CELEX: 32006D0400
Language: nl
Date: 2006-01-20 00:00:00
Title: 2006/400/EG: Beschikking van de Commissie van  20 januari 2006  houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de procedures inzake financiële correcties in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties  (Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/2)

14.6.2006   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 162/11
            
         
      BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE
   
   van 20 januari 2006
   houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de procedures inzake financiële correcties in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties
   (Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/2)
   (Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)
   (2006/400/EG)
   DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
   Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
   Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 25, lid 3, en artikel 26, lid 5,
   Na raadpleging van het bij artikel 11, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG ingestelde comité,
   Overwegende hetgeen volgt:
   
               (1)
            
            
               Teneinde het mogelijk te maken de ten onrechte uitgekeerde bedragen terug te vorderen overeenkomstig artikel 24, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG, dienen de lidstaten de Commissie in kennis te stellen van de vastgestelde onregelmatigheden en van het verloop van administratieve of gerechtelijke procedures in verband daarmee.
            
         
               (2)
            
            
               In artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG is bepaald dat de lidstaten financiële correcties in verband met incidentele of structurele onregelmatigheden moeten uitvoeren door de communautaire bijdrage volledig of gedeeltelijk in te trekken. Voor een eenvormige toepassing van deze bepaling in de hele Gemeenschap moeten voorschriften worden vastgesteld om te bepalen welke correcties dienen te worden uitgevoerd en moet worden voorzien in kennisgeving aan de Commissie.
            
         
               (3)
            
            
               Wanneer een lidstaat niet voldoet aan zijn verplichtingen op grond van artikel 25 van Beschikking 2004/904/EG, kan de Commissie op grond van artikel 26 van de beschikking zelf tot financiële correcties overgaan. Voor een eenvormige toepassing van deze bepaling in de hele Gemeenschap moeten voorschriften worden vastgesteld om te bepalen welke correcties dienen te worden gemaakt en moet de lidstaten worden toegestaan opmerkingen in te dienen.
            
         
               (4)
            
            
               Deze voorschriften moeten in overeenstemming zijn met Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2) (hierna „Uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement”).
            
         
               (5)
            
            
               Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt het Verenigd Koninkrijk deel aan Beschikking 2004/904/EG van de Raad en derhalve ook aan deze beschikking.
            
         
               (6)
            
            
               Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt Ierland deel aan Beschikking 2004/904/EG van de Raad en derhalve ook aan deze beschikking.
            
         
               (7)
            
            
               Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het protocol betreffende de positie van Denemarken, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en aan het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, neemt Denemarken niet deel aan Beschikking 2004/904/EG van de Raad en derhalve zijn die noch onderhavige beschikking bindend voor of van toepassing in Denemarken,
            
         HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:
   Artikel 1
   1.   Onderzoek van stelselmatige onregelmatigheden op grond van artikel 26, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG moet betrekking hebben op alle projecten waarop die onregelmatigheden van invloed kunnen zijn.
   2.   Wanneer een lidstaat de bijdrage van de Gemeenschap geheel of gedeeltelijk intrekt, moet hij rekening houden met de aard en de ernst van de onregelmatigheden en met het financiële verlies voor het Fonds.
   3.   De lidstaten zenden de Commissie als bijlage bij het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verslag, een lijst toe van de in het voorgaande jaar ingeleide intrekkingsprocedures.
   Artikel 2
   1.   Wanneer bedragen naar aanleiding van een intrekking op grond van artikel 25, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG moeten worden teruggevorderd, leidt de bevoegde dienst of instantie de procedures daarvoor in en stelt de verantwoordelijke autoriteit daarvan in kennis. Teruggevorderde bedragen worden aan de Commissie gemeld en worden geboekt overeenkomstig artikel 3 van onderhavige beschikking.
   2.   De lidstaten stellen de Commissie in het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verslag in kennis van hun beslissingen of voorstellen tot hergebruik van de ingetrokken bedragen.
   Artikel 3
   1.   Elk functioneel orgaan van de lidstaat of door de lidstaat krachtens artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG aangewezen nationale overheidsinstantie of organisatie (hierna „verantwoordelijke autoriteit”) houdt een rekening bij van de terug te vorderen bedragen aan reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat deze bedragen onverwijld worden ingevorderd. Na de invordering verlaagt de verantwoordelijke autoriteit haar eerstvolgende uitgavendeclaratie aan de Commissie met de ingevorderde bedragen, of, indien dit bedrag ontoereikend is, verricht zij een terugbetaling aan de Gemeenschap. Op de terug te vorderen bedragen wordt vanaf de vervaldag ervan rente berekend tegen de rentevoet die is vastgesteld in overeenstemming met artikel 86 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.
   2.   Bij het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verslag zenden de lidstaten de Commissie een overzicht toe van de ontdekte onregelmatigheden, met vermelding van de teruggevorderde of nog in te vorderen bedragen en van de eventuele administratieve en gerechtelijke procedures die zijn ingeleid om ten onrechte betaalde bedragen terug te vorderen.
   Artikel 4
   1.   Het bedrag van de door de Commissie op grond van artikel 26, lid 3, onder b), van Beschikking 2004/904/EG toegepaste financiële correcties voor incidentele of structurele onregelmatigheden wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, op basis van individuele dossiers bepaald en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel.
   2.   Wanneer het niet mogelijk of uitvoerbaar is het bedrag van de onregelmatige uitgaven nauwkeurig te kwantificeren of wanneer het buitenproportioneel zou zijn de betrokken bedragen volledig in te trekken, stelt de Commissie de financiële correcties vast op basis van:
   
               a)
            
            
               een extrapolatie, waarvoor zij een representatieve steekproef van transacties met soortgelijke kenmerken gebruikt,
               of
            
         
               b)
            
            
               een forfaitair percentage, in welk geval zij het belang van de inbreuk op de regels, alsmede de omvang en de financiële consequenties van de vastgestelde onregelmatigheid schat.
            
         3.   Wanneer de Commissie haar standpunt baseert op feiten die zijn vastgesteld door andere auditeurs dan die van haar eigen diensten, trekt zij met betrekking tot de financiële consequenties haar eigen conclusies, na onderzoek van de op grond van artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG door de betrokken lidstaat genomen maatregelen.
   4.   De termijn waarbinnen de betrokken lidstaat kan reageren op een verzoek uit hoofde van artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG is vastgesteld op twee maanden. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie een langere periode toestaan.
   5.   Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt op basis van extrapolatie of tegen een forfaitair percentage, wordt de lidstaat in de gelegenheid gesteld op grond van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheid kleiner was dan door de Commissie geschat. In overeenstemming met de Commissie mag de lidstaat de omvang van zijn onderzoek beperken tot een passend gedeelte of een passende steekproef van de betrokken dossiers. Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode niet meer bedragen dan twee maanden volgend op de periode van twee maanden bedoeld in lid 4. De Commissie houdt rekening met al het door de lidstaat binnen de bovenvermelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.
   6.   In gevallen waarin de Commissie op grond van artikel 26, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG betalingen heeft opgeschort of indien de motieven voor de opschorting na afloop van de in lid 4 bedoelde termijn blijven bestaan, of indien de betrokken lidstaat de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de onregelmatigheden te corrigeren, is artikel 26, lid 3, van toepassing.
   7.   In de bijlage bij deze beschikking zijn de richtsnoeren opgenomen betreffende de principes, de criteria en de indicatieve schalen die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen.
   Artikel 5
   1.   Elke ingevolge artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG aan de Commissie te verrichten terugbetaling geschiedt vóór de datum die is vastgesteld in de inningsopdracht die is opgesteld overeenkomstig artikel 81 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.
   2.   Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot rente wegens te late betaling, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke terugbetaling. De toegepaste rentevoet is die bedoeld in artikel 3, lid 1, van deze beschikking.
   3.   Een financiële correctie op grond van artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG laat de verplichting van de lidstaat tot terugvordering van bedragen op grond van artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG en van artikel 2, lid 1, van onderhavige beschikking, alsmede die tot terugvordering van staatssteun op grond van artikel 14 van Verordening (EG) nr. 659/1999 onverlet.
   Artikel 6
   Het staat de lidstaten vrij striktere nationale controlebepalingen toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat
   Artikel 7
   Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.
   
      Gedaan te Brussel, 20 januari 2006.
      
         
            Voor de Commissie
         
         Franco FRATTINI
         
         
            Vicevoorzitter
         
      
   
   
      (1)  PB L 381 van 28.12.2004, blz. 52.
   
      (2)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1; verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1261/2005 (PB L 201 van 2.8.2005, blz. 3).
   
      BIJLAGE
      RICHTSNOEREN BETREFFENDE DE PRINCIPES, DE CRITERIA EN DE INDICATIEVE SCHALEN DIE DOOR DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE MOETEN WORDEN TOEGEPAST BIJ DE VASTSTELLING VAN FINANCIËLE CORRECTIES OP GROND VAN DE ARTIKELEN 25 EN 26 VAN BESCHIKKING 2004/904/EG
      1.   BEGINSELEN
      Met financiële correcties wordt beoogd een situatie te herstellen waarin de voor medefinanciering uit het Fonds gedeclareerde uitgaven voor 100 % zijn gedaan in overeenstemming met de geldende nationale en communautaire voorschriften. Hiervan uitgaande kunnen enkele grondbeginselen worden geformuleerd die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen:
      
                  a)
               
               
                  Het begrip „onregelmatigheid” is gedefinieerd in artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2988/95 (1). Onregelmatigheden kunnen incidenteel of structureel zijn.
               
            
                  b)
               
               
                  Een structurele onregelmatigheid is een fout die herhaaldelijk voorkomt als gevolg van ernstige tekortkomingen van de beheers- en controlesystemen die zijn opgezet om een correcte boekhouding en de naleving van de voorschriften te garanderen.
                  
                              —
                           
                           
                              Als de geldende voorschriften worden nageleefd en alle redelijke maatregelen worden genomen om fraude en onregelmatigheden te voorkomen, op te sporen en te corrigeren, zijn geen financiële correcties vereist.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Als de geldende voorschriften worden nageleefd, maar de beheers- en controlesystemen moeten worden verbeterd, dienen hiervoor relevante aanbevelingen tot de lidstaat te worden gericht, maar hoeven geen financiële correcties te worden overwogen.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Wanneer enkel fouten worden gevonden die betrekking hebben op bedragen van minder dan 4 000 EUR moet de lidstaat ertoe worden aangezet deze fouten te corrigeren zonder dat de financiële-correctieprocedure op grond van artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG van de Raad wordt geopend.
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Als de beheers- of controlesystemen ernstige tekortkomingen vertonen die zouden kunnen leiden tot structurele onregelmatigheden, met name t.a.v. de naleving van de geldende voorschriften, moeten altijd financiële correcties worden toegepast.
                           
                        
            
                  c)
               
               
                  Het bedrag van de financiële correctie wordt, waar mogelijk, bepaald op basis van individuele dossiers en is gelijk aan het bedrag aan onregelmatige uitgaven dat in de betrokken gevallen ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht. Specifiek gekwantificeerde correcties zijn echter niet altijd mogelijk of uitvoerbaar, ofwel kan het buitenproportioneel zijn om de betrokken uitgaven volledig in te trekken. In dergelijke gevallen moet de Commissie correcties vaststellen op basis van een extrapolatie of van forfaitaire percentages.
               
            
                  d)
               
               
                  Wanneer is aangetoond dat afzonderlijke kwantificeerbare onregelmatigheden van hetzelfde type bij een groot aantal andere verrichtingen of herhaaldelijk binnen eenzelfde maatregel of programma zijn voorgekomen, maar wanneer het niet kosteneffectief is om nauwkeurig de onregelmatige uitgaven voor elk afzonderlijk project te bepalen, mag de financiële correctie op een extrapolatie worden gebaseerd.
                  
                              —
                           
                           
                              Extrapolatie mag slechts worden toegepast wanneer een homogene populatie of een deelverzameling van projecten die soortgelijke kenmerken hebben, kan worden aangewezen en kan worden aangetoond dat de tekortkoming daarop van invloed is geweest. In dit geval worden de resultaten van een grondig onderzoek van een aselect gekozen representatieve steekproef uit de betrokken afzonderlijke dossiers geëxtrapoleerd naar alle dossiers die de aangewezen populatie uitmaken, overeenkomstig de algemeen gangbare normen voor accountantscontrole.
                           
                        
            
                  e)
               
               
                  Wanneer het gaat om incidentele inbreuken of structurele onregelmatigheden waarvan de financiële impact niet nauwkeurig kan worden gekwantificeerd omdat deze afhankelijk is van te veel variabelen of bestaat uit diffuse effecten, zoals die welke het gevolg zijn van een verzuim om doeltreffende controles uit te voeren ter voorkoming of opsporing van de onregelmatigheden of om de naleving van een voorwaarde van het bijstandspakket of van een communautair voorschrift te verifiëren, en wanneer het niettemin buitenproportioneel zou zijn om alle betrokken bijstand te weigeren, moeten forfaitaire correcties worden toegepast.
                  
                              —
                           
                           
                              Forfaitaire correcties worden vastgesteld in overeenstemming met de ernst van de tekortkoming van het beheers- of controlesysteem of van de incidentele inbreuk en de financiële consequenties van de onregelmatigheid. In punt 2.2 is een lijst opgenomen van wat de Commissie met het oog op de beoordeling van de ernst van tekortkomingen beschouwt als essentiële, respectievelijk aanvullende elementen van systemen, terwijl punt 2.3 een indicatieve schaal van forfaitaire correctiepercentages bevat. Forfaitaire correcties zullen op alle uitgaven in het kader van de betrokken maatregel of maatregelen worden toegepast tenzij de tekortkomingen beperkt zijn gebleven tot bepaalde uitgavensectoren (afzonderlijke projecten of soorten projecten). In het laatste geval worden zij alleen op die bepaalde uitgavensectoren toegepast. Dezelfde uitgaven worden normaliter niet aan meer dan één correctie onderworpen.
                           
                        
            
                  f)
               
               
                  Op terreinen waar er speelruimte is bij de beoordeling van de ernst van de inbreuk, zoals in gevallen waarin niet aan milieuvoorwaarden is voldaan, worden slechts correcties uitgevoerd als de volgende voorwaarden zijn vervuld: een belangrijk verzuim wat de naleving van de voorschriften betreft en een duidelijk aanwijsbare samenhang met de door de Gemeenschap medegefinancierde actie.
               
            
                  g)
               
               
                  De lidstaat krijgt, ongeacht welke correcties de Commissie voorstelt, altijd de kans aan te tonen dat het werkelijke verlies of risico voor het Fonds en de omvang of ernst van de onregelmatigheid kleiner waren dan naar het oordeel van de diensten van de Commissie het geval was. De procedure en de termijnen zijn geregeld bij artikel 13, leden 4 tot en met 6, van deze beschikking.
               
            
                  h)
               
               
                  Anders dan bij correcties die de lidstaat verricht op grond van artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG, zullen financiële correcties waartoe de Commissie besluit op grond van artikel 26, lid 3, van genoemde beschikking, altijd gepaard gaan met een nettoverlaging van de voor het betrokken programma vastgelegde communautaire financiële middelen.
               
            
                  i)
               
               
                  Wanneer de onregelmatigheden zijn ontdekt dankzij het auditsysteem van de lidstaat (Rekenkamer, interne of externe audits) en de lidstaat binnen een redelijke termijn passende correctiemaatregelen neemt, als bedoeld in artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG, kan de Commissie geen financiële correcties als bedoeld in artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG opleggen en is de lidstaat vrij om de betrokken financiële middelen opnieuw te gebruiken. In andere gevallen kan de Commissie ook naar aanleiding van de bevindingen van nationale auditinstanties optreden, evengoed als zij dit kan wanneer de onregelmatigheid door een auditinstantie van de Europese Unie wordt geconstateerd. Wanneer de Commissie haar standpunt baseert op de door andere auditorganen van de EU geconstateerde en volledig gedocumenteerde feiten, zal zij, na alle antwoorden van de lidstaat te hebben onderzocht, haar eigen conclusies trekken met betrekking tot de financiële consequenties daarvan.
               
            2.   CRITERIA EN SCHALEN VOOR FORFAITAIRE CORRECTIES
      2.1.   Criteria
      Zoals in punt 1, onder c), is vermeld, kunnen forfaitaire correcties worden overwogen als de uit het onderzoek voortgekomen informatie niet de mogelijkheid biedt de financiële impact van een incidentele onregelmatigheid of verscheidene onregelmatigheden met statistische middelen of aan de hand van andere verifieerbare gegevens nauwkeurig te evalueren, maar wel leidt tot de conclusie dat de lidstaat heeft verzuimd om de subsidiabiliteit van uitgaven waarvoor een verzoek om betaling is gedaan, op adequate wijze te verifiëren.
      Forfaitaire correcties moeten worden overwogen wanneer de Commissie constateert dat is nagelaten om op adequate wijze uitvoering te geven aan welke controle ook die door de regelgeving expliciet is voorgeschreven of die impliciet vereist is voor de naleving van een expliciet voorschrift (bijvoorbeeld beperking van de steunverlening tot een bepaald type projecten), en het verzuim ervan zou kunnen leiden tot een structurele onregelmatigheid. Dergelijke correcties moeten eveneens worden overwogen wanneer de Commissie ernstige tekortkomingen van beheers- en controlesystemen constateert die tot gevolg hebben dat geldende voorschriften op grote schaal worden overtreden, of wanneer zij incidentele inbreuken ontdekt. Forfaitaire correcties kunnen ook passend zijn als de eigen controlediensten van de lidstaat dergelijke onregelmatigheden ontdekken maar de lidstaat verzuimt om binnen een redelijke termijn passende correctiemaatregelen te nemen.
      Om uit te maken of een forfaitaire financiële correctie nodig is, en zo ja, hoe groot deze moet zijn, moet in het algemeen worden nagegaan hoe groot het risico was dat de communautaire middelen verlies zouden lijden als gevolg van de gebrekkige controle. De correctie moet dus in overeenstemming zijn met het proportionaliteitsbeginsel. De specifieke elementen waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer de volgende:
      
                  1)
               
               
                  de vraag of de onregelmatigheid een incidenteel geval, verscheidene gevallen of alle gevallen betreft;
               
            
                  2)
               
               
                  de vraag of het bij de tekortkoming gaat om de effectiviteit van het beheers- en controlesysteem in het algemeen dan wel om de effectiviteit van een bepaald onderdeel van het systeem, d.w.z. de wijze van functioneren van bepaalde procedures die moeten garanderen dat de voor medefinanciering uit het Fonds gedeclareerde uitgaven in het licht van de geldende nationale en communautaire voorschriften wettig, regelmatig en subsidiabel zijn (zie punt 2.2. hieronder);
               
            
                  3)
               
               
                  het belang van de tekortkoming binnen het geheel van de voorgeschreven administratieve, fysieke en andere controles;
               
            
                  4)
               
               
                  de fraudegevoeligheid van de maatregelen, met name gelet op de betrokken economische prikkel.
               
            2.2.   Indeling van de elementen van beheers- en controlesystemen ten behoeve van de toepassing van forfaitaire financiële correcties in verband met tekortkomingen van de systemen of incidentele inbreuken
      Beheers- en controlesystemen voor het Fonds bestaan uit verschillende elementen of functies die een belangrijke of minder belangrijke rol spelen in het garanderen van de wettigheid, regelmatigheid en subsidiabiliteit van de voor medefinanciering gedeclareerde uitgaven. Met het oog op de bepaling van forfaitaire correcties in verband met tekortkomingen van dergelijke systemen of met incidentele onregelmatigheden, is het nuttig de functies van beheers- en controlesystemen in te delen in essentiële elementen en aanvullende elementen.
      Essentiële elementen zijn ontworpen en onontbeerlijk om de wettigheid en regelmatigheid en uiteindelijk het bestaan van de door het Fonds ondersteunde projecten te kunnen garanderen, terwijl aanvullende elementen tot de kwaliteit van een beheers- en controlesysteem bijdragen en ervoor zorgen dat het systeem zijn essentiële functies naar behoren blijft vervullen.
      De onderstaande lijst bevat de meeste elementen van goede beheers- en controlesystemen en goede auditmethoden. De ernst van tekortkomingen en incidentele inbreuken is zeer verschillend en daarom zullen de gevallen door de Commissie worden beoordeeld, rekening houdend in het bijzonder met punt 2.4. hieronder.
      2.2.1.   Essentiële elementen om de subsidiabiliteit te waarborgen
      
                  1)
               
               
                  Invoering en toepassing van procedures voor het aanvragen van subsidies, het beoordelen van aanvragen, de selectie van projecten voor financiering, de selectie van contractanten/leveranciers, het naar behoren bekendmaken van oproepen tot het indienen van aanvragen, in overeenstemming met de voor het programma geldende procedures:
                  
                              a)
                           
                           
                              naleving, waar toepasselijk, van de voorschriften inzake publiciteit, gelijke kansen en de plaatsing van overheidsopdrachten, en, in gevallen waarin de EG-richtlijnen inzake overheidsopdrachten niet van toepassing zijn, van de voorschriften en beginselen van het Verdrag betreffende gelijke behandeling en non-discriminatie;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              de beoordeling van de aanvragen om bijstand in overeenstemming met de voor het programma geldende criteria en procedures, met inbegrip van de inachtneming van de voorschriften inzake een milieueffectbeoordeling en van de wetgeving en het beleid op het gebied van gelijke kansen;
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              de selectie van projecten voor financiering:
                              
                                          —
                                       
                                       
                                          de geselecteerde projecten zijn in overeenstemming met de bekendgemaakte doelstellingen en criteria van het programma;
                                       
                                    
                                          —
                                       
                                       
                                          de motieven voor de goedkeuring of afwijzing van de aanvragen worden duidelijk uiteengezet;
                                       
                                    
                                          —
                                       
                                       
                                          de voorschriften inzake staatssteun worden in acht genomen;
                                       
                                    
                                          —
                                       
                                       
                                          de voorschriften inzake subsidiabiliteit worden in acht genomen;
                                       
                                    
                                          —
                                       
                                       
                                          de voorwaarden voor subsidiëring worden in het goedkeuringsbesluit vermeld.
                                       
                                    
                        
            
                  2)
               
               
                  Adequate controle op de geleverde prestaties (verschaffing van medegefinancierde producten en diensten) en op de subsidiabiliteit van de uitgaven die ten laste van het programma zijn verricht door de autoriteit die krachtens artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG verantwoordelijk is en door de bemiddelende instantie tussen de begunstigde van de subsidie en de verantwoordelijke autoriteit:
                  
                              a)
                           
                           
                              aan de hand van plannen, facturen, opleveringsdocumenten, verslagen van deskundigen, enz., en, waar passend, wordt ter plaatse geverifieerd of de prestaties (diensten, werkzaamheden, leveranties, enz.) werkelijk zijn geleverd;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              er wordt nagegaan of de bij de goedkeuring van de subsidie gestelde voorwaarden in acht worden genomen;
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              er wordt nagegaan of de uitgaven in de betalingsaanvragen subsidiabel zijn;
                           
                        
                              d)
                           
                           
                              alle nog niet opgeloste problemen worden adequaat behandeld voordat de aanvraag wordt aanvaard;
                           
                        
                              e)
                           
                           
                              er wordt een adequaat en betrouwbaar boekhoudsysteem bijgehouden;
                           
                        
                              f)
                           
                           
                              het controlespoor wordt op alle niveaus, vanaf de begunstigde van de subsidie, in stand gehouden, zodat het opwaarts door het hele systeem te volgen is;
                           
                        
                              g)
                           
                           
                              de verantwoordelijke autoriteit neemt redelijke maatregelen om er zekerheid over te verkrijgen dat de uitgavendeclaraties die zij tegenover de Commissie certificeert, correct zijn in die zin dat:
                              
                                          —
                                       
                                       
                                          de uitgaven binnen de subsidiabele periode zijn gedaan voor projecten die voor medefinanciering zijn geselecteerd in overeenstemming met de normale procedures en alle geldende voorwaarden;
                                       
                                    
                                          —
                                       
                                       
                                          de medegefinancierde projecten daadwerkelijk zijn uitgevoerd;
                                       
                                    
                        
            
                  3)
               
               
                  Voldoende steekproefcontroles van toereikende kwaliteit op de projecten en adequate vervolgmaatregelen:
                  
                              a)
                           
                           
                              in overeenstemming met artikel 4 van deze beschikking worden op ten minste 10 % van de totale subsidiabele uitgaven steekproefcontroles uitgevoerd, die worden gestaafd door verslagen over de door de controleur verrichte werkzaamheden;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              de steekproef is representatief en de risicoanalyse is adequaat;
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              om de onafhankelijkheid te garanderen zijn de betrokken functies op adequate wijze gescheiden van het beheer;
                           
                        
                              d)
                           
                           
                              de follow-up van de controles garandeert dat
                              
                                          —
                                       
                                       
                                          de resultaten op passende wijze worden beoordeeld en er, zo nodig, financiële correcties worden uitgevoerd;
                                       
                                    
                                          —
                                       
                                       
                                          er op een algemeen niveau actie wordt ondernomen om structurele onregelmatigheden te corrigeren.
                                       
                                    
                        
            2.2.2.   Aanvullende elementen
      
                  a)
               
               
                  voldoende administratieve controles aan de hand van standaardcontrolelijsten of gelijkwaardige hulpmiddelen en een afdoende documentering van de resultaten om bijvoorbeeld te garanderen dat:
                  
                              —
                           
                           
                              aan de aanvragen om betaling niet reeds eerder is voldaan en de transacties (contracten, ontvangsten, facturen, betalingen) elk afzonderlijk kunnen worden geïdentificeerd;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              declaraties en vastgelegde uitgaven binnen het boekhoudsysteem onderling overeenstemmen;
                           
                        
            
                  b)
               
               
                  een behoorlijk toezicht op de procedures voor het verwerken en goedkeuren van betalingen;
               
            
                  c)
               
               
                  bevredigende procedures om ervoor te zorgen dat informatie over de communautaire voorschriften naar behoren wordt verspreid;
               
            
                  d)
               
               
                  verzekeren van tijdige betaling van communautaire steun aan de begunstigden.
               
            2.3.   Indicatieve schalen voor de forfaitaire correcties
      Correctie van 100 %
      De correctie kan op 100 % worden vastgesteld wanneer het beheers- en controlesysteem van de lidstaat zulke ernstige tekortkomingen vertoont dat deze ertoe leiden dat de communautaire voorschriften in het geheel niet in acht zijn genomen, waardoor alle betalingen onregelmatig zijn. Hetzelfde geldt in geval van incidentele onregelmatigheden van vergelijkbare ernst.
      Correctie van 25 %
      Wanneer de toepassing van de beheers- en controlesysteem van een lidstaat ernstige tekortkomingen vertoont en er aanwijzingen zijn van wijdverbreide onregelmatigheden en nalatigheid bij het tegengaan van onregelmatige of frauduleuze praktijken, is een correctie van 25 % gerechtvaardigd, omdat in een dergelijk geval redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de mogelijkheid om straffeloos onregelmatige aanvragen in te dienen tot buitengewoon grote verliezen voor het Fonds zal leiden. Een correctie van 25 % is ook passend voor incidentele onregelmatigheden die even ernstig zijn maar niet het hele project ondeugdelijk maken.
      Correctie van 10 %
      Wanneer één of meer essentiële elementen van het systeem niet functioneren of zo slecht of zelden functioneren dat zij in het geheel niet effectief zijn als het erom gaat uit te maken of de aanvraag subsidiabel is dan wel een onregelmatigheid te voorkomen, is een correctie van 10 % gerechtvaardigd, omdat dan redelijkerwijs mag worden geconcludeerd dat er een groot risico van wijdverbreide verliezen voor het Fonds bestaat. Een correctie van 10 % is ook passend voor vrij ernstige incidentele onregelmatigheden in verband met essentiële elementen van het systeem.
      Correctie van 5 %
      Wanneer alle essentiële elementen van het systeem functioneren, maar dit niet gebeurt met de consistentie, frequentie of grondigheid als voorgeschreven bij de wetgeving, is een correctie van 5 % gerechtvaardigd, aangezien dan redelijkerwijs mag worden geconcludeerd dat onder deze omstandigheden niet voldoende zekerheid is geboden wat de regelmatigheid van de aanvragen betreft en dat het risico voor het Fonds aanzienlijk is. Een correctie van 5 % kan ook passend zijn indien bij afzonderlijke projecten sprake is van minder ernstige onregelmatigheden in verband met essentiële elementen.
      Het feit dat de wijze waarop een systeem functioneert, voor verbetering vatbaar is, levert op zich niet voldoende gronden voor een financiële correctie op. Er moet sprake zijn van een ernstige tekortkoming ten aanzien van de naleving van expliciete communautaire voorschriften of van normen inzake goede praktijken, en die tekortkoming moet het Fonds blootstellen aan een werkelijk risico dat een verlies zal worden geleden of een onregelmatigheid zal plaatsvinden.
      Correctie van 2 %
      Wanneer adequate prestaties zijn geleverd wat de essentiële elementen van het systeem betreft, maar een of meer aanvullende elementen absoluut niet hebben gefunctioneerd, is een correctie van 2 % gerechtvaardigd gezien het kleinere risico van verliezen voor het Fonds en de geringere ernst van de inbreuk.
      Een correctie van 2 % wordt tot 5 % verhoogd wanneer dezelfde tekortkoming wordt geconstateerd met betrekking tot uitgaven die zijn gedaan na de datum waarop de eerste correctie is opgelegd, en de lidstaat na die eerste correctie heeft verzuimd adequate corrigerende maatregelen te nemen ten aanzien van het gedeelte van het systeem waarbij de betrokken tekortkoming is geconstateerd.
      Een correctie van 2 % is ook gerechtvaardigd wanneer de Commissie, zonder enige correctie op te leggen, de lidstaat erover heeft geïnformeerd dat verbeteringen moeten worden aangebracht in aanvullende elementen van het systeem die, hoewel zij wel degelijk bestaan, niet op bevredigende wijze functioneren, en de lidstaat de nodige maatregelen achterwege heeft gelaten.
      Correcties in verband met tekortkomingen van aanvullende elementen van beheers- en controlesystemen worden uitsluitend opgelegd wanneer geen tekortkomingen zijn geconstateerd bij essentiële elementen. Als zowel essentiële als aanvullende elementen tekortkomingen vertonen, blijven de correcties beperkt tot het percentage dat voor de essentiële elementen geldt.
      2.4.   Grensgevallen
      Als de correctie die voortvloeit uit een strikte toepassing van deze richtsnoeren duidelijk onevenredig zou zijn, mag een lager correctiepercentage worden voorgesteld.
      Zo kan met verzachtende omstandigheden rekening worden gehouden en een kleinere of geen correctie worden voorgesteld wanneer de tekortkomingen verband houden met problemen bij de interpretatie van communautaire voorschriften of vereisten (tenzij redelijkerwijs mag worden verwacht dat de lidstaat die problemen aan de Commissie zal voorleggen) en de nationale autoriteiten doeltreffende maatregelen hebben genomen om de tekortkomingen te verhelpen zodra deze waren gebleken. Evenzo moet voldoende rekening worden gehouden met de behoefte aan rechtszekerheid wanneer het gaat om tekortkomingen die bij eerdere audits van de diensten van de Commissie niet waren gemeld.
      In het algemeen wordt het feit dat in gebrekkige beheers- of controlesystemen verbetering is gebracht onmiddellijk nadat de tekortkomingen aan de lidstaat waren meegedeeld, niet als een verzachtende omstandigheid beschouwd bij het beoordelen van de financiële impact die de structurele onregelmatigheden hebben gehad voordat de verbetering werd aangebracht.
      2.5.   Beoordelingsgrond
      Telkens wanneer de situatie in andere lidstaten bekend is, maakt de Commissie een vergelijking (dient een vergelijking te worden gemaakt) om een gelijke behandeling bij de bepaling van de correctiepercentages te garanderen.
      Het correctiepercentage moet worden toegepast op dat deel van de uitgaven waarop het risico betrekking heeft. Wanneer de tekortkoming het gevolg is van het feit dat de lidstaat heeft verzuimd een passend controlesysteem in te voeren, dan moet de correctie worden toegepast op alle uitgaven waarvoor dat controlesysteem vereist was. Zijn er redenen om aan te nemen dat de tekortkoming beperkt is gebleven tot de toepassing van het door de lidstaat ingevoerde controlesysteem door een bepaalde autoriteit of regio, dan dient ook de correctie beperkt te blijven tot de door die autoriteit of regio gecontroleerde uitgaven. Heeft de tekortkoming bijvoorbeeld betrekking op de controle om na te gaan of is voldaan aan de criteria om voor een hoger steunpercentage in aanmerking te komen, dan moet de correctie worden gebaseerd op het verschil tussen het hogere en het lagere steunpercentage.
      De correctie moet normaliter betrekking hebben op de uitgaven voor de maatregel in de onderzochte periode, bijvoorbeeld één begrotingsjaar. Is de onregelmatigheid echter het gevolg van structurele tekortkomingen die klaarblijkelijk al lang bestaan en van invloed zijn op de uitgaven van verscheidene begrotingsjaren, dient de correctie betrekking te hebben op alle uitgaven die de lidstaat heeft gedeclareerd tijdens de periode waarin de tekortkoming van het systeem bestond, tot de maand waarin deze is verholpen.
      Blijkt hetzelfde systeem verscheidene tekortkomingen te vertonen, dan worden de forfaitaire correctiepercentages niet gecumuleerd, maar wordt de ernstigste tekortkoming geacht een indicatie te geven van de risico's die door het gebrekkige controlesysteem als geheel zijn ontstaan (2). De forfaitaire correctiepercentages worden toegepast op de uitgaven die resteren na aftrek van de voor individuele dossiers afgewezen bedragen. Zijn de door de communautaire bepalingen voorgeschreven sancties niet toegepast, dan moet de financiële correctie gelijk zijn aan het bedrag van de niet toegepaste sancties, plus 2 % van de overige aanvragen, aangezien niet-toepassing van de sancties het risico vergroot dat onregelmatige aanvragen worden ingediend.
      3.   TOEPASSING EN EFFECT VAN NETTO FINANCIËLE CORRECTIES
      Wanneer de lidstaat de volgens de procedure van artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG voorgestelde financiële correctie heeft verricht, hoeft de Commissie geen nettoverlaging van de bijdrage van het Fonds toe te passen, maar kan zij de lidstaat toestaan de vrijgekomen bedragen opnieuw te gebruiken. Financiële correcties die door de Commissie krachtens artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG worden opgelegd na de voltooiing van de procedure van artikel 26, leden 3 en 4, van genoemde beschikking, zullen echter in alle gevallen een nettoverlaging met zich brengen van het bedrag van de indicatieve vastlegging van het Fonds.
      Er wordt in elk geval een nettocorrectie toegepast als de Commissie van oordeel is dat de lidstaat heeft nagelaten het nodige gevolg te geven aan de bevindingen inzake door nationale of communautaire instanties ontdekte onregelmatigheden, en/of als de onregelmatigheid te wijten is aan een ernstige tekortkoming van het beheers- of controlesysteem van de lidstaat, de beheers- of de betalingsautoriteit.
      Op elk bedrag dat ingevolge nettocorrecties aan de Commissie moet worden terugbetaald, moet op grond van artikel 26, lid 4, van Beschikking 2004/904/EG en overeenkomstig artikel 3, lid 1, van onderhavige beschikking rente worden betaald.
      
         (1)  PB L 312 van 23.12.1995, blz. 1.
      
         (2)  Zie ook punt 2.3. (correctie met 2 %).