CELEX: 22018D0897
Language: mt
Date: 2018-05-15 00:00:00
Title: Deċiżjoni Nru 1/2018 tal-Kunsill Konġunt UE-Kuba tal-15 ta' Mejju 2018 li tadotta r-Regoli ta' Proċedura tiegħu u dawk tal-Kumitat Konġunt [2018/897]

25.6.2018   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
            
            
               L 160/11
            
         DEĊIŻJONI Nru 1/2018 TAL-KUNSILL KONĠUNT UE-KUBA
   tal-15 ta' Mejju 2018
   li tadotta r-Regoli ta' Proċedura tiegħu u dawk tal-Kumitat Konġunt [2018/897]
   IL-KUNSILL KONĠUNT UE-KUBA,
   Wara li kkunsidra l-Ftehim ta' Djalogu Politiku u ta' Kooperazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa waħda, u r-Repubblika ta' Kuba, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) u b'mod partikolari l-Artikoli 81(4) u 82(3) tiegħu,
   Billi:
   
               (1)
            
            
               Skont l-Artikolu 86(3) tal-Ftehim, partijiet mill-Ftehim bdew jiġu applikati fuq bażi provviżorja bejn l-Unjoni u Kuba mill-1 ta' Novembru 2017.
            
         
               (2)
            
            
               Skont l-Artikolu 81(4) tal-Ftehim, il-Kunsill Konġunt għandu jistabbilixxi r-regoli ta' proċedura tiegħu stess.
            
         
               (3)
            
            
               Skont l-Artikolu 82(1) tal-Ftehim, il-Kunsill Konġunt għandu jkun megħjun minn Kumitat Konġunt fit-twettiq ta' dmirijietu,
            
         
               (4)
            
            
               Skont l-Artikolu 82(3) tal-Ftehim, il-Kunsill Konġunt għandu jistabbilixxi r-regoli ta' proċedura tal-Kumitat Konġunt,
            
         ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
   Artikolu 1
   Ir-Regoli ta' Proċedura tal-Kunsill Konġunt u dawk tal-Kumitat Konġunt, kif stabbiliti fl-Annessi 1 u 2 rispettivament, huma b'dan adottati.
   Artikolu 2
   Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-adozzjoni tagħha.
   
      Magħmul fi Brussell, il-15 ta' Mejju 2018.
      
         
            Għall-Kunsill Konġunt
         
         
            Il-Presidenza
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      ANNESS 1
      
         Regoli ta' Proċedura tal-Kunsill Konġunt
      
      Artikolu 1
      Dispożizzjonijiet ġenerali
      1.   Il-Kunsill Konġunt, stabbilit skont l-Artikolu 81(1) tal-Ftehim ta' Djalogu Politiku u ta' Kooperazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa waħda, u r-Repubblika ta' Kuba, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandu jwettaq dmirijietu kif previst fl- Artikolu 81(2) tal-Ftehim.
      2.   Skont l-Artikolu 81(3) tal-Ftehim, il-Kunsill Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet. Huwa għandu jiltaqa' fil-livell ministerjali.
      3.   Kif previst fl-Artikolu 81(6) tal-Ftehim, u biex jintlaħqu l-objettivi tiegħu, il-Kunsill Konġunt għandu jkollu s-setgħa jieħu deċiżjonijiet li jkunu vinkolanti fuq il-Partijiet. Il-Kunsill Konġunt għandu jieħu l-miżuri xierqa għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tiegħu, inkluż, jekk meħtieġ, billi jagħti s-setgħa lil entitajiet speċifiċi stabbiliti taħt il-Ftehim, sabiex jaġixxu f'ismu. Il-Kunsill Konġunt jista' jagħmel ukoll rakkomandazzjonijiet. Huwa għandu jadotta d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi qbil bejn il-Partijiet wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi, b'konformità mal-Artikolu 11 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura. Il-Kunsill Konġunt jista' jiddelega s-setgħa li jieħu deċiżjonijiet lill-Kumitat Konġunt.
      4.   Il-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura huma dawk definiti fl-Artikolu 84 tal-Ftehim.
      Artikolu 2
      Il-Presidenza
      Il-Kunsill Konġunt għandu jkun presedut b'mod alternat, minn laqgħa waħda għal dik suċċessiva, minn rappreżentant tal-Unjoni Ewropea u minn rappreżentant tar-Repubblika ta' Kuba. L-ewwel Kunsill Konġunt għandu jkun presedut minn rappreżentant tal-Unjoni Ewropea.
      Artikolu 3
      Laqgħat
      1.   Il-Kunsill Konġunt għandu jiltaqa' regolarment tal-inqas kull sentejn, u kull meta ċ-ċirkostanzi jeħtieġu, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Sakemm ma jintlaħaqx ftehim mod ieħor mill-Partijiet, il-Kunsill Konġunt għandu jiltaqa' fil-post fejn is-soltu jsiru l-laqgħat tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea.
      2.   Il-laqgħat tal-Kunsill Konġunt għandhom isiru f'data li dwarha jkun hemm qbil bejn il-Partijiet.
      3.   Il-laqgħat tal-Kunsill Konġunt għandhom jissejħu b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kunsill Konġunt, bi qbil mal-Presidenza tal-Kunsill Konġunt, mhux aktar tard minn 30 jum qabel id-data tal-laqgħa.
      Artikolu 4
      Rappreżentanza
      1.   Il-membri tal-Kunsill Konġunt jistgħu jkunu rappreżentati f'każ li ma jkunux jistgħu jattendu. Jekk membru jkun jixtieq ikun rappreżentat, dak il-membru għandu jinforma lill-Presidenza bil-miktub b'isem ir-rappreżentant tiegħu qabel il-laqgħa konċernata.
      2.   Ir-rappreżentant ta' membru tal-Kunsill Konġunt għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-membru.
      Artikolu 5
      Delegazzjonijiet
      Il-membri tal-Kunsill Konġunt jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-Presidenza għandha tiġi infurmata, permezz tas-Segretarjat, bil-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjoni ta' kull Parti.
      Artikolu 6
      Is-Segretarjat
      Uffiċjal tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u uffiċjal tal-Gvern ta' Kuba għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kunsill Konġunt.
      Artikolu 7
      Korrispondenza
      1.   Il-korrispondenza indirizzata lill-Kunsill Konġunt għandha tintbagħat lil kwalunkwe wieħed mis-Segretarji, li min-naħa tiegħu għandu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.
      2.   Iż-żewġ Segretarji għandhom jiżguraw li l-korrispondenza tingħadda lill-Presidenza u, fejn xieraq, tiġi ċċirkolata lill-membri tal-Kunsill Konġunt.
      3.   Il-korrispondenza ċċirkolata skont il-paragrafu 2 għandha tintbagħat, kif ikun xieraq, lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea, lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, u lir-Rappreżentanzi Permanenti tal-Istati Membri għall-Unjoni Ewropea, kif ukoll lill-Missjoni ta' Kuba għall-Unjoni Ewropea u lill-Ministeru tal-Affarijiet Barranin tar-Repubblika ta' Kuba.
      4.   Il-komunikazzjonijiet mill-Presidenza tal-Kunsill Konġunt għandhom jintbagħtu lid-destinatarji miż-żewġ Segretarji f'isem il-Presidenza tal-Kunsill Konġunt. Tali komunikazzjonijiet għandhom jiġu ċċirkolati, meta jkun xieraq, lill-membri tal-Kunsill Konġunt kif stipulat fil-paragrafu 3.
      Artikolu 8
      Kunfidenzjalità
      1.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kunsill Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi.
      2.   Meta Parti tippreżenta informazzjoni lill-Kunsill Konġunt li tkun immarkata bħala kunfidenzjali, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.
      Artikolu 9
      Aġendi għal-laqgħat
      1.   Il-Presidenza għandha tfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa. Din għandha tiġi ċċirkolata mis-Segretarji lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 sa mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-laqgħa.
      2.   L-aġenda proviżorja għandha tinkludi dawk il-punti li l-Presidenza tkun irċeviet talba għall-inklużjoni tagħhom fl-aġenda sa mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-laqgħa. Tali punti għandhom ikunu akkumpanjati mid-dokumenti ta' prova rilevanti li jridu jintbagħtu lis-Segretarji qabel dakinhar li tintbagħat l-aġenda.
      3.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kunsill Konġunt fil-bidu ta' kull laqgħa. Punt li ma jkunx fost dawk li jidhru fl-aġenda proviżorja jista' jiddaħħal fl-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.
      4.   Fuq konsultazzjoni mal-Partijiet, il-Presidenza tista' tqassar il-limiti ta' żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jitqiesu r-rekwiżiti ta' każ partikolari.
      5.   Fuq qbil bejn il-Partijiet, il-Kunsill Konġunt jista' jistieden esperti indipendenti f'qasam biex jattendu l-laqgħat tiegħu bħala osservaturi jew sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti partikolari. Il-Partijiet għandhom jaqblu fuq bażi ta' każ b'każ dwar it-termini u l-kundizzjonijiet biex dawn l-esperti jattendu l-laqgħat u jiżguraw li dawn jirrispettaw kwalunkwe rekwiżit ta' kunfidenzjalità.
      Artikolu 10
      Minuti
      1.   L-abbozz tal-minuti għal kull laqgħa għandu jitfassal miż-żewġ Segretarji b'mod konġunt.
      2.   Sakemm waqt il-laqgħa ma jkunx hemm qbil mod ieħor, il-minuti għandhom jindikaw fir-rigward ta' kull punt fl-aġenda:
      
                  (a)
               
               
                  id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kunsill Konġunt;
               
            
                  (b)
               
               
                  id-dikjarazzjonijiet li membru tal-Kunsill Konġunt ikun talab li jiddaħħlu fil-minuti; u
               
            
                  (c)
               
               
                  kwistjonijiet li jkun intlaħaq qbil dwarhom bejn il-Partijiet, bħal deċiżjonijiet adottati, dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kwalunkwe konklużjoni.
               
            3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kunsill Konġunt għall-approvazzjoni. Il-Kunsill Konġunt għandu japprova l-abbozz tal-minuti fil-laqgħa tiegħu li jkun imiss. Alternattivament, l-abbozz tal-minuti jista' jiġi approvat bil-miktub mill-Kunsill Konġunt qabel il-laqgħa li jkun imiss.
      Artikolu 11
      Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet
      1.   Il-Kunsill Konġunt għandu jieħu deċiżjonijiet u jagħmel rakkomandazzjonijiet bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi tagħhom.
      2.   Il-Kunsill Konġunt jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Għal dan l-għan, l-abbozz tal-proposta għandu jiġi ċċirkolat bil-miktub mill-Presidenza tal-Kunsill Konġunt lill-membri tiegħu skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju, li fih il-membri għandhom jgħarrfu b'kull riżerva jew emenda li jixtiequ jagħmlu. Fuq konsultazzjoni mal-Partijiet, il-Presidenza tista' tnaqqas il-limitu ta' żmien imsemmi qabel sabiex jitqiesu r-rekwiżiti ta' każ partikolari.
      3.   L-atti tal-Kunsill Konġunt għandhom ikunu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”, skont il-każ, segwiti bin-numru tas-serje, is-sena tal-adozzjoni tagħhom u deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Id-deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt għandhom ikunu ffirmati mill-Presidenza u jiġu ċċirkolati lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 tar-Regoli ta' Proċedura. Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.
      4.   Kull deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-adozzjoni tagħha sakemm id-deċiżjoni ma tipprovdix mod ieħor
      Artikolu 12
      Lingwi
      1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill Konġunt għandhom ikunu l-Ingliż u l-Ispanjol.
      2.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kunsill Konġunt għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mħejjija f'dawk il-lingwi.
      Artikolu 13
      Spejjeż
      1.   Kull Parti għandha tkopri kull spiża li tagħmel b'riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill Konġunt, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż postali u ta' telekomunikazzjoni.
      2.   In-nefqa marbuta mal-interpretazzjoni fil-laqgħat, it-traduzzjoni u r-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Unjoni Ewropea. F'każ li Kuba tkun teħtieġ interpretazzjoni jew traduzzjoni għal u minn lingwi oħra barra dawk stipulati fl-Artikolu 12, hija għandha tħallas l-ispejjeż relatati.
      3.   Infiq ieħor relatat mal-organizzazzjoni tal-laqgħat għandu jitħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħat.
      Artikolu 14
      Kumitat Konġunt
      1.   Skont l-Artikolu 82 tal-Ftehim, il-Kunsill Konġunt għandu jkun assistit fit-twettiq ta' dmirijietu mill-Kumitat Konġunt. Il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet, fil-prinċipju fil-livell ta' uffiċjali anzjani.
      2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt, jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill Konġunt fejn ikun xieraq u, b'mod ġenerali, jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim. Huwa għandu jqis kull kwistjoni li tiġi riferita lilu mill-Kunsill Konġunt kif ukoll kull kwistjoni oħra li tista' tinqala' matul l-implimentazzjoni tal-Ftehim. Huwa għandu jippreżenta proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni lill-Kunsill Konġunt għall-approvazzjoni tiegħu.
      3.   Il-Kumitat Konġunt għandu jieħu deċiżjonijiet u jagħmel rakkomandazzjonijiet fejn ikun mogħti s-setgħa li jagħmel dan mill-Ftehim. Skont l-Artikolu 82(4) tal-Ftehim, il-Kunsill Konġunt jista' jagħti s-setgħa lill-Kumitat Konġunt biex jieħu deċiżjonijiet.
      4.   F'każijiet fejn il-Ftehim jirreferi għal obbligu ta' konsultazzjoni jew possibbiltà ta' konsultazzjoni jew fejn il-Partijiet jiddeċiedu bi qbil komuni biex jikkonsultaw lil xulxin, tali konsultazzjoni tista' ssir fil-Kumitat Konġunt, ħlief jekk ikun speċifikat mod ieħor fil-Ftehim. Il-konsultazzjoni tista' tkompli fil-Kunsill Konġunt jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.
      Artikolu 15
      L-emendar tar-Regoli ta' Proċedura
      Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati b'deċiżjoni tal-Kunsill Konġunt, skont l-Artikolu 11.
   
   
      ANNESS 2
      
         Regoli ta' Proċedura tal-Kumitat Konġunt
      
      Artikolu 1
      Dispożizzjonijiet ġenerali
      1.   Il-Kumitat Konġunt stabbilit skont l-Artikolu 82 tal-Ftehim ta' Djalogu Politiku u ta' Kooperazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa waħda, u r-Repubblika ta' Kuba, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandu jgħin lill-Kunsill Konġunt fit-twettiq ta' dmirijietu u tal-funzjonijiet tiegħu u jwettaq il-kompiti stipulati f'dan il-Ftehim u assenjati lilu mill-Kunsill Konġunt.
      2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Konġunt, jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill Konġunt fejn ikun meħtieġ u, b'mod ġenerali, jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim. Huwa għandu jikkunsidra kwalunkwe kwistjoni riferita lilu mill-Kunsill Konġunt kif ukoll kull kwistjoni li tista' tinqala' fl-andament tal-implimentazzjoni ta' kuljum tal-Ftehim. Huwa għandu jippreżenta proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għall-adozzjoni lill-Kunsill Konġunt.
      3.   Kif stipulat fl-Artikolu 82(1) tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet, fil-livell ta' uffiċjali anzjani, filwaqt li jiġu kkunsidrati l-kwistjonijiet speċifiċi li jkunu jridu jiġu indirizzati.
      4.   Il-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura huma dawk definiti fl-Artikolu 84 tal-Ftehim.
      Artikolu 2
      Il-Presidenza
      Il-Kumitat Konġunt għandu jkun presedut b'mod alternat, minn laqgħa waħda għal dik suċċessiva, minn rappreżentant tal-Unjoni Ewropea u minn rappreżentant tar-Repubblika ta' Kuba. L-ewwel Parti li jkollha l-Presidenza għandha tkun ir-Repubblika ta' Kuba.
      Artikolu 3
      Laqgħat
      1.   Ħlief fuq qbil mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat Konġunt għandu jiltaqa' b'mod regolari, tal-inqas darba fis-sena. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kumitat Konġunt fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu li dan isir.
      2.   Kull laqgħa għandha tissejjaħ mill-Presidenza f'data u f'post li dwarhom ikun hemm qbil mill-Partijiet. L-avviż li jsejjaħ il-laqgħa għandu jinħareġ mis-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt sa mhux aktar tard minn 28 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa, sakemm il-Partijiet ma jaqblux mod ieħor.
      3.   Kull meta jkun possibbli, il-laqgħa regolari tal-Kumitat Konġunt għandha tissejjaħ fi żmien adatt qabel il-laqgħa regolari tal-Kunsill Konġunt.
      4.   Eċċezzjonalment u jekk jaqblu l-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt jistgħu jsiru permezz ta' mezzi teknoloġiċi li jintlaħaq qbil dwarhom, bħal vidjokonferenza.
      Artikolu 4
      Delegazzjonijiet
      Qabel kull laqgħa, il-Partijiet għandhom ikunu infurmati, permezz tas-Segretarjat, bil-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet li jkunu se jattendu l-laqgħa fuq iż-żewġ naħat.
      Artikolu 5
      Is-Segretarjat
      Uffiċjal tal-Unjoni Ewropea u uffiċjal tal-Gvern ta' Kuba għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kumitat Konġunt u għandhom iwettqu kompiti segretarjali b'mod konġunt sakemm dawn ir-Regoli ta' Proċedura ma jistipulawx mod ieħor, fi spirtu ta' fiduċja reċiproka u ta' kooperazzjoni.
      Artikolu 6
      Korrispondenza
      1.   Il-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat Konġunt għandha tintbagħat lil kwalunkwe wieħed mis-Segretarji, li min-naħa tiegħu għandu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.
      2.   Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat Konġunt tingħadda lill-Presidenza u tiġi ċċirkolata, fejn ikun xieraq, skont l-Artikolu 7.
      3.   Il-korrispondenza mill-Presidenza għandha tintbagħat lill-Partijiet mis-Segretarjat f'isem il-Presidenza. Tali korrispondenza għandha tiġi ċċirkolata, fejn ikun xieraq, skont l-Artikolu 7.
      Artikolu 7
      Dokumenti
      1.   Id-dokumenti għandhom jiġu ċċirkolati permezz tas-Segretarji.
      2.   Parti għandha tittrażmetti d-dokumenti tagħha lis-Segretarju tagħha. Is-Segretarju għandu jittrażmetti dawk id-dokumenti lis-Segretarju tal-Parti l-oħra mingħajr dewmien żejjed.
      3.   Kull Segretarju għandu jiċċirkola d-dokumenti lir-rappreżentanti responsabbli tal-Parti tiegħu, u sistematikament jinkludi lis-Segretarju tal-Parti l-oħra billi jgħaddilu kopji.
      Artikolu 8
      Kunfidenzjalità
      Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi. Meta Parti tippreżenta informazzjoni lill-Kumitat Konġunt li tkun immarkata bħala kunfidenzjali, il-Parti l-oħra għandha tittratta din l-informazzjoni bħala tali.
      Artikolu 9
      Aġendi għal-laqgħat
      1.   Is-Segretarjat għandu jfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa kif ukoll abbozz tal-konklużjonijiet operazzjonali kif stipulat fl-Artikolu 10 fuq il-bażi tal-proposti magħmula mill-Partijiet. L-aġenda proviżorja għandha tinkludi punti li fir-rigward tagħhom is-Segretarjat ikun irċieva talba għall-inklużjoni fl-aġenda mingħand Parti, liema talba tkun sostnuta minn dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.
      2.   L-aġenda proviżorja, flimkien mad-dokumenti rilevanti, għandha tiġi ċċirkolata skont l-Artikolu 7, mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.
      3.   Il-Kumitat Konġunt għandu jadotta l-aġenda fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti li ma jkunux dawk li jidhru fl-aġenda proviżorja jistgħu jiddaħħlu fl-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.
      4.   Il-Presidenza tal-laqgħa tal-Kumitat Konġunt tista', fuq bażi ad hoc u suġġett għall-qbil tal-Parti l-oħra, tistieden esperti indipendenti f'suġġett biex jattendu l-laqgħat tiegħu sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi. Il-Partijiet għandhom jiżguraw li dawk l-osservaturi jew esperti jirrispettaw kull rekwiżit ta' kunfidenzjalità.
      5.   F'konsultazzjoni mal-Partijiet, il-Presidenza tal-laqgħa tal-Kumitat Konġunt tista' tnaqqas il-limiti ta' żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jitqiesu ċirkostanzi speċjali.
      Artikolu 10
      Minuti u konklużjonijiet operazzjonali
      1.   L-abbozz tal-minuti għal kull laqgħa għandu jitfassal miż-żewġ Segretarji b'mod konġunt.
      2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta' kull punt fl-aġenda:
      
                  (a)
               
               
                  lista tal-parteċipanti, lista ta' uffiċjali akkumpanjanti u lista ta' kull osservatur jew espert li attendew il-laqgħa;
               
            
                  (b)
               
               
                  id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kumitat Konġunt;
               
            
                  (c)
               
               
                  id-dikjarazzjonijiet li l-Kumitat Konġunt ikun talab li jiddaħħlu fil-minuti; u
               
            
                  (d)
               
               
                  konklużjonijiet operazzjonali mil-laqgħa.
               
            3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kumitat Konġunt għall-approvazzjoni. Il-Kumitat Konġunt għandu japprova l-minuti fil-laqgħa tiegħu li jkun imiss jew, alternattivament, bil-miktub.
      4.   Abbozz tal-konklużjonijiet operazzjonali ta' kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarju tal-Parti li jkollha l-Presidenza u jiġi ċċirkolat lill-Partijiet flimkien mal-aġenda, normalment mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-laqgħa. Dak l-abbozz għandu jiġi aġġornat matul il-laqgħa sabiex fi tmiem il-laqgħa, dment li ma jkunx hemm qbil mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat Konġunt jadotta l-konklużjonijiet operazzjonali, li jkunu jirriflettu l-azzjoni ta' segwitu li tkun trid tittieħed mill-Partijiet. Ladarba jkun hemm qbil dwarhom, il-konklużjonijiet operazzjonali għandhom ikunu mehmuża mal-minuti u l-implimentazzjoni tagħhom għandha tiġi rieżaminata waqt kwalunkwe laqgħa sussegwenti tal-Kumitat Konġunt. Għal dak il-għan il-Kumitat Konġunt għandu jadotta mudell, li jippermetti li kull punt ta' azzjoni jiġi segwit fir-rigward ta' skadenza speċifika.
      Artikolu 11
      Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet
      1.   Fil-każijiet speċifiċi fejn il-Ftehim jagħtih is-setgħa li jieħu deċiżjonijiet jew fejn tali setgħa tkun ġiet iddelegata lilu mill-Kunsill Konġunt, il-Kumitat Konġunt għandu jieħu deċiżjonijiet. Huwa għandu jagħmel ukoll rakkomandazzjonijiet lill-Kunsill Konġunt. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom isiru bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet u malli jitlestew il-proċeduri interni rispettivi. Kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-Presidenza.
      2.   Il-Kumitat Konġunt jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Il-proċedura bil-miktub għandha tikkonsisti minn skambju ta' noti bejn iż-żewġ Segretarji, li jaġixxu bi ftehim mal-Partijiet. Għal dan il-għan, it-test tal-proposta għandu jiġi ċċirkolat skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju, li matulu għandhom jiġu mgħarrfa kull kumment u kull oġġezzjoni. Il-Presidenza tal-Kumitat Konġunt jista', wara konsultazzjoni mal-Partijiet, inaqqas dak il-limitu ta' żmien, biex jitqiesu ċirkostanzi speċjali. Ladarba jintlaħaq qbil dwar it-test, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-Presidenza.
      3.   L-atti tal-Kumitat Konġunt għandhom ikunu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”, skont il-każ, segwiti b'numru tas-serje, bis-sena tal-adozzjoni tagħhom u b'deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Kull deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha sakemm hija ma tipprevedix mod ieħor.
      4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu ċċirkolati lill-Partijiet.
      5.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.
      Artikolu 12
      Rapporti
      Il-Kumitat Konġunt għandu jagħti rapport lill-Kunsill Konġunt dwar l-attivitajiet tiegħu u dwar dawk tas-sottokumitati tiegħu f'kull laqgħa regolari tal-Kunsill Konġunt.
      Artikolu 13
      Lingwi
      1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kumitat Konġunt għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali tal-Kunsill Konġunt.
      2.   Il-lingwi tal-ħidma tal-Kumitat Konġunt għandhom ikunu l-Ingliż u l-Ispanjol. Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kumitat Konġunt għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mħejjija f'dawk il-lingwi.
      Artikolu 14
      Spejjeż
      1.   Kull Parti għandha tkopri kull spiża li tagħmel b'riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitat Konġunt, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż postali u ta' telekomunikazzjoni.
      2.   L-infiq relatat mal-organizzazzjoni tal-laqgħat, mar-riproduzzjoni ta' dokumenti u mal-interpretazzjoni fil-laqgħat u traduzzjoni ta' dokumenti għal u mill-Ingliż u l-Ispanjol għandhom jitħallsu mill-Parti li tospita l-laqgħa. L-interpretazzjoni u t-traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li titlobhom.
      Artikolu 15
      L-emendar tar-Regoli ta' Proċedura
      Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati b'deċiżjoni tal-Kunsill Konġunt skont l-Artikolu 11 tar-Regoli ta' Proċedura tal-Kunsill Konġunt.
      Artikolu 16
      Sottokumitati
      1.   Skont l-Artikolu 83(1) tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt jista' jiddeċiedi li joħloq sottokumitat f'oqsma speċifiċi meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-Ftehim biex jassistih fit-twettiq ta' dmirijietu. Il-Kumitat Konġunt jista' jiddeċiedi li jtemm kwalunkwe tali sottokumitat, u li jiddefinixxi r-regoli ta' proċedura tiegħu jew li jemendahom. Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, dawk is-sottokumitati għandhom jaħdmu taħt l-awtorità tal-Kumitat Konġunt, li lilu għandhom jagħtu rapport wara kull waħda mil-laqgħat tagħhom.
      2.   Sakemm ma jkunx stipulat mod ieħor fil-Ftehim jew ma jkunx hemm qbil mod ieħor fil-Kunsill Konġunt, dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom japplikaw mutatis mutandis għal kwalunkwe sottokumitat stabbilit mill-Ftehim jew taħt il-paragrafu 1.
      3.   Il-laqgħat tas-sottokumitati jistgħu jsiru skont, u meta jkun hemm, il-bżonn personalment, fi Brussell jew f'Kuba, jew, pereżempju, b'vidjokonferenza. Is-sottokumitati għandhom ikunu l-pjattaforma għall-monitoraġġ tal-progress dwar l-approssimazzjoni f'oqsma speċifiċi, għad-diskussjoni ta' ċerti kwistjonijiet u sfidi li jirriżultaw minn dak il-proċess u għall-formulazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u konklużjonijiet operazzjonali.
      4.   Is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt għandu jirċievi kopji tal-korrispondenza, dokumenti u komunikazzjonijiet rilevanti kollha li jikkonċernaw ix-xogħol ta' sottokumitat.
      5.   Sakemm ma jkunx hemm qbil mod ieħor mill-Partijiet fil-Kunsill Konġunt, is-sottokumitati għandu jkollhom biss is-setgħa li jagħmlu rakkomandazzjonijiet lill-Kumitat Konġunt.