CELEX: 52018PC0351
Language: nl
Date: 2018-05-29
Title: Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD inzake het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap opgerichte regionale stuurcomité

EUROPESE COMMISSIE
            Brussel, 29.5.2018
            COM(2018) 351 final
            2018/0182(NLE)
            Voorstel voor een
            BESLUIT VAN DE RAAD
            inzake het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap opgerichte regionale stuurcomité
            
               
         
         
            
               TOELICHTING
            
            
               1.ONDERWERP VAN HET VOORSTEL
            
            
               Dit voorstel heeft betrekking op het besluit tot vaststelling van het standpunt dat namens de Europese Unie in het regionale stuurcomité dat krachtens het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (het Verdrag) is opgericht, moet worden ingenomen met betrekking tot het geplande besluit van het regionale stuurcomité tot vaststelling van zijn reglement van orde.
            
            
               2.ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL
            
            
               2.1Het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap
            
            
               Na de ondertekening is het Verdrag voorlopig van toepassing overeenkomstig artikel 41, lid 3. Voor de Unie is de voorlopige toepassing vastgelegd in het Besluit van de Raad betreffende de ondertekening, namens de Europese Unie, en de voorlopige toepassing van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap
                  1
               .
            
            
               De Europese Unie is partij bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               2.2Het regionale stuurcomité
            
            
               
                  Het bij artikel 24 van het Verdrag opgerichte regionale stuurcomité wordt belast met het beheer van het Verdrag en moet de correcte tenuitvoerlegging daarvan waarborgen. Hiertoe doet het aanbevelingen en neemt het besluiten in de gevallen waarin het Verdrag voorziet. Het regionale stuurcomité:
               
            
            
               (a)bereidt de werkzaamheden van de ministerraad voor;
            
            
               (b)neemt besluiten tot instelling van technische comités;
            
            
               (c)doet aanbevelingen en neemt besluiten overeenkomstig het Verdrag;
            
            
               (d)neemt passende maatregelen naar aanleiding van de vaststelling van nieuwe EU-handelingen, met name middels de herziening van bijlage I bij het Verdrag;
            
            
               (e)stelt, na raadpleging van de ministerraad, de directeur van het permanent secretariaat aan;
            
            
               (f)kan een of meer adjunct-directeuren van het permanent secretariaat aanstellen;
            
            
               (g)stelt de regels van het permanent secretariaat vast;
            
            
               (h)kan middels een besluit de bijdragen aan de begroting wijzigen;
            
            
               (i)stelt de jaarlijkse begroting van het Verdrag op;
            
            
               (j)stelt een besluit vast waarin de procedure voor de uitvoering van de begroting, voor de indiening en controle van de rekeningen en voor inspecties wordt gespecificeerd;
            
         
         
            
               (k)neemt besluiten over door de overeenkomstsluitende partijen voorgelegde geschillen;
            
            
               (l)stelt algemene beginselen vast inzake de toegang tot documenten met betrekking tot de stukken die in het bezit zijn van bij of op grond van het Verdrag opgerichte instanties;
            
            
               (m)neemt ten behoeve van de ministerraad jaarlijkse verslagen aan over de verwezenlijking van het uitgebreide netwerk;
            
            
               (n)bepaalt de termijnen waarbinnen en de wijze waarop de Zuidoost-Europese partijen bepaalde EU-handelingen dienen om te zetten.
            
            
               
                  Het regionale stuurcomité bestaat uit één vertegenwoordiger en één plaatsvervanger van elke overeenkomstsluitende partij. Alle EU-lidstaten kunnen deelnemen als waarnemer. Het regionale stuurcomité handelt met eenparigheid van stemmen.
               
            
            
               2.3De voorgenomen handeling van het regionale stuurcomité
            
            
               
                  Het ontwerpbesluit heeft betrekking op de vaststelling van het reglement van orde van het regionale stuurcomité overeenkomstig artikel 24, lid 5, van het Verdrag. Het ontwerp van reglement van orde regelt aspecten zoals de deelname aan de vergaderingen van het regionale stuurcomité, het voorzitterschap van dat comité, de voorbereiding van de vergaderingen en de procedureregels voor zijn vergaderingen, procedures in verband met de verschillende handelingen die het regionale stuurcomité dient te stellen en de openbaarmaking van informatie. Het bevat tevens een aantal slotbepalingen. Overeenkomstig het voorstel treedt het reglement van orde in werking op de dag waarop het wordt aangenomen. Het besluit tot vaststelling van het reglement van orde van het regionale stuurcomité is essentieel voor de tijdige tenuitvoerlegging van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.
               
               
                  Het geplande besluit wordt juridisch bindend voor de partijen overeenkomstig artikel 24, lid 5, van dat Verdrag.
               
            
            
               3.STANDPUNT DAT NAMENS DE UNIE MOET WORDEN INGENOMEN
            
            
               Het is essentieel dat het reglement van orde voor het regionale stuurcomité wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 24, lid 5, van het Verdrag om de correcte uitvoering en verwezenlijking van zijn taken overeenkomstig het Verdrag te waarborgen. Aangezien de Unie partij is bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, moet zij een standpunt innemen.
            
            
               In dit opzicht wordt eraan herinnerd dat het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap een van de elementen is die de regionale samenwerking in de Westelijke Balkan moeten versterken, zoals verder uitgelegd in het voorstel van de Commissie voor een besluit van de Raad betreffende de ondertekening van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap [COM(2017) 324 final, onder "Algemene context"].
            
            
               4.RECHTSGRONDSLAG
            
            
               4.1Procedurele rechtsgrondslag
            
            
               4.1.1 Beginselen
            
            
               
                  In artikel 218, lid 9, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) is bepaald dat de Raad besluiten vaststelt tot bepaling van "de standpunten die namens de Unie worden ingenomen in een krachtens een overeenkomst opgericht lichaam, wanneer dit lichaam handelingen met rechtsgevolgen vaststelt, met uitzondering van handelingen tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van de overeenkomst".
               
               
                  Het begrip "handelingen met rechtsgevolgen" omvat handelingen die rechtsgevolgen hebben uit hoofde van de op het betrokken lichaam toepasselijke volkenrechtelijke bepalingen. Onder dit begrip vallen tevens instrumenten die volkenrechtelijk niet bindend zijn, maar die een "beslissende invloed [kunnen hebben] op de inhoud van de regelgeving die de wetgever van de Unie vaststelt”
                     2
                  .
               
            
            
               4.1.2 Toepassing op het onderhavige geval
            
            
               Het regionale stuurcomité is een lichaam dat is opgericht krachtens een overeenkomst, namelijk het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               Het besluit dat door het regionale stuurcomité moet worden vastgesteld, is een handeling met rechtsgevolgen. Het regionale stuurcomité is bevoegd om zijn reglement van orde vast te stellen overeenkomstig artikel 24, lid 5 van het Verdrag. Vanwege zijn aard, en als onderdeel van het op het regionale stuurcomité toepasselijke internationaal recht, bevat dit reglement bepalingen die juridisch bindend zijn voor de leden van het regionale stuurcomité en derhalve ook voor de vertegenwoordiger van de Unie. Bijgevolg moet worden aangenomen dat het reglement rechtsgevolgen heeft. 
            
            
               De beoogde handeling strekt niet tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van het Verdrag.
            
         
         
            
               De procedurele rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is derhalve artikel 218, lid 9, VWEU.
            
            
               4.2Materiële rechtsgrondslag
            
            
               4.2.1.Beginselen
            
            
               De materiële rechtsgrondslag voor een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU te nemen besluit wordt in de eerste plaats bepaald door de doelstelling en de inhoud van de beoogde handeling ten aanzien waarvan namens de Unie een standpunt wordt ingenomen. Wanneer de voorgenomen handeling een tweeledige doelstelling heeft of bestaat uit twee componenten, waarvan er een kan worden gezien als hoofddoelstelling, terwijl de andere slechts ondergeschikt is, moet het overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU te nemen besluit op één materiële rechtsgrondslag worden gebaseerd, namelijk die welke is vereist volgens de hoofddoelstelling of de overwegende component.
            
            
               Wanneer een beoogde handeling tegelijkertijd meerdere onlosmakelijk met elkaar verbonden doelstellingen of componenten heeft, zonder dat de ene ondergeschikt is aan de andere, moet de materiële rechtsgrondslag van een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU te nemen besluit bij wijze van uitzondering de verschillende desbetreffende rechtsgrondslagen omvatten.
            
            
               4.2.2.Toepassing op het onderhavige geval
            
            
               De voorgestelde handeling is noodzakelijk voor de correcte tenuitvoerlegging van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap. Het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap beoogt doelstellingen en omvat componenten op het gebied van wegvervoer, spoorvervoer en vervoer over de binnenwateren, vervoerswijzen die onder artikel 91 VWEU vallen, en op het gebied van zeevervoer, een vervoerswijze die onder artikel 100, lid 2, VWEU valt. Door zijn horizontale karakter heeft het voorgenomen besluit gevolgen voor al deze elementen. Al deze aspecten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, zonder dat het ene ondergeschikt is aan het andere.
            
            
               
                  De materiële rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit omvat derhalve: artikel 91 en artikel 100, lid 2, VWEU.
               
               
                  4.3
                        Conclusie
               
               
                  De rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is artikel 91 en 100, lid 2, VWEU, in samenhang met artikel 218, lid 9, VWEU.
               
            
            
               
            
               2018/0182 (NLE)
            
            
               Voorstel voor een
            
            
               BESLUIT VAN DE RAAD
            
            
               inzake het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap opgerichte regionale stuurcomité
            
            
               DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
            
            
               Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 91 en artikel 100, lid 2, in samenhang met artikel 218, lid 9,
            
            
               Gezien het voorstel van de Europese Commissie,
            
            
               Overwegende hetgeen volgt:
            
            
               1.Het Verdrag tot oprichting van een Vervoersgemeenschap ("het Verdrag") is door de Unie ondertekend overeenkomstig Besluit (EU) 2017/1937
                  3
                van de Raad.
            
         
         
            
               2.Overeenkomstig artikel 41, lid 3, van het Verdrag, is het Verdrag sinds 9 oktober 2017 voorlopig van toepassing tussen de Europese Unie, Albanië, Bosnië en Herzegovina en Kosovo
                  4
               *, en sinds 29 november 2017 tevens tussen deze partijen en Servië.
            
            
               3.Overeenkomstig artikel 24, lid 5, van het Verdrag, dient het regionale stuurcomité zijn reglement van orde vast te stellen,
            
            
               4.Aangezien het besluit over het reglement van orde van het regionale stuurcomité bindend is voor de Unie, moet worden vastgesteld welk standpunt namens de Unie in het regionale stuurcomité moet worden ingenomen,
            
            
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: 
            
            
               Artikel 1
            
            
               Het standpunt dat namens de Unie moet worden ingenomen in het regionale stuurcomité is gebaseerd op het bij dit besluit gevoegde ontwerpbesluit van het regionale stuurcomité.
            
            
            
               Kleine wijzigingen van het ontwerpbesluit kunnen zonder nader besluit van de Raad worden goedgekeurd door de vertegenwoordigers van de Unie in het regionale stuurcomité.
            
            
               Artikel 2
            
            
               Dit besluit is gericht tot de Commissie.
            
            
               Gedaan te Brussel,
            
            
               
                     Voor de Raad
               
               
                     De voorzitter
               
            
         
         
            
                  
                     (1)
                  
                        PB L 278 van 27.10.2017, blz. 1.
               
               
                  
                     (2)
                  
                        Arrest van het Hof van Justitie van 7 oktober 2014 in Zaak C-399/12, Duitsland tegen de Raad, ECLI:EU:C:2014:2258, punten 61 tot en met 64. 
               
               
                  
                     (3)
                  
                        Besluit (EU) 2017/1937 van de Raad van 11 juli 2017 betreffende de ondertekening namens de Europese Unie en de voorlopige toepassing van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (PB L 278 van 27.10.2017, blz. 1).
               
               
                  
                     (4)
                  *
                        Deze benaming laat de standpunten over de status van Kosovo onverlet en is in overeenstemming met Resolutie 1244/1999 van de VN-Veiligheidsraad en het advies van het Internationaal Gerechtshof over de onafhankelijkheidsverklaring van Kosovo.
               
            
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EUROPESE COMMISSIE
            Brussel,29.5.2018
            COM(2018) 351 final
            BIJLAGE
            bij
            Voorstel voor een Besluit van de Raad
            inzake het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap opgerichte regionale stuurcomité
            
               
         
         
            
               [Dit document is gehecht aan het besluit van de Raad] 
                  BESLUIT nr. 2018/1VAN HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
            
            
               D/2018/1/SC-TC van … 2018: Reglement van orde van het regionale stuurcomité
            
            
               HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
            
            
               Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, en met name artikel 24, lid 5,
            
            
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
            
            
               Enig artikel
            
            
               Het reglement van orde van het regionale stuurcomité, dat aan dit besluit is gehecht, wordt goedgekeurd. 
            
            
               Gedaan te ... op ... 2018
            
            
               Voor het regionale stuurcomité
            
            
               ……………………………
            
            
               
            
               REGLEMENT VAN ORDE VAN HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
            
            
               I.
                     ALGEMEEN
            
            
               1.
                     In dit reglement worden de interne procedures vastgesteld voor de werking van het regionale stuurcomité als instantie die is opgericht op grond van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (hierna „het Verdrag” genoemd) tussen de Europese Unie en de Zuidoost-Europese partijen (de Republiek Albanië, Bosnië en Herzegovina, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Kosovo
                  1
               , Montenegro en de Republiek Servië).
            
            
               2.
                     In geval van tegenstrijdigheid tussen dit reglement van orde en het Verdrag, zijn de bepalingen van het Verdrag van toepassing.
            
            
               II.
                     LEDEN, WAARNEMERS EN ANDERE DEELNEMERS
            
            
               1.
                     De leden van het regionale stuurcomité zijn in beginsel hogere functionarissen van de respectieve ministeries van Vervoer. 
            
            
               2.
                     In het aanstellingsbesluit van een lid wordt bewijs geleverd dat het lid over het mandaat beschikt om namens de respectieve verdragsluitende partij standpunten in te nemen die voor die partij bindend zijn.
            
            
               3.
                     Onverminderd het standpunt van waarnemers overeenkomstig de tweede zin van artikel 2', lid 2, van het Verdrag, kunnen het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap als bedoeld in punt 2 van deel III, desgevallend toestaan dat vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere organen, met inbegrip van vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, op ad hoc basis worden uitgenodigd om deel te nemen aan specifieke vergaderingen van het regionale stuurcomité of aan de bespreking van bepaalde agendapunten.
            
         
         
            
               4.
                     Indien het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap toestaan dat vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere organen worden uitgenodigd, stelt het voorzitterschap de verdragsluitende partijen en het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap („het secretariaat”) daar minstens drie weken voor de vergadering van in kennis. De verdragsluitende partijen en het secretariaat delen hun standpunt binnen vijf werkdagen na ontvangst van die informatie mee aan het voorzitterschap.
            
            
               III.
                     VOORZITTERSCHAP
            
            
               1.
                     Elke Zuidoost-Europese partij neemt het voorzitterschap van het regionale stuurcomité waar gedurende één kalenderjaar op basis van de in artikel 2, lid 1, onder b), van het Verdrag vastgestelde alfabetische volgorde. De eerste Zuidoost-Europese partij die het voorzitterschap waarneemt is de Republiek Albanië.
            
            
               2.
                     Het voorzitterschap zit de vergaderingen van het stuurcomité voor. Het voorzitterschap wordt bijgestaan door een vertegenwoordiger van de Europese Unie, die het vicevoorzitterschap waarneemt.
            
            
               3.
                     Indien het voorzitterschap niet in staat is het voorzitterschap van een bepaalde vergadering waar te nemen, wordt die vergadering voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Europese Unie die het vicevoorzitterschap waarneemt.
            
            
               IV.
                     VOORBEREIDING VAN VERGADERINGEN
            
            
               1.
                     Het stuurcomité vergadert ten kantore van het secretariaat. Na overleg met het vicevoorzitterschap en het secretariaat en rekening houdend met de relevante financiële, administratieve en organisatorische aspecten, kan het voorzitterschap besluiten dat een vergadering van het stuurcomité op een andere locatie plaatsvindt. Behoudens in gerechtvaardigde gevallen, wordt dat besluit ten minste twee maanden vóór de desbetreffende vergadering genomen. 
            
            
               2.
                     De interne begrotingsregels van het secretariaat zijn van toepassing op de bijdrage van het secretariaat aan de organisatiekosten van vergaderingen buiten de zetel van het secretariaat.
            
            
               3.
                     De vergaderdata worden vastgesteld in overleg tussen het voorzitterschap, het vicevoorzitterschap en het secretariaat. In beginsel wordt de datum ten minste twee maanden vóór de desbetreffende vergadering vastgesteld.
            
            
               4.
                     De ontwerpagenda van de vergadering wordt opgesteld door het voorzitterschap in overleg met het vicevoorzitterschap. De ontwerpagenda en de daaraan gerelateerde stukken worden minstens zes weken voor de vergadering verzonden naar de leden en de waarnemers. De leden kunnen opmerkingen maken en bijkomende agendapunten voorstellen. Stukken die relevant zijn voor andere overeenkomstig alinea 3 van deel II uitgenodigde staten, internationale organisaties of andere organen, worden ook naar hen gestuurd.
            
            
               5.
                     Het secretariaat is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen. Het houdt het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap periodiek en op verzoek op de hoogte van de lopende voorbereidingen en voert hun opdrachten en richtsnoeren in dit verband uit.
            
            
               V.
                     VERGADERINGEN VAN HET REGIONALE STUURCOMITE — PROCEDUREVOORSCHRIFTEN
            
            
               1.
                     De vergaderingen van het stuurcomité zijn niet openbaar tenzij het stuurcomité anders besluit.
            
            
               2.
                     Elk lid van het stuurcomité, elke waarnemer of andere deelnemer aan de vergadering mag zich laten vergezellen en bijstaan door ambtenaren. De namen en functies van die ambtenaren worden vooraf aan het secretariaat meegedeeld. In beginsel is het aantal ambtenaren beperkt tot maximaal drie per lid en maximaal twee voor waarnemers die aan de vergadering deelnemen. Het voorzitterschap kan verdere instructies geven over het maximale aantal vertegenwoordigers per delegatie.
            
            
               3.
                     Het stuurcomité wordt geacht het vereiste quorum te hebben bereikt indien vier Zuidoost-Europese partijen en de Europese Unie vertegenwoordigd zijn.
            
            
               4.
                     De onthouding van stemming door een lid staat een optreden van het stuurcomité niet in de weg op voorwaarde dat het volgens lid 3 van dit deel vereiste quorum bereikt is.
            
            
               5.
                     De agenda van de vergadering wordt aan het begin van de vergadering goedgekeurd. In dringende gevallen kunnen nieuwe agendapunten tijdens de vergadering worden toegevoegd mits het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap daarmee instemmen.
            
            
               
            
               6.
                     Waarnemers mogen deelnemen aan de beraadslagingen en verklaringen afleggen na toestemming of op uitnodiging van het voorzitterschap. 7.
                     Vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II zijn uitgenodigd, mogen deelnemen aan de beraadslagingen na toestemming of op uitnodiging van het voorzitterschap; zij nemen echter niet deel aan enigerlei acties van het stuurcomité.
            
            
               8.
                     De conclusies van elke vergadering worden opgesteld met ondersteuning door het secretariaat. 
            
         
         
            
               9.
                     In de conclusies worden alle tijdens de vergadering aangenomen maatregelen opgenomen, aangevuld met de standpunten van de leden en de eventuele verklaringen van waarnemers over door het stuurcomité voorgestelde maatregelen.
            
            
               10.
                     De conclusies worden ondertekend door het voorzitterschap en meegedeeld aan de leden en waarnemers. Indien de ontwerpconclusies niet tegen het eind van de vergadering kunnen worden opgesteld, zorgt het voorzitterschap ervoor dat de conclusies binnen zeven kalenderdagen na de vergadering worden opgesteld en verspreid. Elk lid kan binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van de ontwerpconclusies verzoeken correcties aan te brengen. Het voorzitterschap zorgt ervoor dat de definitieve versie wordt verspreid binnen zeven dagen na het verstrijken van de termijn voor de indiening van opmerkingen.
            
            
               11.
                     De conclusies van de vergaderingen mogen de werkingssfeer of de gevolgen van juridische handelingen of het Verdrag niet beperken. Er worden geen verklaringen afgelegd of conclusies geformuleerd die strijdig zijn met dwingende wettelijke bepalingen. De conclusies van de vergaderingen maken geen deel uit van de rechtshandelingen en hebben geen normatieve waarde.
            
            
               VI.
                     VORMEN VAN ACTIE EN PROCEDURE DIE DOOR HET REGIONALE STUURCOMITE MOETEN WORDEN GEVOLGD
            
            
               Algemeen
            
            
               1.
                     Het stuurcomité handelt door de vaststelling van, naargelang het geval, aanbevelingen en besluiten (hierna samen „maatregelen” genoemd).
            
            
               De vaststelling van regels die tot doel hebben de werking van het stuurcomité te waarborgen, worden beschouwd als de vaststelling van een besluit.
            
            
               2.
                     Zodra een maatregel is vastgesteld of gewijzigd, wordt deze onverwijld ondertekend door het voorzitterschap en vervolgens door het secretariaat naar alle verdragsluitende partijen gestuurd. 
            
            
               3.
                     Maatregelen treden in werking op de dag van vaststelling, tenzij in die maatregelen anders is bepaald.
            
            
               4.
                     Tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, wordt voor de vaststelling of wijziging van maatregelen dezelfde procedure gevolgd.
            
            
               5.
                     Een verzoek van een lid of het secretariaat tot vaststelling of wijziging van een maatregel wordt schriftelijk ingediend uiterlijk 30 kalenderdagen voor de vergadering van het regionale stuurcomité waarop het verzoek zal worden besproken.
            
            
               6.
                     Het verzoek wordt toegezonden aan het voorzitterschap, met afschrift aan het secretariaat en alle leden. Het verzoek gaat vergezeld van relevante toelichtende stukken.
            
            
               7.
                     In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen maatregelen worden aangenomen of gewijzigd zonder de in de punten 4 tot en met 6 van dit deel beschreven vormen en procedures in acht te nemen.
            
            
               Vaststelling van maatregelen via schriftelijke procedure
            
            
               8.
                     Het stuurcomité kan, in de perioden tussen zijn vergaderingen, via schriftelijke procedure maatregelen vaststellen of wijzigen. Hetzij op eigen initiatief, hetzij na een verzoek van een lid of het secretariaat tot vaststelling van maatregelen via schriftelijke procedure, beslist het voorzitterschap, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, of een aangelegenheid de behandeling via een schriftelijke procedure rechtvaardigt.
            
            
               9.
                     Wanneer het voorzitterschap heeft beslist dat een schriftelijke procedure moet worden gevolgd, geeft het voorzitterschap het secretariaat de opdracht alle leden in kennis te stellen van dat verzoek en van de informatie die het voorzitterschap, in overleg met het vicevoorzitterschap, noodzakelijk acht. Het voorzitterschap specificeert, in overleg met het vicevoorzitterschap, of en desgevallend onder welke voorwaarden de leden voorstellen tot wijziging van het verzoek kunnen indienen.
            
            
               10.
                     Het voorzitterschap bepaalt, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, de datum en het uur waarop de antwoorden moeten worden ingediend; die termijn bedraagt minstens 10 kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de in punt 9 van dit deel bedoelde informatie. In buitengewone omstandigheden kan het voorzitterschap, op verzoek of op eigen initiatief en in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, de termijn voor de indiening van antwoorden verlengen. Elk lid dat niet schriftelijk, inclusief via e-mail, binnen de vastgestelde termijn antwoordt, wordt geacht zich te onthouden. 
            
            
               11.
                     Het regionale stuurcomité beslist bij eenparigheid van stemmen. Eenparigheid van stemmen wordt geacht te zijn bereikt indien ten minste vier Zuidoost-Europese partijen en de Europese Unie zich achter de betrokken maatregel hebben geschaard en geen enkele partij bezwaar heeft gemaakt.
            
            
               VII.
                     OPENBAARMAKING VAN INFORMATIE
            
            
               1.
                     Tenzij anders wordt besloten, worden de definitieve documenten (agenda, conclusies enz.) van de vergaderingen openbaar gemaakt op de website van het secretariaat. 
            
         
         
            
               2.
                     Het recht op toegang tot documenten van het regionale stuurcomité wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 38, leden 2 en 3, van het Verdrag.
            
            
               VIII.
                     SLOTBEPALINGEN
            
            
               1.
                     Waarnemers en vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II zijn uitgenodigd, eerbiedigen in voorkomend geval de vertrouwelijkheidsplicht die op de leden van het regionale stuurcomité van toepassing is. De eventuele vertrouwelijkheidsplicht wordt vermeld in de conclusies van de betrokken vergadering.
            
            
               2.
                     Vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II worden uitgenodigd, dienen voorafgaand aan het bijwonen van de besprekingen een vertrouwelijkheidsverklaring te ondertekenen. Die vertrouwelijkheidsverklaring bevat een verbintenis om de vertrouwelijkheidsregels als bedoeld in het eerste punt van dit deel na te leven. Zij worden niet tot de vergadering toegelaten indien zij die verklaring weigeren te ondertekenen.
            
            
               3.
                     Alle handelingen van het stuurcomité worden ondertekend door het voorzitterschap.
            
            
               4.
                     Wijzigingen van dit reglement van orde worden vastgesteld bij besluit van het stuurcomité.
            
            
               5.
                     Indien de toepassing van dit reglement van orde tot interpretatieproblemen leidt, formuleert het voorzitterschap, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, een advies om dat probleem op te lossen.
            
            
               6.
                     Eén jaar na de inwerkingtreding van dit reglement van orde kan het secretariaat, op basis van de praktische ervaring met de toepassing daarvan, de voorstellen tot wijziging van dit reglement indienen die het nuttig of noodzakelijk acht. Een lid van het stuurcomité dat een dergelijke wijziging wenst voor te stellen, pleegt daarover eerst overleg met het secretariaat.
            
            
               Het onderhavige reglement van orde treedt in werking op de dag van vaststelling door het stuurcomité. 
            
         
         
            
                  
                     (1)
                  
                        This designation is without prejudice to positions on status, and is in line with UNSCR 1244 (1999) and the ICJ Opinion on the Kosovo declaration of independence.