CELEX: 52012PC0456
Language: fr
Date: 2012-08-16
Title: Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence

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		52012PC0456
		
			Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	EXPOSÉ DES MOTIFS
1.           CONTEXTE DE LA PROPOSITION
1.1.        Contexte général
Un règlement du Conseil[1],
adopté en février 1983, exige des institutions, telles que définies en son
article 1er, qu'elles établissent des archives historiques et les
rendent accessibles au public au bout de trente ans. Il permet à chaque
institution de déposer ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le
plus approprié.
En 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission
ont décidé de déposer leurs archives historiques à l'Institut universitaire
européen de Florence (IUE) où elles sont mises à la disposition du public.
Depuis lors, la Cour des comptes européenne, le Comité économique et social
européen et la Banque européenne d'investissement ont également décidé de confier
leurs archives à l'IUE. Les modalités de ce dépôt sont fixées dans un contrat
signé le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes, représentées
par la Commission, et l'IUE.
Le gouvernement
italien met à la disposition de l’IUE, de manière permanente et gratuite, des
locaux adaptés pour héberger les archives. Les archives déposées sont ainsi
conservées et protégées selon des normes internationales reconnues.
Le but recherché en déposant les archives historiques des
institutions à l’IUE est d’en permettre l’accès à partir d’un lieu unique, de
favoriser leur consultation et d’encourager les travaux de recherche sur
l’histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes.
1.2         Objectif de la proposition
La proposition vise à confirmer l'IUE dans son rôle de
gestionnaire des archives historiques des institutions. Elle permettra
d’asseoir le partenariat entre l’UE et l’IUE sur une base juridique et
financière solide.
1.3         Éléments
principaux de la proposition
La proposition prévoit le dépôt des archives historiques des
institutions à l’IUE. À l’avenir, toutes les institutions, à l’exception de la
Cour de justice de l’Union européenne et de la Banque centrale européenne,
déposeront leurs archives historiques à l’IUE dès que celles-ci seront
accessibles au public en vertu du règlement existant.
La proposition n’aura aucune incidence sur la propriété des
archives historiques, qui continueront d’appartenir aux institutions
déposantes. Elle n'aura pas non plus d'incidence sur les règles en vigueur en
vertu desquelles les institutions sélectionnent les documents qui sont rendus
accessibles au public au bout de trente ans.
Les frais de fonctionnement et de personnel supportés par
l’IUE aux fins de la gestion des archives historiques seront financés sur le
budget général de l'UE, à l'exception des coûts afférents à la mise à
disposition et à l'équipement du ou des bâtiments et des entrepôts hébergeant
les archives et le personnel qui y est affecté. L’IUE rendra les archives
historiques de l’UE accessibles au public, ce qui n'empêchera toutefois pas les
institutions d’en faire de même avec leurs propres archives.
La proposition opère une distinction entre le dépôt
d'archives papier et d'archives numériques. Les archives papier continueront
d'être déposées physiquement à l'IUE où elles seront conservées. En revanche,
l’IUE ne devra pas conserver les archives numériques dans le but d'y donner
accès. La conservation à long terme de ces archives continuera de relever de la
responsabilité des institutions dont elles émanent.
La proposition précise les responsabilités de l’IUE en
matière de protection des données à caractère personnel contenues dans les
archives historiques des institutions. Elle prévoit également que chaque
institution adopte des modalités de mise en œuvre du règlement (CEE, Euratom)
n° 354/83, notamment des règles régissant la conservation des archives
historiques, leur mise à la disposition du public et la protection des données
à caractère personnel qu’elles contiennent.
2.           RÉSULTATS DES CONSULTATIONS DES PARTIES INTÉRESSÉES
La présente proposition n'exige pas d’analyse d’impact.
Les parties intéressées ont été consultées. L’IUE et
l’Italie, en leur qualité d’institution et de gouvernement hôtes, ont tous deux
apporté leur soutien à la proposition. Les services administratifs des
institutions de l’UE et le réseau des agences de l’UE soutiennent eux aussi
l’objectif de la proposition.
La Cour de justice de l’Union européenne et la Banque
centrale européenne ont demandé à être exemptées de l’obligation de déposer
leurs archives historiques à l’IUE. Toutefois, elles n’excluent pas de le faire
à l’avenir sur une base volontaire. Cela tient à la nature de leurs activités
et correspond à la pratique en vigueur dans de nombreux États membres pour les
archives historiques d’organes similaires.
3.           ÉLÉMENTS
JURIDIQUES DE LA PROPOSITION
3.1 Dispositions principales de la proposition
La proposition prévoit le dépôt des archives historiques par
les institutions à l’Institut universitaire européen de Florence (Italie) qui
les rendra accessibles au public.
3.2 Base juridique
La proposition est fondée sur
l’article 352 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.
Le règlement (CEE, Euratom)
n° 354/83, de même que le règlement qui l’a modifié en 2003, ont été
adoptés en vertu de l’article 308 du traité CE, prédécesseur de l’article 352
du TFUE. La présente proposition ne portera pas atteinte à l’objectif du
règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, c’est-à-dire à l’ouverture au public
des archives des institutions au bout de trente ans. Elle prévoit simplement
que ces archives seront déposées à l’IUE une fois que les institutions
concernées les auront rendues accessibles au public conformément au règlement
existant. La proposition entérine une situation de fait, puisque la plupart des
institutions qui ont ouvert leurs archives au public les confient déjà à l’IUE.
L’article 3, paragraphe 3,
du traité sur l’Union européenne dispose que l’UE doit entre autres respecter
la richesse de sa diversité culturelle et veiller à la sauvegarde et au
développement du patrimoine culturel européen. Les archives historiques des
institutions appartiennent au patrimoine culturel de l’Europe et leur ouverture
au public sert donc principalement des objectifs universitaires, éducatifs et
culturels. L’Union est habilitée à arrêter des mesures visant à appuyer,
coordonner ou compléter l’action des États membres dans ces domaines, mais les
traités ne prévoient pas les pouvoirs d'action nécessaires en ce qui concerne
les archives historiques des institutions.
L’utilisation d’une autre base
juridique aurait conduit à la proposition d’un nouveau règlement, si bien que
toutes les dispositions du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, notamment
ses principes fondamentaux, auraient pu faire l’objet d’un débat, ce qui aurait
été bien au-delà des objectifs poursuivis par la proposition, tels qu’ils sont
décrits ci-dessus.
Il a été envisagé de fonder la
proposition sur l’article 15, paragraphe 3, du TFUE, mais cette
possibilité a été écartée pour les raisons ci-après.
L’objectif premier de
l’établissement d’archives historiques est de sélectionner les documents sur la
base de leur valeur administrative, historique ou probante immuable afin de
préserver et de diffuser le patrimoine historique des institutions. Chaque
institution prend l’initiative de rendre ses archives historiques accessibles
au public au bout de trente ans et fournit des informations complémentaires
visant à replacer ces archives dans leur contexte organisationnel et
fonctionnel, ce qui va bien au-delà du droit d'accès du public aux documents
prévu par l’article 15, paragraphe 3, du TFUE dont le but est
principalement de promouvoir la bonne gouvernance et de garantir la
participation des citoyens au processus décisionnel au sein des institutions.
L’utilisation de l’article 15,
paragraphe 3, du TFUE limiterait le champ d’application des règles
régissant l’ouverture des archives historiques, puisqu'un règlement adopté sur
cette base ne s'appliquerait qu'aux tâches administratives de la Banque
centrale européenne, de la Banque européenne d’investissement et de la Cour de
justice de l’Union européenne, qui relèvent actuellement du règlement (CE)
n° 354/83.
3.3 Principe de proportionnalité
La proposition se limite au dépôt des archives historiques à
l’IUE par les institutions et aux modalités de ce dépôt.
3.4 Choix des instruments
Un règlement est le seul instrument qui convient pour
asseoir le partenariat entre l’UE et l’IUE sur une base juridique et financière
solide. La proposition concerne une modification limitée d'un règlement
existant.
4.           INCIDENCE BUDGÉTAIRE
La proposition visant à rendre obligatoire le dépôt des
archives historiques à l’IUE n’aura aucune nouvelle incidence budgétaire à
court et à moyen terme. Ses incidences budgétaires à long terme ne devraient pas
être importantes.
Les trois institutions principales que sont le Parlement
européen, le Conseil et la Commission, de même que le Comité économique et
social européen, la Cour des comptes européenne et la Banque européenne d’investissement,
déposent déjà leurs archives historiques à l’IUE. La gestion de ces archives à
Florence est financée sur le budget de l’UE depuis le premier dépôt d’archives
à l’IUE il y a plus d’un quart de siècle. La fiche financière législative
prévoit la poursuite de ce financement. Les coûts seront répartis entre les
institutions déposantes en fonction de la charge de travail que leurs archives
respectives représentent pour l’IUE.
L’hébergement des archives est assuré par le gouvernement
italien, qui fournit également les bureaux accueillant le personnel chargé de
leur gestion à l'IUE.
Le nombre d’institutions déposantes augmentera à la suite de
cette modification. Néanmoins, puisque seules sont déposées les archives
historiques ouvertes au public au bout de trente ans, il s’écoulera beaucoup de
temps avant que les institutions qui ne déposent pas encore leurs archives à
l’IUE ressentent les effets de la présente proposition. De plus, les archives
seront de plus en plus numérisées, ce qui permettra de réaliser des économies
d'échelle lors de leur traitement et de leur diffusion par l'IUE.
2012/0221 (APP)
Proposition de
RÈGLEMENT DU CONSEIL
modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce
qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut
universitaire européen de Florence
LE CONSEIL DE L’UNION
EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et
notamment son article 352,
vu la proposition de la Commission européenne,
après transmission du projet d'acte législatif aux
parlements nationaux,
vu l'approbation du Parlement européen,
après consultation du contrôleur européen de la protection
des données,
statuant conformément à une procédure législative spéciale,
considérant ce qui suit:
(1)         
Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février
1983 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté
économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique[2] dispose que les archives
historiques des institutions et organes sont conservées et rendues accessibles
au public, dans toute la mesure du possible, après l’écoulement d’un délai de trente
ans.
(2)         
L’obligation d’établir des archives historiques et de les rendre
accessibles au public dans toute la mesure du possible s’applique à chacune des
institutions visées à l’article 1er du règlement (CEE, Euratom)
n° 354/83.
(3)         
Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 dispose que chaque
institution dépose ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus
approprié.
(4)         
En 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont décidé
de déposer leurs archives historiques à l’Institut universitaire européen (IUE)
de Florence où elles sont rendues accessibles au public. Un contrat a été signé
à cet effet le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes,
représentées par la Commission, et l’Institut universitaire européen de
Florence.
(5)         
Le Comité économique et social et la Cour des comptes européenne sont
depuis lors convenus d’adhérer aux termes du contrat de dépôt du 17 décembre 1984.
La Banque européenne d’investissement confie ses archives historiques à l’IUE
en vertu d’une convention distincte, signée le 1er juillet 2005, et
des «règles relatives aux archives historiques» adoptées le
7 octobre 2005 par le Comité de direction de la Banque[3].
(6)         
Le gouvernement italien a mis à la disposition de l’IUE, de manière
permanente et gratuite, des locaux adaptés pour que les archives déposées
soient conservées et protégées selon des normes internationales reconnues et
puissent être consultées sur place.
(7)         
Le but recherché en déposant les archives historiques des institutions à
l’IUE est d’en permettre l’accès à partir d’un lieu unique, de favoriser leur
consultation et d’encourager les travaux de recherche sur l’histoire de
l'intégration européenne et des institutions européennes. L’IUE est un centre
universitaire d’étude et de recherche réputé, dont les travaux sont axés sur
l’Europe et l’intégration européenne. Fort d’une expérience de près de trente
ans dans la gestion des archives historiques des institutions, il offre des
installations de stockage et de recherche des plus modernes, construites
expressément pour la conservation et la consultation de ces archives, et jouit
d’une réputation internationale en tant que centre d’archivage.
(8)         
Il faut, pour pouvoir continuer à confier les archives historiques des
institutions à l’IUE, une base juridique solide qui mette en évidence le rôle
joué par ce dernier en tant que partenaire des institutions dans la gestion de
leurs archives historiques.
(9)         
La nature spécifique des activités de la Cour de justice de l’Union
européenne et de la Banque centrale européenne justifie leur exclusion de
l’obligation de déposer leurs archives historiques à l’IUE en vertu du présent
règlement. La Cour de justice de l’Union européenne et la Banque centrale
européenne peuvent confier leurs archives historiques à l’IUE sur une base
volontaire.
(10)     
Il convient d’appliquer le présent règlement à toutes les autres
institutions. Il ne modifie en rien la responsabilité qui incombe à chaque
institution d’ouvrir ses archives historiques au public, ni le fait que chaque
institution conserve la propriété de ses archives historiques.
(11)     
Il y a lieu de traiter les données à caractère personnel contenues dans
les archives déposées à l’IUE conformément au règlement (CE) n° 45/2001[4].
(12)     
Des subventions peuvent être accordées pour soutenir la gestion des
archives des institutions par l’IUE.
(13)     
Il convient dès lors de modifier le règlement (CEE, Euratom)
n° 354/83 en conséquence,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 est modifié comme
suit:
1. À l’article 8, le paragraphe 1 est remplacé par
le texte suivant:
«1. Chaque institution, autre que la Cour de justice de
l’Union européenne et la Banque centrale européenne, dépose à l'Institut
universitaire européen (IUE) de Florence les documents qui font partie de ses
archives historiques et qu'elle a rendus accessibles au public en vertu du
présent règlement. Le dépôt s’effectue conformément aux dispositions de l’annexe.»
2. À l'article 8, les paragraphes suivants sont ajoutés:
«3. La Cour de justice de l’Union européenne et la Banque
centrale européenne peuvent déposer leurs archives historiques à l'IUE sur une
base volontaire.
4. Le dépôt des archives historiques des institutions à l’IUE
n’a aucune incidence sur leur propriété ou sur leur protection au sens de
l’article 2 du Protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne
annexé au traité.
5. L’IUE veille à la conservation et à la protection des archives
qui y sont déposées. Cette conservation et cette protection doivent répondre
aux normes reconnues au niveau international en matière de protection physique
des archives et doivent au moins respecter les dispositions techniques et de
sécurité correspondant à celles qui régissent la conservation et la gestion des
archives publiques en Italie. Pour ce faire, les documents déposés sont
conservés dans un entrepôt spécialement construit à cet effet.
6. Chaque institution déposante a le droit de demander des informations
concernant la gestion de ses archives par l’IUE et de procéder à une inspection
des archives qu’elle y a déposées.
7. L’IUE met les archives historiques qui
lui sont confiées en vertu des paragraphes 1 et 3 à la disposition du
public. Les institutions peuvent rendre accessibles au public une version des
mêmes archives historiques.
8. Des subventions peuvent être accordées
à l’IUE pour soutenir la gestion des archives historiques conformément au
présent règlement, dans le respect des dispositions du règlement (CE, Euratom)
n° 1605/2002 du Conseil et pour autant que l'autorité budgétaire accorde
les crédits nécessaires sur la ligne budgétaire correspondante. Les coûts de
gestion des archives sont répartis entre les institutions déposantes sur une base
proportionnelle. Les coûts liés à la fourniture et à l’équipement du ou des
bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui
y est affecté ne sont pas admissibles.
9. L’IUE traite les données à caractère
personnel contenues dans les archives historiques des institutions conformément
au règlement (CE) n° 45/2001. Il agit en tant que responsable du
traitement au sens de l’article 2 dudit règlement, conformément aux
instructions des institutions déposantes.
10. Le contrôleur européen de la
protection des données dispose de pouvoirs de surveillance à l’égard de l’IUE
en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel contenues
dans les archives historiques déposées par les institutions.»
3. À l’article 9, le premier alinéa est remplacé par le
texte suivant:
«Chaque institution arrête des règles internes pour
l'application du présent règlement, notamment des règles régissant la
conservation des archives historiques, leur mise à la disposition du public et
la protection des données à caractère personnel qu’elles contiennent. Dans
toute la mesure du possible, les institutions rendent leurs archives
accessibles par des moyens électroniques. Elles conservent également les
documents existant sous des formes adaptées à des besoins particuliers
(écriture braille, gros caractères ou enregistrements).»
4. Une annexe est ajoutée conformément à l'annexe du présent
règlement.
Article 2
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui
de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses
éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le
                                                                       Par
le Conseil
                                                                       Le
président
                                                                       
ANNEXE
L'annexe suivante est ajoutée:
«Annexe
Dispositions relatives
au dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire
européen de Florence
1.   En cas d’archives non numériques, les documents
originaux, accompagnés d’une copie microforme et/ou numérique, sont déposés à
l’IUE en vue de leur conservation permanente.
En cas d’archives numériques, l’IUE dispose d’un accès
permanent aux documents de manière à pouvoir remplir son obligation de rendre
les archives historiques accessibles au public à partir d’un lieu unique et de
favoriser leur consultation. Les institutions d’origine restent responsables de
la conservation permanente de leurs archives numériques.
2. Le dépôt s’effectue par tranches annuelles et, dans la
mesure du possible, conformément aux procédures normales de traitement des
archives des institutions.
3.   Les institutions déposantes peuvent, pour des
raisons juridiques ou administratives, refuser de confier certains documents
originaux à l’IUE. Dans ce cas, elles y déposent une copie microforme ou
numérique.
4.   Les institutions déposantes restent
propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la
composition des documents et des dossiers déposés ou mis de quelque autre
manière à la disposition de l’IUE. L’IUE ne modifie pas la classification
établie par les institutions déposantes et n’élimine ni n’altère des documents
ou des fichiers.
5.   L’IUE restitue l’original
de tout document ou fichier qui y est déposé aux institutions déposantes qui en
font la demande. Celles-ci rendent les originaux à l’IUE dès qu’elles n’en ont
plus besoin.
6.   L’IUE informe
immédiatement les institutions déposantes de toute circonstance susceptible de
porter atteinte à l’inviolabilité des archives qu’elles ont déposées.
FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE
1.           CADRE DE LA PROPOSITION/DE L’INITIATIVE
              1.1.    Dénomination
de la proposition/de l’initiative
              1.2.    Domaine(s)
politique(s) concerné(s) dans la structure ABM/ABB
              1.3.    Nature
de la proposition/de l’initiative
              1.4.    Objectif(s)
              1.5.    Justification(s)
de la proposition/de l’initiative
              1.6.    Durée
et incidence financière
              1.7.    Mode(s)
de gestion prévu(s)
2.           MESURES DE GESTION
              2.1.    Dispositions
en matière de suivi et de compte rendu
              2.2.    Système
de gestion et de contrôle
              2.3.    Mesures
de prévention des fraudes et irrégularités
3.           INCIDENCE FINANCIÈRE ESTIMÉE DE LA PROPOSITION/DE
L’INITIATIVE
              3.1.    Rubrique(s)
du cadre financier pluriannuel et ligne(s) budgétaire(s) de dépenses
concernée(s)
              3.2.    Incidence
estimée sur les dépenses
              3.2.1. Synthèse de l’incidence estimée
sur les dépenses
              3.2.2. Incidence estimée sur les crédits
opérationnels
              3.2.3. Incidence estimée sur les crédits
de nature administrative
              3.2.4. Compatibilité avec le cadre
financier pluriannuel actuel
              3.2.5. Participation de tiers au
financement
              3.3.    Incidence estimée sur les
recettes
FICHE
FINANCIÈRE LÉGISLATIVE
1.           CADRE DE LA PROPOSITION/DE L’INITIATIVE
1.1.        Dénomination de la proposition/de
l’initiative
Règlement du Conseil modifiant le
règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des
archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de
Florence
1.2.        Domaine(s) politique(s) concerné(s) dans la
structure ABM/ABB[5]
Relations avec la société civile, transparence et information
1.3.        Nature de la proposition/de l’initiative
La proposition est relative à la prolongation d’une action
existante.
1.4.        Objectifs
1.4.1.     Objectif(s) stratégique(s) pluriannuel(s) de
la Commission visé(s) par la proposition/l’initiative
La proposition a pour objectif de régulariser et d’asseoir sur
une base solide le partenariat existant avec l'IUE en matière de gestion et de
diffusion des archives historiques des institutions. Le but recherché en
déposant les archives historiques des institutions à l’IUE est d’en permettre
l’accès à partir d’un lieu unique, de favoriser leur consultation et
d’encourager les travaux de recherche sur l’histoire de l'intégration
européenne et des institutions européennes.
1.4.2.     Objectif(s) spécifique(s) et activité(s)
ABM/ABB concernée(s)
Objectif spécifique n° 25.02.01.01
Activité(s) ABM/ABB concernée(s):
Relations avec la société civile, transparence et information
Institutions d’intérêt européen/archives historiques de l’Union
européenne
1.4.3.     Résultat(s) et incidence(s) attendu(s)
Le partenariat conclu avec l’IUE apporte une valeur
ajoutée aux archives historiques des institutions et contribue à en favoriser
la diffusion, ainsi que la consultation par le public.
1.4.4.     Indicateurs de résultats et d’incidences
(1)         
Archives déposées à l’IUE de Florence par les institutions
(2)         
Collecte et description, par l’IUE, d’archives privées et de documents
personnels de particuliers et d’organisations publiques ou privées qui ont
contribué à la construction de l'Europe
(3)         
Production et publication de catalogues, inventaires, publications de
source et autres outils de recherche
(4)         
Mise à disposition, par l’IUE, d'une salle de lecture équipée
(5)         
Accessibilité en ligne des inventaires et des archives
(6)         
Nombre d'utilisateurs de la salle de lecture
(7)         
Actions visant à promouvoir la consultation des archives historiques des
institutions
1.5.        Justification(s) de la proposition/de
l’initiative
1.5.1.     Besoin(s) à satisfaire à court ou à long
terme
Gestion et mise à la disposition du public des archives
historiques déposées par les institutions à l'Institut universitaire européen
de Florence.
1.5.2.     Valeur ajoutée de l'intervention de l’UE
Le partenariat conclu avec l’IUE contribue à promouvoir la
diffusion des archives historiques des institutions et leur consultation par le
public.
Rassembler les archives des institutions en un lieu unique
augmente en soi leur valeur et permet à l’IUE de leur apporter une valeur
ajoutée en établissant des recoupements entre les différentes archives, en
créant, s’il y a lieu, des outils d’aide à la recherche et d’autres instruments
de recherche et en fournissant au public un accès sur place ou en ligne aux
archives.
1.5.3.     Leçons tirées d'expériences similaires
Six institutions déposent leurs archives historiques à
l’Institut universitaire européen (IUE) de Florence en vertu d’un contrat établi
le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes et l'IUE. Ce contrat de
dépôt est toutefois devenu obsolète. Il convient dès lors de le remplacer et
d’asseoir le partenariat avec l'IUE sur une base juridique et financière plus
solide.
1.5.4.     Compatibilité et synergie éventuelle avec
d'autres instruments appropriés
s.o.
1.6.        Durée et incidence financière
Proposition à durée illimitée
1.7.        Mode(s) de gestion prévu(s)[6]
Gestion centralisée directe par la Commission
2.           MESURES DE GESTION
2.1.        Dispositions en matière de suivi et de
compte rendu
L’IUE présentera, pour chaque année civile, un projet de
programme de travail qu’il examinera avec la Commission et qui comportera un
tableau des effectifs au 31 décembre de l’année en question, ainsi que
pour les années précédente et suivante. Le projet de programme de travail sera
présenté en février de l’année précédente.
Après consultation des autres institutions déposantes, le
programme de travail sera arrêté par la Commission et l’IUE et annexé à la
convention annuelle de financement.
La Commission suivra la mise en œuvre du programme de travail.
L’IUE présentera un rapport annuel d’activité concernant les
archives historiques après la fin de chaque année civile.
2.2.        Système de gestion et de contrôle
2.2.1.     Risque(s) identifié(s)
Les risques potentiels pour la conservation des archives papier
déposées par les institutions sont minimes. Le gouvernement italien met à
disposition un entrepôt spécialement construit à cet effet qui répond aux
normes internationales les plus strictes en matière de conservation d’archives
à long terme.
2.2.2.     Moyen(s) de contrôle prévu(s)
Les accords de partenariat conclus avec l’IUE fourniront le
cadre pour la discussion, l’examen et l’évaluation permanents du budget et du
programme de travail. Chaque institution déposante a le droit de demander des
informations concernant la gestion de ses archives par l’IUE et de procéder à
une inspection des archives qu’elle y a déposées.
2.3.        Mesures de prévention des fraudes et
irrégularités
L’article 287, paragraphe 3, du TFUE habilite la Cour des
comptes à procéder à un contrôle dans les locaux de toute personne physique ou
morale bénéficiaire de versements provenant du budget de l’UE. Les compétences
de la Commission et de l’OLAF en matière de lutte contre la fraude portant
atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne sont régies par des
dispositions spécifiques à ce domaine [à savoir le règlement (CE)
n° 2185/96 du Conseil et le règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement
européen et du Conseil] et par le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du
Conseil portant règlement financier applicable au budget général des
Communautés européennes. En vertu de l’article 120, paragraphe 3, de ce
dernier, chaque décision ou convention de subvention prévoit expressément que
la Commission et la Cour des comptes disposent d'un pouvoir de contrôle, sur
pièces et sur place, à l'égard de tous les contractants et sous-contractants
ayant bénéficié de fonds communautaires.
3.           INCIDENCE FINANCIÈRE ESTIMÉE DE LA PROPOSITION/DE
L’INITIATIVE
3.1.        Rubrique(s) du cadre financier pluriannuel
et ligne(s) budgétaire(s) de dépenses concernée(s)
·     
Lignes budgétaires existantes
Dans l'ordre des rubriques du cadre financier pluriannuel
et des lignes budgétaires
 Rubrique du cadre financier pluriannuel || Ligne budgétaire || Nature de la dépense || Participation 
 Archives historiques de l'Union européenne || CD/CND ([7]) || de pays AELE[8] || de pays candidats[9] || de pays tiers || au sens de l'article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier 
 5 Administration || 25 02 01 01 || CD || NON || NON || NON || NON 
3.2.        Incidence estimée sur les dépenses
3.2.1.     Synthèse de l’incidence estimée sur les
dépenses
En millions d'euros (à la 3e décimale)
 Rubrique du cadre financier pluriannuel: || 5 || «Dépenses administratives» 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 
 DG: SG || 
  Ressources humaines || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Missions || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25 02 01 01 Archives historiques || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 TOTAL SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 TOTAL des crédits pour la RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel || (Total engagements = total paiements) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL des crédits pour les RUBRIQUES 1 à 5 du cadre financier pluriannuel || Engagements ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Paiements ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Incidence estimée sur les crédits
opérationnels
La proposition n'engendre pas l'utilisation de crédits
opérationnels
3.2.3.     Incidence estimée sur les crédits de nature
administrative
3.2.3.1.  Synthèse 
La proposition engendre l'utilisation de crédits de nature
administrative, comme expliqué ci-après:
En millions d'euros (à la 3e
décimale)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL 
 RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Ressources humaines ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Autres dépenses administratives ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Sous-total RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Hors RUBRIQUE 5[11] du cadre financier pluriannuel ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Ressources humaines ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Autres dépenses de nature administrative ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Sous-total hors RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Les besoins en ressources
administratives seront couverts par la dotation qui pourrait être allouée à la
DG gestionnaire dans le cadre de la procédure d’allocation annuelle, compte
tenu des contraintes budgétaires existantes.
3.2.3.2.   Besoins estimés en ressources humaines
La proposition engendre l’utilisation de ressources humaines,
comme expliqué ci‑après:
Estimation à exprimer en valeur entière (ou au plus avec
une décimale)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Emplois du tableau des effectifs (postes de fonctionnaires et d'agents temporaires) 
 25 01 01 01 (au siège et dans les bureaux de représentation de la Commission) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (en délégation) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (recherche indirecte) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (recherche directe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Personnel externe (en équivalent temps plein – ETP)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, END, INT de l'enveloppe globale) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT et JED dans les délégations) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy [13] || - au siège[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - en délégation ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, END, INT sur recherche indirecte) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, END, INT sur recherche directe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Autre ligne budgétaire (à spécifier) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX est le domaine politique ou le titre concerné.
Les besoins en ressources humaines seront couverts par les
effectifs de la DG déjà affectés à la gestion de l'action et/ou redéployés en
interne au sein de la DG, complétés le cas échéant par toute dotation
additionnelle qui pourrait être allouée à la DG gestionnaire dans le cadre de
la procédure d'allocation annuelle et à la lumière des contraintes budgétaires
existantes.
Description
des tâches à effectuer:
 Fonctionnaires et agents temporaires || Élaboration de l’accord de partenariat et des conventions de subvention. Élaboration de la demande de crédits. Suivi du programme de travail et des dépenses. Éventuelles évaluations ex-post. 
 Personnel externe || ------ 
3.2.4.     Compatibilité avec le cadre financier
pluriannuel actuel
La proposition est compatible avec le cadre financier
pluriannuel actuel.
3.2.5.     Participation de tiers au financement
La proposition ne prévoit pas de cofinancement par des tierces parties.
3.3.        Incidence estimée sur les recettes
La proposition est sans incidence financière sur les recettes.
[1]               Règlement
(CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil, modifié par le règlement (CE,
Euratom) n° 1700/2003 du Conseil du 22 septembre 2003. Voir JO L 43 du
15.2.1983, p. 1 et JO L 243 du 27.9.2003, p. 1.
[2]               JO
L 43 du 15.2.1983, p. 1.
[3]               JO
C 289 du 22.11.2005, p. 12.
[4]               JO
L 8 du 12.1.2001, p. 1.
[5]               ABM: Activity-Based Management; ABB: Activity-Based
Budgeting.
[6]               Les
explications sur les modes de gestion ainsi que les références au règlement
financier sont disponibles sur le site BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_fr.html.
[7]               CD
= crédits dissociés / CND = crédits non dissociés.
[8]               AELE:
Association européenne de libre-échange.
[9]               Pays
candidats et, le cas échéant, pays candidats potentiels des Balkans
occidentaux.
[10]             L’incidence
sur les dépenses devrait continuer à évoluer au même rythme après 2019.
[11]             Assistance
technique et/ou administrative et dépenses d'appui à la mise en œuvre de
programmes et/ou actions de l'UE (anciennes lignes «BA»), recherche indirecte,
recherche directe.
[12]             AC
= agent contractuel; AL = agent local; END = expert national détaché; INT =
intérimaire; JED = jeune expert en délégation.
[13]             Sous-plafond
de personnel externe sur crédits opérationnels (anciennes lignes «BA»).
[14]             Essentiellement
pour les Fonds structurels, le Fonds européen agricole pour le développement
rural (Feader) et le Fonds européen pour la pêche (FEP).