CELEX: 22010D0562
Language: sl
Date: 2010-05-17 00:00:00
Title: 2010/562/EU: Sklep št. 1/2010 Skupnega sveta Cariforum-EU, ustanovljenega s Sporazumom o gospodarskem partnerstvu med državami Cariforuma na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani z dne 17. maja 2010 glede sprejetja poslovnika Skupnega sveta Cariforum-EU, Odbora Cariforum-EU za trgovino in razvoj ter posebnih odborov

21.9.2010   
            
            
               SL
            
            
               Uradni list Evropske unije
            
            
               L 247/66
            
         SKLEP št. 1/2010 SKUPNEGA SVETA CARIFORUM-EU, USTANOVLJENEGA S SPORAZUMOM O GOSPODARSKEM PARTNERSTVU MED DRŽAVAMI CARIFORUMA NA ENI STRANI TER EVROPSKO SKUPNOSTJO IN NJENIMI DRŽAVAMI ČLANICAMI NA DRUGI STRANI
   z dne 17. maja 2010
   glede sprejetja poslovnika Skupnega sveta Cariforum-EU, Odbora Cariforum-EU za trgovino in razvoj ter posebnih odborov
   (2010/562/EU)
   SKUPNI SVET CARIFOFORUM-EU JE –
   ob upoštevanju Sporazuma o gospodarskem partnerstvu med državami CARIFORUMA na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), podpisanega 15. oktobra 2008 v Bridgetownu na Barbadosu, ter zlasti členov 227, 228(3), 229(1) ter 230(2) in 230(4) Sporazuma, ob upoštevanju naslednjega:
   ob upoštevanju naslednjega:
   
               (1)
            
            
               V Sporazumu je določeno, da Skupni svet CARIFORUM-EU (v nadaljnjem besedilu: Skupni svet) sprejme svoj poslovnik in pripravi poslovnik Odbora CARIFORUM-EU za trgovino in razvoj (v nadaljnjem besedilu: Odbor za trgovino in razvoj).
            
         
               (2)
            
            
               Skupnemu svetu in Odboru za trgovino in razvoj pri opravljanju njunih nalog pomagajo posebni odbor za sodelovanje na področju carine in olajševanje trgovine, ustanovljen v skladu s členom 36 Sporazuma, ter posebni odbori, ki se lahko ustanovijo v skladu s členom 230(4) Sporazuma. Pripravi se tudi poslovnik posebnih odborov –
            
         SKLENIL:
   Člen 1
   Poslovnik Skupnega sveta CARIFORUM-EU in poslovnik Odbora CARIFORUM-EU za trgovino in razvoj se pripravita v skladu s Prilogo I in II.
   Člen 2
   1.   Poslovnik iz Priloge III se uporablja za posebni odbor za sodelovanje na področju carine in olajševanje trgovine ter za vsak drug posebni odbor, ustanovljen v skladu s členom 230(4) Sporazuma.
   2.   Ta pravila ne posegajo v posebna pravila iz Sporazuma ali pravila, ki jih določi Skupni svet CARIFORUM-EU.
   Člen 3
   Ta sklep začne veljati 17. maja 2010.
   
      V Madridu, 17. maja 2010
      
         
            Za države Cariforuma
         
         M. McCLEAN
      
      
         
            Za Evropsko unijo
         
         K. DE GUCHT
      
   
   
      PRILOGA I
      
         POSLOVNIK SKUPNEGA SVETA CARIFORUM-EU,
         ustanovljenega s Sporazumom o gospodarskem partnerstvu med državami Cariforuma na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani
         Člen 1
         Sestava in predsedovanje
         1.   Sestava Skupnega sveta Cariforum-EU (v nadaljnjem besedilu: Skupni svet) je določena v členu 228(1) Sporazuma.
         2.   Predstavnik držav Cariforuma, ki delujejo skupaj, se v skladu s členom 228(2) Sporazuma imenuje „visoki predstavnik Cariforuma“. O njegovem imenovanju in vseh spremembah v zvezi z njim se uradno obvesti predsednik Skupnega sveta.
         3.   Izraz „pogodbenice“ v poslovniku je v skladu z opredelitvijo iz člena 233(3) sporazuma.
         4.   Skupnemu svetu, ki je vsaj na ministrski ravni, izmenično po 12 mesecev predsedujejo predstavnik Sveta Evropske unije in predstavnik Evropske komisije v imenu pogodbenice EU ter predstavnik držav Cariforuma. Obdobje prvega predsedovanja se začne na dan prvega zasedanja Skupnega sveta in konča 31. decembra naslednje leto. Prvo predsedovanje pripada predstavniku držav Cariforuma.
         Člen 2
         Zastopanja
         1.   V skladu s členom 228(5) Sporazuma, imajo člani skupnega sveta lahko svojega zastopnika.
         2.   Član, ki želi, da ga zastopa namestnik, pred zasedanjem, na katerem želi biti zastopan, uradno obvesti predsednika Skupnega sveta o imenu namestnika. Namestnik člana Skupnega sveta ima enake pravice kot član, ki ga zastopa.
         Člen 3
         Opazovalci
         1.   Skupni svet lahko odobri prisotnost stalnih opazovalcev.
         2.   Skupni svet lahko začasno povabi dodatne opazovalce.
         3.   Skupni svet lahko povabi predstavnike parlamentarnega odbora Cariforum-EU ter posvetovalnega odbora Cariforum-EU za obveščanje Skupnega sveta o delu teh dveh odborov.
         Člen 4
         Zasedanja
         1.   Skupni svet zaseda redno, najmanj vsaki dve leti, in izredno ob soglasju pogodbenic, kadar to zahtevajo okoliščine.
         2.   Pogodbenici se dogovorita o datumu in kraju zasedanj Skupnega sveta.
         3.   Zasedanja Skupnega sveta skliče sekretar Skupnega sveta najpozneje 35 dni pred začetkom zasedanja, razen v primeru izrednega zasedanja.
         Člen 5
         Delegacije
         Člane Skupnega sveta lahko spremljajo uradniki. Predsednik Skupnega sveta je pred vsakim zasedanjem obveščen o načrtovani sestavi delegacij držav podpisnic Cariforuma, pogodbenice EU in vseh opazovalcev.
         Člen 6
         Sekretariat
         Generalni sekretariat Sveta Evropske unije in država Cariforuma izmenično opravljata funkcijo sekretarja Skupnega sveta za obdobje 12 mesecev. To obdobje sovpada z obdobjem predsedovanja, ki ga izmenično izvajata pogodbenica EU in države Cariforuma.
         Člen 7
         Dokumenti
         Kadar razprave Skupnega sveta temeljijo na pisnih dokumentih, sekretar te dokumente oštevilči in razpošlje kot dokumente Skupnega sveta.
         Člen 8
         Korespondenca
         1.   Vsa korespondenca za Skupni svet se naslovi na sekretarja Skupnega sveta.
         2.   Sekretar zagotovi, da je korespondenca za Skupni svet posredovana predsedniku Skupnega sveta in po potrebi razposlana drugim članom Skupnega sveta kot dokumenti iz člena 7. Razposlana korespondenca se pošlje generalnemu sekretarju Evropske komisije, stalnim predstavništvom držav članic Evropske unije v Bruslju in visokemu predstavniku Cariforuma ter koordinatorjem vseh držav podpisnic Cariforuma iz člena 234(1) Sporazuma.
         3.   Korespondenco predsednika Skupnega sveta sekretar pošlje prejemnikom in jo po potrebi razpošlje drugim članom Skupnega sveta kot dokumente iz člena 7 na naslove iz odstavka 2 tega člena.
         Člen 9
         Dnevni red sej
         1.   Sekretar Skupnega sveta pripravi začasni dnevni red posameznih zasedanj na podlagi predlogov pogodbenic in držav podpisnic Cariforuma. Sekretar Skupnega sveta pošlje začasni dnevni red in ustrezne dokumente naslovnikom iz člena 8(2) tega poslovnika najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja.
         2.   Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je sekretar najpozneje 28 dni pred zasedanjem prejel prošnjo za vključitev na dnevni red z ustreznimi dokumenti.
         3.   Skupni svet sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.
         4.   Predsednik Skupnega sveta lahko v soglasju s pogodbenicama na zasedanje povabi strokovnjake za zagotovitev informacij o posebnih temah.
         5.   Sekretar lahko v soglasju s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.
         Člen 10
         Zapisnik
         1.   Sekretar običajno v enem mesecu od zasedanja pripravi osnutek zapisnika zasedanja.
         2.   V zapisniku je praviloma glede vsake točke dnevnega reda navedeno naslednje:
         
                     (a)
                  
                  
                     vsi dokumenti, predloženi Skupnemu svetu;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     izjave, za katerih vnos so zaprosili člani Skupnega sveta, ter
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     sprejete odločitve, dana priporočila, dogovorjene izjave in sprejeti sklepi o posameznih točkah.
                  
               3.   Zapisnik vključuje tudi seznam članov Skupnega Sveta ali njihovih namestnikov, ki so se udeležili zasedanja, seznam članov delegacij, ki so jih spremljali, in seznam opazovalcev zasedanja.
         4.   Pogodbenici v treh mesecih od dne zasedanja pisno potrdita zapisnik. Po potrditvi sekretar podpiše dva izvoda zapisnika, vsaka od pogodbenic pa prejme po en verodostojen izvod izvirnika. Izvod podpisanega zapisnika se pošlje vsem naslovnikom iz člena 8(2).
         Člen 11
         Sklepi in priporočila
         1.   Skupni svet sprejema sklepe in priporočila s soglasjem, kakor določa člen 229 Sporazuma.
         2.   Skupni svet lahko sklene, da bo vsa splošna vprašanja v interesu vseh držav članic AKP in EU, ki se pojavijo v okviru Sporazuma, naslovil na ministrski svet AKP-EU, kakor je opredeljen v členu 15 Sporazuma iz Cotonouja.
         3.   V obdobju med posameznimi zasedanji lahko Skupni svet sprejema sklepe ali priporočila s pisnim postopkom, če s tem soglašata obe pogodbenici. Pisni postopek pomeni izmenjavo not med pogodbenicama. Visoki predstavnik Cariforuma je pooblaščen za izmenjavo takšnih not in, po potrebi, potrditev soglasja držav podpisnic Cariforuma glede vsakega sklepa, potem ko je prejel potrditve posameznih držav podpisnic Cariforuma.
         4.   Sklepi in priporočila Skupnega sveta v smislu člena 229 Sporazuma se naslovijo kot „sklep“ oziroma „priporočilo“, sledijo pa jim zaporedna številka, datum njihovega sprejetja in opis njihovega predmeta. V vsakem sklepu je določen datum njegovega začetka veljavnosti.
         5.   Sklepe in priporočila, ki jih sprejme Skupni svet, overita predstavnik Evropske komisije v imenu pogodbenice EU in visoki predstavnik Cariforuma v imenu držav Cariforuma.
         6.   Sklepi in priporočila se pošljejo naslovnikom iz člena 8(2) kot dokumenti Skupnega sveta.
         Člen 12
         Obveščanje javnosti
         1.   Razen če ni odločeno drugače, zasedanja Skupnega sveta niso javna.
         2.   Vsaka pogodbenica ali država podpisnica Cariforuma lahko sklene, da bo sklepe in priporočila Skupnega sveta objavila v svojem uradnem listu.
         Člen 13
         Jeziki
         1.   Delovni jeziki Skupnega sveta so uradni jeziki, skupni obema pogodbenicama, in sicer angleščina, španščina, francoščina in nizozemščina.
         2.   Razprave ter sklepi in priporočila Skupnega sveta temeljijo na dokumentaciji in predlogih, pripravljenih v enem izmed jezikov iz odstavka 1.
         Člen 14
         Stroški
         1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Skupnega sveta.
         2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.
         3.   Stroške, povezane s storitvami tolmačenja na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v delovne jezike Skupnega sveta in iz njegovih delovnih jezikov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Stroške, povezane s storitvami tolmačenja in prevajanjem dokumentov v druge uradne jezike institucij Evropske unije in iz teh jezikov, krije pogodbenica EU.
      
   
   
      PRILOGA II
      
         POSLOVNIK ODBORA CARIFORUM-EU ZA TRGOVINO IN RAZVOJ,
         ustanovljenega s Sporazumom o gospodarskem partnerstvu med državami Cariforuma na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani
         Člen 1
         Sestava in predsedovanje
         1.   Odbor Cariforum–EU za trgovino in razvoj (v nadaljnjem besedilu: Odbor za trgovino in razvoj) se ustanovi v skladu s členom 230 Sporazuma za pomoč Skupnemu svetu Cariforum-EU (v nadaljnjem besedilu: Skupni Svet) pri opravljanju njegovih dolžnosti in je odgovoren za splošno izvajanje Sporazuma.
         2.   Kakor določa člen 230(1) Sporazuma, Odbor za trgovino in razvoj sestavljajo predstavniki članov Sveta Evropske unije in predstavniki Evropske komisije na eni strani ter predstavniki držav podpisnic Cariforuma na drugi strani, praviloma na ravni visokih uradnikov.
         3.   Predstavnik držav Cariforuma, ki delujejo skupaj, se v skladu s členom 230(1) Sporazuma imenuje „visoki predstavnik Cariforuma“. O njegovem imenovanju in vseh spremembah v zvezi z njim se uradno obvesti predsednik Odbora za trgovino in razvoj.
         4.   Odboru za trgovino in razvoj izmenično po 12 mesecev predsedujejo visoki uradniki Evropske komisije v imenu pogodbenice EU ter visoki uradniki držav Cariforuma v svojem imenu. Obdobje prvega predsedovanja sovpada z obdobjem prvega predsedovanja Skupnemu svetu. V navedenem obdobju in v vsakem naslednjem dvanajstmesečnem obdobju Odboru za trgovino in razvoj predseduje pogodbenica, ki predseduje Skupnemu svetu. Prvo predsedovanje pripada predstavniku držav Cariforuma.
         5.   Poleg opravljanja posebnih nalog v skladu s Sporazumom Odbor za trgovino in razvoj pripravlja zasedanja in razprave Skupnega sveta, po potrebi spremlja izvajanje sklepov in priporočil Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto pravilnega delovanja Sporazuma. Preuči vse zadeve, ki mu jih predloži Skupni svet, ter druga vprašanja, ki se lahko pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma.
         6.   Če Sporazum predvideva možnost posvetovanj, se ta lahko izvedejo v Odboru za trgovino in razvoj. Posvetovanja se ob soglasju pogodbenic lahko nadaljujejo v Skupnem svetu, razen če Sporazum ne določa drugače.
         Člen 2
         Zastopanja
         1.   Člani Odbora za trgovino in razvoj imajo lahko svojega zastopnika.
         2.   Član, ki želi, da ga zastopa njegov namestnik, pred zasedanjem, na katerem želi biti zastopan, uradno obvesti predsednika Odbora za trgovino in razvoj o imenu svojega namestnika. Namestnik člana Odbora za trgovino in razvoj ima enake pravice kot član, ki ga zastopa.
         Člen 3
         Opazovalci
         1.   Odbor za trgovino in razvoj lahko odobri prisotnost stalnih opazovalcev.
         2.   Odbor za trgovino in razvoj lahko začasno povabi dodatne opazovalce.
         3.   Odbor za trgovino in razvoj lahko sklene povabiti predstavnike parlamentarnega odbora Cariforum-EU in posvetovalnega odbora Cariforum-EU za obveščanje Skupnega sveta o delu teh dveh odborov.
         Člen 4
         Zasedanja
         1.   Odbor za trgovino in razvoj se sestane enkrat na leto in po dogovoru med pogodbenicama, kadar okoliščine to zahtevajo. Ob soglasju pogodbenic lahko zasedanja Odbora za trgovino in razvoj potekajo kot video- ali telekonferenca. Pogodbenice se v takem primeru dogovorijo o delitvi stroškov, povezanih z organizacijo zasedanja v obliki video- ali telekonference.
         2.   Zasedanje Odbora za trgovino in razvoj skliče sekretar, pri čemer se o času in kraju zasedanja skupaj dogovorita obe pogodbenici. Zasedanje se skliče najpozneje 35 dni pred začetkom zasedanja, razen v nujnih primerih.
         Člen 5
         Delegacije
         Predsednik Odbora za trgovino in razvoj je pred vsakim zasedanjem obveščen o načrtovani sestavi delegacij, ki se bodo udeležile zasedanja.
         Člen 6
         Sekretariat
         Evropska komisija in država Cariforuma izmenično opravljata funkcijo sekretarja Odbora za trgovino in razvoj za obdobje 12 mesecev. To obdobje sovpada z obdobjem predsedovanja, ki ga izmenično izvajata pogodbenica EU in države Cariforuma.
         Člen 7
         Dokumenti
         Kadar posvetovanja Odbora za trgovino in razvoj temeljijo na pisnih dokumentih, sekretar te dokumente oštevilči in razpošlje kot dokumente Odbora za trgovino in razvoj.
         Člen 8
         Korespondenca
         Vsa korespondenca s predsednikom Odbora za trgovino in razvoj se posreduje sekretarju Odbora za trgovino in razvoj, ki jo razpošlje članom Odbora ter sekretarju in predsedniku Skupnega sveta ter po potrebi članom Skupnega sveta.
         Člen 9
         Dnevni red sej
         1.   Začasni dnevni red posameznega zasedanja pripravi sekretar Odbora za trgovino in razvoj. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje članom Odbora za trgovino in razvoj ter predsedniku in sekretarju Skupnega sveta najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja.
         2.   Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je sekretar Odbora za trgovino in razvoj najpozneje 28 dni pred začetkom zasedanja prejel prošnjo za vključitev na dnevni red z ustreznimi dokumenti.
         3.   Dnevni red sprejme Odbor za trgovino in razvoj na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.
         4.   Predsednik Odbora za trgovino in razvoj lahko v soglasju s pogodbenicama na zasedanje povabi strokovnjake za zagotovitev informacij o posebnih temah.
         5.   Predsednik Odbora za trgovino in razvoj lahko v soglasju s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.
         Člen 10
         Zapisnik
         1.   Sekretar običajno v enem mesecu od zasedanja pripravi osnutek zapisnika zasedanja.
         2.   V zapisniku je praviloma glede vsake točke dnevnega reda navedeno naslednje:
         
                     (a)
                  
                  
                     dokumenti, predloženi Odboru za trgovino in razvoj;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     izjave, ki so jih želeli vključiti člani Odbora za trgovino in razvoj, ter
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     sprejete odločitve, dana priporočila, dogovorjene izjave in sprejeti sklepi o posameznih točkah.
                  
               3.   Zapisnik vključuje tudi seznam članov Odbora za trgovino in razvoj ali njihovih namestnikov, ki so se udeležili zasedanja, seznam članov delegacij, ki so jih spremljali, ter seznam opazovalcev zasedanja.
         4.   Zapisnik v dveh mesecih od datuma zasedanja pisno potrdijo visoki predstavnik Cariforuma in visoki uradnik(-i) Evropske komisije, ki sta(so) se udeležila(-i) zasedanja. Po potrditvi sekretar podpiše dva izvoda zapisnika, vsaka od pogodbenic pa prejme po en verodostojen izvod izvirnika. Izvod podpisanega zapisnika se pošlje članom Odbora za trgovino in razvoj ter predsedniku in sekretarju Skupnega sveta.
         Člen 11
         Sklepi in priporočila
         1.   Če je Odbor za trgovino in razvoj na podlagi Sporazuma pooblaščen za sprejemanje sklepov ali priporočil, so takšni akti naslovljeni kot „sklep“ ali „priporočilo“, sledijo pa jim zaporedna številka, datum sprejetja in opis njihovega predmeta. V vsakem sklepu je določen datum njegovega začetka veljavnosti.
         2.   Kadar Odbor za trgovino in razvoj sprejme sklep, se smiselno uporablja člen 11 poslovnika Skupnega sveta.
         3.   Sklepi in priporočila Odbora za trgovino in razvoj se pošljejo naslovnikom iz člena 8.
         Člen 12
         Obveščanje javnosti
         1.   Razen če ni določeno drugače, zasedanja Odbora za trgovino in razvoj niso javna.
         2.   Vsaka pogodbenica ali država podpisnica Cariforuma lahko sklene, da bo sklepe in priporočila Odbora za trgovino in razvoj objavila v svojem uradnem listu.
         Člen 13
         Jeziki
         1.   Delovni jeziki Odbora za trgovino in razvoj so uradni jeziki, skupni obema pogodbenicama, in sicer angleščina, španščina, francoščina in nizozemščina.
         2.   Razprave ter sklepi in priporočila Odbora za trgovino in razvoj temeljijo na dokumentaciji in predlogih, pripravljenih v enem od jezikov iz odstavka 1.
         Člen 14
         Stroški
         1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Odbora za trgovino in razvoj.
         2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.
         3.   Stroške, povezane s storitvami tolmačenja na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v delovne jezike Odbora in iz njegovih delovnih jezikov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Stroške, povezane s storitvami tolmačenja in prevajanjem dokumentov v druge uradne jezike institucij Evropske unije in iz teh jezikov, krije pogodbenica EU.
      
   
   
      PRILOGA III
      
         POSLOVNIK POSEBNIH ODBOROV,
         ustanovljenih s Sporazumom o gospodarskem partnerstvu med državami Cariforuma na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani
         Člen 1
         Sestava in predsedovanje
         1.   Če v Sporazumu ni drugače določeno ali dogovorjeno v Odboru za trgovino in razvoj, posebni odbor sestavljajo predstavniki Evropske komisije in predstavniki članov Sveta Evropske unije v imenu pogodbenice EU na eni strani ter predstavniki držav podpisnic Cariforuma na drugi strani.
         2.   Države Cariforuma enega od svojih predstavnikov pooblastijo za nastopanje v njihovem imenu in zastopanje njihovega stališča v zvezi z vsemi vprašanji v okviru tega sporazuma, pri katerih so se dogovorile za skupen nastop. Tak predstavnik se imenuje „predstavnik Cariforuma“. O njegovem imenovanju in vseh spremembah v zvezi z njim se uradno obvesti predsednik posebnega odbora.
         3.   Zasedanjem posebnega odbora izmenično predsedujeta uradnik Evropske komisije in uradnik države Cariforuma.
         Člen 2
         Zastopanje
         1.   Člani posebnega odbora imajo lahko svojega zastopnika.
         2.   Član, ki želi, da ga zastopa njegov namestnik, pred zasedanjem, na katerem želi biti zastopan, uradno obvesti predsednika Skupnega sveta o imenu svojega namestnika. Namestnik člana posebnega odbora ima enake pravice kot član, ki ga zastopa.
         Člen 3
         Opazovalci
         1.   Posebni odbor lahko odobri prisotnost stalnih opazovalcev.
         2.   Posebni odbor lahko sklene, da začasno povabi dodatne opazovalce, vključno s predstavniki parlamentarnega odbora Cariforum-EU in posvetovalnega odbora Cariforum-EU.
         Člen 4
         Zasedanja
         1.   Razen če ni v Sporazumu določeno drugače, se posebni odbor sestane na zahtevo ene od pogodbenic, pri čemer se o datumu in kraju zasedanja pogodbenici dogovorita vnaprej. Ob soglasju pogodbenic lahko zasedanja posebnega odbora potekajo kot video- ali telekonferenca. Pogodbenice se v takem primeru dogovorijo o delitvi stroškov, povezanih z organizacijo zasedanja v obliki video- ali telekonference.
         2.   Zasedanje posebnega odbora skliče sekretar zadevnega posebnega odbora najpozneje 35 dni pred začetkom zasedanja, razen v nujnih primerih.
         Člen 5
         Delegacije
         Predsednik posebnega odbora je pred vsakim zasedanjem obveščen o načrtovani sestavi delegacij, ki se bodo udeležile zasedanja.
         Člen 6
         Sekretariat
         Evropska komisija in država Cariforuma izmenično opravljata funkcijo sekretarja posebnih odborov za obdobje 12 mesecev. To obdobje sovpada z obdobjem predsedovanja, ki ga izmenično izvajata pogodbenica EU in države Cariforuma.
         Člen 7
         Dokumenti
         Kadar posvetovanja posebnega odbora temeljijo na pisnih dokumentih, sekretar te dokumente oštevilči in razpošlje kot dokumente zadevnega posebnega odbora.
         Člen 8
         Korespondenca
         Vsa korespondenca s predsednikom posebnega odbora se posreduje sekretarju zadevnega posebnega odbora, ki jo razpošlje članom posebnega odbora ter sekretarju in predsedniku Odbora za trgovino in razvoj ter po potrebi članom Odbora za trgovino in razvoj.
         Člen 9
         Dnevni red sej
         1.   Sekretar posebnega odbora pripravi začasni dnevni red posameznih zasedanj. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje članom posebnega odbora ter predsedniku in sekretarju posebnega Odbora za trgovino in razvoj najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja.
         2.   Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je sekretar posebnega odbora najpozneje 28 dni pred začetkom zasedanja prejel prošnjo za vključitev na dnevni red z ustreznimi dokumenti.
         3.   Dnevni red na začetku vsakega zasedanja potrdi posebni odbor. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.
         4.   Predsednik posebnega odbora lahko v soglasju s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.
         5.   Predsednik posebnega odbora lahko v soglasju s pogodbenicama na zasedanje povabi strokovnjake za zagotovitev informacij o posebnih temah.
         Člen 10
         Zapisnik
         1.   Sekretar običajno v enem mesecu od zasedanja pripravi osnutek zapisnika zasedanja.
         2.   V zapisniku je praviloma glede vsake točke dnevnega reda navedeno naslednje:
         
                     (a)
                  
                  
                     dokumenti, predloženi posebnemu odboru;
                  
               
                     (b)
                  
                  
                     izjave, ki so jih želeli vključiti člani posebnega odbora, ter
                  
               
                     (c)
                  
                  
                     sprejete odločitve, dana priporočila, dogovorjene izjave in sprejeti sklepi o posameznih točkah.
                  
               3.   Zapisnik vključuje tudi seznam članov posebnega odbora ali njihovih namestnikov, ki so se udeležili zasedanja, seznam članov delegacij, ki so jih spremljali, in seznam opazovalcev zasedanja.
         4.   Zapisnik v enem mesecu od datuma zasedanja pisno potrdita predstavnik Cariforuma in uradnik Evropske komisije, ki sta se udeležila zasedanja. Po potrditvi sekretar podpiše dva izvoda zapisnika, vsaka od pogodbenic pa prejme po en verodostojen izvod izvirnika. Izvod podpisanega zapisnika se pošlje članom posebnega odbora ter predsedniku in sekretarju Odbora za trgovino in razvoj.
         Člen 11
         Sklepi in priporočila
         1.   Če je posebni odbor na podlagi Sporazuma ali sklepa Skupnega sveta, ki ga ustanavlja, pooblaščen za sprejemanje sklepov ali priporočil, so taki akti naslovljeni kot „sklep“ ali „priporočilo“, sledijo pa jim zaporedna številka, datum sprejetja in opis njihovega predmeta. V vsakem sklepu je določen datum njegovega začetka veljavnosti.
         2.   Kadar posebni odbor da priporočilo ali sprejme sklep se smiselno uporablja člen 11 poslovnika Skupnega sveta.
         3.   Sklepi in priporočila posebnega odbora se pošljejo naslovnikom iz člena 8.
         Člen 12
         Obveščanje javnosti
         1.   Razen če ni odločeno drugače, zasedanja posebnih odborov niso javna.
         2.   Vsaka pogodbenica ali država podpisnica Cariforuma lahko sklene, da bo sklepe in priporočila posebnega odbora objavila v svojem uradnem listu.
         Člen 13
         Jeziki
         1.   Delovni jeziki posebnih odborov so uradni jeziki, skupni obema pogodbenicama, in sicer angleščina, španščina, francoščina in nizozemščina.
         2.   Razprave ter sklepi in priporočila posebnih odborov temeljijo na dokumentaciji in predlogih, pripravljenih v enem od jezikov iz odstavka 1.
         Člen 14
         Stroški
         1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih posebnih odborov.
         2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.
         3.   Stroške, povezane s storitvami tolmačenja na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v delovne jezike posebnega odbora in iz njegovih delovnih jezikov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Stroške, povezane s storitvami tolmačenja in prevajanjem dokumentov v druge uradne jezike institucij Evropske unije in iz teh jezikov, krije pogodbenica EU.
         Člen 15
         Poročanje
         Posebni odbori poročajo Odboru za trgovino in razvoj.