CELEX: 32003D0064(01)
Language: el
Date: 2003-02-11 00:00:00
Title: Απόφαση αριθ. 64/2003 της Επιτροπής των Περιφερειών, της 11ης Φεβρουαρίου 2003, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής των Περιφερειών

Avis juridique important

|

32003D0064(01)

Απόφαση αριθ. 64/2003 της Επιτροπής των Περιφερειών, της 11ης Φεβρουαρίου 2003, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής των Περιφερειών  

Επίσημη Εφημερίδα αριθ. L 160 της 28/06/2003 σ. 0096 - 0099

Απόφαση αριθ. 64/2003 της Επιτροπής των Περιφερειώντης 11ης Φεβρουαρίου 2003σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής των ΠεριφερειώνΤΟ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ,Έχοντας υπόψη:τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 255 παράγραφοι 2 και 3,τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής(1),τον εσωτερικό κανονισμό της Επιτροπής των Περιφερειών, και ιδίως το άρθρο 35,Εκτιμώντας την κοινή δήλωση σχετικά με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, με την οποία το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και η Επιτροπή ζητούν από τα άλλα όργανα να υιοθετήσουν εσωτερικούς κανόνες σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, οι οποίοι να λαμβάνουν υπόψη τις αρχές και τους περιορισμούς που καθορίζονται στον παρόντα κανονισμό(2),ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:Άρθρο 1Πεδίο εφαρμογήςΚάθε πολίτης της Ένωσης και κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατοικεί ή έχει την έδρα του σε κράτος μέλος έχει δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα της Επιτροπής των Περιφερειών, με την επιφύλαξη των αρχών, των όρων και των περιορισμών που καθορίζονται από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και των ειδικών διατάξεων που προβλέπονται στην παρούσα απόφαση.Άρθρο 2Το δημόσιο μητρώο εγγράφων της Επιτροπής των Περιφερειών1. Στο εσωτερικό του οργάνου δημιουργείται μητρώο εγγράφων, κατ' εφαρμογή του άρθρου 11 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.2. Το μητρώο που δημιουργείται κατ' αυτόν τον τρόπο περιέχει τα στοιχεία αναφοράς των εγγράφων που έχουν παραληφθεί ή συνταχθεί από το όργανο από την ημερομηνία εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και μετά.3. Με την επιφύλαξη του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών(3) και του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το πλήρες κείμενο των εγγράφων δημοσιεύεται στην ιστοθέση της ΕΤΠ στο Διαδίκτυο.Άρθρο 3Καταχώριση των εγγράφων1. Κάθε έγγραφο που συντάσσεται από το όργανο εγγράφεται στο μητρώο το ταχύτερο δυνατό. Ο Γενικός Γραμματέας θα εγκρίνει τα εσωτερικά εκτελεστικά μέτρα που επιβάλλονται για να εξασφαλίζεται η καταχώριση όλων των εγγράφων που καταρτίζει η ΕΤΠ.2. Τα έγγραφα που καταρτίζονται στο πλαίσιο της συμβουλευτικής διαδικασίας ή των άλλων δραστηριοτήτων της ΕΤΠ εγγράφονται στο μητρώο, με την ευθύνη του οργάνου ή της υπηρεσίας που τα έχει συντάξει, αμέσως μόλις κατατεθούν ή δημοσιοποιηθούν.3. Τα λοιπά έγγραφα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των διοικητικών υπηρεσιών της γενικής γραμματείας της ΕΤΠ εγγράφονται στο μητρώο, στο μέτρο του δυνατού, αμέσως μετά την εξουσιοδότηση από τη συντάκτρια υπηρεσία.4. Κάθε έγγραφο που λαμβάνει το όργανο από τρίτους βάσει των όρων του άρθρου 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 διαβιβάζεται από την υπηρεσία επίσημου ταχυδρομείου στο μητρώο, το οποίο το καταχωρίζει, εκτός και εάν πρόκειται για έγγραφο ευαίσθητο κατά την έννοια του άρθρου 9 του προαναφερθέντος κανονισμού, για το οποίο επιβάλλεται η τήρηση των περιορισμών που θέτει το εν λόγω άρθρο.Άρθρο 4Έγγραφα στα οποία μπορεί να έχει κανείς άμεση πρόσβαση1. Οι πολίτες πρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που συντάσσει ή λαμβάνει η ΕΤΠ στο πλαίσιο της συμβουλευτικής διαδικασίας σε ηλεκτρονική μορφή, στο μέτρο του δυνατού, με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.2. Προς τούτο, η ΕΤΠ καθιστά μέσω του μητρώου δυνατή την πρόσβαση σε όλα τα συμβουλευτικά έγγραφα, έτσι ώστε οι πολίτες να έχουν άμεση πρόσβαση στο πλήρες κείμενο των εγγράφων.3. Η ΕΤΠ θα καταστήσει το μητρώο αυτό ηλεκτρονικά προσιτό στην ιστοθέση της στο Διαδίκτυο και θα παρέχει στους πολίτες βοήθεια σε άμεση σύνδεση σχετικά με τον τρόπο υποβολής των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα.4. Τα άλλα έγγραφα, ιδίως δε όσα έχουν περισσότερο πολιτική ή στρατηγική φύση θα είναι στο μέτρο του δυνατού άμεσα προσιτά.Άρθρο 5Έγγραφα στα οποία μπορεί να έχει κανείς πρόσβαση κατόπιν αιτήσεως1. Οι πολίτες πρέπει να έχουν άμεση πρόσβαση μέσω του μητρώου, στο μέτρο του δυνατού, στα έγγραφα που συντάσσει ή λαμβάνει η ΕΤΠ εκτός της συμβουλευτικής διαδικασίας, με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.2. Όταν η καταχώριση ενός εγγράφου στο μητρώο δεν επιτρέπει την άμεση πρόσβαση στο πλήρες κείμενο, είτε επειδή το έγγραφο δεν είναι διαθέσιμο σε ηλεκτρονική μορφή είτε λόγω της εφαρμογής των εξαιρέσεων που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ο αιτών μπορεί να ζητήσει την πρόσβαση στο έγγραφο γραπτώς ή χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό έντυπο που διατίθεται στην ιστοθέση της ΕΤΠ. Η ΕΤΠ μπορεί είτε να επιτρέψει την πρόσβαση στο έγγραφο είτε να γνωστοποιήσει γραπτώς τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής της.Άρθρο 6Η αρχική αίτησηα) Υποβολή της αρχικής αίτησης1. Η αίτηση πρόσβασης σε ένα έγγραφο υποβάλλεται γραπτώς (μέσω ταχυδρομείου, φαξ ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) στον Γενικό Γραμματέα της ΕΤΠ ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση που παρέχεται στην ιστοθέση της ΕΤΠ στο Διαδίκτυο, σε μία από τις γλώσσες που απαριθμούνται στο άρθρο 314 της συνθήκης ΕΚ.2. Η αίτηση πρέπει να είναι διατυπωμένη με επαρκή ακρίβεια και να περιέχει ιδίως τα στοιχεία που επιτρέπουν τον εντοπισμό του ζητούμενου εγγράφου (ή εγγράφων), καθώς και το ονοματεπώνυμο και τη διεύθυνση του αιτούντος.3. Εάν η αίτηση δεν είναι αρκετά σαφής, το όργανο ζητεί από τον αιτούντα να τη διευκρινίσει και τον βοηθά σ' αυτό. Στην περίπτωση αυτή, η προθεσμία απάντησης αρχίζει να υπολογίζεται από τη στιγμή που το όργανο διαθέτει αυτές τις πληροφορίες.4. Ο αιτών δεν είναι υποχρεωμένος να δικαιολογήσει την αίτησή του.β) Διαδικασία εξέτασης της αρχικής αίτησης1. Κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο που κατέχει η ΕΤΠ διαβιβάζεται, την ίδια ημέρα με την καταχώρισή της από την υπηρεσία επίσημου ταχυδρομείου, στην υπηρεσία που είναι επιφορτισμένη με τη διαχείριση του μητρώου εγγράφων, η οποία οφείλει να αποστείλει απόδειξη παραλαβής, να συντάξει την απάντηση και να προμηθεύσει το έγγραφο εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας.2. Σε περίπτωση που η αίτηση αφορά έγγραφο που έχει συνταχθεί από την ΕΤΠ και για το οποίο ισχύει μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, η υπηρεσία που είναι αρμόδια για το μητρώο απευθύνεται στην υπηρεσία ή το όργανο που συνέταξε το έγγραφο, η οποία προτείνει τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί εντός προθεσμίας πέντε εργάσιμων ημερών.3. Όταν η αμφιβολία σχετικά με τη δημοσιοποίηση του εγγράφου αφορά έγγραφα που προέρχονται από τρίτους, η ΕΤΠ ζητεί τη γνώμη τους, χορηγώντας τους προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών για να εκδηλωθούν, προκειμένου να καθοριστεί εάν ισχύει μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.4. Όταν η αίτηση προς την ΕΤΠ αφορά έγγραφο που δεν έχει ακόμη δημοσιοποιηθεί από το όργανο που το συνέταξε, η ΕΤΠ χορηγεί στο όργανο αυτό προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών προκειμένου να διατυπώσει τις ενδεχόμενες επιφυλάξεις του ως προς τη δημοσιοποίηση του εγγράφου.5. Σε περίπτωση μη απάντησης εντός της προθεσμίας των πέντε εργάσιμων ημερών, η ΕΤΠ συνεχίζει τη διαδικασία.γ) Προθεσμία απάντησης1. Η υπηρεσία που είναι αρμόδια για το μητρώο των εγγράφων επιτρέπει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο εντός προθεσμίας δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώριση της αίτησης και το χορηγεί στον αιτούντα εντός της ίδιας προθεσμίας.2. Εάν η ΕΤΠ δεν είναι σε θέση να επιτρέψει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο, γνωστοποιεί γραπτώς στον αιτούντα τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής της, και τον ενημερώνει ότι έχει δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.3. Στην περίπτωση αυτή, ο αιτών διαθέτει προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης για να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.4. Κατ' εξαίρεση, όταν η αίτηση αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στο σημείο 1 του παρόντος στοιχείου είναι δυνατόν να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ύστερα από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και λεπτομερή αιτιολόγηση.5. Η μη απάντηση εκ μέρους της ΕΤΠ εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.6. Η προθεσμία των δεκαπέντε εργάσιμων ημερών, που καθορίζεται στο άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, αρχίζει να μετράει από την ημερομηνία καταχώρισης της αρχικής αίτησης.δ) Εξουσιοδοτημένη αρχή1. Οι αρχικές αιτήσεις εξετάζονται από τον προϊστάμενο της υπηρεσίας που είναι αρμόδια για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα.2. Οι θετικές απαντήσεις στις αρχικές αιτήσεις διαβιβάζονται στον αιτούντα από τον διευθυντή αυτής της υπηρεσίας.3. Η δεόντως αιτιολογημένη άρνηση σε μια αρχική αίτηση αποφασίζεται από τον Γενικό Γραμματέα κατόπιν προτάσεως της υπηρεσίας ή του οργάνου που έχει συντάξει το έγγραφο.4. Ανά πάσα στιγμή, ο Γενικός Γραμματέας δύναται να παραπέμψει το θέμα στη νομική υπηρεσία ή/και στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων.Άρθρο 7Η επιβεβαιωτική αίτησηα) Υποβολή της επιβεβαιωτικής αίτησης1. Η επιβεβαιωτική αίτηση υποβάλλεται στην ΕΤΠ γραπτώς εντός προθεσμίας δεκαπέντε εργάσιμων ημερών είτε από την παραλαβή της απάντησης με την ολική ή μερική άρνηση πρόσβασης στο ζητούμενο έγγραφο είτε σε περίπτωση απουσίας οποιασδήποτε απάντησης στην αρχική αίτηση.2. Η επιβεβαιωτική αίτηση πρέπει να διατυπώνεται σύμφωνα με τις ίδιες επίσημες απαιτήσεις που προβλέπονται για την αρχική αίτηση.β) Διαδικασία εξέτασης και προθεσμία απάντησης1. Οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις εξετάζονται με την ίδια διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 6 στοιχείο β) της παρούσας απόφασης.2. Η ΕΤΠ, εντός προθεσμίας δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώριση της αίτησης, είτε παρέχει την πρόσβαση στο έγγραφο είτε γνωστοποιεί γραπτώς στον αιτούντα τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής της.3. Κατ' εξαίρεση, όταν η αίτηση αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στο προηγούμενο σημείο είναι δυνατόν να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ύστερα από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και λεπτομερή αιτιολόγηση.γ) Εξουσιοδοτημένη αρχή1. Η απάντηση σε κάθε επιβεβαιωτική αίτηση δίδεται από τον Πρόεδρο της ΕΤΠ.2. Ο Πρόεδρος παραπέμπει το θέμα στη νομική υπηρεσία ή/και στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, οι οποίοι οφείλουν να γνωμοδοτήσουν εντός προθεσμίας τριών εργάσιμων ημερών.Άρθρο 8Προσφυγή μετά την επιβεβαιωτική αίτηση1. Εάν η ΕΤΠ προβάλει ολική ή μερική άρνηση στη ζητούμενη πρόσβαση, το όργανο ενημερώνει τον αιτούντα για τα ένδικα μέσα που διαθέτει, δηλαδή τη δικαστική προσφυγή κατά του οργάνου ή/και την καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στα άρθρα 230 και 195 της συνθήκης ΕΚ.2. Η μη απάντηση εντός της ταχθείσας προθεσμίας θεωρείται αρνητική απάντηση και παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να ασκήσει προσφυγή ή να προβεί σε καταγγελία κατά τους όρους που προβλέπονται στην προηγούμενη παράγραφο.Άρθρο 9Παράδοση των εγγράφων και κόστος της απάντησηςα) Παράδοση1. Τα έγγραφα παρέχονται είτε με χορήγηση αντιγράφου είτε σε ηλεκτρονική μορφή, λαμβανομένης πλήρως υπόψη της προτίμησης του αιτούντος.2. Εάν ένα έγγραφο έχει ήδη δοθεί στη δημοσιότητα από την ΕΤΠ ή από άλλο θεσμικό όργανο και είναι εύκολη η πρόσβαση σε αυτό, η ΕΤΠ μπορεί να διευκολύνει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο ενημερώνοντας τον αιτούντα με ποιον τρόπο μπορεί να το αποκτήσει.β) Κόστος της απάντησης1. Το κόστος της παραγωγής αντιγράφων και της αποστολής τους δύναται να χρεωθεί στον αιτούντα. Ωστόσο, η επιβάρυνση δεν μπορεί να υπερβαίνει το πραγματικό κόστος αυτών των ενεργειών.2. Η επιτόπου ανάγνωση των εγγράφων ή/και η παράδοσή τους όταν ο αριθμός των αντιγράφων είναι μικρότερος από 20 σελίδες μεγέθους Α4, καθώς και η άμεση πρόσβαση σε ηλεκτρονική μορφή, είναι κατά κανόνα δωρεάν.γ) Αίτηση ογκωδών εγγράφων1. Η παράδοση εγγράφων που υπερβαίνουν τις 20 σελίδες μεγέθους A4 υπόκειται σε πάγιο τέλος 10 ευρώ συν 0,030 ευρώ ανά σελίδα.2. Το ύψος αυτού του τέλους μπορεί να αναθεωρηθεί με απόφαση του Γενικού Γραμματέα.3. Τα έξοδα που σχετίζονται με τα άλλα μέσα διαβίβασης αποφασίζονται από τον Γενικό Γραμματέα, χωρίς πάντως να μπορούν να υπερβούν το πραγματικό κόστος των σχετικών ενεργειών.4. Σε περίπτωση επαναληπτικών ή διαδοχικών αιτήσεων που αφορούν ογκώδη έγγραφα ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, το όργανο μπορεί να συνεννοηθεί ανεπισήμως με τον αιτούντα, ώστε να βρεθεί μια λύση.5. Η παρούσα απόφαση δεν αφορά τα δημοσιευμένα έγγραφα, τα οποία εξακολουθούν να υπόκεινται σε ίδιο σύστημα τιμών.δ) Επιπλέον κόστος μετάφρασηςΣε περίπτωση που ο αιτών ζητά τη μετάφραση σε γλώσσα άλλη από τις διαθέσιμες, εφαρμόζεται το τιμολόγιο που ισχύει στο όργανο για τις μεταφράσεις σε καθεστώς εξωτερικών συνεργατών "free-lance".Άρθρο 10Τελική διάταξηΗ παρούσα απόφαση αυτή καταργεί την απόφαση αριθ. 165/1997 του Προεδρείου της Επιτροπής των Περιφερειών, της 17ης Σεπτεμβρίου 1997, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφά της.Άρθρο 11Θέση σε ισχύΗ παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η απόφαση σχετικά με τη δημιουργία του μητρώου εγγράφων τίθεται σε ισχύ την 1η Ιουνίου 2003.Ο Γενικός Γραμματέας είναι αρμόδιος για την εφαρμογή της.Βρυξέλλες, 11 Φεβρουαρίου 2003.Για το Προεδρείο της Επιτροπής των ΠεριφερειώνΟ ΠρόεδροςAlbert Bore(1) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.(2) ΕΕ L 173 της 27.6.2001, σ. 5.(3) ΕΕ L 8 της 12.1.2001, σ. 1.