CELEX: 52018JC0021
Language: sl
Date: 2018-07-13
Title: Skupni predlog SKLEP SVETA o stališču, ki se v imenu Evropske unije zavzame v Skupnem odboru, ustanovljenem z Okvirnim sporazumom o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani, v zvezi s sprejetjem poslovnika Skupnega odbora, ustanovitvijo pododborov in posebnih delovnih skupin ter sprejetjem njihovega mandata

EVROPSKA KOMISIJA
            Bruselj, 13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            2018/0284(NLE)
            Skupni predlog
            SKLEP SVETA
            o stališču, ki se v imenu Evropske unije zavzame v Skupnem odboru, ustanovljenem z Okvirnim sporazumom o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani, v zvezi s sprejetjem poslovnika Skupnega odbora, ustanovitvijo pododborov in posebnih delovnih skupin ter sprejetjem njihovega mandata
            
               
         
         
            
               OBRAZLOŽITVENI MEMORANDUM
            
            
               1.PREDMET UREJANJA PREDLOGA
            
            
               Ta predlog se nanaša na sklep o stališču, ki se v imenu Unije zastopa v Skupnem odboru, ustanovljenem z Okvirnim sporazumom o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum).
            
            
            
               2.OZADJE PREDLOGA
            
            
               2.1.Okvirni sporazum o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med EU in Vietnamom
            
            
               Cilj Sporazuma je vzpostaviti okrepljeno partnerstvo med EU in njenimi državami članicami ter Vietnamom ter poglobiti in spodbujati sodelovanje pri vprašanjih skupnega interesa, ki odraža skupne vrednote in načela, vključno z okrepitvijo dialoga na visoki ravni. Sporazum bo vzpostavil skladen pravno zavezujoč okvir za odnose med EU in Vietnamom. Sporazum je začel veljati 1. oktobra 2016.
            
            
               2.2.Skupni odbor
            
            
               S členom 52 Sporazuma se ustanovi Skupni odbor. Njegova glavna naloga je olajševanje in pospešitev izvajanja splošnih ciljev Sporazuma ter ohranjanje splošne skladnosti v odnosih med EU in Vietnamom. Skupni odbor poleg tega: spremlja razvoj odnosov med EU in Vietnamom; izmenjuje mnenja in daje predloge o vprašanjih skupnega interesa; si prizadeva za reševanje sporov, do katerih bi lahko prišlo na področjih, ki jih zajema Sporazum.
            
            
               Skupni odbor po potrebi pripravlja priporočila in sprejema sklepe za upoštevanje posebnih vidikov Sporazuma. Skupni odbor se srečuje na najvišji možni ravni. Skupni odbor sprejme svoj poslovnik. Lahko ustanavlja pododbore in posebne delovne skupine za obravnavo določenih vprašanj.
            
            
               2.3.Predvideni akt Skupnega odbora
            
            
               Na svojem prvem zasedanju Skupni odbor sprejme sklep glede sprejetja svojega poslovnika ter mandata pododborov in posebnih delovnih skupin (v nadaljnjem besedilu: predvideni akt).
            
            
               Namen predvidenega akta je v skladu s členom 52(5) Sporazuma sprejeti poslovnik, na katerem temelji delovanje Skupnega odbora, ter mandat pododborov in posebnih delovnih skupin, da se omogoči izvajanje Sporazuma.
            
            
            
               3.STALIŠČE, KI SE SPREJME V IMENU UNIJE
            
            
               Cilj stališča, ki se sprejme v imenu Unije, bi moralo biti sprejetje poslovnika Skupnega odbora EU-Vietnam ter mandata pododborov in posebnih delovnih skupin. Stališče bi moralo temeljiti na osnutkih sklepov Skupnega odbora.
            
            
            
               4.PRAVNA PODLAGA
            
            
               4.1.Postopkovna pravna podlaga
            
         
         
            
               4.1.1.Načela
            
            
               Člen 218(9) Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) določa sklepe o „določitvi stališč, ki naj se v imenu Unije zastopajo v organu, ustanovljenem s sporazumom, kadar ta organ sprejema akte s pravnim učinkom, razen aktov o spremembah ali dopolnitvah institucionalnega okvira sporazuma.“
            
            
               Pojem „akti s pravnim učinkom“ vključuje akte, ki imajo pravni učinek po pravilih mednarodnega prava, s katerimi se ureja zadevni organ. Vključuje tudi instrumente, ki nimajo zavezujočega učinka v mednarodnem pravu, vendar lahko „odločilno vplivajo na vsebino ureditve, ki jo sprejme zakonodajalec Unije“.
            
            
               4.1.2.Uporaba v obravnavanem primeru
            
            
               Skupni odbor je organ, ustanovljen s sporazumom, tj. z Okvirnim sporazumom o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani.
            
            
               Akt, k sprejetju katerega je Skupni odbor pozvan, je akt s pravnim učinkom, saj Skupni odbor v skladu s členom 52(5) Sporazuma sprejme svoj poslovnik.
            
            
               Predvideni akt ne dopolnjuje ali spreminja institucionalnega okvira Sporazuma.
            
            
               Postopkovna pravna podlaga za predlagani sklep je zato člen 218(9) PDEU.
            
            
            
               4.2.Materialna pravna podlaga
            
            
               4.2.1.Načela
            
            
               Materialna pravna podlaga za sklep iz člena 218(9) PDEU je odvisna predvsem od cilja in vsebine predvidenega akta, glede katerega se v imenu Unije zastopa stališče. Če ima predvideni akt dva cilja ali elementa in če je eden od teh ciljev ali elementov glavni, drugi pa postranski, mora sklep iz člena 218(9) PDEU temeljiti na samo eni materialni pravni podlagi, in sicer na tisti, ki se zahteva za glavni ali prevladujoči cilj ali element.
            
            
               Kar zadeva predvideni akt, ki ima hkrati več ciljev ali elementov, ki so neločljivo povezani, ne da bi bil kateri od njih v razmerju do drugih postranski, mora materialna pravna podlaga sklepa iz člena 218(9) PDEU izjemoma vključevati različne ustrezne pravne podlage.
            
            
               4.2.2.Uporaba v obravnavanem primeru
            
            
               Predvideni akt je namenjen podpiranju ciljev Sporazuma in olajševanju njegovega izvajanja.
            
            
               Podpis Sporazuma je temeljil na členih 207 in 209 PDEU.
            
            
               Predvideni akt bi moral zato temeljiti na isti materialni pravni podlagi.
            
            
            
               4.3.Sklepna ugotovitev
            
            
               Pravna podlaga predlaganega sklepa bi morala biti člena 207 in 209 PDEU v povezavi s členom 218(9) PDEU.
            
         
         
            
            
               5.OBJAVA PREDVIDENEGA AKTA
            
            
               Ker bo z aktom Skupnega odbora določen njegov poslovnik, je primerno, da se ga po sprejetju objavi v Uradnem listu Evropske unije.
            
            
               2018/0284 (NLE)
            
            
               Skupni predlog
            
            
               SKLEP SVETA
            
            
               o stališču, ki se v imenu Evropske unije zavzame v Skupnem odboru, ustanovljenem z Okvirnim sporazumom o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani, v zvezi s sprejetjem poslovnika Skupnega odbora, ustanovitvijo pododborov in posebnih delovnih skupin ter sprejetjem njihovega mandata
            
            
               SVET EVROPSKE UNIJE JE –
            
            
               ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije ter zlasti členov 207 in 209 v povezavi s členom 218(9) Pogodbe,
            
            
               ob upoštevanju skupnega predloga visoke predstavnice Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko ter Evropske komisije,
            
            
               ob upoštevanju naslednjega:
            
            
               (1)Okvirni sporazum o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) je začel veljati 1. oktobra 2016.
            
            
               (2)S členom 52(1) Sporazuma se ustanovi Skupni odbor, ki je pristojen za zagotavljanje ustreznega delovanja in izvajanja Sporazuma.
            
            
               (3)Člen 52(5) Sporazuma določa, da Skupni odbor sprejme svoj poslovnik, člen 52(3) pa določa, da lahko ustanovi pododbore in posebne delovne skupine.
            
            
               (4)Da se zagotovi učinkovito izvajanje Sporazuma, bi bilo treba poslovnik Skupnega odbora sprejeti čim prej.
            
            
               (5)Stališče Unije v okviru Skupnega odbora bi zato moralo temeljiti na priloženih osnutkih sklepov Skupnega odbora –
            
            
               SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:
            
            
               Člen 1
            
            
               Stališče, ki ga Unija zavzame na prvem zasedanju Skupnega odbora, ustanovljenega s členom 52 Okvirnega sporazuma med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani, v zvezi s
            
            
               ·sprejetjem poslovnika Skupnega odbora,
            
         
         
            
               ·ustanovitvijo pododborov in posebnih delovnih skupin ter sprejetjem njihovega mandata, temelji na osnutkih sklepov Skupnega odbora, ki sta priložena temu sklepu.
            
            
            
               Člen 2
            
            
               Ta sklep je naslovljen na Komisijo.
            
            
            
               V Bruslju,
            
            
               
                     Za Svet
               
               
                     Predsednik
               
            
         
         
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EVROPSKA KOMISIJA
            Bruselj,13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            Skupnemu predlogu
            PRILOGE
            k
            SKLEPA SVETA
            o stališču, ki se v imenu Evropske unije zavzame v Skupnem odboru, ustanovljenem z Okvirnim sporazumom o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani, v zvezi s sprejetjem poslovnika Skupnega odbora, ustanovitvijo pododborov in posebnih delovnih skupin ter sprejetjem njihovega mandata
            
               
         
         
            
               PRILOGA 1
            
            
            
               Sklep št. 1/... Skupnega odbora EU-Vietnam
            
            
               z dne ... 
            
            
               o sprejetju poslovnika 
            
            
            
            
               SKUPNI ODBOR EU-VIETNAM JE – 
            
            
               ob upoštevanju Okvirnega sporazuma o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti člena 52 Sporazuma,
            
            
               ob upoštevanju naslednjega:
            
            
               (1)Sporazum je začel veljati 1. oktobra 2016.
            
            
               (2)Za čim učinkovitejše izvajanje Sporazuma bi bilo treba sprejeti poslovnik Skupnega odbora –
            
            
            
               SKLENIL: 
            
            
            
               Edini člen
            
            
               Sprejme se poslovnik Skupnega odbora, kot je določen v Prilogi A.
            
            
            
               V/Na …, xxxx. 
            
         
         
            
            
            
            
               Za Skupni odbor EU-Vietnam
            
            
               Predsednik
            
            
            
               
            
               Priloga A
            
            
               Poslovnik Skupnega odbora
            
            
            
               Člen 1
            
            
               Naloge in sestava
            
            
               1. Skupni odbor izvaja naloge iz člena 52 Okvirnega sporazuma o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum).
            
            
               2. Skupni odbor sestavljajo predstavniki obeh strani na najvišji možni ravni.
            
            
            
               Člen 2
            
            
               Seje
            
            
               1. Skupni odbor se običajno sestane enkrat na leto. Seje Skupnega odbora skliče predsednik. Seje so organizirane izmenično v Hanoju in Bruslju na sporazumno določen datum. Izredne seje Skupnega odbora se lahko skličejo na zahtevo katere koli pogodbenice, če se pogodbenici tako dogovorita.
            
            
               2. Ob soglasju pogodbenic lahko seje Skupnega odbora izjemoma potekajo v obliki video- ali telekonference.
            
            
               3. Seje Skupnega odbora potekajo za zaprtimi vrati, razen če predsednik v dogovoru s pogodbenicama ne odloči, da je seja javna. 
            
         
         
            
            
               Člen 3 
            
            
               Predsednik
            
            
               1. Skupnemu odboru eno koledarsko leto izmenično predseduje pogodbenica, ki je gostiteljica seje v zadevnem koledarskem letu. Skupnemu odboru iz člena 52 Sporazuma predseduje visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko ali podpredsednik vlade oziroma minister za zunanje zadeve Socialistične republike Vietnam. Pravico do predsedovanja vsem ali delu sej Skupnega odbora lahko pogodbenica prenese na višjega uradnika.
            
            
               2. Pogodbenica, ki je gostiteljica prve seje Skupnega odbora, odboru predseduje od datuma navedene seje do 31. decembra istega leta.
            
            
            
               Člen 4
            
            
               Udeleženci
            
            
               1. Vsaka pogodbenica pred vsako sejo obvesti predsednika o predvideni sestavi svoje delegacije.
            
            
               2. Predsednik lahko, kadar je to primerno in v soglasju s pogodbenicama, na sejo povabi strokovnjake ali predstavnike drugih organov, da na seji delujejo kot opazovalci ali da zagotovijo informacije o določeni zadevi.
            
            
               Člen 5
            
            
               Sekretariat
            
            
               Predstavnik Evropske službe za zunanje delovanje in predstavnik vlade Republike Vietnam delujeta skupaj kot sekretarja Skupnega odbora. Vsa sporočila za predsednika Skupnega odbora in od njega se posredujejo sekretarjema. Korespondenca za predsednika Skupnega odbora in od njega je lahko v kakršni koli pisni obliki, vključno z elektronsko pošto. 
            
            
            
               Člen 6
            
            
               Dnevni redi sej
            
            
               1. Predsednik za vsako sejo pripravi začasni dnevni red. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti v kakršni koli pisni obliki pošlje pogodbenicama vsaj 30 dni pred začetkom seje. Predsednik lahko v soglasju s pogodbenicama določi drug rok za določeno sejo.
            
            
               2. Katera koli pogodbenica lahko v kakršni koli pisni obliki zahteva, da predsednik na dnevni red uvrsti določeno točko. Začasni dnevni red vključuje vse točke, za katere je predsednik prejel tako zahtevo najpozneje 21 dni pred datumom seje.
            
            
               3. Skupni odbor na začetku vsake seje sprejme dnevni red. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.
            
            
               4. Na seji Skupnega odbora lahko obe strani izmenjata informacije o dialogu o človekovih pravicah med Vietnamom in EU.
            
         
         
            
            
               Člen 7
            
            
               Zapisnik
            
            
               1. Predsednik po vsaki seji povzame sklepe, ki jih je sprejel Skupni odbor. Sekretarja skupaj sestavita osnutek zapisnika na podlagi navedenih sklepov v 30 dneh po datumu seje. 
            
            
               2. Pogodbenici odobrita osnutek v 60 dneh po datumu seje ali do katerega koli datuma, o katerem se dogovorita. Ko pogodbenici odobrita osnutek zapisnika, predsednik podpiše dva izvirnika. Vsaka pogodbenica prejme po en izvirnik.
            
            
            
               Člen 8
            
            
               Sklepi in priporočila
            
            
               1. Po dogovoru s pogodbenicama lahko Skupni odbor sprejema sklepe in daje priporočila samo v okviru svojih funkcij in nalog, kot je določeno v členu 52 Sporazuma. 
            
            
               2. Sklepi in priporočila, ki jih sprejme Skupni odbor, se naslovijo „Sklep“ ali „Priporočilo“, naslovu pa sledi zaporedna številka, datum sprejetja in opis vsebine. V vsakem sklepu je naveden datum začetka njegove veljavnosti.
            
            
               3. Skupni odbor lahko sklene, da sprejme sklepe ali priporočila s pisnim postopkom. V takih primerih se pogodbenici dogovorita za čas trajanja postopka. Če po izteku navedenega roka nobena od pogodbenic na predlagani sklep ali priporočilo ni izrazila nasprotovanja, predsednik Skupnega odbora razglasi, da je bil sklep oziroma priporočilo sprejeto soglasno.
            
            
               4. Sklepi in priporočila, ki jih sprejme Skupni odbor, se izdajo v dveh verodostojnih izvodih, ki ju podpiše predsednik Skupnega odbora. 
            
            
               5. Vsaka pogodbenica lahko sklepe in priporočila Skupnega odbora objavi v svojem uradnem glasilu. 
            
            
            
               Člen 9
            
            
               Stroški
            
            
               1. Vsaka pogodbenica krije svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na sejah Skupnega odbora. 
            
            
               2. Vsaka pogodbenica krije svoje stroške v zvezi s tolmačenjem na sejah in prevajanjem.
            
            
               3. Pogodbenica gostiteljica seje krije stroške, povezane z organizacijo sej in razmnoževanjem dokumentov. 
            
            
         
         
            
               Člen 10
            
            
               Pododbori in posebne delovne skupine
            
            
               1. V skladu s členom 52(3) Sporazuma lahko Skupni odbor ustanovi pododbore in posebne delovne skupine, ki mu pomagajo pri izvajanju njegovih nalog. Pododbori in posebne delovne skupine po vsaki svoji seji poročajo Skupnemu odboru. 
            
            
               2. Skupni odbor se lahko odloči, da razpusti kateri koli obstoječi pododbor in posebno delovno skupino, opredeli ali spremeni njen mandat ali ustanovi dodatne pododbore in posebne delovne skupine, ki mu bodo pomagale pri izvajanju njegovih nalog. 
            
            
               3. Pododbori in posebne delovne skupine nimajo nobenih pristojnosti za odločanje.
            
            
            
            
            
               PRILOGA 2
            
            
            
               Sklep št. 2/... Skupnega odbora EU-Vietnam
            
            
               z dne ... 
            
            
               o ustanovitvi štirih pododborov in posebnih delovnih skupin ter sprejetju njihovega mandata
            
            
            
            
               SKUPNI ODBOR EU-VIETNAM JE –
            
            
               ob upoštevanju Okvirnega sporazuma o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti člena 52(3) Sporazuma ter člena [10] poslovnika Skupnega odbora,
            
            
               ob upoštevanju naslednjega:
            
            
               (1)Za omogočanje razprav na strokovni ravni o ključnih področjih, za katera se Sporazum uporablja, bi bilo treba ustanoviti pododbore in posebne delovne skupine. Pogodbenici se lahko na zahtevo dogovorita za spremembo seznama pododborov ali posebnih delovnih skupin in/ali njihovega področja uporabe.
            
            
               (2)Skupni odbor se lahko v skladu s členom [8] poslovnika odloči, da bo sklepe sprejel po pisnem postopku [če se pisni postopek v tem primeru uporablja].
            
         
         
            
               (3)Ta sklep bi bilo treba sprejeti, da pododbori in posebne delovne skupine začnejo pravočasno delovati –
            
            
            
               SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:
            
            
            
               Edini člen
            
            
               Ustanovijo se pododbori in posebne delovne skupine iz Priloge A. Mandat pododborov in posebnih delovnih skupin je določen v Prilogi B.
            
            
            
               V Bruslju,
            
            
            
               Za Skupni odbor EU-Vietnam
            
            
               Predsednik
            
            
            
               
            
            
               Priloga A
            
            
            
               Skupni odbor EU-Vietnam
            
            
               Pododbori in posebne delovne skupine
            
            
            
               (1)
                     Pododbor za [politična vprašanja]; 
            
         
         
            
               (2)
                     Pododbor za [trgovino in naložbe];
            
            
               (3)
                     Pododbor za [trajnostni razvoj];
            
            
               (4)
                     Pododbor za [dobro upravljanje, pravno državo in človekove pravice].
            
            
            
            
               
            
            
               Priloga B 
            
            
            
               Mandat 
            
            
               pododborov in posebnih delovnih skupin, ustanovljenih na podlagi Okvirnega sporazuma o obsežnem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Socialistično republiko Vietnam na drugi strani 
            
            
            
               Člen 1
            
            
               1. Vsak pododbor in posebna delovna skupina lahko na svojih sejah obravnava izvajanje Sporazuma na področjih, ki jih zajema. Pododbor za dobro upravljanje, pravno državo in človekove pravice lahko na podlagi dogovorjenega dnevnega reda razpravlja o sodelovanju na področju pravne države in dobrega upravlja ter izmenjuje informacije o sodelovanju na področju človekovih pravic, ne sme pa obravnavati vprašanj, o katerih se razpravlja v okviru dialoga o človekovih pravicah med Vietnamom in EU.
            
            
               2. Pododbori in posebne delovne skupine lahko obravnavajo tudi zadeve ali posebne projekte, povezane z ustreznim področjem dvostranskega sodelovanja.
            
            
            
               Člen 2
            
            
               Pododbori in posebne delovne skupine delujejo v okviru pooblastil Skupnega odbora. Poročajo predsedniku Skupnega odbora ter mu posredujejo zapisnike in sklepe v 30 koledarskih dneh po vsaki seji.
            
            
            
               Člen 3
            
         
         
            
               1. Pododbori in posebne delovne skupine sestavljajo predstavniki obeh strani.
            
            
               2. Po dogovoru pogodbenic lahko pododbori in posebne delovne skupine na svoje seje po potrebi povabijo strokovnjake in se posvetujejo z njimi glede določenih točk dnevnega reda.
            
            
            
               Člen 4
            
            
               Pododborom in posebnim delovnim skupinam izmenično sopredseduje/predseduje pogodbenica, ki predseduje Skupnemu odboru.
            
            
            
               Člen 5
            
            
               Predstavnik Evropske unije in predstavnik vlade Socialistične republike Vietnam delujeta skupaj kot sekretarja pododborov in posebnih delovnih skupin. 
            
            
            
            
               Člen 6
            
            
               1. Pododbori in posebne delovne skupine se po dogovoru pogodbenic sestanejo, kadar to zahtevajo okoliščine, in sicer na podlagi pisne zahteve ene od pogodbenic ter najmanj enkrat letno. Vsaka seja poteka na kraju in ob času, o katerih se dogovorita pogodbenici.
            
            
               2. Na zahtevo ene od pogodbenic za sejo pododbora ali posebne delovne skupine sekretar druge pogodbenice odgovori v 20 delovnih dneh od njenega prejema. V posebej nujnih primerih se lahko seje pododborov in posebnih delovnih skupin skličejo v krajšem času, če se pogodbenici s tem strinjata.
            
            
               3.  Seje pododborov in posebnih delovnih skupin skupaj skličeta sekretarja.
            
            
               4. Vsaka pogodbenica pred vsako sejo obvesti predsednika o predvideni sestavi svoje delegacije.
            
            
            
               Člen 7 
            
            
               1. Katera koli od pogodbenic lahko zahteva, da predsednik na dnevni red seje pododbora ali posebne delovne skupine uvrsti določeno točko. Točke za uvrstitev na dnevni red se predložijo sekretarjema najmanj 20 delovnih dni pred datumom zadevne seje. Vsa spremna dokumentacija se sekretarjema pošlje najmanj 20 delovnih dni pred sejo. 
            
            
               2. Sekretarja pogodbenicama posredujeta osnutek dnevnega reda najpozneje 10 delovnih dni pred sejo. Končni dnevni red se sprejme po dogovoru obeh pogodbenic. V izjemnih okoliščinah se lahko po dogovoru pogodbenic točke dodajo na dnevni red v krajšem roku.
            
            
         
         
            
               Člen 8
            
            
               1. Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsake seje.
            
            
               2. Seje pododborov in posebnih delovnih skupin niso javne, razen če ni dogovorjeno drugače. 
            
            
            
               Člen 9
            
            
               1. Vsaka pogodbenica krije svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na sejah pododborov in posebnih delovnih skupin. 
            
            
               2. Vsaka pogodbenica krije svoje stroške v zvezi s tolmačenjem na sejah in prevajanjem.
            
            
               3. Pogodbenica gostiteljica seje krije stroške, povezane z organizacijo sej in razmnoževanjem dokumentov.