CELEX: 22019D0437
Language: el
Date: 2019-02-19 00:00:00
Title: Απόφαση αριθ. 1/2019 του κοινού συμβουλίου που συστάθηκε με τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου, της 19ης Φεβρουαρίου 2019, σχετικά με την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού του κοινού συμβουλίου και του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης [2019/437]

19.3.2019   
               
               
                  EL
               
               
                  Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
               
               
                  L 75/120
               
            
         ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 1/2019 ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ
         που συστάθηκε με τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου
         της 19ης Φεβρουαρίου 2019
         σχετικά με την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού του κοινού συμβουλίου και του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης [2019/437]
         ΤΟ ΚΟΙΝΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,
         Έχοντας υπόψη τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου («η συμφωνία»), και ιδίως τα άρθρα 100, 101 και 102,
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
         
            Άρθρο 1
            Ο εσωτερικός κανονισμός του κοινού συμβουλίου θεσπίζεται, όπως ορίζεται στο παράρτημα I της παρούσας απόφασης.
         
         
            Άρθρο 2
            Ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης θεσπίζεται, όπως ορίζεται στο παράρτημα II της παρούσας απόφασης.
         
         
            Άρθρο 3
            Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία της έκδοσής της.
         
         
            Κέιπ Τάουν, 19 Φεβρουαρίου 2019.
            
               
                  Για το κοινό συμβούλιο
               
               
                  Αντιπρόσωπος κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ
               
               Bogolo Joy KENEWENDO
               
                  Αντιπρόσωπος ΕΕ
               
               Cecilia MALMSTRÖM
            
         
      
      
         
            ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I
            
               ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ
            
            ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
            
               Οργάνωση
            
            
               Άρθρο 1
               Σύνθεση και προεδρία
               
                  1.   Το κοινό συμβούλιο που συγκροτείται σύμφωνα με το άρθρο 100 της συμφωνίας οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης («ΕΕ») και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου, («η συμφωνία») εκτελεί τα καθήκοντά του όπως προβλέπεται στα άρθρα 100 και 101 της συμφωνίας.
               
               
                  2.   Στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η αναφορά στα «συμβαλλόμενα μέρη» είναι σύμφωνη με τον ορισμό που παρέχεται στο άρθρο 104 της συμφωνίας, συγκεκριμένα η Μποτσουάνα, το Λεσόθο, η Ναμίμπια, η Νότια Αφρική, το Εσουατίνι και η Μοζαμβίκη (τα κράτη ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ), αφενός, και το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ (δηλαδή η Ευρωπαϊκή Ένωση ή τα κράτη μέλη της ή η Ευρωπαϊκή Ένωση και τα κράτη μέλη της, στο πλαίσιο των αντίστοιχων τομέων αρμοδιότητάς τους), αφετέρου.
               
               
                  3.   Σύμφωνα με το άρθρο 101 παράγραφος 1 της συμφωνίας, το κοινό συμβούλιο αποτελείται, αφενός, από τα σχετικά μέλη του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τα σχετικά μέλη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή τους εκπροσώπους τους και, αφετέρου, από τους σχετικούς υπουργούς των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ ή τους εκπροσώπους τους.
               
               
                  4.   Η προεδρία του κοινού συμβουλίου ασκείται, σε υπουργικό επίπεδο, εκ περιτροπής για περιόδους δώδεκα (12) μηνών από εκπροσώπους του συμβαλλομένου μέρους ΕΕ, στο πλαίσιο των αντίστοιχων τομέων αρμοδιότητας της Ένωσης και των κρατών μελών της, και από εκπρόσωπο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ.
               
               
                  5.   Κατά παρέκκλιση από την παράγραφο 4, η προεδρία των τακτικών συνεδριάσεων του κοινού συμβουλίου θα ασκείται εκ περιτροπής από εκπροσώπους του συμβαλλομένου μέρους ΕΕ, στο πλαίσιο των αντίστοιχων τομέων αρμοδιότητας της Ένωσης και των κρατών μελών της, και από εκπρόσωπο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ. Η προεδρία κατά την πρώτη συνεδρίαση του κοινού συμβουλίου ασκείται από κοινού από τα συμβαλλόμενα μέρη.
               
               
                  6.   Κατά παρέκκλιση από την περίοδο που αναφέρεται στην παράγραφο 4, η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του κοινού συμβουλίου και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους. Η προεδρία της πρώτης αυτής περιόδου ασκείται από εκπρόσωπο των κρατών ΣΑΕΣ της ΚΑΜΑ.
               
            
            
               Άρθρο 2
               Συνεδριάσεις
               
                  1.   Σύμφωνα με το άρθρο 102 παράγραφος 4 της συμφωνίας, το κοινό συμβούλιο συνέρχεται σε τακτά διαστήματα που δεν υπερβαίνουν τα δύο (2) έτη και, εκτάκτως, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις και συμφωνούν τα συμβαλλόμενα μέρη.
               
               
                  2.   Οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου πραγματοποιούνται εκ περιτροπής στις Βρυξέλλες ή στο έδαφος ενός από τα κράτη ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
               
               
                  3.   Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου συγκαλούνται από το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία, μετά από διαβούλευση με το άλλο συμβαλλόμενο μέρος.
               
               
                  4.   Τα συμβαλλόμενα μέρη δύνανται να συμφωνήσουν να διεξάγουν τις συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου με ηλεκτρονικά μέσα.
               
            
            
               Άρθρο 3
               Παρατηρητές
               Το κοινό συμβούλιο μπορεί να προσκαλέσει παρατηρητές να παραστούν στις ad hoc συνεδριάσεις του και να προσδιορίσει ποια θέματα της ημερήσιας διάταξης θα είναι ανοικτά σ' αυτούς τους παρατηρητές.
            
            
               Άρθρο 4
               Γραμματεία
               
                  1.   Η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αφενός, και η υπηρεσία ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ στο πλαίσιο της Γραμματείας της ΚΑΜΑ, αφετέρου, ασκούν εκ περιτροπής για περιόδους δώδεκα (12) μηνών καθήκοντα γραμματείας του κοινού συμβουλίου («η γραμματεία»). Οι εν λόγω περίοδοι συμπίπτουν με τις ρυθμίσεις για την προεδρία που καθορίζονται στο άρθρο 1 παράγραφοι 4 και 6.
               
               
                  2.   Από την πλευρά του συμβαλλομένου μέρους ΕΕ, οι προσωρινές ημερήσιες διατάξεις και τα σχέδια πρακτικών καταρτίζονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και όλα τα επίσημα έγγραφα που προορίζονται για το κοινό συμβούλιο ή προέρχονται από αυτό διανέμονται μέσω της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
               
               
                  3.   Από την πλευρά των κρατών ΣΑΕΣ της ΚΑΜΑ, οι προσωρινές ημερήσιες διατάξεις και τα σχέδια πρακτικών καταρτίζονται από την υπηρεσία ΣΑΕΣ της ΚΑΜΑ και όλα τα επίσημα έγγραφα που προορίζονται για το κοινό συμβούλιο ή προέρχονται από αυτό διανέμονται μέσω της υπηρεσίας ΣΑΕΣ της ΚΑΜΑ.
               
            
            ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
            
               Λειτουργία
            
            
               Άρθρο 5
               Έγγραφα
               Σε περίπτωση που οι συσκέψεις του κοινού συμβουλίου βασίζονται σε έγγραφα τεκμηρίωσης, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται από τη γραμματεία ως έγγραφα του κοινού συμβουλίου.
            
            
               Άρθρο 6
               Γνωστοποίηση και ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
               
                  1.   Η Γραμματεία γνωστοποιεί στα συμβαλλόμενα μέρη τη σύγκληση συνεδρίασης του κοινού συμβουλίου και ζητά προτάσεις για την ημερήσια διάταξη το αργότερο (τριάντα) 30 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Σε περίπτωση που πρέπει να ληφθεί υπόψη επείγον θέμα ή απρόβλεπτες περιστάσεις, η συνεδρίαση μπορεί να συγκληθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα.
               
               
                  2.   Η γραμματεία καταρτίζει προσωρινή ημερησία διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τη γραμματεία προς τον πρόεδρο και τα μέλη του κοινού συμβουλίου, το αργότερο δεκατέσσερις (14) ημέρες πριν τη συνεδρίαση.
               
               
                  3.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία έλαβε αίτημα εγγραφής από συμβαλλόμενο μέρος.
               
               
                  4.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από το κοινό συμβούλιο κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
               
               
                  5.   Με τη συμφωνία όλων των συμβαλλόμενων μερών, ο πρόεδρος του κοινού συμβουλίου μπορεί να προσκαλεί εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις του, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.
               
            
            
               Άρθρο 7
               Πρακτικά
               
                  1.   Η γραμματεία συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης κατά κανόνα εντός είκοσι μίας (21) ημερών από την επομένη της συνεδρίασης, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά με αμοιβαία συμφωνία των συμβαλλομένων μερών.
               
               
                  2.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:
                  
                              α)
                           
                           
                              τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο κοινό συμβούλιο·
                           
                        
                              β)
                           
                           
                              τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από μέλος του κοινού συμβουλίου και
                           
                        
                              γ)
                           
                           
                              θέματα για τα οποία συμφώνησαν τα συμβαλλόμενα μέρη, όπως αποφάσεις, συστάσεις ή κοινά ανακοινωθέντα.
                           
                        
               
                  3.   Τα σχέδια πρακτικών της κάθε συνεδρίασης εγκρίνονται εγγράφως από αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη εντός σαράντα δύο (42) ημερών από την επομένη της συνεδρίασης εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα συμβαλλόμενα μέρη. Μετά την έγκριση των πρακτικών, δύο αντίγραφα υπογράφονται από τους εκπροσώπους των συμβαλλόμενων μερών σύμφωνα με τις αντίστοιχες εσωτερικές απαιτήσεις τους και κάθε συμβαλλόμενο μέρος λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.
               
            
            
               Άρθρο 8
               Αποφάσεις και συστάσεις
               
                  1.   Σύμφωνα με το άρθρο 102 της συμφωνίας, το κοινό συμβούλιο εκδίδει συναινετικά αποφάσεις ή συστάσεις στις περιπτώσεις που προβλέπονται από τη συμφωνία.
               
               
                  2.   Στις περιπτώσεις στις οποίες το κοινό συμβούλιο έχει το δικαίωμα, βάσει της συμφωνίας, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις, οι εν λόγω πράξεις φέρουν την ονομασία «απόφαση» ή «σύσταση» αντιστοίχως, στα πρακτικά. Η γραμματεία δίνει σε κάθε εκδοθείσα απόφαση ή σύσταση αύξοντα αριθμό, συνοδευόμενο από την ημερομηνία έκδοσης της πράξης και περιγραφή του αντικειμένου της. Σε κάθε απόφαση ή σύσταση ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.
               
               
                  3.   Σε περίπτωση που ένα κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ δεν είναι σε θέση να παραστεί σε συνεδρίαση του κοινού συμβουλίου, η γραμματεία κοινοποιεί τις αποφάσεις ή τις συστάσεις που συμφωνήθηκαν στη διάρκεια της συνεδρίασης στο εν λόγω μέλος. Το κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ παρέχει γραπτή απάντηση εντός δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την αποστολή των αποφάσεων και/ή των συστάσεων, με την οποία υποδεικνύει τις αποφάσεις ή τις συστάσεις με τις οποίες δεν συμφωνεί, περιλαμβάνοντας τους σχετικούς λόγους. Ελλείψει της προαναφερόμενης γραπτής απάντησης εντός της τεθείσης προθεσμίας, οι αποφάσεις ή οι συστάσεις θεωρείται ότι έχουν εγκριθεί. Σε περίπτωση που το κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ που δεν παρέστη στη συνεδρίαση διαφωνεί με μία ή περισσότερες αποφάσεις ή συστάσεις, τα συμβαλλόμενα μέρη προσπαθούν να επιλύσουν τα εκκρεμή ζητήματα μέσω γραπτής διαδικασίας ή με ηλεκτρονικά μέσα όπως προβλέπεται στην παράγραφο 4.
               
               
                  4.   Κατά το διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων, το κοινό συμβούλιο μπορεί, αν συμφωνήσουν και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, να εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με γραπτή διαδικασία ή με ηλεκτρονικά μέσα. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται στην ανταλλαγή σημειωμάτων μεταξύ των εκπροσώπων των συμβαλλόμενων μερών.
               
               
                  5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από το κοινό συμβούλιο επικυρώνονται με δύο γνήσια αντίγραφα υπογραφόμενα από εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης εξ ονόματος του συμβαλλομένου μέρους ΕΕ και από εκπρόσωπο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ.
               
            
            
               Άρθρο 9
               Δημοσιότητα
               
                  1.   Οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου δεν είναι δημόσιες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.
               
               
                  2.   Τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να αποφασίσουν τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του κοινού συμβουλίου.
               
            
            
               Άρθρο 10
               Γλώσσες εργασίας
               Εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τα συμβαλλόμενα μέρη, όλη η αλληλογραφία και η επικοινωνία μεταξύ των συμβαλλομένων μερών σχετικά με τις εργασίες του κοινού συμβουλίου, όπως και οι συζητήσεις κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων του κοινού συμβουλίου, πραγματοποιούνται στα αγγλικά και στα πορτογαλικά.
            
            ΚΕΦΑΛΑΙΟ III
            
               Τελικές διατάξεις
            
            
               Άρθρο 11
               Δαπάνες
               
                  1.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
               
               
                  2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
               
            
            
               Άρθρο 12
               Επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης
               Σύμφωνα με το άρθρο 103 παράγραφος 5 της συμφωνίας, η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης αναφέρεται και λογοδοτεί στο κοινό συμβούλιο.
            
            
               Άρθρο 13
               Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
               Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί εγγράφως με απόφαση του κοινού συμβουλίου και να εγκριθεί σύμφωνα με το άρθρο 8 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.
            
         
      
      
         
            ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II
            
               ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΜΠΟΡΙΟΥ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ
            
            ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
            
               Οργάνωση
            
            
               Άρθρο 1
               Σύνθεση και προεδρία
               
                  1.   Η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 103 της συμφωνίας οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου, («η συμφωνία») εκτελεί τα καθήκοντά της σύμφωνα με το άρθρο 103.
               
               
                  2.   Στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η αναφορά στα «συμβαλλόμενα μέρη» είναι σύμφωνη με τον ορισμό που παρέχεται στο άρθρο 104 της συμφωνίας, συγκεκριμένα η Μποτσουάνα, το Λεσόθο, η Ναμίμπια, η Νότια Αφρική, το Εσουατίνι και η Μοζαμβίκη (τα κράτη ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ), αφενός, και το συμβαλλόμενο μέρος ΕΕ (δηλαδή η Ευρωπαϊκή Ένωση ή τα κράτη μέλη της ή η Ευρωπαϊκή Ένωση και τα κράτη μέλη της, στο πλαίσιο των αντίστοιχων τομέων αρμοδιότητάς τους), αφετέρου.
               
               
                  3.   Σύμφωνα με το άρθρο 103 παράγραφος 1 της συμφωνίας, η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης αποτελείται από αντιπροσώπους των μερών, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.
               
               
                  4.   Η προεδρία κατά τις συνεδριάσεις της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης ασκείται εκ περιτροπής για περιόδους δώδεκα (12) μηνών από ανώτερο υπάλληλο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και από ανώτερο υπάλληλο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ. Κατά την πρώτη συνεδρίαση της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης, η προεδρία ασκείται από κοινού από τους οικείους αντιπροσώπους των μερών.
               
               
                  5.   Κατά παρέκκλιση από την περίοδο που αναφέρεται στην παράγραφο 4, η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους. Η προεδρία της πρώτης αυτής περιόδου ασκείται από εκπρόσωπο των κρατών ΣΑΕΣ της ΚΑΜΑ.
               
            
            
               Άρθρο 2
               Συνεδριάσεις
               
                  1.   Η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης συνέρχεται σε τακτά διαστήματα τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και κατόπιν αιτήματος ενός από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη. Οι συνεδριάσεις πραγματοποιούνται εκ περιτροπής στις Βρυξέλλες ή στο έδαφος ενός από τα κράτη ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
               
               
                  2.   Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, οι συνεδριάσεις της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης συγκαλούνται από το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία, μετά από διαβούλευση με το άλλο συμβαλλόμενο μέρος.
               
               
                  3.   Τα συμβαλλόμενα μέρη δύνανται να συμφωνήσουν να διεξάγουν τις συνεδριάσεις της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης με ηλεκτρονικά μέσα.
               
            
            
               Άρθρο 3
               Παρατηρητές
               Η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης μπορεί να αποφασίζει να προσκαλεί παρατηρητές να παραστούν στις ad hoc συνεδριάσεις του και να προσδιορίζει ποια θέματα της ημερήσιας διάταξης θα είναι ανοικτά σ' αυτούς τους παρατηρητές.
            
            
               Άρθρο 4
               Γραμματεία
               
                  1.   Το συμβαλλόμενο μέρος που προεδρεύει τη συνεδρίαση της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης ενεργεί ως γραμματεία της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης («η γραμματεία»).
               
               
                  2.   Όταν η συνεδρίαση πραγματοποιείται με ηλεκτρονικά μέσα, το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία ενεργεί ως γραμματεία.
               
            
            ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
            
               Λειτουργία
            
            
               Άρθρο 5
               Έγγραφα
               Σε περίπτωση που οι συσκέψεις της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης βασίζονται σε έγγραφα τεκμηρίωσης, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν από τη γραμματεία ως έγγραφα της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης.
            
            
               Άρθρο 6
               Γνωστοποίηση και ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
               
                  1.   Η Γραμματεία γνωστοποιεί στα συμβαλλόμενα μέρη τη σύγκληση συνεδρίασης και ζητά προτάσεις για την ημερήσια διάταξη το αργότερο τριάντα (30) ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Σε περίπτωση που πρέπει να ληφθεί υπόψη επείγον θέμα ή απρόβλεπτες περιστάσεις, η συνεδρίαση μπορεί να συγκληθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα.
               
               
                  2.   Η γραμματεία καταρτίζει προσωρινή ημερησία διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τη γραμματεία προς τον πρόεδρο και τα μέλη της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης, το αργότερο δεκατέσσερις (14) ημέρες πριν τη συνεδρίαση.
               
               
                  3.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία έλαβε αίτημα εγγραφής από συμβαλλόμενο μέρος.
               
               
                  4.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
               
               
                  5.   Με τη συμφωνία όλων των συμβαλλόμενων μερών, ο πρόεδρος της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης μπορεί να προσκαλεί εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.
               
            
            
               Άρθρο 7
               Πρακτικό της συνεδρίασης
               Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, το πρακτικό κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τη γραμματεία και εγκρίνεται στο τέλος κάθε συνεδρίασης.
            
            
               Άρθρο 8
               Αποφάσεις και συστάσεις
               
                  1.   Σύμφωνα με το άρθρο 103 παράγραφος 6 της συμφωνίας, η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης λαμβάνει αποφάσεις ή διατυπώνει συστάσεις με συναίνεση, στις περιπτώσεις που προβλέπονται από την παρούσα συμφωνία ή όταν έχει εξουσιοδοτηθεί με τη σχετική αρμοδιότητα από το κοινό συμβούλιο.
               
               
                  2.   Στις περιπτώσεις στις οποίες η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης έχει το δικαίωμα, βάσει της συμφωνίας, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις ή στις περιπτώσεις που έχει εξουσιοδοτηθεί με τη σχετική αρμοδιότητα από το κοινό συμβούλιο, οι εν λόγω πράξεις φέρουν την ονομασία «απόφαση» ή «σύσταση» αντιστοίχως, στο πρακτικό των συνεδριάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 7. Η γραμματεία δίνει σε κάθε εκδοθείσα απόφαση ή σύσταση αύξοντα αριθμό, συνοδευόμενο από την ημερομηνία έκδοσης της πράξης και περιγραφή του αντικειμένου της. Σε κάθε απόφαση ή σύσταση ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.
               
               
                  3.   Σε περίπτωση που ένα κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ δεν μπορεί να παραστεί σε μια συνεδρίαση, η γραμματεία του κοινοποιεί τις αποφάσεις ή τις συστάσεις της εν λόγω συνεδρίασης. Το κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ παρέχει γραπτή απάντηση εντός δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την αποστολή των αποφάσεων και/ή των συστάσεων, με την οποία υποδεικνύει τις αποφάσεις ή τις συστάσεις με τις οποίες δεν συμφωνεί, περιλαμβάνοντας τους σχετικούς λόγους. Ελλείψει της προαναφερόμενης γραπτής απάντησης εντός της τεθείσης προθεσμίας, οι αποφάσεις ή οι συστάσεις θεωρείται ότι έχουν εγκριθεί. Σε περίπτωση που το κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ που δεν παρέστη στη συνεδρίαση διαφωνεί με μία ή περισσότερες αποφάσεις ή συστάσεις, τα συμβαλλόμενα μέρη προσπαθούν να επιλύσουν τα εκκρεμή ζητήματα μέσω γραπτής διαδικασίας ή με ηλεκτρονικά μέσα όπως προβλέπεται στην παράγραφο 4.
               
               
                  4.   Κατά το διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης μπορεί, αν συμφωνήσουν και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, να εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με γραπτή διαδικασία ή με ηλεκτρονικά μέσα. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται στην ανταλλαγή σημειωμάτων μεταξύ των εκπροσώπων των συμβαλλόμενων μερών.
               
               
                  5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης επικυρώνονται με τη δημιουργία δύο γνησίων αντιγράφων υπογραφομένων από έναν εκπρόσωπο της ΕΕ και έναν εκπρόσωπο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ.
               
            
            
               Άρθρο 9
               Δημοσιότητα
               
                  1.   Οι συνεδριάσεις της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης δεν είναι δημόσιες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά από τα συμβαλλόμενα μέρη.
               
               
                  2.   Τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να αποφασίσουν τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης.
               
            
            ΚΕΦΑΛΑΙΟ III
            
               Τελικές διατάξεις
            
            
               Άρθρο 10
               Δαπάνες
               
                  1.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
               
               
                  2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
               
            
            
               Άρθρο 11
               Ειδικές επιτροπές και άλλα όργανα
               
                  1.   Η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών που συγκροτείται βάσει του άρθρου 50 της συμφωνίας, η γεωργική εταιρική σχέση που συνάπτεται σύμφωνα με το άρθρο 68 της συμφωνίας και η ειδική επιτροπή για τις γεωγραφικές ενδείξεις και το εμπόριο οίνων και αλκοολούχων ποτών που συγκροτείται σύμφωνα με το άρθρο 13 του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας υποβάλλουν αναφορά στην επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης.
               
               
                  2.   Σύμφωνα με το άρθρο 50 παράγραφος 2 στοιχείο στ) της συμφωνίας και το άρθρο 13 παράγραφος 5 του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας, αντίστοιχα, η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών και η ειδική επιτροπή για τις γεωγραφικές ενδείξεις και το εμπόριο οίνων και αλκοολούχων ποτών θεσπίζουν τους εσωτερικούς κανονισμούς τους.
               
               
                  3.   Σύμφωνα με το άρθρο 68 παράγραφος 3 της συμφωνίας, οι επιχειρησιακοί κανόνες για τη γεωργική εταιρική σχέση καταρτίζονται με κοινή συμφωνία των συμβαλλόμενων μερών στο πλαίσιο της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης.
               
               
                  4.   Σύμφωνα με το άρθρο 103 παράγραφος 3 της συμφωνίας, η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης μπορεί να συγκροτεί ειδικές τεχνικές ομάδες που ασχολούνται με ειδικά ζητήματα τα οποία εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους.
               
               
                  5.   Η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης καταρτίζει τον εσωτερικό κανονισμό των ειδικών τεχνικών ομάδων που αναφέρονται στην παράγραφο 4. Η επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης μπορεί να αποφασίζει την κατάργηση ειδικών τεχνικών ομάδων και τον καθορισμό ή την τροποποίηση των αρμοδιοτήτων τους.
               
               
                  6.   Οι ειδικές τεχνικές ομάδες αναφέρονται στην επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης μετά από κάθε συνεδρίαση.
               
            
            
               Άρθρο 12
               Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
               Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί εγγράφως με απόφαση της επιτροπής εμπορίου και ανάπτυξης και να εγκριθεί σύμφωνα με το άρθρο 8 του εν λόγω εσωτερικού κανονισμού.