CELEX: 32021D1221(01)
Language: pl
Date: 2021-12-20 00:00:00
Title: Decyzja Komisji z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zarządzania finansami mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych ustanowionego na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/695 w odniesieniu do działań w ramach siódmego programu ramowego, programu „Horyzont 2020”, programu „Horyzont Europa” i programów Euratomu 2021/C 514 I/03

21.12.2021   
               
               
                  PL
               
               
                  Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej
               
               
                  CI 514/6
               
            
         DECYZJA KOMISJI
         z dnia 20 grudnia 2021 r.
         w sprawie zarządzania finansami mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych ustanowionego na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/695 w odniesieniu do działań w ramach siódmego programu ramowego, programu „Horyzont 2020”, programu „Horyzont Europa” i programów Euratomu
         (2021/C 514 I/03)
         KOMISJA EUROPEJSKA,
         uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
         uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
         uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/695 z dnia 28 kwietnia 2021 r. ustanawiające program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont Europa” oraz zasady uczestnictwa i upowszechniania obowiązujące w tym programie oraz uchylające rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 i (UE) nr 1291/2013 (1), w szczególności jego art. 37 ust. 2,
         uwzględniając rozporządzenie Rady (Euratom) 2021/765 z dnia 10 maja 2021 r. ustanawiające program badawczo-szkoleniowy Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej na lata 2021–2025 uzupełniający program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont Europa” oraz uchylające rozporządzenie (Euratom) 2018/1563 (2), w szczególności jego art. 9 ust. 5,
         a także mając na uwadze, co następuje:
         
                     (1)
                  
                  
                     Mechanizm ubezpieczeń wzajemnych ma pokrywać ryzyko związane z niemożnością odzyskania kwot należnych od beneficjentów na podstawie decyzji nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (3) („siódmy program ramowy”), rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1291/2013 (4) („Horyzont 2020”), rozporządzenia (UE) 2021/695 („Horyzont Europa”), decyzji Rady 2006/976/Euratom (5), 2012/93/Euratom (6) oraz rozporządzeń (Euratom) nr 1314/2013 (7), 2018/1563 (8), 2021/765 („programy Euratomu”). Komisja ustanawia szczegółowe zasady dotyczące funkcjonowania mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Z myślą o efektywnym funkcjonowaniu mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych oraz monitorowaniu i nadzorowaniu należytego zarządzania finansami w odniesieniu do transakcji finansowych konieczne jest wyznaczenie podmiotu zarządzającego mechanizmem, którym powinna być wyznaczona służba odpowiedzialna za ogólne zarządzanie mechanizmem, podmiotu zarządzającego aktywami finansowymi mechanizmu odpowiedzialnego za realizację zarządzania aktywami oraz księgowego mechanizmu.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     W celu zapewnienia legalności transakcji przeprowadzanych w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych konieczne jest przekazanie odpowiednich uprawnień przez Komisję lub w obrębie Komisji osobom wykonującym w efekcie zadania delegowanych urzędników zatwierdzających. Delegowani urzędnicy zatwierdzający powinni mieć możliwość dalszego przekazania odpowiednich uprawnień subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym zgodnie z przepisami wewnętrznymi Komisji (9).
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     W celu zapewnienia przejrzystości i jasności funkcjonowania mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych konieczne jest ustanowienie zasad dotyczących szczegółowych ról i obowiązków poszczególnych służb Komisji oraz delegowanych urzędników zatwierdzających, a także procedur i zasad regulujących w szczególności składki, zwroty oraz interwencje w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Biorąc pod uwagę środowisko niskich lub ujemnych stóp procentowych, które dominuje na rynkach finansowych już od kilku lat, istnieje istotne ryzyko wystąpienia okresów, w których ujemne zwroty finansowe (w tym opłaty administracyjne i bankowe, wyniki transakcji oraz wycena aktywów) mogą zagrozić zdolności mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych do funkcjonowania. W celu utrzymania zdolności mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych do funkcjonowania wspomniane opłaty i koszty mogą być pokrywane ze źródeł innych niż zwroty finansowe mechanizmu, które powinny być zarezerwowane na pokrycie ryzyka związanego z niemożnością odzyskania kwot należnych od beneficjentów.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Wszelkie wewnętrzne lub zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, pochodzące z przeszłych i obecnych programów ramowych w zakresie badań naukowych i innowacji, a także z wszelkich innych programów uczestniczących w mechanizmie ubezpieczeń wzajemnych, w razie potrzeby powinny być wykorzystywane do pokrycia odsetek ujemnych, opłat administracyjnych i bankowych z tytułu zarządzania tym mechanizmem, wyników transakcji i wyceny aktywów mechanizmu, a także odsetek za zwłokę od zwrotu należnego beneficjentom. Należy również umożliwić, w stosownych przypadkach, wykorzystanie tych źródeł w celu wywiązania się ze zobowiązań prawnych i umownych Unii.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Ponieważ mechanizm ubezpieczeń wzajemnych zastępuje fundusz gwarancyjny dla uczestników ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1290/2013 (10), należy uchylić decyzję Komisji C(2013) 9092 (11) i zastąpić ją niniejszą decyzją,
                  
               STANOWI, CO NASTĘPUJE:
         
            Artykuł 1
            
               1.   Komisja powierza zarządzanie finansowe i administracyjne mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych i Innowacji („DG ds. Badań Naukowych i Innowacji” lub „wyznaczona służba”) w odniesieniu do działań w ramach siódmego programu ramowego, programu „Horyzont 2020”, programu „Horyzont Europa” oraz programów Euratom.
            
            
               2.   Komisja powierza zadania podmiotu zarządzającego aktywami finansowymi mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.
            
            
               3.   Podział zadań i obowiązków między wyznaczoną służbą a podmiotem zarządzającym aktywami finansowymi w odniesieniu do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych określa się w umowie o gwarantowanym poziomie usług zgodnie z funkcjami i obowiązkami określonymi w niniejszej decyzji.
            
         
         
            Artykuł 2
            Zasady i procedury mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych określono w załączniku.
         
         
            Artykuł 3
            
               1.   Komisja przekazuje urzędnikom zatwierdzającym, jak wskazano w zasadach i procedurach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych określonych w załączniku, uprawnienia do zatwierdzania interwencji w ramach mechanizmu oraz zwrotu składek beneficjentom.
            
            
               2.   Komisja upoważnia tych samych urzędników zatwierdzających do wykonywania dochodów z mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych w ramach siódmego programu ramowego, programu „Horyzont 2020”, programu „Horyzont Europa” i programów Euratomu.
            
            
               3.   Delegowani urzędnicy zatwierdzający mogą przekazywać dalej odpowiednie uprawnienia subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym zgodnie z decyzją Komisji C(2018) 5120 z dnia 3 sierpnia 2018 r. w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej.
            
            
               4.   Komisja przekazuje delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu wyznaczonej służby uprawnienia do zatwierdzania zleceń płatniczych w celu przekazania składki pobranej przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, a następnie do podmiotu zarządzającego aktywami. Komisja przekazuje również delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu wyznaczonej służby uprawnienia do wydawania nakazów odzyskania środków w odniesieniu do przekazania środków od podmiotu zarządzającego aktywami do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych w celu zapewnienia zwrotu składek i interwencji. Delegowany urzędnik zatwierdzający wyznaczonej służby może przekazać dalej odpowiednie uprawnienia subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym.
            
            
               5.   W ramach swojej roli jako finansowego i administracyjnego podmiotu zarządzającego mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych wyznaczona służba zatwierdza lub odrzuca transakcje – po sprawdzeniu ich zgodności i prawidłowości – zatwierdzone przez delegowanych urzędników zatwierdzających. Przed zatwierdzeniem transakcji wyznaczona służba może wydać niewiążącą opinię na temat możliwości jej przeprowadzenia. W przypadku gdy opinia jest negatywna, wyznaczona służba zatwierdza transakcję wyłącznie wtedy, gdy delegowany urzędnik zatwierdzający potwierdzi transakcję na piśmie, podając odpowiednie uzasadnienie.
            
         
         
            Artykuł 4
            Księgowy Komisji jest mianowany księgowym mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
         
         
            Artykuł 5
            
               1.   W przypadku gdy wyznaczona służba, w porozumieniu z podmiotem zarządzającym aktywami finansowymi, uzna, że fundusze mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych nie są wystarczające do zwrotu składek beneficjentów przy płatności salda, tymczasowo wprowadza się środki określone w ust. 2.
            
            
               2.   Wszelkie ujemne zwroty finansowe, w tym odsetki, poniesione straty netto i straty z tytułu wyceny, opłaty administracyjne i bankowe związane z zarządzaniem mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych, takie jak m.in. opłaty transakcyjne, koszty systemów IT, opłaty za prowadzenie rachunków, opłaty za przechowywanie, opłaty za audyt zewnętrzny, koszty, jak również wszelkie odsetki za zwłokę od zwrotu należnego beneficjentom, mogą być pokryte wewnętrznymi lub zewnętrznymi dochodami przeznaczonymi na określony cel pochodzącymi z przeszłych i obecnych programów ramowych w zakresie badań naukowych i innowacji, jak również z budżetu uczestniczących programów. W pierwszej kolejności wykorzystuje się wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel pochodzące z odzyskanych środków (zarówno z bieżącego roku budżetowego, jak i przeniesione na podstawie art. 12 ust. 4 lit. b) rozporządzenia finansowego (12)), a także dostępne zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel pochodzące z poprzednich programów ramowych w zakresie badań.
            
            
               3.   Zasobów finansowych, o których mowa w ust. 2, nie wykorzystuje się do finansowania interwencji w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, z wyjątkiem sytuacji, gdy na podstawie miesięcznego sprawozdania finansowego mechanizmu wyznaczona służba, w porozumieniu z księgowym mechanizmu, uznają, że zwroty finansowe nie są wystarczające do pokrycia zobowiązań umownych organu przyznającego wynikających z wcześniej podpisanych umów o udzielenie dotacji w ramach programu „Horyzont 2020” lub gdy dostępna kwota netto zwrotów finansowych wynosi mniej niż 15 mln EUR.
            
            
               4.   Wszelkie przesunięcia do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych na podstawie środków tymczasowych określonych w ust. 2 nie skutkują utworzeniem rezerwy przekraczającej w dowolnym momencie 60 mln EUR.
            
         
         
            Artykuł 6
            Decyzja C(2013) 9092 traci moc.
         
         
            Sporządzono w Brukseli dnia 20 grudnia 2021 r.
            
               
                  W imieniu Komisji
               
               Mariya GABRIEL
               
                  Członek Komisji
               
            
         
         
            (1)  Dz.U. L 170 z 12.5.2021, s. 1.
         
            (2)  Dz.U. L 167 z 12.5.2021, s. 81.
         
            (3)  Decyzja nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. dotycząca siódmego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007–2013) (Dz.U. L 412 z 30.12.2006, s. 1).
         
            (4)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1291/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiające „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji (2014–2020) oraz uchylające decyzję nr 1982/2006/WE (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 104).
         
            (5)  Decyzja Rady z dnia 19 grudnia 2006 r. dotycząca programu szczegółowego, wdrażającego siódmy program ramowy Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Euratom) w zakresie działań badawczych i szkoleniowych w dziedzinie jądrowej (2007–2011) (2006/976/Euratom) (Dz.U. L 400 z 30.12.2006, s. 404).
         
            (6)  Decyzja Rady z dnia 19 grudnia 2011 r. dotycząca programu ramowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej w zakresie działań badawczych i szkoleniowych w dziedzinie jądrowej (2012–2013) (2012/93/Euratom) (Dz.U. L 47 z 18.2.2012, s. 25).
         
            (7)  Rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1314/2013 z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie programu badawczo-szkoleniowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (2014–2018) uzupełniającego „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 948).
         
            (8)  Rozporządzenie Rady (Euratom) 2018/1563 z dnia 15 października 2018 r. w sprawie programu badawczo-szkoleniowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (2019–2020) uzupełniającego „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji, a także uchylające rozporządzenie (Euratom) nr 1314/2013 (Dz.U. L 262 z 19.10.2018, s. 1).
         
            (9)  Decyzja Komisji C(2018) 5120 final z dnia 3 sierpnia 2018 r. w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej (sekcja dotycząca Komisji Europejskiej) na użytek służb Komisji.
         
            (10)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1290/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiające zasady uczestnictwa i upowszechniania dla programu „Horyzont 2020” – programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji (2014–2020) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1906/2006 (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 81).
         
            (11)  Decyzja Komisji C(2013) 9092 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie zarządzania finansami funduszu gwarancyjnego dla uczestników ustanowionego na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr [1290/2013] oraz zmieniająca decyzję Komisji C(2005) 2992.
         
            (12)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1).
      
      
         
            ZAŁĄCZNIK
            
               Zasady i procedury mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
            
            SPIS TREŚCI
            
                        1.
                     
                     KONTEKST
                     11
                  
                        1.2.
                     
                     Struktura budżetu, koszty związane z zarządzaniem mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych oraz zaangażowane w nie podmioty
                     11
                  
                        1.2.1.
                     
                     Szczególna struktura budżetu mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
                     11
                  
                        1.2.2.
                     
                     Urzędnicy zatwierdzający
                     11
                  
                        1.2.3.
                     
                     Służba wyznaczona przez Komisję do zarządzania mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych
                     12
                  
                        1.2.4.
                     
                     Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
                     12
                  
                        1.2.5.
                     
                     Podmiot zarządzający aktywami finansowymi
                     13
                  
                        1.2.6.
                     
                     Międzyresortowa grupa mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
                     13
                  
                        2.
                     
                     SKŁADKI NA MECHANIZM UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH
                     13
                  
                        2.1.
                     
                     Procedura nr 1 – Składka
                     13
                  
                        3.
                     
                     ZWROT SKŁADEK NA MECHANIZM UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH
                     14
                  
                        3.1.
                     
                     Zasady ogólne
                     14
                  
                        3.2.
                     
                     Procedura nr 2 – Zwrot
                     14
                  
                        3.2.1.
                     
                     Procedura 2a – Pełny zwrot beneficjentom
                     14
                  
                        3.2.2.
                     
                     Procedura 2b – Pełny zwrot do odpowiedniej linii budżetowej
                     14
                  
                        3.2.3.
                     
                     Procedura 2c – Częściowy zwrot na rzecz podmiotów prawnych i odpowiedniej linii budżetowej
                     14
                  
                        4.
                     
                     INTERWENCJA W RAMACH MECHANIZMU UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH (ZDARZENIA NIEWYKONANIA ZOBOWIĄZANIA)
                     15
                  
                        4.1.
                     
                     Wprowadzenie
                     15
                  
                        4.2.
                     
                     Procedura nr 3 – Interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
                     15
                  
                        4.2.1.
                     
                     Procedura 3a – Interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych w trwających działaniach (bezpośrednie przeniesienie do konsorcjum)
                     15
                  
                        4.2.2.
                     
                     Procedura 3b – Inne interwencje w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych (przeniesienie do linii budżetowej)
                     16
                  
                        5.
                     
                     SYSTEM RACHUNKOWOŚCI
                     17
                  
                        5.1.
                     
                     Roczne sprawozdanie finansowe
                     17
                  
                        5.2.
                     
                     Skomputeryzowany system rachunkowości
                     18
                  
                        5.3.
                     
                     Dokonywanie płatności
                     18
                  
                        5.4.
                     
                     Pobór dochodów i odzyskiwanie długów
                     18
                  
                        5.5.
                     
                     Zarządzanie rachunkami bankowymi „GF01”
                     18
                  
               WPROWADZENIE
            
            W niniejszym załączniku określono zasady i procedury dla wszystkich służb zaangażowanych w operacje mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych i zarządzanie nim.
            Niniejsze zasady i procedury mają zastosowanie do działań finansowanych w ramach siódmego programu ramowego (1) („7PR”), programu „Horyzont 2020” (2), programu „Horyzont Europa” (3) oraz programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (4) („programy Euratomu”).
            Do „Wytycznych w sprawie mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych” zostanie włączony kompleksowy podręcznik użytkownika dla pracowników odpowiedzialnych za realizację działań w ramach 7PR, „Horyzont 2020”, „Horyzont Europa” i programów Euratomu.
            1.   KONTEKST
            
            1.2.   Struktura budżetu, koszty związane z zarządzaniem mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych oraz zaangażowane w nie podmioty
            
            1.2.1.   Szczególna struktura budżetu mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
            
            Chociaż mechanizm ubezpieczeń wzajemnych nie posiada osobowości prawnej, ma strukturę oraz system rachunkowości i budżetowy (kod przedsiębiorstwa „GF01”) niezależny od struktury oraz systemu rachunkowości i budżetowego Komisji (kod przedsiębiorstwa „BG32”) czy innych organów Unii.
            1.2.2.   Urzędnicy zatwierdzający
            
            Komisja jest urzędnikiem zatwierdzającym mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            Do celów niniejszej decyzji za „delegowanych urzędników zatwierdzających” na potrzeby operacji mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych uznaje się osoby zajmujące następujące stanowiska, z których każda jest odpowiedzialna za część budżetu 7PR, programu „Horyzont 2020”, programu „Horyzont Europa” lub budżetu programów Euratomu, którą wykonuje:
            
                        —
                     
                     
                        Dyrektorzy Generalni poszczególnych dyrekcji generalnych Komisji;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        w przypadku programów Euratomu – Dyrektor Generalny DG ds. Badań Naukowych i Innowacji;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Dyrektorzy agencji wykonawczych;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Osoby zajmujące równorzędne stanowiska w podmiotach, którym powierzono zadania związane z wykonaniem budżetu, takie jak Dyrektorzy Wykonawczy wspólnych przedsiębiorstw i innych odpowiednich organów finansujących, pod warunkiem że zadania związane z operacjami mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych powierzono zgodnie z art. 154 rozporządzenia finansowego (5) i z zastrzeżeniem warunków uczestnictwa mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych określonych w instrumencie, na mocy którego powierzono zadania związane z wykonywaniem budżetu.
                     
                  Delegowani urzędnicy zatwierdzający są odpowiedzialni za zatrzymanie, z każdej początkowej płatności zaliczkowej, składki na mechanizm ubezpieczeń wzajemnych przewidzianej w umowach o udzielenie dotacji, którymi zarządzają.
            Odpowiadają oni również za (i) zwrot składek na mechanizm ubezpieczeń wzajemnych beneficjentom, (ii) za interwencje związane z mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych, w tym płatności i odzyskiwanie środków. W związku z tym są oni również delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi w systemie rachunkowości „GF01”.
            Pozostają oni w pełni odpowiedzialni za zapewnienie, aby środki, którymi zarządzają, wykorzystywano prawidłowo, a wydatki znajdujące się pod ich kontrolą były zgodne z prawem i prawidłowe.
            1.2.3.   Służba wyznaczona przez Komisję do zarządzania mechanizmem ubezpieczeń wzajemnych
            
            DG ds. Badań Naukowych i Innowacji, jako wyznaczona służba, odpowiada za monitorowanie i nadzorowanie należytego zarządzania finansami w zakresie transakcji finansowych w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych. Nie zwalnia to delegowanych urzędników zatwierdzających z indywidualnej odpowiedzialności.
            W szczególności wyznaczona służba:
            
                        —
                     
                     
                        przekazuje składki beneficjentów ze specjalnego rachunku pozabudżetowego „BG32” na rachunek bankowy „GF01” (6);
                     
                  
                        —
                     
                     
                        przekazuje składki z rachunku bankowego „GF01” do podmiotu zarządzającego aktywami finansowymi;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        monitoruje, czy na rachunku bankowym „GF01” występuje wystarczająca płynność, aby móc szybko reagować na wnioski o zwroty i wnioski o interwencje;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        regularnie dostarcza księgowemu mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych wszelkich informacji, które są mu niezbędne do wykonywania obowiązków;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        zapewnia szczegółowe monitorowanie i działania następcze w odniesieniu do kwot przekazywanych podmiotowi zarządzającemu aktywami finansowymi lub od niego otrzymywanych;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        okresowo dostarcza podmiotowi zarządzającemu aktywami finansowymi prognozy przepływu składek i zwrotów, na podstawie informacji dostarczonych przez zaangażowane służby, oraz wszelkie inne informacje, których w uzasadniony sposób wymaga podmiot zarządzający aktywami finansowymi do wykonywania swoich obowiązków;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        dostarcza delegowanym urzędnikom zatwierdzającym kwartalne sprawozdania na temat sytuacji finansowej mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        monitoruje sytuację i rozwój mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, aby umożliwić Komisji wdrożenie, w razie potrzeby, odpowiednich środków zmniejszających ryzyko, aby umożliwić mechanizmowi ubezpieczeń wzajemnych kontynuowanie interwencji na rzecz ochrony interesów finansowych Unii oraz aby w momencie wypłaty salda zwrócić beneficjentom ich składki;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        sprawdza ex post, czy odpowiedni delegowani urzędnicy zatwierdzający prawidłowo zatrzymali składkę na mechanizm ubezpieczeń wzajemnych z każdej początkowej płatności zaliczkowej oraz czy składka ta jest równa odsetkowi określonemu w umowie o udzielenie dotacji, zastosowanemu do maksymalnej kwoty dotacji wskazanej w umowie o udzielenie dotacji;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        zatwierdza lub odrzuca transakcje zatwierdzone przez delegowanych urzędników zatwierdzających po sprawdzeniu ich zgodności i prawidłowości. W przypadku braku zgody co do możliwości przeprowadzenia transakcji wyznaczona służba wydaje niewiążącą opinię przed zatwierdzeniem takiej transakcji;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        przewodniczy międzyresortowej grupie mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, o której mowa w pkt 1.2.6;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        zapewnia, aby treść wytycznych w sprawie mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych była aktualna;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        wspiera finansistów odpowiednich delegowanych urzędników zatwierdzających.
                     
                  1.2.4.   Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
            
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych sprawuje swoją funkcję zgodnie z zasadami określonymi w „Karcie zadań i obowiązków księgowego Komisji” (7).
            Specjalny system rachunkowości mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych jest częścią systemu rachunkowości Komisji. Jego rachunkowość jest jednak odrębna od rachunkowości budżetu ogólnego Unii.
            Wyznaczona służba oraz podmiot zarządzający aktywami finansowymi, o którym mowa w pkt 1.2.5, dostarczają księgowemu mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych wszelkich informacji niezbędnych do sporządzania sprawozdań finansowych, które muszą dawać prawdziwy i rzetelny obraz aktywów i zobowiązań mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych. Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych może zweryfikować otrzymane informacje i przeprowadzić wszelkie dalsze kontrole, które uzna za konieczne przed podpisaniem sprawozdań finansowych. Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych może wyrazić zastrzeżenia, określając ich charakter i zakres.
            1.2.5.   Podmiot zarządzający aktywami finansowymi
            
            Dyrekcja Generalna ds. Budżetu (DG ds. Budżetu), jako podmiot zarządzający aktywami finansowymi, zarządza aktywami mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych zgodnie z umową o gwarantowanym poziomie usług, którą zawiera z wyznaczoną służbą.
            Na mocy umowy o gwarantowanym poziomie usług określa się stosunki między wyznaczoną służbą a podmiotem zarządzającym aktywami finansowymi, jak również zasady inwestowania w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, w celu znalezienia właściwej równowagi między dopuszczalnym poziomem ryzyka inwestycyjnego a długoterminową rentownością finansową mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych (8).
            Podmiot zarządzający aktywami finansowymi będzie monitorował fundusze zgodnie z zasadami określonymi w umowie o gwarantowanym poziomie usług i przekazywał wyznaczonej służbie wszelkie istotne informacje związane z jego mandatem.
            1.2.6.   Międzyresortowa grupa mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
            
            Międzyresortowa grupa mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych składa się z dyrekcji generalnych, agencji wykonawczych i wspólnych przedsiębiorstw zaangażowanych w operacje mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych. Wśród jej członków znajduje się również przedstawiciel służby prawnej Komisji, DG ds. Budżetu oraz wspólnej służby wsparcia prawnego (CLSS).
            Międzyresortowej grupie mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych przewodniczy wyznaczona służba. Międzyresortowa grupa mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych pełni rolę doradczą.
            2.   SKŁADKI NA MECHANIZM UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH
            
            Zgodnie z odpowiednią umową o udzielenie dotacji składka zostanie zatrzymana w całości z początkowej płatności zaliczkowej. Jeżeli kwota dotacji UE zostanie zwiększona w drodze zmiany, zastosowane zostanie dodatkowe odpowiednie zatrzymanie jako składka na mechanizm ubezpieczeń wzajemnych (9).
            2.1.   Procedura nr 1 – Składka
            
            Etap 1
            Zawierając umowę o udzielenie dotacji, delegowany urzędnik zatwierdzający zatrzymuje procentową składkę z płatności zaliczkowej, jak określono w umowie o udzielenie dotacji.
            Odpowiedni pracownik rozpoczynający operacje finansowe wprowadza do swojego systemu rachunkowości zlecenie płatnicze dotyczące płatności zaliczkowej (10). Odpowiedni pracownik rozpoczynający operacje finansowe zapisuje część kwoty tego zlecenia płatniczego przeznaczoną na rzecz mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych na specjalnym rachunku pozabudżetowym we własnym systemie rachunkowości.
            Zlecenie płatnicze podlega odpowiedniej procedurze zatwierdzenia i realizuje je odpowiedni księgowy (11).
            Etap 2
            Wyznaczona służba regularnie przekazuje łączną kwotę skumulowanych składek z poszczególnych rachunków pozabudżetowych do systemu rachunkowości „GF01” (12) za pomocą zleceń płatniczych.
            Zlecenie płatnicze jest sprawdzane przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego wyznaczonej służby i realizowane przez księgowego Komisji.
            Etap 3
            Za pomocą zlecenia płatniczego wyznaczona służba zatwierdza transfer składek z systemu rachunkowości „GF01” do podmiotu zarządzającego aktywami finansowymi mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych i zapewnia, aby na rachunku bankowym „GF01” występowała wystarczająca płynność, by móc reagować na wnioski o zwroty i o interwencje.
            Zlecenie płatnicze jest sprawdzane przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego wyznaczonej służby i realizowane przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            Wyznaczona służba weryfikuje ex post, czy delegowany urzędnik zatwierdzający prawidłowo obliczył i zatrzymał składkę na mechanizm ubezpieczeń wzajemnych z początkowej płatności zaliczkowej. Jeżeli zostanie wykryty błąd, wyznaczona służba powiadamia odpowiedzialnego delegowanego urzędnika zatwierdzającego, który koryguje kwotę.
            3.   ZWROT SKŁADEK NA MECHANIZM UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH
            
            3.1.   Zasady ogólne
            
            Zgodnie z art. 37 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2021/695 składkę przekazaną do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych zwraca się w momencie dokonywania płatności salda. Kwota podlegająca zwrotowi obejmuje odsetki za zwłokę od zatrzymania, w stosownych przypadkach, ale nie odsetki generowane przez mechanizm ubezpieczeń wzajemnych.
            Jeżeli obliczenia dotyczące płatności salda nie uzasadniają zwrotu beneficjentom części lub całości składki początkowej, całą składkę lub jej odpowiednią część zwraca się na rzecz odpowiedniej linii budżetowej, z której zatwierdzono początkowe zobowiązanie.
            3.2.   Procedura nr 2 – Zwrot
            
            Zwrot składek przeprowadza się zgodnie z następującymi trzema procedurami:
            3.2.1.   Procedura 2a – Pełny zwrot beneficjentom
            
            Jeżeli obliczenia dotyczące płatności salda uzasadniają pełny zwrot składki początkowej, odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający dokonuje zwrotu składki beneficjentom za pośrednictwem koordynatora działania.
            Pracownik rozpoczynający operacje finansowe inicjuje w systemie rachunkowości „GF01” systemu ABAC (13) zlecenie płatnicze na rzecz koordynatora działania. Zlecenie płatnicze jest następnie sprawdzane przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, zatwierdzane przez wyznaczoną służbę w SAP (14) systemu ABAC i realizowane przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            Jeżeli wykryty zostanie błąd, wyznaczona służba odrzuca transakcję w SAP systemu ABAC i powiadamia odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
            3.2.2.   Procedura 2b – Pełny zwrot do odpowiedniej linii budżetowej
            
            Jeżeli obliczenia dotyczące płatności salda po uwzględnieniu wymogów stosownej umowy o udzielenie dotacji nie uzasadniają zwrotu beneficjentom jakiejkolwiek części składki początkowej, odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający dokonuje pełnego zwrotu na rzecz linii budżetowej, z której dokonano płatności początkowej.
            W tym celu odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający zatwierdza we własnym systemie rachunkowości nakaz odzyskania środków w odniesieniu do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych . Po zatwierdzeniu nakazu odzyskania środków przez odpowiedniego księgowego pracownik rozpoczynający operacje inicjuje zlecenie płatnicze w systemie rachunkowości „GF01”.
            Pracownik rozpoczynający operacje finansowe inicjuje zlecenie płatnicze w systemie rachunkowości „GF01” systemu ABAC na rzecz linii budżetowej, z której dokonano początkowej płatności. Zlecenie płatnicze jest następnie sprawdzane przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, zatwierdzane przez wyznaczoną służbę w SAP systemu ABAC i realizowane przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            Jeżeli wykryty zostanie błąd, wyznaczona służba odrzuca transakcję w SAP systemu ABAC i powiadamia odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
            3.2.3.   Procedura 2c – Częściowy zwrot na rzecz podmiotów prawnych i odpowiedniej linii budżetowej
            
            Jeżeli obliczenia dotyczące płatności salda uzasadniają częściowy zwrot składki początkowej beneficjentom, odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający dokonuje zwrotu części kwoty koordynatorowi działania.
            Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający zwraca pozostałą kwotę na rzecz linii budżetowej, z której dokonano płatności początkowej.
            W tym celu odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający zatwierdza we własnym systemie rachunkowości nakaz odzyskania środków w odniesieniu do mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych. Po zatwierdzeniu nakazu odzyskania środków przez odpowiedniego księgowego pracownik rozpoczynający operacje inicjuje dwa zlecenia płatnicze w systemie rachunkowości „GF01” systemu ABAC. Jedno zlecenie płatnicze na rzecz linii budżetowej, a drugie na rzecz koordynatora działania. Oba zlecenia płatnicze są następnie sprawdzane przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, zatwierdzane przez wyznaczoną służbę w SAP systemu ABAC i realizowane przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            Jeżeli wykryty zostanie błąd, wyznaczona służba odrzuca transakcję w SAP systemu ABAC i powiadamia odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
            4.   INTERWENCJA W RAMACH MECHANIZMU UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH (ZDARZENIA NIEWYKONANIA ZOBOWIĄZANIA)
            
            4.1.   Wprowadzenie
            
            Jeżeli beneficjent (w tym koordynator) nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, tj. nie płaci w terminie płatności całości lub części kwoty określonej w nocie debetowej, a także w przypadku braku gwarancji lub innych możliwych kompensat, odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający rozważa podjęcie interwencji w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umownymi (7PR, program „Horyzont 2020”, program Euratomu lub program „Horyzont Europa”). Interwencje w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych nie mają wpływu na żadne kary ani środki administracyjne, które mogą zostać nałożone na podmiot prawny niewywiązujący się z zobowiązań na podstawie rozporządzenia finansowego.
            Z wyjątkiem przypadków, w których interwencje w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych wynikają z postanowienia umownego zawartego w umowie o udzielenie dotacji programu „Horyzont 2020”, jeżeli zwrot finansowy wygenerowany przez mechanizm ubezpieczeń wzajemnych jest niewystarczający do pokrycia niewykonania zobowiązania, wówczas interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych nie jest możliwa, a Komisja, agencja wykonawcza, wspólne przedsiębiorstwo lub zainteresowany organ Unii muszą odzyskać należną kwotę bezpośrednio od beneficjenta lub, jeżeli to możliwe, od jego podmiotu stowarzyszonego/powiązanej strony trzeciej.
            Interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych nie może zostać podjęta:
            
                        —
                     
                     
                        w przypadku nakazów odzyskania środków wydanych po dokonaniu płatności salda;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        w przypadku nakazów odzyskania środków wydanych w celu odzyskania ryczałtowego odszkodowania lub kar finansowych należnych od podmiotu prawnego.
                     
                  Jeżeli po dokonaniu płatności salda odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający wydaje nakaz odzyskania środków przeciwko koordynatorowi na kwoty nierozdzielonych płatności zaliczkowych, płatności okresowych lub płatności salda, nie będzie miała miejsca interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            4.2.   Procedura nr 3 – Interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych
            
            4.2.1.   Procedura 3a – Interwencja w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych w trwających działaniach (bezpośrednie przeniesienie do konsorcjum)
            
            W przypadku zakończenia działalności beneficjenta (w tym koordynatora) konsorcjum w trakcie trwającego działania („beneficjent niewywiązujący się z zobowiązań”) oraz w przypadku gdy kwoty nienależnie otrzymane przez beneficjenta niewywiązującego się z zobowiązań nie zostały przez niego zwrócone konsorcjum, w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych będzie miała miejsce interwencja obejmująca wypłacenie takich kwot koordynatorowi (w przypadku gdy beneficjentem niewywiązującym się z zobowiązań jest koordynator, kwota należna od tego podmiotu zostanie wypłacona z mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych nowemu koordynatorowi), jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
            
                        a)
                     
                     
                        działanie nadal trwa (15);
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający uważa, że interwencja jest konieczna i stosowna, aby konsorcjum mogło pomyślnie zakończyć działanie;
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        pozostali członkowie konsorcjum wyrażają zgodę na realizację działania mającego te same cele;
                     
                  
                        d)
                     
                     
                        podpisano zmianę umowy o udzielenie dotacji, na podstawie której beneficjent (lub koordynator) niewywiązujący się z zobowiązań przestaje być beneficjentem;
                     
                  
                        e)
                     
                     
                        jeżeli beneficjent niewywiązujący się z zobowiązań jest koordynatorem, za zgodą pozostałych beneficjentów wyznacza się nowego koordynatora.
                     
                  Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za sprawdzenie, czy powyższe warunki zostały spełnione.
            Procedura ta nie ma zastosowania do kwot płatności zaliczkowych lub płatności okresowych nierozdzielonych przez koordynatora.
            W celu sprawdzenia i monitorowania zgodności, prawidłowości i możliwości przeprowadzenia transakcji wyznaczona służba kontroluje spełnienie tych warunków i odrzuca transakcję, jeżeli warunki nie są spełnione. Jeżeli wyznaczona służba odrzuca daną transakcję, powiadamia o powodach odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego. Jeżeli wyznaczona służba uzna, że warunek określony w lit. b) nie jest spełniony, wyda niewiążącą opinię w formie noty skierowanej do delegowanego urzędnika zatwierdzającego. Jeżeli delegowany urzędnik zatwierdzający nie zgadza się z tą opinią, potwierdza swoje stanowisko na piśmie w umotywowanej odpowiedzi.
            W przypadku każdej interwencji wyznaczona służba może zwrócić się o dostęp do akt administracyjnych i finansowych.
            Etap 1
            Pracownik rozpoczynający operacje finansowe odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego inicjuje zlecenie płatnicze w systemie rachunkowości „GF01” na rzecz koordynatora (lub nowego koordynatora) na kwotę nienależnie otrzymaną przez beneficjenta niewywiązującego się z zobowiązań. Zlecenie płatnicze jest następnie sprawdzane przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego i – jeżeli wyznaczona służba zatwierdzi je w SAP systemu ABAC – realizowane przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
            Z prawnego punktu widzenia płatności dokonuje Komisja, agencja wykonawcza, wspólne przedsiębiorstwo lub inny zainteresowany organ finansujący, nawet jeżeli płatności dokonuje księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych za pośrednictwem rachunku „GF01”.
            Etap 2
            Jednocześnie pracownik rozpoczynający operacje finansowe odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego inicjuje nakaz odzyskania środków w imieniu Komisji, agencji wykonawczej, wspólnego przedsiębiorstwa lub innego organu finansującego wobec beneficjenta niewywiązującego się z zobowiązań w systemie rachunkowości „GF01” i musi wskazać rachunek bankowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych. Ten nakaz odzyskania środków jest następnie sprawdzany przez kontrolera finansowego, upoważnionego przez odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego i – jeżeli wyznaczona służba zatwierdzi je w SAP systemu ABAC – realizowany przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, który ponadto zapewnia działania następcze.
            Jeżeli beneficjent niewywiązujący się z zobowiązań ogłosi upadłość, niewypłacalność lub jest w trakcie rozwiązywania lub likwidacji, odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający musi jak najszybciej przesłać likwidatorowi oświadczenie o wierzytelności (16). Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający musi również przesłać likwidatorowi odpowiednią notę debetową.
            4.2.2.   Procedura 3b – Inne interwencje w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych (przeniesienie do linii budżetowej)
            
            Procedura ta ma zastosowanie w następujących przypadkach, gdy wystawione noty debetowe nie są honorowane:
            
                        a)
                     
                     
                        wypowiedzenie umowy przez beneficjenta (w tym koordynatora (17)) przed dokonaniem płatności salda, w przypadkach, w których procedura 3a nie ma zastosowania;
                     
                  
                        b)
                     
                     
                        odwołanie koordynatora przed dokonaniem płatności salda, ponieważ koordynator nie podzielił płatności zaliczkowej lub jakiejkolwiek płatności okresowej pomiędzy pozostałych beneficjentów konsorcjum;
                     
                  
                        c)
                     
                     
                        istnieje dług wynikający z „ujemnej płatności salda”.
                     
                  Etap 1
            Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający wydaje nakaz odzyskania środków przeciwko beneficjentowi lub koordynatorowi w swoim systemie rachunkowości w celu odzyskania należnej kwoty (zgodnie z odpowiednią umową o udzielenie dotacji).
            Etap 2
            Jeżeli nota debetowa nie zostanie zwrócona w całości lub w części w wyznaczonym terminie oraz jeżeli kompensacja przez odpowiedniego księgowego nie jest możliwa w całości lub w części, dany księgowy musi poinformować o tym odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
            Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający następnie uruchamia, weryfikuje i zatwierdza zlecenie płatnicze w systemie rachunkowości „GF01” w celu dokonania płatności całości lub części noty debetowej, która nadal wymaga zapłaty. Następnie, po zatwierdzeniu przez wyznaczoną służbę w SAP systemu ABAC, księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych realizuje zlecenie płatnicze.
            Etap 3
            Jednocześnie odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający inicjuje, weryfikuje i zatwierdza w systemie rachunkowości „GF01” nowy nakaz odzyskania środków wobec beneficjenta niewywiązującego się z zobowiązań. Następnie, po zatwierdzeniu przez wyznaczoną służbę w SAP systemu ABAC, nakaz odzyskania środków jest realizowany przez księgowego mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, który zapewnia działania następcze i podejmuje działania określone w rozporządzeniu finansowym w celu zapewnienia odzyskania należnej kwoty.
            Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający generuje nową notę debetową w imieniu Komisji, agencji wykonawczej, wspólnego przedsiębiorstwa lub innego zainteresowanego organu finansującego, na rzecz mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, która po prostu zastępuje pierwotną notę debetową, zachowując tę samą datę płatności i stopę procentową oraz odpowiednio informując dłużnika.
            Jeżeli beneficjent honoruje notę debetową, środki wypłaca się na rachunek bankowy „GF01” wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.
            Jeżeli beneficjent nie honoruje noty debetowej, możliwe są inne sposoby odzyskania przedmiotowych środków, takie jak potrącenie należnych kwot, pociągnięcie do odpowiedzialności podmiotów stowarzyszonych z beneficjentem (18) lub egzekucję, w stosownych przypadkach (19), lub – w przypadku organów finansujących – wszelkie inne stosowne środki przewidziane zgodnie z ich zasadami i procedurami.
            W odniesieniu do etapu 2 i 3: w celu weryfikacji i monitorowania zgodności oraz prawidłowości transakcji (zlecenie płatnicze i nakaz odzyskania środków) wyznaczona służba może zwrócić się o dostęp do akt administracyjnych i finansowych. Jeżeli wykryty zostanie błąd, wyznaczona służba odrzuca transakcję i powiadamia odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
            Uwagi do rozdziału 4.2
            
                        1.
                     
                     
                        Stosując zasadę należytego zarządzania finansami oraz w celu ochrony interesów finansowych Unii, delegowany urzędnik zatwierdzający powinien sprawdzić, czy konsorcjum lub jego członkowie wywiązali się z obowiązku terminowego (zgodnie z umową o udzielenie dotacji/umową o udzielenie dotacji z objaśnieniami) poinformowania o braku podziału płatności zaliczkowej lub płatności okresowej przez koordynatora. W szczególności, gdy tylko odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający otrzyma taką informację, musi on natychmiast podjąć wszelkie możliwe działania w celu zawieszenia wszelkich dalszych płatności na rzecz koordynatora niewywiązującego się z zobowiązań. Odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający mógłby również rozważyć, czy wszelkie opóźnienia w przekazywaniu tych informacji, skutkujące dodatkową ekspozycją finansową budżetu Unii (tj. dalszą płatnością), należy przypisać członkom konsorcjum.
                     
                  
                        2.
                     
                     
                        W każdym przypadku, w którym członkowie konsorcjum zgłaszają brak podziału z nieuzasadnionym opóźnieniem, aby spowodować interwencję w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, delegowany urzędnik zatwierdzający musi uzyskać wystarczającą pewność, że koordynator nie zawarł żadnego rodzaju dwu- lub wielostronnego porozumienia z którymkolwiek z beneficjentów, którzy nie otrzymali płatności, w szczególności w celu zmniejszenia, potrącenia lub rekompensaty jakiejkolwiek części przedmiotowej kwoty. W razie potrzeby delegowany urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do koordynatora lub beneficjentów o dowód przekazania lub otrzymania kwoty.
                     
                  
                        3.
                     
                     
                        Ma zastosowanie wyłącznie do 4.2.2. Jeżeli beneficjent ogłosi upadłość, niewypłacalność lub jest w trakcie rozwiązywania lub likwidacji, delegowany urzędnik zatwierdzający Komisji, agencji wykonawczej, wspólnego przedsiębiorstwa lub innego organu finansującego niezwłocznie inicjuje interwencję w ramach mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych przed upływem terminu określonego w nocie debetowej (etap 1). Jeżeli nakaz odzyskania środków wydany w „GF01” został wydany lub może zostać wydany przed upływem dowolnego terminu, wówczas beneficjentowi należy przesłać jedynie notę debetową odpowiadającą danemu nakazowi odzyskania środków, z kopią skierowaną do likwidatora, w imieniu Komisji, agencji wykonawczej, wspólnego przedsiębiorstwa lub innego zainteresowanego organu finansującego oraz na rzecz mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych.
                     
                  W żadnym przypadku nie dokonuje się dalszych płatności na rzecz koordynatora do czasu rozwiązania tej sytuacji.
            5.   SYSTEM RACHUNKOWOŚCI
            
            5.1.   Roczne sprawozdanie finansowe
            
            Sprawozdanie musi być zgodne z mającymi zastosowanie przepisami, dokładne, wyczerpujące oraz przedstawiać prawdziwy i rzetelny obraz aktywów mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, sytuacji finansowej oraz wyniku roku budżetowego.
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych określa procedury księgowe oraz plan kont.
            5.2.   Skomputeryzowany system rachunkowości
            
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych sporządza specyfikacje funkcjonalne oprogramowania księgowego i zapewnia ich zgodność z regułami rachunkowości oraz praktykami księgowymi przed uruchomieniem systemu.
            Delegowani urzędnicy zatwierdzający i wyznaczona służba korzystają z centralnego systemu „ABAC Przepływ dokumentów” w celu dokonywania płatności, poboru dochodów i odzyskiwania długów. System księgowy SAP w ABAC wykorzystuje się do prowadzenia, przygotowywania i przedstawiania sprawozdań finansowych.
            W stosowanym systemie rachunkowości i stosowanych procedurach księgowych należy uwzględniać procedury specyficzne dla mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych, opisane w sekcjach 2, 3 i 4 niniejszego załącznika.
            5.3.   Dokonywanie płatności
            
            Płatności dokonuje księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych w ramach limitu dostępnych funduszy.
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych może dokonywać płatności przelewem bankowym tylko wtedy, gdy informacje o rachunku bankowym beneficjenta i potwierdzenie jego tożsamości (lub zmiany w tym zakresie) wprowadzono wcześniej do centralnej bazy danych osób trzecich Komisji.
            5.4.   Pobór dochodów i odzyskiwanie długów
            
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych jest odpowiedzialny za nakazy odzyskania środków sporządzone przez odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego i działa z należytą starannością, aby zapewnić ich realizację.
            Jeżeli długi nie zostaną spłacone w terminie określonym w nocie debetowej, księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych wdraża procedurę odzyskiwania należności poprzedzającą wniesienie skargi, wysyłając dłużnikowi upomnienia i wezwania do zapłaty.
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych oblicza i odzyskuje należne odsetki za zwłokę zgodnie z postanowieniami zawartymi w nocie debetowej.
            W razie potrzeby księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych może odzyskać dług poprzez jego potrącenie lub poprzez wykorzystanie gwarancji złożonej z wyprzedzeniem (w przypadku działań w ramach 7PR), po poinformowaniu odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego i beneficjenta niewywiązującego się z zobowiązań.
            Jeżeli długi nie zostaną odzyskane w drodze procedury poprzedzającej wniesienie skargi, księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych:
            
                        —
                     
                     
                        zwraca się do odpowiedniego delegowanego urzędnika zatwierdzającego o przygotowanie decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny zgodnie z art. 100 rozporządzenia finansowego; lub
                     
                  
                        —
                     
                     
                        jeżeli nie jest możliwe sformalizowanie nakazu odzyskania środków jako decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny, zleca odpowiedniej służbie Komisji uzyskanie tytułu egzekucyjnego na drodze sądowej, jeżeli jest to zgodne z przepisami wewnętrznymi (20).
                     
                  Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych może przyznać dłużnikowi dodatkowy czas na spłatę, jeżeli dłużnik zobowiąże się do spłaty należnych odsetek za zwłokę i złoży gwarancję obejmującą kwotę główną i odsetki.
            W razie potrzeby księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych może na każdym etapie procedury podjąć działania w celu zabezpieczenia interesów finansowych Unii.
            5.5.   Zarządzanie rachunkami bankowymi „GF01”
            
            Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych jest upoważniony do zarządzania rachunkami bankowymi wykorzystywanymi do dokonywania płatności i poboru dochodów. Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych jest odpowiedzialny za zabezpieczenie środków zdeponowanych na tych rachunkach.
            Co najmniej raz w miesiącu księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych musi sprawdzić, czy kwoty wprowadzone do systemu rachunkowości zgadzają się z kwotami na wspomnianych rachunkach bankowych. Księgowy mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych musi zbadać i, w razie potrzeby, skorygować wszelkie wykryte różnice.
            
               (1)  Decyzja nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. dotycząca siódmego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007–2013) (Dz.U. L 412 z 30.12.2006, s. 1).
            
               (2)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1291/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiające „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji (2014–2020) oraz uchylające decyzję nr 1982/2006/WE (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 104).
            
               (3)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/695 z dnia 28 kwietnia 2021 r. ustanawiające program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont Europa” oraz zasady uczestnictwa i upowszechniania obowiązujące w tym programie oraz uchylające rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 i (UE) nr 1291/2013 (Dz.U. L 170 z 12.5.2021, s. 1).
            
               (4)  Rozporządzenie Rady (Euratom) 2021/765 z dnia 10 maja 2021 r. ustanawiające program badawczo-szkoleniowy Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej na lata 2021–2025 uzupełniający program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont Europa” oraz uchylające rozporządzenie (Euratom) 2018/1563 (Dz.U. L 167I z 12.5.2021, s. 81).
            
               (5)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012. (Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1).
            
               (6)  Z wyjątkiem EUSPA (dawnego GSA), EIT i wspólnych przedsiębiorstw.
            
               (7)  Decyzja Komisji C(2018) 5120 final z dnia 3 sierpnia 2018 r. w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej (sekcja dotycząca Komisji Europejskiej) na użytek służb Komisji, załącznik 15 – Karta podmiotów upoważnionych do działań finansowych, część 3 – Karta zadań i obowiązków księgowego Komisji.
            
               (8)  Przyjmuje się, że zarządzanie aktywami mechanizmu ubezpieczeń wzajemnych wiąże się z podejmowaniem ryzyka inwestycyjnego po stronie budżetu Unii, co oznacza, że zwroty z inwestycji mogą być ujemne lub dodatnie w zależności od przyszłych warunków rynkowych i panującej na rynku sytuacji.
            
               (9)  Z wyjątkiem programu „Horyzont Europa” – działania „Maria Skłodowska-Curie”.
            
               (10)  Każde odniesienie do zlecenia płatniczego w niniejszym załączniku domyślnie obejmuje również powiązany z nim wniosek lub powiązane wnioski o płatność.
            
               (11)  Wspólne przedsiębiorstwa i inne organy finansujące zapewniają wykonanie zleceń płatniczych przez własnych księgowych.
            
               (12)  GSA, EIT, wspólne przedsiębiorstwa i inne odpowiednie organy finansujące przekazują składki na mechanizm ubezpieczeń wzajemnych bezpośrednio do systemu rachunkowości „GF01”.
            
               (13)  System ABAC (ang. Accrual Based Accounting, rachunkowość memoriałowa) jest akronimem informatycznego systemu finansowego Komisji Europejskiej.
            
               (14)  SAP określa moduł rachunkowości w ramach systemu ABAC.
            
               (15)  Czas trwania działania określono w umowie o udzielenie dotacji.
            
               (16)  Jak określono w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie postępowania upadłościowego (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 19).
            
               (17)  W przypadku koordynatora obejmuje to część otrzymanego finansowania związaną z jego własnymi kosztami, a nie z brakiem podziału płatności zaliczkowych/płatności okresowych dla członków konsorcjum.
            
               (18)  W przypadku programów „Horyzont 2020” i „Horyzont Europa” w stosownych przypadkach w ramach umowy o udzielenie dotacji.
            
               (19)  Przepisy procedury wewnętrznej dotyczące odzyskiwania należności wynikających z zarządzania bezpośredniego oraz odzyskiwania grzywien, płatności ryczałtowych i kar pieniężnych na podstawie Traktatów (decyzja C(2018) 5119 final z dnia 3 sierpnia 2018 r.).
            
               (20)  Decyzja Komisji C(2018) 5119 final z dnia 3 sierpnia 2018 r. w sprawie przepisów procedury wewnętrznej dotyczących odzyskiwania należności wynikających z zarządzania bezpośredniego oraz odzyskiwania grzywien, kwot ryczałtowych i kar pieniężnych na podstawie Traktatów.