CELEX: 52012PC0456
Language: fi
Date: 2012-08-16
Title: Ehdotus NEUVOSTON ASETUS toimielinten historiallisten arkistojen tallettamista Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin koskevan asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83 säännösten muuttamisesta

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Ehdotus NEUVOSTON ASETUS toimielinten historiallisten arkistojen tallettamista Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin koskevan asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83 säännösten muuttamisesta /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	PERUSTELUT
1.           EHDOTUKSEN SISÄLTÖ
1.1.        Yleinen tausta
Helmikuussa 1983 annetussa neuvoston
asetuksessa[1]
edellytetään, että kyseisen asetuksen 1 artiklassa määritellyt toimielimet
perustavat historiallisia arkistoja ja avaavat ne yleisölle 30 vuoden kuluttua
asiakirjojen antamisesta. Sen mukaan kukin toimielin voi sijoittaa
historiallisen arkistonsa sopivimpana pitämäänsä paikkaan.
Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio
päättivät vuonna 1984 tallettaa historialliset arkistonsa Firenzen
yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jossa ne ovat yleisön nähtävissä.
Sittemmin myös Euroopan tilintarkastustuomioistuin, Euroopan talous- ja
sosiaalikomitea sekä Euroopan investointipankki ovat päättäneet tallettaa
arkistonsa sinne. Euroopan yhteisöt edustajanaan komissio ja yliopistollinen
Eurooppa-instituutti tekivät arkistoinnista sopimuksen 17. joulukuuta 1984.
Italian
hallitus on antanut yliopistollisen Eurooppa-instituutin käyttöön pysyvästi ja
maksutta arkistojen sijoitukseen soveltuvat tilat. Näin varmistetaan
talletettujen arkistojen säilyttäminen ja suojaaminen tunnustettujen
kansainvälisten normien mukaisesti.
Toimielinten historiallisten arkistojen
tallettamisella yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin pyritään siihen, että
arkistot ovat nähtävissä yhdessä paikassa, niihin on helppo tutustua ja että
näin edistetään Euroopan integraation ja EU:n toimielinten historian
tutkimusta.
1.2         Ehdotuksen tavoite
Ehdotuksella on tarkoitus vahvistaa
yliopistollisen Eurooppa-instituutin asema toimielinten historiallisten
arkistojen hoitajana. Se tarjoaa kunnollisen oikeusperustan ja rahoituspohjan
EU:n ja yliopistollisen Eurooppa-instituutin kumppanuudessa.
1.3         Ehdotuksen pääkohdat
Asetusehdotuksessa on tarkoitus säätää
toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisesta Firenzen
yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin. Kaikki
EU:n toimielimet lukuun ottamatta unionin tuomioistuinta ja Euroopan
keskuspankkia tallettavat tulevaisuudessa historialliset arkistonsa
yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, kun arkistot tulevat nykyisen
asetuksen mukaisesti julkisiksi.
Ehdotus ei vaikuta historiallisten arkistojen
omistukseen, vaan ne säilyvät toimielinten omistuksessa. Se ei myöskään vaikuta
nykyisiin sääntöihin, joiden perusteella toimielimet päättävät, mitkä
asiakirjat tulevat julkisiksi 30 vuoden kuluttua.
Yliopistolliselle Eurooppa-instituutille
historiallisten arkistojen hoidosta koituvat toiminta- ja
henkilöstökustannukset rahoitetaan EU:n yleisestä talousarviosta lukuun
ottamatta kuluja, jotka liittyvät arkistojen ja niitä hoitavan henkilöstön
edellyttämien rakennuksen/ rakennusten ja varastointitilojen tarjoamiseen ja
varustamiseen. Yliopistollinen Eurooppa-instituutti tarjoaa yleisölle pääsyn
EU:n historiallisiin arkistoihin. Tämä ei kuitenkaan estä toimielimiä itse tarjoamasta
historiallisia arkistojaan yleisön käyttöön.
Ehdotuksessa tehdään ero paperitallenteiden ja
digitaalisten arkistojen välillä. Yliopistollinen Eurooppa-instituutti
huolehtii jatkossakin paperiarkistojen fyysisestä tallettamisesta ja
säilyttämisestä. Sen ei kuitenkaan tarvitse säilyttää digitaalisia arkistoja
arkistoihin tutustumista varten. Toimielimet vastaavat omien asiakirjojensa
digitaalisten arkistojen pitkäaikaissäilytyksestä.
Ehdotuksessa tarkennetaan yliopistollisen
Eurooppa-instituutin vastuuta toimielinten historiallisiin arkistoihin
sisältyvien henkilötietojen suojelusta. Siinä säädetään lisäksi, että kukin
toimielin antaa asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83 soveltamista koskevat
täytäntöönpanosäännöt historiallisten arkistojen säilyttämisestä, avaamisesta
yleisölle sekä henkilötietojen suojelusta. 
2.           KUULEMISTEN TULOKSET
Tämä ehdotus ei edellytä vaikutusten
arviointia.
Asianosaisia on kuultu. Yliopistollinen
Eurooppa-instituutti ja Italia eli arkistot vastaanottava taho ja valtio tukevat
ehdotusta. EU:n toimielinten hallintoyksiköt ja EU:n virastojen verkosto
kannattavat myös ehdotuksen tavoitteita.
Unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki
ovat pyytäneet vapautusta velvoitteesta tallettaa historialliset arkistonsa
yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin. Ne eivät kuitenkaan sulje pois
mahdollisuutta tehdä niin myöhemmin vapaaehtoisesti. Tämä johtuu niiden
toiminnan luonteesta ja samantapaisten elinten historiallisia arkistoja
koskevista käytännöistä useissa jäsenvaltioissa.
3.           EHDOTUKSEN
OIKEUDELLINEN SISÄLTÖ
3.1 Ehdotuksen keskeiset säännökset
Asetusehdotuksessa säädetään toimielinten
historiallisten arkistojen tallettamisesta Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin, jossa instituutti tarjoaa ne yleisön nähtäväksi.
3.2 Oikeusperusta
Ehdotuksen
oikeusperusta on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT-sopimus)
352 artikla.
Neuvoston
asetus (ETY/Euratom) N:o 354/83 ja sen muutos vuonna 2003 annettiin Euroopan
yhteisön perustamissopimuksen 308 artiklan nojalla. Kyseinen artikla on SEUT-sopimuksen 352 artiklan edeltäjä. Nyt
tehty ehdotus ei vaikuta asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83 tarkoitukseen eli
toimielinten arkistojen avaamiseen 30 vuoden kuluttua.
Siinä ainoastaan määritellään, että arkistot talletetaan yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin, kun toimielimet ovat avanneet ne yleisölle voimassa
olevan asetuksen mukaisesti. Tällä vahvistetaan virallisesti nykyinen käytäntö,
jonka mukaan useimmat arkistojaan jo avanneet toimielimet ovat tallettaneet ne
tähän instituuttiin.
SEUT-sopimuksen 3
artiklan 3 kohdassa määrätään muun muassa, että unioni kunnioittaa
kulttuuriensa rikkautta ja huolehtii Euroopan kulttuuriperinnön vaalimisesta ja
kehittämisestä. Toimielinten historialliset
arkistot ovat osa Euroopan kulttuuriperintöä, ja niiden avaaminen yleisölle
palvelee pääasiassa akateemisia, koulutuksellisia ja kulttuurisia päämääriä. Unionilla on toimivalta päättää toimenpiteistä
jäsenvaltioiden tämän alan toimien tukemiseksi, koordinoimiseksi tai
täydentämiseksi, mutta perussopimuksissa ei määrätä tarvittavista valtuuksista
toimielinten historiallisten arkistojen suhteen. 
Muun
oikeusperustan käyttö edellyttäisi uutta asetusta neuvoston asetuksen
(ETY/Euratom) N:o 354/83 tilalle, jolloin kaikki sen perusperiaatteetkin olisi
käsiteltävä uudestaan. Tämä olisi huomattavasti laajakantoisempi asia kuin
mihin tällä ehdotuksella pyritään.
SEUT-sopimuksen 15
artiklan 3 kohdan käyttöä oikeusperustana harkittiin, mutta se hylättiin
seuraavista syistä:
Historiallisten
arkistojen perustamisen ensisijainen tavoite on koota yhteen valikoima
asiakirjoja niiden kestävän hallinnollisen, historiallisen tai todistusarvon
perusteella toimielinten historiallisen perinnön säilyttämiseksi ja
jakamiseksi. Jokainen toimielin avaa
historialliset arkistonsa yleisölle 30 vuoden kuluttua ja antaa samalla
lisätiedot, jonka avulla arkistot voidaan tallettaa oikeaan organisatoriseen ja
toiminnalliseen yhteyteen. Tämä menee pidemmälle kuin SEUT-sopimuksen 15
artiklan 3 kohdan mukainen yleisön tutustumisoikeus asiakirjoihin, jonka
ensisijainen tarkoitus on edistää hyvää hallintoa ja varmistaa yleisön
mahdollisuus osallistua toimielinten julkiseen päätöksentekoon.
SEUT-sopimuksen 15
artiklan 3 kohdan käyttö kaventaisi historiallisten arkistojen avaamista koskevien
sääntöjen soveltamisalaa, koska nykyisellään asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83
soveltamisalaan kuuluviin Euroopan keskuspankkiin, Euroopan investointipankkiin
ja unionin tuomioistuimeen sovellettaisiin tällä perusteella annettua asetusta
ainoastaan silloin, kun ne suorittavat hallinnollisia tehtäviään. 
3.3 Suhteellisuusperiaate
Ehdotus koskee ainoastaan historiallisten
arkistojen tallettamista yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin toimielinten
toimesta sekä talletukseen liittyviä ehtoja.
3.4 Sääntelytavan valinta
Asetus on ainoa soveltuva väline, jolla
saadaan aikaan kunnollinen oikeusperusta ja rahoituspohja EU:n ja
yliopistollisen Eurooppa-instituutin kumppanuudessa. Ehdotuksessa on kyse
vähäisestä muutoksesta olemassa olevaan säädökseen.
4.           TALOUSARVIOVAIKUTUKSET
Historiallisten arkistojen tallettamisen
yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin määrääminen velvoittavaksi ei aiheuta
uusia lyhyen eikä keskipitkän aikavälin vaikutuksia talousarvioon. Pitkän
aikavälin talousarviovaikutukset eivät ole todennäköisesti merkittäviä.
Kolme suurinta toimielintä eli Euroopan
parlamentti, neuvosto ja komissio, sekä Euroopan talous- ja sosiaalikomitea,
Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja Euroopan investointipankki ovat tähänkin
saakka tallettaneet historialliset arkistonsa Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin. Näiden arkistojen hoitoa on rahoitettu EU:n
talousarviosta siitä lähtien, kun niiden tallettaminen sinne aloitettiin yli 25
vuotta sitten. Rahoitusselvityksessä tarkastellaan tämän rahoituksen jatkoa.
Arkistojaan tallettavat toimielimet jakavat kustannukset siinä suhteessa, mikä
työmäärä niiden arkistojen hoitamisesta koituu.
Italian hallitus tarjoaa yliopistollisessa
Eurooppa-instituutissa tilat arkistoille sekä toimistot arkistoja hoitavalle henkilöstölle.

Tämän muutoksen seurauksena arkistoja
tallettavien toimielinten määrä kasvaa. Koska historiallisten arkistojen
tallettaminen koskee kuitenkin vasta 30 vuotta vanhojen asiakirjojen avaamista
yleisölle, kestää vielä pitkään ennen kuin tämä ehdotus alkaa vaikuttaa muihin
kuin arkistojaan yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin jo tallettaviin
toimielimiin. Lisäksi yhä useampia arkistoja muutetaan digitaalisiksi, jolloin
tarjoutuu mahdollisuuksia säästää kuluissa, joita arkistojen hoitaminen ja julkipitäminen
yliopistollisessa Eurooppa-instituutissa aiheuttaa. 
2012/0221 (APP)
Ehdotus
NEUVOSTON ASETUS
toimielinten historiallisten arkistojen
tallettamista Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin koskevan
asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83 säännösten muuttamisesta 
EUROOPAN
UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta
tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 352 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen,
sen jälkeen kun esitys
lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttäväksi säädökseksi on toimitettu
kansallisille parlamenteille,
ottaa huomioon Euroopan parlamentin
hyväksynnän,
on kuullut Euroopan tietosuojavaltuutettua,
noudattaa erityistä lainsäätämisjärjestystä,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)         
Euroopan talousyhteisön ja Euroopan
atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä
helmikuuta 1983 annetun neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83[2] mukaisesti toimielimet
perustavat historialliset arkistonsa ja avaavat ne kaikissa mahdollisissa tapauksissa
yleisölle 30 vuoden kuluttua. 
(2)         
Velvoitetta historiallisten arkistojen
perustamiseen ja niiden avaamiseen yleisölle kaikissa mahdollisissa tapauksissa
sovelletaan asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 1 artiklassa tarkoitettuihin
toimielimiin.
(3)         
Asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 säädetään,
että kukin toimielin voi sijoittaa historiallisen arkistonsa sopivimpana
pitämäänsä paikkaan.
(4)         
Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio
päättivät vuonna 1984 tallettaa historialliset arkistonsa Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin, jossa ne ovat yleisön nähtävissä. Euroopan yhteisöt
edustajanaan komissio ja Firenzen yliopistollinen Eurooppa-instituutti tekivät
asiasta sopimuksen 17 päivänä joulukuuta 1984.
(5)         
Euroopan talous- ja sosiaalikomitea sekä Euroopan
tilintarkastustuomioistuin ovat sittemmin sopineet liittyvänsä 17 päivänä
joulukuuta 1984 tehtyyn arkistointisopimukseen. Euroopan investointipankki
tallettaa omat historialliset arkistonsa yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin tämän kanssa tekemänsä erillisen sopimuksen nojalla,
joka allekirjoitettiin 1 päivänä heinäkuuta 2005, ja historia-arkistoa
koskevista säännöistä 7 päivänä lokakuuta 2005 tehdyn pankin hallituksen
päätöksen[3]
nojalla. 
(6)         
 Italian hallitus on antanut yliopistollisen
Eurooppa-instituutin käyttöön pysyvästi ja maksutta arkistojen sijoitukseen
soveltuvat tilat, jotta talletetut arkistot voidaan säilyttää ja suojata
tunnustettujen kansainvälisten normien mukaisesti ja jotta niihin voidaan
tutustua paikan päällä. 
(7)         
Toimielinten historiallisten arkistojen
tallettamisella yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin pyritään siihen, että
arkistot ovat nähtävissä yhdessä paikassa, niihin on helppo tutustua ja että
näin edistetään Euroopan integraation ja EU:n toimielinten historian
tutkimusta. Yliopistollinen Eurooppa-instituutti on tunnettu Eurooppaan ja
Euroopan yhdentymiseen keskittyvä akateemisen tutkimuksen ja oppimisen keskus.
Sillä on lähes 30 vuoden kokemus toimielinten historiallisten arkistojen
hallinnoinnista, niiden säilyttämistä ja niihin tutustumista varten
rakennettujen nykyaikaisten varastointitilojen ja tutkimusmahdollisuuksien
tarjoamisesta ja sillä on kansainvälinen maine näiden arkistojen keskuksena. 
(8)         
Toimielinten historiallisten arkistojen
tallettamisen jatkaminen yliopistollisessa Eurooppa-instituutissa edellyttää
vakaata oikeusperustaa, joka kuvastaa instituutin asemaa toimielinten
kumppanina niiden historiallisten arkistojen hallinnoinnissa.
(9)         
Unionin tuomioistuimen ja Euroopan keskuspankin
toiminnan luonteen takia on perusteltua, että niitä ei velvoiteta tallettamaan
historiallisia arkistojaan yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin tämän
asetuksen mukaisesti. Unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat
tallettaa historialliset arkistonsa Eurooppa-instituuttiin vapaaehtoisesti.
(10)     
Tätä asetusta olisi sovellettava kaikkiin muihin
toimielimiin. Sillä ei muuteta kutakin toimielintä koskevaa vaatimusta avata
historialliset arkistonsa yleisölle, eikä sitä, että kunkin toimielimen
historialliset arkistot säilyvät kyseisen toimielimen omistuksessa.
(11)     
Yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin
talletettuihin historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja on
käsiteltävä asetuksen (EY) N:o 45/2001[4]
mukaisesti.
(12)     
Toimielinten arkistojen hallinnointia
yliopistollisessa Eurooppa-instituutissa voidaan tukea myöntämällä avustuksia. 
(13)     
Sen vuoksi asetusta (EY) N:o 354/83 olisi
muutettava,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Muutetaan asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83
seuraavasti:
1. Korvataan 8 artiklan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin unionin tuomioistuinta ja
Euroopan keskuspankkia lukuun ottamatta tallettaa Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin historiallisiin arkistoihinsa kuuluvat asiakirjansa,
jotka se on avannut yleisölle tämän asetuksen mukaisesti. Tallettaminen tapahtuu liitteessä kuvatulla
tavalla.”
2. Lisätään
8 artiklaan kohdat seuraavasti:
”3. Unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki
voivat tallettaa historialliset arkistonsa Eurooppa-instituuttiin
vapaaehtoisesti.
4. Toimielinten historiallisten arkistojen
tallettaminen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin ei vaikuta arkistojen
omistukseen tai suojeluun, joista säädetään Euroopan unionin toiminnasta tehdyn
sopimuksen liitteenä olevan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista
tehdyn pöytäkirjan 2 artiklassa.
5. Yliopistollisen Eurooppa-instituutin on
varmistettava talletettujen arkistojen säilyttäminen ja suojelu. Säilyttämisen
ja suojelun on oltava arkistojen fyysistä suojelua koskevien tunnustettujen
kansainvälisten normien mukaista, ja siinä on noudatettava vähintään julkisten
arkistojen säilyttämiseen ja hallinnointiin Italiassa sovellettavia teknisiä
sääntöjä ja turvallisuussääntöjä. Tämän takia talletettuja asiakirjoja on
säilytettävä tätä tarkoitusta varten rakennetuissa varastointitiloissa.
6. Kullakin
arkistojaan tallettavalla toimielimellä on oikeus pyytää tietoja arkistojensa
hallinnoinnista yliopistollisessa Eurooppa-instituutissa ja oikeus tarkastaa
sinne tallettamansa arkistot.
7. Yliopistollinen
Eurooppa-instituutti asettaa yleisön saataville historialliset arkistot, jotka
sille luovutetaan 1 ja 3 kohdan mukaisesti. Toimielimet voivat asettaa yleisön
saataville version samoista historiallisista arkistoista.
8. Yliopistolliselle
Eurooppa-instituutille voidaan myöntää avustuksia historiallisten arkistojen
hallinnoinnin tukemiseksi tämän asetuksen mukaisesti ja neuvoston asetusta (EY,
Euratom) N:o 1605/2002 noudattaen ja edellyttäen, että budjettivallan käyttäjä
asettaa saataville tarvittavat määrärahat asianomaisesta budjettikohdasta. Arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset
jaetaan toimielinten kesken suhteellisesti. Kustannukset,
jotka liittyvät arkistojen ja niitä hoitavan henkilöstön edellyttämien
rakennuksen/rakennusten ja varastointitilojen tarjoamiseen ja varustamiseen,
eivät ole tukikelpoisia. 
9. Yliopistollinen
Eurooppa-instituutti käsittelee historiallisiin arkistoihin sisältyviä
henkilötietoja asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti. Yliopistollinen
Eurooppa-instituutti toimii henkilötietojen käsittelijänä kyseisen asetuksen 2
artiklan mukaisesti arkistoja tallettavien toimielinten ohjeiden perusteella. 
10. Euroopan tietosuojavaltuutetulla on oltava yliopistollisen
Eurooppa-instituutin valvontavalmiudet toimielinten tallettamiin
historiallisiin arkistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.”
3. Korvataan 9 artiklan 1 kohta seuraavasti:
”Kunkin toimielimen on vahvistettava tämän
asetuksen soveltamista koskevat sisäiset säännöt. Niihin sisältyvät säännöt
historiallisten arkistojen säilyttämisestä, avaamisesta yleisölle sekä
henkilötietojen suojelusta. Mikäli mahdollista, toimielinten on saatettava
arkistonsa yleisön saataville sähköisessä muodossa. Toimielinten on
säilytettävä myös erityistarpeisiin mukautetuissa muodoissa olevat asiakirjat
(sokeainkirjoitus, suurennettu teksti tai äänite).”
4. Lisätään liite tämän asetuksen liitteen
mukaisesti.
2 artikla
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää
seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa
lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan
velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä
                                                                       Neuvoston
puolesta
                                                                       Puheenjohtaja
                                                                       
LIITE
Lisätään liite seuraavasti:
”Liite
Toimielinten
historiallisten arkistojen tallettamista Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin koskevat säännökset
1.   Muussa kuin digitaalisessa muodossa olevien arkistojen osalta
asiakirjojen alkuperäiset kappaleet talletetaan yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin säilytettäviksi pysyvästi yhdessä mikrotallenteen ja/tai
digitaalisen kopion kanssa.
Digitaalisessa muodossa olevien arkistojen
osalta yliopistollisella Eurooppa-instituutilla on oltava pysyvä pääsy
asiakirjoihin tavalla, jonka ansiosta sen on mahdollista täyttää
velvollisuutensa asettaa historialliset arkistot yleisön saataville yhdessä
paikassa ja edistää niihin tutustumista. Toimielimet vastaavat omien
asiakirjojensa digitaalisten arkistojen pysyvästä säilytyksestä.
2. Tallettaminen
tapahtuu vuosittaisissa erissä ja mahdollisuuksien mukaan toimielinten
tavanomaisten arkistointiprosessien mukaisesti.
3.   Arkistojaan
tallettavat toimielimet voivat oikeudellisista tai hallinnollisista syistä olla
tallettamatta tietynlaisia alkuperäisiä asiakirjoja yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin. Siinä tapauksessa ne
tallettavat mikrotallenteen tai digitaalisen kopion.
4.   Arkistojaan tallettavat toimielimet pysyvät arkistojen omistajina ja
ovat yksinomaisesti vastuussa arkistoon talletettujen tai muulla tavoin
yliopistollisen Eurooppa-instituutin saataville asetettujen asiakirjojen ja
tiedostojen koostumuksesta. Yliopistollinen
Eurooppa-instituutti ei muuta arkistojaan tallettavien toimielinten
arkistointiluokittelua eikä poista tai muuta asiakirjoja tai tiedostoja.
5.   Yliopistollisen Eurooppa-instituutin on
palautettava arkistojaan tallettaville toimielimille kaikkien talletettujen
asiakirjojen ja tiedostojen alkuperäiskappaleet näiden toimielinten sitä
pyytäessä. Arkistojaan tallettavien
toimielinten on palautettava alkuperäiskappaleet yliopistolliselle
Eurooppa-instituutille heti, kun ne eivät enää tarvitse niitä.
6.   Yliopistollisen
Eurooppa-instituutin on välittömästi ilmoitettava arkistojaan tallettaville
toimielimille kaikista olosuhteista, jotka voisivat vaarantaa niiden
tallettamien arkistojen loukkaamattomuuden.”
SÄÄDÖSEHDOTUKSEEN LIITTYVÄ RAHOITUSSELVITYS
1.           PERUSTIEDOT EHDOTUKSESTA/ALOITTEESTA
              1.1.    Ehdotuksen/aloitteen nimi
              1.2.    Toimintalohko(t)
toimintoperusteisessa johtamis- ja budjetointijärjestelmässä (ABM/ABB)
              1.3.    Ehdotuksen/aloitteen
luonne
              1.4.    Tavoitteet
              1.5.    Ehdotuksen/aloitteen
perustelut
              1.6.    Toiminnan
ja sen rahoitusvaikutusten kesto
              1.7.    Hallinnointitapa
(hallinnointitavat)
2.           HALLINNOINTI
              2.1.    Seuranta-
ja raportointisäännöt
              2.2.    Hallinnointi-
ja valvontajärjestelmä
              2.3.    Toimenpiteet
petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisemiseksi
3.           EHDOTUKSEN/ALOITTEEN ARVIOIDUT
RAHOITUSVAIKUTUKSET
              3.1.    Kyseeseen
tulevat monivuotisen rahoituskehyksen otsakkeet ja menopuolen budjettikohdat
              3.2.    Arvioidut
vaikutukset menoihin
              3.2.1. Yhteenveto
arvioiduista vaikutuksista menoihin
              3.2.2. Arvioidut
vaikutukset toimintamäärärahoihin
              3.2.3. Arvioidut
vaikutukset hallintomäärärahoihin
              3.2.4. Yhteensopivuus
nykyisen monivuotisen rahoituskehyksen kanssa
              3.2.5. Ulkopuolisten
tahojen osallistuminen rahoitukseen
              3.3.    Arvioidut vaikutukset tuloihin
SÄÄDÖSEHDOTUKSEEN
LIITTYVÄ RAHOITUSSELVITYS
1.           PERUSTIEDOT EHDOTUKSESTA/ALOITTEESTA
1.1.        Ehdotuksen/aloitteen nimi
Toimielinten
historiallisten arkistojen tallettamista Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin koskevan asetuksen (ETY/Euratom) N:o 354/83 säännösten
muuttamisesta annettu neuvoston asetus
1.2.        Toimintalohko(t)
toimintoperusteisessa johtamis- ja budjetointijärjestelmässä (ABM/ABB)[5]
Suhteet kansalaisyhteiskuntaan, avoimuus ja
tiedottaminen
1.3.        Ehdotuksen/aloitteen luonne
Ehdotus liittyy käynnissä olevan toimen
jatkamiseen.
1.4.        Tavoitteet
1.4.1.     Komission monivuotinen
strateginen tavoite (monivuotiset strategiset tavoitteet), jonka (joiden)
saavuttamista ehdotus/aloite tukee
Ehdotuksen tavoitteena on säännönmukaistaa ja luoda
toimiva perusta toimielinten historiallisten arkistojen hallinnointia ja
julkipitämistä koskevalle nykyiselle kumppanuudelle yliopistollisen
Eurooppa-instituutin kanssa. Toimielinten historiallisten arkistojen
tallettamisella yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin pyritään siihen, että
arkistot ovat nähtävissä yhdessä paikassa, niihin on helppo tutustua ja että
näin edistetään Euroopan integraation ja EU:n toimielinten historian
tutkimusta.
1.4.2.     Erityistavoite
(erityistavoitteet) sekä toiminto (toiminnot) toimintoperusteisessa johtamis-
ja budjetointijärjestelmässä
Erityistavoite N:o
25.02.01.01
Toiminto (toiminnot) toimintoperusteisessa
johtamis- ja budjetointijärjestelmässä
Suhteet kansalaisyhteiskuntaan, avoimuus ja
tiedottaminen
Unionin laajuisesti vaikuttavat laitokset ja
yhdistykset / Euroopan unionin historialliset arkistot
1.4.3.     Odotettavissa olevat tulokset
ja vaikutukset
Kumppanuudella yliopistollisen
Eurooppa-instituutin kanssa tuodaan lisäarvoa toimielinten historiallisille
arkistoille ja helpotetaan kyseisten arkistojen julkipitämistä ja yleisön
tutustumista niihin.
1.4.4.     Tulos- ja
vaikutusindikaattorit
(1)         
Toimielinten Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin tallettamat arkistot
(2)         
Yliopistollisen Eurooppa-instituutin kokoamat
yksityiset arkistot sekä Euroopan yhdentymiseen vaikuttaneiden yksittäisten
henkilöiden ja julkisten ja yksityisten organisaatioiden omat asiakirjat sekä
tämän aineiston kuvaukset 
(3)         
Kokoelmaoppaiden, inventaarioiden, lähdejulkaisujen
ja muiden tutkimuksen apuvälineiden tuottaminen ja julkaiseminen
(4)         
Yliopistollisen Eurooppa-instituutin tarjoama
lukusali varusteineen
(5)         
Verkkoon saataville asetetut inventaariot ja
arkistot
(6)         
Lukusalin kävijämäärät
(7)         
Toimet, joilla edistetään tutustumista toimielinten
historiallisiin arkistoihin.
1.5.        Ehdotuksen/aloitteen
perustelut
1.5.1.     Tarpeet, joihin
ehdotuksella/aloitteella vastataan lyhyellä tai pitkällä aikavälillä
Toimielinten Firenzen yliopistolliseen
Eurooppa-instituuttiin tallettamien historiallisten arkistojen hallinnointi ja
asettaminen yleisön saataville.
1.5.2.     EU:n osallistumisesta saatava
lisäarvo
Kumppanuudella yliopistollisen
Eurooppa-instituutin kanssa helpotetaan toimielinten historiallisten arkistojen
julkipitämistä ja yleisön tutustumista niihin.
Jo arkistojen kokoaminen yhteen paikkaan lisää
niiden arvoa. Lisäksi se mahdollistaa yliopistolliselle Eurooppa-instituutille
lisäarvon tuottamisen luomalla yhteyksiä eri arkistojen välille, tuottamalla
tarvittaessa haku- ja muita tutkimuksen apuvälineitä ja tarjoamalla yleisölle pääsyn
arkistoihin sekä verkossa että paikan päällä.
1.5.3.     Vastaavista toimista saadut
kokemukset
Kuusi toimielintä tallettivat historialliset
arkistonsa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin Euroopan yhteisöjen
ja yliopistollisen Eurooppa-instituutin välillä 17. joulukuuta
1984 tehdyn sopimuksen perusteella. Vuonna 1984 tehty tallettamista
koskeva sopimus on kuitenkin vanhentunut, ja se on korvattava vakaammalla
oikeudellisella ja taloudellisella perustalla kumppanuudelle yliopistollisen
Eurooppa-instituutin kanssa.
1.5.4.     Yhteensopivuus muiden
kyseeseen tulevien välineiden kanssa ja mahdolliset synergiaedut
Ei ole
sovellettavissa.
1.6.        Toiminnan ja sen
rahoitusvaikutusten kesto
Ehdotuksen mukaisen toiminnan kestoa ei ole
rajattu.
1.7.        Hallinnointitapa
(hallinnointitavat)[6]
Komissio hallinnoi suoraan keskitetysti.
2.           HALLINNOINTI
2.1.        Seuranta- ja
raportointisäännöt
Yliopistollinen Eurooppa-instituutti toimittaa
kullekin kalenterivuodelle luonnoksen työohjelmasta keskusteltavaksi komission
kanssa. Työohjelmaan sisältyy henkilöstötaulukko, jossa kuvataan palveluksessa
olevan henkilöstön määrä 31. joulukuuta asianomaisena vuonna, sitä
seuraavana vuonna sekä sitä edeltävänä vuonna. Työohjelma toimitetaan edeltävän
vuoden helmikuussa.
Kun muita arkistojaan tallettavia toimielimiä on
kuultu, komissio ja yliopistollinen Eurooppa-instituutti sopivat työohjelmasta
ja se liitetään vuotuiseen avustussopimukseen.
Komissio seuraa työohjelman täytäntöönpanoa.
Yliopistollinen Eurooppa-instituutti toimittaa
historiallisia arkistoja koskevan vuotuisen toimintakertomuksen kunkin
kalenterivuoden lopussa.
2.2.        Hallinnointi- ja
valvontajärjestelmä
2.2.1.     Todetut riskit
Paperiarkistoihin tallennettuihin toimielinten
asiakirjoihin mahdollisesti kohdistuvat riskit ovat hyvin pieniä. Italian
hallitus on antanut arkistojen käyttöön niitä varten rakennetut nykyaikaiset
varastointitilat, jotka ovat arkistojen pitkäaikaista säilytystä koskevien
korkeimpien kansainvälisten normien mukaiset.
2.2.2.     Valvontamenetelmät
Kumppanuussopimukset yliopistollisen
Eurooppa-instituutin kanssa tarjoavat puitteet talousarvion ja työohjelman
jatkuvalle käsittelylle, tarkastelulle ja arvioinnille. Kullakin arkistojaan
tallettavalla toimielimellä on oikeus pyytää tietoja arkistojensa hallinnoinnista
yliopistollisessa Eurooppa-instituutissa ja oikeus tarkastaa sinne
tallettamansa arkistot.
2.3.        Toimenpiteet petosten ja
sääntöjenvastaisuuksien ehkäisemiseksi
SEUT-sopimuksen 287 artiklan 3 kohdassa
tilintarkastustuomioistuimelle annetaan oikeus tarkastaa kaikkien EU:n
talousarviosta maksun saavien luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden
tulot ja menot. Komission ja petostentorjuntavirasto OLAFin valtuuksista torjua
EU:n taloudellista etua vahingoittavaa rikollisuutta säädetään alaa koskevissa
erityisissä säädöksissä (eli neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2185/96 sekä
neuvoston ja parlamentin asetuksessa (EY) N:o 1073/1999) ja Euroopan
yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta
annetussa neuvoston asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1605/2002. Viimeksi
mainitun 120 artiklan 3 kohdassa säädetään, että jokaisessa avustuspäätöksessä
ja -sopimuksessa määrätään nimenomaisesti komission ja
tilintarkastustuomioistuimen valtuuksista tarkastaa kaikkien EU:lta varoja
saaneiden toimeksisaajien ja alihankkijoiden tositteet ja tehdä näiden luo
tarkastuskäyntejä. 
3.           EHDOTUKSEN/ALOITTEEN ARVIOIDUT
RAHOITUSVAIKUTUKSET
3.1.        Kyseeseen tulevat
monivuotisen rahoituskehyksen otsakkeet ja menopuolen budjettikohdat
·      Talousarviossa jo olevat budjettikohdat
Monivuotisen rahoituskehyksen otsakkeiden ja
budjettikohtien mukaisessa järjestyksessä.
 Moniv. rahoitus­kehyksen otsake || Budjettikohta || Menolaji || Rahoitusosuudet 
 Euroopan unionin historialliset arkistot || JM/EI-JM ([7]) || EFTA-mailta[8] || ehdokas­mailta[9] || kolman­silta mailta || Varainhoito-asetuksen 18 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut rahoitusosuudet 
 5 Hallinto || 25.02.01.01 || JM || EI || EI || EI || EI 
3.2.        Arvioidut vaikutukset
menoihin 
3.2.1.     Yhteenveto arvioiduista
vaikutuksista menoihin 
milj. euroa (kolmen desimaalin tarkkuudella)
 Monivuotisen rahoituskehyksen otsake: || 5 || ”Hallintomenot” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || YHTEEN­SÄ 2013–2019 
 PÄÄOSASTO: KOMISSION PÄÄSIHTEERISTÖ || 
  Henkilöresurssit || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Työmatkat || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Historialliset arkistot || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 SG YHTEENSÄ ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 Monivuotisen rahoituskehyksen OTSAKKEESEEN 5 kuuluvat määrärahat YHTEENSÄ || (Sitoumukset yhteensä = maksut yhteensä) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Monivuotisen rahoituskehyksen OTSAKKEISIIN 1–5 kuuluvat määrärahat YHTEENSÄ || Sitoumukset ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Maksut ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Arvioidut vaikutukset
toimintamäärärahoihin
Ehdotus ei edellytä toimintamäärärahoja.
3.2.3.     Arvioidut vaikutukset
hallintomäärärahoihin
3.2.3.1.  Yhteenveto 
Ehdotus edellyttää hallintomäärärahoja
seuraavasti:
milj. euroa (kolmen
desimaalin tarkkuudella)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || YHTEEN­SÄ 
 Monivuotisen rahoituskehyksen OTSAKE 5 ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Henkilöresurssit ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Muut hallintomenot ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Monivuotisen rahoituskehyksen OTSAKE 5, välisumma ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Monivuotisen rahoituskehyksen OTSAKKEESEEN 5[11] sisältymättömät ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Henkilöresurssit ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Muut hallintomenot ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Monivuotisen rahoituskehyksen OTSAKKEESEEN 5 sisältymättömät, välisumma ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 YHTEENSÄ || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Tarvittavat
hallintoresurssit katetaan osuudesta, joka voidaan myöntää hallinnoivalle pääosastolle
vuotuisessa määrärahojen jaossa ottaen huomioon talousarviorajoitukset.
3.2.3.2.   Henkilöresurssien
arvioitu tarve
Ehdotus edellyttää henkilöresursseja seuraavasti:
arvio kokonaislukuina (tai enintään yhden
desimaalin tarkkuudella)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Henkilöstötaulukkoon sisältyvät virat/toimet (virkamiehet ja väliaikaiset toimihenkilöt) 
 25 01 01 01 (päätoimipaikka ja komission edustustot EU:ssa) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (edustustot EU:n ulkopuolella) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (epäsuora tutkimustoiminta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (suora tutkimustoiminta) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Ulkopuolinen henkilöstö (kokoaikaiseksi muutettuna)[12] 
 XX 01 02 01 (kokonaismäärärahoista katettavat sopimussuhteiset toimihenkilöt, vuokrahenkilöstö ja kansalliset asiantuntijat) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (sopimussuhteiset ja paikalliset toimihenkilöt, vuokrahenkilöstö, nuoremmat asiantuntijat ja kansalliset asiantuntijat EU:n ulkopuolisissa edustustoissa) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || päätoimipaikassa[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 EU:n ulkop. edustustoissa ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (epäsuora tutkimustoiminta: sopimussuhteiset toimihenkilöt, vuokrahenkilöstö ja kansalliset asiantuntijat) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (suora tutkimustoiminta: sopimussuhteiset toimihenkilöt, vuokrahenkilöstö ja kansalliset asiantuntijat) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Muu budjettikohta (mikä?) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 YHTEENSÄ || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX viittaa
kyseessä olevaan toimintalohkoon eli talousarvion osastoon.
Henkilöresurssien tarve katetaan toimen
hallinnointiin jo osoitetulla pääosaston henkilöstöllä ja/tai pääosastossa
toteutettujen henkilöstön uudelleenjärjestelyjen tuloksena saadulla
henkilöstöllä sekä tarvittaessa sellaisilla lisäresursseilla, jotka toimea
hallinnoiva pääosasto voi saada käyttöönsä vuotuisessa määrärahojen
jakomenettelyssä talousarvion puitteissa.
Kuvaus henkilöstön tehtävistä:
 Virkamiehet ja väliaikaiset toimihenkilöt || Kumppanuus- ja avustussopimusten valmistelu. Määrärahaesityksen valmistelu. Työohjelman ja menojen seuranta. Mahdolliset jälkiarvioinnit. 
 Ulkopuolinen henkilöstö || ------ 
3.2.4.     Yhteensopivuus nykyisen
monivuotisen rahoituskehyksen kanssa
Ehdotus on nykyisen monivuotisen rahoituskehyksen
mukainen.
3.2.5.     Ulkopuolisten tahojen
osallistuminen rahoitukseen
Ehdotuksen rahoittamiseen ei osallistu
ulkopuolisia tahoja.
3.3.        Arvioidut vaikutukset
tuloihin
Ehdotuksella ei ole vaikutuksia tuloihin.
[1]               Neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83, sellaisena
kuin se on muutettuna 22 päivänä syyskuuta 2003 annetulla neuvoston asetuksella
(EY, Euratom) N:o 1700/2003. Ks. EYVL L 43, 15.2.1983, s. 1; EUVL L 243,
27.9.2003, s. 1.
[2]               EYVL L 43, 15.2.1983, s. 1.
[3]               EUVL C 289, 22.11.2005, s. 12.
[4]               EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.
[5]               ABM: toimintoperusteinen johtaminen; ABB:
toimintoperusteinen budjetointi.
[6]               Kuvaukset eri hallinnointitavoista ja viittaukset
varainhoitoasetukseen ovat saatavilla budjettipääosaston verkkosivuilla
osoitteessa http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               JM = jaksotetut määrärahat / EI-JM = jaksottamattomat
määrärahat.
[8]               EFTA: Euroopan vapaakauppaliitto.
[9]               Ehdokasmaat ja soveltuvin osin Länsi-Balkanin
mahdolliset ehdokasmaat.
[10]             Menoihin kohdistuvien vaikutusten odotetaan kehittyvän
samassa tahdissa vuoden 2019 jälkeen. 
[11]             Tekninen ja/tai hallinnollinen apu sekä EU:n ohjelmien
ja/tai toimien toteuttamiseen liittyvät tukimenot (entiset BA-budjettikohdat),
epäsuora ja suora tutkimustoiminta.
[12]             CA = sopimussuhteiset toimihenkilöt; INT =
vuokrahenkilöstö, JED = nuoremmat asiantuntijat EU:n ulkopuolisissa
edustustoissa, paikalliset toimihenkilöt SNE = kansalliset asiantuntijat. .
[13]             Toimintamäärärahoista katettavan ulkopuolisen henkilöstön
enimmäismäärä (entiset BA-budjettikohdat).
[14]             Etenkin rakennerahastot, Euroopan maaseudun kehittämisen
maatalousrahasto (maaseuturahasto) ja Euroopan kalatalousrahasto.