CELEX: 32019D1961
Language: sl
Date: 2019-10-17 00:00:00
Title: Sklep Komisije (EU, Euratom) 2019/1961 z dne 17. oktobra 2019 o izvedbenih pravilih za obravnavanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET

2.12.2019   
               
               
                  SL
               
               
                  Uradni list Evropske unije
               
               
                  L 311/1
               
            
         SKLEP KOMISIJE (EU, Euratom) 2019/1961
         z dne 17. oktobra 2019
         o izvedbenih pravilih za obravnavanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
         EVROPSKA KOMISIJA JE –
         ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 249 Pogodbe,
         ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 106 Pogodbe,
         ob upoštevanju Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2015/443 z dne 13. marca 2015 o varnosti v Komisiji (1),
         ob upoštevanju Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2015/444 z dne 13. marca 2015 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU (2),
         ob upoštevanju Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji (3),
         ob upoštevanju naslednjega:
         
                     (1)
                  
                  
                     Sklep (EU, Euratom) 2015/444 se uporablja za vse službe Komisije in v vseh prostorih Komisije.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Varnostni ukrepi za varovanje tajnih podatkov EU skozi njihov življenjski cikel morajo biti sorazmerni zlasti z njihovo stopnjo tajnosti.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Člen 4(3), člen 19(1)(c) in člen 22 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 določajo, da se podrobnejše določbe za dopolnitev sklepa in podporo pri njegovem izvajanju določijo v izvedbenih pravilih, v katerih bodo urejena vprašanja, kot so vodič po stopnjah tajnosti, izravnalni ukrepi za obravnavanje tajnih podatkov EU zunaj varnostnega ali upravnega območja in tvorčeve odgovornosti.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Po potrebi se izvedbena pravila za dopolnitev Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 sprejmejo v skladu s členom 60 navedenega sklepa,
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Varnostni ukrepi, sprejeti za izvajanje tega sklepa, morajo biti v skladu z načeli za varnost v Komisiji iz člena 3 Sklepa (EU, Euratom) 2015/443.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Svet, Komisija in visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko so se dogovorili, da bodo zagotovili največjo možno usklajenost pri izvajanju varnostnih pravil glede njihovega varstva tajnih podatkov EU, pri čemer bodo upoštevane njihove posebne institucionalne in organizacijske potrebe v skladu z izjavami, priloženimi zapisniku zasedanja Sveta, na katerem je bil sprejet Sklep Sveta 2013/488/EU (4).
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Komisija je 4. maja 2016 sprejela sklep (5) o pooblastitvi člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve, za sprejemanje izvedbenih pravil iz člena 60 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 v imenu in na odgovornost Komisije –
                  
               SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:
         POGLAVJE 1
         
            SPLOŠNE DOLOČBE
         
         
            Člen 1
            Predmet urejanja in področje uporabe
            
               1.   Ta sklep določa pogoje za obravnavanje tajnih podatkov EU stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) in SECRET UE/EU SECRET (7) v skladu s Sklepom (EU, Euratom) 2015/444.
            
            
               2.   Ta sklep se uporablja za vse službe Komisije in v vseh prostorih Komisije.
            
         
         
            Člen 2
            Merila za dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Dostop do podatkov, ki so označeni kot tajni s stopnjo CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, se lahko dovoli, potem ko:
               
                           (a)
                        
                        
                           je bilo ugotovljeno, da posameznik potrebuje dostop do določenih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, da bi lahko opravil poklicno funkcijo ali nalogo za Evropsko komisijo;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           je bil posameznik seznanjen s predpisi in zadevnimi varnostnimi standardi in navodili za varstvo podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           je ta posameznik izjavil, da se zaveda svoje odgovornosti za varstvo zadevnih informacij ter
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           je Varnostni organ Komisije posamezniku dovolil dostop do tajnih podatkov EU do zadevne stopnje in do določenega datuma v skladu s členom 10(1)(3) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444.
                        
                     
            
               2.   Pripravnikom na Komisiji se ne nalagajo naloge, zaradi katerih bi potrebovali dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET.
            
            
               3.   Drugim kategorijam osebja se dostop dovoli ali zavrne v skladu s preglednico iz priloge.
            
         
         POGLAVJE 2
         
            USTVARJANJE PODATKOV STOPNJE CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL IN SECRET UE/EU SECRET
         
         
            Člen 3
            Tvorec
            Tvorec v smislu člena 1 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 je institucija, agencija ali organ Unije, država članica, tretja država ali mednarodna organizacija, v pristojnosti katere so bili ustvarjeni tajni podatki in/ali so bili uvedeni v strukture Unije, avtor podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET pa ni nujno isti.
         
         
            Člen 4
            Določitev stopnje tajnosti
            
               1.   Osebje, ki pripravlja dokument na podlagi podatkov v smislu člena 1, vedno preuči, ali bi moral biti ta dokument tajen. Za določitev dokumenta kot tajnih podatkov EU mora tvorec oceniti in se odločiti, ali bi razkritje dokumenta nepooblaščenim osebam škodovalo interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic. Če so avtorji v dvomu glede tega, ali bi bilo treba za dokument, ki ga pripravljajo, določiti stopnjo tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, se morajo posvetovati z odgovornim vodjem enote ali direktorjem.
            
            
               2.   Dokument se razvrsti s stopnjo najmanj CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, če bi njegovo nepooblaščeno razkritje lahko med drugim:
               
                           (a)
                        
                        
                           bistveno škodilo diplomatskim odnosom, tj. lahko bi povzročilo formalne proteste ali druge sankcije;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           škodovalo varnosti ali svobodi posameznika;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           povzročilo škodo operativni učinkovitosti ali varnosti osebja, napotenega iz držav članic ali drugih držav, ki dajejo svoj prispevek, ali učinkovitosti koristnih varnostnih ali obveščevalnih operacij;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           občutno oslabilo finančno sposobnost za preživetje večjih organizacij;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           oviralo preiskavo ali olajšalo izvedbo hudega kaznivega dejanja;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           znatno škodovalo finančnim, denarnim, gospodarskim in trgovinskim interesom Unije ali njenih držav članic;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           resno oviralo razvoj ali izvajanje poglavitnih politik Unije;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           onemogočilo ali drugače občutno oviralo pomembne dejavnosti Unije;
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           povzročilo odkritje podatkov, ki so označeni z višjo stopnjo tajnosti.
                        
                     
            
               3.   Podatki se razvrstijo s stopnjo najmanj SECRET UE/EU SECRET, če bi njihovo nepooblaščeno razkritje lahko med drugim:
               
                           (a)
                        
                        
                           sprožilo mednarodne napetosti;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           resno škodovalo odnosom s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           neposredno ogrozilo življenje ali resno škodovalo javnemu redu ali varnosti ali svobodi posameznika;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           povzročilo resno škodo operativni učinkovitosti ali varnosti osebja, razporejenega iz držav članic ali drugih držav, ki dajejo svoj prispevek, ali nadaljnji učinkovitosti zelo koristnih varnostnih ali obveščevalnih operacij;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           povzročilo znatno materialno škodo finančnim, denarnim, gospodarskim in trgovinskim interesom Unije ali njenih držav članic;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           povzročilo odkritje podatkov, ki so označeni z višjo stopnjo tajnosti.
                        
                     
            
               4.   Tvorci se lahko odločijo, da bodo za kategorije podatkov, ki jih ustvarjajo redno, določili standardno stopnjo tajnosti. Vendar pri tem zagotovijo, da se za posamezne podatke določi primerna stopnja tajnosti.
            
         
         
            Člen 5
            Delo z osnutki
            
               1.   Podatki se določijo kot tajni takoj po nastanku. Osebni zapiski, predhodni osnutki ali sporočila s podatki, ki jih je treba razvrstiti kot tajne na stopnji CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, se označijo kot taki od vsega začetka ter se ustvarjajo in obravnavajo v skladu s tem sklepom.
            
            
               2.   Če za končni dokument ni več potrebna začetna stopnja tajnosti, se stopnja tajnosti dokumenta zniža ali prekliče.
            
         
         
            Člen 6
            Evidenca izvornega gradiva
            Da bi bilo mogoče izvajati nadzor tvorca v skladu s členom 14, tvorci dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, kolikor je mogoče, vodijo evidenco tajnih virov, ki so bili uporabljeni pri ustvarjanju tajnih dokumentov, vključno s podrobnimi podatki o virih, ki izhajajo iz držav članic EU, mednarodnih organizacij ali tretjih držav. Združeni tajni podatki se, če je ustrezno, označijo tako, da ohranijo identifikacijo tvorcev tajnih izvornih gradiv, ki so bila uporabljena.
         
         
            Člen 7
            Določitev delov dokumenta kot tajnih
            
               1.   V skladu s členom 22(6) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 je splošna stopnja tajnosti dokumenta vsaj tako visoka kot del istega dokumenta z najvišjo stopnjo tajnosti. Če so podatki zbrani iz različnih virov, se končni združeni dokument pregleda zaradi določitve splošne stopnje tajnosti, saj mu bo morda treba določiti višjo stopnjo tajnosti, kot jo imajo njegovi sestavni deli.
            
            
               2.   Dokumenti, ki vsebujejo tajne in netajne dele, so strukturirani in označeni tako, da je mogoče brez težav razpoznati in po potrebi ločiti sestavne dele z različno stopnjo tajnosti in/ali občutljivosti. Tako bo mogoče vsak del obravnavati ustrezno, če bo ločen od ostalih sestavnih delov.
            
         
         
            Člen 8
            Popolna oznaka stopnje tajnosti
            
               1.   Podatki, pri katerih je treba določiti stopnjo tajnosti, se kot taki označijo in obravnavajo ne glede na fizično obliko. Stopnja tajnosti se prejemnikom nedvoumno sporoči z oznako stopnje tajnosti, če se dokument dostavi v pisni obliki bodisi na papirju bodisi na izmenljivem nosilcu podatkov bodisi v komunikacijskem in informacijskem sistemu ali z najavo, če se podatki dostavijo v ustni obliki, kot je pogovor ali predstavitev. Tajno gradivo se fizično označi, tako da je mogoče brez težav razpoznati njegovo stopnjo tajnosti.
            
            
               2.   Na dokumentih se popolna oznaka stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET napiše z velikimi črkami v celoti v francoščini in angleščini (najprej v francoščini) v skladu z odstavkom 3. Oznaka se ne prevaja v druge jezike.
            
            
               3.   Oznaka stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se zapiše:
               
                           (a)
                        
                        
                           s sredinsko poravnavo na vrhu in dnu vsake strani dokumenta;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           celotna oznaka stopnje tajnosti v eni vrstici brez presledka pred poševnico ali za njo;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           z velikimi črkami črne barve, v naboru znakov Times New Roman 16 (če je mogoče, vendar najmanj 14), krepki pisavi in obkroženo z obrobo.
                        
                     
            
               4.   Pri ustvarjanju podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET:
               
                           (a)
                        
                        
                           se vsaka stran jasno označi s stopnjo tajnosti;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           se vsaka stran oštevilči;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           dokument nosi opravilno številko, vpisno številko in ime zadeve, ki pa sami po sebi niso tajni podatki, razen če je tako označeno;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           se navedejo vse priloge, po možnosti na prvi strani, ter
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           v dokumentu je naveden datum njegovega nastanka.
                        
                     
            
               5.   Oznaka SECRET UE/EU SECRET je po možnosti rdeče barve.
            
         
         
            Člen 9
            Skrajšani oznaki tajnosti C-UE/EU-C in S-UE/EU-S
            Okrajšavi C-UE/EU-C in S-UE/EU-S se lahko uporabljata za označevanje stopnje tajnosti posameznih delov dokumenta stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET ali, kadar ni mogoče vstaviti celotne oznake stopnje tajnosti, npr. na majhnem izmenljivem nosilcu podatkov. Uporabljata se lahko v osrednjem besedilu, kjer bi bila ponavljajoča se raba popolne oznake stopnje tajnosti okorna. Okrajšava se ne sme uporabljati namesto popolne oznake stopnje tajnosti v glavi in nogi besedila.
         
         
            Člen 10
            Drugi varnostni označevalniki
            
               1.   Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET so lahko označeni tudi z drugimi oznakami ali „varnostnimi označevalniki“, v katerih je npr. navedeno področje, na katerega se dokument nanaša, ali posebno razpošiljanje glede na potrebo po seznanitvi (need-to-know). Primer:
               
                           
                              RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN
                           
                        
                     
            
               2.   V dokumentih stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET je lahko navedeno varnostno opozorilo s posebnimi navodili za ravnanje in upravljanje z dokumenti.
            
            
               3.   Navedbe o znižanju ali preklicu stopnje tajnosti se po možnosti zapišejo na prvo stran dokumenta takrat, ko se dokument ustvari. Uporabi se lahko npr. naslednja oznaka:
               
                           
                              SECRET UE/EU SECRET
                           
                           do [dd.mm.llll]
                           in RESTREINT UE/EU RESTRICTED
                           
                           od tega datuma
                        
                     
         
         
            Člen 11
            Elektronska obdelava
            
               1.   Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se ustvarjajo z elektronskimi sredstvi, če so taka sredstva na razpolago.
            
            
               2.   Osebje Komisije pri ustvarjanju podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET uporablja KIS, ki je akreditiran za ustrezno ali višjo stopnjo tajnosti. V primeru dvoma glede tega, kateri KIS se lahko uporabi, se osebje posvetuje s svojim lokalnim uradnikom za varnost. Po posvetovanju z Varnostnim organom Komisije se lahko v izrednih razmerah ali pri posebnih tehničnih konfiguracijah uporabijo posebni postopki.
            
            
               3.   Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, vključno z osnutki, se v skladu s členom 5 ne pošiljajo po elektronski pošti, se ne tiskajo ali skenirajo na standardnih tiskalnikih ali optičnih bralnikih in se ne obravnavajo na osebnih napravah osebja. Za tiskanje dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se uporabljajo samo tiskalniki ali fotokopirni stroji, povezani s samostojnimi računalniki, zaščitenimi pred elektromagnetnimi sevanji, ali z akreditiranim sistemom.
            
         
         
            Člen 12
            Vpis iz varnostnih razlogov
            
               1.   Podatki stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se pred razpošiljanjem in ob prejemu vpišejo iz varnostnih razlogov. Vpišejo se:
               
                           —
                        
                        
                           ko pridejo v organizacijski subjekt ali gredo iz njega ter
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ko pridejo v KIS ali gredo iz njega.
                        
                     
            
               2.   Tak vpis se lahko opravi na papirju ali v elektronskih dnevnikih.
            
            
               3.   Če se podatki obravnavajo elektronsko v KIS, lahko te vpisne postopke izvajajo procesi v samem KIS. KIS v tem primeru izvede tudi ukrepe za zagotavljanje nedotaknjenosti dnevniških zapisov.
            
            
               4.   Nadzorni uradnik registra vodi register, ki za vsak dokument vsebuje vsaj naslednje podatke:
               
                           (a)
                        
                        
                           datum vpisa tajnega dokumenta;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           stopnja tajnosti;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           če obstaja, datum izteka stopnje tajnosti;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           ime službe, ki je tvorec dokumenta;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           prejemniki;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           zadeva;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           vpisna številka službe, ki je tvorec dokumenta, za ta dokument;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           vpisna številka;
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           število kopij v obtoku;
                        
                     
                           (j)
                        
                        
                           po možnosti dnevnik virov, uporabljenih pri ustvarjanju dokumenta;
                        
                     
                           (k)
                        
                        
                           datum znižanja ali preklica stopnje tajnosti ter
                        
                     
                           (l)
                        
                        
                           podatki o uničenju (kraj, datum, metoda, nadzor, potrdilo o uničenju).
                        
                     
         
         
            Člen 13
            Razpošiljanje
            Pošiljatelj dokumenta stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET določi, komu se podatki posredujejo, in sicer glede na potrebo po seznanitvi. Sestavi se seznam za pošiljanje, s katerim se dodatno okrepi izvajanje načela potrebe po seznanitvi.
         
         POGLAVJE 3
         
            DELO Z OBSTOJEČIMI PODATKI STOPNJE CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL IN SECRET UE/EU SECRET
         
         
            Člen 14
            Nadzor tvorca
            
               1.   Tvorec ima „nadzor tvorca“ nad podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, ki jih je ustvaril. Tvorčevo predhodno pisno soglasje je potrebno za:
               
                           (a)
                        
                        
                           preklic ali znižanje stopnje tajnosti;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           uporabo podatkov za drugačne namene od tistih, ki jih je določil tvorec;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           posredovanje podatkov tretji državi ali mednarodni organizaciji;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           razkritje podatkov strani, ki je zunaj Komisije, toda znotraj EU, ali
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           razkritje podatkov izvajalcu ali morebitnemu izvajalcu iz tretje države.
                        
                     
            
               2.   Imetniki podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET so ustrezno pooblaščeni posamezniki, ki imajo dostop do tajnih podatkov, da bi lahko opravljali svoje naloge. V skladu s Sklepom (EU, Euratom) 2015/444 so odgovorni za pravilno obravnavanje, shranjevanje in varovanje podatkov. Za razliko od tvorcev tajnih podatkov njihovim imetnikom ni dovoljeno odločati o znižanju ali preklicu stopnje tajnosti oziroma nadaljnjem posredovanju podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET.
            
            
               3.   Če ni mogoče ugotoviti, kdo je tvorec podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, nadzor tvorca izvaja služba Komisije, ki je imetnik teh tajnih podatkov. Preden se podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET posredujejo tretji državi ali mednarodni organizaciji, se opravi posvetovanje s strokovno skupino Komisije za varnost.
            
         
         
            Člen 15
            KIS, ki so primerni za obravnavanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Za obravnavanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET in za pošiljanje takih podatkov se uporabljajo elektronska sredstva, če so na razpolago. Uporabljajo se samo KIS, ki jih je akreditiral Organ za varnostno akreditacijo (Security Accreditation Authority) Komisije za obravnavanje podatkov, določenih kot tajnih na ustrezni ali višji stopnji tajnosti.
            
            
               2.   Če ima služba Komisije ustrezno opremo za obravnavanje in pošiljanje podatkov, za katere sta določeni ti stopnji tajnosti, po najboljših močeh pomaga drugim subjektom Komisije pri ustreznem obravnavanju in pošiljanju podatkov.
            
         
         
            Člen 16
            Posebni ukrepi za podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET na izmenljivih nosilcih podatkov
            
               1.   Uporaba izmenljivih nosilcev podatkov se strogo nadzoruje in evidentira. Uporabljajo se samo izmenljivi nosilci podatkov, ki jih je dala na voljo Komisija in ki so šifrirani s proizvodom, ki ga je odobril Varnostni organ Komisije. Osebni izmenljivi nosilci podatkov in izmenljivi nosilci podatkov, ki se brezplačno delijo na konferencah, seminarjih itd., se ne smejo uporabljati. Po možnosti se uporabljajo izmenljivi nosilci podatkov, zaščiteni pred elektromagnetnim sevanjem (TEMPEST), v skladu z navodili Varnostnega organa Komisije.
            
            
               2.   Če se tajen dokument obravnava ali shranjuje z elektronskimi sredstvi na izmenljivih nosilcih podatkov, kot so ključi USB, zgoščenke ali spominske kartice, mora biti oznaka stopnje tajnosti jasno vidna v prikazanih podatkih, v imenu datoteke in na izmenljivem nosilcu podatkov.
            
            
               3.   Osebje se mora zavedati, da je pri shranjevanju velikih količin tajnih podatkov na izmenljive nosilce podatkov za nosilec morda potrebna višja stopnja tajnosti.
            
            
               4.   Za prenos podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET na izmenljive nosilce podatkov ali z njih se uporabljajo samo KIS, ki so bili ustrezno akreditirani.
            
            
               5.   Pri nalaganju takih podatkov na izmenljive nosilce podatkov je treba posebej poskrbeti za to, da na nosilcih pred prenosom podatkov ni virusov ali zlonamerne programske opreme.
            
            
               6.   Izmenljivi nosilci podatkov se, če je ustrezno, obravnavajo po varnostno-operativnih postopkih, povezanih z uporabljenim šifrirnim sistemom.
            
            
               7.   Dokumenti na izmenljivih nosilcih podatkov, ki niso več potrebni ali so bili preneseni v ustrezen KIS, se varno odstranijo in izbrišejo z uporabo odobrenih proizvodov ali metod. Če izmenljivi nosilci podatkov niso shranjeni v ustreznem sefu, se uničijo, ko niso več potrebni. Uničenje ali izbris se izvedeta po metodi, ki je v skladu z varnostnimi predpisi Komisije. Vodi se evidenca izmenljivih nosilcev, njihovo uničenje pa se vpiše vanjo.
            
         
         
            Člen 17
            Obravnavanje in shranjevanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   V skladu s členom 19(3)(a) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 se podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET obravnavajo v varnostnem območju (8).
            
            
               2.   V skladu s členom 19(3)(b) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 se lahko ti podatki obravnavajo v upravnem območju (9), če je onemogočen dostop nepooblaščenih oseb do tajnih podatkov EU.
            
            
               3.   Ti podatki se lahko obravnavajo zunaj varnostnega ali upravnega območja, če se je imetnik zavezal, da bo upošteval izravnalne ukrepe v skladu s členom 19(3)(c) Sklepa (EU, Euratom) 2015/444, ki vključujejo vsaj naslednje:
               
                           —
                        
                        
                           dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se ne berejo na javnih mestih,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           tajni podatki EU so ves čas pod osebnim nadzorom imetnika,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           če so dokumenti v papirni obliki, je imetnik obvestil ustrezni register o tem, da se tajni dokumenti obravnavajo zunaj varnostnega in upravnega območja,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ko se dokumenti ne berejo ali se o njih ne razpravlja, so shranjeni v ustreznem sefu,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           med branjem dokumenta ali razpravo o njem so vrata sobe zaprta,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           o podrobnostih iz dokumenta se ne razpravlja po telefonu po nezavarovani povezavi ali v elektronski pošti,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           imetnik dokumenta ne fotokopira in ne skenira. Dodatne kopije lahko da na voljo samo register,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           dokument se lahko obravnava in začasno nahaja zunaj upravnega ali varnostnega območja samo za najkrajši nujni čas, potem pa se vrne v register,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           vrnitev dokumenta se potrdi s podpisom,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           imetnik tajnega dokumenta ne zavrže in ne uniči.
                        
                     
            
               4.   Podatki stopnje UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se hranijo v varnostnem območju v blagajni ali sobi trezorju.
            
            
               5.   Za dodatne nasvete se je mogoče obrniti na lokalnega varnostnega uradnika ustrezne službe Komisije.
            
            
               6.   Sum varnostnega incidenta ali dejanski varnostni incident se čim prej prijavi lokalnemu varnostnemu uradniku.
            
         
         
            Člen 18
            Kopiranje in prevajanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se lahko kopirajo ali prevajajo po imetnikovem navodilu, če tvorec ni podal nobenega opozorila. Toda naredi se samo toliko kopij, kot je nujno potrebno.
            
            
               2.   Kjer se reproducira samo del tajnega dokumenta, veljajo enaki pogoji kot pri kopiranju celega dokumenta. Enaka stopnja tajnosti se določi tudi za izvlečke, razen če je tvorec zanje posebej določil nižjo stopnjo tajnosti ali jih označil kot netajne.
            
            
               3.   Varnostni ukrepi, ki se uporabljajo za izvirne podatke, se uporabljajo tudi za njihove kopije in prevode.
            
         
         
            Člen 19
            Splošna načela za prenašanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, ki jih je treba odnesti iz varnostnih ali upravnih območij, se po možnosti pošljejo elektronsko z ustrezno akreditiranimi sredstvi in/ali tako, da so zaščiteni z odobrenimi kriptografskimi proizvodi.
            
            
               2.   Glede na razpoložljiva sredstva ali posebne okoliščine se lahko podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET fizično prenašajo v obliki papirnih dokumentov ali na izmenljivih nosilcih podatkov. Uporaba izmenljivih nosilcev podatkov za prenašanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET ima prednost pred pošiljanjem papirnih dokumentov.
            
            
               3.   Uporabljajo se lahko samo izmenljivi nosilci podatkov, ki so šifrirani s proizvodom, ki ga je odobril Varnostni organ Komisije. Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET na izmenljivem nosilcu podatkov, ki ni zaščiten s kriptografskim proizvodom, ki ga je odobril Varnostni organ Komisije, se obravnavajo enako kot papirni izvod.
            
            
               4.   Če se upošteva načelo potrebe po seznanitvi, je lahko v pošiljki več kot en sklop tajnih podatkov EU.
            
            
               5.   Uporabi se pakiranje, s katerim se zagotovi, da vsebina ni vidna. Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se prenašajo v dvoslojnem neprozornem pakiranju, kot je ovojnica, neprozorna mapa ali aktovka. na zunanji strani pakiranja ne sme biti nikjer označena narava ali stopnja tajnosti vsebine; Notranji sloj pakiranja mora biti označen z oznako CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET. Na obeh slojih pakiranja se navede prejemnikovo ime, delovno mesto in naslov ter naslov za odgovor za primer, da dostava ne bi bila možna.
            
            
               6.   Osebje ali kurirji, ki ročno prenašajo podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, so varnostno pooblaščeni in se jim izda kurirsko potrdilo.
            
            
               7.   Ovojnica/paket se ne odpira med potjo. Kurirjevo varnostno pooblastilo mu ne dovoljuje dostopa do vsebin tajnih podatkov.
            
            
               8.   Varnostni incidenti v zvezi s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, ki jih prenaša osebje ali kurirji, se preko lokalnega varnostnega uradnika zadevne službe Komisije prijavijo v preiskavo varnostnemu direktoratu Generalnega direktorata za človeške vire in varnost.
            
         
         
            Člen 20
            Ročno prenašanje izmenljivih nosilcev podatkov
            
               1.   Izmenljivim nosilcem podatkov, ki se uporabljajo za prenos podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, se priloži odpremnica, na kateri so podatki o izmenljivem nosilcu podatkov, na katerem so shranjeni tajni podatki, ter o vseh datotekah, ki so na njem, da jih lahko prejemnik ustrezno preveri in potrdi prejem.
            
            
               2.   Na nosilcu se shranijo samo dokumenti, ki jih je treba zagotoviti. Npr. vsi tajni podatki na enem ključu USB bi morali biti namenjeni istemu prejemniku. Pošiljatelj se mora zavedati, da je pri velikih količinah tajnih podatkov, shranjenih na takih napravah, za celotno napravo morda potrebna višja stopnja tajnosti.
            
            
               3.   Za prenašanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se uporabljajo samo izmenljivi nosilci podatkov, ki so označeni z ustrezno oznako stopnje tajnosti.
            
            
               4.   Vsi podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, ki so shranjeni na izmenljivem nosilcu podatkov, se vpišejo iz varnostnih razlogov.
            
         
         
            Člen 21
            Prenašanje dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET v zgradbah Komisije
            
               1.   Varnostno pooblaščeno osebje lahko prenaša dokumente stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET v zgradbah Komisije, vendar morajo biti dokumenti ves čas v posesti osebe, ki jih prenaša, in se ne smejo brati v javnosti.
            
            
               2.   Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se ne pošiljajo po interni pošti.
            
         
         
            Člen 22
            Prenašanje dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET v Uniji
            
               1.   Osebje ali kurirji Komisije lahko prenašajo podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET kjer koli v Uniji, če ravnajo v skladu z naslednjimi navodili:
               
                           (a)
                        
                        
                           za pošiljanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se uporabljajo dvoslojne neprozorne ovojnice ali pakiranje. Na zunanji strani ne sme biti nikjer označena narava in stopnja tajnosti vsebine;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           nosilec mora imeti podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET ves čas v posesti ter
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           ovojnica ali paket se ne odpira med potjo in podatki se ne berejo na javnih mestih.
                        
                     
            
               2.   Osebje registra, ki želi poslati podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL na druge kraje v Uniji, lahko uredi dostavo na enega od naslednjih načinov:
               
                           —
                        
                        
                           z nacionalnimi poštnimi službami, ki sledijo pošiljkam, ali določenimi komercialnimi kurirskimi službami, ki zagotavljajo osebno ročno prenašanje, če izpolnjujejo zahteve iz člena 24 tega sklepa,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           z vojaško, vladno ali diplomatsko pošto.
                        
                     
            
               3.   Osebje, ki želi poslati podatke stopnje SECRET UE/EU SECRET v druge države članice v EU, se lahko z registrom dogovori le, da se pošljejo z vojaško, vladno ali diplomatsko pošto in ne po pošti ali s komercialnimi kurirskimi službami.
            
            
               4.   Osebje Komisije ali uradni kurirji Komisije, ki prenašajo podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, imajo pri sebi kurirsko potrdilo za vsako pošiljko, ki ga je izdal register ustrezne službe, ki potrjuje, da ima nosilec dovoljenje za prenašanje pošiljke.
            
         
         
            Člen 23
            Prenašanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET z ozemlja ali na ozemlje tretje države.
            
               1.   Podatke s stopnjo tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET lahko osebje ročno prenaša z ozemlja Unije in na ozemlje tretje države in obratno.
            
            
               2.   Register lahko uredi prenašanje z vojaško ali diplomatsko pošto.
            
            
               3.   Osebje pri ročnem prenašanju papirnih dokumentov ali izmenljivih nosilcev podatkov s stopnjo tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET upošteva vse naslednje dodatne ukrepe:
               
                           —
                        
                        
                           med potovanjem z javnim prevozom se tajni podatki nahajajo v aktovki ali torbi, ki jo ima nosilec ves čas pri sebi. Ne puščajo se v prostoru za prtljago,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           na notranjem sloju pakiranja je notranja plomba, s katero se nakazuje, da gre za uradno pošiljko, ki ne gre skozi varnostni pregled,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           nosilec ima pri sebi kurirsko potrdilo, s katerim se potrjuje, da ima dovoljenje za prenašanje pošiljke s stopnjo CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, in ki ga je izdal register ustrezne službe Evropske komisije.
                        
                     
         
         
            Člen 24
            Prevoz s komercialnimi kurirskimi službami
            
               1.   V tem sklepu „komercialne kurirske službe“ zajemajo nacionalne poštne službe in komercialne kurirske službe, ki nudijo storitve, pri katerih se podatki dostavljajo za plačilo z ročnim prenašanjem ali s sledenjem.
            
            
               2.   Komercialne kurirske službe lahko prenašajo podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL znotraj države članice ali iz ene države članice v drugo. Komercialne kurirske službe lahko prenašajo podatke stopnje SECRET UE/EU SECRET samo znotraj države članice, ne pa zunaj nje.
            
            
               3.   Komercialnim kurirskim službam se da navodilo, da lahko pošiljke stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET dostavijo samo nadzornemu uradniku registra, njegovemu pooblaščenemu namestniku ali predvidenemu prejemniku.
            
            
               4.   Komercialne kurirske službe lahko storitve prenesejo na podizvajalca. Toda za skladnost s tem sklepom je ves čas odgovorna kurirska služba.
            
            
               5.   Storitve, ki jih nudijo komercialne kurirske službe, ki opravljajo storitve registrirane elektronske dostave, se za podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET ne uporabljajo.
            
         
         
            Člen 25
            Priprava tajnih podatkov EU za prevoz s komercialnimi kurirskimi službami
            
               1.   Pošiljatelj se pri pripravi pošiljk z oznako tajnosti zaveda, da naj komercialne kurirske službe dostavijo pošiljke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET samo predvidenemu prejemniku, pooblaščenemu namestniku, nadzornemu uradniku registra, njegovemu pooblaščenemu namestniku ali receptorju.
            
            
               2.   Če se taki podatki pošljejo z odobreno kurirsko službo, se pošiljka pripravi in pakira, kot sledi:
               
                           (a)
                        
                        
                           pošiljka se pošlje v dvojni ovojnici (notranja ovojnica mora biti taka, da se na njej vidi, ali jo je kdo skušal odpreti) ali v drugi primerno varni embalaži.
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Na notranji ovojnici ali notranjem sloju embalaže mora biti jasno razvidna stopnja tajnosti.
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           Na zunanji ovojnici ali zunanjem sloju embalaže tajnost ne sme biti označena.
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           Tako na notranji kot tudi na zunanji ovojnici mora biti jasno napisan poimenski naslov posameznika in predvidenega prejemnika, dodan mora biti tudi naslov za odgovor.
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           V notranji ovojnici ali notranjem sloju embalaže mora biti obrazec potrdila o prejemu, ki ga prejemnik izpolni in vrne. Potrdilo o prejemu ni tajno; v njem je navedena vpisna številka, datum in številka izvoda, ne pa tudi zadeva dokumenta.
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           Potrdilo o dostavi mora biti v zunanji ovojnici ali zunanjem sloju embalaže. Potrdilo o dostavi ni tajno; v njem je navedena vpisna številka, datum in številka izvoda, ne pa tudi zadeva dokumenta.
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           Kurirska služba mora voditi evidenco potrdil in dokazil, na podlagi katere predloži pošiljatelju potrdilo o dostavi, ali pa mora kurir pridobiti potrdilo na podlagi številke paketa.
                        
                     
            
               3.   Preden se pošiljka odpošlje, pošiljatelj stopi v stik s poimensko navedenim prejemnikom, da se dogovorita za primeren datum in čas dostave.
            
            
               4.   Za pošiljko, ki se pošlje s komercialno kurirsko službo, je odgovoren samo pošiljatelj. Če se pošiljka izgubi ali ne dostavi pravočasno, pošiljatelj to prijavi Varnostnemu organu Komisije, ki sprejme nadaljevalne ukrepe po varnostnem incidentu.
            
         
         
            Člen 26
            Drugi posebni pogoji za obravnavanje
            
               1.   Izpolniti je treba vse pogoje prevoza iz sporazuma o varnosti podatkov ali upravnega dogovora. V primeru dvoma se osebje posvetuje z ustreznim registrom ali Direktoratom za varnost v Generalnem direktoratu za človeške vire in varnost.
            
            
               2.   Pri tajnih podatkih, ki so zaščiteni z odobrenimi kriptografskimi proizvodi, se zahteva glede dvojnega pakiranja lahko opusti. Vendar se zaradi navedbe naslova in glede na to, da je na izmenljivem nosilcu podatkov izrecna oznaka stopnje tajnosti, nosilec prenaša vsaj v navadni ovojnici, morda pa so potrebni dodatni ukrepi fizične zaščite, kot so oblazinjene ovojnice.
            
         
         POGLAVJE 4
         
            ZAUPNI SESTANKI
         
         
            Člen 27
            Priprava na sestanek stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Sestanki, na katerih se bo razpravljalo o podatkih stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, potekajo samo v sejni sobi, ki je bila akreditirana na ustrezni ali višji stopnji tajnosti. Če taka sejna soba ni na razpolago, se osebje posvetuje z Varnostnim organom Komisije.
            
            
               2.   Dnevni red praviloma ni tajen. Če so v zapisniku omenjeni tajni dokumenti, to ne pomeni nujno, da je dnevni red tajen. Točke zapisnika morajo biti oblikovane tako, da ne ogrozijo zaščite interesov Unije ali ene ali več držav članic.
            
            
               3.   Organizatorji sestanka udeležence opozorijo, da pripomb, ki se nanašajo na točko dnevnega reda s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, ni dovoljeno pošiljati po elektronski pošti ali na kakšen drugačen način, ki ni bil ustrezno akreditiran v skladu s členom 11 tega sklepa.
            
            
               4.   Organizatorji sestanka si prizadevajo točke s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET uvrstiti na dnevni red tako, da si sledijo, da bi se omogočil nemoten potek sestanka. Med razpravo o tajnih točkah smejo biti prisotne samo osebe s potrebo po seznanitvi, ki so varnostno preverjene za ustrezno raven.
            
            
               5.   Udeležence je treba že v vabilu vnaprej opozoriti, da se bo na sestanku razpravljalo o zaupnih temah in da se bodo uporabljali ustrezni varnostni ukrepi.
            
            
               6.   Udeležence se opozori, da je treba med razpravo o točkah s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET prenosne elektronske naprave pustiti zunaj sejne sobe.
            
            
               7.   Organizatorji sestanka pred sestankom sestavijo popoln seznam udeležencev.
            
         
         
            Člen 28
            Dostop udeležencev do sestanka stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Organizatorji sestanka obvestijo Varnostni organ Komisije o vseh zunanjih obiskovalcih, ki se bodo udeležili sestanka stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET v prostorih Komisije.
            
            
               2.   Udeleženci bodo morali dokazati, da imajo veljavno varnostno dovoljenje ustrezne stopnje, da bi se lahko udeležili razprave o točkah dnevnega reda stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET.
            
         
         
            Člen 29
            Elektronska oprema v sejni sobi stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Za posredovanje tajnih podatkov, npr. za prikaz predstavitve, ki vsebuje podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, ali za videokonference se smejo uporabljati samo akreditirani sistemi IT v skladu s členom 11 tega sklepa.
            
            
               2.   Predsedujoči poskrbi za to, da so udeleženci prenosne elektronske naprave pustili zunaj sejne sobe.
            
         
         
            Člen 30
            Postopki na sestanku stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Predsedujoči na začetku zaupne razprave napove udeležencem sestanka, da bo sestanek odtlej potekal zaupno. Vrata se zaprejo.
            
            
               2.   Udeležencem oziroma tolmačem se na začetku razprave dajo samo nujno potrebni dokumenti, katerih prejem potrdijo s podpisom.
            
            
               3.   Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET v času odmorov med sestankom ne smejo ostati brez nadzora.
            
            
               4.   Ob koncu sestanka se udeleženci in tolmači opozorijo, naj ne puščajo tajnih dokumentov ali svojih morebitnih tajnih zapiskov nenadzorovanih v sobi. Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, ki jih udeleženci po sestanku ne potrebujejo več, vsekakor pa vsi dokumenti tolmačev, se ob podpisu oddajo nadzornemu uradniku registra za uničenje v primernih uničevalnikih dokumentov.
            
            
               5.   Seznam udeležencev in povzetek tajnih podatkov, ki se souporabljajo z državami članicami in se ustno posredujejo tretjim državam ali mednarodnim organizacijam, se med sestankom zabeleži, da bo vključen v izid posvetovanj.
            
         
         
            Člen 31
            Tolmači in prevajalci
            Dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET imajo samo varnostno preverjeni tolmači in prevajalci z dovoljenjem, za katere veljajo kadrovski predpisi ali pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije ali ki so pogodbeno povezani s Komisijo.
         
         POGLAVJE 5
         
            SOUPORABA IN IZMENJAVA PODATKOV STOPNJE CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL IN SECRET UE/EU SECRET
         
         
            Člen 32
            Tvorčevo soglasje
            Če tvorec tajnih podatkov, ki naj bi se jih posredovalo ali souporabljalo, ali izvornega gradiva, ki naj bi jih ti vsebovali, ni Komisija, služba Komisije, ki ima te tajne podatke, najprej zaprosi za pisno soglasje tvorca, da sme zadevne tajne podatke posredovati. Če ni mogoče ugotoviti, kdo je tvorec, nadzor tvorca izvaja služba Komisije, ki je imetnik teh tajnih podatkov.
         
         
            Člen 33
            Souporaba podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET z drugimi subjekti Unije
            
               1.   Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se souporabljajo z drugimi institucijami Unije, agencijami, organi ali uradi samo, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi, subjekt pa ustrezen pravni sporazum s Komisijo.
            
            
               2.   Znotraj Komisije je register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat, praviloma glavna točka vstopa in izstopa izmenjave tajnih podatkov z drugimi institucijami, agencijami, organi in uradi Unije. Posvetovanje z Varnostnim organom Komisije se opravi, če obstajajo varnostni, organizacijski ali operativni razlogi, zaradi katerih bi bilo primerneje, da kot vstopno in izstopno mesto za zadeve v pristojnosti zadevne službe Komisije delujejo lokalni registri tajnih podatkov EU.
            
         
         
            Člen 34
            Izmenjava podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET z državami članicami
            
               1.   Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se lahko souporabljajo z državami članicami, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi in je bil varnostno preverjen.
            
            
               2.   Za tajne podatke držav članic, ki so označeni z enakovredno oznako stopnje tajnosti (10) in ki so bili dani na razpolago Komisiji, se določi enaka stopnja varovanja kot za podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET.
            
         
         
            Člen 35
            Izmenjava podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami
            
               1.   Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se posredujejo tretji državi ali mednarodni organizaciji samo, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi, država ali mednarodna organizacija pa ima vzpostavljen ustrezen pravni in upravni okvir, kot je sporazum o varnosti podatkov ali upravni dogovor s Komisijo. Določbe takega sporazuma ali dogovora imajo prednost pred določbami tega sklepa.
            
            
               2.   Register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat, je praviloma glavna točka vstopa in izstopa izmenjave tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET med Komisijo in tretjimi državami ter mednarodnimi organizacijami. Če obstajajo varnostni, organizacijski ali operativni razlogi, zaradi katerih bi bilo primerneje, da kot vstopno in izstopno mesto za zadeve v pristojnosti zadevne službe Komisije delujejo lokalni registri tajnih podatkov EU, se opravi posvetovanje z Varnostnim organom Komisije.
            
            
               3.   Tajni podatki, prejeti iz tretje države ali mednarodne organizacije, se vpišejo iz varnostnih razlogov. Zato se osebje obrne na register, če tajnih podatkov ne prejme iz običajnega kroga registra.
            
            
               4.   Za zagotovitev sledljivosti se podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET vpišejo:
               
                           —
                        
                        
                           ko pridejo v organizacijski subjekt ali gredo iz njega ter
                        
                     
                           —
                        
                        
                           ko pridejo v KIS ali gredo iz njega.
                        
                     
            
               5.   Tak vpis se lahko opravi na papirju ali v elektronskih dnevnikih.
            
            
               6.   Vpis za tajne podatke, ki se obravnavajo v akreditiranem KIS, lahko izvedejo procesi znotraj samega KIS. KIS v tem primeru izvede tudi ukrepe za zagotavljanje nedotaknjenosti dnevniških zapisov.
            
            
               7.   Za tajne podatke, prejete od tretjih držav ali mednarodnih organizacij, se določi enaka stopnja varovanja kot za tajne podatke EU z enakovredno oznako stopnje tajnosti, kot je določeno v ustreznem sporazumu o varnosti podatkov ali upravnem dogovoru.
            
         
         
            Člen 36
            Izjemno ad hoc posredovanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Če Komisija ali katera od njenih služb ugotovi, da obstaja izjemna potreba po posredovanju podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET tretji državi, mednarodni organizaciji ali subjektu EU, ne da bi bil sklenjen sporazum o varnosti podatkov ali upravni dogovor, se upošteva posebni postopek posredovanja ad hoc.
            
            
               2.   Službe komisije stopijo v stik z Varnostnim organom Komisije, ki se posvetuje s strokovno skupino Komisije za varnost.
            
            
               3.   Po posvetovanju s strokovno skupino Komisije za varnost lahko Komisija na predlog člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve, dovoli posredovanje zadevnih podatkov.
            
         
         POGLAVJE 6
         
            KONEC ŽIVLJENJSKEGA CIKLA PODATKOV STOPNJE CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL IN SECRET UE/EU SECRET
         
         
            Člen 37
            Kdaj se stopnja tajnosti zniža ali prekliče
            
               1.   Podatki ostanejo tajni samo, dokler jih je treba varovati. Znižanje stopnje tajnosti pomeni razvrstitev v nižjo stopnjo tajnosti. Preklic stopnje tajnosti pomeni, da se podatki ne štejejo več za tajne. Tvorec ob ustvarjanju tajnih podatkov EU po možnosti navede, ali se stopnja tajnosti podatkov EU lahko zniža ali prekliče na določen datum ali po določenem dogodku. V nasprotnem primeru tvorec najmanj vsakih 5 let pregleda podatke in oceni tveganje, da bi ugotovil, ali je prvotna stopnja tajnosti še vedno ustrezna.
            
            
               2.   Stopnja tajnosti dokumenta Komisije se lahko zniža ali prekliče na podlagi ad hoc, npr. na zahtevo javnosti za dostop do dokumentov.
            
         
         
            Člen 38
            Pristojnost za znižanje in preklic stopnje tajnosti
            
               1.   Stopnja tajnosti podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se zniža ali prekliče samo s tvorčevim dovoljenjem.
            
            
               2.   Za odločitev o tem, ali je mogoče znižati ali preklicati stopnjo tajnosti dokumenta, je pristojna služba Komisije, ki ga je ustvarila. Znotraj Komisije je pri vseh zahtevkih za znižanje in preklic stopnje tajnosti potrebno posvetovanje z vodjo enote ali direktorjem službe, ki je tvorec dokumenta. Če je oddelek zbral tajne podatke iz več virov, najprej zaprosi za soglasje druge strani, ki so dale na razpolago izvirno gradivo, tudi v državah članicah, drugih organih EU, tretjih državah ali mednarodnih organizacijah.
            
            
               3.   Če služba Komisije, ki je tvorec dokumenta, ne obstaja več, njene pristojnosti pa je prevzela druga služba, o znižanju in preklicu stopnje tajnosti odloči ta služba. Če služba, ki je tvorec dokumenta, ne obstaja več, njenih pristojnosti pa ni prevzela nobena druga služba, o znižanju ali preklicu stopnje tajnosti skupaj odločijo vodje enot ali direktorji generalnih direktoratov, ki so prejemniki.
            
            
               4.   Služba, ki je pristojna za znižanje ali preklic stopnje tajnosti, sodeluje z ustreznim registrom pri urejanju izvedbe znižanja ali preklica stopnje tajnosti v praksi.
            
         
         
            Člen 39
            Občutljivi netajni podatki
            Če se po pregledu dokumenta sprejme odločitev, da se stopnja tajnosti prekliče, je treba preučiti, ali bi moral imeti dokument oznako za razpošiljanje kot občutljivi netajni podatki v smislu člena 9 Sklepa (EU, Euratom) 2015/443.
         
         
            Člen 40
            Kako se označi, da je bila stopnja tajnosti dokumenta znižana ali preklicana
            
               1.   Izvirna oznaka stopnje tajnosti na vrhu in dnu vsake strani se vidno prečrta (se ne izbriše), in sicer v elektronski obliki s funkcijo „prečrtano“, v izpisih pa ročno.
            
            
               2.   Na prvi strani (naslovnici) se z žigom označi, da je stopnja tajnosti znižana ali preklicana, dodajo se podatki o organu, pristojnem za znižanje ali preklic stopnje tajnosti, in ustrezni datum.
            
            
               3.   Prvotni prejemniki podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se obvestijo o znižanju ali preklicu stopnje tajnosti. Prvotni prejemniki so odgovorni za obveščanje nadaljnjih naslovnikov, ki so jim poslali ali za katere so kopirali izvirne podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET.
            
            
               4.   O vseh odločitvah o preklicu stopnje tajnosti se obvesti zgodovinski arhiv Komisije.
            
            
               5.   Za vse prevode tajnih podatkov se uporablja enak postopek za znižanje ali preklic stopnje tajnosti kot za različico v izvirnem jeziku.
            
         
         
            Člen 41
            Delno znižanje ali preklic stopnje tajnosti podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET ad hoc
            
               1.   Možno je tudi delno znižanje ali preklic stopnje tajnosti (npr. samo prilog ali nekaterih odstavkov). Postopek je popolnoma enak kot pri znižanju ali preklicu stopnje tajnosti celotnega dokumenta.
            
            
               2.   Po delnem preklicu stopnje tajnosti („prečiščenju“) podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se pripravi izvleček, za katerega je stopnja tajnosti preklicana.
            
            
               3.   Deli, ki ostajajo tajni, se nadomestijo z oznako:
               
                           
                              ZA TA DEL SE NE PREKLIČE STOPNJA TAJNOSTI
                           
                        
                     Ta oznaka je v osrednjem besedilu, če je del, za katerega se ne prekliče stopnja tajnosti, del odstavka, ali kot odstavek, če je del, za katerega se ne prekliče stopnja tajnosti, določen odstavek ali več kot en odstavek.
            
            
               4.   Če za celotno prilogo ni mogoče preklicati stopnje tajnosti in zato ni vključena v izvleček, se to v besedilu posebej navede.
            
         
         
            Člen 42
            Rutinsko uničenje ali izbris podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET
            
               1.   Komisija ne kopiči velikih količin tajnih podatkov.
            
            
               2.   Službe Komisije, ki so tvorci dokumentov, vsakih 5 let pregledajo dokumente za uničenje ali izbris. V rednih časovnih presledkih se pregledujejo tako podatki, shranjeni na papirju, kot tudi podatki, shranjeni v KIS.
            
            
               3.   Osebje ne uniči papirnih izvodov dokumentov CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, ki jih ne potrebuje več, temveč za uničenje dokumentov zaprosi nadzornega uradnika registra, pri čemer upošteva zahteve za arhiviranje izvirnega dokumenta.
            
            
               4.   Osebju ni treba obvestiti tvorca, če uniči ali izbriše kopije dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET.
            
            
               5.   Za osnutke gradiva, ki vsebujejo tajne podatke, se uporabljajo enake metode odstranjevanja kot za dokončane tajne dokumente.
            
            
               6.   Za uničevanje dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se uporabljajo samo odobreni uničevalniki dokumentov. Za uničevanje dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL so primerni uničevalniki dokumentov varnostnega razreda 5 po DIN 66399. Za uničevanje dokumentov stopnje SECRET UE/EU SECRET so primerni uničevalniki dokumentov varnostnega razreda 6 po standardu DIN 66399.
            
            
               7.   Ostanki uničenega papirja iz odobrenih uničevalnikov dokumentov se lahko odstranijo kot običajni pisarniški odpadki.
            
            
               8.   Varnostni uradnik registra pripravi potrdila o uničenju ter jih ustrezno posodobi z dnevniškimi zapisi in drugimi podatki o vpisu.
            
            
               9.   Vsi nosilci podatkov in naprave, ki vsebujejo podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, se ob koncu življenjske dobe ustrezno pobrišejo. Elektronski podatki se uničijo ali izbrišejo z virov informacijske tehnologije in z njimi povezanih nosilcev podatkov tako, da je mogoče razumno zagotoviti, da podatkov ni mogoče obnoviti. Ko se pomnilniška naprava pobriše, se vsi podatki odstranijo, iz nje pa se odstranijo tudi vse oznake in dnevniki dejavnosti.
            
            
               10.   Računalniški nosilec podatkov se izroči lokalnemu varnostnemu uradniku in/ali nadzornemu uradniku registra v uničenje ali odstranitev.
            
         
         
            Člen 43
            Evakuacija in uničenje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET v izrednih razmerah
            
               1.   Vodja službe Komisije oblikuje, odobri in po potrebi sproži načrt evakuacije in uničenja v izrednih razmerah za varovanje tajnih podatkov EU, za katere obstaja velika nevarnost, da bi v kriznih razmerah prišli v roke nepooblaščenim osebam. Po prednostnem zaporedju in glede na naravo izrednih razmer pride v poštev:
               
                           (1)
                        
                        
                           prenos tajnih podatkov EU na drug varen prostor, po možnosti varnostno območje v isti zgradbi;
                        
                     
                           (2)
                        
                        
                           evakuacija tajnih podatkov EU na drug varen prostor, po možnosti varnostno območje v drugi zgradbi, po možnosti zgradbi Komisije;
                        
                     
                           (3)
                        
                        
                           uničenje tajnih podatkov EU, po možnosti z odobrenimi sredstvi za uničenje.
                        
                     
            
               2.   Če so bili sproženi načrti za izredne razmere, ima prednost prenos ali uničenje najprej podatkov SECRET UE/EU SECRET, nato pa podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.
            
            
               3.   Za operativne podrobnosti načrtov za evakuacijo in uničenje v izrednih razmerah se določi stopnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED. V vsakem sefu, v katerem so shranjeni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, se hrani kopija, tako da je na razpolago v primeru izrednih razmer.
            
         
         
            Člen 44
            Arhiviranje
            
               1.   Odločitve o tem, ali in kdaj naj se podatki arhivirajo, ter ustrezni praktični ukrepi so v skladu s politiko Komisije o upravljanju dokumentov.
            
            
               2.   Dokumenti stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se ne pošiljajo v Zgodovinski arhiv Evropske unije v Firencah.
            
         
         POGLAVJE 7
         
            KONČNE DOLOČBE
         
         
            Člen 45
            Preglednost
            O tem sklepu se obvesti osebje Komisije in vse osebe, za katere se uporablja, sklep pa se objavi v Uradnem listu Evropske unije.
         
         
            Člen 46
            Začetek veljavnosti
            Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
         
         
            V Bruslju, 17. oktobra 2019
            
               
                  Za Komisijo
               
               
                  V imenu predsednika
               
               Günther OETTINGER
               
                  Član Komisije
               
            
         
         
            (1)  UL L 72, 17.3.2015, str. 41.
         
            (2)  UL L 72, 17.3.2015, str. 53.
         
            (3)  UL L 6, 11.1.2017, str. 40.
         
            (4)  Sklep Sveta 2013/488/EU z dne 23. septembra 2013 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU (UL L 274, 15.10.2013, str. 1).
         
            (5)  Sklep Komisije z dne 4. maja 2016 o pooblastitvi v zvezi z varnostnimi zadevami (C(2016) 2797 final).
         
            (6)  V skladu s členom 3 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 so podatki CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL „podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko škodovalo vitalnim interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic“.
         
            (7)  V skladu s členom 3 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444 so podatki SECRET UE/EU SECRET „podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko resno škodovalo vitalnim interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic“.
         
            (8)  V skladu s členom 18 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444.
         
            (9)  V skladu s členom 18 Sklepa (EU, Euratom) 2015/444.
         
            (10)  Preglednica enakovrednosti oznak držav članic je v Prilogi I k Sklepu (EU, Euratom) 2015/444.
      
      
         
            PRILOGA
            Kategorije osebja, ki lahko imajo dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, če jih potrebujejo za opravljanje svojih poklicnih nalog
            
                        Kategorije osebja Komisije
                     
                     
                        Dostop do podatkov stopnje C-UE/EU-C in S-UE/EU-S
                     
                     
                        Pogoji
                     
                  
                        Uradniki
                     
                     
                        da
                     
                     
                        preverjanje + seznanjanje + potrditev + dovoljenje + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Začasni uslužbenci
                     
                     
                        da
                     
                     
                        preverjanje + seznanjanje + potrditev + dovoljenje + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Pogodbeni uslužbenci
                     
                     
                        da
                     
                     
                        preverjanje + seznanjanje + potrditev + dovoljenje + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Napoteni nacionalni strokovnjaki
                     
                     
                        da
                     
                     
                        samo, če so jih pred prevzemom naloge varnostno preverile države članice EU + seznanjanje s strani Komisije + potrditev + dovoljenje s strani Komisije + potreba po seznanitvi
                     
                  
                        Pripravniki
                     
                     
                        ne
                     
                     
                        izjeme niso možne
                     
                  
                        Katera koli druga kategorija osebja (agencijski delavci, zunanji izvajalci, ki opravljajo notranje dejavnosti)
                     
                     
                        ne
                     
                     
                        posvetovanje z Varnostnim organom Komisije glede izjem