CELEX: 32020Q1210(01)
Language: mt
Date: 2020-11-09 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tad-9 ta’ Novembru 2020 dwar ir-regoli interni għar-restrizzjoni ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fl-ipproċessar tad-data personali

10.12.2020   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 415/81
               
            
         DEĊIŻJONI TAL-OMBUDSMAN EWROPEW
         tad-9 ta’ Novembru 2020
         dwar ir-regoli interni għar-restrizzjoni ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fl-ipproċessar tad-data personali
         L-OMBUDSMAN EWROPEW,
         Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
         Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
         Wara li kkonsultat il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data,
         Billi:
         
                     (1)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew għandu s-setgħa li jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, skont ir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (2) (ir-“Regolamenti tal-Persunal”), u bid-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-4 ta’ Novembru 2004 li tadotta dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinari. Jekk meħtieġ, jinnotifika wkoll il-każijiet lill-OLAF.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Il-membri tal-persunal tal-Ombudsman Ewropew huma obbligati li jirrappurtaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi frodi u korruzzjoni, li huma ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll li jirrappurtaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat mid-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-20 ta’ Frar 2015 dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jittratta b’mod effettiv il-każijiet attwali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tiegħu tat-18 ta’ Diċembru 2017. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali li biha l-vittma allegata tal-fastidju tista’ tagħmel kuntatt mal-“korrispondenti tal-etika” tal-Ombudsman Ewropew u/jew mal-Kumitat ta’ Konċiljazzjoni.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew jista’ jwettaq ukoll investigazzjonijiet dwar ksur potenzjali tar-regoli tas-sigurtà għal informazzjoni klassifikata tal-Unjoni Ewropea (“IKUE”).
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew huwa soġġett kemm għal awditi interni kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tiegħu.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi u investigazzjonijiet, l-Ombudsman Ewropew jikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew jista’ jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali u mal-organizzazzjonijiet internazzjonali ta’ pajjiżi terzi, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll jikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew iwettaq inkjesti dwar il-każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina allegati fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji jew aġenziji tal-Unjoni, bl-eċċezzjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea li taġixxi fir-rwol ġudizzjarju tagħha. F’dan il-kuntest, l-Ombudsman Ewropew jista’ jkollu bżonn jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet u waqt l-inkjesti. L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-ilmentaturi kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Biex jissodisfa l-kompiti tiegħu, l-Ombudsman Ewropew jiġbor u jipproċessa l-informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża d-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja. L-Ombudsman Ewropew jaġixxi bħala kontrollur tad-data.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 (“ir-Regolament”), l-Ombudsman Ewropew huwa għalhekk obbligat li jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew jista’ jkun meħtieġ li jirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi ta’ inkjesti amministrattivi, awditi, investigazzjonijiet u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll meħtieġ li jibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data kontra d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jagħti lill-Ombudsman Ewropew il-possibbiltà li jillimita, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament, kif ukoll tal-Artikolu 4 tiegħu sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-Ombudsman Ewropew huwa intitolat li jillimita dawk id-drittijiet.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew jista’, pereżempju, ikollu bżonn jirrestrinġi l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli tal-każ jew fl-istadju pre-dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Ombudsman Ewropew li jwettaq l-inkjesta b’mod effettiv, kull meta, pereżempju, ikun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhud jew ta’ informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-Ombudsman Ewropew jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Jista’ jkun meħtieġ li tiġi protetta informazzjoni kunfidenzjali dwar membru tal-persunal li jkun għamel kuntatt mal-korrispondenti tal-etika tal-Ombudsman Ewropew u/jew mal-Kumitat ta’ Konċiljazzjoni fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-Ombudsman Ewropew jista’ jkun jeħtieġ li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ dawk kollha kkonċernati.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew jista’, pereżempju, ikun jeħtieġ li jirrestrinġi l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġett tad-data msemmi f’dokument ta’ lment jew inkjesta dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul l-investigazzjoni fir-rigward tal-amministrazzjoni ħażina allegata f’istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE. L-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Ombudsman Ewropew li jwettaq l-inkjesta b’mod effettiv, kull meta, pereżempju, ikun hemm ir-riskju li l-persuna kkonċernata tista’ tipperikola l-inkjesta. L-Ombudsman Ewropew jista’ wkoll ikun meħtieġ jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-ilmentatur kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     L-Ombudsman Ewropew għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-Ombudsman Ewropew għandu jagħti raġunijiet li fihom jispjega l-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Fl-applikazzjoni tal-prinċipju tal-obbligu ta’ rendikont, l-Ombudsman Ewropew għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tiegħu tar-restrizzjonijiet.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Ombudsman Ewropew u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Ombudsman Ewropew.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur li jinforma lis-suġġetti tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jippreżentaw ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS).
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, l-Ombudsman Ewropew jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta’ informazzjoni bir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b’xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-Ombudsman Ewropew għandu jivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.
                  
               
                     (22
                  
                  
                     ) L-Ombudsman Ewropew għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu jkun ikkonsultat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni.
                  
               
                     (24)
                  
                  
                     L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt ta’ aċċess. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet ikunu japplikaw, l-Ombudsman Ewropew m’għandux għalfejn japplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni.
                  
               Iddeċieda kif ġej:
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom l-Ombudsman Ewropew jista’ jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35 u 36, skont l-Artikolu 25 tar-Regolament.
            
            
               2.   L-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew, bħala l-kontrollur, huwa rrappreżentat mill-Ombudsman Ewropew.
            
         
         
            Artikolu 2
            Restrizzjonijiet
            
               1.   L-Ombudsman Ewropew jista’ jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, u l-Artikolu 4 tiegħu sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20:
               
                           (a)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri predixxiplinari, dixxiplinari jew ta’ sospensjoni skont l-Artikolu 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal u d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-4 ta’ Novembru 2004 dwar it-tmexxija ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinari, u meta jiġu notifikati każijiet lill-OLAF;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-Ombudsman Ewropew jistgħu jirrappurtaw fatti kunfidenzjali fejn jemmnu li jkun hemm irregolaritajiet serji, kif stipulat fid-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew tal-20 ta’ Frar 2015 dwar ir-regoli interni fir-rigward tal-iżvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-Ombudsman Ewropew ikunu jistgħu jirrappurtaw lill-korrispondenti tal-etika u/jew lill-Kumitat ta’ Konċiljazzjoni fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju, kif definit mid-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew dwar Politika għall-prevenzjoni u l-protezzjoni kontra l-fastidju fl-Uffiċċju tal-Ombudsman;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq awditi interni b’rabta ma’ attivitajiet jew dipartimenti tal-Ombudsman Ewropew;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew jikkoopera magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet skont il-punti (a) sa (d) ta’ dan il-paragrafu u skont ftehimiet dwar il-livell ta’ servizz rilevanti, memoranda ta’ ftehim u ftehimiet ta’ kooperazzjoni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali jew jikkoopera ma’ dawn l-awtoritajiet u organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u minn awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta jkun qed jipproċessa data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew intervenjenti fil-kuntest tal-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jwettaq inkjesti fil-każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina allegati fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-UE, skont l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea u l-Istatut u d-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman.
                        
                     
            
               2.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika.
            
            
               3.   Għandu jsir test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq bażi ta’ każ b’każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li hu strettament meħtieġ biex jinkiseb l-objettiv tagħhom.
            
            
               4.   Għal skopijiet ta’ obbligu ta’ rendikont, l-Ombudsman Ewropew għandu jfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, liema raġunijiet minn dawk elenkati fil-paragrafu 1 japplikaw u l-eżitu tat-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità. Dawk ir-rekords għandhom ikunu parti minn reġistru, li għandu jkun disponibbli għall-EDPS, kull meta jintalab minnu. L-Ombudsman Ewropew għandu jħejji rapporti perjodiċi dwar l-applikazzjoni tal-Artikolu 25 tar-Regolament.
            
            
               5.   Meta jkun qed jipproċessa data personali riċevuta minn organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Ombudsman Ewropew għandu jikkonsulta ma’ dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex impona restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Ombudsman Ewropew.
            
         
         
            Artikolu 3
            Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data
            
            
               1.   Il-valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data meta jiġu imposti r-restrizzjonijiet u d-dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawk ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu rreġistrati fir-rekord tal-attivitajiet tal-ipproċessar miżmum mill-Ombudsman Ewropew skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Dawn għandhom jiġu rreġistrati wkoll fi kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data rigward dawk ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament.
            
            
               2.   Kull meta l-Ombudsman Ewropew jivvaluta n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, għandu jikkunsidra r-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data.
            
         
         
            Artikolu 4
            Salvagwardji u perjodi ta’ żamma
            
               1.   L-Ombudsman Ewropew għandu jimplimenta salvagwardji biex jipprevjeni l-abbuż u l-aċċess jew it-trasferiment illegali tad-data personali fir-rigward ta’ liema japplikaw jew jistgħu jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Tali salvagwardji għandhom jinkludu l-miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom ikunu spjegati fid-dettall skont kif ikun meħtieġ, fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
               
                           (a)
                        
                        
                           definizzjoni ċara tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           jekk ikun xieraq, ambjent elettroniku sigur li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali jew aċċidentali ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           jekk ikun xieraq, il-ħażna u l-ipproċessar siguri ta’ dokumenti tal-karti.
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           il-monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom.
                        
                     Ir-rieżamijiet imsemmija fil-punt (d) għandhom jitwettqu mill-inqas kull sitt xhur.
            
            
               2.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jkunux għadhom japplikaw.
            
            
               3.   Id-data personali għandha tinżamm skont ir-regoli ta’ żamma applikabbli tal-Ombudsman Ewropew, li għandhom jiġu definiti fir-rekords tal-protezzjoni tad-data miżmuma taħt l-Artikolu 31 tar-Regolament. Fi tmiem il-perjodu ta’ żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji skont l-Artikolu 13 tar-Regolament.
            
         
         
            Artikolu 5
            L-Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-data
            
            
               1.   L-UPD tal-Ombudsman Ewropew għandu jkun infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jkunu limitati skont din id-Deċiżjoni. Huwa jew hija għandhom jingħataw aċċess għar-rekords assoċjati u kwalunkwe dokument li jikkonċerna l-kuntest fattwali jew legali.
            
            
               2.   L-UPD tal-Ombudsman Ewropew jista’ jitlob rieżami tal-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. L-Ombudsman Ewropew għandu jinforma lill-UPD tiegħu bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami.
            
            
               3.   L-Ombudsman Ewropew għandu jiddokumenta l-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, inkluż liema informazzjoni tiġi kondiviża miegħu jew magħha.
            
         
         
            Artikolu 6
            Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjonijiet għad-drittijiet tagħhom
            
               1.   L-Ombudsman Ewropew għandu jinkludi taqsima fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq is-sit web tiegħu li jipprovdu informazzjoni ġenerali lis-suġġetti tad-data dwar il-potenzjal għar-restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 2(1). L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet li fuqhom jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet u t-tul potenzjali tagħhom.
            
            
               2.   L-Ombudsman Ewropew għandu jinforma lis-suġġetti tad-data individwalment, bil-miktub u mingħajr dewmien żejjed dwar ir-restrizzjonijiet kontinwi jew futuri tad-drittijiet tagħhom. L-Ombudsman Ewropew għandu jinforma lis-suġġett tad-data bir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, bid-dritt tagħhom li jikkonsultaw lill-UPD bil-għan li jikkontestaw ir-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jressqu lment mal-EDPS.
            
            
               3.   L-Ombudsman Ewropew jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ. Hekk kif ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni, l-Ombudsman Ewropew għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data.
            
         
         
            Artikolu 7
            Komunikazzjoni ta’ ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data
            
            
               1.   Meta l-Ombudsman Ewropew ikun taħt obbligu li jikkomunika ksur tad-data skont l-Artikolu 35(1) tar-Regolament, jista’, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, jillimita din il-komunikazzjoni b’mod sħiħ jew parzjali. Għandu jiddokumenta f’nota r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi legali għaliha skont l-Artikolu 2 u jagħmel valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħha. In-nota għandha tkun ikkomunikata lill-EDPS fil-ħin tan-notifika tal-ksur tad-data personali.
            
            
               2.   Meta r-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jkunux għadhom japplikaw, l-Ombudsman Ewropew għandu jikkomunika l-ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data kkonċernat u jinformah/a bir-raġunijiet ewlenin għar-restrizzjoni u dwar id-dritt tiegħu jew tagħha li jressaq/tressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
         
         
            Artikolu 8
            Kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi
            
               1.   F’ċirkostanzi eċċezzjonali, l-Ombudsman Ewropew jista’ jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi skont l-Artikolu 36 tar-Regolament. Dawn ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu konformi mad-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3).
            
            
               2.   Fejn l-Ombudsman Ewropew jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għal kull talba mis-suġġett tad-data, bir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u tad-dritt tiegħu jew tagħha li jressaq/tressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
            
               3.   L-Ombudsman Ewropew jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ. Hekk kif ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni, l-Ombudsman Ewropew għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data.
            
         
         
            Artikolu 9
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Magħmul fi Strasburgu, id-9 ta’ Novembru 2020.
            
               
                  Għall-Ombudsman Ewropew
               
               Emily O’REILLY
            
         
         
            (1)  ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet ta’ Impjieg ta’ Uffiċjali Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri temporanji speċjali applikabbli għall-uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).
         
            (3)  Id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta' Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).