CELEX: 32014R1042
Language: bg
Date: 2014-07-25 00:00:00
Title: Делегиран регламент (ЕС) № 1042/2014 на Комисията от 25 юли 2014 година за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи

3.10.2014   
            
            
               BG
            
            
               Официален вестник на Европейския съюз
            
            
               L 289/3
            
         ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
   от 25 юли 2014 година
   за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
   ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
   като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
   като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
   като има предвид, че:
   
               (1)
            
            
               За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 — 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 — 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
            
         
               (2)
            
            
               За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
            
         
               (3)
            
            
               За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
            
         
               (4)
            
            
               Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
            
         
               (5)
            
            
               Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
            
         
               (6)
            
            
               За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
            
         
               (7)
            
            
               Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
            
         
               (8)
            
            
               За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
               
            
         
               (9)
            
            
               Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
            
         
               (10)
            
            
               Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
            
         ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
   ГЛАВА I
   
      ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
   
   Член 1
   Определения
   За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
   
               а)
            
            
               „определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
            
         
               б)
            
            
               „компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               в)
            
            
               „SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
            
         
               г)
            
            
               „споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
            
         ГЛАВА II
   
      ОТГОВОРЕН ОРГАН
   
   
      РАЗДЕЛ I
   
   
      
         Определяне на отговорния орган
      
   
   Член 2
   Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
   1.   Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
   
               а)
            
            
               вътрешната среда;
            
         
               б)
            
            
               контролните дейности;
            
         
               в)
            
            
               вътрешната информация и комуникация;
            
         
               г)
            
            
               вътрешното наблюдение и докладване.
            
         Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
   2.   Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
   3.   Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
   До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
   4.   При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
   
               а)
            
            
               основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
            
         
               б)
            
            
               когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
            
         
               в)
            
            
               обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
            
         Член 3
   Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
   1.   Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
   2.   Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
   3.   Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
   4.   Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
   5.   Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
   6.   Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
   
      РАЗДЕЛ II
   
   
      
         Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
      
   
   Член 4
   Задачи на отговорния орган
   Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
   
               а)
            
            
               да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               б)
            
            
               да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               в)
            
            
               да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
            
         
               г)
            
            
               да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
            
         
               д)
            
            
               да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
            
         
               е)
            
            
               да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
            
         
               ж)
            
            
               да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
            
         
               з)
            
            
               да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
            
         
               и)
            
            
               да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
            
         
               й)
            
            
               да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
            
         
               к)
            
            
               без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
            
         
               л)
            
            
               да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
            
         
               м)
            
            
               да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
            
         
               н)
            
            
               да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               о)
            
            
               да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
            
         
               п)
            
            
               да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
            
         
               р)
            
            
               да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
            
         
               с)
            
            
               да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               т)
            
            
               да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               у)
            
            
               да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
            
         
               ф)
            
            
               да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
            
         Член 5
   Упълномощен орган
   1.   Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
   2.   Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
   
               а)
            
            
               съответния специален регламент;
            
         
               б)
            
            
               задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
            
         
               в)
            
            
               задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
            
         
               г)
            
            
               задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
            
         
               д)
            
            
               информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
            
         
               е)
            
            
               механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
            
         3.   В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
   4.   Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
   5.   Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
   6.   Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
   Член 6
   Възлагане на задачи на външни изпълнители
   Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
   Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
   
      РАЗДЕЛ III
   
   
      Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
   
   Член 7
   Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
   1.   По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
   2.   Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
   В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
   Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
   3.   Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
   Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
   4.   В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
   Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
   5.   Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
   6.   Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
   Член 8
   Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
   1.   Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко — самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
   2.   Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
   3.   При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
   4.   Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
   5.   Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
   
               а)
            
            
               отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
            
         
               б)
            
            
               задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
            
         Член 9
   Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
   1.   Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
   В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
   
               а)
            
            
               целите;
            
         
               б)
            
            
               критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
            
         
               в)
            
            
               договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
            
         
               г)
            
            
               условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
            
         
               д)
            
            
               правилата за допустимост на разходите;
            
         
               е)
            
            
               срокът на проекта; и
            
         
               ж)
            
            
               финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
            
         2.   Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
   3.   Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
   4.   В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
   5.   Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
   Член 10
   Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
   1.   Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
   
               а)
            
            
               подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
            
         
               б)
            
            
               наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
            
         2.   В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
   
               а)
            
            
               максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
            
         
               б)
            
            
               максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
            
         
               в)
            
            
               подробно описание и график на проекта;
            
         
               г)
            
            
               ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
            
         
               д)
            
            
               одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
            
         
               е)
            
            
               методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
            
         
               ж)
            
            
               графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
            
         
               з)
            
            
               оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
            
         
               и)
            
            
               разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
            
         
               й)
            
            
               определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
            
         
               к)
            
            
               счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
            
         
               л)
            
            
               условията, свързани с одитната следа;
            
         
               м)
            
            
               разпоредбите относно защитата на данните; и
            
         
               н)
            
            
               разпоредбите относно публичността.
            
         3.   По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
   4.   В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
   Член 11
   Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
   1.   Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
   
               а)
            
            
               формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
            
         
               б)
            
            
               наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
            
         2.   В административното решение се включва или посочва следното:
   
               а)
            
            
               максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
            
         
               б)
            
            
               максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
            
         
               в)
            
            
               подробно описание и график на проекта;
            
         
               г)
            
            
               ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
            
         
               д)
            
            
               одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
            
         
               е)
            
            
               методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
            
         
               ж)
            
            
               оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
            
         
               з)
            
            
               разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
            
         
               и)
            
            
               определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
            
         
               й)
            
            
               счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
            
         
               к)
            
            
               условията, свързани с одитната следа;
            
         
               л)
            
            
               разпоредбите относно защитата на данните; и
            
         
               м)
            
            
               разпоредбите относно публичността.
            
         3.   По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
   4.   В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
   ГЛАВА III
   
      СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
   
   Член 12
   Статут на одитния орган
   1.   В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
   2.   Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
   Член 13
   Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
   Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
   Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
   Член 14
   Одити
   1.   За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
   2.   Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
   3.   Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
   За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
   
               а)
            
            
               дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
            
         
               б)
            
            
               дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
            
         
               в)
            
            
               дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
            
         Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
   4.   В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
   5.   Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
   
               а)
            
            
               оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
            
         
               б)
            
            
               отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
            
         
               в)
            
            
               проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
            
         6.   След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
   7.   Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
   ГЛАВА IV
   
      ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
   
   Член 15
   Влизане в сила
   Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
   
   
      Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
      Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
      
         
            За Комисията
         
         
            Председател
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  ОВ L 150, 20.5.2014 г., стр. 112.
   
      (2)  Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (ОВ L 298, 26.10.2012 г., стр. 1).
   
      (3)  Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията от 24 юли 2014 г. за създаване на образци за национални програми и за определяне на реда и условията за електронната система за обмен на данни между Комисията и държавите членки в съответствие с Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (ОВ L 219, 25.7.2014 г., стp. 22).
   
      ПРИЛОЖЕНИЕ
      Критерии за определяне на отговорния орган
      1.   Вътрешна среда
      
      А)   Организационна структура
      
      
               
                  1)
               
               
                  Организационна структура, която позволява на отговорния орган да изпълнява задачите си, посочени в член 4.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Организационна структура, определена в органиграма, която показва ясно разпределението на ролите и отговорностите.
               
            Б)   Стандарти по отношение на човешките ресурси
      
      
               
                  1)
               
               
                  Подходящи човешки ресурси, които да изпълняват задачите, описани в член 4.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Разделяне на задълженията, така че никой служител да не отговаря за повече от една от задачите, свързани с разрешаването, плащането или счетоводното отчитане на суми, които се финансират по националната програма, и никой служител да не изпълнява една от тези задачи, без върху него да упражнява надзор друг служител.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Писмено определяне на отговорностите на всеки служител, включително границите на неговите финансови правомощия.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Подходящо обучение на персонала.
               
            
               
                  5)
               
               
                  Процедури за избягване на конфликти на интереси, включително когато служител на отговорна длъжност или на чувствителна длъжност по отношение на проверката, разрешаването, плащането и счетоводното отчитане на искания за плащане изпълнява също функции извън отговорния орган.
               
            2.   Контролни дейности
      
      А)   Подбор на проекти
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства в съответствие с член 9.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури по отношение на съдържанието и подписването на споразумения за отпускане на безвъзмездни средства и административни решения в съответствие с членове 10 и 11.
               
            Б)   Процедури за административните проверки и проверките на място
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури за редовно и своевременно уведомяване на ръководството на отговорния орган на подходящо равнище за резултатите от извършените проверки, за да се осигури възможност за преразглеждане на стратегията за контрол и на процедурите за вътрешен контрол при откриване на недостатъци на системата или ако е необходимо.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Описание на използвания метод за вземане на извадки, когато административните проверки или проверките на място не са всеобхватни, а се извършват на базата на извадка, както и процедура за съобщаване на несъответствията и нередностите.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Когато документите (на хартиен или електронен носител) за извършените проверки на искания за плащане се съхраняват от други органи, процедури, въведени от тези органи и от отговорния орган, за да се гарантира, че отговорният орган разполага с достъп до тези документи.
               
            В)   Процедури за разрешаване на плащането на исканията за плащане, представени от бенефициер
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури за обезпечаване на наблюдението на изпълнението на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, административните решения и договорите съгласно договорните условия.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури за получаване, записване и обработка на исканията за плащане, представени от бенефициер, определящи по-специално документите, които трябва да се използват, и процедурата за преглед на свършената работа.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Контролен списък на проверките, които трябва да извършва всеки служител, отговарящ за разрешаването, включително преглед на свършената работа.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Процедура за разрешаване на плащането, включително проверка на спазването на правилата на Съюза и националните правила и включително проверките, изисквани по член 5, параграф 2 и член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014, за предотвратяване и откриване на измами и нередности. по-конкретно по отношение на идентифицираните рискове.
               
            Г)   Процедури във връзка с плащането
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че плащанията се извършват само по банкови сметки на бенефициера и че не се извършват плащания в брой.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че всички плащания, за които не са извършени преводи, се възстановяват на бюджета на националната програма.
               
            Д)   Процедури във връзка със счетоводното отчитане
      
      Счетоводни процедури, с които се гарантира, че годишните отчети са пълни, точни и своевременни и че всички грешки или пропуски се откриват и коригират, по-специално чрез периодични проверки и равнения.
      Е)   Процедури във връзка с авансовите плащания
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че плащанията на аванси на бенефициерите се записват отделно в счетоводната документация.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че авансите се изчистват в определените срокове и че тези, чието изчистване е просрочено, се идентифицират.
               
            Ж)   Процедури във връзка с дълговете
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че критериите, предвидени в букви А) — Г), се прилагат mutatis mutandis по отношение на сумите, които отговорният орган трябва да събере в съответствие с член 21, буква з) от Регламент (ЕС) № 514/2014.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури за гарантиране на надлежното проследяване на издадените нареждания за събиране на вземания и ако е приложимо, на лихвите за забава.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Процедури, които гарантират, че ако събирането не може да бъде извършено, причината за това се установява, за да се прецени дали държавата членка следва да възстанови средства на бюджета на Съюза.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Система за признаване на всички дължими суми и за записване на всички тези дългове в книга на длъжниците преди получаването им.
               
            
               
                  5)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че тази книга на длъжниците се проверява през редовни интервали от време, за да се гарантират нейната надеждност и пълнота.
               
            З)   Процедури за откриване на нередности и за борба с измамите
      
      
               
                  1)
               
               
                  Определения за нередности в съответствие с изискванията на Съюза.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Механизми, с които се гарантира, че нередностите могат да бъдат открити навреме и че могат да бъдат предприети незабавни коригиращи мерки.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Процедури за въвеждане на пропорционални мерки за борба с измамите.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че Комисията се уведомява за откритите нередности и ако е целесъобразно, за всички коригиращи мерки, предприети в годишните отчети.
               
            И)   Одитна следа
      
      Процедура, с която се осигурява подходяща одитна следа в съответствие с регламента за изпълнение, приет въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014, чрез предоставяне на документни доказателства, които трябва да се съхраняват в помещенията на отговорния орган, във връзка с подбора на проекти, разрешаването, счетоводното отчитане и плащането на исканията за плащане, представени от бенефициер, както и обработката на авансовите плащания и на дълговете.
      3.   Вътрешна информация и комуникация
      
      А)   Комуникация
      
      
               
                  1)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че:
                  
                              а)
                           
                           
                              всички промени в законодателството на Съюза се записват;
                           
                        
                              б)
                           
                           
                              инструкциите, базите данни и контролните списъци се актуализират, за да отразяват тези промени своевременно; и
                           
                        
                              в)
                           
                           
                              всички заинтересовани страни, като например упълномощеният орган, се уведомяват за тези промени своевременно.
                           
                        
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че всички бенефициери разполагат с необходимата информация, за да изпълняват своите задачи и извършват дейността.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че на кандидатите се предоставя подходяща последваща информация за резултатите от процеса на подбор.
               
            Б)   Сигурност на информационните системи
      
      
               
                  1)
               
               
                  Сигурността на използваните информационни системи е в съответствие с най-новите стандарти, приети на международно равнище.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Процедури, с които се гарантира, че финансовите и технологичните мерки са пропорционални на рисковете.
               
            4.   Вътрешно наблюдение и докладване
      
      А)   Вътрешни документи и доклади
      
      
               
                  1)
               
               
                  Документирани процедури и съответни контролни списъци, които се попълват с цел:
                  
                              а)
                           
                           
                              да се подпомага работата на комитета за наблюдение, посочен в член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014, и да му се предоставя информацията, която му е необходима, за да изпълнява своите задачи, по-специално данни за напредъка на националната програма по отношение на постигането на нейните цели, финансови данни и данни за показателите и основните етапи;
                           
                        
                              б)
                           
                           
                              изготвяне на годишни и окончателни доклади за изпълнението и предоставянето им на Комисията;
                           
                        
                              в)
                           
                           
                              изготвяне на документите, представляващи искането за плащане на годишното салдо, посочено в член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
                           
                        
                              г)
                           
                           
                              гарантиране, че висшето ръководство получава всички необходими доклади и информация за ефективно наблюдение на изпълнението на програмите, за които отговаря; и
                           
                        
                              д)
                           
                           
                              гарантиране, че висшето ръководство получава докладите от независимите оценки или одити на функционирането на неговите системи.
                           
                        
            
               
                  2)
               
               
                  Документирани процедури за докладване и наблюдение, ако отговорният орган е възложил изпълнението на задачи на друг орган.
               
            Б)   Наблюдение на други задачи, които не се извършват от самите органи
      
      
               
                  1)
               
               
                  Когато органи действат под отговорността на отговорния орган, с изключение на упълномощените органи — процедури, с които се гарантира, че са въведени механизми за упражняване на надзор, за да се осигури добро финансово управление.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Когато контролни дейности се възлагат на външни изпълнители — процедури, с които се гарантира, че са въведени механизми за упражняване на надзор, за да се осигурят обща методика за контрол и последователност на работата.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Когато отговорният орган делегира дейности — процедури, с които се гарантира, че се спазва член 5, параграф 4 от настоящия регламент.