CELEX: 32015R0496
Language: hr
Date: 2015-03-17 00:00:00
Title: Uredba Vijeća (EU) 2015/496 od 17. ožujka 2015. o izmjeni Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 u pogledu pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u Europskom sveučilišnom institutu u Firenci

25.3.2015   
            
            
               HR
            
            
               Službeni list Europske unije
            
            
               L 79/1
            
         UREDBA VIJEĆA (EU) 2015/496
   od 17. ožujka 2015.
   o izmjeni Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 u pogledu pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u Europskom sveučilišnom institutu u Firenci
   VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
   uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 352.,
   uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije,
   nakon prosljeđivanja nacrta zakonodavnog akta nacionalnim parlamentima,
   uzimajući u obzir suglasnost Europskog parlamenta,
   u skladu s posebnim zakonodavnim postupkom,
   budući da:
   
               (1)
            
            
               U skladu s Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom) br. 354/83 od 1. veljače 1983. o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (1), povijesni arhivi Unije čuvaju se i stavljaju na raspolaganje javnosti kad god je to moguće nakon isteka razdoblja od 30 godina.
            
         
               (2)
            
            
               Obveza uspostave povijesnih arhiva i stavljanja tih arhiva na raspolaganje javnosti kad god je to moguće primjenjuje se na svaku od institucija iz Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 („institucije”) prema uvjetima određenima u navedenoj uredbi.
            
         
               (3)
            
            
               Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 određuje se da institucije mogu svoju arhivsku građu držati na bilo kojem mjestu koje smatraju najprikladnijim za tu svrhu.
            
         
               (4)
            
            
               Europski parlament, Vijeće i Komisija donijeli su 1984. odluku o pohranjivanju svojih povijesnih arhiva u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci, gdje su stavljeni na raspolaganje javnosti. U tu je svrhu 17. prosinca 1984. potpisan ugovor između Europskih zajednica, koje je predstavljala Komisija, i EUI-ja („ugovor o pohrani”).
            
         
               (5)
            
            
               Europski gospodarski i socijalni odbor i Europski revizorski sud nakon toga su se složili da će se pridržavati uvjetâ iz ugovora o pohrani. Europska investicijska banka pohranjuje svoje povijesne arhive u EUI-ju u skladu sa zasebnom konvencijom s EUI-jem potpisanom 1. srpnja 2005. i u skladu s Pravilnikom o povijesnim arhivima koji je Upravljački odbor Banke usvojio 7. listopada 2005. (2).
            
         
               (6)
            
            
               Talijanska vlada stavila je EUI-ju trajno i bez naknade na raspolaganje odgovarajući prostor kako bi se osiguralo da se pohranjeni arhivi očuvaju i zaštite u skladu s priznatim međunarodnim standardima te kako bi se osigurala mogućnost konzultiranja arhivâ na licu mjesta.
            
         
               (7)
            
            
               Svrha pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u EUI-ju jest omogućavanje pristupa tim arhivima na jednom mjestu, promicanje konzultiranja tih arhiva i poticanje istraživanja povijesti europske integracije i europskih institucija. EUI je priznat centar akademskog istraživanja i učenja s težištem na Europi i europskoj integraciji. Posjeduje gotovo 30 godina iskustva u upravljanju povijesnim arhivima Unije, pruža najsuvremenije prostore za pohranu i istraživanje izgrađene izričito u svrhu čuvanja i konzultiranja tih arhiva te ima međunarodni ugled kao centar za te arhive.
            
         
               (8)
            
            
               Daljnje pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju trebalo bi uključiti u zakonodavstvo Unije kako bi se odražavala uloga EUI-ja kao partnera institucija u upravljanju njihovim povijesnim arhivima.
            
         
               (9)
            
            
               Ova Uredba trebala bi se primjenjivati na sve institucije i ne bi smjela promijeniti njihovu obvezu da otvore svoje povijesne arhive javnosti, kao niti vlasništvo svake institucije nad svojim povijesnim arhivima.
            
         
               (10)
            
            
               Međutim, posebna priroda aktivnosti Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB) opravdava njihovo isključenje iz obveze pohranjivanja svojih povijesnih arhiva u EUI-ju koja je određena ovom Uredbom. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
            
         
               (11)
            
            
               Institucije i EUI trebali bi, tamo gdje je to moguće, povijesne arhive staviti na raspolaganje javnosti u digitaliziranom i digitalnom obliku kako bi olakšali konzultiranje tih arhiva na internetu.
            
         
               (12)
            
            
               Osobni podaci koji se nalaze u povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju trebali bi se obrađivati u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (3).
            
         
               (13)
            
            
               Komisija se savjetovala s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u vezi sa zakonodavnim prijedlogom koji je doveo do ove Uredbe, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001, te je on dao mišljenje o tom prijedlogu 10. listopada 2012. (4).
            
         
               (14)
            
            
               Detaljne odredbe o upravljanju povijesnim arhivima u EUI-ju, uključujući o njihovom pohranjivanju, pristupu i javnom konzultiranju, kao i o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja, trebalo bi utvrditi okvirnim sporazumom o partnerstvu.
            
         
               (15)
            
            
               Troškove upravljanja povijesnim arhivima Unije od strane EUI-ja trebalo bi financirati iz općeg proračuna Unije i te bi troškove trebale snositi sve institucije koje pohranjuju građu.
            
         
               (16)
            
            
               Uredbu (EEZ, Euratom) br. 354/83 trebalo bi stoga na odgovarajući način izmijeniti,
            
         DONIJELO JE OVU UREDBU:
   Članak 1.
   Uredba (EEZ, Euratom) br. 354/83 mijenja se kako slijedi:
   
               1.
            
            
               Članak 8. mijenja se kako slijedi:
               
                           (a)
                        
                        
                           stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
                           „1.   Svaka institucija, osim Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB), pohranjuje u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci dokumente koji su dio njezinih povijesnih arhiva i koje je otvorila javnosti u skladu s ovom Uredbom. Pohranjivanje se odvija u skladu s Prilogom.
                           Neovisno o prvom podstavku, institucije koje pohranjuju građu mogu zbog pravnih ili administrativnih razloga isključiti pohranjivanje nekih originalnih dokumenata u EUI-ju. U tom slučaju one pohranjuju kopiju takvih dokumenata u mikroobliku ili u digitalnom obliku.”;
                     
                           (b)
                        
                        
                           dodaju se sljedeći stavci:
                           „3.   SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
                           4.   Institucije koje pohranjuju građu zadržavaju vlasništvo nad svojim arhivima, kao i isključivu odgovornost za sastav dokumenata i spisa koji se pohranjuju ili se na drugi način stavljaju na raspolaganje EUI-ju.
                           5.   Pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju ne utječe na zaštitu arhivâ kako je predviđeno člankom 2. Protokola br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije.
                           6.   EUI osigurava čuvanje i zaštitu pohranjenih arhiva. Navedeno čuvanje i zaštita odvijaju se u skladu s priznatim međunarodnim standardima fizičke zaštite arhivâ i barem poštuju tehnička i sigurnosna pravila koja odgovaraju onima koja se upotrebljavaju za zaštitu i upravljanje javnim arhivima u Italiji. U tu svrhu, pohranjeni dokumenti čuvaju se u namjenski izgrađenom spremištu.
                           7.   EUI snosi isključivu odgovornost za osoblje čiji je zadatak upravljanje povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju. EUI osigurava da osoblje zaduženo za upravljanje povijesnim arhivima ima potrebne stručne kvalifikacije nužne za obavljanje posla u tom području.
                           8.   Svaka institucija koja pohranjuje građu ima pravo primati informacije u vezi s upravljanjem EUI-ja njezinim arhivima i provoditi inspekciju arhivâ koje je tamo pohranila.
                           9.   EUI stavlja na raspolaganje javnosti povijesne arhive koje primi na temelju stavaka 1. i 3. Institucije također mogu staviti javnosti na raspolaganje kopiju istih povijesnih arhiva.
                           10.   Troškovi upravljanja povijesnim arhivima Unije financiraju se doprinosima svih institucija koje pohranjuju građu odgovarajućoj proračunskoj liniji, u granicama godišnjih odobrenih sredstava koja je proračunsko tijelo stavilo na raspolaganje u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (5). Takvi financijski doprinosi ne pokrivaju troškove povezane s stavljanjem na raspolaganje i adaptacijom zgrada i spremištâ za smještaj arhivâ i osoblja.
                           Iznos doprinosa iz prvog podstavka proporcionalan je veličini planova radnih mjesta pojedinih institucija koje pohranjuju građu. Svaki doprinos ponovno se obračunava kad god dodatne institucije započnu pohranjivati svoje povijesne arhive u EUI-ju ili barem svakih pet godina.
                           11.   EUI djeluje kao izvršitelj obrade u skladu s člankom 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001, prema uputama institucija koje pohranjuju građu. EUI sve osobne podatke sadržane u povijesnim arhivima institucija obrađuje u skladu s jamstvima utvrđenima u toj Uredbi.
                           12.   Europski nadzornik za zaštitu podataka zadržava nadzorne ovlasti nad institucijama u pogledu obrade osobnih podataka sadržanih u povijesnim arhivima pohranjenima u EUI-ju..
                     
         
               2.
            
            
               Članak 9. mijenja se kako slijedi:
               
                           (a)
                        
                        
                           stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
                           „1.   Svaka institucija donosi unutarnja pravila za primjenu ove Uredbe. Ona uključuju pravila za čuvanje i otvaranje za javnost povijesnih arhiva i pravila o zaštiti osobnih podataka sadržanih u njima. Kad god je to moguće, institucije stavljaju svoje arhive na raspolaganje javnosti elektroničkim putem, uključujući digitalizirane i izvorno digitalne arhive, te olakšavaju njihovo konzultiranje na internetu. One također čuvaju dokumente koji su dostupni u oblicima koji zadovoljavaju posebne potrebe (poput Brailleova pisma, velikog teksta ili snimaka).”;
                     
                           (b)
                        
                        
                           dodaje se sljedeći stavak:
                           „3.   Komisija u ime institucija koje pohranjuju građu sklapa okvirni sporazum o partnerstvu s EUI-jem. Taj okvirni sporazum o partnerstvu uključuje detaljne odredbe o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja za upravljanje povijesnim arhivima Unije, uključujući njihovo pohranjivanje, čuvanje, pristup i javno konzultiranje.”.
                     
         
               3.
            
            
               Tekst u Prilogu dodaje se, kao Prilog, Uredbi (EEZ, Euratom) br. 354/83.
            
         Članak 2.
   Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
   
      Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
      Sastavljeno u Bruxellesu 17. ožujka 2015.
      
         
            Za Vijeće
         
         
            Predsjednik
         
         E. RINKĒVIČS
      
   
   
      (1)  SL L 43, 15.2.1983., str. 1.
   
   
      (2)  SL C 289, 22.11.2005., str. 12.
   
   
      (3)  SL L 8, 12.1.2001., str. 1.
   
   
      (4)  SL C 28, 30.1.2013., str. 9.
   
   
      (5)  SL L 298, 26.10.2012., str. 1.”
   
      PRILOG
      
         
            „PRILOG
            
               ODREDBE O POHRANJIVANJU POVIJESNIH ARHIVA INSTITUCIJA U EUROPSKOM SVEUČILIŠNOM INSTITUTU U FIRENCI
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        U slučaju arhiva koji nisu u digitalnom obliku, originalni dokumenti pohranjuju se u EUI-ju u svrhu trajnog čuvanja, zajedno s njihovom kopijom u mikroobliku i/ili digitalnom obliku.
                        U slučaju digitalnih arhiva, EUI ima trajan pristup dokumentima na način koji mu dopušta da ispuni svoju obvezu da povijesne arhive učini dostupnima javnosti s jedinstvenog mjesta i da promiče njihovo konzultiranje. Institucije iz kojih građa potječe zadržavaju odgovornost za trajno čuvanje svojih digitalnih arhiva.
                     
                  
                     
                        2.
                     
                     
                        Pohranjivanje se odvija u godišnjim obrocima i koliko je moguće u skladu s normalnim postupcima institucija za obradu arhivske građe.
                     
                  
                     
                        3.
                     
                     
                        EUI ne mijenja klasifikaciju arhivske građe koju su ustanovile institucije koje pohranjuju građu te ne uklanja niti mijenja dokumente ili spise.
                     
                  
                     
                        4.
                     
                     
                        EUI vraća institucijama koje pohranjuju građu originale svih pohranjenih dokumenata i spisa na zahtjev tih institucija. Institucije koje pohranjuju građu vraćaju originale EUI-ju čim više nemaju potrebu za njima.
                     
                  
                     
                        5.
                     
                     
                        EUI odmah obavješćuje institucije koje pohranjuju građu o svim okolnostima koje bi mogle ugroziti nepovredivost arhiva koje su pohranile.”