CELEX: 52012JC0008
Language: fr
Date: 2012-03-28 00:00:00
Title: DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ du 28.03.2012 relative aux mécanismes de coopération en matière de gestion des délégations de l'Union européenne

|
			
		
		
		52012JC0008
		
			DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ du 28.03.2012& relative aux mécanismes de coopération en matière de gestion des délégations de l'Union européenne * JOIN/2012/0008 final */
			
				
		
		
			
			   	 || COMMISSION EUROPÉENNE || HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION EUROPÉENNE POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ 
Bruxelles, le 28.03.2012
JOIN (2012) 8 final
DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT
REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE
SÉCURITÉ
du 28.03.2012
relative aux mécanismes de coopération en matière de
gestion des délégations de l'Union européenne
DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT
REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE
SÉCURITÉ
du 28.03.212
relative aux mécanismes de coopération en matière de
gestion des délégations de l'Union européenne
LA COMMISSION EUROPÉENNE ET LE HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION
POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ,
vu le traité sur l'Union européenne,
vu la décision 2010/427/UE du Conseil du 26 juillet 2010
fixant l'organisation et le fonctionnement du service européen pour l'action
extérieure[1]
(ci-après dénommée «la décision du Conseil instituant le SEAE»), et notamment
son article 13, paragraphe 4,
considérant ce qui suit:
(1)              
La nouvelle organisation institutionnelle de l'UE dans le domaine des
relations extérieures, mise en place conformément au traité de Lisbonne,
suppose une coopération étroite des services de la Commission et du service
européen d'action extérieure («SEAE»). 
(2)              
Depuis la création du SEAE, l'ancienne direction générale des relations
extérieures et l'ancien service extérieur unifié, avec son réseau de
délégations, ont cessé d'exister. Les délégations de la Commission sont
devenues des délégations de l'Union («les délégations») placées sous l'autorité
du haut représentant de l’Union pour les affaires étrangères et la politique de
sécurité («le haut représentant») conformément à l'article 221 TFUE.
(3)              
Les délégations font partie intégrante du SEAE (article 1er,
paragraphe 4, de la décision instituant le SEAE). 
(4)              
Chaque délégation est placée sous l'autorité du chef de délégation. Tous
les membres du personnel sont placés sous l'autorité du chef de délégation, quel
que soit leur statut et pour toutes leurs activités, conformément à l'article
5, paragraphe 2, de la décision instituant le SEAE.
(5)              
Le personnel des délégations comprend des membres du personnel du SEAE
et, si cela est approprié pour la mise en œuvre du budget de l'Union et de
politiques de l'Union autres que celles relevant du mandat du SEAE, des membres
du personnel de la Commission. La présence d'agents de la Commission dans les
délégations rend nécessaires des accords spéciaux entre le SEAE et les services
de la Commission. Ces accords devraient garantir une gestion cohérente de
l'ensemble du personnel dans les délégations.
(6)              
Le SEAE travaille en collaboration avec les services de la Commission
afin de veiller à la cohérence entre les différents domaines de l'action
extérieure de l'Union et entre ces domaines et ses autres politiques,
conformément à l'article 3, paragraphe 1, de la décision instituant le SEAE.
(7)              
L'objet de la présente décision est de définir des mécanismes de
collaboration entre le SEAE et les services de la Commission pour la gestion
des délégations,
DÉCIDENT:
Champ d’application et définitions 
Article 1
1.                      
Le SEAE et les
services de la Commission coopèrent entre eux dans la gestion des délégations
en vue d'assurer leur bon fonctionnement, conformément à l'article 3 de la
décision instituant le SEAE, en particulier sur toutes les questions relevant
du champ d'application de la présente décision. 
2.                      
La
présente décision ne porte pas préjudice:
–              
au rôle
de gestion globale des délégations assuré par les chefs de délégation, défini à
l'article 5 de la décision instituant le SEAE;
–              
à l'exercice, par le
haut représentant ou par la Commission, des compétences sur leur personnel dans
les délégations qui leur sont conférées en leur qualité d'autorité investie du
pouvoir de nomination par le statut («AIPN») et d'autorité habilitée à conclure
des contrats par le RAA («AHCC»). 
–              
à
l'exercice des pouvoirs conférés à l'ordonnateur délégué;
–              
aux
règles applicables en matière de budget, de gestion financière, de sécurité et
de sûreté, ainsi qu'aux obligations d'information.
3.                      
Sauf
disposition contraire, les définitions suivantes s’appliquent à la présente
décision:
–              
«ressources
humaines dans les délégations» ou «personnel des délégations»: les ressources
humaines ou le personnel des délégations relevant aussi bien du SEAE que de la
Commission;
–              
«directions
générales relations extérieures»: les DG TRADE, ELARG, DEVCO, ECHO, ainsi que
le FPI;
–              
«direction
générale d'origine»: la DG de la Commission à laquelle est affecté un membre du
personnel de la Commission en poste dans une délégation;
–              
«directions générales
COMDEL»: les DG relations extérieures, le SG, la DG BUDG et la DG HR. 
Comité de suivi pour les délégations
Article 2
1.                      
Il est
institue un comité de suivi pour les délégations («EUDEL»).
2.                      
L'EUDEL veille à la
coopération et à la consultation mutuelle entre le SEAE et les services de la
Commission concernés pour toutes les questions ayant trait à la gestion des
délégations. Il constitue une enceinte pour l'échange d'informations sur les
matières d'intérêt commun, en particulier en lien avec la gestion des
ressources dans les délégations, en vue notamment de veiller à ce que les
délégations soient en mesure de s'adapter rapidement aux priorités politiques
de l'action extérieure de l'UE, aux évolutions des priorités de la Commission,
aux crises imprévues ou aux situations d'urgence.  
3.                      
L'EUDEL est un organe
consultatif qui peut, dans le respect des règles applicables et du budget
disponible, émettre des recommandations à l'attention du SEAE et des services
de la Commission concernés sur toute question couverte par la présente
décision. 
Article 3
1.                      
Le SEAE, qui assure la
présidence, ainsi que la DG DEVCO, le secrétariat général, la DG BUDG et la DG
HR disposent chacun d'un représentant au sein de l'EUDEL. 
2.                      
La DG DEVCO ou le
secrétariat général peuvent inviter aux réunions de l'EUDEL des représentants
des DG COMDEL et de toute autre DG ayant du personnel en poste dans des
délégations. 
3.                      
Le secrétariat de
l'EUDEL est assuré par le SEAE. 
4.                      
L'EUDEL se
réunit: 
a.      
au moins une fois par
semestre au niveau des hauts responsables (directeur général
administratif/directeur général). Les membres peuvent à ce
niveau nommer un suppléant pour une réunion particulière; 
b.      régulièrement au niveau des réunions
de travail ordinaires.  
À la demande d'au moins deux membres, ou à
l'initiative du président, une réunion peut être convoquée à l'un ou l'autre de
ces niveaux. 
5.                      
Tout membre de l'EUDEL est habilité à inscrire un point à l'ordre du
jour. Pour chaque réunion, le secrétariat distribue l'ordre du jour et les
documents d'accompagnement au moins cinq jours ouvrés avant sa tenue.
6.                      
Les recommandations de l'EUDEL sont adoptées par consensus entre ses
membres. Le SEAE et les services de la Commission  prennent toute mesure
nécessaire pour mettre en œuvre ces recommandations. Lorsque le SEAE ou un
service de la Commission éprouve des difficultés pour appliquer une
recommandation, il en informe l'EUDEL. 
7.                      
Les recommandations de
l'EUDEL peuvent être adoptées, sur proposition d'un de ses membres, au cours
d'une réunion ou par procédure écrite, sans préjudice des arrangements de
coordination interne entre services de la Commission. 
8.                      
Les procédures
écrites, lancées par le secrétariat, sont assorties d'un délai d'au moins cinq
jours ouvrables au cours duquel des objections peuvent être formulées. Des
délais plus courts peuvent être appliqués dans des cas exceptionnels, sauf
opposition d'un membre à ce raccourcissement.  Les objections doivent être
motivées et, le cas échéant, accompagnées de projets de modification. La
recommandation est réputée adoptée si le délai a expiré sans qu'aucune
objection n'ait été formulée. En cas d'objection dans ledit délai, et à moins
que le membre qui a été à l'initiative de la recommandation demande à ce que la
procédure écrite soit relancée avec un texte modifié, une réunion de travail de
l'EUDEL est convoquée aussitôt que possible pour discuter de la question afin
de parvenir à un consensus.
9.                      
Si ce consensus ne
peut pas être dégagé en réunion de travail, la question est inscrite à l'ordre
du jour d'une réunion de l'EUDEL au niveau des hauts responsables. Les membres
de l'EUDEL s'efforcent d'adapter leurs propositions dans le mesure requise pour
faciliter le consensus sur la question. 
Lorsque, en dépit de ces efforts, la question n'a pu
être réglée dans un délai d'un mois à compter de l'ouverture de la procédure
écrite, aucune recommandation sur le sujet n'est émise. Dans de tels cas, le
Collège peut être saisi de la question à l'initiative d'un des membres d'EUDEL.

10.                  
L'EUDEL peut adopter
toute autre règle de procédure jugée nécessaire à son fonctionnement.
Champ de la coopération 
Article 4
1.                      
En règle générale, le
SEAE et les services de la Commission s'informent mutuellement par le canal de
l'EUDEL de toutes les décisions de gestion qu'ils envisagent de prendre
concernant les délégations et pertinentes pour l'autre partenaire, sauf si des
mécanismes de coopération plus spécifiques sont prévus par la présente
décision.  
2.                      
Le SEAE et les services de la Commission concernés élaborent
conjointement et approuvent dans le cadre de l'EUDEL les projets finaux des
documents suivants:
a.      
orientations
pour les plans de gestion annuels des délégations;
b.     
orientations
pour les rapports d'activité annuels des délégations;
c.      
principes
régissant les missions d'inspection et des orientations pour les rapports
d'inspection des délégations;
d.      dispositions
détaillées de mise en œuvre de l'article 96 du statut.
Les orientations visées sous les
points b) et c) sont rédigées conformément au cadre défini par la Commission et
les OD/OSD concernés.
3.                      
Le SEAE consulte les services de la Commission par le canal de
l'EUDEL pour toutes les décisions concernant les délégations énumérées
ci-après:
a.      
décisions
concernant l'ouverture ou la fermeture d'une délégation appelées à être
adoptées par le Haut représentant en accord avec le Conseil et la Commission;
b.     
«mandats» donnés par le haut représentant aux chefs de délégation;
c.      
décisions
fixant le niveau des délégations et le rang catégoriel qui en résulte;
d.     
orientations
pour les rapports d'évaluation des délégations, au sens de l'article 5,
paragraphe 5, de la décision instituant le SEAE;
e.      
instructions
aux chefs de délégation pour la notification aux autorités du pays hôte des
membres du personnel des délégations;
f.       
décisions
fixant le classement des délégations en fonction des conditions de vie;
g.      
décisions
en rapport avec le devoir de sollicitude envers le personnel des délégations,
en particulier dans le domaine des normes de santé et de sécurité et des mesures
de sûreté;
h.      
décisions concernant l'infrastructure et les autres actifs des
délégations, sans préjudice des règles applicables aux projets immobiliers pour
lesquels le montant moyen annuel de la part financée par la Commission dépasse
500 000 euros.
4.                      
Les services de la Commission et du SEAE concernés se
consultent mutuellement par le canal de l'EUDEL avant de prendre l'une
quelconque des décisions concernant les délégations énumérées ci-après:
a.      
décisions
concernant l'évaluation de la charge de travail des délégations;
b.     
décisions
sur les (ré)affectations de ressources, y compris le renforcement, le
redéploiement ou le retrait de postes du tableau des effectifs et/ou de
personnel externe financé sur crédits budgétaires; 
c.       décisions
concernant les nominations, les transferts et la rotation du personnel des
délégations.
5.                      
Sans préjudice des compétences d'AIPN respectives du SEAE et de la
Commission et des particularités inhérentes aux  politiques du personnel
propres à chaque institution, le SEAE et les services de la Commission
concernés coopèrent, en vue d'éviter des disparités inutiles dans le traitement
des personnels des délégations relevant respectivement du SEAE et de la
Commission, dans l'élaboration de règles communes ou équivalentes, à approuver
par l'EUDEL, dans les domaines suivants:
a.      
principes
régissant les affectations en délégation;
b.     
procédures
applicables à l'exercice annuel de rotation;
c.       politique
de formation et besoins en formation du personnel affecté dans les délégations.
Missions du personnel des délégations
Article 5
1.                      
Les descriptions d'emploi de tous les agents des délégations mentionnent
un objectif commun, qui est de contribuer à la projection et à la promotion des
politiques et des valeurs de l'UE dans le reste du monde. Les descriptions
d'emploi de tous les agents de la Commission dans les délégations précisent les
missions qui doivent rester leur tâche essentielle et prépondérante tout en
incluant une référence aux dispositions en matière de flexibilité de l'article
6 de la présente décision. 
2.                      
Les descriptions d'emploi des agents du SEAE dans les délégations sont
décidées par le SEAE. 
3.                      
La Commission arrête sa décision finale sur les descriptions d'emploi de
son personnel après consultation du chef de la délégation, qui fournit
notamment les éléments spécifiques à la situation locale. Les descriptions
d'emploi des agents de la Commission dans les délégations sont arrêtées par
leur DG d'origine en incorporant si nécessaire, lorsque les domaines de
compétence inhérents au poste vont au-delà de ceux de la DG d'origine, les
éléments fournis par d'autres services de la Commission.
Article 6
1.                      
En règle générale, les agents de la Commission dans les délégations qui
sont rémunérés sur les crédits de fonctionnement (chapitre 5) ne sont pas
chargés de tâches des domaines de la PESC ou de la PSDC, qui relèvent de la
compétence du SEAE. Cependant, pour une période limitée, à la demande du chef
de délégation et sans qu'il soit besoin d'obtenir l'accord préalable de la DG
d'origine, les membres du personnel de la Commission peuvent contribuer à des
activités de la délégation extérieures à l'exercice normal de leurs fonctions,
sous réserve que, a) l'agent concerné dispose d'une expertise pertinente eu
égard au domaine dans lequel il lui est demandé de travailler, b) que
l'arrangement ne nuise pas à l'accomplissement de ses tâches essentielles et
prépondérantes telles que définies dans la description d'emploi et, c) que ses
nouvelles tâches n'accaparent pas une proportion déraisonnable de son temps de
travail (à titre indicatif, pas plus de 20 %). Si la période limitée susvisée
dépasse deux mois, le chef de délégation doit demander l'accord préalable de la
DG d'origine.
2.                      
Les agents de la Commission dans les délégations qui sont rémunérés sur
les crédits des programmes (chapitre 4) peuvent uniquement être chargés de
travaux liés à la préparation, à la mise en œuvre et à l'évaluation de ces
programmes. Les tâches suivantes sont considérées comme faisant partie des
tâches propres à cette catégorie de personnel:
a.      
participer
à l'élaboration des documents de programmation nationale et régionale;
b.     
soutenir et fournir
une contribution directe aux dialogues de politique sectorielle avec le pays
hôte dans les domaines relevant de la compétence de la Commission en s'appuyant
sur l'expertise sectorielle acquise dans la mise en œuvre d'actions d'aide au
développement dans les secteurs concernés. Par exemple, lorsque la Commission
gère des programmes d'appui budgétaire, la délégation tire profit des analyses
macroéconomiques et de politique sectorielle fournies par le personnel de la
Commission;
c.      
contribuer
au reporting des délégations dans les divers domaines de politique sectorielle
relevant de la compétence de la Commission, y compris, pour les agents
travaillant sur ce sujet, le suivi et l'information sur les questions relatives
aux droits de l'homme;
d.     
contribuer
à la collecte d'informations et de renseignements dans ces domaines au sein de
la délégation;
e.       participer
et/ou organiser les manifestations publiques de la délégation liées à des domaines
relevant de la compétence de la Commission.
3.                      
En cas de désaccord entre un membre du personnel de la Commission et le
chef de délégation sur la mise en œuvre des arrangements de flexibilité, le
litige est soumis soit au siège (saisine simultanée du directeur administratif
général du SEAE et du directeur général de la DG d'origine), soit à l'EUDEL,
selon le cas.
Organigrammes des délégations
Article 7
1.                      
Les organigrammes des délégations et leurs modifications (création,
suppression, déplacement ou changement d'intitulé d'entités ou de fonctions
d'encadrement) sont décidés par le directeur administratif général du SEAE,
habilité par le haut représentant à prendre ces décisions.
2.                      
Le SEAE recherche l'accord préalable de la Commission pour l'adoption de
l'organigramme complet des délégations comportant des postes de la Commission.
3.                      
Le SEAE recherche également l'accord de la Commission chaque fois qu'un
projet de modification d'un organigramme affecte des postes de la Commission ou
l'entité dont ils relèvent.
4.                      
Toute modification d'un organigramme qui affecte des entités ou
des fonctions rattachées à la Commission, outre qu'elle suppose l'accord du
SEAE, doit être adoptée conformément aux règles internes de la Commission. Les
modifications projetées sont soumises à l'EUDEL. 
5.                      
Le SEAE informe l'EUDEL de toutes les modifications envisagées au niveau
des délégations ou de leurs subdivisions qui n'affectent pas les postes de la
Commission.
Carrières des fonctionnaires et autres agents dans les
délégations
Article 8
1.                      
Les postes du SEAE et de la Commission inscrits au tableau des effectifs
appelés à devenir vacants sont, en règle générale, pourvus dans le cadre d'un
exercice annuel de rotation. 
2.                      
Le SEAE et les services de la Commission publient leurs listes de
rotation au même moment. L'EUDEL
examine les règles régissant les procédures de mobilité des deux institutions
en vue de parvenir à la plus grande convergence possible des exercices de
rotation. 
3.                      
Le SEAE invite un représentant des services de la
Commission, et les services de la Commission invitent un représentant du SEAE,
à participer aux jurys chargés de sélectionner les candidats à des postes en
délégation.
4.                      
L'EUDEL est consulté sur les listes de candidats retenus
une fois celles-ci établies.
Article 9
Les procédures d'évaluation et de
promotion du personnel en poste dans les délégations sont régies par les
systèmes appliqués respectivement par le SEAE et la Commission . Les chefs de
délégation apportent une contribution substantielle à l'appréciation des agents
de la Commission en poste en délégation qui sont placés sous leur autorité,
conformément aux procédures et dans les délais établis par chaque institution.
Article 10
1.                      
Une formation obligatoire préalable à l'affectation est proposée à tous
les agents sélectionnés pour un poste en délégation. Le SEAE et la Commission s'efforcent de
coordonner leurs programmes respectifs.
2.                      
Le SEAE et les services de la Commission prennent toutes
les mesures nécessaires pour veiller à ce que leur personnel participe à une
formation obligatoire adaptée à leurs fonctions et à leur lieu d'affectation, y
compris, dans le cas des chefs de délégation, à une formation à la gestion
financière.
3.                      
L'EUDEL procède à un examen annuel de la qualité des actions de
formation afin de garantir le bon niveau des formations imparties. Il évalue
également le contenu du programme commun de formation préalable à l'affectation
et formule des recommandations visant à garantir qu'il répond aux exigences
stratégiques tant du SEAE que de la Commission. Il révise chaque année l’expérience
acquise et propose des améliorations opérationnelles à mettre en œuvre l’année
suivante.
Dispositions finales
Article 11
La présente décision entre en vigueur le jour de son
adoption.
Fait à Bruxelles,
Le Haut représentant de l'Union pour                                                 Par
la Commission
les affaires étrangères et la politique de sécurité                                Le président 
Catherine Ashton                                                                             José
Manuel BARROSO
[1]
      JO L 201 du 03.08.2010, p. 38.