CELEX: 32022D0118(01)
Language: da
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Afgørelse nr. 59/2021 truffet af generalsekretæren for Rådet for Den Europæiske Union om gennemførelsesbestemmelser vedrørende anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 og begrænsninger af registreredes rettigheder i forbindelse med administrative undersøgelser, disciplinær forfølgning og retssager 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  DA
               
               
                  Den Europæiske Unions Tidende
               
               
                  C 25/2
               
            
         AFGØRELSE nr. 59/2021 TRUFFET AF GENERALSEKRETÆREN FOR RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION
         om gennemførelsesbestemmelser vedrørende anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 og begrænsninger af registreredes rettigheder i forbindelse med administrative undersøgelser, disciplinær forfølgning og retssager
         (2022/C 25/02)
         GENERALSEKRETÆREN FOR RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
         under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 235, stk. 4, og artikel 240, stk. 2,
         under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (1), særlig artikel 25,
         under henvisning til udtalelse fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) af 19. juli 2021 efter høring i overensstemmelse med artikel 41, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725, og
         UD FRA FØLGENDE BETRAGTNINGER:
         
                     (1)
                  
                  
                     Forordning (EU) 2018/1725 fastsætter de principper og regler, der gælder for behandling af personoplysninger i alle Unionens institutioner og organer samt de registreredes rettigheder.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     I visse tilfælde kan det være nødvendigt for Generalsekretariatet for Rådet (GSR) at forene disse rettigheder med formålene med administrative undersøgelser, disciplinær forfølgning og retssager. Det kan også være nødvendigt at afveje en registrerets rettigheder over for andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Med henblik herpå fastsættes det i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725, at hver af Unionens institutioner og hvert af Unionens organer kan begrænse anvendelsen af artikel 14-21, 35 og 36 i forordning (EU) 2018/1725 samt artikel 4, for så vidt bestemmelserne heri svarer til rettighederne og forpligtelserne i nævnte forordnings artikel 14-21. Medmindre der er fastsat begrænsninger i en retsakt, der er vedtaget på grundlag af traktaterne, er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke GSR har ret til at begrænse disse rettigheder.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Tjenestemandsvedtægtens artikel 86 (2) giver ansættelsesmyndigheden mulighed for at gennemføre undersøgelser og disciplinær forfølgning i tilfælde af, at tjenestemænd eller forhenværende tjenestemænd undlader at opfylde deres forpligtelser i henhold til tjenestemandsvedtægten, og bilag IX til tjenestemandsvedtægten præciserer reglerne, foranstaltningerne og procedurerne i forbindelse med administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     I henhold til artikel 13 i afgørelse nr. 1/2018 truffet af generalsekretæren for Rådet om de sikkerheds- og driftskontinuitetsopgaver, der påhviler Direktoratet for Sikkerhed, har direktoratet beføjelse til at foretage undersøgelser af sikkerhedsrelaterede spørgsmål, tab, uautoriseret videregivelse eller kompromittering af EU's klassificerede informationer på Det Europæiske Råds eller Rådets arbejdssteder, i GSR eller gennem GSR's kommunikations- og informationssystemer og inden for rammerne af dets ansvar for at bekæmpe spionage og yde beskyttelse mod forsøg på passiv og aktiv aflytning rettet mod EU's interesser, GSR's lokaler eller Det Europæiske Råds og Rådets arbejdssteder.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Artikel 6 i afgørelse nr. 6/2021 truffet af generalsekretæren for Rådet for Den Europæiske Union om vedtagelse af almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning fastsætter, at alle indsamlede personoplysninger skal behandles i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725, og at begrænsninger af registreredes rettigheder skal ske i overensstemmelse med forordningens artikel 25.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     I henhold til artikel 13 i afgørelse nr. 1/2018 truffet af generalsekretæren for Rådet om de sikkerheds- og driftskontinuitetsopgaver, der påhviler Direktoratet for Sikkerhed, skal undersøgelser, der foretages af Direktoratet for Sikkerhed, overholde de interne regler, der er fastsat i afgørelse nr. 6/2021 truffet af generalsekretæren for Rådet for Den Europæiske Union om vedtagelse af almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning, så snart det viser sig, at en tjenestemand kan være involveret.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     I henhold til den administrative aftale af 15. februar 2017 indgået mellem Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og GSR er GSR også forpligtet til at foretage indberetninger og sende information til OLAF, når det får kendskab til tilfælde af mulig svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, som er til skade for Unionens interesser.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     I forbindelse med administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning indsamler og behandler de relevante afdelinger forskellige typer personoplysninger, herunder identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger, arbejdsroller og -opgaver, oplysninger om indsats og adfærd i jobfunktioner og i privatlivet, økonomiske oplysninger eller kommunikationsdata. Efterforskerne sikrer, at de personoplysninger, de indsamler, er tilstrækkelige, relevante og ikke for omfattende i forhold til undersøgelsens formål. Personer omfattet af en undersøgelse underrettes hurtigt på skrift, når den er indledt. De bør også underrettes om den type oplysninger, der indsamles eller vil blive indsamlet, hvordan disse vil blive behandlet, og om, hvilke rettigheder de har i den forbindelse.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     I behørigt begrundede tilfælde, hvor der er alvorlig risiko for, at underretning af den berørte person vil være til skade for fastlæggelsen af faktiske omstændigheder og beviser, kan det være nødvendigt at udsætte underretningen om, at der er indledt en undersøgelse. I sådanne tilfælde er der behov for at forene de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 og ansættelsesmyndighedens behov for at fastslå, hvorvidt tjenestemanden har undladt at opfylde sine forpligtelser i henhold til tjenestemandsvedtægten. Enhver begrænsning af rettigheder for registrerede, der er genstand for en undersøgelse, bør kun anvendes under begrænsede omstændigheder og håndteres på gennemsigtig og forholdsmæssig vis med hensyn til omfang og varighed.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Det kan være nødvendigt at beskytte anonymiteten af et vidne eller en kilde. I sådanne tilfælde kan retten til indsigt i sådanne personers identitet, vidneudsagn og andre personoplysninger begrænses inden for grænserne af retten til et forsvar.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     På grundlag af princippet om ansvarlighed bør GSR føre en fortegnelse over sin anvendelse af begrænsninger.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     I henhold til artikel 25, stk. 6, i forordning (EU) 2018/1725 er den dataansvarlige forpligtet til at underrette de registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om deres ret til at indgive en klage til EDPS.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725 har GSR ret til at udsætte, undlade eller afvise at underrette om bevæggrundene for at anvende en begrænsning på den registrerede, hvis dette på nogen måde ville ophæve virkningen af begrænsningen. GSR bør i hvert enkelt tilfælde vurdere, om underretning om begrænsningen vil ophæve dens virkning.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Begrænsninger bør ophæves, så snart de omstændigheder, der ligger til grund for dem, ikke længere gør sig gældende, eller hvis opretholdelsen af dem ville påvirke retten til et forsvar. Behovet for begrænsende foranstaltninger bør vurderes regelmæssigt.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Databeskyttelsesrådgiveren bør høres i god tid og orienteres om eventuelle begrænsninger, der vil blive anvendt, og have mulighed for at fremsætte bemærkninger til deres overensstemmelse med denne afgørelse.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Denne afgørelse har været i høring i Personaleudvalget —
                  
               VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
         
            Artikel 1
            Anvendelsesområde
            
               1.   Denne afgørelse fastsætter regler for de omstændigheder, under hvilke Generalsekretariatet for Rådet (GSR) kan begrænse anvendelsen af artikel 14-21, 35 og 36 i forordning (EU) 2018/1725 samt artikel 4, for så vidt bestemmelserne heri svarer til rettighederne og forpligtelserne i nævnte forordnings artikel 14-21, i overensstemmelse med samme forordnings artikel 25.
            
            
               2.   I denne afgørelse betragtes GSR som dataansvarlig, jf. artikel 3, nr. 8), i forordning (EU) 2018/1725. GSR repræsenteres af generalsekretæren.
            
         
         
            Artikel 2
            Begrænsninger
            
               1.   GSR kan begrænse anvendelsen af artikel 14-21, 35 og 36 i forordning (EU) 2018/1725 samt artikel 4, for så vidt bestemmelserne heri svarer til rettighederne og forpligtelserne i artikel 14-21 i nævnte forordning (EU) 2018/1725:
               
                           a)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), b), c), d), f), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725 ved foretagelse af sikkerhedsundersøgelser og administrative undersøgelser eller disciplinær forfølgning i henhold til afgørelse nr. 1/2018 truffet af generalsekretæren for Rådet om de sikkerheds- og driftskontinuitetsopgaver, der påhviler Direktoratet for Sikkerhed, og i henhold til artikel 86 i og bilag IX til tjenestemandsvedtægten udført i overensstemmelse med afgørelse nr. 6/2021 truffet af generalsekretæren for Rådet om vedtagelse af almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), b), c), d), f), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725 ved sikring af, at ansatte på fortrolig vis kan indberette faktiske forhold, når den relevante tjenestegren mener, at der foreligger alvorlige uregelmæssigheder, jf. afgørelse nr. 3/2016 truffet af generalsekretæren for Rådet om vedtagelse af interne regler for indberetning af alvorlige uregelmæssigheder — gennemførelsesbestemmelser til tjenestemandsvedtægtens artikel 22a, 22b og 22c og finansforordningens artikel 66, stk. 8
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra b), d) og h), i forordning (EU) 2018/1725 ved gennemførelse af undersøgelser i forbindelse med anmodning om bistand modtaget i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 24
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra h), i forordning (EU) 2018/1725 ved sikring af, at de ansatte kan rapportere til fortrolige rådgivere i forbindelse med en procedure vedrørende chikane som defineret i afgørelse nr. 23/2021 truffet af generalsekretæren for Rådet for Den Europæiske Union om psykisk og seksuel chikane på arbejdspladsen i Generalsekretariatet for Rådet
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), b), c), d), f), g) og (h), i forordning (EU) 2018/1725 ved ydelse af bistand til eller modtagelse af bistand fra andre af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer eller ved samarbejde med dem i henhold til relevante serviceleveranceaftaler, aftalememoranda og samarbejdsaftaler
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), b), c), d), f), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725 ved ydelse af bistand til eller modtagelse af bistand fra og samarbejde med EU-medlemsstaternes offentlige myndigheder, enten efter anmodning eller på eget initiativ
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), b), c), d), f), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725 ved ydelse af bistand til eller modtagelse af bistand fra tredjelandes nationale myndigheder og internationale organisationer eller ved samarbejde med sådanne myndigheder og organisationer, enten efter anmodning eller på eget initiativ
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           i henhold til artikel 25, stk. 1, litra e) og h), i forordning (EU) 2018/1725 ved behandling af personoplysninger i forbindelse med retssager.
                        
                     
         
         
            Artikel 3
            Anvendelse af begrænsninger
            
               1.   Enhver begrænsning af rettigheder og forpligtelser, jf. artikel 2, skal være nødvendig og forholdsmæssig under hensyntagen til risiciene for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.
            
            
               2.   Inden anvendelsen af en af de i artikel 2 opførte begrænsninger gennemfører den relevante tjenestegren i GSR i hvert enkelt tilfælde en nødvendigheds- og proportionalitetstest. Begrænsningerne anvendes kun, når det er strengt nødvendigt for at nå deres fastsatte mål.
            
            
               3.   Den relevante tjenestegren i GSR optegner årsagerne til enhver begrænsning, der anvendes i henhold til denne afgørelse, herunder den test, der er omhandlet i stk. 2, og de bevæggrunde, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725. Fortegnelsen og i givet fald de dokumenter, der indeholder de underliggende faktiske og retlige elementer, indgår i et register, som den relevante tjenestegren i GSR fører. De stilles til rådighed for EDPS på dennes anmodning.
            
            
               4.   Inden der anvendes begrænsninger i forbindelse med personoplysninger, der er modtaget fra andre af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer, medlemsstaternes kompetente myndigheder eller tredjelande eller internationale organisationer i henhold til artikel 2, stk. 1, litra e), f) og g), hører GSR disse organisationer om de potentielle begrundelser for at indføre begrænsninger og om nødvendigheden og forholdsmæssigheden af de pågældende begrænsninger, medmindre dette vil bringe GSR's aktiviteter i fare.
            
         
         
            Artikel 4
            Varighed og evaluering af begrænsningerne
            
               1.   De begrænsninger, der er omhandlet i artikel 2, finder fortsat anvendelse, så længe årsagerne hertil gælder.
            
            
               2.   Den relevante tjenestegren i GSR evaluerer anvendelsen af de i artikel 2 omhandlede begrænsninger mindst hver sjette måned.
            
            
               3.   Begrænsningerne ophæves, så snart de omstændigheder, der ligger til grund for dem, ikke længere gør sig gældende.
            
            
               4.   Hvis årsagerne til en begrænsning som omhandlet i artikel 2 ikke længere gælder, ophæver GSR begrænsningen og meddeler den registrerede årsagerne til begrænsningen. Samtidig underretter GSR den registrerede om muligheden for til enhver tid at indgive en klage til EDPS.
            
         
         
            Artikel 5
            Databeskyttelsesrådgiverens inddragelse
            
               1.   Hvis den relevante tjenestegren i GSR konkluderer, at en registrerets rettigheder bør begrænses i medfør af denne afgørelse, underretter den databeskyttelsesrådgiveren. Den giver ligeledes databeskyttelsesrådgiveren adgang til den fortegnelse og alle dokumenter, der indeholder de underliggende faktiske og retlige elementer. Den relevante tjenestegren i GSR dokumenterer udførligt databeskyttelsesrådgiverens inddragelse i anvendelsen af begrænsninger.
            
            
               2.   Databeskyttelsesrådgiveren kan anmode om, at den relevante tjenestegren i GSR evaluerer anvendelsen af begrænsningerne. Den berørte tjenestegren underretter skriftligt databeskyttelsesrådgiveren om resultatet af den anmodede evaluering.
            
         
         
            Artikel 6
            Underretning af registrerede
            
               1.   GSR giver i et afsnit i de databeskyttelsesmeddelelser, der offentliggøres i registret over behandlingsaktiviteter, som databeskyttelsesrådgiveren fører, generelle oplysninger til registrerede om muligheden for begrænsning af registreredes rettigheder i henhold til artikel 2, stk. 1. Oplysningerne omfatter, hvilke rettigheder der kan begrænses, grundlaget for at anvende begrænsninger og den mulige varighed af disse.
            
            
               2.   De relevante tjenestegrene underretter de registrerede individuelt og i et passende format om nuværende eller fremtidige begrænsninger af deres rettigheder. De underretter den registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, om vedkommendes ret til at rette henvendelse til databeskyttelsesrådgiveren og til at indgive en klage til EDPS.
            
            
               3.   De relevante tjenestegrene kan udsætte, undlade eller afvise at underrette de registrerede, jf. denne artikels stk. 2, så længe det ville ophæve virkningen af begrænsningen. Vurderingen af, om dette vil være berettiget, foretages i hvert enkelt tilfælde. Så snart det ikke længere vil ophæve virkningen af begrænsningen, bør den registrerede underrettes.
            
            
               4.   Hvis den relevante tjenestegren i GSR helt eller delvis begrænser den i denne artikels stk. 2 omhandlede underretning af registrerede, indfører og registrerer den i overensstemmelse med artikel 3 årsagerne til begrænsningen.
            
         
         
            Artikel 7
            Underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede
            
               1.   Hvis GSR er forpligtet til at underrette om brud på datasikkerheden i henhold til artikel 35, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725, kan det under særlige omstændigheder begrænse en sådan underretning helt eller delvis. Det dokumenterer denne beslutning i henhold til denne afgørelses artikel 3, stk. 3.
            
            
               2.   Hvis årsagerne til begrænsningen ikke længere er gælder, underretter GSR den pågældende registrerede om bruddet på persondatasikkerheden og orienterer vedkommende om hovedårsagerne til begrænsningen, og om vedkommendes ret til at indgive en klage til EDPS.
            
         
         
            Artikel 8
            Fortrolighed af elektronisk kommunikation
            
               1.   Under særlige omstændigheder kan GSR begrænse retten til fortrolighed af elektronisk kommunikation i henhold til artikel 36 i forordning (EU) 2018/1725.
            
            
               2.   Hvis GSR begrænser retten til fortrolighed af elektronisk kommunikation, underretter det i sit svar på en eventuel anmodning fra den registrerede den pågældende registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om vedkommendes ret til at indgive en klage til EDPS.
            
            
               3.   GSR kan udsætte, undlade eller afvise at underrette om årsagerne til begrænsningen og retten til at indgive en klage til EDPS, så længe det ville underminere virkningen af begrænsningen. Vurderingen af, om dette vil være berettiget, foretages i hvert enkelt tilfælde.
            
         
         
            Artikel 9
            Risici for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder
            
               1.   Enhver begrænsning skal respektere det væsentligste indhold af grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og være nødvendig og forholdsmæssig i et demokratisk samfund.
            
            
               2.   Når en undersøgende tjenestegren, der har til opgave at foretage en undersøgelse, vurderer nødvendigheden og forholdsmæssigheden af en begrænsning, tager den hensyn til de potentielle risici for den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.
            
            
               3.   En begrænsning må ikke medføre, at personer, der er omfattet af en undersøgelse, ikke kan udøve deres ret til et forsvar, navnlig retten til at blive hørt. I de tilfælde, hvor underretningen om, at der indledes en undersøgelse af den pågældende person, er forsinket, må der ikke drages konklusioner, før vedkommende har haft mulighed for at blive hørt. I de tilfælde, hvor beviser og vidneudsagn er blevet pseudonymiseret i undersøgelsesfasen, skal pseudonymiseringen eller enhver anden begrænsning ophæves i tilfælde af disciplinær forfølgning.
            
         
         
            Artikel 10
            Ikrafttræden
            Denne afgørelse træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
         
         
            Udfærdiget i Bruxelles, den 20. december 2021.
            
               
                  Generalsekretæren
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39.
         
            (2)  Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 af 29. februar 1968 om vedtægten for tjenestemænd i De europæiske Fællesskaber og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber samt om særlige midlertidige foranstaltninger for tjenestemænd i Kommissionen (EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1).