CELEX: 31999F0130(02)
Language: el
Date: 1998-11-03 00:00:00
Title: Πράξη του Συμβουλίου της 3ης Νοεμβρίου 1998 περί εγκρίσεως των κανόνων των εφαρμοστέων στα αρχεία ανάλυσης της Europol

Avis juridique important

|

31999F0130(02)

Πράξη του Συμβουλίου της 3ης Νοεμβρίου 1998 περί εγκρίσεως των κανόνων των εφαρμοστέων στα αρχεία ανάλυσης της Europol  

Επίσημη Εφημερίδα αριθ. C 026 της 30/01/1999 σ. 0001 - 0009

ΠΡΑΞΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 3ης Νοεμβρίου 1998 περεί εγκρίσεως των κανόνων των εφαρμοστέων στα αρχεία ανάλυσης της Europol (1999/C 26/01)ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,Έχοντας υπόψη τη σύμβαση, βάσει του άρθρου Κ.3 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, για την ίδρυση Ευρωπαϊκής Αστυνομικής Υπηρεσίας («σύμβαση Europol») (1), και ιδίως το άρθρο 10 παράγραφος 1,Λαμβάνοντας υπόψη:τη σύμβαση για την προστασία του ατόμου από την αυτοματοποιημένη επεξεργασία πληροφοριών προσωπικού χαρακτήρα, όπως εγκρίθηκε από το Συμβούλιο της Ευρώπης στις 28 Ιανουαρίου 1981 7τη σύσταση αριθ. R(87) 15, της 17ης Σεπτεμβρίου 1987, της επιτροπής των Υπουργών του Συμβουλίου της Ευρώπης, για τη χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στον αστυνομικό τομέα 7το σχέδιο κανόνων που υπέβαλλε το διοικητικό συμβούλιο 7ότι το Συμβούλιο θεσπίζει ομοφώνως τους εκτελεστικούς κανόνες που αφορούν την επεξεργασία δεδομένων με σκοπό την ανάλυση,ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΥΣ ΕΞΗΣ ΚΑΝΟΝΕΣ:ΚΕΦΑΛΑΙΟ I ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ Άρθρο 1 ΟρισμοίΓια τους σκοπούς του παρόντος εγγράφου:α) με τον όρο «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», νοείται κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε φυσικό πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί 7 ως πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί λογίζεται το πρόσωπο εκείνο που μπορεί να προσδιοριστεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως βάσει αριθμού ταυτότητας ή βάσει ενός ή περισσοτέρων συγκεκριμένων στοιχείων που χαρακτηρίζουν την υπόστασή του από φυσική, βιολογική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική άποψη 7β) με τον όρο «αρχείο εργασίας προς ανάλυση», νοείται αρχείο το οποίο έχει ανοιχθεί με σκοπό τη ανάλυση, όπως αναφέρεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 της σύμβασης 7γ) με τον όρο «ανάλυση», νοείται η συγκέντρωση, επεξεργασία ή χρήση των δεδομένων προς υποβοήθηση έρευνας δίωξης του εγκλήματος, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 10 παράγραφος 2 της σύμβασης 7δ) με τον όρο «επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα», «επεξεργασία», νοείται κάθε εργασία ή σειρά εργασιών που πραγματοποιούνται, με ή χωρίς τη βοήθεια αυτοματοποιημένων διαδικασιών και εφαρμόζονται σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώρηση, η οργάνωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η τροποποίηση, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η ανακοίνωση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η εναρμόνιση ή ο συνδυασμός, καθώς και το κλείδωμα, η διαγραφή ή η καταστροφή.Άρθρο 2 Πεδίο εφαρμογήςΟι κανόνες που ορίζονται στο παρόν κείμενο εφαρμόζονται στην επεξεργασία δεδομένων με σκοπό την ανάλυση, όπως αναφέρεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol.Άρθρο 3 Παροχή δεδομένων προς ανάλυση1. Τα δεδομένα που προσφέρονται ώστε να περιληφθούν σε αρχείο εργασίας προς ανάλυση μπορεί να είναι είτε σε διαρθρωμένη, είτε σε μη διαρθρωμένη μορφή. Το κράτος μέλος που παρέχει τα δεδομένα γνωστοποιεί στην Europol για ποιο σκοπό παρέχονται τα δεδομένα και αν τυχόν υπάρχουν περιορισμοί στη χρήση, τη διαγραφή ή την καταστροφή τους ή περιορισμοί στην πρόσβαση σε αυτά, γενικής ή ειδικής φύσεως. Τα κράτη μέλη μπορούν επίσης να ενημερώσουν σχετικά την Europol σε μεταγενέστερο στάδιο.Η Europol μεριμνά ώστε τρίτοι που παρέχουν παρόμοια δεδομένα να γνωστοποιούν στην Europol για ποιο σκοπό παρέχονται και αν τυχόν υπάρχουν περιορισμοί στη χρήση τους.Αφού παραληφθούν τα δεδομένα, καθορίζεται το συντομότερο δυνατό σε ποιο αρχείο εργασίας μπορούν να ενταχθούν και σε ποιο βαθμό θα ενταχθούν σε αυτό.2. Σύμφωνα με το άρθρο 15 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol, τα δεδομένα αυτά παραμένουν υπό την ευθύνη του κράτους μέλους που τα παρέσχε και υπόκεινται στην εθνική του νομοθεσία, μέχρι τη στιγμή που θα ενταχθούν σε αρχείο εργασίας προς ανάλυση, χωρίς να θίγονται οι ευθύνες της Europol για τα δεδομένα, οι οποίες εκτίθενται στην παρούσα παράγραφο.Η Europol οφείλει να εξασφαλίζει ότι πρόσβαση στα δεδομένα έχει μόνο το κράτος μέλος που τα παρέσχε ή ο νομίμως εξουσιοδοτημένος αναλυτής της Europol, σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 2 σημείο 1 της σύμβασης Europol, προς καθορισμό του αν τα δεδομένα μπορούν να ενταχθούν σε αρχείο εργασίας προς ανάλυση.Αν η Europol, αφού εκτιμήσει τα δεδομένα, έχει λόγους να θεωρεί ότι αυτά δεν είναι ακριβή ή δεν ισχύουν πλέον, ενημερώνει σχετικώς το κράτος μέλος που τα παρέσχε.3. Δεδομένα τα οποία, αφού εκτιμήθηκαν, δεν επιλέχθηκαν ώστε να περιληφθούν σε αρχείο εργασίας προς ανάλυση, καθώς και αρχεία ή έγγραφα που περιέχουν δεδομένα τα οποία περιλήφθηκαν, παραμένουν υπό την ευθύνη του κράτους μέλους που τα παρέσχε, σύμφωνα με το άρθρο 15 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol, και υπόκεινται στην εθνική του νομοθεσία, χωρίς να θίγονται οι ευθύνες της Europol για τα δεδομένα, οι οποίες εκτίθενται στην παρούσα παράγραφο.Η Europol οφείλει να εξασφαλίζει ότι τα προκείμενα δεδομένα, αρχεία ή έγγραφα αποθηκεύονται χωριστά από το αρχείο εργασίας προς ανάλυση και ότι πρόσβαση σ' αυτά έχει μόνο το κράτος μέλος που τα παρέσχε ή ο νομίμως εξουσιοδοτημένος αναλυτής της Europol, σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 2 σημείο 1 της σύμβασης Europol, με σκοπό:α) να περιληφθούν αργότερα στο αρχείο εργασίας προς ανάλυση 7β) να επαληθευθεί αν τα δεδομένα τα οποία ήδη περιλήφθηκαν στο αρχείο προς ανάλυση είναι ακριβή και χρήσιμα 7γ) να επαληθευθεί αν τηρήθηκαν οι προϋποθέσεις που τίθενται από τις παρούσες ρυθμίσεις και από τη σύμβαση Europol.Τα δεδομένα αυτά μπορούν επίσης να καταστούν διαθέσιμα για την προστασία των συμφερόντων του προσώπου το οποίο αφορούν. Στην περίπτωση αυτή μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο με τη συγκατάθεσή του.Αυτά τα δεδομένα, αρχεία ή έγγραφα πρέπει να επιστραφούν στο κράτος μέλος που τα παρέσχε, να διαγραφούν ή να καταστραφούν, εάν δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους ανωτέρω σκοπούς. Μετά το κλείσιμο του αρχείου εργασίας προς ανάλυση, πρέπει να διαγραφούν ή να καταστραφούν οπωσδήποτε.4. Αν τα δεδομένα, περί των οποίων το παρόν άρθρο, τα έχει παράσχει τρίτος, η Europol είναι υπεύθυνη να εξασφαλίσει ότι επ' αυτών θα εφαρμοσθούν οι αρχές που θεσπίζονται στο παρόν άρθρο, σύμφωνα με τους κανόνες που θέτει το Συμβούλιο δυνάμει του άρθρου 10 παράγραφος 4 της σύμβασης Europol.Άρθρο 4 Επεξεργασία δεδομένων1. Όταν αυτό απαιτείται για την επίτευξη του στόχου του άρθρου 2 της σύμβασης Europol, τα προσωπικά δεδομένα που αναφέρονται στα άρθρα 5 και 6 μπορούν να υφίστανται επεξεργασία από την Europol εφόσον είναι κατάλληλα, ακριβή, και σχετικά, χωρίς να είναι υπερβολικά σε σχέση με τον σκοπό του αρχείου δεδομένων εργασίας προς ανάλυση στο οποίο περιλαμβάνονται, υπό την προϋπόθεση ότι δεν αποθηκεύονται για μεγαλύτερο διάστημα από όσο χρειάζεται για τον σκοπό αυτό. Η αναγκαιότητα της αποθήκευσης δεδομένων για τους σκοπούς του αρχείου δεδομένων εργασίας προς ανάλυση θα επανεξετάζεται τακτικά σύμφωνα με το άρθρο 7 του παρόντος κανονισμού και το άρθρο 21 της σύμβασης Europol.2. Κάθε κράτος μέλος που συμπράττει σε σχέδιο ανάλυσης αποφασίζει, σύμφωνα με την εθνική του νομοθεσία όπως ορίζεται στο άρθρο 10 παράγραφος 3 της σύμβασης Europol, μέχρι ποιου βαθμού μπορεί να παράσχει τα δεδομένα αυτά.Άρθρο 5 Εντολή δημιουργίας αρχείου δεδομένων εργασίας προς ανάλυση1. Σε κάθε εντολή δημιουργίας αρχείου εργασίας προς ανάλυση, κατά την έννοια του άρθρου 12 της σύμβασης Europol, η Europol διευκρινίζει ποιες από τις κατηγορίες των δεδομένων που αναφέρονται στο άρθρο 6 θεωρεί απαραίτητες για τους σκοπούς του εν λόγω αρχείου.2. Η Europol πρέπει επίσης να διευκρινίζει στην εντολή αυτή κατά πόσον μπορούν να περιληφθούν στο εν λόγω αρχείο δεδομένα που έχουν σχέση με τη φυλετική καταγωγή, τις θρησκευτικές ή άλλες πεποιθήσεις, τα πολιτικά φρονήματα, τη σεξουαλική ζωή ή την υγεία, στα πλαίσια των κατηγοριών δεδομένων που αναφέρονται στο άρθρο 6, και για ποιο λόγο τα δεδομένα αυτά κρίνονται απολύτως απαραίτητα για τους σκοπούς του εν λόγω αρχείου.Όταν τα προαναφερόμενα δεδομένα αφορούν τις κατηγορίες προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφοι 3 έως 6, πρέπει να παρέχεται ειδική αιτιολόγηση προς τούτο στην εντολή δημιουργίας του αρχείου, η δε επεξεργασία τους επιτρέπεται μόνο κατόπιν ρητής αιτήσεως δύο ή περισσότερων από τα κράτη μέλη που συμμετέχουν στο σχέδιο εργασιών ανάλυσης. Τα εν λόγω δεδομένα διαγράφονται όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους είχαν εναποθηκευθεί.3. Για τις αναφερόμενες στο παρόν άρθρο εντολές και τις τυχόν μεταγενέστερες τροποποιήσεις, απαιτείται έγκριση του διοικητικού συμβουλίου της Europol, λαμβάνοντας υπόψη τις σχετικές παρατηρήσεις της κοινής εποπτικής αρχής, σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφοι 1 και 2 της σύμβασης Europol.Άρθρο 6 Προσωπικά δεδομένα σε αρχεία εργασίας προς ανάλυση1. Όταν αποθηκεύονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε αρχεία εργασίας για τη διεξαγωγή αναλύσεων, πρέπει να προστίθεται σημείωση αναφερόμενη στην κατηγορία προσώπων υπό την οποία γίνεται η αποθήκευση.2. Όσον αφορά τις κατηγορίες προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 σημείο 1 της σύμβασης Europol, μπορεί να πραγματοποιείται επεξεργασία των ακόλουθων τύπων προσωπικών δεδομένων, περιλαμβανομένων των συναφών διοικητικών δεδομένων:α) Προσωπικά στοιχεία:1. Σημερινό και παλαιότερο επώνυμο2. Σημερινό και παλαιότερο όνομα3. Πατρικό επώνυμο (για τις γυναίκες)4. Όνομα πατέρα (όταν είναι απαραίτητο για την αναγνώριση της ταυτότητας)5. Όνομα μητέρας (όταν είναι απαραίτητο για την αναγνώριση της ταυτότητας)6. Φύλο7. Ημερομηνία γέννησης8. Τόπος γέννησης9. Ιθαγένεια10. Οικογενειακή κατάσταση11. Άλλα ονόματα12. Προσωνυμίες13. Ψευδώνυμα14. Σημερινή και παλαιότερη κατοικία ή μόνιμη διαμονήβ) Χαρακτηριστικά εμφάνισης:1. Σωματική περιγραφή2. Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά (σημάδια/ουλές/τατουάζ κ.λπ.)γ) Στοιχεία εξακρίβωσης ταυτότητας:1. Έγγραφα αποδεικτικά ταυτότητας2. Αριθμός εθνικού δελτίου ταυτότητας/διαβατηρίου3. Εθνικοί κωδικοί αριθμοί μητρώου, αν υπάρχουν4. Οπτικές εικονίσεις και άλλες πληροφορίες για την εμφάνιση του προσώπου5. Αναγνωριστικά στοιχεία που υπάγονται στο πεδίο της τεχνικής/επιστημονικής αστυνομίας, όπως δακτυλικά αποτυπώματα, αποτελέσματα αξιολόγησης του DNA (στο μέτρο που απαιτείται για λόγους αναγνώρισης και χωρίς πληροφορίες που χαρακτηρίζουν την προσωπικότητα), προφίλ φωνής, ομάδα αίματος, οδοντιατρικά στοιχείαδ) Επάγγελμα και δεξιότητες:1. Σημερινή απασχόληση και επαγγελματική δραστηριότητα2. Παλαιότερη απασχόληση και επαγγελματική δραστηριότητα3. Εκπαίδευση (σχολική/πανεπιστημιακή/επαγγελματική)4. Επαγγελματικά προσόντα5. Ικανότητες και άλλες γνώσεις (γλωσσικές/άλλες)ε) Οικονομικές πληροφορίες:1. Χρηματοπιστωτικά στοιχεία (τραπεζικοί λογαριασμοί και κωδικοί, πιστωτικές κάρτες κ.λπ.)2. Χρηματική περιουσία3. Μετοχές και άλλα περιουσιακά στοιχεία4. Ακίνητη περιουσία5. Σχέσεις με εταιρείες και επιχειρήσεις6. Τραπεζικές και πιστωτικές επαφές7. Φορολογική κατάσταση8. Άλλα στοιχεία για τη διαχείριση των οικονομικών του προσώπουστ) Πληροφορίες ως προς τη συμπεριφορά:1. Τρόπος ζωής (ενδεχομένως υπερβολικά πολυτελής) και συνήθειες2. Μετακινήσεις3. Μέρη στα οποία συχνάζει4. Όπλα και άλλα επικίνδυνα όργανα5. Βαθμός επικινδυνότητας6. Συγκεκριμένοι κίνδυνοι, όπως πιθανότητα φυγής, χρησιμοποίηση διπλών πρακτόρων, διασυνδέσεις με προσωπικό αστυνομικών κ.λπ. υπηρεσιών7. Στοιχεία χαρακτήρα με εγκληματολογική σημασία8. Χρήση ναρκωτικώνζ) Πρόσωπα επαφής και συνοδείας 7 τύπος και φύση των επαφών και της συνοδείαςη) Χρησιμοποιούμενα μέσα επικοινωνίας, όπως τηλέφωνο (κλασικό/κινητό), φαξ, σύστημα τηλεειδοποίησης, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ταχυδρομικές διευθύνσεις, συνδέσεις Internetθ) Χρησιμοποιούμενα μεταφορικά μέσα, όπως αυτοκίνητα, σκάφη, αεροπλάνα, και αναγνωριστικά τους στοιχεία (αριθμοί κυκλοφορίας/νηολόγησης)ι) Πληροφορίες σχετικά με εγκληματικές δραστηριότητες για τις οποίες είναι αρμόδια η Europol σύμφωνα με το άρθρο 2 της σύμβασης Europol:1. Προηγούμενες καταδίκες2. Εικαζόμενη συμμετοχή σε εγκληματικές δραστηριότητες3. Τρόποι δράσης4. Μέσα που χρησιμοποιήθηκαν ή ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν για την προπαρασκευή ή/και τη διάπραξη εγκληματικών πράξεων5. Συμμετοχή σε εγκληματικές ομάδες/οργανώσεις και θέση μέσα στην ομάδα/οργάνωση6. Κατάσταση και λειτουργία μέσα στην εγκληματική οργάνωση7. Γεωγραφική κλίμακα εγκληματικών δραστηριοτήτων8. Υλικό που συλλέχθηκε κατά τις έρευνες, όπως μαγνητοσκοπήματα και φωτογραφίεςια) Αναφορές σε άλλες βάσεις δεδομένων στις οποίες έχουν καταχωρηθεί προσωπικά στοιχεία:1. Europol2. Αστυνομικές/τελωνειακές υπηρεσίες3. Άλλοι φορείς επιβολής του νόμου4. Διεθνείς οργανισμοί5. Δημόσιοι φορείς6. Ιδιωτικοί φορείςιβ) Πληροφορίες για νομικά πρόσωπα σχετιζόμενα με τα αναφερόμενα στο στοιχείο ε) ή στο στοιχείο ι):1. Ονομασία νομικού προσώπου2. Τόπος3. Τόπος και χρόνος σύστασης4. Αριθμός διοικητικού μητρώου5. Νομική μορφή6. Κεφάλαιο7. Τομέας δραστηριότητας8. Θυγατρικές εσωτερικού και εξωτερικού9. Διοικητικό συμβούλιο10. Δεσμοί με τράπεζες3. Ως πρόσωπα επαφής και συνοδείας που αναφέρονται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 σημείο 4 της σύμβασης Europol, λογίζονται τα πρόσωπα που έχουν επαφές, εκτός από απλώς τυχαίες, με τα πρόσωπα που αναφέρει η παράγραφος 2, και δη σε βαθμό τέτοιο που να θεμελιώνει την πεποίθηση ότι διαμέσου αυτών μπορούν να αντληθούν πληροφορίες που αφορούν τα πρόσωπα που αναφέρει η παράγραφος 2 και που έχουν σημασία για την ανάλυση, υπό την προϋπόθεση ότι δεν συμπεριλαμβάνονται σε κάποια από τις κατηγορίες προσώπων που αναφέρονται στις παραγράφους 2 ή 4 έως 6.Όσον αφορά τα πρόσωπα επαφής και συνοδείας, μπορούν να αποθηκεύονται δεδομένα σύμφωνα με την παράγραφο 2 ανάλογα με τις ανάγκες, εφόσον υπάρχουν βάσιμοι λόγοι να πιστεύεται ότι χρειάζονται για την ανάλυση του ρόλου τους ως προσώπων επαφής και συνοδείας.Προς τούτο, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τα ακόλουθα:- η σχέση των προσώπων αυτών με τα πρόσωπα της παραγράφου 2 πρέπει να διαπιστώνεται σαφώς όσο το δυνατόν ταχύτερα,- αν η αναφερόμενη στο δεύτερο εδάφιο πεποίθηση αποδειχθεί αβάσιμη, τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται χωρίς χρονοτριβή,- αν τα πρόσωπα αυτά είναι ύποπτα αδικημάτων που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της Europol σύμφωνα με το άρθρο 2 της σύμβασης Europol, ή έχουν καταδικαστεί για τέτοια αδικήματα, ή υπάρχουν σοβαροί λόγοι δυνάμει του εθνικού δικαίου να πιστεύεται ότι πρόκειται να διαπράξουν τέτοια αδικήματα, μπορούν να αποθηκεύονται όλες οι κατηγορίες δεδομένων που αναφέρονται στην παράγραφο 2,- αν δεν είναι δυνατό να διαπιστωθούν σαφώς τα αναφερόμενα στις προηγούμενες περιπτώσεις, αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη όταν αποφασίζεται η ανάγκη και η έκταση της αποθήκευσης δεδομένων για την περαιτέρω ανάλυση,- δεν πρέπει να αποθηκεύονται δεδομένα σχετικά με τα πρόσωπα επαφής και συνοδείας των προσώπων επαφής και συνοδείας, εκτός από δεδομένα για το είδος και τη φύση των επαφών και σχέσεών τους με τα πρόσωπα της παραγράφου 2.4. Όσον αφορά τα πρόσωπα που υπήρξαν θύματα ενός από τα υπό εξέταση αδικήματα ή που υπάρχουν λόγοι να πιστεύεται ότι θα μπορούσαν να είναι θύματα μιας τέτοιας αξιόποινης πράξης όπως αναφέρεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 σημείο 3 της σύμβασης Europol, επιτρέπεται η αποθήκευση δεδομένων σύμφωνα με την παράγραφο 2 στοιχεία α) έως γ) και την παράγραφο 3, καθώς και δεδομένων των ακόλουθων κατηγοριών:α) πληροφορίες αναγνώρισης των θυμάτων 7β) για ποιούς λόγους κατέστησαν θύματα 7γ) βλάβες (σωματικές/οικονομικές/ψυχολογικές/άλλες) 7δ) εγγύηση της ανωνυμίας 7ε) δυνατότητα παραστάσεως σε ακροαματική διαδικασία 7στ) πληροφορίες περί εγκλημάτων που παρέχονται εκ μέρους ή διαμέσου των προσώπων αυτών, μεταξύ των οποίων και πληροφορίες για τις σχέσεις τους με άλλα πρόσωπα, εφόσον είναι αναγκαίες για την αναγνώριση των προσώπων που αναφέρονται στην παράγραφο 2.Εάν αυτό απαιτείται, μπορούν να αποθηκεύονται και άλλα δεδομένα, σύμφωνα με την παράγραφο 2, εφόσον υπάρχουν βάσιμοι λόγοι να πιστεύεται ότι χρειάζονται για την ανάλυση του ρόλου τους ως θυμάτων ή δυνητικών θυμάτων.Τα δεδομένα που δεν χρειάζονται για περαιτέρω ανάλυση διαγράφονται.5. Όσον αφορά τα πρόσωπα που μπορούν να κλητευθούν ως μάρτυρες σε έρευνες που έχουν σχέση με τα υπό εξέταση εγκλήματα ή με συνακόλουθες ποινικές διώξεις, όπως αναφέρεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 σημείο 2 της σύμβασης Europol, επιτρέπεται η αποθήκευση δεδομένων σύμφωνα με την παράγραφο 2 στοιχεία α) έως γ) και την παράγραφο 3, καθώς και δεδομένων των ακόλουθων κατηγοριών:α) πληροφορίες περί εγκλημάτων παρεχόμενες από τα πρόσωπα αυτά, συμπεριλαμβανομένων και πληροφοριών για τις σχέσεις τους με άλλα πρόσωπα που περιέχονται στο αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση 7β) εγγύηση της ανωνυμίας 7γ) εγγύηση προστασίας και εκ μέρους ποίου 7δ) νέα ταυτότητα 7ε) δυνατότητα παραστάσεως σε ακροαματική διαδικασία.Εάν αυτό απαιτείται, μπορούν να αποθηκεύονται και άλλα δεδομένα, σύμφωνα με την παράγραφο 2, εφόσον υπάρχουν βάσιμοι λόγοι να πιστεύεται ότι χρειάζονται για την ανάλυση του ρόλου των ανωτέρω ως μαρτύρων.Τα δεδομένα που δεν χρειάζονται για περαιτέρω ανάλυση διαγράφονται.6. Όσον αφορά τα πρόσωπα που μπορούν να παράσχουν πληροφορίες για τα υπό εξέταση εγκλήματα κατά την έννοια του άρθρου 1 παράγραφος 1 σημείο 5 της σύμβασης Europol, επιτρέπεται η αποθήκευση δεδομένων σύμφωνα με την παράγραφο 2 στοιχεία α) έως γ) και την παράγραφο 3, καθώς και δεδομένων των ακόλουθων κατηγοριών:α) κωδικοποιημένες λεπτομέρειες προσωπικού χαρακτήρα 7β) τύπος των παρεχόμενων πληροφοριών 7γ) εγγύηση της ανωνυμίας 7δ) εξασφάλιση προστασίας και εκ μέρους ποίου 7ε) νέα ταυτότητα 7στ) δυνατότητα παραστάσεως σε ακροαματική διαδικασία 7ζ) αρνητικές εμπειρίες 7η) ανταμοιβή (χρηματική/εξυπηρετήσεις).Εάν απαιτείται, μπορούν να αποθηκεύονται και άλλα δεδομένα, σύμφωνα με την παράγραφο 2, εφόσον υπάρχουν βάσιμοι λόγοι να πιστεύεται ότι χρειάζονται για την ανάλυση του ρόλου των ανωτέρω ως πληροφοριοδοτών.Τα δεδομένα που δεν χρειάζονται για περαιτέρω ανάλυση διαγράφονται.7. Αν, οποτεδήποτε κατά τη διάρκεια της ανάλυσης, καταστεί σαφές, βάσει σοβαρών και επιβεβαιωτικών ενδείξεων, ότι κάποιο πρόσωπο που περιλαμβάνεται σε αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση θα έπρεπε, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο παρόν άρθρο, να περιληφθεί σε άλλη κατηγορία προσώπων από εκείνη στην οποία είχε αρχικά περιληφθεί, τότε η Europol μπορεί να επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που επιτρέπονται για τα πρόσωπα της νέας αυτής κατηγορίας ενώ όλα τα άλλα δεδομένα πρέπει να διαγραφούν.Αν από τις παραπάνω ενδείξεις καταδεικνύεται ότι κάποιο πρόσωπο θα έπρεπε να περιληφθεί σε δύο ή περισσότερες κατηγορίες προσώπων σύμφωνα με τα οριζόμενα στο παρόν άρθρο, τότε η Europol μπορεί να επεξεργάζεται όλα τα δεδομένα που επιτρέπονται για τα πρόσωπα των κατηγοριών αυτών.Άρθρο 7 Χρονικά όρια για την εξέταση και την αποθήκευση1. Για να αποφασιστεί εάν είναι ακόμη απαραίτητη η αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του άρθρου 6, κατά την έννοια του άρθρου 21 της σύμβασης Europol, θα πρέπει το συμφέρον της Europol στα πλαίσια της εκτέλεσης των καθηκόντων της να σταθμιστεί προς το έννομο συμφέρον προστασίας του προσώπου, το οποίο αφορούν τα αποθηκευόμενα δεδομένα.Κάθε χρόνο επανεξετάζεται εάν εξακολουθεί να είναι απαραίτητη η αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση. Ανεξαρτήτως της ετήσιας αυτής αναθεώρησης, επανεξέταση χωρεί και αν προκύψουν περιστάσεις που μπορεί να επιβάλλουν τη διαγραφή ή τη διόρθωση των δεδομένων.Κατά την επανεξέταση λαμβάνεται υπόψη το κατά πόσον είναι ανάγκη να φυλαχθούν τα δεδομένα υπό το φως της περάτωσης της ανάκρισης σε μια συγκεκριμένη υπόθεση, τυχόν τελεσίδικων δικαστικών αποφάσεων, ιδίως αθωωτικών, τυχόν αποκατάστασης, διαγραφής από το ποινικό μητρώο, αμνηστίας, ενόψει της ηλικίας του περί ού ο λόγος προσώπου ή ειδικών κατηγοριών δεδομένων.Το αν εξακολουθεί να είναι απαραίτητη η αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση, το κρίνουν οι μετέχοντες στην ανάλυση σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 8 της σύμβασης Europol. Εάν αυτοί δεν συμφωνούν, αποφασίζει το διοικητικό συμβούλιο σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφος 1 σημείο 7 της σύμβασης Europol.2. Εάν μια ποινική διαδικασία κατά προσώπων περί των οποίων το άρθρο 6 παράγραφος 2 έχει περατωθεί τελεσίδικα, με δικαστική απόφαση ή κατ' άλλον τρόπο, και το ενδιαφερόμενο κράτος μέλος ή τρίτο μέρος έχει κοινοποιήσει την απόφαση αυτή στην Europol, η Europol εξετάζει αν τα δεδομένα που καταλαμβάνονται από αυτή την απόφαση θα παραμείνουν αποθηκευμένα, θα τροποποιηθούν ή θα χρησιμοποιηθούν. Εάν το αιτιολογικό της απόφασης ή άλλα στοιχεία θεμελιώνουν την πεποίθηση ότι ο ενδιαφερόμενος δεν διέπραξε την αξιόποινη πράξη ή δεν την διέπραξε παρανόμως, ή εάν το αιτιολογικό της απόφασης αφήνει το ζήτημα αυτό ανοικτό, τα δεδομένα που καταλαμβάνονται από την απόφαση διαγράφονται, εκτός εάν υπάρχει ουσιαστική αιτία να υποτεθεί ότι διατηρούν τη σημασία τους για τους σκοπούς του αρχείου εργασίας προς ανάλυση. Στην περίπτωση αυτή, στα δεδομένα που ήδη περιέχονται στο αρχείο προστίθενται πληροφορίες σχετικά με την απόφαση του δικαστηρίου. Επίσης, αυτά τα δεδομένα μπορούν να υφίστανται επεξεργασία και να φυλάσσονται μόνον με δέοντα σεβασμό του πλαισίου και της έκδοσης της προαναφερθείσας απόφασης, καθώς και των δικαιωμάτων που παρέχει στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο.3. Η αποθήκευση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από τρία έτη. Η προθεσμία αυτή αρχίζει εκ νέου να τρέχει μόλις συμβεί γεγονός που οδηγεί στην αποθήκευση δεδομένων σχετικών με το περί ού ο λόγος πρόσωπο. Εάν, λόγω παράτασης, δεδομένα σχετικά με πρόσωπα όπως αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφοι 3 έως 6 αποθηκεύονται σε αρχείο ανάλυσης περισσότερο από πέντε έτη, ενημερώνεται σχετικά η κοινή εποπτική αρχή.4. Αν, κατά την αναφερόμενη στο άρθρο 24 της σύμβασης Europol επισκόπηση των δραστηριοτήτων της Europol από την κοινή εποπτική αρχή, διαπιστωθεί ότι φυλάσσονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά παράβαση του παρόντος κανονισμού, η κοινή εποπτική αρχή ενημερώνει κατά την κρίση της τον διευθυντή, σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 5 της σύμβασης Europol.Εάν η κοινή εποπτική αρχή έχει παραπέμψει μια υπόθεση στο διοικητικό συμβούλιο σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 5 της σύμβασης Europol, τα σχετικά δεδομένα απαγορεύεται να διαβιβασθούν χωρίς προηγούμενη άδεια του διοικητικού συμβουλίου. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο διευθυντής μπορεί να επιτρέψει τη διαβίβαση των δεδομένων και πριν από την έγκριση του διοικητικού συμβουλίου όταν αυτό θεωρείται απόλυτα αναγκαίο για τη διασφάλιση των συμφερόντων των ενδιαφερόμενων κρατών μελών στα πλαίσια του στόχου της Europol, ή για την πρόληψη σοβαρού και επικείμενου κινδύνου. Στις περιπτώσεις αυτές, η έγκριση του διευθυντή καταγράφεται σε έγγραφο, το οποίο διαβιβάζεται στο διοικητικό συμβούλιο και στην κοινή εποπτική αρχή.Άρθρο 8 Συλλογή και καταγραφή των δεδομένωνΤα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί στα αρχεία δεδομένων εργασίας προς ανάλυση διαφοροποιούνται ανάλογα με την αξιολόγηση της πηγής και το βαθμό της ακρίβειας ή της αξιοπιστίας των πληροφοριών, σύμφωνα με το άρθρο 11. Τα δεδομένα που βασίζονται σε γεγονότα διαφοροποιούνται από εκείνα που βασίζονται σε προσωπικές γνώμες ή εκτιμήσεις.Άρθρο 9 Εσωτερική προστασία δεδομένωνΟ διευθυντής της Europol λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για να εξασφαλίσει τη συμμόρφωση με τους παρόντες κανόνες και με τις άλλες διατάξεις περί προστασίας δεδομένων. Για το σκοπό αυτόν, ο διευθυντής ορίζει ένα πεπειραμένο μέλος του του προσωπικού, το οποίο ως εκ των καθηκόντων του δίδει απευθείας λόγο στον ίδιο.ΚΕΦΑΛΑΙΟ II ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗ Άρθρο 10 Κατηγορίες των αρχείων προς ανάλυσηΤα αρχεία δεδομένων εργασίας προς ανάλυση είναι:α) γενικού ή στρατηγικού τύπου, εφόσον σκοπός είναι η επεξεργασία σχετικών πληροφοριών για ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, ή η ανάπτυξη ή βελτίωση πρωτοβουλιών των αρμόδιων υπηρεσιών που προβλέπονται στο άρθρο 2 παράγραφος 4 της σύμβασης Europol, ήβ) επιχειρησιακού τύπου, εφόσον ο στόχος είναι η συγκέντρωση πληροφοριών σε σχέση με μία ή περισσότερες από τις εγκληματικές δραστηριότητες που αναφέρονται στο άρθρο 2 της σύμβασης Europol, όσον αφορά μια υπόθεση, ένα πρόσωπο ή μια οργάνωση, για την έναρξη, βελτίωση ή ολοκλήρωση, δυνάμει του άρθρου 10 παράγραφος 2 της σύμβασης Europol, διμερών ή πολυμερών ερευνών διεθνούς φύσεως, όταν μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών περιλαμβάνονται δύο ή περισσότερα κράτη μέλη.Άρθρο 11 Αξιολόγηση της πηγής και των πληροφοριών1. Η πηγή πληροφοριών που προέρχονται από κράτος μέλος αξιολογείται κατά το δυνατόν από το κράτος μέλος που τις παρέχει, σύμφωνα με τα ακόλουθα κριτήρια:Α. Δεν υπάρχει αμφιβολία για τη γνησιότητα, την αξιοπιστία και την εγκυρότητα της πηγής, ή η πληροφορία παρέχεται από πηγή που, κατά το παρελθόν, έχει πάντοτε αποδειχθεί αξιόπιστη.Β. Πηγή από την οποία έχουν ληφθεί πληροφορίες που έχουν αποδειχθεί αξιόπιστες στις περισσότερες περιπτώσεις.Γ. Πηγή από την οποία έχουν ληφθεί πληροφορίες που έχουν αποδειχθεί αναξιόπιστες στις περισσότερες περιπτώσεις.Δ. Η αξιοπιστία της πηγής δεν μπορεί να εξακριβωθεί.2. Οι πληροφορίες που προέρχονται από κράτος μέλος αξιολογούνται κατά το δυνατόν από το κράτος μέλος που τις παρέχει, σύμφωνα με την αξιοπιστία τους, βάσει των εξής κριτηρίων:1. Πληροφορίες αναμφίβολης ακρίβειας.2. Πληροφορίες που γνωρίζει προσωπικά η πηγή, αλλά όχι και ο αξιωματούχος που τις διαβιβάζει.3. Πληροφορίες που δεν γνωρίζει προσωπικά η πηγή αλλά που επιβεβαιώνονται από άλλες πληροφορίες που έχουν ήδη καταγραφεί.4. Πληροφορίες που δεν γνωρίζει προσωπικά η πηγή και που δεν μπορούν να επιβεβαιωθούν.3. Εάν η Europol, βάσει των πληροφοριών που ήδη διαθέτει, καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η αξιολόγηση χρήζει διόρθωσης, ενημερώνει το ενδιαφερόμενο κράτος μέλος και προσπαθεί να συμφωνήσει μια τροποποίηση της αξιολόγησης. Η Europol δεν μπορεί να τροποποιήσει την αξιολόγηση χωρίς αυτή τη σύμφωνη γνώμη.4. Εάν η Europol λαμβάνει δεδομένα ή πληροφορίες από κράτος μέλος χωρίς αξιολόγηση, προσπαθεί κατά το δυνατόν να αξιολογήσει την αξιοπιστία της πηγής ή των πληροφοριών βάσει των πληροφοριών που ήδη διαθέτει. Για την αξιολόγηση των δεδομένων και των πληροφοριών απαιτείται η συμφωνία του κράτους μέλους που τα παρέχει. Είναι δυνατή επίσης γενική συμφωνία μεταξύ της Europol και του κράτους μέλους για την αξιολόγηση συγκεκριμένων κατηγοριών δεδομένων και συγκεκριμένων πηγών. Οι συμφωνίες αυτές γνωστοποιούνται στο διοικητικό συμβούλιο. Αν κάποια δεδομένα διαβιβάζονται στην Europol βάσει παρόμοιων γενικών συμφωνιών, αυτό σημειώνεται κατά τη διαβίβαση.Εάν σε μια συγκεκριμένη υπόθεση δεν επιτευχθεί συμφωνία ή εάν δεν υφίσταται γενικής φύσεως συμφωνία, η Europol αξιολογεί τις πληροφορίες ή τα δεδομένα σύμφωνα με τα οριζόμενα στην ανωτέρω παράγραφο 1 σημείο Δ και στην παράγραφο 2 σημείο 4.5. Εάν η Europol λαμβάνει δεδομένα ή πληροφορίες από τρίτο μέρος, το παρόν άρθρο εφαρμόζεται ανάλογα.6. Όταν οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται σε αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση είναι αποτέλεσμα ανάλυσης, η Europol αξιολογεί τις πληροφορίες αυτές σύμφωνα με το παρόν άρθρο και με τη σύμφωνη γνώμη του κράτους μέλους που συμμετείχε στην ανάλυση.ΚΕΦΑΛΑΙΟ III ΚΑΝΟΝΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣ ΑΝΑΛΥΣΗ Άρθρο 12 Δημιουργία των αρχείων1. Τα αρχεία δεδομένων εργασίας προς ανάλυση δημιουργούνται με πρωτοβουλία της Europol ή κατ' αίτηση των κρατών μελών από τα οποία προέρχονται τα δεδομένα, σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται στο άρθρο 12 της σύμβασης Europol.2. Σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol, η κοινή εποπτική αρχή μπορεί να διαβιβάζει γραπτώς τις παρατηρήσεις της στο διοικητικό συμβούλιο. Το διοικητικό συμβούλιο παρέχει στην κοινή εποπτική αρχή προθεσμία δύο μηνών προς τούτο. Αντίγραφο των γραπτών παρατηρήσεων διαβιβάζεται στον διευθυντή της Europol.Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να καλεί αντιπροσώπους της κοινής εποπτικής αρχής να συμμετέχουν στη συζήτηση σχετικά με τις εντολές δημιουργίας αρχείου δεδομένων προς ανάλυση.3. Σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2 της σύμβασης Europol, ο διευθυντής της Europol πρέπει να αιτιολογεί γραπτώς το επείγον της δημιουργίας αρχείου.Για το σκοπό αυτό, πρέπει απαραιτήτως να ανακοινώνει στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου την ονομασία, το αντικείμενο και τους στόχους του αρχείου, καθώς και κάθε ένδειξη χρήσιμη για την εκτίμηση του επείγοντος.Οι δραστηριότητες ανάλυσης μπορούν να αρχίσουν αμέσως μετά την έναρξη της διαδικασίας που προβλέπεται στο άρθρο 12 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol, αλλά τα αποτελέσματα μπορούν να διαβιβάζονται μόνον εφόσον το διοικητικό συμβούλιο έχει δώσει τη συγκατάθεσή του σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 12 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol. Εάν το διοικητικό συμβούλιο δεν έχει δώσει τη συγκατάθεσή του, τα δεδομένα διαγράφονται αμέσως.Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο διευθυντής μπορεί να επιτρέψει τη διαβίβαση των αποτελεσμάτων πριν από την έγκριση του διοικητικού συμβουλίου, όταν αυτό θεωρείται απόλυτα αναγκαίο για τη διασφάλιση των συμφερόντων των ενδιαφερόμενων κρατών μελών στα πλαίσια του στόχου της Europol ή για την πρόληψη σοβαρού και επικείμενου κινδύνου. Στις περιπτώσεις αυτές, η έγκριση του διευθυντή διατυπώνεται εγγράφως και διαβιβάζεται στο διοικητικό συμβούλιο και στην κοινή εποπτική αρχή.4. Εάν, στη διάρκεια ανάλυσης, προκύψει η ανάγκη να τροποποιηθεί η εντολή για τη δημιουργία του αρχείου δεδομένων εργασίας προς ανάλυση, εφαρμόζονται ανάλογα οι διαδικασίες του άρθρου 12 της σύμβασης Europol και του παρόντος άρθρου.Άρθρο 13 Διαβίβαση δεδομένων ή πληροφοριών που περιέχονται σε αρχεία εργασίας προς ανάλυσηΌταν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από αρχεία δεδομένων προς ανάλυση διαβιβάζονται σε κάποιο κράτος μέλος, αυτό καταγράφεται στο οικείο αρχείο.Η Europol, σε συνεργασία με το κράτος μέλος ή τρίτο μέρος που χορηγεί τα δεδομένα, ελέγχει, εφόσον χρειάζεται, την ορθότητά τους και το κατά πόσον συμβιβάζονται προς τη σύμβαση Europol, το αργότερο κατά τη στιγμή της διαβίβασής τους. Σε όλες τις διαβιβάσεις πρέπει κατά το δυνατόν να αναφέρονται τόσο οι δικαστικές αποφάσεις, όσο και οι αποφάσεις να μην ασκηθεί δίωξη, τα δε δεδομένα που βασίζονται σε προσωπικές γνώμες ή εκτιμήσεις πρέπει να διασταυρώνονται, σε συνεργασία με το κράτος μέλος ή το τρίτο μέρος που χορηγεί τις πληροφορίες, πριν διαβιβαστούν και να προσδιορίζεται ο βαθμός ακριβείας ή αξιοπιστίας τους.Το κράτος μέλος αποδέκτης πληροφορεί το κράτος που του διαβίβασε τα δεδομένα, κατόπιν αιτήσεως του τελευταίου, πώς χρησιμοποιήθηκαν τα δεδομένα, καθώς και ποια αποτελέσματα επετεύχθησαν βάσει αυτών, εφόσον αυτό επιτρέπεται από την εθνική νομοθεσία του κράτους μέλους αποδέκτη.Αν τυχόν υπάρχουν περιορισμοί στη χρησιμοποίηση των δεδομένων δυνάμει του άρθρου 17 της σύμβασης Europol, αυτοί πρέπει να καταγράφονται μαζί με τα δεδομένα, οι δε αποδέκτες αποτελεσμάτων αναλύσεων πρέπει να ενημερώνονται σχετικά.Άρθρο 14 Διαδικασίες ελέγχουΓια να διασφαλισθεί η τήρηση των διατάξεων για την προστασία των δεδομένων που θεσπίζονται στο άρθρο 25 της σύμβασης Europol, καταρτίζεται σχέδιο ασφαλείας για την επεξεργασία των δεδομένων από την Europol, το οποίο ενημερώνεται συνεχώς, ανάλογα με τις εκτιμήσεις για τον κίνδυνο ασφαλείας της Europol. Το σχέδιο ασφαλείας πρέπει να εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο.Άρθρο 15 Χρήση και αποθήκευση δεδομένων και αποτελεσμάτων αναλύσεων1. Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και τα αποτελέσματα αναλύσεων που διαβιβάζονται από αρχείο εργασίας προς ανάλυση μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνο σύμφωνα με το σκοπό του αρχείου ή για την καταπολέμηση άλλων σοβαρών μορφών εγκλήματος, τηρουμένων τυχόν περιορισμών στη χρήση που έχουν ορίσει τα κράτη μέλη βάσει του άρθρου 17 παράγραφος 2 της σύμβασης Europol. Τα δεδομένα που αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 των προκειμένων κανόνων μπορούν να διαβιβάζονται μόνο με τη συμφωνία του κράτους μέλους που τα έχει παράσχει.2. Μετά το κλείσιμο ενός αρχείου δεδομένων εργασίας προς ανάλυση, όλα τα δεδομένα που περιείχε αποθηκεύονται από την Europol σε ξεχωριστό αρχείο, η πρόσβαση στο οποίο επιτρέπεται μόνο για σκοπούς εσωτερικού ή εξωτερικού ελέγχου. Με την επιφύλαξη του άρθρου 21 παράγραφος 5 της σύμβασης Europol, τα δεδομένα αυτά φυλάσσονται το πολύ επί τρία έτη μετά το κλείσιμο του αρχείου.3. Τα αποτελέσματα ενός αρχείου δεδομένων εργασίας προς ανάλυση επιτρέπεται να αποθηκεύονται από την Europol υπό ηλεκτρονική μορφή για μια μέγιστη περίοδο τριών ετών μετά το κλείσιμο του οικείου φακέλου, υπό τον όρο ότι αποθηκεύονται σε χωριστό φάκελο και δεν προστίθενται σε αυτά νέα δεδομένα. Μετά την περίοδο αυτή τα αποτελέσματα επιτρέπεται να αποθηκεύονται μόνον υπό μορφή εγγράφου.4. Προκειμένου να ελεγχθεί το σύννομον των ανακλήσεων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα αρχεία εργασίας με σκοπό την ανάλυση, συντάσσεται αυτομάτως έκθεση για τουλάχιστον μία στις δέκα ανακλήσεις, σύμφωνα με το άρθρο 16 της σύμβασης Europol.Η έκθεση περιέχει ενιαίο αριθμό αναφοράς, με τον οποίο προσδιορίζεται η ταυτότητα του χρήστη, η ημερομηνία και η ώρα της ανάκλησης και η ταυτότητα του προσώπου, το οποίο αφορούν τα δεδομένα που ευρέθησαν και απεικονίσθηκαν, καθώς και το αρχείο από το οποίο ανακλήθηκαν τα δεδομένα.Η χρήση και η διαγραφή των εκθέσεων γίνεται σύμφωνα με το άρθρο 16 δεύτερη πρόταση της σύμβασης Europol και με όλες τις ρυθμίσεις που βασίζονται στην τρίτη πρόταση του άρθρου αυτού.5. Η εντολή για τη δημιουργία αρχείου εργασίας προς ανάλυση μπορεί να προβλέπει ότι πρέπει να συνταχθούν περισσότερες εκθέσεις από όσες ορίζει η παράγραφος 4, ή ότι οι εκθέσεις αυτές πρέπει να περιέχουν περισσότερα στοιχεία από όσα ορίζει η παράγραφος 4, λαμβάνοντας υπόψη τις ρυθμίσεις που βασίζονται στην τρίτη πρόταση του άρθρου 16 της σύμβασης Europol.Άρθρο 16 Συνδυασμός αρχείων1. Όταν διαπιστώνεται ότι πληροφορίες που περιέχονται σ' ένα αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση μπορούν να έχουν σημασία και για κάποιο άλλο αρχείο, ακολουθούνται οι ακόλουθες διαδικασίες:α) όταν προτείνεται πλήρης συνδυασμός των πληροφοριών σε δύο αρχεία, συνιστάται νέο αρχείο, σύμφωνα με το άρθρο 12 της σύμβασης Europol, το οποίο περιέχει όλες τις πληροφορίες των οικείων αρχείων. Η απόφαση να συνδυασθούν τα δύο αρχεία λαμβάνεται από όλους όσους μετέχουν σε αμφότερα τα αρχικά αρχεία. Οι μετέχοντες στο καθένα από τα αρχικά αρχεία αποφασίζουν εάν το αρχείο αυτό πρέπει να κλείσει ή όχι 7β) αν το σύνολο ή μέρος των πληροφοριών ενός αρχείου έχουν σημασία και για κάποιο άλλο, όσοι μετέχουν στο πρώτο αρχείο αποφασίζουν αν οι πληροφορίες αυτές θα μεταφερθούν στο δεύτερο ή όχι. Αν για τη μεταφορά απαιτείται αλλαγή της εντολής δημιουργίας κάποιου εκ των δύο αυτών αρχείων, δίδεται νέα εντολή για το αρχείο αυτό, σύμφωνα με το άρθρο 12 της σύμβασης Europol. Οι μετέχοντες στο καθένα από τα αρχικά αρχεία αποφασίζουν επίσης εάν το αρχείο αυτό πρέπει να κλείσει ή όχι.2. Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στη παράγραφο 1, οι προθεσμίες για την επανεξέταση δεδομένων που μεταφέρονται από ένα αρχείο εργασίας προς ανάλυση σε άλλο δεν επηρεάζονται από τη μεταφορά αυτή.Άρθρο 17 Νέα τεχνικά μέσαΝέα τεχνικά μέσα επεξεργασίας δεδομένων προς ανάλυση εισάγονται μόνον εφόσον έχουν ληφθεί όλα τα εύλογα μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η χρησιμοποίησή τους τηρεί τους κανόνες περί προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εφαρμόζονται στην Europol. Ο διευθυντής της Europol οφείλει να διαβουλευθεί προηγουμένως με την κοινή εποπτική αρχή οσάκις η εισαγωγή αυτών των τεχνικών μέσων δημιουργεί προβλήματα στην εφαρμογή αυτών των κανόνων προστασίας των δεδομένων.ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ Άρθρο 18 Έναρξη ισχύοςΟι παρόντες κανόνες αρχίζουν να ισχύουν την 1η Ιανουαρίου 1999.Εντός τριών ετών από την έναρξη ισχύος τους, οι παρόντες κανόνες θα αξιολογηθούν υπό την επίβλεψη του διοικητικού συμβουλίου.Άρθρο 19 Αναθεώρηση των κανόνωνΤυχόν πρόταση για τροποποίηση των παρόντων κανόνων εξετάζεται από το διοικητικό συμβούλιο με στόχο την έγκρισή της από το Συμβούλιο σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 της σύμβασης.Βρυξέλλες, 3 Νοεμβρίου 1998.Για το ΣυμβούλιοΟ ΠρόεδροςB. PRAMMER(1) ΕΕ C 316 της 27.11.1995, σ. 1.