CELEX: 52001PC0383
Language: sv
Date: 2001-07-09
Title: Förslag till rådets beslut om exceptionell användning av ränta från Europeiska utvecklingsfonden för finansiering av kostnader i samband med genomförandet av delegeringsprocessen i AVS-länderna under en övergångsperiod

Avis juridique important

|

52001PC0383

Förslag till Rådets beslut om exceptionell användning av ränta från Europeiska utvecklingsfonden för finansiering av kostnader i samband med genomförandet av delegeringsprocessen i AVS-länderna under en övergångsperiod  /* KOM/2001/0383 slutlig */  

Förslag till  RÅDETS BESLUT om exceptionell användning av ränta från Europeiska utvecklingsfonden för finansiering av kostnader i samband med genomförandet av delegeringsprocessen i AVS-länderna under en övergångsperiod(framlagt av kommissionen)MOTIVERING1. InledningDen 16 maj 2000 fattade kommissionen beslut om att reformera förvaltningen av programmen för bistånd till tredje land som ett led i den övergripande reform av kommissionen som genomförs under ledning av vice ordförande Neil Kinnock.Detta beslut tydliggjorde att kommissionen inte har tillräckliga mänskliga resurser för att genomföra sitt bistånd till tredje land. Den del av reformen som berör mänskliga resurser är omorganisationen av förvaltningen av projektcykeln, en betydande delegeringen av verksamheten till delegationerna i tredje land, avvecklingen av kontoren för tekniskt bistånd och återtagandet av motsvarande mänskliga resurser under andra anställningsförhållanden.Delegeringsprocessen har till syfte att göra förvaltningen av biståndet mer effektiv och att öka kvaliteten på verksamheten. Genom att beslutsfattandet förläggs närmare fältet påskyndas programplaneringen samt identifieringen och genomförandet av projekt. Detta kommer även att minska förseningarna och byråkratin, leda till en effektivare användning av de mänskliga resurserna, minska förhandskontrolluppgifterna, överföra mer ansvar till relevanta tjänstemän och förstärka samordningen mellan medlemsstaterna på plats.I sin ändringsskrivelse nr 1 till det preliminära förslaget till budget 2001 gjorde kommissionen en bedömning av hur mycket personal och hur stora anslag till administrativa kostnader som krävs för att uppnå jämvikt mellan kommissionens verksamhet och dess mänskliga resurser. Med hänsyn till den omstrukturering och omfördelning som redan beslutats konstaterades det att det saknades 1 254 tjänster inom kommissionen, varav 574 (46 %) inom avdelningarna för yttre förbindelser.Det framgick av en första bedömning av delegationernas personalbehov i samband med delegeringsprocessen att varje delegation kommer att behöva i genomsnitt 10 till 15 ytterligare tjänster (tjänstemän, externa experter, lokalanställda).Tjänstemännen måste finansieras inom ramen för del A i budgeten genom omorganisation, omfördelning och en del av de ytterligare tjänster som begärs i ändringsskrivelse nr 1 till det preliminära förslaget till budget 2001. Kostnaderna för externa experter och lokalanställda planerar man däremot att finansiera genom de BA-budgetposter i budgetens utgiftsdel som hänför sig till delegationerna i fråga, t.ex. ALA, Meda, Tacis och Phare.Dessa åtgärder omfattar kostnaderna för extern personal (inbegripet utbildning, lokalkostnader och logistik såsom datautrustning) för samtliga delegationer utom dem i AVS-länderna (Länderna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet), vilka har till huvuduppgift att förvalta bistånd från Europeiska utvecklingsfonden (EUF). Detta beror på att EUF finansieras separat av medlemsstaterna och endast nämns som ett symboliskt anslag i del B av kommissionens budget.I det interna avtalet mellan medlemsstaterna rörande nionde EUF anges det särskilt att ett årligt belopp på 125 miljoner euro skall anslås under en femårsperiod till kostnader i samband med genomförandet av nionde EUF. Det krävs emellertid ytterligare medel för att finansiera delegeringsprocessen under perioden 2001-2002 före Cotonouavtalets ikraftträdande. Kommissionen föreslår att dessa ytterligare kostnader för delegeringsprocessen i AVS-länderna under perioden 2001-2002 delvis finansieras med upplupna räntor från EUF.2. Programmet rörande delegering till AVS-delegationernaDen första etappen av delegeringen, som kommer att inledas i mitten av 2001, avser 23 delegationer, varav 6 (Dominikanska republiken, Elfenbenskusten, Kenya, Mali, Senegal och Sydafrika) är AVS-delegationer. Av dessa kan man bortse från Sydafrika, eftersom landet har en egen BA-budgetpost i budgeten och inte mottar medel från EUF.Den andra etappen av delegeringen, som planeras att inledas under 2002, bör avse 31 delegationer, varav 8 belägna i AVS-länder (Benin, Burkina Faso, Kamerun, Madagaskar, Niger, Tanzania, Guinea (Conakry)  och Ethiopien).Den tredje och sista etappen av delegeringen planeras äga rum under 2003 och bör omfatta de övriga 31 delegationerna i AVS-länder, dvs. Angola, Barbados, Botswana, Burundi, Centralafrikanska republiken, Demokratiska republiken Kongo, Eritrea, Fiji, Gabon, Guinea-Bissau, Guyana, Haiti, Jamaica, Kongo (Brazzaville), Lesotho, Malawi, Mauretanien, Mauritius, Mo(ambique, Namibia, Nigeria, Papua Nya Guinea, Rwanda, Sierra Leone, Sudan, Trinidad och Tobago, Uganda , Zimbabwe, Tchad och Zambia.3. KostnadsberäkningDe extra kostnader som delegeringsprocessen medför hänför sig till följande tre kategorier:(1) Ökade administrativa kostnader för de berörda delegationerna på lång sikt, inbegripet kostnader för ytterligare tjänstemän vid delegationerna.(2) Engångskostnader i samband med delegeringsprocessen, såsom flyttkostnader, installation av hårdvara, teknisk utbildning osv.(3) Ytterligare extern personal (experter och lokalanställda).3.1 Ökade administrativa kostnaderDe ökade administrativa kostnaderna för de utökade delegationerna kommer att tas från del A i budgeten. Denna kategori omfattar de ökade allmänna administrativa kostnader som kommer att bli följden av att fler tjänstemän kommer att arbeta inom detta område.3.2 Kostnader i samband med införandet av "delegerade" delegationerInförandet av delegerade delegationer medför extra kostnader såsom inrättandet av säkra kommunikationskanaler, anpassning av befintliga byggnader eller hyra av ytterligare byggnader, flyttkostnader, anpassning av IT-system och av projektförvaltningssystem osv. Även dessa kostnader kommer att tas från del A i budgeten.3.3 Kostnader för extern personalMan planerar att i stor utsträckning använda sig av extern personal för att täcka delegationernas behov av ytterligare personal. Till denna kostnadskategori hör även de administrativa kostnader som krävs för att denna personalgrupp skall kunna arbeta effektivt (kontorshyra, kontorsmaterial och underhållskostnader, utbildning, kontraktsförvaltning osv.) samt utrustning för detta ändamål (datorer osv.)Dessa kostnader beräknas uppgå till följande (årligt genomsnitt i euro):Grupp 1 Experter/ALAT : 120 000Grupp 1 Lokalanställda (LA) : 50 000Grupp 2 Lokalanställda : 32 000Grupp 3 Lokalanställda : 26 000.4. Föreslag till ytterligare finansieringskälla för inledandet av delegeringsprocessen: Räntor från EUF4.1 Finansiering efter 2002:Som konstaterats ovan, anges i artikel 4 i det interna avtalet mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000, och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen av EG-fördraget är tillämplig [1], att[1]  EGT L 317, 15.12.2000 (nedan kallat det interna avtalet rörande nionde EUF)."Ett belopp på 125 miljoner euro skall vara särskilt avsett för finansiering av kostnader i samband med genomförandet som kommissionen kommer att bestrida inom ramen för AVS-EG-avtalet."I artikel 9.1 b i det interna avtalet rörande nionde EUF anges det vidare att detta belopp bl.a. kan användas för"förstärkning av kommissionens och dess delegationers administrativa förmåga i syfte att få ett smidigt förberedande och genomförande av de åtgärder som finansieras genom nionde EUF."Vidare anges det i artikel 9.1 att "bistånd dock inte skall ges för verksamhet som ingår i den europeiska offentliga sektorns, dvs. kommissionens fast anställda personals centrala arbetsuppgifter."Annan verksamhet som kan finansieras med dessa medel inbegriper administrativa och finansiella kostnader i samband med förvaltningen av EUF:s medel samt finansiering av undersökningar, bedömningar, granskningar eller rådgivningstjänster.Finansieringen av kostnaden för externa experter i samband med delegeringsprocessen vid AVS-delegationerna faller helt klart inom ramen för artikel 9.1 b i det interna avtalet rörande nionde EUF. Det är följaktligen möjligt att finansiera åtminstone en del av kostnaderna för delegeringsprocessen i AVS-länderna med hjälp av denna källa när nionde EUF inrättats.4.2 Finansiering under övergångsperioden (fram till Cotonouavtalets ikraftträdande)Eftersom det interna avtalet rörande nionde EUF sannolikt inte kommer att ratificeras och träda i kraft före mitten av 2002 måste en övergångslösning för finansieringen av delegeringen till delegationerna i AVS-länderna uppnås.Kommissionen underrättar rådet om att det från och med mars 2001 bland EUF:s allmänna tillgodohavanden [2] finns medel som uppgår till 29,6 miljoner euro, vilka härrör från ackumulerad ränta på deponerade EUF-medel. Till följd av den normala praxisen för förvaltning av EUF-medel kan dessa räntor inte delas upp mellan sjätte, sjunde och åttonde EUF, utan de utgör en från varandra fysiskt oskiljbar del av EUF:s allmänna tillgodohavanden.[2]  Räntorna härrör från medel som har deponerats av Europeiska utvecklingsfonderna och kommer från saldon på konton hos europeiska banker vars räntor fastställs genom avtal mellan GD Budget och dessa bankinstitut.I artikel 9.2 i "det interna avtalet rörande sjätte EUF och finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd" [3] anges att "andra intäkter" som härrör från fonden får fördelas av rådet, som skall fatta sitt beslut med kvalificerad majoritet på förslag av kommissionen.[3]  EGT L 86, 31.3.1986 (nedan kallat det interna avtalet rörande sjätte EUF).I artikel 9.2 i "det interna avtalet rörande åttonde EUF mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för andra finansprotokollet till fjärde AVS-EG-konventionen" [4] anges ett antal möjliga användningsområden för intäkter från räntor på medel som finns deponerade hos utbetalande organ i Europa. Rådet kan emellertid med kvalificerad majoritet på förslag av kommissionen besluta att använda de intäkter som avses i denna artikel till andra ändamål än sådana som anges i punkt 2.[4]  EGT L 156, 29.5.1998, s. 108 (nedan kallat det interna avtalet rörande åttonde EUF).Artikel 9.2 i "det interna avtalet rörande sjunde EUF och finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd" inom ramen för fjärde AVS-EEG-konventionen [5] innefattar inte uttryckligen någon klausul som skulle möjliggöra ett beslut av rådet om användningen av räntan för andra ändamål.[5]  EGT L 229, 17.8.1991, s. 288 (nedan kallat det interna avtalet rörande sjunde EUF).Mot bakgrund av att det inte är möjligt att dela upp de upplupna räntorna från sjätte, sjunde och åttonde EUF, skulle användningen av upplupna räntor från alla tre EUF i praktiken blockeras på grund av att det i det interna avtalet rörande sjunde EUF saknas en bestämmelse som gör det möjligt för rådet att besluta om användningen av dessa räntor.Att inte kunna använda dessa räntor tillsammans skulle vara oförenligt med intentionerna hos företrädarna för medlemsstaternas regeringar, vilka i det interna avtalet rörande sjätte och åttonde EUF uttrycklingen gav rådet i uppdrag att besluta om användningen av räntorna. Dessutom är alla tre EUF av samma slag och har samma mål. Avsaknaden av en klausul i artikel 9.2 i det interna avtalet rörande sjunde EUF i vilken rådet görs ansvarigt för att fatta beslut om användningen av sådana räntor förefaller att bero på ett oavsiktligt utelämnande. Eftersom utelämnandet inte är avsiktligt kan artikel 9.2 i det interna avtalet rörande sjunde EUF inte tolkas på sådant sätt att rådet förhindras från att besluta om användningen av upplupna räntor från sjätte, sjunde och åttonde EUF.Kommissionen föreslår därför att rådet fattar beslut om att använda en del av de ackumulerade räntorna på deponerade EUF-medel för att bidra till till finansieringen av delegeringen till delegationerna i AVS-länderna under övergångsperioden. Denna lösning är förenlig med den finansiering som planeras för delegeringen i andra delar av världen.Kommissionen föreslår särskilt att rådet fattar beslut om att använda upp till 23 000 000 euro av beloppet i fråga för att täcka följande kostnader vid de 13 berörda delegationerna under en period av två år (från och med slutet av 2001 till och med början av 2003 då medel från nionde EUF förväntas finnas tillgängliga) [6]:[6]  Beloppet 23 000 000 euro har beräknats på grundval av ett extra personalbehov på i genomsnitt 8 experter på nivå 1 (5 ALAT eller IE + 3 AL grupp 1), 2 lokalanställda på nivå 2 och 1 lokalanställd på nivå 3 per delegation, dvs. i genomsnitt 840 000 euro årligen för varje delegation. I detta belopp ingår även 500 000 i tekniskt bistånd för att underlätta delegeringen av OLAS-systemet och en reserv på 660 000 euro för att täcka ytterligare oförutsedda utgifter (vilka beräknas uppgå till 25 000 euro årligen för varje delegation).(1) Biståndsutgifter i samband med programplanering, identifiering, förberedelse, förvaltning, uppföljning, granskning och kontroll av kommissionens biståndsåtgärder i AVS-länderna, särskilt kostnader för rekrytering av experter och lokalanställda som skall bistå vid genomförandet av dessa uppgifter.(2) Administrativa kostnader som utgör en direkt förutsättning för att de experter och lokalanställda som rekryteras skall kunna genomföra sina uppgifter på ett effektivt sätt, inbegripet inköp av utrustning, tillfällig hyra av extra kontorsutrymme, därmed sammanhängande IT-kostnader osv.5. Avslutande anmärkningarDet råder ingen tvekan om att delegeringen till de externa delegationerna är politiskt nödvändig och önskvärd. Lösningen att använda relevanta BA-budgetposter har i princip godkänts för alla delegationer utom för AVS-delegationerna. Det faktum att EUF för närvarande inte ingår i betalningsbemyndigandena i kommissionens budget är en formalitet som kommissionen föreslår att man löser genom att använda räntor på medel som deponerats hos EUF.Kostnadsberäkningen för delegeringen under perioden 2001/2002 grundar sig på en bedömning av vilka mänskliga resurser som krävs för en korrekt och delegerad förvaltning av AVS-delegationernas nuvarande och framtida verksamhetsområden. Kommissionen önskar i detta sammanhang rikta uppmärksamheten på följande:- Under den första etappen av delegeringsprocessen kommer kommissionens avdelningar både att samarbeta med det stora flertalet av delegationerna, som driver sin verksamhet enligt det nuvarande systemet, och med ett antal delegationer som genomgår en inlärningsprocess inom ramen för det nya "delegerade" systemet.- Denna process sammanfaller med Cotonouavtalets ikraftträdande, som kommer att få betydande verkningar för AVS-delegationernas uppgifter och ansvarsområden och personalbehov, både när det gäller antal och kvalifikationer.På lång sikt förväntas utökningen av delegeringen till alla delegationer, rationaliseringen av projektportföljen (genom minskad eftersläpning när det gäller genomförandet äldre EUF-projekt, inriktning på program inom centrala sektorer osv.), förstärkning av samordningsmekanismer (inbegripet samfinansiering) och förenkling av förfaranden och arbetsmetoder göra det möjligt att företa en ny uppskattning av de medel som krävs för förvaltningen av AVS-samarbetet och att omfördela dessa mellan Bryssel och delegationerna.Kommissionen önskar vidare understryka att(1) detta förslag utgör en tillfällig lösning fram till Cotonouavtalets ikraftträdande och kan finansieras inom ramen för del A i gemenskapens budget,(2) det inte krävs några nya medel, eftersom finansieringen redan finns och inte behovs för andra ändamål.Förslag tillRÅDETS BESLUTom exceptionell användning av ränta från Europeiska utvecklingsfonden för finansiering av kostnader i samband med genomförandet av delegeringsprocessen i AVS-länderna under en övergångsperiodEUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDEmed beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,med beaktande av tredje AVS-EG-konventionen,med beaktande av fjärde AVS-EG-konventionen [7], ändrad genom Mauritius-avtalet, undertecknat den 4 november 1995 [8],[7]  EGT L 229, 17.8.1991, s. 3.[8]  EGT L 156, 29.5.1998, s. 3.med beaktande av det interna avtalet av den 19 februari 1985 mellan medlemsstaterna om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd [9], särskilt artikel 9.2 i detta,[9]  EGT L 86, 31.3.1986.med beaktande av det interna avtalet av den 16 juli 1990 om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för fjärde AVS-EEG-konventionen [10], särskilt artikel 9.2 i detta,[10]  EGT L 229, 17.8.1991, s. 288 (nedan kallat det interna avtalet rörande sjunde EUF).med beaktande av det interna avtalet av den 15 december 1995 mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för andra finansprotokollet till fjärde AVS-EG-konventionen [11], särskilt artikel 9.2 andra stycket i detta,[11]  EGT L 156, 29.5.1998, s. 108 (nedan kallat det interna avtalet rörande åttonde EUF).med beaktande av kommissionens förslag, ochav följande skäl:(1) Den 16 maj 2000 fattade kommissionen beslut om att reformera förvaltningen av programmen för bistånd till tredje land som ett led i den övergripande reformen av kommissionen.(2) Detta beslut tydliggjorde att kommissionen inte har tillräckliga mänskliga resurser för att genomföra sitt bistånd till tredje land.(3) De delar av reformen som berör mänskliga resurser innefattar omorganisationen av förvaltningen av projektcykeln, en betydande delegering av beslutsfattandet och verksamheten till delegationerna i tredje land i syfte att göra förvaltningen av biståndet mer effektiv och att öka kvaliteten på verksamheten, samt att påskynda programplaneringen, identifieringen och genomförandet av program och projekt.(4) I detta sammanhang är det nödvändigt att förstärka både de mänskliga resurserna och den fysiska infrastrukturen vid kommissionens delegationer i tredje land.(5) Kostnaderna för denna personal planerar man att finansiera genom de BA-budgetposter i budgetens utgiftsdel som hänför sig till program utanför Afrika, Västindien och Stillahavsområdet (AVS-länderna).(6) Under perioden 2001-2002 bör "delegeringen" till 13 av kommissionens delegationer i AVS-länderna vara genomförd.(7) I det interna avtalet rörande finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansieringsprotokollet till partnerskapsavtalet mellan AVS-länderna, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat den 14 september 2000 (nedan kallat "det interna avtalet rörande nionde EUF"), särskilt artiklarna 1.3, 4 och 9 i detta, anges vilka finansiella medel som kan användas för att förstärka den administrativa förmågan hos kommissionens delegationer när det gäller att genomföra åtgärder som finansieras av nionde EUF.(8) I enlighet med bestämmelserna i de interna avtalen rörande sjätte, sjunde och åttonde EUF bör fram till nionde EUF:s ikraftträdande finansiella medel göras tillgängliga från ackumulerad ränta på medel som deponerats av Europeiska utvecklingsfonderna och som nu återfinns fysiskt oskiljbara bland EUF:s allmänna tillgodohavanden.HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.Artikel 1Ett belopp på 23 000 000 euro skall avsättas från ackumulerad ränta på deponerade EUF-medel, vilken återfinns bland EUF:s allmänna tillgodohavanden, för finansiering av kostnader i samband med genomförandet av delegeringsprocesssen i AVS-länderna i enlighet med artikel 2.Artikel 2De medel som avses i artikel 1 skall användas för att finansiera följande kostnader:1. Stödkostnader i samband med identifiering, förberedelse, förvaltning, uppföljning, redovisning, granskning och kontroll av kommissionens biståndsåtgärder i AVS-länderna, särskilt kostnader för rekrytering och stationering vid delegationerna av experter och lokalanställda som skall bistå vid genomförandet av dessa "delegerade" uppgifter och tillhandahållande av tekniskt stöd till "delegeringen" av kommissionens datoriserade direktanslutna redovisningssystem (OLAS).2. Administrativa kostnader som har direkt anknytning till att de rekryterade experterna och lokalanställda kan arbeta effektivt, inbegripet inköp av utrustning, tillfällig hyra av extra kontorsutrymme och därmed sammanhängande IT-kostnader osv.Artikel 3Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.Utfärdat i BrysselPå rådets vägnarOrdförandeFINANSIERINGSÖVERSIKT FÖR RÄTTSAKTPolitikområde: Förvaltning av gemenskapsbistånd till AVSVerksamhet: Förstärkning med extern personal till delegationerna inom ramen för delegeringsprocessen, vilka finansieras med räntor från EUFÅtgärdens beteckning: Delegeringsåtgärder i AVS-länderna 2001-20021. BERÖRDA BUDGETPOSTER (nummer och beteckning): Räntor från EUF2. ALLMÄNNA UPPGIFTER2.1 Sammanlagda anslag för åtgärden: 23 miljoner euro i åtagandebemyndiganden (åtagandebemyndiganden)2.2 Tillämpningsperiod: oktober 2001 - mars 20042.3 Flerårig total uppgiftsberäkning:a) Förfalloplan för åtagandebemyndiganden/betalningsbemyndiganden (finansiellt stöd) (se punkt 6.1.1 )Miljoner euro (avrundat till tre decimaler)&gt;Plats för tabell&gt;b) Tekniskt och administrativt stöd och stödutgifter (se punkt 6.1.2) - Ej tillämplig- Finansiering från EUF&gt;Plats för tabell&gt;&gt;Plats för tabell&gt;c) Total budgetkonsekvens i form av personalutgifter och administrativa utgifter (se punkterna 7.2 och 7.3) Ej tillämplig- Finansiering från EUF&gt;Plats för tabell&gt;&gt;Plats för tabell&gt;2.4 Förenlighet med den ekonomiska planeringen och budgetplanen[X] Förslaget är förenligt med gällande ekonomisk planering[...] Förslaget kräver omfördelningar under den berörda rubriken i budgetplanen,[...] i nödvändiga fall med stöd av bestämmelserna i det interinstitutionella avtalet2.5 Påverkan på inkomsterna [12][12]  Ytterligare upplysningar finns i den separata vägledningen.[X] Inkomsterna påverkas inte (gäller tekniska aspekter på genomförandet av en åtgärd)ELLER[...] Inkomsterna påverkas enligt följande:Miljoner euro (avrundat till en decimal)&gt;Plats för tabell&gt;3. BUDGETTEKNISKA UPPGIFTER - Ej tillämplig -FINANSIERING FRÅN EUF&gt;Plats för tabell&gt;4. RÄTTSLIG GRUND- Internt avtal av den 19 februari 1985 rörande finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för tredje AVS-EG-konventionen (Lomé III).- Internt avtal av den 17 augusti 1991 rörande finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för fjärde AVS-EG-konventionen (Lomé IV).- Internt avtal av den 29 maj 1998 rörande finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för andra finansprotokollet till fjärde AVS-EG-konventionen (Lomé IV).5. BESKRIVNING AV ÅTGÄRDEN OCH SKÄL FÖR ÅTGÄRDEN5.1 Behovet av gemenskapsåtgärder [13][13]  Ytterligare upplysningar finns i den separata vägledningen.5.1.1 Mål för åtgärdenEn vägledande princip i förklaringen om den allmänna politiken när det gäller utvecklingsbistånd är att en anpassning av organisationen och ansvarsfördelningen skall ske mellan Bryssel och delegationerna genom delegering. Delegeringen skall tjäna det viktigaste målet som fastställs i kommissionens meddelande rörande reformen av förvaltningen av biståndet till tredje land, nämligen att påskynda och förbättra kvaliteten i genomförandet av gemenskapsbiståndet.Finansieringen har till syfte att från och med sista kvartalet 2001 och under 2002 inleda delegeringen av förvaltningen av gemenskapens bistånd till AVS-länderna (fem AVS-delegationer 2001 och åtta 2002).5.1.2 FörhandsutvärderingDen 16 maj 2000 fattade kommissionen beslut om att reformera förvaltningen av biståndet till tredje land och att införliva detta som ett led i den övergripande reformen av kommissionen.Det framkom i detta sammanhang att personalbristen har direkta och negativa verkningar när det gäller hur snabbt och hur väl gemenskapsbiståndet kan genomföras, vilket innebär att alla åtgärder måste vidtas för att avhjälpa denna situation Den andra aspekt som framkom i samband med reformen var att det är nödvändigt att flytta verksamheten närmare fältet för att biståndet skall bli effektivare och mer relevant.5.2 Planerad verksamhet och villkor för finansiering via budgetenProgrammet uppfyller de riktlinjer för Europeiska gemenskapens utvecklingsbistånd som antogs av rådet och parlamentet i april 2000 med avseende på organisationen och omfördelningen av ansvaret mellan Bryssel och delegationerna.Delegeringsprocessen har till syfte att underlätta genomförandet av projekt och program i de berörda AVS-länderna. Den bör åtföljas av en förstärkning av delegationerna med extern kontraktsanställd personal och tillfälligt tekniskt stöd i Bryssel för att anpassa det datoriserade redovisningssystemet samt förstärkning av kommissionens fast anställda personal som finansieras av gemenskapens budget.5.3 GenomförandebestämmelserMedlen kommer att ställas till kommissionens avdelningars förfogande och förvaltas av dem inom ramen för delegeringsprocessen, i överensstämmelse med bestämmelserna i den budgetförordning som antogs av rådet den 16 juni 1998 och som är tillämplig på samarbetet för utvecklingsfinansiering enligt fjärde AVS-EG-konventionen (EGT L 191 av den 7.7.1998, s. 53).6. BUDGETKONSEKVENSER6.1 Totala budgetkonsekvenser för hela programperioden(Den beräkning som ligger till grund för nedanstående tabell skall redovisas genom uppdelningen i tabell 6.2.)6.1.1 Finansiellt stödÅtagandebemyndiganden i miljoner euro (avrundat till tre decimaler)&gt;Plats för tabell&gt;&gt;Plats för tabell&gt;6.2. Kostnadsberäkning per åtgärd för avsnitt B (för hela programtiden) [14][14]  Ytterligare upplysningar finns i den separata vägledningen.(Om det i en övergripande åtgärd ingår flera konkreta insatser skall det för var och en av dessa redovisas detaljer som gör det möjligt att bedöma omfattning och kostnad för genomförandet)Åtagandebemyndiganden i miljoner euro (avrundat till tre decimaler)&gt;Plats för tabell&gt;Redogör vid behov för beräkningsmetoderna.7. EFFEKTER PÅ PERSONALRESURSER OCH ADMINISTRATIVA UTGIFTER (FÖR 13 DELEGATIONER I ETT STABILISERAT SKEDE)7.1. Personalbehov för åtgärden&gt;Plats för tabell&gt;7.2 Total budgetkonsekvens av ytterligare personalbehov&gt;Plats för tabell&gt;Beloppen avser totala utgifter för 12 månader och 13 delegationer i ett stabiliserat skede.7.3 Övriga administrativa utgifter till följd av åtgärden&gt;Plats för tabell&gt;Beloppen avser totala utgifter för 12 månader.(1) Ange vilken typ av kommitté samt vilken av de två kategorierna den tillhör.I. Totalbelopp/år (tabell 7.2 + 7.3)II. VaraktighetIII. Totalkostnad för åtgärden (I x II)  //  euroåreuro(När de personalresurser och övriga administrativa resurser som behövs för åtgärden skall bedömas bör generaldirektoratet/tjänsten ta hänsyn till kommissionens beslut under riktlinjedebatten samt till det preliminära budgetförslaget. De bör med andra ord precisera att de personalresurser som behövs för den planerade åtgärden kan finansieras med anslagen i det preliminära budgetförslag som antagits.I undantagsfall där behovet inte har kunnat förutses när det preliminära budgetförslaget utarbetats får förslaget läggas fram till kommissionen, som då tar ställning till om och på vilka villkor åtgärden kan godtas (genom en ändring av anslagstilldelningen i det preliminära budgetförslaget, ett ad hoc-förfarande för omfördelning av anslag, en tilläggs- och ändringsbudget eller en ändringsskrivelse till budgetförslaget).8. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING8.1. Metod för uppföljningInom ramen för delegeringen till delegationerna kommer kommissionens tjänstegrenar i Bryssel att genomföra regelbundna granskningar för att kontrollera kvaliteten på förvaltningen av den delegerade verksamheten, särskilt att förfarandena efterlevs.8.2. Planerad form och tidsplan för utvärderingarKommissionen kommer i slutet av varje år att överlämna en verksamhetsrapport till EUF-kommittén i vilken de åtgärder som finansierats i enlighet med detta förslag anges.9. BESTÄMMELSER OM BEDRÄGERIBEKÄMPNINGTjänstemän från kommissionen i Bryssel kommer att göra förhandsbesök vid varje delegation för att kontrollera att alla nödvändiga förutsättningar för delegeringen är uppfyllda (bl.a. pålitliga kommunikationssystem, en lämplig ram för förfarandena och tillräckligt utbildad personal).I samförståndsavtalet mellan generaldirektoratet för ekonomistyrning och byrån för utvecklingssamarbete (EuropeAid) anges att regelbundna, och i den utsträckning som det är möjligt, gemensamma besök skall ske på plats i enlighet med en tidsplan som de båda tjänstegrenarna fastställer gemensamt.