CELEX: 22015D1215
Language: fi
Date: 2014-11-07 00:00:00
Title: EU–Keski-Amerikka-assosiaationeuvoston päätös N:o 1/2014, annettu 7 päivänä marraskuuta 2014, oman työjärjestyksensä ja assosiaatiokomitean työjärjestyksen hyväksymisestä [2015/1215]

24.7.2015   
            
            
               FI
            
            
               Euroopan unionin virallinen lehti
            
            
               L 196/26
            
         KÄÄNNÖS
   EU–KESKI-AMERIKKA-ASSOSIAATIONEUVOSTON PÄÄTÖS N:o 1/2014,
   annettu 7 päivänä marraskuuta 2014,
   oman työjärjestyksensä ja assosiaatiokomitean työjärjestyksen hyväksymisestä [2015/1215]
   EU–KESKI-AMERIKKA-ASSOSIAATIONEUVOSTO, joka
   ottaa huomioon Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden sekä Keski-Amerikan välisestä assosiaatiosta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen 4 artiklan, 5 artiklan 2 kohdan, 7 artiklan 3 kohdan ja 8 artiklan 6 kohdan,
   sekä katsoo seuraavaa:
   
               (1)
            
            
               Sopimuksen 353 artiklan 4 kohdan perusteella sopimuksen IV osaa on sovellettu 1 päivästä elokuuta 2013 Nicaraguan, Hondurasin ja Panaman osalta, 1 päivästä lokakuuta 2013 El Salvadorin ja Costa Rican osalta ja 1 päivästä joulukuuta 2013 Guatemalan osalta.
            
         
               (2)
            
            
               Sopimuksen tehokkaan täytäntöönpanon edistämiseksi sen institutionaalinen kehys olisi luotava mahdollisimman pian.
            
         
               (3)
            
            
               Jollei sopimuksessa toisin määrätä, assosiaationeuvosto valvoo sopimuksen täytäntöönpanoa ja vahvistaa oman työjärjestyksensä sekä assosiaatiokomitean ja alakomiteoiden työjärjestykset,
            
         ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
   Ainoa artikla
   Hyväksytään assosiaationeuvoston työjärjestys, sellaisena kuin se on esitetty liitteessä A, sekä assosiaatiokomitean ja alakomiteoiden työjärjestykset, sellaisina kuin ne on esitetty liitteessä B.
   Tämä päätös hyväksytään kirjallisella menettelyllä. Se tulee voimaan päivänä, jona sihteeristö on vastaanottanut tämän päätöksen kaikkien osapuolten asianmukaisesti allekirjoittamana.
   
      Tehty San Joséssa Costa Ricassa 7 päivänä marraskuuta 2014.
      
          
      
   
   
      LIITE A
      
         ASSOSIAATIONEUVOSTON TYÖJÄRJESTYS
      
      1 artikla
      Yleiset säännökset
      1.   Assosiaationeuvosto, joka on perustettu Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden sekä Keski-Amerikan välisestä assosiaatiosta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 4 artiklan 1 kohdan mukaisesti, suorittaa sopimuksen 4 artiklan 2 kohdassa määrätyt tehtävänsä ja vastaa sopimuksen yleisestä täytäntöönpanosta sekä muista keskinäisen edun kannalta tärkeitä kahdenvälisistä, monenvälisistä ja kansainvälisistä kysymyksistä.
      2.   Assosiaationeuvosto koostuu sopimuksen 5 ja 345 artiklassa määrätyin tavoin EU-osapuolen ja Keski-Amerikka-osapuolen kunkin tasavallan ministeritason edustajista, tapauksen mukaan, ja ottaen huomioon kussakin istunnossa käsiteltävät asiat. Tarvittaessa ja jos osapuolet niin sopivat, assosiaationeuvosto kokoontuu valtion- tai hallitusten päämiesten tasolla.
      3.   Suorittaessaan yksinomaan tai pääasiassa sille sopimuksen IV osassa uskottuja tehtäviä assosiaationeuvosto koostuu sopimuksen 345 artiklassa määrätyin tavoin sellaisista EU-osapuolen edustajista ja Keski-Amerikka-osapuolen kunkin tasavallan ministereistä, jotka vastaavat kauppaan liittyvistä asioista.
      4.   Kuten sopimuksen 352 artiklan 3 kohdassa määrätään, Keski-Amerikka-osapuolen tasavallat toimivat yhdessä sopimuksen institutionaalisen kehyksen päätöksenteossa; päätösten tekeminen ja suositusten antaminen edellyttää niiden yksimielisyyttä.
      5.   Tässä työjärjestyksessä oleva viittaus ”osapuoliin” on sopimuksen 352 artiklan määritelmän mukainen.
      2 artikla
      Puheenjohtaja
      Euroopan unionin ulkoasioiden ja turvallisuuspolitiikan korkea edustaja ja Keski-Amerikka-osapuolen ministeritason edustaja toimivat vuorotellen assosiaationeuvoston puheenjohtajana 12 kuukauden ajan. Ensimmäinen kausi alkaa assosiaationeuvoston ensimmäisen kokouksen päivänä ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna.
      3 artikla
      Kokoukset
      1.   Assosiaationeuvosto kokoontuu säännöllisesti enintään kahden vuoden välein. Osapuolen pyynnöstä voidaan järjestää assosiaationeuvoston erityisistuntoja, jos osapuolet niin sopivat.
      2.   Kukin assosiaationeuvoston istunto pidetään asianmukaisesti ja osapuolten sopimana ajankohtana.
      3.   Assosiaationeuvoston sihteerit kutsuvat yhdessä assosiaationeuvoston kokoukset koolle assosiaationeuvoston puheenjohtajan suostumuksella.
      4.   Assosiaationeuvoston kokouksia voidaan, poikkeuksellisesti ja jos osapuolet niin sopivat, pitää teknisillä keinoilla, kuten videokokouksena.
      4 artikla
      Edustajat
      1.   Assosiaationeuvoston jäsenten ollessa estyneinä kokouksiin voivat osallistua heidän edustajansa. Jos jäsen haluaa käyttää tällä tavoin edustajaa, hänen on kirjallisesti ilmoitettava puheenjohtajalle edustajansa nimi ennen sen kokouksen alkua, jossa hänellä on edustaja.
      2.   Assosiaationeuvoston jäsenen edustajalla on kaikki kyseisen jäsenen oikeudet.
      5 artikla
      Valtuuskunnat
      1.   Assosiaationeuvoston jäsenten mukana voi olla virkamiehiä. Kunkin osapuolten valtuuskunnan aiottu kokoonpano on ilmoitettava puheenjohtajalle sihteeristön välityksellä ennen kutakin kokousta.
      2.   Assosiaationeuvosto voi osapuolten sopimuksesta kutsua muita kuin jäseniä osallistumaan kokouksiinsa tarkkailijoina tai antamaan tietoja erityisestä aiheesta.
      6 artikla
      Sihteeristö
      Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristön virkamies ja Keski-Amerikka-osapuolen virkamies toimivat yhdessä assosiaationeuvoston sihteereinä.
      7 artikla
      Kirjeenvaihto
      1.   Assosiaationeuvostolle osoitettu kirjeenvaihto ohjataan joko EU-osapuolen tai Keski-Amerikka-osapuolen tasavaltojen sihteerille, joka puolestaan ilmoittaa siitä toiselle sihteerille.
      2.   Sihteeristö huolehtii siitä, että kirjeenvaihto toimitetaan puheenjohtajalle ja että se jaetaan tarvittaessa assosiaationeuvoston muille jäsenille.
      3.   Sihteeristö toimittaa kirjeenvaihdon Euroopan komission pääsihteeristölle, Euroopan ulkosuhdehallinnolle, jäsenvaltioiden pysyville edustustoille ja Euroopan unionin neuvoston pääsihteeristölle sekä Brysselissä, Belgiassa oleville Keski-Amerikka-osapuolen tasavaltojen suurlähetystöille, samoin kuin tarvittaessa jäljennöksen siitä ulkoasioista vastaaville ministeriöille tai kauppaan liittyvistä asioista vastaaville ministeriöille.
      4.   Sihteeristö toimittaa assosiaationeuvoston puheenjohtajan tiedonannot niiden vastaanottajille, ja ne jaetaan tarvittaessa assosiaationeuvoston muille jäsenille 3 kohdassa mainittuihin osoitteisiin.
      8 artikla
      Luottamuksellisuus
      1.   Jollei toisin päätetä, assosiaationeuvoston kokoukset eivät ole julkisia.
      2.   Kun osapuoli toimittaa assosiaationeuvostolle luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja, toisen osapuolen on käsiteltävä kyseisiä tietoja sopimuksen 336 artiklan 2 kohdassa kuvatun menettelyn mukaisesti.
      3.   Kukin osapuoli voi päättää assosiaationeuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.
      9 artikla
      Kokousten esityslistat
      1.   Puheenjohtaja laatii kutakin kokousta varten alustavan esityslistan. Assosiaationeuvoston sihteerit lähettävät sen 7 artiklassa tarkoitetuille vastaanottajille viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua.
      Alustavaan esityslistaan sisältyvät asiat, joiden esityslistalle ottamista koskeva pyyntö on saapunut puheenjohtajalle viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua. Näitä asioita ei kuitenkaan oteta alustavalle esityslistalle, jos niihin liittyviä asiakirjoja ei ole toimitettu sihteereille ennen esityslistan lähettämispäivää.
      2.   Assosiaationeuvosto hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten niin sopiessa esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.
      3.   Puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää 1 kohdassa mainittuja määräaikoja jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä.
      10 artikla
      Pöytäkirja
      1.   Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen.
      2.   Pöytäkirja sisältää yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta:
      
                  a)
               
               
                  assosiaationeuvostolle toimitetut asiakirjat;
               
            
                  b)
               
               
                  lausumat, jotka assosiaationeuvoston jäsen on pyytänyt kirjattaviksi; ja
               
            
                  c)
               
               
                  osapuolten sopimat asiat, kuten hyväksytyt päätökset, sovitut lausumat ja tehdyt päätelmät.
               
            3.   Pöytäkirjaluonnos toimitetaan assosiaationeuvoston hyväksyttäväksi. Se on hyväksyttävä 45 kalenteripäivän kuluessa kustakin assosiaationeuvoston kokouksesta. Puheenjohtaja ja kumpikin sihteeri allekirjoittavat hyväksytyn pöytäkirjan. Sen oikeaksi todistettu jäljennös toimitetaan kullekin 7 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle.
      11 artikla
      Päätökset ja suositukset
      1.   Assosiaationeuvosto hyväksyy päätöksiä ja antaa suosituksia osapuolten yhteisellä sopimuksella, ja Keski-Amerikka-osapuolen tasavallat ja EU-osapuoli allekirjoittavat ne.
      2.   Assosiaationeuvosto voi osapuolten niin sopiessa hyväksyä päätöksiä ja antaa suosituksia myös kirjallista menettelyä noudattaen. Tätä varten assosiaationeuvoston puheenjohtajan on 7 artiklan mukaisesti toimitettava ehdotettu teksti kirjallisesti sen jäsenille, ja jäsenillä on 21 kalenteripäivää aikaa ilmoittaa kaikki siihen haluamansa varaumat ja muutokset. Kun tekstistä on sovittu, EU-osapuolen ja kunkin Keski-Amerikka-osapuolen tasavallan edustajat allekirjoittavat päätöksen tai suosituksen itsenäisesti ja yksi kerrallaan.
      3.   Assosiaationeuvoston asiakirjat otsikoidaan sopimuksen 6 artiklassa tarkoitetuiksi ”päätöksiksi” tai ”suosituksiksi”. Assosiaationeuvoston sihteeristö antaa kaikille päätöksille ja suosituksille järjestysnumeron, niiden hyväksymis- tai antamispäivän ja kuvauksen niiden kohteesta. Kussakin päätöksessä ilmoitetaan sen voimaantulopäivä ja sen on oltava Keski-Amerikka-osapuolen tasavaltojen ja EU-osapuolen allekirjoittama.
      4.   Kummankin sihteerin on todistettava assosiaationeuvoston päätökset ja suositukset oikeiksi.
      5.   Päätökset ja suositukset toimitetaan kullekin tämän työjärjestyksen 7 artiklassa tarkoitetulle vastaanottajalle.
      6.   Kukin osapuoli voi päättää assosiaationeuvoston päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.
      12 artikla
      Kielet
      1.   Assosiaationeuvoston viralliset kielet ovat espanja ja jokin toinen osapuolten sopima sopimuksen todistusvoimainen kieli.
      2.   Jollei toisin päätetä, assosiaationeuvosto tekee ratkaisunsa näillä kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella.
      13 artikla
      Kulut
      1.   Kukin osapuoli vastaa sille assosiaationeuvoston kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista, sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen osalta sekä posti- ja televiestintäkuluista.
      2.   Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista.
      3.   Kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä espanjaksi tai espanjasta ja tämän työjärjestyksen 12 artiklan 1 kohdassa tarkoitetulle assosiaationeuvoston toiselle viralliselle kielelle tai kyseisestä toisesta kielestä, vastaa kokouksen järjestävä osapuoli. Tulkkauksesta ja kääntämisestä muille kielille tai muista kielistä vastaa suoraan tätä koskevan pyynnön esittänyt osapuoli.
      14 artikla
      Assosiaatiokomitea
      1.   Sopimuksen 7 artiklan mukaisesti assosiaationeuvostoa avustaa sen tehtävien hoidossa assosiaatiokomitea. Komitea koostuu EU-osapuolen edustajista ja Keski-Amerikka-osapuolen edustajista sopimuksessa määrätyllä tasolla.
      2.   Assosiaatiokomitea valmistelee assosiaationeuvoston kokoukset ja sen käsiteltävät asiat (1), panee tarvittaessa täytäntöön assosiaationeuvoston päätökset ja varmistaa yleisesti assosiaatiosuhteen jatkuvuuden ja sopimuksen asianmukaisen toiminnan. Se tutkii kaikki assosiaationeuvoston sen käsiteltäviksi toimittamat asiat sekä kaikki muut kysymykset, joita voi tulla esiin sopimuksen päivittäisen täytäntöönpanon yhteydessä. Se tekee ehdotuksia ja antaa päätös- ja suositusluonnoksia assosiaationeuvostolle sen hyväksyttäväksi. Sopimuksen 7 artiklan 4 kohdan mukaisesti assosiaationeuvosto voi valtuuttaa assosiaatiokomitean hyväksymään päätöksiä puolestaan.
      3.   Siinä tapauksessa, että sopimuksessa on viittaus neuvotteluvelvoitteeseen tai -mahdollisuuteen tai osapuolet päättävät yhteisestä sopimuksesta neuvotella keskenään, nämä neuvottelut voidaan käydä assosiaatiokomiteassa, paitsi jos sopimuksessa toisin määrätään. Neuvottelut voivat jatkua assosiaationeuvostossa, jos osapuolet niin sopivat.
      15 artikla
      Työjärjestyksen muuttaminen
      Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa 11 artiklan määräysten mukaisesti.
      
         (1)  Sopimuksen IV osan osalta assosiaatiokomitea suorittaa tämän tehtävän tiiviissä yhteistyössä sopimuksen 347 artiklan mukaisesti nimettyjen koordinaattorien kanssa.
   
   
      LIITE B
      
         ASSOSIAATIOKOMITEAN JA ALAKOMITEOIDEN TYÖJÄRJESTYS
      
      1 artikla
      Yleiset säännökset
      1.   Assosiaatiokomitea, joka on perustettu Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden sekä Keski-Amerikan välisestä assosiaatiosta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 7 artiklan mukaisesti, suorittaa sopimuksessa määrätyt tehtävänsä ja vastaa sopimuksen yleisestä täytäntöönpanosta.
      2.   Assosiaatiokomitea koostuu sopimuksen 7 artiklan 1 kohdassa ja 346 artiklassa määrätyin tavoin EU-osapuolen ja Keski-Amerikka-osapuolen kunkin tasavallan korkean tason virkamiesedustajista, joilla on pätevyys tietyssä istunnossa käsiteltävien yksittäisten asioiden alalla.
      3.   Suorittaessaan sille sopimuksen IV osassa uskottuja tehtäviä assosiaatiokomitea koostuu sopimuksen 346 artiklassa määrätyin tavoin sellaisista Euroopan komission ja kunkin Keski-Amerikka-osapuolen tasavallan korkean tason virkamiehistä, jotka vastaavat kauppaan liittyvistä asioista. Assosiaatiokomitean puheenjohtajana toimivan osapuolen edustaja toimii puheenjohtajana.
      4.   Kuten sopimuksen 352 artiklan 3 kohdassa määrätään, Keski-Amerikka-osapuolen tasavallat toimivat yhdessä sopimuksen institutionaalisen kehyksen päätöksenteossa; päätösten tekeminen ja suositusten antaminen edellyttää niiden yksimielisyyttä.
      5.   Tässä työjärjestyksessä oleva viittaus ”osapuoliin” on sopimuksen 352 artiklan määritelmän mukainen.
      2 artikla
      Puheenjohtaja
      EU-osapuoli ja Keski-Amerikka-osapuoli toimivat vuorotellen assosiaatiokomitean puheenjohtajana 12 kuukauden ajan. Puheenjohtajan on oltava assosiaatiokomitean jäsen. Ensimmäinen kausi alkaa assosiaatiokomitean ensimmäisen kokouksen päivänä ja päättyy 31 päivänä joulukuuta samana vuonna.
      3 artikla
      Kokoukset
      1.   Jolleivät osapuolet toisin sovi, assosiaatiokomitea kokoontuu säännöllisesti vähintään kerran vuodessa. Osapuolen pyynnöstä voidaan järjestää assosiaatiokomitean erityisistuntoja, jos osapuolet niin sopivat.
      2.   Puheenjohtaja kutsuu assosiaatiokomitean kunkin kokouksen koolle osapuolten sopimana ajankohtana ja niiden sopimassa paikassa. Assosiaatiokomitean sihteeristö toimittaa kokouskutsun viimeistään 28 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua, jolleivät osapuolet toisin sovi.
      3.   Assosiaatiokomitean sääntömääräiset kokoukset kutsutaan aina kun se on mahdollista mukaan koolle hyvissä ajoin ennen assosiaationeuvoston sääntömääräistä kokousta.
      4.   Assosiaatiokomitean kokouksia voidaan, poikkeuksellisesti ja jos osapuolet niin sopivat, pitää millä tahansa sovituilla teknisillä keinoilla.
      4 artikla
      Edustajat
      1.   Kukin osapuoli ilmoittaa toisille osapuolille tiedoksi luettelon edustajistaan assosiaatiokomiteassa, jäljempänä ’jäsenet’, käsiteltävänä olevien eri asioiden osalta. Assosiaatiokomitean sihteeristö hallinnoi luetteloa.
      2.   Jos jäsen haluaa käyttää varaedustajaa tietyssä kokouksessa, hänen on ilmoitettava varaedustajansa nimi kirjallisesti assosiaatiokomitean muille osapuolille ennen kyseistä kokousta. Jäsenen varaedustajalla on kaikki kyseisen jäsenen oikeudet.
      5 artikla
      Valtuuskunnat
      Assosiaatiokomitean jäsenten mukana voi olla muita virkamiehiä. Kokoukseen osallistuvan valtuuskuntien suunniteltu kokoonpano on ilmoitettava osapuolille sihteeristön välityksellä.
      6 artikla
      Sihteeristö
      EU-osapuolen virkamies ja Keski-Amerikka-osapuolen jonkin tasavallan virkamies, joka vaihtuu Keski-Amerikka-osapuolen tasavaltojen tätä tarkoitusta varten vahvistamien ohjeiden mukaisesti, toimivat yhdessä assosiaatiokomitean sihteereinä.
      7 artikla
      Kirjeenvaihto
      1.   Assosiaatiokomitealle osoitettu kirjeenvaihto ohjataan joko EU-osapuolen tai Keski-Amerikka-osapuolen tasavallan sihteerille, joka puolestaan ilmoittaa siitä toiselle sihteerille.
      2.   Sihteeristö huolehtii siitä, että assosiaatiokomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan komitean puheenjohtajalle ja jaetaan tarvittaessa tämän työjärjestyksen 8 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina.
      3.   Sihteeristö toimittaa assosiaatiokomitean puheenjohtajan lähettämän kirjeenvaihdon osapuolille ja jakaa sen tarvittaessa tämän työjärjestyksen 8 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina.
      8 artikla
      Asiakirjat
      1.   Jos asioiden käsittely assosiaatiokomiteassa perustuu niitä tukeviin asiakirjoihin, sihteeristö numeroi tällaiset asiakirjat ja jakaa ne jäsenille.
      2.   Kumpikin sihteeri on vastuussa asiakirjojen jakelusta oman osapuolensa asianomaisille assosiaatiokomitean jäsenille ja jäljennöksen ottamisesta järjestelmällisesti toista sihteeriä varten.
      9 artikla
      Luottamuksellisuus
      1.   Jollei toisin päätetä, assosiaatiokomitean kokoukset eivät ole julkisia.
      2.   Kun osapuoli toimittaa assosiaatiokomitealle, alakomiteoille, työryhmille tai muille elimille luottamuksellisiksi määriteltyjä tietoja, toisen osapuolen on käsiteltävä kyseisiä tietoja sopimuksen 336 artiklan 2 kohdassa kuvatun menettelyn mukaisesti.
      3.   Kukin osapuoli voi päättää assosiaatiokomitean päätösten ja suositusten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään.
      10 artikla
      Kokousten esityslistat
      1.   Assosiaatiokomitean sihteeristö laatii kutakin kokousta varten osapuolten tekemien ehdotusten perusteella alustavan esityslistan. Se toimitetaan yhdessä asianomaisten asiakirjojen kanssa assosiaatiokomitean puheenjohtajalle ja komitean jäsenille viimeistään 15 kalenteripäivää ennen kokouksen alkua tämän työjärjestyksen 8 artiklassa tarkoitettuina asiakirjoina.
      2.   Alustavaan esityslistaan sisältyvät asiat, joiden esityslistalle ottamista koskevan pyynnön ja muut tarvittavat asiakirjat assosiaatiokomitean sihteeristö on vastaanottanut osapuolelta viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kyseisen kokouksen alkua.
      3.   Assosiaatiokomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Osapuolten niin sopiessa esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole merkitty alustavaan esityslistaan.
      4.   Assosiaatiokomitean istunnon puheenjohtaja voi osapuolten suostumuksella kutsua kokoukseen tapauskohtaisesti tarkkailijoita tai asiantuntijoita antamaan tietoa erityisistä aiheista.
      5.   Assosiaatiokomitean istunnon puheenjohtaja voi osapuolia kuultuaan lyhentää 1 ja 2 kohdassa asetettuja määräaikoja jonkin erityistapauksen niin edellyttäessä.
      11 artikla
      Pöytäkirja
      1.   Sihteerit laativat yhdessä kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen tavallisesti 21 kalenteripäivän kuluessa kokouksen päättymisestä.
      2.   Pöytäkirja sisältää yleensä kunkin esityslistalla olevan asian osalta:
      
                  a)
               
               
                  assosiaatiokomitealle toimitetut asiakirjat;
               
            
                  b)
               
               
                  lausumat, jotka assosiaatiokomitean jäsen on pyytänyt kirjattaviksi;
               
            
                  c)
               
               
                  osapuolten sopimat asiat, kuten hyväksytyt päätökset, annetut suositukset, sovitut lausumat ja erityisistä asiakohdista tehdyt päätelmät.
               
            3.   Pöytäkirjassa on myös oltava luettelo kokoukseen osallistuneista jäsenistä tai heidän varaedustajistaan sekä luettelo heidän mukanaan seuranneiden valtuuskuntien jäsenistä ja luettelo kokoukseen osallistuneista mahdollisista tarkkailijoista tai asiantuntijoista.
      4.   Osapuolten on hyväksyttävä pöytäkirja kirjallisesti kokousta seuraavien 28 kalenteripäivän kuluessa. Assosiaatiokomitean puheenjohtaja ja kumpikin sihteeri allekirjoittavat hyväksytyn pöytäkirjan. Sen oikeaksi todistettu jäljennös toimitetaan kullekin osapuolelle.
      5.   Jollei toisin sovita, assosiaatiokomitea laatii kokouksessa sovitut toimet yhteen kokoavan toimintasuunnitelman, jonka täytäntöönpanoa tarkastellaan uudelleen seuraavassa kokouksessa.
      12 artikla
      Päätökset ja suositukset
      1.   Erityisissä tapauksissa, joissa assosiaatiokomitealle on sopimuksessa annettu päätäntävaltaa tai joissa assosiaationeuvosto on siirtänyt sille tällaiset valtuudet, assosiaatiokomitea hyväksyy päätökset ja antaa suositukset osapuolten yhteisellä sopimuksella, ja Keski-Amerikka-osapuolen tasavallat ja EU-osapuoli allekirjoittavat ne komitean kokousten aikana.
      2.   Assosiaatiokomitea voi osapuolten niin sopiessa hyväksyä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Tätä varten assosiaationeuvoston puheenjohtajan on 8 artiklan mukaisesti toimitettava ehdotettu teksti kirjallisesti sen jäsenille, ja jäsenillä on 21 kalenteripäivää aikaa ilmoittaa kaikki siihen haluamansa varaumat ja muutokset. Kun tekstistä on sovittu, EU-osapuolen ja kunkin Keski-Amerikka-osapuolen tasavallan edustajat allekirjoittavat päätöksen tai suosituksen itsenäisesti ja yksi kerrallaan.
      3.   Assosiaatiokomitean asiakirjat otsikoidaan ”päätöksiksi” tai ”suosituksiksi”. Assosiaationeuvoston sihteeristö antaa kaikille päätöksille ja suosituksille järjestysnumeron, niiden hyväksymis- tai antamispäivän ja kuvauksen niiden kohteesta. Kussakin päätöksessä ilmoitetaan sen voimaantulopäivä ja sen on oltava Keski-Amerikka-osapuolen tasavaltojen ja EU-osapuolen allekirjoittama.
      13 artikla
      Kertomukset
      Assosiaatiokomitea raportoi assosiaationeuvostolle omasta toiminnastaan ja alakomiteoidensa, työryhmien ja muiden elinten toiminnasta kussakin assosiaationeuvoston sääntömääräisessä kokouksessa.
      14 artikla
      Kielet
      1.   Assosiaatiokomitean viralliset kielet ovat espanja ja jokin toinen osapuolten sopima sopimuksen todistusvoimainen kieli.
      2.   Jollei toisin päätetä, assosiaatiokomitea tekee ratkaisunsa näillä kielillä laadittujen asiakirjojen perusteella.
      15 artikla
      Kulut
      1.   Kukin osapuoli vastaa sille assosiaatiokomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista, sekä henkilöstö-, matka- ja oleskelukulujen osalta että posti- ja televiestintäkuluista.
      2.   Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista sekä asiakirjojen kopiointikuluista.
      3.   Kuluista, jotka aiheutuvat kokousten tulkkauksesta ja asiakirjojen kääntämisestä espanjaksi tai espanjasta ja tämän työjärjestyksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitetulle assosiaationeuvoston toiselle viralliselle kielelle tai kyseisestä toisesta kielestä, vastaa kokouksen järjestävä osapuoli. Tulkkauksesta ja kääntämisestä muille kielille tai muista kielistä vastaa suoraan tätä koskevan pyynnön esittänyt osapuoli.
      16 artikla
      Työjärjestyksen muuttaminen
      Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa 12 artiklan määräysten mukaisesti.
      17 artikla
      Alakomiteat ja erityistyöryhmät
      1.   Assosiaatiokomitea voi sopimuksen 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti päättää perustaa muita kuin sopimuksessa määrättyjä alakomiteoita tai erityistyöryhmiä avustamaan itseään tehtäviensä hoitamisessa. Assosiaatiokomitea voi päättää tällaisten alakomiteoiden tai työryhmien lakkauttamisesta tai määritellä niiden tehtävänkuvauksen tai muuttaa sitä. Jollei toisin päätetä, nämä alakomiteat toimivat assosiaatiokomitean alaisuudessa, jolle ne raportoivat kunkin kokouksensa jälkeen.
      2.   Jollei sopimuksessa toisin määrätä tai assosiaationeuvostossa toisin sovita, tätä työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin kaikkiin alakomiteoihin, lautakuntiin tai erityistyöryhmiin seuraavin mukautuksin:
      
                  a)
               
               
                  kukin osapuoli ilmoittaa kirjallisesti toisille osapuolille luettelon näissä elimissä olevista osallistujistaan ja heidän tehtävänsä. Assosiaatiokomitean sihteeristö hallinnoi näitä luetteloita;
               
            
                  b)
               
               
                  kaikki asiaankuuluva kirjeenvaihto, asiakirja-aineisto ja yhteydenpito yhteyspisteiden välillä toimitetaan samanaikaisesti myös assosiaatiokomitean sihteeristölle;
               
            
                  c)
               
               
                  jollei sopimuksessa toisin määrätä tai osapuolet toisin sovi, alakomiteoilla, lautakunnilla tai työryhmillä on ainoastaan valtuudet antaa suosituksia.