CELEX: 32020Q1204(01)
Language: mt
Date: 2020-05-06 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija taċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali (Cedefop) tas-6 ta’ Mejju 2020 li jadotta regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament ta’ Cedefop

4.12.2020   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 408/12
               
            
         DEĊIŻJONI TAL-BORD TAT-TMEXXIJA TAĊ-ĊENTRU EWROPEW GĦALL-IŻVILUPP TA’ TAĦRIĠ VOKAZZJONALI (CEDEFOP)
         tas-6 ta’ Mejju 2020
         li jadotta regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament ta’ Cedefop
         IL-BORD TAT-TMEXXIJA,
         Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
         Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2019/128 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ Jannar 2019 li jistabbilixxi Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali (“Cedefop”), u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 337/75 (2), u b’mod partikolari l-Artikolu 23(4) tiegħu,
         Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS) tat-12 ta’ Diċembru 2019 u tal-Gwida tal-EDPS dwar l-Artikolu 25 tar-Regolament il-ġdid u r-regoli interni (3),
         BILLI:
         
                     (1)
                  
                  
                     Is-Cedefop iwettaq l-attivitajiet tiegħu f’konformità mar-Regolament (UE) 2019/128.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     F’konformità mal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, ir-restrizzjonijiet tal-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 ta’ dan ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22, għandhom ikunu bbażati fuq regoli interni li jridu jiġu adottati mis-Cedefop, fejn dawn ma jkunux ibbażati fuq atti legali adottati abbażi tat-Trattati.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Dawn ir-regoli interni, inklużi d-dispożizzjonijiet dwar il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, ma għandhomx japplikaw fejn att legali adottat abbażi tat-Trattati jipprevedi restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Fejn is-Cedefop iwettaq id-dmirijiet tiegħu fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, dan għandu jqis jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tiegħu, is-Cedefop jista’ jwettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, iwettaq attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, jipproċessa każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, jimplimenta proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, jipproċessa lmenti interni u esterni, iwettaq awditi interni, iwettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet interni ta’ sigurtà (tal-IT) u jindirizza talbiet minn membri tal-persunal għal aċċess għall-fajls mediċi tagħhom.
                     Is-Cedefop jipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data dwar it-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal data dwar ir-raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività jew imressqa b’konnessjoni miegħu);
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Is-Cedefop, irrappreżentat mid-Direttur Eżekuttiv tiegħu, jaġixxi bħala l-kontrollur (tad-data) irrispettivament minn delegazzjonijiet ulterjuri tar-rwol tal-kontrollur fis-Cedefop biex jiġu riflessi r-responsabbiltajiet operazzjonali għal operazzjonijiet speċifiċi tal-ipproċessar ta’ data personali.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Id-data personali tinħażen b’mod sigur f’ambjent elettroniku jew fuq il-karta filwaqt li jiġu evitati l-abbuż jew l-aċċess illegali minn jew it-trasferiment ta’ data lil persuni li ma jkollhomx ħtieġa ta’ tagħrif. Il-fajls mediċi jinħażnu minn fornitur estern tas-servizzi użat mis-Cedefop. Id-data personali pproċessata ma tinżammx għal aktar żmien milli jkun neċessarju u xieraq għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data għall-perjodu speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data jew ir-reġistri tas-Cedefop.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Dawn ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar kollha mwettqa mis-Cedefop fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, awditi interni, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE) u l-ġestjoni ta’ talbiet minn membri tal-persunal għal aċċess għall-fajls mediċi tagħhom.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Dawn ir-regoli interni għandhom japplikaw għal operazzjonijiet tal-ipproċessar imwettqa qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Għandhom jinkludu wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mis-Cedefop lill-awtoritajiet nazzjonali u lill-organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tiegħu.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Fil-każijiet fejn japplikaw dawn ir-regoli interni, is-Cedefop għandu jipprovdi ġustifikazzjonijiet fejn jispjega għalfejn ir-restrizzjonijiet huma strettament neċessarji u proporzjonali f’soċjetà demokratika u jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     F’dan il-qafas, is-Cedefop għandu obbligu li jirrispetta, kemm jista’ jkun possibbli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data matul il-proċeduri ta’ hawn fuq, b’mod partikolari, dawk relatati mad-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data, id-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data, drittijiet tas-suġġett tad-data għar-rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar u d-drittijiet ta’ komunikazzjoni ta’ ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi kif stabbiliti fir-Regolament (UE) 2018/1725.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Madankollu, is-Cedefop jista’ jkun obbligat jirrestrinġi d-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data u d-drittijiet l-oħra tas-suġġett tad-data, biex, b’mod partikolari, jipproteġi l-investigazzjonijiet tiegħu stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti ta’ awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet ta’ persuni oħra involuti fl-investigazzjonijiet jew fil-proċeduri l-oħra tiegħu.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Perjodikament, is-Cedefop għandu jimmonitorja jekk il-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni jkomplux japplikaw u għandu jneħħi r-restrizzjonijiet malli dawn ma jkunux għandhom japplikaw.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Il-kontrollur għandu jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fil-mument meta jkun hemm intenzjoni li tiġi applikata restrizzjoni u matul reviżjonijiet sussegwenti u għandu jinvolvih matul il-proċedura kollha sakemm tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.
                  
               ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
         
            Artikolu 1
            Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
            
               1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom is-Cedefop jista’ jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tar-Regolament (UE) 2018/1725 fil-kuntest tal-proċeduri stipulati fil-paragrafu 2 f’konformità mal-Artikolu 25 ta’ dan ir-Regolament.
            
            
               2.   Fi ħdan il-qafas tal-funzjonament amministrattiv tas-Cedefop, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar fuq data personali mwettqa mis-Cedefop għall-iskop tat-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, l-implimentazzjoni ta’ proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u estern, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE) u l-ġestjoni ta’ talbiet minn membri tal-persunal għal aċċess għall-fajls mediċi tagħhom.
            
            
               3.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data dwar it-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal data dwar ir-raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data relatata mal-prestazzjoni u l-imġiba u data relatata mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività jew imressqa b’konnessjoni miegħu).
            
            
               4.   Fejn is-Cedefop iwettaq id-dmirijiet tiegħu fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, dan għandu jqis jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dan ir-Regolament.
            
            
               5.   Soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: id-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data, id-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data, id-drittijiet tas-suġġett tad-data ta’ rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar u d-drittijiet għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi.
            
         
         
            Artikolu 2
            Speċifikazzjoni tal-kontrollur u tas-salvagwardji
            
               1.   Is-Cedefop ser jistabbilixxi s-salvagwardji li ġejjin sabiex jipprevjeni abbuż jew aċċess jew trasferiment illegali:
               
                           (a)
                        
                        
                           Id-dokumenti tal-karti ser jinżammu f’armarji siguri u għandhom ikunu aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           Id-data elettronika kollha ser tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura skont l-istandards ta’ sigurtà tas-Cedefop, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi li jkunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss. Livelli xierqa ta’ aċċess ser jingħataw b’mod individwali;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           L-ambjent tal-IT tas-Cedefop ser ikun aċċessibbli permezz ta’ sistema ta’ aċċess uniku u għandha tkun konnessa awtomatikament mal-ID u l-password tal-utent. Ir-rekords elettroniċi ser jinżammu b’mod sigur biex jiġu salvagwardjati l-kunfidenzjalità u l-privatezza tad-data li tinsab fihom;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           Il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data ser jiġu marbuta bl-obbligu ta’ kunfidenzjalità;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           Il-fornitur estern tas-servizzi li jaħżen il-fajls mediċi ser jiġi marbut minn klawżoli kuntrattwali dwar il-kunfidenzjalità u l-ipproċessar ta’ data personali.
                        
                     
            
               2.   Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa s-Cedefop, irrappreżentat mid-Direttur Eżekuttiv tiegħu, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur delegat permezz ta’ avviżi dwar il-protezzjoni tad-data jew ta’ rekords ippubblikati fuq is-sit web u l-intranet tas-Cedefop.
            
            
               3.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) ta’ din id-Deċiżjoni ma għandux ikun itwal milli meħtieġ u għandu jkun xieraq għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data. Fi kwalunkwe każ, dan ma għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data jew fir-rekords imsemmija fl-Artikolu 3(3) ta’ din id-Deċiżjoni.
            
            
               4.   Fejn is-Cedefop iqis li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u għal-libertajiet tas-suġġett tad-data għandhom jitqabblu, b’mod partikolari, mar-riskju għad-drittijiet u għal-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra u mar-riskju li tiddgħajjef l-effettività tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tas-Cedefop, b’mod partikolari billi tinqered xi evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u għal-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament ir-riskji għar-reputazzjoni u r-riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jiġi mismugħ, iżda mhumiex limitati għalihom.
            
         
         
            Artikolu 3
            Restrizzjonijiet
            
               1.   Kwalunkwe restrizzjoni ser tiġi applikata biss mis-Cedefop abbażi ta’ raġuni waħda jew aktar elenkati fil-punti (a) sa (i) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725. B’mod partikolari, fil-kuntest tal-finijiet tal-ipproċessar ta’ data personali indikata fl-Artikolu 1(2) ta’ din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq ir-raġunijiet li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           għat-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (b), (c), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           għal attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (b), (c), (f), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           għal proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (b), (c), (f), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           għal proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (b), (f), (h) u (i) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           għal ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (c), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           għal awditi interni, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (c), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           għal investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (c), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) ta’ dan ir-Regolament;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           għal investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE), ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punti (c), (d), (g) u (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           għall-ġestjoni ta’ talbiet minn membri tal-persunal għal aċċess għall-fajls mediċi tagħhom, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq il-punt (h) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
            
               2.   Bħala applikazzjoni speċifika tal-iskopijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, is-Cedefop jista’ japplika restrizzjonijiet fuq id-drittijiet imsemmija fl-Artikolu 1(5) ta’ din id-Deċiżjoni fiċ-ċirkustanzi li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           fejn istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-Unjoni hija intitolata li tirrestrinġi l-eżerċitar ta’ dawn id-drittijiet fuq il-bażi ta’ atti oħrajn previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew f’konformità ma’ Kapitolu IX ta’ dan ir-Regolament jew mal-atti fundaturi tagħhom u l-iskop ta’ tali restrizzjoni minn dik l-istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-Unjoni tkun ipperikolata jekk is-Cedefop ma japplikax restrizzjoni ekwivalenti fir-rigward tal-istess data personali;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           fejn l-awtorità kompetenti ta’ Stat Membru hija intitolata li tirrestrinġi l-eżerċitar ta’ dawn id-drittijiet abbażi ta’ atti previsti fl-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4), jew taħt miżuri nazzjonali li jittrasponu l-Artikoli 13(3), 15(3) jew 16(3) tad-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5) u l-iskop ta’ tali restrizzjoni minn dik l-awtorità kompetenti ta’ Stat Membru tkun ipperikolata jekk is-Cedefop ma japplikax restrizzjoni ekwivalenti fir-rigward tal-istess data personali;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           fejn l-eżerċitar ta’ dawn id-drittijiet jipperikola l-kooperazzjoni tas-Cedefop ma’ pajjiżi terzi jew ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali fil-prestazzjoni tal-kompiti tiegħu.
                        
                     Qabel japplika restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, is-Cedefop għandu jikkonsulta l-istituzzjoni, il-korp, l-uffiċju jew l-aġenzija rilevanti tal-Unjoni jew l-awtorità kompetenti ta’ Stat Membru sakemm ma jkunx ċar għas-Cedefop li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawn il-punti.
            
            
               3.   Is-Cedefop għandu jinkludi fl-avviżi jew rekords dwar il-protezzjoni tad-data skont it-tifsira tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web u fuq l-intranet tiegħu, fejn jinforma lis-suġġetti tad-data dwar id-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tindika liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u d-durata potenzjali.
               Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 5(2), is-Cedefop, fejn proporzjonali, għandu jinforma individwalment ukoll lis-suġġetti tad-data kollha, li jitqiesu bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni tal-ipproċessar speċifika, dwar id-drittijiet tagħhom rigward restrizzjonijiet preżenti jew fil-futur, u dan mingħajr dewmien żejjed u bil-miktub.
            
            
               4.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun meħtieġa u proporzjonata billi tqis ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.
            
            
               5.   Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq il-bażi tar-regoli preżenti. Dan għandu jiġi ddokumentat każ b’każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għall-finijiet ta’ responsabbiltà.
            
            
               6.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew malli ma jkunux għadhom japplikaw iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom.
            
         
         
            Artikolu 4
            Rieżami mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
            
               1.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tas-Cedefop (“l-UPD”) ser jiġi infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi lill-UPD bl-aċċess għar-rekord li jinkludi l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u jiddokumenta fir-rekord id-data li fiha jinforma lill-UPD. L-UPD ser jiġi involut matul il-proċedura kollha sakemm ir-restrizzjoni titneħħa.
            
            
               2.   L-UPD jista’ jitlob bil-miktub li l-kontrollur jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.
            
            
               3.   Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.
            
         
         
            Artikolu 5
            Restrizzjoni tad-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data
            
               1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   Fejn is-Cedefop jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġetti tad-data msemmi fl-Artikoli 14 sa 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, huwa għandu jirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi/bażijiet ġuridika/ġuridiċi f’konformità mal-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni, inkluża valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.
               Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti
               għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
            
            
               3.   Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 2 għandha tkompli tapplika diment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawha.
               Fejn ma jibqgħux japplikaw ir-raġunijiet għar-restrizzjoni, is-Cedefop għandu jipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Fl-istess ħin, is-Cedefop għandu jinforma lis-suġġett tad-data dwar id-dritt li jressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data f’kull ħin, jew li jfittex rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (il-“Qorti tal-Ġustizzja”).
               Is-Cedefop għandu jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur wara l-adozzjoni tagħha u mal-għeluq tal-inkjesta, il-proċedura jew l-investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni. It-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità msemmi fl-Artikolu 3(5) ser jitwettaq ukoll fil-kuntest ta’ kull rieżami perjodiku, wara valutazzjoni ta’ jekk ir-raġunijiet fattwali u legali għal restrizzjoni għadhomx japplikaw.
            
         
         
            Artikolu 6
            Restrizzjoni tad-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data
            
               1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u proporzjonali:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
                           (i)
                        
                        
                           ġestjoni ta’ talbiet minn membri tal-persunal għal aċċess għall-fajls mediċi tagħhom.
                        
                     Meta s-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar, jew ta’ operazzjoni ta’ pproċessar partikolari, f’konformità mal-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, is-Cedefop għandu jillimita l-valutazzjoni tiegħu tat-talba għal tali data personali biss.
            
            
               2.   Fejn is-Cedefop jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess, imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, huwa għandu jieħu l-passi li ġejjin:
               
                           (a)
                        
                        
                           fit-tweġiba tiegħu għat-talba, huwa għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat dwar ir-restrizzjoni applikata u dwar ir-raġunijiet prinċipali għaliha, u dwar il-possibbiltà li jressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           f’nota ta’ valutazzjoni interna, huwa għandu jiddokumenta r-raġunijiet għar-restrizzjoni, inkluża valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u d-durata tagħha.
                        
                     Ir-restrizzjonijiet imposti fuq id-dritt ta’ aċċess ta’ membri tal-persunal għall-fajls mediċi tagħhom ser jikkonċernaw biss talbiet għal aċċess dirett minn membri tal-persunal għal data medika ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika fejn valutazzjoni magħmula fuq bażi ta’ każ b’każ tiżvela li aċċess indirett huwa neċessarju għall-protezzjoni tas-suġġett tad-data. Aċċess għal tali data ser jingħata permezz ta’ tabib maħtur mis-suġġett tad-data kkonċernat. It-tabib tal-għażla tas-suġġett tad-data ser jingħata aċċess għall-informazzjoni kollha u s-setgħa diskrezzjonali biex jiddeċiedi kif u liema aċċess jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data.
               Il-forniment ta’ informazzjoni msemmija fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud, jekk dan iħassar l-effett tar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
               Is-Cedefop għandu jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur wara l-adozzjoni tagħha u mal-għeluq tal-inkjesta, il-proċedura jew l-investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni. It-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità msemmi fl-Artikolu 3(5) ser jitwettaq ukoll fil-kuntest ta’ kull rieżami perjodiku, wara valutazzjoni ta’ jekk ir-raġunijiet fattwali u legali għal restrizzjoni għadhomx japplikaw.
            
            
               3.   Għandhom jiġu rreġistrati r-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.
            
         
         
            Artikolu 7
            Restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data għal rettifika, tħassir u restrizzjoni ta’ pproċessar
            
               1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-drittijiet tas-suġġett tad-data ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni ta’ pproċessar jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (g)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (h)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   Fejn is-Cedefop jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fl-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725 rispettivament, dan għandu jieħu l-passi stipulati fl-Artikolu 6(2) ta’ din id-Deċiżjoni u jirreġistra r-rekord f’konformità mal-Artikolu 6(3) tagħha.
            
         
         
            Artikolu 8
            Restrizzjoni tad-drittijiet għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi
            
               1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għal komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           awditi interni;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               2.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:
               
                           (a)
                        
                        
                           it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;
                        
                     
                           (b)
                        
                        
                           attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;
                        
                     
                           (c)
                        
                        
                           proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;
                        
                     
                           (d)
                        
                        
                           proċeduri formali għal każijiet ta’ fastidju;
                        
                     
                           (e)
                        
                        
                           e) l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;
                        
                     
                           (f)
                        
                        
                           investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
                        
                     
            
               3.   Fejn is-Cedefop jirrestrinġi d-dritt għal komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725 rispettivament, dan għandu jirrekordja u jirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 5(2) ta’ din id-Deċiżjoni. Għandu japplika wkoll l-Artikolu 5(3) ta’ din id-Deċiżjoni.
            
         
         
            Artikolu 9
            Dħul fis-seħħ
            Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak li fih tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
         
         
            Magħmul fis-6 ta’ Mejju 2020.
            
               
                  Għall-Bord tat-Tmexxija
               
               Barbara DORN
               
                  Il-President tal-Bord tat-Tmexxija
               
            
         
         
            (1)  . ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
         
            (2)  . ĠU L 30, 31.1.2019, p. 90.
         
            (3)  . https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/18-12-20_guidance_on_article_25_en.pdf.
         
            (4)  . Ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data) (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 1).
         
            (5)  . Id-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-awtoritajiet kompetenti għall-finijiet tal-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien jew il-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li tħassar id-Deċiżjoni Qafas tal-Kunsill 2008/977/ĠAI (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 89).