CELEX: 52018JC0021
Language: da
Date: 2018-07-13
Title: Fælles forslag til RÅDETS AFGØRELSE om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, i forbindelse med vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden og nedsættelsen af underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper og vedtagelsen af deres mandat

EUROPA-KOMMISSIONEN
            Bruxelles, den 13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            2018/0284(NLE)
            Fælles forslag til
            RÅDETS AFGØRELSE
            om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, i forbindelse med vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden og nedsættelsen af underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper og vedtagelsen af deres mandat
            
               
         
         
            
               BEGRUNDELSE
            
            
               1.FORSLAGETS GENSTAND
            
            
               Dette forslag vedrører afgørelsen om fastlæggelse af den holdning, der skal indtages på Unionens vegne i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde ("aftalen").
            
            
            
               2.BAGGRUND FOR FORSLAGET
            
            
               2.1.Rammeaftalen mellem EU og Vietnam om et alsidigt partnerskab og samarbejde
            
            
               Aftalen har til formål at styrke partnerskabet mellem EU og dets medlemsstater og Vietnam samt uddybe og udvide samarbejdet om spørgsmål af fælles interesse, der afspejler deres fælles værdier og principper, bl.a. via en intensivering af dialogen på højt niveau. Aftalen vil skabe en sammenhængende og retligt bindende ramme for EU's forbindelser med Vietnam. Aftalen trådte i kraft den 1. oktober 2016.
            
            
               2.2.Det blandede udvalg
            
            
               Det blandede udvalg er nedsat ved aftalens artikel 52. Udvalget har som sine vigtigste opgaver at lette gennemførelsen af aftalen og fremme dens generelle mål samt bevare den overordnede sammenhæng i forbindelserne mellem EU og Vietnam. Det blandede udvalgs andre funktioner omfatter overvåge udviklingen i forbindelserne mellem EU og Vietnam, udveksle synspunkter og fremsætte forslag vedrørende spørgsmål af fælles interesse, bestræbe sig på at bilægge eventuelle tvister på de områder, der er omfattet af aftalen.
            
            
               Det blandede udvalg skal, når det er hensigtsmæssigt, fremsætte henstillinger og vedtage afgørelser for at anvende særlige aspekter af denne aftale. Det blandede udvalg mødes på højest mulige niveau. Det blandede udvalg fastsætter selv sin forretningsorden. Det kan nedsætte underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper, der skal tage sig af særlige spørgsmål.
            
            
               2.3.Det blandede udvalgs påtænkte retsakt
            
            
               Det blandede udvalg vedtager på sit første møde en afgørelse om vedtagelse af det blandede udvalgs forretningsorden og mandatet for underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper ("den påtænkte retsakt").
            
            
               Formålet med den påtænkte retsakt er at vedtage den forretningsorden, der danner grundlag for det blandede udvalgs funktion, jf. aftalens artikel 52, stk. 5, og mandatet for underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper med henblik på at muliggøre aftalens gennemførelse.
            
            
            
               3.HOLDNING, DER SKAL INDTAGES PÅ UNIONENS VEGNE
            
            
               Den holdning, der skal indtages på Unionens vegne, bør have til formål at vedtage forretningsordenen for det blandede udvalg mellem EU og Vietnam og mandatet for underudvalgene og arbejdsgrupperne. Holdningen bør baseres på udkastene til det blandede udvalgs afgørelser.
            
            
            
               4.RETSGRUNDLAG
            
            
               4.1.Proceduremæssigt retsgrundlag
            
         
         
            
               4.1.1.Principper
            
            
               I henhold til artikel 218, stk. 9, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) vedtages der afgørelser om "fastlæggelse af, hvilke holdninger der skal indtages på Unionens vegne i et organ nedsat ved en aftale, når dette organ skal vedtage retsakter, der har retsvirkninger, bortset fra retsakter, der supplerer eller ændrer den institutionelle ramme for aftalen".
            
            
               Begrebet "retsakter, der har retsvirkninger" omfatter retsakter, der har retsvirkninger i medfør af de folkeretlige regler, der gælder for det pågældende organ. Det omfatter også instrumenter, der ikke har bindende virkning i henhold til folkeretten, men som "vil kunne få afgørende indflydelse på indholdet af de regler, der vedtages af EU-lovgiver".
            
            
               4.1.2.Princippernes anvendelse på det foreliggende tilfælde
            
            
               Det blandede udvalg er et organ, der er nedsat ved en aftale, nemlig rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde.
            
            
               Den retsakt, som det blandede udvalg skal vedtage, er en retsakt, der har retsvirkninger. Det skyldes, at det blandede udvalg i henhold til aftalens artikel 52, stk. 5, selv vedtager sin egen forretningsorden.
            
            
               Den påtænkte retsakt hverken supplerer eller ændrer den institutionelle ramme for aftalen.
            
            
               Det proceduremæssige retsgrundlag for den foreslåede afgørelse er derfor artikel 218, stk. 9, i TEUF.
            
            
            
               4.2.Materielt retsgrundlag
            
            
               4.2.1.Principper
            
            
               Det materielle retsgrundlag for en afgørelse i henhold til artikel 218, stk. 9, i TEUF afhænger hovedsagelig af formålet med og indholdet af den påtænkte retsakt, hvortil der skal indtages en holdning på Unionens vegne. Hvis den påtænkte retsakt har to formål eller består af to elementer, og det ene af disse formål eller elementer må betragtes som det primære, mens det andet kun er sekundært, skal den afgørelse, der vedtages i henhold til artikel 218, stk. 9, i TEUF, kun have ét materielt retsgrundlag, nemlig det, der kræves af det primære eller fremherskende formål eller element.
            
            
               Hvis den påtænkte retsakt samtidig har flere formål eller flere elementer, der er uadskilleligt forbundne, uden at det ene er sekundært i forhold til det andet, skal den afgørelse, der vedtages i henhold til artikel 218, stk. 9, i TEUF, undtagelsesvis baseres på de dertil svarende forskellige retsgrundlag.
            
            
               4.2.2.Princippernes anvendelse på det foreliggende tilfælde
            
            
               Den påtænkte retsakt har til formål at fremme aftalens mål og lette gennemførelsen af den.
            
            
               Indgåelsen af aftalen var baseret på artikel 207 og artikel 209 i TEUF.
            
            
               Den påtænkte retsakt bør derfor baseres på det samme materielle retsgrundlag.
            
            
            
               4.3.Konklusion
            
            
               Retsgrundlaget for den foreslåede afgørelse bør være artikel 207 i TEUF og artikel 209 i TEUF sammenholdt med artikel 218, stk. 9, i TEUF.
            
         
         
            
            
               5.OFFENTLIGGØRELSE AF DEN PÅTÆNKTE RETSAKT
            
            
               Det blandede udvalg fastsætter sin forretningsorden ved denne retsakt, og den bør derfor offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende efter vedtagelsen.
            
            
               2018/0284 (NLE)
            
            
               Fælles forslag til
            
            
               RÅDETS AFGØRELSE
            
            
               om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, i forbindelse med vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden og nedsættelsen af underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper og vedtagelsen af deres mandat
            
            
               RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
            
            
               under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 207 og 209 sammenholdt med artikel 218, stk. 9,
            
            
               under henvisning til fælles forslag fra Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik og Europa-Kommissionen, og
            
            
               ud fra følgende betragtninger:
            
            
               (1)Rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde (i det følgende benævnt "aftalen") trådte i kraft den 1. oktober 2016.
            
            
               (2)Ved aftalens artikel 52, stk. 1, nedsættes der et blandet udvalg, der skal sikre, at aftalen fungerer og gennemføres korrekt.
            
            
               (3)I henhold til aftalens artikel 52, stk. 5, skal det blandede udvalg selv vedtage sin forretningsorden, og i henhold til artikel 52, stk. 3, kan det nedsætte underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper.
            
            
               (4)For at sikre en effektiv gennemførelse af aftalen bør det blandede udvalgs forretningsorden vedtages så snart som muligt.
            
            
               (5)Den holdning, som Unionen skal indtage i det blandede udvalg, bør derfor baseres på det udkast til det blandede udvalgs afgørelser, der er knyttet til nærværende afgørelse —
            
            
               VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
            
            
               Artikel 1
            
            
               Den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne på det første møde i det blandede udvalg, der er nedsat ved artikel 52 i rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, i forbindelse med:
            
            
               ·vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden
            
         
         
            
               ·nedsættelsen af underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper og vedtagelsen af deres mandat, baseres på de udkast til det blandede udvalgs afgørelser, der er knyttet til nærværende afgørelse.
            
            
            
               Artikel 2
            
            
               Denne afgørelse er rettet til Kommissionen.
            
            
            
               Udfærdiget i Bruxelles, den […].
            
            
               
                     På Rådets vegne
               
               
                     Formand
               
            
         
         
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EUROPA-KOMMISSIONEN
            Bruxelles, den13.7.2018
            JOIN(2018) 21 final
            Fælles forslag til
            BILAG
            til
            RÅDETS AFGØRELSE
            om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, i forbindelse med vedtagelsen af det blandede udvalgs forretningsorden og nedsættelsen af underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper og vedtagelsen af deres mandat
            
               
         
         
            
               BILAG 1
            
            
               Det blandede udvalg EU-Vietnams afgørelse nr. 1/...
            
            
               af … 
            
            
               om vedtagelse af dets forretningsorden 
            
            
               DET BLANDEDE UDVALG EU-VIETNAM HAR — 
            
            
               under henvisning til rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 52, og
            
            
               ud fra følgende betragtninger:
            
            
               (1)Aftalen trådte i kraft den 1. oktober 2016.
            
            
               (2)For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør forretningsordenen for det blandede udvalg vedtages —
            
            
               VEDTAGET DENNE AFGØRELSE: 
            
            
               Eneste artikel
            
            
               Det blandede udvalgs forretningsorden som fastsat i bilag A vedtages herved.
            
            
               Udfærdiget i …., den xxxx. 
            
            
               På vegne af det blandede udvalg EU-Vietnam
            
            
               Formand
            
            
               
            
               Bilag A
            
            
               Det blandede udvalgs forretningsorden
            
            
               Artikel 1
            
         
         
            
               Opgaver og sammensætning
            
            
               1. Det blandede udvalg udfører de opgaver, der er fastsat i artikel 52 i rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde (i det følgende benævnt "aftalen").
            
            
               2. Det blandede udvalg består af repræsentanter for begge parter på højest mulige niveau.
            
            
               Artikel 2
            
            
               Møder
            
            
               1. Det blandede udvalg træder normalt sammen hvert år. Det er formanden, der indkalder til møde i det blandede udvalg. Møderne afholdes på skift i Hanoi og Bruxelles på en dato, som parterne fastsætter efter fælles aftale. Der kan efter anmodning fra en af parterne afholdes særlige møder i det blandede udvalg, hvis parterne er enige herom.
            
            
               2. Hvis parterne er enige, kan det blandede udvalgs møder undtagelsesvist afholdes via video- eller telekonference.
            
            
               3. Møderne i det blandede udvalg afholdes for lukkede døre, medmindre formanden efter aftale med parterne bestemmer, at mødet er offentligt. 
            
            
               Artikel 3 
            
            
               Formand
            
            
               1. Formandsskabet for det blandede udvalg varetages på skift et kalenderår ad gangen af den part, der er vært for mødet i det pågældende kalenderår. Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik eller vicepremierministeren/udenrigsministeren for Den Socialistiske Republik Vietnam varetager formandskabet for det blandede udvalg, jf. aftalens artikel 52. En part kan overdrage beføjelsen til at varetage formandskabet for alle eller en del af det blandede udvalgs møder til en højtstående embedsmand.
            
            
               2. Den part, der er vært for det første møde i det blandede udvalg, varetager formandskabet fra datoen for dette møde frem til den 31. december samme år.
            
            
               Artikel 4
            
            
               Deltagere
            
            
               1. Inden hvert møde underretter parterne hver især formanden om den planlagte sammensætning af deres egen delegation.
            
            
               2. Formanden kan, når det er hensigtsmæssigt og efter aftale mellem parterne, indbyde eksperter eller repræsentanter for andre organer til møderne som observatører eller for at orientere om et bestemt emne.
            
            
               Artikel 5
            
            
               Sekretariat
            
            
               En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Republikken Vietnams regering fungerer i fællesskab som sekretærer for det blandede udvalg. Al korrespondance til og fra formanden fremsendes til sekretærerne. Korrespondance til og fra formanden kan have enhver skriftlig form, herunder e-mail. 
            
            
               Artikel 6
            
         
         
            
               Dagsorden for møderne
            
            
               1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den foreløbige dagsorden udsendes i en hvilken som helst skriftlig form sammen med de relevante dokumenter til parterne senest 30 dage inden mødets begyndelse. Formanden kan efter aftale med parterne fastsætte en anden frist for et bestemt møde.
            
            
               2. Begge parter kan i enhver skriftlig form anmode formanden om at optage et punkt på dagsordenen. Den foreløbige dagsorden omfatter alle punkter, for hvilke formanden har modtaget en sådan anmodning senest 21 dage inden datoen for mødet.
            
            
               3. Det blandede udvalg vedtager dagsordenen ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.
            
            
               4. Begge parter kan udveksle oplysninger om menneskerettighedsdialogen mellem EU og Vietnam på mødet i det blandede udvalg.
            
            
               Artikel 7
            
            
               Protokol
            
            
               1. Efter hvert møde opsummerer formanden de konklusioner, som det blandede udvalg er nået frem til. De to sekretærer udarbejder i fællesskab, senest 30 kalenderdage efter mødedatoen, et udkast til protokol ud fra disse konklusioner. 
            
            
               2. Parterne godkender udkastet senest 60 dage efter mødedatoen eller en anden dato, som aftales mellem parterne. Når parterne har godkendt udkastet til protokol, undertegner formanden to originaleksemplarer. Hver part modtager et originaleksemplar.
            
            
               Artikel 8
            
            
               Afgørelser og henstillinger
            
            
               1. Det blandede udvalg må efter aftale med parterne kun vedtage afgørelser og fremsætte henstillinger inden for sine funktioner og opgaver som fastsat i aftalens artikel 52. 
            
            
               2. Afgørelser og henstillinger vedtaget af det blandede udvalg benævnes henholdsvis "afgørelse" og "henstilling", efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. For hver afgørelse angives datoen for dens ikrafttræden.
            
            
               3. Det blandede udvalg kan beslutte at vedtage afgørelser eller henstillinger efter en skriftlig procedure. I sådanne tilfælde aftaler parterne en frist for procedurens varighed. Hvis ingen af parterne ved fristens udløb har rejst indvendinger mod den foreslåede afgørelse eller henstilling, erklærer formanden for det blandede udvalg afgørelsen eller henstillingen for vedtaget efter fælles overenskomst.
            
            
               4. Afgørelser og henstillinger vedtaget af det blandede udvalg udfærdiges i to originaleksemplarer, som undertegnes af formanden for det blandede udvalg. 
            
            
               5. Parterne kan hver især offentliggøre det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende. 
            
            
               Artikel 9
            
            
               Udgifter
            
            
               1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber som følge af deltagelse i det blandede udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. 
            
            
               2. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med tolkning på møder samt oversættelse.
            
         
         
            
               3. Udgifter i forbindelse med mødetilrettelæggelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. 
            
            
               Artikel 10
            
            
               Underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper
            
            
               1. I henhold til aftalens artikel 52, stk. 3, kan det blandede udvalg nedsætte underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper til at bistå det med udøvelsen af sine opgaver. Underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper rapporterer til det blandede udvalg efter hvert af deres møder. 
            
            
               2. Det blandede udvalg kan beslutte at nedlægge eksisterende underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper, fastsætte eller ændre deres mandat eller nedsætte yderligere underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper til at bistå det i udførelsen af dets opgaver. 
            
            
               3. Underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper har ingen beslutningsbeføjelser.
            
            
               BILAG 2
            
            
               Det blandede udvalg EU-Vietnams afgørelse nr. 2/...
            
            
               af … 
            
            
               om nedsættelse af fire underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper og vedtagelse af deres mandat
            
            
               DET BLANDEDE UDVALG EU-VIETNAM HAR —
            
            
               under henvisning til rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 52, stk. 3, og artikel [10] i det blandede udvalgs forretningsorden, og
            
            
               ud fra følgende betragtninger:
            
            
               (1)Der bør nedsættes underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper for at muliggøre drøftelser på ekspertplan inden for de centrale områder, som omfattes af aftalen. Parterne kan efter anmodning desuden aftale at ændre listen over underudvalg eller specialiserede arbejdsgrupper og/eller deres arbejdsområde.
            
            
               (2)Det blandede udvalg kan i henhold til artikel [8] i sin forretningsorden beslutte at vedtage afgørelser ved en skriftlig procedure[, hvis den skriftlige procedure anvendes i dette tilfælde].
            
            
               (3)Nærværende afgørelse bør vedtages, således at underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper kan blive operationelle rettidigt —
            
            
               VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
            
            
               Eneste artikel
            
            
               De underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper, der er anført i bilag A, nedsættes herved. Mandatet for underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper fastsættes som angivet i bilag B.
            
            
               Udfærdiget i [...], den [...].
            
         
         
            
               På vegne af det blandede udvalg EU-Vietnam
            
            
               Formand
            
            
               
            
               Bilag A
            
            
               Det blandede udvalg EU-Vietnam
            
            
               Underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper
            
            
               1)
                     Underudvalget vedrørende [politiske spørgsmål] 
            
            
               2)
                     Underudvalget vedrørende [handel og investeringer]
            
            
               3)
                     Underudvalget vedrørende [bæredygtig udvikling]
            
            
               4)
                     Underudvalget vedrørende [god regeringsførelse, retsstatsprincippet og menneskerettigheder]
            
            
               
            
               Bilag B 
            
            
               Mandat 
            
            
               for underudvalg og specialiserede arbejdsgrupper nedsat i henhold til rammeaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Den Socialistiske Republik Vietnam på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde. 
            
            
               Artikel 1
            
            
               1. På møderne kan underudvalget og den specialiserede arbejdsgruppe drøfte gennemførelsen af aftalen inden for de områder, den dækker. Underudvalget vedrørende god regeringsførelse, retsstatsprincippet og menneskerettigheder kan uddybe samarbejdet om retsstatsprincippet og god regeringsførelse og udveksle oplysninger om samarbejde på menneskerettighedsområdet efter den fastlagte dagsorden, men dækker ikke de spørgsmål, der drøftes inden for rammerne af menneskerettighedsdialogen mellem Vietnam og EU.
            
            
               2. Underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper kan også drøfte emner eller specifikke projekter i tilknytning til det relevante bilaterale samarbejdsområde.
            
            
               Artikel 2
            
            
               Underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper arbejder under det blandede udvalg. De aflægger rapport og sender deres protokoller og konklusioner til formanden for det blandede udvalg senest 30 kalenderdage efter hvert møde.
            
            
               Artikel 3
            
         
         
            
               1. Underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper er sammensat af repræsentanter for begge parter.
            
            
               2. Efter aftale mellem parterne kan underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper indbyde eksperter til at deltage i deres møder og kan i givet fald høre dem om specifikke punkter på dagsordenen.
            
            
               Artikel 4
            
            
               Formandskabet for underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper varetages enten i fællesskab eller på skift af den part, som også varetager formandskabet i det blandede udvalg.
            
            
               Artikel 5
            
            
               En repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for Den Socialistiske Republik Vietnams regering fungerer sammen som sekretærer for underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper. 
            
            
               Artikel 6
            
            
               1. Underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper træder efter aftale mellem parterne sammen efter behov og mindst en gang om året efter skriftlig anmodning fra en af parterne. Hvert møde afholdes på et sted og en dato, som aftales mellem parterne.
            
            
               2. Efter modtagelse af en anmodning fra en af parterne om et møde i et underudvalg eller en specialiseret arbejdsgruppe svarer den anden parts sekretær inden for 20 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. I særligt hastende tilfælde kan der efter aftale mellem parterne indkaldes til møde i underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper med kortere frist.
            
            
               3. De to sekretærer indkalder i fællesskab til møde i underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper.
            
            
               4. Inden hvert møde underretter parterne hver især formanden om den planlagte sammensætning af deres egen delegation.
            
            
               Artikel 7 
            
            
               1. Hver part kan anmode formanden om at optage et punkt på dagsordenen for et møde i et underudvalg eller en specialiseret arbejdsgruppe. Punkter til optagelse på dagsordenen forelægges sekretærerne mindst 20 arbejdsdage inden den pågældende mødedato. Al tilhørende dokumentation indgives til sekretærerne senest 20 arbejdsdage inden mødet. 
            
            
               2. Sekretærerne informerer parterne om forslaget til dagsorden senest fem arbejdsdage inden mødet. Den endelige dagsorden udformes efter aftale mellem parterne. Under særlige omstændigheder kan der efter aftale mellem parterne føjes punkter til dagsordenen med kort varsel.
            
            
               Artikel 8
            
            
               1. Sekretærerne udfærdiger i fællesskab et udkast til protokol for hvert møde.
            
            
               2. Møderne i underudvalgene og de specialiserede arbejdsgrupper er ikke offentlige, medmindre andet besluttes. 
            
            
               Artikel 9
            
            
               1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber som følge af deltagelse i underudvalgenes og de specialiserede arbejdsgruppers møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation. 
            
            
               2. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med tolkning på møder samt oversættelse.
            
         
         
            
               3. Udgifter i forbindelse med mødetilrettelæggelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.