CELEX: 32022D0118(01)
Language: ro
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Decizia nr. 59/2021 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene de stabilire a normelor de punere în aplicare referitoare la aplicarea Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului și a normelor de restricționare a drepturilor persoanelor vizate, în scopul investigațiilor administrative, al procedurilor disciplinare și al procedurilor judiciare 2022/C 25/02

18.1.2022   
               
               
                  RO
               
               
                  Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
               
               
                  C 25/2
               
            
         DECIZIA nr. 59/2021 A SECRETARULUI GENERAL AL CONSILIULUI UNIUNII EUROPENE
         de stabilire a normelor de punere în aplicare referitoare la aplicarea Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului și a normelor de restricționare a drepturilor persoanelor vizate, în scopul investigațiilor administrative, al procedurilor disciplinare și al procedurilor judiciare
         (2022/C 25/02)
         SECRETARUL GENERAL AL CONSILIULUI UNIUNII EUROPENE,
         având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special, articolul 235 alineatul (4) și articolul 240 alineatul (2),
         având în vedere Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE (1), în special articolul 25,
         având în vedere avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor (AEPD) din 19 iulie 2021, consultată în conformitate cu articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725,
         întrucât:
         
                     (1)
                  
                  
                     Regulamentul (UE) 2018/1725 stabilește principiile și normele aplicabile prelucrării datelor cu caracter personal de către toate instituțiile și organele Uniunii, precum și drepturile persoanelor vizate.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     În anumite cazuri, Secretariatului General al Consiliului (SGC) poate fi nevoit să concilieze aceste drepturi cu obiectivele investigațiilor administrative, ale procedurilor disciplinare și ale procedurilor judiciare. De asemenea, poate fi nevoit să asigure un echilibru între drepturile persoanei vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest scop, articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725 oferă fiecărei instituții sau organ al Uniunii posibilitatea de a restricționa aplicarea articolelor 14-21, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-21 din regulamentul menționat. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute restricții într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora SGC să aibă dreptul să restricționeze aceste drepturi.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Articolul 86 din Statutul funcționarilor (2) prevede posibilitatea ca autoritatea împuternicită să facă numiri să efectueze investigații și proceduri disciplinare în cazul nerespectării de către funcționari sau foști funcționari a obligațiilor care le revin în temeiul Statutului funcționarilor, iar anexa IX la Statutul funcționarilor detaliază normele, măsurile și procedurile care reglementează investigațiile administrative și procedura disciplinară.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     În temeiul articolului 13 din Decizia nr. 1/2018 a secretarului general al Consiliului privind sarcinile de securitate și de continuitate a activității ale Direcției Siguranță și Securitate, aceasta din urmă este împuternicită să efectueze investigații cu privire la aspecte legate de securitate, cu privire la orice pierdere, divulgare neautorizată sau compromitere a informațiilor clasificate ale UE care a avut loc la locurile de desfășurare a activității Consiliului European sau a Consiliului, la SGC sau prin intermediul sistemelor informatice și de comunicații utilizate de SGC, precum și în cadrul responsabilităților sale de combatere a spionajului și de asigurare a protecției împotriva atacurilor de interceptare audio pasivă și activă îndreptate împotriva intereselor UE, în spațiile SGC sau la locurile de desfășurare a activității Consiliului European sau a Consiliului.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Articolul 6 din Decizia nr. 6/2021 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene de adoptare a dispozițiilor generale de punere în aplicare privind investigațiile administrative și procedurile disciplinare prevede că toate datele cu caracter personal colectate sunt tratate în conformitate cu dispozițiile Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului și că restricționările drepturilor persoanelor vizate sunt tratate în conformitate cu articolul 25 din aceasta.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     În conformitate cu articolul 13 din Decizia nr. 1/2018 a secretarului general al Consiliului privind sarcinile de securitate și continuitate a activității Direcției Siguranță și Securitate, investigațiile efectuate de Direcția Siguranță și Securitate trebuie să respecte normele interne, astfel cum sunt stabilite în Decizia nr. 6/2021 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene de adoptare a dispozițiilor generale de punere în aplicare privind investigațiile administrative și procedurile disciplinare, de îndată ce se constată posibila implicare a unui funcționar.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     În conformitate cu Acordul administrativ din 15 februarie 2017 încheiat între Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și SGC, SGC are, de asemenea, obligația de a notifica cazurile și de a transmite informații către OLAF atunci când îi sunt semnalate cazuri de posibilă fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor Uniunii.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     În desfășurarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare, departamentele relevante colectează și prelucrează diferite tipuri de date cu caracter personal, inclusiv date de identificare, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele din viața privată și activitatea profesională, date financiare sau date de comunicare. Investigatorii se asigură că datele cu caracter personal pe care le colectează sunt adecvate, relevante și neexcesive în raport cu scopurile investigației. De îndată ce este deschisă o investigație, persoanele vizate de aceasta sunt informate rapid în scris. Persoanele vizate de investigație ar trebui, de asemenea, să fie informate cu privire la tipul de date care sunt sau vor fi colectate, la modul în care vor fi prelucrate și la drepturile lor în această privință.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     În cazuri justificate în mod corespunzător, atunci când există un risc serios ca informarea persoanei în cauză să prejudicieze stabilirea faptelor și a probelor, ar putea fi necesar să se amâne notificarea deschiderii investigației. În astfel de cazuri, este necesar să se reconcilieze drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentul (UE) 2018/1725 cu necesitatea ca autoritatea împuternicită să facă numiri să stabilească dacă funcționarii nu și-au respectat obligațiile care le revin în temeiul Statutului funcționarilor. Orice restricționare a drepturilor persoanelor vizate care fac obiectul unei investigații ar trebui să se aplice doar în circumstanțe limitate și să fie gestionată în mod transparent și proporțional în ceea ce privește domeniul de aplicare și durata.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Se poate să fie necesară protejarea anonimatului unui martor sau al unei surse. În acest caz, dreptul de acces la identitatea, mărturiile și alte date cu caracter personal ale acestor persoane poate fi restricționat în limitele dreptului la apărare.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     În aplicarea principiului responsabilității, serviciul relevant al SGC ar trebui să țină o evidență a aplicării oricăror restricții.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     În temeiul articolului 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, SGC are dreptul să amâne, să omită sau să refuze furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, dacă acest lucru ar anula, în orice mod, efectul restricției. SGC ar trebui să evalueze de la caz la caz dacă comunicarea restricției ar anula efectul acesteia.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Restricțiile ar trebui să fie ridicate de îndată ce condițiile care le justifică nu se mai aplică sau în cazul în care menținerea lor ar afecta dreptul la apărare. Necesitatea unor măsuri de restricționare ar trebui evaluată periodic.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Responsabilul cu protecția datelor (RPD) ar trebui să fie consultat în timp util și informat în legătură cu orice restricție care urmează să fie aplicată și să aibă posibilitatea de a prezenta observații cu privire la conformitatea sa cu prezenta decizie.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Prezenta decizie a făcut obiectul unei consultări cu Comitetul pentru personal,
                  
               DECIDE:
         
            Articolul 1
            Domeniu de aplicare
            
               (1)   Prezenta decizie stabilește normele referitoare la condițiile în care Secretariatul General al Consiliului (SGC) poate restricționa aplicarea articolelor 14-21, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-21 din regulamentul menționat, în conformitate cu articolul 25 din respectivul regulament.
            
            
               (2)   În sensul prezentei decizii, se consideră că operatorul – în sensul articolului 3 punctul 8 din Regulamentul (UE) 2018/1725 – este SGC. SGC este reprezentat de secretarul său general.
            
         
         
            Articolul 2
            Restricții
            
               (1)   SGC poate restricționa aplicarea articolelor 14-21, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-21 din regulamentul respectiv:
               
                           (a)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (a)-(d) și (f)-(h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când efectuează investigații de securitate și administrative sau proceduri disciplinare în temeiul Deciziei nr. 1/2018 a secretarului general al Consiliului privind sarcinile de securitate și de continuitate a activității ale Direcției Siguranță și Securitate, precum și în temeiul articolului 86 și al anexei IX la Statutul funcționarilor, îndeplinite în conformitate cu Decizia nr. 6/2021 a secretarului general al Consiliului de adoptare a dispozițiilor generale de punere în aplicare privind investigațiile administrative și procedurile disciplinare;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (a)-(d) și (f)-(h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când se asigură membrilor personalului posibilitatea de a raporta în mod confidențial faptele, în cazul în care serviciul relevant consideră că există nereguli grave, astfel cum se prevede în Decizia nr. 3/2016 a secretarului general al Consiliului de adoptare a normelor interne de raportare a neregulilor grave – Proceduri pentru punerea în aplicare a articolelor 22a, 22b și 22c din Statutul funcționarilor și a articolului 66 alineatul (8) din Regulamentul financiar;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (b), (d) și (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când desfășoară investigații în contextul cererilor de asistență primite în temeiul articolului 24 din Statutul funcționarilor;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când se asigură că membrii personalului pot raporta consilierilor confidențiali în contextul procedurii de hărțuire, astfel cum este definită în Decizia nr. 23/2021 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene privind hărțuirea morală și sexuală la locul de muncă în cadrul Secretariatului General al Consiliului;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (a)-(d) și (f)-(h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când acordă asistență altor instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii sau beneficiază de asistență din partea acestora sau cooperează cu acestea în temeiul acordurilor relevante la nivelul serviciilor, al memorandumurilor de înțelegere și al acordurilor de cooperare;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (a)-(d) și (f)-(h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când acordă asistență altor autorități publice ale statelor membre ale UE sau beneficiază de asistență din partea acestora sau cooperează cu acestea, la cererea lor sau din proprie inițiativă;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (a)-(d) și (f)-(h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când acordă asistență autorităților naționale din țări terțe și organizațiilor internaționale sau beneficiază de asistență din partea acestora sau cooperează cu aceste autorități și organizații, la cererea lor sau din proprie inițiativă;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (e) și (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725, atunci când prelucrează date cu caracter personal în contextul unor proceduri judiciare.
                        
                     
         
         
            Articolul 3
            Aplicarea restricțiilor
            
               (1)   Orice restricționare a drepturilor și obligațiilor menționată la articolul 2 trebuie să fie necesară și proporțională, ținând seama de riscurile la adresa drepturilor și libertăților persoanelor vizate.
            
            
               (2)   Înainte de a aplica vreuna dintre restricțiile enumerate la articolul 2, serviciul relevant al SGC efectuează un test de necesitate și proporționalitate, de la caz la caz. Restricțiile se limitează la ceea ce este strict necesar pentru atingerea obiectivelor lor.
            
            
               (3)   Serviciul relevant al SGC înregistrează motivele oricărei restricții aplicate în temeiul prezentei decizii, inclusiv testul prevăzut la alineatul (2) și motivele prevăzute la articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725. Elementele consemnate și, dacă este cazul, documentele care conțin elementele de fapt și de drept aferente fac parte dintr-un registru ținut de serviciul relevant al SGC. La cerere, ele sunt puse la dispoziția AEPD.
            
            
               (4)   Înainte de a aplica restricții în ceea ce privește datele cu caracter personal obținute de la alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, de la autoritățile competente ale statelor membre ori ale țărilor terțe sau de la organizații internaționale în temeiul articolului 2 alineatul (1) literele (e)-(g), SGC consultă organizațiile respective cu privire la potențialele motive pentru impunerea de restricții, precum și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor în cauză, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol scopul activităților SGC.
            
         
         
            Articolul 4
            Durata și revizuirea restricțiilor
            
               (1)   Restricțiile menționate la articolul 2 continuă să se aplice atât timp cât motivele care le justifică rămân aplicabile.
            
            
               (2)   Serviciul relevant al SGC reexaminează periodic, cel puțin o dată la șase luni, aplicarea restricțiilor menționate la articolul 2.
            
            
               (3)   Restricțiile sunt ridicate imediat ce nu se mai aplică circumstanțele care le justifică.
            
            
               (4)   În cazul în care motivele unei restricții menționate la articolul 2 nu se mai aplică, SGC elimină restricția și informează persoana vizată cu privire la motivele restricției. În același timp, SGC informează persoana vizată cu privire la posibilitatea de a depune o plângere la AEPD.
            
         
         
            Articolul 5
            Implicarea responsabilului cu protecția datelor
            
               (1)   În cazul în care serviciul relevant al SGC concluzionează că drepturile unei persoane vizate ar trebui să fie restricționate în temeiul prezentei decizii, acesta informează RPD. De asemenea, acesta acordă RPD acces la evidențe și la orice documente care conțin elementele de fapt și de drept aferente. Serviciul relevant al SGC documentează în detaliu implicarea RPD în aplicarea restricțiilor.
            
            
               (2)   RPD îi poate solicita serviciului relevant al SGC să reexamineze aplicarea restricțiilor. Serviciul relevant informează RPD în scris cu privire la rezultatul reexaminării solicitate.
            
         
         
            Articolul 6
            Furnizarea de informații persoanelor vizate
            
               (1)   SGC include o secțiune în notificările privind protecția datelor publicate în registrul operațiunilor de prelucrare ținut de RPD care oferă informații generale persoanelor vizate cu privire la potențialul de restricționare a drepturilor acestora în temeiul articolului 2 alineatul (1). Informațiile se referă la drepturile care pot fi restricționate, la motivele pentru care se pot aplica restricții și la durata potențială a acestora.
            
            
               (2)   Serviciile relevante informează în mod individual persoanele vizate, într-un format adecvat, cu privire la restricțiile actuale sau viitoare ale drepturilor lor. Acestea informează persoana vizată cu privire la principalele motive pe care se bazează aplicarea restricției, cu privire la dreptul lor de a consulta RPD și cu privire la drepturile lor de a depune o plângere la AEPD.
            
            
               (3)   Serviciile relevante pot amâna, omite sau refuza furnizarea de informații persoanelor vizate menționate la alineatul (2) din prezentul articol, atât timp cât acest lucru ar anula efectul restricției. Evaluarea caracterului justificat al acestor măsuri se efectuează de la caz la caz. De îndată ce nu va mai anula efectul restricției, informațiile ar trebui furnizate persoanei vizate.
            
            
               (4)   În cazul în care serviciul relevant al SGC restricționează, integral sau parțial, furnizarea informațiilor către persoanele vizate menționate la alineatul (2) din prezentul articol, SGC consemnează și înregistrează motivele restricției, în conformitate cu articolul 3.
            
         
         
            Articolul 7
            Informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal
            
               (1)   În cazul în care SGC are obligația de a comunica o încălcare a securității datelor în temeiul articolului 35 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, SGC poate, în circumstanțe excepționale, restricționa, integral sau parțial, această comunicare. SGC documentează această decizie, astfel cum se prevede la articolul 3 alineatul (3) din prezenta decizie.
            
            
               (2)   În cazul în care nu se mai aplică motivele restricției, SGC informează persoana vizată cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal, cu privire la principalele motive ale restricției și cu privire la dreptul acesteia de a depune o plângere la AEPD.
            
         
         
            Articolul 8
            Confidențialitatea comunicațiilor electronice
            
               (1)   În circumstanțe excepționale, SGC poate restricționa dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice în temeiul articolului 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725.
            
            
               (2)   În cazul în care SGC restricționează dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice, acesta informează persoana vizată, în răspunsul său la orice solicitare din partea persoanei vizate, cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul său de a depune o plângere la AEPD.
            
            
               (3)   SGC poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele unei restricții și dreptul de a depune o plângere la AEPD atât timp cât acest lucru ar submina efectul restricției. Evaluarea caracterului justificat al acestor măsuri se efectuează de la caz la caz.
            
         
         
            Articolul 9
            Riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate
            
               (1)   Orice restricție respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale și constituie o măsură necesară și proporțională într-o societate democratică.
            
            
               (2)   Ori de câte ori un serviciu de investigație însărcinat cu o investigație evaluează necesitatea și proporționalitatea unei restricții, acesta ia în considerare riscurile potențiale pentru drepturile și libertățile persoanei vizate.
            
            
               (3)   Nicio restricție nu poate avea ca efect împiedicarea persoanelor vizate de o investigație să își exercite dreptul la apărare, în special dreptul de a fi ascultat. În cazurile în care se amână notificarea persoanei în cauză cu privire la deschiderea unei investigații, nu se pot trage concluzii fără ca acestea să fi avut posibilitatea de a fi ascultate. În cazurile în care probele și mărturiile au fost pseudonimizate în etapa investigației, pseudonimizarea sau orice altă restricție trebuie să fie ridicată în cazul procedurilor disciplinare.
            
         
         
            Articolul 10
            Intrarea în vigoare
            Prezenta decizie intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
         
         
            Adoptată la Bruxelles, 20 decembrie 2021.
            
               
                  Secretarul general
               
               Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN
            
         
         
            (1)  JO L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului din 29 februarie 1968 de stabilire a Statutului funcționarilor Comunităților Europene, precum și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai acestor comunități, și de instituire a unor măsuri speciale tranzitorii aplicabile funcționarilor Comisiei (JO L 56, 4.3.1968, p. 1).