che hanno superato la prima fase sono invitati a presentare, per la seconda fase, una proposta più dettagliata o completa e informazioni aggiornate sulla proposta iniziale entro un termine specifico. Per rispettare il principio della parità di trattamento, il gruppo può raccomandare di escludere le proposte che nella seconda fase risultano notevolmente diverse dalla versione iniziale presentata per la prima fase.
      Il processo di valutazione inter pares per la seconda fase si svolge del modo descritto al punto 3.1.6.1.
      3.1.6.3.   Valutazione inter pares delle azioni di coordinamento e sostegno
      La valutazione inter pares delle azioni di coordinamento e sostegno si svolge secondo le modalità di cui al punto 3.1.6.1. La valutazione di gruppo può costituire la fase finale prima che l’ERCEA approvi la graduatoria definitiva.
      La sola eccezione prevista a questa procedura riguarda le azioni di coordinamento e sostegno di cui all’articolo 14 delle regole di partecipazione, per le quali si designano esperti indipendenti soltanto se l’ERCEA lo reputa opportuno.
      Altri dettagli sulla procedura di valutazione inter pares per le azioni di coordinamento e sostegno sono indicati nel programma di lavoro «Idee», nell’invito e nella relativa guida per i proponenti.
      3.1.7.   Esito della valutazione inter pares, selezione e rigetto delle proposte
      
      Il consiglio scientifico del CER conferma la graduatoria definitiva delle proposte che, a seguito della valutazione inter pares, sono state ritenute idonee a beneficiare di un finanziamento.
      In base all’esito della valutazione inter pares e alla graduatoria definitiva stabilita dal consiglio scientifico del CER, l’ERCEA redige gli elenchi finali delle proposte che possono beneficiare di un finanziamento.
      Ne risultano i seguenti elenchi:
      
                  —
               
               
                  elenco delle proposte dotate di una qualità sufficientemente elevata per essere ammesse a beneficiare di un eventuale finanziamento. L’elenco è presentato sotto forma di una graduatoria indicativa, che stabilisce la priorità di finanziamento entro i limiti del bilancio disponibile per l’invito (elenco delle proposte ammesse). Se l’invito fissa i bilanci indicativi per determinati gruppi, discipline, campi di ricerca ecc., per ciascuno di essi possono essere stilati elenchi distinti,
               
            
                  —
               
               
                  se il finanziamento totale raccomandato per le proposte ammesse al termine della valutazione inter pares supera il bilancio disponibile per l’invito, possono essere redatti uno o (nel caso di bilancio indicativo relativo a specifici gruppi, discipline, campi di ricerca ecc.) più elenchi di riserva. Il numero delle proposte di riserva è deciso dall’ERCEA in base a considerazioni di bilancio, ossia tenendo conto delle probabilità che tali proposte, nell’eventualità del ritiro di proposte o disponibilità di un bilancio suppletivo, possano alla fine beneficiare di un finanziamento,
               
            
                  —
               
               
                  elenco delle proposte che non sono ammesse a beneficiare di un finanziamento. In questo elenco figurano le proposte non considerate ammissibili (prima, durante o dopo la valutazione inter pares), le proposte la cui qualità è giudicata inferiore al livello minimo richiesto, le proposte che, a causa della loro posizione nella graduatoria, non riescono a beneficiare di un finanziamento per insufficienza del bilancio, e le proposte che restano sull’elenco di riserva una volta esaurito il bilancio dell’invito.
               
            La valutazione della qualità, come pure la graduatoria indicativa per il finanziamento delle proposte che figurano nell’elenco delle proposte ammesse, si fondano sulla valutazione inter pares di ogni proposta rispetto a tutti i criteri applicabili. Tuttavia, quando un invito prevede una procedura di valutazione inter pares in due fasi, e qualora una proposta sia giudicata inferiore al livello minimo di qualità stabilito nell’invito per un determinato criterio di valutazione, il rigetto di questa proposta può essere raccomandato durante la valutazione inter pares, senza necessariamente proseguire a verificare gli altri criteri applicabili.
      Non sarà scelta alcuna proposta che infranga i principi etici fondamentali o che non soddisfi le condizioni definite nel programma specifico «Idee», nel programma di lavoro «Idee» o nell’invito (27). Le proposte possono anche essere respinte per ragioni etiche o di sicurezza in base alle procedure di cui agli allegati B e D rispettivamente.
      Il ricercatore principale o soggetto giuridico che proponga un’azione indiretta a titolo del programma specifico «Idee» e che abbia commesso un’irregolarità (28) durante l’esecuzione di un’altra azione indiretta a titolo dei programmi quadro può essere escluso in qualsiasi momento dalla procedura di selezione, nel rispetto tuttavia del principio di proporzionalità.
      3.1.8.   Osservazioni
      
      In seguito alla valutazione inter pares, l’ERCEA informa il ricercatore principale e il soggetto giuridico proponente. Tutte le comunicazioni e le informazioni trasmesse dall’ERCEA al ricercatore principale e al soggetto giuridico proponente avverranno mediante un conto di posta elettronica sicuro dell’ERCEA. La guida per i proponenti indicherà la data prevista per l’invio delle osservazioni.
      
                  a)
               
               
                  Dopo la prima fase della valutazione inter pares nell’ambito della procedura di valutazione in due fasi:
                  
                               
                           
                           
                              i proponenti le cui proposte non sono considerate ammissibili saranno informati delle ragioni di tale decisione. Le proposte non ammissibili non sono valutate;
                           
                        
                               
                           
                           
                              i proponenti le cui proposte non sono ammesse alla fase seguente riceveranno le osservazioni sulla valutazione inter pares sotto forma di relazione;
                           
                        
                               
                           
                           
                              infine, i proponenti le cui proposte sono ammesse alla fase seguente riceveranno una notifica e possono essere convocati ad un colloquio.
                           
                        
            
                  b)
               
               
                  Dopo la valutazione inter pares della prima fase nell’ambito della presentazione di una proposta in due fasi:
                  
                               
                           
                           
                              i proponenti le cui proposte non sono considerate ammissibili saranno informati delle ragioni di tale decisione. Le proposte non ammissibili non sono valutate;
                           
                        
                               
                           
                           
                              i proponenti le cui proposte non sono ammesse alla fase seguente riceveranno le osservazioni sulla valutazione inter pares sotto forma di relazione;
                           
                        
                               
                           
                           
                              infine, i proponenti le cui proposte sono ammesse alla fase seguente riceveranno un invito a presentare una proposta per la seconda fase e possono essere convocati ad un colloquio.
                           
                        
            
                  c)
               
               
                  Dopo la seconda valutazione inter pares nei casi a) e b) di cui sopra, e in seguito alla valutazione unica inter pares nel caso di un’unica presentazione e di una valutazione in una sola fase:
                  
                               
                           
                           
                              i proponenti le cui proposte non sono considerate ammissibili saranno informati delle ragioni di tale decisione. Le proposte non ammissibili non sono valutate;
                           
                        
                               
                           
                           
                              sia i proponenti le cui proposte sono al di sopra del livello minimo di qualità sia i proponenti con proposte al di sotto di tale livello riceveranno le osservazioni sulla valutazione inter pares sotto forma di relazione.
                           
                        
                               
                           
                           
                              Questa relazione contiene l’esito della valutazione e, se del caso, osservazioni e punteggi, complessivi e/o per ogni singolo criterio. Nel caso delle proposte che figurano sull’elenco delle proposte ammesse, la relazione indica le eventuali raccomandazioni formulate in merito all’importo massimo del finanziamento da assegnare, ed ogni altra opportuna raccomandazione sull’esecuzione del progetto, e/o suggerimenti per migliorare la metodologia e il programma di lavoro.
                           
                        
                               
                           
                           
                              Per quanto riguarda le proposte respinte perché di qualità inferiore al livello minimo prestabilito, è possibile che le osservazioni contenute nella relazione di valutazione siano complete soltanto per i criteri esaminati fino alla fase in cui tale livello non è stato raggiunto.
                           
                        
                               
                           
                           
                              I proponenti le cui proposte sono respinte per ragioni etiche o di sicurezza saranno informati delle ragioni di tale decisione.
                           
                        
            3.1.9.   Assistenza e procedure di ricorso
      
      L’ERCEA fornisce informazioni sulla procedura che i ricercatori principali e/o i soggetti giuridici proponenti devono seguire per risolvere eventuali questioni o per contestare (29) l’esito di una valutazione inter pares condotta nell’ambito di un invito del CER.
      Qualsiasi richiesta o ricorso deve contenere almeno il titolo dell’invito, il numero della proposta (se del caso), il titolo della proposta e una descrizione dei problemi in causa.
      Per questioni che riguardano il controllo dell’ammissibilità e/o il processo della valutazione inter pares di una proposta particolare, si avvia un procedimento di ricorso per segnalare un’eventuale anomalia nei risultati del controllo dell’ammissibilità oppure nel modo in cui una proposta è stata valutata, anomalia che si ritiene abbia influito sulla decisione di finanziare o meno la proposta. Per esaminare il fascicolo in causa può essere costituito un comitato di ricorso. Se al comitato è chiesto di esaminare aspetti inerenti all’ammissibilità, può consultare il comitato d’esame dell’ammissibilità (cfr. punto 2.2.6). Il comitato, che è costituito da personale in possesso delle necessarie competenze scientifiche/tecniche e giuridiche, non valuta in alcun modo la proposta. A seconda della natura del ricorso, il comitato esamina i CV degli esperti indipendenti, le loro osservazioni individuali e la relazione di valutazione. Il comitato non rimetterà in discussione il giudizio scientifico dei gruppi di esperti adeguatamente qualificati.
      In seguito a tale esame, il comitato indica all’ERCEA una linea di condotta. Se il comitato considera che vi siano elementi a sostegno della denuncia, può suggerire che la proposta sia rivalutata interamente o in parte da esperti indipendenti.
      I ricorsi devono essere depositati entro il mese successivo alla data di invio delle osservazioni mediante il conto di posta elettronica sicuro dell’ERCEA, di cui al punto 3.1.8. La guida per i proponenti descrive le modalità precise per fare ricorso. Le domande non ammissibili non saranno prese in considerazione dal comitato di ricorso.
      Una risposta sarà inviata ai denuncianti nelle tre settimane successive al termine stabilito per la presentazione dei ricorsi, menzionato in precedenza. Se non è possibile fornire una risposta definitiva in questa fase, la risposta indicherà quando essa sarà fornita.
      3.1.10.   Relazioni e informazioni sul processo di valutazione inter pares
      
      Dopo ogni valutazione inter pares, l’ERCEA redige una relazione che trasmette al consiglio scientifico del CER e al comitato del programma «Idee». Questa relazione fornisce dati statistici sulle proposte ricevute (ad esempio il loro numero, gli argomenti principali coperti, le categorie di soggetti giuridici proponenti e le sovvenzioni richieste), sulla procedura di valutazione e sugli esperti indipendenti.
      A fini informativi, l’ERCEA può pubblicare, al termine del processo di valutazione e in ogni mezzo di comunicazione adeguato, informazioni generali sull’esito della valutazione inter pares. Può inoltre pubblicare informazioni sulle proposte valutate che, al termine della valutazione, o dopo la seconda fase di una valutazione in due fasi (30), si collocano al di sopra del livello minino di qualità richiesto e per le quali i rispettivi proponenti hanno acconsentito alla pubblicazione dei dati in causa (31).
      Ai fini del controllo, dello studio e della valutazione previsti dai programmi di lavoro «Idee», è possibile che l’ERCEA si rivolga a terzi (32) per il trattamento delle proposte presentate, conformemente a quanto prescritto dal regolamento 45/2001. I proponenti (33) sono invitati a dare il proprio consenso individuale al trattamento delle proposte, consenso che però non è obbligatorio. Il rifiuto di dare tale consenso non influisce sul processo di valutazione.
      4.   AGGIUDICAZIONE E PREPARAZIONE DELLE CONVENZIONI DI SOVVENZIONE
      Le sovvenzioni sono concesse ai soggetti giuridici proponenti dall’ordinatore responsabile nei limiti del bilancio disponibile, sulla base della graduatoria definitiva redatta dall’ERCEA conformemente al punto 3.1.7, tramite una convenzione di sovvenzione ufficiale.
      Le convenzioni di sovvenzione sono concluse con i soggetti giuridici proponenti nell’ambito delle procedure finanziarie e giuridiche interne (34) e previa verifica dei requisiti di cui al presente punto.
      Durante la preparazione della convenzione di sovvenzione, il ricercatore principale e il soggetto giuridico proponente possono essere invitati a fornire informazioni complementari sul progetto e su come intendono gestirlo (35). Nei casi in cui il progetto coinvolga più di un partecipante, può essere chiesto al ricercatore principale o al soggetto giuridico proponente di ottenere queste informazioni e conferme da parte degli altri partecipanti.
      In base all’esito del processo di valutazione, per alcune proposte la conclusione della convenzione di sovvenzione può essere subordinata al rispetto di condizioni supplementari (36), che saranno debitamente motivate e comunicate sia al ricercatore principale sia al soggetto giuridico proponente, in aggiunta alla relazione di valutazione.
      Non può essere concessa alcuna sovvenzione ai proponenti e ai soggetti giuridici proponenti che si trovano, al momento della procedura di aggiudicazione delle sovvenzioni, in una delle situazioni di cui agli articoli 93, paragrafo 1 (fallimento ecc.), 94 (false dichiarazioni ecc.) e 96, paragrafo 2, lettera a) (esclusione da appalti e sovvenzioni finanziati dal bilancio dell’Unione europea), del regolamento finanziario. I proponenti devono attestare di non trovarsi in una delle situazioni di cui sopra (37).
      Anche le questioni etiche devono essere chiarite in questa fase, se necessario. A tal fine l’ERCEA nomina degli esperti indipendenti che prendono parte alla valutazione etica (cfr. allegato B).
      Questa preparazione non prevede alcun negoziato sul piano scientifico e/o tecnico. La sovvenzione è quindi concessa al soggetto giuridico proponente, in base alla proposta presentata e alla raccomandazione di finanziamento formulata al termine della valutazione inter pares, fatto salvo l’accordo tra il soggetto giuridico proponente e il ricercatore principale.
      Se risulta impossibile raggiungere un accordo con il ricercatore principale e il soggetto giuridico proponente, oppure se uno di essi o entrambi non hanno firmato, entro il termine ragionevole imposto, le eventuali convenzioni supplementari richieste, la preparazione della concessione della sovvenzione può essere interrotta.
      La preparazione delle convenzioni di sovvenzione per le proposte dell’elenco di riserva può iniziare non appena è chiaro che sono divenuti disponibili fondi sufficienti per finanziare una o più di queste proposte. Fatta salva la disponibilità di bilancio, si inizierà con la proposta in testa alla graduatoria definitiva e si continuerà in ordine decrescente.
      5.   ALLEGATI
      5.1.   Allegato A — Procedure per la presentazione cartacea delle proposte
      
      A titolo eccezionale, se un proponente è nell’impossibilità materiale di accedere al sistema elettronico di presentazione delle proposte e non può ovviare a tale impossibilità, può chiedere all’ERCEA di poter presentare la propria proposta su supporto cartaceo. Tale richiesta, che deve contenere una spiegazione chiara delle circostanze, deve pervenire all’ERCEA al più tardi un mese prima della data di scadenza dell’invito.
      La richiesta deve essere inviata all’indirizzo seguente:
      
                  Agenzia esecutiva del Consiglio europeo di ricerca
               
            
                  Capo del dipartimento «Gestione scientifica»
               
            
                  COV2
               
            
                  1049 Bruxelles
               
            
                  Belgio
               
            L’ERCEA risponderà entro cinque giorni lavorativi a partire dalla data di ricevimento. Se la deroga viene accordata, l’ERCEA invia al coordinatore i formulari per la presentazione della proposta su carta.
      Se un invito, per determinate caratteristiche, non si presta alla presentazione delle proposte via web, l’ERCEA può decidere fin dall’inizio di accettare proposte su carta. In tal caso questa possibilità sarà indicata nell’invito e i formulari per la presentazione cartacea saranno messi a disposizione di tutti i proponenti.
      Quando, per deroga speciale o generale come descritto sopra, le proposte possono essere presentate su supporto cartaceo, la loro consegna può essere fatta per posta ordinaria, mediante un servizio di corriere privato o a mano. Le proposte presentate su un supporto elettronico amovibile (CD-ROM o dispositivi elettronici analoghi), per posta elettronica o per fax saranno escluse. Le proposte presentate su carta devono essere presentate in una sola spedizione. Se i proponenti desiderano inviare delle modifiche di una proposta o informazioni complementari, devono chiaramente indicare quali parti della proposta sono modificate e le modifiche/aggiunte devono essere inviate e ricevute prima della data di scadenza dell’invito. Le parti aggiunte o modificate ricevute dopo la data di scadenza dell’invito non saranno trattate né valutate.
      In caso di proposta inviata per posta o per corriere, la prova della data di spedizione è costituita dal timbro postale o dalla ricevuta. I plichi contenenti le proposte possono essere aperti dall’ERCEA (38) al loro arrivo, per registrarne i riferimenti amministrativi nelle banche dati e rispedire le ricevute di ritorno.
      5.2.   Allegato B — Procedure per la valutazione etica
      
      
         Introduzione
      
      In conformità con l’articolo 6 del 7o PQ e l’articolo 15 delle regole di partecipazione, la procedura di valutazione prevede che dapprima si individuino i problemi etici sollevati dalle proposte, per poi procedere al vaglio delle proposte che pongono problemi sotto questo profilo. Se necessario, una valutazione etica delle proposte può avere luogo dopo il suddetto vaglio e prima che l’ERCEA decida in merito alla selezione delle proposte conformemente alle norme applicabili. Il vaglio e la valutazione sul piano etico (che insieme costituiscono la «procedura di valutazione etica» e così sono denominati nel presente allegato) sono effettuati da esperti indipendenti che possiedono competenze etiche adeguate.
      Con questa procedura di valutazione etica si vuole garantire che l’Unione europea non sostenga ricerche contrarie ai principi etici fondamentali definiti nella pertinente normativa dell’UE e che le attività di ricerca siano conformi alle norme in materia d’etica stabilite nelle decisioni relative al 7o PQ e al programma specifico «Idee». Si tiene conto, e si continuerà a farlo, dei pareri del gruppo europeo per l’etica delle scienze e delle nuove tecnologie.
      
         Proposte
      
      Se necessario e/o così richiesto dall’invito, le proposte comprenderanno una parte dedicata all’etica, che:
      
                  —
               
               
                  descrive gli aspetti etici potenziali della ricerca proposta tenuto conto dei suoi obiettivi, della metodologia e delle possibili implicazioni dei risultati,
               
            
                  —
               
               
                  giustifica l’elaborazione del progetto di ricerca da un punto di vista etico,
               
            
                  —
               
               
                  spiega in che modo saranno rispettati i requisiti etici illustrati nel programma di lavoro,
               
            
                  —
               
               
                  indica come le proposte rispondono alle disposizioni nazionali di legge in materia di etica del paese dove si svolge sarà effettuata la ricerca,
               
            
                  —
               
               
                  indica le date entro cui chiedere eventualmente il parere e/o l’autorizzazione dell’autorità competente a livello nazionale (ad esempio, l’autorità di protezione dei dati, l’autorità per la sperimentazione clinica ecc.).
               
            A tal fine, i proponenti devono compilare la tabella relativa alle questioni etiche che figura nella guida per i proponenti.
      L’ERCEA può contattare il proponente in qualsiasi momento del processo di selezione per ottenere informazioni complementari utili alla valutazione etica.
      
         Modalità procedurali generali
      
      
         Procedure per il vaglio e organizzazione della giuria per la valutazione etica
      
      Vaglio preliminare interno delle proposte
      Il gruppo dell’ERCEA per le questioni etiche effettuerà un vaglio preliminare di tutte le proposte ritenute idonee a beneficiare di un finanziamento per individuare quelle che non sollevano alcun problema etico e a cui il finanziamento può essere aggiudicato senza l’intervento di esperti indipendenti. Tutte le altre proposte devono essere esaminate in maniera più approfondita. Questo processo si basa sulla tabella relativa alle questioni etiche e sulla proposta, così come sono state presentate dai proponenti.
      Trasmissione al gruppo per il vaglio etico
      Tutte le proposte per le quali dal vaglio preliminare sono emersi problemi etici sono presentate ad un gruppo apposito, composto da esperti indipendenti che possiedono le competenze richieste in materia, che le vaglia dal punto di vista etico.
      Gli esperti di questo gruppo individuano le proposte soddisfacenti, quelle che possono essere accettate purché sia fornita una documentazione soddisfacente e/o un’autorizzazione a livello nazionale, e quelle che, a causa dell’importanza dei problemi etici sollevati, richiedono una maggiore attenzione e devono essere sottoposte alla valutazione etica (39).
      Per ogni proposta esaminata, gli esperti preparano e firmano una relazione che comprende una parte dedicata ai requisiti. Tali requisiti diventano obblighi contrattuali.
      Trasmissione al gruppo per la valutazione etica
      I progetti che sollevano problemi etici importanti individuati nel corso del vaglio etico sono presentati al gruppo per la valutazione etica. Questioni legate agli interventi sugli esseri umani (40), alla ricerca sugli embrioni umani e sulle cellule staminali dell’embrione umano, e ai primati diversi dall’uomo sono automaticamente sottoposte (41) ad una valutazione etica.
      Il gruppo verifica le questioni etiche sollevate dalla proposta e determina i requisiti etici che essa deve rispettare per essere accettata sotto questo profilo. In questa fase il gruppo per la valutazione etica può individuare le proposte che sollevano problemi etici tali da poterne comportare l’esclusione dal processo.
      Composizione dei gruppi per il vaglio e la valutazione sul piano etico
      Questi gruppi sono composti da esperti indipendenti di svariate discipline quali diritto, sociologia, psicologia, filosofia e etica, medicina, biologia molecolare, chimica, fisica, ingegneria e veterinaria, con un congruo equilibrio tra membri di formazione scientifica e non.
      L’ERCEA nomina gli esperti debitamente qualificati in materia etica scegliendoli tra quelli indicati dalla Commissione per il 7o PQ o dal consiglio scientifico. I gruppi sono ben equilibrati dal punto di vista della ripartizione geografica e della rappresentanza uomini/donne, e la loro composizione dipenderà anche dalla natura delle proposte da esaminare. Ai fini del processo di valutazione etica, per la nomina degli esperti in materia etica si utilizzano mutatis mutandis le lettere standard di nomina approvate dalla Commissione per gli esperti indipendenti.
      Alle riunioni dei gruppi possono essere invitati dei rappresentanti della società civile.
      La valutazione etica
      Di solito, in una prima fase, gli esperti indipendenti esaminano le proposte a distanza. Quindi, in una seconda fase, le proposte sono esaminate nell’ambito del gruppo per la valutazione etica debitamente nominato, che adotterà una decisione per consenso.
      Il gruppo elabora una relazione sulla valutazione etica, in cui figura l’elenco delle diverse questioni etiche, un resoconto del modo in cui sono state trattate dal ricercatore principale e dalla sua equipe, i requisiti e le raccomandazioni del gruppo. La relazione è firmata dai membri del gruppo. Se non è possibile arrivare ad un consenso, la relazione deve rispecchiare il punto di vista della maggioranza.
      Le relazioni sul vaglio e sulla valutazione sul piano etico
      Al ricercatore principale e al soggetto giuridico proponente è comunicato l’esito della procedura di valutazione etica, tramite la relazione sul vaglio o la relazione sulla valutazione etica, senza che sia loro rivelata l’identità degli esperti.
      Nella decisione di finanziamento di un progetto si terrà conto dei risultati della procedura di valutazione etica, il che può comportare modifiche della convenzione di sovvenzione e dei suoi allegati oppure, in casi estremi, la sospensione della preparazione della convenzione.
      Autorizzazioni nazionali e parere del comitato etico competente
      Prima della firma della convenzione di sovvenzione, l’ERCEA si accerta che i proponenti abbiano ricevuto la debita autorizzazione dell’autorità nazionale e/o il parere favorevole del comitato etico competente. Qualora tale autorizzazione o parere non siano stati ottenuti prima dell’entrata in vigore della convenzione di sovvenzione, questa contiene una clausola speciale che esige che siano ottenuti prima dell’inizio dei lavori di ricerca corrispondenti.
      Seguito e controllo in materia etica
      Le proposte che sono sottoposte ad un vaglio e/o valutazione sul piano etico possono essere classificate dagli esperti fra quelle che richiedono un seguito e un controllo su questo piano, seguito e controllo effettuati da esperti specializzati in questioni etiche non prima della data del primo esercizio di rendicontazione finanziaria per la proposta. Con questa procedura s’intende aiutare i beneficiari della sovvenzione a trattare le questioni etiche sollevate dai loro lavori di ricerca e adottare, se necessario, azioni correttive.
      In casi estremi, la procedura di seguito e controllo può sfociare in una raccomandazione all’ERCEA affinché sospenda la convenzione di sovvenzione. L’organizzazione e l’attuazione della procedura di seguito e controllo in materia etica sono di competenza del settore di valutazione etica della Commissione (DG RTD).
      
         Modalità procedurali particolari per le attività di ricerca che riguardano cellule staminali dell’embrione umano
          (42)
      
      In sede di valutazione e selezione di proposte che prevedono l’utilizzo di cellule staminali dell’embrione umano e prima di preparare le relative convenzioni di sovvenzione, l’ERCEA ricorre alla procedura descritta di seguito.
      Oltre ad applicarsi la procedura generale di valutazione scientifica inter pares, di cui al precedente punto 3, gli esperti indipendenti determinano se:
      
                  —
               
               
                  il progetto contribuisce al conseguimento di obiettivi di ricerca importanti che fanno avanzare la ricerca di base in Europa o fanno acquisire nuove conoscenze mediche per lo sviluppo di metodi diagnostici, preventivi o terapeutici destinati all’uomo,
               
            
                  —
               
               
                  l’utilizzo di cellule staminali dell’embrione umano è necessario per raggiungere gli obiettivi scientifici indicati nella proposta. In particolare, i proponenti devono dimostrare, apportando la dovuta documentazione, che i metodi alternativi convalidati, come l’utilizzo di cellule staminali di altra fonte o origine, non sono adatti e/o disponibili per conseguire gli obiettivi della ricerca proposta. Quest’ultima disposizione non si applica alle ricerche che mettono a confronto le cellule staminali dell’embrione umano con altre cellule staminali umane.
               
            Procedura di valutazione etica
      Le proposte di ricerca ritenute idonee a beneficiare di un finanziamento che prevedono l’utilizzo di cellule staminali dell’embrione umano sono presentate alla Commissione (DG RTD) per essere sottoposte a valutazione etica. Le procedure applicabili alla valutazione etica condotta dalla Commissione per le proposte presentate a titolo del 7o PQ che prevedono l’utilizzo di cellule staminali dell’embrione umano sono descritte nelle lettere standard di nomina approvate dalla Commissione.
      Autorizzazioni nazionali e parere del comitato etico competente
      Prima della firma della convenzione di sovvenzione l’ERCEA si accerta che i proponenti abbiano ricevuto la debita autorizzazione delle autorità competenti locali o nazionali.
      Qualora tale autorizzazione e/o parere non possano essere ottenuti prima dell’inizio programmato per il progetto, la convenzione di sovvenzione può essere conclusa a condizione che contenga una clausola speciale che esige che l’autorizzazione o il parere siano ottenuti prima dell’inizio dei relativi lavori di ricerca.
      Nella preparazione della convenzione di sovvenzione si terrà conto dei risultati della procedura di valutazione etica, il che può comportare modifiche nella descrizione dell’attività di ricerca figurante nella convenzione di sovvenzione oppure, in certi casi, la cessazione della preparazione stessa.
      Conformemente all’articolo 6, paragrafo 9, della decisione 2006/972/CE del Consiglio (43), per le proposte di questo tipo, una volta compiuta la valutazione etica, l’approvazione del finanziamento e l’adozione di azioni che implicano l’utilizzo di cellule staminali dell’embrione umano avvengono in base alla procedura di regolamentazione di cui agli articoli 5 e 7 della decisione 1999/468/CE.
      Inoltre, l’ERCEA solleciterà il ricercatore principale a mantenere un’adeguata comunicazione con il registro europeo delle cellule staminali dell’embrione umano (http://www.hescreg.eu/), onde garantire la trasparenza per quanto riguarda le linee di cellule utilizzate, come pure a diffondere ampiamente le informazioni disponibili su queste linee.
      5.3.   Allegato C — Regole per il rimborso delle spese di viaggio, indennità giornaliera e indennità d’alloggio per i ricercatori principali convocati per un colloquio
          (44)
      
      Articolo 1
      1)   Le presenti regole si applicano a:
      
                  a)
               
               
                  proponenti convocati dall’ERCEA a partecipare ad un colloquio in conformità del punto 3.1.6.1;
               
            
                  b)
               
               
                  accompagnatori di persone disabili convocate dall’ERCEA a partecipare ad un colloquio in qualità di proponenti.
               
            2)   Gli ordinatori per gli impegni cercheranno di far sì che i colloqui siano organizzati in modo da permettere ai proponenti convocati di beneficiare delle tariffe più economiche.
      Gli ordinatori per i pagamenti esamineranno con particolare attenzione le domande di rimborso in cui prezzi dei voli risultano anomalmente elevati. Si riserveranno di effettuare ogni verifica necessaria e chiedere al proponente convocato eventuali documenti giustificativi utili a tal fine, così come potranno, se le circostanze lo motivano, limitare il rimborso alle tariffe normalmente praticate per il tragitto consueto tra il luogo d’origine del proponente convocato e il luogo in cui si tiene il colloquio.
      3)   Quando, tenuto conto delle spese che i proponenti disabili convocati sostengono a causa del loro handicap o dell’eventuale accompagnatore, le indennità di cui all’articolo 3 sono chiaramente insufficienti, le spese saranno rimborsate su richiesta dell’ordinatore responsabile su presentazione di documenti giustificativi.
      4)   L’ERCEA non può essere ritenuta responsabile di eventuali danni materiali, immateriali o corporali subiti dai proponenti convocati o dagli accompagnatori al seguito di proponenti disabili convocati durante il viaggio o la permanenza nel luogo in cui si tiene il colloquio, tranne se il danno è direttamente imputabile all’ERCEA.
      In particolare, i proponenti convocati che utilizzano il proprio mezzo di trasporto per partecipare al colloquio sono interamente responsabili degli eventuali incidenti che potrebbero causare.
      Articolo 2
      1)   Tutti i proponenti convocati hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio dal luogo d’origine indicato nell’invito (indirizzo professionale o privato) fino al luogo in cui si tiene il colloquio, con i mezzi di trasporto ritenuti più idonei tenuto conto della distanza: in generale, per i tragitti inferiori a 400 km (di sola andata, sulla base della distanza ufficiale per ferrovia), biglietto ferroviario di prima classe, e per i tragitti superiori a 400 km biglietto aereo di classe economica.
      Se il viaggio in aereo comporta un volo senza scali di durata pari o superiore a quattro ore, è rimborsato un biglietto di classe business.
      2)   Le spese di viaggio in veicolo privato sono rimborsate al pari di un biglietto ferroviario di prima classe.
      3)   Se il tragitto non è servito dal treno, il costo del viaggio in veicolo privato è rimborsato applicando un importo di 0,22 EUR per km.
      4)   Le spese di taxi e di parcheggio sostenute nel luogo d’origine (o nell’aeroporto di partenza) non sono rimborsate.
      Articolo 3
      1)   L’indennità giornaliera versata per ogni giornata di colloquio è un rimborso forfettario delle spese sostenute nel luogo in cui si tiene il colloquio, ivi compresi i pasti e i trasporti locali (autobus, tram, taxi, parcheggi, pedaggi autostradali ecc..), come pure le assicurazioni viaggio e infortuni.
      2)   L’indennità giornaliera è di 92,00 EUR.
      3)   Se il luogo d’origine citato nella lettera d’invito è a una distanza pari o inferiore a 100 km dal luogo del colloquio, l’indennità giornaliera è ridotta del 50 %.
      4)   I proponenti convocati che sono obbligati a passare una o più notti nel luogo in cui si tiene il colloquio a causa dell’incompatibilità tra gli orari dei colloqui e gli orari dei voli o dei treni (45), hanno diritto anche ad un’indennità d’alloggio di 100,00 EUR per notte. Il numero di notti non deve superare il numero di giorni del colloquio + 1.
      5)   Un’indennità d’alloggio e/o un’indennità giornaliera supplementari possono eccezionalmente essere versate se l’estensione del soggiorno permette al proponente convocato di ottenere una riduzione delle spese di viaggio superiore all’importo di queste indennità.
      Articolo 4
      1)   Il rimborso è effettuato dall’ERCEA su presentazione di una domanda di rimborso, debitamente compilata e firmata dal proponente convocato per il colloquio e dal funzionario dell’ERCEA addetto ad attestare l’effettiva presenza di quest’ultimo.
      Firmando la domanda di rimborso, i proponenti convocati per un colloquio dichiarano sull’onore che le spese di viaggio e/o le indennità richieste non saranno coperte da un’altra istituzione dell’Unione europea né da nessun’altra organizzazione o persona per lo stesso viaggio né lo stesso periodo, e che la loro domanda corrisponde ai costi realmente sostenuti. Le irregolarità e/o le dichiarazioni false comporteranno l’applicazione di sanzioni amministrative per analogia con l’articolo 265 bis, paragrafo 3, delle modalità d’esecuzione del regolamento finanziario.
      2)   Le spese di viaggio saranno rimborsate su presentazione dei documenti giustificativi originali entro 30 giorni civili dall’ultimo giorno di colloquio: biglietti e fatture o, in caso di prenotazioni on line, la stampa cartacea della prenotazione elettronica e le carte d’imbarco per il tragitto d’andata. I documenti forniti devono indicare la classe di viaggio, l’ora e l’importo versato.
      Fatto salvo se il proponente convocato per un colloquio è in grado di fornire una valida giustificazione che viene accettata con decisione motivata dall’ordinatore responsabile, l’inosservanza delle disposizioni del presente paragrafo esenta l’ERCEA dall’obbligo di rimborsare le spese di viaggio o versare una qualsiasi indennità.
      3)   L’ERCEA rimborsa le spese dei proponenti convocati per un colloquio entro i termini fissati dalle modalità d’esecuzione del regolamento finanziario.
      4)   Le spese di viaggio sono rimborsate in euro, se opportuno al tasso di cambio applicabile il giorno del colloquio.
      5)   L’indennità giornaliera e, se del caso, l’indennità d’alloggio sono versate in euro al tasso forfettario applicabile il giorno del colloquio. L’indennità giornaliera e l’indennità d’alloggio possono essere adeguate in base al costo della vita a Bruxelles.
      6)   Tutti i rimborsi delle spese di viaggio e il versamento delle indennità giornaliere e/o d’alloggio sono effettuati sullo stesso unico conto bancario.
      7)   L’ordinatore delegato può, con decisione motivata e su presentazione di documenti giustificativi, autorizzare il rimborso delle spese che i proponenti convocati a un colloquio hanno sostenuto a causa di istruzioni specifiche ricevute per iscritto.
      5.4.   Allegato D — Sicurezza — Azioni CER che richiedono particolare cautela
      
      A)   Introduzione
      
      Si applicano procedure speciali alle attività di ricerca inerenti alla sicurezza, dovute al carattere delicato dei temi trattati e alle carenze di capacità che occorre risolvere per proteggere i cittadini europei. Se considerate sensibili, le azioni del CER rientreranno nella categoria dei materiali classificati UE (46).
      Tali procedure sono descritte qui di seguito. Si applicano alle azioni del CER, se del caso, quando si trattano temi delicati sul piano della sicurezza.
      B)   Identificazione delle azioni del CER che potrebbero essere considerate classificate
      
      Un’azione del CER delicata sul piano della sicurezza è un’azione che può richiedere l’uso di informazioni classificate.
      Un contrassegno «sicurezza» sarà attribuito a una proposta nel caso in cui:
      
                  —
               
               
                  il proponente dichiara che la sua proposta è delicata sotto questo aspetto,
               
            
                  —
               
               
                  gli esperti o l’ERCEA individuano o sospettano che:
                  
                              —
                           
                           
                              le conoscenze preesistenti utilizzate sono o possono essere informazioni classificate,
                           
                        
                              —
                           
                           
                              si prevede di classificare alcune delle conoscenze acquisite.
                           
                        
            Non appena ad una proposta verrà attribuito il contrassegno «sicurezza», le circostanze dei lavori previsti saranno oggetto di un ulteriore attento esame secondo la procedura descritta al punto C.
      Se specificato nella relativa guida per i proponenti, le proposte devono indicare, se del caso, le conoscenze preesistenti necessarie per condurre a termine l’azione del CER e le conoscenze acquisite classificate che risulteranno dall’azione. In caso di proposta che implica informazioni classificate (conoscenze preesistenti e/o acquisite), due documenti devono fare parte integrante della stessa: «Disposizioni sugli aspetti di sicurezza» (SAL) (47) e il relativo allegato «Guida alla classificazione di sicurezza» (SCG) (48).
      L’SCG riguarderà gli aspetti seguenti:
      
                  —
               
               
                  il livello di classificazione delle conoscenze esistenti e acquisite,
               
            
                  —
               
               
                  quali partecipanti avranno accesso a quali informazioni.
               
            Sarà inoltre necessario produrre i seguenti i documenti seguenti:
      
                  —
               
               
                  una copia dei «nulla osta di sicurezza dei luoghi» (FSC) (o domande di nulla osta). La validità dei nulla osta sarà controllata dai servizi della Commissione preposti alla sicurezza, tramite l’apposito canale ufficiale con le competenti autorità di sicurezza nazionali (NSA),
               
            
                  —
               
               
                  l’autorizzazione scritta ufficiale a utilizzare le conoscenze preesistenti classificate, rilasciata dalle autorità di sicurezza competenti.
               
            I documenti SAL e SCG, accompagnati dai documenti giustificativi, sono anch’essi esaminati nell’ambito della procedura di vaglio descritta in appresso.
      C)   Vaglio delle azioni del CER che potrebbero essere considerate classificate
      
      Al termine della valutazione scientifica delle proposte è stilata una graduatoria. L’ERCEA redige un elenco delle proposte ritenute idonee a beneficiare di un finanziamento, ossia quelle che non sono state respinte e per le quali sono disponibili dei fondi, accompagnato da uno o più elenchi di riserva.
      Ogni azione del CER che figura con il contrassegno «sicurezza» sull’elenco delle proposte ammesse e sugli elenchi di riserva è sottoposta ad una procedura di vaglio. Questa procedura è svolta da un sottocomitato ad hoc, il «comitato di vaglio della sicurezza».
      Il «comitato di vaglio della sicurezza» è composto da rappresentanti degli Stati membri nominati in stretto collegamento con le autorità nazionali competenti in materia di sicurezza, assistiti, all’occorrenza, da rappresentanti del relativo comitato del programma; la composizione del comitato rispecchia i paesi d’origine dei proponenti. È presieduto da un rappresentante della Commissione.
      Il comitato verifica se i proponenti hanno debitamente tenuto conto di tutti gli aspetti inerenti alla sicurezza. Le proposte sono esaminate dai membri del comitato rappresentanti gli stessi paesi dei proponenti.
      Questo processo dovrebbe sfociare in una posizione comune dei rappresentanti nazionali interessati, che dovrebbero formulare una delle raccomandazioni seguenti:
      
                  —
               
               
                  
                     la classificazione non è necessaria. La procedura di preparazione delle convenzioni di sovvenzione del CER può essere avviata (sebbene possano essere fatte, se del caso, raccomandazioni sulla preparazione),
               
            
                  —
               
               
                  
                     la classificazione è necessaria. Sono formulate raccomandazioni specifiche in merito alla preparazione della convenzione di sovvenzione del CER indicando le condizioni da soddisfare in detta convenzione. L’azione del CER diverrà un’azione classificata (49) e sarà classificata UE al livello di classificazione più alto attribuito alle informazioni utilizzate/prodotte dall’azione CER di cui nei documenti SAL e SCG,
               
            
                  —
               
               
                  
                     la proposta è troppo delicata per essere finanziata, poiché i proponenti non possiedono né l’esperienza, né le competenze, né le autorizzazioni che servono a trattare adeguatamente le informazioni classificate. In tal caso la proposta può essere respinta e l’ERCEA ne spiegherà le ragioni, a meno che non siano anch’esse classificate.
               
            Il livello di classificazione sarà determinato in base alla suddetta posizione comune. Pertanto, l’ERCEA, con tutte le NSA coinvolte, verificherà nel corso della preparazione e dell’esecuzione della convenzione di sovvenzione che siano compiute tutte le procedure e le azioni necessarie per garantire il congruo impiego delle informazioni classificate.
      D)   Licenze d’esportazione e di trasferimento
      
      Una proposta può anche essere giudicata sensibile, indipendentemente da qualsiasi classificazione di sicurezza, se prevede uno scambio di materiale subordinato al possesso di una licenza di trasferimento o d’esportazione.
      In questo contesto i proponenti devono conformarsi alle legislazioni nazionali e alla regolamentazione dell’UE (50). Se per svolgere le attività programmate è necessario possedere licenze di esportazione (o licenze intra UE), i proponenti devono indicare chiaramente i requisiti che occorre soddisfare per ottenere tali licenze ed allegare copia delle medesime (o delle domande afferenti).
      E)   Cooperazione internazionale
      
      Non possono essere invocati motivi di sicurezza per giustificare il respingimento di proposte inerenti ad azioni del CER non classificate che comportano la partecipazione di soggetti stabiliti in paesi terzi (51). Le sole eccezioni si verificano nei casi seguenti:
      
                  —
               
               
                  il tema della proposta è stato descritto nel programma di lavoro come non aperto alla cooperazione internazionale, nel qual caso ogni proposta che preveda una cooperazione internazionale è dichiarata non ammissibile,
               
            
                  —
               
               
                  la proposta è accompagnata dal contrassegno «sicurezza», nel qual caso è esaminata secondo la procedura descritta in precedenza.
               
            
         (1)  GU L 57 del 24.2.2007, pag. 14.
      
         (2)  GU L 400 del 30.12.2006, pag. 242.
      
         (3)  GU L 9 del 12.1.2008, pag. 15.
      
         (4)  GU L 412 del 30.12.2006, pag. 1.
      
         (5)  GU L 391 del 30.12.2006, pag. 1.
      
         (6)  GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.
      
         (7)  Con l’eventuale eccezione delle azioni di coordinamento e sostegno di cui all’articolo 14 delle regole di partecipazione.
      
         (8)  http://cordis.europa.eu/home_it.html; http://ec.europa.eu/research/participants/portal; http://erc.europa.eu
      
         (9)  In via eccezionale, il ricercatore principale può fungere lui stesso da soggetto giuridico proponente.
      
         (10)  L’operatore che ha effettuato la trasmissione elettronica può contattare il proponente per chiarire o risolvere problemi tecnici relativi alla trasmissione.
      
         (11)  Il carattere completo delle informazioni contenute nella proposta sarà valutato dagli esperti indipendenti. I controlli d’ammissibilità riguardano soltanto la presenza delle parti e dei formulari opportuni e la validità dei documenti complementari richiesti.
      
         (12)  Le proposte sono di norma valutate in base ai criteri stabiliti nel meccanismo di finanziamento per il quale sono state presentate. Se però risulta che non sia stato scelto il tipo di finanziamento giusto, l’ERCEA può decidere di valutare la proposta in base ai criteri di un altro meccanismo di finanziamento. Ciò è possibile soltanto se è evidente che la proposta non corrisponde, o corrisponde in parte, al meccanismo di finanziamento inizialmente scelto e se l’invito ne prevede uno più adeguato.
      
         (13)  Il comitato è costituito da personale del’ERCEA e, se necessario, da funzionari o agenti della Commissione in possesso delle competenze necessarie in materia giuridica e/o sui sistemi d’informazione. Esso esamina la proposta e le circostanze in cui è stata presentata e offre un parere qualificato a sostegno della decisione di rigetto o accettazione della proposta per ragioni d’ammissibilità. Il comitato può decidere di contattare il ricercatore principale e il soggetto giuridico proponente per chiarire un determinato aspetto.
      
         (14)  I membri del personale di agenzie specializzate dell’UE sono considerati esperti esterni.
      
         (15)  Articolo 17, paragrafo 2, delle regole di partecipazione.
      
         (16)  La nomina degli esaminatori inter pares delle azioni di coordinamento e sostegno non richiede necessariamente l’intervento del consiglio scientifico.
      
         (17)  Conformemente alle regole di partecipazione e/o alla decisione C(2008)5694 della Commissione dell’8 ottobre 2008 relativa alla delega di competenze all’ERCEA.
      
         (18)  L’Unione europea attua una politica d’equilibrio e di pari opportunità tra gli uomini e le donne nel campo della ricerca. Si applica a tal fine la decisione 2000/407/CE della Commissione, del 19 giugno 2000, riguardante l’equilibrio tra i sessi nei comitati e nei gruppi di esperti da essa istituiti. Nello stesso contesto, l’articolo 17, paragrafo 2, delle regole di partecipazione prevede che siano «adottate misure adeguate a garantire un ragionevole equilibrio di genere nella costituzione dei gruppi di esperti indipendenti.»
      
         (19)  La guida per i proponenti può autorizzare il proponente ad indicare un massimo di tre persone.
      
         (20)  Si deve trattare di ragioni ben fondate: rivalità scientifica diretta, ostilità professionale o ogni situazione simile che pregiudicherebbe l’obiettività dell’esperto potenziale o indurrebbe a dubitare della sua obiettività.
      
         (21)  GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1.
      
         (22)  Articolo 15 delle regole di partecipazione.
      
         (23)  Le proposte sono di norma valutate in base ai criteri stabiliti nel meccanismo di finanziamento per il quale sono state presentate. Se però risulta che non sia stato scelto il tipo di finanziamento giusto, l’ERCEA può decidere di valutare la proposta in base ai criteri di un altro meccanismo di finanziamento. Ciò è possibile soltanto se è evidente che la proposta non corrisponde, o corrisponde in parte, al meccanismo di finanziamento inizialmente scelto e se l’invito ne prevede uno più adeguato.
      
         (24)  Conformemente all’articolo 16, paragrafo 1, delle regole di partecipazione.
      
         (25)  Può anche trattarsi di membri di gruppi diversi dal gruppo al quale la proposta è stata attribuita, o anche di consulenti.
      
         (26)  Sono ricomprese anche le proposte intergruppi o interdisciplinari, che possono essere attribuite a membri di più gruppi o a consulenti supplementari.
      
         (27)  Articolo 15, paragrafo 2, delle regole di partecipazione.
      
         (28)  «Irregolarità» ai sensi del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 del Consiglio (GU L 312 del 23.12.1995, pag. 1).
      
         (29)  Questa procedura di ricorso non sostituisce i canali abituali a disposizione per tutte le azioni dell’ERCEA e della Commissione, ossia: il segretariato generale della Commissione, in caso di violazione del codice di buona condotta amministrativa (per quanto riguarda le relazioni con il pubblico); il Mediatore europeo, in caso di «cattiva amministrazione»; la Corte di giustizia dell’Unione europea, nel caso di una decisione riguardante una persona fisica o giuridica.
      
         (30)  Sulla base dell’elenco definitivo redatto dall’ERCEA conformemente al punto 3.1.7.
      
         (31)  Queste informazioni possono includere i nomi dei ricercatori principali e dei soggetti giuridici proponenti, il titolo e l’acronimo della proposta.
      
         (32)  Contraenti e/o beneficiari di azioni di coordinamento e sostegno.
      
         (33)  I ricercatori principali e/o le istituzioni ospitanti.
      
         (34)  Tra cui, se necessario, la procedura di consultazione del comitato di programma prevista nel programma specifico «Idee».
      
         (35)  Conformemente all’articolo 16, paragrafo 4, delle regole di partecipazione, e in applicazione delle norme della Commissione sulla verifica dell’esistenza e dello status giuridico dei partecipanti e delle loro capacità operative e finanziarie, nelle azioni indirette sostenute da una sovvenzione a titolo del 7o PQ [C(2007) 2466].
      
         (36)  Le condizioni supplementari possono consistere in requisiti di carattere etico.
      
         (37)  Articolo 114 del regolamento finanziario.
      
         (38)  Oppure dagli eventuali contraenti ai quali sono stati affidati i compiti amministrativi inerenti alle sessioni di valutazione.
      
         (39)  I settori seguenti sono di competenza della DG RTD: cellule staminali dell’embrione umano, primati diversi dall’uomo, interventi sull’uomo; le proposte che rientrano in queste categorie sono automaticamente presentate alla DG RTD per essere sottoposte a valutazione etica.
      
         (40)  Come le prove cliniche e la ricerca che utilizza tecniche invadenti su persone (prelievo di campioni tissulari ad esempio).
      
         (41)  Le proposte che rientrano in queste categorie sono presentate automaticamente alla DG RTD per essere sottoposte ad una valutazione etica.
      
         (42)  Tenuto conto della dichiarazione della Commissione del 24 luglio 2006 (GU L 412 del 30.12.2006, pag. 42).
      
         (43)  GU L 400 del 30.12.2006, pag. 243.
      
         (44)  L’ERCEA può allestire un sistema di trasmissione elettronica da applicarsi ai formulari cartacei e ai documenti originali che devono essere presentati nell’ambito di queste regole relative al rimborso.
      
         (45)  In linea di massima, ai proponenti convocati non può essere chiesto di partire dal luogo d’origine o dal luogo in cui si tiene il colloquio prima delle 7.00 (ferrovia o altro mezzo di trasporto) o delle 8.00 (aereo), di arrivare nel luogo in cui si tiene il colloquio dopo le 21.00 (aereo) o 22.00 (treno o altro mezzo di trasporto), di arrivare al loro luogo d’origine dopo le 23.00 (aereo, ferrovia o altro mezzo di trasporto).
      
         (46)  Come definito nella decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 29 novembre 2001, che modifica il regolamento interno della Commissione (GU L 317 del 3.12.2001, pag.1) per quanto riguarda le disposizioni in materia di sicurezza, e le sue modifiche successive.
      
         (47)  Disposizioni sugli aspetti di sicurezza (SAL): «pacchetto di condizioni contrattuali specifiche emesso dal committente, che è parte integrante di un contratto classificato implicante l’accesso o la produzione di informazioni classificate UE e in cui sono individuati i requisiti di sicurezza o gli elementi del contratto classificato che richiedono una protezione di sicurezza». È questa la definizione data al punto 27 della decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom.
      
         (48)  Come definito nella decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom.
      
         (49)  Il trattamento dei dati riservati è disciplinato da tutta la relativa normativa UE, ivi compresi i regolamenti interni delle istituzioni, come la decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom che ne modifica il regolamento interno per quanto concerne le disposizioni in materia di sicurezza.
      
         (50)  Regolamento (CE) n. 428/2009 del Consiglio, del 5 maggio 2009, che istituisce un regime comunitario di controllo delle esportazioni, del trasferimento, dell’intermediazione e del transito di prodotti a duplice uso (GU L 134 del 29.5.2009, pag. 1).
      
         (51)  S’intende per «paese terzo» ogni paese che non è membro dell’UE né associato al 7o PQ.