CELEX: 32006D0399
Language: pl
Date: 2006-01-20 00:00:00
Title: 2006/399/WE: Decyzja Komisji z dnia  20 stycznia 2006 r.  ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do warunków uprawniających do wydatków w kontekście działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców wdrażany w państwach członkowskich  (notyfikowana jako dokument nr C(2006) 51/1)

14.6.2006   
            
            
               PL
            
            
               Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej
            
            
               L 162/1
            
         
      DECYZJA KOMISJI
   
   z dnia 20 stycznia 2006 r.
   ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do warunków uprawniających do wydatków w kontekście działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców wdrażany w państwach członkowskich
   (notyfikowana jako dokument nr C(2006) 51/1)
   (Jedynie teksty w językach: angielskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim są autentyczne)
   (2006/399/WE)
   KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
   uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
   uwzględniając decyzję Rady 2004/904/WE z dnia 2 grudnia 2004 r. ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na okres 2005–2010 (1), a w szczególności jej art. 21 ust. 3,
   po konsultacji z Komitetem ustanowionym na mocy art. 11 ust. 3 decyzji 2004/904/WE,
   a także mając na uwadze, co następuje:
   
               (1)
            
            
               Dla zapewnienia skutecznego wprowadzenia w życie Funduszu na Rzecz Uchodźców w państwach członkowskich, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, należy przyjąć szereg wspólnych zasad odnośnie do warunków uprawniających do wydatków z Funduszu.
            
         
               (2)
            
            
               Na podstawie art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Zjednoczone Królestwo uczestniczy w decyzji 2004/904/WE, a tym samym w niniejszej decyzji.
            
         
               (3)
            
            
               Na podstawie art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia uczestniczy w decyzji 2004/904/WE, a tym samym w niniejszej decyzji.
            
         
               (4)
            
            
               Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania nie uczestniczy w decyzji 2004/904/WE i w związku z tym nie jest związana nią ani niniejszą decyzją,
            
         PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
   Artykuł 1
   Niniejszą decyzję stosuje się do współfinansowania programów przewidzianych w art. 5, 6 i 7 decyzji 2004/904/WE, zarządzanych przez państwa członkowskie.
   Artykuł 2
   Do celów niniejszej decyzji:
   
               1.
            
            
               „projekt” oznacza określone, praktyczne środki stosowane dla wykonania całego, lub części programu działania przez beneficjentów dotacji. Każdy projekt będzie zawierał swój prawidłowo przedstawiony opis, okres trwania, budżet, cele, wyznaczony dla projektu personel, zaś wykonanie projektu realizowane będzie przez wyznaczony podmiot prawny lub grupę podmiotów prawnych;
            
         
               2.
            
            
               „beneficjenci” oznaczają podmioty prawne (takie jak organizacje pozarządowe, władze federalne, krajowe, regionalne lub lokalne i inne organizacje nienastawione na zysk, spółki prawa prywatnego lub publicznego, organizacje międzynarodowe) odpowiedzialne za wykonanie projektów.
            
         Artykuł 3
   1.   Zasady określone w Załączniku do niniejszej decyzji stosuje się do ustalania kwalifikowalności wydatków dotyczących działań, finansowanych w ramach programów rocznych określonych w art. 16 decyzji 2004/904/WE.
   2.   Państwa członkowskie mogą stosować krajowe zasady kwalifikowalności, które są bardziej rygorystyczne niż zasady określone w niniejszej decyzji.
   Artykuł 4
   Niniejsza decyzja jest skierowana do Królestwa Belgii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Irlandii, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
   
      Sporządzono w Brukseli, dnia 20 stycznia 2006 r.
      
         
            W imieniu Komisji
         
         Franco FRATTINI
         
         
            Wiceprzewodniczący Komisji
         
      
   
   
      (1)  Dz.U. L 381 z 28.12.2004, str. 52.
   
      ZAŁĄCZNIK
      WARUNKI UPRAWNIAJĄCE DO WYDATKÓW Z FUNDUSZU NA RZECZ UCHODŹCÓW (2005–2010)
      1.   ZASADY OGÓLNE
      Zasada nr 1
      Koszty muszą być bezpośrednio związane z celami przedstawionymi w art. 1 decyzję Rady 2004/904/WE.
      Zasada nr 2
      Koszty muszą być związane z projektami określonymi w art. 4–7 decyzję Rady 2004/904/WE.
      Zasada nr 3
      Koszty muszą być związane z projektami realizowanymi na rzecz grup docelowych określonych w art. 3 decyzję Rady 2004/904/WE.
      Zasada nr 4
      Poniesienie kosztów musi być konieczne dla realizacji projektów objętych programami wieloletnimi i rocznymi, zatwierdzonymi przez Komisję.
      Zasada nr 5
      Koszty muszą być uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności wartości pieniądza i efektywności kosztowej (np. wydatki osobowe związane z zarządzaniem projektem i jego realizacją muszą być proporcjonalne do wielkości tego projektu itp.). Koszty uznaje się za wydatki kwalifikujące się w całości lub w części, w zależności od tego, czy zostały one wygenerowane w całości lub częściowo przez projekt.
      Zasada nr 6
      Koszty muszą być rzeczywiście poniesione, odpowiadać płatnościom uiszczonym przez beneficjenta, być zarejestrowane w księgach rachunkowych, lub dokumentach podatkowych beneficjenta oraz musi istnieć możliwość ich identyfikacji i kontroli.
      Co do zasady, płatności beneficjenta są potwierdzone pokwitowanymi fakturami. W przypadku gdy jest to niemożliwe, towarzyszą im dokumenty rachunkowe, lub dokumenty towarzyszące o równoważnej mocy dowodowej.
      
                  1.
               
               
                  Wydatki związane z projektami wymienionymi w art. 5 i 6 decyzji Rady 2004/904/WE muszą być poniesione na terytorium państwa członkowskiego. Wydatki związane z projektami wymienionymi w art. 7 decyzji Rady 2004/904/WE mogą być poniesione na terytorium państwa członkowskiego i w państwie lub regionie pochodzenia, lub poprzedniego miejsca stałego pobytu.
               
            
                  2.
               
               
                  Dla każdego projektu dokumenty towarzyszące (pokwitowane faktury, pokwitowania, inne dowody płatności, lub dokumenty rachunkowe o równoważnej mocy dowodowej) są rejestrowane, numerowane i przechowywane przez beneficjanta, w miarę możliwości w jednym określonym miejscu, na ogół w jego głównej siedzibie, przez pięć lat od daty zakończenia projektu, na wypadek konieczności ich weryfikacji. Komisja zastrzega sobie prawo do zażądania w każdej chwili do celów weryfikacji wszelkich faktur, lub dokumentów towarzyszących dotyczących wydatków związanych z projektem. W przypadku niemożności przedstawienia tych dokumentów przez beneficjanta wyżej wymienione wydatki nie podlegają współfinansowaniu.
               
            Beneficjenci muszą stosować w stosunku do projektu oddzielny system rachunkowości albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji dotyczących danego projektu.
      Zasada nr 7
      Projekty wspierane z Funduszu są współfinansowane ze źródeł publicznych lub prywatnych i nie kwalifikują się do finansowania z innych źródeł objętych budżetem Wspólnoty. Dochód z projektu składa się z wkładów finansowych na rzecz projektu pochodzących z Funduszu, źródeł publicznych lub prywatnych, łącznie z własnymi wkładami beneficjenta oraz wpływami generowanymi przez projekt.
      „Wpływy” do celów niniejszej zasady obejmują przychody otrzymane na projekt w okresie objętym współfinansowaniem przez Fundusz z tytułu sprzedaży, wynajmu, usług, opłat, lub innych odpowiedników wpływów, łącznie z odsetkami od płatności Wspólnoty na rzecz projektu w ramach prefinansowania.
      Projekty objęte wsparciem z Funduszu nie mogą być nienastawiony na zysk. Jeżeli po zakończeniu projektu okaże się, że źródła dochodu, łącznie z wpływami przekraczają kwotę wydatków, udział Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców zostanie odpowiednio pomniejszony.
      Wszystkie źródła dochodów projektu muszą być rejestrowane w księgach rachunkowych lub dokumentach podatkowych beneficjenta, oraz musi istnieć możliwość ich identyfikacji i kontroli.
      2.   KATEGORIE KOSZTÓW KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ (NA SZCZEBLU PROJEKTU)
      2.1.   Kwalifikujące się koszty bezpośrednie
      Kwalifikujące się koszty bezpośrednie projektu stanowią koszty, które – przy poszanowaniu ogólnych warunków kwalifikowalności określonych w części I powyżej – mogą zostać uznane za koszty danego projektu, związane bezpośrednio z jego realizacją i bezpośrednio jako takie zaksięgowane. Kwalifikują się zwłaszcza następujące koszty bezpośrednie.
      Zasada nr 8
      Koszty personelu
      Jako spełniające wymagane warunki kwalifikują się koszty personelu wyznaczonego do projektu, obejmujące realne płace i opłaty z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz inne koszty związane z wynagrodzeniem personelu. Koszty personelu nie mogą przekraczać kwot wydatków na płace i innych obciążeń z tytułu zatrudnienia ponoszonych normalnie przez beneficjenta, ani też przewyższać najbardziej ekonomicznych stawek na danym rynku. Jednakże podatki i obciążenia (w szczególności podatki bezpośrednie i składki na ubezpieczenie społeczne od wysokości płac) powstałe w wyniku projektów współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców stanowią koszty kwalifikujące się jedynie w przypadku gdy są rzeczywiście i ostatecznie ponoszone przez beneficjenta dotacji.
      Koszty personelu dotyczące urzędników administracji publicznej są dopuszczalne jedynie w zakresie działalności niewchodzącej w zakres ich normalnych obowiązków służbowych i w zakresie zadań powiązanych w określony sposób z wykonaniem projektu, pod następującymi warunkami:
      
                  a)
               
               
                  urzędnicy służby cywilnej lub inni urzędnicy sektora publicznego, którym powierzono realizację projektu i których oddelegowano należycie udokumentowaną decyzją właściwych władz;
               
            
                  b)
               
               
                  inny personel zatrudniony wyłącznie do celów wykonania projektu.
               
            Zasada nr 9
      Koszty podróży i koszty utrzymania
      Uznaje się koszty podróży na zasadzie rzeczywistych poniesionych kosztów.
      Stawki zwrotu poniesionych wydatków należy opierać na najniższych cenach transportu publicznego, a podróż samolotem co do zasady zezwalana jest tylko w przypadku podróży powyżej 800 km (w obie strony), lub gdy geograficzne miejsce przeznaczenia uzasadnia celowość podróży lotniczej. W przypadku korzystania z prywatnego samochodu zwrot kosztów odbywa się na ogół na podstawie kosztów transportu publicznego albo na podstawie stawki kilometrowej zgodnie z urzędowymi zasadami opublikowanymi w danym państwie członkowskim.
      Koszty utrzymania kwalifikują się na zasadzie rzeczywistych poniesionych kosztów lub diet. Jeśli chodzi o dzienne koszty pobytu, to w przypadku gdy dana organizacja ma swoje własne stawki dzienne (diety) powinna je stosować w ramach limitów ustalonych przez państwo członkowskie zgodnie z ustawodawstwem krajowym i powszechną praktyką. Diety z zasady mają pokrywać transport lokalny (w tym taksówki), zakwaterowanie, posiłki, miejscowe rozmowy telefoniczne i wydatki różne.
      Zasada nr 10
      Nabywanie ziemi
      Koszty nabycia niezabudowanej ziemi kwalifikują się do współfinansowania, z zastrzeżeniem spełnienia trzech następujących warunków, bez uszczerbku dla stosowania bardziej rygorystycznych zasad krajowych:
      
                  (a)
               
               
                  istnieje bezpośredni związek pomiędzy zakupem ziemi i celem współfinansowanego projektu;
               
            
                  (b)
               
               
                  nabycie ziemi nie może stanowić więcej niż 10 % łącznych kwalifikujących się wydatków związanych z projektem, o ile przy ustalaniu zatwierdzonej przez Komisję pomocy nie określono wyższego udziału procentowego;
               
            
                  (c)
               
               
                  niezależny, wykwalifikowany rzeczoznawca majątkowy lub odpowiednio upoważniony organ urzędowy wystawia świadectwo stwierdzające, że cena zakupu nie przekracza wartości rynkowej nabytej ziemi.
               
            Zasada nr 11
      Nabycie, budowa, remont lub wynajem nieruchomości
      Nabycie nieruchomości, tzn. już wybudowanych budynków i ziemi, na której zostały postawione, lub też budowa lub remont nieruchomości kwalifikuje się do współfinansowania w przypadkach wyraźnego powiązania między nabyciem nieruchomości a celami danego projektu, zgodnie z warunkami określonymi poniżej i bez uszczerbku dla zastosowania bardziej rygorystycznych przepisów krajowych:
      
                  a)
               
               
                  Należy uzyskać zaświadczenie od niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcy lub należycie upoważnionego organu urzędowego, potwierdzające, że cena zakupu nie przekracza wartości rynkowej, jak również zaświadczenie, iż nieruchomość odpowiada normom krajowym lub też należy wyszczególnić punkty, w których tym normom nie odpowiada, w przypadku gdy końcowy użytkownik przewiduje przeprowadzenie odpowiednich prac naprawczych w ramach działania.
               
            
                  b)
               
               
                  W ciągu poprzednich 10 lat nieruchomość nie otrzymała krajowej ani wspólnotowej dotacji, co mogłoby spowodować dublowanie pomocy w przypadku współfinansowania nabycia przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców.
               
            
                  c)
               
               
                  Nieruchomość ma być używana do celów określonych w projekcie przez okres przynajmniej pięciu lat od daty zakończenia projektu, o ile Komisja wyraźnie nie postanowi inaczej.
               
            
                  d)
               
               
                  Nieruchomość nie może być używana do innych celów niż realizacja projektu.
               
            W przypadku remontu nieruchomości zastosowanie mają jedynie warunki wymienione w pkt c) i d).
      Najem nieruchomości kwalifikuje się do współfinansowania w przypadkach wyraźnego powiązania między najmem nieruchomości a celami danego projektu, zgodnie z warunkami określonymi poniżej i bez uszczerbku dla zastosowania bardziej rygorystycznych przepisów krajowych:
      
                  a)
               
               
                  W ciągu poprzednich 10 lat na nabycie nieruchomości nie udzielono krajowej ani wspólnotowej dotacji co mogłoby spowodować dublowanie pomocy w przypadku współfinansowania najmu przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców.
               
            
                  b)
               
               
                  Nieruchomość nie może być używany do innych celów niż realizacja projektu.
               
            W przypadku nabycia, budowy, remontu lub najmu nieruchomości nieruchomość posiada parametry techniczne wymagane dla projektu i odpowiada stosownym normom i standardom.
      Najem powierzchni biurowych wykorzystywanych do prowadzenia zwyczajnej działalności beneficjenta uznawany jest za koszt pośredni (patrz zasada nr 22).
      Zasada nr 12
      Nabywanie wyposażenia
      Co do zasady preferowaną formą nabywania wyposażenia (jak np. komputery, meble, samochody itp.) jest leasing lub wynajem (zasada nr 13).
      Jeśli leasing lub wynajem nie jest możliwy ze względu na krótki okres projektu lub szybki spadek wartości do współfinansowania mogą kwalifikować się koszty nabycia.
      Sprzęt posiada wymagane dla projektu parametry techniczne i odpowiada stosownym normom i standardom.
      Koszty nabycia wyposażenia mogą kwalifikować się do współfinansowania, pod warunkiem ich zgodności z normalnymi kosztami rynkowymi i odpisania wartości odnośnych pozycji zgodnie z przepisami podatkowymi i zasadami rachunkowości stosowanymi w przypadku beneficjenta. Uwzględnić można jedynie tą część amortyzacji odnośnej pozycji, która odpowiada okresowi trwania projektu.
      Wydatki na zakup używanego sprzętu mogą być traktowane jako wydatki kwalifikujące się do współfinansowania, pod następującymi czterema warunkami i bez uszczerbku dla stosowania bardziej rygorystycznych przepisów krajowych:
      
                  a)
               
               
                  sprzedawca sprzętu przedstawia deklarację określającą pochodzenie sprzętu i potwierdza, że nigdy w ciągu ubiegłych siedmiu lat przy zakupie tego sprzętu nie korzystano z pomocy dotacji krajowych ani wspólnotowych;
               
            
                  b)
               
               
                  cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa od ceny podobnego nowego sprzętu.
               
            Zasada nr 13
      Leasing
      Wydatki poniesione w związku z transakcjami leasingowymi kwalifikują się do współfinansowania w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców z zastrzeżeniem zasad wymienionych w pkt A i B.
      A.   POMOC UDZIELANA ZA POŚREDNICTWEM LEASINGODAWCY
      A.1.   Leasingodawca jest pośrednim odbiorcą współfinansowania ze strony Wspólnoty, stosowanego w celu zmniejszenia wysokości rat leasingowych dokonywanych przez leasingobiorcę w zakresie majątku objętego umową leasingu.
      A.2.   Umowy leasingu finansowane z pomocy wspólnotowej obejmują opcję nabycia, którego dotyczy umowa, lub zapewnienia minimalnego okresu leasingu równego okresowi jego użytecznej trwałości.
      A.3.   W przypadku gdy umowa leasingu zostaje rozwiązana przed wygaśnięciem minimalnego okresu leasingu, bez uprzedniej zgody właściwych władz, leasingodawca zobowiązuje się do spłacenia odnośnym władzom krajowym (na rzecz Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców) tej części pomocy wspólnotowej, która odpowiada pozostałemu okresowi leasingu.
      A.4.   Nabycie majątku przez finansującego, potwierdzone pokwitowaną fakturą lub dokumentem rachunkowym o równej wartości dowodowej stanowi wydatek kwalifikujący się do współfinansowania. Maksymalna kwota kwalifikująca się do współfinansowania przez Wspólnotę nie może przekroczyć wartości rynkowej aktywu będącego przedmiotem leasingu.
      A.5.   Koszty związane z umową leasingu (w szczególności podatek, marża leasingodawcy, koszty refinansowania odsetek, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe), inne niż wydatki określone w pkt A.4 powyżej, nie kwalifikują się do współfinansowania.
      A.6.   Pomoc wspólnotowa wypłacona na rzecz leasingodawcy ma być całkowicie wykorzystana na korzyść leasingobiorcy poprzez jednolitą obniżkę wszelkich rat leasingowych w okresie trwania leasingu.
      A.7.   Leasingodawca wykazuje, że pożytki pomocy wspólnotowej zostaną w pełni przeniesione na leasingobiorcę poprzez ustanowienie szczegółowego podziału płatności rat leasingowych, lub zastosowanie alternatywnej metody dającej równoważne zapewnienie.
      A.8.   Koszty określone w pkt A.5, wykorzystanie jakichkolwiek fiskalnych korzyści wynikających z operacji leasingowych oraz inne warunki umowy są równoważne z tymi jakie mają zastosowanie w przypadku braku jakiejkolwiek interwencji finansowej ze strony Wspólnoty.
      B.   POMOC DLA LEASINGOBIORCY
      B.1.   Leasingobiorca jest bezpośrednim odbiorcą współfinansowania wspólnotowego.
      B.2.   Raty leasingowe wypłacone na rzecz leasingodawcy przez leasingobiorcę, wraz z towarzyszącymi pokwitowanymi fakturami, lub dokumentami rachunkowymi o równoważnej wartości dowodowej, stanowią wydatek kwalifikujący się do współfinansowania.
      B.3.   W przypadku umów leasingu obejmujących opcję nabycia, lub zapewnienia minimalnego okresu leasingu równego okresowi jego użytecznej trwałości maksymalna kwota kwalifikująca się do współfinansowania przez Wspólnotę nie może przekroczyć wartości rynkowej aktywu będącego przedmiotem leasingu. Inne koszty związane z umową leasingu (w szczególności podatek, marża finansującego, koszty refinansowania odsetek, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe itp.), nie kwalifikują się do współfinansowania.
      B.4.   Pomoc wspólnotowa w zakresie umów leasingu wymienionych w pkt B.3 powyżej, jest wypłacana na rzecz leasingobiorcy w jednej lub więcej transzach w odniesieniu do rzeczywiście spłacanych rat leasingowych. W przypadku gdy okres trwania umowy leasingu przekracza ostateczny termin zakończenia projektu w ramach współfinansowania wspólnotowego, jedynie wydatki związane z ratami leasingowymi należnymi i zapłaconymi przez leasingobiorcę do dnia ostatecznego terminu w ramach współfinansowania wspólnotowego mogą być uznane za kwalifikujące się do współfinansowania.
      B.5.   W przypadku umów leasingowych, które nie przewidują opcji kupna i których trwanie jest krótsze niż okres użyteczności aktywu, którego dotyczy umowa, raty leasingowe kwalifikują się do współfinansowania przez Wspólnotę proporcjonalnie do okresu kwalifikowanego projektu. Jednakże leasingobiorca musi być w stanie wykazać, iż leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów metodą pozyskania wyposażenia. W przypadku niższych kosztów zastosowania alternatywnej metody (np. najmu sprzętu) dodatkowe koszty zostają potrącone z kwot wydatków kwalifikujących się do współfinansowania.
      Zasada nr 14
      Koszty towarów i usług konsumpcyjnych oraz zaopatrzenia
      Koszty towarów i usług konsumpcyjnych oraz zaopatrzenia kwalifikują się do współfinansowania, pod warunkiem że można je zidentyfikować i że są bezpośrednio przypisane do danego projektu. Obejmują one wszelkie materiały lub pomoc dostarczone osobom należącym do grup docelowych określonych w art. 3 decyzję Rady 2004/904/WE, jak np. żywność, odzież, pomoc medyczną, materiały do odbudowy lub remontu nieruchomości itp. Zaopatrzenie obejmuje żywność dla osób należących do grup docelowych określonych w art. 3 decyzję Rady 2004/904/WE.
      Jednak koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (długopisów, papieru, teczek, atramentu do drukarek, dyskietek), elektryczności w biurach, telefonów i usług pocztowych, czasu połączeń internetowych, oprogramowania komputerowego uznaje się za koszty pośrednie jeżeli dostarczane są one zespołowi realizującemu projekt (patrz zasada nr 22).
      Zasada nr 15
      Wydatki związane z podwykonawstwem
      Co do zasady, beneficjenci muszą posiadać możliwość samodzielnego przeprowadzenia prac. Podwykonawstwo jest odstępstwem od tej zasady i ogranicza się do określonych przypadków.
      Umowy podwykonawstwa mogą odnosić się tylko do ograniczonej części projektu. Tym samym, co do zasady zasadnicze części projektu nie mogą być zlecane podwykonawcom.
      Dla wszystkich umów podwykonawstwa, podwykonawcy podejmują działania zapewniające podmiotom zarządzającym i kontrolującym wszystkie niezbędne informacje odnoszące się do działań podlegających podwykonawstwu.
      W stosownych przypadkach beneficjenci zlecają podwykonawcom realizację części projektu z zachowaniem zasad zamówień publicznych.
      Beneficjenci przyznają umowy ofercie przetargowej zawierającej najbardziej opłacalne warunki, to znaczy ofercie zawierającej najlepszy stosunek jakości do ceny, zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania potencjalnych podwykonawców, dokładając należytej staranności aby uniknąć konfliktu interesów.
      Bez uszczerbku dla stosowania bardziej rygorystycznych przepisów krajowych, wydatki związane z poniższymi podzleceniami nie kwalifikują się do współfinansowania przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców:
      
                  a)
               
               
                  podwykonawstwo zwiększające koszty realizacji projektu bez wytworzenia odpowiednio proporcjonalnej wartości dodanej projektu;
               
            
                  b)
               
               
                  umowy podwykonawstwa z podmiotami pośredniczącymi lub konsultantami, w których płatność jest określona jako procent wartości całkowitej projektu, jeżeli płatność taka nie została uzasadniona przez końcowego beneficjenta poprzez porównanie do rzeczywistej wartości pracy lub usług.
               
            Zasada nr 16
      Koszty wywodzące się bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem przez UE
      Koszty dotyczące reklamy (rozpowszechnianie informacji, specjalna ocena projektu, tłumaczenia, powielanie itp.) projektu i współfinansowania przez UE kwalifikują się do współfinansowania.
      Zasada nr 17
      Opłaty bankowe za prowadzenie rachunków
      W przypadku gdy współfinansowanie przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców wymaga otwarcia oddzielnego rachunku lub rachunków dla realizacji projektu, opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie rachunków kwalifikują się jako wydatki uprawnione do współfinansowania.
      Zasada nr 18
      Koszty wynagrodzeń ekspertów
      Opłaty związane z doradztwem prawnym, opłaty notarialne, koszty ekspertyz finansowych i technicznych lub niezależnej oceny oraz koszty księgowości lub audytu kwalifikują się do współfinansowania, o ile są bezpośrednio związane z projektem i konieczne dla jego przygotowania lub wykonania, lub też dotyczą wymogów odpowiednich władz.
      Zasada nr 19
      Koszty gwarancji ze strony banku, lub innej instytucji finansowej
      Koszty te kwalifikują się do współfinansowania w takim zakresie, w jakim są wymagane przez krajowe lub wspólnotowe ustawodawstwo, bądź też decyzję Komisji zatwierdzającą współfinansowanie.
      Zasada nr 20
      VAT i inne podatki i opłaty
      Podatek VAT nie jest pozycją wydatków kwalifikujących się z wyjątkiem przypadku gdy rzeczywiście i ostatecznie koszt ten ponosi beneficjent końcowy lub indywidualny odbiorca w ramach programów pomocy zgodnie art. 87 Traktatu i w przypadkach pomocy przyznanej przez organy wyznaczone przez państwa członkowskie. Podlegające w jakikolwiek sposób zwrotowi koszty z tytułu podatku VAT nie mogą być uznane za kwalifikujące się, nawet jeśli nie zostały rzeczywiście odzyskane przez beneficjenta końcowego lub indywidualnego odbiorcę.
      W przypadku gdy beneficjent końcowy lub indywidualny odbiorca jest objęty stawką zryczałtowaną na mocy tytułu XIV szóstej dyrektywie Rady 77/388/EWG z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw pañstw członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych – wspólny system podatku od wartoœci dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (1), to zapłacony podatek VAT jest do celów lit. a) traktowany jako podlegający zwrotowi.
      Zasada nr 21
      Wydatki administracji publicznej związane z wykonaniem projektów
      Następujące wydatki administracji publicznej kwalifikują się do współfinansowania poza pomocą techniczną, jeśli związane są z wykonaniem projektu, pod warunkiem, iż nie wynika to ze statutowych kompetencji władz publicznych lub zadań związanych z codziennym zarządzaniem, nadzorem i kontrolą:
      
                  a)
               
               
                  koszty profesjonalnych usług wykonywanych przez służby publiczne w trakcie wykonywana działania. Koszty te muszą być zafakturowane na końcowego beneficjenta (publicznego lub prywatnego) lub poświadczone na podstawie dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, które umożliwiają identyfikację kosztów rzeczywiście poniesionych przez służby publiczne w odniesieniu do tego projektu;
               
            
                  b)
               
               
                  koszty realizacji projektu, w tym wydatki związane ze świadczeniem usług, ponoszone przez organy publiczne, które są końcowym beneficjentem i które realizują projekt na swój własny rachunek bez pomocy zewnętrznych inżynierów i innych firm. Rozważane wydatki muszą odnosić się do wydatków rzeczywiście i bezpośrednio ponoszonych w ramach współfinansowanego projektu i muszą być poświadczone za pomocą dokumentów, które umożliwią identyfikację rzeczywistych kosztów poniesionych przez dane służby publiczne w odniesieniu do omawianego projektu.
               
            2.2.   Kwalifikujące się koszty pośrednie
      Zasada nr 22
      Koszty pośrednie
      Stały udział procentowy kosztów ogólnych do maksymalnej wielkości do 7 % łącznej sumy kwalifikujących się kosztów bezpośrednich może być zakwalifikowany jako koszty pośrednie, pod warunkiem że wielkość ta jest uwzględniona w przyszłym budżecie projektu. Koszty pośrednie kwalifikują się do współfinansowania, pod warunkiem że: nie obejmują kosztów objętych inną pozycją budżetu projektu, nie mogą być poniesione bezpośrednio i nie są finansowane z innych źródeł. Koszty pośrednie nie kwalifikują się do współfinansowania w przypadku gdy porozumienie w sprawie dotacji lub analogiczna forma instrumentu prawnego zawartego z beneficjentem dotyczy finansowania projektu prowadzonego przez podmiot, który już otrzymuje dotację operacyjną od Wspólnoty lub od władz krajowych.
      3.   WYDATKI NIEKWALIFIKUJĄCE SIĘ
      Zasada nr 23
      Koszty niekwalifikujące się
      
                  1.
               
               
                  Następujące koszty nie kwalifikują się do współfinansowania: zysk z kapitału, zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od zadłużenia, prowizje przy wymianie walut i straty wynikające z wymiany walut, rezerwa na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, VAT (jeżeli nie jest odzyskiwany zgodnie z warunkami określonymi w zasadzie nr 20), długi trudno ściągalne, kary, kary finansowe, koszty postępowania sądowego oraz nadmierne lub nieprzemyślane wydatki.
               
            
                  2.
               
               
                  Koszty reprezentacyjne poniesione wyłącznie na rzecz pracowników zaangażowanych w realizację projektu nie kwalifikują się do współfinansowania. Uzasadnione koszy reprezentacyjne poniesione podczas imprez towarzyskich uzasadnionych charakterem projektu, takie jak impreza z okazji zakończenia projektu, lub spotkania zespołu kierującego projektem są dozwolone.
               
            
                  3.
               
               
                  Koszty zgłoszone przez beneficjenta i pokryte w ramach innego projektu lub programu prac korzystającego z finansowania wspólnotowego nie kwalifikują się do współfinansowania.
               
            Zasada nr 24
      Wkład rzeczowy
      Co do zasady wkład w naturze nie stanowi kosztów kwalifikowanych.
      W przypadku wkładu rzeczowego, tego rodzaju wkład jest wyceniany i odpowiadająca mu kwota jest przedstawiana w kosztach projektu jako koszty niekwalifikowane oraz we wpływach z działania.
      Jednak w odpowiednio umotywowanych wyjątkowych przypadkach współfinansowanie projektu może w części składać się z wkładów rzeczowych stron trzecich. Wkład ten nie przekracza 30 % kwalifikujących się do współfinansowania kosztów projektu, lub 20 % w państwach członkowskich objętych Funduszem Spójności.
      W tym przypadku stosuje się następujące zasady:
      
                  —
               
               
                  wkład rzeczowy może polegać jedynie na dostarczeniu wyposażenia lub materiałów, działalności naukowo-badawczej bądź zawodowej, lub też bezpłatnego wolontariatu, pod żadnym warunkiem za wkład rzeczowy nie można uznać kosztów gruntu lub nieruchomości.
               
            
                  —
               
               
                  wartość wkładów rzeczowych może zostać poddana niezależnej ocenie i audytowi i nie może przekraczać kosztów rzeczywiście poniesionych, należycie udokumentowanych dokumentami rachunkowymi stron trzecich, które bezpłatnie wniosły określone wkłady na rzecz beneficjenta, ale poniosły odpowiadające im koszty, nie może również przekraczać wysokości kosztów powszechnie akceptowanych na danym rynku za rodzaj omawianego wkładu, jeżeli nie poniesiono żadnych kosztów; w przypadku bezpłatnego wolontariatu wartość tej pracy jest ustalona z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu i normalnych stawek godzinowych i dziennych za wykonaną pracę.
               
            4.   KATEGORIE ZARZĄDZANIA, REALIZACJI, MONITOROWANIA I KONTROLI WYDATKÓW KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ DO FINANSOWANIA W ZAKRESIE „POMOCY TECHNICZNEJ I ADMINISTRACYJNEJ”
      Następujące koszty uznaje się za kwalifikujące się do finansowania w zakresie pomocy technicznej, ustanowionej w art. 18 decyzji Rady nr 2004/904/WE:
      
                  a)
               
               
                  Koszty związane z przygotowaniem, wyborem, oceną i kontynuacją działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców. Może ona obejmować badania, seminaria, akcje informacyjne, ocenę oraz nabycie i leasing lub zakup skomputeryzowanych systemów zarządzania, monitorowania i oceny.
               
            
                  b)
               
               
                  Koszty związane z audytem, kontrolami na miejscu i inspekcjami projektów.
               
            
                  c)
               
               
                  Koszty związane z propagowaniem współfinansowania przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców.
               
            
                  d)
               
               
                  wydatki związane ze spotkaniami komitetów związanych z wykonywaniem programów wieloletnich i rocznych. Wydatki takie mogą również zawierać koszty biegłych i innych uczestników komitetów, jeśli przewodniczący komitetu uzna ich obecność za niezbędną dla skutecznego prowadzenia współfinansowania przez Fundusz.
               
            Wydatki związane z wynagrodzeniem, w tym składka na ubezpieczenie społeczne, kwalifikują się do współfinansowania jedynie w następujących przypadkach:
      
                  —
               
               
                  Zatrudnionych na stałe urzędników, tymczasowo oddelegowanych na mocy formalnej decyzji odpowiednich władz, którym powierzono zadania wymienione w lit. a) i b) powyżej.
               
            
                  —
               
               
                  Zatrudnionych czasowo przedstawicieli lub personelu z sektora prywatnego zatrudnionych wyłącznie do wykonania zadań wymienionych w lit. a), b) i d) powyżej.
               
            Okres oddelegowania lub zatrudnienia nie może przekraczać ostatecznego terminu kwalifikowania wydatków wyznaczonej w przyjętej przez Komisję decyzji zatwierdzającej współfinansowanie.
      Wydatki na płace urzędników służby cywilnej lub innych pracowników administracji publicznej wykonujących takie działania nie kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli wykonywane przez nich zadania wynikają ze statutowych kompetencji władz publicznych lub zadań związanych z codziennym zarządzaniem organu, monitorowaniem i kontrolą.
      
         (1)  Dz.U. L 145 z 13.6.1977, str. 1. Dyrektywa ostatnio zmieniona dyrektywą 2005/92/WE (Dz.U. L 345 z 28.12.2005, str. 19).