CELEX: 32019D0165
Language: hr
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Odluka Komisije (EU) 2019/165 оd 1. veljače 2019. o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava od strane Komisije u kontekstu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije

4.2.2019   
               
               
                  HR
               
               
                  Službeni list Europske unije
               
               
                  L 32/9
               
            
         ODLUKA KOMISIJE (EU) 2019/165
         оd 1. veljače 2019.
         o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava od strane Komisije u kontekstu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije
         EUROPSKA KOMISIJA,
         uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 249. stavak 1.,
         budući da:
         
                     (1)
                  
                  
                     Komisija provodi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije na temelju članka 86. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije (1) te u skladu s njegovim Prilogom IX. i Odlukom Komisije C (2004) 1588 (2). Ti su postupci uglavnom u nadležnosti Ureda Komisije za istražne radnje i stegovne postupke („IDOC”), uprave koja je povezana s Glavnom upravom za ljudske resurse i sigurnost. Stegovni postupci mogu obuhvaćati istrage koje u skladu s člankom 17. Priloga IX. Pravilniku o osoblju provodi Stegovno povjerenstvo Komisije.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     U kontekstu tih aktivnosti mjerodavne službe Komisije prikupljaju i obrađuju relevantne informacije. Te informacije uključuju osobne podatke, prije svega identifikacijske podatke, podatke za kontakt i podatke o ponašanju. Mjerodavne službe Komisije prenose osobne podatke drugim službama Komisije prema načelu nužnog poznavanja.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Osobni podaci pohranjuju se u sigurnom fizičkom i elektroničkom obliku kako bi se spriječio nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama kojima nisu namijenjeni. Podaci se nakon završetka obrade čuvaju u skladu s važećim pravilima Komisije (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Komisija je pri obavljanju svojih zadaća dužna poštovati prava fizičkih osoba povezana s obradom osobnih podataka potvrđena u članku 8. stavku 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i u članku 16. stavku 1. Ugovora te prava predviđena Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (4), koja je zamijenila Uredbu (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (5). Istodobno se od Komisije zahtijeva poštovanje strogih pravila o povjerljivosti i čuvanju poslovne tajne te da osigura poštovanje postupovnih prava umiješanih osoba i svjedoka, posebno pretpostavke nedužnosti dotične osobe.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     U određenim okolnostima potrebno je uskladiti prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 s potrebama za učinkovitosti administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije te uz puno poštovanje temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu u članku 25. stavku 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji se omogućava da ograniči primjenu članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te načela transparentnosti utvrđenog u članku 4. stavku 1. točki (a), u mjeri u kojoj se njegove odredbe odnose na prava i obveze iz članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te uredbe.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     To prije svega može biti slučaj pri pružanju informacija o obradi osobnih podataka dotičnoj osobi na početku administrativne istrage. Pružanje takvih informacija moglo bi utjecati na Komisijinu provedbu administrativne istrage, primjerice zato što bi dotična osoba mogla uništiti dokaze prije nego što ih Komisija pregleda ili bi mogla utjecati na potencijalne svjedoke prije njihova saslušanja. Slično tome, pristupom osobnim podacima tijekom faza postupka u kojima dotična osoba nema pristup dokumentima, kao na primjer tijekom preliminarne procjene ili administrativne istrage, mogla bi otkriti informacije koje bi mogle negativno utjecati na provođenje administrativne istrage. U oba bi slučaja bi moglo biti potrebno ograničiti prava dotične osobe kako bi se osiguralo praćenje, inspekcija ili regulatorna funkcija povezana s izvršavanjem službene ovlasti ako je u pitanju važan cilj od općeg javnog interesa Unije, odnosno osiguravanje da osoblje Komisije poštuje svoje zakonske obveze i postupa etički.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Moglo bi biti potrebno i ograničiti pravo dotične osobe na pristup osobnim podacima ako bi takvim pristupom otkrila informacije o svjedoku ili zviždaču koji je zatražio da se njegov identitet ne otkrije. U tom slučaju Komisija može odlučiti ograničiti pristup izjavi koja se odnosi na dotičnu osobu radi zaštite prava i sloboda tog svjedoka ili zviždača.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Kako bi se osigurala povjerljivost i učinkovitost administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije i pritom poštovali standardi zaštite osobnih podataka iz Uredbe (EU) 2018/1725, nužno je donijeti interna pravila na temelju kojih Komisija može ograničiti prava ispitanika u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Interna pravila trebala bi obuhvatiti sve postupke obrade koje Komisija provodi pri obavljanju svojih zadaća, uključujući postupke obrade koji se provode prije pokretanja administrativne istrage te tijekom pomoći i suradnje koju Komisija pruža nacionalnim tijelima i međunarodnim organizacijama izvan svojih aktivnosti.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Radi usklađivanja s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija bi trebala transparentno i dosljedno obavješćivati sve osobe o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima putem obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na internetskim stranicama Komisije. Osim toga, Komisija bi na odgovarajući način trebala pojedinačno obavijestiti ispitanike uključene u administrativnu istragu, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Osim toga, kako bi se očuvala učinkovita suradnja, Komisija će možda morati ograničiti prava ispitanika kako bi zaštitila postupke obrade drugih institucija, tijela, ureda i agencija Unije ili tijela država članica ili trećih zemalja i međunarodnih organizacija. Komisija bi se stoga trebala posavjetovati s tim institucijama, tijelima, uredima, agencijama, nadležnim tijelima i međunarodnim organizacijama o relevantnim osnovama za uvođenje ograničenja te o nužnosti i proporcionalnosti tih ograničenja, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Komisije.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Komisija će možda morati ograničiti i pružanje informacija ispitanicima i druga prava ispitanika u vezi s osobnim podacima koje primi od trećih zemalja ili međunarodnih organizacija kako bi ispunila svoju dužnost suradnje s tim zemljama ili organizacijama i tako zaštitila važan cilj od općeg javnog interesa Unije. Međutim, u nekim okolnostima interes ili temeljna prava ispitanika mogu prevladati nad interesima međunarodne suradnje.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Komisija bi sva ograničenja trebala rješavati transparentno i registrirati svaku primjenu ograničenja u odgovarajućem sustavu evidencije.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725, voditelji obrade mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za primjenu ograničenja na ispitanika ako bi pružanje tih informacija na bilo koji način ugrozilo svrhu ograničenja. To se posebno odnosi na ograničenja prava iz članaka 16. i 35. Uredbe (EU) br. 2018/1725.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Komisija bi trebala redovito preispitivati uvedena ograničenja kako bi se osiguralo da prava ispitanika na informiranje u skladu s člancima 16. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725 budu ograničena samo ako su ta ograničenja potrebna kako bi Komisija mogla provoditi svoje administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Ako se ograničavaju druga prava ispitanika, voditelj obrade bi u svakom pojedinačnom slučaju trebao procijeniti bi li priopćavanje ograničenja ugrozilo njegovu svrhu.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Službenik za zaštitu podataka Europske komisije trebao bi neovisno preispitati primjenu ograničenja kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Europski nadzornik za zaštitu podataka dostavio je mišljenje 5. prosinca 2018.,
                  
               DONIJELA JE OVU ODLUKU:
         
            Članak 1.
            Predmet i područje primjene
            
               1.   Ovom se Odlukom utvrđuju pravila kojih se Komisija treba pridržavati pri obavješćivanju ispitanika o obradi njihovih podataka u skladu s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 pri provođenju administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije.
            
            
               2.   Njome se utvrđuju i uvjeti pod kojima Komisija može ograničiti primjenu članka 4. stavka 1. točke (a), članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725, u skladu s njezinim člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h).
            
            
               3.   Ova se Odluka primjenjuje na obradu osobnih podataka koju Komisija provodi u skladu s člankom 86. Pravilnika o osoblju i njegovim Prilogom IX. te Odlukom C (2004) 1588.
            
            
               4.   Ova se Odluka primjenjuje na obradu osobnih podataka koju Komisija provodi ako obrađuje osobne podatke u svrhe povezane s administrativnim istragama, preddisciplinskim i disciplinskim postupcima te postupcima suspenzije.
            
            
               5.   Kategorije osobnih podataka obuhvaćene ovom Odlukom uključuju identifikacijske podatke, podatke za kontakt i podatke o ponašanju.
            
         
         
            Članak 2.
            Iznimke i ograničenja
            
               1.   Kad je riječ o pravima ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, Komisija pri obavljanju svojih dužnosti razmatra treba li primijeniti neke od iznimki utvrđenih tom uredbom.
            
            
               2.   U skladu s člancima od 3. do 7. ove Odluke, Komisija može ograničiti primjenu članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725, kao i načelo transparentnosti iz članka 4. stavka 1. točke (a) te uredbe u mjeri u kojoj se njegove odredbe odnose na prava i obveze iz članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te uredbe, ako bi ostvarivanje tih prava i obveza ugrozilo svrhu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije ili bi negativno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika.
            
            
               3.   Komisija u skladu s člancima 3. do 7. može ograničiti prava i obveze iz stavka 2. ovog članka u odnosu na osobne podatke dobivene od drugih institucija, tijela, agencija i ureda Unije, nadležnih tijela država članica ili trećih zemalja ili međunarodnih organizacija, u sljedećim okolnostima:
               
                           (a)
                        
                        
                           ako bi druge institucije, tijela, agencije i uredi Unije mogli ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju drugih akata iz članka 25. Uredbe (EU) 2018/1725 ili u skladu s poglavljem IX. te uredbe ili u skladu s Uredbom (EU) 2016/794 Europskog parlamenta i Vijeća (6) ili Uredbom Vijeća (EU) 2017/1939 (7);
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           ako bi nadležna tijela država članica mogla ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju akata iz članka 23. Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća (8) ili na temelju nacionalnih mjera kojima se prenosi članak 13. stavak 3., članak 15. stavak 3. ili članak 16. stavak 3. Direktive (EU) 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća (9);
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           ako bi ostvarivanje tih prava i obveza moglo ugroziti suradnju Komisije s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama u provođenju administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije.
                        
                     Prije primjene ograničenja u okolnostima iz točaka (a) i (b) prvog podstavka Komisija se savjetuje s relevantnim institucijama, tijelima, agencijama i uredima Unije ili nadležnim tijelima država članica, osim ako je Komisiji jasno da je primjena ograničenja predviđena nekim od akata iz tih točaka ili ako bi takvo savjetovanje ugrozilo aktivnosti Komisije.
               Točka (c) prvog podstavka ne primjenjuje se ako interesi ili temeljna prava i sloboda ispitanika prevladavaju nad interesom Komisije za suradnju s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.
            
         
         
            Članak 3.
            Pružanje informacija ispitanicima
            
               1.   Komisija na svojim internetskim stranicama objavljuje obavijesti o zaštiti podataka u kojima sve ispitanike obavješćuje o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka.
            
            
               2.   Komisija o obradi osobnih podataka na odgovarajući način pojedinačno obavješćuje osobu koja sudjeluje u administrativnim istragama, preddisciplinskim i disciplinskim postupcima te postupcima suspenzije te svjedoke koji su zatražili informacije u vezi s tim postupkom.
            
            
               3.   Ako Komisija u skladu s člankom 2. ove Odluke u cijelosti ili djelomično ograniči pružanje informacija iz stavka 2., Komisija bilježi evidentira razloge za ograničenje u skladu s člankom 6.
            
         
         
            Članak 4.
            Pravo ispitanika na pristup podacima, pravo na brisanje podataka i pravo na ograničenje obrade podataka
            
               1.   Ako ispitanicima u cijelosti ili djelomično ograničava pravo na pristup osobnim podacima, pravo na brisanje podataka ili pravo na ograničenje obrade podataka, kako je navedeno u člancima 17., 19. i 20. Uredbe (EU) 2018/1725, Komisija u svojem odgovoru na zahtjev za pristup, brisanje ili ograničenje obrade dužna je obavijestiti tog ispitanika o primijenjenom ograničenju, glavnim razlozima te o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili traženja pravnog lijeka na Sudu Europske unije.
            
            
               2.   Informiranje o razlozima ograničenja iz stavka 1. može se odgoditi, izostaviti ili uskratiti ako se time ugrožava svrha ograničenja.
            
            
               3.   Komisija evidentira razloge ograničenja u skladu s člankom 6. ove Odluke.
            
            
               4.   Ako je pravo pristupa podacima u cijelosti ili djelomično ograničeno, ispitanik ostvaruje pravo pristupa posredovanjem Europskog nadzornika za zaštitu podataka, u skladu s člankom 25. stavcima 6., 7. i 8. Uredbe (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Članak 5.
            Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka
            Ako ograniči obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka, kako je navedeno u članku 35. Uredbe (EU) 2018/1725, Komisija bilježi i evidentira razloge za ograničenje u skladu s člankom 6. ove Odluke.
         
         
            Članak 6.
            Bilježenje i evidentiranje ograničenja
            
               1.   Komisija bilježi razloge za svako ograničenje primijenjeno u skladu s ovom Odlukom, uključujući procjenu nužnosti i proporcionalnosti ograničenja.
               U tu se svrhu u evidenciji navodi da bi se ostvarivanjem tog prava ugrozila svrha administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije ili ograničenja koja se primjenjuju na temelju članka 2. stavka 2. ili 3. ili da bi ono negativno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika.
            
            
               2.   Dužna je registrirati evidenciju i, gdje je primjenjivo, dokumente koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente. Oni se na zahtjev stavljaju na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
            
         
         
            Članak 7.
            Trajanje ograničenja
            
               1.   Ograničenja iz članaka 3., 4. i 5. primjenjuju se sve dok postoje opravdani.
            
            
               2.   Ako prestanu postojati razlozi za ograničenje iz članka 3. i 5., Komisija ukida ograničenje i ispitaniku navodi glavne razloge ograničenja. Komisija istodobno obavješćuje ispitanika o mogućnosti da u svakom trenutku podnese pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili zatraži pravni lijek na Sudu Europske unije.
            
            
               3.   Komisija preispituje primjenu ograničenja iz članaka 3. i 5. svakih šest mjeseci od njihova uvođenja i u svakom slučaju pri završetku administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije. Nakon toga Komisija na godišnjoj osnovi prati je li potrebno zadržati odgodu.
            
         
         
            Članak 8.
            Preispitivanje koje provodi službenik za zaštitu podataka Europske komisije
            
               1.   Službenik za zaštitu podataka Europske komisije obavješćuje se bez nepotrebne odgode o svakom ograničenju prava ispitanika u skladu s ovom Odlukom. Službeniku za zaštitu podataka na njegov se zahtjev omogućuje pristup evidenciji i svim dokumentima koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente.
            
            
               2.   Službenik za zaštitu podataka može zatražiti preispitivanje tog ograničenja. Službenika za zaštitu podataka pisanim se putem obavješćuje o ishodu zatraženog preispitivanja.
            
         
         
            Članak 9.
            Stupanje na snagu
            Ova Odluka stupa na snagu trećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
         
         
            Sastavljeno u Bruxellesu 1. veljače 2019.
            
               
                  Za Komisiju
               
               
                  Predsjednik
               
               Jean-Claude JUNCKER
            
         
         
            (1)  Uredba (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 Vijeća od 29. veljače 1968. o utvrđivanju Pravilnika o osoblju i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica i kojom se uvode posebne mjere koje su privremeno primjenjive na dužnosnike Komisije (SL L 56, 4.3.1968., str. 1.)
         
            (2)  Odluka Komisije C (2004) 1588 kojom se utvrđuju opće provedbene odredbe o provođenju administrativnih istraga i stegovnih postupaka.
         
            (3)  Zajednički popis čuvanja dokumenata Europske komisije, SEC (2012.) 713.
         
            (4)  Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.).
         
            (5)  Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (SL L 8, 12.1.2001., str. 1.).
         
            (6)  Uredba (EU) 2016/794 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. svibnja 2016. o Agenciji Europske unije za suradnju tijela za izvršavanje zakonodavstva (Europol) te zamjeni i stavljanju izvan snage odluka Vijeća 2009/371/PUP, 2009/934/PUP, 2009/935/PUP, 2009/936/PUP i 2009/968/PUP (SL L 135, 24.5.2016., str. 53.).
         
            (7)  Uredba Vijeća (EU) 2017/1939 od 12. listopada 2017. o provedbi pojačane suradnje u vezi s osnivanjem Ureda europskog javnog tužitelja („EPPO”) (SL L 283, 31.10.2017., str. 1.).
         
            (8)  Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) (SL L 119, 4.5.2016., str. 1.).
         
            (9)  Direktiva (EU) br. 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka od strane nadležnih tijela u svrhe sprečavanja, istrage, otkrivanja ili progona kaznenih djela ili izvršavanja kaznenih sankcija i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Okvirne odluke Vijeća 2008/977/PUP (SL L 119, 4.5.2016., str. 89.).