CELEX: 32012D0199
Language: mt
Date: 2012-02-29 00:00:00
Title: 2012/199/UE: Deċiżjoni tal-President tal-Kummissjoni Ewropea tad- 29 ta’ Frar 2012 dwar il-funzjoni u t-termini ta’ referenza tal-uffiċjal tas-seduta f’ċerti proċeduri kummerċjali

19.4.2012   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
            
            
               L 107/5
            
         DEĊIŻJONI TAL-PRESIDENT TAL-KUMMISSJONI EWROPEA
   tad-29 ta’ Frar 2012
   dwar il-funzjoni u t-termini ta’ referenza tal-uffiċjal tas-seduta f’ċerti proċeduri kummerċjali
   (2012/199/UE)
   IL-PRESIDENT TAL-KUMMISSJONI EWROPEA,
   Wara li kkunsidra t-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea,
   Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
   Wara li kkunsidra r-Regoli ta’ Proċedura tal-Kummissjoni (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 22 tagħhom,
   Billi:
   
               (1)
            
            
               Id-dritt għal amministrazzjoni tajba jikkostitwixxi prinċipju stabbilit tal-liġi tal-Unjoni Ewropea, li jinkludi d-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati involuti fil-proċeduri amministrattivi, li r-riżultat tagħhom jista’ jaffettwa l-interessi tagħhom.
            
         
               (2)
            
            
               Dan il-prinċipju tal-liġi tal-Unjoni Ewropea hu stabbilit fl-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropa (2). Id-drittijiet stabbiliti fl-Artikolu 41(1) u fl-Artikolu 41(2) tal-Karta, ta’ persuna li l-interessi tagħha huma milquta minn proċedura kummerċjali huma wkoll, jew stabbiliti b’mod espliċitu jew, billi huma prinċipji ġenerali tal-liġi, għandhom jiġu applikati fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1225/2009 tat-30 ta’ Novembru 2009 dwar il-protezzjoni kontra l-importazzjonijiet li huma l-oġġett ta’ dumping minn pajjiżi mhux membri tal-Komunità Ewropea (3), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 597/2009 tal-11 ta’ Ġunju 2009 dwar il-protezzjoni kontra importazzjonijiet sussidjati minn pajjiżi li mhumiex membri tal-Komunità Ewropea (4), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 260/2009 tas-26 ta’ Frar 2009 dwar ir-regoli komuni għall-importazzjonijiet (5), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 625/2009 tas-7 ta’ Lulju 2009 dwar regoli komuni għall-importazzjonijiet minn ċerti pajjiżi terzi (6), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 3286/94 tat-22 ta’ Diċembru 1994 li jistabbilixxi l-proċeduri tal-Komunità fil-qasam ta’ politika kummerċjali komuni sabiex jiżgura l-eżerċizzju tad-drittijiet tal-Komunità skont ir-regoli internazzjonali tal-kummerċ, b’mod partikolari dawk stabbiliti taħt l-awspiċji tal-Organizzazzjoni Dinjija tal-Kummerċ (7), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 385/96 tad-29 ta’ Jannar 1996 dwar il-protezzjoni kontra prezzijiet inġurjużi ta’ bastimenti (8), fir-Regolament (KE) Nru 868/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-21 ta’ April 2004 li jikkonċerna l-protezzjoni kontra l-issussidjar u l-atti mhux ġusti tal-prezzijiet li jikkawżaw preġudizzju lit-trasportaturi bl-ajru tal-Komunità fil-provvista tas-servizzi bl-ajru minn pajjiżi li mhumiex membri tal-Komunità Ewropea (9), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 732/2008 tat-22 ta’ Lulju 2008 li japplika skema ta’ preferenzi tariffarji ġeneralizzati mill-1 ta’ Jannar 2009 u li jemenda r-Regolamenti (KE) Nru 552/97, (KE) Nru 1933/2006 u r-Regolamenti tal-Kummissjoni (KE) Nru 1100/2006 u (KE) Nru 964/2007 (10), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1515/2001 tat-23 ta’ Lulju 2001 fuq il-miżuri li jistgħu jittieħdu mill-Komunità wara rapport adottat mill-Korp għall-Ftehim fuq Tilwim tad-WTO dwar kwistjonijiet fuq anti-dumping u antisussidji (11) u fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 427/2003 tat-3 ta’ Marzu 2003 dwar mekkaniżmu transitorju ta’ salvagwardja għal prodotti partikolari għall-importazzjonijiet li joriġinaw mir-Repubblika Popolari taċ-Ċina u li jemenda ir-Regolament (KE) Nru 519/94 dwar regoli komuni għall-importazzjonijiet minn ċerti pajjiżi terzi (12).
            
         
               (3)
            
            
               Mill-1 ta’ Jannar 2007, il-kompitu biex jiġi salvagwardjat l-eżerċizzju effettiv tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati u jiġi żgurat li l-proċeduri kummerċjali previsti fir-Regolamenti elenkati hawn fuq jiġu indirizzati b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli, ġie fdat lil uffiċjal tad-Direttorat Ġenerali tal-Kummerċ b’esperjenza fi kwistjonijiet ta’ difiża kummerċjali, bit-titlu ta’ “Uffiċjal tas-Seduta”.
            
         
               (4)
            
            
               Sabiex jissaħħaħ dan ir-rwol u jiġu rinfurzati t-trasparenza u l-korrettezza proċedurali tal-proċeduri rilevanti, issa huwa xieraq li tissaħħaħ din il-funzjoni tal-uffiċjal tas-seduta fil-Kummissjoni u li jiġu stabbiliti l-attribuzzjonijiet tiegħu.
            
         
               (5)
            
            
               Din il-funzjoni għandha tiġi attribwita lil persuna indipendenti b’esperjenza fil-proċeduri kummerċjali. L-uffiċjal tas-seduta għandu jinħatar mill-Kummissjoni skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni.
            
         
               (6)
            
            
               Sabiex tiġi żgurata l-indipendenza tal-uffiċjal tas-seduta, dan għandu jkun marbut, għal għanijiet amministrattivi, mal-membru tal-Kummissjoni li jkun responsabbli għall-politika kummerċjali.
            
         
               (7)
            
            
               L-attribuzzjonijiet ewlenin tal-uffiċjal tas-seduta previsti f’din id-Deċiżjoni huma li jagħti pariri lill-Kummissarju responsabbli għall-politika kummerċjali u lid-Direttur Ġenerali tad-DĠ Kummerċ; li jiggarantixxi d-drittijiet proċedurali; li jipprovdi aċċess għall-fajl; li jieħu deċiżjoni dwar in-natura kunfidenzjali ta’ dokument; li jirrevedi l-pożizzjoni tal-amministrazzjoni rigward l-estensjoni tal-iskadenzi. L-uffiċjal tas-seduta għandu jfittex li jiżgura li fil-preparazzjoni tal-abbozz tal-atti legali jew tal-proposti tal-Kummissjoni, tingħata l-kunsiderazzjoni dovuta għall-fatti kollha rilevanti, kemm dawk favorevoli kif ukoll dawk li mhumiex għall-partijiet ikkonċernati.
            
         
               (8)
            
            
               Sabiex jissaħħu l-garanziji proċedurali għall-eżerċizzju tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati, jeħtieġ li jiġu ddeterminati t-tipi ta’ seduti ta’ smigħ u li jiġu ffissati r-regoli għall-organizzazzjoni, it-tmexxija u s-segwitu tas-seduti ta’ smigħ mal-uffiċjal tas-seduta.
            
         
               (9)
            
            
               Is-setgħa tal-uffiċjal tas-seduta li jiddeċiedi dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw l-aċċess għall-fajl, il-kunfidenzjalità u l-iskadenzi, għandha tipprovdi lill-partijiet involuti fil-proċedura kummerċjali b’garanzija proċedurali addizzjonali bla ħsara għal-limiti ta’ żmien tal-proċedura.
            
         
               (10)
            
            
               Ir-rapporti għandhom jiżguraw li l-kwistjonijiet ewlenin trattati mill-uffiċjal tas-seduta u r-rakkomandazzjonijiet ewlenin tiegħu jinġiebu għall-attenzjoni ta’ dawk li jfasslu d-deċiżjonijiet u b’hekk jipprovdu garanzija addizzjonali fir-rigward tad-drittijiet tal-partijiet milquta minn proċedura kummerċjali. Ir-rapporti annwali għandhom jgħarrfu wkoll lill-Istati Membri tal-UE, lill-Parlament Ewropew u lill-pubbliku dwar l-attivitajiet tal-uffiċjal tas-seduta.
            
         
               (11)
            
            
               Meta jingħata tagħrif dwar persuni fiżiċi, għandha tingħata attenzjoni partikolari għar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta’ dik id-dejta (13).
            
         
               (12)
            
            
               Din id-Deċiżjoni għandha tkun bla ħsara għar-regoli ġenerali li jipprovdu jew jeskludu l-aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni,
            
         ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
   Artikolu 1
   L-Uffiċjal tas-seduta
   (1)   Fil-Kummissjoni qed tinħoloq funzjoni speċifika ta’ uffiċjal tas-seduta fil-proċeduri kummerċjali.
   (2)   Il-kompitu tal-uffiċjal tas-seduta huwa li jissalvagwardja l-eżerċizzju effettiv tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati previsti fir-Regolamenti elenkati hawn taħt (minn issa ‘l quddiem “ir-Regolamenti bażiċi”) u jiżgura li l-proċeduri kummerċjali skont dawk ir-Regolamenti jiġu trattati b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli. Dawk ir-Regolamenti bażiċi huma dawn li ġejjin:
   
               (a)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 1225/2009 u b’mod partikolari l-Artikoli 5 (10 u 11), 6 (5, 6, 7 u 8), 8 (3, 4 u 9), 18, 19, 20 u 21;
            
         
               (b)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 597/2009, u b’mod partikolari l-Artikoli 10(12 u 13), 11 (5, 6, 7, 8 u 10), 13 (3, 4 u 9), 28, 29, 30 u 31;
            
         
               (c)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 260/2009 u b’mod partikolari l-Artikoli 6 u 9;
            
         
               (d)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 625/2009 u b’mod partikolari l-Artikoli 5 u 7;
            
         
               (e)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 3286/94, u b’mod partikolari l-Artikoli 8 u 9;
            
         
               (f)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 385/96 u b’mod partikolari l-Artikoli 5(12) u (13), 6(5, 6, 7 u 8), 12, 13 u 14;
            
         
               (g)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 868/2004 u b’mod partikolari l-Artikoli 7 u 8;
            
         
               (h)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 732/2008 u b’mod partikolari l-Artikoli 18, 19 u 20;
            
         
               (i)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 1515/2001 u b’mod partikolari l-Artikoli 1(2) u 2(2);
            
         
               (j)
            
            
               Ir-Regolament (KE) Nru 427/2003 u b’mod partikolari l-Artikoli 5(5), 6(4, 5 u 6), 17 (2 u 3) u 18.
            
         Artikolu 2
   Definizzjonijiet
   Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
   
               (a)
            
            
               “proċedura kummerċjali” tfisser kull investigazzjoni jew proċedura amministrattiva mwettqa mis-servizzi tal-Kummissjoni skont kwalunkwe wieħed mir-Regolamenti bażiċi.
            
         
               (b)
            
            
               “parti interessata” tfisser kull persuna li l-interessi tagħha huma milquta minn proċedura kummerċjali, kif definit fir-Regolament bażiku applikabbli
            
         
               (c)
            
            
               “drittijiet tal-partijiet interessati” tfisser id-drittijiet proċedurali u d-dritt ta’ kull persuna li jkollha l-affarijiet tagħha trattati b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli fil-proċeduri kummerċjali.
            
         Artikolu 3
   Ħatra – It-terminazzjoni ta’ ħatra u l-ħatra ta’ deputat
   1.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jinħatar mill-Kummissjoni skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Komunitajiet Ewropej.
   2.   Il-ħatra tal-uffiċjal tas-seduta għandha tkun ippubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Kull interruzzjoni, terminazzjoni tal-ħatra jew trasferiment tal-uffiċjal tas-seduta, tkun xi tkun il-proċedura, għandu jkun soġġett għal deċiżjoni motivata tal-Kummissjoni. Dik id-Deċiżjoni għandha tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun marbut, għal finijiet amministrattivi, mal-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali.
   4.   Meta l-uffiċjal tas-seduta ma jkunx jista’ jaġixxi, il-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, meta jkun possibbli wara konsultazzjoni mal-uffiċjal tas-seduta, għandu jaħtar uffiċjal ieħor, li ma jkunx involut fil-każ ikkonċernat u jkollu esperjenza biżżejjed fil-proċeduri kummerċjali, biex iwettaq id-dmirijiet tal-uffiċjal tas-seduta.
   Artikolu 4
   Prinċipji ta’ intervent tal-uffiċjal tas-seduta
   1.   Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jaġixxi b’mod indipendenti. L-uffiċjal tas-seduta ma għandux jieħu struzzjonijiet fit-twettiq tal-ħidma tiegħu.
   2.   Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jqis il-ħtieġa ta’ tħaddim effettiv tar-Regolamenti bażiċi skont il-leġiżlazzjoni tal-Unjoni li tkun fis-seħħ u l-prinċipji stabbiliti mill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
   3.   Fl-eżerċizzju tal-funzjoni tiegħu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jkollu aċċess mingħajr restrizzjoni u dewmien bla bżonn, għal kull fajl li jikkonċerna proċedura kummerċjali f’kull waqt tal-proċedura.
   4.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jieħu d-deċiżjonijiet kif stipulat f’din id-Deċiżjoni u jista’ jagħmel rakkomandazzjonijiet lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni dwar kull kwistjoni li tikkonċerna d-drittijiet tal-partijiet interessati li jkunu talbu l-intervent tiegħu. L-uffiċjal tas-seduta għandu jfittex li jiżgura li fil-preparazzjoni tal-abbozz tal-atti legali jew tal-proposti tal-Kummissjoni, tingħata l-kunsiderazzjoni dovuta għall-fatti kollha rilevanti, kemm dawk favorevoli kif ukoll dawk li mhumiex, lill-partijiet ikkonċernati.
   5.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jinżamm mgħarraf mid-Direttur responsabbli jew mid-delegat tiegħu, dwar l-iżvilupp tal-proċedura li fiha jkun intervjena l-uffiċjal tas-seduta sakemm jiġi adottat att legali aħħari mill-Kummissjoni jew mill-Kunsill, kif applikabbli. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiġi mgħarraf mingħajr dewmien dwar kull tibdil sostanzjali tal-pożizzjoni tal-Kummissjoni fl-istadju definittiv tal-proċeduri kummerċjali sabiex jiġi vvalutat kull impatt potenzjali fuq id-drittijiet tal-partijiet interessati.
   6.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jgħarraf lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u fejn xieraq lid-Direttur Ġenerali, dwar is-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tiegħu, u, fejn meħtieġ, dwar ir-rimedji possibbli.
   7.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jiġi kkonsultat mid-Direttur responsabbli dwar it-tibdil jew l-aġġornamenti tal-politika rigward kwistjonijiet proċedurali u dawk sostantivi li jkollhom impatt fuq id-drittijiet tal-partijiet interessati kif definit fl-Artikolu 2 ta’ din id-Deċiżjoni. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jiġi kkonsultat dwar kull kwistjoni oħra li toriġina minn proċedura kummerċjali.
   8.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jippreżenta lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u fejn meħtieġ lid-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ, l-osservazzjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet dwar kull kwistjoni li toriġina minn proċedura kummerċjali.
   Artikolu 5
   Kundizzjonijiet ta’ intervent tal-uffiċjal tas-seduta — Għażla taż-żmien — Tagħrif
   1.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jaġixxi jekk jintalab jagħmel hekk mill-partijiet interessati, il-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, id-Direttur Ġenerali, id-Direttur responsabbli għall-proċedura kummerċjali jew id-delegat tiegħu, jew id-Direttur ta’ servizzi oħra kkonsultat dwar proċedura kummerċjali.
   2.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jintervjeni f’kull waqt tal-proċedura kummerċjali b’konsiderazzjoni xierqa għal-limiti ta’ żmien ta’ proċedura bħal din.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun marbut bl-iskadenzi applikati fil-proċeduri kummerċjali skont ir-Regolamenti bażiċi.
   4.   Kull att legali aħħari jew proposta tal-Kummissjoni għandha tkun akkumpanjata b’nota mill-uffiċjal tas-seduta fejn jiddikjara jekk intervjeniex jew le fil-proċedura kkonċernata u x’kienet in-natura tal-intervent tiegħu.
   Artikolu 6
   Seduti ta’ smigħ
   1.   L-uffiċjal tas-seduta jista’, jekk jintalab jagħmel hekk jew fil-każijiet u skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolamenti bażiċi, jorganizza u jmexxi żewġ tipi ta’ seduti tas-smigħ: is-seduti ta’ smigħ bejn parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili u s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni, u s-seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti.
   2.   Seduta ta’ smigħ tista’ tkopri kull kwistjoni li titqajjem f’kull waqt tal-proċedura kummerċjali u li tista’ taffettwa d-drittijiet tal-partijiet interessati.
   3.   Il-persuni fiżiċi li jkunu mistiedna jattendu s-seduta ta’ smigħ għandhom jew jattendu personalment jew ikunu rappreżentati minn rappreżentant legali. Il-persuni legali li jkunu mistiedna jattendu s-seduta ta’ smigħ għandhom ikunu rappreżentati minn aġent awtorizzat kif xieraq maħtur minn fost il-persunal permanenti.
   4.   Il-persuni fiżiċi jew legali li jkunu mistiedna jattendu seduta ta’ smigħ organizzata mill-uffiċjal tas-seduta jistgħu jiġu megħjuna minn konsulent legali jew persuna kwalifikata oħra barra mill-persunal permanenti tagħhom ammessa mill-uffiċjal tas-seduta.
   5.   Dan l-Artikolu huwa bla ħsara għad-dritt ta’ seduta ta’ smigħ skont ir-Regolamenti bażiċi.
   Artikolu 7
   Seduti ta’ smigħ ma’ parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili
   1.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jorganizza u jmexxi seduta ta’ smigħ bejn parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili u s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni, u fejn meħtieġ servizzi oħra, meta jintalab jagħmel hekk minn dik il-parti interessata jew mill-grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili.
   2.   Parti interessata individwali tista’ titlob biex issir seduta ta’ smigħ ma’ grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili dwar kwistjoni speċifika u din għandha ssir b’kundizzjoni li mill-inqas parti interessata individwali oħra b’interess simili taqbel li tipparteċipa.
   Artikolu 8
   Seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti
   1.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jorganizza u jippresjedi seduta ta’ smigħ bejn partijiet interessati b’interessi differenti biex ikunu jistgħu jiġu ppreżentati opinjonijiet differenti u jitressqu argumenti kuntrarji. Il-perjodu li fih għandha ssir din is-seduta ta’ smigħ għandu jkun speċifikat fin-Notifika tal-Inizjazzjoni tal-proċedura kummerċjali.
   2.   F’kull proċedura ta’ difiża kummerċjali tista’ tiġi organizzata seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti wara li jkunu nstemgħu s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
   3.   Parti interessata individwali tista’ titlob ukoll biex issir seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti dwar kwistjoni speċifika u din għandha ssir b’kundizzjoni li mill-inqas parti interessata individwali oħra b’interessi differenti taqbel li tipparteċipa.
   4.   Is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u fejn meħtieġ servizzi oħra għandhom jattendu s-seduta ta’ smigħ.
   5.   Ir-rappreżentanti kompetenti tal-Istati Membri jistgħu jattendu kull seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti bħala osservaturi.
   Artikolu 9
   Preparazzjoni tas-seduti ta’ smigħ
   1.   Wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jiddetermina d-data, it-tul ta’ żmien u l-post tas-seduta ta’ smigħ. Meta l-partijiet interessati jew is-servizzi tal-Kummissjoni jitolbu posponiment, l-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi jekk jippermettihx jew le.
   2.   Fejn xieraq, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jorganizza laqgħa preparatorja mal-partijiet interessati jew mas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u servizzi oħra, sabiex jidentifikaw u jiċċaraw, kemm jista’ jkun, kull kwistjoni ta’ fatt jew liġi li trid tiġi indirizzata matul is-seduta ta’ smigħ. Għal dan l-għan, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jitlob lill-parteċipanti fis-seduta ta’ smigħ biex jipprovdu kull tagħrif meħtieġ għall-preparazzjoni tas-seduta ta’ smigħ.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji l-aġenda ta’ kull seduta ta’ smigħ li għandha tkun disponibbli għall-parteċipanti kollha qabel is-seduta ta’ smigħ.
   4.   L-uffiċjal tas-seduta jista’, fi żmien raġonevoli wara l-iskadenza għall-preżentazzjoni tal-kummenti dwar l-iżvelar u qabel is-seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet, jistieden lill-partċipanti biex iressqu mistoqsijiet dwar it-tagħrif pprovdut minn partijiet interessati oħra.
   5.   Fejn ikun xieraq, bl-għan li jiġi żgurat li s-seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet tkun preparata kif jixraq u b’mod partikolari li l-kwistjonijiet ta’ fatt jiġu ċċarati kemm jista’ jkun, l-uffiċjal tas-seduta jista’, wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, jagħti bil-quddiem lill-partijiet mistiedna għas-seduta ta’ smigħ lista tal-mistoqsijiet li dwarhom jixtieqhom jippreżentaw l-opinjonijiet tagħhom.
   6.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ wkoll jitlob għal notifika bil-miktub minn qabel tal-kontenut essenzjali tad-dikjarazzjoni maħsuba tal-parteċipanti f’kull seduta ta’ smigħ.
   7.   L-Uffiċjal tas-Seduta jista’ jistieden l-esperti esterni għas-seduti ta’ smigħ. Il-partijiet interessati u s-servizzi tal-Kummissjoni jistgħu jitolbu lill-uffiċjal tas-seduta biex ikunu ammessi l-esperti esterni għas-seduti ta’ smigħ. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi dwar dawn it-talbiet. L-esperti esterni mistiedna għal seduta ta’ smigħ għandhom jintalbu biex jiffirmaw ftehim ta’ kunfidenzjalità.
   8.   L-esperti esterni jistgħu jintalbu biex jipprovdu kull analiżi, rapport jew pubblikazzjoni rilevanti li għandhom jiġu inklużi fil-fajl u jkunu disponibbli għall-parteċipanti kollha, fejn ikun possibbli, qabel is-seduta ta’ smigħ.
   Artikolu 10
   Tmexxija tas-seduti ta’ smigħ
   1.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun responsabbli b’mod sħiħ għal mod kif titmexxa s-seduta ta’ smigħ. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiżgura li s-seduta ta’ smigħ titmexxa b’mod xieraq sabiex jikkontribwixxi għall-korrettezza tas-seduta ta’ smigħ innfisha u ta’ kull deċiżjoni li tittieħed sussegwentement.
   2.   Is-seduti ta’ smigħ ma għandhomx ikunu pubbliċi. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi liema persuni għandhom jinstemgħu f’isem il-parti interessata u jekk il-persuni kkonċernati għandhomx jinstemgħu separatament jew fil-preżenza tal-persuni l-oħra li jkunu mistiedna jattendu. F’dan l-aħħar każ, għandu jitqies l-interess leġittimu tal-partijiet interessati fil-ħarsien tas-sigrieti tan-negozju tagħhom u ta’ tagħrif kunfidenzjali ieħor.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jippermetti lill-parteċipanti jqajmu u jwieġbu mistoqsijiet matul is-seduta ta’ smigħ.
   4.   Jekk l-uffiċjal tas-seduta jaċċetta l-esperti esterni, dan għandu jiżgura li dawn l-esperti jkollhom l-opportunità li jippreżentaw l-opinjonijiet tagħhom u jwieġbu għall-mistoqsijiet ta’ parteċipanti oħra fis-seduta ta’ smigħ.
   5.   Fejn ikun xieraq wara seduta ta’ smigħ, sabiex jiġi żgurat id-dritt ta’ smigħ, l-uffiċjal tas-seduta, wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, jista’ joffri lill-partijiet interessati l-opportunità li jippreżentaw aktar kummenti bil-miktub. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiffissa data sa meta għandhom isiru s-sottomissjonijiet. Il-kummenti bil-miktub li jaslu wara dik id-data ma jistgħux jiġu kkunsidrati.
   Artikolu 11
   Segwitu tas-seduti ta’ smigħ
   1.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jipproduċi traskrizzjoni jew sommarju informattiv tas-seduti ta’ smigħ;
   
               (a)
            
            
               meta jiġu organizzati seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti, għandu jkun hemm traskrizzjoni jew sommarju informattiv għad-dispożizzjoni tal-parteċipanti kollha fis-seduta ta’ smigħ u għandu jiġi inkluż fil-fajl miftuħ għall-konsultazzjoni mill-partijiet interessati.
            
         
               (b)
            
            
               meta jiġu organizzati seduti ta’ smigħ bejn parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili u s-servizzi tal-Kummissjoni, għandu jkun hemm traskrizzjoni jew sommarju informattiv għad-dispożizzjoni tal-parteċipanti kollha fis-seduta ta’ smigħ. Dawn il-parteċipanti jistgħu jippreżentaw talba motivata għall-kunfidenzjalità ta’ ċertu tagħrif inkluż fit-traskrizzjoni jew fis-sommarju. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi dwar dawn it-talbiet wara li jikkonsulta mas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u fejn meħtieġ servizzi oħra. Il-verżjoni mhux kunfidenzjali tat-traskrizzjoni jew tas-sommarju tas-seduta ta’ smigħ għandha tiġi inkluża fil-fajl għall-konsultazzjoni mill-partijiet interessati.
            
         2.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jipprovdi rakkomandazzjonijiet lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni skont l-Artikolu 4.4 ta’ din id-Deċiżjoni. Is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni għandhom jgħarrfu lill-uffiċjal tas-seduta f’perjodu ta’ żmien raġonevoli qabel l-adozzjoni tal-att legali aħħari, jekk qisux dawn ir-rakkomandazzjonijiet u b’liema mod, u għandhom jipprovdu lill-uffiċjal tas-seduta b’kopja tal-abbozz tal-att legali.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jippreżenta rapporti regolari lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali b’kopja lid-Direttur Ġenerali dwar is-seduti ta’ smigħ mal-partijiet individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili, kif stipulat fl-Artikolu 18 ta’ din id-Deċiżjoni, sakemm il-każ ma jkunx jeħtieġ rakkomandazzjoni immedjata lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali jew lid-Direttur Ġenerali.
   4.   Kull rakkomandazzjoni li tingħata lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u r-rapporti u l-osservazzjonijiet lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u lid-Direttur Ġenerali pprovduti mill-uffiċjal tas-seduta, għandhom jitqiesu bħala dokumenti interni kunfidenzjali.
   5.   Jekk tiġi organizzata seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet, l-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji rapport aħħari bil-miktub dwar ir-rispett tad-drittijiet tal-partijiet interessati. Ir-rapport jista’ jiġi modifikat mill-uffiċjal tas-seduta fid-dawl ta’ xi emendi għall-abbozz tal-att legali sal-mument tal-att legali aħħari.
   Artikolu 12
   Aċċess għall-fajl
   1.   Parti li tiddikjara li hi parti interessata tista’ titlob lill-uffiċjal tas-seduta biex jirrevedi kull rifjut tas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u biex jipprovdiha fi żmien raġonevoli, bl-aċċess għall-fajl miftuħ għall-konsultazzjoni jew għal dokument partikolari fil-pussess tal-Kummissjoni. L-uffiċjal tas-seduta għandu jeżamina l-każ u għandu jieħu deċiżjoni dwar jekk jipprovdix aċċess parzjali jew sħiħ jew jirrifjutax l-aċċess għall-fajl jew għad-dokument mitlub.
   2.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jistabbilixxi l-limiti ta’ żmien li fihom għandu jiġi pprovdut dan l-aċċess mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
   Artikolu 13
   Kunfidenzjalità
   1.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun marbut bir-regoli ġenerali dwar il-kunfidenzjalità tat-tagħrif imressaq mill-partijiet interessati fil-proċeduri amministrattivi quddiem il-Kummissjoni.
   2.   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jintalab minn parti interessata jew mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni biex jieħu deċiżjoni dwar in-natura kunfidenzjali ta’ dokument fil-pussess tas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
   Artikolu 14
   Sommarji mhux kunfidenzjali ta’ tagħrif kunfidenzjali
   1.   Parti interessata tista’ titlob lill-uffiċjal tas-seduta biex jirrevedi l-valutazzjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni dwar jekk is-sommarju mhux kunfidenzjali ta’ tagħrif kunfidenzjali ppreżentat matul investigazzjoni huwiex dettaljat biżżejjed biex jippermetti l-fehim raġonevoli tas-sustanza tat-tagħrif ippreżentat b’mod kunfidenzjali.
   2.   Jekk is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni beħsiebhom ma jqisux dokument jew tagħrif li għalih parti interessata tkun irrifjutat li tipprovdi sommarju informattiv mhux kunfidenzjali, din tal-aħħar tista’ titlob lill-uffiċjal tas-seduta biex jiddeċiedi dwar il-kwistjoni.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jeżamina t-talba. Jekk iqis li s-sommarju mhux kunfidenzjali mhuwiex dettaljat biżżejjed, l-uffiċjal tas-seduta għandu jagħti lill-parti interessata li tkun pprovdiet is-sommarju, l-opportunità li tikkummenta u ttejjeb is-sommarju tagħha fi żmien raġonevoli.
   4.   Jekk il-parti interessata li ppreżentat it-tagħrif kunfidenzjali tipprovdi sommarju inadegwat, tipprovdi ġustifikazzjonijiet li ma jistgħux jintlaqgħu, jew ma taġixxix, l-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi jekk jinjorax jew le t-tagħrif kunfidenzjali li għalih ma ġie pprovdut l-ebda sommarju informattiv mhux kunfidenzjali skont id-dispożizzjonijiet rilevanti tar-Regolamenti bażiċi.
   Artikolu 15
   Aċċess għat-tagħrif ta’ natura kunfidenzjali, mhux suxxettibbli għal tagħrif sommarju
   Fuq talba ta’ parti interessata, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jeżamina t-tagħrif li huwa ta’ natura kunfidenzjali u mhux suxxettibbli għal sommarju, li għalih dik il-parti ma għandhiex aċċess, sabiex jivverifika kif dak it-tagħrif intuża mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
   L-uffiċjal tas-seduta għandu jgħarraf lill-parti interessata li tkun ressqet it-talba jekk, fl-opinjoni tiegħu:
   
               (a)
            
            
               it-tagħrif miżmum mill-parti huwiex rilevanti għad-difiża ta’ dik il-parti, u
            
         
               (b)
            
            
               fejn rilevanti, is-servizzi tal-investigazzjoni rriflettewx b’mod korrett it-tagħrif fil-fatti u l-kunsiderazzjonijiet li fuqhom huma bbażaw il-konklużjonijiet tagħhom.
            
         Artikolu 16
   Estensjoni tal-iskadenzi
   1.   It-talba biex jiġu estiżi l-limiti ta’ żmien jew posposti d-dati għat-tweġibiet tal-kwestjonarji, għall-preżentazzjoni ta’ tagħrif addizzjonali, għaż-żjarat fuq il-post, jew għal kummenti dwar l-iżvelar, għandha l-ewwel tiġi indirizzat minn kwalunkwe parti interessata lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni. Talba bħal din għandha ssir fiż-żmien dovut qabel ma jiskadi l-limitu ta’ żmien oriġinali. Meta talba bħal din tiġi rifjutata jew fejn il-parti interessata tqis li l-estensjoni mogħtija hi qasira wisq, din tista’ tippreżenta, qabel ma jiskadi l-limitu ta’ żmien oriġinali, talba motivata lill-uffiċjal tas-seduta biex jirrevedi l-kwistjoni. Wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jestendi l-limiti ta’ żmien jew jirrifjuta t-talba.
   2.   Is-servizzi tal-Kummissjoni ma għandhomx jaġixxu fil-kwistjoni msemmija qabel ma jkun iddeċieda l-uffiċjal tas-seduta.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi billi jqis b’mod xieraq iċ-ċirkostanzi speċifiċi tat-talba kkonċernata u l-limiti ta’ żmien tal-proċedura.
   Artikolu 17
   Parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-kumitati
   L-uffiċjal tas-seduta jista’ jattendi l-laqgħat tal-kumitat. Fejn xieraq, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jwieġeb għall-mistoqsijiet tal-Istati Membri sakemm dawn il-mistoqsijiet jikkonċernaw in-natura tal-intervent tiegħu fil-proċeduri.
   Artikolu 18
   Rapporti tal-uffiċjal tas-seduta
   1.   Fi tmiem kull sena, l-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji Rapport Annwali. Ir-Rapport Annwali għandu jinkludi t-tagħrif dwar il-każijiet li fihom ikun intervjena l-uffiċjal tas-seduta, it-tip ta’ deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet magħmula minnu u kull rakkomandazzjoni għat-titjib tal-proċeduri kummerċjali. Ir-rapport għandu jkun indirizzat lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali. Id-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ u d-Direttorati kkonċernati għandhom jirċievu kopja tar-Rapport.
   2.   Is-sommarji tar-Rapport Annwali għandhom jiġu kkomunikati lill-Istati Membri, lill-Parlament Ewropew u ppubblikati fuq il-websajt tal-uffiċjal tas-seduta.
   3.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji rapporti regolari għall-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, billi jiġbor fil-qosor l-attivitajiet tiegħu u l-kwistjonijiet li tqajmu matul dawn l-attivitajiet. Ir-rapport għandu jispjega l-kwistjonijiet politiċi ewlenin, id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet magħmula mill-uffiċjal tas-seduta u kif dawn ir-rakkomandazzjonijiet tqiesu mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni. Kopja ta’ dan ir-rapport għandu jiġi indirizzat lid-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ.
   4.   L-uffiċjal tas-seduta għandu jirrapporta dwar kull seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti u, fil-qadi tar-rwol konsultattiv tiegħu, jista’ jippreżenta rapport lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u lid-Direttur Ġenerali dwar kull kwistjoni oħra li tirriżulta mill-proċedura kummerċjali jew inkella li tkun rilevanti għall-applikazzjoni effettiva tal-prinċipji tal-liġi tal-Unjoni Ewropea fil-proċeduri kummerċjali.
   5.   Ir-rapport finali tal-uffiċjal tas-seduta fis-seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet għandu jiġi ppreżentat lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, lid-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ u lid-Direttur responsabbli. Dan għandu jiġi kkomunikat lir-rappreżentanti kompetenti tal-Istati Membri u lill-partijiet interessati.
   Artikolu 19
   Dispożizzjonijiet tranżitorji
   Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għall-proċeduri li jkunu għaddejjin waqt id-dħul fis-seħħ tagħha iżda li fihom ma saret l-ebda komunikazzjoni aħħarija.
   Il-passi proċedurali meħuda qabel id-dħul fis-seħħ ta’ din id-Deċiżjoni jibqgħu jkunu effettivi.
   Artikolu 20
   Dħul fis-seħħ
   Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ l-għada tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
   
      Magħmul fi Brussell, id-29 ta’ Frar 2012.
      
         
            Għall-Kummissjoni
         
         
            Il-President
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  ĠU L 55, 5.3.2010, p. 60.
   
      (2)  ĠU C 83, 30.3.2010, p. 391.
   
      (3)  ĠU L 343, 22.12.2009, p. 51.
   
      (4)  ĠU L 188, 18.7.2009, p. 93.
   
      (5)  ĠU L 84, 31.3.2009, p. 1.
   
      (6)  ĠU L 185, 17.7.2009, p. 1.
   
      (7)  ĠU L 349, 31.12.1994, p. 71.
   
      (8)  ĠU L 56, 6.3.1996, p. 21.
   
      (9)  ĠU L 162, 30.4.2004, p. 1.
   
      (10)  ĠU L 211, 6.8.2008, p. 1.
   
      (11)  ĠU L 201, 26.7.2001, p. 10.
   
      (12)  ĠU L 65, 8.3.2003, p. 1.
   
      (13)  ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1.