CELEX: 52014PC0668
Language: mt
Date: 2014-10-28
Title: Proposta għal DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL li tadotta r-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (FEŻ)

|
			
		
		
		52014PC0668
		
			Proposta għal DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL li tadotta r-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (FEŻ) /* COM/2014/0668 final - 2014/0310 (NLE) */
			
				
		
		
			
			   	MEMORANDUM TA’ SPJEGAZZJONI
Il-Ftehim Intern bejn ir-Rappreżentanti
tal-Gvernijiet tal-Istati Membri, imlaqqgħin fi ħdan il-Kunsill, dwar
il-finanzjament tal-għajnuna tal-Unjoni Ewropea skont il-qafas finanzjarju
pluriennali għall-perjodu 2014-2020, skont il-Ftehim ta’ Sħubija
AKP-UE, u dwar l-allokazzjoni tal-assistenza finanzjarja
għall-Pajjiżi u t-Territorji extra-Ewropej li għalihom tapplika
l-Parti Erbgħa tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-UE (minn hawn 'il
quddiem imsejjaħ "il-Ftehim Intern") ġie ffirmat fl-24 u
fis-26 ta' Ġunju 2013. 
Il-Ftehim Intern daħal fis-seħħ
fi XX[1]
wara t-tlestija tal-proċess ta’ ratifika, jiġifieri fl-ewwel jum
tat-tieni xahar wara n-notifika ta’ ratifika mill-aħħar Stat Membru. 
L-Artikolu 8(5) tal-Ftehim Intern jistipula
li l-Kunsill għandu jadotta, unanimament, ir-regoli ta’ proċedura
tal-Kumitat tal-FEŻ fuq proposta tal-Kummissjoni. 
L-abbozz tar-regoli ta’ proċedura
tal-Kumitat tal-FEŻ, li jinsab mal-proposta għal Deċiżjoni
tal-Kunsill, jieħu inkonsiderazzjoni d-dispożizzjonijiet
tar-Regolament ta’ Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, u b’mod partikolari
l-Artikolu 14 tiegħu, kif ukoll ir-riżultati
tal-eżerċizzju ta’ simplifikazzjoni u armonizzazzjoni tal-Kummissjoni
fil-qasam tal-komitoloġija, flimkien mar-regoli ta’ proċedura
standard approvati mill-Kummissjoni bħala parti minn dan
l-eżerċizzju[2].
Il-Kummissjoni għalhekk tipproponi li
l-Kunsill jadotta d-Deċiżjoni mehmuża.
2014/0310 (NLE)
Proposta għal
DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL
li tadotta r-regoli ta' proċedura
tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (FEŻ)
IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar l-Unjoni
Ewropea u t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, 
Wara li kkunsidra l-Ftehim Intern bejn
ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea,
imlaqqgħin fi ħdan il-Kunsill, dwar l-iffinanzjar ta’ għajnuna
mill-Unjoni Ewropea taħt il-Qafas Finanzjarju Pluriennali
għall-perjodu mill-2014 sal-2020, skont il-Ftehim ta’ Sħubija AKP-UE,
u dwar l-allokazzjoni ta’ assistenza finanzjarja għall-Pajjiżi u
Territorji extra-Ewropej li għalihom tapplika r-Raba’ Parti tat-Trattat
dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea[3]
("il-Ftehim Intern"),
Wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kunsill XX
dwar l-implimentazzjoni tal-11-il Fond Ewropew għall-Iżvilupp
(“ir-Regolament ta’ Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ”)[4],
Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni
tal-Kunsill 2013/755/UE tal-25 ta' Novembru 2013 dwar
l-assoċjazzjoni tal-Pajjiżi u t-Territorji extra-Ewropej mal-Unjoni
Ewropea[5]
("id-Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni extra-Ewropea"),
Wara li kkunsidra l-proposta tal-Kummissjoni
Ewropea,
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI: 
Artikolu 1
Ir-regoli ta' proċedura tal-Kumitat
tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp, kif stabbiliti fl-Anness, huma b'dan
adottati.
Artikolu 2
Din id-Deċiżjoni tidħol
fis-seħħ fil-jum tal-pubblikazzjoni tagħha f'Il-Ġurnal
Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell,
                                                                       F'isem
il-Kunsill
                                                                       Il-President
[1]               Daħħal id-data tad-dħul
fis-seħħ tal-11-il Ftehim Intern tal-FEŻ
[2]               Ir-Regolament 182/2011
tas-16 ta' Frar 2011 (ĠU L55, 28.2.2011, p.13) ;
ir-regoli ta' proċedura standard (ĠU C 206, 12.7.2011,
p. 11)
[3]               ĠU L 210, 6.8.2013,
p. 1
[4]               Daħħal ir-referenza tar-Regolament ta’
Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ
[5]               ĠU L 344, 19.12.2013, p. 1
ANNESS
għal
Proposta għal
DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL
li tadotta r-regoli ta'
proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (FEŻ)

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUMITAT TAL-FOND EWROPEW
GĦALL-IŻVILUPP

Artikolu 1
Għamla
Il-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp
(il-Kumitat) jinkludi d-delegazzjonijiet tal-Istati Membri
(id-delegazzjonijiet) u jiġi ppresedut minn rappreżentant
tal-Kummissjoni.
Osservatur mill-Bank Ewropew tal-Investiment
(BEI) jieħu sehem fil-proċeduri tal-Kumitat rigward il-kwistjonijiet li
jirrigwardaw lill-BEI.
Rappreżentant tas-Segretarjat
Ġenerali tal-Kunsill jattendi l-laqgħat bħala osservatur.
Artikolu 2
Referenza
lill-Kumitat
Issir referenza lill-Kumitat fil-każijiet
u skont il-proċeduri stabbiliti fir-Regolament ta' Implimentazzjoni
tal-11-il FEŻ[1],
u jekk ikun il-każ, fid-Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni
extra-Ewropea. Fir-rigward tar-responsabbiltajiet mogħtija lilu
bid-Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni extra-Ewropea[2], il-Kumitat
jissejjaħ “il-Kumitat FEŻ-PTEE”.
Artikolu 3
Sejħa
għal laqgħa
1.           Il-Kumitat jiltaqa' fuq
sejħa tal-President, li jaġixxi fuq inizjattiva tiegħu stess,
jew fuq it-talba ta' maġġoranza sempliċi tal-membri tal-Kumitat.
2.           Jistgħu jissejħu
laqgħat konġunti tal-Kumitat ma’ kumitati oħrajn sabiex
jiġu diskussi l-kwistjonijiet li jaqgħu taħt l-oqsma rispettivi
ta' responsabbiltà tagħhom.
Artikolu 4
Aġenda
1.           Il-President jagħmel
abbozz tal-aġenda u jgħaddiha lill-Kumitat.
2.           L-aġenda tagħmel
distinzjoni bejn:
(a)         
(a) abbozzi ta' miżuri li għandhom
jiġu adottati mill-Kummissjoni li dwarhom il-Kumitat ikun mitlub
jagħti opinjoni, skont il-proċedura prevista fl-Artikolu 14
tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ;
(b)         
(b) kwistjonijiet oħra mressqa quddiem
il-Kumitat għall-informazzjoni jew għal skambju sempliċi ta’
opinjonijiet, kemm fuq inizjattiva tal-President, jew fuq it-talba bil-miktub
ta’ xi Membru tal-Kumitat.
3.           Kull delegazzjoni tista'
titlob li xi punt jiddaħħal fuq l-aġenda tal-laqgħat
tal-Kumitat. L-informazzjoni relevanti fuq dawn il-punti tista' tingħata
bil-fomm.
4.           L-aġenda tkun tinkludi
l-approvazzjoni tal-minuti tal-laqgħa preċedenti.
Artikolu 5
Id-dokumentazzjoni
li għandha tingħata lill-membri tal-Kumitat
1.           Il-President jibgħat
invit lill-membri tal-Kumitat għal-laqgħa, dwar l-abbozz
tal-aġenda u l-abbozz tal-miżuri li dwarhom il-Kumitat jintalab
jagħti opinjoni dwarhom ferm qabel il-laqgħa, filwaqt li jqis
l-urġenza u l-kumplessità tal-kwistjoni, u mill-inqas mhux aktar tard minn
21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa. Dokumenti oħra
marbuta mal-laqgħa, b'mod partikolari d-dokumenti li jakkumpanjaw l-abbozz
tal-miżuri, jiġu ppreżentati, sa fejn ikun possibbli, fl-istess
limitu ta' żmien.
Id-dokumenti kollha jintbagħtu skont
l-Artikolu 15(2) u 15(3).
2.           F’każijiet debitament
iġġustifikati, il-President jista’, fuq inizjattiva tiegħu jew
fuq talba ta’ membru tal-Kumitat, iqassar il-limitu ta' żmien
għall-preżentazzjoni tad-dokumenti msemmija fil-paragrafu 1.
Ħlief f'każijiet ta' urġenza estrema, il-limitu ta' żmien
ma jkunx iqsar minn sebat ijiem kalendarji.
3.           Bħala
eċċezzjoni, f'każijiet ta' urġenza estrema li jkunu
adegwatament sostanzjati (pereż. ċirkostanzi serji ekonomiċi,
soċjali u politiċi, diżastri naturali li jġarrabhom
pajjiż riċevitur, kriżi umanitarja jew ċirkostanzi esterni
oħra ta' natura simili li jkunu jeħtieġu reazzjoni tassew
rapida), il-President jista', fuq it-talba ta' Membru tal-Kumitat jew fuq
l-inizjattiva tiegħu stess, jimmodifika l-perjodi stabbiliti
fil-paragrafi 1 u 2.
4.           Il-paragrafi 2 u 3 ma
japplikawx għad-Dokumenti ta' Strateġija u għall-Programmi
Indikattivi Pluriennali u l-aġġustament tagħhom, b'riżultat
tar-rieżami ta' nofs it-term u ta' dak tal-aħħar imsemmijin
fl-Artikolu 7(2) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
5.           F'każ ta’ abbozz ta’
miżuri mressaq bi proċedura orali quddiem il-Kumitat biex jagħti
fehmtu, id-delegazzjonijiet jinfurmaw bil-miktub lis-segretarjat tal-Kumitat
minn tal-inqas tlett ijiem ta’ xogħol qabel id-data tal-laqgħa dwar
l-abbozz ta’ miżuri li huma jistgħu jaqblu dwaru mingħajr diskussjoni,
u dwar dawk il-miżuri li huma jaħsbu li għandhom jiġu
diskussi waqt il-laqgħa.
Id-Delegazzjonijiet jifformulaw ukoll bil-miktub
xi kummenti u talbiet għal aktar informazzjoni, u bl-istess terminu
preskrittiv.
Il-Kummissjoni tagħti aktar informazzjoni u
twieġeb għal kull kumment bil-miktub u mill-inqas ġurnata qabel
il-laqgħa tal-Kumitat, kull meta jkun possibli.
6.           Għal raġunijiet
importanti ta' urġenza adegwatament iġġustifikati,
il-Kummissjoni tista' tuża wkoll il-proċedura stipulata
fl-Artikolu 14(4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
F’każijiet bħal dawn, il-President jippreżenta l-miżuri
lill-Kumitat mhux aktar tard minn 14-il ġurnata wara l-adozzjoni
tagħhom, sabiex ikollu l-opinjoni tiegħu.
Artikolu 6
It-trasmissjoni
ta' dokumenti ta' Programmar lill-Assemblea Parlamentari Konġunta
Skont l-Artikolu 7(1) tar-Regolament ta'
Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, is-segretarjat tal-Kumitat ser
jittrażmetti bħala informazzjoni d-Dokumenti ta' Programmar
lill-Assemblea Parlamentari Konġunta fl-istess waqt li jintbagħtu
lid-delegazzjonijiet fil-Kumitat.
Artikolu 7
L-opinjoni
tal-Kumitat
1.           Meta titressaq kwistjoni
quddiem il-Kumitat għall-fehma tiegħu, din tkun diskussa skont
il-kundizzjonijiet u skont il-proċedura stabbilita rispettivament fl-Artikolu 14(3)
u 14(4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, u
fl-Artikolu 8(2) u 8(3) tal-Ftehim Intern.
2.            Sakemm ma
joġġezzjona l-ebda membru tal-Kumitat, il-President, mingħajr ma
jgħaddi għal vot formali, jista' jistabbilixxi li l-Kumitat ta
opinjoni pożittiva, b'kunsens, dwar l-abbozz tal-miżuri.
3.           Meta tintuża
l-proċedura bil-fomm, u ssir bidla sostanzjali jew jiżdiedu elementi
fattwali ġodda mal-miżuri ta' abbozz waqt il-laqgħa,
il-President, fuq l-inizjattiva tiegħu jew fuq it-talba tal-Istat Membru,
jista' jipposponi l-vot fuq punt partikolari mill-aġenda sa tmiem
il-laqgħa jew għal laqgħa oħra.
4.           Jekk, fis-sitwazzjoni
deskritta fil-paragrafu 3, il-President ma jiddeċidix li jipposponi
l-vot meta mitlub minn delegazzjoni jew aktar delegazzjonijiet, din
id-delegazzjoni jew dawn id-delegazzjonijiet tista'/jistgħu
tippreżenta/jippreżentaw riżerva li tista' tiġi rtirata
f'massimu ta' tlett ijiem xogħol mill-jum ta' wara l-laqgħa.
L-opinjoni tal-Kumitat tiġi rreġistrata bħala definittiva wara
li jiskadi dan il-perjodu. Il-Kummissjoni tinforma lill-Istati Membri
bil-pożizzjoni definittiva addottata mill-Istat Membru/l-Istati Membri li
d-delegazzjoni/jiet tiegħu/tagħhom tkun ippreżentat/ikunu
ppreżentaw riżerva fil-Kumitat.
5.           Jekk ikun hemm talba minn
delegazzjoni, il-votazzjoni fuq kwistjoni tista' tiġi posposta jekk
id-dokumenti relatati ma' punt speċifiku fuq l-aġenda ma jkunux
intbagħtu lil membri fil-perjodu ta’ żmien stipulat skont
l-Artikolu 5(1) u 5(2). F'dan il-każ, il-President jista'
jiddeċiedi li jestendi l-perjodu ta' konsultazzjoni, imma mhux aktar tard
minn tmiem il-laqgħa ta' wara. Jekk ikun hemm bżonn,
il-proċedura bil-miktub stipulata fl-Artikolu 11 ta’ dawn ir-regoli
ta’ proċedura jistgħu jiġu applikati.
Madanakollu, wara proposta mill-President jew wara
talba minn membru tal-Kumitat, il-Kumitat jista' jiddeċiedi
b'maġġoranza sempliċi minn fost il-membri li jżomm dan
il-punt fuq l-aġenda minħabba l-urġenza tal-kwistjoni. 
6.           Fil-kuntest ta’ eżami
ta’ programmi ta’ azzjoni annwali jew multiannwali, kull delegazzjoni tista’
titlob l-irtirar ta’ proġett jew programm mill-programm ta’ azzjoni jekk
din it-talba tkun appoġġata minn minoranza ta’ delegazzjonijiet li
timblokkaha, kif stabbilit fl-Artikolu 8(3) tal-Ftehim Intern b’rabta
mal-Artikolu 8(2) tal-Ftehim Intern, il-programm ta’ azzjoni jiġi
adottat mill-Kummissjoni mingħajr il-proġett jew il-programm
ikkonċernat. Sakemm il-Kummissjoni, f'konformità mal-fehmiet
tad-delegazzjonijiet tal-Kumitat, ma tkunx tixtieq tissokkta bil-proġett
jew bil-programm irtirat, dan jitressaq mill-ġdid lill-Kumitat barra
mill-programm ta' azzjoni annwali fil-forma ta' miżura individwali li
mbagħad tiġi adottata mill-Kummissjoni skont il-proċeduri
stabbiliti fl-Artikolu 14 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il
FEŻ.
Artikolu 8
Skambju
ta' fehmiet
1.           Kull delegazzjoni tista'
tistieden lill-Kummissjoni f'kull mument sabiex tipprovdi informazzjoni
lill-Kumitat u sabiex isir skambju ta' fehmiet dwar kwistjonijiet marbuta
mal-kompiti deskritti fl-Artikolu 14(2) tar-Regolament ta'
Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ. Kull evalwazzjoni, inklużi
r-rakkomandazzjonijiet u l-azzjonijiet ta’ segwitu jistgħu wkoll jiġu
diskussi fil-Kumitat tal-FEŻ fuq talba ta’ Stat Membru, f’konformità
mal-Artikolu 18(2) tar-Regolament ta’ Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
2            Dan l-iskambju ta' fehmiet
jista' jwassal għall-formulazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet
mid-delegazzjonijiet, li l-Kummissjoni tieħu inkonsiderazzjoni. Il-minuti
tal-Kumitat jirriflettu l-interventi mwettqa. Intervent appoġġat minn
maġġoranza kwalifikata ta' delegazzjonijiet, kif stabbilit
fl-Artikolu 8(3), tal-Ftehim Intern, b'rabta mal-Artikolu 8(2),
tal-Ftehim Intern, jiġi rreġistrat bħala rakkomandazzjoni.
Artikolu 9
Ir-Rappreżentazzjoni
u l-kworum
1.           Kull delegazzjoni titqies
bħala membru wieħed tal-Kumitat. Kull Stat Membru jiddeċiedi
l-għamla tad-delegazzjoni tiegħu u jinforma lill-President b'dan.
2.           Bl-approvazzjoni
tal-President, id-delegazzjonijiet jistgħu jiġu akkumpanjati minn
esperti li mhumiex tal-gvern, askapitu tal-Istat Membru kkonċernat. 
F'perjodu raġonevoli ta' żmien u mhux
aktar tard minn ħamest ijiem kalendarji qabel id-data tal-laqgħa
tal-kumitat, tiġi kkomunikata lill-President l-informazzjoni li
ġejja:
(a)         
l-għamla ta' kull delegazzjoni, ħlief
meta l-President ikun jafha diġà;
(b)         
l-isem u l-funzjonijiet ta' kull espert li jkun qed
jakkumpanja d-delegazzjonijiet u l-għaliex hija meħtieġa
l-preżenza tiegħu.
Jekk il-President ma joġġezzjonax
għall-parteċipazzjoni ta' espert qabel il-laqgħa inkwistjoni
tal-Kumitat, jista' jiġi meqjus li l-permess ingħata.
3.           Delegazzjoni tista', jekk
ikun meħtieġ, tirrapreżenta l-aktar Stat Membru wieħed
ieħor. Il-President tal-Kumitat jiġi avżat bil-miktub mill-inqas
qabel il-bidu tal-laqgħa mid-delegazzjoni li tkun qed tiġi
rrappreżentata.
4.           Il-kworum meħtieġ
sabiex id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat ikunu validi huwa dak li jippermetti
l-għoti ta' opinjoni b'maġġoranza kwalifikata skont
l-Artikolu 14(3) u 14(4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
Artikolu 10
Il-partijiet
terzi u l-esperti
1.            Ir-rappreżentanti tal-pajjiżi aderenti jiġu
mistiedna jattendu l-laqgħat tal-Kumitat mid-data tal-iffirmar tat-Trattat
tal-Adeżjoni.
2.           Il-President jista'
jiddeċiedi li jistieden rappreżentanti ta’ partijiet terzi oħra
jew esperti oħra sabiex jitkellmu fuq kwistjonijiet partikolari, fuq
inizjattiva tagħhom stess, jew fuq talba ta' membru tal-Kumitat.
Madankollu, maġġoranza sempliċi tal-Istati Membri tista' topponi
l-parteċipazzjoni tagħhom fil-laqgħa.
3.           Ir-rappreżentanti
tal-pajjiżi terzi u tal-esperti msemmijin fil-paragrafi 1 u 2, u dawk
imsemmijin fl-Artikolu 9(2) ma jkunux preżenti waqt il-votazzjoni
tal-Kumitat kif ukoll ma jipparteċipawx fiha.
Artikolu 11
Il-proċedura
bil-miktub
1.           F’każijiet adegwatament
iġġustifikati, il-President jista’ jikseb l-opinjoni tal-Kumitat
permezz tal-proċedura bil-miktub. Il-President jibgħat lill-membri
tal-Kumitat l-abbozz tal-miżuri u jistipula limitu ta’ żmien
għall-għoti ta’ opinjoni skont l-urġenza tal-każ.
Id-delegazzjonijiet għandhom
fil-prinċipju 21 jum kalendarju minn meta jibagħtu l-proposti
sabiex jieħdu pożizzjoni. Kull delegazzjoni tal-Kumitat li ma
tesprimix l-oppożizzjoni jew l-intenzjoni tagħha li tastjeni qabel l-iskadenza
stabbilita fl-ittra, titqies li qablet taċitament mal-proposta; 
F’kazijiet ta’ urġenza jew urġenza
estrema, tapplika l-istess skadenza stabbilita fl-Artikolu 5(2) u 5(3).
Il-każ ta' urġenza jew ta' urġenza estrema jrid ikun debitament
sostanzjat bil-miktub mill-Kummissjoni. 
2.           Madankollu, jekk membru
tal-Kumitat jitlob biex l-abbozz tal-miżuri jittieħed
inkonsiderazzjoni waqt laqgħa tal-Kumitat, il-proċedura bil-miktub
tintemm hemmhekk u l-miżuri proposti jitmexxew għal-laqgħa li
jkun imiss tal-Kumitat.
3.           Il-Kummissjoni tgħarraf
bil-miktub minnufih lill-Membri tal-Kumitat dwar l-eżitu ta'
proċedura bil-miktub, u mhux aktar tard minn 14-il jum kalendarju wara li
jiskadi t-terminu preskrittiv.
Artikolu 12
Appoġġ
segretarjali
Is-servizzi segretarjali tal-Kumitat jiġu
provduti mill-Kummissjoni.
Artikolu 13
Il-minuti
u r-rapport ta' sinteżi tal-laqgħat
Il-minuti ta' kull laqgħa jitħejjew
taħt l-awspiċji tal-President u jkunu jinkludu l-opinjonijiet
mogħtija dwar il-miżuri proposti u l-pożizzjonijiet li
ttieħdu waqt il-laqgħa. Il-minuti jintbagħtu lill-membri
tal-Kumitat mingħajr dewmien, u mhux aktar tard minn xahar wara
l-laqgħa.
Il-membri tal-Kumitat jibagħtu
lill-President kull kumment li jista' jkollhom fuq il-minuti bil-miktub.
Il-Kumitat jiġi infurmat dwar dan, jekk ikun hemm xi nuqqas ta’ qbil,
l-emenda proposta tiġi diskussa mill-Kumitat. Jekk in-nuqqas ta' qbil
jippersisti, l-emenda proposta tiġi mehmuża mal-minuti.
Artikolu 14
Il-lista
tal-attendenza
1.           F’kull laqgħa,
il-President jieħu l-attendenza li tispeċifika l-awtoritajiet u l-korpi
li għalihom jappartjenu l-parteċipanti. Il-lista tal-attendenza
titqassam lill-parteċipanti waqt il-laqgħa.
2.           Fil-bidu ta’ kull
laqgħa, kull delegazzjoni li l-parteċipazzjoni tagħha
fix-xogħol tikkostitwixxi kunflitt ta' interess fir-rigward ta' punt
partikolari fuq l-Aġenda trid tgħarraf lill-President b'din
is-sitwazzjoni, u kull persuna maħtura mill-Istati Membri, kif ukoll
esperti li kienu ġew awtorizzati mill-President sabiex jipparteċipaw
fil-laqgħa skont l-Artikolu 9(2) u l-Artikolu 10(2) kif ukoll
rappreżentanti ta’ partijiet terzi li kienu ġew mistiedna biex
jattendu l-laqgħa skont l-Artikolu 10, iridu jinfurmaw lill-President
b'kull kunflitt ta' interess fir-rigward ta' xi punt partikolari fuq
l-aġenda.
Fil-każ ta' kunflitt ta' interess bħal
dan, il-persuna kkonċernata, fuq talba tal-President, tirtira
mil-laqgħa waqt li jkunu qed jiġu indirizzati l-punti relevanti
tal-aġenda.
Artikolu 15
Korrispondenza
1.           Il-Korrispondenza dwar
il-Kumitat tiġi indirizzata lill-Kummissjoni, għall-attenzjoni tas-segretarjat
tal-Kumitat.
2.           Il-korrispondenza
tas-segretarjat indirizzata lid-delegazzjonijiet tintbagħat ukoll
elettronikament lir-Rappreżentant Permanenti tal-Istat Membru
kkonċernat bl-aktar mod rapidu u affidabbli. Meta r-Rappreżentanza
Permanenti tindika lill-Kummissjoni indirizz elettroniku speċifiku
ċentrali għall-korrispondenza relatata mal-ħidma tal-Kumitati,
dan l-indirizz jintuża għall-korrispondenza. Barra minn hekk,
il-korrispondenza tista' tiġi indirizzata direttament lill-persuni
maħtura mill-Istati Membri biex jirrappreżentawhom fil-Kumitat.
3.           Ħlief f'sitwazzjonijiet
eċċezzjonali, il-korrispondenza bejn il-Kummissjoni u
d-delegazzjonijiet tintbagħat fiż-żewġ direzzjonijiet
bil-mezzi kompjuterizzati pprovduti għal dan il-għan.
Artikolu 16
Aċċess
għad-dokumenti u l-kunfidenzalità
1.           It-talbiet
għall-aċċess għad-dokumenti tal-Kumitat jiġu ttrattati
skont ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill[3]. Huwa
għall-Kummissjoni biex tieħu deċiżjoni dwar it-talbiet
għall-aċċess għal dawn id-dokumenti, skont ir-Regoli ta'
Proċedura tagħha, kif emendati
bid-Deċiżjoni 2001/937/KE, KEFA, Euratom[4] Jekk it-talba tkun
indirizzata lil xi Stat Membru, dan l-Istat Membru japplika l-Artikolu 5
tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.
2.           Id-diskussjonijiet
tal-Kumitat ikunu kunfidenzjali.
3.           Id-dokumenti mibgħuta
lill-membri tal-Kumitat, lill-esperti u lir-rappreżentanti tal-partijiet
terzi jinżammu kunfidenzjali, sakemm ma jkunx ingħata
aċċess għal dawn id-dokumenti skont il-paragrafu 1, jew sakemm
il-Kummissjoni ma tkunx għamlithom pubbliċi mod ieħor.
4.           Il-membri tal-Kumitat, kif
ukoll l-esperti u r-rappreżentanti tal-partijiet terzi, iridu jirrispettaw
l-obbligi tal-kunfidenzjalità stipulati f'dan l-Artikolu. Il-President
jassigura li l-esperti u r-rappreżentanti ta’ partijiet terzi jkunu konxji
mir-rekwiżiti ta’ kunfidenzjalità imposti fuqhom.
Artikolu 17
Protezzjoni ta' dejta personali
L-ipproċessar tad-dejta personali
mill-kumitat u l-gruppi ta' ħidma tiegħu jkun skont ir-Regolament
(KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill[5], dwar il-protezzjoni
ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali
mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dik
id-dejta, taħt ir-responsabbiltà tal-President li jaġixxi bħala
l-kontrollur, skont il-punt (d) tal-Artikolu 2 ta' dan ir-Regolament.
Artikolu 18
Kost
operazzjonali
1.           Il-kostijiet operazzjonali
tal-Kumitat, inklużi l-spejjeż tal-ivvjaġġar għal
parteċipant wieħed minn kull Stat Membru, jitħallsu mill-Kummissjoni.
Jekk l-approprjazzjoni finanzjarja allokata tkun
tippermetti, u fil-limiti ta' din tal-aħħar, il-Kummissjoni tkopri
l-ispejjeż tal-ivvjaġġar ta' żewġ membri
tad-delegazzjoni li jagħmlu talba għal dan.
2.           Il-Kummissjoni tqiegħed
għad-dispożizzjoni tal-Kumitat il-bini u r-riżorsi materjali
meħtieġa għal ħidmietu.
[1]               Daħħal
ir-referenza tar-Regolament tal-Kunsill dwar l-implimentazzjoni tal-11-il Fond
Ewropew għall-Iżvilupp: ĠU (...)
[2]               Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/755/UE
tal-25 ta' Novembru 2013 dwar l-assoċjazzjoni
tal-pajjiżi u t-territorji barranin mal-Unjoni Ewropea
(“Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni extra-Ewropea”) ĠU
L 344, 19.12.2013
[3]               Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament
Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar
l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew,
tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43.
[4]               ĠU L 345, 29.12.2001, p. 94.
[5]               ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1