CELEX: 31999F0130(01)
Language: da
Date: 1999-01-18 00:00:00
Title: Rådets retsakt af 18. januar 1999 om vedtagelse af finansforordningen vedrørende Europols budget

Avis juridique important

|

31999F0130(01)

Rådets retsakt af 18. januar 1999 om vedtagelse af finansforordningen vedrørende Europols budget  

EF-Tidende nr. C 025 af 30/01/1999 s. 0001 - 0016

RÅDETS RETSAKT af 18. januar 1999 om vedtagelse af finansforordningen vedrørende Europols budget (1999/C 25/01)RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -under henvisning til konventionen, udarbejdet på grundlag af artikel K.3 i traktaten om oprettelse af Den Europæiske Union, om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen) (1), særlig artikel 35, stk. 9, og artikel 36, stk. 6,under henvisning til udtalelse fra styrelsesrådet,under henvisning til udtalelse fra Det Fælles Revisionsudvalg, og ud fra følgende betragtning:Principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet, skal finde anvendelse på Europols budget, der skal udstikkes klare mål for planlagte aktiviteter i de årlige budgetter og aktivitetsplaner, og det skal nøje følges, hvordan disse gennemføres, og der skal, om nødvendigt, træffes yderligere foranstaltninger for at nå disse mål -UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:INDHOLDSidePRÆAMBELAFSNIT I Almindelige principper (artikel 1-12) .......... 3AFSNIT II Budgettets opstilling og struktur .......... 5Del I Budgettets opstilling (artikel 13-14) .......... 5Del II Budgettets struktur (artikel 15) .......... 6Del III Ændring af budgettet (artikel 16-17) .......... 6AFSNIT III Budgettets gennemførelse .......... 6Del I Almindelige bestemmelser (artikel 18-24) .......... 6Del II Forvaltning af indtægter og udgifter (artikel 25-36) .......... 8Del III Medlemsstaternes bidrag (artikel 37-40) .......... 11Del IV Indgåelse af aftaler samt fortegnelse (artikel 41-46) .......... 11Del V Regnskab (artikel 47-48) .......... 13Del VI De anvisningsberettigedes, regnskabsførerens, forskudsbestyrernes og finansinspektørens ansvar (artikel 49) .......... 13AFSNIT IV Regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne .......... 14Del I Regnskabsaflæggelse (artikel 50-51) .......... 14Del II Revision af regnskaberne (artikel 52-55) .......... 15AFSNIT V Afsluttende bestemmelser (artikel 56-59) .......... 16AFSNIT I ALMINDELIGE PRINCIPPER Artikel 1 1. Europols budget, i det følgende benævnt »budgettet«, danner grundlag for Europols forventede indtægter og udgifter for hvert regnskabsår.I den femårige finansplan for Europol, i det følgende benævnt »finansplanen«, fastsættes Europols indtægter og udgifter for det regnskabsår, som budgetforslaget vedrører, og for de følgende fire regnskabsår.2. De bevillinger, der opføres på budgettet, fastsættes for ét enkelt regnskabsår.Udgifterne kan ikke fastsættes for et tidsrum, der går ud over regnskabsåret.3. Hvis udgifter i forbindelse med- kontrakter, der indgås ifølge lokal sædvane, eller- bestemmelser i kontrakter vedrørende bl.a. levering af udstyrgår ud over regnskabsåret, opføres de på budgettet for det regnskabsår, i hvilket de afholdes.Artikel 2 Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet.Artikel 3 1. Indtægter og udgifter opføres på budgettet og i regnskaberne med deres fulde beløb uden modregning, jf. dog artikel 22.2. Samtlige indtægter skal anvendes til finansiering af samtlige udgifter.Artikel 4 1. Der må ikke oppebæres indtægter eller afholdes udgifter, uden at de konteres en artikel i budgettet.Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelse eller anvises nogen udgift, hvis beløbet overstiger de godkendte bevillinger, jf. dog artikel 22.2. Den i overensstemmelse med artikel 14 vedtagne stillingsfortegnelse udgør en ufravigelig grænse for Europol; ingen udnævnelser må finde sted ud over denne grænse.Tjeneste på deltidsbasis kan udlignes ved ansættelse af øvrige ansatte inden for de fastsatte rammer.3. Der må ikke modtages gaver, arv, tilskud eller lignende uden styrelsesrådets forudgående godkendelse. Styrelsesrådet træffer afgørelse herom med enstemmighed.Artikel 5 1. Regnskabsåret løber fra den 1. januar til den 31. december.2. Indtægterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for det regnskabsår, i hvilket de er indgået.De af medlemsstaternes bidrag til budgettet, der modtages inden begyndelsen af det regnskabsår, de vedrører, krediteres dog budgettet for det pågældende regnskabsår.3. Bevillingerne må kun anvendes til dækning af behørigt afholdte og betalte udgifter i det regnskabsår, for hvilket de er tildelt, jf. dog undtagelserne i artikel 6, samt til dækning af gæld hidrørende fra tidligere regnskabsår, for hvilke der ikke har fundet bevillingsfremførsel sted.Et regnskabsårs udgifter opføres på regnskabet for det pågældende regnskabsår på grundlag af de udgifter, der er blevet anvist til betaling senest den 31. december, og som er blevet betalt senest næstfølgende 1. marts.Artikel 6 1. Udnyttelsen af bevillingerne sker efter følgende regler:a) som hovedregel bortfalder de bevillinger, der ikke er disponeret over ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opførtb) bevillinger vedrørende vederlag og godtgørelser til personalet må ikke fremføresc) bevillinger afsat til betalinger, der er forfaldne pr. 31. december i henhold til forpligtelser indgået mellem den 1. januar og den 31. december, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.2. Uanset stk. 1 kan direktøren senest den 31. januar forelægge styrelsesrådet behørigt begrundede anmodninger om fremførsel til det følgende regnskabsår af bevillinger, der ikke er disponeret over pr. 31. december.Forslag om fremførsel af sådanne bevillinger kan kun fremsættes af ganske særlige grunde.Styrelsesrådet træffer afgørelse om anmodningerne om fremførsel senest den 1. marts. Afgørelsen træffes med enstemmighed.3. Bevillinger, der er fremført fra et regnskabsår til et andet, bortfalder, hvis der stadig ikke er disponeret over dem ved udgangen af det regnskabsår, til hvilket de blev fremført.4. Inden den 1. april forelægges en liste over de automatiske fremførsler for styrelsesrådet til orientering.5. Ved gennemførelsen af budgettet opføres anvendelsen af fremførte bevillinger særskilt for hver budgetpost på regnskabet for det løbende regnskabsår.Artikel 7 For løbende forvaltningsudgifter, som kan henføres til det følgende regnskabsår, og som efter deres art skal afholdes i begyndelsen af dette regnskabsår, kan der fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der afholdes over det følgende regnskabsårs bevillinger, hvis disse forpligtelser ikke overstiger en fjerdedel af det løbende regnskabsårs tilsvarende samlede bevillinger. Forpligtelserne kan dog ikke medføre nye udgifter, som ikke principielt er godkendt i budgettet for det løbende regnskabsår, hvis budgettet for det følgende regnskabsår allerede er vedtaget.Udgifter til husleje samt visse dermed forbundne og tilsvarende udgifter, som ifølge retlige eller kontraktmæssige bestemmelser skal afholdes forlods, kan fra den 20. december betales over det følgende regnskabsårs bevillinger.Artikel 8 1. Er budgettet ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, kan udgifter, der i princippet var godkendt i det seneste behørigt vedtagne budget, afholdes efter bestemmelserne i denne artikel.2. Der kan for hvert kapitel foretages månedlige betalinger af indtil en tolvtedel af de samlede bevillinger, der det foregående regnskabsår var opført under det pågældende kapitel, såfremt dette er nødvendigt for at opfylde Europols retlige forpligtelser.3. På anmodning af direktøren kan styrelsesrådet, i det omfang det er nødvendigt af forvaltningsmæssige årsager, bevilge to eller flere foreløbige tolvtedele på samme tid eller i undtagelsestilfælde betalinger, som ikke er nødvendige for at opfylde Europols retlige forpligtelser. Afgørelsen herom træffes med enstemmighed.4. På de betingelser, der er nævnt i stk. 1, kan der indkaldes bidrag fra medlemsstaterne på indtil tre tolvtedele af de bidrag, der blev indkaldt ifølge det seneste behørigt vedtagne budget.5. På anmodning af direktøren og efter udtalelse fra styrelsesrådet kan Rådet, i det omfang det er nødvendigt af finansielle årsager, tillade indkaldelse af yderligere bidrag fra medlemsstaterne. Afgørelsen herom træffes med enstemmighed.Artikel 9 På foranledning af formanden for Rådet offentliggøres budgettet og eventuelle tillægs- eller ændringsbudgetter i deres vedtagne form i De Europæiske Fællesskabers Tidende.Denne offentliggørelse finder normalt sted senest en måned efter budgettets vedtagelse.Artikel 10 1. Budgettet og finansplanen opstilles i ecu som fastlagt i artikel 1 i Rådets forordning (EF) nr. 3320/94 (2).Enhver fremtidig ændring af nævnte forordning finder anvendelse på denne bestemmelse.2. Omregning mellem ecu og nationale valutaer foretages normalt til dagskursen; i undtagelsestilfælde kan dette princip fraviges i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2.Artikel 11 1. På grundlag af en gennemgang af den gældende arbejdsplan udarbejder direktøren hvert år et udkast til arbejdsplan med de planlagte aktiviteter og udviklinger for Europol for de følgende fem år. Finansplanen, der er en integrerende del af arbejdsplanen, skal omfatte en beskrivelse af de økonomiske og menneskelige ressourcer, der anses for nødvendige for de foreslåede aktiviteter på årsplan.2. Udkastet til arbejdsplan forelægges for styrelsesrådet, der træffer afgørelse herom efter at have indhentet udtalelse fra budgetudvalget. Styrelsesrådet træffer afgørelsen med enstemmighed.Artikel 12 1. Der nedsættes hermed et budgetudvalg.2. Budgetudvalget sammensættes som anført i Europol-konventionens artikel 35, stk. 8. Dets formand er en repræsentant fra den medlemsstat, der varetager formandskabet for Rådet.3. Budgetudvalget har de opgaver, der er fastlagt i Europol-konventionens artikel 35 og i denne forordning.Derudover varetager udvalget de budgetmæssige og finansielle opgaver, som styrelsesrådet eller Rådet pålægger det.Ved udførelsen af sine opgaver undersøger udvalget navnlig, om de i artikel 2 omhandlede principper overholdes behørigt.4. Udvalget kan kræve, at direktøren fremlægger sådanne oplysninger eller beviser, som det finder nødvendige vedrørende budgetmæssige og finansielle spørgsmål, der henhører under udvalget.AFSNIT II BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR DEL I Budgettets opstilling Artikel 13 Budgettet vedtages og finansplanen udarbejdes i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 35.Artikel 14 Budgetforslaget og udkastet til finansplan ledsages af forklarende bemærkninger, der navnlig indeholdera) en generel politisk erklæring om de mål, der skal nås med budgettetb) en beskrivelse af de aktiviteter, der søges om bevillinger til, under hensyn til de principper, der er nævnt i artikel 2, og den arbejdsplan, der er omhandlet i artikel 11c) en beskrivelse af de prognoser og den NLG/ECU-kurs, som forslagene bygger påd) en forklaring på forskelle i bevillingerne fra det ene regnskabsår til det andet.For så vidt angår personalet ledsages budgetforslaget af et arbejdsdokument med følgende oplysninger:a) en fortegnelse over stillingerne på budgettet for hver personalekategori samt det faktiske antal ansatte på datoen for forelæggelsen af budgetforslaget med angivelse af disses fordeling på lønklasser og administrative enhederb) en begrundelse for eventuelle ændringer i antallet af ansatte, hvis dette foreslås. DEL II Budgettets struktur Artikel 15 Budgettet opdeles efter et decimalklassifikationssystem i afsnit, kapitler, artikler og konti efter indtægternes eller udgifternes art eller formål.DEL III Ændring af budgettet Artikel 16 1. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder kan direktøren forelægge forslag til tillægs- og/eller ændringsbudget.2. Ved »forslag til tillægsbudget« forstås ethvert forslag, der indebærer, at det samlede bevillingsbeløb forhøjes, eller at der afsættes midler til en eller flere nye aktioner, uden at de samlede bevillinger derved forhøjes.Ved »forslag til ændringsbudget« forstås ethvert forslag, der indebærer, at der foretages visse ændringer af finansiel eller teknisk art i budgettet, uden at det samlede bevillingsbeløb derved forhøjes, og uden at der afsættes midler til nye aktioner.3. Forslag til tillægs- og/eller ændringsbudgetter forelægges, behandles, fastlægges og vedtages endeligt i samme form og efter samme procedure som det budget, hvis overslag de ændrer.4. Tillægs- og/eller ændringsbudgetter vedtages efter proceduren i Europol-konventionens artikel 35.Artikel 17 1. I regnskabsårets fire sidste måneder kan direktøren overføre- højst 25 % af de samlede bevillinger inden for hvert kapitel- bevillinger fra ét kapitel til et andet inden for samme afsnit, uden at de samlede bevillinger indenfor ét kapitel dog må forøges med mere end 25 %.Direktøren underretter styrelsesrådet tre uger, inden overførslerne foretages.2. Direktøren kan foreslå andre bevillingsoverførsler end dem, der er omhandlet i stk. 1.Styrelsesrådet træffer afgørelse om sådanne forslag om overførsel. Afgørelsen træffes med enstemmighed.3. Uanset stk. 2 må der ikke overføres bevillinger til eller fra det afsnit, der vedrører udgifter til personale.AFSNIT III BUDGETTETS GENNEMFØRELSE DEL I Almindelige bestemmelser Artikel 18 Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem de anvisningsberettigede, regnskabsførerne og finansinspektøren.Hvervene som anvisningsberettiget, regnskabsfører og finansinspektør er indbyrdes uforenelige.Artikel 19 1. Direktøren, der er ansvarlig over for Rådet, har i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 29, stk. 3, ansvaret for, at budgettet gennemføres i overensstemmelse med denne forordning og inden for rammerne af de givne bevillinger.Direktøren kan uddelegere sine beføjelser på de betingelser, han selv fastsætter, og inden for de rammer, som fastsættes i fuldmagtsdokumentet, der bekendtgøres for den befuldmægtigede, regnskabsføreren, finansinspektøren, styrelsesrådet og Det Fælles Revisionsudvalg.2. Hver tredje måned aflægger direktøren rapport til styrelsesrådet og budgetudvalget om budgettets gennemførelse.Artikel 20 1. Der udnævnes en finansinspektør i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 35, stk. 7.Finansinspektøren kan i sit hverv bistås eller midlertidigt afløses af en eller flere underordnede finansinspektører, der ligeledes udnævnes i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 35, stk. 7.2. Finansinspektøren er ved udførelsen af sit hverv udelukkende ansvarlig over for styrelsesrådet.3. Finansinspektøren er ansvarlig for kontrol med- indgåelse af alle udgiftsforpligtelser- udbetaling af alle udgifter- alle indtægter.Uanset artikel 25, stk. 2, artikel 26, stk. 2 og 4, artikel 27, stk. 2, artikel 29, stk. 3, og artikel 34, stk. 2, i denne forordning samt i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 35, stk. 7, kan der i de gennemførelsesbestemmelser, der er nævnt i artikel 57, stk. 2, i denne forordning fastsættes mulighed for, at finansinspektørens kontrol med mindre omfattende indtægter og udgifter foretages efterfølgende.4. Endvidere skal finansinspektøren undersøge, evaluere og afgive rapport om anvendelsen af systemer, procedurer og hermed forbundne interne kontrolforanstaltninger, samt hvorvidt de er forsvarlige og relevante.Rapporterne om de enkelte inspektioner, evalueringer og undersøgelser forelægges for direktøren og styrelsesrådet. Direktøren meddeler styrelsesrådet, hvilke foranstaltninger der skal træffes til opfølgning af hver rapport.5. For hvert regnskabsår aflægger finansinspektøren rapport til styrelsesrådet om det interne tilsyn for det pågældende år.Artikel 21 Indkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfører, der er udnævnt af og ansvarlig over for direktøren. Regnskabsføreren er, med forbehold af artikel 32, stk. 2, den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier. Han er ansvarlig for deres opbevaring.Han kan i sit hverv bistås af en eller flere underordnede regnskabsførere, der udnævnes på samme betingelser som regnskabsføreren.Artikel 22 Uanset artikel 3, stk. 1, og artikel 4, stk. 1a) kan der fra regninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises med nettobeløbet, trækkes:- fejlagtigt udbetalte beløb, der udlignes ved forlods fradrag i en ny fastsættelse af samme art, der falder ind under det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvor det for meget betalte er erlagt- værdien af køretøjer, apparater, materiel og installationer, der er taget tilbage ifølge forretningsmæssig sædvane ved køb af nye køretøjer og apparater, nyt materiel og nye installationer af samme art.Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger indtægtsføre ikke særskiltb) kan følgende indtægter genanvendes under den post, hvor den oprindelige udgift blev afholdt:- indtægter ved tilbagebetaling af beløb, der fejlagtigt er betalt over de på budgettet opførte bevillinger- provenu af leverancer samt arbejds- og tjenesteydelser udført for andre institutioner eller organer- oppebårne forsikringserstatninger- refusioner for så vidt angår afgifter, der er indregnet i prisen på varer eller ydelser leveret til Europol- provenu af salg af køretøjer, apparater, materiel og installationer i forbindelse med udskiftning eller kassering.Genanvendelsen af indtægter skal ske inden udgangen af det regnskabsår, der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er blevet indkasseret.Regnskabskontoplanen som omhandlet i artikel 48 indeholder gennemgangskonti, der gør det muligt at følge genanvendelsen af såvel indtægter som udgifterc) kursdifferencer, som registreres i forbindelse med budgetgennemførelsen, samt kreditor- og debitorrenter i forbindelse med kassetransaktioner kan udlignes. Alene det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets saldo.Artikel 23 Saldoen for hvert regnskabsår indgår i budgettet for det andet regnskabsår efter det regnskabsår, den vedrører, i henhold til artikel 40, stk. 2.Artikel 24 Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af integrerede edb-systemer, finder bestemmelserne i del II i dette afsnit og i afsnit IV anvendelse under hensyn til, om det er muligt og nødvendigt at anvende edb. I denne forbindelse gælder navnlig- at bilagene af kontrolhensyn kan forblive hos den anvisningsberettigede eller regnskabsføreren- at underskrifter og påtegninger kan anbringes ved hjælp af en passende anvendelse af edb.De nærmere regler for gennemførelse af denne artikel fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 57, stk. 2.DEL II Forvaltning af indtægter og udgifter Artikel 25 1. Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan føre til, at der opstår en fordring for Europol, eller at en fordring ændres, skal der foreligge et overslag over fordringen fra den anvisningsberettigede. I overslagene anføres bl.a. indtægtens art og budgetmæssige kontering og så vidt muligt en vurdering af beløbets størrelse samt angivelse af debitor.2. Overslag over fordringer sendes til regnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påtegning.Påtegningen fastslår:a) konteringens rigtighedb) overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser.3. De påtegnede overslag over fordringer registreres midlertidigt af regnskabsføreren.Artikel 26 1. Med henblik på inddrivning af Europols fordringer udfærdiger den anvisningsberettigede en indtægtsordre.2. Indtægtsordrer tilsendes regnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påtegning.Påtegningen fastslår:a) konteringens rigtighedb) indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelserc) bilagenes formelle rigtighedd) debitorangivelsens rigtighede) forfaldsdatoenf) anvendelsen af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2g) indkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og valutaen.3. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægtsordrer.Han skal overvåge og sikre, at Europols indtægter bliver indbetalt til tiden, og sørge for, at Europols rettigheder ikke fortabes.4. Hvis den anvisningsberettigede opgiver at inddrive en konstateret fordring, fremsender han forudgående et forslag om bortfald til regnskabsføreren, som forelægger det for finansinspektøren til påtegning.Formålet med finansinspektørens påtegning er at fastslå bortfaldets formelle rigtighed og overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2.Artikel 27 1. Forud for enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for det pågældende budget eller følgende budgetter udarbejder den anvisningsberettigede et forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelse. I sådanne forslag angives bl.a. udgiftens formål, den anslåede størrelse, kontering samt kreditor.For løbende udgifter kan der indgås en foreløbig forpligtelse.2. Forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelse tilsendes regnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påtegning.Påtegningen fastslår:a) at forslaget om indgåelse af udgiftsforpligtelse er fremsat i overensstemmelse med stk. 1b) konteringens rigtighedc) bevillingernes tilstedeværelsed) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelsere) anvendelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2.3. Påtegningen kan ikke gøres betinget.4. Det påtegnede forslag om indgåelse af udgiftsforpligtelse registreres af regnskabsføreren.Artikel 28 1. Den anvisningsberettigedes fastsættelse af en udgift har til formål at:a) kontrollere kreditors kravb) fastslå eller kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelsec) kontrollere betingelserne for fordringens inddrivelsed) kontrollere, at varer er leveret eller ydelser præsteret som bestilt.2. Fastsættelse af en udgift er betinget af fremlæggelse af bilag, der dokumenterer kreditors krav.Den anvisningsberettigede og en anden ansat foretager og kvitterer for den kontrol, der henvises til i stk. 1, litra d).Den anvisningsberettigede kan lade kontrollen foretage under sit ansvar.3. Vederlag og godtgørelser fastsættes i overensstemmelse med de samlede oversigter, der udarbejdes af personaleafdelingen, med undtagelse af de tilfælde, hvor en individuel fastsættelse er nødvendig.Artikel 29 1. Anvisningen er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han har fastsat.2. Betalingsordren angiver- det regnskabsår, under hvilket udgiften opføres- artiklen i budgettet og eventuelt enhver anden nødvendig underopdeling- det beløb, der skal betales, med angivelse af valuta- modtagerens navn og adresse- formålet med udgiften, og- så vidt muligt betalingsformen- numre og datoer for de tilsvarende påtegninger om indgåelse af udgiftsforpligtelser.Betalingsordren vedlægges de originale bilag eller undtagelsesvis kopier af bilagene, hvis overensstemmelse med originalerne er bekræftet.3. Betalingsordrerne tilsendes regnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påtegning.Påtegningen fastslår:a) betalingsordrens korrekte udstedelseb) betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsforpligtelsen og beløbets rigtighed, under hensyn til principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 2c) konteringens rigtighedd) bilagenes formelle rigtighede) bilagenes formelle rigtighedf) modtagerbeskrivelsens rigtighed.4. Efter påtegning fremsendes den originale betalingsordre med bilag til regnskabsføreren.Artikel 30 I tilfælde af acontobetaling skal den første betalingsordre ledsages af dokumentation for kreditors krav på acontobetalingen. I senere betalingsordrer henvises til den allerede fremlagte dokumentation.Artikel 31 1. Betalingen er den endelige handling, der frigør Europol fra dens forpligtelser over for kreditorerne.Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.Hvis der foreligger en materiel fejl, eller hvis den frigørende kvitterings gyldighed anfægtes, eller hvis de formkrav, der foreskrives i denne finansforordning, tilsidesættes, skal regnskabsføreren tilbageholde betalingerne.2. Hvis betalingerne tilbageholdes, anfører regnskabsføreren grundene hertil i en skriftlig redegørelse, der tilsendes den anvisningsberettigede samt finansinspektøren til orientering.Artikel 32 1. Betalingerne finder i princippet sted over en bankkonto eller en postgirokonto.Direktøren opretter sådanne bankkonti og postgirokonti i Europols navn. Proceduren for åbning, forvaltning og brug af disse konti fastsættes ved gennemførelsesbestemmelse, jf. artikel 57, stk. 2.2. Checks og post- eller bankoverførsler skal underskrives i fællesskab af to ansatte, der er befuldmægtiget af direktøren, og hvoraf den ene er regnskabsføreren selv.Artikel 33 Med henblik på betaling af visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltninger efter gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2.Regnskabsføreren er den eneste, der kan overføre midler til forskudsforvaltningerne, medmindre der foreligger særlige omstændigheder som fastlagt i gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2.Artikel 34 1. Den anvisningsberettigede kan udbetale forskud til personalet, hvis en bestemmelse i en forskrift eller i gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2, giver mulighed herfor.Den anvisningsberettigede kan bevilge forskud til dækning af beløb, som en ansat skal lægge ud for Europol.2. Der kan ikke udbetales forskud, medmindre finansinspektøren forinden har givet sin påtegning, jf. dog artikel 33 om forskudsforvaltninger.Artikel 35 1. Afslår finansinspektøren at give sin påtegning, jf. artikel 25, stk. 2, artikel 26, stk. 2 eller 4, artikel 27, stk. 2, artikel 29, stk. 3, eller artikel 34, stk. 2, begrunder han dette i en skriftlig redegørelse, der tilsendes regnskabsføreren, som underretter den anvisningsberettigede om afslaget.2. Hvis påtegning afslås, kan direktøren, bortset fra tilfælde, hvor der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, bekræfte overslaget over fordringer, indtægtsordren, forslaget om bortfald, indgåelsen af udgiftsforpligtelser, betalingsordren eller forskuddet ved en begrundet afgørelse.Overslaget over fordringer, indtægtsordren, forslaget om bortfald, indgåelsen af udgiftsforpligtelser, betalingsordren eller forskuddet anses derefter for at være gyldig.Styrelsesrådet og det fælles revisionsudvalg skal straks underrettes, hvis denne bestemmelse tages i anvendelse.Artikel 36 I overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 5, stk. 9, afholdes omkostninger vedrørende forbindelsesofficerernes arbejde i princippet af de medlemsstater, der har udsendt dem.Omkostninger vedrørende arbejde, som forbindelsesofficererne udfører på vegne af Europol og i forståelse med de medlemsstater, der har udsendt dem, eller som er foranlediget af Europol, eller som på anden måde falder inden for Europols almindelige beføjelser, afholdes dog over Europols budget. Omkostninger, der ikke kan tilskrives andre, afholdes ligeledes over Europols budget.DEL III Medlemsstaternes bidrag Artikel 37 1. Den enkelte medlemsstats bidrag til budgettet for regnskabsåret »t« beregnes på grundlag af landets bruttonationalindkomst (i det følgende benævnt BNI) for året »t -2«, jf. Europol-konventionens artikel 35, stk. 2.Bidraget udtrykkes i ecu.2. Den beregning af bidrag, der lægges til grund ved udarbejdelsen af budgettet, bygger på samme BNI-overslag i nationale valutaer som dem, der lægges til grund for udarbejdelsen af det foreløbige forslag til De Europæiske Fællesskabers almindelige budget for regnskabsåret »t -2«. Disse overslag omregnes til ecu på grundlag af den gennemsnitlige kurs for året »t -2«.Artikel 38 1. Inden den 1. december i regnskabsåret »t -1« eller senest én måned efter budgettets vedtagelse, hvis denne dato ligger senest, indkalder direktøren bidrag for regnskabsåret.2. Med forbehold af artikel 8, indbetales medlemsstaternes bidrag fuldt ud inden den 31. marts i regnskabsåret »t« eller senest én måned efter indkaldelsen af bidrag, hvis denne dato ligger senest.Indbetalingen foretages i ecu eller i national valuta.3. Renter af den del af medlemsstaternes bidrag, der ikke er indbetalt senest en måned efter fristen i stk. 2, opkræves til den normale udlånssats, der angives nærmere i de gennemførelsesbestemmelser, der er nævnt i artikel 57, stk. 2.Styrelsesrådet underrettes, hvis denne bestemmelse tages i anvendelse.Artikel 39 Artikel 37 og 38 finder ligeledes anvendelse i forbindelse med et tillægsbudget.Artikel 40 1. På grundlag af forvaltningsregnskabet for regnskabsåret »t« udarbejdet i overensstemmelse med artikel 53 foretager direktøren, på grundlag af BNI-tallene for året »t -2«, som fastsat i nationale valutaer af Europa-Kommissionen og den gennemsnitlige valutakurs for samme år, en ny beregning af de bidrag fra medlemsstaterne, der er nødvendige for regnskabsåret »t« for at finansiere de faktiske udgifter for dette regnskabsår og fremførslerne til det efterfølgende regnskabsår.2. For at tage hensyn til overskud fra regnskabsåret »t« og forskelle mellem de foreløbige og de faktiske BNI-tal for regnskabsåret »t -2« anvendes følgende procedure:a) for de medlemsstater, hvis faktisk indbetalte bidrag for regnskabsåret »t« overstiger de nødvendige bidrag, jf. stk. 1, vil det overskydende beløb blive trukket fra de bidrag, der indkaldes for regnskabsåret »t +2«b) for de medlemsstater, hvis faktisk indbetalte bidrag for regnskabsåret »t« er mindre end de nødvendige bidrag, jf. stk. 1, vil det manglende beløb blive indkaldt sammen med de bidrag, der indkaldes for regnskabsåret »t +2«.DEL IV Indgåelse af aftaler samt fortegnelse Artikel 41 1. Aftaler om køb og leje af ejendomme, indkøb, løsøre, materiel og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder skal indgås skriftligt.2. De indgås efter indkaldelse af bud, medmindre de vedrører køb eller leje af en allerede eksisterende bygning.Der kan imidlertid indgås underhåndsaftale i følgende tilfælde:a) inden for det beløb, som fastsættes ved gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2b) hvis køb eller leje af leverancer, løsøre og materiel samt tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er så hastende, at man ikke kan afvente gennemførelsen af en udbudsprocedurec) hvis udbuddene ikke har givet resultat eller har ført til uacceptable priserd) hvis ydelsen af tekniske grunde eller praktiske, sikkerhedsmæssige eller retlige forhold kun kan præsteres af en bestemt leverandør eller entreprenøre) i forbindelse med aftaler om supplerende leverancer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der af tekniske grunde ikke kan adskilles fra hovedkontrakten.I de tilfælde, der er omhandlet under litra a), b) og c), skal Europol dog så vidt muligt og med alle egnede midler give mulighed for konkurrence mellem de leverandører eller entreprenører, der vil kunne præstere den ydelse, aftalen drejer sig om.3. Indkaldelsen af bud offentliggøres i princippet i samtlige medlemsstater og i givet fald i tredjelande, i det omfang det er foreneligt med udviklingen af erhvervslivet i Den Europæiske Union. Offentliggørelsen kan dog begrænses, hvis den almindelige udbudsprocedure ikke kan gennemføres på grund af ydelsens art eller beløbsmæssige omfang.4. Udbudsprocedurer, kriterier for tildeling af kontrakter samt procedurer for prisjusteringer efter en aftales indgåelse fastlægges ved gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2, idet tildelingskriterierne fastlægges i analogi med dem, der er fastsat i de direktiver, der er omhandlet i artikel 44.5. Aftaler, hvis værdi overstiger den beløbsgrænse, der er fastsat i genemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2, forelægges styrelsesrådet til godkendelse.Artikel 42 Ved aftaler indgået af Europol må der ikke finde forskelsbehandling sted mellem medlemsstaternes statsborgere på grund af deres nationalitet.Artikel 43 1. Der kan indgås aftale om betaling efter faktura eller regning, hvis den formodede værdi af indkøbene, tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne ikke overstiger de beløb, der fastsættes ved gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2.2. Som garanti for aftalernes gennemførelse kan det i garantiklausulerne kræves, at leverandørerne eller entreprenørerne på forhånd stiller sikkerhed.Sikkerhedsbeløbet fastlægges i henhold til de sædvanlige forretningsbetingelser.Hvis aftalen ikke gennemføres, eller hvis gennemførelsen forsinkes, beregner Europol sig en passende skadeserstatning for tab, renteudgifter og omkostninger, navnlig ved modregning i sikkerhedsstillelsen, uanset om denne er indbetalt direkte af leverandøren eller entreprenøren eller af tredjemand.Artikel 44 Ved indgåelsen af aftaler, hvis værdi er lig med eller større end de maksimumsbeløb, der er fastsat i Rådets direktiver om samordning af procedurerne for indgåelse af offentlige bygge- og anlægskontrakter samt indkøbs- og tjenesteydelsesaftaler, påhviler der Europol de samme forpligtelser, som gælder for medlemsstaternes myndigheder og virksomheder i henhold til de nævnte direktiver.Artikel 45 1. Løsøre og fast ejendom, der udgør Europols formue, registreres løbende på en fortegnelse. På denne fortegnelse registreres kun løsøre, hvis værdi overstiger et beløb, der fastsættes ved gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 57, stk. 2.2. Erhvervelse af løsøre eller fast ejendom registreres på den løbende fortegnelse, inden betalingen kan ske.Det anføres på fakturaen eller et vedføjet dokument, der udfærdiges med henblik på betaling af udgiften, at erhvervelsen er registreret.3. Europol lader sine egne tjenestegrene kontrollere, at fortegnelserne er korrekte.Artikel 46 1. Salg af løsøre offentliggøres på passende måde.2. Hvis løsøre, der er registreret på fortegnelsen, overdrages mod vederlag eller vederlagsfrit, kasseres, udlejes eller forsvinder ved tab, tyveri eller af anden grund, udarbejder den anvisningsberettigede en erklæring eller en rapport. Erklæringen eller rapporten tilsendes regnskabsføreren, som forelægger den for finansinspektøren til påtegning.Det skal af erklæringen eller rapporten navnlig fremgå, om en ansat ved Europol eller nogen anden person har erstatningspligt.3. Kun i tilfælde af, at salg sker ved offentlig auktion, kan ansatte købe løsøre, der sælges af Europol.4. Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles til rådighed uden vederlag, oprettes der en kontrakt, som skal påtegnes af finansinspektøren.5. Artikel 4, stk. 3, finder tilsvarende anvendelse.DEL V Regnskab Artikel 47 1. Regnskabet føres i ecu pr. regnskabsår som dobbelt bogholderi. Samtlige regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages og underbygges af bilag.Regnskabet afsluttes ved udgangen af regnskabsåret med henblik på opstilling af balance og forvaltningsregnskab, jf. artikel 53. Forvaltningsregnskabet skal forelægges for finansinspektøren.2. Forvaltningsregnskab og balance opstilles i ecu.Artikel 48 1. I regnskabskontoplanen skelnes der klart mellem driftsposter og balanceposter.Regnskabskontoplanen omfatter to dele:a) indtægts- og udgiftsposter, som gør det muligt at følge budgettets gennemførelse i enkelthederb) balanceposter, som gør det muligt at opgøre Europols formuestilling.Disse poster viser de forventede følger af Europols retlige forpligtelser.2. Alle forskud bogføres på en interimskonto og afregnes senest i løbet af det regnskabsår, der følger efter betalingen af forskuddet, bortset fra forskud af permanent karakter, der med mellemrum tages op til fornyet behandling.Dog afregnes de forskud, der er nævnt i artikel 34, som hovedregel senest seks uger efter, at den foranstaltning, hvortil de er bevilget, er gennemført.3. De nærmere regler for regnskabskontoplanens opstilling og funktion med hensyn til såvel formue- som driftstransaktioner, herunder regnskabsstandarderne, fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 57, stk. 2.4. Bilag vedrørende posterne og udarbejdelsen af forvaltningsregnskabet og balancen opbevares i en periode på fem år efter datoen for den i artikel 55, stk. 2, omhandlede afgørelse om meddelelse af decharge for gennemførelsen af budgettet.Bilag vedrørende transaktioner, der ikke er endeligt afsluttede, opbevares dog længere end den nævnte periode indtil udgangen af det år, der følger efter det år, i hvilket sådanne transaktioner afsluttes endeligt.DEL VI De anvisningsberettigedes, regnskabsførerens, forskudsbestyrernes og finansinspektørens ansvar Artikel 49 1. En anvisningsberettiget kan drages disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar, hvis han indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre uden at overholde denne forordning.Det samme er tilfældet, hvis han undlader at udarbejde et dokument vedrørende en fordring, eller hvis han uden begrundelse undlader at udstede eller forsinker udstedelsen af indtægtsordrer.2. Regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere kan drages disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar i følgende tilfælde:a) hvis de ikke overholder artikel 31, stk. 1b) hvis de betalinger, de foretager, ikke svarer til det beløb eller de valutaer, der er anført på betalingsordrernec) hvis de betaler til andre modtagere end de berettigede.3. Regnskabsføreren og de underordnede regnskabsførere skal forsikre sig mod den risiko, de løber efter stk. 2.Europol godtgør forsikringsudgifterne hertil.4. En forskudsbestyrer kan drages disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar:a) hvis han ikke med korrekte bilag kan begrunde de betalinger, han foretagerb) hvis han betaler til andre modtagere end de berettigede.5. Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører kan drages disciplinært og eventuelt økonomisk til ansvar, hvis de ikke holder sig inden for budgetbevillingerne, eller hvis de udviser grov uagtsomhed ved udførelsen af deres opgaver.6. De anvisningsberettigede, regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne kan drages økonomisk og disciplinært til ansvar efter de relevante bestemmelser i vedtægten for Europols personale.Finansinspektøren og de underordnede finansinspektører kan på tilsvarende måde drages økonomisk og disciplinært til ansvar efter samme bestemmelser.AFSNIT IV REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REVISION AF REGNSKABERNE DEL I Regnskabsaflæggelse Artikel 50 Direktøren udarbejder og forelægger hvert år et forvaltningsregnskab og en balance over aktiver og passiver pr. 31. december i det foregående regnskabsår i overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 36.Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form og opdeles på samme måde som budgettet.På balancens aktivside opføres indtægter, der endnu ikke er inkasseret, og på passivsiden opføres de af regnskabsårets udgifter, der endnu ikke er bogført.En opgørelse over kassebevægelser og saldi under de forskellige konti pr. 31. december i det foregående regnskabsår vedlægges.Artikel 51 1. Direktøren tilsender Rådet og Det Fælles Revisionsudvalg samt, til orientering, styrelsesrådet og budgetudvalget forvaltningsregnskabet, balancen samt beretningen om afslutningen af regnskabsåret som omhandlet i Europol-konventionens artikel 36, stk. 1, senest den 31. maj det følgende år.2. I årsberetningen beskrives isæra) de indgåede forpligtelser og de foretagne udbetalinger, der skal afholdes over budgettet for det pågældende regnskabsårb) de samlede indtægter og udgifter, der er bogført under hver artikel på budgettetc) de bevillinger, der ikke er brugt ved udgangen af regnskabsåret, og som ikke fremføres til det efterfølgende regnskabsård) de bevillinger, der fremføres til det efterfølgende regnskabsår i henhold til artikel 6e) anvendelsen af de bevillinger, der blev fremført fra det foregående regnskabsårf) en forklaring, når indtægter eller udgifter har været større eller mindre, end hvad der var fastlagt i budgettetg) Europols aktiver og passiverh) de kapitalinvesteringer, der er foretaget i løbet af regnskabsåreti) eventuelle yderligere forklaringer, der måtte være nødvendige for at forstå årsregnskaberne, herunder et skøn over Europols fremtidige økonomiske situation. DEL II Revision af regnskaberne Artikel 52 Formålet med revisionen, der udføres af Det Fælles Revisionsudvalg i overensstemmelse med anerkendt praksis på grundlag af regnskabsbilagene og om nødvendigt på stedet, er at fastslå indtægternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed i overensstemmelse med bestemmelserne i Europol-konventionen, budgettet og denne forordning, navnlig artikel 2, samt at sikre sig, at den økonomiske forvaltning har været forsvarlig.Artikel 53 1. Direktøren giver medlemmerne af Det Fælles Revisionsudvalg alle de oplysninger og yder dem al den bistand, som de har brug for til udøvelsen af deres hverv.Direktøren giver medlemmerne af udvalget adgang til bl.a. alle kasse- og materielregnskaber og alle beviser, regnskabsbilag og lageropgørelser, som de mener at have brug for, når de skal revidere forvaltningsregnskabet.Medlemmerne af Det Fælles Revisionsudvalg har personlig adgang til Europols lokaler og har ret til at indhente oplysninger hos direktøren, vicedirektørerne eller de ansatte ved Europol, der har ansvaret for transaktioner, der indebærer indtægter eller udgifter.2. Uanset stk. 1 kan direktøren i undtagelsestilfælde nægte medlemmerne af Det Fælles Revisionsudvalg adgang til oplysninger i enhver form, som er omfattet af Europol-konventionens bestemmelser om sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger eller af retsakter vedtaget i henhold hertil.Direktøren underretter straks styrelsesrådet, hvis denne bestemmelse bringes i anvendelse. Styrelsesrådet kan ved enstemmig afgørelse beslutte alligevel at give medlemmerne af Det Fælles Revisionsudvalg adgang til sådanne oplysninger.3. Medlemmerne af Det Fælles Revisionsudvalg og alle, der bistår dem ved udførelsen af deres opgaver, skal behandle alle indhentede oplysninger om Europol og Europols virksomhed som fortrolige.4. Den i Europol-konventionens artikel 36, stk. 3, omhandlede revisionsberetning kan offentliggøres helt eller delvis, hvis styrelsesrådet har givet sin forudgående enstemmige godkendelse hertil.Artikel 54 1. Ud over at være ansvarlig for revision af regnskaberne fremsætter Det Fælles Revisionsudvalg relevante bemærkninger til de regnskabsmetoder, der er anvendt, og i det hele taget til de økonomiske følger af den administrative praksis, der er fulgt.2. Bemærkninger, der efter Det Fælles Revisionsudvalgs mening bør medtages i den revisionsberetning, der er omhandlet i Europol-konventionens artikel 36, stk. 3, meddeles direktøren og finansinspektøren. Direktøren og finansinspektøren sender Det Fælles Revisionsudvalg deres svar på sådanne bemærkninger.Artikel 55 1. Det Fælles Revisionsudvalg udarbejder senest den 31. oktober sin beretning om regnskaberne for det foregående regnskabsår.Udvalget gør i sin beretning rede for revisionens omfang og art og fremsætter bemærkninger til regnskaberne og balancen samt giver en kort vurdering af den økonomiske forvaltning af Europol.Revisionsberetningen sendes sammen med direktørens og finansinspektørens bemærkninger til styrelsesrådet senest den 31. december.2. Styrelsesrådet udarbejder, på grundlag af en udtalelse fra budgetudvalget, en henstilling til Rådet om meddelelse af decharge til direktøren for gennemførelsen af budgettet. Senest den 30. april i det følgende år træffer Rådet afgørelse om meddelelsen af decharge i henhold til Europol-konventionens artikel 36, stk. 5.3. Direktøren træffer enhver hensigtsmæssig foranstaltning med henblik på at tage bemærkningerne i afgørelsen om meddelelse af decharge til følge.4. Finansinspektøren tager hensyn til de bemærkninger, der er anført i afgørelsen om meddelelse af decharge. AFSNIT V AFSLUTTENDE BESTEMMELSER Artikel 56 Styrelsesrådet underretter så hurtigt som muligt Det Fælles Revisionsudvalg om alle beslutninger og foranstaltninger, der er truffet i medfør af artikel 6, 8, 17 og 20.Udpegningen af de anvisningsberettigede, regnskabsføreren, de underordnede regnskabsførere og forskudsbestyrerne, samt udstedelse af fuldmagter og udpegninger i henhold til artikel 19, stk. 1, og artikel 21 meddeles Det Fælles Revisionsudvalg og finansinspektøren.Styrelsesrådet meddeler Det Fælles Revisionsudvalg de interne forskrifter, det vedtager på det finansielle område.Artikel 57 1. Ændringer af denne forordning vedtages i overensstemelse med Europol-konventionens artikel 35, stk. 9, efter høring af Det Fælles Revisionsudvalg.2. De nødvendige gennemførelsesbestemmelser til denne forordning vedtages af styrelsesrådet på forslag af direktøren og efter høring af finansinspektøren og budgetudvalget. Afgørelse træffes med enstemmighed.Artikel 58 1. Når Europol påbegynder sit virke, overtager den automatisk alle økonomiske rettigheder og forpligtelser, der er regnskabsført for Europols Narkotikaenhed.2. I overensstemmelse med Europol-konventionens artikel 45, stk. 5, bliver Europol ejer af alt det udstyr, der er finansieret over narkotikaenhedens fælles budget, eller som er udviklet eller fremstillet af narkotikaenheden, eller som af Nederlandenes regering gratis er stillet til rådighed til varig brug.3. Når Europol påbegynder sit virke, udarbejder narkotikaenhedens koordinator en rapport til Rådet om enhedens regnskaber og en fortegnelse over alt udstyr, som Europol bliver ejer af i henhold til stk. 2.Rapporten sendes også til narkotikaenhedens revisor og til Det Fælles Revisionsudvalg.Artikel 59 Denne finansforordning træder i kraft den 1. februar 1999.Udfærdiget i Bruxelles, den 18. januar 1999.På Rådets vegneO. LAFONTAINEFormand(1) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 1.(2) EFT L 350 af 31.12.1994, s. 27.