CELEX: 52012PC0456
Language: cs
Date: 2012-08-16
Title: Návrh NAŘÍZENÍ RADY, kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Návrh NAŘÍZENÍ RADY, kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	DŮVODOVÁ ZPRÁVA
1.           SOUVISLOSTI NÁVRHU
1.1.        Obecné souvislosti
Nařízení Rady přijaté v únoru 1983
vyžaduje, aby instituce, tak jak jsou definovány v článku 1 tohoto
nařízení, zřídily historické archivy a po 30 letech je
zpřístupnily veřejnosti.[1]
Každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě,
které považuje za nejvhodnější. 
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a
Komise dohodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním
institutu ve Florencii (EUI), kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Následně
se Evropský účetní dvůr, Evropský hospodářský a sociální výbor a
Evropská investiční banka také rozhodly uchovávat své archivy v EUI.
Podmínky ukládání jsou upraveny smlouvou mezi Evropskými společenstvími,
zastoupenými Komisí, a EUI ze dne ze dne 17. prosince 1984. 
Italská
vláda poskytuje EUI trvale a bezúplatně vhodné prostory pro archivy. Tím
je zajištěno, že uložené archivy jsou zachovány a chráněny v souladu
s uznávanými mezinárodními normami.
Účelem ukládání historických archivů
institucí v EUI je poskytnout přístup do archivů na jediném
místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin
evropské integrace a evropských institucí. 
1.2         Cíl návrhu
Cílem návrhu je potvrdit úlohu EUI při
správě historických archivů institucí. Návrh položí pevný právní a
finanční základ pro partnerství mezi EU a EUI.
1.3         Hlavní prvky návrhu
Návrh umožňuje uložení historických archivů institucí v EUI. Všechny
instituce s výjimkou Evropského soudního dvora a Evropské centrální banky budou
v budoucnosti ukládat své historické archivy v EUI, jakmile budou otevřeny
pro veřejnost podle stávajícího nařízení.
Návrh nebude mít vliv na vlastnictví
historických archivů, které zůstane ukládajícím subjektům, ani
nebude mít vliv na stávající pravidla, podle nichž orgány rozhodují, které
dokumenty se zpřístupní veřejnosti po uplynutí 30 let.
Provozní a personální
náklady vzniklé EUI v souvislosti se správou historických archivů budou
financovány ze souhrnného rozpočtu EU, kromě nákladů spojených s
poskytováním a vybavením budovy / budov a prostor určených pro archivy a
pracovníky. EUI zajistí přístup veřejnosti do
historických archivů EU. To však
nevylučuje, aby instituce rovněž neposkytly veřejnosti
přístup do svých vlastních historických archivů.
Návrh rozlišuje mezi ukládáním tištěných
a elektronických archivů. Papírové archivy budou i nadále uloženy fyzicky
v EUI, který je bude uchovávat. EUI však nebude muset uchovávat
elektronické archivy pro účely poskytování přístupu k nim. Za
dlouhodobé uchovávání elektronických archivů budou nadále odpovídat
instituce, které je vytvořily.
Návrh objasňuje povinnosti EUI při
ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech institucí.
Rovněž stanoví, že každá instituce přijme prováděcí pravidla pro
uplatňování nařízení č. 354/83, které obsahuje pravidla pro
uchovávání, zpřístupňování a ochranu osobních údajů v
historických archivech. 
2.           VÝSLEDKY KONZULTACÍ SE
ZÚČASTNĚNÝMI STRANAMI
Tento návrh nevyžaduje posouzení dopadů.
Zúčastněné strany byly konzultovány.
EUI jako hostitelská organizace a Itálie jako hostitelská vláda tento návrh
podpořily. Cíle návrhu podporují také správní útvary orgánů EU a
síť agentur EU. 
Evropský soudní dvůr a Evropská centrální
banka požádaly o zbavení povinnosti ukládat své historické archivy v EUI.
Nevylučují však, že tak v budoucnosti dobrovolně učiní. Tento
jejich postup odráží povahu jejich činností a současnou praxi v mnoha
členských státech, pokud jde o historické archivy podobných orgánů.
3.           PRÁVNÍ
STRÁNKA NÁVRHU
3.1 Hlavní ustanovení návrhu
Návrh umožňuje uložení historických
archivů institucí v Evropském univerzitním institutu ve Florencii, kde je
EUI zpřístupní veřejnosti.
3.2 Právní základ
Právním
základem návrhu je článek 352 Smlouvy o fungování Evropské unie.
Nařízení
Rady č. 354/83 a jeho změny v roce 2003 byly přijaty podle
článku 308 Smlouvy o ES, předchůdce článku 352 Smlouvy o
fungování Evropské unie. Současný návrh neovlivní účel nařízení
č. 354/83, tj. otevření archivů institucí po 30 letech.
Jednoduše stanoví, že budou uloženy v EUI, když je instituce otevřou pro
veřejnost v souladu se stávajícím nařízením. Tím se formálně
uznává stávající situace, neboť většina institucí, které
otevřely své archivy, je již v EUI uložila.
Podle
čl. 3 odst. 3 SEU EU respektuje, mezi jiným, svou bohatou kulturní
rozmanitost a dbá na zachování a rozvoj evropského kulturního dědictví.
Historické archivy institucí tvoří součást kulturního dědictví
Evropy a jejich otevření pro veřejnost tudíž slouží především
akademickým, vzdělávacím a kulturním cílům. Unii byla udělena
pravomoc přijmout opatření na podporu, koordinaci nebo doplnění
opatření členských států v těchto oblastech, avšak Smlouvy
nestanoví nezbytné pravomoci s ohledem na historické archivy institucí. 
Použití
jiného právního základu by vedlo k návrhu nového nařízení a v
důsledku toho by se veškerá ustanovení nařízení Rady č. 354/83,
včetně jeho základních zásad, otevřela k diskusi. To by
značně přesahovalo výše uvedené cíle návrhu.
Byla
posouzena možnost založit návrh na čl. 15 odst. 3 Smlouvy o fungování
Evropské unie, avšak byla zamítnuta z následujících důvodů:
Hlavní
cíl, který sleduje zřízení historických archivů, je vybrat dokumenty
na základě jejich trvalé správní, historické nebo důkazní hodnoty s
cílem zachovat a sdílet historické dědictví institucí. Každá instituce
iniciativně otevírá své historické archivy veřejnosti po 30 letech a
poskytuje doplňkové informace umožňující uvést tyto archivy do jejich
organizačních a funkčních souvislostí. To daleko přesahuje právo
veřejnosti na přístup k dokumentům podle čl. 15 odst. 3
Smlouvy o fungování EU, jehož cílem je především podpořit řádnou
správu věcí veřejných a zajistit účast veřejnosti v
rozhodovacím procesu orgánů. 
Použití
čl. 15 odst. 3 Smlouvy o fungování Evropské unie by omezilo rozsah použití
pravidel upravujících otevření historických archivů, vzhledem k tomu,
že na Evropskou centrální banku, Evropskou investiční banku a Evropský
soudní dvůr, které se v současné době řídí nařízením č.
354/83, by se při výkonu jejich správních úkolů vztahovalo pouze
nařízení přijaté na tomto základě. 
3.3 Zásada proporcionality
Návrh se omezuje na ukládání historických
archivů institucemi v EUI a na podmínky tohoto ukládání.
3.4 Volba nástrojů
Nařízení je jediným vhodným nástrojem pro
vytvoření pevného právního a finanční základu pro partnerství mezi EU
a EUI. Návrh představuje jen omezenou změnu stávajícího
nařízení.
4.           ROZPOČTOVÉ DŮSLEDKY
Návrh na povinné ukládání historických
archivů v EUI nebude mít žádné nové rozpočtové důsledky v
krátkodobém a střednědobém horizontu. Nepředpokládá se, že
dlouhodobé rozpočtové důsledky budou významné.
Tři největší instituce, Evropský
parlament, Rada a Komise, jakož i Evropský hospodářský a sociální výbor,
Evropský účetní dvůr a Evropská investiční banka, již uložily
své historické archivy v EUI. Od doby, kdy byly archivy před více než
čtvrtstoletím poprvé uloženy v EUI, byla správa těchto archivů
ve Florencii financována z rozpočtu EU. Legislativní finanční výkaz
stanoví pokračování tohoto financování. O náklady za práci, kterou EUI
vykonává pro jejich příslušné archivy, se podělí ukládající
instituce. 
Prostory pro archivy a kanceláře
zaměstnanců, kteří spravují archivy v EUI, poskytuje italská
vláda. 
V důsledku této změny se zvýší
počet ukládajících institucí. Jelikož se však ukládání týká historických
archivů, které se otevřou veřejnosti po 30 letech, uběhne
značně dlouhá doba, než se tento návrh dotkne jiných institucí, než
jsou ty, které již mají své historické archivy v EUI. Kromě toho se
budou archivy stále více digitalizovat, což vytvoří příležitosti pro
realizaci úspor z rozsahu při jejich zpracování a šíření ze strany
EUI. 
2012/0221 (APP)
Návrh
NAŘÍZENÍ RADY,
kterým se mění nařízení (EHS,
Euratom) č. 354/83 o otevření historických archivů Evropského
hospodářského společenství a Evropského společenství pro
atomovou energii veřejnosti
RADA
EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské
unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu
vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
po konzultaci s evropským inspektorem ochrany
údajů,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)         
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom)
č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření
historických archivů Evropského hospodářského společenství
a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti jsou
historické archivy institucí uchovávány a zpřístupňovány
veřejnosti všude tam, kde je to možné po uplynutí 30 let.[2]
(2)         
Povinnost zřídit své historické archivy a
zpřístupnit je veřejnosti všude tam, kde je to možné, se vztahuje na
každou instituci uvedenou v článku 1 nařízení č. 354/83. 
(3)         
Nařízení č. 354/83 stanoví, že každá
instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které
považuje za nejvhodnější.
(4)         
V roce 1984 se Evropský
parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském
univerzitním institutu ve Florencii (EUI), kde jsou zpřístupněny
veřejnosti. Za tímto účelem byla podepsána
smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a Evropským
univerzitním institutem ve Florencii dne 17. prosince 1984.
(5)         
Evropský hospodářský a sociální výbor a
Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám
smlouvy ze dne 17. prosince 1984. Evropská investiční banka ukládá své
historické archivy v EUI podle zvláštní úmluvy s EUI, která byla podepsána dne
1. července 2005, a na základě „pravidel o historických archivech “,
která schválil řídící výbor banky dne 7. října 2005.[3]
(6)         
Italská vláda poskytla EUI vhodné prostory k trvalé
a volné dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich
ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do
nich.
(7)         
Účelem ukládání historických archivů
institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na
jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum
dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé
středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na
Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě
historických archivů institucí, poskytuje nejmodernější archivní
prostory a vybavení pro výzkum vybudované výslovně pro zachování a
prohlížení historických archivů a těší se mezinárodní reputaci
jakožto centrum těchto archivů. 
(8)         
Pokračující uložení historických archivů
institucí v EUI vyžaduje pevný právní základ, který odráží úlohu EUI jako
partnera institucí při správě jejich historických archivů. 
(9)         
Zvláštní povaha činností Evropského soudního
dvora a Evropské centrální banky je důvodem jejich výjimky z povinnosti
uložit své historické archivy v EUI v souladu s tímto nařízením. Evropský
soudní dvůr a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické
archivy v EUI dobrovolně.
(10)     
Toto nařízení by se mělo vztahovat na
všechny ostatní instituce. Nemění ani odpovědnost každé instituce za
otevření svých historických archivů veřejnosti, ani jejich
vlastnictví každou jednotlivou institucí. 
(11)     
Osobní údaje obsažené v historických archivech
uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením
č. 45/2001.[4]
(12)     
Na podporu správy archivů institucí ze strany
EUI mohou být udělovány granty. 
(13)     
Nařízení č. 354/83 by proto mělo být
odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se
mění takto:
1. Ustanovení čl. 8 odst. 1 se nahrazuje
tímto:
„1. Každá instituce, kromě Evropského
soudního dvora a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním
institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích
historických archivů a které byly otevřeny veřejnosti v souladu
s tímto nařízením. Uložení proběhne v
souladu s přílohou.“
2. V článku 8 se
doplňují nové odstavce, které znějí:
„3. Evropský
soudní dvůr a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické
archivy v EUI dobrovolně.
4. Uložení historických
archivů institucí v EUI nemá vliv na vlastnictví nebo ochranu
archivů, jak je stanoveno v článku 2 Protokolu o výsadách a imunitách
Evropské unie připojeného ke Smlouvě. 
5. EUI zajistí zachování a
ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí
vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a
přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež
odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných
archivů v Itálii. Za tímto účelem budou uložené dokumenty uchovávány
v prostorech speciálně vybudovaných pro účely archivu. 
6. Každá ukládající instituce má právo požadovat
informace týkající se správy svého archivu v EUI a provádět inspekce tam
uložených archivů.
7. EUI zpřístupní
veřejnosti historické archivy, které dostane, v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce
mohou zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických
archivů.
8. EUI
mohou být uděleny granty na podporu správy historických archivů v
souladu s tímto nařízením a v souladu s nařízením Rady č.
1605/2002 za předpokladu, že rozpočtový orgán dá k dispozici
potřebné prostředky pro příslušnou rozpočtovou linii. O
náklady na správu archivů se podělí ukládající instituce na poměrném
základě. Náklady na poskytování budovy (budov) a jejího (jejich) vybavení
a náklady na úložné prostory pro archivy a náklady na zaměstnance archivu
nejsou způsobilé k proplacení. 
9. EUI zpracovává osobní údaje, které jsou obsaženy
v historických archivech institucí, v souladu s nařízením č. 45/2001.
EUI jedná jako správce v souladu s článkem 2 uvedeného nařízení podle
pokynů ukládajících institucí. 
10. Evropský inspektor
ochrany údajů má pravomoci dohledu nad EUI, pokud se jedná o zpracování
osobních údajů, které jsou obsaženy v uložených historických archivech
institucí.“
3. Ustanovení č. 9 odst. 1 se nahrazuje
tímto:
„Každý orgán přijme vnitřní pravidla
pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování,
otevření pro veřejnost a ochranu osobních údajů obsažených v
historických archivech. Kdykoli je to možné, instituce zpřístupní své
archivy veřejnosti elektronickými prostředky. Rovněž zachovávají
dokumenty, které jsou k dispozici v podobách přizpůsobených zvláštním
požadavkům (slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo záznamy na
nosičích).“ 
4. V souladu s přílohou tohoto
nařízení se doplňuje příloha.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost
prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.

Toto nařízení je závazné v celém
rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne
                                                                       Za
Radu
                                                                       předseda
/ předsedkyně
                                                                       
PŘÍLOHA
Doplňuje se tato příloha:
„PŘÍLOHA
Ustanovení pro uložení historických archivů institucí
v Evropském univerzitním institutu ve Florencii 
1.   V případě nedigitálních archivů se originály
dokumentů uloží v EUI pro trvalé uchovávání spolu s mikroformátem a/nebo
digitální kopií. 
V případě digitálních archívů
má EUI trvalý přístup k dokumentům tak, aby mohl plnit svou povinnost
zpřístupnit historické archivy veřejnosti na jediném místě a
podporovat jejich prohlížení. Ukládající instituce nadále odpovídají za trvalé
zachování svých digitálních archivů.
2. Ukládání se koná jednou
ročně a co možná nejvíce podle běžných archivačních
postupů institucí. 
3.   Ukládající instituce mohou z právních nebo správních
důvodů vyloučit uložení určitých originálních
dokumentů v EUI. V tomto případě uloží mikroformát nebo
digitální kopii. 
4.   Ukládající instituce
si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výhradní odpovědnost
za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy nebo jinak
zpřístupněny EUI. EUI nezmění archivační třídění
ukládající instituce a neodstraní a nezmění ani dokumenty ani složky.
5.   EUI vrátí ukládajícím institucím uložené originály všech uložených
dokumentů a složek, budou-li to tyto orgány požadovat. Ukládající
instituce vrátí originály EUI, jakmile je nebudou potřebovat. 
6.   EUI
neprodleně informuje ukládající instituce o všech okolnostech, které by
mohly ohrozit nedotknutelnost jimi uložených archivů.“
LEGISLATIVNÍ FINANČNÍ VÝKAZ
1.           RÁMEC NÁVRHU/PODNĚTU
              1.1.    Název návrhu/podnětu
              1.2     Příslušné
oblasti politik podle členění ABM/ABB
              1.3.    Povaha
návrhu/podnětu
              1.4     Cíle
              1.5     Odůvodnění
návrhu/podnětu
              1.6.    Doba
trvání akce a finanční dopad
              1.7     Předpokládaný
způsob řízení
2.           SPRÁVNÍ OPATŘENÍ
              2.1     Pravidla
pro sledování a podávání zpráv
              2.2     Systém
řízení a kontroly
              2.3     Opatření
k zamezení podvodů a nesrovnalostí
3.           ODHADOVANÝ FINANČNÍ DOPAD
NÁVRHU/PODNĚTU
              3.1     Okruhy
víceletého finančního rámce a dotčené výdajové rozpočtové linie
              3.2     Odhadovaný
dopad na výdaje
              3.2.1  Odhadovaný souhrnný
dopad na výdaje
              3.2.2  Odhadovaný dopad na
operační prostředky
              3.2.3  Odhadovaný dopad na
prostředky správní povahy
              3.2.4  Soulad se stávajícím
víceletým finančním rámcem
              3.2.5  Příspěvky
třetích stran
              3.3     Odhadovaný dopad na
příjmy
LEGISLATIVNÍ
FINANČNÍ VÝKAZ
1.           RÁMEC NÁVRHU/PODNĚTU
1.1.        Název návrhu/podnětu
Nařízení Rady,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 o otevření
historických archivů Evropského hospodářského společenství a
Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti
1.2.        Příslušné oblasti
politik podle členění ABM/ABB[5]
Vztahy s občanskou společností,
otevřenost a informace
1.3.        Povaha návrhu/podnětu
Návrh se týká prodloužení stávající akce
1.4.        Cíle
1.4.1.     Víceleté strategické cíle
Komise sledované návrhem/podnětem
Cílem návrhu je upravit a zavést pevný základ pro
stávající partnerství s EUI při správě a šíření historických
archivů institucí. Účelem ukládání historických archivů
institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na
jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum
dějin evropské integrace a evropských institucí.
1.4.2.     Specifické cíle a
příslušné aktivity ABM/ABB
Specifický cíl č. 25.02.01.01
Příslušné aktivity ABM/ABB
Vztahy s občanskou společností,
otevřenost a informace
Orgány evropského zájmu / historické archivy
Evropské unie
1.4.3.     Očekávané výsledky a
dopady
Partnerství s EUI je přínosem pro
historické archivy institucí a slouží k podpoře šíření těchto
archivů a veřejného nahlížení do nich. 
1.4.4.     Ukazatele výsledků a
dopadů
(1)         
Archivy uložené institucemi v EUI ve Florencii
(2)         
Sběr a popis soukromých archivů a
osobních dokladů osob, veřejnoprávních a soukromoprávních organizací,
které přispěly k budování Evropy, Evropským univerzitním institutem 
(3)         
Produkce a publikování průvodců
archiváliemi, přehledů, pramenů a dalších výzkumných nástrojů
(4)         
EUI zajistí čítárnu a její vybavení
(5)         
Přehledy a archivy budou přístupné
elektronicky
(6)         
Návštěvy čítárny
(7)         
Opatření na podporu prohlížení historických
archivů institucí
1.5.        Odůvodnění
návrhu/podnětu
1.5.1.     Požadavky, které mají být
uspokojeny v krátkodobém nebo dlouhodobém horizontu
Správa a zpřístupňování historických
archivů, které instituce uložily v Evropském univerzitním institutu ve
Florencii. 
1.5.2.     Přidaná hodnota ze
zapojení EU
Partnerství s EUI slouží k podpoře
šíření a veřejného prohlížení historických archivů institucí. 
Samotné soustředění archivů do
jednoho místa zvyšuje jejich hodnotu. EUI to také dává možnost poskytnout
přidanou hodnotu tím, že vytvoří křížové odkazy mezi
různými archivy, eventuálně vyrobí pomůcky pro vyhledávání a
další nástroje výzkumu a zajistí přístup do archivů jak na
místě, tak elektronicky. 
1.5.3.     Závěry vyvozené z
podobných zkušeností v minulosti
Šest institucí ukládá své historické archivy v
Evropském univerzitním institutu ve Florencii (EUI) na základě podmínek
smlouvy ze dne 17. prosince 1984 mezi Evropskými společenstvími a EUI. Smlouva z roku 1984 však zastarala a je třeba ji
nahradit pevnějším právním a finančním základem pro partnerství s
EUI. 
1.5.4.     Soudržnost a možná synergie s
jinými příslušnými nástroji
nepoužije se
1.6.        Doba trvání akce a
finanční dopad
Časově neomezený návrh
1.7.        Předpokládaný
způsob řízení[6]
Přímé centralizované řízení Komisí
2.           SPRÁVNÍ OPATŘENÍ
2.1.        Pravidla pro sledování a
podávání zpráv
EUI předloží k diskusi s Komisí návrh
pracovního programu na každý kalendářní rok, včetně plánu
pracovních míst pro zaměstnance v místě k 31. prosinci daného roku,
předchozího a příštího roku. Termín tohoto podání je v únoru
předchozího roku.
Po konzultaci s ostatními ukládajícími institucemi
bude pracovní program dohodnut mezi Komisí a EUI a připojen k roční
grantové dohodě. 
Komise bude monitorovat provádění tohoto
pracovního programu.
EUI předloží výroční zprávu o
činnosti pro historické archivy po skončení každého kalendářního
roku.
2.2.        Systém řízení a kontroly
2.2.1.     Zjištěná rizika
Potenciální rizika pro zachování uložených
papírových archivů institucí jsou minimální. Italská vláda poskytla k
tomuto účelu vybudované archivní prostory, které splňují
nejpřísnější mezinárodní normy pro dlouhodobé uchovávání
archivů.
2.2.2.     Předpokládané metody
kontroly
Dohody o partnerství s EUI zajistí rámec pro nepřetržité
projednávání, posuzování a vyhodnocování rozpočtu a pracovního programu.
Každá ukládající instituce má právo požadovat informace týkající se správy
svého archivu v EUI a provádět inspekce tam uložených archivů.
2.3.        Opatření k zamezení
podvodů a nesrovnalostí
Ustanovení čl. 287 odst. 3 Smlouvy o
fungování Evropské unie dává Účetnímu dvoru právo provádět audit
každé fyzické nebo právnické osoby, která obdrží platbu z rozpočtu EU.
Pravomoci Komise a úřadu OLAF bojovat proti podvodům na
finančních zájmech EU jsou upraveny zvláštním ustanovením (nařízením
Rady č. 2185/96 a nařízením Rady a Evropského parlamentu č.
1073/1999) a nařízením Rady č. 1605/2002, kterým se stanoví
finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských
společenství. Podle čl. 120 odst. 3 posledně uvedeného
nařízení musí každé rozhodnutí o grantu nebo grantová dohoda výslovně
zmocnit Komisi a Účetní dvůr k provádění kontrol na místě a
kontrol všech dokladů všech dodavatelů a subdodavatelů,
kteří obdrželi finanční prostředky EU. 
3.           ODHADOVANÝ FINANČNÍ DOPAD
NÁVRHU/PODNĚTU
3.1.        Okruhy víceletého
finančního rámce a dotčené výdajové rozpočtové linie
·      Stávající výdajové rozpočtové linie
V pořadí okruhů víceletého
finančního rámce a rozpočtových linií.
 Okruh víceletého finančního rámce || Rozpočtová linie || Druh výdaje || Příspěvek 
 Historické archivy Evropské unie || RP/NRP ([7]) || zemí ESVO[8] || kandidátských zemí[9] || třetích zemí || ve smyslu čl. 18 odst. 1 písm. a) finančního nařízení 
 5 Správa || 25.02.01.01 || RP || NE || NE || NE || NE 
3.2.        Odhadovaný dopad na výdaje 
3.2.1.     Odhadovaný souhrnný dopad na
výdaje 
v milionech EUR (zaokrouhleno na 3 desetinná místa)
 Okruh víceletého finančního rámce: || 5 || Správní výdaje 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || CELKEM 2013–2019 
 GŘ SG || 
  Lidské zdroje || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Služební cesty || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.02 01 01 Historické archivy || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 CELKEM SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 CELKEM prostředky z OKRUHU 5 víceletého finančního rámce || (Závazky celkem = platby celkem) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 CELKEM prostředky z OKRUHU 1 až 5 víceletého finančního rámce || Závazky ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Platby ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Odhadovaný dopad na
operační prostředky
Návrh nevyžaduje využití operačních
prostředků
3.2.3.     Odhadovaný dopad na
prostředky správní povahy
3.2.3.1.  Shrnutí 
Návrh vyžaduje využití správních
prostředků, jak je vysvětleno dále:
v milionech EUR
(zaokrouhleno na 3 desetinná místa)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || CELKEM 
 OKRUH 5 víceletého finančního rámce ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Lidské zdroje ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Ostatní správní výdaje ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mezisoučet za OKRUH 5 víceletého finančního rámce ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 mimo OKRUH 5[11] víceletého finančního rámce ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Lidské zdroje ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Ostatní výdaje správní povahy ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Mezisoučet mimo OKRUH 5 víceletého finančního rámce ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 CELKEM || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
Potřebné
správní zdroje budou pokryty z finančních prostředků, které lze
přidělit řídícímu GŘ v rámci každoročního postupu
přidělování finančních zdrojů s ohledem na stávající
rozpočtová omezení.
3.2.3.2.   Odhadované potřeby v
oblasti lidských zdrojů
Návrh vyžaduje využití lidských zdrojů, jak
je vysvětleno dále:
Odhad vyjádřete v celých číslech
(nebo zaokrouhlete nejvýše na 1 desetinné místo)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Pracovní místa podle plánu pracovních míst (místa úředníků a dočasných zaměstnanců) 
 25 01 01 01 (v ústředí a v zastoupeních Komise) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (při delegacích) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (v nepřímém výzkumu) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (v přímém výzkumu) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Externí zaměstnanci (v přepočtu na plné pracovní úvazky: FTE)[12] 
 XX 01 02 01 (SZ, ZAP, VNO z celkového rámce) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (SZ, ZAP, MOD, MZ a VNO při delegacích) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 yy [13] || - v ústředí[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - při delegacích ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (SZ, ZAP, VNO v nepřímém výzkumu) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  10 01 05 02 (SZ, ZAP, VNO v přímém výzkumu) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Jiné rozpočtové linie (upřesněte) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 CELKEM || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX je oblast
politiky nebo dotčená hlava rozpočtu.
Potřeby v oblasti lidských zdrojů
budou uspokojeny ze zdrojů GŘ, které jsou již vyčleněny na
řízení akce a/nebo byly vnitřně přeobsazeny v rámci
GŘ, a případně doplněny z dodatečného
přídělu, který lze řídícímu GŘ poskytnout v rámci
ročního přidělování a s ohledem na rozpočtová omezení. 
Popis úkolů:
 Úředníci a dočasní zaměstnanci || Příprava dohod o partnerství a grantových dohod. Příprava rozpočtové žádosti. Sledování pracovního programu a výdajů. Možné hodnocení ex post. 
 Externí zaměstnanci || ------ 
3.2.4.     Soulad se stávajícím víceletým
finančním rámcem
Návrh je v souladu se stávajícím víceletým
finančním rámcem.
3.2.5.     Příspěvky
třetích stran
Návrh nepočítá se spolufinancováním od
třetích stran.
3.3.        Odhadovaný dopad na
příjmy
Návrh nemá žádný finanční dopad na
příjmy.
[1]               Nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ve
znění nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1700/2003 ze dne 22.
září 2003 Viz: Úř. věst. L 43, 15.2.1983, s. 1. a Úř.
věst. L 43, 15.2.1983, s. 1.
[2]               Úř. věst. L 43, 15.2.1983, s. 1.
[3]               Úř. věst. C 289, 22.11.2005, s. 12-13.
[4]               Úř. věst. L 8, 12.1.2001,
s. 1.
[5]               ABM: řízení podle činností (Activity-Based
Management); ABB: sestavování rozpočtu podle činností (Activity-Based
Budgeting).
[6]               Vysvětlení způsobů řízení spolu s
odkazy na finanční nařízení jsou k dispozici na stránkách GŘ
Budg: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               RP = rozlišené prostředky / NRP = nerozlišené
prostředky.
[8]               ESVO: Evropské sdružení volného obchodu.
[9]               Kandidátské země a případně potenciální
kandidátské země západního Balkánu. 
[10]             Očekává se, že dopad na výdaje se bude dále vyvíjet
stejným tempem po roku 2019. 
[11]             Technická a/nebo administrativní pomoc a výdaje na
podporu provádění programů a/nebo akcí EU (bývalé linie „BA“),
nepřímý výzkum, přímý výzkum.
[12]             SZ = smluvní zaměstnanec; ZAP = zaměstnanec
agentury práce; MOD = mladý odborník při delegaci; MZ = místní
zaměstnanec; VNO = vyslaný národní odborník.
[13]             Dílčí
strop na externí pracovníky z operačních prostředků (bývalé
linie „BA“).
[14]             V podstatě na strukturální fondy, Evropský
zemědělský fond pro rozvoj venkova (EZFRV) a Evropský rybářský
fond.