CELEX: 22010D0562
Language: bg
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/ЕС: Решение № 1/2010 на Съвместния съвет Карифорум—ЕС, създаден със Споразумението за икономическо партньорство между държавите от Карифорум, от една страна, и Европейската общност и нейните държави-членки, от друга страна, от 17 май 2010 година по отношение на приемането на процедурните правилници на Съвместния съвет Карифорум—ЕС, на Комитета по търговия и развитие Карифорум—ЕС и на специалните комитети

21.9.2010   
            
            
               BG
            
            
               Официален вестник на Европейския съюз
            
            
               L 247/66
            
         РЕШЕНИЕ № 1/2010 НА СЪВМЕСТНИЯ СЪВЕТ КАРИФОРУМ—ЕС, СЪЗДАДЕН СЪС СПОРАЗУМЕНИЕТО ЗА ИКОНОМИЧЕСКО ПАРТНЬОРСТВО МЕЖДУ ДЪРЖАВИТЕ ОТ КАРИФОРУМ, ОТ ЕДНА СТРАНА, И ЕВРОПЕЙСКАТА ОБЩНОСТ И НЕЙНИТЕ ДЪРЖАВИ-ЧЛЕНКИ, ОТ ДРУГА СТРАНА,
   от 17 май 2010 година
   по отношение на приемането на процедурните правилници на Съвместния съвет Карифорум—ЕС, на Комитета по търговия и развитие Карифорум—ЕС и на специалните комитети
   (2010/562/ЕС)
   СЪВМЕСТНИЯТ СЪВЕТ КАРИФОРУМ—ЕС,
   като взе предвид Споразумението за икономическо партньорство между държавите от Карифорум, от една страна, и Европейската общност и нейните държави-членки, от друга страна (наричано по-нататък „споразумението“), подписано в Бриджтаун, Барбадос на 15 октомври 2008 г., и по-специално член 227, член 228, параграф 3, член 229, параграф 1 и член 230, параграфи 2 и 4 от него,
   като има предвид, че:
   
               (1)
            
            
               Със споразумението се предвижда, че Съвместният съвет Карифорум—ЕС (наричан по-нататък „Съвместният комитет“) приема своя процедурен правилник и изготвя този на Комитета по търговия и развитие Карифорум—ЕС (наричан по-нататък „Комитетът по търговия и развитие“).
            
         
               (2)
            
            
               Съвместният съвет и Комитетът по търговия и развитие се подпомагат при изпълнението на задълженията си от Специалния комитет по митническо сътрудничество и улесняване на търговията, създаден съгласно член 36 от споразумението, и от специалните комитети, които може да бъдат създадени съгласно член 230, параграф 4 от споразумението. Целесъобразно е също така да бъде изготвен процедурен правилник на посочените специални комитети,
            
         РЕШИ:
   Член 1
   Утвърждават се процедурните правилници на Съвместния съвет и на Комитета по търговия и развитие, които се съдържат съответно в приложение I и приложение II.
   Член 2
   1.   Процедурният правилник в приложение III се прилага за Специалния комитет по митническо сътрудничество и улесняване на търговията, както и за всички други специални комитети, които може да бъдат създадени съгласно член 230, параграф 4 от споразумението.
   2.   Посоченият правилник не засяга никое от специалните правила, предвидени в споразумението, или за които може да бъде взето решение от Съвместния съвет.
   Член 3
   Настоящото решение влиза в сила на 17 май 2010 г.
   
      Съставено в Мадрид на 17 май 2010 година.
      
         
            За държавите от Карифорум
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            За Европейския съюз
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      ПРИЛОЖЕНИЕ I
      
         ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА СЪВМЕСТНИЯ СЪВЕТ КАРИФОРУМ—ЕС,
         създаден със Споразумението за икономическо партньорство между държавите от Карифорум, от една страна, и Европейската общност и нейните държави-членки, от друга страна
         Член 1
         Състав и председателство
         1.   Съставът на Съвместния съвет Карифорум—ЕС (наричан по-долу „Съвместният съвет“) е в съответствие с предвиденото в член 228, параграф 1 от споразумението.
         2.   Съгласно предвиденото в член 228, параграф 2 от споразумението представителят на държавите от Карифорум, действащи колективно, са нарича „върховен представител на Карифорум“. Председателят на Съвместния съвет се уведомява за определянето на върховния представител на Карифорум и за всяка свързана с това промяна.
         3.   Позоваването на „страните“ в Процедурния правилник съответства на определението, предвидено в член 233, параграф 3 от споразумението.
         4.   Председателството на Съвместния съвет, поне на равнище министри, се поема последователно за периоди от 12 месеца от представител на Съвета на Европейския съюз и представител на Европейската комисия от страна на ЕС и от представител на държавите от Карифорум. Периодът на първото председателство започва на датата на първото заседание на Съвместния съвет и приключва на 31 декември следващата година. Председателството се поема първо от представител на държавите от Карифорум.
         Член 2
         Представителство
         1.   Членовете на Съвместния съвет може да бъдат представлявани в съответствие с член 228, параграф 5 от споразумението.
         2.   Член, който желае да бъде представляван от заместник-представител, съобщава на председателя на Съвместния съвет името на своя заместник-представител преди заседанието, на което трябва да бъде представляван. Заместник-представителят на член на Съвместния съвет упражнява всички права на този член.
         Член 3
         Наблюдатели
         1.   Съвместният съвет може да реши да допусне наблюдатели на постоянни начала.
         2.   Съвместният съвет може да реши да покани други наблюдатели на ad hoc основа.
         3.   Съвместният съвет може да реши да покани представители на Парламентарния комитет Карифорум—ЕС и на Консултативния комитет Карифорум—ЕС, за да информират Съвместния съвет за започнатата в съответните комитети работа.
         Член 4
         Заседания
         1.   Съвместният съвет провежда редовни заседания най-малко веднъж на две години и извънредни заседания, когато обстоятелствата го налагат и при съгласие на страните.
         2.   Всяко заседание на Съвместния съвет се провежда на договорени от двете страни дата и място.
         3.   Заседанията на Съвместния съвет се свикват от секретаря на Съвместния съвет чрез уведомление, изпратено не по-късно от 35 дни преди началото на заседанието, освен когато се свиква извънредно заседание.
         Член 5
         Делегации
         Членовете на Съвместния съвет могат да бъдат придружавани от длъжностни лица. Преди всяко заседание председателят на Съвместния съвет бива информиран за очаквания състав на делегациите на подписалите споразумението държави от Карифорум и на ЕС, както и за евентуалните наблюдатели.
         Член 6
         Секретариат
         Генералният секретариат на Съвета на Европейския съюз и държава от Карифорум поемат последователно за периоди от 12 месеца функциите на секретар на Съвместния съвет. Тези периоди съвпадат съответно с председателството от страна на ЕС и на държавите от Карифорум.
         Член 7
         Документи
         Когато обсъжданията на Съвместния съвет се основават на разяснителни писмени документи, тези документи се номерират и разпространяват от секретаря като документи на Съвместния съвет.
         Член 8
         Кореспонденция
         1.   Цялата кореспонденция, адресирана до Съвместния съвет, се отправя до секретаря на Съвместния съвет.
         2.   Секретарят гарантира, че кореспонденцията, адресирана до Съвместния съвет, се препраща на председателя на Съвета и, когато е целесъобразно, се разпространява до другите членове на Съвместния съвет като документите, посочени в член 7. Разпространената кореспонденция се изпраща на генералния секретариат на Европейската комисия, на постоянните представителства на държавите-членки на Европейския съюз в Брюксел и на координатора на Карифорум, както и на координаторите на всяка подписала споразумението държава от Карифорум, предвидени в член 234, параграф 1 от споразумението.
         3.   Кореспонденцията от председателя на Съвместния съвет се изпраща на получателите от секретаря и се разпространява, когато е целесъобразно като документи, посочени в член 7, до другите членове на Съвместния съвет чрез посочените в параграф 2 от настоящия член адресати.
         Член 9
         Дневен ред на заседанията
         1.   Секретарят на Съвместния съвет изготвя предварителен дневен ред за всяко заседание въз основа на предложенията на страните и подписалите споразумението държави от Карифорум. Секретарят на Съвместния съвет изпраща този дневен ред заедно със съответните документи на адресатите, посочени в член 8, параграф 2, не по-късно от 21 дни преди началото на заседанието.
         2.   Предварителният дневен ред съдържа точките, за които секретарят е получил искане да бъдат включени в дневния ред, придружено от съответните документи, не по-късно от 28 дни преди началото на заседанието.
         3.   Дневният ред се приема от Съвместния съвет в началото на всяко заседание. Въпроси, които не са включени в предварителния дневен ред, може да бъдат добавени към него със съгласието на страните.
         4.   Със съгласието на страните председателят на Съвместния съвет може да покани експерти да присъстват на заседанията, за да предоставят информация по конкретни теми.
         5.   Със съгласието на страните секретарят може да съкрати сроковете, посочени в параграфи 1 и 2, за да се вземат предвид изискванията, свързани с конкретен случай.
         Член 10
         Протоколи
         1.   Секретарят изготвя проект за протокол от всяко заседание, обикновено в рамките на един месец след заседанието.
         2.   По правило протоколът обобщава всеки въпрос от дневния ред, като, когато е приложимо, се посочва следното:
         
                     а)
                  
                  
                     всички документи, представени на Съвместния съвет;
                  
               
                     б)
                  
                  
                     всички изявления, чието вписване е било поискано от член на Съвместния съвет; и
                  
               
                     в)
                  
                  
                     взетите решения, направените препоръки, изявленията, по които е постигнато съгласие, и заключенията, приети по конкретните въпроси.
                  
               3.   Протоколът включва също списък на членовете на Съвместния съвет или на техните заместник-представители, които са участвали в заседанието, списък на членовете на придружаващите ги делегации, както и списък на евентуалните наблюдатели на заседанието.
         4.   Протоколът се одобрява писмено от двете страни в рамките на три месеца от датата на заседанието. След като протоколът бъде одобрен, секретарят подписва два екземпляра от него и всяка от страните получава по един оригинал от тези автентични екземпляри. Копия на подписания протокол се изпращат на всеки от адресатите, посочени в член 8, параграф 2.
         Член 11
         Решения и препоръки
         1.   Съвместният съвет приема решения и препоръки със съгласие, както е предвидено в член 229 от споразумението.
         2.   Съвместният съвет може да реши да представи пред Съвета на министрите АКТБ—ЕС по член 15 от Споразумението от Котону всякакви общи въпроси от интерес за АКТБ и ЕС, възникнали в рамките на споразумението.
         3.   В периода между заседанията Съвместният съвет може да приема решения или препоръки чрез писмена процедура, ако двете страни се споразумеят за това. Писмената процедура се състои в размяна на ноти между страните. Върховният представител на Карифорум е оправомощен да разменя такива ноти и да потвърждава съгласието на подписалите споразумението държави от Карифорум с всяко решение, след като е получил потвърждението на отделните подписали споразумението държави от Карифорум за тяхното съгласие с всяко решение, ако е необходимо.
         4.   Решенията и препоръките на Съвместния съвет по смисъла на член 229 от споразумението се обозначават съответно като „Решение“ или „Препоръка“, последвани от сериен номер, датата на тяхното приемане и описание на предмета им. Във всяко решение се посочва датата на влизането му в сила.
         5.   Решенията и препоръките, приети от Съвместния съвет, се заверяват от представител на Европейската комисия от името на ЕС и от върховния представител на Карифорум от името на държавите от Карифорум.
         6.   Решенията и препоръките се изпращат на всеки от адресатите, посочени в член 8, параграф 2, като документи на Съвместния съвет.
         Член 12
         Публичност
         1.   Освен ако не е решено друго, заседанията на Съвместния съвет не са публични.
         2.   Всяка страна или всяка подписала споразумението държава от Карифорум може да реши да публикува решенията и препоръките на Съвместния съвет в съответния си официален вестник.
         Член 13
         Езици
         1.   Работните езици на Съвместния съвет са общите за страните официални езици, а именно английски, испански, френски и нидерландски език.
         2.   Съвместният съвет основава обсъжданията си и приемането на решения и препоръки върху документация и предложения, изготвени на един от посочените в параграф 1 езици.
         Член 14
         Разходи
         1.   Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си в заседанията на Съвместния съвет, както разноските за персонал — пътни и дневни разноски, така и пощенските и телекомуникационните разходи.
         2.   Разходите във връзка с организирането на заседанията и размножаването на документи се поемат от страната домакин на заседанието.
         3.   Разходите във връзка с предоставянето на услуги за устен превод на заседанията, както и за писмен превод на документи на или от някой от работните езици на Съвместния съвет, се поемат от страната домакин на заседанието. Разходите, свързани с предоставянето на услуги за устен превод и за писмен превод на документи на или от други официални езици на институциите на Европейския съюз, се поемат от ЕС.
      
   
   
      ПРИЛОЖЕНИЕ II
      
         ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА КОМИТЕТА ПО ТЪРГОВИЯ И РАЗВИТИЕ КАРИФОРУМ—ЕС,
         създаден със Споразумението за икономическо партньорство между държавите от Карифорум, от една страна, и Европейската общност и нейните държави-членки, от друга страна
         Член 1
         Състав и председателство
         1.   Комитетът по търговия и развитие Карифорум—ЕС (наричан по-нататък „Комитетът по търговия и развитие“) е създаден съгласно член 230 от споразумението, за да подпомага Съвместния съвет Карифорум—ЕС (наричан по-нататък „Съвместният съвет“) при изпълнението на задълженията му и да поеме отговорността за общото прилагане на споразумението.
         2.   Както е предвидено в член 230, параграф 1 от споразумението, Комитетът по търговия и развитие е съставен от представители на членовете на Съвета на Европейския съюз и представители на Европейската комисия, от една страна, и от представители на подписалите споразумението държави от Карифорум, от друга страна, обикновено на ниво висши длъжностни лица.
         3.   Съгласно предвиденото в член 230, параграф 1 от споразумението представителят на държавите от Карифорум, действащи колективно, се нарича „старши представител на Карифорум“. Председателят на Комитета по търговия и развитие се уведомява за определянето на старшия представител на Карифорум и за всяка свързана с това промяна.
         4.   Председателството на Комитета по търговия и развитие се поема последователно за периоди от 12 месеца от старши длъжностни лица от Европейската комисия от името на ЕС и от старши длъжностни лица от държавите от Карифорум от тяхно име. Периодът на първото председателство съвпада с първото председателство на Съвместния съвет. За този период и след това за всеки 12-месечен период Комитетът по търговия и развитие се председателства от страната, която председателства Съвместния съвет. Председателството се поема първо от представител на държавите от Карифорум.
         5.   Освен изпълнението на конкретните задачи, които произтичат от споразумението, Комитетът по търговия и развитие подготвя заседанията и обсъжданията на Съвместния съвет, наблюдава прилагането на решенията и препоръките на Съвместния съвет, когато е уместно, и като цяло гарантира непрекъснатото правилно действие на споразумението. Той разглежда всякакви въпроси, отнесени до него от Съвместния съвет, както и всякакви други въпроси, които могат да възникнат при ежедневното прилагане на споразумението.
         6.   Когато в споразумението се предвижда възможност за провеждане на консултации, тези консултации може да се провеждат в рамките на Комитета по търговия и развитие. Консултациите може да продължат в рамките на Съвместния съвет, при съгласие на страните, освен ако в споразумението не е предвидено друго.
         Член 2
         Представителство
         1.   Членовете на Комитета по търговия и развитие могат да бъдат представлявани.
         2.   Член, който желае да бъде представляван от заместник-представител, съобщава на председателя на Комитета по търговия и развитие името на своя заместник-представител преди заседанието, на което трябва да бъде представляван. Заместник-представителят на член на Комитета по търговия и развитие упражнява всички права на този член.
         Член 3
         Наблюдатели
         1.   Комитетът по търговия и развитие може да реши да допусне наблюдатели на постоянни начала.
         2.   Комитетът по търговия и развитие може да реши да покани други наблюдатели на ad hoc основа.
         3.   Комитетът по търговия и развитие може да реши да покани представители на Парламентарния комитет Карифорум—ЕС и на Консултативния комитет Карифорум—ЕС, за да информират Комитета по търговия и развитие за започнатата в съответните комитети работа.
         Член 4
         Заседания
         1.   Комитетът по търговия и развитие заседава веднъж годишно, или когато обстоятелствата го налагат — със съгласието на двете страни. Ако и двете страни са съгласни, заседанията на Комитета по търговия и развитие може да бъдат провеждани чрез видео- или телеконферентна връзка. В такъв случай страните се споразумяват относно разпределянето на всякакви разноски, свързани с провеждането на заседанията чрез такива средства.
         2.   Всяко заседание на Комитета по търговия и развитие се свиква от секретаря на договорени от двете страни дата и място. Уведомлението за свикване на заседанието се изпраща не по-късно от 35 дни преди началото на заседанието, освен в неотложни случаи.
         Член 5
         Делегации
         Преди всяко заседание председателят на Комитета по търговия и развитие бива информиран за очаквания състав на делегациите, които ще присъстват на заседанието.
         Член 6
         Секретариат
         Европейската комисия и държава от Карифорум поемат последователно за периоди от 12 месеца функциите на секретар на Комитета по търговия и развитие. Тези периоди съвпадат съответно с председателството от страна на ЕС и на държавите от Карифорум.
         Член 7
         Документи
         Когато обсъжданията на Комитета по търговия и развитие се основават на разяснителни писмени документи, тези документи се номерират и разпространяват от секретаря като документи на Комитета по търговия и развитие.
         Член 8
         Кореспонденция
         Цялата кореспонденция с председателя на Комитета по търговия и развитие се изпраща на секретаря на Комитета по търговия и развитие за разпространение на членовете на Комитета, на секретаря и на председателя на Съвместния съвет, както и, когато е целесъобразно, на членовете на Съвместния съвет.
         Член 9
         Дневен ред на заседанията
         1.   Секретарят на Комитета по търговия и развитие изготвя предварителен дневен ред за всяко заседание. Този дневен ред, заедно със съответните документи, се изпраща на членовете на Комитета по търговия и развитие, както и на председателя и на секретаря на Съвместния съвет, не по-късно от 21 дни преди началото на заседанието.
         2.   Предварителният дневен ред съдържа точките, за които секретарят е получил искане да бъдат включени в дневния ред, придружено от съответните документи, не по-късно от 28 дни преди началото на заседанието.
         3.   Дневният ред се приема от Комитета по търговия и развитие в началото на всяко заседание. Въпроси, които не са включени в предварителния дневен ред, може да бъдат добавени към него със съгласието на страните.
         4.   Със съгласието на страните председателят на Комитета по търговия и развитие може да покани експерти да присъстват на заседанията, за да предоставят информация по конкретни теми.
         5.   Със съгласието на страните председателят на Комитета по търговия и развитие може да съкрати сроковете, посочени в параграфи 1 и 2, за да се вземат предвид изискванията, свързани с конкретен случай.
         Член 10
         Протоколи
         1.   Секретарят изготвя проект за протокол от всяко заседание обикновено в рамките на един месец след заседанието.
         2.   По правило протоколът съдържа следната информация за всеки въпрос от дневния ред:
         
                     а)
                  
                  
                     документите, представени на Комитета по търговия и развитие;
                  
               
                     б)
                  
                  
                     всички изявления, чието вписване е било поискано от член на Комитета по търговия и развитие; и
                  
               
                     в)
                  
                  
                     взетите решения, направените препоръки, изявленията, по които е постигнато съгласие, и заключенията, приети по конкретни въпроси.
                  
               3.   Протоколът включва също списък на членовете на Комитета по търговия и развитие или на техните заместник-представители, които са участвали в заседанието, списък на членовете на придружаващите ги делегации, както и списък на евентуалните наблюдатели на заседанието.
         4.   В рамките на два месеца от датата на заседанието протоколът се одобрява писмено от старшия представител на Карифорум и от старшото(ите) длъжностно(и) лице(а) от Европейската комисия, които са участвали в него. След като протоколът бъде одобрен, секретарят подписва два екземпляра от него и всяка от страните получава по един оригинал от тези автентични екземпляри. Копия на подписания протокол се изпращат на членовете на Комитета по търговия и развитие, както и на председателя и на секретаря на Съвместния съвет.
         Член 11
         Решения и препоръки
         1.   Когато съгласно споразумението Комитетът по търговия и развитие е оправомощен да приема решения или препоръки, тези актове се обозначават съответно като „Решение“ или „Препоръка“ и са последвани от сериен номер, датата на тяхното приемане и описание на предмета им. Във всяко решение се посочва датата на влизането му в сила.
         2.   Винаги когато Комитетът по търговия и развитие взема решение, член 11 от процедурния правилник на Съвместния съвет се прилага mutatis mutandis.
         3.   Решенията и препоръките на Комитета по търговия и развитие се изпращат на адресатите, посочени в член 8.
         Член 12
         Публичност
         1.   Освен ако не е решено друго, заседанията на Комитета по търговия и развитие не са публични.
         2.   Всяка страна или всяка подписала споразумението държава от Карифорум може да реши да публикува решенията и препоръките на Комитета по търговия и развитие в съответния си официален вестник.
         Член 13
         Езици
         1.   Работните езици на Комитета по търговия и развитие са общите за страните официални езици, а именно английски, испански, френски и нидерландски език.
         2.   Комитетът по търговия и развитие основава обсъжданията си и приемането на решения и препоръки върху документация и предложения, изготвени на един от посочените в параграф 1 езици.
         Член 14
         Разходи
         1.   Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си в заседанията на Комитета по търговия и развитие — както разноските за персонал, пътните и дневните разноски, така и пощенските и телекомуникационните разходи.
         2.   Разноските във връзка с организирането на заседанията и размножаването на документи се поемат от страната домакин на заседанието.
         3.   Разноските във връзка с предоставянето на услуги за устен превод на заседанията, както и за писмен превод на документи на или от някой от работните езици на Комитета по търговия и развитие се поемат от страната домакин на заседанието. Разноските, свързани с предоставянето на услуги за устен превод и за писмен превод на документи на или от други официални езици на институциите на Европейския съюз, се поемат от ЕС.
      
   
   
      ПРИЛОЖЕНИЕ III
      
         ПРОЦЕДУРЕН ПРАВИЛНИК НА СПЕЦИАЛНИТЕ КОМИТЕТИ,
         създадени със Споразумението за икономическо партньорство между държавите от Карифорум, от една страна, и Европейската общност и нейните държави-членки, от друга страна
         Член 1
         Състав и председателство
         1.   Ако в споразумението или съгласно постигнато съгласие в рамките на Комитета по търговия и развитие Карифорум—ЕС (наричан по-нататък „Комитетът по търговия и развитие“) не е предвидено друго, специалният комитет се състои от представители на Европейската комисия и представители на членовете на Съвета на Европейския съюз от страна на ЕС, и от представители на подписалите споразумението държави от Карифорум, от друга страна.
         2.   Държавите от Карифорум упълномощават един от своите представители да действа от тяхно име и да представя позицията им по всички въпроси в рамките на споразумението, за които са се споразумели да действат колективно. Този представител се нарича „представител на Карифорум“. Председателят на специалния комитет бива уведомяван за определянето на представителя на Карифорум и за всяка свързана с това промяна.
         3.   Заседанията на специалния комитет се председателстват последователно от длъжностно лице от Европейската комисия и от длъжностно лице от държава от Карифорум.
         Член 2
         Представителство
         1.   Членовете на специалния комитет може да бъдат представлявани.
         2.   Член, който желае да бъде представляван от заместник-представител, съобщава на председателя на специалния комитет името на своя заместник-представител преди заседанието, на което трябва да бъде представляван. Заместник-представителят на член на специалния комитет упражнява всички права на този член.
         Член 3
         Наблюдатели
         1.   Специалният комитет може да реши да допусне наблюдатели на постоянни начала.
         2.   Специалният комитет може да реши да покани и други наблюдатели, включително представители на Парламентарния комитет Карифорум—ЕС и на Консултативния комитет Карифорум—ЕС, на ad hoc основа.
         Член 4
         Заседания
         1.   Ако в споразумението не е посочено друго, специалният комитет заседава по искане на която и да е от страните на предварително договорени между тях дата и място. Ако и двете страни са съгласни, заседанията на специалния комитет може да бъдат провеждани чрез видео- или телеконферентна връзка. В такъв случай страните се споразумяват относно разпределянето на всякакви разноски, свързани с провеждането на заседанията чрез такива средства.
         2.   Всяко заседание на специалния комитет се свиква от секретаря на този специален комитет чрез уведомление, изпратено не по-късно от 35 дни преди началото на заседанието, освен в неотложни случаи.
         Член 5
         Делегации
         Преди всяко заседание председателят на специалния комитет бива информиран за очаквания състав на делегациите, които ще присъстват на заседанието.
         Член 6
         Секретариат
         Европейската комисия и държава от Карифорум поемат последователно за периоди от 12 месеца функциите на секретар на специалните комитети. Тези периоди съвпадат съответно с председателството от страна на ЕС и на държавите от Карифорум.
         Член 7
         Документи
         Когато обсъжданията на специалния комитет се основават на разяснителни писмени документи, тези документи се номерират и разпространяват от секретаря като документи на този специален комитет.
         Член 8
         Кореспонденция
         Цялата кореспонденция с председателя на специалния комитет се изпраща на секретаря на този специален комитет за разпространение на членовете на специалния комитет, на секретаря и на председателя на Комитета по търговия и развитие, както и, когато е целесъобразно, на членовете на Комитета по търговия и развитие.
         Член 9
         Дневен ред на заседанията
         1.   Секретарят на специалния комитет изготвя предварителен дневен ред за всяко заседание. Този дневен ред, заедно със съответните документи, се изпраща на членовете на специалния комитет, както и на председателя и на секретаря на Комитета по търговия и развитие, не по-късно от 21 дни преди началото на заседанието.
         2.   Предварителният дневен ред съдържа точките, за които секретарят на специалния комитет е получил искане да бъдат включени в дневния ред, придружено от съответните документи, не по-късно от 28 дни преди началото на заседанието.
         3.   Дневният ред се приема от специалния комитет в началото на всяко заседание. Въпроси, които не са включени в предварителния дневен ред, може да бъдат добавени към него със съгласието на страните.
         4.   Със съгласието на страните председателят на специалния комитет може да съкрати сроковете, посочени в параграфи 1 и 2, за да се вземат предвид изискванията, свързани с конкретен случай.
         5.   Със съгласието на страните председателят на специалния комитет може да покани експерти да присъстват на заседанията, за да предоставят информация по конкретни теми.
         Член 10
         Протоколи
         1.   Секретарят изготвя проект за протокол от всяко заседание, обикновено в рамките на един месец след заседанието.
         2.   По правило протоколът съдържа следната информация за всеки въпрос от дневния ред:
         
                     а)
                  
                  
                     документите, представени на специалния комитет;
                  
               
                     б)
                  
                  
                     всички изявления, чието вписване е било поискано от член на специалния комитет; и
                  
               
                     в)
                  
                  
                     взетите решения, направените препоръки, изявленията, по които е постигнато съгласие, и заключенията, приети по конкретни въпроси.
                  
               3.   Протоколът включва също списък на членовете на специалния комитет или на техните заместник-представители, които са участвали в заседанието, списък на членовете на придружаващите ги делегации, както и списък на евентуалните наблюдатели на заседанието.
         4.   В рамките на един месец от датата на заседанието протоколът се одобрява писмено от представителя на Карифорум и от длъжностното лице от Европейската комисия, които са участвали в него. След като протоколът бъде одобрен, секретарят подписва два екземпляра от него и всяка от страните получава по един оригинал от тези автентични екземпляри. Копия на подписания протокол се изпращат на членовете на специалния комитет, както и на председателя, и на секретаря на Комитета по търговия и развитие.
         Член 11
         Решения и препоръки
         1.   Когато съгласно споразумението или решението на Съвместния съвет, с което е създаден, специалният комитет е оправомощен да приема решения или препоръки, тези актове се обозначават съответно като „Решение“ или „Препоръка“ и са последвани от сериен номер, датата на тяхното приемане и описание на предмета им. Във всяко решение се посочва датата на влизането му в сила.
         2.   Когато специалният комитет прави препоръка или взема решение, член 11 от процедурния правилник на Съвместния съвет се прилага mutatis mutandis.
         3.   Решенията и препоръките на специалните комитети се изпращат на адресатите, посочени в член 8.
         Член 12
         Публичност
         1.   Освен ако не е решено друго, заседанията на специалните комитети не са публични.
         2.   Всяка страна или всяка подписала споразумението държава от Карифорум може да реши да публикува решенията и препоръките на специалния комитет в съответния си официален вестник.
         Член 13
         Езици
         1.   Работните езици на специалните комитети са общите за страните официални езици, а именно английски, испански, френски и нидерландски език.
         2.   Специалните комитети основават обсъжданията си и приемането на решения и препоръки върху документация и предложения, изготвени на един от посочените в параграф 1 езици.
         Член 14
         Разходи
         1.   Всяка страна поема всички разходи, които е направила в резултат на участието си в заседанията на специалните комитети, както разноските за персонал — пътните и дневните разноски, така и пощенските и телекомуникационните разходи.
         2.   Разноските във връзка с организирането на заседанията и размножаването на документи се поемат от страната домакин на заседанието.
         3.   Разноските във връзка с предоставянето на услуги за устен превод на заседанията, както и за писмен превод на документи на или от някой от работните езици на специалния комитет се поемат от страната домакин на заседанието. Разноските, свързани с предоставянето на услуги за устен превод и за писмен превод на документи на или от други официални езици на институциите на Европейския съюз, се поемат от ЕС.
         Член 15
         Докладване
         Специалните комитети докладват на Комитета по търговия и развитие.