CELEX: 52004PC0835
Language: sl
Date: 2004-12-28
Title: Predlog Uredba Evropskega Parlamenta in Sveta o Vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov o vizumih za kratkoročno prebivanje med državami članicami {SEK(2004) 1628}

Pomembno pravno obvestilo

|

52004PC0835

Predlog Uredba Evropskega Parlamenta in Sveta o Vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov o vizumih za kratkoročno prebivanje med državami članicami {SEK(2004) 1628}  /* KOM/2004/0835 končno - COD 2004/0287 */  

	Bruselj, 28.12.2004KOM(2004) 835 končno2004/0287 (COD)PredlogUREDBA EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETAo Vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov o vizumih za kratkoročno prebivanje med državami članicami{SEK(2004) 1628}(predložena s strani Komisije)OBRAZLOŽITVENI MEMORANDUM1. SPLOšNI CILJNa poti k postopni vzpostavitvi območja svobode, varnosti in pravice bo Evropska unija zagotovila prost pretok oseb in visoko stopnjo varnosti. V tem kontekstu je bila največja prednost dana razvoju in vzpostavitvi Vizumskega informacijskega sistema (VIS) kot sistema za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami, ki predstavlja eno izmed ključnih pobud v okviru politik EU, usmerjenih k zagotavljanju stabilnosti in varnosti.V skladu s sklepi Evropskega sveta iz Laekena, Seville in Soluna je Svet ministrov za pravosodje in notranje zadeve (JHA) 19. februarja 2004 sprejel sklepe o razvoju Vizumskega informacijskega sistema[1]. S tem ko je Evropski svet v Bruslju 25. in 26. Marca 2004[2] potrdil omenjene sklepe, so bile oblikovane smernice za razvoj VIS, ki bodo „upoštevane pri pripravi tehničnega izvajanja VIS in predloga za oblikovanje pravnega instrumenta, ki zadeva vzpostavitev VIS, ob popolnem spoštovanju zakonodaje Skupnosti na področju varstva osebnih podatkov“[3].Pred uresničitvijo tega predloga je Svet 8. junija 2004 sprejel Odločbo Sveta 2004/512/ES o vzpostavitvi Vizumskega informacijskega sistema (VIS)[4], ki pomeni potrebno pravno podlago za vključitev sredstev, potrebnih za razvoj VIS, v proračun Evropskih skupnosti, in izvedbo navedenega dela proračuna., določa strukturo VIS in Komisiji podeljuje mandat za razvoj VIS na tehnični ravni, s pomočjo posebnega odbora SIS II [5] i, medtem ko nacionalne sisteme prilagodijo oziroma razvijejo države članice same.Nadaljnji razvoj in oblikovanje VIS zahteva pripravo celovitega pravnega okvira. Cilj tega predloga Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta je določiti namen, uporabnosti in odgovornosti za VIS, podeliti Komisiji mandat za oblikovanje in vzdrževanje VIS ter izoblikovati postopke in pogoje za izmenjavo podatkov med državami članicami pri izdajanju vizumov za kratkoročno prebivanje, da bi se olajšalo preverjanje takšnih zahtevkov in ostalih spremljajočih sklepov.VIS bo v namen preprečevanja groženj notranji varnosti in trgovanju z vizumi, olajševanja boja proti goljufijam, lažjih kontrol na kontrolnih točkah zunanjih meja in znotraj ozemlja držav članic, pomoči pri ugotavljanju istovetnosti in vračanju ilegalnih priseljencev ter olajšanja izvajanja „Uredbe Dublin II“ (ES) št. 343/2003[6] izboljšal upravljanje skupne vizumske politike, konzularno sodelovanje ter posvetovanje med centralnimi konzularnimi oblastmi. Napredek pri ocenjevanju vlog za izdajo vizumov, ki vključuje posvetovanje med centralnimi oblastmi ter preverjanje in ugotavljanje istovetnosti prosilcev na konzulatih in kontrolnih točkah, prispeva k notranji varnosti držav članic in k boju proti terorizmu[7], ki predstavlja horizontalni cilj in temeljno merilo za skupno vizumsko politiko, kot tudi za boj proti ilegalnemu priseljevanju[8]. Istočasno bo VIS z izboljšanjem postopkov za izdajo vizumov in kontrol koristil dobronamernim potnikom.Področje, ki ga pokriva ta uredba, se navezuje na izmenjavo podatkov o schengenskih vizumih za kratkoročno prebivanje, kot glavnega namena VIS, vključno z nacionalnimi dolgoročnimi vizumi, ki veljajo hkrati kot vizumi za kratkoročno prebivanje. Izmenjava podatkov o drugih nacionalnih dolgoročnih vizumih schengenskih držav, ki je prav tako vključena v sklepe Sveta z dne 19. februarja 2004[9], zahteva ločen pravni instrument: Razen na področju izdajanja vizumov za kratkoročno prebivanje ne obstaja noben skupni pravni red za izdajanje dolgoročnih vizumov v državah članicah. Za ustrezni člen 63(3)(a) Pogodbe postopek soodločanja ne velja v primeru, če v skladu s členom 67(2) Pogodbe na to temo ni bil sprejet noben sklep.Ta uredba predstavlja ključni instrument za pravni okvir VIS. Kljub temu pa bodo za dopolnitev tega pravnega okvira potrebni novi pravni instrumenti, zlasti za:a) spremembo Skupnih konzularnih navodil (CCI)[10], ki zadevajo standarde in postopke za zbiranje biometričnih podatkov, vključno z obveznostmi in določitvijo izjem pri shranjevanju biometričnih podatkov;b) razvoj mehanizma za izmenjavo podatkov z Irsko in Združenim kraljestvom, da se olajša izvajanje Uredbe Dublin II (ES) št. 343/2003[11] in pomaga pri ugotavljanju istovetnosti in upravnih postopkih za vračanje ¸ilegalnih priseljencev, če bosta Irska in Združeno kraljestvo pripravljeni podpreti politiko priseljevanja in vračanja ilegalcev.c) Izmenjava podatkov o dolgoročnih vizumih, ki niso hkrati veljavni kot vizumi za kratkoročno prebivanje v okviru VIS; ta problematika bi potrebovala nadaljnjo politično orientacijo, ker za takšne vizume ne obstaja skupni pravni red.2. VPLIVI VIZUMSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA (VIS)Ocena razširjenega vpliva[12], ki je priložena k temu predlogu, označuje potrebo po VIS in njegovih vplivih v primerjavi z drugimi političnimi možnostmi ter v praksi kaže, zakaj sta shranjevanje in uporaba biometričnih podatkov znotraj VIS bistvenega pomena za doseganje ciljev VIS in kakšni varnostni ukrepi za varstvo in varnost podatkov morajo obstajati. Glede na s to tematiko povezanimi občutljivimi vprašanji je med drugim potrebno posvetovanje z delovno skupino, ki je bila ustanovljena v skladu s členom 29 [13].3. PRAVNA ¸PODLAGATa uredba temelji na členu 62(2)(b)(ii) in členu 66 Pogodbe ES. Člen 66 predstavlja ustrezno pravno podlago za vzpostavitev in vzdrževanje VIS in za postopke izmenjave podatkov o vizumih med državami članicami in zagotavlja sodelovanje med pristojnimi organi držav članic, kot tudi med navedenimi organi in Komisijo, na področjih, ki so zajeta v naslovu IV Pogodbe. Ta področja vključujejo ne samo izvajanje skupne vizumske politike, ampak tudi kontrole na zunanjih mejah in ukrepe na področju ilegalnega priseljevanja in politike azila.Poleg mehanizmov in postopkov vnosa, izmenjave in uporabo podatkov o vizumih v VIS Uredba določa postopke, ki pomenijo nujne pogoje za preverjanje in izdajanje vizumov za kratkoročno prebivanje s strani držav članic, na podlagi schengenskega pravnega reda na področju skupne vizumske politike. Uvoz informacij v VIS, takoj ko je prejeta vloga za izdajo vizuma, in preverjanje v sistemu o predhodnih vlogah, sta postala obvezna koraka pri preverjanju takšnih vlog in veljata kot uradna postopka in pogoja za izdajo vizumov v smislu člena 62(2)(b)(ii).V skladu s členom 67(4) PES se ukrepi iz člena 62(2)(b)(ii) PES sprejmejo skladno s postopkom soodločanja iz člena 251. Glede na to, da je člen 66 vezan na odločanje s kvalificirano večino in ne več s soglasjem,[14], sta ti dve pravni podlagi združljivi in se ju lahko kombinira. Postopek soodločanja se tako nanaša na sprejetje Uredbe kot integralne celote.4. SODELOVANJE V VISGlede na to, da uredba pokriva izmenjavo podatkov o vizumih za kratkoročno prebivanje med državami članicami, ki „so odpravile kontrole na njihovih notranjih mejah“[15], predstavlja razvoj schengenskega pravnega reda na področju skupne vizumske politike. Posledice sodelovanja v VIS so naslednje:Islandija in Norveška:Postopki, ki so bili oblikovani v Pridružitvenem sporazumu[16], sklenjenim med Svetom in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, se uporabljajo, ker ta predlog temelji na schengenskem pravnem redu, kot je to določeno v prilogi A k temu sporazumu.Danska :V skladu s Protokolom o stališču Danske, ki je bil priložen k PEU in PES, Danska ne bo sodelovala pri sprejetju Uredbe in je ta zato ne zavezuje niti je ni dolžna izvajati. Upoštevajoč dejstvo, da je Uredba akt, ki si prizadeva nadgraditi schengenski pravni red v skladu z določbami iz naslova IV PES, se v tem primeru uporablja člen 5 zgoraj navedenega protokola.Združeno kraljestvo in Irska :V skladu s členoma 4 in 5 Protokola o vključitvi schengenskega pravnega reda v okvir Evropske unije in Sklepom Sveta 2000/365/ES z dne 29. maja 2000 o prošnji Združenega kraljestva Velike Britanije in Severne Irske[17] ter Sklepom Sveta 2002/192/EC z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda[18], Združeno kraljestvo in Irska ne sodelujeta pri sprejetju Uredbe in ju ta ne zavezuje niti je nista dolžni izvajati..Nove države članice :Glede na to, da pobuda predstavlja akt, ki temelji na schengenskem pravnem redu ali je z njim kakor koli drugače povezana v smislu člena 3(2) Akta o pristopu, se Uredba v novih državah članicah uporablja le v primeru sklepa Sveta, ki je skladen s to določbo.Švica :Ta uredba predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma, ki so ga podpisale Evropska unija, Evropska skupnost in Švicarska konfederacija o pridružitvi te države k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda [19] , ki spada v področje iz člena 4(1) sklepa Sveta o podpisu, v imenu Evropske skupnosti, in začasni uporabi nekaterih določb tega sporazuma[20].5. SUBSIDIARNOST IN SORAZMERNOSTČlen 62(2)(b)(ii) nalaga Skupnosti odgovornost za postopke in pogoje, v skladu s katerimi države članice izdajajo vizume za kratkoročno prebivanje. Člen 66 pa daje Skupnosti odgovornost za izvajanje ukrepov za zagotovitev sodelovanja med pristojnimi organi držav članic ter med temi organi in Komisijo. Te odgovornosti pa se morajo izvajati v skladu s členom 5 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti. Predlog izpolnjuje merila naslednje določbe:Ciljev Uredbe, kot so oblikovanje skupnega sistema in skupnih postopkov za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami, države ne morejo zadovoljivo izpolniti same, zato se lahko glede na obseg in vplive ukrepov lažje dosežejo na ravni Skupnosti.Dejavnosti Komisije so omejene na vzpostavitev in vzdrževanje centralnega Vizumskega informacijskega sistema, nacionalnih vmesnikov in komunikacijske infrastrukture med centralnim VIS in nacionalnimi vmesniki, medtem ko pristojnost za vzdrževanje nacionalnih sistemov ostaja državam članicam. Izbrana je bila oblika uredbe, ki je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah.Obstoječa pobuda se nanaša le na nujna sredstva za dosego njenega cilja: Podatki, ki bodo vneseni v VIS, so tisti podatki, ki so potrebni za obravnavo vlog za izdajo vizuma in sprejetih sklepov pri njihovem reševanju. Alfanumerični podatki o prosilcu morajo biti povzeti z obrazca za pridobitev vizuma. Za zagotavljanje natančnega preverjanja in ugotavljanja istovetnosti prosilcev je potrebno obdelati biometrične podatke v okviru VIS. To omogoča preverjanje in ugotavljanje istovetnosti neodvisno od obstoja, predstavitve in zanesljivosti drugih shranjevalnih medijev, kot so npr. mikročipi. Ta predlog pa ne vključuje shranjevanja skeniranih dokumentov, čeprav je bilo to predvideno v sklepih Sveta[21]. Razlog za to gre iskati v tem, da tovrstno shranjevanje ne velja kot sorazmerno, saj se uporablja le v določenih primerih; v takih primerih se lahko kopije dokumentov pošiljajo na zahtevo države članice, ki je vizum[22] izdala.Podatke obravnava izključno osebje, ki ga ustrezno pooblasti organ vsake države članice in ki je, v skladu s to uredbo, točno določeno glede na namene dela in omejeno glede na obseg podatkov, ki so potrebni za izvajanje nalog, ki iz teh namenov izhajajo.6. STRUKTURA IN VSEBINA PREDLOGATa predlog za oblikovanje drugega pravnega instrumenta za pravni okvir VIS obsega sedem poglavij. Prvo poglavje določa vsebino Uredbe in namen VIS, opredelitve, kategorije podatkov in splošna pravila dostopa do VIS.Drugo poglavje natančneje opisuje obveznosti in postopke za vnos in uporabo podatkov s strani organov, ki so pristojni za izdajanje vizumov. Določa podatke, ki bodo vneseni pri registraciji vloge in tiste, ki bodo vneseni ob izdaji sklepa o zavrnitvi, razveljavitvi, preklicu ali podaljšanju vizuma oziroma zavrnitvi obravnave vloge. Poleg tega to poglavje določa obveznosti organov, pristojnih za izdajo vizumov, do uporabe VIS pri obravnavi vlog za izdajo vizumov in postopkov za uporabo VIS pri posvetovanju med centralnimi oblastmi ter zahtevah po vpogledu v dokumente, kar pomeni integracijo tehničnih funkcionalnosti obstoječega VISION omrežja v VIS. Oblikovana je bila tudi določba, ki predvideva uporabo podatkov za organe, ki so pristojni za izdelavo poročil in statistiko.Tretje poglavje obširneje opisuje pogoje in postopke za uporabo podatkov s strani drugih pristojnih organov za posebne namene v okviru VIS: preverjanje vizumov, ugotavljanje istovetnosti in vračanje ilegalnih priseljencev, določanje odgovornosti pri prošnjah za azil in pri obravnavah prošenj za azil. Organi, ki bi morali imeti dostop do iskanja v VIS, so določeni s temi posebnimi nameni.Četrto poglavje določa pravila za hrambo in spremembo podatkov, zapisanih v VIS.V petem poglavju so določene odgovornosti za upravljanje VIS, vključno z operacijskim upravljanjem VIS, pravili za uporabo podatkov in za njihovo varnost, pravili o odgovornosti, arhivih in kaznih.Šesto poglavje zadeva pravice in nadzor pri varstvu podatkov. Glede na to, da se Direktiva 95/46/ES in Uredba (ES) št. 45/2001 v celoti uporabljata pri oblikovanju te uredbe[23], določbe iz tega poglavja pojasnjujejo nekatere postavke glede varstva pravic oseb, na katere se podatki nanašajo, ter vloge nacionalnih nadzornih organov vključno z Neodvisnim nadzornim organom.Zadnje poglavje pokriva izvajanje, začetek prenosa in delovanja, komitologijo, nadzor in ocenjevanje, začetek veljavnosti in uporabo te uredbe.Pojasnilo o posameznih členih je priloženo k temu predlogu.2004/0287 (COD)PredlogUREDBA EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETAo Vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov o vizumih za kratkoročno prebivanje med državami članicamiEVROPSKI PARLAMENT IN SVET EVROPSKE UNIJE STA –ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 62(2)(b)(ii) in člena66 Pogodbe,ob upoštevanju predloga Komisije[24],v skladu s postopkom, določenim v členu 251 Pogodbe[25],ob upoštevanju naslednjega:(1) Z vidika sklepov Sveta z dne 20. septembra 2001 in sklepov Evropskega sveta iz Laekena z dne 14. in 15. decembra 2001, iz Seville z dne 21. in 22. junija 2002, Soluna z dne 19. in 20. junija 2003 in Bruslja 25. in 26. marca 2004 vzpostavitev Vizumskega informacijskega sistema (VIS) predstavlja eno izmed ključnih pobud na področju politik Evropske unije, usmerjenih k zagotavljanju stabilnosti in varnosti.(2) Odločba Sveta 2004/512/ES z dne 8. junija 2004 o vzpostavitvi Vizumskega informacijskega sistema (VIS)[26] vzpostavlja VIS kot sistem za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami.(3) Komisiji je sedaj potrebno podeliti mandat za oblikovanje in vzdrževanje VIS ter določitev njegovega namena, uporabnosti in pristojnosti VIS ter zagotoviti pogoje in oblikovati postopke za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami, da bi se na ta način olajšalo obravnavo vlog za izdajo vizumov in s tem povezane postopke, vključno s smernicami za razvoj VIS, ki jih je Svet sprejel 19. februarja 2004.(4) Vizumski informacijski sistem bi moral z olajšanjem izmenjave podatkov o vlogah za izdajo vizumov med državami članicami ter s tem povezanih postopkov, izboljšati upravljanje skupne vizumske politike, konzularno sodelovanje in olajšal posvetovalne postopke med centralnimi konzularnimi organi. Cilj VIS je preprečiti grožnje notranji varnosti katere koli države članice, trgovanje z vizumi in olajšati boj proti goljufijam ter preverjanje na kontrolnih točkah zunanjih meja ter znotraj ozemlja držav članic. VIS bi moral olajšati tudi ugotavljanje istovetnosti in vračanje ilegalnih priseljencev ter izvajanje Uredbe Sveta (ES) št. 343/2003 z dne 18. februarja 2003 o vzpostavitvi meril in mehanizmov za določitev države članice, odgovorne za obravnavo prošnje za azil, ki jo je v eni od držav članic vloži državljan tretje države[27].(5) Vizumski informacijski sistem bi moral biti povezan z nacionalnimi sistemi držav članic, da bo na ta način njihovim pristojnim organom omogočena obdelava podatkov o vlogah za izdajo vizumov ter podatkov o izdanih, razveljavljenih, preklicanih ali podaljšanih vizumih.(6) Pogoji in postopki za vnos, spremembo, izbris in uporabo podatkov, zbranih v VIS, bi morali upoštevati postopke, ki so bili določeni v Skupnih konzularnih navodilih o vizumih za diplomatske misije in konzularna predstavništva (v nadaljnjem besedilu „Skupna konzularna navodila“)[28].(7) Tehnične značilnosti in uporabnosti omrežja za posvetovanje s centralnimi nacionalnimi oblastmi, kot je bilo določeno s členom 17(2) Konvencije o izvajanju Sporazuma z dne 14. junija 1985 o postopni odpravi kontrol na skupnih mejah[29], bi morale biti vključene v VIS.(8) Podatki, ki so namenjeni za obdelavo v VIS, bi morali biti določeni z vidika podatkov, pridobljenih na podlagi skupnega obrazca za vlogo za izdajo vizumov, kot je bilo predstavljeno s Sklepom Sveta 2002/354/ES z dne 25. aprila 2002 o prilagoditvi dela III Skupnih konzularnih navodil in o sestavi Priloge 16 k Skupnim konzularnim navodilom[30] ter informacijami o enotni vizumski nalepki iz Uredbe Sveta (ES) št. 1683/95 z dne 29. maja 1995 o enotni obliki za vizume[31].(9) Da bi se zagotovilo natančno preverjanje in ugotavljanje istovetnosti prosilcev za vizum, je potrebno biometrične podatke obdelati v VIS.(10) Pomembno je določiti pristojne organe držav članic, katerih ustrezno pooblaščeno osebje bo imelo dostop do vnosa, spremembe, izbrisa ali uporabe podatkov za posebne namene VIS v obsegu, ki je potreben za izpolnjevanje njihovih nalog.(11) Osebni podatki, ki so shranjeni v VIS, bodo v sistemu le toliko časa, kot je potrebno za namene VIS. Podatke je priporočljivo hraniti za obdobje petih let, da lahko služijo kot reference pri obravnavi vlog za izdajo vizumov, vključno z dobronamernostjo prosilcev in dokumentacijo o ilegalnih priseljencih, ki so kdaj koli zaprosili za vizum. Za navedene namene kratkoročna hramba podatkov ne bi bila uporabna. Po petih letih bodo podatki izbrisani, razen če ne obstajajo razlogi, da se to stori že prej.(12) Kar zadeva vzpostavitev in delovanje VIS, je potrebno na eni strani določiti natančna pravila glede odgovornosti Komisije, na drugi strani pa odgovornosti držav članic za nacionalne sisteme ter uporabo podatkov nacionalnih organov.(13) Potrebno je tudi oblikovati pravila glede odgovornosti držav članic v primerih kakršnega koli kršenja te uredbe. Odgovornost Komisije za tako povzročeno škodo je določena v drugem odstavku člena 288 Pogodbe.(14) Direktiva 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov[32] se nanaša na obdelavo osebnih podatkov v državah članicah pri izvajanju te uredbe. Nekatere točke, ki se nanašajo na odgovornosti za uporabo podatkov, varstvo pravic oseb, na katere se podatki nanašajo, in nadzor varstva podatkov, pa je potrebno dodatno razjasniti.(15) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov[33] se nanaša na dejavnosti Komisije pri varstvu osebnih podatkov. Nekatere točke, ki se nanašajo na odgovornosti za uporabo podatkov in nadzor varstva podatkov, pa je potrebno dodatno razjasniti.(16) Nacionalni nadzorni organi, ki so bili ustanovljeni v skladu s členom 28 Direktive 95/46/ES, bi morali nadzorovati zakonitost obdelave osebnih podatkov v državah članicah, medtem ko bi moral Evropski nadzornik za varstvo podatkov, kot je določeno z Uredbo (ES) št. 45/2001, nadzorovati dejavnosti Komisije pri varstvu tovrstnih podatkov.(17) Učinkovito nadzorovanje izvajanja te uredbe zahteva ocenjevanje v rednih časovnih presledkih.(18) Države članice bi morale določiti pravila o kaznih, ki bodo izrečene v primerih kršenja določb te uredbe, in zagotavljati njihovo izvajanje.(19) Ukrepe, ki so potrebni za izvajanje te uredbe, je treba sprejeti v skladu s Sklepom Sveta 1999/468/ES z dne 28. junija 1999 o določitvi postopkov za uresničevanje Komisiji podeljenih izvedbenih pooblastil[34].(20) Ta uredba spoštuje temeljne pravice in upošteva načela, ki so bila priznana zlasti z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah.(21) Vzpostavitve skupnega Vizumskega informacijskega sistema in oblikovanja skupnih obveznosti, pogojev in postopkov za izmenjavo podatkov o vizumih med državami članicami, ne morejo zadostno doseči države članice same, zato je glede na obseg in vplive ukrepov to lažje doseči na ravni Skupnosti, katera lahko v skladu z načelom subsidiarnosti, kot je določeno v členu 5 Pogodbe, sprejme določene ukrepe. V skladu z načelom sorazmernosti, ki je prav tako določena v navedenem členu, Uredba ne presega pristojnosti bolj, kot je to potrebno za dosego zastavljenega cilja.(22) V skladu s členoma 1 in 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Danska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe in je ta zato ne zavezuje niti je ni dolžna uporabljati. Glede na to, da je namen te uredbe nadgradnja schengenskega pravnega reda po določbah naslova IV, dela III Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, se bo Danska v skladu s členom 5 navedenega protokola v roku šestih mesecev po sprejetju tega instrumenta odločila, ali ga bo izvajala v svoji nacionalni zakonodaji.(23) V zvezi z Islandijo in Norveško ta uredba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma, ki so ga sklenili Svet Evropske unije, Republika Islandija in Kraljevina Norveška o pridružitvi teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda[35], kar spada na področje iz člena 1, točke B Sklepa Sveta 1999/437/ES z dne 17. maja 1999 o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo Sporazuma, sklenjenega med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško, v zvezi s pridružitvijo teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda [36] .(24) Prav tako je treba skleniti dogovor, ki bo predstavnikom Islandije in Norveške omogočil, da se pridružijo delu odborov, ki pomagajo Komisiji pri izvrševanju izvedbenih pooblastil. Tak dogovor je bil predviden v izmenjavi pisem med Skupnostjo in Islandijo ter Norveško, ki so priložena k zgoraj navedenemu Pridružitvenemu sporazumu [37].(25) Ta uredba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda, v katerem Združeno kraljestvo sicer ne sodeluje, v skladu s Sklepom Sveta 2000/365/ES z dne 29. maja 2000 o prošnji Združenega kraljestva Velike Britanije in Severne Irske za sodelovanje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda[38]; Združeno kraljestvo torej ne sodeluje pri sprejetju te uredbe in je ta zato ne zavezuje niti je ni dolžna uporabljati.(26) Ta uredba predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda, v katerem Irska ne sodeluje, v skladu s Sklepom Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda[39]; Irska torej ne sodeluje pri sprejetju te uredbe in je ta zato ne zavezuje niti je ni dolžna uporabljati.(27) Ta uredba predstavlja akt, ki temelji na nadgrajevanju schengenskega pravnega reda ali je z njim kako drugače povezan v smislu člena 3(2) Akta o pristopu.(28) V zvezi s Švico ta uredba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma, ki so ga podpisale Evropska unija, Evropska Skupnost in Švicarska konfederacija o pridružitvi te države k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, kar spada na področje iz člena 4(1) sklepa Sveta o podpisu, v imenu Evropske Skupnosti, in začasni uporabi nekaterih določb tega sporazuma –SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:POGLAVJE ISplošne določbeČlen 1 Vsebina in področje uporabe1. Ta uredba določa namen, uporabnosti in odgovornosti za Vizumski informacijski sistem (VIS), kot je določeno s členom 1 Odločbe 2004/512/ES. V njej so določeni pogoji in postopki za izmenjavo podatkov med državami članicami o vlogah za izdajo vizumov za kratkoročno prebivanje in njihovem reševanju, vključno s sklepi za razveljavitev, preklic ali podaljšanje vizumov za olajšanje obravnave tovrstnih vlog in z njimi povezanih sklepov.2. VIS bo z olajšanjem izmenjave podatkov o vlogah za izdajo vizumov in spremljajočih sklepov med državami članicami, izboljšal upravljanje skupne vizumske politike, konzularno sodelovanje in posvetovanje med centralnimi konzularnimi oblastmi za:(a) preprečevanje grožnje notranji varnosti katere koli države članice;(b) preprečevanje izkrivljanja meril za določanje odgovornosti države članice, ki je odgovorna za obravnavo vloge;(c) olajšanje boja proti goljufijam;(d) olajšanje preverjanja na kontrolnih točkah zunanjih meja in znotraj ozemlja držav članic;(e) pomoč pri ugotavljanju istovetnosti in vračanju ilegalnih priseljencev;(f) olajšanje izvajanja Uredbe (ES) št. 343/2003.Člen 2 OpredelitveZa namene te uredbe se uporabljajo naslednje opredelitve:(1) „vizum“ pomeni:(a) „vizum za kratkoročno prebivanje“ kot je določeno v členu 11(1)(a) Konvencije o izvajanju Sporazuma z dne 14. junija 1985 o postopni odpravi kontrol na skupnih mejah[40] (v nadaljnjem besedilu „Schengenska konvencija“);(b) „tranzitni vizum“ kot je določeno v členu 11(1)(b) Schengenske konvencije;(c) „letališki tranzitni vizum“ kot je določeno v točki 2.1.1 dela I, , Skupnih konzularnih navodil o vizumih za diplomatske misije in konzularna predstavništva (v nadaljnjem besedilu „Skupna konzularna navodila“);(d) „vizum z omejeno ozemeljsko veljavnostjo“ kot je določeno v členu 11(2) Schengenske konvencije;(e) „nacionalni dolgoročni vizum, ki velja hkrati kot vizum za kratkoročno prebivanje“ kot je določeno v členu 18 Schengenske konvencije;(2) „enotna vizumska nalepka“ pomeni enotno obliko za vizume, kot je določeno z Uredbo (ES) št. 1683/95;(3) „organi, pristojni za izdajo vizumov“ pomeni organe posamezne države članice, ki so odgovorni za obravnavo vlog za izdajo vizuma in sprejemanje končnih sklepov oziroma sklepov za razveljavitev, preklic ali podaljšanje vizumov;(4) „obrazec za pridobitev vizuma“ pomeni enotni obrazec za pridobitev vizuma, kar je določeno v Prilogi 16 k Skupnim konzularnim navodilom;(5) „prosilec“ pomeni državljan tretje države, ki je predložil vlogo za izdajo vizuma;(6) „državljan tretje države“ pomeni vsak državljan, ki ni državljan Evropske unije v smislu člena 17(1) Pogodbe ES;(7) „člani skupine“ pomeni druge prosilce, s katerimi prosilec potuje, vključno z zakoncem in njunimi otroki;(8) „potna listina“ pomeni potni list ali drug ustrezen dokument, s katerim je imetnik upravičen do prehoda zunanjih meja in kateremu se lahko dodeli vizum;(9) „odgovorna država članica“ pomeni državo članico, ki je vnesla podatke v VIS;(10) „preverjanje“ pomeni postopek primerjave različnih sklopov podatkov, da bi se ugotovila istovetnost osebe s predloženo dokumentacijo ( one-to-one preverjanje);(11) „ugotavljanje istovetnosti“ pomeni postopek ugotavljanja istovetnosti osebe s primerjanjem večih sklopov podatkov v podatkovni bazi ( one-to-many preverjanje).Člen 3 Kategorije podatkov1. V VIS se zapišejo samo naslednje kategorije podatkov:(a) alfanumerični podatki o prosilcu ter podatki o zahtevanih, izdanih, zavrnjenih, razveljavljenih, preklicanih ali podaljšanih vizumih;(b) fotografije;(c) podatki o prstnih odtisih;(d) povezave z drugimi vlogami.2. Sporočila, ki so poslana v okviru infrastrukture VIS iz člena 14, člena 21(2) in člena 22(2), brez poseganja v zapisovanje postopkov obdelave podatkov iz člena 28, ne bodo shranjena v VIS.Člen 4 Dostop za vnos, spremembo, izbris in uporabo podatkov1. Dostop do VIS za vnos, spremembo ali izbris podatkov iz člena 3(1) je v skladu s to uredbo omejen izključno na ustrezno pooblaščeno osebje organov, pristojnih za izdajo vizumov.2. Dostop do VIS za iskanje podatkov je omejen izključno na ustrezno pooblaščeno osebje organov posamezne države članice, ki so pristojne za namene iz členov 13–19, v obsegu, potrebnem za izvajanje nalog v skladu s temi nameni.3. Vsaka država članica imenuje pristojne organe, osebje katerih ima pravico do vnosa, spremembe, izbrisa ali uporabe podatkov znotraj VIS. Vsaka država Komisiji posreduje seznam teh organov.Komisija te sezname objavi v Uradnem listu Evropske unije.POGLAVJE IIVnos in uporaba podatkov s strani organov, pristojnih za izdajo vizumovČlen 5 Postopki za vnos podatkov na podlagi vloge1. Takoj po prejemu vloge, organ, pristojen za izdajo vizumov, nemudoma odpre dosje in vnese podatke iz člena 6 in 7 v VIS.2. Po odprtju dosjeja organ, pristojen za izdajo vizumov, preko VIS preveri, ali znotraj njega obstaja predhodna registracija posameznega prosilca, ki jo je vnesla katera koli država članica.3. Če se izkaže, da predhodna registracija istega prosilca že obstaja, organ, pristojen za izdajo vizumov, poveže vsak novo odprti dosje s prvotnim dosjejem.4. Če prosilec potuje v skupini z drugimi prosilci, organ, pristojen za izdajo vizumov, ustvari dosje za vsakega prosilca posebej in poveže dosjeje članov skupine.Člen 6 Podatki, ki se vnesejo ob predložitvi vlogeOrgani, pristojni za izdajo vizumov, v dosje vnesejo naslednje podatke:(1) številka vloge;(2) informacija o statusu, ki nakazuje vlogo za izdajo vizuma;(3) naziv pristojnega organa, kjer je bila vloga predložena, in opomba v primeru, da je bila vloga predložena v imenu druge države članice;(4) naslednji podatki se povzamejo z obrazca za pridobitev vizuma:(a) priimek, priimek ob rojstvu, prejšnji priimek(i) in imena; spol; datum, kraj in država rojstva;(b) trenutno državljanstvo in državljanstvo ob rojstvu;(c) vrsta in številka potne listine, organ, ki jo je izdal, ter datum izdaje in datum izteka veljavnosti;(d) kraj in datum predložitve vloge za izdajo vizuma;(e) vrsta zahtevanega vizuma;(f) podrobnosti o osebi, ki je izdala povabilo oziroma lahko krije življenjske stroške med bivanjem:(i) v primeru fizične osebe priimek, ime in naslov osebe;(ii) v primeru pravne osebe naziv družbe ter priimek in ime kontaktne osebe v tej družbi;(5) fotografijo prosilca, v skladu z Uredbo (ES) št. 1683/95;(6) prstne odtise prosilca, v skladu z ustreznimi določbami Skupnih konzularnih navodil.Člen 7 Dodatni podatki v primeru posvetovanja med centralnimi oblastmiČe v skladu s členom 17(2) Schengenske konvencije katera koli država članica zahteva posvetovanje med centralnimi oblastmi, organ, pristojen za izdajo vizumov, vpiše naslednje dodatne podatke:(1) glavni kraj obiska in trajanje nameravanega bivanja;(2) namen potovanja;(3) datum prihoda in odhoda;(4) mejni prehod prvega vstopa ali tranzitna pot;(5) prebivališče;(6) trenutni poklic in delodajalca; za študente: ime šole;(7) priimek in ime(na) matere in očeta prosilca.Člen 8 Podatki, dodani ob izdaji vizuma1. Ob odločitvi za izdajo vizuma pristojni organi v dosje dodajo naslednje podatke:(a) informacije o statusu, ki nakazujejo, da je bil vizum izdan, kar razveljavi statusno informacijo o tem, da je bilo za vizum zaprošeno;(b) naziv organa, ki je vizum izdal, in informacijo o tem, ali je bil vizum izdan v imenu druge države članice(c) datum in kraj izdaje vizuma;(d) vrsto vizuma;(e) številko enotne vizumske nalepke;(f) ozemlje znotraj katerega je imetnik vizuma upravičen potovati, v skladu z ustreznimi določbami Skupnih konzularnih navodil;(g) obdobje veljavnosti vizuma;(h) število vstopov, ki jih vizum dovoljuje na ozemlju veljavnosti vizuma;(i) trajanje bivanja, kot ga dovoljuje vizum.2. Če je vloga za izdajo vizuma umaknjena še preden je sprejet sklep o izdaji vizuma, organ, pristojen za izdajo vizuma, pri kateremu je bila vloga predložena, spremeni informativni status, da je bilo za vizum zaprošeno, v informacijo, da je bila vloga umaknjena, vključno z datumom umika.Člen 9 Podatki, dodani v primeru zavrnitve obravnave vlogeV primeru zavrnitve obravnave vloge, organ, pristojen za izdajo vizuma, v dosje doda naslednje podatke:(1) informacijo o statusu, ki nakazuje, da je bila obravnava vloge za izdajo vizuma zavrnjena, kar spremeni informativni status, da je bilo za vizum zaprošeno;(2) naziv pristojnega organa, ki je zavrnil obravnavo vloge in informacijo o tem, ali je bila ta odločitev sprejeta v imenu druge države članice;(3) kraj in datum sklepa;(4) ime države članice, ki je pristojna za obravnavo vloge.Člen 10 Podatki, dodani v primeru zavrnitve vizuma1. Če je sprejet sklep o zavrnitvi vizuma, pristojni organ za izdajo vizumov v dosje doda naslednje podatke:(a) informacijo o statusu, ki nakazuje, da je bil vizum zavrnjen, kar spremeni informativni status, da je bilo za vizum zaprošeno;(b) naziv organa, ki je vizum zavrnil, in informacijo o tem, ali je bil sklep sprejet v imenu druge države članice;(c) kraj in datum sklepa.2. Prosilčev dosje prav tako vsebuje razloge za zavrnitev vizuma, ki so lahko naslednji (eden ali več):(a) če prosilec ni predložil veljavne potne listine;(b) če prosilec ni predložil dokumentov, ki dokazujejo namen in pogoje nameravanega bivanja, če ni dokazal, da razpolaga z zadostnimi sredstvi za samooskrbo med bivanjem ali ni dokazal, da takšna sredstva lahko pridobi zakonito;(c) opozorilo, da obstajajo razlogi, da se prosilcu zavrne vstop;(d) če prosilec predstavlja grožnjo javni politiki, notranji varnosti, javnemu zdravju ali mednarodnim odnosom katere koli od držav članic.Člen 11 Podatki, dodani v primeru razveljavitve ali preklica vizuma1. Če je bil sprejet sklep o razveljavitvi ali preklicu vizuma, pristojni organ za izdajo vizumov v dosje prosilca doda naslednje podatke:(a) informacijo o statusu, ki nakazuje, da je bil vizum razveljavljen ali preklican, kar spremeni informativni status, da je bil vizum odobren in izdan;(b) naziv organa, ki je vizum razveljavil, oziroma preklical, in informacijo o tem, ali je bil sklep sprejet v imenu druge države članice;(c) kraj in datum sklepa;(d) skrajšano obdobje veljavnosti vizuma, če je to potrebno.2. Prosilčev dosje prav tako vsebuje informacijo o razlogih za razveljavitev ali preklic vizuma, ki so lahko naslednji:(a) v primeru razveljavitve ali preklica, eden ali več razlogov iz člena 10(2);(b) v primeru sklepa za skrajšanje obdobja trajanja vizuma, eden ali oba naslednja razloga:(i) v primerih, da gre za razloge, ki zahtevajo izgon prosilca;(ii) odsotnost zadostnih sredstev za preživljanje za prvotno načrtovano trajanje bivanja.Člen12 Podatki, dodani v primeru podaljšanja vizuma1. Če je bil sprejet sklep o podaljšanju vizuma, pristojni organ v dosje prosilca doda naslednje podatke:(a) informacijo o statusu, ki nakazuje, da je bil vizum podaljšan, kar spremeni informativni status, da je bil vizum odobren in izdan;(b) naziv organa, ki je vizum podaljšal in informacijo o tem, ali je bil sklep sprejet v imenu druge države članice;(c) kraj in datum sklepa;(d) številka enotne vizumske nalepke, če bo podaljšanje vizuma zahtevalo izdajo nove enotne vizumske nalepke;(e) obdobje, za katero je bil vizum podaljšan;(f) skupno obdobje, za katero je vizum veljaven po podaljšanju.2. Prosilčev dosje prav tako vsebuje podatke o razlogih za podaljšanje vizuma, ki so lahko naslednji (eden ali več):(a) višja sila;(b) humanitarni razlogi;(c) resni službeni razlogi;(d) resni osebni razlogi.Člen 13 Uporaba VIS pri obravnavi vlog1. Organi, pristojni za izdajo vizumov, v skladu z ustreznimi predpisi Skupnih konzularnih navodil uporabljajo VIS za namene obravnave vlog in sprejemanje sklepov, ki se nanje nanašajo.2. Za namene iz odstavka 1 imajo organi, pristojni za izdajo vizumov,dostop do iskanja z enim ali več sklopov naslednjih podatkov:(a) številko vloge;(b) podatki iz člena 6(4)(a);(c) podatki o potni listini iz člena 6(4)(c);(d) ime osebe ali družbe iz člena 6(4)(f);(e) fotografije;(f) prstni odtisi;(g) število enotnih vizumskih nalepk za vse predhodno izdane vizume.3. Če se pri iskanju z enim ali več sklopi podatkov, ki so navedeni v odstavku 2, izkaže da v VIS prosilčevi podatki obstajajo, imajo organi, pristojni za izdajo vizumov,dostop do dosjeja in z njim povezanimi dosjeji, izključno za namene, ki so navedeni v odstavku 1.Člen 14 Uporaba VIS za posvetovanje in zahtevki za dokumentacijo1. Za namene posvetovanja med centralnimi nacionalnimi oblastmi glede obravnave vlog za izdajo vizumov, v skladu s členom 17(2) Schengenske konvencije, se zahteva po posvetu in odgovori nanjo, posredujejo v skladu z odstavkom 2.2. Država članica, ki je odgovorna za obravnavo vloge, zahtevo po posvetovanju, skupaj s številko vloge, vnese v VIS in navede državo članico ali države članice za posvetovanje.VIS posreduje zahtevo po posvetovanju navedeni državi članici ali državam članicam.Država članica ali države članice, ki so bile izbrane za posvetovanje odgovore posredujejo v VIS, ki jih posreduje državi članici, ki je predložila zahtevo.3. Postopek, ki je bil določen v odstavku 2, se lahko uporabi tudi pri prenosu informacij o izdaji vizumov z omejeno ozemeljsko veljavnostjo in drugih sporočil, ki so povezana s konzularnim sodelovanjem, kot tudi s prenosom zahtev pristojnim organom za posredovanje kopij potnih listin in drugih vlogi priloženih dokumentov.4. Osebni podatki, ki so posredovani v skladu s tem členom, se uporabljajo izključno za posvetovanje med centralnimi nacionalnimi oblastmi in konzularni sodelovanje.Člen 15 Uporaba podatkov za poročila in statistične nameneOrgani, pristojni za izdajo vizumov, imajo izključno za izdelavo poročil in v statistične namene dostop do naslednjih podatkov:(1) informacij o statusu vloge;(2) naziva pristojnega organa;(3) trenutnega državljanstva prosilca;(4) mejnega prehoda prvega vstopa v državo;(5) datuma in kraja predložitve vloge za izdajo vizuma in sklepi, ki zadevajo vizum ali vlogo;(6) vrste zahtevanega ali izdanega vizuma;(7) vrste potne listine;(8) razlogov, ki so botrovali vsakemu sprejetemu sklepu, ki je zadeval vizum ali vlogo;(9) naziva pristojnega organa ter datuma sklepov, s katerimi so bile zavrnjene vse predhodne vloge za izdajo vizumov.POGLAVJE IIIUporaba podatkov s strani drugih organovČlen 16 Uporaba podatkov za preverjanje vizumov1. Organi, ki so pristojni za kontrolo na zunanjih mejah in znotraj ozemlja države članice, imajo dostop do iskanja informacij preko naslednjih sklopov podatkov, ki pa bo namenjen izključno za preverjanje istovetnosti osebe in/ali verodostojnosti vizuma:(a) podatkov iz člena 6(4)(a);(b) podatkov o potni listini iz člena 6(4)(c);(c) fotografij;(d) prstnih odtisov;(e) številke enotne vizumske nalepke.2. Če se pri iskanju v okviru katerega koli sklopa podatkov, ki so navedeni v odstavku 1, izkaže da v VIS podatki o prosilcu že obstajajo, bo imel pristojni organ izključno za namene, na katere se omenjeni odstavek nanaša, pravico do vpogleda v naslednje podatke prosilčevega dosjeja in v vse dosjeje z njim povezanih članov skupine:(a) informacije o statusu vloge in podatki, ki so bili vneseni neposredno z vloge, na kar se nanašata člen 6(2), (4) in člen 7;(b) fotografije,(c) prstni odtisi;(d) vneseni podatki, ki kakor koli zadevajo predhodno izdane, razveljavljene, preklicane in podaljšane vizume.Člen 17 Uporaba podatkov za ugotavljanje istovetnosti in proces vračanja ilegalnih priseljencev1. Organi, ki so pristojni za priseljevanje, bodo imeli dostop do iskanja informacij v okviru naslednjih sklopov podatkov in se bo uporabljal izključno za namene ugotavljanja istovetnosti in proces vračanja ilegalnih priseljencev:(a) podatki iz člena 6(4)(a);(b) fotografije;(c) prstni odtisi.2. Če se pri iskanju v okviru enega ali več sklopov podatkov, ki so navedeni v odstavku 1, izkaže da v VIS podatki o prosilcu že obstajajo, bo imel pristojni organ izključno za namene, na katere se omenjeni odstavek nanaša, pravico do vpogleda v naslednje podatke prosilčevega dosjeja in v vse, z njim povezane dosjeje:(a) informacije o statusu vloge in pristojni organ, kjer je bila predložena;(b) podatke, ki so bili vneseni neposredno z vloge iz člena 6(4) in člena7;(c) fotografije;(d) vnesene podatke, ki kakor koli zadevajo predhodno izdane, razveljavljene, preklicane in podaljšane vizume.Člen 18 Uporaba podatkov za določanje odgovornosti v primeru prošnje za azil1. Organi, ki so pristojni za izdajo azila, bodo imeli v skladu s členom 9 Uredbe (ES) št. 343/2003, dostop do iskanja informacij v okviru naslednjih sklopov podatkov, ki bo uporabljen izključno za namene določanja države članice, ki je pristojna za obravnavo prošnje za azil:(a) podatki iz člena 6(4)(a);(b) fotografije;(c) prstni odtisi.2. Če se pri iskanju v okviru enega ali več sklopov podatkov, ki so navedeni v odstavku 1, izkaže, da sta izdaja vizuma, katerega veljavnost poteče v ne več kot šestih mesecih pred vložitvijo prošnje za azil in/ali vizum, katerega veljavnost je podaljšana na obdobje ne več kot šestih mesecev pred vložitvijo prošnje za azil, bo imel pristojni organ izključno za namene, na katere se navedeni odstavek nanaša, pravico do vpogleda v naslednje podatke prosilčevega vizuma:(a) pristojni organ, ki je vizum izdal ali podaljšal;(b) vrsto vizuma;(c) obdobje veljavnosti vizuma;(d) čas trajanja bivanja;(e) fotografije.Člen 19 Uporaba podatkov za obravnavo prošnje za azil1. Organi, ki so pristojni za izdajo azila, imajo v skladu z Uredbo (ES) št. 343/2003 dostop do iskanja informacij v okviru naslednjih sklopov podatkov, ki bo uporabljen izključno za obravnavo prošnje za azil:(a) podatkov iz člena 6(4)(a);(b) fotografij;(c) prstnih odtisov.2. Če se pri iskanju v okviru enega ali več sklopov podatkov, ki so navedeni v odstavku 1, izkaže da v VIS podatki o prosilcu že obstajajo, bo imel pristojni organ izključno za namene, na katere se omenjeni odstavek nanaša, pravico do vpogleda v naslednje podatke prosilčevega dosjeja in v vse, z njim povezane dosjeje:(a) informacija o statusu vloge in pristojni organ, kjer je bila predložena ;(b) podatki vzeti neposredno s prošnje, v skladu s členom 6(4) in členom 7;(c) fotografije;(d) vneseni podatki, ki kakor koli zadevajo predhodno izdane, zavrnjene, razveljavljene, preklicane in podaljšane vizume, ali zavrnitev obravnave vloge.POGLAVJE IVHramba in sprememba podatkovČlen 20 Obdobje, za katero se hranijo podatki1. Elektronski dosje vsakega prosilca se hrani v VIS za obdobje petih let, ne da bi to vplivalo na izbris iz členov 21 in 22 in vodenje evidenc iz člena 28.Obdobje se začne:(a) z datumom poteka veljavnosti, če je bil vizum izdan;(b) z novim datumom poteka veljavnosti, če je bil vizum razveljavljen, preklican, ali podaljšan;(c) z datumom odprtja prosilčevega dosjeja v VIS, če je bil bodisi vizum bodisi obravnava vloge zavrnjena oziroma je bila vloga umaknjena.2. Glede na potek obdobja veljavnosti iz odstavka 1 bo VIS avtomatično pobrisal prosilčev dosje in vse povezave do njega.Člen 21 Sprememba podatkov1. Samo odgovorna država članica ima pravico do spremembe podatkov, ki so bili posredovani v VIS, in jih lahko posodobi, dopolni ali popravi oziroma izbriše, v skladu z odstavkom 3 tega člena, oziroma členom 22.2. Če ima država članica dokaze o netočnosti podatkov, shranjenih v VIS oziroma dokaze, da niso bili obdelani v skladu s to uredbo, o tem nemudoma obvesti odgovorno državo članico. Takšno obvestilo je lahko poslano preko infrastrukture VIS.3. Odgovorna država preveri zadevne podatke in jih, po potrebi, nemudoma spremeni oziroma izbriše.Člen 22 Predčasen izbris podatkov1. Dosje prosilca in povezave, ki se nanašajo na prosilca, ki je pridobil državljanstvo katere koli države članice pred iztekom obdobja, določenega s členom 20(1), se iz VIS izbriše takoj, ko je odgovorna država članica uradno seznanjena s pridobitvijo omenjenega državljanstva.2. Vsaka država članica v primeru, da je prosilec pridobil njeno državljanstvo, o tem nemudoma obvesti odgovorno državo članico. Takšno obvestilo je lahko poslano preko infrastrukture VIS.POGLAVJE VDelovanje in odgovornostiČlen 23 Operativno vodstvo1. Komisija je odgovorna za vzpostavitev in upravljanje Centralnega vizumskega informacijskega sistema ter komunikacijske infrastrukture med Centralnim vizumskim informacijskim sistemom in nacionalnimi vmesniki.2. Podatki so v imenu držav članic obdelani v VIS.3. V povezavi z obdelavo osebnih podatkov v VIS vsaka država članica imenuje organ, ki bo v skladu s členom 2(d) Direktive 95/46/ES, imel vlogo upravljavca. Vsaka država članica posreduje naziv tega organa Komisiji.Člen 2 4 Povezava z nacionalnimi sistemi1. VIS je preko nacionalnega vmesnika zadevne države povezan z nacionalnim sistemom vsake države članice.2. Vsaka država članica imenuje nacionalni organ, ki bo zagotavljal dostop do VIS pristojnim organom iz člena 4(1) in (2) ter povezoval navedeni nacionalni organ z nacionalnim vmesnikom.3. Vsaka država članica spremlja avtomatske postopke za obdelavo podatkov.4. Vsaka država članica je odgovorna za:(a) razvoj nacionalnega sistema in/ali njegove prilagoditve VIS, v skladu s členom 2(2) Odločbe 2004/512/ES;(b) organizacijo, vodenje, delovanje in vzdrževanje svojega nacionalnega sistema;(c) vodenje in določanje dostopa ustrezno pooblaščenega osebja pristojnih nacionalnih organov do VIS v skladu s to uredbo.(d) pokrivanje stroškov, ki nastanejo ob vzdrževanju nacionalnih sistemov in stroškov vključenosti v nacionalni vmesnik, vključno z naložbami in operativnimi stroški za komunikacijsko infrastrukturo med nacionalnim vmesnikom in nacionalnim sistemom.Člen 25 Odgovornost za uporabo podatkov1. Vsaka država članica zagotavlja zakonito obdelavo podatkov. Odgovorna država članica zagotavlja zlasti, da:(a) so podatki pridobljeni zakonito;(b) so podatki v VIS vneseni zakonito;(c) so ob vnašanju v VIS podatki natančni in posodobljeni.2. Komisija zagotavlja, da se VIS upravlja v skladu s to uredbo in izvedbenimi pravili. Komisija zlasti:(a) sprejema vse potrebne ukrepe za zagotovitev varnosti Centralnega vizumskega informacijskega sistema in komunikacijske infrastrukture med Centralnim vizumskim informacijskim sistemom in nacionalnimi vmesniki, brez poseganja v odgovornosti vsake države članice;(b) zagotavlja dostop do podatkov, obdelanih v VIS, za izvajanje nalog Komisije le ustrezno pooblaščenemu osebju.3. Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o ukrepih, ki jih sprejme v skladu z odstavkom 2.Člen 26 Varnost podatkov1. Odgovorna država članica zagotavlja varnost podatkov pred in med njihovim prenosom v nacionalni vmesnik. Vsaka država članica zagotavlja varnost podatkov, ki jih pridobi iz VIS.2. Vsaka država članica sprejme potrebne ukrepe za:(a) preprečitev dostopa do nacionalne programske opreme, s katero država članica izvaja operacije v skladu z nameni VIS, vsaki nepooblaščeni osebi (vstopna gesla);(b) preprečitev branja, kopiranja, spreminjanja in brisanja podatkov ali nosilcev podatkov s strani nepooblaščenih oseb (nadzor nosilcev podatkov);(c) zagotovitev možnosti preverjanja in ugotavljanja, kateri podatki so v obdelavi znotraj VIS ter kdaj in kdo je za to odgovoren (nadzor beleženja podatkov);(d) preprečitev nepooblaščene obdelave podatkov v VIS in nepooblaščenega spreminjanja ali brisanja podatkov, ki so v obdelavi v VIS (nadzor vnosa podatkov);(e) zagotovitev, da imajo pooblaščene osebe pri uporabi VIS dostop le do podatkov v okviru svojih pristojnosti (nadzor dostopa);(f) zagotovitev možnosti preverjanja in ustanavljanja organov, katerim se lahko preko telekomunikacijske opreme posreduje podatke, ki so shranjeni v VIS. (nadzor prenosa);(g) preprečitev nepooblaščenega branja, kopiranja, spreminjanja ali brisanja podatkov med njihovim prenosom iz ali v VIS (nadzor transporta).3. Komisija, kar zadeva upravljanje z VIS, sprejme ukrepe, ki ustrezajo tistim, ki so omenjeni v odstavku 2.Člen 27 Odgovornost1. Katera koli oseba ali država članica, kije utrpela škodo zaradi nezakonitega postopka obdelave podatkov oziroma katerega koli dejanja, ki je v neskladju s to uredbo, je upravičena do nadomestila države članice, ki je odgovorna za povzročeno škodo. Država je v celoti ali delno izvzeta iz odgovornosti, če se izkaže, da ni odgovorna za kršitev.2. Če neizpolnjevanje obveznosti iz te uredbe s strani države članice povzroči škodo VIS, je država članica za takšno škodo odgovorna, razen če Komisija ne sprejme primernih ukrepov za preprečitev tovrstne škode ali zmanjšanje njenega vpliva.3. Zahteve za nadomestilo škode iz odstavkov 1 in 2, za katero je odgovorna obtožena država članica, urejajo določbe njene nacionalne zakonodaje.Člen 28 Vodenje evidenc1. Vsaka država članica in Komisija vodijo evidence o vseh postopkih obdelave podatkov v okviru VIS. Te evidence kažejo namen dostopa iz člena 4(1) in členov 13–19, datum in uro, prenesene podatke, uporabljene podatke pri poizvedovanju in naziv pristojnega organa, ki vnaša ali pridobiva podatke. Poleg tega vsaka država članica vodi evidenco o osebah, ki so odgovorne za vnos ali pridobivanje podatkov.2. Takšne evidence se lahko uporabljajo zgolj za nadzor varstva podatkov v okviru dopuščenih načinov obdelave podatkov in zagotovitve njihove varnosti. Evidence se z ustreznimi ukrepi zaščitijo pred nepooblaščenim dostopom in se izbrišejo po enem letu od izteka obdobja hrambe, ki je predpisano s členom 20(1), razen če niso potrebne za že začete nadzorne postopke.Člen 29 KazniDržave članice določijo pravila o kaznih, ki zadevajo kršenje določb te uredbe, povezanih z varstvom podatkov, in vse potrebne ukrepe za zagotovitev njihovega izvajanja. Določene kazni morajo biti učinkovite, sorazmerne in odvračilne. Države članice o navedenih določbah uradno obvestijo Komisijo najkasneje do datuma za uradno obvestilo iz člena 37(1) in jo nemudoma obveščajo o vseh posledičnih spremembah, ki jih neposredno zadevajo.POGLAVJE VIPravice in nadzor na področju varstva podatkovČlen 30 Pravica do obveščanja1. Odgovorna država članica obvesti prosilce in osebe iz člena 6(4)(f) o naslednjem :(a) identiteti upravljavca iz člena 23(3) in njegovega predstavnika, če je le-ta določen;(b) namenih, za katere bodo podatki obdelani znotraj VIS;(c) prejemnikih podatkov;(d) da je uporaba podatkov obvezna za obravnavo vloge;(e) pravici do dostopa in spreminjanja podatkov o prosilcu.2. Informacije iz odstavka 1 se prosilcu posredujejo takoj, ko so pridobljeni podatki z obrazca za pridobitev vloge, fotografija in podatki o prstnih odtisih, kot je to določeno v členu 6(4), (5), (6) in členu 7.3. Informacije, na katere se nanaša odstavek 1, se osebam iz člena 6(4)(f) posredujejo v obliki obrazcev, ki jih podpišejo tiste osebe, ki zagotovijo dokaze o povabilu, sponzorstvu in nastanitvi.Člen 31 Pravica do dostopa, popravljanja in izbrisa1. Ne glede na obveznost zagotavljanja drugih informacij v skladu s členom 12(a) Direktive 95/46/ES ima vsaka oseba pravico do vpogleda podatkov v VIS, ki se nanašajo na njo, in podatkov o državi članici, ki jih je v VIS vnesla. Tak dostop do podatkov lahko odobri zgolj država članica.2. Katera koli oseba, ki ugotovi, da so podatki o njej netočni, ima pravico do zahteve po njihovem popravku oziroma njihovemu izbrisu, če dokaže, da so bili pridobljeni in vneseni nezakonito. Popravek in izbris podatkov v skladu s svojimi predpisi, uredbami in postopki, izvede odgovorna država članica.3. Če je bila zahteva iz prejšnjega odstavka vložena pri državi članici, ki zanjo ni neposredno odgovorna, jo njeni organi posredujejo organom odgovorne države. Le-ta bo preverila točnost podatkov in zakonitost njihove obdelave v okviru VIS.4. Če se izkaže, da so v VIS vneseni podatki res netočni ali so bili pridobljeni nezakonito, odgovorna država članica, v skladu s členom 21(3), podatke popravi ali izbriše. Odgovorna država o popravku ali izbrisu podatkov zadevno osebo nemudoma obvesti.5. Če se odgovorna država članica ne strinja, da so v VIS vneseni podatki netočni, oziroma da so bili pridobljeni nezakonito, razloge za nestrinjanje s popravkom ali izbrisom podatkov, ki se na zadevno osebo nanašajo, pisno opredeli in jih posreduje po pošti.6. Odgovorna država članica zadevni osebi omogoči dostop do informacij, ki ji lahko pomagajo pri sprejemanju nadaljnjih odločitev, v primeru da se s pisno obrazložitvijo ne strinja. Omenjene informacije vključujejo možne ukrepe in pritožbe, ki jih zadevna oseba lahko naslovi na pristojne organe ali sodišča odgovorne države članice ter vsakršno možno finančno in drugo pomoč, ki je na voljo v skladu z zakoni, uredbami in postopki navedene države članice.Člen 32 Sodelovanje na področju izvajanja pravic do varstva podatkov1. Pristojni organi držav članic dejavno sodelujejo pri izvajanju pravic, ki so določene s členom 31(2), (3) in (4).2. V vsaki državi članici nacionalni nadzorni organ pomaga in, kjer je to zahtevano, svetuje zadevni osebi pri izvajanju njenih pravic do popravka ali izbrisa podatkov, ki se nanjo nanašajo, v skladu s členom 28(4) Direktive 95/46/ES.3. Nacionalni nadzorni organ odgovorne države članice, ki je podatke prenesla, pomaga in, kjer je to zahtevano, tudi svetuje zadevni osebi pri izvajanju njenih pravic do popravka ali izbrisa podatkov, ki se nanjo nanašajo. Oba nacionalna pristojna organa za dosego tega cilja sodelujeta. Zadevna oseba lahko za pomoč in nasvet zaprosi tudi neodvisni nadzorni organ iz člena 35.Člen33 Pravna sredstva1. V vsaki državi članici ima katera koli oseba, ki ji je bila kršena pravica do dostopa do svojih podatkov oziroma pravica do njihovega popravka ali izbrisa v skladu s členom 31(1) in (2), pravico vložiti tožbo ali pritožbo na pristojnem sodišču te države članice.2. Obveznost nacionalnih nadzornih organov pomagati in, kjer je to zahtevano, svetovati zadevni osebi v skladu s členom 32(3) je prisotna skozi celotno trajanje postopkov.Člen 34 Nacionalni nadzorni organVsaka država članica potrebuje nacionalni nadzorni organ ali organe, ki so ustanovljeni v skladu s členom 28(1) Direktive 95/46/ES, za namen neodvisnega nadzora zakonitosti obdelave podatkov s strani zadevne države članice, v skladu z nacionalno zakonodajo, ter njihovega prenosa v in iz VIS.Člen 35 Neodvisni nadzorni organ1. Evropski nadzornik za varstvo podatkov, katerega funkcija je bila določena s členom 41(1) Uredbe (ES) št. 45/2001, nadzoruje dejavnosti Komisije in s tem zagotavlja, da pravice oseb, ki jih ta uredba zadeva, niso kršene pri obdelavi podatkov v okviru VIS ter da se podatki med nacionalnimi vmesniki in Centralnim vizumskim informacijskim sistemom zakonito prenašajo.2. Pri opravljanju svojih nalog je Evropski nadzornik za varstvo podatkov, če je potrebno, deležen dejavne podpore nacionalnih nadzornih organov.3. Komisija Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov zagotavlja zahtevane podatke, mu omogoča dostop do vseh dokumentov in evidenc iz člena 28(1) in mu kadar koli dovoljuje vstop v vse svoje prostore.POGLAVJE VIIKončne določbeČlen 36 Izvajanje1. Centralni vizumski informacijski sistem, nacionalni vmesnik vsake države članice in komunikacijska infrastruktura med centralnim vizumskim informacijskim sistemom in nacionalnimi vmesniki se izv edejo v dveh fazah.V okviru prve faze se najkasneje do 31. decembra 2006 začnejo izvajati procesi za obdelavo alfanumeričnih podatkov in fotografij iz člena 3(1)(a) in (b).V drugi fazi pa se najkasneje do 31. decembra 2007 začnejo izvajati procesi za obdelavo biometričnih podatkov iz člena 3(1)(c).2. Ukrepi, ki so potrebni za tehnično izvajanje procesov iz odstavka 1 se sprejmejo v skladu s postopkom iz člena 39(2).Člen 37 Začetek prenosa podatkov1. Vsaka država članica uradno obvesti Komisijo, da je sprejela vse potrebne tehnične in pravne ukrepe za prenos podatkov v Centralni vizumski informacijski sistem preko nacionalnega vmesnika, kar je v skladu s členom 36.2. Države članice iz člena 38 začnejo zbirati in vnašati podatke z datumom, ki je določen v tem členu.3. Država članica, ki Komisiji pošlje uradno obvestilo o tem, da je sprejela potrebne ukrepe po datumu iz člena 38, začne zbirati in vnašati podatke do datuma, ki ga je navedla v uradnem obvestilu Komisiji.4. Nobena država članica ne uporablja podatkov, ki so jih v VIS vnesle druge države članice, dokler jih v skladu z odstavkoma 2 in 3 ne začne vnašati tudi sama.Člen 38 Začetek delovanjaPo sprejetju ukrepov iz člena 36(2), ki se nanašajo na prvo fazo izvajanja VIS in potem, ko vsaj 5 držav članic Komisijo uradno obvesti, da so v skladu s členom 37(1) sprejele vse potrebne tehnične in pravne ukrepe za prenos podatkov v VIS, Komisija določi datum začetka delovanja VIS.Ta datum se objavi v Uradnem listu Evropske Unije.Člen 39 Odbor1. Komisiji pomaga odbor, ki je bil določen s členom 5(1) Uredbe (ES) št. 2424/2001.2. Pri sklicevanju na ta odstavek se uporabita člena 4 in 7 Sklepa 1999/468/ES.Rok, določen v členu 4(3) Sklep 1999/468/ES, se določi na dva meseca.3. Odbor sprejme svoj poslovnik.Člen 40 Nadzor in ocenjevanje1. Komisija zagotovi vzpostavitev sistemov za nadzorovanje delovanja VIS v primerjavi z zastavljenimi cilji, v smislu rezultatov, stroškovne učinkovitosti in kakovosti storitev.2. Dve leti po začetku delovanja VIS in od tam naprej na vsaki dve leti Komisija Evropskemu parlamentu in Svetu predloži poročilo o tehničnem delovanju VIS. To poročilo vključuje informacije o uspešnosti VIS v primerjavi s kvantitativnimi kazalci, ki jih Komisija predhodno določi.3. Štiri leta po začetku delovanja VIS in od tam naprej na vsake štiri leta Komisija oblikuje skupno oceno delovanja VIS, vključno s primerjavo z zastavljenimi cilji in doseženimi rezultati ter oceno veljavnosti in racionalnosti ter vpliva izkušenj na bodoče delovanje. Komisija posreduje poročila o ocenah Evropskemu parlamentu in Svetu.Člen 41 Začetek veljavnosti in uporaba1. Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.2. Uporablja se od datuma iz prvega odstavka člena 38.Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah v skladu s Pogodbo o ustanovitvi Evropske skupnosti.V Bruslju,Za Evropski parlament Za SvetPredsednik PredsednikANNEXCOMMENTARY ON THE ARTICLES1. Chapter I: General ProvisionsArticle 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.2. Chapter II: Entry and use of data by visa authoritiesArticle 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.3. Chapter III: Use of data by other authoritiesArticle 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].4. Chapter IV: Retention and amendment of dataArticle 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.5. Chapter V: Operation and responsibilitiesArticle 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.6. Chapter VI: Rights and supervision on data protectionFor the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.7. Chapter VII: Final ProvisionsArticle 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.FINANCIAL STATEMENTPolicy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)18.08.03 Visa Information System2. OVERALL FIGURES2.1. Total allocation for action (Part B):97 million € for commitment until 2013.2.2. Period of application:Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:-  Investment costs for biometric processing: 64 Mio €-  Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)€ million2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditureCommitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |TOTAL a+b |Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives[] Proposal is compatible with existing financial programming.2.5. Financial impact on revenue:[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)(€ million to one decimal place)Prior to action | Situation following action |Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |4. LEGAL BASISThis statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.5. DESCRIPTION AND GROUNDS5.1. Need for Community intervention5.1.1. Objectives pursuedThe present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:-  Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.-  Phase 2: the functionalities for processing biometrics.The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;(c) to facilitate the fight against fraud;(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluationA feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.5.1.3. Measures taken following ex post evaluationNot applicable5.2. Action envisaged and budget intervention arrangementsThis proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photoThe legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.5.2.2 Investment costs for biometric processingFor the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million sets of fingerprints.Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the database.The details:year | connected posts (% of total applications) | database capacity needed (million applicants) | matching capacity needed (million matches per second) | total investment costs for biometric processing (Mio €) |mid 2007 | 0% | 10 | 42 | 21 |mid 2008 | 100% | 24 | 100 | 18 |mid 2009 | 100% | 38 | 158 | 12 |mid 2010 | 100% | 52 | 217 | 7 |mid 2011 | 100% | 70 | 292 | 6 |mid 2012 | 100% | 70 | 292 | 0 |mid 2013 | 100% | 70 | 292 | 0 |Total | 64 |It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.5.2.3 Exploitation costs for biometric processingIn addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra operational costs for biometrics are foreseen.The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend very much on the technical solution chosen. The annual maintenance costs are estimated at 4.2 Mio € per year. As operations will start in mid-2007, the costs for 2007 will be lower.The details:year | maintenance and licence costs (Mio €) | human resources (Mio €) | network costs (Mio €) | total exploitation costs for biometric processing (Mio €) |2007 | 2.5 | 0.1 | 0.4 | 3 |2008 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |2009 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |2010 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |2011 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |2012 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |2013 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |Total | 27.7 | 0.7 | 4.6 | 33 |Most of the payments will be done in the same year as the commitments.5.2.5 National infrastructure costsAccording to Article 2 (2) of Decision 2004/512 EC establishing the VIS, the national infrastructures beyond the national interfaces in the Member States shall be adapted and/or developed by the Member States. This includes the financial burden for the development of these infrastructures and the adaptation of existing national systems to the VIS, the world-wide connections to their consular posts and their equipment, shipping and training.Cost estimates and cost-benefit analyses concerning the impacts of VIS on national infrastructures and national budgets are the responsibility of each Member State. To provide cost estimates would require a detailed analysis of every national environment and national organisation. This can only be done by Member States themselves.5.3. Methods of implementationDevelopment will be carried out under direct management of the Commission using its own staff assisted by external contractors. The development of the alphanumeric functionalities of the system has been tendered. Additional technical support has also been tendered to assist Commission services in the follow up of the implementation.A third call for tender will be launched for the biometric equipment needed.The system shall be set up and maintained by the Commission. The Commission shall be responsible for operating the Central Visa Information System and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces. The data shall be processed by the VIS on behalf of the Member States.Member States are closely involved in the work via the SIS II committee, in accordance with Article 5 of Decision 2004/512/EC establishing the VIS, and Article 39 of the present proposal.In relation to the objectives of the Freedom programme, the Council has reached an agreement on the proposed external borders agency. The scope for entrusting tasks related to the management of large-scale IT systems (Eurodac, SIS II, VIS) to this agency at a later stage will be explored.6. FINANCIAL IMPACT6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)Figures in brackets are for operational costs for alphanumeric and photo functionalities and costs for external assistance for project management, audit and evaluation already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.The indicative global costs for the VIS for the period 2007-2013 amount to 153 Mio€, of which 97 Mio€ are covered by the present proposal and 56 Mio€ by Decision 2004/512/EC.Commitments (in € million to three decimal places)Breakdown | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | annual amounts in 2012 and subsequent years |Operational cost for alphanumeric and photo | (7.000)[58] | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) |Investment costs for biometric processing | 21.000 | 18.000 | 12.000 | 7.000 | 6.000 |Exploitation costs for biometric processing | 3.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 |SUBTOTAL[59] | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |External assistance for project management, audit and evaluation | (1.000)[60] | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) |TOTAL | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE7.1. Impact on human resourcesFigures in bracket are for human and administrative resources already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.Types of post | Staff to be assigned to management of the action using existing resources | Total | Description of tasks deriving from the action |Number of permanent posts | Number of temporary posts |Officials or temporary staff | A B C | (3 + ) 1 (2 + ) (1 + ) 1 | 1 1 |Other human resources | (2) | 2 National Experts |Total | (8 + ) 2 | 2 |The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.7.2. Overall financial impact of human resourcesType of human resources | Amount (€) | Method of calculation * |Officials 18010101 | 216 000 | 2 officials * 108 000 |Other human resources 1801020103 |Total | 216 000 |The amounts are total expenditure for twelve months.7.3. Other administrative expenditure deriving from the actionFigures below are resources already covered by the financial statement annexed to the Decision establishing the VIS and repeated for information only.Budget line (number and heading) | Amount € | Method of calculation |Overall allocation (Title A7) 1801021101 – Missions 1801021102 – Meetings 1801021103 – Compulsory committees 1801021102 – Conferences 1801021104 – Studies and consultations Other expenditure (specify) | (66 000) (300 000) (15 000) (500 000) | 30*1000+12*3000 10*30 000 2*7500 2-3 studies per year |Information systems (A-5001/A-4300) |Other expenditure - Part A (specify) |Total | (881 000) |I. Annual total (7.2) II. Duration of action III. Total cost of action (I x II) | 216 000 € At least 7 years 1 512 000€ |8. FOLLOW-UP AND EVALUATION8.1. Follow-up arrangementsDeliverables are foreseen for the development envisaged in point 5.2 . Each deliverable produced will be submitted to an acceptance procedure, which will vary depending on the type of deliverable.8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluationCouncil Decision 512/2004/EC establishing the VIS foresees that the Commission presents to the Council and the European Parliament a yearly progress report concerning the development of the VIS.The current proposal provides the following arrangements for monitoring and evaluation:The Commission shall ensure that systems are in place to monitor the functioning of the VIS against objectives in terms of outputs, cost-effectiveness and quality of service.Two years after the VIS starts operations and every two years thereafter, the Commission shall submit to the European Parliament and the Council a report on the technical functioning of the VIS. This report shall include information on the performance of the VIS against quantitative indicators predefined by the Commission.Four years after the VIS starts operations and every four years thereafter, the Commission shall produce an overall evaluation of the VIS, including examining results achieved against objectives and assessing the continuing validity of the underlying rationale and any implications for future operations. The Commission shall submit the reports on the evaluations to the European Parliament and the Council.9. ANTI-FRAUD MEASURESThe Commission procedures for the award of contracts will be applied, ensuring compliance with Community law on public contracts.[1] Dokument Sveta 6535/04 VISA 33 COMIX 111.[2] Prim. točka 5(c) deklaracije o boju proti terorizmu, dokument Sveta 7764/04 JAI 94.[3] Glej točko 3 sklepov Sveta.[4] UL L 213 z dne 15.6.2004, str. 5.[5] Določeno s členom 5(1) Uredbe Sveta (ES) št. 2424/2001 (UL L 328, 13.12.2001, str. 4).[6] UL L 50 z dne 25.2.2003, str. 1.[7] Prim. Sklepi Sveta z dne 19.2.2004, točka 1(g) njihove priloge.[8] Prim. Členi 5(1)(e) in 15 Schengenske konvencije in CCI, uvod k delu V.[9] Prim. Sklepi Sveta z dne 19.2.2004, točki 2 in 3(a) njihove priloge, vključno z „nacionalnimi vizumi“ (…) držav članic, ki so ukinile preglede na njihovih notranjih mejah”.[10] UL C 310, 19.12.2003, str.. 1.[11] UL L 50, 25.2.2003, str. 1.[12] V skladu s Programom dela Komisije 2004, COM(2003) 645 konč.[13] Delovna skupina za zaščito pravic posameznikov s poudarkom na obdelavi osebnih podatkov, ki je bila ustanovljena v skladu s členom 29 Direktive 95/46/ES z dne 24.10.1995,UL L 281 z dne 23.11.1995, str. 31.[14] Protokol, ki izhaja iz člena 67, kot priloge k Pogodbi iz Nice.[15] Sklepi Sveta z dne 19.2.2004, točka 2 njihove priloge.[16] UL L 176, 10.7.1999, str. 36.[17] UL L 131, 1.6.2000, str. 43.[18] UL L 64, 7.3.2002, str. 20.[19] Dokument Sveta 13054/04.[20] Dokument Sveta 13466/04.[21] Prim. Sklepi Sveta z dne 19.2.2004, točki 2 in 4 priloge sklepov, ki pravijo da je „se lahko v naslednjem koraku spremljajoče dokumente skenira in obdela“.[22] Prim. Razširjena ocena vplivov, točka 6.2.[23] Prim. Uvodni izjavi 14 in 15 tega predloga.[24] UL C , , str. .[25] UL C , , str. .[26] UL L 213, 15.6.2004, str. 5.[27] UL L 50, 25.2.2003, str. 1.[28] UL C 310, 19.12.2003, str. 1.[29] UL L 239, 22.9.2000, str. 19.[30] UL L 123, 9.5.2002, str. 50.[31] UL L 164, 14.7.1995, str. 1, spremenjeno z Uredbo Sveta (ES) št. 334/2002, UL L 53, 23.2.2002, str. 7.[32] UL L 281, 23.11.1995, str. 31.[33] UL L 8, 12.1.2001, str. 1.[34] UL L 184, 17.7.1999, str. 23.[35] UL L 176, 10.7.1999, str. 36.[36] UL L 176, 10.7.1999, str. 31.[37] UL L 176, 10.7.1999, str. 53.[38] UL L 131, 1.6.2000, str. 43[39] UL L 64, 7.3.2002, str. 20.[40] UL L 239, 22.9.2000, str. 19.[41] See point 1 of the annex to the Council conclusions of 19.2.2004.[42] Cf. the Council conclusions of 19.2.2004, points 2 and 4 of the annex thereto.[43] Cf. point 6.2 of the Extended Impact Assessment.[44] Approved Destination Status, cf. the ADS Agreement with China of 12.2.2004,OJ L 83 of 20.3.2004, p. 14.[45] Cf. Extended Impact Assessment, point 5.3, section “Reductions in fraud and visa shopping”.[46] According the Extended Impact Assessment, point 6.1, currently about 20 % of the visa applications.[47] Council conclusions of 19.2.2004, point 5 of the annex thereto.[48] Cf. Article 5(1)(e) of the proposal for a Council Regulation establishing a Community Code on the rules governing the movement of persons across borders that proposal, COM(2004)391 final, which shall replace Article 5 of the Schengen Convention.[49] OJ L 239 of 22.9.2000, p. 154.[50] OJ L 239 of 22.9.2000, p. 151.[51] Council conclusions of 19.2.2004, point 5 of the annex thereto.[52] Cf. Article 21(1)(b) and (2)(e) of Regulation (EC) No 343/2003.[53] Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom of 29.11.2001 (OJ L 317 of 3.12.2001, p. 1).[54] Council conclusions of 19.2.2004, point 2 of the annex thereto; for the reasons not to include scanned documents, as also foreseen by the conclusions, see point 6.2 of the Extended Impact Assessment.[55] OJ L 176, 10. 7.1999, p. 36.[56] OJ L 213 of 15.6.2004, p. 5.[57] Set up by Article 5 (1) of Council Regulation (EC) No 2424/2001 (OJ L 328, 13.12.2001, p. 4).[58] An annual amount of seven million euros is already foreseen in the financial statement annexed to the Decision 2004/512/EC establishing the VIS[59] Operating expenditure directly derived from the feasibility study.[60] An annual amount of one million euros is already foreseen in the financial statement annexed to the Decision 2004/512/EC establishing the VIS.