CELEX: 32000D0529
Language: el
Date: 2000-03-20 00:00:00
Title: 2000/529/ΕΚ: Απόφαση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος, της 20ής Μαρτίου 2000, για καθορισμό κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς

Avis juridique important

|

32000D0529

2000/529/ΕΚ: Απόφαση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος, της 20ής Μαρτίου 2000, για καθορισμό κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς  

Επίσημη Εφημερίδα αριθ. L 216 της 26/08/2000 σ. 0015 - 0019

Απόφαση του Ευρωπαϊκου Οργανισμού Περιβάλλοντοςτης 20ής Μαρτίου 2000για καθορισμό κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς(2000/529/ΕΚ)Ο ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ,Έχοντας υπόψη:τις διατάξεις της συνθήκης του Άμστερνταμ περί ανοικτού πνεύματος, και ιδίως το άρθρο 1 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση και το άρθρο 21 της συνθήκης ΕΚ,την πρωτοβουλία που ανέλαβε ο Roy Perry, εισηγητής της έκθεσης της επιτροπής προσφυγών σχετικά με τις δικές του δραστηριότητες κατά την περίοδο 1996-1997(1), απευθύνοντας έκκληση για τη σύνταξη κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς,το ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 16ης Ιουλίου 1998 για την ετήσια έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητες του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή κατά το 1997 (C4-0270/98)(2),την έρευνα που διεξήγαγε ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής με δική του πρωτοβουλία όσον αφορά την ύπαρξη και τη δανατότητα πρόσβασης του κοινού, στα διάφορα θεσμικά και λοιπά όργανα της Κοινότητας, σε έναν κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς των υπαλλήλων στο πλαίσιο των σχέσεών τους με το κοινό,το ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 15ης Απριλίου 1999 για την ετήσια έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητες του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή κατά το 1998 (C4-0138/99),τον υφιστάμενο κώδικα συμπεριφοράς σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής, ο οποίος περιλαμβάνεται στην απόφαση 94/90/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ(3),Εκτιμώντας τα ακόλουθα:Η συνθήκη του Άμστερνταμ εισήγαγε ρητά την έννοια του ανοικτού πνεύματος στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση, αναφέροντας ότι η εν λόγω πρώτη συνθήκη διανοίγει νέα φάση στη διαδικασία μιας διαρκώς στενότερης ένωσης, στην οποία οι αποφάσεις λαμβάνονται όσο το δυνατόν πιο ανοικτά και όσο το δυνατόν εγγύτερα στους πολίτες.Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή επιδιώκει επιπλέον την αναδιοργάνωση των διοικητικών διαδικασιών της Κοινότητας προκειμένου να εφαρμόσει πλήρως το πνεύμα του κώδικα.Προκειμένου να έλθει η διοίκηση εγγύτερα στους πολίτες και να εξασφαλισθεί καλύτερη ποιότητα διοίκησης, πρέπει να εγκριθεί κώδικας που να περιέχει τις βασικές αρχές καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς των υπαλλήλων κατά τις επαφές τους με το κοινό.Ένας τέτοιος κώδικας είναι χρήσιμος τόσο για τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό, εφόσον θα τους πληροφορεί λεπτομερώς σχετικά με τους κανόνες που οφείλουν να τηρούν κατά τις επαφές τους με το κοινό, όσο και για τους πολίτες, εφόσον θα τους παρέχει πληροφορίες σχετικά με το πρότυπο συμπεριφοράς που δικαιούνται να αναμένουν κατά τις επαφές τους με τις διοικητικές υπηρεσίες της Κοινότητας.Ένας τέτοιος κώδικας μπορεί να είναι αποτελεσματικός μόνον εφόσον αποτελέσει δημόσια προσπελάσιμο έγγραφο για τους πολίτες, και επομένως δημοσιευθεί υπό μορφή απόφασης όπως η ανωτέρω αναφερθείσα απόφαση σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής.Το Κοινοβούλιο, στα ψηφίσματά του αριθ. C4-0270/98 και C4-0138/99, χαιρέτισε την πρωτοβουλία για τη σύνταξη κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς των ευρωπαϊκών θεσμικών και λοιπών οργάνων, και υπογράμμισε την επιτακτική ανάγκη για την κατάρτιση του εν λόγω κώδικα το συντομότερο δυνατόν.Το Κοινοβούλιο τόνισε επίσης ότι είναι σημαντικό ο εν λόγω κώδικας να είναι κατά το δυνατόν πανομοιότυπος για όλα τα ευρωπαϊκά θεσμικά και λοιπά όργανα, να είναι προσπελάσιμος σε όλους τους ευρωπαίους πολίτες, και να δημοσιευθεί στην Επίσημη Εφημερίδα.Θεωρώντας επίσης ως ειδική νομική βάση του παρόντος κώδικα συμπεριφοράς τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, της 7ης Μαΐου 1990, για την ίδρυση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος και του ευρωπαϊκού δικτύου πληροφοριών και παρατηρήσεων, ο οποίος τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 933/1999 και ιδίως το άρθρο 17: "Το προσωπικό του οργανισμού υπόκειται στους κανονισμούς και στις ρυθμίσεις που ισχύουν για τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων", τον "κανονισμό υπηρεσιακής καταστάσεως και το καθεστώς που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων", καθώς και την απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του ΕΟΠ της 21ης Μαρτίου 1997(4).Θεωρώντας, επομένως, ότι είναι επιθυμητό να θεσπιστεί κώδικας που να διέπει τις αρχές της καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς, τις οποίες οφείλουν να τηρούν οι υπάλληλοι του ΕΟΠ στο πλαίσιο των σχέσεών τους με το κοινό, και ο εν λόγω κώδικας να τεθεί στη διάθεση του κοινού,ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:Άρθρο 1Γενική διάταξηΣτις σχέσεις του με το κοινό, το προσωπικό του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος τηρεί τις αρχές που παρατίθενται στην παρούσα απόφαση και συνιστούν τον κώδικα καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς, εφεξής "ο κώδικας".Άρθρο 2Πεδίο εφαρμογής όσον αφορά τα πρόσωπα1. Ο κώδικας εφαρμόζεται σε όλους τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό στο οποίο εφαρμόζεται ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης και το καθεστώς απασχόλησης του λοιπού προσωπικού, όσον αφορά τις σχέσεις τους με το κοινό. Εφεξής με τον όρο "υπάλληλος" νοούνται τόσο οι υπάλληλοι όσο και το λοιπό προσωπικό.2. Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Περιβάλλοντος θα λάβει τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να εξασφαλίσει ότι οι διατάξεις που παρατίθενται στον παρόντα κώδικα εφαρμόζονται επίσης σε άλλα πρόσωπα που εργάζονται για λογαριασμό του, όπως απασχολούμενοι βάσει συμβάσεων ιδιωτικού δικαίου, εμπειρογνώμονες σε απόσπαση από τις εθνικές δημόσιες διοικήσεις και ασκούμενοι.3. Με τον όρο "κοινό" νοούνται φυσικά και νομικά πρόσωπα, είτε αυτά έχουν την κατοικία τους ή την επίσημη έδρα τους σε κράτος μέλος είτε όχι.Άρθρο 3Υλικό πεδίο εφαρμογής1. Ο παρών κώδικας περιέχει τις γενικές αρχές καλής υπηρεσιακής συμπεριφοράς, οι οποίες εφαρμόζονται σε όλες τις σχέσεις των υπαλλήλων του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος με το κοινό, εκτός εάν αυτές διέπονται από ειδικές διατάξεις.2. Οι αρχές που παρατίθενται στον παρόντα κώδικα δεν εφαρμόζονται στις σχέσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος με τους υπαλλήλους του. Οι εν λόγω σχέσεις διέπονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.Άρθρο 4ΝομιμότηταΟ υπάλληλος ενεργεί σύμφωνα με το δίκαιο και εφαρμόζει τους κανόνες και τις διαδικασίες που ορίζει η κοινοτική νομοθεσία. Ιδιαίτερα, ο υπάλληλος μεριμνά προκειμένου οι αποφάσεις που επηρεάζουν δικαιώματα ή συμφέροντα ατόμων να έχουν νομική βάση και σύννομο περιεχόμενο.Άρθρο 5Απουσία διακρίσεων1. Κατά τη διεκπεραίωση αιτημάτων του κοινού και κατά τη λήψη αποφάσεων, ο υπάλληλος εξασφαλίζει την τήρηση της αρχής της ίσης μεταχείρισης. Οι ανήκοντες στο κοινό που ευρίσκονται στην ίδια κατάσταση τυγχάνουν παρόμοιας μεταχείρισης.2. Εάν υπάρξει τυχόν διαφορά στη μεταχείριση, ο υπάλληλος εξασφαλίζει ότι αυτή δικαιολογείται από τα αντικειμενικά χαρακτηριστικά της συγκεκριμένης υπόθεσης.3. Ο υπάλληλος αποφεύγει ιδίως οποιαδήποτε αδικαιολόγητη διάκριση μεταξύ των προσώπων που ανήκουν στο κοινό, η οποία βασίζεται στην εθνικότητα, το φύλο, τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τη θρησκεία ή τις πεποιθήσεις, τη μειονεξία, την ηλικία ή τον γενετήσιο προσανατολισμό.Άρθρο 6Αναλογικότητα1. Κατά τη λήψη αποφάσεων, ο υπάλληλος εξασφαλίζει ότι τα μέτρα που λαμβάνονται είναι ανάλογα προς τον επιδιωκόμενο στόχο. Ο υπάλληλος αποφεύγει ιδίως την περιστολή των δικαιωμάτων των πολιτών ή την επιβολή επιβαρύνσεων σε αυτούς, όταν οι εν λόγω περιορισμοί ή επιβαρύνσεις δεν διέπονται από εύλογη σχέση με τον σκοπό της επιδιωκόμενης ενέργειας.2. Κατά τη λήψη αποφάσεων, ο υπάλληλος οφείλει να επιτυγχάνει θεμιτή ισορροπία μεταξύ των συμφερόντων των ιδιωτών και του γενικού δημόσιου συμφέροντος.Άρθρο 7Απουσία κατάχρησης εξουσίαςΟι εξουσίες ασκούνται αποκλειστικά για τους σκοπούς για τους οποίους παρέχονται από τις σχετικές διατάξεις. Ο υπάλληλος αποφεύγει ιδίως να χρησιμοποιεί τις εν λόγω εξουσίες για σκοπούς οι οποίοι δεν έχουν νομική βάση ή δεν υπαγορεύονται από κανένα δημόσιο συμφέρον.Άρθρο 8Αμεροληψία και ανεξαρτησία1. Ο υπάλληλος είναι αμερόληπτος και ανεξάρτητος. Ο υπάλληλος απέχει από αυθαίρετες ενέργειες που επηρεάζουν δυσμενώς πρόσωπα ανήκοντα στο κοινό, καθώς και από οποιαδήποτε διακριτική μεταχείριση για οποιονδήποτε λόγο.2. Ο υπάλληλος δεν λαμβάνει υπόψη κανενός είδους εξωτερική επιρροή, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών επιρροών, ούτε άγεται από προσωπικά συμφέροντα.3. Ο υπάλληλος απέχει από τη λήψη απόφασης για θέμα που αφορά ίδια συμφέροντα ή εκείνα της οικογένειάς του, των συγγενών, φίλων και γνωστών του.Άρθρο 9ΑντικειμενικότηταΚατά τη λήψη αποφάσεων, ο υπάλληλος λαμβάνει υπόψη τους ουσιαστικούς παράγοντες και τους σταθμίζει κατάλληλα στην απόφασή του, αποκλείοντας παράλληλα από την εξέτασή του οποιοδήποτε άσχετο στοιχείο.Άρθρο 10Θεμιτές προσδοκίες και συνέπεια1. Ο υπάλληλος είναι συνεπής όσον αφορά την υπηρεσιακή συμπεριφορά του καθώς και τις διοικητικές ενέργειες του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος. Ο υπάλληλος τηρεί τις συνήθεις διοικητικές διαδικασίες του Ευρωπαϊκού Οργανισμού, εκτός εάν υπάρχουν βάσιμοι λόγοι απόκλισης από τις διαδικασίες αυτές σε μεμονωμένες περιπτώσεις.2. Ο υπάλληλος σέβεται τις θεμιτές και εύλογες προσδοκίες τις οποίες τρέφουν τα πρόσωπα που ανήκουν στο κοινό με βάση το πώς έχει ενεργήσει ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Περιβάλλοντος κατά το παρελθόν.Άρθρο 11ΔικαιοσύνηΟ υπάλληλος ενεργεί δίκαια και λογικά.Άρθρο 12Ευγένεια1. Ο υπάλληλος οφείλει να είναι ευσυνείδητος, ευπρεπής, ευγενής και προσιτός στις σχέσεις με το κοινό. Όταν απαντά σε επιστολές, τηλεφωνήματα ή ηλεκτρονικά μηνύματα, προσπαθεί, στο μέτρο του δυνατού, να προσφέρει βοήθεια και να απαντά στα ερωτήματα που τίθενται.2. Εάν ο υπάλληλος δεν είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο θέμα, παραπέμπει τον πολίτη στον αρμόδιο υπάλληλο.3. Εάν διαπραχθεί σφάλμα το οποίο επηρεάζει αρνητικά τα δικαιώματα ή τα συμφέροντα προσώπου ανήκοντας στο κοινό, ο υπάλληλος ζητά συγγνώμη γι' αυτό.Άρθρο 13Απάντηση σε επιστολές στη γλώσσα του πολίτηΟ υπάλληλος μεριμνά ώστε κάθε πολίτης της Ένωσης ή κάθε πρόσωπο ανήκον στο κοινό που απευθύνεται γραπτώς στον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος σε μία από τις γλώσσες της συνθήκης να λαμβάνει απάντηση στην ίδια γλώσσα.Άρθρο 14Απόδειξη παραλαβής και αναφορά του αρμοδίου υπαλλήλου1. Για κάθε επιστολή ή παράπονο προς τον Οργανισμό εκδίδεται απόδειξη παραλαβής εντός δύο εβδομάδων, εκτός εάν εντός της περιόδου αυτής είναι δυνατόν να αποσταλεί ουσιαστική απάντηση.2. Η απάντηση ή η απόδειξη παραλαβής αναφέρει το ονοματεπώνυμο και τον αριθμό τηλεφώνου του υπαλλήλου ο οποίος ασχολείται με το θέμα, καθώς και την υπηρεσία στην οποία ανήκει.3. Δεν απαιτείται να σταλεί απόδειξη παραλαβής ή απάντηση σε επιστολές ή παράπονα που κρίνονται καταχρηστικά λόγω του υπέρμετρου αριθμού τους ή εξαιτίας του επαναληπτικού ή άσκοπου χαρακτήρα τους.Άρθρο 15Υποχρέωση διαβίβασης στην αρμόδια υπηρεσία του Οργανισμού1. Εάν επιστολή ή παράπονο προς τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος αποστέλλεται ή διαβιβάζεται σε πρόγραμμα ή μονάδα που δεν έχει αρμοδιότητα να ασχοληθεί με το θέμα, οι υπηρεσίες του μεριμνούν προκειμένου ο φάκελος να διαβιβασθεί χωρίς καθυστέρηση στην αρμόδια υπηρεσία του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος.2. Η υπηρεσία η οποία έλαβε αρχικά την επιστολή ή το παράπονο ειδοποιεί τον συντάκτη γι' αυτή τη διαβίβαση, αναφέροντας το ονοματεπώνυμο και τον αριθμό τηλεφώνου του υπαλλήλου στον οποίο διαβιβάστηκε ο φάκελος.3. Εάν επιστολή ή παράπονο αποστέλλεται στον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος χωρίς ο ίδιος να έχει αρμοδιότητα να ασχοληθεί με το θέμα, οι υπηρεσίες του μεριμνούν προκειμένου η εν λόγω επιστολή να διαβιβασθεί στον αρμόδιο ευρωπαϊκό φορέα και να ενημερωθεί ο αποστολέας σχετικά με το πρόσωπο στο οποίο διαβιβάστηκε ο φάκελος.Άρθρο 16Δικαίωμα ακρόασης και έκφρασης άποψης1. Σε περιπτώσεις που αφορούν τα δικαιώματα ή τα συμφέροντα ατόμων, ο υπάλληλος μεριμνά, σε κάθε στάδιο της διαδικασίας για τη λήψη απόφασης, ώστε να γίνονται σεβαστά τα δικαιώματα της υπεράσπισης.2. Κάθε πρόσωπο ανήκον στο κοινό έχει το δικαίωμα, σε περιπτώσεις που πρόκειται να ληφθεί απόφαση που θίγει τα δικαιώματα ή τα συμφέροντά του, να υποβάλει γραπτά σχόλια και, εάν παραστεί ανάγκη, να προβαίνει σε προφορικές παρατηρήσεις προτού ληφθεί η απόφαση.Άρθρο 17Εύλογη προθεσμία για τη λήψη αποφάσεων1. Ο υπάλληλος εξασφαλίζει ότι σε κάθε αίτημα ή παράπονο προς τον Οργανισμό λαμβάνεται απόφαση εντός εύλογης προθεσμίας, χωρίς καθυστέρηση, και, εν πάση περιπτώσει, όχι αργότερα από δύο μήνες μετά την ημερομηνία παραλαβής. Ο ίδιος κανόνας ισχύει για την απάντηση σε επιστολές προσώπων που ανήκουν στο κοινό.2. Εάν αίτημα ή παράπονο προς τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος δεν είναι δυνατόν να οδηγήσει σε λήψη απόφασης εντός της προαναφερθείσας προθεσμίας, εξαιτίας των πολύπλοκων θεμάτων που εγείρει, ο υπάλληλος ενημερώνει σχετικά τον συντάκτη το συντομότερο δυνατόν. Στην περίπτωση αυτή, η οριστική απάντηση πρέπει να γνωστοποιηθεί στον συντάκτη το ταχύτερο δυνατόν.Άρθρο 18Υποχρέωση μνείας των λόγων της απόφασης1. Κάθε απόφαση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος, η οποία ενδέχεται να επηρεάσει δυσμενώς τα δικαιώματα ή τα συμφέροντα ιδιώτη, πρέπει να αναφέρει τους λόγους στους οποίους βασίζεται με σαφή μνεία των σχετικών περιστατικών και της νομικής βάσης της απόφασης.2. Ο υπάλληλος αποφεύγει να λαμβάνει αποφάσεις οι οποίες βασίζονται σε συνοπτικούς ή ασαφείς λόγους ή δεν περιέχουν εξατομικευμένη συλλογιστική.3. Εάν δεν είναι δυνατόν, εξαιτίας του μεγάλου αριθμού προσώπων τα οποία αφορούν παρόμοιες αποφάσεις, να γνωστοποιηθούν λεπτομερώς οι λόγοι της απόφασης και, για τον λόγο αυτό, δίδονται τυποποιημένες απαντήσεις, ο υπάλληλος εξασφαλίζει ότι σε μεταγενέστερο χρόνο θα προσφέρει στους πολίτες που το ζητούν ρητά την εξατομικευμένη συλλογιστική.Άρθρο 19Αναφορά των δυνατοτήτων άσκησης προσφυγής1. Κάθε απόφαση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος, η οποία ενδέχεται να επηρεάσει δυσμενώς τα δικαιώματα ή τα συμφέροντα ιδιώτη, περιέχει αναφορά των δυνατοτήτων άσκησης προσφυγής που υπάρχουν για την αμφισβήτηση της απόφασης. Ειδικότερα, αναφέρει τον χαρακτήρα των επανορθωτικών μέτρων, τους φορείς ενώπιον των οποίων μπορούν να ασκηθούν, καθώς και τις προθεσμίες για την άσκησή τους.2. Στις αποφάσεις αναφέρεται ιδίως η δυνατότητα δικαστικής διαδικασίας προσφυγής και καταγγελίας στον Διαμεσολαβητή υπό τις προϋποθέσεις που ορίζονται, αντιστοίχως, στα άρθρα 230 και 195 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.Άρθρο 20Γνωστοποίηση της απόφασης1. Ο υπάλληλος εξασφαλίζει ότι οι αποφάσεις που θίγουν τα δικαιώματα ή τα συμφέροντα μεμονωμένων προσώπων γνωστοποιούνται γραπτώς, αμέσως μετά τη λήψη της απόφασης, στα εν λόγω πρόσωπα.2. Ο υπάλληλος δεν γνωστοποιεί την απόφαση σε άλλες πηγές μέχρις ότου ενημερωθούν τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα.Άρθρο 21Προστασία δεδομένων1. Ο υπάλληλος ο οποίος επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν πολίτη τηρεί τις αρχές που αναφέρονται στην οδηγία 95/46/ΕΚ για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.2. Ο υπάλληλος αποφεύγει ιδίως την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για αθέμιτους σκοπούς ή τη διαβίβαση παρόμοιων δεδομένων σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.Άρθρο 22Αιτήσεις παροχής πληροφοριών1. Ο υπάλληλος, εφόσον είναι αρμόδιος για το σχετικό θέμα, παρέχει στα πρόσωπα που ανήκουν στο κοινό τις πληροφορίες τις οποίες ζητούν. Ο υπάλληλος μεριμνά ώστε οι διαβιβαζόμενες πληροφορίες να είναι σαφείς και κατανοητές.2. Εάν προφορικό αίτημα παροχής πληροφοριών είναι υπερβολικά περίπλοκο ή υπερβολικά εκτεταμένο, ο υπάλληλος συμβουλεύει τον ενδιαφερόμενο να διατυπώσει το αίτημά του γραπτώς.3. Εάν, για λόγους απορρήτου, ο υπάλληλος δεν μπορεί να αποκαλύψει τις αιτούμενες πληροφορίες, οφείλει, σύμφωνα με το άρθρο 18 του παρόντος κώδικα, να αναφέρει στον ενδιαφερόμενο τους λόγους για τους οποίους δεν μπορεί να διαβιβάσει τις πληροφορίες.4. Όσον αφορά τις αιτήσεις παροχής πληροφοριών για θέματα για τα οποία δεν είναι αρμόδιος, ο υπάλληλος παραπέμπει τον αιτούντα στο αρμόδιο πρόσωπο, αναφέροντας το ονοματεπώνυμο και τον αριθμό τηλεφώνου του. Απαντώντας σε αιτήσεις παροχής πληροφοριών που αφορούν άλλο κοινοτικό, θεσμικό ή λοιπό όργανο, ο υπάλληλος παραπέμπει τον αιτούντα στο συγκεκριμένο θεσμικό ή λοιπό όργανο.5. Όπου κρίνεται αναγκαίο, ο υπάλληλος, ανάλογα με το θέμα της αίτησης, παραπέμπει το πρόσωπο που ζητά πληροφορίες στην υπηρεσία του Οργανισμού που είναι αρμόδια για την παροχή πληροφοριών στο κοινό.Άρθρο 23Αιτήσεις για δημόσια πρόσβαση σε έγγραφα1. Ο υπάλληλος, ενεργώντας κατόπιν αιτήσεων για πρόσβαση σε έγγραφα του Ευρωπαϊκού Οργανισμού, παρέχει πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα σύμφωνα με την απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του ΕΟΠ της 21ης Μαρτίου 1997(5).2. Εάν ο υπάλληλος δεν είναι δυνατόν να συμμορφωθεί με προφορικό αίτημα για πρόσβαση σε έγγραφα, ο ενδιαφερόμενος πολίτης καλείται να το διατυπώσει γραπτώς.Άρθρο 24Τήρηση ενδεδειγμένων μητρώωνΤα τμήματα του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος τηρούν τα ενδεδειγμένα μητρώα εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, το μητρώο των εγγράφων που παραλαμβάνουν και το μητρώο των λαμβανομένων μέτρων.Άρθρο 25Πρόσβαση του κοινού στον κώδικα1. Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Περιβάλλοντος λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να εξασφαλίσει ότι ο παρών κώδικας απολαύει της ευρύτερης δυνατής δημοσιότητας μεταξύ των πολιτών. Ειδικότερα, θα μεριμνήσει για τη διάδοση φυλλαδίου με τίτλο "Κώδικας καλής διοικητικής συμπεριφοράς του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος", το οποίο θα περιέχει παρουσίαση του παρόντος κώδικα, καθώς και το πλήρες κείμενο αυτού σε μορφή παραρτήματος.2. Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Περιβάλλοντος παρέχει αντίγραφο του παρόντος κώδικα σε όποιον πολίτη το ζητήσει.Άρθρο 26Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον Ευρωπαίο ΔιαμεσολαβητήΟποιαδήποτε παράλειψη υπαλλήλου να συμμορφωθεί με τις αρχές που αναφέρονται στον παρόντα κώδικα μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο καταγγελίας στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, σύμφωνα με το άρθρο 195 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και το καθεστώς του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σύμφωνα με το άρθρο 195 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και το καθεστώς του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή(6).Άρθρο 27ΑναθεώρησηΗ παρούσα απόφαση θα αναθεωρηθεί δύο έτη μετά την έναρξη της εφαρμογής της. Το 2002, ο εκτελεστικός διευθυντής θα υποβάλλει έκθεση στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης για την περίοδο 2000-2002, στο πλαίσιο της προετοιμασίας της εν λόγω αναθεώρησης.Άρθρο 28Έναρξη ισχύοςΗ παρούσα απόφαση εγκρίνεται από το διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος στις 20 Μαρτίου 2000 και θα τεθεί σε ισχύ στις 20 Ιουνίου 2000 μετά από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.Κοπεγχάγη, 20 Μαρτίου 2000.Για το διοικητικό συμβούλιο του ΕΟΠKees ZoetemanΠρόεδροςΓια τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό ΠεριβάλλοντοςDomingo Jiménez-BeltránΕκτελεστικός διευθυντής(1) A4-0190/97.(2) ΕΕ C 292 της 21.9.1998, σ. 168.(3) ΕΕ L 46 της 18.2.1994, σ. 58.(4) ΕΕ C 282 της 18.9.1997, σ. 5.(5) Βλέπε σημείωση 4 στο κάτω μέρος της σελίδας.(6) Απόφαση 94/262/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 9ης Μαρτίου 1994, σχετικά με το καθεστώς και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή (ΕΕ L 113 της 4.5.1994, σ. 15).