CELEX: 52012PC0456
Language: nl
Date: 2012-08-16
Title: Voorstel voor een VERORDENING VAN DE RAAD tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence

|
			
		
		
		52012PC0456
		
			Voorstel voor een VERORDENING VAN DE RAAD tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */
			
				
		
		
			
			   	TOELICHTING
1.           ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL
1.1.        Algemene context
Een in februari 1983 goedgekeurde verordening
van de Raad[1]
stelt in artikel 1 dat de instellingen historische archieven moeten
samenstellen en deze na 30 jaar voor het publiek toegankelijk moeten maken.
Krachtens deze verordening mag iedere instelling zijn historische archieven
opslaan op de plaats die zij het meest geschikt acht.
In 1984 zijn het Europees Parlement, de Raad
en de Commissie overeengekomen hun historische archieven bij het Europees
Universitair Instituut (EUI) in Florence te bewaren, waar zij voor het publiek
toegankelijk worden gemaakt. Sindsdien hebben de Europese Rekenkamer, het
Europees Economisch en Sociaal Comité en de Europese Investeringsbank ook
besloten hun archieven bij het EUI onder te brengen. De voorwaarden van de
archiveringsovereenkomst tussen de communautaire instellingen, vertegenwoordigd
door de Commissie, en het EUI, zijn op 17 december 1984 ondertekend.
De
Italiaanse regering stelt het EUI op permanente basis gratis passende panden
ter beschikking om de archieven te huisvesten. Hierdoor wordt gewaarborgd dat
de ondergebrachte archieven overeenkomstig internationaal erkende standaards
worden bewaard en beschermd.
De historische archieven worden in het EUI bewaard
om de toegang tot de archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun
raadpleging te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese
integratie en de Europese instellingen te stimuleren.
1.2         Doel van het voorstel
Met het voorstel wordt beoogd de rol van het
EUI bij het beheer van de historische archieven van de instellingen te
consolideren. Het schept een degelijke juridische en financiële basis voor het
partnerschap tussen de EU en het EUI.
1.3         Belangrijkste elementen van het voorstel
Het voorstel voorziet in de onderbrenging van
de historische archieven van de instellingen bij het EUI. Alle instellingen met uitzondering van het Europees
Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank zullen in de toekomst hun
historische archieven bij het EUI onderbrengen zodra deze archieven uit hoofde
van de bestaande verordening voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt.
Het voorstel heeft geen gevolgen voor het
eigendomsrecht van de historische archieven, dat bij de bewaargevende
instellingen blijft, en ook niet voor de bestaande regels volgens welke de
instellingen beslissen welke documenten zij na 30 jaar voor het publiek
toegankelijk maken.
De operationele en personeelskosten van het
EUI voor het beheer van de historische archieven worden gefinancierd uit de
algemene begroting van de EU, met uitzondering van de kosten die verband houden
met de terbeschikkingstelling en uitrusting van het gebouw (de gebouwen) en de
ruimtes om de archieven en het personeel te huisvesten.
Het EUI verschaft het publiek toegang tot de historische archieven van
de EU. Dit sluit evenwel niet uit dat de instellingen hun eigen historische
archieven ook zelf voor het publiek toegankelijk kunnen maken.
Het voorstel maakt onderscheid tussen de
bewaring van papieren archieven en digitale archieven. De papieren archieven
worden ook in de toekomst fysiek ondergebracht bij en bewaard door het EUI. Het
EUI hoeft echter geen digitale archieven te bewaren met het doel toegang tot
deze archieven te verlenen. De bewaring op lange termijn van digitale archieven
blijft de verantwoordelijkheid van de instellingen van herkomst.
Het voorstel schept duidelijkheid over de
verantwoordelijkheden van het EUI voor de bescherming van persoonsgegevens die
zijn opgenomen in de historische archieven van de instellingen. Verder wordt
vastgesteld dat elke instelling uitvoeringsvoorschriften aanneemt voor de
toepassing van Verordening nr. 354/83, met regels voor het bewaren, het
voor het publiek toegankelijk maken en beschermen van persoonsgegevens in de historische
archieven.
2.           RESULTATEN VAN DE RAADPLEGING VAN
BELANGHEBBENDE PARTIJEN
Voor dit voorstel is geen effectbeoordeling
vereist.
De belanghebbende partijen zijn geraadpleegd.
Zowel het EUI als Italië, de gastinstelling en het gastland, steunen het voorstel.
De administratieve diensten van de EU-instellingen en de EU-agentschappen
ondersteunen het doel van het voorstel ook.
Het Europees Hof van Justitie en de Europese
Centrale Bank hebben gevraagd of zij kunnen worden vrijgesteld van de
verplichting hun historische archieven bij het EUI onder te brengen. Zij
sluiten echter niet uit dat zij dit in de toekomst op vrijwillige basis toch
willen doen. Deze houding vloeit voort uit de specifieke aard van hun
activiteiten en de bestaande praktijken in vele lidstaten met betrekking tot de
historische archieven van vergelijkbare instellingen.
3.           JURIDISCHE
ASPECTEN VAN HET VOORSTEL
3.1 Belangrijkste bepaling van het
voorstel
Het voorstel voorziet in de onderbrenging door
de instellingen van hun historische archieven bij het Europees Universitair
Instituut (EUI) in Florence, Italië, waar zij voor het publieke toegankelijk
worden gemaakt.
3.2 Rechtsgrondslag
De rechtsgrondslag
van dit voorstel is artikel 352 van het Verdrag betreffende de werking van de
Europese Unie.
Verordening nr. 354/83
van de Raad en haar wijzigingsverordening uit 2003 zijn goedgekeurd uit hoofde
van artikel 308 VEG, de voorloper van artikel 352 VWEU.
Het huidige voorstel heeft geen gevolgen voor het doel van Verordening
nr. 354/83, namelijk de openstelling van de archieven van de instellingen na 30
jaar. Het bepaalt alleen dat zij bij het EUI
worden ondergebracht zodat de betrokken instellingen ze overeenkomstig de
bestaande verordening voor het publiek toegankelijk hebben gemaakt. Hiermee wordt de bestaande situatie formeel
bevestigd, aangezien de meeste instellingen die hun archieven hebben
opengesteld deze reeds bij het EUI bewaren.
Artikel
3, lid 3, VEU stelt onder meer dat de Unie haar rijke
verscheidenheid van cultuur eerbiedigt en toeziet op de instandhouding en de
ontwikkeling van het Europees cultureel erfgoed. De
historische archieven van de instellingen zijn deel van het Europees cultureel
erfgoed en hun openstelling voor het publiek dient hoofdzakelijk academische,
opvoedkundige en culturele doelen. De Unie is
bevoegd om maatregelen aan te nemen om de acties van de lidstaten op deze
gebieden te steunen, te coördineren of aan te vullen, maar de verdragen
verlenen niet de benodigde bevoegdheden ten aanzien van de historische
archieven van de instellingen. 
Het gebruik van
een andere rechtsgrondslag zou leiden tot een voorstel voor een nieuwe
verordening met als gevolg dat alle bepalingen van Verordening nr. 354/83 van
de Raad, inclusief haar grondbeginselen, ter discussie zouden worden gesteld. Dit zou het bovenbeschreven doel van het voorstel
ver voorbijschieten.
De mogelijkheid om
het voorstel op artikel 15, lid 3, VWEU te baseren is onderzocht, maar om de
volgende redenen afgewezen:
Het primaire doel
van de samenstelling van historische archieven is documenten te selecteren op
basis van hun blijvende administratieve of historische waarde of hun
bewijskracht om het historisch erfgoed van de instellingen te bewaren en te
delen. De instellingen maken hun historische
archieven na 30 jaar proactief toegankelijk voor het publiek en verschaffen
aanvullende informatie om deze archieven in hun organisatorische en functionele
context te kunnen plaatsen. Dit gaat veel
verder dan het recht van het publiek op toegang tot documenten uit hoofde van
artikel 15, lid 3 VWEU dat primair tot doel heeft goed bestuur te bevorderen en
de participatie van burgers aan het besluitvormingsproces van de instellingen
te waarborgen.
Het
gebruik van artikel 15, lid 3, VWEU zou de werkingssfeer van de voorschriften
voor de openstelling van de historische archieven beperken, daar de Europese Centrale Bank, de Europese Investeringsbank en het Europees
Hof van Justitie, waarvoor nu Verordening nr. 354/83 geldt, voor de uitoefening
van hun administratieve taken alleen onder een op die grond vastgestelde
verordening zouden vallen.
3.3 Evenredigheidsbeginsel
Het voorstel is beperkt tot de bewaargeving
door de instellingen van de historische archieven bij het EUI en de voorwaarden
voor deze bewaargeving.
3.4 Keuze van instrumenten
Een verordening is het enige passende
instrument om een degelijke juridische en financiële basis te scheppen voor het
partnerschap tussen de EU en het EUI. Het voorstel betreft een beperkte
wijziging van een bestaande verordening.
4.           GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING
Het voorstel om de bewaargeving van de
historische archieven bij het EUI verplicht te stellen, heeft geen nieuwe
gevolgen voor de begroting op korte en middellange termijn. De gevolgen voor de
begroting op lange termijn zijn naar verwachting niet groot.
De drie grootste instellingen, het Europees
Parlement, de Raad en de Commissie, evenals het Europees Economisch en Sociaal
Comité, de Europese Rekenkamer en de Europese Investeringsbank bewaren hun
historische archieven al bij het EUI. Het beheer van deze archieven in Florence
wordt al sinds de eerste bewaargeving van archieven bij het EUI meer dan 25 jaar
geleden uit de EU-begroting gefinancierd. Het financieel memorandum voorziet in
de voortzetting van deze financiering. De kosten worden over de bewaargevende
instellingen verdeeld naar rato van de door het EUI voor hun respectievelijke
archieven uitgevoerde werkzaamheden.
De huisvesting voor de archieven en de
kantoren van het personeel dat de archieven van het EUI beheert, worden door de
Italiaanse regering ter beschikking gesteld.
Als gevolg van deze wijziging neemt het aantal
bewaargevende instellingen toe. Aangezien de termijn voor de openstelling van
de historische archieven 30 jaar is, zal er nog geruime tijd verstrijken
voordat andere instellingen dan de instellingen die nu reeds hun archieven door
het EUI laten bewaren, gevolgen van dit voorstel zullen ondervinden. Bovendien
zal de toenemende digitalisering van het archiefmateriaal mogelijkheden tot
schaalvoordelen scheppen bij de verwerking en verspreiding door het EUI.
2012/0221 (APP)
Voorstel voor een
VERORDENING VAN DE RAAD
tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom)
nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de
instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence
DE RAAD VAN
DE EUROPESE UNIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van
de Europese Unie, en met name artikel 352,
Gezien het voorstel van de Europese Commissie,
Na toezending van het ontwerp van
wetgevingshandeling aan de nationale parlementen,
Gezien de goedkeuring van het Europees
Parlement,
Na raadpleging van de Europese Toezichthouder
voor gegevensbescherming,
Handelend volgens een bijzondere
wetgevingsprocedure,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)         
Overeenkomstig Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83
van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken
van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de
Europese Gemeenschap voor Atoomenergie[2]
worden de historische archieven van de instellingen en organen bewaard en
indien mogelijk na een termijn van 30 jaar voor het publiek toegankelijk
gemaakt.
(2)         
De verplichting om hun historische archieven samen
te stellen en voor het publiek toegankelijk te maken geldt voor alle in artikel
1 van Verordening nr. 354/83 bedoelde instellingen.
(3)         
Krachtens deze verordening mag iedere instelling
haar historische archieven opslaan op de plaats die zij het meest geschikt
acht.
(4)         
In 1984 hebben het Europees Parlement, de Raad en
de Commissie besloten hun historische archieven bij het Europees Universitair
Instituut (EUI) in Florence onder te brengen, waar zij voor het publiek
toegankelijk worden gemaakt. Voor dit doel is op 17 december 1985 een
overeenkomst ondertekend tussen de Europese Gemeenschappen, vertegenwoordigd
door de Commissie, en het Europees Universitair Instituut in Florence.
(5)         
Sindsdien hebben het Europees Economisch en Sociaal
Comité en de Europese Rekenkamer ook besloten zich bij deze overeenkomst van 17
december 1984 aan te sluiten. De Europese Investeringsbank bewaart haar
historische archieven bij het EUI op basis van een aparte op 1 juli 2005
ondertekende overeenkomst met het EUI en de door de directie van de EIB op 7 oktober
2005 aangenomen regels inzake historische archieven[3].
(6)         
De Italiaanse regering stelt het EUI op permanente
basis gratis passende panden ter beschikking om te waarborgen dat de archieven
overeenkomstig internationaal erkende standaards worden bewaard en beschermd en
ter plekke kunnen worden ingezien.
(7)         
De historische archieven worden bij het EUI ondergebracht
om de toegang tot deze archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun
raadpleging te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese
integratie en de Europese instellingen te stimuleren. Het EUI is een
gerenommeerd centrum voor academisch onderzoek en studie met focus op Europa en
Europese integratie. Het heeft nagenoeg 30 jaar ervaring met het beheer van de
historische archieven van de instellingen, biedt moderne opslag- en
onderzoeksfaciliteiten die speciaal voor hun bewaring en raadpleging zijn
ontworpen en geniet een internationale reputatie als standplaats voor deze
archieven.
(8)         
Om de historische archieven van de instellingen bij
het EUI te kunnen blijven onderbrengen, is een degelijke juridische basis
vereist die correspondeert met de rol van het EUI als partner van de
instellingen bij het beheer van hun historische archieven.
(9)         
De specifieke aard van de archieven van het
Europees Hof van Justitie en van de Europese Centrale Bank rechtvaardigt hun
uitsluiting van de verplichting om hun historische archieven overeenkomstig de
verordening bij het EUI onder te brengen. Het staat het Europees Hof van
Justitie en de Europese Centrale Bank vrij hun historische archieven vrijwillig
bij het EUI onder te brengen.
(10)     
Deze verordening moet voor alle andere instellingen
gelden. Zij verandert niets aan de verantwoordelijkheid van elke instelling om
haar historische archieven voor het publiek open te stellen, noch aan het
eigendomsrecht van de historische archieven dat bij de bewaargevende instelling
blijft.
(11)     
De persoonsgegevens die zijn opgenomen in de bij
het EUI ondergebrachte historische archieven moeten overeenkomstig Verordening
nr. 45/2001[4]
worden verwerkt.
(12)     
Ter ondersteuning van het beheer van de archieven
van de instellingen door het EUI kunnen subsidies worden verleend.
(13)     
Verordening nr. 354/83 moet dus dienovereenkomstig
worden gewijzigd.
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING
VASTGESTELD:
Artikel 1
Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wordt
als volgt gewijzigd:
1. Artikel 8, lid 1, wordt vervangen door:
"1. Alle instellingen met uitzondering
van het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank geven de
documenten die deel uitmaken van hun historische archieven en die
overeenkomstig deze verordening voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt, in
bewaring bij het Europees Universitair instituut (EUI) in Florence. De bewaargeving vindt plaats overeenkomstig de
bijlage."
2. Aan
artikel 8 worden de volgende alinea's toegevoegd:
"3. Het staat het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank
vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.
4. De onderbrenging van de
historische archieven van de instellingen bij het EUI heeft geen gevolgen voor
het eigendomsrecht of de bescherming van de archieven als voorzien in artikel 2
van het aan het Verdrag gehechte Protocol betreffende de
voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie.
5. Het
EUI waarborgt bewaring en bescherming van de ondergebrachte archieven. Deze
bewaring en bescherming moeten voldoen aan internationaal erkende standaards
voor de fysieke bescherming van archieven en moeten ten minste overeenkomen met
de technische en veiligheidseisen die gelden voor de bewaring en het beheer van
openbare archieven in Italië. Hiertoe worden de ondergebrachte documenten in een
speciaal ontworpen opslagruimte bewaard.
6. De bewaargevende instellingen hebben het
recht om informatie te vragen over het beheer van hun archieven door het EUI en
een inspectie uit te voeren van de archieven die zij daar hebben ondergebracht.
7. Het EUI maakt de
historische archieven die het ontvangt overeenkomstig de leden 1 en 3
toegankelijk voor het publiek. De instellingen zelf kunnen ook een versie van
dezelfde historische archieven toegankelijk maken.
8. Ter ondersteuning van het beheer van de historische archieven kan het
EUI uit hoofde van deze verordening en overeenkomstig Verordening nr. 1605/2002
van de Raad subsidies ontvangen, voor zover de begrotingsautoriteit de nodige
kredieten vrijmaakt op de desbetreffende begrotingslijn. De kosten voor het beheer van de archieven worden proportioneel
verdeeld over de bewaargevende instellingen. De
kosten voor de terbeschikkingstelling en uitrusting van de panden voor de
huisvesting van het personeel en de archiefruimtes komen niet voor subsidies in
aanmerking.
9. Het EUI verwerkt de in de historische archieven van de instellingen
opgenomen persoonsgegevens overeenkomstig Verordening nr. 45/2001. Het EUI
treedt op als verwerker overeenkomstig artikel 2 van die verordening, op
instructie van de bewaargevende instellingen. 
10. De Europese
Toezichthouder voor gegevensbescherming oefent toezichthoudende bevoegdheden
uit op het EUI met betrekking tot de eerbiediging van de verwerking van de
persoonsgegevens die in de door de instellingen ondergebrachte historische
archieven zijn opgenomen."
3. Artikel 9, lid 1, komt als volgt te luiden:
"Elke instelling neemt interne regels aan
voor de toepassing van deze verordening. Deze regels bevatten regels voor de
bewaring, de openstelling voor het publiek en de bescherming van de
persoonsgegevens die zijn opgenomen in de historische archieven. De
instellingen maken hun archieven zoveel mogelijk langs elektronische weg
toegankelijk voor het publiek. Zij bewaren ook documenten die beschikbaar zijn
in een voor bijzonder gebruik geschikte vorm (brailleschrift, groot gedrukt of
geluidsopname)."
4. Een bijlage wordt toegevoegd overeenkomstig
de bijlage bij de onderhavige verordening.
Artikel 2
Deze verordening treedt in werking op de dag
na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al
haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel,
                                                                       Voor
de Raad
                                                                       De
voorzitter
                                                                       
BIJLAGE
De volgende bijlage wordt toegevoegd:
"Bijlage
Voorwaarden
voor de onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het
Europees Universitair Instituut in Florence
1.   In het geval van niet-digitale archieven worden de originele documenten
bij het EUI ondergebracht voor permanente bewaring, tezamen met een microfiche
en/of digitale kopie.
In het geval van digitale archieven krijgt het
EUI permanente toegang tot de documenten, zodat het zijn verplichting om de
historische archieven toegankelijk voor het publiek te maken vanuit een enkele
standplaats kan nakomen en de raadpleging van deze documenten kan bevorderen.
De instellingen van herkomst blijven verantwoordelijk voor de permanente
bewaring van hun digitale archieven.
2. De
bewaargeving vindt plaats op jaarbasis en, voor zover mogelijk, in het kader van
de normale archiefverwerkingsprocedures van de instellingen.
3.   De
bewaargevende instellingen kunnen bepaalde originele documenten om wettelijke
of administratieve redenen uitsluiten van de bewaargeving bij het EUI. In dat geval, geven zij een microfiche of digitale
kopie in bewaring.
4.   De bewaargevende instellingen behouden het eigendomsrecht over hun
archieven alsook de exclusieve verantwoordelijkheid voor de samenstellingen van
de documenten en bestanden die bij het EUI in bewaring worden gegeven of op
andere wijze ter beschikking worden gesteld. Het
EUI brengt geen wijzigingen aan in de door de bewaargevende instellingen
uitgevoerde rubricering van de archieven en vernietigt of verandert geen
documenten of bestanden.
5.   Op verzoek van de bewaargevende instellingen
retourneert het EUI de originelen van ondergebrachte documenten en bestanden. Zodra de bewaargevende instellingen deze documenten
en bestanden niet meer nodig hebben, geven zij ze opnieuw in bewaring bij het
EUI.
6.   Het EUI
stelt de bewaargevende instellingen onmiddellijk op de hoogte van
omstandigheden die de onschendbaarheid van de door hen ondergebrachte archieven
in gevaar zou kunnen brengen.
FINANCIEEL MEMORANDUM
1.           KADER VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF
              1.1.    Benaming van het voorstel/initiatief
              1.2.    Betrokken
beleidsterrein(en) in de ABM/ABB-structuur
              1.3.    Aard
van het voorstel/initiatief
              1.4.    Doelstelling(en)
              1.5.    Motivering
van het voorstel/initiatief
              1.6.    Duur
en financiële gevolgen
              1.7.    Beheersvorm(en)
2.           BEHEERSMAATREGELEN
              2.1.    Regels
inzake het toezicht en de verslagen
              2.2.    Beheers-
en controlesysteem
              2.3.    Maatregelen
ter voorkoming van fraude en onregelmatigheden
3.           GERAAMDE FINANCIËLE GEVOLGEN VAN HET
VOORSTEL/INITIATIEF
              3.1.    Rubriek(en)
van het meerjarige financiële kader en betrokken begrotingsonde(e)l(en) voor
uitgaven
              3.2.    Geraamde
gevolgen voor de uitgaven
              3.2.1. Samenvatting van de
geraamde gevolgen voor de uitgaven
              3.2.2. Geraamde gevolgen
voor de beleidskredieten
              3.2.3. Geraamde gevolgen
voor de administratieve kredieten
              3.2.4. Verenigbaarheid met
het huidige meerjarige financiële kader
              3.2.5. Bijdrage van derden
aan de financiering
              3.3.    Geraamde gevolgen voor de
ontvangsten
FINANCIEEL
MEMORANDUM
1.           KADER VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF
1.1.        Benaming van het voorstel/initiatief
Verordening van de
Raad tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83, wat betreft de
bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees
Universitair Instituut in Florence
1.2.        Betrokken beleidsterrein(en)
in de ABM/ABB-structuur[5]
Betrekkingen met de civiele samenleving, openheid
en informatieverstrekking
1.3.        Aard van het
voorstel/initiatief
Het voorstel betreft de verlenging van een
bestaande actie
1.4.        Doelstellingen
1.4.1.     De met het voorstel/initiatief
beoogde strategische meerjarendoelstelling(en) van de Commissie
Met het voorstel wordt beoogd het bestaande
partnerschap met het EUI voor het beheer van de historische archieven van de
instellingen en de openstelling voor het publiek te regulariseren en te
bestendigen. De historische archieven worden in het EUI bewaard om de toegang
tot de archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun raadpleging te
bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie en de
Europese instellingen te stimuleren.
1.4.2.     Specifieke doelstelling(en) en
betrokken ABM/ABB-activiteiten
Specifieke doelstelling nr. 25.02.01.01
Betrokken ABM/ABB-activiteit(en):
Betrekkingen met de civiele samenleving, openheid
en informatieverstrekking
Instellingen van Europees belang / historische
archieven van de Europese Unie
1.4.3.     Verwacht(e) resulta(a)t(en) en
gevolg(en)
Het partnerschap met het EUI verleent een
toegevoegde waarde aan de historische archieven van de instellingen en
bevordert de verspreiding en openbare raadpleging van die archieven.
1.4.4.     Resultaat- en
effectindicatoren
(1)         
Bewaargeving door de instellingen van de archieven
bij het EUI in Florence
(2)         
Verzameling en beschrijving door het EUI van
particuliere archieven en persoonlijke documenten van privépersonen of publieke
en particuliere organisaties die hebben bijgedragen aan de opbouw van Europa.
(3)         
Vervaardiging en publicatie van catalogussen,
inventarissen, bronpublicaties en andere zoekinstrumenten.
(4)         
Een door het EUI ter beschikking gestelde leeszaal
met leeszaalfaciliteiten.
(5)         
Terbeschikkingstelling van online-inventarissen en
archieven
(6)         
Aantal bezoekers van de leeszaal
(7)         
Acties ter bevordering van de raadpleging van de
historische archieven van de instellingen.
1.5.        Motivering van het
voorstel/initiatief
1.5.1.     Behoeften waarin op korte of
lange termijn moet worden voorzien
Beheer en openstelling voor het publiek van de
door de instellingen bij het Europees Instituut in Florence bewaarde
historische archieven.
1.5.2.     Toegevoegde waarde van de
deelname van de EU
Het partnerschap met het EUI dient voor het
bevorderen van de verspreiding en raadpleging door het publiek van de
historische archieven van de instellingen.
Door de archieven van de instellen op één plaats
onder te brengen, wordt hun waarde vergroot. Ook kan het EUI zo toegevoegde
waarde verlenen door kruisverbanden tot stand te brengen tussen de
verschillende archieven, indien nodig door het ontwikkelen van zoekfuncties en
andere onderzoeksinstrumenten en door zowel fysieke toegang ter plaatste alsook
elektronische publieke toegang tot de archieven te verschaffen.
1.5.3.     Nuttige ervaring die bij
soortgelijke activiteiten in het verleden is opgedaan
Uit hoofde van de overeenkomst van 17 december 1984
tussen de Europese Gemeenschappen en het EUI bewaren zes instellingen hun
historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in
Florence. De overeenkomst van 1984 is echter
niet meer actueel en moet worden vervangen door een degelijkere juridische en
financiële basis voor het partnerschap met het EUI.
1.5.4.     Samenhang en eventuele
synergie met andere relevante instrumenten
n.v.t.
1.6.        Duur en financiële gevolgen
Voorstel met een onbeperkte geldigheidsduur
1.7.        Beheersvorm(en)[6]
Direct gecentraliseerd beheer door de Commissie
2.           BEHEERSMAATREGELEN
2.1.        Regels inzake het toezicht en
de verslagen
Het EUI stelt voor elk kalenderjaar een
ontwerpprogramma op dat met de Commissie wordt besproken, met inbegrip van een
ondernemingsplan voor het personeelsbestand op 31 december van het betreffende
jaar, het daaraan voorafgaande jaar en het daaropvolgende jaar. Dat programma
wordt in februari van het voorafgaande jaar ingediend.
Na overleg met de andere bewaargevende
instellingen wordt het werkprogramma overeengekomen tussen de Commissie en het
EUI en bij de jaarlijkse subsidieovereenkomst gevoegd.
De Commissie ziet toe op de uitvoering van het
werkprogramma.
Het EUI dient aan het einde van elk kalenderjaar
een jaarlijks activiteitenverslag over de historische archieven in.
2.2.        Beheers- en controlesysteem
2.2.1.     Mogelijke risico's
De potentiële risico's voor het behoud van de
bewaarde papieren archieven van de instellingen zijn minimaal. De Italiaanse
regering stelt een speciaal ontworpen opslagruimte ter beschikking die voldoet
aan de hoogste internationale standaards voor de langdurige bewaring van
archieven.
2.2.2.     Controlemiddel(en)
De partnerschapsovereenkomsten met het EUI
scheppen een kader voor de lopende discussie, beoordeling en evaluatie van de
begroting en het werkprogramma. De bewaargevende instellingen hebben het recht
om informatie te vragen over het beheer van hun archieven door het EUI en een
inspectie uit te voeren van de archieven die zij daar hebben ondergebracht.
2.3.        Maatregelen ter voorkoming
van fraude en onregelmatigheden
Artikel 287, lid 3 VWEU verleent de Rekenkamer de
bevoegdheid om toezicht uit te oefenen op alle natuurlijke of rechtspersonen
die een betaling uit de EU-begroting ontvangen. De bevoegdheden van de
Commissie en OLAF in de strijd tegen fraude, die schadelijk is voor de
financiële belangen van de EU, zijn vastgelegd in bepalingen op dit gebied
(zoals Verordening nr. 2185/96 van de Raad en Verordening nr. 1073/1999 van de
Raad en het Europees Parlement) en Verordening nr. 1605/2002 van de Raad
houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van
de Europese Gemeenschappen. Uit hoofde van artikel 120, lid 3, van die
verordening wordt in elk subsidiebesluit of elke subsidieovereenkomst
uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie en de Rekenkamer bevoegd zijn bij alle
contractanten en subcontractanten die middelen van de Gemeenschappen hebben
ontvangen, controles op stukken en controles ter plaatse uit te voeren.
3.           GERAAMDE FINANCIËLE GEVOLGEN VAN HET
VOORSTEL/INITIATIEF
3.1.        Rubriek(en) van het meerjarig
financieel kader en betrokken begrotingsonde(e)l(en) voor uitgaven
·      Bestaande begrotingsonderdelen voor uitgaven
In volgorde van de
rubrieken van het meerjarige financiële kader en de begrotingsonderdelen:
 Rubriek van het meerjarige financiële kader || Begrotingsonderdeel || Soort krediet || Bijdrage 
 Historische archieven van de Europese Unie || GK/ NGK ([7])   || van EVA-landen[8]   || van kandidaat-lidstaten[9]   || van derde landen || in de zin van artikel 18, lid 1, onder a bis), van het Financieel Reglement 
 5 Admini‑stratie || 25.02.01.01 || Versch. || NEE || NEE || NEE || NEE 
3.2.        Geraamde gevolgen voor de
uitgaven
3.2.1.     Samenvatting van de geraamde
gevolgen voor de uitgaven
in miljoenen euro's (tot op 3 decimalen)
 Rubriek van het meerjarige financiële kader || 5 || "Administratieve uitgaven" 
   ||   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAAL 2013-2019 
 DG: SG || 
  Personele middelen || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 
 Dienstreizen || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028 
  25.020101 Historische archieven || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 
 TOTAAL SG ||   || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
 TOTAAL kredieten onder RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader || (Totaal vastleggingen = totaal betalingen) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAAL kredieten onder de RUBRIEKEN 1 tot en met 5 van het meerjarige financiële kader || Vastleggingen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Betalingen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
3.2.2.     Geraamde gevolgen voor de
beleidskredieten
Voor het voorstel zijn geen beleidskredieten nodig
3.2.3.     Geraamde gevolgen voor de
administratieve kredieten
3.2.3.1.  Samenvatting
Voor het voorstel zijn administratieve kredieten
nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:
in miljoenen euro's
(tot op 3 decimalen)
   || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAAL 
 RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personele middelen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Andere administratieve uitgaven ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotaal RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Buiten RUBRIEK 5[11] van het meerjarige financiële kader ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Personele middelen ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Andere administratieve uitgaven ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Subtotaal buiten RUBRIEK 5 van het meerjarige financiële kader ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 
De benodigde
administratieve middelen zullen worden gefinancierd uit de middelen die aan het
beherende DG in het kader van de jaarlijkse procedure worden toegewezen met
inachtneming van de budgettaire beperkingen.
3.2.3.2.   Geraamde
personeelsbehoeften
Voor het voorstel zijn personele middelen nodig,
zoals hieronder nader wordt beschreven:
Raming in een geheel getal (of met hoogstens 1
decimaal)
   || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 
  Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten (ambtenaren en tijdelijke functionarissen) 
 25 01 01 01 (zetel en vertegenwoordigingen van de Commissie) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
 XX 01 01 02 (delegaties) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 01 (onderzoek door derden) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 01 (eigen onderzoek) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
  Extern personeel (in voltijdequivalenten: VTE)[12] 
 XX 01 02 01 (AC, END, INT van de "totale financiële middelen") ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT en JED in de delegaties) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 04 jj[13]   || - zetel[14]   ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 - delegaties ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 XX 01 05 02 (AC, END, INT – onderzoek door derden) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 10 01 05 02 (AC, END, INT – direct onderzoek) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 Ander begrotingsonderdeel (te vermelden) ||   ||   ||   ||   ||   ||   ||   
 TOTAAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 
XX is het
beleidsterrein of de begrotingstitel
De benodigde personele middelen zullen worden gefinancierd
uit de middelen van het DG die reeds voor het beheer van deze actie zijn
toegewezen en/of binnen het DG zijn herverdeeld, eventueel aangevuld met
middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure met
inachtneming van de budgettaire beperkingen aan het beherende DG kunnen worden
toegewezen.
Beschrijving van de uit te voeren taken:
 Ambtenaren en tijdelijke functionarissen || Voorbereiding van de partnerschaps- en subsidieovereenkomst Voorbereiding van het begrotingsverzoek. Monitoring van het werkprogramma en de uitgaven. Mogelijke ex-postevaluaties. 
 Extern personeel || ------ 
3.2.4.     Verenigbaarheid met het
huidige meerjarige financiële kader
Het voorstel is verenigbaar met het huidige
meerjarige financiële kader.
3.2.5.     Bijdrage van derden aan de
financiering
Het voorstel voorziet niet in medefinanciering
door derden.
3.3.        Geraamde gevolgen voor de
ontvangsten
Het voorstel heeft geen financiële gevolgen voor
de ontvangsten.
[1]               Verordening
(EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening
(EG, Euratom) nr. 1700/2003 van de Raad van 22 september 2003. Zie PB
L 43 van 15.2.1983, blz. 1; PB L 243 van 27.9.2003, blz. 1.
[2]               PB L 43
van 15.2.1983, blz. 1.
[3]               PB C 22
van 22.11.2005, blz. 12-13.
[4]               PB
L 8 van 12.1.2001, blz. 1.
[5]               ABM:
Activity-Based Management; ABB: Activity-Based Budgeting.
[6]               Nadere
gegevens over beheersvormen en verwijzingen naar het Financieel Reglement zijn
beschikbaar op BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.
[7]               GK =
gesplitste kredieten / NGK = niet-gesplitste kredieten.
[8]               EVA:
Europese Vrijhandelsassociatie.
[9]               Kandidaat-lidstaten
en, in voorkomend geval, potentiële kandidaat-lidstaten van de Westelijke
Balkan.
[10]             Naar
verwachting zullen de gevolgen voor de uitgaven na 2019 eenzelfde lijn blijven
volgen. 
[11]             Technische
en/of administratieve bijstand en uitgaven ter ondersteuning van de uitvoering
van programma's en/of acties van de EU (vroegere "BA"-onderdelen),
onderzoek door derden, eigen onderzoek.
[12]             AC= Agent
Contractuel (arbeidscontractant); AL= Agent Local (plaatselijk functionaris);
END= Expert National Détaché (gedetacheerd nationaal deskundige); INT=
Intérimaire (uitzendkracht); JED= Jeune Expert en Délégation (jonge deskundige
in delegaties).
[13]             Onder het
maximum voor extern personeel uit beleidskredieten (vroegere
"BA"-onderdelen).
[14]             Vooral voor
Structuurfondsen, het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling
(ELFPO) en Europees Visserijfonds (EVF).