CELEX: 51984DC0254
Language: nl
Date: 1984-04-26
Title: ALGEMENE BEGROTING - BEGROTINGSJAAR AFDELING III - COMMISSIE I. OVERSCHRIJVING NR. 11/84 (Niet-verplichte uitgaven) Van hoofdstuk B-101 naar hoofdstukken A-20, A-22 en A-23 : 588.900 Ecu "Vestiging van de delegatie van de Commissie te BRASILIA"#II. OVERSCHRIJVING NR. 12/84 (Niet-verplichte uitgaven) Van hoofdstuk A-100 naar hoofdstuk A-28 : 550.000 Ecu "Europees/Latijns-Amerikaans instituut"#III. OVERSCHRIJVING NR. 13/84 (Niet-verplichte uitgaven) Van A-100 naar hoofdstuk A-20 : 1.750.000 Ecu "Oprichting van een gebouw voor de delegatie te CANBERRA"

ARCHIVES HISTORIQUES
DE LA COMMISSION
COLLECTION RELIEE DES
DOCUMENTS "COM"
COM (84) 254
Vol. 1984/0120
 ---pagebreak--- Disclaimer
Conformément au règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février 1983
concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique
européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique (JO L 43 du 15.2.1983,
p. 1), tel que modifié par le règlement (CE, Euratom) n° 1700/2003 du 22 septembre 2003
(JO L 243 du 27.9.2003, p. 1), ce dossier est ouvert au public. Le cas échéant, les documents
classifiés présents dans ce dossier ont été déclassifiés conformément à l'article 5 dudit
règlement.
In accordance with Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983
concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic
Community and the European Atomic Energy Community (OJ L 43, 15.2.1983, p. 1), as
amended by Regulation (EC, Euratom) No 1700/2003 of 22 September 2003 (OJ L 243,
27.9.2003, p. 1), this file is open to the public. Where necessary, classified documents in this
file have been declassified in conformity with Article 5 of the aforementioned regulation.
In Übereinstimmung mit der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1.
Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen
Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABI. L 43 vom 15.2.1983,
S. 1), geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 vom 22. September 2003
(ABI. L 243 vom 27.9.2003, S. 1), ist diese Datei der Öffentlichkeit zugänglich. Soweit
erforderlich, wurden die Verschlusssachen in dieser Datei in Übereinstimmung mit Artikel 5
der genannten Verordnung freigegeben.
 ---pagebreak---     COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
   ALGEMENE BEGROTING - BEGROTINGSJAAR                                         COM(84) 254 def.
   AFDELING III - COMMISSIE                                                    Brussel, 27 april 1984.
                                           I. O V ER SCH RI JVI NG NR. 11/84
                                                 (Niet-v er pLi ch te uitgaven)
               Van hoof dst uk B-101 naar h o of dst uk ken A-20, A-22 en A-23 : 588.900 Ecu
               "Ves tig in g van de de le gat ie van de Co mmissie te BRAS ILI A"
                                       II. OV E R S C H R I J V I N G NR. 12/84
                                               (Niet-v er pLi ch te uitgaven)
               Van hoof dst uk A-100 naar h o o f dst uk A - 2 8 : 5 5 0. 000 Ecu
               " E u r o p e e s / L a t i j n s - A m e r i k a a n s instituut"
                                     III. O V E R S C H R I J V I N G NR. 13/84
                                               (N ie t-v er pli ch te u i t g a v e n )
               Van A- 10 0 naar h o o f dst uk A- 20 : 1 . 7 5 0.0 00 Ecu
               " O p r i c h t i n g van een gebouw v o o r d e d e legatie te CANBERRA"
COM(84) 254 def.
 ---pagebreak--- A L G E M E N E B E G R O T I N G - B E G R O T I N G S J A A R 19 84
A F D E L I N G III - C O M M I S S I E
                                      K R E D I E T O V E R S C H R I J V I N G NR. 11 / 8 4
                                        ( N i e t - v e r p l i c h t e ui t g a v e n )
                                                                                                                    in Ecu
V A N H O O F D S T U K I3-101 - R E S E R V E V O O R O N V O O R Z I E N E U I T G A V E N               588.900
NAAR HOOFDSTUK A-20                     U I T G A V E N V O O R I N V E S T E R I N G E N IN
                                        O N R O E R E N D E G O E D E R E N , H U U R VAN
                                        G E B O U W E N EN B I J K O M E N D E K O S T E N
Ar t i k e l                  200   -
                                        Hu re n                                                                         70.000
Ar t i k e l                  201   -
                                        Verzekeringen                                                                         700
Artikel                       202 - Wa t e r , gas, e l e k t r i c i t e i t , v e r w a r m i n g                       5. 0 0 0
Arti kei                      203   -
                                        S c h o o n m a k e n en o n d e r h o u d                                        6. 7 5 0
Artikel                       204 - I n r i c h t i n g van d i e n s t r u i m t e n                                  175.000
Artikel                       205   -   V e i l i g h e i d van en t o e z i c h t o p de g e b o u w e n               36.750
Artikel                       209   -   O v e r i g e u i t g a v e n in verband..met de g e b o u w e n                  2. 00 0
N A A R H O O F D S T U K A- 22         R O E R E N D E G O E D E R E N EN B I J K O M E N D E K O S T E N
Arti kei                      220   -
                                        Kantoormachines
Post                        2200   -
                                        E e r s t e u i t r u s t i n g op het g e b i e d van
                                        kantoormachines                                                                 15.000
Post                        22 03  -
                                        O n d e r h o u d , g e b r u i k en r e p a r a t i e van
                                        kantoormachines                                                                       700
Artikel                       221  -
                                        Meubilair
Post                        2210   -
                                        E e r s t e u i t r u s t i n g o p het g e b i e d v a n m e u b i l a i r    10 5 . 0 0 0
Arti kei                      222  -
                                       T e c h n i s c h m a t e r i e e l en i n s t a l l a t i e s
Post                       2220    -
                                        E e r s t e u i t r u s t i n g o p het g e b i e d van t e c h n i s c h
                                       m a t e r i e e l en i n s t a l l a t i e s                                     75 . 0 0 0
Post                       2222    -
                                       H u u r v a n t e c h n i s c h m a t e r i e e l en i n s t a l l a t i e s     10.000
 ---pagebreak---                                               -   2  -
Arti kel                     223 - V e r v o e r mi dde le n
Post                       2230 - Eerste u i t r ust in g op het ge bi ed van
                                      ve rv o e r m i d d e l e n                                        17.500
Post                       2232 - Huur van v e r v o e r m i d d e l e n                                  3.000
Post                       2233 - On derhoud, gebr uik en reparatie van
                                      v e r v o e r mi dde le n                                           1.100
Artikel                      225 - Uitg ave n voor d o cu men ta tie en '
                                      b i b l iot he ek
Post                       2250 - Bi bl i o t h e e k f o n d s , a a nk oop van boeken                   1.700
Post                       2252 - A b o n n em en ten op d a g b lad en en
                                      t i j d s c h ri fte n                                              3.400
Post                       2253 - A b o n n em en ten op p e r s a g e n t s c h a p p e n                2.700
NAAR HOOF DST UK A~23               - LOPENDE H U I S H O U D E L I J K E U I TG AVE N
Arti kei                     230 - Papier en ka nt oor be n o d i g d h e d e n                          11.500
Arti kei                     231 - Fr an kering en te le c o m m u n i c a t i e
Post                       2310 - Fr an kering en ve rz e n d k o s t e n                                10.100
Post                       2311 - Tele foo n, telegraaf, telex, tele vis ie                              35 .0 00
Arti kei                     235 - Over ige hu i s h o u d e l i j k e uitg ave n
Post                       2353 - V e r h u i z i n g van dien ste n                                      1.000
                                                                        TOTALEN            58 8 . 9 0 0 588. 900
         O v e r e e n k o m s t i g artikel 21, lid 4, van het Financieel Reglement heeft
de fi na ncieel controleur op 16 april 1984 zijn vi s u m aan dit voor ste l gehecht,
waarmee de kredieten be s c h i k b a a r zijn verklaard.
 ---pagebreak---                                                   MOTIVERING
1.         In het kader van het voorontwerp van b e g r oti ng 1982                            had de Commissie
de voor de ve s t i g i n g van de de legatie van de Commissie te Bras ili a benodigde
kredieten aangevraagd. De Raad heeft in principe met de o p en ing van deze kredieten
ingestemd, maar de kredieten werden opgenomen                                  in h o o f dst uk 100, in afwachting
van de o n d e r t e k e n i n g van de S a m e n w e r k i ng so ver ee nko ms t tussen de Ge me enschap en
Brazi lië.
2.          De ratificatie van deze overeen ko mst vond op 1 ok tober 1982 plaats en
de o n d e r t e k e n i n g van de overeen ko mst b e t r eff en de de plaats van ve s t i g i n g was
gepl and voor de maand nove mbe r 1982. Aa ng ezi en de on d e r t e k e n i n g echter niet
vóór 31 dece mbe r 1982 heeft p l aa tsg ev ond en was het niet moge lij k vóór het eind
van het be gr o t i n g s j a a r 1982 de kredieten vast te leggen die op 8 december 1982
 waren verk reg en              naar aa n l e i d i n g van het verz oek om ov e r s c h r i j v i n g dat tot
 22 nove mbe r 1982 aan de be gr o t i n g s a u t o r i t e i t was v o o r gel eg d (document C0M(82)780 def.).
 3.         op 4 april 1984 is de o v e r e en ko mst inzake de plaats van ve stiging on de r­
 tekend, w a ar doo r er geen beletsel meer is voor de op ening van de delegatie te
 Br asilia, die tegen het einde van dit jaar voll edi g op erationeel zal moeten
 worden.
 Gezien het feit dat e n e r zij ds de op de b e g r oti ng 1982 u i tg etr ok ken kredieten
 niet konden worden gebruikt en an de rzi jd s de b e g r oti ng 1984 niet voorziet in
 kredieten voor de o p en ing van de dele gat ie , biedt alleen een o v er sch ri jvi ng
 uit de reserve voor on v o o r z i e n e u i tg ave n van h o o f dst uk 101 van de be groting 1984
 ten gunste van de ho o f d s t u k k e n A 20, A 22 en A 23 de m o g e l i j k h e i d om zowel de
  kosten van ee rs te u i t r ust in g als de lopende h u is hou de lij ke uitgaven van de
 de le gat ie voor drie maan den van 1984 te dekken (oktober - december).
 4.          Kr e d i e t e n waar voo r o v e r s c h r i j v i n g wordt ge v r a a g d :
  a) h o o f dst uk A 20 :
     d e in dit ho o f d s t u k op te ne me n kr edieten zijn g e ra amd op basis van de e r ­
     va ring met de ve s t i g i n g van kantoren in an dere landen met s o or tge li jke ken­
      merken, ni e t t e m i n blij ven bepa ald e u i tg ave n m o ei lij k te v o or zie n en de op
      te nemen kr edieten v e r t e g e n w o o r d i g e n een re al istische, maar op ramingen be­
      rustende v o or zie ni ng^
      - artikel_A_200_^_huren
        d e d e l e g a t i e en de V o o r l i c h t i n g s d i e n s t zo ud en over een op pe rvl ak te van
         1.200 m2 mo e t e n b e s c hik ke n voor de kant ore n van het pe rs oneel, dat aanvankelijk
         zal b e s t a a n uit vier a m b t e n a r e n en 15 p l a a t s e l i j k e functionarissen, alsmede
          voor de g e m e e n s c h a p p e l i j k e we r k r u i m t e n (zoals vergaderzaal, zaal voor do cu menta-
          t i e / b i b l i o t h e e k , ruimte voor de technische installaties, enz.).
 ---pagebreak---                                          -  2  -
         Volgens de eerste inlichtingen zou de huur van d i e n s t r u i m t e n ongeveer
         92 Ecu/m           per jaar kosten, hetgeen neerkomt op een huur van 27.600 Ecu
         voor drie maanden, waarbij 20 å 30 % moet worden o p ge tel d voor be la sti ng en
         en g e m e e ns ch app el ijk e lasten. Het gevr aag de be dr ag van 70.000 Ecu is echter
        no di g om eventueel te kunnen voor zie n in de v o o r u i t b e t a l i n g van ve r s c h e i d e n e
        ma anden huur, een p r ak tij k die overal steeds g e br uik el ijk er wordt;
    “ artikel A 201 : v e rz eke ri nge n
        de kosten voor de ve r z e k e r i n g van de d i e n s t r u i m t e n op een te Brussel te
        sluiten polis worden g e ra amd op 700 Ecu;
    ~ artikel A 202 : water, gas, elek tri ci tei t, ve r w a r m i n g
        het be nodigde b e dr ag voor drie m a an den wordt gera amd op 5.000 Ecu;
    “ artikel A 203 : sc ho onmaken en o n d e rho ud
       het be no dig de bedrag voor drie maan den wordt gera amd op 6. 75 0 Ecu;
   “ artikel A 204 : in ri chting van di en s t r u i m t e n
       de erva rin g heeft gele erd dat de in ri chting van de ruimten zeer duur is,
       ook al is de b a s i s s t r u c t u u r van de ruimten aanvaar db aar . De sp ec ifi ek e
       v o or zie ni nge n (b ij voorbeeld v e nt ila to ren , s t r o o m g e n e r a t o r e n en - s t a b i l i s a ­
      toren, a i rc ond it ion in g, enz.), en de gewone in ri cht in g (kantoren en dive rse
       in stallaties ...) ve rgen een be dr ag van 17 5 . 0 0 0 Ecu)
   " artikel A 205 : v e i l i g h e i d van en toezicht op de gebo uwe n
       het beno dig de be drag wordt geraamd op 36 .7 50 Ecu voor bewaking, c o d e e r —
       in st all at ie en andere v e i l i g h e i d sw er kza am hed en ;
      artikel A 209 : over ige u i tg ave n in ve r b a n d met de gebouwen
      het voor dit artikel be n o d i g d e be dr ag wordt g e ra amd op 2.000 Ecu;
b) hoofdstuk A 22 :
     P 9 st_ A 2200 : eerste u i t r u s t i n g op het ge bi ed van k a nt oor ma chi ne s
      het be drag van 15 .000 Ecu moet de a a nk oop m o ge lij k maken van de s c h r i j f ­
     machines en re ke nmachines die no di g zijn om de de l e g a t i e haar werk te
      kunnen doen beginnen;
     P P ^ _ A 2203 . onderhoud, gebruik en re paratie van k a n t o o r ma chi ne s
     het be dr ag van 700 Ecu zal v o l d oen de zijn om g e d u ren de dr ie m a an den de
     kosten te dekken van de o n d e r h o u d s c o n t r a c t e n en de re pa raties van de eerste
     a a n g e s c h a f t e kantoormachines;
 ---pagebreak---                                            - 3 -
   ~ post A 2210 : eerste ui tr ust in g op het gebied van me ubilair
      het ge vraagde be dr ag van 105.000 Ecu is n o o d z ak el ijk ter dekking van de
      eerste aankopen van ka ntoormeubelen voor het personeel alsmede van bij­
      komend meub ila ir (zoals werktafels, kasten, rekken, opbergkasten, enz.);
   “ post A 2220 : eerste ui tr usting op het gebied van technisch materieel en
      installaties
      de t e le foo ni nst al lat ie , de te le xin stallatie, twee fo to cop ie e r a p p a r a t e n en
      divers ander technisch materieel vormen een b a s i s u i t r u s t i n g van de de le­
      gatie en vergen het b e dr ag van 75.000 E c u ^
   - post A 2222 : huur van technisch ma terieel en in stallaties
      het is beslist no o d z a k e l i j k meteen te voor zie n in de huur van een foto-
       co pieerapparaat en van een frankee rm ach in e, waarvan de kosten worden
      gera amd op 10 ,000 Ecu ;
   - post A 2250 : eerste ui t r u s t i n g op het gebied van v e rv oer mi dde le n
      de kosten voor de a a nk oop van een vervoer mi dde l (eventueel door invoer uit
       Europa) worden gera amd op 17.500 Ecu ;
   - post A 2232 : huur van ve rv o e r m i d d e l e n
       het be dr ag van 5. 00 0 Ecu wordt n o o d z ak el ijk geacht ter dekk ing van de
      u i tg ave n voor de huur van v o e r tui ge n en voor taxi's tot de aankomst van
       het d i e n s t v o e r t u i g ;
   - post A 2235 : on de rhoud, gebruik en reparatie van v e r v o e r mi dde le n
       gezien de s p e c ifi ek e kenm erk en van B r as ili a zal het gebruik van het
       d i e n s t v o e r t u i g zeer in tensief zijn zodat het gevr aag de be drag van
       1,100 Ecu ve r a n t w o o r d is;
   - posten A 2250 - 2252 - 2253 - 2254 : uitg ave n voor d o c u m e n t a t i e en bibliotheek
       De ge vr aag de 7.800 Ecu zijn no o d z a k e l i j k om deze ni eu we d e l e gat ie in staat
       te stellen zich een o n m i sba re basis voor d o c u m e n t a t i e w e r k te vormen door
       de aank oop van werken en het nemen van a b o n n e m e n t e n op dagbladen, ti jd­
       schr ift en en p e r s a g e n t s c h a p p e n ;
c) h o o f dst uk A 23 :
   de kredieten van dit h o o f dst uk zijn mo e i l i j k te ramen, in het bijzonder op
    het gebied van t e le foo n en telex, waar voo r moet worden voorzien in de aankoop
    van lijnen, zowel voor de t e le foo n als vo or de telex, en op het gebied van de
    fr a n k e r i n g en verz end ko ste n. Op basis van v r o e g e r e er va ringen worden de beno­
   di gd e kr edieten gera amd op 5.7„óGQ Ecu.
 ---pagebreak---             STAND VAN DE K R E D IET EN VAN H O O F D S T U K 101
                                PER 12 APRIL 1984
 1. Aa nv a n k e l i j k e totale to e w i j z i n g               5. 0 0 0 . 0 0 0 Ecu
2. Ov er s c h r i j v i n g e n die reeds in b e h a n d e l i n g 3 . 1 9 8 . 1 0 7 Ecu
    zijn
3. V e r r ich te ov er s c h r i j v i n g e n
4. Nog be s c h i k b a a r                                         1 . 8 0 1.8 93 Ecu
 ---pagebreak--- ALGE MEN E BEGROTING - B E GR OTI NG SJA AR 1984
AFDE LIN G III - CO MMISSIE - DEEL A
                                   K R E D I E T O V ERS CH RIJ VI NG NR. 12/84
                                        (Niet-verplichte uitgaven)
VAN H O O F DST UK 100 - V O O R Z I E NI NGE N
NA AR HO O F D S T U K 28 - TO E L A G E N TER VE R Z E K E R I N G VAN
                                    HET B E G R O T I N G S E V E N W I C H T
Artikel 282                     - O p r i c h t i n g s k o s t e n en huis hou de lij ke
                                    u i tg ave n van een Eu ro pee s / L a t i j n s -
                                   A m e r i k a a n s instituut
                                                                                          550.000 Ecu
          O v e r e e n k o m s t i g artikel 21, lid 4, van het Financieel Reglement
heeft de financieel cont rol eu r op 16 april 1984 zijn visum aan dit
voorstel gehecht, waar mee het krediet be s c h i k b a a r is verklaard.
 ---pagebreak---                                                 M O T I VER IN G
              In een me d e d e l i n g van de Comm iss ie aan de Raad en aan het
Parlement (C0M(83)142 def.) van 21 maart 1983 we rd het pr oject voor
de op r i c h t i n g van het E u r o p e e s - Lat ij ns- Am eri ka ans instituut u i t e e n ­
gezet.
              Door de b e g r o t i n g s a u t o r i t e i t werd aan dit project gestalte
gegeven door de op n e m i n g in titel 10, h o o f dst uk 100 van deel A van
de be groting 1984 van een bedrag van 9 5 0 . 0 0 0 Ecu. T e g e l i j k e r t i j d werd
een nieuwe b e g r o t i ng sre ge l - artikel 282 - inge ste ld met de om s c h r i j v i n g
rt0 p r i cht in gsk os ten en h u i s h o u d e l i j k e u i tg ave n van een E u r o pee s-
Lati jns-Ameri kaans instituut" Deze regel we rd i n g e dee ld als "'niet-
ve rplichte ui t g a v e “,
              De vo o r n a a m s t e gegevens voor de b e o o r d e l i n g van dit project
worden hierna opgesomd.
Taak                  : het vu llen van de op regionaal ni v e a u tussen Europa
                          en L a t i j n s - A m e r i k a b e s t aan de leemte, met het oog op
                          het an a l y s e r e n en a f b a ken en van de p r o b l e m e n en m o g e ­
                          lijkheden om te komen tot een beter be g r i p en een
                          betere samenwerking. In deze context dient het instituut
                          met name :
                          - te f u n c t i o n e r e n als forum voor o n t m o e t i n g e n , g e d a c h ­
                              te nw i s s e l i n g e n , co ll oqu ia , enz.·;
                          - de v e r z o r g i n g op zich te ne me n van een te pu b l i c e r e n
                              week bla d, gidsen, enz.;
                          - zich te be l a s t e n met o n d e rzo ek , anal yse s en ov e r l e g
                              (workshop, st udies), b i j v o o r b e e l d studies be tr eff en de
                              vr a a g s t u k k e n in v e r b a n d met de s c h u l d e nl ast , de m o g e ­
                              lijke rol van Eu ropa ten op z i c h t e van de hu idige
                              situ ati e in M i d d e n a m e r i k a , enz.
                          Op al deze gebi ede n zal n a u w worden samenge we rkt met de
                          b e s t a a n d e instituten.
Organen               : p a r i t e i t s b e g i n s e l E u r o p a / L a t i j n s - A m e r i k a met evenwicht
                          tu ssen de v e r s c h i l l e n d e n a t i o n a l i t e i t e n :
                          I n t e r n a t i o n a l e Ra ad : 12 p e r s o n a l i t e i t e n , w a ar van 6
                          van elke regio, met 12 p l a a t s v e r v a n g e r s , even een s 6
                          van elke regio;
                          U i t v oer en de Ra ad : 10 p e r s o n a l i t e i t e n , w a a r v a n 5
                         van elke regio;
                          Instituut : met twee a f d e l i n g e n , w a ar van een in elk
                         der be id e regio's;
                          Comité van Pr omotors
                         Pa r t i c u l i e r e en z e l f s t a n d i g e o r g a n i s a t i e s zo nd er w i n s t ­
                         o o g m e r k in o v e r e e n s t e m m i n g met de we t g e v i n g van het land
                         van ontvangst.
                                                                                                         •.. / ...
 ---pagebreak---                                                          -   2 -
 Financiering         : subsidie voor de o p r i cht in g en het be heer volgens
                         be groting van de Ge meenschap, verd ere subsidies door
                         L a t i j n s - A m e r i k a a n s e regeringen en instellingen, eigen
                         mi ddelen, schenkingen van p a rt icu li ere n, ma atschappijen,
                         st ichtingen.
Verwezen­             : o p r i c h t in gsf as e : (materiële sc hi kki ng en en p e r s o n e e l s ­
 lijking                 v o o r z ie ni nge n welke nodig zijn voor de ve st igi ng van het
                         instituut, resulterend in een o p r i c h t i n g s v e r g a d e r i n g
                          (gepland voor 1984);
                         be h e e r s f a s e : vanaf v o o r noe md tijdstip. Om o r g a nis at ori sc he
                         redenen zou het we nselijk zijn dat de ac t i v i t e i t e n van het
                         instituut in eerste instantie onder één af deling, bij vo o r ­
                         keur de Europese, ressorteren.
             Het o v e r s c h r i j v i n g s v o o r s t e l betreft slechts on g e v e e r 58 % van de
aanvank el ijk voor dit project t o e g ewe ze n kredieten.
             De o p r i cht in g van het instituut zal - hoewel g e s u b s i di eer d door
de Ge me ens ch ap - uitg aan van een pa r t i c u l i e r initiatief; de voor ber ei den de
m a a t reg el en zullen dan ook mo eten worden verricht door een gekw ali fi cee rd
pa rt icu li er team dat met name de v o lg end e w e r k z a a mh ede n zal mo eten v e r ­
richten :
- het aa nw ijz en van de p e rs one n die optr ede n als o p r i c ht en de organen en
    als or ganen van het t o e k o ms ti ge instituut (I nternationale Raad, Ui tv oerend
    Comité);
- het opst ell en van een g e de tai ll eer de o m s c h r i j v i n g van de taken van het
    instituut;
- het v o o r b er ei den van de be s l i s s i n g inzake de plaats van v e s t igi ng van
    de Euro pes e a f de lin g van het instituut;
- het aant rek ke n van het door het instituut aan te stellen personeel;
- het vo o r b e r e i d e n van de m a t e rië le ui t r u s t i n g van het instituut;
- het v o o r b er ei den van de o p r i c h t i n g s v e r g a d e r i n g , a l sm ede het organiseren
    van een colloquium over het thema "v oo r u i t z i c h t e n voor v e r s ter kt e samen­
    werk ing tussen Europa en La ti j n s - A m e r i k a " , enz.
             De kr edieten die de subs idi e van de Co mmissie vormen zullen het
mogelijk maken na de ze o p r i c h t i n g s f a s e de werk ing van het instituut te
financieren.
 ---pagebreak---   ALGE MEN E BE GROTING - B E G R O T I N G S J A A R 1984
  AFDE LIN G III - COMMISSIE - DEEL A
                                       K R E D I E T O V E R S C H R I J V I N G NR. 13/84
                                           (Niet-v er pli ch te uitgaven)
 VAN H O O F DST UK 100 - VO O R Z I E N I N G E N
 N A A R H O O F DST UK 20 - INVESTE RI NGE N IN ON R O E R E N D E GOEDEREN,
                                      HUUR VAN G E BO UWE N EN BI J K O M E N D E KOSTEN
 Artikel 207                      - O p r i cht in g van gebouwen
Post 2071                         - O p r i c h t i n g van het ge bo uw van de
                                      de l e g a t i e van de Co mmissie te
                                      CANB ERR A (Australië)
                                                                                           1 . 7 5 0.0 00 Ecu
           O v e r e e n k o m s t i g artikel 21, lid 4 van het Financieel Reglement
heeft de financieel co nt roleur op 18 april 1984 zijn vi su m aan dit
voorstel gehecht, waar mee de kr edieten b e s c h i k b a a r zijn verklaard.
 ---pagebreak---                                               MO TI VERING
I. O V E R ZIC HT
   - De de legatie van de Commissie in Au stralië heeft zich in februari 1981
       te Canberra gevestigd. Reeds in 1980 had het Mi n i s t e r i e van Bu itenlandse
       Za ke n van Aust ral ië bij or iënterende b e sp rek in gen de aandacht van de
       Commissie ge v e s t i g d op het feit dat de A u st ral is che regering bezorgd was
       over het aantal d i pl oma ti eke m i ss ies waar van de di e n s t e n waren ge vestigd
       in re sidentiële zones van Canberra, een situatie die stri jdi g was met de
       ACT City Leases Ordo nan ce en de voor het g r o n d ge bi ed van de Australische
       h o o f dst ad ve r a n t w o o r d e l i j k e a u to rit ei ten voor b i j z ond er e pr ob lem en stelde.
       In februari 1977 besloot de A u st ral is che regering dat alle diploma ti eke
       miss ies met in residentiële zones g e v e sti gd e d i en ste n bi nn en een periode
       van tien jaar na v o o r noe md e da tu m mo e s t e n wo rd en g e v e s t i g d in een andere
       daartoe aan te wijzen zone.
   - De A u s t r al is che regering heeft in ve r b a n d hier med e een terr ein met een
       op p e r v l a k t e van 7. 55 3 m2 in één van deze d i pl oma ti eke zones (Yarralumla)
       aan de Comm iss ie ter b e s c h ik ki ng gest eld , waar voo r de huur voor de eerste
       twintig jaar 8.000 Aus. dollar per jaar bedraagt. Het terr ein van de Commissie
        heeft een o p p e r vl ak te die v e r g e l i jk baa r is met die van het terrein waarover
       N e d e r l a n d beschikt. Het is kleiner dan het terr ein voor Ierland en
       G r ie ken la nd, komt o v er een met on g e v e e r de helft van dat van de BR Duitsland
       en met één vi er de van die van Frankrijk en België.
   - In o v e r e e n s t e m m i n g met de be p a l i n g e n van het huurcontract voor het terrein
       was de Co mmissie ve rplicht bi nn en acht tie n m a an den na onderte ke nin g
       een ge bouw te doen optrekken. De Co mmissie is, om hieraan te voldoen,
       eind 1981 o v e r geg aa n tot de bouw van een residentie met een op pe rvl ak te van
       490 m2 voor een b e dr ag van 4 8 3. 000 Aus. dollar, d.i. 615. 000 Ecu (1).
       Deze residentie fu nctioneert sinds eind 1982. Aa ng ezi en de opri cht in g van
       het d i e n s t g e b o u w dest ijd s tot een latere da tu m werd uitgest el d, werd een
       be drag van 2 mi l j o e n Ecu op g e n o m e n in titel 10, hoof dst uk 100 van deel A
       van de be g r o t i n g 1984.
   - In a f w a c h t i n g v a n de bo uw en de i n g e b r u ik nem in g van haar kantoren, heeft de
       Co mmissie een op p e r v l a k t e van 1.100 m2 g e hu urd aan de Ma nuka Franklin Street
       voor een huur van 146.510 Aus. dollar (167.648 Ecu) voor het eerste jaar,
       welke 161.680 Aus. do llar (185.006 Ecu) bedraagt voor de p e ri ode 1.3.1983
        tot 1.3.1984. Het hu u r c o n t r a c t , dat op 1 maart 1981 werd on de rte ke nd voor
       een duur van vijf jaar, loopt eind februari 1986 af. De bouw van een
       nieuwe ka n t o o r r u i m t e zou vóór die da tu m mo et en wo rden beëindigd.
    (1) Op basis van de koers van de Ecu van juni 1982, het t i jd sti p van betaling.
           Tegen de koers van februari 1984 komt 583. 000 Aus. dollar over een met
           66 7 . 1 1 2 , 6 Ecu.
 ---pagebreak---                                                   -   2   -
 II.  F I N A N C I E E L-E CO NOM IS CHE STUDIE
                 De v e rg eli jk ing van de kosten van de huur met die van de bouw wijst uit
     dat de v e rw eze nl ijk te investering in d e rt ien jaar na de volt ooi in g van de bouw
     zou zijn af ge sch re ven (bijlage I).
III. AA NW IJZING VAN EEN PR OJ ECTLEIDER
                 Ten einde de b e gr oti ng sau to rit ei t een v o ll edi g dossier van het project
     voor de bouw van de kanselarij te kunnen vo or leg ge n, heeft de Commissie een
     inschrijving geho ude n voor de aanwijzing van een p r o j e c t l e i d e r en de raming
     van de totale kosten.
     B e k e n d m a k i n g van de inschrijving
                 De Co mmissie is op 3 dece mbe r 1983 o v e r geg aa n tot een b e pe rkt e inschrijving
     bij door het Royal In stitute of Arch ite ct s a a n b evo le n project mana ger s en
     architecten.
                 De datum voor de indiening van de offe rte s was bepa ald op 20 december,
     16.00 uur.
                 Deze inschri jv ing werd g e ho ude n op basis van door de a d v i ser en de architect
     van de Commissie op g e s t e l d e schetsen en spec ifi ca tie s, waarbij werd gevraagd om :
     - een raming van de bo u w k o s t e n met u i tz ond er ing van de honoraria voor adviseurs
         en ma nagement (prijzen dece mbe r 1983);
     - op gave van de hono rar ia van de ad viseurs voor alle be trokken part ije n (archi­
         tecten, in ge nieurs, o p m e t e r s - v e r i f i c a t e u r s , enz.);
     - op gave van de hono rar ia vo or een project mana ger ingeval één van laatstgenoemden
         zou worden gekozen.
                 De offe rte s we r d e n in gesl ote n dubb ele envelop aan de de legatie van de
     Commissie te Canberra ov e r h a n d i g d en per d i p l o ma ti eke post naar Brussel doorgezonden.
     Open ing van de offertes
                 O v e r e e n k o m s t i g de va s t g e s t e l d e p r o c edu re s is de Commissie op 5 januari
     ov e r g e g a a n tot de open ing van de offertes.
     Keuze van de pr o j e c t l e i d e r
     - D e laagste en de hoog ste ko s t e n o p g a v e in het kader van de offertes geven een
         aa n z i e n l i j k verschil te zien : 645.825 Aus. dollar te genover 2. 315.000 Aus. dollar.
     - De duur van de bouw, die re ch tstreeks van invloed is op de kosten (beperkte
         invloed van de index voor mate ria al en a r b e ids lo on en een term ijn die
         strookt met de v e r l ang en s van de Commissie) loopt van twintig tot vijftig weken.
     - Civil & Civic, de ma atschappij die de laagste p r i j s o p g a v e heeft gedaan,
         heeft b o v e ndi en de re si dentie tot v o l l e d i g e vo l d o e n i n g van de Commissie
         gebouwd. De Co mmissie houdt het gehele dossier va n de i n sc hri jv ing ter
         beschi kki ng.
 ---pagebreak---                                                 - 3 -
 Keuze van de contractant
            Aan de firma Civil & Civic is de r h a l v e ge v r a a g d de t e k e nin ge n en het
 be stek ge reed te maken, de b o u w v e r g u n n i n g aan te v r ag en en de inschri jv ing
 voor de w e r k z a a mh ede n te or g a n i s e r e n , en nadien de v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d voor
 de bouw op zich te nemen. Een on tw e r p - c o n t r a c t is in vo or b e r e i d i n g en zal
 na het v e r k rij ge n van de be n o d i g d e kred iet en wo rden on de rtekend.
            Het beoogde ge bouw is een é é n l a a g s g e b o u w met een o p p e rvl ak te van ongeveer
 1.500 m2 en een rationele indeling v a n de k a nt ore n en v e r s c h i l l e n d e di e n s t e n
 naar gelang van de o p en bar e en be p e r k t e zones, wa ar in de momenteel bij de
 d e l e gat ie werkzame 25 pe r s o n e n ku nnen wo r d e n o n d e r g e br ach t en een geri nge
marge wordt gelaten voor het t o e k o m s t i g e b i j k o m e n d e pers one el (bijlage II en
bi j l a g e III).
Raming van de uitgave
1. Gron dsl ag inschri jv ing                                         Aus. do l l a r            Aus. dollar
      B o u w pri js d e ce mbe r 1983                                  645.825                     7 4 1. 000
      Ho noraria                                                         95.175
2. Andere niet in de i n sc hri jv ing o p g e n o m e n ui t g a v e n
      - Binnenuitrusting                                                                             300.000
       - Buitenuitrusting                                                                            100.000
      - Stijging v o lg ens de index, kosten van
          materiaal en a r b e i d s l o o n (15 % op het
          i n s c hri jv ing sg ede el te)                                                           1 0 5. 900
      - Mo n e t a i r e s c h o m m e l i n g e n 15 %                                              20 2.035
3. Advies v e r i f i c a t i e bouw
      (Quantity Surveyor)                           5%                                                 72 ,4 47
                                                                                                 1.52 1.3 82
      d.i. 1. 74 2.6 70 Ecu, af g e r o n d op 1 . 7 5 0.0 00 Ecu.
V e rz oek om o v e r s c h r i j v i n g
           De b e g r o t i n g voor het b e g r o t i n g s j a a r 1984 omvat in h o o f dst uk 100
(Voorzieningen) een krediet van 2 m i l j o e n Ecu be s t e m d voor de o p r i c h t i n g van
het ge bouw van de de l e g a t i e te Canberra; de Comm iss ie stelt de be g r o t i n g s -
auto rit ei t voor m a c h t i g i n g te v e r l e n e n tot o v e r s c h r i j v i n g van een krediet
van 1. 750.000 Ecu naar artikel 207 : o p r i c h t i n g van g e b o uwe n, dat slechts
p.m. is vermeld.
           Dit be drag stemt ov e r e e n met de b e h o e f t e n vo l g e n s de i n s c h r i j v i n g e n
ener zij ds en de ramingen van de niet in de in s c h r i j v i n g e n o p g e n o m e n u i tg ave n
anderzijds.
 ---pagebreak---                        STAND VAN DE K R E D IET EN VAN H O O F DST UK A-100
                                         PER 17 APRIL 1984
1. To tale t o e w ijz in g                                      3. 24 8.0 00
2. O v e r s c h r i j v i n g e n die in be ha nde li ng
   zijn                                                          2.30 0.0 00
3. Verr ich te o v e r s c h r i j v i n g e n
4. Nog be s c h i k b a a r                                          94 8. 000
 ---pagebreak---                 VERGELIJKEND OVERZICHT (IN AUS. DOLLAR) VOOR DE COMMISSIE TUSSEN HUUR OP DE PLAATSELIJKE MARKT
                                           EN INVESTERING UIT DE ALGEMENE BEGROTING
Periode                HUUR (1) BESTAANDE RUIMTEN (1 .200 M2)                  INVESTERING UIT DE EIGEN MIDDELEN (1.500 M2)
(1 jaar
tot 1/3)            OMSCHRIJVING             KOSTEN    TOTALE KOSTEN (I) OMSCHRIJVING     KOSTEN         TOTALE KOSTEN (II)
1984          Kosten 1.3.1984 + 11.78      185.006         185.006       Huur +            585.006            585.006
              vanaf 1.3.1983                                               400.000 E
1985          ft                           185.006         370.012       Huur +          1.535.006         2 .120.012
                                                                         1.350.000 E
1986          Kosten 1.3.1986 + 25 %       202.418         572.430       Huur 2 maan-       30.835         2.150.847
              (164.720)                                                  den
                                                                                                           2.150.847
              tl                           205.900         778.330           -                -            2.150.847
1987
              If                           205.900         984.230                                         2.150.847
1988
1989          Kosten 1.3.1988  + 25 %      248.796       1.233.026                                                     I
               (205.900)                                                                                   2.150.847
              If                            257.375      1.490.401                            “            2.150.847
1990
1991          It                           257.375       1.747.776                                         2.150.847
1992          Kosten 1.3.1991  + 25 %       310.995      2.058.771
               (257.375)                                                                                    2.150.847
1993          tf                            321.719      2.380.490                            “             2.150.847
1994          tl                            321.719      2.702.209                                          2.150.847
1995          Kosten 1.3.1994  + 25 %     . 388.744      3.090.953
               (321.719)                                                                                    2.150.847
              tl                            402.149      3.495.102           —                              2.150.847
1996
1997          It                            402.149      3.895.251                                          2.150.847
1998          Kosten 1.3.1997  + 25 %       485.930      4.381.181           “                                       -
               (402.149)
(1) Waarvan 20.287 Ecu/jaar niet geïndexeerd tot 1.3.1986
 ---pagebreak--- VERSCHIL INVESTERINGSKOSTEN VERSCHIL TUSSEN BEIDE         FICTIEVE RENTE (12 %)              GECUMULEERD TOTAAL
TEN OPZICHTE VAN HUUR       SYSTEMEN (inclusief               (SAMENGESTELD)                 VAN HET KOSTEN-
(II-I) = III                rente) (1 )                                                      VERSCHIL (1) + (2)
                            III + (IV van voorgaand VAN HET JAAR (2 )     GECUMULEERD (IV)   of (III)
                            jaar)
            4 0 0 .000 \              400.000            52.000                    52.000            452.000
   ,+    1.750.000     !           1.802.000           234.260                   286.260           2.036.260
      +  1.578.417                 1.864.677           233.085                   519.345           2.097.762
      +  1.372.517                 1.891.862           198.646                   717.991           2.090.508
      +  1.166.617                 1.884.608           197.884                   915.875           2.082.492
    +      917,821                 1.833.696           192.538                 1.108.413           2.026.234
    +·     660.446                 1.768.859          185.730                  1.294.143           1.954.589
    ♦      403.071                 1.697.214          178.207                  1.472.350   !       1.875.421
    +        92.076               1.564.426           164.265                  1.636.615           1.728.691
    -
           229.643                1.406.972           147.732                 1.784.347            1.554.704
    -      551.352                1.232.985           129.463                 1.913.810 *          1.362.448
           940.106                   973.704          102.239                 2.016.049            1.075.943
    “
    -   1.342.255                    673.794            70.748                2.086.797              744.542
   '-   1.744.404                    342.393            35.951                2.122.748              378.344
        2.230.334                 - 107.586          - 11.297          I
                                                                              2.111 .451         -   118.883
                                                                        !
                                                                       i
                                                                        I
 ---pagebreak---                              BIJLAGE 1 - 2
                               RENTESCHAAL       (in Ecu)
1984 :: 400.000 X 0,.13 =                         -                52.000
1985 :: 400.000 + 52.000 _+ 1.350.000 = 1.802.000 :X 0,13 =       234.260
1986 :: 1.802.000 + 234.260 - 171.583 = 1 .864.677 X 0,125 =      233.085
1987 : 1.864.677 + 233.085 - 205.900 = 1.891.862 X       0,105 =  198.646
1988 : 1.891.862 + 198.646 - 205.900 = 1.884.608 X       0,105 =  197.884
1989 :; 1.884.608 + 197.884 - 248.796 = 1.833.696 X      0,105 =  192.538
1990 :: 1.833.696 + 192.538 - 257.375 = 1.768.859 X      0,105 =  185.730
1991 : 1.768.859 + 185.730 - 257.375 = 1.697.214 X 0,105 =        178.207
1992 :: 1.697.214 + 178.207 - 310.995 = 1 .564.426 X 0,105 =      164.265
1993 : 1.564.426 + 164.265 - 321.719 = 1.406.972 w 0,105 =        147.732
1994 :: 1.406.972 X 147.732 - 321.719 = 1 .232.985 X 0,105 =      129.463
1995 :: 1.232.985 + 129.463 - 388.744 = 973.704 X 0,105 =         102.239
1996 :: 973.704 + 102.239 - 402.149 = 673.794 X 0 ,105 =           70.748
1997 :: 673.794 + 70.748 - ■4 02.149 = :3 42.393 X 0, 105 =        35.951
1998 : 342.393 + 35.951 - ·4 85.930 = 107.586 X 0, 105 =         - 11.297
 ---pagebreak--- PARKES ---pagebreak--- QASEm ENT pl a n 1 Zoo ---pagebreak--- RES.’OENCe ---pagebreak---                              BIJLAGE III
              RAMING VAN DE BEHOEFTEN AAN DIENSTRUIMTEN
         OP MIDDELLANGE TERMIJN VAN DE DELEGATIE TE CANBERRA
Momenteel beschikt de Commissie over 1.200 m2, op twee verdiepingen,
voor een personeelsbestand van 25 personen.
Berekening van de behoeften op middellange termijn               in m2
- Receptie/telefoon PABX/vestiaire                                   50
- Hoofd van de delegatie                                             30
- Kantoren (32 personen à 15 m2 per persoon)                       480
- Archieven delegatie                                                50
- Zaal voor de codedienst + zaal voor vertrouwelijke
  documenten                                                         30
- Vergaderzalen                                                     120
- Documentatiezaal
- Bibliotheek                                                  l   220
- Leeszaal
- Zaal voor opslag documenten/publikaties                    J
- Zaal voor opslag papier, kantoorbehoeften, materiaal               60
- Zaal voor telex, post, frankering, fotocopiëren                    50
- Zaal voor technische diensten                                      50
- Keuken /"lunch room" personeel                                     40
- Sanitaire voorzieningen                                          100
- Zaal voor schoonmaakmateriaal                                      20
- Gangen en openbare ruimten                                       200
- Parking, kelderverdieping 8                                        PM
- Parkeerplaatsen buiten                                             PM
                                                                 1.500