CELEX: 32012B0566
Language: sv
Date: 2012-05-10 00:00:00
Title: 2012/566/EU: Europaparlamentets beslut av den 10 maj 2012 om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010

17.10.2012   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               L 286/156
            
         EUROPAPARLAMENTETS BESLUT
   av den 10 maj 2012
   om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010
   (2012/566/EU)
   EUROPAPARLAMENTET FATTAR DETTA BESLUT
   
               —
            
            
               med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av revisionsrättens rapport om den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010, samt akademins svar (1),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av rådets rekommendation av den 21 februari 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2), särskilt artikel 185,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av rådets beslut 2005/681/RIF av den 20 september 2005 om inrättande av Europeiska polisakademin (CEPOL) (3), särskilt artikel 16,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (4), särskilt artikel 94,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av kommissionens beslut C(2011)4680 av den 30 juni 2011 om beviljande av det undantag från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 som begärts av Europeiska polisakademin,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins rapport av den 12 juli 2010 om ersättningen för privata utgifter (10/0257/KA),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av den externa revision som beställts av Europeiska polisakademin (kontrakt nr CEPOL/2010/001) om ersättning för privata utgifter,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av slutrapporten över den femåriga externa utvärderingen av Europeiska polisakademin (kontrakt nr CEPOL/CT/2010/002),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av den årliga verksamhetsrapporten för 2009 från generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins fjärde lägesrapport om genomförandet av dess fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av revisionsrättens rapport om genomförandet av Europeiska polisakademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av internrevisionstjänstens meddelande av den 4 juli 2011 (Ref. Ares(2011)722479) om den tredje lägesrapporten om genomförandet av Europeiska polisakademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins rapport och dithörande bilagor om genomförandet av Europaparlamentets resolution om ansvarsfrihet för Europeiska polisakademin för budgetåret 2009,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins rapport och dithörande bilagor om tillämpningen av dess upphandlingsmanual under perioden 1 juli 2010–1 juli 2011,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av artikel 77 och bilaga VI i arbetsordningen,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A7-0119/2012).
            
         
               1.
            
            
               Europaparlamentet beviljar direktören för Europeiska polisakademin ansvarsfrihet för genomförandet av akademins budget för budgetåret 2010.
            
         
               2.
            
            
               Europaparlamentet redovisar sina iakttagelser i resolutionen nedan.
            
         
               3.
            
            
               Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut och den resolution som utgör en del av beslutet till direktören för Europeiska polisakademin, rådet, kommissionen och revisionsrätten samt att se till att de offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).
            
         
      
         
            Ordförande
         
         Martin SCHULZ
      
      
         
            Generalsekreterare
         
         Klaus WELLE
      
   
   
      (1)  EUT C 366, 15.12.2011, s. 134.
   
      (2)  EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.
   
      (3)  EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.
   
      (4)  EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.
   BILAGA
   
      EUROPAPARLAMENTETS REKOMMENDATIONER UNDER DE SENASTE ÅREN
   
   
               Europeiska polisakademin
            
            
               2006
            
            
               2007
            
            
               2008
            
            
               2009
            
         
               Verksamhetsresultat
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               
                           —
                        
                        
                           Europaparlamentet finner det oroande att revisionsrätten noterat ett stort antal överträdelser av gällande administrativa och finansiella bestämmelser avseende utgifter för anordnande av kurser och seminarier, vilket huvudsakligen beror på att akademins ändrade budgetförordning aldrig trädde i kraft.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Parlamentet rekommenderar att akademin ger direkt tillgång till sin detaljerade budget.
                        
                     
         
               Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning
            
            
               
                           —
                        
                        
                           Budgetanslagen användes inte i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Upphandlingssystemet följde inte bestämmelserna i budgetförordningen.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Akademin införde inte de system och förfaranden som behövs för att den ska kunna utarbeta en finansiell rapport i enlighet med bestämmelserna i rambudgetförordningen för gemenskapsorganen.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           I akademins budgetförordning förutses behovet av detaljerade genomförandebestämmelser för budgetförordningen.
                        
                     
            
               
                           —
                        
                        
                           Akademin respekterade inte principen om enhet och riktighet i budget (budgeten innehöll inte ett bidrag på 1 500 000 EUR från kommissionen för att genomföra ett Meda-program).
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Akademin följde inte principen om öppenhet.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Den höga nivån på överföringarna till nästa budgetår (1 700 000 EUR) och förfallna anslag visar på svårigheter i budgetförvaltningen.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Varken preliminära räkenskaper eller rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen hade utarbetats.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           I akademins budgetförordning förutses behovet av detaljerade genomförandebestämmelser för budgetförordningen.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Upphandlingssystemet följde inte bestämmelserna i budgetförordningen.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Fall upptäcktes där anslag använts för att finansiera akademipersonals privata inköp.
                        
                     
            
               
                           —
                        
                        
                           Akademin respekterade inte principen om ettårighet (mer än 2 700 000 EUR av 2008 års betalningsbemyndiganden behövde överföras till nästa år).
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Svagheter i programplanering och övervakning av budgetgenomförandet.
                        
                     
            
               
                           —
                        
                        
                           Mer än 3 800 000 EUR från 2009 års anslag (43 % av den totala budgeten) överfördes till 2010.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Man blev tvungen att låta 46 % av anslagen som förts över från 2008 förfalla, vilket tyder på allvarliga och återkommande brister i programplaneringen och övervakningen av budgetgenomförandet och strider mot principen om ettårighet.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           För 2008 blev man tvungen att överföra 31 % av budgeten.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Betydande förseningar och fel vid utarbetandet av 2009 års preliminära räkenskaper.
                        
                     
         
               Upphandlings-förfarande
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Oro över att akademin ständigt avviker från budgetförordningen när det gäller upphandlingsreglerna. Betydande del av akademins totala budget innehåller oegentligheter.
            
         
               Personal
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               
                           —
                        
                        
                           Åtskilliga brister i förfarandena för urval av personal.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Parlamentet finner det oacceptabelt att
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       de minimikrav som de sökande måste uppfylla i allmänhet angavs efter utvärderingen och rangordningen av de sökande,
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       frågor till intervjun ofta utarbetades efter det att man hade gått igenom ansökningarna,
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       den dokumentation som fanns om förfarandena var otillräcklig.
                                    
                                 
                     
                           —
                        
                        
                           Oro över praxis som inte är tillåten enligt tjänsteföreskrifterna eller är olaglig.
                        
                     
         
               Internrevision
            
            
               Ingen uppgift
            
            
               
                           —
                        
                        
                           Avsaknad av interna kontrollstandarder och ineffektiv budgetövervakning.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Fall upptäcktes där anslag använts för att finansiera akademipersonals privata inköp.
                        
                     
            
               
                           —
                        
                        
                           Granskningen av ett urval åtaganden visade att i tre fall saknades en verifieringskedja för att följa det finansiella genomförandet.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Ingen extern kontroll av dessa fall hade genomförts.
                        
                     
            
               Parlamentet konstaterar att ansvarsfriheten för genomförandet av akademins budget i högre grad bör baseras på akademins prestationer under året.
            
          ---documentbreak--- 
   
               17.10.2012   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               L 286/158
            
         EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION
   av den 10 maj 2012
   med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010
   EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION
   
               —
            
            
               med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av revisionsrättens rapport om den slutliga årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2010, samt akademins svar (1),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av rådets rekommendation av den 21 februari 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2), särskilt artikel 185,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av rådets beslut 2005/681/RIF av den 20 september 2005 om inrättande av Europeiska polisakademin (CEPOL) (3), särskilt artikel 16,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (4), särskilt artikel 94,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av kommissionens beslut C(2011)4680 av den 30 juni 2011 om beviljande av det undantag från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 som begärts av Europeiska polisakademin,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins rapport av den 12 juli 2010 om ersättningen för privata utgifter (10/0257/KA),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av den externa revision som beställts av Europeiska polisakademin (kontrakt nr CEPOL/2010/001) om ersättning för privata utgifter,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av slutrapporten över den femåriga externa utvärderingen av Europeiska polisakademin (kontrakt nr CEPOL/CT/2010/002),
            
         
               —
            
            
               med beaktande av den årliga verksamhetsrapporten för 2009 från generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins fjärde lägesrapport om genomförandet av dess fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av revisionsrättens rapport om genomförandet av Europeiska polisakademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av internrevisionstjänstens meddelande av den 4 juli 2011 (Ref. Ares(2011)722479) om den tredje lägesrapporten om genomförandet av Europeiska polisakademins fleråriga plan (MAP) för 2010–2014,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins rapport och dithörande bilagor om genomförandet av Europaparlamentets resolution om ansvarsfrihet för Europeiska polisakademin för budgetåret 2009,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av Europeiska polisakademins rapport och dithörande bilagor om tillämpningen av dess upphandlingsmanual under perioden 1 juli 2010–1 juli 2011,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av artikel 77 och bilaga VI i arbetsordningen,
            
         
               —
            
            
               med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (A7-0119/2012), och
            
         av följande skäl:
   
               A.
            
            
               Europeiska akademin (nedan kallad akademin) inrättades 2001 och från och med den 1 januari 2006 omvandlades den till ett gemenskapsorgan i den mening som avses i artikel 185 i budgetförordningen och kom därmed att omfattas av rambudgetförordningen för byråer.
            
         
               B.
            
            
               I sina rapporter om Europeiska polisakademins årsredovisningar för budgetåren 2006, 2007 och 2009 avgav revisionsrätten ett uttalande med reservationer om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet på grund av att upphandlingsförfarandena inte var förenliga med bestämmelserna i budgetförordningen.
            
         
               C.
            
            
               I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2008 införde revisionsrätten en upplysning av särskild betydelse i sitt yttrande om räkenskapernas tillförlitlighet, dock utan att uttryckligen reservera sig, och införde reservationer i sitt yttrande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
            
         
               D.
            
            
               I sitt beslut av den 7 oktober 2010 beviljade parlamentet inte ansvarsfrihet för direktören för Europeiska polisakademin för genomförandet av akademins budget för budgetåret 2008.
            
         
               E.
            
            
               I sitt beslut av den 10 maj 2011 beslutade parlamentet att skjuta upp beslutet om beviljande av ansvarfrihet för akademins direktör för genomförandet av akademins budget för budgetåret 2009 (5), men beviljade sedan ansvarsfrihet i sitt beslut av den 25 oktober 2011 (6).
            
         
               F.
            
            
               I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2010 avgav revisionsrätten för första gången sedan akademin blev en gemenskapsbyrå ett yttrande utan reservationer om att räkenskaperna var tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna var lagliga och korrekta.
            
         
               G.
            
            
               I sin rapport om akademins fleråriga plan för 2010–2014 förklarade revisionsrätten att akademin gör framsteg i enlighet med de etappmål som fastställts i planen.
            
         
               H.
            
            
               I sitt meddelande av den 4 juli 2011 till akademins direktör förklarade interrevisionstjänsten, även om beskrivningen i framstegsrapporten om genomförandet av akademins fleråriga plan är tämligen allmän, att denna ger en klar överblick över hur det förhåller sig med de olika etappmålen och att den därför bör utgöra en god grund för att informera olika intressenter.
            
         
               I.
            
            
               Med sitt beslut C(2011)4680 av den 30 juni 2011 beviljade kommissionen det undantag från artikel 74b i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 som begärts av Europeiska polisakademin.
            
         
               J.
            
            
               Akademins budget för 2010 uppgick till 7 800 000 EUR, jämfört med 8 800 000 EUR för 2009, vilket innebär en minskning med 11,4 procent. Unionens bidrag till akademins budget för 2010 uppgick till 7 800 000 EUR (7).
            
         
      Budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen – Allmänna iakttagelser
   
   
               1.
            
            
               Europaparlamentet noterar akademins påstående att budgetåret 2010 präglades av resursbrist efter nedskärningen med 1 000 000 EUR i unionens bidrag till akademins budget. Parlamentet är förvånat över denna inställning, särskilt i dessa tider, eftersom god förvaltning säkerställer en korrekt och kostnadseffektiv användning av den tillgängliga budgeten, och också med tanke på att 31,6 procent av akademins budget överfördes till 2011.
            
         
               2.
            
            
               Europaparlamentet konstaterar dock från kommissionen att unionens totala bidrag till akademin uppgick till 8 800 000 EUR under 2009 varav 7 800 000 EUR finansierades från 2009 års budget, och att saldot på 1 000 000 EUR faktiskt finansierades med inkomster avsatta för särskilda ändamål härrörande från återvinning av akademins överskott för 2007. Parlamentet noterar att kommissionen för 2010 föreslog att minska 2010 års unionsbidrag till akademin till nivån på 2009 års framröstade anslag, dvs. 7 800 000 EUR på grund av 2008 års låga budgetgenomförande. Akademin uppmanas därför att i sin slutliga årsredovisning införa en klar åtskillnad mellan de olika komponenterna i unionens bidrag till akademins budget.
            
         
               3.
            
            
               Europaparlamentet noterar från akademins slutliga årsredovisning för budgetåret 2010 att vissa misstag skedde i utarbetandet av enskilda budgetar och åtagandebemyndiganden för kurser och seminarier vilket innebar att 2010 års anslag avsatts och betalats för att täcka utgifter under 2009. Parlamentet påminner akademin om att detta står i strid med principen om ettårighet. Akademin uppmanas att vidta åtgärder så att liknande brister inte återkommer i framtiden.
            
         
               4.
            
            
               Europaparlamentet noterar från akademins årliga verksamhetsrapport för 2010 att åtaganden ingåtts för 99,56 procent av åtagandebemyndigandena. Parlamentet noterar också att 46 procent av betalningsbemyndigandena har utnyttjats men att de slutliga uppgifterna om användningen av avdelning III (driftsutgifter) endast skulle bli tillgängliga i slutet av 2011. Parlamentet noterar att akademins slutliga årsredovisning för 2010 visar att nivån på utnyttjade betalningsbemyndiganden var 59,12 procent 2010.
            
         
               5.
            
            
               Europaparlamentet noterar de åtgärder som akademins nya ledning och styrelsestruktur vidtagit för att ta itu med dessa brister efter parlamentets begäran om åtgärder till följd av de allvarliga oriktigheterna i genomförandet av budgeten för 2009.
            
         
               6.
            
            
               Europaparlamentet pekar på det faktum att även om revisionsrätten ansåg att de transaktioner som låg till grund för akademins räkenskaper för året var lagliga och korrekta så uppmärksammade också revisionsrätten att akademins rutiner för godkännande av ersättningsanspråk när det gäller utgifter för anordnande av kurser och seminarier var släpphänta, särskilt när det gällde fullständig redovisning av styrkande handlingar. Parlamentet konstaterar att akademin i sitt svar meddelade att krav på bifogande av en fullständig deltagarförteckning vid inlämning av ekonomisk redovisning och ersättningsanspråk blev obligatoriskt genom beslut 11/2011/GB, som fattades av akademins styrelse den 10 mars 2011.
            
         
               7.
            
            
               Europaparlamentet konstaterar med anledning av beslut 11/2011/GB att bestämmelserna om kostnadsersättning för akademins verksamhet har genomgått en omfattande översyn och att olika åtgärder för ett strikt genomförande av budgetbestämmelserna och en sträng tillämpning av reglerna för stödberättigade kostnader, inbegripet reglerna om obligatorisk redovisning, har förtydligats.
            
         
               8.
            
            
               Europaparlamentet beklagar det faktum att innan beslut 34/2010/GB antogs av akademins styrelse den 29 september 2010 så tillämpades inte tidsfristerna för ersättning för utgifter vilket innebar att ingen stor förbättring av efterlevnaden av dessa tidsfrister kunde konstateras. Parlamentet påminner om att överskridande av tidsfrister är en av de huvudfaktorer som hindrar en sund ekonomisk förvaltning. Parlamentet noterar att i enlighet med beslut 34/2010/GB kommer ingen ersättning att betalas ut för ersättningsanspråk som inkommit efter att tidsfristen löpt ut. Parlamentet uppmanar akademin att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om genomförandet av beslut 34/2010/GB.
            
         
               9.
            
            
               Europaparlamentet noterar akademins uttalande om att kommissionen minskat akademins budget för 2010 med 1 000 000 EUR, men framhåller att anslaget för 2010 var samma som för 2009.
            
         
      Överförda anslag till nästa budgetår
   
   
               10.
            
            
               Europaparlamentet noterar från akademins slutliga årsredovisning för budgetåret 2010 att 2 469 984,20 EUR av de anslag för vilka åtaganden ingåtts 2010, vilket motsvarar 31,6 procent av akademins budget för 2010, överfördes till 2011. Parlamentet påminner akademin att detta står strid med principen om ettårighet.
            
         
               11.
            
            
               Europaparlamentet beklagar att revisionsrätten i sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2010 inte nämner de anslag som akademin överförde till nästa budgetår.
            
         
               12.
            
            
               Europaparlamentet är oroat över att trots att revisionsrätten lyckats få tillräckliga garantier för att Europeiska polisakademins räkenskaper för budgetåret 2010 i allt väsentligt är tillförlitliga så konstaterade revisionsrätten samtidigt att man blev tvungen att låta mer än 1 600 000 EUR förfalla 2010, vilket motsvarar 48 procent av de anslag som förts över från 2009. Parlamentet påminner om att detta strider mot principen om ettårighet och att överföringarna kan minskas genom bättre planering och övervakning av budgetgenomförandet så att överföringarna av anslag kan minimeras. Akademin uppmanas därför att vidta konkreta åtgärder.
            
         
               13.
            
            
               Europaparlamentet noterar dock akademins svar om att man för att undvika en upprepning av den situation som påtalats av revisionsrätten lät strikta kriterier gälla för överföringen av 2010 års anslag till nästa budgetår för att minimera de förfallna anslagen 2011.
            
         
               14.
            
            
               Europaparlamentet noterar från akademin att man 2010 införde veckomöten för den ekonomiska förvaltningen i syfte att förbättra genomförandet och kontrollen av budgeten och att man i juni 2011 såg över alla utestående åtaganden för att bättre kunna övervaka budgetutnyttjandet och optimera budgetgenomförandet för 2011. Revisionsrätten och internrevisionstjänsten uppmanas att försäkra parlamentet om akademins faktiska förbättringar i denna fråga och att ange att alla instrument för programplanering och övervakning verkligen är införda.
            
         
      Upphandlingsförfaranden
   
   
               15.
            
            
               Europaparlamentet noterar att akademin den 8 juni 2010 antog en upphandlingsmanual för internt bruk såsom parlamentet begärde i sin ansvarsfrihetsresolution för 2008. Parlamentet noterar också att denna manual trädde i kraft den 1 juli 2010 och att en upphandlingssamordnare har utsetts.
            
         
      Fullständigheten i den interna dokumentationen av tjänstereseutgifter
   
   
               16.
            
            
               Europaparlamentet uppmanar akademin att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om internrevisionens ”mycket viktiga” rekommendation om att den interna dokumentationen av tjänstereseutgifter måste vara fullständig.
            
         
      Akademins verksamhet
   
   
               17.
            
            
               Europaparlamentet noterar från revisionsrätten att utgifter för att anordna kurser och seminarier utgör en betydande del av akademins budget. Parlamentet noterar att det förekommit en bristande stringens i akademins förfaranden för att godkänna kostnadsanspråk i samband med sådan verksamhet, särskilt när det gäller fullständigheten i de styrkande handlingarna.
            
         
               18.
            
            
               Europaparlamentet noterar dock från akademins uttalande att den har förbättrat rapportering och kontroll av sin verksamhet och har sett över förfarandena för att godkänna kostnadsanspråk och deras styrkande handlingar, och särskilt genom att
               
                           —
                        
                        
                           införa obligatoriska krav på bifoga närvarolistor som är undertecknade av samtliga deltagare när rapporter och kostnadsanspråk lämnas in,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           se över reglerna för ersättning av akademins verksamhet som har förtydligats,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           strikt tillämpa den sista dag efter vilken ett ersättningsanspråk inte kommer att accepteras, vilket infördes den 29 september 2010,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           anordna en ny kurs för kursansvariga för att ytterligare förbättra kontrollerna av kurserna och av kvaliteten på betalningsakterna,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           under 2011 genomföra efterhandskontroller av akademins kurser,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           utföra kontroller av vissa aktiviteter under 2010, fyra i Sverige och sex i Förenade kungariket, varav en avsåg en aktivitet under 2010 och fem avsåg aktiviteter under 2011,
                        
                     Internrevisionstjänsten uppmanas att ge den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten en grundlig utvärdering av dessa ändringar som akademin företagit.
            
         
               19.
            
            
               Europaparlamentet noterar kommissionens beslut C(2011)4680 om beviljande av akademins begäran om att ändra sin budgetförordning genom att införa en artikel (artikel 74c) som innehåller ett undantag från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 för att kunna utesluta urval av utbildningsexperter från anbudsförfarandena och i stället kunna använda experter från nationella utbildningsinstitut för poliser.
            
         
      Fel i räkenskaperna
   
   
               20.
            
            
               Europaparlamentet uppmanar akademin att informera parlamentet om läget för genomförandet av kommissionens 16 nya internkontrollstandarder som antagits av akademins styrelse och som ersätter tidigare internkontrollstandarder.
            
         
      Anslag som använts för att finansiera privata utgifter
   
   
               21.
            
            
               Europaparlamentet noterar att en extern efterhandskontroll av anslag som utnyttjats för att finansiera privata utgifter under 2007 och 2008 har genomförts och att de externa kontrollanterna ansåg att inga mer medel är möjliga att återvinna i dessa ärenden. Parlamentet noterar från akademin att det betalningskrav på den tidigare direktören att betala tillbaka ett belopp på 2 014,94 GBP (2 196,72 EUR) reglerades genom en inbetalning i december 2011. Akademin uppmanas att fortsätta återvinningsprocessen tills alla medel är fullständigt återbetalade.
            
         
      Akademins fleråriga plan för 2010–2014
   
   
               22.
            
            
               Europaparlamentet noterar att internrevisionstjänsten granskat genomförandet av akademins fleråriga plan för 2010–2014 såsom begärts av den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. Parlamentet noterar att 19 av de 44 etappmålen hade genomförts i slutet av september 2010 medan 18 etappmål var på gång enligt planerad tidtabell och ytterligare 7 fortfarande väntade på att börja genomföras.
            
         
               23.
            
            
               Europaparlamentet noterar från internrevisionstjänstens uttalande att beskrivningen av vissa delar av den fleråriga planen är otydliga och att lägesrapporteringen inte alltid är exakt nog för att man klart och tydligt ska förstå vad de enskilda etappmålen innebär i konkreta åtgärder. Parlamentet noterar dessutom att internrevisionstjänsten sett överlappningar mellan etappmål vilket gör det svårt att bedöma hur det egentligen ligger till med relaterade åtgärder. Parlamentet noterar akademins uttalande om att den fleråriga planen uppdaterades i enlighet med internrevisionstjänstens rekommendationer och att förbättringarna tagits med i dess tredje framstegsrapport som antogs av styrelsen den 8 december 2010. Internrevisionstjänsten uppmanas därför att bekräfta att den uppdaterade lägesrapporten om akademins fleråriga plan på ett korrekt sätt återspeglar dess rekommendationer.
            
         
      Internrevision
   
   
               24.
            
            
               Europaparlamentet noterar från internrevisionstjänsten att den mycket viktiga rekommendationen om fullständigheten i den interna dokumentationen av tjänstereseutgifter har rapporterats som genomförd av akademin och nu granskas av internrevisionstjänsten. Akademin och internrevisionstjänsten uppmanas att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultatet av granskningen.
            
         
               25.
            
            
               Europaparlamentet noterar att internrevisionstjänsten genomförde en egenbedömning av IT-risker i syfte att identifiera och utvärdera de huvudsakliga IT-riskerna i akademin. Parlamentet noterar att internrevisionstjänsten identifierade de viktigaste riskerna när det gäller IT-strategi, e-net-systemet, datahantering och beroende av enskilda personer. Akademin uppmanas därför att vidta lämpliga åtgärder för att ta itu med och förebygga dessa risker.
            
         
               26.
            
            
               Europaparlamentet noterar att den interna revisionsfunktionen, som är ett rådgivande organ till styrelsen, inte hittade några väsentliga fel i akademins räkenskaper för 2010 i sin granskning.
            
         
      Brister i styrning och struktur
   
   
               27.
            
            
               Europaparlamentet betonar att akademins styrelsekostnader är höga i jämförelse med dess verksamhet. Parlamentet välkomnar därför akademins insatser för att minska styrelsekostnaderna vid sitt tjugofemte styrelsemöte i juni 2011 då man kom överens om att alla styrelsekommittéer bör avskaffas före 2012 och att alla arbetsgrupper inom styrelsen bör analyseras kritiskt.
            
         
               28.
            
            
               Europaparlamentet noterar också från akademin att följande styrelseåtgärder håller på att genomföras:
               
                           —
                        
                        
                           Från och med 2012 kommer styrelsen endast att mötas två gånger per år medan brådskande ärenden mellan mötena kommer att behandlas med ett skriftligt förfarande och diskuteras under webb-möten.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Styrelsen kommer endast att koncentrera sig på uppgifter som tilldelats i beslutets om inrättande av akademin medan andra uppgifter som tidigare belastade styrelsen nu ska tas över av direktören.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Varje medlemsstat uppmanas att sända högst två delegater till varje styrelsemöte.
                        
                     
                           —
                        
                        
                           Akademin ska åta sig researrangemangen för de ersättningsberättigade deltagarna i syfte att se till att de mest ekonomiska sätten utnyttjas och undvika ersättningsförfaranden efter mötet.
                        
                     
         
               29.
            
            
               Europaparlamentet ser fram emot det kommande förslaget från kommissionen som ändrar den rättsliga grunden för akademin till följd av förhandlingarna mellan parlamentet och rådet.
            
         
               30.
            
            
               Europaparlamentet noterar dessutom att slutrapporten över den femåriga externa utvärderingen av akademin slår fast att det finns anledning att flytta akademin.
            
         
               31.
            
            
               Europaparlamentet välkomnar beslut 24/2011/GB av den 15 juni 2011 från akademins styrelse om att upplösa befintliga kommittéer den 1 januari 2012 och därigenom minska överlappningen mellan olika strukturer. Parlamentet uppmanar styrelsen att fatta radikala beslut när det gäller befintliga arbetsgrupper. Parlamentet påminner om att artikel 10.10 i beslut 2005/681/RIF ger styrelsen utrymme att ”vid tvingande behov” besluta om att inrätta arbetsgrupper för att ta fram rekommendationer, utarbeta och föreslå andra rådgivande arbetsuppgifter som styrelsen bedömer är nödvändiga.
            
         
               32.
            
            
               Europaparlamentet noterar svaret från akademin om att dess arbetsordning ändrats för att begränsa antalet ordinarie styrelsemöten till ett per ordförandeskap och begränsa de nationella delegationernas storlek genom att varje medlemsstat uppmanas att skicka högst två delegater till varje möte.
            
         
               33.
            
            
               Europaparlamentet konstaterar att ansvarsfriheten för genomförandet av akademins budget bör fortsätta att baseras på akademins resultat för hela året.
            
         
               34.
            
            
               Europaparlamentet riktar uppmärksamheten på de rekommendationer från parlamentets tidigare ansvarsfrihetsbetänkanden som tas upp i bilagan till denna resolution.
            
         
               35.
            
            
               Europaparlamentet hänvisar när det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet till sin resolution av den 10 maj 2012 (8) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.
            
         
      (1)  EUT C 366, 15.12.2011, s. 134.
   
      (2)  EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.
   
      (3)  EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.
   
      (4)  EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.
   
      (5)  EUT L 250, 27.9.2011, s. 260.
   
      (6)  EUT L 313, 26.11.2011, s. 17.
   
      (7)  EUT L 64, 12.3.2010, s. 1047.
   
      (8)  Antagna texter, P7_TA(2012)0164 (se sidan 388 i detta nummer av EUT).