CELEX: 32019D0165
Language: cs
Date: 2019-02-01 00:00:00
Title: Rozhodnutí Komise (EU) 2019/165 ze dne 1. února 2019, kterým se stanoví vnitřní pravidla týkající se poskytování informací subjektům údajů a omezení některých jejich práv na ochranu údajů Komisí v souvislosti se správními šetřeními, předběžnými disciplinárními řízeními, disciplinárními řízeními a řízeními ohledně dočasného zproštění výkonu služby

4.2.2019   
               
               
                  CS
               
               
                  Úřední věstník Evropské unie
               
               
                  L 32/9
               
            
         ROZHODNUTÍ KOMISE (EU) 2019/165
         ze dne 1. února 2019,
         kterým se stanoví vnitřní pravidla týkající se poskytování informací subjektům údajů a omezení některých jejich práv na ochranu údajů Komisí v souvislosti se správními šetřeními, předběžnými disciplinárními řízeními, disciplinárními řízeními a řízeními ohledně dočasného zproštění výkonu služby
         EVROPSKÁ KOMISE,
         s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na čl. 249 odst. 1 této smlouvy,
         vzhledem k těmto důvodům:
         
                     (1)
                  
                  
                     Komise vede správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby na základě článku 86 služebního řádu úředníků Evropské unie (1) a v souladu s přílohou IX služebního řádu a rozhodnutím Komise C(2004) 1588 (2). Za tyto úkoly nese především odpovědnost Úřad Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření („IDOC“), který je přičleněn ke Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost. Mezi tato disciplinární opatření mohou též patřit vyšetřování, která podle článku 17 přílohy IX služebního řádu vede disciplinární komise zřízená při Komisi.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     V rámci těchto činností příslušné útvary Komise shromažďují a zpracovávají relevantní informace. Tyto informace zahrnují osobní údaje, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o chování. Příslušné útvary Komise předávají osobní údaje jiným útvarům Komise na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Osobní údaje jsou ukládány v zabezpečeném fyzickém a elektronickém prostředí, aby se zabránilo nelegálnímu přístupu k údajům nebo předání údajů osobám, které je nepotřebují znát. Po ukončení zpracování jsou údaje uchovávány v souladu s platnými pravidly Komise (3).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Při provádění svých úkolů je Komise ve vztahu ke zpracování osobních údajů povinna dodržovat práva fyzických osob, která jsou uznána čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a čl. 16 odst. 1 Smlouvy, jakož i práva stanovená v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 (4), které nahradilo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (5). Komise je zároveň povinna dodržovat přísná pravidla týkající se důvěrnosti a služebního tajemství a zajistit dodržování procesních práv dotčených osob a svědků, zejména presumpci neviny dotčené osoby.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Za určitých okolností je třeba sladit práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 s potřebou efektivity správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby a také s plným dodržováním základních práv a svobod jiných subjektů údajů. Pro tyto účely dává čl. 25 odst. 1 písm. c), g) a h) nařízení (EU) 2018/1725 Komisi možnost omezit použití článků 14 až 17, 19, 20 a 35, jakož i zásadu transparentnosti stanovenou v čl. 4 odst. 1 písm. a) v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 17, 19, 20 a 35 uvedeného nařízení.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Může to zejména platit pro poskytování informací o zpracování osobních údajů dotčené osobě na začátku správního šetření. Poskytování těchto informací by mohlo ovlivnit schopnost Komise vést správní šetření, například z toho důvodu, že by dotčená osoba mohla zničit důkazy předtím, než je Komise prověří, nebo by mohla ovlivňovat případné svědky před tím, než budou vyslechnuti. Obdobně by poskytnutí přístupu k osobním údajům ve fázích řízení, kdy dotčená osoba nemá ke spisu přístup, jako např. v průběhu předběžného posouzení nebo správního šetření, mohlo odhalit informace, které by mohly mít nepříznivý dopad na vedení správního šetření. V obou případech by mohlo být zapotřebí omezit práva dotčené osoby, aby byla zaručena monitorovací, inspekční nebo regulační funkce spojená s výkonem veřejné moci v případech, kdy je v sázce důležitý cíl obecného veřejného zájmu Unie, totiž zajištění toho, aby zaměstnanci Komise plnili své statutární povinnosti a jednali etickým způsobem.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Může být rovněž zapotřebí omezit právo dotčené osoby na přístup k osobním údajům, pokud by byly na základě tohoto přístupu odhaleny informace o svědkovi či oznamovateli, který požádal o nezveřejňování své totožnosti. V takovém případě může Komise rozhodnout o omezení přístupu k prohlášení týkajícímu se dotčené osoby s cílem chránit práva a svobody tohoto svědka nebo oznamovatele.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Aby byla zajištěna důvěrnost a efektivita správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby a zároveň byly dodrženy standardy ochrany osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, je nutné přijmout vnitřní pravidla, na jejichž základě může Komise omezit práva subjektů údajů v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c), g) a h) nařízení (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Tato vnitřní pravidla by se měla vztahovat na veškeré operace zpracování prováděné Komisí při plnění jejích úkolů, včetně operací zpracování před zahájením správního šetření a při pomoci a spolupráci, již Komise poskytuje vnitrostátním orgánům a mezinárodním organizacím nad rámec své činnosti.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Za účelem dodržení článků 14, 15 a 16 nařízení (EU) 2018/1725 by Komise měla informovat všechny osoby o svých činnostech zahrnujících zpracovávání jejich osobních údajů a o jejich právech, a to transparentně a uceleně v podobě prohlášení o ochraně údajů zveřejněných na internetových stránkách Komise. Komise by kromě toho měla jednotlivě vhodným způsobem informovat subjekty údajů, jichž se týká správní šetření, předběžné disciplinární řízení, disciplinární řízení či řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Kromě toho může být pro zachování účinné spolupráce nutné, aby Komise omezila uplatňování práv subjektů údajů za účelem ochrany operací zpracování dalšími orgány, institucemi a jinými subjekty Unie nebo orgány členských států i třetích zemí a mezinárodními organizacemi. Pro tyto účely by měla Komise s těmito orgány, institucemi a jinými subjekty a mezinárodními organizacemi konzultovat relevantní důvody pro uložení těchto omezení a jejich nezbytnost a přiměřenost, pokud by to neohrozilo činnost Komise.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Komise může být rovněž nucena omezit poskytování informací subjektům údajů a uplatňování jiných práv subjektů údajů v souvislosti s osobními údaji získanými od třetích zemí nebo od mezinárodních organizací, aby splnila svou povinnost spolupráce s těmito zeměmi nebo organizacemi, a zajistila tím důležitý cíl obecného veřejného zájmu Unie. Za určitých okolností však může být zájem na mezinárodní spolupráci převážen zájmem nebo základními právy subjektu údajů.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Komise by měla se všemi omezeními nakládat transparentním způsobem a zaregistrovat každé uplatněné omezení do příslušného záznamového systému.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725 mohou správci poskytnutí informací o důvodech uplatňování omezení na subjekt údajů odložit, neprovést nebo je odepřít, pokud by poskytnutí těchto informací jakýmkoliv způsobem ohrozilo účely omezení. Jedná se zejména o případ omezení práv podle článků 16 a 35 nařízení (EU) 2018/1725.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Komise by měla uložená omezení pravidelně přezkoumávat, aby zajistila, že právo subjektu údajů být informován v souladu s články 16 a 35 nařízení (EU) 2018/1725 bude omezeno pouze tehdy, jsou-li taková omezení nezbytná k tomu, aby Komise mohla vést správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Pokud je uplatněno omezení jiných práv subjektů údajů, měl by správce v jednotlivých případech posoudit, zda by informování o omezení ohrozilo jeho účel.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů by měl provádět nezávislý přezkum uplatňování omezení s cílem zajistit dodržování tohoto rozhodnutí.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Evropský inspektor ochrany údajů vydal své stanovisko dne 5. prosince 2018,
                  
               PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
         
            Článek 1
            Předmět a oblast působnosti
            
               1.   Toto rozhodnutí stanoví pravidla pro informování subjektů údajů o zpracování jejich údajů v souladu s články 14, 15 a 16 nařízení (EU) 2018/1725, kterými se Komise řídí při vedení správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby.
            
            
               2.   Stanoví rovněž podmínky, za nichž může Komise omezit použití čl. 4 odst. 1 písm. a), článků 14 až 17, 19, 20 a 35 nařízení (EU) 2018/1725 v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c), g) a h) uvedeného nařízení.
            
            
               3.   Toto rozhodnutí se použije na zpracování osobních údajů Komisí podle článku 86 služebního řádu a jeho přílohy IX, jakož i rozhodnutí C(2004) 1588.
            
            
               4.   Toto rozhodnutí se použije na zpracování osobních údajů Komisí, pokud Komise zpracovává osobní údaje pro účely v souvislosti se správními šetřeními, předběžnými disciplinárními řízeními, disciplinárními řízeními a řízeními ohledně dočasného zproštění výkonu služby.
            
            
               5.   Kategorie osobních údajů, na něž se toto rozhodnutí vztahuje, zahrnují identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o chování.
            
         
         
            Článek 2
            Platné výjimky a omezení
            
               1.   Pokud Komise vykonává své povinnosti s ohledem na práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, posoudí, zda platí některá z výjimek stanovených v uvedeném nařízení.
            
            
               2.   Podle článků 3 až 7 tohoto rozhodnutí může Komise omezit použití článků 14 až 17, 19, 20 a 35 nařízení (EU) 2018/1725, jakož i zásady transparentnosti uvedené v čl. 4 odst. 1 písm. a) uvedeného nařízení v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 17, 19, 20 a 35 uvedeného nařízení, pokud by výkon těchto práv a povinností ohrozil účel správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby nebo by nepříznivě ovlivnil práva a svobody jiných subjektů údajů.
            
            
               3.   Podle článků 3 až 7 může Komise omezit práva a povinnosti uvedené v odstavci 2 tohoto článku ve vztahu k osobním údajům získaným od dalších orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, příslušných orgánů členských států nebo třetích zemí, jakož i od mezinárodních organizací, a to za těchto okolností:
               
                           a)
                        
                        
                           pokud by výkon těchto práv a povinností mohl být omezen dalšími orgány, institucemi a jinými subjekty Unie na základě jiných aktů uvedených v článku 25 nařízení (EU) 2018/1725 nebo podle kapitoly IX uvedeného nařízení nebo v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/794 (6) nebo nařízením Rady (EU) 2017/1939 (7);
                        
                     
                           b)
                        
                        
                           pokud by výkon těchto práv a povinností mohl být omezen příslušnými orgány členských států na základě aktů uvedených v článku 23 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (8) nebo na základě vnitrostátních opatření provádějících čl. 13 odst. 3, čl. 15 odst. 3 nebo čl. 16 odst. 3 směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 (9);
                        
                     
                           c)
                        
                        
                           pokud by výkon těchto práv a povinností mohl ohrozit spolupráci Komise se třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi při vedení správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby.
                        
                     Před uplatněním omezení za okolností uvedených v prvním pododstavci písm. a) a b) provádí Komise konzultace s příslušnými orgány, institucemi a jinými subjekty Unie nebo příslušnými orgány členských států, ledaže je Komisi zřejmé, že uplatnění omezení je stanoveno v některém z aktů zmíněných v uvedených písmenech nebo že by takové konzultace ohrozily činnost Komise.
               Ustanovení prvního pododstavce písm. c) se nepoužije, pokud je zájem Komise spolupracovat s třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi převážen zájmy nebo základními právy a svobodami subjektů údajů.
            
         
         
            Článek 3
            Poskytování informací subjektům údajů
            
               1.   Komise zveřejňuje na svých internetových stránkách prohlášení o ochraně údajů, jimiž informuje všechny subjekty údajů o svých činnostech, které zahrnují zpracování jejich osobních údajů.
            
            
               2.   Komise jednotlivě informuje vhodným způsobem o zpracování jejích osobních údajů osobu, jíž se týká správní šetření, předběžné disciplinární řízení, disciplinární řízení či řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby, jakož i svědky, od nichž se vyžadují k uvedeným řízením informace.
            
            
               3.   Pokud Komise v souladu s článkem 2 tohoto rozhodnutí zcela nebo zčásti omezí poskytování informací podle odstavce 2, v souladu s článkem 6 zaznamená a zaregistruje důvody tohoto omezení.
            
         
         
            Článek 4
            Právo subjektů údajů na přístup k osobním údajům, právo na výmaz a právo na omezení zpracování
            
               1.   Pokud Komise zcela nebo zčásti omezí právo subjektů údajů na přístup k osobním údajům, právo na výmaz nebo právo na omezení zpracování, jež jsou v tomto pořadí uvedena v článcích 17, 19 a 20 nařízení (EU) 2018/1725, informuje ve své odpovědi na žádost o přístup, výmaz nebo omezení zpracování dotčený subjekt údajů o použitém omezení, o jeho hlavních důvodech a o možnosti podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů nebo žádat o soudní ochranu u Soudního dvora Evropské unie.
            
            
               2.   Poskytnutí informací týkajících se důvodů omezení uvedených v odstavci 1 může být odloženo, neprovedeno nebo odepřeno po dobu, kdy by mařilo účel omezení.
            
            
               3.   Komise v souladu s článkem 6 tohoto rozhodnutí zaznamená důvody omezení.
            
            
               4.   Pokud je právo na přístup k osobním údajům zcela nebo zčásti omezeno, může subjekt údajů uplatnit své právo na přístup k osobním údajům prostřednictvím evropského inspektora ochrany údajů v souladu s čl. 25 odst. 6, 7 a 8 nařízení (EU) 2018/1725.
            
         
         
            Článek 5
            Oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektům údajů
            Pokud Komise omezí oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů, jak je uvedeno v článku 35 nařízení (EU) 2018/1725, v souladu s článkem 6 tohoto rozhodnutí zaznamená a zaregistruje důvody tohoto omezení.
         
         
            Článek 6
            Zaznamenání a registrace omezení
            
               1.   Komise zaznamená důvody všech omezení uplatněných v souladu s tímto rozhodnutím, včetně posouzení nezbytnosti a přiměřenosti omezení v jednotlivých případech.
               Pro tyto účely se v záznamu uvede, jak by uplatnění práva ohrozilo účel správního šetření, předběžného disciplinárního řízení, disciplinárního řízení či řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby nebo účel omezení uplatňovaných podle čl. 2 odst. 2 či 3, nebo jak by nepříznivě ovlivnilo práva a svobody jiných subjektů údajů.
            
            
               2.   Záznam a případně i dokumenty obsahující podkladové faktické a právní prvky se zaregistrují. Na žádost se zpřístupní evropskému inspektorovi ochrany údajů.
            
         
         
            Článek 7
            Délka omezení
            
               1.   Omezení uvedená v článcích 3, 4 a 5 zůstávají v platnosti, dokud je platné jejich odůvodnění.
            
            
               2.   Pokud důvody pro omezení uvedené v článcích 3 a 5 již pominuly, Komise omezení zruší a poskytne hlavní důvody pro omezení subjektu údajů. Zároveň Komise informuje subjekt údajů o možnosti kdykoliv podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů nebo požádat o soudní ochranu u Soudního dvora Evropské unie.
            
            
               3.   Komise přezkoumá použití omezení uvedených v článcích 3 a 5 každých šest měsíců od jejich přijetí a v každém případě na konci správního šetření, předběžného disciplinárního řízení, disciplinárního řízení či řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby. Poté Komise každoročně monitoruje potřebu zachovat jakýkoli odklad.
            
         
         
            Článek 8
            Přezkum pověřencem Evropské komise pro ochranu osobních údajů
            
               1.   Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů je bez zbytečného odkladu informován, kdykoli jsou v souladu s tímto rozhodnutím omezena práva subjektů údajů. Na žádost se pověřenci pro ochranu osobních údajů zpřístupní záznam a veškeré dokumenty obsahující podkladové faktické a právní prvky.
            
            
               2.   Pověřenec pro ochranu osobních údajů může požádat o přezkum omezení. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je o výsledku požadovaného přezkumu písemně informován.
            
         
         
            Článek 9
            Vstup v platnost
            Toto rozhodnutí vstupuje v platnost třetím dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
         
         
            V Bruselu dne 1. února 2019.
            
               
                  Za Komisi
               
               
                  předseda
               
               Jean-Claude JUNCKER
            
         
         
            (1)  Nařízení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 ze dne 29. února 1968, kterým se stanoví Služební řád úředníků a Pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství a kterým se zavádějí zvláštní opatření dočasně použitelná na úředníky Komise (Úř. věst. L 56, 4.3.1968, s. 1.).
         
            (2)  Rozhodnutí Komise C(2004) 1588, kterým se stanoví obecná prováděcí ustanovení k vedení správních šetření a disciplinárních řízení.
         
            (3)  Společný seznam pro uchovávání spisů Evropské komise – SEC(2012) 713.
         
            (4)  Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES (Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39).
         
            (5)  Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (Úř. věst. L 8, 12.1.2001, s. 1).
         
            (6)  Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/794 ze dne 11. května 2016 o Agentuře Evropské unie pro spolupráci v oblasti prosazování práva (Europol) a o zrušení a nahrazení rozhodnutí 2009/371/SVV, 2009/934/SVV, 2009/935/SVV, 2009/936/SVV a 2009/968/SVV (Úř. věst. L 135, 24.5.2016, s. 53).
         
            (7)  Nařízení Rady (EU) 2017/1939 ze dne 12. října 2017, kterým se provádí posílená spolupráce za účelem zřízení Úřadu evropského veřejného žalobce (Úř. věst. L 283, 31.10.2017, s. 1).
         
            (8)  Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (Úř. věst. L 119, 4.5.2016, s. 1).
         
            (9)  Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů příslušnými orgány za účelem prevence, vyšetřování, odhalování či stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení rámcového rozhodnutí Rady 2008/977/SVV (Úř. věst. L 119, 4.5.2016, s. 89).