CELEX: 22010D0562
Language: it
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/UE: Decisione n. 1/2010 del Consiglio congiunto Cariforum-UE istituito dall’accordo di partenariato economico tra gli Stati del Cariforum, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra, del 17 maggio 2010 , relativa all’adozione dei regolamenti interni del Consiglio congiunto Cariforum-UE, del Comitato per il commercio e lo sviluppo Cariforum-UE e dei comitati speciali

21.9.2010   
            
            
               IT
            
            
               Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
            
            
               L 247/66
            
         DECISIONE N. 1/2010 DEL CONSIGLIO CONGIUNTO CARIFORUM-UE ISTITUITO DALL’ACCORDO DI PARTENARIATO ECONOMICO TRA GLI STATI DEL CARIFORUM, DA UNA PARTE, E LA COMUNITÀ EUROPEA E I SUOI STATI MEMBRI, DALL’ALTRA,
   del 17 maggio 2010,
   relativa all’adozione dei regolamenti interni del Consiglio congiunto Cariforum-UE, del Comitato per il commercio e lo sviluppo Cariforum-UE e dei comitati speciali
   (2010/562/UE)
   IL CONSIGLIO CONGIUNTO CARIFORUM-UE,
   visto l’accordo di partenariato economico tra gli Stati del Cariforum, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra, (l’«accordo»), firmato il 15 ottobre 2008 a Bridgetown, Barbados, in particolare l’articolo 227, l’articolo 228, paragrafo 3, l’articolo 229, paragrafo 1, e l’articolo 230, paragrafi 2 e 4,
   considerando quanto segue:
   
               (1)
            
            
               L’accordo prevede che il Consiglio congiunto Cariforum-UE (il «Consiglio congiunto») debba adottare il suo regolamento interno e quello del comitato Cariforum-UE per il commercio e lo sviluppo (il «Comitato per il commercio e lo sviluppo»).
            
         
               (2)
            
            
               Il Consiglio congiunto e il Comitato per il commercio e lo sviluppo sono assistiti nell’esercizio delle loro funzioni dal comitato speciale per la cooperazione doganale e la facilitazione degli scambi, istituito conformemente all’articolo 36 dell’accordo, e da comitati speciali che possono essere istituiti a norma dell’articolo 230, paragrafo 4, dell’accordo. Occorre altresì stabilire il regolamento interno di tali comitati speciali,
            
         DECIDE:
   Articolo 1
   I regolamenti interni del Consiglio congiunto e del Comitato per il commercio e lo sviluppo sono stabiliti conformemente alle disposizioni rispettivamente dell’allegato I e dell’allegato II.
   Articolo 2
   1.   Il regolamento interno figurante nell’allegato III è applicabile al comitato speciale per la cooperazione doganale e la facilitazione degli scambi, nonché ad eventuali altri comitati speciali che possono essere istituiti a norma dell’articolo 230, paragrafo 4, dell’accordo.
   2.   Tali regolamenti lasciano impregiudicate tutte le disposizioni specifiche previste dall’accordo o suscettibili di essere stabilite dal Consiglio congiunto.
   Articolo 3
   La presente decisione entra in vigore il 17 maggio 2010.
   
      Fatto a Madrid, addì 17 maggio 2010.
      
         
            Per gli Stati del Cariforum
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Per l’Unione europea
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      ALLEGATO I
      
         REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO CONGIUNTO CARIFORUM-UE
         istituito dall’accordo di partenariato economico tra gli Stati del Cariforum, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra
         Articolo 1
         Composizione e presidenza
         1.   La composizione del Consiglio congiunto Cariforum-UE (il «Consiglio congiunto») è stabilita dall’articolo 228, paragrafo 1, dell’accordo.
         2.   Il rappresentante degli Stati del Cariforum che agiscono collettivamente, come previsto all’articolo 228, paragrafo 2, dell’accordo, è definito «alto rappresentante del Cariforum». La designazione dell’alto rappresentante del Cariforum e qualsiasi modifica al riguardo sono notificati al presidente del Consiglio congiunto.
         3.   Il riferimento alle «parti» nel regolamento interno è conforme alla definizione di cui all’articolo 233, paragrafo 3, dell’accordo.
         4.   Il Consiglio congiunto è presieduto, almeno a livello ministeriale, per periodi di dodici mesi alternativamente da un rappresentante del Consiglio dell’Unione europea e un rappresentante della Commissione europea per la parte UE, e da un rappresentante degli Stati del Cariforum. Tuttavia, il primo periodo di presidenza inizia con la prima riunione del Consiglio congiunto e termina il 31 dicembre dell’anno successivo. Il primo turno di presidenza è assicurato da un rappresentante degli Stati del Cariforum.
         Articolo 2
         Rappresentanza
         1.   Conformemente all’articolo 228, paragrafo 5 dell’accordo, i membri del Consiglio congiunto possono farsi rappresentare.
         2.   Un membro che desideri essere rappresentato da un supplente comunica il nome di quest’ultimo al presidente del Consiglio congiunto prima della riunione nella quale sarà sostituito. Il rappresentante di un membro del Consiglio congiunto esercita tutti i diritti del membro titolare.
         Articolo 3
         Osservatori
         1.   Il Consiglio congiunto può decidere di ammettere osservatori permanenti.
         2.   Il Consiglio congiunto può decidere di invitare, in casi specifici, altri osservatori.
         3.   Il Consiglio congiunto può decidere di invitare rappresentanti del comitato parlamentare Cariforum-UE e del comitato consultivo Cariforum-UE per essere informato sulle attività di tali comitati.
         Articolo 4
         Riunioni
         1.   Il Consiglio congiunto si riunisce a intervalli regolari, non superiori a due anni, e anche in seduta straordinaria, con l’accordo di entrambe le parti, ogniqualvolta le circostanze lo richiedano.
         2.   La data e il luogo di ciascuna riunione del Consiglio congiunto sono concordati dalle parti.
         3.   Le riunioni del Consiglio sono convocate dal suo stesso segretariato, che trasmette la convocazione almeno 35 giorni prima dell’inizio della riunione, salvo in caso di riunione straordinaria.
         Articolo 5
         Delegazioni
         I membri del Consiglio congiunto possono essere accompagnati da funzionari. Prima di ogni riunione, il presidente del Consiglio congiunto è informato della prevista composizione delle delegazioni degli Stati firmatari del Cariforum e della parte UE nonché della presenza di eventuali osservatori.
         Articolo 6
         Segretariato
         Il segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea e uno Stato del Cariforum svolgono a turno, per un periodo di dodici mesi, la funzione di segretariato del Consiglio congiunto. Tale periodo coincide con l’esercizio della presidenza rispettivamente della parte UE e degli Stati del Cariforum.
         Articolo 7
         Documenti
         Qualora le deliberazioni del Consiglio congiunto siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e diffusi dal segretariato come documenti del Consiglio congiunto.
         Articolo 8
         Corrispondenza
         1.   Tutta la corrispondenza indirizzata al Consiglio congiunto è inoltrata al suo segretariato.
         2.   Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al Consiglio congiunto sia inoltrata al suo presidente e, se del caso, trasmessa per conoscenza, quale documentazione di cui all’articolo 7, agli altri membri del Consiglio congiunto. La corrispondenza così distribuita è inoltrata al segretariato generale della Commissione europea, ai rappresentanti permanenti degli Stati membri dell’Unione europea a Bruxelles, all’alto rappresentante del Cariforum, nonché ai coordinatori degli Stati firmatari del Cariforum di cui all’articolo 234, paragrafo 1, dell’accordo.
         3.   Le comunicazioni del presidente del Consiglio congiunto sono inviate dal segretariato ai rispettivi destinatari e, se del caso, trasmesse per conoscenza, quale documentazione di cui all’articolo 7 del presente regolamento, agli altri membri del Consiglio congiunto tramite i destinatari specificati al paragrafo 2 del presente articolo.
         Articolo 9
         Ordine del giorno delle riunioni
         1.   Il segretariato del Consiglio congiunto stabilisce un ordine del giorno provvisorio per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti e dagli Stati firmatari del Cariforum. Tale ordine del giorno è trasmesso, insieme ai pertinenti documenti, dal segretariato del Consiglio congiunto ai destinatari di cui all’articolo 8, paragrafo 2, almeno 21 giorni prima della riunione.
         2.   L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto domanda di iscrizione all’ordine del giorno, insieme ai pertinenti documenti, almeno 28 giorni prima dell’inizio della riunione.
         3.   Il Consiglio congiunto adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. L’iscrizione nell’ordine del giorno di punti che non figurino nell’ordine del giorno provvisorio è acquisita previo accordo delle parti.
         4.   Il presidente del Consiglio congiunto può, in accordo con le parti, invitare esperti ad assistere alle sue riunioni per ottenere informazioni su argomenti specifici.
         5.   Il segretariato, d’intesa con le parti, può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2, al fine di tener conto delle circostanze di un caso specifico.
         Articolo 10
         Verbale
         1.   Il segretario redige il progetto di verbale delle riunioni, di norma entro un mese dalla data di ciascuna di esse.
         2.   Il verbale riassume di norma ogni punto all’ordine del giorno, indicando, se del caso:
         
                     a)
                  
                  
                     la documentazione presentata al Consiglio congiunto;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio congiunto; e
                  
               
                     c)
                  
                  
                     le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.
                  
               3.   Nel verbale figurano anche un elenco del membri del Consiglio congiunto o dei loro supplenti che hanno partecipato alla riunione e un elenco dei membri delle delegazioni che li accompagnavano nonché degli eventuali osservatori presenti.
         4.   Il verbale è approvato per iscritto da entrambe le parti entro tre mesi dalla data della riunione. Una volta approvato il processo verbale, due copie sono firmate dal segretario e ciascuna delle parti ne riceve un esemplare autentico. Una copia del verbale firmato è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all’articolo 8, paragrafo 2.
         Articolo 11
         Decisioni e raccomandazioni
         1.   Il Consiglio congiunto adotta decisioni e raccomandazioni concordate con le parti conformemente all’articolo 229 dell’accordo.
         2.   Il Consiglio congiunto può decidere di presentare qualsiasi questione generale sollevata nel quadro dell’accordo e di interesse comune per i paesi ACP e dell’UE al Consiglio dei ministri ACP-UE come indicato all’articolo 15 dell’accordo di Cotonou.
         3.   Tra una riunione e l’altra, il Consiglio congiunto può adottare decisioni o raccomandazioni mediante procedura scritta, con l’accordo di entrambe le parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra le parti. L’alto rappresentante del Cariforum ha la facoltà di scambiare tali note e confermare l’accordo degli Stati firmatari del Cariforum in merito ad ogni decisione, previa conferma, se del caso, da parte di questi ultimi.
         4.   Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio congiunto ai sensi dell’articolo 229 dell’accordo recano rispettivamente il titolo di «decisione» o «raccomandazione», seguito da un numero progressivo, dalla loro data di adozione e da un’indicazione del loro oggetto. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore.
         5.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal Consiglio congiunto sono autenticate da un rappresentante della Commissione europea per conto della parte UE e dall’alto rappresentante del Cariforum per conto degli Stati firmatari di quest’ultimo.
         6.   Le decisioni e le raccomandazioni vengono inoltrate a ciascuno dei destinatari di cui all’articolo 8, paragrafo 2, del presente regolamento come documenti del Consiglio congiunto.
         Articolo 12
         Pubblicità
         1.   Salvo decisione contraria, le riunioni del Consiglio congiunto non sono pubbliche.
         2.   Le parti o gli Stati firmatari del Cariforum possono decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio congiunto nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.
         Articolo 13
         Lingue
         1.   Le lingue di lavoro del Consiglio congiunto sono le lingue ufficiali comuni delle parti, cioè l’inglese, lo spagnolo, il francese e l’olandese.
         2.   Il Consiglio congiunto delibera e adotta decisioni e raccomandazioni sulla base della documentazione e delle proposte redatte in una delle lingue di cui al paragrafo 1.
         Articolo 14
         Spese
         1.   Le parti si assumono l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Consiglio congiunto (spese per il personale, di viaggio e di soggiorno, spese postali e per le telecomunicazioni).
         2.   Le spese relative all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.
         3.   Le spese connesse all’interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti in o da una delle lingue di lavoro del Consiglio congiunto sono sostenute dalla parte che organizza la riunione. Le spese relative all’interpretazione in seduta e alla traduzione di documenti da altre lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea o verso tali lingue sono sostenute dalla parte UE.
      
   
   
      ALLEGATO II
      
         REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO CARIFORUM-UE PER IL COMMERCIO E LO SVILUPPO
         istituito dall’accordo di partenariato economico tra gli Stati del Cariforum, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra
         Articolo 1
         Composizione e presidenza
         1.   Conformemente all’articolo 230 dell’accordo, è istituito un comitato Cariforum-UE per il commercio e lo sviluppo («il Comitato per il commercio e lo sviluppo») incaricato di assistere il Consiglio congiunto Cariforum-UE (il «Consiglio congiunto») nell’esercizio delle sue funzioni e di assumere la responsabilità della messa in opera generale dell’accordo.
         2.   Conformemente all’articolo 230, paragrafo 1 dell’accordo, il Comitato per il commercio e lo sviluppo è composto, da un lato, da rappresentanti dei membri del Consiglio dell’Unione europea e da rappresentanti della Commissione delle Comunità europee e, dall’altro, da rappresentanti degli Stati firmatari del Cariforum, di norma a livello di alti funzionari.
         3.   Il rappresentante degli Stati del Cariforum che agiscono collettivamente, come previsto all’articolo 230, paragrafo 1, dell’accordo, è definito «rappresentante ad alto livello del Cariforum». La designazione del rappresentante ad alto livello del Cariforum e qualsiasi modifica al riguardo sono notificati al presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo.
         4.   La presidenza del Comitato per il commercio e lo sviluppo è esercitata a turno per periodi di dodici mesi da alti funzionari della Commissione delle Comunità europee, per conto dell’UE, e da alti funzionari degli Stati del Cariforum, per conto di tali Stati. Il primo periodo di presidenza coincide con il primo turno di presidenza del Consiglio congiunto. Durante questo periodo e, successivamente, durante ogni periodo di dodici mesi, il Comitato per il commercio e lo sviluppo è presieduto dalla parte che esercita la presidenza del Consiglio congiunto. Il primo turno di presidenza è assicurato da un rappresentante degli Stati del Cariforum.
         5.   Oltre all’espletamento di mansioni specifiche conferitegli dall’accordo, il Comitato per il commercio e lo sviluppo prepara le riunioni e le discussioni del Consiglio congiunto, vigila, se del caso, sulla corretta attuazione delle decisioni e raccomandazioni del Consiglio congiunto e assicura in generale la continuità del buon funzionamento dell’accordo. Esso esamina eventuali questioni sottopostegli dal Consiglio congiunto e qualsivoglia problema si presenti nel corso dell’applicazione pratica dell’accordo.
         6.   Qualora l’accordo preveda la possibilità di consultazioni, queste possono aver luogo in seno al Comitato per il commercio e lo sviluppo. Le consultazioni possono continuare in sede di Consiglio congiunto, previo consenso delle parti, salvo il caso in cui l’accordo preveda altrimenti.
         Articolo 2
         Rappresentanza
         1.   I membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo possono farsi rappresentare.
         2.   Un membro che desideri essere rappresentato da un supplente comunica il nome di quest’ultimo al presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo prima della riunione nella quale sarà sostituito. Il supplente di un membro del Comitato per il commercio e lo sviluppo esercita tutti i diritti del membro titolare.
         Articolo 3
         Osservatori
         1.   Il Comitato per il commercio e lo sviluppo può decidere di ammettere osservatori permanenti.
         2.   Il Comitato per il commercio e lo sviluppo può decidere di invitare, in casi specifici, altri osservatori.
         3.   Il Comitato per il commercio e lo sviluppo può decidere di invitare rappresentanti del comitato parlamentare Cariforum-UE e del comitato consultivo Cariforum-UE affinché il Comitato per il commercio e lo sviluppo possa essere informato sulle attività di tali comitati.
         Articolo 4
         Riunioni
         1.   Il Comitato per il commercio e lo sviluppo si riunisce una volta all’anno e quando le circostanze lo richiedano, previo accordo delle parti. Ove le due parti siano d’accordo, le sue riunioni possono svolgersi per video o teleconferenza. In questo caso, le parti concordano il modo in cui ripartire eventuali spese derivanti dalla tenuta di una riunione mediante tali strumenti.
         2.   Ciascuna riunione del Comitato per il commercio e lo sviluppo è convocata dal segretariato ad una data e in un luogo convenuti da entrambe le parti. La convocazione alla riunione è trasmessa almeno 35 giorni prima dell’inizio della riunione, salvo in casi di urgenza.
         Articolo 5
         Delegazioni
         Prima di ogni riunione, il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo è informato della composizione prevista delle delegazioni che partecipano alla riunione.
         Articolo 6
         Segretariato
         Il segretariato del Comitato per il commercio e lo sviluppo è assicurato a turno, per un periodo di dodici mesi, dalla Commissione europea e da uno Stato del Cariforum. Tale periodo coincide con l’esercizio della presidenza rispettivamente della parte UE e degli Stati del Cariforum.
         Articolo 7
         Documenti
         Qualora le deliberazioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e diffusi dal segretariato come documenti del Comitato per il commercio e lo sviluppo.
         Articolo 8
         Corrispondenza
         Tutta la corrispondenza con il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo è inoltrata al segretariato del comitato affinché sia comunicata ai membri del comitato stesso nonché al segretariato e al presidente del Consiglio congiunto e, se del caso, ai membri di detto Consiglio.
         Articolo 9
         Ordine del giorno delle riunioni
         1.   Il segretariato del Comitato per il commercio e lo sviluppo elabora l’ordine del giorno provvisorio per ogni riunione. Quest’ultimo è trasmesso, insieme ai pertinenti documenti, ai membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo nonché al presidente e al segretariato del Consiglio congiunto almeno 21 giorni prima della riunione.
         2.   L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti riguardo ai quali il segretariato del Comitato per il commercio e lo sviluppo ha ricevuto domanda di iscrizione all’ordine del giorno, insieme ai pertinenti documenti, almeno 28 giorni prima dell’inizio della riunione.
         3.   Il Comitato per il commercio e lo sviluppo adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. L’iscrizione nell’ordine del giorno di punti che non figurino nell’ordine del giorno provvisorio è acquisita previo accordo delle parti.
         4.   Il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo può, in accordo con le parti, invitare esperti ad assistere alle riunioni del comitato per fornire informazioni su argomenti specifici.
         5.   Il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo può abbreviare, d’intesa con le parti, i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 per tener conto delle circostanze di un caso specifico.
         Articolo 10
         Verbale
         1.   Il segretario redige il progetto di verbale delle riunioni, di norma entro un mese dalla data di ciascuna di esse.
         2.   Di norma, il verbale indica, per ciascun punto all’ordine del giorno:
         
                     a)
                  
                  
                     la documentazione fornita al Comitato per il commercio e lo sviluppo;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Comitato per il commercio e lo sviluppo; e
                  
               
                     c)
                  
                  
                     le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.
                  
               3.   Nel verbale figurano anche un elenco dei membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo o dei loro supplenti che hanno partecipato alla riunione e un elenco dei membri delle delegazioni che li accompagnavano e degli eventuali osservatori presenti.
         4.   Il verbale è approvato per iscritto dal rappresentante ad alto livello del Cariforum e dall’alto funzionario o dagli alti funzionari della Commissione europea che hanno partecipato alla riunione entro due mesi a partire dalla data della riunione. Una volta approvato il processo verbale, due copie sono firmate dal segretario e ciascuna delle parti ne riceve un esemplare autentico. Copie del verbale firmato sono trasmesse ai membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo nonché al presidente e al segretariato del Consiglio congiunto.
         Articolo 11
         Decisioni e raccomandazioni
         1.   Nei casi in cui il Comitato per il commercio e lo sviluppo sia autorizzato, in forza dell’accordo, ad adottare decisioni o raccomandazioni, questi atti recano rispettivamente il titolo di «decisione» o «raccomandazione», seguito da un numero progressivo, dalla loro data di adozione e da un’indicazione dell’oggetto. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore.
         2.   Ogniqualvolta il Comitato per il commercio e lo sviluppo prenda una decisione si applica, mutatis mutandis, l’articolo 11 del regolamento interno del Consiglio congiunto.
         3.   Le decisioni e le raccomandazioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo sono inviate ai destinatari di cui all’articolo 8.
         Articolo 12
         Pubblicità
         1.   Salvo decisione contraria, le riunioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo non sono pubbliche.
         2.   Le parti o gli Stati firmatari del Cariforum possono decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.
         Articolo 13
         Lingue
         1.   Le lingue di lavoro del Consiglio congiunto sono le lingue ufficiali comuni delle parti, cioè l’inglese, lo spagnolo, il francese e l’olandese.
         2.   Il Comitato per il commercio e lo sviluppo delibera e adotta decisioni e raccomandazioni sulla base della documentazione e delle proposte redatte in una delle lingue di cui al paragrafo 1.
         Articolo 14
         Spese
         1.   Ciascuna parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo (spese di personale, di viaggio e di soggiorno, spese postali e per le telecomunicazioni).
         2.   Le spese relative all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.
         3.   Le spese connesse all’interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti in o da una delle lingue di lavoro del Comitato per il commercio e lo sviluppo sono sostenute dalla parte che organizza la riunione. Le spese relative all’interpretazione in seduta e alla traduzione di documenti da altre lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea o verso tali lingue sono sostenute dalla parte UE.
      
   
   
      ALLEGATO III
      
         REGOLAMENTO INTERNO DEI COMITATI SPECIALI
         istituiti dall’accordo di partenariato economico tra gli Stati del Cariforum, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra
         Articolo 1
         Composizione e presidenza
         1.   Salvo disposizioni contrarie dell’accordo o se non altrimenti stabilito dal comitato Cariforum-UE per il commercio e lo sviluppo (il «Comitato per il commercio e lo sviluppo»), un comitato speciale è composto, da un lato, da rappresentanti della Commissione europea e rappresentanti dei membri del Consiglio dell’Unione europea per la parte UE e, dall’altro, da rappresentanti degli Stati firmatari del Cariforum.
         2.   Gli Stati del Cariforum incaricano uno dei loro rappresentanti di agire per loro conto e di presentare la loro posizione riguardo a tutte le materie disciplinate dall’accordo nelle quali hanno deciso di agire collettivamente. Tale rappresentante è indicato con il termine «il rappresentante del Cariforum». La designazione del rappresentante del Cariforum e qualsiasi modifica al riguardo sono notificati al presidente del comitato speciale.
         3.   Le riunioni di un comitato speciale sono presiedute alternativamente da un funzionario della Commissione europea e da un funzionario di uno Stato del Cariforum.
         Articolo 2
         Rappresentanza
         1.   I membri di un comitato speciale possono farsi rappresentare.
         2.   Un membro che desideri essere rappresentato da un supplente comunica il nome di quest’ultimo al presidente del comitato speciale prima della riunione nella quale sarà sostituito. Il supplente di un membro del comitato speciale esercita tutti i diritti del membro titolare.
         Articolo 3
         Osservatori
         1.   Un comitato speciale può decidere di ammettere osservatori permanenti.
         2.   Un comitato speciale può decidere di invitare, in casi specifici, altri osservatori, anche rappresentanti del comitato parlamentare Cariforum-UE e del comitato consultivo Cariforum-UE.
         Articolo 4
         Riunioni
         1.   Salvo disposizioni contrarie dell’accordo, i comitati speciali si riuniscono su richiesta di una delle parti a una data e in un luogo concordati in precedenza tra di esse. Con l’accordo di entrambe le parti, le riunioni di un comitato speciale possono tenersi mediante video o teleconferenza. In questo caso, le parti concordano il modo in cui ripartire eventuali spese derivanti dalla tenuta di una riunione mediante tali strumenti.
         2.   Ogni riunione di un comitato speciale è convocata dal suo stesso segretario che trasmette la convocazione almeno 35 giorni prima dell’inizio della riunione, salvo in caso di urgenza.
         Articolo 5
         Delegazioni
         Prima di ogni riunione, il presidente di un comitato speciale è informato della composizione prevista delle delegazioni che partecipano alla riunione.
         Articolo 6
         Segretariato
         Il segretariato dei comitati speciali è assicurato a turno, per un periodo di dodici mesi, dalla Commissione europea e da uno Stato del Cariforum. Tale periodo coincide con l’esercizio della presidenza rispettivamente della parte UE e degli Stati del Cariforum.
         Articolo 7
         Documenti
         Qualora le deliberazioni di un comitato speciale siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e diffusi dal segretario come documenti dello stesso comitato.
         Articolo 8
         Corrispondenza
         Tutta la corrispondenza con il presidente di un comitato speciale è trasmessa al segretario di tale comitato speciale, affinché sia comunicata ai membri del comitato speciale, al segretario e al presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo nonché, se del caso, ai membri di detto comitato.
         Articolo 9
         Ordine del giorno delle riunioni
         1.   Il segretario del comitato speciale elabora l’ordine del giorno provvisorio per ogni riunione. Tale ordine del giorno è trasmesso, insieme ai pertinenti documenti, ai membri del comitato speciale nonché al presidente e al segretario del Comitato per il commercio e lo sviluppo almeno 21 giorni prima della riunione.
         2.   L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti riguardo ai quali il segretario del comitato speciale ha ricevuto domanda di iscrizione all’ordine del giorno, insieme ai pertinenti documenti, almeno 28 giorni prima dell’inizio della riunione.
         3.   L’ordine del giorno è adottato dal comitato speciale all’inizio di ciascuna riunione. L’iscrizione nell’ordine del giorno di punti che non figurino nell’ordine del giorno provvisorio è acquisita previo accordo delle parti.
         4.   Il presidente del comitato speciale può abbreviare, d’intesa con le parti, i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 per tener conto delle circostanze di un caso specifico.
         5.   Il presidente del comitato speciale può, in accordo con le parti, invitare esperti ad assistere alle sue riunioni per ottenere informazioni su argomenti specifici.
         Articolo 10
         Verbale
         1.   Il segretario redige il progetto di verbale delle riunioni, di norma entro un mese dalla data di ciascuna di esse.
         2.   Di norma, il verbale indica, per ciascun punto all’ordine del giorno:
         
                     a)
                  
                  
                     la documentazione fornita al comitato speciale;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del comitato speciale; e
                  
               
                     c)
                  
                  
                     le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.
                  
               3.   Nel verbale figurano anche un elenco del membri del comitato speciale o dei loro supplenti che hanno partecipato alla riunione, un elenco dei membri delle delegazioni che li accompagnavano e un elenco degli eventuali osservatori presenti.
         4.   Il verbale è approvato per iscritto dal rappresentante del Cariforum e dal funzionario della Commissione europea che hanno partecipato alla riunione entro un mese a decorrere dalla data della riunione. Una volta approvato il processo verbale, due copie sono firmate dal segretario e ciascuna delle parti ne riceve un esemplare autentico. Copie del verbale firmato sono trasmesse ai membri del comitato speciale nonché al presidente e al segretario del Comitato per il commercio e lo sviluppo.
         Articolo 11
         Decisioni e raccomandazioni
         1.   Nei casi in cui il comitato speciale sia autorizzato, in forza dell’accordo o conformemente alla decisione del Consiglio congiunto che lo istituisce, ad adottare decisioni o raccomandazioni, questi atti recano rispettivamente il titolo di «decisione» o «raccomandazione», seguito da un numero progressivo, dalla loro data di adozione e da un’indicazione dell’oggetto. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore.
         2.   Ogniqualvolta il comitato speciale formuli una raccomandazione o prenda una decisione, si applica, mutatis mutandis, l’articolo 11 del regolamento interno del Consiglio congiunto.
         3.   Le decisioni e le raccomandazioni dei comitati speciali sono inviate ai destinatari di cui all’articolo 8.
         Articolo 12
         Pubblicità
         1.   Salvo decisione contraria, le riunioni dei comitati speciali non sono pubbliche.
         2.   Le parti o gli Stati firmatari del Cariforum possono decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato speciale nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.
         Articolo 13
         Lingue
         1.   Le lingue di lavoro dei comitati speciali sono le lingue ufficiali comuni delle parti, cioè l’inglese, lo spagnolo, il francese e l’olandese.
         2.   I comitati speciali deliberano e adottano decisioni e raccomandazioni sulla base della documentazione e delle proposte redatte in una delle lingue di cui al paragrafo 1.
         Articolo 14
         Spese
         1.   Ogni parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni dei comitati speciali (spese di personale, di viaggio e di soggiorno, spese postali e per le telecomunicazioni).
         2.   Le spese relative all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.
         3.   Le spese connesse all’interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti in o da una delle lingue di lavoro del comitato speciale, sono sostenute dalla parte che organizza la riunione. Le spese relative all’interpretazione in seduta e alla traduzione di documenti da altre lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea o verso tali lingue sono sostenute dalla parte UE.
         Articolo 15
         Relazioni
         I comitati speciali presentano una relazione al Comitato per il commercio e lo sviluppo.