CELEX: 22019D1035
Language: it
Date: 2019-04-10 00:00:00
Title: Decisione n. 1/2019, del 10 aprile 2019, del comitato misto dell'APE UE-Giappone [2019/1035]

24.6.2019   
               
               
                  IT
               
               
                  Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
               
               
                  L 167/81
               
            
         DECISIONE N. 1/2019
         del 10 aprile 2019
         DEL COMITATO MISTO DELL'APE UE-GIAPPONE [2019/1035]
         IL COMITATO MISTO DELL'APE UE-GIAPPONE,
         visto l'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico («l'APE UE-Giappone»), in particolare l'articolo 22.1, paragrafo 4, lettera e), l'articolo 21.6, paragrafo 2, e l'articolo 21.30,
         considerando quanto segue:
         
                     (1)
                  
                  
                     A norma dell'articolo 22.1, paragrafo 4, lettera e), dell'APE UE-Giappone, il comitato misto deve adottare il proprio regolamento interno.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     A norma dell'articolo 21.6, paragrafo 2, il comitato misto deve adottare la procedura di mediazione.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     A norma dell'articolo 21.30, il comitato misto deve adottare il regolamento interno di un collegio e il codice di condotta per gli arbitri,
                  
               DECIDE:
         
                     —
                  
                  
                     il regolamento interno del comitato misto di cui allegato I,
                  
               
                     —
                  
                  
                     la procedura di mediazione di cui all'allegato II,
                  
               
                     —
                  
                  
                     il regolamento interno di un collegio di cui all'allegato III, e
                  
               
                     —
                  
                  
                     il codice di condotta per gli arbitri di cui all'allegato IV,
                  
               sono adottati.
         
            Firmata a Tokyo, il 10 aprile 2019
            
               
                  Per il comitato misto dell'APE UE-Giappone
               
               
                  A nome del Giappone
               
               Taro KONO
               
                  A nome dell'Unione europea
               
               Cecilia MALMSTRÖM
            
         
      
      
         
            ALLEGATO 1
            
               REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO MISTO A NORMA DELL'ACCORDO TRA L'UNIONE EUROPEA E IL GIAPPONE PER UN PARTENARIATO ECONOMICO
            
            
               Articolo 1
               Composizione e presidenza
               
                  1.   Il comitato misto istituito dall'articolo 22.1, paragrafo 1, dell'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico (di seguito «l'accordo») svolge le sue funzioni come previsto all'articolo 22.1 dell'accordo e assume la responsabilità dell'attuazione e del funzionamento generali dell'accordo.
               
               
                  2.   Il comitato misto è composto da rappresentanti dell'Unione europea e del Giappone e, in conformità all'articolo 22.1, paragrafo 3, dell'accordo, è copresieduto dal membro della Commissione europea responsabile per il Commercio e dal ministro degli Affari esteri del Giappone.
               
               
                  3.   I copresidenti possono essere rappresentati dai rispettivi delegati secondo quanto previsto all'articolo 22.1, paragrafo 3, dell'accordo. Gli ulteriori riferimenti ai copresidenti del comitato misto all'interno del presente regolamento interno si intendono fatti anche ai loro delegati.
               
               
                  4.   I copresidenti possono essere accompagnati da funzionari. Gli elenchi dei funzionari che assistono alla riunione per ciascuna parte sono scambiati tramite i punti di contatto prima della riunione.
               
               
                  5.   I copresidenti possono decidere di comune accordo di invitare osservatori o esperti indipendenti su base ad hoc.
               
            
            
               Articolo 2
               Punti di contatto
               
                  1.   I punti di contatto designati a norma dell'articolo 22.6, paragrafo 1, dell'accordo (di seguito «i punti di contatto») coordinano l'organizzazione e i preparativi per le riunioni del comitato misto.
               
               
                  2.   Tutti gli scambi di corrispondenza e le comunicazioni tra le parti relativi ai lavori del comitato misto e alle sue riunioni sono effettuati tramite i punti di contatto in conformità all'articolo 22.6, paragrafo 2, lettera c), dell'accordo.
               
               
                  3.   I punti di contatto sono incaricati di coordinare i preparativi per l'ordine del giorno provvisorio, i progetti di decisioni e i progetti di raccomandazioni del comitato misto, come pure la corrispondenza e le comunicazioni tra il comitato misto e i comitati specializzati, i gruppi di lavoro e gli altri organismi istituiti a norma dell'accordo.
               
            
            
               Articolo 3
               Ordine del giorno
               
                  1.   I punti di contatto redigono congiuntamente un ordine del giorno provvisorio per ogni riunione e lo trasmettono, unitamente ai documenti pertinenti, ai partecipanti al comitato misto al più tardi 15 giorni di calendario prima della data della riunione.
               
               
                  2.   Ciascuna parte può proporre punti all'ordine del giorno al più tardi 21 giorni di calendario prima della data della riunione.
               
               
                  3.   Le parti possono di comune accordo abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.
               
               
                  4.   Il comitato misto adotta l'ordine del giorno all'inizio della riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.
               
            
            
               Articolo 4
               Lingua di lavoro
               Salvo diversa decisione delle parti, tutta la corrispondenza e tutte le comunicazioni tra le parti in merito ai lavori del comitato misto, come pure la preparazione e le deliberazioni riguardanti decisioni e raccomandazioni, sono effettuate in inglese.
            
            
               Articolo 5
               Decisioni e raccomandazioni
               
                  1.   In conformità all'articolo 22.2 dell'accordo le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto sono prese per consenso. Esse possono essere adottate mediante procedura scritta tramite scambio di note tra i copresidenti del comitato.
               
               
                  2.   Tutte le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto recano un numero di serie, la data di adozione e un titolo che si riferisce all'oggetto delle stesse.
               
            
            
               Articolo 6
               Verbale congiunto
               
                  1.   Il progetto di verbale congiunto comprende di norma l'ordine del giorno definitivo e una sintesi delle discussioni per ciascun punto dell'ordine del giorno.
               
               
                  2.   Il progetto di verbale congiunto di ciascuna riunione è redatto dai punti di contatto non appena possibile e comunque non oltre 60 giorni dalla data della riunione.
               
               
                  3.   Il progetto di verbale congiunto è approvato per iscritto dalle parti non appena possibile e comunque non oltre 70 giorni dalla data della riunione. Una volta approvato, due copie del verbale sono firmate dai punti di contatto e ciascuna parte riceve una copia originale di tali documenti. Le parti possono decidere che la firma e lo scambio di copie per via elettronica soddisfano tale prescrizione.
               
            
            
               Articolo 7
               Pubblicità e riservatezza
               
                  1.   Salvo altrimenti disposto nell'accordo o diversa decisione delle parti, le riunioni del comitato misto non sono aperte al pubblico.
               
               
                  2.   Se una parte presenta al comitato misto o a qualsiasi comitato specializzato, gruppo di lavoro o altro organismo istituito a norma dell'accordo informazioni considerate riservate o protette dalla divulgazione conformemente alle proprie disposizioni legislative e regolamentari, l'altra parte tratta tali informazioni come riservate secondo quanto previsto all'articolo 1.6 dell'accordo.
               
               
                  3.   Ciascuna parte può rendere pubblici con ogni mezzo opportuno l'ordine del giorno definito dalle parti prima della riunione del comitato misto, il verbale congiunto approvato redatto in conformità all'articolo 6, fatta salva l'applicazione del paragrafo 2. Ciascuna parte garantisce che le decisioni, raccomandazioni e interpretazioni adottate dal comitato misto siano rese pubbliche.
               
            
            
               Articolo 8
               Spese
               Ciascuna parte si assume l'onere delle spese da essa sostenute per le riunioni del comitato misto. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni sono a carico della parte che ospita la riunione. Qualora una riunione si svolga al di fuori dell'Unione europea o del Giappone, le parti decidono di comune accordo in merito alla ripartizione delle spese sostenute per l'organizzazione della riunione.
            
         
      
      
         
            ALLEGATO 2
            
               PROCEDURA DI MEDIAZIONE
            
            I.   Obiettivo
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        L'obiettivo della procedura di mediazione di cui all'articolo 21.6 dell'accordo, come previsto nel presente documento, è agevolare la ricerca di una soluzione concordata mediante una procedura esauriente e rapida con l'assistenza di un Mediatore.
                     
                  II.   Definizioni
            
            
                     
                        2.
                     
                     
                        Ai fini del presente documento si intende per:
                        a)   «accordo»: l'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico;
                        b)   «codice di condotta»: il codice di condotta per gli arbitri di cui all'articolo 21.30 dell'accordo;
                        c)   «giorni»: i giorni di calendario;
                        d)   «comitato misto»: il comitato misto istituito a norma dell'articolo 22.1 dell'accordo;
                        e)   «parte che riceve la richiesta»: la parte alla quale è indirizzata la richiesta di avviare una procedura di mediazione a norma dell'articolo 21.6 dell'accordo;
                        f)   «parte richiedente»: la parte che richiede di avviare una procedura di mediazione a norma dell'articolo 21.6 dell'accordo; e
                        g)   «regolamento interno»: il regolamento interno di un collegio di cui all'articolo 21.30 dell'accordo.
                     
                  III.   Avvio della procedura di mediazione
            
            
                     
                        3.
                     
                     
                        Una parte può richiedere in qualsiasi momento l'avvio di una procedura di mediazione tra le parti. La richiesta è presentata all'altra parte per iscritto. La richiesta è sufficientemente dettagliata da consentire all'altra parte di comprendere chiaramente le preoccupazioni della parte che richiede la procedura di mediazione. Nella sua richiesta la parte richiedente descrive la questione contestata:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    indicando la misura specifica;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    indicando i presunti effetti negativi che, secondo la parte richiedente, la misura ha o avrà sugli scambi o sugli investimenti tra le parti; e
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    spiegando il nesso di causalità tra la misura e gli effetti negativi sugli scambi e sugli investimenti tra le parti.
                                 
                              
                  
                     
                        4.
                     
                     
                        Prima di indirizzare all'altra parte una richiesta scritta a norma del paragrafo 3, una parte dovrebbe di norma avvalersi delle pertinenti disposizioni in materia di cooperazione o di consultazione previste dall'accordo. Si precisa che le consultazioni a norma dell'articolo 21.5 dell'accordo non sono necessarie prima di avviare la procedura di mediazione.
                     
                  
                     
                        5.
                     
                     
                        La procedura di mediazione può essere avviata solo di comune accordo tra le parti al fine di cercare soluzioni concordate e prendere in considerazione eventuali pareri e soluzioni proposte dal Mediatore. La parte che riceve la richiesta la esamina con debita attenzione e risponde per iscritto entro 10 giorni dal suo ricevimento, accogliendo o respingendo la richiesta. Se la parte che riceve la richiesta non risponde entro tale termine, la richiesta si considera respinta. La data in cui la parte richiedente riceve la risposta della parte che riceve la richiesta in cui essa accoglie detta richiesta è considerata come la data di avvio della procedura di mediazione.
                     
                  IV.   Selezione del Mediatore
            
            
                     
                        6.
                     
                     
                        Le parti si adoperano per raggiungere un accordo sulla scelta di un Mediatore entro 15 giorni dalla data di avvio della procedura di mediazione.
                     
                  
                     
                        7.
                     
                     
                        Se le parti non giungono a un accordo sul Mediatore entro il termine previsto al paragrafo 6, su richiesta di qualsiasi parte ed entro cinque giorni dalla richiesta, il copresidente del comitato misto della parte richiedente, o il suo delegato, seleziona il Mediatore mediante estrazione a sorte dal sottoelenco dei presidenti istituito a norma dell'articolo 21.9, paragrafo 1, dell'accordo. La richiesta è inviata in copia all'altra parte.
                     
                  
                     
                        8.
                     
                     
                        L'ufficio designato dalla parte richiedente a norma dell'articolo 21.25, paragrafo 1, dell'accordo è responsabile dell'organizzazione dell'estrazione a sorte e informa con il dovuto anticipo i copresidenti del comitato misto della data, dell'ora e del luogo dell'estrazione a sorte. Il copresidente della parte che riceve la richiesta può essere presente all'estrazione a sorte o essere rappresentato da un'altra persona. Possono inoltre essere presenti rappresentanti di entrambe le parti. L'estrazione a sorte è comunque effettuata con la parte o le parti che sono presenti.
                     
                  
                     
                        9.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti, il Mediatore non è cittadino o alle dipendenze né dell'una né dell'altra parte.
                     
                  
                     
                        10.
                     
                     
                        Il Mediatore assiste le parti con imparzialità e trasparenza nel fare chiarezza sulla questione contestata e sui possibili effetti della misura specifica sugli scambi o sugli investimenti nonché nella ricerca di una soluzione concordata.
                     
                  
                     
                        11.
                     
                     
                        Il codice di condotta per gli arbitri adottato dal comitato misto a norma dell'articolo 21.30 dell'accordo si applica mutatis mutandis al Mediatore.
                     
                  V.   Regole della procedura di mediazione
            
            
                     
                        12.
                     
                     
                        Entro 10 giorni dalla data in cui il Mediatore è stato scelto di comune accordo a norma del paragrafo 6 o selezionato a norma del paragrafo 7, la parte richiedente presenta per iscritto al Mediatore e alla parte che riceve la richiesta una descrizione dettagliata della questione contestata, indicando come la misura specifica è o sarebbe applicata e come essa incide sugli scambi o sugli investimenti. Entro 20 giorni dalla data di trasmissione di questa comunicazione la parte che riceve la richiesta può fornire per iscritto le sue osservazioni in merito alla descrizione. Ciascuna parte può inserire nella propria descrizione o tra le proprie osservazioni le informazioni ritenute pertinenti.
                     
                  
                     
                        13.
                     
                     
                        Il Mediatore può decidere il modo più appropriato per fare chiarezza sulla questione contestata, compresi i possibili effetti della misura specifica sugli scambi o sugli investimenti. Il Mediatore può in particolare organizzare riunioni tra le parti, consultare le parti congiuntamente o separatamente e fornire ogni ulteriore sostegno di cui le parti facciano richiesta. Previa consultazione delle parti il Mediatore può inoltre chiedere l'assistenza o la consulenza degli esperti e delle parti interessate pertinenti.
                     
                  
                     
                        14.
                     
                     
                        Il Mediatore si adopera per offrire pareri e proporre una soluzione all'esame delle parti. Le parti possono accettare o respingere la soluzione proposta o concordare una diversa soluzione. I pareri o le osservazioni del Mediatore non riguardano la compatibilità della misura specifica con l'accordo.
                     
                  
                     
                        15.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti, la procedura si svolge nella parte che ha ricevuto la richiesta.
                     
                  
                     
                        16.
                     
                     
                        Le parti si adoperano per pervenire a una soluzione concordata entro 60 giorni dalla data in cui il Mediatore è stato scelto di comune accordo a norma del paragrafo 6 o selezionato a norma del paragrafo 7. Se una parte lo richiede, la soluzione concordata è adottata mediante una decisione del comitato misto. Salvo diversa decisione delle parti, le soluzioni concordate sono rese pubbliche. La versione pubblica non può contenere informazioni considerate riservate da una parte. In attesa di una soluzione concordata definitiva le parti possono prendere in considerazione soluzioni provvisorie.
                     
                  
                     
                        17.
                     
                     
                        Su richiesta di qualsiasi parte il Mediatore trasmette alle parti un progetto di relazione scritta dei fatti, che fornisce una sintesi:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    della questione contestata, compresi i possibili effetti della misura specifica sugli scambi o sugli investimenti;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    delle procedure applicate;
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    dei pareri espressi dalle parti, dagli esperti e dalle parti interessate, laddove pertinente; e
                                 
                              
                                    d)
                                 
                                 
                                    se applicabile, della soluzione concordata e delle soluzioni provvisorie.
                                 
                              entro 15 giorni dalla richiesta di tale relazione.
                        Le parti possono formulare osservazioni sul progetto di relazione dei fatti entro 15 giorni dalla sua trasmissione. Dopo aver esaminato le osservazioni presentate dalle parti, il Mediatore presenta per iscritto alle parti la relazione dei fatti finale entro 30 giorni dalla trasmissione del progetto di relazione dei fatti. Detta relazione non contiene alcuna interpretazione dell'accordo da parte del Mediatore.
                     
                  
                     
                        18.
                     
                     
                        La procedura di mediazione si conclude:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    con l'adozione ad opera delle parti di una soluzione concordata, nel giorno di tale adozione;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    con una dichiarazione scritta con la quale il Mediatore, dopo aver consultato le parti, comunica che ulteriori sforzi di mediazione sarebbero vani, nel giorno di tale dichiarazione;
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    con un accordo delle parti in qualsiasi fase della procedura, nel giorno di tale accordo; o
                                 
                              
                                    d)
                                 
                                 
                                    con una dichiarazione scritta e motivata di una parte dopo aver ricercato soluzioni concordate nell'ambito della procedura di mediazione, nel giorno di tale dichiarazione.
                                 
                              La conclusione della procedura di mediazione lascia impregiudicato il paragrafo 17.
                     
                  
                     
                        19.
                     
                     
                        I paragrafi da 5 a 9, da 15 a 26, 33, 34 e da 42 a 46 del regolamento interno di un collegio si applicano mutatis mutandis alla procedura di mediazione.
                     
                  VI.   Riservatezza
            
            
                     
                        20.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti e fatto salvo il paragrafo 16, tutte le fasi della procedura di mediazione, compresi i pareri o la soluzione proposta, sono riservate. Il Mediatore e le parti considerano riservate le informazioni che una parte abbia comunicato al Mediatore o che quest'ultimo abbia ricevuto da un'altra fonte in via riservata. Le parti possono tuttavia rendere pubblico il fatto che è in corso una mediazione.
                     
                  VII.   Rapporto con altre procedure di risoluzione delle controversie
            
            
                     
                        21.
                     
                     
                        La procedura di mediazione lascia impregiudicati i diritti e gli obblighi delle parti derivanti dal capo 21 (Risoluzione delle controversie) dell'accordo o da una procedura di risoluzione delle controversie di qualsiasi altro accordo.
                     
                  
                     
                        22.
                     
                     
                        Le parti non adducono o presentano come prove in altre procedure di risoluzione delle controversie a norma del presente accordo o di qualsiasi altro accordo, né è accettato che un collegio prenda in considerazione:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    le posizioni adottate dall'altra parte nel corso della procedura di mediazione o le informazioni raccolte a norma del paragrafo 13;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    la volontà manifestata dall'altra parte di accettare una soluzione in rapporto alla questione oggetto della mediazione; o
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    le proposte o i pareri formulati dal Mediatore.
                                 
                              
                  
                     
                        23.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti, un Mediatore non può essere arbitro o membro di un collegio in un'altra procedura di risoluzione delle controversie a norma dell'accordo o di qualsiasi altro accordo riguardante la medesima questione in relazione alla quale abbia svolto funzioni di mediazione.
                     
                  VIII.   Termini
            
            
                     
                        24.
                     
                     
                        I termini relativi alla presente procedura di mediazione possono essere modificati di comune accordo tra le parti.
                     
                  IX.   Costi
            
            
                     
                        25.
                     
                     
                        Ciascuna parte sostiene le proprie spese derivanti dalla partecipazione alla procedura di mediazione.
                     
                  
                     
                        26.
                     
                     
                        Le spese organizzative, compresi il compenso e il rimborso delle spese del Mediatore, sono ripartite equamente tra le parti. Il compenso del Mediatore è equivalente al compenso degli arbitri di cui al paragrafo 4 del regolamento interno di un collegio.
                     
                  
      
      
         
            ALLEGATO 3
            
               REGOLAMENTO INTERNO DI UN COLLEGIO
            
            Nelle procedure del collegio di cui al capo 21 (Risoluzione delle controversie), sezione C, dell'accordo, si applicano le seguenti norme:
            I.   Definizioni
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        Nel presente regolamento interno si intende per:
                        a)   «personale amministrativo»: rispetto a un arbitro, le persone poste sotto la sua direzione e il suo controllo, ad eccezione degli assistenti;
                        b)   «consulente»: una persona incaricata da una parte di fornirle consulenza o assistenza ai fini della procedura del collegio, ad eccezione dei rappresentanti di quella parte;
                        c)   «accordo»: l'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico;
                        d)   «arbitro»: un membro di un collegio;
                        e)   «assistente»: una persona che, su mandato di un arbitro, svolge ricerche per quest'ultimo o lo assiste nelle sue funzioni;
                        f)   «codice di condotta»: il codice di condotta per gli arbitri di cui all'articolo 21.30 dell'accordo;
                        g)   «parte attrice»: la parte che chiede la costituzione di un collegio a norma dell'articolo 21.7 dell'accordo;
                        h)   «giorni»: i giorni di calendario;
                        i)   «collegio»: un collegio costituito a norma dell'articolo 21.7 dell'accordo;
                        j)   «parte convenuta»: la parte contro la quale è stato avviato un procedimento per la risoluzione di una controversia dinanzi a un collegio a norma dell'articolo 21.7 dell'accordo;
                        k)   «procedimento»: il procedimento del collegio; e
                        l)   «rappresentante»: rispetto a una parte, un funzionario o qualsiasi altra persona di un ministero, un'agenzia o un altro ente pubblico di una parte e altro personale, che la parte nomini come suo rappresentante ai fini del procedimento del collegio.
                     
                  II.   Nomina degli arbitri
            
            
                     
                        2.
                     
                     
                        L'ufficio designato dalla parte attrice a norma dell'articolo 21.25, paragrafo 1, dell'accordo è responsabile dell'organizzazione dell'estrazione a sorte di cui all'articolo 21.8, paragrafi 3, 4 e 5, dell'accordo e informa con il dovuto anticipo i copresidenti del comitato misto della data, dell'ora e del luogo dell'estrazione a sorte. Il copresidente della parte convenuta può essere presente all'estrazione a sorte o essere rappresentato da un'altra persona. Possono inoltre essere presenti rappresentanti di entrambe le parti. L'estrazione a sorte è comunque effettuata con la parte o le parti che sono presenti.
                     
                  
                     
                        3.
                     
                     
                        Le parti informano per iscritto ciascuna delle persone nominate per esercitare la funzione di arbitro a norma dell'articolo 21.8 dell'accordo dell'avvenuta nomina. Ciascuna di esse conferma a entrambe le parti la propria disponibilità entro cinque giorni dalla data in cui è stata informata dell'avvenuta nomina.
                     
                  III.   Riunione organizzativa
            
            
                     
                        4.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti, le parti si riuniscono con il collegio entro sette giorni dalla data di costituzione dello stesso al fine di definire le questioni che le parti o il collegio ritengano opportuno affrontare, tra cui:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    i compensi e il rimborso delle spese degli arbitri, che sono stabiliti in conformità alle norme e ai criteri dell'OMC;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    il compenso degli assistenti. Salvo diversa decisione delle parti, l'importo totale dei compensi per l'assistente o gli assistenti di ciascun arbitro non supera il 50 % del compenso di tale arbitro; e
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    il calendario del procedimento, che è stabilito in base al fuso orario della parte convenuta.
                                 
                              Possono partecipare alla riunione, di persona, in teleconferenza o in videoconferenza, solo gli arbitri e i rappresentanti delle parti che siano funzionari o altre persone di un ministero, agenzia o altro ente pubblico.
                     
                  IV.   Notifiche
            
            
                     
                        5.
                     
                     
                        Qualsiasi richiesta, avviso, comunicazione scritta o altro documento:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    trasmesso dal collegio è inviato a entrambe le parti allo stesso momento;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    trasmesso da una parte al collegio è inviato in copia all'altra parte allo stesso momento; e
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    trasmesso da una parte all'altra parte è inviato in copia al collegio allo stesso momento, ove opportuno.
                                 
                              Laddove pertinente, i documenti di cui al presente paragrafo sono inviati in copia allo stesso momento anche all'organismo esterno di cui all'articolo 21.25, paragrafo 2, dell'accordo.
                     
                  
                     
                        6.
                     
                     
                        La notifica a una parte di qualsiasi documento di cui al paragrafo 5 è indirizzata all'ufficio designato da tale parte a norma dell'articolo 21.25, paragrafo 1, dell'accordo.
                     
                  
                     
                        7.
                     
                     
                        Le notifiche di cui al paragrafo 5 sono effettuate per posta elettronica o, ove opportuno, con altro mezzo di telecomunicazione che ne comprovi l'invio. Salvo prova contraria, tale notifica si considera ricevuta nel giorno in cui è stata inviata.
                     
                  
                     
                        8.
                     
                     
                        Gli errori materiali di scarsa importanza contenuti in richieste, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti relativi ai procedimenti del collegio possono essere corretti mediante trasmissione di un nuovo documento in cui siano chiaramente indicate le modifiche.
                     
                  
                     
                        9.
                     
                     
                        Qualora il termine ultimo per la trasmissione di un documento coincida con un giorno festivo del Giappone o dell'Unione europea o con un qualsiasi altro giorno di chiusura ufficiale o per forza maggiore degli uffici del governo di una parte, il documento si considera ricevuto il giorno lavorativo successivo. Nella riunione organizzativa di cui al paragrafo 4 ciascuna parte presenta un elenco dei propri giorni festivi e di ogni altro giorno di chiusura ufficiale dei propri uffici. Ciascuna parte mantiene l'elenco aggiornato durante la procedura del collegio.
                     
                  V.   Comunicazioni scritte
            
            
                     
                        10.
                     
                     
                        La parte attrice trasmette le proprie comunicazioni scritte entro 20 giorni dalla data di costituzione del collegio. La parte convenuta trasmette la propria replica scritta entro 20 giorni dalla data in cui ha ricevuto le comunicazioni scritte della parte attrice.
                     
                  VI.   Funzionamento del collegio
            
            
                     
                        11.
                     
                     
                        Il presidente del collegio presiede tutte le riunioni. Il collegio può delegare al presidente il potere di adottare decisioni di carattere amministrativo e procedurale.
                     
                  
                     
                        12.
                     
                     
                        Salvo altrimenti disposto nel capo 21 dell'accordo o nel presente regolamento interno, il collegio può svolgere la propria attività con qualsiasi mezzo di telecomunicazione, compresi telefono, fax o collegamenti informatici.
                     
                  
                     
                        13.
                     
                     
                        Qualora sorga una questione procedurale non contemplata dal capo 21 dell'accordo, dal presente regolamento interno o dal codice di condotta per gli arbitri di cui all'articolo 21.30, previa consultazione delle parti il collegio può adottare una procedura appropriata compatibile con tali disposizioni.
                     
                  
                     
                        14.
                     
                     
                        Il collegio, previa consultazione delle parti, può modificare qualsiasi termine, eccetto quello stabilito al capo 21 dell'accordo, e può introdurre nel procedimento qualsiasi altro adeguamento di carattere procedurale o amministrativo. Nel consultare le parti, il collegio le informa per iscritto in merito alla modifica o all'adeguamento proposti e alla relativa motivazione.
                     
                  VII.   Udienze
            
            
                     
                        15.
                     
                     
                        In base al calendario stabilito a norma del paragrafo 4 e previa consultazione delle parti e degli altri arbitri, il presidente del collegio fissa la data e l'ora dell'udienza.
                     
                  
                     
                        16.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti, la parte in cui si svolge l'udienza in conformità all'articolo 21.15, paragrafo 2, dell'accordo:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    stabilisce il luogo dell'udienza e ne informa il presidente del collegio; e
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    è responsabile dell'organizzazione logistica dell'udienza.
                                 
                              
                  
                     
                        17.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti e fatto salvo il paragrafo 46, le spese sostenute per l'organizzazione logistica dell'udienza sono ripartite tra le parti.
                     
                  
                     
                        18.
                     
                     
                        Il presidente del collegio notifica per iscritto e a tempo debito alle parti e, laddove pertinente, all'organismo esterno di cui all'articolo 21.25, paragrafo 2, dell'accordo, la data, l'ora e il luogo dell'udienza. Tali informazioni sono messe a disposizione del pubblico dalla parte in cui si svolge l'udienza o, laddove pertinente, dall'organismo esterno di cui all'articolo 21.25, paragrafo 2, dell'accordo a meno che l'udienza non si svolga a porte chiuse.
                     
                  
                     
                        19.
                     
                     
                        In linea di principio dovrebbe essere prevista soltanto un'udienza. Previa consultazione delle parti e su richiesta di una di esse o di propria iniziativa, il collegio può convocare altre udienze nel caso in cui la controversia riguardi questioni di eccezionale complessità. I paragrafi da 15 a 18 si applicano mutatis mutandis a ciascuna delle udienze aggiuntive.
                     
                  
                     
                        20.
                     
                     
                        Tutti gli arbitri sono presenti per l'intera durata dell'udienza.
                     
                  
                     
                        21.
                     
                     
                        Indipendentemente dal carattere pubblico dell'udienza, possono assistere all'udienza:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    i rappresentanti delle parti;
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    i consulenti;
                                 
                              
                                    c)
                                 
                                 
                                    gli assistenti e il personale amministrativo;
                                 
                              
                                    d)
                                 
                                 
                                    gli interpreti, i traduttori e gli stenografi del collegio; e
                                 
                              
                                    e)
                                 
                                 
                                    gli esperti, secondo quanto deciso dal collegio a norma dell'articolo 21.17, paragrafo 2, dell'accordo.
                                 
                              
                  
                     
                        22.
                     
                     
                        Al più tardi cinque giorni prima della data dell'udienza ciascuna parte trasmette al collegio l'elenco dei nominativi delle persone che, nel corso dell'udienza, interverranno con presentazioni o argomentazioni orali per conto di quella parte e degli altri rappresentanti e consulenti che assisteranno all'udienza.
                     
                  
                     
                        23.
                     
                     
                        Il collegio conduce l'udienza nel modo seguente, concedendo un tempo equivalente alla parte attrice e alla parte convenuta sia nell'argomentazione sia nell'argomentazione di contestazione:
                        
                           Argomentazione
                        
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    argomentazione della parte attrice; e
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    argomentazione della parte convenuta.
                                 
                              
                           Argomentazione di contestazione
                        
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    replica della parte attrice; e
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    controreplica della parte convenuta.
                                 
                              
                  
                     
                        24.
                     
                     
                        Il collegio può rivolgere domande alle parti in qualsiasi momento dell'udienza.
                     
                  
                     
                        25.
                     
                     
                        Il collegio predispone la stesura del verbale di udienza, che è redatto e trasmesso quanto prima alle parti. Le parti possono formulare osservazioni sul verbale, che possono essere esaminate dal collegio arbitrale.
                     
                  
                     
                        26.
                     
                     
                        Entro 10 giorni dalla data dell'udienza ciascuna parte può trasmettere comunicazioni scritte supplementari in merito a qualsiasi questione sollevata durante l'udienza.
                     
                  VIII.   Deliberazioni
            
            
                     
                        27.
                     
                     
                        Solo gli arbitri possono partecipare alle deliberazioni del collegio. In deroga alla frase precedente, il collegio può autorizzare la presenza di assistenti durante le sue deliberazioni.
                     
                  IX.   Domande scritte
            
            
                     
                        28.
                     
                     
                        Il collegio può rivolgere domande scritte a una o a entrambe le parti in qualsiasi momento del procedimento. Le domande rivolte a una parte sono inviate in copia all'altra parte.
                     
                  
                     
                        29.
                     
                     
                        Ciascuna parte fornisce all'altra parte una copia delle proprie risposte alle domande poste dal collegio. A ciascuna parte viene data la possibilità di presentare osservazioni scritte in merito alle risposte fornite dall'altra parte entro cinque giorni dalla data di ricevimento della copia.
                     
                  X.   Sostituzione degli arbitri
            
            
                     
                        30.
                     
                     
                        L'articolo 21.8 dell'accordo si applica mutatis mutandis per la sostituzione di un arbitro in conformità all'articolo 21.11.
                     
                  
                     
                        31.
                     
                     
                        Se una parte ritiene che un arbitro non soddisfi i requisiti del codice di condotta e che per questa ragione vada sostituito, detta parte ne informa l'altra parte entro 15 giorni dal momento in cui ha raccolto prove sufficienti del fatto che l'arbitro non soddisfa i requisiti del codice di condotta.
                     
                  
                     
                        32.
                     
                     
                        Se una parte ritiene che un arbitro diverso dal presidente non soddisfi i requisiti del codice di condotta, le parti si consultano e, in caso di comune accordo, selezionano un nuovo arbitro in conformità al paragrafo 30.
                        Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire un arbitro, ciascuna parte può chiedere che la questione venga sottoposta al presidente del collegio, la cui decisione è definitiva.
                        Se, in seguito a tale richiesta, il presidente conclude che l'arbitro non soddisfa i requisiti del codice di condotta, il nuovo arbitro è selezionato in conformità al paragrafo 30.
                     
                  
                     
                        33.
                     
                     
                        Se una parte ritiene che il presidente del collegio non soddisfi i requisiti del codice di condotta, le parti si consultano e, in caso di comune accordo, selezionano un nuovo presidente in conformità al paragrafo 30.
                        Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire il presidente, ciascuna parte può chiedere che la questione venga sottoposta ai due arbitri rimanenti. Gli arbitri decidono, entro 10 giorni dalla data di trasmissione della richiesta, se sussiste la necessità di sostituire il presidente del collegio. La decisione degli arbitri riguardo alla necessità di sostituire il presidente è definitiva.
                        Se gli arbitri concludono che il presidente non soddisfa i requisiti del codice di condotta, è selezionato un nuovo presidente in conformità al paragrafo 30.
                     
                  
                     
                        34.
                     
                     
                        I procedimenti sono sospesi per il periodo necessario a espletare le procedure di cui ai paragrafi da 30 a 33.
                     
                  XI.   Riservatezza
            
            
                     
                        35.
                     
                     
                        Qualora una parte presenti al collegio una versione riservata delle sue comunicazioni scritte, essa fornisce inoltre, su richiesta dell'altra parte ed entro 20 giorni dalla data della richiesta, una versione non riservata delle comunicazioni che possa essere divulgata al pubblico. Nessuna delle presenti disposizioni impedisce a una parte di rendere pubbliche le proprie comunicazioni nella misura in cui non divulghi informazioni indicate come riservate dall'altra parte. Il collegio si riunisce a porte chiuse qualora le comunicazioni e le argomentazioni di una parte contengano informazioni riservate. Il collegio e le parti rispettano la riservatezza dell'udienza del collegio che si svolge a porte chiuse.
                     
                  XII.   Contatti unilaterali
            
            
                     
                        36.
                     
                     
                        Il collegio non si riunisce né comunica con una parte in assenza dell'altra parte.
                     
                  
                     
                        37.
                     
                     
                        Un arbitro non discute di un aspetto della questione oggetto del procedimento con una delle parti o con entrambe le parti in assenza degli altri arbitri.
                     
                  XIII.   Comunicazioni a titolo di amicus curiae
               
            
            
                     
                        38.
                     
                     
                        Salvo diversa decisione delle parti entro tre giorni dalla data di costituzione del collegio, quest'ultimo può ricevere comunicazioni scritte non richieste da parte delle persone di cui all'articolo 21.17, paragrafo 3, dell'accordo che sono indipendenti dai governi delle parti, purché tali comunicazioni siano ricevute entro 10 giorni dalla data di costituzione del collegio.
                     
                  
                     
                        39.
                     
                     
                        Le comunicazioni sono concise e comunque non più lunghe di 15 pagine con interlinea doppia e sono direttamente attinenti a una questione di fatto o di diritto esaminata dal collegio. Le comunicazioni contengono una descrizione della persona che le presenta, compresi:
                        
                                    a)
                                 
                                 
                                    per una persona fisica, la sua cittadinanza; e
                                 
                              
                                    b)
                                 
                                 
                                    per una persona giuridica, il suo luogo di stabilimento, la natura delle sue attività, il suo status giuridico, i suoi obiettivi generali e le sue fonti di finanziamento.
                                 
                              Ogni persona precisa nelle sue comunicazioni gli interessi che essa ha nel quadro del procedimento. Le comunicazioni sono redatte nelle lingue scelte dalle parti in conformità ai paragrafi 42 e 43 del presente regolamento interno.
                     
                  
                     
                        40.
                     
                     
                        Nella propria relazione il collegio elenca tutte le comunicazioni ricevute a norma dei paragrafi 38 e 39. Il collegio non è tenuto a esaminare nella propria relazione le argomentazioni contenute in dette comunicazioni. Le comunicazioni vengono sottoposte alle parti perché possano formulare le loro osservazioni. Il collegio prende in considerazione le osservazioni delle parti che gli siano state presentate entro 10 giorni.
                     
                  XIV.   Casi urgenti
            
            
                     
                        41.
                     
                     
                        Nei casi urgenti di cui al capo 21 dell'accordo il collegio, previa consultazione delle parti, adegua opportunamente i termini indicati nel presente regolamento interno. Il collegio informa le parti in merito a tali adeguamenti.
                     
                  XV.   Lingua e traduzione
            
            
                     
                        42.
                     
                     
                        Nel corso delle consultazioni di cui all'articolo 21.5 dell'accordo e non successivamente alla riunione organizzativa di cui al paragrafo 4, le parti si adoperano per concordare una lingua di lavoro comune del procedimento dinanzi al collegio. Entro 90 giorni dall'adozione del presente regolamento interno da parte del comitato misto in conformità all'articolo 22.1, paragrafo 4, lettera f), dell'accordo, ciascuna parte notifica all'altra un elenco delle lingue di sua preferenza. L'elenco comprende almeno una lingua di lavoro dell'OMC.
                     
                  
                     
                        43.
                     
                     
                        Qualora le parti non riescano a concordare una lingua di lavoro comune, ciascuna parte trasmette le proprie comunicazioni scritte nella lingua di sua scelta e, ove opportuno, fornisce al contempo una traduzione in una delle lingue di lavoro dell'OMC notificate dall'altra parte in conformità al paragrafo 42. La parte responsabile dell'organizzazione dell'udienza orale predispone, ove opportuno, l'interpretazione delle comunicazioni orali nella stessa lingua di lavoro dell'OMC.
                     
                  
                     
                        44.
                     
                     
                        La relazione interinale e la relazione finale del collegio sono presentate nella lingua di lavoro comune. Se le parti non si sono accordate sull'uso di una lingua di lavoro comune, la relazione interinale e la relazione finale del collegio sono presentate nelle lingue di lavoro dell'OMC di cui al paragrafo 43.
                     
                  
                     
                        45.
                     
                     
                        Ciascuna parte può formulare osservazioni sull'accuratezza della traduzione di qualsiasi versione tradotta di un documento redatto in conformità al presente regolamento interno.
                     
                  
                     
                        46.
                     
                     
                        Laddove risulti necessaria la traduzione o l'interpretazione delle comunicazioni scritte e orali di una parte nella lingua di lavoro pertinente dell'OMC, tale parte sostiene i relativi costi.
                     
                  
      
      
         
            ALLEGATO 4
            
               CODICE DI CONDOTTA PER GLI ARBITRI
            
            I.   Definizioni
            
            
                     
                        1.
                     
                     
                        Nel presente codice di condotta si intende per:
                        a)   «personale amministrativo»: rispetto a un arbitro, le persone poste sotto la sua direzione e il suo controllo, ad eccezione degli assistenti;
                        b)   «accordo»: l'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico;
                        c)   «arbitro»: un membro di un collegio;
                        d)   «assistente»: una persona che, su mandato di un arbitro, svolge ricerche per quest'ultimo o lo assiste nelle sue funzioni;
                        e)   «candidato»: una persona il cui nominativo figuri nell'elenco degli arbitri di cui all'articolo 21.9 dell'accordo;
                        f)   «collegio»: un collegio costituito a norma dell'articolo 21.7 dell'accordo; e
                        g)   «procedimento»: il procedimento del collegio.
                     
                  II.   Consegna del codice di condotta
            
            
                     
                        2.
                     
                     
                        Le parti consegnano il presente codice di condotta a ciascun candidato quando il suo nominativo è inserito nell'elenco di cui all'articolo 21.9 dell'accordo.
                     
                  III.   Principi fondamentali
            
            
                     
                        3.
                     
                     
                        Ciascun candidato e arbitro osserva norme di condotta rigorose in conformità al presente codice di condotta in modo da preservare l'integrità e l'imparzialità del meccanismo di risoluzione delle controversie.
                     
                  IV.   Obblighi di dichiarazione
            
            
                     
                        4.
                     
                     
                        Prima di accettare la nomina ad arbitro, ciascun candidato cui venga richiesto di esercitare tale funzione dichiara l'esistenza di qualsiasi interesse, relazione o fatto che potrebbe incidere sulla sua indipendenza o sulla sua imparzialità o dare ragionevolmente adito a sospetti di irregolarità o di parzialità nel procedimento. A tale scopo il candidato compie ogni ragionevole sforzo per venire a conoscenza dell'esistenza di tali interessi, relazioni e fatti, compresi interessi di natura finanziaria, professionale, lavorativa o familiare.
                     
                  
                     
                        5.
                     
                     
                        L'obbligo di dichiarazione a norma del paragrafo 4 è permanente e si applica all'arbitro anche dopo l'accettazione della nomina. Nel corso del procedimento gli arbitri dichiarano per iscritto alle parti, non appena ne vengano a conoscenza, ogni nuova informazione relativa all'obbligo di cui al paragrafo 4.
                     
                  
                     
                        6.
                     
                     
                        Nell'ottemperare a tali prescrizioni in materia di dichiarazione è rispettato il diritto alla vita privata.
                     
                  V.   Esercizio delle funzioni
            
            
                     
                        7.
                     
                     
                        In seguito all'accettazione della nomina, l'arbitro è disponibile a esercitare ed esercita interamente e sollecitamente le proprie funzioni nel corso di tutta la procedura del collegio, con equità e diligenza.
                     
                  
                     
                        8.
                     
                     
                        L'arbitro esamina soltanto le questioni sollevate nell'ambito di ciascun procedimento che siano necessarie per pervenire a una decisione e non delega ad altri il dovere di svolgere tale esame.
                     
                  
                     
                        9.
                     
                     
                        L'arbitro non ha contatti unilaterali in relazione alle questioni esaminate dal collegio nel corso del procedimento.
                     
                  VI.   Indipendenza e imparzialità
            
            
                     
                        10.
                     
                     
                        L'arbitro è indipendente e imparziale, evita i conflitti d'interesse diretti e indiretti, non è influenzato da interessi personali, da pressioni esterne, da considerazioni di ordine politico, dall'opinione pubblica, dalla lealtà verso una parte o dal timore di critiche ed evita di dare adito a sospetti di irregolarità o di parzialità.
                     
                  
                     
                        11.
                     
                     
                        L'arbitro non può, né direttamente né indirettamente, contrarre obblighi o accettare vantaggi che possano in qualunque modo incidere, o dare l'impressione di incidere, sul corretto adempimento delle sue funzioni.
                     
                  
                     
                        12.
                     
                     
                        L'arbitro non sfrutta la sua posizione nel collegio per interessi personali o privati e si astiene da qualsiasi atto che possa far ritenere che altre persone siano in una posizione tale da poterlo influenzare.
                     
                  
                     
                        13.
                     
                     
                        L'arbitro non consente che la sua condotta o il suo giudizio siano influenzati da relazioni o responsabilità, presenti o passate, di ordine finanziario, commerciale, professionale, personale, familiare o sociale.
                     
                  
                     
                        14.
                     
                     
                        L'arbitro si astiene dall'allacciare relazioni o acquisire interessi finanziari tali da incidere sulla sua imparzialità o da dare ragionevolmente adito a sospetti di irregolarità o di parzialità.
                     
                  
                     
                        15.
                     
                     
                        L'ex arbitro si astiene da qualsiasi atto che possa dare l'impressione che sia stato parziale nell'esercizio delle sue funzioni o che abbia tratto vantaggio dalla decisione del collegio in cui ha ricoperto la funzione di arbitro.
                     
                  VII.   Riservatezza
            
            
                     
                        16.
                     
                     
                        L'arbitro non rivela, in nessun momento, informazioni non pubbliche riguardanti la procedura del collegio per la quale è nominato o che abbia acquisito nel corso della stessa. In nessun caso l'arbitro si avvale di tali informazioni a suo vantaggio o a vantaggio di altri o per nuocere agli interessi di altri.
                     
                  
                     
                        17.
                     
                     
                        L'arbitro non divulga, né integralmente né in parte, la decisione del collegio a meno che tale decisione non sia messa a disposizione del pubblico.
                     
                  
                     
                        18.
                     
                     
                        L'arbitro non divulga, in nessun momento, le deliberazioni di un collegio o l'opinione di un arbitro né rende dichiarazioni sulla procedura del collegio per la quale è nominato o su questioni oggetto di controversia nell'ambito di tale procedura.
                     
                  
                     
                        19.
                     
                     
                        Gli obblighi di cui ai paragrafi da 16 a 18 continuano ad applicarsi all'ex arbitro.
                     
                  VIII.   Altri obblighi
            
            
                     
                        20.
                     
                     
                        Il candidato o l'arbitro comunica a entrambe le parti, non appena possibile e in via riservata, le questioni riguardanti violazioni effettive o potenziali del presente codice di condotta affinché esse le esaminino.
                     
                  
                     
                        21.
                     
                     
                        L'arbitro prende tutti i provvedimenti ragionevoli e opportuni per garantire che i suoi assistenti e il suo personale amministrativo siano a conoscenza degli obblighi assunti dall'arbitro a norma delle parti III, IV, VI e VII del presente codice di condotta e li rispettino.
                     
                  
                     
                        22.
                     
                     
                        Ciascun arbitro registra il tempo dedicato alla procedura del collegio e le spese sostenute, così come il tempo e le spese sostenute dai suoi assistenti, e presenta un resoconto finale al riguardo.