CELEX: 22018D0897
Language: pl
Date: 2018-05-15 00:00:00
Title: Decyzja Wspólnej Rady UE–Kuba nr 1/2018 z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady oraz regulaminu wewnętrznego Wspólnego Komitetu [2018/897]

25.6.2018   
            
            
               PL
            
            
               Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej
            
            
               L 160/11
            
         DECYZJA WSPÓLNEJ RADY UE–KUBA NR 1/2018
   z dnia 15 maja 2018 r.
   w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady oraz regulaminu wewnętrznego Wspólnego Komitetu [2018/897]
   WSPÓLNA RADA UE–KUBA,
   uwzględniając Umowę o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwaną dalej „Umową”), w szczególności jej art. 81 ust. 4 oraz art. 82 ust. 3,
   a także mając na uwadze, co następuje:
   
               (1)
            
            
               Zgodnie z art. 86 ust. 3 Umowy części Umowy są stosowane tymczasowo między Unią a Kubą od dnia 1 listopada 2017 r.
            
         
               (2)
            
            
               Zgodnie z art. 81 ust. 4 Umowy Wspólna Rada ustanawia swój regulamin wewnętrzny.
            
         
               (3)
            
            
               Zgodnie z art. 82 ust. 1 Umowy Wspólną Radę wspiera w wykonywaniu jej obowiązków Wspólny Komitet.
            
         
               (4)
            
            
               Zgodnie z art. 82 ust. 3 Umowy Wspólna Rada ustanawia regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu,
            
         PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
   Artykuł 1
   Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Wspólnej Rady oraz regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu, zawarte odpowiednio w załącznikach 1 i 2.
   Artykuł 2
   Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.
   
      Sporządzono w Brukseli dnia 15 maja 2018 r.
      
         
            W imieniu Wspólnej Rady
         
         F. MOGHERINI
         
            Przewodniczący
         
      
   
   
      ZAŁĄCZNIK 1
      
         Regulamin wewnętrzny Wspólnej Rady
      
      Artykuł 1
      Postanowienia ogólne
      1.   Wspólna Rada ustanowiona zgodnie z art. 81 ust. 1 Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwanej dalej „Umową”), wypełnia swoje obowiązki zgodnie z art. 81 ust. 2 Umowy.
      2.   Zgodnie z art. 81 ust. 3 Umowy Wspólna Rada składa się z przedstawicieli Stron. Jej posiedzenia odbywają się na szczeblu ministerialnym.
      3.   Zgodnie z art. 81 ust. 6 Umowy, oraz aby osiągnąć jej cele, Wspólna Rada ma prawo do podejmowania decyzji, które są wiążące dla Stron. Wspólna Rada podejmuje odpowiednie środki niezbędne do wprowadzenia w życie swoich decyzji, w tym również w razie konieczności poprzez upoważnienie określonych organów ustanowionych na mocy Umowy do działania w jej imieniu. Wspólna Rada może również wydawać zalecenia. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady przyjmuje się za porozumieniem Stron po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych, zgodnie z art. 11 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Wspólna Rada może przekazać swoje uprawnienia de podejmowania decyzji Wspólnemu Komitetowi.
      4.   Odniesienie do „Stron” w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją określoną w art. 84 Umowy.
      Artykuł 2
      Przewodnictwo
      Wspólnej Radzie przewodniczy na zmianę, od danego posiedzenia do następnego, przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Republiki Kuby. Pierwszej Wspólnej Radzie przewodniczy przedstawiciel Unii Europejskiej.
      Artykuł 3
      Posiedzenia
      1.   Wspólna Rada zbiera się regularnie, co najmniej raz na dwa lata, a także w sytuacji gdy wymagają tego okoliczności, jeżeli śtrony tak postanowią. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, posiedzenia Wspólnej Rady odbywają się w zwykłym miejscu posiedzeń Rady Unii Europejskiej.
      2.   Każde posiedzenie Wspólnej Rady odbywa się w dniu uzgodnionym przez Strony.
      3.   Posiedzenia Wspólnej Rady są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Wspólnej Rady, w porozumieniu z jej przewodniczącym, najpóźniej 30 dni przed terminem posiedzenia.
      Artykuł 4
      Przedstawicielstwo
      1.   Członkowie Wspólnej Rady, którzy nie są w stanie uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być reprezentowani. Jeżeli członek Wspólnej Rady chce być reprezentowany, przekazuje przewodniczącemu na piśmie przed danym posiedzeniem imię i nazwisko swojego przedstawiciela.
      2.   Przedstawiciel członka Wspólnej Rady wykonuje wszystkie prawa tego członka.
      Artykuł 5
      Delegacje
      Członkom Wspólnej Rady mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest informowany za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.
      Artykuł 6
      Sekretariat
      Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik Rządu Kuby działają wspólnie w charakterze sekretarzy Wspólnej Rady.
      Artykuł 7
      Korespondencja
      1.   Korespondencja adresowana do Wspólnej Rady jest kierowana do jednego z sekretarzy, który następnie informuje drugiego sekretarza.
      2.   Obaj sekretarze zapewniają przekazywanie korespondencji przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, rozsyłanie jej członkom Wspólnej Rady.
      3.   Rozsyłaną zgodnie z ust. 2 korespondencję przesyła się, w stosownych przypadkach, do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich przy Unii Europejskiej, a także do misji Kuby przy Unii Europejskiej i do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Republiki Kuby.
      4.   Komunikaty przewodniczącego Wspólnej Rady przesyłane są adresatom przez obu sekretarzy w imieniu przewodniczącego Wspólnej Rady. Tego rodzaju komunikaty rozsyła się, w stosownych przypadkach, członkom Wspólnej Rady zgodnie z ust. 3.
      Artykuł 8
      Poufność
      1.   O ile Strony nie postanowiły inaczej, posiedzenia Wspólnej Rady nie są jawne.
      2.   Gdy jedna ze Stron przedstawia Wspólnej Radzie informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jako informacje poufne.
      Artykuł 9
      Porządek obrad
      1.   Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze rozsyłają go adresatom, o których mowa w art. 7, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.
      2.   Wstępny porządek obrad zawiera punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie ich do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed posiedzeniem. Do takich punktów dołącza się stosowne dokumenty potwierdzające, które mają zostać przesłane sekretarzom przed dniem wysłania porządku obrad.
      3.   Wspólna Rada przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron punkt, który nie znajdował się we wstępnym porządku obrad, może zostać umieszczony w porządku obrad.
      4.   Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.
      5.   Wspólna Rada, po uzgodnieniu między Stronami, może zapraszać niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w charakterze obserwatorów lub w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony ustalają warunki uczestnictwa ekspertów w posiedzeniach indywidualnie dla każdego przypadku oraz zapewniają, aby spełniali oni wymogi dotyczące poufności.
      Artykuł 10
      Protokoły
      1.   Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia.
      2.   Protokół, o ile nie postanowiono inaczej na posiedzeniu, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:
      
                  a)
               
               
                  dokumentację przedłożoną Wspólnej Radzie;
               
            
                  b)
               
               
                  oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił członek Wspólnej Rady; oraz
               
            
                  c)
               
               
                  kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.
               
            3.   Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Wspólnej Radzie. Wspólna Rada zatwierdza projekt protokołu na następnym posiedzeniu. Projekt protokołu może być ewentualnie zatwierdzony na piśmie przez Wspólną Radę przed następnym posiedzeniem.
      Artykuł 11
      Decyzje i zalecenia
      1.   Wspólna Rada podejmuje decyzje i wydaje zalecenia za obopólną zgodą Stron po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych.
      2.   Za zgodą Stron Wspólna Rada może także podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu projekt wniosku zostaje rozesłany na piśmie przez przewodniczącego Wspólnej Rady do jej członków zgodnie z art. 7 oraz wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie przez członków wszelkich zastrzeżeń lub propozycji zmian. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić wyżej wymieniony termin w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.
      3.   Akty Wspólnej Rady noszą odpowiednio nazwę „decyzja” lub „zalecenie”, po której następuje numer porządkowy, rok ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady zostają podpisane przez przewodniczącego i są rozsyłane adresatom, o których mowa w art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Wspólnej Rady w swoim odpowiednim dzienniku urzędowym.
      4.   Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi inaczej.
      Artykuł 12
      Języki
      1.   Językami urzędowymi Wspólnej Rady są języki angielski i hiszpański.
      2.   O ile nie postanowiono inaczej, Wspólna Rada opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.
      Artykuł 13
      Wydatki
      1.   Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie koszty, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnej Rady, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.
      2.   Koszty związane z tłumaczeniem ustnym posiedzeń oraz tłumaczeniem i powielaniem dokumentów ponosi Unia Europejska. W przypadku gdy Kuba wymaga tłumaczenia ustnego lub pisemnego na języki inne niż przewidziane w art. 12, lub z takich języków, ponosi związane z tym koszty.
      3.   Pozostałe wydatki związane z organizacją posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.
      Artykuł 14
      Wspólny Komitet
      1.   Zgodnie z art. 82 Umowy Wspólną Radę wspiera w wykonywaniu jej obowiązków Wspólny Komitet. Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli Stron będącymi, co do zasady, urzędnikami wyższego szczebla.
      2.   Wspólny Komitet przygotowuje posiedzenia i obrady Wspólnej Rady, w stosownych przypadkach wykonuje decyzje Wspólnej Rady oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość stosunków oraz należyte funkcjonowanie Umowy. Wspólny Komitet rozpatruje każdą kwestię przekazaną mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne kwestie, które mogą pojawić się w trakcie wykonywania Umowy. Przedkłada Wspólnej Radzie do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń.
      3.   Wspólny Komitet podejmuje decyzje i wydaje zalecenia w przypadku gdy upoważnia go do tego Umowa. Zgodnie z art. 82 ust. 4 Umowy Wspólna Rada może upoważnić Wspólny Komitet do podejmowania decyzji.
      4.   W przypadku gdy Umowa odnosi się do obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub w przypadku gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, takie konsultacje mogą odbyć się w ramach Wspólnego Komitetu, chyba że Umowa stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane we Wspólnej Radzie, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.
      Artykuł 15
      Zmiany w regulaminie wewnętrznym
      Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Wspólnej Rady zgodnie z art. 11.
   
   
      ZAŁĄCZNIK 2
      
         Regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu
      
      Artykuł 1
      Postanowienia ogólne
      1.   Wspólny Komitet ustanowiony zgodnie z art. 82 Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwanej dalej „Umową”) wspiera Wspólną Radę w wykonywaniu jej obowiązków i funkcji oraz wykonuje swoje zadania przewidziane w Umowie oraz wyznaczone mu przez Wspólną Radę.
      2.   Wspólny Komitet przygotowuje posiedzenia i obrady Wspólnej Rady, w stosownych przypadkach wykonuje decyzje Wspólnej Rady oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość stosunków oraz należyte funkcjonowanie Umowy. Wspólny Komitet rozpatruje każdą kwestię przekazaną mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne kwestie, które mogą pojawić się w trakcie bieżącego wykonywania Umowy. Przedkłada Wspólnej Radzie do przyjęcia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń.
      3.   Zgodnie z art. 82 ust. 1 Umowy Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli Stron, na szczeblu wyższych urzędników, uwzgledniając konkretne sprawy, które mają być rozpatrywane.
      4.   Odniesienie do „Stron” w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją określoną w art. 84 Umowy.
      Artykuł 2
      Przewodnictwo
      Wspólnemu Komitetowi przewodniczy na zmianę, od danego posiedzenia do następnego, przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Republiki Kuby. Pierwszą Stroną przewodniczącą będzie Republika Kuby.
      Artykuł 3
      Posiedzenia
      1.   O ile Strony nie postanowią inaczej, Wspólny Komitet zbiera się regularnie, co najmniej raz w roku. Za zgodą Stron sesje nadzwyczajne Wspólnego Komitetu mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron.
      2.   Każde posiedzenie Wspólnego Komitetu jest zwoływane przez przewodniczącego w terminie i miejscu uzgodnionym przez Strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wydawane jest przez sekretariat Wspólnego Komitetu nie później niż 28 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
      3.   Regularne posiedzenia Wspólnego Komitetu są zwoływane, w miarę możliwości, z odpowiednim wyprzedzeniem przed regularnymi posiedzeniami Wspólnej Rady.
      4.   W drodze wyjątku oraz za zgodą Stron, posiedzenia Wspólnego Komitetu mogą być organizowane przy użyciu wszelkich uzgodnionych środków technicznych, takich jak wideokonferencja.
      Artykuł 4
      Delegacje
      Przed każdym posiedzeniam Strony są informowane za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu.
      Artykuł 5
      Sekretariat
      UrzędnikUnii Europejskiej oraz urzędnik Rządu Kuby działają wspólnie w charakterze sekretarzy Wspólnego Komitetu oraz wspólnie wykonują obowiązki sekretariatu w duchu wzajemnego zaufania i współpracy, chyba że przepisy niniejszego regulaminu wewnętrznego stanowią inaczej.
      Artykuł 6
      Korespondencja
      1.   Korespondencja adresowana do Wspólnego Komitetu jest kierowana do jednego z sekretarzy, który następnie informuje drugiego sekretarza.
      2.   Sekretariat zapewnia przekazywanie korespondencji adresowanej do Wspólnego Komitetu przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, rozsylanie jej zgodnie z art. 7.
      3.   Korespondencja pochodząca od przewodniczącego jest przesyłana Stronom przez sekretariat w imieniu przewodniczącego. Korespondencja taka jest rozsyłana, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 7.
      Artykuł 7
      Dokumenty
      1.   Rozsyłaniem dokumentów zajmują się sekretarze.
      2.   Strona przekazuje swoje dokumenty swojemu sekretarzowi. Sekretarz następnie przekazuje te dokumenty sekretarzowi drugiej Strony bez zbędnej zwłoki.
      3.   Każdy sekretarz rozsyła dokumenty właściwym przedstawicielom swojej Strony, systematycznie przesyłając je również do wiadomości sekretarza drugiej Strony.
      Artykuł 8
      Poufność
      O ile strony nie postanowiły inaczej, posiedzenia Wspólnego Komitetu nie są jawne. Gdy jedna ze Stron przedstawia Wspólnemu Komitetowi informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jako informacje poufne.
      Artykuł 9
      Porządek obrad
      1.   Sekretariat sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia, a także projekt wniosków operacyjnych przewidzianych w art. 10 na podstawie wniosków przedstawionych przez Strony. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretariat otrzymał wniosek od jednej ze Stron o włączenie ich do porządku obrad, wraz ze stosownymi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed posiedzeniem.
      2.   Wstępny porządek obrad, wraz ze stosownymi dokumentami, rozsyłany jest zgodnie z art. 7 nie później niż 15 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.
      3.   Wspólny Komitet przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.
      4.   Przewodniczący posiedzenia Wspólnego Komitetu, na zasadzie ad hoc oraz z zastrzeżeniem zgody drugiej Strony, może zaprosić niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony zapewniają, aby obserwatorzy lub eksperci spełniali wymogi dotyczące poufności.
      5.   Przewodniczący posiedzenia Wspólnego Komitetu, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności.
      Artykuł 10
      Protokół z posiedzenia oraz wnioski operacyjne
      1.   Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia.
      2.   Protokół, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:
      
                  a)
               
               
                  listę uczestników, listę towarzyszących im urzędników oraz listę wszelkich obserwatorów lub ekspertów, którzy wzięli udział w posiedzeniu;
               
            
                  b)
               
               
                  dokumentację przedłożoną Wspólnemu Komitetowi;
               
            
                  c)
               
               
                  oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił Wspólny Komitet; oraz
               
            
                  d)
               
               
                  wnioski operacyjne z posiedzenia.
               
            3.   Projekt protokołu zostaje przedłożony Wspólnemu Komitetowi do zatwierdzenia. Wspólny Komitet zatwierdza protokół na następnym posiedzeniu lub, ewentualnie, na piśmie.
      4.   Sekretarz Strony przewodniczącej sporządza projekt wniosków operacyjnych z każdego posiedzenia i rozsyła go Stronom wraz z porządkiem obrad, zazwyczaj nie później niż 15 dni kalendarzowych przed posiedzeniem. Projekt ten jest aktualizowany w trakcie posiedzenia tak, aby na jego zakończenie Wspólny Komitet przyjął wnioski operacyjne uwzględniające działania następcze, które mają zostać podjęte przez Strony, chyba że Strony postanowią inaczej. Po zatwierdzeniu wniosków operacyjnych dołącza się je do protokołu z posiedzenia, a ich wykonanie jest przedmiotem przeglądu podczas któregokolwiek kolejnego posiedzenia Wspólnego Komitetu. W tym celu Wspólny Komitet przyjmuje wzór umożliwiający śledzenie postępów w zakresie każdego działania w określonym terminie.
      Artykuł 11
      Decyzje i zalecenia
      1.   W szczególnych przypadkach, gdy na mocy Umowy Wspólnemu Komitetowi powierzono uprawnienia do podejmowania decyzji lub gdy takie uprawnienia zostały mu przekazane przez Wspólną Radę, Wspólny Komitet podejmuje decyzje. Wydaje on także zalecenia dla Wspólnej Rady. Decyzje i zalecenia są przyjmowane za obopólną zgodą Stron oraz po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych. Każda decyzja lub zalecenie zostają podpisane przez przewodniczącego.
      2.   Za porozumieniem Stron Wspólny Komitet może podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. Procedura pisemna polega na wymianie not między obydwoma sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze Stronami. W tym celu tekst wniosku zostaje rozesłany zgodnie z art. 7 oraz wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie wszelkich uwag lub zastrzeżeń. Przewodniczący Wspólnego Komitetu, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić te terminy w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Po uzgodnieniu tekstu każdą decyzję lub zalecenie podpisuje przewodniczący.
      3.   Akty Wspólnego Komitetu noszą odpowiednio nazwę „decyzja” lub „zalecenie”, po której następuje numer porządkowy, rok ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi inaczej.
      4.   Decyzje i zalecenia rozsyłane są Stronom.
      5.   Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Wspólnego Komitetu w swojej odpowiedniej urzędowej publikacji.
      Artykuł 12
      Sprawozdania
      Na każdym regularnym posiedzeniu Wspólnej Rady Wspólny Komitet składa jej sprawozdanie ze swojej działalności oraz działalności swoich podkomitetów.
      Artykuł 13
      Języki
      1.   Językami urzędowymi Wspólnego Komitetu są języki urzędowe Wspólnej Rady.
      2.   Językami roboczymi Wspólnego Komitetu są języki angielski i hiszpański. O ile nie postanowiono inaczej, Wspólny Komitet opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.
      Artykuł 14
      Wydatki
      1.   Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie koszty, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnego Komitetu, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.
      2.   Koszty związane z organizacją posiedzeń, powielaniem dokumentów oraz tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń i pisemnym tłumaczeniem dokumentów na język angielski lub hiszpański ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na inne języki lub z innych języków ponosi Strona wnosząca o takie tłumaczenia.
      Artykuł 15
      Zmiany w regulaminie wewnętrznym
      Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Wspólnej Rady zgodnie z art. 11 regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady.
      Artykuł 16
      Podkomitety
      1.   Zgodnie z art. 83 ust. 1 Umowy Wspólny Komitet może podejmować decyzje o utworzeniu podkomitetów w poszczególnych dziedzinach, które są niezbędne do wdrożenia Umowy, aby zapewnić sobie wsparcie w wykonywaniu swoich obowiązków. Wspólny Komitet może podjąć decyzję o rozwiązaniu każdego takiego podkomitetu, a także o określeniu lub zmianie jego regulaminu wewnętrznego. O ile nie postanowiono inaczej, wspomniane podkomitety podlegają Wspólnemu Komitetowi, któremu składają sprawozdanie po każdym ze swoich posiedzeń.
      2.   O ile w Umowie nie przewidziano inaczej lub o ile Wspólna Rada nie postanowiła inaczej, niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do każdego podkomitetu ustanowionego na mocy Umowy lub zgodnie z ust. 1.
      3.   Posiedzenia, gdy wystąpi taka potrzeba – z osobistym udziałem członków podkomitetów, mogą odbywać się w Brukseli albo na Kubie lub, na przykład, w drodze wideokonferencji. Podkomitety są platformą monitorowania postępów w zbliżaniu przepisów w określonych obszarach, dyskusji na temat określonych kwestii oraz wyzwań pojawiających się w trakcie tego procesu, a także formułowania zaleceń i wniosków operacyjnych.
      4.   Sekretariat Wspólnego Komitetu otrzymuje do wiadomości całość odnośnej korespondencji, dokumentów i komunikatów dotyczących pracy podkomitetów.
      5.   O ile Strony nie postanowiły inaczej w ramach Wspólnej Rady, podkomitety mają uprawnienia jedynie do formułowania zaleceń dla Wspólnego Komitetu.