CELEX: 32020Q1120(01)
Language: sv
Date: 2020-10-09 00:00:00
Title: Regionkommitténs beslut nr 18/2020 om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar

20.11.2020   
               
               
                  SV
               
               
                  Europeiska unionens officiella tidning
               
               
                  L 391/3
               
            
         REGIONKOMMITTÉNS BESLUTnr 18/2020
         
         om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar
         REGIONKOMMITTÉNS PRESIDIUM HAR BESLUTAT FÖLJANDE
         med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 15.3,
         med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (1),
         med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (2),
         med beaktande av Regionkommitténs arbetsordning, särskilt artikel 78,
         med beaktande av Regionkommitténs presidiums beslut nr 64/2003 av den 11 februari 2003 om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar (3),
         med beaktande av Regionkommitténs presidiums beslut nr 128/2003 av den 17 juni 2003 om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar via det elektroniska registret över handlingar,
         av följande skäl: i det gemensamma uttalandet om förordning (EG) nr 1049/2001 uppmanar Europaparlamentet, rådet och kommissionen övriga institutioner att anta interna bestämmelser om allmänhetens tillgång till handlingar som tar hänsyn till de principer och gränser som anges i denna förordning (4).
         och av följande skäl: upprättandet av en förteckning över direkt tillgängliga handlingar i enlighet med artikel 78.2 i Regionkommitténs arbetsordning och kommitténs bestämmelser om medborgarnas utövande av sin rätt till tillgång till handlingar måste slås samman till ett enda beslut för att främja insynen för medborgarna.
         HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
         KAPITEL I
         
            ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
         
         
            Artikel 1
            Tillgångsberättigade, tillämpningsområde och typer av tillgång
            
               1.   Varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat ska ha rätt till tillgång till Regionkommitténs (nedan kallad kommittén) handlingar enligt de principer, villkor och gränser som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001 och de särskilda bestämmelser som fastställs i detta beslut.
            
            
               2.   I detta beslut avses med kommitténs handlingar allt innehåll i den mening som avses i artikel 3 a i förordning (EG) nr 1049/2001 som har utarbetats eller mottagits av ett av kommitténs organ eller av kommitténs generalsekretariat.
            
            
               3.   Kommittén ska ge allmänheten tillgång till sina handlingar genom det register som fastställs i kapitel II och på begäran i enlighet med kapitel III.
            
         
         KAPITEL II
         
            REGISTER ÖVER KOMMITTÉNS HANDLINGAR
         
         
            Artikel 2
            
               1.   Ett register över handlingar ska upprättas inom kommittén i enlighet med artiklarna 11 och 12 i förordning (EG) nr 1049/2001.
            
            
               2.   De kommittéhandlingar som nämns i den förteckning som bifogas detta beslut och de handlingar till vilka tillgång har beviljats enligt kapitel III i detta beslut ska vara direkt tillgängliga för medborgarna i elektronisk form i registret.
            
            
               3.   Kommittén kan besluta att inkludera andra handlingar än de som nämns i punkt 2 i registret. I detta fall ska kommittén, med beaktande av varje handlings art, besluta antingen att göra handlingen direkt tillgänglig för medborgarna i elektronisk form i registret eller att i registret endast införa ett referensnummer för handlingen, dess ämne och/eller en kort beskrivning av dess innehåll och det datum då den mottogs eller upprättades och registrerades i registret.
            
         
         KAPITEL III
         
            FÖRFARANDE FÖR TILLGÅNG PÅ BEGÄRAN
         
         
            Artikel 3
            Handlingar som är tillgängliga på begäran
            Sådana kommittéhandlingar som inte nämns i den förteckning som bifogas detta beslut ska, så långt det är möjligt, vara tillgängliga för medborgarna på begäran, med förbehåll för de gränser som fastställs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.
         
         
            Artikel 4
            Ursprunglig ansökan
            
               1.   Ingivande:
               
                           1.1
                        
                        
                           Ansökan om tillgång till en handling ska inges till kommitténs generalsekretariat i valfri skriftlig form, inklusive i elektronisk form, på ett av de språk som anges i artikel 1 i förordning nr 1/1958 om vilka språk som ska användas i Europeiska ekonomiska gemenskapen (5).
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           Ansökan ska vara tillräckligt precis och framför allt innehålla uppgifter som gör det möjligt att fastställa vilken eller vilka handlingar som ansökan avser samt sökandens namn och kontaktuppgifter.
                        
                     
                           1.3
                        
                        
                           Om en ansökan inte är tillräckligt precis, ska kommittén uppmana sökanden att förtydliga den och ska hjälpa honom eller henne med detta. I så fall ska svarsfristen upphävas till dess att kommittén får dessa uppgifter.
                        
                     
                           1.4
                        
                        
                           Vid upprepade eller på varandra följande ansökningar som avser mycket omfattande handlingar eller ett stort antal handlingar får kommittén informellt samråda med sökanden för att finna en lösning.
                        
                     
                           1.5
                        
                        
                           Sökanden är inte skyldig att ange skälen för ansökan.
                        
                     
            
               2.   Handläggning:
               
                           2.1
                        
                        
                           En ansökan om tillgång till en handling som kommittén innehar ska samma dag som den registreras skickas till den avdelning som ansvarar för att handlägga ansökningar om tillgång till handlingar. Denna ska bekräfta mottagandet av ansökan, utarbeta ett svar och tillhandahålla handlingen inom den föreskrivna tidsfristen.
                        
                     
                           2.2
                        
                        
                           Om ansökan avser en handling som kommittén har upprättat och för vilken ett av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 kan vara tillämpligt, ska den avdelning som ansvarar för registret kontakta den som har upprättat handlingen, som inom fem arbetsdagar ska föreslå hur ärendet ska hanteras.
                        
                     
                           2.3
                        
                        
                           Om det råder tvivel om utlämnande av en handling som härrör från tredje part, ska denna rådfrågas av kommittén och ges minst fem arbetsdagar att ta ställning, i syfte att fastställa om ett av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt.
                        
                     
                           2.4
                        
                        
                           Om ansökan som tillställts kommittén avser en handling som härrör från en annan institution och ännu inte har offentliggjorts av den institutionen, ska kommittén ge den institution som ansvarar för handlingen en tidsfrist på minst fem arbetsdagar för att göra invändningar mot att handlingen utlämnas.
                        
                     
                           2.5
                        
                        
                           Om det inte har inkommit något svar inom den föreskrivna tidsfristen från den tredje part eller den institution som handlingen härrör från, ska kommittén fullfölja förfarandet.
                        
                     
            
               3.   Beslut:
               
                           3.1
                        
                        
                           Om tillgång till den begärda handlingen beviljas, ska kommittén lämna den begärda handlingen till sökanden inom 15 arbetsdagar från det att ansökan registrerats. Direktören för direktorat A ska ansvara för svar som ger tillgång till de begärda handlingarna.
                        
                     
                           3.2
                        
                        
                           Om tillgång till den begärda handlingen vägras, ska kommittén inom 15 arbetsdagar från det att ansökan registrerats skriftligen underrätta sökanden om skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits samt upplysa sökanden om hans eller hennes rätt att inge en bekräftande ansökan. Om kommittén inte svarar inom den föreskrivna tidsfristen, ska sökanden ha rätt att inge en bekräftande ansökan. Generalsekreteraren ska ansvara för svar som helt eller delvis vägrar tillgång till de begärda handlingarna.
                        
                     
                           3.3
                        
                        
                           I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett stort antal handlingar, får den tidsfrist som fastställs i punkterna 3.1 och 3.2 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.
                        
                     
                           3.4
                        
                        
                           Direktören för direktorat A och generalsekreteraren får delegera sina respektive befogenheter som nämns i punkterna 3.1 och 3.2.
                        
                     
         
         
            Artikel 5
            Bekräftande ansökningar
            
               1.   Ingivande:
               
                           1.1
                        
                        
                           En bekräftande ansökan ska tillställas kommittén inom 15 arbetsdagar efter mottagandet av beskedet om att tillgång till den begärda handlingen helt eller delvis vägrats, eller, vid avsaknad av svar på den ursprungliga ansökan, efter utgången av den fastställda svarsfristen.
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           En bekräftande ansökan ska avfattas enligt samma formella kriterier som den ursprungliga ansökan.
                        
                     
            
               2.   Handläggning:
               Bestämmelserna i artikel 4.2 i detta beslut ska tillämpas på motsvarande sätt på handläggningen av bekräftande ansökningar. Kommittén ska dock inte vara skyldig att bekräfta mottagandet av den bekräftande ansökan.
            
            
               3.   Beslut:
               
                           3.1
                        
                        
                           Om tillgång till den begärda handlingen beviljas, ska kommittén lämna den begärda handlingen till sökanden inom 15 arbetsdagar från det att den bekräftande ansökan registrerats. Ordföranden ska ansvara för svar som ger tillgång till de begärda handlingarna.
                        
                     
                           3.2
                        
                        
                           Om tillgång till den begärda handlingen vägras, ska kommittén inom 15 arbetsdagar från det att den bekräftande ansökan registrerats skriftligen underrätta sökanden om skälen för att ansökan helt eller delvis avslagits samt upplysa sökanden om de rättsmedel som finns att tillgå. Ordföranden ska ansvara för svar som helt eller delvis vägrar tillgång till de begärda handlingarna.
                        
                     
                           3.3
                        
                        
                           I undantagsfall, t.ex. om en bekräftande ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett stort antal handlingar, får den tidsfrist som fastställs i punkterna 3.1 och 3.2 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.
                        
                     
                           3.4
                        
                        
                           Ordföranden får delegera de befogenheter som nämns i punkterna 3.1 och 3.2.
                        
                     
         
         
            Artikel 6
            Rättsmedel
            Om kommittén helt eller delvis vägrar att bevilja tillgång till en handling efter en bekräftande ansökan eller underlåter att svara inom den föreskrivna tidsfristen, ska sökanden ha möjlighet att väcka talan mot kommittén och/eller framföra klagomål till Europeiska ombudsmannen enligt de villkor som fastställs i artikel 263 respektive 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.
         
         
            Artikel 7
            Tillhandahållande av handlingar och svarskostnader
            
               1.   Tillhandahållande av handlingar
               
                           1.1
                        
                        
                           Sökanden ska tillhandahållas handlingarna antingen i pappersform eller i elektronisk form, med fullständigt beaktande av sökandens önskemål.
                        
                     
                           1.2
                        
                        
                           Om en handling redan har offentliggjorts av kommittén eller av en annan institution och är lättåtkomlig, kan kommittén underlätta tillgången till handlingen genom att upplysa sökanden om hur han eller hon kan erhålla den begärda handlingen.
                        
                     
            
               2.   Svarskostnad
               En avgift för framställning och utskick av 20 eller fler A4-sidor får tas ut av sökanden. Denna avgift får inte vara högre än den faktiska kostnaden. Tillhandahållande i elektronisk form ska vara kostnadsfritt.
            
         
         KAPITEL IV
         
            SLUTBESTÄMMELSER
         
         
            Artikel 8
            Genomförandebestämmelser
            Generalsekreteraren ska ges i uppdrag att genomföra de åtgärder som krävs för att säkerställa att detta beslut tillämpas.
         
         
            Artikel 9
            Upphävande av beslut nr 64/2003 och beslut nr 128/2003
            Detta beslut upphäver Regionkommitténs presidiums beslut nr 64/2003 av den 11 februari 2003 om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar och Regionkommitténs presidiums beslut nr 128/2003 av den 17 juni 2003 om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar via det elektroniska registret över handlingar.
         
         
            Artikel 10
            Ikraftträdande
            Detta beslut träder i kraft dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
         
         
            Utfärdat i Bryssel den 9 oktober 2020.
            
               
                  För Europeiska regionkommitténs presidium
               
               Apostolos TZITZIKOSTAS
               
                  Ordförande
               
            
         
         
            (1)  EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.
         
            (2)  EUT L 295, 21.11.2018, s. 39.
         
            (3)  EUT L 160, 28.6.2003, s. 96.
         
            (4)  EGT L 173, 27.6.2001, s. 5.
         
            (5)  EGT P 017, 6.10.1958, s. 385.
      
      
         
            BILAGA
            Förteckning över Regionkommitténs handlingar som är direkt tillgängliga för allmänheten
            1.   Handlingar som rör det politiska arbetet
            
            Begäranden om och motiveringar till utarbetande av yttranden på eget initiativ
            Tilldelningar av remisser
            Utkast till yttranden från utskott
            Utkast till förberedande yttranden från utskott
            Utkast till rapporter från utskott
            Utkast till förberedande rapporter från utskott
            Utkast till resolutioner från utskott
            Promemorior som tillhandahålls ledamöterna vid utskottssammanträden
            Ändringsförslag till utkast till yttranden från utskott
            Ändringsförslag till utkast till förberedande yttranden från utskott
            Ändringsförslag till utkast till rapporter från utskott
            Ändringsförslag till utkast till förberedande rapporter från utskott
            Ändringsförslag till utkast till resolutioner från utskott
            Utkast till yttranden som läggs fram vid plenarsessioner
            Utkast till förberedande yttranden som läggs fram vid plenarsessioner
            Utkast till rapporter som läggs fram vid plenarsessioner
            Utkast till förberedande rapporter som läggs fram vid plenarsessioner
            Utkast till resolutioner som läggs fram vid plenarsessioner
            Promemorior/bakgrundsinformation som läggs fram vid plenarsessioner
            Ändringsförslag till utkast till yttranden som läggs fram vid plenarsessioner
            Ändringsförslag till utkast till förberedande yttranden som läggs fram vid plenarsessioner
            Ändringsförslag till utkast till rapporter som läggs fram vid plenarsessioner
            Ändringsförslag till utkast till förberedande rapporter som läggs fram vid plenarsessioner
            Ändringsförslag till utkast till resolutioner som läggs fram vid plenarsessioner
            Referat från överläggningarna vid plenarsessioner
            (Europeiska) regionkommitténs yttranden
            (Europeiska) regionkommitténs förberedande yttranden
            Rapporter från utskotten med skälen till att väcka talan om överträdelse av subsidiaritetsprincipen eller underlåtelse att rådfråga kommittén i fall där samråd är obligatoriskt
            (Europeiska) regionkommitténs rapporter
            (Europeiska) regionkommitténs förberedande rapporter
            (Europeiska) regionkommitténs resolutioner
            Beslut om att inte utarbeta yttranden
            2.   Handlingar som rör kommitténs beslutande organs organisation och funktionssätt
            
            Utkast till arbetsordning
            Ändringsförslag till utkast till arbetsordning
            Arbetsordning
            Rapporter om översyn av arbetsordningen
            Plenarsessionens beslut om val av presidiemedlemmar
            Plenarsessionens beslut om inrättandet av utskott
            Presidiets beslut om inrättande av arbetsgrupper, gemensamma rådgivande kommittéer, mellanregionala grupper, expertgrupper och andra politiska organ
            Plenarsessionens beslut om utnämning av ordförande
            Plenarsessionsbeslut om utnämning av första vice ordförande
            3.   Handlingar som rör kommitténs politiska strategi
            
            Utkast till förklaringar
            Förklaringar
            Årliga utvärderingsrapporter
            Utvärderingsrapporter vid mandatperiodens slut
            Sammanfattningar och rapporter om genomslaget av kommitténs yttranden
            Sammanfattningar och årliga verksamhetsrapporter
            Politiska prioriteringar
            Politiska program vid mandatperiodens början
            Utskottens arbetsprogram
            4.   Handlingar som rör kommittéorganens verksamhet
            
            
               Handlingar från presidiet
            
            Sammansättning
            Kallelser
            Förslag till dagordning
            Närvarolistor
            Promemorior till presidiet
            Sammanträdesscheman
            Protokoll
            
               Ordförandekonferensen
            
            Dagordningar
            
               Handlingar från plenarsessionen
            
            Kallelser
            Förslag till dagordning
            Protokoll
            Närvarolistor
            Anföranden och tal av gästtalare
            
               Handlingar från kommitténs utskott (utöver de som nämns under punkt 1), gemensamma rådgivande kommittéer, arbetsgrupper, mellanregionala grupper, expertgrupper och andra politiska kommittéorgan
            
            Politiska prioriteringar (som ingår i handlingsplaner och arbetsprogram)
            Politiska program vid mandatperiodens början
            Verksamhetsrapporter och tematiska rapporter
            Rekommendationer
            Sammansättning
            Kallelser
            Förslag till dagordning
            Protokoll
            Närvarolistor
            Förslag till externa aktiviteter
            Presentationer som rör tematiska debatter eller yttranden
            
               Ordförandeskapet
            
            Uttalanden och anföranden av ordföranden
            Uttalanden och anföranden av vice ordförandena
            
               Ledamöter
            
            Utnämning av ledamöter
            Ledamöters avskedsansökan
            Upphörande av ledamöters mandat
            Ledamöternas förklaring om ekonomiska intressen
            
               Utgifter och ersättningar
            
            Regler för resekostnadsersättning och traktamenten för resdagar och sammanträdesdagar till ledamöterna
            
               Handlingar från de politiska grupperna
            
            Inrättande av grupper
            Sammanträden mellan utskottens ordförande och kommitténs ordförande
            Kallelser
            Dagordningar
            
               Seminarier och konferenser
            
            Kallelser till sammanträden, seminarier och konferenser
            Uppföljningshandlingar
            5.   Handlingar från kommitténs nätverk och plattformar
            
            
               Europeiska grupperingar för territoriellt samarbete (EGTS)
            
            Register
            Nationella beslut
            
               Nätverket för övervakning av subsidiaritetsprincipen
            
            Arbetsprogram för subsidiaritetsfrågor
            Årliga subsidiaritetsrapporter
            Studier
            Dagordningar för subsidiaritetskonferenser
            Broschyrer
            Samrådsrapporter
            Bidrag från nätverkets partner
            
               Europa 2020-plattformen
            
            Övervakningsrapporter
            Medlemsförteckningar
            
               Plattformen om befogenhetsfördelning
            
            Studier om befogenhetsfördelning
            6.   Handlingar som rör kommunikation och forskning
            
            
               Strategiska handlingar
            
            Kommitténs kommunikationsstrategier
            Årliga handlingsplaner för kommunikation
            Årliga kommunikationsrapporter (om föregående års verksamhet)
            
               Övriga handlingar
            
            Pressmeddelanden
            Elektroniska nyhetsbrev (som distribueras via den prenumerationstjänst som finns på webbplatsen)
            
               Anordnande av evenemang (konferenser, rundabordssamtal, offentliga hearingar, workshoppar osv.)
            
            Kallelser till sammanträden (konferenser, rundabordssamtal, offentliga hearingar, workshoppar osv.) som är öppna för allmänheten
            Information till ledamöterna om evenemang som anordnas av kommittén
            Program/dagordningar för evenemang som anordnas av kommittén
            Sammanfattningar/analyser/utvärderingar av evenemang som anordnats av kommittén
            
               Studier utförda av kommittén
            
            Studier
            Presidiets forskningsprogram
            
               Handböcker för ledamöterna
            
            Handbok för föredragande
            Handbok för ledamöterna
            7.   Handlingar som rör förbindelser med andra
            
            Samarbetsavtal
            Kontakter med europeiska och internationella institutioner och organ
            Kontakter med medlemsstaterna
            Kontakter med lokala och regionala myndigheter
            Kontakter med internationella organisationer
            Kontakter med sammanslutningar
            Europeiska grupperingar för territoriellt samarbete
            8.   Handlingar som rör kommitténs administration, planering och rapportering
            
            
               Rekrytering och praktikplatser
            
            Meddelanden om ledig tjänst
            Meddelanden om behandling av personuppgifter beträffande rekrytering av tjänstemän, utstationering av utstationerade nationella experter och praktikplatser
            Regler för nationella experter som utstationeras till kommittén
            Regler för kommitténs praktikprogram
            Regler för ekonomiskt bidrag till praktikanters faktiska resekostnader i början och slutet av standardpraktik vid kommitténs avdelningar
            
               Anbudsförfaranden
            
            Allmänna villkor för inköpsorder (kontrakt till lågt värde)
            Meddelanden om behandling av personuppgifter vid offentlig upphandling
            Meddelanden om upphandling som offentliggörs i EUT
            Meddelanden om tilldelning som offentliggörs i EUT
            Förhandspublicering av kommande kontrakt till lågt eller medelhögt värde
            Förteckning över kontrakt till lågt eller medelhögt värde som kommittén undertecknat föregående år
            Förteckning över specifika kontrakt och ordersedlar baserade på ett ramavtal som kommittén undertecknat föregående år
            
               Regler för visselblåsning och förklaringar om högre tjänstemäns bisysslor
            
            Meddelande om dataskydd under visselblåsningsförfaranden
            Regler för visselblåsning
            Administrativa överenskommelser mellan kommittén och Olaf
            Årlig information om före detta högre tjänstemäns yrkesverksamhet