CELEX: 52003PC0087
Language: da
Date: 2003-02-21
Title: Forslag til Rådets afgørelse om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side

Avis juridique important

|

52003PC0087

Forslag til Rådets afgørelse om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side  /* KOM/2003/0087 endelig udg. */  

Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side(forelagt af Kommissionen)BEGRUNDELSEAssocieringsaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater og Republikken Chile blev undertegnet den 18. november 2002, og bestemmelserne vedrørende de institutionelle rammer i aftalen (artikel 3 til 11) er blevet anvendt midlertidigt siden 1. februar 2003.Ved artikel 3 i aftalen nedsættes der et associeringsråd, som vil undersøge alle større spørgsmål, som bringes op i forbindelse med denne aftale, såvel som alle andre bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse. Associeringsrådet vil i udførelsen af sine opgaver blive bistået af et associeringsudvalg og af særlige udvalg, som omhandlet i henholdsvis artikel 6 og 7 i aftalen. Associeringsudvalget får ansvaret for almindelig gennemførelse af aftalen.Ifølge aftalens artikel 4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, skal associeringsrådet fastsætte sin egen forretningsorden samt associeringsudvalgets og de særlige udvalgs forretningsorden, for så vidt som de ikke er omhandlet i aftalen. Det første møde i associeringsrådet er fastlagt til den 27. marts 2003, og forretningsordenen for associeringsrådet, for associeringsudvalget og for de særlige udvalg skal vedtages i den anledning.Forslag til RÅDETS AFGØRELSE om Fællesskabets holdning til forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden sideRÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 300, stk. 2, andet afsnit,under henvisning til forslag fra Kommissionen [1], og[1]  EFT C [...] af [...], s. [...]ud fra følgende betragtninger:(1) Aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side blev undertegnet den 18. november 2002, og nogle af bestemmelserne heri, herunder bestemmelserne vedrørende de institutionelle rammer, er blevet anvendt midlertidigt siden 1. februar 2003.(2) Ved artikel 3 i aftalen nedsættes der et associeringsråd, som skal undersøge alle større spørgsmål, som bringes op i forbindelse med denne aftale, såvel som alle andre bilaterale, multilaterale eller internationale spørgsmål af fælles interesse.(3) Ved artikel 6 i aftalen nedsættes der et associeringsudvalg, som vil bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver og får ansvaret for almindelig gennemførelse af aftalen.(4) Ifølge artikel 7 i aftalen vil associeringsrådet blive bistået i udførelsen af sine opgaver af de særlige udvalg, der nedsættes ved aftalen.(5) Ifølge aftalens artikel 4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, skal associeringsrådet vedtage sin egen forretningsorden og fastsætte associeringsudvalgets og de særlige udvalgs forretningsorden.(6) Fællesskabet skal afgøre, hvilken holdning der skal indtages i associeringsrådet med hensyn til vedtagelse af forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg -TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:Eneste artikelDen holdning, der skal indtages af Fællesskabet i det associeringsråd, der er nedsat i henhold til artikel 3 i aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side, er baseret på udkastet til associeringsrådets afgørelse, der er knyttet som bilag til denne afgørelse.Udfærdiget i Bruxelles, den [...].På Rådets vegneFormandBILAGAFGØRELSE Nr. 1/2003 TRUFFET AF ASSOCIERINGSRÅDET,der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden sideaf [...]vedrørende vedtagelse af forretningsordenen for associeringsrådet, associeringsudvalget og de særlige udvalg(/.../)ASSOCIERINGSRÅDET EU-CHILE HAR -under henvisning til aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen") undertegnet i Bruxelles den 18. november 2002, særlig artikel 4, stk. 2, artikel 6, stk. 3, og artikel 7, stk. 3, ogud fra følgende betragtning:(1) Associeringsrådet skal fastsætte sin egen forretningsorden samt associeringsudvalgets og de særlige udvalgs forretningsorden -TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:Artikel 1Associeringsrådets forretningsorden fastsættes som angivet i bilaget. Forretningsordenen for associeringsudvalget og for de særlige udvalg fastsættes som anført i henholdsvis tillæg I og tillæg II.Artikel 2Denne afgørelse træder i kraft den [...].Udfærdiget i ..., den [...]På associeringsrådets vegneFormandBILAGFORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSRÅDET, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den  anden sideArtikel 1FormandskabFormandskabet for associeringsrådet udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis et medlem af Rådet for Den Europæiske Union og af Chiles udenrigsminister. Første periode af formandskabet begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år.Artikel 2Møder1. Associeringsrådet træder sammen på ministerplan med regelmæssige mellemrum på ikke over to år og ekstraordinært, når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom.2. Associeringsrådets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.3. Associeringsrådets sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i associeringsrådet.Artikel 3Repræsentation1. Medlemmerne af associeringsrådet kan lade sig repræsentere, hvis de er forhindret i at deltage i et møde.2. Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere, skal meddele formanden for associeringsrådet navnet på sin repræsentant inden det pågældende møde. Den, der repræsenterer et medlem af associeringsrådet, udøver alle dette medlems rettigheder.Artikel 4DelegationerMedlemmerne af associeringsrådet kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formanden for associeringsrådet om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.Artikel 5SekretariatEn tjenestemand i Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og en embedsmand fra Chiles udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for associeringsrådet.Artikel 6DokumenterHvis forhandlingerne i associeringsrådet er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra associeringsrådet.Artikel 7Korrespondance1. Al korrespondance til associeringsrådet sendes til begge sekretærer for associeringsrådet.2. De to sekretærer sørger for, at korrespondancen videresendes til formanden for associeringsrådet og i givet fald rundsendes som dokumenter som omtalt i artikel 6 i denne forretningsorden til de øvrige medlemmer af associeringsrådet. Rundsendt korrespondance sendes til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, EU-medlemsstaternes faste repræsentationer og Republikken Chiles diplomatiske mission ved Den Europæiske Union i Bruxelles.3. Korrespondance fra formanden for associeringsrådet sendes til adressaterne af de to sekretærer og rundsendes i givet fald som dokumenter som omtalt i artikel 6 i denne forretningsorden til de øvrige medlemmer af associeringsrådet på de i stk. 2 angivne adresser.Artikel 8Dagsorden for møderne1. Associeringsrådets sekretærer udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Associeringsrådets sekretærer sender den til de adressater, der er nævnt i artikel 7 i denne forretningsorden, senest 15 dage inden mødets begyndelse.2. Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som en af sekretærerne senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; sådanne punkter vil dog ikke blive optaget på den foreløbige dagsorden, medmindre der er fremsendt støttedokumenter til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.3. Dagsordenen vedtages af associeringsrådet ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.4. Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.Artikel 9Protokol1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:a) dokumenter, der er forelagt associeringsrådetb) eventuelle erklæringer, som et medlem af associeringsrådet har anmodet om at få optaget i protokollenc) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af associeringsrådet eller deres repræsentanter, som deltog i mødet, og en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem.4. Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest tre måneder efter datoen for mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de to sekretærer, og hver af parterne arkiverer en original genpart. En genpart af protokollen fremsendes til hver af de i artikel 7 i denne forretningsorden nævnte adressater.Artikel 10Afgørelser og henstillinger1. Associeringsrådet træffer afgørelser og vedtager henstillinger ved gensidig overenskomst mellem parterne.2. I perioden mellem møderne kan associeringsrådet træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem de to sekretærer, der handler i forståelse med parterne.3. Associeringsrådets afgørelser og henstillinger i henhold til aftalens artikel 5 benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.4. Ægtheden af associeringsrådets afgørelser og henstillinger bekræftes af de to sekretærer, og to autentiske genparter underskrives af lederne af de to parters delegationer.5. Afgørelser og henstillinger fremsendes til hver enkelt af de i artikel 7 i denne forretningsorden nævnte adressater som dokumenter fra associeringsrådet.Artikel 11Offentlighed1. Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i associeringsrådet ikke offentlige.2. Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre associeringsrådets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.Artikel 12Sprog1. Associeringsrådets officielle sprog er parternes officielle sprog.2. Medmindre der træffes anden afgørelse, skal associeringsrådet almindeligvis basere sine forhandlinger og træffe sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag på de i stk. 1 omhandlede sprog.Artikel 13Udgifter1. Hver af parterne afholder de udgifter, der måtte opstå som følge af deltagelse i associeringsrådets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder, tolkning ved møder, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.Artikel 14Associeringsudvalg1. Der nedsættes hermed i henhold til artikel 6 i aftalen et associeringsudvalg til at bistå associeringsrådet i udførelsen af dets opgaver og at tage ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen.2. Udvalget sammensættes af repræsentanter for medlemmerne af Rådet for Den Europæiske Union og af repræsentanter for Europa-Kommissionen på den ene side og af repræsentanter for Chiles regering på den anden side, sædvanligvis på højtstående embedsmandsplan, under hensyntagen til artikel 6, stk. 1, artikel 54, stk. 1, og artikel 193, stk. 1, i aftalen og uden at dette berører artikel 89, stk. 3.3. Ud over at associeringsudvalget udfører de særlige opgaver, som det får pålagt ved aftalen, forbereder det associeringsrådets møder og forhandlinger, overvåger i givet fald gennemførelse af associeringsrådets afgørelser og henstillinger og sørger i almindelighed for, at der er kontinuitet i associeringsforbindelserne, og at aftalen fungerer efter hensigten. Det overvejer ethvert spørgsmål, som det får forelagt af associeringsrådet, samt ethvert andet spørgsmål, som måtte opstå under den daglige gennemførelse af aftalen.4. I de tilfælde, hvor der i aftalen henvises til mulig konsultation, kan en sådan konsultation finde sted i associeringsudvalget. Denne konsultation kan fortsætte i associeringsrådet, hvis de to parter er enige herom, undtagen hvis andet fremgår af aftalen.5. Associeringsudvalgets forretningsorden er knyttet til denne forretningsorden som tillæg I. Denne forretningsorden påvirker dog ikke eventuelle særlige regler i aftalen.Artikel 15Særlige udvalg1. Associeringsrådet bistås i udførelsen af sine opgaver af de særlige udvalg, der nedsættes ved aftalen. Forretningsordenen for disse særlige udvalg påvirker ikke eventuelle særlige regler i aftalen. Forretningsordenen for de særlige udvalg er knyttet til denne forretningsorden som tillæg II.2. Uden at dette berører artikel 193 i aftalen, kan associeringsrådet nedsætte særlige udvalg i henhold til artikel 7, stk. 2, i aftalen. Forretningsordenen for disse særlige udvalg vedtages af associeringsrådet.Udfærdiget i [Bruxelles], den [...]På associeringsrådets vegneFormandTILLÆG IFORRETNINGSORDEN FOR ASSOCIERINGSUDVALGET, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den an den sideArtikel 1Formandskab1. Formandskabet for associeringsudvalget udøves på skift for en periode på tolv måneder af henholdsvis en tjenestemand fra Kommissionen for Det Europæiske Fællesskab, på vegne af Fællesskabet og dets medlemsstater, og en embedsmand fra den chilenske regering, på højtstående embedsmandsplan.2. Første periode af formandskabet begynder på datoen for afholdelse af associeringsrådets første møde og slutter den 31. december samme år. I denne periode og derefter i hver periode på tolv måneder udøves formandskabet for associeringsudvalget af den part, der har formandskabet i associeringsrådet.Artikel 2Møder1. Associeringsudvalget træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan associeringsudvalgets møder afholdes som video- eller telekonference.2. Begge sekretærer indkalder i fællesskab til møderne i associeringsudvalget, som afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.Artikel 3DelegationerFør hvert møde underrettes formanden for associeringsudvalget om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.Artikel 4Sekretariat1. En tjenestemand i Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Chiles udenrigsministerium fungerer sammen som sekretærer for associeringsudvalget.2. Al korrespondance med formanden for associeringsudvalget i henhold til denne forretningsorden sendes til sekretærerne for associeringsudvalget og til sekretærerne og formanden for associeringsrådet samt i givet fald til medlemmerne af associeringsudvalget.Artikel 5OffentlighedMedmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i associeringsudvalget ikke offentlige.Artikel 6Dagsorden for møderne1. Associeringsudvalgets sekretærer udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes til formanden og sekretærerne for associeringsrådet samt til medlemmerne af associeringsudvalget senest 15 dage inden mødets begyndelse.2. Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som formanden senest 21 dage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; sådanne punkter optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre der er fremsendt støttedokumenter til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.3. Dagsordenen vedtages af associeringsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis begge parter er enige herom.4. Associeringsudvalget kan anmode eksperter om at deltage i møderne med henblik på oplysninger om særlige spørgsmål.5. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.Artikel 7Protokol1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde.2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:a) dokumenter, der er forelagt associeringsudvalgetb) eventuelle erklæringer, som et medlem af associeringsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollenc) de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af associeringsudvalget eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.4. Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest to måneder efter datoen for mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de to sekretærer, og hver af parterne arkiverer en original genpart. Der sendes en genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for associeringsrådet samt til medlemmerne af associeringsudvalget.Artikel 8Afgørelser og henstillinger1. Hvis associeringsudvalget i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne. I hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.2. Når associeringsudvalget træffer en afgørelse, finder artikel 10, 11 og 12 i associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.3. Associeringsudvalgets afgørelser og henstillinger fremsendes til de adressater, der er nævnt i artikel 4 i denne forretningsorden.Artikel 9Udgifter1. Republikken Chile og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, der måtte opstå som følge af deres deltagelse i associeringsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.Artikel 10Funktioner under andre aftaler1. Associeringsudvalget træder i stedet for det blandede udvalg, der blev nedsat ved artikel 35, stk. 1, i rammeaftalen, der blev undertegnet den 21. juni 1996.2. Det styrelsesudvalg, der blev nedsat ved artikel 6, litra b), i aftalen om videnskabeligt og teknologisk samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab og Republikken Chile, som blev undertegnet den 23. september 2002, henviser til det associeringsudvalg, der er omhandlet i artikel 54 i associeringsaftalen.3. Den blandede opfølgningsgruppe, der blev nedsat ved artikel 9 i aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Republikken Chile af 24. november 2002 om prækursorer og kemiske stoffer, der ofte anvendes til ulovlig fremstilling af narkotika eller psykotrope stoffer, rapporterer til associeringsudvalget.TILLÆG IIFORRETNINGSORDEN FOR DE SÆRLIGE UDVALG, der er nedsat ved aftalen om oprettelse af en associering mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Chile på den anden sideArtikel 1FormandskabMedmindre andet fremgår af aftalen, udøves møderne i de særlige udvalg på skift af henholdsvis en repræsentant for Europa-Kommissionen og en embedsmand fra den chilenske regering.Artikel 2MøderMedmindre andet fremgår af aftalen, mødes de særlige udvalg efter anmodning fra en af parterne på en dato og et sted, som parterne på forhånd er blevet enige om.Artikel 3DelegationerFør hvert møde underrettes formanden for de særlige udvalg om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.Artikel 4Sekretariat1. En tjenestemand i Europa-Kommissionen på den ende side og en embedsmand fra Chiles regering på den anden side fungerer sammen som sekretærer for de særlige udvalg.2. Al korrespondance med formanden for de særlige udvalg sendes til sekretærerne for de særlige udvalg og til sekretærerne og formanden for associeringsudvalget samt i givet fald til medlemmerne af associeringsudvalget.Artikel 5DokumenterHvis forhandlingerne i de særlige udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra de særlige udvalg.Artikel 6OffentlighedMedmindre der træffes anden afgørelse, er møderne i de særlige udvalg ikke offentlige.Artikel 7Dagsorden for møderne1. Sekretærerne for de særlige udvalg udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde senest 30 dage før mødet sammen med den fornødne dokumentation. Dagsordenen fremsendes til formanden, sekretærerne og medlemmerne af associeringsudvalget senest 15 dage inden mødets begyndelse. Dagsordenen vedtages af de særlige udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan tilføjes, hvis begge parter er enige herom.2. Efter aftale mellem parterne kan de i stk. 1 omhandlede tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.Artikel 8Protokol1. De to sekretærer udarbejder i fællesskab direkte efter mødet et udkast til protokol for hvert møde.2. Protokollen indeholder i almindelighed for hvert punkt på dagsordenen oplysning om:a) dokumenter, der er forelagt de særlige udvalgb) eventuelle erklæringer, som et medlem af det særlige udvalg har anmodet om at få optaget i protokollenc) - de fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.3. Protokollen indeholder ligeledes en fortegnelse over de medlemmer af de særlige udvalg eller deres repræsentanter, som deltog i mødet.4. Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest en måned efter datoen for mødet. Når protokollen er godkendt, underskrives to autentiske genparter heraf af de to sekretærer, og hver af parterne arkiverer en original genpart. Der sendes en genpart af protokollen til formanden og sekretærerne for associeringsudvalget samt til medlemmerne af de særlige udvalg.Artikel 9Henstillinger1. I de tilfælde, som er fastsat i aftalen, hvor et særligt udvalg er bemyndiget til at rette henstillinger, benævnes sådanne akter "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af deres emne.2. Når det særlige udvalg retter en henstilling, finder bestemmelserne i artikel 10, 11 og 12 i associeringsrådets forretningsorden tilsvarende anvendelse.3. Henstillinger fra de særlige udvalg sendes til sekretærerne for associeringsudvalget.Artikel 10Udgifter1. Republikken Chile og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, der måtte opstå som følge af deres deltagelse i de særlige udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.2. Udgifter i forbindelse med den praktiske tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.3. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra parternes øvrige officielle sprog afholdes af Fællesskabet.Artikel 11RapporteringDe særlige udvalg rapporterer til associeringsudvalget.