CELEX: 32015D1918
Language: el
Date: 2015-10-22 00:00:00
Title: Εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2015/1918 της Επιτροπής, της 22ας Οκτωβρίου 2015, για τη θέσπιση του συστήματος διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας («σύστημα ΔΣΣ»), σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 882/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη διενέργεια επισήμων ελέγχων της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και προς τους κανόνες για την υγεία και την καλή διαβίωση των ζώων [κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό C(2015) 7132] (Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)

24.10.2015   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 280/31
            
         ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΉ ΑΠΌΦΑΣΗ (ΕΕ) 2015/1918 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
   της 22ας Οκτωβρίου 2015
   για τη θέσπιση του συστήματος διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας («σύστημα ΔΣΣ»), σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 882/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη διενέργεια επισήμων ελέγχων της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και προς τους κανόνες για την υγεία και την καλή διαβίωση των ζώων
   
      
         [κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό C(2015) 7132]
      
   
   (Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
   Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
   Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
   Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 882/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 29ης Απριλίου 2004, για τη διενέργεια επισήμων ελέγχων της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και προς τους κανόνες για την υγεία και την καλή διαβίωση των ζώων (1), και ιδίως το άρθρο 63 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο,
   Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
   
               (1)
            
            
               Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004 καθιερώνει ένα εναρμονισμένο πλαίσιο για την οργάνωση των επισήμων ελέγχων της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και προς τους κανόνες για την υγεία και την καλή διαβίωση των ζώων που προβλέπονται στη νομοθεσία της Ένωσης. Ο τίτλος IV του εν λόγω κανονισμού καθορίζει τους κανόνες για τη διοικητική συνδρομή και συνεργασία μεταξύ των αρμόδιων αρχών στα κράτη μέλη, με σκοπό την εξασφάλιση της εφαρμογής της νομοθεσίας περί τροφίμων και ζωοτροφών.
            
         
               (2)
            
            
               Ειδικότερα, ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004 απαιτεί από τα κράτη μέλη να παρέχουν σε αμοιβαία βάση διοικητική συνδρομή, να συνεργάζονται και να ανταλλάσσουν πληροφορίες, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι διασυνοριακές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης διώκονται αποτελεσματικά.
            
         
               (3)
            
            
               Επιπλέον, ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004 προβλέπει ότι οι υποχρεώσεις διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας των κρατών μελών συμπληρώνονται από την υποχρέωση της Επιτροπής να συντονίζει τη δράση που αναλαμβάνουν τα κράτη μέλη, όταν οι περιπτώσεις μη συμμόρφωσης είναι ευρέως διαδεδομένες ή επαναλαμβανόμενες, ή όταν τα κράτη μέλη αδυνατούν να συμφωνήσουν σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης της μη συμμόρφωσης.
            
         
               (4)
            
            
               Για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 882/2004, οι αρμόδιες αρχές κάθε κράτους μέλους οφείλουν να ανταλλάσσουν τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία περί τροφίμων και ζωοτροφών με τους ομολόγους τους σε άλλα κράτη μέλη και, σε ορισμένες περιπτώσεις, με την Επιτροπή, σε περίπτωση που τα αποτελέσματα των επισήμων ελέγχων απαιτούν δράση σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη.
            
         
               (5)
            
            
               Για να πραγματοποιείται η ανταλλαγή των πληροφοριών όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα, θα πρέπει να θεσπιστεί σύστημα ΤΠ, συγκεκριμένα το σύστημα διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας («σύστημα ΔΣΣ»), το οποίο να παρέχει στους φορείς-συνδέσμους που ορίζονται σε κάθε κράτος μέλος σύμφωνα με το άρθρο 35 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 τα απαραίτητα εργαλεία για να διευκολυνθεί η πρακτική εφαρμογή της ανταλλαγής πληροφοριών που απαιτείται από τον εν λόγω κανονισμό. Το σύστημα ΔΣΣ θα πρέπει να παρέχει μια εξορθολογισμένη μέθοδο επικοινωνίας και ένα διαρθρωμένο μορφότυπο για την ανταλλαγή των πληροφοριών.
            
         
               (6)
            
            
               Για την ανάπτυξη, τη χρήση και τη συντήρηση του συστήματος ΔΣΣ, εφαρμόζονται οι αρχές της πολιτικής εξορθολογισμού της τεχνολογίας πληροφοριών (ΤΠ) της Επιτροπής, δηλαδή η επαναχρησιμοποίηση των υφιστάμενων συστημάτων, εν προκειμένω η κατά το δυνατόν επαναχρησιμοποίηση των υφιστάμενων συστημάτων ανταλλαγής δεδομένων, ώστε να εξασφαλίζεται η κατά το δυνατόν πιο αποτελεσματική λύση και να αποφεύγονται περιττές αλληλεπικαλύψεις των συστημάτων ΤΠ.
            
         
               (7)
            
            
               Η πρόσβαση στο σύστημα ΔΣΣ θα πρέπει να χορηγείται μόνο στους φορείς-συνδέσμους που ορίζονται σε κάθε κράτος μέλος σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 και στο αρμόδιο προσωπικό της Επιτροπής. Τα κράτη μέλη θα πρέπει να είναι σε θέση να υποδείξουν, μεταξύ των ορισθέντων φορέων-συνδέσμων, ορισμένους φορείς-συνδέσμους που έχουν οριστεί ειδικά για την αξιοποίηση του συστήματος ΔΣΣ σε σχέση με τις περιπτώσεις πιθανής μη συμμόρφωσης μέσω δόλιων πρακτικών εξαπάτησης.
            
         
               (8)
            
            
               Για να παρέχουν περαιτέρω τεχνική υποστήριξη και να διευκολύνουν την προετοιμασία των διαδικασιών διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας, κατόπιν αιτήματος ενός φορέα-συνδέσμου, οι αρμόδιες αρχές σε κεντρικό ή περιφερειακό επίπεδο, σε ένα κράτος μέλος, μπορούν να αποκτούν πρόσβαση σε ορισμένες τεχνικές λειτουργίες του συστήματος ΔΣΣ. Η εν λόγω πρόσβαση μπορεί να παρέχεται μόνο για τις λειτουργίες που είναι αναγκαίες για την επίτευξη της ανταλλαγής πληροφοριών σχετικά με τις αιτήσεις βοήθειας ή την κοινοποίηση περιπτώσεων μη συμμόρφωσης, μεταξύ των εν λόγω αρχών και του φορέα-συνδέσμου που ασχολείται με την εν λόγω αίτηση ή κοινοποίηση.
            
         
               (9)
            
            
               Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι πληροφορίες σχετικά με τη μη συμμόρφωση προς τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών διαδίδονται από και μεταξύ των αρμόδιων αρχών στα κράτη μέλη μέσω του συστήματος έγκαιρης προειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές (RASFF), που ιδρύθηκε σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 178/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2), και μέσω του συστήματος ελέγχου και πραγματογνωμοσύνης στις συναλλαγές (TRACES), που θεσπίστηκε με την απόφαση 2004/292/ΕΚ της Επιτροπής (3). Για να αποφεύγονται περιττές αλληλεπικαλύψεις, οι εν λόγω πληροφορίες θα πρέπει να καθίστανται διαθέσιμες, μέσω του συστήματος ΔΣΣ, στους φορείς-συνδέσμους που ορίζονται σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, έτσι ώστε το κράτος μέλος που κοινοποιεί τις εν λόγω πληροφορίες στο RASFF ή στο TRACES να μην είναι υποχρεωμένο να μεταφορτώνει τις ίδιες πληροφορίες στο σύστημα ΔΣΣ για τους σκοπούς της διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας. Συνεπώς, οι εφαρμογές RASFF και TRACES θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχουν δεδομένα στο σύστημα ΔΣΣ, ώστε να απλουστεύεται η διαδικασία.
            
         
               (10)
            
            
               Οι πληροφορίες που ανταλλάσσονται και αφορούν τη διοικητική συνδρομή και συνεργασία βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 μπορεί να περιλαμβάνουν τα αποτελέσματα των επίσημων ελέγχων που διενεργούνται για τους υπευθύνους των επιχειρήσεων και για τις εγκαταστάσεις και τα εμπορεύματα υπό τον έλεγχό τους, καθώς και πληροφορίες που επιτρέπουν την αναγνώριση των εν λόγω υπευθύνων, εγκαταστάσεων ή προϊόντων. Η πρόσβαση στις εν λόγω πληροφορίες θα πρέπει να περιορίζεται στους υπαλλήλους οι οποίοι, λόγω των καθηκόντων τους στις αρμόδιες αρχές, χρειάζονται τις πληροφορίες για την επαλήθευση της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών, ή τη με άλλον τρόπο επιβολή της.
            
         
               (11)
            
            
               Το σύστημα ΔΣΣ θα πρέπει να επιτρέπει την περάτωση της διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας από τον φορέα-σύνδεσμο που υπέβαλε αίτηση ή κοινοποίηση σχετικά με πιθανή ή επιβεβαιωμένη διασυνοριακή περίπτωση μη συμμόρφωσης, όταν έχει παρασχεθεί η βοήθεια ή η ανατροφοδότηση στην κοινοποίηση από τον φορέα-σύνδεσμο που έλαβε την αίτηση ή την κοινοποίηση. Θα πρέπει να θεσπιστούν ρυθμίσεις ώστε οι διαδικασίες να μην αδρανοποιούνται ή να παραμένουν ανοικτές χωρίς λόγο και θα πρέπει να δοθεί στο σύστημα η δυνατότητα να κλείνει αυτόματα μια διαδικασία όταν κατά τη διάρκεια περιόδου έξι μηνών δεν έχει πραγματοποιηθεί καμία δραστηριότητα ή ανταλλαγή πληροφοριών.
            
         
               (12)
            
            
               Η παρούσα απόφαση σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα και τηρεί τις αρχές που αναγνωρίζονται από τον Xάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ειδικότερα, η παρούσα απόφαση επιδιώκει να διασφαλίσει τον πλήρη σεβασμό του δικαιώματος προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
            
         
               (13)
            
            
               Αν η ανταλλαγή πληροφοριών που προβλέπεται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 882/2004 και στην παρούσα απόφαση περιλαμβάνει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, θα πρέπει να διενεργείται προσεκτική αξιολόγηση, ώστε να διασφαλιστεί ότι η επεξεργασία είναι απολύτως αναγκαία για την επίτευξη των σκοπών της αποτελεσματικής διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας και ότι η εν λόγω επεξεργασία είναι σύμφωνη με τις εθνικές διατάξεις για την εφαρμογή της οδηγίας 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4) και με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5). Αν λαμβάνονται υπόψη οι εξαιρέσεις και οι περιορισμοί ορισμένων δικαιωμάτων των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα και υποχρεώσεων του υπευθύνου επεξεργασίας των δεδομένων που προβλέπονται στην οδηγία 95/46/ΕΚ και στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 προκειμένου να διαφυλαχτούν τα συμφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 13 παράγραφος 1 στοιχεία δ) και στ) της οδηγίας 95/46/ΕΚ και στο άρθρο 20 παράγραφος 1 στοιχεία α) και ε) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001, οι εν λόγω εξαιρέσεις και περιορισμοί δεν μπορούν να εγκριθούν παρά μόνο αν είναι απαραίτητοι και αναλογικοί προς τον επιδιωκόμενο στόχο. Οι περιορισμοί δικαιωμάτων των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα θα πρέπει να αποτελούν αναγκαίο μέτρο για την αποτροπή παρεμβάσεων στα καθήκοντα επισήμου ελέγχου των αρμόδιων αρχών και στην αξιολόγηση της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών. Ειδικότερα, τα δικαιώματα των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα μπορεί να περιορίζονται, σύμφωνα με την οδηγία 95/46/ΕΚ και με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001, την περίοδο κατά την οποία διενεργούνται δράσεις με σκοπό την παρατήρηση ή τη διακριτική παρακολούθηση, αν τα εν λόγω δικαιώματα θα έθεταν σε κίνδυνο ή θα υπονόμευαν τον σκοπό των επισήμων ελέγχων ή ερευνών. Για να εξασφαλιστεί υψηλό επίπεδο προστασίας των δεδομένων, είναι σκόπιμο να καθοριστεί μέγιστο χρονικό πλαίσιο, ώστε να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν παραμένουν στο σύστημα ΔΣΣ περισσότερο από ό,τι είναι αναγκαίο για την επίτευξη της συμμόρφωσης με τους κανόνες που προβλέπονται στον τίτλο IV του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004. Ειδικότερα, θα πρέπει να θεσπιστεί περίοδος διατήρησης πέντε ετών από την περάτωση της διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας, μετά την οποία τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα πρέπει να διαγράφονται από το σύστημα ΔΣΣ. Η συγκεκριμένη διάρκεια της περιόδου διατήρησης είναι αναγκαία για να δίνεται στους φορείς-συνδέσμους και στην Επιτροπή η δυνατότητα να συμβουλεύονται τις πληροφορίες για επαρκές χρονικό διάστημα μετά την περάτωση της διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας, ώστε να διασφαλίζεται ο έγκαιρος εντοπισμός των περιπτώσεων επαναλαμβανόμενης, συνδεδεμένης ή εκτεταμένης μη συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών.
            
         
               (14)
            
            
               Είναι σκόπιμο να θεσπιστούν κανόνες σχετικά με τη διόρθωση των πληροφοριών που ανταλλάσσονται μέσω του συστήματος ΔΣΣ, ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες που αποθηκεύονται στο εν λόγω σύστημα είναι ακριβείς. Είναι επίσης σκόπιμο να θεσπισθούν ελάχιστες απαιτήσεις για την ασφάλεια των δεδομένων, ώστε να αποτρέπεται κάθε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή χρήση τους.
            
         
               (15)
            
            
               Τα μέτρα που προβλέπονται στην παρούσα απόφαση είναι σύμφωνα με τη γνώμη της μόνιμης επιτροπής φυτών, ζώων, τροφίμων και ζωοτροφών,
            
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
   ΤΜΗΜΑ I
   
      ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
   
   Άρθρο 1
   Αντικείμενο
   Η παρούσα απόφαση ορίζει τους κανόνες σχετικά με τη θέσπιση και τη χρήση του συστήματος διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας («σύστημα ΔΣΣ»), για να υποστηριχθεί η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των αρμόδιων αρχών των κρατών μελών και μεταξύ των εν λόγω αρμόδιων αρχών και της Επιτροπής, σύμφωνα με τις διατάξεις του τίτλου IV του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004.
   Άρθρο 2
   Ορισμοί
   Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
   1)   «διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας»: μια καθιερωμένη ροή εργασίας που προβλέπεται στο σύστημα ΔΣΣ, η οποία επιτρέπει στους φορείς-συνδέσμους και στην Επιτροπή να ανταλλάσσουν πληροφορίες σχετικά με πιθανές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης σύμφωνα με τα άρθρα 36, 37 και 38 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004·
   2)   «περάτωση διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας»: εφαρμογή της τεχνικής υποδομής που παρέχει το σύστημα ΔΣΣ για την περάτωση μιας διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας·
   3)   «ανάκληση διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας»: απόσυρση από το ΔΣΣ διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας η οποία μεταφορτώθηκε σε αυτό εσφαλμένα.
   ΤΜΗΜΑ II
   
      ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΣΣ
   
   Άρθρο 3
   Θέσπιση και διαχείριση του συστήματος ΔΣΣ
   1.   Η Επιτροπή θεσπίζει, διαχειρίζεται και επικαιροποιεί, κατά περίπτωση, το σύστημα ΔΣΣ.
   2.   Η Επιτροπή παρέχει πρόσβαση στο σύστημα ΔΣΣ στους φορείς-συνδέσμους που ορίζονται από κάθε κράτος μέλος σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 («φορείς-σύνδεσμοι»).
   3.   Κατόπιν αίτησης ενός από τους φορείς-συνδέσμους που αναφέρονται στην παράγραφο 2, η Επιτροπή παρέχει πρόσβαση στο σύστημα ΔΣΣ στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό που ανήκει στις αρμόδιες αρχές σε κεντρικό ή περιφερειακό επίπεδο εντός του ιδίου κράτους μέλους. Η εν λόγω πρόσβαση περιορίζεται στις τεχνικές λειτουργίες του συστήματος ΔΣΣ που απαιτούνται για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των αρμόδιων αρχών και του φορέα-συνδέσμου που ζήτησε την πρόσβαση, σε σχέση με την προετοιμασία των διαδικασιών διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας τις οποίες διαχειρίζεται ο φορέας-σύνδεσμος.
   4.   Η Επιτροπή διασφαλίζει ότι το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές (RASFF), που ιδρύθηκε σύμφωνα με το άρθρο 50 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 178/2002, και το σύστημα ελέγχου και πραγματογνωμοσύνης στις συναλλαγές (TRACES), που θεσπίστηκε με το άρθρο 2 της απόφασης 2004/292/ΕΚ, είναι σε θέση να παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες στο σύστημα ΔΣΣ και, κατ' επέκταση, στους φορείς-συνδέσμους.
   Άρθρο 4
   Φορείς-σύνδεσμοι αρμόδιοι για την ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με ενδεχόμενη μη συμμόρφωση μέσω δόλιων πρακτικών εξαπάτησης
   Τα κράτη μέλη αναφέρουν ρητά ποιοι από τους φορείς-συνδέσμους που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 2 προορίζονται για ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με πιθανές περιπτώσεις μη συμμόρφωσης μέσω δόλιων πρακτικών εξαπάτησης.
   Άρθρο 5
   Αρμοδιότητες των φορέων-συνδέσμων σε σχέση με το σύστημα ΔΣΣ
   1.   Οι φορείς-σύνδεσμοι είναι αρμόδιοι για τα ακόλουθα:
   
               α)
            
            
               διασφάλιση του ότι το προσωπικό τους συμμορφώνεται προς τους κανόνες περί εμπιστευτικότητας που προβλέπονται στο άρθρο 7 παράγραφοι 2 και 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004·
            
         
               β)
            
            
               μεταφόρτωση στο σύστημα ΔΣΣ των αιτήσεων συνδρομής, σύμφωνα με το άρθρο 36 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 («αιτήσεις συνδρομής»), των κοινοποιήσεων μη συμμόρφωσης, σύμφωνα με τα άρθρα 37 και 38 του εν λόγω κανονισμού («κοινοποιήσεις μη συμμόρφωσης»), και των απαντήσεων στις εν λόγω αιτήσεις συνδρομής ή κοινοποιήσεις μη συμμόρφωσης, κατά περίπτωση·
            
         
               γ)
            
            
               διασφάλιση του ότι οι πληροφορίες που πρέπει να υποβάλλονται σε φορέα-σύνδεσμο σε άλλο κράτος μέλος, σύμφωνα με τα άρθρα 36, 37 και 38 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004, μεταφορτώνονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση στο σύστημα ΔΣΣ·
            
         
               δ)
            
            
               λήψη κάθε εύλογου μέτρου για να εξασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες που μεταφορτώνονται στο σύστημα ΔΣΣ είναι ακριβείς και, κατά περίπτωση, διορθωμένες και επικαιροποιημένες·
            
         
               ε)
            
            
               απόσυρση από το σύστημα ΔΣΣ, όχι αργότερα από 30 ημέρες από την ημερομηνία μεταφόρτωσης, κάθε πληροφορίας που έχει μεταφορτωθεί εσφαλμένα ή δεν είναι πλέον αναγκαία για να κινηθεί η διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας.
            
         2.   Οι απαιτήσεις της παραγράφου 1 στοιχεία α), δ) και ε) ισχύουν και για το προσωπικό των αρμόδιων αρχών σε κεντρικό ή περιφερειακό επίπεδο, που αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 3. Αν φορέας-σύνδεσμος έχει στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι μια πληροφορία είναι ανακριβής ή έχει συμπεριληφθεί εσφαλμένα στο σύστημα ΔΣΣ, ενημερώνει τον φορέα-σύνδεσμο που συμπεριέλαβε την εν λόγω πληροφορία στο σύστημα ΔΣΣ το ταχύτερο δυνατόν.
   Άρθρο 6
   Περάτωση διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας
   1.   Η διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας περατώνεται από τον φορέα-σύνδεσμο που μεταφόρτωσε την αίτηση συνδρομής ή την κοινοποίηση μη συμμόρφωσης σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β) μετά την παραλαβή κατάλληλης απάντησης στην εν λόγω αίτηση συνδρομής ή κοινοποίηση μη συμμόρφωσης από τον φορέα-σύνδεσμο παραλήπτη.
   2.   Αν, μετά την πάροδο έξι μηνών από την ημερομηνία κατά την οποία η αίτηση συνδρομής ή η κοινοποίηση μη συμμόρφωσης μεταφορτώθηκε στο σύστημα ΔΣΣ, όπως προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β), δεν έχει περατωθεί η διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας, το σύστημα ΔΣΣ πρέπει ζητεί από τον αιτούντα φορέα-σύνδεσμο ή τον κοινοποιούντα φορέα-σύνδεσμο να επιβεβαιώσει ότι η διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας είναι ακόμη σε εξέλιξη.
   Ο αιτήσας φορέας-σύνδεσμος ή ο κοινοποιήσας φορέας-σύνδεσμος, εντός δεκαπέντε εργάσιμων ημερών, είτε επιβεβαιώνει ότι η διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας είναι ακόμη σε εξέλιξη είτε περατώνει τη διαδικασία, αν δεν είναι πλέον αναγκαία. Αν δεν υπάρξει επιβεβαίωση ή η διαδικασία δεν περατωθεί από τον φορέα-σύνδεσμο, το σύστημα ΔΣΣ περατώνει τη διαδικασία αυτόματα.
   3.   Αν ληφθεί επιβεβαίωση, σύμφωνα με την παράγραφο 2, ότι η διαδικασία διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας είναι ακόμη σε εξέλιξη, αυτή παραμένει ανοικτή στο σύστημα ΔΣΣ.
   Αρχής γενομένης από την ημερομηνία της εν λόγω επιβεβαίωσης, κάθε περίοδος έξι μηνών μη ανταλλαγής πληροφοριών έχει ως αποτέλεσμα την αυτόματη περάτωση της διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας.
   Άρθρο 7
   Αρμοδιότητες της Επιτροπής σε σχέση με το σύστημα ΔΣΣ
   Η Επιτροπή:
   
               α)
            
            
               εξασφαλίζει την ανάπτυξη, τη συντήρηση, την υποστήριξη και κάθε αναγκαία επικαιροποίηση του λογισμικού και της υποδομής ΤΠ για το σύστημα ΔΣΣ·
            
         
               β)
            
            
               παρακολουθεί την ανταλλαγή πληροφοριών μέσω του συστήματος ΔΣΣ για τον εντοπισμό των δραστηριοτήτων που αντίκεινται ή που φαίνεται ότι αντίκεινται προς τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών και έχουν ιδιαίτερη σημασία σε επίπεδο Ένωσης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 40 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004·
            
         
               γ)
            
            
               αναλύει τις πληροφορίες που ανταλλάσσονται μέσω του συστήματος ΔΣΣ για τα συντονιστικά καθήκοντά της, όπως προβλέπεται στο άρθρο 40 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 και ενόψει της κατάρτισης εκθέσεων για να διευκολυνθεί η εφαρμογή του εν λόγω κανονισμού·
            
         
               δ)
            
            
               παρέχει τα αναγκαία μορφότυπα και καθοδήγηση για τη χρήση του συστήματος ΔΣΣ.
            
         Άρθρο 8
   Ανταλλαγή πληροφοριών μέσω του συστήματος ΔΣΣ
   1.   Ανταλλάσσονται πληροφορίες μέσω του συστήματος ΔΣΣ με τη χρήση του μορφοτύπου που διατίθεται από την Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 7 στοιχείο δ).
   2.   Όσον αφορά κάθε περίπτωση, οι πληροφορίες που ανταλλάσσονται μέσω του συστήματος ΔΣΣ περιλαμβάνουν τουλάχιστον:
   
               α)
            
            
               τα στοιχεία επικοινωνίας των αρμόδιων αρχών και των υπαλλήλων που ασχολούνται με την περίπτωση·
            
         
               β)
            
            
               περιγραφή της ενδεχόμενης μη συμμόρφωσης·
            
         
               γ)
            
            
               τον εντοπισμό, αν είναι δυνατόν, των υπευθύνων των επιχειρήσεων που συνδέονται με αυτήν·
            
         
               δ)
            
            
               στοιχεία σχετικά με τα ζώα ή τα εμπορεύματα που σχετίζονται με πιθανή περίπτωση μη συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών·
            
         
               ε)
            
            
               ένδειξη για το αν οι πληροφορίες ανταλλάσσονται με σκοπό:
               
                           i)
                        
                        
                           τη διατύπωση αίτησης συνδρομής ή απάντησης σε αίτηση συνδρομής· ή
                        
                     
                           ii)
                        
                        
                           την εισαγωγή κοινοποίησης μη συμμόρφωσης ή την απάντηση σε κοινοποίηση μη συμμόρφωσης·
                        
                     
         
               στ)
            
            
               ένδειξη του φορέα-συνδέσμου στον οποίο απευθύνεται η αίτηση συνδρομής ή η κοινοποίηση μη συμμόρφωσης·
            
         
               ζ)
            
            
               ένδειξη για το αν η αίτηση συνδρομής ή η κοινοποίηση μη συμμόρφωσης σχετίζεται με ενδεχόμενη περίπτωση μη συμμόρφωσης μέσω δόλιων πρακτικών εξαπάτησης και για το αν η πρόσβαση σε αυτήν περιορίζεται στους φορείς-συνδέσμους που αναφέρονται στο άρθρο 4.
            
         ΤΜΗΜΑ III
   
      ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
   
   Άρθρο 9
   Περιορισμός του σκοπού
   1.   Οι φορείς-σύνδεσμοι και η Επιτροπή ανταλλάσσουν και επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μέσω του συστήματος ΔΣΣ μόνο για τους σκοπούς της εφαρμογής των απαιτήσεων σχετικά με τη διοικητική συνδρομή και συνεργασία που αναφέρονται στον τίτλο IV του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004.
   2.   Δεν περιλαμβάνονται στην ανταλλαγή δεδομένων σε καμία περίπτωση δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, τη συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις και τις πληροφορίες που αφορούν την υγεία ή τη σεξουαλική ζωή ενός ατόμου.
   Άρθρο 10
   Προστασία δεδομένων
   1.   Η οδηγία 95/46/ΕΚ και ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 εφαρμόζονται στον βαθμό που οι πληροφορίες οι οποίες ανταλλάσσονται μέσω του συστήματος ΔΣΣ περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα όπως ορίζονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) της οδηγίας 95/46/ΕΚ και στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
   2.   Όσον αφορά τις αρμοδιότητες διαβίβασης των σχετικών πληροφοριών στο σύστημα ΔΣΣ και επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που θα μπορούσαν να προκύψουν από τη δραστηριότητα αυτή καθώς και από τις ανταλλαγές πληροφοριών που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 3, οι αρμόδιες αρχές και οι φορείς-σύνδεσμοι των κρατών μελών θεωρούνται «υπεύθυνοι της επεξεργασίας», όπως η έννοια αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 στοιχείο δ) της οδηγίας 95/46/ΕΚ.
   3.   Όσον αφορά την αρμοδιότητα διαχείρισης του συστήματος ΔΣΣ, για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που θα μπορούσε να προκύψει από το άρθρο 5 της παρούσας απόφασης, η Επιτροπή θεωρείται «υπεύθυνος της επεξεργασίας» όπως η έννοια αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
   4.   Τα κράτη μέλη μπορούν να περιορίζουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το άρθρο 6 παράγραφος 1, το άρθρο 10, το άρθρο 11 παράγραφος 1 και το άρθρο 12 της οδηγίας 95/46/ΕΚ όπως απαιτείται για τη διασφάλιση των συμφερόντων που αναφέρονται στο άρθρο 13 παράγραφος 1 στοιχεία δ) και στ) της εν λόγω οδηγίας.
   5.   Η Επιτροπή μπορεί να περιορίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το άρθρο 4 παράγραφος 1, το άρθρο 11, το άρθρο 12 παράγραφος 1, και τα άρθρα 13 έως 17 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001, όταν ο εν λόγω περιορισμός αποτελεί αναγκαίο μέτρο για τη διασφάλιση των συμφερόντων που αναφέρονται στο άρθρο 20 παράγραφος 1, στοιχεία α) και ε) του εν λόγω κανονισμού, κατά τη διάρκεια της περιόδου κατά την οποία προγραμματίζονται ή διενεργούνται δράσεις για την εξακρίβωση της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί τροφίμων ή ζωοτροφών ή για την εξασφάλιση της επιβολής της νομοθεσίας περί τροφίμων ή ζωοτροφών στην ειδική περίπτωση στην οποία αναφέρονται οι πληροφορίες.
   Άρθρο 11
   Διατήρηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
   Η Επιτροπή διαγράφει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο σύστημα ΔΣΣ όταν δεν είναι πλέον αναγκαία για τον σκοπό για τον οποίο συγκεντρώθηκαν και υποβλήθηκαν σε επεξεργασία και, κατά γενικό κανόνα, το αργότερο πέντε έτη μετά την περάτωση της διαδικασίας διοικητικής συνδρομής και συνεργασίας.
   Άρθρο 12
   Ασφάλεια δεδομένων
   Η Επιτροπή και τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι το σύστημα ΔΣΣ είναι σύμφωνο με τους κανόνες περί ασφάλειας των δεδομένων οι οποίοι θεσπίστηκαν βάσει του άρθρου 22 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και του άρθρου 17 της οδηγίας 95/46/ΕΚ αντίστοιχα.
   Άρθρο 13
   Ημερομηνία εφαρμογής
   Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
   Άρθρο 14
   Αποδέκτες
   Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στα κράτη μέλη.
   
      Βρυξέλλες, 22 Οκτωβρίου 2015.
      
         
            Για την Επιτροπή
         
         Vytenis ANDRIUKAITIS
         
            Μέλος της Επιτροπής
         
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 165 της 30.4.2004, σ. 1.
   
      (2)  Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 178/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 28ης Ιανουαρίου 2002, για τον καθορισμό των γενικών αρχών και απαιτήσεων της νομοθεσίας για τα τρόφιμα, για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Αρχής για την Ασφάλεια των Τροφίμων και τον καθορισμό διαδικασιών σε θέματα ασφαλείας των τροφίμων (ΕΕ L 31 της 1.2.2002, σ. 1).
   
      (3)  Απόφαση 2004/292/ΕΚ της Επιτροπής, της 30ής Μαρτίου 2004, σχετικά με την εφαρμογή του συστήματος TRACES και την τροποποίηση της απόφασης 92/486/ΕΟΚ (ΕΕ L 94 της 31.3.2004, σ. 63).
   
      (4)  Οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Οκτωβρίου 1995, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (ΕΕ L 281 της 23.11.1995, σ. 31).
   
      (5)  Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (ΕΕ L 8 της 12.1.2001, σ. 1).