CELEX: 32022D0118(01)
Language: nl
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Besluit Nr. 59/2021 van de secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften betreffende de toepassing van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad en de beperking van de rechten van betrokkenen in het kader van administratief onderzoek, tuchtprocedures en gerechtelijke procedures 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  NL
               
               
                  Publicatieblad van de Europese Unie
               
               
                  C 25/2
               
            
         BESLUIT Nr. 59/2021 VAN DE SECRETARIS-GENERAAL VAN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE
         tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften betreffende de toepassing van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad en de beperking van de rechten van betrokkenen in het kader van administratief onderzoek, tuchtprocedures en gerechtelijke procedures
         (2022/C 25/02)
         DE SECRETARIS-GENERAAL VAN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
         Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 235, lid 4, en artikel 240, lid 2,
         Gezien Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (1), en met name artikel 25,
         Gezien het advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) van 19 juli 2021, die overeenkomstig artikel 41, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 is geraadpleegd,
         Overwegende hetgeen volgt:
         
                     (1)
                  
                  
                     Verordening (EU) 2018/1725 stelt de beginselen en regels vast die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens door alle instellingen en organen van de Unie, alsook de rechten van betrokkenen.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     In bepaalde gevallen kan het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) gehouden zijn deze rechten in overeenstemming te brengen met de doelstellingen van administratief onderzoek, tuchtprocedures en gerechtelijke procedures. Daarnaast kan het nodig zijn de rechten van een betrokkene af te wegen tegen de fundamentele rechten en vrijheden van andere betrokkenen. Hiertoe biedt artikel 25, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 elke instelling of elk orgaan van de Unie de mogelijkheid om de toepassing van de artikelen 14 tot en met 21, 35, en 36, van Verordening (EU) 2018/1725 te beperken, alsook van artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin wordt voorzien door de artikelen 14 tot en met 21 van die verordening. Tenzij in een op grond van de Verdragen vastgestelde rechtshandeling beperkingen zijn opgelegd, is het noodzakelijk interne regels vast te stellen volgens welke het SGR die rechten mag beperken.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Artikel 86 van het Statuut (2) biedt het tot aanstelling bevoegd gezag de mogelijkheid om onderzoeken en tuchtprocedures in te stellen wanneer ambtenaren of gewezen ambtenaren hun verplichtingen uit hoofde van het Statuut niet nakomen, en in bijlage IX bij het Statuut worden de regels, maatregelen en procedures voor administratief onderzoek en de tuchtprocedure nader omschreven.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Overeenkomstig artikel 13 van Besluit nr. 1/2018 van de secretaris-generaal van de Raad betreffende de taken inzake beveiliging en bedrijfscontinuïteit van het directoraat Veiligheid en Beveiliging is dit directoraat bevoegd om onderzoeken te verrichten naar beveiligingsaangelegenheden, verlies, openbaarmaking zonder machtiging of ingevaarbrenging van gerubriceerde EU-gegevens op de werkplaatsen van de Europese Raad of de Raad, bij het SGR of via door het SGR beheerde communicatie- en informatiesystemen, in het kader van zijn verantwoordelijkheden betreffende spionagebestrijding en bescherming tegen passieve en actieve afluisterpraktijken die gericht zijn op de belangen van de EU en plaatsvinden in de gebouwen van de Raad of op de werkplaatsen van de Europese Raad en de Raad.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Artikel 6 van Besluit nr. 6/2021 van de secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie tot vaststelling van algemene uitvoeringsbepalingen inzake administratief onderzoek en tuchtprocedures bepaalt dat alle verzamelde persoonsgegevens worden behandeld met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad en dat beperkingen van de rechten van betrokkenen worden behandeld overeenkomstig artikel 25 van die verordening.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Overeenkomstig artikel 13 van Besluit nr. 1/2018 van de secretaris-generaal van de Raad betreffende de taken inzake beveiliging en bedrijfscontinuïteit van het directoraat Veiligheid en Beveiliging moeten, zodra er sprake is van mogelijke betrokkenheid van een ambtenaar, de door het directoraat Veiligheid en Beveiliging uitgevoerde onderzoeken worden verricht met inachtneming van de interne regels die zijn vastgesteld in Besluit nr. 6/2021 van de secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie tot vaststelling van algemene uitvoeringsbepalingen inzake administratief onderzoek en tuchtprocedures.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Overeenkomstig de administratieve overeenkomst van 15 februari 2017 tussen het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en het SGR, is het SGR ook verplicht om, wanneer eventuele gevallen van fraude, corruptie of andere onwettige activiteiten die de belangen van de Unie schaden onder zijn aandacht komen, deze aan het OLAF te melden en informatie hierover aan het OLAF te bezorgen.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Bij het uitvoeren van administratief onderzoek en tuchtprocedures verzamelen en verwerken de bevoegde diensten verschillende soorten persoonsgegevens, waaronder identificatiegegevens, contactgegevens, professionele rollen en taken, informatie over privé en professioneel gedrag en prestaties, financiële gegevens of communicatiegegevens. De onderzoekers zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die zij verzamelen toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn in verhouding tot de doeleinden van het onderzoek. Zodra het onderzoek is geopend, worden personen die het voorwerp uitmaken van een onderzoek daarvan snel en schriftelijk in kennis gesteld. Zij moeten ook worden geïnformeerd over het soort gegevens dat wordt of zal worden verzameld, hoe deze gegevens zullen worden verwerkt en wat hun rechten in dat verband zijn.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     In naar behoren gemotiveerde gevallen kan het — wanneer er een ernstig risico bestaat dat het informeren van de betrokkene schadelijk zou zijn voor de vaststelling van feiten en bewijzen — noodzakelijk zijn de kennisgeving van het openen van een onderzoek uit te stellen. In dergelijke gevallen moeten de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 worden afgewogen tegen de noodzaak voor het tot aanstelling bevoegd gezag om vast te stellen of ambtenaren hun statutaire verplichtingen al dan niet zijn nagekomen. Iedere beperking van de rechten van betrokkenen tegen wie een onderzoek loopt, mag slechts onder beperkte omstandigheden worden toegepast en moet qua reikwijdte en duur op transparante en evenredige wijze worden behandeld.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Het kan noodzakelijk zijn de anonimiteit van een getuige of bron te beschermen. In dat geval is het mogelijk dat het recht op toegang tot de identiteit, getuigenissen en andere persoonsgegevens van die personen wordt beperkt binnen de grenzen van de rechten van de verdediging.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Overeenkomstig het verantwoordingsbeginsel dient de betrokken dienst van het SGR een register bij te houden van alle toegepaste beperkingen.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Artikel 25, lid 6, van Verordening (EU) 2018/1725 verplicht de verwerkingsverantwoordelijke ertoe de betrokkenen in kennis te stellen van de voornaamste redenen waarop de toepassing van de beperking berust en van hun recht om een klacht in te dienen bij de EDPS.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Krachtens artikel 25, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1725 is het SGR gerechtigd om het verstrekken van informatie aan de betrokkene over de redenen voor de toepassing van een beperking uit te stellen, achterwege te laten of te weigeren, indien die verstrekking de gevolgen van de beperking teniet zou doen. Het SGR moet per geval beoordelen of de mededeling van de beperking de gevolgen ervan teniet zou doen.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Beperkingen moeten worden opgeheven zodra de omstandigheden die deze rechtvaardigen niet meer van toepassing zijn of wanneer handhaving ervan in strijd zou zijn met de rechten van de verdediging. De noodzaak van beperkingsmaatregelen moet regelmatig worden beoordeeld.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) moet tijdig worden geraadpleegd en in kennis gesteld van alle beperkingen die moeten worden toegepast, en moet in de gelegenheid worden gesteld opmerkingen te maken over de overeenstemming ervan met dit besluit.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Dit besluit is voor raadpleging voorgelegd aan het personeelscomité,
                  
               BESLUIT:
         
            Artikel 1
            Toepassingsgebied
            
               1.   Dit besluit bevat regels betreffende de voorwaarden waaronder het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) de toepassing kan beperken van de artikelen 14 tot en met 21, 35 en 36 van Verordening (EU) 2018/1725, en artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 21 van die verordening voorzien, overeenkomstig artikel 25 van die verordening.
            
            
               2.   Voor de toepassing van dit besluit wordt het SGR beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 3, punt 8, van Verordening (EU) 2018/1725. Het SGR wordt vertegenwoordigd door zijn secretaris-generaal.
            
         
         
            Artikel 2
            Beperkingen
            
               1.   Het SGR kan de toepassing van de artikelen 14 tot en met 21, 35 en 36 van Verordening (EU) 2018/1725, en artikel 4, beperken voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 tot en met 21 van die verordening voorzien:
               
                           a)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten a), b), c), d), f), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het verrichten van veiligheids- en administratief onderzoek of een tuchtprocedure uit hoofde van Besluit nr. 1/2018 van de secretaris-generaal van de Raad betreffende de taken inzake beveiliging en bedrijfscontinuïteit van het directoraat Veiligheid en Beveiliging, en overeenkomstig artikel 86 en bijlage IX bij het Statuut, uitgevoerd overeenkomstig Besluit nr. 6/2021 van de secretaris-generaal van de Raad tot vaststelling van algemene uitvoeringsbepalingen inzake administratief onderzoek en tuchtprocedures;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten a), b), c), d), f), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het waarborgen dat personeelsleden de feiten vertrouwelijk kunnen rapporteren wanneer de betrokken dienst van mening is dat er sprake is van ernstige onregelmatigheden, zoals bepaald in Besluit nr. 3/2016 van de secretaris-generaal van de Raad tot vaststelling van interne voorschriften inzake het melden van ernstige onregelmatigheden — Procedures voor de toepassing van artikel 22 bis, 22 ter en 22 quater, van het Statuut en artikel 66, lid 8, van het Financieel Reglement;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten b), d) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het verrichten van onderzoek in het kader van op grond van artikel 24 van het Statuut ingediende verzoeken om bijstand;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het waarborgen dat personeelsleden zich kunnen melden bij vertrouwenspersonen in het kader van een intimidatieprocedure, zoals gedefinieerd in Besluit nr. 23/2021 van de secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie betreffende psychisch geweld en seksuele intimidatie op het werk binnen het secretariaat-generaal van de Raad;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten a), b), c), d), f), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het verlenen of ontvangen van bijstand aan of van andere instellingen, organen en instanties van de Unie of bij het samenwerken met hen in het kader van relevante overeenkomsten inzake het dienstverleningsniveau, memoranda van overeenstemming en samenwerkingsovereenkomsten;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten a), b), c), d), f), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het verlenen of ontvangen van bijstand aan of van de overheidsinstanties van de EU-lidstaten of bij het samenwerken met hen, op hun verzoek of op eigen initiatief;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten a), b), c), d), f), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het verlenen of ontvangen van bijstand aan of van nationale autoriteiten van derde landen en internationale organisaties of bij het samenwerken met deze autoriteiten en organisaties, op hun verzoek of op eigen initiatief;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           overeenkomstig artikel 25, lid 1, punten e) en h), van Verordening (EU) 2018/1725, bij het verwerken van persoonsgegevens in het kader van gerechtelijke procedures.
                        
                     
         
         
            Artikel 3
            Toepassing van beperkingen
            
               1.   Elke beperking van de rechten en verplichtingen als bedoeld in artikel 2 is noodzakelijk en evenredig in het licht van de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
            
            
               2.   Voordat een van de in artikel 2 genoemde beperkingen wordt opgelegd, voert het SGR per geval een noodzakelijkheids- en evenredigheidstest uit. De beperkingen gaan niet verder dan hetgeen strikt noodzakelijk is om de gestelde doelen te bereiken.
            
            
               3.   De betrokken dienst van het SGR vermeldt de redenen voor elke beperking die op grond van dit besluit wordt toegepast, met inbegrip van de in lid 2 bedoelde test en de in artikel 25, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde redenen. De vastleggingen en, indien van toepassing, de documenten met onderliggende feitelijke en juridische elementen, zijn onderdeel van een door de betrokken dienst van het SGR bijgehouden register. Deze worden de EDPS op diens verzoek ter beschikking gesteld.
            
            
               4.   Voordat er beperkingen worden opgelegd met betrekking tot persoonsgegevens die zijn verkregen van andere instellingen, organen en instanties van de Unie, bevoegde autoriteiten van lidstaten of derde landen, of van internationale organisaties uit hoofde van artikel 2, lid 1, punten e), f) en g), raadpleegt het SGR die organisaties over mogelijke redenen voor het opleggen van beperkingen en over de noodzaak en evenredigheid van deze beperkingen, tenzij dit het doel van de activiteiten van het SGR in gevaar zou brengen.
            
         
         
            Artikel 4
            Duur en herziening van beperkingen
            
               1.   De in de artikel 2 bedoelde beperkingen blijven van toepassing zolang de redenen daarvoor blijven bestaan.
            
            
               2.   De betrokken dienst van het SGR evalueert de toepassing van de in artikel 2 bedoelde beperkingen periodiek, ten minste om de zes maanden.
            
            
               3.   De beperkingen worden opgeheven zodra de omstandigheden die deze rechtvaardigen niet meer van toepassing zijn.
            
            
               4.   Wanneer de redenen voor een in artikel 2 bedoelde beperking niet langer van toepassing zijn, heft het SGR de beperking op en informeert het de betrokkene over de redenen voor de beperking. Tegelijkertijd stelt het SGR de betrokkene in kennis van de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de EDPS.
            
         
         
            Artikel 5
            Betrokkenheid van de functionaris voor gegevensbescherming
            
               1.   Wanneer de betrokken dienst van het SGR concludeert dat de rechten van een betrokkene op grond van dit besluit dienen te worden beperkt, informeert hij de functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Ook verschaft hij de DPO inzage in de vastleggingen en eventuele documenten met onderliggende feitelijke en juridische elementen. De betrokken dienst van het SGR documenteert gedetailleerd de betrokkenheid van de DPO bij de toepassing van de beperkingen.
            
            
               2.   De DPO kan erom verzoeken dat de betrokken dienst van het SGR de toepassing van de beperkingen evalueert. De betrokken dienst informeert de DPO schriftelijk over het resultaat van de gevraagde evaluatie.
            
         
         
            Artikel 6
            Informatieverstrekking aan betrokkenen
            
               1.   Het SGR neemt in de berichten over gegevensbescherming die in het door de DPO bijgehouden register van verwerkingsactiviteiten worden gepubliceerd, algemene informatie voor betrokkenen op die verband houdt met mogelijke beperkingen van hun rechten uit hoofde van artikel 2, lid 1. De informatie heeft betrekking op de rechten die kunnen worden beperkt, de redenen waarom beperkingen kunnen worden toegepast en de potentiële duur ervan.
            
            
               2.   De betrokken diensten informeren de betrokkenen afzonderlijk, in een geëigende vorm, over de huidige of toekomstige beperkingen van hun rechten. Zij stellen de betrokkene in kennis van de voornaamste redenen voor de toepassing van de beperking, van zijn recht om de DPO te raadplegen en van zijn recht om een klacht in te dienen bij de EDPS.
            
            
               3.   De betrokken diensten kunnen het verstrekken van informatie aan de in lid 2 van dit artikel bedoelde betrokkenen opschorten, achterwege laten of weigeren, zolang dit het effect van de beperking teniet zou doen. Per geval wordt beoordeeld of dit gerechtvaardigd is. Zodra het effect van de beperking daardoor niet meer teniet wordt gedaan, moet de informatie aan de betrokkene worden verstrekt.
            
            
               4.   Indien de betrokken dienst van het SGR de verstrekking van informatie aan de in lid 2 van dit artikel bedoelde betrokkenen geheel of gedeeltelijk beperkt, legt het SGR de redenen voor die beperking vast en registreert het die overeenkomstig artikel 3.
            
         
         
            Artikel 7
            Mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene
            
               1.   Wanneer het SGR verplicht is een inbreuk in verband met persoonsgegevens uit hoofde van artikel 35, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 mee te delen, kan hij deze mededeling in uitzonderlijke omstandigheden geheel of gedeeltelijk beperken. Hij documenteert dit besluit overeenkomstig artikel 3, lid 3, van dit besluit.
            
            
               2.   Wanneer de redenen voor de beperking niet langer van toepassing zijn, deelt het SGR de inbreuk in verband met persoonsgegevens mee aan de betrokkene en stelt het hem of haar in kennis van de voornaamste redenen voor de beperking en van zijn recht om een klacht in te dienen bij de EDPS.
            
         
         
            Artikel 8
            Vertrouwelijkheid van elektronische communicatie
            
               1.   In uitzonderlijke omstandigheden kan het SGR het in artikel 36 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie beperken.
            
            
               2.   Wanneer het SGR het recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie beperkt, stelt het de betrokkene in zijn antwoord op diens verzoek in kennis van de voornaamste redenen waarop de toepassing van de beperking berust, en van zijn recht een klacht in te dienen bij de EDPS.
            
            
               3.   Het SGR kan het verstrekken van informatie over de redenen voor een beperking en het recht om een klacht bij de EDPS in te dienen opschorten, achterwege laten of weigeren, zolang dit het effect van de beperking zou ondermijnen. Per geval wordt beoordeeld of dit gerechtvaardigd is.
            
         
         
            Artikel 9
            Risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen
            
               1.   In een democratische samenleving moet elke beperking de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden eerbiedigen en noodzakelijk en evenredig zijn.
            
            
               2.   Wanneer een met een onderzoek belaste onderzoeksdienst de noodzaak en evenredigheid van een beperking beoordeelt, neemt hij de mogelijke risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkene in overweging.
            
            
               3.   Geen enkele beperking mag tot gevolg hebben dat personen die bij een onderzoek betrokken zijn, worden belet hun recht op verdediging uit te oefenen, en dat geldt met name voor hun recht om te worden gehoord. Wanneer de kennisgeving van de opening van een onderzoek aan de betrokkene vertraging oploopt, kunnen geen conclusies worden getrokken zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld te worden gehoord. Indien in de onderzoeksfase bewijsmateriaal en getuigenissen gepseudonimiseerd zijn, moeten in het kader van een tuchtprocedure pseudonimisering en eventuele andere beperkingen worden opgeheven.
            
         
         
            Artikel 10
            Inwerkingtreding
            Dit besluit treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
         
         
            Gedaan te Brussel, 20 december 2021.
            
               
                  De secretaris-generaal
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39.
         
            (2)  Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad van 29 februari 1968 tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, alsmede van bijzondere maatregelen welke tijdelijk op de ambtenaren van de Commissie van toepassing zijn (Statuut van de ambtenaren) (PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1).