CELEX: 31975Q0375
Language: fr
Date: 1975-06-30 00:00:00
Title: 75/375/Euratom, CECA, CEE: Règlement de la Commission, du 30 juin 1975, portant modalités d' exécution de certaines dispositions du règlement financier du 25 avril 1973

1.7.75                               Journal officiel des Communautés européennes                               N° L 170/ 1
                                                             II
                          (Actes dont la publication n'est pas une condition ne leur applicabilité)
                                                COMMISSION
                                         RÈGLEMENT DE LA COMMISSION
                                                      du 30 juin 1975
                   PORTANT MODALITÉS D'EXÉCUTION DE CERTAINES DISPOSITIONS
                                 DU RÈGLEMENT FINANCIER DU 25 AVRIL 1973
                                              (75/375/Euratom, CECA, CEE)
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS                                    A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT;
EUROPÉENNES,
                                                                                       TITRE PREMIER
vu le traité instituant la Communauté européenne du
charbon et de l' acier et notamment son article 78
quater et septies,                                                                      DELEGATIONS
vu te traité instituant la Communauté économique                             ( article 18 du règlement financier)
européenne et notamment ses articles 205 et 209,
                                                                                         Article premier
vu le traité instituant la Communauté européenne de
l'énergie atomique et notamment ses articles 179
et 183,
                                                                 Les actes par lesquels des délégations sont accordées,
vu le règlement du Conseil, du 25 avril 1973 , portant           conformément aux dispositions de l'article 18 du
règlement financier applicable au budget général des             règlement financier, désignent les agents de l'institu­
Communautés (*) et notamment son article 118,                    tion habilités à signer aux lieu et place du délégateur.
après consultation du Parlement européen et du
Conseil,                                                         Dans ces actes, il est fait référence aux dispositions
                                                                 du règlement intérieur visé à l'article 18 troisième
vu l'avis de la Cour de justice et du Comité écono­              alinéa du règlement financier déterminant les con­
mique et social,                                                 ditions dans lesquelles la délégation de pouvoirs
                                                                 intervient.
considérant que certaines dispositions des articles 18,
19, 23 , 40, 41 , 42, 45 , 49, 56, 57, 59, 62, 64, 67, 68,
74, 78 et 103 du règlement financier du 25 avril 1973                                       Article 2
prévoient expressément des modalités d'exécution;
considérant que l'établissement des modalités en                 Ces actes, accompagnés d'un spécimen de signature
question ne fait pas obstacle à l'établissement ultérieur        de l'agent qui a reçu la délégation, sont notifiés:
d'autres modalités d'exécution qui ne sont pas formel­
lement prévues par les dispositions du règlement                 — au délégataire,
financier mais dont l'opportunité pourrait apparaître
par la suite,                                                    — au comptable, qui ne peut effectuer aucun paie­
(*) JO n« L 116 du 1 . 5 . 1973.                                     ment ordonnancé par des agents non habilités,
 ---pagebreak---  N° L 170/2                           Journal officiel des Communautés européennes                             1 . 7. 75
— au contrôleur financier, auquel incombe notam­               la responsabilité hiérarchique du contrôleur financier
     ment la vérification de la légalité et de la régu­        qui détermine les délégations qu'il leur donne. Ils
     larité des recettes et des dépenses,                      portent, dans le cadre de ces délégations, la respon­
                                                               sabilité des visas qu'ils délivrent.
— aux ordonnateurs, dans les seuls cas où il s'agit
 ' soit de délégations données par le contrôleur
     financier ou le comptable, soit de délégations                                      Article 7
     accordées par les ordonnateurs subdélégués dans"
     la limite des pouvoirs qu'ils ont reçus,                  Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers
— à la commission de contrôle .                                subordonnés sont obligatoirement choisis par l'insti­
                                                               tution, en raison de leur compétence particulière,
                                                               parmi les ressortissants des États membres.
Les actes par lesquels il est mis fin aux délégations
accordées sont notifiés dans les mêmes conditions .
                                                                                         Article 8
                            Article 3
                                                               L'institution met à la disposition du contrôleur finan­
                                                               cier les services nécessaires au bon accomplissement
Dans tous les cas, l'acte de délégation précise les            de sa fonction de contrôle.
limites dans lesquelles les délégataires sont autorisés
à procéder à l'établissement des titres de recettes,
des propositions d'engagement de dépenses et des                                         Article 9
titres de paiement, les numéros d'article et de poste
visés par la délégation et, le cas échéant, la durée de         Toutes les décisions relatives aux délégations et sub­
la délégation.                                                  délégations accordées par le contrôleur financier
                                                                ou par les contrôleurs financiers subordonnés obéis­
                                                                sent aux dispositions des articles 1 à 3 ci-avant.
                            Article 4
En conformité avec les dispositions du règlement                                        Article 10
financier et du présent règlement, chaque institution
arrête les mesures de gestion des crédits qui lui              Dans l'exercice de ses fonctions de contrôle, le
paraissent nécessaires pour la bonne exécution de              contrôleur financier jouit d'une complète indépen­
sa section du budget.                                          dance et n'est responsable que devant l'institution.
                                                               Il ne peut recevoir aucune instruction concernant
                                                               l'exercice des fonctions qui, par sa nomination, lui
                           TITRE II                            sont assignées en vertu des dispositions du règlement
                                                               financier.
RÈGLES APPLICABLES AU CONTROLEUR FINAN­
      CIER ET AUX CONTROLEURS FINANCIERS                       Ces dispositions s'appliquent également aux con­
                        SUBORDONNES                            trôleurs financiers subordonnés, dans les limites de
                                                               la délégation reçue de leur supérieur hiérarchique,
                                                               le contrôleur financier.
             ( article 19 du règlement financier)
                                                                                        Article 11
                            Article 5
                                                               Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et
Chaque institution nomme, par décision motivée, un             sur tout sujet ayant des implications financières, des
contrôleur financier, fonctionnaire chargé du con­             rapports à l'institution, notamment en ce qui concerne
trôle de l'engagement et de l'ordonnancement de                la bonne gestion financière.
toutes les dépenses ainsi que du contrôle de toutes
les recettes imputables au budget des Communautés,
dont l'institution est l'ordonnateur.                                                   Article 12
                                                               Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers
                            Article 6                          subordonnés ont accès à toutes les pièces justifica­
                                                               tives et à tous autres documents relatifs aux dépenses
L'institution peut nommer un ou plusieurs contrô­              et recettes à contrôler. Ils peuvent effectuer des con­
leurs financiers subordonnés. Ceux-ci sont placés sous         trôles sur place.
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                        Article 13                                                      TITRE III
                                                                 ENREGISTREMENT DES TITRES DE RECETTES
La responsabilité disciplinaire et, éventuellement,
pécuniaire, au sens de l'article 77 du règlement finan­                   ( article 23 du règlement financier)
cier, du contrôleur financier et des contrôleurs finan­
ciers subordonnés ne peut être mise en cause que par
l'institution elle-même, dans les conditions prévues
                                                                                        Article 15
ci-après.
L'institution prend une décision motivée portant             Tout acte constatant une créance doit l'objet d'un
ouverture d'une enquête. Cette décision est signifiée        titre de recettes qui est soupiis au visa du contrôleur
à l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier      financier et à l'enregistrement par le comptable avant
                                                             la notification au débiteur.
subordonné, au contrôleur financier. L'institution
peut charger de l'enquête, sous sa responsabilité
directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal
                                                                                        Article 16
ou supérieur à celui de l'agent concerné et n'exerçant
pas les fonctions de contrôleur financier, d'ordonna­
teur ou de comptable. Au cours de cette enquête,             Lorsqu'un acte ou une décision, générateur d'une
l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier        créance, ne peut être accompagné de la constatation
subordonné, le contrôleur financier sont obligatoire­        de créance en raison de l'impossibilité d'en déterminer
ment entendus .                                              le montant immédiatement, cet acte ou cette décision
                                                             est préalablement soumis au visa du contrôleur finan­
                                                             cier et communiqué au comptable.
Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé
et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné,
au contrôleur financier. L'intéressé est ensuite entendu
                                                                                        Article 1 7
 par l'institution au sujet de ce rapport.
                                                             Tout encaissement doit faire l'objet d'une notifica­
Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution       tion, dans les délais les meilleurs, à l'ordonnateur et
prend, soit une décision motivée de décharge vis­             au contrôleur financier. Lorsque cet encaissement ne
à-vis de l'intéressé, soit une décision motivée prise        résulte pas d'un titre de recettes établi conformément
conformément aux dispositions des articles 22 et 86          à l'article 15 , l'ordonnateur est tenu d'établir un tel
à 89 du statut. Les décisions portant sanctions disci­       titre incessamment.
plinaires et/ou pécuniaires sont notifiées à l'intéressé
et communiquées, pour information, aux autres insti­
tutions, à la commission de contrôle et, s'il s'agit                                    Article 18
d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur
financier.                                                   L'enregistrement, dans les comptes budgétaires, des
                                                             titres de recettes et des recouvrements correspon­
Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de           dants est effectué par la comptabilité centrale de
l'intéressé devant la Cour de justice, dans les condi­        l'institution de manière à garantir une surveillance
tions prévues au statut.                                      complète de toutes les créances de l'institution, per­
                                                              mettant de constater notamment :
                         Article 14                          — les mesures de nature à engendrer une créance
                                                                  qui ont été prises ;
 Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le         — les montants des créances à recouvrer;
statut et le régime applicable aux autres agents, il
est ouvert au contrôleur financier et aux contrôleurs        — la date d'échéance de ces créances ;
financiers subordonnés un recours devant la Cour
de justice pour tout acte relatif à l'exercice de leur       — les créances recouvrées ;
fonction de contrôle . Ce recours doit être formé dans
un délai de trois mois, courant du jour de la notifi­         — les recouvrements non intervenus, bien que les
cation de l'acte en cause .                                        créances soient venues à échéance .
Les dispositions de l'alinéa précédent s'appliquent au
recours formé par l'institution contre son contrôleur
financier ou ses contrôleurs financiers subordonnés .                                   Article 19
 Le recours est instruit et jugé dans les conditions          La comptabilité centrale doit être organisée de façon
prévues à l'article 91 paragraphe 5 du statut.                à garantir que le contrôleur financier soit en mesure
 ---pagebreak--- N° L 170/4                           Journal officiel des Communautés européennes                              1 . 7 . 75
de vérifier, à tout moment, l'exactitude de l'enregistre­     crédits engagés et déduits des crédits précédemment
ment des mises en recouvrement et des titres de               bloqués.
recettes et de procéder ainsi aux constatations que
l'article 23 du règlement financier lui impose.
                                                                                         Article 23
                                                              Les engagements provisionnels, au sens de l'article 40
                                                              paragraphe 1 du règlement financier, sont limités
                          TITRE IV                            strictement aux dépenses courantes. Les engagements
                                                              individuels couverts par de tels engagements provi­
              ENGAGEMENT DES DEPENSES                         sionnels ne doivent pas être soumis individuellement
                                                              au visa du contrôleur financier.
             (article 40 du règlement financier)
                                                              Dans les cas d'engagements provisionnels, l'ordonna­
                                                              teur est tenii de vérifier, sous sa responsabilité, que
                          Article 20                          les engagements individuels ne dépassent pas l'enga­
                                                              gement provisionnel qui les couvre.
Avant de prendre une mesure de nature à provo­
quer une dépense, l'ordonnateur compétent doit                Ces engagements provisionnels ne peuvent donner
saisir le contrôleur financier d'une proposition d'en­        lieu à des reports de crédits de droit dans les con­
gagement. En principe, cette proposition est établie          ditions prévues à l'article 6 du règlement financier
suivant un formulaire à arrêter d'un commun accord            que dans la mesure où ils correspondent, à la fin de
par l'ordonnateur, le comptable et le contrôleur              l'exercice, à des obligations financières effectivement
financier. Cette proposition d'engagement doit com­            contractées avant les dates limites fixées par le
porter les mentions prévues à l'article 41 du règle­          règlement financier.
ment financier.
                                                                                         Article 24
                          Article 21
                                                               Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une
Valent mesures de nature à provoquer des dépenses              dépense, la dépense ne peut pas encore être chiffrée
les projets de décision d'ordre général (*) de l'insti­        d'une façon exacte au moment où la proposition
tution comportant une obligation de dépense.                   d'engagement y relative est présentée au contrôleur
                                                               financier et communiquée au comptable, l'ordon­
                                                               nateur doit faire une évaluation de la dépense pré­
                          Article 22                           sumée et préciser, dans sa proposition d'engagement,
                                                               les éléments sur lesquels cette évaluation est basée.
Si une dépense doit faire, préalablement à l'engage­
ment de cette dépense, l'objet d'une décision de
principe à prendre par l'institution, le projet de cette                                 Article 25
décision est en premier lieu soumis au visa du con­
trôleur financier. Après adoption du projet par
l'institution, il est procédé au blocage des crédits           Toutes les propositions d'engagement doivent être
correspondant à la dépense à prévoir.                          soumises au contrôleur financier suffisamment tôt
                                                               pour qu'il puisse être tenu compte des observations
                                                               éventuelles de celui-ci .
Au moment de l'engagement de la dépense, après
visa du contrôleur financier, les crédits bloqués sont
libérés pour couvrir l'acte d'engagement correspon­
dant.                                                                                    Article 26
Le projet d'acte d'engagement, établi conformément
 à la décision de dépense, fait l'objet d'une proposi­         Les propositions d'engagement de dépenses doivent
tion d'engagement qui est soumise au visa préalable            être accompagnées de toutes pièces justificatives et, le
du contrôleur financier et enregistrée ensuite comme           cas échéant, de tous autres documents nécessaires pour
                                                               permettre au contrôleur financier de procéder aux
 (') Le sens à donner a cette expression est le suivant:       constatations requises, ainsi que de toutes autres
     «Toute mesure de nature à provoquer par elle-même         informations de nature à mettre le contrôleur finan­
     une dépense, sans qu'une nouvelle décision soit           cier en mesure d'apprécier l'opération sous l'angle
     nécessaire.»                                              de la bonne gestion financière.
 ---pagebreak---   1.7. 75                             Journal officiel des Communautés européennes                             N° L 170/5
                          TITRE V                                                          Article 31
        ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS
                                                                Le visa délivré vaut attestation pour tous les éléments
 D'ENGAGEMENT DE DÉPENSES APRES VISA DU
               CONTROLEUR FINANCIER
                                                                énumérés à l'article 42 sous a) à d) du règlement
                                                               financier.
             (article 41 du règlement financier)
                                                                                           Article 32
                           Article 27                          Si, en application de l'article 43 du règlement finan­
                                                               cier, l'autorité supérieure de l'institution a passé
 L'enregistrement des propositions d'engagement est            outre à un refus de visa du contrôleur financier, la
 effectué par la comptabilité centrale de l'institution .      décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie
 Il doit permettre de constater, à tout moment, quels          la proposition d'engagement, accompagnée de cette
 sont, par poste ou rubrique budgétaire, les crédits           décision, au contrôleur financier. La proposition
 bloqués, les montants des engagements contractés,             d'engagement, accompagnée de la décision de passer
 les paiements y relatifs effectués, les paiements             outre, est enregistrée conformément aux dispositions
 restant dus, ainsi que les crédits disponibles.               de l'article 41 du règlement financier.
                          Article 28                                                       Article 33
 La comptabilité centrale doit être organisée de
 manière à garantir que le contrôleur financier soit           Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incom­
 en mesure de vérifier l'exactitude de l'enregistrement        plètes les pièces justificatives prévues aux articles 45
 des engagements et des paiements, afin de pouvoir,            et 49 du règlement financier et précisées par les
 à tout moment, constater l'état de consommation des           articles 34 à 40 ci-après, il diffère son visa et renvoie
 crédits et en informer les ordonnateurs .                     la proposition à l'ordonnateur, en précisant la nature
                                                               des justifications demandées.
                                                                                          TITRE VII
                          TITRE VI
                                                                                  PIÈCES JUSTIFICATIVES
       VISA DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT
                        DE DÉPENSES                                      ( article 45 et 49 du règlement financier)
             (article 42 du règlement financier)
                                                                                          Article 34
                                                               En ce qui concerne les fournitures en général, est
                          Article 29                           notamment considérée comme pièce justificative
                                                               valable :
Sous réserve des dispositions de l'article 30 ci-après,
le visa est délivré par apposition de la signature du          — la facture établie par le fournisseur, accompagnée,
contrôleur financier ou d'un contrôleur financier
                                                                   le cas échéant, d'un des exemplaires de l'acte
subordonné sur la proposition d'engagement. Est                    dont résulte l'obligation de la Communauté
apposé, en outre, un cachet portant la mention « visa              (exemple : bon de commande ou contrat).
du contrôleur financier » et l'indication de la date du
visa .
                                                               Dans tous les cas, le document établi par le fournis­
                                                               seur doit indiquer:
                          Article 30
                                                               — la nature et la quantité des fournitures ou, éven­
En cas d'urgence, le visa peut être délivré par note,              tuellement, la description des services rendus s'y
télex ou tout autre moyen démontrant sans équi­                    rapportant,
voque que la proposition d'engagement en cause a
été visée.                                                     — le prix unitaire et le prix total,
 ---pagebreak--- N0 L 170/6                           Journal officiel des Communautés européennes                                 1 . 7. 75
— la mention de l'exemption de taxes et impôts ;                  contractant, factures, libellés des comités
     le cas échéant, le montant des taxes, impôts et              gestionnaires en cas de contrats d'association et
     droits de douane afférents à la fourniture et                tout autre document justifiant les dépenses). Le
     inclus dans le prix.                                         dernier paiement doit, obligatoirement, être
                                                                  accompagné d'un document comportant l'attes­
Ce document doit, en outre, comporter des mentions                tation du « service fait» établie par l'ordonnateur.
apposées par l'ordonnateur ou le fonctionnaire habi­
lité par lui, constatant :
                                                                                       Article 37
— la bonne et due réception de la fourniture ainsi
     que la date et le lieu de celle-ci,                      En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont
                                                              considérés comme pièces justificatives :
— la prise en charge à l'inventaire chaque fois que
     l'inscription de la fourniture à l'inventaire est        a ) Pour le traitement mensuel:
     exigée,
                                                                  — la liste complète du personnel, précisant tous
— la vérification de tous les éléments de la facture,                 les éléments de la rémunération . Cette liste
                                                                      est jointe au titre de paiement,
— l' avis de la commission consultative des achats
     et des marchés si cet avis est requis.                       — un formulaire (fiche personnelle) qui fait
                                                                      apparaître, chaque fois qu'il y a lieu, toute
Ces mêmes mentions peuvent figurer sur un certifi­                    modification d' un élément quelconque de la
cat de réception.                                                     rémunération .    Ce   formulaire   est  établi     à
                                                                      partir des décisions prises dans chaque cas
                                                                      particulier,
                          Article 35
                                                                  — s'il s'agit de recrutements ou de nominations,
En ce qui concerne les prestations de services est                    une copie certifiée conforme de la décision de
notamment considérée comme pièce justificative                        recrutement ou de nomination accompagne
valable la facture (ou mémoire) établie par le presta­                la liquidation du premier traitement;
taire.
                                                              b) Pour les autres rémunérations:
Ce document doit :                                                (personnel rémunéré à l'heure ou la journée)
— mentionner la nature de la prestation, éven­                    — un état dressé par l'ordonnateur indiquant les
     tuellement son prix unitaire, son prix total, la                 jours et heures de présence;
     mention de l'exemption de taxes et impôts ou,
     dans la mesure du possible, le montant des taxes         c) Pour les heures supplémentaires:
     et impôts afférents à la prestation et inclus dans
     le prix,                                                     — un état, signé par le fonctionnaire habilité,
                                                                      certifiant les prestations supplémentaires
— comporter la mention « bon à payer», apposée par                    effectuées par l'agent;
     l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui, certi­        d) Pour les frais de mission:
     fiant la bonne exécution du service et la véri­
     fication de tous les éléments de la facture (ou              — l'ordre de mission dûment signé par l'autorité
     mémoire).                                                        compétente,
                                                                  — le « décompte de frais de mission » indiquant
                          Article 36                                   notamment le lieu de mission, la date et l'heure
                                                                      des départs et arrivées au lieu de la mission,
                                                                      les frais de transport, les frais de séjour, les
En ce qui concerne les contrats d'études et de                        autres frais dûment autorisés, sur production
recherches, sont considérés comme pièces justifica­                   de pièces justificatives ; ce décompte est signé
tives :
                                                                      par le chargé de mission et par l'autorité
                                                                      hiérarchique qui a reçu délégation ;
a) un exemplaire du contrat et des avenants éven­
     tuels, à joindre au premier mandat de paiement;          e) Pour les autres dépenses de personnel:
b) tout document qui, suivant les dispositions                    — les pièces justificatives qui font référence à
     d'ordre financier figurant dans les contrats, justi­             la décision sur laquelle se base la dépense et
     fie les paiements correspondants (demande du                      font état de tous les éléments de calcul .
 ---pagebreak---   1 . 7 . 75                           Journal officiel des Communautés européennes                             N° L 170/7
                            Article 38                           celle du comptable, d'un comptable subordonné ou
                                                                 d'un régisseur d'avances, sont requises.
  Pour tout engagement dont l'exécution donne lieu
  à des paiements fractionnés, une copie certifiée con­
 forme du contrat est jointe au premier titre de
                                                                                           Article 45
 paiement. Sur les autres titres de paiement, il est
 fait référence à ce document et au(x) paiement(s)
 précédent(s).                                                   En règle générale, doivent s'effectuer soit par chèque,
                                                                 soit par virement postal ou bancaire, les paiements :
                            Article 39                          — des rémunérations mensuelles des fonctionnaires
                                                                     et autres agents,
 Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d'une
 seule pièce justificative, tous les titres de paiement         — des dépenses relatives à des fournitures ou
 comportent une référence à la pièce originale.                      prestations supérieures à 100 unités de compte.
                            Article 40
 Hormis les cas prévus ci-dessus, lorsqu'une pièce                                         TITRE IX
 justificative originale ne peut être présentée, une
 copie certifiée conforme peut lui être substituée par                               RÉGIES D'AVANCES
 l'ordonnateur qui est tenu d'exposer les motifs pour
 lesquels l'original n'a pu être présenté et de certifier                    ( article 57 du règlement financier)
 que le paiement n'a pas eu lieu.
                          TITRE VIII                                                       Article 46
 COMPTES BANCAIRES ET COMPTES COURANTS
                           POSTAUX
                                                                La création des régies d'avances fait l'objet d'une
                                                                décision des autorités définies à l'article 18 du règle­
                                                                ment financier, sur proposition de l'ordonnateur,
             ( article 57 du règlement financier)               après avis favorable du comptable et du contrôleur
                                                                financier.
                           Article 41
 Pour effectuer les opérations financières, l'institution                                  Article 47
peut ouvrir des comptes bancaires et/ou des comptes
courants postaux dans les pays de la Communauté                 La désignation d'un régisseur d'avances fait l'objet
et, éventuellement, dans des pays tiers.                        d' une décision des autorités définies à l'article 18 du
                                                                règlement financier, sur proposition de l'ordonna­
                           Article 42
                                                                teur, après avis favorable du comptable.
L'institution peut également être titulaire de comptes          Cette décision rappelle les responsabilités du régis­
                                                                seur d' avances .
auprès de la banque d'émission de chaque État
membre ou de l'institution financière agréée.
                                                                                          Article 48
                           Article 43
L'institution fait communiquer à tous les organismes            Les décisions visées aux articles 46 et 47 sont commu­
financiers auprès desquels des comptes ont été ouverts,         niquées aux ordonnateurs, au contrôleur financier,
les noms et les spécimens des signatures des agents             au comptable et à la commission de contrôle.
désignés par elle et habilités à ouvrir des comptes
et à disposer desdits comptes.
                                                                                          Article 49
                           Article 44
Pour disposer de ces comptes, les signatures conjointes         La décision portant création d'une régie d'avances
de deux agents dûment habilités, dont nécessairement            détermine notamment :
 ---pagebreak--- N° L 170/8                          Journal officiel des Communautés européennes                                 1.7 . 75
a) le montant maximal de l'avance pouvant être                                         TITRE X
     consentie ;
                                                                 PROCÉDURES D'APPEL A LA CONCURRENCE
 b ) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire                (ADJUDICATION ET APPEL D'OFFRES)
     et/ou d'un compte chèque postal au nom de
     l'institution concernée;                                            (article 59 du règlement financier)
c) la nature et le montant maximal de chaque
     dépense pouvant être payée sans autorisation
     préalable;                                                                        Article 55
 d) la périodicité et les modalités de production des        Les appels à la concurrence prennent la forme, dans
     pièces justificatives;                                  toute la mesure du possible, d'un formulaire type ou
                                                             d'un texte type.
e) les modalités de reconstitution éventuelle de
     l'avance ;
                                                                                       Article 56
f) le délai dans lequel les opérations de la régie
     d'avances doivent être régularisées.                    Les appels d'offres contiennent, notamment, des
                                                             indications relatives :
                         Article 50
                                                             a) aux modalités de dépôt et de présentation des
                                                                  offres, notamment l'exigence éventuelle de remplir
                                                                  un formulaire type de réponse;
Chaque régisseur d'avances est responsable vis-à-vis
 de l'ordonnateur de la mise en paiement des créances        b ) à l'application du protocole sur les privilèges et
et, vis-à-vis du comptable, de l'exécution des paie­              immunités, ainsi que les références au cahier des
ments .                                                           conditions générales applicables au marché dont
                                                                  il s'agit (fournitures, travaux, prestations ou publi­
                                                                  cations ) et, éventuellement, au document relatif
                         Article 51                               aux conditions spécifiques du marché ;
                                                             c) à une clause selon laquelle la soumission d'une
Il tient une comptabilité des fonds dont il dispose               offre vaut acceptation du cahier auquel elle se
et des dépenses effectuées, selon les instructions du             réfère ;
comptable.
                                                             d) aux conditions de visite, qui doivent être exacte­
                                                                  ment précisées lorsqu'une visite sur place est
                         Article 52                               prévue ;
Le régisseur d'avances prend toutes les dispositions         e) à la période de validité des offres durant laquelle
                                                                  le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes
utiles pour garantir les fonds mis à sa disposition.
                                                                  les conditions de son offre ;
                                                             f) aux pénalités prévues à titre de sanction du non­
                         Article 53                              respect des clauses du contrat ;
Sans préjudice du contrôle exercé par le contrôleur          g) aux énonciations que doivent comporter les
financier, le comptable doit procéder lui-même ou                factures (ou les pièces justificatives qui les
faire procéder par un comptable subordonné, en                    appuient) conformément aux dispositions du
règle générale sur place, d'une manière inopinée, à              titre VII ;
la vérification de l'existence des fonds confiés aux
régisseurs d'avances et à la vérification de la tenue        h) à l'interdiction de tout contact entre l'institution
de la comptabilité.                                              et le soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel,
                                                                 dans les conditions suivantes :
                                                                  1 . Avant la date de clôture du dépôt des offres :
                         Article 54
                                                                       — À l'initiative des fournisseurs :
Le comptable et le contrôleur financier s'informent
mutuellement du résultat de leurs vérifications et en                      Des renseignements supplémentaires ayant
adressent communication à l'ordonnateur.                                   strictement pour but d'expliciter la nature
 ---pagebreak---    1 . 7. 75                               Journal officiel des Communautés européennes                              N° L 170/9
                 de l'appel d'offres peuvent être commu­                  la poste faisant foi . Les envois par la poste doivent
                 niqués aux fournisseurs.                                 obligatoirement être recommandés.
             — À l' initiative de l' institution :                  — Soit par dépôt dans les services de l'institution.
                 Si les services de l'institution s'aperçoivent           L'appel d'offres doit alors indiquer le jour et
                 d'une erreur, d'une imprécision, d'une                   l'heure limites auxquels les plis doivent être
                 omission ou de toute autre insuffisance                  déposés et préciser le service auquel ils doivent
                 matérielle dans le rédaction du texte de                 être remis contre reçu daté et signé.
                 l'appel d'offres, ils peuvent en informer les
                 intéressés, dans des conditions strictement         Dans les deux cas, la date est la même.
                 identiques à celles de l'appel d'offres.
                                                                    Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté,
        2. Après l'ouverture des offres et à l'initiative           la mention suivante figurera dans l'appel d'offres :
             des services de l'institution :
                                                                     « L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les
            Au cas où une offre donnerait lieu à des deman­         deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe inté­
             des d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger       rieure portant, en plus de l'indication du service desti­
            des erreurs matérielles manifestes contenues            nataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la
             dans la rédaction de l'offre, l'institution peut       mention «appel d' offres — à ne pas ouvrir par le
             prendre l'initiative d' un contact avec le sou­        service du courrier». Si des enveloppes autocollantes
             missionnaire .                                         sont utilisées, elles sont fermées à l'aide de bandes
                                                                    collantes au travers desquelles sera apposée la
                                                                    signature de l'expéditeur.»
                             Article 57
                                                                                              Article 6 1
  Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les
  conditions prévues ci-dessus (article 56 sous h), il
  est établi une « note pour le dossier» et mention du              Toutes les offres doivent être ouvertes .
  (ou des) contact(s ) est faite dans le rapport dont la
  commission consultative des achats et des marchés                 Les offres qui ne correspondent pas aux exigences
  est saisie ultérieurement.                                        spécifiées dans l'appel d'offres sont éliminées.
                             Article 58                                                       Article 62
  Le cahier des conditions générales applicables au                 Tous les soumissionnaires sont informés du sort
  marché envisagé est joint à l'appel d'offres. Le cas              réservé à leurs offres .
  échéant, un document contenant les conditions
  spécifiques du marché est également joint.
                                                                                             TITRE XI
                             Article 59
                                                                       CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT DE LA
                                                                       COMMISSION CONSULTATIVE DES ACHATS
  Le délai pour le dépôt des offres est fixé suivant la
                                                                                     ET DES MARCHES (CCAM)
  nature du marché, en fonction de la durée nécessaire
  pour la préparation de la réponse à l'appel d'offres.
                                                                           ( articles 62 et 103 du règlement financier)
                             Article 60                                                       Article 63
. La transmission des offres se fait au choix des                   Dans les conditions fixées aux articles 62, 63 et 103
  soumissionnaires :                                                du règlement financier, la commission consultative
                                                                    des achats et des marchés est appelée, à titre consul­
  — Soit par la poste.                                              tatif, à formuler un avis sur :
        L'appel d'offres doit alors préciser que sera               a) tous les projets de marchés de travaux, fourni­
        retenue la date de dépôt au départ, le cachet de                 tures ou prestations de services d'un montant
 ---pagebreak--- N0 L 170/ 10                        Journal officiel des Communautés européennes                              1 . 7 . 75
    supérieur à ceux indiqués aux articles 62 et 103                                  Article 66
    du règlement financier ainsi que sur les projets
    d'acquisitions immobilières, quel qu'en soit le          Chaque affaire fait l'objet d'un avis qui est signé par
    montant ;                                                le président. Cet avis est communiqué aux services
                                                             intéressés .
b) les projets d' avenants aux marchés visés au
    paragraphe ci-dessus, dans tous les cas où ces
    avenants auraient pour effet de modifier le mon­
                                                                                     Article 67
    tant du marché initial ;
c) les projets d'avenants ayant pour effet de porter         Chaque commission consultative des achats et des
    le montant global d'un marché déjà passé et qui,         marchés arrête son règlement intérieur. Le texte en
    à l'origine, était inférieur aux limites visées au       est communiqué aux commissions consultatives des
                                                             achats et des marchés des autres institutions.
    paragraphe a ) du présent article, au-dessus de
    ces limites ;
d) les formulaires et textes types relatifs à l'appel à
    la concurrence et les projets prévoyant de s'écarter                             TITRE XII
    notablement de ces textes types ;
                                                                   CONSTITUTION D'UN CAUTIONNEMENT
e) les projets d'appel à la concurrence qui présentent           PREALABLE EN GARANTIE DE L'EXECUTION
    une importance ou un caractère particuliers ;                                  DES MARCHES
f) les questions soulevées lors de la passation ou de                   (article 64 du règlement financier)
    l'exécution des marchés (annulation de comman­
    des, demandes de remises de pénalités de retard,
    dérogations aux dispositions des cahiers des
                                                                                     Article 68
    charges et des conditions générales . . .), lorsque
    la question est suffisamment grave pour motiver
    une demande d'avis ;                                     Lorsqu'en garantie de l'exécution des marchés, il est
                                                             exigé des fournisseurs ou entrepreneurs la constitution
g) à la demande de l'ordonnateur compétent, ou d'un          d'un cautionnement préalable, ce cautionnement doit,
    membre de la commission consultative des achats          en principe, être constitué par un versement à
    et des marchés, les projets de marchés d'un mon­         l'institution dans la même monnaie que celle indiquée
    tant inférieur à celui fixé à l'alinéa a) du présent     pour le paiement des fournitures ou travaux.
    article, lorsqu'il estime que ces marchés posent
    des questions de principe ou présentent un carac­
                                                                                     Article 69
    tère particulier.
                                                             Ce cautionnement peut être remplacé par la garantie
                         Article 64                          d'une caution personnelle et solidaire d'un tiers
                                                             agréé par l'institution.
La commission consultative des achats et des marchés
formule :
                                                                                      Article 70
a) des recommandations sur la politique générale
    d'approvisionnement dans ou en dehors de la              À l'appui du premier mandat de paiement établi en
    Communauté et procède ou fait procéder, éven­            exécution d'un marché exigeant la constitution d'un
    tuellement, aux enquêtes et études correspon­            cautionnement, les pièces justificatives habituelles
    dantes ;                                                 sont complétées par la production d'une copie, certi­
                                                             fiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors
b) des recommandations sur la définition des condi­          du versement du cautionnement, ou par une copie,
    tions générales des achats et des marchés.                certifiée conforme par le comptable, de la déclaration
                                                             reçue de l'établissement ou du tiers qui accorde sa
                                                             garantie.
                        Article 65
Les dossiers soumis pour avis à la commission
consultative des achats et des marchés sont accom­                                    Article 71
pagnés d'un rapport établi et présenté par le fonc­
tionnaire responsable ou par un suppléant désigné             Les cautionnements sont restitués ou les cautions qui
par l'ordonnateur.                                         » les remplacent, libérées, dans les conditions fixées
 ---pagebreak--- 1 . 7. 75                            Journal officiel des Communautés européennes                          N° L 170/ 11
par les dispositions relatives aux marchés, sauf dans             de vente publié au Journal officiel des Commu­
les cas d'inexécution ou de retard prévus par l'article           nautés européennes. Il est entendu qu'une publi­
64 dernier alinéa du règlement financier.                         cité appropriée peut être faite dans la presse des
                                                                  États membres .
                                                              Lorsqu'en raison du coût de la publicité, l'opération
                         TITRE XIII                           ne présente pas d'avantages particuliers, il peut être
                                                              renoncé à cette publicité.
FIXATION DE LA VALEUR DES BIENS MEUBLES
A PARTIR DE LAQUELLE L'INSCRIPTION DE CEUX­
         CI A L'INVENTAIRE EST OBLIGATOIRE
                                                                                       TITRE XV
            ( article 67 du règlement financier)                 CONDITIONS D'ETABLISSEMENT ET DE FONC­
                                                                      TIONNEMENT DU PLAN COMPTABLE
                          Article 72                                     ( article 74 du règlement financier)
Font l'objet d' une inscription à l'inventaire, tous les
biens mobiliers :                                                                      Article 74
— ayant une valeur à l'achat égale ou supérieure à                       Établissement du plan comptable
      30 unités de compte [ 100 unités de compte pour
      les biens mobiliers à caractère scientifique et         Le plan comptable est établi en deux parties
      technique H ] et                                        distinctes :
— dont la durée d'utilisation est supérieure à 1 an           — la comptabilité budgétaire,
      [2 ans pour les biens mobiliers à caractère scienti­
      fique et technique (*)] et                              — la comptabilité générale.
— n'ayant pas un caractère de bien de consom­
      mation .                                                                         Article 75
                                                                                Comptabilité budgétaire
                          TITRE XIV                           1.     La comptabilité budgétaire enregistre pour
                                                              chaque subdivision du budget :
PUBLICITE POUR LES VENTES DE BIENS MEUBLES
                                                              — les droits constatés et les recouvrements dt
            ( article 68 du règlement financier)                  l'exercice,
                                                              — les engagements et les paiements de l'exercice.
                          Article 73
                                                              2. Des comptes distincts sont ouverts pour suivre
                                                              séparément l'utilisation des crédits reportés et le
 Les ventes de biens meubles font l'objet :                   recouvrement des restes à recouvrer.
 a) lorsque la valeur unitaire d'achat est supérieure         3.     Les comptes peuvent être détaillés dans le but
      à 2 000 unités de compte d'une publicité locale         de déterminer des résultats analytiques.
      appropriée.
                                                              4.     Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur
      Si cette valeur est inférieure à 2 000 unités de        des fiches, ou à l'aide de tout moyen mécano­
      compte, aucune publicité n'est requise;                 graphique.
b) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou
      supérieure à 100 000 unités de compte, d'un avis                                 Article 76
(*) Définis dans le cadre du Centre commun de recherche
     par le Recueil dés instructions relative aux inventaires                     Comptabilité générale
     (doc. 13.131/XV/68-F) et la Nomenclature des
     matériels — canevas général (doc. EUR/C/5115/65-F        1 . La comptabilité générale permet d'établir la
     et mises à jour).                                        situation active et passive de l'institution .
 ---pagebreak--- N° L 170/ 12                         Journal officiel des Communautés européennes                                 1 . 7. 75
 2. Le plan comptable de la comptabilité générale             7. La classe 6 « comptes de charges» enregistre le
 est établi selon un système de classification décimale .     montant brut des dépenses inscrites dans la compta­
                                                              bilité budgétaire.
 3.    Le cadre comptable comporte au moins les
 classes suivantes :                                          Des comptes distincts sont ouverts pour les dépenses
                                                               relatives :
 classe 1 : comptes de capitaux permanents,
 classe 2 : comptes de valeurs immobilisées,                  — aux crédits de l'exercice courant,
 classe  3: comptes de stocks,                                — aux crédits reportés en vertu de l'article 6 para­
 classe  4: comptes de tiers,                                      graphe 1 sous b ) du règlement financier,
 classe 5:  comptes financiers,                               — aux crédits reportés en vertu de l'article 6 para­
                                                                   graphe 1 sous c) du règlement financier.
 classe 6:  comptes de charges,
 classe 7:  comptes de produits,                               8.    La classe 7 « comptes de produits » enregistre le
                                                              montant brut des droits constatés inscrits dans la
classe  8:  comptes de résultats.                             comptabilité budgétaire.
4.     Chaque classe comporte des groupes (à 2                Des comptes distincts sont ouverts pour les droits
chiffres ) lesquels sont divisés en sous-groupes (à 3          constatés :
chiffres ) eux-mêmes subdivisés en comptes (à 5
chiffres).                                                    — de l'exercice courant,
5.     La classe 4 « comptes de tiers » enregistre toutes     — restant à recouvrer des exercices précédents .
 les opérations concernant les relations avec les tiers
et les écritures de régularisation .                          9.     La classe 8 « comptes de résultats » fait apparaître
                                                              les résultats de l'exercice :
Les groupes principaux de la classe 4 sont les
suivants :                                                    — restes à recouvrer ou montants perçus en trop,
— avances au personnel,                                       — États membres débiteurs ou créditeurs,
                                                              — excédent de l'exercice.
— comptes entre institutions,
— débiteurs et créditeurs divers,                              10.    Chaque institution établit un plan comptable
— fonds à transférer,                                         en fonction du cadre comptable défini ci-dessus. Elle
                                                              ouvre des groupes, sous-groupes et comptes selon les
— recettes et dépenses à imputer,
                                                              besoins particuliers de sa gestion.
— comptes d'ordre pour remploi,
— comptes de compensation,
                                                                                      Article 77
— services à comptabilité distincte (caisse de mala­
     die),                                                                 Fonctionnement du plan comptable
— comptes d'ordre pour transferts de matériel
     scientifique, et technique entre objectifs de recher­    1.     La comptabilité générale est tenue par année
     ches et d' investissement.                               civile suivant la méthode dite « en partie double».
6.     La classe 5 « comptes financiers » enregistre les      2. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur
mouvements des valeurs, les opérations de caisse,             des fiches, ou à l'aide de tout moyen mécano­
banques et offices des chèques postaux, les opérations        graphique.
effectuées par les comptables subordonnés et les
régisseurs d'avances.                                         3 . La comptabilité permet ' l'établissement d'une
                                                              balance générale des comptes, c'est-à-dire le relevé de
Les groupes principaux de la classe 5 sont les                tous les comptes d'actif et de passif de l'institution,
suivants :                                                    y compris les comptes soldés avec, pour chacun
                                                              d'eux :
— titres et valeurs de dépôt,
— caisses,                                                    — le numéro du compte,
— comptes bancaires,                                          — le libellé,
— comptes postaux ,                                           — le total des débits,
— comptables subordonnés,                                     — le total des crédits,
— régisseurs d'avances.                                       — le solde.
 ---pagebreak---  1 . 7. 75                          Journal officiel des Communautés européennes                           N° L 170/ 13
 4. La comptabilité permet l'analyse détaillée des            Les régisseurs d'avances sont choisis parmi les
 soldes des comptes de tiers .                                fonctionnaires des catégories A, B ou C ou, en cas de
                                                              nécessité, parmi les « autres agents » d'un niveau
 5 . Les comptes courants des autres institutions sont        correspondant à ces catégories .
 apurés périodiquement.
 6. Les comptes d'attente font l'objet d' un examen                                   Article 79
 permanent et sont apurés dans les délais les plus
 brefs et, au plus tard, dans . les délais prévus à           Le comptable, les comptables subordonnés et les
 l'article 73 du règlement financier.                         régisseurs d' avances s'assurent, par l'intermédiaire dé
                                                              l'institution, contre les risques financiers inhérents à
 7. Les comptes d'ordre pour remploi permettent               leur charge.
 de suivre les opérations de remploi des recettes
 prévues à l'article 22 sous b ) du règlement financier
 et d'établir l'état prévu à l'article 82 paragraphes 1                               Article 80
 et 2, in fine, du règlement financier.
                                                              Les primes de cette assurance sont payées directe­
 8 . Les comptes financiers ( bancaires et postaux)           ment à l'assureur par l'institution.
 sont tenus en devises et dans la monnaie dans laquelle
 est tenue la comptabilité.
                                                                                      Article 81
 9 . La comptabilité du Centre commun de recherche
 est reprise dans la comptabilité générale de la
 Commission .                                                Sans préjudice
                                                             — des articles 86 à 89 du statut des fonctionnaires
                                                                   des Communautés européennes et du régime
                                                                  applicable aux autres agents des Communautés,
                                                             — de l'article 78 du règlement financier applicable
                        TITRE XVI
                                                                   au budget général des Communautés européennes,
     ASSURANCE DES COMPTABLES, COMPTABLES                    — de ses droits de récupération à l'égard des tiers,
     SUBORDONNÉS ET RÉGISSEURS D'AVANCES
              — INDEMNITÉ SPÉCIALE —                         l'institution prend à sa charge les risques et les
DETERMINATION DES CATÉGORIES DE FONC­
                                                             montants des déficits non couverts par les assureurs,
TIONNAIRES OU AGENTS AYANT QUALITÉ POUR                      dans la mesure où les sommes figurant au crédit du
    ÊTRE .NOMMÉS COMPTABLES OU RÉGISSEURS
                       D'AVANCES                             compte de garantie, au nom du fonctionnaire dont la
                                                             responsabilité est engagée, ne suffisent pas à couvrir
                                                             le déficit.
           (article 78 du règlement financier)
                                                                                      Article 82
                        Article 78                           Le montant de l'indemnité spéciale visée à l'article 78
                                                             du règlement financier s'élève mensuellement à :
Le comptable est nommé par chaque institution
parmi les fonctionnaires de catégorie A ou B, ressor­        — 60 unités de compte pour le comptable,
tissants des États membres .
                                                             — 40 unités de          compte pour les comptables
                                                                  subordonnés,
Les comptables subordonnés sont nommés par chaque
institution parmi les fonctionnaires des catégories A        — 20 unités de compte pour les régisseurs d'avances
et B, ressortissants des États membres.                           dont le montant de la régie est au moins égal ou
                                                                  supérieur à 1 000 unités de compte et dont la
Des fonctionnaires de catégorie C peuvent être                    durée de la régie est égale ou supérieure à 30
nommés comptables subordonnés lorsqu'ils sont                     jours consécutifs.
appelés à manier régulièrement des fonds. Toutefois,
ces fonctionnaires ne sont pas habilités à signer, au        La date d'effet à retenir pour l'attribution de cette
sens de l'article 56 du règlement financier, en qualité      indemnité est celle de l'entrée en vigueur du nouveau
de comptables subordonnées.                                  règlement financier, c'est-à-dire le 1er mai 1973 .
 ---pagebreak--- N° L 170/ 14                        Journal officiel des Communautés européennes                               i ; 7 . 75
                        Article 83                           l'indice de référence étant celui de l'année 1971 (base
                                                             100 ), chaque fois que l'amplitude de cette variation
                                                             atteindra
Un compte bancaire de garantie est ouvert par
l'institution au nom de chaque bénéficiaire dans le          — 50°/o s'il s'agit des montants visés aux articles
lieu où le comptable exerce ses fonctions. Ce compte               45, 72 et 73 ,
est crédité mensuellement de l'indemnité visée à
l'article 82 et débité du montant du déficit dont            — 10 °/o s'il s' agit des montants visés à l'article 82 .
l'intéressé est déclaré responsable par l'institution qui
l' a nommé, pour autant que ces déficits n'aient pas          La Commission établira les nouveaux montants,
été couverts par les remboursements des compagnies           arrondis à . l'unité de compte immédiatement infé­
d' assurances .                                              rieure ou supérieure, et les communiquera aux autres
                                                             institutions .
                                                                                      Article 86
                        Article 84
                                                              Les modalités qui précèdent ne font pas obstacle à
                                                              l' application des dispositions particulières du règle­
Le solde créditeur du compte de garantie est versé à          ment financier arrêtées pour le Fonds social européen
l'intéressé ou à ses ayants droit, après la cessation de      (titre VIII du règlement financier), le Fonds européen
ses fonctions de comptable, de comptable subor­               d'orientation et de garantie agricole (titre IX du
donné ou de régisseur d'avances, après décision des           règlement financier), le Fonds européen de développe­
autorités définies à l'article 18 du règlement financier      ment régional [titre Xbis du règlement financier] ( x ) et
et obtention du quitus visé à l'article 80 du règle­          l'Office des publications officielles des Communautés
ment financier, après avis favorable du comptable,            européennes ( annexe I du règlement financier).
sauf en ce qui le concerne, et du contrôleur financier.
Les dispositions nécessaires sont prises pour que le                                  Article 87
compte de garantie de l'intéressé ne puisse être débité
que par deux signatures, dont celle du comptable.             Les     institutions informeront      la commission      de
                                                              contrôle, dans un délai de 6 mois à partir de la date
En aucun cas, la signature de l'intéressé ne pourra           d'entrée en vigueur du présent règlement, des disposi­
être utilisée pour débiter ce compte.                         tions qu'elles auront arrêtées pour le mettre en
                                                              application .
                                                                                      Article 88
                       TITRE XVII
                                                              Les présentes modalités d'exécution du règlement
        DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET FINALES                     financier sont d'application à compter du 1er juillet
                                                               1975 .
                        Article 85                            Fait à Bruxelles, le 30 juin 1975 .
                                                                                           Par la Commission
Les montants forfaitaires prévus aux articles 45 , 72,
73 et 82 seront modifiés en fonction des variations de                                         Le président
l'indice des prix à la consommation en Belgique,                                       François-Xavier ORTOLI
                                                               (*) JO no L 73 du 21 . 3 . 1975, p. 46.