CELEX: 22015D2261
Language: hu
Date: 2014-11-17 00:00:00
Title: Az EU–Grúzia Társulási Tanács 1/2014. sz. határozata (2014. november 17.) a saját és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/2261]

5.12.2015   
            
            
               HU
            
            
               Az Európai Unió Hivatalos Lapja
            
            
               L 321/60
            
         AZ EU–GRÚZIA TÁRSULÁSI TANÁCS 1/2014. sz. HATÁROZATA
   (2014. november 17.)
   a saját és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/2261]
   AZ EU–GRÚZIA TÁRSULÁSI TANÁCS,
   tekintettel az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről Grúzia közötti Társulási megállapodásra (1) (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 404. cikkére,
   mivel:
   
               (1)
            
            
               A megállapodás egyes részei 2014. szeptember 1-jétől ideiglenesen alkalmazandók, a megállapodás 431. cikkének megfelelően.
            
         
               (2)
            
            
               A megállapodás 405. cikkének (2) bekezdése értelmében a Társulási Tanács maga állapítja meg eljárási szabályzatát.
            
         
               (3)
            
            
               A megállapodás 407. cikkének (1) bekezdése értelmében a Társulási Tanácsot feladatai és hatáskörei végrehajtásában Társulási Bizottság segíti, a megállapodás 408. cikkének (1) bekezdése értelmében pedig a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait és működését.
            
         ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
   1. cikk
   A Társulási Tanács és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatát – amelyek az I., illetve II. mellékletben találhatók – ezennel elfogadják.
   2. cikk
   Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.
   
      Kelt Brüsszelben, 2014. november 17-én.
      
         
            a Társulási Tanács részéről
         
         
            az elnök
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      (1)  HL L 261., 2014.8.30., 4. o.
   
   
      I. MELLÉKLET
      
         ATÁRSULÁSI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről Grúzia közötti Társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 404. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Tanács a megállapodás 404. és 406. cikke szerint végzi feladatait.
      (2)   A megállapodás 405. cikkének (1) bekezdésében előírtak szerint a Társulási Tanács egyrészről az Európai Unió Tanácsának tagjaiból és az Európai Bizottság tagjaiból, másrészről Grúzia kormányának tagjaiból áll. A Társulási Tanács összetételénél figyelembe veszik az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdéseket. Az Társulási Tanács miniszteri szinten ülésezik.
      (3)   A megállapodás 406. cikkének (1) bekezdése szerint és a megállapodás célkitűzéseinek megvalósítása érdekében a Társulási Tanács hatáskörrel rendelkezik, hogy a Felekre nézve kötelező erejű határozatokat hozzon. A Társulási Tanács megfelelő intézkedéseket hoz határozatainak végrehajtása érdekében, szükség esetén felhatalmazva a megállapodás értelmében létrehozott külön testületeket, hogy a nevében fellépjenek. A Társulási Tanács továbbá ajánlásokat is tehet. A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait és ajánlásait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően. A Társulási Tanács hatásköreit átruhzhatja a Társulási Bizottságra.
      (4)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 428. cikkében foglaltaknak.
      2. cikk
      Elnöklet
      A Társulási Tanács elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Társulási Tanács évente legalább egyszer, valamint ha a körülmények úgy kívánják, a Felek kölcsönös megállapodása alapján ülésezik. Ha a Felek másképp nem állapodnak meg, a Társulási Tanács ülését az Európai Unió Tanácsa üléseinek szokásos helyszínén tartja.
      (2)   A Társulási Tanács minden ülését a Felek közötti megállapodás szerinti időpontban tartja.
      (3)   A Társulási Tanács üléseit a Társulási Tanács titkárai a Társulási Tanács elnökének egyetértésével, közösen hívják össze legkésőbb az ülések időpontját 30 naptári nappal megelőzően.
      4. cikk
      Képviselet
      (1)   A Társulási Tanács tagjai akadályoztatásuk esetén képviseltethetik magukat. Amennyiben egy tag valamely ülésen képviseltetni kívánja magát, képviselője nevét az érintett ülést megelőzően írásban közöli a Társulási Tanács elnökével.
      (2)   A Társulási Tanács tagjának képviselője a szóban forgó tag valamennyi jogát gyakorolja.
      5. cikk
      Küldöttségek
      (1)   A Társulási Tanács tagjait kísérhetik tisztviselők. A Társulási Tanács elnökét a Társulási Tanács titkársága útján minden ülés előtt tájékoztatni kell a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.
      (2)   A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodás útján megfigyelőként vagy egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti az üléseken való részvételre. A Feleknek meg kell állapodniuk azokban a feltételekben, amelyek értelmében a megfigyelők részt vehetnek az üléseken.
      6. cikk
      Titkárság
      Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának tisztviselője és Grúzia tisztviselője együttesen járnak el a Társulási Tanács titkáraként.
      7. cikk
      Levelezés
      (1)   A Társulási Tanácshoz címzett levelezést vagy az Európai Unió, vagy Grúzia részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A Társulási Tanács titkárai gondoskodnak a levelezés továbbításáról a Társulási Tanács elnöke részére, és adott esetben azt megküldik a Társulási Tanács többi tagjának.
      (3)   Az így köröztetett levelezést adott esetben meg kell küldeni az Európai Bizottság Főtitkársága, az Európai Külügyi Szolgálat, a tagállamoknak az Európai Unió mellett működő állandó képviseletei, az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága, valamint a Grúziának az Európai Unió mellé akkreditált képviselete számára.
      (4)   Az elnöktől származó közleményeket a titkárok az elnök a nevében elküldik a címzettek részére. Az ilyen közleményeket adott esetben a Társulási Tanács tagjai között is köröztetik a (3) bekezdésben meghatározottak szerint.
      8. cikk
      Titoktartás
      Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Tanács elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   A Társulási Tanács elnöke minden Társulási Tanácsi ülésre elkészíti a tervezett napirendet. A tervezett napirendet a Társulási Tanács titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal eljuttatják a 7. cikkben említett címzetteknek.
      A tervezett napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre történő felvételére vonatkozóan az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 naptári nappal felkérést kapott. Az ilyen pontok azonban csak akkor kerülnek fel az ideiglenes napirendre, ha a hozzájuk tartozó kísérődokumentumokat a napirend elküldésének napjáig eljuttatták a titkároknak.
      (2)   A napirendet a Társulási Tanács minden ülés elején fogadja el. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, a tervezett napirenden nem szereplő pont is felvehető a napirendre.
      (3)   Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) bekezdésben megállapított határidőt az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.
      10. cikk
      Jegyzőkönyv
      (1)   A Társulási Tanács titkárai minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  a Társulási Tanácsnak benyújtott dokumentumok;
               
            
                  b)
               
               
                  a Társulási Tanács valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint
               
            
                  c)
               
               
                  azon kérdések, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatok, a megállapodás tárgyát képező nyilatkozatok, valamint az elfogadott következtetések.
               
            (3)   A jegyzőkönyv tervezetét be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Tanácshoz. A Társulási Tanács a jegyzőkönyv tervezetét az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként a jegyzőkönyv tervezetének jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   A Társulási Tanács a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően hoz határozatokat, illetve tesz ajánlásokat.
      (2)   A Társulási Tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. E célból a Társulási Tanács elnöke a 7. cikk szerint írásban körözteti a javaslat szövegét a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti a fent említett határidőt az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.
      (3)   A Társulási Tanács jogi aktusai a megállapodás 406. cikkének (1) bekezdése értelmében a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amelyet sorszám, az elfogadásuk dátuma és a tárgyuk megjelölése követ. A Társulási Tanács határozatait és ajánlásait az elnök aláírásával látja el, és a Társulási Tanács titkárai hitelesítik. Az említett határozatokat és az ajánlásokat ezen eljárási szabályzat 7. cikkében említett valamennyi címzettnek elküldik. A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Tanács határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.
      (4)   A Társulási Tanács minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.
      12. cikk
      Nyelvek
      (1)   A Társulási Tanács hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.
      (2)   Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      13. cikk
      Kiadások
      (1)   A Felek maguk viselik a Társulási Tanács ülésein való részvételükkel összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos költségeket az Unió viseli. Amennyiben Grúzia a 12. cikkben foglaltaktól eltérő nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolást vagy fordítást igényel, annak költségeit Grúzia viseli.
      (3)   Az ülések megszervezésével kapcsolatos egyéb tárgyi kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.
      14. cikk
      Társulási Bizottság
      (1)   A megállapodás 407. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Társulási Tanácsot feladatainak és hatásköreinek végrehajtásába a Társulási Bizottság segíti. A Társulási Bizottság a Felek – elvben vezető beosztású köztisztviselői szintű – képviselőiből áll.
      (2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat vagy határozat-, illetve ajánlástervezeteket terjeszt a Társulási Tanács elé jóváhagyásra. A megállapodás 408. cikkének (2) bekezdésével összhangban a Társulási Tanács felhatalmazhatja a Társulási Bizottságot határozatok hozatalára.
      (3)   A Társulási Bizottság meghozza azokat a határozatokat és megteszi azokat az ajánlásokat, amelyeket a megállapodás számára engedélyez.
      (4)   Azokban az esetekben, amikor a megállapodás konzultációs kötelezettséget vagy lehetőséget említ, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, a konzultációra – ha a megállapodás eltérően nem rendelkezik – a Társulási Bizottságon belül is sor kerülhet. Ha a Felek arról megállapodik, a konzultáció tovább folytatódhat a Társulási Tanácson belül.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Az eljárási szabályzat a 11. cikk rendelkezéseinek megfelelően módosítható.
   
   
      II. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI BIZOTTSÁG ÉS AZ ALBIZOTTSÁGOK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről Grúzia közötti Társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 407. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Bizottság a Társulási Tanácsot segíti feladatainak ellátásában, valamint ellátja a megállapodásban előírt és a Társulási Tanács által ráruházott feladatokat. A megállapodás 408. cikke (1) bekezdésének megfelelően a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait és működését.
      (2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és biztosítja a Társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás napi szintű végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat és határozat- vagy ajánlástervezeteket nyújt be elfogadásra a Társulási Tanácsnak.
      (3)   A Társulási Bizottság a megállapodás 407. cikkének (2) bekezdésében előírtak szerint a Felek olyan – magas beosztású tisztviselői szintű – képviselőiből áll, akik az adott ülésen tárgyalandó konkrét ügyekért felelősek.
      (4)   A megállapodás 408. cikkének (4) bekezdése szerint amennyiben a megállapodás 408. cikke (4) bekezdésében meghatározott kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a megállapodás IV. címe szerint rábízott feladatokat végzi, összetételét tekintve az Európai Bizottság és Grúzia kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős magas beosztású tisztviselőiből áll. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöki tisztségét az Európai Bizottság vagy Grúzia kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős képviselője látja el az eljárási szabályzat 2. cikkével összhangban. Az üléseken részt vesz az Európai Külügyi Szolgálat képviselője is.
      (5)   A megállapodás 408. cikkének (3) bekezdésében előírtak szerint a Társulási Bizottság határozatelfogadási hatáskörrel rendelkezik a megállapodásban előírt esetekben, valamint azokon a területeken, amelyeken a Társulási Tanács hatáskört ruházott rá. Ezek a határozatok kötelező érvényűek a Felekre nézve, akik megteszik az azok végrehajtásához szükséges intézkedéseket. A Társulási Bizottság a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően.
      (6)   Az eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 428. cikkében foglaltaknak.
      2. cikk
      Elnöklet
      A Társulási Bizottság elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a Társulási Bizottság rendszeresen, legalább évenként egy alkalommal ülésezik. A Társulási Bizottság bármelyik Fél kérésére külön ülést tarthat, amennyiben a Felek erről megállapodnak.
      (2)   A Társulási Bizottság üléseit az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen és időpontban. Ha a Felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal megküldi az érintetteknek.
      (3)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság évente legalább egyszer ülésezik, valamint ha a körülmények úgy kívánják. Az üléseket a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöke hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen, időpontban és eszközökkel. Ha a felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldi a Bizottság tagjainak.
      (4)   A Társulási Bizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a Társulási Tanács rendes ülése előtt kell összehívni.
      (5)   A Társulási Bizottság ülései kivételesen és a Felek egyetértésével technológiai eszköz útján, például videokonferencia formájában is megtarthatók.
      4. cikk
      Küldöttségek
      A Feleket minden ülés előtt a Társulási Bizottság titkársága útján tájékoztatni kell az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.
      5. cikk
      Titkárság
      (1)   A Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Unió egy tisztviselője és Grúzia egy tisztviselője közösen látják el, amennyiben ez az eljárási szabályzat eltérően nem rendelkezik, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében.
      (2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Bizottság és Grúzia egy-egy a kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős tisztviselője látja el közösen.
      6. cikk
      Levelezés
      (1)   A Társulási Bizottsághoz címzett levelezést a Felek valamelyike részéről a Társulási Bizottság titkári feladatait ellátó tisztviselőjének kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A Társulási Bizottságnak címzett leveleket a Társulási Bizottság titkársága a Társulási Bizottság elnökéhez továbbítja, és amennyiben indokolt, a 7. cikkben említett dokumentumként körözteti.
      (3)   Az elnöktől származó levelezést a titkárság az elnökének a nevében elküldi a Feleknek. Az ilyen leveleket adott esetben a 7. cikkben előírtak szerint köröztetik.
      7. cikk
      Dokumentumok
      (1)   A dokumentumokat a Társulási Bizottság titkára útján kell továbbítani.
      (2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.
      (3)   Az uniós Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat az Unió hatáskörrel rendelkező képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld a grúziai Fél titkárának.
      (4)   A grúziai Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat Grúzia hatáskörrel rendelkező képviselőinek, és az ilyen levelezésről rendszeresen másolatot küld az uniós Fél titkárának.
      8. cikk
      Titkosság
      Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Bizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   A Társulási Bizottság titkársága a Felek javaslatai alapján összeállítja az egyes Társulási Bizottsági ülések tervezett napirendjét, valamint a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. A tervezett napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a Társulási Bizottság titkársága legkésőbb az ülés kezdete előtt 21 naptári nappal valamelyik Féltől felkérést kapott, és ennek alátámasztására a vonatkozó dokumentumokat is elküldte.
      (2)   A tervezett napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldik.
      (3)   A napirendet a Társulási Bizottság minden ülés elején fogadja el. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pont is felvehető a napirendre.
      (4)   A Társulási Bizottság elnöke a másik Fél egyetértésével az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartsák a titoktartási kötelezettséget.
      (5)   Egy adott eset figyelembevétele érdekében a Társulási Bizottság ülésének elnöke a Felekkel egyeztetve lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.
      10. cikk
      Jegyzőkönyvek és operatív következtetések
      (1)   A Társulási Bizottság titkárai a Társulási Bizottság minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, valamint az ülésen részt vevő megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;
               
            
                  b)
               
               
                  a Társulási Bizottságnak benyújtott dokumentumok;
               
            
                  c)
               
               
                  a Társulási Bizottság valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint
               
            
                  d)
               
               
                  az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.
               
            (3)   A jegyzőkönyv tervezetét be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Bizottsághoz. A Társulási Tanács a jegyzőkönyv tervezetét az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként a jóváhagyás írásbeli eljárás útján is történhet. A Társulási Bizottság kereskedelmi formációja jegyzőkönyvének tervezetét az egyes üléseket követő 28 napon belül kell jóváhagyni. A 7. cikkben említett minden címzettnek másolatot kell küldeni.
      (4)   A Társulási Bizottság elnöki tisztségét betöltő Fél Társulási Bizottsági titkársága elkészíti minden ülés operatív következtetéseinek tervezetét, és a napirenddel együtt körözteti a Felek körében, rendes esetben az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a Társulási Bizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek megállapodása szerinti nyomonkövetési intézkedéseket. Egyeztetés után az operatív következtetéseket csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat a Társulási Bizottság valamelyik ezt követő ülésén át kell tekinteni. Ennek céljából a Társulási Bizottság sablont fogad el, amely valamennyi intézkedési pontra vonatkozóan lehetővé teszi a nyomon követést egy konkrét határidővel.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   Azon különös esetekben, amikor a megállapodás határozathozatali hatáskört ruház a Társulási Bizottságra, vagy amikor e hatáskör a Társulási Tanács által adott felhatalmazáson alapul, a Társulási Bizottság határozatot hoz. A Társulási Bizottság ajánlásokat is elfogad. Határozatok hozatalára és ajánlások tételére a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően kerülhet sor. A Társulási Bizottság elnöke minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a Társulási Bizottság titkárai hitelesítik.
      (2)   A Társulási Bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. Az írásbeli eljárás a Felek egyetértésével eljáró titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően megküldik, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az ebben a bekezdésben megállapított határidőket a különleges körülmények figyelembevétele érdekében. A szöveg elfogadását követően az elnök minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a titkárok hitelesítik.
      (3)   A Társulási Bizottság jogi aktusai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.
      (4)   A határozatokat és ajánlásokat a Feleknek megküldik.
      (5)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Bizottság határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.
      12. cikk
      Jelentések
      A Társulási Bizottság a Társulási Tanács minden rendes ülésén beszámol a Társulási Tanácsnak mind a saját, mind az albizottságai, munkacsoportjai és egyéb testületei tevékenységéről.
      13. cikk
      Nyelvek
      (1)   A Társulási Bizottság hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.
      (2)   A Társulási Bizottság munkanyelvei az angol és a grúz. Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      14. cikk
      Kiadások
      (1)   A Felek maguk viselik a Társulási Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.
      (3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és grúz nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.
      A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.
      (4)   Amennyiben a dokumentumokat az Unió hivatalos nyelveire le kell fordítani, az azzal járó kiadások az Uniót terhelik.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Az eljárási szabályzatot a Társulási Tanács határozatával lehet módosítani a megállapodás 408. cikke (1) bekezdésével összhangban.
      16. cikk
      Albizottságok és különbizottságok vagy testületek
      (1)   A megállapodás 409. cikkének (1) és (3) bekezdésével összhangban a Társulási Bizottság a megállapodásban előírtakon kívül bármely olyan albizottság létrehozásáról is határozhat a megállapodás végrehajtásához szükséges különleges területeken, amelyek segítik a Társulási Bizottságot feladatai végrehajtásában. A Társulási Bizottság dönthet a fenti albizottság megszüntetéséről és eljárási szabályzatának meghatározásáról vagy módosításáról. Amennyiben erről másként nem határoznak, minden ilyen albizottság a Társulási Bizottság felügyelete alatt működik, amelynek minden ülésük után jelentést nyújtanak be.
      (2)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Társulási Tanácsban másként nem állapodnak meg, ezen eljárási szabályzatot kell értelemszerűen alkalmazni a fenti (1) bekezdésben előírt minden albizottságra, különbizottságra vagy testületre is.
      (3)   Az albizottságok üléseit rugalmasan lehet megtartani szükség esetén, akár személyesen, Brüsszelben, Grúziában vagy például videokonferencia segítségével. Az albizottságoknak platformként kell működniük a különleges területeken fennálló jogszabályok közelítésének ellenőrzéséhez, továbbá az e folyamat során felmerülő egyes kérdések és kihívások megvitatásához, valamint az ajánlások és operatív következtetések megfogalmazásához.
      (4)   A Társulási Bizottság titkárságának másolatot kell kapnia az albizottságokkal, különbizottságokkal vagy testületekkel kapcsolatos valamennyi lényeges levéről, dokumentumról és közleményről.
      (5)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Felek másként nem állapodnak meg a Társulási Tanácson belül bármely albizottság, különbizottság vagy testület csak ajánlásokat tehet a Társulási Bizottságnak.
      17. cikk
      Ez az eljárási szabályzat a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságra értelemszerűen alkalmazandó, amennyiben ettől eltérően nem rendelkeznek.