CELEX: 32010B0556
Language: nl
Date: 2010-05-05 00:00:00
Title: Besluit van het Europees Parlement van 5 mei 2010 over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008

25.9.2010   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 252/232
            
         BESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT
   van 5 mei 2010
   over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008
   (2010/556/EU)
   HET EUROPEES PARLEMENT,
   gezien de definitieve jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008,
   gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van de Academie (1),
   gezien de aanbeveling van de Raad van 16 februari 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),
   gelet op artikel 276 van het EG-Verdrag en artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
   gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2), en met name op artikel 185,
   gelet op Besluit 2005/681/JBZ van de Raad van 20 september 2005 tot oprichting van de Europese Politieacademie (EPA) (3), en met name op artikel 16,
   gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (4), en met name op artikel 94,
   gelet op artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,
   gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A7-0075/2010),
   
               1.
            
            
               stelt zijn besluit tot verlening van kwijting aan de directeur van de Europese Politieacademie voor de uitvoering van de begroting van de academie voor het begrotingsjaar 2008 uit;
            
         
               2.
            
            
               formuleert zijn opmerkingen in onderstaande resolutie;
            
         
               3.
            
            
               verzoekt zijn voorzitter dit besluit en de resolutie die daarvan een integrerend deel uitmaakt, te doen toekomen aan de directeur van de Europese Politieacademie, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (serie L).
            
         
      
         
            De voorzitter
         
         Jerzy BUZEK
      
      
         
            De secretaris-generaal
         
         Klaus WELLE
      
   
   
      (1)  PB C 304 van 15.12.2009, blz. 124.
   
      (2)  PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.
   
      (3)  PB L 256 van 1.10.2005, blz. 63.
   
      (4)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
    ---documentbreak--- 
   
               25.9.2010   
            
            
               NL
            
            
               Publicatieblad van de Europese Unie
            
            
               L 252/233
            
         RESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT
   van 5 mei 2010
   met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008
   HET EUROPEES PARLEMENT,
   gezien de definitieve jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008,
   gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van de Academie (1),
   gezien de aanbeveling van de Raad van 16 februari 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),
   gelet op artikel 276 van het EG-Verdrag en artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
   gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2), en met name op artikel 185,
   gelet op Besluit 2005/681/JBZ van de Raad van 20 september 2005 tot oprichting van de Europese Politieacademie (EPA) (3), en met name op artikel 16,
   gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (4), en met name op artikel 94,
   gelet op artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,
   gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A7-0075/2010),
   
               A.
            
            
               overwegende dat de Academie in 2001 is opgericht en per 1 januari 2006 is omgevormd tot een communautair orgaan in de zin van artikel 185 van het algemeen Financieel Reglement, waarop de financiële kaderregeling van de organen van toepassing is,
            
         
               B.
            
            
               overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekeningen van de Academie voor het begrotingsjaar 2006 een voorbehoud heeft gemaakt ten aanzien van haar beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen op grond van het feit dat de aanbestedingsprocedures niet in overeenstemming met de voorschriften van het Financieel Reglement waren,
            
         
               C.
            
            
               overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekeningen van de Academie voor het begrotingsjaar 2007 een voorbehoud heeft gemaakt ten aanzien van haar beoordeling van de betrouwbaarheid van de rekeningen alsmede van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen,
            
         
               D.
            
            
               overwegende dat het Parlement de directeur van de Academie op 23 april 2009 kwijting heeft verleend voor de uitvoering van de begroting van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2007 (5) en dat het in zijn bij het kwijtingsbesluit behorende resolutie onder andere:
               
                           —
                        
                        
                           blijk gaf van zijn ernstige zorg over het feit dat de Rekenkamer gevallen heeft vastgesteld waarin middelen zijn gebruikt voor de financiering van particuliere uitgaven van het personeel van de Academie;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           er bij de Academie op aandrong gedetailleerde uitvoeringsvoorschriften aan te nemen, waaronder voorschriften ter waarborging van de transparantie van haar aanbestedingsprocedures, in overeenstemming met het Financieel Reglement;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           de Commissie verzocht nauw toe te zien op de uitvoering van de begroting van de Academie;
                        
                     
                           —
                        
                        
                           constateerde dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een intern onderzoek naar de Academie had ingesteld,
                        
                     
         
               E.
            
            
               overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekeningen van de Academie voor het begrotingsjaar 2008 de argumenten heeft geleverd voor haar oordeel zonder echter een voorbehoud te maken ten aanzien van de betrouwbaarheid van de rekeningen en een oordeel met beperkingen heeft uitgesproken over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen,
            
         
               1.
            
            
               is van oordeel dat de antwoorden van de Academie op de opmerkingen van de Rekenkamer opnieuw onvoldoende zijn en haar oplossingen te algemeen en door het toeval bepaald en dat de kwijtingsautoriteit derhalve niet goed kan beoordelen of de Academie daadwerkelijk in staat is de zaken in de toekomst te verbeteren;
            
         
      Structurele problemen van de Academie
   
   
               2.
            
            
               is van oordeel dat het, gezien de geringe omvang van de Europese Politieacademie, twijfelachtig is of zij effectief met de complexe financiële voorschriften en personeelsregelingen van de Europese Unie kan omgaan;
            
         
               3.
            
            
               stelt vast dat de locatie van het secretariaat van de Akademie in Bramshill op ongeveer 70 km van Londen nadelen oplevert, onder meer bij de personeelswerving en met het oog op ontbrekend openbaar vervoer;
            
         
               4.
            
            
               vraagt zich af hoe de nieuwe directeur van de Academie een oplossing moet vinden voor deze structurele problemen;
            
         
               5.
            
            
               stelt zich de vraag of er niet opnieuw naar een aansluiting bij Europol moet worden gestreefd;
            
         
      Bestuur van de Academie en transparantie
   
   
               6.
            
            
               beschouwt de vaste kosten van het bestuur van de Academie als niet onaanzienlijk, in aanmerking genomen dat de bestuursraad 27 leden telt, terwijl er slechts 24 personeelsleden zijn (cijfers begin begrotingsjaar 2008);
            
         
               7.
            
            
               constateert dat de Academie op haar website geen informatie over haar raad van bestuur publiceert; doet daarom, teneinde voor meer doorzichtigheid te zorgen, de aanbeveling een lijst met de namen van en nadere gegevens over de leden van de Raad op de website van de Academie te plaatsen, zodat met alle leden contact kan worden opgenomen;
            
         
      Betrouwbaarheid van de rekeningen
   
   
               8.
            
            
               is ernstig bezorgd over het feit dat de aanpassingen in verband met de periode die viel onder het handmatige boekhoudsysteem dat werd ingevoerd in de tijd tussen de afsluiting van het oude boekhoudsysteem (23 mei 2008) en het nieuwe ABAC-systeem (14 juli 2008) niet allemaal tijdig werden uitgevoerd en dat de kwaliteit van de financiële informatie betreffende de uit het voorafgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten, het gebruik van de bestemmingsontvangsten en ook het verband met bepaalde balansbedragen voor het begrotingsjaar 2007 aan duidelijkheid te wensen overlaten;
            
         
               9.
            
            
               is er verontrust over dat de Academie, omdat er in 2008 twee beheerssystemen voor de vaste activa naast elkaar bestonden, haar activa soms twee maal heeft geregistreerd en dat er geen enkel etiket of eenmalig inventarisnummer is gebruikt;
            
         
               10.
            
            
               betreurt dat, zoals de Rekenkamer in haar opmerkingen vermeldt, een controle achteraf door een extern kantoor (naar aanleiding van de bevinding in het financieel verslag van de Rekenkamer van 2007 dat er gevallen waren waarin kredieten werden gebruikt ter financiering van privé-uitgaven) medio 2009 nog steeds niet was aangevat; verzoekt de Politieacademie alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat deze controle zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd opdat deze leemte niet opnieuw kan worden geconstateerd in het verslag over de jaarrekeningen van de Politieacademie van 2009;
            
         
      Tekortkomingen in aanbestedingsprocedures
   
   
               11.
            
            
               constateert onregelmatigheden in de aanbestedingsprocedure voor een contract met een leverancier met een omvang van ongeveer 2 % van de huishoudelijke uitgaven; stelt meer in het bijzonder vast dat dit contract met een leverancier gebaseerd was op een ander type kadercontract dat uitsluitend voor opleidingsdiensten bestemd is; constateert bovendien dat de Academie volgens de contractuele bepalingen het contract onbeperkt kan verlengen of de omvang ervan kan vergroten;
            
         
               12.
            
            
               benadrukt evenals in vorige jaren dat de Politieacademie zich strikt aan het Financieel Reglement en de EU-aanbestedingswetgeving moet houden en haar financiële beheer moet verbeteren;
            
         
      Overtreding van de voorschriften voor de kosten van het organiseren van cursussen
   
   
               13.
            
            
               acht het zorgwekkend dat de Rekenkamer wijst op een groot aantal gevallen waarin de administratieve en financiële voorschriften voor de kosten van het organiseren van cursussen en studiebijeenkomsten die een belangrijk deel (64 %) van de huishoudelijke uitgaven van de Academie uitmaken; neemt er nota van dat deze onregelmatigheden voornamelijk betrekking hebben op: het ontbreken van bewijsstukken voor de gemaakte kosten, het ontbreken van bewijzen van deelname aan een cursus en van originele facturen en de documenten die vereist zijn voor het verkrijgen van de verblijfskostenvergoeding, alsmede de afwezigheid van informatieverzoeken in verband met de reiskosten van deskundigen; neemt verder in overweging dat de antwoorden van de Academie over dit onderwerp op de opmerkingen van de Rekenkamer en van de rapporteur uiterst vaag zijn en daarom niet bevredigend voor de kwijtingsautoriteit; verzoekt de Academie zich in te spannen om verbetering in deze situatie te brengen;
            
         
      Overdracht van kredieten
   
   
               14.
            
            
               constateert dat de Rekenkamer heeft vastgesteld dat meer dan 2 700 000 EUR (overeenkomend met 31 % van de totale begroting van de Academie) moesten worden overgedragen; is derhalve bezorgd over de conclusie van de Rekenkamer dat deze situatie niet te rijmen valt met het jaarperiodiciteitsbeginsel en op zwakke punten in de programmeringsprocedures en controle op de uitvoering van de begroting van de Autoriteit wijst;
            
         
               15.
            
            
               verzoekt de Academie om invoering van gedifferentieerde kredieten voor subsidies in de toekomstige begrotingen om eventuele annuleringen te vermijden;
            
         
      Overige onregelmatigheden
   
   
               16.
            
            
               neemt er kennis van dat de Rekenkamer het volgende heeft vastgesteld:
               
                           —
                        
                        
                           het ontbreken van een juridische verbintenis in drie gevallen voor een totaalbedrag van 39 500 EUR,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           het ontbreken van een vastlegging in de begroting voorafgaand aan de juridische verbintenis in negen gevallen voor een totaalbedrag van 244 200 EUR,
                        
                     en verzoekt de Academie daarom om maatregelen om deze situatie te verbeteren en de kwijtingsautoriteit daarvan vervolgens op de hoogte te brengen;
            
         
               17.
            
            
               merkt op dat het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting voor de Politieacademie in de komende jaren gebaseerd moet blijven op het functioneren van de Politieacademie gedurende het desbetreffende jaar;
            
         
      Lopend OLAF-onderzoek
   
   
               18.
            
            
               neemt er kennis van dat OLAF in 2008 een intern onderzoek naar de Academie heeft ingesteld; nadat de Rekenkamer en de dienst Interne audit van de Commissie (IAS) hadden ontdekt dat personeelsleden van de Academie openbare middelen voor particuliere doeleinden hadden gebruikt; neemt er kennis van dat de informatie die de Academie op verzoek van het Parlement in 2009 heeft verstrekt, betrekking had op het gebruik van mobiele telefoons, de levering van meubilair voor woningen van het personeel en gratis pendeldiensten voor personeelsleden naar luchthavens en stations; stelt vast dat het volgens de Academie om de volgende bedragen gaat en dat de stand van zaken bij de terugvordering als volgt is:
               
                           —
                        
                        
                           gebruik van mobiele telefoons door personeel: 3 405 GBP voor de periode april - december 2007, alle bedragen geïnd,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           gebruik van dienstauto’s door personeel: 1 157 GBP voor de periode juli - december 2007, alle bedragen geïnd en de auto’s zijn sindsdien verkocht,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           meubilair: 6 625 GBP voor in 2007 aangeschaft meubilair; de meubels zijn sindsdien verkocht,
                        
                     
                           —
                        
                        
                           gratis pendeldienst voor personeelsleden naar luchthavens en stations: 9 508 GBP aan kosten vastgesteld voor 2007; met de terugvordering is een begin gemaakt;
                        
                     
         
               19.
            
            
               verzoekt de Academie en de Commissie de kwijtingsautoriteit onverwijld op de hoogte te stellen van de uitkomsten van het OLAF-onderzoek, zodra deze beschikbaar zijn;
            
         
      Personele middelen
   
   
               20.
            
            
               is er bezorgd over dat tot dusver tijdelijke personeelsleden voor financiële werkzaamheden in dienst waren; stelt vast dat de Academie pas in 2009 overging tot publicatie van een kennisgeving van vacature voor de aanwerving van een coördinator van de internecontrolenormen en dat de gesprekken met kandidaten voor die functie toen voor begin 2010 gepland waren;
            
         
      Interne audit
   
   
               21.
            
            
               neemt er nota van dat de IAS in zijn controleverslag 13 aanbevelingen opnam (waarvan 2 met de kwalificatie kritiek en 9 zeer belangrijk); constateert dat deze voornamelijk te maken hebben met: eerbiediging van het Financieel Reglement betreffende overheidsopdrachten; betrouwbaarheid van het beheer; vaste activa (inventarissysteem); beheer van delegaties (over de delegaties moet een volledige documentatie bestaan en een regelmatige herziening is nodig); begrotingsbeheer; opvolgen van de boekhoudregels en -beginselen; de controlelijst die de coherentie en documentatie van de financiële controles moet waarborgen;
            
         
      Door de raad van bestuur vast te stellen en door de directeur van de Academie voor 30 juni 2010 op te zetten actieplan
   
   
               22.
            
            
               wenst dat de raad van bestuur in een eerste fase snel een actieplan opstelt om de doelen te bereiken die in de bij deze resolutie gevoegde bijlage zijn vermeld; verlangt dat de directeur van de Academie vervolgens in samenwerking met de dienst Interne audit van de Commissie (IAS) en het betrokken directoraat-generaal (DG) concrete maatregelen en een tijdschema voor de uitvoering van dit plan uitwerkt die door de raad van bestuur worden goedgekeurd; verzoekt de IAS en het betrokken DG in dit verband alle vereiste hulp te verlenen voor het vaststellen van de indicatoren waarmee regelmatig kan worden gemeten in hoeverre de maatregelen van de Academie in praktijk zijn gebracht; verlangt bovendien dat de Academie de kwijtingsautoriteit voor 30 juni 2010 op de hoogte brengt van de concrete maatregelen en de indicatoren die zijn vastgesteld;
            
         
               23.
            
            
               vraagt de Rekenkamer haar advies in briefvorm over de invoering van het actieplan van de Academie zo spoedig mogelijk aan de kwijtingsautoriteit te doen toekomen;
            
         
               24.
            
            
               verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij het kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 5 mei 2010 (6) over de resultaten, het financiële beheer en het toezicht op de agentschappen.
            
         
      (1)  PB C 304 van 15.12.2009, blz. 124.
   
      (2)  PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.
   
      (3)  PB L 256 van 1.10.2005, blz. 63.
   
      (4)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
   
      (5)  PB L 255 van 26.9.2009, blz. 157.
   
      (6)  Aangenomen teksten, P7_TA(2010)0139 (zie bladzijde 241 van dit Publicatieblad).
   BIJLAGE
   
      Door de raad van bestuur vast te stellen en door de directeur van de Academie voor 30 juni 2010 op te zetten actieplan
   
   
      BEGROTINGSPROGRAMMERING
   
   1.   Doel:
   
   Op termijn verbeteren van de begrotingsprogrammering alsmede van het begrotingstoezicht en operationele toezicht van de Academie.
   
      Vereiste actie:
   
   De directeur stelt een meerjarenplan op dat voor de duur van zijn mandaat de volgende gebieden bestrijkt:
   
               —
            
            
               beoogde maatregelen (resultaten en effect);
            
         
               —
            
            
               dienovereenkomstige financiële behoeften en begrotingskredieten op jaarbasis;
            
         
               —
            
            
               benodigd personeel voor de uitvoering van de beoogde maatregelen;
            
         
               —
            
            
               benodigde materiële zaken voor de uitvoering van de beoogde maatregelen;
            
         
      INTERNE CONTROLESYSTEMEN
   
   2.   Doel:
   
   Verbeteren van het financiële beheer van de activiteiten van de Academie, waaronder die welke onder de programma's vallen die uit bestemmingsontvangsten worden gefinancierd (AGIS, ISCE, en Meda).
   
      Vereiste actie:
   
   Herziening van het financiëlebeheersysteem (wijziging van de huidige financiële circuits), resulterend in een meer geharmoniseerde en doeltreffendere werking voor de verschillende activiteiten van de Academie. Deze aanpassing moet er ook toe leiden dat er financiële informatie van betere kwaliteit wordt geleverd door de verschillende programmabeheerders.
   3.   Doel:
   
   Officieel valideren, overeenkomstig artikel 43 van het financieel kaderreglement, van alle financiële procedures en van het nieuwe boekhoudsysteem,
   
      Vereiste actie:
   
   De ordonnateur en zijn gedelegeerde ordonnateurs dienen een officiële beschrijving te geven van de door hen ingevoerde systemen voor de verstrekking van de nodige financiële gegevens aan de rekenplichtige: de rekenplichtige moet deze systeembeschrijvingen valideren ter waarborging van de kwaliteit van de hem verstrekte financiële informatie voor het opstellen van de jaarrekeningen.
   4.   Doel:
   
   Verbetering van het kostencontrolemilieu (punt 14 van het specifieke jaarverslag van de Rekenkamer betreffende het begrotingsjaar 2008).
   
      Vereiste actie:
   
   Officieel vaststellen en uitvoeren van de doeltreffende controleprocedures en/of -lijsten om ervoor te zorgen dat de betalingsverzoeken van de organisaties die namens de Academie cursussen organiseren, voldoen aan de administratieve en financiële regels die van toepassing zijn.
   
      PERSONEEL
   
   5.   Doel:
   
   Bezetting van de vacante posten om een „normaal” niveau van vacante posten te krijgen (bijvoorbeeld 5 %).
   
      Vereiste actie:
   
   
               —
            
            
               Vaststellen en uitvoeren van jaarlijkse aanwervingsplannen gedurende de jaren die onder het in punt 1 genoemde meerjarenplan vallen.
            
         
               —
            
            
               Vaststellen en uitvoeren van de richtsnoeren op aanwervingsgebied.
            
         6.   Doel:
   
   Versterking van de personeelsafdeling.
   
      Vereiste actie:
   
   Gedurende het jaar alle thans bestaande vacatures (of door tijdelijke uitzendkrachten waargenomen posten) door tijdelijke functionarissen bezetten.
   
      OVERHEIDSOPDRACHTEN
   
   7.   Doel:
   
   Verbetering van het controlemilieu in verband met overheidsopdrachten.
   
      Vereiste actie:
   
   
               —
            
            
               Vaststellen en uitvoeren van een procedurehandboek voor overheidsopdrachten en van controlelijsten om de juiste procedures te kiezen en deze correct uit te voeren.
            
         
               —
            
            
               Vaststellen en uitvoeren van een jaarlijks plan voor de „aankoop van goederen en diensten”.
               
            
         
      DIVERSEN
   
   8.   Doel:
   
   Definitieve afsluiting van het punt van de voor particuliere doeleinden aangewende kredieten.
   
      Vereiste actie:
   
   Uitbrengen van een definitief verslag van een externe accountant met de volgende informatie:
   
               —
            
            
               globale omvang van de kredieten die voor de financiering van particuliere uitgaven zijn gebruikt;
            
         
               —
            
            
               de bedragen die tot nu toe daadwerkelijk zijn teruggevorderd;
            
         
               —
            
            
               voor de nog hangende bedragen: de mate van waarschijnlijkheid dat ze worden teruggevorderd en het tijdschema hiervoor.