CELEX: 52012PC0456
Language: hu
Date: 2012-08-16
Title: Javaslat A TANÁCS RENDELETE a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Javaslat A TANÁCS RENDELETE a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	INDOKOLÁS
1.           A JAVASLAT HÁTTERE
1.1.        Háttér-információk
Egy 1983 februárjában elfogadott tanácsi
rendelet[1]
szerint a rendelet 1. cikkében meghatározott intézmények létrehozzák
levéltárukat, és a levéltári anyagokat azok keletkezésétől számított 30 év elteltével
hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára. A rendelet értelmében az egyes
intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt
helyen tarthatják.
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben
megállapodott abban, hogy levéltári anyagaikat a firenzei Európai Egyetemi
Intézetben (EUI) helyezik el, és hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság
számára. Azóta az Európai Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális
Bizottság és az Európai Beruházási Bank is úgy döntött, hogy az EUI-ban helyezi
el levéltári anyagait. Az elhelyezés feltételeit a Bizottság által képviselt
Európai Közösségek és az EUI közötti, 1984. december 17-én kelt szerződés
tartalmazza.
A
levéltári anyagok elhelyezése céljából az olasz kormány – állandó jelleggel és
ingyenesen – megfelelő létesítményeket bocsát az EUI rendelkezésére. Ez
biztosítja az elhelyezett levéltári anyagok megőrzését és megóvását, az
elismert nemzetközi standardoknak megfelelően.
Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban
történő elhelyezése azt a célt szolgálja, egyetlen helyszínen biztosított
legyen a levéltári anyagokhoz való hozzáférés, és ösztönzést kapjon a levéltári
anyagok, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének
kutatása.
1.2         A javaslat célja
A javaslat célja, hogy megerősítse az EUI
szerepét az intézmények levéltári anyagainak kezelése terén. Stabil jogi és
pénzügyi alapot fog biztosítani az EU és az EUI közötti partnerséghez.
1.3         A javaslat fő elemei
A javaslat az intézmények levéltári anyagainak
az EUI-ban történő elhelyezéséről rendelkezik. A
jövőben az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank kivételével
valamennyi intézmény az EUI-ban fogja elhelyezni levéltári anyagait, mihelyt a
levéltárakat a jelenlegi rendelet alapján megnyitják a nyilvánosság számára.
A javaslat nem érinti a levéltári anyagok
tulajdoni viszonyait, az anyagok az elhelyező intézmények tulajdonában fognak
maradni. A javaslat nem érinti a jelenlegi szabályokat sem, amelyek értelmében
az intézmények határozzák meg, hogy 30 év után mely dokumentumokat teszik
hozzáférhetővé a nyilvánosság számára.
A levéltári anyagok kezelése kapcsán az EUI
oldalán felmerülő működési és személyzeti költségek finanszírozása az EU
általános költségvetéséből fog történni, kivéve a levéltárnak és személyzetének
helyet adó épület(ek) és adattárak biztosításához és berendezéséhez kapcsolódó
költségeket. Az EUI a nyilvánosság számára
hozzáférhetővé fogja tenni az EU levéltári anyagait. Ez azonban nem fogja
kizárni, hogy saját levéltáraikhoz az intézmények is hozzáférést biztosítsanak
a nyilvánosság számára.
A javaslat különbséget tesz a papíralapú és a
digitális levéltári anyagok elhelyezése között. A papíralapú levéltári
anyagokat fizikailag továbbra is az EUI-nál fogják elhelyezni és megőrizni. Az
EUI-nak azonban nem kell majd megőriznie a digitális levéltári anyagokat azért,
hogy azokhoz hozzáférést biztosítson. A digitális levéltári anyagok hosszú távú
megőrzése továbbra is a létrehozó intézmények feladata lesz.
A javaslat pontosítja az EUI feladatkörét az
intézmények levéltári anyagaiban szereplő személyes adatok védelme terén. Arról
is rendelkezik, hogy minden intézmény fogadjon el olyan végrehajtási
szabályokat a 354/83 rendelet alkalmazására vonatkozóan, amelyek a levéltári
anyagok megőrzéséről, a nyilvánosság számára biztosított hozzáférésről,
valamint a levéltári anyagokban szereplő személyes adatok védelméről szóló
szabályokat tartalmaznak.
2.           AZ ÉRDEKELTEKKEL FOLYTATOTT KONZULTÁCIÓK
EREDMÉNYEI
A javaslat nem tesz kötelezővé hatásvizsgálatot.
Az érdekelt felekkel konzultációra került sor.
Az EUI mint fogadó intézmény és Olaszország kormánya mint fogadó kormány
egyaránt támogatta a javaslatot. Az uniós intézmények igazgatási szolgálatai és
az EU ügynökségeinek hálózata is támogatja a javaslat célkitűzését.
Az Európai Unió Bírósága és az Európai
Központi Bank mentességet kért levéltári anyagaik EUI-ban történő
elhelyezésének kötelezettsége alól. Nem zárják ki azonban, hogy a jövőben ezt
önkéntes alapon megtegyék. Ennek oka tevékenységeik jellege, és ez megfelel a
hasonló szervek levéltári anyagai tekintetében számos tagállamban folytatott
jelenlegi gyakorlatnak.
3.           A
JAVASLAT JOGI ELEMEI
3.1. A javaslat fő rendelkezése
A javaslat az intézmények levéltári anyagainak
az olaszországi Firenzében található Európai Egyetemi Intézetben (EUI) történő
elhelyezéséről rendelkezik, ahol az EUI a nyilvánosság számára hozzáférhetővé
fogja tenni ezen anyagokat.
3.2. Jogalap
A javaslat
jogalapja az Európai Unió működéséről szóló szerződés 352. cikke.
A 354/83 tanácsi
rendeletet és annak 2003. évi módosítását az EUMSZ 352. cikkének elődje, az
Európai Közösséget létrehozó szerződés 308. cikke alapján fogadták el. A jelenlegi javaslat nem érinti a 354/83 rendelet
célját, vagyis az intézmények levéltárainak 30 év után történő megnyitását. Pusztán azt írja elő, hogy a levéltári anyagokat az
EUI-ban fogják elhelyezni, miután az érintett intézmények a jelenlegi
rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tették azokat a nyilvánosság számára. Ez a fennálló helyzet formális elismerése, mivel a
legtöbb olyan intézmény, amely már hozzáférhetővé tette levéltári anyagait, az
EUI-ban helyezte el azokat.
Az EUSZ 3.
cikkének (3) bekezdése szerint az EU egyebek mellett tiszteletben tartja saját
kulturális sokféleségét, továbbá biztosítja Európa kulturális örökségének
megőrzését és további gyarapítását. Az
intézmények levéltárai Európa kulturális örökségének részét képezik, a
nyilvánosság számára történő megnyitásuk tehát elsősorban tudományos, oktatási
és kulturális célokat szolgál. Az Unió a rá
ruházott hatáskörök alapján e területeken intézkedéseket fogadhat el a
tagállamok tevékenységeinek támogatása, összehangolása vagy kiegészítése
érdekében, azonban az intézmények levéltárai tekintetében a Szerződések nem
biztosítják a szükséges hatásköröket.
Egy másik jogalap
alkalmazása egy új rendeletre irányuló javaslatot tenne szükségessé,
következésképpen a 354/83 tanácsi rendelet valamennyi rendelkezése – a rendelet
alapelveit is ideértve – vita tárgyát képezhetné. Ez
messze túlmutatna a javaslat fentiekben leírt célkitűzésén.
Megvizsgáltuk az
EUMSZ 15. cikkének (3) bekezdésén alapuló javaslat lehetőségét is, azt azonban
a következő indokokra tekintettel elvetettük:
A levéltárak
létrehozásának elsődleges célja, hogy – az intézmények történelmi hagyatékának
megőrzése és megosztása érdekében – egyes dokumentumok tartós igazgatási,
történeti értékük vagy bizonyító erejük alapján kerüljenek kiválasztásra. 30 év után minden intézmény külön felhívás nélkül
megnyitja levéltárát a nyilvánosság számára, és ezen felül olyan információkat
nyújt, amelyek segítik e levéltári anyagoknak a szervezeti és működési keretek
közé helyezését. Ez jóval túlmutat a
dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés – EUMSZ 15. cikkének (3) bekezdése
szerinti – jogán, amelynek célja elsősorban a jó kormányzás előmozdítása,
valamint a nyilvánosság részvételének biztosítása az intézmények döntéshozatali
eljárásában.
Az EUMSZ 15. cikke
(3) bekezdésének alkalmazása csökkentené a levéltári anyagok hozzáférhetővé
tételére vonatkozó szabályok alkalmazási körét, mivel az Európai Központi
Bankra, az Európai Beruházási Bankra és az Európai Unió Bíróságára – amelyekre
jelenleg a 354/83 rendelet vonatkozik – egy e rendelkezés alapján elfogadott
rendeletet csak annyiban lehetne alkalmazni, amennyiben igazgatási feladatokat
látnak el.
3.3. Az arányosság elve
A javaslat az intézmények levéltári anyagainak
az EUI-ban történő elhelyezésére, valamint az elhelyezés feltételeire
korlátozódik.
3.4. A jogi aktus típusának megválasztása
A rendelet az egyetlen alkalmas eszköz arra,
hogy stabil jogi és pénzügyi alapot biztosítson az EU és az EUI közötti
partnerséghez. A javaslat egy létező rendelet korlátozott mértékű módosítására
vonatkozik.
4.           KÖLTSÉGVETÉSI VONZATOK
A levéltári anyagok EUI-ban történő
elhelyezésének kötelezővé tételére irányuló javaslatnak nem lesznek a
költségvetést érintő újabb, rövid és középtávú vonzatai. A hosszú távú
költségvetési vonzatok várhatóan nem lesznek jelentősek.
A három legnagyobb intézmény – az Európai
Parlament, a Tanács és a Bizottság –, valamint az Európai Gazdasági és
Szociális Bizottság, az Európai Számvevőszék és az Európai Beruházási Bank már
az EUI-ban helyezi el levéltári anyagait. E levéltári anyagok Firenzében
történő kezelését azóta az EU költségvetéséből finanszírozzák, hogy a levéltári
anyagokat először – több mint negyed évszázaddal ezelőtt – az EUI-nál helyezték
el. A pénzügyi kimutatás rendelkezik e finanszírozás folytatásáról. A költségek
az EUI által az egyes intézmények levéltári anyagaival kapcsolatban elvégzett
munka arányában oszlanak meg az elhelyező intézmények között.
A levéltári anyagoknak, valamint az azokat
kezelő személyzet irodáinak az EUI-nál történő elhelyezését az olasz kormány
biztosítja.
E módosítás következtében az elhelyező
intézmények száma növekedni fog. Mivel azonban olyan levéltári anyagok elhelyezéséről
van szó, amelyeket létrehozásuk után 30 évvel tesznek a nyilvánosság számára
hozzáférhetővé, e javaslat hosszú időn át nem fogja érinteni a levéltári
anyagaikat már jelenleg is az EUI-nál elhelyező intézményeken kívüli egyéb
intézményeket. Továbbá a levéltári anyagok egyre növekvő mértékű digitalizálása
méretgazdaságosságot fog lehetővé tenni ezen anyagok EUI általi feldolgozása és
terjesztése terén.
2012/0221 (APP)
Javaslat
A TANÁCS RENDELETE
a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az
intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő
elhelyezése tekintetében történő módosításáról
AZ EURÓPAI
UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló
szerződésre és különösen annak 352. cikkére,
tekintettel az Európai Bizottság javaslatára,
a jogalkotási aktus tervezetének a nemzeti
parlamentek számára való megküldését követően,
tekintettel az Európai Parlament
hozzájárulására,
az európai adatvédelmi biztossal folytatott
konzultációt követően,
különleges jogalkotási eljárás keretében,
mivel:
(1)         
Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai
Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról
szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet[2] értelmében az intézmények és
szervek a lehetőségekhez mérten megőrzik levéltári anyagaikat, és 30 év
elteltével biztosítják a nyilvánosság számára az ezekhez való hozzáférést.
(2)         
A levéltárak lehetőség szerinti létrehozására és a
nyilvánosság számára történő megnyitására vonatkozó kötelezettség a 354/83
rendelet 1. cikkében említett valamennyi intézményre kiterjed.
(3)         
A 354/83 rendelet úgy rendelkezik, hogy az egyes
intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt
helyen tarthatják.
(4)         
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben
úgy határozott, hogy levéltári anyagaikat a firenzei Európai Egyetemi
Intézetben (EUI) helyezik el, ahol hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság
számára. E célból 1984. december 17-én aláírták a Bizottság által képviselt
Európai Közösségek és a firenzei Európai Egyetemi Intézet közötti szerződést.
(5)         
A Gazdasági és Szociális Bizottság és az Európai
Számvevőszék azóta magára nézve kötelezőnek ismerte el az elhelyezésről szóló, 1984.
december 17-i szerződés feltételeit. Az Európai Beruházási Bank az EUI-val kötött,
2005. július 1-jén aláírt külön megállapodás, valamint a bank Igazgatási
Bizottsága által 2005. október 7-én elfogadott „Levéltári szabályzat”[3] alapján helyezi el levéltári
anyagait az EUI-nál.
(6)         
Az olasz kormány állandó jelleggel és ingyenesen
megfelelő létesítményeket bocsátott az EUI rendelkezésére az elhelyezett
levéltári anyagok – elismert nemzetközi standardoknak megfelelő – megőrzése és
megóvása, valamint a helyszíni kutatás lehetőségének biztosítása érdekében.
(7)         
Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban
történő elhelyezése azt a célt szolgálja, hogy egyetlen helyszínen biztosított
legyen a levéltári anyagokhoz való hozzáférés, és ösztönzést kapjon a levéltári
anyagok, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének
kutatása. Az EUI a tudományos kutatás és az oktatás elismert központja,
tevékenységének középpontjában Európa és az európai integráció áll. Csaknem 30
év tapasztalattal rendelkezik az intézmények levéltári anyagainak kezelése
terén, kifejezetten az e levéltári anyagok megőrzése és kutatása céljából
épített, korszerű adattárolási és kutatási létesítményeket biztosít, továbbá
nemzetközi hírnévvel bír e levéltári anyagok központjaként.
(8)         
Ahhoz, hogy az intézmények továbbra is az EUI-ban
helyezzék el levéltári anyagaikat, olyan szilárd jogalapra van szükség, amely
kifejezi az EUI – mint a levéltári anyagok kezelése terén az intézmények
partnere – szerepét.
(9)         
Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi
Bank tevékenységének speciális jellege indokolja, hogy e rendelet szerint
mentesüljenek a levéltári anyagaik EUI-nál történő elhelyezésére vonatkozó
kötelezettség alól. Az Európai Unió Bírósága és az Európai Központi Bank
önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(10)     
Indokolt, hogy e rendelet minden egyéb intézményre
alkalmazandó legyen. Nem módosítja sem az egyes intézményeket a levéltáruk
nyilvánosság előtti megnyitása tekintetében terhelő kötelezettséget, sem az
egyes intézményeknek a levéltári anyagokra vonatkozó tulajdonjogát.
(11)     
Az EUI-ban elhelyezett levéltári anyagokban
szereplő személyes adatokat a 45/2001 rendeletnek[4] megfelelően kell feldolgozni.
(12)     
Támogatás nyújtható az intézmények levéltári anyagainak
az EUI általi kezeléséhez.
(13)     
A 354/83 rendeletet ennek megfelelően módosítani
kell.
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
A 354/83/EGK, Euratom rendelet a következőképpen
módosul:
1. A 8. cikk (1) bekezdésének helyébe a
következő szöveg lép:
„(1) Az Európai Unió Bírósága és az Európai
Központi Bank kivételével az egyes intézmények a firenzei Európai Egyetemi
Intézetben (EUI) helyezik el a levéltári anyagaik részét képező, és az általuk
a nyilvánosság számára e rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tett
dokumentumokat. Az elhelyezésre a mellékletnek
megfelelően kerül sor.”
2. A 8.
cikk a következő bekezdésekkel egészül ki:
„(3) Az Európai Unió Bírósága és az Európai
Központi Bank önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(4) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál
történő elhelyezése nem érinti a levéltári anyagok tulajdonjogát vagy a
Szerződéshez mellékelt, az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló
jegyzőkönyv 2. cikke szerinti védelmét.
(5) Az EUI gondoskodik az elhelyezett levéltári
anyagok megőrzéséről és megóvásáról. E megőrzés és megóvás során tiszteletben
kell tartani a levéltári anyagok fizikai védelmére vonatkozó elismert
nemzetközi standardokat, és legalább azokat a műszaki és biztonsági
szabályokat, amelyek megfelelnek az állami levéltári anyagok megőrzésére és
kezelésére Olaszországban alkalmazott szabályoknak. Ennek érdekében az
elhelyezett dokumentumokat kifejezetten erre a célra épített irattárban őrzik
meg.
(6) Minden egyes
elhelyező intézmény jogosult tájékoztatást kérni levéltári anyagainak az EUI
általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait.
(7) Az (1) és a (3) bekezdés alapján kapott levéltári anyagokat az EUI
hozzáférhetővé teszi a nyilvánosság számára. Ugyanazon levéltári anyagnak egy
változatát az intézmények is hozzáférhetővé tehetik a nyilvánosság számára.
(8) Az EUI számára az 1605/2002 tanácsi rendeletnek megfelelően
támogatás nyújtható a levéltári anyagok e rendelet szerinti kezeléséhez,
feltéve, hogy a költségvetési hatóság a megfelelő költségvetési sorban
rendelkezésre bocsátja a szükséges előirányzatokat. A
levéltári anyagok kezelésének költségei arányosan oszlanak meg az elhelyező
intézmények között. A levéltárnak és
személyzetének helyt adó épület(ek) és adattárak biztosításához és
berendezéséhez kapcsolódó költségek nem számolhatók el.
(9) Az EUI a 45/2001
rendeletnek megfelelően dolgozza fel az intézmények levéltári anyagaiban
szereplő személyes adatokat. Az EUI az említett rendelet 2. cikke szerinti
feldolgozóként jár el, az elhelyező intézmények utasításai alapján.
(10) Az intézmények által elhelyezett levéltári anyagokban szereplő
személyes adatok feldolgozása tekintetében az európai adatvédelmi biztos
rendelkezik az EUI feletti felügyeleti jogkörökkel.”
3. A 9. cikk (1) bekezdése helyébe a következő
szöveg lép:
„Valamennyi intézmény az e rendelet
alkalmazására vonatkozó belső szabályokat fogad el. Ezek közé tartoznak a levéltári
anyagok megőrzésére, a nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételére,
valamint a bennük szereplő személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok. Az
intézmények levéltári anyagaikat a lehetséges mértékben elektronikus úton is
hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára. Emellett megőrzik azokat a
dokumentumokat is, amelyek különleges igényeket kielégítő formában is elérhetők
(Braille-írással, nagy betűkkel szedve vagy hangfelvételen). 
4. A rendelet e rendelet mellékletének
megfelelő melléklettel egészül ki.
2. cikk
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos
Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében
kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, -án/-én.
                                                                       a
Tanács részéről
                                                                       az
elnök
                                                                       
MELLÉKLET
A rendelet a következő melléklettel egészül
ki:
„Melléklet
Rendelkezések
az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben
történő elhelyezéséről
1.   Nem digitális levéltári anyagok esetében az eredeti dokumentumokat egy
mikrofelvétellel és/vagy digitális másolattal együtt helyezik el az
EUI-nál állandó megőrzés céljára.
Digitális levéltári anyagok esetében az EUI
állandó hozzáféréssel rendelkezik a dokumentumokhoz, hogy teljesíteni tudja
arra vonatkozó kötelezettségét, hogy egyetlen helyszínen hozzáférhetővé tegye a
levéltári anyagokat a nyilvánosság számára, és előmozdítsa azok kutatását. A
digitális levéltári anyagok állandó megőrzése továbbra is a létrehozó
intézmények feladata lesz.
2. Az
elhelyezésre évente kerül sor, lehetőség szerint az intézmények általános
archiválási eljárásai keretében.
3.   Az
elhelyező intézmények jogi vagy igazgatási okokból bizonyos eredeti
dokumentumokat kivonhatnak az EUI-nál elhelyezendő dokumentumok köréből. Ez esetben mikrofelvételt vagy digitális másolatot
helyeznek el.
4.   Az elhelyező intézmények megőrzik levéltári anyagaik tulajdonjogát, és
az EUI-nál elhelyezett vagy egyébként az EUI rendelkezésére bocsátott
dokumentumok és akták összeállításáért fennálló kizárólagos felelősségük is
fennmarad. Az EUI nem módosítja az elhelyező
intézmények által meghatározott levéltári osztályozást, továbbá egyetlen
dokumentumot vagy aktát sem töröl vagy módosít.
5.   Erre irányuló kérés alapján az EUI bármely
elhelyezett dokumentum vagy akta eredeti példányát visszaadja az elhelyező
intézménynek. Ha az elhelyező intézménynek már
nincs szüksége az eredeti példányra, visszaadja azt az EUI-nak.
6.   Az EUI
azonnal tájékoztatja az elhelyező intézményeket valamennyi olyan körülményről,
amely veszélyeztetheti az általuk elhelyezett levéltári anyagok
sérthetetlenségét.
PÉNZÜGYI KIMUTATÁS
1.           A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS FŐBB ADATAI
              1.1.    A javaslat/kezdeményezés címe
              1.2.    A
tevékenységalapú irányítás /tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe tartozó
érintett szakpolitikai terület(ek)
              1.3.    A
javaslat/kezdeményezés típusa
              1.4.    Célkitűzés(ek)
              1.5.    A
javaslat/kezdeményezés indoklása
              1.6.    Az
intézkedés és a pénzügyi hatás időtartama
              1.7.    Tervezett
igazgatási módszer(ek)
2.           IRÁNYÍTÁSI INTÉZKEDÉSEK
              2.1.    A
nyomon követésre és a jelentéstételre vonatkozó rendelkezések
              2.2.    Irányítási
és kontrollrendszer
              2.3.    A
csalások és szabálytalanságok megelőzésére vonatkozó intézkedések
3.           A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS BECSÜLT
PÉNZÜGYI HATÁSA
              3.1.    A
kiadások a többéves pénzügyi keret mely fejezetét/fejezeteit és a költségvetés
mely kiadási tételét/tételeit érintik?
              3.2.    A
kiadásokra gyakorolt becsült hatás
              3.2.1. A kiadásokra
gyakorolt becsült hatás összegzése
              3.2.2. Az operatív
előirányzatokra gyakorolt becsült hatás
              3.2.3. Az igazgatási
előirányzatokra gyakorolt becsült hatás
              3.2.4. A jelenlegi többéves
pénzügyi kerettel való összeegyeztethetőség
              3.2.5. Harmadik felek
részvétele a finanszírozásban
              3.3.    A bevételre gyakorolt becsült
pénzügyi hatás
PÉNZÜGYI
KIMUTATÁS
1.           A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS FŐBB ADATAI
1.1.        A javaslat/kezdeményezés címe
Tanácsi rendelet a 354/83/EGK,
Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai
Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról
1.2.        A tevékenységalapú irányítás
/tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe tartozó érintett szakpolitikai
terület(ek)[5]
A civil társadalommal fenntartott kapcsolatok,
átláthatóság és tájékoztatás
1.3.        A javaslat/kezdeményezés
típusa
A javaslat jelenlegi fellépés
meghosszabbítására irányul.
1.4.        Célkitűzések
1.4.1.     A javaslat/kezdeményezés által
érintett többéves bizottsági stratégiai célkitűzések
A javaslat célja az intézmények levéltári
anyagainak kezelése és terjesztése terén az EUI-val fennálló partnerség
szabályozása és szilárd alapokra helyezése. Az EUI-nál történő elhelyezés
célja, hogy egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokhoz való
hozzáférés, és ösztönzést kapjon a levéltári anyagok, valamint az európai integráció
és az európai intézmények történetének kutatása.
1.4.2.     Konkrét célkitűzés(ek) és a
tevékenységalapú irányítás/tevékenységalapú költségvetés-tervezés keretébe
tartozó érintett tevékenység(ek)
25.02.01.01. sz. konkrét célkitűzés
A tevékenységalapú irányítás/tevékenységalapú
költségvetés-tervezés keretébe tartozó érintett tevékenység(ek):
A civil társadalommal fenntartott kapcsolatok,
átláthatóság és tájékoztatás
Európai érdekű intézmények / az Európai Unió
levéltárai
1.4.3.     Várható eredmény(ek) és hatás(ok)
Az EUI-val folytatott partnerség
többletértéket nyújt az intézmények levéltárai anyagaihoz, és e levéltári
anyagok terjesztésének és nyilvános kutatásának előmozdítását szolgálja.
1.4.4.     Eredmény- és hatásmutatók
(1)         
Az intézmények által a firenzei EUI-ban elhelyezett
levéltári anyagok
(2)         
Magánlevéltárak, valamint az Európa építéséhez
hozzájárult magánszemélyek, köz- és magánszervezetek személyes dokumentumainak
EUI általi összegyűjtése és összeírása
(3)         
nyilvántartások, leltárak, forráspublikációk és a
kutatást segítő egyéb eszközök létrehozása és nyilvánosságra hozatala
(4)         
Az EUI által biztosított és berendezett olvasóterem
(5)         
Interneten elérhető leltárak és levéltári anyagok
(6)         
Az olvasóterem látogatói
(7)         
Az intézmények levéltári anyagainak kutatását
népszerűsítő tevékenységek
1.5.        A javaslat/kezdeményezés
indoklása
1.5.1.     Rövid vagy hosszú távon
kielégítendő szükséglet(ek)
Az intézmények által a firenzei Európai Egyetemi
Intézetben elhelyezett levéltári anyagok kezelése, és a nyilvánosság számára
történő hozzáférhetővé tétele.
1.5.2.     Az uniós részvételből adódó
többletérték
Az EUI-val folytatott partnerség az intézmények
levéltári anyagai terjesztésének és nyilvános kutatásának előmozdítását
szolgálja.
Az intézmények levéltári anyagainak egyetlen
helyszínen történő elhelyezése önmagában véve növeli ezen anyagok értékét.
Ezáltal az EUI többletértéket is nyújthat azáltal, hogy összekapcsolja a
különböző levéltári anyagokat, szükség esetén keresési segédleteket és a
kutatást segítő egyéb eszközöket bocsát rendelkezésre, és a helyszínen és az
interneten keresztül egyaránt hozzáférést biztosít a nyilvánosság számára a
levéltári anyagokhoz.
1.5.3.     Hasonló korábbi tapasztalatok
tanulsága
Hat intézmény helyezi el levéltári anyagait a
firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI), az Európai Közösségek és az EUI
között 1984. december 17-én kelt szerződés alapján. Az
elhelyezésről szóló 1984. évi szerződés azonban idejétmúlttá vált, és helyette
egy stabilabb jogi és pénzügyi alapra szükséges helyezni az EUI-val folytatott
partnerséget.
1.5.4.     Összhang és lehetséges
szinergia egyéb pénzügyi eszközökkel
tárgytalan
1.6.        Az intézkedés és a pénzügyi
hatás időtartama
A javaslat határozatlan időtartamra vonatkozik.
1.7.        Tervezett igazgatási
módszer(ek)[6]
Centralizált igazgatás közvetlenül a Bizottság
által
2.           IRÁNYÍTÁSI INTÉZKEDÉSEK
2.1.        A nyomon követésre és a
jelentéstételre vonatkozó rendelkezések
Az EUI minden naptári évre vonatkozóan be fogja
nyújtani munkaprogramja tervezetét a Bizottsággal történő megvitatás céljából;
a tervezet az adott év, az előző év és a következő év december 31-ére vonatkozó
létszámtervet is tartalmaz. A tervezetet a megelőző év februárjában kell
benyújtani.
A többi elhelyező intézménnyel folytatott
konzultációt követően a Bizottság és az EUI megállapodik a munkaprogramról, és
azt az éves támogatási megállapodáshoz csatolják.
A Bizottság figyelemmel fogja kísérni a
munkaprogram végrehajtását.
Az EUI minden naptári év vége után éves jelentést
fog benyújtani a levéltár tevékenységéről.
2.2.        Irányítási és
kontrollrendszer
2.2.1.     Felismert kockázatok
Az intézmények által elhelyezett papíralapú
levéltári anyagok megőrzésével kapcsolatos lehetséges kockázatok minimálisak.
Az olasz kormány kifejezetten erre a célra épített irattárat biztosított, amely
megfelel a levéltári anyagok hosszú távú megőrzésére vonatkozó legmagasabb
szintű nemzetközi előírásoknak.
2.2.2.     Tervezett ellenőrzési módok
Az EUI-val kötött partnerségi megállapodások
keretet fognak biztosítani a költségvetés és a munkaprogram folyamatos
megvitatásához, vizsgálatához és értékeléséhez. Minden egyes elhelyező
intézmény jogosult tájékoztatást kérni levéltári anyagainak az EUI általi
kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait.
2.3.        A csalások és
szabálytalanságok megelőzésére vonatkozó intézkedések
Az EUMSZ 287. cikkének (3) bekezdése feljogosítja
a Számvevőszéket arra, hogy az EU költségvetéséből kifizetésben részesülő
bármely természetes vagy jogi személyt ellenőrizzen. A Bizottságnak és az
OLAF-nak az EU pénzügyi érdekeit érintő csalás elleni küzdelemmel kapcsolatos
jogköreit az e tárgykörre vonatkozó különös rendelkezések (vagyis a 2185/96
tanácsi rendelet és az 1073/1999 európai parlamenti és tanácsi rendelet)
mellett az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó
költségvetési rendeletről szóló 1605/2002 tanácsi rendelet szabályozza. Utóbbi
rendelet 120. cikkének (3) bekezdése értelmében minden támogatásról szóló
határozat vagy támogatási megállapodás kifejezetten a Bizottságot és a
Számvevőszéket jelöli meg a dokumentumok és helyszínek tekintetében az uniós
forrásokból részesülő minden kivitelező és alvállalkozó feletti ellenőrzési
hatáskör gyakorlására.
3.           A JAVASLAT/KEZDEMÉNYEZÉS BECSÜLT
PÉNZÜGYI HATÁSA
3.1.        A kiadások a többéves
pénzügyi keret mely fejezetét/fejezeteit és a költségvetés mely kiadási
tételét/tételeit érintik?
·      Jelenlegi költségvetési kiadási tételek
A többéves pénzügyi keret fejezetei, azon belül
pedig a költségvetési tételek sorrendjében.
 A többéves pénzügyi keret fejezete || Költségvetési tétel || Kiadás típusa || Hozzájárulás 
 Az Európai Unió történelmi archívumai || diff./nem diff.[7] || EFTA-országokból[8] || tagjelölt országoktól[9] || harmadik országoktól || a költségvetési rendelet 18. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében 
 5. Igazgatás || 25.02.01.01 || Diff. || NEM || NEM || NEM || NEM 
3.2.        A kiadásokra gyakorolt
becsült hatás
3.2.1.     A kiadásokra gyakorolt becsült
hatás összegzése
millió EUR (három tizedesjegyig)
 A többéves pénzügyi keret fejezete: || 5 || „Igazgatási kiadások” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || ÖSSZESEN 2013-2019 
 Főigazgatóság: Főtitkárság || 
  Humánerőforrás || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 || 
 Kiküldetések || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 || 
  25.020101 Levéltárak || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 || 
 A Főtitkársághoz tartozó előirányzatok ÖSSZESEN ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 || 
 A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉHEZ tartozó előirányzatok ÖSSZESEN || (Összes kötelezettségvállalási előirányzat = Összes kifizetési előirányzat) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   || 
 A többéves pénzügyi keret 1–5. FEJEZETÉHEZ tartozó előirányzatok ÖSSZESEN || Kötelezettségvállalási előirányzatok ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   || 
 Kifizetési előirányzatok ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   || 
3.2.2.     Az operatív előirányzatokra
gyakorolt becsült hatás
A javaslat nem vonja maga után operatív
előirányzatok felhasználását.
3.2.3.     Az igazgatási előirányzatokra
gyakorolt becsült hatás
3.2.3.1.  Összegzés
A javaslat az alábbi igazgatási előirányzatok
felhasználását vonja maga után:
millió EUR (három
tizedesjegyig)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || ÖSSZESEN 
 A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETE ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Humánerőforrás ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Egyéb igazgatási kiadások ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉNEK részösszege ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉBE[11] bele nem tartozó előirányzatok ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Humánerőforrás ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Egyéb igazgatási kiadások ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 A többéves pénzügyi keret 5. FEJEZETÉBE bele nem tartozó előirányzatok részösszege ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 ÖSSZESEN || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
A szükséges
igazgatási erőforrásokat az irányító főigazgatóság számára az éves elosztási
eljárás keretében juttatható összegből kell biztosítani, figyelembe véve a
költségvetési korlátokat.
3.2.3.2.  Becsült
humánerőforrás-szükségletek
A javaslat az alábbi humánerőforrás-igénnyel jár:
A becsléseket egész számmal (vagy legfeljebb
egy tizedesjeggyel) kell kifejezni
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  A létszámtervben szereplő álláshelyek (tisztviselői és ideiglenes alkalmazotti álláshelyek) 
 25 01 01 01 (a központban és a bizottsági képviseleteken) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (a küldöttségeknél) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (közvetett kutatás) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (közvetlen kutatás) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Külső személyi állomány (teljes munkaidős egyenértékben kifejezve)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, INT, END a teljes keretből) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT és JED a küldöttségeknél) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy [13] || - a központban[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - a küldöttségeknél ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, END, INT közvetett kutatásban) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, END, INT közvetlen kutatásban) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Egyéb költségvetési tétel (kérjük megnevezni) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 ÖSSZESEN || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX: az érintett
szakpolitikai terület vagy költségvetési cím.
A humánerőforrás-igényeknek az adott
főigazgatóság rendelkezésére álló, az intézkedés irányításához rendelt
személyzettel és/vagy az adott főigazgatóságon belüli
személyzet-átcsoportosítással kell eleget tenni. A források adott esetben a
költségvetési korlátok betartása mellett kiegészíthetők az éves elosztási
eljárás keretében az irányító főigazgatósághoz rendelt további juttatásokkal.
Az elvégzendő feladatok leírása:
 Tisztviselők és ideiglenes alkalmazottak || Partnerségi és támogatási megállapodások készítése. Költségvetési igények előkészítése. A munkaprogram és a kiadások figyelemmel kísérése. Esetleges utólagos értékelések. 
 Külső személyzet || ------ 
3.2.4.     A jelenlegi többéves pénzügyi
kerettel való összeegyeztethetőség
A javaslat összeegyeztethető a jelenlegi többéves
pénzügyi kerettel.
3.2.5.     Harmadik felek részvétele a
finanszírozásban
A javaslat nem irányoz elő harmadik felek általi
társfinanszírozást.
3.3.        A bevételre gyakorolt becsült
pénzügyi hatás
A javaslatnak nincs pénzügyi hatása a bevételre.
[1]               A Tanács 354/83/EGK, Euratom rendelete, amelyet a 2003.
szeptember 22-i 1700/2003/EK, Euratom tanácsi rendelet módosított. Lásd: HL L
43., 1983.2.15., 1. o.; HL L 243., 2003.9.27., 1. o.
[2]               HL L 43., 1983.2.15., 1. o.
[3]               HL C 289, 2005.11.22., 12–13. o.
[4]               HL L 8., 2001.1.12., 1. o.
[5]               Tevékenységalapú irányítás: ABM (Activity Based
Management), tevékenységalapú költségvetés-tervezés: ABB (Activity Based
Budgeting).
[6]               Az egyes igazgatási módszerek ismertetése, valamint a
költségvetési rendeletben szereplő megfelelő hivatkozások megtalálhatók a
Költségvetési Főigazgatóság honlapján: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Differenciált/nem differenciált előirányzat.
[8]               EFTA: Európai Szabadkereskedelmi Társulás.
[9]               Tagjelölt országok és adott esetben a nyugat-balkáni
potenciális tagjelölt országok.
[10]             A kiadásokra gyakorolt hatás 2019 után is várhatóan
ugyanígy fog alakulni.
[11]             Technikai és/vagy igazgatási segítségnyújtás, valamint
uniós programok és/vagy intézkedések végrehajtásához biztosított támogatási
kiadások (korábban: BA-tételek), közvetett kutatás, közvetlen kutatás.
[12]             AC= szerződéses alkalmazott; INT = átmeneti alkalmazott;
JED=küldöttségi pályakezdő szakértő; AL= helyi alkalmazott; END= kirendelt
nemzeti szakértő.
[13]             Az operatív előirányzatoknál a külső személyzetre
részleges felső határérték vonatkozik (korábban: BA-tételek).
[14]             Elsősorban a strukturális alapok, az Európai Mezőgazdasági
Vidékfejlesztési Alap (EMVA) és az Európai Halászati Alap (EHA) esetében.