CELEX: 32011H0024
Language: bg
Date: 2011-01-11 00:00:00
Title: 2011/24/ЕС: Препоръка на Комисията от 11 януари 2011 година за сертифицирането на предприятията в областта на отбраната по член 9 от Директива 2009/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за опростяване на реда и условията за трансфер на продукти, свързани с отбраната, вътре в Общността  Текст от значение за ЕИП

15.1.2011   
            
            
               BG
            
            
               Официален вестник на Европейския съюз
            
            
               L 11/62
            
         ПРЕПОРЪКА НА КОМИСИЯТА
   от 11 януари 2011 година
   за сертифицирането на предприятията в областта на отбраната по член 9 от Директива 2009/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за опростяване на реда и условията за трансфер на продукти, свързани с отбраната, вътре в Общността
   (текст от значение за ЕИП)
   (2011/24/ЕС)
   ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
   като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 292 от него,
   като има предвид, че:
   
               (1)
            
            
               В член 9 от Директива 2009/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 6 май 2009 г. за опростяване на реда и условията за трансфер на продукти, свързани с отбраната, вътре в Общността (1) се определят критериите за сертифициране от страна на държавите-членки на предприятията в областта на отбраната, установени на тяхната територия, като получатели на свързани с отбраната продукти, трансферирани съгласно генерални лицензи за трансфер.
            
         
               (2)
            
            
               Сертифицирането на предприятията е ключов елемент от опростената система за лицензиране, въведена с Директива 2009/43/ЕО.
            
         
               (3)
            
            
               Различното тълкуване на критериите за сертифициране от страна на държавите-членки би могло да попречи на прилагането на Директива 2009/43/ЕО и за постигането на нейната цел — опростяване.
            
         
               (4)
            
            
               Еднаквото тълкуване и прилагане на критериите за сертифициране от страна на държавите-членки са важни за взаимното признаване на сертификатите, посочени в член 9, параграф 6 от Директива 2009/43/ЕО, и за широката употреба на генерални лицензи.
            
         
               (5)
            
            
               Според представителите на държавите-членки в комитета, създаден по силата на член 14 от Директива 2009/43/ЕО, еднаквото тълкуване и прилагане на критериите за сертифициране могат да бъдат постигнати с приемането на препоръка на Комисията.
            
         
               (6)
            
            
               Поради това представителите на държавите-членки в комитета, създаден по силата на член 14 от Директива 2009/43/ЕО, учредиха работна група, която да изготви насоки за сертифицирането на предприятията в областта на отбраната по член 9 от Директива 2009/43/ЕО.
            
         
               (7)
            
            
               Насоките, изложени в настоящата препоръка, се основават на най-добрите практики на някои държави-членки, чиято ефикасност и приложимост са доказани,
            
         ПРИЕ НАСТОЯЩАТА ПРЕПОРЪКА:
   1.   КРИТЕРИИ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ
   
   1.1.   Оценка на критериите, изложени в член 9, параграф 2, букви а) и б)
   
   На сертифициране подлежат единствено предприятията получатели, действително произвеждащи свързани с отбраната продукти, които са предмет на Директива 2009/43/ЕО и които са съставени от компоненти и/или системи и подсистеми, закупени от трети страни, с оглед тяхното пускане на пазара със собствено име или търговска марка.
   Сертифицираните предприятия получатели следва да употребяват свързаните с отбраната продукти, получени съгласно посочените в член 5, параграф 2, буква б) от Директива 2009/43/ЕО генерални лицензи за трансфер, за своето собствено производство (което включва вграждане на компоненти в други продукти или като резервни части) и не следва да ги трансферират впоследствие, нито да ги изнасят като такива (освен с цел поддръжка или поправка), когато се изисква предварително разрешаване от страна на държава-членка на произход.
   Когато е целесъобразно и преди издаване на сертификат, компетентните органи следва да могат да изискат предприятията получатели да декларират, че поемат следните ангажименти:
   
               а)
            
            
               да употребяват свързаните с отбраната продукти, получени съгласно посочените в член 5, параграф 2, буква б) от Директива 2009/43/ЕО генерални лицензи за трансфер, за своето собствено производство;
            
         
               б)
            
            
               да се въздържат от последващо трансфериране или износ на съответните продукти като такива, освен с цел поддръжка или поправка.
            
         1.2.   Доставки за предприятията получатели, които извършват покупки, предназначени за изключителна употреба от въоръжените сили на държава-членка съгласно посочените в член 5, параграф 2, буква а) от Директива 2009/43/ЕО генерални лицензи за трансфер
   
   На предприятията получатели, определени за възлагащи органи по смисъла на член 1, параграф 9 от Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (2), които извършват покупки, предназначени за изключителна употреба от въоръжените сили на държава-членка, следва да се позволи да получават свързани с отбраната продукти съгласно посочените в член 5, параграф 2, буква а) от Директива 2009/43/ЕО генерални лицензи, без да са сертифицирани.
   1.3.   Оценка на критериите, изложени в член 9, параграф 2, букви в) и е)
   
   Посоченият в член 9, параграф 2, буква в) от Директива 2009/43/ЕО служител на висш ръководен пост следва да отговаря лично за вътрешната програма за съответствие или системата за управление на износа и трансфера, внедрена в предприятието, и за персонала, занимаващ се с контрол на износа и трансфера. Този служител на висш ръководен пост следва да бъде член на управителния орган на предприятието.
   Когато се изисква сертификат за едно или повече производствени звена, при описанието на веригата на отговорност в структурата на предприятието получател, което се изисква съгласно член 9, параграф 2, буква е) от Директива 2009/43/ЕО, е необходимо ясно да се открои контролът от страна на служителя на висш ръководен пост над персонала от звената, които се занимават с контрол на износа и трансфера.
   В приложение I са изложени въпроси и насоки, свързани с описанието на вътрешните програми за съответствие и за последваща оценка. Държавите-членки могат да добавят допълнителни въпроси. Когато държавите-членки добавят допълнителни въпроси, последните следва да бъдат пряко свързани с процеса на оценяване на сертифицирането.
   1.4.   Организационна структура, подлежаща на сертифициране, и оценка на критериите, изложени в член 9, параграф 2, букви г) и д)
   
   Начинът на сертифициране зависи от организационната структура на предприятието получател, и от начина, по който то делегира отговорността за контрола на трансфера и износа. Предприятията с производствени звена и свързани дейности на различни адреси, на които е делегирана отговорността за контрола на трансфера и износа, следва да посочат кои от въпросните звена трябва да бъдат включени в обхвата на сертификата.
   2.   СЕРТИФИЦИРАНЕ
   
   2.1.   Стандартен образец на сертификат
   
   Препоръчва се използването на стандартния образец на сертификат, изложен в приложение II.
   Сертификатът следва да бъде съставен на един от официалните езици на издаващата го държава-членка и за предпочитане — на един от официалните езици на друга държава-членка, така както е посочено от сертифицираното предприятие получател. Датата на влизане в сила на сертификата следва да бъде отбелязана върху него.
   За целите на член 9, параграф 4, буква а) в сертификата следва да се изисква сертифицираното предприятие получател да уведоми компетентния орган за всички фактори и събития, възникнали след предоставянето на сертификата, които могат да окажат влияние върху неговата валидност или съдържание. По-специално сертифицираното предприятие получател следва да уведоми за следното:
   
               а)
            
            
               всякакви значителни промени в неговата промишлена дейност в сферата на свързаните с отбраната продукти;
            
         
               б)
            
            
               всякакви промени в адреса, на който компетентният орган може да получи достъп до документацията относно получените свързани с отбраната продукти.
            
         За целите на буква а), където е уместно, значението на промените, които обосновават такова уведомяване, следва да се оценява предвид вече представената информация за регистрацията като предприятие в сферата на отбраната или за предоставяне на всякакви лицензи за отбранителна дейност или лицензи за производство.
   2.2.   Обмен на информация за предприятията получатели, които желаят да бъдат сертифицирани
   
   За целите на член 12 от Директива 2009/43/ЕО националните компетентни органи се насърчават да обменят всяка релевантна информация, свързана с издаването на сертификати. Ако за оценяването на предприятие получател с оглед издаване на сертификат е необходимо да се събере информация от други компетентни органи, преди да издаде сертификата, издаващият го национален компетентен орган следва да се свърже с другите национални компетентни органи.
   3.   МОНИТОРИНГ НА СЪОТВЕТСТВИЕТО
   
   3.1.   Правомощия на компетентните органи за извършване на посещения за проверка на съответствието
   
   За целите на посещенията за проверка на съответствието с условията в сертификата и с критериите, изложени в член 9, параграф 2, назначените от компетентния орган инспектори следва да разполагат най-малко със следните правомощия:
   
               а)
            
            
               да влизат в съответните обекти;
            
         
               б)
            
            
               да проверяват и да вземат копия от документацията, данни, процедурни правилници и всякакви други материали, свързани с изнесените, трансферираните или получените продукти по лиценз за трансфер от друга държава-членка.
            
         Тези проверки се извършват в съответствие със законодателството на държавата-членка, в която се провеждат.
   3.2.   Случаи, при които е обоснована повторна оценка
   
   Повторна оценка на съответствието с условията в сертификата и с критериите, изложени в член 9, параграф 2, следва да бъде извършена в следните случаи:
   
               а)
            
            
               значителни промени в сертифицираното предприятие получател, включително промени във вътрешната организация на предприятието или в неговите дейности;
            
         
               б)
            
            
               признаци за това, че сертифицираното предприятие получател вече не отговаря на съответните условия и критерии;
            
         
               в)
            
            
               когато на сертифицираното предприятие получател са предписани корективни действия;
            
         
               г)
            
            
               когато предстои отмяна на временното спиране на действието на сертификата.
            
         3.3.   Засилен мониторинг на неотдавна сертифицирани предприятия получатели
   
   Компетентният орган следва да обърне специално внимание на мониторинга на неотдавна сертифицирани предприятия получатели. Компетентният орган следва да извършва този мониторинг на съответствието през първата година след първото издаване на сертификата.
   4.   КОРЕКТИВНИ МЕРКИ, ВРЕМЕННО СПИРАНЕ НА ДЕЙСТВИЕТО И ОТНЕМАНЕ НА СЕРТИФИКАТИ
   
   4.1.   Решения за предписване на корективни действия
   
   Когато сертифицирано предприятие получател вече не съответства на един или повече от изложените в член 9, параграф 2 от Директива 2009/43/ЕО критерии или на условията в сертификата и в случай че компетентният орган прецени, че това несъответствие е незначително, в срок, не по-дълъг от един месец от датата, на която компетентният орган е бил осведомен за това несъответствие, последният следва да вземе решение, с което да изиска от предприятието получател да предприеме корективни действия.
   Компетентният орган следва да уведоми незабавно сертифицираното предприятие получател за решението си в писмена форма. С това решение следва да се изиска от сертифицираното предприятие получател да предприеме предписаното корективно действие в срока, посочен в писменото уведомление.
   При изтичане на този срок компетентният орган следва да провери дали корективното действие е изпълнено. Проверката може да включва посещение на място, среща с посочения в член 9, параграф 2, буква в) от Директива 2009/43/ЕО служител на висш ръководен пост или с друг висш служител, избран от служителя на висш ръководен пост, и /или оценка на писмената документация, представена от служителя на висш ръководен пост.
   В срок, не по-дълъг от три месеца след приключване на проверката, сертифицираното предприятие получател следва да бъде уведомено писмено за оценката от страна на компетентния орган за целесъобразността на предприетото корективно действие.
   4.2.   Временно спиране на действието и отнемане на сертификати
   
   Компетентният орган следва временно да спре действието или да отнеме сертификата в който и да е от следните случаи:
   
               а)
            
            
               съответното сертифицирано предприятие получател не е предприело корективните действия в срока, посочен от компетентния орган в писменото уведомление, с което се изисква сертифицираното предприятие получател да предприеме корективни действия;
            
         
               б)
            
            
               сертифицираното предприятие получател вече не отговаря на един или повече от изложените в член 9, параграф 2 от Директива 2009/43/ЕО критерии или на условията в сертификата или компетентният орган прецени, че несъответствието е значително.
            
         Компетентният орган следва да уведоми незабавно в писмена форма сертифицираното предприятие получател и Комисията за решението си за временно спиране на действието или за отнемане на сертификата.
   Компетентният орган следва да запази временното спиране на действието, докато сертифицираното предприятие получател не бъде в състояние да докаже съответствието си на изложените в член 9, параграф 2 от Директива 2009/43/ЕО критерии и на условията в сертификата. В писменото уведомление за временно спиране на действието на сертификата или в последващата писмена кореспонденция компетентният орган следва да определи срок, в който сертифицираното предприятие получател да докаже съответствието.
   4.3.   Отмяна на временното спиране на действието на сертификата
   
   След изтичане на срока, определен в решението за временно спиране на действието, компетентният орган следва да провери дали сертифицираното предприятие получател отговаря на изложените в член 9, параграф 2 от Директива 2009/43/ЕО критерии и на условията в сертификата.
   Проверката може да включва посещение на място, среща с посочения в член 9, параграф 2, буква в) от Директива 2009/43/ЕО служител на висш ръководен пост или с друг висш служител, избран от служителя на висш ръководен пост, и /или оценка на писмената документация, представена от служителя на висш ръководен пост.
   В срок, не по-дълъг от един месец след приключване на проверката, сертифицираното предприятие получател следва да бъде уведомено писмено за новото решение на компетентния орган, в което се указва, че:
   
               а)
            
            
               временното спиране на действието на сертификата е отменено и се посочва датата, от която решението влиза в сила;
            
         
               б)
            
            
               временното спиране на действието се запазва до определена дата, след която ще бъде извършена нова проверка;
            
         
               в)
            
            
               сертификатът се отнема.
            
         5.   ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ, СВЪРЗАНА СЪС СЕРТИФИЦИРАНЕТО
   
   В случай на предоставяне, временно спиране на действието, отнемане или отмяна на временното спиране на действието на сертификат компетентният орган уведомява незабавно писмено сертифицираното предприятие получател и Комисията.
   6.   ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ
   
   Държавите-членки се приканват да приложат настоящата препоръка най-късно до 30 юни 2012 г.
   Държавите-членки се насърчават да уведомят Комисията за всякакви мерки, предприети за прилагане на настоящата препоръка.
   7.   АДРЕСАТИ
   
   Адресати на настоящата препоръка са държавите-членки.
   
      Съставено в Брюксел на 11 януари 2011 година.
      
         
            За Комисията
         
         Antonio TAJANI
         
            Заместник-председател
         
      
   
   
      (1)  ОВ L 146, 10.6.2009 г., стр. 1.
   
      (2)  ОВ L 134, 30.4.2004 г., стр. 114.
   
      ПРИЛОЖЕНИЕ I
      
         Въпроси и насоки, свързани с описанието на вътрешните програми за съответствие и за последваща оценка
      
      
                  Ключови области
               
               
                  Основни въпроси
               
               
                  Препоръки за най-добри практики
               
               
                  Съответен критерий за сертифициране
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              Организационни, човешки и технически ресурси, заделени за управлението на трансферите и износа
                           
                        
               
                  Какъв процент от дейността на предприятието (годишен оборот) зависи от износа и трансферите на подлежащи на лицензиране предмети?
                  Колко на брой износа и трансфера на такива артикули се осъществяват годишно?
                  Какви дейности в рамките на дружеството (например закупуване, инженеринг, управление на проекти, експедиция) са ангажирани с процеса на износ и трансфер и по какъв начин са организирани тези отговорности?
                  Разполага ли предприятието с електронна система за управление на износа и трансферите? Какви са нейните основни характеристики?
               
               
                  Целта на тези въпроси е да се получи допълнителна информация за вътрешната организация на предприятието, която е от значение за оценката на въздействието на дейностите по износа/трансфера върху предприятието и върху свързаните с тях оперативни процедури.
               
               
                   
               
            
                  Колко души са заети единствено в управлението на износа и трансферите или отговарят за това наред с други задачи?
               
               
                  Следва да има поне двама души в случай на отпуск, болест и т.н.
               
            
                  Разпространява ли предприятието като вътрешни циркулярни съобщения своите писмени ангажименти за спазване на нормите за контрол на износа/трансфера и за придържане към всички съответни ограничения за крайната употреба и износа?
                  Разпространява ли предприятието като вътрешни циркулярни съобщения своите писмени ангажименти при поискване да предостави информация за крайната употреба/крайния потребител?
               
               
                  И двата писмени ангажимента следва да бъдат включени в наръчниците за съответствие, които са на разположение на персонала по контрола на износа/трансфера, и да бъдат сведени до знанието на всички служители, засегнати от контрола на износа/трансфера (напр. отдел продажби и т.н.)
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква г) и член 9, параграф 2, буква д)
               
            
                  Спазвало ли е предприятието до момента нормите за контрол на износа/трансфера?
               
               
                  Предприятието следва да разполага със солидни данни за спазването на нормите за контрол на износа/трансфера.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква а)
               
            
                  Предоставят ли се на персонала по контрола на износа/трансфера наръчниците за съответствие и поддържат ли се актуализирани?
               
               
                  Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да има достъп до наръчниците за съответствие поне в електронен вариант (напр. в интранета на предприятието), за да може да ги ползва и да прави справки в тях.
                  Тези наръчници следва да съдържат оперативните и организационните процедури, които персоналът по контрола на износа/трансфера следва да спазва.
                  Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да бъде информиран своевременно за измененията на наръчника, които се отнасят до съответните му задължения, както и за тяхното влизане в сила.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              Верига на отговорност
                           
                        
               
                  Моля, опишете веригата на отговорност за износа и трансферите във вашето предприятие.
               
               
                  Отговорността за спазването на изискванията за контрол на износа/трансфера следва да бъде определена писмено. Носителят, на който се намира писменото описание на веригата на отговорност (като документи или организационни диаграми), следва да бъде поддържан актуален.
                  Описанието следва да включва подробности за евентуални делегирания на отговорността и за приетите практики, в случай че посоченият в член 9, параграф 2, буква в) от Директива 2009/43/ЕО служител на висш ръководен пост отсъства.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Това описание винаги ли е на разположение на компетентния орган?
               
               
                  Компетентният орган следва винаги да има лесен достъп до информацията за веригата на отговорност не само на етапа на подаване на заявление, но и при последващите мониторинг на съответствието и посещения за проверка на съответствието.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  В коя част от вашето предприятие е разположено управлението на износа/трансфера?
               
               
                  В зависимост от размера и структурата на предприятието управлението на контрола на износа/трансфера може да бъде организирано във всяко звено за експедиция, в централния офис или като отделен департамент за контрол на износа.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Какви са взаимоотношенията между персонала по контрола на износа/трансфера и другите длъжности в рамките на предприятието?
               
               
                  Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да бъде защитен във възможно най-голяма степен от конфликт на интереси. Те следва да разполагат с правомощия за спиране на операции.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  По какъв начин е организирана връзката между персонала по контрола на износа/трансфера и служителя на висш ръководен пост, напр. какви са възможностите за обмен на информация?
               
               
                  Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да има възможност да докладва директно на служителя на висш ръководен пост, за да може да го уведоми за необходимостта от спиране на операция.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Моля, посочете останалите отговорности на служителя на висш ръководен пост, който е определен за лично отговорен за трансферите и износа.
               
               
                  Служителят на висш ръководен пост следва да бъде част от висшия управленски екип. Неговата длъжност не следва да води до възникване на конфликт на интереси (напр. не може да бъде началник продажби и т.н.).
               
               
                  Член 9, параграф 2, букви в) и е)
               
            3.   Вътрешни одити
               
            
                  
                              а)
                           
                           
                              Проверка на случаен принцип
                           
                        
               
                  Колко често се извършват проверки на случаен принцип?
               
               
                  Вътрешната програма за съответствие (ВПС) и ежедневните оперативни процедури следва да бъдат подлагани на (неочаквани) проверки на случаен принцип.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              б)
                           
                           
                              Вътрешни одити
                           
                        
               
                  Колко често се извършват вътрешни одити?
               
               
                  В идеалния случай веднъж годишно, но минимум веднъж на всеки три години.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Какъв дял от операциите по износ/трансферите подлежи на проверка?
               
               
                  В зависимост от броя на операциите по износ/трансферите — минимум 1 %, като предвиденият максимум е 20 %. Процентът може да е различен при отделните одити.
               
            
                  Кой извършва тези проверки?
               
               
                  Възможен е един от следните отговори:
                  
                              —
                           
                           
                              старши служител във веригата на отговорност за контрола на износа/трансфера;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              управителят по качеството;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              финансовият управител или счетоводителят;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              представител от средното управленско равнище или на по-висока длъжност, който не е ангажиран пряко с ежедневната работа на екипа по износа/трансфера.
                           
                        
            
                  Какви въпроси обхващат тези одити?
               
               
                  Одитите следва да обхващат най-малко следните въпроси:
                  
                              —
                           
                           
                              Спазват ли се въведените ограничения по отношение на износа?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Въведени ли са процедури, с които да се гарантира спазването на всички разпоредби по отношение на износа и трансфера, и ако отговорът е „Да“, поддържат ли се актуализирани?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Организират ли се редовно обучения за повишаване на осведомеността?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Леснодостъпна ли е документацията?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Изчерпателна ли е документацията?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Обхваща ли документацията всички важни аспекти по отношение на вноса, износа и трансфера, както и на продуктите, които остават в държавата-членка?
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Налична ли е информация за жизнения цикъл на съответните продукти от източника до местоназначението?
                           
                        
            
                  
                              в)
                           
                           
                              Планиране, ефективност и последващи действия във връзка с одитите
                           
                        
               
                  Как гарантирате, че одитирате представителен обем от пратки?
               
               
                  Следва да бъде одитирана поне една пратка на клиент или местоназначение или поне една пратка за всеки проект.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Въвежда ли предприятието програма за вътрешен одит?
               
               
                  Следва да се въведе програма за вътрешен одит, за да се гарантира одитирането на представителен обем от пратки.
               
            
                  Системно ли се коригират случаите на несъответствие, установени при вътрешните одити? Съхранява ли се проследима информация за такива действия?
               
               
                  Предприятието следва да записва ясно всички случаи, при които има съмнение за несъответствие, установени при вътрешния одит, препоръчаните за неговото отстраняване мерки и оценка на ефективността на посочените корективни мерки за привеждане в съответствие.
               
            4.   Повишаване на осведомеността като цяло
               
            
                  
                              4.1.
                           
                           
                              Оперативни и организационни процедури
                           
                        
               
                  По какъв начин вътрешните процеси на предприятието за повишаване на осведомеността като цяло и за свеждане на рисковете до минимум са свързани с контрола на износа/трансфера?
               
               
                  Следва да бъдат установени писмено оперативни и организационни процедури и да се предоставят инструкции и насоки относно:
                  
                              —
                           
                           
                              цялостния процес на износ/трансфер от получаване на поръчка, оценка на приложимостта на разпоредбите за износ/трансфер, съответствие с приложимите разпоредби за износ/трансфер и експедицията или предаването (трябва да се извърши окончателна проверка за съответствие преди експедицията или предаването);
                           
                        
                              —
                           
                           
                              мониторинга на съответствието с реда и условията на лиценза;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              взаимодействието с външни страни и в определени случаи — с други заинтересовани департаменти в рамките на предприятието като тези по правните въпроси или по продажбите;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              координацията на всички служители, които участват или по някакъв начин са свързани с контрола на износа/трансфера (напр. персоналът по продажбите трябва да бъде инструктиран да информира персонала по контрола на износа/трансфера за всякакви съмнения и следва да бъде информиран за това, че може да се пристъпи към обработката на дадена поръчка единствено след разрешение от страна на персонала по контрола на износа/трансфера);
                           
                        
                              —
                           
                           
                              координацията и евентуалния обмен на информация с компетентните органи (напр. евентуално докладване за подозрителни поръчки за операции, евентуално наличие на политика на доброволно разкриване на информация и т.н.).
                           
                        
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            4.1.1.   Оперативни и организационни процедури: етап преди лицензиране (1)
                  
               
            
                  
                              а)
                           
                           
                              ембарго
                           
                        
               
                  По какъв начин предприятието взема предвид наличието на ембарго?
               
               
                  Когато е планирано дадена пратка да бъде изпратена до местоназначение под ембарго е необходимо наличието на правила за проверка на съответните правила във връзка с ембаргото. Тези проверки трябва да включват най-малко:
                  
                              —
                           
                           
                              забраните за доставка, въведени чрез законодателството във връзка с ембаргото;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              класификацията на предвидените за експедиране продукти, сравнена със списъка на продуктите под ембарго;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              изискванията за допълнително лицензиране за определени услуги като техническа помощ например.
                           
                        
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              б)
                           
                           
                              списъци на санкциите
                           
                        
               
                  По какъв начин предприятието взема предвид списъците на санкциите?
               
               
                  Наименованията и данните за самоличността на юридическите и физическите лица, които са снабдявани, следва да бъдат проверявани в съответните списъци на санкциите.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  При търсене на данни за самоличност в списъка на санкциите какво е изискваното ниво (или процент) на открито съвпадение, за да се счита то за действително съвпадение? Какви са процедурите след откриване на съвпадение с дадено наименование?
               
               
                  Следва да съществуват писмени процедурни инструкции, в които да се описва подробно какво трябва да се предприеме в случай на вероятно и действително съвпадение (напр. когато бъде установено съвпадение, това трябва да бъде докладвано на компетентния орган).
               
            
                  
                              в)
                           
                           
                              контрол на включени в списъци продукти (продукти, които са предмет на лицензиране поради включването им в списък за контрол на износа/трансфера)
                           
                        
               
                  Въпроси относно вътрешните процеси, гарантиращи, че включен в списък продукт не се изнася или трансферира без лиценз:
               
               
                   
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              Съществува ли електронна система за обработка на данни за записване на класификацията на получаваните или произвежданите от предприятието продукти?
                           
                        
               
                  Класификацията на продуктите следва да бъде записана в електронна система за обработка на данни (единствено ако вече съществува такава). Промените в списъците за контрол следва да се съобщават незабавно в системата.
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              По какъв начин всички продукти, за които се изисква лицензиране, са класифицирани и записани и кой отговаря за това? Какви процеси са въведени, за да се гарантира, че класифицирането на продуктите се поддържа актуализирано и по какъв начин се документира това?
                           
                        
               
                  Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да отговаря за записването и класифицирането на продуктите, ако е необходимо — чрез консултация с технически експерти.
               
            
                  
                              3.
                           
                           
                              По какъв начин се оценяват крайната употреба от страна на получателя и неговата надеждност?
                           
                        
               
                  Персоналът по контрола на износа/трансфера следва да отговаря за проверката на надеждността на получателите, като отделя специално внимание на крайната употреба и на риска от отклоняване.
                  Ако персоналът по контрола на износа/трансфера получи информация за това, че получателят е нарушил разпоредбите за контрол на износа/трансфера, той трябва да уведоми компетентния орган. Проверката на добросъвестността на получателя е особено важна, когато клиентът е нов, данните за самоличността му не са ясни или съществуват съмнения относно декларираната крайна употреба (напр. поръчка на необичайни количества, специални и необичайни транзитни маршрути, заявени от получателя, и т.н.).
               
            
                  
                              г)
                           
                           
                              нематериален трансфер на технологии
                           
                        
               
                  По какъв начин предприятието гарантира съответствие с изискванията за нематериален трансфер на технологии (НТТ) (напр. електронна поща и достъп до интранета от чужбина)?
               
               
                  Предприятието следва да е изготвило ясни писмени инструкции по отношение на НТТ по електронна поща, факс, интранет или интернет.
                  Не следва да се извършва доставка или трансфер на технология до провеждането на проверка за необходимостта от лиценз, а в случай че такъв е необходим — до неговото издаване, за да се разреши трансферът.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              д)
                           
                           
                              техническа помощ
                           
                        
               
                  По какъв начин предприятието гарантира съответствие с изискванията за техническа помощ?
               
               
                  Следва да бъде въведена процедура за гарантиране на съответствие с изискванията за техническа помощ:
                  
                              —
                           
                           
                              за чуждестранни посетители/служители;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              за служители (напр. техници) в чужбина;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              за конференции и семинари с чуждестранни участници или организирани в чужбина.
                           
                        
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              4.1.2.
                           
                           
                              Оперативни и организационни процедури: етап на лицензиране
                           
                        
               
                  По какъв начин предприятието гарантира, че изготвя подробни и пълни заявления за лиценз?
               
               
                  Предприятието следва да бъде оборудвано така, че изцяло да спази процеса на подаване на заявление за лиценз и действащите процедури в държавата-членка, в която е установено.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              4.1.3.
                           
                           
                              Оперативни и организационни процедури: етап след лицензиране
                           
                        
               
                  Кои вътрешни процедури гарантират съответствие с условията на лиценза?
               
               
                  Преди окончателната експедиция следва да се извърши окончателна проверка на изискванията за контрол на износа/трансфера, за да се гарантира, че редът и условията на лиценза са спазени.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              4.2.
                           
                           
                              Повишаване на осведомеността и обучение на персонала по контрола на износа/трансфера
                           
                        
               
                  С каква информация разполагат всички служители, свързани с контрола на износа/трансфера, и персоналът по контрола на износа/трансфера?
               
               
                  Всички следва да имат достъп до горепосочените организационни и оперативни процедури, свързани с контрола на износа/трансфера.
                  Тези оперативни и организационни процедури следва да бъдат записани и актуализирани в съответствие с наръчниците за съответствие, които са на разположение на персонала по контрола на износа/трансфера.
                  Оперативните и организационните процедури следва да включват ясно описание на процеса по съответствие на износа/трансфера — от получаването на поръчка и проверката за съответствие с приложимите разпоредби за износ/трансфер до окончателната експедиция или предаване.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Колко често се актуализират знанията на персонала по контрола на износа/трансфера?
               
               
                  Това следва да се извършва при изменения в националното законодателство и процедури и законодателството и процедурите на Съюза в областта на контрола на износа, но минимум поне веднъж годишно. Освен общите обучения за актуализиране на знанията се препоръчва в допълнение към правните текстове да бъдат предоставени коментари на законодателството в областта на контрола на износа/трансфера, както и професионални издания и списания.
               
            
                  По какъв начин се актуализират знанията на персонала по контрола на износа/трансфера?
               
               
                  Различни видове обучения, включително:
                  
                              —
                           
                           
                              външни семинари;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              записвания за информационни сесии, предлагани от компетентните органи;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              обучения — външни или онлайн.
                           
                        
            
                  
                              5.
                           
                           
                              Физическа и техническа сигурност
                           
                        
               
                  Одобрена ли е сигурността на вашето предприятие от подходящ държавен орган? Моля, посочете подробности.
               
               
                  Вероятно е всяко национално министерство на отбраната или сходна структура да изисква някои мерки за сигурност, когато предприятието работи от тяхно име. Фактът, че сигурността на предприятието е одобрена по някакъв начин, може да бъде достатъчен.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Ако не съществува такова официално одобряване на сигурността, какви мерки за сигурност са въведени, за да се гарантират документацията и процедурите, свързани с износа/трансфера?
               
               
                  Помещенията следва да бъдат изцяло затворени с ограждения. Входът следва да бъде сигурен и контролиран. Помещенията следва да бъдат под постоянно наблюдение, дори извън работното време. Може да има отделен вход за доставка и събиране, отдалечен от основната производствена зона.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Какви са мерките за сигурност по отношение на софтуера и технологиите?
               
               
                  Системата следва да бъде защитена с парола и осигурена със защитна стена („firewall“). Мрежата на предприятието е осигурена срещу неразрешен достъп.
                  Необходимо е наличието на контрол върху електронните устройства (преносими компютри, лични цифрови асистенти и т.н.), които се изнасят извън предприятието или в чужбина, и върху електронната поща, изпращана като част от проект или при други обстоятелства.
               
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  
                              6.
                           
                           
                              Съхраняване на документацията и проследимост на износите и трансферите
                           
                        
               
                  По какъв начин се съхранява документацията за ограниченията по отношение на износа, предадени ви от доставчика на продуктите?
               
               
                  Предприятията следва да посочат един или повече от следните отговори:
                  
                              —
                           
                           
                              електронно досие или папка с електронна поща;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              папки по проекти;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              папки по доставчици;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              отделни папки за ограниченията;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              система, организирана по поръчки.
                           
                        
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  Как свързвате ограниченията по отношение на износа с последващите трансфери или износ?
               
               
                  Възможни са един или повече от следните отговори:
                  
                              —
                           
                           
                              електронно досие или папка с електронна поща, съдържащи информация за вноса и последващите движения;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              като част от система за управление на бизнеса;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              папки по проекти или по доставчици, в които цялата информация се съхранява заедно;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              система на досиета, подобна на системата с папки.
                           
                        
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
                  По какъв начин тази документация се предоставя на компетентните органи?
               
               
                  
                              —
                           
                           
                              Следва да бъде възможно документацията да се предоставя в електронен формат — за част от нея може да се наложи посещение на място, ако е необходим достъп до сигурен интранет, но друга част може да бъде предадена за проверка от разстояние;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              документацията може да бъде налична и на хартиен носител, като част от нея може да бъде сканирана за проверка от разстояние например.
                           
                        
               
                  Член 9, параграф 2, буква е)
               
            
         (1)  Целта на етапа преди лицензиране е да се определи дали предприятието е засегнато от контрола на износа/трансфера, т.е. дали разпоредбите по отношение на износа/трансфера са от значение за дейностите и операциите на предприятието и съответно дали съществува изискване за лицензиране за посочените операции. Целта е възможно най-рано да се установят и анализират всякакви рискове, свързани с контрола на износа/трансфера, и да се приложат всички необходими мерки, свързани с това, например да се кандидатства за лиценз или да се използва генерален лиценз.
   
   
      ПРИЛОЖЕНИЕ II
      
         СТАНДАРТЕН ОБРАЗЕЦ НА СЕРТИФИКАТ