CELEX: 32020Q0827(01)
Language: it
Date: 2020-07-06 00:00:00
Title: Decisione n. 64 del consiglio di amministrazione dell’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo del 6 luglio 2020 che adotta norme interne relative alla limitazione di taluni diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nel quadro del funzionamento dell’EASO

27.8.2020   
               
               
                  IT
               
               
                  Gazzetta ufficiale dell’Unione europea
               
               
                  L 279/15
               
            
         DECISIONE n. 64 DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL’UFFICIO EUROPEO DI SOSTEGNO PER L’ASILO
         del 6 luglio 2020
         che adotta norme interne relative alla limitazione di taluni diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nel quadro del funzionamento dell’EASO
         IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL’UFFICIO EUROPEO DI SOSTEGNO PER L’ASILO,
         visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
         visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
         visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo (2), in particolare l’articolo 29,
         visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) del 20 maggio 2020 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,
         previa consultazione del comitato del personale,
         considerando quanto segue:
         
                     (1)
                  
                  
                     EASO svolge le proprie attività in conformità del regolamento (UE) n. 439/2010.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 21 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 21, dovrebbero basarsi sulle norme interne che saranno adottate da EASO, laddove non si basino su atti giuridici adottati in base ai trattati.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Tali norme interne, comprese le disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti dell’interessato.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti dell’interessato ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, EASO valuta se sia applicabile una delle deroghe previste da tale regolamento.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Nell’ambito del proprio operato, EASO può condurre indagini amministrative, avviare procedimenti disciplinari o attività preliminari riguardanti i casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, attuare procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie, trattare reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT) e gestire le richieste dei membri del personale per l’accesso alle loro cartelle cliniche.
                     EASO tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     EASO, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento (dei dati), indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno di EASO volte a riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, al fine di impedirne l’abuso o l’accesso illecito da parte di persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza, o il trasferimento dei dati ad esse. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati o nei registri di EASO.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Tali norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti da EASO nello svolgimento di indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, nel trattamento di reclami interni ed esterni, audit interni, nello svolgimento di indagini da parte del responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE) e nella gestione delle richieste dei membri del personale per l’accesso alle loro cartelle cliniche.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Tali norme interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero essere altresì comprese l’assistenza e la cooperazione fornite da EASO alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Nei casi in cui si applichino tali norme interne, EASO dovrebbe fornire giustificazioni sul motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     In questo quadro, EASO è tenuta a rispettare, nella misura più ampia possibile, i diritti fondamentali degli interessati durante i citati procedimenti, in particolare quelli che riguardano il diritto di comunicazione delle informazioni all’interessato, il diritto di accesso dell’interessato, i diritti dell’interessato alla rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento, nonché i diritti di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato e alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui al regolamento (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Tuttavia, EASO può essere costretta a limitare il diritto di fornire informazioni all’interessato e altri suoi diritti per proteggere, in particolare, le proprie indagini, le indagini e i procedimenti di altre autorità pubbliche, nonché i diritti di altri individui coinvolti nelle sue indagini o in altre procedure.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     EASO dovrebbe monitorare periodicamente se le condizioni che giustificano la limitazione continuino ad applicarsi e revocare la limitazione non appena cessino di sussistere.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Il titolare del trattamento dovrebbe informare il responsabile della protezione dei dati al momento dell’applicazione della limitazione e durante i successivi riesami e coinvolgerlo durante l’intera procedura fino alla revoca della limitazione,
                  
               HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
         
            Articolo 1
            Oggetto e ambito di applicazione
            
               1.   La presente decisione definisce norme relative alle condizioni alle quali EASO può limitare l’applicazione dei diritti sanciti dagli articoli da 14 a 21, articoli 35 e 36, nonché dall’articolo 4 del regolamento (UE) 2018/1725 nel contesto delle procedure di cui al paragrafo 2, conformemente all’articolo 25 di tale regolamento.
            
            
               2.   Nel quadro del funzionamento amministrativo di EASO, la presente decisione si applica ai trattamenti dei dati personali svolti da EASO ai fini di condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, attuare procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie, trattare reclami interni ed esterni, effettuare audit interni e indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE) e gestire le richieste dei membri del personale per l’accesso alle loro cartelle cliniche.
            
            
               3.   Le categorie di dati interessate sono i dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o i dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati relativi a comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
            
            
               4.   Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti dell’interessato ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, EASO valuta se sia applicabile una delle deroghe previste da tale regolamento.
            
            
               5.   Fatte salve le condizioni stabilite nella presente decisione, le limitazioni si possono applicare ai seguenti diritti: diritto di comunicazione di informazioni all’interessato, diritto di accesso da parte dell’interessato, diritti dell’interessato alla rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento, nonché diritti alla comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato e alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche.
            
         
         
            Articolo 2
            Specifiche del titolare del trattamento e garanzie
            
               1.   EASO mette in atto le seguenti garanzie per prevenire abusi o l’accesso o il trasferimento illegale:
               
                           a)
                        
                        
                           i documenti cartacei sono tenuti in armadi sicuri e accessibili soltanto al personale autorizzato;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           tutti i dati elettronici sono memorizzati in una applicazione informatica sicura conformemente agli standard di sicurezza di EASO e in specifiche cartelle elettroniche accessibili unicamente al personale autorizzato. Sono concessi appropriati livelli di accesso su base individuale;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           l’ambiente informatico di EASO è accessibile tramite un sistema di accesso SSO (Single Sign On) ed è collegato automaticamente all’ID dell’utente e alla password. I registri elettronici sono conservati in maniera sicura per tutelare la riservatezza e la segretezza dei dati contenuti;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo della riservatezza.
                        
                     
            
               2.   Il titolare del trattamento è EASO, rappresentata dal suo direttore esecutivo, il quale può delegare la funzione di titolare. Nei casi in cui il direttore esecutivo sia soggetto a indagini amministrative, procedimenti disciplinari o indagini interne, il consiglio di amministrazione rappresenta l’EASO quale responsabile del trattamento dei dati (in quanto autorità che ha il potere di nomina del direttore esecutivo). Gli interessati sono informati riguardo ai titolari del trattamento delegati per mezzo di comunicazioni sulla protezione dei dati o registri pubblicati nel sito Internet e sull’Intranet di EASO.
            
            
               3.   Il periodo di conservazione dei dati personali di cui all’articolo 1, paragrafo 3, della presente decisione non deve essere più lungo di quanto necessario e opportuno per le finalità del trattamento. In ogni caso, non deve superare il periodo di conservazione specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati o nei registri di cui all’articolo 3, paragrafo 3, della presente decisione.
            
            
               4.   Qualora EASO consideri di applicare una limitazione, si valuta il rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, in particolare rispetto al rischio per i diritti e le libertà degli altri interessati e al rischio di compromettere l’efficacia delle indagini o delle procedure di EASO, in particolare distruggendo gli elementi di prova. I rischi per i diritti e le libertà dell’interessato riguardano principalmente, ma non esclusivamente, i rischi legati alla reputazione e i rischi per il diritto di difesa e il diritto di essere ascoltato.
            
         
         
            Articolo 3
            Limitazioni
            
               1.   Eventuali limitazioni sono applicate da EASO solo sulla base di uno o più dei motivi elencati all’articolo 25, paragrafo 1, lettere da a) a i), del regolamento (UE) 2018/1725. In particolare, nel contesto delle finalità di trattamento dei dati personali di cui all’articolo 1, paragrafo 2, della presente decisione, le limitazioni possono essere basate sui seguenti motivi:
               
                           a)
                        
                        
                           per lo svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           per le attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           per le procedure di denuncia di irregolarità, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           per le procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), f), h) e i), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           per il trattamento dei reclami interni ed esterni, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), e), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           per gli audit interni, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           per le indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), di tale regolamento;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           per le indagini sulla sicurezza IT gestite internamente o mediante un intervento esterno (ad esempio CERT-UE), le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), d), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           per la gestione delle richieste di accesso dei membri del personale alle loro cartelle cliniche, le limitazioni possono essere basate sull’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.
                        
                     
            
               2.   Come applicazione specifica delle finalità descritte al paragrafo 1 di cui sopra, EASO può applicare limitazioni ai diritti di cui all’articolo 1, paragrafo 5, della presente decisione nelle seguenti circostanze:
               
                           a)
                        
                        
                           qualora un’altra istituzione, organo, ufficio o organismo dell’Unione sia autorizzato a limitare l’esercizio di tali diritti sulla base di altri atti previsti dall’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 o in conformità del capo IX di tale regolamento o dei loro atti istitutivi e la finalità della suddetta limitazione da parte di tale altra istituzione, organo, ufficio o organismo dell’Unione sia pregiudicata qualora EASO non applichi una limitazione equivalente in relazione agli stessi dati personali;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           qualora l’autorità competente di uno Stato membro sia autorizzata a limitare l’esercizio di tali diritti sulla base degli atti di cui all’articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (3), o ai sensi delle misure nazionali di recepimento dell’articolo 13, paragrafo 3, dell’articolo 15, paragrafo 3, o dell’articolo 16, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) e la finalità della suddetta limitazione da parte di tale autorità competente di uno Stato membro sia pregiudicata qualora EASO non applichi una limitazione equivalente in relazione agli stessi dati personali;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           quando l’esercizio di tali diritti pregiudicherebbe la cooperazione di EASO con paesi terzi od organizzazioni internazionali nell’esecuzione dei propri compiti.
                        
                     Prima di applicare le limitazioni nei casi di cui alle lettere a) e b) del primo comma, EASO consulta l’istituzione, l’organo, l’ufficio o l’organismo pertinente dell’Unione o l’autorità competente di uno Stato membro, salvo quando le risulti evidente che l’applicazione di una limitazione è prevista in virtù di uno degli atti di cui alle lettere citate.
            
            
               3.   Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati e nei registri, ai sensi dell’articolo 31 del regolamento (UE) 2018/1725, pubblicati sul proprio sito Internet e sull’Intranet, che informano gli interessati sui loro diritti nel quadro di una determinata procedura, EASO include informazioni riguardanti le potenziali limitazioni di questi diritti. Tali informazioni indicano i diritti che possono essere limitati, le ragioni e la durata potenziale della limitazione.
               Fatte salve le disposizioni di cui all’articolo 5, paragrafo 2, se proporzionato, EASO informa anche singolarmente tutti gli interessati, considerati persone interessate nella specifica operazione di trattamento, dei loro diritti riguardanti le limitazioni attuali o future senza indebito ritardo e in forma scritta.
            
            
               4.   Le eventuali limitazioni sono necessarie e proporzionate tenuto conto dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati e rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali in una società democratica.
            
            
               5.   Se si considera l’applicazione di limitazioni, si effettua una verifica della necessità e della proporzionalità sulla base delle presenti norme. Tale procedura è documentata mediante una nota di valutazione interna ai fini della rendicontabilità ed è effettuata caso per caso.
            
            
               6.   Le limitazioni sono revocate non appena le circostanze che le giustificano cessino di sussistere. In particolare, laddove si ritenga che l’esercizio del diritto ristretto non pregiudicherebbe più l’effetto della limitazione imposta o lederebbe i diritti e le libertà degli altri interessati.
            
         
         
            Articolo 4
            Revisione da parte del responsabile della protezione dei dati
            
               1.   Il responsabile della protezione dei dati di EASO è informato senza indebito ritardo ogniqualvolta il titolare del trattamento limiti l’applicazione dei diritti degli interessati o estenda la limitazione a norma della presente decisione. Il titolare del trattamento fornisce al responsabile della protezione dei dati l’accesso al registro che contiene la valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione e documenta nel registro la data in cui lo ha informato. Il responsabile della protezione dei dati è coinvolto durante l’intera procedura fino a quando la limitazione viene revocata.
            
            
               2.   Il responsabile della protezione dei dati può chiedere per iscritto al titolare del trattamento di riesaminare l’applicazione della limitazione. Il titolare del trattamento informa per iscritto il responsabile della protezione dei dati circa l’esito del riesame richiesto.
            
            
               3.   Il titolare del trattamento informa il responsabile della protezione dei dati quando la limitazione viene revocata.
            
         
         
            Articolo 5
            Limitazione del diritto di comunicazione delle informazioni all’interessato
            
               1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto di comunicazione delle informazioni all’interessato può essere limitato dal titolare del trattamento nell’ambito dei seguenti trattamenti:
               
                           a)
                        
                        
                           svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           procedure in materia di denunce di irregolarità;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           procedure (formali e informali) di casi di molestia;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           trattamento di reclami interni ed esterni;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           audit interni;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   Qualora limiti, in tutto o in parte, il diritto alla comunicazione delle informazioni agli interessati di cui agli articoli da 14 a 16 del regolamento (UE) 2018/1725, EASO registra le ragioni della limitazione e il fondamento giuridico conformemente all’articolo 3 della presente decisione, inclusa la valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione.
               La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati, su richiesta.
            
            
               3.   La limitazione di cui al paragrafo 2 continua ad applicarsi finché permangono i motivi che la giustificano.
               Qualora i motivi della limitazione non siano più applicabili, EASO fornisce all’interessato le informazioni sulle ragioni principali alla base dell’applicazione di una limitazione. Nel contempo, EASO informa l’interessato in merito al diritto di presentare in qualsiasi momento reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea (la «Corte di giustizia»).
               EASO riesamina l’applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all’atto della chiusura dell’inchiesta, della procedura o dell’indagine pertinente. Successivamente il titolare del trattamento valuta la necessità di mantenere eventuali limitazioni ogni sei mesi. La verifica della necessità e della proporzionalità di cui all’articolo 3, paragrafo 5, è effettuata anche nel contesto di ciascun riesame periodico, dopo aver valutato se i motivi di fatto e di diritto di una limitazione siano ancora applicabili.
            
         
         
            Articolo 6
            Limitazione del diritto di accesso dell’interessato
            
               1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto di accesso dell’interessato può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e proporzionato, nel contesto dei seguenti trattamenti:
               
                           a)
                        
                        
                           svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           procedure in materia di denunce di irregolarità;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           procedure (formali e informali) per casi di molestia;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           trattamento di reclami interni ed esterni;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           audit interni;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE);
                        
                     
                           i)
                        
                        
                           gestione delle richieste di accesso dei membri del personale alle loro cartelle cliniche.
                        
                     Qualora, a norma dell’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, gli interessati chiedano l’accesso ai propri dati personali trattati nell’ambito di uno o più casi specifici o di particolari trattamenti, EASO limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.
            
            
               2.   Allorché EASO limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso di cui all’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, essa procede nel modo seguente:
               
                           a)
                        
                        
                           informa l’interessato, nella propria risposta alla richiesta, in merito alla limitazione applicata e ai principali motivi della stessa, come pure alla possibilità di presentare reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o di proporre un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           registra in una nota di valutazione interna i motivi della limitazione, compresa una valutazione della necessità, della proporzionalità della limitazione e della sua durata.
                        
                     Le limitazioni imposte al diritto di accesso dei membri del personale alle loro cartelle cliniche riguardano solo le richieste di accesso diretto dei membri del personale a dati medici di natura psicologica o psichiatrica, qualora una valutazione effettuata caso per caso riveli che l’accesso indiretto sia necessario per la protezione dell’interessato. L’accesso a tali dati avviene tramite un medico nominato dall’interessato. Al medico di sua scelta è garantito l’accesso a tutte le informazioni e il potere discrezionale di decidere come e quale accesso fornire all’interessato.
               La comunicazione di informazioni di cui alla lettera a) può essere rinviata, omessa o negata se annullasse l’effetto della limitazione in conformità dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725.
               EASO riesamina l’applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all’atto della chiusura dell’inchiesta, della procedura o dell’indagine pertinente. Successivamente il titolare del trattamento valuta la necessità di mantenere eventuali limitazioni ogni sei mesi.
               La verifica della necessità e della proporzionalità di cui all’articolo 3, paragrafo 5, è effettuata anche nel contesto di ciascun riesame periodico, dopo aver valutato se i motivi di fatto e di diritto di una limitazione siano ancora applicabili.
            
            
               3.   La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati, su richiesta.
            
         
         
            Articolo 7
            
               Limitazione dei diritti dell’interessato alla rettifica, cancellazione e limitazione del
               trattamento
            
            
               1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, i diritti dell’interessato alla rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento possono essere limitati dal titolare del trattamento, laddove necessario e opportuno, nel contesto dei seguenti trattamenti:
               
                           a)
                        
                        
                           svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           procedure in materia di denunce di irregolarità;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           procedure (formali e informali) per casi di molestia;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           trattamento di reclami interni ed esterni;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           audit interni;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           h)
                        
                        
                           indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE);
                        
                     
            
               2.   Qualora limiti, integralmente o in parte, l’applicazione dei diritti dell’interessato alla rettifica, cancellazione o limitazione di trattamento di cui, rispettivamente, all’articolo 18, all’articolo 19, paragrafo 1, e all’articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, EASO adotta le misure di cui all’articolo 6, paragrafo 2, della presente decisione e conserva la registrazione in un registro in conformità dell’articolo 6, paragrafo 3, della stessa.
            
         
         
            Articolo 8
            
               Limitazione dei diritti alla comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato
               e riservatezza delle comunicazioni elettroniche
            
            
               1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto alla comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e appropriato, nel contesto dei seguenti trattamenti:
               
                           a)
                        
                        
                           svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           procedure in materia di denunce di irregolarità;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           trattamento di reclami interni ed esterni;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           audit interni;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           g)
                        
                        
                           indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, la riservatezza delle comunicazioni elettroniche può essere limitata dal titolare del trattamento, laddove necessario e appropriato, nel contesto dei seguenti trattamenti:
               
                           a)
                        
                        
                           svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           procedure in materia di denunce di irregolarità;
                        
                     
                           d)
                        
                        
                           procedure formali per casi di molestia;
                        
                     
                           e)
                        
                        
                           trattamento di reclami interni ed esterni;
                        
                     
                           f)
                        
                        
                           indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).
                        
                     
            
               3.   Laddove limiti i diritti alla comunicazione delle violazioni dei dati personali agli interessati o la riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui, rispettivamente, agli articoli 35 e 36 del regolamento (UE) 2018/1725, EASO annota e registra i motivi della limitazione conformemente all’articolo 5, paragrafo 2, della presente decisione. Si applica inoltre l’articolo 5, paragrafo 3, della presente decisione.
            
         
         
            Articolo 9
            Entrata in vigore
            La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
         
         
            Fatto a Valletta Harbour, il 6 luglio 2020
            
               
                  Per l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo
               
               David COSTELLO
               
                  Presidente del consiglio di amministrazione
               
            
         
         
            (1)  GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.
         
            (2)  GU L 132 del 29.5.2010, pag. 11.
         
            (3)  Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 1).
         
            (4)  Direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 89).