CELEX: 32020Q1210(01)
Language: it
Date: 2020-11-09 00:00:00
Title: Decisione del Mediatore europeo del 9 novembre 2020 sulle norme interne volte a limitare determinati diritti degli interessati nel trattamento dei dati personali

10.12.2020   
               
               
                  IT
               
               
                  Gazzetta ufficiale dell’Unione europea
               
               
                  L 415/81
               
            
         DECISIONE DEL MEDIATORE EUROPEO
         del 9 novembre 2020
         sulle norme interne volte a limitare determinati diritti degli interessati nel trattamento dei dati personali
         IL MEDIATORE EUROPEO
         visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
         visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
         sentito il parere del Garante europeo della protezione dei dati,
         considerando quanto segue:
         
                     (1)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo ha il potere di effettuare indagini amministrative ed espletare procedimenti predisciplinari e disciplinari nonché procedimenti di sospensione conformemente allo statuto dei funzionari dell’Unione europea e al regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea, previsti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio («statuto dei funzionari») (2), e alla decisione del Mediatore europeo, del 4 novembre 2004, che adotta disposizioni d’attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari. Se necessario, comunica anche i casi all’OLAF.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     I membri del personale del Mediatore europeo hanno l’obbligo di comunicare le possibili attività illecite, e in particolare una frode o un atto di corruzione, pregiudizievoli per gli interessi dell’Unione. I membri del personale sono tenuti inoltre a segnalare una condotta in rapporto con l’esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari dell’Unione. L’obbligo di cui sopra è disciplinato dalla decisione del Mediatore europeo, del 20 febbraio 2015, sulle norme interne in materia di denunce di irregolarità.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo ha messo in atto una politica volta a prevenire e trattare efficacemente i casi reali o potenziali di molestie psicologiche o sessuali sul luogo di lavoro, come previsto nella sua decisione del 18 dicembre 2017. La decisione definisce una procedura informale in base alla quale la presunta vittima di molestie può contattare i consulenti per le questioni etiche del Mediatore europeo e/o il comitato di conciliazione.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo può anche svolgere indagini sulle presunte violazioni delle norme di sicurezza per le informazioni classificate UE («ICUE»).
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo è soggetto ad audit sia interni sia esterni relativi alle sue attività.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Nell’ambito di tali audit, indagini amministrative e di altra natura, Il Mediatore europeo collabora con le altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo può collaborare con le autorità nazionali di paesi terzi e le organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo può anche collaborare con le autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo conduce indagini su presunti casi di cattiva amministrazione nelle attività delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione, a eccezione della Corte di giustizia dell’Unione europea nell’esercizio delle sue funzioni giurisdizionali. In tale contesto, Il Mediatore europeo può dover salvaguardare la riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti ottenuti dalle parti e durante le indagini. Il Mediatore europeo potrebbe inoltre avere la necessità di tutelare i diritti e le libertà dei denuncianti nonché quelli di altre persone coinvolte.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Per adempiere ai propri compiti, Il Mediatore europeo raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati personali, tra cui i dati identificativi di persone fisiche, i recapiti, i ruoli e i compiti professionali, le informazioni relative a comportamenti e prestazioni nell’ambito privato e professionale, nonché i dati finanziari. Il Mediatore europeo funge da titolare del trattamento.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     A norma del regolamento (UE) 2018/1725 («il regolamento»), Il Mediatore europeo è tenuto ad adempiere all’obbligo di fornire informazioni agli interessati in relazione alle suddette attività di trattamento e a rispettare i diritti degli stessi interessati.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo può essere anche tenuto a conciliare tali diritti con gli obiettivi delle indagini amministrative e di altra natura, degli audit e dei procedimenti giudiziari. Può essere necessario conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati. A tal fine, l’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 prevede, a condizioni rigorose, che il Mediatore europeo abbia la possibilità di limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20. A meno che un atto giuridico adottato sulla base dei trattati non preveda limitazioni, è necessaria l’adozione di norme interne in base alle quali il Mediatore europeo è autorizzato a limitare tali diritti.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo potrebbe in particolare avere la necessità di limitare le informazioni che fornisce a un interessato sul trattamento dei suoi dati personali nella fase di valutazione preliminare di un’indagine amministrativa o durante l’indagine stessa, prima di un’eventuale archiviazione del caso o di una fase predisciplinare. In determinate circostanze, fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la facoltà del Mediatore europeo di condurre un’indagine efficace, ogniqualvolta, per esempio, vi sia il rischio che l’interessato possa distruggere prove o interferire con potenziali testimoni prima che siano ascoltati. Il Mediatore europeo potrebbe inoltre avere la necessità di tutelare i diritti e le libertà dei testimoni nonché quelli di altre persone coinvolte.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Potrebbe essere necessario tutelare l’anonimato di un testimone o di un informatore che abbia chiesto di non essere identificato. In tal caso, il Mediatore europeo può decidere di limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e agli altri dati personali di dette persone, al fine di tutelarne i diritti e le libertà.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Potrebbe essere necessario tutelare le informazioni riservate riguardanti un membro del personale che abbia contattato i consulenti per le questioni etiche del Mediatore europeo e/o il comitato di conciliazione nell’ambito di una procedura per molestie. In tali casi, il Mediatore europeo potrebbe dover limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della presunta vittima, del presunto autore delle molestie e di altre persone coinvolte, al fine di tutelare i diritti e le libertà di tutte le persone interessate.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo potrebbe, ad esempio, dover limitare le informazioni che fornisce a un interessato menzionato in una denuncia o in documenti relativi a un’inchiesta sul trattamento dei suoi dati personali durante l’indagine su presunti casi di cattiva amministrazione in un’istituzione, un organo o un organismo dell’UE. Fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la facoltà del Mediatore europeo di condurre un’indagine efficace, ogniqualvolta, per esempio, vi sia il rischio che l’interessato possa pregiudicare l’indagine stessa. Il Mediatore europeo potrebbe inoltre avere la necessità di tutelare i diritti e le libertà del denunciante nonché quelli di altre persone coinvolte.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo dovrebbe applicare le limitazioni solo qualora rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali, siano strettamente necessarie e costituiscano una misura proporzionata in una società democratica. Il Mediatore europeo dovrebbe spiegare la motivazione di tali limitazioni.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Conformemente al principio di responsabilità, il Mediatore europeo dovrebbe tenere un registro dell’applicazione delle limitazioni.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     In sede di trattamento dei dati personali scambiati con altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, il Mediatore europeo e tali organizzazioni dovrebbero consultarsi in merito ai potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e alla necessità e proporzionalità delle stesse, salvo che ciò pregiudichi le attività del Mediatore europeo.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     L’articolo 25, paragrafo 6, del regolamento impone al titolare del trattamento l’obbligo di informare gli interessati dei principali motivi della limitazione e del loro diritto di proporre reclamo presso il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD).
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     A norma dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento, il Mediatore europeo ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione delle informazioni sui motivi dell’applicazione di una limitazione all’interessato qualora, in qualsiasi modo, essa annulli l’effetto della limitazione stessa. Il Mediatore europeo dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annullerebbe l’effetto.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Il Mediatore europeo dovrebbe revocare la limitazione non appena le condizioni che la giustificano non siano più in essere e valutare periodicamente tali condizioni.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Per garantire la massima tutela dei diritti e delle libertà degli interessati e in conformità dell’articolo 44, paragrafo 1, del regolamento, il responsabile della protezione dei dati (RPD) dovrebbe essere consultato a tempo debito in merito alle eventuali limitazioni che possono essere applicate e verificare se siano conformi alla presente decisione.
                  
               
                     (24)
                  
                  
                     L’articolo 16, paragrafo 5, e l’articolo 17, paragrafo 4, del regolamento prevedono deroghe al diritto di informazione e al diritto di accesso degli interessati. Se si applicano tali deroghe, il Mediatore europeo non è tenuto ad applicare una limitazione ai sensi della presente decisione,
                  
               HA ADOTTATO LA SEGUENTE DECISIONE:
         
            Articolo 1
            Oggetto e ambito di applicazione
            
               1.   La presente decisione definisce le norme relative alle condizioni alle quali il Mediatore europeo può limitare l’applicazione dell’articolo 4, degli articoli da 14 a 22 nonché 35 e 36, in base all’articolo 25 del regolamento.
            
            
               2.   L’Ufficio del Mediatore europeo, in qualità di titolare del trattamento, è rappresentato dalla Mediatrice europea.
            
         
         
            Articolo 2
            Limitazioni
            
               1.   Il Mediatore europeo può limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 20, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4, nella misura in cui le proprie disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20:
               
                           a)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando svolge indagini amministrative ed espleta procedimenti predisciplinari, disciplinari e di sospensione ai sensi dell’articolo 86 e dell’allegato IX dello statuto dei funzionari nonché della decisione del Mediatore europeo, del 4 novembre 2004, concernente le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari, e quando notifica casi all’OLAF;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce che i membri del personale del Mediatore europeo possano segnalare in via riservata fatti laddove ritengano che vi siano gravi irregolarità, come disciplinato dalla decisione del Mediatore europeo, del 20 febbraio 2015, sulle norme interne in materia di denunce di irregolarità;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, nel garantire che i membri del personale della Mediatore europeo possano riferire ai consulenti per le questioni etiche e/o al comitato di conciliazione nel contesto di una procedura di molestie, come definito dalla decisione del Mediatore europeo su una politica di prevenzione e protezione contro le molestie nell’ufficio del Mediatore;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando svolge audit interni in relazione a tutte le proprie attività e servizi;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), d), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione, nel contesto delle attività di cui alle lettere da a) a d) del presente paragrafo e ai sensi dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, memorandum d’intesa e accordi di cooperazione;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento, quando tratta i dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea;
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando svolge indagini su presunti casi di cattiva amministrazione nelle attività delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’UE, conformemente all’articolo 228 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea e allo statuto e alle disposizioni di esecuzione del Mediatore.
                        
                     
            
               2.   Eventuali limitazioni rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali e rappresentano una misura necessaria e proporzionata in una società democratica.
            
            
               3.   Prima dell’applicazione di eventuali limitazioni è effettuata, caso per caso, una verifica della necessità e della proporzionalità della misura. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire i relativi obiettivi.
            
            
               4.   Il Mediatore europeo redige, a fini di rendicontazione, un resoconto delle motivazioni alla base delle limitazioni attuate, quali motivi trovano applicazione tra quelli elencati al paragrafo 1 e l’esito della verifica della necessità e della proporzionalità. Tali resoconti fanno parte di un registro, che deve essere messo a disposizione del GEPD su richiesta. Il Mediatore europeo elabora relazioni periodiche sull’applicazione dell’articolo 25 del regolamento.
            
            
               5.   In sede di trattamento dei dati personali ricevuti da altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, il Mediatore europeo consulta tali organizzazioni sui potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e sulla necessità e proporzionalità delle stesse, salvo che ciò pregiudichi le proprie attività.
            
         
         
            Articolo 3
            Rischi per i diritti e le libertà degli interessati
            
               1.   Le valutazioni dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di limitazioni e i dettagli del periodo di applicazione di tali limitazioni sono riportati nel registro delle pertinenti attività di trattamento tenuto dal Mediatore europeo a norma dell’articolo 31 del regolamento. Tali elementi sono inoltre riportati nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati relative a tali limitazioni basate sull’articolo 39 del regolamento.
            
            
               2.   Qualora valuti la necessità e la proporzionalità di una limitazione, il Mediatore europeo considera i potenziali rischi per i diritti e le libertà dell’interessato.
            
         
         
            Articolo 4
            Garanzie e periodi di conservazione
            
               1.   Il Mediatore europeo mette in atto garanzie per prevenire gli abusi e l’accesso o il trasferimento illeciti di dati personali che sono o possono essere soggetti a limitazioni. Tali garanzie, che includono misure tecniche e organizzative, sono specificate, ove necessario, nelle decisioni, procedure e norme di attuazione interne del Mediatore europeo. Tra le misure di garanzia vi sono:
               
                           a)
                        
                        
                           una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilità e delle fasi procedurali;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           se necessario, un ambiente elettronico sicuro che impedisca l’accesso o il trasferimento illecito e accidentale di dati elettronici a persone non autorizzate;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           se necessario, la conservazione e il trattamento dei documenti cartacei in condizioni di sicurezza;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           il debito monitoraggio delle limitazioni e una revisione periodica della loro applicazione.
                        
                     Le revisioni di cui alla lettera d) sono effettuate almeno ogni sei mesi.
            
            
               2.   Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessino di sussistere.
            
            
               3.   I dati personali sono conservati conformemente alle norme di conservazione applicabili del Mediatore europeo, da definirsi nei registri relativi alla protezione dei dati tenuti ai sensi dell’articolo 31 del regolamento. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali sono cancellati, resi anonimi o archiviati ai sensi dell’articolo 13 del regolamento.
            
         
         
            Articolo 5
            Coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati
            
               1.   Il RPD presso il Mediatore europeo è informato senza indebito ritardo ogniqualvolta i diritti dell’interessato siano soggetti a limitazione in conformità della presente decisione. Al RPD è dato accesso ai relativi registri e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.
            
            
               2.   Il RPD presso il Mediatore europeo può chiedere di riesaminare l’applicazione di una limitazione. Il Mediatore europeo informa per iscritto il proprio RPD circa l’esito del riesame.
            
            
               3.   Il Mediatore europeo documenta la partecipazione del RPD per quanto riguarda l’applicazione delle limitazioni, comprese quali informazioni sono state con questi condivise.
            
         
         
            Articolo 6
            Informazione degli interessati in merito alle limitazioni dei loro diritti
            
               1.   Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito Internet, il Mediatore europeo include una sezione relativa alle informazioni generali a uso degli interessati sulle potenziali limitazioni di tutti i loro diritti di cui all’articolo 2, paragrafo 1. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere oggetto di limitazioni, i motivi per cui possono essere applicate tali limitazioni e la durata potenziale delle stesse.
            
            
               2.   Il Mediatore europeo, senza indebito ritardo e per iscritto, informa i singoli interessati in merito alle limitazioni presenti o future dei loro diritti. Il Mediatore europeo informa gli interessati in merito ai principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione, al loro diritto di consultare il RPD al fine di impugnare la limitazione e al loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
            
            
               3.   Il Mediatore europeo può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e del diritto di proporre reclamo presso il GEPD soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa, valutando caso per caso se ciò sia giustificato. Nel momento in cui l’effetto della limitazione non possa essere annullato, il Mediatore europeo fornisce le informazioni all’interessato.
            
         
         
            Articolo 7
            Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato
            
               1.   Qualora abbia l’obbligo di comunicare una violazione dei dati a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento, il Mediatore europeo può, in circostanze eccezionali, limitare tale comunicazione in tutto o in parte. Il Mediatore europeo documenta in una nota i motivi della limitazione, la sua motivazione da un punto di vista giuridico conformemente all’articolo 2 e una valutazione della sua necessità e proporzionalità. La nota è trasmessa al GEPD al momento della notifica della violazione dei dati personali.
            
            
               2.   Qualora cessino di sussistere i motivi della limitazione, il Mediatore europeo comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa in merito ai principali motivi della limitazione e al suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
            
         
         
            Articolo 8
            Riservatezza delle comunicazioni elettroniche
            
               1.   In circostanze eccezionali, il Mediatore europeo può limitare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 36 del regolamento. Tali limitazioni sono conformi alla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3).
            
            
               2.   Laddove limiti il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche, il Mediatore europeo informa l’interessato, nella risposta a una sua richiesta, dei principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
            
            
               3.   Il Mediatore europeo può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi della limitazione e del diritto di proporre reclamo presso il GEPD soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa, valutando caso per caso se ciò sia giustificato. Nel momento in cui l’effetto della limitazione non possa essere annullato, il Mediatore europeo fornisce le informazioni all’interessato.
            
         
         
            Articolo 9
            Entrata in vigore
            La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
         
         
            Fatto a Strasburgo, il 9 novembre 2020
            
               
                  per il Mediatore europeo
               
               Emily O’REILLY
            
         
         
            (1)  GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.
         
            (2)  Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1).
         
            (3)  Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) (GU L 201 del 31.7.2002, pag. 37).