CELEX: 22015D2261
Language: nl
Date: 2014-11-17 00:00:00
Title: Besluit nr. 1/2014 van de Associatieraad EU-Georgië van 17 november 2014 tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité en de subcomités [2015/2261]

5.12.2015   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 321/60
            
         BESLUIT Nr. 1/2014 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-GEORGIË
   van 17 november 2014
   tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité en de subcomités [2015/2261]
   DE ASSOCIATIERAAD EU-GEORGIË,
   Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Georgië, anderzijds (1), („de overeenkomst”), en met name artikel 404,
   Overwegende hetgeen volgt:
   
               (1)
            
            
               Overeenkomstig artikel 431 van de overeenkomst worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 september 2014.
            
         
               (2)
            
            
               Volgens artikel 405, lid 2, van de overeenkomst moet de Associatieraad zijn reglement van orde vaststellen.
            
         
               (3)
            
            
               Volgens artikel 407, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in de uitvoering van zijn taken worden bijgestaan door een Associatiecomité en volgens artikel 408, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Associatiecomité vaststellen,
            
         HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
   Artikel 1
   Het reglement van orde van de Associatieraad en het reglement van orde van het Associatiecomité en de subcomités, zoals weergegeven in respectievelijk de bijlagen I en II, worden vastgesteld.
   Artikel 2
   Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.
   
      Gedaan te Brussel, 17 november 2014.
      
         
            Voor de Associatieraad
         
         
            De voorzitter
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      (1)  PB L 261 van 30.8.2014, blz. 4.
   
      BIJLAGE I
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ASSOCIATIERAAD
      
      Artikel 1
      Algemene bepalingen
      1.   De bij artikel 404, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Georgië, anderzijds, („de overeenkomst”) ingestelde Associatieraad voert zijn taken uit overeenkomstig de artikelen 404 en 406 van de overeenkomst.
      2.   Volgens artikel 405, lid 1, van de overeenkomst bestaat de Associatieraad uit leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Europese Commissie, enerzijds, en leden van de regering van Georgië, anderzijds. De samenstelling van de Associatieraad wordt afgestemd op de specifieke vraagstukken die op een bepaalde vergadering worden behandeld. De Associatieraad komt bijeen op ministerieel niveau.
      3.   Om de doelstellingen van de overeenkomst te bereiken heeft de Associatieraad volgens artikel 406, lid 1, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Associatieraad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien noodzakelijk optreden door in het kader van de overeenkomst ingestelde organen die namens de Associatieraad kunnen handelen. De Associatieraad kan tevens aanbevelingen doen. De Associatieraad stelt zijn besluiten en aanbevelingen vast in overleg tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures voor de vaststelling van deze besluiten en aanbevelingen. De Associatieraad kan bevoegdheden overdragen aan het Associatiecomité.
      4.   De partijen in dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 428 van de overeenkomst.
      Artikel 2
      Voorzitterschap
      Het voorzitterschap van de Associatieraad wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
      Artikel 3
      Vergaderingen
      1.   De Associatieraad komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderlinge overeenstemming tussen partijen. Tenzij de partijen anders overeenkomen, komt de Associatieraad bijeen op de plaats waar de zittingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.
      2.   Elke vergadering van de Associatieraad wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen datum.
      3.   De vergaderingen van de Associatieraad worden door de secretarissen gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen, uiterlijk dertig dagen voor de datum van de vergadering.
      Artikel 4
      Vertegenwoordiging
      1.   De leden van de Associatieraad mogen zich laten vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen, stelt hij of zij vóór de desbetreffende vergadering de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk in kennis van de naam van zijn of haar vertegenwoordiger.
      2.   De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.
      Artikel 5
      Delegaties
      1.   De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter van de Associatieraad via het secretariaat van de Associatieraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
      2.   In overleg tussen de partijen kan de Associatieraad vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn vergaderingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.
      Artikel 6
      Secretariaat
      Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van Georgië treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.
      Artikel 7
      Correspondentie
      1.   De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de Unie of aan die van Georgië, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.
      2.   De secretarissen van de Associatieraad zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Associatieraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de leden van de Associatieraad.
      3.   De aldus verspreide correspondentie wordt in voorkomend geval doorgestuurd naar het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie en aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie alsmede aan de Missie van Georgië bij de Europese Unie.
      4.   De secretarissen sturen mededelingen van de voorzitter namens hem aan de geadresseerden. Dergelijke mededelingen worden in voorkomend geval verspreid onder de leden van de Associatieraad, overeenkomstig lid 3.
      Artikel 8
      Vertrouwelijkheid
      De vergaderingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan de Associatieraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
      Artikel 9
      Agenda van de vergaderingen
      1.   De voorzitter van de Associatieraad stelt voor elke vergadering van de Associatieraad een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.
      De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname op de agenda heeft ontvangen. Dergelijke punten worden alleen op de voorlopige agenda geplaatst als de bijbehorende ondersteunende documenten naar de secretarissen zijn gestuurd voordat de agenda wordt verzonden.
      2.   De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
      3.   De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
      Artikel 10
      Notulen
      1.   Van elke vergadering worden door de secretarissen van de Associatieraad ontwerpnotulen opgesteld.
      2.   Doorgaans vermelden de notulen voor elk agendapunt:
      
                  a)
               
               
                  de aan de Associatieraad voorgelegde documenten,
               
            
                  b)
               
               
                  de verklaringen waarvan een lid van de Associatieraad verzocht heeft dat ze in de notulen zouden worden opgenomen, en
               
            
                  c)
               
               
                  door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals bijvoorbeeld besluiten die zijn vastgesteld, verklaringen die zijn overeengekomen en conclusies.
               
            3.   De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. De Associatieraad keurt die ontwerpnotulen goed tijdens zijn volgende vergadering. Daarnaast bestaat de mogelijkheid die ontwerpnotulen schriftelijk goed te keuren.
      Artikel 11
      Besluiten en aanbevelingen
      1.   In onderlinge overeenstemming tussen de partijen en na voltooiing van de respectieve interne procedures stelt de Associatieraad besluiten vast en doet hij aanbevelingen.
      2.   Als de partijen dit overeenkomen, kan de Associatieraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 dagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis brengen. De voorzitter kan in overleg met de partijen deze termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
      3.   De handelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 406, lid 1, van de overeenkomst worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling” gevolgd door een volgnummer, vermelden de datum van vaststelling en geven een beschrijving van het onderwerp. Die besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen van de Associatieraad. Die besluiten en aanbevelingen worden verspreid onder alle in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden. Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar publicatieblad of staatsblad.
      4.   De besluiten van de Associatieraad treden in werking op de dag van hun vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald.
      Artikel 12
      Talen
      1.   De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de partijen.
      2.   Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Associatieraad op basis van in die talen opgestelde documenten.
      Artikel 13
      Kosten
      1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Associatieraad.
      2.   Uitgaven voor de vertolking op vergaderingen, de vertaling en de reproductie van documenten komen ten laste van de Unie. Indien Georgië vertolking of vertaling wenst in en uit een of meer andere talen dan de in artikel 12 voorziene, komen de kosten daarvan voor rekening van Georgië.
      3.   Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die de vergaderingen organiseert.
      Artikel 14
      Associatiecomité
      1.   Overeenkomstig artikel 407, lid 1, van de overeenkomst wordt de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Associatiecomité. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen, in beginsel op het niveau van de hoge ambtenaren.
      2.   Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Overeenkomstig artikel 408, lid 2, van de overeenkomst kan de Associatieraad de bevoegdheid om besluiten te nemen overdragen aan het Associatiecomité.
      3.   Het Associatiecomité neemt de besluiten en doet de aanbevelingen waartoe zij op grond van de overeenkomst is gemachtigd.
      4.   In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien de partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.
      Artikel 15
      Wijziging van het reglement van orde
      Dit reglement van orde kan worden gewijzigd zoals beschreven in artikel 11.
   
   
      BIJLAGE II
      
         REGLEMENT VAN ORDE VAN HET ASSOCIATIECOMITÉ EN DE SUBCOMITÉS
      
      Artikel 1
      Algemene bepalingen
      1.   Het bij artikel 407, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Georgië, anderzijds, („de overeenkomst”) ingestelde Associatiecomité staat de Associatieraad bij en voert de taken uit die in de overeenkomst of door de Associatieraad aan het comité zijn toegewezen. Volgens artikel 408, lid 1, van de overeenkomst stelt de Associatieraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Associatiecomité vast.
      2.   Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen en ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd.
      3.   Overeenkomstig artikel 407, lid 2, van de overeenkomst bestaat het Associatiecomité uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren met verantwoordelijkheid voor de specifieke aangelegenheden die tijdens een bepaalde vergadering worden behandeld.
      4.   Overeenkomstig artikel 408, lid 4, van de overeenkomst bestaat het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, als bedoeld in artikel 408, lid 4, van de overeenkomst („het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken”), wanneer het taken uitvoert die hem zijn toegekend op grond van titel IV van de overeenkomst, uit hoge ambtenaren van de Europese Commissie en Georgië met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van Georgië met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden fungeert dan als voorzitter van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken overeenkomstig artikel 2 van dit reglement van orde. De vergaderingen worden ook bijgewoond door een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden.
      5.   Volgens artikel 408, lid 3, van de overeenkomst is het Associatiecomité bevoegd om besluiten vast te stellen in de in deze overeenkomst genoemde gevallen en op de terreinen waarvoor de Associatieraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het Associatiecomité. Die besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. Het Associatiecomité stelt zijn besluiten vast in overleg tussen de partijen, na voltooiing van de interne procedures voor hun vaststelling.
      6.   De partijen in dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 428 van de overeenkomst.
      Artikel 2
      Voorzitterschap
      Het voorzitterschap van het Associatiecomité wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
      Artikel 3
      Vergaderingen
      1.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, vergadert het Associatiecomité regelmatig, en ten minste eenmaal per jaar. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg bijzondere sessies van het Associatiecomité worden belegd.
      2.   Een vergadering van het Associatiecomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De convocatie wordt uiterlijk 28 dagen voor de vergadering door het secretariaat van het Associatiecomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
      3.   Het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en wanneer de omstandigheden zulks vereisen. Deze vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken op een door de partijen overeengekomen plaats, datum en wijze. De convocatie wordt uiterlijk 15 dagen voor de vergadering door het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
      4.   Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het Associatiecomité vroeg genoeg vóór de jaarlijkse vergadering van de Associatieraad bijeengeroepen.
      5.   Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Associatiecomité plaatsvinden met behulp van overeengekomen technologische hulpmiddelen zoals videoconferentie.
      Artikel 4
      Delegaties
      Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat van het Associatiecomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.
      Artikel 5
      Secretariaat
      1.   Een ambtenaar van de Unie en een ambtenaar van Georgië treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit, tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, in een sfeer van wederzijds vertrouwen en samenwerking.
      2.   Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van Georgië met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.
      Artikel 6
      Correspondentie
      1.   De voor het Associatiecomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen van het Associatiecomité, die op zijn beurt de andere secretaris informeert.
      2.   Het secretariaat van het Associatiecomité ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Associatiecomité is gericht, naar de voorzitter van het Associatiecomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 7 bedoelde documenten wordt verspreid.
      3.   Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verspreid overeenkomstig artikel 7.
      Artikel 7
      Documenten
      1.   Documenten worden verspreid door de secretarissen van het Associatiecomité.
      2.   Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.
      3.   De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van de Unie en zet de secretaris van Georgië daarbij systematisch in kopie.
      4.   De secretaris van Georgië stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van Georgië en zet de secretaris van Unie daarbij systematisch in kopie.
      Artikel 8
      Vertrouwelijkheid
      De vergaderingen van het Associatiecomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het Associatiecomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
      Artikel 9
      Agenda voor de vergaderingen
      1.   Het secretariaat van het Associatiecomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering van het Associatiecomité een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Associatiecomité uiterlijk 21 dagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.
      2.   De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 dagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.
      3.   De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Associatiecomité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
      4.   Met instemming van de andere partij kan de voorzitter van de vergadering van het Associatiecomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.
      5.   De voorzitter van de vergadering van het Associatiecomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.
      Artikel 10
      Notulen en operationele conclusies
      1.   Van elke vergadering van het Associatiecomité worden door de secretarissen van het Associatiecomité ontwerpnotulen opgesteld.
      2.   Doorgaans vermelden de notulen voor elk agendapunt:
      
                  a)
               
               
                  een lijst van deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleiden en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;
               
            
                  b)
               
               
                  de aan het Associatiecomité voorgelegde documenten;
               
            
                  c)
               
               
                  de verklaringen waarvan het Associatiecomité verzocht heeft dat ze in de notulen zouden worden opgenomen, en
               
            
                  d)
               
               
                  operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.
               
            3.   De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het Associatiecomité voorgelegd. Tijdens zijn volgende vergadering keurt het Associatiecomité die ontwerpnotulen goed. Ook kunnen de ontwerpnotulen schriftelijk worden goedgekeurd. De ontwerpnotulen van het Associatiecomité in de samenstelling voor handelsvraagstukken, worden binnen 28 dagen na iedere vergadering goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een afschrift gezonden.
      4.   De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het Associatiecomité bekleedt, stelt voor elke vergadering operationele ontwerpconclusies op en stuurt deze samen met de agenda aan de partijen, gewoonlijk uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering. Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden die ontwerpconclusies tijdens de vergadering bijgewerkt, zodat zij aan het eind van de vergadering kunnen worden aangenomen door het Associatiecomité en de door de partijen te ondernemen vervolgacties bevatten. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht; de uitvoering ervan wordt geëvalueerd tijdens de volgende vergadering van het Associatiecomité. Het Associatiecomité stelt hiervoor een model op, waarin voor elk actiepunt een deadline wordt vermeld.
      Artikel 11
      Besluiten en aanbevelingen
      1.   Het Associatiecomité is bevoegd om besluiten vast te stellen in de in de overeenkomst genoemde gevallen en op de terreinen waarvoor de Associatieraad deze bevoegdheid aan hem heeft overgedragen. Daarnaast doet het Associatiecomité aanbevelingen. Besluiten en aanbevelingen komen tot stand in onderlinge overeenstemming tussen de partijen en na voltooiing van de respectieve interne procedures. Elk besluit en elke aanbeveling wordt door de voorzitter van het Associatiecomité ondertekend en door de secretarissen van het Associatiecomité gewaarmerkt.
      2.   Als de partijen dit overeenkomen, kan het Associatiecomité besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de secretarissen, die in samenspraak met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 verspreid, waarbij een termijn van niet minder dan 21 dagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling door de voorzitter ondertekend en gewaarmerkt door de twee secretarissen.
      3.   De handelingen van het Associatiecomité worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Elk besluit treedt in werking op de datum van zijn vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald.
      4.   De besluiten en aanbevelingen worden aan de partijen gezonden.
      5.   Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.
      Artikel 12
      Verslagen
      Het Associatiecomité brengt tijdens elke gewone vergadering van de Associatieraad verslag uit over zijn activiteiten en de activiteiten van zijn subcomités, werkgroepen en andere organen.
      Artikel 13
      Talen
      1.   De officiële talen van het Associatiecomité zijn de officiële talen van de partijen.
      2.   De werktalen van het Associatiecomité zijn het Engels en het Georgisch. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt het Associatiecomité op basis van in die talen opgestelde documenten.
      Artikel 14
      Kosten
      1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Associatiecomité.
      2.   Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
      3.   De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Georgisch, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
      Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.
      4.   Wanneer vertaling van documenten in de officiële talen van de Unie nodig is, komen de kosten daarvan ten laste van de Unie.
      Artikel 15
      Wijziging van het reglement van orde
      Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van de Associatieraad overeenkomstig artikel 408, lid 1, van de overeenkomst.
      Artikel 16
      Subcomités en gespecialiseerde comités of lichamen
      1.   Op specifieke terreinen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, kan het Associatiecomité overeenkomstig artikel 409, leden 1 en 3, van de overeenkomst besluiten tot instelling van andere subcomités dan die waarin de overeenkomst voorziet, om het comité bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité kan besluiten een dergelijk subcomité op te heffen en diens reglement van orde vast te stellen of te wijzigen. Tenzij anders wordt besloten, werken de subcomités onder het gezag van het Associatiecomité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen.
      2.   Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of in de Associatieraad anders is overeengekomen, is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op alle in lid 1 bedoelde subcomités.
      3.   De vergaderingen van de subcomités kunnen flexibel worden georganiseerd naargelang van de behoefte; zij kunnen in vivo plaatsvinden in Brussel of in Georgië of bijvoorbeeld via videoconferentie. De subcomités fungeren als platform om toezicht te houden op de vordering van de aanpassing van de wetgeving op bepaalde terreinen, om bepaalde vraagstukken en problemen met betrekking tot dit proces te bespreken en om aanbevelingen en operationele conclusies te formuleren.
      4.   Het secretariaat van het Associatiecomité wordt in kopie gezet van alle correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot ieder subcomité, gespecialiseerd comité of lichaam.
      5.   Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of door de partijen in de Associatieraad anders is overeengekomen, kunnen de subcomités, gespecialiseerde comités en lichamen alleen aanbevelingen aan het Associatiecomité doen.
      Artikel 17
      Tenzij anders bepaald is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.