CELEX: 52012PC0456
Language: es
Date: 2012-08-16
Title: Propuesta de REGLAMENTO DEL CONSEJO por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia

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		52012PC0456
		
			Propuesta de REGLAMENTO DEL CONSEJO por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
1.           CONTEXTO DE LA PROPUESTA
1.1.        Contexto general
Un Reglamento del Consejo[1], adoptado en
febrero de 1983, dispone que las distintas instituciones, tal y como se definen
en su artículo 1, crearán archivos históricos y los abrirán al público una vez
transcurridos treinta años a partir de la fecha de elaboración de los
documentos. Permite además que cada institución deposite sus archivos
históricos en el lugar que considere más apropiado.
En 1984, el Parlamento Europeo, el
Consejo y la Comisión acordaron depositar sus archivos históricos en el
Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia, donde quedan a disposición
del público. Desde entonces, el Tribunal de Cuentas Europeo, el Comité
Económico y Social Europeo y el Banco Europeo de Inversiones también han
decidido depositar sus archivos en el IUE. Las condiciones de depósito se
establecen en un contrato firmado el 17 de diciembre de 1984 entre las
Comunidades Europeas, representadas por la Comisión, y el IUE.
El Gobierno italiano pone a disposición del IUE, de forma
permanente y gratuita, locales adecuados para albergar los archivos. Así se
garantiza que los archivos depositados sean conservados y estén protegidos con
arreglo a normas internacionales reconocidas.
El propósito de depositar los archivos
históricos de las instituciones en el IUE es facilitar su acceso en un único
lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la
integración europea y de las instituciones europeas.
1.2         Objetivo de la propuesta
La propuesta tiene por objeto confirmar
el papel del IUE en la gestión de los archivos históricos de las instituciones.
Sentará una sólida base jurídica y financiera para la asociación entre la UE y
el IUE.
1.3         Principales elementos de la propuesta
La propuesta prevé el depósito de los
archivos históricos de las instituciones en el IUE. En
el futuro, todas las instituciones, salvo el Tribunal de Justicia de la Unión
Europea y el Banco Central Europeo, depositarán sus archivos históricos en el
IUE, una vez se hayan abierto al público de conformidad con el Reglamento en
vigor.
La propuesta no afectará a la propiedad
de los archivos históricos, que seguirá siendo de las instituciones
depositantes, ni a la normativa vigente, con arreglo a la cual las instituciones
deciden qué documentos se abrirán al público al cabo de treinta años.
Los costes operativos y los costes de
personal incurridos por el IUE para gestionar los archivos históricos se
financiarán con cargo al presupuesto general de la UE, con excepción de los
costes relacionados con la puesta a disposición y el equipamiento del edificio
o los edificios y de los depósitos para albergar los archivos y a su personal. El IUE facilitará el acceso público a los archivos
históricos de la UE. Ello no significa, sin embargo, que las instituciones no
puedan abrir al público sus propios archivos históricos.
La propuesta distingue entre el depósito
de archivos en papel y de archivos digitales. Los primeros seguirán
depositándose físicamente en el IUE y serán conservados por esta institución.
Sin embargo, el Instituto Universitario Europeo no tendrá que conservar los
archivos digitales para dar acceso a los mismos. La conservación a largo plazo
de los archivos digitales seguirá siendo responsabilidad de las instituciones
que los produjeron.
La propuesta precisa cuáles son las
responsabilidades del IUE en lo que respecta a la protección de los datos
personales incluidos en los archivos históricos de las instituciones. También
dispone que cada institución adoptará las normas de desarrollo para la
aplicación del Reglamento (CEE/Euratom) nº 354/83, que incluirán reglas para la
conservación, apertura al público y protección de los datos personales en los
archivos históricos. 
2.           RESULTADOS DE LAS CONSULTAS CON LAS
PARTES INTERESADAS
La presente propuesta no requiere una
evaluación de impacto.
Se ha consultado a las partes
interesadas. El IUE e Italia, en calidad de institución y gobierno de acogida
respectivamente, han dado su respaldo a la propuesta. Los servicios administrativos
de las instituciones de la UE y la red de agencias de la UE también apoyan el
objetivo de la propuesta.
El Tribunal de Justicia de la Unión
Europea y el Banco Central Europeo han pedido quedar excluidos de la obligación
de depositar sus archivos históricos en el IUE. Sin embargo, no descartan la
posibilidad de hacerlo en el futuro de forma voluntaria. Esta decisión se debe
a la naturaleza de sus actividades y refleja la práctica que se sigue
habitualmente en muchos Estados miembros en relación con los archivos
históricos de organismos similares.
3.           ASPECTOS
JURÍDICOS DE LA PROPUESTA
3.1 Principales disposiciones de la
propuesta
La propuesta prevé el depósito de los
archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo
de Florencia, Italia, donde quedarán a disposición del público.
3.2 Base jurídica
La base
jurídica de la propuesta es el artículo 352 del Tratado de Funcionamiento de la
Unión Europea.
El Reglamento
(CEE, Euratom) nº 354/83 del Consejo y su modificación de 2003 fueron adoptados
en virtud del artículo 308 del TCE, antecesor del artículo 352 del TFUE. La presente propuesta no afectará al propósito del
Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83, es decir, la apertura de los archivos de
las instituciones al cabo de treinta años. Simplemente
dispone que estos se depositarán en el IUE una vez que las instituciones
concernidas los hayan abierto al público de conformidad con el Reglamento en
vigor. Se reconoce así formalmente la
situación existente, pues la mayoría de las instituciones que han abierto sus
archivos ya los han depositado en el IUE.
El artículo
3, apartado 3, del TUE establece que la UE deberá respetar, entre otras cosas,
la riqueza de su diversidad cultural y velar por la conservación y el
desarrollo del patrimonio cultural europeo. Los
archivos históricos de las instituciones forman parte del patrimonio cultural
de Europa, por lo que su apertura al público persigue fundamentalmente
objetivos académicos, culturales y educativos. Se
han conferido a la Unión competencias para adoptar medidas destinadas a apoyar,
coordinar o complementar la acción de los Estados miembros en estos ámbitos,
pero los Tratados no prevén las competencias necesarias en relación con los
archivos históricos de las instituciones. 
La
utilización de otra base jurídica supondría una propuesta de nuevo Reglamento,
con lo que todas las disposiciones del Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83,
incluidos sus principios fundamentales, estarían abiertas a debate. Se iría así mucho más allá del objetivo de la propuesta
como se ha descrito anteriormente.
Aunque se
examinó la posibilidad de basar la propuesta en el artículo 15, apartado 3, del
TFUE, esta opción fue finalmente rechazada por las razones siguientes:
El objetivo
principal que se persigue con la creación de los archivos históricos es
seleccionar documentos que tengan un valor administrativo, histórico o
probatorio duradero a fin de conservar y compartir el legado histórico de las
instituciones. Cada institución abre
proactivamente sus archivos históricos al público transcurridos treinta años a
partir de la fecha de elaboración de los documentos y facilita información
adicional que contribuye a poner estos archivos en su contexto organizativo y
funcional. Ello va más allá del derecho
público de acceso a documentos con arreglo al artículo 15, apartado 3, del
TFUE, cuyo objetivo principal es fomentar la buena gobernanza y garantizar la
participación de los ciudadanos en el proceso de toma de decisiones de las
instituciones.
El uso del
artículo 15, apartado 3, del TFUE, reduciría el ámbito de aplicación de las
normas que rigen la apertura de los archivos históricos, ya que el Banco
Central Europeo, el Banco Europeo de Inversiones y el Tribunal de Justicia de
la Unión Europea, que se rigen actualmente por el Reglamento (CEE, Euratom) nº
354/83, solo estarían sujetos a un Reglamento adoptado sobre esa base al
ejercer sus tareas administrativas. 
3.3 Principio de proporcionalidad
La propuesta se limita al depósito de los
archivos históricos en el IUE por las instituciones y las condiciones en las
que tendrá lugar dicho depósito.
3.4 Instrumentos elegidos
El único instrumento apropiado para
sentar una base jurídica y financiera sólida con miras a la asociación entre la
UE y el IUE es un reglamento. La propuesta se refiere a una modificación
limitada de un Reglamento en vigor.
4.           REPERCUSIONES PRESUPUESTARIAS
La propuesta de hacer obligatorio el
depósito de los archivos históricos en el IUE no tendrá nuevas repercusiones
presupuestarias a corto y medio plazo. No se espera que el impacto
presupuestario a largo plazo sea significativo.
Las tres principales instituciones (el
Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión), así como al Comité Económico y
Social Europeo, el Tribunal de Cuentas Europeo y el Banco Europeo de Inversiones,
ya depositan sus archivos históricos en el IUE. La gestión de estos archivos en
Florencia, desde que los archivos se depositaron en el IUE hace más de un
cuarto de siglo, ha sido financiada con cargo al presupuesto de la UE. La ficha
financiera legislativa prevé que prosiga esta financiación. Los costes serán
compartidos por las instituciones depositantes en función de la labor que lleve
a cabo el IUE en relación con sus respectivos archivos.
Las instalaciones que albergan los
archivos y las oficinas del personal encargado de su gestión en el IUE son
suministradas por el Gobierno italiano. 
Como consecuencia de la presente
modificación, aumentará el número de instituciones depositantes. Sin embargo,
como el depósito se refiere a archivos históricos que se han abierto al público
transcurridos treinta años desde la fecha de elaboración de los documentos,
pasará mucho tiempo antes de que instituciones distintas de las que ya
depositan sus archivos en el IUE se vean afectadas por la presente propuesta.
Además, los archivos serán, cada vez más, digitales, lo que brindará
oportunidades para lograr economías de escala en su tratamiento y difusión por
el IUE.
2012/0221 (APP)
Propuesta de
REGLAMENTO DEL CONSEJO
por el que se modifica el Reglamento
(CEE, Euratom) nº 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos
históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de
Florencia
EL
CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la
Unión Europea y, en particular, su artículo 352,
Vista la propuesta de la Comisión
Europea,
Previa transmisión de la propuesta de
acto legislativo a los Parlamentos nacionales,
Vista la aprobación del Parlamento
Europeo,
Previa consulta al Supervisor Europeo de
Protección de Datos,
De conformidad con un procedimiento
legislativo especial,
Considerando lo siguiente:
(1)         
De conformidad con el Reglamento (CEE,
Euratom) nº 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura
al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la
Comunidad Europea de la Energía Atómica[2],
los archivos históricos de las instituciones y órganos son conservados y se
ponen a disposición del público, siempre que sea posible, una vez transcurrido
un plazo de treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.
(2)         
La obligación de crear sus archivos históricos
y abrirlos al público siempre que sea posible se aplica a cada una de las
instituciones a que se refiere el artículo 1 del Reglamento (CEE, Euratom) nº
354/83.
(3)         
El Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83
establece que cada institución podrá depositar sus archivos históricos en el
lugar que considere más oportuno.
(4)         
En 1984, el Parlamento Europeo, el Consejo y
la Comisión decidieron depositar sus archivos históricos en el Instituto
Universitario Europeo (IUE) de Florencia, donde quedan a disposición del
público. El 17 de diciembre de 1984 se firmó a tal fin un contrato entre las
Comunidades Europeas, representadas por la Comisión, y el Instituto
Universitario Europeo de Florencia.
(5)         
Desde entonces, el Comité Económico y Social
Europeo y el Tribunal de Cuentas Europeo han acordado adherirse a los términos
del contrato de depósito de 17 de diciembre de 1984. El Banco Europeo de
Inversiones deposita sus archivos históricos en el IUE en virtud de un convenio
separado con el IUE firmado el 1 de julio de 2005 y de las Normas referentes al
Archivo Histórico adoptadas por el Comité de Dirección del Banco el día 7 de
octubre de 2005[3].
(6)         
El Gobierno italiano ha puesto a disposición
del IUE, de forma permanente y gratuita, locales adaptados a fin de garantizar
que los archivos depositados se conserven y estén protegidos de acuerdo con
normas internacionales reconocidas y de ofrecer la posibilidad de consultarlos
en línea.
(7)         
El depósito de los archivos históricos de las
instituciones en el Instituto Universitario Europeo tiene por objeto dar acceso
a estos archivos desde un único lugar, promover su consulta y fomentar la
investigación sobre la historia de la integración europea y de las
instituciones europeas. El IUE es un renombrado centro de investigación
académica y aprendizaje centrado especialmente en Europa y la integración
europea. Tiene casi treinta años de experiencia en la gestión de los archivos
históricos de las instituciones, ofrece instalaciones de depósito e
investigación muy avanzadas y construidas expresamente para su conservación y
consulta, y goza de prestigio internacional como centro que alberga estos
archivos. 
(8)         
El depósito continuo de los archivos
históricos de las instituciones en el IUE requiere una base legal sólida que
refleje el papel de esta entidad como socio de las instituciones en la gestión
de sus archivos históricos.
(9)         
La naturaleza específica de las actividades
del Tribunal de Justicia de la Unión Europea y del Banco Central Europeo
justifica su exclusión de la obligación de depositar sus archivos históricos en
el IUE de conformidad con el presente Reglamento. El Tribunal de Justicia de la
Unión Europea y el Banco Central Europeo pueden depositar sus archivos
históricos en el IUE de forma voluntaria.
(10)     
El presente Reglamento debe aplicarse a todas
las demás instituciones. No afecta ni a la responsabilidad de cada una de las
instituciones de abrir sus archivos históricos al público, ni a la propiedad de
cada institución de sus archivos históricos.
(11)     
Los datos personales contenidos en los
archivos históricos depositados en el IUE deben tratarse de conformidad con el
Reglamento (CE) nº 45/2001[4].
(12)     
Pueden concederse subvenciones para apoyar la
gestión de los archivos de las instituciones por parte del IUE. 
(13)     
El Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 debe,
pues, modificarse en consecuencia.
HA ADOPTADO EL PRESENTE
REGLAMENTO:
Artículo 1
El Reglamento (CE, Euratom) nº 354/83
queda modificado como sigue:
1. El artículo 8, apartado 1, se sustituye
por el siguiente texto:
«1. Cada institución, excepto el Tribunal
de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo, depositará en el
Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia los documentos que formen
parte de sus archivos históricos y que hayan abierto al público de conformidad
con el presente Reglamento. El depósito se
realizará de conformidad con lo dispuesto en el anexo.»
2. En el artículo 8 se añaden los apartados siguientes:
«3. El Tribunal de Justicia de la
Unión Europea y el Banco Central Europeo podrán depositar sus archivos
históricos en el IUE de forma voluntaria.
4. El depósito de los archivos
históricos de las instituciones en el IUE no afecta a la propiedad ni a la
protección de los archivos según se prevé en el artículo 2 del Protocolo sobre
los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, anexo al Tratado.
5.   El IUE garantizará la
conservación y protección de los archivos depositados. Esta conservación y
protección deben cumplir las normas internacionales reconocidas para la
protección física de los archivos y deben respetar, al menos, normas técnicas y
de seguridad que se correspondan con las utilizadas para la conservación y la
gestión de los archivos públicos en Italia. A tal, fin los documentos
depositados serán conservados en un depósito construido al efecto.
6. Cada
institución depositante tiene derecho a solicitar información sobre la gestión
de sus archivos por parte del IUE y a llevar a cabo una inspección de los
archivos allí depositados.
7. El IUE pondrá a disposición del público los archivos históricos
que reciba de conformidad con los apartados 1 y 3. Las instituciones podrán
poner a disposición del público una versión de los mismos archivos históricos.
8. Podrán concederse
subvenciones al Instituto Universitario Europeo para apoyar la gestión de los
archivos históricos de conformidad con el presente Reglamento, en cumplimiento
del Reglamento (CE) nº 1605/2002 del Consejo y siempre que la Autoridad
Presupuestaria conceda los créditos en la línea presupuestaria correspondiente. Los costes de la gestión de los archivos se
repartirán proporcionalmente entre las instituciones depositantes. Los costes relacionados con la puesta a disposición
y el equipamiento del edificio o edificios y de los depósitos destinados a
albergar los archivos y a su personal no serán subvencionables. 
9. El IUE tratará
los datos personales contenidos en los archivos históricos de las instituciones
de conformidad con el Reglamento (CE) nº 45/2001. El IUE actuará como
responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 2 de dicho
Reglamento, con arreglo a las instrucciones de las instituciones depositantes. 
10. El Supervisor Europeo de Protección de Datos tendrá
competencias de supervisión sobre el IUE en relación con el tratamiento de los
datos personales contenidos en los archivos históricos depositados por las
instituciones.».
3. El artículo 9, apartado 1,
se sustituye por el texto siguiente:
«Cada institución adoptará normas
internas para la aplicación del presente Reglamento. Estas incluirán reglas
para la conservación, la apertura al público y la protección de los datos
personales contenidos en los archivos históricos. En la medida de lo posible,
las instituciones deberán permitir el acceso a sus archivos en forma electrónica.
Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a
necesidades particulares (escritura en Braille, letra de gran tamaño o
grabaciones).».
4. Se añade un anexo de conformidad con
el anexo del presente Reglamento.
Artículo 2
El presente Reglamento entrará en vigor
el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión
Europea.
El presente Reglamento será
obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado
miembro.
Hecho en Bruselas, el
                                                                       Por
el Consejo
                                                                       El
Presidente
                                                                       
ANEXO
Se añade el siguiente anexo:
«Anexo
Disposiciones
para el depósito de los archivos históricos de las instituciones en el
Instituto Universitario Europeo de Florencia
1.   En el caso de archivos no digitales, los documentos originales se
depositarán en el Instituto Universitario Europeo para su conservación
permanente, junto con una microforma y/o copia digital.
En el caso de archivos digitales, el IUE
tendrá acceso permanente a los documentos de forma que pueda asumir su
obligación de abrir los archivos históricos al público desde un único lugar y
fomentar su consulta. Las instituciones de las que procedan los documentos
seguirán siendo responsables de la conservación permanente de sus archivos
digitales.
2.   El depósito se hará por plazos anuales y, en la medida de lo
posible, en el marco de los procedimientos normales de tratamiento de los
archivos de las instituciones.
3.   Las instituciones depositantes podrán excluir, por razones
jurídicas o administrativas, la entrega de ciertos documentos originales en el
IUE. En tal caso, depositarán una microforma o
copia digital.
4.   Las instituciones depositantes seguirán siendo propietarias de sus
archivos, así como únicas responsables de la composición de los documentos y
los ficheros que se depositen en el IUE o se pongan a disposición de este de
cualquier otra forma. El IUE no modificará la
clasificación archivística establecida por las instituciones depositantes, ni
eliminará ni modificará documentos o ficheros.
5.   El IUE devolverá a las instituciones
depositantes, a petición de estas, los originales de los documentos y ficheros
depositados. Las instituciones depositantes
devolverán los originales al IUE tan pronto como dejen de necesitarlos.
6.   El IUE
informará inmediatamente a las instituciones depositantes de cualquier
circunstancia que pudiera poner en peligro la inviolabilidad de los archivos
que hayan depositado.
FICHA FINANCIERA LEGISLATIVA
1.           MARCO DE LA PROPUESTA/INICIATIVA
              1.1.    Denominación de la
propuesta/iniciativa
              1.2.    Ámbito(s)
político(s) afectado(s) en la estructura GPA/PPA
              1.3.    Naturaleza
de la propuesta/iniciativa
              1.4.    Objetivo(s)
              1.5.    Justificación
de la propuesta/iniciativa
              1.6.    Duración
e incidencia financiera
              1.7.    Modo(s)
de gestión previsto(s)
2.           MEDIDAS DE GESTIÓN
              2.1.    Disposiciones
en materia de seguimiento e informes
              2.2.    Sistema
de gestión y de control
              2.3.    Medidas
de prevención del fraude y de las irregularidades
3.           INCIDENCIA FINANCIERA ESTIMADA DE LA
PROPUESTA/INICIATIVA
              3.1.    Rúbrica(s)
del marco financiero plurianual y línea(s) presupuestaria(s) de gastos
afectada(s)
              3.2.    Incidencia
estimada en los gastos
              3.2.1. Resumen de la
incidencia estimada en los gastos
              3.2.2. Incidencia
estimada en los créditos de operaciones
              3.2.3. Incidencia
estimada en los créditos de carácter administrativo
              3.2.4. Compatibilidad
con el marco financiero plurianual vigente
              3.2.5. Contribución de
terceros a la financiación
              3.3.    Incidencia estimada en los
ingresos
FICHA FINANCIERA LEGISLATIVA
1.           MARCO DE LA PROPUESTA/INICIATIVA
1.1.        Denominación de la
propuesta/iniciativa
Reglamento del
Consejo por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) nº 354/83 en
lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en
el Instituto Universitario Europeo de Florencia
1.2.        Ámbito(s) político(s)
afectado(s) en la estructura GPA/PPA[5]
Relaciones con la sociedad civil,
transparencia e información
1.3.        Naturaleza de la
propuesta/iniciativa
La propuesta se refiere a la prolongación
de una acción existente
1.4.        Objetivos
1.4.1.     Objetivo(s)
estratégico(s) plurianual(es) de la Comisión contemplado(s) en la
propuesta/iniciativa
El objetivo de la propuesta es regularizar y
establecer una base sólida para la asociación existente con el IUE con miras a
la gestión y difusión de los archivos históricos de las instituciones. El
propósito del depósito en el IUE es dar acceso a dichos archivos desde un único
lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la
integración europea y de las instituciones europeas.
1.4.2.     Objetivo(s) específico(s)
y actividad(es) GPA/PPA afectada(s)
Objetivo específico nº 25.02.01.01
Actividad(es) GPA/PPA afectada(s):
Relaciones con la sociedad civil,
transparencia e información
Instituciones de interés europeo / Archivos
históricos de la Unión Europea
1.4.3.     Resultado(s) e incidencia
esperados
La asociación con el Instituto
Universitario Europeo aporta valor añadido a los archivos históricos de las
instituciones y sirve para promover su difusión y consulta pública.
1.4.4.     Indicadores de resultados
e incidencia
(1)         
Archivos depositados por las instituciones en
el IUE de Florencia. 
(2)         
Recogida y descripción por el IUE de archivos
privados y documentos personales de particulares y organizaciones públicas y
privadas que hayan contribuido a la construcción de Europa.
(3)         
Elaboración y publicación de guías,
inventarios, datos sobre publicaciones y otras herramientas de investigación.
(4)         
Sala de lectura e instalaciones asociadas
facilitadas por el IUE.
(5)         
Inventarios y archivos disponibles en línea.
(6)         
Visitantes de la sala de lectura.
(7)         
Acciones destinadas a promover la consulta de
los archivos históricos de las instituciones.
1.5.        Justificación de la
propuesta/iniciativa
1.5.1.     Necesidad(es) que debe(n)
satisfacerse a corto o largo plazo
Gestionar y abrir al público los archivos
históricos depositados por las instituciones en el Instituto Universitario
Europeo de Florencia.
1.5.2.     Valor añadido de la
intervención de la Unión Europea
La asociación con el IUE sirve para promover
la difusión y consulta pública de los archivos históricos de las instituciones.
Reunir los archivos de las instituciones en
un solo lugar incrementa su valor. También permite al IUE aportar valor añadido
mediante la creación de enlaces cruzados entre los diferentes archivos, en su
caso creando ayudas de búsqueda y otras herramientas de investigación y
ofreciendo acceso in situ y en línea a los archivos.
1.5.3.     Principales conclusiones
extraídas de experiencias similares anteriores
Seis instituciones depositan sus archivos
históricos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia de
conformidad con un contrato firmado el 17 de diciembre de 1984 entre las
Comunidades Europeas y el IUE. Sin embargo, el
contrato de depósito de 1984 ha quedado obsoleto y debe ser sustituido por una
base jurídica y financiera más sólida para la asociación con el IUE.
1.5.4.     Coherencia y posibles
sinergias con otros instrumentos pertinentes
No se aplica.
1.6.        Duración e incidencia
financiera
Propuesta de duración ilimitada
1.7.        Modo(s) de gestión previsto(s)[6]
Gestión centralizada directa a cargo de la
Comisión
2.           MEDIDAS DE GESTIÓN
2.1.        Disposiciones en materia
de seguimiento e informes
El IUE presentará, para cada año civil y a
fin de someterlo a debate con la Comisión, un proyecto de programa de trabajo,
que incluirá una plantilla del personal existente el 31 de diciembre del año de
que se trate, el año anterior y el siguiente. Esta presentación tendrá lugar en
febrero del año anterior.
Tras consultar a las demás instituciones
depositantes, el programa de trabajo será acordado entre la Comisión y el IUE y
se anexará al convenio de subvención anual.
La Comisión supervisará la aplicación del
programa de trabajo.
El IUE presentará un informe anual de
actividades para los archivos históricos una vez finalizado cada año civil.
2.2.        Sistema de gestión y de
control
2.2.1.     Riesgos definidos
Los posibles riesgos para la preservación de
los archivos en papel depositados por las instituciones son mínimos. El
Gobierno italiano ha facilitado un nuevo depósito que se ajusta a las normas
internacionales más estrictas para la conservación de archivos a largo plazo.
2.2.2.     Método(s) de control
previsto(s)
Los acuerdos de asociación con el IUE
proporcionarán un marco de debate, examen y evaluación permanente del presupuesto
y del programa de trabajo. Cada institución depositante tiene derecho a
solicitar información sobre la gestión de sus archivos por el IUE, y a llevar a
cabo una inspección de los archivos allí depositados.
2.3.        Medidas de prevención
del fraude y de las irregularidades
El artículo 287, apartado 3, del TFUE
confiere al Tribunal de Cuentas competencia para auditar a cualquier persona
física o jurídica que perciba fondos del presupuesto de la UE. Las competencias
de la Comisión y de la OLAF en la lucha contra el fraude a los intereses
financieros de la UE están reguladas por disposiciones específicas sobre este
tema [el Reglamento (Euratom, CE) nº 2185/96 del Consejo y el Reglamento (CE)
nº 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo) y por el Reglamento (CE,
Euratom) nº 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento
financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas. Con
arreglo a lo dispuesto en el artículo 120, apartado 3, de este último, en la
decisión o convenio de subvención se fijarán expresamente las competencias de
control, documental e in situ, de la Comisión y del Tribunal de Cuentas
sobre todos los contratistas y subcontratistas que hayan recibido fondos.
3.           INCIDENCIA FINANCIERA ESTIMADA DE LA
PROPUESTA/INICIATIVA
3.1.        Rúbrica(s) del marco
financiero plurianual y línea(s) presupuestaria(s) de gastos afectada(s)
·      Líneas presupuestarias de gasto existentes
En el orden
de las rúbricas del marco financiero plurianual y las líneas presupuestarias.
 Rúbrica del marco financiero plurianual || Línea presupuestaria || Tipo de gasto || Contribución 
 Archivos históricos de la Unión Europea || CD/CND. ([7])   || de países de la AELC[8]   || de países candidatos[9]   || de terceros países || a efectos de lo dispuesto en el artículo 18, apartado 1, letra a bis), del Reglamento financiero 
 5 Administración || 25.02.01.01 || CND || NO || NO || NO || NO 
3.2.        Incidencia estimada en
los gastos 
3.2.1.     Resumen de la incidencia
estimada en los gastos 
En millones EUR (al tercer decimal)
 Rúbrica del marco financiero plurianual: || 5 || «Gastos administrativos» 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 
 DG: SG || 
  Recursos humanos || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Misiones || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Archivos históricos || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 Total para la SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 TOTAL de los créditos para la RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual || (Total de los compromisos = total de los pagos) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL de los créditos para las RÚBRICAS 1 a 5 del marco financiero plurianual || Compromisos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Pagos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Incidencia estimada en
los créditos de operaciones
La propuesta no exige la utilización de
créditos de operaciones
3.2.3.     Incidencia estimada en los
créditos de carácter administrativo
3.2.3.1.  Resumen 
La propuesta exige la utilización de créditos
administrativos, tal como se explica a continuación:
En millones EUR
(al tercer decimal)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL 
 RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Recursos humanos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Otros gastos administrativos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal para la RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Al margen de la RÚBRICA 5[11] del marco financiero plurianual   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Recursos humanos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Otros gastos administrativos ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal al margen de la RÚBRICA 5 del marco financiero plurianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Las
necesidades en materia de recursos administrativos necesarios se cubrirán
mediante la dotación que pudiera asignarse a la DG gestora en el marco del
procedimiento de asignación anual y a la luz de los imperativos presupuestarios
existentes.     
3.2.3.2.   Necesidades estimadas de
recursos humanos
La propuesta exige la utilización de recursos
humanos, tal como se explica a continuación:
Estimación que debe expresarse en valores
enteros (o, a lo sumo, con un decimal)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Empleos de plantilla (funcionarios y agentes temporales) 
 25 01 01 01 (Sede y Oficinas de Representación de la Comisión) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (Delegaciones) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (Investigación indirecta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (Investigación directa) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Personal externo (en unidades de equivalente a jornada completa, EJC)[12]   
 XX 01 02 01 (AC, INT, ENCS de la dotación global) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, INT, JED, AL y ENCS en las delegaciones) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13]   || en la sede[14]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 en las delegaciones ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, INT, ENCS; investigación indirecta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, INT, ENCS; investigación directa) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Otras líneas presupuestarias (especifíquense) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX es el ámbito político o título
presupuestario en cuestión.
Las necesidades en materia de recursos
humanos las cubrirá el personal de la DG ya destinado a la gestión de la acción
y/o reasignado dentro de la DG, que se complementará en caso necesario con
cualquier dotación adicional que pudiera asignarse a la DG gestora en el marco
del procedimiento de asignación anual y a la luz de los imperativos
presupuestarios existentes.
Descripción de las tareas que deben llevarse a cabo:
 Funcionarios y agentes temporales || Preparación de los convenios de asociación y subvención. Preparación de la solicitud presupuestaria. Seguimiento del programa de trabajo y de los gastos. Posibles evaluaciones ex post. 
 Personal externo || ------ 
3.2.4.     Compatibilidad con el
marco financiero plurianual vigente
La propuesta es compatible con el marco
financiero plurianual vigente.
3.2.5.     Contribución de terceros
La propuesta no prevé la cofinanciación por
terceros
3.3.        Incidencia estimada en
los ingresos
La propuesta no tiene incidencia financiera
en los ingresos.
[1]               Reglamento del Consejo (CEE, Euratom) nº 354/83 del
Consejo, modificado por el Reglamento (CE, Euratom) nº 1700/2003 del Consejo,
de 22 de septiembre de 2003 (DO L 43 de 15.2.1983, p. 1, y DO L 243 de
27.9.2003, p. 1).
[2]               DO L 43 de 15.2.1983, p. 1.
[3]               DO C 289 de 22.11.2005, pp. 12-13.
[4]               DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.
[5]               GPA: gestión por actividades. PPA: presupuestación por
actividades.
[6]               Las explicaciones sobre los modos de gestión y las
referencias al Reglamento financiero pueden consultarse en el sitio BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               CD = créditos disociados / CND = créditos no disociados.
[8]               AELC: Asociación Europea de Libre Comercio.
[9]               Países candidatos y, en su caso, países candidatos
potenciales de los Balcanes Occidentales.
[10]             Se espera que la repercusión en los gastos seguirá
evolucionando a la misma velocidad después de 2019. 
[11]             Asistencia técnica y/o administrativa y gastos de apoyo a
la ejecución de programas y/o acciones de la UE (antiguas líneas «BA»),
investigación indirecta, investigación directa.
[12]             AC = agente contractual; INT = personal de empresas de
trabajo temporal («intérimaires»); JED = joven experto en delegación; AL =
agente local; ENCS = experto nacional en comisión de servicios .
[13]             Por debajo del límite de personal externo con cargo a
créditos de operaciones (antiguas líneas «BA»).
[14]             Básicamente para los Fondos Estructurales, el Fondo
Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader) y el Fondo Europeo de Pesca
(FEP).