CELEX: 32022D0121
Language: mt
Date: 2022-01-27 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE) 2022/121 tas-27 ta’ Jannar 2022 li tistabbilixxi regoli interni dwar l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data u r-restrizzjoni ta’ ċerti drittijiet tagħhom fil-kuntest tal-ipproċessar ta’ data personali għall-finijiet tat-trattament ta’ talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal

28.1.2022   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 19/77
               
            
         DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI (UE) 2022/121
         tas-27 ta’ Jannar 2022
         li tistabbilixxi regoli interni dwar l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data u r-restrizzjoni ta’ ċerti drittijiet tagħhom fil-kuntest tal-ipproċessar ta’ data personali għall-finijiet tat-trattament ta’ talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal
         IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
         Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b’mod partikulari l-Artikolu 249(1) tiegħu,
         Billi:
         
                     (1)
                  
                  
                     Ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (1) (“ir-Regolamenti tal-Persunal”), jirrikjedu li l-Kummissjoni twieġeb għal ċerti talbiet u lmenti. Dawk il-kompiti jitwettqu prinċipalment mill-Unità “Appelli u Monitoraġġ tal-Każijiet” tad-Direttorat Ġenerali responsabbli għar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà (“DĠ HR”), li tistabbilixxi l-fatti rilevanti u tevalwahom minn perspettiva legali sabiex tassisti lill-Awtorità tal-Ħatra jew lill-Awtorità responsabbli għall-Konklużjoni tal-Kuntratti ta’ Impjieg (“l-Awtorità”) fit-teħid ta’ deċiżjoni.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     L-Artikolu 22c tar-Regolamenti tal-Persunal jobbliga lill-Kummissjoni, skont l-Artikoli 24 u 90 tar-Regolamenti tal-Persunal, li tistabbilixxi proċedura għat-trattament tal-ilmenti mressqa mill-uffiċjali dwar il-mod kif jiġu ttrattati wara jew bħala konsegwenza li jkunu rrapportaw irregolarità serja skont l-Artikoli 22a u 22b tar-Regolamenti tal-Persunal (2).
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     L-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal jirrikjedi li l-Kummissjoni tassisti lill-uffiċjali fi proċedimenti kontra persuni li jwettqu theddid, atti jew kliem ta’ insult jew malafama, jew attakki fuq persuna jew proprjetà li għalihom huma jew membru tal-familja tagħhom huma soġġetti minħabba l-pożizzjoni jew id-dmirijiet tagħhom.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     L-Artikolu 90(1) u (2) tar-Regolamenti tal-Persunal jippermetti lil kull persuna li għaliha japplikaw ir-Regolamenti tal-Persunal li titlob lill-Awtorità tieħu deċiżjoni dwarha, jew tressaq ilment kontra deċiżjoni li taffettwaha b’mod negattiv.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Fil-kuntest ta’ dawk l-attivitajiet, is-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni jiġbru u jipproċessaw l-informazzjoni rilevanti. Dik l-informazzjoni tinkludi data personali, b’mod partikolari data dwar l-identifikazzjoni, data ta’ kuntatt u dwar l-imġiba. Is-servizzi kompetenti tal-Kummissjoni jittrażmettu data personali lil servizzi oħra tal-Kummissjoni fuq bażi ta’ “tagħrif skont il-bżonn”.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Id-data personali hija maħżuna f’ambjent elettroniku u sigur biex ma jkunx hemm aċċess illegali jew trasferiment ta’ data lil persuni li m’għandhomx bżonn li jkunu jafu. Wara li jintemm l-ipproċessar, id-data tinżamm f’konformità mar-regoli applikabbli tal-Kummissjoni (3).
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Waqt li twettaq il-kompiti tagħha skont ir-Regolamenti tal-Persunal, il-Kummissjoni hija marbuta li tirrispetta d-drittijiet tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali rikonoxxuti mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat, kif ukoll id-drittijiet previsti fir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4). Fl-istess ħin, il-Kummissjoni hija meħtieġa tikkonforma ma’ regoli stretti ta’ kunfidenzjalità u segretezza professjonali.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     F’ċerti ċirkostanzi, huwa meħtieġ li jiġu rikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mal-ħtieġa li jiġu ssalvagwardjati l-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali u li tiġi żgurata l-effettività tar-rispons tal-Kummissjoni għal allegazzjonijiet ta’ fastidju u mġiba jew attakki oħra mhux xierqa, kif ukoll b’rispett sħiħ għad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti tad-data oħrajn. F’dan is-sens, l-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti l-possibbiltà lill-Kummissjoni li tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35, kif ukoll il-prinċipju ta’ trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1) il-punt (a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 ta’ dak ir-Regolament.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Dan jista’, b’mod partikolari, ikun il-każ fir-rigward tal-għoti ta’ informazzjoni dwar l-ipproċessar ta’ data personali lill-persuna li fir-rigward tagħha tkun tressqet talba jew ilment “il-persuna kkonċernata”), b’mod partikolari meta l-proċedura toriġina minn talba għal assistenza skont l-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal li tallega fastidju. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi l-għoti ta’ tali informazzjoni lill-persuna kkonċernata sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ min jagħmel it-talba, ta’ min jagħmel l-ilment jew tax-xhud skont l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel dan, b’mod partikolari biex tipproteġi lil dawk il-persuni kontra ritaljazzjoni possibbli mill-persuni kkonċernati li kontrihom saru allegazzjonijiet in bona fede, li madankollu ma wasslux għal miżuri mill-amministrazzjoni. F’xi sitwazzjonijiet jista’ jkun meħtieġ li jiġi ristrett l-għoti ta’ tali informazzjoni biex jiġi evitat li jseħħ fastidju jew imġiba jew attakki mhux xierqa oħra fil-Kummissjoni (b’mod partikolari fl-entità organizzattiva fejn il-persuna kkonċernata taħdem flimkien ma’ min jagħmel it-talba, l-ilmentatur u jew ix-xhud).
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu ristretti drittijiet oħra tal-persuna kkonċernata meta l-eżerċizzju ta’ dawn id-drittijiet jiżvela informazzjoni dwar min jagħmel it-talba, l-ilmentatur jew xhud li jkun talab li l-identità tiegħu ma tiġix żvelata. F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-dritt ta’ aċċess għad-dikjarazzjoni relatata mal-persuna kkonċernata jew mad-drittijiet l-oħra tagħha sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ min jagħmel it-talba, tal-ilmentatur jew tax-xhud għar-raġunijiet stabbiliti fil-premessa 9. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel dan skont l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu ristretti d-drittijiet tal-persuna kkonċernata sabiex tiġi salvagwardjata funzjoni ta’ monitoraġġ, spezzjoni jew funzjoni regolatorja marbuta mal-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali f’każ fejn ikun involut objettiv importanti ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni, jiġifieri li tiġi żgurata l-effettività tar-rispons tal-Kummissjoni għal allegazzjonijiet ta’ fastidju u ta’ kwalunkwe mġiba jew attakk mhux xierqa oħra. Il-ġlieda kontra l-fastidju u kwalunkwe mġiba jew attakk ieħor mhux xieraq tikkostitwixxi objettiv importanti ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni, inkluż tal-Kummissjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni għandha d-dmir li tassisti lill-persunal tagħha skont l-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal. Sabiex il-membri tal-persunal ma jiġux skoraġġuti milli jirrapportaw każijiet perċepiti ta’ fastidju u mġiba jew attakki oħra mhux xierqa u milli jitolbu assistenza f’dan il-kuntest, li huwa fl-interess pubbliku tal-Unjoni, għandu jiġi żgurat li l-persuni kkonċernati ma jiksbux għarfien tat-talba għal assistenza li tikkonċernahom. Dan jista’ jkun partikolarment pertinenti f’każijiet fejn l-Awtorità ssib li ma seħħ l-ebda fastidju skont it-tifsira tar-Regolamenti tal-Persunal. F’tali sitwazzjoni, l-interess pubbliku tal-Unjoni jeżiġi li l-persuna kkonċernata ma tkunx taf bit-talba għal assistenza sabiex jiġi ppreżervat ir-rikors mill-membri tal-persunal għall-proċedura prevista fl-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal u sabiex jiġu evitati kunflitti ġodda. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-drittijiet tal-persuna kkonċernata skont l-Artikolu 25(1), il-punti (c) u (g) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġu ristretti d-drittijiet tal-persuna kkonċernata sabiex jiġu salvagwardjati l-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali, li dawk li jagħmlu t-talba, l-ilmentaturi jew ix-xhieda jirrapportaw lill-Kummissjoni fir-rigward tal-persuna kkonċernata. Pereżempju, dawk li jagħmlu talba, l-ilmentaturi u x-xhieda jistgħu jirrapportaw imġiba mhux xierqa u fastidju psikoloġiku u sesswali. F’każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-drittijiet tal-persuna kkonċernata skont l-Artikolu 25(1), il-punt (b) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Ir-Regolamenti tal-Persunal jeżiġu li l-Kummissjoni tiżgura li t-talbiet u l-ilmenti skont dawk ir-Regolamenti jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali. Sabiex tiġi żgurata dik il-kunfidenzjalità, filwaqt li jiġu rispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jeħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data f’konformità mal-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar imwettqa mill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha rigward it-trattament ta’ talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Sabiex tikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-individwi kollha bl-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u bid-drittijiet tagħhom b’mod trasparenti u koerenti permezz ta’ avviż ta’ protezzjoni tad-data ppubblikat fuq il-websajt tal-Kummissjoni. Fejn rilevanti, il-Kummissjoni jenħtieġ li tinforma individwalment, b’mezzi xierqa, lis-suġġetti tad-data involuti f’talba jew ilment, jiġifieri, dawk li jagħmlu t-talba u l-ilmentaturi, il-persuni kkonċernati u x-xhieda.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Jenħtieġ li l-Kummissjoni tindirizza r-restrizzjonijiet kollha b’mod trasparenti u tirreġistra kull applikazzjoni tar-restrizzjonijiet fis-sistema ta’ reġistrazzjoni korrispondenti.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Fir-rigward tar-restrizzjonijiet għall-applikazzjoni tal-Artikolu 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, li jipprevedi li fejn id-data personali ma tkunx inkisbet mis-suġġett tad-data, is-suġġett tad-data għandu jiġi infurmat fi żmien xahar, jenħtieġ li l-Kummissjoni, fi żmien xahar, tfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għal kwalunkwe restrizzjoni applikata. Dak ir-rekord jenħtieġ li jinkludi valutazzjoni każ b’każ tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti ta’ informazzjoni relatata mar-raġunijiet prinċipali għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk l-għoti ta’ dik l-informazzjoni jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Dan huwa partikolarment il-każ fir-rigward tar-restrizzjonijiet għall-applikazzjoni tal-Artikoli 16 u 35 ta’ dak ir-Regolament.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Jenħtieġ li l-Kummissjoni tirrevedi b’mod regolari r-restrizzjonijiet imposti sabiex tiżgura li d-drittijiet tas-suġġett tad-data li jiġi infurmat skont l-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jiġu ristretti biss sakemm tali restrizzjonijiet ikunu meħtieġa għar-raġunijiet elenkati fil-premessa 8.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     L-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet għandha tiġi rieżaminata meta tingħata tweġiba għat-talbiet imressqa skont l-Artikoli 22c u 24 u l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal u għall-ilmenti mressqa skont l-Artikolu 22c l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal, jew meta jingħalqu tali talbiet u lmenti, skont liema minnhom jiġi l-ewwel. Wara dan, il-Kummissjoni għandha timmonitorja l-ħtieġa li żżomm xi restrizzjoni fuq bażi annwali.
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     F’ċerti każijiet, jista’ jkun meħtieġ li tinżamm l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, b’mod partikolari restrizzjoni tal-applikazzjoni tal-Artikolu 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, sakemm id-data personali inkwistjoni ma tibqax tinżamm mill-Kummissjoni. F’każ bħal dan, is-suġġett tad-data ma għandux jiġi infurmat dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu. Tali sitwazzjoni tista’, b’mod partikolari, isseħħ meta jkun hemm riskju għoli li l-għoti ta’ informazzjoni dwar l-ipproċessar ta’ data personali lill-persuna kkonċernata jippreġudika d-drittijiet u l-libertajiet ta’ oħrajn. Dan jista’ jkun il-każ fejn l-Awtorità tirrifjuta talba għall-assistenza magħmula in bona fede għal allegata mġiba mhux xierqa mill-persuna kkonċernata, u fejn il-persuna kkonċernata u min jagħmel it-talba jaħdmu flimkien fl-istess entità organizzattiva. F’sitwazzjoni bħal din, min jagħmel it-talba jirriskja li jkun soġġett għal ritaljazzjoni u l-atmosfera tax-xogħol tal-entità organizzazzjonali tista’ tkun affettwata. F’każ bħal dan, id-data personali tal-persuna kkonċernata għandha tinżamm biss sakemm id-data tkun rilevanti għat-trattament tat-talba u/jew tal-ilment u sakemm din tal-aħħar tista’ tkun is-suġġett ta’ litigazzjoni.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Jenħtieġ li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni Ewropea jwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-għan li tiġi żgurata l-konformità ma’ din id-deċiżjoni.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat u ta l-opinjoni tiegħu fit-23 ta’ Settembru 2021,
                  
               ADOTTAT DIN ID-DEĊIŻJONI:
         
            Artikolu 1
            Is-suġġett u l-kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli li għandhom jiġu segwiti mill-Kummissjoni biex tinforma lis-suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom skont l-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725 meta tittratta talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal.
               Hija tistabbilixxi wkoll il-kundizzjonijiet li bihom il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725, f’konformità mal-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) u (h) ta’ dak ir-Regolament.
            
            
               2.   Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Kummissjoni għall-finijiet tat-trattament ta’ talbiet u lmenti skont l-Artikoli 22c u 24 u l-Artikolu 90(1) u (2) tar-Regolamenti tal-Persunal.
            
            
               3.   Il-kategoriji ta’ data personali koperti minn din id-Deċiżjoni jinkludu data dwar l-identifikazzjoni, il-kuntatt u l-imġiba kif ukoll kategoriji speċjali ta’ data personali skont it-tifsira tal-Artikolu 10(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artikolu 2
            Eċċezzjonijiet u restrizzjonijiet applikabbli
            
               1.   Meta l-Kummissjoni teżerċita d-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tqis jekk tapplikax xi waħda mill-eċċezzjonijiet stipulati f’dak ir-Regolament.
            
            
               2.   Soġġett għall-Artikoli 3 sa 7, fejn l-eżerċizzju tad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725 fir-rigward ta’ data personali pproċessata mill-Kummissjoni jimmina r-raġunijiet elenkati fl-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) jew (h) ta’ dak ir-Regolament, il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni ta’:
               
                           (a)
                        
                        
                           l-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725; kif ukoll
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Il-prinċipju tat-trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1), il-punt (a), tar-Regolament (UE) 2018/1725 sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 ta’ dak ir-Regolament, sabiex jiġu salvagwardjati l-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali, li r-rikjedenti, l-ilmentaturi jew ix-xhieda jirrappurtaw lis-servizzi kompetenti tal-Kummissjoni, fir-rigward tal-persuna kkonċernata b’allegazzjonijiet ta’ fastidju jew imġiba jew attakki oħra mhux xierqa.
                        
                     
            
               3.   Il-paragrafi 1 u 2 għandhom ikunu mingħajr preġudizzju għall-applikazzjoni ta’ deċiżjonijiet oħra tal-Kummissjoni li jistabbilixxu regoli interni dwar l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data u r-restrizzjoni ta’ ċerti drittijiet skont l-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               4.   Kwalunkwe restrizzjoni tad-drittijiet u tal-obbligi msemmija fil-paragrafu 2 għandha tkun neċessarja u proporzjonata, meta jitqiesu r-riskji għad-drittijiet u għal-libertajiet tas-suġġetti tad-data.
            
            
               5.   Qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet, il-Kummissjoni jenħtieġ li twettaq valutazzjoni “każ b’każ” tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħhom. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li hu strettament meħtieġ biex jinkiseb l-objettiv tagħhom.
            
         
         
            Artikolu 3
            L-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data
            
            
               1.   Il-Kummissjoni għandha tippubblika fuq is-sit web tagħha avviż dwar il-protezzjoni tad-data li jinforma lis-suġġetti tad-data kollha dwar l-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom għall-fini li jiġu ttrattati t-talbiet u l-ilmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal.
            
            
               2.   Il-Kummissjoni għandha tinforma individwalment, b’mezzi xierqa, lir-rikjedenti u lill-ilmentaturi, lill-persuni kkonċernati, kif ukoll lix-xhieda mitluba biex jipprovdu informazzjoni fir-rigward ta’ tali talbiet jew ilmenti, dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom.
            
            
               3.   Fejn il-Kummissjoni tirrestrinġi f’konformità mal-Artikolu 2, b’mod sħiħ jew parzjali, l-għoti ta’ informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 lill-persuni kkonċernati, li d-data personali tagħhom tiġi pproċessata għall-fini tat-trattament ta’ talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 6.
            
         
         
            Artikolu 4
            Dritt ta’ aċċess mis-suġġetti tad-data, dritt ta’ tħassir u dritt ta’ restrizzjoni tal-ipproċessar
            
               1.   Meta l-Kummissjoni tirrestrinġi, b’mod sħiħ jew parzjali, id-dritt tal-aċċess tas-suġġetti tad-data għad-data personali, id-dritt għat-tħassir jew id-dritt għar-restrizzjoni tal-ipproċessar kif imsemmi fl-Artikoli 17, 19 u 20 tar-Regolament (UE) 2018/1725 rispettivament, hija għandha tgħarraf lis-suġġett tad-data kkonċernat b’dan li ġej fit-tweġiba tagħha għat-talba għall-aċċess, għat-tħassir jew għar-restrizzjoni tal-ipproċessar:
               
                           (a)
                        
                        
                           bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet ewlenin għaliha;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           bil-possibbiltà li jibgħat ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jitlob rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
                        
                     
            
               2.   L-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmi fil-paragrafu 1 jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud sakemm ikun qed jikkanċella l-fini tar-restrizzjoni.
            
            
               3.   Il-Kummissjoni għandha tniżżel ir-raġunijiet għal tali restrizzjoni skont l-Artikolu 6.
            
            
               4.   Meta d-dritt ta’ aċċess ikun totalment jew parzjalment ristrett, is-suġġett tad-data għandu jeżerċita d-dritt ta’ aċċess tiegħu permezz tal-intermedjarju tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, skont l-Artikolu 25(6), (7) u (8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artikolu 5
            Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali tas-suġġetti tad-data
            
            Meta l-Kummissjoni tirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data, kif imsemmi fl-Artikolu 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu nota tar-raġunijiet għar-restrizzjoni u tirrekordja u tirreġistra dawn ir-raġunijiet skont l-Artikolu 6. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika r-rekord lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fil-ħin tan-notifika tal-ksur tad-data personali.
         
         
            Artikolu 6
            Dokumentazzjoni u reġistrazzjoni tar-restrizzjonijiet
            
               1.   Il-Kummissjoni għandha tieħu nota tar-raġunijiet għal kull restrizzjoni applikata skont din id-Deċiżjoni, fosthom valutazzjoni tal-ħtieġa u tal-proporzjonalità tar-restrizzjoni, filwaqt li tqis l-elementi rilevanti stabbiliti fl-Artikolu 25(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   Ir-rekord għandu jiddikjara kif l-eżerċizzju tad-dritt mis-suġġett tad-data rilevanti jimmina waħda jew aktar mir-raġunijiet applikabbli elenkati fl-Artikolu 25(1), il-punti (b), (c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               3.   Ir-rekord u, meta applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u ġuridiċi sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
            
         
         
            Artikolu 7
            Tul ta’ żmien tar-restrizzjonijiet
            
               1.   Ir-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 3, 4 u 5 għandhom ikomplu japplikaw sakemm jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawhom.
            
            
               2.   Fejn ir-raġunijiet għal restrizzjoni msemmija fl-Artikolu 3, 4 jew 5 ma jibqgħux japplikaw, il-Kummissjoni għandha tneħħi r-restrizzjoni.
            
            
               3.   Hija għandha tipprovdi wkoll ir-raġunijiet prinċipali għall-applikazzjoni ta’ dik ir-restrizzjoni lis-suġġett tad-data u tinfurmah dwar il-possibbiltà li jressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
            
            
               4.   Il-Kummissjoni għandha tirrevedi l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 3, 4 u 5 meta twieġeb għal talbiet ippreżentati skont l-Artikoli 22c u 24 u l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal, u għal ilmenti, ippreżentati skont l-Artikolu 22c u l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal, jew, meta tali talbiet jew ilmenti jingħalqu, skont liema minnhom tiġi l-ewwel. Wara dan, il-Kummissjoni għandha timmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni fuq bażi annwali. Ir-rieżami għandha tinkludi valutazzjoni tal-ħtieġa u tal-proporzjonalità tar-restrizzjoni, filwaqt li tqis l-elementi rilevanti stabbiliti fl-Artikolu 25(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artikolu 8
            Salvagwardji u perjodi ta’ ħażna
            
               1.   Il-Kummissjoni, rispettivament l-Unità tal-Appelli u l-Monitoraġġ tal-Każijiet tad-DĠ HR għandha timplimenta salvagwardji biex tipprevjeni l-abbuż u l-aċċess illegali għal jew it-trasferiment ta’ data personali li fir-rigward tagħha japplikaw jew jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet. Dawn is-salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzattivi bħal:
               
                           (a)
                        
                        
                           definizzjoni ċara tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet, id-drittijiet ta’ aċċess u l-passi proċedurali;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           ambjent elettroniku sigur li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali jew aċċidentali ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           ħażna u pproċessar siguri tad-dokumenti stampati limitati għal dak li huwa strettament meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ipproċessar;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom. Ir-rieżamijiet imsemmija fil-punt (d) għandhom isiru mill-inqas kull sitt xhur.
                        
                     
            
               2.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jibqgħux japplikaw.
            
            
               3.   Id-data personali għandha tinżamm skont ir-regoli ta’ żamma applikabbli tal-Kummissjoni, li għandhom jiġu definiti fir-rekords miżmuma taħt l-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725. Fi tmiem il-perjodu ta’ żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji skont l-Artikolu 13 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
         
         
            Artikolu 9
            Rieżami mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni
            
               1.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni għandu jiġi infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġetti tad-data jiġu ristretti skont din id-Deċiżjoni. Meta jitlob dan, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jkun ipprovdut b’aċċess għar-rekord u għal kwalunkwe dokumenti li fihom elementi fattwali u legali sottostanti.
            
            
               2.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jista’ jitlob rieżami tar-restrizzjoni. L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jiġi infurmat bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.
            
            
               3.   Il-Kummissjoni għandha tiddokumenta l-involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’kull każ fejn jiġu ristretti d-drittijiet u l-obbligi msemmijin fl-Artikolu 2(2).
            
         
         
            Artikolu 10
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Magħmul fi Brussell, is-27 ta’ Jannar 2022.
            
               
                  Għall-Kummissjoni
               
               
                  Il-President
               
               Ursula VON DER LEYEN
            
         
         
            (1)  ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1.
         
            (2)  Avviż Amministrattiv Nru 79-2013 tad-19 ta’ Diċembru 2013“Aġġornament tal-arranġamenti għas-sottomissjoni ta’ talbiet u lmenti (l-Artikolu 90(1) u (2) tar-Regolamenti tal-Persunal) u talbiet għal assistenza (l-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal)”.
         
            (3)  Iż-żamma tal-fajls fil-Kummissjoni hija rregolata mil-Lista Komuni ta’ Żamma fil-Livell tal-Kummissjoni, dokument regolatorju fil-forma ta’ skeda ta’ ritenzjoni li tistabbilixxi l-perjodi ta’ żamma għat-tipi differenti ta’ fajls tal-Kummissjoni (SEC(2019)900). Il-perjodi ta’ żamma għal data personali huma indikati fl-avviż ta’ privatezza dwar it-trattament ta’ talbiet u lmenti skont ir-Regolamenti tal-Persunal.
         
            (4)  Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39).