CELEX: 32011D0929(01)
Language: sv
Date: 2011-09-29 00:00:00
Title: Beslut om en kodex för god förvaltningssed

29.9.2011   
            
            
               SV
            
            
               Europeiska unionens officiella tidning
            
            
               C 285/3
            
         BESLUT OM EN KODEX FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED
   2011/C 285/03
   
      Inledning
   
   Den 6 september 2001 antog Europaparlamentet en resolution för godkännande av en kodex för god förvaltningssed som Europeiska unionens institutioner och organ samt dess förvaltning och tjänstemän ska följa i sina relationer med allmänheten.
   Kodexen tar hänsyn till förvaltningsrättsliga principer i EG-domstolens rättspraxis och har även hämtat inspiration från nationella lagar.
   
      Kodexens status
   
   Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna proklamerades vid toppmötet i Nice i december 2000 och utgör nu del II i fördraget om upprättande av en konstitution för Europa.
   Stadgan innehåller grundläggande rättigheter baserade på unionsmedborgarskap, såsom rätten till god förvaltning (artikel 41) och rätten att klaga till Europeiska ombudsmannen angående administrativa missförhållanden vid unionens institutioner och organ (artikel 43).
   Denna kodex är ämnad att i mer detalj förklara vad stadgans rätt till god förvaltning innebär i praktiken.
   
      Kodexen för god förvaltningssed för Cedefops anställda
   
   a)   God service
   
   Cedefop och dess personal är skyldiga att tjäna gemenskapens och därmed också allmänhetens intressen.
   Allmänheten förväntar sig med rätta en god service och en förvaltning som är öppen, tillgänglig och väl skött.
   God service förutsätter att centrumets anställda uppträder hövligt, sakligt och opartiskt.
   b)   Ändamål
   
   För att Cedefop ska kunna uppfylla sin skyldighet att följa god förvaltningssed, särskilt i sina kontakter med allmänheten, förbinder sig centrumet att iaktta dessa regler och låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet i syfte att förbättra den service europeiska medborgare erbjuds.
   c)   Tillämpningsområde
   
   Kodexen är bindande för alla anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren för övriga anställda. Personer som anställts på grundval av privaträttsliga anställningskontrakt, experter som är utsända från myndigheter i medlemsstaterna, praktikanter osv. som arbetar för Cedefop bör också låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet.
   Förhållandet mellan Cedefop och dess anställda styrs enbart av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda.
   Artikel 1
   Allmänna bestämmelser
   Cedefop och dess anställda ska i sina kontakter med allmänheten följa de principer som fastställs i detta beslut och som utgör kodexen för god förvaltningssed, hädanefter benämnd förvaltningskodexen.
   Artikel 2
   Tillämpning: personer
   1.   Denna förvaltningskodex ska gälla för alla tjänstemän och övriga anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, i deras kontakter med allmänheten. Med termen tjänstemän avses hädanefter såväl tjänstemännen som de övriga anställda.
   2.   Cedefop ska vidta de åtgärder som behövs för att se till att bestämmelserna i förvaltningskodexen även gäller andra personer som arbetar för Cedefop, såsom personer som anställts privat, experter som lånats ut från nationella civila myndigheter och praktikanter.
   3.   Med allmänheten avses alla fysiska och juridiska personer, oavsett om de är bosatta eller har sitt officiella säte i en medlemsstat eller inte.
   Artikel 3
   Sakområde
   1.   Denna förvaltningskodex innehåller allmänna principer för god förvaltningssed som ska gälla för alla kontakter som tjänstemännen har med allmänheten, såvida de inte omfattas av särskilda föreskrifter.
   2.   Principerna i förvaltningskodexen gäller inte för kontakterna mellan institutionen och dess tjänstemän. De relationerna regleras av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.
   Artikel 4
   Lagenlighet
   En tjänsteman ska handla i enlighet med lagen och tillämpa de regler och förfaranden som fastställs i gemenskapslagstiftningen. Tjänstemannen ska särskilt se till att beslut som gäller enskildas rättigheter eller intressen har rättslig grund och att beslutens innehåll är i överensstämmelse med lagen.
   Artikel 5
   Icke-diskriminering
   1.   Då tjänstemannen hanterar förfrågningar från allmänheten eller fattar beslut ska han eller hon se till att principen... om lika behandling efterlevs. Personer vars situation är densamma ska behandlas på ett likvärdigt sätt.
   2.   Om behandlingen inte är likvärdig ska tjänstemannen kunna motivera skillnaden med objektiva och relevanta faktorer som föreligger i det enskilda fallet.
   3.   Tjänstemannen ska särskilt undvika varje slags omotiverad åtskillnad av personer baserad på nationalitet, kön, ras eller etniskt ursprung, religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning.
   Artikel 6
   Proportionalitet
   1.   Då tjänstemannen fattar beslut ska han eller hon se till att de åtgärder som vidtas står i proportion till ändamålet.
   Tjänstemannen ska särskilt undvika att begränsa medborgarnas rättigheter eller att ta ut avgifter av dem om dessa begränsningar eller avgifter inte står i rimlig proportion till åtgärdernas syfte.
   2.   Då tjänstemannen fattar beslut ska han eller hon se till att såväl de enskilda personernas som allmänhetens intressen tillgodoses.
   Artikel 7
   Maktmissbruk
   Maktbefogenheterna ska utövas endast för de syften de är avsedda för. Tjänstemannen ska särskilt undvika att utnyttja sina befogenheter för syften som inte har någon grund i lag eller som inte motiveras av det allmännas bästa.
   Artikel 8
   Opartiskhet och obundenhet
   1.   Tjänstemannen ska vara opartisk och obunden. Tjänstemannen ska avstå från godtyckliga handlingar som kan vara till men för allmänheten och även avstå från att gynna någon enskild person, oavsett vilka anledningar som kan åberopas.
   2.   Tjänstemannen ska inte styras av något inflytande utifrån, inbegripet politiskt inflytande, och inte heller av personliga intressen.
   3.   Tjänstemannen ska avstå från att ta del i beslutsfattande som rör hans eller hennes egna intressen eller hans eller hennes familjs, släktingars, vänners och bekantas intressen.
   Artikel 9
   Objektivitet
   Då tjänstemannen fattar beslut ska han eller hon ta hänsyn till relevanta faktorer och väga in dem i beslutet, samtidigt som alla irrelevanta synpunkter lämnas därhän.
   Artikel 10
   Berättigade förväntningar och konsekvent agerande
   1.   Tjänstemannen ska vara konsekvent såväl i sin egen myndighetsutövning som i Cedefops förvaltningsarbete. Tjänstemannen ska följa Cedefops normala förvaltningsrutiner såvida det inte finns legitima skäl att avvika från praxis i ett enskilt fall.
   2.   Tjänstemannen ska ta hänsyn till de rättmätiga och skäliga förväntningar allmänheten har mot bakgrund av hur Cedefop agerat tidigare.
   Artikel 11
   Rättvisa
   Tjänstemannen ska agera opartiskt, rättvist och skäligt.
   Artikel 12
   Artighet
   1.   Tjänstemannen ska vara serviceinriktad, korrekt, artig och lättillgänglig i sina kontakter med allmänheten. Då tjänstemannen besvarar skrivelser, telefonsamtal eller e-post ska han eller hon försöka att vara så hjälpsam som möjligt och att besvara de ställda frågorna på ett sätt som överensstämmer med den yrkesmässiga skyldigheten som anställd.
   2.   Om tjänstemannen inte är ansvarig för ärendet ska han eller hon hänvisa medborgaren till den ansvarige tjänstemannen.
   3.   Om ett fel begås och får negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen ska tjänstemannen be om ursäkt för detta …
   Artikel 13
   Skrivelser besvarade på medborgarens språk
   Tjänstemannen ska se till att alla unionsmedborgare eller andra privatpersoner som skriver till institutionen på ett av fördragsspråken får svar på samma språk.
   Artikel 14
   Bekräftelse på mottagandet och uppgift om den ansvarige tjänstemannens namn
   1.   Varje skrivelse eller klagomål som inkommer till centrumet ska inom 15 dagar besvaras med en bekräftelse på mottagandet, utom i de fall ett mer innehållsrikt svar kan skickas inom denna tidsperiod.
   2.   I svaret eller bekräftelsen ska den ansvarige tjänstemannens namn och telefonnummer anges tillsammans med namnet på den avdelning där han eller hon arbetar.
   3.   Varken bekräftelse på mottagandet eller svar behöver skickas då skrivelser eller klagomål betraktas som otillbörliga på grund av att de skickats i ett orimligt stort antal eller på grund av att de är upprepande eller meningslösa till sin karaktär.
   Artikel 15
   Skyldighet att vidarebefordra till ansvarig avdelning
   1.   Om en skrivelse eller ett klagomål till centrumet har adresserats eller framförts till en avdelning eller en enhet utan ansvar i ärendet, ska de mottagande avdelningarna se till att handlingarna i ärendet utan dröjsmål sänds vidare till den ansvariga avdelningen inom Cedefop.
   2.   Den avdelning som först tog emot skrivelsen eller klagomålet ska meddela upphovsmannen att handlingarna skickats vidare och uppge namn och telefonnummer på den tjänsteman man vidarebefordrat handlingarna till.
   Artikel 16
   Rätt att höras och yttra sig
   1.   Då ett ärende berör enskilda personers rättigheter eller intressen ska tjänstemannen se till att rätten till försvar respekteras i alla skeden av beslutsprocessen.
   2.   Då ett beslut som rör enskildas intressen ska fattas, ska alla berörda ha rätt att ge skriftliga kommentarer, och i förekommande fall även muntligen få lägga fram sina synpunkter innan beslutet fattas.
   Artikel 17
   Beslut i rimlig tid
   1.   Tjänstemannen ska se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till Cedefop fattas inom en rimlig tidsperiod, så kort som möjligt och under inga omständigheter längre än två månader räknat från mottagningsdatum. Samma regel ska gälla för besvarande av skrivelser från allmänheten och för svar på förvaltningsrelaterade förfrågningar som tjänstemannen sänt till sina överordnade med begäran om instruktioner för beslut som ska fattas.
   2.   Om en begäran eller ett klagomål till centrumet på grund av ärendets svårighetsgrad inte kan besvaras med ett beslut inom ovan nämnda tidsperiod, ska tjänstemannen så snart som möjligt informera upphovsmannen. Ett definitivt beslut ska därefter delges upphovsmannen så fort det går.
   Artikel 18
   Skyldighet att motivera beslut
   1.   Då centrumet fattar ett beslut som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen ska tjänstemannen ange vilka relevanta fakta och vilken rättslig grund som beslutet baserar sig på.
   2.   Tjänstemannen ska undvika att fatta beslut på mer kortsiktiga, lösa grunder eller att fatta beslut som inte är tillräckligt individuellt utformade.
   3.   Om ett mycket stort antal enskilda berörs av ett beslut och det därför inte är möjligt att i detalj meddela grunderna för beslutet får standardsvar skickas, men tjänstemannen ska då se till att den som så önskar får ett individuellt utformat beslut
   Artikel 19
   Information om möjligheterna att överklaga
   1.   Då Cedefop fattar ett beslut som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen ska beslutet innehålla information om vilka möjligheter det finns att överklaga beslutet. Informationen ska ange hur man går till väga för att överklaga, till vem man ska rikta sitt överklagande och vilka tidsfrister som gäller.
   2.   Besluten ska särskilt hänvisa till de möjligheter att väcka talan i domstolen och att klaga hos ombudsmannen som avses i artiklarna 263 och 228 i Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.
   Artikel 20
   Kungörelse av beslutet
   1.   Tjänstemannen ska se till att beslut som berör enskildas rättigheter eller intressen direkt delges de berörda personerna.
   2.   Tjänstemannen ska avstå från att meddela beslutet till andra källor så länge personerna eller de direkt berörda personerna inte informerats.
   Artikel 21
   Skydd av personuppgifter
   1.   En tjänsteman som hanterar personliga uppgifter om en medborgare ska respektera de principer som fastställs i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (1) om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och … den fria rörligheten för sådana uppgifter
   2.   Tjänstemannen ska särskilt undvika att behandla personuppgifter i orättmätiga syften eller att sända uppgifterna vidare till obehöriga personer
   Artikel 22
   Begäran om information
   1.   En tjänsteman som är ansvarig för ett ärende ska ge allmänheten den information som efterfrågas. När så behövs ska tjänstemannen vara behjälplig med råd om hur man kan inleda ett administrativt förfarande inom hans ansvarsområde. Tjänstemannen ska eftersträva att informationen är klar och begriplig.
   2.   Om en muntlig begäran om information är alltför komplicerad eller alltför omfattande för att kunna besvaras direkt, ska tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.
   3.   Om en tjänsteman på grund av sin tystnadsplikt inte kan lämna ut de upplysningar som efterfrågas, ska han eller hon i enlighet med artikel 18 i denna förvaltningskodex delge den berörda personen grunderna för att informationen inte kan lämnas.
   4.   Då en tjänsteman ombeds att ge upplysningar om ett ämne utanför sitt ansvarsområde, ska han eller hon hänvisa den frågande till ansvarig tjänsteman och uppge dennes namn och telefonnummer. Då en tjänsteman ombeds att ge upplysningar om en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan ska tjänstemannen hänvisa den frågande till berörd institution eller berört organ.
   5.   Då så är lämpligt och beroende på vad som efterfrågas ska tjänstemannen hänvisa den informationssökande personen till den avdelning inom Cedefop som är ansvarig för att ge information till allmänheten.
   Artikel 23
   Allmänhetens tillgång till handlingar
   1.   Efter begäran om tillgång till handlingar ska tjänstemannen bevilja tillgång till dessa handlingar i enlighet med de allmänna principerna och begränsningarna i Europaparlamentets och rådets (2) förordning nr (EG) nr 1049/2001.
   2.   Om en muntlig begäran om tillgång till handlingar inte kan uppfyllas, ska tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.
   Artikel 24
   Diarieföring
   Cedefops avdelningar ska på ett korrekt sätt diarieföra in- och utgående post, inkommande handlingar och vidtagna åtgärder.
   Artikel 25
   Allmänhetens tillgång till förvaltningskodexen
   1.   Cedefop ska vidta de åtgärder som behövs för att denna förvaltningskodex ska komma till allmänhetens kännedom i största möjliga utsträckning. Cedefop ska bland annat se till att en relevant broschyr distribueras som innehåller en beskrivning av denna förvaltningskodex och som återger hela dess text i en bilaga.
   2.   Cedefop ska erbjuda var och en som så önskar ett exemplar av denna förvaltningskodex.
   Artikel 26
   Rätt att klaga hos Europeiska ombudsmannen
   Om en institution eller tjänsteman inte följer principerna i denna förvaltningskodex har var och en rätt att klaga hos Europeiska ombudsmannen i enlighet med artikel 228 i Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och i enlighet med ombudsmannens stadga (3).
   Artikel 27
   Ikraftträdande
   Detta beslut träder i kraft från och med den 1 juli 2011 och ersätter föregående beslut och den kodex för god förvaltningssed som offentliggjordes 2005. Det kommer att offentliggöras i Europeiska Unionens officiella tidning.
   
      Thessaloniki den 22 juni 2011.
      
         
            För Cedefop
         
         Christian F. LETTMAYR
         
            Tillförordnad direktör
         
         Tarja RIIHIMÄKI
         
            Styrelseordförande
         
      
   
   
      (1)  EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.
   
      (2)  EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.
   
      (3)  Europaparlamentets beslut 94/262/EKSG, EG om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, (EGT L 113, 4.5.1994, s. 15).