CELEX: 32020Q0831(01)
Language: mt
Date: 2019-12-11 00:00:00
Title: Deċiżjoni 2019/15 tal-Bord tat-Tmexxija tal-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol tal-11 ta’ Diċembru 2019 dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-EU-OSHA

31.8.2020   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 282/26
               
            
         DEĊIŻJONI 2019/15 TAL-BORD TAT-TMEXXIJA TAL-AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ U S-SAĦĦA FUQ IL-POST TAX-XOGĦOL
         tal-11 ta’ Diċembru 2019
         dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-EU-OSHA
         IL-BORD TAT-TMEXXIJA TAL-AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ U S-SAĦĦA FUQ IL-POST TAX-XOGĦOL,
         Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2019/126 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ Jannar 2019 li jistabbilixxi l-Agenzija Ewropea għas-Saħħa u s-Sigurtà fuq il-Post tax-Xogħol (UE-OSHA), u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2062/94 (2),
         Wara li kkunsidra r-Regoli ta’ proċedura tal-Bord tat-Tmexxija tal-EU-OSHA,
         Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS) tas-17 ta’ Ottubru 2019 u tal-Gwida tal-EDPS dwar Artikolu 25 tar-Regolament il-ġdid u regoli interni,
         Billi:
         
                     (1)
                  
                  
                     L-EU-OSHA twettaq l-attivitajiet tagħha f’konformità mar-Regolament (UE) 2019/126.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Skont l-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725 ir-restrizzjonijiet fuq l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 ta’ dak ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 21 għandhom ikunu bbażati fuq regoli interni li għandhom jiġu adottati mill-Aġenzija, fejn dawn mhumiex ibbażati fuq atti legali adottati fuq il-bażi tat-Trattati.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Dawn ir-regoli interni, inkluż id-dispożizzjonijiet tagħhom dwar il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, m’għandhomx japplikaw fejn att legali adottat fuq il-bażi tat-Trattati jipprevedi restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Fejn l-Aġenzija twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tagħha, l-Aġenzija tista’ twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, twettaq attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, tipproċessa każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, tipproċessa proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, tipproċessa lmenti interni u esterni, twettaq awditi interni, twettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet interni tas-sigurtà (tal-IT). Barra minn hekk, l-Aġenzija tista’ tindirizza talbiet għal aċċess għall-fajl mediku tal-membri tal-persunal.
                     L-Aġenzija tipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, inkluż data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, data dwar evalwazzjonijiet, il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     L-Aġenzija, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, taġixxi bħala l-kontrollur tad-data irrispettivament minn aktar delegazzjonijiet tar-rwol tal-kontrollur fl-Aġenzija biex tirrifletti r-responsabbiltajiet operattivi għal operazzjonijiet speċifiċi tal-ipproċessar ta’ data personali.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Id-data personali tinħażen b’mod sigur f’ambjent elettroniku jew fuq karta b’mod li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali ta’ data lil persuni li m’għandhomx il-ħtieġa li jkunu jafu. Il-fajls mediċi jinħażnu mit-tabib tal-fornitur tas-servizz estern użat mill-Aġenzija. Id-data personali pproċessata tinżamm għal mhux aktar milli meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata għall-perjodu speċifikat fid-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza tal-protezzjoni tad-data jew ir-rekords tal-Aġenzija.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar imwettqa mill-Aġenzija fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, awditi interni, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE), kif ukoll l-indirizzar ta’ talbiet għal aċċess għall-fajl mediku proprju.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Dawn għandhom japplikaw għal operazzjonijiet ta’ pproċessar imwettqa qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Għandha tinkludi wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mill-Aġenzija lill-awtoritajiet nazzjonali u l-organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tagħha.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Fil-każijiet fejn japplikaw dawn ir-regoli interni l-Aġenzija trid tagħti ġustifikazzjonijiet fejn tispjega għalfejn ir-restrizzjonijiet huma strettament meħtieġa u proporzjonati f’soċjetà demokratika u jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     F’dan il-qafas, l-Aġenzija hija marbuta li tirrispetta, sa fejn hu l-aktar possibbli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data matul il-proċeduri ta’ hawn fuq, b’mod partikolari, dawk relatati mad-dritt għall-għoti ta’ informazzjoni, aċċess u rettifika, id-dritt għal tħassir, ir-restrizzjoni tal-ipproċessar, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbilit fir-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Madankollu, l-Aġenzija tista’ tkun obbligata tirrestrinġi l-informazzjoni għas-suġġett tad-data u d-drittijiet l-oħra tas-suġġett tad-data, biex tipproteġi, b’mod partikolari, l-investigazzjonijiet tagħha stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti ta’ awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet ta’ persuni oħra relatati mal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri l-oħra tagħha.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Għalhekk, l-Aġenzija tista’ tirrestrinġi l-informazzjoni għall-fini ta’ protezzjoni tal-investigazzjoni u tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti tad-data oħra.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     L-Aġenzija għandha timmonitorja perjodikament li l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni għadhom japplikaw u tneħħi r-restrizzjoni jekk ma jibqgħux japplikaw.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Il-Kontrollur għandu jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fil-mument tad-differiment u matul ir-reviżjonijiet.
                  
               ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom l-Aġenzija, fil-qafas tal-proċeduri tagħha stipulati fil-paragrafu 2, tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet minquxa fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll fl-Artikolu 4 tagħha, b’segwitu tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
            
            
               2.   Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tal-Aġenzija, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar fuq data personali mill-Aġenzija għall-finijiet ta’: twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE), l-infurzar ta’ pretensjonijiet skont il-liġi ċivili kif ukoll l-indirizzar ta’ talbiet għal aċċess għall-fajl mediku proprju.
            
            
               3.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, data dwar evalwazzjonijiet, il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).
            
            
               4.   Fejn l-Aġenzija twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.
            
            
               5.   Soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: il-forniment ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni.
            
         
         
            Artikolu 2
            Speċifikazzjoni tal-kontrollur u s-salvagwardji
            
               1.   Is-salvagwardji fis-seħħ biex jiġi evitat ksur, kxif jew żvelar mhux awtorizzat ta’ data huma dawn li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           Id-dokumenti stampati għandhom jinżammu f’armarji siguri u jkunu aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura skont l-istandards ta’ sigurtà tal-Aġenzija, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi li jkunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss. Livelli xierqa ta’ aċċess għandhom jingħataw b’mod individwali;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           Il-bażi ta’ data għandha tkun protetta b’password fi ħdan sistema ta’ reġistrazzjoni unika u għandha tkun konnessa b’mod awtomatiku mal-ID u l-password tal-utent. Is-sostituzzjoni ta’ utenti hija strettament ipprojbita. L-e-rekords għandhom jinħażnu b’mod sigur biex jiġu salvagwardjati l-kunfidenzjalità u l-privatezza tad-data fihom;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           It-tabib tal-fornitur estern tas-servizzi li jaħżen il-fajls mediċi huwa marbut bi klawżoli kuntrattwali speċifiċi dwar il-kunfidenzjalità u l-ipproċessar ta’ data personali;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           Il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data huma marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità.
                        
                     
            
               2.   Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa l-Aġenzija, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur delegat permezz tad-dikjarazzjonijiet tal-privatezza jew tal-protezzjoni tad-data ir-rekords ppubblikati fuq is-sit web u/jew l-intranet tal-Aġenzija.
            
            
               3.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) m’għandux ikun itwal minn dak meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata. Fi kwalunkwe każ, dan m’għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fid-dikjarazzjonijiet tal-privatezza tal-protezzjoni tad-data jew ir-rekords imsemmija fl-Artikolu 5(1).
            
            
               4.   Fejn l-Uffiċċju jikkunsidra li japplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jintiżen, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju li jiġi kkanċellat l-effett tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-Aġenzija pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jinstema’.
            
         
         
            Artikolu 3
            Restrizzjonijiet
            
               1.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tiġi applikata mill-Aġenzija biss biex tissalvagwardja:
               
                           (a)
                        
                        
                           is-sigurtà nazzjonali, is-sigurtà pubblika jew id-difiża tal-Istati Membri;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, id-detezzjoni u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, inkluża s-salvagwardja kontra u l-prevenzjoni ta’ theddid għas-sigurtà pubblika;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           objettivi importanti oħra ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, b’mod partikolari l-objettivi tal-politika estera u ta’ sigurtà komuni tal-Unjoni, jew xi interess ekonomiku jew finanzjarju importanti tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, inklużi kwistjonijiet monetarji, baġitarji u dawk relatati mat-tassazzjoni, mas-saħħa pubblika u mas-sigurtà soċjali;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           is-sigurtà interna tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni, inkluża dik tan-networks tal-komunikazzjoni elettronika tagħhom;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, id-detezzjoni u l-prosekuzzjoni tal-ksur tal-etika għal professjonijiet regolati;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           funzjoni ta’ monitoraġġ, ta’ spezzjoni jew regolatorja konnessa, anke b’mod okkażjonali, mal-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali fil-każijiet imsemmija fil-punti (a) sa (c);
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           il-protezzjoni tas-suġġett tad-data jew id-drittijiet u l-libertajiet ta’ oħrajn;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           l-infurzar ta’ pretensjonijiet skont id-dritt ċivili.
                        
                     
            
               2.   Bħala applikazzjoni speċifika tal-finijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, l-Aġenzija tista’ tapplika restrizzjonijiet relatati mad-data personali skambjata mas-servizzi tal-Kummissjoni jew ma’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni, ma’ awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri jew ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, rispettivament fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           fejn l-eżerċitar ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jkun jista’ jiġi ristrett mis-servizzi tal-Kummissjoni jew minn istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni abbażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew f’konformità mal-Kapitolu IX ta’ dak ir-Regolament jew mal-atti fundaturi ta’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           fejn l-eżerċitar ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jkun jista’ jiġi ristrett mill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri abbażi tal-atti msemmija fl-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), jew taħt miżuri nazzjonali li jittrasponu l-Artikoli 13(3), 15(3) jew 16(3) tad-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4);
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           fejn l-eżerċitar ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jista’ jipperikola l-kooperazzjoni tal-Aġenzija ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali fit-twettiq tal-kompiti tagħha.
                        
                     Qabel tapplika restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, l-Aġenzija għandha tikkonsulta s-servizzi tal-Kummissjoni, l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-aġenziji, l-uffiċċji rilevanti tal-Unjoni, jew l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri, dment li ma jkunx ċar għall-Aġenzija li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawn il-punti.
            
            
               3.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun meħtieġa u proporzjonata billi tqis ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.
            
            
               4.   Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità abbażi tar-regoli preżenti. Dan għandu jiġi ddokumentat fuq bażi ta’ każ b’każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għall-finijiet ta’ responsabbiltà.
            
            
               5.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jkunux għadhom japplikaw. B’mod partikolari, fejn ikun meqjus li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.
            
         
         
            Artikolu 4
            Rieżami mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
            
            
               1.   L-Aġenzija għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Aġenzija (“l-UPD”) kull meta l-Kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi l-aċċess lill-UPD għar-rekord li jkun fih il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni u jiddokumenta d-data ta’ meta informa lill-UPD fir-rekord.
            
            
               2.   L-UPD jista’ jitlob lill-kontrollur bil-miktub biex jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.
            
            
               3.   Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.
            
         
         
            Artikolu 5
            L-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data
            
            
               1.   F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-informazzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     L-Aġenzija għandha tinkludi fil-protezzjoni tad-data, dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew rekords fit-tifsira tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web u/jew fuq l-intranet tagħha, fejn tinforma lis-suġġetti tad-data dwar id-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u t-tul ta’ żmien potenzjali.
            
            
               2.   Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-paragrafu 3, l-Aġenzija, fejn proporzjonat, għandha tinforma wkoll b’mod individwali lis-suġġetti kollha tad-data, li jiġu kkunsidrati bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni speċifika tal-ipproċessar, dwar id-drittijiet tagħhom rigward restrizzjonijiet preżenti jew futuri, u dan mingħajr dewmien bla bżonn u bil-miktub.
            
            
               3.   Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data msemmija fil-paragrafu 2, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi ġuridika f’konformità mal-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni, inkluża valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.
               Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
            
            
               4.   Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 3 għandha tkompli tapplika dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawha.
               Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-Aġenzija għandha tipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Fl-istess ħin, l-Aġenzija għandha tinforma lis-suġġett tad-data bid-dritt li jressaq ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
               L-Aġenzija għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-inkjesta, proċedura jew investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni.
            
         
         
            Artikolu 6
            Dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data
            
            
               1.   F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt ta’ aċċess jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u proporzjonat:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           L-indirizzar tat-talbiet għal aċċess għall-fajl mediku proprju.
                        
                     Meta s-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar, jew għal operazzjoni tal-ipproċessar partikolari, f’konformità mal-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Aġenzija għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal din id-data personali biss.
            
            
               2.   Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tagħha għat-talba, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali għaliha, u bil-possibbiltà li jista’ jressaq ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           għandha tiddokumenta f’nota ta’ valutazzjoni interna r-raġunijiet għar-restrizzjoni, inkluż il-valutazzjoni tan-neċessità, il-proporzjonalità tar-restrizzjoni u t-tul ta’ żmien tagħha.
                        
                     Restrizzjonijiet imposti fir-rigward tal-aċċess għall-fajl mediku proprju għandhom jikkonċernaw biss talbiet għal aċċess dirett fir-rigward ta’ data medika personali ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika, fejn l-aċċess għal tali data x’aktarx jirrappreżenta riskju għas-saħħa tas-suġġett tad-data. Din ir-restrizzjoni għandha tkun proporzjonata għal dak li huwa strettament neċessarju biex jiġi protett is-suġġett tad-data. L-aċċess għal tali informazzjoni għandu jingħata bil-permess ta’ tabib intermedjarju tal-għażla tas-suġġett tad-data. Dan it-tabib għandu jingħata l-aċċess għall-informazzjoni kollha u s-setgħa diskrezzjonali li jiddeċiedi kif u liema aċċess jagħti lis-suġġett tad-data.
               L-għoti ta’ informazzjoni msemmija fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud jekk dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
               L-Aġenzija għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni.
            
            
               3.   Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
            
         
         
            Artikolu 7
            Dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar
            
               1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-dritt għar-rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fl-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi stabbiliti fl-Artikolu 6(2) ta’ din id-Deċiżjoni u tirreġistra r-rekord skont l-Artikolu 6(3) tagħha.
            
         
         
            Artikolu 8
            Il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi
            
               1.   F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u proporzjonat:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt ta’ kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun meħtieġ u xieraq:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri formali għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               3.   Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, għandha tirreġistra u żżomm rekord tar-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 5(3) ta’ din id-deċiżjoni. L-Artikolu 5(4) ta’ din id-Deċiżjoni għandu japplika.
            
         
         
            Artikolu 9
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum ta’ wara l-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Magħmul f’Bilbao, il-11 ta’ Diċembru 2019.
            
               
                  Għall-Agenzija Ewropea għas-Saħħa u s-Sigurtà fuq il-Post tax-Xogħol
               
               Christa SCHWENG
               
                  President tal-Bord tat-Tmexxija
               
            
         
         
            (1)  ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  ĠU L 30, 31.1.2019, p. 58.
         
            (3)  Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-data) (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 1).
         
            (4)  Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-awtoritajiet kompetenti għall-finijiet tal-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien jew il-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li tħassar id-Deċiżjoni Qafas tal-Kunsill 2008/977/ĠAI (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 89).