CELEX: 32014R1042
Language: fr
Date: 2014-07-25 00:00:00
Title: Règlement délégué (UE) n ° 1042/2014 de la Commission du 25 juillet 2014 complétant le règlement (UE) n ° 514/2014 en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit

3.10.2014   
            
            
               FR
            
            
               Journal officiel de l'Union européenne
            
            
               L 289/3
            
         RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1042/2014 DE LA COMMISSION
   du 25 juillet 2014
   complétant le règlement (UE) no 514/2014 en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit
   LA COMMISSION EUROPÉENNE,
   vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
   vu le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (1), et notamment son article 26, paragraphe 4, et son article 29, paragraphe 1,
   considérant ce qui suit:
   
               (1)
            
            
               Afin de garantir la continuité entre la mise en œuvre du Fonds précédent au titre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» pour 2007-2013 et des règlements spécifiques au titre du programme pour 2014-2020, le règlement (UE) no 514/2014 s'inspire en grande partie des règles en vigueur pour le Fonds précédent, mais en tenant compte des modifications introduites dans la gestion partagée par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (2).
            
         
               (2)
            
            
               Afin de s'assurer que les organes de mise en œuvre des programmes nationaux sont capables de s'acquitter de leur tâche efficacement et conformément aux objectifs et priorités définis dans les règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014, des règles devraient être établies concernant leur désignation, la supervision de leur désignation et la procédure visant à mettre un terme à leur désignation.
            
         
               (3)
            
            
               Afin de s'assurer que le champ de leurs responsabilités leur permet de mettre en œuvre le programme national, il est nécessaire d'établir des règles définissant les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables, en particulier les conditions dans lesquelles elles peuvent déléguer ou sous-traiter certaines de leurs tâches.
            
         
               (4)
            
            
               La procédure de sélection et d'attribution pour l'octroi de la contribution de l'Union au titre des programmes nationaux devrait être conforme aux principes de transparence, de non-discrimination et d'égalité de traitement. Il est par conséquent nécessaire de déterminer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions dans le cadre des programmes nationaux, et notamment d'établir dans quelles circonstances l'autorité responsable peut exécuter les projets directement.
            
         
               (5)
            
            
               Dans tous les États membres, les audits devraient être efficaces, d'une portée suffisante et menés conformément aux normes internationales en matière d'audit. Il conviendrait à cette fin de définir clairement le statut des autorités d'audit et les normes qu'elles doivent appliquer en matière d'audit.
            
         
               (6)
            
            
               Pour que les activités d'audit menées par les autorités d'audit leur soient utiles dans la formulation de leurs avis d'audit, les différents types d'activités devraient être définis.
            
         
               (7)
            
            
               Il importe que les résultats des activités de l'autorité d'audit soient communiqués en temps utile et de façon adéquate à l'autorité de désignation et à la Commission européenne. Il importe notamment que la déclaration de gestion et le résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués transmis dans le cadre de la demande annuelle de paiement reflètent le résultat des travaux et conclusions de l'autorité d'audit. Par conséquent, l'autorité d'audit devrait, dans le cadre de ses travaux d'audit, veiller à ce que les informations liées à son activité d'audit soient dûment mentionnées dans ces documents.
            
         
               (8)
            
            
               Afin de permettre une application rapide des mesures prévues dans le présent règlement et de ne pas retarder l'approbation et la mise en œuvre des programmes nationaux, le règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
            
         
               (9)
            
            
               Le Royaume-Uni et l'Irlande sont liés par le règlement (UE) no 514/2014 et sont dès lors liés par le présent règlement.
            
         
               (10)
            
            
               Le Danemark n'est lié ni par le règlement (UE) no 514/2014 ni par le présent règlement,
            
         A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
   CHAPITRE I
   
      DISPOSITIONS GÉNÉRALES
   
   Article premier
   Définitions
   Aux fins du présent règlement, les définitions contenues dans le règlement (UE) no 514/2014 s'appliquent. On entend également par:
   a)   «autorité de désignation»: l'autorité ministérielle d'un État membre visée à l'article 26, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 qui désigne l'autorité responsable;
   b)   «autorités compétentes»: l'autorité responsable, l'autorité d'audit et, le cas échéant, l'autorité déléguée visées à l'article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;
   c)   «SFC 2014»: le système d'information électronique établi par l'article 2 du règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission (3);
   d)   «convention de subvention»: une convention ou une forme équivalente d'instrument juridique sur la base de laquelle l'autorité responsable octroie des subventions au bénéficiaire en vue de l'exécution d'un projet dans le cadre du programme national.
   CHAPITRE II
   
      L'AUTORITÉ RESPONSABLE
   
   
      SECTION I
   
   
      
         Désignation de l'autorité responsable
      
   
   Article 2
   Critères et procédure de désignation de l'autorité responsable
   1.   L'organe qui est désigné en tant qu'autorité responsable dispose d'une organisation administrative et d'un système de contrôle interne qui satisfont aux critères établis à l'annexe du présent règlement (ci-après les «critères de désignation»). Les critères de désignation concernent:
   
               a)
            
            
               l'environnement interne;
            
         
               b)
            
            
               les activités de contrôle;
            
         
               c)
            
            
               la communication et l'information internes;
            
         
               d)
            
            
               le suivi et le mécanisme de compte rendu internes.
            
         Les États membres peuvent définir des critères de désignation supplémentaires afin de tenir compte de la taille, des responsabilités et d'autres caractéristiques de l'autorité responsable.
   2.   L'organisme d'audit visé à l'article 26, paragraphe 3, du règlement (UE) no 514/2014 évalue si l'autorité responsable envisagée remplit les critères de désignation prévus en annexe et documente ses constatations, conclusions et avis d'audit dans un rapport d'audit adressé à l'autorité de désignation.
   3.   Si l'autorité de désignation estime que l'autorité responsable envisagée ne satisfait pas aux critères de désignation, elle adresse à cet organisme des instructions spécifiques pour qu'il remédie aux lacunes constatées dans un délai spécifique avant de pouvoir être désigné en tant qu'autorité responsable.
   En attendant qu'il remédie à ces lacunes, l'organisme peut être désigné à titre provisoire en tant qu'autorité responsable pour une période maximale de douze mois. La durée de cette période provisoire est proportionnelle aux lacunes identifiées.
   4.   Lorsque l'autorité responsable est désignée, l'État membre en informe sans délai la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014. Avec cette notification, l'État membre transmet les documents établissant:
   
               a)
            
            
               le principal partage des responsabilités entre les unités organisationnelles de l'autorité responsable;
            
         
               b)
            
            
               le cas échéant, sa relation avec les autorités déléguées, les activités qui seront déléguées et les principales procédures de supervision de ces activités déléguées; et
            
         
               c)
            
            
               un résumé des principales procédures de traitement des demandes de paiement des bénéficiaires et d'autorisation et d'enregistrement des dépenses.
            
         Article 3
   Supervision de l'autorité responsable et réexamen de la désignation
   1.   L'autorité de désignation supervise l'autorité responsable, notamment sur la base des informations visées à l'article 14, paragraphe 2, du présent règlement et assure le suivi de toute lacune constatée.
   2.   Les États membres veillent à ce que les informations indiquant que l'autorité responsable ne remplit plus les critères de désignation soient communiquées sans délai à l'autorité de désignation.
   3.   Lorsque l'autorité responsable ne satisfait plus aux critères de désignation ou que son système de contrôle interne est dysfonctionnel au point de compromettre son aptitude à assumer ses tâches, l'autorité de désignation la place sous surveillance. Dans de tels cas, l'autorité de désignation établit un plan de redressement pour l'autorité responsable, à mettre en œuvre dans un délai proportionnel à la gravité du cas de non-conformité ou de la lacune. Ce délai ne peut excéder douze mois à compter du début de la période probatoire.
   4.   L'autorité de désignation informe sans délai la Commission de tout plan de redressement établi conformément au paragraphe 3 et la tient informée de son état d'avancement.
   5.   S'il est mis un terme à la désignation de l'autorité responsable, l'autorité de désignation désigne promptement une autre autorité responsable conformément à l'article 26 du règlement (UE) no 514/2014 et à l'article 2 du présent règlement afin de s'assurer que les paiements versés aux bénéficiaires se poursuivent sans interruption.
   6.   Lorsque la Commission constate qu'un État membre n'a pas rempli son obligation consistant à établir un plan de redressement conformément au paragraphe 3 ou que l'autorité responsable conserve sa désignation alors qu'elle n'a pas mis en œuvre le plan de redressement dans le délai imparti, elle traite toute lacune non rectifiée par l'intermédiaire de la procédure d'apurement de conformité visée à l'article 47 du règlement (UE) no 514/2014.
   
      SECTION II
   
   
      
         Responsabilités en matière de gestion et de contrôle de l'autorité responsable
      
   
   Article 4
   Tâches de l'autorité responsable
   L'autorité responsable gère et met en œuvre le programme national dans le respect des principes de bonne gestion financière. Elle est chargée de:
   
               a)
            
            
               consulter les partenaires conformément à l'article 12, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;
            
         
               b)
            
            
               garantir le bon fonctionnement du comité de suivi visé à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (UE) no 514/2014;
            
         
               c)
            
            
               présenter à la Commission une proposition de programme national tel que requis à l'article 14 du règlement (UE) no 514/2014, ainsi que toute révision ultérieure, à l'aide du SFC 2014;
            
         
               d)
            
            
               définir et établir les règles d'éligibilité des projets et des dépenses y afférentes pour toutes les activités, en garantissant l'égalité de traitement et en évitant tout conflit d'intérêts, conformément aux principes de bonne gestion financière;
            
         
               e)
            
            
               organiser et publier les appels d'offres et à propositions, ainsi que les résultats des procédures consécutives de sélection et d'attribution des projets aux fins d'un financement au titre du programme national, dans le respect du champ d'application et des objectifs des règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014 et des critères établis à l'article 9 du présent règlement;
            
         
               f)
            
            
               veiller à ce que des systèmes de collecte des données requises pour communiquer à la Commission les indicateurs communs et spécifiques au programme, ainsi que d'autres données sur la mise en œuvre du programme et des projets, soient en place;
            
         
               g)
            
            
               recevoir les paiements de la Commission, et effectuer les paiements en faveur des bénéficiaires;
            
         
               h)
            
            
               garantir la cohérence et la complémentarité entre le cofinancement au titre des règlements spécifiques et les autres instruments pertinents des États membres et de l'Union;
            
         
               i)
            
            
               assurer le suivi des projets et vérifier que les dépenses déclarées pour les projets ont effectivement été effectuées et sont conformes aux règles nationales et de l'Union applicables;
            
         
               j)
            
            
               veiller à ce qu'il existe un système d'enregistrement et de conservation sous forme électronique des documents comptables pour chaque projet relevant du programme national et à ce que les données relatives à la mise en œuvre nécessaires pour la gestion financière, le suivi, le contrôle et l'évaluation soient collectées;
            
         
               k)
            
            
               sans préjudice des règles comptables nationales applicables, s'assurer que les bénéficiaires et les autres organismes impliqués dans la mise en œuvre des projets financés dans le cadre du programme national utilisent un système comptable distinct ou une codification comptable adéquate pour toutes les transactions liées à un même projet;
            
         
               l)
            
            
               veiller à ce que les évaluations du programme national prévues à l'article 56 et à l'article 57, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 soient réalisées dans les délais prescrits;
            
         
               m)
            
            
               garantir que les évaluateurs indépendants reçoivent, aux fins de l'évaluation visée à l'article 56 et à l'article 57, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 et de l'émission de l'avis d'évaluation, toutes les informations nécessaires concernant la gestion du programme national;
            
         
               n)
            
            
               établir des procédures propres à assurer que la piste d'audit requise existe pour tous les documents relatifs aux dépenses, décisions et activités de contrôle et que ceux-ci soient conservés conformément aux règlements d'exécution de la Commission adoptés sur la base de l'article 27, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014;
            
         
               o)
            
            
               garantir que l'autorité d'audit reçoit, aux fins de la réalisation des audits visés à l'article 29 du règlement (UE) no 514/2014 et de l'émission de l'avis d'audit, toutes les informations nécessaires concernant les procédures de gestion et de contrôle appliquées et les dépenses financées au titre des règlements spécifiques;
            
         
               p)
            
            
               établir les rapports de mise en œuvre indiqués à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014 et les rapports d'évaluation mentionnés à l'article 57, paragraphe 1, de ce même règlement et les soumettre à la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014;
            
         
               q)
            
            
               établir la demande de paiement conformément à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014 et la présenter à la Commission via le SFC 2014;
            
         
               r)
            
            
               mener les activités d'information et de publicité et diffuser les résultats du programme, conformément à l'article 53 du règlement (UE) no 514/2014;
            
         
               s)
            
            
               réaliser les contrôles administratifs et les contrôles sur place conformément à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014;
            
         
               t)
            
            
               coopérer avec la Commission et les autorités responsables des autres États membres; et
            
         
               u)
            
            
               répondre aux constatations de l'autorité d'audit en s'y conformant ou, en cas de contestation de ces constatations, en fournissant une justification détaillée du refus de s'y conformer.
            
         Article 5
   Autorité déléguée
   1.   L'autorité responsable peut déléguer une partie ou l'ensemble de ses tâches à une autorité déléguée en accord avec l'article 25, paragraphe 1, point c), du règlement (UE) no 514/2014. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement de l'Union. Les tâches déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts.
   2.   L'étendue des tâches déléguées par l'autorité responsable à l'autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées dans un document signé par l'autorité responsable et l'autorité déléguée. L'acte de délégation mentionne au minimum:
   
               a)
            
            
               le règlement spécifique applicable;
            
         
               b)
            
            
               la ou les tâches confiées à l'autorité déléguée;
            
         
               c)
            
            
               l'obligation incombant à l'autorité déléguée de vérifier que les bénéficiaires respectent les règles nationales et de l'Union applicables;
            
         
               d)
            
            
               l'obligation incombant à l'autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l'accomplissement de sa mission;
            
         
               e)
            
            
               les informations et les pièces justificatives que l'autorité déléguée doit présenter à l'autorité responsable et les délais qu'elle doit observer; et
            
         
               f)
            
            
               le mécanisme de supervision de l'autorité déléguée mis en place par l'autorité responsable.
            
         3.   Conformément à l'article 25, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 514/2014, la communication avec la Commission ne peut être déléguée. L'autorité déléguée communique avec la Commission par l'intermédiaire de l'autorité responsable.
   4.   Si l'autorité déléguée n'est pas une administration publique ou un organisme privé investi d'une mission de service public régi par le droit national, l'autorité responsable ne peut lui déléguer des pouvoirs exécutifs qui impliquent une large marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.
   5.   L'autorité responsable reste responsable de la bonne exécution des tâches qu'elle a déléguées. Elle assure un contrôle régulier des tâches déléguées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.
   6.   Pour les tâches déléguées, le présent règlement s'applique par analogie à l'autorité déléguée.
   Article 6
   Sous-traitance de tâches
   L'autorité responsable peut sous-traiter certaines de ses tâches. Elle en conserve cependant la responsabilité.
   L'autorité responsable assure un contrôle régulier des tâches sous-traitées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.
   
      SECTION III
   
   
      Obligations de l'autorité responsable en ce qui concerne l'intervention publique
   
   Article 7
   Le rôle de l'autorité responsable en tant qu'entité adjudicatrice
   1.   En règle générale, l'autorité responsable octroie les subventions pour les projets relevant du programme national sur la base d'appels à propositions ouverts.
   2.   L'autorité responsable peut octroyer des subventions pour des projets sur la base d'appels à propositions restreints.
   Les appels à propositions restreints ne sont ouverts qu'à certains organismes sélectionnés en raison de la nature spécifique du projet ou de la compétence technique ou administrative des organes invités à soumettre des propositions.
   Les motifs justifiant le recours à un appel à propositions restreint sont mentionnés dans l'appel à propositions.
   3.   L'autorité responsable peut octroyer des subventions directement lorsque la nature spécifique du projet ou la compétence technique ou administrative des organes concernés l'impose, notamment dans le cas de monopoles de droit ou de fait.
   Les motifs justifiant le recours à une procédure d'attribution directe sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.
   4.   Dans certains cas dûment justifiés, notamment la continuation de projets pluriannuels sélectionnés au terme d'un précédent appel à propositions ou dans des situations d'urgence, des subventions peuvent être accordées sans appel à propositions.
   Les motifs justifiant l'octroi d'une subvention sans appel à propositions sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.
   5.   Lorsque l'autorité responsable agit en qualité d'entité adjudicatrice, ni elle ni aucune autorité déléguée ne peut être bénéficiaire d'une subvention accordée conformément au présent article.
   6.   L'autorité responsable détermine qui est chargé de l'octroi des subventions et s'assure de l'absence de conflit d'intérêts, en particulier lorsque les demandeurs sont des organes nationaux.
   Article 8
   Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
   1.   L'autorité responsable peut décider de mettre en œuvre des projets directement, seule ou en association avec une autre autorité nationale, en raison de pouvoirs administratifs ou d'une expertise technique ou parce que les caractéristiques du projet, par exemple un monopole de droit ou des exigences de sécurité, imposent ce choix de mise en œuvre. Dans de tels cas, elle est le bénéficiaire de la subvention.
   2.   Les motifs justifiant l'intervention de l'autorité responsable en qualité de maître d'œuvre et la sélection d'autorités nationales associées mentionnées au paragraphe 1 sont communiqués à la Commission dans le rapport annuel de mise en œuvre visé à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014.
   3.   Lors de la mise en œuvre de projets en qualité de maître d'œuvre, l'autorité responsable se conforme au principe de l'optimisation des ressources et évite tout conflit d'intérêts.
   4.   La décision administrative de cofinancer un projet dans le cadre du programme national contient toute information nécessaire pour surveiller l'exécution des produits et services cofinancés et contrôler les dépenses effectuées.
   5.   Si l'autorité responsable est susceptible d'intervenir en qualité de maître d'œuvre de manière régulière:
   
               a)
            
            
               elle et l'autorité d'audit ne peuvent pas faire partie d'un même organisme, à moins que l'autorité d'audit soit responsable devant un organisme externe et que son indépendance en matière d'audit soit garantie; et
            
         
               b)
            
            
               ses tâches définies à l'article 4 ne doivent pas en être affectées.
            
         Article 9
   Procédure de sélection et d'attribution
   1.   Les appels à propositions mentionnés à l'article 7, paragraphe 1, sont publiés de manière à garantir une concurrence ouverte et une publicité adéquate parmi les bénéficiaires potentiels. Toute modification substantielle des appels est publiée selon les mêmes modalités.
   Les appels à propositions visés à l'article 7, paragraphes 1 et 2, mentionnent au minimum:
   
               a)
            
            
               les objectifs;
            
         
               b)
            
            
               les critères de sélection et d'attribution;
            
         
               c)
            
            
               les modalités de financement de l'Union et, le cas échéant, national, y compris, s'il y a lieu, la possibilité d'appliquer un taux de cofinancement plus élevé conformément à l'article 16, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014;
            
         
               d)
            
            
               les modalités et la date finale de dépôt des propositions;
            
         
               e)
            
            
               les règles d'éligibilité des dépenses;
            
         
               f)
            
            
               la durée du projet; et
            
         
               g)
            
            
               les informations financières et autres à conserver et à déclarer.
            
         2.   Avant de prendre la décision d'attribution, l'autorité responsable s'assure que les bénéficiaires impliqués dans le projet sont aptes à remplir les critères de sélection et d'attribution.
   3.   L'autorité responsable définit les procédures de réception des propositions. Elle soumet ces dernières à une analyse formelle, technique et budgétaire ainsi qu'à une évaluation qualitative sur la base des critères indiqués dans l'appel à propositions de manière transparente et non discriminatoire. Elle consigne par écrit les motifs du rejet des autres propositions.
   4.   La décision d'attribution indique au minimum le nom des bénéficiaires, les détails essentiels du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximal de la contribution de l'Union et le taux maximal de cofinancement des dépenses éligibles totales.
   5.   L'autorité responsable informe les demandeurs de sa décision par écrit. Elle communique aux candidats non retenus les motifs du rejet de leurs propositions sur la base des critères de sélection et d'attribution.
   Article 10
   Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'entité adjudicatrice
   1.   Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'autorité adjudicatrice, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
   
               a)
            
            
               la signature de conventions de subvention avec les bénéficiaires; et
            
         
               b)
            
            
               le suivi des conventions, y compris de leurs avenants éventuels, à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
            
         2.   La convention de subvention inclut ou indique ce qui suit:
   
               a)
            
            
               le montant maximal de la contribution de l'Union;
            
         
               b)
            
            
               le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
            
         
               c)
            
            
               une description et un calendrier détaillés du projet;
            
         
               d)
            
            
               le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
            
         
               e)
            
            
               le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
            
         
               f)
            
            
               la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
            
         
               g)
            
            
               le calendrier et les modalités d'exécution de la convention, dont les dispositions sur les obligations d'information, les avenants et la résiliation de la convention;
            
         
               h)
            
            
               les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à communiquer;
            
         
               i)
            
            
               une disposition imposant au bénéficiaire l'obligation de collecter, en temps utile, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme, et de communiquer ces données au moins une fois par an;
            
         
               j)
            
            
               la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
            
         
               k)
            
            
               les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
            
         
               l)
            
            
               les conditions relatives à la piste d'audit;
            
         
               m)
            
            
               les dispositions en matière de protection des données; et
            
         
               n)
            
            
               les dispositions en matière de publicité.
            
         3.   De manière générale, la convention de subvention est signée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
   4.   La convention de subvention indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.
   Article 11
   Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
   1.   Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
   
               a)
            
            
               la formalisation d'une décision administrative pour le cofinancement des projets; et
            
         
               b)
            
            
               le suivi de la décision administrative et de ses avenants éventuels à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
            
         2.   La décision administrative inclut ou indique ce qui suit:
   
               a)
            
            
               le montant maximal de la contribution de l'Union;
            
         
               b)
            
            
               le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
            
         
               c)
            
            
               une description et un calendrier détaillés du projet;
            
         
               d)
            
            
               le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
            
         
               e)
            
            
               le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
            
         
               f)
            
            
               la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
            
         
               g)
            
            
               les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à utiliser;
            
         
               h)
            
            
               une disposition imposant à l'autorité responsable l'obligation de collecter, et de communiquer au moins une fois par an, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme;
            
         
               i)
            
            
               la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
            
         
               j)
            
            
               les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
            
         
               k)
            
            
               les conditions relatives à la piste d'audit;
            
         
               l)
            
            
               les dispositions en matière de protection des données; et
            
         
               m)
            
            
               les dispositions en matière de publicité.
            
         3.   De manière générale, la décision administrative est adoptée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
   4.   La décision administrative indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.
   CHAPITRE III
   
      STATUT DE L'AUTORITÉ D'AUDIT ET OBLIGATIONS CONCERNANT LES AUDITS
   
   Article 12
   Statut de l'autorité d'audit
   1.   Conformément au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et à l'article 25, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 514/2014, l'autorité d'audit est fonctionnellement indépendante de l'autorité responsable. L'autorité d'audit est réputée fonctionnellement indépendante lorsqu'il n'existe pas de lien hiérarchique direct entre elle et l'autorité responsable et qu'elle émet ses opinions et déclarations de manière totalement autonome.
   2.   Toutes les activités d'audit sont menées en conformité avec les normes d'audit internationalement reconnues.
   Article 13
   Sous-traitance du travail d'audit
   L'autorité d'audit peut sous-traiter une partie de son travail d'audit à un autre organisme d'audit, à condition que celui-ci soit fonctionnellement indépendant de l'autorité responsable. L'autorité d'audit reste responsable de la bonne exécution du travail qu'elle sous-traite.
   Les audits sous-traités sont réalisés dans le respect des normes d'audit internationalement reconnues et sous la supervision et le contrôle étroits de l'autorité d'audit.
   Article 14
   Audits
   1.   Pour rédiger l'avis visé au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l'autorité d'audit effectue des audits des systèmes et financiers.
   2.   Les audits des systèmes vérifient si les systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable fonctionnent correctement de manière à fournir une assurance raisonnable que les dépenses incluses dans les comptes annuels sont légales et régulières.Sur la base de ces audits, l'autorité d'audit détermine si l'autorité responsable continue de satisfaire aux critères de désignation établis en annexe.
   3.   Les audits financiers sont effectués afin de fournir une assurance raisonnable que les comptes annuels offrent une image fidèle des dépenses déclarées par l'autorité responsable.
   Afin de déterminer si les comptes offrent une image fidèle de la réalité, l'autorité d'audit vérifie que tous les éléments des dépenses payées et des contributions publiques reçues et inscrites aux comptes de l'autorité responsable au cours de l'exercice sont correctement enregistrés dans le système comptable et correspondent aux pièces comptables justificatives conservées par l'autorité responsable. Sur la base de ces comptes, l'autorité d'audit vérifie notamment que:
   
               a)
            
            
               le montant total des dépenses éligibles déclarées dans la demande de paiement du solde annuel présentée à la Commission correspond aux dépenses inscrites aux comptes de l'autorité responsable et, en cas de différences, que des explications adéquates ont été fournies dans les comptes pour les montants de réconciliation;
            
         
               b)
            
            
               les montants retirés et recouvrés, les montants à recouvrer et les montants irrécouvrables au terme de l'exercice correspondent aux montants inscrits dans le système comptable de l'autorité responsable et sont étayés par des décisions documentées de l'autorité responsable;
            
         
               c)
            
            
               l'autorité responsable a effectué les contrôles administratifs et les contrôles sur place prévus à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014.
            
         Les vérifications visées aux points a), b) et c) peuvent être réalisées sur la base d'échantillons.
   4.   Dans le cadre de ses audits des systèmes et de ses audits financiers, l'autorité d'audit réexécute certains des contrôles administratifs ou des contrôles sur place effectués par l'autorité responsable. Elle détermine l'étendue du travail d'audit de réexécution sur la base de son évaluation des risques.
   5.   Si les audits des systèmes et les audits financiers de l'autorité d'audit détectent des défaillances significatives des systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable, l'autorité d'audit:
   
               a)
            
            
               évalue l'impact financier et opérationnel de ces défaillances;
            
         
               b)
            
            
               adresse des recommandations appropriées à l'autorité responsable pour qu'elle prenne des mesures préventives et correctives;
            
         
               c)
            
            
               surveille la mise en œuvre par l'autorité responsable de ces mesures et s'assure qu'un plan d'action visant à rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle est en place.
            
         6.   Au terme des activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3, l'autorité d'audit communique ses constatations à l'autorité de désignation, et indique notamment si, de son point de vue, l'autorité responsable continue de remplir les critères de désignation.
   7.   L'autorité d'audit s'assure que toutes les informations relatives à ses activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3 sont dûment communiquées par l'autorité responsable à la Commission européenne.
   CHAPITRE IV
   
      DISPOSITION FINALE
   
   Article 15
   Entrée en vigueur
   Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
   
      Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres conformément aux traités.
      Fait à Bruxelles, le 25 juillet 2014.
      
         
            Par la Commission
         
         
            Le président
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  JO L 150 du 20.5.2014, p. 112.
   
      (2)  Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).
   
      (3)  Règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission du 24 juillet 2014 établissant les modèles pour les programmes nationaux ainsi que les conditions et les modalités du système d'échange électronique de données entre la Commission et les États membres, conformément au règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (JO L 219 du 25.7.2014, p. 22).
   
      ANNEXE
      Critères de désignation de l'autorité responsable
      1.   Environnement interne
      
      A)   Structure organisationnelle
      
      
               
                  1)
               
               
                  Structure organisationnelle permettant à l'autorité responsable d'exécuter ses tâches visées à l'article 4.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Structure organisationnelle, définie dans un organigramme, qui montre une répartition claire des rôles et responsabilités.
               
            B)   Normes en matière de ressources humaines
      
      
               
                  1)
               
               
                  Ressources humaines adéquates pour exécuter les tâches décrites à l'article 4.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Séparation des tâches conçue de telle sorte que chaque membre du personnel n'ait de responsabilités que pour une seule des attributions en matière d'ordonnancement, de paiement ou d'enregistrement comptable des montants imputés au programme national, et qu'aucun membre du personnel n'exécute une des tâches correspondantes sans supervision par un autre membre du personnel.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Définition écrite des responsabilités de chaque membre du personnel, y compris la délimitation de ses pouvoirs en matière financière.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Formation appropriée du personnel.
               
            
               
                  5)
               
               
                  Procédures visant à éviter les conflits d'intérêts, notamment lorsque des personnes détenant des responsabilités ou occupant un poste sensible en rapport avec la vérification, l'ordonnancement, le paiement et l'enregistrement comptable des demandes assument aussi d'autres fonctions en dehors de l'autorité responsable.
               
            2.   Activités de contrôle
      
      A)   Sélection de projets
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures concernant la sélection et l'attribution de subventions conformément à l'article 9.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures concernant le contenu et la signature des conventions de subvention et des décisions administratives conformément aux articles 10 et 11.
               
            B)   Procédures en matière de contrôles administratifs et sur place
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures d'information de la direction de l'autorité responsable, à un niveau approprié, à intervalles réguliers et en temps opportun, des résultats des contrôles effectués, afin de permettre la révision de la stratégie de contrôle et des procédures de contrôle internes lorsque des insuffisances systémiques sont décelées ou en cas de besoin.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Description de la méthode d'échantillonnage utilisée lorsque les contrôles administratifs ou sur place ne sont pas exhaustifs, mais effectués sur la base d'un échantillon, et d'une procédure visant à rendre compte des anomalies et irrégularités.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des contrôles réalisés sur des demandes de paiement sont conservés par d'autres entités, celles-ci, ainsi que l'autorité responsable, mettent en place des procédures garantissant l'accès de l'autorité responsable à ces documents.
               
            C)   Procédures en matière d'ordonnancement des demandes de paiement présentées par un bénéficiaire
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures visant à garantir le suivi de la mise en œuvre des conventions de subvention, des décisions administratives et des contrats conformément aux conditions contractuelles.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Modalités de la réception, de l'enregistrement et du traitement des demandes de paiement présentées par un bénéficiaire, ainsi qu'un descriptif des documents à utiliser et de la procédure d'examen des travaux effectués.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Liste de contrôle des vérifications à effectuer par chaque membre du personnel chargé de l'ordonnancement, y compris un examen des travaux effectués.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Procédure d'ordonnancement, y compris la vérification de la conformité avec les règles nationales et de l'Union et comprenant les contrôles requis par l'article 5, paragraphe 2, et l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014 ayant pour objet de prévenir et de détecter toute fraude ou irrégularité, compte tenu, en particulier, des risques encourus.
               
            D)   Procédures de paiement
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures visant à garantir que les paiements sont effectués exclusivement sur des comptes bancaires au nom des bénéficiaires et qu'aucun paiement n'est effectué au comptant.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures visant à garantir que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués sont crédités à nouveau au profit du programme national.
               
            E)   Procédures comptables
      
      Procédures comptables visant à garantir que les comptes annuels sont complets, exacts et établis en temps opportun, et que toute erreur ou omission est décelée et corrigée, au travers notamment de contrôles et de recoupements périodiques.
      F)   Procédures relatives aux avances
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures visant à ce que les paiements relatifs aux avances fassent l'objet d'une rubrique distincte dans les registres comptables.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures visant à ce que les avances soient acquittées dans les délais établis et que celles dont l'acquittement est dû soient identifiées.
               
            G)   Procédures relatives aux créances
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures visant à garantir que les exigences posées aux points A) à D) s'appliquent mutatis mutandis aux montants que l'autorité responsable est tenue de percevoir conformément à l'article 21, point h), du règlement (UE) no 514/2014.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures visant à garantir le suivi correct des ordres de recouvrement émis et, le cas échéant, des intérêts de retard.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Procédures visant à garantir que si le recouvrement ne peut être effectué, la cause en est identifiée, de manière à apprécier si l'État membre doit rembourser le budget de l'Union.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Système permettant de reconnaître tous les montants dus et d'inscrire toutes ces créances au grand livre des débiteurs avant leur recouvrement.
               
            
               
                  5)
               
               
                  Procédures visant à garantir que ce grand livre des débiteurs est vérifié à intervalles réguliers et qu'il est fiable et complet.
               
            H)   Procédures de détection des irrégularités et de lutte antifraude
      
      
               
                  1)
               
               
                  Définition des irrégularités conformément aux exigences de l'Union.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Mécanismes visant à ce que les irrégularités soient décelées en temps opportun et que des mesures correctives puissent être prises dans l'immédiat.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Procédures visant à mettre en place des mesures proportionnelles de lutte antifraude.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Procédures visant à garantir que la Commission est tenue informée des irrégularités décelées et, le cas échéant, des mesures correctives prises dans les comptes annuels.
               
            I)   Piste d'audit
      
      Procédure visant à garantir une piste d'audit appropriée conformément au règlement d'exécution adopté sur la base de l'article 27, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014, en fournissant les pièces justificatives, à conserver dans les locaux de l'autorité responsable, portant sur la sélection des projets, l'ordonnancement, l'enregistrement comptable et l'exécution des paiements des demandes présentées par un bénéficiaire et sur le traitement des avances et des créances.
      3.   Information et communication internes
      
      A)   Communication
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures visant à garantir que:
                  
                              a)
                           
                           
                              tout changement de la législation de l'Union est enregistré;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              les instructions, bases de données et listes de contrôle sont mises à jour en temps utile afin de refléter ces changements;
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              toutes les parties intéressées, comme l'autorité déléguée, sont informées de ces changements en temps utile.
                           
                        
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures visant à garantir que tous les bénéficiaires disposent des informations nécessaires pour exécuter leurs tâches et réaliser les opérations.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Procédures visant à garantir que des informations ex post appropriées sur les résultats du procédé de sélection sont fournies aux demandeurs.
               
            B)   Sécurité des systèmes d'information
      
      
               
                  1)
               
               
                  La sécurité du (des) système(s) d'information utilisé(s) est conforme aux normes les plus récentes reconnues au niveau international.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures visant à garantir que les mesures financières et technologiques appliquées sont proportionnelles aux risques.
               
            4.   Suivi et rapports internes
      
      A)   Documents et rapports internes
      
      
               
                  1)
               
               
                  Procédures documentées et listes de contrôle à compléter afin de:
                  
                              a)
                           
                           
                              soutenir les travaux du comité de suivi visé à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (UE) no 514/2014 et de lui fournir les informations nécessaires à l'exécution de ses tâches, notamment des données portant sur les progrès du programme national réalisés en vue d'atteindre ses objectifs, des données financières et des données portant sur les indicateurs et les étapes;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              rédiger les rapports annuels définitifs de mise en œuvre et de les soumettre à la Commission;
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              rédiger les documents constituant la demande de paiement du solde annuel visé à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014;
                           
                        
                              d)
                           
                           
                              veiller à ce que la direction dispose de tous les rapports et informations nécessaires pour suivre de manière efficace la mise en œuvre des programmes dont elle est responsable;
                           
                        
                              e)
                           
                           
                              veiller à ce que la direction dispose des rapports des évaluations ou audits indépendants sur le fonctionnement de leurs systèmes.
                           
                        
            
               
                  2)
               
               
                  Procédures documentées de rapport et de suivi, si l'autorité responsable a chargé une autre entité de l'exécution des tâches.
               
            B)   Suivi d'autres tâches non exécuté par les autorités elles-mêmes
      
      
               
                  1)
               
               
                  Lorsque des organes agissent sous la responsabilité de l'autorité responsable, à l'exclusion des autorités déléguées, procédures visant à garantir que des mécanismes de surveillance sont en place pour veiller à une bonne gestion financière.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Lorsque des activités de contrôle sont sous-traitées, procédures visant à garantir que des mécanismes de surveillance sont en place pour garantir une méthodologie de contrôle commune et la cohérence des travaux.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Lorsque l'autorité responsable délègue des activités, procédures visant à garantir que l'article 5, paragraphe 4, du présent règlement est respecté.