CELEX: 32014R1042
Language: fi
Date: 2014-07-25 00:00:00
Title: Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1042/2014, annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014 , asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta

3.10.2014   
            
            
               FI
            
            
               Euroopan unionin virallinen lehti
            
            
               L 289/3
            
         KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1042/2014,
   annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014,
   asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta
   EUROOPAN KOMISSIO, joka
   ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
   ottaa huomioon turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 (1), ja erityisesti sen 26 artiklan 4 kohdan ja 29 artiklan 1 kohdan,
   sekä katsoo seuraavaa:
   
               (1)
            
            
               Jatkuvuuden varmistamiseksi aiempien, yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevan yleisohjelman vuosien 2007–2013 kehykseen kuuluvien rahastojen täytäntöönpanon ja vuosien 2014–2020 kehykseen kuuluvien erityisasetusten täytäntöönpanon välillä asetuksen (EU) N:o 514/2014 mallina on pitkälti käytetty edellisiä rahastoja koskevia voimassa olevia sääntöjä, mutta huomioon on otettu yhteistyössä toteutettavaan hallinnointiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU, Euratom) N:o 966/2012 (2) tehdyt muutokset.
            
         
               (2)
            
            
               Sen varmistamiseksi, että kansallisia ohjelmia täytäntöönpanevilla elimillä on valmiudet täyttää tehtävänsä tehokkaasti ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitetuissa erityisasetuksissa määritettyjen tavoitteiden ja painopisteiden mukaisesti, olisi vahvistettava säännöt niiden nimeämiseksi, niiden nimeämisen valvomiseksi ja tarvittaessa nimeämisen purkamiseksi.
            
         
               (3)
            
            
               Sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaisten vastuut ovat niin kattavat, että ne voivat panna kansallisen ohjelman täytäntöön, on tarpeen vahvistaa säännöt, joissa määritetään niiden hallinnointi- ja valvontavastuut, erityisesti edellytykset, joiden mukaisesti ne voivat siirtää tai ulkoistaa joitakin tehtävistään.
            
         
               (4)
            
            
               Unionin rahoituksen myöntämistä kansallisten ohjelmien yhteydessä koskevan valinta- ja myöntämismenettelyn olisi oltava avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasavertaisen kohtelun periaatteiden mukainen. Sen vuoksi on tarpeen vahvistaa edellytykset, joiden mukaisesti jäsenvaltioiden olisi pantava täytäntöön kansalliseen ohjelmaan kuuluvat toimet, erityisesti niiden olosuhteiden määrittämiseksi, joissa vastuuviranomainen voi panna hankkeita täytäntöön suoraan.
            
         
               (5)
            
            
               Tarkastusten olisi oltava kaikissa jäsenvaltioissa tehokkaita ja laajuudeltaan asianmukaisia, ja ne olisi toteutettava kansainvälisten tilintarkastuskäytäntöjen mukaisesti. Tästä syystä tarkastusviranomaisten asema ja tarkastusnormit olisi määritettävä selkeästi.
            
         
               (6)
            
            
               Sen varmistamiseksi, että tarkastusviranomaisten tarkastustoiminta mahdollistaa perusteltujen tarkastuslausuntojen antamisen, olisi määritettävä tarkastustoiminnan lajit.
            
         
               (7)
            
            
               Tarkastusviranomaisen toiminnan tuloksista on tärkeää raportoida ajallaan ja asianmukaisesti sekä nimeävälle viranomaiselle että Euroopan komissiolle. Erityisesti on tärkeää, että johdon vahvistuslausuma ja vuotuinen tiivistelmä lopullisista tilintarkastuskertomuksista ja suoritetusta valvonnasta, jotka toimitetaan osana vuosittaista maksupyyntöä, kuvastavat asianmukaisesti tarkastusviranomaisen toimintaa ja päätelmiä. Sen vuoksi tarkastusviranomaisen olisi tarkastustoimintansa osana huolehdittava siitä, että näissä asiakirjoissa esitetään asianmukaisesti sen tarkastustoimintaa koskevat tiedot.
            
         
               (8)
            
            
               Tässä asetuksessa säädettyjen toimenpiteiden pikaisen soveltamisen varmistamiseksi ja kansallisten ohjelmien hyväksymisen ja täytäntöönpanon viiveiden estämiseksi asetuksen olisi tultava voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
            
         
               (9)
            
            
               Asetus (EU) N:o 514/2014 sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Irlantia, ja tämän seurauksena niitä sitoo myös tämä asetus.
            
         
               (10)
            
            
               Asetus (EU) N:o 514/2014 ja tämä asetus eivät sido Tanskaa,
            
         ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
   I LUKU
   
      YLEISET SÄÄNNÖKSET
   
   1 artikla
   Määritelmät
   Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 514/2014 määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
   
               a)
            
            
               ’nimeävällä viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua jäsenvaltion ministeriötason viranomaista, joka nimeää vastuuviranomaisen;
            
         
               b)
            
            
               ’toimivaltaisella viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua vastuuviranomaista, tarkastusviranomaista tai tarvittaessa nimettyä valtuutettua viranomaista;
            
         
               c)
            
            
               ’SFC2014-järjestelmällä’ komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 802/2014 (3) 2 artiklassa perustettua sähköistä tietojärjestelmää;
            
         
               d)
            
            
               ’avustussopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella vastuuviranomainen myöntää rahoitusta tuensaajalle kansalliseen ohjelmaan perustuvan hankkeen täytäntöönpanoa varten.
            
         II LUKU
   
      VASTUUVIRANOMAINEN
   
   
      I JAKSO
   
   
      
         Vastuuviranomaisen nimeäminen
      
   
   2 artikla
   Vastuuviranomaisen nimeämistä koskevat perusteet ja menettely
   1.   Vastuuviranomaiseksi nimettävällä elimellä on oltava hallintorakenne ja sisäisen valvonnan järjestelmä, jotka täyttävät tämän asetuksen liitteessä vahvistetut perusteet, jäljempänä ’nimeämisperusteet’. Nimeämisperusteet koskevat
   
               a)
            
            
               sisäistä ympäristöä;
            
         
               b)
            
            
               valvontatoimia;
            
         
               c)
            
            
               sisäistä tiedotusta ja viestintää;
            
         
               d)
            
            
               sisäistä seurantaa ja raportointia.
            
         Jäsenvaltiot voivat määritellä ylimääräisiä nimeämisperusteita vastuuviranomaisen koon, vastuualojen ja muiden erityispiirteiden huomioon ottamiseksi.
   2.   Asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun tarkastuselimen on arvioitava, täyttääkö aiottu vastuuviranomainen liitteen nimeämisperusteet, ja sen on dokumentoitava tarkastushavaintonsa, päätelmänsä ja lausuntonsa nimeävälle viranomaiselle osoitetussa tarkastuskertomuksessa.
   3.   Ellei nimeävä viranomainen ole vakuuttunut siitä, että aiottu vastuuviranomainen täyttää nimeämisperusteet, sen on annettava tälle elimelle tarkat ohjeet puutteiden korjaamiseksi ja asetettava määräaika, johon mennessä perusteiden on täytyttävä, ennen kuin se voidaan nimetä vastuuviranomaiseksi.
   Ennen perusteiden täyttymistä elin voidaan nimetä väliaikaisesti vastuuviranomaiseksi enintään 12 kuukauden ajaksi. Tämän väliaikaisen jakson pituuden on oltava oikeassa suhteessa havaittuihin puutteisiin perusteiden mukaisuudessa.
   4.   Nimettyään vastuuviranomaisen jäsenvaltion on ilmoitettava siitä viipymättä komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä. Ilmoituksen yhteydessä jäsenvaltion on toimitettava seuraavia seikkoja koskevat asiakirjat:
   
               a)
            
            
               pääasiallinen vastuunjako vastuuviranomaisen organisaatioyksiköiden välillä;
            
         
               b)
            
            
               tarvittaessa vastuuviranomaisen suhde valtuutettuihin viranomaisiin, siirrettäviin toimintoihin ja pääasialliset menettelyt näiden siirrettyjen toimintojen seurantaa varten; ja
            
         
               c)
            
            
               tiivistelmä tärkeimmistä menettelyistä, joita sovelletaan tuensaajien maksupyyntöjen käsittelyyn sekä menojen hyväksymiseen ja kirjaamiseen.
            
         3 artikla
   Vastuuviranomaisen valvonta ja nimeämisen tarkistaminen
   1.   Nimeävän viranomaisen on valvottava vastuuviranomaista, erityisesti tämän asetuksen 14 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen perusteella, ja toteutettava toimenpiteitä mahdollisesti havaittujen puutteiden johdosta.
   2.   Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot, jotka viittaavat siihen, ettei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita, toimitetaan viipymättä nimeävälle viranomaiselle.
   3.   Ellei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita täysimääräisesti tai sen sisäisen valvonnan järjestelmässä on niin paljon puutteita, että se vaarantaa sen kyvyn hoitaa tehtäviään, nimeävä viranomainen asettaa vastuuviranomaiselle koeajan. Nimeävän viranomaisen on tällaisissa tapauksissa laadittava korjaussuunnitelma, joka vastuuviranomaisen on toteutettava perusteiden täyttymättä jäämisen tai puutteiden vakavuuteen oikeassa suhteessa olevan ajan kuluessa. Tämä ajanjakso saa ulottua enintään 12 kuukauden päähän koeajan alkamisesta.
   4.   Nimeävän viranomaisen on ilmoitettava viipymättä komissiolle mahdollisesta 3 kohdan mukaisesti laaditusta korjaussuunnitelmasta ja pidettävä komissio ajan tasalla sen edistymisestä.
   5.   Jos vastuuviranomaisen nimeäminen puretaan, nimeävän viranomaisen on viipymättä nimettävä uusi vastuuviranomainen asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan ja tämän asetuksen 2 artiklan mukaisesti sen varmistamiseksi, että maksut tuensaajille jatkuvat keskeytyksettä.
   6.   Jos komissio toteaa, että jäsenvaltio ei ole noudattanut velvollisuuttaan laatia 3 kohdan mukainen korjaussuunnitelma tai että vastuuviranomaisen nimeäminen pysyy voimassa, vaikka se ei ole toteuttanut korjaussuunnitelmaa vahvistetussa määräajassa, komissio käsittelee jäljellä olevat puutteet asetuksen (EU) N:o 514/2014 47 artiklassa säädetyn sääntöjenmukaisuuden tarkastamismenettelyn yhteydessä.
   
      II JAKSO
   
   
      
         Vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontavastuut
      
   
   4 artikla
   Vastuuviranomaisen tehtävät
   Vastuuviranomaisen on hallinnoitava kansallista ohjelmaa ja pantava se täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Sen tehtävänä on
   
               a)
            
            
               kuulla kumppaneita asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti;
            
         
               b)
            
            
               varmistaa asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean asianmukainen toiminta;
            
         
               c)
            
            
               esittää komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 14 artiklassa tarkoitettu ehdotus kansalliseksi ohjelmaksi ja kaikki siihen myöhemmin tehdyt tarkistukset SFC2014-järjestelmää käyttäen;
            
         
               d)
            
            
               määrittää ja vahvistaa hankkeita ja hankkeiden kustannuksia koskevat tukikelpoisuussäännöt kaikkien toimien osalta huolehtien tasapuolisesta kohtelusta ja välttäen kaikkia eturistiriitoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;
            
         
               e)
            
            
               organisoida ja julkaista tarjouskilpailut ja ehdotuspyynnöt sekä organisoida ja julkistaa hankkeiden valinta ja rahoituksen myöntäminen hankkeisiin kansallisen ohjelman perusteella asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettujen erityisasetusten laajuuden ja tavoitteiden ja tämän asetuksen 9 artiklassa säädettyjen perusteiden mukaisesti;
            
         
               f)
            
            
               varmistaa, että käytössä on järjestelmät, joiden avulla kootaan tarvittavat tiedot yleisistä ja ohjelmakohtaisista indikaattoreista komissiolle raportoimiseksi yhdessä muiden, ohjelmien ja hankkeiden täytäntöönpanoa koskevien tietojen kanssa;
            
         
               g)
            
            
               ottaa vastaan komission suorittamat maksut ja maksaa varoja tuensaajille;
            
         
               h)
            
            
               varmistaa johdonmukaisuus ja täydentävyys erityisasetusten mukaisesti myönnetyn yhteisrahoituksen ja muista asiaankuuluvista kansallisista ja unionin välineistä myönnettävän rahoituksen välillä;
            
         
               i)
            
            
               seurata hankkeita ja tarkistaa, että hankkeita varten ilmoitetut menot ovat todella aiheutuneet ja ovat unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaisia;
            
         
               j)
            
            
               varmistaa, että käytössä on sähköinen järjestelmä kansallisen ohjelman kutakin hanketta koskevan kirjanpitoaineiston tallentamista ja säilyttämistä varten ja että varainhoitoa, seurantaa, valvontaa ja arviointia varten tarvittavat täytäntöönpanoa koskevat tiedot kerätään;
            
         
               k)
            
            
               varmistaa, että kansallisen ohjelman perusteella rahoitettujen hankkeiden täytäntöönpanoon osallistuvilla tuensaajilla ja muilla elimillä on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille hankkeeseen liittyville tapahtumille, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kansallisten kirjanpitosääntöjen soveltamista;
            
         
               l)
            
            
               varmistaa, että asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kansallisten ohjelmien arvioinnit toteutetaan asetettujen määräaikojen kuluessa;
            
         
               m)
            
            
               varmistaa, että riippumattomat arvioijat saavat asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun arvioinnin toteuttamiseksi ja arviointilausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot kansallisen ohjelman hallinnoinnista;
            
         
               n)
            
            
               ottaa käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla menoja, päätöksiä ja valvontatoimia koskevilla asiakirjoilla on vaadittu kirjausketju ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annettujen komission täytäntöönpanoasetusten mukaisesti;
            
         
               o)
            
            
               varmistaa, että tarkastusviranomainen saa asetuksen (EU) N:o 514/2014 29 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten suorittamiseksi ja tarkastuslausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot hallinnoinnista ja sovelletuista valvontamenettelyistä sekä erityisasetusten perusteella rahoitetuista menoista;
            
         
               p)
            
            
               laatia asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetut täytäntöönpanokertomukset ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut arviointikertomukset ja toimittaa ne komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
            
         
               q)
            
            
               laatia maksamista koskeva pyyntö asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti ja toimittaa se komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
            
         
               r)
            
            
               toteuttaa tiedotus- ja julkistamistoimia ja levittää tietoa ohjelman tuloksista asetuksen (EU) N:o 514/2014 53 artiklan mukaisesti;
            
         
               s)
            
            
               suorittaa hallinnollista valvontaa ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti;
            
         
               t)
            
            
               tehdä yhteistyötä komission ja muiden jäsenvaltioiden vastuuviranomaisten kanssa; ja
            
         
               u)
            
            
               toteuttaa toimenpiteitä tarkastusviranomaisen havaintojen johdosta joko korjaamalla puutteet tai, jos tarkastusviranomaisen havaintoja ei hyväksytä, laatimalla yksityiskohtaiset perustelut.
            
         5 artikla
   Valtuutettu viranomainen
   1.   Vastuuviranomainen voi siirtää osan tehtävistään tai kaikki tehtävänsä nimetylle valtuutetulle viranomaiselle asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja unionin rahoituksen näkyvyys. Siirretyt tehtävät eivät saa johtaa eturistiriitoihin.
   2.   Vastuuviranomaisen valtuutetulle viranomaiselle siirtämien tehtävien laajuus ja niiden hoitamista koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on selostettava vastuuviranomaisen ja valtuutetun viranomaisen allekirjoittamassa asiakirjassa. Tässä valtuutusasiakirjassa on mainittava vähintään
   
               a)
            
            
               asianomainen erityisasetus;
            
         
               b)
            
            
               valtuutetulle viranomaiselle siirretyt tehtävät;
            
         
               c)
            
            
               valtuutetun viranomaisen velvoite tarkistaa, että tuensaaja noudattaa unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä;
            
         
               d)
            
            
               valtuutetulle viranomaiselle asetettu velvoite perustaa ja pitää voimassa organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka soveltuu sen tehtävien hoitamiseen;
            
         
               e)
            
            
               tiedot ja todentavat asiakirjat, jotka valtuutetun viranomaisen on toimitettava vastuuviranomaiselle, ja määräajat, joita sen on noudatettava; ja
            
         
               f)
            
            
               vastuuviranomaisen mekanismi valtuutetun viranomaisen seurantaa varten.
            
         3.   Asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan yhteydenpitoa komission kanssa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.
   4.   Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai kansallisen lainsäädännön piiriin kuuluva yksityinen elin, joka suorittaa julkisen palvelun tehtävää, vastuuviranomainen ei voi siirtää sille täytäntöönpanovaltuuksia, joihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.
   5.   Vastuuviranomainen on edelleen vastuussa tehtävistä, jotka se on siirtänyt. Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti siirrettyjä tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
   6.   Siirrettyjen tehtävien osalta tätä asetusta sovelletaan vastaavasti valtuutettuun viranomaiseen.
   6 artikla
   Tehtävien ulkoistaminen
   Vastuuviranomainen voi ulkoistaa joitakin tehtävistään. Se on kuitenkin edelleen vastuussa niistä.
   Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti ulkoistettuja tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
   
      III JAKSO
   
   
      Julkisen vallan käyttöön liittyvät vastuuviranomaisen velvoitteet
   
   7 artikla
   Vastuuviranomaisen asema myöntävänä elimenä
   1.   Vastuuviranomainen myöntää avustuksia kansalliseen ohjelmaan perustuviin hankkeisiin pääsääntöisesti avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella.
   2.   Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia hankkeisiin rajoitetun ehdotuspyynnön perusteella.
   Rajoitetut ehdotuspyynnöt ovat avoimia ainoastaan valikoiduille organisaatioille hankkeen erityisluonteen vuoksi tai niiden elinten teknisen tai hallinnollisen pätevyyden vuoksi, joita on pyydetty tekemään ehdotuksia.
   Rajoitetun ehdotuspyynnön käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä ehdotuspyynnössä.
   3.   Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia suoraan, jos hankkeen erityisluonne tai asianomaisten elinten tekninen tai hallinnollinen pätevyys eivät mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määriteltyjen tai tosiasiallisten monopolien kohdalla.
   Suoraan myönnetyn avustuksen käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä myöntämispäätöksessä.
   4.   Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan, tai hätätapauksissa, avustuksia voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.
   Perustelut avustuksen myöntämiselle ilman ehdotuspyyntöä on esitettävä myöntämispäätöksessä.
   5.   Jos vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, tämän artiklan mukaisesti myönnetyn avustuksen saaja ei voi olla vastuuviranomainen eikä mikään valtuutettu viranomainen.
   6.   Vastuuviranomaisen on määritettävä, kuka myöntää avustuksia, ja sen on varmistettava eturistiriitojen välttäminen, erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.
   8 artikla
   Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
   1.   Vastuuviranomainen voi päättää panna hankkeita täytäntöön suoraan, joko yksin tai yhdessä toisen kansallisen viranomaisen kanssa hallinnollisten valtuuksien tai teknisen asiantuntemuksen vuoksi taikka koska hankkeen luonne ei mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määritellyn monopolin tai turvallisuusvaatimusten vuoksi. Tällaisissa tapauksissa vastuuviranomaisen on oltava avustuksen saaja.
   2.   Perustelut vastuuviranomaisen toimimiselle toimeenpanevana elimenä ja kansallisten viranomaisten valitsemiselle yhteistoimintaa varten 1 kohdassa kuvatulla tavalla on ilmoitettava komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetussa vuotuisessa täytäntöönpanokertomuksessa.
   3.   Pannessaan hankkeita täytäntöön toimeenpanevana elimenä vastuuviranomaisen on noudatettava vastinetta rahalle -periaatetta ja estettävä eturistiriidat.
   4.   Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella kansalliseen ohjelmaan perustuva hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toteutusta sekä tarkastaa aiheutuneet menot.
   5.   Jos on todennäköistä, että vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä säännöllisesti,
   
               a)
            
            
               vastuuviranomainen ja tarkastusviranomainen eivät voi kuulua samaan elimeen muutoin kuin silloin, kun tarkastusviranomainen raportoi ulkopuoliselle elimelle ja sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu; ja
            
         
               b)
            
            
               tämä ei saa vaikuttaa vastuuviranomaisen 4 artiklassa säädettyihin tehtäviin.
            
         9 artikla
   Valinta- ja myöntämismenettely
   1.   Edellä 7 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan avoin kilpailu ja niiden asianmukainen julkaiseminen mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöihin tehdyt olennaiset muutokset on julkaistava samalla tavalla.
   Edellä 7 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuissa ehdotuspyynnöissä on esitettävä ainakin seuraavat seikat:
   
               a)
            
            
               tavoitteet;
            
         
               b)
            
            
               valinta- ja myöntämisperusteet;
            
         
               c)
            
            
               unionin ja tarvittaessa kansallisen rahoituksen järjestelyt sekä tapauksen mukaan tiedot mahdollisuudesta hakea korkeampaa yhteisrahoitusosuutta asetuksen (EU) N:o 514/2014 16 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
            
         
               d)
            
            
               ehdotusten jättämiseen liittyvät järjestelyt ja määräpäivä;
            
         
               e)
            
            
               menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;
            
         
               f)
            
            
               hankkeen kesto; ja
            
         
               g)
            
            
               säilytettävät ja raportoitavat rahoitus- ja muut tiedot.
            
         2.   Vastuuviranomaisen on ennen myöntämispäätöksen tekemistä vakuututtava siitä, että hankkeen tuensaajilla on valmiudet täyttää valinta- ja myöntämisperusteet.
   3.   Vastuuviranomaisen on määriteltävä ehdotusten vastaanottamista koskevat menettelyt. Sen on analysoitava ehdotukset niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti avoimella ja syrjimättömällä tavalla. Vastuuviranomaisen on kirjattava muiden hankkeiden hylkäämisperusteet kirjallisesti.
   4.   Myöntämispäätöksessä on mainittava vähintään tuensaajien nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, unionin rahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
   5.   Vastuuviranomaisen on ilmoitettava päätöksestään kaikille hakijoille kirjallisesti. Sen on esitettävä hylätyille ehdokkaille näiden hylkäämisen syyt viitaten valinta- ja myöntämisperusteisiin.
   10 artikla
   Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
   1.   Kun vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista koskevat menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
   
               a)
            
            
               avustussopimusten allekirjoittaminen tuensaajien kanssa ja
            
         
               b)
            
            
               avustussopimusten seuranta, myös niihin tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
            
         2.   Avustussopimuksessa on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
   
               a)
            
            
               unionin rahoituksen enimmäismäärä;
            
         
               b)
            
            
               unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
            
         
               c)
            
            
               hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
            
         
               d)
            
            
               tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
            
         
               e)
            
            
               hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
            
         
               f)
            
            
               menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
            
         
               g)
            
            
               aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset, joihin sisältyvät raportointia koskevat velvoitteet, sopimuksen muutokset ja sen päättyminen;
            
         
               h)
            
            
               hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja indikaattorit, joista on raportoitava;
            
         
               i)
            
            
               määräys, jossa tuensaajan edellytetään keräävän ajallaan tarvittavat, erityisasetuksissa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
            
         
               j)
            
            
               tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
            
         
               k)
            
            
               kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
            
         
               l)
            
            
               kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
            
         
               m)
            
            
               tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
            
         
               n)
            
            
               julkaisemiseen liittyvät määräykset.
            
         3.   Avustussopimukset on pääsääntöisesti allekirjoitettava ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
   4.   Avustussopimuksessa on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
   11 artikla
   Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä
   1.   Vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
   
               a)
            
            
               hankkeiden yhteisrahoitusta koskevan hallinnollisen päätöksen virallistaminen ja
            
         
               b)
            
            
               hallinnollisen päätöksen seuranta, myös siihen tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
            
         2.   Hallinnollisessa päätöksessä on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
   
               a)
            
            
               unionin rahoituksen enimmäismäärä;
            
         
               b)
            
            
               unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
            
         
               c)
            
            
               hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
            
         
               d)
            
            
               tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
            
         
               e)
            
            
               hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
            
         
               f)
            
            
               menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
            
         
               g)
            
            
               hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;
            
         
               h)
            
            
               määräys, jossa vastuuviranomaisen edellytetään keräävän tarvittavat, erityisasetuksessa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
            
         
               i)
            
            
               tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
            
         
               j)
            
            
               kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
            
         
               k)
            
            
               kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
            
         
               l)
            
            
               tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
            
         
               m)
            
            
               julkaisemiseen liittyvät määräykset.
            
         3.   Hallinnollinen päätös on pääsääntöisesti tehtävä ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
   4.   Hallinnollisessa päätöksessä on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
   III LUKU
   
      TARKASTUSVIRANOMAISEN ASEMA JA TARKASTUKSIIN LIITTYVÄT VELVOITTEET
   
   12 artikla
   Tarkastusviranomaisen asema
   1.   Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisen alakohdan ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan tarkastusviranomainen on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Toiminnallisen riippumattomuuden katsotaan toteutuvan, kun tarkastusviranomaisen ja vastuuviranomaisen välillä ei ole suoraa hierarkkista suhdetta ja tarkastusviranomainen antaa lausuntonsa ja lausumansa täysin itsenäisesti.
   2.   Kaikki tarkastustyö on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti.
   13 artikla
   Tarkastustyön ulkoistaminen
   Tarkastusviranomainen voi ulkoistaa osan tarkastustyöstään toiselle tarkastuselimelle, edellyttäen, että tämä elin on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Tarkastusviranomaisen on edelleen oltava vastuussa tehtävistä, jotka se on ulkoistanut.
   Ulkoistetut tarkastukset on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti ja tarkastusviranomaisen tarkassa seurannassa ja valvonnassa.
   14 artikla
   Tarkastukset
   1.   Tarkastusviranomaisen on suoritettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon antamiseksi järjestelmä- ja tilintarkastuksia.
   2.   Järjestelmätarkastuksissa on tarkastettava, että vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ovat toimineet tehokkaasti siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus siitä, että vuotuisiin tilityksiin sisällytetyt menot ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia.Tarkastusviranomaisen on määritettävä näiden tarkastusten perusteella, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen liitteessä säädetyt nimeämisperusteet.
   3.   Tilintarkastukset on suoritettava kohtuullisen varmuuden saamiseksi siitä, että vuotuiset tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan vastuuviranomaisen ilmoittamista menoista.
   Jotta voidaan todeta, että tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan, tarkastusviranomaisen on varmennettava, että kaikki maksetut menot ja saadut julkiset rahoitusosuudet, jotka on kirjattu vastuuviranomaisen tileille kyseisenä varainhoitovuonna, kirjataan asianmukaisesti kirjanpitojärjestelmään ja vastaavat todentavaa kirjanpitoaineistoa, jota vastuuviranomainen säilyttää. Tarkastusviranomaisen on näiden tilitystietojen perusteella erityisesti
   
               a)
            
            
               tarkastettava, että komissiolle toimitetussa vuotuisen saldon maksamista koskevassa pyynnössä ilmoitettu tukikelpoisten menojen kokonaismäärä on yhdenmukainen vastuuviranomaisen tileihin kirjattujen menojen kanssa, ja jos havaitaan poikkeamia, tilityksessä on annettu täsmäytyksistä riittävät selvitykset;
            
         
               b)
            
            
               tarkastettava, että tilivuoden lopun tilanteen mukaisesti peruutetut ja takaisin perityt määrät, takaisin perittävät määrät sekä määrät, joita ei saada perityiksi takaisin, vastaavat vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmiin vietyjä määriä ja että niistä on laadittu vastuuviranomaisen dokumentoidut päätökset;
            
         
               c)
            
            
               varmistettava, että vastuuviranomainen on toteuttanut hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti.
            
         Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetut tarkastukset voidaan tehdä otantamenetelmän avulla.
   4.   Tarkastusviranomaisen on osana järjestelmä- ja tilintarkastuksiaan suoritettava uudelleen joitakin vastuuviranomaisen toteuttamista hallinnollisista ja paikan päällä tehdyistä tarkastuksista. Tarkastusviranomaisen on määritettävä uudelleen suoritettavien tarkastusten laajuus riskinarviointinsa perusteella.
   5.   Jos tarkastusviranomaisen järjestelmä- tai tilintarkastusten yhteydessä havaitaan olennaisia puutteita vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaassa toiminnassa, tarkastusviranomaisen on
   
               a)
            
            
               arvioitava kyseisten puutteiden taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset;
            
         
               b)
            
            
               esitettävä vastuuviranomaiselle asianmukaisia suosituksia korjaaviksi ja ennaltaehkäiseviksi toimenpiteiksi;
            
         
               c)
            
            
               seurattava vastuuviranomaisen suorittamaa näiden toimenpiteiden toteutusta ja tarkasteltava, onko olemassa toimintasuunnitelma hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan palauttamiseksi.
            
         6.   Päätettyään 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tarkastustoiminnot tarkastusviranomaisen on raportoitava tuloksista nimeävälle viranomaiselle sekä esitettävä näkemyksensä siitä, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen nimeämisperusteet.
   7.   Tarkastusviranomaisen on varmistettava, että vastuuviranomainen raportoi kaikki sen tarkastustoimintaan liittyvät 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tiedot asianmukaisesti Euroopan komissiolle.
   IV LUKU
   
      LOPPUSÄÄNNÖS
   
   15 artikla
   Voimaantulo
   Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
   
      Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti.
      Tehty Brysselissä 25 päivänä heinäkuuta 2014.
      
         
            Komission puolesta
         
         
            Puheenjohtaja
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  EUVL L 150, 20.5.2014, s. 112.
   
      (2)  Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).
   
      (3)  Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 802/2014, annettu 24 päivänä heinäkuuta 2014, kansallisten ohjelmien mallien sekä komission ja jäsenvaltioiden välisen sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän ehtojen ja edellytysten vahvistamisesta turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 mukaisesti (EUVL L 219, 25.7.2014, s. 22).
   
      LIITE
      Vastuuviranomaisen nimeämisperusteet
      1.   Sisäinen ympäristö
      
      A)   Organisaatiorakenne
      
      
               
                  1)
               
               
                  Organisaatiorakenne, joka tarjoaa vastuuviranomaiselle valmiudet suoriutua 4 artiklassa esitetyistä tehtävistä.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Organisaatiokaaviossa määritelty organisaatiorakenne, josta ilmenee selkeä tehtävien ja vastuiden määrittely.
               
            B)   Henkilöresursseja koskevat standardit
      
      
               
                  1)
               
               
                  Tarkoituksenmukaiset henkilöresurssit 4 artiklassa kuvattujen tehtävien hoitamiseksi.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Tehtävien eriyttäminen siten, ettei yksikään henkilöstön jäsen vastaa useammasta kuin yhdestä kansallisesta ohjelmasta veloitettavien summien hyväksymiseen, maksamiseen tai kirjanpitoon liittyvästä tehtävästä ja ettei yksikään henkilöstön jäsen suorita mitään näistä tehtävistä ilman toisen henkilöstön jäsenen valvontaa.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Kunkin henkilöstön jäsenen vastuualueiden, myös taloudellisten valtuuksien rajoitusten, kirjallinen määrittely.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Henkilöstön tarkoituksenmukainen koulutus.
               
            
               
                  5)
               
               
                  Menettelyt eturistiriitojen välttämiseksi, myös silloin, kun vastuullisessa tai maksupyyntöjen tarkastuksen, hyväksymisen, maksamisen ja kirjanpidon kannalta arkaluonteisessa asemassa oleva henkilöstön jäsen toimii vastuuviranomaisen ulkopuolella muissa tehtävissä.
               
            2.   Valvontatoimet
      
      A)   Hankkeiden valinta
      
      
               
                  1)
               
               
                  Avustuksia koskevat valinta- ja myöntämismenettelyt 9 artiklan mukaisesti.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Avustussopimusten sisältöön ja allekirjoittamiseen liittyvät menettelyt ja hallinnolliset päätökset 10 ja 11 artiklan mukaisesti.
               
            B)   Hallinnollisia ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskevat menettelyt
      
      
               
                  1)
               
               
                  Menettelyt, joilla suoritettujen tarkastusten tuloksista ilmoitetaan vastuuviranomaisen asianmukaisen tason johdolle säännöllisesti ja ajallaan, niin että havaittaessa järjestelmäpuutteita tai tarpeen vaatiessa valvontastrategiaa ja sisäisen valvonnan menettelyjä voidaan tarkistaa.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Käytetyn otantamenetelmän kuvaus, jos hallinnolliset tai paikan päällä tehtävät tarkastukset eivät ole kattavia, vaan ne toteutetaan otantamenetelmällä, sekä menetelmä poikkeavuuksien ja sääntöjenvastaisuuksien raportoimiseksi.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Jos maksupyyntöjä koskeviin tarkastuksiin liittyvien asiakirjojen (paperiversioiden tai sähköisessä muodossa olevien) säilyttämisestä huolehtivat muut elimet, näiden elinten ja vastuuviranomaisen luomat menettelyt sen varmistamiseksi, että nämä asiakirjat ovat vastuuviranomaisen käytettävissä.
               
            C)   Tuensaajan esittämien maksupyyntöjen maksamisen hyväksymistä koskevat menettelyt
      
      
               
                  1)
               
               
                  Menettelyt, joilla varmistetaan avustussopimusten, hallinnollisten päätösten ja sopimusten täytäntöönpanon seuranta sopimusehtojen mukaisesti.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Tuensaajan esittämien maksupyyntöjen vastaanottamista, kirjaamista ja käsittelemistä koskevat menettelyt, joissa määritellään erityisesti käytettävät asiakirjat ja toteutetun työn tarkastamismenettely.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Tarkistusluettelo niistä tarkastuksista, jotka kunkin hyväksymisestä vastaavan henkilöstön jäsenen on suoritettava, mikä kattaa myös toteutetun työn tarkastamisen.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Maksamisen hyväksymistä koskeva menettely, joka sisältää myös unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen noudattamisen tarkastamisen sekä asetuksen (EU) N:o 514/2014 5 artiklan 2 kohdassa ja 27 artiklassa edellytetyt tarkastukset petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi erityisesti suhteessa riskeihin.
               
            D)   Maksumenettelyt
      
      
               
                  1)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että maksut suoritetaan ainoastaan tuensaajan pankkitileille ja ettei maksuja suoriteta käteisellä.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu, palautetaan kansallisen ohjelman määrärahoihin.
               
            E)   Kirjanpitomenettelyt
      
      Kirjanpitomenettelyt, joilla varmistetaan, että vuotuiset tilitykset ovat täydellisiä, tarkkoja ja oikea-aikaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, erityisesti säännöllisin tarkastuksin ja täsmäytyksin.
      F)   Ennakkomaksumenettelyt
      
      
               
                  1)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että ennakkomaksut tuensaajille yksilöidään erikseen kirjanpidossa.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että ennakkomaksut selvitetään asetetuissa määräajoissa, ja ennakkomaksut, joiden selvitys on erääntynyt, yksilöidään.
               
            G)   Velkoja koskevat menettelyt
      
      
               
                  1)
               
               
                  Menettelyt, joilla varmistetaan, että A–D kohdassa määrättyjä perusteita sovelletaan soveltuvin osin määriin, jotka vastuuviranomaisen edellytetään perivän takaisin asetuksen (EU) N:o 514/2014 21 artiklan h alakohdan mukaisesti.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Menettelyt, joilla varmistetaan annettujen perintämääräysten ja tarvittaessa viivästyskorkojen asianmukainen seuranta.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Menettelyt, joilla varmistetaan, että ellei takaisinperintää voida suorittaa, syy yksilöidään, jotta voidaan arvioida, olisiko jäsenvaltion suoritettava määrä takaisin unionin talousarvioon.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Järjestelmä kaikkien saatavien tunnistamiseksi ja kaikkien tällaisten velkojen kirjaamiseksi velallisluetteloon ennen niiden maksamista.
               
            
               
                  5)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että velallisluettelo tarkastetaan säännöllisesti sen luotettavuudesta ja kattavuudesta huolehtimiseksi.
               
            H)   Menettelyt sääntöjenvastaisuuksien havaitsemiseksi ja petosten torjumiseksi
      
      
               
                  1)
               
               
                  Sääntöjenvastaisuuksien määrittelyt unionin vaatimusten mukaisesti.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Mekanismit sen varmistamiseksi, että sääntöjenvastaisuudet pystytään havaitsemaan varhaisessa vaiheessa ja että voidaan toteuttaa korjaavia toimenpiteitä.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Menettelyt oikeasuhteisten petostentorjuntatoimenpiteiden käyttöön ottamiseksi.
               
            
               
                  4)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että komissiolle tiedotetaan havaituista sääntöjenvastaisuuksista ja tarvittaessa vuotuisiin tilityksiin tehdyistä korjaavista toimenpiteistä.
               
            I)   Kirjausketju
      
      Menettely asianmukaisen kirjausketjun varmistamiseksi asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annetun täytäntöönpanoasetuksen mukaisesti toimittamalla asiakirjatodisteet, joita on säilytettävä vastuuviranomaisen tiloissa ja jotka koskevat hankkeiden valintaa, tuensaajan esittämien maksupyyntöjen hyväksyntää, kirjanpitoa ja maksamista sekä ennakkomaksujen ja velkojen käsittelyä.
      3.   Sisäinen tiedotus ja viestintä
      
      A)   Viestintä
      
      
               
                  1)
               
               
                  Menettelyt, joilla varmistetaan, että
                  
                              a)
                           
                           
                              kaikki unionin lainsäädännön muutokset kirjataan;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              ohjeet, tietokannat ja tarkistusluettelot päivitetään ajoissa näiden muutosten johdosta; ja
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              näistä muutoksista tiedotetaan ajoissa kaikille asianomaisille osapuolille, kuten valtuutetulle viranomaiselle.
                           
                        
            
               
                  2)
               
               
                  Menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla tuensaajilla on tarvittavat tiedot tehtäviensä hoitamiseksi ja toimien toteuttamiseksi.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että hakijoille tiedotetaan riittävästi valintaprosessin tuloksista.
               
            B)   Tietojärjestelmien turvallisuus
      
      
               
                  1)
               
               
                  Käytettävien tietojärjestelmien turvallisuus vastaa uusimpia kansainvälisesti hyväksyttyjä vaatimuksia.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Menettelyt sen varmistamiseksi, että taloudelliset ja tekniset toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa riskeihin.
               
            4.   Sisäinen seuranta ja raportointi
      
      A)   Sisäiset asiakirjat ja raportit
      
      
               
                  1)
               
               
                  Dokumentoidut menettelyt ja niitä vastaavat täydennettävät tarkistuslistat, joiden tarkoituksena on
                  
                              a)
                           
                           
                              tukea asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean työtä ja toimittaa sille tietoja, joita se tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi, erityisesti tietoja kansallisen ohjelman edistymisestä kohti tavoitteitaan sekä taloudellisia tietoja ja indikaattoreihin ja välitavoitteisiin liittyviä tietoja;
                           
                        
                              b)
                           
                           
                              laatia vuotuisia ja lopullisia täytäntöönpanokertomuksia ja esittää ne komissiolle;
                           
                        
                              c)
                           
                           
                              laatia asiakirjat, jotka toimivat asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklassa tarkoitettuna vuotuisen saldon maksamista koskevana pyyntönä;
                           
                        
                              d)
                           
                           
                              varmistaa, että ylemmälle johdolle toimitetaan kaikki tarvittavat kertomukset ja tiedot, jotta se voi tehokkaasti seurata vastuullaan olevien ohjelmien täytäntöönpanoa; ja
                           
                        
                              e)
                           
                           
                              varmistaa, että ylemmälle johdolle toimitetaan kertomukset sen järjestelmien toimintaa koskevista riippumattomista arvioinneista tai tarkastuksista.
                           
                        
            
               
                  2)
               
               
                  Dokumentoidut raportointi- ja seurantamenettelyt, jos vastuuviranomainen on siirtänyt tehtävien suorittamisen toiselle elimelle.
               
            B)   Muiden sellaisten tehtävien seuranta, joita viranomaiset eivät hoida itse
      
      
               
                  1)
               
               
                  Jos vastuuviranomaisen vastuulla toimii muita elimiä, pois lukien valtuutetut viranomaiset, menettelyt siitä huolehtimiseksi, että käytössä on seurantamekanismit moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi.
               
            
               
                  2)
               
               
                  Jos valvontatoimia ulkoistetaan, menettelyt siitä huolehtimiseksi, että käytössä on seurantamekanismit, joilla varmistetaan, että valvonnassa sovelletaan yhteisiä menetelmiä ja että toiminta on johdonmukaista.
               
            
               
                  3)
               
               
                  Jos vastuuviranomainen siirtää toimintoja, menettelyt tämän asetuksen 5 artiklan 4 kohdan noudattamisen varmistamiseksi.