CELEX: 52000PC0030
Language: nl
Date: 2000-01-26
Title: Voorstel voor een Verordening van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie

Avis juridique important

|

52000PC0030

Voorstel voor een Verordening van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie  /* COM/2000/0030 def. - COD 2000/0032 */  

Publicatieblad Nr. C 177 E van 27/06/2000 blz. 0070 - 0073

Voorstel voor een VERORDENING VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(ingediend door de Commissie)TOELICHTING1. OntstaansgeschiedenisBij het Verdrag van Amsterdam werd een nieuw artikel 255 in het EG-Verdrag ingevoegd op grond waarvan burgers en ingezetenen van de Unie recht op toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie krijgen. Daarin komt onder de algemene beginselen van de Unie ook de opvatting voor dat de besluiten met de grootst mogelijke eerbiediging van het beginsel van openheid en zo dicht mogelijk bij de burger moeten worden genomen.Overeenkomstig dit nieuwe artikel 255 heeft de Commissie tot taak een wetgevingsvoorstel betreffende de algemene beginselen voor en de beperkingen op het recht van toegang tot documenten van de drie instellingen voor te bereiden. Dit voorstel moet in het kader van de medebeslissingsprocedure binnen twee jaar na de inwerkingtreding van het Verdrag van Amsterdam, dus vóór 1 mei 2001, worden goedgekeurd. Ook moet elke instelling in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de wijze van toegang tot haar documenten opnemen.De Raad en de Commissie passen reeds meer dan vijf jaar een gemeenschappelijke gedragscode betreffende de toegang van het publiek tot hun documenten toe. Het Europees Parlement heeft in juli 1997 een gelijkaardige regeling vastgesteld. [1][1]  Gedragscode inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Raad en de Commissie, door de Raad op 20 december 1993 goedgekeurd, PB L 340 van 31.12.1993, blz. 43, en door de Commissie op 8 februari 1994, PB L 46 van 18.2.1994, blz. 58. Het Europees Parlement heeft een besluit over de toegang van het publiek tot haar documenten op 10 juli 1997 goedgekeurd, PB L 263 van 25.9.1997, blz. 27.2. Voorbereiding van het voorstel voor een verordeningBij de opstelling van dit voorstel voor een verordening heeft de Commissie in het bijzonder rekening gehouden met de volgende elementen :- de wetgevingen inzake toegang tot documenten van de lidstaten, en met name de in de Noordse landen, die een lange traditie van openstelling van hun documenten voor het publiek kennen gevolgde goede praktijken;- het verslag van de Commissie institutionele aangelegenheden van het Europees Parlement over de transparantie binnen de Europese Unie, dat door het Europees Parlement tijdens zijn plenaire vergadering op 12 januari 1999 werd goedgekeurd (rapporteur : Mevrouw Lööw);- de Overeenkomst EG/VN van Aarhus over de toegang tot informatie, de deelneming van het publiek en de toegang tot de rechter op milieugebied, die in juni 1998 werd ondertekend; - het door de Europese ombudsman in aansluiting op zijn onderzoek op eigen initiatief inzake de regels voor de toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van de communautaire instellingen en organen opgestelde speciale verslag; [2][2]  PB C 44 van 10.2.1998, blz. 9-13.- het Groenboek over overheidsinformatie in de informatiemaatschappij; [3][3]  COM(1998)585.- de positieve ervaring die de laatste vijf jaar met de toepassing van de op vrijwillige basis door de Raad, de Commissie en het Europees Parlement ingevoerde regeling is opgedaan, zoals die ervaring met name uit de verslagen van de Raad en de Commissie over de tenuitvoerlegging van hun gedragscode naar voren komt.3. Voor wie geldt het recht van toegang (artikel 1)Overeenkomstig het bepaalde in artikel 255 van het EG-Verdrag heeft iedere burger van de Unie of iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met verblijfplaats of met een statutaire zetel in een lidstaat dit recht op toegang tot documenten. Zoals dit binnen de huidige regeling reeds het geval is, zal de verzoeker geen belang moeten aantonen.4. Werkingssfeer van de verordening (artikelen 2 en 3)Instellingen welke onder de verordening vallenOvereenkomstig artikel 255 van het EG-Verdrag zal de verordening enkel van toepassing zijn op de documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Deze verschillende instellingen en de componenten ervan zijn omschreven in artikel 3.Aangelegenheden welke onder de verordening vallenArtikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie bepalen uitdrukkelijk dat het recht op toegang ook van toepassing is op documenten op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken.Voorts vloeit uit de rechtspraak van het Hof van Justitie voort dat deze verordening ook van toepassing is op documenten betreffende de werkzaamheden die onder het EGKS-Verdrag en het Euratom-Verdrag vallen. [4][4]  Arrest van 15.12.1987 in zaak 328/85, Deutsche Babcock, Jurispr. 1987, blz. 5119. Door de verordening bestreken documentenDe wetgeving zal alle documenten bestrijken welke bij de drie instellingen berusten, dit wil zeggen die door hen opgesteld zijn of die van derden afkomstig zijn en zich in hun bezit bevinden. Deze uitbreiding vormt een grote stap voorwaarts ten opzichte van de huidige regeling, waardoor slechts de door de instellingen opgeleverde documenten worden bestreken.Zij wordt door zowel het Europees Parlement als de ombudsman sterk aangemoedigd, en zou het bovendien mogelijk maken zich op de in de meeste lidstaten geldende wetgeving af te stemmen. Bovendien pleit de formulering van verklaring nr. 35 voor deze ruimere uitlegging van artikel 255. Het spreekt evenwel vanzelf dat de toegang tot een document dat van een derde afkomstig is, niet zal worden verleend indien dit document onder een van de in artikel 4 bedoelde uitzonderingen valt. Bovendien zal de instelling in geval van twijfel de derde-auteur van het document vooraf raadplegen, waarbij zij zich, indien zij geen antwoord ontvangt, het recht voorbehoudt om over de toegang tot het betrokken document de eindbeslissing te nemen. Om een doeltreffende informatie van de Europese burgers over deze uitbreiding mogelijk te maken, zal de toegang worden beperkt tot documenten van derden die eerst na het van toepassing worden van deze verordening aan de instelling werden gericht.Definitie van het begrip "document"Het begrip "document" wordt gedefinieerd als elke inhoud ongeacht de drager ervan. Hierbij zal het enkel gaan om administratieve documenten, dit wil zeggen alle documenten betreffende een aangelegenheid die onder de verantwoordelijkheid van de instelling valt, met uitzondering van die voor intern gebruik en die waarin individuele overdenkingen zijn vervat of die gedachtenwisselingen weergeven of oordelen die in het raam van intern overleg en interne beraadslagingen vrij en ongedwongen werden gegeven, alsook informele boodschappen die met name via elektronische post werden verstuurd en die gelijk zijn te stellen met telefoongesprekken. Zoals het Comité van onafhankelijke deskundigen in zijn tweede verslag beklemtoont [5], heeft de Commissie immers evenals alle politieke instellingen behoefte aan "ruimte om na te denken" over haar beleidsbepaling voordat deze publiek domein wordt, daar immers beleid dat tot stand komt in het licht van de schijnwerpers van de publiciteit vaak pover uitvalt.[5]  Tweede verslag van het Comité van onafhankelijke deskundigen, hoofdstuk 7, punt 7.6.6.Verenigbaarheid tussen het algemene beginsel van toegang tot documenten en de bestaande specifieke regelsIn het kader van bepaalde procedures gelden specifieke regels betreffende de toegang tot documenten en dossiers. Daarom is het van belang uitdrukkelijk te bepalen dat de toekomstige regelgeving die het algemene recht op toegang tot documenten betreft, niet van toepassing zal zijn wanneer er met name ten behoeve van bepaalde personen met een specifiek belang, specifieke regels bestaan of die het vertrouwelijk karakter van bepaalde documenten beheersen. Het zou in elk geval wenselijk zijn binnenkort in het licht van de algemene beginselen inzake transparantie tot een herziening van deze regels over te gaan.5. Uitzonderingen op het recht van toegang (artikel 4)De ontwerp-wetgeving omvat een aantal uitzonderingen op het recht van toegang tot documenten. Zoals in de huidige regeling reeds is voorzien, zijn al deze uitzonderingen gebaseerd op een "harm test". Dit betekent dat toegang tot de gevraagde documenten wordt verleend, tenzij openbaarmaking ervan tot een aanzienlijke aantasting leidt van bepaalde specifieke belangen welke in dit artikel uitdrukkelijk worden vermeld, en door middel van concrete voorbeelden worden verduidelijkt. Vastgesteld kan worden dat ten opzichte van de uitzonderingenregeling in het kader van de huidige gedragscode van de Raad en de Commissie, de andere uitzonderingen beter werden geformuleerd.6. behandeling van oorspronkelijke en confirmatieve verzoeken, beroepsmogelijkheden, wijzen van uitoefening van het recht van toegang en regels voor reproductie voor commerciële doeleinden of andere economische benutting (artikelen 5 tot en met 8)Voorgesteld wordt met enkele aanpassingen bepalingen in te voeren die analoog zijn aan die welke in het kader van de huidige regeling worden toegepast, daar deze laatste immers goed functioneert.Aldus werd de mogelijkheid ingevoerd om de termijn van antwoord met een extra maand te verlengen, waarbij de verzoeker ervan vooraf op de hoogte wordt gebracht en waarbij een en ander naar behoren met redenen wordt omkleed. Voorts werd, overeenkomstig het arrest van 19 juli  1999 van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-14/98 (Hautala tegen Raad), de verplichting ingevoerd om toegang te verlenen tot bepaalde gedeelten van een document waarvan sommige andere gedeelten "gemaskerd", en daarmee ontoegankelijk werden omdat zij onder een van de uitzonderingen op het recht van toegang vallen.Bovendien werd het beginsel van de stilzwijgende toestemming in het stadium van het confirmatief verzoek ingevoerd, hetgeen een versterking van de rechten van de burger betekent.7. Slotbepalingen (artikelen 9 tot en met 11)Er is in enkele slotbepalingen voorzien om met name:de door de verordening bestreken instellingen ertoe te brengen de nodige maatregelen te nemen om de burgers in te lichten over hun rechten, met name door openbare documentenregisters open te stellen;· eraan te herinneren dat de instellingen in hun eigen reglement van orde specifieke bepalingen moeten opnemen ten einde de in deze verordening vervatte algemene beginselen en beperkingen toe te passen. Bovendien is het hoogst wenselijk dat de drie instellingen zich ertoe verbinden een aantal aanvullende maatregelen te treffen om voor een samenhangende benadering zorg te dragen bij de toepassing van deze nieuwe regels met betrekking tot het recht van toegang van het publiek tot hun documenten. Tot deze maatregelen behoort met name de organisatie van opleidings- en voorlichtingsacties voor hun personeel, alsook een herziening van de bestaande regelingen op het gebied van registratie, opslag en archivering en indeling naar vertrouwelijkheidsgraad van documenten.2000/0032 (COD)Voorstel voor eenVERORDENING VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAADinzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de CommissieHET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 255, lid 2,Gezien het voorstel van de Commissie, [6][6]  PB C Volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag, [7][7]  PB COverwegende hetgeen volgt:(1) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie, zoals dat Verdrag voortvloeit uit het Verdrag van Amsterdam, vindt het begrip "openheid" zijn verankering in de volgende bewoordingen : "Dit Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen".(2) Deze openheid maakt het mogelijk voor een betere deelneming van de burgers aan het besluitvormingsproces te zorgen en een grotere legitimiteit, doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de administratie ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem te waarborgen.(3) In de conclusies van de te Birmingham, te Edinburgh en te Kopenhagen gehouden bijeenkomsten van de Europese Raad is op de noodzaak gewezen voor een grotere transparantie in het werk van de instellingen van de Unie te zorgen. In aansluiting op deze conclusies zijn de instellingen met een reeks initiatieven gestart om de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces te verbeteren, door, enerzijds, gerichtere acties op het gebied van voorlichting en communicatie en, anderzijds, de vaststelling van  regels betreffende de toegang van het publiek tot documenten.  (4) Deze verordening beoogt de toegang tot documenten te optimaliseren met de grootst mogelijke inachtneming van het openheidsbeginsel. Zij moet het recht op toegang tot de documenten ten uitvoer leggen en de voorwaarden en beperkingen van dat recht overeenkomstig het bepaalde in artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag vaststellen.(5) Aangezien het vraagstuk van de toegang tot documenten niet in het EGKS-, noch in het Euratomverdrag is geregeld, moet deze verordening van toepassing zijn op documenten die betrekking hebben op activiteiten welke onder deze beide verdragen vallen. Dit is bevestigd in verklaring nr. 41 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam.(6) Ingevolge artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie geldt het recht op toegang eveneens ten aanzien van documenten die onder het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en onder de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken vallen.(7) Teneinde de openbaarheid van de werkzaamheden van de instellingen te verbeteren en zich op de in de meeste lidstaten geldende nationale wetgeving af te stemmen, dient de werkingssfeer van het recht op toegang alle bij het Europees Parlement, de Raad en de Commissie berustende documenten te omvatten.(8) De in deze verordening vervatte beginselen mogen geen afbreuk doen aan specifieke, voor de toegang tot documenten geldende regels, met name die welke rechtstreeks betrekking hebben op personen die daarbij een specifiek belang hebben.(9) Het is onontbeerlijk dat de bescherming van het openbaar belang en van bepaalde individuele belangen door een uitzonderingenregeling wordt gewaarborgd. Voor elk van deze belangen dienen voorbeelden te worden gegeven opdat deze regeling zo transparant mogelijk wordt. Tevens dienen de instellingen in staat te worden gesteld hun documenten voor intern gebruik te beschermen wanneer deze individuele overdenkingen behelzen of wanneer daarin gedachtenwisselingen zijn vervat of oordelen welke vrij en ongedwongen in het raam van interne raadplegingen en beraadslagingen zijn gegeven.(10) Om ervoor te zorgen dat het recht op toegang ten volle wordt geëerbiedigd, dient de huidige administratieve procedure in twee fasen behouden te blijven met een mogelijkheid om beroep bij de rechter in te stellen of een klacht bij de ombudsman in te dienen, en dient in het stadium van het confirmatief verzoek het beginsel van stilzwijgende toestemming te worden ingevoerd.(11) Iedere instelling dient de nodige maatregelen te nemen om het publiek van de nieuwe geldende bepalingen in kennis te stellen; om het voorts de burgers gemakkelijker te maken de uit deze verordening voortvloeiende rechten uit te oefenen, dient met name iedere instelling een documentenregister open te stellen.  (12) Deze verordening heeft noch tot doel noch tot gevolg de ter zake van toegang tot documenten geldende nationale wetgevingen te wijzigen. Het spreekt vanzelf evenwel dat de lidstaten krachtens het voor de betrekkingen tussen de Gemeenschapsinstellingen en de lidstaten bestaande loyaliteitsbeginsel erop zullen toezien aan de goede toepassing van deze verordening geen afbreuk te doen.(13) Ingevolge artikel 255, lid 3, van het EG-Verdrag neemt elke instelling in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot haar documenten op. Dit aspect van de tenuitvoerlegging van deze verordening is een noodzakelijke voorwaarde voor de toepassing ervan. Deze verordening en deze toepassingsbepalingen komen in de plaats van Besluit 93/731/EG van de Raad van 20 december 1993 betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad [8], van Besluit 94/90/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 8 februari 1994 inzake de toegang tot documenten van de Commissie [9], en van Besluit 97/632/EG, EGKS, Euratom van het Europees Parlement van 10 juli 1997 inzake de toegang van het publiek tot de documenten het Europees Parlement [10],[8]  PB L 340 van 31.12.1993, blz. 43. Besluit gewijzigd bij Besluit 96/705/EG, EGKS, Euratom, (PB L 325 van 14.2.1996, blz. 19).[9]  PB L 46 van 18.2.1994, blz. 58. Besluit gewijzigd bij Besluit 96/567/EG, EGKS, Euratom (PB L 247 van 28.9.1996, blz. 45).[10]  PB L 263 van 25.9.1997, blz. 27.HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD :Artikel 1 Algemeen beginsel en begunstigdenIedere burger van de Unie en iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft het ruimst mogelijke recht op toegang tot de documenten van de instellingen in de zin van deze verordening, zonder een belang te moeten aantonen, behoudens de in artikel 4 genoemde uitzonderingen.Artikel 2 Werkingssfeer1. Deze verordening is van toepassing op alle bij de instellingen berustende documenten, dit wil zeggen documenten die door de instellingen zijn opgesteld of die afkomstig zijn van derden en zich in het bezit van de instellingen bevinden.Het recht op toegang tot documenten van derden is beperkt tot die documenten die na het van toepassing worden van deze verordening aan de instelling zijn gericht.2. Deze verordening is niet van toepassing op reeds gepubliceerde documenten, noch op documenten die op andere wijze voor het publiek toegankelijk zijn.Zij is niet van toepassing voor zover er specifieke bepalingen inzake toegang tot documenten bestaan.Artikel 3 DefinitiesVoor de doeleinden van deze verordening wordt verstaan onder:a) "document": iedere inhoud ongeacht de drager ervan (schriftelijk op papier of vastgelegd in elektronische vorm, dan wel als geluids-, beeld- of audiovisuele opname); onder deze verordening vallen enkel de administratieve documenten, dit wil zeggen documenten betreffende een materie die verband houdt met de beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van de instelling behoren, met uitzondering van teksten voor intern gebruik, zoals overdenkings- en discussiestukken en adviezen van diensten, alsmede informele boodschappen;b) "instelling": het Europees Parlement, de Raad en de Commissie;c) "Europees Parlement": de organen ervan (met name het Bureau van het Parlement en de Conferentie van voorzitters), de parlementaire commissies en de fracties en diensten;d) "Raad": de verschillende samenstellingen en de organen ervan (met name het Comité van Permanente Vertegenwoordigers en de werkgroepen), de bij het Verdrag of door de wetgever, om de Raad bij te staan, ingestelde diensten en comités;e) "Commissie": het college, zijn leden en hun kabinetten, de directoraten-generaal en diensten, de vertegenwoordigingen en delegaties alsmede de door de Commissie ingestelde comités alsmede de comités die zijn ingesteld om haar bij te staan, met name bij de uitoefening van haar uitvoeringsbevoegdheden;f) "derde": iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon of entiteit die niet tot de instelling behoort, met inbegrip van de lidstaten, de andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede de derde landen.De lijst van de in de eerste alinea, punten d) en e), bedoelde comités wordt opgesteld in het kader van de tenuitvoerlegging van deze verordening zoals bepaald in artikel 10.Artikel 4 UitzonderingenregelingDe instellingen weigeren toegang tot documenten waarvan openbaarmaking in belangrijke mate afbreuk zou kunnen doen aan de bescherming :a) van het openbaar belang, met name wat betreft :_ openbare veiligheid,_ defensie en internationale betrekkingen,_ betrekkingen tussen en/of met de lidstaten of de communautaire en niet-communautaire instellingen en organen,_ financiële of economische belangen,_ monetaire stabiliteit,_ stabiliteit van de communautaire rechtsorde,_ gerechtelijke procedures,_ inspectie-, enquête- en auditactiviteiten,_ het verloop van inbreukprocedures, met inbegrip van de voorbereidende fasen,_ het doeltreffend functioneren van de instellingen;b) van de persoonlijke levenssfeer en het individu, met name wat betreft :_ personeelsdossiers,_ inlichtingen, adviezen en beoordelingen die in verband met indienstnemingen of benoemingen als vertrouwelijk zijn gegeven,_ gegevens over een persoon die een persoonlijk karakter hebben of een document waarvan openbaarmaking een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer zou kunnen betekenen of daartoe zou kunnen bijdragen, zoals gegevens die onder het medisch beroepsgeheim vallen;c) van de geheimhouding op handels- en industrieel gebied en van het economisch belang van een welbepaald natuurlijk persoon of rechtspersoon, met name wat betreft:_ zaken- en commerciële geheimen,_ intellectuele en industriële eigendom,_ industriële en financiële informatie alsmede informatie op bank- en handelsgebied, met inbegrip van gegevens betreffende zakenrelaties of contracten,_ gegevens betreffende de kosten en offertes in het raam van aanbestedingen;d) van de vertrouwelijkheid waarom de derde die het document of de informatie heeft verstrekt, heeft verzocht of van de door de wetgeving van de lidstaat vereiste vertrouwelijkheid.Artikel 5 Behandeling van de oorspronkelijke verzoeken1. Ieder verzoek om toegang tot een document moet schriftelijk geschieden en voldoende nauwkeurig luiden om de instelling in staat te stellen het document te identificeren. De instelling kan de aanvrager verzoeken zijn aanvraag nader te preciseren.Ingeval van zich herhalende verzoeken en/of verzoeken die omvangrijke documenten betreffen, zoekt de instelling met de aanvrager naar een minnelijke oplossing voor een billijke regeling ervoor.2. De instelling stelt de aanvrager door middel van een naar behoren met redenen omkleed schriftelijk antwoord binnen een maand nadat diens verzoek is geregistreerd, in kennis van het daaraan gegeven gevolg.3. Ingeval de instelling de aanvrager een afwijzend antwoord heeft gegeven, stelt zij deze ervan in kennis dat hij binnen een maand na ontvangst van het antwoord over de mogelijkheid beschikt bij de instelling een confirmatief verzoek in te dienen, welk verzoek ertoe strekt de instelling haar standpunt te doen herzien, waarzonder de aanvrager wordt geacht van het oorspronkelijke verzoek te hebben afgezien.4. Bij wijze van uitzondering kan de in lid 2 genoemde termijn met één maand worden verlengd, mits de aanvrager daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met uitvoerige vermelding van de redenen daarvoor.Uitblijven van een antwoord binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord.Artikel 6 Behandeling van de confirmatieve verzoeken en beroepsmogelijkheden1. Indien de aanvrager een confirmatief verzoek indient, beschikt de instelling te rekenen vanaf de registratie van dit verzoek over een termijn van één maand om de aanvrager schriftelijk te antwoorden. Indien de instelling besluit de weigering om het aangevraagde document vrij te geven, te handhaven, moet de instelling deze weigering naar behoren met redenen omkleden en de aanvrager in kennis stellen van de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep bij de rechter en indiening van een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden die in, respectievelijk, de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag zijn vervat.2. Bij uitzondering kan de in lid 1 genoemde termijn met één maand worden verlengd, mits de aanvrager daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met uitvoerige vermelding van de redenen daarvoor.Uitblijven van een antwoord binnen de vereiste termijn geldt als een gunstig luidend besluit.Artikel 7 Wijze van uitoefening van het recht op toegang1. Toegang tot de documenten wordt gegeven door hetzij inzage ter plaatse, hetzij afgifte van een kopie. De kosten ervan kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht.2. De documenten worden, rekening houdend met de door de aanvrager te kennen gegeven voorkeur in een bestaande taalversie geleverd. Van het aangevraagde document wordt een bewerkte versie ter beschikking gesteld indien een gedeelte van dit document onder een van de in artikel 4 bedoelde uitzonderingen valt.Artikel 8 Reproductie voor commerciële doeleinden of voor ander economisch gebruikEen aanvrager die een document heeft verkregen, mag dit zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbende niet voor commerciële doeleinden reproduceren, noch op enige andere wijze economisch benutten.Artikel 9 Voorlichting en registersElke instelling neemt de nodige maatregelen om het publiek over de uit deze verordening voortvloeiende rechten voor te lichten. Teneinde voorts de uitoefening van deze rechten te vergemakkelijken, biedt elke instelling toegang tot een documentenregeister.Artikel 10 TenuitvoerleggingElke instelling neemt in haar reglement van orde de voor de tenuitvoerlegging van deze verordening benodigde bepalingen op. Deze bepalingen worden van kracht op ... [drie maanden na vaststelling van deze verordening].Artikel 11 InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Zij is van toepassing met ingang van ..... [drie maanden na de vaststelling van deze verordening].Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.Gedaan te Brussel, op Voor het Europees Parlement Voor de RaadDe Voorzitster De Voorzitter