CELEX: 32004D0563
Language: sk
Date: 2004-07-07 00:00:00
Title: 2004/563/ES, Euratom: Rozhodnutie Komisie zo 7. júla 2004, ktorým sa mení a dopĺňa jej rokovací poriadok

27.7.2004   
            
            
               SK
            
            
               Úradný vestník Európskej únie
            
            
               L 251/9
            
         
      ROZHODNUTIE KOMISIE
   
   zo 7. júla 2004,
   ktorým sa mení a dopĺňa jej rokovací poriadok
   (2004/563/ES, Euratom)
   KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,
   so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, a najmä na jej článok 218 ods. 2,
   so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu, a najmä na jej článok 131,
   so zreteľom na Zmluvu o Európskej únii, a najmä na jej článok 28 ods. 1 a článok 41 ods.1,
   ROZHODLA TAKTO:
   Článok 1
   Ustanovenia Komisie o elektronických a digitálnych dokumentoch, ktoré sú uvedené v prílohe k tomuto rozhodnutiu, sú súčasťou prílohy rokovacieho poriadku Komisie.
   Článok 2
   Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť v deň jeho uverejnenia v Úradnom vestníku Európskej únie.
   
      V Bruseli 7. júla 2004
      
         
            Za Komisiu
         
         Romano PRODI
         
         
            predseda
         
      
   
   
      PRÍLOHA
      Ustanovenia Komisie o elektronických a digitálnych dokumentoch
      Keďže:
      
                  (1)
               
               
                  V dôsledku používania nových informačných a komunikačných technológií v internom a externom styku Komisie pri výmene dokumentov, najmä s orgánmi spoločenstva vrátane orgánov poverených implementáciou určitých politík spoločenstva a s orgánmi jednotlivých štátov, obsahuje dokumentačná databáza Komisie čoraz viac elektronických a digitálnych dokumentov.
               
            
                  (2)
               
               
                  Podľa Bielej knihy o reforme Komisie (1), ktorej opatrenia 7, 8 a 9 zabezpečujú prechod k „elektronickej Komisii“ a ku „Komisii v sieti“: Stratégia implementácie na obdobie 2001 – 2005 (opatrenia 7, 8 a 9 Bielej knihy o reforme)“ (2), Komisia zintenzívnila v rámci svojho interného chodu a vzťahov medzi jej jednotlivými službami používanie informačných systémov, ktoré umožňuje elektronické riadenie dokumentov a postupov.
               
            
                  (3)
               
               
                  Rozhodnutím 2002/47/ES, ESUO, Euratom (3), Komisia pripojila k svojmu rokovaciemu poriadku ustanovenia o správe dokumentov s cieľom osobitne zaručiť, že sa bude môcť kedykoľvek zodpovedať zo svojich záväzkov. V komuniké o zjednodušení a modernizácii správy dokumentov (4) si Komisia určila za cieľ vyriešiť situáciu v strednodobom horizonte vybudovaním elektronického archívu dokumentov podľa pravidiel a spoločných postupov uplatniteľných vo všetkých službách.
               
            
                  (4)
               
               
                  Dokumenty je nutné spravovať v zhode s pravidlami bezpečnosti platnými pre Komisiu najmä v oblasti triedenia dokumentov v súlade s jej rozhodnutím (2001/844/ES, ESUO, Euratom) (5), ochrany informačných systémov v súlade s jej rozhodnutím C(95)1510, ako aj v oblasti ochrany osobných údajov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6). V tomto smere musí byť dokumentačná databáza Komisie zostavená tak, aby informačné systémy, siete a zdrojové prostriedky prenosu boli chránené primeranými bezpečnostnými opatreniami.
               
            
                  (5)
               
               
                  Je dôležité prijať ustanovenia určujúce nielen podmienky platnosti elektronických a digitálnych dokumentov alebo dokumentov zasielaných elektronickou cestou vo vzťahu ku Komisii, ak by tieto podmienky neboli určené inak, ale aj podmienky zachovania dokumentov, ktoré zaručia celistvosť a čitateľnosť týchto dokumentov, ako aj ich sprievodných popisných údajov počas celej požadovanej doby zachovania dokumentu,
               
            ROZHODLA:
      Článok 1
      Cieľ
      Nasledovné ustanovenia určujú podmienky platnosti elektronických a digitálnych dokumentov vo vzťahu ku Komisii. Ich cieľom je tiež zaručiť autenticitu, celistvosť a čitateľnosť dokumentov a ich sprievodných opisných údajov v priebehu času.
      Článok 2
      Rozsah pôsobnosti
      Tieto ustanovenia sa uplatňujú na elektronické a digitálne dokumenty vypracované alebo prijaté a uložené pre potreby Komisie.
      Na základe dohody sa môžu uplatniť aj na elektronické a digitálne dokumenty v držbe iných subjektov poverených uplatňovaním určitých politík spoločenstva, alebo na dokumenty, ktoré sú predmetom výmeny medzi orgánmi v telematickej sieti, do ktorej patrí aj Komisia.
      Článok 3
      Definície
      Na účely týchto ustanovení sa pod nasledovnými výrazmi rozumie:
      
                  1.
               
               
                  Pod výrazom „dokument“ sa rozumie dokument tak, ako je definovaný v článku 3 písm. a) nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (7) a v článku 1 ustanovení o správe dokumentov, ktoré sú súčasťou prílohy rokovacieho poriadku Komisie, ďalej uvádzaných ako „ustanovenia o správe dokumentov“.
               
            
                  2.
               
               
                  Pod výrazom „elektronický dokument“ sa rozumie súbor údajov získaných alebo uchovávaných na ľubovoľnom nosiči cez informačný systém alebo podobné zariadenie, ktoré môže čítať alebo prezerať osoba, takýto systém alebo zariadenie, ako aj všetky vytlačené alebo inak uverejnené oznamy a výstupy týchto údajov.
               
            
                  3.
               
               
                  Pod „digitalizáciou dokumentu“ sa rozumie proces, pri ktorom sa dokument vytlačený na papieri alebo na inom tradičnom nosiči transformuje do elektronickej podoby. Digitalizácia sa týka všetkých typov dokumentov na rôznych nosičoch, na papieri, faxe, v minimalizovanej forme (mikrofiš, mikrofilm), na fotografii, audio- alebo videokazetách a filmoch.
               
            
                  4.
               
               
                  Pod „životným cyklom dokumentu“ sa rozumie sled období života dokumentu od jeho prijatia alebo formálneho vytvorenia v zmysle článku 4 ustanovení o správe dokumentov až do jeho presunutia do historických archívov Komisie a jeho sprístupneniu verejnosti alebo až do jeho skartovania v zmysle článku 7 spomínaných ustanovení.
               
            
                  5.
               
               
                  Pod „dokumentačnou databázou Komisie“ sa rozumie súbor dokumentov, súborov a sprievodných opisných údajov vytvorených, zaregistrovaných, zatriedených a uložených Komisiou.
               
            
                  6.
               
               
                  Pod výrazom „celistvosť“ sa rozumie, že informácie, ktoré dokument obsahuje, a sprievodné opisné údaje, sú úplné (prezentujú sa všetky údaje) a presné (každý údaj je nezmenený).
               
            
                  7.
               
               
                  Pod výrazom „čitateľnosť v priebehu času“ sa rozumie, že informácie obsiahnuté v dokumentoch a v sprievodných popisných údajoch zostávajú ľahko čitateľné pre každého, kto k nim musí alebo môže mať prístup, počas celého životného cyklu vyššie uvedených dokumentov od ich formálneho vytvorenia alebo prijatia až do ich presunu do historických archívov Komisie a ich sprístupnenia pre verejnosť alebo až do ich povoleného skartovania v závislosti od požadovanej doby zachovania.
               
            
                  8.
               
               
                  Pod „opisnými údajmi“ sa rozumejú údaje, ktoré opisujú kontext, obsah a štruktúru dokumentov, ako aj správu týchto dokumentov v priebehu času tak, ako sú stanovené v pravidlách implementácie ustanovení o správe dokumentov a budú doplnené o pravidlá implementácie týchto ustanovení.
               
            
                  9.
               
               
                  Pod „elektronickým podpisom“ sa rozumie elektronický podpis v zmysle článku 2 bodu 1 smernice Európskeho parlamentu a Rady 1999/93/ES (8).
               
            
                  10.
               
               
                  Pod „zdokonaleným elektronickým podpisom“ sa rozumie elektronický podpis v zmysle článku 2 bodu 2 smernice 1999/93/ES.
               
            Článok 4
      Platnosť elektronických dokumentov
      1.   V prípade, že uplatniteľné ustanovenie spoločenstva alebo štátu vyžaduje podpísaný originál dokumentu, elektronický dokument vytvorený alebo prijatý Komisiou spĺňa túto požiadavku, ak obsahuje zdokonalený elektronický podpis vytvorený na základe zodpovedajúceho certifikátu a prostredníctvom zabezpečeného zariadenia na tvorbu podpisov alebo elektronický podpis, ktorý disponuje rovnakými zárukami vzhľadom na funkčnosť podpisu.
      2.   V prípade, že uplatniteľné ustanovenie spoločenstva alebo štátu požaduje, aby bol dokument vytvorený v písomnej podobe bez toho, aby bol požadovaný podpísaný originál, elektronický dokument vytvorený alebo prijatý Komisiou, spĺňa túto požiadavku, ak je pôvodca dokumentu náležite identifikovaný a ak je tento dokument vytvorený za takých podmienok, ktoré zaručujú celistvosť jeho obsahu a sprievodných opisných údajov, a zachovaný za podmienok stanovených v článku 7.
      3.   Ustanovenia tohto článku sú uplatniteľné v deň po prijatí pravidiel implementácie uvedených v článku 9.
      Článok 5
      Platnosť elektronických postupov
      1.   V prípade, že postup Komisie vyžaduje podpis oprávnenej osoby alebo súhlas osoby v jednej alebo viacerých etapách tohto postupu, tento postup je možné riadiť prostredníctvom informačných systémov za podmienky, že každá osoba bude presne a jednoznačne identifikovaná a že daný informačný systém bude zaručovať nemeniteľnosť obsahu dokumentu aj počas jednotlivých etáp postupu.
      2.   V prípade, že sa postup týka Komisie a iných subjektov a vyžaduje podpis oprávnenej osoby alebo súhlas osoby v jednej alebo viacerých etapách tohto postupu, tento postup je možné riadiť prostredníctvom informačných systémov za technických podmienok a záruk stanovených dohodou.
      Článok 6
      Elektronický prenos informácií
      1.   Prenos dokumentov Komisie internému alebo externému príjemcovi možno vykonať komunikačným prostriedkom najvhodnejším pre konkrétnu situáciu.
      2.   Prenos dokumentov Komisii môže byť vykonaný akýmkoľvek komunikačným prostriedkom vrátane elektronického – faxom, elektronickou poštou, cez elektronický formulár, webovú lokalitu.
      3.   Odseky 1 a 2 sa neuplatňujú, ak sú požadované osobité prostriedky prenosu alebo osobité formality týkajúce sa prenosu podľa uplatniteľného ustanovenia spoločenstva alebo štátu alebo na základe dohody alebo zmluvy medzi zúčastnenými stranami.
      Článok 7
      Zachovávanie dokumentov
      1.   Zachovávanie elektronických a digitálnych dokumentov Komisie musí byť zabezpečené počas celej požadovanej doby za nasledovných podmienok:
      
                  a)
               
               
                  dokument je uložený v podobe, v ktorej bol vytvorený, odoslaný alebo prijatý, alebo vo forme, ktorá zachováva celistvosť nielen obsahu tohto dokumentu, ale aj sprievodných opisných údajov;
               
            
                  b)
               
               
                  obsah dokumentu a sprievodné opisné údaje sú čitateľné počas celej doby ich zachovania pre každého, kto je oprávnený na prístup;
               
            
                  c)
               
               
                  ak ide o dokument odoslaný alebo prijatý elektronicky, informácie, ktoré umožňujú určiť jeho pôvod a príjemcu, ako aj dátum a hodinu odoslania alebo prijatia, tvoria minimálnu súčasť sprievodných údajov, ktoré musia byť zachované;
               
            
                  d)
               
               
                  ak ide o elektronické postupy riadené prostredníctvom informačných systémov, informácie vzťahujúce sa na jednotlivé formálne etapy postupu musia byť zachované za takých podmienok, ktoré zaručujú identifikáciu týchto etáp, ako aj identifikáciu autorov a pôvodcov jednotlivých zásahov.
               
            2.   Na účely odseku 1 Komisia zavádza systém elektronického depozitára, ktorý je určený na pokrytie celého životného cyklu elektronických a digitálnych dokumentov.
      Technické podmienky systému elektronického depozitára sú stanovené pravidlami implementácie uvedenými v článku 9.
      Článok 8
      Bezpečnosť
      Riadenie elektronických a digitálnych dokumentov podlieha pravidlám bezpečnosti platným pre Komisiu. Na tento účel sú informačné systémy, siete a zdrojové prostriedky prenosu dokumentačnej databázy Komisie chránené primeranými bezpečnostnými opatreniami, ktoré umožňujú triedenie dokumentov, ochranu informačných systémov a osobných údajov.
      Článok 9
      Pravidlá implementácie
      Pravidlá implementácie týchto ustanovení sú vypracované v spolupráci s generálnymi riaditeľstvami a pridruženými službami a sú prijímané generálnym tajomníkom Komisie so súhlasom generálneho riaditeľa Komisie pre informačné technológie.
      Sú pravidelne aktualizované v závislosti od vývoja informačných a komunikačných technológií a nových povinností, ktoré mohli byť Komisii uložené.
      Článok 10
      Implementácia na oddeleniach služieb
      Všetci generálni riaditelia alebo vedúci oddelení služieb prijímajú opatrenia potrebné na to, aby dokumenty, postupy a elektronické systémy, za ktoré zodpovedajú, spĺňali požiadavky týchto ustanovení a ich pravidiel implementácie.
      Článok 11
      Výkon ustanovení
      Generálny sekretariát Komisie je poverený dohľadom nad výkonom týchto ustanovení v spolupráci s generálnymi riaditeľstvami a pridruženými službami, najmä s generálnym riaditeľstvom Komisie pre informatiku.
      
         (1)  COM(2000) 200.
      
         (2)  SEC(2001) 924.
      
         (3)  Ú. v. ES L 21, 24.1.2002, s. 23.
      
         (4)  K(2002) 99 konečné znenie.
      
         (5)  Ú. v. ES L 317, 3.12.2001, s. 1.
      
         (6)  Ú. v. ES L 8, 12.1.2001, s. 1.
      
         (7)  Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43.
      
         (8)  Ú. v. ES L 13, 19.1.2000, s. 12.