CELEX: 32022D0121
Language: de
Date: 2022-01-27 00:00:00
Title: Beschluss (EU) 2022/121 der Kommission vom 27. Januar 2022 zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung betroffener Personen und die Beschränkung bestimmter Rechte dieser Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden auf der Grundlage des Statuts

28.1.2022   
               
               
                  DE
               
               
                  Amtsblatt der Europäischen Union
               
               
                  L 19/77
               
            
         BESCHLUSS (EU) 2022/121 DER KOMMISSION
         vom 27. Januar 2022
         zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung betroffener Personen und die Beschränkung bestimmter Rechte dieser Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden auf der Grundlage des Statuts
         DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION —
         gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 249 Absatz 1,
         in Erwägung nachstehender Gründe:
         
                     (1)
                  
                  
                     Im Statut der Beamten der Europäischen Union und in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Union („Statut“), die in der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 (1) festgelegt sind, ist vorgeschrieben, dass die Kommission bestimmte Anträge und Beschwerden zu bearbeiten hat. Diese Aufgaben werden hauptsächlich von dem für Einsprüche und die Überwachung von Fällen zuständigen Referat der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit („GD HR“) wahrgenommen, das jeweils die relevanten Tatsachen ermittelt und rechtlich bewertet, um die Anstellungsbehörde oder die für den Abschluss von Dienstverträgen zuständige Behörde („Behörde“) bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Artikel 22c des Statuts schreibt vor, dass die Kommission im Einklang mit den Artikeln 24 und 90 des Statuts ein Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden von Beamten über ihre Behandlung nach oder infolge der Meldung einer schweren Unregelmäßigkeit gemäß den Artikeln 22a und 22b des Statuts einführt (2).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Artikel 24 des Statuts sieht vor, dass die Kommission ihren Beamten Beistand leistet, insbesondere beim Vorgehen gegen die Urheber von Drohungen, Beleidigungen, übler Nachrede, Verleumdungen und Anschlägen auf die Person oder das Vermögen, die auf Grund ihrer Dienststellung oder ihres Amtes gegen sie oder ihre Familienangehörigen gerichtet werden.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Gemäß Artikel 90 Absätze 1 und 2 des Statuts kann jede Person, auf die das Statut Anwendung findet, einen Antrag auf Erlass einer sie betreffenden Entscheidung an die Behörde richten oder sich mit einer Beschwerde gegen eine sie beschwerende Maßnahme an die Behörde wenden.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten sammelt und verarbeitet die Kommission einschlägige Informationen. Diese Informationen umfassen auch personenbezogene Daten, insbesondere Identifikations-, Kontakt- und Verhaltensdaten. Die zuständigen Dienststellen der Kommission übermitteln den anderen Dienststellen der Kommission personenbezogene Daten, von denen sie hierfür Kenntnis haben müssen.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Die personenbezogenen Daten werden in einer gesicherten physischen und elektronischen Umgebung gespeichert, um einen unberechtigten Zugriff oder eine unrechtmäßige Weitergabe von Daten an Personen zu verhindern, die diese nicht kennen müssen. Nach der Verarbeitung werden die Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften der Kommission gespeichert (3).
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Die Kommission ist bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Statut verpflichtet, die Rechte natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu achten, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union, in Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags sowie in der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) anerkannt werden. Zugleich ist die Kommission verpflichtet, die strengen Vorschriften über die Wahrung der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses einzuhalten.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Unter bestimmten Umständen ist es erforderlich, die Rechte der betroffenen Personen gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 mit der Notwendigkeit in Einklang zu bringen, die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten und eine wirksame Reaktion der Kommission auf mutmaßliche Belästigungen und andere unangemessene Verhaltensweisen oder Angriffe sowie die uneingeschränkte Achtung der Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Personen sicherzustellen. Zu diesem Zweck ist in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 für die Kommission die Möglichkeit vorgesehen, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19 und 20 der genannten Verordnung festgelegten Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Letzteres kann der Fall sein, wenn es um die Übermittlung von Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten an die Person, welche Gegenstand eines Antrags oder einer Beschwerde ist (d. h. den „Betroffenen“) geht, insbesondere wenn das betreffende Verfahren auf einem Antrag auf Beistand nach Artikel 24 des Statuts wegen mutmaßlicher Belästigung basiert. Die Kommission kann nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschließen, die Übermittlung derartiger Informationen an den Betroffenen zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten des Antragstellers, Beschwerdeführers oder Zeugen zu beschränken. Sie kann dies insbesondere beschließen, um die letztgenannten Personen vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen von Betroffenen zu schützen, gegen die gutgläubig Vorwürfe erhoben wurden, welche keine Maßnahmen der Verwaltung nach sich gezogen haben. In manchen Situationen kann es erforderlich sein, die Bereitstellung solcher Informationen zu beschränken, um zu verhindern, dass es in der Kommission (und insbesondere in der Organisationseinheit, in der der Betroffene mit dem Antragsteller, Beschwerdeführer und/oder Zeugen zusammenarbeitet) zu Belästigungen oder anderen unangemessenen Verhaltensweisen oder Angriffen kommt.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Auch kann es sich als notwendig erweisen, sonstige Rechte des Betroffenen zu beschränken, falls durch die Ausübung dieser Rechte Informationen über den Antragsteller, Beschwerdeführer oder Zeugen, der um die Nichtoffenlegung seiner Identität gebeten hat, offengelegt würden. In einem solchen Fall kann die Kommission beschließen, den Zugang zu der Erklärung über den Betroffenen oder dessen sonstige Rechte zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten des Antragstellers, Beschwerdeführers oder Zeugen aus den in Erwägungsgrund 9 genannten Gründen zu beschränken. Die Kommission kann zu dem in Artikel 25 Artikel 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Zweck beschließen, so zu verfahren.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Eine Beschränkung der Rechte des Betroffenen kann auch notwendig sein, um mit der Ausübung öffentlicher Gewalt verbundene Kontroll-, Überwachungs-, und Ordnungsfunktionen in Fällen zu wahren, in denen es um ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union geht, nämlich um eine wirksame Reaktion der Kommission auf mutmaßliche Belästigungen und andere unangemessene Verhaltensweisen oder Angriffe. Das Unterbinden von Belästigungen und anderen unangemessenen Verhaltensweisen oder Angriffen ist ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union und somit auch der Kommission. Außerdem ist die Kommission nach Artikel 24 des Statuts verpflichtet, ihren Beamten Beistand zu leisten. Um die Bediensteten nicht davon abzuhalten, mutmaßliche Fälle von Belästigung und anderen unangemessenen Verhaltensweisen oder Angriffe zu melden und in diesem Zusammenhang um Beistand zu ersuchen (der im öffentlichen Interesse der Union liegt), muss sichergestellt werden, dass Betroffene keine Kenntnis von dem sie betreffenden Antrag auf Beistand erhalten. Besonders wichtig kann dies in Fällen sein, in denen die Behörde zu dem Schluss gelangt, dass keine Belästigung im Sinne des Statuts stattgefunden hat. In einem solchen Fall würde das öffentliche Interesse der Union erfordern, dass der Betroffene keine Kenntnis von dem Antrag auf Beistand erhält, um die Rückgriffsmöglichkeit der Beamten auf das Beistandsverfahren nach Artikel 24 des Statuts zu wahren und neue Konflikte zu vermeiden. Diesbezüglich kann die Kommission beschließen, die Rechte des Betroffenen zu den in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c und g der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Zwecken zu beschränken.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Es kann auch erforderlich sein, die Rechte des Betroffenen zu beschränken, um die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten zu gewährleisten, welche von Antragstellern, Beschwerdeführern oder Zeugen in Bezug auf den Betroffenen gemeldet werden. Beispielsweise können Antragsteller, Beschwerdeführer und Zeugen unangemessenes Verhalten oder Mobbing bzw. sexuelle Belästigung melden. In derartigen Fällen kann die Kommission beschließen, die Rechte des Betroffenen zu den in Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Zwecken zu beschränken.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Gemäß dem Statut hat die Kommission sicherzustellen, dass im Rahmen der genannten Verordnungen eingereichte Anträge und Beschwerden vertraulich behandelt werden. Um diese Vertraulichkeit unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, nach denen die Kommission die Rechte der betroffenen Personen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Diese internen Vorschriften sollten für alle Verarbeitungsvorgänge gelten, die die Kommission bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden gemäß dem Statut durchführt.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Zur Einhaltung der Artikel 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 sollte die Kommission durch die auf ihrer Website veröffentlichten Datenschutzhinweise alle betroffenen Personen transparent und kohärent über die Tätigkeiten, bei denen die Kommission ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, informieren. Darüber hinaus sollte die Kommission gegebenenfalls alle Personen, die an einem Antrag oder an einer Beschwerde beteiligt sind (Antragsteller, Beschwerdeführer, Betroffene und Zeugen), einzeln und in geeigneter Form in Kenntnis setzen.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Die Kommission sollte alle Beschränkungen transparent anwenden und in dem entsprechenden Verzeichnis erfassen.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Was etwaige Beschränkungen der Anwendung des Artikels 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 anbelangt, welcher vorsieht, dass die betroffene Person innerhalb eines Monats in Kenntnis zu setzen ist, falls bei ihr keine personenbezogenen Daten erhoben wurden, so sollte die Kommission innerhalb eines Monats ein Protokoll erstellen, in dem die Gründe für etwaige Beschränkungen festgehalten werden. Dieses Protokoll sollte zudem eine Einzelfallprüfung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung enthalten.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Unterrichtung über die wesentlichen Gründe für die Anwendung einer Beschränkung auf die betroffene Person zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Dies gilt insbesondere für Beschränkungen der Anwendung der Artikel 16 und 35 dieser Verordnung.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Die Kommission sollte alle vorgenommenen Beschränkungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Rechte der betroffenen Person auf Unterrichtung nach den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nur so lange beschränkt werden, wie dies aus den in Erwägungsgrund 8 genannten Gründen erforderlich ist.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Bei der Beantwortung von Anträgen nach den Artikeln 22c und 24 und Artikel 90 Absatz 1 des Statuts beziehungsweise von Beschwerden nach Artikel 22c und Artikel 90 Absatz 2 des Statuts sowie bei Abschluss solcher Anträge und Beschwerden (je nachdem, was zuerst eintritt) sollte die Anwendung etwaiger Beschränkungen überprüft werden. Danach sollte die Kommission alljährlich prüfen, inwieweit es erforderlich ist, etwaige Beschränkungen aufrechtzuerhalten.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     In bestimmten Fällen kann es sich als erforderlich erweisen, die Anwendung einer Beschränkung, insbesondere einer Beschränkung der Anwendung des Artikels 16 der Verordnung (EU) 2018/1725, aufrechtzuerhalten, bis die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr von der Kommission gespeichert werden. In solch einem Fall sollte die betroffene Person nicht über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Ein derartige Situation kann insbesondere vorliegen, wenn ein hohes Risiko besteht, dass durch die Inkenntnissetzung des Betroffenen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden können. Dies kann der Fall sein, wenn die Behörde einen gutgläubig eingereichten Antrag auf Beistand im Zusammenhang mit mutmaßlich unangemessenem Verhalten eines Betroffenen abweist und dieser Betroffene und der Antragsteller in ein und derselben Organisationseinheit zusammenarbeiten. In solch einer Situation besteht die Gefahr, dass sich der Antragsteller Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sieht und dass das Arbeitsklima der Organisationseinheit beeinträchtigt wird. In solch einem Fall sollten die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nur so lange gespeichert werden, wie es für die Bearbeitung des Antrags und/oder der Beschwerde erforderlich und wie die betreffende Beschwerde Gegenstand eines etwaigen Rechtsstreits ist.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde angehört und hat am 23. September 2021 eine Stellungnahme abgegeben —
                  
               HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:
         
            Artikel 1
            Gegenstand und Geltungsbereich
            
               (1)   In diesem Beschluss werden die Vorschriften festgelegt, nach denen die Kommission betroffene Personen gemäß den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden nach dem Statut unterrichtet.
               Ferner werden die Bedingungen festgelegt, unter denen die Kommission die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nach deren Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h beschränken kann.
            
            
               (2)   Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission zum Zwecke der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden gemäß den Artikeln 22c und 24 und Artikel 90 Absätze 1 und 2 des Statuts.
            
            
               (3)   Bei den unter diesen Beschluss fallenden Kategorien personenbezogener Daten handelt es sich um Identifikations-, Kontakt- und Verhaltensdaten sowie um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 10 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Artikel 2
            Anwendbare Ausnahmen und Beschränkungen
            
               (1)   Die Kommission prüft bei der Erfüllung ihrer Pflichten in Bezug auf die Rechte der betroffenen Personen nach der Verordnung (EU) 2018/1725, ob eine der in der genannten Verordnung festgelegten Ausnahmen Anwendung findet.
            
            
               (2)   Wenn die Ausübung der in den Artikeln 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechte und Pflichten in Bezug auf von der Kommission verarbeitete personenbezogene Daten die in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g oder h dieser Verordnung genannten Gründe beeinträchtigen würde, kann die Kommission vorbehaltlich der Artikel 3 bis 7 dieses Beschlusses die Anwendung folgender Bestimmungen beschränken:
               
                           a)
                        
                        
                           Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Transparenzgrundsatz nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19 und 20 jener Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, um die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten zu gewährleisten, die den zuständigen Dienststellen der Kommission von Antragstellern, Beschwerdeführern oder Zeugen im Zusammenhang mit einem Betroffenen gemeldet werden, dem Belästigung oder ein anderes unangemessenes Verhalten oder Angriffe vorgeworfen werden.
                        
                     
            
               (3)   Die Absätze 1 und 2 gelten unbeschadet der Anwendung anderer Beschlüsse der Kommission zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung betroffener Personen und über die Beschränkung bestimmter Rechte gemäß Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725.
            
            
               (4)   Jede Beschränkung der in Absatz 2 genannten Rechte und Pflichten muss erforderlich und angemessen sein und die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen berücksichtigen.
            
            
               (5)   Bevor die Kommission etwaige Beschränkungen vornimmt, führt sie eine Einzelfallprüfung ihrer Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durch. Beschränkungen sind auf das zur Erreichung ihres Zwecks unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen.
            
         
         
            Artikel 3
            Unterrichtung der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen
            
               (1)   Die Kommission veröffentlicht auf ihrer Website einen Datenschutzhinweis, der alle betroffenen Personen über die Tätigkeiten der Kommission informiert, bei denen die personenbezogenen Daten dieser Personen zum Zweck der Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden nach dem Statut verarbeitet werden.
            
            
               (2)   Die Kommission informiert Antragsteller, Beschwerdeführer, Betroffene oder Zeugen, die bezüglich solcher Anträge oder Beschwerden um Auskunft gebeten werden, einzeln und auf geeignete Weise über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
            
            
               (3)   Wenn die Kommission die in Absatz 2 vorgesehene Unterrichtung betroffener Personen, deren Daten für die Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden nach dem Statut verarbeitet werden, gemäß Artikel 2 vollständig oder teilweise beschränkt, erfasst und registriert sie die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6 dieses Beschlusses.
            
         
         
            Artikel 4
            Auskunftsrecht der betroffenen Personen, Recht auf Löschung und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
            
               (1)   Wenn die Kommission das Recht der betroffenen Person auf Zugang zu personenbezogenen Daten oder ihr Recht auf Löschung oder ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach den Artikeln 17, 19 bzw. 20 der Verordnung (EU) 2018/1725 ganz oder teilweise beschränkt, unterrichtet sie die betroffene Person in ihrer Antwort auf den Antrag auf Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
               
                           a)
                        
                        
                           über die Beschränkung und die Hauptgründe hierfür sowie
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           über die Möglichkeit, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.
                        
                     
            
               (2)   Die Unterrichtung über die Gründe für die Beschränkung nach Absatz 1 kann so lange zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, wie die Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde.
            
            
               (3)   Die Kommission erfasst die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6.
            
            
               (4)   Wenn das Auskunftsrecht ganz oder teilweise beschränkt ist, kann die betroffene Person ihr Auskunftsrecht über den Europäischen Datenschutzbeauftragten nach Artikel 25 Absätze 6, 7 und 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 wahrnehmen.
            
         
         
            Artikel 5
            Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Personen
            Wenn die Kommission die Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränkt, so erfasst und registriert sie die Gründe für die Beschränkung nach Artikel 6. Die Kommission übermittelt dem Europäischen Datenschutzbeauftragten diesen Vorgang zum Zeitpunkt der Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.
         
         
            Artikel 6
            Erfassung und Registrierung von Beschränkungen
            
               (1)   Die Kommission erfasst die Gründe für Beschränkungen nach diesem Beschluss, einschließlich einer Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung, unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725.
            
            
               (2)   Aus dem betreffenden Vorgang muss hervorgehen, wie durch die Ausübung des Rechts der betreffenden betroffenen Person einer oder mehrere der in Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 aufgeführten Gründe beeinträchtigt würde.
            
            
               (3)   Der Vorgang sowie gegebenenfalls die Dokumente, die die zugrunde liegenden Fakten und die rechtlichen Grundlagen enthalten, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anforderung zur Verfügung gestellt.
            
         
         
            Artikel 7
            Dauer der Beschränkungen
            
               (1)   Die in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Beschränkungen gelten, solange die sie rechtfertigenden Gründe bestehen.
            
            
               (2)   Wenn die in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Gründe nicht mehr bestehen, hebt die Kommission die Beschränkung auf.
            
            
               (3)   Zudem teilt die Kommission der betroffenen Person die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung mit und informiert sie über die Möglichkeit, jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragen oder einen Rechtsbehelf vor dem Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen.
            
            
               (4)   Bei der Beantwortung von Anträgen nach den Artikeln 22c und 24 und nach Artikel 90 Absatz 1 des Statuts beziehungsweise von Beschwerden nach Artikel 22c und Artikel 90 Absatz 2 des Statuts sowie bei Abschluss solcher Anträge und Beschwerden (je nachdem, was zuerst eintritt) überprüft die Kommission die Anwendung der in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Beschränkungen. Danach prüft die Kommission alljährlich, inwieweit es erforderlich ist, eine etwaige Beschränkung aufrechtzuerhalten. Diese Überprüfung schließt eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkung unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 ein.
            
         
         
            Artikel 8
            Garantien und Aufbewahrungsfristen
            
               (1)   Die Kommission beziehungsweise das für Einsprüche und die Überwachung von Fällen zuständige Referat der GD HR sieht Garantien vor, die verhindern, dass personenbezogene Daten, die Beschränkungen unterliegen oder unterliegen könnten, Missbrauch, unrechtmäßigem Zugang oder unrechtmäßiger Übermittlung ausgesetzt werden. Diese Garantien schließen beispielsweise die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen ein:
               
                           a)
                        
                        
                           eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten, Zugangsrechte und Verfahrensschritte,
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig oder versehentlich Unbefugten zugänglich gemacht oder übermittelt werden,
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           eine sichere, auf das für die Erreichung des Verarbeitungszwecks unbedingt erforderliche Maß beschränkte Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten,
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           die Überwachung der Beschränkungen und die regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung. Die in Buchstabe d genannten Überprüfungen sind mindestens alle sechs Monate durchzuführen.
                        
                     
            
               (2)   Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Umstände, die sie rechtfertigen, nicht mehr gegeben sind.
            
            
               (3)   Die personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Speicherbestimmungen der Kommission gespeichert, die in dem Verzeichnis nach Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegt werden. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 gelöscht, anonymisiert oder archiviert.
            
         
         
            Artikel 9
            Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Kommission
            
               (1)   Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird unverzüglich unterrichtet, wenn die Rechte der betroffenen Personen gemäß dem vorliegenden Beschluss eingeschränkt werden. Auf Anfrage des Datenschutzbeauftragten erteilt die Kommission diesem Zugang zu dem betreffenden Vorgang und sonstigen Unterlagen, die die zugrunde liegenden tatsächlichen und rechtlichen Umstände enthalten.
            
            
               (2)   Der Datenschutzbeauftragte kann eine Überprüfung der Beschränkung verlangen. Der Datenschutzbeauftragte wird über das Ergebnis der Überprüfung schriftlich unterrichtet.
            
            
               (3)   Die Kommission dokumentiert in jedem Fall, in dem die in Artikel 2 Absatz 2 genannten Rechte und Pflichten beschränkt werden, die Mitwirkung des Datenschutzbeauftragten.
            
         
         
            Artikel 10
            Inkrafttreten
            Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
         
         
            Brüssel, den 27. Januar 2022
            
               
                  Für die Kommission
               
               
                  Die Präsidentin
               
               Ursula VON DER LEYEN
            
         
         
            (1)  ABl. L 56 vom 4.3.1968, S. 1.
         
            (2)  Verwaltungsmitteilung Nr. 79-2013 vom 19. Dezember 2013„Aktualisierung der Bestimmungen zum Einreichen von Anträgen und Beschwerden (Artikel 90 Absätze 1 und 2 des Statuts) sowie von Beistandsanträgen (Artikel 24 des Statuts)“.
         
            (3)  Die Aktenaufbewahrung in der Kommission wird durch die Gemeinsame Aufbewahrungsliste der Kommission (SEC(2019) 900) geregelt, einem Rechtsdokument in Form eines Aufbewahrungszeitplans, in dem die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Kommissionsakten festgelegt sind. Die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten sind im Datenschutzhinweis für die Bearbeitung von Anträgen und Beschwerden gemäß dem Statut angegeben.
         
            (4)  Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39).