CELEX: 32009D0876
Language: hr
Date: 2009-11-30 00:00:00
Title: 2009/876/EZ: Odluka Komisije od 30. studenoga 2009. o donošenju tehničkih provedbenih mjera za unos podataka i povezivanje zahtjeva, za pristup podacima, za izmjene, brisanje i prethodno brisanje podataka te za vođenje evidencije o postupcima obrade podataka i pristup toj evidenciji u viznom informacijskom sustavu (VIS) (priopćeno pod brojem dokumenta C(2009) 9402)

196                      HR                               Službeni list Europske unije                                               19/Sv. 16
32009D0876
L 315/30                                               SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE                                                 2.12.2009.
                                                            ODLUKA KOMISIJE
                                                           od 30. studenoga 2009.
                 o donošenju tehničkih provedbenih mjera za unos podataka i povezivanje zahtjeva, za pristup
                 podacima, za izmjene, brisanje i prethodno brisanje podataka te za vođenje evidencije o
                     postupcima obrade podataka i pristup toj evidenciji u viznom informacijskom sustavu (VIS)
                                               (priopćeno pod brojem dokumenta C(2009) 9402)
                 (Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, estonskom, finskom, francuskom, grčkom, latvijskom,
                 litavskom, malteškom, mađarskom, nizozemskom, njemačkom, poljskom, portugalskom, rumunjskom,
                                      slovačkom, slovenskom, španjolskom, švedskom i talijanskom jeziku)
                                                                (2009/876/EZ)
KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,                                                       provedbu VIS-a, u odnosu na postupke za unos podataka
                                                                                    i povezivanje zahtjeva, za pristup podacima, za izmjene,
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,                            brisanje i prethodno brisanje podataka te za vođenje
                                                                                    evidencije o postupcima obrade podataka i pristup toj
uzimajući u obzir Uredbu (EZ) br. 767/2008 Europskog parla­                         evidenciji.
menta i Vijeća od 9. srpnja 2008. o viznom informacijskom
sustavu (VIS) i razmjeni podataka među državama članicama o
vizama za kratkotrajni boravak (Uredba o VIS-u) (1), a posebno              (6)     Usvaja se tehnički koncept vlasništva kako bi se osiguralo
njezin članak 45. stavak 2. točke od (a) do (d),                                    da podatke unutar VIS-a mogu održavati samo tijela
                                                                                    država članica nadležna za izdavanje viza, koja su odgo­
budući da:
                                                                                    vorna za unos podataka u VIS.
(1)      Odlukom Vijeća 2004/512/EZ od 8. lipnja 2004. o
         uspostavi viznog informacijskog sustava (VIS) (2) uspo­
         stavljen je VIS kao sustav razmjenu podataka o vizama              (7)     Mjere utvrđene ovom Odlukom o tehničkoj provedbi
         među državama članicama i dan je mandat Komisiji da                        VIS-a trebalo bi dopuniti detaljnim tehničkim specifika­
         razvija VIS.                                                               cijama i kontrolnim dokumentom sučelja VIS-a.
(2)      Uredbom (EZ) br. 767/2008 utvrđuju se namjena, funk­
         cionalnost i obveze za VIS te se utvrđuju uvjeti i postupci        (8)     U skladu s člankom 2. Protokola o stajalištu Danske, koji
         za razmjenu podataka o vizama među državama člani­                         je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o osni­
         cama, kako bi se pojednostavila obrada zahtjeva za izda­                   vanju Europske zajednice, Danska nije sudjelovala u
         vanje viza i s njima povezanih odluka.                                     donošenju Uredbe (EZ) br. 767/2008, ona ju ne obvezuje
                                                                                    niti se ona na nju primjenjuje. Međutim, s obzirom na to
(3)      Člankom 45. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 767/2008 pred­                      da Uredba (EZ) br. 767/2008 predstavlja daljnji razvoj
         viđa se da se mjere koje su potrebne za tehničku                           schengenske pravne stečevine u skladu s odredbama
         provedbu središnjeg VIS-a, nacionalnih sučelja i komuni­                   glave IV. dijela trećeg Ugovora o osnivanju Europske
         kacijske infrastrukture između središnjeg VIS-a i nacio­                   zajednice, Danska je, u skladu s člankom 5. Protokola,
         nalnih sučelja donose u skladu s postupkom iz članka                       pismom od 13. listopada 2008. obavijestila o prenošenju
         49. stavka 2.                                                              te pravne stečevine u svoje nacionalno pravo. Danska je
                                                                                    stoga u skladu s međunarodnim pravom obvezana
(4)      Odlukom Komisije 2009/377/EZ (3) utvrđuju se mjere za                      provoditi ovu Odluku.
         savjetodavni mehanizam i postupke iz članka 16. Uredbe
         (EZ) br. 767/2008. Odlukom Komisije 2009/756/EZ (4)
         utvrđuju se specifikacije za razlučivost i uporabu otiska          (9)     U skladu s Odlukom Vijeća 2000/365/EZ od 29. svibnja
         prstiju za biometrijsku identifikaciju i provjeru u okviru                 2000. o zahtjevu Ujedinjene Kraljevine Velike Britanije i
         VIS-a.                                                                     Sjeverne Irske za sudjelovanje u pojedinim odredbama
                                                                                    schengenske pravne stečevine (5), Ujedinjena Kraljevina
(5)      U skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe (EZ)
                                                                                    nije sudjelovala u donošenju Uredbe (EZ) br. 767/2008,
         br. 767/2008, donose se mjere potrebne za tehničku
                                                                                    ona ju ne obvezuje niti se ona na nju primjenjuje jer
                                                                                    predstavlja razvoj odredaba schengenske pravne steče­
(1 ) SL L 218,  13.8.2008., str. 60.                                                vine. Ujedinjena Kraljevina stoga nije adresat ove Odluke.
(2 ) SL L 213,  15.6.2004., str. 5.
(3 ) SL L 117,  12.5.2009., str. 3.
(4 ) SL L 270,  15.10.2009., str. 14.                                       (5) SL L 131, 1.6.2000., str. 43.
 ---pagebreak--- 19/Sv. 16               HR                               Službeni list Europske unije                                                   197
(10)     U skladu s Odlukom Vijeća 2002/192/EZ od 28. veljače                      2008/261/EZ (5) o potpisivanju, u ime Europske zajed­
         2002. o zahtjevu Irske za sudjelovanje u provedbi nekih                   nice, i privremenoj primjeni određenih odredaba tog
         odredbi schengenske pravne stečevine (1), Irska nije sudje­               protokola.
         lovala u donošenju Uredbe (EZ) br. 767/2008, ona ju ne
         obvezuje niti se ona na nju primjenjuje jer predstavlja
                                                                           (15)    Mjere predviđene u ovoj Odluci u skladu su s mišljenjem
         razvoj odredaba schengenske pravne stečevine. Irska
                                                                                   odbora osnovanog na temelju članka 51. stavka 1.
         stoga nije adresat ove Odluke.
                                                                                   Uredbe (EZ) br. 1987/2006 Europskog parlamenta i
                                                                                   Vijeća od 20. prosinca 2006. o uspostavi, djelovanju i
(11)     Ova Odluka predstavlja akt koji se temelji na schengen­                   korištenju druge generacije Schengenskog informacijskog
         skoj pravnoj stečevini ili je s njom na drugi način pove­                 sustava (SIS II) (6),
         zana u smislu članka 3. stavka 2. Akta o pristupanju iz
         2003. i članka 4. stavka 2. Akta o pristupanju iz 2005.
                                                                           DONIJELA JE OVU ODLUKU:
(12)     Što se tiče Islanda i Norveške, ova Odluka predstavlja
         razvoj odredaba schengenske pravne stečevine u smislu                                             Članak 1.
         Sporazuma između Vijeća Europske unije i Republike
         Islanda i Kraljevine Norveške o pridruživanju tih država          Mjere potrebne za tehničku provedbu VIS-a u vezi s postupcima
         provedbi, primjeni i razvoju schengenske pravne stečevi­          za unos podataka o podnositeljima zahtjeva za vizu i povezi­
         ne (2) koji pripada području iz članka 1. točke B Odluke          vanje zahtjeva u skladu s člankom 8. Uredbe o VIS-u, za pristup
         Vijeća 1999/437/EZ od 17. svibnja 1997. o određenim               podacima u skladu s člankom 15. i člancima od 17. do 22.
         aranžmanima za primjenu Sporazuma sklopljenog                     Uredbe o VIS-u, za izmjene, brisanje i prethodno brisanje poda­
         između Vijeća Europske unije i Republike Islanda i Kralje­        taka u skladu s člancima od 23. do 25. Uredbe o VIS-u te za
         vine Norveške o pridruživanju tih dviju država provedbi,          vođenje evidencije o podacima i pristup toj evidenciji u skladu s
         primjeni i razvoju schengenske pravne stečevine (3).              člankom 34. Uredbe o VIS-u, utvrđeni su u Prilogu.
(13)     Što se tiče Švicarske, ova Odluka predstavlja razvoj odre­                                        Članak 2.
         daba schengenske pravne stečevine u smislu Sporazuma
         između Europske unije, Europske zajednice i Švicarske             Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj,
         Konfederacije o pridruživanju Švicarske Konfederacije             Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Esto­
         provedbi, primjeni i razvoju schengenske pravne steče­            niji, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj
         vine koji pripada području iz članka 1. točke B Odluke            Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici
         1999/437/EZ čitane u vezi s člankom 3. Odluke Vijeća              Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Repu­
         2008/146/EZ (4) o sklapanju tog sporazuma u ime                   blici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Repu­
         Europske zajednice.                                               blici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici,
                                                                           Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici
(14)     Što se tiče Lihtenštajna, ova Odluka predstavlja razvoj           Finskoj i Kraljevini Švedskoj.
         odredaba schengenske pravne stečevine u smislu Proto­
         kola između Europske unije, Europske zajednice,
         Švicarske Konfederacije i Kneževine Lihtenštajna o pristu­        Sastavljeno u Bruxellesu 30. studenoga 2009.
         panju Kneževine Lihtenštajna Sporazumu između
         Europske unije, Europske zajednice i Švicarske Konfede­
         racije o pridruživanju Švicarske Konfederacije provedbi,                                                   Za Komisiju
         primjeni i razvoju schengenske pravne stečevine koji
         pripada području iz članka 1. točke B Odluke                                                            Jacques BARROT
         1999/437/EZ čitane u vezi s člankom 3. Odluke Vijeća                                                      Potpredsjednik
(1 ) SL L 64, 7.3.2002., str. 20.
(2 ) SL L 176, 10.7.1999., str. 36.
(3 ) SL L 176, 10.7.1999., str. 31.                                        (5) SL L 83, 26.3.2008., str. 3.
(4 ) SL L 53, 27.2.2008., str. 1.                                          (6) SL L 381, 28.12.2006., str. 4.
 ---pagebreak--- 198           HR                                       Službeni list Europske unije                                                  19/Sv. 16
                                                                   PRILOG
    1.       TEHNIČKI KONCEPT VLASNIŠTVA
             Tehnički koncept vlasništva primjenjuje se na povezanost između države članice odgovorne za unos podataka u
             VIS i tih podataka.
             Vlasništvo se provodi tako da odgovorna država članica priloži identifikaciju podacima unesenima u dosje
             podnositelja zahtjeva za vizu.
             Vlasništvo zahtjeva za vizu i povezanih odluka tijela nadležnih za izdavanje viza upisuje se u VIS prilikom
             otvaranja dosjea ili unosa povezane odluke u VIS i ne može se naknadno izmijeniti.
    2.       UNOS PODATAKA I POVEZIVANJE ZAHTJEVA
    2.1.     Unos podataka na temelju zahtjeva
             U slučajevima kada se zahtjev podnese tijelu države članice koja zastupa drugu državu članicu, unos podataka u
             VIS i kasnije priopćavanje u vezi s tim dosjeom uključuju identifikaciju zastupane države članice, koja se čuva kao
             vlastitost represented User, uzeta iz istog šifrarnika kao i država članica koja unosi podatke u VIS.
             Svi dosjei povezani u skladu s člankom 8. stavkom 4. Uredbe o VIS-u imaju vlasništvo iste države članice.
             Kada država članica radi presliku otisaka prstiju iz dosjea upisanog u VIS, ona je vlasnica novog dosjea u koji se
             preslikavaju otisci prstiju.
    2.2.     Unos podataka nakon podnošenja zahtjeva
             U slučajevima kada odluke o izdavanju viza, prekidanju razmatranja zahtjeva za izdavanje vize, odbijanju izdavanja
             viza, poništenju ili opozivu ili skraćivanju roka važenja ili produljivanju vize u skladu s člancima od 10. do 14.
             Uredbe o VIS-u donosi država članica koja zastupa drugu državu članicu, priopćavanje za unos podataka u VIS
             uključuje identifikaciju zastupane države članice, uzete iz istog šifrarnika kao i država članica koja unosi podatke u
             VIS.
             Odluke o izdavanju vize, produljivanju vize s novom naljepnicom vize i o skraćivanju roka važenja vize novom
             naljepnicom vize unose se u VIS s datumom naljepnice vize i s istim vlasništvom.
             Broj naljepnice vize unesene u VIS u skladu s člankom 10. stavkom 1. točkom (e) Uredbe o VIS-u sastoji se, u
             skladu s odredbama Uredbe Vijeća (EZ) br. 856/2008 (1), od deveteroznamenkastog nacionalnog broja naljepnice
             vize i troslovnog identifikacijskog kôda države članice izdavateljice (2) te uključuje onoliko nula ispred broja koliko
             nedostaje da broj naljepnice vize bude deveteroznamenkast.
    2.3.     Povezivanja zahtjevâ
    2.3.1. Povezivanje zahtjevâ ako je registriran prethodni zahtjev
             Samo država članica koja je vlasnica dosjea smije povezivati dosje s drugim dosjeom (dosjeima) istog podnositelja
             zahtjeva ili, za potrebe ispravke, ukloniti povezanost, u skladu s člankom 8. stavkom 3. Uredbe o VIS-u.
             Preslika otisaka prstiju podnositelja zahtjeva radi se iz njegovih (njezinih) povezanih dosjea ako su bili uzeti u roku
             od 59 mjeseci od datuma prvog zahtjeva. U slučaju kada se preslika podataka o otiscima prstiju radi iz prijašnjeg
             dosjea koji nije stariji od 59 mjeseci, povezanost među dosjeima ne uklanja se.
    2.3.2. Povezivanje zahtjevâ osoba koje putuju zajedno
             Za povezivanje dosjea osoba koje putuju zajedno, u skladu s člankom 8. stavkom 4. Uredbe o VIS-u, brojevi
             zahtjeva prenose se u VIS zajedno s odgovarajućom vrstom vrijednosti skupine, koja je ili obitelj ili putnici. Samo
             država članica koja je vlasnica dosjea (dosjeâ) pojedinih podnositelja zahtjeva unutar skupine može otvarati nove
             skupine ili, za potrebe ispravke, ukloniti povezanost među pojedinim članovima skupine.
    (1) SL L 235, 2.9.2008., str. 1.
    (2) Iznimka za Njemačku: kôd države za Njemačku je „D”.
 ---pagebreak--- 19/Sv. 16       HR                                      Službeni list Europske unije                                                       199
          2.4. Postupci za slučaj kada se ne zahtijeva dostavljanje određenih podataka iz pravnih razloga ili zato što ih
               stvarno nije moguće dostaviti
               U skladu s člankom 8. stavkom 5. Uredbe o VIS-u, u tekstualna se polja ručno ili, ako je dostupno, odabirom
               vrijednosti iz šifrarnika unosi „ne primjenjuje se”. Ako se podatkovno polje sastoji od više od jednog elementa,
               takav se unos upotrebljava za svaki od njih.
               Kada se otisci prstiju ne zahtijevaju ili ih nije moguće osigurati, tada se u skladu s člankom 8. stavkom 5. Uredbe
               o VIS-u ispunjavaju dva Boolova polja:
               — fingerprintsNotRequired (otisci prstiju se ne zahtijevaju),
               — fingerprintsNotApplicable (otisci prstiju se ne primjenjuju).
               Ta su polja određena prema donjoj tablici, u kojoj su naznačene tri moguće situacije:
               — zahtijeva se dostavljanje otisaka prstiju,
               — otisci prstiju ne zahtijevaju se iz pravnih razloga,
               — otiske prstiju stvarno nije moguće dostaviti.
                                                                              Otisci prstiju se ne zahtijevaju Otiske prstiju stvarno nije
                         Polje u VIS-u          Otisci prstiju se zahtijevaju
                                                                                    iz pravnih razloga             moguće dostaviti
               fingerprintsNotRequired                  NETOČNO                          TOČNO                        NETOČNO
               fingerprintsNotApplicable                NETOČNO                          TOČNO                          TOČNO
               Osim toga, u odgovarajuće polje za slobodan tekst ReasonForFingerprintNotApplicable (razlog zašto se otisci prstiju
               ne primjenjuju) unosi se stvaran razlog.
               Kada država članica prenosi samo podatke iz članka 5. stavka 1. točaka (a) i (b) Uredbe o VIS-u, u skladu s
               člankom 48. stavkom 3., nepostojanje podataka iz članka 5. stavka 1. točke (c) označava se unosom napomene
               „ne primjenjuje se” i dopunjava se upućivanjem na članak 48. stavak 3. Uredbe o VIS-u u polju za slobodan tekst,
               navodeći da se dostavljanje podataka ne zahtijeva iz pravnih razloga. Odgovarajuća polja određena su kao
               FingerprintsNotRequired TOČNO i FingerprintsNotApplicable TOČNO.
          3.   PRISTUP PODACIMA
               Podaci iz zahtjeva za traženje azila upotrebljavaju se u povezanosti s pretraživanjem i dobivanjem podataka za
               potrebe iz članka 21. stavka 2. Uredbe o VIS-u. Osim toga, dobivanje dosjea koji su međusobno povezani u skladu
               s člankom 8. stavkom 4. Uredbe o VIS-u moguće je samo za skupine vrste obitelj (bračni drug i/ili djeca) iz
               odjeljka 2.3.2.
          4.   IZMJENE, BRISANJE I BRISANJE PODATAKA UNAPRIJED U SKLADU S ČLANKOM 24. UREDBE O
               VIS-u
               Sljedeći podaci upisani u VIS ne mogu se mijenjati:
               — broj zahtjeva,
               — broj naljepnice vize,
               — vrsta odluke,
               — zastupana država članica (prema potrebi),
               — država članica odgovorna za unos podataka u VIS.
               Ako je gornje podatke potrebno ispraviti, dosje ili podaci u vezi s odlukama tijela nadležnih za izdavanje viza
               brišu se i otvara se novi dosje. Podatke u dosjeu može brisati samo država članica koja je njihova vlasnica.
 ---pagebreak--- 200       HR                                      Službeni list Europske unije                                                    19/Sv. 16
    5.   VOĐENJE EVIDENCIJE O POSTUPCIMA OBRADE PODATAKA I PRISTUP TOJ EVIDENCIJI
    5.1. Vođenje evidencije o postupcima obrade podataka
         Svaki postupak obrade podataka u VIS-u bilježi se kao unos u zapisnik s poljem TypeOfAction, uključujući svrhu
         pristupa u skladu s člankom 34. stavkom 1. Uredbe o VIS-u.
         Unos u zapisnik bilježi se s vremenskim pečatom koji označava vrijeme zaprimanja. Vremenski pečat kasnije se
         koristi za identificiranje unosa u zapisnik koje treba izbrisati.
         Za sve postupke obrade podataka u zapisnik se pohranjuje naziv tijela koje unosi ili dobiva podatke. Korisnik i
         središnji VIS specificiraju se u zapisniku ili kao pošiljatelj ili kao primatelj.
         U zapisnik se osim naziva tijela koje unosi ili dobiva podatke i broja zahtjeva za izdavanje vize ne unosi ni jedan
         drugi operativni podatak. Pohranjuje se vrsta podataka koji su preneseni ili korišteni za ispitivanje iz članka 34.
         stavka 1. Uredbe o VIS-u.
         Kada VIS pronađe evidenciju iz članka 34. stavka 2. Uredbe o VIS-u, kod koje je polje TypeOfAction (vrsta radnje)
         postavljeno ili na Delete Application (izbriši zahtjev) ili na Automatic Deletion (automatsko brisanje), tada izračunava
         je li istekla jedna godina od isteka razdoblja čuvanja podataka iz članka 23. stavka 1. Uredbe o VIS-u te ih potom
         briše. Sve evidencije o postupcima obrade podataka koje imaju isti broj zahtjeva brišu se istodobno ako nisu
         potrebne za nadzor sigurnosti podataka, u skladu s člankom 34. stavkom 2. Uredbe o VIS-u.
         Evidencija o postupcima obrade podataka ne mijenja se niti se briše tijekom godine dana nakon isteka razdoblja
         čuvanja podataka iz članka 23. stavka 1. Uredbe o VIS-u.
    5.2. Pristup evidenciji o postupcima obrade podatka
         Pristup evidenciji (zapisnicima) koju vodi upravno tijelo u skladu s člankom 34. stavkom 1. Uredbe o VIS-u
         ograničava se na propisno ovlaštene administratore VIS-a i europskog nadzornika za zaštitu podataka. Ova se
         odredba mutatis mutandis primjenjuje na evidenciju o pristupu evidenciji.