CELEX: 32018D1220
Language: fr
Date: 2018-09-06 00:00:00
Title: Décision (UE) 2018/1220 de la Commission du 6 septembre 2018 relative au règlement intérieur de l'instance visée à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil

7.9.2018   
               
               
                  FR
               
               
                  Journal officiel de l'Union européenne
               
               
                  L 226/7
               
            
         DÉCISION (UE) 2018/1220 DE LA COMMISSION
         du 6 septembre 2018
         relative au règlement intérieur de l'instance visée à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil
         LA COMMISSION EUROPÉENNE,
         vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
         vu le règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union, modifiant les règlements (UE) no 1296/2013, (UE) no 1301/2013, (UE) no 1303/2013, (UE) no 1304/2013, (UE) no 1309/2013, (UE) no 1316/2013, (UE) no 223/2014, (UE) no 283/2014 et la décision no 541/2014/UE, et abrogeant le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (1), et notamment son article 143, paragraphe 4,
         considérant ce qui suit:
         
                     (1)
                  
                  
                     Le règlement (UE, Euratom) 2018/1046 a remplacé le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (2) mettant en place une instance chargée de l'évaluation centralisée de certaines situations d'exclusion d'opérateurs économiques et de l'adoption des recommandations appropriées (ci-après l'«instance»).
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Le règlement (UE, Euratom) 2018/1046 étend la compétence de l'instance à la formulation d'avis et de recommandations visant à déterminer l'existence d'une irrégularité financière et il convient que l'exercice de cette compétence soit organisé dans son règlement intérieur.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     L'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 définit la composition de l'instance, la procédure de nomination de son président et la gestion des conflits d'intérêts. Il prévoit que le règlement intérieur de l'instance est adopté par la Commission et que l'instance est assistée d'un secrétariat permanent, assuré par la Commission.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Afin d'assurer la continuité et le bon fonctionnement de l'instance, il y a lieu de préciser la procédure de nomination et de révocation du président et de prévoir des dispositions sur la suppléance de ce dernier en cas d'absence ou d'empêchement.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Afin d'assurer la continuité et le bon fonctionnement de l'instance, il est également nécessaire de fixer des règles détaillées sur sa composition dans chaque cas particulier, notamment celles relatives à la désignation des deux membres permanents, de leurs suppléants et du membre supplémentaire représentant l'ordonnateur compétent.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Il est nécessaire de préciser que des observateurs participent aux réunions de l'instance, notamment afin d'assurer qu'elle soit pleinement et adéquatement informée.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Dans un souci de bonne administration, il convient de préciser les fonctions d'appui que le secrétariat permanent fournit à l'instance dans le cadre de ses travaux.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     La procédure de saisine de l'instance doit être clarifiée, notamment pour ce qui concerne le contenu minimal de sa saisine.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Dans l'intérêt des opérateurs économiques, il est nécessaire d'établir la procédure permettant de garantir le respect de leur droit d'être entendu.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Il y a lieu de définir les modalités pratiques d'une coopération étroite entre l'instance et l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), compte tenu des modalités administratives relatives à la coopération et à l'échange rapide d'informations entre la Commission européenne et l'OLAF.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Il y a lieu de préciser les règles relatives à l'adoption des recommandations et avis de l'instance.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Comme l'instance remplace l'instance prévue à l'article 73, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et succède à l'instance prévue à l'article 108, paragraphe 4, du même règlement, il y a lieu d'abroger les deux décisions de la Commission C(2011) 6109 final et (UE) 2015/2463 (3) relatives aux règlements intérieures de ces dernières.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Tout traitement de données à caractère personnel par l'instance et son secrétariat permanent est à effectuer conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (4).
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil (5) s'applique aux recommandations adoptées par l'instance.
                  
               A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
         CHAPITRE I
         
            DISPOSITIONS GÉNÉRALES
         
         
            Article premier
            Objet
            La présente décision établit le règlement intérieur de l'instance visée à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
         
         
            Article 2
            Nomination, cessation des fonctions et révocation du président et de son suppléant
            
               1.   Le président de l'instance est nommé par la Commission pour un mandat de cinq ans non renouvelable, à la suite d'un appel à manifestation d'intérêt. Son mandat commence à courir à la date fixée à cet effet dans la décision de nomination. Cette décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne — série C.
            
            
               2.   Le président est engagé en qualité de conseiller spécial de la Commission au sens de l'article 5 du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne. Son contrat de conseiller spécial respecte pleinement son indépendance et n'affecte pas la durée de son mandat.
            
            
               3.   La Commission peut révoquer le président s'il ne remplit plus les conditions requises pour exercer ses fonctions.
            
            
               4.   Les règles applicables à la nomination, cessation des fonctions et révocation du président s'appliquent aussi à son suppléant. Les dispositions des paragraphes 1 à 3 de cet article et celles contenues à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 s'appliquent aussi au suppléant du président.
            
         
         
            Article 3
            Suppléance du président
            
               1.   En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont exercées par son suppléant.
            
            
               2.   En cas de vacance de la présidence, les fonctions de président sont exercées par son suppléant jusqu'à la nomination du nouveau président.
            
            
               3.   En cas d'empêchement simultané du président et de son suppléant, les fonctions sont exercées par le membre permanent représentant la Commission le plus ancien.
            
         
         
            Article 4
            Attributions du président
            
               1.   Le président représente l'instance.
            
            
               2.   Il en préside les réunions et en organise les travaux.
            
            
               3.   Il est assisté à cette fin par le secrétariat permanent visé à l'article 7.
            
            
               4.   Il peut déléguer sa signature à chacun des membres permanents représentant la Commission pour qu'ils puissent signer en son nom et pour lui, sur les instructions qu'il leur donne, les documents relatifs à un dossier déterminé ou à des questions administratives.
            
            
               5.   Il arrête, après consultation des membres permanents, le calendrier des réunions de l'instance.
            
            
               6.   Il exerce les autres attributions qui lui sont conférées par la présente décision.
            
         
         
            Article 5
            Désignation des autres membres de l'instance et de leurs suppléants
            
               1.   Le directeur du service financier central de la direction générale du budget est l'un des deux membres permanents de l'instance représentant la Commission, en application de l'article 143, paragraphe 2, point b), du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Le directeur général du budget désigne un fonctionnaire de grade AD11 ou supérieur pour assurer la suppléance de ce membre permanent.
               Le directeur général du budget procède à la désignation ad personam du second membre permanent représentant la Commission et du suppléant de celui-ci parmi les fonctionnaires de la Commission ayant respectivement au minimum les grades AD14 et AD11.
            
            
               2.   Le membre représentant l'ordonnateur compétent (ci-après «l'autorité saisissante»), ainsi que son suppléant, sont des fonctionnaires ou agents temporaires désignés conformément au règlement intérieur et aux règles administratives internes de l'institution, de l'organe ou de l'organisme concerné, visés à l'article 73, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Ils exercent au moins des fonctions de chef d'unité ou de chef de délégation.
            
         
         
            Article 6
            Observateurs
            
               1.   Les observateurs participent aux délibérations de l'instance sans prendre part à l'adoption des recommandations.
            
            
               2.   Le Service juridique de la Commission a de plein droit la qualité d'observateur pour chaque dossier soumis à l'instance et présente des observations d'initiative ou à la demande du président. À ce titre, un de ses membres assiste à toutes les délibérations de l'instance. Le Service juridique est informé de toutes les procédures écrites.
            
            
               3.   Dans les dossiers où la demande de l'autorité saisissante se fonde, notamment, sur des informations transmises par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), le représentant de celui-ci assiste aux réunions de l'instance, participe aux procédures orales et écrites. Il peut présenter des observations d'initiative ou à la demande du président.
            
            
               4.   Dans les autres dossiers, l'OLAF peut être invité à fournir des informations ou des avis, à la demande du président.
            
            
               5.   Hormis l'autorité saisissante, les autres ordonnateurs de la Commission, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive, d'une autre institution, ou d'un autre organe ou organisme européen qui sont concernés par le dossier dont est saisi l'instance ont la qualité d'observateurs. Ces ordonnateurs peuvent assister aux délibérations de l'instance, sont informés des procédures écrites et présentent des observations orales et écrites à la demande du président.
            
            
               6.   Le président, après consultation des membres permanents de l'instance, peut inviter d'autres observateurs à assister aux délibérations de l'instance et les appeler à présenter des observations orales et écrites.
            
         
         
            Article 7
            Secrétariat permanent
            
               1.   Le secrétariat permanent de l'instance est assuré par des fonctionnaires ou agents de la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.
            
            
               2.   Sous l'autorité du président, le secrétariat permanent:
               
                           a)
                        
                        
                           vérifie la qualité des autorités saisissantes, de leurs représentants désignés et des observateurs;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           vérifie que les saisines sont complètes et contiennent tous les documents et informations nécessaires, notamment la fiche de renseignements;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           identifie tout autre ordonnateur concerné par le cas qui est susceptible d'être proposé en qualité d'observateur;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           organise les démarches et contacts nécessaires avec l'autorité saisissante, le Service juridique de la Commission et autres entités qui sont ou pourraient être associées au dossier en question, afin d'obtenir la mise à jour des informations contenues dans les saisines;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           établit les projets à soumettre à l'examen de l'instance et les transmet au président, aux autres membres et aux observateurs appelés à participer au règlement d'un dossier;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           propose au président le projet du calendrier des réunions de l'instance;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           établit un projet d'ordre du jour des réunions de l'instance et le transmet aux membres et aux participants aux réunions de l'instance;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           vérifie la présence des personnes et documents requis pour assurer la régularité des délibérations de l'instance;
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           assiste aux délibérations de l'instance, et en assure le suivi;
                        
                     
                           j)
                        
                        
                           établit pour le dossier un compte-rendu sommaire de chaque réunion et le communique aux membres;
                        
                     
                           k)
                        
                        
                           adresse les notifications aux opérateurs économiques;
                        
                     
                           l)
                        
                        
                           communique à l'autorité saisissante la recommandation adoptée par l'instance;
                        
                     
                           m)
                        
                        
                           assure le suivi de toute correspondance adressée à l'instance ou concernant ses activités;
                        
                     
                           n)
                        
                        
                           tient le registre des recommandations adoptées par l'instance et des décisions prises par l'ordonnateur compétent;
                        
                     
                           o)
                        
                        
                           assure la publication des décisions d'exclusion et de sanctions financières visées à l'article 140 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
                        
                     
         
         
            Article 8
            Prévention et gestion des conflits d'intérêts
            
               1.   Lorsque le président ou son suppléant, tout autre membre ou son suppléant, les fonctionnaires et agents composant le secrétariat de l'instance, ainsi que toute autre personne qui participe aux réunions de l'instance ou a connaissance de documents relatifs à un dossier se trouvent dans une situation qui serait susceptible de donner lieu à un risque de conflit d'intérêts, ils en informent immédiatement les autres membres et le secrétariat. Il en va de même lorsqu'ils se trouvent dans une situation qui pourrait objectivement être perçue comme un conflit d'intérêts.
            
            
               2.   Aucune des personnes visées au paragraphe 1 ne participe aux délibérations ou à l'adoption de la recommandation. Une note dans laquelle est pris acte de la manière dont le risque de conflit d'intérêts a été traité est versée au dossier.
            
         
         
            Article 9
            Coopération entre l'instance et l'OLAF
            
               1.   L'OLAF coopère étroitement avec l'instance conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (6), dans le respect des droits procéduraux et fondamentaux, ainsi que de la protection des lanceurs d'alerte.
            
            
               2.   Lorsque la demande de l'autorité saisissante se fonde sur des informations transmises par l'OLAF, l'instance consulte l'OLAF avant d'envoyer la notification à l'opérateur économique pour ne pas porter atteinte à la confidentialité des procédures judiciaires et enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF, y compris la protection des lanceurs d'alerte, et des enquêtes ou des procédures judiciaires nationales, si elles sont connues.
            
            
               3.   La communication aux opérateurs économiques ou leurs agents d'informations découlant des enquêtes ou se rapportant aux enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF nécessite l'accord de ce dernier.
            
         
         
            Article 10
            Saisine de l'instance
            
               1.   L'instance est saisie d'une demande de recommandation par tout ordonnateur délégué de la Commission, d'une autre institution, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.
               Lorsque la saisine émane d'une autorité qui ne relève pas de la Commission, les contacts nécessaires sont établis immédiatement par le secrétariat permanent en vue d'assurer de part et d'autre la confidentialité des échanges relatifs au dossier en question.
            
            
               2.   La demande est transmise, sous forme confidentielle, au secrétariat par courrier électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
            
            
               3.   Lorsque l'autorité saisissante prend connaissance des informations visées à l'article 136 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, elle en saisit l'instance dans le plus bref délai après que cette information a été portée à sa connaissance, sauf dans des cas dûment justifiés.
            
            
               4.   La demande de recommandation contient toutes les informations requises par les dispositions visées à l'article 142, paragraphe 3 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Elle contient également les autres informations pertinentes visées à l'article 136 du règlement précité, en ce compris le cas échéant les rapports de l'OLAF. Elle comporte une fiche de renseignements dûment complétée.
            
         
         
            Article 11
            Convocation de l'instance
            L'instance se réunit sur convocation de son président en vue:
            
                        a)
                     
                     
                        d'établir la qualification juridique préliminaire, conformément aux dispositions de l'article 136, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 aux fins de sa notification à l'opérateur économique concerné;
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        d'adopter une recommandation telle que visée à l'article 143, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        de traiter des questions relatives au fonctionnement de l'instance.
                     
                  
         
            Article 12
            Procédure écrite
            À l'initiative du président ou à la demande d'un autre membre de l'instance, les faits et la qualification juridique préliminaire peuvent être établis, et la recommandation peut être adoptée, par voie de procédure écrite. Tout membre de l'instance peut s'opposer au recours à la procédure écrite. Les observateurs sont associés à cette procédure.
         
         
            Article 13
            Droit de l'opérateur économique d'être entendu
            
               1.   Sauf lorsqu'il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité de l'enquête ou de la procédure judiciaire nationale, l'opérateur économique a le droit de présenter des observations conformément à l'article 143, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
            
            
               2.   Une lettre de communication des faits et de leur qualification juridique préliminaire dans laquelle l'instance ne prend en considération que les pièces dont l'opérateur économique a pu prendre connaissance, est communiquée à ce dernier sous réserve de l'application des dispositions de l'article 143, paragraphe 5 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. En principe, cette communication se fait par courrier électronique.
            
            
               3.   L'opérateur économique soumet ses observations au secrétariat par écrit, en format électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu ou à l'adresse électronique qui lui est communiquée dans la lettre de communication, avec les annexes éventuelles, sous forme de fichier électronique standard créé à l'aide d'un logiciel de bureau courant.
            
            
               4.   Les observations écrites n'excèdent pas dix pages, hors annexes, sauf dans des cas dûment justifiés en raison de la complexité en droit ou en fait.
            
            
               5.   En règle générale, un délai de trois semaines est accordé à l'opérateur économique pour la présentation de ses observations. Ce délai commence à courir à partir du lendemain de communication des faits et de leur qualification juridique préliminaire. Lorsque l'opérateur économique a accepté contractuellement de communiquer avec l'ordonnateur compétent par voie électronique, la notification se fait par l'envoi de la lettre de communication par cette voie.
            
            
               6.   Exceptionnellement, sur demande motivée de l'opérateur économique, un délai peut être prorogé pour un délai qui ne peut excéder la moitié du délai initialement accordé.
            
            
               7.   À l'expiration du délai fixé et à défaut de demande de prorogation dûment motivée ou, à l'expiration du délai prorogé, la procédure contradictoire est close.
            
            
               8.   Lorsque le président constate que l'opérateur économique n'a pas présenté d'observations dans le délai qui lui a été imparti, la procédure se poursuit et le président convoque l'instance afin d'adopter la recommandation.
            
         
         
            Article 14
            Adoption des lettres et des recommandations
            Le président et les autres membres s'efforcent de parvenir à un consensus sur le contenu de la lettre communiquant à l'opérateur économique concerné les faits reprochés et leur qualification juridique préliminaire et ultérieurement sur la recommandation.
            À défaut, il est procédé à un vote à la majorité pour lequel:
            
                        a)
                     
                     
                        le président dispose d'une voix;
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        les deux membres permanents disposent ensemble d'une voix;
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        le membre représentant l'autorité saisissante dispose d'une voix.
                     
                  
         
            Article 15
            Notification de la recommandation
            L'instance notifie sa recommandation à l'autorité saisissante et aux observateurs.
         
         
            Article 16
            Délais applicables pour le règlement d'une affaire
            
               1.   Une fois que le secrétariat a vérifié la saisine et instruit le dossier conformément aux dispositions applicables de l'article 7, il le transmet au président et aux membres de l'Instance. Le président constate la mise en état du dossier, après avoir demandé le cas échéant des mesures de vérification ou d'instruction complémentaires.
            
            
               2.   La durée de la procédure, qui débute par la constatation par le président de la mise en état du dossier et se termine par la communication d'un avis à l'autorité saisissante et le cas échéant d'une recommandation n'excède pas, en principe, trois mois. Ce délai peut être prorogé par le président, notamment pour assurer le respect du droit d'être entendu.
            
         
         
            Article 17
            Confidentialité des travaux et des délibérations
            Sans préjudice de l'application de l'article 8, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 et de l'article 22 bis du statut des fonctionnaires (7), les membres de l'instance et de son secrétariat ainsi que toutes les personnes qui, à quelque titre que ce soit, ont participé aux travaux ou aux réunions de l'instance ou ont été associés à l'élaboration des documents, avis ou positions qu'elle émet, respectent à cet égard, la plus stricte confidentialité, conformément à leur éventuelle responsabilité administrative, statutaire ou contractuelle. Il en va de même pour le président et son suppléant.
         
         
            Article 18
            Traitement des demandes d'accès aux documents et protection des données à caractère personnel
            Le règlement (CE) no 1049/2001 et le règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent aux travaux de l'instance.
         
         CHAPITRE II
         
            DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES À L'EXERCICE DE LA COMPÉTENCE CONSULTATIVE VISÉE À L'ARTICLE 93 DU RÈGLEMENT FINANCIER
         
         
            Article 19
            Principes
            
               1.   Les dispositions des articles 1 à 4, 8, 12, 13, 17 et 18 qui figurent dans le Chapitre I du présent règlement s'appliquent à l'exercice par l'instance de la compétence consultative qui lui est conférée par l'article 93 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
            
            
               2.   Les dispositions des autres articles du Chapitre I du présent règlement s'appliquent, également à l'exercice par l'instance de la compétence mentionnée au paragraphe 1, sauf disposition spécifique prévue au présent Chapitre.
            
         
         
            Article 20
            Membres supplémentaires de l'instance et leurs suppléants
            
               1.   Lorsque qu'elle donne l'avis visé à l'article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, l'instance se compose des membres visés à l'article 143, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 et des trois membres supplémentaires suivants:
               
                           a)
                        
                        
                           un représentant de l'autorité investie du pouvoir de nomination chargée des affaires disciplinaires de l'institution ou de l'organisme concerné;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           un membre, désigné par le comité du personnel de l'institution ou de l'organisme concerné;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           un membre du service juridique de l'institution, office européen mis en place par la Commission, agence exécutive ou autre organe ou organisme européen du membre du personnel concerné.
                        
                     
            
               2.   Chacun de ces trois membres a un suppléant qui est désigné, selon le cas, par:
               
                           a)
                        
                        
                           l'autorité investie du pouvoir de nomination concernée;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           le comité du personnel concerné;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           le service juridique concerné.
                        
                     
         
         
            Article 21
            Désignation des observateurs
            
               1.   Le Service juridique de la Commission désigne un observateur lorsque le membre du personnel concerné n'appartient pas à la Commission.
            
            
               2.   L'ordonnateur compétent ou, selon le cas, le chef de délégation de l'Union qui agit en tant qu'ordonnateur subdélégué, ou leurs représentants ont la qualité d'observateur.
            
            
               3.   L'OLAF désigne un observateur lorsque l'information relative à la violation alléguée d'une disposition du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, de tout autre disposition relative à la gestion financière ou du contrôle des opérations résulte d'une information qu'il a transmise.
            
            
               4.   L'office de discipline de l'institution ou organe concerné désigne un observateur dans les cas où l'instance est saisie par l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans les autres cas, il peut être invité par le président à désigner un observateur.
            
            
               5.   Après consultation des membres, le président peut inviter d'autres observateurs.
            
         
         
            Article 22
            Secrétariat permanent de l'instance
            
               1.   Les dispositions de l'article 7, sauf celles figurant à son paragraphe 2, point k), s'appliquent.
            
            
               2.   En particulier, le secrétariat:
               
                           a)
                        
                        
                           lorsque l'instance est directement informée d'une affaire par un membre du personnel, assure la transmission du dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination et en informe le membre du personnel qui a transmis l'information, tel que spécifié à l'article 23, paragraphe 2;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           lorsque l'instance est saisie d'une affaire, vérifie la qualité de l'autorité saisissante et de leurs représentants désignés;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           identifie en accord avec le président, les trois membres supplémentaires de l'instance et les observateurs et vérifie leur qualité;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           vérifie que les dossiers sont complets et contiennent tous les documents et informations nécessaires, notamment la fiche de renseignements, une description des faits, de l'irrégularité alléguée et les documents justificatifs, y compris les rapports d'enquête;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           vérifie que le membre du personnel concerné a été régulièrement entendu par l'autorité investie du pouvoir de nomination ou par l'ordonnateur compétent, selon le cas;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           rédige les projets d'avis à soumettre à l'examen de l'instance pour décision et les transmet au président, aux autres membres et aux observateurs appelés à participer au règlement d'une affaire;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           transmet les recommandations visées à l'article 93, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 à l'ordonnateur compétent et au service d'audit interne compétent;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           lorsque l'instance considère que le dossier relève de la compétence de l'OLAF, transmet le dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination et en informe l'OLAF.
                        
                     
         
         
            Article 23
            Saisine de l'instance
            
               1.   Conformément à l'article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, l'instance est convoquée à la demande de toute autorité investie du pouvoir de nomination compétente en matière disciplinaire ou d'un ordonnateur compétent, y compris un chef de délégation de l'Union ou d'un suppléant de ce dernier agissant en tant qu'ordonnateur subdélégué, ci-après «autorités saisissantes».
            
            
               2.   Lorsque l'instance est directement informée par un membre du personnel, elle transmet le dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente ou, selon le cas, à l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement et en informe ce membre du personnel. Si l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente décide de saisir l'instance, elle en informe le membre du personnel. Si elle décide de ne pas saisir l'instance, elle en informe celle-ci et le membre du personnel.
               Afin de garantir une protection effective des lanceurs d'alerte, telle que prévue à l'article 22 bis, paragraphe 3, du statut des fonctionnaires, l'instance peut décider, par dérogation à l'alinéa précédent, de ne pas informer l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente et en informe l'OLAF.
            
         
         
            Article 24
            Procédure écrite
            À l'initiative du président ou à la demande d'un membre de l'instance, l'avis peut être établi, par voie de procédure écrite. Tout membre de l'instance ou le cas échéant le président peut s'opposer au recours à la procédure écrite. En pareil cas, le président convoque une réunion dans un délai raisonnable. La même règle s'applique pour ce qui concerne la recommandation visée à l'article 93, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
         
         
            Article 25
            Adoption de l'avis et de la recommandation
            
               1.   L'instance s'efforce de parvenir à un consensus sur la détermination de l'existence d'une irrégularité financière et sur la motivation sur laquelle se fonde l'avis ou la recommandation.
            
            
               2.   En l'absence de consensus, il est procédé à un vote dans lequel:
               
                           a)
                        
                        
                           le président dispose d'une voix;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           les deux membres permanents représentant la Commission disposent ensemble d'une voix;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           le membre représentant l'autorité saisissante dispose d'une voix;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           les trois membres supplémentaires disposent chacun d'une voix.
                        
                     En cas de parité des voix, celle du président prévaut.
            
            
               3.   Les paragraphes 1 et 2 s'appliquent mutatis mutandis à l'adoption des recommandations. Le consensus ou le vote porte en particulier sur le caractère systémique d'une irrégularité financière.
            
         
         
            Article 26
            Notification de l'avis et de la recommandation
            L'instance notifie sans tarder l'avis à l'autorité saisissante, à l'ordonnateur compétent et aux observateurs.
         
         
            Article 27
            Droit du membre du personnel d'être entendu
            Conformément à l'Article 93, paragraphe 2, deuxième alinéa du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, avant de saisir l'instance, l'autorité investie du pouvoir de nomination ou, le cas échéant, l'ordonnateur compétent, donnent au membre du personnel la possibilité de présenter ses observations sur les faits le concernant. Conformément à l'article 22, paragraphe 2, point e), le secrétariat permanent vérifie, après la saisine, que l'intéressé a été régulièrement entendu.
         
         CHAPITRE III
         
            DISPOSITIONS FINALES
         
         
            Article 29
            Révision
            La présente décision est révisée au plus tard à la date fixée par la Commission conformément à l'article 120, paragraphe 2, deuxième et troisième alinéas du règlement (UE, Euratom) 2017/1939 du Conseil (8).
         
         
            Article 30
            Abrogation
            
               1.   La décision C(2011) 6109 final est abrogée.
            
            
               2.   La décision (UE, Euratom) 2015/2463 est abrogée.
            
         
         
            Article 31
            Entrée en vigueur et application
            La présente décision entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
            Elle est applicable à partir de la date d'entrée en application de l'article 143, paragraphe 4, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
         
         
            Fait à Bruxelles, le 6 septembre 2018.
            
               
                  Par la Commission
               
               
                  Le président
               
               Jean-Claude JUNCKER
            
         
         
            (1)  JO L 193 du 30.7.2018, p. 1.
         
            (2)  Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).
         
            (3)  Décision (UE) 2015/2463 de la Commission du 18 décembre 2015 relative au règlement intérieur de l'instance visée à l'article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (JO L 342 du 29.12.2015, p. 57).
         
            (4)  Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).
         
            (5)  Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).
         
            (6)  Règlement (UE, Euratom) No 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1).
         
            (7)  Règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil du 29 février 1968 fixant le statut des fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, et instituant des mesures particulières temporairement applicables aux fonctionnaires de la Commission (statut des fonctionnaires) (JO L 56 du 4.3.1968, p. 1).
         
            (8)  Règlement (UE) 2017/1939 du Conseil du 12 octobre 2017 mettant en œuvre une coopération renforcée concernant la création du Parquet européen (JO L 283 du 31.10.2017, p. 1).