CELEX: 32011H0024
Language: el
Date: 2011-01-11 00:00:00
Title: 2011/24/ΕΕ: Σύσταση της Επιτροπής, της 11ης Ιανουαρίου 2011 , σχετικά με την πιστοποίηση επιχειρήσεων του αμυντικού τομέα δυνάμει του άρθρου 9 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την απλούστευση των όρων και προϋποθέσεων για τις μεταφορές προϊόντων συνδεόμενων με τον τομέα της άμυνας εντός της Κοινότητας  Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ

15.1.2011   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 11/62
            
         ΣΫΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
   της 11ης Ιανουαρίου 2011
   σχετικά με την πιστοποίηση επιχειρήσεων του αμυντικού τομέα δυνάμει του άρθρου 9 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την απλούστευση των όρων και προϋποθέσεων για τις μεταφορές προϊόντων συνδεόμενων με τον τομέα της άμυνας εντός της Κοινότητας
   (Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
   (2011/24/ΕΕ)
   Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
   Έχοντας υπόψη τη συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως το άρθρο 292,
   Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
   
               (1)
            
            
               Στο άρθρο 9 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 6ης Μαΐου 2009, για την απλούστευση των όρων και προϋποθέσεων για τις μεταφορές προϊόντων συνδεόμενων με τον τομέα της άμυνας εντός της Κοινότητας (1) καθορίζονται τα κριτήρια για την πιστοποίηση από τα κράτη μέλη των επιχειρήσεων του αμυντικού τομέα που είναι εγκατεστημένες στην επικράτειά τους ως παραληπτών προϊόντων συνδεόμενων με τον τομέα της άμυνας τα οποία μεταφέρονται βάσει γενικών αδειών μεταφοράς.
            
         
               (2)
            
            
               Η πιστοποίηση των επιχειρήσεων αποτελεί βασικό στοιχείο του απλουστευμένου συστήματος αδειοδότησης που εισήχθη με την οδηγία 2009/43/ΕΚ.
            
         
               (3)
            
            
               Οι διαφορετικές ερμηνείες των κριτηρίων πιστοποίησης από τα κράτη μέλη θα μπορούσαν να παρεμποδίσουν την εφαρμογή της οδηγίας 2009/43/ΕΚ και την επίτευξη του προβλεπόμενου σε αυτή στόχου της απλούστευσης.
            
         
               (4)
            
            
               Η συγκλίνουσα ερμηνεία και εφαρμογή των κριτηρίων πιστοποίησης από τα κράτη μέλη είναι σημαντικές παράμετροι για την αμοιβαία αναγνώριση των πιστοποιητικών που αναφέρεται στο άρθρο 9 παράγραφος 6 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ και για την ευρεία χρήση γενικών αδειών.
            
         
               (5)
            
            
               Οι εκπρόσωποι των κρατών μελών στην επιτροπή που συγκροτήθηκε βάσει του άρθρου 14 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ υποστήριξαν ότι η συγκλίνουσα ερμηνεία και εφαρμογή των κριτηρίων πιστοποίησης μπορεί να επιτευχθεί με την έκδοση σύστασης της Επιτροπής.
            
         
               (6)
            
            
               Ως εκ τούτου, οι εκπρόσωποι των κρατών μελών στην επιτροπή που συγκροτήθηκε βάσει του άρθρου 14 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ συνέστησαν ομάδα εργασίας με αντικείμενο την εκπόνηση κατευθυντήριων γραμμών για την πιστοποίηση επιχειρήσεων του αμυντικού τομέα δυνάμει του άρθρου 9 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ.
            
         
               (7)
            
            
               Οι κατευθυντήριες γραμμές που εκτίθενται στην παρούσα σύσταση βασίζονται στις βέλτιστες πρακτικές ορισμένων κρατών μελών, οι οποίες έχουν αποδειχτεί αποδοτικές και εφαρμόσιμες,
            
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΣΥΣΤΑΣΗ:
   1.   ΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ
   
   1.1.   Αξιολόγηση των κριτηρίων που ορίζονται στα στοιχεία α) και β) του άρθρου 9 παράγραφος 2
   
   Επιλέξιμες για πιστοποίηση πρέπει να είναι μόνον οι παραλήπτριες επιχειρήσεις που όντως κατασκευάζουν προϊόντα συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας ή ημιτελή προϊόντα συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας που καλύπτονται από την οδηγία 2009/43/ΕΚ, αποτελούμενα από κατασκευαστικά μέρη και/ή συστήματα και υποσυστήματα τα οποία έχουν αγοραστεί από τρίτα μέρη, με σκοπό τη διάθεσή τους στην αγορά με τη δική τους επωνυμία ή εμπορικό σήμα.
   Οι πιστοποιημένες παραλήπτριες επιχειρήσεις πρέπει να χρησιμοποιούν τα συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας προϊόντα, τα οποία παραλαμβάνονται βάσει των γενικών αδειών μεταφοράς που αναφέρονται στο στοιχείο β) του άρθρου 5 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ, για τη δική τους παραγωγή (η οποία περιλαμβάνει και την ενσωμάτωση κατασκευαστικών μερών σε άλλα προϊόντα ή την ενσωμάτωση των εν λόγω μερών ως εξαρτημάτων ή ανταλλακτικών) και δεν πρέπει να τα επαναμεταφέρουν ή να τα εξάγουν ως έχουν (παρά μόνον για σκοπούς συντήρησης ή επισκευής) σε περίπτωση που απαιτείται προηγούμενη εξουσιοδότηση από κράτος μέλος καταγωγής.
   Οι αρμόδιες αρχές πρέπει να μπορούν, εφόσον κρίνεται αναγκαίο και πριν από την έκδοση πιστοποιητικού, να ζητούν δήλωση από την παραλήπτρια επιχείρηση με την οποία η τελευταία θα δεσμεύεται ως προς τα ακόλουθα:
   
               α)
            
            
               να χρησιμοποιεί τα συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας προϊόντα, τα οποία παραλαμβάνονται βάσει των γενικών αδειών που αναφέρονται στο στοιχείο β) του άρθρου 5 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ, για τη δική της παραγωγή·
            
         
               β)
            
            
               να απέχει από την επαναμεταφορά ή την εξαγωγή των εν λόγω προϊόντων ως έχουν, εκτός εάν αυτό γίνεται για σκοπούς συντήρησης ή επισκευής.
            
         1.2.   Προμήθειες σε παραλήπτριες επιχειρήσεις που πραγματοποιούν αγορές προς αποκλειστική χρήση από τις ένοπλες δυνάμεις κράτους μέλους βάσει των γενικών αδειών μεταφοράς που αναφέρονται στο στοιχείο α) του άρθρου 5 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ
   
   Οι παραλήπτριες επιχειρήσεις που χαρακτηρίζονται αναθέτουσες αρχές κατά την έννοια του άρθρου 1 παράγραφος 9 της οδηγίας 2004/18/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2), και πραγματοποιούν αγορές προς αποκλειστική χρήση από τις ένοπλες δυνάμεις κράτους μέλους, πρέπει να έχουν το δικαίωμα να παραλαμβάνουν συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας προϊόντα βάσει των γενικών αδειών που αναφέρονται στο στοιχείο α) του άρθρου 5 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ χωρίς να είναι πιστοποιημένες.
   1.3.   Αξιολόγηση των κριτηρίων που ορίζονται στα στοιχεία γ) και στ) του άρθρου 9 παράγραφος 2
   
   Το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος που αναφέρεται στο στοιχείο γ) του άρθρου 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ πρέπει να είναι προσωπικά υπεύθυνο για το εσωτερικό πρόγραμμα συμμόρφωσης ή το σύστημα διαχείρισης των μεταφορών και των εξαγωγών που εφαρμόζει η επιχείρηση, καθώς και για το προσωπικό στο οποίο έχει ανατεθεί ο έλεγχος των εξαγωγών και των μεταφορών. Αυτό το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος πρέπει να είναι μέλος του διευθυντικού οργάνου της επιχείρησης.
   Όταν το πιστοποιητικό απαιτείται για μία ή περισσότερες μονάδες παραγωγής, η περιγραφή της αλυσίδας ευθύνης στην οργανωτική δομή της παραλήπτριας επιχείρησης που απαιτείται βάσει του στοιχείου στ) του άρθρου 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ πρέπει να καταδεικνύει σαφώς τον έλεγχο του ανώτερου διευθυντικού στελέχους επί του προσωπικού αυτών των μονάδων στο οποίο έχει ανατεθεί ο έλεγχος των εξαγωγών και των μεταφορών.
   Ερωτήσεις και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την περιγραφή των εσωτερικών προγραμμάτων συμμόρφωσης, αλλά και για την επακόλουθη αξιολόγηση, παρατίθενται στο παράρτημα I. Τα κράτη μέλη μπορούν να προσθέσουν και άλλες ερωτήσεις. Σε περίπτωση που τα κράτη μέλη προσθέσουν κάποιες επιπλέον ερωτήσεις, αυτές πρέπει να σχετίζονται άμεσα με τη διαδικασία αξιολόγησης για την πιστοποίηση.
   1.4.   Οργανωτική δομή που πρόκειται να πιστοποιηθεί και αξιολόγηση των κριτηρίων που ορίζονται στα στοιχεία δ) και ε) του άρθρου 9 παράγραφος 2
   
   Το είδος της ακολουθητέας προσέγγισης για την πιστοποίηση θα εξαρτηθεί από την οργανωτική δομή της παραλήπτριας επιχείρησης και από τον τρόπο που αναθέτει την ευθύνη για τους ελέγχους των μεταφορών και των εξαγωγών. Η επιχείρηση μπορεί να λάβει πιστοποίηση ως ενιαίο σύνολο ή κατά λειτουργική μονάδα. Οι επιχειρήσεις που διαθέτουν μονάδες παραγωγής και αναπτύσσουν συναφείς δραστηριότητες σε περισσότερες από μία διευθύνσεις, στις οποίες έχει ανατεθεί η ευθύνη για τους ελέγχους των μεταφορών και των εξαγωγών, πρέπει να διευκρινίζουν ποιες από αυτές τις μονάδες πρόκειται να καλυφθούν από το πιστοποιητικό.
   2.   Η ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ
   
   2.1.   Τυποποιημένο υπόδειγμα πιστοποιητικού
   
   Συνιστάται η χρήση ενός τυποποιημένου υποδείγματος πιστοποιητικού που παρατίθεται στο παράρτημα II.
   Το πιστοποιητικό πρέπει να συντάσσεται σε μία από τις επίσημες γλώσσες του κράτους μέλους που εκδίδει το πιστοποιητικό και κατά προτίμηση σε μία από τις επίσημες γλώσσες άλλου κράτους μέλους, καθ’ υπόδειξη της πιστοποιούμενης παραλήπτριας επιχείρησης. Η ημερομηνία έναρξης ισχύος του πιστοποιητικού πρέπει να σημειώνεται στο πιστοποιητικό.
   Για τους σκοπούς του στοιχείου α) του άρθρου 9 παράγραφος 4, στο πιστοποιητικό πρέπει να απαιτείται από την πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση να ανακοινώνει στην αρμόδια αρχή όλους τους παράγοντες και τα συμβάντα που προκύπτουν μετά τη χορήγηση του πιστοποιητικού και ενδέχεται να επηρεάσουν την εγκυρότητα ή το περιεχόμενο του πιστοποιητικού. Η πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση πρέπει να ανακοινώνει ειδικότερα τα εξής:
   
               α)
            
            
               κάθε σημαντική μεταβολή στη βιομηχανική δραστηριότητά της που αφορά τα συνδεόμενα με τον τομέα της άμυνας προϊόντα·
            
         
               β)
            
            
               κάθε μεταβολή στη διεύθυνση όπου η αρμόδια αρχή έχει πρόσβαση στα αρχεία που αφορούν τα παραληφθέντα προϊόντα που συνδέονται με τον τομέα της άμυνας.
            
         Για τους σκοπούς του στοιχείου α), η σοβαρότητα της μεταβολής που δικαιολογεί την ανακοίνωση πρέπει, εφόσον κρίνεται αναγκαίο, να αξιολογείται με βάση τις πληροφορίες που έχουν ήδη παρασχεθεί για την εγγραφή στο μητρώο επιχειρήσεων του αμυντικού τομέα ή για τη χορήγηση οποιασδήποτε άδειας αμυντικής δραστηριότητας ή άδειας κατασκευής.
   2.2.   Ανταλλαγή πληροφοριών για παραλήπτριες επιχειρήσεις που ζητούν πιστοποίηση
   
   Για τους σκοπούς του άρθρου 12 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ, οι εθνικές αρμόδιες αρχές παροτρύνονται να ανταλλάσσουν όλες τις συναφείς πληροφορίες που σχετίζονται με την έκδοση των πιστοποιητικών. Εάν για την αξιολόγηση παραλήπτριας επιχείρησης με σκοπό την έκδοση πιστοποιητικού είναι αναγκαίο να συγκεντρωθούν πληροφορίες από άλλες αρμόδιες αρχές, η εκδούσα εθνική αρμόδια αρχή πρέπει να έρθει σε επαφή με τις άλλες οικείες εθνικές αρμόδιες αρχές προτού εκδώσει το πιστοποιητικό.
   3.   ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
   
   3.1.   Εξουσίες των αρμόδιων αρχών για τη διενέργεια επισκέψεων ελέγχου συμμόρφωσης
   
   Για τους σκοπούς των επισκέψεων προς εξακρίβωση της συμμόρφωσης με τους όρους που επισυνάπτονται στο πιστοποιητικό και με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 παράγραφος 2, οι επιθεωρητές που ορίζονται από την αρμόδια αρχή για το εν λόγω έργο πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένοι τουλάχιστον για τα εξής:
   
               α)
            
            
               να εισέλθουν στις σχετικές εγκαταστάσεις·
            
         
               β)
            
            
               να εξετάσουν και να λάβουν αντίγραφα των αρχείων, των δεδομένων, του εσωτερικού κανονισμού και κάθε άλλου υλικού που σχετίζεται με προϊόντα τα οποία εξάγονται, μεταφέρονται ή παραλαμβάνονται βάσει άδειας μεταφοράς από άλλο κράτος μέλος.
            
         Οι εν λόγω επιθεωρήσεις πρέπει να διεξάγονται σύμφωνα με τη νομοθεσία του κράτους μέλους στο οποίο πρόκειται να πραγματοποιηθούν.
   3.2.   Περιπτώσεις που δικαιολογούν επαναξιολόγηση
   
   Επαναξιολόγηση της συμμόρφωσης, με τους όρους που επισυνάπτονται στο πιστοποιητικό και με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 παράγραφος 2, πρέπει να διενεργείται από την αρμόδια αρχή στις ακόλουθες περιπτώσεις:
   
               α)
            
            
               σημαντικές μεταβολές στην πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση, όπου περιλαμβάνονται και οι αλλαγές στην εσωτερική οργάνωση της επιχείρησης ή στις δραστηριότητές της·
            
         
               β)
            
            
               ένδειξη ότι οι εν λόγω όροι και τα κριτήρια δεν πληρούνται πλέον από την πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση·
            
         
               γ)
            
            
               όταν η πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση έχει δεχθεί υποδείξεις για να λάβει διορθωτικά μέτρα·
            
         
               δ)
            
            
               όταν πρόκειται να αρθεί η αναστολή του πιστοποιητικού.
            
         3.3.   Στενότερη παρακολούθηση πρόσφατα πιστοποιημένων παραληπτριών επιχειρήσεων
   
   Η αρμόδια αρχή πρέπει να δίνει ιδιαίτερη προσοχή στην παρακολούθηση πρόσφατα πιστοποιημένων παραληπτριών επιχειρήσεων. Η αρμόδια αρχή πρέπει να διενεργεί παρακολούθηση της συμμόρφωσης κατά προτίμηση εντός του πρώτου έτους που ακολουθεί την πρώτη έκδοση πιστοποιητικού.
   4.   ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΑ ΜΕΤΡΑ, ΑΝΑΣΤΟΛΗ ΚΑΙ ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΤΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ
   
   4.1.   Αποφάσεις για την υπόδειξη λήψης διορθωτικών μέτρων
   
   Όταν μια πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση δεν συμμορφώνεται πλέον με ένα ή περισσότερα από τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ ή με τους όρους που επισυνάπτονται στο πιστοποιητικό και όταν η αρμόδια αρχή κρίνει ότι η μη συμμόρφωση είναι ελάσσονος σημασίας, η αρμόδια αρχή πρέπει, εντός χρονικής περιόδου που να μην υπερβαίνει τον ένα μήνα από την ημερομηνία που η αρμόδια αρχή αντιλήφθηκε για πρώτη φορά την ύπαρξη μη συμμόρφωσης, να λάβει απόφαση με την οποία να απαιτεί από την παραλήπτρια επιχείρηση να λάβει διορθωτικά μέτρα.
   Η απόφαση αυτή πρέπει να ανακοινώνεται αμέσως και γραπτώς από την αρμόδια αρχή στην πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση. Η εν λόγω απόφαση πρέπει να απαιτεί από την πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση να προβεί στη λήψη των υποδεικνυόμενων διορθωτικών μέτρων εντός της χρονικής περιόδου που ορίζεται στη γραπτή ανακοίνωση.
   Κατά τη λήξη της εν λόγω χρονικής περιόδου, η αρμόδια αρχή πρέπει να επαληθεύσει εάν έχουν εφαρμοστεί τα διορθωτικά μέτρα. Η επαλήθευση μπορεί να περιλαμβάνει επιτόπια επίσκεψη, σύσκεψη με το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος που αναφέρεται στο στοιχείο γ) του άρθρου 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ ή με ανώτερο υπάλληλο που ορίζει το εν λόγω ανώτερο διευθυντικό στέλεχος, και/ή αξιολόγηση των τεκμηριωτικών εγγράφων που παρέχονται από το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος.
   Εντός χρονικής περιόδου που να μην υπερβαίνει τους τρεις μήνες μετά την ολοκλήρωση της επαλήθευσης, η πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση πρέπει να ειδοποιηθεί γραπτώς για την αξιολόγηση που πραγματοποίησε η αρμόδια αρχή επί της καταλληλότητας των διορθωτικών μέτρων που ελήφθησαν.
   4.2.   Αναστολή και ανάκληση των πιστοποιητικών
   
   Η αρμόδια αρχή πρέπει να αναστέλλει ή να ανακαλεί το πιστοποιητικό σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες περιπτώσεις:
   
               α)
            
            
               η οικεία πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση παρέλειψε να λάβει τα διορθωτικά μέτρα εντός της χρονικής περιόδου που ορίστηκε στη γραπτή ανακοίνωση από την αρμόδια αρχή, με την οποία απαιτήθηκε από την πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση να λάβει διορθωτικά μέτρα·
            
         
               β)
            
            
               η πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση δεν συμμορφώνεται πλέον με ένα ή περισσότερα από τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ ή με τους όρους που επισυνάπτονται στο πιστοποιητικό και η αρμόδια αρχή κρίνει ότι η μη συμμόρφωση είναι μείζονος σημασίας.
            
         Η απόφαση για την αναστολή ή την ανάκληση του πιστοποιητικού πρέπει να ανακοινώνεται αμέσως και γραπτώς από την αρμόδια αρχή στην πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση και στην Επιτροπή.
   Η αρμόδια αρχή πρέπει να διατηρεί την αναστολή έως ότου η πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση μπορέσει να αποδείξει τη συμμόρφωσή της με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ και με τους όρους που επισυνάπτονται στο πιστοποιητικό. Η αρμόδια αρχή πρέπει, κατά τη χρονική στιγμή της γραπτής ανακοίνωσης για την αναστολή του πιστοποιητικού ή σε μεταγενέστερη γραπτή αλληλογραφία, να επιβάλει χρονικό όριο εντός του οποίου η εν λόγω συμμόρφωση πρέπει να αποδειχθεί από την πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση.
   4.3.   Άρση της αναστολής του πιστοποιητικού
   
   Μετά τη λήξη του χρονικού ορίου που επιβλήθηκε με την απόφαση για αναστολή, η αρμόδια αρχή πρέπει να επαληθεύσει εάν η πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση συμμορφώνεται με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ και με τους όρους που επισυνάπτονται στο πιστοποιητικό.
   Η επαλήθευση μπορεί να περιλαμβάνει επιτόπια επίσκεψη, σύσκεψη με το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος που αναφέρεται στο στοιχείο γ) του άρθρου 9 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ ή με ανώτερο υπάλληλο που ορίζει το εν λόγω ανώτερο διευθυντικό στέλεχος, και/ή αξιολόγηση των τεκμηριωτικών εγγράφων που παρέχονται από το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος.
   Εντός χρονικής περιόδου που να μην υπερβαίνει τον ένα μήνα μετά την ολοκλήρωση της επαλήθευσης, πρέπει να ανακοινωθεί γραπτώς στην πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση νέα απόφαση της αρμόδιας αρχής όπου θα αναφέρεται κάποιο από τα εξής:
   
               α)
            
            
               ότι η αναστολή του πιστοποιητικού αίρεται, καθώς και η ημερομηνία κατά την οποία η σχετική απόφαση αρχίζει να ισχύει·
            
         
               β)
            
            
               η αναστολή διατηρείται έως μια ορισμένη ημερομηνία, μετά την οποία θα διενεργηθεί και πάλι επαλήθευση·
            
         
               γ)
            
            
               το πιστοποιητικό ανακαλείται.
            
         5.   ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ
   
   Σε περίπτωση που ένα πιστοποιητικό χορηγηθεί, ανασταλεί, ανακληθεί ή η αναστολή ενός πιστοποιητικού αρθεί, η αρμόδια αρχή πρέπει να ανακοινώνει αμέσως και γραπτώς τη σχετική μεταβολή στην πιστοποιημένη παραλήπτρια επιχείρηση και στην Επιτροπή.
   6.   ΕΠΑΚΟΛΟΥΘΑ ΜΕΤΡΑ
   
   Τα κράτη μέλη καλούνται να εφαρμόσουν την παρούσα σύσταση έως τις 30 Ιουνίου 2012 το αργότερο.
   Τα κράτη μέλη ενθαρρύνονται να ενημερώνουν την Επιτροπή σχετικά με οποιαδήποτε μέτρα λάβουν με σκοπό να εφαρμόσουν την παρούσα σύσταση.
   7.   ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ
   
   Η παρούσα σύσταση απευθύνεται στα κράτη μέλη.
   
      Βρυξέλλες, 11 Ιανουαρίου 2011.
      
         
            Για την Επιτροπή
         
         Antonio TAJANI
         
            Αντιπρόεδρος
         
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 146 της 10.6.2009, σ. 1.
   
      (2)  ΕΕ L 134 της 30.4.2004, σ. 114.
   
      ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I
      
         Ερωτήσεις και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την περιγραφή των εσωτερικών προγραμμάτων συμμόρφωσης και για την επακόλουθη αξιολόγηση
      
      
                  Βασικοί τομείς
               
               
                  Βασικές ερωτήσεις
               
               
                  Συστάσεις βέλτιστης πρακτικής
               
               
                  Σχετικό κριτήριο πιστοποίησης
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              Οργανωσιακοί, ανθρώπινοι και τεχνικοί πόροι που έχουν διατεθεί για τη διαχείριση των μεταφορών και των εξαγωγών
                           
                        
               
                  Σε ποιο ποσοστό εξαρτώνται οι δραστηριότητες της επιχείρησης (ετήσιος κύκλος εργασιών) από τις εξαγωγές και τις μεταφορές αδειοδοτήσιμων εμπορευμάτων;
                  Πόσες εξαγωγές και μεταφορές πραγματοποιούνται μέσα σε ένα έτος;
                  Ποιες εσωτερικές λειτουργίες της εταιρείας (π.χ. προμήθειες, τεχνικός σχεδιασμός, διαχείριση έργων, αποστολές) παρεμβαίνουν στη διαδικασία εξαγωγών και μεταφορών και πώς έχουν οργανωθεί αυτές οι αρμοδιότητες;
                  Διαθέτει η επιχείρηση ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης των εξαγωγών και των μεταφορών; Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά του;
               
               
                  Σκοπός αυτών των ερωτήσεων είναι να αντληθούν πρόσθετες πληροφορίες για την εσωτερική οργάνωση της επιχείρησης, οι οποίες είναι χρήσιμες για την εκτίμηση του αντίκτυπου των εξαγωγικών/μεταφορικών δραστηριοτήτων επί της επιχείρησης και επί των συναφών λειτουργικών διαδικασιών
               
               
                   
               
            
                  Πόσα άτομα απασχολούνται μόνο για να διεκπεραιώνουν τη διαχείριση των εξαγωγών και των μεταφορών ή είναι υπεύθυνα για την ίδια διαχείριση μαζί και με άλλα καθήκοντα;
               
               
                  Πρέπει να υπάρχουν πάντοτε τουλάχιστον 2 άτομα σε περίπτωση αργίας, ασθένειας κ.λπ.
               
            
                  Η επιχείρηση κοινοποιεί στο εσωτερικό της τη γραπτή δέσμευσή της για συμμόρφωση με τους κανονισμούς ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών και για τήρηση κάθε σχετικού περιορισμού τελικής χρήσης και εξαγωγής;
                  Η επιχείρηση κοινοποιεί στο εσωτερικό της τη γραπτή δέσμευσή της να παράσχει, εφόσον της ζητηθεί, πληροφορίες για την τελική χρήση/τον τελικό χρήστη;
               
               
                  Και οι δύο γραπτές δεσμεύσεις πρέπει να περιληφθούν στα εγχειρίδια συμμόρφωσης που διαθέτει το προσωπικό ελέγχου εξαγωγών/μεταφορών και πρέπει να είναι επίσης γνωστές σε όλους τους υπαλλήλους που σχετίζονται με τους ελέγχους εξαγωγών/μεταφορών (π.χ. τμήμα πωλήσεων…).
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο δ) και άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο ε)
               
            
                  Έχει συμμορφωθεί έως τώρα η επιχείρηση με τους κανονισμούς ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Η επιχείρηση πρέπει να έχει σταθερές επιδόσεις στη συμμόρφωση με τους κανονισμούς ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο α)
               
            
                  Παρέχονται και τηρούνται ενήμερα τα εγχειρίδια συμμόρφωσης για το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Εγχειρίδια συμμόρφωσης για χρήση από το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών και για την καθοδήγησή του πρέπει να είναι διαθέσιμα, τουλάχιστον σε ηλεκτρονική μορφή (π.χ. στο ενδοδίκτυο της επιχείρησης).
                  Αυτά τα εγχειρίδια πρέπει να περιέχουν τις λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες που πρέπει να ακολουθεί το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών.
                  Το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών πρέπει να ενημερώνεται τάχιστα για τις τροποποιήσεις στο εγχειρίδιο που αφορούν και επηρεάζουν τα καθήκοντά του, καθώς και για την έναρξη ισχύος τους.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              Αλυσίδα ευθύνης
                           
                        
               
                  Παρακαλώ περιγράψτε την αλυσίδα ευθύνης για τις εξαγωγές και τις μεταφορές στο εσωτερικό της επιχείρησής σας.
               
               
                  Η ευθύνη για τη συμμόρφωση του ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών πρέπει να ορίζεται γραπτώς. Το έγγραφο που περιγράφει την αλυσίδα ευθύνης (π.χ. καταστάσεις ή οργανογράμματα) πρέπει να τηρείται ενήμερο.
                  Η περιγραφή πρέπει να δίνει λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τις μεταβιβάσεις ευθύνης και τις ακολουθούμενες διαδικασίες ρουτίνας σε περίπτωση που απουσιάζει το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος του άρθρου 9 παράγραφος 2 στοιχείο γ) της οδηγίας 2009/43/ΕΚ.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Η αρμόδια αρχή έχει πάντοτε πρόσβαση σε αυτή την περιγραφή;
               
               
                  Η αρμόδια αρχή πρέπει να έχει πάντοτε εύκολη πρόσβαση στα στοιχεία της αλυσίδας ευθύνης, όχι μόνον κατά τη φάση της αίτησης αλλά και για την επακόλουθη παρακολούθηση της συμμόρφωσης και τις επισκέψεις ελέγχου της συμμόρφωσης.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Σε ποιο τμήμα της επιχείρησής σας βρίσκεται η διαχείριση των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Το εάν η διαχείριση του ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών είναι οργανωμένη σε κάθε μονάδα αποστολών, στο κεντρικό γραφείο ή αποτελεί χωριστή διεύθυνση ελέγχου εξαγωγών πρέπει να εξαρτάται από το μέγεθος και τη δομή της επιχείρησης.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Τι σχέσεις έχει το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών με τα τμήματα που ασκούν άλλες λειτουργίες στο εσωτερικό της επιχείρησης;
               
               
                  Το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών πρέπει να προστατεύεται όσο αυτό είναι δυνατόν από συγκρούσεις συμφερόντων. Πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένο ώστε να μπορεί να σταματά μια συναλλαγή.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Πώς είναι οργανωμένη η σχέση μεταξύ του προσωπικού ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών και του ανώτερου διευθυντικού στελέχους, π.χ. η δυνατότητα ανταλλαγής πληροφοριών;
               
               
                  Πρέπει να επιτρέπεται στο προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών να αναφέρεται απευθείας στο ανώτερο διευθυντικό στέλεχος εάν θέλει να ζητήσει εξουσιοδότηση για τη διακοπή μιας συναλλαγής.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Παρακαλώ αναφέρετε τις άλλες αρμοδιότητες του ανώτερου διευθυντικού στελέχους που έχει οριστεί προσωπικά υπεύθυνο για τις μεταφορές και τις εξαγωγές
               
               
                  Το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος πρέπει να ανήκει στο προσωπικό που διευθύνει όλη την επιχείρηση. Η θέση του/της δεν πρέπει να γεννά σύγκρουση συμφερόντων (π.χ. δεν πρέπει να είναι και προϊστάμενος/η πωλήσεων…)
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχεία γ) και στ)
               
            3.   Εσωτερικοί έλεγχοι
               
            
                  
                              α)
                           
                           
                              τυχαία επιθεώρηση
                           
                        
               
                  Πόσο συχνά διενεργούνται τυχαίες επιθεωρήσεις;
               
               
                  Το πρόγραμμα εσωτερικής συμμόρφωσης (ΠΕΣ) και οι διαδικασίες καθημερινής λειτουργίας πρέπει να υπόκεινται σε (απροειδοποίητους) τυχαίους ελέγχους.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              β)
                           
                           
                              εσωτερικοί έλεγχοι
                           
                        
               
                  Πόσο συχνοί είναι οι εσωτερικοί έλεγχοι;
               
               
                  Στην καλύτερη περίπτωση, μία φορά κάθε χρόνο και, τουλάχιστον, κάθε τρία χρόνια.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Ποιο ποσοστό των εξαγωγών/μεταφορών υπόκειται σε ελέγχους;
               
               
                  Ανάλογα με τον αριθμό των εξαγωγών/μεταφορών, τουλάχιστον 1 % και με αναμενόμενο μέγιστο ποσοστό το 20 %. Η αναλογία μπορεί να διαφέρει κάθε φορά που ξεκινά ένας έλεγχος.
               
            
                  Ποιος διενεργεί αυτούς τους ελέγχους;
               
               
                  Η πιθανή απάντηση πρέπει να είναι μία από τις ακόλουθες:
                  
                              —
                           
                           
                              Κάποιο ανώτερο στέλεχος της αλυσίδας ευθύνης για τους ελέγχους των εξαγωγών/μεταφορών·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Ο διευθυντής ποιότητας·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Ο οικονομικός διευθυντής ή ο αρχιλογιστής·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Οποιοσδήποτε άλλος σε θέση μεσαίου διοικητικού στελέχους ή σε υψηλότερη θέση, ο οποίος απέχει ένα ή περισσότερα βήματα από την καθημερινή εργασία της ομάδας εξαγωγών/μεταφορών.
                           
                        
            
                  Ποιες ερωτήσεις γίνονται στο πλαίσιο αυτών των ελέγχων;
               
               
                  Οι έλεγχοι πρέπει να δίνουν απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις:
                  
                              —
                           
                           
                              Τηρούνται οι περιορισμοί εξαγωγών που έχουν τεθεί;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Υπάρχουν και επικαιροποιούνται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι τηρούνται όλοι οι κανονισμοί εξαγωγών και μεταφορών;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Πραγματοποιείται τακτικά επιμόρφωση ευαισθητοποίησης;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Είναι άμεσα διαθέσιμα τα αρχεία;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Είναι τα αρχεία πλήρη;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Καλύπτουν τα αρχεία όλες τις σχετικές πτυχές της εισαγωγής, εξαγωγής και μεταφοράς, καθώς και τα προϊόντα που παραμένουν εντός του κράτους μέλους;
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Υπάρχουν πληροφορίες για τη ζωή των σχετικών προϊόντων από την πηγή έως τον προορισμό;
                           
                        
            
                  
                              γ)
                           
                           
                              προγραμματισμός και αποτελεσματικότητα των ελέγχων και εκ των υστέρων ενέργειες
                           
                        
               
                  Πώς διασφαλίζετε ότι ο έλεγχός σας διενεργείται επί ενός αντιπροσωπευτικού φάσματος αποστολών;
               
               
                  Πρέπει να ελέγχεται τουλάχιστον μία αποστολή ανά πελάτη ή ανά προορισμό ή τουλάχιστον μία αποστολή για κάθε έργο.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Καταρτίζει η επιχείρηση πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου;
               
               
                  Πρέπει να καταρτίζεται πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου και να εξασφαλίζει ότι πρόκειται να ελεγχθεί αντιπροσωπευτικό φάσμα αποστολών.
               
            
                  Διορθώνεται συστηματικά η μη συμμόρφωση που αποκαλύπτεται με τους εσωτερικούς ελέγχους; Τηρείται κατάσταση με αυτές τις ενέργειες;
               
               
                  Η επιχείρηση πρέπει να καταγράφει με σαφήνεια κάθε πιθανή περίπτωση μη συμμόρφωσης που εντοπίζεται με τον εσωτερικό έλεγχο, τα μέτρα που προτάθηκαν για τη διόρθωση της κατάστασης, καθώς και την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας αυτών των διορθωτικών μέτρων όσον αφορά τη συμμόρφωση.
               
            4.   Γενική ευαισθητοποίηση
               
            
                  
                              4.1.
                           
                           
                              Λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες
                           
                        
               
                  Πώς είναι σχεδιασμένες οι εσωτερικές διαδικασίες της επιχείρησης ώστε να αυξάνεται η γενική ευαισθητοποίηση και να ελαχιστοποιούνται οι κίνδυνοι που συνδέονται με τους ελέγχους των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Οι λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες πρέπει να καθορίζονται γραπτώς και να παρέχουν οδηγίες και κατευθυντήριες γραμμές για τα ακόλουθα:
                  
                              —
                           
                           
                              τη συνολική διαδικασία εξαγωγών/μεταφορών από την παραλαβή μιας παραγγελίας, την εκτίμηση της δυνατότητας εφαρμογής των κανονισμών για τις εξαγωγές/μεταφορές, τη συμμόρφωση με τους σχετικούς κανονισμούς εξαγωγών/μεταφορών και την αποστολή ή τη διαβίβαση (πρέπει να διενεργείται ένας τελικός έλεγχος συμμόρφωσης πριν από την αποστολή ή τη διαβίβαση)·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους όρους και τις προϋποθέσεις της άδειας·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              τις σχέσεις με εξωτερικά μέρη, και σε ορισμένες περιπτώσεις, με άλλα ενδιαφερόμενα τμήματα εντός της επιχείρησης, όπως το νομικό τμήμα και το τμήμα πωλήσεων·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              τον συντονισμό όλων των υπαλλήλων που μετέχουν στους ελέγχους εξαγωγών/μεταφορών ή σχετίζονται με κάποιο τρόπο με αυτούς τους ελέγχους (π.χ. το προσωπικό των πωλήσεων πρέπει να έχει την οδηγία να ενημερώνει το προσωπικό ελέγχου εξαγωγών/μεταφορών για οποιαδήποτε αμφιβολία, και πρέπει να γνωρίζει ότι η επεξεργασία μιας παραγγελίας μπορεί να διεκπεραιωθεί μόνον αφού πρώτα λάβει την έγκριση του προσωπικού ελέγχου εξαγωγών/μεταφορών)·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              τον συντονισμό και την πιθανή ανταλλαγή πληροφοριών με τις αρμόδιες αρχές (π.χ. πιθανή αναφορά ύποπτων παραγγελιών, πιθανή ύπαρξη πολιτικής για οικειοθελή δημοσιοποίηση…).
                           
                        
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            4.1.1.   Λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες: φάση προ της αδειοδότησης (1)
                  
               
            
                  
                              α)
                           
                           
                              Πρακτικές εμπορικού αποκλεισμού (εμπάργκο)
                           
                        
               
                  Πώς λαμβάνει υπόψη της η επιχείρηση τα εμπάργκο;
               
               
                  Στις περιπτώσεις που μια αποστολή προγραμματίζεται να κατευθυνθεί σε προορισμό που υπόκειται σε εμπάργκο, πρέπει να υπάρχουν κανόνες για την επαλήθευση των σχετικών κανονισμών του εμπάργκο. Η επαλήθευση αυτή πρέπει να περιλάβει τουλάχιστον:
                  
                              —
                           
                           
                              τις απαγορεύσεις προμήθειας που έχουν τεθεί σε ισχύ με τον κανονισμό για το εμπάργκο·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              την ταξινόμηση των προς αποστολή προϊόντων σε σύγκριση με τον κατάλογο προϊόντων του εμπάργκο·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              τις πρόσθετες απαιτήσεις αδειοδότησης για ορισμένες υπηρεσίες, όπως η τεχνική βοήθεια.
                           
                        
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              β)
                           
                           
                              Κατάλογοι κυρώσεων
                           
                        
               
                  Πώς λαμβάνει υπόψη της η επιχείρηση τους καταλόγους κυρώσεων;
               
               
                  Τα ονόματα και οι ταυτότητες των νομικών και φυσικών προσώπων που θα παραλάβουν την προμήθεια πρέπει να ελεγχθούν με βάση τους σχετικούς καταλόγους κυρώσεων.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Κατά την αναζήτηση ταυτότητας στον κατάλογο κυρώσεων, ποιο επίπεδο (ή ποσοστό) βεβαιότητας ως προς το ότι βρέθηκε αντιστοιχία απαιτείται για να θεωρηθεί ότι όντως υπάρχει αντιστοιχία (θετική απάντηση); Ποιες διαδικασίες ακολουθούνται όταν βρεθεί αντιστοιχία για κάποιο όνομα;
               
               
                  Πρέπει να έχουν οριστεί γραπτώς διαδικαστικές οδηγίες που να παρουσιάζουν λεπτομερώς το πώς πρέπει να αντιμετωπίζονται οι πιθανές αντιστοιχίες και οι θετικές απαντήσεις (π.χ. όταν βρεθεί αντιστοιχία, πρέπει να αναφέρεται στην αρμόδια αρχή).
               
            
                  
                              γ)
                           
                           
                              Έλεγχος καταλογογραφημένων προϊόντων (προϊόντων που υπόκεινται σε αδειοδότηση λόγω της εγγραφής τους σε κατάλογο ελέγχου εξαγωγών/μεταφορών)
                           
                        
               
                  Ερωτήσεις για τις εσωτερικές διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι ένα καταλογογραφημένο προϊόν δεν εξάγεται και δεν μεταφέρεται χωρίς άδεια:
               
               
                   
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              1.
                           
                           
                              Λειτουργεί ηλεκτρονικό σύστημα επεξεργασίας δεδομένων που να καταγράφει την ταξινόμηση των προϊόντων που παραλαμβάνει ή κατασκευάζει η επιχείρηση;
                           
                        
               
                  Η ταξινόμηση των προϊόντων πρέπει να καταγράφεται σε ηλεκτρονικό σύστημα επεξεργασίας δεδομένων (μόνον εάν υπάρχει ήδη). Οι μεταβολές στους καταλόγους ελέγχου πρέπει να καταχωρίζονται αμέσως στο σύστημα.
               
            
                  
                              2.
                           
                           
                              Με ποιον τρόπο ταξινομούνται και καταγράφονται όλα τα προϊόντα που υπόκεινται σε απαιτήσεις αδειοδότησης, και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές τις ενέργειες; Ποιες διαδικασίες υπάρχουν ώστε να εξασφαλίζεται ότι η ταξινόμηση των προϊόντων τηρείται επικαιροποιημένη, και πώς γίνεται η τεκμηρίωσή της;
                           
                        
               
                  Το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών πρέπει να είναι υπεύθυνο για την καταγραφή και την ταξινόμηση των προϊόντων, και εάν είναι ανάγκη, σε διαβούλευση με ειδικευμένους τεχνικούς.
               
            
                  
                              3.
                           
                           
                              Πώς αξιολογείται η τελική χρήση από τον παραλήπτη και η αξιοπιστία του;
                           
                        
               
                  Το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών πρέπει να είναι υπεύθυνο για την επαλήθευση της αξιοπιστίας των αποδεκτών, ενώ ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται στην τελική χρήση και στον κίνδυνο εκτροπής για παράνομη χρήση.
                  Εάν το προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών πληροφορηθεί ότι ο παραλήπτης παραβίασε τους κανονισμούς ελέγχου εξαγωγών/μεταφορών, πρέπει να ενημερώσει την αρμόδια αρχή. Η επαλήθευση της καλής πίστης του παραλήπτη είναι ιδιαίτερα σημαντική σε περιπτώσεις όπου ο πελάτης είναι καινούργιος ή όπου η ταυτότητα του πελάτη είναι ασαφής ή όπου υπάρχουν αμφιβολίες σχετικά με τη δηλωμένη τελική χρήση (π.χ. παραγγελία σε ασυνήθιστες ποσότητες, ειδικοί και ασυνήθιστοι δίαυλοι μεταφοράς που ζητά ο αποδέκτης…).
               
            
                  
                              δ)
                           
                           
                              Άυλη μεταφορά τεχνολογίας
                           
                        
               
                  Πώς εξασφαλίζει η επιχείρηση τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της άυλης μεταφοράς τεχνολογίας (ITT) (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πρόσβαση στο ενδοδίκτυο από το εξωτερικό);
               
               
                  Η επιχείρηση πρέπει να έχει καταρτίσει γραπτώς σαφείς οδηγίες σχετικά με την ITT μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων, φαξ, ενδοδικτύου ή διαδικτύου.
                  Η παροχή ή η μεταφορά τεχνολογίας δεν πρέπει να πραγματοποιείται προτού γίνει εκτίμηση της δυνατότητας για χορήγηση σχετικής άδειας και, εάν η τεχνολογία κριθεί αδειοδοτήσιμη, προτού να δοθεί η άδεια που θα επιτρέπει τη μεταφορά.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              ε)
                           
                           
                              Τεχνική βοήθεια
                           
                        
               
                  Πώς εξασφαλίζει η επιχείρηση τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της τεχνικής βοήθειας;
               
               
                  Πρέπει να υπάρχει διαδικασία συμμόρφωσης όσον αφορά την τεχνική βοήθεια:
                  
                              —
                           
                           
                              για αλλοδαπούς επισκέπτες/υπαλλήλους·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              για υπαλλήλους (π.χ. τεχνικούς) που βρίσκονται στο εξωτερικό·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              για συνέδρια, σεμινάρια με αλλοδαπούς συμμετέχοντες ή όταν αυτά διοργανώνονται στο εξωτερικό.
                           
                        
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              4.1.2.
                           
                           
                              Λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες: φάση αδειοδότησης
                           
                        
               
                  Πώς εξασφαλίζει η επιχείρηση την υποβολή πλήρων και ολοκληρωμένων αιτήσεων για αδειοδότηση;
               
               
                  Η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει τα εφόδια για να συμμορφώνεται πλήρως με τα στάδια και τις διαδικασίες υποβολής αίτησης για αδειοδότηση που ισχύουν στο κράτος μέλος όπου εδρεύει.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              4.1.3
                           
                           
                              Λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες: φάση μετά την αδειοδότηση
                           
                        
               
                  Ποιες εσωτερικές διαδικασίες εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση με τους όρους της άδειας;
               
               
                  Πριν από την τελική αποστολή πρέπει να διενεργείται μια τελική επαλήθευση των απαιτήσεων ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών ώστε να εξασφαλίζεται ότι η επιχείρηση έχει συμμορφωθεί με τους όρους και τις προϋποθέσεις της άδειας.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              4.2.
                           
                           
                              Ευαισθητοποίηση και επιμόρφωση του προσωπικού ελέγχου των εξαγωγών
                           
                        
               
                  Ποιες πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε όλους τους υπαλλήλους που σχετίζονται με τους ελέγχους εξαγωγών/μεταφορών και στο προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Όλοι πρέπει να έχουν πρόσβαση στις προαναφερόμενες οργανωσιακές και λειτουργικές διαδικασίες που σχετίζονται με τους ελέγχους των εξαγωγών/μεταφορών.
                  Αυτές οι λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες πρέπει να καταγράφονται και να επικαιροποιούνται μέσα σε εγχειρίδια συμμόρφωσης, τα οποία να είναι διαθέσιμα στο προσωπικό ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών.
                  Οι λειτουργικές και οργανωσιακές διαδικασίες πρέπει να περιλαμβάνουν σαφή περιγραφή της διαδικασίας συμμόρφωσης των εξαγωγών/μεταφορών, από την παραλαβή μιας παραγγελίας, την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τους σχετικούς κανονισμούς εξαγωγών/μεταφορών έως την τελική αποστολή ή διαβίβαση.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Πόσο συχνά επικαιροποιούνται οι γνώσεις του προσωπικού ελέγχου των εξαγωγών;
               
               
                  Αυτό πρέπει να γίνεται όταν επέρχονται αλλαγές στην εθνική και ενωσιακή νομοθεσία περί του ελέγχου των εξαγωγών καθώς και στις αντίστοιχες διαδικασίες, αλλά η ελάχιστη συχνότητα είναι τουλάχιστον μία φορά κάθε χρόνο. Εκτός από τις ετήσιες επικαιροποιήσεις της γενικής επιμόρφωσης, συνιστάται επίσης η παροχή σχολιασμών επί της νομοθεσίας περί του ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών, καθώς και επαγγελματικών επιθεωρήσεων και περιοδικών, εφόσον υπάρχουν.
               
            
                  Πώς επικαιροποιούνται οι γνώσεις του προσωπικού ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Επιμόρφωση με διάφορα μέσα, τα οποία περιλαμβάνουν:
                  
                              —
                           
                           
                              Εξωτερικά σεμινάρια·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Συνδρομή σε ενημερωτικές συνεδρίες που παρέχουν οι αρμόδιες αρχές·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Επιμορφωτικές εκδηλώσεις, εξωτερικές ή διαδικτυακές.
                           
                        
            
                  
                              5.
                           
                           
                              Φυσική και τεχνική ασφάλεια
                           
                        
               
                  Είναι η ασφάλεια της εταιρείας σας διαπιστευμένη από αρμόδιο κρατικό φορέα; Παρακαλώ δώστε λεπτομερή στοιχεία.
               
               
                  Κάθε εθνικό Υπουργείο Άμυνας ή συναφής οργανισμός ενδέχεται να απαιτεί κάποια μέτρα ασφαλείας σε περίπτωση που η επιχείρηση εργάζεται για λογαριασμό τους. Και μόνο το γεγονός ότι η επιχείρηση έχει με κάποιο τρόπο διαπιστευμένη ασφάλεια μπορεί να είναι αρκετό.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Εάν δεν υπάρχει τέτοια επίσημη διαπίστευση της ασφάλειας, ποια μέτρα ασφαλείας εφαρμόζονται για την ασφάλιση των αρχείων και των διαδικασιών των εξαγωγών/μεταφορών;
               
               
                  Οι εγκαταστάσεις πρέπει να περιβάλλονται εξ ολοκλήρου από περίφραξη. Η είσοδος πρέπει να είναι ασφαλισμένη και ελεγχόμενη. Οι εγκαταστάσεις πρέπει να είναι υπό συνεχή επιτήρηση, ακόμα και κατά τη διάρκεια των μη εργάσιμων ωρών. Μπορεί να υπάρχει χωριστή είσοδος για τις παραδόσεις και τις παραλαβές, μακριά από τον κύριο χώρο παραγωγής.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Ποια είναι τα μέτρα ασφαλείας όσον αφορά το λογισμικό και την τεχνολογία;
               
               
                  Το σύστημα πρέπει να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και να ασφαλίζεται με τείχος προστασίας. Το δίκτυο της επιχείρησης είναι ασφαλισμένο απέναντι στη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
                  Πρέπει να διενεργείται έλεγχος στις ηλεκτρονικές συσκευές (φορητοί υπολογιστές, υπολογιστές παλάμης κ.λπ.) που μεταφέρονται για χρήση εκτός εγκαταστάσεων ή στο εξωτερικό, καθώς και στα ηλεκτρονικά μηνύματα που αποστέλλονται στο πλαίσιο ενός έργου και σε άλλες περιστάσεις.
               
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  
                              6.
                           
                           
                              Τήρηση αρχείων και ιχνηλασιμότητα των εξαγωγών και των μεταφορών
                           
                        
               
                  Με ποιον τρόπο τηρείτε αρχεία των περιορισμών στις εξαγωγές που σας διαβιβάζει ο προμηθευτής των προϊόντων;
               
               
                  Οι επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα:
                  
                              —
                           
                           
                              Ηλεκτρονικό αρχείο ή φάκελος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Φάκελοι με βάση τα έργα·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Φάκελοι με βάση τους προμηθευτές·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Σε χωριστούς φακέλους για τους περιορισμούς·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Σε σύστημα παραγγελιών.
                           
                        
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Με ποιον τρόπο συνδέετε τους περιορισμούς εξαγωγών με μεταγενέστερες μεταφορές ή εξαγωγές;
               
               
                  Η πιθανή απάντηση πρέπει να περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα:
                  
                              —
                           
                           
                              Ηλεκτρονικός φάκελος ή φάκελος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει πληροφορίες για την εισαγωγή και τις μεταγενέστερες κινήσεις·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Φάκελοι με βάση τα έργα ή τους προμηθευτές όπου τηρούνται συγκεντρωτικά όλες οι πληροφορίες·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Σύστημα αρχειοθέτησης παρόμοιο με το σύστημα φακέλων.
                           
                        
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
                  Πώς τίθενται στη διάθεση των αρμόδιων αρχών αυτά τα αρχεία;
               
               
                  
                              —
                           
                           
                              Πρέπει να είναι δυνατή η διάθεση των αρχείων διά της ηλεκτρονικής οδού – για ορισμένα από αυτά μπορεί να χρειαστεί επίσκεψη στις εγκαταστάσεις εάν είναι αναγκαία η πρόσβαση σε ασφαλή ενδοδίκτυα, αλλά για ορισμένα μπορεί να είναι δυνατή η διαβίβαση για εξ αποστάσεως έλεγχο·
                           
                        
                              —
                           
                           
                              Τα αρχεία μπορούν επίσης να διατεθούν ως αντίγραφο σε έντυπη μορφή και ορισμένα από αυτά θα μπορούσαν να σαρωθούν, π.χ. για εξ αποστάσεως ελέγχους.
                           
                        
               
                  Άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο στ)
               
            
         (1)  Σκοπός της προ της αδειοδότησης φάσης είναι να εξακριβωθεί εάν η επιχείρηση επηρεάζεται από τους ελέγχους εξαγωγών/μεταφορών, δηλαδή εάν οι κανονισμοί ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών είναι συναφείς με τις δραστηριότητες και τις συναλλαγές της επιχείρησης και επομένως εάν υπάρχει απαίτηση αδειοδότησης για αυτές τις συναλλαγές. Στόχος είναι να εντοπιστούν και να αναλυθούν όσο το δυνατόν πιο νωρίς τυχόν κίνδυνοι ελέγχου των εξαγωγών/μεταφορών, καθώς και να εφαρμοστεί κάθε αναγκαίο σχετικό μέτρο, π.χ. να υποβληθεί αίτηση για άδεια ή να γίνει κατάλληλη χρήση μιας γενικής άδειας.
   
   
      ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II
      
         ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ