CELEX: 51998PC0035
Language: nl
Date: 1998-02-11
Title: Voorstel voor een besluit van de Raad inzake het Standpunt van de Gemeenschap met betrekking tot het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité die zijn opgericht bij de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun Lid-Staten en Oekraïne

COMMISSE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
                                        Brussel, 11.02.1998
                                       COM(1998) 35 def.
                       Voorstel voor een
                  BESLUIT VAN DE RAAD
                         INZAKE HET
   STANDPUNT VAN DE GEMEENSCHAP MET BETREKKING TOT HET
   REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EN HET
SAMENWERKINGSCOMITE DIE ZIJN OPGERICHT BIJ DE PARTNERSCHAPS-
    EN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE
       GEMEENSCHAPPEN EN HUN LID-STATEN EN OEKRAÏNE
                (door de Commissie ingediend)
 ---pagebreak---  ---pagebreak---                                            TOELICHTING
1     De Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst waarbij een partnerschap tot stand
      wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en
      Oekraïne, anderzijds (PSO), voorziet in de oprichting van een Samenwerkingsraad, die
      bestaat uit leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Europese
      Commissie, enerzijds, en leden van de regering van Oekraïne, anderzijds. Zijn rol
      bestaat uit het houden van toezicht op de tenuitvoerlegging van de overeenkomst en
      het bestuderen van alle belangrijke kwesties die in het kader van de overeenkomst naar
      voren komen, evenals alle andere bilaterale of internationale kwesties van wederzijds
      belang teneinde de doelstellingen van de overeenkomst te realiseren.
2.    Volgens het bepaalde in de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst,
      inzonderheid in de artikelen 85 tot en met 89, stelt de Samenwerkingsraad zijn eigen
      reglement van orde vast, evenals het reglement van orde van het
      Samenwerkingscomité, dat alle vergaderingen van de Samenwerkingsraad voorbereidt
      en over het algemeen de Samenwerkingsraad bij de uitoefening van zijn functie bijstaat.
3.    In artikel 2, lid 1, van het gezamenlijke besluit van de Raad en de Commissie van
             19981        betreffende       de   sluiting van       de    Partnerschaps-    en
       samenwerkingsovereenkomst wordt vastgesteld dat het standpunt dat de Gemeenschap
       in de Samenwerkingsraad zal innemen op voorstel van de Commissie door de Raad
      wordt bepaald, (of in voorkomend geval door de Commissie). In overeenstemming
       met deze bepaling wordt voorgesteld het hierbij gevoegde ontwerp-reglement van orde
       door een besluit van de Raad goed te keuren als standpunt van de Gemeenschap.
4.     De Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité zijn als instellingen gevormd naar
       het voorbeeld van de Associatieraden en de Associatiecomités die opgericht zijn in het
       kader van verschillende Europa-overeenkomsten met de LMOE, met (praktisch)
       identieke reglementen van orde. De desbetreffende institutionele bepalingen in de
       overeenkomst            met      Oekraïne      (en in       de    Partnerschaps-     en
        samenwerkingsovereenkomsten met andere NOS), die de "juridische grondslag" van
       het reglement van orde vormen, verschillen niet veel van die in de Europa-
        overeenkomsten (met uitzondering van het aspect waarover bij punt 7 hieronder wordt
        gesproken).       De reglementen van orde die in de Europa-overeenkomsten zijn
        opgenomen zijn daarom duidelijk het uitgangspunt voor het opstellen van het reglement
        van orde van de Samenwerkingsraad en van het Samenwerkingscomité met Oekraïne
 5.     Het voorgestelde ontwerp-reglement van orde in de bijlage lijkt sterk op het voor
        Rusland voorgestelde ontwerp. Het is nog niet bekend hoe de vergaderingen van de
        Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité precies zullen verlopen. De
        Oekraïnse autoriteiten zullen in dit opzicht waarschijnlijk de regels en procedures die
        met Rusland zullen worden vastgesteld gedetailleerd volgen en in verdere verzoeken
        daarnaar verwijzen.
 1
   COM xx (nog niet officieel goedgekeurd)
 ---pagebreak--- 6.    Het reglement van orde moet zo licht en flexibel mogelijk gehouden worden, zodat het
      aan de verschillende modellen van de instellingen in kwestie aangepast kan worden. De
      in het kader van de Europa-overeenkomsten vastgestelde reglementen van orde vormen
      een passend model voor het Oekraïnse reglement van orde. Ze vormen een kader dat
      flexibel genoeg is en beperken zich ertoe slechts de hoofdlijnen van de werking van de
      instellingen aan te geven zonder al te veel op details in te gaan.
7.    Een fundamenteel verschil tussen de institutionele bepalingen van de Europa-
      overeenkomsten en die van de PSO is dat Samenwerkingsraden alleen (niet bindende)
      aanbevelingen kunnen doen (artikel 85 van de PSO), terwijl Associatieraden besluiten
      kunnen nemen. Om met dit aspect rekening te houden moeten er derhalve enkele kleine
      wijzigingen in het ontwerp-reglement van orde aangebracht worden.
8.    In het kader van de Europa-overeenkomsten is het gebruikelijk dat alle vergaderingen
      van de Associatieraden in de EU worden gehouden. Hoewel deze gewoonte in
      overeenstemming is met de door de EU in het kader van de gemengde overeenkomsten
      toegepaste gewoonte, is het toch niet de gewone gang van zaken in het diplomatieke
      verkeer. Ofschoon de Oekraïnse autoriteiten niet om wisselende bijeenkomsten hebben
      verzocht, zal dit land waarschijnlijk dezelfde behandeling als Rusland verlangen.
      Daarom zou de voor Rusland voorgestelde formule, dat de vergaderingen in de EU
      worden gehouden, tenzij de partners anders besluiten, hier gebruikt kunnen worden.
      Het hierbij gevoegde ontwerp-reglement van orde biedt de mogelijkheid dat de
      vergaderingen van de Samenwerkingsraad zonodig afwisselend in de EU en Kiev
      worden gehouden.
9.    In overeenstemming met artikel 2, lid 1, van het gezamelijk besluit van de Raad en de
      Commissie van                 1998 betreffende de sluiting van de Partnerschaps- en
      samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten en
      Oekraïne wordt voorgesteld om door een besluit van de Raad het hierbij gevoegde
      ontwerp-reglement van orde als standpunt van de Gemeenschap goed te keuren.
10.   De Raad wordt derhalve verzocht zijn goedkeuring te hechten aan het hierbij gevoegde
      voorstel van de Commissie betreffende een standpunt van de Gemeenschap met
      betrekking tot het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en het
      Samenwerkingscomité met Oekraïne.
 COM xx (nog niet officieel goedgekeurd)
 ---pagebreak--- VOORSTEL VOOR EEN BESLUIT VAN DE RAAD INZAKE HET STANDPUNT
VAN DE GEMEENSCHAP MET BETREKKING TOT HET REGLEMENT VAN
ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ
DIE        ZIJN         OPGERICHT             BIJ     DE       PARTNERSCHAPS-          EN
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST                             TUSSEN         DE        EUROPESE
GEMEENSCHAPPEN EN HUN LID-STATEN, EN OEKRAÏNE
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, het Verdrag tot oprichting
van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en het Verdrag tot oprichting van de
Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (Euratom),
Gelet op artikel 2, lid 1, van het Besluit van de Raad en van de Commissie van        1998
inzake de sluiting van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese
Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds,
Gezien het voorstel van de Commissie,
Overwegende dat bij artikel 85 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst een
Samenwerkingsraad wordt opgericht,
Overwegende dat artikel 87 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst bepaalt dat
de Samenwerkingsraad wordt bijgestaan door een Samenwerkingscomité en dat artikel 86 van
de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst voorts bepaalt dat de Samenwerkingsraad
zijn eigen reglement van orde vaststelt,
Overwegende dat artikel 87 van genoemde overeenkomst voorts bepaalt dat de
 Samenwerkingsraad in zijn reglement van orde de wijze van functioneren van het
 Samenwerkingscomité vaststelt en dat de Samenwerkingsraad enkele van zijn bevoegdheden
 aan het Samenwerkingscomité kan delegeren,
 Overwegende dat artikel 88 van genoemde Overeenkomst bovendien bepaalt dat de
 Samenwerkingsraad kan besluiten een ander speciaal comité of orgaan op te richten dat hem
 kan bijstaan bij het uitvoeren van zijn taken,
 BESLUIT:
 Het standpunt dat de Gemeenschap dient in te nemen in de Samenwerkingsraad die is
 opgericht krachtens artikel 85 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen
 de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds, met
 betrekking tot het reglement van orde van genoemde Samenwerkingsraad en tevens van het
 Samenwerkingscomité waarnaar wordt verwezen in artikel 87 van de Partnerschaps- en
 samenwerkingsovereenkomst, zal gebaseerd zijn op het bij dit besluit gevoegde ontwerp-
 reglement van orde. Wijzigingen van gering belang van het genoemde reglement van orde
 kunnen zonder verder besluit van de Raad worden goedgekeurd.
  Gedaan te Brussel,
 ---pagebreak---                                            ONTWERP
                                  REGLEMENT VAN ORDE
                             VAN DE SAMENWERKINGSRAAD
                                            TUSSEN
      DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN EN HUN LIDSTATEN, ENERZIJDS, EN
                                  OEKRAÏNE, ANDERZIJDS
DE SAMENWERKINGSRAAD
Gelet op de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese
Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds, inzonderheid op de
artikelen 85 tot en met 87,
Overwegende dat deze overeenkomst op                in werking is getreden,
HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:
                                             Artikel 1
                                            Voorzitter
De Samenwerkingsraad wordt bij toerbeurt gedurende twaalf maanden voorgezeten door een
vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschappen en hun
lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Oekraïne. De eerste periode begint
op de datum van de eerste Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.
                                             Artikel 2
                                          Vergaderingen
De Samenwerkingsraad komt eenmaal per jaar in gewone zitting op ministerieel niveau bijeen.
In onderling akkoord tussen de partijen kunnen er op verzoek van een van de partijen speciale
zittingen van de Samenwerkingsraad worden gehouden.
Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden alle zittingen van de Samenwerkingsraad
gehouden op de voor vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gebruikelijke plaats,
op een door beide partijen overeen te komen tijdstip.
De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de
secretarissen van de Samenwerkingsraad.
                                             Artikel 3
                                       Vertegenwoordiging
 De leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich bij verhindering laten vertegenwoordigen.
 Ieder lid kan normaal vertegenwoordigd worden door het hoofd van de Missie of de
Permanente vertegenwoordiging bij de Europese Unie of door een hoge ambtenaar met gelijke
 status.
 In alle andere gevallen deelt een lid dat zich wenst te laten vertegenwoordigen, de voorzitter
vóór de vergadering waarop hij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn
vertegenwoordiger mede.
 ---pagebreak--- De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van het
vertegenwoordigde lid uit.
                                           Artikel 4
                                          Delegaties
Leden van de Samenwerkingsraad mogen zich laten vergezellen door ambtenaren.
De voorzitter wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen
samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.
De Samenwerkingsraad kan niet-leden uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen teneinde
over bepaalde onderwerpen inlichtingen te verstrekken.
                                            Artikel 5
                                          Secretariaat
Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een
ambtenaar van de Missie van Oekraïne in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van
de Samenwerkingsraad.
                                            Artikel 6
                                         Documenten
Wanneer de besprekingen van de Samenwerkingsraad gebaseerd zijn op schriftelijke
documentatie, worden de desbetreffende documenten door de twee secretarissen van een
nummer voorzien en als documenten van de Samenwerkingsraad verspreid.
                                            Artikel 7
                                        Correspondentie
De voor de Samenwerkingsraad of de voorzitter van de Samenwerkingsraad bestemde
 correspondentie wordt aan de secretarissen van de Samenwerkingsraad toegezonden.
 De beide secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de
 voorzitter van de Samenwerkingsraad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in
 artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Samenwerkingsraad.
 Correspondentie die voor circulatie is bestemd wordt verzonden aan het secretariaat-generaal
 van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese
 Unie, de Missie van Oekraïne in Brussel en de delegatie van de Europese Commissie in Kiev.
 Mededelingen van de Voorzitter van de Samenwerkingsraad worden door de respectieve
 secretaris aan de geadresseerden toegezonden; de secretarissen laten de mededelingen in
 voorkomend geval, als de in artikel 6 bedoelde documenten, circuleren onder de overige leden
 van de Samenwerkingsraad via de in de voorgaande alinea vermelde adressen.
 ---pagebreak---                                               Artikel 8
                                   Agenda van de vergaderingen
1.      De secretarissen van de Samenwerkingsraad stellen in overleg met de beide partijen de
       voorlopige agenda voor elke vergadering vast, die uiterlijk vijftien dagen vóór de
       begindatum van de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt
       toegezonden.
        Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee partijen
        uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft
        ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de
        voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop
        de agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.
        De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingsraad
        vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen
        op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.
2.      Met instemming van beide partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden
        ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.
                                             Artikel 9
                                             Notulen
De twee secretarissen maken van elke vergadering ontwerp-notulen op.
In de notulen wordt over het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:
        de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie;
        verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden
        opgenomen;
        de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde
        conclusies met betrekking tot specifieke punten.
De notulen bevatten ook een lijst van de leden van de Samenwerkingsraad of hun
vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.
De ontwerp-notulen worden aan de Samenwerkingsraad voor goedkeuring in zijn volgende
vergadering voorgelegd. Na te zijn goedgekeurd worden twee authentieke afschriften van de
notulen door de twee secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een
afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 7 hiervoor genoemde geadresseerden
toegezonden.
                                            Artikel 10
                                          Aanbevelingen
 1.     De Samenwerkingsraad doet aanbevelingen bij overeenstemming tussen de partijen.
 ---pagebreak---         Gedurende de periode tussen zittingen in kan de Samenwerkingsraad aanbevelingen
        doen via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen. Een
         schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee
         secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.
2.      De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad als bedoeld in artikel 85 van de
        Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst worden voorzien van de vermelding
        "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een
         omschrijving van het onderwerp.
         De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden door de twee secretarissen
         gewaarmerkt en twee authentieke afschriften door de delegatiehoofden van de beide
         partijen ondertekend.
         De aanbevelingen worden als documenten van de Samenwerkingsraad ter kennis
         gebracht van elk van de in artikel 7 hiervoor bedoelde geadresseerden.
                                             Artikel 11
                                            Openbaarheid
1.       De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet
         openbaar.
2.       De partijen kunnen beslissen om de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te
         nemen in hun respectievelijke publikatieblad.
                                              Artikel 12
                                                Talen
De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.
Voor zijn beraadslagingen gaat de Samenwerkingsraad doorgaans uit van de in deze talen
opgestelde documenten.
                                              Artikel 13
                                               Kosten
De Europese Gemeenschappen en Oekraïne dragen bij deelneming aan vergaderingen van de
 Samenwerkingsraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor
 post en telecommunicatie.
 De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen, het vertalen en het
 vermeerderen van documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met dien
 verstande dat de kosten die verbonden zijn aan het tolken of het vertalen in of uit het Oekraïns
 ten laste komen van Oekraïne.
 ---pagebreak--- Andere kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen, komen ten
laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
                                             Artikel 14
                                       Samenwerkingscomité
1.      Ingevolge artikel 87 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst wordt
        hierbij een Samenwerkingscomité opgericht om de Samenwerkingsraad bij de
        uitvoering van zijn taken bij te staan.         Het Samenwerkingscomité bestaat uit
        vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en van leden
        van de Raad van de Europese Unie, enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de
        regering van Oekraïne, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.
2.      Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de
        Samenwerkingsraad voor, ziet in voorkomend geval toe op de tenuitvoerlegging van de
        aanbevelingen van de Samenwerkingsraad en draagt in het algemeen zorg voor
        continuïteit in de partnerschapsbetrekkingen en de goede werking van de
        Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt
        alle zaken die de Samenwerkingsraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die
        zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de Partnerschaps- en
        samenwerkingsovereenkomst. Voorstellen of ontwerp-aanbevelingen worden door het
        Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd.
3.      De in de artikelen 18 en 49, alsmede in bijlage 2 van de Partnerschaps- en
        samenwerkingsovereenkomst bedoelde raadplegingen hebben plaats in het
        Samenwerkingscomité. De raadpleging kan, indien de partijen daarmee instemmen,
        worden voortgezet in de Samenwerkingsraad.
 4.     Het reglement van orde van het Samenwerkingscomité is als bijlage aan dit reglement
        van orde gehecht.
 Gedaan te                                      Voor de Samenwerkingsraad
 Hoofd van de                                   Hoofd van de
 Delegatie van de EU                            Delegatie van Oekraïne
 ---pagebreak---                                                                            BIJLAGE
           REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ
                                             Artikel 1
                                            Voorzitter
Het Samenwerkingscomité wordt bij toerbeurt gedurende twaalf maanden voorgezeten door
een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, namens de
Gemeenschappen en hun lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Oekraïne.
De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en
eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.
                                             Artikel 2
                                          Vergaderingen
Het Samenwerkingscomité vergadert eenmaal per jaar en wanneer de omstandigheden dat
vereisen, met instemming van de partijen.
Zittingen van het Samenwerkingscomité worden op een door de partijen overeen te komen
tijdstip en plaats gehouden.
Vergaderingen van het Samenwerkingscomité worden bijeengeroepen door de voorzitter.
                                             Artikel 3
                                            Delegaties
De voorzitter wordt vóór elke vergadering in kennis gesteld van de voorgenomen
samenstelling van de delegatie van elke partij.
                                             Artikel 4
                                            Secretariaat
Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van de
regering van Oekraïne treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité.
Alle in deze bijlage bedoelde mededelingen aan en van de voorzitter van het
Samenwerkingscomité        worden       toegezonden      aan   de   secretarissen   van    het
 Samenwerkingscomité en aan de secretarissen en de voorzitter van de Samenwerkingsraad.
                                             Artikel 5
                                           Openbaarheid
 Vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.
                                             Artikel 6
                                   Agenda van de vergaderingen
 1.      De secretarissen van het Samenwerkingscomité stellen voor elke vergadering een
         voorlopige agenda op die uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de
         vergadering aan de in artikel 4 bedoelde geadresseerden wordt toegezonden.
          Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk
          eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft
          ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de
 ---pagebreak---         voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop
         de agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.
         De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Samenwerkingscomité
         vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen
         op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.
2.       Met instemming van de partijen mogen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort
         als dat in een bepaald geval vereist is.
3.       Het Samenwerkingscomité mag deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te
         wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.
                                               Artikel 7
                                                Notulen
Voor elke vergadering worden notulen opgemaakt aan de hand van een door de voorzitter
verwoorde samenvatting van de conclusies van het Samenwerkingscomité.
De door het Samenwerkingscomité goedgekeurde notulen worden door de voorzitter en de
secretarissen ondertekend en door elk van de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de
notulen wordt toegezonden aan elk van de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde
geadresseerden.
                                               Artikel 8
                                          Beraadslagingen
Het Samenwerkingscomité doet geen aanbevelingen, behalve in de specifieke gevallen waarin
het door de Samenwerkingsraad overeenkomstig artikel 87, lid 2, daartoe is gemachtigd. In
dergelijke gevallen worden deze voorzien van de vermelding "aanbeveling", gevolgd door een
volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.
Aanbevelingen zullen bereikt worden doormiddel van algemeen akkoord tussen de partijen".
Aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden toegezonden aan de in artikel 4 van
deze bijlage bedoelde geadresseerden. Het Samenwerkingscomité kan beslissen over de
bekendmaking van deze aanbevelingen.
De aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden door de voorzitter en de secretarissen
ondertekend.
                                                Artikel 9
                                                 Kosten
 De Europese Gemeenschappen en Oekraïne dragen bij deelneming aan vergaderingen van het
 Samenwerkingscomité en zijn speciale comités en organen elk hun eigen personeels-, reis- en
 verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.
 De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen, het vertalen en het
 vermeerderen van documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met dien
 verstande dat de kosten die verbonden zijn aan het tolken of het vertalen in of uit het Oekraïns
 ten laste komen van Oekraïne.
 Andere kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen, komen ten
 laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
                                                    11
 ---pagebreak---                                            Artikel 10
                                   Subcomités en werkgroepen
Het Samenwerkingscomité kan een lijst opstellen van subcomités en werkgroepen. Deze
voeren hun werkzaamheden uit onder de bevoegdheid van het Samenwerkingscomité, waaraan
zij na elke vergadering verslag uitbrengen
Het Samenwerkingscomité kan de taakomschrijving van de subcomités en werkgroepen
wijzigen of andere subcomités of werkgroepen oprichten om het comité bij de uitvoering van
zijn taken bij te staan.
                                                12
 ---pagebreak---                             FINANCIEEL MEMORANDUM
L  BENAMING VAN DE MAATREGEL
   Reglement van orde van de Samenwerkingsraad en van het Samenwerkingscomité die zijn
   opgericht bij de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese
   Gemeenschappen en hun lidstaten en Oekraïne (PSO) : Oprichting en werking van een
   Samenwerkingsraad EU/Oekraïne, van een Samenwerkingscomité en zonodig van (sub-
   comités en andere speciale groepen.
2. BETROKKEN BEGROTINGSLIJN
   A-130 : Dienstreizen
   A-2510 : Vergaderkosten van comités
3. JURIDISCHE GRONDSLAG
   Gezamenlijk besluit van de Raad en de Commissie betreffende de sluiting van de
   Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en
   hun lidstaten en Oekraïne (moet nog goedgekeurd worden).
4. OMSCHRIJVING VAN DE MAATREGEL
   4.1. Algemeen doel van de maatregel
         Tenuitvoerlegging van de institutionele bepalingen van de PSO.
   4.2   Periode waarop de maatregel betrekking heeft en geplande modaliteiten voor
         verlenging
          10 jaar (= geldigheidsduur van de PSO, artikel 101, met mogelijkheid van
         verlenging)
5. INDELING VAN DE UITGAVEN EN ONTVANGSTEN
   5.1   Verplichte/niet-verplichte uitgaven
         Niet-verplichte uitgaven
   5.2    Gesplitste/niet-gesplitste kredieten
         Niet-gesplitste kredieten
    5.3   Aard van de beoogde ontvangsten
          Geen ontvangsten
                                        /3-I4
 ---pagebreak--- 6.    AARD VAN DE UITGAVEN OF ONTVANGSTEN
      100% subsidiëring (dienstreizen van ambtenaren, organisatie van conferenties, vertolking,
      vertaling, reproductie van documenten)
7. FINANCIËLE GEVOLGEN
      7.1    Berekeningsmethode van de totale kosten van de maatregel (verband tussen de
             afzonderlijke en de totale kosten)
             Zie punt 10. Er zijn geen huishoudelijke uitgaven aan de maatregel verbonden
      7.2    Uitsplitsing per onderdeel van de maatregel
                                                        Vastleggingskredieten in miljoen ECU
                                                                (tegen lopende prijzen)
   Uitsplitsing      jaar n      n+ 1     n+2       n+3       n+4       n + 5 Totaal
                                                                        en vlg.
 Totaal
     7.3       Operationele uitgaven voor studies, vergaderingen van deskundigen, enz,
               opgenomen in deel B van de begroting
                                     Vastleg]gingskredieten in miljoen ECU (tegen lopende prijzen)
                         jaarn      n+1       n+2       n+3        n+4       n + 5 en Totaal
                                                                             vlg.
 - Studies
 - Vergaderingen
 van deskundigen
 - Conferenties en
 congressen
  - Informatie en
  publicaties
 Totaal
                                                   15
 ---pagebreak--- 7.4     Tijdschema van de vastleggings- en de betalingskredieten
                                                                               miljoen ECU
                   jaar n      n+1        n+2        n+3       n+4      n + 5 en     Totaal
                                                                          vlg.
Vastleggings-
kredieten
Betalings-
kredieten
jaar n
      n+ 1
      n+2
      n+3
      n+4
      n+5
     en vlg.
 Totaal
        MAATREGELEN TER BESTRIJDING VAN FRAUDE
        Controles die door de verantwoordelijke ambtenaren worden uitgevoerd
        KOSTENEFFECTIVITEITS AN A LYSE
        9.1    Kwantificeerbare specifieke doelstellingen: doelnopulatie
               De geïnstitutionaliseerde dialoog tussen de EU en Oekraïne zal een essentiële
               voorwaarde zijn voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de PSO,
               namelijk bevordering van handel en investeringen, ondersteuning van de
               politieke en economische hervormingen in Oekraïne en nauwe samenwerking op
               een groot aantal beleidsgebieden.
               Doelgroep : de economische subjecten en in het algemeen de bevolking van
               Oekraïne en de EU.
         9.2   Motivering van de maatregel
               De Europese Gemeenschap en haar lidstaten kiezen voor een gecoördineerde
               aanpak van de samenwerking met Oekraïne, waardoor dubbel werk wordt
               vermeden en de EU officieel één van de belangrijkste gesprekspartners van
                Oekraïne wordt. De aanpak is dezelfde als die in met andere NOS gesloten
                Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomsten en in met de LMOE gesloten
                Europa-Overeenkomsten.
                                               16
 ---pagebreak---            9.3    Het volgen en evalueren van de maatregel
                  Regelmatige controle van de resultaten en van de doeltreffendheid van de
                  dialoog door de Commissie en de Raad.
10.        ADMINISTRATIEVE UITGAVEN (HOOFDSTUK III. DEEL A VAN DE
           BEGROTING!
           De effectieve beschikbaarstelling van de nodige administrieve middelen zal afhangen
           van het jaarlijkse besluit van de Commissie betreffende de toewijzing van middelen,
           waarbij rekening wordt gehouden met het aantal personeelsleden en bijkomende
           bedragen die door de begrotingsautoriteit zijn toegestaan.
           10.1   Gevolgen voor het aantal ambten
Soort ambten                   Aan het project toe Waarvan                                   Duur
                               te wijzen personeel
                               Vaste      Tijdelijke Door inschakeling    Door
                                ambten ambten         van      personeel  inschakeling van
                                                      waarover        de  extra personeel
                                                      betrokken
                                                      diensten
                                                      beschikken
Ambtenaren          of A        2         0           2                   0
tijdelijke               B      0         0           0
functionarissen          C      0,5       0           0,5
Ander personeel                 0         0           0                   0
Totaal                          2,5       0           2,5                 0
            10.2  Globale financiële gevolgen van het extra personeel
                                                                                       ECU
                                      Bedragen                        Wijze van berekening
Ambtenaren                            0                                Geen extra personeel nodig
 Tijdelijke functionarissen           0
 Ander personeel (begrotingsiijn      0
 aangeven)
 Totaal                              1 0                             1
                                                     17
 ---pagebreak---        10.3    Verhoging van andere huishoudelijke uitgaven die uit de maatregel
               voortvloeien
                                                                                 ECU
Begrotingslijn            Bedragen                      Wijze van berekening
                                      Samenwerkingsraad
                                      N.B. Alle vergaderingen hebben éénmaal per jaar in
                                      Brussel plaats en worden door de Raad georganiseerd.
                                      De Commissie neemt er slechts aan deel met haar
                                      ambtenaren, maar draagt geen van de kosten
                                      (organisatie van de conferentie, vertolking....)
                          p.m.
                                      Samenwerkingscomité
A-130                                 N.B. De vergaderingen worden (gewoonlijk éénmaal
                                      per jaar) afwisselend in Brussel en Kiev gehouden.
                                      Vergaderingen in Kiev (om de 2 jaar)
                          30.000      • Een werkbezoek van 4 dagen voor 15 ambtenaren
                                          van verschillende DG's van de Commissie
                                      Subcomités en andere groepen
                                      N.B. Raming : 10 vergaderingen per jaar, de helft in
                                      Kiev, de helft in Brussel.
                                       Vergaderingen in Kiev (3 per jaar)
                                      • Een werkbezoek van 4 dagen per jaar voor 10
                          20.000          ambtenaren (Werkgroep Handelsvraagstukken)
                                      • Twee werkbezoeken van 4 dagen voor 3 ambtenaren
                           12.000         (andere subcomités)
                                       De reiskosten van de vertegenwoordigers van de Raad
A-2510                    p.m          die     aan       de      vergaderingen       van het
                                       Samenwerkingscomité en van subcomités en andere
                                       groepen deelnemen worden door het Secretariaat-
                                       Generaal van de Raad betaald
                                       TOTAAL
 A-130                     62.000      = voor de jaren waarin het Samenwerkingscomité in
                                       Kiev bijeenkomt
                           32.000      = voor de jaren waarin het Samenwerkingscomité in
                                       Brussel bijeenkomt
 A-2510                    p.m.
 N.B. De noodzakelijke middelen voor werkbezoeken van ambtenaren van de Commissie zullen
 worden verkregen door herallocatie van de bestaande middelen
                                               18
 ---pagebreak---  ---pagebreak---                                                                    ISSN 0254-1513
                                                             COM(98) 35 def.
                                       DOCUMENTEN
NL                                                                il   02 oi
                                   Catalogusnummer : CB-CO-98-035-NL-C
                                                             ISBN 92-78-30350-X
Bureau voor officiële publikaties der Europese Gemeenschappen
L-2985 Luxemburg
                                              '9