CELEX: 32013D0331
Language: el
Date: 2013-04-22 00:00:00
Title: 2013/331/ΕΕ: Απόφαση του Συμβουλίου, της 22ας Απριλίου 2013 , για τη θέση που πρέπει να ληφθεί, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όσον αφορά την έκδοση του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής ΣΟΕΣ, της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, ο οποίος προβλέπεται από την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου

28.6.2013   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 177/1
            
         ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
   της 22ας Απριλίου 2013
   για τη θέση που πρέπει να ληφθεί, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όσον αφορά την έκδοση του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής ΣΟΕΣ, της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, ο οποίος προβλέπεται από την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου
   (2013/331/ΕΕ)
   ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
   Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως τα άρθρα 207 και 209 σε συνδυασμό με το άρθρο 218 παράγραφος 9,
   Έχοντας υπόψη την απόφαση αριθ. 2012/196/ΕΚ του Συμβουλίου, της 13ης Ιουλίου 2009, για την υπογραφή και την προσωρινή εφαρμογή της ενδιάμεσης συμφωνίας σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου (1),
   Έχοντας υπόψη την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
   Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
   
               (1)
            
            
               Η ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου (2) (εφεξής αποκαλούμενη «η συμφωνία») υπεγράφη στις 29 Αυγούστου 2009 και εφαρμόζεται προσωρινά από τις 14 Μαΐου 2012.
            
         
               (2)
            
            
               Το άρθρο 64 της συμφωνίας συστήνει επιτροπή ΣΟΕΣ, η οποία είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση της συμφωνίας και για την υλοποίηση οιωνδήποτε εκ των καθηκόντων που αναφέρονται σ’ αυτήν.
            
         
               (3)
            
            
               Το άρθρο 64 της συμφωνίας προβλέπει ότι η επιτροπή ΣΟΕΣ εκδίδει τον εσωτερικό κανονισμό της.
            
         
               (4)
            
            
               Η επιτροπή ΣΟΕΣ επικουρείται στην εκτέλεση των καθηκόντων της από την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας, η οποία συστήνεται σύμφωνα με το άρθρο 41 του πρωτοκόλλου 1 της συμφωνίας, και από την επιτροπή κοινής ανάπτυξης, η οποία συστήνεται σύμφωνα με το άρθρο 52 της συμφωνίας.
            
         
               (5)
            
            
               Ενδείκνυται να καθορισθεί η θέση που πρέπει να ληφθεί, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όσον αφορά την έκδοση του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής ΣΟΕΣ, της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη,
            
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
   Άρθρο 1
   Η θέση που πρέπει να ληφθεί, εξ ονόματος της Ένωσης, όσον αφορά την έκδοση απόφασης από την επιτροπή ΣΟΕΣ που προβλέπεται στην ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου, όσον αφορά τον εσωτερικό της κανονισμό, τον εσωτερικό κανονισμό της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και τον εσωτερικό κανονισμό της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, βασίζεται στο σχέδιο απόφασης της επιτροπής ΣΟΕΣ, το οποίο επισυνάπτεται στην παρούσα απόφαση.
   Είναι δυνατόν να συμφωνηθούν ήσσονες τροποποιήσεις στο σχέδιο απόφασης της επιτροπής ΣΟΕΣ χωρίς περαιτέρω απόφαση του Συμβουλίου.
   Άρθρο 2
   Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημέρα της έκδοσής της.
   
      Λουξεμβούργο, 22 Απριλίου 2013.
      
         
            Για το Συμβούλιο
         
         
            Η Πρόεδρος
         
         C. ASHTON
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 111 της 24.4.2012, σ. 1.
   
      (2)  ΕΕ L 111 της 24.4.2012, σ. 2.
   
      ΣΧΕΔΙΟ
      ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. …/2013 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΟΕΣ
      της
      η οποία συστάθηκε με την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου, όσον αφορά την έκδοση του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής ΣΟΕΣ, της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη
      Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΣΟΕΣ,
      Έχοντας υπόψη την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου (εφεξής αποκαλούμενη η «συμφωνία»), που υπογράφηκε στο Grand Baie στις 29 Αυγούστου 2009 και εφαρμόζεται προσωρινά από τις 14 Μαΐου 2012, και ιδίως το άρθρο 64,
      Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
      
                  (1)
               
               
                  Η συμφωνία προβλέπει ότι η επιτροπή ΣΟΕΣ εκδίδει τον εσωτερικό της κανονισμό της.
               
            
                  (2)
               
               
                  Η επιτροπή ΣΟΕΣ επικουρείται στην εκτέλεση των καθηκόντων της από την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας, η οποία συστήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 41 του πρωτοκόλλου 1 της συμφωνίας, και από την επιτροπή κοινής ανάπτυξης, η οποία συστήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 52 της συμφωνίας,
               
            ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
      Άρθρο 1
      1.   Εκπονείται ο εσωτερικός κανονισμός των ακόλουθων επιτροπών, ως έχει στα Παραρτήματα:
      
                   
               
               
                  Παράρτημα I - επιτροπή ΣΟΕΣ,
               
            
                   
               
               
                  Παράρτημα II - επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας
               
            
                   
               
               
                  Παράρτημα III - Κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη.
               
            2.   Οι εν λόγω εσωτερικοί κανονισμοί εφαρμόζονται με την επιφύλαξη τυχόν ειδικών κανόνων που προβλέπει η συμφωνία ή που ενδέχεται να αποφασίσει η επιτροπή ΣΟΕΣ.
      Άρθρο 2
      Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει στ….
      
         Έγινε στ …,
         
            
               Για τα υπογραφόντα κράτη ΑΜΑ
            
            
               Για το μέρος ΕΕ
            
         
      
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I
         
            ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΟΕΣ
         
         
            η οποία συστάθηκε με την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου
         
         Άρθρο 1
         Πεδίο εφαρμογής
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται στις διαδικασίες κάθε συνεδρίασης της επιτροπής ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 2
         Σύνθεση και προεδρία
         1.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ απαρτίζεται, αφενός, από αντιπροσώπους των υπογραφόντων κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής («υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ») (1) και, αφετέρου, από αντιπροσώπους του μέρους ΕΕ, σε επίπεδο υπουργών ή ανώτερων αξιωματούχων.
         2.   Η αναφορά στα «μέρη» στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 61 της συμφωνίας.
         3.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ, σε υπουργικό επίπεδο, συμπροεδρεύεται από έναν αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης («ΕΕ»). Η επιτροπή ΣΟΕΣ, σε επίπεδο ανώτερων αξιωματούχων, συμπροεδρεύεται από τους αντιπροσώπους των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων αξιωματούχων και από ανώτερα στελέχη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν την προεδρία σε κυλιόμενη ετήσια βάση.
         Άρθρο 3
         Παρατηρητές
         1.   Οι αντιπρόσωποι της Κοινής Αγοράς της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής (COMESA) και οι αντιπρόσωποι της Επιτροπής του Ινδικού Ωκεανού (IOC) καλούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ ως παρατηρητές.
         2.   Ο γραμματέας της επιτροπής ΣΟΕΣ κοινοποιεί στους αντιπροσώπους της COMESA και της IOC κάθε συνεδρίαση της επιτροπής ΣΟΕΣ, προκειμένου να μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές.
         3.   Τα μέρη μπορούν να αποφασίζουν συλλογικά να καλούν και άλλους παρατηρητές, σε βάση ad hoc. Οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετέχουν στη συνεδρίαση, κατόπιν πρόσκλησης ενός συμπροέδρου και έγκρισης της επιτροπής ΣΟΕΣ.
         4.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί να καθορίζει ότι τυχόν μέρος των συνεδριάσεων που αφορά ευαίσθητα θέματα μπορεί να είναι κλειστό για τους παρατηρητές.
         Άρθρο 4
         Συνεδριάσεις
         1.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ συνεδριάζει μία φορά το χρόνο ή όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Εάν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση αυτή, κάθε μέρος επιβαρύνεται με τα αντίστοιχα έξοδα που συνδέονται με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης με τα μέσα αυτά, εκτός εάν συμφωνηθεί άλλως.
         2.   Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής ΣΟΕΣ διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη.
         3.   Ο γραμματέας της επιτροπής ΣΟΕΣ συγκαλεί τις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 5
         Αντιπροσωπείες
         Πριν από κάθε συνεδρίαση, οι συμπρόεδροι της επιτροπής ΣΟΕΣ ενημερώνονται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και του μέρους ΕΕ.
         Άρθρο 6
         Γραμματεία
         1.   Υπάλληλοι των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ασκούν εκ περιτροπής, ανά δωδεκάμηνες περιόδους, καθήκοντα γραμματέα της επιτροπής ΣΟΕΣ. Το κράτος ΑΜΑ μπορεί να επικουρείται από τη Γραμματεία της COMESA.
         2.   Παρά την παράγραφο 1, η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της επιτροπής ΣΟΕΣ και ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου του επόμενου έτους. Η Γραμματεία της επιτροπής ΣΟΕΣ ασκείται πρώτα από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν τη Γραμματεία σε κυλιόμενη βάση.
         Άρθρο 7
         Έγγραφα
         Σε περίπτωση που οι συσκέψεις της επιτροπής ΣΟΕΣ βασίζονται σε δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται ως έγγραφα της επιτροπής ΣΟΕΣ από τον γραμματέα, τουλάχιστον 14 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         Άρθρο 8
         Αλληλογραφία
         1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή ΣΟΕΣ διαβιβάζεται στον γραμματέα της επιτροπής ΣΟΕΣ.
         2.   Ο γραμματέας εξασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή ΣΟΕΣ διαβιβάζεται στους συμπροέδρους της επιτροπής και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφωνπου αναφέρονται στο άρθρο 7.
         3.   Η αλληλογραφία των συμπροέδρων της επιτροπής ΣΟΕΣ αποστέλλεται από τον γραμματέα στα μέρη και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 7.
         Άρθρο 9
         Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
         1.   Ο γραμματέας της επιτροπής ΣΟΕΣ καταρτίζει προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τον γραμματέα της επιτροπής ΣΟΕΣ στα μέρη, το αργότερο τρεις εβδομάδες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         2.   Η προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, το αργότερο ένα μήνα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης·πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει τα σχετικά έγγραφα το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.
         3.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ εγκρίνει την ημερήσια διάταξη κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Ένα σημείο εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.
         4.   Οι συμπρόεδροι της επιτροπής ΣΟΕΣ, σε συμφωνία με τα μέρη, μπορούν να καλέσουν εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα.
         5.   Ο γραμματέας μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες ειδικής περίπτωσης.
         Άρθρο 10
         Πρακτικά
         1.   Ο γραμματέας συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης, το συντομότερο δυνατόν, κατά κανόνα εντός ενός μηνός από τη συνεδρίαση.
         2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε σημείο που έχει εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και προσδιορίζουν, ανάλογα με την περίπτωση:
         
                     α)
                  
                  
                     όλα τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην επιτροπή ΣΟΕΣ,
                  
               
                     β)
                  
                  
                     τυχόν δηλώσεις η καταχώριση των οποίων ζητήθηκε από μέλος της επιτροπής ΣΟΕΣ,
                  
               
                     γ)
                  
                  
                     τις ληφθείσες αποφάσεις, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένασημεία.
                  
               3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των συμμετεχόντων στην επιτροπή ΣΟΕΣ και κατάλογο τυχόν παρατηρητών στη συνεδρίαση.
         4.   Η έγκριση των πρακτικών επιβεβαιώνεται εγγράφως εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και από το μέρος ΕΕ. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον γραμματέα. Κάθε υπογράφον κράτος ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.
         Άρθρο 11
         Αποφάσεις και συστάσεις
         1.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με συναίνεση.
         2.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί να αποφασίσει να παραπέμψει στο Συμβούλιο Υπουργών ΑΚΕ-ΕΕ κάθε γενικό ζήτημα που ενδιαφέρει όλα τα κράτη ΑΚΕ-ΕΕ, το οποίο ενδέχεται να προκύψει στο πλαίσιο της συμφωνίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 15 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης μεταξύ των μελών της ομάδας των κρατών της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών αυτής, αφετέρου (η «συμφωνία του Κοτονού»).
         3.   Μεταξύ των συνεδριάσεων, η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί, εάν συμφωνήσουν και τα δύο μέρη, να εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των μερών.
         4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ τιτλοφορούνται «Απόφαση» ή «Σύσταση», αντίστοιχα, και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους. Σε κάθε απόφαση, ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.
         5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την επιτροπή ΣΟΕΣ επικυρώνονται από αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ.
         6.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη ως έγγραφα της επιτροπής ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 12
         Δημοσιοποίηση
         1.   Εκτός εάν αποφασισθείάλλως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ δεν είναιδημόσιες.
         2.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων ή των συστάσεων της επιτροπής ΣΟΕΣ στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.
         Άρθρο 13
         Γλώσσες
         1.   Οι γλώσσες εργασίας της επιτροπής ΣΟΕΣ είναι οι επίσημες γλώσσες που είναι κοινές για τα μέρη, δηλαδή τα αγγλικά και τα γαλλικά.
         2.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ αποφαίνεται και εκδίδει αποφάσεις με βάση τεκμηρίωση και προτάσεις που, στο μέτρο του δυνατού, έχουν συνταχθεί σε αμφότερες τις γλώσσες, οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο 1. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις παρέχονται σε αμφότερες τις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.
         Άρθρο 14
         Έξοδα
         1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τυχόν δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
         2.   Οι δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         3.   Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και για τη μετάφραση των εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και για τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τις λοιπές επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης επιβαρύνουν το μέρος ΕΕ.
         Άρθρο 15
         Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιηθεί σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 11.
         
            (1)  Μαδαγασκάρη, Μαυρίκιος, Σεϋχέλλες και Ζιμπάμπουε.
      
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II
         
            ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
         
         
            η οποία συστάθηκε με την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου
         
         Άρθρο 1
         Πεδίο εφαρμογής
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται στις διαδικασίες κάθε συνεδρίασης της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         Άρθρο 2
         Ρόλος της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας
         Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας συστήνεται σύμφωνα με το άρθρο 41 του πρωτοκόλλου 1 της συμφωνίας. Η επιτροπή ασχολείται επίσης με όλα τα θέματα που της ανατίθενται από την επιτροπή ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 3
         Σύνθεση και προεδρία
         1.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας απαρτίζεται, αφενός, από αντιπροσώπους των υπογραφόντων κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής («υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ») (1) και, αφετέρου, από αντιπροσώπους του μέρους ΕΕ.
         2.   Η αναφορά στα «μέρη» στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 61 της συμφωνίας.
         3.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας συμπροεδρεύεται από έναν αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν την προεδρία σε κυλιόμενη ετήσια βάση.
         Άρθρο 4
         Παρατηρητές
         1.   Οι αντιπρόσωποι της Κοινής Αγοράς της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής (COMESA) και οι αντιπρόσωποι της Επιτροπής του Ινδικού Ωκεανού (IOC) καλούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας ως παρατηρητές.
         2.   Ο γραμματέας της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας κοινοποιεί στους αντιπροσώπους της COMESA και της IOC κάθε συνεδρίαση της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, προκειμένου να μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές.
         3.   Τα μέρη μπορούν να αποφασίζουν συλλογικά να καλούν και άλλους παρατηρητές, σε βάση ad hoc. Οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετέχουν στη συνεδρίαση, κατόπιν πρόσκλησης ενός συμπροέδρου και έγκρισης της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         4.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί να καθορίζει ότι τυχόν μέρος των συνεδριάσεων που αφορά ευαίσθητα θέματα μπορεί να είναι κλειστό για τους παρατηρητές.
         Άρθρο 5
         Συνεδριάσεις
         1.   Εκτός αν άλλως ορίζεται στη συμφωνία, η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας συνεδριάζει κατόπιν αίτησης οιουδήποτε από τα μέρη. Εάν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση αυτή, κάθε μέρος επιβαρύνεται με τα αντίστοιχα έξοδα που συνδέονται με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης με τα μέσα αυτά, εκτός εάν συμφωνηθεί άλλως.
         2.   Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη.
         3.   Οι συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας συγκαλούνται από τον γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         Άρθρο 6
         Αντιπροσωπείες
         Πριν από κάθε συνεδρίαση, οι συμπρόεδροι της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας ενημερώνονται για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ καιτου μέρους ΕΕ.
         Άρθρο 7
         Γραμματεία
         Υπάλληλοι των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ασκούν εκ περιτροπής, ανάδωδεκάμηνες περιόδους, καθήκοντα γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας. Το υπογράφον κράτος ΑΜΑ μπορεί να επικουρείται από τη Γραμματεία της COMESA. Οι εν λόγω χρονικές περίοδοι συμπίπτουν με την άσκηση της Γραμματείας της επιτροπής ΣΟΕΣ από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αντίστοιχα. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν τη Γραμματεία σε κυλιόμενη βάση.
         Άρθρο 8
         Έγγραφα
         Σε περίπτωση που οι συσκέψεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας βασίζονται σε δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται ως έγγραφα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας από τον γραμματέα,τουλάχιστον 14 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         Άρθρο 9
         Αλληλογραφία
         1.   Όλη η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας διαβιβάζεται στον γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         2.   Ο γραμματέας εξασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας διαβιβάζεται στους συμπροέδρους της επιτροπής και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων όπως που αναφέρονται στο άρθρο 8.
         3.   Η αλληλογραφία των συμπροέδρων της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας αποστέλλεται από τον γραμματέα στα μέρη και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 8.
         Άρθρο 10
         Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
         1.   Ο γραμματέας της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας καταρτίζει προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τον γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας στα μέρη, το αργότερο τρεις εβδομάδες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         2.   Η προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη το αργότερο ένα μήνα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης·πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει τα σχετικά έγγραφα το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.
         3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Ένα σημείο, εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.
         4.   Οι συμπρόεδροι της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, σε συμφωνία με τα μέρη, μπορούν να καλέσουν εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της επιτροπής προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα.
         5.   Ο γραμματέας μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες ειδικής περίπτωσης.
         Άρθρο 11
         Πρακτικά
         1.   Ο γραμματέας συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης το συντομότερο δυνατόν, κατά κανόνα εντός ενός μηνός από τη συνεδρίαση.
         2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε σημείο που έχει εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και προσδιορίζουν, ανάλογα με την περίπτωση:
         
                     α)
                  
                  
                     όλα τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας,
                  
               
                     β)
                  
                  
                     τυχόν δηλώσεις η καταχώριση των οποίων ζητήθηκε από μέλος της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας,
                  
               
                     γ)
                  
                  
                     τις ληφθείσες αποφάσεις, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένασημεία.
                  
               3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των συμμετεχόντων στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας και κατάλογο τυχόν παρατηρητών στη συνεδρίαση.
         4.   Η έγκριση των πρακτικών επιβεβαιώνεται εγγράφως εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και από το μέρος ΕΕ. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον γραμματέα. Κάθε υπογράφον κράτος ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.
         Άρθρο 12
         Αποφάσεις και συστάσεις
         1.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με συναίνεση.
         2.   Κατά το διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων, η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί, αν συμφωνήσουν και τα δύο μέρη, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των μερών.
         3.   Οι αποφάσεις ή οι συστάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας τιτλοφορούνται «Απόφαση» ή «Σύσταση», αντίστοιχα, και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους. Σε κάθε απόφαση, ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.
         4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας επικυρώνονται από αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ.
         5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη και στην επιτροπή ΣΟΕΣ ως έγγραφα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         Άρθρο 13
         Δημοσιοποίηση
         1.   Εκτός αν αποφασισθεί άλλως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας δεν είναι δημόσιες.
         2.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας στην αντίστοιχη Επίσημη Εφημερίδα του.
         Άρθρο 14
         Γλώσσες
         1.   Οι γλώσσες εργασίας της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες που είναι κοινές για τα μέρη, δηλαδή τα αγγλικά και τα γαλλικά.
         2.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας αποφαίνεται και εκδίδει αποφάσεις με βάση τεκμηρίωση και προτάσεις που, στο μέτρο του δυνατού, έχουν συνταχθεί σε αμφότερες τις γλώσσες, οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο 1. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις παρέχονται σε αμφότερες τις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.
         Άρθρο 15
         Έξοδα
         1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τυχόν δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
         2.   Οι δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         3.   Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και για τη μετάφραση των εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και για τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τις λοιπές επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης επιβαρύνουν το μέρος ΕΕ.
         Άρθρο 16
         Υποβολή εκθέσεων
         Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας υποβάλλει εκθέσεις στην επιτροπή ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 17
         Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
         Η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί να τροποποιεί τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό. Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί να υποβάλλει συστάσεις στην επιτροπή ΣΟΕΣ, με τις οποίες προτείνει αλλαγές του εσωτερικού κανονισμού.
         
            (1)  Μαδαγασκάρη, Μαυρίκιος, Σεϋχέλλες και Ζιμπάμπουε.
      
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III
         
            ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ
         
         
            ο οποίος συστάθηκε με την ενδιάμεση συμφωνία σχετικά με τη θέσπιση πλαισίου για συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ των κρατών της Ανατολικήςκαι Μεσημβρινής Αφρικής, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου
         
         Άρθρο 1
         Πεδίο εφαρμογής
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται στις διαδικασίες κάθε συνεδρίασης της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.
         Άρθρο 2
         Ρόλος της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη
         Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη συστήνεται ως υποεπιτροπή της επιτροπής ΣΟΕΣ. Σύμφωνα με το άρθρο 52 της συμφωνίας, συζητά ζητήματα αναπτυξιακής συνεργασίας που συνδέονται με την εφαρμογή της εν λόγω συμφωνίας.
         Άρθρο 3
         Σύνθεση και προεδρία
         1.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη απαρτίζεται, αφενός, από αντιπροσώπους των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής («υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ») (1) και, αφετέρου, από αντιπροσώπους του μέρους ΕΕ.
         2.   Η αναφορά στα «μέρη» στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 61 της συμφωνίας.
         3.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη συμπροεδρεύεται από έναν αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν την προεδρία σε κυλιόμενη ετήσια βάση.
         Άρθρο 4
         Παρατηρητές
         1.   Οι αντιπρόσωποι της Κοινής Αγοράς της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής (COMESA) και οι αντιπρόσωποι της Επιτροπής του Ινδικού Ωκεανού (IOC) καλούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη ως παρατηρητές.
         2.   Ο γραμματέας της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη κοινοποιεί στους αντιπροσώπους της COMESA και της IOC κάθε συνεδρίαση της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, προκειμένου να μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές.
         3.   Τα μέρη μπορούν να αποφασίζουν συλλογικά να καλούν και άλλους παρατηρητές, σε βάση ad hoc. Οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετέχουν στη συνεδρίαση, κατόπιν πρόσκλησης ενός συμπροέδρου και έγκρισης της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.
         4.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη μπορεί να καθορίζει ότι τυχόν μέρος των συνεδριάσεων που αφορά ευαίσθητα θέματα μπορεί να είναι κλειστό για τους παρατηρητές.
         Άρθρο 5
         Συνεδριάσεις
         1.   Εκτός αν άλλως ορίζεται στη συμφωνία, η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη συνεδριάζει κατόπιν αίτησης οποιουδήποτε από τα μέρη. Εάν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση αυτή, κάθε μέρος επιβαρύνεται με τα αντίστοιχα έξοδα που συνδέονται με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης με τα μέσα αυτά, εκτός εάν συμφωνηθεί άλλως.
         2.   Κάθε συνεδρίαση της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη.
         3.   Η Γραμματεία της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη συγκαλεί τις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.
         Άρθρο 6
         Αντιπροσωπείες
         Πριν από κάθε συνεδρίαση, η προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και του μέρους ΕΕ γνωστοποιείται στους προέδρους της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.
         Άρθρο 7
         Γραμματεία
         Υπάλληλοι των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ασκούν εκ περιτροπής, για δωδεκάμηνες περιόδους, καθήκοντα γραμματέα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη. Το υπογράφον κράτος ΑΜΑ μπορεί να επικουρείται από τη Γραμματεία της COMESA. Οι εν λόγω χρονικές περίοδοι συμπίπτουν με την άσκηση της Γραμματείας της επιτροπής ΣΟΕΣ από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και την Ευρωπαίκή Επιτροπή, αντίστοιχα. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν τη Γραμματεία σε κυλιόμενη βάση.
         Άρθρο 8
         Έγγραφα
         Σε περίπτωση που οι συσκέψεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη βασίζονται σε δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται ως έγγραφα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη από τον γραμματέα,τουλάχιστον 14 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         Άρθρο 9
         Αλληλογραφία
         1.   Όλη η αλληλογραφία που απευθύνεται στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη διαβιβάζεται στον γραμματέα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.
         2.   Ο γραμματέας εξασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη διαβιβάζεται στους συμπροέδρους της επιτροπής και, οσάκις ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφωνπου αναφέρονται στο άρθρο 8.
         3.   Η αλληλογραφία των συμπροέδρων της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη αποστέλλεται από τον γραμματέα στα μέρη και, οσάκις ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 8.
         Άρθρο 10
         Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
         1.   Ο γραμματέας της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τον γραμματέα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη στα μέρη, το αργότερο τρεις εβδομάδες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, το αργότερο ένα μήνα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει τα σχετικά έγγραφα το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.
         3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Ένα σημείο, εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.
         4.   Οι συμπρόεδροι της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, σε συμφωνία με τα μέρη, μπορούν να καλέσουν εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικάσημεία.
         5.   Ο γραμματέας μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να συντομεύει την προθεσμία που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες ειδικής περίπτωσης.
         Άρθρο 11
         Πρακτικά
         1.   Ο γραμματέας συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης, το συντομότερο δυνατόν, κατά κανόνα εντός ενός μηνός από τη συνεδρίαση.
         2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε σημείο που έχει εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και προσδιορίζουν, ανάλογα με την περίπτωση:
         
                     α)
                  
                  
                     όλα τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη,
                  
               
                     β)
                  
                  
                     τυχόν δηλώσεις η καταχώριση των οποίων ζητήθηκε από μέλος της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη,
                  
               
                     γ)
                  
                  
                     τις ληφθείσες αποφάσεις, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένασημεία.
                  
               3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των συμμετεχόντων στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη και κατάλογο τυχόν παρατηρητών στη συνεδρίαση.
         4.   Η έγκριση των πρακτικών επιβεβαιώνεται εγγράφως εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον γραμματέα. Κάθε υπογράφον κράτος ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.
         Άρθρο 12
         Συστάσεις
         1.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη εκδίδει συστάσεις με συναίνεση.
         2.   Στο διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων, η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη μπορεί, εάν συμφωνούν και τα δύο μέρη, να εκδίδει συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των μερών.
         3.   Οι συστάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη τιτλοφορούνται «Σύσταση» και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους.
         4.   Οι συστάσεις που εκδίδονται από την κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη επικυρώνονται από αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ.
         5.   Οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη ως έγγραφα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, και υποβάλλονται για εξέταση στην επιτροπή ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 13
         Δημοσιοποίηση
         Εκτός εάν αποφασιστεί άλλως, οι συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη δεν είναι δημόσιες.
         Άρθρο 14
         Γλώσσες
         1.   Οι γλώσσες εργασίας της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη είναι οι επίσημες γλώσσες που είναι κοινές για τα μέρη, δηλαδή τα αγγλικά και τα γαλλικά.
         2.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη αποφαίνεται και διατυπώνει συστάσεις με βάση τεκμηρίωση και προτάσεις που, στο μέτρο του δυνατού, έχουν συνταχθεί σε αμφότερες τις γλώσσες οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο 1. Οι συστάσεις παρέχονται σε αμφότερες τις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.
         Άρθρο 15
         Έξοδα
         1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τυχόν δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
         2.   Οι δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         3.   Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και για τη μετάφραση των εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και για τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τις λοιπές επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης επιβαρύνουν το μέρος ΕΕ.
         Άρθρο 16
         Υποβολή εκθέσεων
         Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη υποβάλλει εκθέσεις στην επιτροπή ΣΟΕΣ.
         Άρθρο 17
         Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
         Η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί να τροποποιεί τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό. Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη μπορεί να υποβάλλει συστάσεις στην επιτροπή ΣΟΕΣ, με τις οποίες προτείνει αλλαγές του εσωτερικού κανονισμού.
         
            (1)  Μαδαγασκάρη, Μαυρίκιος, Σεϋχέλλες και Ζιμπάμπουε.