CELEX: 32011H0024
Language: mt
Date: 2011-01-11 00:00:00
Title: 2011/24/UE: Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni tal- 11 ta’ Jannar 2011 dwar iċ-ċertifikazzjoni ta’ impriżi tad-difiża skont l-Artikolu 9 tad-Direttiva 2009/43/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar l-issimplifikar tat-termini u l-kundizzjonijiet tat-trasferimenti ta’ prodotti relatati mad-difiża fil-Komunità  Test b’relevanza għaż-ŻEE

15.1.2011   
               
               
                  MT
               
               
                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
               
               
                  L 11/62
               
            RAKKOMANDAZZJONI TAL-KUMMISSJONI
      tal-11 ta’ Jannar 2011
      dwar iċ-ċertifikazzjoni ta’ impriżi tad-difiża skont l-Artikolu 9 tad-Direttiva 2009/43/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar l-issimplifikar tat-termini u l-kundizzjonijiet tat-trasferimenti ta’ prodotti relatati mad-difiża fil-Komunità
      (Test b’relevanza għaż-ŻEE)
      (2011/24/UE)
      IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
      Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b’mod partikolari l-Artikolu 292 tiegħu,
      Billi:
      
                  (1)
               
               
                  L-Artikolu 9 tad-Direttiva 2009/43/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-6 ta’ Mejju 2009 dwar is-simplifikar tat-termini u l-kundizzjonijiet tat-trasferimenti ta’ prodotti relatati mad-difiża fil-Komunità (1) jistabbilixxi l-kriterji għaċ-ċertifikazzjoni mill-Istati Membri ta’ impriżi tad-difiża stabbiliti fit-territorju tagħhom bħala riċeventi ta’ prodotti relatati mad-difiża ttrasferiti skont liċenzji ta’ trasferiment ġenerali.
               
            
                  (2)
               
               
                  Iċ-ċertifikazzjoni ta’ impriżi hija element ewlieni tas-sistema ta’ liċenzjar issimplifikata li ddaħħlet bid-Direttiva 2009/43/KE.
               
            
                  (3)
               
               
                  Interpretazzjonijiet differenti tal-kriterji ta’ ċertifikazzjoni mill-Istati Membri jistgħu jfixklu l-implimentazzjoni tad-Direttiva 2009/43/KE u l-kisba tal-mira tagħha ta’ simplifikazzjoni.
               
            
                  (4)
               
               
                  Interpretazzjoni u applikazzjoni konverġenti tal-kriterji ta’ ċertifikazzjoni mill-Istati Membri huma importanti għar-rikonoxximent reċiproku taċ-ċertifikati msemmija fl-Artikolu 9(6) tad-Direttiva 2009/43/KE u għall-użu estiż ta’ liċenzji ġenerali.
               
            
                  (5)
               
               
                  Ir-rappreżentanti tal-Istati Membri fil-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 14 tad-Direttiva 2009/43/KE issuġġerixxew li interpretazzjoni u applikazzjoni konverġenti tal-kriterji ta’ ċertifikazzjoni jistgħu jinkisbu bl-adozzjoni ta’ rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni.
               
            
                  (6)
               
               
                  Ir-rappreżentanti tal-Istati Membri fil-Kumitat stabbilit bl-Artikolu 14 tad-Direttiva 2009/43/KE b’hekk stabbilixxew grupp ta’ ħidma biex iħejji linji gwida dwar iċ-ċertifikazzjoni ta’ impriżi tad-difiża skont l-Artikolu 9 tad-Direttiva 2009/43/KE.
               
            
                  (7)
               
               
                  Il-linji gwida ppreżentati f’din ir-Rakkomandazzjoni huma bbażati fuq l-aħjar prattiki ta’ ċerti Stati Membri, li rriżultaw li huma effiċjenti u prattikabbli,
               
            ADOTTAT DIN IR-RAKKOMANDAZZJONI:
      1.   IL-KRITERJI TAĊ-ĊERTIFIKAZZJONI
      
      1.1.   Evalwazzjoni tal-kriterji stipulati fil-punti (a) u (b) tal-Artikolu 9(2)
      
      Għandhom ikuni eliġibbli għaċ-ċertifikazzjoni biss dawk l-impriżi riċeventi li attwalment jimmanifatturaw prodotti relatati mad-difiża jew prodotti relatati mad-difiża parzjalment lesti li jaqgħu taħt id-Direttiva 2009/43/KE, li jikkonsistu minn komponenti u/jew sistemi u sottosistemi mixtrija mingħand terzi, bil-għan li jitpoġġew fis-suq f’isimhom jew skont it-trademark tagħhom.
      L-impriżi riċeventi ċċertifikati għandhom jużaw il-prodotti relatati mad-difiża li jirċievu skont il-liċenzji ġenerali ta’ trasferiment msemmija fil-punt (b) tal-Artikolu 5(2) tad-Direttiva 2009/43/KE għall-produzzjoni tagħhom stess (li tinkludi inkorporazzjoni tal-komponenti u ma għandhomx jittrasferixxuhom mill-ġdid jew jesportawhom bħala tali, (ħlief għall-finijiet ta’ manutenzjoni jew tiswija) fejn hija meħtieġa awtorizzazzjoni minn qabel tal-Istat Membru minn fejn joriġinaw.
      L-awtoritajiet kompetenti għandhom ikunu f’qagħda li, fejn ikun xieraq u qabel ma joħorġu ċertifikat, jitolbu dikjarazzjoni mill-impriżi riċeventi fejn jimpenjaw ruħhom għal dan li ġej:
      
                  (a)
               
               
                  li jużaw il-prodotti relatati mad-difiża, li jkunu rċevew skont il-liċenzji ġenerali msemmija fil-punt (b) tal-Artikolu 5(2) tad-Direttiva 2009/43/KE, għall-produzzjoni tagħhom stess;
               
            
                  (b)
               
               
                  li jibqgħu lura milli jittrasferixxu mill-ġdid jew jesportaw il-prodotti relevanti bħala tali, ħlief għall-finijiet ta’ manutenzjoni jew tiswija.
               
            1.2.   Provvisti lil impriżi riċeventi li jixtru għall-użu esklussiv mill-forzi armati ta’ Stat Membru skont liċenzji ġenerali ta’ trasferiment imsemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 5(2) tad-Direttiva 2009/43/KE
      
      Impriżi riċeventi li jikkwalifikaw bħala awtoritajiet kontraenti fit-tifsira tal-Artikolu 1(9) tad-Direttiva 2004/18/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2), li jixtru għall-użu esklussiv mill-forzi armati ta’ Stat Membru, għandhom ikunu intitolati li jirċievu prodotti relatati mad-difiża skont il-liċenzji ġenerali msemmija fil-punt (a) tal-Artikolu 5(2) tad-Direttiva 2009/43/KE mingħajr ma jkunu ċċertifikati.
      1.3.   Evalwazzjoni tal-kriterji stipulati fil-punt (c) u (f) tal-Artikolu 9(2)
      
      L-eżekutur anzjan imsemmi fil-punt (c) tal-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE għandu jkun personalment responsabbli għall-programm ta’ konformità interna jew is-sistema ta’ ġestjoni tat-trasferimenti u l-esportazzjoni implimentati fl-impriża u l-persunal inkarigat mill-kontroll tal-esportazzjoni u t-trasferimenti. Dak l-eżekutur anzjan għandu jkun membru tal-korp maniġerjali tal-impriża.
      Meta ċ-ċertifikat ikun mitlub għal unità ta’ produzzjoni waħda jew bosta minnhom, id-deskrizzjoni tal-katina tar-responsabbiltà fl-impriża riċeventi meħtieġa skont il-punt (f) tal-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE għandha tistabbilixxi b’mod ċar il-kontroll tal-eżekutur anzjan fuq il-persunal ta’ dawk l-unitajiet inkarigati mill-kontroll tal-esportazzjoni u trasferimenti.
      Domandi u linji gwida dwar id-deskrizzjoni ta’ programmi ta’ konformità interna u għal evalwazzjoni sussegwenti huma ppreżentati fl-Anness I. L-Istati Membri jistgħu jżidu aktar mistoqsijiet. Fejn l-Istati Membri jżidu aktar mistoqsijiet, dawn għandhom ikunu relevanti direttament għall-proċess ta’ evalwazzjoni tal-iċċertifikar.
      1.4.   L-Istruttura Organizzativa li għandha tkun iċċertifikata u l-evalwazzjoni tal-kriterji stipulati fil-punti (d) u (e) tal-Artikolu 9(2)
      
      Kif issir iċ-ċertifikazzjoni jiddependi fuq l-istruttura organizzattiva tal-impriża riċeventi u kif din tiddelega r-responsabbiltà għall-kontrolli tat-trasferimenti u l-esportazzjoni. L-impriża tista’ tkun iċċertifikata bħala sħiħa jew skont l-unità tan-negozju. L-impriżi b’unitajiet ta’ produzzjoni u attivitajiet assoċjati f’bosta indirizzi, li kienu ddelegati bir-responsabbiltà għall-kontrolli tat-trasferiment u l-esportazzjoni, għandhom jispeċifikaw liema minn dawk l-unitajiet għandhom ikunu koperti biċ-ċertifikat.
      2.   IĊ-ĊERTIFIKAZZJONI
      
      2.1.   Mudell standard ta’ ċertifikazzjoni
      
      L-użu ta’ mudell standard ta’ ċertifikazzjoni ppreżentat fl-Anness II huwa rrakkomandat.
      Iċ-ċertifikat għandu jiġi abbozzat b’waħda mil-lingwi uffiċjali tal-Istat Membru li joħroġ iċ-ċertifikat u preferibbilment b’waħda mil-lingwi uffiċjali ta’ Stat Membru ieħor, kif indikat mill-impriża riċeventi ċċertifikata. Id-data tad-dħul fis-seħħ taċ-ċertifikat għandha tiġi mmarkata fuq iċ-ċertifikat.
      Għall-finijiet tal-punt (a) tal-Artikolu 9(4), iċ-ċertifikat għandu jeħtieġ lill-impriża riċeventi ċċertifikata li tinnotifika lill-awtorità kompetenti dwar il-fatturi u l-avvenimenti kollha li jitfaċċaw wara li jkun ingħata ċ-ċertifikat li jistgħu jaffettwaw il-validità jew il-kontenut taċ-ċertifikat. L-impriża riċeventi ċċertifikata għandha tinnotifika b’mod partikolari dan li ġej:
      
                  (a)
               
               
                  kwalunkwe bidla importanti fl-attività industrijali tagħha fi prodotti relatati mad-difiża;
               
            
                  (b)
               
               
                  kwalunkwe bidla fl-indirizz fejn ir-rekords dwar il-prodotti relatati mad-difiża li jkunu waslulha huma aċċessibbli għall-awtorità kompetenti.
               
            Għall-finijiet tal-punt (a), ir-relevanza tal-bidla li tiġġustifika n-notifika għandha, fejn ikun xieraq, tiġi evalwata fid-dawl tal-informazzjoni diġà pprovduta għar-reġistrazzjoni bħala impriża tad-difiża u għall-għoti ta’ liċenzja ta’ attività ta’ difiża jew liċenzja ta’ manifattura.
      2.2.   Skambju ta’ informazzjoni dwar impriżi riċeventi jitolbu ċertifikazzjoni
      
      Għall-finijiet tal-Artikolu 12 tad-Direttiva 2009/43/KE, l-awtoritajiet nazzjonali kompetenti huma mħeġġa li jiskambjaw kwalunkwe informazzjoni relevanti dwar il-ħruġ ta’ ċertifikati. Jekk għall-evalwazzjoni ta’ impriża riċeventi għall-finijiet ta’ ħruġ ta’ ċertifikat ikun meħtieġ li tinġabar informazzjoni mingħand awtoritajiet kompetenti oħrajn, l-awtorità kompetenti nazzjonali li toħroġ iċ-ċertifikat għandha tikkollabora mal-awtoritajiet kompetenti nazzjonali relevanti l-oħrajn qabel ma toħroġ iċ-ċertifikat.
      3.   MONITORAĠĠ TAL-KONFORMITÀ
      
      3.1.   Setgħat tal-awtoritajiet kompetenti biex iwettqu żjajjar ta’ konformità
      
      Għall-finijiet ta’ żjajjar biex tiġi vverifikata l-konformità mal-kundizzjonijiet marbuta maċ-ċertifikat u mal-kriterji stipulati fl-Artikolu 9(2), l-ispetturi assenjati mill-awtorità kompetenti għandhom ta’ mill-inqas ikollhom is-setgħa li:
      
                  (a)
               
               
                  jidħlu fil-postijiet relevanti;
               
            
                  (b)
               
               
                  jeżaminaw u jieħdu kopji tar-rekords, dejta, regoli tal-proċedura u kwalunkwe materjal ieħor relevanti għall-prodotti esportati, ittrasferiti jew li jkun waslu skont liċenzja ta’ trasferiment minn Stat Membru ieħor.
               
            Dawk l-ispezzjonijiet għandhom isiru b’mod konformi mal-leġiżlazzjoni tal-Istat Membru fejn ikunu se jsiru.
      3.2.   Każijiet li jiġġustifikaw evalwazzjoni mill-ġdid
      
      Evalwazzjoni mill-ġdid tal-konformità mal-kundizzjonijiet marbuta maċ-ċertifikat u mal-kriterji stipulati fl-Artikolu 9(2) għandha ssir mill-awtorità kompetenti fil-każijiet li ġejjin:
      
                  (a)
               
               
                  bidliet sostanzjali fl-impriża riċeventi ċċertifikata, fosthom bidliet fl-organizzazzjoni interna tal-impriża jew fl-attivitajiet tagħha;
               
            
                  (b)
               
               
                  indikazzjoni li l-kundizzjonijiet u l-kriterji relevanti ma għadhomx issodisfati mill-impriża riċeventi ċċertifikata;
               
            
                  (c)
               
               
                  meta l-impriża riċeventi ċċertifikata tkun ġiet preskritta biex tieħu azzjoni korrettiva;
               
            
                  (d)
               
               
                  meta s-sospensjoni taċ-ċertifikat ikollha titneħħa.
               
            3.3.   Monitoraġġ aktar mill-qrib ta’ impriżi riċeventi li jkunu għadhom kemm ġew iċċertifikati
      
      L-awtorità kompetenti għandha tagħti attenzjoni partikolari għall-monitoraġġ ta’ impriżi li jkunu għadhom kemm ġew iċċertifikati. L-awtorità kompetenti għandha twettaq monitoraġġ ta’ konformità preferibbilment matul l-ewwel sena wara l-ewwel darba li jinħareġ ċertifikat.
      4.   MIŻURI KORRETTIVI, SOSPENSJONI U REVOKA TA’ ĊERTIFIKATI
      
      4.1.   Deċiżjonijiet biex tiġi preskritta azzjoni korrettiva
      
      Meta impriża riċeventi ċċertifikata ma tkunx għadha tikkonforma ma’ wieħed jew aktar mill-kriterji stipulati fl-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE jew mal-kundizzjonijiet marbuta maċ-ċertifikat u meta l-awtorità kompetenti tqis li n-nuqqas ta’ konformità huwa ta’ importanza minuri, l-awtorità kompetenti għandha, f’perjodu ta’ mhux aktar minn xahar mid-data meta l-awtorità kompetenti saret taf għall-ewwel darba bin-nuqqas ta’ konformità, tieħu deċiżjoni li teħtieġ lill-impriża riċeventi tieħu azzjoni korrettiva.
      Dik id-deċiżjoni għandha tiġi nnotifikata immedjatament bil-miktub mill-awtorità kompetenti lill-impriża riċeventi ċċertifikata. Dik id-deċiżjoni għandha teħtieġ li l-impriża riċeventi ċċertifikata twettaq l-azzjoni korrettiva preskritta fi żmien il-perjodu ta’ żmien stipulat fin-notifika bil-miktub.
      Mal-iskadenza ta’ dak il-perjodu ta’ żmien, l-awtorità kompetenti għandha tivverifika li l-azzjoni korrettiva ġiet implimentata. Il-verifika tista’ tinkludi żjara fuq il-post, laqgħa mal-eżekutur anzjan imsemmi fil-punt (c) tal-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE jew uffiċjal anzjan innominat minn dak l-eżekutur anzjan, u/jew l-evalwazzjoni tad-dokumentazzjoni bil-miktub ipprovduta minn dak l-eżekutur anzjan.
      F’perjodu ta’ żmien li ma jaqbiżx it-tliet xhur wara t-tlestija tal-verifika, l-impriża riċeventi ċċertifikata għandha tiġi nnotifikata bil-miktub dwar l-evalwazzjoni mill-awtorità kompetenti ta’ jekk l-azzjoni korrettiva mwettqa hijiex xierqa.
      4.2.   Sospensjoni u revoka ta’ ċertifikati
      
      L-awtorità kompetenti għandha tissospendi jew tirrevoka ċ-ċertifikat f’kull wieħed minn dawn il-każijiet:
      
                  (a)
               
               
                  l-impriża riċeventi ċċertifikata kkonċernata tkun naqset milli tieħu l-azzjoni korrettiva fil-perjodu ta’ żmien stipulat fin-notifika bil-miktub mill-awtorità kompetenti li teħtieġ li l-impriża riċeventi ċċertifikata tieħu azzjoni korrettiva;
               
            
                  (b)
               
               
                  l-impriża riċeventi ċċertifikata ma tkunx għadha tikkonforma ma’ waħda mill-kriterji jew aktar stipulati fl-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE jew mal-kundizzjonijiet marbuta maċ-ċertifikat u l-awtorità kompetenti tikkunsidra li n-nuqqas ta’ konformità huwa ta’ importanza serja.
               
            Id-deċiżjoni li tissospendi jew tirrevoka ċ-ċertifikat għandha tiġi nnotifikata bil-miktub immedjatament mill-awtorità kompetenti lill-impriża riċeventi ċċertifikata u lill-Kummissjoni.
      L-awtorità kompetenti għandha żżomm is-sospensjoni sakemm l-impriża riċeventi ċċertifikata tkun tista’ turi konformità mal-kriterji stipulati fl-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE u mal-kundizzjonijiet marbuta ma’ dak iċ-ċertifikat. L-awtorità kompetenti għandha, fiż-żmien tan-notifika bil-miktub tas-sospensjoni taċ-ċertifikat jew f’korrispondenza bil-miktub sussegwenti, timponi limitu ta’ żmien li fi ħdanu għandha tintwera dik il-konformità mill-impriża riċeventi ċċertifikata.
      4.3.   Tneħħija tas-sospensjoni taċ-ċertifikat
      
      Wara l-iskadenza tal-limitu ta’ żmien imposta fid-deċiżjoni dwar is-sospensjoni, l-awtorità kompetenti għandha tivverifika jekk l-impriża riċeventi ċċertifikata hijiex konformi mal-kriterji stipulati fl-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE u mal-kundizzjonijiet marbuta maċ-ċertifikat.
      Il-verifika tista’ tinkludi żjara fuq il-post, laqgħa mal-eżekutur anzjan imsemmi fl-Artikolu 9(2)(c) tad-Direttiva 2009/43/KE jew uffiċjal anzjan innominat minn dak l-eżekutur anzjan, u/jew l-evalwazzjoni ta’ dokumentazzjoni bil-miktub ipprovduta minn dak l-eżekutur anzjan.
      Sa mhux aktar minn xahar wara t-tlestija tal-verifika, għandha tiġi nnotifikata bil-miktub deċiżjoni ġdida mill-awtorità kompetenti lill-impriża riċeventi ċċertifikata fejn tiġi ddikjarata waħda minn dawn li ġejjin:
      
                  (a)
               
               
                  li s-sospensjoni taċ-ċertifikat tneħħiet u d-data meta tidħol fis-seħħ;
               
            
                  (b)
               
               
                  li s-sospensjoni tinżamm sa ċerta data, u li wara dik id-data għandha ssir verifika oħra;
               
            
                  (c)
               
               
                  li ċ-ċertifikat jitħassar.
               
            5.   SKAMBJU TA’ INFORMAZZJONI DWAR IĊ-ĊERTIFIKAZZJONI
      
      Meta ċertifikat ikun ingħata, ġie sospiż, irrevokat jew meta tkun tneħħiet is-sospensjoni ta’ ċertifikat, l-awtorità kompetenti għandha tinnotifika immedjatament bil-miktub lill-impriża riċeventi ċċertifikata kif ukoll lill-Kummissjoni.
      6.   SEGWITU
      
      L-Istati Membri huma mistiedna jagħtu effett lil din ir-Rakkomandazzjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju 2012.
      L-Istati Membri huma mħeġġa biex jinfurmaw lill-Kummissjoni dwar kwalunkwe miżura meħuda biex tagħti effett lil din ir-Rakkomandazzjoni.
      7.   DESTINATARJI
      
      Din ir-Rakkomandazzjoni hija indirizzata lill-Istati Membri.
      
         Magħmul fi Brussell, il-11 ta’ Jannar 2011.
         
            
               Għall-Kummissjoni
            
            Antonio TAJANI
            
               Viċi-President
            
         
      
      
         (1)  ĠU L 146, 10.6.2009, p. 1.
      
         (2)  ĠU L 134, 30.4.2004, p. 114.
      
         ANNESS I
         
            Mistoqsijiet u linji gwida dwar id-deskrizzjoni tal-programmi ta’ konformità interna u għal valutazzjoni sussegwenti
         
         
                     Oqsma ewlenin
                  
                  
                     Mistoqsijiet prinċipali
                  
                  
                     Rakkomandazzjonijiet tal-aqwa prattika
                  
                  
                     Kriterju ta’ ċertifikazzjoni relevanti
                  
               
                     
                                 1.
                              
                              
                                 Riżorsi organizzattivi, riżorsi umani u tekniċi allokati għall-ġestjoni tat-trasferimenti u esportazzjonijiet
                              
                           
                  
                     Liema perċentwal tan-negozju tal-impriża (fatturat annwali) jiddependi fuq l-esportazzjonijiet u t-trasferimenti ta’ oġġetti liċenzjati?
                     Kemm hemm esportazzjonijiet u trasferimenti fi żmien sena?
                     X’funzjonijiet fil-kumpanija (pereżempju xiri, inġinerija, maniġment ta’ proġett, trasport bil-baħar) huma involuti fil-proċess tal-esportazzjoni u t-trasferiment u kif inhuma organizzati dawk ir-responsabbiltajiet?
                     L-impriża għandha sistema elettronika sabiex tiġġestixxi l-esportazzjonijiet u t-trasferimenti? Liema huma l-karatteristiċi ewlenin tagħha?
                  
                  
                     L-għan ta’ dawn il-mistoqsijiet huwa li tinkiseb informazzjoni addizzjonali dwar l-organizzazzjoni interna tal-impriża, li hija relevanti għall-valutazzjoni tal-impatt ta’ attivitajiet ta’ esportazzjoni/trasferiment fuq l-impriża u fuq il-proċeduri operattivi relatati
                  
                  
                      
                  
               
                     Kemm hemm nies li huma jew impjegati biss biex jittrattaw il-maniġment tal-esportazzjonijiet u t-trasferimenti jew li għandhom ir-responsabbiltà għal dan il-maniġment flimkien ma’ ħidmiet oħra?
                  
                  
                     Għandu jkun hemm mill-inqas żewġ persuni fil-każ ta’ btala, mard eċċ.
                  
               
                     L-impriża tiċċirkola internament l-impenn bil-miktub tagħha ta’ konformità mar-regolamenti ta’ kontroll tal-esportazzjoni/trasferiment u tal-adeżjoni ma’ kwalunkwe restrizzjoni fuq l-użu finali u fuq l-esportazzjoni relevanti?
                     L-impriża tiċċirkola l-impenn tagħha bil-miktub internament sabiex tipprovdi meta mitluba informazzjoni dwar l-użu finali/utent finali?
                  
                  
                     Iż-żewġ impenni bil-miktub għandhom jiġu inklużi fil-manwali tal-konformità għall-persunal ta’ esportazzjoni/kontroll tat-trasferimenti u għandhom ikunu mgħarrfa wkoll lill-impjegati kollha kkonċernati minn kontrolli ta’ esportazzjoni/trasferimenti (eż. dipartiment tal-bejgħ …).
                  
                  
                     9 (2) (d) u 9 (2) (e)
                  
               
                     Sa issal-impriża kkonformat mar-regolamenti ta’ esportazzjoni/kontroll tat-trasferimenti?
                  
                  
                     L-impriża għandu jkollha storja ta’ konformità mar-regolamenti ta’ kontroll tal-esportazzjoni/trasferimenti.
                  
                  
                     9 (2) (a)
                  
               
                     Qegħdin jiġu pprovduti manwali ta’ konformità u dawn qegħdin jinżammu aġġornati għal persunal ta’ esportazzjoni/kontroll tat-trasferimenti?
                  
                  
                     Il-manwali ta’ konformità għall-użu u l-gwida għall-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni/trasferiment għandhom ikunu disponibbli, għallinqas f’verżjoni elettronika (pereżempju, fuq l-intranet tal-impriża).
                     Dawk il-manwali għandu jkun fihom il-proċeduri operattivi u organizzattivi li għandhom jiġu segwiti mill-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni/trasferiment.
                     Il-persunal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment għandu jiġi informat minnufih bl-emendi għall-manwal li japplikaw għad-dmirijiet tagħhom kif ukoll bid-dħul fis-seħħ tagħhom.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 2.
                              
                              
                                 Katina ta’ responsabbiltà
                              
                           
                  
                     Jekk jogħġbok iddeskrivi l-katina ta’ responsabbiltà għall-esportazzjonijiet u t-trasferimenti fl-impriża tiegħek.
                  
                  
                     Ir-responsabbiltà għall-kontroll fil-konformità fl-esportazzjoni/trasferiment għandha tkun stipulata bil-miktub. L-appoġġ bil-miktub li jiddeskrivi l-katina ta’ responsabbiltà (bħar-rekords jew ċarts tal-organizzazzjoni) għandhom jinżammu aġġornati.
                     Id-deskrizzjoni għandha tipprovdi dettall dwar id-delegi ta’ responsabbiltà u r-rutini addottati f’sitwazzjonijiet meta l-eżekutur anzjan imsemmi fl-Artikolu 9 (2) (c) tad-Direttiva 2009/43/KE jkun assenti.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Deskrizzjoni bħal din hija dejjem aċċessibbli għall-awtorità kompetenti?
                  
                  
                     L-għarfien dwar il-katina ta’ responsabbiltà għandu dejjem ikun aċċessibbli b’mod faċli għall-awtorità kompetenti mhux biss fil-fażi tal-applikazzjoni iżda wkoll għal żjarat sussegwenti ta’ monitoraġġ dwar il-konformità u tal-konformità.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     F’liema parti tal-impriża tiegħek jinsab il-maniġment tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti?
                  
                  
                     Jekk il-maniġment ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti jkunx organizzat jew le f’kull unità ta’ trasport bil-baħar, fis-sede prinċipali jew bħala dipartiment ta’ kontroll ta’ esportazzjoni separat għandu jkun jiddependi fuq id-daqs u l-istruttura tal-impriża.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Kif jinteraġġixxi l-persunal tal-kontroll ta’ esportazzjoni/trasferimenti ma’ funzjonijiet oħrajn fl-impriża?
                  
                  
                     Il-personal ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti għandu jkun protett kemm jista’ jkun minn konflitti ta’ interess. Huwa għandu jkollu s-setgħa li jwaqqaf tranżazzjoni.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Kif inhi organizzata r-relazzjoni bejn il-persunal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferimenti u l-eżekutur anzjan, pereżempju, il-possibbiltà ta’ skambju ta’ informazzjoni?
                  
                  
                     Il-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni għandu jirrapporta direttament lejn l-eżekutur anzjan jekk ikun jeħtieġ awtorità biex tkun imwaqqfa tranżazzjoni.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Jekk jogħġbok indika r-responsabbiltajiet l-oħra tal-eżekutur anzjan li kien maħtur li jkun personalment responsabbli għat-trasferimenti u l-esportazzjonijiet.
                  
                  
                     L-eżekutur/eżekutriċi anzjan/a għandu/għandha jkun/tkun parti mill-maniġment ta’ fuq. Il-pożizzjoni tiegħu/tagħha ma għandhiex tippreżenta konflitt ta’ interess (perżempju huwa/hija ma għandux/għandhiex ikun/tkun ukoll kap tal-bejgħ …).
                  
                  
                     9 (2) (c) u (f)
                  
               3.   Verifiki interni
                  
               
                     
                                 (a)
                              
                              
                                 Spezzjoni każwali
                              
                           
                  
                     Kemm isiru spiss l-ispezzjonijiet każwali?
                  
                  
                     L-ICP u l-proċeduri operattivi ta’ kuljum għandhom ikunu soġġetti għal kontrolli każwali (mhux mistennija).
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 (b)
                              
                              
                                 verifiki interni
                              
                           
                  
                     Kemm huma frekwenti l-verifiki interni?
                  
                  
                     Idealment, darba fis-sena u, mill-inqas, kull tliet snin.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     X’perċentwali tal-esportazzjonijiet/trasferimenti huwa soġġett għall-iċċekkjar?
                  
                  
                     Jiddependi min-numru ta’ esportazzjonijiet/trasferimenti, mill-inqas 1 % u massimu mistenni ta’ 20 %. Il-proporzjon jista’ jvarja kull darba li ssir verifika.
                  
               
                     Min jagħmel dan l-iċċekkjar?
                  
                  
                     It-tweġibiet possibbli għandhom ikunu fost dawn li ġejjin:
                     
                                 —
                              
                              
                                 Xi ħadd anzjan fil-katina tar-responsabbiltà għall-kontrolli tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Il-maniġer tal-kwalità;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Il-maniġer tal-finanzi jew l-uffiċjal li jżomm il-kontijiet;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Xi ħaddieħor mill-maniġment tan-nofs jew pożizzjoni ogħla li jkun pass jew aktar distakkat mix-xogħol ta’ kuljum tat-tim tal-esportazzjoni/tat-trasferiment.
                              
                           
               
                     X’mistoqsijiet ikopru dawn il-verifiki?
                  
                  
                     Il-verifiki għandhom jipprovdu tweġibiet għall-mistoqsijiet li ġejjin:
                     
                                 —
                              
                              
                                 Il-limitazzjonijiet tal-esportazzjoni li huma fis-seħħ qed ikunu rispettati?
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Il-proċeduri huma fis-seħħ u aġġornati biex ikun assigurat li jkun hemm konformità mar-regolamenti kollha tal-esportazzjoni u t-trasferimenti?
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Isir taħriġ regolari dwar l-għarfien?
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Ir-rekords huma disponibbli mal-ewwel?
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Ir-rekords huma komprensivi?
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Ir-rekords ikopru l-aspetti relevanti kollha tal-importazzjoni, l-esportazzjoni u t-trasferiment, u l-prodotti jibqgħu fl-Istat Membru?
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Hija disponibbli l-informazzjoni fuq il-ħajja tal-prodotti relevanti mis-sors sad-destinazzjoni?
                              
                           
               
                     
                                 (c)
                              
                              
                                 ippjanar, effettività u segwitu tal-verifiki
                              
                           
                  
                     Kif ikun żgurat li ssir verifika ta’ medda rappreżentattiva ta’ konsenji bil-baħar?
                  
                  
                     Għallinqas konsenja waħda bil-baħar jew destinazzjoni waħda għal kull klijent għandha tiġi vverifikata għal kull proġett.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     L-impriża tistabbilixxi programm ta’ verifika interna?
                  
                  
                     Għandu jiġi stabbilit programm ta’ verifika interna li jiżgura li għandha tiġi vverifikata firxa rappreżentattiva ta’ konsenji bil-baħar.
                  
               
                     In-nuqqas ta’ konformità żvelat minn verifiki interni huwa kkoreġut sistematikament? Qiegħda tinżamm traċċa ta’ tali azzjonijiet?
                  
                  
                     L-impriża għandha tirreġistra b’mod ċar kwalunkwe okkorrenza suspettata ta’ nuqqas ta’ konformità identifikata mill-verifiki interni, il-miżuri rakkomandati biex jikkoreġu okkorrenza bħal din u analiżi tal-effittività ta’ dawk il-miżuri korrettivi dwar il-konformità.
                  
               4.   Tqajjimtal-għarfienġenerali
                  
               
                     
                                 4.1.
                              
                              
                                 Proċeduri operattivi u organizzattivi
                              
                           
                  
                     Kif inhuma mfasslin il-proċessi interni tal-impriża sabiex jiżdied l-għarfien ġenerali u jiġu mminimizzati r-riskji relatati mal-kontrolli tal-esportazzjoni/trasferiment?
                  
                  
                     Proċeduri operattivi u organizzattivi għandhom jiġu stabbiliti bil-miktub u għandhom jiġu pprovduti struzzjonijiet u linji gwida dwar dan li ġej:
                     
                                 —
                              
                              
                                 il-proċess ġenerali tal-esportazzjoni/tat-trasferiment mill-wasla ta’ ordni, l-analiżi tal-applikabbiltà tar-regolamenti tal-esportazzjoni/tat-trasferiment, konformità mar-regolamenti relevanti tal-esportazzjoni/tat-trasferiment u l-konsenja bil-baħar jew trasmissjoni (kontroll tal-konformità finali jrid isir qabel kull konsenja bil-baħar jew trażmissjoni);
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 il-monitoraġġ tal-konformità mat-termini u l-kundizzjonijiet tal-liċenzja
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 l-interazzjoni mal-partijiet esterni, u f’ċerti każijiet, ma’ dipartimenti interessati oħrajn fl-impriża, bħad-dipartiment legali u tal-bejgħ;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 il-koordinazzjoni tal-impjegati kollha involuti fi jew b’xi mod ikkonċernati mill-esportazzjoni/mill-kontrolli ta’ esportazzjoni (eż. persunal tal-bejgħ għandu jingħata struzzjoni biex jinforma lill-persunal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment bi kwalunkwe dubju, u għandu jiġi infurmat li l-ipproċessar ta’ ordni jista’ jseħħ biss ladarba tkun ġiet ikklerjata mill-persunal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment);
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 il-koordinazzjoni u l-iskambju possibbli ta’ informazzjoni mal-awtoritajiet kompetenti (eż.: rapportar possibbli ta’ ordnijiet ta’ tranżazzjonijiet suspettużi, eżistenza possibbli ta’ politika ta’ żvelar voluntarju…).
                              
                           
                  
                     9 (2) (f)
                  
               4.1.1.   Proċeduri operattivi u organizzattivi: fażi ta’ qabel il-ħruġ ta’ liċenzji (1)
                     
                  
               
                     
                                 (a)
                              
                              
                                 Sanzjonijiet
                              
                           
                  
                     Kif tista' l-impriża tqis is-sanzjonijiet?
                  
                  
                     Fil-każ fejn ikun ippjanat li konsenja bil-baħar tintbagħat lejn destinazzjoni b’sanzjonijiet, għandu jkun hemm regoli stabbiliti sabiex ikunu vverifikati r-regolamenti relevanti tas-sanzjonijiet. Verifika bħal din għandha għallinqas tinkludi:
                     
                                 —
                              
                              
                                 il-projbizzjonijiet fuq il-provvista mdaħħlin fis-seħħ bir-regolament dwar is-sanzjonijiet;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 il-klassifikazzjoni tal-prodotti li għandhom jiġu kkonsenjati bil-baħar kontra l-lista ta’ sanzjonijiet tal-prodotti;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 ir-rekwiżiti addizzjonali dwar il-liċenzjar għal ċerti servizzi, bħal għajnuna teknika.
                              
                           
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 (b)
                              
                              
                                 Listi ta’ sanzjonijiet
                              
                           
                  
                     L-impriża kif tqis il-listi ta’ sanzjonijiet?
                  
                  
                     L-ismijiet u l-identitajiet tal-persuni legali u naturali li għandhom jingħataw għandhom jiġu kkontrollati kontra l-listi ta’ sanzjonijiet relevanti.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Meta ssir tfittxija għal identità fuq il-lista tas-sanzjonijiet, liema livell (jew perċentwal) ta’ ċertezza li nstabet taqbila huwa meħtieġ sabiex din titqies bħala taqbila (“hit”)? Liema proċeduri huma segwiti meta tinstab taqbila għal isem?
                  
                  
                     Struzzjonijiet proċedurali għandhom ikunu ġew stabbiliti bil-miktub, li jagħtu fid-dettall kemm huwa probabbli li l-qbil u “hits” għandhom jiġu indirizzati (pereżempju, meta tinstab taqbila, dan għandu jiġi rrapportat lill-awtorità kompetenti).
                  
               
                     
                                 (c)
                              
                              
                                 Kontroll ta’ prodotti elenkati (prodotti soġġetti għal liċenzja minħabba l-inklużjoni tagħhom f’lista ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment)
                              
                           
                  
                     Mistoqsijiet dwar il-proċessi interni li jiżguraw li prodott elenkat ma jiġix esportat jew ittrasferit mingħajr liċenzja:
                  
                  
                      
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 (1)
                              
                              
                                 Hemm sistema elettronika ta’ pproċessar tad-dejta fis-seħħ sabiex tirreġistra l-klassifikazzjoni tal-prodotti li jaslu jew li jiġu mmanifatturati mill-impriża?
                              
                           
                  
                     Il-klassifikazzjoni tal-prodotti għandha tiġi rreġistrata f’sistema elettronika ta’ pproċessar ta’ dejta (biss jekk diġà teżisti). Tibdil fil-listi ta’ kontroll għandu jiġi rrapportat minnufih fis-sistema.
                  
               
                     
                                 (2)
                              
                              
                                 Kif inhuma kklassifikati u rrekordjati l-prodotti kollha li huma soġġetti għal rekwiżiti ta’ liċenzjar, u min huwa responsabbli għal dan? Liema proċessi huma fis-seħħ sabiex ikun żgurat li l-klassifikazzjoni tal-prodotti tinżamm aġġornata, u dan kif inhu ddokumentat?
                              
                           
                  
                     Il-persunal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment għandu jkun responsabbli għall-irrekordjar u għall-klassifikazzjoni tal-prodotti, jekk ikun hemm bżonn, f’konsultazzjoni ma’ esperti tekniċi.
                  
               
                     
                                 (3)
                              
                              
                                 Kif inhuma vvalutati l-użu finali mir-riċevitur u l-kredibbiltà tiegħu?
                              
                           
                  
                     Il-personal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment għandu jkun responsabbli għall-ivverifikar tal-kredibbiltà tar-riċevituri, b’attenzjoni speċjali tingħata għall-użu finali u għar-riskju ta’ diverżjoni.
                     Jekk il-persunal ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment jiġi infurmat li r-riċevitur kiser ir-regolamenti ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment, huwa għandu jinforma lill-awtorità kompetenti. Verifika tal-bona fede tar-riċevitur hija importanti b’mod speċjali f’każijiet fejn il-klijent huwa ġdid jew fejn l-identità tal-klijent mhijiex ċara jew fejn ikun hemm dubji fuq l-użu finali ddikjarat (eż.: ordni fi kwantitajiet mhux normali, rotot ta’ transitu speċjali u mhux normali mitlubin mir-riċevitur …).
                  
               
                     
                                 (d)
                              
                              
                                 Trasferiment intanġibbli tat-teknoloġija
                              
                           
                  
                     L-impriża kif tiżgura l-konformità mar-rekwiżiti intanġibbli tat-trasferiment tat-teknoloġija (ITT) (eż., e-mail u aċċess għall-intranet minn barra)?
                  
                  
                     L-impriża għandha tkun ħarġet struzzjonijiet ċari u bil-miktub fir-rigward tal-ITT fuq e-mail, faks, intranet jew Internet.
                     L-għoti jew it-trasferiment tat-teknoloġija ma għandux iseħħ sakemm ma tkunx saret analiżi tal-liċenzjabbiltà tagħha, u jekk liċenzjabbli, sakemm ma jkunx hemm liċenzja li tippermetti t-trasferiment.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 (e)
                              
                              
                                 Assistenza teknika
                              
                           
                  
                     L-impriża kif tassigura li jkun hemm konformità mar-rekwiżiti tal-assistenza teknika?
                  
                  
                     Il-proċedura tal-konformità rigward l-assistenza teknika għandha tkun fis-seħħ:
                     
                                 —
                              
                              
                                 għal viżitaturi/impjegati barranin;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 għal impjegati (pereżempju tekniċi) barra l-pajjiż;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 għal konferenza, seminars b’parteċipanti barranin jew meta jkunu organizzati barra l-pajjiż.
                              
                           
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 4.1.2.
                              
                              
                                 Il-proċeduri operattivi u organizzativi: il-fażi tal-liċenzjar
                              
                           
                  
                     L-impriża kif tassigura li hija tagħmel applikazzjonijiet tal-liċenzji sħaħ u kompluti?
                  
                  
                     L-impriża għandha tkun mgħammra biex tkun konformi bis-sħiħ mal-proċess tal-applikazzjoni tal-liċenzja u l-proċeduri li jkunu fis-seħħ fl-Istat Membru fejn tkun stabbilita.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 4.1.3
                              
                              
                                 Il-proċeduri operattivi u organizzatttivi: wara l-fażi tal-liċenzjar
                              
                           
                  
                     Liema huma l-proċeduri interni li jassiguraw konformità mal-kundizzjonijiet tal-liċenzja?
                  
                  
                     Verifika finali tar-rekwiżiti ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferiment għandha ssir qabel il-konsenja finali bil-baħar biex ikun assigurat li t-termini u l-kundizzjonijiet tal-liċenzja huma ssodisfati.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 4.2.
                              
                              
                                 Ħidma biex tqajjem għarfien u taħriġ għall-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni
                              
                           
                  
                     X’informazzjoni hija disponibbli għall-impjegati kollha kkonċernati mill-kontrolli tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti u għall-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti?
                  
                  
                     Kollha kemm huma għandu jkollhom aċċess għall-proċeduri organizzattivi u operattivi msemmija hawn fuq marbuta mal-kontrolli tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti.
                     Dawk il-proċeduri operattivi u organizzattivi għandhom ikunu rreġistrati u aġġornati f’konformità mal-manwali disponibbli għall-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti.
                     Il-proċeduri operattivi u organizzattivi għandhom jinkludu deskrizzjoni ċara tal-proċess ta’ konformità tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti, mill-wasla tal-ordni, il-verifika tal-konformità mar-regolamenti relevanti tal-esportazzjoni/tat-trasferimenti sal-konsenja finali bil-baħar jew it-trażmissjoni finali.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Kemm jiġi aġġornat ta’ spiss l-għarfien tal-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni?
                  
                  
                     Dan għandu jseħħ meta jsir tibdil fil-leġiżlazzjoni nazzjonali u tal-Unjoni dwar il-kontroll tal-esportazzjoni u fil-proċeduri iżda b’minimu ta’ mill-inqas darba fis-sena. Barra l-aġġornamenti annwali ta’ taħriġ ġenerali, huwa rakkomandat li l-kummentarji fuq il-leġiżlazzjoni ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferiment kif ukoll il-ġurnali u r-rivisti professjonali, fejn jeżistu, għandhom ikunu disponibbli wkoll.
                  
               
                     Kif jiġi aġġornat l-għarfien tal-persunal ta’ kontroll tal-esportazzjoni/tat-trasferiment?
                  
                  
                     Taħriġ permezz ta’ diversi għodod li jinkludu:
                     
                                 —
                              
                              
                                 Seminars esterni;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Abbonamenti għal sessjonijiet ta’ informazzjoni offruti minn awtoritajiet kompetenti;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Avvenimenti ta’ taħriġ, esterni jew onlajn.
                              
                           
               
                     
                                 5.
                              
                              
                                 Is-sigurtà fiżika u teknika
                              
                           
                  
                     Is-sigurtà tal-kumpanija tiegħek hija akkreditata minn korp tal-Gvern xieraq? Jekk jogħġbok agħti d-dettalji.
                  
                  
                     Kull Ministeru nazzjonali tad-Difiża jew organizzazzjoni simili huwa mistenni li jkun jeħtieġ xi miżura tas-sigurtà fejn l-impriża tkun qed taħdem f’isimhom. Il-fatt sempliċi li l-impriża tkun akkreditata għas-sigurtà b’xi mod jista’ jkun biżżejjed.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Jekk ma hemm ebda akkreditazzjoni uffiċjali ta’ sigurtà bħal din, liema miżuri tas-sigurtà huma fis-seħħ sabiex jagħmlu rekords u proċeduri ta’ esportazzjoni/trasferimenti siguri?
                  
                  
                     Il-bini għandu jkun magħluq għal kollox b’sies. Id-dħul għandu jkun jissakkar u kkontrollat. Il-bini għandu jkun skont sorveljanza kostanti, anki matul sigħat mhux ta’ xogħol. Jista’ jkun hemm daħla separata għal kunsinni u ġbir, ‘l bogħod miż-żona ta’ produzzjoni prinċipali.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Liema huma l-miżuri ta’ sigurtà fir-rigward tas-softwer u teknoloġija?
                  
                  
                     Is-sistema għandha tkun protetta b’password u magħmula sikura b’firewall. In-netwerk tal-impriża huwa protett kontra aċċess mhux awtorizzat.
                     Għandu jkun hemm kontroll fuq l-apparat elettroniku (laptops, assistenti diġitali personali, eċċ) li jittieħed lil hinn mis-sit jew lejn pajjiżi oħrajn u fuq emails mibgħuta bħala parti minn proġett u f’ċirkostanzi oħrajn.
                  
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     
                                 6.
                              
                              
                                 Żamma ta’ rekords u traċċabbiltà ta’ esportazzjonijiet u trasferimenti
                              
                           
                  
                     Kif tipproponi li żżomm ir-rekords tal-limitazzjonijiet tal-esportazzjoni mgħoddija lilek mill-fornitur tal-prodotti?
                  
                  
                     L-impriżi għandhom jinkludu waħda jew aktar minn dawn li ġejjin:
                     
                                 —
                              
                              
                                 Fowlder tal-fajls elettroniċi jew emails;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Fowlders ibbażati fuq proġetti;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Fowlders ibbażati fuq fornituri;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Fowlders separati għal limitazzjonijiet;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Fuq sistema ta’ ordnijiet.
                              
                           
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Inti, kif se tirrelata l-limitazzjonijiet fuq it-trasferimenti jew l-esportazzjonijiet sussegwenti?
                  
                  
                     Tweġibiet possibbli għandhom jinkludu waħda jew aktar minn dawn li ġejjin:
                     
                                 —
                              
                              
                                 Fajl elettroniku jew fowlder tal-emails li jkun fih informazzjoni dwar l-informazzjoni u movimenti sussegwenti;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Bħala parti minn sistema ta’ ġestjoni tan-negozju;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Fowlders ibbażati fuq proġetti jew fornituri fejn l-informazzjoni kollha tinżamm flimkien;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Sistema ta’ fajling simili għas-sistema ta’ fowlders.
                              
                           
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
                     Dawn ir-rekords, kif inhuma disponibbli għall-awtoritajiet kompetenti?
                  
                  
                     
                                 —
                              
                              
                                 Għandu jkun possibbli li r-rekords jkunu magħmulin disponibbli b’mod elettroniku – uħud jista’ jkollhom bżonn ta’ żjara fuq il-post jekk ikun hemm bżonn ta’ aċċess għal intranets sikuri iżda wħud jista’ jkollhom bżonn jiġu ttrasferiti għal kontrolli remoti;
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 Ir-rekords jistgħu jkunu disponibbli wkoll bħala kopja stampata u xi wħud minnhom jistgħu jiġu skennjati, pereżempju għal kontrolli remoti.
                              
                           
                  
                     9 (2) (f)
                  
               
            (1)  L-għan tal-fażi ta’ qabel il-ħruġ ta’ liċenzji huwa li jistabbilixxi jekk l-impriża hijiex milquta minn kontrolli għall-esportazzjoni/trasferiment, jiġifieri, jekk ir-regolamenti ta’ kontroll ta’ esportazzjoni/trasferiment humiex relevanti fir-rigward tal-attivitajiet u tranżazzjonijiet tal-impriża u, għaldaqstant, jekk hemmx rekwiżit ta’ liċenzjar għal dawk it-tranżazzjonijiet. Il-mira hija li jkun identifikat u analizzat kemm jista’ jkun kmieni possibbli jekk hemmx xi riskju għall-kontroll tal-esportazzjoni/trasferiment, u sabiex tiġi implimentata kwalunkwe miżura relevanti meħtieġa, pereżempju, sabiex issir applikazzjoni għal liċenzja jew sabiex liċenzja ġenerali tintuża b’mod xieraq.
      
      
         ANNESS II
         
            MUDELL TA’ ĊERTIFIKAT STANDARD
         
         
            
         Test ta 'immaġni
         
            LOGO TAL-ISTAT MEMBRU – AWTORITÀ KOMPETENTI
            IDENTIFIKAZZJONI TAL-AWTORITÀ KOMPETENTI
            ĊERTIFIKAT
            maħruġ skont id-Direttiva 2009/43/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-6 ta’ Mejju 2009 dwar l-issimplifikar tat-termini u l-kundizzjonijiet tat-trasferimenti ta’ prodotti relatati mad-difiża fil-Komunità
            Ċertifikat Nru XXX –
            L-impriża riċeventi … (isem tal-impriża riċeventi)
            Reġistrata taħt … (numru ta’ reġistrazzjoni kummerċjali)
            Li tinsab fi … (indirizz tal-uffiċċju prinċipali, Nru tat-triq, kodiċi postali, raħal)
            tikkonforma mar-rekwiżiti tal-Artikolu 9(2) tad-Direttiva 2009/43/KE kif stabbilit fi … (referenza għal-liġi nazzjonali li tittrasponi l-Artikolu 9).
            L-impriża riċeventi ċċertifikata, u l-unitajiet ta’ produzzjoni tagħha elenkati hawn taħt, huma intitolati sabiex jirċievu prodotti relatati mad-difiża għal-produzzjoni tagħhom stess u għall-finijiet ta’ manutenzjoni u tiswija skont liċenzji ta’ trasferiment ġenerali ppubblikati minn Stati Membri oħrajn.
            Indirizzi tal-unitajiet ta’ produzzjoni: …
            (Kaxxa ta’ esklużjoni fakultattiva):
            Dan iċ-ċertifikat jippermetti r-riċeviment ta’ prodotti relatati mad-difiża tal-Lista Militari Komuni tal-Unjoni, ħlief il-kategoriji li ġejjin: … .
            Il-kundizzjonijiet ta’ dan iċ-ċertifikat huma stabbiliti fi … (liġi nazzjonali relevanti)
            Dan iċ-ċertifikat huwa validu minn … (data ta’ dħul fis-seħħ) sa … (data ta’ skadenza)
            Maħruġ fi … (post)
            Nhar … (data tal-ħruġ)
            (Firma tal-awtorità kompetenti responsabbli miċ-ċertifikazzjoni)