CELEX: 52018JC0021
Language: it
Date: 2018-07-13
Title: Proposta congiunta di DECISIONE DEL CONSIGLIO relativa alla posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione europea nel comitato misto istituito dall’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra, in merito all’adozione del regolamento interno del comitato misto, all’istituzione di sottocomitati e di gruppi di lavoro specializzati e all’adozione del loro mandato

COMMISSIONE EUROPEA
            Bruxelles, 13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            2018/0284(NLE)
            Proposta congiunta di
            DECISIONE DEL CONSIGLIO
            relativa alla posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione europea nel comitato misto istituito dall’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra, in merito all’adozione del regolamento interno del comitato misto, all’istituzione di sottocomitati e di gruppi di lavoro specializzati e all’adozione del loro mandato
            
               
         
         
            
               RELAZIONE
            
            
               1.OGGETTO DELLA PROPOSTA
            
            
               La presente proposta riguarda la decisione sulla posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione europea nel comitato misto istituito dall’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra («l’accordo»).
            
            
            
               2.CONTESTO DELLA PROPOSTA
            
            
               2.1.L’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione UE-Vietnam
            
            
               Obiettivo dell’accordo è instaurare un partenariato rafforzato tra l’UE e i suoi Stati membri e il Vietnam, nonché approfondire e promuovere la cooperazione sulle questioni di reciproco interesse, in modo da riflettere valori condivisi e principi comuni, anche intensificando il dialogo ad alto livello. L’accordo instaura un quadro coerente e giuridicamente vincolante per le relazioni tra l’UE e il Vietnam. L’accordo è entrato in vigore il 1º ottobre 2016.
            
            
               2.2.Il comitato misto
            
            
               Il comitato misto è istituito dall’articolo 52 dell’accordo. I suoi principali compiti consistono nell’agevolare l’attuazione dell’accordo e nel conseguirne gli obiettivi generali, nonché nel mantenere la coerenza generale delle relazioni tra l’Unione e il Vietnam. Il comitato misto è inoltre chiamato a: monitorare lo sviluppo delle relazioni tra l’Unione europea e il Vietnam; scambiare opinioni e formulare suggerimenti sulle questioni d’interesse comune; adoperarsi per risolvere eventuali controversie sorte nei settori oggetto dell’accordo.
            
            
               Il comitato misto formula raccomandazioni e adotta decisioni, ove opportuno, per dare attuazione ad aspetti specifici dell’accordo. Il comitato misto si riunisce al massimo livello possibile. Adotta il proprio regolamento interno e può istituire sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati per trattare questioni specifiche.
            
            
               2.3.L’atto previsto del comitato misto
            
            
               Nel corso della prima riunione il comitato misto è chiamato ad adottare una decisione relativa all’adozione del proprio regolamento interno e del mandato dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati («l’atto previsto»).
            
            
               La finalità dell’atto previsto è l’adozione, a norma dell’articolo 52, paragrafo 5, dell’accordo, del regolamento interno alla base dell’organizzazione del comitato misto nonché del mandato dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati, onde consentire l’attuazione dell’accordo.
            
            
            
               3.POSIZIONE CHE DOVRÀ ESSERE ASSUNTA A NOME DELL’UNIONE
            
            
               La posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione dovrebbe consentire l’adozione del regolamento interno del comitato misto UE-Vietnam e del mandato dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati. La posizione dovrebbe basarsi sui progetti di decisione del comitato misto.
            
            
            
               4.BASE GIURIDICA
            
            
               4.1.Base giuridica procedurale
            
         
         
            
               4.1.1.Principi
            
            
               L’articolo 218, paragrafo 9, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) prevede l’adozione di decisioni che stabiliscono «le posizioni da adottare a nome dell’Unione in un organo istituito da un accordo, se tale organo deve adottare atti che hanno effetti giuridici, fatta eccezione per gli atti che integrano o modificano il quadro istituzionale dell’accordo».
            
            
               Rientrano nel concetto di «atti che hanno effetti giuridici» gli atti che hanno effetti giuridici in forza delle norme di diritto internazionale disciplinanti l’organo in questione. Vi rientrano anche gli strumenti sprovvisti di carattere vincolante ai sensi del diritto internazionale ma che «sono tali da incidere in modo determinante sul contenuto della normativa adottata dal legislatore dell’Unione».
            
            
               4.1.2.Applicazione al caso concreto
            
            
               Il comitato misto è un organo istituito da un accordo, ossia dall’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra.
            
            
               L’atto che il comitato misto è chiamato ad adottare costituisce un atto avente effetti giuridici. A norma dell’articolo 52, paragrafo 5, dell’accordo, il comitato misto adotta il proprio regolamento interno.
            
            
               L’atto previsto non integra né modifica il quadro istituzionale dell’accordo.
            
            
               La base giuridica procedurale della decisione proposta è pertanto l’articolo 218, paragrafo 9, del TFUE.
            
            
            
               4.2.Base giuridica sostanziale
            
            
               4.2.1.Principi
            
            
               La base giuridica sostanziale delle decisioni di cui all’articolo 218, paragrafo 9, del TFUE dipende essenzialmente dall’obiettivo e dal contenuto dell’atto previsto su cui si dovrà prendere posizione a nome dell’Unione. Se l’atto previsto persegue una duplice finalità o ha una doppia componente, una delle quali sia da considerarsi principale e l’altra solo accessoria, la decisione a norma dell’articolo 218, paragrafo 9, del TFUE deve fondarsi su una sola base giuridica sostanziale, ossia su quella richiesta dalla finalità o dalla componente principale o preponderante.
            
            
               Riguardo a un atto previsto che persegua contemporaneamente più finalità o abbia più componenti tra loro inscindibili, di cui nessuna sia accessoria rispetto alle altre, la base giuridica sostanziale della decisione a norma dell’articolo 218, paragrafo 9, del TFUE deve includere, in via eccezionale, le varie basi giuridiche corrispondenti.
            
            
               4.2.2.Applicazione al caso concreto
            
            
               Scopo dell’atto previsto è promuovere il conseguimento degli obiettivi dell’accordo e agevolarne l’applicazione.
            
            
               La conclusione dell’accordo si è basata sull’articolo 207 e sull’articolo 209 del TFUE.
            
            
               L’atto previsto dovrebbe pertanto basarsi sulle stesse basi giuridiche sostanziali.
            
            
            
               4.3.Conclusioni
            
            
               La base giuridica della decisione proposta deve quindi essere costituita dall’articolo 207 e dall’articolo 209 del TFUE, in combinato disposto con l’articolo 218, paragrafo 9, del TFUE.
            
         
         
            
            
               5.PUBBLICAZIONE DELL’ATTO PREVISTO
            
            
               L’atto del comitato misto ne stabilirà il regolamento interno e deve pertanto essere pubblicato, dopo l’adozione, nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
            
            
               2018/0284 (NLE)
            
            
               Proposta congiunta di
            
            
               DECISIONE DEL CONSIGLIO
            
            
               relativa alla posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione europea nel comitato misto istituito dall’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra, in merito all’adozione del regolamento interno del comitato misto, all’istituzione di sottocomitati e di gruppi di lavoro specializzati e all’adozione del loro mandato
            
            
               IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
            
            
               visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare gli articoli 207 e 209, in combinato disposto con l’articolo 218, paragrafo 9,
            
            
               vista la proposta congiunta dell’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza e della Commissione europea,
            
            
               considerando quanto segue:
            
            
               (1)L’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra («l’accordo»), è entrato in vigore il 1º ottobre 2016.
            
            
               (2)L’articolo 52, paragrafo 1, dell’accordo istituisce un comitato misto per garantire il buon funzionamento e la corretta attuazione dell’accordo.
            
            
               (3)A norma dell’articolo 52, paragrafo 5, dell’accordo, il comitato misto adotta il proprio regolamento interno e, a norma dell’articolo 52, paragrafo 3, esso può istituire sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati.
            
            
               (4)Al fine di garantire l’efficace attuazione dell’accordo, è opportuno adottare quanto prima il regolamento interno del comitato misto.
            
            
               (5)La posizione dell’Unione in sede di comitato misto dovrebbe pertanto basarsi sugli acclusi progetti di decisione del comitato misto,
            
            
               HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
            
            
               Articolo 1
            
            
               La posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione nella prima riunione del comitato misto istituito a norma dell’articolo 52 dell’accordo quadro tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra, in merito:
            
            
               ·all’adozione del regolamento interno del comitato misto e
            
         
         
            
               ·all’istituzione di sottocomitati e di gruppi di lavoro specializzati e all’adozione del loro mandato è basata sui progetti di decisione del comitato misto acclusi alla presente decisione.
            
            
            
               Articolo 2
            
            
               La Commissione è destinataria della presente decisione.
            
            
            
               Fatto a Bruxelles, il
            
            
               
                     Per il Consiglio
               
               
                     Il presidente
               
            
         
         
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               COMMISSIONE EUROPEA
            Bruxelles,13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            Proposta congiunta di
            ALLEGATI
            della
            DECISIONE DEL CONSIGLIO
            relativa alla posizione che dovrà essere assunta a nome dell’Unione europea nel comitato misto istituito dall’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra, in merito all’adozione del regolamento interno del comitato misto, all’istituzione di sottocomitati e di gruppi di lavoro specializzati e all’adozione del loro mandato
            
               
         
         
            
               ALLEGATO 1
            
            
            
               Decisione n. 1/... del comitato misto UE-Vietnam
            
            
               del ... 
            
            
               recante adozione del suo regolamento interno 
            
            
            
            
               IL COMITATO MISTO UE-VIETNAM, 
            
            
               visto l’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra («l’accordo»), in particolare l’articolo 52,
            
            
               considerando quanto segue:
            
            
               (1)L’accordo è entrato in vigore il 1º ottobre 2016.
            
            
               (2)Per contribuire all’efficace attuazione dell’accordo dovrebbe essere adottato il regolamento interno del comitato misto,
            
            
            
               DECIDE: 
            
            
            
               Articolo unico
            
            
               È adottato il regolamento interno del comitato misto, che figura nell’allegato A.
            
            
            
               Fatto a …, xxxx. 
            
         
         
            
            
            
            
               Per il comitato misto UE-Vietnam
            
            
               Il presidente
            
            
            
               
            
               Allegato A
            
            
               Regolamento interno del comitato misto
            
            
            
               Articolo 1
            
            
               Compiti e composizione
            
            
               1. Il comitato misto adempie ai compiti di cui all’articolo 52 dell’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra («l’accordo»).
            
            
               2. Il comitato misto è composto da rappresentanti delle due parti al massimo livello possibile.
            
            
            
               Articolo 2
            
            
               Riunioni
            
            
               1. Il comitato misto si riunisce di norma una volta l’anno. Le riunioni del comitato misto sono convocate dal presidente. Le riunioni si tengono alternativamente ad Hanoi e a Bruxelles, in una data fissata di comune accordo. Su richiesta di una delle parti possono essere tenute, di comune accordo, sessioni speciali del comitato misto.
            
            
               2. Ove le parti siano d’accordo, le riunioni del comitato misto possono essere tenute in via eccezionale mediante videoconferenza o teleconferenza.
            
            
               3. Le riunioni del comitato misto si svolgono a porte chiuse, a meno che il presidente, d’intesa con le parti, non decida di indire una riunione pubblica. 
            
         
         
            
            
               Articolo 3 
            
            
               Presidenza
            
            
               1. Il comitato misto è presieduto a turno, per un anno civile, dalla parte che ospita la riunione nel corso dell’anno civile in questione. L’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza e il vice primo ministro/ministro degli Affari esteri della Repubblica socialista del Vietnam presiedono il comitato misto di cui all’articolo 52 dell’accordo. Una parte può delegare ad un alto funzionario l’autorità di presiedere tutte le riunioni del comitato misto o parte di esse.
            
            
               2. La parte che ospita la prima riunione del comitato misto assume la presidenza a partire dalla data di tale riunione fino al 31 dicembre dello stesso anno.
            
            
            
               Articolo 4
            
            
               Partecipanti
            
            
               1. Prima di ogni riunione ciascuna parte comunica al presidente la composizione prevista della propria delegazione.
            
            
               2. Il presidente, ove opportuno e d’intesa con le parti, può invitare esperti o rappresentanti di altri organismi a partecipare alla riunione in veste di osservatori o per fornire informazioni su un determinato argomento.
            
            
               Articolo 5
            
            
               Segretariato
            
            
               Un rappresentante del Servizio europeo per l’azione esterna e un rappresentante del governo della Repubblica socialista del Vietnam svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato misto. Tutte le comunicazioni del presidente o a lui destinate sono inoltrate ai segretari. La corrispondenza destinata al presidente o da lui inviata può essere trasmessa in qualunque forma scritta, compresa la posta elettronica. 
            
            
            
               Articolo 6
            
            
               Ordine del giorno delle riunioni
            
            
               1. Il presidente stabilisce l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. L’ordine del giorno provvisorio è trasmesso alle parti, in qualunque forma scritta e unitamente ai documenti pertinenti, almeno 30 giorni prima dell’inizio della riunione. Il presidente può, d’intesa con le parti, fissare un termine diverso per una determinata riunione.
            
            
               2. Ciascuna parte può chiedere al presidente, in qualunque forma scritta, di iscrivere un punto all’ordine del giorno. L’ordine del giorno provvisorio comprende tutti i punti per i quali il presidente abbia ricevuto tale richiesta al più tardi 21 giorni prima della data della riunione.
            
            
               3. L’ordine del giorno è adottato dal comitato misto all’inizio di ciascuna riunione. L’iscrizione all’ordine del giorno di punti che non figurano nell’ordine del giorno provvisorio è possibile previa approvazione delle parti.
            
            
               4. Nel corso della riunione del comitato misto entrambe le parti possono scambiarsi informazioni in merito al dialogo sui diritti umani Vietnam-UE.
            
         
         
            
            
               Articolo 7
            
            
               Verbali
            
            
               1. Dopo ogni riunione, il presidente riassume le conclusioni raggiunte dal comitato misto. I due segretari redigono congiuntamente un progetto di verbale sulla base di dette conclusioni entro 30 giorni dalla data della riunione. 
            
            
               2. Le parti approvano il progetto entro 60 giorni dalla data della riunione o entro una data concordata dalle parti. Dopo l’approvazione del progetto di verbale, il presidente firma due esemplari originali dello stesso. Ciascuna parte riceve un originale.
            
            
            
               Articolo 8
            
            
               Decisioni e raccomandazioni
            
            
               1. Previo accordo delle parti, il comitato misto può adottare decisioni e formulare raccomandazioni solo nell’ambito delle sue funzioni e dei suoi compiti, secondo quanto previsto dall’articolo 52 dell’accordo. 
            
            
               2. Le decisioni o le raccomandazioni del comitato misto recano rispettivamente la denominazione «decisione» o «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da una descrizione dell’oggetto. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore.
            
            
               3. Il comitato misto può decidere di adottare decisioni o raccomandazioni mediante procedura scritta. In tal caso, le parti concordano un termine per la durata della procedura. Se, allo scadere di tale termine, nessuna parte si è opposta alla proposta di decisione o di raccomandazione, il presidente del comitato misto dichiara la decisione o la raccomandazione adottata di comune accordo.
            
            
               4. Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato misto si presentano in due copie autentiche firmate dal presidente del comitato misto. 
            
            
               5. Ciascuna parte può pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto nella rispettiva pubblicazione ufficiale. 
            
            
            
               Articolo 9
            
            
               Spese
            
            
               1. Ciascuna parte si fa carico delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato misto, per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni. 
            
            
               2. Ciascuna parte si fa carico delle spese sostenute per l’interpretazione durante le riunioni e la traduzione.
            
            
               3. La parte che ospita la riunione si fa carico delle spese relative all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti. 
            
            
         
         
            
               Articolo 10
            
            
               Sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati
            
            
               1. A norma dell’articolo 52, paragrafo 3, dell’accordo, il comitato misto può istituire sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati che lo assistano nello svolgimento dei suoi compiti. I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati riferiscono al comitato misto dopo ogni riunione. 
            
            
               2. Il comitato misto può decidere di abolire i sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati esistenti, di definirne o modificarne il mandato o di istituire ulteriori sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati che lo assistano nello svolgimento dei suoi compiti. 
            
            
               3. I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati non hanno alcun potere decisionale.
            
            
            
            
            
               ALLEGATO 2
            
            
            
               Decisione n. 2/... del comitato misto UE-Vietnam
            
            
               del ... 
            
            
               che istituisce quattro sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati e ne adotta il mandato
            
            
            
            
               IL COMITATO MISTO UE-VIETNAM,
            
            
               visto l’accordo quadro globale di cooperazione e partenariato tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra («l’accordo»), in particolare l’articolo 52, paragrafo 3, e l’articolo [10] del regolamento interno del comitato misto,
            
            
               considerando quanto segue:
            
            
               (1)Per consentire discussioni a livello di esperti in settori fondamentali che rientrano nell’ambito di applicazione dell’accordo, è opportuno istituire sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati. Le parti possono, su richiesta, concordare di modificare l’elenco dei sottocomitati o dei gruppi di lavoro specializzati e/o i loro ambiti di competenza.
            
            
               (2)A norma dell’articolo [8] del suo regolamento interno, il comitato misto può decidere di adottare decisioni mediante procedura scritta, [qualora la procedura scritta sia utilizzata nel caso in questione].
            
         
         
            
               (3)È opportuno adottare la presente decisione affinché i sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati siano rapidamente operativi,
            
            
            
               HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
            
            
            
               Articolo unico
            
            
               Sono istituiti i sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati elencati nell’allegato A. Il mandato dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati è definito conformemente all’allegato B.
            
            
            
               Fatto a …,
            
            
            
               Per il comitato misto UE-Vietnam
            
            
               Il presidente
            
            
            
               
            
            
               Allegato A
            
            
            
               Comitato misto UE-Vietnam
            
            
               Sottocomitati e gruppi di lavoro specializzati
            
            
            
               1)
                     Sottocomitato per [le questioni politiche]; 
            
         
         
            
               2)
                     Sottocomitato per [il commercio e gli investimenti];
            
            
               3)
                     Sottocomitato per [lo sviluppo sostenibile];
            
            
               4)
                     Sottocomitato per [il buon governo, lo Stato di diritto e i diritti umani].
            
            
            
            
               
            
            
               Allegato B 
            
            
            
               Mandato 
            
            
               dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati istituiti a norma dell’accordo quadro globale di partenariato e cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica socialista del Vietnam, dall’altra 
            
            
            
               Articolo 1
            
            
               1. Ciascun sottocomitato e gruppo di lavoro specializzato può, in occasione delle rispettive riunioni, discutere dell’attuazione dell’accordo nel settore di sua competenza. Il sottocomitato per il buon governo, lo Stato di diritto e i diritti umani può approfondire la cooperazione in materia di Stato di diritto e di buon governo e scambiare informazioni sulla cooperazione nel settore dei diritti umani secondo l’ordine del giorno concordato, ma non affronta le questioni discusse nel quadro del dialogo sui diritti umani Vietnam-UE.
            
            
               2. I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati possono discutere anche di argomenti o progetti specifici connessi al settore pertinente della cooperazione bilaterale.
            
            
            
               Articolo 2
            
            
               I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati operano sotto l’autorità del comitato misto. Essi riferiscono e trasmettono i loro verbali e le loro conclusioni al presidente del comitato misto entro 30 giorni di calendario da ciascuna riunione.
            
            
            
               Articolo 3
            
         
         
            
               1. I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati sono composti di rappresentanti delle due parti.
            
            
               2. Previo accordo delle parti, i sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati possono invitare esperti alle loro riunioni per consultarli su punti specifici all’ordine del giorno, se del caso.
            
            
            
               Articolo 4
            
            
               I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati sono copresieduti/presieduti alternativamente dalla parte che esercita la presidenza del comitato misto.
            
            
            
               Articolo 5
            
            
               Un rappresentante dell’Unione europea e un rappresentante del governo della Repubblica socialista del Vietnam svolgono congiuntamente le funzioni di segretari dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati. 
            
            
            
            
               Articolo 6
            
            
               1. I sottocomitati e i gruppi di lavoro specializzati si riuniscono d’intesa tra le parti ogniqualvolta le circostanze lo richiedano, su richiesta scritta di una delle parti e almeno una volta l’anno. Ogni riunione si svolge alla data e nel luogo concordati dalle parti.
            
            
               2. Quando una parte chiede una riunione di un sottocomitato o di un gruppo di lavoro specializzato, il segretario dell’altra parte risponde entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta. Nei casi di particolare urgenza, previo accordo delle parti, le riunioni dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati possono essere convocate entro tempi più brevi.
            
            
               3. Le riunioni dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati sono indette congiuntamente dai due segretari.
            
            
               4. Prima di ogni riunione ciascuna parte comunica al presidente la composizione prevista della propria delegazione.
            
            
            
               Articolo 7 
            
            
               1. Ciascuna parte può chiedere al presidente di iscrivere un punto all’ordine del giorno di una riunione di un sottocomitato o di un gruppo di lavoro specializzato. I punti da iscrivere all’ordine del giorno sono comunicati ai segretari almeno 20 giorni lavorativi prima della data della riunione in questione. L’eventuale documentazione giustificativa è trasmessa ai segretari almeno 20 giorni lavorativi prima della riunione. 
            
            
               2. I segretari comunicano il progetto di ordine del giorno alle parti al più tardi 10 giorni lavorativi prima della riunione. L’ordine del giorno è finalizzato con l’accordo di entrambe le parti. In circostanze eccezionali, previo accordo delle parti, è possibile aggiungere punti all’ordine del giorno con un breve preavviso.
            
            
         
         
            
               Articolo 8
            
            
               1. I segretari redigono congiuntamente un progetto di verbale di ciascuna riunione.
            
            
               2. Le riunioni dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati non sono pubbliche, salvo decisione contraria. 
            
            
            
               Articolo 9
            
            
               1. Ciascuna parte si fa carico delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro specializzati, per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni. 
            
            
               2. Ciascuna parte si fa carico delle spese sostenute per l’interpretazione durante le riunioni e la traduzione.
            
            
               3. La parte che ospita la riunione si fa carico delle spese relative all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti.