CELEX: 32013D0331
Language: sv
Date: 2013-04-22 00:00:00
Title: 2013/331/EU: Rådets beslut av den 22 april 2013 om den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens vägnar med avseende på antagandet av arbetsordningarna för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan

28.6.2013   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               L 177/1
            
         RÅDETS BESLUT
   av den 22 april 2013
   om den ståndpunkt som ska intas på Europeiska unionens vägnar med avseende på antagandet av arbetsordningarna för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan
   (2013/331/EU)
   EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
   med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artiklarna 207 och 209, jämförda med artikel 218.9,
   med beaktande av rådets beslut 2012/196/EG av den 13 juli 2009 om undertecknande och provisorisk tillämpning av interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (1),
   med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, och
   av följande skäl:
   
               (1)
            
            
               Interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (2) (nedan kallat avtalet), undertecknades den 29 augusti 2009 och tillämpas provisoriskt sedan den 14 maj 2012.
            
         
               (2)
            
            
               Genom artikel 64 i avtalet inrättas en AEP-kommitté som är ansvarig för förvaltningen av avtalet och för utförandet av alla uppgifter som nämns där.
            
         
               (3)
            
            
               I artikel 64 i avtalet föreskrivs det att AEP-kommittén fastställer sin egen arbetsordning.
            
         
               (4)
            
            
               AEP-kommittén ska vid utförandet av sina uppgifter biträdas av tullsamarbetskommittén, som inrättas i enlighet med artikel 41 i protokoll 1 till avtalet, och den gemensamma utvecklingskommittén som inrättas i enlighet med artikel 52 i avtalet.
            
         
               (5)
            
            
               Det är lämpligt att fastställa den ståndpunkt som ska antas på unionens vägnar med avseende på antagandet av arbetsordningarna för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén.
            
         HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
   Artikel 1
   Den ståndpunkt som ska antas på unionens vägnar med avseende på antagandet av det beslut av AEP-kommittén som föreskrivs i interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, om dess arbetsordning, om arbetsordningen för tullsamarbetskommittén och arbetsordningen för gemensamma utvecklingskommittén ska grundas på det utkast till beslut av AEP-kommittén som åtföljer det här beslutet.
   Mindre ändringar av utkastet till beslut av AEP-kommittén får godtas utan att rådet behöver fatta ett nytt beslut.
   Artikel 2
   Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.
   
      Utfärdat i Luxemburg den 22 april 2013.
      
         
            På rådets vägnar
         
         C. ASHTON
         
            Ordförande
         
      
   
   
      (1)  EUT L 111, 24.4.2012, s. 1.
   
      (2)  EUT L 111, s. 24.4.2012, s. 2.
   
      UTKAST TILL
      BESLUT nr …./2013 AV AEP-KOMMITTÉN
      av den
      i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, med avseende på antagandet av arbetsordningarna för AEP-kommittén, tullsamarbetskommittén och gemensamma utvecklingskommittén
      AEP-KOMMITTÉN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
      med beaktande av interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (nedan kallat avtalet), som undertecknades i Grand Baie den 29 augusti 2009 och tillämpas provisoriskt sedan den 14 maj 2012, särskilt artikel 64, och
      av följande skäl:
      
                  (1)
               
               
                  I avtalet föreskrivs det att AEP-kommittén fastställer sin egen arbetsordning.
               
            
                  (2)
               
               
                  AEP-kommittén ska vid utförandet av sina uppgifter biträdas av tullsamarbetskommittén, som inrättas i enlighet med artikel 41 i protokoll 1 till avtalet, och den gemensamma utvecklingskommittén, som inrättas i enlighet med artikel 52 i avtalet.
               
            HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
      Artikel 1
      1.   Härmed fastställs arbetsordningarna för följande kommittéer i enlighet med bilagorna:
      
                   
               
               
                  Bilaga I - AEP-kommittén,
               
            
                   
               
               
                  Bilaga II - Tullsamarbetskommittén,
               
            
                   
               
               
                  Bilaga III - Gemensamma utvecklingskommittén.
               
            2.   Dessa arbetsordningar ska inte påverka tillämpningen av andra särskilda bestämmelser i avtalet eller som AEP-kommittén kan komma att besluta om.
      Artikel 2
      Detta beslut träder i kraft den …
      
         Utfärdat i (ort) den (datum)
         
            
               För de avtalsslutande ESA-staterna
            
            
               För EU-parten
            
         
      
      
         BILAGA I
         
            ARBETSORDNING FÖR AEP-KOMMITTÉN
         
         
            i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan
         
         Artikel 1
         Tillämpningsområde
         Denna arbetsordning ska tillämpas på förfarandena under alla möten i AEP-kommittén.
         Artikel 2
         Sammansättning och ordförandeskap
         1.   AEP-kommittén ska bestå av, å ena sidan, företrädare för de avtalsslutande staterna i östra och södra Afrika (nedan kallade de avtalsslutande ESA-staterna) (1) och, å andra sidan, företrädare för EU-parten, på ministernivå eller högre tjänstemannanivå.
         2.   Hänvisningar till ”parterna” i denna arbetsordning följer definitionen i artikel 61 i avtalet.
         3.   Ordförandeskapet i AEP-kommittén på ministernivå ska innehas gemensamt av en företrädare för ESA-staterna och en företrädare för Europeiska unionen (EU). Ordförandeskapet i AEP-kommittén på högre tjänstemannanivå ska innehas gemensamt av företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna, normalt sett på högre tjänstemannanivå och av högre tjänstemän vid Europeiska kommissionen, på EU-partens vägnar. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att inneha ordförandeskapet under ett år i taget.
         Artikel 3
         Observatörer
         1.   Företrädare för den gemensamma marknaden för östra och södra Afrika (Comesa) och företrädare för kommissionen för Indiska oceanen (IOC) ska bjudas in som observatörer till AEP-kommitténs möten.
         2.   AEP-kommitténs sekreterare ska underrätta företrädarna för Comesa och IOC om alla möten i AEP-kommittén så att de kan delta som observatörer.
         3.   Parterna får gemensamt besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka möten. Sådana observatörer får delta i mötet efter inbjudan av en av de båda ordförandena och godkännande av AEP-kommittén.
         4.   AEP-kommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av mötet skulle röra känsliga frågor.
         Artikel 4
         Möten
         1.   AEP-kommittén ska sammanträda en gång per år eller, om parterna är överens, när omständigheterna så kräver. Om båda parter är överens, får AEP-kommitténs möten hållas som videokonferens eller telefonkonferens. Om så sker, ska vardera parten, om parterna inte kommer överens om något annat, stå för sina respektive kostnader till följd av att mötet hålls på detta sätt.
         2.   Varje möte i AEP-kommittén ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.
         3.   AEP-kommitténs möten ska sammankallas av dess sekreterare.
         Artikel 5
         Delegationer
         Före varje möte ska AEP-kommitténs båda ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de avtalsslutande ESA-staternas och EU-partens delegationer.
         Artikel 6
         Sekretariat
         1.   Tjänstemän från de avtalsslutande ESA-staterna och Europeiska kommissionen ska turas om att fungera som sekreterare för AEP-kommittén, under tolv månader i taget. De avtalsslutande ESA-staterna får biträdas av Comesa-sekretariatet.
         2.   Trots vad som sägs i punkt 1, ska den första perioden inledas den dag då AEP-kommittén håller sitt första möte och avslutas den 31 december året därefter. AEP-kommitténs sekretariat ska först innehas av en företrädare för Europeiska kommissionen. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att utöva sekretariatsfunktionen.
         Artikel 7
         Handlingar
         När AEP-kommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga handlingar, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som AEP-kommitténs handlingar senast 14 dagar före mötet.
         Artikel 8
         Skriftväxling
         1.   All skriftväxling ställd till AEP-kommittén ska sändas till AEP-kommitténs sekreterare.
         2.   Sekreteraren ska se till att skriftväxling adresserad till AEP-kommittén sänds till kommitténs båda ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7.
         3.   Skriftväxling från AEP-kommitténs båda ordförande ska sändas till parterna av sekreteraren och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 7.
         Artikel 9
         Dagordning för mötena
         1.   En preliminär kommenterad dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av AEP-kommitténs sekreterare. AEP-kommitténs sekreterare ska sända den till parterna senast tre veckor före mötet.
         2.   Den preliminära kommenterade dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen inkommit till sekreteraren senast en månad före mötet, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då den preliminära dagordningen ska avsändas.
         3.   AEP-kommittén ska anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.
         4.   AEP-kommitténs båda ordförande får i samförstånd med parterna bjuda in experter att delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.
         5.   Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, för att kunna hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.
         Artikel 10
         Protokoll
         1.   Sekreteraren ska så snart som möjligt och normalt sett inom en månad efter varje möte upprätta ett utkast till protokoll.
         2.   Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange
         
                     a)
                  
                  
                     alla handlingar som lagts fram för AEP-kommittén,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     de uttalanden som en ledamot av AEP-kommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om och slutsatser som antagits i särskilda frågor.
                  
               3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av AEP-kommittén som deltagit i mötet och en förteckning över eventuella observatörer som deltagit.
         4.   Godkännande av protokollet ska bekräftas skriftligt senast två månader efter det att mötet mellan de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ägt rum. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av sekreteraren. Var och en av de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument.
         Artikel 11
         Beslut och rekommendationer
         1.   AEP-kommittén ska fatta sina beslut och utfärda sina rekommendationer enhälligt.
         2.   AEP-kommittén får besluta att hänskjuta allmänna frågor av övergripande intresse för AVS–EU som uppstår inom ramen för avtalet till ministerrådet för AVS-EU i enlighet med vad som anges i artikel 15 i partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (Cotonouavtalet).
         3.   Under perioden mellan mötena får AEP-kommittén anta beslut och rekommendationer genom skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan.
         4.   AEP-kommitténs beslut och rekommendationer ska benämnas Beslut eller Rekommendation och följas av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.
         5.   Beslut och rekommendationer som antas av AEP-kommittén ska bestyrkas av en företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna och av en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar.
         6.   Besluten och rekommendationerna ska sändas till parterna som AEP-kommitténs handlingar.
         Artikel 12
         Offentliggörande
         1.   Om inte annat beslutas, ska AEP-kommitténs möten inte vara offentliga.
         2.   Parterna får besluta om offentliggörande av AEP-kommitténs beslut eller rekommendationer i sina respektive officiella kungörelseorgan.
         Artikel 13
         Språk
         1.   AEP-kommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt, engelska och franska.
         2.   AEP-kommittén ska föra sina överläggningar och anta sina beslut på grundval av handlingar och förslag som i största möjliga mån har utarbetats på båda de språk som anges i punkt 1. Beslut och rekommendationer ska tillhandahållas på båda de språk som anges i punkt 1.
         Artikel 14
         Kostnader
         1.   Vardera parten ska stå för de utgifter som parten ådrar sig för sitt deltagande i AEP-kommitténs möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för post och telekommunikationer.
         2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument.
         3.   Den part som är värd för ett möte ska stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar. EU-parten ska stå för utgifterna för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella språk i Europeiska unionen.
         Artikel 15
         Ändring av arbetsordningen
         Denna arbetsordning får ändras i enlighet med artikel 11.1.
         
            (1)  Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe.
      
      
         BILAGA II
         
            ARBETSORDNING FÖR TULLSAMARBETSKOMMITTÉN
         
         
            i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan
         
         Artikel 1
         Tillämpningsområde
         Denna arbetsordning ska tillämpas på förfarandena under alla möten i tullsamarbetskommittén.
         Artikel 2
         Tullsamarbetskommitténs roll
         Tullsamarbetskommittén inrättas i enlighet med artikel 41 i protokoll 1 till avtalet. Tullsamarbetskommittén ska också behandla alla ärenden som AEP-kommittén delegerar till den.
         Artikel 3
         Sammansättning och ordförandeskap
         1.   Tullsamarbetskommittén ska vara sammansatt av, å ena sidan, företrädare för de avtalsslutande staterna i östra och södra Afrika (nedan kallade de avtalsslutande ESA-staterna) (1) och, å andra sidan, av företrädare för EU-parten.
         2.   Hänvisningar till ”parterna” i denna arbetsordning ska göras i enlighet med definitionen i artikel 61 i avtalet.
         3.   Ordförandeskapet i tullsamarbetskommittén ska innehas gemensamt av en företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna och en företrädare för Europeiska kommissionen, på EU-partens vägnar. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att inneha ordförandeskapet under ett år i taget.
         Artikel 4
         Observatörer
         1.   Företrädare för den gemensamma marknaden för östra och södra Afrika (Comesa) och företrädare för kommissionen för Indiska oceanen (IOC) ska bjudas in som observatörer till tullsamarbetskommitténs möten.
         2.   Tullsamarbetskommitténs sekreterare ska underrätta företrädarna för Comesa och IOC om alla möten i tullsamarbetskommittén så att de kan delta som observatörer.
         3.   Parterna får gemensamt besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka möten. Sådana observatörer får delta i mötet efter inbjudan av en av de båda ordförandena och godkännande av tullsamarbetskommittén.
         4.   Tullsamarbetskommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av mötet skulle röra känsliga frågor.
         Artikel 5
         Möten
         1.   Om inte annat föreskrivs i avtalet, ska tullsamarbetskommittén sammanträda på begäran av endera parten. Om båda parter är överens, får tullsamarbetskommitténs möten hållas som videokonferens eller telefonkonferens. Om så sker, ska vardera parten, om parterna inte kommer överens om något annat, stå för sina respektive kostnader till följd av att mötet hålls på detta sätt.
         2.   Varje möte i tullsamarbetskommittén ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.
         3.   Tullsamarbetskommitténs möten ska sammankallas av dess sekreterare.
         Artikel 6
         Delegationer
         Före varje möte ska tullsamarbetskommitténs båda ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de avtalsslutande ESA-staternas och EU-partens delegationer.
         Artikel 7
         Sekretariat
         Tjänstemän från de avtalsslutande ESA-staterna och Europeiska kommissionen ska turas om att fungera som sekreterare för tullsamarbetskommittén, under tolv månader i taget. De avtalsslutande ESA-staterna får biträdas av Comesa-sekretariatet. Dessa perioder ska sammanfalla med de perioder under vilka de avtalsslutande ESA-staterna respektive Europeiska kommissionen fungerar som sekreterare för AEP-kommittén. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att utöva sekretariatsfunktionen.
         Artikel 8
         Handlingar
         När tullsamarbetskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga handlingar, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som tullsamarbetskommitténs handlingar senast 14 dagar före mötet.
         Artikel 9
         Skriftväxling
         1.   All skriftväxling ställd till tullsamarbetskommittén ska sändas till tullsamarbetskommitténs sekreterare.
         2.   Sekreteraren ska se till att skriftväxling adresserad till tullsamarbetskommittén sänds till kommitténs båda ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8.
         3.   Skriftväxling från tullsamarbetskommitténs båda ordförande ska sändas till parterna av sekreteraren och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8.
         Artikel 10
         Dagordning för mötena
         1.   En preliminär kommenterad dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av tullsamarbetskommitténs sekreterare. Tullsamarbetskommitténs sekreterare ska sända dagordningen till parterna senast tre veckor före mötet.
         2.   Den preliminära kommenterade dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen inkommit till sekreteraren senast en månad före mötet, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då den preliminära dagordningen ska avsändas.
         3.   Dagordningen ska antas av tullsamarbetskommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.
         4.   Tullsamarbetskommitténs båda ordförande får i samförstånd med parterna bjuda in experter att delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.
         5.   Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, för att kunna hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.
         Artikel 11
         Protokoll
         1.   Sekreteraren ska så snart som möjligt och normalt sett inom en månad efter varje möte upprätta ett utkast till protokoll.
         2.   Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange
         
                     a)
                  
                  
                     alla handlingar som lagts fram för tullsamarbetskommittén,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     de uttalanden som en ledamot av tullsamarbetskommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om och slutsatser som antagits i särskilda frågor.
                  
               3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av tullsamarbetskommittén och en förteckning över eventuella observatörer som deltagit i mötet.
         4.   Godkännande av protokollet ska bekräftas skriftligt senast två månader efter det att mötet mellan de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ägt rum. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av sekreteraren. Var och en av de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument.
         Artikel 12
         Beslut och rekommendationer
         1.   Tullsamarbetskommittén ska fatta sina beslut och utfärda sina rekommendationer enhälligt.
         2.   Under perioden mellan mötena får tullsamarbetskommittén anta beslut och rekommendationer genom ett skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan.
         3.   Tullsamarbetskommitténs beslut eller rekommendationer ska benämnas Beslut eller Rekommendation och följas av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.
         4.   De beslut och rekommendationer som antas av tullsamarbetskommittén ska bestyrkas av en företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna och av en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar.
         5.   Besluten och rekommendationerna ska sändas till parterna som tullsamarbetskommitténs handlingar.
         Artikel 13
         Offentliggörande
         1.   Om inte annat beslutas, ska tullsamarbetskommitténs möten inte vara offentliga.
         2.   Parterna får besluta att offentliggöra tullsamarbetskommitténs beslut och rekommendationer i sina respektive officiella kungörelseorgan.
         Artikel 14
         Språk
         1.   Tullsamarbetskommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt, engelska och franska.
         2.   Tullsamarbetskommittén ska hålla sina överläggningar och anta sina beslut på grundval av handlingar och förslag som i största möjliga mån har utarbetats på båda de språk som anges i punkt 1. Beslut och rekommendationer ska tillhandahållas på båda de språk som anges i punkt 1.
         Artikel 15
         Kostnader
         1.   Vardera parten ska stå för de kostnader den ådrar sig för sitt deltagande i tullsamarbetskommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
         2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument.
         3.   Den part som är värd för ett möte ska stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar. EU-parten ska stå för utgifterna för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella språk i Europeiska unionen.
         Artikel 16
         Rapportering
         Tullsamarbetskommittén ska rapportera till AEP-kommittén.
         Artikel 17
         Ändring av arbetsordningen
         AEP-kommittén får göra ändringar i denna arbetsordning. Tullsamarbetskommittén får lämna rekommendationer till AEP-kommittén rörande förslag till ändringar av arbetsordningen.
         
            (1)  Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe.
      
      
         BILAGA III
         
            ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA UTVECKLINGSKOMMITTÉN
         
         
            i enlighet med interimsavtalet om upprättande av en ram för ett avtal om ekonomiskt partnerskap mellan stater i östra och södra Afrika, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan
         
         Artikel 1
         Tillämpningsområde
         Denna arbetsordning ska tillämpas på förfarandena under alla möten i gemensamma utvecklingskommittén.
         Artikel 2
         Gemensamma utvecklingskommitténs roll
         Gemensamma utvecklingskommittén inrättas som en underkommitté till AEP-kommittén. I enlighet med artikel 52 i avtalet, ska gemensamma utvecklingskommittén diskutera frågor inom utvecklingssamarbete med anknytning till genomförandet av det avtalet.
         Artikel 3
         Sammansättning och ordförandeskap
         1.   Gemensamma utvecklingskommittén ska vara sammansatt av, å ena sidan, företrädare för de avtalsslutande staterna i östra och södra Afrika (nedan kallade de avtalsslutande ESA-staterna) (1) och, å andra sidan, av företrädare för EU-parten.
         2.   Hänvisningar till ”parterna” i denna arbetsordning ska göras i enlighet med definitionen i artikel 61 i avtalet.
         3.   Ordförandeskapet i gemensamma utvecklingskommittén ska innehas gemensamt av en företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna och en företrädare för Europeiska kommissionen, på EU-partens vägnar. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att inneha ordförandeskapet under ett år i taget.
         Artikel 4
         Observatörer
         1.   Företrädare för den gemensamma marknaden för östra och södra Afrika (Comesa) och företrädare för kommissionen för Indiska oceanen (IOC) ska bjudas in som observatörer till gemensamma utvecklingskommitténs möten.
         2.   Gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare ska underrätta företrädarna för Comesa och IOC om alla möten i gemensamma utvecklingskommittén så att de kan delta som observatörer.
         3.   Parterna får gemensamt besluta att bjuda in ytterligare observatörer till enstaka möten. Sådana observatörer får delta i mötet efter inbjudan av en ordförande och godkännande av gemensamma utvecklingskommittén.
         4.   Gemensamma utvecklingskommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av mötet skulle röra känsliga frågor.
         Artikel 5
         Möten
         1.   Om inte annat föreskrivs i avtalet, ska gemensamma utvecklingskommittén sammanträda på begäran av endera parten. Om båda parter är överens, får gemensamma utvecklingskommitténs möten hållas som videokonferens eller telefonkonferens. Om så sker, ska vardera parten, om parterna inte kommer överens om något annat, stå för sina respektive kostnader till följd av att mötet hålls på detta sätt.
         2.   Varje möte i gemensamma utvecklingskommittén ska hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.
         3.   Gemensamma utvecklingskommitténs möten ska sammankallas av dess sekreterare.
         Artikel 6
         Delegationer
         Före varje möte ska gemensamma utvecklingskommitténs båda ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av de avtalsslutande ESA-staternas och EU-parten.
         Artikel 7
         Sekretariat
         Tjänstemän från de avtalsslutande ESA-staterna och Europeiska kommissionen ska turas om att fungera som sekreterare för gemensamma utvecklingskommittén, under tolv månader i taget. De avtalsslutande ESA-staterna får biträdas av Comesa-sekretariatet. Dessa perioder ska sammanfalla med de perioder under vilka de avtalsslutande ESA-staterna respektive Europeiska kommissionen fungerar som sekreterare för AEP-kommittén. De avtalsslutande ESA-staterna ska turas om att utöva sekretariatsfunktionen.
         Artikel 8
         Handlingar
         När gemensamma utvecklingskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga handlingar, ska sekreteraren numrera handlingarna och distribuera dem som gemensamma utvecklingskommitténs handlingar senast 14 dagar före mötet.
         Artikel 9
         Skriftväxling
         1.   All skriftväxling ställd till gemensamma utvecklingskommittén ska sändas till gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare.
         2.   Sekreteraren ska se till att skriftväxling adresserad till gemensamma utvecklingskommittén sänds till kommitténs båda ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8.
         3.   Skriftväxling från gemensamma utvecklingskommitténs båda ordförande ska sändas till parterna av sekreteraren och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8.
         Artikel 10
         Dagordning för mötena
         1.   En preliminär dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare. Gemensamma utvecklingskommitténs sekreterare ska sända dagordningen till parterna senast tre veckor före mötet.
         2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen inkommit till sekreteraren senast en månad före mötet, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekreteraren senast den dag då den preliminära dagordningen ska avsändas.
         3.   Gemensamma utvecklingskommittén ska anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.
         4.   Gemensamma utvecklingskommitténs båda ordförande får i samförstånd med parterna bjuda in experter att delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.
         5.   Sekreteraren får i samförstånd med parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1, för att kunna hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.
         Artikel 11
         Protokoll
         1.   Sekreteraren ska så snart som möjligt och normalt sett inom en månad efter varje möte upprätta ett utkast till protokoll.
         2.   Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange
         
                     a)
                  
                  
                     de handlingar som förelagts gemensamma utvecklingskommittén,
                  
               
                     b)
                  
                  
                     de uttalanden som en ledamot av gemensamma utvecklingskommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och
                  
               
                     c)
                  
                  
                     vilka beslut som fattats, rekommendationer som utfärdats, uttalanden man enats om och slutsatser som antagits i särskilda frågor.
                  
               3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över de ledamöter av gemensamma utvecklingskommittén som deltagit i mötet och en förteckning över eventuella observatörer som deltagit.
         4.   Godkännande av protokollet ska bekräftas skriftligt senast två månader efter det att mötet mellan de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ägt rum. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av sekreteraren. Var och en av de avtalsslutande ESA-staterna och EU-parten ska erhålla ett original vardera av dessa autentiska dokument.
         Artikel 12
         Rekommendationer
         1.   Gemensamma utvecklingskommittén ska anta rekommendationer enhälligt.
         2.   Under perioden mellan mötena får gemensamma utvecklingskommittén anta rekommendationer genom skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan.
         3.   Gemensamma utvecklingskommitténs rekommendationer ska benämnas Rekommendation och följas av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.
         4.   De rekommendationer som antas av gemensamma utvecklingskommittén ska bestyrkas av en företrädare för de avtalsslutande ESA-staterna och en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar.
         5.   Rekommendationerna ska sändas till parterna som gemensamma utvecklingskommitténs handlingar och till AEP-kommittén så att den kan ta ställning.
         Artikel 13
         Offentliggörande
         Om inte annat beslutas, ska gemensamma utvecklingskommitténs möten inte vara offentliga.
         Artikel 14
         Språk
         1.   Gemensamma utvecklingskommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt, engelska och franska.
         2.   Gemensamma utvecklingskommittén ska hålla sina överläggningar och utfärda rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som i största möjliga mån har utarbetats på båda de språk som anges i punkt 1. Rekommendationerna ska tillhandahållas på båda de språk som anges i punkt 1.
         Artikel 15
         Kostnader
         1.   Vardera parten ska stå för de kostnader den ådrar sig för sitt deltagande i gemensamma utvecklingskommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikation.
         2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument.
         3.   Den part som är värd för ett möte ska stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar. EU-parten ska stå för utgifterna för tolkning och för översättning av handlingar till eller från andra officiella språk i Europeiska unionen.
         Artikel 16
         Rapportering
         Gemensamma utvecklingskommittén ska rapportera till AEP-kommittén.
         Artikel 17
         Ändring av arbetsordningen
         AEP-kommittén får göra ändringar i denna arbetsordning. Gemensamma utvecklingskommittén får lämna rekommendationer till AEP-kommittén rörande förslag till ändringar av arbetsordningen.
         
            (1)  Madagaskar, Mauritius, Seychellerna och Zimbabwe.