CELEX: 52000PC0030
Language: el
Date: 2000-01-26
Title: Πρόταση κανονισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής

Avis juridique important

|

52000PC0030

Πρόταση κανονισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής  /* COM/2000/0030 τελικό - COD 2000/0032 */  

Επίσημη Εφημερίδα αριθ. C 177 E της 27/06/2000 σ. 0070 - 0073

Πρόταση ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής(υποβληθείσα από την Επιτροπή)ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ1. ΙστορικοΗ συνθήκη του Άμστερνταμ εισήγαγε το νέο άρθρο 255 στη συνθήκη ΕΚ, σύμφωνα με το οποίο παρέχεται στους πολίτες και στους κατοίκους της Ένωσης δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής. Εξάλλου περιέλαβε μεταξύ των γενικών αρχών της Ένωσης την ιδέα ότι οι αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται με το μεγαλύτερο σεβασμό της αρχής της διαφάνειας και όσο το δυνατόν πιο κοντά στους πολίτες.Σύμφωνα με τις διατάξεις του νέου άρθρου 255, εναπόκειται στην Επιτροπή να προετοιμάσει νομοθετική πρόταση σχετικά με τις γενικές αρχές και τους περιορισμούς που διέπουν το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα των τριών οργάνων. Η πρόταση αυτή πρέπει να εγκριθεί με τη διαδικασία της συναπόφασης εντός διετίας από την έναρξη ισχύος της συνθήκης του Άμστερνταμ, δηλαδή πριν από την 1η Μαΐου του 2001. Κάθε όργανο οφείλει να εισαγάγει στον εσωτερικό του κανονισμό, ειδικές διατάξεις για την πρόσβαση στα δικά του έγγραφα.Το Συμβούλιο και η Επιτροπή εφαρμόζουν ήδη από πενταετίας και πλέον κοινό κώδικα δεοντολογίας που αφορά την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφά τους. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ενέκρινε παρόμοιο σύστημα τον Ιούλιο του 1997 [1].[1]  Κώδικας δεοντολογίας σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Συμβουλίου και της Επιτροπής, που εκδόθηκε από το Συμβούλιο στις 20 Δεκεμβρίου 1993, ΕΕ L 340, 31.12.1993, σ. 43, και από την Επιτροπή στις 8 Φεβρουαρίου 1994, ΕΕ L 46, 18.2.1994, σ. 58. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εξέδωσε απόφαση σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφά του στις 10 Ιουλίου 1997, ΕΕ L 263, 25.9.1997, σ. 27.2. Προετοιμασια τησ προτασησ κανονισμουΚατά την επεξεργασία της εν λόγω πρότασης κανονισμού, η Επιτροπή έλαβε ειδικότερα υπόψη τα ακόλουθα στοιχεία:-  τις νομοθεσίες σε θέματα πρόσβασης σε έγγραφα που ισχύουν στα κράτη μέλη, και ιδίως τις ορθές πρακτικές των σκανδιναβικών χωρών που έχουν μακρά παράδοση όσον αφορά τη διάθεση των εγγράφων τους στο κοινό,-  την έκθεση της επιτροπής θεσμικών θεμάτων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για τη διαφάνεια στην Ευρωπαϊκή Ένωση, που εγκρίθηκε από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στη σύνοδο της ολομέλειας της 12ης Ιανουαρίου 1999 (εισηγητής: κα Lφφw),-  τη σύμβαση ΕΚ/ΟΗΕ του Aarhus σχετικά με την πρόσβαση στην πληροφόρηση, τη συμμετοχή του κοινού και την πρόσβαση στη δικαιοσύνη στον τομέα του περιβάλλοντος, που υπεγράφη τον Ιούνιο του 1998,-  την ειδική έκθεση που εκπόνησε ο ευρωπαίος διαμεσολαβητής μετά από την έρευνα που πραγματοποίησε με δική του πρωτοβουλία, επί των κανόνων πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα που κατέχουν τα κοινοτικά όργανα και οργανισμοί [2],[2]  ΕΕ C 44, 10.2.1998, σ. 9-13.-  την Πράσινη Βίβλο για τις πληροφορίες του δημοσίου τομέα στην κοινωνία των πληροφοριών [3],[3]  COM(1998) 585.-  τη θετική εμπειρία που αποκτήθηκε κατά τα τελευταία πέντε έτη από την εθελοντική εφαρμογή του συστήματος από το Συμβούλιο, την Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, όπως αυτή προκύπτει ιδίως από τις εκθέσεις του Συμβουλίου και της Επιτροπής για την εφαρμογή του κώδικα δεοντολογίας.3. Δικαιουμενοι προσβαση (αρθρο 1)Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 255 της συνθήκης ΕΚ, κάθε πολίτης της Ένωσης ή κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατοικεί ή έχει την καταστατική έδρα του σε ένα από τα κράτη μέλη έχει το εν λόγω δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα. Όπως ισχύει ήδη στο εφαρμοζόμενο σήμερα σύστημα, ο αιτών δεν χρειάζεται να αιτιολογήσει το ενδιαφέρον του.4. Πεδιο εφαρμογησ του κανονισμου (αρθρο 2 και αρθρο 3)Όργανα που καλύπτει ο κανονισμόςΣύμφωνα με το άρθρο 255 της συνθήκης ΕΚ, ο κανονισμός θα εφαρμόζεται αποκλειστικά στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής. Τα εν λόγω όργανα και οι υπαγόμενοι σε αυτά οργανισμοί προσδιορίζονται στο άρθρο 3.Θέματα που καλύπτονται από τον κανονισμόΤο άρθρο 28, παράγραφος 1 και το άρθρο 41, παράγραφος 1 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση προβλέπει σαφώς ότι το δικαίωμα πρόσβασης εφαρμόζεται επίσης στα έγγραφα που αφορούν την κοινή εξωτερική πολιτική και πολιτικής ασφάλειας καθώς και τη δικαστική και αστυνομική συνεργασία σε ποινικές υποθέσεις.Εξάλλου, από τη νομολογία του Δικαστηρίου προκύπτει ότι ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται και στα έγγραφα που αφορούν τις δραστηριότητες που αναπτύσσονται δυνάμει των συνθηκών ΕΚΑΧ και Eυρατόμ [4].[4]  Απόφαση της 15ης Δεκεμβρίου 1987, Deutsche Babcock, 328/85, Συλλογή 1987, σ. 5119.Έγγραφα που καλύπτονται από τον κανονισμόΗ νομοθεσία θα καλύψει όλα τα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή των τριών οργάνων, που έχουν δηλαδή εκπονηθεί από αυτά ή προέρχονται από τρίτους αλλά βρίσκονται στην κατοχή των οργάνων. Η επέκταση αυτή συνιστά ένα μεγάλο βήμα προς τα εμπρός σε σχέση με το ισχύον σύστημα που καλύπτει μόνο τα έγγραφα που έχουν εκπονηθεί από τα όργανα.Η επέκταση αυτή ενθαρρύνεται σε μεγάλο βαθμό από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και από το διαμεσολαβητή και αναμένεται εξάλλου να συμβάλλει στην ευθυγράμμιση με την νομοθεσία που ισχύει στην μεγάλη πλειοψηφία των κρατών μελών. Επιπλέον, η διατύπωση της δήλωσης αριθ. 35 συνηγορεί υπέρ της εν λόγω διευρυμένης ερμηνείας του άρθρου 255. Ωστόσο, εξυπακούεται ότι η πρόσβαση σε έγγραφο προερχόμενο από τρίτο δεν θα εγκρίνεται εάν το εν λόγω έγγραφο καλύπτεται από μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται από το άρθρο 4. Εξάλλου, σε περίπτωση αμφιβολίας, το όργανο θα συμβουλεύεται προηγουμένως το τρίτο πρόσωπο-συντάκτη του εγγράφου, επιφυλασσόμενο ωστόσο, στην περίπτωση που δεν δοθεί απάντηση, για την τελική απόφαση σχετικά με την πρόσβαση στο εν λόγω έγγραφο. Για την αποτελεσματική ενημέρωση των ευρωπαίων πολιτών σχετικά με την εν λόγω επέκταση, η πρόσβαση θα περιορίζεται στα έγγραφα των τρίτων που απευθύνονται στο όργανο μετά τη θέση σε ισχύ του εν λόγω κανονισμού.Ορισμός του "εγγράφου"Ο όρος "έγγραφο" προσδιορίζει κάθε είδους περιεχόμενο ανεξαρτήτως του μέσου που έχει χρησιμοποιηθεί. Θα καλυφθούν μόνο τα διοικητικά έγγραφα, δηλαδή κάθε έγγραφο που αφορά θέμα υπαγόμενο στην αρμοδιότητα του οργάνου, εξαιρουμένων των εγγράφων για εσωτερική χρήση και εκείνων που εκφράζουν προσωπικές σκέψεις ή αντικατοπτρίζουν ανταλλαγές απόψεων ή γνωμών που έχουν εκφρασθεί ελεύθερα και χωρίς περιορισμούς στο πλαίσιο των εσωτερικών διαβουλεύσεων και συσκέψεων, καθώς και των ανεπίσημων μηνυμάτων που αποστέλλονται ιδίως με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα οποία εξομοιούνται με τηλεφωνικές επικοινωνίες. Πράγματι, όπως υπογραμμίζεται από την Επιτροπή ανεξαρτήτων εμπειρογνωμόνων στη δεύτερη έκθεσή της, η Επιτροπή όπως και όλα τα πολιτικά όργανα έχει ανάγκη από "χώρο" για να μελετήσει την εκπόνηση της πολιτικής της πριν αυτή περάσει στο δημόσιο επίπεδο, ακριβώς γιατί η πολιτική που εκπονείται υπό τα φώτα της δημοσιότητας και "απευθείας" είναι συχνά κακής ποιότητας. [5][5]  Δεύτερη έκθεση της επιτροπής ανεξαρτήτων εμπειρογνωμόνων, κεφάλαιο 7, παράγραφος 7.6.6.Συμβατότητα μεταξύ της γενικής αρχής για την πρόσβαση στα έγγραφα και των ισχυόντων ειδικών κανόνωνΣτο πλαίσιο ορισμένων διαδικασιών υπάρχουν ειδικοί κανόνες που αφορούν την πρόσβαση στα έγγραφα και στους φακέλους. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να προβλεφθεί ρητά ότι η μελλοντική κανονιστική ρύθμιση που διέπει το δικαίωμα γενικής πρόσβασης στα έγγραφα δεν θα εφαρμόζεται, εφόσον υπάρχουν ειδικοί κανόνες που αφορούν ειδικότερα ορισμένα πρόσωπα τα οποία έχουν ειδικό συμφέρον ή διαχειρίζονται ορισμένα εμπιστευτικά έγγραφα. Θα ήταν ωστόσο επιθυμητό να πραγματοποιηθεί προσεχώς αναθεώρηση των εν λόγω κανόνων με βάση τις γενικές αρχές στον τομέα της διαφάνειας.5. Εξαιρεσεισ απο το δικαιωμα προσβασησ (αρθρο 4)Το νομοθετικό σχέδιο περιλαμβάνει ορισμένες εξαιρέσεις από το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα. Όπως προβλέπει ήδη το ισχύον σύστημα, όλες αυτές οι εξαιρέσεις βασίζονται σε ένα "harm test" (έλεγχος σκοπιμότητας). Αυτό σημαίνει ότι η πρόσβαση στα έγγραφα που έχουν ζητηθεί εγκρίνεται εκτός εάν η δημοσιοποίησή τους μπορεί να επιφέρει σημαντικό πλήγμα σε συγκεκριμένα συμφέροντα τα οποία διατυπώνονται ρητά στο εν λόγω άρθρο και διευκρινίζονται με συγκεκριμένα παραδείγματα. Διαπιστώνεται ότι σε σχέση με το καθεστώς των εξαιρέσεων που προβλέπεται από τον ισχύοντα κώδικα δεοντολογίας του Συμβουλίου και της Επιτροπής, έχει γίνει καλύτερη διατύπωση των λοιπών εξαιρέσεων.6. Επεξεργασια των αρχικων και επιβεβαιωτικων αιτησεων, μεσα προσφυγησ, τροποι ασκησησ του δικαιωματοσ προσβασησ και κανονεσ που αφορουν την αναπαραγωγη για εμπορικουσ σκοπουσ ´η αλλη οικονομικη εκμεταλλευση (αρθρα 5 εωσ 8)Προτείνεται να προβλεφθούν διατάξεις ανάλογες με εκείνες που ισχύουν στο ισχύον σύστημα, δεδομένου ότι το τελευταίο λειτουργεί ικανοποιητικά αφού, βεβαίως, γίνουν ορισμένες τροποποιήσεις.Έτσι θεσπίστηκε η δυνατότητα παράτασης της προθεσμίας απάντησης κατά έναν επιπλέον μήνα, μετά από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και εμπεριστατωμένη αιτιολόγηση. Εξάλλου, θεσπίστηκε η υποχρέωση παροχής πρόσβασης σε τμήματα εγγράφου του οποίου άλλα μέρη δεν είναι κοινοποιήσιμα διότι καλύπτονται από μία από τις εξαιρέσεις στο δικαίωμα πρόσβασης, σύμφωνα με την απόφαση που εξέδωσε στις 19 Ιουλίου 1999 το Πρωτοδικείο στην υπόθεση T-14/98 (Hautala κατά Συμβουλίου).Εξάλλου, θεσπίστηκε η αρχή της σιωπηρής αποδοχής στο στάδιο της επιβεβαιωτικής αίτησης, γεγονός που αντιπροσωπεύει μια ενίσχυση των δικαιωμάτων του πολίτη.7. Τελικεσ διαταξεισ (αρθρα 9 εωσ 11)Έχουν προβλεφθεί ορισμένες τελικές διατάξεις προκειμένου ειδικότερα:- να δεσμευθούν τα όργανα που καλύπτονται από τον κανονισμό να λάβουν τα αναγκαία μέτρα στον τομέα της ενημέρωσης των πολιτών για τα δικαιώματά τους, ιδίως με την κατάρτιση δημοσίων μητρώων των εγγράφων;- να υπενθυμισθεί ότι τα όργανα οφείλουν να επεξεργασθούν στα πλαίσια του δικού τους εσωτερικού κανονισμού ειδικές διατάξεις που επιτρέπουν την εφαρμογή των γενικών αρχών και περιορισμών που προβλέπει ο εν λόγω κανονισμός.Εξάλλου, ενδείκνυται ιδιαίτερα να δεσμευθούν τα τρία όργανα να εκδώσουν ορισμένα συμπληρωματικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίσουν μια συνεκτική προσέγγιση στην εφαρμογή των νέων αυτών κανόνων που διέπουν το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού στα έγγραφά τους. Μεταξύ των μέτρων αυτών, περιλαμβάνονται ειδικότερα η διοργάνωση ενεργειών κατάρτισης και πληροφόρησης του προσωπικού τους ή ακόμη η αναθεώρηση των ισχυόντων συστημάτων σε θέματα καταχώρησης, κατάταξης, αρχειοθέτησης και ταξινόμησης των εγγράφων.2000/0032 (COD)Πρόταση ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥσχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της ΕπιτροπήςΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,Έχοντας υπόψη:τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο της 255, παράγραφος 2,την πρόταση της Επιτροπής [6],[6]  ΕΕ CΑπoφασίζoντας σύμφωνα με τη διαδικασία πoυ πρoβλέπεται στo άρθρo 251 της συνθήκης [7],[7]  ΕΕ CΕκτιμώντας τα ακόλουθα:(1) Η συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση, όπως προκύπτει από τη συνθήκη του Άμστερνταμ, καθιερώνει την έννοια της διαφάνειας στο άρθρο 1, δεύτερο εδάφιο, σύμφωνα μα το οποίο "η παρούσα Συνθήκη διανοίγει νέα φάση στη διαδικασία μιας διαρκώς στενότερης ένωσης των λαών της Ευρώπης, στην οποία οι αποφάσεις λαμβάνονται όσο το δυνατόν πιο ανοικτά και όσο το δυνατόν εγγύτερα στους πολίτες".(2) Η διαφάνεια εξασφαλίζει μεγαλύτερη συμμετοχή των πολιτών στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και, παράλληλα, εγγυάται μεγαλύτερη νομιμότητα, αποτελεσματικότητα και υπευθυνότητα της διοίκησης έναντι των πολιτών σε ένα δημοκρατικό σύστημα.(3) Τα συμπεράσματα των Ευρωπαϊκών Συμβουλίων του Μπέρμιγχαμ, του Εδιμβούργου και της Κοπεγχάγης τόνισαν την ανάγκη να εξασφαλιστεί μεγαλύτερη διαφάνεια στο έργο των θεσμικών οργάνων της Ένωσης. Σε συνέχεια των συμπερασμάτων αυτών, τα θεσμικά όργανα είχαν αναλάβει σειρά πρωτοβουλιών με στόχο να βελτιωθεί η διαφάνεια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, αφενός μεν μέσω περισσότερο στοχοθετημένων δράσεων σε θέματα ενημέρωσης και επικοινωνίας, αφετέρου δε με την έγκριση κανόνων σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.(4) Ο παρών κανονισμός αποσκοπεί στη βελτιστοποίηση της πρόσβασης στα έγγραφα με τη μεγαλύτερη δυνατή τήρηση της αρχής της διαφάνειας. Θα πρέπει να θέσει σε εφαρμογή το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα και να καθορίσει τις γενικές αρχές και τα όρια της πρόσβασης αυτής σύμφωνα με το άρθρο 255, παράγραφος 2 της συνθήκης EΚ.(5) Καθώς το ζήτημα της πρόσβασης στα έγγραφα δεν αποτελεί το αντικείμενο διατάξεων στις συνθήκες ΕΚΑΧ και Ευρατόμ, ο παρών κανονισμός θα εφαρμόζεται στα έγγραφα που αφορούν δραστηριότητες καλυπτόμενες από τις εν λόγω δυο συνθήκες. Αυτό επιβεβαιώθηκε από τη δήλωση αριθ. 41 που αποτελεί παράρτημα της τελικής πράξης στη συνθήκη του Άμστερνταμ.(6) Δυνάμει του άρθρου 28, παράγραφος 1 και του άρθρου 41, παράγραφος 1 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, το δικαίωμα πρόσβασης εφαρμόζεται επίσης στα έγγραφα που έχουν σχέση με την κοινή εξωτερική πολιτική και την πολιτική ασφάλειας και με την αστυνομική και δικαστική συνεργασία σε ποινικές υποθέσεις.(7) Προκειμένου να βελτιωθεί η διαφάνεια των εργασιών των θεσμικών οργάνων και να ευθυγραμμιστεί με τις εθνικές νομοθεσίες που ισχύουν στα κράτη μέλη, πρέπει να περιληφθεί στο πεδίο εφαρμογής του δικαιώματος πρόσβασης το σύνολο των εγγράφων που κατέχουν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο το Συμβούλιο και η Επιτροπή.(8) Οι αρχές που θεσπίζονται με τον παρόντα κανονισμό ισχύουν με την επιφύλαξη των ειδικών κανόνων οι οποίοι εφαρμόζονται στην πρόσβαση στα έγγραφα, ιδίως όσων αφορούν άμεσα πρόσωπα που έχουν συγκεκριμένο συμφέρον.(9) Είναι απαραίτητο να εξασφαλίζεται η προστασία του δημόσιου συμφέροντος και ορισμένων ιδιωτικών συμφερόντων μέσω συστήματος εξαιρέσεων. Θα πρέπει να παρατεθούν παραδείγματα για καθένα από τα εν λόγω συμφέροντα ούτως ώστε να προσδίδεται στο σύστημα αυτό η μεγαλύτερη δυνατή διαφάνεια. Θα πρέπει επίσης να δίνεται η δυνατότητα στα θεσμικά όργανα να προστατεύουν όσα από τα έγγραφά τους είναι εσωτερικής χρήσης και περιέχουν ατομικές απόψεις ή ανταλλαγές απόψεων ή γνώμες που εκφράζονται ελεύθερα και χωρίς περιορισμούς στο πλαίσιο γνωμοδοτήσεων και εσωτερικών διαβουλεύσεων.(10) Προκειμένου να εξασφαλιστεί η πλήρης τήρηση του δικαιώματος πρόσβασης, θα πρέπει να διατηρηθεί η ισχύουσα διοικητική διαδικασία σε δύο στάδια, με δυνατότητα δικαστικής προσφυγής ή καταγγελίας στον ευρωπαίο διαμεσολαβητή, και να εισαχθεί η αρχή της σιωπηρής αποδοχής στο στάδιο της επιβεβαιωτικής αίτησης.(11) Θα πρέπει κάθε θεσμικό όργανο να λάβει τα αναγκαία μέτρα ώστε να ενημερώσει το κοινό για τις νέες διατάξεις που τίθενται σε ισχύ·εξάλλου, για να διευκολυνθούν οι πολίτες στην άσκηση των δικαιωμάτων τους που απορρέουν από τον παρόντα κανονισμό, πρέπει κυρίως το κάθε θεσμικό όργανο να διαθέτει μητρώο εγγράφων.(12) O παρών κανονισμός δεν έχει ούτε ως αντικείμενο ούτε ως αποτέλεσμα την τροποποίηση των εθνικών νομοθεσιών που εφαρμόζονται όσον αφορά την πρόσβαση στα έγγραφα. Ωστόσο εξυπακούεται ότι δυνάμει της αρχής της πίστης που διέπει τις σχέσεις των κοινοτικών θεσμικών οργάνων με τα κράτη μέλη, τα τελευταία αυτά πρέπει να μεριμνούν ώστε να μην θίγεται η ορθή εφαρμογή του παρόντος κανονισμού.(13) Δυνάμει του άρθρου 255, παράγραφος 3, της συνθήκης ΕΚ, το κάθε θεσμικό όργανο θεσπίζει στον εσωτερικό κανονισμό του ειδικές διατάξεις σχετικά με την πρόσβαση στα έγγραφά του. Αυτή η εφαρμογή του παρόντος κανονισμού είναι αναγκαία προϋπόθεση για να καταστεί δυνατή η εφαρμογή της πρόσβασης. Ο παρών κανονισμός και οι εν λόγω διατάξεις εφαρμογής θα αντικαταστήσουν την απόφαση 93/731/ΕΚ του Συμβουλίου της 20ής Δεκεμβρίου 1993 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Συμβουλίου [8], την απόφαση 94/90/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ της Επιτροπής της 8ης Φεβρουαρίου 1994 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής [9], και την απόφαση 97/632/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 10ης Ιουλίου 1997 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου [10],[8]  ΕΕ L 340, 31.12.1993, σ. 43, όπως τροποποιήθηκε από την απόφαση 96/705/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ (ΕΕ L 325, 14.12.1996, σ. 19).[9]  ΕΕ L 46, 18.2.1994, σ. 58, όπως τροποποιήθηκε από την απόφαση 96/567/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ (ΕΕ L 247, 28.9.1996, σ. 45).[10]  ΕΕ L 263, 25.9.1997, σ. 27.ΕΞΕΔΩΣΑΝ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:Άρθρο 1 Γενική αρχή και δικαιούχοιΚάθε πολίτης της Ένωσης και κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατοικεί ή έχει την έδρα του σε ένα κράτος μέλος δικαιούται να έχει την μεγαλύτερη δυνατή πρόσβαση στα έγγραφα των θεσμικών οργάνων κατά την έννοια του παρόντος κανονισμού, χωρίς να χρειάζεται να προβάλει δικαιολογία, υπό την επιφύλαξη των εξαιρέσεων που ορίζονται στο άρθρο 4.Άρθρο 2 Πεδίο εφαρμογής1.  Ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα που κατέχουν τα θεσμικά όργανα, δηλαδή σε όσα καταρτίζονται από αυτά ή προέρχονται από τρίτους και βρίσκονται στην κατοχή τους.Το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα τρίτων περιορίζεται στα έγγραφα που απευθύνθηκαν στο θεσμικό όργανο μετά την έναρξη ισχύος του παρόντος κανονισμού.2.  Ο παρών κανονισμός δεν εφαρμόζεται στα έγγραφα που έχουν ήδη δημοσιευθεί ή στα οποία το κοινό έχει πρόσβαση με άλλα μέσα.Δεν εφαρμόζεται εφόσον υπάρχουν ειδικοί κανόνες σχετικοί με την πρόσβαση στα έγγραφα.Άρθρο 3 ΟρισμοίΓια τον σκοπό του παρόντος κανονισμού, νοείται ως:α) "έγγραφο": οποιοδήποτε περιεχόμενο ανεξάρτητα από το χρησιμοποιηθέν υπόθεμα (γραμμένο σε χαρτί ή αποθηκευμένο υπό ηλεκτρονική μορφή, ηχητική, οπτική ή οπτικοακουστική εγγραφή)·καλύπτονται μόνον τα διοικητικά έγγραφα, δηλαδή τα έγγραφα που αφορούν τις πολιτικές, τις δράσεις και τις αποφάσεις αρμοδιότητας του θεσμικού οργάνου, με εξαίρεση τα κείμενα για εσωτερική χρήση, όπως τα έγγραφα προβληματισμού ή συζήτησης και οι γνωμοδοτήσεις υπηρεσιών, καθώς και τα ανεπίσημα μηνύματα,β) "θεσμικό όργανο": το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και η Επιτροπή,γ) "Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο": τα όργανά του (ιδίως το Προεδρείο του Κοινοβουλίου και η Διάσκεψη των Προέδρων), οι κοινοβουλευτικές επιτροπές, οι πολιτικές ομάδες και υπηρεσίες,δ) "Συμβούλιο": η εκάστοτε σύνθεση καθώς και τα όργανα (ιδίως η επιτροπή μονίμων αντιπροσώπων και οι ομάδες εργασίας), οι υπηρεσίες και οι επιτροπές που έχουν συσταθεί από τη συνθήκη ή τον νομοθέτη για να επικουρεί το Συμβούλιο,ε) "Επιτροπή": το Σώμα, τα μέλη του και τα ιδιαίτερα γραφεία τους, οι γενικές διευθύνσεις και υπηρεσίες, οι αντιπροσωπείες και τα γραφεία, καθώς και οι επιτροπές που έχουν συσταθεί από αυτήν και οι επιτροπές που έχουν συσταθεί για να την επικουρούν ιδίως κατά την άσκηση των εκτελεστικών εξουσιών της,στ) "τρίτος": κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή οντότητα εκτός του θεσμικού οργάνου, περιλαμβανομένων των κρατών μελών, των λοιπών κύριων και επικουρικών οργάνων, κοινοτικών και μη, και των τρίτων χωρών.Ο κατάλογος των επιτροπών που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο, σημεία δ) και ε), καταρτίζεται στο πλαίσιο της εφαρμογής του παρόντος κανονισμού όπως προβλέπεται στο άρθρο 10.Άρθρο 4 ΕξαιρέσειςΤα θεσμικά όργανα αρνούνται την πρόσβαση στα έγγραφα, η γνωστοποίηση των οποίων θα μπορούσε να θίξει σοβαρά την προστασία:α) του δημόσιου συμφέροντος, ιδίως όσον αφορά:- τη δημόσια ασφάλεια,- την άμυνα και τις διεθνείς σχέσεις,- τις σχέσεις ανάμεσα ή/και με τα κράτη μέλη ή τα κύρια και επικουρικά όργανα, κοινοτικά και μη,- τα δημοσιονομικά ή οικονομικά συμφέροντα,- τη νομισματική σταθερότητα,- τη σταθερότητα της κοινοτικής έννομης τάξης,- τις δικαστικές διαδικασίες,- τις δραστηριότητες επιθεώρησης, έρευνας και οικονομικού ελέγχου,- τη διεξαγωγή των διαδικασιών παράβασης, περιλαμβανομένων των προπαρασκευαστικών σταδίων,- την αποτελεσματική λειτουργία των οργάνων,β) του σεβασμού της ιδιωτικής ζωής και του ατόμου, ιδίως όσον αφορά:- τους φακέλους του προσωπικού,- τις πληροφορίες, γνώμες και εκτιμήσεις εμπιστευτικού χαρακτήρα ενόψει προσλήψεων ή διορισμών,- τις πληροφορίες, προσωπικού χαρακτήρα, σχετικά με ένα άτομο ή τα έγγραφα, η γνωστοποίηση των οποίων θα μπορούσε να αποτελεί παραβίαση της ιδιωτικής ζωής ή να την διευκολύνει, όπως για παράδειγμα τα δεδομένα που καλύπτονται από το ιατρικό απόρρητο,γ) του απορρήτου σε εμπορικά και βιομηχανικά θέματα και των οικονομικών συμφερόντων ενός συγκεκριμένου φυσικού ή νομικού προσώπου, ιδίως όσον αφορά:- το επιχειρηματικό και εμπορικό απόρρητο,- την πνευματική και βιομηχανική ιδιοκτησία,- τις βιομηχανικές, χρηματοοικονομικές, τραπεζικές και εμπορικές πληροφορίες, περιλαμβανομένων εκείνων που αφορούν τις επιχειρηματικές σχέσεις και συμβάσεις,- τις πληροφορίες για το κόστος και τις προσφορές στο πλαίσιο προκήρυξης μειοδοτικών διαγωνισμών,δ) της εχεμύθειας που ζητά ο τρίτος ο οποίος έχει χορηγήσει το έγγραφο ή την πληροφορία, ή της εχεμύθειας που απαιτείται από τη νομοθεσία του κράτους μέλους.Άρθρο 5 Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων1.  Κάθε αίτηση πρόσβασης σε ένα έγγραφο διατυπώνεται εγγράφως και με επαρκή ακρίβεια ούτως ώστε το θεσμικό όργανο να μπορεί να προσδιορίζει το έγγραφο. Το θεσμικό όργανο μπορεί να ζητήσει από τον αιτούντα να διευκρινίσει την αίτησή του.Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενης αίτησης ή/και αίτησης που αφορά ογκώδη έγγραφα, το όργανο αναζητεί, μαζί με τον αιτούντα, συμβιβαστική λύση ώστε να εξευρεθεί δίκαιος διακανονισμός.2.  Το όργανο ενημερώνει τον αιτούντα με γραπτή απάντηση δεόντως αιτιολογημένη, εντός ενός μηνός αφότου καταχωριστεί η αίτησή του, για τη συνέχεια που της δόθηκε.3.  Σε περίπτωση που το όργανο απάντησε αρνητικά στον αιτούντα, τον πληροφορεί σχετικά με τη δυνατότητα που διαθέτει, εντός ενός μηνός από την παραλαβή της απάντησης, να απευθύνει επιβεβαιωτική αίτηση στο όργανο ώστε αυτό να αναθεωρήσει τη θέση του, ελλείψει της οποίας θα θεωρείται ότι έχει παραιτηθεί από την αρχική του αίτηση.4.  Κατ'εξαίρεση, η προβλεπόμενη στην παράγραφο 2 προθεσμία μπορεί, μετά από ενημέρωση του αιτούντα και διεξοδική αιτιολόγηση, να παραταθεί κατά ένα μήνα.Η απουσία απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας ισοδυναμεί με αρνητική απάντηση.Άρθρο 6 Επεξεργασία των επιβεβαιωτικών αιτήσεων και ένδικα βοηθήματα1.  Σε περίπτωση που ο αιτών υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση, το όργανο διαθέτει προθεσμία ενός μηνός από την καταχώρηση της εν λόγω αίτησης για να απαντήσει εγγράφως στον αιτούντα. Εάν αποφασίσει να παραμείνει στην άρνηση της πρόσβασης στο αιτούμενο έγγραφο, το όργανο πρέπει να αιτιολογήσει δεόντως την άρνηση αυτή και να ενημερώσει τον αιτούντα για τα ένδικα βοηθήματα που διαθέτει, δηλαδή τη δικαστική προσφυγή και την καταγγελία στον ευρωπαίο διαμεσολαβητή, υπό τους όρους που προβλέπονται αντίστοιχα στα άρθρα 230 και 195 της συνθήκης ΕΚ.2.  Κατ'εξαίρεση, η προβλεπόμενη στην παράγραφο 1 προθεσμία μπορεί, μετά από ενημέρωση του αιτούντα και διεξοδική αιτιολόγηση, να παραταθεί κατά ένα μήνα.Η απουσία απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας ισοδυναμεί με θετική απόφαση.Άρθρο 7 Τρόπος άσκησης του δικαιώματος πρόσβασης1.  Η πρόσβαση στα έγγραφα ασκείται είτε με εξέτασή τους επί τόπου, είτε με χορήγηση αντιγράφου.Το κόστος της πρόσβασης μπορεί να αναλαμβάνεται από τον αιτούντα.2.  Τα έγγραφα χορηγούνται σε υπάρχουσα γλωσσική διατύπωση, λαμβάνοντας υπόψη την προτίμηση του αιτούντος.  Περικεκομμένη έκδοση του αιτούμενου εγγράφου χορηγείται, εάν μέρος του εν λόγω εγγράφου εμπίπτει σε μια από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4.Άρθρο 8 Αναπαραγωγή για εμπορικούς σκοπούς ή άλλη οικονομική εκμετάλλευσηΟ αιτών που έχει λάβει κάποιο έγγραφο δεν μπορεί να το αναπαραγάγει για εμπορικούς σκοπούς ή να προβεί σε οποιαδήποτε άλλη οικονομική εκμετάλλευση χωρίς την προηγούμενη άδεια του έλκοντος δικαίωμα.Άρθρο 9 Ενημέρωση και μητρώαΚάθε θεσμικό όργανο λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για την ενημέρωση του κοινού σχετικά με τα δικαιώματα που απορρέουν από τον παρόντα κανονισμό. Εξάλλου, για να διευκολυνθεί η άσκηση των εν λόγω δικαιωμάτων, κάθε όργανο προσφέρει πρόσβαση σε μητρώο εγγράφων.Άρθρο 10 ΕφαρμογήΚάθε θεσμικό όργανο θεσπίζει, στον εσωτερικό κανονισμό του, τις αναγκαίες διατάξεις για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού. Οι εν λόγω διατάξεις εφαρμόζονται ... [τρεις μήνες μετά από τη θέσπιση του παρόντος κανονισμού].Άρθρο 11 Έναρξη ισχύοςΟ παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την τρίτη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Εφαρμόζεται από την ... [τρεις μήνες μετά τη θέσπιση του παρόντος κανονισμού].Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.Βρυξέλλες,Για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Για το ΣυμβούλιοΗ Πρόεδρος Ο Πρόεδρος