CELEX: 22010D0562
Language: nl
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/EU: Besluit nr. 1/2010 van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU opgericht bij de Economische Partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten anderzijds, van 17 mei 2010 inzake de goedkeuring van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EU en de speciale commissies

21.9.2010   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 247/66
            
         BESLUIT Nr. 1/2010 VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD CARIFORUM-EU OPGERICHT BIJ DE ECONOMISCHE PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST TUSSEN DE CARIFORUM-STATEN, ENERZIJDS, EN DE EUROPESE GEMEENSCHAP EN HAAR LIDSTATEN ANDERZIJDS,
   van 17 mei 2010
   inzake de goedkeuring van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU, het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EU en de speciale commissies
   (2010/562/EU)
   DE GEZAMENLIJKE RAAD CARIFORUM-EU,
   Gezien de Economische Partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds (hierna „de overeenkomst”), ondertekend te Bridgetown, Barbados, op 15 oktober 2008, en met name artikel 227, artikel 228, lid 3, artikel 229, lid 1, en artikel 230, leden 2 en 4,
   Overwegende hetgeen volgt:
   
               (1)
            
            
               De overeenkomst bepaalt dat de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU (hierna „de Gezamenlijke Raad”) zijn reglement van orde en dat van het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EU (hierna „het Handels- en ontwikkelingscomité”) vaststelt.
            
         
               (2)
            
            
               De Gezamenlijke Raad en het Handels- en ontwikkelingscomité zullen bij de uitvoering van hun taken worden bijgestaan door het Speciaal Comité voor douanesamenwerking en handelsbevordering, dat is opgericht overeenkomstig artikel 36 van de overeenkomst en door ingevolge artikel 230, lid 4, van de overeenkomst opgerichte speciale commissies. Voor deze speciale commissies moet een reglement van orde worden vastgesteld,
            
         HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
   Artikel 1
   Het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad en van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn opgenomen in respectievelijk bijlage I en bijlage II.
   Artikel 2
   1.   Het reglement van orde in bijlage III is van toepassing op het Speciaal Comité voor douanesamenwerking en handelsbevordering, en op de ingevolge artikel 230, lid 4, van de overeenkomst opgerichte speciale commissies.
   2.   Dit reglement doet geen afbreuk aan speciale regels die in de overeenkomst zijn opgenomen of die door de Gezamenlijke Raad zijn vastgesteld.
   Artikel 3
   Dit besluit treedt in werking op 17 mei 2010.
   
      Gedaan te Madrid, 17 mei 2010.
      
         
            Voor de Cariforum-staten
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Voor de Europese Unie
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      BIJLAGE I
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD CARIFORUM-EU
         ingesteld bij de Economische Partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds
         Artikel 1
         Samenstelling en voorzitterschap
         1.   De samenstelling van de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU (hierna „de Gezamenlijke Raad”), is neergelegd in artikel 228, lid 1, van de overeenkomst.
         2.   De vertegenwoordiger van de gezamenlijk optredende Cariforum-staten, als bedoeld in artikel 228, lid 2, van de overeenkomst, wordt „hoge Cariforum-vertegenwoordiger” genoemd. De aanwijzing van de hoge Cariforum-vertegenwoordiger en desbetreffende wijzigingen worden ter kennis gebracht van de voorzitter van de Gezamenlijke Raad.
         3.   De verwijzing naar „de partijen” in het reglement van orde stemt overeen met de definitie in artikel 233, lid 3, van de overeenkomst.
         4.   De Gezamenlijke Raad wordt, ten minste op ministerieel niveau, voor perioden van twaalf maanden beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Commissie namens de Europese Unie, en door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten. De eerste voorzitterschapsperiode vangt evenwel aan op de datum van de eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad en loopt af op 31 december van het volgende jaar. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten.
         Artikel 2
         Vertegenwoordiging
         1.   Overeenkomstig artikel 228, lid 5, van de overeenkomst kunnen de leden van de Gezamenlijke Raad regelingen treffen om zich te doen vertegenwoordigen.
         2.   Een lid dat zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitter van de Gezamenlijke Raad vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van de Gezamenlijke Raad oefent alle rechten van dat lid uit.
         Artikel 3
         Waarnemers
         1.   De Gezamenlijke Raad kan besluiten waarnemers op permanente basis toe te laten.
         2.   De Gezamenlijke Raad kan besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen.
         3.   De Gezamenlijke Raad kan besluiten vertegenwoordigers van het Parlementair Comité Cariforum-EU en van het Raadgevend Comité Cariforum-EU uit te nodigen om de Gezamenlijke Raad op de hoogte te brengen van de in die comités verrichte werkzaamheden.
         Artikel 4
         Vergaderingen
         1.   De Gezamenlijke Raad komt bijeen met regelmatige tussenpozen van niet meer dan twee jaar; hij houdt buitengewone vergaderingen indien de omstandigheden zulks vereisen en de partijen ermee instemmen.
         2.   Elke vergadering van de Gezamenlijke Raad wordt gehouden op een in onderling overleg tussen de partijen overeengekomen datum en plaats.
         3.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad worden bijeengeroepen door de secretaris van de Gezamenlijke Raad middels een convocatie die uiterlijk 35 dagen vóór de vergadering wordt verspreid, tenzij een buitengewone vergadering bijeen wordt geroepen.
         Artikel 5
         Delegaties
         De leden van de Gezamenlijke Raad mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. De voorzitter van de Gezamenlijke Raad wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten en van de Europese Unie, en van eventuele waarnemers.
         Artikel 6
         Secretariaat
         Het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van de Gezamenlijke Raad. Deze perioden vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de Europese Gemeenschap en de Cariforum-staten.
         Artikel 7
         Documenten
         Wanneer de besprekingen van de Gezamenlijke Raad gebaseerd zijn op schriftelijke ondersteunende documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en als document van de Gezamenlijke Raad verspreid.
         Artikel 8
         Correspondentie
         1.   Alle aan de Gezamenlijke Raad gerichte correspondentie wordt naar de secretaris van de Gezamenlijke Raad gestuurd.
         2.   De secretaris ziet erop toe dat aan de Gezamenlijke Raad gerichte correspondentie wordt toegezonden aan de voorzitter van de Raad en, in voorkomend geval als in artikel 7 bedoeld document, wordt verspreid onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad. Correspondentie die wordt verspreid, wordt toegezonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie in Brussel en de Cariforum-coördinator, alsmede aan de in artikel 234, lid 1, van de overeenkomst bedoelde coördinatoren van de afzonderlijke overeenkomstsluitende Cariforum-staten.
         3.   Correspondentie van de voorzitter van de Gezamenlijke Raad wordt door de secretaris toegezonden aan de geadresseerden en, in voorkomend geval als in artikel 7 bedoeld document verspreid onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad middels toezending aan de lid 2 van dit artikel bedoelde geadresseerden.
         Artikel 9
         Agenda van de vergaderingen
         1.   De secretaris van de Gezamenlijke Raad stelt op basis van voorstellen van de partijen en van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering door de secretaris van de Gezamenlijke Raad toegezonden aan de in artikel 8, lid 2, van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden.
         2.   Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris uiterlijk 28 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen, dat vergezeld gaat van desbetreffende documenten.
         3.   De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
         4.   De voorzitter van de Gezamenlijke Raad kan in overleg met de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.
         5.   De secretaris kan met instemming van de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten, als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
         Artikel 10
         Notulen
         1.   Van elke vergadering stelt de secretaris normaliter binnen een maand ontwerp-notulen op.
         2.   De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:
         
                     a)
                  
                  
                     alle aan de Gezamenlijke Raad voorgelegde documenten;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     elke verklaring waarvan een lid van de Gezamenlijke Raad om opneming heeft verzocht, en
                  
               
                     c)
                  
                  
                     de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.
                  
               3.   De notulen bevatten tevens een lijst van de leden van de Gezamenlijke Raad of hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de delegatieleden die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers.
         4.   De notulen worden binnen drie maanden na de datum van de vergadering door beide partijen schriftelijk goedgekeurd. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen een origineel van deze authentieke documenten. Een kopie van de ondertekende notulen wordt toegezonden aan elk van de in artikel 8, lid 2, bedoelde geadresseerden.
         Artikel 11
         Besluiten en aanbevelingen
         1.   De Gezamenlijke Raad stelt in onderling overleg besluiten en aanbevelingen vast, als bepaald in artikel 229 van de overeenkomst.
         2.   De Gezamenlijke Raad kan besluiten elke aangelegenheid van algemeen belang voor de ACS-staten en voor de Europese Unie die zich in het kader van de overeenkomst voordoet, voor te leggen aan de ACS-EU-Raad van ministers als bedoeld in artikel 15 van de Overeenkomst van Cotonou.
         3.   In de periode tussen twee vergaderingen kan de Gezamenlijke Raad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota’s tussen de partijen. De hoge Cariforum-vertegenwoordiger is bevoegd om deze nota’s uit te wisselen en om de instemming van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten met elk besluit te bevestigen, zo nodig nadat hij van de individuele overeenkomstsluitende Cariforum-staten de bevestiging van hun instemming heeft ontvangen.
         4.   Besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad in de zin van artikel 229 van de overeenkomst worden respectievelijk „Besluit” en „Aanbeveling” genoemd, gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
         5.   Besluiten en aanbevelingen die door de Gezamenlijke Raad zijn vastgesteld, worden geauthentiseerd door een vertegenwoordiger van de Commissie namens de Europese Unie en door de hoge Cariforum-vertegenwoordiger namens de Cariforum-staten.
         6.   De besluiten en aanbevelingen worden als document van de Gezamenlijke Raad toegezonden aan elk van de in artikel 8, lid 2, bedoelde geadresseerden.
         Artikel 12
         Openbaarheid
         1.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
         2.   Elke partij en elke overeenkomstsluitende Cariforum-staat kan beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad in haar of zijn publicatieblad op te nemen.
         Artikel 13
         Talen
         1.   De werktalen van de Gezamenlijke Raad zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.
         2.   De Gezamenlijke Raad beraadslaagt en stelt besluiten en aanbevelingen vast op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn gesteld.
         Artikel 14
         Uitgaven
         1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Gezamenlijke Raad.
         2.   Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.
         3.   Uitgaven in verband met vertolking tijdens vergaderingen en vertaling van documenten in of uit de werktalen van de Gezamenlijke Raad komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. De uitgaven in verband met vertolking betreffende andere officiële talen van de instellingen van de Europese Unie, en vertaling van documenten in of uit die talen komen ten laste van de EU.
      
   
   
      BIJLAGE II
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELS- EN ONTWIKKELINGSCOMITÉ CARIFORUM-EU
         ingesteld bij de Economische Partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds
         Artikel 1
         Samenstelling en voorzitterschap
         1.   Het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EU (hierna „het Handels- en ontwikkelingscomité”), is overeenkomstig artikel 230 van de overeenkomst opgericht om de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU (hierna „de Gezamenlijke Raad”) bij te staan bij de uitvoering van zijn taken, en om de verantwoordelijkheid te dragen voor de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst.
         2.   Zoals bepaald in artikel 230, lid 1, van de overeenkomst, bestaat het Handels- en ontwikkelingscomité uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Commissie, enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten, anderzijds, in de regel op het niveau van hoge ambtenaren.
         3.   De vertegenwoordiger van de gezamenlijk optredende Cariforum-staten, als bedoeld in artikel 230, lid 1, van de overeenkomst, wordt „hoge Cariforum-vertegenwoordiger” genoemd. De aanwijzing van de hoge Cariforum-vertegenwoordiger en desbetreffende wijzigingen worden ter kennis gebracht van de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité.
         4.   Het Handels- en ontwikkelingscomité wordt voor een periode van twaalf maanden beurtelings voorgezeten door hoge ambtenaren van de Commissie, namens de Europese Unie, en door hoge ambtenaren van de Cariforum-staten, namens deze staten. De eerste voorzitterschapsperiode valt samen met de eerste voorzitterschapsperiode van de Gezamenlijke Raad. Gedurende die periode, en vervolgens gedurende elke periode van twaalf maanden, wordt het Handels- en ontwikkelingscomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Gezamenlijke Raad bekleedt. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten.
         5.   Naast de specifieke taken die het krachtens de overeenkomst vervult, bereidt het Handels- en ontwikkelingscomité de vergaderingen en beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, oefent het in voorkomend geval toezicht uit op de tenuitvoerlegging van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad, en ziet het in het algemeen toe op de goede werking van de overeenkomst. Het bespreekt alle aangelegenheden die de Gezamenlijke Raad hem voorlegt, evenals alle andere zaken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst kunnen voordoen.
         6.   In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van de mogelijkheid van raadpleging, kan deze plaatsvinden in het Handels- en ontwikkelingscomité. De raadpleging kan, indien beide partijen ermee instemmen, worden voortgezet in de Gezamenlijke Raad, tenzij in de overeenkomst anders wordt bepaald.
         Artikel 2
         Vertegenwoordiging
         1.   De leden van het Handels- en ontwikkelingscomité kunnen regelingen treffen om zich te doen vertegenwoordigen.
         2.   Een lid dat zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van het Handels- en ontwikkelingscomité oefent alle rechten van dat lid uit.
         Artikel 3
         Waarnemers
         1.   Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten waarnemers op permanente basis toe te laten.
         2.   Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen.
         3.   Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten vertegenwoordigers van het Parlementair Comité Cariforum-EU en van het Raadgevend Comité Cariforum-EU uit te nodigen om het Handels- en ontwikkelingscomité op de hoogte te brengen van de in die comités verrichte werkzaamheden.
         Artikel 4
         Vergaderingen
         1.   Het Handels- en ontwikkelingscomité komt eenmaal per jaar bijeen of, wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met instemming van de partijen. Indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité per video- of teleconferentie plaatsvinden. In dat geval spreken de partijen af hoe de kosten voor dergelijke vergaderingen zullen worden verdeeld.
         2.   Elke vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt door de secretaris bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 35 dagen voor het begin van de vergadering verspreid, behalve in spoedeisende gevallen.
         Artikel 5
         Delegaties
         Voor het begin van iedere vergadering wordt de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die aan de vergadering deelnemen.
         Artikel 6
         Secretariaat
         De Commissie en een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité. Deze perioden vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de Europese Gemeenschap en de Cariforum-staten.
         Artikel 7
         Documenten
         Wanneer de besprekingen van het Handels- en ontwikkelingscomité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en als document van het Handels- en ontwikkelingscomité verspreid.
         Artikel 8
         Correspondentie
         Alle correspondentie met de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt aan de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité toegezonden met het oog op verspreiding onder de leden van het comité, alsook aan de secretaris en de voorzitter van de Gezamenlijke Raad en, in voorkomend geval, aan de leden van de Gezamenlijke Raad.
         Artikel 9
         Agenda van de vergaderingen
         1.   De secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt samen met de desbetreffende documenten uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering naar de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité en naar de voorzitter en de secretaris van de Gezamenlijke Raad gezonden.
         2.   Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité uiterlijk 28 dagen voor het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.
         3.   De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Handels- en ontwikkelingscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
         4.   De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.
         5.   De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan, in overeenstemming met de partijen, de in de leden 1 en 2 vermelde perioden inkorten als zulks in een bepaald geval vereist is.
         Artikel 10
         Notulen
         1.   Van elke vergadering stelt de secretaris normaliter binnen een maand ontwerp-notulen op.
         2.   In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:
         
                     a)
                  
                  
                     de aan het Handels- en ontwikkelingscomité voorgelegde documenten,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     elke verklaring waarvan een lid van het Handels- en ontwikkelingscomité heeft verzocht deze op te nemen en
                  
               
                     c)
                  
                  
                     de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.
                  
               3.   De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité of hun vervangers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers.
         4.   De notulen worden binnen twee maanden na de datum van de vergadering schriftelijk goedgekeurd door de hoge Cariforum-vertegenwoordiger en de hoge ambtenaar (ambtenaren) van de Commissie, die aan de vergadering hebben deelgenomen. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen een origineel van deze authentieke documenten. Een afschrift van de ondertekende notulen wordt toegezonden aan de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité en aan de voorzitter en de secretaris van de Gezamenlijke Raad.
         Artikel 11
         Besluiten en aanbevelingen
         1.   In de gevallen waarin het Handels- en ontwikkelingscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
         2.   Indien het Handels- en ontwikkelingscomité een besluit neemt, is artikel 11 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad van overeenkomstige toepassing.
         3.   De besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité worden toegezonden aan de in artikel 8 bedoelde geadresseerden.
         Artikel 12
         Openbaarheid
         1.   De vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
         2.   Elke partij en elke overeenkomstsluitende Cariforum-staat kan beslissen om de besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité in haar of zijn publicatieblad op te nemen.
         Artikel 13
         Talen
         1.   De werktalen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.
         2.   Het Handels- en ontwikkelingscomité beraadslaagt, neemt besluiten en doet aanbevelingen op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld.
         Artikel 14
         Uitgaven
         1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.
         2.   Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.
         3.   Uitgaven in verband met vertolking tijdens de vergaderingen en vertaling van documenten in of uit de werktalen van het Handels- en ontwikkelingscomité komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. De uitgaven in verband met vertolking betreffende andere officiële talen van de instellingen van de Europese Unie, en vertaling van documenten in of uit die talen komen ten laste van de EU.
      
   
   
      BIJLAGE III
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SPECIALE COMITÉS
         ingesteld bij de Economische Partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds
         Artikel 1
         Samenstelling en voorzitterschap
         1.   Tenzij anders gespecificeerd in de overeenkomst of overeengekomen door het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EU (hierna „het Handels- en ontwikkelingscomité”), wordt een speciaal comité samengesteld uit vertegenwoordigers van de Commissie en vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie voor de Europese Unie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten, anderzijds.
         2.   De Cariforum-staten geven een van hun vertegenwoordigers een mandaat om namens hen op te treden en hun standpunt mee te delen over alle aangelegenheden waarop deze overeenkomst van toepassing is en waarvoor zij zijn overeengekomen gezamenlijk op te treden. Deze vertegenwoordiger wordt hierna de „Cariforum-vertegenwoordiger” genoemd. De aanwijzing van de Cariforum-vertegenwoordiger en desbetreffende wijzigingen worden ter kennis gebracht van de voorzitter van het speciale comité.
         3.   De vergaderingen van een speciaal comité worden beurtelings door een ambtenaar van de Commissie en een ambtenaar van een Cariforum-staat voorgezeten.
         Artikel 2
         Vertegenwoordiging
         1.   De leden van een speciaal comité kunnen regelingen treffen om zich te doen vertegenwoordigen.
         2.   Een lid dat zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitter van het speciale comité vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van het speciale comité oefent alle rechten van dat lid uit.
         Artikel 3
         Waarnemers
         1.   Een speciaal comité kan besluiten waarnemers op permanente basis toe te laten.
         2.   De partijen kunnen besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen, waaronder vertegenwoordigers van het Parlementair Comité Cariforum-EU en van het Raadgevend Comité Cariforum-EU.
         Artikel 4
         Vergaderingen
         1.   Tenzij in de overeenkomst anders wordt vermeld, komt een speciaal comité op verzoek van een van de partijen bijeen op een datum en plaats die vooraf door de partijen zijn overeengekomen. In onderling akkoord kunnen de vergaderingen van een speciaal comité per video- of teleconferentie plaatsvinden. In dat geval spreken de partijen af hoe de kosten voor dergelijke vergaderingen zullen worden verdeeld.
         2.   Elke vergadering van een speciaal comité wordt door de secretaris van dat speciale comité bijeengeroepen middels een convocatie die uiterlijk 35 dagen voor het begin van de vergadering wordt verspreid, behalve in spoedeisende gevallen.
         Artikel 5
         Delegaties
         Voor het begin van iedere vergadering wordt de voorzitter van een speciaal comité op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.
         Artikel 6
         Secretariaat
         De Commissie en een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van de speciale comités. Deze perioden vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de Europese Gemeenschap en de Cariforum-staten.
         Artikel 7
         Documenten
         Wanneer de besprekingen van een speciaal comité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en als document van dat speciale comité verspreid.
         Artikel 8
         Correspondentie
         Alle correspondentie met de voorzitter van een speciaal comité wordt aan de secretaris van dat speciale comité toegezonden met het oog op verspreiding onder de leden van het speciale comité, alsook aan de secretaris en de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité en, in voorkomend geval, aan de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité.
         Artikel 9
         Agenda van de vergaderingen
         1.   De secretaris van het speciale comité stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt samen met de desbetreffende documenten uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering aan de leden van het speciale comité alsook aan de voorzitter en de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité toegezonden.
         2.   Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris van het speciale comité uiterlijk 28 dagen voor het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.
         3.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het speciale comité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
         4.   De voorzitter van het speciale comité kan, in overeenstemming met de partijen, de in de leden 1 en 2 vermelde termijnen inkorten als zulks in een bepaald geval vereist is.
         5.   De voorzitter van het speciale comité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over bijzondere onderwerpen te verstrekken.
         Artikel 10
         Notulen
         1.   Van elke vergadering stelt de secretaris normaliter binnen een maand ontwerp-notulen op.
         2.   In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:
         
                     a)
                  
                  
                     de aan het speciale comité voorgelegde documenten,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     elke verklaring waarvan een lid van het speciale comité heeft verzocht deze op te nemen en
                  
               
                     c)
                  
                  
                     de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.
                  
               3.   De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van het speciale comité of hun vervangers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers.
         4.   De notulen worden binnen één maand na de datum van de vergadering schriftelijk goedgekeurd door de Cariforum-vertegenwoordiger en de ambtenaar van de Commissie die aan de vergadering hebben deelgenomen. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen een origineel van deze authentieke documenten. Een afschrift van de ondertekende notulen wordt toegezonden aan de leden van het speciale comité en aan de voorzitter en de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité.
         Artikel 11
         Besluiten en aanbevelingen
         1.   In de gevallen waarin een speciaal comité krachtens de overeenkomst dan wel krachtens het besluit van de Gezamenlijke Raad waarbij het is opgericht, gemachtigd is besluiten of aanbevelingen goed te keuren, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
         2.   Indien een speciaal comité een aanbeveling doet of een besluit neemt, is artikel 11 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad van overeenkomstige toepassing.
         3.   De besluiten en aanbevelingen van de speciale comités worden toegezonden aan de in artikel 8 bedoelde geadresseerden.
         Artikel 12
         Openbaarheid
         1.   Vergaderingen van de speciale comités zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
         2.   Elke partij en elke overeenkomstsluitende Cariforum-staat kan beslissen om de besluiten en aanbevelingen van een speciaal comité in haar of zijn publicatieblad op te nemen.
         Artikel 13
         Talen
         1.   De werktalen van de speciale comités zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.
         2.   De speciale comités beraadslagen en stellen besluiten en aanbevelingen vast op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn gesteld.
         Artikel 14
         Uitgaven
         1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de speciale comités.
         2.   Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
         3.   Uitgaven in verband met vertolking tijdens de vergaderingen en vertaling van documenten in of uit de werktalen van het speciale comité komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. De uitgaven in verband met vertolking betreffende andere officiële talen van de instellingen van de Europese Unie, en vertaling van documenten in of uit die talen komen ten laste van de EU.
         Artikel 15
         Verslaglegging
         De speciale comités brengen verslag uit aan het Handels- en ontwikkelingscomité.