CELEX: 32017D0189
Language: el
Date: 2017-01-16 00:00:00
Title: Απόφαση (ΕΕ) 2017/189 του Συμβουλίου, της 16ης Ιανουαρίου 2017, για τις θέσεις που πρέπει να ληφθούν, εξ ονόματος της Ένωσης, στο πλαίσιο της υποεπιτροπής υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής διαχείρισης, της υποεπιτροπής εμπορίου και αειφόρου ανάπτυξης, της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της υποεπιτροπής για τις γεωγραφικές ενδείξεις, που συγκροτήθηκαν δυνάμει της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου, όσον αφορά την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού των εν λόγω υποεπιτροπών

3.2.2017   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 29/40
            
         ΑΠΌΦΑΣΗ (ΕΕ) 2017/189 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
   της 16ης Ιανουαρίου 2017
   για τις θέσεις που πρέπει να ληφθούν, εξ ονόματος της Ένωσης, στο πλαίσιο της υποεπιτροπής υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής διαχείρισης, της υποεπιτροπής εμπορίου και αειφόρου ανάπτυξης, της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της υποεπιτροπής για τις γεωγραφικές ενδείξεις, που συγκροτήθηκαν δυνάμει της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου, όσον αφορά την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού των εν λόγω υποεπιτροπών
   ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
   Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως το άρθρο 207 παράγραφος 4, σε συνδυασμό με το άρθρο 218 παράγραφος 9,
   Έχοντας υπόψη την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
   Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
   
               (1)
            
            
               Το άρθρο 486 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («συμφωνία») (1) προβλέπει την προσωρινή εφαρμογή της συμφωνίας εν μέρει.
            
         
               (2)
            
            
               Το άρθρο 4 της απόφασης 2014/668/ΕΕ του Συμβουλίου (2) ορίζει τις διατάξεις της συμφωνίας που πρόκειται να εφαρμοστούν προσωρινά. Αυτές συμπεριλαμβάνουν τις διατάξεις σχετικά με τη σύσταση και τη λειτουργία της υποεπιτροπής υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής διαχείρισης («υποεπιτροπή ΥΦΔ»), της υποεπιτροπής εμπορίου και αειφόρου ανάπτυξης («υποεπιτροπή ΕΑΑ»), της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της υποεπιτροπής για τις γεωγραφικές ενδείξεις («υποεπιτροπή ΓΕ»).
            
         
               (3)
            
            
               Το άρθρο 74 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή ΥΦΔ οφείλει να θεσπίσει τον κανονισμό εργασίας της κατά την πρώτη της συνεδρίαση.
            
         
               (4)
            
            
               Το άρθρο 300 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή ΕΑΑ οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό της.
            
         
               (5)
            
            
               Το άρθρο 83 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό της.
            
         
               (6)
            
            
               Το άρθρο 211 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή ΓΕ οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό της.
            
         
               (7)
            
            
               Ενδείκνυται να καθοριστούν οι θέσεις που πρέπει να ληφθούν εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΥΦΔ της υποεπιτροπής ΕΑΑ, της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και της υποεπιτροπής ΓΕ όσον αφορά την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού των εν λόγω υποεπιτροπών,
            
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
   Άρθρο 1
   1.   Η θέση που πρέπει να ληφθεί εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΥΦΔ που συγκροτήθηκε δυνάμει του άρθρου 74 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («συμφωνία») βασίζεται στο σχέδιο απόφασης της υποεπιτροπής ΥΦΔ που επισυνάπτεται στην παρούσα απόφαση.
   2.   Τεχνικές διορθώσεις ήσσονος σημασίας στο σχέδιο απόφασης μπορούν να συμφωνηθούν από τους αντιπροσώπους της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΥΦΔ χωρίς περαιτέρω απόφαση του Συμβουλίου.
   Άρθρο 2
   1.   Η θέση που πρέπει να ληφθεί εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΕΑΑ που συστάθηκε δυνάμει του άρθρου 300 της συμφωνίας βασίζεται στο σχέδιο απόφασης της υποεπιτροπής ΕΑΑ που επισυνάπτεται στην παρούσα απόφαση.
   2.   Τεχνικές διορθώσεις ήσσονος σημασίας στο σχέδιο απόφασης μπορούν να συμφωνηθούν από τους αντιπροσώπους της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΕΑΑ χωρίς περαιτέρω απόφαση του Συμβουλίου.
   Άρθρο 3
   1.   Η θέση που πρέπει να ληφθεί εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας που συγκροτήθηκε δυνάμει του άρθρου 83 της συμφωνίας βασίζεται στο σχέδιο απόφασης της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας που επισυνάπτεται στην παρούσα απόφαση.
   2.   Τεχνικές διορθώσεις ήσσονος σημασίας στο σχέδιο απόφασης μπορούν να συμφωνηθούν από τους αντιπροσώπους της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας χωρίς περαιτέρω απόφαση του Συμβουλίου.
   Άρθρο 4
   1.   Η θέση που πρέπει να ληφθεί εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΓΕ που συγκροτήθηκε δυνάμει του άρθρου 211 της συμφωνίας βασίζεται στο σχέδιο απόφασης της υποεπιτροπής ΓΕ που επισυνάπτεται στην παρούσα απόφαση.
   2.   Τεχνικές διορθώσεις ήσσονος σημασίας στο σχέδιο απόφασης μπορούν να συμφωνηθούν από τους αντιπροσώπους της Ένωσης στο πλαίσιο της υποεπιτροπής ΓΕ χωρίς περαιτέρω απόφαση του Συμβουλίου.
   Άρθρο 5
   Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.
   
      Βρυξέλλες, 16 Ιανουαρίου 2017.
      
         
            Για το Συμβούλιο
         
         
            Η Πρόεδρος
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
   
      (2)  Απόφαση 2014/668/ΕΕ του Συμβουλίου, της 23ης Ιουνίου 2014, για την υπογραφή, εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και την προσωρινή εφαρμογή της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου, όσον αφορά τον τίτλο III (με εξαίρεση τις διατάξεις σχετικά με την αντιμετώπιση των υπηκόων τρίτων χωρών που απασχολούνται νομίμως ως εργαζόμενοι στο έδαφος του άλλου μέρους) και τους τίτλους IV, V, VI και VII αυτής, καθώς και τα σχετικά παραρτήματα και πρωτόκολλα (ΕΕ L 278 της 20.9.2014, σ. 1).
   
      ΣΧΕΔΙΟ
      ΑΠΟΦΑΣΗ … ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΦΥΤΟΫΓΕΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ
      της …
      για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της
      Η ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗ ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΦΥΤΟΫΓΕΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ,
      Έχοντας υπόψη τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) και ιδίως το άρθρο 74,
      Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
      
                  (1)
               
               
                  Σύμφωνα με το άρθρο 486 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («συμφωνία»), ορισμένα μέρη της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένου του κεφαλαίου 4 («Υγειονομικά και φυτοϋγειονομικά μέτρα») του τίτλου IV («Εμπόριο και συναφή με το εμπόριο θέματα»), εφαρμόζονται προσωρινά από την 1η Ιανουαρίου 2016.
               
            
                  (2)
               
               
                  Το άρθρο 74 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής διαχείρισης («υποεπιτροπή ΥΦΔ») οφείλει να εξετάζει κάθε θέμα σχετικά με την εφαρμογή του κεφαλαίου 4 του τίτλου IV της συμφωνίας.
               
            
                  (3)
               
               
                  Το άρθρο 74 παράγραφος 5 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή ΥΦΔ οφείλει να θεσπίσει τον κανονισμό εργασίας της,
               
            ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
      Άρθρο 1
      Εγκρίνεται ο εσωτερικός κανονισμός της υποεπιτροπής ΥΦΔ, όπως παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.
      Άρθρο 2
      Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.
      
         Έγινε στ …,
         
            
               Για την υποεπιτροπή υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής διαχείρισης ΕΕ-Ουκρανίας
            
            
               Ο Πρόεδρος
            
         
      
      
         (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
         ΕΣΩΤΕΡΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΉΣ ΚΑΙ ΦΥΤΟΫΓΕΙΟΝΟΜΙΚΉΣ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΊΑΣ
         Άρθρο 1
         Γενικές διατάξεις
         1.   Η υποεπιτροπή υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής διαχείρισης («υποεπιτροπή ΥΦΔ»), που έχει συγκροτηθεί δυνάμει του άρθρου 74 παράγραφος 1 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) («συμφωνία»), επικουρεί την Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 465 παράγραφος 4 της συμφωνίας, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της.
         2.   Η υποεπιτροπή ΥΦΔ ασκεί τα καθήκοντα που ορίζονται στο άρθρο 74 παράγραφος 2 της συμφωνίας υπό το πρίσμα του στόχου που ορίζεται στο άρθρο 59 της συμφωνίας.
         3.   Η υποεπιτροπή ΥΦΔ απαρτίζεται από αντιπροσώπους των αρμόδιων αρχών των μερών, υπεύθυνων για υγειονομικά και φυτοϋγειονομικά θέματα.
         4.   Εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή της Ουκρανίας αρμόδιος για υγειονομικά και φυτοϋγειονομικά θέματα εκτελεί χρέη Προέδρου σύμφωνα με το άρθρο 2.
         5.   Για τους σκοπούς του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, ισχύει ο ορισμός του όρου «μέρη» που καθορίζεται στο άρθρο 482 της συμφωνίας.
         Άρθρο 2
         Προεδρία
         Η προεδρία της υποεπιτροπής ΥΦΔ ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη κάθε 12 μήνες. Η πρώτη περίοδος 12 μηνών αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.
         Άρθρο 3
         Συνεδριάσεις
         1.   Εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη, η υποεπιτροπή ΥΦΔ συνεδριάζει εντός τριών μηνών από την έναρξη ισχύος της συμφωνίας και, στη συνέχεια, κατόπιν αιτήσεως ενός εκ των μερών ή τουλάχιστον μία φορά ετησίως.
         2.   Κάθε συνεδρίαση της υποεπιτροπής ΥΦΔ συγκαλείται από τον Πρόεδρο σε χρόνο και σε τόπο που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της συνεδρίασης εκδίδεται από τον Πρόεδρο το αργότερο 28 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
         3.   Οποτεδήποτε είναι εφικτό, συγκαλούνται τακτικές συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ σε εύθετο χρόνο πριν από την τακτική συνεδρίαση της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         4.   Οι συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ μπορούν να γίνονται με οποιοδήποτε συμφωνημένο τεχνολογικό μέσο, όπως εικονοδιάσκεψη ή ηχοδιάσκεψη.
         5.   Εκτός συνεδρίασης, η υποεπιτροπή ΥΦΔ μπορεί να εξετάζει οποιοδήποτε θέμα δι' αλληλογραφίας.
         Άρθρο 4
         Αντιπροσωπείες
         Πριν από κάθε συνεδρίαση, κάθε μέρος ενημερώνει το άλλο, μέσω της Γραμματείας της υποεπιτροπής ΥΦΔ που προβλέπεται στο άρθρο 5, για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών τους.
         Άρθρο 5
         Γραμματεία
         Ένας μόνιμος υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας δημόσιος υπάλληλος της Ουκρανίας εκτελούν από κοινού χρέη Γραμματέων της υποεπιτροπής ΥΦΔ και εκτελούν καθήκοντα γραμματείας από κοινού και σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας.
         Άρθρο 6
         Αλληλογραφία
         1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην υποεπιτροπή ΥΦΔ διαβιβάζεται στον Γραμματέα οποιουδήποτε από τα μέρη, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο Γραμματέα.
         2.   Η Γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην υποεπιτροπή ΥΦΔ διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται, σύμφωνα με το άρθρο 7.
         3.   Η αλληλογραφία του Προέδρου αποστέλλεται στα μέρη από τη Γραμματεία της υποεπιτροπής ΥΦΔ εκ μέρους του Προέδρου. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με το άρθρο 7.
         Άρθρο 7
         Έγγραφα
         1.   Τα έγγραφα διαβιβάζονται μέσω της Γραμματείας της υποεπιτροπής ΥΦΔ.
         2.   Κάθε μέρος διαβιβάζει τα έγγραφά του στον Γραμματέα του. Ο εν λόγω Γραμματέας διαβιβάζει τα εν λόγω έγγραφα στον Γραμματέα του άλλου μέρους.
         3.   Ο Γραμματέας της Ένωσης διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ένωσης και κοινοποιεί συστηματικά την αλληλογραφία αυτή στον Γραμματέα της Ουκρανίας και στους Γραμματείς της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         4.   Ο Γραμματέας της Ουκρανίας διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ουκρανίας και κοινοποιεί συστηματικά την αλληλογραφία αυτή στον Γραμματέα της Ένωσης και στους Γραμματείς της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         5.   Οι Γραμματείς της υποεπιτροπής ΥΦΔ είναι αρμόδιοι για τις επαφές σχετικά με τις ανταλλαγές που προβλέπονται στο άρθρο 67 της συμφωνίας.
         Άρθρο 8
         Εμπιστευτικότητα
         Οι συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τα μέρη.
         Όταν ένα μέρος υποβάλλει στην υποεπιτροπή ΥΦΔ πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος χειρίζεται τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.
         Άρθρο 9
         Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
         1.   Η Γραμματεία της υποεπιτροπής ΥΦΔ καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, καθώς επίσης και σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων όπως προβλέπεται στο άρθρο 10, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η Γραμματεία έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από ένα μέρος, συνοδευόμενο από τα σχετικά έγγραφα, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.
         2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα σχετικά έγγραφα διαβιβάζονται σύμφωνα με το άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την υποεπιτροπή ΥΦΔ στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
         4.   Ο πρόεδρος δύναται, σε βάση ad hoc και κατόπιν συμφωνίας του έτερου μέρους, να προσκαλεί εκπροσώπους άλλων φορέων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ ως παρατηρητές για να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Τα μέρη μεριμνούν ώστε οι εν λόγω παρατηρητές να τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.
         5.   Ο πρόεδρος δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.
         Άρθρο 10
         Πρακτικά και επιχειρησιακά συμπεράσματα
         1.   Οι δύο Γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.
         2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά περιλαμβάνουν, για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:
         
                     α)
                  
                  
                     τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση, τους υπαλλήλους που τους συνοδεύουν και τυχόν παρατηρητές που παρέστησαν στη συνεδρίαση,
                  
               
                     β)
                  
                  
                     τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην υποεπιτροπή ΥΦΔ,
                  
               
                     γ)
                  
                  
                     τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από την υποεπιτροπή ΥΦΔ και
                  
               
                     δ)
                  
                  
                     τα επιχειρησιακά συμπεράσματα της συνεδρίασης, όπως αναφέρεται στην παράγραφο 4.
                  
               3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στην υποεπιτροπή ΥΦΔ προς έγκριση. Εγκρίνεται εντός 28 ημερολογιακών ημερών ύστερα από κάθε συνεδρίαση της υποεπιτροπής ΥΦΔ. Αντίγραφο των εγκεκριμένων πρακτικών αποστέλλεται σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.
         4.   Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τον Γραμματέα του μέρους που ασκεί την προεδρία και διανέμεται στα μέρη μαζί με την ημερήσια διάταξη, κατά κανόνα το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων επικαιροποιείται κατά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, ώστε στο τέλος της συνεδρίασης, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά, η υποεπιτροπή ΥΦΔ να εγκρίνει τα επιχειρησιακά συμπεράσματα, προσδιορίζοντας τις επακόλουθες δράσεις που συμφωνούνται από τα μέρη. Μόλις εγκριθούν, τα επιχειρησιακά συμπεράσματα επισυνάπτονται στα πρακτικά και η εφαρμογή τους εξετάζεται κατά τη διάρκεια επακόλουθων συνεδριάσεων της υποεπιτροπής ΥΦΔ. Για τον σκοπό αυτόν, η υποεπιτροπή ΥΦΔ εγκρίνει υπόδειγμα που καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό κάθε σημείου δράσης σε σχέση με συγκεκριμένη προθεσμία.
         Άρθρο 11
         Αποφάσεις και συστάσεις
         1.   Η υποεπιτροπή ΥΦΔ εγκρίνει αποφάσεις, γνωμοδοτήσεις, συστάσεις, εκθέσεις και κοινές δράσεις, όπως προβλέπεται στο άρθρο 74 της συμφωνίας. Οι εν λόγω αποφάσεις, γνωμοδοτήσεις, συστάσεις, εκθέσεις και κοινές δράσεις εγκρίνονται με συναίνεση μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών τους διαδικασιών που απαιτούνται για την έγκρισή τους. Οι αποφάσεις είναι δεσμευτικές για τα μέρη, τα οποία λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την εκτέλεσή τους.
         2.   Κάθε απόφαση, γνώμη, σύσταση ή έκθεση υπογράφεται από τον Πρόεδρο και επικυρώνεται από τους δύο Γραμματείς. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 3, ο πρόεδρος υπογράφει τα εν λόγω έγγραφα κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης κατά την οποία εγκρίνεται η σχετική απόφαση, γνώμη, σύσταση ή έκθεση.
         3.   Εφόσον συμφωνούν τα μέρη, η υποεπιτροπή ΥΦΔ μπορεί να εκδίδει αποφάσεις, συστάσεις, γνώμες ή εκθέσεις με γραπτή διαδικασία, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των δύο Γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτόν, το κείμενο της πρότασης διανέμεται σύμφωνα με το άρθρο 7, με προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών, εντός της οποίας πρέπει να γνωστοποιηθούν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις. Ο πρόεδρος δύναται, μετά από διαβούλευση με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παρούσα παράγραφο, με σκοπό να λαμβάνονται υπόψη ειδικές περιστάσεις. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση, η γνώμη, η σύσταση ή η έκθεση υπογράφεται από τον Πρόεδρο και επικυρώνεται από τους δύο Γραμματείς.
         4.   Οι πράξεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ φέρουν τον τίτλο «απόφαση», «γνώμη», «σύσταση» ή «έκθεση». Κάθε απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά στην απόφαση.
         5.   Οι αποφάσεις, οι γνώμες, οι συστάσεις και οι εκθέσεις διανέμονται σε αμφότερα τα μέρη.
         6.   Η Γραμματεία της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα ενημερώνεται σχετικά με τυχόν αποφάσεις, γνωμοδοτήσεις, συστάσεις, εκθέσεις ή άλλες συμφωνηθείσες δράσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ.
         7.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει εάν θα δημοσιεύει τις αποφάσεις, τις γνωμοδοτήσεις και τις συστάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.
         Άρθρο 12
         Εκθέσεις
         Η υποεπιτροπή ΥΦΔ υποβάλλει έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητές της, καθώς και σχετικά με τις δραστηριότητες των τεχνικών ομάδων εργασίας ή των ad hoc ομάδων που δημιουργήθηκαν από την υποεπιτροπή ΥΦΔ, στην Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα. Η έκθεση υποβάλλεται 25 ημέρες πριν από την τακτική ετήσια συνεδρίαση της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         Άρθρο 13
         Γλώσσες
         1.   Οι γλώσσες εργασίας της υποεπιτροπής ΥΦΔ είναι η αγγλική και η ουκρανική.
         2.   Η υποεπιτροπή ΥΦΔ χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.
         Άρθρο 14
         Δαπάνες
         1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
         2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         3.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα αγγλικά και τα ουκρανικά, ώστε να συμμορφώνονται με το άρθρο 13 παράγραφος 1, αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         Οι δαπάνες για τη διερμηνεία και τη μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν μέρος.
         Άρθρο 15
         Τεχνικές ομάδες εργασίας και ad hoc ομάδες
         1.   Η υποεπιτροπή ΥΦΔ μπορεί, με απόφασή της σύμφωνα με το άρθρο 74 παράγραφος 3 της συμφωνίας, να δημιουργήσει ή να καταργήσει, όπου κρίνεται σκόπιμο, τεχνικές ομάδες εργασίας ή ad hoc ομάδες εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των επιστημονικών ομάδων.
         2.   Η σύνθεση των ad hοc ομάδων εργασίας δεν περιορίζεται αναγκαστικώς σε εκπροσώπους των μερών. Τα μέρη διασφαλίζουν ότι τα μέλη κάθε ομάδας που δημιουργείται από την υποεπιτροπή ΥΦΔ τηρούν τυχόν κατάλληλες απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.
         3.   Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι ομάδες που δημιουργούνται από την υποεπιτροπή ΥΦΔ λειτουργούν υπό την εποπτεία της υποεπιτροπής ΥΦΔ, στην οποία και υποβάλλουν αναφορές.
         4.   Οι συνεδριάσεις των ομάδων εργασίας μπορούν να διεξάγονται όταν απαιτείται, αυτοπροσώπως ή μέσω εικονοδιάσκεψης ή ηχοδιάσκεψης.
         5.   Το σύνολο της σχετικής αλληλογραφίας, καθώς και των εγγράφων και ανακοινώσεων που αφορούν τις δραστηριότητες των ομάδων εργασίας, κοινοποιούνται στη Γραμματεία της υποεπιτροπής ΥΦΔ.
         6.   Οι ομάδες εργασίας έχουν την εξουσία να διατυπώνουν συστάσεις γραπτώς στην υποεπιτροπή ΥΦΔ. Οι συστάσεις εκδίδονται με συναίνεση και κοινοποιούνται στον Πρόεδρο, ο οποίος διαβιβάζει τις συστάσεις όπως προβλέπεται στο άρθρο 7.
         7.   Ο εν λόγω εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται κατ' αναλογία σε κάθε τεχνική ομάδα εργασίας ή ad hoc ομάδα εργασίας που έχει συσταθεί από την υποεπιτροπή ΥΦΔ, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στο παρόν άρθρο. Οι αναφορές στην Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα νοούνται ως αναφορές στην υποεπιτροπή ΥΦΔ.
         Άρθρο 16
         Τροποποίηση
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιείται με απόφαση της υποεπιτροπής ΥΦΔ σύμφωνα με το άρθρο 74 παράγραφος 5 της συμφωνίας.
         
            (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
   
   
      ΣΧΕΔΙΟ
      ΑΠΟΦΑΣΗ … ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΜΠΟΡΙΟΥ ΚΑΙ ΑΕΙΦΟΡΟΥ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ
      της …
      για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της
      Η ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΜΠΟΡΙΟΥ ΚΑΙ ΑΕΙΦΟΡΟΥ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ,
      Έχοντας υπόψη τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) και ιδίως το άρθρο 300,
      Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
      
                  (1)
               
               
                  Σύμφωνα με το άρθρο 486 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («συμφωνία»), ορισμένα μέρη της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένου του κεφαλαίου 13 («Εμπόριο και αειφόρος ανάπτυξη») του τίτλου IV («Εμπόριο και συναφή με το εμπόριο θέματα»), εφαρμόζονται προσωρινά από την 1η Ιανουαρίου 2016.
               
            
                  (2)
               
               
                  Το άρθρο 300 της συμφωνίας ορίζει ότι η Υποεπιτροπή Εμπορίου και Αειφόρου Ανάπτυξης («υποεπιτροπή ΕΑΑ») οφείλει να συνεδριάζει με σκοπό την παρακολούθηση της εφαρμογής του κεφαλαίου 13 του τίτλου IV της συμφωνίας.
               
            
                  (3)
               
               
                  Το άρθρο 300 παράγραφος 1 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή ΕΑΑ οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό της,
               
            ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
      Άρθρο 1
      Εγκρίνεται ο εσωτερικός κανονισμός της Υποεπιτροπής Εμπορίου και Αειφόρου Ανάπτυξης, όπως παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.
      Άρθρο 2
      Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.
      
         Έγινε στ …,
         
            
               Για την Υποεπιτροπή Εμπορίου και Αειφόρου Ανάπτυξης ΕΕ-Ουκρανίας
            
            
               Ο Πρόεδρος
            
         
      
      
         (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
         ΕΣΩΤΕΡΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΕΜΠΟΡΊΟΥ ΚΑΙ ΑΕΙΦΌΡΟΥ ΑΝΆΠΤΥΞΗΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΊΑΣ
         Άρθρο 1
         Γενικές διατάξεις
         1.   Η Υποεπιτροπή Εμπορίου και Αειφόρου Ανάπτυξης («υποεπιτροπή ΕΑΑ»), που έχει συσταθεί δυνάμει του άρθρου 300 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) («συμφωνία»), επικουρεί την Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 465 παράγραφος 4 της συμφωνίας, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της.
         2.   Η υποεπιτροπή ΕΑΑ ασκεί τα καθήκοντα που ορίζονται στο κεφάλαιο 13 («Εμπόριο και αειφόρος ανάπτυξη») του τίτλου IV («Εμπόριο και συναφή με το εμπόριο θέματα») της συμφωνίας.
         3.   Η υποεπιτροπή ΕΑΑ απαρτίζεται από εκπροσώπους προερχόμενους από τη διοίκηση κάθε μέρους, υπεύθυνη για θέματα εμπορίου και αειφόρου ανάπτυξης.
         4.   Ένας εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή της Ουκρανίας αρμόδιος για θέματα εμπορίου και αειφόρου ανάπτυξης εκτελεί χρέη Προέδρου της υποεπιτροπής ΕΑΑ.
         5.   Για τους σκοπούς του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, ισχύει ο ορισμός του όρου «μέρη» που καθορίζεται στο άρθρο 482 της συμφωνίας.
         Άρθρο 2
         Ειδικές διατάξεις
         1.   Εφαρμόζονται κατ' αναλογία τα άρθρα 2 έως 14 του εσωτερικού κανονισμού της Επιτροπής Σύνδεσης ΕΕ-Ουκρανίας, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό.
         2.   Οι αναφορές στο Συμβούλιο Σύνδεσης νοούνται ως αναφορές στην Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα. Οι αναφορές στην Επιτροπή Σύνδεσης ή στην Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα νοούνται ως αναφορές στην υποεπιτροπή ΕΑΑ.
         Άρθρο 3
         Συνεδριάσεις
         Η υποεπιτροπή ΕΑΑ συνέρχεται όταν είναι αναγκαίο. Τα μέρη επιδιώκουν να συνεδριάζει μία φορά ετησίως.
         Άρθρο 4
         Τροποποίηση
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιείται με απόφαση της υποεπιτροπής ΕΑΑ σύμφωνα με το άρθρο 300 παράγραφος 1 της συμφωνίας.
         
            (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
   
   
      ΣΧΕΔΙΟ
      ΑΠΟΦΑΣΗ … ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΕ — ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ
      της …
      για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της
      Η ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ,
      Έχοντας υπόψη τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) και ιδίως το άρθρο 83,
      Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
      
                  (1)
               
               
                  Σύμφωνα με το άρθρο 486 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («συμφωνία»), ορισμένα μέρη της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένου του κεφαλαίου 5 («Διευκόλυνση των τελωνειακών διαδικασιών και των εμπορικών συναλλαγών») του τίτλου IV («Εμπόριο και συναφή με το εμπόριο θέματα»), εφαρμόζονται προσωρινά από την 1η Ιανουαρίου 2016.
               
            
                  (2)
               
               
                  Το άρθρο 83 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας οφείλει να παρακολουθεί την εφαρμογή και τη διαχείριση του κεφαλαίου 5 του τίτλου IV της συμφωνίας.
               
            
                  (3)
               
               
                  Το άρθρο 83 στοιχείο ε) της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό της,
               
            ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
      Άρθρο 1
      Εγκρίνεται ο εσωτερικός κανονισμός της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, όπως παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.
      Άρθρο 2
      Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.
      
         Έγινε στ …,
         
            
               Για την υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας ΕΕ-Ουκρανίας
            
            
               Ο Πρόεδρος
            
         
      
      
         (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
         ΕΣΩΤΕΡΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΉΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΊΑΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΊΑΣ
         Άρθρο 1
         Γενικές διατάξεις
         1.   Η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας, που έχει συγκροτηθεί δυνάμει του άρθρου 83 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) («συμφωνία»), ασκεί τα καθήκοντά της όπως προβλέπεται στο εν λόγω άρθρο.
         2.   Η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας απαρτίζεται από εκπροσώπους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Ουκρανίας υπεύθυνους για τελωνειακά και συναφή θέματα.
         3.   Εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή της Ουκρανίας αρμόδιος για τελωνειακά και συναφή θέματα εκτελεί χρέη Προέδρου σύμφωνα με το άρθρο 2.
         4.   Για τους σκοπούς του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, ισχύει ο ορισμός του όρου «μέρη» που καθορίζεται στο άρθρο 482 της συμφωνίας.
         Άρθρο 2
         Προεδρία
         Η προεδρία της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη κάθε 12 μήνες. Η πρώτη περίοδος 12 μηνών αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.
         Άρθρο 3
         Συνεδριάσεις
         1.   Εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη, η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας συνεδριάζει μία φορά ετησίως ή κατόπιν αιτήσεως ενός εκ των μερών.
         2.   Κάθε συνεδρίαση της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας συγκαλείται από τον Πρόεδρο σε χρόνο και σε τόπο που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της συνεδρίασης εκδίδεται από τον Πρόεδρο το αργότερο 28 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
         3.   Οι συνεδριάσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας μπορούν να γίνονται με οποιοδήποτε συμφωνημένο τεχνολογικό μέσο, όπως εικονοδιάσκεψη ή ηχοδιάσκεψη.
         4.   Εκτός συνεδρίασης, η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί να εξετάζει οποιοδήποτε θέμα δι' αλληλογραφίας.
         Άρθρο 4
         Αντιπροσωπείες
         Πριν από κάθε συνεδρίαση, κάθε μέρος ενημερώνει το άλλο, μέσω της Γραμματείας της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας που προβλέπεται στο άρθρο 5, για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών.
         Άρθρο 5
         Γραμματεία
         Ένας μόνιμος υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας δημόσιος υπάλληλος της Ουκρανίας αρμόδιοι για τελωνειακά και συναφή θέματα εκτελούν από κοινού χρέη Γραμματέων της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας και εκτελούν καθήκοντα γραμματείας από κοινού και σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας.
         Άρθρο 6
         Αλληλογραφία
         1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας διαβιβάζεται στον Γραμματέα οποιουδήποτε από τα μέρη, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο Γραμματέα.
         2.   Η γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται, σύμφωνα με το άρθρο 7.
         3.   Η αλληλογραφία του Προέδρου αποστέλλεται στα μέρη από τη Γραμματεία της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας εκ μέρους του Προέδρου. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με το άρθρο 7.
         Άρθρο 7
         Έγγραφα
         1.   Τα έγγραφα διαβιβάζονται μέσω μέσω της Γραμματείας της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         2.   Κάθε μέρος διαβιβάζει τα έγγραφά του στον Γραμματέα του. Ο εν λόγω Γραμματέας διαβιβάζει τα εν λόγω έγγραφα στον Γραμματέα του άλλου μέρους.
         3.   Ο Γραμματέας της Ένωσης διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ένωσης και κοινοποιεί συστηματικά την αλληλογραφία αυτή στον Γραμματέα της Ουκρανίας. Ο Γραμματέας της Ένωσης διαβιβάζει αντίγραφο των τελικών εγγράφων στους Γραμματείς της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         4.   Ο Γραμματέας της Ουκρανίας διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ουκρανίας και κοινοποιεί συστηματικά την αλληλογραφία αυτή στον Γραμματέα της Ένωσης. Ο Γραμματέας της Ουκρανίας διαβιβάζει αντίγραφο των τελικών εγγράφων στους Γραμματείς της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         Άρθρο 8
         Εμπιστευτικότητα
         Οι συνεδριάσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τα μέρη.
         Όταν ένα μέρος υποβάλλει στην υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος χειρίζεται τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.
         Άρθρο 9
         Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
         1.   Η Γραμματεία της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η Γραμματεία έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από ένα μέρος, συνοδευόμενο από τα σχετικά έγγραφα, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.
         2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα σχετικά έγγραφα διαβιβάζονται σύμφωνα με το άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
         4.   Ο πρόεδρος δύναται, σε βάση ad hoc και κατόπιν συμφωνίας του έτερου μέρους, να προσκαλεί εκπροσώπους άλλων φορέων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας ως παρατηρητές για να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Τα μέρη μεριμνούν ώστε οι εν λόγω παρατηρητές να τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.
         5.   Ο πρόεδρος δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.
         Άρθρο 10
         Πρακτικά και επιχειρησιακά συμπεράσματα
         1.   Σχέδιο πρακτικών, συμπεριλαμβανομένων των επιχειρησιακών συμπερασμάτων, κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τον Γραμματέα του μέρους που ασκεί την προεδρία.
         2.   Το σχέδιο πρακτικών, συμπεριλαμβανομένων των επιχειρησιακών συμπερασμάτων, υποβάλλεται στην υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας προς έγκριση. Εγκρίνεται εντός 28 ημερολογιακών ημερών μετά από κάθε συνεδρίαση της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας. Αντίγραφο των εγκεκριμένων πρακτικών αποστέλλεται σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.
         Άρθρο 11
         Αποφάσεις και συστάσεις
         1.   Η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας θεσπίζει πρακτικές ρυθμίσεις, μέτρα, αποφάσεις και συστάσεις, όπως προβλέπεται στο άρθρο 83 της συμφωνίας. Θεσπίζονται κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών για τη θέσπισή τους. Οι αποφάσεις είναι δεσμευτικές για τα μέρη, τα οποία λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την εκτέλεσή τους.
         2.   Κάθε απόφαση ή σύσταση υπογράφεται από εκπρόσωπο αμφοτέρων των μερών. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 3, οι εκπρόσωποι υπογράφουν τα εν λόγω έγγραφα κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης κατά την οποία θεσπίζεται η σχετική απόφαση ή σύσταση.
         3.   Εφόσον συμφωνούν τα μέρη, η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις με γραπτή διαδικασία, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των δύο Γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτόν, το κείμενο της πρότασης διανέμεται σύμφωνα με το άρθρο 7, με προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών, εντός της οποίας πρέπει να γνωστοποιηθούν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις. Ο πρόεδρος δύναται, μετά από διαβούλευση με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παρούσα παράγραφο, με σκοπό να λαμβάνονται υπόψη ειδικές περιστάσεις. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση ή η σύσταση υπογράφεται από εκπρόσωπο αμφοτέρων των μερών.
         4.   Οι πράξεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση». Κάθε απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά στην απόφαση.
         5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας επικυρώνονται από τους δύο Γραμματείς.
         6.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται σε αμφότερα τα μέρη.
         7.   Η Γραμματεία της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα ενημερώνεται σχετικά με τυχόν αποφάσεις, γνωμοδοτήσεις, συστάσεις, εκθέσεις ή άλλες συμφωνηθείσες δράσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.
         8.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει εάν θα δημοσιεύει τις αποφάσεις και τις συστάσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.
         Άρθρο 12
         Εκθέσεις
         Η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας υποβάλλει εκθέσεις στην Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα σε κάθε τακτική ετήσια συνεδρίαση της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         Άρθρο 13
         Γλώσσες
         1.   Οι γλώσσες εργασίας της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας είναι η αγγλική και η ουκρανική.
         2.   Η υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.
         Άρθρο 14
         Δαπάνες
         1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
         2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         3.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα αγγλικά και τα ουκρανικά, ώστε να συμμορφώνονται με το άρθρο 13 παράγραφος 1, αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         Οι δαπάνες για τη διερμηνεία και τη μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν μέρος.
         Άρθρο 15
         Τροποποίηση
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιείται με απόφαση της υποεπιτροπής τελωνειακής συνεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 83 στοιχείο ε) της συμφωνίας.
         
            (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
   
   
      ΣΧΕΔΙΟ
      ΑΠΟΦΑΣΗ … ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΕΣ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ
      της …
      για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της
      Η ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΕΣ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΙΑΣ
      Έχοντας υπόψη τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) («συμφωνία») και ιδίως το άρθρο 211,
      Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
      
                  (1)
               
               
                  Σύμφωνα με το άρθρο 486 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου («συμφωνία»), ορισμένα μέρη της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένου του υποτμήματος 3 («Γεωγραφικές ενδείξεις») της ενότητας 2 του κεφαλαίου 9 («Διανοητική ιδιοκτησία») του τίτλου IV («Εμπόριο και συναφή με το εμπόριο θέματα»), εφαρμόζονται προσωρινά από την 1η Ιανουαρίου 2016.
               
            
                  (2)
               
               
                  Το άρθρο 211 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή για τις γεωγραφικές ενδείξεις («υποεπιτροπή ΓΕ») οφείλει να παρακολουθεί την εξέλιξη της συμφωνίας στον τομέα των γεωγραφικών ενδείξεων και να χρησιμεύει ως φόρουμ συνεργασίας και διαλόγου σχετικά με τις γεωγραφικές ενδείξεις.
               
            
                  (2)
               
               
                  Το άρθρο 211 παράγραφος 2 της συμφωνίας προβλέπει ότι η υποεπιτροπή ΓΕ οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό της,
               
            ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
      Άρθρο 1
      Εγκρίνεται ο εσωτερικός κανονισμός της υποεπιτροπής ΓΕ, όπως παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.
      Άρθρο 2
      Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.
      
         Έγινε στ …,
         
            
               Για την υποεπιτροπή για τις γεωγραφικές ενδείξεις ΕΕ-Ουκρανίας
            
            
               Ο Πρόεδρος
            
         
      
      
         (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
         ΕΣΩΤΕΡΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ ΤΗΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΈΣ ΕΝΔΕΊΞΕΙΣ ΕΕ-ΟΥΚΡΑΝΊΑΣ
         Άρθρο 1
         Γενικές διατάξεις
         1.   Η υποεπιτροπή για τις γεωγραφικές ενδείξεις («υποεπιτροπή ΓΕ»), που έχει συγκροτηθεί δυνάμει του άρθρου 211 της συμφωνίας σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου (1) («συμφωνία»), επικουρεί την Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 465 παράγραφος 4 της συμφωνίας, κατά την άσκηση των καθηκόντων της.
         2.   Η υποεπιτροπή ΓΕ ασκεί τα καθήκοντα που προβλέπονται στο άρθρο 211 της συμφωνίας.
         3.   Η υποεπιτροπή ΓΕ αποτελείται από υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Ουκρανίας υπεύθυνους για θέματα σχετικά με γεωγραφικές ενδείξεις.
         4.   Κάθε μέρος διορίζει έναν Επικεφαλής Αντιπροσωπείας, ο οποίος αποτελεί τον αρμόδιο επικοινωνίας για κάθε θέμα συναφές με την υποεπιτροπή.
         5.   Ο Επικεφαλής της Αντιπροσωπείας ενεργεί ως πρόεδρος σύμφωνα με το άρθρο 2.
         6.   Κάθε Επικεφαλής Αντιπροσωπείας δύναται να αναθέτει εν μέρει ή πλήρως τα καθήκοντά του σε διορισμένο αναπληρωτή και, στην περίπτωση αυτή, κάθε αναφορά εφεξής στον Επικεφαλής Αντιπροσωπείας παραπέμπει επίσης στον διορισμένο αναπληρωτή.
         7.   Για τους σκοπούς του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, ισχύει ο ορισμός του όρου «μέρη» που καθορίζεται στο άρθρο 482 της συμφωνίας.
         Άρθρο 2
         Προεδρία
         Η προεδρία της υποεπιτροπής ΓΕ ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη κάθε 12 μήνες. Η πρώτη περίοδος 12 μηνών αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.
         Άρθρο 3
         Συνεδριάσεις
         1.   Εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη, η υποεπιτροπή ΓΕ συνεδριάζει εναλλάξ στην Ένωση και στην Ουκρανία κατόπιν αιτήσεως ενός εκ των μερών, το αργότερο εντός 90 ημερών από την υποβολή της αιτήσεως.
         2.   Κάθε συνεδρίαση της υποεπιτροπής ΓΕ συγκαλείται από τον Πρόεδρο σε χρόνο και σε τόπο που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της συνεδρίασης εκδίδεται από τον Πρόεδρο το αργότερο 28 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
         3.   Οποτεδήποτε είναι εφικτό, συγκαλούνται τακτικές συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΓΕ σε εύθετο χρόνο πριν από την τακτική συνεδρίαση της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         4.   Κατ' εξαίρεση, οι συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΓΕ μπορούν να πραγματοποιούνται με κάθε τεχνολογικό μέσο που έχει συμφωνηθεί από τα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των εικονοδιασκέψεων.
         Άρθρο 4
         Αντιπροσωπείες
         Πριν από κάθε συνεδρίαση, κάθε μέρος ενημερώνει το άλλο, μέσω της Γραμματείας της υποεπιτροπής ΓΕ, που προβλέπεται στο άρθρο 5, για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών τους.
         Άρθρο 5
         Γραμματεία
         Ένας εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας εκπρόσωπος της Ουκρανίας διορίζονται από τον αντίστοιχο Επικεφαλής Αντιπροσωπείας για να εκτελούν από κοινού χρέη Γραμματέων της υποεπιτροπής ΓΕ και εκτελούν καθήκοντα γραμματείας από κοινού και σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας.
         Άρθρο 6
         Αλληλογραφία
         1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην υποεπιτροπή ΓΕ διαβιβάζεται στον Γραμματέα οποιουδήποτε από τα μέρη, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο Γραμματέα.
         2.   Η Γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην υποεπιτροπή ΓΕ διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται, σύμφωνα με το άρθρο 7.
         3.   Η αλληλογραφία του Προέδρου αποστέλλεται στα μέρη από τη Γραμματεία της υποεπιτροπής ΓΕ εκ μέρους του Προέδρου. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με το άρθρο 7.
         Άρθρο 7
         Έγγραφα
         1.   Τα έγγραφα διαβιβάζονται μέσω της Γραμματείας της υποεπιτροπής ΓΕ.
         2.   Κάθε μέρος διαβιβάζει τα έγγραφά του στον Γραμματέα του. Ο Γραμματέας διαβιβάζει τα εν λόγω έγγραφα στον Γραμματέα του άλλου μέρους.
         3.   Ο Γραμματέας της Ένωσης διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ένωσης και κοινοποιεί συστηματικά την αλληλογραφία αυτή στον Γραμματέα της Ουκρανίας και στους Γραμματείς της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         4.   Ο Γραμματέας της Ουκρανίας διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ουκρανίας και κοινοποιεί συστηματικά την αλληλογραφία αυτή στον Γραμματέα της Ένωσης και στους Γραμματείς της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα.
         Άρθρο 8
         Εμπιστευτικότητα
         Οι συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΓΕ δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά από τα μέρη.
         Όταν ένα μέρος υποβάλλει στην υποεπιτροπή ΓΕ πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος χειρίζεται τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.
         Άρθρο 9
         Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
         1.   Η Γραμματεία της υποεπιτροπής ΓΕ καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, καθώς επίσης και σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 10, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η Γραμματεία της υποεπιτροπής ΓΕ έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από ένα μέρος, συνοδευόμενο από τα σχετικά έγγραφα, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.
         2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα σχετικά έγγραφα διαβιβάζονται σύμφωνα με το άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
         3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τον Πρόεδρο και τον έτερο Απικεφαλής Αντιπροσωπείας στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
         4.   Ο πρόεδρος δύναται, σε βάση ad hoc και κατόπιν συμφωνίας του έτερου μέρους, να προσκαλεί εκπροσώπους άλλων φορέων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΥΦΔ ως παρατηρητές για να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Τα μέρη μεριμνούν ώστε οι εν λόγω παρατηρητές να τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.
         5.   Ο πρόεδρος δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.
         Άρθρο 10
         Πρακτικά και επιχειρησιακά συμπεράσματα
         1.   Οι δύο Γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.
         2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά περιλαμβάνουν, για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:
         
                     α)
                  
                  
                     τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση, τους υπαλλήλους που τους συνοδεύουν και τυχόν παρατηρητές που παρέστησαν στη συνεδρίαση,
                  
               
                     β)
                  
                  
                     τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην υποεπιτροπή ΓΕ·
                  
               
                     γ)
                  
                  
                     τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από την υποεπιτροπή ΓΕ και
                  
               
                     δ)
                  
                  
                     εάν χρειάζεται, τα επιχειρησιακά συμπεράσματα της συνεδρίασης, όπως αναφέρεται στην παράγραφο 4.
                  
               3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στην υποεπιτροπή ΥΦΔ προς έγκριση. Εγκρίνεται εντός 28 ημερολογιακών ημερών ύστερα από κάθε συνεδρίαση της υποεπιτροπής ΥΦΔ. Αντίγραφο των εγκεκριμένων πρακτικών αποστέλλεται σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.
         4.   Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τον Γραμματέα του μέρους της υποεπιτροπής ΓΕ που ασκεί την προεδρία και διανέμεται στα μέρη μαζί με την ημερήσια διάταξη, κατά κανόνα το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων επικαιροποιείται κατά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, ώστε στο τέλος της συνεδρίασης, εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά, η υποεπιτροπή ΓΕ να εγκρίνει τα επιχειρησιακά συμπεράσματα, προσδιορίζοντας τις επακόλουθες δράσεις που συμφωνούνται από τα μέρη. Μόλις εγκριθούν, τα επιχειρησιακά συμπεράσματα επισυνάπτονται στα πρακτικά και η εφαρμογή τους εξετάζεται κατά τη διάρκεια επακόλουθων συνεδριάσεων της υποεπιτροπής ΓΕ. Για τον σκοπό αυτόν, η υποεπιτροπή ΓΕ εγκρίνει υπόδειγμα που καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό κάθε σημείου δράσης σε σχέση με συγκεκριμένη προθεσμία.
         Άρθρο 11
         Αποφάσεις
         1.   Η υποεπιτροπή ΓΕ έχει την εξουσία να εκδίδει αποφάσεις στις περιπτώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 211 παράγραφος 3 της συμφωνίας. Οι αποφάσεις αυτές εκδίδονται με συναίνεση μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών που απαιτούνται για την έκδοσή τους. Είναι δεσμευτικές για τα μέρη, τα οποία λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την εκτέλεσή τους.
         2.   Κάθε απόφαση υπογράφεται από εκπρόσωπο αμφοτέρων των μερών. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 3, οι εκπρόσωποι υπογράφουν τα εν λόγω έγγραφα κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης κατά την οποία εκδίδεται η σχετική απόφαση.
         3.   Εφόσον συμφωνούν τα μέρη, η υποεπιτροπή ΓΕ μπορεί να εκδίδει αποφάσεις με γραπτή διαδικασία, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των δύο Γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτόν, το κείμενο της πρότασης διανέμεται σύμφωνα με το άρθρο 7, με προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών, εντός της οποίας πρέπει να γνωστοποιηθούν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις. Ο πρόεδρος δύναται, μετά από διαβούλευση με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παρούσα παράγραφο, με σκοπό να λαμβάνονται υπόψη ειδικές περιστάσεις. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση υπογράφεται από εκπρόσωπο αμφοτέρων των μερών.
         4.   Οι πράξεις της υποεπιτροπής ΓΕ φέρουν τον τίτλο «απόφαση». Κάθε απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά στην απόφαση.
         5.   Οι αποφάσεις της υποεπιτροπής ΓΕ επικυρώνονται από τους δύο Γραμματείς.
         6.   Οι αποφάσεις διανέμονται σε αμφότερα τα μέρη.
         7.   Η Γραμματεία της Επιτροπής Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα ενημερώνεται σχετικά με τυχόν αποφάσεις, εκθέσεις ή άλλες συμφωνηθείσες δράσεις της υποεπιτροπής ΓΕ.
         8.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει εάν θα δημοσιεύει τις αποφάσεις της υποεπιτροπής ΓΕ στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.
         Άρθρο 12
         Εκθέσεις
         1.   Η υποεπιτροπή ΓΕ υποβάλλει εκθέσεις στην Επιτροπή Σύνδεσης στη σύνθεσή της για τα εμπορικά θέματα σχετικά με τις δραστηριότητές της σε κάθε τακτική συνεδρίαση της τελευταίας.
         2.   Οι εκθέσεις εγκρίνονται με συναίνεση μεταξύ των μερών και φέρουν τον τίτλο «έκθεση». Οι εκθέσεις διανέμονται σε αμφότερα τα μέρη.
         3.   Η διαδικασία για την έκδοση των αποφάσεων που προβλέπονται στο άρθρο 11 παράγραφοι 2 και 3 εφαρμόζονται κατ' αναλογία στις εκθέσεις.
         Άρθρο 13
         Γλώσσες
         1.   Οι γλώσσες εργασίας της υποεπιτροπής ΓΕ είναι η αγγλική και η ουκρανική.
         2.   Η υποεπιτροπή ΓΕ χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.
         Άρθρο 14
         Δαπάνες
         1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της υποεπιτροπής ΓΕ, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
         2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         3.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα αγγλικά και τα ουκρανικά, ώστε να συμμορφώνονται με το άρθρο 13 παράγραφος 1, αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
         Οι δαπάνες για τη διερμηνεία και τη μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν μέρος.
         Άρθρο 15
         Τροποποίηση
         Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιείται με απόφαση της υποεπιτροπής ΓΕ σύμφωνα με το άρθρο 211 παράγραφος 2 της συμφωνίας.
         
            (1)  ΕΕ L 161 της 29.5.2014, σ. 3.