CELEX: 22006D0192
Language: mt
Date: 2004-12-17 00:00:00
Title: Deċiżjoni Nru 5/2004 tal-Kumitat ta' l-Ambaxxaturi ta' l-ACP-KE tas- 17 ta' Diċembru 2004 dwar ir-Regolament Finanzjarju taċ-Ċentru għall-Iżvilupp ta' l-Intrapriża

29.9.2006   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea
            
            
               316
            
         DEĊIŻJONI Nru 5/2004 TAL-KUMITAT TA' L-AMBAXXATURI TA' L-ACP-KE
   tas-17 ta' Diċembru 2004
   dwar ir-Regolament Finanzjarju taċ-Ċentru għall-Iżvilupp ta' l-Intrapriża
   (2006/192/KE)
   IL-KUMITAT TA' L-AMBAXXATURI TA' L-ACP-KE,
   Wara li kkunsidra l-Ftehim ta' Sħubija bejn il-membri tal-Grupp ta' Stati Afrikani, tal-Karibew u tal-Paċifiku, minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra, iffirmat f'Cotonou fit-23 ta' Ġunju 2000 (1), minn hawn 'il quddiem imsejjaħ “il-Ftehim”, u b'mod partikolari l-Artikolu 2(6) ta' l-Anness III, miegħu,
   Wara li kkunsidra l-Ftehim Intern tat-12 ta' Settembru 2000 bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet ta' l-Istati Membri, li ltaqgħu fi ħdan il-Kunsill, dwar il-Finanzjament u l-Amministrazzjoni ta' l-Għajnuna Komunitarja taħt il-Protokoll Finanzjarju għall-Ftehim,
   Wara li kkunsidra r-regolament finanzjarju applikabbli għad-disa' Fond Ewropew għall-Iżvilupp (id-9 EDF),
   Billi:
   
               (1)
            
            
               Il-Kumitat ta' l-Ambaxxaturi, wara l-iffirmar tal-Ftehim, għandu jistabbilixxi r-Regolament Finanzjarju taċ-Ċentru għall-Iżvilupp ta' l-Intrapriża, minn hawn 'il quddiem imsejjaħ “iċ-Ċentru”.
            
         
               (2)
            
            
               Il-Kumitat ta' l-Ambaxxaturi għandu jistabbilixxi l-proċeduri għall-adozzjoni tal-budget taċ-Ċentru,
            
         IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:
   I.   PRINĊIPJI ĠENERALI
   PRINĊIPJI TA' UNITÀ, TA' PREĊIŻJONI TAL-BUDGET, TA' BILANĊ U TA' UNITÀ TAL-KONTIJIET
   Artikolu 1
   1.   Il-punti kollha tad-dħul u ta' l-infiq taċ-Ċentru għandhom jiġu nklużi f'estimi bbażati fuq programm annwali ta' ħidma, bi stima ta' l-ispejjeż, li jrid jiġi mfassal għal kull sena finanzjarja u għandhom jintwerew fil-budget.
   2.   Id-dħul u l-infiq indikati fil-budget għandhom ikunu f'bilanċ.
   Artikolu 2
   Il-budget għandu jiġi mfassal u implementat f'euro u l-kontijiet għandhom jiġu ppreżentati f'euro. Madankollu, għall-finijiet ta' cash-flow, l-uffiċjal ta' l-accounts u, fil-każ ta' flus akkont, l-amministraturi tal-fondi akkont għandhom ikunu awtorizzati li jwettqu operazzjonijiet f'muniti nazzjonali tal-pajjiżi ta' l-ACP u ta' l-UE.
   Artikolu 3
   1.   Id-dħul għandu jinkludi l-kontribut mill-EDF, l-ammont miġbur minn taxxi fuq is-salarji, pagi u emolumenti oħra mħallsa miċ-Ċentru, u introjti oħra mixxellanji.
   2.   Id-dħul għandu jinkludi kontributi minn donaturi oħra lill-budget taċ-Ċentru.
   3.   Konformement ma' l-Artikolu 4(3) ta' l-Istatuti u r-Regoli ta' Proċedura tiegħu, iċ-Ċentru jista' wkoll jamministra, f'isem Partijiet terzi, riżorsi maħsuba għall-eżekuzzjoni ta' attivitajiet stabbiliti għalih fil-Ftehim. Ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-amministrazzjoni ta' dawn ir-riżorsi huma stipulati fl-Artikolu 37 ta' dan ir-Regolament Finanzjarju.
   Artikolu 4
   L-estimi tan-nefqa għandhom jinkludu l-infiq operattiv u l-infiq ta' intervent. Għandha ssir distinzjoni ċara bejniethom.
   PRINĊIPJU TA' L-ANNWALITÀ
   Artikolu 5
   1.   Is-sena finanzjarja għandha tibda fl-1 ta' Jannar u tispiċċa fil-31 ta' Diċembru.
   2.   L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-budget għandhom jiġu awtorizzati għal perjodu ta' sena finanzjarja waħda.
   
               (a)
            
            
               Madankollu, l-approprjazzjonijiet debitament impenjati matul sena finanzjarja iżda mhux imħallsa sal-31 ta' Diċembru ta' dik is-sena għandhom jiġu trasferiti awtomatikament għas-sena finanzjarja ta' wara biss. L-approprjazzjonijiet li jiġu trasferiti b'dan il-mod għandhom ikunu identifikati b'mod ċar fil-kontijiet tas-sena kurrenti;
            
         
               (b)
            
            
               Taħt ċerti kondizzjonijiet applikabbli għal proġetti ta' perjodi fit-tul, id-Direttur jista' japprova t-trasferiment ta' approprjazzjonijiet għat-tieni sena konsekuttiva. Il-kontijiet għandhom jidentifikaw l-approprjazzjonijiet trasferiti b'dan il-mod. Madankollu, id-Direttur għandu jinforma lill-Bord Eżekuttiv bid-deċiżjoni tiegħu fil-laqgħa li tkun tmiss;
            
         
               (ċ)
            
            
               Fit-tmiem ta' kull protokoll finanzjarju tal-Ftehim, kwalunkwe approprjazzjoni li tkun ġiet impenjata iżda li tkun għadha mhijiex imħallsa għandha tiġi trasferita awtomatikament għall-protokoll finanzjarju li jmiss tal-Ftehim. L-approprjazzjonijiet impenjati iżda li jkunu għadhom mhux imħallsa fit-tmiem tal-Ftehim għandhom jiġu trasferiti, iżda biss matul il-perjodu transizzjonali bejn dan il-Ftehim u dak li jmiss jew, jekk applikabbli, il-perjodu ta' terminazzjoni ta' tnax-il xahar;
            
         
               (d)
            
            
               Konformement mar-regoli applikabbli mat-tfassil tal-budget, l-approprjazzjonijiet li jiskadu fit-tmiem ta' sena finanzjarja waħda għandhom jerġgħu jkunu disponibbli għal budgets sussegwenti.
            
         3.   Jekk, fil-bidu ta' sena finanzjarja, il-budget għal dik is-sena ma jkunx għadu ġie adottat b'mod definittiv, id-Direttur għandu, sabiex jiżgura l-kontinwità fil-funzjonament taċ-Ċentru, japprova l-impenn, l-awtorizzazzjoni u l-pagament ta' nefqa amministrattiva u operattiva ta' kull xahar b'mod konformi mal-proċeduri stabbiliti f'dan ir-Regolament Finanzjarju. Tali nefqa ta' kull xahar għas-sena kurrenti ma tistax, madankollu, taqbeż, fir-rigward ta' kull artikolu rispettivament, il-wieħed minn kull tnax ta' l-approprjazzjonijiet korrispondenti approvati fil-budget tas-sena ta' qabel.
   PRINĊIPJU TA' AMMINISTRAZZJONI FINANZJARJA TAJBA
   Artikolu 6
   1.   L-approprjazzjonijiet tal-budget għandhom jintużaw konformement mal-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba, jiġifieri ta' ekonomija, effiċjenza u effikaċja.
   2.   Il-prinċipju ta' l-ekonomija jeħtieġ li r-riżorsi użati miċ-Ċentru sabiex jimplementa l-attivitajiet tiegħu għandhom ikunu disponibbli fiż-żmien debitu, fi kwantità u ta' kwalità adegwati u bl-aħjar prezz.
   Il-prinċipju ta' l-effiċjenza jikkonċerna l-aħjar relazzjoni bejn r-riżorsi użati u r-riżultati miksuba.
   Il-prinċipju ta' l-effikaċja jikkonċerna l-kisba kemm ta' l-objettivi speċifiċi stabbiliti kif ukoll tar-riżultati previsti.
   3.   Għandhom jiġu stabbiliti objettivi speċifiċi, miżurabbli, realizzabbli, pertinenti u programmati għas-setturi kollha ta' attività koperti bil-budget. Il-kisba ta' dawk l-objettivi għandha tkun sorveljata permezz ta' indikaturi ta' eżekuzzjoni għal kull attività, u għandha tiġi provduta informazzjoni lill-Bord Eżekuttiv mid-Direttur. Din l-informazzjoni għandha tiġi provduta mill-inqas kull sena fid-dokumenti li jakkumpanjaw l-abbozz preliminarju tal-budget u għandha tiġi provduta flimkien mad-dokumenti provduti lill-Kummissjoni sabiex jiġġustifikaw l-ammont annwali mitlub miċ-Ċentru mingħand l-EDF.
   4.   Sabiex jittejjeb it-teħid ta' deċiżjonijiet, iċ-Ċentru għandu jagħmel regolarment valutazzjonijiet ex ante u ex post tal-programmi jew ta' l-attivitajiet b'mod konformi ma programm ta' valutazzjoni pluriennali li jiġi stabbilit bi qbil mal-Kummissjoni. Ir-riżultati tal-valutazzjoni għandhom jiġu nklużi fid-dokumenti li jintbagħtu lill-Kummissjoni sabiex jiġġustifikaw l-ammont annwali mitlub miċ-Ċentru mingħand l-EDF.
   II.   IT-TWAQQIF TAL-BUDGET
   
   Artikolu 7
   1.   Fil-limiti tal-budget totali allokat liċ-Ċentru mill-protokoll finanzjarju, miżjud minn kontributi eventwalment possibbli minn donaturi oħra, u abbażi ta' linji gwida stabbiliti mill-istrateġija approvata mill-Kumitat, id-Direttur għandu jfassal abbozz ta' programm annwali ta' ħidma u l-budget relatat miegħu. Dan l-abbozz għandu jintbagħat lill-Bord Eżekuttiv mhux aktar tard mill-15 ta' Lulju tas-sena ta' qabel l-implementazzjoni tiegħu.
   Il-programm ta' ħidma annwali u l-budget relatat għandhom jiġu approvati mill-Bord Eżekuttiv sal-31 ta' Lulju u preżentati lill-Kumitat ta' l-Ambaxxaturi għall-adozzjoni. Il-budget għandu jintbagħat lill-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej (minn hawn 'il quddiem imsejħa “l-Kummissjoni”), li għandha tibda l-proċeduri Komunitarji fis-seħħ fir-rigward tal-kontribut mitlub mill-EDF, abbażi ta' l-allokazzjoni separata provduta għal dan il-għan.
   2.   Il-budget għandu jkun disponibbli biss għall-impenn mid-data li fiha l-awtorità Komunitarja kompetenti tieħu d-deċiżjoni tal-finanzjament dwar il-kontribut mitlub mill-EDF. Iċ-Ċentru għandu jiġi nfurmat b'din id-deċiżjoni.
   3.   It-termini u l-kondizzjonijiet applikabbli għall-kontribut mill-EDF għandhom jiġu stabbiliti fi ftehim ta' finanzjament iffirmat bejn iċ-Ċentru u l-Kummissjoni.
   4.   Il-budget għandu jinkludi estimi korretti tad-dħul mingħand donaturi oħra.
   Artikolu 8
   1.   Id-dati għall-pagament tal-kontribut mill-EDF għandhom jiġu ffissati fil-ftehim ta' finanzjament imsemmi fl-Artikolu 7(3). Il-kontribut mis-snin finanzjarji preċedenti li jirrappreżentaw approprjazzjonijiet skaduti għandu jiġi mnaqqas.
   2.   Il-budget għandu jiġi suddiviż f'titoli (intestaturi tal-budget), kapitoli, artikoli u punti skond in-natura jew l-għan tad-dħul jew ta' l-infiq.
   Artikolu 9
   Fejn ikun meħtieġ, id-Direttur għandu jippreżenta abbozz ta' budget supplementari jew emendatarju, li għandu jiġi eżaminat u approvat fl-istess forma u skond l-istess proċeduri bħall-budget li fih l-estimi oriġinali.
   III.   L-IMPLEMENTAZZJONI TAL-BUDGET
   
   Artikolu 10
   1.   Id-Direttur għandu jimplementa l-budget fuq ir-responsabbiltà tiegħu, skond il-prinċipji esposti fit-Taqsima I, u fil-limiti ta' l-approprjazzjonijiet awtorizzati. Huwa għandu jirrapporta lill-Bord Eżekuttiv dwar l-amministrazzjoni tal-budget.
   2.   L-approprjazzjonijiet awtorizzati għandhom jintużaw biss skond il-prinċipji u r-regoli stabbiliti f'dan ir-Regolament Finanzjarju u b'mod partikolari skond il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba kif definit fl-Artikolu 6.
   Artikolu 11
   1.   L-ebda dħul ma għandu jiġi miġbur u l-ebda nfiq ma għandu jsir jekk mhux akkreditat jew addebitat lil arikolu adatt fil-budget.
   L-ebda nfiq ma jista' jiġi mpenjat jew awtorizzat b'aktar mill-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja konċernata jew mill-approprjazzjonjiet trasferiti minn snin finanzjarji preċedenti.
   2.   Id-dħul u l-infiq għandhom jiddaħħlu b'mod sħiħ fil-kontijiet mingħajr kwalunkwe aġġustament kontra xulxin.
   
               —
            
            
               B'deroga minn din ir-regola, dan li ġej għandu jiġi mnaqqas mill-ammonti awtorizzati:
               
                           (a)
                        
                        
                           multi mposti fuq xi Parti għal xi kuntratt;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           aġġustament ta' ammonti mħallsa bi żvista, li jista' jinstab permezz ta' tnaqqis meta ssir validazzjoni sussegwenti taħt il-kapitolu, l-artikolu u s-sena finanzjarja li fir-rigward tagħhom kien sar il-pagament żejjed;
                        
                     
                           (ċ)
                        
                        
                           il-valur ta' vetturi, tagħmir u installazzjonijiet, meħuda bħala parti fi skambju wara x-xiri ta' oġġetti ġodda ta' l-istess xorta; il-prezz nett tax-xiri għandu jiddaħħal fil-kontijiet bħala l-kost storiku għall-valutazzjoni ta' l-inventarju.
                        
                     
         
               —
            
            
               B'deroga minn din ir-regola, dan li ġej jista' jerġa' jiġi użat:
               
                           (a)
                        
                        
                           rifużjonijiet ta' ammonti mħallsa bi żvista;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           pagamenti ta' assigurazzjoni riċevuti;
                        
                     
                           (ċ)
                        
                        
                           rikavat minn bejgħ ta' vetturi, tagħmir u installazzjonijiet li twarrbu meta ġew mibdula;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           rikavat mill-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet taċ-Ċentru.
                        
                     
         Artikolu 12
   1.   It-trasferimenti minn titolu għal ieħor għandhom jiġu deċiżi mid-Direttur, minbarra fejn ikunu konċernati t-trasferimenti minn jew għal artikoli relatati ma' emolumenti ta' membri tal-persunal. Id-Direttur għandu jinforma lill-Bord Eżekuttiv bid-deċiżjonijiet tiegħu fil-laqgħa li tkun tmiss.
   It-trasferimenti minn titolu għal ieħor, fejn ikunu konċernati artikoli relatati ma' emolumenti ta' membri tal-persunal, għandhom jiġu deċiżi mill-Bord Eżekuttiv, abbażi ta' proposta mid-Direttur.
   2.   It-trasferimenti minn kapitolu għal ieħor u fi ħdan il-kapitoli għandhom jiġu deċiżi mid-Direttur, li għandu jinforma lill-Bord Eżekuttiv dwar il-kaz li jkun.
   Artikolu 13
   Id-dħul taċ-Ċentru għandu jitħallas f'kont wieħed jew aktar miftuħin f'isem iċ-Ċentru.
   IV.   KONTROLL FINANZJARJU
   Artikolu 14
   1.   Il-kontroll finanzjarju għandu jkun kompost minn kontrollur finanzjarju u, jekk meħtieġ, assistent kontrollur wieħed jew aktar, li kollha għandhom ikollhom esperjenza fir-regolamenti finanzjarji ta' organizzazzjonijiet internazzjonali.
   2.   Il-kontrollur għandu jirrapporta għall-finijiet amministrattivi direttament lid-Direttur u l-assistenti kontrolluri għandhom jirrappurtaw direttament lill-kontrollur.
   3.   Il-kontrollur u l-assistenti kontrolluri għandhom jiġu maħtura mill-Bord Eżekuttiv. Il-kontrollur u l-assistenti kontrolluri għandhom ikunu marbuta bir-Regolamenti tal-Membri tal-Persunal fis-seħħ. Madankollu, kwalunkwe miżura relatata ma' azzjoni dixxiplinarja, sospensjoni, terminazzjoni ta' mpjieg jew proċedimenti legali trid tkun approvata mill-Bord Eżekuttiv, abbażi ta' proposta kompletament sostanzjata mid-Direttur.
   4.   Qabel ma tiġi awtorizzata kwalunkwe operazzjoni minn uffiċjal awtorizzanti, l-aspetti operattivi u finanzjarji għandhom jiġu verifikati mill-kontroll finanzjarju. L-għan ta' din il-verifika għandu jkun li jiġi żgurat li:
   
               (a)
            
            
               in-nefqa tkun leġittima u tkun konformi mad-dispożizzjonijiet rilevanti;
            
         
               (b)
            
            
               il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba imsemmi fl-Artikolu 6 ikun ġie applikat.
            
         Din il-verifika għandha tirriżulta fl-għoti jew fiż-żamma ta' l-approvazzjoni.
   Il-kontroll finanzjarju għandu ma jagħtix l-approvazzjoni tiegħu jekk jikkunsidra li l-kondizzjonijiet imsemmija hawn fuq ma ġewx sodisfatti. F'kull każ fejn l-approvazzjoni tiġi miżmuma, il-kontroll finanzjarju għandu jagħmel dikjarazzjoni bil-miktub, fejn jagħti r-raġunijiet kollha għal dan, u għandu javża lid-Direttur.
   Barra fejn id-disponibbiltà ta' l-approprjazzjonijiet tkun fid-dubbju, id-Direttur jista', b'deċiżjoni li fiha jiddikjara kompletament ir-raġunijiet għal dan u meħuda fuq ir-responsabbiltà tiegħu biss, jannulla tali rifjut. Din id-deċiżjoni għandha tkun finali u torbot u għandha tiġi komunikata għall-informazzjoni lill-kontroll finanzjarju. Id-Direttur għandu jinforma lill-Bord Eżekuttiv bil-miktub b'tali deċiżjonijiet kollha fil-laqgħa tiegħu li tkun tmiss.
   Il-kontroll finanzjarju għandu jkollu aċċess għad-dokumenti ta' appoġġ kollha u għal kwalunkwe dokument ieħor relatat ma' l-infiq u d-dħul li jkunu jridu jiġu verifikati. Jista' jagħmel verifiki fuq il-post.
   5.   Fit-twettiq tad-doveri tagħhom, il-kontrollur u l-assistenti kontrolluri għandhom ikollhom indipendenza kompleta. Ma għandhomx jirċievu kwalunkwe istruzzjoni jew ikollhom kwalunkwe restrizzjoni imposta fuqhom fir-rigward tat-twettiq tad-doveri assenjati lilhom bis-saħħa ta' dan ir-Regolament Finanzjarju bħala konsegwenza tal-ħatra tagħhom.
   6.   Id-Direttur jista' jitlob lill-kontroll finanzjarju sabiex jagħti l-opinjoni tiegħu dwar kwistjonijiet relatati mad-dijanjosi, l-organizzazzjoni jew it-titjib tal-proċeduri interni taċ-Ċentru. Id-Direttur jista' jitlob ukoll lill-kontroll finanzjarju sabiex iwettaq verifiki ta' dokumenti u, fejn ikun kunsiljabbli, verifiki fuq il-post sabiex jikkontrolla li jkunu ġew implementati korrettament l-operazzjonijiet finanzjati mill-budget.
   7.   Fit-tmiem ta' kull sena finanzjarja, u mhux aktar tard mit-30 ta' April tas-sena ta' wara, il-kontroll finanzjarju għandu jipprepara rapport ta' attività li fih jagħti l-opinjoni tiegħu dwar l-amministrazzjoni finanzjarja u dwar l-implementazzjoni tal-budget. Il-kontroll finanzjarju għandu jippreżenta rapport lid-Direttur, li għandu jibagħtu, flimkien mal-kummenti tiegħu jekk meħtieġa, lill-Bord Eżekuttiv fil-laqgħa tiegħu li tkun tmiss.
   Artikolu 15
   L-awdituri esterni msemmija fl-Artikolu 27 għandhom jagħtu opinjonijiet indipendenti dwar il-kwalità tas-sistemi ta' amministrazzjoni u ta' kontroll.
   V.   L-AMMINISTRAZZJONI TAL-BUDGET
   
   Artikolu 16
   1.   Il-budget taċ-Ċentru għandu jiġi amministrat skond il-prinċipju li l-uffiċjali awtorizzanti u l-uffiċjali ta' l-accounts ikunu individwi differenti.
   2.   Id-doveri ta' uffiċjal awtorizzanti, ta' kontrollur u ta' uffiċjal ta' l-accounts għandhom ikunu reċiprokament inkompatibbli.
   3.   L-approprjazzjonijiet għandhom jiġu amministrati mill-uffiċjal awtorizzanti, li waħdu għandu jkollu l-awtorizzazzjoni li jidħol f'impenji dwar l-infiq, li jiddetermina l-krediti li jridu jinġabru u li joħroġ ordnijiet ta' rkupru u ta' pagament. L-operazzjonijiet ta' ġbir u ta' pagament għandhom jitwettqu mill-uffiċjal ta' l-accounts.
   Artikolu 17
   1.   Il-miżuri kollha li jistgħu jagħtu lok għal infiq pagabbli miċ-Ċentru għandhom ikunu preċeduti bi proposta għal impenn mill-uffiċjal awtorizzanti. Il-proposta, akkumpanjata mid-dokumenti oriġinali ta' appoġġ, għandha tintbagħat lill-kontroll finanzjarju sabiex issir verifika minn qabel.
   2.   Jista' jsir impenn provviżorju fir-rigward ta' nfiq rikorrenti.
   3.   Għandu jinżamm kont ta' l-ordnijiet ta' impenn u ta' ħlas.
   Artikolu 18
   1.   L-għan tal-validazzjoni ta' l-infiq mill-uffiċjal awtorizzanti għandu jkun:
   
               (a)
            
            
               li jivverifika l-eżistenza tad-drittijiet tal-kreditur,
            
         
               (b)
            
            
               li jiddetermina jew jivverifika l-eżistenza u l-ammont tad-debitu;
            
         
               (ċ)
            
            
               li jivverifika l-kondizzjonijiet li taħthom isir pagabbli l-pagament.
            
         2.   Il-validazzjoni ta' kwalunkwe nfiq għandha tkun suġġetta għall-preżentazzjoni ta' dokumenti ta' appoġġ li juru l-pretensjoni tal-kreditur u, fejn ikun il-każ, is-servizz mogħti.
   Artikolu 19
   1.   L-awtorizzazzjoni hija l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti, bil-ħruġ ta' ordni għall-pagament, jagħti istruzzjoni lill-uffiċjal ta' l-accounts sabiex iħallas punt ta' nfiq validat minnu.
   2.   L-ordni ta' pagament għandu jkun akkumpanjat mid-dokumenti oriġinali ta' appoġġ, li għandhom ikollhom jew ikunu akkumpanjati mill-approvazzjoni ta' l-uffiċjal awtorizzanti li biha jikkonferma li l-ammonti li jridu jitħallsu jkunu korretti, li l-provvisti ġew riċevuti jew li s-servizz twettaq.
   3.   Jistgħu jiġu aċċettati, f'xi każijiet, kopji tad-dokumenti ta' appoġġ, ċertifikati bħala kopji awtentiċi mill-uffiċjal awtorizzanti, minflok l-oriġinali.
   4.   L-ordnijiet ta' pagament għandhom jintbagħtu lill-kontroll finanzjarju sabiex issir verifika minn qabel.
   Artikolu 20
   1.   Il-pagament huwa l-azzjoni finali li biha ċ-Ċentru jkun wettaq l-obbligi tiegħu lejn il-kredituri tiegħu.
   2.   Il-pagament għandu jsir mill-uffiċjal ta' l-accounts fil-limiti tal-fondi disponibbli.
   3.   Fl-eventwalità ta' żball sostantiv jew tal-kontestazzjoni tal-validità tal-pagament jew tan-nuqqas ta' l-osservanza tal-formalitajiet preskritti minn dan ir-Regolament Finanzjarju, l-uffiċjal ta' l-accounts għandu jinforma immedjatament lill-uffiċjal awtorizzanti u lill-kontroll finanzjarju. Id-Direttur jista' jesiġi bil-miktub, u fuq responsabbiltà tiegħu, li jsir il-pagament. Id-Direttur għandu jinforma lill-Bord Eżekuttiv bil-miktub b'tali deċiżjonijiet kollha fil-laqgħa tiegħu li tkun tmiss.
   Artikolu 21
   1.   Bħala regola ġenerali, il-pagamenti għandhom isiru permezz ta' kont fil-bank, preferibbilment bi trasferiment bankarju jew, fejn jeżistu raġunijiet tajbin, b'ċekk. It-transazzjonijiet għandhom ikunu denominati f'euro. F'każijiet eċċezzjonali, u jekk ikun il-każ, tista' tintuża munita oħra.
   2.   Iċ-ċekkijiet u l-ordnijiet ta' trasferimenti bankarji għandhom ikollhom żewġ firem, li waħda minnhom għandha tkun dik ta' l-uffiċjal ta' l-accounts.
   3.   Għal raġunijiet debitament sostanzjati, id-Direttur jista' jawtorizza pagamenti fi flus kontanti. Għandha tinkiseb riċevuta fir-rigward ta' dawk il-pagamenti.
   4.   Fin-nuqqas tar-rati ta' kambju kurrenti użati, ir-rati ta' konverżjoni li jkunu użati għall-kalkolu f'euro tal-pagamenti li jridu jsiru, jew tad-dħul li jrid jinġabar f'muniti lokali ta' l-ACP, għandhom ikunu dawk fis-seħħ fl-ewwel jum ta' xogħol tax-xahar li fih taqa' d-data effettiva ta' l-operazzjoni, kif reġistrata mill-Bank Centrali Ewropew.
   Artikolu 22
   1.   Għall-pagament ta' ċerti kategoriji ta' nfiq, jistgħu jiġu stabbiliti kontijiet għall-pagament akkont konformement mal-kondizzjonijiet stabbiliti miċ-Ċentru.
   2.   Kull deċiżjoni sabiex jingħata kont għall-pagament akkont għandha tiġi meħuda mid-Direttur abbażi ta' proposta mill-membru tal-persunal inkarigat mill-fajl. Qabel ma tiġi preżentata lid-Direttur, kull proposta għandha tiġi approvata mill-uffiċjal ta' l-accounts u fir-rigward tagħha jiġi mogħti l-kunsens tal-kontroll finanzjarju.
   3.   Kull deċiżjoni għandha tispeċifika:
   
               —
            
            
               l-isem ta' l-amministratur tal-flus akkont,
            
         
               —
            
            
               ir-responsabbiltà ta' l-amministratur hekk nominat,
            
         
               —
            
            
               l-ammont massimu tas-somma antiċipata,
            
         
               —
            
            
               iż-żmien ta' l-utilizzazzjoni tas-somma antiċipata,
            
         
               —
            
            
               il-mezzi li bihom dokumenti ta' appoġġ għandhom jiġu provduti u l-limitu ta' żmien perentorju sabiex isir dan,
            
         
               —
            
            
               in-natura u l-ammont massimu ta' kull punt ta' nfiq.
            
         4.   Kull pagament ta' somma antiċipata għandu jkun ukoll preċedut b'impenn.
   5.   L-uffiċjal awtorizzanti u l-uffiċjal ta' l-accounts għandhom jieħdu kull pass li jkun meħtieġ sabiex jiżguraw li l-awtorizzazzjonijiet fir-rigward ta' somom antiċipati jkunu mogħtija għall-ammonti korretti u fi żmien adegwat.
   Artikolu 23
   1.   Id-Direttur għandu jkun l-uffiċjal awtorizzanti għall-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-budget taċ-Ċentru.
   2.   Id-Direttur jista' jiddelega xi doveri minn tiegħu lill-membri tal-persunal taħt l-awtorità tiegħu. Kull deċiżjoni ta' delega ta' setgħat għandha tiddikjara ż-żmien u l-firxa tal-mandat sabiex wieħed jaġixxi bħala uffiċjal awtorizzanti.
   3.   Id-Direttur jista' jiddelega ċerti doveri relatati ma' l-implementazzjoni lil terzi persuni adegwati li jkunu magħżulin attentament.
   Artikolu 24
   1.   L-uffiċjal ta' l-accounts għandu jkun maħtur mid-Direttur bl-approvazzjoni tal-Bord Eżekuttiv.
   2.   Huwa għandu jkun responsabbli fiċ-Ċentru għal:
   
               (a)
            
            
               l-implementazzjoni korretta tal-pagamenti, tal-ġbir tad-dħul u ta' l-irkupru ta' ammonti stabbiliti bħala ammonti esiġibbli;
            
         
               (b)
            
            
               il-preparazzjoni u l-preżentazzjoni tal-kontijiet skond l-Artikolu 26;
            
         
               (ċ)
            
            
               iż-żamma tal-kontijiet skond l-Artikolu 26;
            
         
               (d)
            
            
               l-implementazzjoni, skond l-Artikolu 26, tar-regoli u l-metodi ta' l-accounting u l-prospett tal-kontijiet skond id-dispożizzjonijiet adottati mill-uffiċjal ta' l-accounts tal-Kummissjoni;
            
         
               (e)
            
            
               l-istipulazzjoni u l-validazzjoni tas-sistemi ta' l-accounts u, fejn ikun il-każ, il-validazzjoni ta' sistemi stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti għall-preżentazzjoni jew ġustifikazzjoni ta' informazzjoni dwar l-accounts;
            
         
               (f)
            
            
               l-amministrazzjoni tat-teżor.
            
         3.   L-uffiċjal ta' l-accounts għandu jikseb mill-uffiċjal awtorizzanti, li għandu jiggarantixxi l-affidabbiltà tagħha, kull informazzjoni meħtieġa għall-produzzjoni ta' kontijiet li jagħtu stampa eżatta ta' l-assi finanzjarji taċ-Ċentru u ta' l-implementazzjoni tal-budget.
   4.   Suġġett għall-paragrafu 5 ta' dan l-Artikolu u għall-Artikolu 22, l-uffiċjal ta' l-accounts huwa l-unika persuna li jkollha l-poter tamministra flejjes u assi oħra. Għandu jkun responsabbli għall-kustodja tagħhom.
   5.   L-uffiċjal ta' l-accounts jista' jiddelaga ċerti kompiti lil subordinati suġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal, fejn dan ikun indispensabbli għall-qadi ta' dmirijietu.
   6.   L-istrument tad-delega għandu jistabbilixxi l-kompiti fdati lis-subordinati u d-drittijiet u l-obbligi tagħhom.
   Artikolu 25
   1.   L-irkupru ta' kwalunkwe somma dovuta liċ-Ċentru għandha tagħti lok għal ordni ta' rkupru mill-uffiċjal awtorizzanti. L-ordnijiet ta' rkupru għandhom jiġu preżentati lill-korp ta' kontroll intern għall-verifika preċedenti.
   2.   L-uffiċjal ta' l-accounts għandu jassumi r-responsabbiltà għall-ordnijiet ta' rkupru li jintbagħtu lilu mill-uffiċjal awtorizzanti.
   3.   Għandha tinħareġ irċevuta fir-rigward tal-pagamenti kontanti kollha magħmula lill-uffiċjal ta' l-accounts jew lill-amministratur tal-flejjes akkont.
   VI.   KONTIJIET, DIKJARAZZJONIJIET FINANZJARJI, VERIFIKA, QORTI TA' L-AWDITURI, OLAF
   Artikolu 26
   1.   Il-kontijiet għandhom jinżammu f'euro, bil-metodu tad-double entry u abbażi tas-sena kalendarja. Għandhom juru d-dħul u l-infiq kollu mill-1 ta' Jannar sal-31 ta' Diċembru ta' kull sena u għandhom jinkludu d-dokumenti oriġinali ta' appoġġ.
   Il-kontijiet għandhom jingħalqu fl-aħħar tas-sena finanzjarja sabiex id-dikjarazzjonijiet finanzjarji taċ-Ċentru jkunu jistgħu jiġu mfassla.
   2.   L-entrati għandhom isiru abbażi ta' sistema ta' accounting li tinkludi nomenklatura ta' punti tal-budget li tagħmel distinzjoni ċara bejn il-kontijiet li jippermettu li tiġi imfassla l-balance sheet u dawk li jippermettu li jiġi imfassal il-kont tad-dħul u ta' l-infiq. Dawn l-entrati jistgħu jkunu reġistrati f'sistema kompjuterizzata, li tagħmilha possibbli li jiġi mfassal bilanċ ġenerali fix-xahar. Il-pagamenti kollha akkont għandhom jiġu mdaħħla f'kont sospiż u approvati sa mhux aktar tard mill-aħħar tas-sena finanzjarja ta' wara, barra fil-każ ta' pagamenti akkont fissi.
   3.   Meta l-uffiċjal awtorizzanti, il-kontrollur u l-uffiċjal ta' l-accounts bi qbil reċiproku jikkunsidraw li s-sistema toffri garanziji li jissodisfaw ir-rekwiżiti f'termini ta' sigurtà, iċ-Ċentru jista' juża l-proċessar elettroniku.
   4.   Il-kontijiet separati miżmuma għar-riżorsi amministrati f'isem Partijiet terzi, kif previst fl-Artikolu 37, għandhom jiġu konsolidati fil-balance sheet u fil-kont tad-dħul u l-infiq taċ-Ċentru.
   5.   Iċ-Ċentru għandu jfassal balance sheet u kont tad-dħul u l-infiq sa mhux aktar tard mill-31 ta' Marzu tas-sena N+1.
   Il-balance sheet għandha turi l-attiv u l-passiv taċ-Ċentru fil-31 ta' Diċembru tas-sena N.
   Il-kont tad-dħul u l-infiq għandu jinkludi:
   
               (a)
            
            
               Tabella tad-Dħul li tikkomprendi:
               
                           —
                        
                        
                           ir-riċevuti mistennija mill-EDF ibbażati fuq l-impenji approvati tas-sena kurrenti u fuq dawk trasferiti mis-snin ta' qabel,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ir-riċevuti attwali minn taxxi fuq salarji u minn imgħax attiv,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ir-riċevuti attwali l-oħra.
                        
                     
         
               (b)
            
            
               Tabella ta' l-Infiq li tikkomprendi:
               
                           —
                        
                        
                           pagamenti attwali ta' impenji tas-sena, trasferiti mis-snin finanzjarji ta' qabel,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           pagamenti jew impenji attwali addebitati lill-budget tas-sena N,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           tabella sommarja li turi l-pagamenti attwali għal għamara, tagħmir u affarijiet oħra fl-inventarju;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           impenji awtorizzati li jiġu trasferiti għas-sena finanzjarja ta' wara.
                        
                     
         
               (ċ)
            
            
               Noti dwar id-dikjarazzjonijiet finanzjarji li jikkomprendu:
               
                           —
                        
                        
                           il-prinċipji ta' accounting applikati,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           it-tabelli sommarji ta' approprjazzjonijiet impenjati, imħallsa, kanċellati jew trasferiti fir-rigward tas-snin ta' qabel u kurrenti,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           noti u kalkoli dettaljati li jappoġġaw il-punti ta' l-entrati fid-dikjarazzjonijiet.
                        
                     
         6.   Kull trimestru għandha titfassal dikjarazzjoni b'mod li turi s-sitwazzjoni dwar l-implementazzjoni tal-budget kurrenti u l-użu ta' l-approprjazzjonijiet trasferiti; din id-dikjarazzjoni għandha tiġi ċertifikata mill-kontroll finanzjarju u mibgħuta lill-Bord Eżekuttiv.
   Artikolu 27
   1.   Il-Bord Eżekuttiv għandu jaħtar ditta ta' awdituri ta' reputazzjoni internazzjonali għal perjodu ta' tliet snin minn lista ta' mill-inqas tliet ditti proposti sabiex jiġu verifikati d-dikjarazzjonijiet finanzjarji taċ-Ċentru. Madankollu, l-istess ditta ta' awdituri ma tistax tiġi maħtura għal aktar minn tliet snin konsekuttivi.
   2.   L-awdituri għandhom jivverifikaw il-kotba u l-flus kontanti miżmumin fiċ-Ċentru, jivverifikaw li l-inventarji u l-balance sheets ġew imfassla b'mod korrett u b'bonafede, skond proċeduri adegwati ta' accounting, u jiżguraw li l-informazzjoni dwar il-kontijiet taċ-Ċentru tkun korretta.
   L-għan tal-verifika għandu jkun li jiġi stabbilit li d-dħul kollu dovut ġie riċevut u li l-infiq kollu sar legalment u korrettament u li l-amministrazzjoni finanzjarja kienet tajba.
   L-awdituri għandhom jiċċertifikaw li d-dikjarazzjonijiet finanzjarji ġew imfassla korrettament skond l-istandards internazzjonali ta' l-accounting, u li jirrappreżentaw fedelment u ġustament il-pożizzjoni finanzjarja taċ-Ċentru.
   3.   L-awdituri għandhom jagħtu parir liċ-Ċentru dwar kif jittratta r-riskji billi jagħtu opinjonijiet indipendenti dwar il-kwalità tas-sistemi ta' amministrazzjoni u ta' kontroll u billi jagħtu rakkomandazzjonijiet għat-titjib tal-kondizzjonijiet ta' l-implementazzjoni ta' l-operazzjonijiet u għall-promozzjoni ta' l-amministrazzjoni finanzjarja tajba.
   L-awdituri għandhom ikunu responsabbli:
   
               (a)
            
            
               mill-valutazzjoni ta' l-adegwatezza u ta' l-effikaċja tas-sistemi ta' l-amministrazzjoni interna u tal-prestazzjoni taċ-Ċentru fl-implementazzjoni ta' programmi u azzjonijiet b'referenza għar-riskji assoċjati magħhom;
               u
            
         
               (b)
            
            
               mill-valutazzjoni ta' l-adegwatezza u tal-kwalità tas-sistemi tal-kontroll intern applikabbli għal kull operazzjoni ta' l-implementazzjoni tal-budget.
            
         4.   L-awdituri għandhom iwettqu dmirijiethom fir-rigward ta' l-attivitajiet u l-unitajiet kollha taċ-Ċentru. Għandhom ikollhom aċċess sħiħ u bla limitu għall-informazzjoni kollha meħtieġa sabiex iwettqu dmirijiethom.
   5.   Wara l-għeluq ta' kull sena finanzjarja l-awdituri għandhom ifasslu rapport mhux aktar tard mit-30 ta' Ġunju. Dan ir-rapport għandu jintbagħat lid-Direttur, li min-naħa tiegħu għandu jibagħtu, bil-kummenti tiegħu jekk meħtieġ, lill-Bord Eżekuttiv. Il-Bord Eżekuttiv għandu mbagħad jibgħat ir-rapport lill-Kumitat bir-rakkomandazzjonijiet tiegħu.
   Abbażi ta' dan ir-rapport u d-dikjarazzjonijiet finanzjarji, il-Kumitat għandu jagħti kwittanza lid-Direttur fir-rigward ta' l-implementazzjoni tal-budget.
   Artikolu 28
   Il-Kummissjoni, il-Qorti ta' l-Awdituri u l-OLAF jistgħu jagħmlu kontrolli fuq il-finanzjament riċevut miċ-Ċentru mill-EDF b'mod konformi mar-Regolament Finanzjarju ta' l-EDF. Il-Qorti ta' l-Awdituri tista' tikkontrolla li d-dħul ġie riċevut u l-infiq sar legalment u korrettament u li d-dispożizzjonijiet tal-Ftehim u dawk tar-Regolament Finanzjarju tad-9 EDF ġew rispettati.
   VII.   RESPONSABBILTAJIET TA' L-UFFIĊJALI AWTORIZZANTI, TA' L-UFFIĊJAL TA' L-ACCOUNTS, TA' L-ASSISTENTI UFFIĊJALI TA' L-ACCOUNTS U TA' L-AMMINISTRATURI TAL-FLEJJES AKKONT
   Artikolu 29
   L-uffiċjali awtorizzanti li, meta jiddeterminaw il-krediti li jkunu jridu jiġu rkuprati, meta joħorġu ordnijiet ta' rkupru, meta jidħlu f'impenn ta' nfiq jew meta jiffirmaw ordni ta' pagament, jiksru dan ir-Regolament Finanzjarju, għandhom ikunu suġġetti għall-possibbiltà ta' azzjoni dixxiplinarja u, fejn ikun il-każ, għall-pagament ta' kumpens. L-istess għandu japplika jekk jonqsu milli jfasslu dokument li jistabbilixxi dejn jew jekk jonqsu milli joħorġu ordnijiet ta' rkupru jew jittardjaw li joħorġuhom mingħajr ġustifikazzjoni. Tali responsabbiltà tista' tiġi invokata biss meta l-ksur ikun sar bi ħsieb jew kien ir-riżultat ta' nuqqas serju ta' diliġenza min-naħa tagħhom.
   Artikolu 30
   1.   L-uffiċjal ta' l-accounts u l-assistenti uffiċjali tal-accounts għandhom ikunu suġġetti għall-possibbiltà ta' azzjoni dixxiplinarja u, fejn ikun il-każ, għall-pagament ta' kumpens fir-rigward ta' pagamenti magħmula minnhom bi ksur ta' l-Artikolu 19.
   Huma għandhom ikunu suġġetti għall-possibbiltà ta' azzjoni dixxiplinarja u għall-pagament ta' kumpens fir-rigward ta' kwalunkwe telf jew ta' ħsara fir-rigward tal-flejjes, l-assi u d-dokumenti fil-kustodja tagħhom, fejn tali telf jew ħsara saru bi ħsieb jew kienu r-riżultat ta' nuqqas serju ta' diliġenza min-naħa tagħhom.
   Taħt l-istess kondizzjonijiet, għandhom ikunu responsabbli għall-eżekuzzjoni korretta ta' l-ordnijiet riċevuti minnhom fir-rigward ta' l-użu u l-amministrazzjoni tal-kontijiet bankarji, u partikolarment:
   
               (a)
            
            
               fejn jirkupraw jew iħallsu ammonti li ma jikkonformawx ma' l-ordnijiet korrispondenti ta' rkupru jew ta' pagament;
            
         
               (b)
            
            
               fejn jagħmlu pagamenti lil persuni li ma jkunux dawk intitolati.
            
         2.   L-amministraturi tal-flejjes akkont għandhom ikunu suġġetti għall-possibbiltà ta' azzjoni dixxiplinarja u, fejn ikun il-każ, għall-pagament ta' kumpens fil-każijiet li ġejjin:
   
               (a)
            
            
               fejn ma jistgħux jipprovdu dokumenti adegwati ta' appoġġ għall-pagamenti magħmula minnhom;
            
         
               (b)
            
            
               fejn jagħmlu pagamenti lil persuni li ma jkunux dawk intitolati.
            
         L-amministraturi tal-flejjes akkont għandhom ikunu suġġetti għall-possibbiltà ta' azzjoni dixxiplinarja u għall-pagament ta' kumpens fir-rigward ta' kwalunkwe telf jew ħsara fir-rigward tal-flejjes, l-assi u d-dokumenti fil-kustodja tagħhom, fejn tali telf jew ħsara saru bi ħsieb jew kienu r-riżultat ta' nuqqas serju ta' diliġenza min-naħa tagħhom.
   Artikolu 31
   1.   L-uffiċjali ta' l-accounts, l-assistenti uffiċjali ta' l-accounts u l-amministraturi tal-flejjes akkont għandhom ikunu assigurati kontra r-riskji marbuta mad-doveri rispettivi tagħhom.
   Iċ-Ċentru għandu jkopri l-spejjeż ta' l-assigurazzjoni relatati magħhom. Għandu jispeċifika l-kategoriji tal-membri tal-persunal li jservu bħala uffiċjali ta' l-accounts, assistenti uffiċjali ta' l-accounts u amministraturi tal-flejjes akkont, kif ukoll il-kondizzjonijiet li taħthom huwa jkopri l-spejjeż ta' l-assigurazzjoni magħmula mill-imsemmija membri tal-persunal sabiex iħarsu kontra r-riskji marbuta mad-doveri rispettivi tagħhom.
   2.   Għandhom jingħataw allowances speċjali lill-uffiċjal ta' l-accounts, lill-assistenti uffiċjali ta' l-accounts u lill-amministraturi tal-flejjes akkont. Il-livell ta' dawn l-allowances għandu jiġi stabbilit f'regolament imfassal miċ-Ċentru. L-ammonti li jikkorrispondu għal dawn l-allowances għandhom jiġu akkreditati kull xahar f'kont miftuħ miċ-Ċentru għan-nom ta' kull wieħed minn dawn il-membri tal-persunal sabiex jiġi stabbilit fond ta' garanzija bil-għan li jkun kopert kwalunkwe telf li għalih il-persuna konċernata tista' tagħmel lilha nnifisha responsabbli, safejn tali telf ma ġiex kopert b'rifużjonijiet minn kumpanniji ta' l-assigurazzjoni.
   Il-bilanċ ta' kreditu f'dawn il-kontijiet ta' garanzija għandhom jiġu mħallsa lill-persuni konċernati wara t-tmiem tal-ħatra tagħhom bħala uffiċjal ta' l-accounts, assistent uffiċjal ta' l-accounts jew amministratur tal-flejjes akkont u wara li jkunu ngħataw kwittanza finali fir-rigward ta' l-amministrazzjoni tagħhom.
   3.   Il-kwittanza mogħtija lill-uffiċjal ta' l-accounts, lill-assistenti uffiċjali ta' l-accounts u lill-amministraturi tal-flejjes akkont jingħataw mid-Direttur, abbażi tar-rapport ta' l-awdituri esterni fi żmien sentejn wara li tagħlaq is-sena finanzjarja konċernata.
   Artikolu 32
   Ir-responsabbiltà għall-pagament ta' kumpens u l-possibbiltà ta' azzjoni dixxiplinarja fir-rigward ta' l-uffiċjal awtorizzanti, ta' l-uffiċjal ta' l-accounts, ta' l-assistenti uffiċjali ta' l-accounts u ta' l-amministraturi tal-flejjes akkont għandha tiġi determinata skond ir-Regolamenti tal-Persunal taċ-Ċentru.
   VIII.   PROĊEDURI TA' AKKWIST U DISPOŻIZZJONIJIET OĦRA
   Artikolu 33
   L-għoti ta' kuntratti li jkunu jridu jiġu konklużi miċ-Ċentru għall-fornitura ta' prodotti u ta' servizzi għandu jkun regolat mid-dispożizzjonijiet ta' dan l-Artikolu, supplementat kif meħtieġ bid-dispożizzjonijiet tal-Ftehim u tar-Regolamenti Ġenerali adottati abbażi tiegħu mill-Kunsill tal-Ministri ta' l-ACP-KE u bir-regoli li jikkonċernaw l-għoti ta' kuntratti fir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-EDF; jiġifieri l-kandidati jridu jkunu ċittadini ta' l-Istati Membri tal-Komunità jew ta' l-Istati ta' l-ACP, ħlief f'każijiet debitament sostanzjati aċċettati mid-Direttur.
   Fl-eventwalità ta' konflitt għandhom japplikaw ir-regoli msemmija taħt A.
   Għall-finijiet ta' dan l-Artikolu għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
   
               1.
            
            
               “Ftehim dirett”
               Proċedura fejn iċ-Ċentru jikkonsulta l-kandidat ta' l-għażla tiegħu u jinnegozja t-termini tal-kuntratt miegħu.
            
         
               2.
            
            
               “Proċedura simplifikata”
               Proċedura mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta' avviż u ta' termini ta' referenza fejn biss il-kandidati (minimu ta' tlieta) mistiedna miċ-Ċentru jistgħu jippreżentaw offerti.
            
         
               3.
            
            
               “Proċedura negozjata”
               Proċedura mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta' avviż u ta' termini ta' referenza fejn iċ-Ċentru jikkonsulta lill-kandidat jew lill-kandidati ta' l-għażla tiegħu u jinnegozja t-termini tal-kuntratt ma' wieħed jew aktar minnhom. Għandhom japplikaw waħda jew aktar mill-kondizzjonijiet disposti fil-punt Ċ. 1(e) hawn isfel.
            
         
               4.
            
            
               “Stedina ristretta għal offerti mingħajr pubblikazzjoni ta' avviż”
               Proċedura fejn biss il-kandidati mistiedna miċ-Ċentru abbażi tad-datafile tiegħu tal-fornituri jistgħu jippreżentaw offerta bi tweġiba għat-termini ta' referenza preparati miċ-Ċentru.
            
         
               5.
            
            
               “Stedina ristretta għal offerti b'pubblikazzjoni ta' avviż”
               Proċedura fejn biss il-kandidati mistiedna miċ-Ċentru jistgħu jippreżentaw offerta bi tweġiba għall-avviż u għat-termini ta' referenza pubblikati miċ-Ċentru.
            
         
               6.
            
            
               “Stedina miftuħa għall-offerti”
               Proċedura fejn kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika jew grupp ta' dawn jistgħu jippreżentaw offerta bi tweġiba għall-avviż u għat-termini ta' referenza pubblikati miċ-Ċentru.
            
         
               1.
            
            
               Kuntratti ta' fornitura
               
                           (a)
                        
                        
                           Kuntratti relatati max-xiri jew kiri ta' prodotti, tagħmir jew proprjetà mobbli għandhom jiġu konklużi wara li tkun saret sejħa miftuħa għall-offerti. Il-kandidati għandhom ikunu ċittadini ta' l-Istati Membri tal-Komunità jew ta' l-Istati ta' l-ACP, ħlief f'każijiet debitament sostanzjati aċċettati mid-Direttur;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Il-kuntratti jistgħu jiġu konklużi bi ftehim dirett (fuq offerta unika) meta l-ammont totali tal-kuntratt ma jeċċedix EUR 4 999;
                        
                     
                           (ċ)
                        
                        
                           Il-kuntratti jiġu konklużi bi proċedura simplifikata, fejn mill-inqas tliet fornituri jiġu konsultati, meta l-ammont totali tal-kuntratt ikun bejn EUR 5 000 u EUR 29 999;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           Il-kuntratti jiġu konklużi wara stedina ristretta għall-offerti magħmula lil mill-inqas tliet kandidati, mingħajr pubblikazzjoni ta' avviż, meta l-ammont totali tal-kuntratt ikun bejn EUR 30 000 u EUR 149 999.
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           Il-kuntratti jistgħu jiġu konklużi bi proċedura negozjata, wara ftehim magħmul mid-Direttur u abbażi ta' fajl debitament sostanzjat, meta l-ammont tal-kuntratt jaqbeż EUR 4 999 u jkunu japplikaw waħda jew aktar mill-kondizzjonijiet li ġejjin:
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       għal raġunijiet ta' urġenza li ma jkunux attribwibbli liċ-Ċentru,
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       meta jkun hemm raġunijiet speċifikament tekniċi u debitament sostanzjati,
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       meta l-kuntratt ikun għal provvisti, servizzi jew xogħol anċillarji li, għal raġunijiet tekniċi, ma jistgħux jiġu separati mill-kuntratt prinċipali,
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       meta l-istedina għall-offerti ma kelliex suċċess.
                                    
                                 
                     Il-kondizzjonijiet li taħthom id-derogi msemmija f'(e) jistgħu jiġu approvati jiġu speċifikati f'direttiva interna mfassla mill-Bord Eżekuttiv, li għandu jkun informat immedjatament dwar kwalunkwe deċiżjoni bħal din.
            
         
               2.
            
            
               Kuntratti għall-fornitura ta' servizzi
               
                           (a)
                        
                        
                           Il-kuntratti relatati mal-fornitura ta' servizzi għandhom jiġu konklużi wara stedina ristretta għal offerti magħmula lil mill-inqas tliet kandidati. Dawn il-kandidati għandhom ikunu ċittadini ta' l-Istati Membri tal-Komunità jew ta' l-Istati ta' l-ACP, ħlief f'każijiet debitament sostanzjati aċċettati mid-Direttur.
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Il-kuntratti jistgħu jiġu konklużi bi ftehim dirett meta l-ispiża totali tas-servizzi liċ-Ċentru ma teċċedix EUR 4 999.
                        
                     
                           (ċ)
                        
                        
                           Il-kuntratti jiġu konklużi bi proċedura simplifikata, fejn mill-inqas tliet fornituri jiġu konsultati, meta l-ispiża totali tas-servizzi liċ-Ċentru tkun bejn EUR 5 000 u EUR 199 999. Madankollu, għal kuntratti bejn EUR 150 000 u EUR 199 999 il-konsultazzjoni għandha ssir abbażi ta' termini dettaljati ta' referenza.
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           Il-kuntratti jiġu konklużi bi proċedura negozjata wara ftehim magħmul mid-Direttur u abbażi ta' fajl debitament sostanzjat, meta l-ammont tal-kuntratt jeċċedi EUR 4 999 u tkun tapplika waħda jew aktar mill-kondizzjonijiet disposti fil-punt Ċ. 1(e).
                        
                     
         
               3.
            
            
               Il-kuntrattur għandu jiġi magħżul abbażi tal-prezz kwotat, tal-prova ta' kompetenza professjonali, ta' l-esperjenza u tas-sigurtà finanzjarja, u tal-limitu ta' żmien perentorju propost għat-twettiq tal-kuntratt.
            
         
               4.
            
            
               Il-kuntratti għandhom jiġu denominati esklussivament f'euro.
            
         
               5.
            
            
               Fil-każijiet fejn is-servizzi koperti bil-punti 1 u 2 ikunu maqsumin f'diversi kuntratti, għandha tkun l-ispiża totali tas-servizzi li tiġi kunsidrata fl-applikazzjoni ta' dan l-Artikolu.
            
         
               6.
            
            
               F'każijiet speċifiċi, iċ-Ċentru jista' jiddelega l-organizzazzjoni tal-proċeduri simplifikati u ta' l-istedini għall-offerti lil korp estern, sakemm l-għażla tal-kumpanniji kuntattjati, it-termini ta' referenza u l-għażla tal-kuntrattur jibqgħu r-responsabbiltà tiegħu jew, fl-eventwalità ta' ko-finanzjament, ir-responsabbiltà konġunta taċ-Ċentru u tal-ko-finanzjaturi l-oħra.
            
         Artikolu 34
   Iċ-Ċentru jista' jagħmel kontributi finanzjarji għal inizjattivi ta' intrapriżi, imprendituri, intermedjarji u fornituri ta' servizzi, kif ġej:
   
               1)
            
            
               Iċ-Ċentru jista' jikkontribwixxi għall-ispejjeż ta' servizzi għal proġetti eliġibbli li għalihom ir-responsabbiltà finanzjarja u amministrattiva taqa' fuq persuna fiżika jew ġuridika li tkun ċittadin ta' Stat Membru tal-Komunità jew ta' Stat ta' l-ACP u li tkun ippreżentat talba liċ-Ċentru għal assistenza.
            
         
               2)
            
            
               Iċ-Ċentru għandu jivvaluta l-ispiża tas-servizzi, l-għażla tal-fornituri, il-prova tal-kompetenza professjonali, l-esperjenza u s-sigurtà finanzjarja, il-limitu ta' żmien perentorju għat-twettiq tax-xogħol, u l-impatt mistenni tal-programm propost mill-benefiċjarju. Għal dak il-għan, għandu juża lista peżata ta' kriterji simili għal dik li tuża l-Kummissjoni sabiex tamministra l-EDF, aġġustata sabiex taqbel ma' l-objettivi taċ-Ċentru.
            
         
               3)
            
            
               Jekk il-benefiċjarju jgħaddi xi xogħol lil ħaddieħor b'subkuntratt, huwa għandu jikkonforma ma' l-Artikolu 33.
            
         
               4)
            
            
               Il-ftehim għandhom jiġu denominati esklussivament f'euro.
            
         
               5)
            
            
               Il-metodi ta' applikazzjoni ta' dawn il-kontributi għandhom jiġu stabbiliti f'direttiva nterna.
            
         Artikolu 35
   1.   Għandu jinżamm inventarju permanenti tal-proprjetà kollha mobbli u immobbli taċ-Ċentru. Għandha titniżżel fl-inventarju biss il-proprjetà mobbli li l-valur tagħha jkun EUR 350 jew aktar. In-numru ta' l-inventarju għandu jitniżżel fuq kull fattura qabel din tiġi imħallsa.
   2.   Kwalunkwe bejgħ ta' proprjetà mobbli u ta' tagħmir ta' valur tal-prezz ta' kull unità li jeċċedi EUR 1 000 għandu jiġi reklamat kif dovut, skond direttiva interna li titfassal mid-Direttur.
   3.   Kull meta xi proprjetà jew artiklu fl-inventarju jitwarrab, jiġi mormi jew misjub nieqes minħabba telf jew serq, jew minħabba kwalunkwe raġuni oħra, dan għandu jiġi reġistrat fuq nota li tiġi ffirmata kemm mid-Direttur kif ukoll mill-persuna responsabbli għat-tagħmir u ċertifikata mill-korp ta' kontroll intern.
   4.   Iċ-Ċentru għandu jżomm inventarju fiżiku u ta' l-accounts, li għandu jiġi bilanċjat fuq bażi regolari. Dan l-ibbilanċjar għandu jiġi approvat mill-korp ta' kontroll intern.
   Artikolu 36
   Dan ir-Regolament Finanzjarju għandu jkun applikabbli b'mod sħiħ għall-istrutturi deċentralizzati taċ-Ċentru.
   IX.   AMMINISTRAZZJONI GĦAN-NOM TA' PARTIJIET TERZI
   Artikolu 37
   1.   Iċ-Ċentru jista' wkoll jimmaniġġa riżorsi maħsuba għall-eżekuzzjoni ta' attivitajiet stabbiliti għalih fil-Ftehim għan-nom ta' Partijiet terzi. Il-lista ta' dawn ir-riżorsi għandha tingħata f'Anness mal-budget taċ-Ċentru.
   2.   Dan ir-Regolament Finanzjarju għandu jkun applikabbli għall-amministrazzjoni ta' dawn ir-riżorsi.
   Madankollu, l-amministrazzjoni tar-riżorsi forniti mill-Kummissjoni għandha tkun regolata mid-dispożizzjonijiet finanzjarji stabbiliti fil-ftehim iffirmat mill-Kummissjoni u ċ-Ċentru. Jekk ma jkunx hemmx tali dispożizzjonijiet, dan ir-Regolament Finanzjarju għandu jibqa' applikabbli.
   3.   L-estimi korretti ta' l-ispejjeż li jkunu finanzjati b'dawn ir-riżorsi għandhom ikunu wkoll annessi mal-budget taċ-Ċentru. Għandha ssir distinzjoni ċara bejn l-infiq operattiv u l-infiq ta' intervent.
   4.   Għandhom jinżammu kontijiet separati għall-amministrazzjoni ta' dawn ir-riżorsi għan-nom ta' Partijiet terzi.
   5.   Id-dikjarazzjonijiet finanzjarji ta' kull fond amministrat miċ-Ċentru għan-nom ta' Partijiet terzi għandhom jinkludu balance sheet u kont tad-dħul u ta' l-infiq, li jindikaw is-sitwazzjoni sal-31 ta' Diċembru tas-sena finanzjarja konċernata. Għandhom jiġu ċertifikati konformement mad-dispożizzjonijiet tal-ftehim iffirmat bejn iċ-Ċentru u d-donatur.
   Jekk ma jkunx hemm tali dispożizzjonijiet, iċ-ċertifikazzjoni għandha titwettaq mill-kontroll finanzjarju taċ-Ċentru.
   6.   Dawn id-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom jiġu mehmuża bħala Anness mad-dikjarazzjonijiet finanzjarji taċ-Ċentru.
   Artikolu 38
   L-Istati ta' l-ACP, l-Istati Membri u l-Komunità għandhom jintrabtu, sa fejn ikun jikkonċernahom rispettivament, li jieħdu l-miżuri meħtieġa sabiex tiġi implementata din id-Deċiżjoni.
   Artikolu 39
   Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-1 ta' Jannar 2005.
   
      Magħmul fi Brussell, nhar is-17 ta' Diċembru 2004.
      
         
            Għall-Kumitat ta' l-Ambaxxaturi ACP-KE
         
         
            Il-President
         
         T. J. A. M. de BRUIJN
      
   
   
      (1)  ĠU L 317, 15.12.2000, p. 3.