CELEX: 32019H1318
Language: el
Date: 2019-07-30 00:00:00
Title: Σύσταση (ΕΕ) 2019/1318 της Επιτροπής, της 30ής Ιουλίου 2019, για τα εσωτερικά προγράμματα συμμόρφωσης σχετικά με τους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 του Συμβουλίου

5.8.2019   
            
            
               EL
            
            
               Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης
            
            
               L 205/15
            
         
      ΣΥΣΤΑΣΗ (ΕΕ) 2019/1318 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ
      της 30ής Ιουλίου 2019
      για τα εσωτερικά προγράμματα συμμόρφωσης σχετικά με τους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 του Συμβουλίου
      Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
      Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως το άρθρο 292,
      Έχοντας υπόψη το άρθρο 19 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 του Συμβουλίου, της 5ης Μαΐου 2009 περί κοινοτικού συστήματος ελέγχου των εξαγωγών, της μεταφοράς, της μεσιτείας και της διαμετακόμισης ειδών διπλής χρήσης (1),
      Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
      
                  (1)
               
               
                  Με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 428/2009 θεσπίζεται ενωσιακό σύστημα ελέγχου των εξαγωγών της μεταφοράς, της μεσιτείας και της διαμετακόμισης ειδών διπλής χρήσης.
               
            
                  (2)
               
               
                  Ένα αποτελεσματικό, ενιαίο και συνεκτικό σύστημα ελέγχων των εξαγωγών ειδών διπλής χρήσης είναι απαραίτητο προκειμένου να προάγεται η ενωσιακή και η διεθνής ασφάλεια και να εξασφαλίζεται τόσο η συμμόρφωση με τις διεθνείς δεσμεύσεις και τις αρμοδιότητες των κρατών μελών και της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ), ιδίως όσον αφορά τη μη διάδοση, όσο και η προώθηση ισότιμων όρων ανταγωνισμού μεταξύ των φορέων της ΕΕ.
               
            
                  (3)
               
               
                  Οι κοινές προσεγγίσεις και πρακτικές όσον αφορά τα εσωτερικά προγράμματα συμμόρφωσης μπορούν να συμβάλουν στην ομοιόμορφη και συνεπή εφαρμογή των ελέγχων σε ολόκληρη την ΕΕ.
               
            
                  (4)
               
               
                  Λαμβανομένων υπόψη των ραγδαίων επιστημονικών και τεχνολογικών εξελίξεων και της πολυπλοκότητας των σημερινών αλυσίδων εφοδιασμού, οι αποτελεσματικοί έλεγχοι του εμπορίου εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την ευαισθητοποίηση των εξαγωγέων και τις ουσιαστικές προσπάθειές τους να συμμορφωθούν με τους εμπορικούς περιορισμούς. Για τον σκοπό αυτό, οι εταιρείες συνήθως εφαρμόζουν μια δέσμη εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών, γνωστή και ως εσωτερικό πρόγραμμα συμμόρφωσης (ΕΠΣ).
               
            
                  (5)
               
               
                  Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παρέχουν ένα πλαίσιο που βοηθά τους εξαγωγείς να εντοπίζουν, να διαχειρίζονται και να μετριάζουν τους κινδύνους που συνδέονται με τους εμπορικούς ελέγχους ειδών διπλής χρήσης και να διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με τις σχετικές νομοθετικές και κανονιστικές ρυθμίσεις της ΕΕ και των κρατών μελών.
               
            
                  (6)
               
               
                  Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παρέχουν επίσης ένα πλαίσιο υποστήριξης των αρμόδιων αρχών των κρατών μελών κατά την εκτίμηση των κινδύνων, κατά την άσκηση της αρμοδιότητάς τους να αποφασίζουν σχετικά με τις επιμέρους, παγκόσμιες ή εθνικές γενικές άδειες εξαγωγής, τις άδειες για μεσιτικές υπηρεσίες, για τη διαμετακόμιση μη κοινοτικών ειδών διπλής χρήσης ή για τις άδειες μεταφοράς εντός της Κοινότητας των ειδών διπλής χρήσης που απαριθμούνται στο παράρτημα IV του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009.
               
            
                  (7)
               
               
                  Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές δεν θα πρέπει να είναι δεσμευτικές και οι εξαγωγείς διατηρούν την ευθύνη συμμόρφωσης με τις υποχρεώσεις τους δυνάμει του κανονισμού, ενώ η Επιτροπή θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παραμένουν επίκαιρες,
               
            ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΣΥΣΤΑΣΗ:
      Οι αρμόδιες αρχές των κρατών μελών και οι εξαγωγείς βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις μη δεσμευτικές κατευθυντήριες γραμμές που παρέχονται στο παράρτημα της παρούσας σύστασης προκειμένου να εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους οι οποίες απορρέουν από τον εν λόγω κανονισμό.
      
         Βρυξέλλες, 30 Ιουλίου 2019.
         
            
               Για την Επιτροπή
            
            Cecilia MALMSTRÖM
            
               Μέλος της Επιτροπής
            
         
      
      
         (1)  ΕΕ L 134 της 29.5.2009, σ. 1.
   
   
      
         ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
         
            ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΤΗΣ ΕΕ ΓΙΑ ΤΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ (ΕΠΣ) ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΕΜΠΟΡΙΚΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ ΤΩΝ ΕΙΔΩΝ ΔΙΠΛΗΣ ΧΡΗΣΗΣ
         
         ΕΙΣΑΓΩΓΗ
         Οι αποτελεσματικοί έλεγχοι του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης — αγαθών, λογισμικού και τεχνολογίας — είναι ζωτικής σημασίας για την αντιμετώπιση των κινδύνων που συνδέονται με τη διάδοση των όπλων μαζικής καταστροφής (ΟΜΚ) και με τις αποσταθεροποιητικές σωρεύσεις συμβατικών όπλων. Οι εταιρείες που ασχολούνται με είδη διπλής χρήσης υποχρεούνται να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις των ελέγχων του στρατηγικού εμπορίου που επιβάλλονται βάσει των νομοθετικών και κανονιστικών ρυθμίσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (1) και των κρατών μελών της. Πρέπει να απέχουν από τη συμμετοχή σε συναλλαγές για τις οποίες υπάρχουν ανησυχίες ότι τα είδη μπορούν να χρησιμοποιηθούν για σκοπούς διάδοσης.
         Λαμβανομένων υπόψη των ραγδαίων επιστημονικών και τεχνολογικών εξελίξεων, της πολυπλοκότητας των σημερινών αλυσίδων εφοδιασμού και της όλο και μεγαλύτερης σημασίας των μη κρατικών φορέων, οι αποτελεσματικοί έλεγχοι του εμπορίου εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την ευαισθητοποίηση των «εταιρειών» (2) και από τις ουσιαστικές προσπάθειές τους να συμμορφωθούν με τους εμπορικούς περιορισμούς. Για τον σκοπό αυτό, οι εταιρείες συνήθως θέτουν σε εφαρμογή μια δέσμη εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών, γνωστών και με την ονομασία Εσωτερικό Πρόγραμμα Συμμόρφωσης (ΕΠΣ), ώστε να εξασφαλίζεται η συμμόρφωση με τις νομοθετικές και κανονιστικές ρυθμίσεις της ΕΕ και των κρατών μελών για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Το πεδίο εφαρμογής και η έκταση των εν λόγω πολιτικών και διαδικασιών καθορίζονται συνήθως από το μέγεθος και τις εμπορικές δραστηριότητες της συγκεκριμένης εταιρείας.
         Προκειμένου να υποστηριχθούν οι εταιρείες ώστε να τηρούν αυστηρά τη συμμόρφωση με τις σχετικές ενωσιακές και εθνικές νομοθετικές και κανονιστικές ρυθμίσεις, οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παρέχουν ένα πλαίσιο για τον εντοπισμό και τη διαχείριση των επιπτώσεων των εμπορικών ελέγχων των ειδών διπλής χρήσης και για τον μετριασμό των σχετικών κινδύνων. Οι κατευθυντήριες γραμμές επικεντρώνονται στα 7 βασικά στοιχεία ενός αποτελεσματικού ΕΠΣ. Κάθε βασικό στοιχείο αναλύεται περαιτέρω σε μια ενότητα με τίτλο «Τι επιδιώκεται;», όπου περιγράφεται/-ονται ο στόχος/οι στόχοι κάθε βασικού στοιχείου, και σε ένα τμήμα με τίτλο «Ποια είναι τα σχετικά στάδια;» όπου καθορίζονται λεπτομερώς οι δράσεις και παρουσιάζονται πιθανές λύσεις για την ανάπτυξη ή την εφαρμογή διαδικασιών συμμόρφωσης. Το έγγραφο αυτό καταλήγει σε μια σειρά χρήσιμων ερωτήσεων σχετικά με το ΕΠΣ της εταιρείας και σε κατάλογο δεικτών κινδύνου εκτροπής και προειδοποιητικών σημάτων για ύποπτες έρευνες ή παραγγελίες.
         Κατά την ανάπτυξη των ενωσιακών κατευθυντήριων γραμμών για τα ΕΠΣ σχετικά με τους εμπορικούς ελέγχους ειδών διπλής χρήσης συνεκτιμώνται και αξιοποιούνται οι υφιστάμενες προσεγγίσεις όσον αφορά τη συμμόρφωση προς τον έλεγχο των εξαγωγών, και ιδίως:
         
                     —
                  
                  
                     οι κατευθυντήριες γραμμές βέλτιστων πρακτικών του 2011 του διακανονισμού του Wassenaar σχετικά με τα εσωτερικά προγράμματα συμμόρφωσης για τα αγαθά και τις τεχνολογίες διπλής χρήσης (3),
                  
               
                     —
                  
                  
                     ο «Οδηγός βέλτιστων πρακτικών για τη βιομηχανία» της Ομάδας Πυρηνικών Προμηθευτών (ΟΠΠ) (4)
                     
                  
               
                     —
                  
                  
                     τα στοιχεία που αφορούν τα ΕΠΣ στη σύσταση 2011/24/ΕΕ της Επιτροπής (5),
                  
               
                     —
                  
                  
                     τα αποτελέσματα της τέταρτης διάσκεψης του Wiesbaden (2015) με θέμα «Συμμετοχή του ιδιωτικού τομέα στους ελέγχους του στρατηγικού εμπορίου: Συστάσεις για αποτελεσματικές προσεγγίσεις σχετικά με την εφαρμογή της απόφασης 1540 (2004) του Συμβουλίου Ασφαλείας των Ηνωμένων Εθνών»,
                  
               
                     —
                  
                  
                     ο ιστότοπος του Οδηγού ΕΠΣ των ΗΠΑ του 2017 για τον έλεγχο των εξαγωγών και το σχετικό πρόγραμμα ασφάλειας των συνόρων (6).
                  
               Οι κατευθυντήριες γραμμές περιλαμβάνουν 7 βασικά στοιχεία τα οποία δεν θα πρέπει να θεωρούνται εξαντλητικός κατάλογος, η δε σειρά τους δεν θα πρέπει να θεωρείται από περισσότερο έως λιγότερο σημαντική. Έχουν προσδιοριστεί ως ακρογωνιαίοι λίθοι για το ειδικά σχεδιασμένο ΕΠΣ της εταιρείας και έχουν ως στόχο να βοηθήσουν τις εταιρείες στον προβληματισμό τους ως προς τα καταλληλότερα μέσα και διαδικασίες συμμόρφωσης με τις ενωσιακές και εθνικές νομοθετικές και κανονιστικές ρυθμίσεις σχετικά με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Οι εμπλεκόμενες εταιρείες οφείλουν να διαθέτουν μια δέσμη υφιστάμενων πολιτικών και διαδικασιών σε σχέση με τον έλεγχο των εξαγωγών. Για τις εταιρείες αυτές, η δομή των βασικών στοιχείων θα μπορούσε να διευκολύνει τη συγκριτική αξιολόγηση της προσέγγισής τους σε θέματα συμμόρφωσης. Η προσέγγιση της εταιρείας όσον αφορά τη συμμόρφωση, η οποία περιλαμβάνει τις πολιτικές και τις εσωτερικές διαδικασίες για, τουλάχιστον, όλα τα βασικά στοιχεία, θα μπορούσε να αναμένεται ότι θα είναι σύμφωνη με τις ενωσιακές κατευθυντήριες γραμμές του ΕΠΣ για τους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Για τις εταιρείες που βρίσκονται σε διαδικασία ανάπτυξης μιας προσέγγισης συμμόρφωσης για το εμπόριο ειδών διπλής χρήσης, η δομή των βασικών στοιχείων προσφέρει ένα βασικό και γενικό πλαίσιο για τη συμμόρφωση των εταιρειών.
         Σε γενικό επίπεδο, η σημαντικότερη πτυχή της ανάπτυξης ενός ΕΠΣ είναι να διατηρηθεί η συνάφεια με την οργάνωση και τις δραστηριότητες της εταιρείας και να εξασφαλιστεί ότι οι εσωτερικές διαδικασίες γίνονται κατανοητές και ακολουθούνται με ευχέρεια, ενώ λαμβάνονται υπόψη οι καθημερινές λειτουργίες και διαδικασίες. Οι επιμέρους απαιτήσεις και χαρακτηριστικά ενός ΕΠΣ θα εξαρτώνται από το μέγεθος, τη δομή και το πεδίο εφαρμογής της συγκεκριμένης επιχειρηματικής δραστηριότητας της εταιρείας, αλλά και από τη στρατηγική φύση των ειδών της και τις πιθανές τελικές χρήσεις ή τους τελικούς χρήστες, από τη γεωγραφική παρουσία των πελατών της και από την πολυπλοκότητα των εσωτερικών διαδικασιών εξαγωγής. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να τονιστεί ότι, κατά την εκπόνηση αυτών των κατευθυντήριων γραμμών, εξετάστηκαν συστηματικά οι πιθανές προκλήσεις όσον αφορά την εφαρμογή από τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ).
         
            Δήλωση αποποίησης ευθύνης
         
         Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές έχουν μη δεσμευτικό χαρακτήρα και δεν πρέπει να θεωρούνται ως νομικές συμβουλές. Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές ισχύουν με την επιφύλαξη των αποφάσεων σχετικά με τις άδειες, οι οποίες εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των αρμόδιων αρχών σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 428/2009.
         Σε περίπτωση που επιθυμείτε να ανταλλάξετε παρατηρήσεις σχετικά με το περιεχόμενο του παρόντος εγγράφου, επικοινωνήστε με την αρμόδια αρχή σας (βλέπε παράρτημα 3).
         ΕΝΩΣΙΑΚΕΣ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΕΠΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΟΥ ΕΜΠΟΡΙΟΥ ΕΙΔΩΝ ΔΙΠΛΗΣ ΧΡΗΣΗΣ
         Τα ακόλουθα βασικά στοιχεία είναι αναγκαία προκειμένου να είναι αποτελεσματικό ένα Εσωτερικό Πρόγραμμα Συμμόρφωσης για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης:
         
                     1.
                  
                  
                     Δέσμευση των ανώτατων διευθυντικών στελεχών για τη συμμόρφωση
                  
               
                     2.
                  
                  
                     Οργανωτική δομή, αρμοδιότητες και πόροι
                  
               
                     3.
                  
                  
                     Κατάρτιση και ευαισθητοποίηση
                  
               
                     4.
                  
                  
                     Διαδικασία και διεργασίες ελέγχου των συναλλαγών
                  
               
                     5.
                  
                  
                     Επανεξέταση των επιδόσεων, λογιστικοί έλεγχοι, υποβολή εκθέσεων και διορθωτικά μέτρα
                  
               
                     6.
                  
                  
                     Τήρηση αρχείων και τεκμηρίωση
                  
               
                     7.
                  
                  
                     Φυσική ασφάλεια και ασφάλεια πληροφοριών
                  
               Για κάθε βασικό στοιχείο, στην ενότητα «Τι επιδιώκεται;» περιγράφεται/-ονται ο/οι σχετικός/-οί με το ΕΠΣ στόχος/-οι. Στην ενότητα «Ποια είναι τα σχετικά στάδια;» καθορίζονται λεπτομερώς οι δράσεις και παρουσιάζονται πιθανές λύσεις για την ανάπτυξη ή την εφαρμογή διαδικασιών συμμόρφωσης.
         Με αυτό κατά νου, τα βασικά στοιχεία θα πρέπει να νοούνται ως «δομικά στοιχεία» για την προετοιμασία των ΕΠΣ από τις εταιρείες που δραστηριοποιούνται στο εμπόριο ειδών διπλής χρήσης. Κάθε εταιρεία πρέπει να περιγράφει, στο πλαίσιο του δικού της εξατομικευμένου ΕΠΣ, τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζει τα σχετικά βασικά στοιχεία λαμβανομένων υπόψη των ειδικών συνθηκών της.
         Στο πλαίσιο αυτό, όλες οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται στον τομέα του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ιδίως τις δράσεις που περιλαμβάνονται στην ενότητα «Ποια είναι τα σχετικά στάδια;», παρόλο που οι εταιρείες μπορούν να παρεκκλίνουν από αυτές τις δράσεις αν συντρέχουν ειδικοί λόγοι για την εταιρεία.
         ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΚΙΝΔΥΝΩΝ
         Τα ΕΠΣ πρέπει να προσαρμόζονται στο μέγεθος, στη δομή και στην εμβέλεια της επιχείρησης και, ιδίως, στη συγκεκριμένη επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρείας και στους συναφείς κινδύνους. Ως εκ τούτου, αν μια εταιρεία επιθυμεί να αναπτύξει ή να επανεξετάσει το πρόγραμμα συμμόρφωσής της για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης, συνιστάται να ξεκινήσει με εκτίμηση κινδύνων για τον προσδιορισμό του συγκεκριμένου της προφίλ κινδύνου για το εμπόριο ειδών διπλής χρήσης. Η εκτίμηση κινδύνων θα βοηθήσει την εταιρεία να αντιληφθεί ποια τμήματα της επιχειρηματικής της δραστηριότητας πρέπει να καλυφθούν από το ΕΠΣ και να εστιάσει το ΕΠΣ στις ειδικές περιστάσεις της εταιρείας.
         Η εκτίμηση κινδύνων θα πρέπει να αξιολογεί προσεκτικά το φάσμα των προϊόντων, την πελατειακή βάση και την επιχειρηματική δραστηριότητα που επηρεάζονται ή θα μπορούσαν να επηρεαστούν από τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Θα πρέπει να εντοπίζει τα σχετικά τρωτά σημεία και τους κινδύνους, έτσι ώστε η εταιρεία να μπορεί να ενσωματώσει τρόπους για τον μετριασμό τους στο ΕΠΣ. Αν και αυτή η εκτίμηση κινδύνων δεν μπορεί να εντοπίσει όλα τα τρωτά σημεία και τους κινδύνους που ενδέχεται να αντιμετωπίσει η εταιρεία σας στο μέλλον, θα δώσει στην εταιρεία καλύτερη βάση για την ανάπτυξη ή την επανεξέταση του ΕΠΣ της.
         Οι εταιρείες συχνά εφαρμόζουν ήδη διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου και, ως εκ τούτου, δεν χρειάζεται να ξεκινούν από μηδενική βάση κατά τον σχεδιασμό των ΕΠΣ. Η εκτίμηση κινδύνων υποστηρίζει τις προσπάθειες της εταιρείας να αξιολογήσει τις υφιστάμενες εταιρικές πολιτικές και διαδικασίες της για την αντιμετώπιση των κινδύνων που συνδέονται με τον έλεγχο των εξαγωγών και να προβεί σε ενέργειες για την προσαρμογή τους, αν χρειαστεί. Επιπλέον, η προώθηση συνεργειών μεταξύ των υφιστάμενων πολιτικών και των απαιτήσεων ελέγχου των εξαγωγών αποτελεί ένα ακόμη βήμα που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη από την αρχή. Για παράδειγμα, αποτελεί ορθή πρακτική η εισαγωγή διασταυρούμενων παραπομπών στις αρχές και στις απαιτήσεις ελέγχου των εξαγωγών που προβλέπει ο κώδικας δεοντολογίας της εταιρείας, αν υπάρχει.
         Τα αποτελέσματα αυτής της εκτίμησης κινδύνων θα επηρεάσουν τις απαραίτητες δράσεις και τις κατάλληλες λύσεις για την ανάπτυξη ή την εφαρμογή των ειδικών διαδικασιών συμμόρφωσης της εταιρείας.
         Μια εταιρεία μπορεί να προσπαθήσει να επωφεληθεί όσο το δυνατόν περισσότερο από τα πλεονεκτήματα των ολοκληρωμένων λύσεων ΕΠΣ σε επίπεδο ομίλου, αλλά πρέπει πάντοτε να συμμορφώνεται με όλες τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις της ΕΕ και των κρατών μελών.
         ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ (7)
         
         Αν μια εταιρεία διαθέτει έγκυρη άδεια εγκεκριμένου οικονομικού φορέα (Authorised Economic Operator - AEO), η αξιολόγηση της συμμόρφωσης της εταιρείας που καλύπτει σχετικές τελωνειακές δραστηριότητες θα μπορούσε να ληφθεί υπόψη για τον σκοπό της ανάπτυξης ή της επανεξέτασης του ΕΠΣ.
         Λαμβανομένου υπόψη ότι οι τελωνειακές αρχές έχουν ελέγξει τις τελωνειακές διατυπώσεις και τις διαδικασίες της εταιρείας σας, το καθεστώς ΑΕΟ θα μπορούσε να αποτελέσει πλεονέκτημα για τη θέσπιση ή την επανεξέταση διαδικασιών που σχετίζονται με βασικά στοιχεία του ΕΠΣ, όπως η τήρηση αρχείων και η φυσική ασφάλεια.
         1.   Δέσμευση των ανώτατων διευθυντικών στελεχών για τη συμμόρφωση
         
         Τα αποτελεσματικά ΕΠΣ αντικατοπτρίζουν μια διαδικασία από την κορυφή προς τη βάση, σύμφωνα με την οποία τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη μιας εταιρείας προσδίδουν σημασία και νομιμότητα και παρέχουν οργανωτικούς, ανθρώπινους και τεχνικούς πόρους για τις δεσμεύσεις εταιρικής συμμόρφωσης και τη νοοτροπία συμμόρφωσης.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η ανάληψη δέσμευσης από τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη έχει ως στόχο την οικοδόμηση ηγετικού ρόλου στον τομέα της συμμόρφωσης (δίνοντας το παράδειγμα) και νοοτροπίας εταιρικής συμμόρφωσης για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης.
         Με γραπτή δήλωση υποστήριξης των εσωτερικών διαδικασιών συμμόρφωσης από τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη προωθείται η ευαισθητοποίηση της εταιρείας ως προς τους στόχους των εμπορικών ελέγχων των ειδών διπλής χρήσης και η συμμόρφωση με τις σχετικές νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις της ΕΕ και των κρατών μελών.
         Με τον τρόπο αυτό καταδεικνύεται η σαφής, ισχυρή και συνεχής δέσμευση και υποστήριξη από τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να παρέχονται επαρκείς οργανωτικοί, ανθρώπινοι και τεχνικοί πόροι για τη δέσμευση της εταιρείας όσον αφορά τη συμμόρφωση. Η διοίκηση ενημερώνει με σαφήνεια και σε τακτά χρονικά διαστήματα τους εργαζομένους σχετικά με την εταιρική δέσμευση για την προώθηση μιας νοοτροπίας συμμόρφωσης.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         Να καταρτίσετε δήλωση εταιρικής δέσμευσης, σύμφωνα με την οποία η εταιρεία συμμορφώνεται με όλες τις νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις της ΕΕ και των κρατών μελών σχετικά με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης.
         Να καθορίσετε τις ιδιαίτερες προσδοκίες συμμόρφωσης της διοίκησης και να γνωστοποιήσετε τη σημασία και την αξία που αποδίδετε στις αποτελεσματικές διαδικασίες συμμόρφωσης (8).
         Να κοινοποιείτε με σαφήνεια και σε τακτά χρονικά διαστήματα τη δήλωση εταιρικής δέσμευσης σε όλους τους υπαλλήλους (και στους υπαλλήλους που δεν έχουν κανέναν ρόλο στον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης), προκειμένου να προαχθεί η νοοτροπία συμμόρφωσης (9).
         2.   Οργανωτική δομή, αρμοδιότητες και πόροι
         
         Είναι αναγκαία η διάθεση επαρκών ανθρώπινων και τεχνικών πόρων για την αποτελεσματική ανάπτυξη και εφαρμογή των διαδικασιών συμμόρφωσης. Χωρίς σαφή οργανωτική δομή και σαφώς καθορισμένες αρμοδιότητες, το ΕΠΣ διατρέχει κίνδυνο έλλειψης εποπτείας και μη προσδιορισμού των ρόλων. Η ύπαρξη ισχυρής δομής βοηθά τις οργανώσεις να επιλύουν τα προβλήματα που προκύπτουν και να προλαμβάνουν τη διενέργεια μη εγκεκριμένων συναλλαγών.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η εταιρεία διαθέτει εσωτερική οργανωτική δομή που καθορίζεται γραπτώς (για παράδειγμα, σε ένα οργανόγραμμα) και η οποία επιτρέπει τη διενέργεια εσωτερικών ελέγχων συμμόρφωσης. Η δομή αυτή προσδιορίζει και διορίζει το/τα πρόσωπο/-α με τη γενική ευθύνη να διασφαλίζει/-ουν τις δεσμεύσεις εταιρικής συμμόρφωσης. Πρέπει να γνωρίζετε ότι σε ορισμένα κράτη μέλη το πρόσωπο αυτό πρέπει να είναι ένα από τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη.
         Όλες οι λειτουργίες, τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες που αφορούν τη συμμόρφωση καθορίζονται, ανατίθενται και συνδέονται μεταξύ τους κατά τρόπο που να διαβεβαιώνει τη διοίκηση ότι η εταιρεία εφαρμόζει συνολικά τη συμμόρφωση. Εφόσον είναι σκόπιμο ή ακόμη και αναγκαίο, οι λειτουργίες και/ή τα καθήκοντα που αφορούν τους ελέγχους των εξαγωγών (αλλά όχι η συνολική ευθύνη) μπορούν να ανατεθούν εντός της οντότητας ή να κατανεμηθούν μεταξύ δύο ή περισσότερων εταιρικών οντοτήτων στο εσωτερικό της ΕΕ.
         Η εταιρεία στελεχώνει επαρκώς όλους τους τομείς της επιχειρηματικής δραστηριότητας που σχετίζονται με το εμπόριο ειδών διπλής χρήσης με υπαλλήλους που αποδεδειγμένα διαθέτουν τις απαιτούμενες δεξιότητες. Τουλάχιστον ένα πρόσωπο στην εταιρεία είναι (όχι κατ' ανάγκη αποκλειστικά) επιφορτισμένο με καθήκοντα ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Η λειτουργία αυτή μπορεί να επιμερίζεται μεταξύ εταιρικών οντοτήτων εντός της ΕΕ, εφόσον διατηρείται το κατάλληλο επίπεδο ελέγχων. Επισημαίνεται, ωστόσο, ότι σε ορισμένα κράτη μέλη της ΕΕ αυτό μπορεί να μην είναι εφικτό, καθώς η εθνική νομοθεσία για τον έλεγχο των εξαγωγών απαιτεί τον καθορισμό ειδικού προσώπου σε τοπικό επίπεδο.
         Το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης πρέπει να προστατεύεται όσο αυτό είναι δυνατόν από συγκρούσεις συμφερόντων. Το εν λόγω προσωπικό έχει το δικαίωμα να αναφέρεται απευθείας στο/στα πρόσωπο/-α που φέρουν τη γενική ευθύνη για τους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και θα πρέπει επιπλέον να έχει την εξουσία διακοπής των συναλλαγών.
         Το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης πρέπει να έχει πρόσβαση στα σχετικά νομοθετικά κείμενα, συμπεριλαμβανομένων των πλέον πρόσφατων καταλόγων ελεγχόμενων αγαθών και των καταλόγων που αφορούν προορισμούς και οντότητες για τα οποία έχει επιβληθεί εμπάργκο ή κυρώσεις. Οι ενδεδειγμένες επιχειρησιακές και οργανωτικές διεργασίες και διαδικασίες, σχετικά με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης, τεκμηριώνονται, συγκεντρώνονται και διανέμονται σε όλο το σχετικό προσωπικό.
         Η εταιρεία θα πρέπει να διαθέτει μια συλλογή των τεκμηριωμένων διεργασιών και διαδικασιών (π.χ. σε εγχειρίδιο συμμόρφωσης) που να επικαιροποιείται τακτικά. Ανάλογα με το μέγεθός της και τον όγκο της δραστηριότητάς της, η εταιρεία θα πρέπει να εξετάσει την ανάγκη υποστήριξης ΤΠ για τις εσωτερικές διαδικασίες συμμόρφωσης.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         Να καθορίσετε τον αριθμό των υπαλλήλων που είναι επιφορτισμένοι με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης, λαμβανομένων υπόψη των νομικών και τεχνικών πτυχών που πρέπει να καλυφθούν. Να αναθέσετε σε τουλάχιστον ένα πρόσωπο στην εταιρεία καθήκοντα εταιρικής συμμόρφωσης για το εμπόριο ειδών διπλής χρήσης και να διασφαλίσετε ότι υπάρχει ένας εξίσου ειδικευμένος αναπληρωτής που μπορεί να αναλάβει τα καθήκοντα αυτά σε περίπτωση απουσίας (π.χ. λόγω ασθένειας, διακοπών κ.ο.κ.). Ανάλογα με τον μέσο όγκο των εντολών, το εν λόγω πρόσωπο μπορεί να ασκεί τα καθήκοντα ελέγχου των εξαγωγών ειδών διπλής χρήσης με μερική απασχόληση.
         Να προσδιορίσετε με σαφήνεια, να καθορίσετε και να αναθέσετε όλες τις λειτουργίες, τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες που σχετίζονται με τη συμμόρφωση, ενδεχομένως σε ένα οργανόγραμμα. Να προσδιορίσετε με σαφήνεια τις λειτουργίες υποστήριξης, στο μέτρο του δυνατού.
         Να διασφαλίσετε ότι η εσωτερική οργανωτική δομή για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης είναι γνωστή σε ολόκληρο τον οργανισμό και ότι τα εσωτερικά αρχεία των εν λόγω καθηκόντων επικαιροποιούνται τακτικά και διανέμονται στους υπαλλήλους. Να γνωστοποιήσετε, στο εσωτερικό της εταιρείας, τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου για τα θέματα ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Αν τα καθήκοντα ελέγχου του εμπορίου ανατίθενται εξωτερικά, οργάνωση της διασύνδεσης και της επικοινωνίας με την εταιρεία.
         Να καθορίσετε τις γνώσεις και τις δεξιότητες που πρέπει να διαθέτει το προσωπικό για τον νομικό και τον τεχνικό έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Συνιστάται η περιγραφή των θέσεων εργασίας.
         Να διασφαλίσετε ότι το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης προστατεύεται όσο αυτό είναι δυνατόν από συγκρούσεις συμφερόντων. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, η ευθύνη συμμόρφωσης μπορεί να ανατεθεί σε κατάλληλο τμήμα ή μονάδα. Για παράδειγμα: το/τα πρόσωπο/-α που λαμβάνει/-ουν την τελική απόφαση σχετικά με το αν τα εμπορεύματα μπορούν να αποσταλούν δεν εργάζεται στο τμήμα πωλήσεων, αλλά στη νομική υπηρεσία. Να παρέχετε στους εν λόγω υπαλλήλους τη δυνατότητα να λειτουργούν ως εμπειρογνώμονες σύμβουλοι για την καθοδήγηση των εταιρικών αποφάσεων που οδηγούν σε συμμορφούμενες συναλλαγές.
         Να τεκμηριώνετε και να διανέμετε σε όλο το σχετικό προσωπικό τη δέσμη των πολιτικών και των διαδικασιών που αφορούν τους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης.
         Να συγκεντρώνετε τις τεκμηριωμένες πολιτικές και διαδικασίες, ενδεχομένως υπό μορφή εγχειριδίου συμμόρφωσης.
         3.   Κατάρτιση και ευαισθητοποίηση
         
         Η κατάρτιση και η ευαισθητοποίηση σχετικά με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης είναι ουσιαστικής σημασίας για το προσωπικό ώστε να εκτελεί δεόντως τα καθήκοντά του και να λαμβάνει σοβαρά υπόψη τα καθήκοντα συμμόρφωσης.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η εταιρεία διασφαλίζει μέσω της κατάρτισης ότι το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης γνωρίζει όλους τους σχετικούς κανονισμούς ελέγχου των εξαγωγών καθώς και το ΕΠΣ της εταιρείας και όλες τις τροποποιήσεις τους. Παραδείγματα υλικού κατάρτισης είναι τα εξωτερικά σεμινάρια, η συνδρομή σε ενημερωτικές εκδηλώσεις που παρέχονται από τις αρμόδιες αρχές, η εσωτερική κατάρτιση κ.ο.κ.
         Επιπλέον, η εταιρεία μεριμνά για την ευαισθητοποίηση των υπαλλήλων σε όλες τις σχετικές βαθμίδες.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         Να παρέχετε υποχρεωτική περιοδική κατάρτιση για όλο το προσωπικό που ασχολείται με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης, ώστε να εξασφαλίζεται ότι διαθέτει τις αναγκαίες γνώσεις σε θέματα συμμόρφωσης με τους κανονισμούς και το ΕΠΣ της εταιρείας.
         Να διασφαλίσετε, μέσω της κατάρτισης, ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι υπάλληλοι γνωρίζουν όλες τις σχετικές με το εμπόριο ειδών διπλής χρήσης νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις, τις πολιτικές, τους καταλόγους ελέγχου και όλες τις τροποποιήσεις τους, αμέσως μόλις δημοσιοποιηθούν από τις αρμόδιες αρχές. Αν είναι δυνατόν, μπορείτε να προβλέπετε εξατομικευμένα προγράμματα κατάρτισης.
         Να αναπτύξετε γενική ευαισθητοποίηση για όλους τους υπαλλήλους και ειδικές δραστηριότητες κατάρτισης, π.χ. για την αγορά, τη μηχανική, τη διαχείριση έργων, την αποστολή, την εξυπηρέτηση των πελατών και την τιμολόγηση.
         Να εξετάζετε, κατά περίπτωση, το ενδεχόμενο αξιοποίησης εθνικών ή ενωσιακών πρωτοβουλιών κατάρτισης για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης.
         Να ενσωματώνετε τα διδάγματα που αποκομίστηκαν από την αξιολόγηση των επιδόσεων, τους εσωτερικούς ελέγχους, την υποβολή εκθέσεων και τις διορθωτικές ενέργειες, όποτε είναι δυνατόν, στα προγράμματα κατάρτισης ή ευαισθητοποίησης για τις εξαγωγές τα οποία εφάρμοσε η εταιρεία σας.
         4.   Διαδικασία και διεργασίες ελέγχου των συναλλαγών
         
         Όσον αφορά την επιχειρησιακή υλοποίηση, ο έλεγχος των συναλλαγών αποτελεί το σημαντικότερο στοιχείο κάθε ΕΠΣ. Το στοιχείο αυτό περιλαμβάνει τα εσωτερικά μέτρα που λαμβάνει η εταιρεία ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν πραγματοποιείται καμία συναλλαγή χωρίς την απαιτούμενη άδεια ή κατά παράβαση τυχόν περιορισμού ή απαγόρευσης εμπορικού χαρακτήρα.
         Στο πλαίσιο των διαδικασιών ελέγχου των συναλλαγών συλλέγονται και αναλύονται σχετικές πληροφορίες όσον αφορά την ταξινόμηση των ειδών, την εκτίμηση των κινδύνων συναλλαγής, τη χορήγηση άδειας και την αίτηση αδειοδότησης, καθώς και τους ελέγχους μετά τη χορήγηση της άδειας.
         Τα μέτρα ελέγχου των συναλλαγών παρέχουν επίσης στην εταιρεία τη δυνατότητα να αναπτύσσει και να διατηρεί τη δέουσα επιμέλεια κατά τον χειρισμό ύποπτων ερευνών ή παραγγελιών.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η εταιρεία καθιερώνει διεργασία για να αξιολογήσει κατά πόσον μια συναλλαγή που αφορά είδη διπλής χρήσης υπόκειται ή όχι σε εθνικούς ή ενωσιακούς ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και για να καθορίσει τις εφαρμοστέες διεργασίες και διαδικασίες. Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενων συναλλαγών, πρέπει να πραγματοποιείται περιοδική εξέταση των συναλλαγών.
         Το εν λόγω βασικό στοιχείο έχει τις εξής υποδιαιρέσεις:
         
                     —
                  
                  
                     Ταξινόμηση ειδών, για αγαθά, λογισμικό και τεχνολογία·
                  
               
                     —
                  
                  
                     Εκτίμηση κινδύνων των συναλλαγών, που περιλαμβάνει:
                     
                                 —
                              
                              
                                 ελέγχους σε σχέση με «ευαίσθητους προορισμούς και οντότητες» για τα οποία έχει επιβληθεί εμπάργκο ή κυρώσεις (10)·
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 δηλωμένη τελική χρήση και έλεγχο των εμπλεκόμενων μερών·
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 έλεγχο του κινδύνου εκτροπής·
                              
                           
                                 —
                              
                              
                                 «γενικούς ελέγχους» για τα μη απαριθμούμενα σε κατάλογο είδη διπλής χρήσης·
                              
                           
               
                     —
                  
                  
                     Καθορισμός των απαιτήσεων για άδεια και αίτηση αδειοδότησης, κατά περίπτωση, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων μεσιτείας, μεταφοράς και διαμετακόμισης· και
                  
               
                     —
                  
                  
                     Έλεγχοι μετά τη χορήγηση άδειας, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου της αποστολής και της συμμόρφωσης με τους όρους της άδειας.
                  
               Σε περίπτωση αμφιβολίας ή υποψίας κατά τη διαδικασία ελέγχου των συναλλαγών, ιδίως όσον αφορά τα αποτελέσματα της δηλωμένης τελικής χρήσης και των εμπλεκόμενων μερών ή τον έλεγχο του κινδύνου εκτροπής, ανατρέξτε στην αρμόδια αρχή του κράτους μέλους της ΕΕ στο οποίο είναι εγκατεστημένη η εταιρεία σας.
         Ο έλεγχος των συναλλαγών μπορεί να γίνεται με το χέρι ή με τη βοήθεια αυτοματοποιημένων εργαλείων, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας σας και τους διαθέσιμους πόρους της.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         
            Ταξινόμηση των ειδών
         
         Η ταξινόμηση των ειδών αφορά τον καθορισμό του κατά πόσον τα εν λόγω είδη απαριθμούνται σε κατάλογο. Αυτό επιτυγχάνεται συγκρίνοντας τα τεχνικά χαρακτηριστικά ενός είδους με τους ενωσιακούς και τους εθνικούς καταλόγους ελέγχου των ειδών διπλής χρήσης. Κατά περίπτωση, να προσδιορίζετε κατά πόσον το είδος υπόκειται σε περιοριστικά μέτρα (συμπεριλαμβανομένων των κυρώσεων) που έχουν επιβληθεί από την ΕΕ ή το κράτος μέλος της ΕΕ στο οποίο είναι εγκατεστημένη η εταιρεία σας.
         Να κατανοείτε ότι για τα είδη διπλής χρήσης, είτε πρόκειται για φυσικό προϊόν, λογισμικό ή τεχνολογία, θα μπορούσε να απαιτείται αδειοδότηση για διάφορους λόγους.
         Να δίνετε ιδιαίτερη προσοχή στην ταξινόμηση των κατασκευαστικών στοιχείων και των ανταλλακτικών ειδών διπλής χρήσης και στην ταξινόμηση του λογισμικού και της τεχνολογίας διπλής χρήσης που μπορούν να μεταφέρονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να διατίθενται μέσω, για παράδειγμα, υπηρεσίας υπολογιστικού νέφους, στο εξωτερικό.
         Να συγκεντρώνετε πληροφορίες σχετικά με την πιθανή αθέμιτη χρήση των ειδών διπλής χρήσης της εταιρείας σας, π.χ. στο πλαίσιο της διάδοσης συμβατικών πολεμικών όπλων ή ΟΜΚ. Οι πληροφορίες αυτές κοινοποιούνται στο εσωτερικό της εταιρείας.
         Συνιστάται να ζητάτε πληροφορίες από τον/τους προμηθευτή/-ές σας σχετικά με την ταξινόμηση διπλής χρήσης των υλικών, των κατασκευαστικών στοιχείων, των υποσυστημάτων που επεξεργάζεται ή ενσωματώνει η εταιρεία σας, συμπεριλαμβανομένων των μηχανημάτων που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή. Η εταιρεία σας εξακολουθεί να είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο της ταξινόμησης που της διαβιβάζεται από τον/τους προμηθευτή/-ές.
         Όπως απαιτείται από το άρθρο 22 παράγραφος 10 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 για τα είδη διπλής χρήσης, στα αντίστοιχα εμπορικά έγγραφα που αφορούν τις ενδοενωσιακές μεταβιβάσεις αναγράφεται ρητώς — με αναφορά στη σχετική νομοθεσία — ότι, σε περίπτωση εξαγωγής από την ΕΕ, η συναλλαγή αφορά είδη διπλής χρήσης τα οποία απαριθμούνται στον κατάλογο και υπόκεινται σε ελέγχους.
         
            Εκτίμηση κινδύνων των συναλλαγών
         
         Έλεγχοι προορισμών και οντοτήτων για τα οποία έχει επιβληθεί εμπάργκο ή κυρώσεις ή ευαίσθητων προορισμών και οντοτήτων
         Να διασφαλίζετε ότι κανένα από τα εμπλεκόμενα μέρη (ενδιάμεσοι φορείς, αγοραστής, παραλήπτης ή τελικός χρήστης) δεν υπόκειται σε περιοριστικά μέτρα (κυρώσεις), συμβουλευόμενοι τους επικαιροποιημένους καταλόγους κυρώσεων (11).
         Δηλωμένη τελική χρήση και έλεγχο των εμπλεκόμενων μερών·
         Να γνωρίζετε τους πελάτες σας και την τελική χρήση των προϊόντων σας.
         Να συμβουλεύεστε τις πληροφορίες που παρέχονται από την αρμόδια αρχή της χώρας σας για τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες και απαιτήσεις σχετικά με τις δηλώσεις τελικής χρήσης. Ακόμη και χωρίς εθνική υποχρέωση υποβολής σωστά συμπληρωμένης και υπογεγραμμένης δήλωσης τελικής χρήσης, η εν λόγω δήλωση μπορεί να αποτελεί χρήσιμο μέσο ελέγχου της αξιοπιστίας του τελικού χρήστη/παραλήπτη και οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να καθοριστεί αν απαιτείται άδεια για είδη διπλής χρήσης που δεν απαριθμούνται στον κατάλογο, σε περίπτωση που έχουν διατυπωθεί ανησυχίες για την τελική χρήση σύμφωνα με τους όρους του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 (12).
         Να επαγρυπνείτε όσον αφορά τους δείκτες κινδύνου εκτροπής και τις ενδείξεις σχετικά με ύποπτες έρευνες ή παραγγελίες, π.χ. να εκτιμάτε αν η δηλωθείσα τελική χρήση είναι συναφής με τις δραστηριότητες και/ή τις αγορές του τελικού χρήστη. Το παράρτημα 2 περιλαμβάνει κατάλογο ερωτήσεων προς υποστήριξη των ελέγχων της δηλωθείσας τελικής χρήσης και των εμπλεκόμενων μερών.
         Έλεγχος κινδύνου εκτροπής
         Να επαγρυπνείτε όσον αφορά τους δείκτες κινδύνου εκτροπής και τις ενδείξεις σχετικά με ύποπτες έρευνες ή παραγγελίες. Το παράρτημα 2 περιλαμβάνει κατάλογο ερωτήσεων προς υποστήριξη του ελέγχου του κινδύνου εκτροπής.
         Να δίνετε ιδιαίτερη προσοχή στους γενικούς ελέγχους για τα μη απαριθμούμενα είδη διπλής χρήσης σε περίπτωση που ο έλεγχος της δηλωθείσας τελικής χρήσης και των εμπλεκόμενων μερών ή ο έλεγχος του κινδύνου εκτροπής παρέχουν πληροφορίες που προκαλούν ανησυχία, σύμφωνα με το άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009.
         Γενικοί έλεγχοι για μη απαριθμούμενα είδη διπλής χρήσης
         Να διασφαλίζετε ότι η εταιρεία εφαρμόζει διαδικασίες για να διαπιστώνεται αν είναι «ενήμερη» ότι υπάρχουν πληροφορίες που προκαλούν ανησυχία σχετικά με τη δηλωθείσα τελική χρήση [σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009]. Αν ο εξαγωγέας είναι «ενήμερος», η εταιρεία διασφαλίζει ότι δεν πραγματοποιείται εξαγωγή χωρίς προηγούμενη κοινοποίηση στην αρμόδια αρχή και χωρίς λήψη τελικής απόφασης από την αρμόδια αρχή.
         Σε περιπτώσεις στις οποίες ο εξαγωγέας «ενημερώνεται» από τις αρμόδιες αρχές ότι υπάρχουν πληροφορίες που προκαλούν ανησυχία σχετικά με τη δηλωθείσα τελική χρήση [σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009], η εταιρεία πρέπει να διαθέτει διαδικασίες που να διασφαλίζουν την ταχεία ροή των πληροφοριών και την άμεση διακοπή της εξαγωγής. Πρέπει να εξασφαλίζεται ότι η εξαγωγή δεν πραγματοποιείται χωρίς να έχει χορηγηθεί άδεια από την αρμόδια αρχή.
         
            Χορήγηση άδειας και αίτηση αδειοδότησης, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων μεσιτείας, μεταφοράς και διαμετακόμισης
         
         Να βεβαιώνεστε ότι η εταιρεία σας διαθέτει τα στοιχεία επικοινωνίας της αρμόδιας αρχής ελέγχου των εξαγωγών.
         Να συγκεντρώνετε και να διαδίδετε πληροφορίες σχετικά με το φάσμα των τύπων αδειών (συμπεριλαμβανομένων των ατομικών, γενικών και γενικών αδειών) και των ελεγχόμενων δραστηριοτήτων (συμπεριλαμβανομένων των εξαγωγών, της μεσιτείας, της μεταφοράς και της διαμετακόμισης), καθώς και σχετικά με τις διαδικασίες υποβολής αιτήσεων για άδειες όσον αφορά τους εφαρμοστέους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης στην ΕΕ και σε εθνικό επίπεδο.
         Να έχετε γνώση των λιγότερο εμφανών ελεγχόμενων τύπων εξαγωγών (όπως η εξαγωγή μέσω του υπολογιστικού νέφους ή μέσω των προσωπικών αποσκευών ενός ατόμου) και των μέτρων ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης για δραστηριότητες εκτός των εξαγωγών, όπως η τεχνική βοήθεια ή η μεσιτεία.
         
            Έλεγχοι μετά τη χορήγηση άδειας, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου της αποστολής και της συμμόρφωσης με τους όρους της άδειας
         
         Πριν πραγματοποιηθεί η αποστολή, θα πρέπει να γίνεται τελικός έλεγχος για να επαληθευτεί ότι ελήφθησαν δεόντως όλα τα μέτρα για την εξασφάλιση της συμμόρφωσης. Είναι η κατάλληλη στιγμή για να ελεγχθεί αν τα είδη έχουν ταξινομηθεί σωστά, αν έχουν εντοπιστεί προειδοποιητικά σήματα, αν ο έλεγχος των οντοτήτων έχει πραγματοποιηθεί αποτελεσματικά και αν υπάρχει έγκυρη άδεια για την αποστολή.
         Η τελική εκτίμηση του κινδύνου συναλλαγής είναι απαραίτητη σε περίπτωση που η σχετική νομοθεσία έχει τροποποιηθεί στο μεταξύ, για παράδειγμα αν το εμπόρευμα πλέον αποτελεί απαριθμούμενο είδος διπλής χρήσης ή αν ο τελικός χρήστης υπόκειται τώρα σε κυρώσεις.
         Να εφαρμόζετε μια διαδικασία κατά την οποία είναι δυνατή η διακοπή ή η αναστολή του εμπορίου των ειδών όταν δεν ικανοποιείται κάποια από τις απαιτήσεις ή όταν γίνονται αντιληπτά προειδοποιητικά σήματα. Τα είδη θα πρέπει να αποδεσμεύονται μόνο από πρόσωπο που φέρει την ευθύνη για τη συμμόρφωση.
         Να διασφαλίζετε την τήρηση των όρων και προϋποθέσεων της άδειας (συμπεριλαμβανομένης της υποβολής εκθέσεων).
         Να έχετε υπόψη σας ότι τυχόν αλλαγές στα στοιχεία της εξαγωγικής εταιρείας (όπως επωνυμία, διεύθυνση και νομικό καθεστώς), στα στοιχεία του τελικού χρήστη και/ή των ενδιάμεσων φορέων και στα στοιχεία των αδειοδοτημένων ειδών μπορούν να επηρεάσουν την ισχύ της άδειάς σας.
         5.   Επανεξέταση των επιδόσεων, εσωτερικοί έλεγχοι, υποβολή εκθέσεων και διορθωτικά μέτρα
         
         Το ΕΠΣ δεν αποτελεί στατική δέσμη μέτρων και, ως εκ τούτου, πρέπει να επανεξετάζεται, να δοκιμάζεται και να αναθεωρείται αν κριθεί αναγκαίο για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.
         Οι επανεξετάσεις επιδόσεων και οι εσωτερικοί έλεγχοι επαληθεύουν κατά πόσον το ΕΠΣ εφαρμόζεται ικανοποιητικά σε σχέση με τις επιχειρησιακές ανάγκες και είναι σύμφωνο με τις ισχύουσες εθνικές και ενωσιακές απαιτήσεις ελέγχου των εξαγωγών.
         Ένα ΕΠΣ που λειτουργεί εύρυθμα διαθέτει σαφείς διαδικασίες υποβολής εκθέσεων σχετικά με τις ενέργειες κοινοποίησης και κλιμάκωσης που πρέπει να εκτελούν οι υπάλληλοι σε περίπτωση υπόνοιας ή επίγνωσης περιστατικού μη συμμόρφωσης. Στο πλαίσιο μιας υγιούς νοοτροπίας συμμόρφωσης, οι υπάλληλοι πρέπει να νιώθουν σιγουριά όταν θέτουν ερωτήσεις ή αναφέρουν ανησυχίες σχετικά με τη συμμόρφωση καλή την πίστει.
         Οι επανεξετάσεις επιδόσεων, οι εσωτερικοί έλεγχοι και οι διαδικασίες υποβολής εκθέσεων έχουν σχεδιαστεί με σκοπό τον εντοπισμό ασυνεπειών προς αποσαφήνιση και την αναθεώρηση διαδικασιών ρουτίνας, αν συνεπάγονται (ή υπάρχει κίνδυνος να συνεπάγονται) μη συμμόρφωση.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η εταιρεία αναπτύσσει διαδικασίες επανεξέτασης των επιδόσεων για να επαληθεύονται οι καθημερινές εργασίες συμμόρφωσης στο εσωτερικό της εταιρείας και να ελέγχεται κατά πόσον οι δραστηριότητες ελέγχου των εξαγωγών εκτελούνται με τον ενδεδειγμένο τρόπο, σύμφωνα με το ΕΠΣ. Η επανεξέταση των επιδόσεων πραγματοποιείται εσωτερικά, καθιστά δυνατό τον έγκαιρο εντοπισμό των περιστατικών μη συμμόρφωσης και την ανάπτυξη μέτρων παρακολούθησης για τον έλεγχο των ζημιών. Ως εκ τούτου, η επανεξέταση των επιδόσεων μειώνει τους κινδύνους για την εταιρεία.
         Η εταιρεία εφαρμόζει διαδικασίες για τους εσωτερικούς ελέγχους, που συνίστανται σε συστηματικές, στοχοθετημένες και τεκμηριωμένες επιθεωρήσεις ώστε να επιβεβαιώνεται η ορθή εφαρμογή του ΕΠΣ. Οι εσωτερικοί έλεγχοι μπορούν να διενεργούνται εσωτερικά ή από ειδικευμένους εξωτερικούς επαγγελματίες.
         Η υποβολή εκθέσεων είναι το σύνολο των διαδικασιών που διεξάγει το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και άλλοι σχετικοί υπάλληλοι όσον αφορά τα μέτρα κοινοποίησης και κλιμάκωσης που πρέπει να λαμβάνονται σε περίπτωση υπόνοιας ή επίγνωσης περιστατικών μη συμμόρφωσης στο εμπόριο ειδών διπλής χρήσης. Δεν αφορά τις υποχρεώσεις εξωτερικής υποβολής εκθέσεων, π.χ. σε περίπτωση που η εταιρεία σας έχει καταχωριστεί για τη χρήση ενωσιακής γενικής άδειας εξαγωγής, σύμφωνα με τους όρους του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009.
         Τα διορθωτικά μέτρα είναι το σύνολο των μέτρων αποκατάστασης για τη διασφάλιση της ορθής εφαρμογής του ΕΠΣ και την εξάλειψη των τρωτών σημείων που έχουν εντοπιστεί στις διαδικασίες συμμόρφωσης.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         Να προβλέψετε μηχανισμούς δειγματοληπτικού ελέγχου στο πλαίσιο των καθημερινών εργασιών για την παρακολούθηση της ροής εργασιών ελέγχου του εμπορίου στο εσωτερικό της εταιρείας, ώστε να διασφαλίζεται η έγκαιρη ανίχνευση τυχόν παραβάσεων. Μια άλλη προσέγγιση είναι η χρήση της «αρχής της επαλήθευσης από δεύτερο πρόσωπο», όπου οι αποφάσεις για τον έλεγχο του εμπορίου υποβάλλονται σε διπλή επανεξέταση και διπλό έλεγχο.
         Να αναπτύσσετε και να διενεργείτε εσωτερικούς ελέγχους για να ελέγχεται ο σχεδιασμός, η επάρκεια και η αποδοτικότητα του ΕΠΣ.
         Να διασφαλίζετε ότι ο εσωτερικός έλεγχος περιλαμβάνει όλες τις πτυχές του εσωτερικού προγράμματος συμμόρφωσης.
         Να εξασφαλίζετε ότι οι υπάλληλοι νιώθουν σίγουροι και λαμβάνουν διαβεβαιώσεις όταν εγείρουν ερωτήματα ή αναφέρουν ανησυχίες σχετικά με τη συμμόρφωση καλή την πίστει.
         Να θεσπίσετε διαδικασίες καταγγελίας δυσλειτουργιών και κλιμάκωσης που θα διέπουν τις ενέργειες των υπαλλήλων σε περίπτωση υπόνοιας ή επίγνωσης περιστατικού μη συμμόρφωσης στο εμπόριο ειδών διπλής χρήσης. Η επιλογή αυτή μπορεί επίσης να δοθεί σε τρίτους.
         Να τεκμηριώνετε γραπτώς κάθε εικαζόμενη παράβαση της εθνικής και της ενωσιακής νομοθεσίας για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και τα σχετικά διορθωτικά μέτρα.
         Να λάβετε αποτελεσματικά διορθωτικά μέτρα για την προσαρμογή των δραστηριοτήτων ελέγχου των εξαγωγών ή του ΕΠΣ σύμφωνα με τα πορίσματα της επανεξέτασης των επιδόσεων, του εσωτερικού ελέγχου συστήματος ΕΠΣ ή της υποβολής εκθέσεων. Συνιστάται η ανταλλαγή των πορισμάτων αυτών, συμπεριλαμβανομένης της αναθεώρησης των διαδικασιών και των διορθωτικών μέτρων, με το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και με τη διοίκηση. Μετά την εφαρμογή των διορθωτικών μέτρων, συνιστάται να κοινοποιούνται οι τροποποιημένες διαδικασίες σε όλους τους σχετικούς υπαλλήλους.
         Ο διάλογος με την αρμόδια αρχή της χώρας σας μπορεί να συμβάλει στον έλεγχο της ζημίας και σε πιθανούς τρόπους ενίσχυσης του ελέγχου των εξαγωγών της εταιρείας.
         6.   Τήρηση αρχείων και τεκμηρίωση
         
         Η αναλογική, ακριβής και ανιχνεύσιμη τήρηση αρχείων των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης είναι ζωτικής σημασίας για τις προσπάθειες συμμόρφωσης της εταιρείας σας. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα τήρησης αρχείων θα βοηθήσει την εταιρεία σας να διεξάγει επανεξετάσεις επιδόσεων και εσωτερικούς ελέγχους, να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις διατήρησης των εγγράφων τεκμηρίωσης σε ενωσιακό και/ή εθνικό επίπεδο, ενώ θα διευκολύνει τη συνεργασία με τις αρμόδιες αρχές σε περίπτωση έρευνας στο πλαίσιο του ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η τήρηση αρχείων είναι ένα σύνολο διαδικασιών και κατευθυντήριων γραμμών για την αποθήκευση νομικών εγγράφων, τη διαχείριση αρχείων και την ιχνηλασιμότητα των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Η τήρηση αρχείων ορισμένων εγγράφων απαιτείται από τον νόμο, αλλά μπορεί επίσης να είναι προς το συμφέρον της εταιρείας σας να τηρεί αρχεία ορισμένων άλλων εγγράφων (π.χ. ένα εσωτερικό έγγραφο στο οποίο περιγράφεται η τεχνική απόφαση για την ταξινόμηση ενός είδους). Όταν όλα τα απαιτούμενα αρχεία συλλέγονται και αρχειοθετούνται ορθά, αυτό επιτρέπει την πιο αποτελεσματική αναζήτηση και ανάκτηση κατά τη διάρκεια των καθημερινών δραστηριοτήτων ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης, καθώς και κατά τη διάρκεια των περιοδικών εσωτερικών ελέγχων.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         Να επαληθεύετε τις νομικές απαιτήσεις σχετικά με την τήρηση αρχείων (περίοδος φύλαξης, φάσμα των εγγράφων κ.λπ.) στη σχετική ενωσιακή και εθνική νομοθεσία του κράτους μέλους της ΕΕ στο οποίο είναι εγκατεστημένη η εταιρεία.
         Προκειμένου να εξασφαλίζεται ότι όλα τα σχετικά έγγραφα τεκμηρίωσης είναι διαθέσιμα, να εξετάσετε το ενδεχόμενο καθορισμού απαιτήσεων για τη διατήρηση των αρχείων στις συμβάσεις που συνάπτετε με ενδιάμεσους φορείς, συμπεριλαμβανομένων των μεταφορέων φορτίων και των διανομέων.
         Να δημιουργήσετε ένα κατάλληλο σύστημα αρχειοθέτησης και ανάκτησης για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Τόσο για τα έντυπα όσο και για τα ηλεκτρονικά συστήματα, είναι αναγκαίο να υπάρχουν αποτελεσματικές λειτουργίες ευρετηρίασης και αναζήτησης.
         Να διασφαλίζετε ότι τα έγγραφα που σχετίζονται με τον έλεγχο των εξαγωγών διατηρούνται με συνέπεια και μπορούν να διατίθενται αμέσως στην αρμόδια αρχή ή σε άλλα εξωτερικά μέρη για επιθεωρήσεις ή ελέγχους.
         Συνιστάται να τηρείτε αρχείο των προηγούμενων επαφών με την αρμόδια αρχή, επίσης σε σχέση με τους ελέγχους τελικής χρήσης/τελικού χρήστη για μη απαριθμούμενα είδη διπλής χρήσης και στην περίπτωση συμβουλών για την τεχνική ταξινόμηση.
         7.   Φυσική ασφάλεια και ασφάλεια πληροφοριών
         
         Οι εμπορικοί έλεγχοι για τα είδη διπλής χρήσης, συμπεριλαμβανομένων του λογισμικού και της τεχνολογίας, διενεργούνται για λόγους εθνικής/διεθνούς ασφάλειας και για στόχους εξωτερικής πολιτικής. Ως εκ τούτου, λόγω της ευαισθησίας τους, τα είδη διπλής χρήσης θα πρέπει να «προστατεύονται» και η εφαρμογή των ενδεδειγμένων μέτρων ασφάλειας συμβάλλει στον περιορισμό των κινδύνων μη εξουσιοδοτημένης απομάκρυνσης ελεγχόμενων ειδών ή πρόσβασης σε ελεγχόμενα είδη. Τα μέτρα φυσικής ασφάλειας είναι σημαντικά, αλλά, λόγω ακριβώς της φύσης του ελεγχόμενου λογισμικού ή της ελεγχόμενης τεχνολογίας σε ηλεκτρονική μορφή, η εξασφάλιση της συμμόρφωσης με τις κανονιστικές διατάξεις για το εμπόριο ειδών διπλής χρήσης μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολη και απαιτεί επίσης μέτρα ασφάλειας των πληροφοριών.
         
            Τι επιδιώκεται;
         
         Η φυσική ασφάλεια και η ασφάλεια των πληροφοριών αναφέρονται στο σύνολο των εσωτερικών διαδικασιών που έχουν σχεδιαστεί για να εξασφαλίζουν την πρόληψη μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε είδη διπλής χρήσης ή την απομάκρυνσή τους από υπαλλήλους, αναδόχους, προμηθευτές ή επισκέπτες. Οι διαδικασίες αυτές καλλιεργούν νοοτροπία ασφάλειας στο εσωτερικό της εταιρείας και διασφαλίζουν ότι τα είδη διπλής χρήσης, συμπεριλαμβανομένων του λογισμικού και της τεχνολογίας, δεν χάνονται και δεν είναι εύκολο να κλαπούν ούτε να εξαχθούν χωρίς έγκυρη άδεια.
         
            Ποια είναι τα σχετικά στάδια;
         
         
            Φυσική ασφάλεια
         
         Να εξασφαλίζετε, σύμφωνα με την εκτίμηση κινδύνων της εταιρείας, ότι τα ελεγχόμενα είδη διπλής χρήσης είναι ασφαλή έναντι μη εξουσιοδοτημένης απομάκρυνσης από υπαλλήλους ή τρίτους. Τα μέτρα που θα μπορούσαν να ληφθούν υπόψη περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τη φυσική διαφύλαξη των ειδών, τη δημιουργία ζωνών περιορισμένης πρόσβασης και την εφαρμογή ελέγχων πρόσβασης ή εξόδου του προσωπικού.
         
            Ασφάλεια των πληροφοριών
         
         Να θεσπίσετε βασικά μέτρα διαφύλαξης και διαδικασίες για την ασφαλή αποθήκευση και πρόσβαση σε ελεγχόμενο λογισμικό ή τεχνολογία διπλής χρήσης σε ηλεκτρονική μορφή, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας από ιούς, της κρυπτογράφησης των αρχείων, των διαδρομών και των αρχείων καταγραφής των εσωτερικών ελέγχων, του ελέγχου πρόσβασης χρηστών και του τείχους προστασίας. Αν ισχύει για την εταιρεία σας, να εξετάσετε το ενδεχόμενο λήψης μέτρων προστασίας για τη μεταφόρτωση λογισμικού ή τεχνολογίας στο υπολογιστικό νέφος, για την αποθήκευσή του στο υπολογιστικό νέφος ή για τη διαβίβασή του μέσω του υπολογιστικού νέφους.
         
            (1)  Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 428/2009.
         
            (2)  Για τους σκοπούς του παρόντος εγγράφου, ο όρος «εταιρείες» θα πρέπει να νοείται υπό την ευρεία έννοια. Ο όρος περιλαμβάνει ερευνητικούς, ακαδημαϊκούς και άλλους φορείς που χαρακτηρίζονται ως «εξαγωγείς» σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 428/2009. Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές δεν παρέχουν (στο στάδιο αυτό) ειδικές συμβουλές για τους διάφορους εμπλεκόμενους τομείς και φορείς.
         
            (3)  Βλέπε επίσης https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf
         
            (4)  Βλέπε επίσης http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf
         
            (5)  Σύσταση 2011/24/ΕΕ της Επιτροπής, της 11ης Ιανουαρίου 2011, σχετικά με την πιστοποίηση επιχειρήσεων του αμυντικού τομέα δυνάμει του άρθρου 9 της οδηγίας 2009/43/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την απλούστευση των όρων και προϋποθέσεων για τις μεταφορές προϊόντων συνδεόμενων με τον τομέα της άμυνας εντός της Κοινότητας (ΕΕ L 11 της 15.1.2011, σ. 62).
         
            (6)  Βλέπε επίσης http://icpguidelines.com
         
            (7)  Βλέπε επίσης https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en
         
            (8)  Η δήλωση εταιρικής δέσμευσης θα μπορούσε, για παράδειγμα, να αναφέρει ότι σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται, από οποιοδήποτε άτομο που ενεργεί για λογαριασμό της εταιρείας, εξαγωγή, μεσιτεία, διαμετακόμιση ή μεταφορά που έρχεται σε αντίθεση με τις νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις της ΕΕ και των κρατών μελών σχετικά με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης. Προκειμένου να ενισχυθεί η κατανόηση της αναγκαιότητας των ελέγχων των εξαγωγών, η δήλωση μπορεί να εξηγεί συνοπτικά τους στόχους των ελέγχων. Θα μπορούσε επίσης να τονίζει τη σημασία της συμμόρφωσης των υπαλλήλων με τους ελέγχους των εξαγωγών, ώστε οι υπάλληλοι να κατανοούν πιθανά σενάρια μη συμμόρφωσης, γνωστοποιώντας τους κινδύνους μη εγκεκριμένων συναλλαγών και τις πιθανές συνέπειες (ποινικές, σχετικές με τη φήμη, οικονομικές, πειθαρχικές κ.λπ.) για την εταιρεία και τους εμπλεκόμενους υπαλλήλους. Συνιστάται να διατηρείται η δέσμευση συμμόρφωσης της διοίκησης όσο το δυνατόν απλούστερη.
         
            (9)  Οι εταιρείες θα μπορούσαν επίσης να εξετάσουν τη διάδοση της δήλωσης στο κοινό μέσω εταιρικών ιστότοπων και άλλων εμπορικών διαύλων για την ενημέρωση τρίτων σχετικά με τη δέσμευση της εταιρείας για συμμόρφωση με τον έλεγχο των εξαγωγών.
         
            (10)  Οι αποκαλούμενοι «ευαίσθητοι προορισμοί και οντότητες» δεν είναι μόνο οι προορισμοί για τους οποίους ισχύει εμπάργκο ή έχουν επιβληθεί κυρώσεις, αλλά και άλλοι προορισμοί στους οποίους μπορεί να είναι κρίσιμη η αποστολή (ορισμένων) ειδών διπλής χρήσης σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, για παράδειγμα λόγω της διάδοσης ΟΜΚ ή λόγω ανησυχιών για τα ανθρώπινα δικαιώματα, όπως καθορίζονται από την αρμόδια αρχή. Όσον αφορά τις ανησυχίες για τα ανθρώπινα δικαιώματα, πρέπει να σημειωθεί ότι ενδέχεται να εφαρμόζονται άλλοι κανονισμοί, π.χ. ο κανονισμός (ΕΕ) 2019/125 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (ΕΕ L 30 της 31.1.2019, σ. 1) που καθιερώνει ελέγχους στις εξαγωγές αγαθών που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για τη θανατική ποινή ή για βασανιστήρια.
         
            (11)  Ο ενωσιακός ενοποιημένος κατάλογος κυρώσεων (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en), όπως και ο ενωσιακός χάρτης κυρώσεων (https://www.sanctionsmap.eu), μπορούν να βοηθήσουν στη διεξαγωγή του ελέγχου των κυρώσεων.
         
            (12)  Σε περίπτωση που ο πελάτης σας δεν είναι εξοικειωμένος με το αίτημα για δήλωση τελικής χρήσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να συντάξετε συνοδευτική επιστολή (μία σελίδα) στην οποία θα εξηγείτε τις βασικές αρχές των ελέγχων του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και θα αναφέρετε ότι το ζητούμενο έγγραφο θα επιταχύνει την υποβολή αίτησης άδειας ή μπορεί ακόμη και να είναι απαραίτητο για τη χορήγηση της άδειας.
      
      
         
            Παράρτημα 1
            
               Χρήσιμες ερωτήσεις σχετικά με το ΕΠΣ της εταιρείας
            
            Οι εταιρείες ή οι αρχές μπορούν να χρησιμοποιούν τον ακόλουθο μη εξαντλητικό κατάλογο χρήσιμων ερωτήσεων σχετικά με το ΕΠΣ της εταιρείας. Οι ερωτήσεις αφορούν όλα τα βασικά στοιχεία, αλλά όχι απαραιτήτως όλα τα περιγραφόμενα στάδια.
            Οι ερωτήσεις αυτές μπορεί να είναι χρήσιμες είτε για την ανάπτυξη νέου ΕΠΣ, είτε σε μεταγενέστερο στάδιο για την επανεξέταση υφιστάμενου ΕΠΣ. Δεν υποκαθιστούν την αξιολόγηση του ΕΠΣ της εταιρείας που περιγράφεται αναλυτικά στις ενότητες «Τι επιδιώκεται;» και «Ποια είναι τα σχετικά στάδια;» στο κύριο μέρος αυτών των κατευθυντήριων γραμμών. Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις δεν θα πρέπει επίσης να ερμηνευτούν ως εγγύηση ενός ορθού ΕΠΣ για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης.
            1.   Δέσμευση των ανώτατων διευθυντικών στελεχών για τη συμμόρφωση
            
            
                        —
                     
                     
                        Υπάρχει σαφής δέσμευση των ανώτατων διευθυντικών στελεχών στην οποία δηλώνεται ρητά η δέσμευση της εταιρείας για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Η δήλωση είναι εύκολα προσβάσιμη από όλους τους εργαζομένους;
                     
                  2.   Οργανωτική υποδομή, αρμοδιότητες και πόροι
            
            
                        —
                     
                     
                        Έχει διορίσει η εταιρεία σας το πρόσωπο/τα πρόσωπα που είναι αρμόδιο/-α να απαντά/-ούν σε ερωτήσεις των υπαλλήλων σχετικά με τις διαδικασίες συμμόρφωσης της εταιρείας, μια ύποπτη έρευνα ή πιθανές παραβάσεις; Είναι τα στοιχεία επικοινωνίας του/των αρμόδιου/-ων προσώπου/-ων διαθέσιμα σε όλα τα μέλη του εμπλεκόμενου προσωπικού;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Ποια τμήματα ή δραστηριότητες της εταιρείας σας επηρεάζονται από τον έλεγχο και τη συμμόρφωση του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Σε ποιο τμήμα της εταιρείας σας βρίσκεται το προσωπικό που ασχολείται με τη συμμόρφωση του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης; Θα μπορούσε να υπάρξει σύγκρουση συμφερόντων;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Σε περίπτωση που η εταιρεία σας αποφασίσει να αναθέσει εξωτερικά τη διαχείριση της συμμόρφωσης του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης, πώς είναι οργανωμένη η αλληλεπίδραση με την εταιρεία σας;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πόσα άτομα απασχολούνται είτε αποκλειστικά με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης είτε είναι υπεύθυνα για τον έλεγχο παράλληλα με άλλα καθήκοντα; Υπάρχουν αντικαταστάτες;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πώς είναι οργανωμένη η σχέση μεταξύ του προσωπικού ελέγχου των εξαγωγών και των ανώτατων διευθυντικών στελεχών, π.χ. όσον αφορά τη δυνατότητα ανταλλαγής πληροφοριών;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Στην εταιρεία σας, τεκμηριώνεται και διανέμεται σε όλο το σχετικό προσωπικό η δέσμη των πολιτικών και των διαδικασιών που αφορούν τους ελέγχους του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης; Σε ποια μορφή;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Υπάρχουν διαθέσιμα ηλεκτρονικά μέσα που υποβοηθούν τις διαδικασίες συμμόρφωσης της εταιρείας σας;
                     
                  3.   Κατάρτιση και ευαισθητοποίηση
            
            
                        —
                     
                     
                        Παρέχει η εταιρεία σας (προσαρμοσμένη) κατάρτιση στον τομέα της συμμόρφωσης ή δραστηριότητες ευαισθητοποίησης;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Ποιες μορφές κατάρτισης στον τομέα της συμμόρφωσης ή ευαισθητοποίησης προσφέρει η εταιρεία; Ως παραδείγματα αναφέρονται τα εξής: εξωτερικά σεμινάρια, συνδρομή σε ενημερωτικές εκδηλώσεις που παρέχονται από τις αρμόδιες αρχές, εσωτερική κατάρτιση κ.ο.κ.
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πώς εξασφαλίζεται ότι το προσωπικό ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης έχει πρόσβαση σε όλους τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς;
                     
                  4.   Διαδικασία και διεργασίες ελέγχου των συναλλαγών
            
            4.1.   Ταξινόμηση των ειδών
            
            
                        —
                     
                     
                        Αξιολογούνται όλα τα σχετικά με την εξαγωγή προϊόντα σε σχέση με τους ενωσιακούς και τους εθνικούς καταλόγους ελέγχου ή τα περιοριστικά μέτρα για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και ποιος είναι αρμόδιος για την εν λόγω αξιολόγηση;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Συμμετέχει η εταιρεία σας στην ηλεκτρονική διαβίβαση λογισμικού ή τεχνολογίας διπλής χρήσης; Αν ναι, πώς εξασφαλίζει η εταιρεία τη συμμόρφωση κατά την ηλεκτρονική διαβίβαση λογισμικού ή τεχνολογίας;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Υπάρχουν διαδικασίες για την πρόσβαση των υπαλλήλων σε ελεγχόμενη τεχνολογία ή λογισμικό κατά τις επισκέψεις τους στο εξωτερικό;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Καταγράφεται η ταξινόμηση των προϊόντων που λαμβάνονται ή κατασκευάζονται από την εταιρεία;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Αντικατοπτρίζονται στις διαδικασίες ταξινόμησης της εταιρείας οι αλλαγές στους εθνικούς και ενωσιακούς καταλόγους ελέγχου ειδών διπλής χρήσης;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Κατά την εξέταση του άρθρου 22 παράγραφος 10 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009 για τα είδη διπλής χρήσης, αναφέρουν τα εμπορικά έγγραφα που αφορούν ενδοενωσιακές μεταφορές απαριθμούμενων ειδών διπλής χρήσης ότι τα εν λόγω είδη υπόκεινται σε ελέγχους σε περίπτωση εξαγωγής από την ΕΕ;
                     
                  4.2.   Εκτίμηση κινδύνων των συναλλαγών
            
            Βλέπε παράρτημα 2 για έναν μη εξαντλητικό κατάλογο ερωτήσεων με προειδοποιητικό σήμα οι οποίες μπορούν να υποστηρίξουν τη διαδικασία ελέγχου των συναλλαγών της εταιρείας σας για τον εντοπισμό ύποπτων ερευνών από πελάτες.
            
                        —
                     
                     
                        Ποιες είναι οι διαδικασίες για την αντιμετώπιση των θετικών και αρνητικών αποτελεσμάτων από την εκτίμηση κινδύνων των συναλλαγών;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πώς αντιμετωπίζονται τα «ψευδώς θετικά» αποτελέσματα (δηλαδή οι ανησυχίες που δεν επιβεβαιώθηκαν) από την εκτίμηση κινδύνων της συναλλαγής;
                     
                  
               Έλεγχοι προορισμών και οντοτήτων για τους οποίους έχει επιβληθεί εμπάργκο ή κυρώσεις ή ευαίσθητων προορισμών και οντοτήτων
            
            
                        —
                     
                     
                        Κατά την εκτίμηση κινδύνων της συναλλαγής, πώς λαμβάνει υπόψη η εταιρεία σας τα περιοριστικά μέτρα (συμπεριλαμβανομένων των κυρώσεων);
                     
                  
               Δηλωθείσα τελική χρήση και έλεγχος των εμπλεκόμενων μερών
            
            
                        —
                     
                     
                        Ποιες είναι οι εσωτερικές διαδικασίες για τη δηλωθείσα τελική χρήση και τη διαδικασία ελέγχου των εμπλεκόμενων μερών;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πώς ελέγχονται τα (νέα) εμπλεκόμενα μέρη; Ελέγχετε και πάλι ανά τακτά χρονικά διαστήματα τους υφιστάμενους πελάτες;
                     
                  
               Γενικοί έλεγχοι για μη απαριθμούμενα είδη διπλής χρήσης
            
            
                        —
                     
                     
                        Πώς συλλέγονται και πώς χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες που προκαλούν ανησυχία σχετικά με τη δηλωθείσα τελική χρήση (κατά την έννοια των διατάξεων του γενικού ελέγχου (1));
                     
                  
               Έλεγχος του κινδύνου εκτροπής
            
            
                        —
                     
                     
                        Εφαρμόζει η εταιρεία σας διαδικασίες για τον έλεγχο του κινδύνου εκτροπής;
                     
                  4.3.   Χορήγηση άδειας και αίτηση αδειοδότησης, μεταξύ άλλων, για ελεγχόμενες δραστηριότητες μεσιτείας, μεταφοράς και διαμετακόμισης
            
            
                        —
                     
                     
                        Πώς εξασφαλίζεται ότι σε κάθε μεμονωμένη περίπτωση ζητείται/χρησιμοποιείται ο ορθός τύπος άδειας (ατομική, γενική ή ενωσιακή γενική άδεια);
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πώς εξασφαλίζεται ότι τα λιγότερο προφανή είδη εξαγωγικών και άλλων δραστηριοτήτων που υπόκεινται σε περιορισμούς αναγνωρίζονται ως τέτοια και δεν πραγματοποιούνται κατά παράβαση της νομοθεσίας της ΕΕ και των κρατών μελών περί ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης;
                     
                  4.4.   Έλεγχοι μετά τη χορήγηση άδειας, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου της αποστολής και της συμμόρφωσης με τους όρους της άδειας
            
            
                        —
                     
                     
                        Πραγματοποιείται τελική εκτίμηση κινδύνων της συναλλαγής πριν από την αποστολή;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Πώς εξασφαλίζει η εταιρεία σας ότι πληρούνται οι όροι και οι προϋποθέσεις (συμπεριλαμβανομένης της υποβολής εκθέσεων) της άδειας/των αδειών;
                     
                  5.   Επανεξετάσεις των επιδόσεων, λογιστικοί έλεγχοι, εσωτερική υποβολή εκθέσεων και διορθωτικά μέτρα
            
            
                        —
                     
                     
                        Υπόκεινται οι σχετικές καθημερινές διαδικασίες επιχειρησιακής λειτουργίας σε (τυχαία) επανεξέταση των επιδόσεων του ελέγχου του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Εφαρμόζει η εταιρεία σας διαδικασίες εσωτερικού ή εξωτερικού ελέγχου;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Εφαρμόζει η εταιρεία σας διαδικασίες καταγγελίας δυσλειτουργιών ή κλιμάκωσης;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Ποια διορθωτικά μέτρα εφαρμόζει η επιχείρησή σας σε περίπτωση μη συμμόρφωσης;
                     
                  6.   Τήρηση αρχείων και τεκμηρίωση
            
            
                        —
                     
                     
                        Ποιες είναι οι διαδικασίες της εταιρείας για την αρχειοθέτηση και ανάκτηση των εγγράφων που σχετίζονται με τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης; Εξέτασε η εταιρεία σας τη δυνατότητα συμπερίληψης ιστορικού των προηγούμενων επαφών με την αρμόδια αρχή;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Είναι οι νομικές απαιτήσεις για την τήρηση αρχείων γνωστές στο προσωπικό που είναι αρμόδιο για τον έλεγχο του εμπορίου ειδών διπλής χρήσης και στους σχετικούς εμπορικούς εταίρους;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Επιθεωρούνται τα αρχεία σε σχέση με την πληρότητα, την ακρίβεια και την ποιότητά τους;
                     
                  7.   Φυσική ασφάλεια και ασφάλεια πληροφοριών
            
            
                        —
                     
                     
                        Εφαρμόζει η εταιρεία σας μέτρα κυβερνοασφάλειας για την προστασία του λογισμικού και της τεχνολογίας διπλής χρήσης και διασφαλίζει ότι δεν χάνονται, δεν είναι εύκολο να κλαπούν ούτε να εξαχθούν χωρίς έγκυρη άδεια;
                     
                  
                        —
                     
                     
                        Μπορεί η εταιρεία σας να προσδιορίσει τα κρίσιμα στάδια και τα συναφή τρωτά σημεία της φυσικής ασφάλειας και της ασφάλειας των πληροφοριών όσον αφορά τα είδη διπλής χρήσης;
                     
                  
               (1)  Άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 428/2009.
         
      
      
         
            Παράρτημα 2
            
               Προειδοποιητικά σήματα σχετικά με ύποπτες έρευνες
            
            Η επαγρύπνηση για ενδείξεις σχετικά με ύποπτες έρευνες ή παραγγελίες είναι ζωτικής σημασίας για την αντιμετώπιση των κινδύνων διάδοσης των όπλων μαζικής καταστροφής, των μέσων παράδοσής τους και των αποσταθεροποιητικών σωρεύσεων συμβατικών όπλων. Η ανταλλαγή των εν λόγω πληροφοριών με την αρμόδια αρχή της χώρας σας συνιστάται θερμά και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι υποχρεωτική βάσει νομοθετικών και κανονιστικών ρυθμίσεων της ΕΕ και των κρατών μελών. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ζητείται η γνώμη της αρμόδιας αρχής.
            Ο κατωτέρω μη εξαντλητικός κατάλογος προειδοποιητικών σημάτων βασίζεται στην υπάρχουσα βέλτιστη πρακτική και προέρχεται από:
            
                        —
                     
                     
                        τον κατάλογο συμβουλευτικών ερωτήσεων για τη βιομηχανία του διακανονισμού του Wassenaar (εγκρίθηκε από τη σύνοδο ολομέλειας του 2003 και η επανεξέτασή του εγκρίθηκε από τη σύνοδο ολομέλειας του 2018)
                     
                  
                        —
                     
                     
                        τον κώδικα ορθής πρακτικής για τη συμμόρφωση του 2010 (υπουργείο επιχειρηματικής καινοτομίας και δεξιοτήτων, Ηνωμένο Βασίλειο) και
                     
                  
                        —
                     
                     
                        τις προσεγγίσεις των αρμόδιων αρχών σε άλλα κράτη μέλη της ΕΕ ως προς το ΕΠΣ.
                     
                  Με βάση την εμπειρία της εταιρείας σας, μπορούν να γίνουν προσθήκες ή τροποποιήσεις στον κατάλογο που ακολουθεί. Εσείς γνωρίζετε καλύτερα τι είναι ύποπτο στον τομέα της επιχειρηματικής σας δραστηριότητας.
            Η εταιρεία σας θα πρέπει να επαγρυπνεί αν εντοπιστούν ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα προειδοποιητικά σήματα:
            
               Το προϊόν/τα προϊόντα σας
            
            
                        —
                     
                     
                        το προϊόν σας βρίσκεται ακόμη στο στάδιο της ανάπτυξης ή δεν έχει βρει ακόμη πολλούς πελάτες στην εγχώρια αγορά σας·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        τα χαρακτηριστικά του προϊόντος σας είναι τεχνικώς ανώτερα από τα αντίστοιχα των καθιερωμένων ανταγωνιστών·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο πελάτης σας ζήτησε την ασυνήθιστη ειδική προσαρμογή ενός τυποποιημένου προϊόντος, ή τα αιτήματα τροποποίησης εγείρουν ανησυχίες ως προς δυνητικές εφαρμογές του ειδικά προσαρμοσμένου προϊόντος·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        το προϊόν σας έχει γνωστή διπλή χρήση, στρατιωτική ή ευαίσθητη εφαρμογή·
                     
                  
               Τελική χρήση και τελικός χρήστης
            
            
                        —
                     
                     
                        ο πελάτης είναι νέος στην εταιρεία σας και οι γνώσεις σας γι' αυτόν είναι ελλιπείς ή ασυνεπείς ή είναι δύσκολο να βρεθούν πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη σε ανοικτές πηγές·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο δηλωθείς τελικός χρήστης είναι εμπορική εταιρεία, διανομέας ή είναι εγκατεστημένος σε ζώνη ελεύθερων συναλλαγών, έτσι ώστε η επιχείρησή σας να μην μπορεί να γνωρίζει πού καταλήγει τελικά το προϊόν σας/τα προϊόντα σας·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο τελικός χρήστης είναι συνδεδεμένος με τον στρατό, την αμυντική βιομηχανία ή κυβερνητικό ερευνητικό οργανισμό και η δηλωθείσα τελική χρήση είναι πολιτική·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο πελάτης δεν φαίνεται να είναι εξοικειωμένος με το προϊόν και τα χαρακτηριστικά επιδόσεών του (π.χ. προφανής έλλειψη τεχνικών γνώσεων)·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο πελάτης ζητεί ένα προϊόν το οποίο έχει πολύ μεγαλύτερες ικανότητες από εκείνες που απαιτούνται για την προβλεπόμενη εφαρμογή·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        τα στοιχεία επικοινωνίας κατά τις έρευνες (π.χ. αριθμοί τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ταχυδρομικές διευθύνσεις) βρίσκονται σε διαφορετικές χώρες από τη χώρα της δηλωθείσας εταιρείας ή έχουν αλλάξει με την πάροδο του χρόνου·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        η εταιρεία έχει επωνυμία αλλοδαπής εταιρείας (π.χ. σε γλώσσα που δεν χρησιμοποιείται στη χώρα όπου βρίσκεται η έδρα της)·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο ιστότοπος της εταιρείας δεν διαθέτει επαρκές περιεχόμενο σε σύγκριση με το περιεχόμενο που συνήθως υπάρχει στον ιστότοπο νόμιμης εταιρείας·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο πελάτης είναι απρόθυμος να προσφέρει πληροφορίες σχετικά με την τελική χρήση των ειδών (π.χ. μέσω δήλωσης τελικού χρήστη), να παρέχει σαφείς απαντήσεις σε ερωτήσεις εμπορικού ή τεχνικού χαρακτήρα που αποτελούν συνήθη πρακτική κατά τις διαπραγματεύσεις ή είναι απρόθυμος να υποβάλει δήλωση τελικού χρήστη·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        παρέχεται μη πειστική εξήγηση ως προς τους λόγους για τους οποίους ζητούνται τα είδη, δεδομένης της συνήθους επιχειρηματικής δραστηριότητας του πελάτη ή της τεχνικής πολυπλοκότητας των ειδών·
                     
                  
               Αποστολή
            
            
                        —
                     
                     
                        ζητούνται ασυνήθεις ρυθμίσεις για την αποστολή, τη συσκευασία ή την επισήμανση· δεν γίνονται αποδεκτοί οι συνήθεις διεθνείς εμπορικοί όροι όσον αφορά την αποστολή, τη σφράγιση εμπορευματοκιβωτίων/φορτηγών και την επιβεβαίωση της παραλαβής από τον παραλήπτη/τελικό χρήστη·
                     
                  
               Χρηματοδότηση και όροι της σύμβασης
            
            
                        —
                     
                     
                        ισχύουν ασυνήθιστα ευνοϊκοί όροι πληρωμής, όπως η καταβολή υπερβολικά υψηλής τιμής, η προπληρωμή όλου του ποσού ή η πρόθεση άμεσης εξόφλησης σε μετρητά·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        η πληρωμή πραγματοποιείται από άλλα μέρη, διαφορετικά από τον πελάτη ή τους δηλωμένους ενδιάμεσους φορείς και ακολουθεί διαφορετική διαδρομή από τα προϊόντα·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        οι συνήθεις υπηρεσίες εγκατάστασης, εκπαίδευσης ή συντήρησης δεν γίνονται δεκτές·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο τόπος εγκατάστασης βρίσκεται σε περιοχή υπό αυστηρό έλεγχο ασφάλειας ή σε περιοχή με αυστηρούς περιορισμούς όσον αφορά την πρόσβαση·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ο τόπος εγκατάστασης είναι ασυνήθης σε σχέση με την κατηγορία δραστηριοτήτων του εξαγωγέα ή είναι ασυνήθης λόγω του τύπου του υπό εγκατάσταση εξοπλισμού·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        υπάρχουν ασυνήθεις απαιτήσεις για υπερβολική εμπιστευτικότητα ως προς τους τελικούς προορισμούς, τους πελάτες ή τις προδιαγραφές των ειδών·
                     
                  
                        —
                     
                     
                        ζητείται υπερβολικά μεγάλη ποσότητα ανταλλακτικών ή δεν εκδηλώνεται ενδιαφέρον για ανταλλακτικά.
                     
                  Η ανταλλαγή πληροφοριών με την αρμόδια αρχή σας σχετικά με ύποπτες έρευνες συνιστάται ιδιαίτερα και αποτελεί ορθή επιχειρηματική πρακτική. Επιπλέον, ανάλογα με την περίπτωση, η ανταλλαγή πληροφοριών εντός της αλυσίδας εφοδιασμού των εταιρειών και με άλλους εξαγωγείς μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμη για τον λόγο ότι οι διακινητές διαβιβάζουν αιτήματα σε διάφορες εταιρείες, με την ελπίδα ότι κάποιο από τα αιτήματα μπορεί να είναι επιτυχές ή με στόχο την απόκτηση κρίσιμης ποσότητας υλικού από διαφορετικές πηγές (όπου κάθε μεμονωμένη αίτηση δεν θα δημιουργούσε υποψίες). Σε περίπτωση αμφιβολίας, ζητείται η γνώμη της αρμόδιας αρχής.
         
      
      
         
            Παράρτημα 3
            
               Κατάλογος αρμόδιων αρχών των κρατών μελών της ΕΕ για τον έλεγχο των εξαγωγών
            
            http://trade.ec.europa.eu/doclib/docs/2016/august/tradoc_154880.pdf