CELEX: 32002D0047
Language: mt
Date: 2002-01-23 00:00:00
Title: Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-23 ta' Jannar 2002 li temenda r-Regoli ta' Proċedura tagħha (notifikata taħt dokument numru Ċ(2002) 99)

Avviż Legali Importanti

|

32002D0047

Official Journal L 021 , 24/01/2002 P. 0023 - 0027

		Id-Deċiżjoni tal-Kummissjonitat-23 ta' Jannar 2002li temenda r-Regoli ta' Proċedura tagħha(notifikata taħt dokument numru Ċ(2002) 99)(2002/47/KE, KEFA, Euratom)IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 218(2) tiegħu,Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea dwar il-Faħam u l-Azzar, u b'mod partikolari l-Artikolu 16 tiegħu,Wara li kkunsidrat it-Tratat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika, u b'mod partikolari l-Artikolu 131 tiegħu,Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 28(1) u l-Artikolu 41(1) tiegħu,IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:Artikolu 1Id-disposizzjonijiet dwar l-amministrazzjoni tad-dokumenti, li t-test tagħhom huwa anness ma din id-Deċiżjoni, huma b'dan miżjuda mar-Regoli ta' Proċedura tal-Kummissjoni [1] bħala anness.Artikolu 2Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-18 ta' Marzu 1986 dwar l-amministrazzjoni tad-dokumenti [2] hija b'dan imħassra.Artikolu 3Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.Magħmul fi Brussel, fit-23 ta' Jannar 2002.Għall-KummissjoniRomano ProdiIl-President[1] ĠU L 308, 08.12.00, p. 26.[2] SEC(86) 388.--------------------------------------------------ANNESSDISPOSIZZJONIJIET DWAR L-AMMINISTRAZZJONI TAD-DOKUMENTIBilli:(1) L-attivitajiet u deċiżjonijiet kollha tal-Kummissjoni fl-oqsma politiċi, leġislattivi, tekniċi, finanzjarji u amministrattiva eventwalment iwasslu għall-produzzjoni ta' dokumenti.(2) Dawk id-dokumenti għandhom ikunu amministrati fuq il-bażi ta' regoli applikabbli għad-Direttorati Ġenerali kollha u dipartimenti ekwivalenti, peress li jiffurmaw rabta diretta ma' attivitajiet li jkunu qed isiru u jirriflettu wkoll l-attivitajiet passati tal-Kummissjoni fil-kapaċità doppja tagħha bħala istituzzjoni Ewropea u amminstrazzjoni pubblika Ewropea.(3) Dawk ir-regoli standard għandhom jassiguraw li l-Kummissjoni tkun tista' f'kull żmien, tipprovdi informazzjoni dwar il-kwistjonijiet li tagħhom hija responsabbli. Id-dokumenti u l-fajls miżmuma minn Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandhom għalhekk jippriservaw il-memorja ta'l-istituzzjoni, jiffaċilitaw l-iskambju ta' informazzjoni, u jipprovdu xhieda ta' l-operati mwettqa u jħarsu l-obbligi legali tad-dipartiment.(4) L-implimentazzjoni tar-regoli msemmija hawn fuq teħtieġ l-istabbiliment ta' struttura ta' organizzazzjoni soda u ta' min jorbot fuqha fi ħdan kull Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti, fil-livell interdipartimentali u fil-livell tal-Kummissjoni.(5) L-istabbiliment u l-implimentazzjoni ta' pjan ta' fajling assoċjat ma' nomenklatura komuni għad-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni, li jifforma parti mill-amministrazzjoni bbażata fuq l-attività ta' l-istituzzjoni, jagħmluha possibbli li l-fajls jiġu organizzati u li jittejbu t-trasparenza u l-aċċess għd-dokumenti.(6) L-amministrazzjoni effiċjenti tad-dokumenti hija prirekwiżit essenzjali għall-politika effettiva ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kummissjoni. L-istabbiliment ta' reġistri li jkun fihom ir-referenzi għad-dokumenti mħejjija jew riċevuti mill-Kummissjoni għandhom jgħinu liċ-ċittadini biex jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta' aċċess,Artikolu 1TifsirGħall-finijiet ta' dawn id-disposizzjonijiet:- dokument għandha tfisser kull kontenut imħejji jew riċevut mill-Kummissjoni li jikkonċerna kwistjoni li tirrelata mal-politika, attivitajiet u deċiżjonijiet li jaqgħu taħt il-kompetenza ta' l-istituzzjoni u fil-qafas tal-kompiti uffiċjali tagħha, ikun x'ikun il-mezz (miktub fuq il-karta jew maħżun f'forma elettronika jew bħala ħoss, viżwali jew awdjo-viżwali rrekordjat),- fajl għandu jfisser il-qalba li madwaru jiġu organizzati d-dokumenti skond l-attivitajiet ta' l-istituzzjoni, għal raġunijiet ta' prova, ġustifikazzjoni jew informazzjoni u biex jiggarantixxi l-effiċjenza fix-xogħol.Artikolu 2GħanDawn id-disposizzjonijiet jistabbilixxu l-prinċipji għall-amministrazzjoni tad-dokumenti.L-amministrazzjoni tad-dokumenti għandha tassigura:- il-ħolqien, riċeviment u ħażna tad-dokumenti b'mod debitu,- l-identifikazzjoni ta' kull dokument permezz ta' sinjali adattati li jippermettulu li jiġi ffaljat, imfittex u li faċilment issir referenza għalih,- il-priservazzjoni tal-memorja ta'l-istituzzjoni, iż-żamma tal-prova ta' l-attivitajiet imwettqa u t-twettieq ta' l-obbligi legali tad-dipartiment,- skambju faċli ta' informazzjoni,- konformità ma' l-obbligi tal-Kummissjoni fir-rigward tat-trasparenza.Artikolu 3Regoli standardId-dokumenti għandhom jgħaddu mill-operazzjonijiet li ġejjin:- reġistrazzjoni,- fajling,- ħażna,- trasferiment tal-fajls għall-Arkivji Storiċi.Dawn l-operazzjonijiet għandhom jitwettqu skond sett ta' regoli standard, li għandhom jgħoddu b'mod uniformi għad-Direttorati Ġenerali kollha u dipartimenti ekwivalenti tal-Kummissjoni.Artikolu 4ReġistrazzjoniMalli dokument jiġi riċevut jew formalment imħejji f'dipartiment, tkun xi tkun il-forma tiegħu, huwa għandu jiġi analizzat bil-ħsieb li jiġi stabbilit x'għandu jsir minnu u b'hekk jekk għandux jiġi reġistrat jew le.Dokument imħejji jew riċevut minn dipartiment tal-Kummissjoni għandu jiġi reġistrat jekk ikun fih informazzjoni importanti li ma tkunx ta' ħajja qasira u/jew li jista' jinvolvi azzjoni jew insegwiment mill-Kummissjoni jew minn xi wieħed mid-dipartimenti tagħha. Jekk dokument jitħejja fi ħdan il-Kummissjoni, huwa għandu jiġi reġistrat mid-dipartiment ta' oriġini fis-sistema proprja tiegħu. Jekk id-dokument jiġi riċevut mill-Kummissjoni, huwa għandu jiġi reġistrat mid-dipartiment li jirċevieh. Kull proċessar sussegwenti ta' dokumenti reġistrati b'dan il-mod għandu jirreferi għar-reġistrazzjoni oriġinali tagħhom.Ir-reġistrazzjoni għandha tagħmel possibbli b'mod ċar u definittiv l-identifikazzjoni tad-dokumenti mħejjija jew riċevuti mill-Kummissjoni jew minn wieħed mid-dipartimenti tagħha sabiex ikunu jistgħu jiġu ntraċċati matul iċ-ċiklu tal-ħajja tagħhom.Għandhom jinżammu reġistri li jkun fihom ir-referenzi tad-dokumenti.Artikolu 5FajlingId-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti għandhom iħejju pjan ta' fajling adattat għall-ħtiġiet speċifiċi tagħhom.Dan il-pjan ta' fajling għandu jkun aċċessibbli bil-kompjuter, għandu jkun assoċjat b'nomenklatura komuni definita mis-Segretarjat Ġenerali għad-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni. Din in-nomenklatura għandha tifforma parti mill-amministrazzjoni bbażata fuq l-attività tal-Kummissjoni.Id-dokumenti reġistrati għandhom ikunu organizzati f'fajls. Għal kull kwistjoni li taqa' fil-kompetenza tad-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti, għandu jiġi kostitwit fajl waħdieni uffiċjali. Kull fajl uffiċjali għandu jkun komplet u għandu jikkorrispondi ma' l-attivitajiet tad-dipartiment dwar il-materja in kwistjoni.Il-ħolqien ta' fajl u ż-żieda tiegħu mal-pjan ta' fajling tad-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandha tkun ir-responsabbiltà tad-dipartiment responsabbli għall-attività koperta bil-fajl skond arranġamenti prattiċi li għandhom jiġu stipulati f'kull Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti.Artikolu 6ĦażnaKull Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandu jassigura l-protezzjoni fiżika u l-aċċessibilità f'perjodu qasir u medju ta' żmien għad-dokumenti li għalihom ikun responsabbli, u għandu jkun f'posizzjoni li jipproduċi jew jibni mill-ġdid il-fajls li dawn jappartjenu għalihom.Ir-regoli amministrattivi u l-obbligi legali għandhom jiddeterminaw il-perjodu minimu li għalih għandu jinżamm dokument.Kull Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandu jistabilixxi l-istruttura tiegħu nterna ta' organizzazzjoni għall-ħażna tal-fajls tiegħu. Il-perjodu minimu ta' ħażna fi ħdan id-dipartimenti tagħha għandu jieħu kont ta' lista komuni, imħejjija skond ir-regoli ta' implimentazzjoni msemmija fl-Artikolu 12, għall-Kummissjoni kollha.Artikolu 7Apprezzament u stima ta' l-Arkivji StoriċiMingħajr preġudizzju għall-perjodi minimi ta'ħażna msemmija fl-Artikolu 6, iċ-ċentru/i ta' l-amministrazzjoni tad-dokumenti msemmija fl-Artikolu 9 għandhom iwettqu, f'intervalli regolari, b'koperazzjoni mad-dipartmenti responsabbli għall-fajls, apprezzament tad-dokumenti u l-fajls li jistgħu jiġu trasferiti għall-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni. Wara li jiġu evalwati l-proposti, l-Arkivji Storiċi jistgħu jirrifjutaw it-trasferiment tad-dokumenti jew fajls. Għandhom jingħataw ir-raġunijiet għal kull deċiżjoni ta' rifjut ta' trasferiment u d-dipartiment konċernat għandu jiġi nformat b'dik id-deċiżjoni.Il-fajls jew d-dokumenti li m'għandhomx jitqiesu bħala aktar meħtieġa li jinżammu mid-dipartimenti, għandhom jiġu trasferiti mhux aktar tard minn 15-il sena wara l-produzzjoni tagħhom, miċ-ċentru ta' l-amministrazzjoni tad-dokumenti u taħt l-awtorità tad-Direttorat Ġenerali, għall-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni. Dawn il-fajls jew dokumenti għandhom imbagħad jiġu evalwati skond ir-regoli stipulati fir-regoli ta' implimentazzjoni msemmija fl-Artikolu 12 u maħsuba biex jisseparaw dawk li għandhom jinħażnu minn dawk li m'għandhom ebda valur amministrattiv jew storiku.L-Arkivji Storiċi għandhom ikollhom repositorji speċjali għall-ħażna tal-fajls u d-dokumenti trasferiti b'dan il-mod. Fuq talba, huma għandhom jagħmlu d-dokumenti u l-fajls disponibbli lid-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti ta' oriġini.Artikolu 8Dokumenti klassifikatiId-dokumenti klassifikati għandhom jiġu proċessati skond ir-regoli fis-seħħ dwar is-sigurtà.Artikolu 9Ċentri ta' amministrazzjoni tad-dokumentiKull Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandu, waqt li jieħu kont ta' l-istrutturi u l-limiti tiegħu, jkollu jopera jew iżomm ċentru wieħed jew aktar ta' amministrazzjoni tad-dokumenti.Il-kompitu tċ-ċentri ta' amministrazzjoni tad-dokumenti għandu jkun li jassigura li d-dokumenti mħejjija jew riċevuti fid-Direttorat Ġenerali tagħhom jew dipartiment ekwivalenti jkunu amministrati skond ir-regoli.Artikolu 10Uffiċċji ta' amministrazzjoni tad-dokumentiKull Direttur Ġenerali jew Kap ta' Dipartiment għandu jinnomina uffiċjal għall-amministrazzoni tad-dokumenti.Għall-finijiet tat-twaqqif ta' sistema moderna u effiċjenti ta' l-aamministrazzjoni tad-dokumenti u rekords, il-kompitu ta' l-uffiċjal ta' l-amministrazzjoni tad-dokumenti għandu jkun li:- jidentifika t-tipi tad-dokumenti u l-fajls speċifiċi għall-oqsma ta' l-attività tad-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti,- iħejji u jaġġorna l-inventarju tad-databases u sistemi speċifiċi eżistenti,- iħejji pjan ta' fajling tad-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti,- iħejji regoli u proċeduri speċifiċi għad-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti li għandhom jintużaw għall-amministrazzjoni tad-dokumenti u l-fajls, u biex jassigura li dawn jiġu applikati,- jorganizza, fi ħdan id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti, taħriġ għall-impjegati nkarigati mill-implimentazzjoni, kontroll u monitorjar tar-regoli ta' amministrazzjoni stabbiliti f'dawn id-disposizzjonijiet.L-uffiċjal ta' l-amministrazzjoni tad-dokumenti għandu jassigura kordinazzjoni orizzontali bejn iċ-ċentru/i ta' amministrazzjoni tad-dokumenti u d-dipartimenti l-oħra konċernati.Artikolu 11Grupp interdipartimentaliGħandu jitwaqqaf grupp interdipartimentali ta' uffiċjali ta' l-amministrazzjoni tad-dokumenti. Huwa għandu jkun presedut mis-Segretarjat Ġenerali u l-kompitu tiegħu għandu jkun li:- jassigura l-applikazzjoni uniformi u korretta ta' dawn id-disposizzjonijiet fi ħdan id-dipartimenti,- jittratta kull kwistjoni li tinqala' mill-applikazzjoni tagħhom,- jikkontribwixxi għall-preparazzjoni tar-regoli ta' implimentazzjoni msemmija fl-Artikolu 12,- jirreferi l-ħtiġiet tad-Direttorat Ġenerali u dipartimenti ekwivalenti fir-rigward tat-taħriġ u miżuri ta' sostenn.Il-grupp interdipartimentali għandu jitlaqqa' mill-President tiegħu, jew fuq l-inizjattiva tal-President jew fuq it-talba ta' Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti.Artikolu 12Regoli ta' ImplimentazzjoniIr-regoli għall-implimentazzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet għandhom jiġu adottati u regolarment aġġornati mis-Segretarju Ġenerali, bi qbil mad-Direttur Ġenerali għall-Persunal u l-Amministrazzjoni, waqt li jaġixxi fuq proposta mill-grupp interdipartimentali ta' l-uffiċjali ta' l-amministrazzjoni tad-dokumenti.L-aġġornar għandu, b'mod partikolari jieħu kont ta':- l-iżvilupp ta' teknoloġiji ġodda ta' l-informazzjoni u l-komunikazzjoni,- bidliet fix-xjenzi tad-dokumentazzjoni u r-riżultati ta' riċerka tal-Komunità u internazzjonali, inkluża l-emerġenza ta' standards ġodda fil-qasam,- l-obbligi tal-Kummissjoni fir-rigward tat-trasparenza u l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u r-reġistri tad-dokumenti,- l-iżviluppi fl-i standardisation u l-presentazzjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni u dawk tad-dipartimenti tagħha,- ir-regoli stabbiliti li jikkonċernaw il-valur evidenzali tad-dokumenti elettroniċi.Artikolu 13Implimentazzjoni fid-dipartimentiKull Direttur Ġenerali jew Kap ta' Dipertiment għandu jkollu taħdem l-istruttura meħtieġa ta' organizzazzjoni, amministrattiva u fiżika u jipprovdi l-impjegati meħtieġa għall-implimentazzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet u r-regoli ta' implimentazzjoni mid-dipartimenti tiegħu.Artikolu 14Informazzjoni, taħriġ u sostennIs-Segretarjat Ġenerali u d-Direttorat Ġenerali għall-Persunal u l-Amministrazzjoni għandhom ikollhom joperaw il-miżuri meħtieġa ta' informazzjoni, taħriġ u sostenn biex jassiguraw l-implimentazzjoni u l-applikazzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet fi ħdan id-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti.Meta jistabilixxu l-miżuri tat-taħriġ huma għandhom jieħdu kont debitu tal-ħtiġiet tat-taħriġ u sostenn tad-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti kif riferuti mill-grupp interdipartimentali ta' l-uffiċjali ta'l-amministrazzjoni tad-dokumenti.Artikolu 15Konformità mad-disposizzjonijietIs-Segretarjat Ġenerali għandu jkun responsabbli biex jassigura l-konformità ma' dawn id-disposizzjonijiet b'kordinazzjoni mad-Diretturi Ġenerali u l-Kapijiet tad-Dipartimenti.--------------------------------------------------