CELEX: 32021Q0628(01)
Language: mt
Date: 2021-04-19 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent

28.6.2021   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 228/3
               
            
         Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent
         IL-BORD TA’ MMANIĠĠJAR TAL-AĠENZIJA EWROPEA GĦALL-AMBJENT
         WARA LI KKUNSIDRA T-TRATTAT DWAR IL-FUNZJONAMENT TAL-UNJONI EWROPEA,
         WARA LI KKUNSIDRA r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
         WARA LI KKUNSIDRA r-Regolament (KE) Nru 401/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ April 2009 dwar l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent u n-Network Ewropew ta’ Informazzjoni u Osservazzjoni tal-Ambjent (verżjoni kkodifikata) (2), u b’mod partikolari l-Artikolu 8 tiegħu,
         WARA LI KKUNSIDRA l-opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS) tat-13 ta’ Marzu 2020 u l-Gwida tal-EDPS dwar l-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 u r-regoli interni,
         Wara li kkonsulta l-Kumitat tal-Persunal,
         BILLI:
         
                     (1)
                  
                  
                     L-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”) għandha s-setgħa li twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, f’konformità mar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (“Regolamenti tal-Persunal”) (3), u mad-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar tal-AEA tal-15 ta’ Frar 2013 dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari. Jekk meħtieġ, tgħarraf ukoll bil-każijiet lill-OLAF.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Il-membri tal-persunal tal-Aġenzija għandhom l-obbligu li jirrapportaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi l-frodi u l-korruzzjoni, li huma ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll li jirrapportaw imġiba relatata mal-kwittanza ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat mid-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar tal-EEA dwar linji gwida dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta tal-24 ta’ April 2018 (Deċiżjoni AEA/MB/2018/011).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     L-Aġenzija stabbilixxiet politika biex tipprevjeni u tindirizza b’mod effettiv każijiet attwali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar tagħha tat-13 ta’ Ġunju 2017 dwar il-politika tal-EEA dwar il-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u l-fastidju sesswali (Deċiżjoni AEA/MB/2017/011). Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali li biha l-allegata vittma tal-fastidju tista’ tikkuntattja lill-konsulenti “kunfidenzjali” tal-Aġenzija.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     L-Aġenzija hija soġġetta għal awditi kemm interni kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tagħha.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi u investigazzjonijiet, l-Aġenzija tikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     L-Aġenzija tista’ tikkoopera ma’ awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     L-Aġenzija tista’ tikkoopera wkoll mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     L-Aġenzija hija involuta f’każijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew tirreferi kwistjoni lill-Qorti, tiddefendi deċiżjoni li tkun ħadet u li ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew tintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tagħha. F’dan il-kuntest, l-Aġenzija jista’ jkollha bżonn tippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Biex twettaq il-kompiti tagħha, l-Aġenzija tiġbor u tipproċessa informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, informazzjoni ta’ kuntatt, rwoli u kompiti professjonali, informazzjoni dwar il-kondotta u l-prestazzjoni privata u professjonali, u data finanzjarja. L-Aġenzija taġixxi bħala kontrollur tad-data.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 (“ir-Regolament”), l-Aġenzija hija għalhekk obbligata li tipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li tirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     L-Aġenzija tista’ tkun meħtieġa tirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi tal-inkjesti amministrattivi, l-awditi, l-investigazzjonijiet u l-proċeduri tal-qorti. Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu bbilanċjati d-drittijiet ta’ suġġett tad-data mad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti tad-data oħra. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jagħti lill-Aġenzija l-possibbiltà li tillimita, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament, kif ukoll l-Artikolu 4 tiegħu safejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, ikun meħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-Aġenzija hija intitolata li tillimita dawk id-drittijiet.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     L-Aġenzija jista’, pereżempju, ikollha bżonn li tillimita l-informazzjoni li tipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel il-possibbiltà ta’ ċaħda tal-każ jew fl-istadju pre-dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa serjament il-kapaċità tal-Aġenzija biex twettaq l-inkjesta b’mod effettiv, kull meta, pereżempju, ikun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel ma jiġu intervistati. L-Aġenzija jista’ jkollha bżonn ukoll tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Jista’ jkun meħtieġ li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhud jew informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-Aġenzija tista’ tiddeċiedi li tillimita l-aċċess għall-identità, għad-dikjarazzjonijiet u għal data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Jista’ jkun meħtieġ li tiġi protetta informazzjoni kunfidenzjali li tikkonċerna membru tal-persunal li jkun ikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-Aġenzija fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-Aġenzija tista’ tiddeċiedi li tillimita l-aċċess għall-identità, għad-dikjarazzjonijiet u għal data personali oħra tal-allegata vittma, tal-persuna allegatament responsabbli mill-fastidju u ta’ persuni oħra involuti sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ dawk kollha kkonċernati.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     L-Aġenzija għandha tapplika r-restrizzjonijiet biss meta dawn ikunu jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-Aġenzija għandha tagħti raġunijiet li jispjegaw il-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Fl-applikazzjoni tal-prinċipju tar-responsabbiltà, l-Aġenzija għandha żżomm rekord tal-applikazzjoni tagħha tar-restrizzjonijiet.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Meta tiġi pproċessata data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħra fil-kuntest tal-kompiti tagħha, l-Aġenzija u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw lil xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għall-impożizzjoni ta’ restrizzjonijiet u n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jipperikolax l-attivitajiet tal-Aġenzija.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur jinforma lis-suġġetti tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jressqu ilment quddiem l-EDPS.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, l-Aġenzija hija intitolata li tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad l-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni lis-suġġett tad-data jekk dan b’xi mod jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-Aġenzija għandha tivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     L-Aġenzija għandha tneħħi r-restrizzjoni hekk kif il-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw u tivvaluta dawk il-kondizzjonijiet fuq bażi regolari.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu jiġi kkonsultat fi żmien xieraq dwar kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament jipprevedi eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u għad-dritt ta’ aċċess. Jekk japplikaw dawn l-eċċezzjonijiet, l-Aġenzija ma għandhiex għalfejn tapplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni.
                  
               ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li skonthom l-Aġenzija tista’ tillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35 u 36, skont l-Artikolu 25 tar-Regolament.
            
            
               2.   L-Aġenzija, bħala l-kontrollur, hija rrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, li jista’ jiddelega r-rwol tal-kontrollur fi ħdan l-Aġenzija biex jirrifletti r-responsabbiltajiet operazzjonali għal operazzjonijiet speċifiċi ta’ pproċessar ta’ data personali.
            
         
         
            Artikolu 2
            Restrizzjonijiet
            
               1.   L-Aġenzija tista’ tillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, u l-Artikolu 4 tiegħu sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20:
               
                           (a)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1) (b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jitwettqu inkjesti amministrattivi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari jew ta’ sospensjoni skont l-Artikolu 86 u l-Anness IX għar-Regolamenti tal-Persunal u d-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar tal-EEA tal-15 ta’ Frar 2013 dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari, meta jiġu pproċessati ilmenti interni u esterni u meta jiġu nnotifikati każijiet lill-OLAF;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiġi żgurat li l-membri tal-persunal tal-Aġenzija jistgħu jirrapportaw il-fatti b’mod kunfidenzjali meta jemmnu li jkun hemm irregolaritajiet serji, kif stabbilit fid-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar tal-EEA dwar il-linji gwida dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta tal-24 ta’ April 2018 (Deċiżjoni EEA/MB/2018/011);
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiġi żgurat li l-membri tal-persunal tal-Aġenzija jkunu jistgħu jirrapportaw lill-konsulenti kunfidenzjali fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju (formali jew informali), kif definit mid-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Mmaniġġjar tal-EEA tat-13 ta’ Ġunju 2017 dwar il-politika tal-EEA dwar il-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u l-fastidju sesswali (Deċiżjoni AEA/MB/2017/011);
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jitwettqu awditi interni fir-rigward ta’ attivitajiet jew dipartimenti tal-Aġenzija, inklużi investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, u investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE);
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g) u (h) tar-Regolament, meta tipprovdi jew tirċievi assistenza lil jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew tikkoopera magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet skont il-punti (a) sa (d) ta’ dan il-paragrafu u skont ftehimiet rilevanti dwar il-livell ta’ servizz, memoranda ta’ qbil u ftehimiet ta’ kooperazzjoni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta tipprovdi jew tirċievi assistenza lil jew minn awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali jew tikkoopera ma’ dawn l-awtoritajiet u l-organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta tipprovdi jew tirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u minn awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta tiġi pproċessata data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika.
                        
                     
            
               2.   Għandu jsir test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq bażi ta’ każ b’każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li hu strettament meħtieġ biex jinkiseb l-objettiv tagħhom.
            
            
               3.   Għal skopijiet ta’ responsabbiltà, l-Aġenzija għandha tfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, liema raġunijiet fost dawk elenkati fil-paragrafu 1 japplikaw u l-eżitu tat-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità. Dawk ir-rekords għandhom ikunu parti minn reġistru, li għandu jkun disponibbli fuq talba għall-EDPS. L-Aġenzija għandha tħejji rapporti perjodiċi dwar l-applikazzjoni tal-Artikolu 25 tar-Regolament.
            
            
               4.   Meta tkun qed tipproċessa data personali riċevuta minn organizzazzjonijiet oħra fil-kuntest tal-kompiti tagħha, l-Aġenzija għandha tikkonsulta ma’ dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet potenzjali għall-impożizzjoni ta’ restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet ikkonċernati, sakemm dan ma jipperikolax l-attivitajiet tal-Aġenzija.
            
            
               5.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew l-attività).
            
         
         
            Artikolu 3
            Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data
            
            
               1.   Il-valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data b’rabta mal-impożizzjoni ta’ restrizzjonijiet u dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawk ir-restrizzjonijiet għandhom jiġu rreġistrati fir-rekord tal-attivitajiet ta’ pproċessar miżmum mill-Aġenzija skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Dawn għandhom jiġu rreġistrati wkoll fi kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data fir-rigward ta’ dawk ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament.
            
            
               2.   Kull meta l-Aġenzija tivvaluta n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, għandha tqis ir-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data.
            
         
         
            Artikolu 4
            Salvagwardji u perjodi ta’ ħżin
            
               1.   L-Aġenzija għandha timplimenta salvagwardji biex tipprevjeni l-abbuż u l-aċċess jew it-trasferiment illegali tad-data personali fir-rigward ta’ liema japplikaw restrizzjonijiet jew jistgħu jiġu applikati. Dawn is-salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzattivi u għandhom ikunu dettaljati kif meħtieġ fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-Aġenzija. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
               
                           (a)
                        
                        
                           definizzjoni ċara tar-rwoli, tar-responsabbiltajiet u tal-passi proċedurali;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           ambjent elettroniku sikur li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali u aċċidentali ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati; id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni sikura tal-IT skont l-istandards tas-sigurtà tal-Aġenzija, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat. Livelli ta’ aċċess xierqa għandhom jingħataw b’mod individwali;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           ħżin u pproċessar sikuri ta’ dokumenti stampati, li għandhom jinżammu f’armarji sikuri u aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           monitoraġġ xieraq tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom.
                        
                     
            
               2.   Ir-rieżamijiet imsemmija fil-punt (d) għandhom jitwettqu mill-inqas kull sitt xhur.
            
            
               3.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew malli ma jkunux għadhom japplikaw iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom.
            
            
               4.   Id-data personali għandha tinżamm f’konformità mar-regoli applikabbli dwar iż-żamma tal-Aġenzija, li għandhom jiġu definiti fir-rekords tal-protezzjoni tad-data miżmuma skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji f’konformità mal-Artikolu 13 tar-Regolament.
            
         
         
            Artikolu 5
            Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
            
            
               1.   L-UPD tal-Aġenzija għandu jkun infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jkunu limitati f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Huwa għandu jingħata aċċess għar-rekords assoċjati u għal kwalunkwe dokumenti li jikkonċernaw il-kuntest fattwali jew legali.
            
            
               2.   L-UPD tal-Aġenzija jista’ jitlob rieżami tal-applikazzjoni tar-restrizzjoni. L-Aġenzija għandha tinforma lill-UPD tagħha bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami.
            
            
               3.   L-Aġenzija għandha tiddokumenta l-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, inkluż liema informazzjoni tiġi kondiviża miegħu jew magħha.
            
         
         
            Artikolu 6
            Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjonijiet tad-drittijiet tagħhom
            
               1.   L-Aġenzija għandha tinkludi taqsima fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq l-intranet tagħha li tipprovdi informazzjoni ġenerali lis-suġġetti tad-data dwar il-potenzjal għar-restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 2(1). L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu limitati, ir-raġunijiet li fuqhom jistgħu jiġu applikati r-restrizzjonijiet u d-durata potenzjali tagħhom.
            
            
               2.   L-Aġenzija għandha tinforma lis-suġġetti tad-data individwalment, bil-miktub u mingħajr dewmien żejjed dwar ir-restrizzjonijiet kontinwi jew futuri tad-drittijiet tagħhom. L-Aġenzija għandha tinforma lis-suġġett tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, bid-dritt tiegħu li jikkonsulta lill-UPD bil-għan li jikkontesta r-restrizzjoni u bid-dritt tiegħu li jressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
            
               3.   L-Aġenzija tista’ tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad il-provvista ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għal restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ. Hekk kif ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni, l-Aġenzija għandha tipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data.
            
         
         
            Artikolu 7
            Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data
            
            
               1.   Meta l-Aġenzija tkun taħt obbligu li tikkomunika ksur tad-data skont l-Artikolu 35(1) tar-Regolament, tista’, f’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni, tillimita din il-komunikazzjoni b’mod sħiħ jew parzjali. Għandha tiddokumenta f’nota r-raġunijiet għar-restrizzjoni, ir-raġuni legali għaliha skont l-Artikolu 2 u valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħha. In-nota għandha tkun ikkomunikata lill-EDPS fil-ħin tan-notifika tal-ksur tad-data personali.
            
            
               2.   Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-Aġenzija għandha tikkomunika l-ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data kkonċernat u tinfurmah bir-raġunijiet prinċipali għar-restrizzjoni u bid-dritt tiegħu li jressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
         
         
            Artikolu 8
            Kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi
            
               1.   F’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni, l-Aġenzija tista’ tillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi skont l-Artikolu 36 tar-Regolament. Dawn ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu konformi mad-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4).
            
            
               2.   Fejn l-Aġenzija tillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi, għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tiegħu li jressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
            
               3.   L-Aġenzija tista’ tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad il-provvista ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għal restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ.
            
         
         
            Artikolu 9
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Proċedura bil-miktub approvata mill-Bord ta’ Mmaniġġjar,
            id-19 ta’ April 2021.
            
               Laura BURKE
               
                  President, Bord ta’ Mmaniġġjar tal-EEA
               
            
         
         
            (1)  ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  ĠU L 126, 21.5.2009, p. 13.
         
            (3)  Ir-Regolament (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tal-Kunsill tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal ta’ l-uffiċjali u l-kondizzjonijiet ta’ impjieg ta’ uffiċjali oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri speċjali temporanjament applikabbli għall-uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).
         
            (4)  Id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta' Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).