CELEX: 32021Q0628(01)
Language: hr
Date: 2021-04-19 00:00:00
Title: Odluka Upravnog odbora o unutarnjim pravilima u pogledu ograničenja određenih prava ispitanika u vezi s obradom osobnih podataka u okviru aktivnosti koje provodi Europska agencija za okoliš

28.6.2021   
               
               
                  HR
               
               
                  Službeni list Europske unije
               
               
                  L 228/3
               
            
         Odluka Upravnog odbora o unutarnjim pravilima u pogledu ograničenja određenih prava ispitanika u vezi s obradom osobnih podataka u okviru aktivnosti koje provodi Europska agencija za okoliš
         UPRAVNI ODBOR EUROPSKE AGENCIJE ZA OKOLIŠ,
         UZIMAJUĆI U OBZIR Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
         UZIMAJUĆI U OBZIR Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (1), a posebno njezin članak 25.,
         UZIMAJUĆI U OBZIR Uredbu (EZ) br. 401/2009 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. travnja 2009. o Europskoj agenciji za okoliš i Europskoj informacijskoj i promatračkoj mreži za okoliš (kodificirana verzija) (2), a posebno njezin članak 8.,
         UZIMAJUĆI U OBZIR mišljenje Europskog nadzornika za zaštitu podataka (EDPS) od 13. ožujka 2020. i Smjernice Europskog nadzornika za zaštitu podataka o članku 25. Uredbe (EU) 2018/1725 i unutarnjim pravilima,
         nakon savjetovanja s Odborom osoblja,
         BUDUĆI DA:
         
                     (1)
                  
                  
                     Europska agencija za okoliš (u daljnjem tekstu: Agencija) ovlaštena je provoditi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije, u skladu s Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije utvrđenima u Uredbi Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 („Pravilnik o osoblju”) (3), i s Odlukom Upravnog odbora Europske agencije za okoliš od 15. veljače 2013. o provedbi administrativnih istraga i disciplinskih postupaka. Ako je to potrebno, o predmetima obavještava i OLAF.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Osoblje Agencije dužno je prijaviti moguća nezakonita djelovanja, uključujući prijevare i korupciju, koja su štetna za interese Unije. Osoblje je dužno prijaviti i ponašanja koja se odnose na obavljanje profesionalnih dužnosti koja mogu predstavljati ozbiljno nepoštovanje obveza dužnosnika Unije. To je uređeno Odlukom Upravnog odbora Europske agencije za okoliš o smjernicama o zviždačima od 24. travnja 2018. (Odluka EEA/MB/2018/011).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Agencija je uvela politiku za djelotvorno sprječavanje i rješavanje stvarnih ili mogućih slučajeva psihološkog ili seksualnog uznemiravanja na radnom mjestu, kako je utvrđeno Odlukom njezina Upravnog odbora od 13. lipnja 2017. o politici Europske agencije za okoliš za zaštitu dostojanstva osobe i sprječavanje psihološkog uznemiravanja i seksualnog uznemiravanja (Odluka EEA/MB/2017/011). Odlukom je utvrđen neformalni postupak u skladu s kojim se navodna žrtva uznemiravanja može obratiti „povjerljivim” savjetnicima Agencije.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Agencija podliježe i unutarnjoj i vanjskoj reviziji svojih aktivnosti.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     U kontekstu takvih administrativnih ispitivanja, revizija i istraga, Agencija surađuje s drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Agencija može surađivati s nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Agencija može surađivati i s javnim tijelima država članica EU-a bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Agencija sudjeluje u predmetima pred Sudom Europske unije kada uputi neki predmet Sudu, brani odluku koju je donijela, a koja se osporava pred Sudom, ili intervenira u predmetima bitnima za svoje zadaće. U tom kontekstu, Agencija će možda morati čuvati povjerljivost osobnih podataka sadržanih u dokumentima koje su pribavile stranke ili intervenijenti.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Kako bi izvršila svoje zadaće, Agencija prikuplja i obrađuje informacije i nekoliko kategorija osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke o fizičkim osobama, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadaće, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju te financijske podatke. Agencija djeluje kao voditelj obrade podataka.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 („Uredba”), Agencija je stoga dužna ispitanicima pružiti informacije o tim aktivnostima obrade i poštovati njihova prava koja imaju kao ispitanici.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Od Agencije se može zahtijevati da uskladi ta prava s ciljevima administrativnih ispitivanja, revizija, istraga i sudskih postupaka. Može se zahtijevati i da uspostavi ravnotežu između prava nekog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu, člankom 25. Uredbe Agenciji je dana mogućnost da, pod strogim uvjetima, ograniči primjenu članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36. Uredbe, kao i članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama propisanima u člancima od 14. do 20. Osim ako su pravnim aktom donesenim na temelju Ugovora predviđena ograničenja, potrebno je donijeti interna pravila na temelju kojih Agencija ima pravo ograničiti ta prava.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Agencija će, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža nekom ispitaniku o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka u fazi prethodne procjene neke administrativne istrage ili tijekom same istrage, prije mogućeg odbijanja predmeta ili u fazi preddisciplinskog postupka. Pružanje takvih informacija može u određenim okolnostima ozbiljno utjecati na sposobnost Agencije za djelotvorno provođenje istrage, kad god, primjerice, postoji rizik da bi dotična osoba mogla uništiti dokaze ili utjecati na moguće svjedoke prije razgovora s njima. Agencija će možda morati i zaštititi prava i slobode svjedoka kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Moglo bi biti nužno zaštititi anonimnost svjedoka ili zviždača koji je tražio da se ne otkrije njegov identitet. U takvom slučaju Agencija može odlučiti da će ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podacima tih osoba, u cilju zaštite njihovih prava i sloboda.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Moglo bi biti nužno zaštititi povjerljive informacije koje se odnose na zaposlenika koji se obratio povjerljivim savjetnicima Agencije u kontekstu postupka zbog uznemiravanja. U tim slučajevima Agencija može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podacima navodne žrtve, navodnog uznemiravatelja i ostalih uključenih osoba, u cilju zaštite prava i sloboda svih uključenih osoba.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Agencija bi trebala primjenjivati ograničenja samo kada se njima poštuje bit temeljnih prava i sloboda te kada su nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Agencija bi trebala pružiti obrazloženje kojim bi objasnila opravdanost tih ograničenja.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     U primjeni načela odgovornosti, Agencija vodi evidenciju o svojoj primjeni ograničenja.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Kada obrađuje osobne podatke koje razmjenjuje s drugim organizacijama u kontekstu svojih zadaća, Agencija i te organizacije trebali bi se međusobno savjetovati o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Agencije.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     U skladu s člankom 25. stavkom 6. Uredbe, voditelj obrade podataka mora obavijestiti ispitanike o osnovnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe Agenciji.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe, Agencija ima pravo odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima za primjenu ograničenja ako bi se time na bilo koji način poništio učinak ograničenja. Agencija bi trebala za svaki pojedinačni slučaj procijeniti hoće li se obavješćivanjem o ograničenju poništiti njegov učinak.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Agencija bi trebala ukinuti ograničenje čim se više ne budu primjenjivali uvjeti koji opravdavaju uvođenje ograničenja i redovito procjenjivati te uvjete.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     U svrhu jamstva najveće zaštite prava i sloboda ispitanika te u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe, trebalo bi se pravodobno savjetovati sa službenikom za zaštitu podataka o svim ograničenjima koja se mogu primjenjivati te bi službenik za zaštitu podataka trebao provjeriti njihovu usklađenost s ovom Odlukom.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Člankom 16. stavkom 5. i člankom 17. stavkom 4. Uredbe predviđene su iznimke od prava ispitanika na informacije i od njihova prava na pristup. Ako se te iznimke primjenjuju, Agencija ne treba primjenjivati nikakvo ograničenje na temelju ove Odluke.
                  
               DONIO JE OVU ODLUKU:
         
            Članak 1.
            Predmet i područje primjene
            
               1.   Ovom Odlukom utvrđuju se pravila o uvjetima pod kojima Agencija može na temelju članka 25. Uredbe ograničiti primjenu njezina članka 4., članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36.
            
            
               2.   Agenciju kao voditelja obrade predstavlja njezin izvršni direktor, koji može delegirati ulogu voditelja obrade unutar Agencije u skladu s operativnim odgovornostima za određene postupke obrade osobnih podataka.
            
         
         
            Članak 2.
            Ograničenja
            
               1.   Agencija može ograničiti primjenu članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36. te članka 4. Uredbe ako njezine odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 20.:
               
                           (a)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (f), (g) i (h) Uredbe, kada provodi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije na temelju članka 86. i Priloga IX. Pravilnika o osoblju i Odluke Upravnog odbora Europske agencije za okoliš od 15. veljače 2013. o provedbi administrativnih istraga i disciplinskih postupaka, kada obrađuje unutarnje i vanjske pritužbe i kada o predmetima obavještava OLAF
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe, kada osigurava da zaposlenici Agencije mogu na povjerljiv način izvijestiti o činjenicama ako smatraju da postoje ozbiljne nepravilnosti, kako je navedeno u Odluci Upravnog odbora Europske agencije za okoliš o smjernicama o zviždačima od 24. travnja 2018. (Odluka EEA/MB/2018/011)
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe, kada osigurava da zaposlenici Agencije mogu izvijestiti povjerljive savjetnike u kontekstu postupka uznemiravanja (formalnog ili neformalnog), kako je utvrđeno Odlukom Upravnog odbora Europske agencije za okoliš od 13. lipnja 2017. o politici Europske agencije za okoliš za zaštitu dostojanstva osobe i sprječavanje psihološkog uznemiravanja i seksualnog uznemiravanja (Odluka EEA/MB/2017/011)
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe, kada provodi unutarnje revizije u odnosu na aktivnosti ili odjele Agencije, uključujući istrage koje provodi Službenik za zaštitu podataka u skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe (EU) 2018/1725 i sigurnosnih istraga (informacijskih tehnologija) koje se provode interno ili uz angažiranje vanjskih sudionika (npr. CERT-EU)
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (d), (g) i (h) Uredbe, kada pruža pomoć drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije ili od njih prima pomoć ili s njima surađuje u kontekstu aktivnosti navedenih u točkama od (a) do (d) ovoga stavka i u skladu s relevantnim sporazumima o razini usluge, memorandumima o razumijevanju i sporazumima o suradnji
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe, kada pruža pomoć drugim nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama ili od njih prima pomoć ili s njima surađuje bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe, kada pruža pomoć javnim tijelima država članica EU-a ili od njih prima pomoć ili s njima surađuje bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (e) Uredbe, kada obrađuje osobne podatke u dokumentima koje su stranke ili intervenijenti pribavili u kontekstu postupka pred Sudom Europske unije
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           Svakim ograničenjem mora se poštovati bit temeljnih prava i sloboda te ono mora biti nužno i razmjerno u demokratskom društvu.
                        
                     
            
               2.   Ispitivanje nužnosti i razmjernosti provodi se na pojedinačnoj osnovi prije primjene ograničenja. Ograničenja su ograničena na ono što je nužno za ostvarenje njihova cilja.
            
            
               3.   Za potrebe utvrđivanja odgovornosti, Agencija sastavlja izvješće u kojem navodi razloge za primjenu ograničenja, koji se od razloga navedenih u stavku 1. primjenjuju te koji je ishod ispitivanja nužnosti i razmjernosti. To je izvješće dio registra koji se na zahtjev stavlja na raspolaganje EDPS-u. Agencija priprema periodična izvješća o primjeni članka 25. Uredbe.
            
            
               4.   Kada obrađuje osobne podatke primljene od drugih organizacija u kontekstu svojih zadaća, Agencija se savjetuje s tim organizacijama o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Agencije.
            
            
               5.   Kategorije predmetnih podataka jesu pouzdani podaci („objektivni” podaci kao što su identifikacijski podaci, podaci za kontakt, profesionalni podaci, administrativne pojedinosti, podaci primljeni iz određenih izvora, elektronička komunikacija i podaci o prometu) i/ili nepouzdani podaci („subjektivni” podaci koji se odnose na predmet, kao što su obrazloženje, podaci o ponašanju, procjene, podaci o uspješnosti i ponašanju, te podaci koji se odnose na predmet postupka ili aktivnosti ili se u vezi s njima iznose).
            
         
         
            Članak 3.
            Rizici za prava i slobode ispitanika
            
               1.   Procjene rizika koji bi zbog uvođenja ograničenja nastali za prava i slobode ispitanika i informacije o roku primjene tih ograničenja unose se u evidenciju o aktivnostima obrade koju Agencija vodi na temelju članka 31. Uredbe. Evidentiraju se i u svim procjenama učinka na zaštitu podataka u vezi s ograničenjima koja se provode na temelju članka 39. Uredbe.
            
            
               2.   Kad god Agencija procijeni nužnost i razmjernost nekog ograničenja, dužna je razmotriti moguće rizike za prava i slobode ispitanika.
            
         
         
            Članak 4.
            Zaštitne mjere i razdoblja pohrane
            
               1.   Agencija primjenjuje zaštitne mjere kako bi spriječila zlouporabu osobnih podataka koji podliježu ili mogu biti podložni ograničenjima, nezakonit pristup tim podacima ili njihov prijenos. Takve zaštitne mjere uključuju tehničke i organizacijske mjere i detaljno se, prema potrebi, razrađuju u unutarnjim odlukama, postupcima i provedbenim pravilima Agencije. Zaštitne mjere uključuju sljedeće:
               
                           (a)
                        
                        
                           jasnu definiciju uloga, odgovornosti i postupovnih koraka
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           sigurno elektroničko okruženje koje sprječava nezakonit i slučajan pristup ili prijenos elektroničkih podataka neovlaštenim osobama; svi elektronički podaci pohranjuju se u sigurnoj informatičkoj aplikaciji u skladu sa sigurnosnim standardima Agencije, kao i u određenim elektroničkim mapama dostupnima samo ovlaštenom osoblju. Odgovarajuće razine pristupa dodjeljuju se pojedinačno
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           zaštitu sigurnosti pohrane i obrade papirnatih dokumenata, koji se čuvaju u zaštićenim ormarima i dostupni su samo ovlaštenom osoblju
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           odgovarajuće praćenje ograničenja i periodično preispitivanje njihove primjene.
                        
                     
            
               2.   Preispitivanja iz točke (d) provode se najmanje svakih šest mjeseci.
            
            
               3.   Ograničenja se ukidaju čim prestanu postojati okolnosti koje ih opravdavaju.
            
            
               4.   Osobni podaci zadržavaju se u skladu s važećim pravilima Agencije o zadržavanju koja će se odrediti u evidencijama o zaštiti osobnih podataka koje se vode na temelju članka 31. Uredbe. Na kraju razdoblja zadržavanja osobni se podaci brišu, anonimiziraju ili prenose u arhiv u skladu s člankom 13. Uredbe.
            
         
         
            Članak 5.
            Uključivanje službenika za zaštitu podataka
            
               1.   Službenik za zaštitu podataka Agencije obavještava se bez odlaganja kad god se prava ispitanika ograničavaju u skladu s ovom Odlukom. Omogućava mu se pristup povezanim evidencijama i svim dokumentima koji se odnose na činjenični ili pravni kontekst.
            
            
               2.   Službenik za zaštitu podataka Agencije može zatražiti preispitivanje primjene ograničenja. Agencija pisanim putem obavješćuje svojeg službenika za zaštitu podataka o ishodu tog preispitivanja.
            
            
               3.   Agencija dokumentira sudjelovanje službenika za zaštitu podataka u primjeni ograničenja, uključujući podatke koje s njim dijeli.
            
         
         
            Članak 6.
            Informiranje ispitanika o ograničenjima njihovih prava
            
               1.   Agencija u obavijesti o zaštiti podataka koje su objavljene na njezinu intranetu uključuje odjeljak u kojem se ispitanicima pružaju opće informacije o mogućnosti ograničenja prava ispitanika u skladu s člankom 2. stavkom 1. Te informacije obuhvaćaju prava koja mogu biti ograničena, razloge za moguću primjenu ograničenja i moguće trajanje ograničenja.
            
            
               2.   Agencija pojedinačno obavješćuje ispitanike, pisanim putem i bez nepotrebne odgode, o postojećim ili budućim ograničenjima njihovih prava. Agencija obavješćuje ispitanike o osnovnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja, o njihovu pravu na savjetovanje sa službenikom za zaštitu podataka s ciljem osporavanja ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u.
            
            
               3.   Agencija može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za ograničenje i pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u ako bi se time poništio učinak ograničenja. Procjena opravdanosti navedenog odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja pružanja informacija provodi se za svaki pojedinačni slučaj. Agencija pruža informacije ispitaniku čim se time više ne poništava učinak ograničenja.
            
         
         
            Članak 7.
            Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka
            
               1.   Ako Agencija ima obvezu obavijestiti o povredi podataka na temelju članka 35. stavka 1. Uredbe, u iznimnim okolnostima takvu obavijest može u cijelosti ili djelomično ograničiti. U bilješci navodi razloge za ograničenje, pravnu osnovu u skladu s člankom 2. i procjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja. Bilješku dostavlja EDPS-u u trenutku obavješćivanja o povredi osobnih podataka.
            
            
               2.   Ako više ne postoje razlozi za ograničenje, Agencija dotičnog ispitanika obavješćuje o povredi osobnih podataka i o glavnim razlozima ograničenja te o njegovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
            
         
         
            Članak 8.
            Povjerljivost elektroničkih komunikacija
            
               1.   U iznimnim okolnostima Agencija može ograničiti pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija na temelju članka 36. Uredbe. Takva ograničenja moraju biti u skladu s Direktivom 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (4).
            
            
               2.   Ako Agencija ograniči pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija, ona obavješćuje dotične ispitanike o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja i o njihovu pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u.
            
            
               3.   Agencija može odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za ograničenje i pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u ako bi se time poništio učinak ograničenja. Procjena opravdanosti navedenog odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja pružanja informacija provodi se za svaki pojedinačni slučaj.
            
         
         
            Članak 9.
            Stupanje na snagu
            Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
         
         
            Pisanim postupkom odobrio Upravni odbor,
            19. travnja 2021.
            
               Laura BURKE
               
                  Predsjednica Upravni odbor Europske agencije za okoliš
               
            
         
         
            (1)  SL L 295, 21.11.2018., str. 39.
         
         
            (2)  SL L 126, 21.5. 2009., str. 13.
         
         
            (3)  Uredba (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 Vijeća od 29. veljače 1968. kojom se utvrđuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica i kojom se uvode posebne mjere koje se privremeno primjenjuju na dužnosnike Komisije (SL L 56, 4.3.1968., str. 1).
         
            (4)  Direktiva 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 12. srpnja 2002. o obradi osobnih podataka i zaštiti privatnosti u području elektroničkih komunikacija (Direktiva o privatnosti i elektroničkim komunikacijama) (SL L 201, 31.7.2002., str. 37.).