CELEX: 32014R1042
Language: mt
Date: 2014-07-25 00:00:00
Title: Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1042/2014 tal- 25 ta' Lulju 2014 li jissupplimenta r-Regolament (UE) Nru 514/2014 fir-rigward tar-responsabbiltajiet tan-nomina u tal-ġestjoni u tal-kontroll ta' Awtoritajiet Responsabbli u fir-rigward tal-istatus u tal-obbligi tal-Awtoritajiet tal-Awditjar

3.10.2014   
            
            
               MT
            
            
               Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea
            
            
               L 289/3
            
         REGOLAMENT TA' DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1042/2014
   tal-25 ta' Lulju 2014
   li jissupplimenta r-Regolament (UE) Nru 514/2014 fir-rigward tar-responsabbiltajiet tan-nomina u tal-ġestjoni u tal-kontroll ta' Awtoritajiet Responsabbli u fir-rigward tal-istatus u tal-obbligi tal-Awtoritajiet tal-Awditjar
   IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
   Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
   Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta' April 2014 li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Asil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità u l-ġestjoni tal-kriżijiet (1), u b'mod partikolari l-Artikoli 26(4) u 29(1) tiegħu,
   Billi:
   
               (1)
            
            
               Sabiex tiġi żgurata l-kontinwità bejn l-implimentazzjoni tal-Fondi preċedenti skont il-Programm Ġenerali “Solidarjetà u Ġestjoni tal-Flussi ta' Migrazzjoni” il-qafas 2007-2013 u tar-Regolamenti Speċifiċi skont il-qafas 2014-2020, ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 ġie mfassal fil-biċċa l-kbira fuq ir-regoli fis-seħħ għall-Fondi preċedenti, iżda b'kunsiderazzjoni tat-tibdil introdott fil-ġestjoni konġunta mir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2).
            
         
               (2)
            
            
               Sabiex jiġi żgurat li l-korpi li jimplimentaw il-programmi nazzjonali għandhom il-kapaċità li jissodisfaw il-kompiti tagħhom b'mod effiċjenti u skont l-objettivi u l-prijoritajiet stabbiliti fir-Regolamenti Speċifiċi msemmija fl-Artikolu 2(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, ir-regoli għandhom jiġu stabbiliti biex jiġu nnominati, għas-superviżjoni tan-nominazzjoni tagħhom u jtemmuha fejn meħtieġ.
            
         
               (3)
            
            
               Sabiex jiġi żgurat li l-ambitu tar-responsabbiltajiet tagħhom jippermettilhom jimplimentaw il-programm nazzjonali, huwa meħtieġ li jiġu stabbiliti regoli li jiddefinixxu r-responsabbiltajiet ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtoritajiet Responsabbli, b'mod partikolari l-kundizzjonijiet li skonthom huma jistgħu jiddelegaw jew jesternalizzaw ftit mill-kompiti tagħhom.
            
         
               (4)
            
            
               Il-proċedura ta' selezzjoni u tal-għoti għall-għoti tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni skont programmi nazzjonali għandu jikkonforma mal-prinċipji tat-trasparenza, tan-nondiskriminazzjoni u tat-trattament ugwali. Huwa meħtieġ għalhekk li jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet li skonthom l-Istati Membri għandhom jimplimentaw l-azzjonijiet skont il-programmi nazzjonali, b'mod partikolari biex jidentifikaw taħt liema ċirkostanzi l-Awtorità Responsabbli tista' timplimenta proġetti b'mod dirett.
            
         
               (5)
            
            
               Fl-Istati Membri kollha, l-awditjar għandu jkun effettiv, ikollu l-ambitu xieraq u jitwettaq b'konformità mal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar. Għal dan il-għan, l-istandards tal-istatus u tal-awditjar tal-Awtoritajiet tal-Awditjar għandhom jiġu definiti b'mod ċar.
            
         
               (6)
            
            
               Sabiex jiġi żgurat li l-attivitajiet tal-awditjar tal-Awtoritajiet tal-Awditjar jippermettulhom isostnu l-opinjonijiet tal-awditjar tagħhom, it-tipi differenti ta' attivitajiet tal-awditjar għandhom jiġu definiti.
            
         
               (7)
            
            
               Huwa importanti li r-riżultati tal-attività tal-Awtorità tal-Awditjar huma rappurtati f'waqthom u b'mod adegwat lill-awtorità nnominata kif ukoll lill-Kummissjoni Ewropea. B'mod partikolari, huwa importanti li d-dikjarazzjoni ta' ġestjoni u s-sommarju annwali tar-rapporti finali ta' awditjar u ta' kontrolli mwettqa trażmessi bħala parti mit-talba annwali għal ħlas tirrifletti tajjeb ir-riżultat tax-xogħol u tal-konklużjonijiet tal-Awtorità tal-Awditjar. Għalhekk, l-Awtorità tal-Awditjar għandha, bħala parti mix-xogħol tagħha tal-awditjar, tiżgura li informazzjoni relatata mal-attività tagħha tal-awditjar hija rapportata b'mod xieraq f'dawn id-dokumenti.
            
         
               (8)
            
            
               Sabiex tkun tista' ssir applikazzjoni fil-pront tal-miżuri previsti f'dan ir-Regolament u ma jkunx hemm dewmien fl-approvazzjoni u l-implimentazzjoni tal-programmi nazzjonali, ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
            
         
               (9)
            
            
               Ir-Renju Unit u l-Irlanda huma marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u konsegwentement huma marbuta b'dan ir-Regolament.
            
         
               (10)
            
            
               Id-Danimarka la hija marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u lanqas b'dan ir-Regolament,
            
         ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
   KAPITOLU I
   
      DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
   
   Artikolu 1
   Definizzjonijiet
   Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament, japplikaw id-definizzjonijiet fir-Regolament (UE) Nru 514/2014. Għandhom japplikaw ukoll id-definizzjonijiet li ġejjin:
   
               (a)
            
            
               “awtorità ta' nomina” tfisser l-awtorità ministerjali ta' Stat Membru msemmija fl-Artikolu 26(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 li tinnomina l-Awtorità Responsabbli;
            
         
               (b)
            
            
               “awtoritajiet kompetenti” tfisser l-Awtorità Responsabbli, l-Awtorità tal-Awditjar u, fejn xieraq, l-Awtorità Delegata msemmija fl-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
            
         
               (c)
            
            
               “SFC2014” tfisser is-sistema tal-informazzjoni elettronika stabbilita mill-Artikolu 2 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni (UE) Nru 802/2014 (3);
            
         
               (d)
            
            
               “ftehim ta' għotja” tfisser ftehim jew forma ekwivalenti ta' strument ġuridiku abbażi li fuqu l-Awtorità Responsabbli tipprovdi għotjiet lill-benefiċjarju għall-għan biex jimplimenta proġett skont il-programm nazzjonali.
            
         KAPITOLU II
   
      L-AWTORITÀ RESPONSABBLI
   
   
      TAQSIMA I
   
   
      
         In-nomina tal-awtorità responsabbli
      
   
   Artikolu 2
   Kriterji u proċedura għan-nomina tal-Awtorità Responsabbli
   1.   Il-korp li għandu jiġi nnominat bħala l-Awtorità Responsabbli jkollu organizzazzjoni amministrattiva u sistema ta' kontroll intern li jkunu konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Anness ta' dan ir-Regolament (“kriterji ta' nomina”). Il-kriterji ta' nomina jikkonċernaw:
   
               (a)
            
            
               ambjent intern,
            
         
               (b)
            
            
               attivitajiet ta' kontroll;
            
         
               (c)
            
            
               informazzjoni u komunikazzjoni interna;
            
         
               (d)
            
            
               monitoraġġ u rapportar intern.
            
         L-Istati Membri jistgħu jistabbilixxu aktar kriterji ta' nomina biex jiġu kkunsidrati d-daqs, ir-responsabbiltajiet u karatteristiċi oħrajn tal-Awtorità Responsabbli.
   2.   Il-korp tal-awditjar imsemmi fl-Artikolu 26(3) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 jivvaluta jekk l-Awtorità Responsabbli prospettiva hijiex konformi mal-kriterji ta' nomina fl-Anness u jiddokumenta s-sejbiet, il-konklużjonijiet u l-opinjoni tal-awditjar tagħha, f'rapport tal-awditjar indirizzat lill-awtorità ta' nomina.
   3.   Jekk l-awtorità ta' nomina mhix sodisfatta li l-Awtorità Responsabbli prospettiva hija konformi mal-kriterji ta' nomina, tagħti lil dan il-korp struzzjonijiet speċifiċi biex tirrimedja n-nuqqasijiet ta' konformità u skadenza għal konformità qabel hi tkun tista' tiġi nominata bħala l-Awtorità Responsabbli.
   Bil-konformità tkun pendenti, il-korp jista' jingħata nomina provviżorja bħala Awtorità Responsabbli għal mhux iktar minn 12-il xahar. It-tul ta' dan il-perjodu provviżorju jkun proporzjonali man-nuqqasijiet ta' konformità identifikati.
   4.   Fuq nomina għall-Awtorità Responsabbli, l-Istat Membru jinnotifika lill-Kummissjoni mingħajr dewmien permezz tal-SFC 2014. Permezz ta' din in-notifika, l-Istat Membru jittrażmetti dokumentazzjoni li tistabbilixxi:
   
               (a)
            
            
               id-diviżjoni ewlenija ta' responsabbiltajiet bejn l-unitajiet organizzazzjonali tal-Awtorità Responsabbli;
            
         
               (b)
            
            
               fejn xieraq, ir-relazzjoni tagħha ma' awtoritajiet delegati, l-attivitajiet li għandhom jiġu delegati, u l-proċeduri ewlenin għas-superviżjoni ta' dawn l-attivitajiet delegati; kif ukoll
            
         
               (c)
            
            
               sommarju tal-proċeduri ewlenin għall-ipproċessar ta' talbiet finanzjarji minn benefiċjarji u għall-awtorizzazzjoni u l-irrekordjar tan-nefqa.
            
         Artikolu 3
   Superviżjoni tal-Awtorità Responsabbli u rieżaminazzjoni tan-nomina.
   1.   L-awtorità ta' nomina tissorvelja l-Awtorità Responsabbli, b'mod partikolari abbażi tal-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 14(2) ta' dan ir-Regolament, u ssegwi kull nuqqas li jiġi identifikat.
   2.   L-Istat Membru jiżgura li informazzjoni li tindika li l-Awtorità Responsabbli ma tikkonformax iżjed mal-kriterji ta' nomina hija rapportata lill-awtorità ta' nomina mingħajr dewmien.
   3.   Meta l-Awtorità Responsabbli ma tikkonformax iktar bis-sħiħ mal-kriterji tan-nomina, jew is-sistema tagħha ta' kontroll intern huwa tant defiċitarju li jxekkel l-abbiltà tagħha li tissodisfa l-kompiti tagħha, l-awtorità ta' nomina tpoġġi lill-Awtorità ta' Responsabbiltà taħt perjodu ta' prova. F'tali każijiet, l-awtorità ta' nomina tħejji pjan rimedjali għall-Awtorità Responsabbli biex timplimenta f'perjodu proporzjonat mal-gravità tan-nuqqasijiet ta' konformità jew ta' defiċjenza. Dan il-perjodu ma jaqbiżx it-12-il xahar mill-bidu tal-perjodu ta' prova.
   4.   L-awtorità ta' nomina tinforma fil-pront lill-Kummissjoni dwar kull pjan rimedjali mħejji skont il-paragrafu 3 u żżomm lill-Kummissjoni infurmata dwar il-progress tiegħu.
   5.   Jekk in-nomina tal-Awtorità Responsabbli tiġi mitmuma, l-awtorità ta' nomina tinnomina fil-pront Awtorità Responsabbli oħra skont l-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u l-Artikolu 2 ta' dan ir-Regolament biex tiżgura li ħlasijiet lill-benefiċjarji jibqgħu mingħajr interruzzjoni.
   6.   Meta l-Kummissjoni ssib li Stat Membru ma kkonformax mal-obbligu tiegħu li jħejji pjan rimedjali skont il-paragrafu 3 jew li l-Awtorità Responsabbli żżomm in-nomina tagħha filwaqt li tonqos milli timplimenta l-pjan rimedjali fil-perjodu ta' żmien impost, il-Kummissjoni tindirizza kull nuqqas li jibqa' permezz tal-proċedura ta' approvazzjoni tal-konformità prevista fl-Artikolu 47 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
   
      TAQSIMA II
   
   
      
         Responsabbiltajiet ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtorità Responsabbli
      
   
   Artikolu 4
   Kompiti tal-Awtorità Responsabbli
   L-Awtorità Responsabbli timmaniġġja u timplimenta l-programm nazzjonali skont il-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba. Hi:
   
               (a)
            
            
               tikkonsulta l-imsieħba skont l-Artikolu 12(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
            
         
               (b)
            
            
               tiżgura l-funzjonament korrett tal-kumitat ta' monitoraġġ imsemmi fl-Artikolu 12(4) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
            
         
               (c)
            
            
               tissottometti proposta lill-Kummissjoni għall-programm nazzjonali msemmi fl-Artikolu 14 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u kull reviżjoni sussegwenti billi tuża l-SFC2014;
            
         
               (d)
            
            
               tiddefinixxi u tistabbilixxi r-regoli ta' eliġibilità għal proġetti u kostijiet ta' proġetti għall-attivitajiet kollha, billi tiżgura trattament ugwali u tevita kull kunflitt ta' interess, skont il-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba.
            
         
               (e)
            
            
               torganizza u tirreklama sejħiet għal offerti u proposti, u torganizza u tirreklama s-selezzjoni sussegwenti u l-għoti ta' proġetti għal finanzjament skont il-programm nazzjonali, skont l-ambitu u l-objettivi tar-Regolamenti Speċifiċi msemmija fl-Artikolu 2(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u bil-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 9 ta' dan ir-Regolament;
            
         
               (f)
            
            
               tiżgura li hemm sistemi fis-seħħ biex tiġbor id-dejta meħtieġa biex tirrapporta l-indikaturi komuni u għal dawk speċifiċi għall-programm lill-Kummissjoni, flimkien ma' dejta oħra dwar l-implimentazzjoni tal-programm u ta' proġetti;
            
         
               (g)
            
            
               tirċievi ħlasijiet mill-Kummissjoni, u tħallas lill-benefiċjarji;
            
         
               (h)
            
            
               tiżgura konsistenza u komplementarjetà bejn kofinanzjament skont ir-Regolamenti Speċifiċi u bejn strumenti rilevanti oħra nazzjonali u tal-Unjoni;
            
         
               (i)
            
            
               tissorvelja l-proġetti u tiċċekkja li n-nefqa ddikjarata għal proġetti tkun saret fil-fatt u tkun konformi mar-regoli tal-Unjoni u nazzjonali;
            
         
               (j)
            
            
               tiżgura li jkun hemm sistema ta' reġistrazzjoni u ħażna f'rekords ta' kontabilità ta' forma kompjuterizzata għal kull proġett skont il-programmi nazzjonali u li d-dejta dwar l-implimentazzjoni li tkun meħtieġa għall-ġestjoni, il-monitoraġġ, il-kontroll u l-evalwazzjoni finanzjarja tinġabar;
            
         
               (k)
            
            
               mingħajr preġudizzju għal regoli nazzjonali tal-kontabilità, tiżgura li l-benefiċjarji u korpi oħrajn involuti fi proġetti ta' implimentazzjoni iffinanzjati skont il-programm nazzjonali jżommu jew sistema ta' kontabilità separata jew kodiċi ta' kontabilità adegwat għat-tranżazzjonijiet kollha relatati mal-proġett;
            
         
               (l)
            
            
               tiżgura li l-evalwazzjonijiet tal-programm nazzjonali msemmija fl-Artikolu 56 u fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 jiġu mwettqa fil-limiti ta' żmien rilevanti;
            
         
               (m)
            
            
               tiżgura li l-evalwaturi indipendenti jirċievu, għall-finijiet biex iwettqu l-evalwazzjoni msemmija fl-Artikolu 56 u fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tifformula l-opinjoni ta' evalwazzjoni, l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-ġestjoni tal-programm nazzjonali;
            
         
               (n)
            
            
               tistabbilixxi proċeduri biex tiżgura li d-dokumenti kollha dwar l-attivitajiet tan-nefqa, tad-deċiżjonijiet u ta' kontroll jkollhom rekord adegwat għall-awditjar u jinżammu skont ir-Regolamenti ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni adottati abbażi tal-Artikolu 27(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
            
         
               (o)
            
            
               tiżgura li l-Awtorità tal-Awditjar tirċievi, għall-finijiet biex twettaq l-awditjar imsemmi fl-Artikolu 29 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tifformula l-opinjoni tal-awditjar, l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-proċeduri ta' ġestjoni u ta' kontroll applikati u n-nefqa ffinanzjata skont ir-Regolamenti Speċifiċi.
            
         
               (p)
            
            
               tħejji r-rapporti ta' implimentazzjoni msemmija fl-Artikolu 54 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u r-rapporti ta' evalwazzjoni msemmija fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tissottomettihom lill-Kummissjoni billi tuża l-SFC2014;
            
         
               (q)
            
            
               tħejji t-talba għal ħlas skont l-Artikolu 44 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, u tissottomettiha lill-Kummissjoni billi tuża l-SFC2014;
            
         
               (r)
            
            
               twettaq attivitajiet ta' informazzjoni u ta' pubbliċità u xxerred ir-riżultati tal-programm, skont l-Artikolu 53 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
            
         
               (s)
            
            
               twettaq kontrolli amministrattivi u kontrolli fuq il-post skont l-Artikolu 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
            
         
               (t)
            
            
               tikkoopera mal-Kummissjoni u mal-Awtoritajiet Responsabbli fi Stati Membri oħrajn; kif ukoll
            
         
               (u)
            
            
               twieġeb għas-sejbiet tal-Awtorità tal-Awditjar jew billi tindirizzahom jew, meta s-sejbiet tal-Awtorità tal-Awditjar mhumiex aċċettati, billi tipprovdi ġustifikazzjoni dettaljata.
            
         Artikolu 5
   Awtorità Delegata
   1.   L-Awtorità Rsponsabbli tista' tiddelega xi ftit jew il-kompiti kollha tagħha lil awtorità delegata skont l-Artikolu 25(1)(c) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014. Kull delegazzjoni ta' kompiti tikkonforma mal-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba, u tiżgura konformita mal-prinċipju ta' nondiskriminazzjoni u ta' viżibbiltà tal-finanzjament tal-Unjoni. Il-kompiti delegati ma jikkawżawx kunflitti ta' interess.
   2.   L-ambitu tal-kompiti delegati mill-Awtorità Responsabbli għall-Awtorità Delegata u l-proċeduri dettaljati biex jiġu ssodisfati jiġu stabbiliti f'dokument iffirmat mill-Awtorità Responsabbli u mill-Awtorità Delegata. Dan l-Att ta' Delega jsemmi għall-inqas:
   
               (a)
            
            
               ir-Regolament Speċifiku rilevanti;
            
         
               (b)
            
            
               il-kompitu/i delegat(i) lill-Awtorità Delegata;
            
         
               (c)
            
            
               l-obbligu tal-Awtorità Delegata biex tivverifika l-konformità tal-benefiċjarji mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni;
            
         
               (d)
            
            
               l-obbligu tal-Awtorità Delegata biex tistabbilixxi u żżomm struttura ta' organizzazzjoni u sistema ta' ġestjoni u ta' kontroll xierqa għall-kompiti tagħha;
            
         
               (e)
            
            
               l-informazzjoni u d-dokumenti ta' sostenn li l-Awtorità Delegata għandha tissottometti lill-Awtorità Responsabbli u l-limiti taż-żmien li għandhom jiġu osservati; kif ukoll
            
         
               (f)
            
            
               il-mekkaniżmu tal-Awtorità Responsabbli għas-superviżjoni tal-Awtorità Delegata.
            
         3.   Skont l-Artikolu 25(1)(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, komunikazzjoni mal-Kummissjoni ma għandhiex tiġi delegata. L-Awtorità Delegata tikkomunika mal-Kummissjoni permezz tal-Awtorità Responsabbli.
   4.   Jekk l-Awtorità Delegata mhix korp privat jew ta' amministrazzjoni pubblika b'missjoni ta' servizz pubbliku mmexxi mil-liġi nazzjonali, l-Awtorità Responsabbli ma tiddelegax għaliha setgħat eżekuttivi li jinvolvu miżura kbira ta' diskrezzjoni li timplika għażliet politiċi.
   5.   L-Awtorità Responsabbli tibqa' responsabbli għall-kompiti li hi tkun iddelegat. L-Awtorità Responsabbli tirrevedi regolarment il-kompiti delegati biex tikkonferma li x-xogħol imwettaq huwa sodisfaċenti u b'konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni.
   6.   Għal kompiti delegati, dan ir-Regolament japplika għall-Awtorità Delegata b'analoġija.
   Artikolu 6
   Kompiti ta' esternalizzazzjoni
   L-Awtorità Responsabbli tista' testernalizza ftit mill-kompiti tagħha. Madankollu, hi tibqa' responsabbli għalihom.
   L-Awtorità Responsabbli tirrevedi regolarment il-kompiti esternalizzati biex tikkonferma li x-xogħol imwettaq huwa sodisfaċenti u b'konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni.
   
      TAQSIMA III
   
   
      Obbligi tal-Awtorità Responsabbli fir-rigward ta' intervent pubbliku
   
   Artikolu 7
   Ir-rwol tal-Awtorità Responsabbli bħala korp tal-għoti
   1.   Bħala regola ġenerali, l-Awtorità Responsabbli tagħti għotjiet għal proġetti skont il-programm nazzjonali abbażi ta' sejħiet għal proposti.
   2.   L-Awtorità Responsabbli tista' tagħti għotjiet għal proġetti abbażi ta' sejħa ristretta għall-proposti.
   Sejħiet ristretti għal proposti huma miftuħin biss għal organizzazzjonijiet magħżula minħabba n-natura speċifika tal-proġett jew il-kompetenza amministrattiva jew teknika tal-korpi mistiedna biex jissottomettu l-proposti.
   Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw l-użu ta' sejħa ristretta għal proposti tiġi stabbilita fis-sejħa għall-proposti.
   3.   L-Awtorità Responsabbli tista' tagħti għotjiet direttament meta n-natura speċifika tal-proġett jew il-kompetenza amministrattiva jew teknika tal-korpi rilevanti ma tħalli ebda għażla oħra, bħal fil-każ ta' monopolji de jure jew de facto.
   Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw l-użu ta' għotja diretta tiġi stabbilita fis-sejħa għall-proposti.
   4.   F'każijiet motivati b'mod xieraq, inkluża l-kontinwazzjoni ta' proġetti pluriennali li ġew magħżula wara sejħa għall-proposti preċedenti jew f'sitwazzjonijiet ta' emerġenza, għotjiet jistgħu jingħataw mingħajr sejħa għal proposti.
   Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw li l-għotja ingħatat mingħajr sejħa għal proposti tiġi stabbilita fid-deċiżjoni tal-għoti.
   5.   Meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti, la l-Awtorità Responsabbli u l-ebda Awtorità Delegata ma tista' tkun benefiċjarju ta' għotja mogħtija skont dan l-Artikolu.
   6.   L-Awtorità Responsabbli tiddetermina min jagħti għotjiet u tiżgura li kunflitti ta' interess jiġu evitati, b'mod partikolari meta l-applikanti huma korpi nazzjonali.
   Artikolu 8
   Il-kundizzjonijiet li fihom l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp eżekuttiv
   1.   L-Awtorità Responsabbli tista' tiddeċiedi li timplimenta proġetti direttament, jew waħedha jew f'assoċjazzjoni ma' kull awtorità nazzjonali oħra, minħabba setgħat amministrattivi, kompetenza teknika, jew għax il-karatteristiċi tal-proġett ma jħallu ebda għażla oħra għall-implimentazzjoni, bħal monopolju de jure jew rekwiżiti ta' sigurtà. F'tali każijiet, l-Awtorità Responsabbli tkun il-benefiċjarju tal-għotja.
   2.   Ir-raġunijiet tal-Awtorità Responsabbli biex taġixxi bħala korp eżekuttiv u tagħżel kull awtorità nazzjonali assoċjata kif deskritt fil-paragrafu 1 jiġu rappurtati lill-Kummissjoni fir-rapport ta' implimentazzjoni annwali msemmi fl-Artikolu 54 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
   3.   Meta timplimenta proġetti bħala korp eżekuttiv, l-Awtorità Responsabbli tosserva l-prinċipju tal-valur tal-flus u tipprevjeni kunflitti ta' interess.
   4.   Id-deċiżjoni amministrattiva għall-kofinanzjament ta' proġett skont il-programm nazzjonali tinkludi kull informazzjni meħtieġa biex tissorvelja l-implimentazzjoni ta' prodotti u servizzi kofinanzjati u biex tiċċekkja n-nefqa li tkun saret.
   5.   Jekk l-Awtorità Responsabbli aktarx li taġixxi bħala korp eżekuttiv fuq bażi regolari:
   
               (a)
            
            
               l-Awtorità Responsabbli u l-Awtorità tal-Awditjar mhux se tkun parti mill-istess korp, sakemm l-Awtorità tal-Awditjar tirrapporta lil korp barrani u l-indipendenza tagħha tal-awditjar hija garantita; kif ukoll
            
         
               (b)
            
            
               il-kompiti tal-Awtorità Responsabbli kif stabbilita fl-Artikolu 4 ma tiġix affettwata.
            
         Artikolu 9
   Proċedura ta' selezzjoni u tal-għoti
   1.   Is-sejħiet għal proposti msemmija fl-Artikolu 7(1) jiġu reklamati b'tali mod li jiżgura kompetizzjoni u pubbliċita xierqa fost benefiċjarji potenzjali. Kull bidla sostanzjali għas-sejħiet tiġi reklamata bl-istess mod.
   Is-sejħiet għal proposti msemmija fl-Artikolu 7(1) u (2) jispeċifikaw għall-inqas li ġej:
   
               (a)
            
            
               objettivi;
            
         
               (b)
            
            
               Kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti;
            
         
               (c)
            
            
               arranġamenti għall-Unjoni u, jekk applikabbli, finanzjament nazzjonali, inkluż, fejn applikabbli, il-possibbiltà biex tiġi applikata rata ogħla ta' kofinanzjament skont l-Artikolu 16(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;
            
         
               (d)
            
            
               l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni tal-proposti;
            
         
               (e)
            
            
               ir-regoli ta' eliġibbiltà għan-nefqa;
            
         
               (f)
            
            
               it-tul ta' żmien tal-proġett; kif ukoll
            
         
               (g)
            
            
               informazzjoni finanzjarja u oħra li għandha tinżamm u tiġi rappurtata.
            
         2.   Qabel ma tittieħed id-deċiżjoni tal-għoti, l-Awtorità Responsabbli tissodisfa lilha nfisha li l-benefiċjarji fil-proġett għandhom il-kapaċità li jilħqu l-kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti.
   3.   L-Awtorità Responsabbli tiddefinixxi l-proċeduri għall-wasla tal-proposti. Hi tissoġġetta proposti għal analiżi formali, teknika u baġitarja u valutazzjoni kwalitattiva li tapplika l-kriterji stabbiliti fis-sejħa għal proposti b'mod trasparenti u nondiskriminatorju. L-Awtorità Responsabbli tirrikordja bil-kitba r-raġunijiet għar-rifjut tal-proposti l-oħrajn.
   4.   Id-deċiżjoni tal-għoti tindika mill-inqas l-isem tal-benefiċjarji, id-dettalji essenzjali tal-proġett u l-objettivi operattivi tagħha, l-ammont massimu ta' kontribut tal-Unjoni u r-rata massima ta' kofinanzjament tal-kostijiet totali eliġibbli.
   5.   L-Awtorità Responsabbli tinforma bil-miktub lill-applikanti kollha bid-deċiżjoni tagħha. Tagħti lil kandidati li ma jirnexxux ir-raġunijiet għar-rifjut tagħhom b'referenza għall-kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti.
   Artikolu 10
   Dokumenti li jifformalizzaw l-għoti meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti
   1.   F'każijiet meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti, tistabbilixxi proċeduri ta' ġestjoni ta' proġetti li jeħtieġu, għall-inqas li:
   
               (a)
            
            
               jiġu ffirmati ftehimiet ta' għotja mal-benefiċjarji u
            
         
               (b)
            
            
               jiġu sorveljati l-ftehimiet ta' għotja, inkluża kull emenda tagħhom, permezz ta' mezzi amministrattivi bħal pereżempju skambji ta' korrispondenza jew ta' rapporti bil-miktub.
            
         2.   Il-ftehim tal-għotja jinkludi jew jindika dan li ġej:
   
               (a)
            
            
               ammont massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni;
            
         
               (b)
            
            
               perċentwal massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni skont ir-Regolament Speċifiku rilevanti;
            
         
               (c)
            
            
               deskrizzjoni u skeda dettaljata tal-proġett;
            
         
               (d)
            
            
               jekk applikabbli, kull kompitu maġġuri li l-benefiċjarju beħsiebu jagħti bħala sottokuntratt lil partijiet terzi; flimkien mal-kostijiet relatati;
            
         
               (e)
            
            
               il-pjan miftiehem tal-baġit bikri u ta' finanzjament għall-proġett, inkluż in-nefqa u d-dħul skont ir-regoli tal-eliġibbiltà stabbiliti;
            
         
               (f)
            
            
               metodu għall-kalkolu tal-ammont tal-kontribuzzjoni mill-Unjoni mat-tmiem tal-proġett;
            
         
               (g)
            
            
               skeda u dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni tal-ftehim, inklużi dispożizzjonijiet dwar obbligi ta' rapportar, emendi għall-ftehim u t-tmiem tal-ftehim;
            
         
               (h)
            
            
               objettivi operattivi tal-proġett, inklużi objettivi kkwantifikati u l-indikaturi li għandhom jiġu rrapportati;
            
         
               (i)
            
            
               dispożizzjoni li teħtieġ li l-benefiċjarju jiġbor, fil-mument opportun, id-dejta rekwiżita għall-indikaturi komuni stabbiliti fir-Regolament Speċifiku, u kull indikaturi speċifiċi għall-programmi, u li din id-dejta tiġi rrapportata tal-inqas darba fis-sena;
            
         
               (j)
            
            
               definizzjoni tal-kostijiet eliġibbli, inkluż, fejn applikabbli, deskrizzjoni tal-metodoloġija biex ikunu determinati l-ispejjeż tal-iskala ta' unità, u l-finanzjament tas-somom f'daqqa (lump sums) u tar-rati fissi;
            
         
               (k)
            
            
               ir-rekwiżiti u l-kundizzjonijiet taż-żamma tal-kotba relatati mal-ħlasijiet tal-għotja;
            
         
               (l)
            
            
               kundizzjonijiet relatati mar-rendikont tal-awditjar;
            
         
               (m)
            
            
               dispożizzjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-dejta u
            
         
               (n)
            
            
               dispożizzjonijiet relatati mal-pubbliċità.
            
         3.   Bħala regola ġenerali, il-ftehim ta' għotja jiġi ffirmat qabel tibda kull attivita ta' proġett imposta lill-programm nazzjonali.
   4.   Il-ftehim ta' għotja jikkjarifika b'mod espliċitu li l-Kummissjoni, jew ir-rappreżentanti tagħha, u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw setgħat ta' awditjar fuq il-benefiċjarji kollha ta' għotjiet, kuntratturi u sottokuntratturi li jirċievu finanzjament mill-Unjoni skont il-programm nazzjonali, u se jibqgħu jagħmlu hekk abbażi ta' dokumentazzjoni u kontrolli fuq il-post.
   Artikolu 11
   Dokumenti li jifformalizzaw l-għotjiet meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala entità eżekuttiva
   1.   F'każijiet fejn l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala entità eżekuttiva, tistabbilixxi proċeduri ta' ġestjoni tal-proġett li jeħtieġu tal-inqas li:
   
               (a)
            
            
               tiġi fformalizzata deċiżjoni amministrattiva li tikkofinanzja proġetti u
            
         
               (b)
            
            
               jiġu sorveljati d-deċiżjoni amministrattiva u kull emendi tagħhom permezz ta' mezzi amministrattivi bħal pereżempju skambji ta' korrispondenza jew ta' rapporti bil-miktub.
            
         2.   Id-deċiżjoni amministrattiva tinkludi jew tindika dan li ġej:
   
               (a)
            
            
               ammont massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni;
            
         
               (b)
            
            
               perċentwal massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni skont ir-Regolament Speċifiku rilevanti;
            
         
               (c)
            
            
               deskrizzjoni u skeda ta' żmien dettaljata tal-proġett;
            
         
               (d)
            
            
               jekk applikabbli, kull kompitu maġġuri li l-benefiċjarju beħsiebu jagħti bħala sottokuntratt lil partijiet terzi, flimkien mal-kostijiet relatati;
            
         
               (e)
            
            
               il-pjan miftiehem tal-baġit bikri u ta' finanzjament għall-proġett, inkluż in-nefqa u d-dħul skont ir-regoli tal-eliġibbiltà stabbiliti;
            
         
               (f)
            
            
               metodu għall-kalkolu tal-ammont tal-kontribuzzjoni mill-Unjoni mat-tmiem tal-proġett;
            
         
               (g)
            
            
               objettivi operattivi tal-proġett, inklużi objettivi kkwantifikati u l-indikaturi li għandhom jintużaw;
            
         
               (h)
            
            
               dispożizzjoni li teħtieġ li l-Awtorità Responsabbli tiġbor, u tirrapporta tal-inqas darba fis-sena, id-dejta rekwiżita għall-indikaturi komuni stabbiliti fir-Regolament Speċifiku, u kull indikaturi speċifiċi għall-programm, u li din id-dejta tiġi rrappurtata tal-inqas darba fis-sena;
            
         
               (i)
            
            
               definizzjoni tal-kostijiet eliġibbli, inkluż, fejn applikabbli, deskrizzjoni tal-metodoloġija biex ikunu determinati l-ispejjeż tal-iskala ta' unità, u s-somom f'daqqa (lump sums) u l-finanzjament tar-rati fissi;
            
         
               (j)
            
            
               ir-rekwiżiti u l-kundizzjonijiet taż-żamma tal-kotba relatati mal-pagament tal-għotja;
            
         
               (k)
            
            
               kundizzjonijiet relatati mar-rendikont tal-awditjar;
            
         
               (l)
            
            
               dispożizzjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-dejta u
            
         
               (m)
            
            
               dispożizzjonijiet relatati mal-pubbliċità.
            
         3.   Bħala regola ġenerali, id-deċiżjoni amministrattiva tittieħed qabel tibda kull attivita ta' proġett imposta lill-programm nazzjonali.
   4.   Id-deċiżjoni amministrattiva tikkjarifika b'mod espliċitu li l-Kummissjoni, jew ir-rappreżentanti tagħha, u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw setgħat ta' awditjar fuq il-benefiċjarji kollha ta' għotjiet, kuntratturi u sottokuntratturi li jirċievu finanzjament mill-Unjoni skont il-programm nazzjonali, u se jibqgħu jagħmlu hekk abbażi ta' dokumentazzjoni u kontrolli fuq il-post.
   KAPITOLU III
   
      L-ISTATUS TAL-AWTORITÀ TAL-AWDITJAR U L-OBBLIĠI FIR-RIGWARD TA' AWDITJAR
   
   Artikolu 12
   L-istatus tal-Awtorità tal-Awditjar
   1.   Skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u tal-Artikolu 25(1)(b) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, l-Awtorità tal-Awditjar tiffunzjona b'mod indipendenti mill-Awtorità Responsabbli. Indipendenza funzjonali tiġi kkunsidrata li teżisti meta ma jkun hemm l-ebda relazzjoni ġerarkika diretta bejn l-Awtorità tal-Awditjar u l-Awtorità Responsabbli, u l-Awtorità tal-Awditjar jkollha awtonomija sħiħa fl-opinjonijiet u fid-dikjarazzjonijiet tagħha.
   2.   Ix-xogħol kollu tal-awditjar jitwettaq skont standards tal-awditjar aċċettati internazzjonalment.
   Artikolu 13
   Esternalizzazzjoni ta' xogħol tal-awditjar
   L-Awtorità tal-Awditjar tista' testernalizza parti mix-xogħol tal-awditjar tagħha lil-korp ieħor tal-awditjar, sakemm dan il-korp huwa funzjonalment indipendenti mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar tibqa' responsabbli għax-xogħol li hi testernalizza.
   Awditjar esternalizzat jitwettaq skont standards tal-awditjar aċċettati internazzjonalment u skont monitoraġġ u superviżjoni mill-qrib tal-Awtorità tal-Awditjar.
   Artikolu 14
   Awditjar
   1.   Biex tingħata l-opinjoni msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 l-Awtorità tal-Awditjar twettaq awditjar ta' sistema u ta' finanzjament.
   2.   Awditi tas-sistema jivverifikaw jekk is-sistemi ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtorità Responsabbli ħadmux effettivament b'tali mod li jagħtu assigurazzjoni raġonevoli li n-nefqa inkluża fil-kontijiet annwali hija legali u regolari.Ibbażat fuq dan l-awditjar, l-Awtorità tal-Awditjar tiddetermina jekk l-Awtorità Responsabbli tkomplix tikkonforma mal-kriterji tan-nomina stabbilita fl-Anness.
   3.   Awditjar finanzjarju jiġi mwettaq biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet annwali jagħtu stampa reali u ekwa tan-nefqa ddikkjarata mill-Awtorità Responsabbli.
   Sabiex jiġi konkluż jekk il-kontijiet jagħtux stampa reali u ekwa, l-Awtorità tal-Awditjar tivverifika li l-elementi kollha tan-nefqa mħallsa u l-kontribuzzjonijiet pubbliċi riċevuti u mdaħħla fil-kontijiet tal-Awtorità Responsabbli fis-sena finanzjarja huma rrekordjati korrettament fis-sistema tal-kontabilità u jikkorrispondu għar-rekords tal-kontabilità ta' sostenn miżmuma mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar b'mod partikolari, abbażi ta' dawn il-kontijiet:
   
               (a)
            
            
               tivverifika li l-ammont totali ta' nefqa eliġibbli ddikjarata fit-talba għall-ħlas tal-bilanċ annwali sottomess lill-Kummissjoni jaqbel man-nefqa fil-kontijiet tal-Awtorità Responsabbli u, jekk ikun hemm differenzi, li spjegazzjonijiet adegwati jkunu ġew provduti fil-kontijiet għall-ammonti ta' rikonċiljazzjoni;
            
         
               (b)
            
            
               tivverifika li l-ammonti miġbuda u rkuprati, l-ammonti li għandhom jiġu rkuprati, u l-ammonti irrekuperabbli sa tmiem is-sena finanzjarja, jikkorrispondu għall-ammonti imdaħħla fis-sistema tal-kontabilità tal-Awtorità Responsabbli u huma appoġġati minn deċiżjonijiet dokumentati tal-Awtorità Responsabbli;
            
         
               (c)
            
            
               taċċerta li l-Awtorità Responsabbli tkun wettqet il-kontrolli amministrattivi u fuq il-post skont l-Artikolu 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
            
         Il-verifiki msemmija fil-punti (a), (b) u (c) jistgħu jitwettqu fuq bażi ta' kampjun.
   4.   Bħala parti mis-sistema u mill-awditjar finanzjarju tagħha, l-Awtorità tal-Awditjar twettaq mill-ġdid ftit mill-kontrolli amministrattivi u fuq il-post li kienu mwettqa mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar tiddetermina l-punt tat-twettiq mill-ġdid tax-xogħol ta' awditjar ibbażat fuq il-valutazzjoni tagħha ta' riskju.
   5.   Jekk l-awditjar ta' sistema jew finanzjarju tal-Awtorità tal-Awditjar jidentifika dgħufijiet materjali fit-tħaddim effettiv tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll tal-Awtorità Responsabbli, l-Awtorità tal-Awditjar:
   
               (a)
            
            
               tevalwa l-impatt finanzjarju u operattiv ta' dawn id-dgħufijiet;
            
         
               (b)
            
            
               tagħmel rakkomandazzjonijiet xierqa lill-Awtorità Responsabbli għal miżuri korrettivi u preventivi;
            
         
               (c)
            
            
               tissorvelja l-implimentazzjoni tal-Awtorità Responsabbli ta' dawn il-miżuri u tivvaluta jekk hux fis-seħħ pjan ta' azzjoni biex jerġa' jkun hemm funzjonament effettiv tas-sistemi ta' ġestjoni u ta' kontroll.
            
         6.   Hekk kif ittemm l-attivitajiet ta' awditjar tagħha msemmija fil-paragrafi 1, 2 u 3, l-Awtorità tal-Awditjar tirrapporta is-sejbiet tagħha lill-awtorità ta' nomina, tinkludi jekk, fl-opinjoni tagħha, l-Awtorità Responsabbli tkomplix tikkonforma mal-kriterji ta' nomina.
   7.   L-Awtorità tal-Awditjar tiżgura li l-informazzjoni kollha relatata mal-attivitajiet ta' awditjar tagħha msemmija fil-paragrafi 1, 2 u 3 hija rappurtata adegwatament mill-Awtorità Responsabbli lill-Kummissjoni Ewropea.
   KAPITOLU IV
   
      DISPOŻIZZJONI FINALI
   
   Artikolu 15
   Id-dħul fis-seħħ
   Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fil-jum ta' wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
   
      Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri skont it-Trattati.
      Magħmul fi Brussell, il-25 ta' Lulju 2014.
      
         
            Għall-Kummissjoni
         
         
            Il-President
         
         José Manuel BARROSO
      
   
   
      (1)  ĠU L 150, 20.5.2014, p. 112.
   
      (2)  Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).
   
      (3)  Ir-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni (UE) Nru 802/2014 tal-24 ta' Lulju 2014 li jistabbilixxi mudelli għal programmi nazzjonali u li jistabbilixxi t-termini u l-kundizzjonijiet tas-sistema tal-iskambju tad-dejta elettronika bejn il-Kummissjoni u l-Istati Membri skont ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Asil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità u l-ġestjoni tal-kriżijiet (ĠU L 219, 25.7.2014, p. 22).
   
      ANNESS
      Il-kriterji ta' Nomina għall-Awtorità Responsabbli
      1.   L-ambjent Intern
      
      (A)   L-istruttura organizzazzjonali
      
      
               
                  (1)
               
               
                  L-istruttura organizzazzjonali li tippermetti lill-Awtorità Responsabbli biex tesegwixxi l-kompiti tagħha stabbiliti fl-Artikolu 4.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  L-istruttura organizzazzjonali, definita fit-tabella tal-organizzazzjoni, li turi tqassim ċar tar-rwoli u r-responsabbiltajiet.
               
            (B)   L-istandard tar-riżorsi umani
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Ir-riżorsi umani xierqa biex jitwettqu l-kompiti deskritti fl-Artikolu 4.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Is-segregazzjoni tad-dmirijiet hekk li l-ebda membru tal-persunal ma jkollu responsabbiltà għal aktar minn waħda fost awtorizzazzjoni, pagamenti jew kontabbilità tas-somom imposti lill-programm nazzjonali, u l-ebda membru tal-persunal ma jwettaq wieħed minn dawk il-kompiti mingħajr ma jkun sorveljat minn membru ieħor tal-persunal.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Id-definizzjoni bil-miktub tar-responsabbiltajiet ta' kull membru tal-persunal, inklużi l-limiti fuq l-awtorità finanzjarja tiegħu jew tagħha.
               
            
               
                  (4)
               
               
                  Taħriġ xieraq għall-persunal.
               
            
               
                  (5)
               
               
                  Il-proċeduri biex jiġu evitati kunflitti ta' interessi, inkluż fejn membru tal-persunal li jokkupa pożizzjoni ta' responsabbiltà jew pożizzjoni sensittiva fir-rigward tal-verifika, l-awtorizzazzjoni, l-pagamenti u tal-għoti ta' rendikont tat-talbiet iwettaq ukoll funzjonijiet oħrajn barra mill-Awtorità Responsabbli.
               
            2.   L-Attivitajiet ta' Kontroll
      
      (A)   L-Għażla ta' proġetti
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri dwar l-għażla u l-għoti ta' għotjiet skont l-Artikolu 9.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri rigward il-kontenut u l-iffirmar ta' ftehimiet tal-għotja u deċiżjonijiet amministrattivi skont l-Artikoli 10 u 11.
               
            (B)   Il-proċeduri għal kontrolli amministrattivi u fuq il-post
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri għall-infurmar tal-maniġment tal-Awtorità Responsabbli f'livell xieraq, fuq bażi regolari u f'waqtha bir-riżultati tal-kontrolli mwettqa, sabiex tippermetti rieżami tal-istrateġija ta' kontroll u l-proċeduri ta' kontroll intern meta jiġu identifikati nuqqasijiet sistemiċi jew kif meħtieġ.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Id-deskrizzjoni tal-metodu tat-teħid ta' kampjuni użat meta l-kontrolli fuq il-post jew amministrattivi ma jkunux eżawrenti iżda jiġu mwettqa fuq bażi ta' kampjun, u proċedura biex tirrapporta d-diskrepanzi u l-irregolaritajiet.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Fejn dokumenti (fuq karta jew f'forma elettronika) relatati mal-kontrolli mwettqa fuq pretensjonijiet finanzjarji huma miżmuma minn korpi oħra, il-proċeduri stabbiliti minn dawn il-korpi u l-Awtorità Responsabbli biex tiżgura li l-Awtorità Responsabbli għandha aċċess għal dawn id-dokumenti.
               
            (C)   Il-proċeduri għall-awtorizzazzjoni ta' pagamenti ta' talbiet finanzjarji sottomessi minn benefiċjarju
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri li jiżguraw il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni ta' ftehimiet ta' għotja, deċiżjonijiet amministrattivi u kuntratti skont it-termini u l-kundizzjonijiet kuntrattwali.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex tirċievi, tirreġistra u tipproċessa t-talbiet finanzjarji sottomessi minn benefiċjarju, li jiddefinixxu b'mod partikolari d-deskrizzjoni tad-dokumenti li għandhom jintużaw u l-proċedura ta' rieżami tax-xogħol imwettaq.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Lista ta' kontroll tal-verifiki meħtieġa minn kull membru tal-persunal responsabbli għall-awtorizzazzjoni, inkluż rieżami tax-xogħol imwettaq.
               
            
               
                  (4)
               
               
                  Il-proċedura għall-awtorizzazzjoni ta' pagament, inkluża l-verifika tal-konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni u inklużi l-kontrolli meħtieġa mill-Artikoli 5(2) u 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 sabiex jipprevjenu u jidentifikaw il-frodi u l-irregolarità b'rigward partikolari għar-riskji ffaċċjati.
               
            (D)   Il-proċeduri għall-pagament
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex ikun żgurat li l-pagamenti jsiru biss f'kontijiet bankarji li jappartjenu għall-benefiċjarju u li l-ebda pagamenti ma jsiru fi flus.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-pagamenti kollha li għalihom ma jsirux trasferimenti jkunu kkreditati mill-ġdid fil-baġit tal-programm nazzjonali.
               
            (E)   Il-proċeduri għall-kontabbiltà
      
      Il-proċeduri tal-kontabbiltà sabiex jiġi assigurat li kontijiet annwali jkunu sħaħ, preċiżi u f'waqthom, u li kwalunkwe żball jew ommissjoni jiġi identifikat u kkorreġut, b'mod partikolari permezz ta' kontrolli u rikonċiljazzjonijiet perjodiċi.
      (F)   Il-proċeduri għall-pagament bil-quddiem
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-pagamenti bil-quddiem lill-benefiċjarji huma identifikati b'mod separat fir-rekords tal-kontabbiltà.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex ikun żgurat li l-pagamenti bil-quddiem jiġu approvati fil-limiti ta' żmien stipulati u dawk li misshom diġà ġew approvati għandhom jiġu identifikati.
               
            (G)   Il-proċeduri għad-djun
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-kriterji previsti fil-punti (A) sa (D) japplikaw, mutatis mutandis, għal ammonti li l-Awtorità Responsabbli tkun meħtieġa li tirkupra f'konformità mal-Artikolu 21(h) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat segwitu xieraq fuq ordnijiet ta' rkupru maħruġa u, jekk ikun applikabbli, dwar l-interessi moratorji.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li jekk l-irkupru ma jistax isir, il-kawża hija identifikata, sabiex tevalwa jekk l-Istat Membru għandux jagħmel rimborż fil-baġit tal-Unjoni.
               
            
               
                  (4)
               
               
                  Is-sistema għar-rikonoxximent tal-ammonti kollha dovuti u għar-reġistrar tad-djun kollha bħal dawn qabel jiġu riċevuti fil-ktieb tad-debituri.
               
            
               
                  (5)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li dan il-ktieb tad-debituri hu vverifikat f'intervalli regolari sabiex tiġi żgurata l-affidabilità u l-kompletezza tiegħu.
               
            (H)   Il-proċeduri għall-identifikazzjoni ta' irregolaritajiet u kontra l-frodi
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Definizzjonijiet ta' irregolaritajiet f'konformità mar-rekwiżiti tal-Unjoni.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Mekkaniżmi sabiex jiżguraw li l-irregolaritajiet jistgħu jiġu identifikati fil-ħin u li jistgħu jittieħdu miżuri korrettivi immedjati.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġu stabbiliti miżuri proporzjonati kontra l-frodi.
               
            
               
                  (4)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiżguraw li l-Kummissjoni tinżamm infurmata bl-irregolaritajiet li jinstabu, u jekk ikun xieraq, bi kwalunkwe miżuri korrettivi li jittieħdu fil-kontijiet annwali.
               
            (I)   Ir-rekord tal-awditjar
      
      Il-proċedura sabiex jiġi żgurat rekord tal-awditjar adegwat skont ir-Regolament ta' implimentazzjoni adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 27(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, billi tiġi provvista evidenza dokumentarja, li tinżamm fil-bini tal-Awtorità Responsabbli, li tirrigwarda l-għażla ta' proġetti, l-awtorizzazzjoni, il-kontabbiltà u l-pagament ta' talbiet finanzjarji sottomessi minn benefiċjarju u l-immaniġġjar tal-pagamenti bil-quddiem u tad-djun.
      3.   L-Informazzjoni u Komunikazzjoni Interna
      
      (A)   Il-Komunikazzjoni
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li:
                  
                              (a)
                           
                           
                              il-bidliet kollha fil-leġiżlazzjoni tal-Unjoni huma rreġistrati;
                           
                        
                              (b)
                           
                           
                              l-istruzzjonijiet, il-bażijiet tad-dejta u l-listi ta' kontroll jiġu aġġornati biex jirriflettu dawn id-drittijiet b'mod f'waqtu; kif ukoll
                           
                        
                              (c)
                           
                           
                              il-partijiet kollha interessati, bħall-Awtorità Delegata, jiġu infurmati dwar dawn il-bidliet fil-ħin.
                           
                        
            
               
                  (2)
               
               
                  Proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-benefiċjarji kollha jkollhom l-informazzjoni meħtieġa sabiex iwettqu l-kompiti tagħhom u jimplimentaw l-operazzjonijiet.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Il-proċeduri sabiex jiżguraw informazzjoni adegwata ex post dwar ir-riżultati tal-proċess tal-għażla hi mogħtija lill-applikanti.
               
            (B)   Is-sigurtà tas-sistemi tal-informazzjoni
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Is-sigurtà tas-sistema(i) tal-informazzjoni użata(i) hijiex konformi mal-istandards aċċettati internazzjonalment l-aktar riċenti.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri li jiżguraw li l-miżuri finanzjarji u teknoloġiċi huma fi proporzjon mar-riskji.
               
            4.   Il-Monitoraġġ u r-rapportar intern
      
      (A)   Id-Dokumenti interni u rapporti
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Il-proċeduri ddokumentati u listi ta' kontroll korrispondenti li għandhom jitwettqu sabiex:
                  
                              (a)
                           
                           
                              jappoġġaw il-ħidma tal-kumitat tal-monitoraġġ imsemmija fl-Artikolu 12(4) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tipprovdih bl-informazzjoni li jeħtieġ sabiex iwettaq il-kompiti tiegħu, b'mod partikolari dejta relatata mal-progress tal-programm operazzjonali fl-ilħuq tal-objettivi tiegħu, dejta finanzjarja u dejta relatata ma' indikaturi u għanijiet;
                           
                        
                              (b)
                           
                           
                              tfassil ta' rapporti ta' implimentazzjoni annwali u finali, u sabiex jissottomettu dawn lill-Kummissjoni;
                           
                        
                              (c)
                           
                           
                              tħejjija tad-dokumenti li jikkostitwixxu t-talba għall-pagamenti tal-bilanċ annwali msemmija fl-Artikolu 44 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014
                           
                        
                              (d)
                           
                           
                              żgurar li l-maniġment superjuri jkun ipprovdut bir-rapporti u l-informazzjoni kollha meħtieġa sabiex b'mod effettiv jissorvelja l-implimentazzjoni tal-programmi li huwa responsabbli għalih; kif ukoll
                           
                        
                              (e)
                           
                           
                              żgurar li l-maniġment superjuri jirċievi r-rapporti minn valutazzjonijiet indipendenti jew verifiki dwar il-funzjonament tas-sistemi tagħhom.
                           
                        
            
               
                  (2)
               
               
                  Il-proċeduri dokumentati għar-rappurtar u l-monitoraġġ, jekk l-Awtorità Responsabbli tkun fdata bit-twettiq tal-kompiti lil korp ieħor.
               
            (B)   Il-monitoraġġ ta' kompiti oħrajn mhux imwettqa mill-awtoritajiet infushom
      
      
               
                  (1)
               
               
                  Fejn il-korpi jaġixxu taħt ir-responsabbiltà tal-Awtorità Responsabbli, bl-esklużjoni tal-awtoritajiet delegati, il-proċeduri sabiex jiżguraw li hemm fis-seħħ mekkaniżmi ta' sorveljanza sabiex jiżguraw ġestjoni finanzjarja soda.
               
            
               
                  (2)
               
               
                  Meta l-attivitajiet ta' kontroll huma esternalizzati, il-proċeduri sabiex jiżguraw li hemm fis-seħħ mekkaniżmi ta' sorveljanza sabiex jiżguraw metodoloġija ta' kontroll komuni u l-konsistenza tal-ħidma.
               
            
               
                  (3)
               
               
                  Fejn l-Awtorità Responsabbli tiddelega l-attivitajiet, il-proċeduri sabiex jiżguraw li jitħares l-Artikolu 5(4) ta' dan ir-Regolament.