CELEX: 32015D0355
Language: el
Date: 2015-03-02 00:00:00
Title: Απόφαση (ΕΕ) 2015/355 του Συμβουλίου, της 2ας Μαρτίου 2015 , περί εγκρίσεως του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης

5.3.2015   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 61/17
            
         ΑΠΌΦΑΣΗ (ΕΕ) 2015/355 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
   της 2ας Μαρτίου 2015
   περί εγκρίσεως του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης
   ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
   Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση,
   Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
   Έχοντας υπόψη την εσωτερική συμφωνία μεταξύ των αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, συνελθόντων στο πλαίσιο του Συμβουλίου, για τη χρηματοδότηση της βοήθειας της Ευρωπαϊκής Ένωσης βάσει του πολυετούς δημοσιονομικού πλαισίου για την περίοδο 2014 έως 2020, δυνάμει της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΕ, καθώς και για τη χορήγηση χρηματοδοτικής ενίσχυσης στις Υπερπόντιες Χώρες και Εδάφη για τις οποίες ισχύει το τέταρτο μέρος της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (1) («η εσωτερική συμφωνία»), και ιδίως το άρθρο 8 παράγραφος 5 αυτής,
   Έχοντας υπόψη την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
   Εκτιμώντας τα εξής:
   
               (1)
            
            
               Η συμφωνία εταιρικής σχέσης μεταξύ των μελών της ομάδας κρατών της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των μελών της αφετέρου, η οποία υπεγράφη στο Κοτονού στις 23 Ιουνίου 2000 (2), όπως τροποποιήθηκε για πρώτη φορά στο Λουξεμβούργο στις 25 Ιουνίου 2005 (3) και για δεύτερη φορά στην Ουαγκαντούγκου στις 22 Ιουνίου 2010 (4) («συμφωνία εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ») προβλέπει τον καθορισμό χρηματοδοτικών πρωτοκόλλων για κάθε πενταετία.
            
         
               (2)
            
            
               Στις 26 Ιουνίου 2013, οι αντιπρόσωποι των κυβερνήσεων των κρατών μελών, συνελθόντες στα πλαίσια του Συμβουλίου, ενέκριναν μια εσωτερική συμφωνία κατά την συμφωνία εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ η οποία προβλέπει την δημιουργία επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, αποτελουμένης από αντιπροσώπους των κυβερνήσεων των κρατών μελών.
            
         
               (3)
            
            
               Ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης θα πρέπει να λαμβάνει υπ' όψιν τις οικείες διατάξεις της απόφασης 2013/755/EΕ (5) του Συμβουλίου και του κανονισμού (EΕ) 2015/322 του Συμβουλίου (6),
            
         ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
   Άρθρο 1
   Θεσπίζεται ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, ως έχει στο παράρτημα.
   Άρθρο 2
   Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
   
      Βρυξέλλες, 2 Μαρτίου 2015.
      
         
            Για το Συμβούλιο
         
         
            H Πρόεδρος
         
         D. REIZNIECE-OZOLA
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 210 της 6.8.2013, σ. 1.
   
      (2)  ΕΕ L 317 της 15.12.2000, σ. 3.
   
      (3)  ΕΕ L 287 της 28.10.2005, σ. 4.
   
      (4)  ΕΕ L 287 της 4.11.2010, σ. 3.
   
      (5)  Απόφαση 2013/755/EE του Συμβουλίου, της 25ης Νοεμβρίου 2013, για τη σύνδεση των Υπερπόντιων Χωρών και Εδαφών με την Ευρωπαϊκή Ένωση ( «απόφαση για τη σύνδεση ΥΧΕ-ΕΕ») (ΕΕ L 344 της 19.12.2013, σ. 1)
   
      (6)  Κανονισμός (EΕ) 2015/322 του Συμβουλίου, της 2ας Μαρτίου 2015, για την εφαρμογή του 11ου Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (ΕΕ L 58 της 3.3.2015, σ. 1).
   
      ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
      
         ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ
      
      Άρθρο 1
      Σύνθεση
      Η επιτροπή του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (η «επιτροπή»), αποτελείται από τις αντιπροσωπείες των κρατών μελών (οι «αντιπροσωπείες»), και προεδρεύεται από αντιπρόσωπο της Επιτροπής.
      Ένας παρατηρητής της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων (ΕΤΕπ) συμμετέχει στις εργασίες της επιτροπής για τα θέματα που αφορούν την ΕΤΕπ.
      Στις συνεδριάσεις της επιτροπής παρίσταται, ως παρατηρητής, αντιπρόσωπος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου.
      Άρθρο 2
      Προσφυγή στην επιτροπή
      1.   Προσφυγή στην επιτροπή γίνεται στις περιπτώσεις και σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπει ο κανονισμός (ΕΕ) 2015/322 (1) («κανονισμός εφαρμογής του 11ου ΕΤΑ»), ιδίως στα άρθρα 7, 9 και 14, και, κατά περίπτωση, η απόφαση 2013/755/ΕΕ του Συμβουλίου (2) («απόφαση για τη σύνδεση ΥΧΕ-ΕΕ»). Όσον αφορά τις αρμοδιότητες που της ανατίθενται βάσει της απόφασης για τη σύνδεση ΥΧΕ-ΕΕ, η επιτροπή καλείται «επιτροπή ΕΤΑ-ΥΧΕ».
      2.   Πέρα από τις περιπτώσεις προσφυγής οι οποίες προβλέπονται στην παράγραφο 1:
      
                  α)
               
               
                  Η Επιτροπή δημοσιεύει εγκαίρως στον ιστότοπό της τις εκδοθείσες αποφάσεις που λαμβάνονται βάσει των άρθρων 14 και 15 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ και ενημερώνει περί αυτού την επιτροπή με τον ταχύτερο και πλέον αξιόπιστο ηλεκτρονικό τρόπο·
               
            
                  β)
               
               
                  η Επιτροπή ενημερώνει την επιτροπή για τυχόν καθυστερήσεις ή δυσκολίες κατά την εκτέλεση των ετήσιων προγραμμάτων δράσης και μεμονωμένων ή ειδικών μέτρων, μεταξύ άλλων με εκ των προτέρων πληροφόρηση σχετικά με την αναστολή και την επανάληψη των προγραμμάτων δημοσιονομικής στήριξης, που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σημαντικές συμπληρωματικές δεσμεύσεις ή ουσιώδεις μεταβολές, οι οποίες συνεπάγονται ενδεχομένως υποχρεωτική προσφυγή βάσει των διατάξεων του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ.
               
            Άρθρο 3
      Σύγκληση συνεδρίασης
      1.   Η επιτροπή συγκαλείται από τον πρόεδρό της, είτε με πρωτοβουλία του, είτε ύστερα από αίτηση κράτους μέλους.
      2.   Μπορούν να συγκληθούν κοινές συνεδριάσεις της επιτροπής με άλλες επιτροπές προκειμένου να συζητηθούν θέματα που άπτονται των αντιστοίχων αρμοδιοτήτων τους.
      Άρθρο 4
      Ημερήσια διάταξη
      1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει το σχέδιο ημερήσιας διάταξης και το υποβάλλει στην επιτροπή.
      2.   Η ημερήσια διάταξη κάνει διάκριση μεταξύ:
      
                  α)
               
               
                  των σχεδίων μέτρων που πρέπει να εγκριθούν από την Επιτροπή και για τα οποία ζητείται η γνώμη της επιτροπής, σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 14 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ·
               
            
                  β)
               
               
                  των άλλων ζητημάτων που τίθενται στην επιτροπή για ενημέρωση ή για απλή ανταλλαγή απόψεων, είτε με πρωτοβουλία του προέδρου, είτε ύστερα από γραπτή αίτηση μέλους της επιτροπής.
               
            3.   Κάθε αντιπροσωπεία μπορεί να ζητήσει την εγγραφή σημείου στην ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων της επιτροπής. Οι πληροφορίες σχετικά με τα σημεία αυτά μπορούν να δίδονται προφορικά ή γραπτώς εν συνεχεία, ανάλογα με την περίπτωση.
      4.   Στην ημερήσια διάταξη περιλαμβάνεται η έγκριση των πρακτικών της προηγούμενης συνεδρίασης.
      5.   Τουλάχιστον ανά τρίμηνο, και όποτε υπάρχουν διαθέσιμες επίκαιρες πληροφορίες, την ημερήσια διάταξη συνοδεύει ενδεικτικός μακροπρόθεσμος προγραμματισμός των προσεχών συνεδριάσεων. Ο προγραμματισμός αυτός περιλαμβάνει τα σημεία που πρέπει να υποβληθούν για γνωμοδότηση, καθώς και στρατηγικά θέματα από όλο το φάσμα του ΕΤΑ που πρέπει να υποβληθούν προς ενημέρωση ή/και ανταλλαγή απόψεων. Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει τα σημεία που πρέπει να υποβληθούν στην επιτροπή κατά το προσεχές εξάμηνο. Κατά το δυνατόν, στον προγραμματισμό αναφέρονται επίσης τα σημεία που είναι πιθανόν να υποβληθούν στην επιτροπή εντός του επομένου εξαμήνου.
      Άρθρο 5
      Διαβίβαση εγγράφων στα μέλη της επιτροπής
      1.   Η πρόσκληση της συνεδρίασης, το σχέδιο ημερήσιας διάταξης καθώς και τα τυχόν σχέδια μέτρων για τα οποία ζητείται η γνώμη της επιτροπής διαβιβάζονται από τον πρόεδρο στα μέλη της επιτροπής εγκαίρως πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης, λαμβανομένων υπόψη του επείγοντος καθώς και του σύνθετου χαρακτήρα του ζητήματος και, το αργότερο, 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Άλλα έγγραφα που έχουν σχέση με τη συνεδρίαση, ιδίως δε τα έγγραφα για ενημέρωση και ανταλλαγή απόψεων, υποβάλλονται, στο μέτρο του δυνατού, εντός της ίδιας προθεσμίας.
      Όλα τα έγγραφα υποβάλλονται σύμφωνα με το άρθρο 15 παράγραφοι 2 και 3.
      2.   Σε περιπτώσεις επείγοντος και ανάγκης άμεσης εφαρμογής του προς έκδοση μέτρου, ο πρόεδρος δύναται, είτε ιδία πρωτοβουλία είτε ύστερα από αίτηση μέλους της επιτροπής, να συντομεύσει την προθεσμία υποβολής των εγγράφων που αναφέρεται στην παράγραφο 1. Η προθεσμία δεν επιτρέπεται να είναι μικρότερη από επτά ημερολογιακές ημέρες. Οι επείγουσες περιπτώσεις πρέπει να αιτιολογούνται δεόντως και γραπτώς από την Επιτροπή.
      3.   Κατ' εξαίρεση, σε άκρως επείγουσες περιπτώσεις σε χώρα ή περιφέρεια εταίρο, π.χ. σοβαρές οικονομικές, κοινωνικές και πολιτικές περιστάσεις, φυσικές καταστροφές που πλήττουν τη δικαιούχο χώρα, ανθρωπιστικές κρίσεις ή άλλες συγκυρίες που απαιτούν άμεση αντίδραση), ο πρόεδρος, κατόπιν αιτήσεως μέλους της επιτροπής ή με δική του πρωτοβουλία, μπορεί να παρεκκλίνει από τις προθεσμίες που προβλέπονται στις παραγράφους 1 και 2. Οι άκρως επείγουσες περιπτώσεις πρέπει να αιτιολογούνται δεόντως και γραπτώς από την Επιτροπή.
      4.   Οι παράγραφοι 2 και 3 δεν εφαρμόζονται στα έγγραφα στρατηγικής καθώς και στα πολυετή ενδεικτικά προγράμματα και στις προσαρμογές τους κατόπιν των ενδιάμεσων και τελικών επανεξετάσεων που προβλέπονται στο άρθρο 7 παράγραφος 2 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ.
      5.   Όσον αφορά τα σχέδια μέτρων που υποβάλλονται στην επιτροπή για την γνωμοδότησή της με την προφορική διαδικασία, οι αντιπροσωπείες ανακοινώνουν γραπτώς στην γραμματεία της επιτροπής τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης:
      
                  α)
               
               
                  τα σημεία για τα οποία μπορούν ήδη να εκφράσουν την καταρχήν συμφωνία τους και τα οποία προτείνουν να εγγραφούν ως σημείο A (με ή χωρίς παρατηρήσεις ή αιτήσεις για συμπληρωματικές πληροφορίες), καθώς και
               
            
                  β)
               
               
                  τα σημεία για τα οποία εκτιμούν ότι απαιτείται συζήτηση και τα οποία προτείνουν να εγγραφούν ως σημεία Β
               
            στην κατά το άρθρο 4 παράγραφος 1 ημερήσια διάταξη.
      Εφόσον ζητηθεί κράτος μέλος, κάθε σημείο Α μπορεί να υποβληθεί προς συζήτηση και να μεταφερθεί στον κατάλογο σημείων B το συντομότερο δυνατόν πριν από την συνεδρίαση ή, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, κατά την διάρκειά της.
      Οι αντιπροσωπείες διατυπώνουν επίσης, γραπτώς και ει δυνατόν εντός τριών εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, τις παρατηρήσεις και τις αιτήσεις τους για συμπληρωματικές πληροφορίες.
      Η Επιτροπή παρέχει περαιτέρω πληροφορίες και απαντήσεις στις τυχόν παρατηρήσεις, ει δυνατόν γραπτώς και τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνεδρίαση της επιτροπής.
      6.   Εφόσον συντρέχουν δεόντως αιτιολογημένοι επιτακτικοί λόγοι επείγουσας ανάγκης, η Επιτροπή μπορεί επίσης να εφαρμόσει τη διαδικασία που καθορίζεται στο άρθρο 14 παράγραφος 4 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ. Στις περιπτώσεις αυτές, ο πρόεδρος υποβάλλει τα μέτρα στην επιτροπή το αργότερο 14 ημέρες μετά την έγκρισή τους για να λάβει τη γνώμη της.
      Άρθρο 6
      Διαβίβαση των εγγράφων προγραμματισμού στην κοινοβουλευτική συνέλευση ίσης εκπροσώπησης
      Σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 1 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ, η γραμματεία της επιτροπής διαβιβάζει τα έγγραφα προγραμματισμού στην κοινοβουλευτική συνέλευση ίσης εκπροσώπησης προς ενημέρωση ταυτόχρονα με τη διαβίβασή τους στις αντιπροσωπείες στο πλαίσιο της επιτροπής.
      Άρθρο 7
      Γνώμη της επιτροπής
      1.   Όταν υποβάλλεται στην επιτροπή θέμα προς διατύπωση γνώμης, η επιτροπή συζητά υπό τους όρους και σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπουν αντιστοίχως το άρθρο 14 παράγραφοι 3 και 4 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ και το άρθρο 8 παράγραφοι 2 και 3 της εσωτερικής συμφωνίας μεταξύ των αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, συνελθόντων στο πλαίσιο του Συμβουλίου, για τη χρηματοδότηση της βοήθειας της Ευρωπαϊκής Ένωσης βάσει του πολυετούς δημοσιονομικού πλαισίου, για την περίοδο 2014 έως 2020, δυνάμει της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΕ, καθώς και για τη χορήγηση χρηματοδοτικής ενίσχυσης στις υπερπόντιες χώρες και εδάφη για τις οποίες ισχύει το τέταρτο μέρος της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (3) («εσωτερική συμφωνία»).
      2.   Ο πρόεδρος μπορεί, εκτός αν ένα μέλος της επιτροπής προβάλει αντιρρήσεις, να αποφανθεί, χωρίς να προβεί σε επίσημη ψηφοφορία, ότι η επιτροπή διατύπωσε με συναίνεση θετική γνώμη για τα σχέδια μέτρων.
      3.   Όταν γίνεται χρήση της προφορικής διαδικασίας και αν έχει τροποποιηθεί σημαντικά το σχέδιο ή έχουν προστεθεί νέα πραγματικά στοιχεία κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, ο πρόεδρος, με δική του πρωτοβουλία ή κατόπιν αιτήματος κράτους μέλους, μπορεί να αναβάλει την ψηφοφορία σχετικά με σημείο της ημερήσιας διάταξης για το τέλος της συνεδρίασης ή για επόμενη συνεδρίαση.
      4.   Εάν, στην περίπτωση της παραγράφου 3, ο πρόεδρος δεν αποφασίζει την αιτούμενη από αντιπροσωπεία ή αντιπροσωπείες αναβολή της ψηφοφορίας, η αιτούσα αντιπροσωπεία ή αντιπροσωπείες μπορούν να διατυπώσουν επιφύλαξη η οποία μπορεί να αρθεί εντός το πολύ τριών εργάσιμων ημερών από την επομένη της συνεδρίασης. Η γνώμη της επιτροπής καταγράφεται ως οριστική μετά τη λήξη της προθεσμίας αυτής. Η Επιτροπή ενημερώνει τα κράτη μέλη για την οριστική θέση του κράτους μέλους του οποίου η αντιπροσωπεία διατύπωσε επιφύλαξη στους κόλπους της επιτροπής.
      5.   Με την επιφύλαξη του δευτέρου εδαφίου της παρούσας παραγράφου, εάν τα έγγραφα σχετικά με συγκεκριμένο σημείο της ημερήσιας διάταξης δεν έχουν διαβιβασθεί στα μέλη της επιτροπής εντός της προθεσμίας που τάσσει το άρθρο 5 παράγραφοι 1 και 2, η ψηφοφορία αναβάλλεται για την επόμενη συνεδρίαση.
      Ύστερα από πρόταση του προέδρου ή αίτηση μέλους, η επιτροπή μπορεί να αποφασίσει, με απλή ψηφοφορία των μελών της, να διατηρήσει αυτό το σημείο στην ημερήσια διάταξη λόγω του επείγοντος χαρακτήρα του θέματος. Μπορεί ενδεχομένως να εφαρμοστεί η γραπτή διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 11 του παρόντος κανονισμού.
      6.   Στο πλαίσιο της εξέτασης των ετήσιων ή πολυετών προγραμμάτων δράσης, οποιαδήποτε αντιπροσωπεία μπορεί να ζητήσει την απόσυρση ενός σχεδίου ή προγράμματος από το πρόγραμμα δράσης. Εάν το αίτημα αυτό υποστηρίζεται από μειοψηφία αρνησικυρίας των αντιπροσωπειών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 8 παράγραφος 3 της εσωτερικής συμφωνίας, σε συνδυασμό με το άρθρο 8 παράγραφος 2 της εσωτερικής συμφωνίας, το πρόγραμμα δράσης εγκρίνεται από την Επιτροπή χωρίς το σχετικό σχέδιο ή πρόγραμμα. Εκτός εάν η Επιτροπή, σε συμφωνία με τις απόψεις των αντιπροσωπειών στο πλαίσιο της επιτροπής, δεν επιθυμεί την υλοποίηση του αποσυρθέντος σχεδίου ή προγράμματος, αυτό θα πρέπει να υποβληθεί εκ νέου στην επιτροπή εκτός του ετήσιου προγράμματος δράσης, με τη μορφή πρότασης χρηματοδότησης που στη συνέχεια θα εγκριθεί από την Επιτροπή σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπει το άρθρο 14 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ.
      Άρθρο 8
      Ανταλλαγή απόψεων
      1.   Κάθε αντιπροσωπεία μπορεί να καλέσει την Επιτροπή ανά πάσα στιγμή να ενημερώσει την επιτροπή, καθώς και να πραγματοποιήσει ανταλλαγή απόψεων σχετικά με θέματα που αφορούν τα καθήκοντα που προβλέπουν το άρθρο 3 παράγραφος 3, το άρθρο 7 παράγραφος 2 και το άρθρο 14 παράγραφος 2 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ. Οποιαδήποτε αξιολόγηση, καθώς και συστάσεις και δράσεις παρακολούθησης μπορούν επίσης να συζητηθούν στο πλαίσιο της επιτροπής κατόπιν αιτήσεως κράτους μέλους, σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 2 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ. Όπως ορίζεται στο άρθρο 18 παράγραφος 4 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ, η Επιτροπή επισκοπεί την πρόοδο που σημειώθηκε κατά την εφαρμογή του 11ου ΕΤΑ, συμπεριλαμβανομένων των εθνικών ενδεικτικών προγραμμάτων, και υποβάλλει στο Συμβούλιο εκθέσεις υλοποίησης ετησίως, αρχής γενομένης από το 2015. Η έκθεση μπορεί να συζητηθεί στο πλαίσιο της επιτροπής κατόπιν αιτήματος κράτους μέλους.
      2.   Αυτές οι ανταλλαγές απόψεων μπορούν να οδηγήσουν στη διατύπωση συστάσεων εκ μέρους των αντιπροσωπειών, τις οποίες θα λάβει υπόψη της η Επιτροπή. Τα πρακτικά της επιτροπής αντικατοπτρίζουν τις πραγματοποιηθείσες παρεμβάσεις. Μια παρέμβαση που συγκεντρώνει την ειδική πλειοψηφία των αντιπροσωπειών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 8 παράγραφος 3 της εσωτερικής συμφωνίας, σε συνδυασμό με το άρθρο 8 παράγραφος 2 της εσωτερικής συμφωνίας, καταχωρίζεται ως σύσταση.
      Άρθρο 9
      Εκπροσώπηση και απαρτία
      1.   Κάθε αντιπροσωπεία θεωρείται ως ένα μέλος της επιτροπής. Κάθε κράτος μέλος αποφασίζει τη σύνθεση της αντιπροσωπείας του και ενημερώνει τον πρόεδρο.
      2.   Με έγκριση του προέδρου, οι αντιπροσωπείες μπορούν να συνοδεύονται από μη κυβερνητικούς εμπειρογνώμονες, με έξοδα του οικείου κράτους μέλους.
      Εντός εύλογου χρονικού διαστήματος και το αργότερο 5 ημερολογιακές μέρες πριν από την ημερομηνία μιας συνεδρίασης της επιτροπής, κοινοποιούνται στον πρόεδρο οι ακόλουθες πληροφορίες:
      
                  α)
               
               
                  η σύνθεση κάθε αντιπροσωπείας, εκτός εάν ο πρόεδρος γνωρίζει ήδη αυτή τη σύνθεση·
               
            
                  β)
               
               
                  τα ονόματα και τα καθήκοντα των εμπειρογνωμόνων που συνοδεύουν τις αντιπροσωπείες καθώς και οι λόγοι για τους οποίους ζητείται η παρουσία τους.
               
            Εάν ο πρόεδρος δεν διατυπώσει αντιρρήσεις ως προς τη συμμετοχή εμπειρογνώμονα πριν από τη συνεδρίαση της επιτροπής, θεωρείται ότι η έγκριση έχει χορηγηθεί.
      Πριν από τη συνεδρίαση, ο πρόεδρος ενημερώνει τις αντιπροσωπείες σχετικά με τη συμμετοχή μη κυβερνητικών εμπειρογνωμόνων, με αναφορά του οργανισμού που εκπροσωπεί.
      3.   Μια αντιπροσωπεία μπορεί να εκπροσωπήσει, εάν παραστεί ανάγκη, το πολύ ένα άλλο κράτος μέλος. Ο πρόεδρος της επιτροπής ενημερώνεται γραπτώς, πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, από την αντιπροσωπεία η οποία εκπροσωπείται.
      4.   Η απαρτία που απαιτείται για τις αποφάσεις της επιτροπής είναι η απαρτία που απαιτείται για τη διατύπωση γνώμης με ειδική πλειοψηφία σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφοι 3 και 4 του εκτελεστικού κανονισμού του 11ου ΕΤΑ.
      Άρθρο 10
      Τρίτα πρόσωπα και εμπειρογνώμονες
      1.   Οι αντιπρόσωποι των υπό προσχώρηση χωρών καλούνται να παρευρίσκονται στις συνεδριάσεις της επιτροπής από την ημερομηνία της υπογραφής της Συνθήκης Προσχώρησης.
      2.   Ο πρόεδρος μπορεί να αποφασίσει να καλέσει αντιπροσώπους άλλων τρίτων μερών ή άλλους εμπειρογνώμονες για να συζητήσουν συγκεκριμένα θέματα της ημερήσιας διάταξης της επιτροπής, με δική του πρωτοβουλία ή ύστερα από αίτηση ενός μέλους της επιτροπής. Ωστόσο τα κράτη μέλη μπορούν, με απλή πλειοψηφία, να αντιταχθούν στη συμμετοχή των προαναφερομένων στη συνεδρίαση.
      3.   Οι αντιπρόσωποι τρίτων μερών και οι εμπειρογνώμονες που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 2 καθώς και οι αναφερόμενοι στο άρθρο 9 παράγραφος 2 δεν παρευρίσκονται και δεν συμμετέχουν στις ψηφοφορίες της επιτροπής.
      Άρθρο 11
      Γραπτή διαδικασία
      1.   Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, ο πρόεδρος μπορεί να λάβει τη γνώμη της επιτροπής μέσω γραπτής διαδικασίας. Ο πρόεδρος ανακοινώνει στα μέλη της επιτροπής το σχέδιο προτεινομένων μέτρων και καθορίζει προθεσμία για την έκδοση γνώμης σύμφωνα με το επείγον του θέματος.
      Οι αντιπροσωπείες έχουν προθεσμία 21 ημερολογιακών ημερών από την αποστολή των προτάσεων προκειμένου να λάβουν θέση. Κάθε αντιπροσωπεία της επιτροπής που δεν γνωστοποίησε την αντίθεσή της ή την πρόθεσή της να απόσχει από την ψηφοφορία, εντός της οριζόμενης στην ανακοίνωση προθεσμίας, θεωρείται ότι συμφώνησε σιωπηρά με την πρόταση.
      Σε επείγουσες ή εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις σε χώρα ή περιφέρεια εταίρο, εφαρμόζονται οι ίδιες προθεσμίες με εκείνες που ορίζονται στο άρθρο 5 παράγραφοι 2 και 3. Οι επείγουσες ή εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις πρέπει να αιτιολογούνται δεόντως και γραπτώς από την Επιτροπή.
      2.   Ωστόσο, εάν μέλος της επιτροπής ζητήσει την εξέταση σχεδίου μέτρων κατά τη διάρκεια συνεδρίασης της επιτροπής, η γραπτή διαδικασία περατώνεται και το σχέδιο μέτρων παραπέμπεται στην προσεχή συνεδρίαση της επιτροπής.
      3.   Η Επιτροπή ενημερώνει γραπτώς και χωρίς καθυστέρηση τα μέλη της επιτροπής σχετικά με το αποτέλεσμα γραπτής διαδικασίας, και το αργότερο 7 ημερολογιακές ημέρες μετά τη λήξη της προθεσμίας.
      Άρθρο 12
      Γραμματειακή υποστήριξη
      Τη γραμματεία της επιτροπής αναλαμβάνουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής.
      Άρθρο 13
      Πρακτικά και απολογισμός των συνεδριάσεων
      Υπό την ευθύνη του προέδρου τηρούνται πρακτικά κάθε συνεδρίασης που περιέχουν τις γνώμες που διατυπώνονται σχετικά με τα σχέδια μέτρων και τις θέσεις που εκφράζονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Τα πρακτικά διαβιβάζονται στα μέλη της επιτροπής χωρίς καθυστέρηση και ει δυνατόν εντός 14 ημερολογιακών ημερών μετά τη συνεδρίαση. Για τις συνεδριάσεις που απέχουν μεταξύ τους 4 εβδομάδες ή λιγότερο, τα πρακτικά διαβιβάζονται τουλάχιστον 7 ημερολογιακές ημέρες πριν από την επόμενη συνεδρίαση.
      Οι αντιπροσωπείες γνωστοποιούν γραπτώς στον πρόεδρο τις ενδεχόμενες παρατηρήσεις τους ως προς τα πρακτικά. Η επιτροπή ενημερώνεται σχετικά. Σε περίπτωση διαφωνίας, η προτεινόμενη τροποποίηση συζητείται στο πλαίσιο της επιτροπής. Εάν η διαφωνία συνεχιστεί, η εν λόγω τροποποίηση προσαρτάται στα σχετικά πρακτικά.
      Άρθρο 14
      Κατάλογος παρισταμένων
      1.   Σε κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος συντάσσει κατάλογο των συμμετεχόντων, προσδιορίζοντας τις αρχές ή τους φορείς στους οποίους υπάγονται οι συμμετέχοντες. Ο κατάλογος διανέμεται στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
      2.   Στην έναρξη κάθε συνεδρίασης, κάθε αντιπροσωπεία της οποίας η συμμετοχή στις εργασίες της επιτροπής ενδέχεται να προκαλέσει σύγκρουση συμφερόντων για συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης, υποχρεούται να ενημερώσει σχετικά τον πρόεδρο της επιτροπής. Επιπλέον, τα άτομα που έχουν διοριστεί από τα κράτη μέλη, καθώς και οι εμπειρογνώμονες στους οποίους έχει επιτρέψει ο πρόεδρος να συμμετάσχουν στη συνεδρίαση σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 2 και το άρθρο 10 παράγραφος 2, και οι αντιπρόσωποι των τρίτων μερών οι οποίοι έχουν κληθεί να παρευρεθούν στη συνεδρίαση σύμφωνα με το άρθρο 10 ενημερώνουν τον πρόεδρο για τυχόν σύγκρουση συμφερόντων όσον αφορά ένα συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης.
      Όταν υπάρχει ενδεχόμενο τέτοιας σύγκρουσης συμφερόντων, το σχετικό μέλος αποχωρεί από τη συνεδρίαση, κατόπιν αιτήματος του προέδρου, ενώ συζητούνται τα σχετικά θέματα της ημερήσιας διάταξης.
      Άρθρο 15
      Αλληλογραφία
      1.   Η αλληλογραφία που αφορά την επιτροπή απευθύνεται στην Επιτροπή, υπόψη της γραμματείας της επιτροπής.
      2.   Η αλληλογραφία που αποστέλλει η γραμματεία στις αντιπροσωπείες αποστέλλεται ηλεκτρονικά και στη Μόνιμη Αντιπροσωπεία του οικείου κράτους μέλους, με τον ταχύτερο και πλέον αξιόπιστο ηλεκτρονικό τρόπο. Όταν μία μόνιμη αντιπροσωπεία υποδεικνύει στην Επιτροπή μία συγκεκριμένη κεντρική ηλεκτρονική διεύθυνση για την αλληλογραφία που έχει σχέση με τις εργασίες των επιτροπών, η διεύθυνση αυτή χρησιμοποιείται για την αλληλογραφία. Εξάλλου, η αλληλογραφία μπορεί να απευθύνεται απευθείας στα πρόσωπα που έχουν οριστεί από τα κράτη μέλη για να τα εκπροσωπούν στην επιτροπή.
      3.   Πλην εξαιρετικών περιπτώσεων, η αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών διακινείται και προς τις δύο κατευθύνσεις μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος που προβλέπεται από την Επιτροπή για το σκοπό αυτό.
      Άρθρο 16
      Πρόσβαση στα έγγραφα και εμπιστευτικός χαρακτήρας
      1.   Οι αιτήσεις για πρόσβαση στα έγγραφα της επιτροπής διεκπεραιώνονται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4). Η επιτροπή αποφασίζει σχετικά με τις αιτήσεις πρόσβασης στα έγγραφα αυτά σύμφωνα με τον εσωτερικό της κανονισμό (5). Εάν η αίτηση απευθύνεται σε ένα κράτος μέλος, το εν λόγω κράτος μέλος εφαρμόζει το άρθρο 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.
      2.   Οι εργασίες της επιτροπής έχουν εμπιστευτικό χαρακτήρα.
      3.   Τα έγγραφα που υποβάλλονται στα μέλη της επιτροπής, στους εμπειρογνώμονες και στους αντιπροσώπους τρίτων έχουν εμπιστευτικό χαρακτήρα, εκτός αν έχει επιτραπεί πρόσβαση στα έγγραφα αυτά σύμφωνα με την παράγραφο 1 ή έχουν δημοσιοποιηθεί με άλλο τρόπο από την Επιτροπή.
      4.   Τα μέλη της επιτροπής, καθώς και οι εμπειρογνώμονες και οι εκπρόσωποι των τρίτων μερών οφείλουν να τηρούν τις υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας που καθορίζονται στο παρόν άρθρο. Ο πρόεδρος διασφαλίζει ότι οι εμπειρογνώμονες και οι αντιπρόσωποι των τρίτων μερών γνωρίζουν τις υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας.
      Άρθρο 17
      Προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
      Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την επιτροπή και τις ομάδες εργασίας της γίνεται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6) υπό την ευθύνη του προέδρου, που ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια του άρθρου 2 στοιχείο δ) του εν λόγω κανονισμού.
      Άρθρο 18
      Δαπάνες λειτουργίας
      1.   Οι δαπάνες λειτουργίας της επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδίου για ένα συμμετέχοντα ανά κράτος μέλος, βαρύνουν την Επιτροπή.
      Εάν η διαθέσιμη συνολική χρηματοδότηση το επιτρέπει, και εντός των ορίων της χρηματοδότησης αυτής, η Επιτροπή αναλαμβάνει τα έξοδα ταξιδίου δύο μελών αντιπροσωπείας τα οποία υποβάλλουν τη σχετική αίτηση.
      2.   Η Επιτροπή θέτει στη διάθεση της επιτροπής τους αναγκαίους χώρους και τα υλικά μέσα που απαιτούνται για τη λειτουργία της επιτροπής.
      
         (1)  Κανονισμός (ΕΕ) 2015/322 του Συμβουλίου, της 2ας Μαρτίου 2015, για την εφαρμογή του 11ου Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (ΕΕ L 58 της 3.3.2015, σ. 1).
      
         (2)  Απόφαση 2013/755//ΕΕ του Συμβουλίου, της 25ης Νοεμβρίου 2013, για τη σύνδεση των Υπερπόντιων Χωρών και Εδαφών με την Ευρωπαϊκή Ένωση (εφεξής «απόφαση για τη σύνδεση ΥΧΕ-ΕΕ») (ΕΕ L 344 της 19.12.2013, σ. 1).
      
         (3)  ΕΕ L 210 της 6.8.2013, σ. 1.
      
         (4)  Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43).
      
         (5)  Εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής [C(2000) 3614] (ΕΕ L 308 της 8.12.2000, σ. 26).
      
         (6)  Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (ΕΕ L 8 της 12.1.2001, σ. 1.)