CELEX: 52012PC0456
Language: bg
Date: 2012-08-16
Title: Предложение за РЕГЛАМЕНТ НА СЪВЕТА за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Предложение за РЕГЛАМЕНТ НА СЪВЕТА за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	ОБЯСНИТЕЛЕН МЕМОРАНДУМ
1.           КОНТЕКСТ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО
1.1.        Общ контекст
Съгласно регламент на Съвета[1], приет през февруари
1983 г., от определените в член 1 от този регламент институции се
изисква да създадат исторически архиви и да осигурят на обществеността достъп
до тях след изтичането на 30 годишен срок. Това позволява на всяка
институция да съхранява своите исторически архиви на мястото, което тя смята за
най-подходящо.
През 1984 г. Европейският парламент,
Съветът и Комисията се договориха да депозират историческите си архиви в
Европейския университетски институт във Флоренция, където те се предоставят на
разположение на обществеността. Впоследствие Европейската сметна палата,
Европейския икономически и социален комитет и Европейската инвестиционна банка
също решиха да депозират архивите си в Европейския университетски институт.
Условията за депозиране са определени в договор, подписан на 17 декември
1984 г. между Европейските общности, представлявани от Комисията, и
Европейския университетски институт.
Италианското
правителство предоставя на Европейския университетски институт безсрочно и
безплатно подходящи помещения за съхраняване на архивите. Това гарантира, че
депозираните архиви се съхраняват и защитават в съответствие с международно
признатите стандарти.
Целта историческите архиви на институциите да
бъдат депозирани в Европейския университетски институт е да се осигури достъп
до архивите от едно единствено място, да се насърчи извършването на справки в
тях и да се стимулира изследователската дейност по отношение на историята на
европейската интеграция и европейските институции.
1.2         Цел на предложението
Предложението има за цел да потвърди ролята на
Европейския университетски институт в управлението на историческите архиви на
институциите. С него ще се създаде стабилна правна и финансова основа за
партньорството между ЕС и Европейския университетски институт.
1.3         Основни елементи на предложението
В предложението се предвижда историческите
архиви на институциите да бъдат депозирани в Европейския университетски
институт. В бъдеще всички институции, с
изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка, ще
депозират своите исторически архиви в Европейския университетски институт, след
като тези архиви бъдат отворени за обществеността по силата на съществуващия
регламент.
Предложението не засяга въпроса на кого
принадлежат историческите архиви, които остават собственост на депозиралите ги
институции, нито пък съществуващите разпоредби, съгласно които институциите
решават кои документи да предоставят на разположение на обществеността след
изтичането на 30-годишния срок.
Оперативните разходи и разходите за персонал,
направени от Европейския университетски институт за управлението на
историческите архиви, ще се финансират от общия бюджет на ЕС, с изключение на
разходите, свързани с осигуряването и оборудването на сградата/ите и
хранилищата за поместване на архивите и настаняване на персонала, отговарящ за
тях. Достъпът до историческите архиви на ЕС за
обществеността ще се предоставя от Европейския университетски институт. Това
обаче не изключва възможността институциите също да предоставят на
обществеността достъп до своите исторически архиви.
В предложението се прави разграничение между
депозирането на книжни и дигитални архиви. Книжните архивите ще продължават да
бъдат физически депозирани и съхранявани от Европейския университетски
институт. Той обаче не следва да съхранява дигиталните архиви с цел осигуряване
на достъп до тях. Дългосрочното съхранение на дигитални архиви продължава да
бъде отговорност на институциите, от които те произхождат.
С предложението се изясняват отговорностите на
Европейския университетски институт за защита на личните данни, съдържащи се в
историческите архиви на институциите. В него се предвижда също, че всяка институция
приема разпоредби за прилагането на Регламент № 354/83, които включват
разпоредби за съхранението, отварянето за обществеността и защитата на личните
данни в историческите архиви.
2.           РЕЗУЛТАТИ ОТ КОНСУЛТАЦИИТЕ СЪС
ЗАИНТЕРЕСОВАНИТЕ СТРАНИ
Настоящото предложение не налага извършването
на оценка на въздействието.
Бяха проведени консултации със
заинтересованите страни. В качеството си на приемаща институция и приемащо
правителство както Европейският университетски институт, така и Италия изразиха
своята подкрепа за предложението. Административните служби на институциите на
ЕС и мрежата от агенции на ЕС също подкрепят целта на предложението.
Съдът на Европейския съюз и Европейската
централна банка поискаха да бъдат освободени от задължението да депозират своите
исторически архиви в Европейския университетски институт. Те обаче не изключва
възможността да се присъединят в бъдеще на доброволни начала. Това се дължи на
естеството на техните дейности и отразява утвърдената практика в много държави
членки за историческите архиви на подобни организации.
3.           ПРАВНИ
ЕЛЕМЕНТИ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО
3.1         Основна разпоредба на
предложението
В предложението се предвижда историческите
архиви на институциите да бъдат депозирани в Европейския университетски
институт във Флоренция, Италия, където те ще се предоставят на разположение на
обществеността от Европейския университетски институт.
3.2         Правно основание
Правното основание
на предложението е член 352 от Договора за функционирането на Европейския
съюз.
Регламент
№ 354/83 на Съвета и неговото изменение от 2003 г. бяха приети
съгласно член 308 от ДЕО, заменен от член 352 от ДФЕС. Настоящото предложение няма да засегне целта на
Регламент № 354/83, т.е. отварянето на архивите на институциите след
изтичането на 30-годишен срок. С него просто
се установява, че те ще бъдат депозирани в Европейския университетски институт,
след като съответните институции са ги отворили за обществеността в
съответствие със съществуващия регламент. С
това официално се признава съществуващата ситуация, тъй като повечето
институции, които са отворили архивите си, вече ги депозират в Европейския
университетски институт.
В член 3,
параграф 3 от ДЕС се предвижда, че ЕС зачита, inter alia,
богатството на своето културно многообразие и следи за опазването и развитието
на европейското културно наследство. Историческите
архиви на институциите са част от културното наследство на Европа и тяхното
отваряне за обществеността служи главно за академични, образователни и културни
цели. На Съюза са предоставени правомощия да
приема мерки с цел подкрепа, координиране или допълване на действията на
държавите членки в тези области, но в договорите не са предвидени необходимите
правомощия по отношение на историческите архиви на институциите.
Използването на
друго правно основание би довело до предложение за нов регламент и вследствие
на това всички разпоредби на Регламент № 354/83 на Съвета, включително
неговите основни принципи, ще подлежат на обсъждане. Това
далеч би надхвърлило описаната по-горе цел на предложението.
Възможността
предложението да бъде основано на член 15, параграф 3 от ДФЕС беше
проучена, но отхвърлена по следните причини:
Основната цел на
създаването на историческите архиви е да бъдат подбрани документи въз основа на
тяхната трайна административна, историческа или доказателствена стойност, така
че да се съхрани и сподели историческото наследство на институциите. Всяка институция поема инициативата да отвори
историческите си архиви за обществеността след изтичането на 30-годишен срок и
осигурява необходимата допълнителна информация, която да позволи поставянето на
тези архиви в нейния организационен и функционален контекст. Това далеч надхвърля правото на обществеността на
достъп до документите съгласно член 15, параграф 3 от ДФЕС, чиято
основна цел е да се насърчи доброто управление и да се осигури участието на
обществеността в процеса на вземане на решения от страна институциите.
Използването на
член 15, параграф 3 от ДФЕС би стеснило приложното поле на
разпоредбите, регулиращи отварянето на историческите архиви, тъй като за
Европейската централна банка, Европейската инвестиционна банка и Съда на
Европейския съюз — за които понастоящем се прилага Регламент № 354/83 —
регламент, приет на това основание, би се прилагал само при изпълнението на
административните им функции
3.3         Принцип на пропорционалност
Предложението се ограничава до депозирането на
историческите архиви в Европейския университетски институт от страна на
институциите и условията, при които ще се извършва това депозиране.
3.4         Избор на инструменти
Регламентът е единственият подходящ инструмент
за създаване на стабилна правна и финансова основа за партньорството между ЕС и
Европейския университетски институт. Предложението се отнася до ограничено по
естеството си изменение на съществуващ регламент.
4.           ОТРАЖЕНИЕ ВЪРХУ БЮДЖЕТА
Предложението депозирането на историческите
архиви в Европейския университетски институт да стане задължително няма да има
ново отражение върху бюджета в краткосрочен и средносрочен план. Отражението
върху бюджета в дългосрочен план не се очаква да бъде голямо.
Трите най-големи институции —
Европейският парламент, Съветът и Комисията — както и Европейският
икономически и социален комитет, Сметната палата и Европейската инвестиционна
банка вече депозират историческите си архиви в Европейския университетски
институт. Управлението на тези архиви във Флоренция се финансира от бюджета на
ЕС от момента на първоначалното им депозиране в Европейския университетски
институт преди повече от четвърт век. В законодателната финансова обосновка се
предвижда продължаването на това финансиране. Разходите се поделят между
депозиращите институции съобразно с извършената от Европейския университетски
институт работа за съответните им архиви.
Помещаването на архивите и офисите на
персонала, извършващ управлението на архивите в Европейския университетски
институт, се осигуряват от италианското правителство.
Вследствие на настоящото изменение броят на
депозиращите институции ще се увеличи. Тъй като обаче депозирането се отнася до
исторически архиви, които се отварят за обществеността след изтичането на
30-годишен срок, ще мине значително време преди други институции, освен тези,
които вече депозират архивите си в Европейския университетски институт, да
бъдат засегнати от настоящото предложение. Освен това все по-голяма част от
архивите ще бъдат цифровизирани, като това ще даде възможности за реализиране
на икономии от мащаба при тяхната обработка и разпространение от Европейския
университетски институт.
2012/0221 (APP)
Предложение за
РЕГЛАМЕНТ НА СЪВЕТА
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83
по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в
Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА
ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането
на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската
комисия,
след предаване на проекта на законодателния
акт на националните парламенти,
като взе предвид съгласието на Европейския
парламент,
след консултация с Европейския надзорен орган
по защита на данните,
в съответствие със специална законодателна
процедура,
като има предвид, че:
(1)         
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом)
№ 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за
обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и
на Европейската общност за атомна енергия[2]
историческите архиви на институциите и органите се съхраняват и предоставят на
разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от
30 години.
(2)         
Задължението за създаване на исторически архиви и
предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно,
обвързва всяка институция, посочена в член 1 от Регламент (ЕИО, Евратом)
№ 354/83.
(3)         
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се
посочва, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото,
което тя смята за най-подходящо.
(4)         
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и
Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския
университетски институт във Флоренция, където те се предоставят на разположение
на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор
между Европейските общности, представлявани от Комисията, и Европейския
университетски институт във Флоренция.
(5)         
Впоследствие Икономическият и социален комитет и
Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на
договора за депозиране, подписан на 17 декември 1984 г. Европейската
инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в Европейския
университетски институт по силата на отделен договор с Европейския
университетски институт, подписан на 1 юли 2005 г., и на „Правилата за
историческите архиви“, приети от Управителния комитет на банката на 7 октомври
2005 г.[3]
(6)         
Правителството на Италия предоставя на Европейския
университетски институт безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се
осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с
международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на
справки на място.
(7)         
С депозирането на историческите архиви на
институциите в Европейския университетски институт се цели да се осигури достъп
до архивите от едно единствено място, да се насърчи извършването на справки в
тях и да се стимулира изследователската дейност по отношение на историята на
европейската интеграция и европейските институции. Европейският университетски
институт е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху
Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в
управлението на историческите архиви на институциите, осигурява съвременни
научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за тяхното
съхранение и извършването на справки в тях, и е международно признат като
център за тези архиви.
(8)         
За да продължи депозирането на историческите архиви
на институциите в Европейския университетски институт, е необходимо солидно
правно основание, което да отразява ролята на Европейския университетски
институт като партньор на институциите в управлението на техните исторически
архиви.
(9)         
Специфичното естество на дейностите на Съда на
Европейския съюз и Европейската централна банка оправдава освобождаването им от
задължението за депозиране на техните исторически архиви в Европейския
университетски институт в съответствие с настоящия регламент. Съдът на
Европейския съюз и Европейската централна банка могат да депозират
историческите си архиви в Европейския университетски институт на доброволни
начала.
(10)     
Настоящият регламент следва да се прилага за всички
останали институции. Той не изменя нито отговорността на всяка институция да
отвори историческите си архиви за обществеността, нито факта, че всяка
институция остава собственик на историческите си архиви.
(11)     
Личните данни, съдържащи се в историческите архиви,
депозирани в Европейския университетски институт, следва да се обработват в
съответствие с Регламент № 45/2001[4].
(12)     
За подпомагане на управлението на архивите на
институциите от страна на Европейския университетски институт могат да се
отпускат безвъзмездни средства.
(13)     
Регламент № 354/83 следва да бъде съответно
изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се
изменя, както следва:
1. Член 8, параграф 1 се заменя със
следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на
Европейския съюз и Европейската централна банка, депозира в Европейския
университетски институт във Флоренция документите, които са част от нейните
исторически архиви и са отворени за обществеността в съответствие с настоящия
регламент. Депозирането се извършва в
съответствие с приложението.“
2. В
член 8 се добавят следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и Европейската
централна банка могат да депозират историческите си архиви в Европейския
университетски институт на доброволни начала.
4. Депозирането на историческите архиви на
институциите в Европейския университетски институт не накърнява тяхната
собственост или защита, както е предвидено в член 2 от Протокола за
привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора.
5. Европейският университетски институт осигурява
съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва
да отговарят на международно признатите стандарти за физическа защита на
архивите и трябва да спазват най-малко техническите правила и правилата за
сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление
на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват
в специално изградено хранилище.
6. Всяка
депозираща институция има право да изисква информация относно управлението на
своите архиви от Европейския университетски институт и да извършва проверка на
архивите, които е депозирала там.
7. Европейският университетски институт предоставя достъп на
обществеността до историческите архиви, които е получил в съответствие с
параграфи 1 и 3. Институциите могат да предоставят на обществеността
версия на същите исторически архиви.
8. В подкрепа на управлението
на историческите архиви на Европейския университетски институт могат да се
отпускат безвъзмездни средства в съответствие с настоящия регламент, съгласно
Регламент № 1605/2002 на Съвета и при условие че бюджетният орган
предостави необходимите бюджетни кредити на съответния бюджетен ред. Разходите за управление на архивите се поделят
между депозиращите институции на пропорционална основа.
Не са допустими разходите, свързани с осигуряването и оборудването на
сградата/ите и хранилищата за поместване на архивите и настаняване на
персонала, отговарящ за тях.
9. Европейският университетски
институт обработва личните данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите,
в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001. Европейският университетски
институт действа в качеството на обработващо лице в съответствие с член 2
от посочения регламент, съгласно инструкциите на депозиращите институции.
10. Европейският надзорен орган по защита на данните има надзорни
правомощия по отношение на Европейския университетски институт във връзка с
обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани
от институциите.“
3. Член 9, параграф 1 се заменя със
следното:
„Всяка институция приема свои вътрешни правила
за прилагането на настоящия регламент. Те включват разпоредби за опазването,
отварянето за обществеността и защитата на личните данни, съдържащи се в
историческите архиви. Където е възможно, институциите предоставят своите архиви
на обществеността чрез електронни средства. Те също така пазят документи, които
са на разположение във формат, отговарящ на специални нужди (Брайлово писмо,
едър шрифт или записи).“
4. Добавя се приложение в съответствие с
приложението към настоящия регламент.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след
деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият
регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави
членки.
Съставено в Брюксел на […] година.
                                                                       За
Съвета
                                                                       Председател
                                                                       
ПРИЛОЖЕНИЕ
Добавя се следното приложение:
„Приложение
Разпоредби
за депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския
университетски институт във Флоренция
1. В
случай на недигитални архиви оригиналните документи се депозират в Европейския
университетски институт за постоянно съхранение, заедно с микрофилм и/или
цифрово копие от тях.
В случай на дигитални архиви Европейският
университетски институт разполага с постоянен достъп до документите, така че да
може да изпълнява своето задължение да предоставя достъп на обществеността до
историческите архиви от едно единствено място и да насърчава извършването на
справки в тях. Институциите, от които произхождат архивите, продължават да
отговарят за постоянното съхранение на собствените си дигитални архиви.
2. Депозирането
се извършва на годишни траншове, и, доколкото е възможно, съгласно обичайните
процедури за архивна обработка на институциите.
3. По
юридически или административни причини депозиращите институции могат да откажат
да депозират в Европейския университетски институт определени оригинални
документи. В такъв случай те депозират
микрофилм и/или цифрово копие от тях.
4. Депозиращите
институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната
отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или по
друг начин се предоставят на Европейския университетски институт. Европейският университетски институт не може да
променя архивната класификация, установена от депозиращите институции, нито да
премахва или изменя документи или досиета.
5. Европейският университетски институт връща на
депозиращите институции оригиналите на всеки депозиран документ и досие, ако
това бъде поискано от съответната институция. Депозиращите
институции връщат оригиналите на Европейския университетски институт от
момента, в който те повече не се нуждаят от тях.
6. Европейският
университетски институт незабавно информира депозиращите институции за всички
обстоятелства, които могат да изложат на риск неприкосновеността на архивите,
които са депозирали.
ЗАКОНОДАТЕЛНА ФИНАНСОВА ОБОСНОВКА
1.           РАМКА НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО/ИНИЦИАТИВАТА
              1.1.    Наименование на предложението/инициативата
              1.2.    Съответни
области на политиката в структурата на УД/БД
              1.3.    Естество
на предложението/инициативата
              1.4.    Цели
              1.5.    Мотиви
за предложението/инициативата
              1.6.    Срок
на действие и финансово отражение
              1.7.    Предвидени
методи на управление
2.           МЕРКИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ
              2.1.    Правила
за мониторинг и докладване
              2.2.    Система
за управление и контрол
              2.3.    Мерки
за предотвратяване на измами и нередности
3.           ОЧАКВАНО ФИНАНСОВО ОТРАЖЕНИЕ НА
ПРЕДЛОЖЕНИЕТО/ИНИЦИАТИВАТА
              3.1.    Съответни
функции от многогодишната финансова рамка и разходни бюджетни редове
              3.2.    Очаквано
отражение върху разходите
              3.2.1. Обобщение на
очакваното отражение върху разходите
              3.2.2. Очаквано отражение
върху бюджетните кредити за оперативни разходи
              3.2.3. Очаквано отражение
върху бюджетните кредити за административни разходи
              3.2.4. Съвместимост с
настоящата многогодишна финансова рамка
              3.2.5. Участие на трети
страни във финансирането
              3.3.    Очаквано отражение върху
приходите
ЗАКОНОДАТЕЛНА
ФИНАНСОВА ОБОСНОВКА
1.           РАМКА НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО/ИНИЦИАТИВАТА
1.1.        Наименование на
предложението/инициативата
Регламент на Съвета за
изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на
депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския
университетски институт във Флоренция
1.2.        Съответни области на
политиката в структурата на УД/БД[5]
Връзки с гражданското общество, откритост и
информация
1.3.        Естество на
предложението/инициативата
Предложението е във връзка с продължаване на
съществуваща дейност
1.4.        Цели
1.4.1.     Многогодишни стратегически
цели на Комисията, за чието изпълнение е предназначено
предложението/инициативата
Целта на предложението е да уреди по законодателен
ред и да даде солидна основа на съществуващото партньорство с Европейския
университетски институт за управлението и разпространението на историческите
архиви на институциите. С депозирането на историческите архиви на институциите
в Европейския университетски институт се цели да се осигури достъп до архивите
от едно единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се
стимулира изследователската дейност по отношение на историята на европейската
интеграция и европейските институции.
1.4.2.     Конкретни цели и съответни
дейности във връзка с УД/БД
Конкретна цел № 25.02.01.01
Съответни дейности във връзка с УД/БД
Връзки с гражданското общество, откритост и информация
Институции от европейски интерес/исторически
архиви на Европейския съюз
1.4.3.     Очаквани резултати и отражение
Партньорството с Европейския университетски
институт осигурява на историческите архиви на институциите добавена стойност и
служи за насърчаване на разпространението на тези архиви и извършването на
справки в тях от страна на обществеността.
1.4.4.     Показатели за резултатите и за
отражението
(1)         
Депозиране на архивите от институциите в
Европейския университетски институт във Флоренция
(2)         
Събиране и описание от Европейския университетски
институт на частни архиви и лични документи на физически лица, публични и
частни организации, които са допринесли за изграждането на Европа
(3)         
Съставяне и публикуване на опис-указатели,
инвентарни описи, публикации относно източниците и други средства за търсене на
информация
(4)         
Осигуряване от Европейския университетски институт
на читалня и оборудване, предоставяно в читалните
(5)         
Осигуряване на достъп онлайн до инвентарните описи
и архивите
(6)         
Брой на посетителите на читалнята
(7)         
Действия за насърчаване на извършването на справки
в историческите архиви на институциите
1.5.        Мотиви за
предложението/инициативата
1.5.1.     Нужди, които трябва да бъдат
задоволени в краткосрочен или дългосрочен план
Управление и предоставяне на разположение на обществеността
на историческите архиви, депозирани от институциите в Европейския
университетски институт във Флоренция.
1.5.2.     Добавена стойност от намесата
на ЕС
Партньорството с Европейския университетски
институт служи за насърчаване на разпространението на историческите архиви на
институциите и извършването на справки в тях от страна на обществеността.
Самото събирането на архивите на институциите на
едно място увеличава тяхната стойност. То също така дава възможност на
Европейския университетски институт да осигури добавена стойност чрез
създаването на кръстосани връзки между различните архиви, съставянето при
необходимост на помощни инструменти за търсене и други средства за търсене на
информация и осигуряването онлайн и на място на достъп за обществеността до
архивите.
1.5.3.     Изводи от подобен опит в
миналото
Шест институции депозират своите исторически
архиви в Европейския университетски институт във Флоренция съгласно условията
на договор, подписан на 17 декември 1984 г. между Европейските общности и
Европейския университетски институт. Договорът
за депозиране от 1984 г. обаче е остарял и трябва да бъде заменен, тъй
като партньорството с Европейския университетски институт трябва да стъпи на
по-стабилна правна и финансова основа.
1.5.4.     Съгласуваност и евентуална
синергия с други актове
Не се прилага
1.6.        Срок на действие и финансово
отражение
Предложение с неограничен срок на действие
1.7.        Предвидени методи на
управление[6]
Пряко централизирано управление от Комисията
2.           МЕРКИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ
2.1.        Правила за мониторинг и
докладване
За всяка календарна година Европейският
университетски институт ще представя проект на работна програма за обсъждане с
Комисията, включително щатното разписание на персонала към 31 декември на
съответната година, както и за предходната и следващата година. Тези документи
се представят през месец февруари на предходната година.
След консултация с другите депозиращи институции,
работната програма ще бъде договорена между Комисията и Европейския
университетски институт и приложена към годишното споразумение за отпускане на
безвъзмездни средства.
Комисията ще наблюдава изпълнението на работната
програма.
Европейският университетски институт ще представя
годишен доклад за дейността за историческите архиви след края на всяка
календарна година.
2.2.        Система за управление и
контрол
2.2.1.     Установени рискове
Потенциалните рискове за съхранението на
депозираните книжни архиви на институциите са минимални. Италианското
правителство осигури специално изградено за целта хранилище, което отговаря на
най-високите международни стандарти за дългосрочно съхранение на архиви.
2.2.2.     Предвидени методи за контрол
Споразуменията за партньорство с Европейския
университетски институт ще бъдат рамката за постоянно обсъждане, преглед и
оценка на бюджета и работната програма. Всяка депозираща институция има право
да изисква информация относно управлението на своите архиви от Европейския
университетски институт и да извършва проверка на архивите, които е депозирала
там.
2.3.        Мерки за предотвратяване на
измами и нередности
С член 287, параграф 3 от ДФЕС на
Сметната палата се предоставят правомощия да извършва одит на всяко физическо
или юридическо лице, което получава плащания от бюджета на ЕС. Правомощията на
Комисията и OLAF за борба с измамите, засягащи финансовите интереси на ЕС, са
уредени със специални за тази област разпоредби (т.е. Регламент (ЕО)
№ 2185/96 на Съвета и Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Съвета и
Европейския парламент) и Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета
относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските
общности. Съгласно член 120, параграф 3 от последния всяко решение
или споразумение за отпускане на безвъзмездни средства предвижда изрично
правото на Комисията и Сметната палата да упражняват своите правомощия на контрол —
по документи и на място, върху всички изпълнители и подизпълнители, които са
получили средства от ЕС. 
3.           ОЧАКВАНО ФИНАНСОВО ОТРАЖЕНИЕ НА
ПРЕДЛОЖЕНИЕТО/ИНИЦИАТИВАТА
3.1.        Съответни функции от
многогодишната финансова рамка и разходни бюджетни редове
·      Съществуващи разходни бюджетни редове
По ред на функциите от
многогодишната финансова рамка и на бюджетните редове.
 Функция от многогодишната финансова рамка || Бюджетен ред || Вид на разхода || Вноска 
 Исторически архиви на Европейския съюз || Многогод./едногод.([7]) || от държави от ЕАСТ[8]   || от държави кандидатки[9]   || от трети държави || по смисъла на член 18, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент 
 5 Администрация || 25 02 01 01 || Многогод. || НЕ || НЕ || НЕ || НЕ 
3.2.        Очаквано отражение върху
разходите 
3.2.1.     Обобщение на очакваното
отражение върху разходите 
млн. EUR (до 3-тия знак след десетичната запетая)
 Функция от многогодишната финансова рамка: || 5 || „Административни разходи“ 
   ||   || 2013 г. || 2014 г. || 2015 г. || 2016 г. || 2017 г. || 2018 г. || 2019 г.[10] || ОБЩО 2013—2019 г. 
 ГД: Генерален секретариат || 
  Човешки ресурси || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Командировки || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25 02 01 01 Исторически архиви || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 ОБЩО за Генералния секретариат ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 ОБЩО бюджетни кредити за ФУНКЦИЯ 5 от многогодишната финансова рамка || (Общо поети задължения = общо плащания) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 ОБЩО бюджетни кредити за ФУНКЦИИ 1—5 от многогодишната финансова рамка || Поети задължения ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Плащания ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Очаквано отражение върху
бюджетните кредити за оперативни разходи
Предложението не налага използване на бюджетни
кредити за оперативни разходи
3.2.3.     Очаквано отражение върху
бюджетните кредити за административни разходи
3.2.3.1.  Обобщение 
Предложението налага използване на бюджетни
кредити за административни разходи съгласно обяснението по-долу:
млн. EUR (до 3-тия
знак след десетичната запетая)
   || 2013 г. || 2014 г. || 2015 г. || 2016 г. || 2017 г. || 2018 г. || 2019 г. - || ОБЩО 
 ФУНКЦИЯ 5 от многогодишната финансова рамка ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Човешки ресурси ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Други административни разходи ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Междинен сбор за ФУНКЦИЯ 5 от многогодишната финансова рамка ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Извън ФУНКЦИЯ 5[11] от многогодишната финансова рамка   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Човешки ресурси ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Други разходи с административен характер ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Междинен сбор извън ФУНКЦИЯ 5 от многогодишната финансова рамка ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 ОБЩО || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Необходимите
административни ресурси ще бъдат осигурени в рамките на средствата, които могат
да бъдат отпуснати на управляващата генерална дирекция в рамките на процедурата
за отпускане на средства за годината, в контекста на съществуващите бюджетни
ограничения.
3.2.3.2.   Очаквани нужди от човешки
ресурси
Предложението налага използване на човешки ресурси
съгласно обяснението по-долу:
Оценката се посочва в цели стойности (или
най-много до един знак след десетичната запетая)
   || 2012 г. || 2013 г. || 2014 г. || 2015 г. || 2016 г. || 2017 г. || 2018 г. 
  Длъжности в щатното разписание (длъжностни лица и временно наети лица) 
 25 01 01 01 (Централа и представителства на Комисията) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (Делегации) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (Непреки научни изследвания) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (Преки научни изследвания) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Външен персонал (в еквивалент на пълно работно време — ЕПРВ)[12]   
 XX 01 02 01 (ДНП, ПНА, КНЕ от общия финансов пакет) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (ДНП, ПНА, МЕД, МП и КНЕ в делегациите) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13]   || в централата[14]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - в делегациите ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (ДНП, ПНА, КНЕ — Непреки научни изследвания) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 01 05 02 (ДНП, ПНА, КНЕ — Преки научни изследвания) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Други бюджетни редове (да се посочат) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 ОБЩО || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX е съответната
област на политиката или бюджетен дял.
Нуждите от човешки ресурси ще бъдат покрити от
персонала на ГД, на който вече е възложено управлението на дейността и/или
който е преразпределен в рамките на ГД, при необходимост заедно с всички
допълнителни отпуснати ресурси, които могат да бъдат предоставени на
управляващата ГД в рамките на годишната процедура за отпускане на средства и
като се имат предвид бюджетните ограничения.
Описание на задачите, които трябва да се изпълнят:
 Длъжностни лица и временно наети лица || Подготовка на споразуменията за партньорство и за отпускане на безвъзмездни средства. Изготвяне на бюджетното искане. Наблюдение на работната програма и разходите. Евентуални последващи оценки. 
 Външен персонал || ------ 
3.2.4.     Съвместимост с настоящата
многогодишна финансова рамка
Предложението е съвместимо с настоящата
многогодишна финансова рамка.
3.2.5.     Участие на трети страни във
финансирането
Предложението не предвижда съфинансиране от трети
страни
3.3.        Очаквано отражение върху
приходите
Предложението няма финансово отражение върху
приходите.
[1]               Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета,
изменен с Регламент (ЕО, Евратом) № 1700/2003 на Съвета от 22 септември
2003 г. Вж.: ОВ L 43, 15.2.1983 г., стр. 1; ОВ L 243,
27.9.2003 г., стр. 1.
[2]               ОВ L 43, 15.2.1983 г., стр. 1.
[3]               ОВ C 289, 22.11.2005 г., стр. 12 и 13.
[4]               ОВ L 8, 12.1.2001 г., стр. 1.
[5]               УД: управление по дейности; БД: бюджетиране по дейности.
[6]               Подробности във връзка с методите на управление и
позоваванията на Финансовия регламент могат да бъдат намерени на уебсайта
BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Многогод. = многогодишни бюджетни кредити / едногод. =
едногодишни бюджетни кредити.
[8]               ЕАСТ: Европейска асоциация за свободна търговия.
[9]               Държави кандидатки и, ако е приложимо, държави
потенциални кандидатки от Западните Балкани.
[10]             Отражението върху разходите се очаква да продължава да се
развива със същия темп след 2019 г. 
[11]             Техническа и/или административна помощ и разходи в
подкрепа на изпълнението на програми и/или дейности на ЕС (предишни редове
„BA“), непреки научни изследвания, преки научни изследвания.
[12]             ДНП = договорно нает персонал; ПНА = персонал, нает чрез
агенции за временна заетост; МЕД= младши експерт в делегация; МП = местен
персонал; КНЕ = командирован национален експерт. .
[13]             Под тавана за външния персонал от бюджетните кредити за
оперативни разходи (предишни редове „BA“).
[14]             Основно за структурните фондове, Европейския земеделски
фонд за развитие на селските райони (ЕЗФРСР) и Европейския фонд за рибарство
(ЕФР).