CELEX: 32015D0355
Language: mt
Date: 2015-03-02 00:00:00
Title: Deċiżjoni tal-Kunsill (UE) 2015/355 tat- 2 ta' Marzu 2015 li tadotta r-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp

5.3.2015   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
            
            
               L 61/17
            
         DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL (UE) 2015/355
   tat-2 ta' Marzu 2015
   li tadotta r-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp
   IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA,
   Wara li kkunsidra t-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea,
   Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
   Wara li kkunsidra l-Ftehim Intern bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, imlaqqgħin fi ħdan il-Kunsill, dwar l-iffinanzjar ta' għajnuna mill-Unjoni Ewropea taħt il-qafas finanzjarju pluriennali għall-perjodu mill-2014 sal-2020, skont il-Ftehim ta' Sħubija AKP-UE, u dwar l-allokazzjoni ta' assistenza finanzjarja għall-Pajjiżi u Territorji extra-Ewropej li għalihom tapplika r-Raba' Parti tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (1) (“il-Ftehim Intern”), u b'mod partikolari l-Artikolu 8(5) tiegħu,
   Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni Ewropea,
   Billi:
   
               (1)
            
            
               Il-Ftehim ta' Sħubija bejn il-membri tal-Gruppi ta Stati Afrikani, tal-Karibew u tal-Paċifiku, min-naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa l-oħra, iffirmat f'Cotonou fit-23 ta' Ġunju 2000 (2), kif emendat għall-ewwel darba fil-Lussemburgu fil-25 ta' Ġunju 2005 (3) u kif emendat għat-tieni darba f'Ouagadougou fit-22 ta' Ġunju 2010 (4) (il-“Ftehim ta' Sħubija AKP-UE”), jipprevedi d-definizzjoni tal-protokolli finanzjarji għal kull perjodu ta' ħames snin.
            
         
               (2)
            
            
               Fis-26 ta' Ġunju 2013, ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri, imlaqqgħin fi ħdan il-Kunsill, adottaw Ftehim Intern skont il-Ftehim ta' Sħubija AKP-UE li jipprevedi t-twaqqif tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp li jikkonsisti mir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri.
            
         
               (3)
            
            
               Ir-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp għandhom jieħdu kont tad-dispożizzjonijiet rilevanti tad-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/755/UE (5) u tar-Regolament tal-Kunsill (UE) 2015/322 (6),
            
         ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
   Artikolu 1
   Ir-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp, kif stabbiliti fl-Anness, huma b'dan adottati.
   Artikolu 2
   Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum ta' wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
   
      Magħmul fi Brussell, it-2 ta' Marzu 2015.
      
         
            Għall-Kunsill
         
         
            Il-President
         
         D. REIZNIECE-OZOLA
      
   
   
      (1)  ĠU L 210, 6.8.2013, p. 1.
   
      (2)  ĠU L 317, 15.12.2000, p. 3; (Edizzjoni Speċjali bil-Malti; Kapitolu 11, Volum 035, p. 3).
   
      (3)  ĠU L 287, 28.10.2005, p. 4.
   
      (4)  ĠU L 287, 4.11.2010, p. 3
   
   
      (5)  Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/755/UE tal-25 ta' Novembru 2013 dwar l-assoċjazzjoni tal-pajjiżi u t-territorji extra-Ewropej mal-Unjoni Ewropea (“Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni Extra-Ewropea”) (ĠU L 344, 19.12.2013, p. 1).
   
      (6)  Regolament tal-Kunsill (UE) 2015/322 tat-2 ta' Marzu 2015 dwar l-implimentazzjoni tal-11-il Fond Ewropew għall-Iżvilupp (ĠU L 58, 3.3.2015, p. 1).
   
      ANNESS
      
         REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUMITAT TAL-FOND EWROPEW GĦALL-IŻVILUPP
      
      Artikolu 1
      Kompożizzjoni
      Il-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (il-“Kumitat”) għandu jinkludi d-delegazzjonijiet tal-Istati Membri (id-“delegazzjonijiet”) u jiġi ppresedut minn rappreżentant tal-Kummissjoni.
      Osservatur mill-Bank Ewropew tal-Investiment (BEI) għandu jieħu sehem fil-proċeduri tal-Kumitat rigward il-kwistjonijiet li jirrigwardaw lill-BEI.
      Rappreżentant tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill għandu jattendi l-laqgħat bħala osservatur.
      Artikolu 2
      Referenza lill-Kumitat
      1.   Għandha ssir referenza lill-Kumitat fil-każijiet u skont il-proċeduri stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (UE) 2015/322 (1) (“ir-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ”), u b'mod partikolari fl-Artikoli 7, 9 u 14 tiegħu, u fejn ikun il-każ, fid-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/755/UE (2) (id-“Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni extra-Ewropea”). Fir-rigward tar-responsabbiltajiet mogħtija lilu bid-Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni extra-Ewropea, il-Kumitat għandu jissejjaħ “il-Kumitat FEŻ-PTEE”.
      2.   Barra mill-każijiet ta' referenza previsti fil-paragrafu 1:
      
                  (a)
               
               
                  Il-Kummissjoni għandha tipproċedi bil-pubblikazzjoni, b'mod f'waqtu fuq is-sit elettroniku tagħha, tad-deċiżjonijiet adottati meħudin abbażi tal-Artikoli 14 u 15 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ u tinforma lill-Kumitat skont dan permezz tal-mezzi elettroniċi l-aktar rapidi u affidabbli;
               
            
                  (b)
               
               
                  il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Kumitat b'kull dewmien jew diffikultà fl-implimentazzjoni tal-programmi annwali ta' azzjoni, miżuri individwali u speċjali, inkluż informazzjoni bil-quddiem dwar is-sospensjoni u l-bidu mill-ġdid ta' programmi ta' appoġġ baġitarju, li jistgħu jirriżultaw f'impenji addizzjonali sinifikanti jew bidliet sostantivi sinifikanti li jistgħu jinvolvu referenza obbligatorja taħt id-dispożizzjonijiet tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
               
            Artikolu 3
      Sejħa għal laqgħa
      1.   Il-Kumitat għandu jiġi msejjaħ mill-President, li jkun qed jaġixxi fuq l-inizzjattiva tiegħu jew tagħha jew fuq it-talba ta' Stat Membru.
      2.   Jistgħu jissejħu laqgħat konġunti tal-Kumitat ma' kumitati oħrajn sabiex jiġu diskussi l-kwistjonijiet li jaqgħu taħt l-oqsma ta' responsabbiltà rispettivi tagħhom.
      Artikolu 4
      Aġenda
      1.   Il-President għandu jagħmel abbozz tal-aġenda u jgħaddiha lill-Kumitat.
      2.   L-aġenda għandha tagħmel distinzjoni bejn:
      
                  (a)
               
               
                  abbozzi ta' miżuri li għandhom jiġu adottati mill-Kummissjoni li dwarhom il-Kumitat ikun mitlub jagħti opinjoni, skont il-proċedura prevista fl-Artikolu 14 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ;
               
            
                  (b)
               
               
                  kwistjonijiet oħra mressqa quddiem il-Kumitat għall-informazzjoni jew għal skambju sempliċi ta' opinjonijiet, fuq inizjattiva tal-President jew fuq it-talba bil-miktub ta' xi membru tal-Kumitat.
               
            3.   Kull delegazzjoni tista' titlob li xi punt jiddaħħal fl-aġenda tal-laqgħat tal-Kumitat. L-informazzjoni rilevanti dwar dawn il-punti tista' tingħata wara bil-fomm jew bil-miktub, kif ikun xieraq.
      4.   L-aġenda għandha tinkludi l-approvazzjoni tal-minuti tal-laqgħa preċedenti.
      5.   Mill-inqas kull tliet xhur, u kull meta l-informazzjoni aġġornata tkun disponibbli, l-aġenda għandha tkun akkumpanjata minn ippjanar indikattiv fit-tul għal-laqgħat li jmiss. Dan l-ippjanar għandu jinkludi punti li għandhom jiġu ppreżentati għal opinjoni, kif ukoll kwistjonijiet tal-FEŻ trasversali u strateġiċi li għandhom jiġu ppreżentati għall-informazzjoni u/jew għal skambju ta' fehmiet. L-ippjanar għandu jinkludi punti li għandhom jiġu ppreżentati lill-Kumitat matul is-sitt xhur li jmiss. Sa fejn ikun possibbli, l-ippjanar għandu jindika wkoll punti li jistgħu jiġu ppreżentati lill-Kumitat matul is-sitt xhur sussegwenti.
      Artikolu 5
      Dokumentazzjoni li għandha tintbagħat jew tingħata lill-membri tal-Kumitat
      1.   Il-President għandu jibgħat lill-membri tal-Kumitat l-invit u l-abbozz tal-aġenda tal-laqgħa, kif ukoll kwalunkwe abbozz ta' miżuri li dwarhom il-Kumitat jintalab jagħti opinjoni dwarhom sew qabel il-laqgħa, filwaqt li jqis l-urġenza u l-kumplessità tal-kwistjoni, u f'kwalunkwe każ mill-inqas mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa. Dokumenti oħra marbuta mal-laqgħa, b'mod partikolari d-dokumenti għall-informazzjoni u għal skambju ta' fehmiet, għandhom jiġu ppreżentati, sa fejn ikun possibbli, fl-istess limitu ta' żmien.
      Id-dokumenti kollha għandhom jintbagħtu skont l-Artikolu 15(2) u (3).
      2.   F'każijiet ta' urġenza, u fejn il-miżura li għandha tiġi adottata trid tiġi applikata minnufih, il-President jista', fuq inizjattiva tiegħu jew tagħha jew fuq talba ta' membru tal-Kumitat, iqassar il-limitu ta' żmien għall-preżentazzjoni tad-dokumenti msemmija fil-paragrafu 1. Dak il-limitu ta' żmien ma għandux ikun iqsar minn sebat ijiem kalendarji. Tali każijiet ta' urġenza għandhom ikunu debitament iġġustifikati bil-miktub mill-Kummissjoni.
      3.   Bħala eċċezzjoni, f'każijiet ta' urġenza estrema f'pajjiż jew reġjun sieħeb, pereżempju ċirkostanzi serji ekonomiċi, soċjali u politiċi, diżastri naturali li jġarrabhom pajjiż riċevitur, u kriżi umanitarji jew ċirkostanzi esterni oħra ta' natura simili li jkunu jeħtieġu reazzjoni rapida ħafna, il-President jista', fuq it-talba ta' membru tal-Kumitat jew fuq l-inizjattiva tiegħu jew tagħha stess, ma josservax l-limiti ta' żmien stabbiliti fil-paragrafi 1 u 2. Tali każijiet ta' urġenza estrema għandhom ikunu debitament iġġustifikati bil-miktub mill-Kummissjoni.
      4.   Il-paragrafi 2 u 3 ma għandhomx japplikaw għad-Dokumenti ta' Strateġija u għall-Programmi Indikattivi Pluriennali u l-aġġustament tagħhom b'riżultat tar-rieżami ta' nofs it-terminu u tat-terminu finali msemmijin fl-Artikolu 7(2) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
      5.   Fil-każ ta' abbozz ta' miżuri ppreżentati lill-Kumitat għall-opinjoni tiegħu bi proċedura orali, id-delegazzjonijiet għandhom jinnotifikaw lis-segretarjat tal-Kumitat bil-miktub minn tal-inqas tlitt ijiem ta' xogħol qabel id-data tal-laqgħa:
      
                  (a)
               
               
                  dawk il-punti li għalihom fil-prinċipju jistgħu diġà jagħtu l-qbil tagħhom u li huma jipproponu li jinkludu bħala punti A (bil-kummenti jew talbiet għal aktar informazzjoni jew mingħajrhom); u
               
            
                  (b)
               
               
                  dawk il-punti li jaħsbu li għandhom bżonn diskussjoni u li jipproponu li jinkludu bħala punti B
               
            fl-aġenda msemmija fl-Artikolu 4(1).
      Fuq it-talba ta' Stat Membru, kull punt A jista' jiġi ppreżentat għal diskussjoni u ttrasferit għal-lista ta' punti B kmieni kemm jista' jkun qabel jew, f'każijiet eċċezzjonali, fil-laqgħa.
      Id-delegazzjonijiet għandhom jifformulaw ukoll bil-miktub kull kumment u talba għal aktar informazzjoni, u, fejn dan ikun possibbli, minn tal-inqas tlett ijiem ta' xogħol qabel id-data tal-laqgħa.
      Il-Kummissjoni għandha tagħti aktar informazzjoni u twieġeb għal kull kumment, kull meta jkun possibbli, bil-miktub u mill-inqas ġurnata qabel il-laqgħa.
      6.   Għal raġunijiet imperattivi ta' urġenza debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni tista' tuża wkoll il-proċedura stipulata fl-Artikolu 14(4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ. F'tali każijiet, il-President għandu jippreżenta l-miżuri lill-Kumitat fi żmien 14-il ġurnata mill-adozzjoni tagħhom, sabiex jieħu l-opinjoni tiegħu.
      Artikolu 6
      Trasmissjoni ta' dokumenti ta' programmar lill-Assemblea Parlamentari Konġunta
      Skont l-Artikolu 7(1) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, is-segretarjat tal-Kumitat għandu jittrasmetti d-dokumenti ta' programmar lill-Assemblea Parlamentari Konġunta għall-informazzjoni fl-istess waqt li dawn jintbagħtu lid-delegazzjonijiet fil-Kumitat.
      Artikolu 7
      Opinjoni tal-Kumitat
      1.   Meta titressaq kwistjoni quddiem il-Kumitat għall-opinjoni tiegħu, din għandha tiġi diskussa taħt il-kundizzjonijiet u skont il-proċedura stabbilita fl-Artikolu 14(3) u (4), rispettivament, tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, u fl-Artikolu 8(2) u (3) tal-Ftehim Intern bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, imlaqqgħin fi ħdan il-Kunsill, dwar l-iffinanzjar ta' għajnuna mill-Unjoni Ewropea taħt il-qafas finanzjarju pluriennali għall-perijodu mill-2014 sal-2020, skont il-Ftehim ta' Sħubija AKP-UE, u dwar l-allokazzjoni ta' assistenza finanzjarja għall-Pajjiżi u Territorji extra-Ewropej li għalihom tapplika r-Raba' Parti tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (3) (“il-Ftehim Intern”).
      2.   Sakemm ma joġġezzjona l-ebda membru tal-Kumitat, il-President jista', mingħajr ma jgħaddi għal vot formali, jistabbilixxi li l-Kumitat ikun ta opinjoni pożittiva, b'kunsens, dwar l-abbozz ta' miżuri.
      3.   Meta tintuża l-proċedura bil-fomm, u ssir bidla sostanzjali jew jiżdiedu elementi fattwali ġodda mal-abbozz ta' miżuri waqt il-laqgħa, il-President, fuq l-inizjattiva tiegħu jew tagħha jew fuq it-talba ta' Stat Membru, jista' jipposponi l-vot fuq punt partikolari tal-aġenda sa tmiem il-laqgħa jew sa laqgħa sussegwenti.
      4.   Jekk, skont il-paragrafu 3, il-President jiddeċiedi li ma jipposponix il-vot kif mitlub minn delegazzjoni waħda jew aktar, id-delegazzjoni jew delegazzjonijiet li jitolbu l-posponiment jistgħu jippreżentaw riżerva li tista' tiġi rtirata f'massimu ta' tlett ijiem xogħol mill-jum ta' wara l-laqgħa. L-opinjoni tal-Kumitat għandha tiġi rreġistrata bħala definittiva malli jiskadi dan il-perjodu. Il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Istati Membri bil-pożizzjoni definittiva addottata mill-Istat Membru jew l-Istati Membri li d-delegazzjonijiet tagħhom ikunu ppreżentaw riżerva fil-Kumitat.
      5.   Soġġett għat-tieni subparagrafu ta' dan il-paragrafu, jekk id-dokumenti relatati ma' punt speċifiku fl-aġenda ma jkunux intbagħtu lill-membri tal-Kumitat fil- limitu ta' żmien stipulat fl-Artikolu 5(1) u (2), il-votazzjoni fuq kwistjoni għandha tiġi posposta għal-laqgħa li jkun imiss.
      Fuq proposta mill-President jew fuq talba minn membru tal-Kumitat, il-Kumitat jista' jiddeċiedi b'maġġoranza sempliċi tal-membri tiegħu li jżomm dan il-punt fl-aġenda minħabba l-urġenza tal-kwistjoni. Jekk neċessarju, tista' tiġi applikata l-proċedura bil-miktub prevista fl-Artikolu 11 ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.
      6.   Fil-kuntest ta' eżami ta' programmi ta' azzjoni annwali jew pluriennali, kull delegazzjoni tista' titlob l-irtirar ta' proġett jew programm mill-programm ta' azzjoni. Jekk dik it-talba tkun appoġġata minn minoranza ta' delegazzjonijiet li timblokka, kif stabbilit fl-Artikolu 8(3) tal-Ftehim Intern, flimkien mal-Artikolu 8(2) tal-Ftehim Intern, il-programm ta' azzjoni għandu jiġi adottat mill-Kummissjoni mingħajr il-proġett jew il-programm ikkonċernat. Sakemm il-Kummissjoni, f'konformità mal-fehmiet tad-delegazzjonijiet tal-Kumitat, ma tkunx tixtieq tissokta bil-proġett jew bil-programm irtirat, dan għandu jitressaq mill-ġdid lill-Kumitat barra mill-programm ta' azzjoni annwali fil-forma ta' miżura individwali li għandha mbagħad tiġi adottata mill-Kummissjoni skont il-proċeduri stabbiliti fl-Artikolu 14 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
      Artikolu 8
      Skambju ta' fehmiet
      1.   Kull delegazzjoni tista' tistieden lill-Kummissjoni f'kull mument sabiex tipprovdi informazzjoni lill-Kumitat u sabiex isir skambju ta' fehmiet dwar kwistjonijiet marbuta mal-kompiti deskritti fl-Artikoli 3(3), 7(2) u 14(2) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ. Kull evalwazzjoni, inklużi r-rakkomandazzjonijiet u l-azzjonijiet ta' segwitu jistgħu wkoll jiġu diskussi fil-Kumitat fuq talba ta' Stat Membru, f'konformità mal-Artikolu 18(2) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ. Kif stipulat fl-Artikolu 18(4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, il-Kummissjoni għandha tirrevedi l-progress li jkun sar fl-implimentazzjoni tal-11-il FEŻ, inkluż il-Programmi Indikattivi Nazzjonali, u għandha tippreżenta lill-Kunsill rapporti ta' implimentazzjoni fuq bażi annwali li jibdew mill-2015. Dak ir-rapport jista' jiġi diskuss ukoll fil-Kumitat fuq talba ta' Stat Membru.
      2.   Dan l-iskambju ta' fehmiet jista' jwassal għall-formulazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet mid-delegazzjonijiet, li l-Kummissjoni tieħu kont tagħhom. Il-minuti tal-Kumitat għandhom jirriflettu l-interventi li jkunu saru. Intervent appoġġat minn maġġoranza kwalifikata ta' delegazzjonijiet, kif stabbilit fl-Artikolu 8(3) tal-Ftehim Intern, flimkien mal-Artikolu 8(2) tal-Ftehim Intern, għandu jiġi rreġistrat bħala rakkomandazzjoni.
      Artikolu 9
      Rappreżentazzjoni u kworum
      1.   Kull delegazzjoni għandha titqies bħala membru wieħed tal-Kumitat. Kull Stat Membru għandu jiddeċiedi l-kompożizzjoni tad-delegazzjoni tiegħu u għandu jinforma lill-President b'dan.
      2.   Bl-approvazzjoni tal-President, id-delegazzjonijiet jistgħu jiġu akkumpanjati minn esperti mhux governattivi, bl-ispejjeż tal-Istat Membru kkonċernat.
      F'perjodu raġonevoli ta' żmien, u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn ħamest ijiem kalendarji qabel id-data tal-laqgħa, l-informazzjoni li ġejja għandha tiġi kkomunikata lill-President:
      
                  (a)
               
               
                  il-kompożizzjoni ta' kull delegazzjoni, ħlief meta l-President ikun jafha diġà;
               
            
                  (b)
               
               
                  l-isem u l-funzjonijiet ta' kull espert li jkun qed jakkumpanja d-delegazzjonijiet u l-għaliex hija meħtieġa l-preżenza tiegħu.
               
            Jekk il-President ma joġġezzjonax għall-parteċipazzjoni ta' espert qabel il-laqgħa relevanti, għandu jiġi meqjus li jkun ingħata permess.
      Qabel il-laqgħa, il-President għandu jinforma lid-delegazzjonijiet dwar il-parteċipazzjoni ta' espert mhux governattiv, filwaqt li jindika l-organizzazzjoni li hu jirrappreżenta.
      3.   Delegazzjoni tista', jekk ikun meħtieġ, tirrapreżenta massimu ta' Stat Membru wieħed ieħor. Il-President għandu jiġi avżat bil-miktub qabel il-bidu tal-laqgħa mid-delegazzjoni li tkun għandha tiġi rappreżentata.
      4.   Il-kworum meħtieġ għad-deliberazzjonijiet tal-Kumitat għandu jkun dak rikjest biex tingħata opinjoni b'maġġoranza kwalifikata skont l-Artikolu 14(3) u (4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-11-il FEŻ.
      Artikolu 10
      Partijiet terzi u esperti
      1.   Ir-rappreżentanti tal-pajjiżi aderenti għandhom jiġu mistiedna jattendu l-laqgħat tal-Kumitat mid-data tal-iffirmar tat-Trattat tal-Adeżjoni.
      2.   Il-President jista' jiddeċiedi li jistieden rappreżentanti ta' partijiet terzi oħra jew esperti oħra sabiex jitkellmu dwar punti speċifiċi fl-aġenda tal-Kumitat, fuq inizjattiva tiegħu stess, jew fuq talba ta' membru tal-Kumitat. Madankollu, maġġoranza sempliċi tal-Istati Membri tista' topponi l-parteċipazzjoni tagħhom fil-laqgħa.
      3.   Ir-rappreżentanti tal-pajjiżi terzi u tal-esperti msemmijin fil-paragrafi 1 u 2 u dawk imsemmijin fl-Artikolu 9(2) ma għandhomx ikunu preżenti waqt il-votazzjoni tal-Kumitat, u ma għandhomx jipparteċipaw f'dik il-votazzjoni.
      Artikolu 11
      Proċedura bil-miktub
      1.   F'każijiet debitament iġġustifikati, il-President jista' jikseb l-opinjoni tal-Kumitat permezz tal-proċedura bil-miktub. Il-President għandu jikkomunika l-proposti tal-abbozz ta' miżuri lill-membri tal-Kumitat u għandu jistipula limitu ta' żmien għall-għoti ta' opinjoni skont l-urġenza tal-każ.
      Id-delegazzjonijiet għandhom 21 jum kalendarju minn meta jibagħtu l-proposti sabiex jadottaw pożizzjoni. Kull delegazzjoni tal-Kumitat li ma tesprimix l-oppożizzjoni jew l-intenzjoni tagħha li tastjeni qabel il-limitu ta' żmien stabbilit fil-komunikazzjoni, titqies li tkun qablet taċitament mal-proposta.
      F'każijiet ta' urġenza jew urġenza estrema f'pajjiż jew reġjun sieħeb, japplikaw l-istess limiti ta' żmien stabbiliti fl-Artikolu 5(2) u (3). Tali każijiet ta' urġenza jew ta' urġenza estrema għandhom ikunu debitament sostanzjati bil-miktub mill-Kummissjoni.
      2.   Madankollu, jekk membru tal-Kumitat jitlob biex l-abbozz ta' miżuri jittieħed inkonsiderazzjoni waqt laqgħa, il-proċedura bil-miktub għandha tintemm hemmhekk u l-miżuri proposti għandhom jitmexxew għal-laqgħa li jkun imiss.
      3.   Il-Kummissjoni għandha tgħarraf bil-miktub mingħajr dewmien lill-membri tal-Kumitat dwar l-eżitu ta' proċedura bil-miktub, u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn sebat ijiem kalendarji wara li jiskadi il-limitu ta' żmien.
      Artikolu 12
      Appoġġ segretarjali
      Is-servizzi segretarjali tal-Kumitat għandhom jiġu provduti mill-Kummissjoni.
      Artikolu 13
      Minuti u rapport ta' sintesi tal-laqgħat
      Il-minuti ta' kull laqgħa għandhom jitħejjew taħt l-awspiċji tal-President u għandhom jinkludu l-opinjonijiet espressi dwar il-miżuri proposti u l-pożizzjonijiet espressi waqt il-laqgħa. Il-minuti għandhom jintbagħtu lill-membri tal-Kumitat mingħajr dewmien u, fejn possibbli, mhux aktar tard minn 14-il jum kalendarju mill-laqgħa. Għal-laqgħat li jsiru f'intervalli ta' erba' ġimgħat jew inqas, il-minuti għandhom jintbagħtu tal-anqas sebat ijiem kalendarji qabel il-laqgħa sussegwenti.
      Il-membri tal-Kumitat għandhom jibagħtu lill-President kummenti li jista' jkollhom dwar il-minuti bil-miktub. Il-Kumitat għandu jiġi infurmat dwar dan; jekk ikun hemm xi nuqqas ta' qbil, l-emenda proposta għandha tiġi diskussa mill-Kumitat. Jekk in-nuqqas ta' qbil jippersisti, l-emenda proposta għandha tiġi mehmuża mal-minuti.
      Artikolu 14
      Lista tal-attendenza
      1.   F'kull laqgħa, il-President għandu jieħu lista tal-attendenza li tispeċifika l-awtoritajiet u l-korpi li għalihom jappartjenu l-parteċipanti u għandu jqassamha lill-parteċipanti matul dik il-laqgħa.
      2.   Fil-bidu ta' kull laqgħa, kull delegazzjoni li l-parteċipazzjoni tagħha fix-xogħol tikkostitwixxi konflitt ta' interess fir-rigward ta' punt partikolari fuq l-aġenda għandha tgħarraf lill-President b'din is-sitwazzjoni. Barra minn hekk, kull persuna nominata mill-Istati Membri, kif ukoll l-esperti li kienu ġew awtorizzati mill-President sabiex jipparteċipaw fil-laqgħa skont l-Artikolu 9(2) u l-Artikolu 10(2), u rappreżentanti ta' partijiet terzi li kienu ġew mistiedna biex jattendu l-laqgħa skont l-Artikolu 10, iridu jinfurmaw lill-President b'kull konflitt ta' interess fir-rigward ta' xi punt partikolari fl-aġenda.
      Fil-każ ta' konflitt ta' interess bħal dan, il-persuna kkonċernata għandha, fuq talba tal-President, tirtira mil-laqgħa waqt li jkunu qed jiġu indirizzati l-punti relevanti tal-aġenda.
      Artikolu 15
      Korrispondenza
      1.   Il-korrispondenza li tirrigwarda l-Kumitat għandha tiġi indirizzata lill-Kummissjoni, għall-attenzjoni tas-segretarjat tal-Kumitat.
      2.   Il-korrispondenza indirizzata lid-delegazzjonijiet mis-segretarjat għandha tintbagħat elettronikament lir-Rappreżentanza Permanenti tal-Istat Membru kkonċernat bl-aktar mezz rapidu u affidabbli. Meta Rappreżentanza Permanenti tindika lill-Kummissjoni indirizz elettroniku speċifiku ċentrali għall-korrispondenza relatata mal-ħidma tal-Kumitati, dak l-indirizz għandu jintuża għall-korrispondenza. Barra minn hekk, il-korrispondenza tista' tiġi indirizzata direttament lill-persuni nominati mill-Istati Membri biex jirrappreżentawhom fil-Kumitat.
      3.   Ħlief f'ċirkustanzi eċċezzjonali, il-korrispondenza bejn il-Kummissjoni u d-delegazzjonijiet għandha tintbagħat fiż-żewġ direzzjonijiet bil-mezzi elettroniċi pprovduti mill-Kummissjoni.
      Artikolu 16
      Aċċess għad-dokumenti u kunfidenzjalità
      1.   It-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti tal-Kumitat għandhom jiġu ttrattati skont ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4). Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi dwar it-talbiet għall-aċċess għal dawk id-dokumenti skont ir-Regoli ta' Proċedura tagħha (5). Jekk it-talba tkun indirizzata lil xi Stat Membru, dan l-Istat Membru għandu japplika l-Artikolu 5 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.
      2.   Id-diskussjonijiet tal-Kumitat għandhom ikunu kunfidenzjali.
      3.   Id-dokumenti mibgħuta lill-membri tal-Kumitat, lill-esperti u lir-rappreżentanti ta' partijiet terzi għandhom jinżammu kunfidenzjali, sakemm ma jkunx ingħata aċċess għal dawk id-dokumenti skont il-paragrafu 1, jew sakemm il-Kummissjoni ma tkunx għamlithom pubbliċi mod ieħor.
      4.   Il-membri tal-Kumitat, kif ukoll l-esperti u r-rappreżentanti ta' partijiet terzi, għandhom ikunu rikjesti li jirrispettaw l-obbligi ta' kunfidenzjalità stipulati f'dan l-Artikolu. Il-President għandu jiżgura li l-esperti u r-rappreżentanti ta' partijiet terzi jkunu konxji tar-rekwiżiti ta' kunfidenzjalità imposti fuqhom.
      Artikolu 17
      Protezzjoni ta' data personali
      L-ipproċessar tad-data personali mill-Kumitat u l-gruppi ta' ħidma tiegħu għandu jkun skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6), taħt ir-responsabbiltà tal-President li jaġixxi bħala l-kontrollur, fis-sens tal-punt (d) tal-Artikolu 2 ta' dak ir-Regolament.
      Artikolu 18
      Spejjeż operazzjonali
      1.   L-ispejjeż operazzjonali tal-Kumitat, inkluż l-spejjeż tal-ivvjaġġar għal parteċipant wieħed għal kull Stat Membru, għandhom jitħallsu mill-Kummissjoni.
      Jekk l-approprjazzjoni finanzjarja allokata tkun tippermetti, u fil-limiti ta' dik l-approprjazzjoni, il-Kummissjoni għandha tkopri l-ispejjeż tal-ivvjaġġar ta' żewġ membri tad-delegazzjoni li jagħmlu talba għal dan.
      2.   Il-Kummissjoni għandha tqiegħed għad-dispożizzjoni l-bini u r-riżorsi materjali meħtieġa għall-ħidma tal-Kumitat.
      
         (1)  Regolament tal-Kunsill (UE) 2015/322 tat-2 ta' Marzu 2015 dwar l-implimentazzjoni tal-11-il Fond Ewropew għall-Iżvilupp (ĠU L 58, 3.3.2015, p. 1).
      
         (2)  Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/755/UE tal-25 ta' Novembru 2013 dwar l-assoċjazzjoni tal-pajjiżi u t-territorji extra-Ewropej mal-Unjoni Ewropea (“Deċiżjoni dwar l-Assoċjazzjoni Extra-Ewropea”), (ĠU L 344, 19.12.2013, p. 1).
      
         (3)  ĠU L 210, 6.8.2013, p. 1.
      
         (4)  Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43).
      
         (5)  Regoli ta' Proċedura tal-Kummissjoni (K(2000) 3614) (ĠU L 308, 8.12.2000, p. 26); (Edizzjoni Speċjali bil-Malti: Kapitolu 01, Volum 003, p. 213).
      
         (6)  Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni tal-individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dik id-data (ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1).