CELEX: 32022D0118(01)
Language: pt
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Decisão n.o 59/2021 do Secretário-Geral do Conselho da União Europeia que estabelece disposições de execução respeitantes à aplicação do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho e à limitação dos direitos dos titulares de dados para efeitos de inquéritos administrativos e processos disciplinares e judiciais 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  PT
               
               
                  Jornal Oficial da União Europeia
               
               
                  C 25/2
               
            
         DECISÃO n.o 59/2021 DO SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA
         que estabelece disposições de execução respeitantes à aplicação do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho e à limitação dos direitos dos titulares de dados para efeitos de inquéritos administrativos e processos disciplinares e judiciais
         (2022/C 25/02)
         O SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,
         Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 235.o, n.o 4, e o artigo 240.o, n.o 2,
         Tendo em conta o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (1), nomeadamente o artigo 25.o,
         Tendo em conta o parecer da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD), de 19 de julho de 2021, consultada nos termos do artigo 41.o, n.o 2, do Regulamento (UE) 2018/1725,
         CONSIDERANDO O SEGUINTE:
         
                     (1)
                  
                  
                     O Regulamento (UE) 2018/1725 estabelece os princípios e as regras aplicáveis ao tratamento de dados pessoais por todas as instituições e órgãos da União, bem como os direitos dos titulares de dados.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Em certos casos, o Secretariado-Geral do Conselho (SGC) poderá ser obrigado a conciliar esses direitos com os objetivos de inquéritos administrativos e processos disciplinares e judiciais. Poderá igualmente ser-lhe exigido que pondere os direitos de um titular de dados em face dos direitos e liberdades fundamentais de outros titulares de dados. Para esse fim, o artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento (UE) 2018/1725 estabelece que cada instituição ou órgão da União tem a possibilidade de limitar a aplicação dos artigos 14.o a 21.o, 35.o e 36.o, do Regulamento (UE) 2018/1725, bem como do artigo 4.o, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.o a 21.° do referido regulamento. A menos que as limitações estejam previstas num ato jurídico adotado com base nos Tratados, é necessário adotar regras internas que habilitam o SGC a limitar esses direitos.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     O artigo 86.o do Estatuto dos Funcionários (2) prevê a possibilidade de a autoridade investida do poder de nomeação conduzir inquéritos e processos disciplinares em caso de incumprimento, por parte de funcionários ou ex-funcionários, das obrigações que lhes incumbem por força do Estatuto dos Funcionários e o anexo IX do Estatuto dos Funcionários especifica as regras, as medidas e os procedimentos relativos aos inquéritos administrativos e aos processos disciplinares.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Nos termos do artigo 13.o da Decisão n.o 1/2018 do Secretário-Geral do Conselho relativa às funções de segurança e de continuidade das atividades da Direção da Proteção e Segurança, esta está habilitada a realizar inquéritos sobre questões relacionadas com a segurança, sobre qualquer extravio, divulgação não autorizada ou comprometimento de informações classificadas da UE ocorridos nos locais de trabalho do Conselho Europeu ou do Conselho, no SGC ou através de sistemas de comunicação e informação operados pelo SGC, e no quadro das suas responsabilidades de combate à espionagem e de proteção contra atos passivos e ativos de escuta não autorizada dirigidos contra os interesses da UE, nas instalações do SGC ou nos locais de trabalho do Conselho Europeu e do Conselho.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     O artigo 6.o da Decisão n.o 6/2021 do Secretário-Geral do Conselho da União Europeia que adota disposições gerais de execução relativas aos inquéritos administrativos e processos disciplinares prevê que todos os dados pessoais recolhidos sejam tratados em conformidade com o disposto no Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho e que as limitações aos direitos dos titulares de dados sejam tratadas em conformidade com o artigo 25.o do referido regulamento.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Nos termos do artigo 13.o da Decisão n.o 1/2018 do Secretário-Geral do Conselho relativa às funções de segurança e de continuidade das atividades da Direção da Proteção e Segurança, os inquéritos realizados pela Direção da Proteção e Segurança devem respeitar as regras internas estabelecidas na Decisão n.o 6/2021 do Secretário-Geral do Conselho da União Europeia que adota disposições gerais de execução relativas aos inquéritos administrativos e processos disciplinares logo que surjam indícios do eventual envolvimento de um funcionário.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Nos termos do acordo administrativo de 15 de fevereiro de 2017 celebrado entre o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e o SGC, o SGC é igualmente obrigado a notificar e transmitir informações ao OLAF sobre os casos de eventual fraude, corrupção ou qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses da União de que tome conhecimento.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Na condução dos inquéritos administrativos e dos processos disciplinares, os departamentos competentes recolhem e tratam diferentes tipos de dados pessoais, incluindo dados de identificação, informações de contacto, funções e responsabilidades profissionais, informações sobre a conduta e o desempenho privados e profissionais, dados financeiros ou dados de comunicação. Os responsáveis pelo inquérito asseguram que os dados pessoais que recolhem são adequados e pertinentes e não são excessivos relativamente às finalidades do inquérito. As pessoas em causa devem ser rapidamente informadas por escrito após a abertura do inquérito. Deverão igualmente ser informadas sobre o tipo de dados que estão a ser ou serão recolhidos, a forma como esses dados serão tratados e os seus direitos a esse respeito.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Em casos devidamente justificados, quando existir um risco sério de a prestação de informações à pessoa em causa ser prejudicial ao apuramento dos factos e das provas, poderá ser necessário adiar a notificação de abertura de um inquérito. Nesses casos, importa conciliar os direitos dos titulares de dados nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725 e a necessidade de a autoridade investida do poder de nomeação determinar se os funcionários não cumpriram as obrigações que lhes incumbem por força do Estatuto dos Funcionários. Qualquer limitação dos direitos dos titulares de dados visados por um inquérito só deverá ser aplicada em circunstâncias limitadas e deverá ser tratada de forma transparente e proporcionada no que se refere ao seu âmbito e duração.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Poderá ser necessário proteger o anonimato de uma testemunha ou de uma fonte. Nesse caso, o direito de acesso à identidade, aos testemunhos e aos demais dados pessoais dessas pessoas pode ser limitado dentro dos limites do direito de defesa.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Em aplicação do princípio da responsabilização, o serviço competente do SGC deverá manter um registo da aplicação de quaisquer limitações.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     O artigo 25.o, n.o 6, do Regulamento (UE) 2018/1725 obriga o responsável pelo tratamento a informar os titulares dos dados dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Nos termos do artigo 25.o, n.o 8, do Regulamento (UE) 2018/1725, o SGC pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações sobre os motivos da aplicação de uma limitação ao titular dos dados, caso tal possa comprometer, de alguma forma, a finalidade da limitação. O SGC deverá avaliar caso a caso se a comunicação da limitação anularia o seu efeito.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     As limitações deverão ser levantadas logo que as condições que as justificam deixem de se aplicar ou quando a sua manutenção viole o direito de defesa. A necessidade de medidas de limitação deverá ser avaliada periodicamente.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     O encarregado da proteção de dados deverá ser consultado em tempo útil, ser informado de qualquer limitação a aplicar e ter a possibilidade de apresentar observações sobre a sua conformidade com a presente decisão.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     A presente decisão foi objeto de consulta ao Comité do Pessoal,
                  
               DECIDE:
         
            Artigo 1.o
            
            Âmbito de aplicação
            
               1.   A presente decisão estabelece regras relativas às condições em que o Secretariado-Geral do Conselho (SGC) pode limitar a aplicação dos artigos 14.o a 21.o, 35.o e 36.o do Regulamento (UE) 2018/1725, bem como do artigo 4.o, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.o a 21.° do mesmo regulamento, em conformidade com o seu artigo 25.o.
            
            
               2.   Para efeitos da presente decisão, o SGC é considerado o responsável pelo tratamento, na aceção do artigo 3.o, ponto 8, do Regulamento (UE) 2018/1725. O SGC é representado pelo seu secretário-geral.
            
         
         
            Artigo 2.o
            
            Limitações
            
               1.   O SGC pode limitar a aplicação dos artigos 14.o a 21.o, 35.o e 36.o do Regulamento (UE) 2018/1725, bem como do artigo 4.o, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.o a 21.o do Regulamento (UE) 2018/1725:
               
                           a)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas a), b), c), d), f), g) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao conduzir inquéritos de segurança e administrativos ou processos disciplinares ao abrigo da Decisão n.o 1/2018 do Secretário-Geral do Conselho relativa às funções de segurança e de continuidade das atividades da Direção da Proteção e Segurança e ao abrigo do artigo 86.o e do anexo IX do Estatuto dos Funcionários, em conformidade com a Decisão n.o 6/2021 do Secretário-Geral do Conselho que adota disposições gerais de execução relativas aos inquéritos administrativos e processos disciplinares;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas a), b), c), d), f), g) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao assegurar que os membros do pessoal possam comunicar factos confidencialmente, sempre que o serviço competente considere que existem irregularidades graves, tal como estabelecido na Decisão n.o 3/2016 do Secretário-Geral do Conselho que adota regras internas para a comunicação de irregularidades graves — Procedimentos para a aplicação dos artigos 22.o-A, 22.°-B e 22.°-C do Estatuto dos Funcionários e do artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas b), d) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao realizar inquéritos no contexto de pedidos de assistência recebidos ao abrigo do artigo 24.o do Estatuto dos Funcionários;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao assegurar que os membros do pessoal possam contactar os conselheiros confidenciais no contexto de um procedimento de assédio, tal como definido na Decisão n.o 23/2021 do Secretário-Geral do Conselho da União Europeia relativa ao assédio moral e sexual no trabalho dentro do Secretariado-Geral do Conselho;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas a), b), c), d), f), g) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao prestar assistência a outras instituições, órgãos e organismos da União, ao receber assistência destes ou ao cooperar com estes nos termos dos acordos de nível de serviço, memorandos de entendimento e acordos de cooperação pertinentes;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas a), b), c), d), f), g) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao prestar assistência e cooperação às autoridades públicas dos Estados-Membros da UE ou ao receber assistência e cooperação destas, quer a seu pedido quer por iniciativa própria;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas a), b), c), d), f), g) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao prestar assistência às autoridades nacionais de países terceiros e organizações internacionais, ao receber assistência destas ou ao cooperar com tais autoridades e organizações, quer a seu pedido, quer por iniciativa própria;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas e) e h), do Regulamento (UE) 2018/1725, ao tratar dados pessoais no âmbito de processos judiciais.
                        
                     
         
         
            Artigo 3.o
            
            Aplicação das limitações
            
               1.   Qualquer limitação dos direitos e obrigações a que se refere o artigo 2.o deve ser necessária e proporcionada, tendo em conta os riscos para os direitos e liberdades dos titulares de dados.
            
            
               2.   Antes de aplicar uma das limitações enumeradas no artigo 2.o, o serviço competente do SGC efetua, caso a caso, um teste de necessidade e de proporcionalidade. As limitações limitam-se ao estritamente necessário para alcançar o seu objetivo.
            
            
               3.   O serviço competente do SGC regista os motivos de qualquer limitação aplicada nos termos da presente decisão, incluindo o teste previsto no n.o 2, bem como os fundamentos previstos no artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento (UE) 2018/1725. Essas informações e, se for caso disso, os documentos que contenham elementos factuais e jurídicos subjacentes são incluídos num registo mantido pelo serviço competente do SGC e são disponibilizados à AEPD a pedido.
            
            
               4.   Antes de aplicar limitações relativamente a dados pessoais obtidos de outras instituições, órgãos e organismos da União, de autoridades competentes dos Estados-Membros ou de países terceiros, ou de organizações internacionais ao abrigo do artigo 2.o, n.o 1, alíneas e), f) e g), o SGC consulta essas organizações sobre os possíveis motivos para impor limitações e sobre a necessidade e proporcionalidade das limitações em causa, a menos que tal comprometa a finalidade das atividades do SGC.
            
         
         
            Artigo 4.o
            
            Duração e reexame das limitações
            
               1.   As limitações a que se refere o artigo 2.o continuam a ser aplicáveis enquanto subsistirem os motivos que as justificam.
            
            
               2.   O serviço competente do SGC reexamina periodicamente, pelo menos de seis em seis meses, a aplicação das limitações a que se refere o artigo 2.o.
            
            
               3.   As limitações são levantadas assim que as circunstâncias que as justificam deixarem de se verificar.
            
            
               4.   Quando os motivos de uma limitação a que se refere o artigo 2.o deixem de existir, o SGC levanta a limitação e apresenta os motivos da limitação ao titular de dados. Ao mesmo tempo, o SGC informa o titular de dados da possibilidade de apresentar uma reclamação à AEPD.
            
         
         
            Artigo 5.o
            
            Envolvimento do encarregado da proteção de dados
            
               1.   Sempre que o serviço competente do SGC conclua que os direitos de um titular de dados devam ser limitados nos termos da presente decisão, informa o encarregado da proteção de dados. Faculta igualmente ao encarregado da proteção de dados acesso à entrada no registo e a quaisquer documentos que contenham elementos factuais e jurídicos subjacentes. O serviço competente do SGC documenta de forma pormenorizada o envolvimento do encarregado da proteção de dados na aplicação de limitações.
            
            
               2.   O encarregado da proteção de dados pode solicitar ao serviço competente do SGC que reexamine a aplicação das limitações. O serviço em causa informa o encarregado da proteção de dados, por escrito, dos resultados do reexame solicitado.
            
         
         
            Artigo 6.o
            
            Prestação de informações aos titulares de dados
            
               1.   O SGC inclui nos avisos relativos à proteção de dados publicados no registo das operações de tratamento mantido pelo encarregado da proteção de dados uma secção com informações gerais aos titulares de dados sobre a eventual limitação dos direitos dos titulares de dados nos termos do artigo 2.o, n.o 1. As informações abrangem os direitos que podem ser limitados, os motivos que podem justificar a aplicação das limitações e a sua potencial duração.
            
            
               2.   Os serviços competentes informam individualmente os titulares de dados, em formato adequado, acerca das limitações atuais ou futuras aos seus direitos. Informam o titular de dados acerca dos principais motivos em que se baseia a aplicação da limitação, do seu direito de consultar o encarregado da proteção de dados e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.
            
            
               3.   Os serviços pertinentes podem adiar, omitir ou recusar a prestação de informações aos titulares de dados referida no n.o 2 do presente artigo, caso tal seja suscetível de anular o efeito da limitação. A avaliação se tal se justifica é ser efetuada caso a caso. As informações devem ser comunicadas ao titular de dados logo que tal deixe de anular o efeito da limitação.
            
            
               4.   Sempre que o serviço competente do SGC limite, total ou parcialmente, a prestação de informações aos titulares de dados referida no n.o 2 do presente artigo, o SGC procede ao registo dos motivos dessa limitação, em conformidade com o artigo 3.o.
            
         
         
            Artigo 7.o
            
            Comunicação de uma violação de dados pessoais ao titular dos dados
            
               1.   Sempre que o SGC esteja obrigado a comunicar uma violação de dados nos termos do artigo 35.o, n.o 1, do Regulamento (UE) 2018/1725, pode, em circunstâncias excecionais, limitar total ou parcialmente essa comunicação. O SGC documenta essa decisão, tal como previsto no artigo 3.o, n.o 3, da presente decisão.
            
            
               2.   Se os motivos da limitação deixarem de se aplicar, o SGC comunica a violação dos dados pessoais ao titular dos dados e informa-o dos principais motivos da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.
            
         
         
            Artigo 8.o
            
            Confidencialidade das comunicações eletrónicas
            
               1.   Em circunstâncias excecionais, o SGC pode limitar o direito à confidencialidade das comunicações eletrónicas ao abrigo do artigo 36.o do Regulamento (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   Sempre que o SGC limitar o direito à confidencialidade das comunicações eletrónicas, informa o titular de dados em causa, na sua resposta a qualquer pedido deste, acerca dos principais motivos em que se baseia a aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.
            
            
               3.   O SGC pode adiar, omitir ou recusar a prestação de informações sobre os motivos de uma limitação e o direito de apresentar uma reclamação à AEPD, caso tal seja suscetível de comprometer o efeito da limitação. A avaliação se tal se justifica é efetuada caso a caso.
            
         
         
            Artigo 9.o
            
            Riscos para os direitos e para as liberdades dos titulares dos dados
            
               1.   Qualquer limitação deve respeitar a essência dos direitos e liberdades fundamentais e ser necessária e proporcionada numa sociedade democrática.
            
            
               2.   Sempre que um serviço de inquérito encarregado de realizar um inquérito avaliar a necessidade e a proporcionalidade de uma limitação, atende aos potenciais riscos para os direitos e liberdades do titular dos dados.
            
            
               3.   Nenhuma limitação pode ter por efeito impedir as pessoas visadas por um inquérito de exercerem os seus direitos de defesa, em especial o seu direito a ser ouvidas. Nos casos em que a notificação da abertura de um inquérito à pessoa em causa seja adiada, não podem ser extraídas conclusões sem que a pessoa em causa tenha tido a oportunidade de ser ouvida. Nos casos em que os elementos de prova e os testemunhos tenham sido pseudonimizados na fase de inquérito, a pseudonimização ou qualquer outra limitação devem ser levantadas em caso de processo disciplinar.
            
         
         
            Artigo 10.o
            
            Entrada em vigor
            A presente decisão entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
         
         
            Feito em Bruxelas, em 20 de dezembro de 2021.
            
               
                  O Secretário-Geral
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  JO L 295 de 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 do Conselho, de 29 de fevereiro de 1968, que fixa o Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias assim como o Regime Aplicável aos Outros Agentes destas Comunidades, e institui medidas especiais temporariamente aplicáveis aos funcionários da Comissão (JO L 56 de 4.3.1968, p. 1).