CELEX: 22015D0977
Language: hu
Date: 2014-12-15 00:00:00
Title: Az EU–Ukrajna Társulási Tanács 1/2014. sz. határozata (2014. december 15.) a Társulási Tanács és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/977]

23.6.2015   
            
            
               HU
            
            
               Az Európai Unió Hivatalos Lapja
            
            
               L 157/99
            
         AZ EU–UKRAJNA TÁRSULÁSI TANÁCS 1/2014. sz. HATÁROZATA
   (2014. december 15.)
   a Társulási Tanács és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzatának elfogadásáról [2015/977]
   AZ EU–UKRAJNA TÁRSULÁSI TANÁCS,
   tekintettel az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről Ukrajna közötti társulási megállapodásra (1) (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 462. cikkére,
   mivel:
   
               (1)
            
            
               A megállapodás 486. cikknek megfelelően a megállapodás egyes részei 2014. november 1-jétől ideiglenesen alkalmazandók.
            
         
               (2)
            
            
               A megállapodás 462. cikkének (2) bekezdése értelmében a Társulási Tanács maga állapítja meg eljárási szabályzatát.
            
         
               (3)
            
            
               A megállapodás 464. cikkének (1) bekezdése értelmében a Társulási Tanácsot feladatai végrehajtásában a Társulási Bizottság segíti, a megállapodás 465. cikkének (1) bekezdése értelmében pedig a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait,
            
         ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
   1. cikk
   A Társulási Tanács és a Társulási Bizottság, valamint az albizottságok eljárási szabályzata – amelyek az I., illetve II. mellékletben találhatók – ezennel elfogadásra kerül.
   2. cikk
   Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.
   
      Kelt Brüsszelben, 2014. december 15-én.
      
         
            a Társulási Tanács részéről
         
         
            az elnök
         
         F. MOGHERINI
      
   
   
      (1)  HL L 161., 2014.5.29., 3. o.
   
   
      I. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről Ukrajna közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 461. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Tanács a megállapodás 461. és 463. cikke szerint végzi feladatait.
      (2)   A megállapodás 5. cikkének (1) bekezdésében foglaltak szerint a Felek rendszeres politikai párbeszéd-találkozókat tartanak csúcstalálkozók formájában. (2) A megállapodás 5. cikkének (2) bekezdésével összhangban miniszteri szinten a politikai párbeszédre közös megállapodással, a megállapodás 460. cikkében említett Társulási Tanács keretében, valamint a Felek külügyminiszteri szintű rendszeres ülései keretében kerül sor.
      (3)   A megállapodás 462. cikkének (1) bekezdése szerint a Társulási Tanács egyrészről az Európai Unió Tanácsának tagjaiból és az Európai Bizottság tagjaiból, másrészről Ukrajna kormányának tagjaiból áll. A Társulási Tanács összetételénél figyelembe kell venni az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdéseket. A Társulási Tanács miniszteri szinten ülésezik.
      (4)   A megállapodás 463. cikkének (1) bekezdése szerint, a megállapodás célkitűzéseinek megvalósítása érdekében a Társulási Tanács hatáskörrel rendelkezik arra, hogy a Felekre nézve kötelező erejű határozatokat hozzon. A Társulási Tanács megfelelő intézkedéseket hoz határozatainak végrehajtása érdekében, szükség esetén felhatalmazva az e megállapodás értelmében létrehozott külön testületeket, hogy a nevében fellépjenek. A Társulási Tanács továbbá ajánlásokat is tehet. A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait és ajánlásait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően. A Társulási Tanács hatásköreit átruházhatja a Társulási Bizottságra.
      (5)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 482. cikkében szereplő meghatározásnak.
      2. cikk
      Elnöklet
      A Társulási Tanács elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Társulási Tanács évente legalább egyszer, valamint ha a körülmények úgy kívánják, a Felek kölcsönös megállapodása alapján ülésezik. Ha a Felek másképp nem állapodnak meg, a Társulási Tanács ülését az Európai Unió Tanácsa üléseinek szokásos helyszínén tartja.
      (2)   A Társulási Tanács minden ülését a Felek közötti megállapodás szerinti időpontban tartja.
      (3)   A Társulási Tanács üléseit a Társulási Tanács titkárai a Társulási Tanács elnökének egyetértésével, közösen hívják össze legkésőbb az ülések időpontját 30 naptári nappal megelőzően.
      4. cikk
      Képviselet
      (1)   A Társulási Tanács tagjai akadályoztatásuk esetén képviseltethetik magukat. Amennyiben egy tag valamely ülésen képviseltetni kívánja magát, írásban közölnie kell a Társulási Tanács elnökével a képviselője nevét azon ülést megelőzően, amelyen képviseltetni kívánja magát.
      (2)   A Társulási Tanács tagjának képviselője a szóban forgó tag valamennyi jogát gyakorolja.
      5. cikk
      Küldöttségek
      (1)   A Társulási Tanács tagjait tisztviselők kísérhetik. A Társulási Tanács elnökét a Társulási Tanács titkársága útján minden ülés előtt tájékoztatni kell a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.
      (2)   A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodás útján megfigyelőként vagy egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti az üléseken való részvételre. A Feleknek meg kell állapodniuk azokban a feltételekben, amelyek értelmében ezek a megfigyelők részt vehetnek az üléseken.
      6. cikk
      Titkárság
      Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának tisztviselője és Ukrajna tisztviselője együttesen járnak el a Társulási Tanács titkáraiként.
      7. cikk
      Levelezés
      (1)   A Társulási Tanácshoz címzett levelezést vagy az Unió, vagy Ukrajna részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A Társulási Tanács titkárai gondoskodnak a levelezés továbbításáról a Társulási Tanács elnöke részére, és adott esetben azt megküldik a Társulási Tanács többi tagjának.
      (3)   Az így köröztetett levelezést adott esetben meg kell küldeni az Európai Bizottság Főtitkársága, az Európai Külügyi Szolgálat, a tagállamoknak az Európai Unió mellett működő állandó képviseletei, az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága, valamint Ukrajnának az Európai Unió mellé akkreditált képviselete számára.
      (4)   Az elnöktől származó közleményeket a titkárok az elnök nevében elküldik a címzettek részére. Az ilyen közleményeket adott esetben a Társulási Tanács tagjai között is köröztetik a (3) bekezdésben meghatározottak szerint.
      8. cikk
      Titoktartás
      Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Tanács elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   Az Társulási Tanács elnöke minden ülésre ideiglenes napirendet készít. A tervezett napirendet a Társulási Tanács titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal eljuttatják a 7. cikkben említett címzetteknek.
      (2)   A tervezett napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre történő felvételére vonatkozóan az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 naptári nappal felkérést kapott. Az ilyen pontok azonban csak akkor kerülnek fel az ideiglenes napirendre, ha a hozzájuk tartozó kísérődokumentumokat a napirend elküldésének napjáig eljuttatták a titkároknak.
      (3)   A napirendet a Társulási Tanács minden ülés elején fogadja el. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, a tervezett napirenden nem szereplő pont is felvehető a napirendre.
      (4)   Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) bekezdésben megállapított határidőket az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.
      10. cikk
      Jegyzőkönyv
      (1)   A Társulási Tanács titkárai minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  a Társulási Tanácsnak benyújtott dokumentumok;
               
            
                  b)
               
               
                  a Társulási Tanács valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő bármely nyilatkozat; valamint
               
            
                  c)
               
               
                  azon kérdések, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatok, a megállapodás tárgyát képező nyilatkozatok, valamint az elfogadott következtetések.
               
            (3)   A jegyzőkönyvtervezetet be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Tanácshoz. A Társulási Tanács e jegyzőkönyvtervezetet az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként e jegyzőkönyvtervezet jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   A Társulási Tanács a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően hoz határozatokat, illetve tesz ajánlásokat.
      (2)   A Társulási Tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. E célból a Társulási Tanács elnöke a 7. cikk szerint írásban körözteti a javaslat szövegét a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti a fent említett határidőt az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.
      (3)   A Társulási Tanács jogi aktusai a megállapodás 463. cikkének (1) bekezdése értelmében a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amelyet sorszám, az elfogadásuk dátuma és a tárgyuk megjelölése követ. A Társulási Tanács e határozatait és ajánlásait a Társulási Tanács elnöke aláírásával látja el, és a Társulási Tanács titkárai hitelesítik. E határozatokat és ajánlásokat az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében említett valamennyi címzettnek elküldik. A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Tanács határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.
      (4)   A Társulási Tanács minden határozata az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.
      12. cikk
      Nyelvek
      (1)   A Társulási Tanács hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.
      (2)   Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      13. cikk
      Kiadások
      (1)   A Felek maguk viselik a Társulási Tanács ülésein való részvételükkel összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos költségeket az Unió viseli. Amennyiben Ukrajna a 12. cikkben szereplő nyelvektől eltérő nyelvekről vagy nyelvekre történő tolmácsolást vagy fordítást kér, az azokkal kapcsolatos kiadások Ukrajnát terhelik.
      (3)   Az ülések megszervezésével kapcsolatos egyéb tárgyi kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.
      14. cikk
      Társulási Bizottság
      (1)   A megállapodás 464. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Társulási Tanácsot feladatainak végrehajtásában a Társulási Bizottság segíti. A Társulási Bizottság a Felek – elvben vezető beosztású köztisztviselői szintű – képviselőiből áll.
      (2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat vagy határozat-, illetve ajánlástervezeteket terjeszt a Társulási Tanács elé jóváhagyásra. A megállapodás 465. cikkének (2) bekezdésével összhangban a Társulási Tanács a Társulási Bizottságra ruházhatja a határozatok meghozatalára vonatkozó jogkört.
      (3)   A Társulási Bizottság meghozza azokat a határozatokat és megteszi azokat az ajánlásokat, amelyek meghozatalára, illetve megtételére a megállapodás felhatalmazta.
      (4)   Azokban az esetekben, amikor a megállapodás konzultációs kötelezettséget vagy lehetőséget említ, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, a konzultációra – ha a megállapodás eltérően nem rendelkezik – a Társulási Bizottságon belül is sor kerülhet. Ha a Felek arról megállapodnak, a konzultáció tovább folytatódhat a Társulási Tanácson belül.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Ezen eljárási szabályzat a 11. cikknek megfelelően módosítható.
   
   
      II. MELLÉKLET
      
         A TÁRSULÁSI BIZOTTSÁG ÉS AZ ALBIZOTTSÁGOK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
      
      1. cikk
      Általános rendelkezések
      (1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről Ukrajna közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 464. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Bizottság segíti a Társulási Tanácsot feladatai végrehajtásában, valamint ellátja a megállapodásban előírt és a Társulási Tanács által ráruházott feladatokat. A megállapodás 465. cikke (1) bekezdése értelmében a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait és működését.
      (2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás napi szintű végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat és határozat- vagy ajánlástervezeteket nyújt be elfogadásra a Társulási Tanácsnak.
      (3)   A Társulási Bizottság a megállapodás 464. cikkének (2) bekezdésében előírtak szerint a Felek olyan – rendszerint magas beosztású tisztviselői szintű – képviselőiből áll, akik az adott ülésen tárgyalandó konkrét ügyekért felelősek.
      (4)   A megállapodás 465. cikkének (4) bekezdése szerint amennyiben a megállapodás 465. cikkének (4) bekezdésében meghatározott kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a megállapodás IV. címe alapján rábízott feladatokat végzi, összetételét tekintve az Európai Bizottság és Ukrajna kereskedelemért és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős magas beosztású tisztviselőiből áll. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöki tisztségét az Európai Bizottság vagy Ukrajna kereskedelemért és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős képviselője látja el ezen eljárási szabályzat 2. cikkével összhangban. Az üléseken részt vesz az Európai Külügyi Szolgálat képviselője is.
      (5)   A megállapodás 465. cikkének (3) bekezdésében előírtak szerint a Társulási Bizottság határozatelfogadási hatáskörrel rendelkezik a megállapodásban előírt esetekben, valamint azokon a területeken, amelyeken a Társulási Tanács hatáskört ruházott rá. Ezek a határozatok kötelező érvényűek a Felekre nézve, akik megteszik az azok végrehajtásához szükséges intézkedéseket. A Társulási Bizottság a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően.
      (6)   Az eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 482. cikkében szereplő meghatározásnak.
      2. cikk
      Elnöklet
      A Társulási Bizottság elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.
      3. cikk
      Ülések
      (1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a Társulási Bizottság rendszeresen, legalább évenként egy alkalommal ülésezik. A Társulási Bizottság bármelyik Fél kérésére külön ülést tarthat, amennyiben a Felek erről megállapodnak.
      (2)   A Társulási Bizottság üléseit az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen és időpontban. Ha a Felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal megküldi az érintetteknek.
      (3)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság évente legalább egyszer ülésezik, valamint ha a körülmények úgy kívánják. Az üléseket a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöke hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen, időpontban és eszközökkel. Ha a felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldi a bizottság tagjainak.
      (4)   A Társulási Bizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a Társulási Tanács rendes ülése előtt kell összehívni.
      (5)   A Társulási Bizottság ülései kivételesen és a Felek egyetértésével technológiai eszköz útján, például videokonferencia formájában is megtarthatók.
      4. cikk
      Küldöttségek
      A Feleket minden ülés előtt a Társulási Bizottság titkársága útján tájékoztatni kell az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.
      5. cikk
      Titkárság
      (1)   A Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Unió egy tisztviselője és Ukrajna egy tisztviselője közösen látják el, amennyiben ez az eljárási szabályzat eltérően nem rendelkezik, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében.
      (2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Bizottság és Ukrajna egy-egy, a kereskedelemért és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős tisztviselője látja el közösen.
      6. cikk
      Levelezés
      (1)   A Társulási Bizottsághoz címzett levelezést valamelyik Fél Társulási Bizottsága titkárának kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.
      (2)   A Társulási Bizottság titkársága a Társulási Bizottságnak címzett leveleket a Társulási Bizottság elnökéhez továbbítja, és amennyiben indokolt, a 7. cikkben említett dokumentumként körözteti.
      (3)   Az elnöktől származó levelezést a titkárság az elnök nevében elküldi a Feleknek. Az ilyen leveleket adott esetben a 7. cikkben előírtak szerint köröztetik.
      7. cikk
      Dokumentumok
      (1)   A dokumentumokat a Társulási Bizottság titkársága útján kell továbbítani.
      (2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.
      (3)   Az uniós Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld az ukrajnai Fél titkárának.
      (4)   Az ukrajnai Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat Ukrajna felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld az uniós Fél titkárának.
      8. cikk
      Titoktartás
      Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Bizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.
      9. cikk
      Az ülések napirendje
      (1)   A Társulási Bizottság titkársága a Felek javaslatai alapján összeállítja az egyes társulási bizottsági ülések tervezett napirendjét, valamint a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. A tervezett napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a Társulási Bizottság titkársága legkésőbb az ülés kezdete előtt 21 naptári nappal valamelyik Féltől – a vonatkozó dokumentumokkal megfelelően alátámasztott – felkérést kapott.
      (2)   A tervezett napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében előírtak szerint – az ülés napjának kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldik.
      (3)   A napirendet a Társulási Bizottság minden ülés elején fogadja el. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pont is felvehető a napirendre.
      (4)   A Társulási Bizottság elnöke a másik Fél egyetértésével az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartsák a titoktartási kötelezettséget.
      (5)   Egy adott eset figyelembevétele érdekében a Társulási Bizottság ülésének elnöke a Felekkel egyeztetve lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.
      10. cikk
      Jegyzőkönyvek és operatív következtetések
      (1)   A Társulási Bizottság titkárai a Társulási Bizottság minden üléséről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.
      (2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:
      
                  a)
               
               
                  az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, valamint az ülésen részt vevő megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;
               
            
                  b)
               
               
                  a Társulási Bizottságnak benyújtott dokumentumok;
               
            
                  c)
               
               
                  a Társulási Bizottság valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint
               
            
                  d)
               
               
                  az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.
               
            (3)   A jegyzőkönyvtervezetet be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Bizottsághoz. A Társulási Bizottság e jegyzőkönyvtervezetet az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként e jegyzőkönyvtervezet jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság jegyzőkönyvtervezetét az egyes üléseket követő 28 napon belül kell jóváhagyni. A 7. cikkben említett minden címzettnek másolatot kell küldeni.
      (4)   A Társulási Bizottság elnökletét betöltő Fél társulási bizottsági titkára elkészíti minden ülés operatív következtetéseinek tervezetét, és a napirenddel együtt megküldi a Feleknek, rendes esetben az ülés napjának kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a Társulási Bizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek által elfogadott nyomon követési intézkedéseket. Egyeztetés után az operatív következtetéseket csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat a Társulási Bizottság valamelyik ezt követő ülésén át kell tekinteni. Ennek céljából a Társulási Bizottság sablont fogad el, amely valamennyi intézkedési pontra vonatkozóan lehetővé teszi a nyomon követést egy konkrét határidővel.
      11. cikk
      Határozatok és ajánlások
      (1)   Azon különös esetekben, amikor a megállapodás határozathozatali hatáskört ruház a Társulási Bizottságra, vagy amikor e hatáskört a Társulási Tanács ruházta át a Társulási Bizottságra, a Társulási Bizottság határozatot hoz. A Társulási Bizottság ajánlásokat is elfogad. Határozatok hozatalára és ajánlások tételére a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően kerülhet sor. A Társulási Bizottság elnöke minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a Társulási Bizottság titkárai hitelesítik.
      (2)   A Társulási Tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. Az írásbeli eljárás a Felek egyetértésével eljáró titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően köröztetik, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az ebben a bekezdésben megállapított határidőket a különleges körülmények figyelembevétele érdekében. A szöveg elfogadását követően az elnök minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a titkárok hitelesítik.
      (3)   A Társulási Bizottság jogi aktusai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.
      (4)   A határozatokat és ajánlásokat megküldik a Feleknek.
      (5)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Bizottság határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.
      12. cikk
      Jelentések
      A Társulási Bizottság a Társulási Tanács minden rendes ülésén beszámol a Társulási Tanácsnak mind a saját, mind az albizottságai, munkacsoportjai és egyéb testületei tevékenységéről.
      13. cikk
      Nyelvek
      (1)   A Társulási Bizottság hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.
      (2)   A Társulási Bizottság munkanyelvei az angol és az ukrán. Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.
      14. cikk
      Kiadások
      (1)   A Felek maguk viselik a Társulási Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
      (2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.
      (3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és ukrán nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.
      A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.
      (4)   Amennyiben a dokumentumokat az Unió hivatalos nyelveire le kell fordítani, az azzal járó kiadások az Uniót terhelik.
      15. cikk
      Az eljárási szabályzat módosítása
      Ezen eljárási szabályzatot a Társulási Tanács határozatával lehet módosítani a megállapodás 465. cikke (1) bekezdésével összhangban.
      16. cikk
      Albizottságok, különbizottságok vagy testületek
      (1)   A megállapodás 466. cikkének (1) és (3) bekezdésével összhangban a Társulási Bizottság a megállapodásban előírtakon kívül bármely olyan albizottság létrehozásáról is határozhat a megállapodás végrehajtásához szükséges konkrét területeken, amely segíti a Társulási Bizottságot a feladatai végrehajtásában. A Társulási Bizottság dönthet az ilyen albizottság megszüntetéséről, és az eljárási szabályzatának meghatározásáról vagy módosításáról. Amennyiben erről másként nem határoznak, minden ilyen albizottság a Társulási Bizottság felügyelete alatt működik, amelynek jelentést nyújt be minden ülést követően.
      (2)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Társulási Tanácsban másként nem állapodnak meg, ezen eljárási szabályzatot bármely, az (1) bekezdésben említett albizottságra értelemszerűen alkalmazni kell.
      (3)   Az albizottságok üléseit rugalmasan lehet megtartani szükség esetén, akár személyesen, Brüsszelben, Ukrajnában vagy például videokonferencia segítségével. Az albizottságoknak platformként kell működniük a konkrét területeken fennálló jogszabályok közelítésének ellenőrzéséhez, továbbá az e folyamat során felmerülő egyes kérdések és kihívások megvitatásához, valamint az ajánlások és operatív következtetések megfogalmazásához.
      (4)   A Társulási Bizottság titkárságának másolatot kell kapnia az albizottságokkal, különbizottságokkal vagy testületekkel kapcsolatos valamennyi lényeges levélről, dokumentumról és közleményről.
      (5)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Felek másként nem állapodnak meg a Társulási Tanácson belül, az albizottságok, különbizottságok vagy testületek csak ajánlásokat tehetnek a Társulási Bizottságnak.
      17. cikk
      Ezen eljárási szabályzat a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságra értelemszerűen alkalmazandó, amennyiben ettől eltérően nem rendelkeznek.