CELEX: 52017JC0043
Language: fr
Date: 2017-11-13
Title: Proposition conjointe de DÉCISION DU CONSEIL relative à la position à prendre, au nom de l’Union, au sein du conseil conjoint institué par l’accord de dialogue politique et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part, en ce qui concerne l’adoption de décisions concernant le règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte

COMMISSION EUROPÉENNE
            Bruxelles, le13.11.2017
            JOIN(2017) 43 final
            2017/0299(NLE)
            Proposition conjointe de
            DÉCISION DU CONSEIL
            relative à la position à prendre, au nom de l’Union, au sein du conseil conjoint institué par l’accord de dialogue politique et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part, en ce qui concerne l’adoption de décisions concernant le règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte
            
               
         
         
            
               EXPOSÉ DES MOTIFS
            
            
               1. 
                     OBJET DE LA PROPOSITION
            
            
               La présente proposition concerne une décision relative à la position à prendre au nom de l’Union au sein du conseil conjoint institué par l'accord de dialogue politique et de coopération (ADPC) entre l'UE et Cuba, dans la perspective de l’adoption prévue du règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte.
            
            
               2.CONTEXTE DE LA PROPOSITION
            
            
               2.1. Accord de dialogue politique et de coopération entre l'UE et Cuba
            
            
               L’ADPC a pour objectif de faire progresser les relations que l'UE entretient avec Cuba de manière à ce qu’elles soient à la hauteur des liens historiques, économiques et culturels étroits qui les unissent. Il crée un cadre très propice à un dialogue politique et à une coopération bilatérale renforcés dans un large éventail de domaines. Il fera également office de socle pour une action commune sur les questions internationales et dans les enceintes multilatérales.
            
            
               L’ADPC arrête des principes et des objectifs généraux pour les relations entre l’UE et Cuba et crée une structure institutionnelle pour la gestion de l’accord.
            
            
               
                  Il s'appliquera à titre provisoire à compter du 1er novembre 2017.
               
            
            
               2.2. Conseil conjoint
            
            
               Un conseil conjoint est institué par l'article 81 de l’accord. Ses missions principales sont les suivantes: atteindre les objectifs fixés dans l’ADPC, guider sa mise en œuvre et examiner les problèmes importants qui se posent dans le cadre de cet accord, ainsi que toute autre question d’ordre bilatéral, multilatéral ou international présentant un intérêt commun.
            
            
               Le conseil conjoint peut être amené à prendre des décisions de nature à atteindre les objectifs de l’accord. Les décisions prises sont contraignantes pour les parties, qui sont tenues de prendre toutes les mesures nécessaires à leur exécution. Le conseil conjoint peut aussi faire des recommandations et examiner les différends ayant trait au respect, par les parties, de leurs obligations, en vue de trouver des solutions mutuellement acceptables, conformément à l’article 85 de l'accord.
            
            
               Le conseil conjoint est composé de représentants des parties au niveau ministériel et est présidé à tour de rôle par un représentant de l'UE et un représentant de Cuba. Il se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois tous les deux ans, ou sur une base mutuellement convenue en fonction des circonstances. Il adopte son règlement intérieur.
            
            
               2.3. Comité mixte
            
            
               Un comité mixte est institué par l'article 82 de l’accord. Il assiste le conseil conjoint dans l'accomplissement de ses tâches et est responsable de la mise en œuvre générale de l’ADPC. Ses missions principales sont les suivantes: préparer les réunions et les délibérations du conseil conjoint, mettre en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assurer la continuité des relations et le bon fonctionnement de l’ADPC. Il examine les problèmes que lui soumet le conseil conjoint, ainsi que toute autre question qui se pose au cours de la mise en œuvre quotidienne de l’ADPC. Il soumet au conseil conjoint, pour adoption, des projets de décisions ou de recommandations. Il peut mettre sur pied des sous-comités chargés de l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.
            
            
               Le comité mixte est composé de représentants des parties, au niveau des hauts fonctionnaires. Il est présidé à tour de rôle par un représentant de l'UE et un représentant de Cuba. Il se réunit normalement une fois par an, alternativement sur le territoire de l’Union et celui de Cuba. Son règlement intérieur est adopté par le conseil conjoint.
            
            
               2.4. Acte envisagé par le conseil conjoint
            
            
               Le conseil conjoint est tenu d’adopter une décision sur son règlement intérieur et sur celui du comité mixte.
            
            
               L’acte envisagé a pour objet d’adopter, conformément à l’article 81, paragraphe 4, et à l’article 82, paragraphe 3, de l’accord, le règlement intérieur régissant le fonctionnement du conseil conjoint et du comité mixte afin de permettre la mise en œuvre de l’ADPC.
            
            
               3.POSITION À PRENDRE AU NOM DE L'UNION
            
         
         
            
               La position à prendre au nom de l’Union devrait permettre l’adoption du règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte.
            
            
               4. BASE JURIDIQUE, SUBSIDIARITÉ ET PROPORTIONNALITÉ
            
            
               4.1. Base juridique procédurale
            
            
               4.1.1. 
                     Principes
            
            
               L’article 218, paragraphe 9, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE) prévoit des décisions établissant «les positions à prendre au nom de l’Union dans une instance créée par un accord, lorsque cette instance est appelée à adopter des actes ayant des effets juridiques, à l’exception des actes complétant ou modifiant le cadre institutionnel de l’accord».
            
            
               La notion d’«actes ayant des effets juridiques» englobe les actes ayant des effets juridiques en vertu des règles de droit international régissant l’instance en question. Elle englobe également des instruments auxquels le droit international ne confère aucun effet contraignant, mais qui ont «vocation à influencer de manière déterminante le contenu de la réglementation adoptée par le législateur de l’Union»
                  1
               .
            
            
               4.1.2.
                     Application en l’espèce
            
            
               Le conseil conjoint et le comité mixte sont des instances créées par l’ADPC.
            
            
               Les actes figurant en annexe de la présente décision sont des actes ayant des effets juridiques, l’article 81, paragraphe 6, de l’accord habilitant le conseil conjoint à adopter des décisions liant les parties.Les actes ne complètent ni ne modifient le cadre institutionnel de l’accord.
            
            
               En conséquence, la base juridique procédurale pour la décision proposée est l’article 218, paragraphe 9, du TFUE.
            
            
               4.2. Base juridique matérielle
            
            
               4.2.1. 
                     Principes
            
            
               La base juridique matérielle pour une décision au titre de l’article 218, paragraphe 9, du TFUE dépend avant tout de l’objectif et du contenu de l’acte envisagé pour lequel une position est prise au nom de l’Union. Si l’acte envisagé poursuit deux fins ou a deux composantes et si l’une de ces fins ou de ces composantes est identifiable comme principale, tandis que l’autre n’est qu’accessoire, alors la décision doit être fondée sur une seule base juridique matérielle, à savoir celle exigée par la fin ou la composante principale ou prédominante.
            
            
               Si l'acte poursuit plusieurs fins simultanément ou a plusieurs composantes, qui sont liées de façon indissociable, sans que l’une soit accessoire par rapport à l’autre, la base juridique matérielle pour une décision au titre de l’article 218, paragraphe 9, du TFUE devra comporter, à titre exceptionnel, les diverses bases juridiques correspondantes.
            
            
               4.2.2. Application en l’espèce
            
            
               L’objectif et le contenu des actes envisagés portent principalement sur la mise en œuvre de l’accord.
            
            
               L’ADPC poursuit des fins et a des composantes dans les domaines de la politique étrangère et de sécurité commune, de la politique commerciale commune et de la politique en matière de coopération au développement de l’UE. Ces aspects sont liés de façon indissociable, sans que l’un soit accessoire par rapport à l’autre. La signature de l’ADPC par l’UE était fondée sur l’article 37 du traité sur l’Union européenne (TUE) et sur les articles 207 et 209 du TFUE.
            
            
               La position de l’UE vis-à-vis des actes envisagés devrait en conséquence se fonder sur les mêmes bases juridiques matérielles.
            
            
               5. CONCLUSIONS
            
            
               Eu égard à ce qui précède, la base juridique de la décision proposée devrait être l’article 37 du TUE et les articles 207 et 209 du TFUE, en liaison avec l’article 218, paragraphe 9, du TFUE.
            
         
         
            
               2017/0299 (NLE)
            
            
               Proposition conjointe de
            
            
               DÉCISION DU CONSEIL
            
            
               relative à la position à prendre, au nom de l’Union, au sein du conseil conjoint institué par l’accord de dialogue politique et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part, en ce qui concerne l’adoption de décisions concernant le règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte
            
            
               LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
            
            
               vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 37,
            
            
               vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment ses articles 207 et 209, en liaison avec son article 218, paragraphe 9,
            
            
               vu la proposition de la Commission européenne et de la haute représentante de l’Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité,
            
            
               considérant ce qui suit:
            
            
               1)
                     L'accord de dialogue politique et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part (l’«accord»), a été signé à Bruxelles le 12 décembre 2016 et s'appliquera à titre provisoire à compter du 1er novembre 2017.
            
            
               2)
                     Les articles 81 et 82 de l’accord instituent un conseil conjoint et un comité mixte visant à faciliter la mise en œuvre de l’accord.
            
            
               3) 
                     L’article 81, paragraphe 4, de l’accord prévoit que le conseil conjoint arrête son règlement intérieur et l’article 82, paragraphe 3, prévoit qu’il arrête le règlement intérieur du comité mixte.
            
            
               4)
                     L’article 81, paragraphes 3 et 5, de l’accord prévoit que le conseil conjoint est composé de représentants des parties au niveau ministériel et est présidé à tour de rôle par un représentant de l'Union européenne et un représentant de Cuba.
            
            
               5)
                     L’article 82, paragraphes 1 et 5, de l’accord prévoit que le comité mixte est composé de représentants des parties au niveau des hauts fonctionnaires et est présidé à tour de rôle par un représentant de l'Union européenne et un représentant de Cuba.
            
            
               6) 
                     Afin de garantir la mise en œuvre effective de l’accord, il convient d’adopter le règlement intérieur du conseil conjoint et celui du comité mixte.
            
            
               7) 
                     Il convient, par conséquent, que la position de l’Union au sein du conseil conjoint soit fondée sur les textes ci-joints des projets de règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte,
            
            
               A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
            
            
               Article premier
            
            
               La position à prendre au nom de l’Union au sein du conseil conjoint UE-Cuba en ce qui concerne le règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte doit se fonder sur les textes figurant dans l’annexe de la présente décision.
            
            
         
         
            
               Article 2
            
            
               La Commission et la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité sont destinataires de la présente décision.
            
            
               Fait à Bruxelles, le
            
            
                  Par le Conseil
            
            
                  Le président
            
         
         
            
                  
                     (1)
                  Affaire C-399/12, Allemagne/Conseil (OIV), ECLI:EU:C:2014:2258, points 61 à 64.
               
            
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               COMMISSION EUROPÉENNE
            Bruxelles, le13.11.2017
            JOIN(2017) 43 final
            ANNEXE
            de la
            proposition conjointe de décision du Conseil
            relative à la position à prendre, au nom de l’Union, au sein du conseil conjoint institué par l’accord de dialogue politique et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d'une part, et Cuba, d'autre part, en ce qui concerne l'adoption, au sein du conseil conjoint, de décisions concernant le règlement intérieur du conseil conjoint et du comité mixte
            
               
         
         
            
               ANNEXE
            
            
               DÉCISION N° 1/[…] DU CONSEIL CONJOINT UE-CUBA
            
            
               du […]
            
            
               arrêtant son règlement intérieur et celui du comité mixte 
            
            
            
               LE CONSEIL CONJOINT UE-CUBA, 
            
            
               vu l'accord de dialogue politique et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part (ci-après dénommé l’«accord»), et notamment son article 81, paragraphe 4, son article 82, paragraphe 3, et son article 83, paragraphe 5,
            
            
               considérant ce qui suit:
                     
            
            
               Conformément à l’article 86, paragraphe 4, certaines parties de l’accord sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er novembre 2017 entre l’UE et Cuba.
            
            
               Conformément à l'article 81, paragraphe 4, de l'accord, le conseil conjoint doit arrêter son propre règlement intérieur.
            
            
               Conformément à l'article 82, paragraphe 1, de l'accord, le conseil conjoint doit être assisté dans l’accomplissement de ses tâches par un comité mixte. 
            
            
               Conformément à l'article 82, paragraphe 3, de l'accord, le conseil conjoint doit arrêter le règlement intérieur du comité mixte,
            
            
               DÉCIDE: 
            
            
               Article premier
            
            
               Le règlement intérieur du conseil conjoint et celui du comité mixte, figurant respectivement dans les annexes I et II, sont adoptés.
            
            
               Article 2
            
            
               La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.
            
            
               Fait à …, le xxxx. 
            
            
               Pour le conseil conjoint UE-Cuba 
            
         
         
            
                     
                        […]
                     
                     
                        Pour l'UE
                     
                     
                  
                  
                     
                        […]
                     
                     
                        Pour Cuba
                     
                     
                  
               
            
               ANNEXE I 
            
            
               Règlement intérieur du conseil conjoint
            
            
               Article premier
            
            
               Dispositions générales
            
            
               Le conseil conjoint institué conformément à l'article 81, paragraphe 1, de l'accord de dialogue politique et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et Cuba, d'autre part (ci-après dénommé l’«accord»), accomplit ses tâches conformément à l'article 81, paragraphe 2, de l'accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre générale de l'accord, ainsi qu'en ce qui concerne toute autre question bilatérale, multilatérale ou internationale d'intérêt commun.
            
            
               Conformément à l'article 81, paragraphe 3, de l'accord, le conseil conjoint est composé de représentants des parties. Il se réunit au niveau ministériel.
            
            
               Comme le prévoit l'article 81, paragraphe 6, de l'accord, et aux fins de la réalisation des objectifs de ce dernier, le conseil conjoint dispose du pouvoir de prendre des décisions qui lient les parties. Le conseil conjoint prend les mesures appropriées pour la mise en application de ses décisions, y compris, si nécessaire, en habilitant des instances spécifiques instituées au titre de l'accord à agir en son nom. Le conseil conjoint peut également formuler des recommandations. Il prend ses décisions et formule ses recommandations d'un commun accord entre les parties, après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives, conformément à l’article 11. Le conseil conjoint peut déléguer ses pouvoirs au comité mixte.
            
            
               Les parties au présent règlement intérieur sont celles définies à l'article 84 de l'accord. 
            
            
               Article 2
            
            
               Présidence
            
            
               La présidence du conseil conjoint est assurée à tour de rôle par un représentant de l’Union européenne et par un représentant de la République de Cuba, la rotation s’effectuant à chaque réunion. Le premier conseil conjoint sera présidé par un représentant de l’Union européenne.
            
            
               Article 3
            
            
               Réunions
            
            
               1.Le conseil conjoint se réunit régulièrement, au moins une fois tous les deux ans, et lorsque les circonstances l'exigent, sous réserve de l'accord des parties. Sauf décision contraire des parties, chaque réunion du conseil conjoint se tient au lieu habituel de tenue des réunions du Conseil de l'Union européenne.
            
            
               2.Les réunions du conseil conjoint se tiennent à une date arrêtée d'un commun accord par les parties.
            
            
               3.Le conseil conjoint se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires, en accord avec son président, adressée au plus tard 30 jours avant la date de la réunion.
            
            
            
               Article 4
            
         
         
            
               Représentation
            
            
               4.Les membres du conseil conjoint empêchés d'assister à une réunion peuvent se faire représenter. Si un membre désire se faire représenter, il doit informer par écrit le président du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle il sera représenté.
            
            
               5.Le représentant d'un membre du conseil conjoint exerce tous les droits de ce membre.
            
            
               Article 5
            
            
               Délégations
            
            
               Les membres du conseil conjoint peuvent être accompagnés par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président est informé, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations de chacune des parties.
            
            
            
               Article 6
            
            
               Secrétariat
            
            
               Un fonctionnaire de l’Union et un fonctionnaire du gouvernement cubain exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil conjoint. 
            
            
               Article 7
            
            
               Correspondance
            
            
               6.La correspondance destinée au conseil conjoint est adressée à l’un(e) ou l’autre secrétaire, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.
            
            
               7.Les deux secrétaires assurent la transmission de cette correspondance au président et, s’il y a lieu, sa diffusion aux membres du conseil conjoint. 
            
            
               8.La correspondance ainsi diffusée est transmise, suivant les besoins, au secrétariat général de la Commission européenne, au Service européen pour l'action extérieure, aux représentations permanentes des États membres auprès de l'Union européenne, ainsi qu'à la mission de Cuba auprès de l'Union européenne et au ministère des affaires étrangères de la République de Cuba. 
            
            
               9.Les communications émanant du président du conseil conjoint sont envoyées aux destinataires par les deux secrétaires, au nom du président du conseil conjoint. Ces communications sont transmises, le cas échéant, aux membres du conseil conjoint, comme prévu au paragraphe 3.
            
            
               Article 8
            
            
               Confidentialité
            
            
               10.Sauf décision contraire, les réunions du conseil conjoint ne sont pas publiques. 
            
            
               11.Lorsqu’une partie communique au conseil conjoint des informations qualifiées de confidentielles, l’autre partie traite ces informations comme telles.
            
         
         
            
               Article 9
            
            
               Ordre du jour des réunions
            
            
               12.Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est envoyé par les secrétaires aux destinataires visés à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant la date de la réunion. 
            
            
               13.L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour au plus tard 21 jours calendaires avant le début de la réunion. Ces points sont assortis des documents justificatifs y afférents, qui doivent être transmis aux secrétaires avant la date d'envoi de cet ordre du jour. 
            
            
               14.Le conseil conjoint adopte l’ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties. 
            
            
               15.Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier. 
            
            
               16.Si les parties en conviennent, le conseil conjoint peut inviter des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister à ses réunions en qualité d'observateurs ou à fournir des informations sur des sujets particuliers. Les parties conviennent, au cas par cas, des modalités et conditions dans lesquelles ces experts peuvent assister aux réunions et veillent à ce qu’ils respectent les éventuelles exigences de confidentialité.
            
            
            
               Article 10
            
            
               Procès-verbaux
            
            
               1.
                     Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion. 
            
            
               2.
                     Sauf décision contraire prise lors de la réunion, le procès-verbal indique, pour chaque point de l'ordre du jour: 
            
            
               les documents soumis au conseil conjoint; 
            
            
               les déclarations dont l'inscription a été demandée par un membre du conseil conjoint; et
            
            
               les questions sur lesquelles les parties ont marqué leur accord, comme les décisions adoptées, les déclarations convenues et les éventuelles conclusions. 
            
            
               3.
                     Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil conjoint. Le conseil conjoint approuve le procès-verbal lors de sa réunion suivante. Le projet de procès-verbal peut aussi être approuvé par écrit.
            
            
               Article 11
            
            
               Décisions et recommandations
            
            
               1.
                     Le conseil conjoint arrête des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives. 
            
            
               2.
                     Le conseil conjoint peut également, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. À cet effet, le projet de texte de la proposition est communiqué par écrit par le président du conseil conjoint à ses membres conformément à l'article 7, dans un délai d'au moins vingt et un jours calendaires au cours duquel les membres doivent faire connaître les réserves qu'ils souhaitent formuler ou les modifications qu'ils désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire le délai susmentionné afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier. 
            
         
         
            
               3.
                     Les actes du conseil conjoint, conformément à l’article 81, paragraphes 6 et 7, de l’accord, portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de l’année de leur adoption et d’une indication de leur objet. Ils sont signés par le président. Les décisions et les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 7. Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel, les décisions et les recommandations du conseil conjoint. 
            
            
               4.
                     Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption, à moins qu’elle n’en dispose autrement. 
            
            
               Article 12
            
            
               Langues
            
            
               1.
                     Les langues officielles du conseil conjoint sont l’anglais et l’espagnol. 
            
            
               2.
                     Sauf décision contraire, le conseil conjoint délibère sur la base de documents établis dans ces langues. 
            
            
               Article 13
            
            
               Dépenses
            
            
               1.
                     Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil conjoint, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. 
            
            
               2.
                     Les dépenses relatives aux services d'interprétation lors des réunions, ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents, sont prises en charge par l'Union européenne. Si Cuba demande une interprétation ou une traduction vers ou à partir d'autres langues que celles prévues à l'article 12, elle doit supporter les dépenses y afférentes. 
            
            
               3.
                     Les autres dépenses afférentes à l'organisation matérielle des sessions sont prises en charge par la partie qui accueille les sessions. 
            
            
            
            
               Article 14
            
            
               Comité mixte
            
            
               1.
                     Conformément à l'article 82, de l'accord, le conseil conjoint est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le comité mixte. Le comité mixte est composé de représentants des parties, en principe au niveau des hauts fonctionnaires. 
            
            
               2.
                     Le comité mixte prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, contrôle la mise en œuvre, s'il y a lieu, des décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine toute question qui lui est transmise par le conseil conjoint ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l’application de l’accord. Il soumet à l'approbation du conseil conjoint des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations. 
            
            
               3.
                     Le comité mixte arrête les décisions et formule les recommandations que l'accord l'habilite à adopter. Conformément à l’article 82, paragraphe 4, de l’accord, le conseil conjoint peut habiliter le comité mixte à prendre des décisions.
            
            
               4.
                     Lorsque l’accord prévoit une obligation ou une possibilité de consultation ou lorsque les parties décident d’un commun accord de se consulter, cette consultation peut avoir lieu au sein du comité mixte, sauf disposition contraire de l’accord. Elle peut se poursuivre au sein du conseil conjoint si les deux parties en conviennent.
            
            
               Article 15
            
         
         
            
               Modification du règlement intérieur
            
            
               Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du conseil conjoint, conformément aux dispositions de l’article 11.
            
            
               ANNEXE 2 
            
            
               Règlement intérieur du comité mixte 
            
            
               Article premier
            
            
               Dispositions générales
            
            
               1.
                     Le comité mixte institué conformément à l’article 82, de l’accord de dialogue politique et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d'une part, et Cuba, d'autre part (ci-après dénommé l’«accord»), assiste le conseil conjoint dans l'accomplissement de ses tâches et l'exercice de ses fonctions et effectue les tâches prévues dans l'accord et qui lui sont confiées par le conseil conjoint. 
            
            
               2.
                     Le comité mixte prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine tout problème que lui soumet le conseil conjoint, ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en œuvre quotidienne de l’accord. Il soumet au conseil conjoint, pour adoption, des propositions ou des projets de décisions et/ou de recommandations. 
            
            
               3.
                     Conformément à l’article 82, paragraphe 1, de l’accord, le comité mixte est composé de représentants des parties, au niveau des hauts fonctionnaires, en fonction des questions spécifiques à traiter. 
            
            
               Article 2
            
            
               Présidence
            
            
               La présidence du comité mixte est assurée à tour de rôle par un représentant de l’Union européenne et par un représentant de la République de Cuba, la rotation s’effectuant à chaque réunion. Le premier comité mixte sera présidé par un représentant de la République de Cuba.
            
            
               Article 3
            
            
               Réunions
            
            
               1.
                     Sauf accord contraire entre les parties, le comité mixte se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du comité mixte peuvent se tenir à la demande de l’une des parties. 
            
            
               2.
                     Chaque réunion est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité mixte au plus tard 28 jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n’en conviennent autrement.
            
            
               3.
                     Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du comité mixte est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du conseil conjoint.
            
            
               4.
                     Exceptionnellement, et si les parties s’accordent sur ce point, les réunions du comité mixte peuvent se tenir à l’aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par visioconférence.
            
            
               Article 4
            
            
               Délégations
            
         
         
            
               Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations participantes de chacune d’elles.
            
            
               Article 5
            
            
               Secrétariat
            
            
               Deux fonctionnaires (un de chaque partie) exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe, sauf dispositions contraires du présent règlement intérieur, dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération. 
            
            
               Article 6
            
            
               Correspondance
            
            
               1.
                     La correspondance destinée au comité mixte est adressée à l’un(e) ou l’autre secrétaire, qui en informe ensuite l'autre secrétaire. 
            
            
               2.
                     Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit transmise au président et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.
            
            
               3.
                     La correspondance émanant du président est envoyée aux parties par le secrétariat au nom du président. Cette correspondance est diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.
            
            
               Article 7
            
            
               Documents
            
            
               1.
                     Les documents sont diffusés par les secrétaires.
            
            
               2.
                     Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie, sans délai injustifié. 
            
            
               3.
                     Chaque secrétaire communique les documents aux représentants compétents de sa partie, avec copie systématique au secrétaire de l’autre partie.
            
            
               Article 8
            
            
               Confidentialité
            
            
               Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques. Lorsqu’une partie communique au comité mixte des informations qualifiées de confidentielles, l’autre partie traite ces informations comme telles.
            
            
               Article 9
            
            
               Ordre du jour des réunions
            
            
               1.
                     Le secrétariat établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles, conformément aux dispositions de l'article 10 ci-dessous, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.
            
         
         
            
               2.
                     L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, sont diffusés comme prévu à l'article 7, au plus tard 20 jours calendaires avant la date de la réunion. 
            
            
               3.
                     Le comité mixte adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en sont convenues. 
            
            
               4.
                     Le président de la réunion du comité mixte peut, avec l’accord de l’autre partie, inviter, sur une base ad hoc, des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs ou experts respectent les éventuelles exigences de confidentialité.
            
            
               5.
                     Le président de la réunion du comité mixte peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières. 
            
            
               Article 10
            
            
               Procès-verbal et conclusions opérationnelles
            
            
               1.
                     Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.
            
            
               2.
                     Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: 
            
            
               a)
                     une liste des participants, une liste des fonctionnaires les accompagnant et une liste des observateurs ou experts ayant assisté à la réunion; 
            
            
               b)
                     les documents soumis au comité mixte; 
            
            
               c)
                     les déclarations dont l'inscription a été demandée par le comité mixte; et
            
            
               d)
                     les conclusions opérationnelles de la réunion. 
            
            
               3.
                     Le projet de procès-verbal est soumis au comité mixte pour approbation. Le comité mixte approuve le procès-verbal, soit lors de sa réunion suivante, soit par écrit. 
            
            
               4.
                     Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire de la partie assurant la présidence et communiqué aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. Ce projet est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de la réunion, sauf accord contraire des parties, le comité mixte adopte les conclusions opérationnelles, qui exposent les actions de suivi à mettre en œuvre par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours de toute réunion ultérieure du comité mixte. À cette fin, le comité mixte adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné. 
            
            
               Article 11
            
            
               Décisions et recommandations
            
            
               1.
                     Dans les cas spécifiques où l’accord lui confère le pouvoir de prendre des décisions, ou lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le conseil conjoint, le comité mixte arrête des décisions. Il formule également des recommandations. Les décisions et recommandations sont arrêtées d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives. Chaque décision ou recommandation est signée par l’Union et par Cuba. 
            
            
               2.
                     Le comité mixte peut, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite réside dans un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l’article 7. Les parties disposent d'un délai d’au moins 21 jours calendaires pour faire connaître leurs éventuelles observations ou objections. Le président du comité mixte peut, après consultation des parties, réduire ces délais, afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée par le président. 
            
            
               3.
                     Les actes du comité mixte portent le titre de «décision» ou de «recommandation», suivant le cas, suivi d'un numéro d'ordre, de l’année de leur adoption et d'une indication de leur objet. Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption, sauf si elle en dispose autrement. 
            
            
               4.
                     Les décisions et les recommandations sont communiquées aux deux parties. 
            
         
         
            
               5.
                     Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel, les décisions et les recommandations du comité mixte.
            
            
               Article 12
            
            
               Rapports
            
            
               À chaque réunion ordinaire du conseil conjoint, le comité mixte rend compte à celui-ci de ses activités et de celles de ses sous-comités. 
            
            
               Article 13 
            
            
               Langues 
            
            
               1.
                     Les langues officielles du comité mixte sont les langues officielles du conseil conjoint.
            
            
               2.
                     Les langues de travail du comité mixte sont l’anglais et l’espagnol. Sauf décision contraire, le comité mixte délibère sur la base de documents établis dans ces deux langues. 
            
            
               Article 14
            
            
               Dépenses
            
            
               1.
                     Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. 
            
            
               2.
                     Les dépenses relatives à l'organisation des réunions, à la reproduction des documents, à l’interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l’anglais et de l’espagnol ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L’interprétation et la traduction vers ou à partir d’autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.
            
            
               Article 15
            
            
               Modification du règlement intérieur
            
            
               Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du conseil conjoint, conformément à l'article 11 du règlement intérieur du conseil conjoint. 
            
            
               Article 16
            
            
               Sous-comités
            
            
               1.
                     Conformément à l'article 83, paragraphe 3, de l'accord, le comité mixte peut décider de créer un sous-comité dans des domaines spécifiques nécessaires à la mise en œuvre de l'accord pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches. Le comité mixte peut décider de supprimer tout sous-comité institué tel que prévu ci-dessus, et définir ou modifier son règlement intérieur. Sauf décision contraire, ces sous-comités travaillent sous l'autorité du comité mixte, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions. 
            
            
               2.
                     Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire au sein du conseil conjoint, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout sous-comité institué par l’accord ou en vertu du paragraphe 1. 
            
            
               3.
                     Les réunions des sous-comités peuvent être tenues de manière souple, en fonction des besoins, et prendre la forme de réunions physiques, soit à Bruxelles soit à Cuba, ou de réunions par visioconférence, par exemple. Les sous-comités devraient faire office de plateforme permettant de suivre les progrès réalisés en matière de rapprochement dans certains domaines spécifiques, de débattre de certaines questions et difficultés découlant de ce processus, et de formuler des recommandations et des conclusions opérationnelles.
            
         
         
            
               4.
                     Le secrétariat du comité mixte reçoit une copie de tous les courriers, de tous les documents et de toutes les communications utiles concernant le travail des différents sous-comités. 
            
            
               5.
                     Sauf accord contraire des parties au sein du conseil conjoint, les sous-comités ne sont habilités qu'à formuler des recommandations au comité mixte.