CELEX: 32020Q0902(01)
Language: mt
Date: 2020-07-15 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2020-04 tal-15 ta’ Lulju 2020 dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw ir-restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Eurojust

2.9.2020   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 287/1
               
            
         DEĊIŻJONI TAL-KULLEĠĠ 2020-04
         tal-15 ta’ Lulju 2020
         dwar ir-regoli interni li jikkonċernaw ir-restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Eurojust
         IL-KULLEĠĠ TAL-EUROJUST,
         Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1)(minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament”), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
         Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“EDPS”) tal-25 ta’ Ġunju 2020,
         Billi:
         
                     (1)
                  
                  
                     L-Eurojust għandu s-setgħa li jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri pre-dixxiplinari, dixxiplinarji u ta’ sospensjoni, skont ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (“Regolamenti tal-Persunal”) (2), u bid-Deċiżjoni tal-Eurojust tat-23 ta’ Settembru 2013 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinarji. Jekk meħtieġ, huwa jinnotifika wkoll każijiet lill-OLAF, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2020-03 tal-15 ta’ Lulju 2020 li dwar it-termini u l-kundizzjonijiet għall-investigazzjonijiet interni fl-Eurojust fir-rigward tal-prevenzjoni tal-frodi, il-korruzzjoni u kwalunkwe attività illegali li tkun ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Il-membri tal-persunal tal-Eurojust huma obbligati li jirrappurtaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi frodi u korruzzjoni, li huma ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll jirrappurtaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat bid-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2019-02 tad-29 ta’ Jannar 2019 dwar il-linji gwida tal-Eurojust rigward l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     L-Eurojust stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jindirizza b’mod effettiv il-każijiet reali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fil-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tiegħu tal-31 ta’ Jannar 2012 dwar il-politika tal-Eurojust fir-rigward tal-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u sesswali. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali fejn l-allegat vittma tal-fastidju tista’ tikkuntattja lil konsulenti “kunfidenzjali” tal-Eurojust.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     L-Eurojust jista’ wkoll iwettaq investigazzjonijiet dwar ksur potenzjali tar-regoli ta’ sigurtà għall-informazzjoni klassifikata tal-Unjoni Ewropea (“IKUE”), ibbażata fuq id-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2016-4 tat-22 ta’ Marzu 2016 li tadotta r-Regoli tas-Sigurtà tal-Eurojust riveduti, kif emendati bid-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2016-24 tat-13 ta’ Diċembru 2016.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     L-Eurojust huwa soġġett kemm għal awditi interni, kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tiegħu.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi u investigazzjonijiet, l-Eurojust jikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     L-Eurojust jista’ jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     L-Eurojust jista’ wkoll jikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     L-Eurojust huwa involut f’każijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew jirreferi kwistjoni lill-Qorti, jiddefendi deċiżjoni li jkun ħa u li ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew jintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tiegħu. F’dan il-kuntest, l-Eurojust jista’ jkollu bżonn jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Sabiex iwettaq il-kompiti tiegħu, l-Eurojust jiġbor u jipproċessa informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi (eż. isem, kunjom, data tat-twelid, eċċ.), informazzjoni ta’ kuntatt (eż. indirizz tad-dar, numru tat-telefon, indirizz email, eċċ), rwoli u kompiti professjonali, informazzjoni dwar imġiba u prestazzjoni privata u professjonali (data dwar l-imġiba li tista’ tkun rilevanti u limitata biss għall-iskop ta’ inkjesti amministrattivi kontinwi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta u proċedimenti simili), u data finanzjarja. L-Eurojust jaġixxi bħala kontrollur tad-data.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Skont ir-Regolament, l-Eurojust huwa għalhekk obbligat li jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     L-Eurojust jista’ jkun meħtieġ li jirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi ta’ inkjesti amministrattivi, awditi, investigazzjonijiet u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll meħtieġ li jibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data kontra d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti lill-Eurojust il-possibbiltà li jillimita, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament, kif ukoll tal-Artikolu 4 sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-Eurojust huwa intitolat li jillimita dawk id-drittijiet.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     L-Eurojust jista’, pereżempju, ikollu bżonn jirrestrinġi l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli ta’ każ jew fl-istadju pre-dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Eurojust li jwettaq l-investigazzjoni b’mod effettiv, pereżempju kull meta jkun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. L-Eurojust jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhud jew ta’ informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-Eurojust jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-informazzjoni kunfidenzjali dwar membru tal-persunal li jkun ikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-Eurojust fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-Eurojust jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ dawk kollha kkonċernati.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     L-Eurojust għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-Eurojust għandu jagħti raġunijiet li permezz tagħhom jispjega l-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Fl-applikazzjoni tal-prinċipju ta’ obbligu ta’ rendikont, l-Eurojust għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tiegħu tar-restrizzjonijiet.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Eurojust u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Eurojust.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur li jinforma lis-suġġetti tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jippreżentaw ilment mal-EDPS.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, l-Eurojust huwa intitolat jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvista ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b’xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-Eurojust għandu jivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     L-Eurojust għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu jkun ikkonsultat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt ta’ aċċess. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet ikunu japplikaw, l-Eurojust m’għandux għalfejn japplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni,
                  
               ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li skonthom l-Eurojust jista’ jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35 u 36, skont l-Artikolu 25 tar-Regolament.
            
            
               2.   Soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew il-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi.
            
            
               3.   Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Eurojust safejn jipproċessa data personali għal skopijiet relatati ma’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
            
            
               4.   Il-kategoriji ta’ data personali koperti b’din id-Deċiżjoni jinkludu d-data għall-identifikazzjoni, il-kuntatt, l-imġiba u dik finanzjarja.
            
            
               5.   L-Eurojust, bħala l-kontrollur, huwa rappreżentat mid-Direttur Amministrattiv.
            
         
         
            Artikolu 2
            Restrizzjonijiet
            
               1.   L-Eurojust jista’ jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, u l-Artikolu 4 tiegħu, sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20:
               
                           (a)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq inkjesti amministrattivi, proċeduri pre-dixxiplinari, dixxiplinari jew ta’ sospensjoni skont l-Artikolu 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal, u d-Deċiżjoni tal-Eurojust tat-23 ta’ Settembru 2013 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni dwar it-tmexxija ta’ inkjesti amministrattivi u proċeduri dixxiplinari, u meta jiġu notifikati każijiet lill-OLAF;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-Eurojust jistgħu jirrappurtaw fatti kunfidenzjali fejn jemmnu li jkun hemm irregolaritajiet serji, kif stipulat fid-Deċiżjoni tal-Kulleġġ 2019-02 tad-29 ta’ Jannar 2019 dwar il-linji gwida tal-Eurojust dwar żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-Eurojust ikunu jistgħu jirrappurtaw lill-konsulenti kunfidenzjali fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju, kif iddefinit fid-Deċiżjoni tiegħu tal-31 ta’ Jannar 2012 dwar il-politika tal-Eurojust għall-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u sesswali;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1) (c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq awditi interni b’rabta ma’ attivitajiet jew dipartimenti tal-Eurojust;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew li jikkoopera magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet skont il-punti (a) sa (d) ta’ dan il-paragrafu u skont ftehimiet dwar il-livell ta’ servizz rilevanti, memoranda ta’ ftehim u ftehimiet ta’ kooperazzjoni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali jew jikkoopera ma’ dawn l-awtoritajiet u organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u minn awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta jkun qed jipproċessa data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew intervenjenti fil-kuntest tal-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           skont l-Artikolu 25(1)(i) tar-Regolament, meta l-ipproċessar ta’ data personali jkun meħtieġ għall-infurzar ta’ talbiet tad-dritt ċivili.
                        
                     
            
               2.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika.
            
            
               3.   Għandu jsir test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq bażi ta’ każ b’każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li hu strettament meħtieġ biex jinkiseb l-objettiv tagħhom.
            
            
               4.   Għal skopijiet ta’ obbligu ta’ rendikont, l-Eurojust, għandu jfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, liema raġunijiet minn dawk elenkati fil-paragrafu 1 japplikaw u l-eżitu tat-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità. Dawk ir-rekords għandhom ikunu parti minn reġistru, li għandu jkun disponibbli għall-EDPS, kull meta jintalab minnu. L-Eurojust għandu jħejji rapporti perjodiċi dwar l-applikazzjoni tal-Artikolu 25 tar-Regolament.
            
            
               5.   Meta jkun qed jipproċessa data personali riċevuta minn organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, l-Eurojust għandu jikkonsulta ma’ dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex impona restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-Eurojust.
            
         
         
            Artikolu 3
            Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data
            
               1.   Valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data li jimponu restrizzjonijiet u dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawk ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu rreġistrati fir-reġistru tal-attivitajiet tal-ipproċessar miżmum mill-Eurojust skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Għandha tiġi rreġistrata wkoll kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni ta’ data rigward dawk ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament.
            
            
               2.   Kull meta l-Eurojust jivvaluta n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, għandu jikkunsidra r-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data. F’każ li l-Eurojust iqis li japplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jitqabbel, b’mod partikolari, mar-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra u r-riskju ta’ kanċellazzjoni tal-effett tal-investigazzjonijiet jew tal-proċeduri tal-Eurojust, pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jinstema’.
            
         
         
            Artikolu 4
            Salvagwardji u perjodi ta’ ħżin
            
               1.   L-Eurojust għandu jimplimenta salvagwardji biex jipprevjeni l-abbuż u l-aċċess illegali jew it-trasferiment tad-data personali fir-rigward ta’ liema restrizzjonijiet japplikaw jew jistgħu jiġu applikati. Tali salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom ikunu spjegati b’mod dettaljat, skont kif ikun meħtieġ, fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-Eurojust. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
               
                           (a)
                        
                        
                           definizzjoni ċara tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura, li tipprevjeni l-aċċess illegali u aċċidentali jew it-trasferiment ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati, skont l-istandards tas-sigurtà tal-Eurojust, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat. Livelli ta’ aċċess xierqa għandhom jingħataw b’mod individwali;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           id-dokumenti stampati għandhom jinżammu f’armarji siguri u jkunu aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom.
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data jkunu marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità.
                        
                     Ir-rieżamijiet imsemmija fil-punt (d) għandhom isiru mill-inqas kull sitt xhur.
            
            
               2.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jkunux għadhom japplikaw.
            
            
               3.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(4) m’għandux ikun itwal minn dak meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata. Id-data personali għandha tinżamm skont ir-regoli dwar iż-żamma applikabbli tal-Eurojust stabbiliti fl-Artikolu 18 u fl-Anness tar-Regoli ta’ Proċedura dwar l-Ipproċessar u l-Protezzjoni ta’ Data Personali fl-Eurojust (3), li għandhom jiġu ddefiniti fir-rekords tal-protezzjoni tad-data miżmuma skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji skont l-Artikolu 13 tar-Regolament.
            
         
         
            Artikolu 5
            Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-data
            
               1.   L-UPD tal-Eurojust għandu jkun infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jkunu limitati skont din id-Deċiżjoni. Huwa jew hija għandhom jingħataw aċċess għar-rekords assoċjati u kwalunkwe dokument li jikkonċerna l-kuntest fattwali jew legali.
            
            
               2.   L-UPD tal-Eurojust jista’ jitlob rieżami tal-applikazzjoni tar-restrizzjoni. L-Eurojust għandu jinforma lill-UPD tiegħu bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami.
            
            
               3.   L-Eurojust għandu jiddokumenta l-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, inkluż liema informazzjoni tiġi kondiviża miegħu jew magħha.
            
         
         
            Artikolu 6
            Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar restrizzjonijiet tad-drittijiet tagħhom
            
               1.   L-Eurojust għandu jinkludi taqsima fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq is-sit web/intranet tiegħu li jipprovdu informazzjoni ġenerali lis-suġġetti tad-data dwar il-potenzjal għar-restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 2(1). L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet li fuqhom jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet u t-tul potenzjali tagħhom.
            
            
               2.   L-Eurojust għandu jinforma lis-suġġetti tad-data individwalment, bil-miktub u mingħajr dewmien żejjed dwar ir-restrizzjonijiet kontinwi jew futuri tad-drittijiet tagħhom. L-Eurojust għandu jinforma lis-suġġett tad-data bir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, bid-dritt tagħhom li jikkonsultaw lill-UPD bil-għan li jikkontestaw ir-restrizzjoni u d-dritt tiegħu/tagħha li jressaq/tressaq ilment mal-EDPS.
            
            
               3.   L-Eurojust jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvista ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ. Hekk kif ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni, l-Eurojust għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data.
            
         
         
            Artikolu 7
            Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data
            
               1.   Meta l-Eurojust ikun taħt obbligu li jikkomunika ksur tad-data skont l-Artikolu 35(1) tar-Regolament, jista’, f’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni, jillimita din il-komunikazzjoni b’mod sħiħ jew parzjali. Għandu jiddokumenta f’nota r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi legali għaliha skont l-Artikolu 2 u jagħmel valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħha. In-nota għandha tkun ikkomunikata lill-EDPS fil-ħin tan-notifika tal-ksur tad-data personali.
            
            
               2.   Meta r-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jkunux għadhom japplikaw, l-Eurojust għandu jikkomunika l-ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data kkonċernat u jinformah/a bir-raġunijiet ewlenin għar-restrizzjoni u dwar id-dritt tiegħu jew tagħha li jressaq/tressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
         
         
            Artikolu 8
            Kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi
            
               1.   F’ċirkostanzi ta’ eċċezzjoni, l-Eurojust jista’ jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi skont l-Artikolu 36 tar-Regolament. Dawn ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu konformi mad-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4).
            
            
               2.   Fejn l-Eurojust jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għal kull talba mis-suġġett tad-data, bir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u tad-dritt tiegħu jew tagħha li jressaq/tressaq ilment quddiem l-EDPS.
            
            
               3.   L-Eurojust jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvista ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ.
            
         
         
            Artikolu 9
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Magħmul f’The Hague, il-15 ta’ Lulju 2020.
            
               
                  Għall-Kulleġġ tal-Eurojust,
               
               Ladislav HAMRAN
               
                  President tal-Eurojust
               
            
         
         
            (1)  ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  Regolament (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tal-Kunsill tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal u l-Kondizzjonijiet ta’ Impjieg ta’ Uffiċjali Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri speċjali temporanji applikabbli għall-Uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).
         
            (3)  Regoli ta’ Proċedura dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni ta’ data personali fl-Eurojust (ĠU L 50, 24.2.2020, p. 10).
         
            (4)  Id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta' Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).