CELEX: 32020Q1210(01)
Language: el
Date: 2020-11-09 00:00:00
Title: Απόφαση της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας της 9ης Νοεμβρίου 2020 σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που αφορούν περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

10.12.2020   
               
               
                  EL
               
               
                  Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
               
               
                  L 415/81
               
            
         ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΙΑΣ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΡΙΑΣ
         της 9ης Νοεμβρίου 2020
         σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που αφορούν περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
         Η ΕΥΡΩΠΑΙΑ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΡΙΑ,
         Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
         Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (1), και ιδίως το άρθρο 25,
         Κατόπιν διαβούλευσης με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων,
         Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
         
                     (1)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής είναι εξουσιοδοτημένος να διεξάγει διοικητικές έρευνες, προκαταρκτικές πειθαρχικές διαδικασίες, πειθαρχικές διαδικασίες και διαδικασίες αναστολής, σύμφωνα με τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου (2) («κανονισμός υπηρεσιακής καταστάσεως»), και με την απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή της 4ης Νοεμβρίου 2004 για τη θέσπιση εκτελεστικών διατάξεων για τη διεξαγωγή διοικητικών ερευνών και πειθαρχικών διαδικασιών. Εάν απαιτείται, κοινοποιεί επίσης τα περιστατικά στην OLAF.
                  
               
                     (2)
                  
                  
                     Τα μέλη του προσωπικού του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή έχουν την υποχρέωση να αναφέρουν πιθανές παράνομες δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένης της απάτης και της δωροδοκίας, οι οποίες θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης. Τα μέλη του προσωπικού είναι επίσης υποχρεωμένα να αναφέρουν κάθε συμπεριφορά που αφορά την εκπλήρωση επαγγελματικών καθηκόντων και που ενδεχομένως συνιστά σοβαρή περίπτωση μη συμμόρφωσης με τις υποχρεώσεις των υπαλλήλων της Ένωσης. Η εκπλήρωση της υποχρέωσης αυτής ρυθμίζεται με την απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, της 20ής Φεβρουαρίου 2015, σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που διέπουν την καταγγελία παράνομων δραστηριοτήτων.
                  
               
                     (3)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει θεσπίσει πολιτική για την πρόληψη και την αποτελεσματική αντιμετώπιση πραγματικών ή πιθανών περιστατικών ψυχολογικής ή σεξουαλικής παρενόχλησης στον χώρο εργασίας, όπως προβλέπεται στην απόφασή του της 18ης Δεκεμβρίου 2017. Η απόφαση θεσπίζει μια άτυπη διαδικασία επικοινωνίας του προσώπου που φέρεται ότι υπήρξε θύμα παρενόχλησης με «αρμόδιους σε θέματα δεοντολογίας» του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή ή/και την επιτροπή συνδιαλλαγής.
                  
               
                     (4)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί επίσης να διεξάγει έρευνες για πιθανές παραβιάσεις των κανονισμών ασφαλείας όσον αφορά τις διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ («ΔΠΕΕ»).
                  
               
                     (5)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής υπόκειται τόσο σε εσωτερικούς όσο και σε εξωτερικούς ελέγχους όσον αφορά τις δραστηριότητές του.
                  
               
                     (6)
                  
                  
                     Στο πλαίσιο των εν λόγω διοικητικών ερευνών, ελέγχων και λοιπών ερευνών, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής συνεργάζεται με άλλα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της Ένωσης.
                  
               
                     (7)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να συνεργάζεται με τις εθνικές αρχές τρίτων χωρών και με διεθνείς οργανισμούς, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε με δική του πρωτοβουλία.
                  
               
                     (8)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να συνεργάζεται και με τις δημόσιες αρχές των κρατών μελών της ΕΕ, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε με δική του πρωτοβουλία.
                  
               
                     (9)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διεξάγει έρευνες για εικαζόμενα περιστατικά κακής διοίκησης στα πλαίσια της δράσης των κοινοτικών οργάνων ή οργανισμών, με εξαίρεση το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης που επιτελεί δικαιοδοτικά καθήκοντα. Σε αυτό το πλαίσιο, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να χρειάζεται να διαφυλάσσει την εμπιστευτικότητα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται σε έγγραφα που υποβάλουν οι διάδικοι και κατά τη διάρκεια των ερευνών. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί, επίσης, να χρειαστεί να προασπίσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των καταγγελλόντων, καθώς και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων.
                  
               
                     (10)
                  
                  
                     Για την εκπλήρωση των καθηκόντων του, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής συλλέγει και επεξεργάζεται πληροφορίες και αρκετές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως είναι, μεταξύ άλλων, στοιχεία ταυτότητας φυσικών προσώπων, στοιχεία επικοινωνίας, επαγγελματικοί ρόλοι και καθήκοντα, πληροφορίες που αφορούν προσωπική ή επαγγελματική συμπεριφορά και επιδόσεις, καθώς και χρηματοοικονομικά δεδομένα. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων.
                  
               
                     (11)
                  
                  
                     Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 208/1725 («ο κανονισμός»), ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής είναι συνεπώς υποχρεωμένος να παρέχει πληροφορίες στα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τις εν λόγω δραστηριότητες επεξεργασίας και να σέβεται τα δικαιώματά τους ως υποκείμενα των δεδομένων.
                  
               
                     (12)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να χρειαστεί να διασφαλίσει τη συμβατότητα των εν λόγω δικαιωμάτων με τους στόχους των διοικητικών ερευνών, των ελέγχων, των ερευνών και των δικαστικών διαδικασιών. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να εξισορροπήσει τα δικαιώματα ενός υποκειμένου δεδομένων με τα θεμελιώδη δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων υποκειμένων δεδομένων. Προς τον σκοπό αυτόν, το άρθρο 25 του κανονισμού παρέχει, υπό αυστηρές προϋποθέσεις, στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή τη δυνατότητα περιορισμού της εφαρμογής των άρθρων 14 έως 22 και των άρθρων 35 και 36 του κανονισμού, καθώς και του άρθρου 4, εφόσον οι διατάξεις του αντιστοιχούν στα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 20. Εκτός εάν προβλέπονται περιορισμοί σε νομική πράξη που εγκρίνεται βάσει των Συνθηκών, είναι απαραίτητη η θέσπιση εσωτερικών κανόνων που επιτρέπουν στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή να περιορίζει τα εν λόγω δικαιώματα.
                  
               
                     (13)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί, επί παραδείγματι, να χρειάζεται να περιορίσει τις πληροφορίες που παρέχει σε ένα υποκείμενο δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία των οικείων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά το στάδιο της προκαταρκτικής αξιολόγησης μιας διοικητικής έρευνας ή κατά τη διάρκεια της ίδιας της έρευνας, πριν από την ενδεχόμενη απόρριψη μιας υπόθεσης ή στο στάδιο των προκαταρκτικών πειθαρχικών διαδικασιών. Υπό ορισμένες περιστάσεις, η παροχή τέτοιων πληροφοριών ενδέχεται να επηρεάσει σοβαρά την ικανότητα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή να διεξάγει την έρευνα με αποτελεσματικό τρόπο, οσάκις, π.χ., υπάρχει κίνδυνος το εμπλεκόμενο πρόσωπο να καταστρέψει αποδεικτικά στοιχεία ή να επηρεάσει πιθανούς μάρτυρες πριν από την εξέτασή τους. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί, επίσης, να χρειαστεί να προασπίσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των μαρτύρων, καθώς και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων.
                  
               
                     (14)
                  
                  
                     Ενδέχεται να κριθεί αναγκαία η προστασία της ανωνυμίας μάρτυρα ή καταγγέλλοντος που έχει ζητήσει να μην ταυτοποιηθεί. Σε μια τέτοια περίπτωση, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να αποφασίσει την περιορισμένη πρόσβαση στα στοιχεία ταυτότητας, στις καταθέσεις και σε άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των εν λόγω προσώπων, με σκοπό να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.
                  
               
                     (15)
                  
                  
                     Ενδέχεται να κριθεί αναγκαία η προστασία των απόρρητων πληροφοριών που αφορούν ένα μέλος του προσωπικού το οποίο έχει επικοινωνήσει με τους αρμόδιους σε θέματα δεοντολογίας του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή ή/και την επιτροπή συνδιαλλαγής στο πλαίσιο διαδικασίας που αφορά υπόθεση παρενόχλησης. Σε μια τέτοια περίπτωση, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να χρειαστεί να περιορίσει την πρόσβαση στα στοιχεία ταυτότητας, τις καταθέσεις και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του φερόμενου ως θύματος, του φερόμενου ως παρενοχλούντος και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων, με σκοπό να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.
                  
               
                     (16)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί, για παράδειγμα, να πρέπει να περιορίσει τις πληροφορίες που παρέχει σε ένα υποκείμενο δεδομένων που αναφέρεται σε καταγγελία ή σε έγγραφα ερευνών σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του κατά τη διάρκεια έρευνας σχετικά με εικαζόμενη κακή διοίκηση σε θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμό της ΕΕ. Η παροχή τέτοιων πληροφοριών ενδέχεται να επηρεάσει σοβαρά την ικανότητα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή να διεξάγει την έρευνα με αποτελεσματικό τρόπο, οσάκις, π.χ., υπάρχει κίνδυνος το εμπλεκόμενο πρόσωπο να θέσει σε κίνδυνο την έρευνα. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί, επίσης, να χρειαστεί να προασπίσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του καταγγέλλοντα, καθώς και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων.
                  
               
                     (17)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα πρέπει να εφαρμόσει περιορισμούς μόνον υπό την προϋπόθεση ότι δεν θίγουν το ουσιαστικό περιεχόμενο των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, ότι είναι απολύτως απαραίτητες και ότι αποτελούν αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής πρέπει να αιτιολογεί αναλυτικά το σκεπτικό αυτών των περιορισμών.
                  
               
                     (18)
                  
                  
                     Κατ’ εφαρμογή της αρχής της λογοδοσίας, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα πρέπει να τηρεί αρχείο των επιβληθέντων περιορισμών.
                  
               
                     (19)
                  
                  
                     Κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ανταλλάσσονται με άλλους οργανισμούς στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διαβουλεύεται με τους εν λόγω οργανισμούς σχετικά με τους πιθανούς σχετικούς λόγους για την επιβολή των περιορισμών, καθώς και για την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα των περιορισμών, εκτός εάν αυτό θέτει σε κίνδυνο τις δραστηριότητές του.
                  
               
                     (20)
                  
                  
                     Το άρθρο 25 παράγραφος 6 του κανονισμού υποχρεώνει τον υπεύθυνο επεξεργασίας να ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων για τους ουσιώδεις λόγους που αιτιολογούν τον περιορισμό, καθώς και για το δικαίωμά τους να υποβάλουν καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ).
                  
               
                     (21)
                  
                  
                     Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 8 του κανονισμού, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει το δικαίωμα να αναβάλλει, να παραλείπει ή να απορρίπτει την παροχή πληροφοριών στο υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με τους λόγους επιβολής ενός περιορισμού, εάν αυτό θα αναιρούσε με οποιονδήποτε τρόπο την ισχύ του περιορισμού. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής πρέπει να αξιολογεί κατά περίπτωση το κατά πόσον η κοινοποίηση του περιορισμού ενδέχεται να ακυρώσει την ισχύ του.
                  
               
                     (22)
                  
                  
                     Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής πρέπει να άρει τον περιορισμό μόλις οι συνθήκες που αιτιολογούν την επιβολή του παύσουν να υφίστανται, καθώς και να αξιολογεί σε τακτική βάση τις εν λόγω συνθήκες.
                  
               
                     (23)
                  
                  
                     Η διασφάλιση της μέγιστης δυνατής προστασίας των δικαιωμάτων και των υποχρεώσεων των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 44 παράγραφος 1 του κανονισμού επιτάσσει την έγκαιρη ενημέρωση του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων για τους επιβαλλόμενους περιορισμούς και τον έλεγχο συμμόρφωσης της σχετικής απόφασης από αυτόν.
                  
               
                     (24)
                  
                  
                     Το άρθρο 16 παράγραφος 5 και το άρθρο 17 παράγραφος 4 του κανονισμού περιλαμβάνουν εξαιρέσεις για το δικαίωμα πληροφόρησης και το δικαίωμα πρόσβασης των υποκειμένων των δεδομένων. Εάν ισχύουν αυτές οι εξαιρέσεις, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δεν χρειάζεται να εφαρμόσει περιορισμούς δυνάμει της παρούσας απόφασης,
                  
               ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:
         
            Άρθρο 1
            Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής
            
               1.   Με την παρούσα απόφαση θεσπίζονται κανόνες σχετικά με τους όρους υπό τους οποίους ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δύναται να επιβάλλει περιορισμούς κατά την εφαρμογή των άρθρων 4, 14 έως 22, 35 και 36 βάσει του άρθρου 25 του κανονισμού.
            
            
               2.   Το Γραφείο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, εκπροσωπείται από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.
            
         
         
            Άρθρο 2
            Περιορισμοί
            
               1.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να επιβάλλει περιορισμούς στην εφαρμογή των άρθρων 14 έως 22, 35 και 36 και του άρθρου 4 του κανονισμού, εφόσον οι διατάξεις του αντιστοιχούν στα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 20:
               
                           α)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία β), γ), στ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν διεξάγει διοικητικές έρευνες, προκαταρκτικές πειθαρχικές και πειθαρχικές διαδικασίες ή αναστολές βάσει του άρθρου 86 και του παραρτήματος IX του κανονισμού υπηρεσιακής καταστάσεως, και της απόφασης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή της 4ης Νοεμβρίου 2004 για τη διεξαγωγή διοικητικών ερευνών και πειθαρχικών διαδικασιών, και όταν γνωστοποιεί υποθέσεις στην OLAF·
                        
                     
                           β)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, όταν διασφαλίζει ότι τα μέλη του προσωπικού του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή μπορούν να καταγγέλλουν ζητήματα εμπιστευτικότητας όταν πιστεύουν ότι υφίστανται σοβαρές παρατυπίες, όπως προβλέπεται στην απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή της 20ής Φεβρουαρίου 2015 σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες για την καταγγελία δυσλειτουργιών·
                        
                     
                           γ)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, όταν διασφαλίζει ότι τα μέλη του προσωπικού του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή μπορούν να υποβάλλουν καταγγελίες στους αρμόδιους για θέματα δεοντολογίας ή/και στην επιτροπή συνδιαλλαγής στο πλαίσιο διαδικασίας που αφορά υπόθεση παρενόχλησης, όπως ορίζεται στην απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με μια πολιτική για την πρόληψη και την προστασία από παρενόχληση στο Γραφείο του Διαμεσολαβητή·
                        
                     
                           δ)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν διεξάγει εσωτερικούς ελέγχους σχετικά με δραστηριότητες ή τμήματα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή·
                        
                     
                           ε)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), δ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή από άλλα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της Ένωσης ή όταν συνεργάζεται μαζί τους στο πλαίσιο δραστηριοτήτων βάσει των στοιχείων α) έως δ) της παρούσας παραγράφου, και σύμφωνα με τις σχετικές συμφωνίες σε επίπεδο υπηρεσιών, μνημόνια συμφωνίας και συμφωνίες συνεργασίας·
                        
                     
                           στ)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή σε ή από τρίτες χώρες, εθνικές αρχές και διεθνείς οργανισμούς ή συνεργάζεται με τέτοιες αρχές και οργανισμούς, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε με ίδια πρωτοβουλία·
                        
                     
                           ζ)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1) στοιχεία γ), ζ) και η) του κανονισμού, όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή και συνεργασία σε και από δημόσιες αρχές κρατών μελών της ΕΕ, είτε κατόπιν αιτήματός τους είτε με ίδια πρωτοβουλία·
                        
                     
                           η)
                        
                        
                           σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του κανονισμού, όταν επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε έγγραφα που υποβάλουν οι διάδικοι ή οι παρεμβαίνοντες στο πλαίσιο προσφυγών ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης·
                        
                     
                           θ)
                        
                        
                           Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού, κατά τη διεξαγωγή ερευνών για εικαζόμενα περιστατικά κακής διοίκησης στις δραστηριότητες των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ, σύμφωνα με το άρθρο 228 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και το καταστατικό και τις διατάξεις εφαρμογής του Διαμεσολαβητή.
                        
                     
            
               2.   Οι τυχόν περιορισμοί δεν πρέπει να θίγουν την ουσία των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, ενώ πρέπει να αποτελούν απαραίτητο και αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία.
            
            
               3.   Πριν από την επιβολή περιορισμών πρέπει να διενεργείται κατά περίπτωση έλεγχος αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέτρου. Οι περιορισμοί δεν πρέπει να υπερβαίνουν το αυστηρώς αναγκαίο μέτρο για την επίτευξη του στόχου τους.
            
            
               4.   Στο πλαίσιο της λογοδοσίας, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δημιουργεί αρχείο στο οποίο αρχειοθετεί τους λόγους που αιτιολογούν τους επιβληθέντες περιορισμούς, τους αναφερόμενους στην παράγραφο 1 λόγους που συντρέχουν στη συγκεκριμένη περίπτωση και το πόρισμα του ελέγχου αναγκαιότητας και αναλογικότητας του μέτρου. Αυτά τα αρχεία αποτελούν μέρος ενός μητρώου, το οποίο τίθεται στη διάθεση του ΕΕΠΔ εφόσον το ζητήσει. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής εκπονεί περιοδικές εκθέσεις κατ’ εφαρμογή του άρθρου 25 του κανονισμού.
            
            
               5.   Κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνονται από άλλους οργανισμούς στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διαβουλεύεται με τους εν λόγω οργανισμούς σχετικά με τους πιθανούς λόγους για την επιβολή των περιορισμών, καθώς και για την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα των εν λόγω περιορισμών, εκτός εάν αυτό θέτει σε κίνδυνο τις δραστηριότητές του.
            
         
         
            Άρθρο 3
            Κίνδυνοι για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων
            
               1.   Οι εκτιμήσεις των κινδύνων που συνεπάγονται οι επιβαλλόμενοι περιορισμοί για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων και τα στοιχεία της περιόδου εφαρμογής των εν λόγω περιορισμών περιλαμβάνονται στο αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που τηρεί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δυνάμει του άρθρου 31 του κανονισμού. Περιλαμβάνονται επίσης και σε κάθε εκτίμηση του αντικτύπου όσον αφορά την προστασία των δεδομένων αναφορικά με τους εν λόγω περιορισμούς που διεξάγεται δυνάμει του άρθρου 39 του κανονισμού.
            
            
               2.   Όταν ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής αξιολογεί την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα ενός περιορισμού, εξετάζει τους πιθανούς κινδύνους για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων.
            
         
         
            Άρθρο 4
            Διασφαλίσεις και περίοδοι αποθήκευσης
            
               1.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής εφαρμόζει διασφαλίσεις για την πρόληψη της κατάχρησης και της παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ως προς τους περιορισμούς που εφαρμόζονται ή θα μπορούσαν να εφαρμοστούν. Οι εν λόγω διασφαλίσεις περιλαμβάνουν τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και περιγράφονται λεπτομερώς, όπως είναι αναγκαίο, στις εσωτερικές αποφάσεις, τις διαδικασίες και τους κανόνες εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Μεταξύ των εν λόγω εγγυήσεων περιλαμβάνονται οι εξής:
               
                           α)
                        
                        
                           σαφής καθορισμός των ρόλων, των αρμοδιοτήτων και των διαδικαστικών μέτρων,
                        
                     
                           β)
                        
                        
                           κατά περίπτωση, ασφαλές ηλεκτρονικό περιβάλλον που αποτρέπει την παράνομη και την τυχαία πρόσβαση και τη διαβίβαση ηλεκτρονικών δεδομένων σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
                        
                     
                           γ)
                        
                        
                           κατά περίπτωση, ασφαλής αποθήκευση και επεξεργασία έντυπων εγγράφων,
                        
                     
                           δ)
                        
                        
                           δέουσα παρακολούθηση των περιορισμών και περιοδική ανασκόπηση της εφαρμογής τους.
                        
                     Η ανασκόπηση που αναφέρεται στο στοιχείο δ) διεξάγεται τουλάχιστον ανά έξι μήνες.
            
            
               2.   Οι περιορισμοί αίρονται αμέσως μόλις οι περιστάσεις που τους αιτιολογούν δεν ισχύον πλέον.
            
            
               3.   Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες διατήρησης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, οι οποίοι ορίζονται στα αρχεία προστασίας δεδομένων που τηρούνται σύμφωνα με το άρθρο 31 του κανονισμού. Μετά το πέρας της περιόδου διατήρησης, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται, ανωνυμοποιούνται ή διαβιβάζονται σε αρχεία σύμφωνα με το άρθρο 13 του κανονισμού.
            
         
         
            Άρθρο 5
            Συμμετοχή του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων
            
               1.   Ο ΥΠΔ του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή ενημερώνεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όταν τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων περιορίζονται σύμφωνα με την παρούσα απόφαση. Του/της χορηγείται πρόσβαση στα σχετικά αρχεία και σε οποιαδήποτε έγγραφα αφορούν το πραγματικό ή νομικό πλαίσιο.
            
            
               2.   Ο ΥΠΔ του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή δύναται να ζητήσει επανεξέταση της εφαρμογής ενός περιορισμού. Ο ΥΠΔ ενημερώνεται γραπτώς από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή για το αποτέλεσμα της ζητηθείσας επανεξέτασης.
            
            
               3.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής τεκμηριώνει τη συμμετοχή του ΥΠΔ στην εφαρμογή περιορισμών, αναφέροντας μεταξύ άλλων ποιες πληροφορίες κοινοποιούνται σε αυτόν/ή.
            
         
         
            Άρθρο 6
            Ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων σχετικά με τους περιορισμούς των δικαιωμάτων τους
            
               1.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής περιλαμβάνει μια ενότητα στις ανακοινώσεις προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στον δικτυακό τόπο του με γενικές πληροφορίες για τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τους δυνητικούς περιορισμούς δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 1. Οι πληροφορίες καλύπτουν τα δικαιώματα επί των οποίων μπορεί να επιβληθούν περιορισμοί, τις αιτίες για τις οποίες μπορεί να εφαρμοστούν περιορισμοί και την πιθανή διάρκειά τους.
            
            
               2.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων ξεχωριστά, εγγράφως και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, σχετικά με τους υφιστάμενους ή μελλοντικούς περιορισμούς των δικαιωμάτων τους. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων για τους κύριους λόγους στους οποίους βασίζεται η εφαρμογή του περιορισμού, για το δικαίωμα επικοινωνίας με τον ΥΠΔ για την προσφυγή κατά του περιορισμού και για το δικαίωμά του να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.
            
            
               3.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να αναβάλει, να παραλείψει ή να αρνηθεί την παροχή πληροφοριών σχετικά με τους λόγους ενός περιορισμού και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ, για το χρονικό διάστημα που αυτό θα στερούσε από τον περιορισμό την ισχύ του. Η αξιολόγηση του κατά πόσον κάτι τέτοιο θα ήταν αιτιολογημένο γίνεται κατά περίπτωση. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής παρέχει τις πληροφορίες στο υποκείμενο των δεδομένων αμέσως μόλις παύσει να υφίσταται η πιθανότητα οι εν λόγω πληροφορίες να στερήσουν από τον περιορισμό την ισχύ του.
            
         
         
            Άρθρο 7
            Γνωστοποίηση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο υποκείμενο των δεδομένων
            
               1.   Στις περιπτώσεις που ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής υποχρεούται να κοινοποιεί μια παραβίαση δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 1 του κανονισμού, δύναται, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να περιορίζει μια τέτοια κοινοποίηση εν όλω ή εν μέρει. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής τεκμηριώνει σε ανακοίνωση τους λόγους του περιορισμού, τη νομική αιτία για την επιβολή του σύμφωνα με το άρθρο 2 και μια αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητάς του. Η ανακοίνωση κοινοποιείται στον ΕΕΠΔ τη στιγμή της κοινοποίησης της παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
            
            
               2.   Όταν οι λόγοι για την επιβολή του περιορισμού παύσουν να ισχύουν, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής κοινοποιεί την παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο ενδιαφερόμενο υποκείμενο των δεδομένων και τον/την ενημερώνει σχετικά με τους κύριους λόγους του περιορισμού και με το δικαίωμα του/της να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.
            
         
         
            Άρθρο 8
            Απόρρητο των ηλεκτρονικών επικοινωνιών
            
               1.   Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να περιορίσει το δικαίωμα απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών βάσει του άρθρου 36 του κανονισμού. Τέτοιοι περιορισμοί συμμορφώνονται με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3).
            
            
               2.   Όταν ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής περιορίζει το δικαίωμα απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών, ενημερώνει το ενδιαφερόμενο υποκείμενο των δεδομένων στην απάντησή του σε οποιοδήποτε αίτημα από το εν λόγω υποκείμενο σχετικά με τους κύριους λόγους στους οποίους βασίζεται η εφαρμογή του περιορισμού και σχετικά με το δικαίωμά του/της να υποβάλει καταγγελία στον ΕΕΠΔ.
            
            
               3.   Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να αναβάλει, να παραλείψει ή να αρνηθεί την παροχή πληροφοριών σχετικά με τους λόγους του περιορισμού και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον ΕΕΠΔ, για το χρονικό διάστημα που αυτό θα στερούσε από τον περιορισμό την ισχύ του. Η αξιολόγηση του κατά πόσον κάτι τέτοιο θα ήταν αιτιολογημένο γίνεται κατά περίπτωση. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής παρέχει τις πληροφορίες στο υποκείμενο των δεδομένων αμέσως μόλις παύσει να υφίσταται η πιθανότητα οι εν λόγω πληροφορίες να στερήσουν από τον περιορισμό την ισχύ του.
            
         
         
            Άρθρο 9
            Έναρξη ισχύος
            Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
         
         
            Στρασβούργο, 9 Νοεμβρίου 2020.
            
               
                  Για την Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια
               
               Emily O’REILLY
            
         
         
            (1)  ΕΕ L 295 της 21.11.2018, σ. 39.
         
            (2)  Κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου της 29ης Φεβρουαρίου 1968 περί καθορισμού του κανονισμού υπηρεσιακής καταστάσεως των υπαλλήλων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και περί θεσπίσεως ειδικών μέτρων προσωρινώς εφαρμοστέων στους υπαλλήλους της Επιτροπής (ΕΕ L 56 της 4.3.1968, σ. 1).
         
            (3)  Οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 12ης Ιουλίου 2002, σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την προστασία της ιδιωτικής ζωής στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (οδηγία για την προστασία ιδιωτικής ζωής στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες) (ΕΕ L 201 της 31.7.2002, σ. 37).