CELEX: 32012D1012(03)
Language: mt
Date: 2011-12-08 00:00:00
Title: Deċiżjoni tar-Rappreżentanta Għolja tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà tat- 8 ta’ Diċembru 2011 dwar ir-Regoli li jirrigwardaw il-Protezzjoni tad-Dejta

12.10.2012   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
            
            
               C 308/8
            
         Deċiżjoni tar-Rappreżentanta Għolja tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà
   tat-8 ta’ Diċembru 2011
   dwar ir-Regoli li jirrigwardaw il-Protezzjoni tad-Dejta
   2012/C 308/07
   IR-RAPPREŻENTANTA GĦOLJA,
   Wara li kkunsidrat id-Deċiżjoni tal-Kunsill tas-26 ta’ Lulju 2010 li tistabilixxi l-organizzazzjoni u l-funzjonament tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (2010/427/UE), (“id-Deċiżjoni SEAE tal-Kunsill”) b'mod partikulari l-Artikolu 11(3) tagħha.
   ADOTTAT DIN ID-DEĊIŻJONI.
   TAQSIMA 1
   
      DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
   
   Artikolu 1
   Suġġett u kamp ta' applikazzjoni
   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli ta' implimentazzjoni li jikkonċernaw ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (“ir-Regolament”) rigward is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (“SEAE”), skont l-Artikolu 24(8) tiegħu.
   Artikolu 2
   Definizzjonijiet
   Għall-fini ta' din id-Deċiżjoni u mingħajr preġudizzju għad-definizzjonijiet li jipprovdi r-Regolament:
   
               (a)
            
            
               “kontrollur” tfisser is-SEAE, id-diretturi eżekuttivi tiegħu, id-diretturi, jew il-kapijiet tas-servizzi ta' daqs jew funzjoni ekwivalenti, kif ukoll il-kapijiet tad-Delegazzjonijiet tal-Unjoni, li, waħidhom jew flimkien ma’ oħrajn, jiddeterminaw l-għanijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-dejta personali.
            
         
               (b)
            
            
               “koordinatur tal-protezzjoni tad-dejta” tfisser membru tal-persunal AD tas-SEAE maħtur biex jikkoordina u jassisti fi kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-dejta fil-livelli ta’ direttorati jew servizzi ta' daqs jew funzjoni ekwivalenti, kif ukoll f'Delegazzjonijiet tal-Unjoni jekk meħtieġ.
            
         
               (c)
            
            
               “proċessur” tfisser membru tal-persunal tas-SEAE jew entitajiet kuntrattati fdati b’kompiti ta’ pproċessar tad-dejta mill-kontrollur.
            
         
               (d)
            
            
               “persunal tas-SEAE” tfisser, skont l-Artikolu 6 tad-Deċiżjoni SEAE tal-Kunsill, dawk l-uffiċjali u l-impjegati l-oħra tal-Unjoni Ewropea li jaħdmu għas-SEAE, inklużi membri tal-persunal mis-servizzi diplomatiċi tal-Istati Membri maħturin bħala aġenti temporanji, u esperti nazzjonali speċjalizzati ssekondati.
            
         TAQSIMA 2
   
      L-UFFIĊJAL TAL-PROTEZZJONI TAD-DEJTA
   
   Artikolu 3
   Ħatra u Status tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta (UPD)
   1.   L-Uffiċjal Kap Operattiv (Chief Operating official — COO) jagħżel u jaħtar l-UPD, skont l-Artikolu 24(2) tar-Regolament, u jirreġistrah mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Dejta (“KEPD”). L-UPD jkun assenjat direttament mas-COO.
   2.   Il-mandat tal-kariga tal-UPD ikun ta' ħames snin u jista' jiġġedded darba.
   3.   Fir-rigward tal-qadi ta' dmirijietu, l-UPD għandu jaġixxi b'mod indipendenti u f'kooperazzjoni mal-KEPD. B'mod partikolari, l-UPD ma jista' jirċievi l-ebda struzzjoni mill-Awtorità tal-Ħatra tas-SEAE jew mingħand xi ħadd ieħor dwar l-applikazzjoni interna tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament u ta’ din id-Deċiżjoni jew dwar il-kooperazzjoni tiegħu mal-KEPD. L-UPD jattendi sessjonijiet ta’ taħriġ għall-protezzjoni tad-dejta fuq bażi regolari u s-COO jieħu l-miżuri meħtieġa biex dan isir.
   4.   Is-COO għandu jivvaluta l-prestazzjoni tal-kompiti u d-doveri tal-UPD fuq bażi annwali, l-aktar fuq il-bażi tar-rapport annwali tal-UPD, wara li jikkonsulta lill-KEPD kif xieraq. L-UPD jista' jitneħħa mill-kariga tiegħu biss bil-kunsens tal-KEPD, jekk ma jissodisfax aktar il-kondizzjonijiet meħtieġa għall-qadi ta' dmirijietu.
   5.   Mingħajr ħsara għall-proċedura prevista għall-ħatra tiegħu, l-UPD jiġi infurmat dwar il-kuntatti kollha ma' partijiet esterni rigward l-applikazzjoni tar-Regolament u ta’ din id-Deċiżjoni, partikolarment rigward l-interazzjoni mal-KEPD.
   6.   Mingħajr ħsara għad-disposizzjonijiet tar-Regolament, l-UPD u l-persunal tiegħu jkunu suġġetti għar-regoli u r-regolamenti applikabbli għall-uffiċjali u l-aġenti l-oħra tal-Unjoni Ewropea.
   Artikolu 4
   Dmirijiet
   L-UPD:
   
               (a)
            
            
               jiżgura li l-kontrolluri, il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-dejta u s-suġġetti tad-dejta jkunu mgħarrfin bid-drittijiet u l-obbligi tagħhom skont ir-Regolament u din id-Deċiżjoni u li d-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-dejta x’aktarx li ma jkunux affettwati b’mod negattiv minn operazzjonijiet ta’ ipproċessar. Fit-twettiq ta' dan il-kompitu, huwa partikolarment jistabbilixxi formoli ta' informazzjoni u ta' notifika, jikkonsulta mal-partijiet interessati u jissensibilizza l-kuxjenza ġenerali dwar kwistjonijiet ta' protezzjoni tad-dejta;
            
         
               (b)
            
            
               iwieġeb għal talbiet mill-KEPD u, fl-ambitu tal-kompetenza tiegħu, jikkoopera mal-KEPD fuq talba ta' dan tal-aħħar jew fuq inizjattiva tiegħu stess;
            
         
               (c)
            
            
               jiżgura b'mod indipendenti l-applikazzjoni interna tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament u ta’ din id-Deċiżjoni fis-SEAE;
            
         
               (d)
            
            
               iżomm reġistru tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar kollha mwettqa mis-SEAE u jagħti aċċess għalih lil kwalunkwe persuna direttament jew indirettament permezz tal-KEPD, b’konformità mal-Artikoli 14 u 15; tali reġistru jista’ wkoll jinżamm f'format elettroniku;
            
         
               (e)
            
            
               jinnotifika lill-KEPD dwar l-operazzjonijiet ta' ipproċessar li aktarx joħolqu riskji speċifiċi msemmija fl-Artikolu 27(2) tar-Regolament.
            
         Artikolu 5
   Kompiti
   1.   Barra mid-dmirijiet li jridu jitwettqu kif stabbilit fl-Artikolu 4, l-UPD:
   
               (a)
            
            
               jaġixxi bħala konsulent għall-Awtorità tal-Ħatra tas-SEAE u għall-kontrolluri dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw l-applikazzjoni tar-Regolament u ta' din id-Deċiżjoni. L-UPD jista' jiġi kkonsultat mill-Awtorità tal-Ħatra, mill-kontrolluri u l-proċessuri kkonċernati, mill-Kumitat tal-Persunal u minn kwalunkwe membru tal-persunal tas-SEAE, mingħajr ma jgħaddu mill-kanali uffiċjali, fuq kwalunkwe materja li tirrigwarda l-interpretazzjoni jew l-applikazzjoni tar-Regolament u ta’ din id-Deċiżjoni;
            
         
               (b)
            
            
               b'inizjattiva tiegħu stess jew bl-inizjattiva tal-Awtorità tal-Ħatra, il-kontrolluri, il-proċessuri, il-Kumitat tal-Persunal jew kwalunkwe membru tal-persunal tas-SEAE, jinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi li għandhom x'jaqsmu direttament mal-kompiti tiegħu u li jinġiebu għall-attenzjoni tiegħu, u jirrapporta lura lill-Awtorità tal-Ħatra jew lill-persuna li tkun ikkummissjonat l-investigazzjoni. Jekk jitqies xieraq, il-partijiet l-oħra kollha kkonċernati għandhom jiġu nfurmati kif xieraq. Jekk min iressaq l-ilment ikun individwu, jew f'każ li min iressaq l-ilment ikun qed jaġixxi f'isem individwu, l-UPD irid, sa fejn possibbli, jiżgura li t-talba tinżamm kunfidenzjali, sakemm is-suġġett tad-dejta kkonċernat ma jagħtix il-kunsens ċar tiegħu sabiex it-talba tiġi ttrattata mod ieħor;
            
         
               (c)
            
            
               jikkoopera fit-twettiq tal-funzjonijiet tiegħu mal-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Dejta ta' korpi, istituzzjonijiet, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni Ewropea, partikolarment billi jkun hemm skambju ta' esperjenzi u tal-aħjar prattiki;
            
         
               (d)
            
            
               jirrappreżenta lir-Rappreżentanta Għolja jew lill-SEAE kif jixraq dwar il-kwistjonijiet kollha relatati mal-protezzjoni tad-dejta fuq livell internazzjonali, mingħajr ħsara għad-dispożizzjonijiet tat-Trattati, inkluż b’mod partikolari l-Artikolu 218 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.
            
         
               (e)
            
            
               jissottometti rapport annwali dwar l-attivitajiet tiegħu lir-Rappreżentanta Għolja u jagħmlu disponibbli lill-persunal tas-SEAE.
            
         2.   Mingħajr ħsara għall-Artikoli 4(b), 5(1)(b), (c) u 15, l-UPD u l-persunal tiegħu ma għandhomx jagħtu informazzjoni jew dokumenti li huma jiksbu matul it-twettiq ta' dmirijiethom u tal-kompiti tagħhom.
   Artikolu 6
   Setgħat
   Fit-twettiq tal-kompiti u tad-dmirijiet tiegħu l-UPD:
   
               (a)
            
            
               ikollu aċċess fi kwalunkwe ħin għad-dejta li tkun is-suġġett ta' operazzjonijiet ta' pproċessar u għall-uffiċċji, installazzjonijiet ta' ipproċessar tad-dejta u l-kontenituri tad-dejta kollha;
            
         
               (b)
            
            
               jista' jitlob opinjonijiet legali mit-Taqsima tal-Affarijiet Legali tas-SEAE;
            
         
               (c)
            
            
               jista’ juża s-servizzi ta' esperti esterni tat-Teknoloġija tal-Informazzjoni fuq ftehim minn qabel tal-Uffiċjal Awtorizzanti b’konformità mar-Regolament Finanzjarju (Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002) u r-Regoli ta' implimentazzjoni tiegħu;
            
         
               (d)
            
            
               jista’, mingħajr ħsara għad-dmirijiet u s-setgħat tal-KEPD, jipproponi miżuri amministrattivi u joħroġ rakkomandazzjonijiet ġenerali dwar l-applikazzjoni xierqa tar-Regolament u ta' din id-Deċiżjoni;
            
         
               (e)
            
            
               jista' jagħmel, f'każijiet speċifiċi, kwalunkwe rakkomandazzjoni oħra għat-titjib prattiku tal-protezzjoni tad-dejta lill-ġerarkija tas-SEAE u/jew lill-partijiet l-oħra kollha kkonċernati;
            
         
               (f)
            
            
               jista' jiġbed l-attenzjoni tal-Awtorità tal-Ħatra tas-SEAE għal kwalunkwe nuqqas ta' membru tal-persunal li jikkonforma mal-obbligi taħt ir-Regolament u taħt din id-Deċiżjoni u jissuġġerixxi li tinbeda investigazzjoni amministrattiva bil-għan tal-applikazzjoni possibbli tal-Artikolu 49 tar-Regolament.
            
         Artikolu 7
   Riżorsi
   L-UPD jiġi provdut b'persunal u riżorsi adegwati li huma meħtieġa sabiex iwettaq id-dmirijiet u l-kompiti tiegħu.
   TAQSIMA 3
   
      DRITTIJIET U OBBLIGI TAL-ATTURI FIL-QASAM TAL-PROTEZZJONI TAD-DEJTA
   
   Artikolu 8
   Awtorità tal-Ħatra
   1.   F'każ ta' lment fis-sens tal-Artikolu 90 tar-Regolamenti tal-Persunal dwar vjolazzjoni tar-Regolament jew ta’ din id-Deċiżjoni, l-Awtorità tal-Ħatra tikkonsulta lill-UPD, li min-naħa tiegħu jagħti l-opinjoni tiegħu bil-miktub sa mhux aktar tard minn 15-il jum minn meta tkun waslet it-talba. Jekk, wara t-tmiem dan il-perjodu, l-UPD ma jkunx ta l-opinjoni tiegħu lill-Awtorità tal-Ħatra, din ma tkunx aktar meħtieġa. L-Awtorità tal-Ħatra mhix marbuta bl-opinjoni tal-UPD.
   2.   L-UPD jiġi infurmat kull meta tkun qegħda tiġi kkunsidrata kwistjoni li jkollha, jew li jista' jkollha, implikazzjonijiet għall-protezzjoni tad-dejta.
   Artikolu 9
   Kontrolluri
   1.   Il-kontrolluri huma responsabbli biex jiżguraw li l-operazzjonijiet tal-ipproċessar kollha taħt il-kontroll tagħhom ikunu konformi mar-Regolament u mad-dispożizzjonijiet ta' din id-Deċiżjoni. Huma jistgħu kif meħtieġ jafdaw kompiti ta’ pproċessar tad-dejta lil membri tal-persunal tas-SEAE li jaħdmu taħt ir-responsabbiltà tagħhom jew lil entitajiet ikkuntrattati, b’konformità mal-Artikolu 23 tar-Regolament.
   2.   B'mod partikolari, il-kontrolluri:
   
               (a)
            
            
               javżaw minn qabel lill-UPD bi kwalunkwe operazzjoni ta' ipproċessar jew sett ta' tali operazzjonijiet li jkunu ntiżi għal skop wieħed jew għal diversi skopijiet relatati, kif ukoll bi kwalunkwe bidla sostanzjali ta' operazzjoni ta' ipproċessar eżistenti.
            
         
               (b)
            
            
               jassistu lill-UPD u lill-KEPD fit-twettiq tad-dmirijiet rispettivi tagħhom, partikolarment billi jagħtu informazzjoni bi tweġiba għat-talbiet tagħhom sa mhux aktar tard minn 30 jum;
            
         
               (c)
            
            
               jikkooperaw mal-koordinaturi tal-protezzjoni tad-dejta biex jistabbilixxu l-inventarju ta' operazzjonijiet tal-ipproċessar tad-dejta personali eżistenti.
            
         
               (d)
            
            
               jimplimentaw miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa u jagħtu istruzzjonijiet adegwati lill-proċessuri sabiex jiżguraw kemm il-konfidenzjalità tal-ipproċessar kif ukoll livell ta' sigurtà skont ir-riskji involuti fl-ipproċessar;
            
         
               (e)
            
            
               fejn xieraq, jikkonsultaw lill-UPD dwar il-konformità tal-operazzjonijiet ta' ipproċessar mar-Regolament u ma’ din id-Deċiżjoni, u partikolarment meta jkun hemm raġuni biex jemmnu li ċerti operazzjonijiet ta' ipproċessar mhumiex kompatibbli mal-Artikoli 4 sa 10 tar-Regolament. Huma jistgħu wkoll jikkonsultaw lill-UPD u/jew esperti interni tas-sigurtà tat-teknoloġija tal-informazzjoni dwar kwistjonijiet li għandhom x’jaqsmu mal-konfidenzjalità tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar u dwar il-miżuri ta’ sigurtà meħuda skont l-Artikolu 22 tar-Regolament.
            
         Artikolu 10
   Koordinaturi
   1.   Kull director eżekuttiv jew direttur jew kap ta' servizz ta’ daqs jew funzjoni ekwivalenti, jew kap ta' Delegazzjoni tal-Unjoni kif meħtieġ, jinnomina koordinatur tal-protezzjoni tad-dejta li jaħdem taħt ir-responsabbiltà tiegħu.
   Mingħajr ħsara għar-responsabbiltajiet tal-UPD, kull koordinatur:
   
               (a)
            
            
               jassisti fiż-żamma ta’ inventarju tal-ipproċessar kollu tad-dejta personali u jikkoopera mal-UPD bil-għan li jitwaqqaf u jiġi aġġornat l-inventarju ta' operazzjonijiet ta' pproċessar eżistenti ta' dejta personali;
            
         
               (b)
            
            
               jassisti biex jiġu identifikati l-kontrolluri u proċessuri rispettivi;
            
         
               (c)
            
            
               jkollu d-dritt li jikseb mingħand il-kontrolluri, il-proċessuri u mill-persunal tas-SEAE informazzjoni adegwata u neċessarja meħtieġa għat-twettiq tal-kompiti amministrattivi tiegħu. Dan ma jinkludix id-dritt għall-aċċess ta' dejta pproċessata taħt ir-responsabbiltà tal-kontrollur.
            
         
               (d)
            
            
               japprova n-notifiki korporattivi rigward it-tipi jew kategoriji ta’ operazzjonijiet għall-ipproċessar tad-dejta lill-UPD.
            
         2.   Mingħajr ħsara għar-responsabbiltajiet tal-kontrolluri, il-koordinaturi:
   
               (a)
            
            
               jassistu lill-kontrolluri biex jikkonformaw mal-obbligi tagħhom;
            
         
               (b)
            
            
               fejn xieraq, jiffaċilitaw il-komunikazzjoni bejn l-UPD u l-kontrolluri.
            
         Artikolu 11
   Persunal tas-SEAE
   1.   B'mod partikolari, il-persunal kollu tas-SEAE jikkontribwixxi għall-applikazzjoni tar-regoli ta’ konfidenzjalità u sigurtà għall-ipproċessar ta' dejta personali kif previst fl-Artikoli 21 u 22 tar-Regolament. L-ebda membru tal-persunal tas-SEAE b'aċċess għal dejta personali ma jipproċessaha ħlief b'istruzzjonijiet mill-kontrolluri, sakemm ma jkunx meħtieġ li jagħmel hekk b'liġi nazzjonali jew tal-Unjoni.
   2.   Kwalunkwe membru tal-persunal tas-SEAE jista' jressaq ilment lill-KEPD dwar allegat ksur tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament jew ta’ din id-Deċiżjoni li jirregolaw l-ipproċessar ta' dejta personali, mingħajr ma jaġixxi permezz tal-kanali uffiċjali, kif speċifikat mir-Regoli stabbiliti mill-KEPD.
   Artikolu 12
   Suġġetti tad-Dejta
   1.   Apparti mid-dritt tas-suġġetti tad-dejta li jkunu infurmati kif xieraq dwar kwalunkwe ipproċessar ta' dejta personali li għandha x'taqsam magħhom, skont l-Artikoli 11 u 12 tar-Regolament, is-suġġetti tad-dejta jistgħu javviċinaw lill-kontrollur ikkonċernat sabiex jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom skont l-Artikoli 13 sa 19 tar-Regolament, kif speċifikat f'Taqsima 5 ta' din id-Deċiżjoni.
   2.   Mingħajr ħsara għal kwalunkwe rimedju ġudizzjarju, kull suġġett tad-dejta jista' jressaq ilment lill-KEPD jekk jikkonsidra li skont ir-Regolament jew din id-Deċiżjoni kien hemm ksur tad-drittijiet tiegħu bħala riżultat tal-ipproċessar tad-dejta personali tiegħu mill-kontrolluri, kif speċifikat fir-regoli stabbiliti mill-KEPD.
   3.   Ebda suġġett tad-dejta ma jsofri preġudizzju minħabba lment li jkun ressaq lill-KEPD jew minħabba kwistjoni li jkun ressaq għall-attenzjoni tal-UPD fejn jallega ksur tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament.
   TAQSIMA 4
   
      REĠISTRU TAL-OPERAZZJONIJIET TA' PPROĊESSAR INNOTIFIKATI
   
   Artikolu 13
   Proċedura ta' notifika
   1.   Il-kontrolluri jinnotifikaw lill-UPD bi kwalunkwe operazzjoni ta' ipproċessar ta' dejta personali abbażi ta' formola ta' notifika magħmula aċċessibbli fuq is-sit tal-Intranet tas-SEAE (taħt “Protezzjoni ta' Dejta”). In-notifika tiġi trażmessa lill-UPD elettronikament. Notifika ta' konferma tintbagħat lill-UPD permezz ta’ nota bil-miktub fi żmien għaxart ijiem tax-xogħol. Meta jirċievi n-notifika ta' konferma, l-UPD jippubblikaha fir-Reġistru.
   2.   In-notifika tkun tinkludi l-informazzjoni kollha speċifikata fl-Artikolu 25(2) tar-Regolament. Kull bidla li taffettwa din l-informazzjoni minnufih tiġi nnotifikata lill-UPD.
   3.   Regoli u proċeduri ulterjuri rigward il-proċedura ta' notifika li trid tiġi segwita mill-kontrolluri jkunu jiffurmaw parti mir-rakkomandazzjonijiet ġenerali maħruġa mill-UPD.
   Artikolu 14
   Il-kontenut u l-iskop tar-Reġistru
   1.   L-UPD iżomm Reġistru tal-operazzjonijiet ta' ipproċessar imwettqa fuq dejta personali, li jiġi stabbilit abbażi tan-notifiki li jkunu waslu mingħand il-kontrolluri.
   2.   Ir-Reġistru jkun jinkludi mill-anqas l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 25(2)(a) sa (g) tar-Regolament. Madankollu, l-informazzjoni mdaħħla fir-Reġistru mill-UPD tista' tkun eċċezzjonalment limitata meta jkun meħtieġ li tiġi salvagwardjata s-sigurtà ta' operazzjoni speċifika ta' pproċessar.
   3.   Ir-Reġistru jservi ta' repertorju tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar tad-dejta personali mwettqa mis-SEAE. Dan ikun aċċessibbli għas-suġġetti tad-dejta sabiex jiġi ffaċilitat l-eżerċizzju tad-drittijiet tagħhom kif stabbilit fl-Artikoli 13 sa 19 tar-Regolament u f'din id-Deċiżjoni.
   Artikolu 15
   Aċċess għar-Reġistru
   1.   L-UPD jieħu miżuri xierqa sabiex jiżgura li kull suġġett tad-dejta jkollu aċċess għar-Reġistru, jew direttament jew indirettament permezz tal-KEPD. B'mod partikolari, l-UPD jipprovdi informazzjoni u assistenza lis-suġġetti tad-dejta dwar kif u fejn jistgħu jsiru applikazzjonijiet għal aċċess għar-Reġistru.
   2.   Ħlief meta jkun mogħti l-aċċess on-line, l-applikazzjonijiet għal aċċess għar-Reġistru jistgħu jsiru fi kwalunkwe forma bil-miktub, inkluż elettronikament, f'waħda mill-lingwi msemmija fl-Artikolu 342 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea u b'mod li jkun preċiż biżżejjed sabiex l-UPD ikun jista’ jidentifika l-operazzjonijiet ta' ipproċessar ikkonċernati. Konferma tar-riċevuta tintbagħat lill-applikant mingħajr dewmien.
   3.   Jekk applikazzjoni ma tkunx perċiża biżżejjed, l-UPD jistaqsi lill-applikant biex jiċċara l-applikazzjoni u jassisti lill-applikant biex jagħmel dan. Fil-każ li applikazzjoni tkun relatata ma’ għadd kbir ta’ operazzjonijiet ta’ pproċessar, l-UPD jista’ jikkonsulta lill-applikant informalment, bil-għan li tinstab soluzzjoni ġusta.
   4.   Kwalunkwe suġġett tad-dejta jista' titlob mingħand l-UPD kopja tal-informazzjoni li tkun disponibbli fir-Reġistru dwar kwalunkwe operazzjoni ta' ipproċessar innotifikata.
   TAQSIMA 5
   
      PROĊEDURA GĦAS-SUĠĠETTI TAD-DEJTA SABIEX JEŻERĊITAW ID-DRITTIJIET TAGĦHOM
   
   Artikolu 16
   Dispożizzjonijiet ġenerali
   1.   Id-drittijiet tas-suġġetti tad-dejta speċifikati f'din it-Taqsima jistgħu jiġu eżerċitati biss mill-individwi kkonċernati jew, f'każijiet eċċezzjonali, f'isem l-individwi b'awtorizzazzjoni xierqa. It-talbiet ikunu indirizzati lill-kontrollur kkonċernat bil-miktub b'kopja lill-UPD. Jekk ikun hemm bżonn, l-UPD jassisti lis-suġġett tad-dejta biex jidentifika l-kontrollur ikkonċernat. L-UPD jagħmel disponibbli formoli speċifiċi. Il-kontrolluri jilqgħu t-talba biss jekk il-formola tkun imtliet kollha u jekk l-identità tal-applikant tkun ġiet ivverifikata kif suppost. L-eżerċizzju mis-suġġetti tad-dejta tad-drittijiet tagħhom ikun bla ħlas.
   2.   Il-kontrollur ikkonċernat jibgħat lill-applikant konferma li rċeviha, fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol minn meta tkun ġiet irreġistrata l-applikazzjoni. Sakemm mhux previst mod ieħor, il-kontrollur iwieġeb għat-talba mhux aktar tard minn ħmistax-il jum tax-xogħol mir-reġistrazzjoni tat-talba u jew jagħti sodisfazzjon jew jiddikjara bil-miktub ir-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali, partikolarment f'każijiet fejn l-applikant ma jkunx ikkunsidrat bħala s-suġġett tad-dejta.
   3.   F'każijiet ta' irregolaritajiet jew użu ħażin ovvju mis-suġġett tad-dejta fl-eżerċizzju tad-drittijiet tiegħu u fejn ikun allegat mis-suġġett tad-dejta li l-ipproċessar ma jkunx skont il-liġi, il-kontrollur irid jikkonsulta lill-UPD dwar it-talba u/jew jirreferi s-suġġett tad-dejta lill-UPD, li jiddeċiedi dwar l-eliġibbiltà tat-talba u dwar is-segwitu xieraq li jrid jingħata.
   4.   Kull suġġett tad-dejta jista' jikkonsulta lill-UPD rigward l-eżerċizzju tad-drittijiet tiegħu f'każ speċifiku. Mingħajr ħsara għal kwalunkwe rimedju ġudizzjarju, kull suġġett tad-dejta jista' jressaq ilment lill-KEPD jekk jikkonsidra li d-drittijiet tiegħu taħt ir-Regolament ikunu nkisru bħala riżultat tal-ipproċessar tad-dejta personali tiegħu.
   Artikolu 17
   Dritt ta' aċċess
   Is-suġġett tad-dejta jkollu d-dritt li jikseb mingħand il-kontrolluri, mingħajr restrizzjoni, f'kull ħin fi żmien tliet xhur minn meta tasal it-talba, l-informazzjoni msemmija f'punti (a) sa (d) tal-Artikolu 13 tar-Regolament, jew billi jikkonsulta din id-dejta fuq il-post, jew billi jirċievi kopja, inkluż fejn xieraq, kopja f'forma elettronika, skont il-preferenza tal-applikant.
   Artikolu 18
   Dritt ta' rettifika
   Kull talba tas-suġġett tad-dejta għal rettifika ta' dejta personali mhux eżatta jew mhux kompleta tkun tispeċifika d-dejta kkonċernata kif ukoll ir-rettifika li trid issir. Din tiġi trattata mill-kontrollur mingħajr dewmien.
   Artikolu 19
   Dritt ta' imblukkar
   Il-kontrollur konċernat għandu jittratta kull talba għall-imblukkar ta' dejta skont l-Artikolu 15 tar-Regolament mingħajr dewmien. It-talba tkun tispeċifika d-dejta kkonċernata kif ukoll ir-raġuni għaliex ġiet imblukkata. Il-kontrollur javża lis-suġġett tad-dejta li jkun għamel it-talba qabel ma d-dejta tiġi żblukkata.
   Artikolu 20
   Dritt ta' tħassir
   Is-suġġett tad-dejta jista' jitlob lill-kontrolluri sabiex iħassru id-dejta bla dewmien f'każ ta' ipproċessar mhux skont il-liġi, partikolarment fejn id-dispożizzjonijiet tal-Artikoli 4 sa 10 tar-Regolament ikunu nkisru. It-talba tkun tispeċifika d-dejta kkonċernata u tipprovdi r-raġunijiet jew il-provi tal-illegalità tal-ipproċessar. F'sistemi ta' fajling awtomatizzati, it-tħassir fil-prinċipju jiġi żgurat bil-mezzi tekniċi xierqa kollha, sabiex tiġi eskluża l-possibbiltà ta' aktar ipproċessar tad-dejta li tkun tħassret. Jekk it-tħassir għal raġunijiet tekniċi ma jkunx possibbli, il-kontrollur ikkonċernat, wara konsultazzjoni mal-UPD u mal-persuna interessata, jipproċedi għall-imblukkar immedjat ta' tali dejta.
   Artikolu 21
   Notifika lill-partijiet terzi
   F'każ ta' xi rettifika, imblukkar jew tħassir wara talba magħmula mis-suġġett tad-dejta, l-istess suġġett jista’ jikseb mill-kontrollur in-notifika lill-partijiet terzi li lilhom tkun ġiet żvelata d-dejta personali tiegħu, sakemm dan ma jkunx impossibbli jew ma jinvolvix sforz sproporzjonat.
   Artikolu 22
   Dritt ta' oġġezzjoni
   Is-suġġett tad-dejta jista' joġġezzjona għall-ipproċessar tad-dejta li tirrigwardah u għall-iżvelar jew użu tad-dejta personali tiegħu, skont l-Artikolu 18 tar-Regolament. It-talba tkun tispeċifika d-dejta kkonċernata u tipprovdi r-raġunijiet li jiġġustifikaw it-talba. Meta l-oġġezzjoni tkun ġustifikata, l-ipproċessar inkwistjoni ma jkunx aktar jinvolvi dik id-dejta.
   Artikolu 23
   Deċiżjonijiet individwali awtomatizzati
   Is-suġġett tad-dejta hu intitolat li ma jkunx is-suġġett ta' deċiżjonijiet individwali awtomatizzati skont it-tifsira fl-Artikolu 19 tar-Regolament, sakemm id-deċiżjoni ma tkunx espliċitament awtorizzata skont il-liġijiet nazzjonali jew tal-Unjoni, jew b'deċiżjoni tal-KEPD li tissalvagwardja l-interessi leġittimi tas-suġġett tad-dejta. F'kull każ, is-suġġett tad-dejta jkollu l-opportunità li jgħarraf bil-quddiem il-fehma tiegħu u li jikkonsulta lill-UPD.
   Artikolu 24
   Eċċezzjonijiet u restrizzjonijiet
   1.   Il-kontrollur jista' jirrestrinġi d-drittijiet imsemmija fl-Artikoli 17 sa 21 ta' din id-Deċiżjoni sa fejn ir-raġunijiet leġittimi kif speċifikati fl-Artikolu 20 tar-Regolament ikunu jiġġustifikaw dan b'mod ċar. Ħlief f'każ ta' neċessità assoluta, il-kontrollur ikkonċernat l-ewwel jikkonsulta lill-UPD, li l-opinjoni tiegħu ma torbotx lis-SEAE. Il-kontrollur iwieġeb għal talbiet dwar l-applikazzjoni ta' eċċezzjonijiet jew restrizzjonijiet fl-eżerċizzju ta' drittijiet mingħajr dewmien u jissostanzja din id-deċiżjoni.
   2.   Kull suġġett tad-dejta jista' jitlob lill-KEPD japplika l-Artikolu 47(1)(c) tar-Regolament.
   TAQSIMA 6
   
      PROĊEDURA TA' INVESTIGAZZJONI
   
   Artikolu 25
   Modalitajiet prattiċi
   1.   Talbiet għal investigazzjoni jiġu indirizzati bil-miktub lill-UPD billi tintuża formola speċifika li tkun magħmula disponibbli minnu. F'każ ta' użu ħażin ovvju tad-dritt li tkun mitluba investigazzjoni, per eżempju fejn l-istess individwu jkun għadu kif għamel talba identika reċentement, l-UPD mhux obbligat iwieġeb lura lil min ikun għamel it-talba.
   2.   Fi żmien 15-il jum minn meta tkun waslet it-talba, l-UPD jibgħat konferma li rċeviha lill-Awtorità tal-Ħatra jew lill-persuna li tkun ikkommissjonat l-investigazzjoni u jivverifika jekk it-talba għandhiex tiġi ttrattata bħala kunfidenzjali.
   3.   L-UPD jitlob mingħand il-kontrollur responsabbli mill-operazzjoni ta' ipproċessar tad-dejta inkwistjoni stqarrija bil-miktub dwar il-każ. Il-kontrollur iwieġeb lill-UPD fi żmien 15-il jum. L-UPD jista’ jitlob tagħrif kumplimentari mingħand servizzi oħra tas-SEAE, bħad-Dipartiment tas-Sigurtà u s-Sigurtà tal-Informazzjoni (Infosec) tas-SEAE. Jekk xieraq, huwa jista' jitlob opinjoni dwar il-kwistjoni mit-Taqsima tal-Affarijiet Legali tas-SEAE. L-UPD jiġi provdut bl-informazzjoni jew bl-opinjoni fi żmien 30 jum.
   4.   L-UPD jirrapporta lura lill-Awtorità tal-Ħatra jew lill-persuna li tkun għamlet it-talba mhux aktar tard minn tliet xhur wara li tkun waslet.
   TAQSIMA 7
   
      DISPOŻIZZJONIJIET FINALI
   
   Artikolu 26
   F’każ ta’ xi inkonsistenza bejn id-dispożizzjonijiet ta’ din id-Deċiżjoni u tar-Regolament, dan tal-aħħar għandu jipprevali.
   Artikolu 27
   Din id-Deċiżjoni tkun disponibbli għall-persunal tas-SEAE permezz ta' modi xierqa, l-aktar permezz tal-pubblikazzjoni fuq is-sit tal-Intranet tas-SEAE u tad-Delegazzjonijiet tal-UE (taħt “Protezzjoni tad-Dejta”).
   Artikolu 28
   Effett
   Din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha.
   
      Magħmul fi Brussell, it-8 ta’ Diċembru 2011.
      
         
            Ir-Rappreżentanta Għolja
         
         C. ASHTON