CELEX: 32015D0355
Language: fi
Date: 2015-03-02 00:00:00
Title: Neuvoston päätös (EU) 2015/355, annettu 2 päivänä maaliskuuta 2015 , Euroopan kehitysrahaston komitean työjärjestyksen hyväksymisestä

5.3.2015   
            
            
               FI
            
            
               Euroopan unionin virallinen lehti
            
            
               L 61/17
            
         NEUVOSTON PÄÄTÖS (EU) 2015/355,
   annettu 2 päivänä maaliskuuta 2015,
   Euroopan kehitysrahaston komitean työjärjestyksen hyväksymisestä
   EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
   ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen,
   ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
   ottaa huomioon neuvostossa kokoontuneiden Euroopan unionin jäsenvaltioiden hallitusten edustajien sisäisen sopimuksen vuosia 2014–2020 koskevasta, monivuotiseen rahoituskehykseen perustuvasta Euroopan unionin avun rahoituksesta AKT–EU-kumppanuussopimuksen mukaisesti sekä rahoitustuen myöntämisestä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen neljännessä osassa tarkoitetuille merentakaisille maille ja alueille (1), jäljempänä ’sisäinen sopimus’, ja erityisesti sen 8 artiklan 5 kohdan,
   ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen,
   sekä katsoo seuraavaa:
   
               (1)
            
            
               Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren valtioiden ryhmän jäsenten sekä Euroopan yhteisön ja sen jäsenvaltioiden välisessä Cotonoussa 23 päivänä kesäkuuta 2000 (2) allekirjoitetussa kumppanuussopimuksessa, sellaisena kuin se on muutettuna ensimmäisen kerran Luxemburgissa 25 päivänä kesäkuuta 2005 (3) ja toisen kerran Ouagadougoussa 22 päivänä kesäkuuta 2010 (4), jäljempänä ’AKT–EU-kumppanuussopimus’, määrätään rahoituspöytäkirjojen vahvistamisesta kutakin viisivuotiskautta varten.
            
         
               (2)
            
            
               Neuvostossa kokoontuneet jäsenvaltioiden hallitusten edustajat hyväksyivät 26 päivänä kesäkuuta 2013 AKT–EU-kumppanuussopimuksen mukaisesti sisäisen sopimuksen, jolla perustettiin jäsenvaltioiden edustajista koostuva Euroopan kehitysrahaston (EKR) komitea.
            
         
               (3)
            
            
               Euroopan kehitysrahaston komitean työjärjestyksessä olisi otettava huomioon neuvoston päätöksen 2013/755/EU (5) ja neuvoston asetuksen (EU) 2015/322 (6) asiaankuuluvat säännökset,
            
         ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
   1 artikla
   Hyväksytään liitteenä oleva Euroopan kehitysrahaston komitean työjärjestys.
   2 artikla
   Tämä päätös tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
   
      Tehty Brysselissä 2 päivänä maaliskuuta 2015.
      
         
            Neuvoston puolesta
         
         
            Puheenjohtaja
         
         D. REIZNIECE-OZOLA
      
   
   
      (1)  EUVL L 210, 6.8.2013, s. 1.
   
      (2)  EUVL L 317, 15.12.2000, s. 3.
   
      (3)  EUVL L 287, 28.10.2005, s. 4.
   
      (4)  EUVL L 287, 4.11.2010, s. 3.
   
      (5)  Neuvoston päätös 2013/755/EU, annettu 25 päivänä marraskuuta 2013, merentakaisten maiden ja alueiden assosiaatiosta Euroopan unioniin (MMA-assosiaatiopäätös) (EUVL L 344, 19.12.2013, s. 1).
   
      (6)  Neuvoston asetus (EU) 2015/322, annettu 2 päivänä maaliskuuta 2015, yhdennentoista Euroopan kehitysrahaston täytäntöönpanosta (EUVL L 58, 3.3.2015, s. 1).
   
      LIITE
      
         EUROOPAN KEHITYSRAHASTON KOMITEAN TYÖJÄRJESTYS
      
      1 artikla
      Kokoonpano
      Euroopan kehitysrahaston komitea, jäljempänä ’komitea’, muodostuu jäsenvaltioiden valtuuskunnista, jäljempänä ’valtuuskunnat’. Sen puheenjohtajana toimii komission edustaja.
      Euroopan investointipankin, jäljempänä ’EIP’, tarkkailija osallistuu komitean työskentelyyn EIP:tä koskevissa asioissa.
      Neuvoston pääsihteeristön edustaja osallistuu komitean kokouksiin tarkkailijana.
      2 artikla
      Asian saattaminen komitean käsiteltäväksi
      1.   Asia saatetaan komitean käsiteltäväksi neuvoston asetuksessa (EU) 2015/322 (1), jäljempänä ’yhdestoista EKR:n täytäntöönpanoasetus’, ja erityisesti sen 7, 9 ja 14 artiklassa ja tarvittaessa neuvoston päätöksessä 2013/755/EU (2), jäljempänä ’merentakaisten alueiden assosiaatiosta tehty päätös’, säädetyissä tapauksissa ja niissä säädettyjen menettelyjen mukaisesti. Merentakaisten alueiden assosiaatiosta tehdyllä päätöksellä komitealle siirretyn toimivallan osalta komiteaa kutsutaan nimellä ’EKR–MMA-komitea’.
      2.   Edellä 1 kohdan perusteella käsiteltäväksi saatettujen tapausten lisäksi
      
                  a)
               
               
                  komissio julkaisee yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 ja 15 artiklan perusteella hyväksytyt päätökset verkkosivustollaan hyvissä ajoin ja ilmoittaa niistä komitealle nopeimmalla ja luotettavimmalla sähköisellä menetelmällä;
               
            
                  b)
               
               
                  komissio ilmoittaa komitealle kaikki vuotuisten toimintaohjelmien sekä yksittäisten ja erityistoimenpiteiden täytäntöönpanossa ilmenneet viivästykset tai vaikeudet, mukaan lukien ennakkoon annettava tieto sellaisista budjettitukiohjelmien keskeyttämisestä ja jatkamisesta, joista saattaa aiheutua huomattavia lisäsitoumuksia tai merkittäviä muutoksia, jotka on todennäköisesti saatettava yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen säännösten mukaisesti komitean käsiteltäväksi.
               
            3 artikla
      Koolle kutsuminen
      1.   Puheenjohtaja kutsuu komitean koolle joko omasta aloitteestaan tai jäsenvaltion pyynnöstä.
      2.   Komitea voi kutsua koolle yhteisiä kokouksia muiden komiteoiden kanssa käsittelemään kysymyksiä, jotka liittyvät niiden vastuualueisiin.
      4 artikla
      Esityslista
      1.   Puheenjohtaja laatii esityslistaehdotuksen ja antaa sen komitean hyväksyttäväksi.
      2.   Esityslistassa on erotettava toisistaan
      
                  a)
               
               
                  toimenpide-ehdotukset, jotka komission on määrä hyväksyä ja joista pyydetään komitean lausuntoa yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 artiklassa säädetyn menettelyn mukaisesti;
               
            
                  b)
               
               
                  komitealle tiedoksi tai keskustelua varten joko puheenjohtajan aloitteesta tai komitean jäsenen kirjallisesta pyynnöstä toimitetut muut kysymykset.
               
            3.   Valtuuskunta voi pyytää jonkin asian sisällyttämistä komitean kokousten esityslistalle. Näitä asioita koskevat tiedot voidaan antaa suullisesti tai tarvittaessa myöhemmin kirjallisesti.
      4.   Esityslistalla on oltava edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen.
      5.   Esityslistaan liitetään alustava pitkän aikavälinen kokoussuunnitelma vähintään joka kolmas kuukausi ja aina, kun saatavilla on päivitettyä tietoa. Tässä suunnittelussa on otettava huomioon asiat, joista pyydetään lausuntoa, sekä strategiset useita aloja koskevat EKR-asiat, jotka toimitetaan tiedoksi ja/tai keskustelua varten. Suunnittelussa on sisällytettävä asiat, jotka on määrä toimittaa komitean käsiteltäviksi seuraavien kuuden kuukauden aikana. Suunnitelmassa olisi mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava myös, mitkä asiat todennäköisesti toimitetaan komitealle seuraavien kuuden kuukauden kuluessa.
      5 artikla
      Komitean jäsenille toimitettavat asiakirjat ja ehdotukset
      1.   Puheenjohtaja toimittaa kokouskutsun, ehdotuksen kokouksen esityslistaksi ja ne toimenpide-ehdotukset, joista komitealta pyydetään lausuntoa, komitean jäsenille hyvissä ajoin ennen kokousta, ottaen huomioon asioiden kiireellisyyden ja monitahoisuuden, ja joka tapauksessa vähintään 21 kalenteripäivää ennen kokouspäivää. Muut kokoukseen liittyvät asiakirjat, erityisesti tiedoksi toimitettavia asioita ja keskustelua varten tarkoitetut asiakirjat, on mahdollisuuksien mukaan toimitettava samassa määräajassa.
      Kaikki asiakirjat on toimitettava 15 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti.
      2.   Kiireellisissä tapauksissa ja silloin, kun hyväksyttävät päätökset koskevat välittömästi sovellettavia toimenpiteitä, puheenjohtaja voi omasta aloitteestaan tai komitean jäsenen pyynnöstä lyhentää 1 kohdassa tarkoitettua asiakirjojen toimittamisen määräaikaa. Tämän määräajan on oltava vähintään seitsemän kalenteripäivää. Komission on perusteltava tällaiset kiireelliset tapaukset kirjallisesti asianmukaisella tavalla.
      3.   Puheenjohtaja voi komitean jäsenen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan asianmukaisesti perustelluissa kumppanimaata tai -aluetta koskevissa äärimmäisen kiireellisissä poikkeustapauksissa, kun on kyse esimerkiksi vakavasta taloudellisesta, yhteiskunnallisesta tai poliittisesta tilanteesta, kohdemaassa tapahtuneesta luonnonkatastrofista, humanitaarisesta kriisistä tai muista olosuhteista, jotka edellyttävät erittäin nopeaa toimintaa, poiketa 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuista määräajoista. Komission on perusteltava tällaiset äärimmäisen kiireelliset tapaukset kirjallisesti asianmukaisella tavalla.
      4.   Edellä olevia 2 ja 3 kohtaa ei sovelleta yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuihin strategia-asiakirjoihin ja monivuotisiin maa- ja alueohjelmiin eikä niiden soveltamisjakson puolivälissä ja lopussa suoritettavan tarkastelun seurauksena tapahtuvaan mukauttamiseen.
      5.   Jos komitealle toimitetaan toimenpide-ehdotuksia suullista käsittelyä varten, valtuuskuntien on ilmoitettava kirjallisesti komitean sihteeristölle vähintään kolme työpäivää ennen kokouspäivää
      
                  a)
               
               
                  ehdotukset, jotka ne voivat periaatteessa jo hyväksyä ja jotka ne ehdottavat merkittäviksi 4 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun esityslistan A-kohdiksi (mahdollisesti huomautuksilla tai lisätietopyynnöillä varustettuina);
               
            
                  b)
               
               
                  ehdotukset, joista niiden mielestä tulisi keskustella kokouksessa ja jotka ne ehdottavat merkittäviksi esityslistan B-kohdiksi.
               
            Jäsenvaltion pyynnöstä mikä tahansa A-kohta voidaan ottaa keskusteltavaksi ja siirtää B-kohtien luetteloon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ennen kokousta tai poikkeustapauksissa kokouksessa.
      Valtuuskuntien on myös esitettävä mahdolliset lisätietoja koskevat huomautukset ja pyynnöt kirjallisesti mahdollisuuksien mukaan vähintään kolme työpäivää ennen kokouspäivää.
      Komissio antaa lisätietoja ja vastaa esitettyihin huomautuksiin mahdollisuuksien mukaan kirjallisesti ja viimeistään päivää ennen kokousta.
      6.   Asianmukaisesti perustelluissa erittäin kiireellisissä tapauksissa komissio voi myös soveltaa yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 artiklan 4 kohdassa säädettyä menettelyä. Tällaisissa tapauksissa puheenjohtaja toimittaa toimenpiteet komitealle sen lausunnon saamiseksi 14 päivän kuluessa niiden hyväksymisestä.
      6 artikla
      Ohjelma-asiakirjojen toimittaminen yhteiselle parlamentaariselle edustajakokoukselle
      Komission sihteeristö toimittaa yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan mukaisesti ohjelma-asiakirjat tiedoksi yhteiselle parlamentaariselle edustajakokoukselle tiedoksi samanaikaisesti kuin komitean valtuuskunnille.
      7 artikla
      Komitean lausunnot
      1.   Kun komitealta pyydetään lausuntoa, se käsittelee asiaa yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 artiklan 3 tai 4 kohdassa säädettyjen edellytysten ja menettelyjen mukaisesti ja neuvostossa kokoontuneiden Euroopan unionin jäsenvaltioiden hallitusten edustajien vuosia 2014–2020 koskevaan monivuotiseen rahoituskehykseen perustuvan Euroopan unionin avun rahoituksesta AKT–EU-kumppanuussopimuksen mukaisesti sekä rahoitustuen myöntämisestä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen neljännessä osassa tarkoitetuille merentakaisille maille ja alueille tehdyn sisäisen sopimuksen (3), jäljempänä ’sisäinen sopimus’, 8 artiklan 2 ja 3 kohdassa määrätyn menettelyn mukaisesti.
      2.   Jollei yksikään komitean jäsenistä vastusta, puheenjohtaja voi ilman virallista äänestystä todeta, että komitea on antanut toimenpide-ehdotuksesta yksimielisesti puoltavan lausunnon.
      3.   Jos suullista käsittelyä käytettäessä toimenpide-ehdotusta muutetaan olennaisesti tai siihen lisätään uusia asiatietoja kokouksen aikana, puheenjohtaja voi omasta aloitteestaan tai jäsenvaltion pyynnöstä siirtää jotakin esityslistan kohtaa koskevan äänestyksen kokouksen loppuun tai myöhempään kokoukseen.
      4.   Jos puheenjohtaja päättä olla siirtämättä 3 kohdan mukaisesti äänestystä yhden tai useamman valtuuskunnan pyynnöstä huolimatta, pyynnön esittänyt yksi tai useampi valtuuskunta voi esittää varauman, joka voidaan poistaa viimeistään kolmen työpäivän kuluessa kokousta seuraavasta päivästä alkaen. Komitean lausunto kirjataan lopullisena mainitun määräajan päätyttyä. Komissio ilmoittaa muille jäsenvaltioille niiden jäsenvaltioiden lopullisesta kannasta, joiden valtuuskunnat ovat esittäneet varauman komitealle.
      5.   Jos johonkin esityslistan kohtaan liittyviä asiakirjoja ei ole toimitettu komitean jäsenille 5 artiklan 1 ja 2 kohdassa säädetyssä määräajassa, kyseistä asiaa koskeva äänestys on lykättävä seuraavaan kokoukseen, sanotun kuitenkaan vaikuttamatta tämän kohdan toisen alakohdan soveltamiseen.
      Komitea voi puheenjohtajan ehdotuksesta tai komitean jäsenen pyynnöstä päättää jäsentensä yksinkertaisella enemmistöllä pitää asian esityslistalla, mikäli asian kiireellisyys sitä edellyttää. Tarvittaessa voidaan noudattaa tämän työjärjestyksen 11 artiklassa säädettyä kirjallista menettelyä.
      6.   Vuotuisten tai monivuotisten toimintaohjelmien tarkastelun yhteydessä mikä hyvänsä valtuuskunta voi pyytää hankkeen tai ohjelman poistamista toimintaohjelmasta. Jos sisäisen sopimuksen 8 artiklan 3 kohdassa, tarkasteltuna yhdessä sen 8 artiklan 2 kohdan kanssa, säädetty määrävähemmistö tukee tätä pyyntöä, komissio hyväksyy toimintaohjelman ilman kyseistä hanketta tai ohjelmaa. Jos komissio ei halua komitean valtuuskuntien näkemysten mukaisesti jatkaa toimintaohjelmasta poistettua hanketta tai ohjelmaa, se on annettava myöhemmin uudelleen komitean tarkasteltavaksi toimintaohjelman ulkopuolella yksittäisenä toimenpiteenä, jonka komissio hyväksyy yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.
      8 artikla
      Näkemysten vaihto
      1.   Kukin valtuuskunta voi milloin tahansa pyytää komissiota antamaan komitealle tietoja ja järjestämään näkemysten vaihdon asioista, jotka liittyvät yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 3 artiklan 3 kohdassa, 7 artiklan 2 kohdassa ja 14 artiklan 2 kohdassa määriteltyihin tehtäviin. Kaikista arvioinneista, myös suosituksista ja jatkotoimista, voidaan keskustella myös komiteassa jäsenvaltion pyynnöstä yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 18 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 18 artiklan 4 kohdassa säädetyn mukaisesti komissio tarkastelee yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanon, mukaan lukien maaohjelmat, edistymistä ja toimittaa neuvostolle vuodesta 2015 alkaen vuosittain kertomuksen täytäntöönpanosta. Tästä kertomuksesta voidaan keskustella myös komiteassa jäsenvaltion pyynnöstä.
      2.   Valtuuskunnat voivat tällaisten keskustelujen perusteella laatia suosituksia, jotka komissio ottaa huomioon. Komitean pöytäkirjaan on kirjattava kaikki tehdyt ehdotukset. Ehdotus, jonka valtuuskunnat hyväksyvät sisäisen sopimuksen 8 artiklan 3 kohdassa, tarkasteltuna yhdessä sen 8 artiklan 2 kohdan kanssa, säädetyllä määräenemmistöllä, kirjataan suosituksena.
      9 artikla
      Edustajat ja päätösvaltaisuus
      1.   Kutakin valtuuskuntaa pidetään yhtenä komitean jäsenenä. Kukin jäsenvaltio päättää valtuuskuntansa kokoonpanosta ja ilmoittaa siitä puheenjohtajalle.
      2.   Puheenjohtajan suostumuksella valtuuskuntien mukana voi seurata valtiosta riippumattomia asiantuntijoita kyseisen jäsenvaltion kustannuksella.
      Puheenjohtajalle on ilmoitettava seuraavat tiedot kohtuullisen ajan kuluessa ja joka tapauksessa viimeistään viisi kalenteripäivää ennen kokouspäivää:
      
                  a)
               
               
                  kunkin valtuuskunnan kokoonpano, paitsi jos se on jo puheenjohtajan tiedossa;
               
            
                  b)
               
               
                  valtuuskuntien mukana seuraavien asiantuntijoiden nimet ja tehtävät sekä syyt heidän läsnäoloonsa.
               
            Jos puheenjohtaja ei ennen komitean asianomaista kokousta vastusta asiantuntijan osallistumista, lupa katsotaan myönnetyksi.
      Puheenjohtajan on ennen kokousta ilmoitettava valtuuskunnille valtiosta riippumattoman asiantuntijan osallistumisesta ja mainittava tämän edustama järjestö.
      3.   Valtuuskunta voi tarvittaessa edustaa enintään yhtä muuta jäsenvaltiota. Edustettavan valtuuskunnan on ilmoitettava tästä komitean puheenjohtajalle kirjallisesti viimeistään ennen kokouksen alkua.
      4.   Komitean päätösvaltaisuuden edellytyksenä oleva jäsenmäärä on sama kuin lausunnon antamiselle yhdennentoista EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 artiklan 3 ja 4 kohdassa vaadittava määräenemmistö.
      10 artikla
      Kolmannet osapuolet ja asiantuntijat
      1.   Unioniin liittyvien maiden edustajat kutsutaan komitean kokouksiin liittymissopimuksen allekirjoituspäivästä alkaen.
      2.   Puheenjohtaja voi omasta aloitteestaan tai komitean jäsenen pyynnöstä päättää kutsua muiden kolmansien osapuolten edustajien tai asiantuntijoiden esittämään näkemyksensä komitean esityslistan yksittäisten kohtien osalta. Jäsenvaltioiden yksinkertainen enemmistö voi kuitenkin vastustaa heidän osallistumistaan kokoukseen.
      3.   Edellä 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut kolmansien osapuolten edustajat sekä 9 artiklan 2 kohdassa mainitut asiantuntijat eivät saa olla läsnä komitean äänestyksissä eivätkä osallistua niihin.
      11 artikla
      Kirjallinen menettely
      1.   Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa puheenjohtaja voi hankkia komitean lausunnon kirjallista menettelyä noudattaen. Puheenjohtaja toimittaa komitean jäsenille toimenpiteitä koskevat ehdotukset ja asettaa määräajan lausunnon antamiselle asian kiireellisyyden mukaan.
      Valtuuskunnilla on ehdotuksen lähettämisestä alkaen 21 kalenteripäivää aikaa ottaa siihen kantaa. Komitean valtuuskunnan, joka ei ole tiedonannossa asetetussa määräajassa ilmaissut vastustavansa ehdotusta tai haluavansa pidättyä ilmaisemasta kantaansa, katsotaan hyväksyneen ehdotuksen.
      Kumppanimaan tai -alueen kiireellisissä ja äärimmäisen kiireellisissä tapauksissa sovelletaan 5 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitettuja määräaikoja. Komission on perusteltava tällainen kiireellisyys ja äärimmäinen kiireellisyys kirjallisesti asianmukaisella tavalla.
      2.   Jos komitean jäsen kuitenkin pyytää, että toimenpide-ehdotukset käsitellään kokouksessa, kirjallinen menettely päätetään ja toimenpide-ehdotuksen käsittely siirretään seuraavaan kokoukseen.
      3.   Puheenjohtaja ilmoittaa komitean jäsenille kirjallisen menettelyn tuloksesta viipymättä ja joka tapauksessa viimeistään seitsemän kalenteripäivän kuluessa määräajan päättymisestä.
      12 artikla
      Sihteeristö
      Komissio huolehtii komitean sihteeristölle kuuluvista tehtävistä.
      13 artikla
      Kokousten pöytäkirjat ja niiden yhteenvedot
      Kustakin kokouksesta laaditaan puheenjohtajan vastuulla pöytäkirja, joka sisältää lausunnot toimenpiteitä koskevista ehdotuksista sekä kokouksessa esitetyt kannanotot. Pöytäkirja toimitetaan komitean jäsenille viipymättä ja mahdollisuuksien mukaan 14 kalenteripäivän kuluessa kokouksesta. Jos kokousten välinen aika on neljä viikkoa tai vähemmän, pöytäkirja on lähetettävä vähintään seitsemän päivää ennen seuraavaa kokousta.
      Valtuuskuntien on esitettävä mahdolliset huomautuksensa puheenjohtajalle kirjallisesti. Niistä ilmoitetaan komitealle. Jos huomautukset aiheuttavat erimielisyyksiä, komitea keskustelee ehdotetusta muutoksesta. Jos erimielisyyteen ei löydetä ratkaisua, muutosehdotus lisätään pöytäkirjan liitteeksi.
      14 artikla
      Läsnäololuettelo
      1.   Puheenjohtaja laatii jokaisessa kokouksessa läsnäololuettelon, jossa mainitaan viranomaiset tai elimet, joita osallistujat edustavat, ja joka jaetaan osallistujille asianomaisen kokouksen aikana.
      2.   Valtuuskunnan, jonka osallistuminen komitean työhön johtaisi eturistiriitaan jonkin tietyn esityslistan asiakohdan osalta, on kokouksen alussa ilmoitettava asiasta puheenjohtajalle. Myös jäsenvaltioiden nimeämien henkilöiden sekä asiantuntijoiden, joille puheenjohtaja on antanut luvan osallistua kokoukseen 9 artiklan 2 kohdan ja 10 artiklan 2 kohdan mukaisesti, ja kolmansien osapuolten edustajien, jotka on kutsuttu kokoukseen 10 artiklan mukaisesti, on kunkin kokouksen alussa ilmoitettava puheenjohtajalle tiettyyn esityslistan kohtaan liittyvistä mahdollisista eturistiriidoista.
      Mikäli tällainen eturistiriita ilmenee, asianomaisen henkilön on puheenjohtajan pyynnöstä oltava osallistumatta kokoukseen kyseisten esityslistan kohtien käsittelyn aikana.
      15 artikla
      Kirjeenvaihto
      1.   Komiteaa koskeva kirjeenvaihto toimitetaan komissiolle komitean sihteeristölle osoitettuna.
      2.   Sihteeristön kautta valtuuskunnille osoitettu kirjeenvaihto lähetetään myös asianomaisen jäsenvaltion pysyvään edustustoon nopeimmalla ja luotettavimmalla sähköisellä menetelmällä. Jos pysyvä edustusto ilmoittaa komissiolle komiteoiden työhön liittyvää kirjeenvaihtoa varten sähköisen keskusosoitteen, kyseistä osoitetta käytetään kirjeenvaihdossa. Kirjeenvaihto voidaan tämän lisäksi osoittaa suoraan henkilöille, jotka jäsenvaltiot ovat nimenneet edustajikseen komiteassa.
      3.   Poikkeustapauksia lukuun ottamatta komission ja valtuuskuntien välisen kirjeenvaihdon on tapahduttava komission tarjoamia sähköisiä menetelmiä käyttäen.
      16 artikla
      Oikeus tutustua asiakirjoihin ja luottamuksellisuus
      1.   Komitean asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt käsitellään Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (4) mukaisesti. Komissio tekee kyseisiin asiakirjoihin tutustumista koskevista pyynnöistä päätöksen työjärjestyksensä (5) mukaisesti. Jos pyyntö on osoitettu jollekin jäsenvaltiolle, jäsenvaltion on sovellettava asetuksen (EY) N:o 1049/2001 5 artiklaa.
      2.   Asioiden käsittely komiteassa on luottamuksellista.
      3.   Komitean jäsenille, asiantuntijoille ja kolmansien osapuolten edustajille toimitetut asiakirjat ovat luottamuksellisia, paitsi jos niihin tutustumiseen on annettu oikeus 1 kohdan mukaisesti tai komissio on muulla tavalla julkistanut ne.
      4.   Komitean jäsenten, asiantuntijoiden ja kolmansien osapuolten edustajien on noudatettava tämän artiklan mukaisia asiakirjojen luottamuksellisuutta koskevia velvoitteita. Puheenjohtajan on varmistettava, että asiantuntijat ja kolmansien osapuolten edustajat ovat tietoisia heitä koskevista asiakirjojen luottamuksellisuutta koskevista vaatimuksista.
      17 artikla
      Henkilötietojen suoja
      Henkilötietoja käsitellään komiteassa ja sen työryhmissä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (6) mukaisesti, ja tästä vastaa puheenjohtaja, joka toimii mainitun asetuksen 2 artiklan d alakohdassa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä.
      18 artikla
      Toimintamenot
      1.   Komissio ottaa vastattavakseen komitean toimintamenot, mukaan lukien yhden osallistujan matkakulut jäsenvaltiota kohden.
      Myönnettyjen määrärahojen salliessa ja niiden asettamissa rajoissa komissio vastaa valtuuskunnan kahden jäsenen matkakuluista, jos he tätä pyytävät.
      2.   Komissio asettaa käyttöön komitean toimintaan tarvittavat tilat ja aineelliset välineet.
      
         (1)  Neuvoston asetus (EU) 2015/322, annettu 2 päivänä maaliskuuta 2015, yhdennentoista Euroopan kehitysrahaston täytäntöönpanosta (EUVL L 58, 3.3.2015, s. 1).
      
         (2)  Neuvoston päätös 2013/755/EU, annettu 25 päivänä marraskuuta 2013, merentakaisten maiden ja alueiden assosiaatiosta Euroopan unioniin (MMA-assosiaatiopäätös) (EUVL L 344, 19.12.2013, s. 1).
      
         (3)  EUVL L 210, 6.8.2013, s. 1.
      
         (4)  Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43).
      
         (5)  Komission työjärjestys (K(2000) 3614) (EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26).
      
         (6)  Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001, annettu 18 päivänä joulukuuta 2000, yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1).