CELEX: 52012PC0456
Language: pl
Date: 2012-08-16
Title: Wniosek ROZPORZĄDZENIE RADY zmieniające rozporządzenie (EWG/Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Wniosek ROZPORZĄDZENIE RADY zmieniające rozporządzenie (EWG/Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	UZASADNIENIE
1.           KONTEKST WNIOSKU
1.1.        Kontekst ogólny
Rozporządzenie Rady[1] przyjęte w lutym 1983 r.
wprowadza wymóg, by instytucje określone w art. 1 tego rozporządzenia określały
historyczne materiały archiwalne i udostępniały je do wglądu publicznego po 30
latach od momentu ich sporządzenia. W rozporządzeniu przewidziano możliwość
przechowywania historycznych materiałów archiwalnych w dowolnym miejscu, które
każda z instytucji uzna za najbardziej odpowiednie.
W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja
uzgodniły, że swoje historyczne materiały archiwalne będą deponować w
Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (EUI), gdzie udostępniane są
do wglądu publicznego. W międzyczasie Europejski Trybunał Obrachunkowy,
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Bank Inwestycyjny również
zdecydowały o archiwizacji swoich materiałów w EUI. Warunki deponowania
materiałów archiwalnych określono w umowie z dnia 17 grudnia 1984 r.
pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, i EUI.
Włoski
rząd na stałe i bezpłatnie udostępnia EUI odpowiednie pomieszczenia na potrzeby
przechowywania materiałów archiwalnych. Dzięki temu zdeponowane materiały są
przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami.
Celem deponowania historycznych materiałów
archiwalnych poszczególnych instytucji w EUI jest udostępnienie materiałów
archiwalnych w jednym miejscu, ułatwianie korzystania z tych materiałów i
stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich.
1.2         Cel wniosku
Wniosek ma na celu potwierdzenie roli EUI w
zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji. Zapewni on
rzetelną podstawę prawną i finansową partnerstwa UE i EUI.
1.3         Główne elementy wniosku
Wniosek przewiduje, że historyczne materiały
archiwalne poszczególnych instytucji będą deponowane w EUI. W przyszłości wszystkie instytucje, z wyjątkiem
Trybunału Sprawiedliwości oraz Europejskiego Banku Centralnego, po
udostępnieniu na mocy obowiązującego rozporządzenia swoich historycznych
materiałów archiwalnych do wglądu publicznego będą je deponować w EUI.
Wniosek nie będzie miał wpływu na to, kto jest
właścicielem historycznych materiałów archiwalnych, którym pozostaje instytucja
deponująca dokumenty; nie będzie on miał również wpływu na obecne zasady,
zgodnie z którymi decyzja o tym, które dokumenty udostępniane są do wglądu
publicznego po 30 latach, należy do danej instytucji.
Koszty operacyjne i koszty personelu ponoszone
przez EUI w związku z administrowaniem historycznymi materiałami archiwalnymi
będą pokrywane z budżetu ogólnego UE, z wyjątkiem wszelkich kosztów związanych
z udostępnianiem i wyposażeniem budynku(ów) i repozytoriów, w których
przechowywane są materiały archiwalne, i kosztów ich personelu. EUI zapewni publiczny dostęp do historycznych
materiałów archiwalnych UE. Nie wyklucza to jednak możliwości udostępnienia
własnych historycznych materiałów archiwalnych również przez same instytucje.
We wniosku wprowadzono rozróżnienie pomiędzy
deponowaniem materiałów archiwalnych na papierze i w formie cyfrowej. Papierowe
materiały archiwalne będą nadal fizycznie deponowane w instytucie EUI i przez
ten instytut przechowywane. Nie ma jednak potrzeby, aby EUI przechowywało
materiały archiwalne w formie cyfrowej do celów ich udostępniania. Za
długoterminowe przechowywanie materiałów archiwalnych w formie cyfrowej nadal
będą odpowiedzialne instytucje, do których materiały te należą.
We wniosku wyjaśniono zakres odpowiedzialności
EUI w odniesieniu do ochrony danych osobowych zawartych w historycznych
materiałach archiwalnych instytucji. Wniosek stanowi również, że każda
instytucja przyjmie zasady wykonawcze odnośnie do stosowania rozporządzenia 354/83,
obejmujące zasady dotyczące przechowywania i udostępniania do wglądu publicznego
historycznych materiałów archiwalnych oraz ochrony zawartych w nich danych
osobowych.
2.           WYNIKI KONSULTACJI Z ZAINTERESOWANYMI
STRONAMI
W przypadku tego wniosku nie ma potrzeby
przeprowadzania oceny skutków.
Przeprowadzono konsultacje z zainteresowanymi
stronami. EUI i Włochy, a więc instytucja goszcząca archiwum i rząd kraju
będącego gospodarzem, poparły niniejszy wniosek. Służby administracyjne
instytucji UE i sieć unijnych agencji również poparły cel niniejszego wniosku.
Trybunał Sprawiedliwości i Europejski Bank
Centralny zwróciły się z prośbą o zwolnienie ich z obowiązku deponowania
historycznych materiałów archiwalnych w EUI. Nie wykluczają jednak, że w
przyszłości będą deponować odnośne materiały na zasadzie dobrowolności. Wynika
to z charakteru działalności tych instytucji i odzwierciedla praktykę przyjętą
przez wiele państw członkowskich w stosunku do historycznych materiałów
archiwalnych podobnych podmiotów.
3.           ELEMENTY PRAWNE WNIOSKU
3.1 Najważniejsze przepisy wniosku
Wniosek przewiduje, że poszczególne instytucje
będą deponowały swoje historyczne materiały archiwalne w Europejskim Instytucie
Uniwersyteckim we Florencji, we Włoszech, gdzie będą one udostępniane przez EUI
do wglądu publicznego.
3.2 Podstawa prawna
Podstawę prawną
niniejszego wniosku stanowi art. 352 Traktatu o funkcjonowaniu Unii
Europejskiej.
Rozporządzenie 354/83
wraz z odnośnymi zmianami z 2003 r. zostało przyjęte na mocy art. 308 TWE,
będącego poprzednikiem art. 352 TFUE. Niniejszy
wniosek nie narusza celu rozporządzenia nr 354/83, jakim jest udostępnianie
materiałów archiwalnych instytucji do wglądu publicznego po 30 latach. Określa jedynie, że materiały te będą deponowane w
EUI po udostępnieniu ich do wglądu publicznego przez odnośne instytucje zgodnie
z obowiązującym rozporządzeniem. To formalne
rozwiązanie odzwierciedla obecny stan rzeczy, ponieważ większość instytucji,
które udostępniły swoje materiały archiwalne, deponuje je już w EUI.
Art. 3 ust. 3 TUE
stanowi, że UE szanuje między innymi swoją bogatą różnorodność kulturową oraz
czuwa nad ochroną i rozwojem dziedzictwa kulturowego Europy. Historyczne materiały archiwalne instytucji
stanowią część dziedzictwa kulturowego Europy, zatem ich publiczne
udostępnianie służy przede wszystkim celom akademickim, edukacyjnym i kulturalnym. Unii przyznano uprawnienia do przyjmowania środków
w celu wspierania, koordynacji i uzupełnienia działań państw członkowskich w
tym obszarze, w Traktatach nie przewidziano jednak koniecznych uprawnień w
odniesieniu do historycznych materiałów archiwalnych instytucji.
Wykorzystanie
innej podstawy prawnej skutkowałoby wnioskiem w sprawie nowego rozporządzenia i
w konsekwencji wszystkie przepisy rozporządzenia Rady nr 354/83, w tym
ustanowione w nim podstawowe zasady, stałyby się przedmiotem debaty. Wykraczałoby to znacznie poza opisane powyżej cele
niniejszego wniosku.
Zbadano możliwość
powołania się w niniejszym wniosku na art. 15 ust. 3 TFUE, została ona jednak
odrzucona z przedstawionych poniżej powodów.
Głównym celem
określenia historycznych materiałów archiwalnych jest wybór dokumentów na
podstawie ich trwałej wartości administracyjnej, historycznej lub dowodowej z
myślą o zachowaniu dziedzictwa historycznego instytucji i dzieleniu się tym
dziedzictwem. Każda z instytucji w aktywny
sposób udostępnia swoje historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego
po 30 latach i zapewnia dodatkowe informacje, które umożliwiają umiejscowienie
tych materiałów w kontekście organizacyjnym i funkcjonalnym. Wykracza to w znacznym stopniu poza powszechne
prawo dostępu do dokumentów na mocy art. 15 ust. 3 TFUE, którego celem jest w
pierwszym rzędzie wspieranie dobrych rządów i zapewnianie udziału społeczeństwa
w procesie decyzyjnym instytucji.
Powołanie się na
art. 15 ust. 3 TFUE ograniczyłoby zakres stosowania zasad regulujących kwestię
udostępniania historycznych materiałów archiwalnych, ponieważ Europejski Bank
Centralny, Europejski Bank Inwestycyjny i Trybunał Sprawiedliwości, które są
objęte rozporządzeniem nr 354/83, podlegałyby przepisom rozporządzenia przyjętego
na takiej podstawie wyłącznie w przypadku realizacji zadań administracyjnych.
3.3 Zasada proporcjonalności
Wniosek ogranicza się do kwestii deponowania
przez instytucje historycznych materiałów archiwalnych w EUI oraz warunków, na
jakich są one deponowane.
3.4 Wybór instrumentów
Rozporządzenie jest jedynym odpowiednim
instrumentem zdolnym zapewnić rzetelną podstawę prawną i finansową partnerstwa
UE i EUI. Wniosek dotyczy ograniczonych zmian w obowiązującym rozporządzeniu.
4.           WPŁYW NA BUDŻET
Wniosek w sprawie wprowadzenia obowiązku
deponowania historycznych materiałów archiwalnych w EUI nie będzie miał wpływu
na budżet w perspektywie krótko- i średnioterminowej. Oczekuje się, że
długofalowy wpływ na budżet nie będzie znaczący.
Trzy największe instytucje, Parlament
Europejski, Rada i Komisja, jak również Europejski Komitet
Ekonomiczno-Społeczny, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Bank
Inwestycyjny, deponują już swoje historyczne materiały archiwalne w EUI.
Zarządzanie materiałami archiwalnymi we Florencji jest finansowane z budżetu UE
od czasu zdeponowania w EUI pierwszych takich materiałów ponad ćwierć wieku
temu. W ocenie skutków finansowych regulacji przewidziano ciągłość tego
finansowania. Koszty będą dzielone pomiędzy instytucje deponujące dokumenty w
zależności od pracy wykonanej przez EUI na potrzeby odnośnych materiałów
archiwalnych.
Rząd włoski zapewnia pomieszczenia do
przechowywania materiałów archiwalnych oraz biura personelu zarządzającego
archiwami w EUI.
W konsekwencji niniejszej zmiany liczba
instytucji deponujących dokumenty wzrośnie. Ponieważ jednak deponowanie dotyczy
historycznych materiałów archiwalnych, udostępnianych do wglądu publicznego po 30
latach od ich powstania, termin, w jakim niniejszy wniosek będzie miał wpływ na
instytucje inne niż te, które obecnie deponują już swoje materiały archiwalne w
EUI, jest stosunkowo odległy. Ponadto historyczne materiały archiwalne będą
coraz częściej w postaci cyfrowej, co umożliwi korzyści skali w odniesieniu do
ich przetwarzania i rozpowszechniania przez EUI.
2012/0221 (APP)
Wniosek
ROZPORZĄDZENIE RADY
zmieniające rozporządzenie (EWG/Euratom) nr
354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych
instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji 
RADA UNII
EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii
Europejskiej, w szczególności jego art. 352,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego
parlamentom narodowym,
uwzględniając zgodę Parlamentu Europejskiego,
po zasięgnięciu opinii Europejskiego
Inspektora Ochrony Danych,
stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą
ustawodawczą,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)         
Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom)
nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do
wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty
Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej[2] historyczne materiały
archiwalne instytucji i organów są przechowywane i o ile to możliwe
udostępniane do wglądu publicznego po upływie 30 lat.
(2)         
Obowiązek określania archiwów historycznych i
udostępnienia ich do wglądu publicznego w możliwych przypadkach ma zastosowanie
do wszystkich instytucji określonych w art. 1 rozporządzenia nr 354/83.
(3)         
W rozporządzeniu nr 354/83 przewidziano, że każda
instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w dowolnym
miejscu, które uzna za najbardziej odpowiednie.
(4)         
W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja
zdecydowały, że swoje historyczne materiały archiwalne będą deponować w
Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (EUI), gdzie udostępniane są
one do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę
pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a
Europejskim Instytutem Uniwersyteckim we Florencji.
(5)         
W międzyczasie Europejski Komitet
Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy uzgodniły, że będą
przestrzegać warunków umowy o deponowaniu materiałów z dnia 17 grudnia 1984 r.
Europejski Bank Inwestycyjny deponuje swoje historyczne materiały archiwalne w
EUI na mocy odrębnej konwencji z EUI podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz
„Przepisów dotyczących archiwów historycznych” przyjętych przez Komitet
Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r.[3].

(6)         
Rząd włoski udostępnił na stałe i nieodpłatnie
odpowiednie pomieszczenia na potrzeby EUI do celów przechowywania i ochrony
zdeponowanych materiałów archiwalnych zgodnie z uznanymi międzynarodowymi
standardami oraz zapewnienia na miejscu możliwości skorzystania z tych
materiałów.
(7)         
Celem deponowania historycznych materiałów
archiwalnych poszczególnych instytucji w EUI jest udostępnienie materiałów
archiwalnych w jednym miejscu, ułatwianie korzystania z tych materiałów i
stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji
europejskich. EUI to renomowany akademicki ośrodek badań, którego działalność
koncentruje się na integracji europejskiej i Europie. Posiada niemal 30-letnie
doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji,
udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone
specjalnie z myślą o przechowywaniu wspomnianych materiałów i ich
udostępnianiu; cieszy się również międzynarodowym uznaniem jako centrum
archiwalne, gdzie przechowywane są wspomniane materiały.
(8)         
Dalsze deponowanie historycznych materiałów
archiwalnych instytucji w EUI wymaga rzetelnej podstawy prawnej
odzwierciedlającej rolę, jaką EUI pełni jako partner instytucji w zarządzaniu
ich historycznymi materiałami archiwalnymi.
(9)         
Specyfika działań realizowanych przez Trybunał
Sprawiedliwości i Europejski Bank Centralny uzasadnia wykluczenie obu tych
instytucji z obowiązku deponowania historycznych materiałów archiwalnych w EUI
zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Trybunał Sprawiedliwości i Europejski
Bank Centralny mogą deponować w EUI swoje historyczne materiały archiwalne na
zasadzie dobrowolności.
(10)     
Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie
do wszystkich innych instytucji. Nie narusza ono obowiązku udostępniania
własnych historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego przez
każdą z instytucji, nie ma również wpływu na fakt, że każda z nich pozostaje
właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych.
(11)     
Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach
archiwalnych zdeponowanych w EUI należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem
nr 45/2001[4].
(12)     
Na potrzeby zarządzania materiałami archiwalnymi
instytucji przez EUI mogą być przyznawane dotacje. 
(13)     
Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie nr 354/83,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83
wprowadza się następujące zmiany:
1. artykuł 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Każda instytucja, z wyjątkiem Trybunału
Sprawiedliwości i Europejskiego Banku Centralnego, deponuje w Europejskim
Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (EUI) dokumenty stanowiące część jej
historycznych materiałów archiwalnych, które udostępniła do wglądu publicznego
zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Deponowanie
materiałów odbywa się zgodnie z zapisami w załączniku.”;
2. w
art. 8 dodaje się następujące akapity:
„3. Trybunał Sprawiedliwości i Europejski Bank
Centralny mogą deponować w EUI swoje historyczne materiały archiwalne na
zasadzie dobrowolności.
4. Zdeponowanie historycznych materiałów archiwalnych instytucji w EUI
nie narusza własności ani ochrony materiałów archiwalnych zgodnie z
postanowieniem art. 2 Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii
Europejskiej załączonego do traktatu.
5. EUI zapewnia przechowywanie i ochronę
zdeponowanych materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona materiałów
muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami dotyczącymi fizycznej
ochrony materiałów archiwalnych i spełniać przynajmniej zasady techniczne i
bezpieczeństwa, które odpowiadają zasadom dotyczącym przechowywania publicznych
materiałów archiwalnych we Włoszech i zarządzania nimi. W związku z tym
deponowane dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium.
6. Każda
instytucja deponująca dokumenty ma prawo zwrócić się o informacje na temat
zarządzania jej materiałami archiwalnymi przez EUI i przeprowadzić inspekcję
zdeponowanych tam materiałów archiwalnych.
7. EUI udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały
archiwalne, które otrzymuje zgodnie z ust. 1 i 3. Instytucje mogą udostępniać
do wglądu publicznego wersję tych samych historycznych materiałów archiwalnych.
8. Zgodnie z rozporządzeniem
Rady nr 1605/2002 i pod warunkiem że władza budżetowa udostępni potrzebne
środki z właściwej pozycji budżetowej, EUI mogą zostać przyznane dotacje na
wsparcie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi zgodnie z
niniejszym rozporządzeniem. Koszty zarządzania
materiałami archiwalnymi są dzielone proporcjonalnie pomiędzy poszczególne
instytucje deponujące dokumenty. Koszty
związane z zaopatrzeniem i wyposażeniem budynków i repozytoriów na potrzeby
archiwów oraz koszty ich personelu nie są kosztami kwalifikowalnymi.
9. EUI przetwarza dane osobowe
zawarte w historycznych materiałach archiwalnych instytucji zgodnie z rozporządzeniem
45/2001. EUI występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z
art. 2 wskazanego rozporządzenia, działając zgodnie ze wskazówkami instytucji
deponujących dokumenty.
10. Europejski Inspektor Ochrony Danych posiada uprawnienia nadzorcze
wobec EUI w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w
historycznych materiałach archiwalnych zdeponowanych przez instytucje.”;
3. artykuł 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„Każda instytucja przyjmuje wewnętrzne
przepisy dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia. Przepisy te obejmują
zasady przechowywania, udostępniania do wglądu publicznego i ochrony danych
osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych. O ile to możliwe,
instytucje udostępniają materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie
elektronicznej. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających
szczególne potrzeby (Braille, duże czcionki lub nagrania).”;
4. dodaje się załącznik zgodnie z załącznikiem
do niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie
następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w
całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia […] r.
                                                                       W
imieniu Rady
                                                                       Przewodniczący
                                                                       
ZAŁĄCZNIK
Dodaje się następujący załącznik:
„Załącznik
Przepisy
dotyczące deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji
w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji
1.   W przypadku materiałów archiwalnych niezapisanych w formie cyfrowej
oryginały dokumentów, wraz z mikroformą lub kopią cyfrową, deponowane są w EUI
w celu ich stałego przechowywania.
W przypadku materiałów archiwalnych w formie
cyfrowej EUI ma stały dostęp do tych dokumentów w sposób umożliwiający
dopełnienie obowiązku zapewnienia publicznego dostępu do historycznych
materiałów archiwalnych w jednym miejscu i ułatwiania korzystania z tych
materiałów. Instytucje, które sporządziły dokumenty, pozostają odpowiedzialne
za stałe przechowywanie swoich materiałów archiwalnych w formie cyfrowej.
2. Deponowanie
odbywa się w okresach rocznych w zakresie, w jakim jest to możliwe, zgodnie ze
zwyczajowymi procedurami instytucji w dziedzinie przetwarzania materiałów
archiwalnych.
3.   Instytucje
deponujące dokumenty mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć z
zakresu deponowanych materiałów oryginały pewnych dokumentów w EUI. W takim wypadku deponują mikroformę lub kopię cyfrową
danego dokumentu.
4.   Instytucje deponujące dokumenty pozostają właścicielami materiałów
archiwalnych, jak również zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór
dokumentów i plików deponowanych lub udostępnianych w EUI. EUI nie modyfikuje klasyfikacji materiałów
archiwalnych ustanowionej przez instytucje deponujące dokumenty, nie usuwa
również żadnych dokumentów ani plików, ani nie wprowadza w nich zmian.
5.   Na wniosek instytucji deponujących dokumenty
EUI zwraca im oryginały wszelkich zdeponowanych dokumentów i plików. Instytucje deponujące dokumenty możliwie szybko
zwracają oryginały EUI w momencie, gdy te nie są im już potrzebne.
6.   EUI
informuje w trybie natychmiastowym instytucje deponujące dokumenty o wszelkich
okolicznościach zagrażających nietykalności zdeponowanych przez nie materiałów
archiwalnych.”.
OCENA SKUTKÓW FINANSOWYCH REGULACJI
1.           STRUKTURA WNIOSKU/INICJATYWY
              1.1.    Tytuł wniosku/inicjatywy
              1.2.    Dziedzina(-y)
polityki w strukturze ABM/ABB, której(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa
              1.3.    Charakter
wniosku/inicjatywy
              1.4.    Cele
              1.5.    Uzasadnienie
wniosku/inicjatywy
              1.6.    Czas
trwania działania i jego wpływ finansowy
              1.7.    Przewidywany(-e)
tryb(-y) zarządzania
2.           ŚRODKI ZARZĄDZANIA
              2.1.    Zasady
nadzoru i sprawozdawczości
              2.2.    System
zarządzania i kontroli
              2.3.    Środki
zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom
3.           SZACUNKOWY WPŁYW FINANSOWY
WNIOSKU/INICJATYWY
              3.1.    Dział(y)
wieloletnich ram finansowych i pozycja(pozycje) wydatków w budżecie, na które
wniosek/inicjatywa ma wpływ
              3.2.    Szacunkowy
wpływ na wydatki
              3.2.1. Synteza szacunkowego
wpływu na wydatki
              3.2.2. Szacunkowy wpływ na
środki operacyjne
              3.2.3. Szacunkowy wpływ na
środki administracyjne
              3.2.4. Zgodność z
obowiązującymi wieloletnimi ramami finansowymi
              3.2.5. Udział osób trzecich
w finansowaniu
              3.3.    Szacunkowy wpływ na dochody
OCENA
SKUTKÓW FINANSOWYCH REGULACJI
1.           STRUKTURA WNIOSKU/INICJATYWY
1.1.        Tytuł wniosku/inicjatywy
Rozporządzenie Rady zmieniające rozporządzenie
(EWG/Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów
archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji
1.2.        Dziedzina(-y) polityki w
strukturze ABM/ABB, której(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa[5]
Stosunki ze społeczeństwem obywatelskim, otwartość
i informacja
1.3.        Charakter wniosku/inicjatywy
Wniosek wiąże się z przedłużeniem bieżącego
działania.
1.4.        Cele
1.4.1.     Wieloletni(e) cel(e)
strategiczny(-e) Komisji wskazany(-e) we wniosku/inicjatywie
Celem niniejszego wniosku jest regulacja i
stworzenie rzetelnych podstaw istniejącego partnerstwa z EUI w zakresie
zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji i upowszechniania
tych materiałów. Celem deponowania materiałów w EUI jest zapewnienie dostępu do
materiałów archiwalnych w jednym miejscu, ułatwianie korzystania z tych
materiałów i stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i
instytucji europejskich.
1.4.2.     Cel(e) szczegółowy(-e) i
działanie(-a) ABM/ABB, którego(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa
Cel szczegółowy nr 25.02.01.01
Działanie(-a) ABM/ABB, którego(-ych) dotyczy
wniosek/inicjatywa:
Stosunki ze społeczeństwem obywatelskim, otwartość
i informacja
Instytucje związane z kwestiami europejskimi/
Archiwa historyczne Unii Europejskiej
1.4.3.     Oczekiwany(-e) wynik(i) i
wpływ
Partnerstwo z EUI zapewnia wartość dodaną
historycznym materiałom archiwalnym instytucji i służy wspieraniu ich
rozpowszechniania i zapewnienia powszechnego dostępu do tych materiałów.
1.4.4.     Wskaźniki wyników i wpływu
(1)         
Materiały archiwalne zdeponowane przez instytucje w
EUI we Florencji
(2)         
Gromadzenie i opisywanie przez EUI prywatnych
materiałów archiwalnych i osobistych dokumentów osób fizycznych, podmiotów
publicznych i organizacji prywatnych, które przyczyniły się do integracji
Europy
(3)         
Opracowywanie i publikacja przewodników po
zbiorach, wykazów, publikacji źródłowych i innych narzędzi badawczych
(4)         
Czytelnia i jej wyposażenie zapewnione przez EUI
(5)         
Wykazy i materiały archiwalne udostępnianie online
(6)         
Osoby korzystające z czytelni
(7)         
Działania zachęcające do korzystania z historycznych
archiwów instytucji
1.5.        Uzasadnienie
wniosku/inicjatywy
1.5.1.     Potrzeby, które mają zostać
zaspokojone w perspektywie krótko- lub długoterminowej
Zarządzanie historycznymi materiałami archiwalnymi
zdeponowanymi przez instytucje w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we
Florencji i udostępnianie ich do wglądu publicznego.
1.5.2.     Wartość dodana z tytułu
zaangażowania Unii Europejskiej
Partnerstwo z EUI służy wspieraniu
rozpowszechniania historycznych materiałów archiwalnych instytucji i udostępniania
tych materiałów do wglądu publicznego.
Gromadzenie materiałów archiwalnych instytucji w
jednym miejscu zwiększa ich wartość. Dzięki temu EUI może zapewnić wartość
dodaną, opracowując odesłania pomiędzy poszczególnymi materiałami archiwalnymi,
w miarę potrzeby tworząc narzędzia do wyszukiwania dokumentów i inne narzędzia
badawcze oraz udostępniając materiały archiwalne do wglądu publicznego na
miejscu oraz online.
1.5.3.     Główne wnioski wyciągnięte z
podobnych działań
Sześć instytucji deponuje swoje historyczne
materiały archiwalne w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim (EUI) zgodnie z
warunkami umowy z dnia 17 grudnia 1984 r. zawartej pomiędzy Wspólnotami
Europejskimi a EUI. Odnośna umowa z 1984 r.
zdezaktualizowała się jednak i wymaga zastąpienia przez bardziej rzetelną
podstawę prawną i finansową partnerstwa z EUI. 
1.5.4.     Spójność z innymi właściwymi
instrumentami oraz możliwa synergia
n.d.
1.6.        Czas trwania działania i jego
wpływ finansowy
Wniosek o nieokreślonym czasie trwania.
1.7.        Przewidywany(-e) tryb(y)
zarządzania[6]
Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane przez
Komisję
2.           ŚRODKI ZARZĄDZANIA
2.1.        Zasady nadzoru i
sprawozdawczości
EUI przedstawi projekt programu prac na każdy rok
kalendarzowy – który zostanie omówiony z Komisją – uwzględniający plan
zatrudnienia na dzień 31 grudnia danego roku, roku poprzedzającego i kolejnego.
Wspomniany program przekazywany będzie w lutym roku poprzedzającego.
Po przeprowadzeniu konsultacji z pozostałymi
instytucjami deponującymi dokumenty program prac zostanie uzgodniony przez
Komisję i EUI, a następnie załączony do corocznej umowy o udzielenie dotacji.
Komisja będzie monitorować realizację wspomnianego
programu prac.
Po zakończeniu każdego roku kalendarzowego EUI
przedstawi roczne sprawozdanie z działalności dotyczące historycznych
materiałów archiwalnych.
2.2.        System zarządzania i kontroli
2.2.1.     Zidentyfikowane ryzyko
Potencjalne ryzyko dotyczące przechowywania
zdeponowanych przez instytucje materiałów archiwalnych na papierze jest
minimalne. Rząd włoski udostępnił specjalnie w tym celu skonstruowane
repozytorium spełniające najwyższe międzynarodowe standardy w zakresie
długoterminowego przechowywania materiałów archiwalnych.
2.2.2.     Przewidywane metody kontroli
Umowa o partnerstwie z EUI zapewni ramy bieżącej dyskusji
na temat budżetu i programu prac, jak również ramy analizy i oceny obu tych
dokumentów. Każda instytucja deponująca dokumenty ma prawo zwrócić się o
informację na temat zarządzania jej materiałami archiwalnymi przez EUI i
przeprowadzić inspekcję zdeponowanych tam materiałów archiwalnych.
2.3.        Środki zapobiegania
nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom
Artykuł 287 ust. 3 TFUE stanowi, że Trybunał
Obrachunkowy posiada uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich osób
fizycznych i prawnych otrzymujących płatności z budżetu EU. Uprawnienia Komisji
oraz OLAF-u w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na szkodę interesów UE są
uregulowane szczegółowymi przepisami w tym zakresie (tj. rozporządzeniem Rady
nr 2185/96 i rozporządzeniem Rady i Parlamentu Europejskiego nr 1073/1999) oraz
rozporządzeniem Rady nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego
zastosowanie do budżetu Wspólnot Europejskich. Zgodnie z art. 120 ust. 3
ostatniego z wymienionych aktów wszystkie decyzje lub umowy w sprawie przyznania
dotacji wyraźnie stanowią, że Komisja i Trybunał Obrachunkowy
wykonują swoje kompetencje kontrolne, w odniesieniu do dokumentów
i lokali, w stosunku do wszystkich wykonawców i podwykonawców,
którzy otrzymali unijne środki finansowe. 
3.           SZACUNKOWY WPŁYW FINANSOWY
WNIOSKU/INICJATYWY
3.1.        Dział(y) wieloletnich ram
finansowych i pozycja(pozycje) wydatków w budżecie, na które wniosek/inicjatywa
ma wpływ
·      Istniejące pozycje w budżecie
Według działów
wieloletnich ram finansowych i pozycji w budżecie
 Dział wieloletnich ram finansowych || Pozycja w budżecie || Rodzaj środków || Wkład 
 Archiwa historyczne Unii Europejskiej || Zróżnicowane /niezróżnicowane ([7]) || państw[8] EFTA || krajów kandydujących[9] || państw trzecich || w rozumieniu art. 18 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego 
 5 Administracja || 25.02.01.01 || Zróżnicowane || NIE || NIE || NIE || NIE 
3.2.        Szacunkowy wpływ na wydatki 
3.2.1.     Synteza szacunkowego wpływu na
wydatki 
w mln EUR (do 3 miejsc po przecinku)
 Dział wieloletnich ram finansowych: || 5 || „Wydatki administracyjne” 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || OGÓŁEM 2013-2019 
 DG: Sekretariat Generalny || 
  Zasoby ludzkie || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 
 Podróże służbowe || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028 
  25.020101 Archiwa historyczne || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 
 OGÓŁEM Sekretariat Generalny ||   || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
 OGÓŁEM środki na DZIAŁ 5 wieloletnich ram finansowych || (Środki na zobowiązania ogółem = środki na płatności ogółem) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 OGÓŁEM środki na DZIAŁY 1 do 5 wieloletnich ram finansowych || Środki na zobowiązania ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Środki na płatności ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Szacunkowy wpływ na środki
operacyjne
Wniosek nie wiąże się z koniecznością
wykorzystania środków operacyjnych
3.2.3.     Szacunkowy wpływ na środki
administracyjne
3.2.3.1.  Streszczenie 
Wniosek wiąże się z koniecznością wykorzystania
środków administracyjnych, jak określono poniżej:
w mln EUR (do 3
miejsc po przecinku)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || OGÓŁEM 
 DZIAŁ 5 wieloletnich ram finansowych ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Zasoby ludzkie ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Pozostałe wydatki administracyjne ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 DZIAŁ 5 wieloletnich ram finansowych – suma cząstkowa ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Poza DZIAŁEM 5[11] wieloletnich ram finansowych ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Zasoby ludzkie ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Pozostałe wydatki administracyjne ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Poza DZIAŁEM 5 wieloletnich ram finansowych – suma cząstkowa ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 OGÓŁEM || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 
Potrzeby w zakresie zasobów administracyjnych
zostaną zaspokojone w ramach środków, które mogą zostać przydzielone
zarządzającej dyrekcji generalnej w ramach procedury rocznego przydziału
środków w świetle istniejących ograniczeń budżetowych.
3.2.3.2.   Szacowane zapotrzebowanie na
zasoby ludzkie
Wniosek wiąże się z koniecznością wykorzystania
zasobów ludzkich, jak określono poniżej:
Wartości szacunkowe należy wyrazić w pełnych
kwotach (lub najwyżej z dokładnością do jednego miejsca po przecinku)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Stanowiska przewidziane w planie zatrudnienia (stanowiska urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony) 
 25 01 01 01 (w centrali i w biurach przedstawicielstw Komisji) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 
 XX 01 01 02 (w delegaturach) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (pośrednie badania naukowe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (bezpośrednie badania naukowe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Personel zewnętrzny (w ekwiwalentach pełnego czasu pracy)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, INT, END z globalnej koperty finansowej) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, INT, JED, AL i END w delegaturach) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 rr[13] || - w centrali[14] ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - w delegaturach ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, INT, END - pośrednie badania naukowe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, INT, END - bezpośrednie badania naukowe) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Inna pozycja w budżecie (określić) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 OGÓŁEM || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 
XX oznacza
odpowiednią dziedzinę polityki lub odpowiedni tytuł w budżecie.
Potrzeby w zakresie zasobów ludzkich zostaną
pokryte z zasobów DG już przydzielonych na zarządzanie tym działaniem lub
przesuniętych w ramach dyrekcji generalnej, uzupełnionych w razie potrzeby
wszelkimi dodatkowymi zasobami, które mogą zostać przydzielone zarządzającej
dyrekcji generalnej w ramach procedury rocznego przydziału środków oraz w
świetle istniejących ograniczeń budżetowych.
Opis zadań do wykonania:
 Urzędnicy i pracownicy zatrudnieni na czas określony || Przygotowanie umów o partnerstwie i udzielenie dotacji. Przygotowanie wniosku budżetowego. Monitorowanie programu pracy i wydatków. Ewentualna ocena ex post. 
 Personel zewnętrzny || ------ 
3.2.4.     Zgodność z obowiązującymi
wieloletnimi ramami finansowymi
Wniosek jest zgodny z obowiązującymi wieloletnimi
ramami finansowymi.
3.2.5.     Udział osób trzecich w
finansowaniu
Wniosek nie przewiduje współfinansowania ze strony
osób trzecich
3.3.        Szacunkowy wpływ na dochody
Wniosek nie ma wpływu finansowego na dochody.
[1]               Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 zmienione
rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 z dnia 22 września 2003 r.
Zob. Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1; Dz.U. L 243 z 27.9.2003,
s. 1.
[2]               Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1.
[3]               Dz.U. C289 z 22.11.2005, s. 12-13.
[4]               Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.
[5]               ABM: Activity Based Management – zarządzanie kosztami
działań; ABB: Activity Based Budgeting – budżet zadaniowy.
[6]               Wyjaśnienia dotyczące trybów zarządzania oraz
odniesienia do rozporządzenia finansowego znajdują się na następującej stronie:
http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               Środki zróżnicowane/ środki niezróżnicowane.
[8]               EFTA: Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu
[9]               Kraje kandydujące oraz w stosownych przypadkach
potencjalne kraje kandydujące Bałkanów Zachodnich.
[10]             Oczekuje się, że po roku 2019 wpływ na wydatki będzie
zmieniał się w tym samym tempie. 
[11]             Wsparcie techniczne lub administracyjne oraz wydatki na
wsparcie w zakresie wprowadzania w życie programów lub działań UE (dawne
pozycje „BA”), pośrednie badania naukowe, bezpośrednie badania naukowe.
[12]             AC = pracownik kontraktowy; INT = pracownik tymczasowy;
JED = młodszy oddelegowany ekspert; AL. = członek personelu miejscowego; END =
oddelegowany ekspert krajowy; .
[13]             W ramach pułapu na personel zewnętrzny ze środków
operacyjnych (dawne pozycje „BA”).
[14]             Przede wszystkim fundusze strukturalne, Europejski Fundusz
Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) oraz Europejski Fundusz Rybacki.