CELEX: 32005H0835
Language: fi
Date: 2005-11-14 00:00:00
Title: Neuvoston suositus, annettu  14 päivänä marraskuuta 2005 , ensisijaisista toimista arkistoinnin alan yhteistyön lisäämiseksi Euroopassa

29.11.2005   
            
            
               FI
            
            
               Euroopan unionin virallinen lehti
            
            
               L 312/55
            
         NEUVOSTON SUOSITUS,
   annettu 14 päivänä marraskuuta 2005,
   ensisijaisista toimista arkistoinnin alan yhteistyön lisäämiseksi Euroopassa
   (2005/835/EY)
   EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
   ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 151 artiklan 5 kohdan toisen luetelmakohdan,
   ottaa huomioon komission ehdotuksen,
   sekä katsoo seuraavaa:
   
               (1)
            
            
               Arkistoja koskevista määräyksistä 14 päivänä marraskuuta 1991 annetun neuvoston ja neuvostossa kokoontuneiden kulttuuriministereiden päätöslauselman (1) sekä yhteistyön lisäämisestä arkistoalalla 17 päivänä kesäkuuta 1994 annettujen neuvoston päätelmien (2) perusteella on saavutettu ensimmäisiä edistysaskelia jäsenvaltioiden välisen arkistoalan yhteistyön lisäämiseksi.
            
         
               (2)
            
            
               Jäsenvaltioiden arkistoista 6 päivänä toukokuuta 2003 annetussa neuvoston päätöslauselmassa (3) korostettiin arkistojen merkitystä Euroopan historian ja kulttuurin ymmärtämisen kannalta sekä yhteiskuntien demokraattisen toiminnan edistäjänä unionin laajentumiseen 1 päivänä toukokuuta 2004 liittyen.
            
         
               (3)
            
            
               Yhteisön toiminnan puitteissa on pidetty monialaisia keskusteluseminaareja, joissa on käsitelty koneellisesti luettavissa olevien tietojen hallinnointiin, taltiointiin, säilyttämiseen ja tiedonhakuun liittyviä ongelmia. Näihin seminaareihin ovat osallistuneet julkisen hallinnon ja jäsenvaltioiden arkistopalvelujen edustajat sekä arkistointitoimialan ja tutkimuksen edustajat.
            
         
               (4)
            
            
               Toukokuun 6 päivänä 2003 annetussa neuvoston päätöslauselmassa korostettiin tarvetta edelleen kehittää tieto- ja viestintätekniikan sovelluksia ja ratkaisuja arkistoalalla.
            
         
               (5)
            
            
               Komissio korostaa unionin toimielinten toimia Euroopan elokuva-arkistojen alalla, mukaan luettuina elokuvateosten tallettamisesta Euroopan unionissa 24 päivänä marraskuuta 2003 annettu neuvoston päätöslauselma (4) sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston suositus elokuvaperinnöstä ja siihen liittyvän teollisen toiminnan kilpailukyvystä, joka annetaan vuoden 2005 loppuun mennessä.
            
         
               (6)
            
            
               Toukokuun 6 päivänä 2003 annetussa päätöslauselmassa neuvosto kehotti komissiota antamaan selvityksen arkistojen nykytilanteesta ja tulevasta kehityksestä laajentuneessa Euroopan unionissa. Jäsenvaltioiden asiantuntijoista koostuvan työryhmän laatima arkistoja laajentuneessa Euroopan unionissa koskeva kertomus, joka hyväksyttiin helmikuussa 2005 (5), tarjoaa hyvän perustan arkistojen tulevalle kehittämiselle Euroopassa. Neuvoston pyynnöstä kertomus sisältää ehdotuksia käytännön toimista ja suuntaviivoista arkistoalan yhteistyön lisäämiseksi Euroopan tasolla,
            
         SUOSITTAA:
   
               A.
            
            
               Että jäsenvaltioiden ja unionin toimielinten nimittämistä asiantuntijoista koostuvan Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmän olisi varmistettava arkistoihin liittyviä yleisiä asioita koskeva yhteistyö ja yhteensovittaminen ja helmikuussa 2005 hyväksytyssä arkistoja laajentuneessa Euroopan unionissa koskevassa kertomuksessa mainitun työn seuranta sekä erityisesti tämän suosituksen B kohdassa mainitut ensisijaiset toimet. Silloin, kun se on asianmukaista, Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmän olisi myös tehtävä yhteistyötä muiden asiaan liittyvien eurooppalaisten verkostojen, kuten digitalisointia käsittelevän kansallisten edustajien työryhmän ja Euroopan kirjasto-, informaatio- ja dokumentaatiojärjestön (EBLIDA) kanssa.
            
         
               B.
            
            
               Seuraavia arkistoalan toimenpiteitä:
               
                           1)
                        
                        
                           Euroopan arkistojen säilyttäminen ja niille aiheutuvien vahinkojen ehkäiseminen:
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmä kehittää mallitoimintasuunnitelman asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvien vahinkojen ehkäisytoimenpiteiden edistämiseksi luonnonkatastrofien ja muiden vahinkojen varalta.
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmä edistää yhteisön laajuisia toimia vahingoittuneiden asiakirjojen ja arkistojen säilyttämiseksi ja restauroimiseksi.
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       Jäsenvaltioiden ja unionin toimielinten arkistopalvelujen toimet erityisesti arkistokäyttöön rakennettaviin uusiin tiloihin sovellettavien standardien ja teknisten eritelmien luomiseksi ja edistämiseksi.
                                    
                                 
                     
                           2)
                        
                        
                           Sähköisiä asiakirjoja ja arkistoja koskevan eri alojen välisen yhteistyön vahvistamista olisi kehitettävä edelleen myös neuvoston kulttuurialan työsuunnitelman yhteydessä erityisesti digitalisoinnin koordinoinnin osalta (6):
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       Sähköisten asiakirjojen ja arkistojen aitoutta, pitkäaikaista säilyttämistä ja saatavuutta koskevan yhteistyön vahvistaminen erityisesti päivittämällä ja laajentamalla sähköisten asiakirjojen ja arkistojen hallinnointijärjestelmien, kuten MoReq (sähköisten asiakirjojen ja arkistojen hallinnointijärjestelmien mallivaatimukset), perustamista koskevia vaatimuksia, mikä edistää julkishallinnon parantamista sekä jatkamalla sähköisiä asiakirjoja ja arkistoja käsittelevien DLM-foorumien (7) järjestämistä.
                                    
                                 
                     
                           3)
                        
                        
                           Euroopassa säilytettävien asiakirjojen ja arkistojen Internet-portaalin perustaminen ja ylläpitäminen ennen kaikkea:
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       Jäsenvaltioiden ja unionin toimielinten arkistopalvelujen perustama Internet-portaali, joka tarjoaisi entistä helpomman ja rajat ylittävän mahdollisuuden tutustua jäsenvaltioiden ja unionin toimielinten asiakirjoihin ja arkistoihin. Internet-portaalia voitaisiin hoitaa joko jonkin Euroopan unionin tietoliikennepalvelimen avulla tai sitä voisi hoitaa jonkin jäsenvaltion kansallinen arkistopalvelu.
                                    
                                 
                     
                           4)
                        
                        
                           Parhaiden toimintatapojen edistäminen sen kansallisen ja Euroopan unionin lainsäädännön osalta, joka koskee asiakirjojen ja arkistojen hallinnointia ja käyttöoikeutta:
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       Jäsenvaltioiden ja Euroopan unionin arkistopalvelujen olisi seurattava tämän alan uusia lainsäädäntöhankkeita jäsenvaltioissa. Tarkoituksena on löytää erityisesti asiakirjojen ja arkistojen hallinnoinnille ja käyttöoikeudelle asetettaviin vaatimuksiin liittyvät parhaat toimintatavat.
                                    
                                 
                                       —
                                    
                                    
                                       Olisi yhdistettävä arkistoalan ja siihen liittyvien alojen kansallisen ja yhteisön tason lainsäädäntöä koskevat tiedot ja helpotettava niihin tutustumista perustamalla tietokanta, jolla edistetään lainsäädäntöä koskevien tietojen levittämistä. Tietokantaa voitaisiin hoitaa joko jonkin Euroopan unionin tietoliikennepalvelimen avulla tai sitä voisi hoitaa jonkin jäsenvaltion kansallinen arkistopalvelu. On suositeltavaa ottaa huomioon kansainvälisen arkistoneuvoston Euroopan osaston (EURBICA) tukeman Euroopan oikeustietohankkeen yhteydessä tehty työ, kuten arkistoja laajentuneessa Euroopan unionissa koskevassa kertomuksessa todetaan (ensisijainen toimi 4.2).
                                    
                                 
                     
                           5)
                        
                        
                           Arkistoasiakirjojen varkauksia ehkäisevien toimenpiteiden toteuttaminen:
                           
                                       —
                                    
                                    
                                       Jäsenvaltioiden arkistopalvelujen olisi kehitettävä toimintasuunnitelma ja yhteiset suuntaviivat, joiden avulla voidaan vaihtaa tietoja ja parhaita toimintatapoja arkistoasiakirjojen varkauksien torjumiseksi ja varastettujen asiakirjojen palauttamisen edistämiseksi.
                                    
                                 
                     
         
               C.
            
            
               Jäsenvaltioiden ja unionin toimielinten olisi yhdessä edistettävä helmikuussa 2005 hyväksytyssä arkistoja laajentuneessa Euroopan unionissa koskevassa kertomuksessa esitettyjen ja tämän suosituksen B kohdassa mainittujen ensisijaisten toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Tässä ensisijaisten toimenpiteiden täytäntöönpanossa otetaan huomioon EBNA:n (European Board of National Archivists) piirissä perustettujen työryhmien tekemä työ erityisesti arkistojen turvallisuuden ja säilyttämisen sekä eurooppalaisen tiedonhakuportaalin (European information access portal) perustamisen osalta. Tämän suosituksen antaminen ja näiden toimenpiteiden täytäntöönpano ei sinänsä merkitse sitä, että Euroopan unioni tai jäsenvaltiot tekisivät uusia budjettisitoumuksia. Euroopan unioni pyrkii mahdollisuuksien mukaan ja asianmukaisia menettelyjä noudattaen tukemaan olemassa olevien ohjelmien yhteydessä hankkeita, joiden tarkoituksena on näiden toimenpiteiden täytäntöönpano.
            
         
               D.
            
            
               Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmän on esitettävä B kohdassa mainittujen ensisijaisten toimenpiteiden täytäntöönpanoa koskeva seurantakertomus viimeistään kolmen vuoden kuluessa tämän suosituksen julkaisemisesta.
            
         
      Tehty Brysselissä 14 päivänä marraskuuta 2005.
      
         
            Neuvoston puolesta
         
         
            Puheenjohtaja
         
         T. JOWELL
      
   
   
      (1)  EYVL C 314, 5.12.1991, s. 2.
   
      (2)  EYVL C 235, 23.8.1994, s. 3.
   
      (3)  EUVL C 113, 13.5.2003, s. 2.
   
      (4)  EUVL C 295, 5.12.2003, s. 5.
   
      (5)  KOM(2005) 52 lopullinen.
   
      (6)  Neuvoston päätelmät kulttuurialan työsuunnitelmasta kaudelle 2005–2006 (asiak. 13839/05)
   
      (7)  DLM = Document Lifecycle Management (asiakirjojen elinkaaren hallinta).