CELEX: 32011D0820(04)
Language: el
Date: 2011-07-19 00:00:00
Title: Απόφαση της Ύπατης Εκπροσώπου της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφάλειας, της 19ης Ιουλίου 2011 , σχετικά με τους κανόνες που διέπουν την πρόσβαση στα έγγραφα

|

32011D0820(04)

Απόφαση της Ύπατης Εκπροσώπου της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφάλειας, της 19ης Ιουλίου 2011 , σχετικά με τους κανόνες που διέπουν την πρόσβαση στα έγγραφα  

Επίσημη Εφημερίδα αριθ. C 243 της 20/08/2011 σ. 0016 - 0018

		Απόφαση της Ύπατης Εκπροσώπου της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφάλειαςτης 19ης Ιουλίου 2011σχετικά με τους κανόνες που διέπουν την πρόσβαση στα έγγραφα2011/C 243/08Η ΥΠΑΤΗ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ,Έχοντας υπόψη την απόφαση του Συμβουλίου, της 26ης Ιουλίου 2010, για τον καθορισμό της οργάνωσης και της λειτουργίας της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης ("ΕΥΕΔ") (2010/427/ΕΕ), και ιδίως το άρθρο 11 παράγραφος 1,ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:Άρθρο 1Πεδίο εφαρμογής1. Κάθε πολίτης της Ένωσης και κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατοικεί ή έχει την έδρα του σε ένα κράτος μέλος έχει δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα της ΕΥΕΔ, υπό την επιφύλαξη των αρχών, όρων και περιορισμών που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου [1] ("ο κανονισμός"), καθώς και των ειδικών διατάξεων που θεσπίζονται στους παρόντες κανόνες. Το εν λόγω δικαίωμα πρόσβασης αφορά τα έγγραφα που κατέχονται από την ΕΥΕΔ και συγκεκριμένα τα έγγραφα που συντάσσονται ή παραλαμβάνονται από αυτήν και βρίσκονται στην κατοχή της.2. Σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 2 του κανονισμού, κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που δεν κατοικεί ή δεν έχει την έδρα του σε ένα κράτος μέλος υπόκειται στις ίδιες αρχές, όρους και περιορισμούς και απολαύει του ίδιου δικαιώματος πρόσβασης στα έγγραφα της ΕΥΕΔ με τους ίδιους όρους, με εξαίρεση το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον ευρωπαίο διαμεσολαβητή.Άρθρο 2Υποβολή αίτησης1. Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο της ΕΥΕΔ αποστέλλεται ταχυδρομικώς στη διεύθυνση: Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση του εντύπου αίτησης που βρίσκεται στο δικτυακό τόπο της ΕΥΕΔ, ή μέσω φαξ στον αριθμό: +32 22979893.2. Μόλις καταχωριστεί η αίτηση, αποστέλλεται στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής, (εκτός αν μπορεί να δοθεί απάντηση στην αίτηση ως προς την ουσία εντός του ίδιου χρονικού πλαισίου).Άρθρο 3Προθεσμίες1. Η ΕΥΕΔ απαντά σε αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός 15 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης.2. Εάν μια αίτηση δεν είναι επαρκώς σαφής, όπως αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού, η ΕΥΕΔ ζητεί από τον αιτούντα να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες ούτως ώστε να καταστεί δυνατός ο προσδιορισμός των αιτούμενων εγγράφων. Η προθεσμία απάντησης αρχίζει να ισχύει μόνον από τη στιγμή που η ΕΥΕΔ έχει στη διάθεσή της τις εν λόγω πληροφορίες.3. Κατ'εξαίρεση, όπως καθορίζεται στα άρθρα 7 παράγραφος 3 ή 8 παράγραφος 2 του κανονισμού, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ιδίως,α) σε περίπτωση πολύπλοκων αιτήσεων ή αιτήσεων που αφορούν ογκώδη έγγραφα,β) εάν μια αίτηση απαιτεί διαβούλευση με αντιπροσωπεία της Ένωσης, ήγ) εάν απαιτείται διαβούλευση με τρίτο μέρος.Ο αιτών πρέπει να ενημερώνεται για κάθε τέτοια παράταση καθώς και για τους σχετικούς λόγους.Άρθρο 4Χειρισμός των απαντήσεων1. Τις απαντήσεις στις αρχικές αιτήσεις χειρίζεται ο συντονιστής πρόσβασης στα έγγραφα.2. Οι απαντήσεις σε επιβεβαιωτικές αιτήσεις αποφασίζονται από τον διοικητικό γενικό διευθυντή αφού δώσει τη γνώμη του ο συντονιστής πρόσβασης στα έγγραφα.Άρθρο 5Αρνητική απάντησηΕάν η απάντηση σε μια αίτηση είναι έστω και εν μέρει αρνητική, πρέπει να αναφέρει τους λόγους της άρνησης βάσει μιας από τις εξαιρέσεις που καθορίζονται στον κανονισμό, καθώς και να ενημερώνει τον αιτούντα σχετικά με το δικαίωμα του να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση (στην περίπτωση απάντησης σε αρχική αίτηση) ή σχετικά με τα άλλα ένδικα μέσα που διαθέτει (στην περίπτωση απάντησης σε επιβεβαιωτική αίτηση).Άρθρο 6Έγγραφα τρίτων που κατέχει η ΕΥΕΔ1. Όταν η ΕΥΕΔ λαμβάνει αίτηση για έγγραφο το οποίο κατέχει, το οποίο όμως προέρχεται από τρίτο, η ΕΥΕΔ διαβουλεύεται με τον τρίτο, εκτός εάν είναι σαφές ότι το έγγραφο θα δημοσιευτεί ή όχι, βάσει των εξαιρέσεων που καθορίζονται στον κανονισμό.2. Η θετική απάντηση στην αίτηση χορηγείται χωρίς διαβούλευση με τον τρίτο, αν το έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί από τον συντάκτη του, ή δυνάμει του κανονισμού ή παρόμοιων διατάξεων.3. Εν πάση περιπτώσει, πρέπει να ζητείται η γνώμη του τρίτου εάν το έγγραφο καλύπτεται από το άρθρο 9 του κανονισμού ή εάν το έγγραφο προέρχεται από κράτος μέλος και το κράτος μέλος έχει ζητήσει από την ΕΥΕΔ να μην δημοσιοποιήσει το έγγραφο χωρίς την προηγούμενη συμφωνία του δυνάμει του άρθρου 4 παράγραφος 5 του κανονισμού. Το αίτημα αυτό του κράτους μέλους πρέπει να υποβάλλεται γραπτώς.4. Η γνώμη του τρίτου ζητείται γραπτώς (μεταξύ άλλων, και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και δίδεται εύλογη προθεσμία για την απάντηση, λαμβανομένης υπόψη της προθεσμίας απάντησης της ΕΥΕΔ, όπως καθορίζεται στο ανωτέρω άρθρο 3. Ο τρίτος δίνει τη γνώμη του γραπτώς (μεταξύ άλλων, και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).5. Ελλείψει απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας, ή εάν ο τρίτος δεν είναι δυνατόν να εντοπισθεί ή είναι αγνώστων στοιχείων, η ΕΥΕΔ αποφασίζει σχετικά με την αίτηση, υπό το πρίσμα των εξαιρέσεων που καθορίζονται στον κανονισμό, λαμβάνοντας υπόψη τα έννομα συμφέροντα του τρίτου βάσει των στοιχείων που έχει στη διάθεσή της.6. Εάν η ΕΥΕΔ προτίθεται να δώσει πρόσβαση σε έγγραφο παρά την θέληση του τρίτου, ενημερώνει τον τρίτο για την πρόθεσή της να δώσει στη δημοσιότητα το έγγραφο εντός της προθεσμίας που καθορίζεται από τον κανονισμό, καθώς και για τα ένδικα μέσα που έχει στη διάθεσή του για να αντιταχθεί στην εν λόγω δημοσιοποίηση.Άρθρο 7Γνώμη της ΕΥΕΔ1. Οι αιτήσεις γνωμοδότησης της ΕΥΕΔ που υποβάλλονται από ένα κράτος μέλος ή άλλο θεσμικό όργανο, όργανο ή οργανισμό της Ένωσης που έχει λάβει αίτηση για έγγραφο το οποίο κατέχει αλλά που προέρχεται από την ΕΥΕΔ αποστέλλονται ταχυδρομικώς στη διεύθυνση: Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση: EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu ή με φαξ στον αριθμό: +32 22979893.2. Η ΕΥΕΔ δίνει τη γνώμη της χωρίς καθυστέρηση, λαμβάνοντας υπόψη τυχόν προθεσμία που ισχύει για την απάντηση, και το αργότερο εντός πέντε εργάσιμων ημερών.Άρθρο 8Διαβαθμισμένα έγγραφα1. Σε περίπτωση που η αίτηση πρόσβασης αφορά έγγραφο που καλύπτεται από το άρθρο 9 του κανονισμού ή άλλο έγγραφο που έχει διαβαθμιστεί σύμφωνα με τους κανόνες ασφαλείας της ΕΥΕΔ, εξετάζεται από υπαλλήλους που είναι εξουσιοδοτημένοι να λάβουν γνώση αυτού του εγγράφου.2. Κάθε απόφαση άρνησης της πρόσβασης στο σύνολο ή μέρος διαβαθμισμένου εγγράφου αιτιολογείται βάσει των εξαιρέσεων που απαριθμούνται στο άρθρο 4 του κανονισμού. Αν δεν είναι δυνατόν να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης στο αιτούμενο έγγραφο βάσει αυτών των εξαιρέσεων, ο υπάλληλος που χειρίζεται την αίτηση διασφαλίζει την άρση του απορρήτου του εγγράφου πριν από τη διαβίβαση του εγγράφου στον αιτούντα.Άρθρο 9Λεπτομέρειες πρόσβασης1. Τα έγγραφα στα οποία χορηγείται πρόσβαση αποστέλλονται ταχυδρομικώς, με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν τα αιτούμενα έγγραφα είναι ογκώδη ή δύσκολα στο χειρισμό τους, ο αιτών μπορεί να κληθεί να εξετάσει το έγγραφο επί τόπου. Η επιτόπια αυτή εξέταση είναι δωρεάν.2. Εάν το έγγραφο έχει δημοσιευτεί, η απάντηση μπορεί να συνίσταται στην γνωστοποίηση των στοιχείων αναφοράς της δημοσίευσης, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης του εγγράφου στο διαδίκτυο.3. Εάν ο όγκος του εγγράφου υπερβαίνει τις είκοσι σελίδες, μπορεί να ζητηθεί από τον αιτούντα να καταβάλει αντίτιμο 0,10 EUR ανά σελίδα, προσαυξημένο με τα έξοδα αποστολής. Τα σχετικά με τα άλλα μέσα αποστολής έξοδα αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν μπορούν να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.Άρθρο 10Μητρώο εγγράφων1. Η ΕΥΕΔ τηρεί μητρώο εγγράφων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 11 του κανονισμού, το οποίο είναι προσβάσιμο μέσω του δικτυακού τόπου της ΕΥΕΔ.2. Σύμφωνα με το άρθρο 9 του κανονισμού, τα έγγραφα που καλύπτονται από την εν λόγω διάταξη καταχωρίζονται στο μητρώο μόνον μετά από σύμφωνη γνώμη του συντάκτη τους.Άρθρο 11Έναρξη ισχύοςΗ παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από την ημέρα της έκδοσής της.Βρυξέλλες, 19 Ιουλίου 2011.Η Ύπατη ΕκπρόσωποςC. Ashton[1] ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.--------------------------------------------------