CELEX: 32020Q1120(01)
Language: sl
Date: 2020-10-09 00:00:00
Title: Sklep Odbora regij št. 18/2020 o dostopu javnosti do dokumentov

20.11.2020   
               
               
                  SL
               
               
                  Uradni list Evropske unije
               
               
                  L 391/3
               
            
         SKLEP ODBORA REGIJ št. 18/2020
         o dostopu javnosti do dokumentov
         PREDSEDSTVO ODBORA REGIJ JE –
         ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije, zlasti člena 15(3);
         ob upoštevanju Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1),
         ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (2),
         ob upoštevanju Poslovnika Odbora regij, zlasti člena 78,
         ob upoštevanju Sklepa predsedstva Odbora regij št. 64/2003 z dne 11. februarja 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij (3),
         ob upoštevanju Sklepa predsedstva Odbora regij št. 128/2003 z dne 17. junija 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij preko elektronskega registra dokumentov,
         ob upoštevanju naslednjega: Evropski parlament, Svet in Komisija so v skupni izjavi v zvezi z Uredbo (ES) št. 1049/2001 pozvali druge institucije, naj sprejmejo notranja pravila za dostop javnosti do dokumentov, ob upoštevanju načel in omejitev, določenih s to uredbo (4).
         ob upoštevanju naslednjega: Zaradi večje transparentnosti z vidika državljanov je treba seznam neposredno dostopnih dokumentov v skladu s členom 78(2) Poslovnika Odbora regij in določbami Odbora glede uresničevanja pravice državljanov do dostopa do dokumentov združiti v en sam sklep –
         SPREJELO NASLEDNJI SKLEP:
         POGLAVJE I
         
            SPLOŠNE DOLOČBE
         
         
            Člen 1
            Upravičenci, obseg in vrsta dostopa
            
               1.   Vsi državljani Unije in vse fizične in pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic imajo pravico do dostopa do dokumentov Odbora regij (v nadaljnjem besedilu: Odbor) ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev, določenih z Uredbo (ES) št. 1049/2001, ter posebnih določb tega sklepa.
            
            
               2.   Za namene tega sklepa izraz „dokumenti Odbora“ pomeni vse dokumente v smislu člena 3(a) Uredbe (ES) št. 1049/2001, ki jih je pripravil ali prejel eden od organov Odbora ali generalni sekretariat Odbora.
            
            
               3.   Odbor javnosti zagotovi dostop do svojih dokumentov preko registra, določenega v poglavju II, ali na zahtevo v skladu s postopkom, opisanim v poglavju III.
            
         
         POGLAVJE II
         
            REGISTER DOKUMENTOV ODBORA
         
         
            Člen 2
            
               1.   Odbor vzpostavi svoj register dokumentov v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe (ES) št. 1049/2001.
            
            
               2.   Dokumenti Odbora s seznama, priloženega temu sklepu, in dokumenti, do katerih je bil dostop odobren v skladu s poglavjem III tega sklepa, so državljanom neposredno dostopni v elektronski obliki v registru.
            
            
               3.   Odbor se lahko odloči, da v register vključi tudi dokumente, ki niso navedeni v odstavku 2. V tem primeru na podlagi narave vsakega dokumenta odloči, da je dokument bodisi neposredno dostopen državljanom v elektronski obliki v registru bodisi da se v register zapišejo le referenčna številka dokumenta, tema ali kratek opis njegove vsebine ter datum njegovega prejema ali priprave in vpisa v register.
            
         
         POGLAVJE III
         
            POSTOPEK ZA DOSTOP NA ZAHTEVO
         
         
            Člen 3
            Dokumenti, ki so dostopni na zahtevo
            Dokumenti Odbora, ki niso navedeni na seznamu, priloženemu temu sklepu, so po možnosti državljanom dostopni na zahtevo, ob upoštevanju omejitev iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.
         
         
            Člen 4
            Začetna prošnja
            
               1.   Vložitev prošnje:
               
                           1.1
                        
                        
                           Pisna prošnja za dostop do dokumenta se pošlje generalnemu sekretariatu Odbora, v elektronski ali drugi obliki, v enem od jezikov, navedenih v členu 1 Uredbe št. 1/1958 o določitvi jezikov, ki se uporabljajo v Evropski gospodarski skupnosti (5).
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           Prošnja mora biti dovolj natančna in vsebovati informacije, ki instituciji omogočajo prepoznati zahtevani(-e) dokument(e), ter ime in kontaktne podatke prosilca.
                        
                     
                           1.3
                        
                        
                           Če prošnja ni dovolj natančna, Odbor prosi prosilca, naj jo razjasni, pri čemer mu pomaga; v tem primeru se rok za odgovor odloži, dokler Odbor ne prejme vseh teh informacij.
                        
                     
                           1.4
                        
                        
                           V primeru ponavljajočih se ali zaporednih prošenj, ki se nanašajo na zelo obsežne dokumente ali na veliko število dokumentov, se lahko Odbor neformalno posvetuje s prosilcem, da bi našla primerno rešitev.
                        
                     
                           1.5
                        
                        
                           Prosilec ni dolžan navesti razlogov za prošnjo.
                        
                     
            
               2.   Obdelava prošnje:
               
                           2.1
                        
                        
                           Prošnja za dostop do dokumenta, ki ga hrani Odbor, se še isti dan, ko je registrirana, pošlje službi, pristojni za obravnavo prošenj za dostop do dokumentov, ki mora potrditi prejem prošnje, sestaviti odgovor in dostaviti dokument v predpisanem roku.
                        
                     
                           2.2
                        
                        
                           Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga je pripravil Odbor in za katerega velja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se služba, pristojna za register, obrne na avtorja dokumenta, ki v roku petih delovnih dni pripravi predlog za nadaljnjo obravnavo prošnje.
                        
                     
                           2.3
                        
                        
                           Če obstaja dvom glede razkritja dokumentov tretje strani, se Odbor s slednjo posvetuje in prosi, da mu v roku najmanj petih delovnih dni posreduje svoje stališče, da se preveri, ali velja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001.
                        
                     
                           2.4
                        
                        
                           Če Odbor prejme prošnjo, ki se nanaša na dokument druge institucije, ki ga slednja še ni objavila, to institucijo prosi, da mu v roku najmanj petih delovnih dni sporoči morebitne pridržke glede razkritja dokumenta.
                        
                     
                           2.5
                        
                        
                           Če tretja stran ali institucija, ki je dokument pripravila, ne odgovori v predpisanem roku, Odbor nadaljuje s postopkom.
                        
                     
            
               3.   Sklep:
               
                           3.1
                        
                        
                           Če se dostop do zahtevanega dokumenta odobri, Odbor prosilcu v 15 delovnih dneh od registriranja prošnje predloži zahtevani dokument. Za odgovore, s katerimi se dovoli dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen direktor direkcije A.
                        
                     
                           3.2
                        
                        
                           Če se dostop do zahtevanega dokumenta zavrne, Odbor prosilca v 15 delovnih dneh od registriranja njegove prošnje pisno obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev dostopa do dokumenta ter ga pouči o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje. Če Odbor ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec pravico do vložitve potrdilne prošnje. Za odgovore, s katerimi se v celoti ali delno zavrne dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen generalni sekretar.
                        
                     
                           3.3
                        
                        
                           V izjemnih primerih, na primer ko se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok, določen v odstavkih 3.1 in 3.2, podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da Odbor prosilca o tem predhodno obvesti in navede podrobne razloge za to.
                        
                     
                           3.4
                        
                        
                           Direktor direkcije A in generalni sekretar lahko preneseta svoja pooblastila iz odstavkov 3.1 in 3.2.
                        
                     
         
         
            Člen 5
            Potrdilne prošnje
            
               1.   Vložitev prošnje:
               
                           1.1
                        
                        
                           Potrdilna prošnja se pošlje Odboru v 15 delovnih dneh od prejema popolne ali delne zavrnitve dostopa do zahtevanega dokumenta, v primeru, da prosilec na začetno prošnjo ni prejel odgovora, pa od poteka roka, določenega za odgovor.
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           Za sestavo potrdilne prošnje veljajo enake formalne zahteve kot za začetno prošnjo.
                        
                     
            
               2.   Obdelava prošnje:
               Določbe iz člena 4(2) tega sklepa se smiselno uporabljajo tudi za obravnavo potrdilnih prošenj, vendar pa Odbor ni obvezan potrditi prejema potrdilne prošnje.
            
            
               3.   Sklep:
               
                           3.1
                        
                        
                           Če se dostop do zahtevanega dokumenta odobri, Odbor prosilcu v 15 delovnih dneh od registriranja potrdilne prošnje predloži zahtevani dokument. Za odgovore, s katerimi se dovoli dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen predsednik Odbora.
                        
                     
                           3.2
                        
                        
                           Če se dostop do zahtevanega dokumenta zavrne, Odbor v 15 delovnih dneh od registriranja potrdilne prošnje prosilca pisno obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev in o pravnih sredstvih, ki so mu na voljo. Za odgovore, s katerimi se v celoti ali delno zavrne dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen predsednik Odbora.
                        
                     
                           3.3
                        
                        
                           V izjemnih primerih, na primer ko se potrdilna prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok, določen v odstavkih 3.1 in 3.2, podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da Odbor prosilca o tem predhodno obvesti in navede podrobne razloge za to.
                        
                     
                           3.4
                        
                        
                           Predsednik lahko prenese pooblastila iz odstavkov 3.1 in 3.2.
                        
                     
         
         
            Člen 6
            Pravna sredstva
            Če Odbor v celoti ali delno zavrne dostop do dokumenta, ki je predmet potrdilne prošnje, ali ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec možnost, da proti Odboru sproži sodni postopek in/ali vloži pritožbo pri Evropskem varuhu človekovih pravic v skladu s pogoji, določenimi v členu 263 oziroma 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije.
         
         
            Člen 7
            Izdaja dokumentov in stroški odgovora
            
               1.   Izdaja dokumentov
               
                           1.1
                        
                        
                           Dokumenti se zagotovijo v papirni ali elektronski obliki ob upoštevanju vseh želja prosilca.
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           Če je Odbor ali druga institucija že objavil zadevni dokument in je zlahka dostopen, lahko Odbor prosilcu olajša dostop do dokumenta s tem, da ga obvesti, kako priti do zahtevanega dokumenta.
                        
                     
            
               2.   Stroški odgovora
               Stroški izdelave in pošiljanja 20 ali več kopij formata A4 se lahko prosilcu zaračunajo. Zaračunani stroški ne smejo prekoračiti dejanskih stroškov postopka. Dokumenti v elektronski obliki so brezplačni.
            
         
         POGLAVJE IV
         
            KONČNE DOLOČBE
         
         
            Člen 8
            Izvedbeni ukrepi
            Generalni sekretar sprejme potrebne ukrepe za izvajanje teh določb.
         
         
            Člen 9
            Razveljavitev Sklepa št. 64/2003 in Sklepa št. 128/2003
            Ta sklep razveljavlja Sklep predsedstva Odbora regij št. 64/2003 z dne 11. februarja 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij in Sklep predsedstva Odbora regij št. 128/2003 z dne 17. junija 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij preko elektronskega registra dokumentov.
         
         
            Člen 10
            Začetek veljavnosti
            Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
         
         
            V Bruslju, 9. oktobra 2020
            
               
                  Za predsedstvo Odbora regij
               
               Apostolos TZITZIKOSTAS
               
                  Predsednik
               
            
         
         
            (1)  UL L 145, 31.5.2001, str. 43.
         
            (2)  UL L 295, 21.11.2018, str. 39.
         
            (3)  UL L 160, 28.6.2003, str. 96.
         
            (4)  UL L 173, 27.6.2001, str. 5.
         
            (5)  UL 017, 6.10.1958, str. 385.
      
      
         
            PRILOGA
            Seznam dokumentov Odbora regij, ki so neposredno dostopni javnosti
            1.   Dokumenti v zvezi s političnim delom
            
            Zahtevki in razlogi za pripravo mnenj na lastno pobudo
            Dodelitve zaprosil
            Osnutki mnenj komisij
            Osnutki predhodnih mnenj komisij
            Osnutki poročil komisij
            Osnutki predhodnih poročil komisij
            Osnutki resolucij komisij
            Informativna obvestila članom za seje komisij
            Amandmaji k osnutkom mnenj komisij
            Amandmaji k osnutkom predhodnih mnenj komisij
            Amandmaji k osnutkom poročil komisij
            Amandmaji k osnutkom predhodnih poročil komisij
            Amandmaji k osnutkom resolucij komisij
            Osnutki mnenj za plenarna zasedanja
            Osnutki predhodnih mnenj za plenarna zasedanja
            Osnutki poročil za plenarna zasedanja
            Osnutki predhodnih poročil za plenarna zasedanja
            Osnutki resolucij za plenarna zasedanja
            Obvestila/informativna gradiva za plenarna zasedanja
            Amandmaji k osnutkom mnenj za plenarna zasedanja
            Amandmaji k osnutkom predhodnih mnenj za plenarna zasedanja
            Amandmaji k osnutkom poročil za plenarna zasedanja
            Amandmaji k osnutkom predhodnih poročil za plenarna zasedanja
            Amandmaji k osnutkom resolucij za plenarna zasedanja
            Poročila o razpravah na plenarnih zasedanjih
            Mnenja Odbora regij
            Predhodna mnenja Odbora regij
            Poročila komisij o razlogih za vložitev tožbe zaradi kršitve načela subsidiarnosti ali neizvedbe obveznega posvetovanja z Odborom
            Poročila Odbora regij
            Predhodna poročila Odbora regij
            Resolucije Odbora regij
            Sklepi, da se mnenja ne pripravijo
            2.   Dokumenti v zvezi z organizacijo in delovanjem organov odločanja Odbora
            
            Osnutki poslovnika
            Amandmaji k osnutkom poslovnika
            Poslovnik
            Poročila o reviziji poslovnika
            Sklepi s plenarnih zasedanj o izvolitvi članov predsedstva
            Sklepi s plenarnih zasedanj o ustanovitvi komisij
            Sklepi predsedstva o ustanovitvi delovnih skupin, skupnih posvetovalnih odborov, medregionalnih skupin, projektnih skupin in drugih političnih teles
            Sklepi s plenarnih zasedanj o imenovanju predsednika
            Sklepi s plenarnih zasedanj o imenovanju prvega podpredsednika
            3.   Dokumenti v zvezi s politično strategijo OR
            
            Osnutki izjav
            Izjave
            Letna poročila o oceni
            Poročila o oceni ob koncu mandata
            Povzetki in poročila o učinku mnenj Odbora
            Letna poročila o dejavnostih in povzetki
            Politične prednostne naloge
            Politični programi ob začetku mandata
            Delovni programi komisij OR
            4.   Dokumenti v zvezi z delom organov Odbora
            
            
               Dokumenti za seje predsedstva
            
            Sestave
            Vabila
            Osnutki dnevnih redov
            Seznami prisotnih
            Obvestila predsedstvu
            Koledarji sej
            Zapisnik
            
               Konferenca predsednikov
            
            Dnevni redi
            
               Dokumenti za plenarno zasedanje
            
            Vabila
            Osnutki dnevnih redov
            Zapisnik
            Seznami prisotnih
            Izjave in govori gostov
            
               Dokumenti komisij Odbora (poleg dokumentov iz točke 1), skupnih posvetovalnih odborov, delovnih skupin, medregionalnih skupin, projektnih skupin in drugih političnih teles Odbora
            
            Politične prednostne naloge (vključene v akcijske načrte in delovne programe)
            Politični programi ob začetku mandata
            Poročila o dejavnostih in tematska poročila
            Priporočila
            Sestave
            Vabila
            Osnutki dnevnih redov
            Zapisnik
            Seznami prisotnih
            Predlogi dejavnosti zunaj sedeža
            Predstavitve v zvezi s tematskimi razpravami ali mnenji
            
               Ožje predsedstvo
            
            Izjave in govori predsednika
            Izjave in govori podpredsednikov
            
               Člani
            
            Imenovanja članov
            Odstopna pisma članov
            Konec mandata članov
            Izjave o finančnih interesih članov
            
               Stroški in nadomestila
            
            Pravila o povračilu potnih stroškov in plačilu pavšalnih nadomestil za potne stroške in sejnin članom
            
               Dokumenti političnih skupin
            
            Ustanovitev skupin
            Srečanja predsednikov komisij in predsednika Odbora
            Vabila
            Dnevni redi
            
               Seminarji in konference
            
            Vabila na seje, seminarje in konference
            Dokumenti o spremljanju
            5.   Dokumenti mrež in platform OR
            
            
               Evropsko združenje za teritorialno sodelovanje (EZTS)
            
            Register
            Nacionalni sklepi
            
               Mreža za spremljanje subsidiarnosti
            
            Delovni programi za subsidiarnost
            Letna poročila o subsidiarnosti
            Študije
            Dnevni redi konference o subsidiarnosti
            Brošure
            Poročila o posvetovanjih
            Prispevki partnerjev mreže za nadzor subsidiarnosti
            
               Platforma Evropa 2020
            
            Poročila o spremljanju
            Seznami članov
            
               Platforma o delitvi pristojnosti
            
            Študije o delitvi pristojnosti
            6.   Dokumenti v zvezi s komuniciranjem in raziskavami
            
            
               Strateški dokumenti
            
            Komunikacijske strategije Odbora
            Letni akcijski načrti na področju komuniciranja
            Letna poročila o komuniciranju (o dejavnostih iz predhodnega leta)
            
               Drugi dokumenti
            
            Sporočila za javnost
            Elektronski bilteni (na voljo naročnikom, ki se prijavijo na domači strani spletišča)
            
               Organizacija dogodkov (konferenc, okroglih miz, javnih predstavitev, delavnic itd.)
            
            Vabila na seje (konference, okrogle mize, javne predstavitve, delavnice itd.), odprte za javnost
            Obveščanje članov o dogodkih, ki jih organizira Odbor
            Programi dogodkov, ki jih organizira Odbor
            Povzetki/analize/ocene dogodkov, ki jih organizira Odbor
            
               Študije, ki jih izvaja Odbor
            
            Študije
            Raziskovalni programi predsedstva
            
               Navodila za člane
            
            Smernice za poročevalce
            Vodnik za člane
            7.   Dokumenti v zvezi z odnosi z drugimi
            
            Sporazumi o sodelovanju
            Korespondenca z evropskimi in mednarodnimi institucijami in organi
            Korespondenca z državami članicami
            Korespondenca z lokalnimi in regionalnimi oblastmi
            Korespondenca z mednarodnimi organizacijami
            Korespondenca z združenji
            Evropska združenja za teritorialno sodelovanje
            8.   Dokumenti v zvezi z upravo, načrtovanjem in poročanjem Odbora
            
            
               Zaposlovanje in pripravništva
            
            Razpisi prostih delovnih mest
            Izjave o varstvu osebnih podatkov, ki se nanašajo na zaposlovanje uradnikov, napotitev napotenih nacionalnih strokovnjakov in pripravništva
            Pravila, ki veljajo za nacionalne strokovnjake, napotene v Odbor
            Pravila v zvezi s pripravništvi v Odboru
            Pravila v zvezi s finančnim prispevkom za dejanske potne stroške standardnih pripravnikov Odbora na začetku in koncu njihovega pripravništva
            
               Javna naročila
            
            Splošni pogoji za naročila nizke vrednosti
            Izjave o varstvu osebnih podatkov v zvezi z javnim naročanjem
            Obvestila o javnih naročilih, objavljena v Uradnem listu
            Obvestila o oddaji javnih naročil, objavljena v Uradnem listu
            Predhodne objave prihodnjih naročil nizke in srednje vrednosti
            Seznami pogodb nizke in srednje vrednosti, ki jih je Odbor sklenil v predhodnem letu
            Seznami posebnih pogodb in naročilnic na podlagi okvirnih pogodb, ki jih je OR sklenil v predhodnem letu
            
               Pravila o prijavljanju nepravilnosti in izjave o zunanjih dejavnostih visokih uradnikov
            
            Izjave o varstvu osebnih podatkov v zvezi z varstvom podatkov med postopki prijave nepravilnosti
            Pravila o prijavljanju nepravilnosti
            Upravni dogovori med Odborom in OLAF
            Letna poročila o poklicnih dejavnostih nekdanjih visokih uradnikov