CELEX: 52004PC0375
Language: mt
Date: 2004-05-12
Title: Proposta għad-Deċiżjoni tal-Kunsill dwar Pożizzjoni tal-Komunità fuq id-Deċiżjoni tal-KE - il-Kunsill ta' Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja fuq ir-Regoli tal-Proċedura tiegħu

Avis juridique important

|

52004PC0375

Proposta għad-Deċiżjoni tal-Kunsill dwar Pożizzjoni tal-Komunità fuq id-Deċiżjoni tal-KE - il-Kunsill ta' Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja fuq ir-Regoli tal-Proċedura tiegħu  /* KUMM/2004/0375 finali */  

Proposta għad- DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL dwar Pożizzjoni tal-Komunità fuq id-Deċiżjoni tal-KE - il-Kunsill ta' Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja fuq ir-Regoli tal-Proċedura tiegħu(preżentata mill-Kummissjoni)NOTA TA' SPJEGAZZJONIIl-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni bejn il-Komunitajiet Ewropej u l-Istati Membri tagħhom, fuq naħa, u l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja, fuq in-naħa l-oħra, daħal fis-seħħ fl-1 ta' April 2004.Il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni stabbilit bl-Artikolu 108 ta' l-imsemmi Ftehim jara l-implimentazzjoni ta' dan il-Ftehim u jeżamina xi kwestjonijiet ewlenin li jquma fil-kwadru tal-Ftehim u xi kwistjonijiet bilaterali jew internazzjonali ta' interess reċiproku.Kif ipprovdut fl-Artikolu 109 ta' l-imsemmi Ftehim, il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jistabbilixxi r-regoli tal-proċedura tiegħu. B'mod konformi ma' l-Artikolu 110 tal-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, dawn ir-regoli tal-proċedura jiddeterminaw il-kompiti tal-Kumitat ta' l-Assoċjazzjoni, li għin lill-Kunsill ta' Stabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni fil-qadi ta' dmirijietu.Kif stipulat fl-Artikolu 2(1) tad-Deċiżjoni tal-Kunsill u tal-Kummissjoni 2004/239/KE, Euratom tat-23 ta' Frar dwar il-konklużjoni ta' l-imsemmi Ftehim, il-pożizzjoni tal-Komunità fil-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandha tkun stabbilita bid-Deċiżjoni tal-Kunsill, li jaġixxi fuq proposta mill-Kummissjoni.Il-Kunsill għalhekk hu mistieden japprova l-proposta annessa.Proposta għad- DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL dwar Pożizzjoni tal-Komunità fuq id-Deċiżjoni tal-KE - il-Kunsill ta' Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja fuq ir-Regoli tal-Proċedura tiegħuIL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea u t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika (Euratom),Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill u tal-Kummissjoni 2004/239/KE, Euatom [1] tat-23 ta' Frar dwar il-konklużjoni tal-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni bejn il-Komunitajiet Ewropej u l-Istati Membri tagħhom, fuq naħa waħda, u l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja, fuq in-naħa l-oħra, u b'mod partikolari l-Artikolu 2(1) tiegħu,[1]   ĠU L 84, 20.3.2004, p. 1.Wara li kkunsidraw l-proposta mill-Kummissjoni,Billi:(1) Artikolu 108 tal-Ftehim ta' l-Istabbilizazzjoni u Assoċjazzjoni jistabbilixxi Kunsill ta' l-Istabbilizazzjonu u Assoċjazzjoni.(2) Artikolu 112 ta' l-imsemmi Ftehim jistipula li l-Kunsill ta' l-Istabbilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jkun assistit minn Kumitat Stabbilizazzjoni u Assoċjazzjoni.(3) L-Artikolu 109 ta' l-imsemmi Ftehim jaħseb biex il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni jaddotta l-miżuri tal-proċeduri tiegħu.(4) L-Artikolu 110 ta' l-imsemmi Ftehim jipprovdi li l-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni, fir-regoli tiegħu, għandu jiddetermina d-doveri tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni u li l-Kunsill ta' Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni jista' jiddelega xi poteri minn tiegħu lill-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni.IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:L-uniku ArtikoluIl-pożizzjoni li għandha tiġi addottata mill-Komunità fi ħdan il-Kunsill għall-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni stabbilit bl-Artikolu 108 tal-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni bejn il-Komunitajiet Ewropej u l-Istati Membri tagħhom, fuq naħa waħda, u l-ex Repubblika tal-Maċedonja, fuq in-naħa l-oħra, in relazzjoni mar-regoli tal-proċedura ta' l-imsemmi Kunsill ta' l-Istabbilizzazjoni u Assoċjazzjoni u d-delegazzjoni tal-poteri tiegħu lill-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni msemmi fl-Artikolu 110 ta' l-imsemmi Ftehim għandu jkun ibbażat fuq l-abbozz tad-deċiżjoni tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, anness mad-Deċiżjoni. Emendi żgħar għal dawn id-deċiżjonijiet ta' l-abbozz jistgħu jiġu aċċettati mingħajr deċiżjoni ulterjuri tal-Kunsill.Magħmula fi Brussel,Għall-KunsillIl-PresidentANNESSDeċiżjoni Nru tal-KE - il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja ta' ... jaddotta r-regoli tiegħu tal-proċeduraIL-KUNSILL TA' L-ISTABILIZZAZZJONI U ASSOĊJAZZJONI,Wara li kkunsidra l-Ftehim ta' l-Istabbilizazzjoni u ta' Assoċjazzjoni bejn il-Komunitajiet Ewropej u l-Istati Membri tagħhom, fuq naħa, u l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja, fuq in-naħa l-oħra, u b'mod partikolarli Artikoli 108, 109, 110, 111, 112, u 113 tiegħu,Billi l-Ftehim daħal fis-seħħ fl-1 ta' April 2004,IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:Artikolu 1PresidenzaIl-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jkun ippresedut għal perjodi ta' 12-il xahar minn rappreżentant tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea, f'isem il-Komunità u l-Istati Membri tiegħu, u minn rappreżentant tal-Gvern u ta' l-ex-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data ta' l-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni u jispiċċa fil-31 ta' Diċembru 2004.Artikolu 2LaqgħatIl-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' regolarment fuq livell ministerjali darba fis-sena. Sessjonijiet speċjali tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jistgħu jsiru fuq talba ta' kull Parti, jekk il-Partijiet jaqblu hekk. Sakemm ma jiġix mifthiem mod ieħor mill-Partijiet, kull sessjoni tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandha ssir fil-post fejn isiru l-laqgħat tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea fid-data mifthema miż-żewġ Partijiet. Il-laqgħat tal-Kunsill ta' l-Istabbilizzazzjoi u Assoċjazzjoni għandhom jissejħu b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni bi ftehim mal-President.Artikolu 3RappreżentazzjoniIl-membri tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jistgħu jkunu rappreżentati jekk ma jkunux jistgħu jattendu. Jekk membru jixtieq li jkun rappreżentat, hu jrid jinnotifika lill-President bl-isem tar-rappreżentant qabel il-laqgħa li fiha hu jkun ser ikun rappreżentant. Ir-rappreżentant tal-membru tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jeżerċita d-drittijiet ta' dak il-membru.Artikolu 4DelegazzjonijietIl-membri tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-President għandu jkun infurmat kif ser tkun magħmula d-delegazzjoni ta' kull Parti. Rappreżentant tal-Bank Ewropew għall-Investiment għandu jattendi l-laqgħat tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, bħala osservatur, meta jidhru fuq l-aġend materji li jikkonċernaw il-Bank. Il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assojazzjoni jista' jistieden lil dawk li mhumiex membri biex jattendu l-laqgħat tiegħu u jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari.Artikolu 5SegretarjatUffiċjal tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea u uffiċjal tal-Missjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja fi Brussel jistgħu jaġixxu flimkien mas-Segretarji tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni.Artikolu 6KorrispondenzaKorrispondenza indirizzata lill-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandha tkun mibgħuta lill-President tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni fl-indirizz tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea.Iż-żewġ Segretarji għandhom jiżguraw li jibgħatu il-korrispondenza lill-President tal-Kunsill ta' l-Istabbilizzazjoni u Assoċjazzjoni u, fejn jixraq, jiċċirkolawha lill-membri l-oħrajn tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni. Korrispondenza ċċirkolata għandha tintbgħat lis-Segretarju-Ġenerali tal-Kummissjoni, lir-Rappreżentanti Permanenti ta' l-Istati Membri u lilll-Missjoni ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja fi Brussel.Kommunikazzjonijiet mil-President ta' l-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni għandhom jintbgħatu lil min ikun indirizzat miż-żewġ Segretarji u ċirkolata, fejn jixraq, lill-membri l-oħrajn tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni fl-indirizz indikat fil-paragrafu preċedenti.Artikolu 7PubbliċitàSakemm jiġi deċiż mod ieħor, il-laqgħat ta' l-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni m'għandhomx ikunu pubbliċi.Artikolu 8Aġendi għal-laqgħat1. Il-President għandu jħejji aġenda provviżorja għal kull laqgħa. Din għandha tintbgħat lis-Segretarji tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni li dawk imsemmija fl-Artikolu 6 mhux iktar tard minn 15-il jum wara l-bidu tal-laqgħat. L-aġenda provviżorja għandha tinkludi l-materji li fir-rigward tagħhom il-President jkun irċieva talba għall-inklużjoni fuq l-aġenda mhux iktar tard minn 21 jum mill-bidu tal-laqgħa, għalkemm l-affarijiet m'għandhomx ikunu miktuba fl-aġenda provviżorja sakemm id-dokumentazzjoni għandhiex tintbħat lis-Segretarji mhux iktar tard mid-data tal-tluq ta' l-aġenda. L-aġenda għandha tkun addottata mill-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Affarijiet li jidhru fuq l-aġenda provviżorja jistgħu jitpoġġew fuq l-Aġenda jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu hekk.2. Il-Presient jista' bi ftehim maż-żewġ Partijiet, jnaqqas il-limitu taż-żmien speċifikat f'paragrafu 1 biex jikkonsidra l-ħtiħijiet tal-każ partikolari.Artikolu 9MinutiAbbozz ta' minuti ta' kull laqgħa għandhom ikunu mħejjija miż-żewġ Segretarji. Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta' kull oġġett fl-aġenda:- id-dokumentazzjoni sottomessa lill-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni,- stqarrijiet mitluba għad-dħul minn membru tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni,- id-deċiżjonijiet meħuda u rakkomandazzjonjiet li jsiru, l-istqarrijiet miftehma fuq il-konklużjonijiet addottati.L-abbozz tal-minuti għandhom ikunu sottomessi lill-Kunsill għall-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għall-approvazzjoni. Meta jiġu approvati, il-minuti għandhom ikunu ffirmati mill-President u ż-żewġ Segretarji. Il-minuti għandhom jitpoġġew fl-arkivji tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea, liema għandu jaġixxi bħala depositorju tad-dokumenti ta' l-Assoċjazzjoni. Kopja ċertifikata għandha tintbgħat lil kull wieħed minn dawk li huma riferruti fl-Artikolu 6.Artikolu 10Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet1. Il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet u jagħmel rakomandazzjonijiet bi ftehim komuni mal-Partijiet. Matul il-perjodu inter-sessjonali, il-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoàjazzjoni jista' jieħu deċiżjonijiet u jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu hekk.2. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, fit-tifsira ta' Artikolu 110 tal-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, għandu jkun intitolat rispettivament "Deċiżjoni" u " Rakkomandazzjoni' segwit b'numru serjali, bid-data ta' l-addozzjoni tagħhom u b'deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandhom ikunu ffirmati mill-President u awtetikati miż-żewġ Segretarji. Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet għandhom jintbgħatu li dawk in-nies msemmija fl-Artikolu 6 fuq. Kull Parti tista' tiddeċiedi fuq il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u assoċjazzjoni fir-pubblikazzjoni uffiċċjali rispettiva.Artikolu 11LingwiIl-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-lingwi uffiċjali taż-żewġ Partijiet. Sakemm jiġi deċiż mod ieħor, mil-Kunsill ta' l-Istabbilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jibbaża d-deleberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'dawn il-lingwi.Artikolu 12SpejjeżIl-Komunità u l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja għandhom joħorġu kull wieħed l-ispejjeż li jġarrbu minħabba l-parteċipazzjoni tagħhom fil-laqgħat tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, kemm rigward l-istaff, l-ivjaġġar u n-nefqa ta' kuljum u n-nefqa tal-posta u t-telekommunikazzjonijiet. Nfieq għal dak li għandu x'jaqsam ma' interpretazzjoni fil-laqgħat, traduzzjonijiet u riproduzzjoni tad-dokumenti li għandhom jinħarġu mill-Komunità, bl-eċċezzjoni tan-nefqa in konnessjoni ma' l-interpretar jew it-traduzzjoni fi jew mil-lingwa uffiċċjali ta' l-ex Repubblika tal-Maċedonja, liema għandu jinġarr mill-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. In-nefqa li għandha x'taqsam ma' l-organizazzjonijiet għandha tinġarr mill-Parti li torganizza l-laqgħat.Artikolu 13Kumitat għall-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni1. Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni hu hawnhekk stabbilit biex jgħin lill-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni biex iwettaq id-doveri tiegħu. Hu għandu jkun kompost mir-rappreżentant i tal-Kunsill ta' l-Unjoni Ewropea u tar-rappreżentant i tal-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej, fuq naħa waħda, u tar-rappreżentant i ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja, fuq in-naħa, l-oħra, normalment f'livell għoli taċ-ċivil.2. Il-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jipprepara l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni fejn jjixraq, jassigura kontinwità tar-relazzjoni ta' l-assoċjazzjoni u t-tħaddim tajjeb għall-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni. Hu għandu jikkonsidra xi materja riferuta ill-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni kif ukoll xi materja oħra liema tista' tqum fil-kors ta' l-implimentazzjoni minn ġurnata għall-oħra tal-Ftehim ta' l-Istabbilizzazjoni u Assoġjazzjoni. Hu għandu jissottometti l-proposti jew xi abbozz tad-deċiżjonijiet/rakkomandazzjonijiet għall-addozzjoni tal-Kunsill għall-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni.3. Fil-każijiet fejn il-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jirreferi għall-obligazzjoni biex jikkonsulta jew possibilità ta' konsultazzjoni, t-tali konsultazzjoni tista' ssir fi ħdan il-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni. Il-Konsultazzjoni tista' tkompli fil-Kunsill ta' l-Istabbilizzazjoni u l-Assoċjazzjoni jekk iż-żewġ Partijiet qablu.4. Ir-regoli tal-proċedura tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni huma annessi ma' din id-Deċiżjoni.Magħmul fi ,Għall-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni,Il-PresidentANNESS I:Regoli ta' Proċedura tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u l-AssoċjazzjoniArtikolu 1PresidenzaIl-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jkun ippresedut għal perjodi ta' 12-il xahar minn rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea, f'isem il-Komunità u l-Istati Membri tiegħu, u minn rappreżentant tal-Gvern u ta' l-ex-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data ta' l-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni u jispiċċa fil-31 ta' Diċembru 2004.Artikolu 2LaqgħatIl-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' meta ċ-ċirkustanzi jitolbu hekk, bi ftehim maż-żewġ Partijiet. Kull laqgħa tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazjoni għandu jsir fil-ħin u l-post mifthiem miż-żewġ Partijiet. Il-laqgħat tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jistgħu jissejħu mill-President.Artikolu 3DelagazzjonijietQabel kull laqgħa, il-President għandu jkun informat kif ser tkun komposta d-delegazzjoni ta' kull Parti.Artikolu 4SegretarjatUffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u uffiċjal tal-Gvern ta' l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja għandu jaġixxi bħala Segretarju tal-Kumitat ta' l-Istabbilizzazjoni u l-Assoċjazzjoni. Il-kommunikazzjonijiet kollha lil u mill-President ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni stipulati f'din id-Deċiżjoni għandhom jintbgħatu lis-Segretarji tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni u lis-Segretarji u l-President tal-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni.Artikolu 5PubbliċitàSakemm jiħi deċiż mod ieħor, il-laqgħat ta' l-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni m'għandhomx ikunu pubbliċi.Artikolu 6Aġendi għal-laqgħat1. Il-President għandu jħejji aġenda provviżorja għal kull laqgħa. Din għandha tintbgħat mis-Segretarji tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni lil dawk il-persuni msemmija fl-Artikolu 4 sa mhux iktar tard minn 15-il jum qabel il-bidu tal-laqgħat. L-aġenda provviżorja għandha tinkludi l-materji li fir-rigward tagħhom il-President jkun rċieva talba għall-inklużjoni fuq l-aġenda mhux iktar tard minn 21 jum mill-bidu tal-laqgħa, għalkemm l-affarijiet m'għandhomx ikunu miktuba fl-aġenda provviżorja sakemm id-dokumentazzjoni ma tintbgħatx lis-Segretarji mhux iktar tard mid-data tat-trasmissjon ta' l-aġenda. Il-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jista' jistieden dawk li mhumiex membri biex jattendu l-laqgħat tiegħu u jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari. L-aġenda għandha tkun addottata mill-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Suġġetti għajr dawk li jidhru fuq l-aġenda provviżorja jistgħu jitpoġġew fuq l-Aġenda jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu hekk.2. il-President jista' bi ftehim maż-żewġ Partijiet, jnaqqas il-limitu taż-żmien speċifikat f'paragrafu 1 biex jikkonsidra l-ħtiġijiet tal-każ partikolari.Artikolu 7MinutiMinuti għandhom jittieħdu f'kull laqgħa u għandhom ikunu bbażati fuq l-konklużjonijiet miġbura mill-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u l-Assoċjazzjoni. Meta approvat mill-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, il-minuti għandhom ikunu iffirmati mill-President u mis-Segretarji u iffajlat minn kull wieħed mill-Partijiet. Kopja tal-minuti għandha tintbgħat lil kull wieħed minn dawk li huma msemmija fl-Artikolu 4.Artikolu 8Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijietFil-każijiet speċifiċi fejn il-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jingħata l-poter mill-Kunsill ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazjoni taħt l-Artikolu 110 tal-Ftehim ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, biex jieħu deċiżjonijiet/jagħmel rakkomandazzjonijiet, dawn l-atti għandhom ikun intitolati rispettivament "Deċiżjoni" u " Rakkomandazzjoni' segwit b'numru serjali, bid-data ta' l-addozzjaoni tagħhom u b'deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom. Deċiżjonijiet u rakkomandazjonijiet għandhom isiru bi ftehim komuni bejn il-Partijiet. Id-deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu jkun iffirmat u awtentikat miż-żewġ Segretarji u għandu jintbagħat lil dawk li huma riferruti fl-Artikolu 4 ta' dan l-Anness. Kull Parti tista' tiddeċiedi fuq il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet ta' dan il-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċċjali rispettiva tiegħu.Artikolu 9SpejjeżIl-Komunità u l-ex-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja għandhom iħallsu kull wieħed l-ispejjeż li jġarrbu minħabba l-parteċipazzjoni tagħhom fil-laqgħat tal-Kumitat ta' l-Istabbilizzazjoni u Assoċjazzjoni, kemm rigward l-istaff, l-ivjaġġar u nefqa ta' kuljum u nefqa tal-posta u t-telekommunikazzjonijiet. Nfieq marbut ma' l-interpretazzjoni fil-laqgħat, traduzzjonijiet u riproduzzjoni tad-dokumenti li għandu jitħallas mill-Komunità, bl-eċċezzjoni tan-nefqa marbuta ma' l-interpretazzjoni jew it-traduzzjoni fi jew mil-lingwa uffiċċjali ta' l-ex Repubblika tal-Maċedonja, li għandu jinġarr mill-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. In-nefqa li għandha x'taqsam ma' l-organizazzjonijiet għandha tinġarr mill-Parti li torganizza l-laqgħat.Artikolu 10Sottokumitati u gruppi speċjaliIl-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni għandu joħloq sottokumitati jew gruppi speċjali taħt l-Awtorità tal-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni, f'liema huma għandhom jirrapportaw kull wieħed mil-laqgħat tagħhom. Il-Kumitat ta' l-Istabilizzazzjoni u Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi biex jabolixxi xi sottokumitati eżistenti jew gruppi, jfassal u jimmodifika t-termini ta' referenza tagħhom u jistabbilixxi sottokumitati jew gruppi li jassitu fit-twttieq tad-doveri tiegħu. Dawn is-sottokumitati u gruppi m'għandhomx ikollhom poteri li jieħdu d-deċiżjonijiet.