CELEX: 52012PC0456
Language: sl
Date: 2012-08-16
Title: Predlog UREDBA SVETA o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Predlog UREDBA SVETA o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	OBRAZLOŽITVENI MEMORANDUM
1.           OZADJE PREDLOGA
1.1.        Splošno ozadje
V skladu s členom 1 Uredbe Sveta[1], sprejete februarja 1983,
morajo institucije ustanoviti zgodovinske arhive in jih 30 let po nastanku
odpreti za javnost. Uredba omogoča, da lahko vsaka institucija hrani svoje
arhivsko gradivo na mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.
Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in
Komisija odločili, da bodo svoje arhivsko gradivo deponirali pri Evropskem
univerzitetnem inštitutu (v nadaljnjem besedilu: EUI) v Firencah, kjer je na
voljo javnosti. Tudi Evropsko računsko sodišče, Evropski ekonomsko-socialni
odbor in Evropska investicijska banka so se pozneje odločili, da bodo svoje
arhivsko gradivo deponirali pri EUI. Pogoji deponiranja so določeni v pogodbi
med Evropskimi skupnostmi, ki jih zastopa Komisija, in EUI, z dne 17. decembra
1984.
Italijanska
vlada EUI trajno in brezplačno daje na voljo ustrezne prostore za hrambo
arhivskega gradiva. To zagotavlja, da se deponirano arhivsko gradivo hrani in
varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi.
Namen deponiranja arhivskega gradiva
institucij pri EUI je zagotavljanje dostopa do gradiva na enem mestu,
spodbujanje njegove uporabe ter spodbujanje raziskav o zgodovini evropskega
povezovanja in evropskih institucij.
1.2         Cilj predloga
Cilj predloga je potrditi vlogo EUI pri
upravljanju arhivskega gradiva institucij. Z njim bo zagotovljena trdna pravna
in finančna podlaga za partnerstvo med EU in EUI.
1.3         Glavni elementi predloga
Predlog določa deponiranje arhivskega gradiva
institucij pri EUI. Vse institucije razen
Sodišča EU in Evropske centralne banke bodo v prihodnosti deponirale svoje
arhivsko gradivo pri EUI, ko bo to gradivo odprto za javnost v skladu z
veljavno uredbo.
Predlog ne bo vplival na lastninsko pravico na
arhivskem gradivu, ki jo bo ohranila institucija, ki ga je deponirala, niti ne
bo vplival na veljavna pravila, v skladu s katerimi se institucije odločijo,
katere dokumente bodo 30 let po njihovem nastanku odprle za javnost.
Operativni stroški in stroški za osebje, ki jih
ima EUI v zvezi z upravljanjem arhivskega gradiva, se bodo financirali iz
splošnega proračuna EU, razen stroškov, povezanih z zagotavljanjem in
opremljanjem stavb in skladiščnih prostorov za hrambo arhivskega gradiva in
njihovega osebja. EUI bo zagotavljal javni
dostop javnosti do arhivskega gradiva EU. Vendar bodo lahko institucije tudi
same zagotavljale javni dostop do svojega arhivskega gradiva.
Predlog razlikuje med deponiranjem arhivskega
gradiva v papirni in digitalni obliki. Arhivsko gradivo v papirni obliki se bo
še naprej fizično deponiralo in hranilo pri EUI. Vendar pa EUI ne bo treba
hraniti digitalnega arhivskega gradiva za namene dostopa do tega gradiva.
Dolgoročno hranjenje digitalnega arhivskega gradiva bo ostalo v pristojnosti
matičnih institucij.
Predlog pojasnjuje odgovornost EUI glede
varstva osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij. Določa
tudi, da mora vsaka institucija sprejeti izvedbena pravila za uporabo Uredbe
št. 354/83, ki vključujejo pravila glede hranjenja arhivskega gradiva,
njegovega odpiranja za javnost ter varstva osebnih podatkov v arhivskem
gradivu. 
2.           REZULTATI POSVETOVANJ Z ZAINTERESIRANIMI
STRANMI
Za ta predlog ni potrebna ocena učinka.
Opravljeno je bilo posvetovanje z
zainteresiranimi stranmi. EUI in Italija sta kot gostiteljska ustanova in vlada
izrazili podporo predlogu. Upravne službe institucij EU in mreža agencij EU
prav tako podpirajo cilj predloga.
Sodišče EU in Evropska centralna banka
sta zaprosila za izvzetje iz obveznosti deponiranja arhivskega gradiva pri EUI.
Vendar ne izključujeta možnosti, da bi v prihodnosti prostovoljno deponirala
arhivsko gradivo pri EUI. Razlog je v naravi njunih dejavnosti in odraža
sedanjo prakso podobnih organov v številnih državah članicah glede hrambe
arhivskega gradiva.
3.           PRAVNI
ELEMENTI PREDLOGA
3.1 Glavna določba predloga
Predlog določa deponiranje arhivskega gradiva
institucij EU pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah v Italiji, kjer
bo na voljo javnosti.
3.2 Pravna podlaga
Pravna podlaga
predloga je člen 352 Pogodbe o delovanju Evropske unije.
Uredba Sveta
št. 354/83 in uredba o spremembah te uredbe iz leta 2003 sta bili sprejeti
na podlagi člena 308 Pogodbe ES, ki ga je nadomestil člen 352 PDEU. Ta predlog ne bo vplival na namen Uredbe št. 354/83,
tj. na odprtje arhivskega gradiva institucij za javnost 30 let po nastanku
dokumentov. Predlog določa le, da se bo
arhivsko gradivo deponiralo pri EUI, ko ga bodo zadevne institucije odprle za
javnost v skladu z veljavno uredbo. S tem bo
uradno potrjeno sedanje stanje, saj večina institucij, ki so odprle svoje
arhivsko gradivo za javnost, to gradivo že deponira pri EUI.
Člen 3(3) Pogodbe
o Evropski uniji določa, da EU med drugim spoštuje svojo bogato kulturno
raznolikost ter skrbi za varovanje in razvoj evropske kulturne dediščine. Arhivsko gradivo institucij je del evropske
kulturne dediščine in njegovo odpiranje za javnost tako služi predvsem
akademskim, izobraževalnim in kulturnim ciljem. Uniji
so bila podeljena pooblastila za sprejemanje ukrepov za podpiranje,
usklajevanje ali dopolnjevanje ukrepov držav članic na teh področjih, vendar
pogodbi ne določata potrebnih pooblastil v zvezi z arhivskim gradivom
institucij. 
Uporaba druge
pravne podlage bi zahtevala pripravo predloga nove uredbe, kar bi pomenilo, da
bi bile vse določbe Uredbe Sveta št. 354/83, vključno z njenimi temeljnimi
načeli, predmet razprave. To pa bi daleč
presegalo cilj predloga, kot je opisan zgoraj.
Proučena je bila
možnost, da bi se kot pravna podlaga predloga uporabil člen 15(3) PDEU,
vendar je bila zavrnjena iz naslednjih razlogov:
glavni cilj
ustanovitve zgodovinskih arhivov je, da se dokumenti izberejo na podlagi
njihove trajne upravne, zgodovinske ali dokazne vrednosti za ohranjanje in
širjenje zgodovinske dediščine institucij. Vsaka
institucija proaktivno odpre svoje arhivsko gradivo za javnost 30 let po
njegovem nastanku ter zagotovi dodatne informacije, ki pomagajo to gradivo
umestiti v ustrezen organizacijski in funkcionalni okvir. To precej presega pravico javnosti do dostopa do
dokumentov v skladu s členom 15(3) PDEU, katerega namen je predvsem
spodbujati dobro upravljanje in zagotavljati vključenost predstavnikov javnosti
v postopku odločanja institucij.
Uporaba
člena 15(3) PDEU bi zožila področje uporabe pravil, ki urejajo odpiranje
arhivskega gradiva za javnost, ker bi za Evropsko centralno banko, Evropsko
investicijsko banko in Sodišče EU, za katere zdaj velja Uredba št. 354/83,
nova uredba, sprejeta na tej pravni podlagi, veljala le za izvajanje njihovih
upravnih nalog. 
3.3 Načelo sorazmernosti
Predlog je omejen na deponiranje arhivskega
gradiva institucij pri EUI in pogoje, pod katerimi se bo deponiranje izvajalo.
3.4 Izbira pravnih aktov
Uredba je edini primeren pravni akt za
oblikovanje trdne pravne in finančne podlage, na kateri bo temeljilo
partnerstvo med EU in EUI. Predlog se nanaša na manjšo spremembo veljavne
uredbe.
4.           PRORAČUNSKE POSLEDICE
Predlog o določitvi obveznosti deponiranja
arhivskega gradiva pri EUI kratkoročno in srednjeročno ne bo povzročil novih
proračunskih posledic. Ocenjuje se, da ne bo imel znatnih dolgoročnih
proračunskih posledic.
Tri največje institucije, torej Evropski
parlament, Svet in Komisija, kot tudi Evropski ekonomsko-socialni odbor,
Evropsko računsko sodišče in Evropska investicijska banka že deponirajo svoje
arhivsko gradivo pri EUI. Upravljanje arhivskega gradiva v Firencah se
financira iz proračuna EU, že vse odkar je bilo arhivsko gradivo pred več kot
četrt stoletja prvič deponirano pri EUI. Ocena finančnih posledic zakonodajnega
predloga določa nadaljevanje tega financiranja. Stroške delno krijejo
institucije, ki deponirajo gradivo, in sicer za delo, ki ga opravlja EUI v
zvezi z njihovim arhivskim gradivom.
Prostore za hrambo arhivskega gradiva in
pisarniške prostore za zaposlene, ki upravljajo arhivsko gradivo pri EUI,
zagotavlja italijanska vlada. 
Zaradi te spremembe uredbe se bo število
institucij, ki deponirajo arhivsko gradivo pri EUI, povečalo. Ker pa
deponiranje zadeva arhivsko gradivo, ki se odpre za javnost 30 let po nastanku,
bo trajalo precej časa, preden bo ta predlog vplival tudi na druge institucije
razen tistih, ki že deponirajo svoje arhivsko gradivo pri EUI. Poleg tega bo
vse več arhivskega gradiva v digitalizirani obliki, kar bo omogočilo ekonomijo
obsega pri njegovi obdelavi in razširjanju s strani EUI.
2012/0221 (APP)
Predlog
UREDBA SVETA 
o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83
v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem
univerzitetnem inštitutu v Firencah 
SVET
EVROPSKE UNIJE JE –
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske
unije in zlasti člena 352 Pogodbe,
ob upoštevanju predloga Evropske Komisije,
po posredovanju osnutka zakonodajnega akta
nacionalnim parlamentom,
ob upoštevanju odobritve Evropskega
parlamenta,
po posvetovanju z evropskim nadzornikom za
varstvo podatkov,
v skladu s posebnim zakonodajnim postopkom,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)         
V skladu z Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z
dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske
gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo[2] se arhivsko gradivo institucij
in organov po poteku 30-letnega obdobja ohrani in da na voljo javnosti,
kadarkoli je to mogoče.
(2)         
Obveznost ustanovitve zgodovinskih arhivov in
njihovega odpiranja za javnost, kadarkoli je to mogoče, velja za vse
institucije iz člena 1 Uredbe št. 354/83.
(3)         
Uredba št. 354/83 določa, da lahko vsaka
institucija hrani svoje arhivsko gradivo na mestu, za katerega meni, da je
najbolj primerno.
(4)         
Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in
Komisija odločili, da bodo deponirali svoje arhivsko gradivo pri Evropskem
univerzitetnem inštitutu (v nadaljnjem besedilu: EUI) v Firencah, kjer je na
voljo javnosti. V ta namen je bila 17. decembra 1984 podpisana pogodba med
Evropskimi skupnostmi, ki jih je zastopala Komisija, in Evropskim
univerzitetnim inštitutom v Firencah.
(5)         
Ekonomsko-socialni odbor in Evropsko računsko
sodišče sta pozneje pristopila k pogodbi o deponiranju z dne 17. decembra 1984.
Evropska investicijska banka svoje arhivsko gradivo deponira pri EUI na podlagi
ločene konvencije, podpisane z EUI 1. julija 2005, in Pravilnika o zgodovinskih
arhivih, ki ga je sprejel Upravni odbor banke 7. oktobra 2005[3].
(6)         
Italijanska vlada je EUI trajno in brezplačno dala
na voljo ustrezne prostore za zagotovitev, da se deponirano arhivsko gradivo
hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi ter ga je mogoče
neposredno uporabljati.
(7)         
Namen deponiranja arhivskega gradiva institucij pri
EUI je zagotavljanje dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove
uporabe ter spodbujanje raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in
evropskih institucij. EUI je priznano središče akademskih raziskav in
izobraževanja s poudarkom na Evropi in evropskem povezovanju. Inštitut ima
skoraj 30 let izkušenj z upravljanjem arhivskega gradiva institucij, zagotavlja
najsodobnejše skladiščne prostore za hrambo in raziskovanje gradiva, ki so bili
zgrajeni izključno za njegovo hranjenje in uporabo, ter je mednarodno priznan
kot center za te arhive. 
(8)         
Za nadaljnje deponiranje arhivskega gradiva
institucij pri EUI je potrebna trdna pravna podlaga, ki odraža vlogo EUI kot
partnerja institucij pri upravljanju njihovega arhivskega gradiva.
(9)         
Posebna narava dejavnosti Sodišča EU in
Evropske centralne banke upravičuje njuno izvzetje iz obveznosti deponiranja
arhivskega gradiva pri EUI v skladu s to uredbo. Sodišče EU in Evropska
centralna banka lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI na prostovoljni
osnovi.
(10)     
To uredbo bi bilo treba uporabljati za vse druge
institucije. Uredba ne vpliva niti na odgovornost vsake institucije, da odpre
svoje arhivsko gradivo za javnost, niti na lastninsko pravico vsake institucije
na njenem arhivskem gradivu.
(11)     
Osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo,
deponirano pri EUI, bi bilo treba obdelovati v skladu z Uredbo št. 45/2001[4].
(12)     
Za podporo upravljanju arhivskega gradiva
institucij s strani EUI se lahko dodelijo donacije. 
(13)     
Uredbo št. 354/83 je zato treba ustrezno spremeniti

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 se spremeni:
1. Odstavek 1 člena 8 se nadomesti z
naslednjim:
„1. Vsaka institucija, razen Sodišča EU
in Evropske centralne banke, deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega
gradiva, ki ga je v skladu s to uredbo odprla za javnost, pri Evropskem
univerzitetnem inštitutu (v nadaljnjem besedilu: EUI) v Firencah. Deponiranje se izvede v skladu s Prilogo.“
2. V
členu 8 se dodajo naslednji odstavki:
„3. Sodišče EU in Evropska centralna banka
lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.
4. Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri
EUI ne vpliva na lastninsko pravico na arhivskem gradivu ali njegovo varstvo,
kot je določeno v členu 2 Protokola o privilegijih in imunitetah Evropske
unije, ki je priloga k Pogodbi.
5. EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega
arhivskega gradiva. Hranjenje in varstvo arhivskega gradiva morata biti skladna
s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo arhivov ter morata
upoštevati vsaj tehnične in varnostne predpise, enakovredne tistim, ki se
uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se
deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih skladiščnih prostorih.
6. Vsaka
institucija, ki deponira dokumente, ima pravico zahtevati informacije v zvezi z
upravljanjem svojega arhivskega gradiva s strani EUI in opraviti pregled
arhivskega gradiva, ki ga je deponirala pri EUI.
7. EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme v skladu z odstavkoma 1 in 3,
na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti dajo na voljo različico istega
arhivskega gradiva.
8. EUI se lahko dodelijo
donacije za podporo upravljanju arhivskega gradiva v skladu s to uredbo in
Uredbo Sveta št. 1605/2002, če proračunski organ zagotovi potrebna
proračunska sredstva na ustrezni proračunski vrstici.
Stroške upravljanja arhivskega gradiva si sorazmerno delijo institucije,
ki deponirajo gradivo. Stroški, povezani z
zagotavljanjem in opremljanjem stavb in skladiščnih prostorov za hrambo
arhivskega gradiva in za njihovo osebje, niso upravičeni. 
9. EUI obdeluje osebne
podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z Uredbo
št. 45/2001. EUI deluje kot obdelovalec v skladu s členom 2 navedene
uredbe po navodilih institucij, ki deponirajo arhivsko gradivo. 
10. Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima pooblastila za nadzor
nad EUI v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo,
ki ga deponirajo institucije.“
3. Odstavek 1 člena 9 se nadomesti z
naslednjim:
„Vsaka institucija sprejme notranji pravilnik
za uporabo te uredbe. Pravilnik vključuje pravila v zvezi s hranjenjem
arhivskega gradiva, njegovim odpiranjem za javnost ter varstvom osebnih podatkov,
ki jih vsebuje arhivsko gradivo. Kadar koli je mogoče, institucije dajo svoje
arhivsko gradivo na voljo javnosti z elektronskimi sredstvi. Ohranijo tudi
dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (Braillova
pisava, povečano besedilo ali posnetki).“ 
4. Doda se Priloga v skladu s Prilogo k tej
uredbi.
Člen 2
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem
listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in
se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju,
                                                                       Za
Svet
                                                                       Predsednik
                                                                       
PRILOGA
Doda se naslednja priloga:
„Priloga
Določbe
o deponiranju arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem
inštitutu v Firencah
1.   V primeru arhivskega gradiva v nedigitalni obliki se izvirni dokumenti
deponirajo pri EUI v trajno hranjenje skupaj s kopijo v mikroobliki in/ali
digitalno kopijo.
V primeru arhivskega gradiva v digitalni
obliki ima EUI stalen dostop do dokumentov na tak način, da lahko izpolnjuje
svojo obveznost dajanja arhivskega gradiva na voljo javnosti na enem mestu in
spodbujanje njegove uporabe. Matične institucije so še naprej odgovorne za
trajno hranjenje svojega arhivskega gradiva v digitalni obliki.
2. Deponiranje
se izvede enkrat letno in, kolikor je mogoče, v skladu z običajnim postopki
institucij za obdelavo arhivskega gradiva.
3.   Institucije,
ki deponirajo arhivsko gradivo, se lahko iz pravnih ali administrativnih
razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo izvirnega dokumenta
v mikroobliki ali digitalni obliki.
4.   Institucije, ki deponirajo dokumente, ohranijo lastninsko pravico na
svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in
spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI. EUI ne spreminja klasifikacije arhivskega gradiva, ki so jo
vzpostavile institucije, ki deponirajo gradivo, niti ne izloča ali spreminja
dokumentov ali spisov.
5.   EUI vrne izvirnike vseh deponiranih dokumentov
in spisov institucijam, če institucije zaprosijo zanje.
Institucije, ki deponirajo gradivo, vrnejo izvirnike EUI takoj, ko jih ne
potrebujejo več.
6.   EUI
nemudoma obvesti institucije, ki deponirajo gradivo, o vseh okoliščinah, ki bi
lahko ogrozile nedotakljivost arhivskega gradiva, ki so ga deponirale.“
OCENA FINANČNIH POSLEDIC
ZAKONODAJNEGA PREDLOGA
1.           OKVIR PREDLOGA/POBUDE
              1.1.    Naslov predloga/pobude
              1.2.    Zadevna
področja ABM/ABB
              1.3.    Vrsta
predloga/pobude
              1.4.    Cilji
              1.5.    Utemeljitev
predloga/pobude
              1.6.    Trajanje
ukrepa in finančnih posledic
              1.7.    Načrtovani
načini upravljanja
2.           UKREPI UPRAVLJANJA
              2.1.    Določbe
glede spremljanja in poročanja
              2.2.    Sistem
upravljanja in nadzora
              2.3.    Ukrepi
preprečevanja goljufij in nepravilnosti
3.           OCENA FINANČNIH POSLEDIC PREDLOGA/POBUDE
              3.1.    Zadevni
razdelki večletnega finančnega okvira in odhodkovne proračunske vrstice
              3.2.    Ocenjeni
učinek na odhodke
              3.2.1. Povzetek ocenjenega
učinka na odhodke
              3.2.2. Ocenjeni učinek na
odobritve za poslovanje
              3.2.3. Ocenjeni učinek na
odobritve upravne narave
              3.2.4. Skladnost z
veljavnim večletnim finančnim okvirom
              3.2.5. Udeležba tretjih
oseb pri financiranju
              3.3.    Ocenjeni učinek na prihodke
OCENA
FINANČNIH POSLEDIC ZAKONODAJNEGA PREDLOGA
1.           OKVIR PREDLOGA/POBUDE
1.1.        Naslov predloga/pobude
Uredba Sveta o
spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem
arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah
1.2.        Zadevna področja ABM/ABB[5]
odnosi s civilno družbo, odprtost in informacije
1.3.        Vrsta predloga/pobude
Predlog je namenjen podaljšanju obstoječega
ukrepa.
1.4.        Cilji
1.4.1.     Večletni strateški cilji
Komisije, ki naj bi bili doseženi s predlogom/pobudo
Cilj predloga je pravno urediti in vzpostaviti
trdno podlago za obstoječe partnerstvo z EUI pri upravljanju in razširjanju
arhivskega gradiva institucij. Namen deponiranja arhivskega gradiva pri EUI je zagotavljanje
dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter
spodbujanje raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih
institucij.
1.4.2.     Specifični cilji in zadevne
dejavnosti ABM/ABB
Specifični cilj št. 25 02 01 01
Zadevne dejavnosti ABM/ABB
odnosi s civilno družbo, odprtost in informacije
Institucije evropskega interesa / arhivsko gradivo
Evropske unije
1.4.3.     Pričakovani izid in učinki
Partnerstvo z EUI zagotavlja dodano vrednost
arhivskemu gradivu institucij ter spodbuja razširjanje in javno uporabo tega
gradiva.
1.4.4.     Kazalniki izida in učinkov
(1)         
Arhivsko gradivo, ki ga institucije deponirajo pri
EUI v Firencah 
(2)         
Zbiranje in opis zasebnega arhivskega gradiva ter
osebnih dokumentov posameznikov, javnih in zasebnih organizacij, ki so
prispevali k izgradnji Evrope, s strani EUI
(3)         
Priprava in objava vodnikov po hranjenem gradivu,
inventarjev, publikacij o virih in drugih raziskovalnih pripomočkov
(4)         
Čitalnica in čitalniška oprema, ki jo zagotavlja
EUI
(5)         
Inventarji in arhivsko gradivo so na voljo na
spletu
(6)         
Obiskovalci čitalnice
(7)         
Ukrepi za spodbujanje uporabe arhivskega gradiva
institucij
1.5.        Utemeljitev predloga/pobude
1.5.1.     Potrebe, ki jih je treba
kratkoročno ali dolgoročno zadovoljiti
Upravljanje arhivskega gradiva, ki ga institucije
deponirajo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah, in njegovo
dajanje na voljo javnosti.
1.5.2.     Dodana vrednost ukrepanja
Evropske unije
Partnerstvo z EUI spodbuja razširjanje arhivskega
gradiva institucij in njegovo javno uporabo.
Že to, da je arhivsko gradivo institucij zbrano na
enem mestu, povečuje njegovo vrednost. Poleg tega omogoča EUI, da ustvarja
dodano vrednost z vzpostavljanjem navzkrižnih povezav med različnimi arhivi, po
potrebi z zagotavljanjem iskalnih in drugih raziskovalnih pripomočkov ter
neposrednega in spletnega dostopa javnosti do arhivov.
1.5.3.     Glavna spoznanja iz podobnih
izkušenj
Šest institucij deponira svoje arhivsko gradivo
pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah (EUI) v skladu s pogodbo,
podpisano med Evropskimi skupnostmi in EUI 17. decembra 1984. Vendar je pogodba o deponiranju iz leta 1984
zastarela in jo je treba nadomestiti z bolj trdno pravno in finančno podlago za
partnerstvo z EUI.
1.5.4.     Skladnost in možnosti
dopolnjevanja z drugimi relevantnimi instrumenti
Se ne uporablja.
1.6.        Trajanje ukrepa in finančnih
posledic
Časovno neomejen predlog.
1.7.        Načrtovani načini upravljanja[6]
Neposredno centralizirano upravljanje – Komisija.
2.           UKREPI UPRAVLJANJA
2.1.        Določbe glede spremljanja in
poročanja
EUI predloži osnutek delovnega programa za vsako
koledarsko leto za razpravo s Komisijo, vključno z načrtom delovnih mest
zaposlenih na dan 31. decembra zadevnega, predhodnega leta in naslednjega
leta. Te dokumente EUI predloži februarja predhodnega leta.
Po posvetovanju z drugimi institucijami, ki
deponirajo dokumente, se Komisija in EUI dogovorita o delovnem programu, ki se
priloži letnemu sporazumu o donaciji.
Komisija spremlja izvajanje delovnega programa.
EUI po koncu vsakega koledarskega leta predloži
letno poročilo o dejavnostih v zvezi z arhivskim gradivom.
2.2.        Sistem upravljanja in nadzora
2.2.1.     Ugotovljena tveganja
Možna tveganja v zvezi s hranjenjem deponiranega
arhivskega gradiva institucij v papirni obliki institucij so zelo majhna.
Italijanska vlada zagotavlja namensko zgrajene skladiščne prostore za arhivsko
gradivo, ki ustrezajo najvišjim mednarodnim standardom za dolgotrajno hranjenje
arhivskega gradiva.
2.2.2.     Načrtovani načini nadzora
Partnerski sporazumi z EUI bodo zagotovili okvir
za stalno razpravo, pregled in oceno finančnega načrta in delovnega programa.
Vsaka institucija, ki deponira arhivsko gradivo, ima pravico zahtevati
informacije v zvezi z upravljanjem svojega arhivskega gradiva s strani EUI in
opraviti pregled gradiva, ki ga je deponirala.
2.3.        Ukrepi preprečevanja goljufij
in nepravilnosti
Člen 287(3) PDEU daje Računskemu sodišču
pooblastila za revizijo katere koli fizične ali pravne osebe, ki prejema
plačila iz proračuna EU. Pristojnosti Komisije in urada OLAF za boj proti
goljufijam, ki škodijo finančnim interesom EU, urejajo posebne določbe v zvezi
s tem področjem (tj. Uredba Sveta št. 2185/96 in Uredba št. 1073/1999
Evropskega parlamenta in Sveta) in Uredba Sveta št. 1605/2002 o finančni
uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti. V skladu s
členom 120(3) slednje uredbe vsak sklep ali sporazum o donaciji izrecno določa,
da imata Komisija in Računsko sodišče pooblastila za nadzor dokumentacije in
prostorov pri vseh izvajalcih in podizvajalcih, ki so prejeli sredstva EU. 
3.           OCENA FINANČNIH POSLEDIC PREDLOGA/POBUDE
3.1.        Zadevni razdelki večletnega
finančnega okvira in odhodkovne proračunske vrstice
·      Obstoječe odhodkovne proračunske vrstice
Po vrsti, v skladu z
razdelki večletnega finančnega okvira in proračunskimi vrsticami.
 Razdelek večletnega finančnega okvira || Proračunska vrstica || Vrsta odhodkov || Prispevek 
 Zgodovinski arhivi Unije || dif./ nedif. ([7]) || držav Efte[8] || držav kandidatk[9] || tretjih držav || v smislu člena 18(1)(aa) finančne uredbe 
 5 Uprava || 25 02 01 01 || dif. || NE. || NE || NE || NE 
3.2.        Ocenjeni učinek na odhodke

3.2.1.     Povzetek ocenjenega učinka na
odhodke 
v mio. EUR (na tri decimalna mesta natančno)
 Razdelek večletnega finančnega okvira: || 5 || „Upravni odhodki“ v mio. 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || SKUPAJ 2013–2019 
 GD: Generalni sekretariat || 
  Človeški viri || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 
 Misije || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028 
  25 02 01 01 Zgodovinski arhivi || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 
 Generalni sekretariat SKUPAJ ||   || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
 Odobritve za RAZDELEK 5 večletnega finančnega okvira SKUPAJ || (prevzete obveznosti SKUPAJ = plačila SKUPAJ) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Odobritve za RAZDELKE od 1 do 5 večletnega finančnega okvira SKUPAJ || prevzete obveznosti ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 plačila ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Ocenjeni učinek na odobritve
za poslovanje
Predlog ne zahteva porabe odobritev za poslovanje.
3.2.3.     Ocenjeni učinek na odobritve
upravne narave
3.2.3.1.  Povzetek 
Predlog zahteva porabo odobritev za upravne
zadeve, kot je pojasnjeno v nadaljevanju:
v mio. EUR (na tri
decimalna mesta natančno)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019– || SKUPAJ 
 RAZDELEK 5 večletnega finančnega okvira ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Človeški viri ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Drugi upravni odhodki ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Seštevek za RAZDELEK 5 večletnega finančnega okvira ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Odobritve zunaj RAZDELKA 5[11] večletnega finančnega okvira ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Človeški viri ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Drugi odhodki upravne narave ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Seštevek za odobritve zunaj RAZDELKA 5 večletnega finančnega okvira ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 SKUPAJ || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
Potrebe po upravnih sredstvih se krijejo s
sredstvi, ki se lahko pristojnemu GD dodelijo v okviru postopka letne dodelitve
sredstev glede na obstoječe proračunske omejitve. 
3.2.3.2.   Ocenjene potrebe po človeških
virih
Predlog zahteva porabo človeških virov, kot je
pojasnjeno v nadaljevanju:
ocena, izražena v celih številkah (ali na
največ eno decimalno mesto natančno)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Načrt delovnih mest (za uradnike in začasne uslužbence) 
 25 01 01 01 (sedež ali predstavništva Komisije) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (delegacije) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (posredne raziskave) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (neposredne raziskave) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Zunanje osebje (v ekvivalentu polnega delovnega časa: EPDČ)[12] 
 XX 01 02 01 (PU, ZU, NNS iz splošnih sredstev) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (PU, ZU, MSD, LU in NNS na delegacijah) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy[13] || – na sedežu[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 – na delegacijah ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (PU, ZU, NNS za posredne raziskave) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (PU, ZU, NNS za neposredne raziskave) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Druge proračunske vrstice (navedite) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 SKUPAJ || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX je zadevno
področje ali naslov.
Potrebe po človeških virih se krijejo z
osebjem iz GD, že dodeljenim za upravljanje tega ukrepa in/ali prerazporejenim
v GD, po potrebi dopolnjenim z dodatnimi viri, ki se lahko pristojnemu GD
dodelijo v okviru postopka letne dodelitve virov glede na proračunske omejitve.
Opis nalog:
 Uradniki in začasni uslužbenci || Priprava sporazumov o partnerstvu in sporazumov o donaciji. Priprava zahtevka za financiranje. Spremljanje delovnega programa in odhodkov. Morebitne naknadne ocene. 
 Zunanje osebje || ------ 
3.2.4.     Skladnost z veljavnim
večletnim finančnim okvirom
Predlog je skladen z veljavnim večletnim finančnim
okvirom.
3.2.5.     Udeležba tretjih oseb pri
financiranju
V predlogu ni načrtovano sofinanciranje tretjih
oseb.
3.3.        Ocenjeni učinek na prihodke
Predlog nima finančnih posledic za prihodke.
[1]               Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 354/83, kakor
je bila spremenjena z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003 z dne 22. septembra
2003 (UL L 43, 15.2.1983, str. 1; UL L 243, 27.9.2003, str. 1).
[2]               UL L 43, 15.2.1983, str. 1.
[3]               UL C 289, 22.11.2005, str. 12–13.
[4]               UL L 8, 12.1.2001, str. 1.
[5]               ABM: upravljanje po dejavnostih, ABB: oblikovanje proračuna po dejavnostih.
[6]               Pojasnitve načinov upravljanja in
sklicevanje na finančno uredbo so na voljo na spletišču BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Dif. = diferencirana sredstva /
nedif. = nediferencirana sredstva.
[8]               EFTA: Evropsko združenje za prosto trgovino.
[9]               Države kandidatke in, če je
primerno, potencialne države kandidatke Zahodnega Balkana.
[10]             Pričakuje se, da se bo učinek na
odhodke po letu 2019 še naprej spreminjal po enaki stopnji. 
[11]             Tehnična in/ali upravna pomoč ter
odhodki za podporo izvajanja programov in/ali ukrepov EU (prej vrstice BA),
posredne raziskave, neposredne raziskave.
[12]             PU = pogodbeni uslužbenec; ZU = začasni uslužbenec; MSD = mlajši strokovnjak v delegaciji; LU = lokalni uslužbenec; NNS
= napoteni nacionalni strokovnjak. .
[13]             V okviru zgornje meje za zunanje
sodelavce iz odobritev za poslovanje (prej vrstice BA).
[14]             Predvsem strukturni skladi, Evropski
kmetijski sklad za razvoj podeželja (EKSRP) in Evropski sklad za ribištvo
(ESR).