CELEX: 32022D0121
Language: hu
Date: 2022-01-27 00:00:00
Title: A Bizottság (EU) 2022/121 határozata (2022. január 27.) a személyes adatoknak a kérelmek és panaszok személyzeti szabályzat alapján történő kezelésével összefüggésben az érintettek tájékoztatására és egyes jogaik korlátozására vonatkozó belső szabályok megállapításáról

2022.1.28.   
               
               
                  HU
               
               
                  Az Európai Unió Hivatalos Lapja
               
               
                  L 19/77
               
            
         A BIZOTTSÁG (EU) 2022/121 HATÁROZATA
         (2022. január 27.)
         a személyes adatoknak a kérelmek és panaszok személyzeti szabályzat alapján történő kezelésével összefüggésben az érintettek tájékoztatására és egyes jogaik korlátozására vonatkozó belső szabályok megállapításáról
         AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
         tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 249. cikke (1) bekezdésére,
         mivel:
         
                     (1)
                  
                  
                     Az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek értelmében, amelyeket a 259/68/EGK, Euratom, ESZAK tanácsi rendelet (1) (a továbbiakban: személyzeti szabályzat) ír elő, a Bizottság köteles válaszolni bizonyos kérelmekre és panaszokra. E feladatokat főként a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság (DG HR) „Fellebbezések, panaszok és nyomon követésük” egysége látja el, amely megállapítja a releváns tényeket és jogi szempontból értékeli azokat annak érdekében, hogy segítse a kinevezésre jogosult hatóságot vagy a munkaszerződések lezárásáért felelős hatóságot (a továbbiakban: Hatóság) a döntéshozatalban.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     A személyzeti szabályzat 22c. cikke előírja, hogy a Bizottság a személyzeti szabályzat 24. és 90. cikkének megfelelően eljárást vezessen be a tisztviselők azzal kapcsolatban tett panaszainak kezelésére, hogy a súlyos szabálytalanságnak a személyzeti szabályzat (2) 22a. és 22b. cikke szerinti bejelentését követően vagy annak következtében milyen módon jártak el velük szemben.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     A személyzeti szabályzat 24. cikke értelmében a Bizottságnak segítséget kell nyújtania a tisztviselőknek minden olyan személy elleni eljárásban, aki az ő vagy családtagjai sérelmére, a beosztása vagy feladatainak ellátása miatt fenyegetést, becsületsértést, rágalmazást, illetve bármiféle, személy vagy vagyon elleni támadást követett el.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     A személyzeti szabályzat 90. cikkének (1) és (2) bekezdése lehetővé teszi a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó bármely személy számára, hogy felkérje a Hatóságot a rá vonatkozó határozat meghozatalára, vagy hogy a sérelmet okozó határozat ellen panaszt nyújtson be.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     E tevékenységekkel összefüggésben a Bizottság releváns információkat gyűjt össze és dolgoz fel. Ezek az információk személyes adatokat, ezen belül azonosító, kapcsolattartási és magatartásra vonatkozó adatokat foglalnak magukban. Az illetékes bizottsági szolgálatok a személyes adatokat a szükséges ismeret elve alapján továbbítják a Bizottság egyéb szervezeti egységeinek.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     A személyes adatokat biztonságos fizikai és elektronikus környezetben tárolják, hogy megakadályozzák az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést vagy az adatok továbbítását olyan személyek számára, akiknek nem szükséges azokról tudniuk. Az adatkezelés befejezését követően az adatokat a Bizottság a vonatkozó szabályainak megfelelően őrzi meg (3).
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     A Bizottság a személyzeti szabályzat szerinti tevékenységei végzése során tiszteletben tartja a természetes személyeknek az Európai Unió Alapjogi Chartája 8. cikkének (1) bekezdése és a Szerződés 16. cikkének (1) bekezdése által elismert, a személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogait, valamint az (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelet (4) által biztosított jogokat. Ezzel egyidejűleg a Bizottság köteles megfelelni a szigorú titoktartási és szakmai titoktartási szabályoknak.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Bizonyos körülmények esetén össze kell egyeztetni az érintettek (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait a bűncselekmények megelőzése, kivizsgálása, felderítése és büntetőeljárás alá vonása biztosításának szükségességével, a zaklatással és más nem megfelelő magatartással vagy támadással kapcsolatos állításokra adott bizottsági válaszok hatékonyságának követelményével, valamint a más érintettek alapvető jogainak és szabadságjogainak teljeskörű tiszteletben tartásával. E célból az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b), c), g) és h) pontja lehetőséget biztosít arra, hogy a Bizottság korlátozza a 14–17., 19., 20. és 35. cikk alkalmazását, továbbá a 4. cikk (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott átláthatóság elvének alkalmazását, amennyiben annak rendelkezései megfelelnek az említett rendelet 14–17., 19., és 20. cikkében meghatározott jogoknak és kötelezettségeknek.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Ez lehet a helyzet különösen a személyes adatok kezelésével kapcsolatos információknak azon személy (a továbbiakban: érintett személy) részére történő kiadása esetén, akivel kapcsolatban kérelmet vagy panaszt nyújtottak be, különösen, ha az eljárás a személyzeti szabályzat 24. cikke szerinti, zaklatás miatti segítségnyújtás iránti kérelmen alapul. A Bizottság dönthet úgy, hogy a kérelmező, a panaszos vagy a tanú jogainak és szabadságjogainak az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének h) pontja szerinti védelme érdekében korlátozza az érintett személyre vonatkozó ilyen tájékoztatás nyújtását. A Bizottság különösen azon személyek védelme érdekében hozhat ilyen döntést, akikre esetlegesen megtorlás vár azok részéről, akikkel szemben jóhiszeműen panaszt tettek, amelyek azonban nem vezettek igazgatási intézkedésekhez. Bizonyos helyzetekben szükség lehet az ilyen információk kiadásának korlátozására a zaklatás vagy más nem megfelelő magatartás vagy támadás Bizottságon belüli megakadályozása érdekében (különösen abban a szervezeti egységben, ahol az érintett személy együtt dolgozik a kérelmezővel, a panaszossal és/vagy a tanúval).
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Az érintett személy egyéb jogainak korlátozása válhat szükségessé akkor is, ha e jogok gyakorlása a személyazonossága eltitkolását kérő kérelmezővel, panaszossal vagy tanúval kapcsolatos információkat fedne fel. Ilyen esetben a Bizottság dönthet úgy, hogy korlátozza az érintett személyre vonatkozó nyilatkozathoz való hozzáférést, hogy a 9. preambulumbekezdésben meghatározott okokból kifolyólag megvédje a kérelmező, panaszos vagy tanú jogait és szabadságjogait. A Bizottság az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének h) pontja alapján hozhat ilyen döntést.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Ezenkívül szükség lehet az érintett személy jogainak korlátozására a közhatalom gyakorlásához kapcsolódó ellenőrzési, felügyeleti vagy szabályozási funkció megóvása érdekében olyan esetben, amikor az Unió általános közérdeket szolgáló fontos célkitűzése forog kockán, nevezetesen annak biztosítása, hogy a Bizottság hatékony választ adjon a zaklatással és bármely más nem megfelelő magatartással vagy támadással kapcsolatos állításokra. A zaklatás és bármely más nem megfelelő magatartás vagy támadás elleni küzdelem az Unió – és ezen belül a Bizottság – általános közérdekének fontos célkitűzése. Ezenkívül a Bizottság a személyzeti szabályzat 24. cikke értelmében köteles segítséget nyújtani alkalmazottai számára. Annak érdekében, hogy az alkalmazottak ne tartsanak az észlelt zaklatási esetek vagy más nem megfelelő magatartás vagy támadás jelentésétől, és hogy ilyen esetekben merjenek segítséget kérni – ami az Unió közérdeke –, biztosítani kell, hogy az érintett személyek ne szerezzenek tudomást az őket érintő segítségnyújtás iránti kérelemről. Ez különösen igaz lehet azokban az esetekben, amikor a Hatóság arra a megállapításra jut, hogy a személyzeti szabályzat értelmében nem történt zaklatás. Ilyen helyzetben az Unió közérdeke megkövetelné, hogy az érintett személy ne szerezzen tudomást a segítségnyújtás iránti kérelemről annak érdekében, hogy meg lehessen őrizni az alkalmazottaknak a személyzeti szabályzat 24. cikke szerinti eljáráshoz való jogát, és meg lehessen előzni az újabb konfliktusokat. E tekintetben a Bizottság dönthet úgy, hogy az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének c) és g) pontja alapján korlátozza az érintett személy jogait.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Szükséges lehet továbbá az érintett személy jogainak korlátozása a bűncselekmények megelőzésének, kivizsgálásának, felderítésének és büntetőeljárás alá vonásának biztosítása érdekében, amelyeket a kérelmezők, a panaszosok vagy a tanúk jelentenek a Bizottságnak az érintett személlyel kapcsolatban. Például a kérelmezők, a panaszosok és a tanúk jelenthetnek nem megfelelő magatartást, valamint pszichológiai és szexuális zaklatást. Ilyen esetekben a Bizottság dönthet úgy, hogy az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b) pontja értelmében korlátozza az érintett személy jogait.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     A személyzeti szabályzat előírja a Bizottság számára annak biztosítását, hogy az említett szabályzat szerinti kérelmeket és panaszokat bizalmasan kezeljék. A titoktartás biztosítása érdekében a személyes adatok (EU) 2018/1725 rendelet szerinti védelmére vonatkozó előírások tiszteletben tartása mellett belső szabályokat kell elfogadni, amelyek alapján a Bizottság korlátozhatja az érintettek jogait az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b), c), g) és h) pontjával összhangban.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     A belső szabályokat minden olyan adatkezelési műveletre alkalmazni kell, amelyet a Bizottság a személyzeti szabályzat szerinti kérelmek és panaszok kezelésével kapcsolatos feladatainak ellátása során végez.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Az (EU) 2018/1725 rendelet 14., 15. és 16. cikkének való megfelelés érdekében a Bizottságnak a saját honlapján közzétett adatvédelmi értesítés formájában átlátható és következetes módon tájékoztatnia kell minden magánszemélyt a személyes adatainak kezelését magában foglaló bizottsági tevékenységekről, valamint a jogaikról. A Bizottság adott esetben köteles megfelelő formában, egyénileg tájékoztatni a kérelem vagy panasz érintettjeit, azaz a kérelmezőket, a panaszosokat, az érintett személyeket és tanúkat.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     A Bizottságnak átlátható módon kell kezelnie az összes korlátozást, és a megfelelő nyilvántartási rendszerben nyilvántartásba kell vennie a korlátozások minden egyes alkalmazását.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Az (EU) 2018/1725 rendelet 16. cikkének alkalmazására vonatkozó korlátozások értelmében – amely előírja, hogy amennyiben a személyes adatokat nem az érintettől szerezték be, az érintettet legkésőbb egy hónapon belül tájékoztatni kell – a Bizottságnak egy hónapon belül nyilvántartást kell készítenie az alkalmazott korlátozások okairól. E nyilvántartásnak tartalmaznia kell a korlátozás szükségességének és arányosságának eseti alapon történő értékelését.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (8) bekezdése értelmében az adatkezelők az érintettre vonatkozó korlátozás alkalmazásának fő okaira vonatkozó tájékoztatást elhalaszthatják, elhagyhatják vagy megtagadhatják, ha a tájékoztatás ellehetetlenítené a korlátozás hatását. Ez különösen a rendelet 16. és 35. cikke alkalmazásának korlátozása esetében áll fenn.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     A Bizottságnak rendszeresen felül kell vizsgálnia az alkalmazott korlátozásokat, hogy az érintetteknek az (EU) 2018/1725 rendelet 16. és 35. cikke szerinti, tájékoztatáshoz való jogai csak addig legyenek korlátozva, ameddig ilyen korlátozások szükségesek a (8) preambulumbekezdésben felsorolt okokból kifolyólag.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     A korlátozások alkalmazását felül kell vizsgálni a személyzeti szabályzat 22c. és 24. cikke, valamint 90. cikkének (1) bekezdése alapján benyújtott kérelmek és a személyzeti szabályzat 22c. cikke és 90. cikkének (2) bekezdése alapján benyújtott panaszok megválaszolásakor, vagy az ilyen kérelmek és panaszok lezárásakor, attól függően, hogy melyik következik be korábban. Ezt követően a Bizottság évente ellenőrzi a korlátozás fenntartásának szükségességét
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     Bizonyos esetekben szükségesnek bizonyulhat a korlátozás alkalmazásának fenntartása, különösen az (EU) 2018/1725 rendelet 16. cikke alkalmazásának korlátozása esetében mindaddig, amíg a szóban forgó személyes adatokat a Bizottság már nem őrzi meg. Ilyen esetben az érintettet nem szabad tájékoztatni személyes adatainak feldolgozásáról. Ilyen helyzet különösen akkor fordulhat elő, ha nagy a kockázata annak, hogy az érintett személynek a személyes adatok kezeléséről való tájékoztatása mások jogait és szabadságjogait sérti. Ez az eset állhat fenn akkor, ha a Hatóság elutasítja az érintett személy állítólagos nem megfelelő magatartása miatt jóhiszeműen benyújtott segítségnyújtás iránti kérelmet, és ha az érintett személy és a kérelmező ugyanazon szervezeti egységben dolgozik együtt. Ilyen helyzetben fennáll a veszélye annak, hogy a kérelmező megtorlásnak van kitéve, és hogy mindez a szervezeti egység munkahelyi légkörére is hatással lehet. Ilyen esetben az érintett személy személyes adatait csak addig lehet megőrizni, amíg az adatok relevánsak a kérelem és/vagy a panasz kezelése szempontjából, és amíg ez utóbbi jogvita tárgyát képezheti.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Az e határozatnak való megfelelés érdekében az Európai Bizottság adatvédelmi tisztviselőjének el kell végeznie a korlátozások alkalmazásának független felülvizsgálatát.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     A Bizottság konzultációt folytatott az európai adatvédelmi biztossal, aki 2021. szeptember 23-án nyilvánított véleményt,
                  
               ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
         
            1. cikk
            Tárgy és hatály
            
               (1)   Ez a határozat meghatározza azokat a szabályokat, amelyeket a Bizottságnak a kérelmek és panaszok személyzeti szabályzat szerinti kezelésekor az érintettek személyes adatainak kezelésről való tájékoztatása tekintetében az (EU) 2018/1725 rendelet 14., 15. és 16. cikkének megfelelően követnie kell.
               E határozat megállapítja továbbá azokat a feltételeket, amelyek mellett a Bizottság korlátozhatja az (EU) 2018/1725 rendelet 4., 14–17., 19., 20. és 35. cikkének alkalmazását ugyanezen rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b), c), g) és h) pontjával összhangban.
            
            
               (2)   Ez a határozat a személyes adatoknak a Bizottság által a kérelmek és panaszok kezelése céljából történő, a személyzeti szabályzat 22c. és 24. cikke, valamint 90. cikkének (1) és (2) bekezdése szerinti kezelésére vonatkozik.
            
            
               (3)   A személyes adatok e határozat hatálya alá tartozó kategóriái magukban foglalják az azonosításra, a kapcsolattartásra és a magatartásra vonatkozó adatokat, valamint a személyes adatoknak az (EU) 2018/1725 rendelet 10. cikkének (1) bekezdése szerinti különleges kategóriáit.
            
         
         
            2. cikk
            Alkalmazandó kivételek és korlátozások
            
               (1)   Amennyiben a Bizottság az (EU) 2018/1725 rendelet alapján az érintetteket megillető jogok tekintetében látja el a feladatait, mérlegelnie kell, hogy alkalmazandó-e az említett rendeletben megállapított kivételek valamelyike.
            
            
               (2)   E rendelet 3–7. cikkére is figyelemmel, amennyiben az (EU) 2018/1725 rendelet 14–17., 19., 20. és 35. cikkében meghatározott jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése a Bizottság által kezelt személyes adatokkal összefüggésben sértené a rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b), c), g) vagy h) pontjában felsorolt indokokat, a Bizottság korlátozhatja
               
                           a)
                        
                        
                           az (EU) 2018/1725 rendelet 14–17., 19., 20. és 35. cikkének alkalmazását; valamint
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           az (EU) 2018/1725 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott átláthatóság elvének alkalmazását, amennyiben a korlátozás rendelkezései megfelelnek az említett rendelet 14–17., 19. és 20. cikkében foglalt jogoknak és kötelezettségeknek a bűncselekmények megelőzésének, kivizsgálásának, felderítésének és büntetőeljárás alá vonásának biztosítása érdekében, amelyeket a kérelmezők, a panaszosok vagy a tanúk jelentenek a Bizottságnak a zaklatással vagy más nem megfelelő magatartással vagy támadással vádolt személlyel kapcsolatban.
                        
                     
            
               (3)   Az (1) és (2) bekezdés nem érinti az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke szerinti, az érintettek tájékoztatására és bizonyos adatvédelmi jogaik korlátozására vonatkozó belső szabályok megállapításáról szóló többi bizottsági határozat alkalmazását.
            
            
               (4)   A jogok és kötelezettségek (2) bekezdésben említett bármilyen korlátozásának – az érintettek jogait és szabadságjogait érintő kockázatokat figyelembe véve – szükségesnek és arányosnak kell lennie.
            
            
               (5)   A korlátozások alkalmazása előtt a Bizottságnak eseti alapon kell értékelnie azok szükségességét és arányosságát. A korlátozások körét a célkitűzéseik eléréséhez feltétlenül szükséges mértékre kell szűkíteni.
            
         
         
            3. cikk
            Az érintettek tájékoztatása
            
               (1)   A Bizottság saját honlapján adatvédelmi értesítést tesz közzé, amely az összes érintettet tájékoztatja a személyes adataiknak a kérelmek és panaszok személyzeti szabályzat alapján történő kezelésével összefüggésben végzett bizottsági tevékenységekről.
            
            
               (2)   A Bizottság köteles megfelelő formában, egyénileg tájékoztatni a kérelmezőket és a panaszosokat, az érintett személyeket, valamint az ezen kérelmekkel vagy panaszokkal kapcsolatban információk szolgáltatására kért tanúkat a személyes adataik kezeléséről.
            
            
               (3)   Amennyiben a Bizottság a 2. cikknek megfelelően részben vagy egészben korlátozza azon érintetteknek a (2) bekezdés szerinti tájékoztatását, akiknek a személyes adatait a kérelmek és panaszok személyzeti szabályzat alapján történő kezelése céljából kezelik, a Bizottság a határozat 6. cikkével összhangban feljegyzi és nyilvántartásba veszi a korlátozás okait.
            
         
         
            4. cikk
            Az érintettek hozzáféréshez, törléshez és az adatkezelés korlátozásához való joga
            
               (1)   Amennyiben a Bizottság részben vagy egészben korlátozza az érintetteknek az (EU) 2018/1725 rendelet 17., 19., illetve 20. cikkében említett hozzáférési, törlési, illetve adatkezelés-korlátozási jogát, a hozzáférés, törlés vagy adatkezelés-korlátozás iránti kérelemre adott válaszában tájékoztatja az érintettet:
               
                           a)
                        
                        
                           az alkalmazott korlátozásról és annak fő okairól;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           arról, hogy panasszal élhet az európai adatvédelmi biztosnál, vagy bírósági jogorvoslatot kérhet az Európai Unió Bíróságánál.
                        
                     
            
               (2)   Az (1) bekezdésben említett korlátozás okairól szóló tájékoztatást el lehet halasztani, el lehet hagyni vagy meg lehet tagadni, amennyiben az ellehetetlenítené a korlátozás hatását.
            
            
               (3)   A Bizottság az 6. cikkel összhangban feljegyzi a korlátozás okait.
            
            
               (4)   Amennyiben a hozzáférés jogát részben vagy egészben korlátozták, az érintett az európai adatvédelmi biztos közvetítésével gyakorolhatja hozzáférési jogát az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (6), (7) és (8) bekezdésével összhangban.
            
         
         
            5. cikk
            Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensekről
            Amennyiben a Bizottság korlátozza az érintettnek az adatvédelmi incidensről való, az (EU) 2018/1725 rendelet 35. cikke szerinti tájékoztatását, a 6. cikkel összhangban feljegyzi és nyilvántartásba veszi a korlátozás okait. A Bizottság az adatvédelmi incidensről szóló értesítés időpontjában eljuttatja a nyilvántartást az európai adatvédelmi biztosnak.
         
         
            6. cikk
            A korlátozások feljegyzése és nyilvántartásba vétele
            
               (1)   A Bizottság feljegyzi az e határozat alapján alkalmazott korlátozások okait, beleértve a korlátozás szükségességének és arányosságának értékelését, figyelembe véve az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (2) bekezdésében rögzített vonatkozó elemeket.
            
            
               (2)   A nyilvántartásban fel kell tüntetni, hogy a jog érintett általi gyakorlása hogyan sértené az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b), c), g) és h) pontjában felsorolt egy vagy több alkalmazandó indokot.
            
            
               (3)   A feljegyzést és adott esetben a mögöttes ténybeli és jogi elemeket tartalmazó dokumentumokat nyilvántartásba kell venni. Ezeket kérésre az európai adatvédelmi biztos rendelkezésére kell bocsátani.
            
         
         
            7. cikk
            A korlátozások időtartama
            
               (1)   A 3., 4. és 5. cikkben említett korlátozások mindaddig alkalmazandók, amíg azok okai fennállnak.
            
            
               (2)   Amennyiben a 3., 4. és 5. cikk szerinti korlátozás okai már nem állnak fenn, a Bizottság megszünteti a korlátozást.
            
            
               (3)   A Bizottság ezenkívül megadja a korlátozásnak az érintettre való alkalmazásának fő okait, és tájékoztatja őt arról, hogy bármikor panasszal élhet az európai adatvédelmi biztosnál, vagy bírósági jogorvoslatot kérhet az Európai Unió Bíróságánál.
            
            
               (4)   A Bizottság felülvizsgálja a 3., 4. és 5. cikkben említett korlátozások alkalmazását a személyzeti szabályzat 22c. és 24. cikke, valamint 90. cikkének (1) bekezdése alapján benyújtott kérelmek és a személyzeti szabályzat 22c. cikke és 90. cikkének (2) bekezdése alapján benyújtott panaszok megválaszolásakor, vagy az ilyen kérelmek és panaszok lezárásakor, attól függően, hogy melyik következik be korábban. Ezt követően a Bizottság évente ellenőrzi a korlátozás fenntartásának szükségességét. A felülvizsgálat tartalmazza a korlátozás szükségességének és arányosságának értékelését, figyelembe véve az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (2) bekezdésében rögzített vonatkozó elemeket.
            
         
         
            8. cikk
            Biztosítékok és az adattárolás időtartama
            
               (1)   A Bizottság, a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság „Fellebbezések, panaszok és nyomon követésük” egysége biztosítékokat alkalmaz a visszaélések, valamint az olyan személyes adatokhoz való jogtalan hozzáférés vagy adattovábbítás megelőzése érdekében, amelyek tekintetében korlátozások alkalmazandók vagy alkalmazhatók. Ezek a biztosítékok olyan technikai és szervezési intézkedéseket foglalnak magukban, mint például:
               
                           a)
                        
                        
                           a szerepek, felelősségi körök, hozzáférési jogok és eljárási lépések egyértelmű meghatározása;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           olyan biztonságos elektronikus környezet, amely megakadályozza, hogy az elektronikus adatokhoz jogosulatlanul vagy véletlenül hozzáférjenek, vagy azokat jogosulatlan személyeknek továbbítsák;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           a papíralapú dokumentumok biztonságos tárolása és feldolgozása, az adatkezelés céljának eléréséhez feltétlenül szükséges mértékre korlátozva;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           a korlátozások kellő figyelemmel kísérése és alkalmazásuk időszakos felülvizsgálata; A d) pontban említett felülvizsgálatokat legalább hat hónaponként el kell végezni.
                        
                     
            
               (2)   A korlátozásokat fel kell oldani, ha az azokat indokoló körülmények már nem állnak fenn.
            
            
               (3)   A személyes adatokat a Bizottság alkalmazandó – az (EU) 2018/1725 rendelet 31. cikke alapján vezetett nyilvántartásokban meghatározandó – adatmegőrzési szabályaival összhangban kell megőrizni. A megőrzési időszak végén a személyes adatokat törlik, anonimizálják vagy az (EU) 2018/1725 rendelet 13. cikkével összhangban átadják a levéltárnak.
            
         
         
            9. cikk
            A Bizottság adatvédelmi tisztviselője által végzett felülvizsgálat
            
               (1)   A Bizottság adatvédelmi tisztviselőjét minden olyan esetben indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatni kell, amikor az érintettek jogait e határozattal összhangban korlátozzák. Kérésre az adatvédelmi tisztviselő számára hozzáférést kell biztosítani a nyilvántartáshoz, valamint az alapul szolgáló ténybeli és jogi elemeket tartalmazó dokumentumokhoz.
            
            
               (2)   Az adatvédelmi tisztviselő kérheti a korlátozás felülvizsgálatát. Az adatvédelmi tisztviselőt a kért felülvizsgálat eredményéről írásban tájékoztatják.
            
            
               (3)   A Bizottság dokumentálja az adatvédelmi tisztviselő bevonását minden olyan esetben, amikor a 2. cikk (2) bekezdésében említett jogok és kötelezettségek alkalmazása korlátozott.
            
         
         
            10. cikk
            Hatálybalépés
            Ez a határozat az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő huszadik napon lép hatályba.
         
         
            Kelt Brüsszelben, 2022. január 27-én.
            
               
                  a Bizottság részéről
               
               
                  az elnök
               
               Ursula VON DER LEYEN
            
         
         
            (1)  HL L 56., 1968.3.4., 1. o.
         
         
            (2)  A 2013. december 19-i 79-2013. sz. igazgatási közlemény – „A kérelmek és panaszok benyújtására vonatkozó szabályok (a személyzeti szabályzat 90. cikkének (1) és (2) bekezdése) és a segítségnyújtás iránti kérelmekre vonatkozó szabályok (a személyzeti szabályzat 24. cikke) aktualizálása”.
         
            (3)  A fájlok Bizottságon belüli megőrzését a közös bizottsági szintű megőrzési lista szabályozza; ez egy adatmegőrzési ütemterv formáját öltő szabályozási dokumentum, amely meghatározza a különböző típusú bizottsági fájlok megőrzési időszakait (SEC(2019) 900). A személyes adatok megőrzési időszakát a kérelmek és panaszok személyzeti szabályzat szerinti kezelésére vonatkozó adatvédelmi nyilatkozat tartalmazza.
         
            (4)  Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2018/1725 rendelete (2018. október 23.) a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről (HL L 295., 2018.11.21., 39. o.).