CELEX: 32008D0215
Language: el
Date: 2008-02-18 00:00:00
Title: 2008/215/ΕΚ: Απόφαση του Συμβουλίου, της 18ης Φεβρουαρίου 2008 , για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης

19.3.2008   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 78/35
            
         
      ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
   
   της 18ης Φεβρουαρίου 2008
   για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης
   (2008/215/ΕΚ)
   ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
   Έχοντας υπόψη:
   τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,
   τη συμφωνία εταιρικής σχέσης μεταξύ των μελών της ομάδας των κρατών της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφετέρου, που υπεγράφη στο Κοτονού στις 23 Ιουνίου 2000 (1) και αναθεωρήθηκε στο Λουξεμβούργο στις 25 Ιουνίου 2005 (εφεξής «συμφωνία εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ»),
   την εσωτερική συμφωνία μεταξύ των αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών, συνελθόντων στο πλαίσιο του Συμβουλίου, για τη χρηματοδότηση των ενισχύσεων της Κοινότητας βάσει του πολυετούς χρηματοδοτικού πλαισίου για την περίοδο 2008-2013 δυνάμει της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ, καθώς και για τη χορήγηση χρηματοδοτικής ενίσχυσης στις υπερπόντιες χώρες και εδάφη στις οποίες ισχύουν οι διατάξεις του τέταρτου μέρους της συνθήκης ΕΚ (2) (εφεξής «εσωτερική συμφωνία»), και ιδίως το άρθρο 8 παράγραφος 5,
   τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 617/2007 του Συμβουλίου, της 14ης Μαΐου 2007, σχετικά με την υλοποίηση του δέκατου Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης δυνάμει της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ (3) (εφεξής «κανονισμός εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ»),
   την απόφαση 2001/822/ΕΚ του Συμβουλίου, της 27ης Νοεμβρίου 2001, για τη σύνδεση των υπερπόντιων χωρών και εδαφών με την Ευρωπαϊκή Κοινότητα (4) (εφεξής «απόφαση για τη σύνδεση των υπερπόντιων χωρών και εδαφών»),
   την πρόταση της Επιτροπής,
   ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:
   Άρθρο 1
   Θεσπίζεται ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, ο οποίος επισυνάπτεται ως παράρτημα.
   Άρθρο 2
   Μέχρι την έναρξη ισχύος της εσωτερικής συμφωνίας, ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης θα εφαρμόζεται μόνο για τις ανάγκες προγραμματισμού και τις σχετικές διαδικασίες λήψης αποφάσεων που προβλέπουν οι τίτλοι ΙΙ και ΙΙΙ του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ και, όσον αφορά τις ΥΧΕ, τα άρθρα 20 και 24 της απόφασης για τη σύνδεση των υπερπόντιων χωρών και εδαφών.
   Άρθρο 3
   Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημέρα της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
   
   
      Βρυξέλλες, 18 Φεβρουαρίου 2008.
      
         
            Για το Συμβούλιο
         
         
            Ο Πρόεδρος
         
         D. RUPEL
         
      
   
   
      (1)  ΕΕ L 317 της 15.12.2000, σ. 3.
   
      (2)  ΕΕ L 247 της 9.9.2006, σ. 32.
   
      (3)  ΕΕ L 152 της 13.6.2007, σ. 1.
   
      (4)  ΕΕ L 314 της 30.11.2001, σ. 1. Απόφαση όπως τροποποιήθηκε με την απόφαση 2007/249/ΕΚ (ΕΕ L 109 της 26.4.2007, σ. 33).
   
      ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
      ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ
      Άρθρο 1
      Σύνθεση
      Η επιτροπή του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (εφεξής «επιτροπή»), αποτελείται από τις αντιπροσωπείες των κρατών μελών (εφεξής «αντιπροσωπείες»), και προεδρεύεται από αντιπρόσωπο της Επιτροπής.
      Στις διαδικασίες της επιτροπής για τα θέματα που αφορούν την Τράπεζα συμμετέχει αντιπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων.
      Στις συνεδριάσεις της επιτροπής παρίσταται, ως παρατηρητής, αντιπρόσωπος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου.
      Άρθρο 2
      Προσφυγή στην επιτροπή
      1.   Προσφυγή στην επιτροπή γίνεται στις περιπτώσεις και σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπει ο κανονισμός εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ και, όπου αρμόζει, η απόφαση για τη σύνδεση των υπερπόντιων χωρών και εδαφών. Όσον αφορά τις αρμοδιότητες που της ανατίθενται βάσει της απόφασης για τη σύνδεση των υπερπόντιων χωρών και εδαφών, η Επιτροπή καλείται «επιτροπή ΕΤΑ-ΥΧΕ».
      2.   Πέραν των περιπτώσεων προσφυγής που προβλέπει η παράγραφος 1:
      
                  α)
               
               
                  η Επιτροπή υποβάλλει στην επιτροπή, σε κάθε συνεδρίαση, κατάλογο των αποφάσεων που έλαβε κατά την προηγούμενη περίοδο, με βάση το άρθρο 11 παράγραφος 2 και το άρθρο 12 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ·
               
            
                  β)
               
               
                  η επιτροπή ενημερώνεται το ταχύτερο δυνατό για τυχόν καθυστερήσεις ή δυσκολίες που σημειώνονται κατά την εφαρμογή των ετήσιων προγραμμάτων δράσης, των ειδικών προγραμμάτων στήριξης και των ειδικών μέτρων για τα οποία ενδέχεται να χρειαστούν σημαντικές πρόσθετες δεσμεύσεις ή ουσιώδεις μεταβολές, που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε υποχρεωτική προσφυγή βάσει των διατάξεων του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ.
               
            Άρθρο 3
      Σύγκληση συνεδρίασης
      1.   Η επιτροπή συγκαλείται από τον πρόεδρό της με πρωτοβουλία του ή έπειτα από αίτημα κράτους μέλους.
      2.   Μπορούν να συγκληθούν κοινές συνεδριάσεις της επιτροπής με άλλες επιτροπές για θέματα κοινού ενδιαφέροντος που άπτονται ταυτόχρονα των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων τους.
      Άρθρο 4
      Ημερήσια διάταξη
      1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει το σχέδιο ημερήσιας διάταξης και το υποβάλλει στην επιτροπή.
      2.   Η ημερήσια διάταξη κάνει διάκριση μεταξύ:
      
                  α)
               
               
                  των προτεινόμενων μέτρων που πρόκειται να ληφθούν και για τα οποία ζητείται η γνώμη της επιτροπής σύμφωνα με τη διαδικασία διαχείρισης που προβλέπει το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ·
               
            
                  β)
               
               
                  των λοιπών θεμάτων που υποβάλλονται στην επιτροπή βάσει των διατάξεων του άρθρου 11 παράγραφοι 4 και 5 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ, είτε με πρωτοβουλία του προέδρου είτε έπειτα από γραπτή αίτηση μέλους της επιτροπής.
               
            3.   Κάθε αντιπροσωπεία μπορεί να ζητήσει την εγγραφή σημείου στην ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων της επιτροπής. Οι πληροφορίες σχετικά με τα σημεία αυτά μπορούν να δίδονται προφορικά.
      4.   Στην ημερήσια διάταξη περιλαμβάνεται η έγκριση των πρακτικών της προηγούμενης συνεδρίασης.
      Άρθρο 5
      Διαβίβαση εγγράφων στα μέλη της επιτροπής
      1.   Ο πρόεδρος διαβιβάζει την πρόσκληση για σύγκληση, το σχέδιο ημερήσιας διάταξης και τα προτεινόμενα μέτρα για τα οποία ζητείται η γνώμη της επιτροπής, καθώς και κάθε άλλο έγγραφο εργασίας, στα μέλη της επιτροπής μέσω της γραμματείας, στις επίσημες γλώσσες της Κοινότητας, κατά κανόνα το αργότερο 15 εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.
      2.   Έπειτα από αίτηση μέλους της επιτροπής ή με δική του πρωτοβουλία, ο πρόεδρος μπορεί, σε επείγουσες περιπτώσεις, να συντμήσει την προθεσμία διαβίβασης της παραγράφου 1, μέχρι και σε 5 εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.
      3.   Κατ' εξαίρεση, σε άκρως επείγουσες και δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις (π.χ. σοβαρές οικονομικές, κοινωνικές και πολιτικές περιστάσεις, φυσικές καταστροφές που πλήττουν τη δικαιούχο χώρα, ανθρωπιστικές κρίσεις ή άλλες συγκυρίες που απαιτούν άμεση αντίδραση), ο πρόεδρος, κατόπιν αιτήσεως μέλους της επιτροπής ή με δική του πρωτοβουλία, μπορεί να παρεκκλίνει από τις προθεσμίες που προβλέπονται στις παραγράφους 1 και 2.
      4.   Οι παράγραφοι 2 και 3 δεν εφαρμόζονται στα έγγραφα στρατηγικής καθώς και στα πολυετή ενδεικτικά προγράμματα και στις προσαρμογές τους κατόπιν των ενδιάμεσων και τελικών επανεξετάσεων που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 5 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ.
      5.   Όσον αφορά τις προτάσεις που υποβάλλονται στην επιτροπή για γνωμοδότηση με προφορική διαδικασία, οι αντιπροσωπείες γνωστοποιούν γραπτώς στη γραμματεία της επιτροπής, τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης:
      
                  α)
               
               
                  τα θέματα για τα οποία μπορούν ήδη να εκφράσουν την καταρχήν συμφωνία τους και τα οποία προτείνουν να εγγραφούν ως σημείο Α (με ή χωρίς παρατηρήσεις ή αιτήσεις για συμπληρωματικές πληροφορίες) στην ημερήσια διάταξη που προβλέπει το άρθρο 4 παράγραφος 1 και
               
            
                  β)
               
               
                  τα θέματα για τα οποία εκτιμούν ότι απαιτείται συζήτηση και τα οποία προτείνουν να εγγραφούν ως σημείο Β.
               
            Οι αντιπροσωπείες διατυπώνουν γραπτώς, εντός της ίδιας προθεσμίας, τις παρατηρήσεις και τις αιτήσεις τους για συμπληρωματικές πληροφορίες.
      Η Επιτροπή παρέχει περαιτέρω πληροφορίες και απαντήσεις στις τυχόν παρατηρήσεις, ει δυνατόν γραπτώς και πριν από τη συνεδρίαση της επιτροπής.
      Άρθρο 6
      Διαβίβαση των εγγράφων στρατηγικής στην κοινή κοινοβουλευτική συνέλευση
      Σύμφωνα με το άρθρο 4 παράγραφος 5 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ, η γραμματεία της επιτροπής διαβιβάζει έγγραφα στρατηγικής στις αντιπροσωπείες στο πλαίσιο της επιτροπής, ταυτόχρονα με τη διαβίβασή τους στην κοινή κοινοβουλευτική συνέλευση προς ενημέρωση.
      Άρθρο 7
      Γνώμη της επιτροπής
      1.   Όταν υποβάλλεται στην επιτροπή θέμα προς διατύπωση γνώμης, η επιτροπή συζητά υπό τους όρους και σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπουν αντιστοίχως το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ και το άρθρο 8 παράγραφοι 2 και 3 της εσωτερικής συμφωνίας.
      2.   Όταν γίνεται χρήση της προφορικής διαδικασίας και αν έχει τροποποιηθεί σημαντικά το σχέδιο ή έχουν προστεθεί νέα πραγματικά στοιχεία κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, ο πρόεδρος, με δική του πρωτοβουλία ή κατόπιν αιτήματος κράτους μέλους, μπορεί να αναβάλει την ψηφοφορία σχετικά με σημείο της ημερήσιας διάταξης για το τέλος της συνεδρίασης ή για επόμενη συνεδρίαση.
      3.   Εάν, στην περίπτωση της παραγράφου 2, ο πρόεδρος δεν αποφασίζει την αιτούμενη από αντιπροσωπεία (ή αντιπροσωπείες) αναβολή της ψηφοφορίας, η εν λόγω αντιπροσωπεία μπορεί να διατυπώσει επιφύλαξη η οποία μπορεί να αρθεί εντός το πολύ τριών εργάσιμων ημερών από την επομένη της συνεδρίασης. Η γνώμη της επιτροπής οριστικοποιείται μετά τη λήξη της προθεσμίας αυτής. Η Επιτροπή ενημερώνει τα κράτη μέλη για την οριστική θέση του κράτους μέλους του οποίου η αντιπροσωπεία διατύπωσε επιφύλαξη στους κόλπους της επιτροπής.
      4.   Ύστερα από αίτηση αντιπροσωπείας, η ψηφοφορία μπορεί να αναβληθεί εάν τα έγγραφα σχετικά με συγκεκριμένο σημείο της ημερήσιας διάταξης δεν έχουν διαβιβασθεί στα μέλη εντός της προθεσμίας που τάσσει το άρθρο 5 παράγραφοι 1 και 2. Στην περίπτωση αυτή, ο πρόεδρος μπορεί να αποφασίσει την παράταση της περιόδου διαβούλευσης, αλλά μόνον έως το τέλος της επόμενης συνεδρίασης. Μπορεί, ενδεχομένως, να εφαρμοστεί η γραπτή διαδικασία του άρθρου 11 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού.
      Ωστόσο, ύστερα από πρόταση του προέδρου ή αίτηση μέλους, η επιτροπή μπορεί να αποφασίσει, με απλή ψηφοφορία των μελών της, να διατηρήσει αυτό το σημείο στην ημερήσια διάταξη λόγω του επείγοντος χαρακτήρα του θέματος.
      5.   Στο πλαίσιο της διεξαγόμενης εξέτασης των ετησίων προγραμμάτων δράσης, οποιαδήποτε αντιπροσωπεία μπορεί να ζητήσει την απόσυρση ενός σχεδίου ή προγράμματος από το ετήσιο πρόγραμμα δράσης. Εάν το αίτημα αυτό υποστηρίζεται από μειοψηφία αρνησικυρίας των αντιπροσωπειών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 9 παράγραφος 3, σε συνδυασμό με το άρθρο 8 παράγραφος 2 της εσωτερικής συμφωνίας, το ετήσιο πρόγραμμα δράσης εγκρίνεται από την Επιτροπή χωρίς το σχετικό σχέδιο ή πρόγραμμα, σύμφωνα με τις διαδικασίες διαχείρισης που προβλέπει το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ. Εκτός από την περίπτωση που η Επιτροπή, σε συμφωνία με τις απόψεις των αντιπροσωπειών στο πλαίσιο της επιτροπής, δεν επιθυμεί την υλοποίηση του αποσυρθέντος σχεδίου ή προγράμματος, αυτό θα πρέπει να υποβληθεί εκ νέου στην επιτροπή εκτός του ετήσιου προγράμματος δράσης, με τη μορφή πρότασης χρηματοδότησης που στη συνέχεια θα εγκριθεί από την Επιτροπή σύμφωνα με τις διαδικασίες διαχείρισης που προβλέπει το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ.
      Άρθρο 8
      Ανταλλαγή απόψεων
      1.   Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11 παράγραφος 4 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ, η επιτροπή πραγματοποιεί ανταλλαγή απόψεων επί των γενικών συμπερασμάτων των ετήσιων επιχειρησιακών επανεξετάσεων και της ετήσιας έκθεσης που προβλέπονται στο άρθρο 14 παράγραφος 3 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ. Κάθε αντιπροσωπεία μπορεί επίσης να ζητήσει ανταλλαγή απόψεων επί των αξιολογήσεων που προβλέπει το άρθρο 15 παράγραφος 2 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ.
      Κάθε αντιπροσωπεία μπορεί να καλέσει την Επιτροπή ανά πάσα στιγμή να ενημερώσει την επιτροπή, καθώς και να πραγματοποιήσει ανταλλαγή απόψεων σχετικά με θέματα που αφορούν τα καθήκοντα που προβλέπει το άρθρο 11 παράγραφος 2 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ.
      2.   Τέτοιου είδους ανταλλαγές απόψεων μπορούν να οδηγήσουν στη διατύπωση συστάσεων εκ μέρους των αντιπροσωπειών, τις οποίες θα λάβει υπόψη της η Επιτροπή. Τα πρακτικά της επιτροπής αντικατοπτρίζουν τις πραγματοποιηθείσες παρεμβάσεις. Μια παρέμβαση που συγκεντρώνει την ειδική πλειοψηφία των αντιπροσωπειών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 8 παράγραφος 3 σε συνδυασμό με το άρθρο 8 παράγραφος 2 της εσωτερικής συμφωνίας, καταχωρίζεται ως σύσταση.
      Άρθρο 9
      Εκπροσώπηση και απαρτία
      1.   Κάθε αντιπροσωπεία θεωρείται ως ένα μέλος της επιτροπής. Κάθε κράτος μέλος αποφασίζει τη σύνθεση της αντιπροσωπείας του και ενημερώνει τον πρόεδρο.
      2.   Με έγκριση του προέδρου, οι αντιπροσωπείες μπορούν να συνοδεύονται από μη κυβερνητικούς εμπειρογνώμονες, με έξοδα του οικείου κράτους μέλους. Η έγκριση του προέδρου βασίζεται σε προηγούμενη έγγραφη προειδοποίηση των αντιπροσώπων προς τη γραμματεία της επιτροπής ότι επιθυμούν να συνοδεύονται για ειδικό θέμα της ημερήσιας διάταξης. Εάν ο πρόεδρος δεν διατυπώσει αντιρρήσεις ως προς τη συμμετοχή εμπειρογνώμονα πριν από τη συνεδρίαση της επιτροπής, θεωρείται ότι η έγκριση έχει χορηγηθεί.
      3.   Μια αντιπροσωπεία μπορεί να εκπροσωπήσει, εάν παραστεί ανάγκη, ένα και μόνον άλλο κράτος μέλος. Ο πρόεδρος της επιτροπής ενημερώνεται γραπτώς, πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, από την αντιπροσωπεία που εκπροσωπείται.
      4.   Η απαρτία που απαιτείται για να είναι έγκυρες οι αποφάσεις της επιτροπής είναι η απαρτία που απαιτείται για τη διατύπωση γνώμης με ειδική πλειοψηφία σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού εφαρμογής του δέκατου ΕΤΑ.
      Άρθρο 10
      Αποδοχή συμμετοχής τρίτων
      1.   Ο πρόεδρος μπορεί να αποφασίσει να συμβουλευτεί εμπειρογνώμονες για συγκεκριμένα θέματα, κατόπιν αιτήσεως αντιπροσωπείας ή με δική του πρωτοβουλία.
      2.   Οι εμπειρογνώμονες αυτοί καθώς και οι αναφερόμενοι στο άρθρο 9 παράγραφος 2 δεν παρίστανται και δεν συμμετέχουν στις ψηφοφορίες της επιτροπής.
      Άρθρο 11
      Γραπτή διαδικασία
      1.   Όσον αφορά τα σχέδια μέτρων που υποβάλλονται με γραπτή διαδικασία, οι αντιπροσωπείες έχουν προθεσμία 15 εργάσιμων ημερών από την αποστολή του σχεδίου μέτρων προκειμένου να λάβουν θέση. Κάθε αντιπροσωπεία της επιτροπής που δεν γνωστοποίησε την αντίθεσή της ή την πρόθεσή της να απόσχει από την ψηφοφορία σχετικά με το σχέδιο μέτρων, εντός της οριζομένης στην επιστολή προθεσμίας, θεωρείται ότι συμφώνησε σιωπηρά με την πρόταση.
      Σε επείγουσες ή εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις εφαρμόζονται οι προθεσμίες του άρθρου 5 παράγραφοι 2 και 3. Οι επείγουσες ή εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις πρέπει να αιτιολογούνται δεόντως και γραπτώς από την Επιτροπή. Σε εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις, τεκμαίρεται συμφωνία των αντιπροσωπειών μόνον εφόσον έχει γνωστοποιηθεί ρητά. Οποιαδήποτε απουσία γνωστοποίησης εντός 48 ωρών θα θεωρηθεί ως αποχή.
      2.   Ωστόσο, εάν μέλος της επιτροπής ζητήσει την εξέταση σχεδίου μέτρων κατά τη διάρκεια συνεδρίασης της επιτροπής, η γραπτή διαδικασία περατώνεται και το σχέδιο μέτρων παραπέμπεται στην προσεχή συνεδρίαση της επιτροπής.
      3.   Η Επιτροπή ενημερώνει τα μέλη της επιτροπής γραπτώς σχετικά με την έκβαση της γραπτής διαδικασίας αμέσως μετά την έκδοση της απόφασης.
      Άρθρο 12
      Γραμματειακή υποστήριξη
      Τη γραμματεία της επιτροπής αναλαμβάνουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής.
      Άρθρο 13
      Πρακτικά και απολογισμός των συνεδριάσεων
      Υπό την ευθύνη του προέδρου τηρούνται πρακτικά κάθε συνεδρίασης που περιέχουν τις γνώμες που διατυπώνονται σχετικά με τα σχέδια μέτρων και τις θέσεις που εκφράζονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Τα πρακτικά διαβιβάζονται στα μέλη της επιτροπής εντός 15 εργάσιμων ημερών.
      Οι αντιπροσωπείες γνωστοποιούν γραπτώς στον πρόεδρο τις ενδεχόμενες παρατηρήσεις τους ως προς τα πρακτικά. Η επιτροπή ενημερώνεται σχετικά· σε περίπτωση διαφωνίας, η προτεινόμενη τροποποίηση αποτελεί αντικείμενο συζήτησης κατά τη συνεδρίαση της επιτροπής. Εάν η διαφωνία συνεχιστεί, η εν λόγω τροποποίηση προσαρτάται στα σχετικά πρακτικά.
      Άρθρο 14
      Κατάλογος συμμετεχόντων
      1.   Σε κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος συντάσσει κατάλογο των συμμετεχόντων, προσδιορίζοντας τις αρχές ή τους φορείς στους οποίους υπάγονται οι συμμετέχοντες. Ο κατάλογος διανέμεται στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
      2.   Κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης, οποιαδήποτε αντιπροσωπεία η συμμετοχή της οποίας στις εργασίες της επιτροπής ενδέχεται να προκαλέσει σύγκρουση συμφερόντων για συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης, υποχρεούται να ενημερώσει σχετικά τον πρόεδρο της επιτροπής. Τα μέλη των αντιπροσωπειών που δεν ανήκουν σε αρχή ή σε όργανο κράτους μέλους υπογράφουν δήλωση ότι η συμμετοχή τους εγείρει ζήτημα σύγκρουσης συμφερόντων.
      Σε περίπτωση τέτοιας σύγκρουσης συμφερόντων, το οικείο κράτος μέλος απέχει από τη συζήτηση των σχετικών σημείων της ημερήσιας διάταξης, κατόπιν αιτήματος του προέδρου.
      Άρθρο 15
      Αλληλογραφία
      1.   Η αλληλογραφία που αφορά την επιτροπή απευθύνεται στην Επιτροπή, υπόψη της γραμματείας της επιτροπής.
      2.   Η αλληλογραφία που αποστέλλει η γραμματεία στις αντιπροσωπείες αποστέλλεται ηλεκτρονικά και στη Μόνιμη Αντιπροσωπεία του οικείου κράτους μέλους, με τον ταχύτερο και πλέον αξιόπιστο τρόπο.
      3.   Πλην εξαιρετικών περιπτώσεων, η αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών διακινείται και προς τις δύο κατευθύνσεις μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος που προβλέπεται για το σκοπό αυτό.
      Άρθρο 16
      Διαφάνεια
      1.   Οι αρχές και οι όροι που ισχύουν για την Επιτροπή σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα ισχύουν και για την επιτροπή του ΕΤΑ. Όταν απευθύνεται τέτοιου είδους αίτηση σε κράτος μέλος, αυτό υποχρεούται να συμμορφώνεται προς το άρθρο 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (1).
      2.   Οι συζητήσεις της επιτροπής έχουν εμπιστευτικό χαρακτήρα για όλους τους συμμετέχοντες.
      Άρθρο 17
      Δαπάνες λειτουργίας
      1.   Οι δαπάνες λειτουργίας της επιτροπής, περιλαμβανομένων των εξόδων ταξιδίου για ένα συμμετέχοντα ανά κράτος μέλος, βαρύνουν την Επιτροπή.
      Εάν η διαθέσιμη συνολική χρηματοδότηση το επιτρέπει, και εντός των ορίων της χρηματοδότησης αυτής, η Επιτροπή αναλαμβάνει τα έξοδα ταξιδίου δύο μελών αντιπροσωπείας τα οποία υποβάλλουν τη σχετική αίτηση.
      2.   Η Επιτροπή εξουσιοδοτείται να επιστρέφει τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής των εμπειρογνωμόνων που καλούνται σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 1.
      3.   Η Επιτροπή θέτει στη διάθεση της επιτροπής τους αναγκαίους χώρους και τα υλικά μέσα που απαιτούνται για τη λειτουργία της.
      
         (1)  ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.