CELEX: 32020Q1120(01)
Language: da
Date: 2020-10-09 00:00:00
Title: Regionsudvalgets afgørelse nr. 18/2020 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter

20.11.2020   
               
               
                  DA
               
               
                  Den Europæiske Unions Tidende
               
               
                  L 391/3
               
            
         REGIONSUDVALGETS AFGØRELSE nr. 18/2020
         om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter
         REGIONSUDVALGETS PRÆSIDIUM HAR —
         under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 15, stk. 3,
         under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1),
         under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (2),
         under henvisning til Regionsudvalgets forretningsorden, særlig artikel 78,
         under henvisning til Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 64/2003 af 11. februar 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter (3), under henvisning til Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 128/2003 af 17. juni 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter via det elektroniske dokumentregister, og
         ud fra følgende betragtninger
         Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen anmoder i en fælles erklæring vedrørende forordning (EF) nr. 1049/2001 de øvrige institutioner om at vedtage interne bestemmelser om aktindsigt, hvorved der tages hensyn til den nævnte forordnings principper og begrænsninger (4),
         etableringen af en liste over dokumenter, der er direkte adgang til, i henhold til artikel 78, stk. 2, i Regionsudvalgets forretningsorden og udvalgets bestemmelser vedrørende borgernes ret til aktindsigt skal integreres i én enkelt afgørelse for at øge gennemsigtigheden for borgerne —
         TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
         KAPITEL I
         
            GENERELLE BESTEMMELSER
         
         
            Artikel 1
            Personer, der har ret til aktindsigt, anvendelsesområde og typer af adgang
            
               1.   Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, og de særlige bestemmelser i denne afgørelse.
            
            
               2.   I denne afgørelse forstås ved »udvalgets dokumenter« ethvert indhold som omhandlet i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001, der er udarbejdet eller modtaget af et af Regionsudvalgets organer eller af Regionsudvalgets generalsekretariat.
            
            
               3.   Regionsudvalget (»udvalget«) giver aktindsigt i sine dokumenter gennem det register, der er omhandlet i kapitel II, og efter begæring i overensstemmelse med kapitel III.
            
         
         KAPITEL II
         
            REGISTER OVER UDVALGETS DOKUMENTER
         
         
            Artikel 2
            
               1.   I overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 11 og 12, oprettes et dokumentregister i udvalget.
            
            
               2.   Gennem registret har borgerne direkte adgang i elektronisk form til de af udvalgets dokumenter, der er opført på listen, der er vedhæftet denne afgørelse, og til de dokumenter, der er givet aktindsigt i i henhold til kapitel III i denne afgørelse.
            
            
               3.   Udvalget kan beslutte at indføre andre dokumenter i registret end dem, der er nævnt i stk. 2. I så fald træffer udvalget på grundlag af det enkelte dokuments art afgørelse om, hvorvidt borgerne skal have direkte adgang til dokumentet i elektronisk form i registret, eller om der i registret kun skal indføres et referencenummer for dokumentet, emnet og/eller en kort beskrivelse af indholdet og datoen for modtagelse eller udarbejdelse og indførelse i registret.
            
         
         KAPITEL III
         
            PROCEDURE FOR AKTINDSIGT EFTER BEGÆRING
         
         
            Artikel 3
            Dokumenter, hvori der kan gives aktindsigt efter begæring
            Borgerne kan efter begæring, så vidt det er muligt, opnå aktindsigt i de af udvalgets dokumenter, som ikke er opført på listen, der er vedhæftet denne afgørelse, med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9.
         
         
            Artikel 4
            Oprindelig begæring
            
               1.   Fremsættelse
               
                           1.1.
                        
                        
                           Begæring om aktindsigt fremsættes over for udvalgets generalsekretariat skriftligt, herunder elektronisk, på et af de sprog, der er anført i forordning nr. 1/1958, artikel 1, om den ordning, der skal gælde for Det europæiske økonomiske Fællesskab på det sproglige område (5).
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Begæringen skal være formuleret tilstrækkelig præcist og helt konkret indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og kontaktoplysninger på ansøgeren.
                        
                     
                           1.3.
                        
                        
                           Hvis begæringen ikke er tilstrækkelig præcis, vil udvalget bede ansøgeren om at præcisere den og bistår vedkommende hermed. I så tilfælde suspenderes svarfristen indtil det tidspunkt, hvor udvalget modtager disse oplysninger.
                        
                     
                           1.4.
                        
                        
                           I tilfælde af gentagne eller på hinanden følgende begæringer vedrørende meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter kan udvalget sammen med ansøgeren uformelt søge at nå frem til en løsning.
                        
                     
                           1.5.
                        
                        
                           Ansøgeren er ikke forpligtet til at begrunde begæringen.
                        
                     
            
               2.   Behandling
               
                           2.1.
                        
                        
                           En begæring om aktindsigt i et dokument, som udvalget er i besiddelse af, fremsendes samme dag, som den registreres, til det team, der er ansvarlig for behandling af begæringer om aktindsigt. Det bekræfter modtagelse af begæringen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist.
                        
                     
                           2.2.
                        
                        
                           Vedrører begæringen et dokument, som udvalget har udarbejdet, og som er omfattet af en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, kontakter det team, der er ansvarlig for registret, ophavsmanden til dokumentet, som inden for fem arbejdsdage fremsætter forslag til den videre behandling af begæringen.
                        
                     
                           2.3.
                        
                        
                           Er der tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i dokumenter fra tredjemand, hører udvalget vedkommende tredjemand og giver denne en frist på mindst fem arbejdsdage til at udtale sig med det formål at vurdere, om en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, finder anvendelse.
                        
                     
                           2.4.
                        
                        
                           Vedrører begæringen om aktindsigt fremsat over for udvalget et dokument, der stammer fra en anden institution, og som denne institution endnu ikke har offentliggjort, giver udvalget den institution, der er ansvarlig for dokumentet, en frist på mindst fem arbejdsdage til at fremsætte eventuelle indsigelser mod, at der gives aktindsigt i dokumentet.
                        
                     
                           2.5.
                        
                        
                           Modtages der ikke svar fra tredjemanden eller den institution, hvorfra dokumentet stammer, inden for den fastsatte frist, viderebehandler udvalget begæringen.
                        
                     
            
               3.   Afgørelse
               
                           3.1.
                        
                        
                           Imødekommes begæringen om aktindsigt, fremskaffer udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra begæringens registrering det ønskede dokument til ansøgeren. Ansvaret for svar, der imødekommer begæringer om aktindsigt i de ønskede dokumenter, ligger hos Direktøren for Direktorat A.
                        
                     
                           3.2.
                        
                        
                           Imødekommes begæringen om aktindsigt ikke, underretter udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra begæringens registrering skriftligt ansøgeren om, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om hans/hendes ret til at genfremsætte begæringen. Hvis udvalget ikke svarer inden for den fastsatte frist, kan ansøgeren genfremsætte begæringen. Ansvaret for helt eller delvist afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter ligger hos generalsekretæren.
                        
                     
                           3.3.
                        
                        
                           I undtagelsestilfælde, hvor begæringen f.eks. vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3.1 og 3.2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
                        
                     
                           3.4.
                        
                        
                           Direktøren for Direktorat A og generalsekretæren kan overdrage deres respektive beføjelser efter stk. 3.1 og 3.2.
                        
                     
         
         
            Artikel 5
            Genfremsatte begæringer
            
               1.   Genfremsættelse
               
                           1.1.
                        
                        
                           En begæring om aktindsigt kan genfremsættes skriftligt over for udvalget inden for 15 arbejdsdage fra modtagelsen af helt eller delvist afslag på aktindsigt i det ønskede dokument eller, hvis der ikke modtages svar på den oprindelige begæring, fra udløbet af den fastlagte svarfrist.
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Genfremsatte begæringer skal opfylde de samme formelle krav som den oprindelige begæring.
                        
                     
            
               2.   Behandling
               Bestemmelserne i artikel 4, stk. 2, i denne afgørelse finder tilsvarende anvendelse på behandling af genfremsatte begæringer. Dog er udvalget ikke forpligtet til at bekræfte modtagelsen af den genfremsatte begæring.
            
            
               3.   Afgørelse
               
                           3.1.
                        
                        
                           Imødekommes begæringen om aktindsigt, fremskaffer udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra den genfremsatte begærings registrering det ønskede dokument til ansøgeren. Ansvaret for svar, der imødekommer begæringer om aktindsigt i de ønskede dokumenter, ligger hos formanden.
                        
                     
                           3.2.
                        
                        
                           Imødekommes begæringen om aktindsigt ikke, underretter udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra den genfremsatte begærings registrering skriftligt ansøgeren om, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om de klagemuligheder, der findes. Ansvaret for helt eller delvist afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter ligger hos formanden.
                        
                     
                           3.3.
                        
                        
                           I undtagelsestilfælde, hvor den genfremsatte begæring f.eks. vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3.1 og 3.2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
                        
                     
                           3.4.
                        
                        
                           Formanden kan overdrage de i stk. 3.1 og 3.2 nævnte beføjelser.
                        
                     
         
         
            Artikel 6
            Klageadgang og domstolsprøvelse
            Afslår udvalget helt eller delvist en begæring om aktindsigt efter genfremsættelse af en begæring, eller svarer udvalget ikke inden for den fastsatte frist, kan ansøgeren indbringe en sag mod udvalget og/eller klage til Den Europæiske Ombudsmand efter reglerne fastlagt i henholdsvis artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
         
         
            Artikel 7
            Udlevering af dokumenter og gebyr
            
               1.   Udlevering af dokumenter
               
                           1.1.
                        
                        
                           Dokumenter udleveres som kopier på papir eller i elektronisk form, idet der fuldt ud tages hensyn til ansøgerens ønsker.
                        
                     
                           1.2.
                        
                        
                           Har udvalget eller en anden institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og er det let at få adgang til, kan udvalget fremme adgangen til dokumentet ved at oplyse ansøgeren om, hvordan han/hun får adgang til det ønskede dokument.
                        
                     
            
               2.   Gebyr
               Ansøgeren kan blive opkrævet udgiften til kopiering og fremsendelse af 20 eller flere A4-sider. Gebyret kan ikke overstige de faktiske omkostninger. Fremsendelse i elektronisk format er gratis.
            
         
         KAPITEL IV
         
            AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
         
         
            Artikel 8
            Gennemførelsesforanstaltninger
            Generalsekretæren er ansvarlig for at træffe de nødvendige foranstaltninger for at sikre gennemførelsen af denne afgørelse.
         
         
            Artikel 9
            Ophævelse af afgørelse nr. 64/2003 og af afgørelse nr. 128/2003
            Denne afgørelse ophæver Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 64/2003 af 11. februar 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter og Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 128/2003 af 17. juni 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter via det elektroniske dokumentregister.
         
         
            Artikel 10
            Ikrafttræden
            Denne afgørelse træder i kraft på dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
         
         
            Udfærdiget i Bruxelles, den 9. oktober 2020.
            
               
                  For Regionsudvalgets præsidium
               
               Apostolos TZITZIKOSTAS
               
                  Formand
               
            
         
         
            (1)  EUT L 145 af 31.5.2001, s. 43.
         
            (2)  EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39.
         
            (3)  EUT L 160 af 28.6.2003, s. 96.
         
            (4)  EUT L 173 af 27.6.2001, s. 5.
         
            (5)  EFT 17 af 6.10.1958, s. 385.
      
      
         
            BILAG
            Liste over de af Regionsudvalgets dokumenter, som borgerne har direkte adgang til
            1.   Dokumenter knyttet til det politiske arbejde
            
            Anmodninger om og begrundelser for at udarbejde en initiativudtalelse
            Henvisninger af udtalelser
            De tematiske underudvalgs forslag til udtalelser
            De tematiske underudvalgs forslag til perspektivudtalelser
            De tematiske underudvalgs forslag til rapporter
            De tematiske underudvalgs forslag til perspektivrapporter
            Underudvalgenes udkast til resolutioner
            Informationsnoter til medlemmer til underudvalgsmøder
            Ændringsforslag til underudvalgenes forslag til udtalelser
            Ændringsforslag til underudvalgenes forslag til perspektivudtalelser
            Ændringsforslag til underudvalgenes forslag til rapporter
            Ændringsforslag til underudvalgenes perspektivrapporter
            Ændringsforslag til underudvalgenes udkast til resolutioner
            Forslag til udtalelser fremlagt på plenarforsamlingen
            Forslag til perspektivudtalelser fremlagt på plenarforsamlingen
            Forslag til rapporter fremlagt på plenarforsamlingen
            Forslag til perspektivrapporter fremlagt på plenarforsamlingen
            Udkast til resolutioner fremlagt på plenarforsamlingen
            Informationsnoter/Baggrundsnotater fremlagt på plenarforsamlingen
            Ændringsforslag til forslag til udtalelser fremlagt på plenarforsamlingen
            Ændringsforslag til forslag til perspektivudtalelser fremlagt på plenarforsamlingen
            Ændringsforslag til forslag til rapporter fremlagt på plenarforsamlingen
            Ændringsforslag til forslag til perspektivrapporter fremlagt på plenarforsamlingen
            Ændringsforslag til udkast til resolutioner fremlagt på plenarforsamlingen
            Referater af debatten på plenarforsamlinger
            Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets udtalelser
            Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets perspektivudtalelser
            Rapporter fra underudvalg om årsagerne til, at der indbringes en klage for overtrædelse af nærhedsprincippet eller manglende obligatorisk høring af udvalget
            Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets rapporter
            Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets perspektivrapporter
            Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets resolutioner
            Beslutninger om ikke at udarbejde udtalelse
            2.   Dokumenter knyttet til udvalgets beslutningstagende organers organisation og funktion
            
            Udkast til forretningsorden
            Ændringsforslag til udkast til forretningsorden
            Forretningsorden
            Rapporter om revisionen af forretningsordenen
            Plenarforsamlingens beslutninger om valg af præsidiemedlemmer
            Plenarforsamlingens beslutninger om nedsættelse af underudvalg
            Præsidiets afgørelser om nedsættelse af arbejdsgrupper, blandede rådgivende udvalg, interregionale grupper, taskforcer og andre politiske organer
            Plenarforsamlingens beslutninger om udnævnelse af formand
            Plenarforsamlingens beslutninger om udnævnelse af første næstformand
            3.   Dokumenter knyttet til Regionsudvalgets (RU's) politiske strategi
            
            Udkast til erklæringer
            Erklæringer
            Årlige evalueringsrapporter
            Evalueringsrapporter ved udløbet af mandatperioden
            Resuméer og rapporter om effekten af RU's udtalelser
            Resuméer og årlige aktivitetsrapporter
            Politiske prioriteter
            Politiske programmer ved mandatperiodens begyndelse
            Arbejdsprogrammer for RU's tematiske underudvalg
            4.   Dokumenter knyttet til arbejdet i udvalgets organer
            
            
               Præsidiedokumenter
            
            Sammensætning
            Mødeindkaldelser
            Forslag til dagsorden
            Deltagerlister
            Præsidienoter
            Mødekalendere
            Referater
            
               Formandskonference
            
            Dagsordener
            
               Dokumenter til plenarforsamlingen
            
            Mødeindkaldelser
            Forslag til dagsorden
            Referater
            Deltagerlister
            Erklæringer og taler ved gæstetalere
            
               Dokumenter (ud over de nævnte under punkt 1) knyttet til udvalgets tematiske underudvalg, blandede rådgivende udvalg, arbejdsgrupper, interregionale grupper, taskforcer og øvrige politiske organer
            
            Politiske prioriteter (som inkluderet i handlingsplaner og arbejdsprogrammer)
            Politiske programmer ved mandatperiodens begyndelse
            Aktivitetsrapporter og tematiske rapporter
            Anbefalinger og henstillinger
            Sammensætning
            Mødeindkaldelser
            Forslag til dagsorden
            Referater
            Deltagerlister
            Forslag til eksterne aktiviteter
            Præsentationer i forbindelse med tematiske debatter og udtalelser
            
               Formandskabet
            
            Formandens erklæringer og taler
            Næstformændenes erklæringer og taler
            
               Medlemmer
            
            Udpegelse af medlemmer
            Medlemmers fratrædelsesbreve
            Ophør af medlemmers mandatperiode
            Erklæring om medlemmernes økonomiske interesser
            
               Udgifter og godtgørelser
            
            Bestemmelser om godtgørelse af rejseudgifter og udbetaling af faste rejse- og mødedagpenge til medlemmer
            
               Dokumenter fra de politiske grupper
            
            Nedsættelse af grupper
            Møder mellem underudvalgsformænd og udvalgets formand
            Mødeindkaldelser
            Dagsordener
            
               Seminarer og konferencer
            
            Mødeindkaldelser, seminarer og konferencer
            Opfølgende dokumenter
            5.   Dokumenter knyttet til RU's netværk og platforme
            
            
               Europæisk gruppe for territorialt samarbejde (EGTS)
            
            Register
            Nationale beslutninger
            
               Nærhedsovervågningsnetværket
            
            Nærhedsarbejdsprogram
            Årlige rapporter om nærhedsprincippet
            Studier
            Dagsordener for nærhedskonferencer
            Brochurer
            Høringsrapporter
            Bidrag fra partnere i nærhedsovervågningsnetværket
            
               Europa 2020-platformen
            
            Overvågningsrapporter
            Medlemslister
            
               Platformen vedrørende kompetencefordeling
            
            Studier vedrørende kompetencefordeling
            6.   Dokumenter knyttet til kommunikation og research
            
            
               Strategiske dokumenter
            
            Udvalgets kommunikationsstrategier
            Årlige kommunikationshandlingsplaner
            Årlige kommunikationsrapporter (om det foregående års aktiviteter)
            
               Andre dokumenter
            
            Pressemeddelelser
            Elektroniske nyhedsbreve (distribueret via abonnementstjenesten på hjemmesiden)
            
               Afholdelse af arrangementer (konferencer, rundbordsdiskussioner, offentlige høringer, workshops m.m.)
            
            Mødeindkaldelser (konferencer, rundbordsdiskussioner, offentlige høringer, workshops m.m.), som er åbne for offentligheden
            Information til medlemmerne om arrangementer, der organiseres af udvalget
            Programmer/dagsordener for arrangementer, der organiseres af udvalget
            Sammenfatninger/analyser/evalueringer af arrangementer, der organiseres af udvalget
            
               Studier, der gennemføres af udvalget
            
            Studier
            Præsidiets researchprogram
            
               Vejledninger for medlemmerne
            
            Vejledning for ordførere
            Vejledning for medlemmerne
            7.   Dokumenter knyttet til forbindelserne til andre
            
            Samarbejdsaftaler
            Kommunikation med europæiske og internationale institutioner og organer
            Kommunikation med medlemsstaterne
            Kommunikation med lokale og regionale myndigheder
            Kommunikation med internationale organisationer
            Kommunikation med sammenslutninger
            Europæiske grupper for territorialt samarbejde
            8.   Dokumenter knyttet til udvalgets administration, planlægning og rapportering
            
            
               Ansættelse og praktikophold
            
            Stillingsopslag
            Databeskyttelseserklæringer i forbindelse med ansættelse af tjenestemænd, udstationerede nationale eksperter og praktikophold
            Regler for nationale eksperter udstationeret til udvalget
            Regler for praktikophold i udvalget
            Regler vedrørende økonomisk tilskud til dækning af faktisk afholdte rejseudgifter ved praktikopholds begyndelse og afslutning til almindelige praktikanter i udvalgets tjenestegrene
            
               Udbudsprocedurer
            
            Almindelige betingelser for indkøbsordrer (kontrakter af lav værdi)
            Databeskyttelseserklæring i forbindelse med udbudsprocedurer
            Udbudsbekendtgørelser offentliggjort i EU-Tidende
            Bekendtgørelser om indgåede kontrakter i EU-Tidende
            Forudgående offentliggørelse af kommende kontrakter af lav og mellemstor værdi
            Oversigt over kontrakter med lav og mellemstor værdi indgået af udvalget det foregående år
            Oversigt over specifikke kontrakter og bestillingssedler under rammekontrakter indgået af RU det foregående år
            
               Regler om whistleblowing og højtstående tjenestemænds erklæringer om eksterne aktiviteter
            
            Databeskyttelseserklæring i forbindelse med sager om whistleblowing
            Regler om whistleblowing
            Administrative ordninger mellem udvalget og OLAF
            Årlige oplysninger om tidligere højtstående tjenestemænds erhvervsaktiviteter