CELEX: 52012PC0456
Language: ro
Date: 2012-08-16
Title: Propunere de REGULAMENT AL CONSILIULUI de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Propunere de REGULAMENT AL CONSILIULUI de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	EXPUNERE DE MOTIVE
1.           CONTEXTUL PROPUNERII
1.1.        Contextul general
Un regulament al Consiliului[1], adoptat
în februarie 1983, solicită instituțiilor, astfel cum sunt definite la
articolul 1 din regulamentul respectiv, să constituie arhive istorice și să ofere
publicului accesul la ele după scurgerea unei perioade de 30 de ani. Acesta
permite fiecărei instituții să își depoziteze arhivele istorice în locul pe
care îl consideră cel mai adecvat.
În anul 1984, Parlamentul European, Consiliul
și Comisia au convenit să își depoziteze arhivele istorice la Institutul
Universitar European din Florența (IUE), unde acestea sunt puse la dispoziția
publicului. Începând din acel moment, Curtea de Conturi Europeană, Comitetul
Economic și Social European și Banca Europeană de Investiții au hotărât să își
depoziteze și ele arhivele la IUE. Modalitățile de depozitare sunt stabilite
printr-un contract semnat la 17 decembrie 1984 între Comunitățile
Europene, reprezentate de Comisie, și IUE.
Guvernul
italian pune la dispoziția IUE, în mod permanent și gratuit, spații
corespunzătoare pentru păstrarea arhivelor. Astfel, arhivele depozitate sunt
păstrate și protejate în conformitate cu standardele internaționale
recunoscute.
Scopul urmărit prin depozitarea arhivelor
istorice la IUE este acela de a oferi acces la aceste arhive de la un
amplasament unic, de a promova consultarea lor și de a încuraja activitățile de
cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor
europene.
1.2         Obiectivul propunerii
Propunerea vizează confirmarea rolului IUE în
ceea ce privește gestionarea arhivelor istorice ale instituțiilor. Ea va
institui un temei juridic și financiar solid pentru parteneriatul dintre UE și
IUE.
1.3         Principalele elemente ale propunerii
Propunerea prevede depozitarea arhivelor
istorice ale instituțiilor la IUE. În viitor,
toate instituțiile, cu excepția Curții Europene de Justiție și a Băncii
Centrale Europene, își vor depozita arhivele istorice la IUE, din momentul în
care aceste arhive vor fi fost puse la dispoziția publicului, în temeiul
regulamentului în vigoare.
Propunerea nu va afecta dreptul de proprietate
asupra arhivelor istorice, care vor continua să aparțină instituțiilor care
beneficiază de serviciile de depozitare, și nu va avea niciun impact asupra normelor
în vigoare, conform cărora instituțiile selectează documentele care vor fi puse
la dispoziția publicului la sfârșitul unei perioade de 30 de ani.
Costurile operaționale și de personal
suportate de IUE în vederea gestionării arhivelor istorice vor fi finanțate de
la bugetul general al UE, cu excepția costurilor legate de punerea la
dispoziție și de echiparea clădirii (clădirilor) și a depozitelor în care sunt
păstrate arhivele și în care lucrează personalul aferent. IUE va pune arhivele istorice ale UE la dispoziția
publicului, ceea ce nu va împiedica totuși instituțiile să facă același lucru
cu propriile lor arhive istorice.
Propunerea face distincție între arhivele
depozitate pe suport de hârtie și cele digitale. Arhivele pe suport de hârtie
vor continua să fie depozitate, fizic, și păstrate la IUE. Cu toate acestea, nu
va fi necesar ca IUE să păstreze arhivele digitale în scopul punerii lor la
dispoziția publicului. Responsabilitatea păstrării pe termen lung a arhivelor
digitale va reveni în continuare instituțiilor originare.
Propunerea precizează responsabilitățile IUE
în materie de protecție a datelor cu caracter personal conținute în arhivele
istorice ale instituțiilor. Ea prevede, de asemenea, că fiecare instituție
adoptă norme de punere în aplicare a Regulamentului nr. 354/83 care să includă
norme privind păstrarea și deschiderea către public a arhivelor istorice,
precum și protecția datelor cu caracter personal conținute în acestea. 
2.           REZULTATELE CONSULTĂRILOR CU PĂRȚILE
INTERESATE
Prezenta propunere nu necesită o evaluare a
impactului.
Au fost consultate părțile interesate. IUE și
Italia, în calitatea lor de instituție și guvern gazdă, și-au oferit fiecare
sprijinul în favoarea propunerii. Serviciile administrative ale instituțiilor
UE și rețeaua agențiilor UE sprijină, de asemenea, obiectivul propunerii.
Curtea Europeană de Justiție și Banca Centrală
Europeană au solicitat să fie scutite de obligația de a-și depozita arhivele
istorice la IUE. Cu toate acestea, ele nu exclud posibilitatea de a face acest
lucru în viitor, în mod voluntar. Aceasta se datorează naturii activităților
lor și reflectă practica în vigoare aplicată în numeroase state membre în ceea
ce privește arhivele istorice ale unor organisme similare.
3.           ELEMENTELE
JURIDICE ALE PROPUNERII
3.1 Dispoziția principală a propunerii
Propunerea prevede depozitarea arhivelor
istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența,
Italia, care le va pune la dispoziția publicului.
3.2 Temeiul juridic
Temeiul juridic al
propunerii este constituit de articolul 352 din Tratatul privind funcționarea
Uniunii Europene.
Regulamentul nr.
354/83 al Consiliului, precum și regulamentul de modificare a acestuia din 2003
au fost adoptate în temeiul articolului 308 din Tratatul de instituire a
Comunității Europene (TCE), predecesorul articolului 352 din TFUE. Prezenta propunere nu va aduce atingere
obiectivului Regulamentului nr. 354/83, și anume deschiderea către public a
arhivelor instituțiilor după scurgerea unei perioade de 30 de ani. Ea prevede doar faptul că acestea vor fi depozitate
la IUE după ce instituțiile vizate le vor fi pus la dispoziția publicului,
conform regulamentului în vigoare. Prin
aceasta, se recunoaște în mod oficial situația existentă, deoarece majoritatea
instituțiilor care și-au pus arhivele la dispoziția publicului le-au
încredințat deja IUE.
Articolul 3
alineatul (3) din TUE prevede că UE trebuie să respecte, printre altele,
bogăția diversității sale culturale și să asigure protejarea și dezvoltarea
patrimoniului cultural european. Arhivele
istorice ale instituțiilor fac parte din patrimoniul cultural al Europei, prin
deschiderea acestora către public urmărindu-se, deci, în primul rând, atingerea
unor obiective științifice, educaționale și culturale.
Uniunii i s-au conferit competențe de a adopta măsuri menite să
sprijine, să coordoneze sau să completeze acțiunile întreprinse de statele
membre în aceste domenii, însă tratatele nu prevăd competențele necesare în
ceea ce privește arhivele istorice ale instituțiilor.

Utilizarea unui
alt temei juridic ar conduce la o propunere privind un nou regulament, astfel
încât toate dispozițiile Regulamentului nr. 354/83 al Consiliului, inclusiv
principiile sale fundamentale, ar face obiectul unei dezbateri. Acest lucru ar depăși cu mult obiectivul urmărit
prin această propunere, astfel cum este descris mai sus.
S-a examinat
posibilitatea ca propunerea să fie bazată pe articolul 15 alineatul (3) din
TFUE, însă aceasta a fost respinsă din următoarele motive.
Obiectivul
principal al constituirii arhivelor istorice este selectarea documentelor pe
baza valorii lor administrative, istorice sau probatorii imuabile în vederea
păstrării și a difuzării moștenirii istorice a instituțiilor. Fiecare instituție ia inițiativa de a-și pune
propriile arhive istorice la dispoziția publicului la sfârșitul unei perioade
de 30 de ani și oferă informații suplimentare care să permită plasarea acestor
arhive în contextul lor organizațional și funcțional.
Acest lucru depășește cu mult dreptul de acces public la documente
prevăzut la articolul 15 alineatul (3) din TFUE, al cărui obiectiv este, în
principal, promovarea unei bune guvernanțe și asigurarea participării
societății civile la procesul de luare a deciziilor din cadrul instituțiilor.
Utilizarea articolului
15 alineatul (3) din TFUE ar limita sfera de aplicare a normelor care
reglementează accesul publicului la arhivele istorice, deoarece un regulament
adoptat pe această bază s-ar aplica Băncii Centrale Europene, Băncii Europene
de Investiții și Curții Europene de Justiție, care în prezent intră sub
incidența Regulamentului nr. 354/83, numai în cazul exercitării funcțiilor lor
administrative. 
3.3 Principiul proporționalității
Propunerea se limitează la depozitarea, de
către instituții, a arhivelor istorice la IUE și la condițiile în care această
depozitare va avea loc.
3.4 Alegerea instrumentelor
Un regulament reprezintă singurul instrument
adecvat pentru instituirea unui temei juridic și financiar solid pentru
parteneriatul dintre UE și IUE. Propunerea vizează o modificare limitată a unui
regulament existent.
4.           IMPLICAȚIILE BUGETARE
Propunerea privind obligativitatea de a
depozita arhivele istorice la IUE nu va avea nicio nouă implicație bugetară pe
termen scurt și mediu. Se preconizează că implicațiile sale bugetare pe termen
lung nu vor fi semnificative.
Cele trei instituții mai mari, care sunt
Parlamentul European, Consiliul și Comisia, dar și Comitetul Economic și Social
European, Curtea de Conturi Europeană și Banca Europeană de Investiții, își depozitează
deja arhivele istorice la IUE. Gestionarea, la Florența, a acestor arhive a
fost finanțată de la bugetul UE din momentul depozitării, pentru prima dată, a
arhivelor la IUE, cu peste douăzeci și cinci de ani în urmă. Fișa financiară
legislativă prevede continuarea acestei finanțări. Costurile vor fi repartizate
între instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare, în funcție de
volumul de muncă pe care arhivele respective îl reprezintă pentru IUE.
Păstrarea arhivelor este asigurată de guvernul
italian, care furnizează și birourile pentru personalul responsabil de
gestionarea lor la IUE. 
Ca urmare a acestei modificări, va crește
numărul instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. Cu toate
acestea, întrucât sunt depozitate numai arhivele istorice care au fost puse la
dispoziția publicului după scurgerea unei perioade de 30 de ani, va trece
foarte mult timp până când instituțiile care nu și-au depozitat încă arhivele
la IUE vor resimți impactul prezentei propuneri. Mai mult, arhivele vor fi din
ce în ce mai mult digitalizate, ceea ce va permite realizarea unor economii de
scară în ceea ce privește prelucrarea și difuzarea lor de către IUE.
2012/0221 (APP)
Propunere de
REGULAMENT AL CONSILIULUI
de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom)
nr. 354/83, în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale
instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența 
CONSILIUL
UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul privind funcționarea
Uniunii Europene, în special articolul 352,
având în vedere propunerea Comisiei Europene,
după transmiterea proiectului de act
legislativ către parlamentele naționale,
având în vedere aprobarea Parlamentului
European,
după consultarea Autorității Europene pentru
Protecția Datelor,
hotărând în conformitate cu o procedură
legislativă specială,
întrucât:
(1)         
În conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr.
354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a
arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității
Europene a Energiei Atomice[2],
arhivele istorice ale instituțiilor și organismelor sunt păstrate și puse la
dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, după expirarea unei
perioade de 30 de ani.
(2)         
Obligația de a constitui arhive istorice și de a le
pune la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, se aplică
fiecărei instituții la care se face referire la articolul 1 din Regulamentul
nr. 354/83.
(3)         
Regulamentul nr. 354/83 dispune că fiecare
instituție își depozitează arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel
mai adecvat.
(4)         
În anul 1984, Parlamentul European, Consiliul și
Comisia au decis să își depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar
European din Florența (IUE), unde acestea sunt puse la dispoziția publicului.
La data de 17 decembrie 1984, a fost semnat un contract în acest sens între
Comunitățile Europene, reprezentate de Comisie, și Institutul Universitar
European din Florența.
(5)         
De atunci, Comitetul Economic și Social European și
Curtea de Conturi Europeană au convenit să respecte condițiile contractului de
depozitare încheiat la 17 decembrie 1984. Banca Europeană de Investiții își
depozitează arhivele istorice la IUE în temeiul unei convenții distincte cu
IUE, semnată la data de 1 iulie 2005, și al „Normelor privind arhivele
istorice”, adoptate la 7 octombrie 2005 de către Comitetul de management al
Băncii[3].
(6)         
Guvernul italian a pus la dispoziția IUE, în mod
permanent și gratuit, spații corespunzătoare pentru a garanta că arhivele
depozitate sunt păstrate și protejate în conformitate cu standardele
internaționale recunoscute și pentru ca acestea să poată fi consultate la fața
locului.
(7)         
Scopul urmărit prin depozitarea arhivelor istorice
la IUE este acela de a oferi acces la aceste arhive de la un amplasament unic,
de a promova consultarea lor și de a încuraja activitățile de cercetare
referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. IUE
este un centru universitar de studiu și de cercetare renumit, ale cărui
activități sunt axate pe Europa și pe integrarea europeană. Având aproape 30 de
ani de experiență în gestionarea arhivelor istorice ale instituțiilor, acesta
oferă structuri de stocare și de cercetare de vârf, construite special pentru
păstrarea și consultarea acestor arhive, și se bucură de o reputație
internațională în calitate de centru de arhivare. 
(8)         
Pentru a putea depozita în continuare arhivele
istorice ale instituțiilor la IUE, este necesar un temei juridic solid, care să
reflecte rolul jucat de IUE în calitate de partener al instituțiilor în ceea ce
privește gestionarea arhivelor lor istorice.
(9)         
Natura specifică a activităților desfășurate de
Curtea Europeană de Justiție și de Banca Centrală Europeană justifică
exonerarea acestor instituții de la obligația de a-și depozita arhivele
istorice la IUE în conformitate cu prezentul regulament. Curtea Europeană de
Justiție și Banca Centrală Europeană își pot depozita arhivele istorice la IUE,
în mod voluntar.
(10)     
Prezentul regulament ar trebui să se aplice tuturor
celorlalte instituții. Acesta nu aduce atingere responsabilității fiecărei
instituții de a-și pune arhivele istorice la dispoziția publicului și nici
faptului că fiecare instituție își păstrează dreptul de proprietate asupra
propriilor sale arhive istorice.
(11)     
Datele cu caracter personal conținute în arhivele
istorice depuse la IUE ar trebui prelucrate în conformitate cu Regulamentul nr.
45/2001[4].
(12)     
Pot fi acordate granturi pentru sprijinirea
gestionării de către IUE a arhivelor instituțiilor. 
(13)     
Prin urmare, Regulamentul nr. 354/83 ar trebui
modificat în consecință.
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se
modifică după cum urmează:
1. La articolul 8, alineatul (1) se
înlocuiește cu următorul text:
„1. Fiecare instituție, cu excepția Curții
Europene de Justiție și a Băncii Centrale Europene, depune la Institutul
Universitar European din Florența (IUE) documentele care fac parte din arhivele
sale istorice și pe care le-a pus la dispoziția publicului, în conformitate cu
prezentul regulament. Depozitarea se efectuează
în conformitate cu dispozițiile din anexă.”
2. La
articolul 8, se adaugă următoarele alineate:
„3. Curtea
Europeană de Justiție și Banca Centrală Europeană își pot depozita arhivele
istorice la IUE, în mod voluntar.
4. Depozitarea
la IUE a arhivelor istorice ale instituțiilor nu afectează dreptul de
proprietate sau protecția arhivelor, astfel cum se prevede la articolul 2 din
Protocolul privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, anexat la
tratat.
5. IUE
asigură păstrarea și protecția arhivelor depozitate. Modalitățile de păstrare
și protecție trebuie să fie conforme cu standardele internaționale recunoscute
pentru protecția fizică a arhivelor și trebuie să respecte cel puțin normele
tehnice și de securitate care corespund celor utilizate pentru păstrarea și
gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt
păstrate într-un depozit conceput special în acest scop.
6. Fiecare instituție care beneficiază de
serviciile de depozitare are dreptul de a solicita informații cu privire la
gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a
arhivelor pe care le-a depozitat acolo.
7. IUE pune la dispoziția
publicului arhivele istorice care i s-au încredințat în conformitate cu
alineatele (1) și (3). Instituțiile pot pune la dispoziția publicului o
versiune a acelorași arhive istorice.
8. Pot fi acordate granturi în favoarea IUE pentru a sprijini gestionarea
arhivelor istorice în conformitate cu prezentul regulament, cu condiția ca
dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 1605/2002 al Consiliului să fie
respectate și ca autoritatea bugetară să acorde creditele necesare la linia
bugetară relevantă. Costurile gestionării
arhivelor sunt repartizate în mod proporțional între instituțiile care
beneficiază de serviciile de depozitare. Costurile
legate de furnizarea și de echiparea clădirii (clădirilor) și a depozitelor
destinate găzduirii arhivelor și a personalului aferent nu sunt eligibile. 
9. IUE prelucrează datele cu caracter personal conținute în arhivele
istorice ale instituțiilor în conformitate cu Regulamentul nr. 45/2001.
Institutul este responsabil de prelucrarea datelor, în conformitate cu
articolul 2 din respectivul regulament, pe baza instrucțiunilor primite din
partea instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. 
10. Autoritatea Europeană
pentru Protecția Datelor exercită competențe în materie de supraveghere a IUE
în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în
arhivele istorice depozitate de instituții.”
3. La articolul 9, alineatul (1) se
înlocuiește cu următorul text:
„Fiecare instituție adoptă norme interne de
aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numără normele privind conservarea
arhivelor istorice, punerea lor la dispoziția publicului și protecția datelor
cu caracter personal pe care acestea le conțin. Ori de câte ori este posibil,
instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace
electronice. Ele păstrează, de asemenea, documentele care sunt disponibile în
formate adaptate unor nevoi speciale (Braille, text cu caractere mari sau
înregistrări).” 
4. Se adaugă o anexă, în conformitate cu anexa
la prezentul regulament.
Articolul 2
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua
următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu
în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles,
                                                                       Pentru
Consiliu
                                                                       Președintele
                                                                       
ANEXĂ
Se adaugă următoarea anexă:
„Anexă
Dispoziții
privind depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul
Universitar European din Florența
1.   În ceea ce privește arhivele care nu sunt în format digital,
documentele originale, însoțite de o copie în microformat și/sau digitală, se
depun la IUE, în vederea păstrării permanente.
În cazul arhivelor digitale, IUE are acces
permanent la documente, astfel încât să își poată îndeplini obligația de a
oferi acces publicului la arhivele istorice de la un amplasament unic și de a
promova consultarea lor. Instituțiile originare rămân în continuare
responsabile de păstrarea permanentă a arhivelor lor digitale.
2. Depozitarea
se efectuează în tranșe anuale și, în măsura posibilului, în conformitate cu
procedurile normale de prelucrare a arhivelor instituțiilor.
3.   Instituțiile
care beneficiază de serviciile de depozitare pot, din motive juridice sau
administrative, să refuze depozitarea la IUE a anumitor documente originale. În acest caz, ele depozitează o copie în
microformat sau digitală.
4.   Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare își păstrează
dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum și competența exclusivă
privind compoziția documentelor și a dosarelor depozitate sau puse, în vreun
alt mod, la dispoziția IUE. IUE nu modifică
clasificarea arhivării stabilită de instituțiile care beneficiază de serviciile
de depozitare și nici nu elimină sau nu modifică documente ori dosare.
5.   În cazul în care i se solicită acest lucru,
IUE restituie instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare
originalele oricăror documente și dosare depozitate. Instituțiile
restituie IUE exemplarele originale de îndată ce nu mai au nevoie de ele.
6.   IUE
informează imediat instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare cu
privire la orice situație care ar putea prejudicia inviolabilitatea arhivelor
pe care le-au depozitat.”
FIȘĂ FINANCIARĂ LEGISLATIVĂ
1.           CADRUL PROPUNERII/INIȚIATIVEI
              1.1.    Denumirea propunerii/inițiativei
              1.2.    Domeniul
(domeniile) de politică în cauză în structura ABM/ABB
              1.3.    Tipul
propunerii/inițiativei
              1.4.    Obiectivul
(obiectivele)
              1.5.    Motivul
(motivele) propunerii/inițiativei
              1.6.    Durata
acțiunii și impactul financiar al acesteia
              1.7.    Modul
(modurile) de gestionare preconizat(e)
2.           MĂSURI DE GESTIONARE
              2.1.    Dispoziții
în materie de monitorizare și raportare
              2.2.    Sistemul
de gestionare și control
              2.3.    Măsuri
de prevenire a fraudelor și a neregulilor
3.           IMPACTUL FINANCIAR ESTIMAT AL
PROPUNERII/INIȚIATIVEI
              3.1.    Rubrica
(rubricile) din cadrul financiar multianual și linia (liniile) bugetară
(bugetare) de cheltuieli afectată (afectate)
              3.2.    Impactul
estimat asupra cheltuielilor
              3.2.1. Sinteza impactului
estimat asupra cheltuielilor
              3.2.2. Impactul estimat
asupra creditelor operaționale
              3.2.3. Impactul estimat
asupra creditelor cu caracter administrativ
              3.2.4. Compatibilitatea cu
cadrul financiar multianual actual
              3.2.5. Participarea
terților la finanțare
              3.3.    Impactul estimat asupra
veniturilor
FIȘĂ
FINANCIARĂ LEGISLATIVĂ
1.           CADRUL PROPUNERII/INIȚIATIVEI
1.1.        Denumirea
propunerii/inițiativei
Regulament al
Consiliului de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, în
ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul
Universitar European din Florența
1.2.        Domeniul (domeniile) de
politică în cauză în structura ABM/ABB[5]
Relații cu societatea civilă, deschidere și
informare
1.3.        Tipul propunerii/inițiativei
Propunerea se referă la extinderea unei acțiuni
existente
1.4.        Obiective
1.4.1.     Obiectiv(e) strategic(e)
multianual(e) al(e) Comisiei vizat(e) de propunere/inițiativă
Propunerea are drept obiectiv reglementarea și
stabilirea unei baze solide pentru parteneriatul existent cu IUE în materie de
gestionare și difuzare a arhivelor istorice ale instituțiilor. Scopul urmărit
prin depozitarea arhivelor la IUE este acela de a oferi acces la aceste arhive
de la un amplasament unic, de a promova consultarea lor și de a încuraja
activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a
instituțiilor europene.
1.4.2.     Obiectiv(e) specific(e) și
activitatea (activitățile) ABM/ABB în cauză
Obiectivul specific nr. 25.02.01.01
Activitatea (activitățile) ABM/ABB în cauză
Relații cu societatea civilă, deschidere și
informare
Instituții de interes european/arhive istorice ale
Uniunii Europene
1.4.3.     Rezultatul (rezultatele) și
impactul preconizate
Parteneriatul încheiat cu IUE aduce o
valoare adăugată arhivelor istorice ale instituțiilor și contribuie la
promovarea difuzării și a consultării publice a acestora.
1.4.4.     Indicatori de rezultat și de
impact
(1)         
Arhive depozitate de către instituții la IUE din
Florența
(2)         
Colectarea și descrierea de către IUE a arhivelor
private și a documentelor cu caracter personal ale persoanelor și organizațiilor
publice și private care au contribuit la construirea Europei
(3)         
Elaborarea și publicarea de cataloage, inventare,
publicații ale surselor și alte instrumente de cercetare
(4)         
Punerea la dispoziție, de către IUE, a unei săli de
lectură și a dispozitivelor aferente
(5)         
Punerea la dispoziție online a inventarelor și a
arhivelor
(6)         
Numărul de cititori din sala de lectură
(7)         
Acțiuni menite să promoveze consultarea arhivelor
istorice ale instituțiilor
1.5.        Motivul (motivele)
propunerii/inițiativei
1.5.1.     Cerințe de îndeplinit pe
termen scurt sau lung
Gestionarea și punerea la dispoziția publicului a
arhivelor istorice depozitate de instituții la Institutul Universitar European
din Florența.
1.5.2.     Valoarea adăugată a implicării
UE
Parteneriatul încheiat cu IUE contribuie la
promovarea difuzării și a consultării publice a arhivelor istorice ale
instituțiilor.
Reunirea arhivelor instituțiilor într-un singur
loc sporește valoarea acestora și permite, de asemenea, ca IUE să aducă o
valoare adăugată prin stabilirea unor legături transversale între diferitele
arhive, creând, după caz, instrumente ajutătoare de căutare și alte instrumente
de cercetare și oferind publicului atât accesul la fața locului, cât și accesul
online la arhive.
1.5.3.     Învățăminte desprinse din
experiențele anterioare similare
Șase instituții își depozitează arhivele istorice
la Institutul Universitar European (IUE) din Florența, în temeiul unui contract
încheiat la data de 17 decembrie 1984 între Comunitățile Europene și IUE. Cu toate acestea, contractul de depozitare încheiat
în 1984 a devenit caduc și trebuie să fie înlocuit, fiind totodată necesară
instituirea unui temei juridic și financiar mai solid pentru parteneriatul cu
IUE.
1.5.4.     Coerența și posibila sinergie
cu alte instrumente relevante
Nu se aplică.
1.6.        Durata acțiunii și impactul
financiar al acesteia
Propunere pe durată nedeterminată
1.7.        Modelul (modelele) de
gestionare preconizat(e)[6]
Gestiune centralizată directă de către Comisie
2.           MĂSURI DE GESTIONARE
2.1.        Dispoziții în materie de
monitorizare și raportare
IUE va prezenta, pentru fiecare an calendaristic,
un proiect de program de lucru pe care îl va examina alături de Comisie și care
va cuprinde o schemă de personal în vigoare la data de 31 decembrie a anului în
cauză, precum și pentru anul precedent și pentru anul următor. Acest proiect de
program de lucru va fi prezentat în luna februarie a anului anterior.
După consultarea celorlalte instituții care
beneficiază de serviciile de depozitare, Comisia și IUE vor cădea de acord
asupra programului de lucru, care va fi anexat la acordul de grant anual.
Comisia va monitoriza punerea în aplicare a
programului de lucru.
După încheierea fiecărui an calendaristic, IUE va
prezenta un raport anual de activitate cu privire la arhivele istorice.
2.2.        Sistemul de gestionare și
control
2.2.1.     Riscul (riscurile)
identificat(e)
Riscurile potențiale pentru păstrarea arhivelor pe
suport de hârtie depozitate de instituții sunt minime. Guvernul italian a pus
la dispoziție un depozit pentru arhivare, conceput special în acest scop, care
respectă cele mai înalte standarde internaționale în materie de păstrare pe
termen lung a arhivelor.
2.2.2.     Metode de control prevăzute
Acordurile de parteneriat încheiate cu IUE vor
oferi cadrul necesar pentru discuțiile, examinarea și evaluarea în curs a
bugetului și a programului de lucru. Fiecare instituție care beneficiază de
serviciile de depozitare are dreptul de a solicita informații cu privire la
gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor
pe care le-a depozitat acolo.
2.3.        Măsuri de prevenire a
fraudelor și a neregulilor
Articolul 287 alineatul (3) din TFUE conferă
Curții de Conturi competența de a audita orice persoană fizică sau juridică
beneficiară a unor fonduri de la bugetul UE. Competențele Comisiei și ale OLAF
în materie de luptă împotriva fraudelor care aduc atingere intereselor
financiare ale UE sunt reglementate de dispoziții specifice în acest domeniu
[și anume Regulamentul nr. 2185/96 al Consiliului și Regulamentul nr. 1073/1999
al Consiliului și al Parlamentului European] și de Regulamentul
nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil
bugetului general al Comunităților Europene. În temeiul articolului 120
alineatul (3) din acesta din urmă, fiecare decizie sau acord de grant prevede
în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor
lor de audit, asupra documentelor și la fața locului, cu privire la toți
contractanții și subcontractanții care au beneficiat de fonduri ale UE. 
3.           IMPACTUL FINANCIAR ESTIMAT AL
PROPUNERII/INIȚIATIVEI
3.1.        Rubrica (rubricile) din
cadrul financiar multianual și linia (liniile) bugetară (bugetare) de
cheltuieli afectată (afectate)
·      Linii bugetare de cheltuieli existente
În ordinea rubricilor
și a liniilor bugetare din cadrul financiar multianual
 Rubrica din cadrul financiar multianual || Linia bugetară || Tipul cheltuielilor || Contribuție 
 Arhivele istorice ale Uniunii Europene || Dif./ Nedif. ([7]) || din partea țărilor AELS[8] || din partea țărilor candidate[9] || din partea țărilor terțe || în sensul articolului 18 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul financiar 
 5 Administrație || 25.02.01.01 || Dif. || NU || NU || NU || NU 
3.2.        Impactul estimat asupra
cheltuielilor 
3.2.1.     Sinteza impactului estimat
asupra cheltuielilor 
milioane EUR (cu 3 zecimale)
 Rubrica din cadrul financiar multianual: || 5 || „Cheltuieli administrative” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 
 DG: SG || 
  Resurse umane || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Misiuni || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Arhive istorice || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 TOTAL SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 TOTAL credite în cadrul RUBRICII 5 din cadrul financiar multianual || (Total angajamente = Total plăți) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL credite în cadrul RUBRICILOR 1 - 5 din cadrul financiar multianual || Angajamente ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Plăți ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Impactul estimat asupra
creditelor operaționale
Propunerea nu implică utilizarea de credite
operaționale
3.2.3.     Impactul estimat asupra
creditelor cu caracter administrativ
3.2.3.1.  Rezumat 
Propunerea implică utilizarea de credite
administrative, conform explicațiilor de mai jos:
milioane EUR (cu 3
zecimale)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL 
 RUBRICA 5 din cadrul financiar multianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Resurse umane ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Alte cheltuieli administrative ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal RUBRICA 5 din cadrul financiar multianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 În afara RUBRICII 5[11] din cadrul financiar multianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Resurse umane ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Alte cheltuieli cu caracter administrativ ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotal în afara RUBRICII 5 din cadrul financiar multianual ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Necesarul de resurse
administrative va fi acoperit din suma care poate fi alocată direcției generale
responsabile de gestionare în cadrul procedurii anuale de alocare, ținând cont
de constrângerile bugetare existente.
3.2.3.2.   Necesarul de resurse
umane estimat
Propunerea implică utilizarea de resurse umane,
conform explicațiilor de mai jos:
Estimarea trebuie exprimată în valoare
întreagă (sau cel mult cu o zecimală)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Posturi din schema de personal (posturi de funcționari și de agenți temporari) 
 25 01 01 01 (la sediu și în birourile de reprezentare ale Comisiei) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (în delegații) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (cercetare indirectă) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (cercetare directă) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Personal extern (în echivalent normă întreagă: ENI)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, INT, END din „pachetul global”) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, INT, JED, AL și END în delegații) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || - la sediu[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - în delegații ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, INT, END în cadrul cercetării indirecte) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, INT, END în cadrul cercetării directe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Alte linii bugetare (a se preciza) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX este domeniul
de politică sau titlul din buget în cauză.
Necesarul de resurse umane va fi acoperit de
efectivele de personal ale DG-ului în cauză alocate deja gestionării acțiunii
și/sau realocate intern în cadrul DG-ului, completate, după caz, prin resurse
suplimentare ce ar putea fi alocate DG-ului care gestionează acțiunea în cadrul
procedurii de alocare anuală și în lumina constrângerilor bugetare.
Descrierea sarcinilor care trebuie efectuate:
 Funcționari și agenți temporari || Elaborarea acordurilor de parteneriat și de grant. Elaborarea cererii bugetare. Monitorizarea programului de lucru și a cheltuielilor. Eventuale evaluări ex-post. 
 Personal extern || ------ 
3.2.4.     Compatibilitatea cu cadrul
financiar multianual actual
Prezenta propunere este compatibilă cu actualul
cadru financiar multianual.
3.2.5.     Participarea terților la
finanțare
Propunerea nu prevede cofinanțare din partea
terților.
3.3.        Impactul estimat asupra veniturilor
Propunerea nu are implicații financiare asupra
veniturilor.
[1]               Regulamentul
(CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului, astfel cum a fost modificat prin
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1700/2003 al Consiliului din 22 septembrie 2003.
A se vedea: JO L 43, 15.2.1983, p. 1; JO L 243, 27.9.2003, p. 1.
[2]               JO L 43, 15.2.1983, p. 1.
[3]               JO C 289, 22.11.2005, p. 12-13.
[4]               JO L 8, 12.1.2001, p. 1.
[5]               ABM (Activity Based Management): gestiunea pe activități; ABB (Activity
Based Budgeting): stabilirea bugetului pe activități.
[6]               Explicațiile privind modurile de
gestionare, precum și trimiterile la Regulamentul financiar sunt disponibile pe
site-ul BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Dif. = credite diferențiate / Nedif. = credite nediferențiate.
[8]               AELS: Asociația Europeană a
Liberului Schimb.
[9]               Țările candidate și, după caz, țările potențial candidate din Balcanii
de Vest.
[10]             Se preconizează că impactul asupra cheltuielilor va continua să
evolueze în același ritm după anul 2019. 
[11]             Asistență tehnică și/sau administrativă și cheltuieli de sprijin pentru
punerea în aplicare a programelor și/sau a acțiunilor UE (fostele linii „BA”),
cercetare indirectă și cercetare directă.
[12]             AC= agent contractual; INT=
personal pus la dispoziție de agenții de muncă temporară („Intérimaire”);
JED = „Jeune Expert en Délégation” (expert tânăr în delegații); AL=
agent local; END= expert național detașat.
[13]             Sub plafonul pentru personal extern din credite operaționale (fostele
linii „BA”).
[14]             În special pentru fonduri structurale, Fondul european agricol pentru
dezvoltare rurală (FEADR) și Fondul european pentru pescuit (FEP).