CELEX: 32019D0165
Language: da
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Kommissionens afgørelse (EU) 2019/165 af 1. februar 2019 om interne regler vedrørende Kommissionens underretning af registrerede og begrænsning af visse af deres databeskyttelsesrettigheder i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer

4.2.2019   
               
               
                  DA
               
               
                  Den Europæiske Unions Tidende
               
               
                  L 32/9
               
            
         KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU) 2019/165
         af 1. februar 2019
         om interne regler vedrørende Kommissionens underretning af registrerede og begrænsning af visse af deres databeskyttelsesrettigheder i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer
         EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
         under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 249, stk. 1, og
         ud fra følgende betragtninger:
         
                     (1)
                  
                  
                     Kommissionen gennemfører administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinære forfølgning og suspensionsprocedurer på grundlag af artikel 86 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union (1) og i overensstemmelse med bilag IX til vedtægten og Kommissionens afgørelse C(2004) 1588 (2). Disse opgaver henhører primært under Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor (»IDOC«), som er et direktorat tilknyttet Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed. Disciplinær forfølgning kan omfatte undersøgelser, der foretages af Kommissionens disciplinærråd i henhold til artikel 17 i bilag IX til vedtægten.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     I forbindelse med disse aktiviteter indsamler og behandler de relevante tjenestegrene i Kommissionen relevante oplysninger. Disse oplysninger omfatter personoplysninger, navnlig identifikations-, kontakt- og adfærdsoplysninger. De relevante tjenestegrene i Kommissionen videregiver personoplysninger til andre af Kommissionens tjenestegrene, i det omfang det er nødvendigt.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Personoplysningerne lagres i et sikret fysisk og elektronisk miljø for at forhindre ulovlig adgang til eller videregivelse af oplysninger til personer, der ikke behøver at kende dem. Når behandlingen er afsluttet, gemmes oplysningerne i overensstemmelse med Kommissionens gældende regler (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Kommissionen er under udførelsen af sine opgaver forpligtet til at overholde fysiske personers rettigheder med hensyn til behandling af personoplysninger, jf. artikel 8, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og traktatens artikel 16, stk. 1, samt de rettigheder, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 (4), som erstattede Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (5). Samtidig er Kommissionen forpligtet til at overholde strenge regler om fortrolighed og tavshedspligt og sikre overholdelsen af involverede personers og vidners proceduremæssige rettigheder, navnlig den pågældende persons uskyldsformodning.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     I visse tilfælde er det nødvendigt at forene de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 med behovet for effektivitet i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer samt at sikre, at andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder overholdes fuldt ud. Med henblik herpå fastsættes det i artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725, at Kommissionen har mulighed for at begrænse anvendelsen af artikel 14-17, 19, 20 og 35 samt gennemsigtighedsprincippet i artikel 4, stk. 1, litra a), for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i forordningens artikel 14-17, 19, 20 og 35.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Det kan især være tilfældet, hvad angår underretning af den pågældende person om behandling af personoplysninger i begyndelsen af en administrativ undersøgelse. Underretning om sådanne oplysninger kan påvirke Kommissionens evne til at gennemføre den administrative undersøgelse, f.eks. fordi den pågældende person kan ødelægge bevismateriale, før det er blevet undersøgt af Kommissionen, eller påvirke vidner, før de selv er blevet hørt. Ligeledes kan adgang til personoplysninger i de faser af proceduren, hvor den pågældende person ikke har adgang til sagen, f.eks. i forbindelse med den foreløbige vurdering eller den administrative undersøgelse, også afsløre oplysninger, der kan påvirke gennemførelsen af den administrative undersøgelse negativt. I begge tilfælde kan det være nødvendigt at begrænse den pågældende persons rettigheder for at sikre en overvågnings-, tilsyns- eller reguleringsfunktion, som er forbundet med udøvelsen af offentlig myndighed i en sag, hvor et vigtigt mål i Unionens almene interesse er på spil, nemlig at sikre, at Kommissionens personale overholder deres vedtægtsmæssige forpligtelser og opfører sig på en etisk måde.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Det kan også være nødvendigt at begrænse den pågældende persons indsigtsret i personoplysninger, hvis en sådan indsigt ville afsløre oplysninger om et vidne eller en whistleblower, der har anmodet om ikke at få deres identitet oplyst. I et sådant tilfælde kan Kommissionen beslutte at begrænse adgangen til erklæringen vedrørende den pågældende person for at beskytte dette vidnes eller denne whistleblowers rettigheder og frihedsrettigheder.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     For at sikre fortrolighed og effektivitet i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer og samtidig overholde standarderne for beskyttelse af personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke Kommissionen kan begrænse de registreredes rettigheder i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     De interne regler bør finde anvendelse på al behandling, som foretages af Kommissionen i forbindelse med udførelsen af dens opgaver, herunder behandling, der foretages forud for indledningen af en administrativ undersøgelse og i forbindelse med bistand og samarbejde, som Kommissionen yder til nationale myndigheder og internationale organisationer uden for dens aktiviteter.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     For at efterkomme artikel 14, 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionen underrette alle enkeltpersoner om de af dens aktiviteter, der indebærer behandling af deres personoplysninger, og om deres rettigheder på en gennemsigtig og sammenhængende måde via databeskyttelsesmeddelelser, der offentliggøres på Kommissionens websted. Desuden bør Kommissionen individuelt og på passende vis underrette de registrerede, der er involveret i en administrativ undersøgelse, en procedure forud for disciplinær forfølgning, en disciplinær forfølgning eller en suspensionsprocedure.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Desuden kan Kommissionen for at bevare et effektivt samarbejde være nødsaget til at begrænse anvendelsen af de registreredes rettigheder for at beskytte behandling, der foretages i andre af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer eller hos medlemsstaternes eller tredjelandenes myndigheder og internationale organisationer. Med henblik herpå bør Kommissionen rådføre sig med de pågældende institutioner, organer, kontorer, agenturer, myndigheder og internationale organisationer om det relevante grundlag for indførelse af begrænsninger samt om nødvendigheden og proportionaliteten af begrænsningerne, medmindre det ville bringe Kommissionens aktiviteter i fare.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Det kan også være nødvendigt for Kommissionen at begrænse underretningen af de registrerede og anvendelsen af andre af de registreredes rettigheder i forbindelse med personoplysninger, der modtages fra tredjelande eller internationale organisationer, med henblik på at opfylde sin pligt til at samarbejde med disse lande eller organisationer og dermed beskytte et vigtigt mål i Unionens almene interesse. I visse tilfælde kan den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder imidlertid tilsidesætte vigtigheden af internationalt samarbejde.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Kommissionen bør behandle alle begrænsninger på en gennemsigtig måde og registrere hver anvendelse af begrænsninger i det tilsvarende registreringssystem.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725 kan den dataansvarlige udsætte, undlade eller afvise at underrette den registrerede om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning, hvis underretning om disse oplysninger på nogen måde ville være til skade for formålet med begrænsningen. Dette er navnlig tilfældet med hensyn til begrænsninger af de rettigheder, der er fastsat i artikel 16 og 35 i forordning (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Kommissionen bør jævnligt revidere de indførte begrænsninger for at sikre, at de registreredes rettigheder til at blive underrettet, jf. artikel 16 og 35 i forordning (EU) 2018/1725, kun begrænses, så længe begrænsningerne er nødvendige for, at Kommissionen kan udføre sine administrative undersøgelser, sine procedurer forud for disciplinær forfølgning, sin disciplinære forfølgning og sine suspensionsprocedurer.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Hvis registreredes andre rettigheder begrænses, bør den dataansvarlige i hvert enkelt tilfælde vurdere, om det vil være til skade for formålet at underrette om begrænsningen.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Europa-Kommissionens databeskyttelsesansvarlige bør foretage en uafhængig evaluering af anvendelsen af begrænsninger med henblik på at sikre overholdelsen af denne afgørelse.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse afgav udtalelse den 5. december 2018 —
                  
               VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
         
            Artikel 1
            Genstand og anvendelsesområde
            
               1.   I denne afgørelse fastsættes de regler, som gælder for Kommissionens underretning af registrerede om behandlingen af deres oplysninger i overensstemmelse med artikel 14, 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725 i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer.
            
            
               2.   I afgørelsen fastsættes også betingelserne for, hvornår Kommissionen kan begrænse anvendelsen af artikel 4, stk. 1, litra a), artikel 14-17 og artikel 19, 20 og 35 i forordning (EU) 2018/1725 i overensstemmelse med nævnte forordnings artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h).
            
            
               3.   Denne afgørelse finder anvendelse på Kommissionens behandling af personoplysninger i henhold til artikel 86 i personalevedtægten og bilag IX hertil samt afgørelse C(2004) 1588.
            
            
               4.   Denne afgørelse finder anvendelse på Kommissionens behandling af personoplysninger, for så vidt som den behandler personoplysninger til formål, der vedrører administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer.
            
            
               5.   De kategorier af personoplysninger, der er omfattet af denne afgørelse, omfatter identifikations-, kontakt- og adfærdsoplysninger.
            
         
         
            Artikel 2
            Gældende undtagelser og begrænsninger
            
               1.   Når Kommissionen udøver sine pligter med hensyn til registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, skal den overveje, om en eller flere af undtagelserne i denne forordning finder anvendelse.
            
            
               2.   Kommissionen kan på de betingelser, der er fastsat i artikel 3-7 i denne afgørelse begrænse anvendelsen af artikel 14-17, 19, 20 og 35 i forordning (EU) 2018/1725 samt gennemsigtighedsprincippet i nævnte forordnings artikel 4, stk. 1, litra a), for så vidt som bestemmelserne deri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i forordningens artikel 14-17, 19, 20 og 35, hvis udøvelsen af disse rettigheder og forpligtelser ville bringe formålet med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer i fare eller påvirke andre registreredes rettigheder og frihedsrettigheder negativt.
            
            
               3.   Kommissionen kan på de betingelser, der er fastsat i artikel 3-7, begrænse de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i stk. 2, med hensyn til personoplysninger modtaget fra andre af Unionens institutioner, organer, agenturer og kontorer, fra kompetente myndigheder i medlemsstater eller tredjelande eller fra internationale organisationer i følgende tilfælde:
               
                           a)
                        
                        
                           hvis udøvelsen af disse rettigheder og forpligtelser kan begrænses af andre af Unionens institutioner, organer, agenturer og kontorer på grundlag af andre retsakter, jf. artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725, eller i overensstemmelse med nævnte forordnings kapitel IX, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/794 (6) eller Rådets forordning (EU) 2017/1939 (7)
                           
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           hvis udøvelsen af disse rettigheder og forpligtelser kan begrænses af medlemsstaternes kompetente myndigheder på grundlag af retsakter, der er omhandlet i artikel 23 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (8), eller i henhold til nationale foranstaltninger til gennemførelse af artikel 13, stk. 3, artikel 15, stk. 3, eller artikel 16, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådet direktiv (EU) 2016/680 (9)
                           
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           hvis udøvelsen af disse rettigheder og forpligtelser kan være til skade for Kommissionens samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer.
                        
                     Inden der anvendes begrænsninger i de tilfælde, der er nævnt i litra a) og b) i første afsnit, skal Kommissionen høre de relevante EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer eller kompetente myndigheder i medlemsstaterne, medmindre det er klart for Kommissionen, at anvendelsen af en begrænsning er fastsat ved en af de retsakter, der er nævnt i disse litraer, eller at en sådan høring ville bringe Kommissionens aktiviteter i fare.
               Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse, hvis de registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder går forud for Kommissionens interesse i at samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer.
            
         
         
            Artikel 3
            Underretning af registrerede
            
               1.   Kommissionen offentliggør databeskyttelsesmeddelelser på sit websted, hvorved alle registrerede oplyses om dens aktiviteter, der indebærer behandling af personoplysninger.
            
            
               2.   Kommissionen underretter individuelt og på passende vis den person, der er berørt af en administrativ undersøgelse, en procedure forud for disciplinær forfølgning, en disciplinær forfølgning eller en suspensionsprocedure, og vidner, der anmodes om at fremlægge oplysninger i forbindelse med de pågældende sager, om behandlingen af deres personoplysninger.
            
            
               3.   Når Kommissionen i overensstemmelse med denne afgørelses artikel 2 helt eller delvis begrænser den i stk. 2 omhandlede underretning, indfører og registrerer den årsagerne til begrænsningen i overensstemmelse med artikel 6.
            
         
         
            Artikel 4
            De registreredes indsigtsret, ret til sletning og ret til begrænsning af behandling
            
               1.   Når Kommissionen helt eller delvist begrænser registreredes indsigtsret i personoplysninger, ret til sletning eller ret til begrænsning af behandling som omhandlet i henholdsvis artikel 17, 19 og 20 i forordning (EU) 2018/1725, underretter Kommissionen i sin besvarelse af anmodningen om indsigt, sletning eller begrænsning af behandling den pågældende registrerede om den anvendte begrænsning og om hovedårsagerne dertil samt om muligheden for at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse eller søge domstolsprøvelse ved EU-Domstolen.
            
            
               2.   Underretning om årsagerne til den begrænsning, der er omhandlet i stk. 1, kan udsættes, udelades eller afvises, så længe det vil være til skade for formålet med begrænsningen at udlevere dem.
            
            
               3.   Kommissionen indfører årsagerne til begrænsningen i henhold til denne afgørelses artikel 6.
            
            
               4.   Såfremt retten til indsigt helt eller delvist er begrænset, kan den registrerede udøve sin indsigtsret gennem Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse i henhold til artikel 25, stk. 6, 7 og 8, i forordning (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Artikel 5
            Underretning af registrerede om brud på persondatasikkerheden
            Når Kommissionen begrænser underretningen af den registrerede om brud på persondatasikkerheden som omhandlet i artikel 35 i forordning (EU) 2018/1725, indfører og registrerer den årsagerne til begrænsningen i overensstemmelse med denne afgørelses artikel 6.
         
         
            Artikel 6
            Indføring og registrering af begrænsninger
            
               1.   Kommissionen indfører årsagerne til begrænsninger, der anvendes i henhold til denne afgørelse, herunder en individuel vurdering af begrænsningens nødvendighed og proportionalitet.
               Med dette for øje skal det af fortegnelsen fremgå, hvordan udøvelsen af denne ret ville bringe formålet med den administrative undersøgelse, proceduren forud for disciplinær forfølgning, den disciplinære forfølgning eller suspensionsproceduren eller de anvendte begrænsninger i henhold til artikel 2, stk. 2 eller 3, i fare eller ville påvirke andre registreredes rettigheder og frihedsrettigheder negativt.
            
            
               2.   Fortegnelsen og, hvor det er relevant, de dokumenter, der indeholder de underliggende faktiske og retlige elementer, registreres. De stilles efter anmodning til rådighed for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
            
         
         
            Artikel 7
            Begrænsningers varighed
            
               1.   De begrænsninger, der er omhandlet i artikel 3, 4 og 5, finder fortsat anvendelse, så længe årsagerne hertil gælder.
            
            
               2.   Når årsagerne til en begrænsning som omhandlet i artikel 3 og 5 ikke længere gælder, ophæver Kommissionen begrænsningen og underretter den registrerede om hovedårsagerne til begrænsningen. Samtidig underretter Kommissionen den registrerede om muligheden for når som helst at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse eller at indbringe sagen for Den Europæiske Unions Domstol.
            
            
               3.   Kommissionen gennemgår hver sjette måned anvendelsen af de begrænsninger, der er omhandlet i artikel 3 og 5, fra vedtagelsen heraf og under alle omstændigheder ved afslutningen af den administrative undersøgelse, proceduren forud for disciplinær forfølgning, den disciplinære forfølgning eller suspensionsproceduren. Derefter overvåger Kommissionen på årsbasis behovet for at opretholde enhver udsættelse.
            
         
         
            Artikel 8
            Evaluering foretaget af Europa-Kommissionens databeskyttelsesansvarlige
            
               1.   Europa-Kommissionens databeskyttelsesansvarlige underrettes uden unødig forsinkelse, når en registrerets rettigheder begrænses i overensstemmelse med denne afgørelse. Efter anmodning gives den databeskyttelsesansvarlige adgang til fortegnelsen og alle dokumenter, der indeholder underliggende faktiske og retlige elementer.
            
            
               2.   Den databeskyttelsesansvarlige kan anmode om en fornyet gennemgang af begrænsningen. Den databeskyttelsesansvarlige underrettes skriftligt om resultaterne af den ønskede evaluering.
            
         
         
            Artikel 9
            Ikrafttræden
            Denne afgørelse træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
         
         
            Udfærdiget i Bruxelles, den 1. februar 2019.
            
               
                  På Kommissionens vegne
               
               Jean-Claude JUNCKER
               
                  Formand
               
            
         
         
            (1)  Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 af 29. februar 1968 om vedtægten for tjenestemænd i De europæiske Fællesskaber og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber samt om særlige midlertidige foranstaltninger for tjenestemænd i Kommissionen (EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1).
         
            (2)  Kommissionens afgørelse C(2004) 1588 om almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning.
         
            (3)  Den fælles opbevaringsliste på kommissionsniveau for Europa-Kommissionens sagsakter — SEC(2012) 713.
         
            (4)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39).
         
            (5)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1).
         
            (6)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/794 af 11. maj 2016 om Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde (Europol) og om erstatning og ophævelse af Rådets afgørelse 2009/371/RIA, 2009/934/RIA, 2009/935/RIA, 2009/936/RIA og 2009/968/RIA (EUT L 135 af 24.5.2016, s. 53).
         
            (7)  Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«) (EUT L 283 af 31.10.2017, s. 1).
         
            (8)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1).
         
            (9)  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 89).