CELEX: 32009D0876
Language: sl
Date: 2009-11-30 00:00:00
Title: 2009/876/ES: Odločba Komisije z dne 30. novembra 2009 o sprejetju tehničnih izvedbenih ukrepov za vnos podatkov in povezovanje vlog, za dostop do podatkov, za spremembo, izbris in predčasen izbris podatkov ter dostop do evidenc o vseh postopkih obdelave podatkov v vizumskem informacijskem sistemu (VIS) (notificirano pod dokumentarno številko C(2009) 9402)

2.12.2009   
            
            
               SL
            
            
               Uradni list Evropske unije
            
            
               L 315/30
            
         
      ODLOČBA KOMISIJE
   
   z dne 30. novembra 2009
   o sprejetju tehničnih izvedbenih ukrepov za vnos podatkov in povezovanje vlog, za dostop do podatkov, za spremembo, izbris in predčasen izbris podatkov ter dostop do evidenc o vseh postopkih obdelave podatkov v vizumskem informacijskem sistemu (VIS)
   (notificirano pod dokumentarno številko C(2009) 9402)
   (Besedilo v bolgarskem, češkem, estonskem, finskem, francoskem, grškem, italijanskem, latvijskem, litovskem, madžarskem, malteškem, nemškem, nizozemskem, poljskem, portugalskem, romunskem, slovaškem, slovenskem, španskem in švedskem jeziku je edino verodostojno)
   (2009/876/ES)
   KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –
   ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,
   ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 767/2008 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 9. julija 2008 o vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov med državami članicami o vizumih za kratkoročno prebivanje (Uredba VIS) (1) ter zlasti člena 45(2)(a) do (d) Uredbe,
   ob upoštevanju naslednjega:
   
               (1)
            
            
               Z Odločbo Sveta 2004/512/ES z dne 8. junija 2004 o vzpostavitvi vizumskega informacijskega sistema (VIS) (2) se VIS vzpostavlja kot sistem za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami, Komisija pa pooblašča za njegov razvoj.
            
         
               (2)
            
            
               V Uredbi (ES) št. 767/2008 so opredeljeni namen, uporabnost in pristojnosti VIS ter določeni pogoji in postopki za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami, da bi se na ta način olajšale obravnava vlog za izdajo vizumov in s tem povezane odločitve.
            
         
               (3)
            
            
               Člen 45(2) Uredbe (ES) št. 767/2008 določa, da se ukrepi, ki so potrebni za tehnično uveljavljanje centralnega VIS, nacionalnih vmesnikov in komunikacijske infrastrukture med centralnim VIS in nacionalnimi vmesniki, sprejmejo v skladu s postopkom iz člena 49(2).
            
         
               (4)
            
            
               V Odločbi Komisije 2009/377/ES (3) so določeni ukrepi za posvetovalni mehanizem in postopki iz člena 16 Uredbe (ES) št. 767/2008. V Odločbi Komisije 2009/756/ES (4) so določene zahteve za ločljivost in uporabo prstnih odtisov za biometrično identifikacijo in preverjanje v VIS.
            
         
               (5)
            
            
               V skladu s členom 45(2) Uredbe (ES) št. 767/2008 se sprejmejo ukrepi, potrebni za tehnično uveljavljanje VIS v zvezi s postopki za vnos podatkov in povezovanje vlog, za dostop do podatkov, za spremembo, izbris in predčasen izbris podatkov ter vodenje in dostop do evidenc o postopkih obdelave podatkov.
            
         
               (6)
            
            
               Sprejme se strokovni pojem „lastništva“ za zagotovitev, da lahko podatke znotraj VIS vzdržujejo le organi držav članic, pristojni za izdajo vizumov, ki so odgovorni za vnos podatkov v VIS.
            
         
               (7)
            
            
               Ukrepe, določene v sedanji odločbi o tehničnem uveljavljanju VIS, je treba dopolniti s podrobnimi tehničnimi specifikacijami in kontrolnim dokumentom vmesnika VIS.
            
         
               (8)
            
            
               V skladu s členom 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Danska ni sodelovala pri sprejetju Uredbe (ES) št. 767/2008, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. Glede na to, da Uredba (ES) št. 767/2008 pomeni razvoj schengenskega pravnega reda na podlagi določb naslova IV tretjega dela Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, pa je Danska v skladu s členom 5 Protokola z dopisom z dne 13. oktobra 2008 uradno sporočila, da je ta pravni red prenesla v svojo nacionalno zakonodajo. Danska je tako v skladu z mednarodnim pravom zavezana izvajati to odločbo.
            
         
               (9)
            
            
               V skladu s Sklepom Sveta 2000/365/ES z dne 29. maja 2000 o prošnji Združenega kraljestva Velike Britanije in Severne Irske za sodelovanje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (5) Združeno kraljestvo ni sodelovalo pri sprejetju Uredbe (ES) št. 767/2008, ki zato zanj ni zavezujoča niti se v njem ne uporablja, saj pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda. Zato ta odločba ni naslovljena na Združeno kraljestvo.
            
         
               (10)
            
            
               V skladu s Sklepom Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (6), Irska ni sodelovala pri sprejetju Uredbe (ES) št. 767/2008, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja, saj pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda. Zato ta odločba ni naslovljena na Irsko.
            
         
               (11)
            
            
               Ta odločba je akt, ki nadgrajuje schengenski pravni red ali je z njim drugače povezan v smislu člena 3(2) Akta o pristopu iz leta 2003 in člena 4(2) Akta o pristopu iz leta 2005.
            
         
               (12)
            
            
               Kar zadeva Islandijo in Norveško, ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (7), kar spada v področje uporabe iz točke B člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES z dne 17. maja 1999 o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo Sporazuma, sklenjenega med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško, v zvezi s pridružitvijo teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (8).
            
         
               (13)
            
            
               Kar zadeva Švico, ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, kar spada v področje uporabe iz točke B člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (9) o sklenitvi navedenega sporazuma v imenu Evropske skupnosti.
            
         
               (14)
            
            
               Kar zadeva Lihtenštajn, ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, kar spada v področje uporabe iz točke B člena 1 Sklepa 1999/437/ES, v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/261/ES (10) o podpisu v imenu Evropske skupnosti ter o začasni uporabi nekaterih določb navedenega protokola.
            
         
               (15)
            
            
               Ukrepi, predvideni s to odločbo, so v skladu z mnenjem odbora, ustanovljenega v skladu s členom 51(1) Uredbe (ES) št. 1987/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. decembra 2006 o vzpostavitvi, delovanju in uporabi druge generacije schengenskega informacijskega sistema (SIS II) (11) –
            
         SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:
   Člen 1
   Ukrepi, potrebni za tehnično uveljavljanje VIS v zvezi s postopki za vnos podatkov o prosilcih za vizum in povezovanje vlog v skladu s členom 8 Uredbe VIS, za dostop do podatkov v skladu s členom 15 in členi od 17 do 22 Uredbe VIS, za spremembo, izbris in predčasen izbris podatkov v skladu s členi od 23 do 25 Uredbe VIS ter za vodenje in dostop do evidenc podatkov v skladu s členom 34 Uredbe VIS, so določeni v Prilogi.
   Člen 2
   Ta odločba je naslovljena na Kraljevino Belgijo, Republiko Bolgarijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Romunijo, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko in Kraljevino Švedsko.
   
      V Bruslju, 30. novembra 2009
      
         
            Za Komisijo
         
         Jacques BARROT
         
         
            Podpredsednik
         
      
   
   
      (1)  UL L 218, 13.8.2008, str. 60.
   
      (2)  UL L 213, 15.6.2004, str. 5.
   
      (3)  UL L 117, 12.5.2009, str. 3.
   
      (4)  UL L 270, 15.10.2009, str. 14.
   
      (5)  UL L 131, 1.6.2000, str. 43.
   
      (6)  UL L 64, 7.3.2002, str. 20.
   
      (7)  UL L 176, 10.7.1999, str. 36.
   
      (8)  UL L 176, 10.7.1999, str. 31.
   
      (9)  UL L 53, 27.2.2008, str. 1.
   
      (10)  UL L 83, 26.3.2008, str. 3.
   
      (11)  UL L 381, 28.12.2006, str. 4.
   
      PRILOGA
      1.   STROKOVNI POJEM LASTNIŠTVA
      
      Strokovni pojem lastništva se nanaša na povezavo med državo članico, pristojno za vnos podatkov v VIS, in temi podatki.
      Lastništvo se izvaja tako, da pristojna država članica doda identifikacijo podatkom, vnesenim v dosje prosilca za vizum.
      Lastništvo vloge za izdajo vizuma in povezanih odločitev organov, pristojnih za izdajo vizumov, se vpiše v VIS ob odprtju dosjeja ali vnosu povezane odločitve v VIS, naknadno pa se ne more spremeniti.
      2.   VNOS PODATKOV IN POVEZOVANJE VLOG
      
      2.1   Vnos podatkov na podlagi vloge
      
      Kadar je vloga predložena organu države članice, ki zastopa drugo državo članico, se v vnos podatkov v VIS in poznejše sporočanje v zvezi s tem dosjejem vključi identifikacija zastopane države članice in se shrani kot lastnost „represented User“, vzeta iz istega šifranta, kot je država članica, ki vnaša podatke v VIS.
      Vsi dosjeji, povezani v skladu s členom 8(4) Uredbe VIS, imajo lastništvo iste države članice.
      Kadar država članica kopira prstne odtise iz dosjeja, zapisanega v VIS, je lastnica novega dosjeja, v katerega se kopirajo prstni odtisi.
      2.2   Vnos podatkov po predložitvi vloge
      
      Kadar odločitve o izdaji vizuma, prekinitvi obravnave vloge, zavrnitvi, razveljavitvi, preklicu, skrajšanju obdobja veljavnosti ali podaljšanju vizuma v skladu s členi od 10 do 14 Uredbe VIS sprejema država članica, ki zastopa drugo državo članico, sporočanje za vnos podatkov v VIS vključuje identifikacijo zastopane države članice vzeto iz istega šifranta, kot je država članica, ki vnaša podatke v VIS.
      Odločitve o izdaji vizuma, podaljšanju vizuma z novo vizumsko nalepko in skrajšanju obdobja veljavnosti vizuma z novo vizumsko nalepko se vnesejo v VIS z datumom vizumske nalepke in istim lastništvom.
      Številka vizumske nalepke, vnesene v VIS v skladu s členom 10(1)(e) Uredbe VIS, je v skladu z določbami Uredbe Sveta (ES) št. 856/2008 (1) sestavljena iz kombinacije 9-mestne nacionalne številke vizumske nalepke in 3-mestne črkovne identifikacijske kode države članice izdajateljice (2) ter po potrebi vključuje toliko ničel pred številko, da je zapolnjenih devet mest nacionalne številke vizumske nalepke.
      2.3   Povezovanje vlog
      
      2.3.1   Povezovanje vlog, če obstaja predhodna registracija
      
      Samo država članica, ki je lastnica dosjeja, lahko tega v skladu s členom 8(3) Uredbe VIS poveže z drugim(-i) dosjejem(-ji) istega prosilca ali povezavo zaradi popravljanja odstrani.
      Prstni odtisi prosilca se lahko kopirajo iz njegovih povezanih dosjejev le, če so bili odvzeti v 59 mesecih od datuma prve vloge. Kadar se podatki o prstnih odtisih kopirajo iz prejšnjega dosjeja, ki ni starejši od 59 mesecev, se povezava med dosjeji ne odstrani.
      2.3.2   Povezovanje vlog oseb, ki potujejo skupaj
      
      Za povezovanje dosjejev oseb, ki potujejo skupaj, se v skladu s členom 8(4) Uredbe VIS številke vloge prenesejo v VIS skupaj z ustrezno vrsto vrednosti skupine, ki je ali družina ali potniki. Le država članica, ki je lastnica dosjeja(-jev) posameznih prosilcev znotraj skupine, lahko ustvari skupino ali zaradi popravkov odstrani povezavo med posameznimi člani skupine.
      2.4   Postopki, pri katerih se predložitev določenih podatkov ne zahteva na podlagi pravnih razlogov ali jih dejansko ni mogoče predložiti
      
      V skladu s členom 8(5) Uredbe VIS se v posebna podatkovna polja ročno, ali če je na voljo, z izbiro vrednosti iz šifranta vnese „se ne uporablja“. Če podatkovno polje vsebuje več kot en element, se tak vnos uporabi za vsakega od njih.
      Kadar se prstni odtisi ne zahtevajo ali jih ni mogoče predložiti, se v skladu s členom 8(5) Uredbe VIS v sistemu VIS izpolnita Boolovi polji:
      
                  —
               
               
                  „fingerprintsNotRequired“ (prstni odtisi se ne zahtevajo),
               
            
                  —
               
               
                  „fingerprintsNotApplicable“ (prstni odtisi se ne uporabljajo).
               
            Ti polji sta določeni glede na spodnjo preglednico, v kateri so navedene tri mogoče okoliščine:
      
                  —
               
               
                  zahteva se predložitev prstnih odtisov,
               
            
                  —
               
               
                  prstni odtisi se ne zahtevajo na podlagi pravnih razlogov,
               
            
                  —
               
               
                  prstnih odtisov dejansko ni mogoče predložiti.
               
            
                  Polje v VIS
               
               
                  Prstni odtisi se zahtevajo
               
               
                  Prstni odtisi se ne zahtevajo na podlagi pravnih razlogov
               
               
                  Prstnih odtisov dejansko ni mogoče predložiti
               
            
                  „fingerprintsNotRequired“
               
               
                  NAPAČNO
               
               
                  PRAVILNO
               
               
                  NAPAČNO
               
            
                  „fingerprintsNotApplicable“
               
               
                  NAPAČNO
               
               
                  PRAVILNO
               
               
                  PRAVILNO
               
            Poleg tega se v ustrezno polje za prosto besedilo „ReasonForFingerprintNotApplicable“ (razlog za neuporabo prstnih odtisov) vnese dejanski razlog.
      Kadar država članica prenaša le podatke iz člena 5(1)(a) in (b) Uredbe VIS, se v skladu s členom 48(3) neobstoj podatkov iz člena 5(1)(c) označi z vnosom zaznamka „se ne uporablja“ in dopolni s sklicem na člen 48(3) Uredbe VIS v polju za prosto besedilo, v katerem je navedeno, da se podatki ne zahtevajo na podlagi pravnih razlogov. Ustrezna polja so določena kot „FingerprintsNotRequired“ PRAVILNO in „FingerprintsNotApplicable“ PRAVILNO.
      3.   DOSTOP DO PODATKOV
      
      Podatki iz prošnje za azil se uporabljajo v povezavi z iskanjem in pridobivanjem podatkov za namene iz člena 21(2) Uredbe VIS. Poleg tega je pridobivanje dosjejev, povezanih v skladu s členom 8(4) Uredbe VIS, mogoče le za skupine vrste družina (zakonec in/ali otroci) iz oddelka 2.3.2.
      4.   SPREMEMBA, IZBRIS IN PREDČASEN IZBRIS PODATKOV V SKLADU S ČLENOM 24 UREDBE VIS
      
      Naslednjih podatkov, vpisanih v VIS, ni mogoče spreminjati:
      
                  —
               
               
                  številke vloge,
               
            
                  —
               
               
                  številke vizumske nalepke,
               
            
                  —
               
               
                  vrste odločitve,
               
            
                  —
               
               
                  zastopane države članice (po potrebi),
               
            
                  —
               
               
                  države članice, pristojne za vnos podatkov v VIS.
               
            Če je treba zgoraj navedene podatke popraviti, se dosje ali podatki v zvezi z odločitvami organov, pristojnih za izdajo vizuma, izbrišejo in odpre se nov dosje. Podatke v dosjeju lahko izbriše le država članica, ki je njihova lastnica.
      5.   VODENJE IN DOSTOP DO EVIDENC O POSTOPKIH OBDELAVE PODATKOV
      
      5.1   Vodenje evidenc o postopkih obdelave podatkov
      
      Vsak postopek obdelave podatkov v VIS se zapiše kot vpis v dnevnik s poljem „TypeOfAction“, vključno z namenom dostopa v skladu s členom 34(1) Uredbe VIS.
      Vpis v dnevnik se zapiše s časovnim žigom, ki označuje čas prejema. Ta časovni žig se pozneje uporabi za iskanje vpisov v dnevnik, ki jih je treba izbrisati.
      Za vse postopke obdelave podatkov se v dnevnik shrani naziv organa, ki vnaša ali pridobiva podatke. Uporabnik in centralni VIS sta v dnevniku določena ali kot pošiljatelj ali kot prejemnik.
      V dnevnik se razen naziva organa, ki vnaša ali pridobiva podatke, in številke vloge za izdajo vizuma ne vnese noben drug operativni podatek. Shrani se vrsta podatkov, prenesenih ali uporabljenih pri poizvedovanju iz člena 34(1) Uredbe VIS.
      Kadar VIS najde evidence iz člena 34(2) Uredbe VIS, pri katerih je polje „TypeOfAction“ nastavljeno ali na „Delete Application“ (izbriši vlogo) ali na „Automatic Deletion“ (avtomatski izbris), izračuna, ali je minilo eno leto od izteka obdobja hrambe iz člena 23(1) Uredbe VIS, in jih nato izbriše. Vse evidence o postopkih obdelave podatkov z isto številko vloge se izbrišejo istočasno, če niso potrebne za namene nadzora varstva podatkov v skladu s členom 34(2) Uredbe VIS.
      Evidence o postopkih obdelave podatkov se ne spreminjajo ali izbrišejo prej kot eno leto po izteku obdobja hrambe iz člena 23(1) Uredbe VIS.
      5.2   Dostop do evidenc o postopkih obdelave podatkov
      
      Dostop do evidenc (dnevnikov), ki jih hrani upravljavski organ v skladu s členom 34(1) Uredbe VIS, je omejen na ustrezno pooblaščene skrbnike VIS in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Ta določba se smiselno uporablja za evidence o dostopu do evidenc.
      
         (1)  UL L 235, 2.9.2008, str. 1.
      
         (2)  Izjema za Nemčijo: Koda države za Nemčijo je „D“.