CELEX: 22015D0671
Language: hr
Date: 2014-12-16 00:00:00
Title: Odluka br. 1/2014 Vijeća za pridruživanje EU-a i Republike Moldove od 16. prosinca 2014. o donošenju njegova Poslovnika i Poslovnika Odbora za pridruživanje i pododborâ [2015/671]

29.4.2015   
            
            
               HR
            
            
               Službeni list Europske unije
            
            
               L 110/28
            
         ODLUKA br. 1/2014 VIJEĆA ZA PRIDRUŽIVANJE EU-A I REPUBLIKE MOLDOVE
   od 16. prosinca 2014.
   o donošenju njegova Poslovnika i Poslovnika Odbora za pridruživanje i pododborâ [2015/671]
   VIJEĆE ZA PRIDRUŽIVANJE EU-a I REPUBLIKE MOLDOVE,
   uzimajući u obzir Sporazum o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Republike Moldove, s druge strane (1) („Sporazum”), a posebno njegov članak 434.,
   budući da:
   
               (1)
            
            
               U skladu s člankom 464. Sporazuma, dijelovi Sporazuma privremeno se primjenjuju od 1. rujna 2014.
            
         
               (2)
            
            
               U skladu s člankom 435. stavkom 2. Sporazuma, Vijeće za pridruživanje donosi svoj Poslovnik.
            
         
               (3)
            
            
               U skladu s člankom 437. stavkom 1. Sporazuma, Vijeću za pridruživanje u obavljanju njegovih dužnosti pomaže Odbor za pridruživanje, dok, u skladu s člankom 438. stavkom 1. Sporazuma, Vijeće za pridruživanje u svojem Poslovniku utvrđuje dužnosti i funkcioniranje Odbora za pridruživanje,
            
         DONIJELO JE OVU ODLUKU:
   Članak 1.
   Donose se Poslovnik Vijeća za pridruživanje i Poslovnik Odbora za pridruživanje i pododborâ, kako su navedeni u Prilogu I. odnosno Prilogu II.
   Članak 2.
   Ova Odluka stupa na snagu na dan donošenja.
   
      Sastavljeno u Bruxellesu 16. prosinca 2014.
      
         
            Za Vijeće za pridruživanje
         
         
            Predsjednica
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      (1)  SL L 260, 30.8.2014., str. 4.
   
   
      PRILOG I.
      
         POSLOVNIK VIJEĆA ZA PRIDRUŽIVANJE
      
      Članak 1.
      Opće odredbe
      1.   Vijeće za pridruživanje, osnovano na temelju članka 434. stavka 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Republike Moldove, s druge strane („Sporazum”), obavlja svoje dužnosti kako je predviđeno u člancima 434. i 436. Sporazuma.
      2.   Kako je predviđeno člankom 435. stavkom 1. Sporazuma, Vijeće za pridruživanje sastoji se od članova Vijeća Europske unije i članova Europske komisije, s jedne strane, te članova vlade Republike Moldove, s druge strane. Pri određivanju sastava Vijeća za pridruživanje uzimaju se u obzir posebna pitanja o kojima će se raspravljati na svakom sastanku. Vijeće za pridruživanje sastaje se na ministarskoj razini.
      3.   Kako je predviđeno člankom 436. stavkom 1. Sporazuma te u svrhu postizanja ciljeva Sporazuma, Vijeće za pridruživanje ovlašteno je donositi odluke koje su obvezujuće za stranke. Vijeće za pridruživanje poduzima odgovarajuće mjere za provedbu svojih odluka, uključujući, ako je potrebno, davanjem ovlasti posebnim tijelima osnovanima u okviru Sporazuma da djeluju u njegovo ime. Vijeće za pridruživanje također može davati preporuke. Ono donosi svoje odluke i preporuke sporazumom između stranaka nakon završetka odgovarajućih unutarnjih postupaka. Vijeće za pridruživanje može delegirati svoje ovlasti Odboru za pridruživanje.
      4.   Stranke ovog Poslovnika jednake su onima definiranima u članku 461. Sporazuma.
      Članak 2.
      Predsjedanje
      Stranke naizmjence predsjedaju Vijećem za pridruživanje na razdoblje od 12 mjeseci. Prvo razdoblje započinje na dan prvog sastanka Vijeća za pridruživanje, a završava 31. prosinca iste godine.
      Članak 3.
      Sastanci
      1.   Vijeće za pridruživanje sastaje se barem jednom godišnje te kada to okolnosti zahtijevaju, na temelju međusobnog dogovora stranaka. Osim ako se stranke drukčije dogovore, sastanak Vijeća za pridruživanje održava se na uobičajenom mjestu za sastanke Vijeća Europske unije.
      2.   Svaka sjednica Vijeća za pridruživanje održava se na datum koji dogovore stranke.
      3.   Sastanke Vijeća za pridruživanje zajednički sazivaju tajnici Vijeća za pridruživanje u dogovoru s predsjednikom Vijeća za pridruživanje najkasnije 30 kalendarskih dana prije datuma sastanka.
      Članak 4.
      Zastupanje
      1.   Ako nisu u mogućnosti prisustvovati sastanku, članovi Vijeća za pridruživanje mogu biti zastupani. Ako član želi da ga na sastanku mijenja zastupnik, ime svojeg zastupnika pisanim putem priopćuje predsjedniku Vijeća za pridruživanje prije sastanka na kojem će ga taj zastupnik mijenjati.
      2.   Zastupnik člana Vijeća za pridruživanje ostvaruje sva prava tog člana.
      Članak 5.
      Delegacije
      1.   Članove Vijeća za pridruživanje mogu pratiti dužnosnici. Prije svakog sastanka Tajništvo Vijeća za pridruživanje obavješćuje predsjednika Vijeća za pridruživanje o predviđenom sastavu delegacije svake stranke.
      2.   Vijeće za pridruživanje može dogovorom između stranaka pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili nezavisne stručnjake u predmetnom području da prisustvuju njegovim sastancima kao promatrači ili kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke se dogovaraju o uvjetima pod kojima ti promatrači mogu prisustvovati sastancima.
      Članak 6.
      Tajništvo
      Dužnosnik Glavnog tajništva Vijeća Europske unije i dužnosnik Republike Moldove djeluju zajednički kao tajnici Vijeća za pridruživanje.
      Članak 7.
      Korespondencija
      1.   Korespondencija naslovljena na Vijeće za pridruživanje šalje se tajniku iz Unije ili Republike Moldove, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.
      2.   Tajnici Vijeća za pridruživanje osiguravaju da se korespondencija proslijedi predsjedniku Vijeća za pridruživanje i da se, prema potrebi, uputi članovima Vijeća za pridruživanje.
      3.   Korespondencija koja se na taj način upućuje šalje se, prema potrebi, Glavnom tajništvu Europske komisije, Europskoj službi za vanjsko djelovanje, stalnim predstavništvima država članica pri Europskoj uniji i Glavnom tajništvu Vijeća Europske unije, kao i Misiji Republike Moldove pri Europskoj uniji.
      4.   Priopćenja predsjednika primateljima šalju tajnici u ime predsjednika. Takva priopćenja upućuju se, prema potrebi, članovima Vijeća za pridruživanje kako je predviđeno stavkom 3.
      Članak 8.
      Povjerljivost
      Osim ako stranke drukčije odluče, sastanci Vijeća za pridruživanje nisu javni. Kada jedna stranka Vijeću za pridruživanje dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.
      Članak 9.
      Dnevni red sastanaka
      1.   Predsjednik Vijeća za pridruživanje sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak Vijeća za pridruživanje. Tajnici Vijeća za pridruživanje šalju ga primateljima iz članka 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije sastanka.
      Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je predsjednik zaprimio zahtjev za uključivanje u dnevni red najkasnije 21 kalendarski dan prije početka sastanka. Te točke uvrštavaju se u privremeni dnevni red samo ako su odgovarajući popratni dokumenti poslani tajnicima prije dana slanja dnevnog reda.
      2.   Vijeće za pridruživanje donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točku koja se ne nalazi na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.
      3.   U savjetovanju sa strankama, predsjednik može skratiti rokove navedene u stavku 1. kako bi se u obzir uzeli zahtjevi određenog slučaja.
      Članak 10.
      Zapisnik
      1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju tajnici Vijeća za pridruživanje.
      2.   U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi:
      
                  (a)
               
               
                  dokumentacija koja je podnesena Vijeću za pridruživanje;
               
            
                  (b)
               
               
                  izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio član Vijeća za pridruživanje; i
               
            
                  (c)
               
               
                  pitanja koja su dogovorile stranke, kao što su donesene odluke, dogovorene izjave i svi zaključci.
               
            3.   Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Vijeću za pridruživanje. Vijeće za pridruživanje odobrava taj nacrt zapisnika na svojem sljedećem sastanku. Taj nacrt zapisnika može se odobriti i pisanim putem.
      Članak 11.
      Odluke i preporuke
      1.   Vijeće za pridruživanje donosi odluke i daje preporuke međusobnim dogovorom stranaka te nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka.
      2.   Vijeće za pridruživanje može donositi odluke ili davati preporuke i pisanim postupkom ako se stranke tako dogovore. U tu svrhu predsjednik Vijeća za pridruživanje tekst prijedloga pisanim putem upućuje njegovim članovima u skladu s člankom 7., s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana unutar kojeg članovi iznose sve željene rezerve ili izmjene. U savjetovanju sa strankama predsjednik može skratiti gore navedeni rok kako bi se u obzir uzeli zahtjevi određenog slučaja.
      3.   Akti Vijeća za pridruživanje, u smislu članka 436. stavka 1. Sporazuma, naslovljuju se kao „Odluka” odnosno „Preporuka”, nakon čega se navodi serijski broj, datum njihova donošenja i opis njihova predmeta. Te odluke i preporuke Vijeća za pridruživanje potpisuje predsjednik i ovjeravaju ih tajnici Vijeća za pridruživanje. Te odluke i preporuke upućuju se svim primateljima iz članka 7. ovog Poslovnika. Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka i preporuka Vijeća za pridruživanje u svojim službenim publikacijama.
      4.   Svaka odluka Vijeća za pridruživanje stupa na snagu na dan njezina donošenja, osim ako je u odluci drukčije predviđeno.
      Članak 12.
      Jezici
      1.   Službeni jezici stranaka službeni su jezici Vijeća za pridruživanje.
      2.   Osim ako je drukčije odlučeno, Vijeće za pridruživanje u svojim se vijećanjima oslanja na dokumentaciju pripremljenu na tim jezicima.
      Članak 13.
      Troškovi
      1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Vijeća za pridruživanje, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.
      2.   Izdatke u vezi s tumačenjem na sastancima, prevođenjem i umnožavanjem dokumenata snosi Unija. U slučaju da Republika Moldova zahtijeva tumačenje ili prijevod na druge jezike ili s drugih jezika osim onih predviđenih člankom 12., troškove u vezi s tim snosi Republika Moldova.
      3.   Druge izdatke koji se odnose na praktičnu organizaciju sastanaka snosi stranka koja je domaćin sastanaka.
      Članak 14.
      Odbor za pridruživanje
      1.   U skladu s člankom 437. stavkom 1. Sporazuma, Odbor za pridruživanje pomaže Vijeću za pridruživanje u izvršavanju njegovih dužnosti. Odbor za pridruživanje sastoji se od predstavnika stranaka, u načelu na razini viših državnih službenika.
      2.   Odbor za pridruživanje priprema sastanke i vijećanja Vijeća za pridruživanje, prema potrebi provodi odluke Vijeća za pridruživanje i općenito osigurava kontinuitet odnosa pridruživanja i pravilno funkcioniranje Sporazuma. Odbor za pridruživanje razmatra sva pitanja koja mu Vijeće za pridruživanje uputi te sva ostala pitanja koja mogu nastati tijekom provedbe Sporazuma. Odbor za pridruživanje Vijeću za pridruživanje podnosi na odobravanje prijedloge ili sve nacrte odluka ili preporuka. U skladu s člankom 438. stavkom 2. Sporazuma, Vijeće za pridruživanje može delegirati Odboru za pridruživanje ovlast za donošenje odluka.
      3.   Odbor za pridruživanje donosi odluke i daje preporuke za koje je ovlašten Sporazumom.
      4.   Kada se u Sporazumu upućuje na obvezu savjetovanja ili mogućnost savjetovanja ili kada se stranke uzajamnim dogovorom odluče međusobno savjetovati, takvo se savjetovanje može održati u okviru Odbora za pridruživanje, osim ako je drukčije predviđeno u Sporazumu. Savjetovanje se može nastaviti u okviru Vijeća za pridruživanje ako se stranke tako dogovore.
      Članak 15.
      Izmjena Poslovnika
      Ovaj se Poslovnik može izmijeniti u skladu s člankom 11.
   
   
      PRILOG II.
      
         POSLOVNIK ODBORA ZA PRIDRUŽIVANJE I PODODBORÂ
      
      Članak 1.
      Opće odredbe
      1.   Odbor za pridruživanje, osnovan u skladu s člankom 437. stavkom 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Republike Moldove, s druge strane („Sporazum”), pomaže Vijeću za pridruživanje u obavljanju njegovih dužnosti te obavlja zadaće predviđene Sporazumom i zadaće koje mu dodijeli Vijeće za pridruživanje. U skladu s člankom 438. stavkom 1. Sporazuma, Vijeće za pridruživanje u svojem Poslovniku utvrđuje dužnosti i funkcioniranje Odbora za pridruživanje.
      2.   Odbor za pridruživanje priprema sastanke i vijećanja Vijeća za pridruživanje, prema potrebi provodi odluke Vijeća za pridruživanje i općenito osigurava kontinuitet odnosa pridruživanja i pravilno funkcioniranje Sporazuma. Odbor za pridruživanje razmatra sva pitanja koja mu Vijeće za pridruživanje uputi te sva ostala pitanja koja mogu nastati tijekom svakodnevne provedbe Sporazuma. Odbor za pridruživanje podnosi Vijeću za pridruživanje prijedloge ili sve nacrte odluka ili preporuka za donošenje.
      3.   Kako je predviđeno člankom 437. stavkom 2. Sporazuma, Odbor za pridruživanje sastoji se od predstavnika stranaka, u načelu na razini viših državnih službenika, koji su odgovorni za posebna pitanja o kojima se raspravlja na pojedinim sastancima.
      4.   U skladu s člankom 438. stavkom 4. Sporazuma, kada Odbor za pridruživanje u sastavu za trgovinu, kako je navedeno u članku 438. stavku 4. Sporazuma („Odbor za pridruživanje u sastavu za trgovinu”), obavlja zadaće koje su mu dodijeljene na temelju glave V. Sporazuma, sastavljen je od visokih dužnosnika Europske komisije i Republike Moldove koji su odgovorni za trgovinu i pitanja povezana s trgovinom. Predstavnik Europske komisije ili Republike Moldove koji je odgovoran za trgovinu i pitanja povezana s trgovinom djeluje kao predsjednik Odbora za pridruživanje u sastavu za trgovinu u skladu s člankom 2. ovog Poslovnika. Na sastancima će prisustvovati i predstavnik Europske službe za vanjsko djelovanje.
      5.   U skladu s člankom 438. stavkom 3. Sporazuma, Odbor za pridruživanje ovlašten je donositi odluke u slučajevima predviđenima u Sporazumu i u područjima za koja mu je Vijeće za pridruživanje delegiralo svoje ovlasti. Te su odluke obvezujuće za stranke, koje poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu. Odbor za pridruživanje donosi svoje odluke sporazumom između stranaka nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka potrebnih za njihovo donošenje.
      6.   Stranke ovog Poslovnika definiraju se kako je predviđeno člankom 461. Sporazuma.
      Članak 2.
      Predsjedanje
      Stranke naizmjence predsjedaju Odborom za pridruživanje na razdoblje od 12 mjeseci. Prvo razdoblje započinje na dan prvog sastanka Vijeća za pridruživanje, a završava 31. prosinca iste godine.
      Članak 3.
      Sastanci
      1.   Osim ako su se stranke drukčije dogovorile, Odbor za pridruživanje sastaje se redovito, a najmanje jednom godišnje. Posebne sjednice Odbora za pridruživanje mogu se održati na zahtjev bilo koje stranke ako se stranke tako dogovore.
      2.   Svaki sastanak Odbora za pridruživanje saziva predsjednik na mjestu i u vrijeme o kojima se stranke dogovore. Obavijest o sazivanju sastanka izdaje Tajništvo Odbora za pridruživanje najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.
      3.   Odbor za pridruživanje u sastavu za trgovinu sastaje se najmanje jednom godišnje i kada to okolnosti zahtijevaju. Svaki sastanak saziva predsjednik Odbora za pridruživanje u sastavu za trgovinu na mjestu, u vrijeme i na način o kojima se stranke dogovore. Obavijest o sazivanju sastanka izdaje Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu za trgovinu najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.
      4.   Kad god je to moguće, redovni sastanak Odbora za pridruživanje saziva se pravodobno prije redovnog sastanka Vijeća za pridruživanje.
      5.   Iznimno i ako se stranke tako dogovore, sastanci Odbora za pridruživanje mogu se održati bilo kojim dogovorenim tehnološkim sredstvima, kao što je videokonferencija.
      Članak 4.
      Delegacije
      Prije svakog sastanka Tajništvo Odbora za pridruživanje obavješćuje stranke o predviđenom sastavu delegacija koje će sa svake strane prisustvovati sastanku.
      Članak 5.
      Tajništvo
      1.   Dužnosnik Unije i dužnosnik Republike Moldove djeluju zajednički kao tajnici Odbora za pridruživanje i zajednički obavljaju tajničke poslove, osim ako je ovim Poslovnikom drukčije predviđeno, u duhu obostranog povjerenja i suradnje.
      2.   Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Republike Moldove odgovorni za trgovinu i pitanja povezana s trgovinom zajednički djeluju kao tajnici Odbora za pridruživanje u sastavu za trgovinu.
      Članak 6.
      Korespondencija
      1.   Korespondencija naslovljena na Odbor za pridruživanje šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.
      2.   Tajništvo Odbora za pridruživanje osigurava da se korespondencija naslovljena na Odbor za pridruživanje prosljeđuje predsjedniku Odbora za pridruživanje i, prema potrebi, upućuje kao dokumenti iz članka 7.
      3.   Korespondenciju predsjednika Tajništvo šalje strankama u ime predsjednika. Takva korespondencija upućuje se, prema potrebi, kako je predviđeno u članku 7.
      Članak 7.
      Dokumenti
      1.   Dokumenti se upućuju putem tajnikâ Odbora za pridruživanje.
      2.   Svaka stranka šalje svoje dokumente svojem tajniku. Tajnik te dokumente prosljeđuje tajniku druge stranke.
      3.   Tajnik Unije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje i tajnika Republike Moldove.
      4.   Tajnik Republike Moldove upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Republike Moldove te u takvu korespondenciju sustavno uključuje i tajnika Unije.
      Članak 8.
      Povjerljivost
      Osim ako stranke drukčije odluče, sastanci Odbora za pridruživanje nisu javni. Kada jedna stranka Odboru za pridruživanje dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.
      Članak 9.
      Dnevni red sastanaka
      1.   Tajništvo Odbora za pridruživanje na temelju prijedlogâ stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak Odbora za pridruživanje, kao i nacrt operativnih zaključaka, kako je predviđeno u članku 10. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo Odbora za pridruživanje od jedne od stranaka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima, najkasnije 21 kalendarski dan prije dana sastanka.
      2.   Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.
      3.   Odbor za pridruživanje donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.
      4.   Predsjednik sastanka Odbora za pridruživanje može nakon dogovora s drugom strankom na ad hoc osnovi pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili nezavisne stručnjake u predmetnom području da prisustvuju sastancima kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju sve zahtjeve o povjerljivosti.
      5.   U savjetovanju sa strankama predsjednik sastanka Odbora za pridruživanje može skratiti rokove predviđene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.
      Članak 10.
      Zapisnik i operativni zaključci
      1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka Odbora za pridruživanje zajednički sastavljaju tajnici Odbora za pridruživanje.
      2.   U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi:
      
                  (a)
               
               
                  popis sudionika sastanka, popis dužnosnika u njihovoj pratnji i popis svih eventualnih promatrača ili stručnjaka koji su prisustvovali sastanku;
               
            
                  (b)
               
               
                  dokumentacija koja je podnesena Odboru za pridruživanje;
               
            
                  (c)
               
               
                  izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio Odbor za pridruživanje; i
               
            
                  (d)
               
               
                  operativni zaključci sa sastanka, kako je predviđeno u stavku 4.
               
            3.   Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Odboru za pridruživanje. Odbor za pridruživanje odobrava taj nacrt zapisnika na svojem sljedećem sastanku. Taj nacrt zapisnika može se odobriti i pisanim putem. Nacrt zapisnika Odbora za pridruživanje u sastavu za trgovinu odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana od svakog sastanka. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7.
      4.   Nacrt operativnih zaključaka svakog sastanka sastavlja tajnik Odbora za pridruživanje stranke koja predsjeda Odborom za pridruživanje te se on upućuje strankama zajedno s dnevnim redom, u pravilu najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka tako da Odbor za pridruživanje, osim ako se stranke drukčije dogovore, na kraju sastanka donosi operativne zaključke u koje se uvrštavaju daljnja djelovanja o kojim su se stranke dogovorile. Nakon usuglašavanja, operativni zaključci prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Odbora za pridruživanje. U tu svrhu Odbor za pridruživanje usvaja predložak kojim se omogućuje praćenje svakog djelovanja u odnosu na određeni rok.
      Članak 11.
      Odluke i preporuke
      1.   Odbor za pridruživanje donosi odluke u posebnim slučajevima kada su mu Sporazumom dodijeljene ovlasti donošenja odluka ili kada mu je takvu ovlast delegiralo Vijeće za pridruživanje. Odbor za pridruživanje također daje preporuke. Odluke se donose, a preporuke daju međusobnim dogovorom stranaka te nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka. Svaku odluku ili preporuku potpisuje predsjednik Odbora za pridruživanje i ovjeravaju tajnici Odbora za pridruživanje.
      2.   Odbor za pridruživanje može donositi odluke ili davati preporuke pisanim postupkom ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između navedene dvojice tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu, tekst prijedloga upućuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana unutar kojeg se iznose sve rezerve ili izmjene. U savjetovanju sa strankama predsjednik može skratiti rokove navedene u ovom stavku kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku ili preporuku potpisuje predsjednik i ovjeravaju ih tajnici.
      3.   Akti Odbora za pridruživanje naslovljuju se kao „Odluka” odnosno „Preporuka”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja, osim ako je njome drukčije predviđeno.
      4.   Odluke i preporuke upućuju se strankama.
      5.   Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka i preporuka Odbora za pridruživanje u svojim službenim publikacijama.
      Članak 12.
      Izvješća
      Odbor za pridruživanje na svakom redovnom sastanku Vijeća za pridruživanje izvješćuje Vijeće za pridruživanje o svojim aktivnostima i aktivnostima svojih pododbora, radnih skupina i drugih tijela.
      Članak 13.
      Jezici
      1.   Službeni jezici stranaka službeni su jezici Odbora za pridruživanje.
      2.   Radni jezici Odbora za pridruživanje su engleski i rumunjski. Osim ako drukčije odluči, Odbor za pridruživanje u svojim se vijećanjima oslanja na dokumentaciju pripremljenu na tim jezicima.
      Članak 14.
      Troškovi
      1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Odbora za pridruživanje, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.
      2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.
      3.   Izdatke povezane s tumačenjem na sastancima te prevođenjem dokumenata na engleski i rumunjski ili s engleskog i rumunjskog kako je navedeno u članku 13. stavku 1. snosi stranka koja je domaćin sastanka.
      Tumačenje i prevođenje na druge jezike ili s njih snosi izravno stranka koja to zatraži.
      4.   U slučaju da je potreban prijevod dokumenata na službene jezike Unije, izdatke u vezi s tim snosi Unija.
      Članak 15.
      Izmjena Poslovnika
      Ovaj se Poslovnik može izmijeniti odlukom Vijeća za pridruživanje u skladu s člankom 438. stavkom 1. Sporazuma.
      Članak 16.
      Pododbori, posebni odbori ili tijela
      1.   U skladu s člankom 439. stavcima 1. i 3. Sporazuma, Odbor za pridruživanje može odlučiti u određenim područjima osnovati bilo koji pododbor koji je potreban za provedbu Sporazuma, osim onih koji su predviđeni Sporazumom, kako bi Odboru za pridruživanje pomogao pri obavljanju dužnosti. Odbor za pridruživanje može odlučiti ukinuti bilo koji takav pododbor, kao i utvrditi ili izmijeniti njegov Poslovnik. Osim ako se drukčije odluči, svaki takav pododbor djeluje pod nadležnošću Odbora za pridruživanje, kojem podnosi izvješće nakon svakog sastanka.
      2.   Osim ako je drukčije predviđeno Sporazumom ili dogovoreno u Vijeću za pridruživanje, ovaj se Poslovnik primjenjuje mutatis mutandis na svaki pododbor kako je naveden u stavku 1.
      3.   Sastanci pododborâ mogu se održavati fleksibilno kada se ukaže potreba, osobno, u Bruxellesu ili u Republici Moldovi, ili primjerice putem videokonferencije. Pododbori djeluju kao platforma za praćenje napretka u približavanju u posebnim područjima, za rasprave o određenim pitanjima i izazovima koji proizlaze iz tog procesa te za formuliranje preporuka i operativnih zaključaka.
      4.   Tajništvo Odbora za pridruživanje prima kopiju sve relevantne korespondencije, dokumenata i komunikacije koji se odnose na svaki pododbor, poseban odbor ili tijelo.
      5.   Osim ako je Sporazumom drukčije predviđeno ili ako su se stranke u okviru Vijeća za pridruživanje drukčije dogovorile, svaki pododbor, poseban odbor ili tijelo ovlašten je samo za davanje preporuka Odboru za pridruživanje.
      Članak 17.
      Ovaj se Poslovnik primjenjuje mutatis mutandis na Odbor za pridruživanje u sastavu za trgovinu, osim ako je drukčije predviđeno.