CELEX: 52017JC0043
Language: sl
Date: 2017-11-13
Title: Skupni predlog SKLEP SVETA o stališču, ki se zavzame v imenu Unije v Skupnem svetu, ustanovljenem na podlagi Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani, v zvezi s sprejetjem sklepov o poslovnikih Skupnega sveta in Skupnega odbora

EVROPSKA KOMISIJA
            Bruselj,13.11.2017
            JOIN(2017) 43 final
            2017/0299(NLE)
            Skupni predlog
            SKLEP SVETA
            o stališču, ki se zavzame v imenu Unije v Skupnem svetu, ustanovljenem na podlagi Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani, v zvezi s sprejetjem sklepov o poslovnikih Skupnega sveta in Skupnega odbora
            
               
         
         
            
               OBRAZLOŽITVENI MEMORANDUM
            
            
               1. 
                     PREDMET UREJANJA PREDLOGA
            
            
               Ta predlog se nanaša na sklep o stališču, ki se zavzame v imenu Unije v Skupnem svetu, ustanovljenem na podlagi Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med EU in Kubo (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), v zvezi z načrtovanim sprejetjem poslovnikov Skupnega sveta in Skupnega odbora.
            
            
               2.OZADJE PREDLOGA
            
            
               2.1 Sporazum o političnem dialogu in sodelovanju med EU in Kubo
            
            
               Sporazum je namenjen nadgradnji odnosov med EU in Kubo do ravni, ki odraža njune močne zgodovinske, gospodarske in kulturne vezi. Vzpostavlja trden okvir za okrepljen politični dialog in dvostransko sodelovanje na najrazličnejših področjih. Zagotovil bo tudi platformo za skupno ukrepanje v zvezi s svetovnimi vprašanji in v večstranskih forumih.
            
            
               Sporazum opredeljuje splošna načela in cilje odnosov med EU in Kubo ter vzpostavlja institucionalno strukturo za upravljanje Sporazuma.
            
            
               
                  Začasno se uporablja od 1. novembra 2017.
               
            
            
               2.2 Skupni svet
            
            
               S členom 81 Sporazuma se ustanovi Skupni svet. Njegove glavne naloge so nadzorovanje dela za uresničitev ciljev Sporazuma, usmerjanje njegovega izvajanja in preučevanje pomembnih vprašanj, ki se pojavijo v okviru Sporazuma, ter vseh drugih dvostranskih, večstranskih ali mednarodnih vprašanj skupnega interesa.
            
            
               Skupni svet lahko sprejme sklepe, da bi zagotovil uresničitev ciljev Sporazuma. Takšni sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta vse potrebne ukrepe za njihovo izvajanje. Skupni svet lahko daje tudi priporočila in preučuje spore glede izpolnjevanja obveznosti strank, da bi se našle vzajemno sprejemljive rešitve, v skladu s členom 85 Sporazuma.
            
            
               Skupni svet sestavljajo predstavniki pogodbenic na ministrski ravni, izmenično pa mu predsedujeta predstavnik Evropske unije ali Kube. Zaseda redno, najmanj vsaki dve leti, ali po dogovoru, kot zahtevajo okoliščine. Sprejme svoj poslovnik.
            
            
               2.3 Skupni odbor
            
            
               S členom 82 Sporazuma se ustanovi Skupni odbor. Ta pomaga Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog in je odgovoren za splošno izvajanje Sporazuma. Njegove glavne naloge so pripraviti zasedanja in posvetovanja Skupnega sveta, po potrebi izvajati njegove sklepe in na splošno zagotavljati kontinuiteto odnosov ter pravilno delovanje Sporazuma. Preuči zadeve, ki mu jih predloži Skupni svet, ter druga vprašanja, ki se pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma. Osnutke sklepov ali priporočil predloži v sprejetje Skupnemu svetu. Ustanovi lahko pododbore, ki mu pomagajo pri opravljanju njegovih nalog.
            
            
               Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic na ravni visokih uradnikov. Predsedujeta mu izmenično predstavnik Evropske unije ali predstavnik Kube. Običajno se sestane enkrat na leto, izmenično v Uniji in na Kubi. Njegov poslovnik sprejme Skupni svet.
            
            
               2.4 Predvideni akt Skupnega sveta
            
            
               Skupni svet sprejme sklep o lastnem poslovniku in poslovniku Skupnega odbora.
            
            
               Namen predvidenega akta je v skladu s členom 81(4) in členom 82(3) Sporazuma sprejeti poslovnika, ki urejata delovanje Skupnega sveta in Skupnega odbora, da se omogoči izvajanje Sporazuma.
            
            
               3.STALIŠČE, KI SE ZAVZAME V IMENU UNIJE
            
         
         
            
               Stališče, ki se zavzame v imenu Unije, bi moralo omogočiti sprejetje poslovnikov Skupnega sveta in Skupnega odbora.
            
            
               4. PRAVNA PODLAGA, SUBSIDIARNOST IN SORAZMERNOST
            
            
               4.1 Postopkovna pravna podlaga
            
            
               4.1.1 
                     Načela
            
            
               V členu 218(9) Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) so predvideni sklepi o določitvi „stališč, ki naj se v imenu Unije zastopajo v organu, ustanovljenem s sporazumom, kadar ta organ sprejema akte s pravnim učinkom, razen aktov o spremembah ali dopolnitvah institucionalnega okvira sporazuma“.
            
            
               Pojem „akti s pravnim učinkom“ vključuje akte, ki imajo pravni učinek na podlagi pravil mednarodnega prava, ki velja za zadevni organ. Vključuje tudi instrumente, ki nimajo zavezujočega učinka v mednarodnem pravu, vendar je njihov „namen [...] odločilno vplivati na vsebino ureditve, ki jo [sprejme] zakonodajalec Unije“
                  1
               .
            
            
               4.1.2
                     Uporaba v obravnavanem primeru
            
            
               Skupni svet in Skupni odbor sta organa, ustanovljena na podlagi Sporazuma.
            
            
               Akti, določeni v prilogi k temu sklepu, so akti s pravnim učinkom, saj člen 81(6) Sporazuma pooblašča Skupni svet, da sprejema sklepe, ki so zavezujoči za pogodbenici.Akti ne dopolnjujejo ali spreminjajo institucionalnega okvira Sporazuma.
            
            
               Postopkovna pravna podlaga za predlagani sklep je zato člen 218(9) PDEU.
            
            
               4.2 Materialna pravna podlaga
            
            
               4.2.1 
                     Načela
            
            
               Materialna pravna podlaga za sklep iz člena 218(9) PDEU je odvisna predvsem od cilja in vsebine predvidenega akta, glede katerega se zastopa stališče v imenu Unije. Če ima predvideni akt dva cilja ali elementa in če je eden od teh ciljev ali elementov glavni, drugi pa postranski, mora sklep temeljiti na samo eni materialni pravni podlagi, in sicer na tisti, ki se zahteva za glavni ali prevladujoči cilj ali element.
            
            
               Kar zadeva akt, ki ima hkrati več ciljev ali elementov, ki so neločljivo povezani, ne da bi bil kateri od njih v razmerju do drugih postranski, mora materialna pravna podlaga sklepa iz člena 218(9) PDEU izjemoma vključevati različne ustrezne pravne podlage.
            
            
               4.2.2 Uporaba v obravnavanem primeru
            
            
               Glavni cilj in vsebina predvidenih aktov se nanašata na izvajanje Sporazuma.
            
            
               Sporazum ima cilje in elemente s področja skupne zunanje in varnostne politike EU, skupne trgovinske politike ter politike razvojnega sodelovanja. Ti vidiki so med seboj neločljivo povezani, ne da bi bil kateri od njih v razmerju do drugih postranski. Podpis Sporazuma s strani EU temelji na členu 37 Pogodbe o Evropski uniji (PEU) ter členih 207 in 209 PDEU.
            
            
               Stališče EU glede predvidenih aktov bi moralo zato temeljiti na istih materialnih pravnih podlagah.
            
            
               5. SKLEP
            
            
               Glede na navedeno bi morala biti zato pravna podlaga predlaganega sklepa člen 37 PEU ter člena 207 in 209 PDEU v povezavi s členom 218(9) PDEU.
            
         
         
            
               2017/0299 (NLE)
            
            
               Skupni predlog
            
            
               SKLEP SVETA
            
            
               o stališču, ki se zavzame v imenu Unije v Skupnem svetu, ustanovljenem na podlagi Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani, v zvezi s sprejetjem sklepov o poslovnikih Skupnega sveta in Skupnega odbora
            
            
               SVET EVROPSKE UNIJE JE –
            
            
               ob upoštevanju Pogodbe o Evropski uniji in zlasti člena 37 Pogodbe,
            
            
               ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije ter zlasti členov 207 in 209 v povezavi s členom 218(9) Pogodbe,
            
            
               ob upoštevanju predloga Evropske komisije in visokega predstavnika Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko,
            
            
               ob upoštevanju naslednjega:
            
            
               (1)
                     Sporazum o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), podpisan 12. decembra 2016 v Bruslju, se začasno uporablja od 1. novembra 2017.
            
            
               (2)
                     Člena 81 in 82 Sporazuma določata Skupni svet in Skupni odbor, da se olajša izvajanje Sporazuma.
            
            
               (3) 
                     Člen 81(4) Sporazuma določa, da Skupni svet sprejme svoj poslovnik, člen 82(3) pa določa, da sprejme poslovnik Skupnega odbora.
            
            
               (4)
                     Člen 81(3) in (5) Sporazuma določa, da Skupni svet sestavljajo predstavniki pogodbenic na ministrski ravni, izmenično pa mu predsedujeta predstavnik Evropske unije ali Kube.
            
            
               (5) 
                     Člen 82(1) in (5) Sporazuma določa, da Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic na ravni visokih uradnikov, izmenično pa mu predsedujeta predstavnik Unije ali Kube.
            
            
               (6) 
                     Da se zagotovi učinkovito izvajanje Sporazuma, bi bilo treba sprejeti poslovnika Skupnega sveta in Skupnega odbora.
            
            
               (7) 
                     Stališče Unije v Skupnem svetu bi zato moralo temeljiti na priloženih osnutkih besedil poslovnikov Skupnega sveta in Skupnega odbora –
            
            
               SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:
            
            
               Člen 1
            
            
               Stališče, ki se zavzame v imenu Unije v Skupnem svetu EUKuba glede poslovnika Skupnega sveta in poslovnika Skupnega odbora, temelji na podlagi besedil iz priloge k temu sklepu.
            
            
         
         
            
               Člen 2
            
            
               Ta sklep je naslovljen na Komisijo in visokega predstavnika Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko.
            
            
               V Bruslju,
            
            
                  Za Svet
            
            
                  Predsednik
            
         
         
            
                  
                     (1)
                  Zadeva C-399/12, Nemčija proti Svetu (OIV), ECLI:EU:C:2014:2258, točke 61–64.
               
            
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EVROPSKA KOMISIJA
            Bruselj,13.11.2017
            JOIN(2017) 43 final
            PRILOGA
            k
            Skupnemu predlogu sklepa Sveta
            o stališču, ki se zavzame v imenu Unije s Skupnem svetu, ustanovljenem na podlagi Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani, v zvezi s sprejetjem sklepov o poslovnikih Skupnega sveta in Skupnega odbora 
            
               
         
         
            
               PRILOGA
            
            
               SKLEP ŠT. 1/[…] SKUPNEGA SVETA EU-KUBA
            
            
               z dne […]
            
            
               o sprejetju lastnega poslovnika in poslovnika Skupnega odbora 
            
            
            
               SKUPNI SVET EU-KUBA JE – 
            
            
               ob upoštevanju Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti členov 81(4), 82(3) in 83(5) Sporazuma,
            
            
               ob upoštevanju naslednjega:
                     
            
            
               V skladu s členom 86(4) se deli Sporazuma med EU in Kubo uporabljajo začasno od 1. novembra 2017.
            
            
               Na podlagi člena 81(4) Sporazuma Skupni svet določi svoj lastni poslovnik.
            
            
               Na podlagi člena 82(1) Sporazuma Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog pomaga Skupni odbor. 
            
            
               Na podlagi člena 82(3) Sporazuma Skupni svet določi poslovnik Skupnega odbora –
            
            
               SPREJEL NASLEDNJI SKLEP: 
            
            
               Člen 1
            
            
               Sprejmeta se poslovnik Skupnega sveta in poslovnik Skupnega odbora, kot sta določena v Prilogi 1 oziroma 2.
            
            
               Člen 2
            
            
               Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.
            
            
               V …, xxxx. 
            
            
               Za Skupni svet EU-Kuba 
            
         
         
            
                     
                        […]
                     
                     
                        Za EU
                     
                     
                  
                  
                     
                        […]
                     
                     
                        Za Kubo
                     
                     
                  
               
            
               PRILOGA 1 
            
            
               Poslovnik Skupnega sveta
            
            
               Člen 1
            
            
               Splošne določbe
            
            
               Skupni svet, ustanovljen v skladu s členom 81(1) Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 81(2) Sporazuma, in je odgovoren za splošno izvajanje Sporazuma ter vsa druga dvostranska, večstranska ali mednarodna vprašanja skupnega interesa.
            
            
               V skladu s členom 81(3) Sporazuma Skupni svet sestavljajo predstavniki pogodbenic. Sestaja se na ministrski ravni.
            
            
               Kot je določeno v členu 81(6) Sporazuma in za namen doseganja ciljev Sporazuma, Skupni svet sprejema odločitve, ki so zavezujoče za pogodbenici. Skupni svet sprejme ustrezne ukrepe za izvajanje teh odločitev, po potrebi tudi tako, da posebne organe, ustanovljene s tem sporazumom, pooblasti, da delujejo v njegovem imenu. Skupni svet lahko podaja tudi priporočila. Svoje sklepe in priporočila sprejme na podlagi soglasja med pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov v skladu s členom 11. Skupni svet lahko svoja pooblastila prenese na Skupni odbor.
            
            
               Pogodbenici v teh poslovnikih sta pogodbenici, navedeni v členu 84 Sporazuma. 
            
            
               Člen 2
            
            
               Predsedstvo
            
            
               Skupnemu svetu predsedujeta izmenično po eno zasedanje predstavnik Evropske unije ali predstavnik Republike Kube. Prvemu zasedanju Skupnega sveta predseduje predstavnik Evropske unije.
            
            
               Člen 3
            
            
               Zasedanja
            
            
               1.Skupni svet zaseda redno, najmanj vsaki dve leti, in, kadar to zahtevajo okoliščine, če se pogodbenici tako dogovorita. Skupni svet se sestane v prostorih, v katerih običajno zaseda Svet Evropske unije, razen če se pogodbenici dogovorita drugače.
            
            
               2.Zasedanje Skupnega sveta poteka na dan, za katerega se dogovorita pogodbenici.
            
            
               3.Zasedanja Skupnega sveta skupaj skličeta sekretarja Skupnega sveta po dogovoru s predsednikom Skupnega sveta najkasneje 30 dni pred datumom zasedanja.
            
            
            
               Člen 4
            
         
         
            
               Zastopanje
            
            
               1.Če se člani Skupnega sveta ne morejo udeležiti zasedanja, jih lahko zastopajo zastopniki. Če želi biti član zastopan, predsednika pred zadevnim zasedanjem pisno obvesti o imenu svojega zastopnika.
            
            
               2.Zastopnik člana Skupnega sveta ima vse pravice zastopanega člana.
            
            
               Člen 5
            
            
               Delegacije
            
            
               Člane Skupnega sveta lahko spremljajo uradniki. Sekretariat pred vsako sejo obvesti predsednika o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.
            
            
            
               Člen 6
            
            
               Sekretariat
            
            
               Uradnik Evropske unije in uradnik kubanske vlade skupaj opravljata funkcijo sekretarjev Skupnega sveta. 
            
            
               Člen 7
            
            
               Korespondenca
            
            
               1.Korespondenca, naslovljena na Skupni svet, se naslovi na sekretarja katere koli pogodbenice, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.
            
            
               2.Sekretarja zagotovita, da se korespondenca posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje članom Skupnega sveta. 
            
            
               3.Če je to primerno, se tako razposlana korespondenca pošlje Generalnemu sekretariatu Evropske komisije, Evropski službi za zunanje delovanje, stalnim predstavništvom držav članic EU pri Evropski uniji ter misiji Republike Kube pri Evropski uniji in Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Kube. 
            
            
               4.Sporočila predsednika Skupnega sveta naslovnikom pošljeta sekretarja v imenu predsednika Skupnega sveta. Ta sporočila se, kadar je to primerno, razpošljejo članom Skupnega sveta, kakor določa tretji odstavek.
            
            
               Člen 8
            
            
               Zaupnost
            
            
               1.Če ni določeno drugače, seje Skupnega sveta niso javne. 
            
            
               2.Kadar pogodbenica Skupnemu svetu predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.
            
         
         
            
               Člen 9
            
            
               Dnevni red zasedanj
            
            
               1.Predsednik za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red. Sekretarja Skupnega sveta ga pošljeta naslovnikom iz člena 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. 
            
            
               2.Začasni dnevni red vključuje točke, glede katerih je predsednik prejel zahtevo za vključitev na dnevni red najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Za takšne točke se predloži ustrezna dokumentacija, ki se pošlje sekretarjema pred dnem razpošiljanja dnevnega reda. 
            
            
               3.Skupni svet sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic. 
            
            
               4.Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke, določene v odstavku 1, da se upoštevajo potrebe posameznega primera. 
            
            
               5.Skupni svet lahko ob soglasju pogodbenic povabi neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj kot opazovalci ali da zagotovijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici se za vsak primer posebej dogovorita o pravilih in pogojih, pod katerimi se ti strokovnjaki lahko udeležijo zasedanj, in zagotovita, da spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.
            
            
            
               Člen 10
            
            
               Zapisnik
            
            
               1.
                     Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja. 
            
            
               2.
                     Če se na zasedanju ne dogovori drugače, se v zapisniku v zvezi z vsako točko dnevnega reda navede naslednje: 
            
            
               dokumentacija, predložena Skupnemu svetu; 
            
            
               izjave, za katere so člani Skupnega sveta želeli, da se zapišejo v zapisnik, ter
            
            
               vprašanja, o katerih sta se pogodbenici dogovorili, kot so sprejete odločitve, dogovorjene izjave in morebitni sklepi. 
            
            
               3.
                     Osnutek zapisnika se predloži Skupnemu svetu v potrditev. Skupni svet osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju. Osnutek zapisnika se lahko potrdi tudi pisno.
            
            
               Člen 11
            
            
               Sklepi in priporočila
            
            
               1.
                     Skupni svet sprejema sklepe in podaja priporočila v skladu z medsebojnim dogovorom pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov. 
            
            
               2.
                     Skupni svet lahko poleg tega sprejema sklepe ali podaja priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici tako dogovorita. V ta namen predsednik Skupnega sveta v skladu s členom 7 osnutek predloga v pisni obliki razpošlje njegovim članom, ki morajo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni, sporočiti morebitne pridržke ali predlagati spremembe. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša navedeni rok, da se upoštevajo potrebe posameznega primera. 
            
         
         
            
               3.
                     Akti Skupnega sveta v smislu člena 81(6) in člena 81(7) Sporazuma se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, naslovu sledi zaporedna številka, leto sprejetja akta in opis predmeta akta. Podpiše jih predsednik. Sklepi in priporočila se razpošljejo naslovnikom iz člena 7. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Skupnega sveta v svojem uradnem listu. 
            
            
               4.
                     Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače. 
            
            
               Člen 12
            
            
               Jeziki
            
            
               1.
                     Uradna jezika Skupnega sveta sta angleščina in španščina. 
            
            
               2.
                     Če ni določeno drugače, se Skupni svet pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih. 
            
            
               Člen 13
            
            
               Stroški
            
            
               1.
                     Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Skupnega sveta. 
            
            
               2.
                     Stroške, povezane s tolmačenjem na zasedanjih, prevodi in razmnoževanjem dokumentov, krije Evropska unija. Če Kuba zahteva tolmačenje ali prevajanje v jezike, ki niso navedeni v členu 12, in iz njih, vse s tem nastale stroške krije sama. 
            
            
               3.
                     Druge stroške, povezane s praktično organizacijo zasedanja, krije pogodbenica, ki gosti zasedanje. 
            
            
            
            
               Člen 14
            
            
               Skupni odbor
            
            
               1.
                     V skladu s členom 82 Sporazuma Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog pomaga Skupni odbor. Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic in sicer načeloma na ravni visokih uradnikov. 
            
            
               2.
                     Skupni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Skupnega sveta, po potrebi spremlja izvajanje sklepov Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov ter pravilno delovanje Sporazuma. Prouči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Skupni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži Skupnemu svetu v odobritev. 
            
            
               3.
                     Skupni odbor sprejme sklepe in oblikuje priporočila, za katere je pooblaščen s Sporazumom. V skladu s členom 82(4) Sporazuma lahko Skupni svet pooblasti Skupni odbor za sprejemanje sklepov.
            
            
               4.
                     Kadar Sporazum navaja obveznost ali možnost posvetovanja ali kadar se pogodbenici sporazumno odločita, da se bosta posvetovali, lahko tako posvetovanje poteka v Skupnem odboru, če Sporazum ne določa drugače. Posvetovanje se lahko nadaljuje v okviru Skupnega sveta, če se pogodbenici tako dogovorita.
            
            
               Člen 15
            
         
         
            
               Spremembe poslovnika
            
            
               Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Skupnega sveta v skladu z določbami člena 11.
            
            
               PRILOGA 2 
            
            
               Poslovnik Skupnega odbora 
            
            
               Člen 1
            
            
               Splošne določbe
            
            
               1.
                     Skupni odbor, ustanovljen v skladu s členom 82 Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog in funkcij, izvaja naloge, določene v tem sporazumu, in tiste, ki mu jih naloži Skupni svet. 
            
            
               2.
                     Skupni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Skupnega sveta, po potrebi izvaja sklepe Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov ter pravilno delovanje Sporazuma. Preuči vse zadeve, ki mu jih predloži Skupni svet, ter druga vprašanja, ki se lahko pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma. Vse predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži v sprejetje Skupnemu svetu. 
            
            
               3.
                     V skladu s členom 82(1) Sporazuma Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic na ravni visokih uradnikov, pri čemer se upoštevajo posebna vprašanja, ki se obravnavajo na zasedanju. 
            
            
               Člen 2
            
            
               Predsedstvo
            
            
               Skupnemu odboru predsedujeta izmenično po eno sejo predstavnik Evropske unije ali predstavnik Republike Kube. Kot prva pogodbenica predseduje Republika Kuba.
            
            
               Člen 3
            
            
               Zasedanja
            
            
               1.
                     Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Skupni odbor sestaja redno, najmanj enkrat letno. Izredna zasedanja Skupnega odbora se lahko skličejo na zahtevo ene pogodbenice ob soglasju druge pogodbenice. 
            
            
               2.
                     Zasedanje skliče predsednik na dan in na kraju, za katera se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Skupnega odbora razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.
            
            
               3.
                     Kadar je mogoče, se redno zasedanje Skupnega odbora skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Skupnega sveta.
            
            
               4.
                     Izjemoma in če se pogodbenici o tem dogovorita, lahko zasedanje Skupnega odbora poteka prek tehnoloških sredstev, kot je npr. videokonferenca.
            
            
               Člen 4
            
            
               Delegacije
            
         
         
            
               Pred vsakim zasedanjem sekretariat pogodbenici obvesti o predvideni sestavi delegacij, ki se bosta v imenu pogodbenic udeležili zasedanja.
            
            
               Člen 5
            
            
               Sekretariat
            
            
               Uradnika iz obeh pogodbenic delujeta skupaj kot sekretarja Skupnega odbora in naloge sekretariata opravljata skupaj, če ta poslovnik ne določa drugače, ter v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja. 
            
            
               Člen 6
            
            
               Korespondenca
            
            
               1.
                     Korespondenca, naslovljena na Skupni odbor, se naslovi na sekretarja katere koli pogodbenice, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja. 
            
            
               2.
                     Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Skupni odbor, posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje v skladu s členom 7.
            
            
               3.
                     Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat v imenu predsednika. Taka korespondenca se po potrebi razpošlje v skladu s členom 7.
            
            
               Člen 7
            
            
               Dokumenti
            
            
               1.
                     Dokumenti se razpošiljajo prek sekretarjev.
            
            
               2.
                     Pogodbenica svoje dokumente pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejete dokumente brez nepotrebnega odlašanja posreduje sekretarju druge pogodbenice. 
            
            
               3.
                     Vsak sekretar dokumente razpošlje pristojnim predstavnikom svoje pogodbenice in med naslovnike sistematično doda sekretarja druge pogodbenice.
            
            
               Člen 8
            
            
               Zaupnost
            
            
               Če pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Skupnega odbora niso javna. Kadar pogodbenica Skupnemu odboru predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.
            
            
               Člen 9
            
            
               Dnevni red zasedanj
            
            
               1.
                     Sekretariat na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red in operativne sklepe v skladu z določbami člena 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.
            
         
         
            
               2.
                     Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 20 koledarskih dni pred zasedanjem. 
            
            
               3.
                     Skupni odbor na začetku vsake seje sprejme dnevni red. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic. 
            
            
               4.
                     Predsednik zasedanja Skupnega odbora lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad hoc osnovi povabi neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.
            
            
               5.
                     Predsednik zasedanja Skupnega odbora lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov. 
            
            
               Člen 10
            
            
               Zapisnik in operativni sklepi
            
            
               1.
                     Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja.
            
            
               2.
                     V zapisniku se v zvezi z vsako točko dnevnega reda praviloma navede naslednje: 
            
            
               (a)
                     seznam udeležencev, seznam spremljajočih uradnikov in seznam vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja; 
            
            
               (b)
                     dokumentacija, predložena Skupnemu odboru; 
            
            
               (c)
                     izjave, za katere je Skupni odbor želel, da se zapišejo v zapisnik; ter
            
            
               (d)
                     operativni sklepi z zasedanja. 
            
            
               3.
                     Osnutek zapisnika se predloži v potrditev Skupnemu odboru. Skupni odbor osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju ali po pisnem postopku. 
            
            
               4.
                     Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar predsedujoče pogodbenice in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom praviloma najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Ta osnutek se med zasedanjem posodablja, tako da Skupni odbor, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe pogodbenic. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Skupnega odbora. Skupni odbor v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja rokov za izvedbo vsakega ukrepa. 
            
            
               Člen 11
            
            
               Sklepi in priporočila
            
            
               1.
                     V posebnih primerih, kadar Sporazum določa prenos pooblastil za sprejemanje sklepov ali če je ta pooblastila na Skupni odbor prenesel Skupni svet, Skupni odbor sprejema sklepe. Poleg tega podaja tudi priporočila. Sklepi se sprejmejo in priporočila podajo v skladu z medsebojnim dogovorom pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov. Vsak sklep ali priporočilo podpišeta Unija in Kuba. 
            
            
               2.
                     Skupni odbor lahko sprejme sklepe ali poda priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici tako dogovorita. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitne pripombe ali ugovori sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik Skupnega odbora lahko v dogovoru s pogodbenicama ta rok skrajša, da se upoštevajo posebne razmere. Ko je dogovor o besedilu dosežen, sklep ali priporočilo podpiše predsednik. 
            
            
               3.
                     Akti Skupnega odbora se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, naslovu sledi zaporedna številka, leto sprejetja akta in opis predmeta akta. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače. 
            
            
               4.
                     Sklepi in priporočila se pošljejo obema pogodbenicama. 
            
         
         
            
               5.
                     Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Skupnega odbora v svojem uradnem listu.
            
            
               Člen 12
            
            
               Poročila
            
            
               Skupni odbor o svojih dejavnostih in dejavnostih pododborov poroča Skupnemu svetu na vsakem rednem zasedanju Skupnega sveta. 
            
            
               Člen 13 
            
            
               Jeziki 
            
            
               1.
                     Uradna jezika Skupnega odbora sta uradna jezika Skupnega sveta.
            
            
               2.
                     Delovna jezika Skupnega sveta sta angleščina in španščina. Če ni določeno drugače, se Skupni odbor pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v navedenih jezikih. 
            
            
               Člen 14
            
            
               Stroški
            
            
               1.
                     Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Skupnega odbora. 
            
            
               2.
                     Stroške v zvezi z organizacijo zasedanj, razmnoževanjem dokumentov, tolmačenjem na zasedanjih ter prevajanjem dokumentov v angleščino in španščino ali iz teh dveh jezikov krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica, ki navedeno zahteva.
            
            
               Člen 15
            
            
               Spremembe poslovnika
            
            
               Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Skupnega sveta v skladu s členom 11 poslovnika Skupnega sveta. 
            
            
               Člen 16
            
            
               Pododbori
            
            
               1.
                     Skupni odbor lahko v skladu s členom 83(3) Sporazuma ustanovi pododbor na posebnih področjih, potreben za izvajanje Sporazuma, da mu pomaga pri izvajanju njegovih nalog. Skupni odbor lahko tak pododbor razpusti oziroma opredeli ali spremeni njegov poslovnik. Če ni določeno drugače, ti pododbori delujejo pod nadzorom Skupnega odbora, ki mu poročajo po vsakem svojem zasedanju. 
            
            
               2.
                     Če s Sporazumom ni določeno drugače ali če v okviru Skupnega sveta ni bil sprejet drugačen dogovor, se ta poslovnik smiselno uporablja tudi za pododbore, ustanovljene s Sporazumom ali v skladu z odstavkom 1. 
            
            
               3.
                     Zasedanja pododborov se lahko prožno organizirajo glede na potrebe bodisi v Bruslju bodisi na Kubi ali na primer prek videokonference. Pododbori naj bi služili kot platforma za spremljanje napredka pri približevanju na posebnih področjih, za obravnavo nekaterih vprašanj in izzivov, ki izhajajo iz tega procesa ter za oblikovanje priporočil in operativnih sklepov.
            
         
         
            
               4.
                     Sekretariatu Skupnega odbora se v vednost pošljejo vsa ustrezna korespondenca, dokumentacija in sporočila v zvezi z delom pododbora. 
            
            
               5.
                     Če se pogodbenici ne dogovorita drugače v okviru Skupnega sveta, so pododbori pooblaščeni le, da pripravljajo priporočila za Skupni odbor.