CELEX: 22019D1035
Language: fr
Date: 2019-04-10 00:00:00
Title: Décision n° 1/2019 du 10 avril 2019 du comité mixte de l'APE UE-Japon [2019/1035]

24.6.2019   
               
               
                  FR
               
               
                  Journal officiel de l'Union européenne
               
               
                  L 167/81
               
            
         DÉCISION No 1/2019
         du 10 avril 2019
         DU COMITÉ MIXTE DE L'APE UE-JAPON [2019/1035]
         LE COMITÉ MIXTE DE L'APE UE-JAPON,
         vu l'accord entre l'Union européenne et le Japon pour un partenariat économique (ci-après l'«APE UE-Japon»), et notamment son article 22.1, paragraphe 4, point e), son article 21.6, paragraphe 2, et son article 21.30,
         considérant ce qui suit:
         
                     (1)
                  
                  
                     Conformément à l'article 22.1, paragraphe 4, point e), de l'APE UE-Japon, le comité mixte doit adopter son règlement intérieur.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Conformément à l'article 21.6, paragraphe 2, le comité mixte doit arrêter la procédure de médiation.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Conformément à l'article 21.30, le comité mixte doit adopter le règlement intérieur d'un groupe spécial et le code de conduite des arbitres,
                  
               DÉCIDE:
         
                     —
                  
                  
                     Le règlement intérieur du comité mixte, tel qu'il figure à l'annexe I,
                  
               
                     —
                  
                  
                     la procédure de médiation, telle qu'elle figure à l'annexe II,
                  
               
                     —
                  
                  
                     le règlement intérieur d'un groupe spécial, tel qu'il figure à l'annexe III, et
                  
               
                     —
                  
                  
                     le code de conduite des arbitres, tel qu'il figure à l'annexe IV,
                  
               sont adoptés.
         
            Signé à Tokyo, le 10 avril 2019.
            
               
                  Par le comité mixte de l'APE UE-Japon
               
               
                  Au nom du Japon
               
               Taro KONO
               
                  Au nom de l'Union européenne
               
               Cecilia MALMSTRÖM
            
         
      
      
         
            ANNEXE 1
            
               RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ MIXTE AU TITRE DE L'ACCORD ENTRE L'UNION EUROPÉENNE ET LE JAPON POUR UN PARTENARIAT ÉCONOMIQUE
            
            
               Article premier
               Composition et présidence
               
                  1.   Le comité mixte institué par l'article 22.1, paragraphe 1, de l'accord entre l'Union européenne et le Japon pour un partenariat économique (ci-après l'«accord») s'acquitte des tâches qui lui incombent en vertu de l'article 22.1 de l'accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre et du fonctionnement globaux de l'accord.
               
               
                  2.   Le comité mixte est composé de représentants de l'Union européenne et du Japon et, en application de l'article 22.1, paragraphe 3, de l'accord, est coprésidé par le membre de la Commission européenne chargé du commerce et par le ministre des affaires étrangères du Japon.
               
               
                  3.   Les coprésidents peuvent être représentés par leurs représentants respectifs, conformément à l'article 22.1, paragraphe 3, de l'accord. Toute référence ultérieure, dans le présent règlement intérieur, aux coprésidents du comité mixte s'entend comme incluant les représentants de ces derniers.
               
               
                  4.   Les coprésidents peuvent se faire accompagner de fonctionnaires. Avant chaque réunion, les listes des fonctionnaires qui y participent pour chaque partie sont échangées par l'intermédiaire des points de contact.
               
               
                  5.   Les coprésidents peuvent, d'un commun accord, décider d'inviter des observateurs ou des experts indépendants de manière ponctuelle.
               
            
            
               Article 2
               Points de contact
               
                  1.   Les points de contact désignés en application de l'article 22.6, paragraphe 1, de l'accord (ci-après les «points de contact») coordonnent la préparation et l'organisation des réunions du comité mixte.
               
               
                  2.   Les échanges de courriers et les communications entre les parties se rapportant aux travaux du comité mixte et à ses réunions sont tous effectués par l'intermédiaire des points de contact conformément à l'article 22.6, paragraphe 2, point c), de l'accord.
               
               
                  3.   Les points de contact ont pour mission de coordonner l'établissement de l'ordre du jour provisoire, des projets de décision et des projets de recommandations du comité mixte, ainsi que la correspondance et les communications entre le comité mixte et les comités spécialisés, groupes de travail et autres organes institués en vertu de l'accord.
               
            
            
               Article 3
               Ordre du jour
               
                  1.   Les points de contact établissent ensemble un ordre du jour provisoire avant chaque réunion et l'envoient, accompagné des documents connexes, aux participants à la réunion du comité mixte au plus tard 15 jours civils avant la date de la réunion.
               
               
                  2.   Chaque partie peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour au plus tard 21 jours civils avant la date de la réunion.
               
               
                  3.   Les parties peuvent, d'un commun accord, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 pour tenir compte de circonstances particulières.
               
               
                  4.   Le comité mixte adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties le décident.
               
            
            
               Article 4
               Langue de travail
               À moins que les parties n'en décident autrement, toute correspondance et toute communication entre les parties se rapportant aux travaux du comité mixte sont effectuées en anglais, qui est également la langue de rédaction des décisions et recommandations ainsi que des délibérations à leur sujet.
            
            
               Article 5
               Décisions et recommandations
               
                  1.   Conformément à l'article 22.2 de l'accord, le comité mixte arrête ses décisions et recommandations par consensus. Celles-ci peuvent être adoptées en procédure écrite par voie d'échange de notes entre les coprésidents du comité.
               
               
                  2.   Toutes les décisions et recommandations du comité mixte comportent un numéro d'ordre, la date de leur adoption et un titre indiquant leur objet.
               
            
            
               Article 6
               Procès-verbaux communs
               
                  1.   Le projet de procès-verbal commun comprend, en règle générale, l'ordre du jour définitif et un résumé des discussions relatives à chaque point de l'ordre du jour.
               
               
                  2.   Un projet de procès-verbal commun de chaque réunion est rédigé par les points de contact dans les meilleurs délais et au plus tard 60 jours après la date de la réunion.
               
               
                  3.   Le projet de procès-verbal commun est approuvé par écrit par les parties dans les meilleurs délais et au plus tard 70 jours après la date de la réunion. Deux exemplaires du procès-verbal approuvé sont signés par les points de contact et chaque partie reçoit un exemplaire original de ces documents. Les parties peuvent décider que la signature et l'échange d'exemplaires par voie électronique satisfont à cette exigence.
               
            
            
               Article 7
               Publicité et confidentialité
               
                  1.   Sauf disposition contraire de l'accord ou si les parties en décident autrement, les réunions du comité mixte ne sont pas ouvertes au public.
               
               
                  2.   Lorsqu'une partie soumet au comité mixte, ou à tout comité spécialisé, groupe de travail ou autre organe institué en vertu de l'accord, des renseignements qui, selon sa législation ou sa réglementation, sont considérés comme confidentiels ou protégés contre la divulgation, l'autre partie traite ces renseignements comme confidentiels conformément à l'article 1.6 de l'accord.
               
               
                  3.   Chaque partie peut rendre publics, par tout moyen approprié, l'ordre du jour définitivement arrêté par les parties avant la réunion du comité mixte ainsi que le procès-verbal commun approuvé établi conformément à l'article 6, sous réserve de l'application du paragraphe 2 ci-dessus. Chaque partie veille à ce que les décisions, les recommandations et les interprétations adoptées par le comité mixte soient rendues publiques.
               
            
            
               Article 8
               Frais
               Chaque partie prend en charge les frais exposés par elle en raison de sa participation aux réunions du comité mixte. Les frais liés à l'organisation des réunions sont pris en charge par la partie qui accueille la réunion. Si une réunion a lieu en dehors du territoire de l'Union européenne ou du Japon, les parties décident, d'un commun accord, de la répartition des frais liés à l'organisation de la réunion.
            
         
      
      
         
            ANNEXE 2
            
               PROCÉDURE DE MÉDIATION
            
            I.   Objectif
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        La procédure de médiation prévue à l'article 21.6 de l'accord, telle que décrite dans le présent document, a pour objectif de faciliter la recherche d'une solution mutuellement convenue grâce à une procédure détaillée et rapide, avec l'aide d'un médiateur.
                     
                  II.   Définitions
            
            
                     
                        2.
                     
                     
                        Aux fins du présent document, on entend par:
                        a)   «accord»: l'accord entre l'Union européenne et le Japon pour un partenariat économique;
                        b)   «code de conduite»: le code de conduite des arbitres visé à l'article 21.30 de l'accord;
                        c)   «jour»: un jour civil;
                        d)   «comité mixte»: le comité mixte institué en vertu de l'article 22.1 de l'accord;
                        e)   «partie sollicitée»: la partie à laquelle la demande de participation à une procédure de médiation est adressée conformément à l'article 21.6 de l'accord;
                        f)   «partie qui sollicite»: la partie dont émane la demande de participation à une procédure de médiation conformément à l'article 21.6 de l'accord; et
                        g)   «règlement intérieur»: le règlement intérieur d'un groupe spécial visé à l'article 21.30 de l'accord.
                     
                  III.   Ouverture de la procédure de médiation
            
            
                     
                        3.
                     
                     
                        Une partie peut demander à tout moment l'ouverture d'une procédure de médiation avec l'autre partie. Une telle demande est adressée à l'autre partie par écrit. La demande est suffisamment détaillée pour que l'autre partie puisse comprendre clairement les préoccupations de la partie qui sollicite la médiation. Dans sa demande d'ouverture d'une procédure de médiation, la partie décrit la question en cause:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    en précisant la mesure spécifique concernée;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    en exposant les effets préjudiciables que, selon la partie qui sollicite une médiation, la mesure a ou aura sur les échanges commerciaux ou les investissements entre les parties; et
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    en expliquant le lien de causalité entre la mesure et les effets préjudiciables sur les échanges commerciaux et les investissements entre les parties.
                                 
                              
                  
                     
                        4.
                     
                     
                        Les parties sont censées, en principe, faire usage de toutes les dispositions applicables de l'accord en matière de coopération ou de consultation avant d'adresser à l'autre partie une demande écrite en application du paragraphe 3. Il est entendu que la tenue de consultations en application de l'article 21.5 de l'accord n'est pas requise avant qu'une procédure de médiation puisse être ouverte.
                     
                  
                     
                        5.
                     
                     
                        La procédure de médiation ne peut commencer que si chaque partie y consent, dans le but de rechercher des solutions mutuellement convenues et de prendre en considération tous les avis et toutes les solutions proposées par le médiateur. La partie sollicitée examine la demande avec bienveillance et y répond en l'acceptant ou en la rejetant par écrit dans les dix jours suivant sa réception. Si la partie sollicitée ne répond pas dans ce délai, la demande est réputée rejetée. La date à laquelle la partie qui sollicite reçoit l'accord de la partie sollicitée est considérée comme la date d'ouverture de la procédure de médiation.
                     
                  IV.   Choix du médiateur
            
            
                     
                        6.
                     
                     
                        Les parties s'efforcent de s'entendre sur le choix d'un médiateur au plus tard 15 jours après la date d'ouverture de la procédure de médiation.
                     
                  
                     
                        7.
                     
                     
                        Si les parties ne peuvent s'entendre sur le choix du médiateur dans le délai prévu au paragraphe 6, le coprésident du comité mixte pour le compte de la partie qui sollicite, ou son représentant, procède, à la demande de l'une des parties, à la sélection du médiateur par tirage au sort, dans les cinq jours suivant la demande, à partir de la sous-liste de présidents établie en application de l'article 21.9, paragraphe 1, de l'accord. Une copie de la demande est adressée à l'autre partie.
                     
                  
                     
                        8.
                     
                     
                        Le bureau désigné par la partie qui sollicite, en application de l'article 21.25, paragraphe 1, de l'accord, est chargé d'organiser le tirage au sort et informe les coprésidents du comité mixte, suffisamment à l'avance, de la date, de l'heure et du lieu du tirage au sort. Le coprésident de la partie sollicitée peut assister en personne au tirage au sort ou se faire représenter par une autre personne. Des représentants des deux parties peuvent également être présents. En tout état de cause, le tirage au sort est effectué devant la ou les parties présentes.
                     
                  
                     
                        9.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement, le médiateur ne peut être un ressortissant d'aucune des parties ni être employé par aucune des parties.
                     
                  
                     
                        10.
                     
                     
                        Le médiateur aide, de façon impartiale et transparente, les parties à clarifier la question en cause, y compris les effets que la mesure spécifique pourrait avoir sur les échanges commerciaux ou les investissements, et à parvenir à une solution mutuellement convenue.
                     
                  
                     
                        11.
                     
                     
                        Le code de conduite des arbitres adopté par le comité mixte en application de l'article 21.30 de l'accord s'applique mutatis mutandis au médiateur.
                     
                  V.   Règles de la procédure de médiation
            
            
                     
                        12.
                     
                     
                        Dans les 10 jours suivant la date du choix du médiateur en application du paragraphe 6 ou de sa sélection en application du paragraphe 7, la partie qui sollicite remet, par écrit, au médiateur et à la partie sollicitée une description détaillée de la question en cause, y compris de la manière dont la mesure spécifique est ou serait appliquée et des effets de cette mesure sur les échanges commerciaux ou les investissements. Dans les 20 jours suivant la date de cette communication, la partie sollicitée peut soumettre, par écrit, des observations concernant cette description. Chaque partie peut inclure, dans sa description ou ses observations, toute information qu'elle juge pertinente.
                     
                  
                     
                        13.
                     
                     
                        Le médiateur peut décider de la manière la plus appropriée de clarifier la question en cause, y compris les effets que la mesure spécifique pourrait avoir sur les échanges commerciaux ou les investissements. Le médiateur peut, en particulier, organiser des réunions entre les parties, consulter celles-ci ensemble ou individuellement et apporter toute aide supplémentaire demandée par les parties. Le médiateur peut aussi consulter des experts ou des acteurs concernés, ou demander leur assistance, après avoir consulté les parties.
                     
                  
                     
                        14.
                     
                     
                        Le médiateur s'efforce de donner un avis et de proposer une solution que les parties peuvent examiner. Les parties peuvent accepter ou rejeter la solution proposée ou convenir d'une solution différente. Le médiateur s'abstient de formuler un avis ou des observations concernant la compatibilité de la mesure spécifique avec l'accord.
                     
                  
                     
                        15.
                     
                     
                        La procédure se déroule sur le territoire de la partie sollicitée, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
                     
                  
                     
                        16.
                     
                     
                        Dans les 60 jours à compter de la date à laquelle le médiateur a été choisi en application du paragraphe 6 ou sélectionné en application du paragraphe 7, les parties s'efforcent de parvenir à une solution mutuellement convenue. Si une partie en fait la demande, la solution mutuellement convenue est adoptée par voie d'une décision du comité mixte. Les solutions mutuellement convenues sont rendues publiques, à moins que les parties n'en conviennent autrement. La version rendue publique ne peut contenir aucune information qu'une partie a désignée comme confidentielle. Dans l'attente d'une solution mutuellement convenue, les parties peuvent envisager d'éventuelles solutions provisoires.
                     
                  
                     
                        17.
                     
                     
                        À la demande de l'une des parties, le médiateur leur communique, par écrit, un projet de rapport factuel exposant brièvement:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    la question en cause, y compris les effets que la mesure spécifique pourrait avoir sur les échanges commerciaux ou les investissements;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    les procédures suivies;
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    les points de vue exprimés par les parties, les experts et les acteurs concernés, le cas échéant; et
                                 
                              
                                    d)
                                 
                                 
                                    le cas échéant, toute solution mutuellement convenue ainsi que les solutions provisoires;
                                 
                              dans un délai de 15 jours à compter de la demande de rapport.
                        Les parties peuvent présenter leurs observations sur le projet de rapport factuel dans les 15 jours suivant sa communication. Après avoir examiné les observations des parties, le médiateur leur remet, par écrit, le rapport factuel final dans les 30 jours suivant la communication du projet de rapport factuel. Le rapport factuel ne comporte aucune interprétation de l'accord faite par le médiateur.
                     
                  
                     
                        18.
                     
                     
                        La procédure de médiation s'achève par:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    l'adoption d'une solution mutuellement convenue par les parties, à la date de cette adoption;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    une déclaration écrite du médiateur, après consultation des parties, indiquant que d'autres efforts de médiation seraient inutiles, à la date de cette déclaration;
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    un accord mutuel des parties à n'importe quel stade de la procédure, à la date de cet accord; ou
                                 
                              
                                    d)
                                 
                                 
                                    une déclaration écrite et motivée d'une partie, après recherche de solutions mutuellement convenues dans le cadre de la procédure de médiation, à la date de cette déclaration.
                                 
                              La clôture de la procédure de médiation est sans préjudice du paragraphe 17.
                     
                  
                     
                        19.
                     
                     
                        Les paragraphes 5 à 9, 15 à 26, 33, 34 et 42 à 46 du règlement intérieur groupe spécial s'appliquent mutatis mutandis à la procédure de médiation.
                     
                  VI.   Confidentialité
            
            
                     
                        20.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement et sans préjudice du paragraphe 16, toutes les étapes de la procédure de médiation, y compris les avis donnés ou la solution proposée, sont confidentielles. Le médiateur et les parties traitent comme confidentielle toute information communiquée au médiateur par une partie ou reçue de toute autre source qui a été désignée comme confidentielle. Toutefois, une partie peut informer le public qu'une médiation a lieu.
                     
                  VII.   Lien avec d'autres procédures de règlement des différends
            
            
                     
                        21.
                     
                     
                        La procédure de médiation est sans préjudice des droits et obligations des parties au titre du chapitre 21 (Règlement des différends) de l'accord ou d'une procédure de règlement des différends prévue par tout autre accord.
                     
                  
                     
                        22.
                     
                     
                        Les parties s'abstiennent d'invoquer les éléments ci-après ou de les présenter comme éléments probants dans d'autres procédures de règlement des différends en vertu du présent accord ou de tout autre accord, et aucun groupe spécial ne peut les prendre en considération:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    les positions adoptées par l'autre partie durant la procédure de médiation ou les informations recueillies en application du paragraphe 13;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    le fait que l'autre partie s'est déclarée prête à accepter une solution à la question soumise à la médiation; ou
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    les avis donnés ou les propositions faites par le médiateur.
                                 
                              
                  
                     
                        23.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement, un médiateur ne peut intervenir en qualité d'arbitre ou de membre d'un groupe spécial dans d'autres procédures de règlement de différends engagées en vertu de l'accord ou de tout autre accord si celles-ci et l'affaire pour laquelle il est intervenu en qualité de médiateur ont le même objet.
                     
                  VIII.   Délais
            
            
                     
                        24.
                     
                     
                        Tout délai mentionné dans la présente procédure de médiation peut être modifié d'un commun accord entre les parties.
                     
                  IX.   Frais
            
            
                     
                        25.
                     
                     
                        Chaque partie supporte ses propres frais découlant de sa participation à la procédure de médiation.
                     
                  
                     
                        26.
                     
                     
                        Les parties supportent conjointement, à parts égales, les frais liés aux aspects organisationnels, y compris la rémunération et les frais du médiateur. La rémunération du médiateur est équivalente à la rémunération des arbitres prévue au paragraphe 4 du règlement intérieur d'un groupe spécial.
                     
                  
      
      
         
            ANNEXE 3
            
               RÈGLEMENT INTÉRIEUR D'UN GROUPE SPÉCIAL
            
            Les règles énoncées ci-après s'appliquent aux procédures des groupes spéciaux relevant du chapitre 21 (Règlement des différends), section C, de l'accord.
            I.   Définitions
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        Aux fins du présent règlement intérieur, on entend par:
                        a)   «personnel administratif»: à l'égard d'un arbitre, les personnes placées sous la direction et le contrôle de celui-ci, à l'exception des assistants;
                        b)   «conseiller»: toute personne engagée par une partie pour conseiller ou assister celle-ci dans le cadre de la procédure d'un groupe spécial, exception faite des représentants de cette partie;
                        c)   «accord»: l'accord entre l'Union européenne et le Japon pour un partenariat économique;
                        d)   «arbitre»: un membre d'un groupe spécial;
                        e)   «assistant»: une personne qui, en vertu du mandat d'un arbitre, effectue des recherches pour ce dernier ou l'assiste dans ses fonctions;
                        f)   «code de conduite»: le code de conduite des arbitres visé à l'article 21.30 de l'accord;
                        g)   «partie plaignante»: la partie qui demande l'institution d'un groupe spécial en application de l'article 21.7 de l'accord;
                        h)   «jour»: un jour civil;
                        i)   «groupe spécial»: un groupe institué en vertu de l'article 21.7 de l'accord;
                        j)   «partie mise en cause»: la partie contre laquelle une procédure de règlement des différends a été engagée devant un groupe spécial en vertu de l'article 21.7 de l'accord;
                        k)   «procédure»: la procédure devant le groupe spécial; et
                        l)   «représentant»: en ce qui concerne une partie, un fonctionnaire ou toute autre personne travaillant pour un ministère, un organisme d'État ou une autre entité publique d'une partie et tout autre membre du personnel que la partie nomme pour la représenter dans le cadre de la procédure devant le groupe spécial.
                     
                  II.   Désignation des arbitres
            
            
                     
                        2.
                     
                     
                        Le bureau désigné par la partie plaignante en application de l'article 21.25, paragraphe 1, de l'accord est chargé d'organiser le tirage au sort prévu à l'article 21.8, paragraphes 3, 4 et 5, de l'accord et informe les coprésidents du comité mixte, suffisamment à l'avance, de la date, de l'heure et du lieu du tirage au sort. Le coprésident de la partie mise en cause peut assister en personne au tirage au sort ou se faire représenter par une autre personne. Des représentants des deux parties peuvent également être présents. En tout état de cause, le tirage au sort est effectué devant la ou les parties présentes.
                     
                  
                     
                        3.
                     
                     
                        Les parties informent par écrit de sa nomination chaque personne qui a été nommée pour faire office d'arbitre en application de l'article 21.8 de l'accord. Chaque personne confirme sa disponibilité aux deux parties dans les cinq jours suivant la date à laquelle elle a été informée de sa nomination.
                     
                  III.   Réunion d'organisation
            
            
                     
                        4.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement, les parties et le groupe spécial se réunissent dans les sept jours suivant la date d'établissement de ce dernier afin de s'entendre sur des questions que les parties ou le groupe spécial jugent appropriées, et notamment sur les points suivants:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    la rémunération et les frais dus aux arbitres, lesquels doivent répondre aux normes et critères de l'OMC;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    la rémunération à verser aux assistants. Le montant total de la rémunération de l'assistant ou des assistants de chaque arbitre ne dépasse pas 50 pour cent de la rémunération de cet arbitre, à moins que les parties n'en conviennent autrement; et
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    le calendrier de la procédure, qui est établi sur la base du fuseau horaire de la partie mise en cause.
                                 
                              Seuls les arbitres et les représentants des parties qui sont des fonctionnaires ou d'autres personnes travaillant pour un ministère, un organisme d'État ou une autre entité publique peuvent participer à cette réunion en personne ou par téléphone ou vidéoconférence.
                     
                  IV.   Notifications
            
            
                     
                        5.
                     
                     
                        Tous les avis, demandes, mémoires ou autres documents transmis par:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    le groupe spécial sont envoyés simultanément aux deux parties;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    une partie à l'attention du groupe spécial sont envoyés simultanément en copie à l'autre partie; et
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    une partie à l'attention de l'autre partie sont envoyés simultanément en copie au groupe spécial, s'il y a lieu.
                                 
                              Tout document mentionné dans le présent paragraphe est également envoyé simultanément en copie à l'organisme externe visé à l'article 21.25, paragraphe 2, de l'accord, le cas échéant.
                     
                  
                     
                        6.
                     
                     
                        La notification à une partie d'un document mentionné au paragraphe 5 est adressée au bureau désigné par cette partie en application de l'article 21.25, paragraphe 1, de l'accord.
                     
                  
                     
                        7.
                     
                     
                        Toute notification mentionnée au paragraphe 5 est effectuée par courrier électronique ou, le cas échéant, par tout autre moyen de télécommunication permettant un enregistrement de l'envoi. Sauf preuve du contraire, une telle notification est réputée reçue le jour même de son envoi.
                     
                  
                     
                        8.
                     
                     
                        Les erreurs mineures d'écriture qui se sont glissées dans un avis, une demande, un mémoire ou tout autre document relatif à la procédure devant le groupe spécial peuvent être corrigées au moyen de l'envoi d'un nouveau document indiquant clairement les changements.
                     
                  
                     
                        9.
                     
                     
                        Si le dernier jour fixé pour la remise d'un document tombe un jour férié au Japon ou dans l'Union européenne ou tout autre jour de fermeture officielle des bureaux des administrations publiques d'une partie, ou encore un jour où lesdits bureaux sont fermés pour des raisons de force majeure, le document est réputé reçu le jour ouvrable suivant. Lors de la réunion d'organisation visée au paragraphe 4, chaque partie communique la liste de ses jours fériés et de tout autre jour de fermeture officielle de ses bureaux. Chaque partie tient sa liste à jour pendant toute la durée de la procédure devant le groupe spécial.
                     
                  V.   Mémoires
            
            
                     
                        10.
                     
                     
                        La partie plaignante remet son mémoire au plus tard 20 jours après la date de constitution du groupe spécial. La partie mise en cause remet son contre-mémoire au plus tard 20 jours après la date de réception du mémoire de la partie plaignante.
                     
                  VI.   Fonctionnement du groupe spécial
            
            
                     
                        11.
                     
                     
                        Le président du groupe spécial préside chaque réunion de celui-ci. Le groupe spécial peut déléguer à son président le pouvoir de prendre les décisions de nature administrative et procédurale.
                     
                  
                     
                        12.
                     
                     
                        Sauf disposition contraire au chapitre 21 de l'accord ou dans le présent règlement intérieur, le groupe spécial peut mener ses travaux par tout moyen, y compris par téléphone, par échange de télécopies ou par liaisons informatiques.
                     
                  
                     
                        13.
                     
                     
                        Lorsque se pose une question d'ordre procédural qui n'est pas régie par le chapitre 21 de l'accord, le présent règlement intérieur ou le code de conduite des arbitres visé à l'article 21.30, le groupe spécial peut, après avoir consulté les parties, adopter une procédure appropriée et compatible avec lesdites dispositions.
                     
                  
                     
                        14.
                     
                     
                        Le groupe spécial peut, après avoir consulté les parties, modifier tout délai, à l'exception des délais fixés au chapitre 21 de l'accord, ou procéder à toute autre adaptation d'ordre procédural ou administratif dans le cadre de la procédure. Lorsque le groupe spécial consulte les parties, il leur communique par écrit la modification ou l'adaptation proposée en la justifiant.
                     
                  VII.   Audiences
            
            
                     
                        15.
                     
                     
                        Sur la base du calendrier fixé conformément au paragraphe 4, et après avoir consulté les parties et les autres arbitres, le président du groupe spécial fixe la date et l'heure de l'audience.
                     
                  
                     
                        16.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement, la partie sur le territoire de laquelle l'audience se déroule, conformément à l'article 21.15, paragraphe 2, de l'accord:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    décide du lieu de l'audience et en informe le président du groupe spécial; et
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    est responsable de l'administration logistique de l'audience.
                                 
                              
                  
                     
                        17.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement, et sans préjudice du paragraphe 46, les parties partagent les frais liés à l'administration logistique de l'audience.
                     
                  
                     
                        18.
                     
                     
                        En temps utile, le président du groupe spécial notifie par écrit aux parties et, le cas échéant, à l'organisme externe visé à l'article 21.25, paragraphe 2, de l'accord, la date, l'heure et le lieu de l'audience. Ces informations sont rendues publiques par la partie sur le territoire de laquelle l'audience a lieu ou, le cas échéant, par l'organisme externe visé à l'article 21.25, paragraphe 2, de l'accord, sauf si l'audience doit se tenir à huis clos.
                     
                  
                     
                        19.
                     
                     
                        En règle générale, il ne devrait y avoir qu'une seule audience. Si le différend soulève des questions d'une complexité exceptionnelle, le groupe spécial peut convoquer des audiences supplémentaires de sa propre initiative ou, à la demande de l'une des parties, après avoir consulté ces dernières. Les paragraphes 15 à 18 s'appliquent mutatis mutandis à toute audience supplémentaire.
                     
                  
                     
                        20.
                     
                     
                        Tous les arbitres sont présents pendant toute la durée de l'audience.
                     
                  
                     
                        21.
                     
                     
                        Les personnes suivantes peuvent assister à l'audience, que celle-ci soit publique ou se tienne à huis clos:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    les représentants des parties;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    les conseillers;
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    les assistants et le personnel administratif;
                                 
                              
                                    d)
                                 
                                 
                                    les interprètes, les traducteurs et les sténographes du groupe spécial; et
                                 
                              
                                    e)
                                 
                                 
                                    les experts, si le groupe spécial a décidé de solliciter l'avis d'experts conformément à l'article 21.17, paragraphe 2, de l'accord.
                                 
                              
                  
                     
                        22.
                     
                     
                        Au plus tard cinq jours avant la date d'une audience, chaque partie communique au groupe spécial la liste des personnes qui plaideront ou feront des exposés à l'audience pour son compte, ainsi que la liste des autres représentants et conseillers qui assisteront à l'audience.
                     
                  
                     
                        23.
                     
                     
                        Le groupe spécial conduit l'audience de la manière indiquée ci-dessous, en veillant à ce que la partie plaignante et la partie mise en cause disposent de temps d'argumentation et de réfutation identiques:
                        
                           Argumentation
                        
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    argumentation de la partie plaignante; et
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    argumentation de la partie mise en cause.
                                 
                              
                           Réfutation
                        
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    réponse de la partie plaignante; et
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    réplique de la partie mise en cause.
                                 
                              
                  
                     
                        24.
                     
                     
                        Le groupe spécial peut poser des questions à l'une ou l'autre des parties à tout moment durant l'audience.
                     
                  
                     
                        25.
                     
                     
                        Le groupe spécial prend les dispositions nécessaires pour que le procès-verbal de l'audience soit établi et transmis aux parties dès que possible après l'audience. Les parties peuvent formuler des observations sur le procès-verbal, que le groupe spécial peut prendre en considération.
                     
                  
                     
                        26.
                     
                     
                        Dans les 10 jours suivant la date de l'audience, chaque partie peut remettre un mémoire supplémentaire se rapportant à toute question soulevée durant l'audience.
                     
                  VIII.   Délibérations
            
            
                     
                        27.
                     
                     
                        Seuls les arbitres peuvent participer aux délibérations du groupe spécial. Nonobstant la phrase précédente, le groupe spécial peut autoriser la présence d'assistants durant ses délibérations.
                     
                  IX.   Questions écrites
            
            
                     
                        28.
                     
                     
                        Le groupe spécial peut, à tout moment de la procédure, adresser des questions par écrit à une partie ou aux deux. Toute question adressée à l'une des parties est transmise en copie à l'autre partie.
                     
                  
                     
                        29.
                     
                     
                        Chaque partie fournit à l'autre partie une copie de ses réponses aux questions du groupe spécial. Chaque partie a la possibilité de présenter des observations écrites sur la réponse de l'autre partie dans les cinq jours suivant la date de la réception de cette dernière.
                     
                  X.   Remplacement des arbitres
            
            
                     
                        30.
                     
                     
                        L'article 21.8 de l'accord s'applique mutatis mutandis en cas de remplacement d'un arbitre conformément à l'article 21.11.
                     
                  
                     
                        31.
                     
                     
                        Lorsqu'une partie considère qu'un arbitre ne respecte pas les exigences du code de conduite et que, pour cette raison, il doit être remplacé, cette partie le notifie à l'autre partie dans les 15 jours suivant le moment où elle a obtenu des preuves suffisantes du non-respect, par l'arbitre, des exigences énoncées dans le code de conduite.
                     
                  
                     
                        32.
                     
                     
                        Lorsqu'une partie considère qu'un arbitre autre que le président ne respecte pas les exigences du code de conduite, les parties se concertent et, si elles en conviennent, sélectionnent un nouvel arbitre conformément au paragraphe 30.
                        Si les parties ne s'accordent pas sur la nécessité de remplacer l'arbitre, une partie peut demander que la question soit soumise au président du groupe spécial, dont la décision est irrévocable.
                        Si, à la suite d'une telle demande, le président constate que l'arbitre ne respecte pas les exigences du code de conduite, un nouvel arbitre est sélectionné conformément au paragraphe 30.
                     
                  
                     
                        33.
                     
                     
                        Lorsqu'une partie considère que le président du groupe spécial ne respecte pas les exigences du code de conduite, les parties se concertent et, si elles en conviennent, sélectionnent un nouveau président conformément au paragraphe 30.
                        Si les parties ne s'accordent pas sur la nécessité de remplacer le président, une partie peut demander que la question soit soumise aux deux autres arbitres. Les arbitres décident, au plus tard 10 jours après la date à laquelle la demande leur est soumise, s'il y a lieu de remplacer le président du groupe spécial. La décision des arbitres quant à la nécessité de remplacer le président est irrévocable.
                        Si les arbitres décident que le président ne respecte pas les exigences du code de conduite, un nouveau président est sélectionné conformément au paragraphe 30.
                     
                  
                     
                        34.
                     
                     
                        La procédure est suspendue pendant le déroulement des opérations prévues aux paragraphes 30 à 33.
                     
                  XI.   Confidentialité
            
            
                     
                        35.
                     
                     
                        Lorsqu'une partie remet au groupe spécial une version confidentielle d'un mémoire, elle fournit également, à la demande de l'autre partie et dans les 20 jours suivant la date de la demande, une version non confidentielle du document susceptible d'être rendue publique. Aucune disposition du présent règlement n'empêche une partie de rendre publics ses propres mémoires dans la mesure où elle ne divulgue pas d'informations désignées comme confidentielles par l'autre partie. Le groupe spécial se réunit à huis clos lorsque les mémoires et argumentations d'une partie comportent des informations confidentielles. Le groupe spécial et les parties préservent le caractère confidentiel de l'audience du groupe spécial lorsque celle-ci se tient à huis clos.
                     
                  XII.   Contacts ex parte
               
            
            
                     
                        36.
                     
                     
                        Le groupe spécial s'abstient de toute rencontre ou communication avec une partie en l'absence de l'autre partie.
                     
                  
                     
                        37.
                     
                     
                        Les arbitres ne peuvent discuter de quelque aspect que ce soit de l'objet de la procédure avec une partie ou les deux parties en l'absence des autres arbitres.
                     
                  XIII.   Communications d'amicus curiae
               
            
            
                     
                        38.
                     
                     
                        À moins que les parties n'en conviennent autrement dans les trois jours suivant la date de constitution du groupe spécial, celui-ci peut recevoir des communications écrites non sollicitées de la part des personnes qui sont visées à l'article 21.17, paragraphe 3, de l'accord et qui sont indépendantes des pouvoirs publics des parties, à condition que lesdites communications soient reçues dans les 10 jours suivant la date de constitution du groupe spécial.
                     
                  
                     
                        39.
                     
                     
                        Les communications doivent être concises et ne dépasser en aucun cas 15 pages en double interligne; elles doivent porter directement sur une question de fait ou de droit examinée par le groupe spécial. Les communications contiennent une description de la personne qui les présente, laquelle mentionne notamment:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    s'il s'agit d'une personne physique, sa nationalité; et
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    s'il s'agit d'une personne morale, son lieu d'établissement, la nature de ses activités, son statut juridique, ses objectifs généraux et l'origine de son financement.
                                 
                              Toute personne précise dans sa communication l'intérêt qu'elle a à intervenir dans la procédure. Les mémoires sont rédigés dans les langues choisies par les parties conformément aux paragraphes 42 et 43 du présent règlement intérieur.
                     
                  
                     
                        40.
                     
                     
                        Le groupe spécial dresse, dans son rapport, l'inventaire de toutes les communications reçues en application des paragraphes 38 et 39. Le groupe spécial n'est pas tenu de répondre, dans son rapport, aux arguments avancés dans ces communications. Les communications sont soumises aux parties afin de recueillir leurs observations. Le groupe spécial prend en considération les observations des parties qui lui ont été transmises dans les 10 jours.
                     
                  XIV.   Affaires urgentes
            
            
                     
                        41.
                     
                     
                        Dans les affaires urgentes au sens du chapitre 21 de l'accord, le groupe spécial consulte les parties et adapte ensuite, le cas échéant, les délais prévus dans le présent règlement. Le groupe spécial notifie ces modifications aux parties.
                     
                  XV.   Questions linguistiques et de traduction
            
            
                     
                        42.
                     
                     
                        Durant les consultations prévues à l'article 21.5 de l'accord, et au plus tard lors de la réunion d'organisation visée au paragraphe 4, les parties s'efforcent de s'entendre sur le choix d'une langue de travail commune pour la procédure devant le groupe spécial. Chaque partie notifie à l'autre partie, au plus tard 90 jours après l'adoption du présent règlement intérieur par le comité mixte conformément à l'article 22.1, paragraphe 4, point f), de l'accord, la liste des langues ayant sa préférence. La liste comprend au moins une langue de travail de l'OMC.
                     
                  
                     
                        43.
                     
                     
                        Si les parties ne parviennent pas à s'entendre sur une langue de travail commune, chaque partie communique ses mémoires dans la langue de son choix, accompagnée d'une traduction dans l'une des langues de travail de l'OMC notifiées par l'autre partie conformément au paragraphe 42, s'il y a lieu. La partie à laquelle incombe l'organisation de l'audience prend les dispositions nécessaires pour que soit assurée l'interprétation des plaidoiries dans la même langue de travail de l'OMC, s'il y a lieu.
                     
                  
                     
                        44.
                     
                     
                        Le rapport intérimaire et le rapport final du groupe spécial sont établis dans la langue de travail commune. Si les parties ne se sont pas mises d'accord sur une langue de travail commune, le rapport intérimaire et le rapport final du groupe spécial sont établis dans les langues de travail de l'OMC visées au paragraphe 43.
                     
                  
                     
                        45.
                     
                     
                        Toute partie peut présenter des observations sur la fidélité de toute traduction d'un document rédigé conformément au présent règlement.
                     
                  
                     
                        46.
                     
                     
                        S'il est nécessaire de prévoir la traduction de mémoires ou l'interprétation de plaidoiries d'une partie dans la langue de travail de l'OMC retenue, cette partie prend en charge les coûts y afférents.
                     
                  
      
      
         
            ANNEXE 4
            
               CODE DE CONDUITE DES ARBITRES
            
            I.   Définitions
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        Aux fins du présent code de conduite, on entend par:
                        a)   «personnel administratif»: à l'égard d'un arbitre, les personnes placées sous la direction et le contrôle de celui-ci, à l'exception des assistants;
                        b)   «accord»: l'accord entre l'Union européenne et le Japon pour un partenariat économique;
                        c)   «arbitre»: un membre d'un groupe spécial;
                        d)   «assistant»: une personne qui, en vertu du mandat d'un arbitre, effectue des recherches pour ce dernier ou l'assiste dans ses fonctions;
                        e)   «candidat»: une personne dont le nom figure sur la liste d'arbitres visée à l'article 21.9 de l'accord;
                        f)   «groupe spécial»: un groupe institué en vertu de l'article 21.7 de l'accord; et
                        g)   «procédure»: la procédure devant le groupe spécial.
                     
                  II.   Dispositions du code de conduite
            
            
                     
                        2.
                     
                     
                        Les parties remettent un exemplaire du présent code de conduite à chaque candidat au moment de son inscription sur la liste visée à l'article 21.9 de l'accord.
                     
                  III.   Principes fondamentaux
            
            
                     
                        3.
                     
                     
                        Chaque candidat et chaque arbitre respectent des règles de conduite rigoureuses, conformément au présent code de conduite, afin de préserver l'intégrité et l'impartialité du mécanisme de règlement des différends.
                     
                  IV.   Obligations de déclaration
            
            
                     
                        4.
                     
                     
                        Avant d'accepter sa nomination en qualité d'arbitre, le candidat auquel il est demandé de faire office d'arbitre déclare les intérêts, relations et considérations qui sont susceptibles d'avoir une incidence sur son indépendance ou son impartialité ou qui pourraient raisonnablement donner lieu à une apparence de manquement à la déontologie ou de partialité dans la procédure. À cette fin, le candidat fait tous les efforts raisonnables pour s'informer de l'existence de tels intérêts, relations et considérations, y compris d'intérêts d'ordre financier ou professionnel ou liés à son emploi ou à sa famille.
                     
                  
                     
                        5.
                     
                     
                        L'obligation de déclaration énoncée au paragraphe 4 est permanente et s'applique également aux arbitres une fois que ceux-ci ont accepté leur nomination. Pendant le déroulement d'une procédure, tout arbitre déclare par écrit aux parties, le plus tôt possible dès qu'il en a connaissance, toute nouvelle information concernant l'obligation qui lui incombe en vertu du paragraphe 4.
                     
                  
                     
                        6.
                     
                     
                        Dans le cadre de l'exercice de ce devoir de déclaration, le respect de la vie privée est préservé.
                     
                  V.   Exécution des fonctions
            
            
                     
                        7.
                     
                     
                        Après avoir accepté sa nomination, l'arbitre est disponible pour s'acquitter, et s'acquitte, entièrement et promptement de ses fonctions tout au long de la procédure du groupe spécial, et le fait avec équité et diligence.
                     
                  
                     
                        8.
                     
                     
                        L'arbitre n'examine que les questions qui sont soulevées durant chaque procédure et qui sont nécessaires pour statuer et ne délègue cette responsabilité d'examen à aucune autre personne.
                     
                  
                     
                        9.
                     
                     
                        L'arbitre s'abstient de tout contact ex parte concernant des questions examinées par le groupe spécial dans le cadre de la procédure.
                     
                  VI.   Indépendance et impartialité
            
            
                     
                        10.
                     
                     
                        L'arbitre est indépendant et impartial, évite les conflits d'intérêts directs et indirects, ne se laisse pas influencer par son intérêt personnel, des pressions extérieures, des considérations d'ordre politique, la protestation publique, sa loyauté envers une partie ou la crainte des critiques, et évite de susciter toute apparence de partialité ou de manquement à la déontologie.
                     
                  
                     
                        11.
                     
                     
                        L'arbitre s'abstient de contracter, directement ou indirectement, des obligations ou d'accepter, directement ou indirectement, des gratifications qui, d'une manière quelconque, entraveraient ou paraîtraient entraver la bonne exécution de ses fonctions.
                     
                  
                     
                        12.
                     
                     
                        L'arbitre n'use pas de sa fonction au sein du groupe spécial pour servir des intérêts personnels ou privés et évite d'agir d'une manière pouvant donner à penser que d'autres sont en situation de l'influencer.
                     
                  
                     
                        13.
                     
                     
                        L'arbitre veille à ce que sa conduite ou son jugement ne soient pas influencés par des relations ou des responsabilités, passées ou présentes, d'ordre financier, commercial, professionnel, personnel, familial ou social.
                     
                  
                     
                        14.
                     
                     
                        L'arbitre s'abstient de nouer des relations ou d'acquérir des intérêts financiers qui sont susceptibles de porter atteinte à son impartialité ou qui pourraient raisonnablement donner lieu à une apparence de manquement à la déontologie ou de partialité.
                     
                  
                     
                        15.
                     
                     
                        Les anciens arbitres s'abstiennent de tout acte pouvant, en apparence, donner à penser qu'ils ont fait preuve de partialité dans l'exécution de leurs fonctions ou ont tiré avantage de la décision du groupe spécial dont ils ont été membres.
                     
                  VII.   Confidentialité
            
            
                     
                        16.
                     
                     
                        Aucun arbitre ne peut jamais divulguer des renseignements non publics relatifs à une procédure dont a été saisi le groupe spécial au sein duquel il a été nommé ou obtenus dans le cadre d'une telle procédure. L'arbitre ne peut en aucun cas utiliser de tels renseignements à son propre avantage ou à l'avantage d'autrui, ou pour nuire aux intérêts d'autrui.
                     
                  
                     
                        17.
                     
                     
                        Les arbitres s'abstiennent de divulguer tout ou partie de la décision du groupe spécial, sauf si celle-ci est rendue publique.
                     
                  
                     
                        18.
                     
                     
                        Les arbitres ne divulguent jamais la teneur des délibérations d'un groupe spécial ni l'opinion d'aucun arbitre; ils s'abstiennent de toute déclaration se rapportant à la procédure dont a été saisi le groupe spécial au sein duquel ils ont été nommés ou aux questions en cause dans le cadre de cette procédure.
                     
                  
                     
                        19.
                     
                     
                        Les obligations énoncées aux paragraphes 16 à 18 continuent de s'appliquer aux anciens arbitres.
                     
                  VIII.   Autres obligations
            
            
                     
                        20.
                     
                     
                        Tout candidat ou arbitre communique, le plus tôt possible et à titre confidentiel, tout élément concernant des violations réelles ou potentielles du présent code de conduite aux deux parties, pour que celles-ci l'examinent.
                     
                  
                     
                        21.
                     
                     
                        Les arbitres prennent toutes les mesures appropriées et raisonnables pour faire en sorte que leurs assistants et leur personnel administratif connaissent les obligations incombant aux arbitres en vertu des parties III, IV, VI et VII du présent code de conduite et qu'ils s'y conforment.
                     
                  
                     
                        22.
                     
                     
                        Chaque arbitre tient un relevé et présente un décompte final du temps consacré à la procédure du groupe spécial et de ses frais, ainsi que du temps et des frais de ses assistants.