CELEX: 32022D0121
Language: nl
Date: 2022-01-27 00:00:00
Title: Besluit (EU) 2022/121 van de Commissie van 27 januari 2022 tot vaststelling van interne voorschriften betreffende de verstrekking van informatie aan betrokkenen en de beperking van sommige van hun rechten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut van de ambtenaren

28.1.2022   
               
               
                  NL
               
               
                  Publicatieblad van de Europese Unie
               
               
                  L 19/77
               
            
         BESLUIT (EU) 2022/121 VAN DE COMMISSIE
         van 27 januari 2022
         tot vaststelling van interne voorschriften betreffende de verstrekking van informatie aan betrokkenen en de beperking van sommige van hun rechten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut van de ambtenaren
         DE EUROPESE COMMISSIE,
         Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 249, lid 1,
         Overwegende hetgeen volgt:
         
                     (1)
                  
                  
                     Overeenkomstig het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (1) (hierna “het statuut” genoemd), is de Commissie verplicht antwoord te geven op bepaalde verzoeken en klachten. De desbetreffende taken worden voornamelijk uitgevoerd door de eenheid Beroepen en Follow-up van zaken van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid (hierna: “DG HR” genoemd), die de relevante feiten vaststelt en juridisch beoordeelt teneinde het tot aanstelling bevoegd gezag of het tot het aangaan van aanstellingsovereenkomsten bevoegd gezag (beide hierna het “gezag” genoemd) bij te staan bij het nemen van een besluit.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Artikel 22 quater van het statuut verplicht de Commissie ertoe overeenkomstig de artikelen 24 en 90 van het statuut een procedure in te stellen voor de behandeling van door ambtenaren ingediende klachten over de wijze waarop zij zijn behandeld nadat of naar aanleiding van het feit dat zij een ernstige onregelmatigheid in de zin van de artikelen 22 bis en 22 ter van het statuut hebben gemeld (2).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Artikel 24 van het statuut verplicht de Commissie ertoe ambtenaren bijstand te verlenen bij rechtsvervolgingen van personen die zich schuldig hebben gemaakt aan bedreigingen, grove beledigingen, beschimpingen, smaad of vergrijpen tegen persoon of goed, waaraan zijzelf of de leden van hun gezin uit hoofde van hun hoedanigheid en hun functie blootstaan.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Op grond van artikel 90, leden 1 en 2, van het statuut kunnen alle personen op wie het statuut van toepassing is, bij het gezag een verzoek indienen om jegens hen een besluit te nemen, of een klacht indienen tegen een besluit waardoor zij zich bezwaard achten.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     In het kader van deze activiteiten verzamelt en verwerkt de Commissie relevante informatie. Die informatie omvat persoonsgegevens, en met name identificatie-, contact- en gedragsgegevens. De betrokken diensten van de Commissie geven persoonsgegevens door aan andere diensten van de Commissie op basis van noodzaak tot kennisneming.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde fysieke en elektronische omgeving om onrechtmatige toegang of doorgifte van gegevens aan personen die niet aan het criterium van noodzaak tot kennisneming beantwoorden, te voorkomen. Na beëindiging van de verwerking worden de gegevens bewaard overeenkomstig de toepasselijke regels van de Commissie (3).
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Bij de uitvoering van haar taken uit hoofde van het statuut is de Commissie verplicht de rechten van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens zoals erkend in artikel 8, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en artikel 16, lid 1, van het Verdrag, evenals de rechten waarin is voorzien in Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (4), te eerbiedigen. Tegelijkertijd moet de Commissie strikte regels inzake vertrouwelijkheid en beroepsgeheim in acht nemen.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     In bepaalde omstandigheden moet een evenwicht tot stand worden gebracht tussen de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 en de noodzaak om de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten te waarborgen en ervoor te zorgen dat de Commissie doeltreffend reageert op beschuldigingen van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen, en de volledige eerbiediging van de grondrechten en fundamentele vrijheden van andere betrokkenen. Daartoe wordt de Commissie in artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725 de mogelijkheid verleend om de toepassing van de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 en het transparantiebeginsel van artikel 4, lid 1, punt a), te beperken voor zover de bepalingen daarvan in overeenstemming zijn met de rechten en verplichtingen waarin wordt voorzien door de artikelen 14 tot en met 17, 19 en 20 van die verordening.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Dit kan met name het geval zijn met betrekking tot de verstrekking van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de persoon ten aanzien van wie een verzoek of klacht is ingediend (hierna de “persoon in kwestie” genoemd), met name wanneer de procedure voortvloeit uit een verzoek om bijstand uit hoofde van artikel 24 van het statuut waarin een beschuldiging inzake intimidatie wordt geuit. De Commissie kan besluiten de verstrekking van dergelijke informatie aan de persoon in kwestie te beperken ter bescherming van de rechten en vrijheden van de verzoeker, klager of getuige overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725. De Commissie kan daartoe met name besluiten om deze personen te beschermen tegen mogelijke represailles van de kant van de personen in kwestie jegens wie te goeder trouw beschuldigingen zijn geuit, die echter niet tot maatregelen van de administratie hebben geleid. In sommige situaties kan het nodig zijn de verstrekking van dergelijke informatie te beperken om intimidatie of andere ongepaste gedragingen of aanvallen binnen de Commissie te voorkomen (met name in het organisatieonderdeel waar de persoon in kwestie en tevens de verzoeker, klager en/of getuige samenwerken).
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Het kan ook noodzakelijk zijn andere rechten van de persoon in kwestie te beperken wanneer de uitoefening van deze rechten informatie zou onthullen over de verzoeker, de klager of een getuige die heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken. In dat geval kan de Commissie besluiten het recht op toegang tot de verklaring betreffende de persoon in kwestie of diens andere rechten te beperken teneinde de rechten en vrijheden van de verzoeker, klager of getuige te beschermen, om de in overweging 9 uiteengezette redenen. De Commissie kan daartoe besluiten overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Beperking van de rechten van de persoon in kwestie kan ook noodzakelijk zijn ter bescherming van een toezichts-, inspectie- of regelgevende functie die verband houdt met de uitoefening van het openbaar gezag in een geval waarin een belangrijke doelstelling van algemeen openbaar belang van de Unie, namelijk het waarborgen van de doeltreffendheid van de respons van de Commissie op beschuldigingen van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen, in het geding is. De bestrijding van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen is een belangrijke doelstelling van algemeen openbaar belang van de Unie en tevens van de Commissie. Bovendien is de Commissie op grond van artikel 24 van het statuut verplicht haar personeel bijstand te verlenen. Om personeelsleden niet te ontmoedigen gepercipieerde gevallen van intimidatie en andere ongepaste gedragingen of aanvallen te melden en in verband daarmee om bijstand te verzoeken, hetgeen in het algemeen belang van de Unie is, moet ervoor worden gezorgd dat de personen in kwestie niet op de hoogte worden gebracht van het verzoek om bijstand dat hen betreft. Dit kan met name relevant zijn in gevallen waarin het gezag van oordeel is dat er geen intimidatie in de zin van het statuut heeft plaatsgevonden. In een dergelijke situatie zou het algemeen belang van de Unie vereisen dat de persoon in kwestie niet op de hoogte wordt gebracht van het bijstandsverzoek, teneinde de mogelijkheid voor personeelsleden om een beroep te doen op de procedure van artikel 24 van het statuut te behouden en nieuwe conflicten te voorkomen. In dit verband kan de Commissie besluiten de rechten van de persoon in kwestie overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten c) en g), van Verordening (EU) 2018/1725 te beperken.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Het kan ook noodzakelijk zijn de rechten van de persoon in kwestie te beperken om de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging te waarborgen van strafbare feiten die door verzoekers, klagers of getuigen aan de Commissie worden gemeld met betrekking tot de persoon in kwestie. Zo kunnen verzoekers, klagers en getuigen ongepast gedrag, psychisch geweld en seksuele intimidatie melden. In dergelijke gevallen kan de Commissie besluiten de rechten van de persoon in kwestie overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2018/1725 te beperken.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Het statuut vereist dat de Commissie verzekert dat verzoeken en klachten uit hoofde van dat statuut vertrouwelijk worden behandeld. Om de vertrouwelijkheid te garanderen moeten, met inachtneming van de normen voor de bescherming van persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725, interne voorschriften worden vastgesteld op grond waarvan de Commissie de rechten van betrokkenen kan beperken overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Die interne voorschriften moeten gelden voor alle verwerkingsactiviteiten die de Commissie uitvoert bij het vervullen van haar taken in verband met de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Om aan de artikelen 14, 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 te voldoen, moet de Commissie alle personen op transparante en coherente wijze inlichten over door haar verrichte activiteiten die gepaard gaan met de verwerking van hun persoonsgegeven, en over hun rechten, door middel van een op de website van de Commissie gepubliceerde gegevensbeschermingsverklaring. In voorkomend geval moet de Commissie de betrokkenen bij een verzoek of klacht, dat wil zeggen verzoekers en klagers, personen in kwestie en getuigen, op passende wijze persoonlijk inlichten.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     De Commissie moet alle beperkingen op transparante wijze behandelen en elke toepassing van beperkingen registreren in het desbetreffende registratiesysteem.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Ten aanzien van beperkingen op de toepassing van artikel 16 van Verordening (EU) 2018/1725, waarin is bepaald dat wanneer persoonsgegevens niet van de betrokkene zijn verkregen, de betrokkene daarvan binnen een maand in kennis moet worden gesteld, moet de Commissie binnen een maand een dossier opstellen met een beschrijving van de redenen van een eventuele beperking. In dat dossier moet een individuele beoordeling van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking worden opgenomen.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Overeenkomstig artikel 25, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1725 kunnen verwerkingsverantwoordelijken de verstrekking van informatie aan de betrokkene over de voornaamste redenen van de toepassing van een beperking uitstellen, achterwege laten of weigeren, indien die verstrekking de gevolgen van de beperking teniet zou doen. Dit geldt met name voor beperkingen op de toepassing van de artikelen 16 en 35 van die verordening.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     De Commissie moet de opgelegde beperkingen regelmatig toetsen om te garanderen dat het recht van de betrokkene om te worden geïnformeerd overeenkomstig de artikelen 16 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 slechts wordt beperkt zolang de beperkingen noodzakelijk zijn om de in overweging 8 genoemde redenen.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     De toepassing van de beperkingen moet opnieuw worden getoetst bij het beantwoorden van verzoeken die zijn ingediend op grond van artikel 22 quater, artikel 24 of artikel 90, lid 1, van het statuut en bij het beantwoorden van klachten die zijn ingediend op grond van artikel 22 quater of artikel 90, lid 2, van het statuut, of bij het afsluiten van dergelijke verzoeken en klachten, indien dit eerder is. Daarna zou de Commissie jaarlijks moeten nagaan of eventuele beperkingen moeten worden gehandhaafd.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk blijken om een beperking te blijven toepassen, met name wanneer het een beperking van de toepassing van artikel 16 van Verordening (EU) 2018/1725 betreft, totdat de bewaring van de betrokken persoonsgegevens door de Commissie is beëindigd. In dergelijke gevallen mogen betrokkenen niet worden ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dergelijke situaties kunnen zich met name voordoen wanneer er een groot risico bestaat dat het verstrekken van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de persoon in kwestie afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Dit kan het geval zijn wanneer het gezag een te goeder trouw ingediend verzoek om bijstand dat betrekking heeft op vermeend ongepast gedrag van de persoon in kwestie, afwijst, en wanneer de persoon in kwestie en de verzoeker in hetzelfde organisatieonderdeel samenwerken. In dergelijke situatie loopt de verzoeker het risico worden blootgesteld aan represailles en kan de werkomgeving van de organisatorische entiteit worden aangetast. In dergelijke gevallen mogen de persoonsgegevens van de persoon in kwestie slechts worden bewaard zolang die gegevens relevant zijn voor de behandeling van het verzoek en/of de klacht en zolang de klacht voorwerp kan zijn van een gerechtelijke procedure.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     De functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie moet een onafhankelijke toetsing van de toepassing van beperkingen verrichten teneinde de naleving van dit besluit te waarborgen.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is geraadpleegd en heeft op 23 september 2021 advies uitgebracht,
                  
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
         
            Artikel 1
            Onderwerp en toepassingsgebied
            
               1.   Bij dit besluit worden de voorschriften vastgesteld die door de Commissie moeten worden nageleefd om betrokkenen te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens overeenkomstig de artikelen 14, 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 in het kader van de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut.
               Voorts wordt bij dit besluit vastgesteld onder welke voorwaarden de Commissie de toepassing van de artikelen 4, 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 kan beperken in overeenstemming met artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van die verordening.
            
            
               2.   Dit besluit is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Commissie met het oog op de behandeling van verzoeken en klachten overeenkomstig artikel 22 quater, artikel 24 en artikel 90, leden 1 en 2, van het statuut.
            
            
               3.   De categorieën persoonsgegevens die onder dit besluit vallen, omvatten identificatie-, contact- en gedragsgegevens, alsmede bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Artikel 2
            Toepasselijke uitzonderingen en beperkingen
            
               1.   Bij de uitoefening van haar taken met betrekking tot de rechten van betrokkenen overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 gaat de Commissie na of een van de in die verordening vastgestelde uitzonderingen van toepassing is.
            
            
               2.   Met inachtneming van de artikelen 3 tot en met 7 kan de Commissie, indien de uitoefening van de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 met betrekking tot door de Commissie verwerkte persoonsgegevens voorzien, afbreuk zou doen aan de in artikel 25, lid 1, punt b), c), g) of h), van die verordening genoemde gronden, de toepassing beperken van:
               
                           a)
                        
                        
                           de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725, en
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           het transparantiebeginsel van artikel 4, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, voor zover de bepalingen ervan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 17, 19 en 20 van die verordening voorzien, zulks teneinde de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging te waarborgen van strafbare feiten die door verzoekers, klagers of getuigen aan de bevoegde diensten van de Commissie worden gemeld met betrekking tot de persoon op wie beschuldigingen van intimidatie of andere ongepaste gedragingen of aanvallen betrekking hebben.
                        
                     
            
               3.   De leden 1 en 2 laten de toepassing van andere besluiten van de Commissie tot vaststelling van interne voorschriften betreffende de verstrekking van informatie aan betrokkenen en de beperking van bepaalde rechten uit hoofde van artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 onverlet.
            
            
               4.   Beperkingen van de rechten en verplichtingen als bedoeld in lid 2 zijn noodzakelijk en evenredig in het licht van de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
            
            
               5.   Alvorens een beperking toe te passen, beoordeelt de Commissie per geval de noodzaak en de evenredigheid ervan. Beperkingen worden uitsluitend opgelegd wanneer zij strikt noodzakelijk zijn om het doel ervan te bereiken.
            
         
         
            Artikel 3
            Informatieverstrekking aan betrokkenen
            
               1.   De Commissie publiceert op haar website een privacyverklaring waarin alle betrokkenen worden geïnformeerd over haar activiteiten in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens met het oog op de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut.
            
            
               2.   De verzoekers en klagers, de personen in kwestie, alsmede de getuigen die in verband met dergelijke verzoeken of klachten wordt verzocht informatie te verstrekken, worden door de Commissie met passende middelen persoonlijk ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens.
            
            
               3.   Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 2 geheel of ten dele een beperking toepast ten aanzien van de verstrekking van de in lid 2 bedoelde informatie aan de personen in kwestie van wie de persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut, registreert zij de redenen voor de beperking overeenkomstig artikel 6.
            
         
         
            Artikel 4
            Recht van inzage van betrokkenen, recht op wissing en recht op beperking van de verwerking
            
               1.   Wanneer de Commissie het recht van inzage van persoonsgegevens door betrokkenen, het recht op wissing of het recht op beperking van de verwerking als bedoeld in respectievelijk de artikelen 17, 19 en 20 van Verordening (EU) 2018/1725 geheel of gedeeltelijk beperkt, stelt zij de betrokkene in haar antwoord op het verzoek tot inzage, wissing of beperking van de verwerking in kennis van:
               
                           a)
                        
                        
                           de toegepaste beperking en de voornaamste redenen daarvoor;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming of beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
                        
                     
            
               2.   Het verstrekken van de informatie over de redenen voor de in lid 1 bedoelde beperking kan uitgesteld, achterwege gelaten of geweigerd worden zolang die verstrekking het doel van de beperking teniet zou doen.
            
            
               3.   De Commissie registreert de redenen voor de beperking overeenkomstig artikel 6.
            
            
               4.   Wanneer het recht van inzage geheel of gedeeltelijk wordt beperkt, kunnen betrokkenen, in overeenstemming met artikel 25, leden 6, 7 en 8, van Verordening (EU) 2018/1725, hun recht van inzage uitoefenen via de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
            
         
         
            Artikel 5
            Mededeling van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan betrokkenen
            Wanneer de Commissie beperkingen instelt op de in artikel 35 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan betrokkenen, noteert zij de redenen voor de beperking en registreert zij deze overeenkomstig artikel 6 van dit besluit. De Commissie deelt de notitie mee aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het tijdstip van de kennisgeving van de inbreuk in verband met persoonsgegevens.
         
         
            Artikel 6
            Notitie en registratie van beperkingen
            
               1.   De Commissie noteert de redenen voor alle beperkingen die op grond van dit besluit worden toegepast, met inbegrip van een beoordeling van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking, met inachtneming van de desbetreffende elementen van artikel 25, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725.
            
            
               2.   In de notitie wordt vermeld waarom de uitoefening van het recht door de betrokkene een of meer van de in artikel 25, lid 1, punten b), c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725 genoemde toepasselijke gronden zou ondermijnen.
            
            
               3.   De notitie en, indien van toepassing, de documenten met onderliggende feitelijke en juridische elementen, worden geregistreerd. Zij worden desgevraagd aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming verstrekt.
            
         
         
            Artikel 7
            Duur van de beperkingen
            
               1.   De in de artikelen 3, 4 en 5 bedoelde beperkingen blijven van toepassing zolang de redenen ervoor blijven bestaan.
            
            
               2.   Wanneer de redenen voor een beperking als bedoeld in artikel 3, 4 of 5 niet langer bestaan, heft de Commissie de beperking op.
            
            
               3.   Zij stelt de betrokkene tevens in kennis van de voornaamste redenen voor de toepassing van de beperking jegens de betrokkene en wijst deze erop dat te allen tijde de mogelijkheid bestaat om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming of beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
            
            
               4.   De Commissie toetst de toepassing van de in de artikelen 3, 4 en 5 bedoelde beperkingen bij het beantwoorden van verzoeken die zijn ingediend op grond van artikel 22 quater, artikel 24 of artikel 90, lid 1, van het statuut en bij het beantwoorden van klachten die zijn ingediend op grond van artikel 22 quater of artikel 90, lid 2, van het statuut, of bij het afsluiten van dergelijke verzoeken en klachten, indien dit eerder plaatsvindt. Daarna monitort de Commissie jaarlijks de noodzaak om eventuele beperkingen te handhaven. De toetsing omvat een beoordeling van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking, rekening houdend met de relevante elementen van artikel 25, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Artikel 8
            Waarborgen en bewaartermijnen
            
               1.   De Commissie, respectievelijk de eenheid Beroepen en Follow-up van zaken van DG HR, zorgt voor waarborgen ter voorkoming van misbruik en onrechtmatige inzage in of doorgifte van persoonsgegevens ten aanzien waarvan beperkingen van toepassing zijn of zouden kunnen worden toegepast. Deze waarborgen omvatten technische en organisatorische maatregelen zoals:
               
                           a)
                        
                        
                           een duidelijke omschrijving van taken, verantwoordelijkheden, toegangsrechten en procedurele stappen;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           een beveiligde elektronische omgeving die onrechtmatige of onbedoelde inzage in of doorgifte van elektronische gegevens aan onbevoegden verhindert;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           beveiligde opslag en verwerking van papieren documenten, beperkt tot wat strikt noodzakelijk is om het doel van de verwerking te bereiken;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           passende monitoring van de beperkingen en periodieke toetsing van de toepassing ervan. De in punt d) bedoelde toetsing wordt ten minste eenmaal per zes maanden verricht.
                        
                     
            
               2.   Beperkingen worden opgeheven zodra de omstandigheden die deze rechtvaardigen niet meer van toepassing zijn.
            
            
               3.   Persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke voorschriften van de Commissie inzake bewaring, die worden aangeduid in het overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EU) 2018/1725 bijgehouden register. Na afloop van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens gewist, geanonimiseerd of gearchiveerd overeenkomstig artikel 13 van Verordening (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Artikel 9
            Toetsing door de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie
            
               1.   De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie wordt onverwijld geïnformeerd wanneer rechten van betrokkenen overeenkomstig dit besluit worden beperkt. De Commissie verleent de functionaris voor gegevensbescherming desgevraagd inzage in het register en in stukken met onderliggende feitelijke en juridische elementen.
            
            
               2.   De functionaris voor gegevensbescherming kan om toetsing van de beperking verzoeken. De functionaris voor gegevensbescherming wordt schriftelijk in kennis gesteld van de uitkomst van de gevraagde toetsing.
            
            
               3.   De Commissie documenteert de betrokkenheid van de functionaris voor gegevensbescherming in elk geval waarin de rechten en verplichtingen als bedoeld in artikel 2, lid 2, van dit besluit worden beperkt.
            
         
         
            Artikel 10
            Inwerkingtreding
            Dit besluit treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
         
         
            Gedaan te Brussel, 27 januari 2022.
            
               
                  Voor de Commissie
               
               
                  De voorzitter
               
               Ursula VON DER LEYEN
            
         
         
            (1)  PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1.
         
            (2)  Mededeling van de administratie nr. 79-2013 van 19 december 2013„Update of the arrangements for submitting requests and complaints (Article 90(1) and (2) of the Staff Regulations) and requests for assistance (Article 24 of the Staff Regulations)” (actualisering van de regeling voor het indienen van verzoeken en klachten (artikel 90, leden 1 en 2, van het statuut) en verzoeken om bijstand (artikel 24 van het statuut).
         
            (3)  De bewaring van dossiers bij de Commissie wordt geregeld door de gemeenschappelijke lijst van door de Commissie te bewaren dossiers van de Commissie, een regelgevend document in de vorm van een tijdschema waarin de bewaartermijnen voor de verschillende soorten dossiers van de Commissie zijn vastgesteld (SEC(2019) 900). De bewaringstermijnen voor persoonsgegevens worden vermeld in de privacyverklaring betreffende de behandeling van verzoeken en klachten uit hoofde van het statuut.
         
            (4)  Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).