CELEX: 32020Q0902(01)
Language: fi
Date: 2020-07-15 00:00:00
Title: Kollegion päätös 2020-04, tehty 15. heinäkuuta 2020, rekisteröityjen tiettyjen oikeuksien rajoittamista Eurojustin toimintaan liittyvän henkilötietojen käsittelyn yhteydessä koskevista sisäisistä säännöistä

2.9.2020   
               
               
                  FI
               
               
                  Euroopan unionin virallinen lehti
               
               
                  L 287/1
               
            
         KOLLEGION PÄÄTÖS 2020-04,
         tehty 15. heinäkuuta 2020,
         rekisteröityjen tiettyjen oikeuksien rajoittamista Eurojustin toimintaan liittyvän henkilötietojen käsittelyn yhteydessä koskevista sisäisistä säännöistä
         EUROJUSTIN KOLLEGIO, JOKA
         ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
         ottaa huomioon luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 (1) (jäljempänä ’asetus’) ja erityisesti sen 25 artiklan,
         ottaa huomioon Euroopan tietosuojavaltuutetun (jäljempänä ’EDPS’) 25 päivänä kesäkuuta 2020 antaman lausunnon,
         sekä katsoo seuraavaa:
         
                     (1)
                  
                  
                     Eurojustilla on valtuudet tehdä hallinnollisia tutkimuksia, toteuttaa kurinpitomenettelyjä edeltäviä menettelyjä, kurinpitomenettelyjä ja keskeyttämismenettelyjä neuvoston asetuksessa (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68 esitettyjen Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen (jäljempänä ’henkilöstösäännöt’) (2) ja hallinnollisten tutkimusten ja kurinpitomenettelyjen tekemistä koskevista yleisistä täytäntöönpanosäännöistä 23 päivänä syyskuuta 2013 tehdyn Eurojustin päätöksen mukaisesti. Tarvittaessa se ilmoittaa myös Euroopan petostentorjuntavirastolle petosten, korruption ja kaikkien unionin etuja vahingoittavien laittomien toimien estämiseen liittyviä Eurojustissa tehtäviä sisäisiä tutkimuksia koskevista ehdoista 15 päivänä heinäkuuta 2020 tehdyn kollegion päätöksen 2020-03 mukaisesti.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Eurojustin työntekijöiden on ilmoitettava mahdollisesti laittomista toimista, muun muassa petoksesta ja korruptiosta, jotka vahingoittavat unionin etuja. Työntekijöiden on myös ilmoitettava työtehtävien hoitamiseen liittyvästä käytöksestä, joka voi aiheuttaa unionin virkamiesten velvollisuuksien vakavan noudattamatta jättämisen. Tätä säädellään väärinkäytösten paljastamista koskevista Eurojustin ohjeista 29 päivänä tammikuuta 2019 tehdyllä kollegion päätöksellä 2019-02.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Eurojust on ottanut käyttöön toimintaperiaatteet, joilla ehkäistään ja käsitellään tehokkaasti tosiasialliset tai mahdolliset tapaukset, jotka koskevat työpaikkakiusaamista tai seksuaalista häirintää työpaikalla, ihmisarvon suojelua ja työpaikkakiusaamisen ja seksuaalisen häirinnän ehkäisemistä koskevista Eurojustin toimintaperiaatteista 31 päivänä tammikuuta 2012 annetun päätöksen mukaisesti. Päätöksessä vahvistetaan epävirallinen menettely, jonka avulla häirinnän oletettu kohde voi ottaa yhteyttä Eurojustin uskottuihin neuvonantajiin.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Eurojust voi myös tehdä tutkimuksia Euroopan unionin turvallisuusluokiteltujen tietojen mahdollisista tietoturvarikkomuksista Eurojustin tarkistettujen turvallisuussääntöjen hyväksymisestä 22 päivänä maaliskuuta 2016 tehdyn kollegion päätöksen 2016-4, sellaisena kuin se on muutettuna 13 päivänä joulukuuta 2016 tehdyllä kollegion päätöksellä 2016-24, mukaisesti.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Eurojustin toiminnasta tehdään sekä sisäisiä että ulkoisia tarkastuksia.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Eurojust tekee tällaisten hallinnollisten tutkimusten ja tarkastusten yhteydessä yhteistyötä muiden unionin toimielinten, elinten ja laitosten kanssa.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Eurojust voi tehdä yhteistyötä kolmansien maiden kansallisten viranomaisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa joko niiden pyynnöstä tai omasta aloitteestaan.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Eurojust voi myös tehdä yhteistyötä EU:n jäsenvaltioiden viranomaisten kanssa joko niiden pyynnöstä tai omasta aloitteestaan.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Eurojust on osallisena Euroopan unionin tuomioistuimessa käsiteltävissä asioissa, kun se joko esittää kanteen tuomioistuimeen, puolustaa tekemäänsä päätöstä, joka on saatettu tuomioistuimen käsiteltäväksi, tai on väliintulijana tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Tässä yhteydessä Eurojustin on ehkä pidettävä salassa henkilötiedot, joita osapuolilta tai väliintulijoilta saaduissa asiakirjoissa on.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Tehtäviensä täyttämiseksi Eurojust kerää ja käsittelee tietoja ja useita henkilötietoryhmiä, muun muassa luonnollisten henkilöiden tunnistetietoja (esim. etu- ja sukunimi, syntymäaika), yhteystietoja (esim. kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), työrooleja ja työtehtäviä, tietoja käyttäytymisestä ja toiminnasta yksityis- ja työelämässä (käytöstä koskevat tiedot, jotka voivat olla merkityksellisiä ja jotka rajataan vain käynnissä olevia hallinnollisia tutkimuksia, kurinpitomenettelyjä edeltäviä menettelyjä ja kurinpito- ja keskeyttämismenettelyjä, Euroopan petostentorjuntavirastolle ilmoitettuihin mahdollisiin sääntöjenvastaisuustapauksiin liittyviä alustavia toimia, väärinkäytösten paljastamistapausten käsittelyä ja vastaavia menettelyjä varten) ja taloudellisia tietoja. Eurojust toimii rekisterinpitäjänä.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Asetuksen mukaisesti Eurojustin on siksi annettava rekisteröidyille tietoa kyseisistä käsittelytoimista ja kunnioitettava näiden oikeuksia rekisteröityinä.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Eurojustin on ehkä sovitettava kyseiset oikeudet yhteen hallinnollisten tutkimusten ja tarkastusten sekä tuomioistuinmenettelyjen tavoitteiden kanssa. Sen on ehkä myös punnittava rekisteröidyn oikeuksia suhteessa muiden rekisteröityjen perusoikeuksiin ja -vapauksiin. Tämän vuoksi asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklassa säädetään tiukoin edellytyksin Eurojustin mahdollisuudesta rajoittaa 14–22, 35 ja 36 artiklan soveltamista sekä 4 artiklan soveltamista siltä osin kuin sen säännökset vastaavat 14–20 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia. Ellei rajoituksista säädetä perussopimusten perusteella annetussa säädöksessä, on otettava käyttöön sisäiset säännöt, joiden nojalla Eurojust voi rajoittaa kyseisiä oikeuksia.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Eurojustin on esimerkiksi ehkä rajoitettava tietoja, joita se antaa rekisteröidylle tämän henkilötietojen käsittelystä hallinnollisen tutkimuksen alustavan arviointivaiheen tai itse tutkimuksen aikana, ennen kuin asia mahdollisesti päätetään tai se etenee kurinpitomenettelyä edeltävään vaiheeseen. Tietyissä olosuhteissa tällaisten tietojen antaminen voisi vaikuttaa huomattavasti Eurojustin mahdollisuuteen suorittaa tutkimus tehokkaasti esimerkiksi siksi, että asianomainen henkilö voi tuhota todisteita tai pyrkiä vaikuttamaan mahdollisiin todistajiin ennen kuin heitä on kuultu. Eurojustin on ehkä myös suojattava todistajien ja muiden osallisena olevien henkilöiden oikeuksia ja vapauksia.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Voi olla tarpeen pitää sellaista todistajaa tai väärinkäytöksen paljastajaa koskevat tiedot anonyymeina, joka on pyytänyt, että hänen henkilöllisyytensä salataan. Tällaisessa tapauksessa Eurojust voi kyseisten henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi päättää rajoittaa oikeutta tutustua kyseisten henkilöiden henkilöllisyyteen, lausuntoihin tai muihin henkilötietoihin.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Voi olla tarpeen pitää sellaista henkilöstön jäsentä koskevat tiedot luottamuksellisina, joka on ottanut yhteyttä Eurojustin uskottuihin neuvonantajiin häirintämenettelyn yhteydessä. Tällaisissa tapauksissa Eurojust voi oletetun häirinnän kohteen, oletetun häirintään syyllistyneen ja kaikkien muiden asianosaisten henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi päättää rajoittaa oikeutta tutustua kyseisten henkilöiden henkilöllisyyteen liittyviin tietoihin, lausuntoihin tai muihin henkilötietoihin.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Eurojustin on sovellettava rajoituksia vain, jos ne ovat keskeisiltä osin perusoikeuksien ja -vapauksien mukaisia ja demokraattisessa yhteiskunnassa ehdottoman välttämättömiä ja oikeasuhteisia toimenpiteitä. Eurojustin on esitettävä perusteet kyseisille rajoituksille.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Eurojustin on vastuuvelvollisuuden periaatteen mukaisesti pidettävä kirjaa rajoitusten soveltamisesta.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Kun Eurojust käsittelee tehtäviensä yhteydessä muiden organisaatioiden kanssa vaihdettuja henkilötietoja, Eurojustin ja kyseisten organisaatioiden on kuultava toisiaan mahdollisista syistä rajoitusten asettamiseen sekä rajoitusten tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta, ellei tämä vaaranna Eurojustin toimintaa.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Asetuksen 25 artiklan 6 kohdassa rekisterinpitäjä velvoitetaan ilmoittamaan rekisteröidyille pääasialliset syyt rajoituksen soveltamiseen sekä se, että heillä on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Eurojust voi asetuksen 25 artiklan 8 kohdan nojalla lykätä ilmoittamista syistä, joiden vuoksi rajoitusta sovelletaan rekisteröityyn, tai jättää sen tekemättä tai evätä sen, jos se jollakin tavalla poistaisi rajoituksen vaikutuksen. Eurojustin olisi arvioitava tapauskohtaisesti, poistaisiko rajoituksesta ilmoittaminen rajoituksen vaikutuksen.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     Eurojustin olisi poistettava rajoitus heti, kun sen edellytykset eivät enää täyty, ja arvioitava näitä edellytyksiä säännöllisesti.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Parhaan mahdollisen suojan takaamiseksi rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille ja asetuksen 44 artiklan 1 kohdan mukaisesti tietosuojavastaavaa olisi kuultava hyvissä ajoin kaikista mahdollisista sovellettavista rajoituksista, ja tietosuojavastaavan on tarkistettava, että niissä noudatetaan tätä päätöstä.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Asetuksen 16 artiklan 5 kohdassa ja 17 artiklan 4 kohdassa säädetään poikkeuksista rekisteröityjen oikeuteen saada tietoja ja päästä tietoihin. Jos näitä poikkeuksia sovelletaan, Eurojustin ei tarvitse soveltaa tämän päätöksen mukaista rajoitusta.
                  
               ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
         
            1 artikla
            Kohde ja soveltamisala
            
               1.   Tässä päätöksessä vahvistetaan säännöt niille edellytyksille, joiden täyttyessä Eurojust voi rajoittaa asetuksen 4, 14–22, 35 ja 36 artiklan soveltamista asetuksen 25 artiklan mukaisesti.
            
            
               2.   Rajoitukset voivat koskea seuraavia oikeuksia, jos tässä päätöksessä esitetyistä ehdoista ei muuta johdu: tietojen antaminen rekisteröidyille, oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista tiedot, poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, oikeus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseen rekisteröidylle tai oikeus tietojen luottamuksellisuuteen.
            
            
               3.   Tätä päätöstä sovelletaan Eurojustin suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, kun se käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten: hallinnolliset tutkimukset, kurinpitomenettelyjä edeltävät menettelyt, kurinpitomenettelyt ja keskeyttämismenettelyt, alustavat toimet, jotka liittyvät Euroopan petostentorjuntavirastolle ilmoitettuihin mahdollisiin sääntöjenvastaisuuksiin, väärinkäytösten paljastamismenettelyjen käsittely, (viralliset ja epäviralliset) häirintätapauksia koskevat menettelyt, sisäisten ja ulkoisten valitusten käsittely, sisäisten tarkastusten tekeminen, tietosuojavastaavan asetuksen (EU) 2018/1725 45 artiklan 2 kohdan mukaisesti tekemät tutkimukset ja sisäisesti tai ulkoisella tuella (esim. EU:n toimielinten, elinten ja virastojen tietotekniikan kriisiryhmän avulla) käsiteltävät (tieto)turvatutkimukset.
            
            
               4.   Tämän päätöksen soveltamisalaan kuuluvia henkilötietoryhmiä ovat muun muassa tunnistetiedot, yhteystiedot, käyttäytymistä koskevat tiedot ja taloudelliset tiedot.
            
            
               5.   Eurojustia rekisterinpitäjänä edustaa hallinnollinen johtaja.
            
         
         
            2 artikla
            Rajoitukset
            
               1.   Eurojust voi tiukoin edellytyksin rajoittaa 14–22, 35 ja 36 artiklan soveltamista sekä 4 artiklan soveltamista siltä osin kuin sen säännökset vastaavat 14–20 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia:
               
                           a)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan b, c, f, g ja h alakohdan mukaisesti, kun tehdään hallinnollisia tutkimuksia tai toteutetaan kurinpitomenettelyjä edeltäviä menettelyjä, kurinpitomenettelyjä tai keskeyttämismenettelyjä henkilöstösääntöjen 86 artiklan ja liitteen IX sekä hallinnollisten tutkimusten ja kurinpitomenettelyjen toteuttamista koskevien yleisten täytäntöönpanosäännösten antamisesta 23 päivänä syyskuuta 2013 tehdyn Eurojustin päätöksen mukaisesti, ja kun tapauksista ilmoitetaan Euroopan petostentorjuntavirastolle
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan mukaisesti, kun varmistetaan, että Eurojustin työntekijät voivat ilmoittaa tosiseikoista luottamuksellisesti, kun heidän mielestään on kyse vakavista sääntöjenvastaisuuksista, väärinkäytösten paljastamista koskevista Eurojustin ohjeista 29 päivänä tammikuuta 2019 tehdyn kollegion päätöksen 2019-02 mukaisesti
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan mukaisesti, kun varmistetaan, että Eurojustin työntekijät voivat tehdä ilmoituksen uskotuille neuvonantajille häirintämenettelyn yhteydessä, ihmisarvon suojelua ja työpaikkakiusaamisen ja seksuaalisen häirinnän ehkäisemistä koskevista Eurojustin toimintaperiaatteista 31 päivänä tammikuuta 2012 annetun päätöksen mukaisesti
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan c, g ja h alakohdan mukaisesti, kun tehdään sisäisiä tarkastuksia Eurojustin toimien tai osastojen osalta
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan c, d, g ja h alakohdan mukaisesti, kun annetaan apua muille unionin toimielimille, elimille ja laitoksille tai saadaan niiltä apua tai kun tehdään niiden kanssa yhteistyötä tämän kohdan a–d alakohdassa tarkoitettujen toimien yhteydessä ja asiaankuuluvien palvelutasosopimusten, yhteisymmärryspöytäkirjojen ja yhteistyösopimusten mukaisesti
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan c, g ja h alakohdan mukaisesti, kun annetaan apua kolmansien maiden kansallisille viranomaisille ja kansainvälisille järjestöille tai saadaan niiltä apua tai tehdään yhteistyötä kyseisten viranomaisten ja järjestöjen kanssa joko niiden pyynnöstä tai omasta aloitteesta
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan c, g ja h alakohdan mukaisesti, kun annetaan apua EU:n jäsenvaltioiden viranomaisille tai saadaan niiltä apua joko niiden pyynnöstä tai omasta aloitteesta
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti, kun käsitellään henkilötietoja asiakirjoissa, jotka on saatu osapuolilta tai väliintulijoilta Euroopan unionin tuomioistuimessa käsiteltävien menettelyjen yhteydessä
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           asetuksen 25 artiklan 1 kohdan i alakohdan mukaisesti, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen siviilikanteiden täytäntöön panemiseksi.
                        
                     
            
               2.   Rajoitusten on keskeisiltä osin oltava perusoikeuksien ja -vapauksien mukaisia, ja niiden on oltava demokraattisessa yhteiskunnassa välttämättömiä ja oikeasuhteisia.
            
            
               3.   Tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden arviointi on tehtävä tapauskohtaisesti ennen rajoitusten soveltamista. Rajoitukset on rajoitettava siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä niiden tavoitteen saavuttamiseksi.
            
            
               4.   Eurojust laatii vastuullisuuden edistämiseksi selosteen, jossa esitetään sovellettujen rajoitusten perusteet, 1 kohdan mukaisesti sovelletut perusteet sekä tarpeellisuutta ja oikeasuhteisuutta koskevan arvioinnin tulokset. Nämä selosteet ovat osa rekisteriä, joka on pyynnöstä annettava Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttöön. Eurojust laatii määräaikaiskatsauksia asetuksen 25 artiklan soveltamisesta.
            
            
               5.   Kun Eurojust käsittelee tehtäviensä yhteydessä muilta organisaatioilta saatuja henkilötietoja, sen on kuultava näitä organisaatiota mahdollisista syistä rajoitusten asettamiseen sekä kyseisten rajoitusten tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta, ellei tämä vaaranna Eurojustin toimintaa.
            
         
         
            3 artikla
            Rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat riskit
            
               1.   Rajoitusten määräämisen vuoksi rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvien riskien arviointi ja tiedot kyseisten rajoitusten soveltamisjaksosta on rekisteröitävä Eurojustin asetuksen 31 artiklan mukaisesti ylläpitämään käsittelytoimien selosteeseen. Ne on rekisteröitävä myös kaikkiin kyseisistä rajoituksista asetuksen 39 artiklan mukaisesti tehtäviin tietosuojaa koskeviin vaikutustenarviointeihin.
            
            
               2.   Aina kun Eurojust arvioi rajoituksen tarpeellisuutta ja oikeasuhteisuutta, sen on otettava huomioon mahdolliset riskit rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille. Jos Eurojust aikoo soveltaa rajoitusta, rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia koskevia riskejä punnitaan erityisesti muiden rekisteröityjen oikeuksia ja vapauksia koskevan riskin perusteella sekä sen riskin perusteella, että Eurojustin tutkimusten tai menettelyjen vaikutus poistuu esimerkiksi sen vuoksi, että todisteita tuhotaan. Rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia koskevat riskit liittyvät etupäässä muun muassa maineriskeihin sekä riskeihin, jotka koskevat oikeutta puolustautua ja oikeutta tulla kuulluksi.
            
         
         
            4 artikla
            Suojatoimet ja säilytysajat
            
               1.   Eurojustin on toteutettava suojatoimia, joilla estetään sellaisten henkilötietojen väärinkäyttö, laiton pääsy niihin tai niiden siirto, joiden osalta rajoituksia sovelletaan tai voitaisiin soveltaa. Näihin suojatoimiin on sisällytettävä tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, ja ne on tarvittaessa esitettävä yksityiskohtaisesti Eurojustin sisäisissä päätöksissä, menettelyissä ja täytäntöönpanosäännöissä. Suojatoimiin on sisällytettävä seuraavat:
               
                           a)
                        
                        
                           Roolien, vastuualueiden ja menettelyn eri vaiheiden selkeä määrittely.
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Kaikki sähköiset tiedot on tallennettava suojatuilla tietoteknisillä ohjelmilla, joilla estetään luvattomien henkilöiden laiton tai tahaton pääsy sähköisiin tietoihin tai tietojen siirto kyseisille henkilöille, Eurojustin tietoturvavaatimusten mukaisesti, ja ne on tallennettava erityisiin sähköisiin kansioihin, joihin vain valtuutetulla henkilöstöllä on pääsy. Asianmukaiset käyttöoikeustasot on myönnettävä yksilöllisesti.
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Paperiasiakirjoja on säilytettävä turvakaapeissa, joihin vain valtuutetulla henkilöstöllä on pääsy.
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           Rajoitusten asianmukainen seuranta ja niiden soveltamisen määräaikaistarkistus.
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           Salassapitovelvoite sitoo kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy tietoihin.
                        
                     Edellä d alakohdassa tarkoitetut tarkistukset on tehtävä vähintään kuuden kuukauden välein.
            
            
               2.   Rajoitukset on poistettava heti, kun niiden käytön oikeuttavat olosuhteet eivät enää ole voimassa.
            
            
               3.   Edellä 1 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuja henkilötietoja on säilytettävä ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista ja asianmukaista tietojenkäsittelyn tarkoitusta varten. Henkilötietoja on säilytettävä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa Eurojustissa koskevan työjärjestyksen (3) 18 artiklassa ja liitteessä säädettyjen sovellettavien Eurojustin säilytyssääntöjen mukaisesti, ja ne on määritettävä asetuksen 31 artiklan mukaisesti pidetyssä tietosuojaselosteessa. Säilytysajan lopuksi henkilötiedot on poistettava, anonymisoitava tai arkistoitava asetuksen 13 artiklan mukaisesti.
            
         
         
            5 artikla
            Tietosuojavastaavan osallistuminen
            
               1.   Eurojustin tietosuojavastaavalle on ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä aina, kun rekisteröityjen oikeuksia rajoitetaan tämän päätöksen mukaisesti. Tietosuojavastaavalle on annettava pääsy asianomaisiin selosteisiin ja kaikkiin asiakirjoihin, jotka koskevat asian tosiseikkoja tai oikeudellisia seikkoja.
            
            
               2.   Eurojustin tietosuojavastaava voi pyytää rajoituksen soveltamisen uudelleentarkastelua. Eurojustin on ilmoitettava tietosuojavastaavalle kirjallisesti pyydetyn uudelleentarkastelun tuloksista.
            
            
               3.   Eurojustin on dokumentoitava tietosuojavastaavan osallistuminen rajoitusten soveltamiseen sekä se, mitä tietoa tietosuojavastaavalle annetaan.
            
         
         
            6 artikla
            Tietojen antaminen rekisteröidyille heidän oikeuksiensa rajoittamisesta
            
               1.   Eurojustin on sisällytettävä verkkosivustollaan/intranetissään julkaistuihin tietosuojaselosteisiin osio, jossa annetaan rekisteröidyille yleistä tietoa mahdollisuudesta rajoittaa rekisteröityjen oikeuksia 2 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Tiedot koskevat sitä, mitä oikeuksia voidaan rajoittaa, rajoitusten mahdollisia syitä ja niiden mahdollista kestoa.
            
            
               2.   Eurojustin on ilmoitettava rekisteröidyille yksittäin kirjallisesti ja ilman aiheetonta viivytystä näiden oikeuksien käynnissä olevista tai tulevista rajoituksista. Eurojustin on ilmoitettava rekisteröidyille pääasiallisista syistä, joihin rajoituksen soveltaminen perustuu, rekisteröityjen oikeudesta ottaa tietosuojavastaavaan yhteyttä rajoituksen riitauttamiseksi ja rekisteröidyn oikeudesta tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle.
            
            
               3.   Eurojust voi lykätä rajoituksen syitä ja kanteluoikeutta Euroopan tietosuojavaltuutetulle koskevaa ilmoitusta, jättää sen tekemättä tai evätä sen, jos se poistaisi rajoituksen vaikutuksen. Tämän oikeutus arvioidaan tapauskohtaisesti. Eurojustin on annettava tiedot rekisteröidylle heti, kun ilmoitus ei enää poistaisi rajoituksen vaikutusta.
            
         
         
            7 artikla
            Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen rekisteröidylle
            
               1.   Jos Eurojustin on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta asetuksen 35 artiklan 1 kohdan mukaisesti, se voi poikkeuksellisissa olosuhteissa rajoittaa kyseistä ilmoitusta kokonaan tai osittain. Sen on dokumentoitava muistioon rajoituksen syyt, sen 2 artiklan mukainen oikeudellinen perusta ja arviointi sen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta. Muistio toimitetaan Euroopan tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitettaessa.
            
            
               2.   Jos rajoituksen syyt eivät enää päde, Eurojustin on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta kyseessä olevalle rekisteröidylle ja kerrottava tälle rajoituksen pääasialliset syyt ja tämän oikeudesta tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle.
            
         
         
            8 artikla
            Sähköisen viestinnän luottamuksellisuus
            
               1.   Poikkeuksellisissa olosuhteissa Eurojust voi rajoittaa oikeutta sähköisen viestinnän luottamuksellisuuteen asetuksen 36 artiklan mukaisesti. Tällaisissa rajoituksissa on noudatettava Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2002/58/EY (4).
            
            
               2.   Jos Eurojust rajoittaa oikeutta sähköisen viestinnän luottamuksellisuuteen, sen on ilmoitettava kyseessä olevalle rekisteröidylle pääasiallisista syistä, joihin rajoituksen soveltaminen perustuu ja rekisteröidyn oikeudesta tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle, kun se vastaa mihin tahansa rekisteröidyn kyselyyn.
            
            
               3.   Eurojust voi lykätä rajoituksen syitä ja kanteluoikeutta Euroopan tietosuojavaltuutetulle koskevaa ilmoitusta, jättää sen tekemättä tai evätä sen, jos se poistaisi rajoituksen vaikutuksen. Tämän oikeutus arvioidaan tapauskohtaisesti.
            
         
         
            9 artikla
            Voimaantulo
            Tämä päätös tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
         
         
            Tehty Haagissa 15 päivänä heinäkuuta 2020.
            
               
                  Eurojustin kollegion puolesta
               
               Ladislav HAMRAN
               
                  Eurojustin puheenjohtaja
               
            
         
         
            (1)  EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39.
         
            (2)  Neuvoston asetus (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68, annettu 29 päivänä helmikuuta 1968, Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta ja komission virkamiehiin väliaikaisesti sovellettavista erityistoimenpiteistä (Virkamiesten henkilöstösäännöt) (EYVL L 56, 4.3.1968, s. 1).
         
            (3)  Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa Eurojustissa koskeva työjärjestys (EUVL L 50, 24.2.2020, s. 10).
         
            (4)  Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2002/58/EY, annettu 12 päivänä heinäkuuta 2002, henkilötietojen käsittelystä ja yksityisyyden suojasta sähköisen viestinnän alalla (sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivi) (EYVL L 201, 31.7.2002, s. 37).