CELEX: 22010D0562
Language: es
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/UE: Decisión n ° 1/2010 del Consejo Conjunto Cariforum-UE creado por el Acuerdo de Asociación Económica entre los Estados del Cariforum, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra, de 17 de mayo de 2010 respecto de la adopción de los reglamentos internos del Consejo Conjunto Cariforum-UE, del Comité de Comercio y Desarrollo Cariforum-UE y de los Comités Especiales

21.9.2010   
            
            
               ES
            
            
               Diario Oficial de la Unión Europea
            
            
               L 247/66
            
         DECISIÓN No 1/2010 DEL CONSEJO CONJUNTO CARIFORUM-UE CREADO POR EL ACUERDO DE ASOCIACIÓN ECONÓMICA ENTRE LOS ESTADOS DEL CARIFORUM, POR UNA PARTE, Y LA COMUNIDAD EUROPEA Y SUS ESTADOS MIEMBROS, POR OTRA,
   de 17 de mayo de 2010
   respecto de la adopción de los reglamentos internos del Consejo Conjunto Cariforum-UE, del Comité de Comercio y Desarrollo Cariforum-UE y de los Comités Especiales
   (2010/562/UE)
   EL CONSEJO CONJUNTO CARIFORUM-UE,
   Visto el Acuerdo de Asociación Económica entre los Estados del Cariforum, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra, (denominado en lo sucesivo «el Acuerdo»), firmado en Bridgetown, Barbados, el 15 de octubre de 2008, y en particular su artículo 227, su artículo 228, apartado 3, su artículo 229, apartado 1, y su artículo 230, apartados 2 y 4,
   Considerando lo siguiente:
   
               (1)
            
            
               El Acuerdo establece que el Consejo Conjunto Cariforum-UE (denominado en lo sucesivo «el Consejo Conjunto») debe adoptar su reglamento interno y fijar el del Comité de Comercio y Desarrollo Cariforum-UE (denominado en lo sucesivo «el Comité de Comercio y Desarrollo»).
            
         
               (2)
            
            
               El Consejo Conjunto y el Comité de Comercio y Desarrollo estarán asistidos, en el ejercicio de sus funciones, por el Comité Especial de Cooperación Aduanera y Facilitación Comercial, creado con arreglo al artículo 36 del Acuerdo, y por Comités Especiales, que podrán crearse con arreglo al artículo 230, apartado 4, del Acuerdo. Conviene también fijar el reglamento interno de dichos Comités Especiales.
            
         DECIDE:
   Artículo 1
   Los Reglamentos internos del Consejo Conjunto y del Comité de Comercio y Desarrollo se adoptan según se establece en los anexos I y II, respectivamente.
   Artículo 2
   1.   El Reglamento interno recogido en el anexo III será aplicable al Comité Especial de Cooperación Aduanera y Facilitación Comercial y a cualquier otro Comité Especial que se cree con arreglo a lo establecido en el artículo 230, apartado 4, del Acuerdo.
   2.   Dichos Reglamentos no afectan a ninguna norma especial prevista en el Acuerdo o que decida el Consejo Conjunto.
   Artículo 3
   La presente Decisión entrará en vigor el 17 de mayo de 2010.
   
      Hecho en Madrid, el 17 de mayo de 2010.
      
         
            Por los Estados del CARIFORUM
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Por la Parte UE
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      ANEXO I
      
         REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO CONJUNTO CARIFORUM-UE
         creado por el Acuerdo de Asociación Económica entre los Estados del Cariforum, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra
         Artículo 1
         Composición y presidencia
         1.   El Consejo Conjunto Cariforum-UE (denominado en lo sucesivo «el Consejo Conjunto») está compuesto conforme a lo dispuesto en el artículo 228, apartado 1, del Acuerdo.
         2.   El representante de los Estados del Cariforum actuando colectivamente, previsto en el artículo 228, apartado 2, del Acuerdo, se denominará «Alto Representante del Cariforum». La designación del Alto Representante del Cariforum y cualquier cambio que se produzca al respecto se notificará al Presidente del Consejo Conjunto.
         3.   La referencia a «las Partes» en el reglamento interno se hará con arreglo a la definición que figura en el artículo 233, apartado 3, del Acuerdo.
         4.   El Consejo Conjunto estará presidido, a un nivel como mínimo ministerial, alternativamente, durante períodos de 12 meses, por un representante del Consejo de la Unión Europea y un representante de la Comisión Europea, en nombre de la Parte UE, y por un representante de los Estados del Cariforum. No obstante, el período de la primera Presidencia comenzará en la fecha de la primera reunión del Consejo Conjunto y finalizará el 31 de diciembre del año siguiente. La Presidencia será ejercida en primer lugar por un representante de los Estados del Cariforum.
         Artículo 2
         Representación
         1.   De conformidad con el artículo 228, apartado 5, del Acuerdo, los miembros del Consejo Conjunto podrán pedir ser representados.
         2.   El miembro que desee ser representado por un representante suplente notificará al Presidente del Consejo Conjunto el nombre de su representante suplente antes de la reunión en la que vaya a ser representado. El representante suplente de un miembro del Consejo Conjunto ejercerá todos los derechos que asistan a dicho miembro.
         Artículo 3
         Observadores
         1.   El Consejo Conjunto podrá decidir la admisión de observadores con carácter permanente.
         2.   El Consejo Conjunto podrá decidir invitar a observadores adicionales sobre una base ad hoc.
         
         3.   El Consejo Conjunto podrá decidir invitar a representantes de la Comisión Parlamentaria Cariforum-UE y del Comité Consultivo Cariforum-UE para informar al Consejo Conjunto de las tareas realizadas en los Comités respectivos.
         Artículo 4
         Reuniones
         1.   El Consejo Conjunto se reunirá periódicamente como mínimo cada dos años, y extraordinariamente, con el acuerdo de ambas Partes, siempre que lo requieran las circunstancias.
         2.   Cada reunión del Consejo Conjunto se celebrará en la fecha y el lugar convenidos entre las Partes.
         3.   Las reuniones del Consejo Conjunto serán convocadas por la Secretaría del Consejo Conjunto mediante una convocatoria emitida a más tardar 35 días antes del inicio de la sesión, excepto cuando sea necesaria una reunión extraordinaria.
         Artículo 5
         Delegaciones
         Los miembros del Consejo Conjunto podrán asistir acompañados por funcionarios. Antes de cada reunión, se informará al Presidente del Consejo Conjunto de la composición prevista de las delegaciones de los Estados signatarios del Cariforum, de la Parte UE y de todos los observadores.
         Artículo 6
         Secretaría
         La Secretaría del Consejo Conjunto será ejercida de forma alternativa, por un período de 12 meses, por la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y un Estado del Cariforum. Estos períodos coincidirán con el ejercicio de la Presidencia por la Parte UE y los Estados del Cariforum, respectivamente.
         Artículo 7
         Documentos
         Cuando las deliberaciones del Consejo Conjunto se basen en documentos de apoyo, la Secretaría los numerará y transmitirá como documentos del Consejo Conjunto.
         Artículo 8
         Correspondencia
         1.   Toda la correspondencia dirigida al Consejo Conjunto se enviará a la Secretaría del Consejo Conjunto.
         2.   La Secretaría se asegurará de que la correspondencia dirigida al Consejo Conjunto se envíe al Presidente del Consejo y de que, si procede, se transmita como documentos contemplados en el artículo 7 a los demás miembros del Consejo Conjunto. La correspondencia distribuida se enviará a la Secretaría General de la Comisión Europea, las Representaciones Permanentes de los Estados miembros de la Unión Europea en Bruselas, al Alto Representante del Cariforum y a los Coordinadores de cada Estado signatario del Cariforum previstos el artículo 234, apartado 1, del Acuerdo.
         3.   La Secretaría enviará la correspondencia del Presidente del Consejo Conjunto a los destinatarios y, si procede, la transmitirá como documentos contemplados en el artículo 7 a los demás miembros del Consejo Conjunto a través de los destinatarios indicados en el apartado 2 del presente artículo.
         Artículo 9
         Orden del día de las reuniones
         1.   La Secretaría del Consejo Conjunto elaborará un orden del día provisional para cada reunión a partir de las sugerencias de las Partes y de los Estados signatarios del Cariforum. La Secretaría del Consejo Conjunto la transmitirá, junto con los documentos pertinentes, a los destinatarios indicados en el artículo 8, apartado 2, a más tardar 21 días antes del inicio de la reunión.
         2.   El orden del día provisional comprenderá los puntos sobre los que la Secretaría haya recibido solicitudes de que se incluyan en el orden del día, junto con los documentos pertinentes, a más tardar 28 días antes del comienzo de la reunión.
         3.   Al comienzo de cada reunión el Consejo Conjunto adoptará el orden del día. Por acuerdo de las Partes, se podrán añadir puntos adicionales en el orden del día.
         4.   El Presidente del Consejo Conjunto puede, de acuerdo con las Partes, invitar a expertos a sus reuniones para recabar información sobre cuestiones concretas.
         5.   De acuerdo con las Partes, la Secretaría puede reducir los plazos fijados en los apartados 1 y 2 para tener en cuenta las necesidades de un caso concreto.
         Artículo 10
         Actas
         1.   La Secretaría redactará un proyecto de acta de cada reunión normalmente en el plazo de un mes a partir de la fecha de la reunión.
         2.   Por regla general, el acta resumirá cada punto del orden del día y especificará, si procede:
         
                     a)
                  
                  
                     toda la documentación presentada al Consejo Conjunto;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     cualquier declaración que un miembro del Consejo Conjunto solicite incluir, y
                  
               
                     c)
                  
                  
                     las decisiones tomadas, las recomendaciones formuladas, las declaraciones convenidas y las conclusiones adoptadas sobre puntos específicos.
                  
               3.   El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Consejo Conjunto o de sus representantes suplentes que hayan participado en la reunión, una lista de los miembros de las Delegaciones que les acompañen y una lista de todos los observadores de la reunión.
         4.   Ambas Partes aprobarán el acta por escrito en un plazo de tres meses a partir de la fecha de la reunión. Una vez aprobada, la Secretaría firmará dos copias del acta y cada Parte recibirá un original de dicho documento auténtico. Se enviarán copias del acta firmada a todos los destinatarios que figuran en el artículo 8, apartado 2.
         Artículo 11
         Decisiones y recomendaciones
         1.   El Consejo Conjunto adoptará sus decisiones y recomendaciones de común acuerdo, tal como establece el artículo 229 del Acuerdo.
         2.   El Consejo Conjunto podrá decidir presentar cualquier cuestión general, que tenga interés para los países ACP o la UE, y que surja en el marco del Acuerdo, al Consejo de Ministros ACP-CE según lo definido en el artículo 15 del Acuerdo de Cotonú.
         3.   En el período entre las reuniones, el Consejo Conjunto podrá, por acuerdo de las Partes, adoptar decisiones o recomendaciones por procedimiento escrito. El procedimiento escrito consistirá en un intercambio de notas entre las Partes. El Alto Representante del Cariforum estará facultado para intercambiar dichas notas y confirmar el acuerdo de los Estados signatarios del Cariforum sobre cualquier decisión, tras recibir la confirmación de dicho acuerdo por parte de cada uno de los Estados signatarios del Cariforum, según proceda.
         4.   Las decisiones y recomendaciones del Consejo Conjunto a tenor del artículo 229 del Acuerdo se denominarán «Decisión» o «Recomendación», respectivamente, e irán seguidas de un número de serie, la fecha de su adopción y la descripción de su objeto. En cada Decisión se especificará la fecha de su entrada en vigor.
         5.   Las decisiones y recomendaciones adoptadas por el Consejo Conjunto serán autenticadas por un representante de la Comisión Europea, en nombre de la Parte UE, y por el Alto Representantes del Cariforum, en nombre de los Estados del Cariforum.
         6.   Las decisiones y recomendaciones se enviarán a cada uno de los destinatarios que figuran en el artículo 8, apartado 2, como documentos del Consejo Conjunto.
         Artículo 12
         Carácter público
         1.   Salvo decisión en contrario, las reuniones del Consejo Conjunto no serán públicas.
         2.   Cada Parte o Estado signatario del Cariforum podrá decidir publicar las decisiones y recomendaciones del Consejo Conjunto en sus respectivas publicaciones oficiales.
         Artículo 13
         Lenguas
         1.   Las lenguas de trabajo del Consejo Conjunto serán las lenguas oficiales comunes a las Partes, es decir, español, francés, inglés y neerlandés.
         2.   El Consejo Conjunto deliberará y adoptará sus decisiones y recomendaciones sobre la base de documentación y propuestas elaboradas en una las lenguas que figuran en el apartado 1.
         Artículo 14
         Gastos
         1.   Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones del Consejo Conjunto, tanto los relativos a gastos de personal, viajes y estancia como los gastos de correo y telecomunicaciones.
         2.   Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte que organice la reunión.
         3.   Los gastos relacionados con la prestación de servicios de interpretación en las reuniones y la traducción de documentos a las lenguas de trabajo del Consejo Conjunto, o a partir de dichas lenguas correrán a cargo de la Parte que organice la reunión. Los gastos relacionados con la prestación de servicios relativos a la interpretación y la traducción de documentos a otras lenguas oficiales de las instituciones de la Unión Europea o a partir de dichas lenguas correrán a cargo de la Parte UE.
      
   
   
      ANEXO II
      
         REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE COMERCIO Y DESARROLLO CARIFORUM-UE
         creado por el Acuerdo de Asociación Económica entre los Estados del Cariforum, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra
         Artículo 1
         Composición y presidencia
         1.   El Comité de Comercio y Desarrollo Cariforum-UE (denominado en lo sucesivo «el Comité de Comercio y Desarrollo») se crea, de conformidad con el artículo 230 del Acuerdo, para asistir al Consejo Conjunto Cariforum-UE (denominado en lo sucesivo «el Consejo Conjunto») en el cumplimiento de sus funciones y asumir la responsabilidad de la aplicación general del Acuerdo.
         2.   Tal como prevé el artículo 230, apartado 1, del Acuerdo, el Comité de Comercio y Desarrollo estará compuesto, por una parte, por representantes del Consejo de la Unión Europea y representantes de la Comisión Europea, y, por otra, por representantes de los Estados signatarios del Cariforum, normalmente a nivel de altos funcionarios.
         3.   El Representante de los Estados del Cariforum cuando actúen colectivamente, previsto en el artículo 230, apartado 1, del Acuerdo, se denominará «Representante de alto nivel del Cariforum». El nombramiento del Representante de alto nivel del Cariforum y cualquier cambio que se produzca al respecto se notificará al Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo.
         4.   El Comité de Comercio y Desarrollo estará presidido alternativamente, durante períodos de 12 meses, por altos funcionarios de la Comisión Europea, en nombre de la Parte UE, y por altos funcionarios de los Estados del Cariforum, en su nombre. El período de la primera Presidencia coincidirá con el período de la primera Presidencia del Consejo Conjunto. Para ese período y, a continuación, para cada período de 12 meses, el Comité de Comercio y Desarrollo estará presidido por la Parte que ejerza la Presidencia del Consejo Conjunto. La primera Presidencia será ejercida por un representante de los Estados del Cariforum.
         5.   Además de realizar las funciones específicas conferidas por el Acuerdo, el Comité de Comercio y Desarrollo preparará las reuniones y las deliberaciones del Consejo Conjunto, supervisará la aplicación de las decisiones y recomendaciones del Consejo Conjunto cuando proceda y, en general, asegurará la continuidad del funcionamiento apropiado del Acuerdo. Considerará los asuntos que le remita el Consejo Conjunto, así como las cuestiones que puedan surgir en la aplicación diaria del Acuerdo.
         6.   En los casos en que el Acuerdo haga referencia a una posibilidad de consulta, tal consulta podrá tener lugar en el Comité de Comercio y Desarrollo. La consulta podrá proseguir en el Consejo Conjunto si las Partes convienen en ello, excepto si el Acuerdo dispone otra cosa.
         Artículo 2
         Representación
         1.   Los miembros del Comité de Comercio y Desarrollo podrán pedir ser representados.
         2.   El miembro que desee ser representado por un representante suplente notificará al Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo el nombre de su representante suplente antes de la reunión en la que vaya a ser representado. El representante suplente de un miembro del Comité de Comercio y Desarrollo ejercerá todos los derechos que asistan a dicho miembro.
         Artículo 3
         Observadores
         1.   El Comité de Comercio y Desarrollo podrá decidir la admisión de observadores con carácter permanente.
         2.   El Comité de Comercio y Desarrollo podrá decidir invitar a observadores adicionales sobre una base ad hoc.
         3.   El Comité de Comercio y Desarrollo podrá decidir invitar a representantes de la Comisión Parlamentaria Cariforum-UE y del Comité Consultivo Cariforum-UE a informar al Comité de Comercio y Desarrollo de las tareas realizadas en los Comités respectivos.
         Artículo 4
         Reuniones
         1.   El Comité de Comercio y Desarrollo se reunirá una vez al año o, previo acuerdo de las Partes, cuando las circunstancias lo requieran. Por acuerdo de las Partes, las reuniones del Comité de Comercio y Desarrollo podrán celebrarse por vídeoconferencia o teleconferencia En ese caso, las Partes convendrán en la manera de repartir los gastos correspondientes a la celebración de una reunión por dichos medios.
         2.   Cada reunión del Comité de Comercio y Desarrollo será convocada por la Secretaría en la fecha y el lugar convenidos por ambas Partes. El anuncio de la convocatoria de la reunión se emitirá a más tardar 35 días antes del inicio de la sesión, excepto en los casos de urgencia.
         Artículo 5
         Delegaciones
         Antes de cada reunión, se informará al Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo de la composición prevista de las delegaciones que asistan a la reunión.
         Artículo 6
         Secretaría
         La Secretaría del Comité de Comercio y Desarrollo será ejercida alternativamente, durante períodos de 12 meses, por la Comisión Europea y un Estado del Cariforum. Estos períodos coincidirán con el ejercicio de la Presidencia por la Parte UE y los Estados del Cariforum, respectivamente.
         Artículo 7
         Documentos
         Cuando las deliberaciones del Comité de Comercio y Desarrollo se basen en documentos escritos de apoyo, la Secretaría los numerará y transmitirá como documentos del Comité de Comercio y Desarrollo.
         Artículo 8
         Correspondencia
         Toda la correspondencia con el Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo se enviará a la Secretaría del Comité de Comercio y Desarrollo para su transmisión a los miembros del Comité, y a la Secretaría y al Presidente del Consejo Conjunto y, cuando proceda, a los miembros del Consejo Conjunto.
         Artículo 9
         Orden del día de las reuniones
         1.   La Secretaría del Comité de Comercio y Desarrollo elaborará un orden del día provisional para cada reunión. Dicho orden del día se transmitirá, junto con los documentos pertinentes, a los miembros del Comité de Comercio y Desarrollo, así como al Presidente y a la Secretaría del Consejo Conjunto, a más tardar 21 días antes del inicio de la reunión.
         2.   El orden del día provisional comprenderá los puntos sobre los que la Secretaría del Comité de Comercio y Desarrollo haya recibido solicitudes de que se incluyan en el orden del día, junto con los documentos pertinentes, a más tardar 28 días antes del comienzo de la reunión.
         3.   El Comité de Comercio y Desarrollo aprobará el orden del día al comienzo de cada reunión. Por acuerdo de las Partes, se podrán incluir puntos adicionales en el orden del día.
         4.   El Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo puede, de acuerdo con las Partes, invitar a expertos a sus reuniones para recabar información sobre cuestiones concretas.
         5.   De acuerdo con las Partes, el Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo puede reducir los plazos mencionados en los apartados 1 y 2 con el fin de atender a los requisitos de un caso particular.
         Artículo 10
         Actas
         1.   La Secretaría redactará un proyecto de acta de cada reunión, normalmente en el plazo de un mes a partir de la fecha de la reunión.
         2.   Para cada punto del orden del día, el acta incluirá, por regla general:
         
                     a)
                  
                  
                     la documentación presentada al Comité de Comercio y Desarrollo;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     las declaraciones cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Comité de Comercio y Desarrollo, y
                  
               
                     c)
                  
                  
                     las decisiones tomadas, las recomendaciones formuladas, las declaraciones convenidas y las conclusiones adoptadas sobre puntos específicos.
                  
               3.   El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Comité de Comercio y Desarrollo o de sus representantes suplentes que hayan participado en la reunión, una lista de los miembros de las Delegaciones que les acompañen y una lista de todos los observadores de la reunión.
         4.   El acta será aprobada por escrito por el Representante de alto nivel del Cariforum y el alto funcionario o los altos funcionarios de la Comisión Europea que hayan participado en la reunión, en un plazo de dos meses a partir de la fecha de la reunión. Una vez aprobada, la Secretaría firmará dos copias del acta y cada Parte recibirá un original de dicho documento auténtico. Se enviarán copias del acta firmada a los miembros del Comité de Comercio y Desarrollo y al Presidente y a la Secretaría del Consejo Conjunto.
         Artículo 11
         Decisiones y recomendaciones
         1.   En los casos en que el Comité de Comercio y Desarrollo esté autorizado en virtud del Acuerdo a adoptar decisiones o recomendaciones, estos actos se denominarán «Decisión» o «Recomendación», respectivamente, e irán seguidos de un número de serie, la fecha de su adopción y una descripción de su objeto. En cada Decisión se especificará la fecha de su entrada en vigor.
         2.   Cuando el Comité de Comercio y Desarrollo adopte una decisión, se aplicará mutatis mutandis el artículo 11 del reglamento interno del Consejo Conjunto.
         3.   Las decisiones y recomendaciones del Comité de Comercio y Desarrollo se remitirán a los destinatarios que figuran en el artículo 8.
         Artículo 12
         Carácter público
         1.   Salvo decisión en contrario, las reuniones del Comité de Comercio y Desarrollo no serán públicas.
         2.   Cada Parte o Estado signatario del Cariforum podrá decidir publicar las decisiones y recomendaciones del Comité de Comercio y Desarrollo en sus respectivas publicaciones oficiales.
         Artículo 13
         Lenguas
         1.   Las lenguas de trabajo del Comité de Comercio y Desarrollo serán las lenguas oficiales comunes a las Partes, es decir, español, francés, inglés y neerlandés.
         2.   El Comité de Comercio y Desarrollo deliberará y adoptará sus decisiones y recomendaciones sobre la base de documentación y propuestas elaboradas en una las lenguas que figuran en el apartado 1.
         Artículo 14
         Gastos
         1.   Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones del Comité de Comercio y Desarrollo, tanto los relativos a gastos de personal, viajes y estancia como los gastos de correo y telecomunicaciones.
         2.   Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte que organice la reunión.
         3.   Los gastos relacionados con la prestación de servicios de interpretación en las reuniones y la traducción de documentos a las lenguas de trabajo del Comité de Comercio y Desarrollo o a partir de dichas lenguas correrán a cargo de la Parte que organice la reunión. Los gastos relacionados con la prestación de servicios relativos a la interpretación y a la traducción de documentos a otras lenguas oficiales de las instituciones de la Unión Europea, o a partir de dichas lenguas, correrán a cargo de la Parte UE.
      
   
   
      ANEXO III
      
         REGLAMENTO INTERNO DE LOS COMITÉS ESPECIALES
         Creados por el Acuerdo de Asociación Económica entre los Estados del Cariforum, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra
         Artículo 1
         Composición y presidencia
         1.   Salvo que el Acuerdo disponga lo contrario o que el Comité de Comercio y Desarrollo Cariforum-UE (denominado en lo sucesivo «el Comité de Comercio y Desarrollo») decida lo contrario, todo Comité Especial estará compuesto, por una parte, por representantes de la Comisión Europea y representantes de los miembros del Consejo de la Unión Europea por la Parte UE y, por otra, por representantes de los Estados signatarios del Cariforum.
         2.   Los Estados del Cariforum otorgarán mandato a uno de sus representantes para actuar en su nombre y presentar su posición con respecto a todos los asuntos en virtud del presente Acuerdo para los que hayan acordado actuar colectivamente. Dicho representante se denominará «Representante del Cariforum». El nombramiento del Representante del Cariforum y cualquier cambio que se produzca al respecto se notificará al Presidente del Comité Especial.
         3.   Las reuniones de un Comité Especial serán presididas alternativamente por un funcionario de la Comisión Europea y por un funcionario de un Estado del Cariforum.
         Artículo 2
         Representación
         1.   Los miembros de un Comité Especial podrán pedir ser representados.
         2.   El miembro que desee ser representado por un representante suplente notificará al Presidente del Comité Especial el nombre de su representante suplente antes de la reunión en la que vaya a ser representado. El representante suplente de un miembro del Comité Especial ejercerá todos los derechos que asistan a dicho miembro.
         Artículo 3
         Observadores
         1.   El Comité Especial podrá decidir la admisión de observadores con carácter permanente.
         2.   El Comité Especial podrá decidir invitar a observadores adicionales, incluidos representantes de la Comisión Parlamentaria Cariforum-UE y del Comité Consultivo Cariforum-UE, sobre una base ad hoc.
         Artículo 4
         Reuniones
         1.   Salvo que el Acuerdo disponga lo contrario, un Comité Especial se reunirá a petición de cualquiera de las Partes en la fecha y el lugar acordados previamente entre las Partes. Por acuerdo de ambas Partes, las reuniones de un Comité Especial podrán celebrarse por vídeoconferencia o teleconferencia. En ese caso, las Partes convendrán en la manera de repartir los gastos correspondientes a la celebración de una reunión por dichos medios.
         2.   La Secretaría del Comité Especial convocará cada reunión de ese Comité Especial mediante un anuncio que se emitirá, a más tardar, 35 días antes del inicio de la sesión, excepto en los casos de urgencia.
         Artículo 5
         Delegaciones
         Antes de cada reunión, se informará al Presidente del Comité Especial de la composición prevista de las delegaciones que asistirán a la reunión.
         Artículo 6
         Secretaría
         La Secretaría del Comité Especial será ejercida alternativamente, durante períodos de 12 meses, por la Comisión Europea y un Estado del Cariforum. Estos períodos coincidirán con el ejercicio de la Presidencia por la Parte UE y los Estados del Cariforum, respectivamente.
         Artículo 7
         Documentos
         Cuando las deliberaciones de un Comité Especial se basen en documentos escritos de apoyo, la Secretaría los numerará y transmitirá como documentos de dicho Comité Especial.
         Artículo 8
         Correspondencia
         Toda la correspondencia con el Presidente de un Comité Especial se enviará a la Secretaría de dicho Comité Especial para su transmisión a los miembros del Comité Especial, a la Secretaría y al Presidente del Comité de Comercio y Desarrollo así como, cuando proceda, a los miembros del Comité de Comercio y Desarrollo.
         Artículo 9
         Orden del día de las reuniones
         1.   La Secretaría del Comité Especial preparará un orden del día provisional para cada reunión. Dicho orden se transmitirá, junto con los documentos pertinentes, a los miembros del Comité Especial, así como al Presidente y a la Secretaría del Comité de Comercio y Desarrollo, a más tardar 21 días antes del inicio de la reunión.
         2.   El orden del día provisional comprenderá los puntos sobre los que la Secretaría del Comité Especial haya recibido solicitudes de que se incluyan en el orden del día, junto con los documentos pertinentes, a más tardar 28 días antes del comienzo de la reunión.
         3.   El Comité Especial adoptará el orden del día al inicio de cada reunión. Por acuerdo de las Partes, será posible añadir puntos adicionales en el orden del día.
         4.   De acuerdo con las Partes, el Presidente del Comité Especial puede reducir los plazos mencionados en los apartados 1 y 2 con el fin de atender a los requisitos de un caso particular.
         5.   De acuerdo con las Partes, el Presidente del Comité Especial puede invitar a expertos a sus reuniones para recabar información sobre cuestiones concretas.
         Artículo 10
         Actas
         1.   La Secretaría redactará un proyecto de acta de cada reunión normalmente en el plazo de un mes a partir de la fecha de la reunión.
         2.   Para cada punto del orden del día, el acta incluirá, por regla general:
         
                     a)
                  
                  
                     la documentación presentada al Comité Especial;
                  
               
                     b)
                  
                  
                     las declaraciones cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Comité Especial, y
                  
               
                     c)
                  
                  
                     las decisiones tomadas, las recomendaciones formuladas, las declaraciones convenidas y las conclusiones adoptadas sobre puntos específicos.
                  
               3.   El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Comité Especial o de sus representantes suplentes que hayan participado en la reunión, una lista de los miembros de las Delegaciones que les acompañen y una lista de todos los observadores de la reunión.
         4.   El acta será aprobada por escrito por el Representante del Cariforum y por el funcionario de la Comisión Europea que haya participado en la reunión en un plazo de un mes a partir de la fecha de la reunión. Una vez aprobada, la Secretaría firmará dos copias del acta y cada Parte recibirá un original de dicho documento auténtico. Se enviarán copias del acta firmada a los miembros del Comité Especial y al Presidente y a la Secretaría del Comité de Comercio y Desarrollo.
         Artículo 11
         Decisiones y recomendaciones
         1.   En los casos en que un Comité Especial esté autorizado en virtud del Acuerdo, o de la Decisión del Consejo Conjunto que lo establezca, a adoptar decisiones o recomendaciones, estos actos se denominarán «Decisión» o «Recomendación», respectivamente, e irán seguidos de un número de serie, la fecha de su adopción y una descripción de su objeto. En cada decisión se especificará la fecha de su entrada en vigor.
         2.   Cuando un Comité Especial formule una recomendación o adopte una decisión, se aplicará mutatis mutandis el artículo 11 del reglamento interno del Consejo Conjunto.
         3.   Las decisiones y las recomendaciones del Comité Especial se remitirán a los destinatarios indicados en el artículo 8.
         Artículo 12
         Carácter público
         1.   Salvo decisión en contrario, las reuniones de los Comités Especiales no serán públicas.
         2.   Cada Parte o Estado signatario del Cariforum podrá decidir publicar las decisiones y recomendaciones de un Comité Especial en sus respectivas publicaciones oficiales.
         Artículo 13
         Lenguas
         1.   Las lenguas de trabajo de los Comités Especiales serán las lenguas oficiales comunes a las Partes, es decir, español, francés, inglés y neerlandés.
         2.   Los Comités Especiales deliberarán y adoptarán sus decisiones y recomendaciones sobre la base de documentación y propuestas elaboradas en una de las lenguas que figuran en el apartado 1.
         Artículo 14
         Gastos
         1.   Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones de los Comités Especiales, tanto los relativos a gastos de personal, viajes y estancia como los gastos de correo y telecomunicaciones.
         2.   Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte que organice las reuniones.
         3.   Los gastos relacionados con la prestación de servicios de interpretación en las reuniones y la traducción de documentos a las lenguas de trabajo del Comité Especial o a partir de dichas lenguas correrán a cargo de la Parte que organice la reunión. Los gastos relacionados con la prestación de servicios relativos a la interpretación y a la traducción de documentos a otras lenguas oficiales de las instituciones de la Unión Europea, o a partir de dichas lenguas, correrán a cargo de la Parte UE.
         Artículo 15
         Elaboración de informes
         Los Comités Especiales presentarán sus informes al Comité de Comercio y Desarrollo.