CELEX: 32020Q0722(02)
Language: mt
Date: 2020-03-26 00:00:00
Title: Deċiżjoni Nru 1/2020 tal-Bord ta’ Tmexxija tal-Impriża Konġunta Shift2Rail tas-26 ta’ Marzu 2020 li tistabbilixxi regoli interni rigward restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-funzjonament tal- Impriża Konġunta S2R

22.7.2020   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 236/7
               
            
         DEĊIŻJONI Nru 1/2020 TAL-BORD TA’ TMEXXIJA TAL-IMPRIŻA KONĠUNTA SHIFT2RAIL
         tas-26 ta’ Marzu 2020
         li tistabbilixxi regoli interni rigward restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-funzjonament tal- Impriża Konġunta S2R
         IL-BORD TA’ TMEXXIJA TAL-IMPRIŻA KONĠUNTA SHIFT2RAIL (minn hawn ’il quddiem “l-Impriża Konġunta S2R”)
         Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (1),
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (2), u b’mod partikolari, l-Artikolu 25 tiegħu,
         Wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kunsill (UE) Nru 642/2014 tas-16 ta’ Ġunju 2014 li jistabbilixxi l-Impriża Konġunta Shift2Rail (3), u b’mod partikolari l-Artikolu 8 tal-Istatuti mehmuża ma’ dak ir-Regolament,
         Wara li kkunsidra l-Gwida tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data dwar l-Artikolu 25 tar-Regolament u r-regoli interni ġodda,
         Wara li kkonsulta lill-EDPS fit-12 ta’ Novembru 2019, skont l-Artikolu 41 (2) tar-Regolament (UE) 2018/1725,
         Wara li kkunsidra r-rakkomandazzjonijiet tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“EDPS”) tat-18 ta’ Diċembru 2019,
         Wara li kkonsulta lill-Kumitat tal-Persunal tal-Impriża Konġunta S2R,
         Billi:
         
                     1)
                  
                  
                     Atti legali adottati fuq il-bażi tat-Trattati biss jipprevedu restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data. Fejn dawn ir-restrizzjonijiet ma jistgħux ikunu bbażati fuq atti legali adottati fuq il-bażi tat-Trattati, ir-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedi li, fi kwistjonijiet relatati mal-operazzjonijiet tal-Impriża Konġunta S2R, jistgħu jiġu previsti restrizzjonijiet mir-regoli interni, inklużi d-dispożizzjonijiet tagħha dwar il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni.
                  
               
                     2)
                  
                  
                     F’konformità mal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, ir-restrizzjonijiet fuq l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 ta’ dan ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22, għandhom ikunu bbażati fuq regoli interni li għandhom jiġu adottati mill-Impriża Konġunta S2R.
                  
               
                     3)
                  
                  
                     Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tagħha, l-Impriża Konġunta S2R tista’ twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, twettaq attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, tipproċessa każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, tipproċessa proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, tipproċessa lmenti interni u esterni, twettaq awditi interni, twettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet interni tas-sigurtà (tal-IT).
                  
               
                     4)
                  
                  
                     L-Impriża Konġunta S2R tipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku, u data relatata mal-każ (bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività) (4).
                  
               
                     5)
                  
                  
                     L-Impriża Konġunta S2R, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv, taġixxi bħala l-kontrollur tad-data.
                  
               
                     6)
                  
                  
                     Id-data personali tinħażen b’mod sikur f’ambjent elettroniku jew fuq il-karti, li jipprevjeni aċċess jew trasferiment ta’ data illegali lil persuni li ma jkollhomx ħtieġa ta’ tagħrif. Id-data personali pproċessata tinżamm għal mhux aktar milli meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata għall-perjodu speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew ir-rekords tal-Impriża Konġunta S2R.
                  
               
                     7)
                  
                  
                     Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar imwettqa mill-Impriża Konġunta S2R fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, awditi interni, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-EU).
                  
               
                     8)
                  
                  
                     Dawn għandhom japplikaw għal operazzjonijiet ta’ pproċessar imwettqa qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Għandha tinkludi wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mill-Impriża Konġunta S2R lill-awtoritajiet nazzjonali u lill-organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tagħha.
                  
               
                     9)
                  
                  
                     F’każijiet fejn japplikaw dawn ir-regoli interni, l-Impriża Konġunta S2R għandha tipprovdi ġustifikazzjonijiet fejn tispjega għalfejn ir-restrizzjonijiet huma strettament neċessarji u proporzjonali f’soċjetà demokratika u jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali.
                  
               
                     10)
                  
                  
                     F’dan il-qafas, l-Impriża Konġunta S2R hija marbuta li tirrispetta, sa fejn hu l-aktar possibbli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data matul il-proċeduri ta’ hawn fuq, b’mod partikolari, dawk relatati mad-dritt għall-għoti ta’ informazzjoni, aċċess u rettifika, id-dritt għal tħassir, ir-restrizzjoni tal-ipproċessar, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbilit fir-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     11)
                  
                  
                     Madankollu, l-Impriża Konġunta S2R tista’ tkun obbligata tirrestrinġi l-informazzjoni għas-suġġett tad-data u d-drittijiet l-oħra tas-suġġett tad-data, biex b’mod partikolari tipproteġi l-investigazzjonijiet tagħha stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti ta’ awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet ta’ persuni oħra relatati mal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri l-oħra tagħha.
                  
               
                     12)
                  
                  
                     Fejn l-Impriża Konġunta S2R tikkunsidra li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jintiżen, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju li tiġi kkanċellata l-effettività tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-Impriża Konġunta S2R pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt ta’ difiża u d-dritt li jinstema’.
                  
               
                     13)
                  
                  
                     L-Impriża Konġunta S2R tista’ għalhekk tirrestrinġi l-informazzjoni bl-għanijiet li tipproteġi l-investigazzjoni u d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data.
                  
               
                     14)
                  
                  
                     L-Impriża Konġunta S2R għandha timmonitorja perjodikament li l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni għandhom japplikaw u tneħħi r-restrizzjoni jekk ma jibqgħux japplikaw.
                  
               
                     15)
                  
                  
                     Il-Kontrollur għandu jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fil-mument tad-differiment u matul ir-reviżjonijiet,
                  
               ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom l-Impriża Konġunta S2R fil-qafas tal-proċeduri tagħha stabbiliti fil-paragrafu 2 tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tagħha, b’segwitu tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tal-Impriża Konġunta S2R, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar fuq data personali mill-Uffiċċju tal-Programm għall-finijiet tat-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-EU).
            
            
               3.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati jinkludu data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku, u data relatata mal-każ, bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività.
            
            
               4.   Fejn l-Impriża Konġunta S2R twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tqis jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament.
            
         
         
            Artikolu 2
            Speċifikazzjoni tal-kontrollur
            Il-kontrollur tal-operazzjoni ta’ proċessar huwa l-Impriża Konġunta S2R, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha.
         
         
            Artikolu 3
            Speċifikazzjoni tas-salvagwardji
            
               1.   L-Impriża Konġunta S2R għandha ddaħħal fis-seħħ is-salvagwardji li ġejjin bl-għan li jipprevjenu abbuż jew aċċess jew trasferiment illegali tad-data personali:
               
                           (a)
                        
                        
                           Dokumenti tal-karta għandhom jinżammu f’armarji siguri u jkunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura skont l-istandards ta’ sigurtà tal-Impriża Konġunta S2R, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi li jkunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss. Livelli ta’ aċċess xierqa għandhom jingħataw b’mod individwali;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           Il-bażi ta’ data għandha tkun protetta b’password fi ħdan sistema ta’ sign-on uniku u għandha tkun konnessa awtomatikament mal-ID u l-password tal-utent, inkluża “psewdonimizzazzjoni” u/jew “kriptaġġ” fejn xieraq. Is-sostituzzjoni tal-utenti hija strettament ipprojbita. Ir-rekords elettroniċi għandhom jinħażnu b’mod sigur biex jiġu ssalvagwardjati l-kunfidenzjalità u l-privatezza tad-data fihom;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           Il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data huma marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità.
                        
                     
            
               2.   Skont l-Artikolu 6(3), is-salvagwardji msemmija fil-paragrafu 1 għandhom ikunu soġġetti għal rieżami perjodiku.
            
            
               3.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) huwa indikat fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet tal-privatezza jew ir-rekords imsemmija fl-Artikolu 7(1) rispettivi. Il-perjodu ta’ żamma fl-ebda każ m’għandu jkun itwal minn dak meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata (5).
            
         
         
            Artikolu 4
            Bażi għar-restrizzjonijiet
            
               1.   Kull restrizzjoni għandha tiġi applikata biss mill-Impriża Konġunta S2R biex tissalvagwardja:
               
                           (a)
                        
                        
                           is-sigurtà nazzjonali, is-sigurtà pubblika jew id-difiża tal-Istati Membri;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, id-detezzjoni u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, inkluża s-salvagwardja kontra u l-prevenzjoni ta’ theddid għas-sigurtà pubblika;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           objettivi importanti oħra ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, b’mod partikolari l-objettivi tal-politika barranija u ta’ sigurtà komuni tal-Unjoni jew xi interess ekonomiku jew finanzjarju importanti tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, inklużi kwistjonijiet monetarji, baġitarji u dawk relatati mat-tassazzjoni, mas-saħħa pubblika u mas-sigurtà soċjali;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           is-sigurtà interna tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni, inkluża dik tan-networks tal-komunikazzjoni elettronika tagħhom;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, id-detezzjoni u l-prosekuzzjoni tal-ksur ta’ etika għal professjonijiet regolati;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           funzjoni ta’ monitoraġġ, ta’ spezzjoni jew regolatorja konnessa, anke b’mod okkażjonali, mal-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali fil-każijiet imsemmija fil-punti (a) sa (c);
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           il-protezzjoni tas-suġġett tad-data jew id-drittijiet u l-libertajiet ta’ persuni oħrajn;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           l-infurzar ta’ dikjarazzjonijiet tad-dritt ċivili.
                        
                     
            
               2.   Bħala applikazzjoni speċifika tal-finijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, l-Impriża Konġunta S2R tista’ tapplika restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           fir-rigward tad-data personali skambjata mas-servizzi tal-Kummissjoni jew ma’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni;
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       fejn tali servizz tal-Kummissjoni jew istituzzjoni, korp, aġenzija jew uffiċċju ieħor tal-Unjoni, huma intitolati li jirrestrinġu l-eżerċizzju tad-drittijiet elenkati fuq il-bażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew f’konformità mal-Kapitolu IX ta’ dak ir-Regolament jew skont l-atti fundaturi ta’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-UE;
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       fejn l-iskop ta’ tali restrizzjoni minn dak is-servizz tal-Kummissjoni, l-istituzzjoni, il-korp jew l-aġenzija tal-Unjoni jiġi pperikolat jekk l-Impriża Konġunta S2R ma tapplikax restrizzjoni ekwivalenti b’rispett tal-istess data personali.
                                    
                                 
                     
                           (b)
                        
                        
                           fir-rigward tad-data personali skambjata mal-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri;
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       fejn tali awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri huma intitolati li jirrestrinġu l-eżerċizzju tad-drittijiet elenkati fuq il-bażi tal-atti msemmija fl-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6), jew taħt miżuri nazzjonali li jittrasponu l-Artikoli 13(3), 15(3) jew 16(3) tad-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (7);
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       fejn l-iskop ta’ tali restrizzjoni minn dik l-awtorità kompetenti jiġi pperikolat jekk l-Impriża Konġunta S2R ma tapplikax restrizzjoni ekwivalenti b’rispett tal-istess data personali.
                                    
                                 
                     
                           (c)
                        
                        
                           fir-rigward tad-data personali skambjata ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, fejn hemm evidenza ċara li l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi probabbilment jipperikola l-kooperazzjoni tal-Impriża Konġunta S2R ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali fit-twettiq tal-kompiti tagħha.
                        
                     Qabel ma tapplika r-restrizzjonijiet fiċ-ċirkustanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, l-Impriża Konġunta S2R għandha tikkonsulta s-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni, tal-istituzzjonijiet, tal-korpi, tal-aġenziji, tal-uffiċċji tal-Unjoni jew l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri sakemm ma jkunx ċar għall-Impriża Konġunta S2R li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawk il-punti.
            
         
         
            Artikolu 5
            Restrizzjonijiet u drittijiet tas-suġġetti tad-data
            
            
               1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-drittijiet li ġejjin jistgħu jiġu ristretti mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar imniżżla fl-Artikolu 1(2) u l-paragrafu 2 ta’ hawn taħt, fejn ikun neċessarju u proporzjonali:
               
                           (a)
                        
                        
                           Id-dritt għall-informazzjoni;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Id-dritt ta’ aċċess;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           Id-dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           Id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           Id-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi;
                        
                     
            
               2.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u sabiex jiġu salvagwardjati l-finijiet imsemmija fl-Artikolu 4(1), ir-restrizzjonijiet jistgħu jiġu applikati mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjoni ta’ proċessar li ġejjin imsemmija fl-Artikolu 1(2):
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) immaniġġjati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-EU);
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           fi ħdan il-qafas tal-ġestjoni tal-għotja jew il-proċedura ta’ akkwist, wara d-data ta’ għeluq tas-sottomissjoni tas-sejħiet għall-proposti jew l-applikazzjoni tal-offerti.
                        
                     
            
               3.   Fil-kuntest tal-proċedura għall-każijiet ta’ fastidju, id-drittijiet imsemmija fil-paragrafu 1 jistgħu jiġu limitati taħt l-istess kundizzjonijiet, minbarra d-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data msemmi fil-punt (d) tal-paragrafu 1.
            
            
               4.   Fil-kuntest tal-ġestjoni tal-għoti jew tal-proċedura ta’ akkwist, id-drittijiet imsemmija fil-paragrafu 1 jistgħu jiġu limitati taħt l-istess kundizzjonijiet, minbarra d-dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fil-punt (c) tal-paragrafu 1.
            
            
               5.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur, bl-eċċezzjonijiet previsti fil-paragrafi 3 u 4.
            
            
               6.   Jekk l-Impriża Konġunta S2R tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-drittijiet imsemmija fil-paragrafi 1, 3, 4 u 5, għandha tieħu l-passi stabbiliti fl-Artikoli 6 u 7 ta’ din id-Deċiżjoni.
            
            
               7.   Fejn is-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar jew għal operazzjoni partikolari tal-ipproċessar, skont l-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Impriża Konġunta S2R għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal tali data personali biss.
            
         
         
            Artikolu 6
            In-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet
            
               1.   Kwalunkwe restrizzjoni bbażata fuq l-Artikolu 4 għandha tkun neċessarja u proporzjonali, filwaqt li jitqiesu r-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tiġi rrispettata l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.
            
            
               2.   Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità abbażi tar-regoli attwali. It-test għandu jitwettaq ukoll fil-qafas tar-rieżami perjodiku, wara valutazzjoni dwar jekk għadhomx japplikaw ir-raġunijiet fattwali u legali għal restrizzjoni. Dan għandu jiġi ddokumentat każ b’każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għall-finijiet ta’ responsabbiltà.
            
            
               3.   Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu temporanji. Dawn għandhom ikomplu japplikaw dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawhom. B’mod partikolari, fejn jitqies li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax iħassar l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.
               L-Impriża Konġunta S2R għandha teżamina mill-ġdid l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-inkjesta, proċedura jew investigazzjoni rilevanti. Minn hawn ’il quddiem, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm xi restrizzjoni kull sitt xhur.
            
            
               4.   Fejn l-Impriża Konġunta S2R tapplika, kompletament jew parzjalment, ir-restrizzjonijiet ibbażati fuq l-Artikolu 4 ta’ din id-Deċiżjoni, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, ir-raġuni legali skont il-paragrafu 1 ta’ hawn fuq, inkluża valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.
               Għandhom jiġu rreġistrati r-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
            
         
         
            Artikolu 7
            Obbligu li tingħata informazzjoni
            
               1.   L-Impriża Konġunta S2R għandha tinkludi fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew rekords fis-sens tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web tiegħu u/jew fuq l-intranet biex jinforma lis-suġġetti tad-data bid-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u t-tul ta’ żmien potenzjali.
               Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 6(4), l-Impriża Konġunta S2R, fejn proporzjonali, għandha tinforma individwalment ukoll lis-suġġetti tad-data kollha, li jitqiesu bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni tal-ipproċessar speċifika, dwar id-drittijiet tagħhom rigward restrizzjonijiet preżenti jew fil-futur, u dan mingħajr dewmien żejjed u bil-miktub.
            
            
               2.   Fejn l-Impriża Konġunta S2R tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-drittijiet stabbiliti fl-Artikolu 5, hija għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat dwar ir-restrizzjoni applikata u dwar ir-raġunijiet prinċipali għaliha, u dwar il-possibbiltà li jressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
               Il-forniment ta’ informazzjoni msemmi fil-paragrafu 2 ta’ hawn fuq jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud, jekk dan ikun jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artikolu 8
            Rieżami mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
            
            
               1.   L-Impriża Konġunta S2R għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Impriża Konġunta S2R (“l-UPD”) kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, skont din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jagħti aċċess lill-UPD għar-rekord li jinkludi l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u jiddokumenta fir-rekord id-data li fiha jinforma lill-UPD.
            
            
               2.   L-UPD jista’ jitlob lill-kontrollur bil-miktub biex jeżamina mill-ġdid l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.
            
            
               3.   L-UPD għandu jkun involut matul il-proċedura kollha. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.
            
         
         
            Artikolu 9
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara l-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
            
         
         
            Magħmul fi Brussell, is-26 ta’ Marzu 2020.
            
               
                  Għall-Bord ta’ Tmexxija tal-Impriża Konġunta S2R
               
               Henrik HOLOLEI
               
                  Il-President
               
            
         
         
            (1)  ĠU C 202, 7.6.2016, p. 47.
         
            (2)  ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (3)  ĠU L 177, 17.6.2014, p. 9.
         
            (4)  F’każijiet ta’ kontroll konġunt, id-data għandha tiġi pproċessata bi qbil mal-mezzi u l-finijiet stabbiliti fil-ftehim rilevanti fost il-kontrolluri konġunti kif definiti fl-Artikolu 28 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
         
            (5)  Il-politika taż-żamma tal-Impriża Konġunta S2R hija bbażata fuq iż-żamma tal-fajls fil-Kummissjoni rregolata mil-Lista komuni ta’ ritenzjoni, dokument regolatorju (l-aħħar verżjoni hija SEC(2019)900) fil-forma ta’ skeda ta’ ritenzjoni li tistabbilixxi l-perjodi taż-żamma għat-tipi differenti ta’ fajls tal-Kummissjoni
         
            (6)  Ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta' April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali u dwar il-moviment liberu ta' tali data, u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data) (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 1).
         
            (7)  Id-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta' April 2016 dwar il-protezzjoni ta' persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-awtoritajiet kompetenti għall-finijiet tal-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien jew il-prosekuzzjoni ta' reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta' pieni kriminali, u dwar il-moviment liberu ta' tali data, u li tħassar id-Deċiżjoni Qafas tal-Kunsill 2008/977/ĠAI (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 89).