CELEX: 22015D1215
Language: hu
Date: 2014-11-07 00:00:00
Title: Az EU–Közép-Amerika Társulási Tanács 1/2014 határozata (2014. november 7.) a saját és a társulási bizottság eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/1215]

24.7.2015   
            
            
               HU
            
            
               Az Európai Unió Hivatalos Lapja
            
            
               L 196/26
            
         FORDÍTÁS
   AZ EU–KÖZÉP-AMERIKA TÁRSULÁSI TANÁCS 1/2014 HATÁROZATA
   (2014. november 7.)
   a saját és a társulási bizottság eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/1215]
   AZ EU–KÖZÉP-AMERIKA TÁRSULÁSI TANÁCS,
   tekintettel az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről Közép-Amerika közötti társulás létrehozásáról szóló megállapodásra (a továbbiakban: a Megállapodás) és különösen annak 4. cikkére, 5. cikke (2) bekezdésére, 7. cikke (3) bekezdésére és 8. cikke (6) bekezdésére,
   mivel:
   
               (1)
            
            
               A Megállapodás 353. cikkének (4) bekezdése értelmében a Megállapodás kereskedelemre vonatkozó IV. részét Nicaraguával, Hondurasszal és Panamával 2013. augusztus 1-je óta, Salvadorral és Costa Ricával 2013. október 1-je óta, Guatemalával pedig 2013. december 1-je óta alkalmazzák.
            
         
               (2)
            
            
               A Megállapodás hatékony végrehajtásának előmozdítása érdekében a Megállapodás intézményi keretét a lehető leghamarabb létre kell hozni.
            
         
               (3)
            
            
               A Megállapodás eltérő rendelkezésének hiányában a társulási tanács feladata a Megállapodás végrehajtásának felügyelete, valamint a saját, a társulási bizottság és az albizottságok eljárási szabályzatának megállapítása,
            
         ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
   Egyetlen cikk
   Az EU–Közép-Amerika Társulási Tanács elfogadja a társulási tanács eljárási szabályzatát, valamint a társulási bizottság és az albizottságok eljárási szabályzatát, amelyek az A. és a B. mellékletben találhatók.
   A határozat elfogadására írásbeli eljárással kerül sor. A határozat azon a napon lép hatályba, amikor azt a Titkárság – valamennyi Fél aláírásával – kézhez veszi.
   
      Kelt a Costa Rica-i San Joséban, 2014. november 7-én.
      
          
      
   
   
      A. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről Közép-Amerika közötti társulás létrehozásáról szóló megállapodás (a továbbiakban: a „Megállapodás”) 4. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott társulási tanács a Megállapodás 4. cikkének (2) bekezdésében előírt feladatokat végzi, és felelősséget vállal a Megállapodás általános végrehajtásáért, valamint bármely más két- vagy többoldalú, illetve nemzetközi közös érdekű kérdésért.
      (2)   A Megállapodás 5. és 345. cikkében előírtak szerint a társulási tanács az EU Fél képviselőiből és a közép-amerikai fél minden egyes köztársaságának megfelelő miniszteri szintű képviselőiből áll, figyelembe véve az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdéseket. Adott esetben, amennyiben valamennyi fél egyetért, a társulási tanács állam-, illetve kormányfői szinten ülésezik.
      (3)   A Megállapodás 345. cikke értelmében amikor a társulási tanács kizárólag vagy főként a Megállapodás IV. részében rábízott feladatokat végzi, összetételét tekintve az EU Fél képviselőiből és a KA Félhez tartozó minden egyes köztársaságnak a kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős minisztereiből kell állnia.
      (4)   A Megállapodás 352. cikke (3) bekezdése rendelkezéseinek megfelelően a KA Félhez tartozó köztársaságok együttesen járnak el a Megállapodás intézményi keretén belüli döntéshozatal során; a határozatok és ajánlások elfogadásához konszenzusuk szükséges.
      (5)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek”-re történő hivatkozásokra a Megállapodás 352. cikkében szereplő fogalommeghatározással összhangban kerül sor.
      2. cikk
      Elnökség
      A társulási tanács elnökségét az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselője, illetve a KA Fél miniszteri szintű képviselője felváltva tölti be, 12 hónapos időtartamra. Az első időszak a társulási tanács első ülésének napján kezdődik, és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A társulási tanács rendszeresen, legalább kétévenként ülésezik. A társulási tanács bármelyik fél kérésére külön ülést tarthat, amennyiben a felek erről megállapodnak.
      (2)   A társulási tanács minden ülését a két fél közötti megállapodás szerinti helyszínen és időpontban tartja.
      (3)   A társulási tanács üléseit a társulási tanács titkárai az elnök egyetértésével, közösen hívják össze.
      (4)   A társulási bizottság ülései – kivételesen és amennyiben a felek erről megállapodnak – technológiai eszköz útján, például videokonferencia formájában is megtarthatók.
      4. cikk
      Képviselet
      (1)   A társulási tanács tagjai akadályoztatásuk esetén képviseltethetik magukat. Amennyiben egy tag valamely ülésen képviseltetni kívánja magát, az érintett ülést megelőzően írásban közölnie kell az elnökkel képviselője nevét.
      (2)   A társulási tanács tagjának képviselője a képviselt tag valamennyi jogát gyakorolja.
      5. cikk
      Küldöttségek
      (1)   A társulási tanács tagjait kísérhetik tisztviselők. Az elnököt a titkárság útján minden ülés előtt tájékoztatni kell a felek küldöttségének tervezett összetételéről.
      (2)   A társulási tanács, amennyiben a felek megállapodnak erről, nem tagokat is felkérhet az üléseken való részvételre megfigyelőként vagy abból a célból, hogy bizonyos témakörökben tájékoztatással szolgáljanak.
      6. cikk
      Titkárság
      Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának egy tisztviselője és a KA Fél egy tisztviselője együttesen látják el a Társulási Tanács titkári feladatait.
      7. cikk
      Levelezés
      (1)   A társulási tanácshoz címzett levelezést vagy az EU Fél, vagy a KA Félhez tartozó köztársaságok részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A titkárság gondoskodik a levelezés továbbításáról az elnök részére, és adott esetben annak köröztetéséről a társulási tanács többi tagja számára.
      (3)   A titkárság elküldi a levelezést az Európai Bizottság Főtitkárságára, az Európai Külügyi Szolgálathoz, a tagállamok állandó képviseleteire, az Európai Unió Tanácsának Főtitkárságára, valamint a KA Félhez tartozó köztársaságok brüsszeli (Belgium) nagykövetségeire, másolatban pedig a külügyekért vagy a kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős minisztériumoknak.
      (4)   A társulási tanács elnökétől származó közleményeket a titkárság elküldi a címzettek részére, és adott esetben körözteti a (3) bekezdésben megjelölt címeken a társulási tanács többi tagja körében is.
      8. cikk
      Bizalmas kezelés
      (1)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, a társulási tanács ülései nem nyilvánosak.
      (2)   Amikor az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a társulási tanács elé, a másik fél a szóban forgó információkat a Megállapodás 336. cikke (2) bekezdésében leírt eljárás szerint kezeli.
      (3)   A felek dönthetnek úgy, hogy a társulási tanács határozatait és ajánlásait hivatalos lapjukban közzéteszik.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   Az elnök minden ülésre ideiglenes napirendet készít. Az ideiglenes napirendet a társulási tanács titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal eljuttatják a 7. cikkben említett címzetteknek.
      Az ideiglenes napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre történő felvételére vonatkozóan az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 naptári nappal felkérést kapott; az ilyen pontok ugyanakkor csak akkor kerülnek fel az ideiglenes napirendre, ha az e pontokat alátámasztó dokumentumokat legkésőbb a napirend kiküldésének napját megelőzően eljuttatták a titkároknak.
      (2)   A napirendet a társulási tanács minden ülés elején fogadja el. Amennyiben arról a felek megállapodnak, az ideiglenes napirenden nem szereplő pontot is felvehetnek a napirendre.
      (3)   Az elnök a felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) bekezdésben megállapított időszakokat az adott esetre vonatkozó követelmények figyelembevétele érdekében.
      10. cikk
      Jegyzőkönyv
      (1)   A két titkár minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készít.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  a társulási tanácsnak benyújtott iratokat;
               
            
                  b)
               
               
                  a társulási tanács valamely tagja által felvételre kért nyilatkozatokat;
               
            
                  c)
               
               
                  azon kérdéseket, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatokat, a nyilatkozatokat, amelyekről megállapodás született, valamint az elfogadott következtetéseket.
               
            (3)   A jegyzőkönyvtervezet a társulási tanács elé kerül jóváhagyásra. A jegyzőkönyvet a társulási tanácsi üléseket követő 45 naptári napon belül jóvá kell hagyni. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyvet az elnök és a két titkár aláírásával látja el. A 7. cikkben említett minden címzettnek el kell juttatni egy hitelesített másolatot.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   A társulási tanács a felek közös megegyezése mellett hozza meg határozatait és fogadja el ajánlásait, amelyeket a KA Félhez tartozó köztársaságok és az EU Fél is aláírnak.
      (2)   A társulási tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és elfogadhat ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. E célból a társulási tanács elnöke a 7. cikk szerint írásban körözteti a javaslatot a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik jelzésére vagy módosításaik benyújtására. Ha a szövegben megállapodtak, a határozatot vagy ajánlást az EU Fél és a KA Félhez tartozó minden egyes köztársaság képviselői önállóan, egymás után aláírják.
      (3)   A társulási tanács jogi aktusai a Megállapodás 6. cikke szerint a „határozat” vagy az „ajánlás” címet viselik. A társulási tanács titkársága minden határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, elfogadásuk időpontját és tárgyukat is megjelölve. Mindegyik határozat rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról, továbbá mind a KA Félhez tartozó köztársaságok, mind az EU Fél aláírnak minden egyes határozatot.
      (4)   A társulási tanács határozatait és ajánlásait a két titkár hitelesíti.
      (5)   A határozatokat és az ajánlásokat ezen eljárási szabályzat 7. cikkében említett valamennyi címzettnek elküldik.
      (6)   A felek dönthetnek úgy, hogy elrendelik a társulási tanács határozatainak és ajánlásainak a hivatalos lapjukban való közzétételét.
      12. cikk
      Nyelvek
      (1)   A társulási tanács hivatalos nyelvei a spanyol és a Megállapodás egy másik hiteles nyelve, amelyben a Felek megegyeznek.
      (2)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, a társulási tanács az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      13. cikk
      Költségek
      (1)   A felek mindegyike viseli a társulási tanács ülésein való részvételével összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.
      (3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint az iratok spanyol nyelvre és a társulási tanács – ezen eljárási szabályzat 12. cikkének (1) bekezdése szerinti – másik hivatalos nyelvére, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli. Más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.
      14. cikk
      Társulási bizottság
      (1)   A Megállapodás 7. cikkével összhangban a társulási tanácsot feladatainak ellátásában a társulási bizottság segíti. A bizottság egyrészről az EU Fél képviselőiből, másrészről a KA Fél képviselőiből áll, a Megállapodás által meghatározott szinten.
      (2)   A társulási bizottság előkészíti a társulási tanács üléseit és tanácskozásait (1), adott esetben végrehajtja a társulási tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a Megállapodás megfelelő működését. A társulási bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a társulási tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás napi végrehajtása folyamán felmerülhet. A társulási bizottság javaslatokat vagy határozat-, illetve ajánlástervezeteket terjeszt a társulási tanács elé jóváhagyásra. A Megállapodás 7. cikkének (4) bekezdésével összhangban a társulási tanács felhatalmazhatja a társulási bizottságot, hogy a nevében határozatokat hozzon.
      (3)   Olyan esetekben, amikor a Megállapodás konzultációs kötelezettséget vagy lehetőséget említ, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, a konzultációra – ha a Megállapodás eltérően nem rendelkezik – a társulási bizottságon belül is sor kerülhet. Ha a két fél arról megállapodik, a konzultáció folytatódhat a társulási tanácson belül.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Az eljárási szabályzat a 11. cikk rendelkezéseinek megfelelően módosítható.
      
         (1)  A Megállapodás IV. részével összefüggésben ezt a feladatot a társulási bizottság látja el, szorosan együttműködve a Megállapodás 347. cikkének megfelelően kijelölt koordinátorokkal.
   
   
      B. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI BIZOTTSÁG ÉS ALBIZOTTSÁGOK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről Közép-Amerika közötti társulás létrehozásáról szóló megállapodás (a továbbiakban: a „Megállapodás”) 7. cikke szerint létrehozott társulási bizottság ellátja a Megállapodásban előírt feladatait, és felelősséget vállal a Megállapodás általános végrehajtásáért.
      (2)   A Megállapodás 7. cikkének (1) bekezdésében és 346. cikkében előírtak szerint a társulási tanács az EU Fél képviselőiből és a KA Félhez tartozó minden egyes köztársaság – magas beosztású tisztviselői szintű – képviselőiből áll, akik az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdések tekintetében hatáskörrel rendelkeznek.
      (3)   A Megállapodás 346. cikke értelmében amikor a társulási tanács a Megállapodás IV. részében rábízott feladatokat végzi, összetételét tekintve az Európai Bizottság magas beosztású tisztviselőiből és a KA Félhez tartozó minden egyes köztársaságnak a kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős magas beosztású tisztviselőiből kell állnia. A társulási bizottság elnökségét ellátó Fél képviselője jár el a bizottság elnökeként.
      (4)   A Megállapodás 352. cikke (3) bekezdése rendelkezéseinek megfelelően a KA Félhez tartozó köztársaságok együttesen járnak el a Megállapodás intézményi keretén belüli döntéshozatal során; a határozatok és ajánlások elfogadásához konszenzusuk szükséges.
      (5)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek”-re történő hivatkozásokra a Megállapodás 352. cikkében szereplő fogalommeghatározással összhangban kerül sor.
      2. cikk
      Elnökség
      A társulási bizottság elnökségét 12 hónapos időtartamra az EU Fél és a KA Fél felváltva tölti be. Az elnök a társulási bizottság tagja. Az első időszak a társulási bizottság első ülésének napján kezdődik, és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a társulási bizottság rendszeresen, legalább évenként egy alkalommal ülésezik. A társulási bizottság bármelyik Fél kérésére külön ülést tarthat, amennyiben a Felek erről megállapodnak.
      (2)   A társulási bizottság üléseit az elnök hívja össze; az ülések időpontjáról és helyszínéről a Felek közösen állapodnak meg. Ha a Felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a társulási bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 nappal megküldi a bizottság tagjainak.
      (3)   A társulási bizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a társulási tanács rendes ülése előtt kell összehívni.
      (4)   A társulási bizottság ülései – kivételesen és amennyiben a Felek erről megállapodnak – bármely, a Felek közötti megállapodás szerinti technikai eszköz útján is megtarthatók.
      4. cikk
      Képviselet
      (1)   Mindegyik Fél elküldi a másik Félnek – a különböző megtárgyalandó kérdések szerinti bontásban – a társulási bizottságba jelölt képviselőinek (a „tagok”-nak) a jegyzékét. A jegyzéket a társulási bizottság titkársága vezeti.
      (2)   Az a tag, aki egy adott ülésre maga helyett egy másik képviselőt kíván küldeni, az ülés időpontja előtt írásban értesíti a társulási bizottságban részt vevő többi Felet az őt helyettesítő képviselő nevéről. A helyettes képviselő a helyettesített tag valamennyi jogát gyakorolja.
      5. cikk
      Küldöttségek
      A társulási bizottság tagjait más tisztviselők is kísérhetik. A Feleket minden ülés előtt a titkárságon keresztül tájékoztatni kell az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.
      6. cikk
      Titkárság
      A társulási bizottság titkári feladatait az EU Fél egy tisztviselője és a KA Félhez tartozó egyik köztársaság egy tisztviselője közösen látják el, akik a KA Félhez tartozó köztársaságok által erre vonatkozóan megállapított iránymutatás szerint felváltva töltik be ezt a tisztséget.
      7. cikk
      Levelezés
      (1)   A társulási bizottsághoz címzett levelezést vagy az EU Fél, vagy a KA Félhez tartozó köztársaságok részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A társulási bizottságnak címzett leveleket a titkárság a társulási bizottság elnökéhez továbbítja, és amennyiben indokolt, a jelen eljárási szabályzat 8. cikkében említett dokumentumként körözteti.
      (3)   A társulási bizottság elnökétől származó leveleket a titkárság elküldi a Feleknek, és amennyiben indokolt, ezen eljárási szabályzat 8. cikkében említett dokumentumként körözteti.
      8. cikk
      Dokumentumok
      (1)   Amennyiben a társulási bizottság tanácskozásai írott dokumentumokon alapulnak, ezeket a dokumentumokat a titkárság ellátja számmal, és a tagok körében körözteti.
      (2)   Mindegyik titkár felelős azért, hogy a dokumentumokat az ő részéről a társulási bizottságban részt vevő megfelelő tagoknak megküldje, és szisztematikusan másolatot küldjön ezekről a másik titkárnak.
      9. cikk
      Bizalmas kezelés
      (1)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, a társulási bizottság ülései nem nyilvánosak.
      (2)   Amikor az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a társulási bizottság, az albizottságok, munkacsoportok vagy más testületek elé, a másik Fél a szóban forgó információkat a Megállapodás 336. cikke (2) bekezdésében leírt eljárás szerint kezeli.
      (3)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a társulási bizottság határozatait és ajánlásait hivatalos lapjukban közzéteszik.
      10. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   Az egyes ülések ideiglenes napirendjét a társulási bizottság titkársága állítja össze a Felek által tett javaslatok alapján. Az ideiglenes napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – az ezen eljárási szabályzat 8. cikkében említett dokumentumokként – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal eljuttatják a társulási bizottság elnökének és tagjainak.
      (2)   A tervezett napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére legkésőbb az ülés kezdete előtt 21 naptári nappal valamelyik Fél felkérte a társulási bizottság titkárságát, és ehhez a lényeges dokumentumokat is elküldte.
      (3)   A napirendet a társulási bizottság minden ülés elején fogadja el. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendbe.
      (4)   A társulási bizottság ülésének elnöke a Felek egyetértésével eseti alapon megfigyelőket kérhet fel az ülésen való részvételre, vagy szakértőket kérhet fel, hogy bizonyos témakörökben tájékoztatással szolgáljanak.
      (5)   Egy adott eset követelményeinek figyelembevétele érdekében a társulási bizottság ülésének elnöke a Felekkel egyeztetve lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.
      11. cikk
      Jegyzőkönyv
      (1)   Az ülés jegyzőkönyvtervezetét a két titkár közösen, általában az ülést követő 21 naptári napon belül készíti el..
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  a társulási bizottságnak benyújtott iratokat;
               
            
                  b)
               
               
                  a társulási bizottság valamely tagja által felvételre kért nyilatkozatokat;
               
            
                  c)
               
               
                  azon kérdéseket, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatokat, az elfogadott ajánlásokat, a nyilatkozatokat, amelyekről megállapodás született, valamint az egyes konkrét kérdésekre vonatkozóan elfogadott következtetéseket.
               
            (3)   A jegyzőkönyv tartalmazza továbbá a bizottság azon tagjainak vagy helyettes tagjainak névsorát, akik részt vettek az ülésen, továbbá az őket kísérő küldöttségek tagjainak és az ülésen részt vevő megfigyelőknek és szakértőknek a névsorát is.
      (4)   Az ülés napját követő 28 naptári napon belül mindegyik Félnek írásban jóvá kell hagynia a jegyzőkönyvet. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyvet a társulási bizottság elnöke és két titkára aláírásával látja el. A jegyzőkönyv hitelesített másolatát mindegyik Félnek továbbítják.
      (5)   Eltérő megállapodás hiányában a társulási bizottság cselekvési tervet fogad el, amelyben azok a fellépések szerepelnek, amelyekről az ülésen megállapodtak; a cselekvési terv végrehajtását a következő ülésen áttekintik.
      12. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   Azon konkrét esetekben, amikor a Megállapodás határozathozatalra való hatáskört ruház a társulási bizottságra, vagy amikor e hatáskör a társulási tanács által adott felhatalmazáson alapul, a társulási bizottság a felek közös megegyezése mellett hozza meg határozatait és fogadja el ajánlásait, amelyeket a társulási bizottság ülése alatt a KA Félhez tartozó köztársaságok és az EU Fél aláírnak.
      (2)   A társulási bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megegyeznek. E célból a társulási bizottság elnöke a 8. cikk szerint írásban körözteti a javaslatot a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Ha a szövegben megállapodtak, a határozatot vagy ajánlást az EU Fél és a KA Félhez tartozó minden egyes köztársaság képviselői önállóan, egymás után aláírják.
      (3)   A társulási bizottság jogi aktusai a „határozat” vagy az „ajánlás” címet viselik. A társulási bizottság titkársága minden határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, elfogadásuk időpontját és tárgyukat is megjelölve. Mindegyik határozat rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról, és a KA Félhez tartozó köztársaságok és az EU Fél aláírnak minden egyes határozatot.
      13. cikk
      Jelentések
      A társulási bizottság a társulási tanács minden rendes ülésén beszámol a társulási tanácsnak mind a saját, mind az albizottságok, munkacsoportok és egyéb testületek tevékenységéről.
      14. cikk
      Nyelvek
      (1)   A társulási bizottság hivatalos nyelvei a spanyol és a Megállapodás egy másik hiteles nyelve, amelyben a Felek megegyeznek.
      (2)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, a társulási bizottság az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      15. cikk
      Költségek
      (1)   A Felek maguk viselik a társulási bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.
      (3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint az iratok spanyol nyelvre és a társulási bizottság – ezen eljárási szabályzat 14. cikkének (1) bekezdése szerinti – másik hivatalos nyelvére, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli. Más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.
      16. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Az eljárási szabályzat a 12. cikk rendelkezéseinek megfelelően módosítható.
      17. cikk
      Albizottságok és szakértői munkacsoportok
      (1)   A Megállapodás 8. cikkének (2) bekezdésével összhangban a társulási bizottság a Megállapodásban előírtakon kívül más albizottságok vagy szakértői munkacsoportok létrehozásáról is határozhat, amelyek segítenek feladatai teljesítésében. A társulási bizottság dönthet az ilyen albizottságok vagy munkacsoportok megszüntetéséről, illetve hatáskörének meghatározásáról vagy módosításáról. Amennyiben erről másként nem határoznak, az albizottságok a társulási bizottság felügyelete alatt működnek, amelynek minden ülésük után jelentést nyújtanak be.
      (2)   Amennyiben a Megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a társulási tanácsban másként nem állapodnak meg, ezen eljárási szabályzatot kell értelemszerűen alkalmazni minden albizottságra vagy szakértői munkacsoportra is, a következő kiigazításokkal:
      
                  a)
               
               
                  mindegyik Fél írásban elküldi a többi Félnek az e testületekbe jelölt résztvevők jegyzékét az egyes résztvevők feladataival együtt. A jegyzékeket a társulási bizottság titkársága vezeti;
               
            
                  b)
               
               
                  a kapcsolattartók közötti összes levelezést, dokumentumot és kommunikációt egyidejűleg a társulási bizottság titkárságára is el kell küldeni;
               
            
                  c)
               
               
                  amennyiben a Megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Felek másként nem állapodnak meg, az albizottságok és a munkacsoportok csak ajánlásokat tehetnek.