CELEX: 32005D1122(01)
Language: bg
Date: 2001-12-29 00:00:00
Title: Правила, регулиращи обществения достъп до документите на Европейския парламент Решение на бюрото от 28 ноември 2001 година (2005/C 289/06)

Важна правна забележка

|

32005D1122(01)

Официален вестник n° C 289 , 22/11/2005 стр. 0006 - 0011

		20011128Правила, регулиращи обществения достъп до документите на Европейския парламентРешение на Бюрото от 28 ноември 2001 година [1] [2] [3](2005/C 289/06)БЮРОТО,като взе предвид член 255, параграфи 2 и 3 от Договора за ЕО,като взе предвид Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията, и по-специално членове 11, 12 и 18 от него,като взе предвид член 22, параграфи 2 и 11, член 96, параграф 1 и член 97, както и приложение VII към Правилника за дейността,Като има предвид, че общите принципи, регулиращи достъпа до документи, бяха установени, в съответствие с член 255, параграф 2 от Договора за ЕО, с Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г.Като има предвид, че съгласно член 255, параграф 3 от Договора за ЕО и член 18, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 Европейският парламент адаптира своя Правилник за дейността с решение от 13 ноември 2001 г.Като има предвид, че съгласно член 97, параграфи 2, 3 и 4 от Правилника за дейността от Бюрото се изисква да приеме правила за създаване на справочен регистър на документи, да предвиди мерките за достъп до документи и да определи органите, отговарящи за обработката на тези документи.Като има предвид, че Решенията на Бюрото от 10 юли 1997 г. относно обществения достъп до документи на Европейския парламент и от 17 април 1998 г. относно системата от такси, заплащани за издаването на документи бяха отменени с Решение на Европейския парламент от 13 ноември 2001 г.Като има предвид, че мерките, свързани със системата от такси за издаването на документи, трябва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на член 10 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 г., за да се уточнят допълнителните разходи, които трябва да бъдат заплащани от заявителя за издаването на много дълги документи.Като има предвид, че е необходимо мерките, свързани с работата на регистъра на документи на Европейския парламент да бъдат обединени в едно-единствено решение, за да се улесни прозрачността за гражданите,РЕШИ:ДЯЛ 1СПРАВОЧЕН РЕГИСТЪРЧлен 1Създаване1. В приложение на член 11, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 и на член 97, параграф 3 от Правилника за дейността, в Европейския парламент се създава справочен регистър.2. Така създаденият справочен регистър съдържа справочната информация за документи, съставени или получени от Европейския парламент след датата, от която Регламент (ЕО) № 1049/2001 [4] започна да се прилага.3. Тази справочна информация представлява "личната карта на документа", която съдържа не само данните, изисквани по член 11, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, но също, и доколкото е възможно, данни, които да дават възможност за идентифицирането на органа, съставил всеки документ, езиците, на които е на разположение, статуса на документа, категорията на документа и мястото на съхранение на документа.Член 2ЦелиСправочният регистър е структуриран, така че да позволява:- използване на единна справочна система,- пряк достъп до документите, по-специално до законодателните документи, в електронен вид,- идентификация на документите, които не са достъпни по електронен път,- търсене на документи, които не са достатъчно идентифицирани от заявителите,- идентификация на документите, по отношение на които общественият достъп подлежи на ограниченията, предвидени в членове 4 и 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001,- регистриране на поверителни документи при спазване на ограниченията, предвидени в член 9 от горепосочения регламент.Член 3ДействиеЗвеното, отговарящо за управлението на справочния регистър, отговаря за:- контрола на регистрирането на документите, съставени или получени от Европейския парламент,- получаването на заявления за достъп в писмен или електронен вид и воденето на график с оглед осигуряване спазването на срока за отговор от 15 работни дни,- изпращането на потвърждения за получаване,- оказване на помощ на заявителите, като изяснява същността на заявленията им,- подпомагане на заявителите при достъпа до вече публикувани документи,- придвижването на заявленията за достъп до съответната служба или упълномощено лице, когато заявлението е свързано с документ, който не е вписан в регистъра или документ, подложен на ограниченията, предвидени в членове 4 и 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001,- преговаряне със заявителите, когато заявленията се отнасят до много дълги или сложни документи.Член 4Регистриране на документи1. Всеки документ, съставен от Европейския парламент, се вписва в справочния регистър в най-кратки срокове. Генералният секретар приема необходимите вътрешни мерки за изпълнение с оглед гарантиране на регистрирането на всички документи, съставени от Европейския парламент.2. Документите на Европейския парламент, посочени в член 97, параграф 2 от Правилника за дейността на Европейския парламент, се регистрират в справочния регистър под ръководството на органа или службата, автор на документа.3. Документите, съставени съгласно законодателната процедура или за целите на парламентарната дейност, се вписват в регистъра веднага щом бъдат внесени или оповестени.4. Останалите документи от компетентност на административните служби на Секретариата на Европейския парламент се вписват в справочния регистър, в рамките на възможното, незабавно след получаване на разрешение от страна на службата, изготвила документа.5. Всеки документ, получен от Европейския парламент от трето лице по смисъла на член 3 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, се предава от пощенската служба на отдел "Публичен справочен регистър", който го вписва, освен ако се касае за чувствителен документ по смисъла на член 9 от горепосочения регламент, по отношение на който спазването на ограниченията, предписани в посочения член, е задължително.Член 5Документи, до които има пряк достъп1. Всички документи, изготвени или получени от Европейския парламент в рамките на законодателната процедура, трябва да бъдат достъпни за гражданите в електронен вид при спазване на ограниченията, предвидени в членове 4 и 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.2. В тази връзка Европейският парламент прави всички законодателни документи достъпни чрез регистъра, така че да даде възможност на гражданите да имат достъп до пълните текстове на документите.3. Европейският парламент дава достъп до този регистър по електронен път на интернет сайта "Europarl" и предоставя помощ в режим "он-лайн" на гражданите относно условията и реда за подаване на заявления за достъп до документи.4. До останалите документи, и по-специално документите, свързани с изработването на политики или стратегии, се предоставя пряк достъп, доколкото това е възможно.5. Категориите на документите, които са пряко достъпни, се изброяват в списък, приет от Европейския парламент и приложен към неговия Правилник за дейността. Документите, които не са включени в този списък са достъпни въз основа на писмено заявление.Член 6Документи, достъпни при поискване1. Документите, изготвени или получени от Европейския парламент извън законодателната процедура са, доколкото е възможно, пряко достъпни за гражданите чрез регистъра при спазване на ограниченията, предвидени в членове 4 и 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.2. Когато вписването на документ в справочния регистър не позволява прекия достъп до пълния текст било защото документът не е на разположение в електронен вид или защото са приложими изключенията, предвидени в членове 4 и 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, заявителят може да поиска достъп до документа в писмен вид или чрез използване на електронния формуляр, който се намира на интернет сайта "Europarl". Европейският парламент може да даде достъп до документа или да изпрати в писмен вид основанията за пълния или частичен отказ.3. Документите, изготвени или получени от Европейския парламент преди влизането в сила на Регламент (ЕО) № 1049/2001 и които следователно не са на разположение в справочния регистър, са достъпни въз основа на писмено заявление при спазване на ограниченията, предвидени в членове 4 и 9 от горепосочения регламент.Член 7Съхраняване на документи1. Всички документи съхраняват в архивите на базата данни на справочния регистър. Тази база данни съдържа всички документи, изготвени от Европейския парламент. Копие от данните и документите се изпраща на Историческите архиви на Европейския парламент (CARDOC).2. До привеждането в действие на базата данни за архивиране на документите, които трябва да бъдат вписани в регистъра, службата, отговаряща за регистъра използва съществуващите системи и бази данни на Европейския парламент и се ограничава до установяването на връзки с последните, за да извлича необходимите данни и да осигурява достъпа до пълните текстове на документите.ДЯЛ IIПЪРВОНАЧАЛНИ ЗАЯВЛЕНИЯЧлен 8Подаване на първоначалното заявление1. Заявленията за достъп до даден документ на Европейския парламент могат да бъдат направени в писмен или електронен вид на един от езиците, изброени в член 314 от Договора за ЕО.2. Заявленията трябва да са формулирани достатъчно точно и да съдържат името и адреса на заявителя и информация, позволяваща идентифицирането на заявения документ или документи.3. Ако дадено заявление не е достатъчно точно, Европейският парламент приканва заявителя да го поясни и му помага да направи това.4. Заявителят не е длъжен да обосновава заявлението.Член 9Обработка на писмени заявления1. Заявленията за достъп до даден документ, държан от Европейския парламент, се изпращат в същия ден, когато са регистрирани от пощенската служба, до отдела, отговарящ за управлението на справочния регистър, който трябва да потвърди получаването на заявлението, да изготви отговор и да достави документа в предвидения срок.2. Когато заявлението се отнася до документ, изготвен от Европейския парламент, за който е приложимо някое от изключенията, предвидени в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, отделът, отговарящ за справочния регистър, се свързва със службата или органа, автор на документа, който предлага какъв отговор да бъде даден, в рамките на пет работни дни.3. Когато има съмнение по отношение на оповестяването, отнасящо се до документи от трети лица, Европейският парламент се консултира с последните, като им дава срок от пет работни дни да изложат становището си, с оглед да се прецени дали е приложимо някое от изключенията, предвидени в членове 4 и 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.4. Когато заявлението за достъп, подадено до Европейския парламент, се отнася до документ, който все още не е направен обществено достояние от институцията, която го е съставила, Европейският парламент дава на институцията, отговаряща за документа, срок от пет работни дни да изрази евентуалните си резерви по отношение на оповестяването на документа.5. Ако в рамките на пет работни дни не бъде получен отговор, Европейският парламент продължава процедурата.Член 10Обработка на заявленията в електронен вид1. Заявленията, подадени в електронен вид, се препращат на адреса, посочен на интернет сайта на Европейския парламент като, доколкото е възможно, се използва предвиденият електронен формуляр и системата за помощ в режим "он-лайн", създадена за улесняване на подаването на този вид заявления.2. Заявленията в електронен вид, изпратени на интернет сайта "Europarl" на Европейския парламент, се предават автоматично на отдела, отговарящ за справочния регистър за регистриране и по-нататъшно действие.3. Заявленията, получени в електронен вид и съдържащи цялата необходима информация, предвидена в член 8 от настоящото решение, задействат автоматично изпращането на потвърждение за получаването до заявителя.4. Процедурите по член 9, параграф 2 и следв. от настоящото решение относно обработката на първоначалните заявления, подадени в писмен вид, се прилагат и за заявленията, подадени в електронен вид.Член 11Срок за отговор1. В срок от 15 работни дни от регистрирането на заявлението отделът, отговарящ за справочния регистър предоставя достъп до поискания документ и го доставя в същия срок.2. Когато Европейският парламент не е в състояние да даде достъп до искания документ, той съобщава на заявителя, в писмен вид, основанията за пълния или частичен отказ, като го информира за неговото право да подаде потвърдително заявление.3. В този случай заявителят разполага със срок от 15 работни дни, считано от получаването на отговора, да представи потвърдително заявление.4. В изключителни случаи, когато заявлението се отнася до много дълъг документ или голям брой документи, срокът по параграф 1 от настоящия член може да бъде удължен с 15 работни дни, при условие че заявителят бъде уведомен предварително и че се даде подробна обосновка.5. Липсата на отговор от страна на Европейския парламент в рамките на предвидения срок дава право на заявителя да подаде потвърдително заявление.6. Срокът от 15 работни дни, определен в член 7 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, започва да тече от датата на регистрирането на първоначалното заявление.Член 12Компетентен орган1. Първоначалните заявления, подадени до Европейския парламент, се обработват от Генералния секретар под ръководството на председателя и на заместник-председателя, отговарящ за надзора на обработката на заявленията за достъп до документи, както е предвидено в член 97, параграф 6 от Правилника за дейността.2. Положителните отговори на първоначалните заявления се изпращат на заявителя от самия Генерален секретар или от упълномощено от него лице.3. Решението за отказ по първоначално заявление, придружен от изложение на мотивите, се взема от Генералния секретар по предложение на отдел "Публичен справочен регистър" и след консултиране на автора на документа. Всяко решение за отказ се изпраща за информация на заместник-председателя, отговарящ по въпросите на прозрачността.4. Генералният секретар или упълномощено от него лице може по всяко време да отнесе дадено заявление до правната служба и/или служителя, отговарящ за защита на данните.ДЯЛ IIIПОТВЪРДИТЕЛНИ ЗАЯВЛЕНИЯЧлен 13Подаване1. Потвърдителни заявления могат да бъдат подавани до Европейския парламент в писмен или електронен вид в срок от 15 работни дни от получаването на пълен или частичен отказ за достъп до заявения документ или при липсата на какъвто и да е отговор на първоначалното заявление.2. Потвърдителните заявления трябва да бъдат представени в съответствие с формалните изисквания, предвидени в член 8 от настоящото решение.Член 14Обработка1. Потвърдителните заявления се регистрират в съответствие с условията и реда, предвидени в член 9, параграф 1 и член 10, параграф 2 от настоящото решение за заявления в писмен или електронен вид.2. Отдел "Публичен справочен регистър" изпраща потвърждение за получаване до заявителя и започва процедурите по членове 9 и 10 от настоящото решение, с оглед изготвянето на отговора на Европейския парламент.3. В срок от 15 работни дни от регистрирането на заявлението Европейският парламент дава достъп до документа или уведомява писмено заявителя за мотивите за своя пълен или частичен отказ.4. В изключителни случаи, когато заявлението се отнася до много дълъг документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в предходния параграф, може да бъде удължен с 15 работни дни, при условие че заявителят бъде уведомен предварително и че се даде подробна обосновка.Член 15Компетентен орган1. Отговорът на потвърдителните заявления е от компетентност на Бюрото на Европейския парламент. Заместник-председателят, отговарящ по въпросите на прозрачността, взема решение по потвърдителните заявления от името на Бюрото и под негово ръководство.2. Съответният заместник-председател информира Бюрото за решението си на първото заседание на Бюрото след вземането на решението и уведомяването на заявителя. В случай, че той счита за необходимо и в рамките на установените срокове, заместник-председателят може да отнесе проекторешението си до Бюрото, по-специално ако отговорът може да повдигне принципни въпроси, свързани с политиката на прозрачност на Европейския парламент. В отговора си до заявителя, заместник-председателят е обвързан с решението на Бюрото.3. Заместник-председателят и Бюрото вземат решение въз основа на предложението, изготвено от отдел "Публичен справочен регистър", чрез упълномощаване от страна на Генералния секретар. Отдел "Публичен справочен регистър" има правото да поиска становището на правната служба и/или на служителя, отговарящ за защитата на данните, като те двамата представят становищата си в срок от три работни дни.Член 16Средства за правна защита1. Когато Европейският парламент откаже, изцяло или частично, да даде достъп до даден документ, той информира заявителя за средствата за правна защита, които са открити за него, а именно: завеждане на иск срещу институцията и/или подаване на жалба до Омбудсмана съгласно условията, предвидени в членове 230 и 195 от Договора за ЕО.2. Липсата на отговор в рамките на предвидения срок се счита за отрицателен отговор и дава право на заявителя да заведе иск или да подаде жалба при условията, предвидени в предходния параграф.ДЯЛ IVРЕГИСТРИРАНЕ НА И ДОСТЪП ДО ЧУВСТВИТЕЛНИ ДОКУМЕНТИЧлен 17Регистриране на чувствителни документи1. Регистрирането на документи, класифицирани като чувствителни по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, получени от институциите, агенциите, държавите-членки, трети страни или международни организации, е предмет на предварително съгласие от съставилия ги орган.2. Органът, съставил документ, класифициран като чувствителен, изпраща документа директно до председателя на Европейския парламент по най-подходящия начин за осигуряването на поверителността на съдържанието на документа.3. Всяко изпращане на чувствителен документ трябва да бъде придружено от становището на съставилия го орган относно разрешението за регистриране и разкриване съдържанието на документа.4. Когато органът съставил документа даде съгласието си такъв документ да бъде регистриран в справочния регистър на Европейския парламент, председателят определя какви справочни данни могат да бъдат показани в справочния регистър. Председателят се консултира със заместник-председателя, отговарящ за надзора на обработката на заявленията за достъп до документи, с Генералния секретар или, когато е уместно, с председателя на съответната комисия.5. Всеки документ, изготвен от Европейския парламент, който се позовава на документ, класифициран като чувствителен по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, се регистрира и предоставя само с разрешението на председателя. Справочните данни, зададени за такъв документ, се определят при условията, предвидени в предходния параграф.6. Когато някоя от институциите изрази съмнения по отношение на поверителния характер на документите, получени от Европейския парламент, въпросът се отнася до междуинституционалния комитет, създаден съгласно член 15, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.Член 18Обработка на заявленията за достъп1. Заявленията за достъп до даден чувствителен документ по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, подадени в писмен или електронен вид, се регистрират в съответствие с условията и реда, предвидени в член 9, параграф 1 и член 10, параграф 2, от настоящото решение.2. Генералният секретар препраща заявленията за достъп до чувствителни документи до председателя. Отговорът на заявление на етапа на първоначалното заявление или на етапа на потвърдителното заявление е въпрос от компетентност на Бюрото, което може да го делегира на председателя в съответствие с член 22, параграф 10 от Правилника за дейността на Европейския парламент. В такива случаи Председателят се консултира със заместник-председателя, отговарящ за надзора на обработката на заявленията за достъп до документи, с Генералния секретар или, когато е уместно, с председателя на съответната комисия.3. Срокът от 15 работни дни, предвиден в членове 7 и 8 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, започва да тече от датата на регистрирането на първоначалното или потвърдителното заявление.Член 19Упълномощени лицаЛицата, на които е разрешено да четат чувствителни документи, са: председателят на Европейския парламент, заместник-председателят, отговарящ за надзора на обработването на заявленията за достъп до документи, председателят на пряко засегнатата комисия и Генералният секретар, освен ако споразумения с останалите институции предвиждат специално разрешение.Член 20Защита на чувствителни документи1. Чувствителните документи по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 подлежат на строги правила за сигурност, така че да се осигури тяхното поверително третиране в Европейския парламент.2. В тази връзка Генералният секретар представя проект за правила на Бюрото, като отчита контактите и споразуменията, установени с Комисията и със Съвета.3. Предложението, прието от Бюрото, се представя на Парламента за одобрение и така приетият текст се прилага към Правилника за дейността на Европейския парламент.ДЯЛ VПРЕДОСТАВЯНЕ НА ДОКУМЕНТИЧлен 21Предоставяне1. Документите се доставят чрез предоставяне на хартиено копие или в електронен формат, в зависимост от предпочитанията на заявителя.2. Ако даден документ вече е бил оповестен от Европейския парламент или от друга институция и е лесно достъпен, Европейският парламент може да даде достъп до документа чрез информиране на заявителя как да получи желания документ.Член 22Стойност на отговора1. Стойността на изготвянето и изпращането на копията може да бъде таксувана на заявителя. Тази такса не може да превишава реалната стойност на операцията.2. Консултацията на място, копията на по-малко от двадесет страници формат А4 и прекият достъп в електронен вид или чрез регистъра са безплатни.Член 23Заявка за много големи документи1. За предоставянето на документи, превишаващи двадесет страници с формат А4 се заплаща такса от 10 EUR плюс 0,030 EUR на страница.2. Размерът на тази такса може да бъде ревизиран с решение на Бюрото на Европейския парламент по предложение на Генералния секретар.3. Таксите за други средства за предаване се определят от Генералния секретар, като не могат да превишават реалната стойност на операцията.4. В случай на многократни или последователни заявления във връзка с много дълги документи или голям брой документи Европейският парламент може да преговаря неофициално със заявителя с оглед постигането на подходящо споразумение.5. Публикуваните документи не са обхванати от настоящото решение и продължават да бъдат обект на тяхната собствена система за ценообразуване.Член 24Допълнителни разходи за преводКогато заявителят е поискал превод на език, различен от тези, на които документът е на разположение, се прилагат действащите тарифи за преводачи на свободна практика, прилагани от Европейския парламент за външни преводи.ДЯЛ VIПРИЛАГАНЕЧлен 25ПрилаганеНастоящото решение се прилага, като се спазват и без да се засягат разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1049/2001 и на Правилника за дейността на Европейския парламент.Член 26ПрегледНастоящото решение се преразглежда две години след влизането му в сила. За тази цел Генералният секретар на Европейския парламент представя доклад за изпълнението на настоящото решение.Член 27Влизане в силаНастоящото решение влиза в сила на датата на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз [5]. Справочният регистър, създаден с настоящото решение, започва да функционира на 3 юни 2002 г.[1] Публикувано в ОВ C 374, 29.12.2001 година, стр. 1—6.[2] Консолидирани от Бюрото на 3 май 2004 година.[3] Изменени от Бюрото на 26 септември 2005 година.[4] т.е. 3 декември 2001 г.[5] т.е. 29 декември 2001 г.--------------------------------------------------