CELEX: 52009PC0061
Language: nl
Date: 2009-02-17
Title: Voorstel voor een besluit van de Raad betreffende het standpunt van de Gemeenschap over het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG en de speciale comités, als bedoeld in de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds

Belangrijke juridische mededeling

|

52009PC0061

Voorstel voor een besluit van de Raad betreffende het standpunt van de Gemeenschap over het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG en de speciale comités, als bedoeld in de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds  /* COM/2009/0061 def. */  

	[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |Brussel, 17.2.2009COM(2009) 61 definitiefVoorstel voor eenBESLUIT VAN DE RAADbetreffende het standpunt van de Gemeenschap over het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG en de speciale comités, als bedoeld in de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds(door de Commissie ingediend)TOELICHTINGDe economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, werd op 15 oktober 2008 ondertekend en wordt vanaf 29 december 2008 voorlopig toegepast.Bij artikel 227 van de overeenkomst is de Gezamenlijke Raad opgericht, die alle belangrijke vraagstukken die zich in het kader van de overeenkomst voordoen, alsmede alle andere bilaterale, multilaterale of internationale vraagstukken van gemeenschappelijk belang onderzoekt. De Gezamenlijke Raad wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door een Handels- en ontwikkelingscomité en door speciale comités, als bedoeld in de artikelen 36 en 230 van de overeenkomst. Het Handels- en ontwikkelingscomité is belast met de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst.Ingevolge de artikelen 228 en 230 van de overeenkomst moet de Gezamenlijke Raad zijn eigen reglement van orde en dat van het Handels- en ontwikkelingscomité vaststellen. Omdat de tenuitvoerlegging van de overeenkomst snel van start moet kunnen gaan, moeten de reglementen van orde van de Gezamenlijke Raad, van het Handels- en ontwikkelingscomité en van de speciale comités worden goedgekeurd tijdens de eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad, die gepland staat voor ….Voorstel voor eenBESLUIT VAN DE RAADbetreffende het standpunt van de Gemeenschap over het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG en de speciale comités, als bedoeld in de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijdsDE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 300, lid 2, tweede alinea,Gelet op het besluit van de Raad tot ondertekening en voorlopige toepassing van de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds[1],Gezien de conclusies van de Raad over regionale integratie en economische partnerschapsovereenkomsten ten bate van de ontwikkeling van de ACS-landen[2],Gezien het voorstel van de Commissie[3],Overwegende hetgeen volgt:(1) De economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, werd op 15 oktober 2008 ondertekend en wordt vanaf 29 december 2008 voorlopig toegepast.(2) Bij artikel 227 van die overeenkomst is de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG opgericht, die alle belangrijke vraagstukken die zich in het kader van de overeenkomst voordoen, alsmede alle andere bilaterale, multilaterale of internationale vraagstukken van gemeenschappelijk belang onderzoekt.(3) Bij artikel 230 van die overeenkomst is het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG opgericht, dat de Gezamenlijke Raad zal bijstaan bij de uitvoering van zijn taken en belast is met de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst.(4) Ingevolge artikel 230, lid 4, wordt het Handels- en ontwikkelingscomité in het kader van de uitvoering van zijn taken bijgestaan door speciale comités.(5) Bij artikel 36 van genoemde overeenkomst is een Speciaal Comité voor douanesamenwerking en handelsbevordering opgericht.(6) Ingevolge artikel 228, lid 3, en artikel 230, lid 2, van genoemde overeenkomst moet de Gezamenlijke Raad zijn eigen reglement van orde en dat van het Handels- en ontwikkelingscomité vaststellen; verder is het zinvol dat de Gezamenlijke Raad van zijn in artikel 229, lid 1, bedoelde beslissingsbevoegdheid ten aanzien van alle in de overeenkomst genoemde aangelegenheden gebruik maakt om ook het reglement van orde voor de speciale comités vast te stellen.(7) De Gemeenschap moet haar standpunt bepalen met betrekking tot de goedkeuring van de reglementen van orde van de Gezamenlijke Raad, het Handels- en ontwikkelingscomité en de speciale comités,BESLUIT:Enig artikelHet standpunt van de Gemeenschap met betrekking tot de goedkeuring van een besluit van de bij de overeenkomst opgerichte Gezamenlijke Raad over het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG en de speciale comités, als bedoeld in de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, wordt gebaseerd op het aan dit besluit gehechte ontwerpbesluit van de Gezamenlijke Raad.Gedaan te Brussel,Voor de RaadDe VoorzitterBIJLAGEBESLUIT Nr. …/2009 VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD opgericht bij de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, wat de goedkeuring van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad, het Handels- en ontwikkelingscomité en de speciale comités betreftDE GEZAMENLIJKE RAAD CARIFORUM-EG,Gelet op de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, hierna "de overeenkomst" genoemd, ondertekend te Bridgetown, Barbados, op 15 oktober 2008, en met name op artikel 227, artikel 228, lid 3, artikel 229, lid 1, en artikel 230, lid 2,Overwegende hetgeen volgt:(1) Ingevolge de overeenkomst moet de Gezamenlijke Raad zijn reglement van orde goedkeuren en dat van het Handels- en ontwikkelingscomité vaststellen.(2) De Gezamenlijke Raad en het Handels- en ontwikkelingscomité zullen bij de uitvoering van hun taken worden bijgestaan door het Speciaal Comité voor douanesamenwerking en handelsbevordering, dat is opgericht overeenkomstig artikel 36 van de overeenkomst en door ingevolge artikel 230, lid 4, van de overeenkomst opgerichte speciale comités. Voor deze speciale comités moet een reglement van orde worden vastgesteld,BESLUIT:Artikel 1Het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG en van het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG zijn opgenomen in respectievelijk bijlage I en bijlage II.Artikel 21. Het reglement van orde in bijlage III is van toepassing op het Speciaal Comité voor douanesamenwerking en handelsbevordering, en op de ingevolge artikel 230, lid 4, van de overeenkomst opgerichte speciale comités.2. Dit reglement doet geen afbreuk aan in de overeenkomst opgenomen speciale regels of aan door de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG vastgestelde regels.Artikel 3Dit besluit treedt in werking op ….Gedaan te …,BIJLAGE IREGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD CARIFORUM-EUingesteld bij de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijdsArtikel 1Samenstelling en voorzitterschap1. De samenstelling van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, hierna "de Gezamenlijke Raad" genoemd, is neergelegd in artikel 228, lid 1, van de overeenkomst.2. De vertegenwoordiger van de gezamenlijk optredende Cariforum-staten, als bedoeld in artikel 228, lid 2, van de overeenkomst, wordt "de Cariforum-coördinator" genoemd, terwijl de verwijzing naar "de partijen" in het reglement van orde in overeenstemming is met de definitie in artikel 233, lid 3, van de overeenkomst.3. De Gezamenlijke Raad wordt voor perioden van twaalf maanden beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Europese Commissie, en door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten op het niveau van minister of regeringsleider. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad en loopt af op 31 december van het volgende jaar. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten.Artikel 2Vertegenwoordiging1. De leden van de Gezamenlijke Raad kunnen zich door een vervanger doen vertegenwoordigen indien de aangewezen vertegenwoordiger verhinder is een vergadering bij te wonen.2. Een lid dat zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitter van de Gezamenlijke Raad vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van de Gezamenlijke Raad oefent alle rechten van dat lid uit.Artikel 3Waarnemers1. Het Caribische Regionale Onderhandelingsteam, het secretariaat van de Caricom en het secretariaat van de Organisatie van Oost-Caribische Staten zijn permanent waarnemer.2. De partijen kunnen besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen.3. De partijen kunnen besluiten vertegenwoordigers van het Parlementair Comité Cariforum-EG en van het Raadgevend Comité Cariforum-EG uit te nodigen om de Gezamenlijke Raad op de hoogte te brengen van de in die comités verrichte werkzaamheden.Artikel 4Vergaderingen1. De Gezamenlijke Raad komt bijeen met regelmatige tussenpozen van niet meer dan twee jaar; hij houdt buitengewone vergaderingen indien de omstandigheden zulks vereisen en de partijen ermee instemmen.2. Elke vergadering van de Gezamenlijke Raad wordt gehouden op een in onderling overleg tussen de partijen overeengekomen datum en plaats.3. De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad worden bijeengeroepen door de secretaris van de Gezamenlijke Raad.Artikel 5DelegatiesDe leden van de Gezamenlijke Raad mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. De voorzitter van de Gezamenlijke Raad wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten en van de EG.Artikel 6SecretariaatAmbtenaren van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en van een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van de Gezamenlijke Raad. Deze periodes vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de EG en de Cariforum-staten.Artikel 7DocumentenWanneer de besprekingen van de Gezamenlijke Raad gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en als document van de Gezamenlijke Raad verspreid.Artikel 8Correspondentie1. Alle aan de Gezamenlijke Raad gerichte correspondentie wordt naar de secretaris van de Gezamenlijke Raad gestuurd.2. De secretaris ziet erop toe dat aan de Gezamenlijke Raad gerichte correspondentie wordt doorgezonden naar de voorzitter van de Raad; in voorkomend geval verspreidt hij de correspondentie als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoeld document onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad. Correspondentie die wordt verspreid, wordt gezonden naar het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie in Brussel en naar de Cariforum-coördinator, alsmede naar de in artikel 234, lid 1, van de overeenkomst bedoelde coördinatoren van elk van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten.3. Correspondentie van de voorzitter van de Gezamenlijke Raad wordt door de secretaris aan de geadresseerden toegezonden; in voorkomend geval verspreidt hij de correspondentie als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoeld document onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad op de in lid 2 vermelde geadresseerden.Artikel 9Agenda van de vergaderingen1. De secretaris van de Gezamenlijke Raad stelt op basis van voorstellen van de partijen en van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretaris van de Gezamenlijke Raad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering aan de in artikel 8, lid 2, van dit reglement van orde vermelde geadresseerden gezonden.2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, door de secretaris zijn ontvangen.3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.4. De voorzitter van de Gezamenlijke Raad kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.5. De secretaris kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is.Artikel 10Notulen1. Van elke vergadering stelt de secretaris zo spoedig mogelijk ontwerpnotulen op.2. De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen:a) alle aan de Gezamenlijke Raad voorgelegde documenten;b) elke verklaring waarvan een lid van de Gezamenlijke Raad heeft verzocht deze op te nemen;c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.3. De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van de Gezamenlijke Raad of hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen, alsmede een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden.4. De notulen worden binnen drie maanden na de datum van de vergadering door beide partijen schriftelijk goedgekeurd. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen één van deze originelen. Een kopie van de ondertekende notulen wordt toegezonden aan elk van de in artikel 8, lid 2, van dit reglement van orde vermelde geadresseerden.Artikel 11Besluiten en aanbevelingen1. De Gezamenlijke Raad neemt besluiten en doet aanbevelingen bij overeenstemming, als bedoeld in artikel 229 van de overeenkomst.2. De Gezamenlijke Raad kan besluiten elke aangelegenheid van algemeen belang voor de ACS-staten en de EG die zich in het kader van de Cariforum-EPO voordoet, voor te leggen aan de ACS-EG-Raad van Ministers als bedoeld in artikel 15 van de Overeenkomst van Cotonou.3. In de periode tussen twee vergaderingen kan de Gezamenlijke Raad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de partijen. De Cariforum-coördinator is bevoegd om deze nota's uit te wisselen en om de instemming van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten met elk besluit te bevestigen, zo nodig nadat hij van de individuele overeenkomstsluitende Cariforum-staten de bevestiging van hun instemming heeft ontvangen.4. Besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad in de zin van artikel 229 van de overeenkomst worden voorzien van de vermelding "Besluit" dan wel "Aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.5. Besluiten en aanbevelingen die door de Gezamenlijke Raad zijn goedgekeurd, worden geauthenticeerd door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de EG en door de Cariforum-coördinator voor de Cariforum-staten.6. De besluiten en aanbevelingen worden als document van de Gezamenlijke Raad toegezonden aan elk van de in artikel 8, lid 2, van dit reglement van orde vermelde geadresseerden.Artikel 12Openbaarheid1. De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.2. Elke partij en elke overeenkomstsluitende Cariforum-staat kan beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad in haar (zijn) publicatieblad op te nemen.Artikel 13Talen1. De werktalen van de Gezamenlijke Raad zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.2. De Gezamenlijke Raad beraadslaagt, neemt besluiten en doet aanbevelingen op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld.Artikel 14Uitgaven1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Gezamenlijke Raad.2. Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.3. Uitgaven voor vergadertolken en voor de vertaling van documenten in of uit de werktalen van de Raad komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. Uitgaven voor de diensten van tolken en voor de vertaling in en uit andere officiële talen van de Europese Unie (EU) komen ten laste van de EG.BIJLAGE IIREGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELS- EN ONTWIKKELINGSCOMITÉingesteld bij de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijdsArtikel 1Samenstelling en voorzitterschap1. Het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG, hierna het "Handels- en ontwikkelingscomité" genoemd, is ingevolge artikel 230 van de overeenkomst opgericht om de Gezamenlijke Raad bij te staan bij de uitvoering van zijn taken en de verantwoordelijkheid voor de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst te dragen.2. Het Handels- en ontwikkelingscomité wordt voor een periode van twaalf maanden beurtelings door hoge ambtenaren van de Europese Commissie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en hoge ambtenaren van de Cariforum-staten, namens deze staten, voorgezeten. De eerste voorzitterschapsperiode valt samen met de eerste voorzitterschapsperiode van de Gezamenlijke Raad. Gedurende deze periode, en vervolgens gedurende elke periode van twaalf maanden, wordt het Handels- en ontwikkelingscomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Gezamenlijke Raad bekleedt. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten.3. Ingevolge artikel 230, lid 1, van de overeenkomst bestaat het Handels- en ontwikkelingscomité uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Europese Commissie, enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten, anderzijds, in de regel op het niveau van hoge ambtenaren. De Cariforum-coördinator en de coördinatoren van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten benoemen ieder een plaatsvervangende coördinator, die de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité bijwoont. De plaatsvervangende Cariforum-coördinator treedt op namens de Cariforum-staten en deelt hun standpunt mee over alle aangelegenheden waarop deze overeenkomst van toepassing is en waarvoor zij zijn overeengekomen gezamenlijk op te treden.4 Het Caribische Regionale Onderhandelingsteam, het secretariaat van de Caricom en het secretariaat van de Organisatie van Oost-Caribische Staten zijn permanent waarnemer. De partijen kunnen besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen, waaronder vertegenwoordigers van het Parlementair Comité Cariforum-EG en van het Raadgevend Comité Cariforum-EG.5. Naast de specifieke taken die het Handels- en ontwikkelingscomité krachtens de overeenkomst heeft, bereidt het ook de vergaderingen en beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, oefent het in voorkomend geval toezicht uit op de tenuitvoerlegging van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad en ziet het in het algemeen toe op de blijvende goede werking van de overeenkomst. Het bespreekt alle aangelegenheden die de Gezamenlijke Raad hem voorlegt, evenals alle andere zaken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst kunnen voordoen.6. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van de mogelijkheid van raadpleging, kan deze plaatsvinden in het Handels- en ontwikkelingscomité. De raadpleging kan, indien beide partijen ermee instemmen, worden voortgezet in de Gezamenlijke Raad, tenzij in de overeenkomst anders wordt bepaald.Artikel 2Vergaderingen1. Het Handels- en ontwikkelingscomité komt eenmaal per jaar bijeen of, wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met instemming van de partijen. Indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité per video- of teleconferentie plaatsvinden.2. Elke vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt door de secretaris bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats.Artikel 3DelegatiesVoor het begin van iedere vergadering wordt de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die aan de vergadering deelnemen.Artikel 4Secretariaat1. Ambtenaren van de Europese Commissie en van een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité. Deze perioden vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de Europese Commissie en de Cariforum-staten.2. Alle in dit reglement van orde bedoelde correspondentie met de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt aan de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité en de secretaris en de voorzitter van de Gezamenlijke Raad toegezonden en, in voorkomend geval, aan de leden van het Gezamenlijke Raad of van het Handels- en ontwikkelingscomité.Artikel 5OpenbaarheidDe vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.Artikel 6Agenda van de vergaderingen1. De secretaris van de Handels- en ontwikkelingscomité stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda vast. Deze wordt uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering naar de voorzitter en de secretaris van de Gezamenlijke Raad en naar de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité gezonden.2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen; een punt worden evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, door de secretaris zijn ontvangen.3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Handels- en ontwikkelingscomité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.4. De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.5. De voorzitter kan de in de leden 1 en 2 gespecificeerde termijnen, met instemming van beide partijen, inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is.Artikel 7Notulen1. Van elke vergadering stelt de secretaris zo spoedig mogelijk ontwerpnotulen op.2. In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:a) de aan het Handels- en ontwikkelingscomité voorgelegde documenten;b) elke verklaring waarvan een lid van het Handels- en ontwikkelingscomité heeft verzocht deze op te nemen;c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.3. De notulen omvatten tevens een lijst van leden van het Handels- en ontwikkelingscomité of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.4. De notulen worden binnen twee maanden na de datum van de vergadering goedgekeurd door de plaatsvervangende Cariforum-coördinator en de hoge ambtenaar (ambtenaren) van de Europese Commissie die aan de vergadering hebben deelgenomen. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen één van deze originelen. Een kopie van de notulen wordt toegezonden aan de voorzitter en de secretaris van de Gezamenlijke Raad en aan de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité.Artikel 8Besluiten en aanbevelingen1. In de gevallen waarin het Handels- en ontwikkelingscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen goed te keuren, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding "Besluit" dan wel "Aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.2. Indien het Handels- en ontwikkelingscomité een besluit neemt, zijn de artikelen 10, 11 en 12 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad van overeenkomstige toepassing.3. De besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité worden toegezonden aan de in artikel 4 van dit reglement van orde vermelde geadresseerden.Artikel 9Talen1. De werktalen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.2. Het Handels- en ontwikkelingscomité beraadslaagt, neemt besluiten en doet aanbevelingen op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld.Artikel 10Uitgaven1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.2. Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.3. Uitgaven voor vergadertolken en voor de vertaling van documenten in of uit de werktalen van het comité komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. De uitgaven voor de diensten van tolken en voor de vertaling in en uit de andere officiële talen van de EU komen ten laste van de EG.BIJLAGE IIIREGLEMENT VAN ORDE VAN DE SPECIALE COMITÉSingesteld bij de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijdsArtikel 1Samenstelling en voorzitterschap1. Tenzij anders gespecificeerd in de overeenkomst of overeengekomen door het Handels- en ontwikkelingscomité wordt een speciaal comité samengesteld uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten, anderzijds, en worden hun vergaderingen beurtelings door een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van een Cariforum-staat voorgezeten. De Cariforum-staten geven een van hun vertegenwoordigers een mandaat om namens hen op te treden en hun standpunt mee te delen over alle aangelegenheden waarop deze overeenkomst van toepassing is en waarvoor zij zijn overeengekomen gezamenlijk op te treden. Deze vertegenwoordiger wordt hierna de "Cariforum-vertegenwoordiger" genoemd.2. Het Caribische Regionale Onderhandelingsteam, het secretariaat van de Caricom en het secretariaat van de Organisatie van Oost-Caribische Staten zijn permanent waarnemer. De partijen kunnen besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen.Artikel 2VergaderingenTenzij in de overeenkomst anders wordt vermeld, komt een speciaal comité op verzoek van een van de partijen bijeen op een datum en plaats die vooraf door de partijen zijn overeengekomen.Artikel 3DelegatiesVoor het begin van iedere vergadering wordt de voorzitter van een speciaal comité op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.Artikel 4Secretariaat1. Ambtenaren van de Europese Commissie en van een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van de speciale comités. Deze perioden vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de Europese Commissie en de Cariforum-staten.2. Alle correspondentie met de voorzitter van een speciaal comité wordt doorgestuurd naar de secretaris van dat speciale comité en naar de secretaris en de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité en, in voorkomend geval, naar de leden van dat comité.Artikel 5DocumentenWanneer de besprekingen van een speciaal comité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en als document van dat speciale comité verspreid.Artikel 6OpenbaarheidVergaderingen van de speciale commissies zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.Artikel 7Agenda van de vergaderingen1. De secretaris van het speciale comité stelt uiterlijk 30 dagen vóór de vergadering een voorlopige agenda op, die wordt aangevuld met ondersteunende documenten. De agenda wordt uiterlijk 15 dagen vóór het begin van de vergadering toegezonden aan de voorzitter, de secretaris en de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het speciale comité vastgesteld. Punten die niet in de voorlopige agenda zijn vermeld, kunnen slechts op de agenda worden geplaatst indien beide partijen daarmee instemmen.2. Met instemming van de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als zulks in een bepaald geval vereist is.3. De voorzitter van een speciaal comité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over bijzondere onderwerpen te verstrekken.Artikel 8Notulen1. Van elke vergadering stelt de secretaris onmiddellijk na de vergadering ontwerpnotulen op.2. In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:a) de aan het speciale comité voorgelegde documenten;b) elke verklaring waarvan een lid van het speciale comité heeft verzocht deze op te nemen,c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.3. De notulen omvatten tevens een lijst van leden van het speciale comité of hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.4. De notulen worden binnen één maand na de datum van de vergadering goedgekeurd door de Cariforum-vertegenwoordiger en de hoge ambtenaar van de Europese Commissie die aan de vergadering hebben deelgemomen. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen één van deze originelen. Een kopie van de notulen wordt naar de voorzitter, de leden en de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité gestuurd.Artikel 9Besluiten en aanbevelingen1. In de gevallen waarin een speciaal comité krachtens de overeenkomst dan wel krachtens het besluit van de Gezamenlijke Raad waarbij het is opgericht, gemachtigd is besluiten of aanbevelingen goed te keuren, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding "Besluit" dan wel "Aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.2. Indien een speciaal comité een aanbeveling doet of een besluit neemt, zijn de artikelen 10, 11 en 12 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad van overeenkomstige toepassing.3. Besluiten en aanbevelingen van speciale comités worden naar de voorzitter, de leden en de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité gestuurd.Artikel 10Talen1. De werktalen van de speciale comités zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.2. De speciale comités beraadslagen, nemen besluiten en doen aanbevelingen op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld.Artikel 11Uitgaven1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de speciale comités.2. Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.3. Uitgaven voor vergadertolken en voor de vertaling van documenten in of uit de werktalen van het speciale comité komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. De uitgaven voor de diensten van tolken en voor de vertaling in en uit de andere officiële talen van de EU komen ten laste van de EG.Artikel 12VerslagleggingDe speciale comités brengen verslag uit aan het Handels- en ontwikkelingscomité.FINANCIEEL MEMORANDUM VOOR VOORSTELLEN DIE UITSLUITEND GEVOLGEN HEBBEN VOOR DE ONTVANGSTENZIJDE VAN DE BEGROTING1. BENAMING VAN HET VOORSTEL:Besluit van de Raad betreffende het standpunt van de Gemeenschap over het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EG, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EG en de speciale comités, als bedoeld in de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds2. BEGROTINGSONDERDELEN:Hoofdstuk en artikel: administratieve middelen van de Commissie voor reis- en verblijfskosten en de kosten van vertolking.Begroot bedrag voor het betrokken jaar: in geval van onvoorziene behoeften kunnen middelen van de volgende begrotingsposten worden aangewend:20.02.01 - Externe handelsbetrekkingen, met inbegrip van de toegang tot de markt van landen die geen lid zijn van de Europese Gemeenschap20.01.02.11.00.02.40 – Vergaderingen waaraan alleen bij de Commissie werkzame personen deelnemen (intern)/Conferenties3. FINANCIËLE GEVOLGENX. Het voorstel heeft geen financiële gevolgen( Het voorstel heeft geen financiële gevolgen voor de uitgaven maar wel voor de ontvangsten, namelijk:(miljoen euro, tot op 1 decimaal)4. FRAUDEBESTRIJDINGSMAATREGELEN5. ANDERE OPMERKINGEN [1] PB L 289 van 30 oktober 2008.[2] RAZEB, 10 november 2008.[3] PB