CELEX: 32011D0722(01)
Language: sv
Date: 2011-07-22 00:00:00
Title: Bestämmelser om allmänhetens tillgång till europaparlamentets handlingar – Presidiets beslut av den 28 november 2001

22.7.2011   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               C 216/19
            
         BESTÄMMELSER OM ALLMÄNHETENS TILLGÅNG TILL EUROPAPARLAMENTETS HANDLINGAR
   Presidiets beslut av den 28 november 2001 (1)
       (2)
       (3)
       (4)
   
   2011/C 216/07
   PRESIDIET HAR FATTAT DETTA BESLUT
   med beaktande av artikel 15.3 i EUF-fördraget,
   med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, i synnerhet artiklarna 11, 12 och 18,
   med beaktande av artiklarna 23.2, 23.12, 103.1 och 104 i arbetsordningen, och av följande skäl:
   De allmänna principerna för tillgång till handlingar har fastställts i enlighet med artikel 15.3 i EUF-fördraget och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001.
   I enlighet med f.d. artikel 255.3 i EG-fördraget och artikel 18.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 anpassade Europaparlamentet sin arbetsordning genom ett beslut av den 13 november 2001.
   Enligt artikel 104.2, 104.3 och 104.4 i parlamentets arbetsordning ska presidiet anta regler för att inrätta ett register över hänvisningar till handlingar samt förfaranden för tillgång till handlingar och utse de organ som blir ansvariga för behandling av ansökningar om tillgång.
   De bestämmelser som avser avgiftssystemet för utfärdande av omfattande tryckta handlingar bör anpassas till föreskrifterna i artikel 10 i förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001, i syfte att ange den extra avgift som sökanden ska betala då det rör sig om tillhandahållande av omfattande handlingar.
   För att underlätta medborgarnas insyn är det lämpligt att i ett enda beslut samla bestämmelserna om hur registret över Europaparlamentets handlingar ska föras.
   Förordning (EG) nr 1049/2001 gör det inte möjligt att särbehandla sökande, utan de beslut som antas i enlighet med denna förordning har erga omnes-effekt. Ledamöterna och institutionernas personal har dock det förmånstillträde som beviljas dem genom parlamentets arbetsordning, budgetförordningen, förordning (EG) nr 45/2001 och tjänsteföreskrifterna, som de kan tillämpa i stället för att åberopa förordning (EG) nr 1049/2001.
   Förordning (EG) nr 1049/2001 och detta beslut reglerar inte heller tillgång till och överföring av handlingar mellan institutionerna, eftersom dessa frågor omfattas av interinstitutionella avtal.
   Förordning (EG) nr 1049/2001 rör tillgång till befintliga handlingar, och ansökningar om information ska behandlas på grundval av andra bestämmelser.
   Presidiet har genom sitt beslut av den 8 mars 2010 antagit en ny förteckning över de kategorier av Europaparlamentets handlingar som är direkt tillgängliga.
   Det bör införas tekniska ändringar som en följd av de erfarenheter som gjorts på senare år inom institutionen och under utvecklingen av parlamentets webbplats.
   HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
   AVDELNING I
   
      ELEKTRONISKT REGISTER ÖVER HÄNVISNINGAR
   
   Artikel 1
   Upprättande
   1.   Ett elektroniskt register över hänvisningar ska upprättas för Europaparlamentets handlingar.
   2.   Det således upprättade registret över hänvisningar ska (om inget annat sägs i den följande punkten) innehålla hänvisningar till handlingar som upprättats inom eller mottagits av institutionen från och med det datum då förordning (EG) nr 1049/2001 börjar tillämpas (5).
   3.   På grundval av artikel 10.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska det inte vara nödvändigt att i det elektroniska registret över hänvisningar ange handlingar från andra institutioner som mottagits av Europaparlamentet och som redan är lätt tillgängliga i den berörda institutionens elektroniska register. Det elektroniska registret över hänvisningar ska innehålla en länk till registret för den institution som upprättat handlingen.
   4.   Hänvisningen utgör handlingens ”identitetskort” och innehåller inte bara de uppgifter som krävs enligt artikel 11.2 i förordning (EG) nr 1049/2001, utan även, i möjligaste mån, uppgifter som gör det möjligt att identifiera den myndighet som upprättat varje handling, de språk på vilka handlingen finns tillgänglig, handlingens status, handlingens kategori och den plats där handlingen finns förvarad.
   Artikel 2
   Mål
   Det elektroniska registret över hänvisningar ska vara utformat så att det gör det möjligt att
   
               —
            
            
               identifiera handlingar med hjälp av ett enhetligt referenssystem,
            
         
               —
            
            
               ge direkt tillgång till handlingar, i synnerhet lagstiftningshandlingar,
            
         
               —
            
            
               ge information i de fall då handlingar inte är direkt tillgängliga i elektronisk form, i enlighet med artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.
            
         Artikel 3
   Förvaltning
   Enheten ”Öppenhet — allmänhetens tillgång till handlingar och förbindelserna med företrädare för intressegrupper” (nedan kallad ”den ansvariga enheten”) ska
   
               —
            
            
               kontrollera hur handlingar som Europaparlamentet upprättat eller mottagit registreras i det elektroniska registret över hänvisningar,
            
         
               —
            
            
               ta emot och behandla ansökningar om tillgång i skriftlig eller elektronisk form inom en tidsfrist om 15 arbetsdagar, vilken kan förlängas,
            
         
               —
            
            
               sända en bekräftelse om mottagande,
            
         
               —
            
            
               hjälpa sökanden med preciseringar av innehållet i ansökan och samråda med sökanden i de fall då mycket långa och komplicerade handlingar begärs,
            
         
               —
            
            
               underlätta sökandens tillgång till redan offentliggjorda handlingar,
            
         
               —
            
            
               samordna svaret med den enhet som upprättat handlingen eller som innehar den, eller med behörig person när ansökningen rör en handling som inte finns upptagen i registret eller när ansökningen rör en handling som omfattas av de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001,
            
         
               —
            
            
               samråda med tredje parter i enlighet med artikel 4.4 i förordning (EG) nr 1049/2001.
            
         Artikel 4
   Införande av handlingar i det elektroniska registret över hänvisningar
   1.   Hänvisningar till handlingar ska föras in i det elektroniska registret över hänvisningar i enlighet med de anvisningar som antagits av generalsekreteraren, vilka ska säkerställa största möjliga spårbarhet för handlingarna. Omfattningen av de handlingar som ingår i det elektroniska registret över hänvisningar ska successivt utvidgas och ska anges på registrets hemsida på webbplatsen Europarl.
   2.   I det avseendet ska det organ eller den enhet som har gett upphov till handlingen ansvara för att Europaparlamentets handlingar, sådana de definieras i artikel 104.2 i arbetsordningen, registreras i det elektroniska registret över hänvisningar.
   3.   En handling som upprättas inom ramen för ett lagstiftningsförfarande eller parlamentsverksamhet registreras i det elektroniska registret över hänvisningar så snart den inges eller offentliggörs.
   4.   Övriga handlingar som faller inom befogenhetsområdet för Europaparlamentets generalsekretariats administrativa enheter ska registreras i det elektroniska registret över hänvisningar i möjligaste mån, i enlighet med generalsekreterarens anvisningar.
   5.   Hänvisningar till handlingar från de tredje parter som avses i artikel 3 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska föras in i det elektroniska registret över hänvisningar av den enhet som handlingarna riktar sig till.
   Artikel 5
   Direkt tillgängliga handlingar
   1.   Samtliga handlingar som Europaparlamentet upprättar eller tar emot inom ramen för lagstiftningsförfarandet ska vara tillgängliga för medborgarna i elektronisk form, med förbehåll för de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.
   2.   Europaparlamentet ska göra samtliga lagstiftningshandlingar enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 elektroniskt tillgängliga genom det elektroniska registret över hänvisningar eller webbplatsen Europarl.
   3.   De kategorier av handlingar som är direkt tillgängliga ska finnas upptagna i en förteckning som presidiet antar och som offentliggörs på webbplatsen Europarl. Denna förteckning ska inte begränsa rätten till tillgång till de handlingar som inte omfattas av de uppräknade kategorierna; dessa handlingar får göras tillgängliga efter skriftlig ansökan.
   Artikel 6
   Handlingar som görs tillgängliga efter ansökan
   1.   En handling som Europaparlamentet upprättar eller tar emot utanför lagstiftningsförfarandet ska i möjligaste mån vara direkt tillgänglig för medborgarna via det elektroniska registret över hänvisningar, med förbehåll för de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.
   2.   När registreringen av en handling i det elektroniska registret över hänvisningar inte medger direkt tillgång till hela texten, antingen för att handlingen inte finns tillgänglig i elektronisk form eller för att de undantag som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 tillämpas, kan sökanden begära tillgång till handlingen skriftligt eller genom att använda det elektroniska formulär som finns tillgängligt på den hemsida för det elektroniska registret över hänvisningar som finns på webbplatsen Europarl.
   3.   En handling som Europaparlamentet upprättat eller tagit emot innan förordning (EG) nr 1049/2001 trädde i kraft och som följaktligen inte finns upptagen i det elektroniska registret över hänvisningar, ska vara tillgänglig efter skriftlig eller elektronisk ansökan, med förbehåll för de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i ovannämnda förordning.
   4.   Europaparlamentet ska ge medborgarna onlinebaserad hjälp med att ansöka om tillgång till handlingar.
   AVDELNING II
   
      URSPRUNGLIGA ANSÖKNINGAR
   
   Artikel 7
   Ansökningar som omfattas av dessa bestämmelser
   Dessa bestämmelser ska gälla alla de ansökningar om tillgång till Europaparlamentets handlingar som lämnas in med hjälp av det formulär som finns tillgängligt på hemsidan för det elektroniska registret över hänvisningar eller som uttryckligen hänför sig till rätten till tillgång till handlingar, vilken definieras i förordning (EG) nr 1049/2001. Dessa bestämmelser ska dock inte omfatta ansökningar som bygger på särskild tillgång till handlingar, vilken bland annat fastställs i parlamentets arbetsordning, budgetförordningen och förordning (EG) nr 45/2001 om skydd av personuppgifter och i tjänsteföreskrifterna.
   Artikel 8
   Ingivande av ansökningar om tillgång
   1.   En ansökan om tillgång till en av Europaparlamentets handlingar ska inges skriftligen, per fax eller i elektronisk form på ett av de språk som anges i artikel 342 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.
   2.   Elektroniska ansökningar ska i möjligaste mån inges med hjälp av det elektroniska formulär som finns på hemsidan för det elektroniska registret över hänvisningar och det onlinebaserade stödsystemet, som har till syfte att underlätta ingivandet av sådana ansökningar.
   3.   Ansökan ska vara tillräckligt utförlig och i synnerhet innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera den handling eller de handlingar som begärs, samt sökandens namn och adress.
   4.   Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig ska institutionen, i enlighet med artikel 6.2 i förordning (EG) nr 1049/2001, uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta.
   Artikel 9
   Behandling av ursprungliga ansökningar
   1.   Varje ansökan om tillgång till en handling som finns hos parlamentet ska, samma dag som den registreras, tilldelas den ansvariga enheten, som ska bekräfta mottagandet, upprätta ett svar och tillhandahålla handlingen inom den föreskrivna tidsfristen.
   2.   När ansökan avser en handling som parlamentet har upprättat och som omfattas av ett av de undantag som föreskrivs i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, eller när den begärda handlingen måste identifieras och hämtas, ska den ansvariga enheten vända sig till den enhet eller det organ som har upprättat handlingen. Denna enhet eller detta organ ska därefter föreslå hur ansökan ska besvaras inom fem arbetsdagar.
   Artikel 10
   Samråd med tredje parter
   1.   När ansökan rör handlingar från tredje parter ska den ansvariga enheten, eventuellt i samarbete med den enhet som innehar de begärda handlingarna, kontrollera tillämpligheten av ett av de undantag som fastställs i artiklarna 4 eller 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.
   2.   Om det efter denna behandling fastställs att tillgången till de begärda handlingarna måste nekas på grundval av ett av de undantag som fastställs i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, ska avslaget skickas till sökanden utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen.
   3.   Den ansvariga enheten ska bifalla ansökan utan att samråda med den tredje part som upprättat handlingen om
   
               —
            
            
               den begärda handlingen redan har offentliggjorts av textförfattaren i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001 eller liknande bestämmelser,
            
         
               —
            
            
               offentliggörandet av hela innehållet eller delar av det inte uttryckligen strider mot ett av de intressen som avses i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.
            
         4.   I alla andra fall ska de tredje parterna höras, och de ska ha fem arbetsdagar på sig att höra av sig för att det ska kunna bestämmas om något av de undantag som fastställs i artiklarna 4 eller 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska tillämpas.
   5.   Om inget svar ges inom den fastställda tidsfristen, eller om den tredje parten inte kan anträffas eller inte är möjlig att identifiera, ska Europaparlamentet fatta beslut i enlighet med undantagsbestämmelserna i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, varvid hänsyn ska tas till den tredje partens legitima intressen på grundval av det material som Europaparlamentet förfogar över.
   Artikel 11
   Svarsfrist
   1.   Om tillgång beviljas ska den ansvariga enheten, inom 15 arbetsdagar efter registreringen av ansökan, bevilja tillgång till de begärda handlingarna.
   2.   Om Europaparlamentet inte kan bevilja tillgång till de begärda handlingarna, ska det skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits och upplysa sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan.
   3.   I detta fall ska sökanden ha 15 arbetsdagar på sig för att inge den bekräftande ansökan efter det att han eller hon mottagit beskedet.
   4.   I undantagsfall, om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.
   5.   Om inget besked ges av institutionen inom den föreskrivna tidsfristen ska sökanden ha rätt att inge en bekräftande ansökan.
   Artikel 12
   Behörig myndighet
   1.   Ursprungliga ansökningar som inges till Europaparlamentet ska behandlas av generalsekreteraren, under överinseende av den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, såsom föreskrivs i artikel 104.4 och 104.6 i arbetsordningen.
   2.   Bifall av ursprungliga ansökningar ska översändas till sökanden av generalsekreteraren eller av den ansvariga enheten under generalsekreterarens överinseende.
   3.   Beslut om avslag på en ursprunglig ansökan ska med vederbörlig motivering fattas av generalsekreteraren på förslag av den ansvariga enheten efter samråd med den enhet som har upprättat handlingen. Varje avslag ska för kännedom tillställas ansvarig vice talman.
   4.   Generalsekreteraren eller den ansvariga enheten får när som helst uppmana rättstjänsten och/eller den ansvarige för uppgiftsskydd att yttra sig om hur ansökan om tillgång ska följas upp.
   AVDELNING III
   
      BEKRÄFTANDE ANSÖKNINGAR
   
   Artikel 13
   Ingivande
   1.   En bekräftande ansökan ska inges inom 15 arbetsdagar, antingen från och med mottagande av beskedet om att ansökan om tillgång till den begärda handlingen avslagits helt eller delvis, eller – om inget svar på den ursprungliga ansökan överhuvudtaget ges – efter att svarsfristen löpt ut.
   2.   Den bekräftande ansökan ska respektera de formella krav som föreskrivs i artikel 8 i detta beslut avseende ursprungliga ansökningar.
   Artikel 14
   Behandling och samråd
   1.   En bekräftande ansökan registreras och eventuella samråd genomförs enligt de förfaranden som föreskrivs i artiklarna 9 och 10 i detta beslut.
   2.   Parlamentet ska inom 15 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till handlingen eller skriftligen eller elektroniskt ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits.
   3.   I undantagsfall, om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i föregående punkt förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.
   Artikel 15
   Behörig myndighet
   1.   Det ankommer på parlamentets presidium att besvara de bekräftande ansökningarna. Den vice talman som ansvarar för behandling av ansökningar om tillgång till handlingar ska under presidiets överinseende fatta beslut i presidiets ställe om de bekräftande ansökningarna.
   2.   Vice talmannen är skyldig att underrätta presidiet om sitt beslut vid det första sammanträdet efter det att beslutet har fattats och den sökande har underrättats. Om vice talmannen anser det nödvändigt får han eller hon inom utsatt tid lägga fram sitt förslag till beslut för presidiet, till exempel om svaret berör en principfråga när det gäller Europaparlamentets öppenhet. Vice talmannen ska rätta sig efter presidiets beslut i svaret till den sökande.
   3.   Vice talmannen och presidiet ska fatta sitt beslut på grundval av ett förslag som den ansvariga enheten ska ta fram efter delegering av generalsekreteraren. Denna enhet får höra den ansvarige för uppgiftsskydd, som ska yttra sig inom tre arbetsdagar.
   4.   Svarsförslaget kan bli föremål för en förhandsgranskning av rättstjänsten, som ska yttra sig inom tre arbetsdagar.
   Artikel 16
   Överklagande
   1.   Om Europaparlamentet helt eller delvis avslår en ansökan om tillgång ska institutionen underrätta sökanden om de rättsmedel som finns, nämligen om möjligheten att väcka talan mot institutionen eller framföra klagomål till Europeiska ombudsmannen enligt de villkor som anges i artiklarna 263 och 228 i EUF-fördraget.
   2.   Om inget besked ges inom den föreskrivna tidsfristen, ska ansökan anses ha avslagits och sökanden ska ha rätt att väcka talan och/eller framföra klagomål i enlighet med relevanta bestämmelser i föregående punkt.
   AVDELNING IV
   
      INFÖRANDE I DET ELEKTRONISKA REGISTRET ÖVER HÄNVISNINGAR OCH TILLGÅNG TILL KÄNSLIGA HANDLINGAR
   
   Artikel 17
   Införande av känsliga handlingar i det elektroniska registret över hänvisningar
   1.   Känsliga handlingar enligt artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska föras in i det elektroniska registret över hänvisningar om den myndighet varifrån handlingen härrör ger sitt godkännande. Det ankommer på de personer eller organ vid Europaparlamentet som tar emot den känsliga handlingen från en tredje part att precisera de hänvisningar som kan förekomma i den. Dessa personer eller organ ska ta emot råd från den vice talman som ansvarar för behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, från generalsekreteraren eller, i förekommande fall, från ordföranden för berört parlamentsutskott.
   2.   Varje handling som upprättats av parlamentet och som hänför sig till en känslig handling ska föras in i det elektroniska registret över hänvisningar endast med tillstånd från den vice talman som ansvarar för behandling av ansökningar om tillgång till handlingar. De hänvisningar som en sådan handling ges ska fastställas på samma villkor som föreskrivs i föregående punkt.
   Artikel 18
   Behandling av ansökningar om tillgång till handlingar
   Generalsekreteraren ska översända ansökan om tillgång till en känslig handling till den vice talman som är ansvarig för behandling av ansökningar om tillgång till handlingar, som ska svara på ursprungliga ansökningar. Det ankommer på presidiet att besvara en bekräftande ansökan; presidiet kan delegera denna uppgift till talmannen. Den ansvarige vice talmannen och presidiet eller talmannen ska ta emot råd av generalsekreteraren eller, i förekommande fall, av ordföranden för det berörda parlamentsutskottet. Villkoren för registrering och tidsfristerna ska vara desamma som för andra ansökningar om tillgång.
   Artikel 19
   Behöriga personer
   Vid behandling av ansökningar om tillgång till känsliga handlingar ska följande personer ha rätt att ta del av handlingarna: Europaparlamentets talman, den vice talman som ansvarar för behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, ordföranden för det direkt berörda parlamentsutskottet samt generalsekreteraren och den ansvariga enhetens personal, om inte särskild behörighet föreskrivs i avtal som ingåtts med de andra institutionerna.
   Artikel 20
   Skydd av känsliga handlingar
   En känslig handling ska omfattas av strikta säkerhetsregler, så att handläggningen inom institutionerna av handlingen omfattas av sekretess. I det avseendet ska dessa regler ta hänsyn till interinstitutionella avtal.
   AVDELNING V
   
      TILLHANDAHÅLLANDE AV HANDLINGAR
   
   Artikel 21
   Kostnad för svaret
   1.   Utöver vad som sägs i artikel 10.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 kan sökanden åläggas att betala en avgift på 0,10 euro per sida, plus porto, om handlingarnas storlek överstiger 20 sidor. Kostnaderna i samband med andra medier ska beslutas från fall till fall men får inte vara högre än vad som är rimligt.
   2.   Offentliggjorda handlingar berörs inte av detta beslut och ska även i fortsättningen omfattas av ett eget prissystem.
   AVDELNING VI
   
      TILLÄMPNING AV BESLUTET
   
   Artikel 22
   Tillämpning
   Detta beslut är tillämpligt med iakttagande av och utan att påverka bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001 samt i Europaparlamentets arbetsordning.
   Artikel 23
   Översyn
   Detta beslut ska bli föremål för en ny prövning åtminstone varje gång förordning (EG) nr 1049/2001 ändras.
   Artikel 24
   Ikraftträdande
   Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning
       (6).
   
      (1)  EGT C 374, 29.12.2001, s. 1.
   
      (2)  Konsoliderat av presidiet den 3 maj 2004.
   
      (3)  Ändrat av presidiet den 26 september 2005 och offentliggjort i EUT C 289, 22.11.2005, s. 6.
   
      (4)  Ändrat av presidiet den 22 juni 2011 och offentliggjort i EUT C 216, 22.7.2011, s. 19.
   
      (5)  Den 3 december 2001.
   
      (6)  Dvs. den 29 december 2001, den 22 november 2005 och den 22 juli 2011.