CELEX: 52018JC0021
Language: hr
Date: 2018-07-13
Title: Zajednički prijedlog ODLUKE VIJEĆA o stajalištu koje u ime Europske unije treba zauzeti u Zajedničkom odboru osnovanom Okvirnim sporazumom o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane, u pogledu donošenja poslovnika Zajedničkog odbora i o osnivanju pododborâ i specijaliziranih radnih skupina te donošenju njihovih nadležnosti

EUROPSKA KOMISIJA
            Bruxelles, 13.7.2018.
            JOIN(2018) 21 final
            2018/0284(NLE)
            Zajednički prijedlog
            ODLUKE VIJEĆA
            o stajalištu koje u ime Europske unije treba zauzeti u Zajedničkom odboru osnovanom Okvirnim sporazumom o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane, u pogledu donošenja poslovnika Zajedničkog odbora i o osnivanju pododborâ i specijaliziranih radnih skupina te donošenju njihovih nadležnosti
            
               
         
         
            
               OBRAZLOŽENJE
            
            
               1.PREDMET PRIJEDLOGA
            
            
               Ovaj se prijedlog odnosi na odluku o utvrđivanju stajališta koje u ime Unije treba zauzeti u Zajedničkom odboru koji je osnovan Okvirnim sporazumom o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane („Sporazum”).
            
            
            
               2.KONTEKST PRIJEDLOGA
            
            
               2.1.Okvirni sporazum o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji EU-a i Vijetnama
            
            
               Cilj je Sporazuma uspostaviti ojačano partnerstvo između EU-a i država članica i Vijetnama te produbiti i poboljšati suradnju u pitanjima od uzajamnog interesa uz odraz zajedničkih vrijednosti i načela, među ostalim intenziviranjem dijaloga na visokoj razini. Sporazumom će se uspostaviti usklađen, pravno obvezujući okvir za odnose EU-a s Vijetnamom. Sporazum je stupio na snagu 1. listopada 2016.
            
            
               2.2.Zajednički odbor
            
            
               Zajednički odbor osnovan je člankom 52. Sporazuma. Njegove su glavne zadaće olakšati provedbu i unaprijediti opće ciljeve Sporazuma te očuvati sveukupnu usklađenost u odnosima EU-a i Vijetnama. Ostale zadaće Zajedničkog odbora uključuju nadzor razvoja odnosa između EU-a i Vijetnama, razmjenu mišljenja i davanje prijedloga o svim pitanjima od zajedničkog interesa te nastojanje da se riješe sporovi koji bi mogli nastati u područjima obuhvaćenima Sporazumom.
            
            
               Zajednički odbor daje preporuke i prema potrebi donosi odluke za provedbu posebnih aspekata Sporazuma. Zajednički odbor sastaje se na najvišoj mogućoj razini. Zajednički odbor treba donijeti svoj poslovnik. Može osnivati pododbore i specijalizirane radne skupine koji se bave posebnim pitanjima.
            
            
               2.3.Predviđeni akt Zajedničkog odbora
            
            
               Za vrijeme prvog sastanka Zajednički odbor donosi odluku koja se odnosi na donošenje poslovnika Zajedničkog odbora i nadležnosti pododborâ i specijaliziranih radnih skupina („predviđeni akt”).
            
            
               Svrha je predviđenog akta donijeti, u skladu s člankom 52. stavkom 5. Sporazuma, poslovnik na kojem se temelji organizacija Zajedničkog odbora te nadležnosti pododborâ i specijaliziranih radnih skupina kako bi se Sporazum mogao provesti.
            
            
            
               3.STAJALIŠTE KOJE TREBA ZAUZETI U IME UNIJE
            
            
               Stajalište koje treba donijeti u ime Unije trebalo bi biti usmjereno na donošenje poslovnika Zajedničkog odbora EU-a i Vijetnama i pravilnika pododborâ i specijaliziranih radnih skupina. Stajalište se treba temeljiti na nacrtima odluka Zajedničkog odbora.
            
            
            
               4.PRAVNA OSNOVA
            
            
               4.1.Postupovna pravna osnova
            
         
         
            
               4.1.1.Načela
            
            
               Člankom 218. stavkom 9. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU) predviđeno je donošenje odluka kojima se utvrđuju „stajališta koja u ime Unije treba donijeti tijelo osnovano na temelju sporazuma kada je to tijelo pozvano donositi akte koji proizvode pravne učinke, uz iznimku akata kojima se dopunjuje ili mijenja institucionalni okvir sporazuma.”
            
            
               Pojam „akti koji proizvode pravne učinke” obuhvaća akte koji proizvode pravne učinke na temelju pravila međunarodnog prava kojima se uređuje predmetno tijelo. Obuhvaća i instrumente koji nemaju obvezujući učinak na temelju međunarodnog prava, ali „mogu presudno utjecati na sadržaj propisa koje donese zakonodavac Unije”.
            
            
               4.1.2.Primjena u ovom slučaju
            
            
               Zajednički odbor je tijelo osnovano na temelju sporazuma, naime Okvirnog sporazuma o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane.
            
            
               Akt koji Zajednički odbor treba donijeti akt je koji proizvodi pravne učinke. To je zato što u skladu s člankom 52. stavkom 5. Sporazuma Zajednički odbor donosi svoj poslovnik.
            
            
               Predviđenim aktom ne dopunjuje se niti izmjenjuje institucijski okvir Sporazuma.
            
            
               Stoga je postupovna pravna osnova predložene odluke članak 218. stavak 9. UFEU-a.
            
            
            
               4.2.Materijalna pravna osnova
            
            
               4.2.1.Načela
            
            
               Materijalna pravna osnova odluke na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a prije svega ovisi o cilju i sadržaju predviđenog akta o kojemu se zauzima stajalište u ime Unije. Ako predviđeni akt ima dva cilja ili dva elementa i može se utvrditi da je jedan od tih dvaju ciljeva ili elemenata glavni, a drugi samo sporedan, odluka na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a mora se temeljiti na samo jednoj materijalnoj pravnoj osnovi i to onoj koju zahtijeva glavni ili prevladavajući cilj ili element.
            
            
               Kad je posrijedi predviđeni akt koji ima nekoliko ciljeva ili elemenata koji su nerazdvojivo povezani te ni jedan nije sporedan u odnosu na druge, materijalna pravna osnova odluke na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a mora, iznimno, uključivati različite pravne osnove koje odgovaraju tim ciljevima ili elementima.
            
            
               4.2.2.Primjena u ovom slučaju
            
            
               Predviđenim aktom žele se ostvarivati ciljevi Sporazuma i olakšati njegova provedba.
            
            
               Osnova za sklapanje Sporazuma bili su članak 207. i članak 209. UFEU-a.
            
            
               Predviđeni akt stoga bi trebao imati istu materijalnu pravnu osnovu.
            
            
            
               4.3.Zaključak
            
            
               Pravna osnova predložene odluke trebali bi biti članak 207. UFEU-a i članak 209. UFEU-a u vezi s člankom 218. stavkom 9. UFEU-a.
            
         
         
            
            
               5.OBJAVA PREDVIĐENOG AKTA
            
            
               Budući da će se aktom Zajedničkog odbora utvrditi njegov poslovnik, primjereno ga je objaviti u Službenom listu Europske unije nakon donošenja.
            
            
               2018/0284 (NLE)
            
            
               Zajednički prijedlog
            
            
               ODLUKE VIJEĆA
            
            
               o stajalištu koje u ime Europske unije treba zauzeti u Zajedničkom odboru osnovanom Okvirnim sporazumom o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane, u pogledu donošenja poslovnika Zajedničkog odbora i o osnivanju pododborâ i specijaliziranih radnih skupina te donošenju njihovih nadležnosti
            
            
               VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
            
            
               uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegove članke 207. i 209. u vezi s člankom 218. stavkom 9.,
            
            
               uzimajući u obzir zajednički prijedlog Visokog predstavnika Unije za vanjske poslove i sigurnosnu politiku i Europske komisije,
            
            
               budući da:
            
            
               (1)Okvirni sporazum o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane („Sporazum”), stupio je na snagu 1. listopada 2016.
            
            
               (2)Člankom 52. stavkom 1. Sporazuma osnovan je Zajednički odbor kako bi se osigurali ispravno funkcioniranje i provedba Sporazuma.
            
            
               (3)Člankom 52. stavkom 5. Sporazuma predviđa se da Zajednički odbor donosi svoj poslovnik, a člankom 52. stavkom 3. predviđeno je da može osnivati pododbore i specijalizirane radne skupine.
            
            
               (4)Kako bi se osigurala djelotvorna provedba Sporazuma, poslovnik Zajedničkog odbora trebalo bi donijeti što je prije moguće.
            
            
               (5)Stajalište Unije u Zajedničkom odboru trebalo bi se stoga temeljiti na priloženom nacrtu odluka Zajedničkog odbora,
            
            
               DONIJELO JE OVU ODLUKU:
            
            
               Članak 1.
            
            
               Stajalište koje u ime Unije treba zauzeti na prvom sastanku Zajedničkog odbora osnovanog na temelju članka 52. Okvirnog sporazuma između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane, u pogledu:
            
            
               ·donošenja poslovnika Zajedničkog odbora,
            
         
         
            
               ·osnivanja pododborâ i specijaliziranih radnih skupina te donošenja njihovih nadležnosti temelji se na nacrtima odluka Zajedničkog odbora priloženima ovoj Odluci.
            
            
            
               Članak 2.
            
            
               Ova odluka upućena je Komisiji.
            
            
            
               Sastavljeno u Bruxellesu,
            
            
               
                     Za Vijeće
               
               
                     Predsjednik
               
            
         
         
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EUROPSKA KOMISIJA
            Bruxelles,13.7.2018.
            JOIN(2018) 21 final
            Zajednički prijedlog
            PRILOZI
             uz
            ODLUKE VIJEĆA
            o stajalištu koje u ime Europske unije treba zauzeti u Zajedničkom odboru osnovanom Okvirnim sporazumom o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane, u pogledu donošenja poslovnika Zajedničkog odbora i o osnivanju pododborâ i specijaliziranih radnih skupina te donošenju njihovih nadležnosti
            
               
         
         
            
               PRILOG 1.
            
            
            
               Odluka br. 1/… Zajedničkog odbora EU-a i Vijetnama
            
            
               od … 
            
            
               o donošenju poslovnika 
            
            
            
            
               ZAJEDNIČKI ODBOR EU-a I VIJETNAMA, 
            
            
               uzimajući u obzir Okvirni sporazum o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane („Sporazum”), a posebno njegov članak 52.,
            
            
               budući da:
            
            
               (1)Sporazum je stupio na snagu 1. listopada 2016.
            
            
               (2)Kako bi se doprinijelo učinkovitoj provedbi Sporazuma, trebalo bi donijeti poslovnik Zajedničkog odbora,
            
            
            
               ODLUČIO JE: 
            
            
            
               Jedini članak
            
            
               Donosi se poslovnik Zajedničkog odbora kako je utvrđen u Prilogu A.
            
            
            
               Sastavljeno u … xxxx. 
            
         
         
            
            
            
            
               Za Zajednički odbor EU-a i Vijetnama
            
            
               Predsjednik
            
            
            
               
            
               Prilog A
            
            
               Poslovnik Zajedničkog odbora
            
            
            
               Članak 1.
            
            
               Zadaće i sastav
            
            
               1. Zajednički odbor obavlja zadaće predviđene člankom 52. Okvirnog sporazuma o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane („Sporazum”).
            
            
               2. Zajednički odbor sastoji se od predstavnika obiju strana na najvišoj mogućoj razini.
            
            
            
               Članak 2.
            
            
               Sastanci
            
            
               1. Zajednički odbor obično se sastaje jednom godišnje. Sastanke Zajedničkog odbora saziva predsjednik. Sastanci se održavaju naizmjence u Hanoiju i Bruxellesu na zajednički dogovoren datum. Posebne sjednice Zajedničkog odbora mogu se održati na zahtjev bilo koje stranke ako se stranke tako dogovore.
            
            
               2. Ako se obje stranke slože, sastanci Zajedničkog odbora mogu se iznimno održati videokonferencijom ili telekonferencijom.
            
            
               3. Sastanci Zajedničkog odbora povjerljivi su osim ako predsjednik, u dogovoru sa strankama, odluči da će sastanak biti javan. 
            
         
         
            
            
               Članak 3. 
            
            
               Predsjednik
            
            
               1. Zajedničkim odborom naizmjence, u razdoblju od jedne kalendarske godine, predsjeda stranka koja je domaćin sastanka u predmetnoj kalendarskoj godini. Visoki predstavnik Unije za vanjske poslove i sigurnosnu politiku ili potpredsjednik vlade / ministar vanjskih poslova Socijalističke Republike Vijetnama predsjeda Zajedničkim odborom predviđenim člankom 52. Sporazuma. Stranka može delegirati visokom dužnosniku svoju ovlast predsjedanja svim ili nekim sastancima Zajedničkog odbora.
            
            
               2. Stranka domaćin prvog sastanka Zajedničkog odbora predsjeda sastancima od tog sastanka do 31. prosinca te godine.
            
            
            
               Članak 4.
            
            
               Sudionici
            
            
               1. Prije svakog sastanka svaka stranka obavješćuje predsjednika o planiranom sastavu svoje delegacije.
            
            
               2. Predsjednik, prema potrebi i na temelju uzajamnog dogovora sa strankama, može pozvati stručnjake ili predstavnike drugih tijela na sastanak kao promatrače ili kako bi pružili informacije o određenoj temi.
            
            
               Članak 5.
            
            
               Tajništvo
            
            
               Predstavnik Europske službe za vanjsko djelovanje i predstavnik vlade Republike Vijetnama djeluju zajednički kao tajnici Zajedničkog odbora. Sva dolazna i odlazna komunikacija predsjednika prosljeđuje se tajnicima. Korespondencija predsjednika može se odvijati pisanim putem u bilo kojem obliku, uključujući i elektroničku poštu. 
            
            
            
               Članak 6.
            
            
               Dnevni red sastanaka
            
            
               1. Predsjednik sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak. Privremeni se dnevni red prosljeđuje strankama pisanim putem u bilo kojem obliku, zajedno sa svim relevantnim dokumentima, najkasnije 30 dana prije početka sastanka. Predsjednik u dogovoru sa strankama može odrediti drukčiji rok za određeni sastanak.
            
            
               2. Svaka stranka može od predsjednika pisanim putem u bilo kojem obliku tražiti da uključi određenu točku u dnevni red. Privremeni dnevni red uključuje sve točke za koje je predsjednik primio takav zahtjev najkasnije 21 dan prije datuma sastanka.
            
            
               3. Zajednički odbor donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.
            
            
               4. Obje strane na sastanku Zajedničkog odbora mogu razmjenjivati informacije o dijalogu o ljudskim pravima između Vijetnama i EU-a.
            
         
         
            
            
               Članak 7.
            
            
               Zapisnik
            
            
               1. Nakon svakog sastanka predsjednik sažima zaključke Zajedničkog odbora. Dva tajnika zajednički sastavljaju nacrt zapisnika na temelju tih zaključaka u roku od 30 dana od datuma sastanka. 
            
            
               2. Stranke odobravaju nacrt u roku od 60 dana nakon datuma sastanka ili do datuma o kojem se stranke dogovore. Kad stranke odobre nacrt zapisnika, predsjednik potpisuje dva primjerka izvornika. Svaka stranka dobiva jedan primjerak izvornika.
            
            
            
               Članak 8.
            
            
               Odluke i preporuke
            
            
               1. Ako se stranke tako dogovore, Zajednički odbor može donositi odluke i davati preporuke u okviru svojih funkcija i zadaća kako je utvrđeno u članku 52. Sporazuma. 
            
            
               2. Odluke ili preporuke koje donese Zajednički odbor naslovljuju se kao „Odluka” odnosno „Preporuka”, iza čega slijede serijski broj, datum donošenja i opis predmeta. U svakoj odluci navodi se datum njezina stupanja na snagu.
            
            
               3. Zajednički odbor može odlučiti o donošenju odluka ili preporuka u pisanom postupku. U takvim slučajevima stranke dogovaraju rok trajanja postupka. Ako do isteka tog roka ni jedna stranka ne izrazi svoje protivljenje predloženoj odluci ili preporuci, predsjednik Zajedničkog odbora tu odluku ili preporuku proglašava donesenom uzajamnim dogovorom.
            
            
               4. Odluke i preporuke koje donese Zajednički odbor sastavljaju se u dva vjerodostojna primjerka koja potpisuje predsjednik Zajedničkog odbora. 
            
            
               5. Svaka stranka može objaviti odluke i preporuke Zajedničkog odbora u svojim službenim publikacijama. 
            
            
            
               Članak 9.
            
            
               Troškovi
            
            
               1. Svaka stranka snosi troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Zajedničkog odbora, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima. 
            
            
               2. Svaka stranka snosi troškove nastale u vezi s tumačenjem na sastancima i prijevodom.
            
            
               3. Stranka koja je domaćin sastanka snosi troškove u vezi s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata. 
            
            
         
         
            
               Članak 10.
            
            
               Pododbori i specijalizirane radne skupine
            
            
               1. U skladu s člankom 52. stavkom 3. Sporazuma Zajednički odbor može osnovati pododbore ili specijalizirane radne skupine koji bi mu pomogli pri obavljanju njegovih zadaća. Pododbori i specijalizirane radne skupine izvješćuju Zajednički odbor nakon svakog svojeg sastanka. 
            
            
               2. Zajednički odbor može odlučiti o ukidanju bilo kojih postojećih pododbora i specijaliziranih radnih skupina, utvrditi ili izmijeniti njihove nadležnosti ili osnovati dodatne pododbore i specijalizirane radne skupine koji bi mu pomogli u izvršavanju dužnosti. 
            
            
               3. Ti pododbori i specijalizirane radne skupine nisu ovlašteni za donošenje odluka.
            
            
            
            
            
               PRILOG 2.
            
            
            
               Odluka br. 2/… Zajedničkog odbora EU-a i Vijetnama
            
            
               od … 
            
            
               o osnivanju četiriju pododbora i specijaliziranih radnih skupina te donošenju njihovih nadležnosti
            
            
            
            
               ZAJEDNIČKI ODBOR EU-a I VIJETNAMA,
            
            
               uzimajući u obzir Okvirni sporazum o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane („Sporazum”), a posebno njegov članak 52. stavak 3. te članak [10.] poslovnika Zajedničkog odbora,
            
            
               budući da:
            
            
               (1)Kako bi se omogućile rasprave na stručnoj razini u ključnim područjima obuhvaćenima područjem primjene Sporazuma, trebalo bi osnovati pododbore i specijalizirane radne skupine. Stranke se na zahtjev mogu dogovoriti o izmjeni popisa pododbora ili specijaliziranih radnih skupina i/ili njihovih opsega.
            
            
               (2)U skladu s člankom [8.] poslovnika Zajednički odbor može odlučiti donijeti odluke pisanim postupkom, [Ako se pisani postupak primjenjuje u ovom slučaju]
            
         
         
            
               (3)Kako bi pododbori i specijalizirane radne skupine postali operativni na vrijeme, trebalo bi donijeti ovu Odluku,
            
            
            
               DONIO JE OVU ODLUKU:
            
            
            
               Jedini članak
            
            
               Osnivaju se pododbori i specijalizirane radne skupine navedene u popisu u Prilogu A. Nadležnosti pododborâ i specijaliziranih radnih skupina utvrđuju se u Prilogu B.
            
            
            
               Sastavljeno u
            
            
            
               Za Zajednički odbor EU-a i Vijetnama
            
            
               Predsjednik
            
            
            
               
            
            
               Prilog A
            
            
            
               Zajednički odbor EU-a i Vijetnama
            
            
               Pododbori i specijalizirane radne skupine
            
            
            
               (1)
                     Pododbor za [politička pitanja]; 
            
         
         
            
               (2)
                     Pododbor za [trgovinu i ulaganja];
            
            
               (3)
                     Pododbor za [održivi razvoj];
            
            
               (4)
                     Pododbor za [dobro upravljanje, vladavinu prava i ljudska prava].
            
            
            
            
               
            
            
               Prilog B 
            
            
            
               Nadležnosti 
            
            
               pododborâ i specijaliziranih radnih skupina osnovanih na temelju Okvirnog sporazuma o sveobuhvatnom partnerstvu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Socijalističke Republike Vijetnama, s druge strane 
            
            
            
               Članak 1.
            
            
               1. Svaki pododbor i specijalizirana radna skupina može na svojim sastancima raspravljati o provedbi Sporazuma u područjima koja obuhvaća. Pododbor za dobro upravljanje, vladavinu prava i ljudska prava može razraditi suradnju u području vladavine prava i dobrog upravljanja te razmjenjivati informacije o suradnji u ljudskim pravima prema dogovorenom programu, ali ne bavi se pitanjima o kojima se raspravlja u okviru dijaloga o ljudskim pravima između Vijetnama i EU-a.
            
            
               2. Pododbori i specijalizirane radne skupine mogu raspravljati i o temama ili posebnim projektima povezanima s relevantnim područjem bilateralne suradnje.
            
            
            
               Članak 2.
            
            
               Pododbori i specijalizirane radne skupine djeluju pod nadzorom Zajedničkog odbora. Izvješćuju predsjednika Zajedničkog odbora te mu šalju svoje zapisnike i zaključke u roku od 30 kalendarskih dana nakon svakog sastanka.
            
            
            
               Članak 3.
            
         
         
            
               1. Pododbori i specijalizirane radne skupine sastavljeni su od predstavnika obiju strana.
            
            
               2. Uz suglasnost stranaka pododbori i specijalizirane radne skupine mogu prema potrebi na svoje sastanke pozvati stručnjake te ih saslušati u vezi s pojedinim točkama na dnevnom redu svojih sastanaka.
            
            
            
               Članak 4.
            
            
               Pododborima i specijaliziranim radnim skupinama naizmjence supredsjeda i predsjeda stranka koja predsjeda Zajedničkim odborom.
            
            
            
               Članak 5.
            
            
               Predstavnik Europske unije i predstavnik Vlade Socijalističke Republike Vijetnama djeluju zajednički kao tajnici pododborâ i specijaliziranih radnih skupina. 
            
            
            
            
               Članak 6.
            
            
               1. Pododbori i specijalizirane radne skupine sastaju se kada god to okolnosti zahtijevaju i uz suglasnost stranaka, na temelju pisanog zahtjeva bilo koje stranke, a najmanje jednom godišnje. Svaki se sastanak održava na mjestu i na datum o kojima se stranke dogovore.
            
            
               2. Ako jedna stranka zatraži sastanak pododbora ili specijalizirane radne skupine, tajnik druge stranke odgovara u roku od 20 radnih dana od primitka zahtjeva. U posebno hitnim slučajevima sastanci pododborâ i specijaliziranih radnih skupina mogu se sazvati i u kraćem roku ako se stranke tako dogovore.
            
            
               3.  Sastanke pododborâ i specijaliziranih radnih skupina zajednički sazivaju dva tajnika.
            
            
               4. Prije svakog sastanka svaka stranka obavješćuje predsjednika o planiranom sastavu svoje delegacije.
            
            
            
               Članak 7. 
            
            
               1. Svaka stranka može od predsjednika tražiti da uključi određenu točku u dnevni red sastanka pododbora ili specijalizirane radne skupine. Točke koje treba uključiti u dnevni red podnose se tajnicima najmanje 20 radnih dana prije datuma predmetnog sastanka. Sva popratna dokumentacija dostavlja se tajnicima najmanje 20 radnih dana prije sastanka. 
            
            
               2. Tajnici strankama priopćuju nacrt dnevnog reda najkasnije 10 radnih dana prije sastanka. Dnevni red konačno se potvrđuje dogovorom obiju stranaka. U iznimnim okolnostima i uz suglasnost stranaka točke se mogu dodati na dnevni red i u kraćem roku.
            
            
         
         
            
               Članak 8.
            
            
               1. Tajnici zajednički izrađuju nacrt zapisnika svakog sastanka.
            
            
               2. Sastanci pododborâ i specijaliziranih radnih skupina nisu javni, osim ako se odluči drukčije. 
            
            
            
               Članak 9.
            
            
               1. Svaka stranka snosi troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima pododborâ i specijaliziranih radnih skupina, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima. 
            
            
               2. Svaka stranka snosi troškove nastale u vezi s tumačenjem na sastancima i prijevodom.
            
            
               3. Stranka koja je domaćin sastanka snosi troškove u vezi s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata.