CELEX: 32021D1028
Language: sv
Date: 2021-06-21 00:00:00
Title: Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/1028 av den 21 juni 2021 om antagande av tillämpningsåtgärder för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1240 vad gäller åtkomst till och ändring, radering och radering i förtid av uppgifter i Etias centrala system

24.6.2021   
               
               
                  SV
               
               
                  Europeiska unionens officiella tidning
               
               
                  L 224/31
               
            
         KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEBESLUT (EU) 2021/1028
         av den 21 juni 2021
         om antagande av tillämpningsåtgärder för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1240 vad gäller åtkomst till och ändring, radering och radering i förtid av uppgifter i Etias centrala system
         EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
         med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
         med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1240 av den 12 september 2018 om inrättande av ett EU-system för reseuppgifter och resetillstånd (Etias) och om ändring av förordningarna (EU) nr 1077/2011, (EU) nr 515/2014, (EU) 2016/399, (EU) 2016/1624 och (EU) 2017/2226 (1), särskilt artikel 73.3 tredje stycket b i och ii, och
         av följande skäl:
         
                     (1)
                  
                  
                     Genom förordning (EU) 2018/1240 inrättas EU-systemet för reseuppgifter och resetillstånd (Etias) som är tillämpligt på tredjelandsmedborgare som är undantagna från viseringskrav och som önskar resa in på medlemsstaternas territorium.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Innan Etias informationssystem utvecklas är det nödvändigt att anta åtgärder för den tekniska implementeringen av systemet.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     De åtgärder som fastställs i detta beslut bör kompletteras med de tekniska specifikationerna för Etias informationssystem. På grundval av de åtgärder som anges i detta beslut bör Europeiska unionens byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA) kunna fastställa utformningen av den fysiska arkitekturen för Etias informationssystem och de tekniska specifikationerna för systemet samt utveckla Etias informationssystem.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Den tekniska utvecklingen och implementeringen av Etias informationssystem bör omfatta det sätt på vilket myndigheterna kommer att få åtkomst till, ändra och radera uppgifter i Etias centrala system.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     När det gäller gränsmyndigheters åtkomst i syfte att kontrollera om en resenär har resetillstånd vid gränserna, invandringsmyndigheters åtkomst i syfte att kontrollera villkoren för inresa eller vistelse på medlemsstaternas territorium, de centrala åtkomstpunkternas åtkomst för brottsbekämpande ändamål och de nationella Etias-enheternas åtkomst för att hämta akter till stöd för riskbedömningen, bör sådan åtkomst beviljas via ett tekniskt gränssnitt som gör det möjligt att ansluta nationella gränsinfrastrukturer, de centrala åtkomstpunkterna, invandringsmyndigheternas nationella system och andra EU-informationssystem eller nationella system till Etias centrala system. De tekniska specifikationer som utarbetas av eu-LISA bör inbegripa ett dokument för gränssnittskontroll som beskriver det tekniska gränssnittet mellan Etias centrala system och andra EU-informationssystem och nationella system.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Från och med driftsstarten för den europeiska sökportal som inrättas i enlighet med artikel 6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/817 (2) bör sökningar som utförs av gränsmyndigheter, invandringsmyndigheter eller centrala åtkomstpunkter göras med hjälp av den europeiska sökportalen.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     När det gäller åtkomst för manuell behandling av ansökningar, även för Europol när byrån avger yttranden till de nationella Etias-enheterna, samt Etias centralenhets och de nationella Etias-enheternas åtkomst i syfte att ändra och radera uppgifter, bör åtkomst beviljas genom programvara som utformats för detta ändamål av eu-LISA. Denna programvara bör också användas av Europol för att begära åtkomst till uppgifter i Etias centrala system för brottsbekämpande ändamål. Det bör specificeras hur Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol ska autentisera och få åtkomst till den programvaran.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Vederbörligen bemyndigade användare från Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol bör logga in i programvaran med hjälp av användararbetsprofiler. Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol bör kunna tilldela användarna standardbehörigheter, standardroller och standardarbetsprofiler eller anpassa arbetsprofiler med hjälp av förangivna roller och behörigheter i programvaran för att återspegla hur Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån och medlemsstaterna kommer att inrätta och driva Etias centralenhet respektive de nationella Etias-enheterna, och, för Europols del, för att återspegla Europols arbetsmetoder.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Inkompatibilitet mellan förangivna roller och behörigheter bör fastställas på förhand i programvaran för att hindra användarna från att skapa arbetsprofiler som kombinerar inkompatibla roller och behörigheter. För att separera funktioner och undvika att användare har motstridiga ansvarsområden bör behörigheter som rör behandlingen av ansökningar inte kombineras med behörigheter som rör ändring och radering av uppgifter eller med behörigheter som rör överklagandeförfaranden.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     I enlighet med dataskyddsprinciperna, i synnerhet inbyggt dataskydd och dataskydd som standard, bör programvarans användare endast ha rätt att se de uppgifter som motsvarar de behörigheter som tilldelats deras arbetsprofiler. Detta kan leda till olika användarvyer beroende på vilken arbetsprofil som används.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Programvaran bör utvecklas med allmänna programvarufunktioner som stöder Etias centralenhet och de nationella Etias-enheterna i deras uppgifter i samband med åtkomst till och ändring och radering av uppgifter.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Den bör också omfatta ett antal särskilda funktioner för att stödja användarna i deras uppgifter i samband med åtkomst till och ändring av uppgifter och vid manuell behandling av ansökningar som gett upphov till en träff under den automatiserade behandlingen av ansökningar.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     En av dessa särskilda funktioner bör vara att alltid tydligt visa användarna hur lång tid som återstår för att iaktta respektive angivna frister för de olika etapperna av prövningen av ansökan i enlighet med förordning (EU) 2018/1240.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Andra särskilda funktioner bör stödja de nationella Etias-enheterna vid den manuella behandlingen av ansökningar när de bedömer risker. Programvaran bör möjliggöra extraktion av begränsade uppgifter som lagras i Etias centrala system för att göra det lättare för de nationella Etias-enheterna att konsultera andra EU-informationssystem eller EU-databaser (Schengens informationssystem (SIS), Informationssystemet för viseringar (VIS), in- och utresesystemet eller Eurodac) eller information i underliggande nationella system som rör träffar som uppkommit under den automatiska behandlingen av ansökningar. Etias informationssystem bör utvecklas på ett sådant sätt att filer kan skapas automatiskt och vara tillgängliga för extraktion av de nationella Etias-enheterna vid den manuella bedömningen av ansökningar i enlighet med artikel 26 eller 28 i förordning (EU) 2018/1240. Det är nödvändigt att identifiera de funktioner och dataelement som bör utarbetas automatiskt som en del av filerna beroende på den träff som uppkommit under den automatiska behandlingen av ansökningar. Det är dessutom nödvändigt att programvaran har särskilda funktioner som gör det möjligt att extrahera uppgifter inom ramen för nationella överklagandeförfaranden och att ladda upp resultaten av riskbedömningarna och registrera uppgifter som rör nationella överklagandeförfaranden. Programvarans särskilda funktioner för att ladda upp resultaten av riskbedömningar bör inte göra det möjligt att ladda upp motiveringen till beslutet att utfärda eller neka resetillstånd.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     eu-LISA bör tilldela behörighet till medlemsstaterna så att de kan ombesörja en eller flera roller eller användararbetsprofiler för vederbörligen bemyndigad personal vid centrala åtkomstpunkter och för gräns- och invandringsmyndigheter.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Med tanke på den befintliga skyldigheten enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (3) bör Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån, i egenskap av personuppgiftsansvarig i den mening som avses i artikel 3.8 i den förordningen, och eu-LISA, i egenskap av personuppgiftsansvarig när det gäller hanteringen av informationssäkerhet i Etias centrala system, utföra en bedömning av den planerade behandlingens konsekvenser för skyddet av personuppgifter i enlighet med artikel 39 i förordning (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     I enlighet med artiklarna 1 och 2 i protokoll nr 22 om Danmarks ställning, fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, deltog Danmark inte i antagandet av förordning (EU) 2018/1240, som inte är bindande för eller tillämplig på Danmark. Eftersom förordning (EU) 2018/1240 utgör en utveckling av Schengenregelverket anmälde Danmark emellertid den 21 december 2018 i enlighet med artikel 4 i det protokollet sitt beslut att genomföra förordning (EU) 2018/1240 i sin nationella lagstiftning.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Detta beslut utgör en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket i vilka Irland inte deltar och det omfattas inte av tillämpningsområdet för rådets beslut 2002/192/EG (4). Irland deltar inte i antagandet av detta beslut, som inte är bindande för eller tillämpligt på Irland.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     När det gäller Island och Norge utgör detta beslut, i enlighet med avtalet mellan Europeiska unionens råd och Republiken Island och Konungariket Norge om dessa staters associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (5), en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket som omfattas av det område som avses i artikel 1 A i rådets beslut 1999/437/EG (6).
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     När det gäller Schweiz utgör detta beslut, i enlighet med avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (7), en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket som omfattas av det område som avses i artikel 1 A i rådets beslut 1999/437/EG jämförd med artikel 3 i rådets beslut 2008/146/EG (8).
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     När det gäller Liechtenstein utgör detta beslut, i enlighet med protokollet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen, Schweiziska edsförbundet och Furstendömet Liechtenstein om Furstendömet Liechtensteins anslutning till avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (9), en utveckling av de bestämmelser i Schengenregelverket som omfattas av det område som avses i artikel 1 A i rådets beslut 1999/437/EG jämförd med artikel 3 i rådets beslut 2011/350/EU (10).
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     När det gäller Cypern, Bulgarien och Rumänien samt Kroatien utgör detta beslut en akt som utvecklar Schengenregelverket eller som på annat sätt har samband med detta i den mening som avses i artikel 3.1 i 2003 års anslutningsakt, artikel 4.1 i 2005 års anslutningsakt respektive artikel 4.1 i 2011 års anslutningsakt.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Europeiska datatillsynsmannen har hörts i enlighet med artikel 42.1 i förordning (EU) 2018/1725 och avgav ett yttrande den 22 januari 2021.
                  
               
                     (24)
                  
                  
                     De åtgärder som föreskrivs i detta beslut är förenliga med yttrandet från kommittén för smarta gränser (Etias).
                  
               HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
         KAPITEL I
         
            ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
         
         
            Artikel 1
            Innehåll
            I detta beslut fastställs tillämpningsåtgärder för förordning (EU) 2018/1240 när det gäller
            
                        1.
                     
                     
                        åtkomst till uppgifter i enlighet med artiklarna 22–29, 33–44 och 47–53 i den förordningen,
                     
                  
                        2.
                     
                     
                        ändring, radering och radering i förtid av uppgifter i enlighet med artikel 55 i den förordningen.
                     
                  
         
            Artikel 2
            Definitioner
            I detta beslut gäller följande definitioner:
            
                        a)
                     
                     
                        
                           roll: en uppsättning behörigheter som är kopplade till ett särskilt ändamål för behandling av uppgifter i EU-systemet för reseuppgifter och resetillstånd (Etias).
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        
                           arbetsprofil: en eller flera arbetsfunktioner som omfattar en eller flera roller.
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        
                           användare: vederbörligen bemyndigad personal vid Etias centralenhet, en nationell Etias-enhet, Europol eller vid en central åtkomstpunkt samt gräns- eller invandringsmyndigheter med åtkomstbehörighet vilka tilldelats en eller flera roller eller arbetsprofiler.
                     
                  
                        d)
                     
                     
                        
                           behörighet: rätt att utföra en uppgiftsbehandling.
                     
                  
         KAPITEL II
         
            BESTÄMMELSER OM PROGRAMVARA
         
         
            Artikel 3
            Autentiseringssystem och åtkomsthantering
            
               1.   Med undantag för åtkomst till poster i bevakningslistan, till vilken åtkomst ska fås i enlighet med kommissionens genomförandebeslut om fastställande av tillämpningsåtgärder för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1240 vad gäller den tekniska specifikationen för Etias bevakningslista och för verktyget för inverkansbedömning (11), ska användare från Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol ha åtkomst till uppgifter som lagras i Etias centrala system via den programvara som avses i artikel 6.2 m i förordning (EU) 2018/1240 (programvaran).
            
            
               2.   Vid utvecklingen av programvaran ska eu-LISA
               
                           a)
                        
                        
                           inrätta ett autentiseringssystem för att logga in i programvaran,
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           göra standardbehörigheter, standardroller och standardarbetsprofiler tillgängliga för Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol.
                        
                     
            
               3.   Programvaran ska förse Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol med de tekniska hjälpmedel som krävs för att
               
                           a)
                        
                        
                           skapa nya roller och ändra eller radera befintliga sådana,
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           skapa åtkomstbehörigheter som gör det möjligt för användarna att utföra uppgiftsbehandling i enlighet med tilldelade roller,
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           inom sina organisationer reglera tilldelningen av standardroller till användare och hanteringen av dessa.
                        
                     
            
               4.   De roller som skapas eller ändras av Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol ska endast vara synliga för Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna respektive Europol.
            
            
               5.   Programvaran ska förhindra att inkompatibla roller tilldelas användare. Den ska säkerställa att användare med flera arbetsprofiler kan använda endast en arbetsprofil åt gången, och kan växla mellan olika arbetsprofiler utan att behöva logga ut.
            
            
               6.   Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol ska ansvara för tilldelning av arbetsprofiler via programvaran till användare inom sin egen organisation. Varje arbetsprofil, roll eller behörighet kan tilldelas flera användare inom samma organisation.
            
            
               7.   Användarna får använda pseudonymer. Dessa pseudonymer ska kunna spåras till användarnas officiella identiteter på nationell nivå eller inom Europol.
            
            
               8.   Autentiseringssystemet, de standardbehörigheter, standardroller och standardarbetsprofiler som avses i punkt 2 och förhindrandet av tilldelning av inkompatibla roller som avses i punkt 4 i denna artikel ska ingå i de tekniska specifikationer som föreskrivs i artikel 73.3 i förordning (EU) 2018/1240.
            
         
         
            Artikel 4
            Allmänna programvarufunktioner
            
               1.   Programvaran ska ha minst följande funktioner som stöder användarna vid åtkomst till och ändring och radering av uppgifter:
               
                           a)
                        
                        
                           Möjligheten att använda en förangiven uppsättning filter för att anpassa visningen av uppgifter för varje arbetsprofil som är inloggad i programvaran.
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Automatiskt sparande av uppgifter som lagts till i ansökningsakten eller utkast till ändringar av uppgifter i ansökningsakten, i tillämpliga fall, och utloggning av användaren efter en förangiven period av inaktivitet.
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Möjligheten att blockera andra användares åtkomst till en träff under en begränsad tidsperiod, inbegripet en markering av sådana blockerade träffar som är synlig för andra användare.
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           Möjlighet för Etias centralenhet eller de nationella Etias-enheterna att spara olika skeden i behandlingen av en ansökan.
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           Möjlighet för Etias centralenhet eller de nationella Etias-enheterna att när som helst markera och registrera att uppgifterna eventuellt innehåller fel eller har behandlats i strid med förordning (EU) 2018/1240.
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           Möjligheten att kommunicera och utbyta information mellan användare från Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol.
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           Automatisk radering av de tillfälliga anmärkningar som avses i artikel 5.1 f i detta beslut vid den tidpunkt då Etias centralenhet och de nationella Etias-enheterna har slutfört den manuella behandlingen.
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           Förhindrande av att de tillfälliga anmärkningar som avses i artikel 5.1 f i detta beslut är synliga för andra användare än de som tillhör samma enhet eller Europol.
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           Möjligheten för Etias centralenhet att behandla de begäranden från Europol som avses i artikel 5.1 m i detta beslut.
                        
                     
                           j)
                        
                        
                           Möjligheten att underlätta hämtning av uppgifter på begäran av de registrerade, inbegripet mallar för svar till den registrerade med, när så är relevant, en översikt över de ändringar av uppgifterna som gjorts, ett urval av personuppgifterna eller de motiveringar som avses i artikel 64.3 och 64.4 i förordning (EU) 2018/1240.
                        
                     
                           k)
                        
                        
                           När ett resetillstånd ändras på grundval av en begäran från en innehavare av resetillstånd i enlighet med artikel 64 i förordning (EU) 2018/1240, möjligheten för användarna att underrätta innehavaren av resetillståndet om att ett ändrat resetillstånd har utfärdats.
                        
                     
            
               2.   eu-LISA ska beskriva de allmänna programvarufunktionerna i närmare detalj i de tekniska specifikationer som avses i artikel 73.3 i förordning (EU) 2018/1240.
            
         
         
            Artikel 5
            Särskilda programvarufunktioner
            
               1.   Programvaran ska ha minst följande särskilda funktioner som stöder användare vid åtkomst till uppgifter i enlighet med kapitlen III, IV och VI i förordning (EU) 2018/1240:
               
                           a)
                        
                        
                           En funktion som visar ansökningsakter baserat på den tid som återstår till nästa steg i den manuella behandlingen, som standardvyn, samt andra filter som är tillgängliga för anpassning av vyn per användare, för visning av ansökningsakterna:
                           
                                       i)
                                    
                                    
                                       Tidpunkt när den manuella behandlingen inleddes.
                                    
                                 
                                       ii)
                                    
                                    
                                       Eventuella begäranden om samråd som krävs och den tid som återstår fram till dess att tidsfristen för att avge yttranden löper ut (som standard sorterade enligt tidsfrist, med de begäranden om samråd för vilka minst tid återstår först).
                                    
                                 
                                       iii)
                                    
                                    
                                       Nästa steg i den manuella behandlingen som ska utföras av en nationell Etias-enhet som rådfrågats eller som ansvarar för ansökan.
                                    
                                 
                                       iv)
                                    
                                    
                                       Typ av träff eller bakgrundsfråga som gett upphov till den manuella behandlingen.
                                    
                                 
                                       v)
                                    
                                    
                                       Typ av ansökan (dvs. humanitära skäl eller internationella förpliktelser, eller normal).
                                    
                                 
                                       vi)
                                    
                                    
                                       Ansökningar som markerats för särskild uppmärksamhet eller ad hoc-handläggning.
                                    
                                 
                                       vii)
                                    
                                    
                                       För den nationella Etias-enheten i den ansvariga medlemsstaten, typ av yttrande som mottagits från de nationella Etias-enheterna eller Europol efter samråd, inbegripet huruvida yttrandet mottagits inom tidsfristen eller inte.
                                    
                                 
                     
                           b)
                        
                        
                           En funktion för att beräkna och tydligt visa återstående tid samt varningar om tidsfrister för manuell behandling av ansökningar, även vid samråd med de nationella Etias-enheterna eller Europol.
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           En funktion som förser Etias centralenhet, de nationella Etias-enheterna och Europol med en instrumentpanel som ger en översikt över läget i fråga om aktivitet som rör den manuella behandlingen.
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           En funktion som ger möjlighet att markera en ansökan för särskild uppmärksamhet eller ad hoc-handläggning.
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           En funktion som ger möjlighet att begära en underrättelse om det beslut som fattats av den nationella Etias-enheten i den ansvariga medlemsstaten avseende en ansökan som omfattats av samråd med en nationell Etias-enhet.
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt för Etias centralenhet och de nationella Etias-enheterna att lägga till eller radera tillfälliga anmärkningar om ansökningsakten.
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           Funktioner som stöder de nationella Etias-enheterna vid den manuella behandlingen av ansökningar i enlighet med artiklarna 26 och 28 i förordning (EU) 2018/1240 enligt följande:
                           
                                       i)
                                    
                                    
                                       För träffar som avses i artikel 26.3 i förordning (EU) 2018/1240, en funktion som automatiskt tillgängliggör en fil för extraktion med följande uppgifter från ansökningsakten: ”efternamn (familjenamn)”, ”förnamn”, ”efternamn vid födseln”, ”födelsedatum”, ”födelseort”, ”nuvarande medborgarskap”, ”födelseland”, ”resehandlingens typ, nummer och utfärdandeland”; vilket gör det möjligt att hämta den post, akt eller registrering som gett upphov till träffen i de berörda EU-informationssystemen och – om ytterligare information om träffen i ett EU-informationssystem som avses i den artikeln finns lagrad i ett nationellt system eller en databas – att konsultera det nationella systemet eller den databasen till stöd för bedömningen av de risker som anges i den punkten.
                                    
                                 
                                       ii)
                                    
                                    
                                       För träffar som avses i artikel 26.4 i förordning (EU) 2018/1240, en funktion som automatiskt tillgängliggör en fil för extraktion med följande uppgifter från ansökningsakten: svar som sökanden har lämnat i enlighet med artikel 17.4 och 17.6 i den förordningen i fälten ”efternamn (familjenamn)”, ”förnamn”, ”efternamn vid födseln”, ”födelsedatum”, ”födelseort”, ”nuvarande medborgarskap”, ”födelseland”, ”resehandlingens typ, nummer och utfärdandeland”; vilket gör det möjligt att hämta information om träffen i berörda nationella system eller databaser till stöd för bedömningen av de risker som anges i den punkten.
                                    
                                 
                                       iii)
                                    
                                    
                                       För träffar som avses i artikel 26.5 i förordning (EU) 2018/1240, en funktion som automatiskt tillgängliggör en fil för extraktion med följande uppgifter från ansökningsakten: ”efternamn (familjenamn)”, ”förnamn”, ”efternamn vid födseln”, ”födelsedatum”, ”födelseort”, ”nuvarande medborgarskap”, ”födelseland”, ”resehandlingens typ, nummer och utfärdandeland” och ”nationell identifierare” för posten i bevakningslistan; vilket gör det möjligt att hämta information om träffen i berörda nationella system eller databaser till stöd för bedömningen av den risk som anges i den punkten.
                                    
                                 
                                       iv)
                                    
                                    
                                       För träffar som avses i artikel 26.6 i förordning (EU) 2018/1240, en funktion som automatiskt tillgängliggör en fil för extraktion med följande uppgifter från ansökningsakten: ”efternamn (familjenamn)”, ”förnamn”, ”efternamn vid födseln”, ”födelsedatum”, ”födelseort”, ”nuvarande medborgarskap”, ”födelseland” och ”resehandlingens typ, nummer och utfärdandeland”; vilket gör det möjligt att hämta information om träffen i berörda nationella system eller databaser till stöd för bedömningen av de risker som anges i den punkten.
                                    
                                 
                                       v)
                                    
                                    
                                       En funktion som gör det möjligt för användare från de nationella Etias-enheterna att ladda upp resultatet av bedömningen av risker som avses i artikel 26.7 andra stycket i förordning (EU) 2018/1240.
                                    
                                 
                     
                           h)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt att extrahera de relevanta uppgifter som krävs för nationella överklagandeförfaranden, när sådana förfaranden har inletts, och i Etias centrala system registrera att ett överklagandeförfarande har inletts, tillsammans med motsvarande nationella referensnummer för överklagandet och resultatet av det förfarandet.
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt att extrahera de ytterligare upplysningar eller handlingar som avses i artikel 27.2 och 27.8 i förordning (EU) 2018/1240 och ladda upp och lagra översättningar av de handlingarna i ansökningsakten.
                        
                     
                           j)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt att följa upp resultatet av nationella överklaganden i enlighet med artiklarna 37.3, 40.3 och 41.7 i förordning (EU) 2018/1240, inbegripet ändring eller radering av uppgifter i Etias centrala system, eller i tillämpliga fall utfärda ett nytt resetillstånd.
                        
                     
                           k)
                        
                        
                           En funktion för att tilldela ansökningsakter till och begränsa deras synlighet eller göra dem synliga för specifika användare inom samma nationella Etias-enhet eller inom Etias centralenhet, för att möjliggöra samordning mellan användarna.
                        
                     
                           l)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt för Europol att extrahera uppgifter som Etias centralenhet överlämnat i enlighet med artikel 29.2 i förordning (EU) 2018/1240.
                        
                     
                           m)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt för Etias centralenhet att få åtkomst till Etias centrala system för att behandla Europols begäranden om sökning i uppgifter som lagras i Etias centrala system, utan att se sökparametrarna i Europols begäran eller sökresultaten, och att underrätta Europol om överföringen av uppgifterna i enlighet med artikel 53 i förordning (EU) 2018/1240.
                        
                     
                           n)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt för Europol att extrahera en fil med de uppgifter som är resultatet av den begäran om sökning som avses i led m.
                        
                     
                           o)
                        
                        
                           En funktion för att tilldela begäranden om samråd till specifika användare inom Europol.
                        
                     
                           p)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt för användare från Etias centralenhet eller de nationella Etias-enheterna att arbeta med olika träffar samtidigt i samma ansökningsakt och samordna arbetet med att sammanställa ett yttrande i fall där fler än en träff konstateras för den enheten för en ansökningsakt.
                        
                     
                           q)
                        
                        
                           En funktion som säkerställer att endast en användare, inom Etias centralenhet eller en nationell Etias-enhet, kan arbeta med samma träff samtidigt i en ansökningsakt.
                        
                     
                           r)
                        
                        
                           En funktion som gör det möjligt att manuellt hämta ett utfärdat resetillstånd för ogiltigförklaring och återkallande.
                        
                     
            
               2.   Den funktion som avses i led q ska göra det möjligt för användare att se träffar som det inte är möjligt att arbeta med just då. Användare med lämpliga åtkomstbehörigheter ska alltid kunna se träffens innehåll.
            
            
               3.   eu-LISA ska i närmare detalj beskriva de särskilda programvarufunktioner som avses i punkt 1, formatet för uppgifterna i de extraherade filer som avses i punkt 1 g, l, m och n i denna artikel samt den tekniska metoden för att föra register över all uppgiftsbehandling i enlighet med artikel 26.7 i förordning (EU) 2018/1240 i de tekniska specifikationer som föreskrivs i artikel 73.3 i den förordningen.
            
         
         KAPITEL III
         
            ÅTKOMST, ÄNDRING, RADERING OCH RADERING I FÖRTID
         
         
            Artikel 6
            Åtkomst, ändring, radering och radering i förtid vid tillämpning av artikel 55 i förordning (EU) 2018/1240
            
               1.   Vid tillämpningen av artikel 55 i förordning (EU) 2018/1240 ska programvaran göra det möjligt för Etias centralenhet eller de nationella Etias-enheterna att söka i de uppgifter som lagras i Etias centrala system. Följande sökfält ska finnas tillgängliga:
               
                           a)
                        
                        
                           Efternamn (familjenamn).
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Förnamn.
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Resehandlingens typ och nummer och trebokstavskoden för det land som har utfärdat den.
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           Ansökningsnummer.
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           Medborgarskap.
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           Födelsedatum.
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           Kön.
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           Tidsperiod.
                        
                     
            
               2.   För att underlätta hämtningen av ansökningsakten ska programvaran göra det möjligt för användarna att söka genom att tillhandahålla uppgifter som motsvarar de sökfält som avses i punkt 1 c eller d i denna artikel.
            
            
               3.   Om uppgifter som avses i punkt 1 c eller d inte är tillgängliga ska programvaran göra det möjligt för användarna att söka genom att tillhandahålla uppgifter som motsvarar de sökfält som avses i punkt 1 a, b, e, f, g och h. Programvaran ska göra det möjligt för användarna att söka även om uppgifter som motsvarar ett av de sökfält som avses i led b, e eller g saknas. Det ska vara frivilligt att lämna uppgifter som motsvarar det sökfält som avses i led h.
            
            
               4.   Följande regler ska gälla för sökningar som utförs i enlighet med punkt 2:
               
                           a)
                        
                        
                           De sökfält som avses i punkt 1 c och d ska användas för exakta sökningar.
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Alla andra sökfält som avses i punkt 1 ska användas för ungefärliga sökningar.
                        
                     
            
               5.   Ansökningsakten ska visas tillsammans med eventuella länkade ansökningsakter och i enlighet med de behörigheter och roller som fastställts för användarna.
            
            
               6.   För radering av ansökningsakter i enlighet med artikel 55.5 i förordning (EU) 2018/1240 ska programvaran ha en funktion som gör det möjligt för användare från de nationella Etias-enheterna att göra sökningar och hämta flera ansökningsakter på en gång. Programvaran ska göra det möjligt för de myndigheter som avses i artikel 55.5 i den förordningen att göra strukturerad information som innehåller de sökfält som avses i punkt 1 i den här artikeln tillgänglig för de nationella Etias-enheternas användning. Punkterna 2 och 3 i denna artikel ska gälla i tillämpliga delar för dessa sökningar.
            
            
               7.   Innan ändringar enligt artikel 55 i förordning (EU) 2018/1240 registreras i Etias centrala system ska programvaran begära att användaren bekräftar ändringen eller raderingen genom att föra in sina användaruppgifter.
            
         
         KAPITEL IV
         
            ÅTKOMST TILL UPPGIFTER FÖR BROTTSBEKÄMPANDE ÄNDAMÅL
         
         
            Artikel 7
            Europols åtkomst till uppgifter
            
               1.   Europols begäranden om åtkomst i enlighet med artikel 53 i förordning (EU) 2018/1240 ska lämnas in med hjälp av programvaran.
            
            
               2.   Europol ska fylla i ett formulär med de uppgifter som avses i artikel 52.2 och 52.3 i förordning (EU) 2018/1240, i enlighet med artikel 53 i den förordningen. Europol ska ange vilka uppgifter, om några, som får användas för ungefärliga sökningar.
            
            
               3.   Den specialiserade enhet inom Europol som ansvarar för förhandsverifiering av begäranden, och som avses i artikel 53.3 i förordning (EU) 2018/1240, ska i begäran inkludera sin bedömning av huruvida begäran uppfyller alla villkor i artikel 53.2. Det ska vara tekniskt omöjligt att lämna in begäran till Etias centralenhet om bedömningen inte ingår.
            
            
               4.   Etias centrala system ska automatiskt förhindra åtkomst till de uppgifter som avses i artikel 17.2 h i förordning (EU) 2018/1240. Etias centrala system ska också automatiskt förhindra åtkomst till de uppgifter som avses i artikel 17.2 i och 17.4 a, b och c i förordning (EU) 2018/1240 om den specialiserade enheten inom Europol inte har angett att de relevanta motiveringar som krävs i enlighet med artikel 53.1 i den förordningen har lämnats och verifierats. Den specialiserade enheten inom Europol ska i sin begäran ange att nödvändig verifiering har gjorts.
            
         
         
            Artikel 8
            De centrala åtkomstpunkternas åtkomst till uppgifter
            
               1.   De centrala åtkomstpunkterna ska söka i Etias centrala system med de uppgifter som avses i artikel 52.2 och 52.3 i förordning (EU) 2018/1240 via den europeiska sökportal som inrättas i enlighet med artikel 6 i förordning (EU) 2019/817. Uppgifter som avses i artikel 52.2 och 52.3 i förordning (EU) 2018/1240 får användas för ungefärliga sökningar.
            
            
               2.   Fram till dess att den europeiska sökportalen kan tas i bruk av de centrala åtkomstpunkterna ska sökningar göras direkt via Etias centrala system.
            
            
               3.   Om en begäran tas emot från en operativ enhet vid de utsedda myndigheterna ska den centrala åtkomstpunkten verifiera och bekräfta att villkoren i artikel 52.1 i förordning (EU) 2018/1240 är uppfyllda.
            
            
               4.   I tillämpliga fall ska den centrala åtkomstpunkten verifiera och bekräfta huruvida åtkomst till de uppgifter som avses i artikel 17.2 i och 17.4 a, b och c i förordning (EU) 2018/1240 är motiverad, i enlighet med artikel 51 i den förordningen.
            
            
               5.   När den centrala åtkomstpunkten har åtkomst till Etias centrala system ska Etias centrala system automatiskt förhindra åtkomst till de uppgifter som avses i artikel 17.2 h i förordning (EU) 2018/1240.
               Etias centrala system ska endast hämta de uppgifter som avses i artikel 17.2 i och 17.4 a, b och c i förordning (EU) 2018/1240 om den centrala åtkomstpunkten har bekräftat att åtkomsten till dessa uppgifter är motiverad enligt punkt 4 i den här artikeln.
               I undantagsfall ska de centrala åtkomstpunkterna, med avvikelse från punkt 3 i denna artikel, kunna ange att begäran avser ett brådskande fall och ska kunna behandla begäran från en operativ enhet vid de utsedda myndigheterna omedelbart. Den verifiering och bekräftelse som föreskrivs i punkterna 3 och 4 i denna artikel ska genomföras i efterhand, i enlighet med artikel 51.4 i förordning (EU) 2018/1240.
            
         
         KAPITEL V
         
            GRÄNS- OCH INVANDRINGSMYNDIGHETERNAS ÅTKOMST TILL UPPGIFTER FÖR VERIFIERING
         
         
            Artikel 9
            Gränsmyndigheternas åtkomst till uppgifter vid de yttre gränserna
            
               1.   Gränsmyndigheterna ska ha åtkomst till Etias centrala system för att söka i uppgifter som krävs för att de ska kunna utföra sina uppgifter.
               Gränsmyndigheterna ska ha åtkomst för sökning i Etias centrala system, med följande uppgifter i resehandlingens maskinläsbara fält:
               
                           a)
                        
                        
                           Efternamn (familjenamn), förnamn.
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           Födelsedatum, kön, medborgarskap.
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           Resehandlingens typ och nummer och trebokstavskoden för det land som har utfärdat den.
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           Resehandlingens sista giltighetsdag.
                        
                     Alla uppgifter som avses i andra stycket ska användas för att inleda sökningen. De uppgifter som avses i led a får användas för ungefärliga sökningar, medan de andra uppgifterna ska användas för exakta sökningar.
            
            
               2.   Sökningar på grundval av de uppgifter som avses i punkt 1 i denna artikel ska som resultat ge de uppgifter som avses i artikel 47.2 a–d i förordning (EU) 2018/1240.
            
            
               3.   I enlighet med artikel 47.4 i förordning (EU) 2018/1240 ska gränsmyndigheter ha åtkomst till Etias centrala system för att söka i de ytterligare uppgifter som lagts till i ansökningsakten i enlighet med artikel 39.1 e eller 44.6 f i den förordningen. I detta syfte ska gränsmyndigheterna via den europeiska sökportalen ha åtkomst för sökning i Etias centrala system med hjälp av de uppgifter som avses i punkt 1 andra stycket.
               Fram till dess att den europeiska sökportalen kan tas i bruk av gränsmyndigheterna ska dessa sökningar göras direkt i Etias centrala system.
            
            
               4.   Sökningar i enlighet med punkt 3 i denna artikel ska som resultat ge de uppgifter som avses i artikel 39.1 e eller 44.6 f i förordning (EU) 2018/1240.
            
         
         
            Artikel 10
            Invandringsmyndigheternas åtkomst till uppgifter
            
               1.   Invandringsmyndigheterna ska via den europeiska sökportalen ha åtkomst för sökning i Etias centrala system för att kontrollera eller verifiera om villkoren för inresa till eller vistelse på medlemsstaternas territorium är uppfyllda och för att vidta lämpliga åtgärder i samband med detta. I enlighet med artikel 49.1 i förordning (EU) 2018/1240 ska invandringsmyndigheterna ha åtkomst för sökning i Etias centrala system med de uppgifter som avses i artikel 17.2 a–e i den förordningen.
               Vilken kombination som helst av de uppgifter som avses i artikel 17.2 a–e i förordning (EU) 2018/1240 får användas så länge som de uppgifter som avses i artikel 17.2 a i den förordningen används. Dessa sökningar får göras som ungefärliga sökningar.
               Fram till dess att den europeiska sökportalen kan tas i bruk av invandringsmyndigheterna ska dessa sökningar göras direkt i Etias centrala system.
            
            
               2.   Sökningar i enlighet med punkt 1 i denna artikel ska som resultat ge de uppgifter som avses i artikel 49.3 i förordning (EU) 2018/1240.
            
            
               3.   Invandringsmyndigheterna ska också ha åtkomst till Etias centrala system i återvändandesyfte, på de villkor som anges i artikel 65.3 i förordning (EU) 2018/1240.
               Invandringsmyndigheterna ska ha åtkomst för sökning i Etias centrala system med de uppgifter som avses i punkt 1 i denna artikel.
               Vilken kombination som helst av de uppgifter som avses i punkt 1 i denna artikel får användas så länge som de uppgifter som avses i artikel 17.2 a i förordning (EU) 2018/1240 används.
            
            
               4.   Sökningar i enlighet med punkterna 1–3 i denna artikel ska som resultat ge de uppgifter som avses i artikel 65.3 tredje stycket i förordning (EU) 2018/1240. De uppgifter som avses i artikel 17.2 k i den förordningen ska endast ges som resultat om ”födelsedatum” användes för sökningen.
            
         
         
            Artikel 11
            Ikraftträdande
            Detta beslut träder i kraft den tjugonde dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
         
         
            Utfärdat i Bryssel den 21 juni 2021.
            
               
                  På kommissionens vägnar
               
               Ursula VON DER LEYEN
               
                  Ordförande
               
            
         
         
            (1)  EUT L 236, 19.9.2018, s. 1.
         
            (2)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/817 av den 20 maj 2019 om inrättande av en ram för interoperabilitet mellan EU-informationssystem på området gränser och viseringar, och om ändring av Europaparlamentets och rådets förordningar (EG) nr 767/2008, (EU) 2016/399, (EU) 2017/2226, (EU) 2018/1240, (EU) 2018/1726 och (EU) 2018/1861 samt rådets beslut 2004/512/EG och 2008/633/RIF (EUT L 135, 22.5.2019, s. 27).
         
            (3)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).
         
            (4)  Rådets beslut 2002/192/EG av den 28 februari 2002 om Irlands begäran om att få delta i vissa bestämmelser i Schengenregelverket (EGT L 64, 7.3.2002, s. 20).
         
            (5)  EGT L 176, 10.7.1999, s. 36.
         
            (6)  Rådets beslut 1999/437/EG av den 17 maj 1999 om vissa tillämpningsföreskrifter för det avtal som har ingåtts mellan Europeiska unionens råd och Republiken Island och Konungariket Norge om dessa båda staters associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (EGT L 176, 10.7.1999, s. 31).
         
            (7)  EUT L 53, 27.2.2008, s. 52.
         
            (8)  Rådets beslut 2008/146/EG av den 28 januari 2008 om ingående på Europeiska gemenskapens vägnar av avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (EUT L 53, 27.2.2008, s. 1).
         
            (9)  EUT L 160, 18.6.2011, s. 21.
         
            (10)  Rådets beslut 2011/350/EU av den 7 mars 2011 om ingående på Europeiska unionens vägnar av protokollet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen, Schweiziska edsförbundet och Furstendömet Liechtenstein om Furstendömet Liechtensteins anslutning till avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket, om avskaffande av kontroller vid de inre gränserna och om personers rörlighet (EUT L 160, 18.6.2011, s. 19).
         
            (11)  C(2021) 4123.