CELEX: 32020Q0424(01)
Language: pt
Date: 2019-09-10 00:00:00
Title: Decisão do Conselho de Administração da Agência de Apoio ao ORECE (Gabinete do ORECE) de 10 de setembro de 2019 que estabelece regras internas em matéria de limitações de determinados direitos dos titulares de dados no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades realizadas pelo Gabinete do ORECE

24.4.2020   
               
               
                  PT
               
               
                  Jornal Oficial da União Europeia
               
               
                  L 130/28
               
            
         DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA AGÊNCIA DE APOIO AO ORECE (GABINETE DO ORECE)
         de 10 de setembro de 2019
         que estabelece regras internas em matéria de limitações de determinados direitos dos titulares de dados no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades realizadas pelo Gabinete do ORECE
         O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO,
         Tendo em conta o Regulamento (UE) 2018/1971 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de dezembro de 2018, que cria o Organismo dos Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (ORECE) e a Agência de Apoio ao ORECE (Gabinete do ORECE), e que altera o Regulamento (UE) 2015/2120 e revoga o Regulamento (CE) n.o 1211/2009 (1), nomeadamente o artigo 36.o, n.o 4,
         Tendo em conta o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (2) («Regulamento»), nomeadamente o artigo 25.o,
         Considerando o seguinte:
         
                     (1)
                  
                  
                     O Gabinete do ORECE pode, no contexto do seu funcionamento, conduzir inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão, com base no anexo IX do Estatuto dos Funcionários da União Europeia e no Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia (3) e em conformidade com a Decisão MC/2012/3 do Comité de Gestão do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Gabinete do ORECE) que estabelece disposições gerais de execução relativas à condução dos inquéritos administrativos e dos processos disciplinares, o que implica o tratamento de informações, incluindo dados pessoais.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Os membros do pessoal do Gabinete do ORECE têm a obrigação de comunicar eventuais atividades ilegais, incluindo fraude ou corrupção, lesivas dos interesses da União, ou atos relacionados com o exercício de atividades profissionais que possam constituir um grave incumprimento das obrigações dos membros do pessoal da União. Esta obrigação é regulada pela Decisão MC/2018/11 do Comité de Gestão do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Gabinete do ORECE) que estabelece orientações sobre a denúncia de irregularidades do Gabinete do ORECE.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     O Gabinete do ORECE estabeleceu uma política para prevenir e lidar de forma eficaz e eficiente com casos reais ou potenciais de assédio moral ou sexual no local de trabalho, tal como previsto na Decisão MC/2016/15 do Comité de Gestão do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Gabinete do ORECE) sobre a política destinada a proteger a dignidade da pessoa e prevenir o assédio moral e sexual.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     No contexto das atividades acima referidas, o Gabinete do ORECE recolhe e trata informações pertinentes e diversas categorias de dados pessoais, incluindo os dados de identificação de uma pessoa singular, os dados de contacto, as funções e tarefas profissionais, as informações sobre conduta e desempenho privados e profissionais e os dados financeiros. O Gabinete do ORECE atua como responsável pelo tratamento dos dados.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Existem garantias adequadas para proteger os dados pessoais e evitar o seu acesso ou a sua transferência acidentais ou ilegais, se forem armazenados num ambiente físico ou eletrónico. Após o tratamento, os dados são conservados em conformidade com as regras de conservação aplicáveis do Gabinete do ORECE, tal como definidas nos registos de proteção de dados com base no artigo 31.o do Regulamento. No final do período de conservação, as informações relacionadas com o processo, incluindo dados pessoais, são apagadas, anonimizadas ou transferidas para os arquivos históricos.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Neste contexto, o Gabinete do ORECE é obrigado a cumprir a sua obrigação de informar os titulares dos dados sobre as atividades de tratamento supramencionadas e de respeitar os direitos dos titulares dos dados, tal como previsto no Regulamento.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Pode ser necessário conciliar os direitos dos titulares de dados nos termos do Regulamento com as necessidades das atividades acima referidas, no pleno respeito pelos direitos e liberdades fundamentais de outros titulares de dados. Para o efeito, o artigo 25.o do Regulamento prevê, sob condições estritas, a possibilidade de limitar a aplicação dos artigos 14.o a 20.o, 35.o e 36.o, bem como do artigo 4.o, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e obrigações previstos nos artigos 14.o a 20.°. Neste caso, é necessário adotar regras internas no âmbito das quais o Gabinete do ORECE pode limitar esses direitos em consonância com o mesmo artigo do Regulamento.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Tal poderá ser o caso, em especial, do fornecimento de informações sobre o tratamento de dados pessoais ao titular dos dados durante a fase de avaliação preliminar de um inquérito administrativo ou durante o próprio inquérito, antes de um eventual arquivamento do processo ou de uma fase pré-disciplinar. Em determinadas circunstâncias, o fornecimento dessas informações pode afetar seriamente a capacidade do Gabinete do ORECE para conduzir o inquérito de forma eficaz, sempre que, por exemplo, exista o risco de a pessoa em causa destruir provas ou interferir com potenciais testemunhas antes de estas serem entrevistadas. Além disso, o Gabinete do ORECE poderá ter de proteger os seus direitos e liberdades, bem como os direitos e liberdades de outras pessoas envolvidas.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Poderá ser necessário proteger a confidencialidade de uma testemunha ou de um denunciante que tenha pedido para não ser identificado. Nesse caso, o Gabinete do ORECE pode decidir limitar o acesso à identidade, às declarações e a outros dados pessoais do denunciante e de outras pessoas envolvidas, a fim de proteger os seus direitos e liberdades.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Poderá ser necessário proteger a confidencialidade de um membro do pessoal que tenha contactado os conselheiros confidenciais do Gabinete do ORECE no contexto de um procedimento de assédio. Nesse caso, o Gabinete do ORECE pode decidir limitar o acesso à identidade, às declarações e a outros dados pessoais da alegada vítima, do alegado autor do assédio e de outras pessoas envolvidas, a fim de proteger os seus direitos e liberdades.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     O Gabinete do ORECE só deve aplicar limitações quando estas respeitem a essência dos direitos e liberdades fundamentais e sejam estritamente necessárias e uma medida proporcionada numa sociedade democrática. O Gabinete do ORECE deve apresentar justificações que expliquem os motivos dessas limitações.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Com base no princípio da responsabilização, o Gabinete do ORECE deve manter um registo da aplicação das limitações.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     O artigo 25.o, n.o 6, do Regulamento obriga o responsável pelo tratamento a informar os titulares dos dados dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD).
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Nos termos do artigo 25.o, n.o 8, do Regulamento, o Gabinete do ORECE pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações sobre os motivos para a aplicação de uma limitação ao titular dos dados, caso tal seja suscetível de anular, de alguma forma, o efeito da limitação. O Gabinete do ORECE deve avaliar, caso a caso, se a comunicação da limitação anularia o seu efeito.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     O Gabinete do ORECE deve levantar a limitação logo que as condições que a justificam deixem de ser aplicáveis e avaliar regularmente essas condições.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     A fim de garantir a máxima proteção dos direitos e liberdades dos titulares dos dados e em conformidade com o artigo 44.o, n.o 1, do Regulamento, o responsável pela proteção de dados (RPD) deve ser informado em tempo útil de quaisquer limitações que estejam a ser aplicadas e verificar o cumprimento da presente decisão.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     A aplicação das limitações acima referidas não prejudica a eventual aplicação do disposto no artigo 16.o, n.o 5, e no artigo 17.o, n.o 4, do Regulamento, relativos, respetivamente, ao direito de informação quando os dados não tenham sido recolhidos junto do titular dos dados e ao direito de acesso do titular dos dados.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD) foi consultada em 27 de maio de 2019,
                  
               ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:
         
            Artigo 1.o
            
            Objeto e âmbito de aplicação
            A presente decisão estabelece regras relativas às condições em que o Gabinete do ORECE pode limitar a aplicação dos artigos 14.o a 20.o, 35.o e 36.o, bem como do artigo 4.o, com base no artigo 25.o do Regulamento.
         
         
            Artigo 2.o
            
            Limitações
            
               1.   Em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento, o Gabinete do ORECE pode limitar a aplicação dos artigos 14.o a 20.o, 35.o e 36.o, bem como do artigo 4.o, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e obrigações previstos nos artigos 14.o a 20.°, quando:
               
                           a)
                        
                        
                           conduzir inquéritos administrativos e processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão, com base no anexo IX do Estatuto dos Funcionários da União Europeia e no Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia e em conformidade com a Decisão MC/2012/3 do Comité de Gestão do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Gabinete do ORECE) que estabelece disposições gerais de execução relativas à condução dos inquéritos administrativos e dos processos disciplinares, o que implica o tratamento de informações, incluindo dados pessoais. As limitações pertinentes podem basear-se no artigo 25.o, n.o 1, alíneas c), g) e h), do Regulamento;
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           assegurar que os membros do pessoal do Gabinete do ORECE possam comunicar de forma confidencial factos sempre que considerem que existem irregularidades graves em conformidade com a Decisão MC/2018/11 do Comité de Gestão do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Gabinete do ORECE) que estabelece orientações sobre a denúncia de irregularidades do Gabinete do ORECE. As limitações pertinentes podem basear-se no artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento;
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           assegurar que os membros do pessoal do Gabinete do ORECE possam apresentar denúncias confidencialmente aos conselheiros confidenciais no contexto de um procedimento de assédio, em conformidade com a Decisão MC/2016/15 do Comité de Gestão do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Gabinete do ORECE) sobre a política destinada a proteger a dignidade da pessoa e prevenir o assédio moral e sexual. As limitações pertinentes podem basear-se no artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento;
                        
                     
            
               2.   As categorias de dados incluem os dados de identificação de uma pessoa singular, os dados de contacto, as funções e tarefas profissionais, as informações sobre conduta e desempenho privados e profissionais e os dados financeiros.
            
            
               3.   Qualquer limitação deve respeitar a essência dos direitos e das liberdades fundamentais e constituir uma medida necessária e proporcionada numa sociedade democrática.
            
            
               4.   Deve ser efetuado um teste da necessidade e da proporcionalidade, caso a caso, antes da aplicação de limitações. As limitações devem restringir-se ao estritamente necessário para alcançar os objetivos fixados tendo em conta os riscos para os direitos e liberdades dos titulares dos dados.
            
            
               5.   O Gabinete do ORECE deve apresentar, para efeitos de responsabilização, um registo que descreva os motivos das limitações aplicadas, os motivos aplicáveis de entre os enumerados no n.o 1 e o resultado do teste da necessidade e da proporcionalidade. Esses registos devem fazer parte de um registo ad hoc, que deve ser disponibilizado à AEPD a pedido deste. Deve ser publicado periodicamente um relatório sobre a aplicação do artigo 25.o do Regulamento.
            
         
         
            Artigo 3.o
            
            Riscos para os direitos e liberdades dos titulares dos dados
            A avaliação dos riscos para os direitos e liberdades dos titulares dos dados cujos dados pessoais possam ser objeto de limitações, bem como o respetivo período de conservação são referidos no registo das atividades de tratamento pertinentes, em conformidade com o artigo 31.o do Regulamento e, se for caso disso, em avaliações de impacto sobre a proteção de dados pertinentes baseadas no artigo 39.o do Regulamento.
         
         
            Artigo 4.o
            
            Períodos de armazenamento e garantias
            O Gabinete do ORECE deve aplicar garantias para evitar o abuso ou o acesso ou transferência ilegais de dados pessoais que possam estar sujeitos a limitações. Estas garantias devem incluir medidas técnicas e organizativas e, se necessário, ser descritas nas decisões, nos procedimentos e nas normas de execução internos do Gabinete do ORECE. As garantias devem incluir:
            
                        a)
                     
                     
                        uma definição adequada das funções, responsabilidades e etapas processuais;
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        se for caso disso, um ambiente eletrónico seguro que impeça o acesso ou a transferência ilegais ou acidentais de dados eletrónicos a pessoas não autorizadas;
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        se for caso disso, o armazenamento seguro e o tratamento de documentos em papel;
                     
                  
                        d)
                     
                     
                        a monitorização adequada das limitações e uma revisão periódica, a efetuar pelo menos de seis em seis meses. Deverá também ser efetuada uma revisão quando elementos essenciais do caso em apreço se alteram. As limitações devem ser levantadas assim que as circunstâncias que as justificam deixem de se aplicar.
                     
                  
         
            Artigo 5.o
            
            Informação e revisão pelo responsável pela proteção de dados
            
               1.   O RPD do Gabinete do ORECE deve ser informado sem demora injustificada sempre que os direitos do titular dos dados forem limitados em conformidade com a presente decisão, devendo ser-lhe facultado acesso ao registo e a quaisquer documentos subjacentes aos elementos factuais e jurídicos.
            
            
               2.   O RPD do Gabinete do ORECE pode solicitar a revisão da aplicação das limitações. O Gabinete do ORECE deve informar o seu RPD por escrito sobre o resultado da revisão solicitada.
            
            
               3.   A participação do RPD do Gabinete do ORECE no procedimento de limitação, incluindo o intercâmbio de informações, deve ser documentada de forma adequada.
            
         
         
            Artigo 6.o
            
            Informação aos titulares dos dados sobre as limitações aos seus direitos
            
               1.   O Gabinete do ORECE deve incluir nos anúncios de proteção de dados publicados no seu sítio Web informações gerais destinadas aos titulares dos dados relacionadas com as eventuais limitações dos direitos de todos os titulares dos dados descritas no artigo 2.o, n.o 1, da presente decisão. As informações devem abranger os direitos que podem ser limitados, os motivos e a duração potencial da limitação.
            
            
               2.   Além disso, o Gabinete do ORECE deve informar os titulares dos dados individualmente sobre as limitações atuais ou futuras dos seus direitos, sem demora injustificada e por escrito, tal como especificado nos artigos 7.o, 8.o e 9.o da presente decisão.
            
         
         
            Artigo 7.o
            
            Direito à informação dos titulares dos dados e comunicação sobre violações de dados
            
               1.   Se, no contexto das atividades mencionadas na presente decisão, o Gabinete do ORECE limitar, total ou parcialmente, os direitos mencionados nos artigos 14.o a 16.o e 35.o do Regulamento, os titulares dos dados devem ser informados dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD, bem como de interpor recurso junto do Tribunal de Justiça da União Europeia.
            
            
               2.   O Gabinete do ORECE pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações sobre os motivos da limitação a que se refere o n.o 1 caso se presuma que anule o efeito da limitação. Esta avaliação deve ser efetuada caso a caso.
            
         
         
            Artigo 8.o
            
            Direito de acesso, retificação, apagamento e limitação do tratamento dos titulares dos dados
            
               1.   Se, no contexto das atividades referidas na presente decisão, o Gabinete do ORECE limitar, total ou parcialmente, o direito de acesso aos dados pessoais, bem como o direito de retificação, apagamento e limitação do tratamento, a que se referem, respetivamente, os artigos 17.o a 20.° do Regulamento, deverá informar o titular dos dados em causa, na sua resposta ao seu pedido, dos principais motivos de aplicação da limitação e da possibilidade de apresentar uma reclamação à AEPD ou de interpor recurso junto do Tribunal de Justiça da União Europeia.
            
            
               2.   O Gabinete do ORECE pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações sobre os motivos da limitação a que se refere o n.o 1 caso se presuma que anule o efeito da limitação. Esta avaliação deve ser efetuada caso a caso.
            
         
         
            Artigo 9.o
            
            Confidencialidade das comunicações eletrónicas
            
               1.   O Gabinete do ORECE, em circunstâncias excecionais e em consonância com as disposições e a fundamentação da Diretiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (4), pode limitar o direito à confidencialidade das comunicações eletrónicas, tal como referido no artigo 36.o do Regulamento. Neste caso, o Gabinete do ORECE deve especificar as circunstâncias, os motivos, os riscos pertinentes e as garantias conexas em regras internas específicas.
            
            
               2.   Sempre que o Gabinete do ORECE limitar o direito à confidencialidade das comunicações eletrónicas, deve informar o titular dos dados em causa, na sua resposta ao pedido, dos principais motivos de aplicação da limitação, bem como da possibilidade de apresentar uma reclamação à AEPD ou de interpor recurso junto do Tribunal de Justiça da União Europeia.
            
            
               3.   O Gabinete do ORECE pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações sobre os motivos da limitação a que se referem os n.os 1 e 2 caso se presuma que anule o efeito da limitação. Esta avaliação deve ser efetuada caso a caso.
            
         
         
            Artigo 10.o
            
            Entrada em vigor
            A presente decisão entra em vigor no dia da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
         
         
            Feito em Riga, em 10 de setembro de 2019.
            
               
                  Pela Agência de Apoio ao ORECE
               
               Jeremy GODFREY
               
                  Presidente do Conselho de Administração
               
            
         
         
            (1)  JO L 321 de 17.12.2018, p. 1.
         
            (2)  JO L 295 de 21.11.2018, p. 39.
         
            (3)  Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 do Conselho, de 29 de fevereiro de 1968, que fixa o Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias assim como o Regime Aplicável aos Outros Agentes destas Comunidades, e institui medidas especiais temporariamente aplicáveis aos funcionários da Comissão (JO L 56 de 4.3.1968, p. 1).
         
            (4)  Diretiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 12 de julho de 2002, relativa ao tratamento de dados pessoais e à proteção da privacidade no setor das comunicações eletrónicas (Diretiva relativa à privacidade e às comunicações eletrónicas) (JO L 201 de 31.7.2002, p. 37).