CELEX: 32019D0165
Language: nl
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Besluit (EU) 2019/165 van de Commissie van 1 februari 2019 tot vaststelling van interne voorschriften betreffende de verstrekking van informatie aan betrokkenen en de beperking van sommige van hun gegevensbeschermingsrechten door de Commissie in het kader van administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures

4.2.2019   
               
               
                  NL
               
               
                  Publicatieblad van de Europese Unie
               
               
                  L 32/9
               
            
         BESLUIT (EU) 2019/165 VAN DE COMMISSIE
         van 1 februari 2019
         tot vaststelling van interne voorschriften betreffende de verstrekking van informatie aan betrokkenen en de beperking van sommige van hun gegevensbeschermingsrechten door de Commissie in het kader van administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures
         DE EUROPESE COMMISSIE,
         Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 249, lid 1,
         Overwegende hetgeen volgt:
         
                     (1)
                  
                  
                     De Commissie voert administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures op grond van artikel 86 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie (1) en in overeenstemming met bijlage IX daarbij en Besluit C(2004)1588 van de Commissie (2). Deze taken zijn vooral de verantwoordelijkheid van het Bureau voor onderzoek en disciplinaire zaken van de Commissie (IDOC), een directoraat dat verbonden is aan het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid. Een tuchtprocedure kan een onderzoek met zich brengen dat door de tuchtraad van de Commissie wordt gevoerd overeenkomstig artikel 17 van bijlage IX bij het Statuut.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     In het kader van deze activiteiten verzamelen en verwerken de betrokken diensten van de Commissie relevante informatie. Die informatie omvat persoonsgegevens, met name identificatie-, contact- en gedragsgegevens. De betrokken diensten van de Commissie geven persoonsgegevens door aan andere diensten van de Commissie op basis van het „need-to-know”-criterium.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde fysieke en elektronische omgeving om onrechtmatige toegang of doorgifte van gegevens aan personen die niet beantwoorden aan het „need-to-know”-criterium, te voorkomen. Na afloop van de verwerking worden de gegevens bewaard overeenkomstig de toepasselijke regels van de Commissie (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Bij de uitvoering van haar taken is de Commissie verplicht de in artikel 8, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en artikel 16, lid 1, van het Verdrag verankerde rechten van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens te eerbiedigen, alsook de rechten als bedoeld in Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (4), die Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (5) heeft vervangen. Tezelfdertijd moet de Commissie voldoen aan strikte regels inzake vertrouwelijkheid en geheimhoudingsplicht, en moet zij de eerbiediging van de procedurele rechten van betrokkenen en getuigen waarborgen, met name het recht van betrokkenen op vermoeden van onschuld.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     In bepaalde omstandigheden moeten de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 in overeenstemming worden gebracht met de vereisten van de administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures, alsook met de volledige eerbiediging van de grondrechten en fundamentele vrijheden van andere betrokkenen. Daartoe wordt de Commissie in artikel 25, lid 1, onder c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725 de mogelijkheid verleend om de toepassing van de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35, alsmede het transparantiebeginsel van artikel 4, lid 1, onder a), te beperken voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin wordt voorzien door de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Dit kan met name het geval zijn bij het verstrekken van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de betrokkene bij het begin van een administratief onderzoek. Het verstrekken van dergelijke informatie kan van invloed zijn op het vermogen van de Commissie om het administratief onderzoek te voeren, bijvoorbeeld omdat de betrokkene bewijs zou kunnen vernietigen voordat het door de Commissie is onderzocht of potentiële getuigen zou kunnen benaderen voordat zij zelf gehoord zijn. Ook bij het verlenen van toegang tot persoonsgegevens tijdens de fasen van de procedure waarin de betrokkene geen toegang heeft tot het dossier, zoals tijdens de voorlopige beoordeling of het administratief onderzoek, zou informatie kunnen worden onthuld die mogelijk afbreuk doet aan het voeren van het administratief onderzoek. In beide gevallen kan het noodzakelijk zijn de rechten van de betrokkene te beperken ter vrijwaring van een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt met de uitoefening van het openbaar gezag in een geval waarin een belangrijke doelstelling van algemeen belang van de Unie op het spel staat, namelijk waarborgen dat het personeel van de Commissie zijn wettelijke verplichtingen nakomt en zich ethisch correct gedraagt.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Het kan ook noodzakelijk zijn het recht van inzage in persoonsgegevens door de betrokkene te beperken wanneer een dergelijke toegang zou leiden tot onthulling van informatie over een getuige of een klokkenluider die heeft verzocht zijn identiteit niet openbaar te maken. In een dergelijk geval kan de Commissie besluiten de toegang tot de verklaring betreffende de betrokken persoon te beperken ter bescherming van de rechten en vrijheden van de getuige of klokkenluider.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Ter wille van de vertrouwelijkheid en de doeltreffendheid van administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures, en met inachtneming van de in Verordening (EU) 2018/1725 vastgestelde normen voor de bescherming van persoonsgegevens moeten interne voorschriften worden vastgesteld op grond waarvan de Commissie de rechten van betrokkenen in overeenstemming met artikel 25, lid 1, onder c), g) en h), van Verordening (EU) 2018/1725 kan beperken.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     De interne voorschriften moeten gelden voor alle verwerkingsactiviteiten die de Commissie verricht bij de uitoefening van haar taken, met inbegrip van verwerkingsactiviteiten verricht vóór de opening van een administratief onderzoek en tijdens de bijstand en de samenwerking die de Commissie buiten haar activiteiten aan nationale autoriteiten en internationale organisaties biedt.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Om aan de artikelen 14, 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 te voldoen, moet de Commissie alle personen op transparante en coherente wijze over haar activiteiten die de verwerking van hun persoonsgegevens omvatten, en over hun rechten informeren via op de website van de Commissie gepubliceerde privacyverklaringen. Voorts moet de Commissie personen van wie gegevens worden verwerkt in het kader van hun betrokkenheid bij een administratief onderzoek, een tuchtprocedure, een daaraan voorafgaande procedure of een schorsingsprocedure, persoonlijk en in een passend formaat in kennis stellen.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Bovendien kan het, om doeltreffende samenwerking te handhaven, voor de Commissie noodzakelijk zijn om de toepassing van rechten van betrokkenen te beperken teneinde verwerkingsactiviteiten van andere instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de Unie, instanties van de lidstaten en derde landen, en internationale organisaties te beschermen. De Commissie moet hiertoe die instellingen, organen, bureaus, agentschappen, instanties en internationale organisaties raadplegen in verband met de relevante gronden voor die beperkingen en de noodzaak en evenredigheid daarvan, tenzij dit de activiteiten van de Commissie in het gedrang zou brengen.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Het kan ook zijn dat de Commissie de verstrekking van informatie aan betrokkenen en de toepassing van andere rechten van betrokkenen in verband met persoonsgegevens die zijn ontvangen van derde landen of internationale organisaties, moet beperken om aan haar verplichting tot samenwerking met deze landen of organisaties te voldoen en zo te beantwoorden aan een belangrijke doelstelling van algemeen openbaar belang van de Unie. In sommige omstandigheden kunnen het belang of de grondrechten van de betrokkenen evenwel prevaleren boven het belang van internationale samenwerking.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     De Commissie moet alle beperkingen op transparante wijze behandelen en registreren in het desbetreffende registratiesysteem.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Overeenkomstig artikel 25, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1725 kunnen verwerkingsverantwoordelijken het verstrekken van informatie over de redenen van de toepassing van een beperking aan de betrokkene uitstellen, achterwege laten of weigeren indien dit op enigerlei wijze het doel van de beperking in het gedrang zou brengen. Dit geldt met name voor beperkingen van de in de artikelen 16 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde rechten.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     De Commissie moet de opgelegde beperkingen regelmatig evalueren om te garanderen dat het recht van de betrokkene om te worden geïnformeerd overeenkomstig de artikelen 16 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 slechts wordt beperkt zolang dergelijke beperkingen noodzakelijk zijn om het de Commissie mogelijk te maken haar administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures te voeren.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Worden andere rechten van betrokkenen beperkt, dan moet de verwerkingsverantwoordelijke per geval beoordelen of de mededeling van de beperking het doel ervan in het gedrang zou brengen.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     De functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie moet een onafhankelijke evaluatie van de toepassing van beperkingen verrichten teneinde de inachtneming van dit besluit te garanderen.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming heeft op 5 december 2018 een advies uitgebracht,
                  
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
         
            Artikel 1
            Onderwerp en toepassingsgebied
            
               1.   Bij dit besluit worden de voorschriften vastgesteld die door de Commissie bij het voeren van administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures moeten worden nageleefd om betrokkenen te informeren over de verwerking van hun gegevens overeenkomstig de artikelen 14, 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725.
            
            
               2.   Voorts worden bij dit besluit de voorwaarden vastgesteld waarop de Commissie de toepassing van de artikelen 4, lid 1, onder a), 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725 kan beperken in overeenstemming met artikel 25, lid 1, onder c), g) en h), van die verordening.
            
            
               3.   Dit besluit is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Commissie overeenkomstig artikel 86 van het Statuut en bijlage IX daarbij, alsook Besluit C(2004)1588.
            
            
               4.   Dit besluit is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Commissie voor zover zij persoonsgegevens verwerkt voor doeleinden in verband met administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures.
            
            
               5.   De onder dit besluit vallende categorieën persoonsgegevens zijn onder meer identificatie-, contact- en gedragsgegevens.
            
         
         
            Artikel 2
            Toepasselijke uitzonderingen en beperkingen
            
               1.   Bij de uitoefening van haar taken met betrekking tot de rechten van betrokkenen overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 gaat de Commissie na of een van de in die verordening vastgestelde uitzonderingen van toepassing is.
            
            
               2.   Onverminderd de artikelen 3 tot en met 7 van dit besluit kan de Commissie de toepassing van de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725, evenals het in artikel 4, lid 1, onder a), van die verordening neergelegde transparantiebeginsel beperken voor zover de bepalingen ervan overeenkomen met de in de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van die verordening bedoelde rechten en verplichtingen, wanneer de uitoefening van die rechten en verplichtingen het doel van administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures in het gedrang zou brengen of afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van andere betrokkenen.
            
            
               3.   Onverminderd de artikelen 3 tot en met 7 kan de Commissie in de volgende omstandigheden de rechten en verplichtingen als bedoeld in lid 2 van dit artikel beperken met betrekking tot persoonsgegevens die zijn verkregen van andere instellingen, organen, agentschappen en bureaus van de Unie, bevoegde autoriteiten van de lidstaten of derde landen of internationale organisaties:
               
                           (a)
                        
                        
                           wanneer de uitoefening van die rechten en verplichtingen door andere instellingen, organen, agentschappen en bureaus van de Unie zou kunnen worden beperkt op grond van andere in artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde handelingen of overeenkomstig hoofdstuk IX van die verordening of overeenkomstig Verordening (EU) 2016/794 van het Europees Parlement en de Raad (6) of Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad (7);
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           wanneer de uitoefening van die rechten en verplichtingen door bevoegde autoriteiten van de lidstaten zou kunnen worden beperkt op grond van in artikel 23 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (8) bedoelde handelingen of uit hoofde van nationale maatregelen tot omzetting van artikel 13, lid 3, artikel 15, lid 3, of artikel 16, lid 3, van Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad (9);
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           wanneer de uitoefening van die rechten en verplichtingen de samenwerking van de Commissie met derde landen of internationale organisaties bij het voeren van administratieve onderzoeken, tuchtprocedures, daaraan voorafgaande procedures en schorsingsprocedures in het gedrang kan brengen.
                        
                     Voordat beperkingen worden toegepast onder de in de punten a) en b) van de eerste alinea bedoelde omstandigheden raadpleegt de Commissie de betrokken instellingen, organen, agentschappen en bureaus van de Unie of bevoegde autoriteiten van de lidstaten, tenzij het voor de Commissie duidelijk is dat in de toepassing van een beperking is voorzien in een van de in die punten bedoelde handelingen of indien die raadpleging de activiteiten van de Commissie in het gedrang zou brengen.
               Punt c) van de eerste alinea is niet van toepassing wanneer de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen prevaleren boven het belang van de Commissie om samen te werken met derde landen of internationale organisaties.
            
         
         
            Artikel 3
            Informatieverstrekking aan betrokkenen
            
               1.   De Commissie publiceert op haar website privacyverklaringen waarin alle betrokkenen worden geïnformeerd over haar activiteiten in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens.
            
            
               2.   De Commissie stelt de persoon die betrokken is bij een administratief onderzoek, een tuchtprocedure, een daaraan voorafgaande procedure of een schorsingsprocedure, evenals getuigen aan wie in verband met deze procedures werd verzocht informatie te verstrekken, persoonlijk en in een passend formaat in kennis van de verwerking van hun persoonsgegevens.
            
            
               3.   Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 2 van dit besluit de in lid 2 bedoelde informatieverstrekking — geheel of gedeeltelijk — beperkt, legt zij de redenen voor die beperking vast en registreert zij die overeenkomstig artikel 6.
            
         
         
            Artikel 4
            Recht van inzage van betrokkenen, recht op wissing en recht op beperking van de verwerking
            
               1.   Wanneer de Commissie het recht van inzage in persoonsgegevens door betrokkenen, het recht op wissing of het recht op beperking van de verwerking als bedoeld in, onderscheidenlijk, de artikelen 17, 19 en 20 van Verordening (EU) 2018/1725 geheel of gedeeltelijk beperkt, stelt zij de betrokkene in haar antwoord op het verzoek om inzage, wissing of beperking van de verwerking in kennis van de toegepaste beperking en van de belangrijkste redenen daarvoor, alsmede van de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming of om beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
            
            
               2.   De informatie over de redenen voor de in lid 1 bedoelde beperking kan worden uitgesteld, achterwege gelaten of geweigerd zolang de verstrekking daarvan het doel van de beperking zou ondermijnen.
            
            
               3.   De Commissie registreert de redenen voor de beperking overeenkomstig artikel 6 van dit besluit.
            
            
               4.   Wanneer het recht van inzage geheel of gedeeltelijk wordt beperkt, kan de betrokkene, in overeenstemming met artikel 25, leden 6, 7 en 8, van Verordening (EU) 2018/1725, haar of zijn recht van inzage uitoefenen via de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
            
         
         
            Artikel 5
            Mededeling van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan betrokkenen
            Wanneer de Commissie de in artikel 35 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene beperkt, legt zij de redenen voor de beperking vast en registreert zij die overeenkomstig artikel 6 van dit besluit.
         
         
            Artikel 6
            Registratie van beperkingen
            
               1.   De Commissie legt de redenen vast voor beperkingen op grond van dit besluit, met inbegrip van een evaluatie per geval van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking.
               Daartoe wordt aangegeven hoe de uitoefening van het recht het doel van het administratief onderzoek, de tuchtprocedure, de daaraan voorafgaande procedure of de schorsingsprocedure of van krachtens artikel 2, lid 2 of 3, toegepaste beperkingen in het gedrang zou brengen of afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van andere betrokkenen.
            
            
               2.   Deze gegevens en de eventuele documenten met de onderliggende feitelijke en juridische elementen worden geregistreerd. Ze worden desgevraagd aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming beschikbaar gesteld.
            
         
         
            Artikel 7
            Duur van de beperkingen
            
               1.   De in de artikelen 3, 4 en 5 bedoelde beperkingen blijven van toepassing zolang de redenen daarvoor blijven bestaan.
            
            
               2.   Wanneer de redenen voor een in de artikelen 3 en 5 bedoelde beperking niet langer gelden, heft de Commissie de beperking op en stelt zij de betrokkene in kennis van de belangrijkste redenen voor de beperking. Tegelijkertijd stelt de Commissie de betrokkene in kennis van de mogelijkheid om te allen tijde een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming of om beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie.
            
            
               3.   De Commissie evalueert de toepassing van de in de artikelen 3 en 5 bedoelde beperkingen om de zes maanden na de vaststelling ervan alsmede in elk geval bij de afsluiting van het administratief onderzoek, de tuchtprocedure, de daaraan voorafgaande procedure of de schorsingsprocedure. Daarna monitort de Commissie jaarlijks de noodzaak om eventuele uitstelperioden te handhaven.
            
         
         
            Artikel 8
            Evaluatie door de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie
            
               1.   De functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie wordt onverwijld geïnformeerd wanneer rechten van betrokkenen overeenkomstig dit besluit worden beperkt. De Commissie verleent de functionaris voor gegevensbescherming desgevraagd inzage in de registreerde gegevens en eventuele documenten met onderliggende feitelijke en juridische elementen.
            
            
               2.   De functionaris voor gegevensbescherming kan om een evaluatie van de beperking verzoeken. De functionaris voor gegevensbescherming wordt schriftelijk in kennis gesteld van de uitkomst van de gevraagde evaluatie.
            
         
         
            Artikel 9
            Inwerkingtreding
            Dit besluit treedt in werking op de derde dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
         
         
            Gedaan te Brussel, 1 februari 2019.
            
               
                  Voor de Commissie
               
               
                  De voorzitter
               
               Jean-Claude JUNCKER
            
         
         
            (1)  Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad van 29 februari 1968 tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, alsmede van bijzondere maatregelen welke tijdelijk op de ambtenaren van de Commissie van toepassing zijn (PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1).
         
            (2)  Besluit C(2004)1588 van de Commissie houdende vaststelling van de algemene uitvoeringsbepalingen betreffende het voeren van administratieve onderzoeken en tuchtprocedures.
         
            (3)  Gemeenschappelijke lijst van te bewaren documenten van de Europese Commissie — SEC(2012)713
         
            (4)  Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).
         
            (5)  Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).
         
            (6)  Verordening (EU) 2016/794 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) en tot vervanging en intrekking van de Besluiten 2009/371/JBZ, 2009/934/JBZ, 2009/935/JBZ, 2009/936/JBZ en 2009/968/JBZ van de Raad (PB L 135 van 24.5.2016, blz. 53).
         
            (7)  Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad van 12 oktober 2017 betreffende nauwere samenwerking bij de instelling van het Europees Openbaar Ministerie („EOM”) (PB L 283 van 31.10.2017, blz. 1).
         
            (8)  Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1).
         
            (9)  Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 89).