CELEX: 22015D1215
Language: nl
Date: 2014-11-07 00:00:00
Title: Besluit nr. 1/2014 van de Associatieraad EU-Midden-Amerika van 7 november 2014 tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité [2015/1215]

24.7.2015   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 196/26
            
         VERTALING
   BESLUIT Nr. 1/2014 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-MIDDEN-AMERIKA
   van 7 november 2014
   tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité [2015/1215]
   DE ASSOCIATIERAAD EU-MIDDEN-AMERIKA,
   Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Midden-Amerika, anderzijds („de overeenkomst”), met name artikel 4, artikel 5, lid 2, artikel 7, lid 3, en artikel 8, lid 6,
   Overwegende hetgeen volgt:
   
               (1)
            
            
               Overeenkomstig artikel 353, lid 4, is deel IV van de overeenkomst met betrekking tot de handel van toepassing sinds 1 augustus 2013 wat Nicaragua, Honduras en Panama betreft, sinds 1 oktober 2013 wat El Salvador en Costa Rica betreft, en sinds 1 december 2013 wat Guatemala betreft.
            
         
               (2)
            
            
               Om bij te dragen aan de doeltreffende uitvoering van de overeenkomst moet het institutionele kader zo snel mogelijk worden ingesteld.
            
         
               (3)
            
            
               Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald, dient de Associatieraad toezicht te houden op de uitvoering van de overeenkomst en zijn eigen reglement van orde, alsmede dat van het Associatiecomité en van de subcomités vast te stellen,
            
         HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
   Enig artikel
   Het reglement van orde van de Associatieraad en dat van het Associatiecomité en de subcomités worden vastgesteld overeenkomstig de bijlagen A en B.
   Dit besluit wordt vastgesteld via de schriftelijke procedure. Het treedt in werking op de datum waarop het secretariaat dit door alle partijen naar behoren ondertekende besluit ontvangt.
   
      Gedaan te San José, Costa Rica, op 7 november 2014.
      
          
      
   
   
      BIJLAGE A
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ASSOCIATIERAAD
      
      Artikel 1
      Algemene bepalingen
      1.   De Associatieraad, die is ingesteld overeenkomstig artikel 4, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Midden-Amerika (MA), anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit zoals bepaald in artikel 4, lid 2, van de overeenkomst en is verantwoordelijk voor de algemene uitvoering van de overeenkomst en voor alle andere bilaterale, multilaterale of internationale vraagstukken van gemeenschappelijk belang.
      2.   Overeenkomstig de artikelen 5 en 345 van de overeenkomst bestaat de Associatieraad uit vertegenwoordigers van de EU-partij en vertegenwoordigers van elk van de republieken van de MA-partij, op het toepasselijke ministeriële niveau en rekening houdend met de specifieke aangelegenheden die tijdens een bepaalde sessie worden behandeld. In voorkomend geval en met wederzijds goedvinden komt de Associatieraad bijeen op het niveau van de staatshoofden en regeringsleiders.
      3.   Overeenkomstig artikel 345 van de overeenkomst bestaat de Associatieraad, wanneer hij uitsluitend of hoofdzakelijk taken uitvoert die hem zijn toegekend op grond van deel IV van de overeenkomst, uit vertegenwoordigers van de EU-partij en uit de ministers van elk van de republieken van de MA-partij met verantwoordelijkheid voor handelsgerelateerde aangelegenheden.
      4.   Overeenkomstig artikel 352, lid 3, van de overeenkomst treden de republieken van de MA-partij gezamenlijk op bij de besluitvorming in het institutioneel kader van de overeenkomst; voor de vaststelling van besluiten en aanbevelingen is hun consensus vereist.
      5.   De verwijzing naar de partijen in dit reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 352 van de overeenkomst.
      Artikel 2
      Voorzitterschap
      De Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid en door een vertegenwoordiger op ministerieel niveau van de MA-partij. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
      Artikel 3
      Vergaderingen
      1.   De Associatieraad komt op gezette tijden, met een tussenperiode van niet meer dan twee jaar, bijeen. Op verzoek van een partij kunnen bijzondere sessies van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.
      2.   Elke sessie van de Associatieraad wordt gehouden op een passende plaats en op een datum die door de partijen is overeengekomen.
      3.   De vergaderingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter van de Associatieraad bijeengeroepen.
      4.   Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van de Associatieraad via technologische middelen, zoals videoconferentie, plaatsvinden.
      Artikel 4
      Vertegenwoordiging
      1.   De leden van de Associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Als een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd zal worden, schriftelijk in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.
      2.   De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dat lid uit.
      Artikel 5
      Delegaties
      1.   De leden van de Associatieraad mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
      2.   De Associatieraad kan met instemming van de partijen niet-leden uitnodigen als waarnemers de vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.
      Artikel 6
      Secretariaat
      Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een functionaris van de MA-partij treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.
      Artikel 7
      Correspondentie
      1.   De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de EU-partij of aan de secretaris van de republieken van de MA-partij, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.
      2.   Het secretariaat zorgt ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Associatieraad.
      3.   Het secretariaat zendt de correspondentie aan het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, alsmede aan de ambassades van de republieken van de MA-partij in Brussel, België, in voorkomend geval met kopie aan de ministeries van Buitenlandse Zaken of de ministeries die verantwoordelijk zijn voor handelsgerelateerde aangelegenheden.
      4.   Mededelingen van de voorzitter van de Associatieraad worden door het secretariaat aan de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad met gebruik van de in lid 3 bedoelde adressen.
      Artikel 8
      Vertrouwelijkheid
      1.   Vergaderingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
      2.   Wanneer een partij aan de Associatieraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie volgens de in artikel 336, lid 2, van de overeenkomst beschreven procedure.
      3.   Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.
      Artikel 9
      Agenda van de vergaderingen
      1.   De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.
      De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 kalenderdagen vóór het begin van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen. Een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, aan de secretarissen zijn toegezonden.
      2.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
      3.   De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
      Artikel 10
      Notulen
      1.   Van elke vergadering worden door de twee secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.
      2.   Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:
      
                  a)
               
               
                  de aan de Associatieraad voorgelegde documenten;
               
            
                  b)
               
               
                  verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen, en
               
            
                  c)
               
               
                  door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals bijvoorbeeld besluiten, verklaringen en conclusies die zijn vastgesteld.
               
            3.   De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Zij worden binnen 45 kalenderdagen na iedere vergadering van de Associatieraad goedgekeurd. Na goedkeuring worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend. Een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden toegezonden.
      Artikel 11
      Besluiten en aanbevelingen
      1.   De Associatieraad neemt besluiten en doet aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, die door de republieken van de MA-partij en door de EU-partij worden ondertekend.
      2.   Als de partijen dit overeenkomen, kan de Associatieraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Te dien einde wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen brengen. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling los van elkaar en achtereenvolgens ondertekend door de vertegenwoordigers van de EU-partij en van elk van de republieken van de MA-partij.
      3.   De handelingen van de Associatieraad worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling” in de zin van artikel 6 van de overeenkomst. Het secretariaat van de Associatieraad voorziet besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. Elk besluit vermeldt de datum van inwerkingtreding en wordt door de republieken van de MA-partij en door de EU-partij ondertekend.
      4.   De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden gewaarmerkt door de twee secretarissen.
      5.   De besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden.
      6.   Elke partij kan besluiten de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar publicatieblad of staatsblad te gelasten.
      Artikel 12
      Talen
      1.   De officiële talen van de Associatieraad zijn het Spaans en een door de partijen overeengekomen andere authentieke taal van de overeenkomst.
      2.   Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Associatieraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.
      Artikel 13
      Kosten
      1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Associatieraad.
      2.   Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.
      3.   De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Spaans en de andere officiële taal van de Associatieraad, bedoeld in artikel 12, lid 1, van dit reglement van orde, komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.
      Artikel 14
      Associatiecomité
      1.   Overeenkomstig artikel 7 van de overeenkomst wordt de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Associatiecomité. Het comité bestaat uit vertegenwoordigers van de EU-partij, enerzijds, en vertegenwoordigers van de MA-partij, anderzijds, op het in de overeenkomst bepaalde niveau.
      2.   Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor (1), voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Overeenkomstig artikel 7, lid 4, van de overeenkomst kan de Associatieraad het Associatiecomité machtigen namens hem beslissingen te nemen.
      3.   In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.
      Artikel 15
      Wijziging van het reglement van orde
      Het reglement van orde kan worden gewijzigd volgens het bepaalde in artikel 11.
      
         (1)  Met betrekking tot deel IV van de overeenkomst vervult het Associatiecomité deze functie in nauwe coördinatie met de coördinatoren die zijn aangewezen overeenkomstig artikel 347 van de overeenkomst.
   
   
      BIJLAGE B
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN HET ASSOCIATIECOMITÉ EN DE SUBCOMITÉS
      
      Artikel 1
      Algemene bepalingen
      1.   Het Associatiecomité, dat is ingesteld overeenkomstig artikel 7 van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Midden-Amerika, anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit zoals bepaald in de overeenkomst en is verantwoordelijk voor de algemene uitvoering van de overeenkomst.
      2.   Overeenkomstig artikel 7, lid 1, en artikel 346 van de overeenkomst bestaat het Associatiecomité uit vertegenwoordigers van de EU-partij en vertegenwoordigers van elk van de republieken van de MA-partij, op het niveau van hoge ambtenaren, die bevoegd zijn voor de specifieke aangelegenheden die tijdens een bepaalde sessie worden behandeld.
      3.   Overeenkomstig artikel 346 van de overeenkomst bestaat de Associatieraad, wanneer hij uitsluitend of hoofdzakelijk taken uitvoert die hem zijn toegekend op grond van deel IV van de overeenkomst, uit hoge ambtenaren van de Europese Commissie en van elk van de republieken van de MA-partij met verantwoordelijkheid voor handelsgerelateerde aangelegenheden. Een vertegenwoordiger van de partij die het Associatiecomité voorzit, fungeert als voorzitter.
      4.   Overeenkomstig artikel 352, lid 3, van de overeenkomst treden de republieken van de MA-partij gezamenlijk op bij de besluitvorming in het institutioneel kader van de overeenkomst; voor de vaststelling van besluiten en aanbevelingen is hun consensus vereist.
      5.   De verwijzing naar de partijen in dit reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 352 van de overeenkomst.
      Artikel 2
      Voorzitterschap
      De EU-partij en de MA-partij zitten beurtelings voor een periode van twaalf maanden het Associatiecomité voor. De voorzitter is een lid van het Associatiecomité. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het Associatiecomité en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
      Artikel 3
      Vergaderingen
      1.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, vergadert het Associatiecomité regelmatig, en ten minste eenmaal per jaar. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg bijzondere sessies van het Associatiecomité belegd worden.
      2.   Elke vergadering van het Associatiecomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor het begin van de sessie door het secretariaat van het Associatiecomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
      3.   Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het Associatiecomité vroeg genoeg vóór de jaarlijkse vergadering van de Associatieraad bijeengeroepen.
      4.   Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Associatiecomité via daartoe overeengekomen technologische middelen plaatsvinden.
      Artikel 4
      Vertegenwoordiging
      1.   Elke partij stelt de andere partijen in kennis van de lijst van haar vertegenwoordigers in het Associatiecomité („leden”) voor de verschillende te behandelen vraagstukken. De lijst wordt beheerd door het secretariaat van het Associatiecomité.
      2.   Een lid dat zich voor een bepaalde vergadering door een plaatsvervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de andere partijen van het Associatiecomité vóór die vergadering schriftelijk de naam van zijn vervanger mee. De vervanger van een lid oefent alle rechten van dat lid uit.
      Artikel 5
      Delegaties
      De leden van het Associatiecomité mogen zich laten vergezellen door andere ambtenaren. Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.
      Artikel 6
      Secretariaat
      Een ambtenaar van de EU-partij en een ambtenaar van een republiek van de MA-partij, die roteert overeenkomstig richtsnoeren die daartoe worden opgesteld door de republieken van de MA-partij, fungeren gezamenlijk als secretarissen van het Associatiecomité.
      Artikel 7
      Correspondentie
      1.   De voor het Associatiecomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de EU-partij of van de republiek van de MA-partij, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.
      2.   Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Associatiecomité is gericht, naar de voorzitter van het comité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoeld document wordt rondgezonden.
      3.   De correspondentie van de voorzitter van het Associatiecomité wordt door het secretariaat naar de partijen gezonden en in voorkomend geval als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoeld document rondgezonden.
      Artikel 8
      Documenten
      1.   Wanneer de beraadslagingen van het Associatiecomité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door het secretariaat genummerd en onder de leden verspreid.
      2.   Elke secretaris is verantwoordelijk voor de verspreiding van de documenten aan de leden van zijn kant in het Associatiecomité en voor het systematisch verstrekken van kopieën aan de andere secretaris.
      Artikel 9
      Vertrouwelijkheid
      1.   Vergaderingen van het Associatiecomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
      2.   Wanneer een partij aan het Associatiecomité, subcomités, werkgroepen of andere organen informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie volgens de in artikel 336, lid 2, van de overeenkomst beschreven procedure.
      3.   Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.
      Artikel 10
      Agenda van de vergaderingen
      1.   Het secretariaat van het Associatiecomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoelde documenten toegezonden aan de voorzitter en de leden van het Associatiecomité.
      2.   Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Associatiecomité uiterlijk 21 kalenderdagen voor het begin van de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.
      3.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Associatiecomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.
      4.   De voorzitter van de sessie van het Associatiecomité kan met instemming op ad-hocbasis deskundigen uitnodigen om de vergaderingen bij te wonen of deskundigen uitnodigen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.
      5.   De voorzitter van de sessie van het Associatiecomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.
      Artikel 11
      Notulen
      1.   De twee secretarissen stellen gezamenlijk ontwerpnotulen van elke vergadering op, normaliter binnen 21 kalenderdagen na het eind van de vergadering.
      2.   Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:
      
                  a)
               
               
                  de aan het Associatiecomité voorgelegde documenten;
               
            
                  b)
               
               
                  verklaringen die op verzoek van een lid van het Associatiecomité worden opgenomen, en
               
            
                  c)
               
               
                  door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies over bepaalde onderwerpen die zijn vastgesteld.
               
            3.   De notulen bevatten tevens een lijst van de leden of hun vervangers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond.
      4.   De notulen worden binnen 28 kalenderdagen na de datum van de vergadering door alle partijen schriftelijk goedgekeurd. Na goedkeuring worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen van het Associatiecomité ondertekend. Een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de partijen toegezonden.
      5.   Tenzij anders overeengekomen, stelt het Associatiecomité een actieplan op met de tijdens de vergadering overeengekomen acties; de uitvoering daarvan wordt in de volgende vergadering geëvalueerd.
      Artikel 12
      Besluiten en aanbevelingen
      1.   In de specifieke gevallen waarin de overeenkomst beslissingsbevoegdheid verleent of wanneer die bevoegdheid door de Associatieraad aan het Associatiecomité is toegekend, stelt het Associatiecomité besluiten en aanbevelingen vast in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, die tijdens de vergaderingen van het Associatiecomité door de republieken van de MA-partij en door de EU-partij worden ondertekend.
      2.   Als de partijen dit overeenkomen, kan het Associatiecomité besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Te dien einde wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 8 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen brengen. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling los van elkaar en achtereenvolgens ondertekend door de vertegenwoordigers van de EU-partij en van elk van de republieken van de MA-partij.
      3.   De handelingen van het Associatiecomité worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Het secretariaat van de Associatieraad voorziet besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. Elk besluit vermeldt de datum van inwerkingtreding en wordt door de republieken van de MA-partij en door de EU-partij ondertekend.
      Artikel 13
      Verslagen
      Het Associatiecomité brengt tijdens elke gewone vergadering van de Associatieraad aan de Associatieraad verslag uit over zijn activiteiten en de activiteiten van zijn subcomités, werkgroepen en andere organen.
      Artikel 14
      Talen
      1.   De officiële talen van het Associatiecomité zijn het Spaans en een door de partijen overeengekomen andere authentieke taal van de overeenkomst.
      2.   Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt het Associatiecomité op basis van in deze talen opgestelde documenten.
      Artikel 15
      Kosten
      1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Associatieraad.
      2.   Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.
      3.   De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Spaans en de andere officiële taal van de Associatieraad, bedoeld in artikel 14, lid 1, van dit reglement van orde, komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.
      Artikel 16
      Wijziging van het reglement van orde
      Het reglement van orde kan worden gewijzigd volgens het bepaalde in artikel 12.
      Artikel 17
      Subcomités en gespecialiseerde werkgroepen
      1.   Overeenkomstig artikel 8, lid 2, van de overeenkomst kan het Associatiecomité besluiten tot instelling van subcomités of andere gespecialiseerde werkgroepen dan die waarin de overeenkomst voorziet om het comité bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité kan besluiten deze subcomités of werkgroepen op te heffen of hun mandaat vast te stellen of te wijzigen. Tenzij anders wordt besloten, werken deze subcomités onder het gezag van het Associatiecomité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen.
      2.   Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of in de Associatieraad anders is overeengekomen, is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op alle subcomités, raden en gespecialiseerde werkgroepen, met de volgende aanpassingen:
      
                  a)
               
               
                  elke partij stelt de andere partijen schriftelijk in kennis van de lijst van haar leden van deze organen en hun respectieve functies. Het secretariaat van het Associatiecomité beheert deze lijsten;
               
            
                  b)
               
               
                  alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen tussen de contactpunten worden tegelijkertijd ook toegezonden aan het secretariaat van het Associatiecomité;
               
            
                  c)
               
               
                  tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of door de partijen anders is overeengekomen, kunnen de subcomités, raden of werkgroepen alleen aanbevelingen doen.