CELEX: 32020Q1120(01)
Language: hr
Date: 2020-10-09 00:00:00
Title: Odluka Odbora regija br. 18/2020 o javnom pristupu dokumentima Europskog odbora regija

20.11.2020   
               
               
                  HR
               
               
                  Službeni list Europske unije
               
               
                  L 391/3
               
            
         ODLUKA ODBORA REGIJA br. 18/2020
         o javnom pristupu dokumentima Europskog odbora regija
         PREDSJEDNIŠTVO ODBORA REGIJA,
         uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 15. stavak 3.,
         uzimajući u obzir Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (1),
         uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (2),
         uzimajući u obzir Poslovnik Odbora regija, a posebno njegovo pravilo 78.,
         uzimajući u obzir Odluku br. 64/2003 Predsjedništva Odbora regija od 11. veljače 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija (3),
         uzimajući u obzir Odluku br. 128/2003 Predsjedništva Odbora regija od 17. lipnja 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija putem elektroničkog registra dokumenata,
         budući da u Zajedničkoj izjavi o Uredbi (EZ) br. 1049/2001 Europski parlament, Vijeće i Komisija od ostalih institucija zahtijevaju da usvoje interna pravila o javnom pristupu dokumentima, uzimajući u obzir načela i ograničenja navedena u toj uredbi (4);
         budući da izrada popisa dokumenata kojima se može izravno pristupiti u skladu s pravilom 78. stavkom 2. Pravilnika Odbora regija i provedbene mjere Odbora za ostvarivanje prava građana na pristup dokumentima moraju biti objedinjene u jednoj odluci kako bi se olakšala transparentnost za građane,
         ODLUČILO JE:
         POGLAVLJE I.
         
            OPĆE ODREDBE
         
         
            Članak 1.
            Korisnici, područje primjene i vrste pristupa
            
               1.   Svi građani Unije i sve fizičke ili pravne osobe s boravištem ili sjedištem u nekoj državi članici imaju pravo pristupa dokumentima Odbora regija („Odbor”), podložno načelima, uvjetima i ograničenjima navedenima u Uredbi (EZ) br. 1049/2001 i posebnim odredbama utvrđenima u ovoj Odluci.
            
            
               2.   U smislu ove Odluke, pojam „dokumenti Odbora” znači svaki sadržaj u skladu sa značenjem iz članka 3. točke (a) Uredbe (EZ) br. 1049/2001 koji je sastavilo ili primilo neko tijelo Odbora ili njegovo Glavno tajništvo.
            
            
               3.   Odbor omogućava javni pristup svojim dokumentima putem registra iz poglavlja II. te na zahtjev u skladu s poglavljem III.
            
         
         POGLAVLJE II.
         
            REGISTAR DOKUMENATA ODBORA
         
         
            Članak 2.
            
               1.   U skladu s člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Odbor uspostavlja registar dokumenata.
            
            
               2.   Dokumenti Odbora navedeni na popisu dodanom ovoj Odluci i dokumenti kojima je odobren pristup u skladu s poglavljem III. ove Odluke izravno su dostupni građanima u elektroničkom obliku u registru.
            
            
               3.   Odbor može odlučiti uvrstiti u registar dokumente koji nisu navedeni u stavku 2. U tom slučaju Odbor na temelju prirode svakog dokumenta odlučuje o tome hoće li omogućiti građanima izravan pristup dokumentu u elektroničkom obliku u registru ili će u registar uvrstiti samo referentni broj dokumenta, predmet i/ili kratak opis njegovog sadržaja te datum kada je primljen ili sastavljen i datum upisa u registar.
            
         
         POGLAVLJE III.
         
            POSTUPAK ZAHTJEVA ZA PRISTUP
         
         
            Članak 3.
            Dokumenti kojima se može pristupiti na zahtjev
            Dokumenti Odbora koji nisu navedeni na popisu dodanom ovoj Odluci moraju biti dostupni građanima na zahtjev, koliko je to moguće, podložno ograničenjima utvrđenima člancima 4. i 9. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.
         
         
            Članak 4.
            Početni zahtjev
            
               1.   Podnošenje:
               
                           1.1.
                        
                        
                           Zahtjevi za pristup dokumentu šalju se Glavnom tajništvu Odbora u pisanom obliku, uključujući elektronički oblik, na jednom od jezika iz članka 1. Uredbe br. 1/1958 o određivanju jezika koji se koriste u Europskoj ekonomskoj zajednici (5).
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Zahtjevi se sastavljaju na dovoljno precizan način, a posebice sadržavaju informacije koje omogućuju identifikaciju traženog dokumenta ili dokumenata te ime i kontaktne podatke podnositelja zahtjeva.
                        
                     
                           1.3.
                        
                        
                           Ako zahtjev nije dovoljno precizan, Odbor od podnositelja zahtjeva traži da ga pojasni i u tomu mu pomaže; u tom se slučaju rok za odgovor odgađa dok Odbor ne primi te informacije.
                        
                     
                           1.4.
                        
                        
                           U slučaju ponovljenih ili uzastopnih zahtjeva za vrlo dugačkim dokumentima ili za velikim brojem dokumenata, Odbor se može neslužbeno savjetovati s podnositeljem zahtjeva u cilju pronalaženja rješenja.
                        
                     
                           1.5.
                        
                        
                           Podnositelj zahtjeva nije obvezan navesti razlog za podnošenje zahtjeva.
                        
                     
            
               2.   Obrada:
               
                           2.1.
                        
                        
                           Zahtjev za pristup dokumentu koji je stigao u Odbor istog se dana kada je i zaprimljen šalje timu odgovornom za obradu zahtjeva za pristup dokumentima, koji potvrđuje primitak zahtjeva, sastavlja odgovor i isporučuje dokument unutar propisanog roka.
                        
                     
                           2.2.
                        
                        
                           Ako se zahtjev odnosi na dokument koji je sastavio Odbor, a na koji se može primijeniti jedna od iznimaka utvrđenih člankom 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, tim odgovoran za registar obraća se autoru dokumenta, koji u roku od pet radnih dana predlaže što treba poduzeti.
                        
                     
                           2.3.
                        
                        
                           Ako postoji dvojba o otkrivanju dokumenata trećih strana, Odbor se s potonjima savjetuje i daje im najmanje pet radnih dana da ga obavijeste o svom stajalištu u cilju procjene može li se primijeniti jedna od iznimaka utvrđenih člankom 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.
                        
                     
                           2.4.
                        
                        
                           Ako se zahtjev podnesen Odboru odnosi na dokument koji potječe iz druge institucije i ona ga još uvijek nije stavila na raspolaganje javnosti, Odbor instituciji odgovornoj za taj dokument daje najmanje pet radnih dana da se izjasni ima li ograde u vezi s otkrivanjem tog dokumenta.
                        
                     
                           2.5.
                        
                        
                           Ako odgovor treće strane ili institucije iz koje potječe dokument nije zaprimljen u propisanom roku, Odbor će nastaviti postupak obrade.
                        
                     
            
               3.   Odluka:
               
                           3.1.
                        
                        
                           Kada je pristup traženom dokumentu odobren, Odbor dostavlja traženi dokument podnositelju zahtjeva u roku od 15 radnih dana od zaprimanja zahtjeva. Direktor Uprave A odgovoran je za odgovore kojima se odobrava pristup traženim dokumentima.
                        
                     
                           3.2.
                        
                        
                           Kada je pristup traženom dokumentu odbijen, Odbor u roku od 15 radnih dana od zaprimanja zahtjeva u pisanom obliku obavještava podnositelja zahtjeva o razlozima potpunog ili djelomičnog odbijanja i obavještava podnositelja zahtjeva o njegovu pravu na podnošenje ponovnog zahtjeva. Ako Odbor ne odgovori unutar propisanog vremenskog roka, podnositelj zahtjeva ima pravo podnijeti ponovni zahtjev. Glavni tajnik je odgovoran za odgovore kojima se potpuno ili djelomično odbija pristup traženim dokumentima.
                        
                     
                           3.3.
                        
                        
                           U iznimnim slučajevima, na primjer kada se zahtjev odnosi na vrlo dugačak dokument ili na veliki broj dokumenata, vremenski rok iz stavka 3. podstavaka 1. i 2. može se produljiti za 15 radnih dana, pod uvjetom da se podnositelj zahtjeva o tome unaprijed obavijesti i da se navedu podrobni razlozi za to.
                        
                     
                           3.4.
                        
                        
                           Direktor Uprave A i Glavni tajnik mogu prenijeti svoje ovlasti iz stavka 3. podstavaka 1. i 2.
                        
                     
         
         
            Članak 5.
            Ponovni zahtjevi
            
               1.   Podnošenje:
               
                           1.1.
                        
                        
                           Ponovni zahtjevi dostavljaju se Odboru u roku od 15 radnih dana od primitka potpunog ili djelomičnog odbijanja pristupa traženom dokumentu, a u nedostatku bilo kakvog odgovora na početni zahtjev, dostavljaju se u roku od 15 radnih dana od isteka utvrđenog razdoblja za odgovor.
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Ponovni se zahtjevi sastavljaju u skladu s istim formalnim zahtjevima kao i početni zahtjevi.
                        
                     
            
               2.   Obrada:
               Odredbe iz članka 4. stavka 2. ove Odluke analogno se primjenjuju na obradu ponovnih zahtjeva; međutim, Odbor nije obvezan potvrditi primitak ponovnog zahtjeva.
            
            
               3.   Odluka:
               
                           3.1
                        
                        
                           Kada je pristup traženom dokumentu odobren, Odbor dostavlja traženi dokument podnositelju zahtjeva u roku od 15 radnih dana od zaprimanja ponovnog zahtjeva. Predsjednik je odgovoran za odgovore kojima se odobrava pristup traženim dokumentima.
                        
                     
                           3.2
                        
                        
                           Kada je pristup traženom dokumentu odbijen, Odbor u roku od 15 radnih dana od zaprimanja ponovnog zahtjeva u pisanom obliku obavještava podnositelja zahtjeva o razlozima potpunog ili djelomičnog odbijanja i obavještava podnositelja zahtjeva o pravnim lijekovima koji su mu na raspolaganju. Predsjednik je odgovoran za odgovore kojima se potpuno ili djelomično odbija pristup traženim dokumentima.
                        
                     
                           3.3
                        
                        
                           U iznimnim slučajevima, na primjer kada se ponovni zahtjev odnosi na vrlo dugačak dokument ili na veliki broj dokumenata, vremenski rok iz stavka 3. podstavaka 1. i 2. može se produljiti za 15 radnih dana, pod uvjetom da se podnositelj zahtjeva o tome unaprijed obavijesti i da se navede podrobno obrazloženje.
                        
                     
                           3.4
                        
                        
                           Predsjednik može prenijeti svoje ovlasti iz stavka 3. podstavaka 1. i 2.
                        
                     
         
         
            Članak 6.
            Pravni lijekovi
            Kada Odbor potpuno ili djelomično odbije pristup dokumentu nakon ponovnog zahtjeva ili ne odgovori unutar propisanog vremenskog roka, podnositelj zahtjeva može pokrenuti sudski postupak protiv Odbora i/ili uložiti žalbu Europskom ombudsmanu prema uvjetima utvrđenima u člancima 263. odnosno 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije.
         
         
            Članak 7.
            Izdavanje dokumenata i troškovi odgovora
            
               1.   Izdavanje dokumenata
               
                           1.1
                        
                        
                           Dokumenti se isporučuju u obliku papirnatog primjerka ili u elektroničkom formatu, uzimajući u potpunosti u obzir preferencije podnositelja zahtjeva.
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           Ako su Odbor ili neka druga institucija već objavili dokument i ako mu se može lako pristupiti, Odbor može olakšati pristup tom dokumentu obavještavajući podnositelja zahtjeva kako da dođe do traženog dokumenta.
                        
                     
            
               2.   Troškovi odgovora
               Troškovi izrade i slanja primjeraka od 20 ili više stranica formata A4 mogu se naplatiti podnositelju zahtjeva. Ta naknada ne smije premašivati stvarne troškove te radnje. Isporuka u elektroničkom formatu je besplatna.
            
         
         POGLAVLJE IV.
         
            ZAVRŠNE ODREDBE
         
         
            Članak 8.
            Provedbene mjere
            Glavni tajnik zadužen je za provedbu mjera potrebnih za jamčenje primjene ove Odluke.
         
         
            Članak 9.
            Stavljanje izvan snage Odluke br. 64/2003 i Odluke br. 128/2003
            Ovom Odlukom stavljaju se izvan snage Odluka br. 64/2003 Predsjedništva Odbora regija od 11. veljače 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija i Odluka br. 128/2003 Predsjedništva Odbora regija od 17. lipnja 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija putem elektroničkog registra dokumenata.
         
         
            Članak 10.
            Stupanje na snagu
            Ova Odluka stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
         
         
            Sastavljeno u Bruxellesu 9. listopada 2020.
            
               
                  Za Predsjedništvo Odbora regija
               
               Apostolos TZITZIKOSTAS
               
                  Predsjednik
               
            
         
         
            (1)  SL L 145, 31.5.2001., str. 43.
         
         
            (2)  SL L 295, 21.11.2018., str. 39.
         
         
            (3)  SL L 160, 28.6.2003., str. 96.
         
         
            (4)  SL L 173, 27.6.2001., str. 5.
         
         
            (5)  SL P 017, 6.10.1958., str. 385.
         
      
      
         
            PRILOG
            Popis dokumenata Odbora regija kojima javnost može izravno pristupiti
            1.   Dokumenti koji se odnose na političko djelovanje
            
            Zahtjevi i obrazloženja za izradu samoinicijativnog mišljenja
            Dodjele zahtjevâ
            Nacrti mišljenja tematskih povjerenstava
            Nacrti mišljenja o perspektivama tematskih povjerenstava
            Nacrti izvješća tematskih povjerenstava
            Nacrti izvješća o perspektivama tematskih povjerenstava
            Nacrti rezolucija povjerenstava
            Informativni memorandumi za članove na sastancima povjerenstava
            Amandmani na nacrte mišljenja povjerenstava
            Amandmani na nacrte mišljenja o perspektivama povjerenstava
            Amandmani na nacrte izvješća povjerenstava
            Amandmani na nacrte izvješća o perspektivama povjerenstava
            Amandmani na nacrte rezolucija povjerenstava
            Nacrti mišljenja podneseni na plenarnim sjednicama
            Nacrti mišljenja o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama
            Nacrti izvješća podneseni na plenarnim sjednicama
            Nacrti izvješća o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama
            Nacrti rezolucija podneseni na plenarnim sjednicama
            Informativni memorandumi/Osnovne informacije podneseni na plenarnim sjednicama
            Amandmani na nacrte mišljenja podneseni na plenarnim sjednicama
            Amandmani na nacrte mišljenja o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama
            Amandmani na nacrte izvješća podneseni na plenarnim sjednicama
            Amandmani na nacrte izvješća o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama
            Amandmani na nacrte rezolucija podneseni na plenarnim sjednicama
            Evidencije postupaka na plenarnim sjednicama
            Mišljenja Europskog odbora regija
            Mišljenja o perspektivama Europskog odbora regija
            Izvješća povjerenstva o obrazloženjima tužbi zbog povrede načela supsidijarnosti ili nepoštovanja obveze savjetovanja s Odborom
            Izvješća Europskog odbora regija
            Izvješća o perspektivama Europskog odbora regija
            Rezolucije Europskog odbora regija
            Odluke da se mišljenje ne izradi
            2.   Dokumenti koji se odnose na organizaciju i rad tijela Odbora nadležnih za donošenje odluka
            
            Nacrt Poslovnika
            Amandmani na nacrt Poslovnika
            Poslovnik
            Izvješća o reviziji Poslovnika
            Odluke s plenarne sjednice o izboru članova Predsjedništva
            Odluke s plenarne sjednice o uspostavljanju povjerenstava
            Odluke Predsjedništva o uspostavljanju radnih skupina, zajedničkih savjetodavnih odbora, međuregionalnih skupina i drugih političkih tijela
            Odluke s plenarne sjednice o imenovanju predsjednika
            Odluke s plenarne sjednice o imenovanju prvog potpredsjednika
            3.   Dokumenti koji se odnose na političku strategiju OR-a
            
            Nacrti izjava
            Izjave
            Godišnja evaluacijska izvješća
            Evaluacijska izvješća na kraju mandata
            Sažeci i izvješća o učinku mišljenja OR-a
            Sažeci i godišnja izvješća o radu
            Politički prioriteti
            Politički programi na početku mandata
            Programi rada tematskih povjerenstava OR-a
            4.   Dokumenti koji se odnose na rad tijela Odbora
            
            
               Dokumenti Predsjedništva
            
            Sastavi
            Pozivi na sastanak
            Prijedlozi dnevnog reda
            Popisi prisutnih
            Memorandumi Predsjedništva
            Kalendari sastanaka
            Zapisnici
            
               Konferencija predsjednikâ
            
            Dnevni redovi
            
               Dokumenti s plenarnih sjednica
            
            Pozivi na sastanak
            Prijedlozi dnevnog reda
            Zapisnici
            Popisi prisutnih
            Izjave i govori gostujućih govornika
            
               Dokumenti tematskih povjerenstava (uz one spomenute u točki 1.), zajedničkih savjetodavnih odbora, radnih skupina, međuregionalnih skupina i drugih političkih tijela Odbora
            
            Politički prioriteti (iz akcijskih planova i programa rada)
            Politički programi na početku mandata
            Izvješća o radu i tematska izvješća
            Preporuke
            Sastavi
            Pozivi na sastanak
            Prijedlozi dnevnog reda
            Zapisnici
            Popisi prisutnih
            Prijedlozi za vanjske aktivnosti
            Predstavljanja koja se odnose na tematske rasprave ili mišljenja
            
               Predsjedništvo
            
            Izjave i govori predsjednika
            Izjave i govori potpredsjednikâ
            
               Članovi
            
            Imenovanja članova
            Pisma ostavke članova
            Dopisi o isteku mandata članova
            Izjave o financijskim interesima članova
            
               Troškovi i naknade
            
            Pravila o povratu putnih troškova i isplati paušalnih naknada za putovanja i sastanke članovima
            
               Dokumenti političkih klubova
            
            Osnivanje klubova
            Sastanci predsjednikâ povjerenstava s predsjednikom Odbora
            Pozivi na sastanak
            Dnevni redovi
            
               Seminari i konferencije
            
            Pozivi na sastanke, seminare i konferencije
            Popratni dokumenti
            5.   Dokumenti mreža i platformi OR-a
            
            
               Europska grupacija za teritorijalnu suradnju (EGTS)
            
            Registar
            Nacionalne odluke
            
               Mreža za praćenje primjene načela supsidijarnosti (SMN)
            
            Programi rada u području supsidijarnosti
            Godišnji izvještaji o supsidijarnosti
            Studije
            Dnevni redovi konferencija o supsidijarnosti
            Brošure
            Izvješća o savjetovanju
            Doprinosi partnera SMN-a
            
               Platforma Europa 2020.
            
            Izvješća o praćenju
            Popisi članova
            
               Platforma „Podjela ovlasti”
            
            Studije o podjeli ovlasti
            6.   Dokumenti koji se odnose na komunikaciju i istraživanje
            
            
               Strateški dokumenti
            
            Komunikacijske strategije Odbora
            Godišnji komunikacijski akcijski planovi
            Godišnja komunikacijska izvješća (o radu u prethodnoj godini)
            
               Drugi dokumenti
            
            Priopćenja za medije
            Elektronički bilteni (distribuirani putem usluge pretplate dostupne na početnoj stranici internetskih stranica Odbora)
            
               Organizacija događanja (konferencija, okruglih stolova, javnih savjetovanja, radionica itd.)
            
            Pozivi na sastanke (konferencije, okrugle stolove, javna savjetovanja, radionice itd.) otvorene za javnost
            Informacije za članove o događanjima koja organizira Odbor
            Programi/dnevni redovi događanja koja organizira Odbor
            Sažeci/analize/evaluacije događanja koja organizira Odbor
            
               Studije koje provodi Odbor
            
            Studije
            Istraživački programi Predsjedništva
            
               Vodiči za članove
            
            Vodič za izvjestitelje
            Vodič za članove
            7.   Dokumenti koji se odnose na odnose s drugima
            
            Sporazumi o suradnji
            Komunikacije s europskim i međunarodnim institucijama i tijelima
            Komunikacije s državama članicama
            Komunikacije s lokalnim i regionalnim vlastima
            Komunikacije s međunarodnim organizacijama
            Komunikacije s udruženjima
            Europske grupacije za teritorijalnu suradnju
            8.   Dokumenti koji se odnose na upravljanje, planiranje i izvještavanje Odbora
            
            
               Zapošljavanje i stažiranje
            
            Obavijesti o slobodnom radnom mjestu
            Izjave o zaštiti osobnih podataka koje se odnose na zapošljavanje dužnosnika, upućivanje upućenih nacionalnih stručnjaka i stažiranje
            Pravila za nacionalne stručnjake upućene u Odbor
            Pravila kojima se uređuje program stažiranja u Odboru
            Pravila o financijskoj naknadi putnih troškova koji su stvarno nastali na početku i na kraju stažiranja standardnih stažista u odjelima Odbora
            
               Postupci nadmetanja
            
            Opći uvjeti za narudžbe (ugovori male vrijednosti)
            Izjave o zaštiti osobnih podataka koje se odnose na postupke javne nabave
            Obavijesti o nadmetanju objavljene u Službenom listu
            Obavijesti o dodjeli ugovora objavljene u Službenom listu
            
               Ex-ante objava nadolazećih ugovora male i srednje vrijednosti
            Popis ugovora male i srednje vrijednosti koje je Odbor potpisao u prethodnoj godini
            Popis pojedinačnih ugovora i narudžbenica koji se temelje na okvirnom ugovoru koje je OR potpisao u prethodnoj godini
            
               Pravila o zviždačima i izjave o vanjskim aktivnostima viših dužnosnika
            
            Izjava o zaštiti osobnih podataka koja se odnosi na zaštitu podataka tijekom postupaka zviždanja
            Pravilnik o zviždačima
            Administrativni dogovori između Odbora i OLAF-a
            Godišnje informacije o profesionalnim aktivnostima bivših visokih dužnosnika