CELEX: 32001D1229(01)
Language: mt
Date: 2001-11-28 00:00:00
Title: Id-Deċiżjoni ta' l-uffiċċju dwar aċċess għal dokumenti tal-Parlament Ewropew (2001/K 374/01)

Avviż Legali Importanti

|

32001D1229(01)

Official Journal C 374 , 29/12/2001 P. 0001 - 0006

		Id-Deċiżjoni ta' l-uffiċċju dwar aċċess għal dokumenti tal-Parlament Ewropew(2001/K 374/01)L-UFFIĊĊJU,Wara li kkunsidra l-Artikolu 255(2) u (3) tat-Trattat KE,Wara li kkunsidra r-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni, u b'mod partikolari l-Artikoli 11, 12 u 18 tiegħu,Wara li kkunsidra r-Regoli 22(2), 171(1) u 172 u l-Anness VII tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew,Billi l-prinċipji ġenerali li jirregolaw l-aċċess għad-dokumenti ġew stabbiliti, skond l-Artikolu 255(2) tat-Trattat KE, bir-Regolament (KE) Nru 1049/2001;Billi, skond l-Artikolu 255(3) tat-Trattat KE u l-Artikolu 18(1) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, il-Parlament Ewropew adatta r-Regoli tiegħu ta' Proċedura b'deċiżjoni tat-13 ta' Novembru 2001;Billi skond ir-Regola 172(2), (3) u (4) tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew l-Uffiċċju huwa meħtieġ li jadotta regoli li jistabbilixxu reġistru ta' referenzi għad-dokumenti, jippreskrivi l-arranġamenti għall-aċċess u jistabbilixxi l-awtoritajiet inkarigati għall-immaniġġar ta' dawk id-dokumenti;Billi d-deċiżjonijiet ta' l-Uffiċċju ta' l-10 ta' Lulju 1977 dwar aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew u tas-17 ta' April 1998 dwar it-tariffi li għandhom jitħallsu għat-twassil tad-dokumenti kienu mħassra bid-deċiżjoni tal-Parlament Ewropew imsemmija hawn fuq tat-13 ta' Novembru 2001;Billi l-miżuri li jirrelataw mas-sistema tat-tariffi għall-ħruġ tad-dokumenti għandhom jinġiebu f'konformità mad-dispożizzjonijiet ta' l-Artikolu 10 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, sabiex jiġu speċifikati l-ispejjeż addizzjonali li għandhom jitħallsu mill-applikant għall-ħruġ ta' dokumenti kbar ħafna;Billi l-miżuri li jirrelataw mar-reġistru tad-dokumenti tal-Parlament Ewropew għandhom jinġiebu flimkien f'deċiżjoni waħdanija bil-ħsieb li tiġi faċilitata t-trasparenza għaċ-ċittadini,B'DAN JIDDEĊIDI:TITOLU IREĠISTRU TA' REFERENZIArtikolu 1Ħolqien1. Skond l-Artikolu 11(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 u r-Regola 172(3) tar-Regoli ta' Proċedura, għandu jiġi stabbilit reġistru ta' referenzi fi ħdan il-Parlament Ewropew.2. Ir-reġistru tar-referenzi hekk maħluq għandu jkun fih ir-referenzi għad-dokumenti mħejjija jew riċevuti mill-Parlament Ewropew mid-data li fiha huwa applikabbli r-Regolament (KE) Nru 1049/2001 (3 ta' Diċembru 2001).3. Dawn ir-referenzi għandhom jikkostitwixxu "il-karta ta' l-identità tad-dokumenti" li fihom mhux biss id-data meħtieġa bl-Artikolu 11(2) tar-regolament (KE) Nru 1049/2001, iżda wkoll, sa fejn hu possibbli, referenzi li jippermettu lill-awtorità li toriġina ta' kull dokument, il-lingwi disponibbli, l-istatus tad-dokument u l-post tal-ħażna tad-dokument jiġu identifikati.Artikolu 2GħanijietIr-reġistru tar-riferenzi għandu jkun strutturat sabiex jippermetti:- l-użu ta' sistema uniformi ta' referenza,- aċċess dirett għad-dokumenti, b'mod partikolari dokumenti leġislattivi, f'forma elettronika'- l-identifikazzjoni tad-dokumenti li ma jistgħux jiġu aċċessjati elettronikament,- tfittxija għal dokumenti li m'humiex adegwatament identifikati mill-applikanti,- l-identifikazzjoni ta' dokumenti li fir-rigward tagħhom l-aċċess pubbliku huwa ristrett għal-limiti preskritti fl-Artikoli 4 u 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001,- l-irrekordjar ta' dokumenti konfidenzali, b'konformità mal-limiti preskritti fl-Artikolu 9 tar-Regolament fuq imsemmi.Artikolu 3OperatIs-servizzi responsabbli għall-immaniġġar tar-reġistru għandhom:- jimmonitorjaw l-irrekordjar tad-dokumenti imħejjia jew riċevuti mill-Parlament Ewropew,- jirċievu applikazzjonijiet għall-aċċess bil-mibtub jew f'forma elettronika u jżommu kalendarju bil-ħsieb li jikkonformaw mal-limitu ta' żmien għat-tweġiba ta' 15-il jum tax-xogħol,- jibgħatu konferma li jkunu rċevew l-applikazzjonijiet,- jgħinu lill-applikanti sabiex jikkjarifikaw il-kontenut ta' l-applikazzjonijiet tagħhom,- jgħinu lill-applikanti għall-aċċess għad-dokumenti diġà ppublikati,- jibgħatu l-applikazzjonijiet għall-aċċess lis-servizz responsabbli jew persuna awtorizzata meta l-applikazzjoni tkun tirrelata ma' dokument mhux rekordjat fir-reġistru jew dokument suġġett għal-limiti preskritti fl-Artikoli 4 u 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001,- jiddiskutu ma' l-applikanti fejn l-applikazzjonijiet ikunu jirrelataw ma' dokumenti twal ħafna jew komplessi.Artikolu 4Reġistrazzjoni ta' dokumenti1. Kull dokument imħejji mill-Parlament Ewropew għandu jiddaħħal fir-reġistru ta' referenzi kemm jista' jkun malajr. Is-Segretarju Ġenerali għandu jadotta l-miżuri meħtieġa interni ta' implimentazzjoni biex jassigura li d-dokumenti kolla mħejjija mill-Parlament Ewropew jiġu rekordjati.2. F'dan ir-rigward, id-dokumenti tal-Parlament Ewropew, kif definiti fir-Regola 172(2) tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew, għandhom jiġu rekordjati fir-reġistru tar-referenzi taħt ir-responsabbiltà tal-korp jew servizz li jkun l-oriġinatur tad-dokument.3. Dokumenti mħejjija taħt il-proċedura leġislattiva jew għall-finijiet tax-xogħol tal-parlamentari għandhom jiddaħħlu fir-reġistru malli jkunu tpoġġew fuq il-mejda jew jintgħamlu pubbliċi.4. Dokumenti oħra li jaqgħu fir-responsabbiltà tas-servizzi amministrattivi tas-Segretarjat tal-Parlament Ewropew għandhom, sa fejn hu possibbli, jiddaħħlu fir-reġistru tar-referenzi malli jiġu awtorizzati mis-servizz li joriġina.5. Kull dokument riċevut mill-Parlament Ewropew minn parti terza skond it-tifsira ta' l-Artikolu 3 Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandu jintbgħat mis-servizz uffiċjali tal-posta lir-reġistru tar-referenzi, li għandu jdaħħlu, sakemm ma jkunx dokument sensittiv, skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament imsemmi hawn fuq, li għalih il-konformità mal-limiti ta' żmien preskritti f'dak l-Artikolu hija meħtieġa.Artikolu 5Dokumenti aċċessibbli direttament1. Id-dokumenti kollha mħejjija jew riċevuti mill-Parlament Ewropew taħt il-proċedura leġislattiva għandhom ikunu aċċessibbli għaċ-ċittadini f'forma elettronika, bla ħsara għall-limit preskritti fl-Artikoli 4 u 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.2. F'dan ir-rigward, il-Parlament Ewropew għandu jagħmel id-dokumenti leġislattivi kollha aċċessibbli permezz tar-reġistru, biex jippermetti li ċ-ċittadini jkollha aċċess għat-testi sħaħ tad-dokumenti.3. Il-Parlament Ewropew għandu jagħmel dan ir-reġistru elettronikament aċċessibbli fuq il-website tal-Europarl u jipprovdi assistenza on-line liċ-ċittadini dwar l-arranġamenti biex jintbagħtu applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti.4. Dokumenti oħra, b'mod partikolari dokumenti li jirrelataw mat-tħejjija jew strateġija, għandhom jintgħamlu direttament aċċessibbli sa fejn hu possibbli.5. Il-kategoriji ta' dokumenti li huma direttament aċċessibbli għandhom jiġu stipulat f'lista adottata mill-Parlament Ewropew u annessa mar-Regoli tiegħu ta' Proċedura. Id-dokumenti li ma jkunux inklużi f'dik il-lista għandhom ikunu aċċessibbli fuq talba bil-miktub.Artikolu 6Dokumenti aċċessibbli fuq talba1. Id-dokumenti mħejjija jew riċevuti mill-Parlament Ewropew barra l-proċedura leġislattiva għandhom, sa fejn hu possibbli, jkunu direttament aċċessibbli għaċ-ċittadini permezz tar-reġistru, suġġetti għal-limiti preskritti fl-Artikoli 4 u 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.2. Fejn id-dħul ta' dokument fir-reġistru tar-referenzi ma jippermettix aċċess dirett għat-test sħiħ, jew minħabba li d-dokument ma jkunx disponibbli f'format elettroniku jew minħabba li japplikaw l-eċċezzjonijiet li jipprovdu għalihom l-Artikoli 4 u 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, l-applikant jista' japplika għall-aċċess tad-dokument bil-mibtub, jew billi juża l-formola elettronika disponibbli fuq il-website Europarl. Il-Parlament Ewropew jista' jew jagħti l-aċċess għad-dokument jew jagħti r-raġunijiet għar-rifjut tiegħu totali jew parzjali bil-miktub.3. Id-dokumenti mħejjija jew riċevuti mill-Parlament Ewropew qabel id-dħul fis-seħħ tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 u għalhekk mhux disponibbli fir-reġistru tar-referenzi, għandhom ikunu aċċessibbli fuq talba bil-miktub, suġġetti għall-limiti preskritti fl-Artikoli 4 u 9 tar-Regolament imsemmi hawn fuq.Artikolu 7Ħażna tad-dokumenti1. Id-dokumenti kollha għandhom ikunu miżmuma fl-arkivji tad-database tar-reġistru tar-referenzi. Dan id-database, li fih id-dokumenti kollha mħejjija mill-Parlament Ewropew, għandu jibgħat kopja tad-data u d-dokumenti lill-arkivji storiċi tal-Parlament Ewropew (ARCDOC).2. Sakemm id-database responsabbli għall-arkivjar tad-dokumenti li għandhom jiddaħħlu fir-reġistru tkun tiffunzjona, is-servizz responsabbli għar-reġistru għandu juża s-sistemi eżistenti tal-Parlament Ewropew u d-databases u għandu jillimita lilu nnifsu biex jistabbilixxi rabtiet ma' dawn ta' l-aħħar, sabiex jislet id-data meħtieġa u jagħmel testi sħaħ tad-dokumenti aċċessibbli.TITOLU IIAPPLIKAZZJONIJIET INIZJALIArtikolu 8Sottomissjoni ta' l-applikazzjoni inizjali1. L-applikazzjonijiet għall-aċċess ta' dokument tal-Parlament Ewropew jistgħu jsiru bil-miktub jew f'forma elettronika f'waħda mill-lingwi elenkati fl-Artikolu 314 tat-Trattat UE.2. L-applikazzjonijiet għandhom isiru b'mod preċiż biżżejjed u b'mod partikolari jkun fihom informazzjoni li tippermetti li d-dokument jew id-dokumenti mitluba jiġu identifikati u l-isem u l-indirizz ta' l-applikant.3. Jekk applikazzjoni ma tkunx preċiża biżżejjed, il-Parlament Ewropew għandu jitlob lill-applikant biex jiċċarha u għandu jgħin lilu jew lilha biex jagħmel dan.4. L-applikant mhux obbligat li jiddikjara r-raġunijiet għall-applikazzjoni.Artikolu 9Proċessar ta' applikazzjonijiet bil-miktub1. Applikazzjoni għall-aċċess ta' dokument miżmum mill-Parlament Ewropew għandha fl-istess jum li fih tiġi reġistrata mis-servizz uffiċjali tal-posta tintbagħat lis-servizz responsabbli għall-amministrazzjoni tar-reġistru tar-referenzi, li għandu jibgħat konferma li jkun irċieva l-applikazzjoni, abbozz tat-tweġiba u jwassal id-dokument fil-limitu ta' żmien preskritt.2. Meta l-applikazzjoni tirrelata ma' dokument imġejji mill-Parlament Ewropew li għalih tapplika waħda mill-eċċezzjonijiet preskritti fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, is-servizz responsabbli għar-reġistru tar-referenzi għandu jikkuntattja lis-servizz jew lill-korp li jkun l-oriġinatur tad-dokument, li għandu jissuġġerixxi l-kors ta' azzjoni li għandu jittieħed fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol.3. Meta d-dubju dwar l-isvelar jikkonċerna dokumenti minn partijiet terzi, il-Parlament Ewropew għandu jikkonsulta lil dawn imsemmija l-aħħar u jagħtihom ħamest ijiem tax-xogħol li fihom huma għandhom jagħmlu l-pożizzjoni tagħhom magħrufa bil-ħsieb li jiġi stmat jekk xi waħda mill-eċċezzjonijiet preskritti fl-Artikolu 4 u 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tkunx tapplika.4. Fejn applikazzjoni għal aċċess mibgħuta lill-Parlament Ewropew tikkonċerna dokument li jkun għadu ma sarx pubbliku mill-istituzzjoni ta' oriġini, il-Parlament Ewropew għandu jagħti lill-istituzzjoni responsabbli għad-dokument ħamest ijiem tax-xogħol li fihom tista' tesprimi kull riservi fir-rigward ta' l-isvelar tad-dokument.5. Jekk ma tiġi riċevuta ebda tweġiba fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol, il-Parlament Ewropew għandu jkompli bil-proċedura.Artikolu 10Proċessar ta' applikazzjonijiet f'forma elettronika1. Kull applikazzjoni mibgħuta f'forma elettronika għandha tintbagħat fl-indirizz indikat fuq il-website tal-Parlament Ewropew, sa fejn hu possibbli billi tintuża l-forma elettronika provduta u s-sistema ta' assistenza on-line maħluqa biex tiffaċilita s-sottomissjoni ta' applikazzjonijiet ta' din ix-xorta.2. L-applikazzjonijiet f'forma elettronika mibgħuta lill-website tal-Parlament Ewropew (Europarl) għandhom jintbagħtu awtomatikament lis-servizz responsabbli għar-reġistru tar-referenzi għar-reġistrazzjoni u aktar azzjoni.3. Applikazzjoni riċevuta f'forma elettronika u li jkun fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa bl-Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni għandha awtomatikament tiskatta il-konferma l-konferma li l-applikazzjoni tkun ġiet riċevuta u tintbagħat lill-applikant.4. Il-proċeduri stabbiliti fl-Artikolu l-Artikolu 9(2) et seq. ta' din id-Deċiżjoni għall-ipproċessar ta' applikazzjonijiet inizjali mibgħuta bil-miktub għandhom ukoll japplikaw għal applikazzjonijiet mibgħuta f'forma elettronika.Artikolu 11Terminu perentorju għat-tweġiba1. F'limitu ta' żmien ta' 15-il jum tax-xogħol mill-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni, is-servizz responsabbli għar-reġistru tar-referenzi għandu jagħti l-aċċess għad-dokument mitlub u għandu jipprovdih fl-istess limitu ta' żmien.2. Fejn il-Parlament Ewropew ma jkunx jista' jagħti aċċess għad-dokument mitlub, huwa għandu jinnotifika lill-applikant bil-miktub bir-raġunijiet tiegħu għar-rifjut totali jew parzjali u jinforma lill-applikant bid-drittijiet tiegħu jew tagħha li jagħmel applikazzjoni konfermatorja.3. F'dan il-każ l-applikant ikollu 15-il jum tax-xogħol minn meta jirċievi t-tweġiba biex jagħmel l-applikazzjoni konfermatorja.4. F'każijiet eċċezzjonali, fejn l-applikazzjoni tirrelata ma' dokument twil ħafna jew numru kbir ta' dokumenti, il-limitu ta' żmien li jipprovdi għalih il-paragrafu 1 ta' dan l-Artikolu jista' jittawwal bi 15-il jum tax-xogħol, sakemm l-applikant jiġi notifikat bil-quddiem u li jingaħtaw raġunijiet dettaljati.5. In-nuqqas mill-Parlament Ewropew li jwieġeb fil-perjodu ta' żmien preskritt għandu jagħti d-dritt lill-applikant li jagħmel applikazzjoni konfermatorja.6. Il-limitu ta' 15-il jum jum tax-xogħol stabbilit fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandu jibda jiddekorri mid-data tar-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni inizjali.Artikolu 12Awtorità kompetenti1. Applikazzjonijiet inizjali mibgħuta lill-Parlament Ewropew għandhom jiġu ttrattati mis-Segertarju Ġenerali taħt l-awtorità tal-President u l-Viċi-President responsabbli biex jissorveljaw l-imaniġġar ta' l-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti, kif hemm provdut fir-Regola 172(6) tar-Regola ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew.2. It-tweġibiet favorevoli għalla-applikazzjonijiet inizjali għandhom jintbagħtu lill-applikant mis-Segretarju Ġenerali nnifsu jew mid-delegat tiegħu.3. Ir-rifjut ta'applikazzjoni inizjali, b'dikjarazzjoni tar-raġunijiet, għandu jiġi deċiż mis-Segertarju Ġenerali fuq proposta mis-servizz jew korp li jkun l-oriġinatur tad-dokument. Kull dċeiżjoni għaċ-ċaħda ta' aċċess għandha tintbagħat lill-Uffiċċju tal-Parlament Ewropew bħala informazzjoni.4. Is-Segertarju Ġenerali jista', f'kull żmien, jirreferi applikazzjonilis-Servizz Legali u/jew lill-uffiċjal responsabbli għall-protezzjoni tad-data.TITOLU IIIAPPLIKAZZJONIJIET KONFERMATORJIArtikolu 13Sottomissjonijiet1. Applikazzjonijiet konfermatorji jistgħu jintbagħtu lill-Parlament Ewropew bil-miktub jew f'forma alettronika fi żmien 15-il jum tax-xogħol, jew mid-data li fiha jiġi riċevut ir-rifjut totali jew parzjali għall-aċċess għad-dokument mitlub, jew fin-nuqqas ta' tweġiba għalla-pplikazzjoni inizjali.2. L-applikazzjonijiet konfermatorji għandhom isiru skond il-ħtiġiet formali stabbiliti fl-Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni.Artikolu 14Proċessar1. L-applikazzjonijiet konfermatorji għandhom ikunu reġistrati skond l-arranġamenti stabbiliti fl-Artikoli 9(1) u 10(2) ta' din id-Deċiżjoni għall-applikazzjonijiet bil-miktub jew f'forma elettronika.2. Ir-reġistru tar-referenzi għandu jibgħat konferma li jkun irċieva l-applikazzjoni lill-applikant u għandu jibda l-proċeduri stabbiliti fl-Artikoli 9 u 10 ta' din id-Deċiżjoni, bil ħsieb li jħejji t-tweġiba tal-Parlament Ewropew.3. Fi żmien 15-il jum tax-xogħol mir-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni, il-Parlament Ewropew għandu jew jagħti l-aċċess għad-dokument jew jinnotifika lill-applikant bil-miktub ir-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali tiegħu.4. F'każijiet eċċezzjonali, fejn l-applikazzjoni tirrelata ma' dokument twil ħafna jew ma' numru kbir ta' dokuemnti, il-limitu ta' żmien previst fil-paragrafu ta' qabel jista' jittawwal bi 15-il jum tax-xogħol, sakemm l-applikant jiġi notifikat bil-quddiem u li jingħataw raġunijiet dettaljati.Artikolu 15Awtorità kompetenti1. It-tweġiba għal kull applikazzjoni konfermatorja għandha tkun kwistjoni ta' l-Uffiċċju tal-Parlament Ewropew.2. Fuq proposta mis-Segretarju Ġenerali, il-Viċi-President responsabbli biex jissorvelja l-immaniġġar ta' l-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti għandu jibgħat proposta għal deċiżjoni lill-Uffiċċju.3. F'dan ir-rigward, is-Segretarju Ġenerali għandu jirreferi l-kwistjoni lis-Servizz Legali u/jew lill-uffiċjal responsabbli għall-protezzjoni tad-data, li għandu jagħti l-opinjoni tiegħu fi żmien tlett ijiem tax-xogħol.4. Sabiex jitħares il-limitu ta' żmien vinkolanti għal tweġiba ta' 15-il jum tax-xogħol stabbilit bl-Artikolu 8 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, l-Uffiċċju jista' jiddelega l-opinjoni dwar xi applikazzjoni konfermatorja lill-Viċi-President responsabbli biex jissorvelja l-immaniġġar ta' l-applikazzjonijiet għal aċċess ta' dokumenti.Artikolu 16Rimedji1. Fejn il-Parlament Ewropew jirrifjuta totalment jew parzjalment li jagħti aċċess għal dokument, huwa għandu jinforma lill-applikant bir-rimedji miftuħa għalih jew għaliha, jiġifieri: l-istituzzjoni ta' proċeduri quddiem il-qorti kontra l-Istituzzjoni u/jew jagħmel ilment lill-Ombudsman, taħt il-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikoli 230 u 195 tat-Trattat KE.2. In-nuqqas ta' tweġiba fil-limitu ta' żmien preskritt għandu jitċies bħala tweġiba negattiva u għandu jagħti dritt lill-applikant li jġib azzjoni jew ilment taħt il-kondizzjonijiet imniżżla fil-paragrafu ta' qabel.TITOLU IVREĠISTRAZZJONI TA' U AĊĊESS GĦAL DOKUMENTI SENSITTIVIArtikolu 17Reġistrazzjoni1. Ir-reġistrazzjoni ta' dokumenti klassifikati bħala sensittivi skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 minn istituzzjonijiet, aġenziji, Stati Membri, pajjiżi li m'humiex membri jew organizzazzjonijiet internazzjonali għandha tkun suġġetta għall-ftehim minn qabel ta' l-awtorità li toriġina.2. F'dan ir-rigward, l-awtorità li toriġina ta' dokument klassifikat bħala sensittiv għandha tibgħat id-dokument direttament lill-President tal-Parlament Ewropew permezz tal-proċedura l-akataradattata, sabiex tassigura l-konfidenzalità tal-kontenuti tad-dokument.3. Kull trasmissjoni ta' dokument sensittiv għandha tkun akkumpanjata minn dikjarazzjoni tal-pożizzjoni ta' l-awtorità li toriġina fir-rigward ta' l-awtorizzazzjoni għar-reġistrazzjoni u l-isvelar tad-dokument.4. Jekk l-awtorità li toriġina taqbel li dak id-dokument jista' jiġi rekordjat fir-reġistru tar-referenzi tal-Parlament Ewropew, għandu jkun il-President li jiddeċiedi liema referenzi għandhom jidhru fir-reġistru tar-referenzi. Il-President għandu jikkonsulta mal-Viċi-President responsabbli biex jissorvelja l-immaniġġar ta' l-applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti, lis-Segretarju Ġenerali jew, fejn xieraq, lill-president tal-kumitat konċernat.5. Kull dokument imġejji mill-Parlament Ewropew li jirreferi għal dokument klassifikat bħala sensittiv skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandu jiġi rekordjat u rilaxxat biss bl-awtorizzazzjoni tal-President. Ir-referenzi attribwiti għal dak id-dokument għandhom jiġu stabbiliti taħt il-kondizzjonijiet stipulati fil-paragrafu ta' qabel.6. Fejn xi waħda mill-istituzzjonijiet tesprimi dubbji dwar in-natura konfidenzali ta' dokumenti riċevuti mill-Parlament Ewropew, il-kwistjoni għandha tiġi riferita lill-kumitat interistituzzjonali stabbilit bl-Artikolu 15(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.Artikolu 18Proċessar ta' applikazzjonijiet għall-aċċess1. Kull applikazzjoni għall-aċċess għal dikument sensittiv skond it-tifsira ta' l-ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, mibgħuta bil-miktub jew f'forma elettronika, għandha tiġi reġistrata skond l-arranġamenti stabbiliti fl-Artikolu 9(1) jew l-Artikolu 10(2) ta' din id-Deċiżjoni.2. Is-Segretarju Ġenerali għandu jibgħat applikazzjonijiet għal aċċess għal dokument sensittiv lill-President. It-tweġiba għal applikazzjoni, jew fl-istadju ta' applikazzjoni inizjali jew f'dak ta' applikazzjoni konfermatorja, għandha tkun kwistjoni ta' l-Uffiċċju, li jista' jiddelegha lill-President, skond ir-Regola 22(10) tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew. F'dawk il-każi, l-President għandu jikkonsulta lill-Viċi President responsabbli biex jissorvelja l-immaniġġar ta'l-applikazzjonijiet għal aċċess ta' dokumenti, lis-Segretarju Ġenerali jew, fejn xieraq, lill-President tal-kumitat konċernat.3. Il-limitu ta' żmien ta' 15-il jum tax-xogħol stabbilit bl-Artikoli 7 u 8 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandu jibda jiddekorri mid-data tar-raġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni inizjali jew konfermatorja.Artikolu 19Persunal awtorizzatIl-persuni awtorizzati biex isiru jafu l-kontenut ta' dokumenti sensittivi huma: Il-President tal-Parlament Ewropew, il-Viċi President responsabbli biex jissorvelja l-immaniġġar ta' l-applikazzjonijiet għal aċċess għd-dokumenti, il-President tal-kumitat direttament konċernat u s-Segretarju Ġenerali, kemm-il darba patti ta' ftehim ma' istituzzjonijiet oħra ma jipprovdux għal awtorizzazzjoni speċjali.Artikolu 20Protezzjoni ta' dokumenti sensittivi1. Dokumenti sensittivi, skond it-tifsira ta' l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, għandhom ikunu suġġetti għal regoli stretti ta' sigurtà sabiex jiġi assigurat l-immaniġġar konfidenzali tagħhom fi ħdan il-Parlament Ewropew.2. F'dan ir-rigward, is-Segretarju Ġenerali għandu jibgħat abbozz ta' regoli lill-Uffiċċju, waqt li jagħti kont tal-kuntatti u l-patti ta' ftehim mal-Kummissjoni u l-Kunsill.3. Il-proposta adottata mill-Uffiċju għandha tintbagħat lill-Plenarju għall-approvazzjoni, u t-test hekk adottat għandu jiġi anness mar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew.TITOLU VĦRUĠ TA' DOKUMENTIArtikolu 21Ħruġ1. Id-dokumenti għandhom jiġu provduti fil-forma ta' kopja jew f'format elettroniku, waqt li jingħata kont sħiħ tal-preferenza ta' l-applikant.2. Jekk dokument ikun diġà ġie rilaxxat mill-Parlament Ewropew jew minn xi istituzzjoni oħra u jkun faċilment disponibbli, il-Parlament Ewropew jista' jagħti aċċess għad-dokument billi jinforma lill-applikant kif jista' jikseb id-dokument mitlub.Artikolu 22Spiża tat-tweġiba1. L-ispiża tal-produzzjoni u biex jintbagħtu l-kopji tista' tintalab lill-applikant. Din l-ispiża m'għandhiex teċċedi n-nefqa reali ta' l-operat.2. Konsultazzjoni fuq il-post, kopji ta' anqas minn 20 faċċata A4 pages u aċċess dirett f'forma elettronika jew permezz tar-reġistru għandhom ikunu mingħajr ħlas.Artikolu 23Applikazzjonijiet għal dokumenti kbar ħafna1. Il-ħruġ ta' dokumenti li jeċċedu l-20 faċċata A4 għandu jkun suġġett għall-ħlas ta' Ewro 10, miżjuda b'Ewro 0.30 għal kull faċċata.2. L-ammont ta' dan il-ħlas jista' jiġi rivedut b'deċiżjoni ta' l-Uffiċċju tal-Parlament Ewropew fuq proposta mis-Segretarju Ġenerali.3. Spejjeż oħra li jirrelataw ma' mezzi oħra ta' trasmissjoni għandhom jiġu deċiżi mis-Segretarju Ġenerali iżda ma jistgħux jeċċedu n-nefqa reali ta' l-operat.4. Fil-każ ta' applikazzjonijiet ripetuti jew suċċessivi li jikkonċernaw dokumenti twal ħafna jew numru kbir ta' dokumenti, il-Parlament Ewropew jista' jiddiskuti informalment ma' l-applikant bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni.5. Id-dokumenti ppublikati m'humiex koperti b'din id-Deċiżjoni u għandhom jibqgħu jkunu s-suġġett tas-sistema tagħhom ta' prezzijiet.Artikolu 24Spejjeż addizzjonali ta' traduzzjoniFejn it-traduzzjoni f'lingwa minbarra dawn disponibbli titntalab mill-applikant, ir-rati esiżtenti ta' persuni li jaħdmu għal rashom applikati mill-Parlament Ewropew għal traduzzjonijiet esterni għandhom japplikaw.TITOLU VIAPPLIKAZZJONIArtikolu 25ApplikazzjoniDin id-Deċiżjoni għandha tapplika waqt li jittieħed kont xieraq għal u mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament Ewropew.Artikolu 26ReviżjoniDin id-Deċiżjoni għandha tiġi riveduta kull sentejn wara d-dħul fis-seħħ tagħha. Għal dan il-għan, is-Segretarju Ġenerali tal-Parlament Ewropew għandu jibgħat rapport dwar l-implimentazzjoni tagħha.Artikolu 27Dħul fis-seħħDin id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-pubblikazzjoni tagħha fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej. Ir-reġistru tar-referenzi stabbilit b'din id-Deċiżjoni għandu jkollu effett mit-3 ta' Ġunju 2002.Magħmula fi Brussel, fit-28 ta' Novembru 2001.Għall-UffiċċjuPresidentNicole Fontaine--------------------------------------------------