CELEX: 32019D0165
Language: it
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Decisione (UE) 2019/165 della Commissione, dell'1 febbraio 2019, che stabilisce norme interne per la comunicazione di informazioni agli interessati e la limitazione di alcuni dei loro diritti da parte della Commissione nell'ambito delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari e disciplinari e dei procedimenti di sospensione

4.2.2019   
               
               
                  IT
               
               
                  Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
               
               
                  L 32/9
               
            
         DECISIONE (UE) 2019/165 DELLA COMMISSIONE
         dell'1 febbraio 2019
         che stabilisce norme interne per la comunicazione di informazioni agli interessati e la limitazione di alcuni dei loro diritti da parte della Commissione nell'ambito delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari e disciplinari e dei procedimenti di sospensione
         LA COMMISSIONE EUROPEA,
         visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249, paragrafo 1,
         considerando quanto segue:
         
                     (1)
                  
                  
                     La Commissione effettua indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione, in base all'articolo 86 dello statuto dei funzionari dell'Unione europea (1) e in conformità dell'allegato IX nonché della decisione C(2004) 1588 della Commissione (2). Questi compiti sono principalmente di competenza dell'Ufficio di indagine e disciplina della Commissione («IDOC»), che è una direzione che fa capo alla direzione generale Risorse umane e sicurezza. I procedimenti disciplinari possono comprendere anche indagini svolte dalla commissione di disciplina istituita presso la Commissione a norma dell'articolo 17 dell'allegato IX dello statuto dei funzionari.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Nell'ambito di queste attività, i servizi competenti della Commissione raccolgono e trattano le informazioni pertinenti. Tali informazioni comprendono i dati personali, in particolare i dati identificativi, le informazioni di contatto e i dati comportamentali. I servizi competenti della Commissione trasmettono i dati personali ad altri servizi della Commissione sulla base del principio della «necessità di sapere».
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     I dati personali sono conservati in un ambiente fisico ed elettronico sicuro, al fine di impedire l'accesso o il trasferimento illecito dei dati a persone che non hanno necessità di sapere. Al termine del trattamento, i dati sono conservati in conformità delle norme della Commissione applicabili (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Nello svolgimento dei suoi compiti, la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (4), che ha sostituito il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5). Allo stesso tempo, la Commissione è tenuta a rispettare norme rigorose in materia di riservatezza e di segreto professionale e a garantire il rispetto dei diritti procedurali delle persone interessate e dei testimoni, in particolare la presunzione di innocenza della persona interessata.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     In talune circostanze, è necessario conciliare i diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 con l'esigenza di efficacia delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari, disciplinari e dei procedimenti di sospensione, nonché con il pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine, l'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h, del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza sancito dall'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 di tale regolamento.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Ciò potrebbe verificarsi in particolare per quanto riguarda la comunicazione di informazioni sul trattamento dei dati personali alla persona interessata all'inizio di un'indagine amministrativa. La comunicazione di tali informazioni potrebbe compromettere la capacità della Commissione di svolgere l'indagine amministrativa, per esempio perché la persona interessata potrebbe distruggere elementi di prova prima che questi siano esaminati dalla Commissione o interferire con potenziali testimoni prima che questi vengano sentiti. Allo stesso modo, fornendo l'accesso ai dati personali durante le fasi del procedimento in cui la persona interessata non ha accesso al fascicolo, come per esempio durante la valutazione preliminare, si potrebbero rivelare informazioni che potrebbero compromettere lo svolgimento dell'indagine amministrativa. In entrambi i casi, potrebbe essere necessaria una limitazione dei diritti della persona interessata per salvaguardare la funzione di controllo, di ispezione o di regolamentazione connessa all'esercizio di pubblici poteri nel caso in cui sia in gioco un importante obiettivo di interesse pubblico generale dell'Unione, vale a dire garantire che il personale della Commissione rispetti i propri obblighi statutari e si comporti in maniera etica.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Inoltre, potrebbe essere necessario limitare il diritto di accesso ai dati personali della persona interessata se tale accesso rivela informazioni su un testimone o su un informatore che ha richiesto che la sua identità non venga divulgata, In tale caso, la Commissione può decidere di limitare l'accesso alla dichiarazione relativa alla persona interessata al fine di proteggere i diritti e le libertà di tale testimone o informatore.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Al fine di garantire la riservatezza e l'efficacia delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari e disciplinari e dei procedimenti di sospensione nel rispetto del livello di protezione dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725, occorre adottare norme interne in base alle quali la Commissione possa limitare i diritti degli interessati conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Si dovrebbero applicare le norme interne a tutte le operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione nello svolgimento dei suoi compiti, incluse le operazioni di trattamento effettuate prima dell'avvio di un'indagine amministrativa e nel quadro dell'assistenza e della cooperazione fornite dalla Commissione ad autorità nazionali e organizzazioni internazionali al di fuori delle sue attività.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Al fine di ottemperare agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione dovrebbe informare, in modo trasparente e coerente, tutte le persone interessate in merito alle proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e ai loro diritti mediante informative sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito web. Inoltre la Commissione dovrebbe informare individualmente, secondo modalità adeguate, gli interessati coinvolti in un'indagine amministrativa, in un procedimento predisciplinare o disciplinare o in un procedimento di sospensione.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Inoltre, per mantenere una cooperazione efficace può essere necessario che la Commissione limiti l'applicazione dei diritti degli interessati al fine di proteggere le operazioni di trattamento di altre istituzioni, organi e organismi dell'Unione o delle autorità degli Stati membri e di paesi terzi e delle organizzazioni internazionali. A questo scopo la Commissione dovrebbe consultare tali istituzioni, organi, organismi, autorità e organizzazioni internazionali sui motivi che determinano l'imposizione di limitazioni e sulla necessità e sulla proporzionalità di dette limitazioni, a meno che ciò non comprometta le attività della Commissione.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Potrebbe inoltre essere necessario che la Commissione limiti la comunicazione di informazioni agli interessati e l'applicazione di altri diritti degli interessati in relazione ai dati personali ricevuti da paesi terzi o da organizzazioni internazionali, per adempiere al suo dovere di cooperazione con tali paesi o organizzazioni e salvaguardare pertanto un obiettivo importante di interesse pubblico generale dell'Unione. Tuttavia, in determinate circostanze, gli interessi o i diritti fondamentali dell'interessato possono prevalere sull'interesse della cooperazione internazionale.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     La Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e registrare ogni applicazione delle limitazioni nel corrispondente sistema di registrazione.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     A norma dell'articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, i titolari del trattamento possono rinviare, omettere o negare la comunicazione all'interessato di informazioni relative ai motivi dell'applicazione di una limitazione qualora ciò comprometta in qualsiasi modo la finalità di tale limitazione. Ciò vale, in particolare, per le limitazioni dei diritti di cui agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     La Commissione dovrebbe riesaminare periodicamente le limitazioni imposte al fine di garantire che il diritto dell'interessato ad essere informato in conformità agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725 sia limitato solo fino a quando tali limitazioni siano necessarie per consentire alla Commissione di svolgere le sue indagini amministrative, i suoi procedimenti predisciplinari e disciplinari e i suoi procedimenti di sospensione.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Qualora si applichi una limitazione ad altri diritti degli interessati, il titolare del trattamento dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne comprometterebbe la finalità.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell'applicazione delle limitazioni al fine di garantire l'osservanza della presente decisione.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Il Garante europeo della protezione dei dati ha espresso un parere il mercoledì 5 dicembre 2018,
                  
               HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
         
            Articolo 1
            Oggetto e ambito di applicazione
            
               1.   La presente decisione stabilisce le norme che la Commissione deve rispettare per informare gli interessati in merito al trattamento dei loro dati in conformità degli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725 durante lo svolgimento di indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione.
            
            
               2.   Essa stabilisce inoltre le condizioni alle quali la Commissione può limitare l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), e degli articoli da 14 a 17, 19, 20 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), di tale regolamento.
            
            
               3.   La presente decisione si applica al trattamento dei dati personali da parte della Commissione a norma dell'articolo 86 dello statuto dei funzionari e dell'allegato IX di tale statuto, nonché della decisione C (2004) 1588.
            
            
               4.   La presente decisione si applica al trattamento dei dati personali da parte della Commissione nella misura in cui essa tratta i dati personali per finalità inerenti a indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione.
            
            
               5.   Le categorie di dati personali coperte dalla presente decisione comprendono i dati identificativi, i dati di contatto e i dati comportamentali.
            
         
         
            Articolo 2
            Eccezioni e limitazioni applicabili
            
               1.   Quando esercita le sue funzioni con riguardo ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.
            
            
               2.   Fatti salvi gli articoli da 3 a 7 della presente decisione, la Commissione può limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 17, e degli articoli 19, 20 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, nonché del principio di trasparenza di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del medesimo regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 del medesimo regolamento, qualora l'esercizio di tali diritti e obblighi pregiudichi la finalità delle indagini amministrative e dei procedimenti predisciplinari, disciplinari e di sospensione oppure leda i diritti e le libertà di altri interessati.
            
            
               3.   Fatti salvi gli articoli da 3 a 7, la Commissione può limitare i diritti e gli obblighi di cui al paragrafo 2 del presente articolo in relazione ai dati personali ottenuti da altre istituzioni, organi e organismi dell'Unione, da autorità competenti degli Stati membri o di paesi terzi o da organizzazioni internazionali, nei seguenti casi:
               
                           (a)
                        
                        
                           quando l'esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe essere limitato da altre istituzioni, organi e organismi dell'Unione sulla base di altri atti di cui all'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 o in conformità del capo IX di detto regolamento oppure del regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio (6) o del regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio (7);
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           quando l'esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe essere limitato dalle autorità competenti degli Stati membri sulla base degli atti di cui all'articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (8), o a norma delle misure nazionali di recepimento dell'articolo 13, paragrafo 3, dell'articolo 15, paragrafo 3, o dell'articolo 16, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (9);
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           quando l'esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe pregiudicare la cooperazione della Commissione con paesi terzi o organizzazioni internazionali nello svolgimento di indagini amministrative e di procedimenti predisciplinari, disciplinari e di sospensione.
                        
                     Prima di applicare le limitazioni nei casi di cui al primo comma, lettere a) e b), la Commissione consulta le istituzioni, gli organi e gli organismi competenti dell'Unione o le autorità competenti degli Stati membri, salvo quando alla Commissione risulta evidente che l'applicazione di una limitazione è prevista in uno degli atti di cui alle citate lettere o che tale consultazione comprometterebbe le attività della Commissione.
               La lettera c) del primo comma non si applica qualora sull'interesse della Commissione a cooperare con paesi terzi od organizzazioni internazionali prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.
            
         
         
            Articolo 3
            Comunicazione di informazioni agli interessati
            
               1.   La Commissione pubblica sul suo sito Internet informative sulla protezione dei dati per informare tutti gli interessati riguardo alle sue attività che comportano il trattamento dei loro dati personali.
            
            
               2.   La Commissione informa individualmente, secondo modalità adeguate, la persona oggetto di un'indagine amministrativa, di un procedimento predisciplinare o disciplinare o di un procedimento di sospensione, nonché i testimoni a cui è richiesto di fornire informazioni in relazione a tali procedimenti, del trattamento dei loro dati personali.
            
            
               3.   Se limita, integralmente o in parte, la comunicazione delle informazioni di cui al paragrafo 2 in virtù dell'articolo 2 della presente decisione, la Commissione registra i motivi della limitazione e conserva la registrazione in un registro conformemente all'articolo 6 della presente decisione.
            
         
         
            Articolo 4
            Diritto di accesso degli interessati, diritto alla cancellazione e diritto di limitazione del trattamento
            
               1.   Se limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso ai dati personali degli interessati, il diritto alla cancellazione o il diritto di limitazione del trattamento di cui, rispettivamente, agli articoli 17, 19 e 20 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione informa l'interessato, nella sua risposta alla richiesta di accesso, cancellazione o limitazione del trattamento, della limitazione applicata e dei suoi principali motivi, nonché della possibilità di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea.
            
            
               2.   La comunicazione di informazioni sui motivi della limitazione di cui al paragrafo 1 può essere rinviata, omessa o negata fintanto che essa rischi di compromettere la finalità della limitazione stessa.
            
            
               3.   La Commissione registra i motivi della limitazione in conformità dell'articolo 6 della presente decisione.
            
            
               4.   Qualora il diritto di accesso sia limitato, integralmente o in parte, l'interessato può esercitare il suo diritto di accesso tramite il Garante europeo della protezione dei dati, in conformità dell'articolo 25, paragrafi 6, 7 e 8, del regolamento (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Articolo 5
            Comunicazione delle violazioni dei dati personali agli interessati
            Allorché limita la comunicazione all'interessato di una violazione dei dati personali di cui all'articolo 35 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione registra i motivi della limitazione e conserva la registrazione in un registro conformemente all'articolo 6 della presente decisione.
         
         
            Articolo 6
            Registrazione delle limitazioni
            
               1.   La Commissione registra i motivi di un'eventuale limitazione applicata ai sensi della presente decisione, effettuando una valutazione della sua necessità e proporzionalità caso per caso.
               A tal fine, la registrazione deve indicare in che modo l'esercizio del diritto pregiudicherebbe gli obiettivi dell'indagine amministrativa, del procedimento predisciplinare o disciplinare o del procedimento di sospensione, o delle limitazioni applicate ai sensi dell'articolo 2, paragrafi 2 o 3, o lederebbe i diritti e le libertà di altri interessati.
            
            
               2.   Detta registrazione e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.
            
         
         
            Articolo 7
            Durata delle limitazioni
            
               1.   Le limitazioni di cui agli articoli 3, 4 e 5 continuano ad applicarsi finché i motivi che le giustificano restano applicabili.
            
            
               2.   Qualora i motivi di una limitazione di cui agli articoli 3 e 5 non siano più applicabili, la Commissione revoca la limitazione e illustra i motivi principali di tale limitazione all'interessato. Nel contempo la Commissione informa l'interessato in merito alla possibilità di proporre in qualsiasi momento reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea.
            
            
               3.   La Commissione riesamina l'applicazione delle limitazioni di cui agli articoli 3 e 5 ogni sei mesi dopo l'adozione e comunque al termine dell'indagine amministrativa, del procedimento predisciplinare o disciplinari o del procedimento di sospensione. Successivamente la Commissione valuterà su base annuale la necessità di mantenere eventuali rinvii.
            
         
         
            Articolo 8
            Riesame da parte del responsabile della protezione dei dati della Commissione europea
            
               1.   Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea viene informato senza indebito ritardo ogniqualvolta i diritti degli interessati siano limitati in conformità della presente decisione. Al responsabile della protezione dei dati viene garantito, su richiesta, l'accesso al registro e a tutti i documenti contenenti i relativi elementi di fatto e di diritto.
            
            
               2.   Il responsabile della protezione dei dati può chiedere alla Commissione un riesame della limitazione. Il responsabile della protezione dei dati è informato per iscritto dell'esito del riesame richiesto.
            
         
         
            Articolo 9
            Entrata in vigore
            La presente decisione entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
         
         
            Fatto a Bruxelles, l'1 febbraio 2019
            
               
                  Per la Commissione
               
               
                  Il presidente
               
               Jean-Claude JUNCKER
            
         
         
            (1)  Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1).
         
            (2)  Decisione C – (2004) 1588 della Commissione che stabilisce le disposizioni generali d'attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari.
         
            (3)  Elenco comune di conservazione a livello della Commissione per i fascicoli dell'Unione europea — SEC(2012) 713.
         
            (4)  Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).
         
            (5)  Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).
         
            (6)  Regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 maggio 2016, che istituisce l'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol) e sostituisce e abroga le decisioni del Consiglio 2009/371/GAI, 2009/934/GAI, 2009/935/GAI, 2009/936/GAI e 2009/968/GAI (GU L 135 del 24.5.2016, pag. 53).
         
            (7)  Regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio, del 12 ottobre 2017, relativo all'attuazione di una cooperazione rafforzata sull'istituzione della Procura europea («EPPO») (GU L 283 del 31.10.2017, pag. 1).
         
            (8)  Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 1).
         
            (9)  Direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 89).