CELEX: 22010D0562
Language: mt
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/UE: Deċiżjoni Nru 1/2010 tal-Kunsill Konġunt CARIFORUM-UE stabbilit bil-Ftehim ta’ Sħubija Ekonomika bejn l-Istati tal-CARIFORUM, minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra, tas- 17 ta’ Mejju 2010 dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill Konġunt CARIFORUM-UE, il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp tal-CARIFORUM-UE u l-Kumitati Speċjali

21.9.2010   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
            
            
               L 247/66
            
         DEĊIŻJONI Nru 1/2010 TAL-KUNSILL KONĠUNT CARIFORUM-UE STABBILIT BIL-FTEHIM TA’ SĦUBIJA EKONOMIKA BEJN L-ISTATI TAL-CARIFORUM, MINN NAĦA WAĦDA, U L-KOMUNITÀ EWROPEA U L-ISTATI MEMBRI TAGĦHA, MIN-NAĦA L-OĦRA,
   tas-17 ta’ Mejju 2010
   dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill Konġunt CARIFORUM-UE, il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp tal-CARIFORUM-UE u l-Kumitati Speċjali
   (2010/562/UE)
   IL-KUNSILL KONĠUNT CARIFORUM-UE,
   Wara li kkunsidra l-Ftehim ta’ Sħubija Ekonomika bejn l-Istati tal-CARIFORUM, minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra (minn hawn ‘il quddiem “il-Ftehim”), iffirmat fi Bridgetown, Barbados fil-15 ta’ Ottubru 2008, u b’mod partikolari l-Artikoli 227, 228(3), 229(1), 230(2) u 230(4) tiegħu,
   Billi:
   
               (1)
            
            
               Il-Ftehim jipprevedi li l-Kunsill Konġunt CARIFORUM-UE (minn hawn ‘il quddiem “il-Kunsill Konġunt”) għandu jadotta r-Regoli ta’ Proċedura tiegħu u jistabbilixxi dawk tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp CARIFORUM-UE (minn hawn ‘il quddiem “il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp”).
            
         
               (2)
            
            
               Il-Kunsill Konġunt u l-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandhom jiġu assistiti fit-twettiq ta’ dmirijiethom mill-Kumitat Speċjali dwar il-Kooperazzjoni Doganali u l-Faċilitazzjoni tal-Kummerċ li huwa stabbilit skont l-Artikoli 36 tal-Ftehim, u mill-Kumitati Speċjali li jistgħu jiġu stabbiliti skont l-Artikolu 230(4) tal-Ftehim. Huwa l-każ ukoll li jiġu stabbiliti Regoli ta’ Proċedura għal dawn il-Kumitati Speċjali,
            
         IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:
   Artikolu 1
   Ir-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill Konġunt u tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp huma stabbiliti kif disposti fl-Annessi I u II rispettivament.
   Artikolu 2
   1.   Ir-Regoli ta’ Proċedura disposti fl-Anness III għandhom ikunu applikabbli lill-Kumitat Speċjali dwar il-Kooperazzjoni Doganali u l-Faċilitar tal-Kummerċ kif ukoll għal kwalunkwe Kumitat Speċjali ieħor li jista’ jiġi stabbilit skont l-Artikolu 230(4) tal-Ftehim.
   2.   Dawn ir-Regoli huma mingħajr preġudizzju għal kwalunkwe regola speċjali prevista fil-Ftehim jew li tista’ tiġi deċiża mill-Kunsill Konġunt.
   Artikolu 3
   Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fis-17 ta’ Mejju 2010.
   
      Magħmul f’Madrid, is-17 ta’ Mejju 2010.
      
         
            Għall-Istati tal-CARIFORUM
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Għall-Parti tal-UE
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      ANNESS I
      
         REGOLI TA’ PROĊEDURA TAL-KUNSILL KONĠUNT CARIFORUM-UE
         stabbiliti bil-Ftehim ta’ Sħubija Ekonomika bejn l-Istati CARIFORUM, minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra
         Artikolu 1
         Komposizzjoni u President
         1.   Il-Kunsill Konġunt CARIFORUM-UE (minn hawn ‘il quddiem “il-Kunsill Konġunt”) huwa kompost kif previst fl-Artikolu 228(1) tal-Ftehim.
         2.   Ir-rappreżentant tal-Istati tal-CARIFORUM li jaġixxu kollettivament, previst fl-Artikolu 228(2) tal-Ftehim għandu jissejjaħ ir-“Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM”. In-nomina tar-Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM u kwalunkwe bidla fiha għandha tiġi notifikata lill-President tal-Kunsill Konġunt.
         3.   Kull referenza għall-“Partijiet” fir-Regoli ta’ Proċedura għandha ssir f’konformità mad-definizzjoni prevista fl-Artikolu 233(3) tal-Ftehim.
         4.   Il-Kunsill Konġunt għandu jiġi ppresedut, tal-anqas fil-livell Ministerjali, supplentiament għal perijodi ta’ 12-il xahar, minn rappreżentant tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea f’isem il-Parti tal-UE, u minn rappreżentant tal-Istati tal-CARIFORUM. Madankollu, il-perijodu tal-ewwel Presidenza għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill Konġunt u għandu jintemm fil-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara. Il-Presidenza l-ewwel għandha tkun f’idejn rappreżentant tal-Istati tal-CARIFORUM.
         Artikolu 2
         Rappreżentazzjoni
         1.   F’konformità mal-Artikolu 228(5) tal-Ftehim, il-membri tal-Kunsill Konġunt jistgħu jagħmlu arranġamenti biex jiġu rrappreżentati.
         2.   Membru li jixtieq jiġi rrappreżentat minn rappreżentant supplenti għandu jinnotifika lill-President tal-Kunsill Konġunt f’isem ir-rappreżentant supplenti tiegħu jew tagħha qabel il-laqgħa fejn hu jew hi għandhom jiġu rappreżentati. Ir-rappreżentant ta’ membru tal-Kunsill Konġunt għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta’ dak il-membru.
         Artikolu 3
         Osservaturi
         1.   Il-Kunsill Konġunt jista’ jiddeċiedi li jdaħħal osservaturi fuq bażi permanenti.
         2.   Il-Kunsill Konġunt jista’ jiddeċiedi li jistieden aktar osservaturi fuq bażi ad hoc.
         3.   Il-Kunsill Konġunt jista’ jiddeċiedi li jistieden rappreżentanti tal-Kumitat Parlamentari CARIFORUM-UE u tal-Kumitat Konsultattiv CARIFORUM-UE biex jinfurmaw lill-Kumitat Konġunt dwar il-ħidma mwettqa fil-Kumitati rispettivi.
         Artikolu 4
         Laqgħat
         1.   Il-Kunsill Konġunt għandu jiltaqa’ f’intervalli regolari, li ma jeċċedux perijodu ta’ sentejn, u ser jagħmel laqgħat straordinarji kull meta ċ-ċirkostanzi jeħtieġu dan, jekk il-Partijiet jaqblu hekk.
         2.   Kull sessjoni tal-Kumitat Konġunt għandha ssir fi żmien u f’post maqbula miż-żewġ Partijiet.
         3.   Il-laqgħat tal-Kunsill Konġunt għandhom jitlaqqgħu mis-Segretarju tal-Kunsill Konġunt b’avviż maħruġ mhux aktar tard minn 35 jum qabel il-bidu tas-sessjoni, ħlief fejn issir laqgħa straordinarja.
         Artikolu 5
         Delegazzjonijiet
         Il-membri tal-Kunsill Konġunt jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-President tal-Kunsill Konġunt għandu jkun infurmat bil-kompożizzjoni maħsuba tad-delegati tal-Istati Firmatarji tal-CARIFORUM, u tal-Parti tal-UE usa’ kwalunkwe osservatur.
         Artikolu 6
         Segretarjat
         Is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u Stat tal-CARIFORUM għandhom jaġixxu billi jalternaw għal perijodi ta’ 12-il xahar bħala Segretarju tal-Kunsill Konġunt. Dawn il-perijodi għandhom jikkoinċidu mal-perijodu ta’ Presidenza min-naħa tal-Parti tal-UE u tal-Istati tal-CARIFORUM rispettivament.
         Artikolu 7
         Dokumenti
         Fejn id-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt jkunu bbażati fuq dokumenti bil-miktub ta’ appoġġ, tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarju bħala dokumenti tal-Kunsill Konġunt.
         Artikolu 8
         Korrispondenza
         1.   Il-korrispondenza kollha indirizzata lill-Kunsill Konġunt għandha tintbagħat lis-Segretarju tal-Kunsill Konġunt.
         2.   Is-Segretarju għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kunsill Konġunt tintbagħat lill-President tal-Kunsill u li tiġi ċċirkolata, fejn ikun il-każ bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 7, lill-membri l-oħra tal-Kunsill Konġunt. Il-korrispondenza ċċirkolata għandha tintbagħat lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea, lir-Rappreżentanti Permanenti tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea fi Brussell, lill-Koordinatur tal-CARIFORUM u lill-Koordinaturi ta’ kull Stat Firmatarju tal-CARIFORUM previsti taħt fl-Artikolu 234(1) tal-Ftehim.
         3.   Il-korrispondenza mill-President tal-Kunsill Konġunt għandha tintbagħat lid-destinatarji mis-Segretarjat u tiġi ċċirkolata, fejn ikun il-każ bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 7, lill-membri l-oħra tal-Kunsill Konġunt permezz tal-indirizzati previsti fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu.
         Artikolu 9
         Aġenda għal-laqgħat
         1.   Għandha titfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa mis-Segretarjat tal-Kunsill Konġunt abbażi tal-proposti li jsiru mill-Partijiet u l-Istati Firmatarji tal-CARIFORUM. Din, flimkien mad-dokumenti rilevanti, għandha tintbagħat mis-Segretarjat tal-Kunsill Konġunt lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 8(2) sa mhux aktar tard minn 21 jum qabel il-bidu tal-laqgħa.
         2.   L-aġenda provviżorja għandha tinkludi l-punti li dwarhom is-Segretarju jkun irċieva talba biex jiddaħħlu fl-aġenda, flimkien mad-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 28-il jum qabel il-bidu tal-laqgħa.
         3.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kunsill Konġunt fil-bidu ta’ kull laqgħa. Kull punt minbarra dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista’ jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.
         4.   Il-President tal-Kunsill Konġunt jista’, bi qbil mal-Partijiet, jistieden esperti biex jattendu l-laqgħat tiegħu sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi.
         5.   Bi qbil mal-Parijiet, Is-Segretarju jista’ jqassar il-limiti ta’ żmien speċifikat fil-paragrafi 1 u 2 biex jittieħed kont tar-rekwiżiti ta’ każ partikolari.
         Artikolu 10
         Minuti
         1.   L-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarju, normalment fi żmien xahar wara l-laqgħa.
         2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jagħtu fil-qosor kull punt fuq l-aġenda, u jispeċifikaw fejn applikabbli:
         
                     (a)
                  
                  
                     id-dokumenti kollha ppreżentati lill-Kunsill Konġunt;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     kwalunkwe dikjarazzjoni li membru tal-Kunsill Konġunt jkun talab li tiddaħħal; u
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     id-deċiżjonijiet meħuda, ir-rakkommandazzjonijiet magħmula, l-istqarrijiet miftiehma u l-konklużjonijiet adottati dwar punti speċifiċi.
                  
               3.   Il-minuti għandhom jinkludu wkoll lista tal-membri tal-Kunsill Konġunt jew tar-rappreżentanti supplenti tagħhom li jkunu ħadu sehem fil-laqgħa, lista tal-membri tad-delegazzjonijiet li jakkumpanjawhom u lista ta’ kwalunkwe osservatur għal-laqgħa.
         4.   Il-minuti għandhom jiġu approvati bil-miktub miż-żewġ Partijiet fi żmien tliet xhur mid-data tal-laqgħa. Ladarba approvati, is-Segretarju għandu jiffirma żewġ kopji tal-minuti u kull Parti għandha tirċievi kopja oriġinali ta’ dawn id-dokumenti awtentiċi. Kopji tal-minuti ffirmati għandhom jintbagħtu lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 8(2).
         Artikolu 11
         Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet
         1.   Il-Kunsill Konġunt għandu jadotta deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet bi ftehim kif previst fl-Artikolu 229 tal-Ftehim.
         2.   Il-Kunsill Konġunt jista’ jiddeċiedi li jressaq kwalunkwe kwistjoni ġenerali ta’ interess AKP-UE li tirriżulta taħt il-Ftehim għall-Kunsill tal-Ministri AKP-UE kif definit fl-Artikolu 15 tal-Ftehim ta’ Kotonù.
         3.   Fil-perijodu ta’ bejn il-laqgħat, il-Kunsill Konġunt jista’ jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk. Il-proċedura bil-miktub għandha tikkonsisti minn skambju ta’ noti bejn il-Partijiet. Il-Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM għandu jkollu s-setgħa li jagħmel skambju ta’ tali noti u jikkonferma l-ftehim tal-Istati Firmatarji tal-CARIFORUM dwar kwalunkwe deċiżjoni, wara li jirċievi l-konferma minn Stati tal-CARIFORUM individwali tal-qbil tagħhom dwar kwalunkwe deċiżjoni, kif meħtieġ.
         4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt skont is-sens tal-Artikolu 229 tal-Ftehim għandhom ikunu intitolati rispettivament “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”, u għandhom ikunu segwiti bin-numru tas-serje, bid-data tal-adozzjoni tagħhom u b’deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Kull deċiżjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha.
         5.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kunsill Konġunt għandhom jiġu awtentikati minn rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea f’isem il-Parti tal-UE, u mir-Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM f’isem l-Istati tal-CARIFORUM.
         6.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jintbagħtu lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 8(2) bħala dokumenti tal-Kunsill Konġunt.
         Artikolu 12
         Pubbliċità
         1.   Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kunsill Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi.
         2.   Kull Parti jew Stat Firmatarju tal-CARIFORUM jista’ jiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tiegħu.
         Artikolu 13
         Lingwi
         1.   Il-lingwi ta’ ħidma tal-Kunsill Konġunt għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali komuni għall-Partijiet, jiġifieri l-Ingliż, l-Ispanjol, il-Franċiż u l-Olandiż.
         2.   Il-Kunsill Konġunt għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet u jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet dwar d-dokumentazzjoni u l-proposti mħejjija b’waħda mil-lingwi msemmija fil-paragrafu 1.
         Artikolu 14
         Spejjeż
         1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li tagħmel bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill Konġunt, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta’ sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta’ posta u telekomunikazzjoni.
         2.   L-ispejjeż marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.
         3.   L-ispejjeż marbuta mal-forniment tas-servizzi ta’ interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta’ dokumenti għal jew minn kwalunkwe lingwa ta’ ħidma tal-Kunsill Konġunt, għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. L-ispejjeż assoċjati mal-forniment tas-servizzi ta’ interpretazzjoni fir-rigward tal-lingwi uffiċjali oħra tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, u mat-traduzzjoni ta’ dokumenti għal, jew minn, dawk il-lingwi għandhom jitħallsu mill-Parti tal-UE.
      
   
   
      ANNESS II
      
         REGOLI TA’ PROĊEDURA TAL-KUMITAT TAL-KUMMERĊ U TAL-IŻVILUPP TAL-CARIFORUM-UE
         stabbiliti bil-Ftehim ta’ Sħubija Ekonomika bejn l-Istati CARIFORUM, minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra
         Artikolu 1
         Komposizzjoni u President
         1.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp CARIFORUM-UE (minn hawn ‘il quddiem “il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp”) huwa stabbilit f’konformità mal-Artikolu 230 tal-Ftehim għall-finijiet ta’ assistenza lill-Kunsill Konġunt CARIFORUM-UE (minn hawn ‘il quddiem “il-Kunsill Konġunt”) għat-twettiq ta’ dmirijietu u it-teħid tar-responsabbiltà għall-implimentazzjoni ġenerali tal-Ftehim.
         2.   Kif previst fl-Artikolu 230(1) tal-Ftehim, il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jikkonsisti minn rappreżentanti tal-membri tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u rappreżentanti tal-Kummissjoni Ewropea, minn naħa waħda, u ta’ rappreżentanti tal-Istati Firmatarji tal-CARIFORUM, min-naħa l-oħra, normalment fil-livell ta’ uffiċjali għolja.
         3.   Ir-rappreżentant tal-Istati tal-CARIFORUM li jaġixxu kollettivament, previst fl-Artikolu 230(1) tal-Ftehim għandu jissejjaħ ir-“Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM”. Il-ħatra tar-Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM u kwalunkwe bidla fiha għandha tiġi notifikata lill-President tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp.
         4.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jiġi ppresedut supplentiament għal perjodi ta’ 12-il xahar minn uffiċjali għolja tal-Kummissjoni Ewropea, f’isem il-Parti tal-UE u minn uffiċjali għolja tal-Istati tal-CARIFORUM f’isimhom. Il-perijodu tal-ewwel Presidenza għandu jikkoinċidi mal-ewwel perjodu tal-Presidenza tal-Kunsill Konġunt. Għal dak il-perijodu, u minn hemm ‘il quddiem għal kull perijodu ta’ 12 il-xahar, il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jkun ippresdut mill-Parti li jkollha l-Presidenza tal-Kunsill Konġunt. Il-Presidenza l-ewwel għandha tkun f’idejn rappreżentant tal-Istati tal-CARIFORUM.
         5.   Barra mit-twettiq tal-ħidmiet speċifiċi li ngħatawlu permezz tal-Ftehim, il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt, jissorvelja l-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt fejn meħtieġ u, b’mod ġenerali, jiżgura l-kontinwità tal-funzjonamnet korrett tal-Ftehim. Huwa għandu jikkunsidra kwalunkwe kwistjoni li titressaq quddiemu mill-Kunsill Konġunt kif ukoll kwalunkwe kwistjoni li tista’ tinqala’ fl-andament tal-implimentazzjoni ta’ kuljum tal-Ftehim.
         6.   F’każijiet fejn il-Ftehim jirreferi għal konsultazzjonijiet possibbli, tali konsultazzjonijiet jistgħu jseħħu fil-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp. Il-konsultazzjonijiet jistgħu jkomplu fil-Kunsill Konġunt jekk il-Partijiet jaqblu dwar dan, minbarra meta jkun previst mod ieħor mill-Ftehim.
         Artikolu 2
         Rappreżentazzjoni
         1.   Il-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jistgħu jagħmel arranġamenti biex jiġu rrappreżentati.
         2.   Membru li jixtieq jiġi rrappreżentat minn rappreżentant supplenti għandu jinnotifika lill-President tal-Kunsill Konġunt f’isem ir-rappreżentant supplenti tiegħu jew tagħha qabel il-laqgħa fejn hu jew hi għandhom jiġu rappreżentati. Ir-rappreżentant ta’ membru tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta’ dak il-membru.
         Artikolu 3
         Osservaturi
         1.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jista’ jiddeċiedi li jdaħħal osservaturi fuq bażi permanenti.
         2.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jista’ jiddeċiedi li jistieden aktar osservaturi fuq bażi ad hoc.
         3.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jista’ jiddeċiedi li jistieden rappreżentanti tal-Kumitat Parlamentari CARIFORUM-UE u tal-Kumitat Konsultattiv CARIFORUM-UE biex jinfurmaw lill-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp dwar il-ħidma mwettqa fil-Kumitati rispettivi.
         Artikolu 4
         Laqgħat
         1.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jiltaqa’ darba fis-sena jew meta ċ-ċirkostanzi jkunu jeħtieġu dan, bi ftehim maż-żewġ Partijiet. Jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu, il-laqgħat tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jistgħu jsiru permezz ta’ vidjo jew telekonferenza. F’tali każ, il-Partijiet għandhom jaqblu dwar kif jikkondividu kwalunkwe spiża assoċjata mal-laqgħa sabiex issir b’dawn il-mezzi.
         2.   Kull laqgħa tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandha titlaqqa’ mis-Segretarjat fi żmien u f’post li dwaru jkun hemm qbil miż-żewġ Partijiet. L-avviż li jsejjaħ il-laqgħa għandu jinħareġ mhux aktar tard minn 35 jum qabel il-bidu tas-sessjoni, ħlief f’każ ta’ urġenza.
         Artikolu 5
         Delegazzjonijiet
         Qabel kull laqgħa, il-President tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jkun infurmat dwar il-kompożizzjoni maħsuba għad-delegazzjonijiet li jattendu l-laqgħa.
         Artikolu 6
         Segretarjat
         Il-Kummissjoni Ewropea u Istat tal-CARIFORUM għandhom jaġixxu billi jalternaw għal perijodi ta’ 12-il xahar bħala Segretarju tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp. Dawn il-perijodi għandhom jikkoinċidu mal-perijodu ta’ Presidenza min-naħa tal-Parti tal-UE u tal-Istati tal-CARIFORUM rispettivament.
         Artikolu 7
         Dokumenti
         Fejn id-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt jkunu bbażati fuq dokumenti bil-miktub ta’ appoġġ, tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarju bħala dokumenti tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp.
         Artikolu 8
         Korrispondenza
         Il-korrispondenza kollha mal-President tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandha tintbagħat lis-Segretarju tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għaċ-ċirkulazzjoni lill-membri tal-Kumitat u lis-Segretarju u l-President tal-Kunsill Konġunt u, fejn ikun il-każ, lill-membri tal-Kunsill Konġunt.
         Artikolu 9
         Aġenda għal-laqgħat
         1.   Aġenda provviżorja għal kull laqgħa għandha titfassal mis-Segretarju tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp. Hija għandha tintbagħat, flimkien ad-dokumenti rilevanti, lill-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp kif ukoll lill-President u lis-Segretarju tal-Kunsill Konġunt mhux aktar tard minn 21 jum qabel il-bidu tal-laqgħa.
         2.   L-aġenda proviżorja għandha tinkludi l-punti li dwarhom is-Segretarju tal-Kumitat għall-Kummerċ u l-Iżvilupp ikun irċieva talba biex jiddaħħlu fl-aġenda, flimkien mad-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 28 jum qabel il-bidu tal-laqgħa.
         3.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp fil-bidu ta’ kull laqgħa. Kull punt minbarra dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista’ jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.
         4.   Il-President tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jista’, bi qbil mal-Partijiet, jistieden esperti biex jattendu l-laqgħat tiegħu sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi.
         5.   Il-President tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jista’, bi qbil mal-Partijiet, iqassar il-perijodi ta’ żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 biex jittieħed kont tar-rekwiżiti ta’ xi każ partikolari.
         Artikolu 10
         Minuti
         1.   L-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarju, normalment fi żmien xahar wara l-laqgħa.
         2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta’ kull punt fuq l-aġenda:
         
                     (a)
                  
                  
                     id-dokumenti mogħtija lill-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     kwalunkwe dikjarazzjoni li membru tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp ikun talab li tiddaħħal; u
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     id-deċiżjonijiet meħuda, ir-rakkommandazzjonijiet magħmula, l-istqarrijiet miftiehma u l-konklużjonijiet adottati dwar punti speċifiċi.
                  
               3.   Il-minuti għandhom jinkludu wkoll lista tal-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jew tar-rappreżentanti supplenti tagħhom li jkunu ħadu sehem fil-laqgħa, lista tal-membri tad-delegazzjonijiet li jakkumpanjawhom u lista ta’ kwalunkwe osservatur għal-laqgħa.
         4.   Il-minuti għandhom jiġu approvati bil-miktub mir-Rappreżentat Għoli tal-CARIFORUM u l-uffiċjal(i) għoli/ja tal-Kummissjoni Ewropea li jkunu ħadu sehem fil-laqgħa fi żmien xahrejn mid-data tal-laqgħa. Ladarba approvati, is-Segretarju għandu jiffirma żewġ kopji tal-minuti u kull Parti għandha tirċievi kopja oriġinali ta’ dawn id-dokumenti awtentiċi. Il-kopji tal-minuti ffirmati għandhom jintbagħtu lill-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp u lill-President u lis-Segretarju tal-Kunsill Konġunt.
         Artikolu 11
         Deċiżjonijiet u Rakkomandazzjonijiet
         1.   Fejn il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp, skont il-Ftehim għandu s-setgħa li jadotta d-deċiżjonijiet jew r-rakkomandazzjonjiet, tali azzjonijiet għandhom ikunu intitolati rispettivament “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”, u għandhom ikunu segwiti bin-numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni tagħhom u deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Kull deċiżjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha.
         2.   Kull meta l-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp jieħu deċiżjoni, l-Artikolu 11 tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill Konġunt għandu japplika mutatis mutandis.
         3.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandhom jintbagħtu lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 8.
         Artikolu 12
         Pubbliċità
         1.   Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp ma għandhomx ikunu pubbliċi.
         2.   Kull Parti jew Stat Firmatarju CARIFORUM jista’ jiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tiegħu.
         Artikolu 13
         Lingwi
         1.   Il-lingwi ta’ ħidma tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali komuni għall-Partijiet, jiġifieri l-Ingliż, l-Ispanjol, il-Franċiż u l-Olandiż.
         2.   Il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet u jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet dwar d-dokumentazzjoni u l-proposti mħejjija b’waħda mil-lingwi msemmija fil-paragrafu 1.
         Artikolu 14
         Spejjeż
         1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li ġġarrab b’riżultat tal-parteċipazzjoni tagħha fil-laqgħat tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta’ sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta’ posta u telekomunikazzjoni.
         2.   L-ispejjeż marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.
         3.   L-ispejjeż marbuta mal-forniment tas-servizzi tal-interpretazzjoni fil-laqgħat u t-traduzzjoni tad-dokumenti għal u minn kwalunkwe lingwa ta’ ħidma tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. L-ispejjeż assoċjati mal-forniment tas-servizzi ta’ interpretazzjoni fir-rigward tal-lingwi uffiċjali oħra tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, u mat-traduzzjoni ta’ dokumenti għal, jew minn, dawk il-lingwi għandhom jitħallsu mill-Parti tal-UE.
      
   
   
      ANNESS III
      
         REGOLI TA’ PROĊEDURA TAL-KUMITATI TA’ ASSOĊJAZZJONI
         stabbiliti bil-Ftehim ta’ Sħubija Ekonomika bejn l-Istati CARIFORUM, minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra
         Artikolu 1
         Komposizzjoni u President
         1.   Sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor fil-Ftehim jew miftiehem mill-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp tal-CARIFORUM-UE (minn hawn ‘il quddiem “il-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp”), Kumitat Speċjali għandu jkun kompost minn rappreżentanti tal-Kummissjoni Ewropea u rappreżentanti tal-membri tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea għall-Parti tal-UE, minn naħa waħda, u minn rappreżentanti tal-Istati Firmatarji tal-CARIFORUM, min-naħa l-oħra.
         2.   L-Istati tal-CARIFORUM għandhom jagħtu mandat lil wieħed mir-rappreżentanti tagħhom biex jaġixxi f’isimhom u jippreżenta l-pożizzjoni tagħhom dwar il-kwistjonijiet kollha taħt dan il-Ftehim li dwarhom qablu li jaġixxu kollettivament. Tali rappreżentant għandu jissejjaħ ir-“Rappreżentant tal-CARIFORUM”. In-nomina tar-Rappreżentant Għoli tal-CARIFORUM u kwalunkwe bidla fiha għandha tiġi notifikata lill-President tal-Kumitat Speċjali.
         3.   Il-laqgħat tal-Kumitat Speċjali għandhom ikunu ppreseduti minn uffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u minn kwalunkwe uffiċjal ta’ Stat tal-CARIFORUM b’mod li jalternaw.
         Artikolu 2
         Rappreżentazzjoni
         1.   Il-membri tal-Kumitat Speċjali jistgħu jagħmlu arranġamenti biex jiġu rrappreżentati.
         2.   Membru li jixtieq jiġi rrappreżentat minn rappreżentant supplenti għandu jinnotifika lill-President tal-Kumitat Speċjali dwar isem ir-rappreżentant supplenti tiegħu jew tagħha qabel il-laqgħa fejn hu jew hi għandhom jiġu rappreżentati. Ir-rappreżentant supplenti ta’ membru tal-Kumitat Speċjali għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta’ dak il-membru.
         Artikolu 3
         Osservaturi
         1.   Kumitat Speċjali jista’ jiddeċiedi li jdaħħal osservaturi fuq bażi permanenti.
         2.   Kumitat Speċjali jista’ jiddeċiedi li jistieden osservaturi oħra, inklużi rappreżentanti tal-Kumitat Parlamentari CARIFORUM-UE u tal-Kumitat Konsultattiv CARIFORUM-UE, fuq bażi ad hoc.
         Artikolu 4
         Laqgħat
         1.   Sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor fil-Ftehim, Kumitat Speċjali għandu jiltaqa’ fuq talba ta’ wieħed mill-Partijiet f’data jew post miftehma minn qabel bejn il-Partijiet. Jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu, il-laqgħat ta’ Kumitat Speċjali jistgħu jsiru permezz ta’ vidjo jew telekonferenza. F’tali każ, il-Partijiet għandhom jaqblu dwar kif jikkondividu kwalunkwe spiża assoċjata mal-laqgħa sabiex issir b’dawn il-mezzi.
         2.   Kull laqgħa ta’ Kumitat Speċjali għandha titlaqqa’ mis-Segretarju ta’ dak il-Kumitat Speċjali b’avviż maħruġ mhux aktar tard minn 35 jum qabel il-bidu tas-sessjoni, ħlief f’każijiet ta’ urġenza.
         Artikolu 5
         Delegazzjonijiet
         Qabel kull laqgħa, il-President ta’ Kumitat Speċjali għandu jkun infurmat dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet li jattendu l-laqgħa.
         Artikolu 6
         Segretarjat
         Il-Kummissjoni Ewropea u ta’ Stat tal-CARIFORUM għandhom jaġixxu billi jalternaw għal perijodi ta’ 12-il xahar bħala Segretarju tal-Kumitati Speċjali. Dawn il-perijodi għandhom jikkoinċidu mal-perijodu ta’ Presidenza min-naħa tal-Parti tal-UE u tal-Istati tal-CARIFORUM rispettivament.
         Artikolu 7
         Dokumenti
         Fejn id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Speċjali jkunu bbażati fuq dokumenti bil-miktub ta’ appoġġ, it-tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarju bħala dokumenti tal-Kumitat Speċjali.
         Artikolu 8
         Korrispondenza
         Il-korrispondenza kollha mal-President ta’ Kumitat Speċjali għandha tintbagħat lis-Segretarju ta’ dak il-Kumitat Speċjali għaċ-ċirkulazzjoni lill-membri tal-Kumitat Speċjali u lis-Segretarju u l-President tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp kif ukoll, fejn ikun il-każ, lill-membri tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp.
         Artikolu 9
         Aġenda għal-laqgħat
         1.   Aġenda provviżorja għal kull laqgħa għandha titfassal mis-Segretarji tal-Kumitat Speċjali. Hija għandha tintbagħat, flimkien ad-dokumenti rilevanti, lill-membri tal-Kumitat Speċjali kif ukoll lill-President u lis-Segretarju tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp mhux aktar tard minn 21 jum qabel il-bidu tal-laqgħa.
         2.   L-aġenda proviżorja għandha tinkludi dawk il-punti li dwarhom is-Segretarju tal-Kumitat Speċjali jkun irċieva talba biex jiddaħħlu fl-aġenda, flimkien mad-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 28 jum qabel il-bidu tal-laqgħa.
         3.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kumitat Speċjali fil-bidu ta’ kull laqgħa. Kull punt minbarra dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista’ jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.
         4.   Il-President tal-Kumitat Speċjali, bi qbil maż-żewġ Partijiet, jista’ jqassar il-perijodi ta’ żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 biex jittieħed kont tar-rekwiżiti ta’ xi każ partikolari.
         5.   Il-President ta’ Kumitat Speċjali jista’, bi qbil mal-Partijiet, jistieden esperti biex jattendu l-laqgħat tiegħu sabiex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari.
         Artikolu 10
         Minuti
         1.   L-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarju, normalment fi żmien xahar wara l-laqgħa.
         2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta’ kull punt fuq l-aġenda:
         
                     (a)
                  
                  
                     id-dokumenti ppreżentati lill-Kumitat Speċjali;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     kwalunkwe dikjarazzjoni li membru tal-Kumitat Speċjali jkun talab li tiddaħħal; u
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     id-deċiżjonijiet meħuda, ir-rakkommandazzjonijiet magħmula, l-istqarrijiet miftiehma u l-konklużjonijiet adottati dwar punti speċifiċi.
                  
               3.   Il-minuti għandhom jinkludu wkoll lista tal-membri tal-Kumitat Speċjali jew tar-rappreżentanti supplenti tagħhom li jkunu ħadu sehem fil-laqgħa, u lista tal-membri tad-delegazzjonijiet li jakkumpanjawhom u lista ta’ kwalunkwe osservatur għal-laqgħa.
         4.   Il-minuti għandhom jiġu approvati bil-miktub mir-Rappreżentant tal-CARIFORUM u l-uffiċjal għoli tal-Kummissjoni Ewropea li jkun ħa sehem fil-laqgħa fi żmien xahar mid-data tal-laqgħa. Ladarba approvati, is-Segretarju għandu jiffirma żewġ kopji tal-minuti u kull Parti għandha tirċievi kopja oriġinali ta’ dawn id-dokumenti awtentiċi. Il-kopji tal-minuti ffirmati għandhom jintbagħtu lill-membri tal-Kumitat Speċjali u lill-President u lis-Segretarju tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp.
         Artikolu 11
         Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet
         1.   Fejn il-Kumitat Speċjali, taħt id-deċiżjoni tal-Kunsill Konġunt li stabbilietu, ikollu s-setgħa li jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonjiet, tali azzjonijiet għandhom ikunu intitolati rispettivament “Deċiżjoni” u “Rakkomandazzjoni” u għandhom ikunu segwiti bin-numru tas-serje, bid-data tal-adozzjoni tagħhom u b’deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Kull deċiżjoni għandha tispeċifika d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha.
         2.   Kull meta l-Kumitat Speċjali jagħmel rakkomandazzjoni jew jieħu deċiżjoni, l-Artikolu 11 tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill Konġunt għandu japplika mutatis mutandis.
         3.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Speċjali għandhom jintbagħtu lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 8.
         Artikolu 12
         Pubbliċità
         1.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitati Speċjali ma għandhomx ikunu pubbliċi.
         2.   Kull Parti jew Stat Firmatarju CARIFORUM jista’ jiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Speċjali fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tiegħu.
         Artikolu 13
         Lingwi
         1.   Il-lingwi ta’ ħidma tal-Kumitati Speċjali għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali komuni għall-Partijiet, jiġifieri l-Ingliż, l-Ispanjol, il-Franċiż u l-Olandiż.
         2.   Il-Kumitati Speċjali għandhom jibbażaw d-deliberazzjonijiet tagħhom u jadottaw id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet dwar id-dokumentazzjoni u l-proposti mħejjija b’waħda mil-lingwi msemmija fil-paragrafu 1.
         Artikolu 14
         Spejjeż
         1.   Kull Parti għandu jkopri kwalunkwe spiża li ġġarrab bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitati Speċjali, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta’ sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta’ posta u telekomunikazzjoni.
         2.   L-ispejjeż marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u tar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.
         3.   L-ispejjeż marbuta mal-forniment tas-servizzi tal-interpretazzjoni fil-laqgħat u t-traduzzjoni tad-dokumenti għal, jew minn, kwalunkwe lingwa ta’ ħidma tal-Kumitat Speċjali għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. L-ispejjeż assoċjati mal-forniment tas-servizzi ta’ interpretazzjoni fir-rigward tal-lingwi uffiċjali oħra tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, u mat-traduzzjoni ta’ dokumenti għal, jew minn, dawk il-lingwi għandhom jitħallsu mill-Parti tal-UE.
         Artikolu 15
         Rappurtar
         Il-Kumitati Speċjali għandhom jirrapportaw lill-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp.