CELEX: 52005PC0101
Language: nl
Date: 2005-03-23
Title: Voorstel voor een besluit van de Raad betreffende het in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs in te nemen standpunt inzake de statuten, het reglement van orde en het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling

Belangrijke juridische mededeling

|

52005PC0101

Voorstel voor een besluit van de Raad betreffende het in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs in te nemen standpunt inzake de statuten, het reglement van orde en het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling  /* COM/2005/0101 def. */  

	Brussel, 23.03.2005COM(2005) 101 definitiefVoorstel voor eenBESLUIT VAN DE RAADbetreffende het in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs in te nemen standpunt inzake de statuten, het reglement van orde en het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling(door de Commissie ingediend)TOELICHTINGDe overeenkomst van Cotonou van juni 2000 voorziet in de versterking en consolidering van de rol van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling (TCLP) met het oog op de institutionele capaciteitsopbouw in de ACS-landen, met name wat betreft informatiebeheer, ter verbetering van de toegang tot technologie om de productiviteit en de afzetmogelijkheden in de landbouw te verhogen en de voedselzekerheid en de plattelandsontwikkeling te versterken.Bijlage III bij de overeenkomst van Cotonou voorziet in de actualisering van de statuten, het reglement van orde, het financieel reglement en het personeelsreglement van het Centrum.De lidstaten wordt verzocht bijgaand voorstel te onderzoeken en hun goedkeuring te hechten aan het besluit betreffende het door de Gemeenschap in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs in te nemen standpunt inzake de statuten, het reglement van orde en het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling.Voorstel voor eenBESLUIT VAN DE RAADbetreffende het in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs in te nemen standpunt inzake de statuten, het reglement van orde en het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en PlattelandsontwikkelingDE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 310 in samenhang met artikel 300, lid 2, tweede alinea,Gezien het voorstel van de Commissie[1],Overwegende hetgeen volgt:(1) In de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000[2], en met name in bijlage III, is bepaald dat de statuten, het reglement van orde en het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling (hierna “het Centrum” genoemd) dienen te worden vastgesteld,BESLUIT:Artikel 1Het standpunt dat de Gemeenschap inneemt in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs betreffende de statuten en het reglement van orde van het Centrum is gebaseerd op het ontwerpbesluit van het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs dat in bijlage I is opgenomen.Artikel 2Het standpunt dat de Gemeenschap inneemt in het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs betreffende het financieel reglement van het Centrum is gebaseerd op het ontwerpbesluit van het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs dat in bijlage II is opgenomen.Gedaan te Brussel, opVoor de RaadDe VoorzitterBIJLAGE IOntwerpBESLUIT nr. .../… VAN HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS van …betreffende de statuten en het reglement van orde van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling (TCLP)HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,Gelet op de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000[3] (hierna “de Overeenkomst van Cotonou” genoemd), met name op artikel 3, lid 4, van bijlage III,Gezien het Intern Akkoord van 12 september 2000 tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de Overeenkomst van Cotonou,Overwegende hetgeen volgt:(1) Krachtens artikel 3, lid 4, van bijlage III bij de overeenkomst van Cotonou moet het Comité van Ambassadeurs na ondertekening van de overeenkomst de statuten en het reglement van orde van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling (hierna “het Centrum” genoemd) en van de toezichthoudende instanties vaststellen.(2) Krachtens artikel 1, tweede alinea, van Protocol nr. 2 betreffende de voorrechten en immuniteiten, dat aan de overeenkomst van Cotonou is gehecht, is dat protocol van toepassing op het personeel van het Centrum.(3) Er moet een Raad van Bestuur worden ingesteld als toezichthoudende instantie van het Centrum in de zin van artikel 3, lid 4, onder a), van bijlage III bij de Overeenkomst van Cotonou,BESLUIT:Artikel 11. Het Centrum is een rechtspersoon en geniet in alle staten die partij zijn bij de Overeenkomst van Cotonou de ruimste handelingsbevoegdheid die wordt verleend aan rechtspersonen van dezelfde aard.2. Het personeel van het Centrum heeft de gebruikelijke voorrechten, immuniteiten en faciliteiten als bedoeld in Protocol nr. 2 betreffende de voorrechten en immuniteiten en genoemd in de verklaringen VI en VII die aan de Overeenkomst van Cotonou zijn gehecht.3. Het Centrum heeft geen winstoogmerk.4. Het Centrum wordt voorlopig gevestigd in Wageningen (Nederland), met een vertegenwoordiging in Brussel.Artikel 2De taken van het Centrum worden omschreven in artikel 3, lid 1, 2 en 3, van bijlage III bij de Overeenkomst van Cotonou.Artikel 31. Het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs (hierna “het Comité” genoemd) is belast met het toezicht op het Centrum, overeenkomstig artikel 3, lid 4 en 5, van bijlage III bij de Overeenkomst van Cotonou.2. Overeenkomstig artikel 4 wordt een Raad van Bestuur ingesteld.3. Het Centrum opereert in nauwe samenwerking met de in de Overeenkomst van Cotonou en de daaraan gehechte verklaringen genoemde instellingen en organen. Wanneer nodig doet het Centrum een beroep op regionale en internationale instellingen, met name instellingen die gevestigd zijn in de Gemeenschap en de ACS-landen en die zich bezighouden met landbouw- en plattelandsontwikkeling.4. De activiteiten van het Centrum worden regelmatig geëvalueerd op initiatief van de Raad van Bestuur.Artikel 41. Er wordt een Raad van Bestuur ingesteld die belast wordt met de technische, administratieve en financiële ondersteuning, beoordeling en controle van het geheel van activiteiten van het Centrum.2.1. De Raad van Bestuur bestaat op paritaire basis uit zes leden die zeer ervaren zijn in het bestuur van instellingen op het gebied van landbouw- en plattelandsontwikkeling; persoonlijke kwalificaties met betrekking tot planning, techniek, wetenschap en beheer en verspreiding van informatie over landbouw- en plattelandsontwikkeling zijn gewenst.2.2. De leden van de Raad van Bestuur worden door de betrokken partijen gekozen uit onderdanen van de landen die partij zijn bij de Overeenkomst van Cotonou, op basis van de vereiste kwalificaties. Hun benoeming wordt bevestigd door het Comité. Het Comité benoemt de zes leden voor een periode van maximaal vijf jaar, waarbij halverwege een evaluatie plaatsvindt.2.3. De Raad van Bestuur wordt in zijn werkzaamheden bijgestaan door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie, van het secretariaat-generaal van de EU en van het ACS-secretariaat, die als waarnemers fungeren.2.4. De voorzitter en de vice-voorzitter worden door de leden van de Raad van Bestuur voor maximaal vijf jaar verkozen, overeenkomstig het reglement van orde. Het voorzitterschap wordt bekleed door de partij (ACS of EG) die niet de post van directeur van het Centrum bekleedt. Het vice-voorzitterschap wordt bekleed door de partij die niet de post van voorzitter van de Raad van Bestuur bekleedt.2.5. De Raad van Bestuur neemt zijn besluiten met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of overeenkomstig het reglement van orde vertegenwoordigde leden. Elk lid van de Raad van Bestuur heeft één stem.Wanneer de stemmen staken, is de stem van de voorzitter beslissend.2.6. De vergaderingen van de Raad van Bestuur zijn vertrouwelijk; van iedere vergadering worden notulen opgemaakt.3.1 De Raad van Bestuur houdt nauwlettend toezicht op de activiteiten van het Centrum. Per jaar worden ten hoogste vier gewone vergaderingen gehouden. De Raad van Bestuur kan tevens bijeenkomen wanneer de uitvoering van zijn taken zulks vereist, op initiatief van het Comité of de voorzitter of op verzoek van de directeur.3.2. De directeur van het Centrum neemt als adviseur deel aan de werkzaamheden van de Raad van Bestuur. Het Centrum verzorgt het secretariaat van de Raad van Bestuur.De Raad van Bestuur kan andere leden van de directie, personeelsleden van het Centrum en externe deskundigen uitnodigen om hun standpunt over specifieke vraagstukken uiteen te zetten.3.3. De Raad van Bestuur heeft tot taak:a) advies uit te brengen aan de directeur en hem te ondersteunen wat betreft het beheer van het Centrum en toe te zien op de juiste uitvoering van de voorschriften en doelstellingen die door het Comité zijn vastgesteld;b) op voorstel van de directeur van het Centrum:(i) de algemene strategie van het Centrum vast te stellen en ter goedkeuring voor te leggen aan het Comité;(ii) de jaarlijkse en meerjarige activiteitenprogramma's goed te keuren;(iii) de organisatiestructuur, het personeelsbeleid en het organigram goed te keuren;(iv) de aanstelling van nieuwe personeelsleden en de verlenging of beëindiging van het aanstellingscontract van personeel in functie goed te keuren;(v) de jaarlijkse begroting van het Centrum goed te keuren;(vi) de jaarlijkse financiële staten vast te stellen op basis van het accountantsverslag van het bureau dat belast is met de boekhoudkundige controle;(vii) de jaarverslagen goed te keuren en toe te zenden aan het Comité, zodat dit kan beoordelen of de activiteiten van het Centrum in overeenstemming zijn met de doelstellingen die voor het Centrum zijn vastgesteld bij de Overeenkomst van Cotonou en de goedgekeurde algemene strategie;c) in voorkomend geval aan het Comité verslag uit te brengen over alle belangrijke vraagstukken waarmee de Raad van Bestuur bij de uitoefening van zijn taken wordt geconfronteerd.3.4. De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan het Comité.4. Op voorstel van de directeur hecht de Raad van Bestuur zijn goedkeuring aan het aantrekken van een accountantskantoor om de financiële staten en de boekhouding van het TCLP te onderzoeken.5. De Raad van Bestuur stelt zijn reglement van orde vast.Artikel 51. Het Centrum wordt geleid door een directeur die door het Comité wordt benoemd voor een periode van maximaal vijf jaar.Het Comité machtigt de voorzitters om het contract van de directeur te ondertekenen. Het contract wordt opgemaakt en beheerd volgens de voorwaarden van het personeelsreglement van het Centrum. Het Comité is bevoegd om alle beslissingen met betrekking tot de directeur te nemen.2. De directeur is de juridische vertegenwoordiger van het Centrum en voert de door het Comité opgestelde richtsnoeren uit. Hij legt verantwoording af aan het Comité.3. Na goedkeuring van de Raad van Bestuur legt de directeur de overeenkomstig de in artikel 2 beschreven taken opgestelde jaarlijkse werkprogramma’s en begrotingen van het Centrum ter goedkeuring voor aan het Comité.4. De directeur informeert de Raad van Bestuur regelmatig over de activiteiten van het Centrum.5. De directeur stelt jaarlijks, uiterlijk binnen negen maanden, een verslag op over de activiteiten en de rekeningen van het Centrum dat, na goedkeuring door de Raad van Bestuur, wordt voorgelegd aan het Comité.6. De directeur is verantwoordelijk voor de organisatie en het beheer van het Centrum. Hij legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur over de maatregelen die hij heeft genomen met betrekking tot de interne voorschriften voor de toepassing van de bepalingen die van toepassing zijn op het Centrum.Artikel 6De begroting van het Centrum wordt gefinancierd overeenkomstig bijlage 1 van het financieel protocol van de Overeenkomst van Cotonou. Aan de begroting van het Centrum kunnen door andere partijen middelen worden bijgedragen.Artikel 7Het onderhavige reglement van orde kan gewijzigd worden door het Comité, op aanbeveling van de Raad van Bestuur.Artikel 8De ACS-staten, de lidstaten en de Gemeenschap nemen de voor elk van hen passende maatregelen voor de tenuitvoerlegging van dit besluit.Artikel 8bisHet onderhavige besluit vervangt besluit nr. 1/91 van het ACS-EEG-Comité van Ambassadeurs van 19 april 1991 inzake de werkwijze van het TCLP en besluit nr. 3/91 van het ACS-EEG-Comité van Ambassadeurs van 19 april 1991 inzake het statuut en de werkwijze van het Raadgevend Comité van het TCLP, die daarmee komen te vervallenArtikel 9Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen.Gedaan te Brussel, opVoor het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs De voorzitterBIJLAGE IIOntwerpBESLUIT nr. ... VAN HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,inzakehet financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling (TCLP)HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,Gelet op de partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 (hierna “de Overeenkomst van Cotonou” genoemd), met name op artikel 3, lid 4, onder b) en d), van bijlage III[4],Gezien het Intern Akkoord van 12 september 2000 tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de Overeenkomst van Cotonou,Gelet op het financieel reglement van toepassing op het negende Europees Ontwikkelingsfonds[5],Gezien het voorstel van de Commissie, dat in overleg met het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling is opgesteld,Overwegende hetgeen volgt:-  Het Comité van Ambassadeurs moet na de ondertekening van de overeenkomst van Cotonou het financieel reglement van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling, hierna “het Centrum” genoemd, vaststellen.-  Het Comité van Ambassadeurs moet de procedures voor de goedkeuring van de begroting van het Centrum vaststellen,HEEFT HET VOLGENDE FINANCIEEL REGLEMENT VAN HET TECHNISCH CENTRUM VOOR LANDBOUWSAMENWERKING EN PLATTELANDSONTWIKKELING VASTGESTELD:I. ALGEMENE BEGINSELENBEGINSELEN VAN EENHEID, BEGROTINGSWAARACHTIGHEID, EVENWICHT EN REKENEENHEIDArtikel 11. Alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum worden opgenomen in ramingen die gebaseerd worden op een van kostencalculaties voorzien jaarlijks werkprogramma, dat per begrotingsjaar wordt opgesteld, en worden opgenomen in de begroting.2. De in de begroting opgenomen ontvangsten en uitgaven moeten in evenwicht zijn.Artikel 2De vaststelling en uitvoering van de begroting en de opstelling van de rekeningen geschiedt in euro’s. Het Centrum is evenwel gemachtigd voor kasbehoeften transacties te verrichten in de nationale valuta's van de lidstaten van de EU en de ACS-landen.Artikel 31. De ontvangsten omvatten de bijdrage van het Europees Ontwikkelingsfonds (hierna “EOF” genoemd), de bedragen aan belasting die wordt geheven op de door het Centrum uitbetaalde salarissen, lonen en andere emolumenten, alsmede andere inkomsten.2. De ontvangsten kunnen ook bijdragen van andere donoren aan de begroting van het Centrum omvatten.3. Het Centrum kan ook namens derden beheren middelen voor de cofinanciering van in bijlage III bij de Overeenkomst van Cotonou beschreven activiteiten. De financiële voorschriften voor het beheer van die middelen zijn opgenomen in artikel 34 van dit financieel reglement.Artikel 4De ramingen van de uitgaven omvatten huishoudelijke uitgaven en beleidsuitgaven. In de begroting moet een duidelijk onderscheid tussen deze categorieën van uitgaven worden gemaakt.Artikel 51. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.2. De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar.a) Kredieten die in de loop van een begrotingsjaar zijn vastgelegd, maar op 31 december van dat jaar niet zijn uitbetaald, worden automatisch overgedragen naar het eerstvolgende begrotingsjaar. Kredieten die aldus zijn overgedragen, worden in de boekhouding van het lopende jaar duidelijk aangegeven.b) De aan het eind van een begrotingsjaar vrijgekomen kredieten worden overgedragen naar de vijfjarenbegroting die voor het Centrum is vastgesteld conform de Overeenkomst van Cotonou.3. Als bij aanvang van een begrotingsjaar de begroting voor dat jaar nog niet definitief is goedgekeurd, kan de directeur met het oog op de continuïteit van de werkzaamheden van het Centrum toestemming verlenen voor maandelijkse uitgaven, mits deze niet meer bedragen dan een twaalfde van de overeenkomstige kredieten per artikel in de begroting voor het voorgaande jaar.Wat betreft de ieder kwartaal vooruit te betalen beleidsuitgaven die in de begroting voor het voorgaande jaar zijn goedgekeurd, kunnen per artikel betalingsverplichtingen worden aangegaan, mits deze niet meer bedragen dan een kwart van de overeenkomstige kredieten in de begroting voor het voorgaande jaar.BEGINSELEN VAN GOED FINANCIEEL BEHEERArtikel 61. De door het EOF beschikbaar gestelde middelen worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.2. Zuinigheid betekent dat de middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.Efficiëntie betekent dat gestreefd wordt naar een optimale verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten.Doeltreffendheid betekent dat de specifieke doelstellingen en de beoogde resultaten worden bereikt.3. De doelstellingen moeten helder geformuleerd zijn en de uitvoering moet gecontroleerd worden op basis van meetbare indicatoren. In voorkomend geval moeten de uit EOF-middelen te financieren projecten vooraf geëvalueerd worden.II. OPSTELLING VAN DE BEGROTINGArtikel 71. Binnen de grenzen van het strategisch plan en de algemene begroting die bij het financieel protocol aan het Centrum wordt toegewezen, stelt de directeur jaarlijks een ontwerp-werkprogramma en bijbehorende begroting op. Uiterlijk op 1 juli van het jaar dat aan de uitvoering ervan voorafgaat, wordt dit ontwerp aan het Comité van Ambassadeurs (hierna “het Comité” genoemd) voorgelegd.2. Het Centrum stuurt een kopie van het ontwerpprogramma en de ontwerpbegroting aan de Europese Commissie, die daarop de voor goedkeuring noodzakelijke procedures in gang zet.3. De begroting wordt goedgekeurd door het Comité.Artikel 81. De betalingsvoorwaarden voor de EOF-bijdrage worden vastgesteld bij een door het Centrum en de Commissie te ondertekenen subsidieovereenkomst.2. Het Centrum stort bijdragen van voorgaande begrotingsjaren, die overeenstemmen met kredieten die op basis van geverifieerde financiële staten zijn geannuleerd, aan het EOF terug.3. De begroting wordt onderverdeeld in titels (begrotingsonderdelen), hoofdstukken, artikelen en posten, overeenkomstig de aard of het doel van de ontvangsten of uitgaven.Artikel 9Indien noodzakelijk dient de directeur een ontwerp voor een aanvullende of gewijzigde begroting in, dat wordt beoordeeld en goedgekeurd in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure als de begroting die de oorspronkelijke ramingen bevatte.III. UITVOERING VAN DE BEGROTINGArtikel 101. De begroting wordt door de directeur uitgevoerd op diens eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen van de toegekende kredieten. De directeur legt aan het Comité verantwoording af over het door hem gevoerde beheer.2. De directeur moet de begrotingskredieten aanwenden volgens de in artikel 6 beschreven beginselen van goed financieel beheer.Artikel 111. Ontvangsten kunnen slechts worden geïnd en uitgaven slechts worden verricht door boeking op een begrotingsonderdeel.Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de goedgekeurde kredieten voor het betrokken begrotingsjaar.2. De ontvangsten en de uitgaven worden voor het volle bedrag in de rekeningen opgenomen en mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.In afwijking van deze regel kan het volgende op de goedgekeurde kredieten in mindering worden gebracht:a) boetes, opgelegd aan partijen bij overeenkomsten en aanbestedingen;b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt;c) de waarde van voertuigen, materieel en installaties die worden ingeruild bij de aankoop van nieuwe voertuigen, materieel of installaties van dezelfde aard; voor de waardering van de inventaris wordt de nettoaankoopprijs als de historische kostprijs in de boekhouding opgenomen;d) kortingen die worden afgetrokken van facturen en nota’s.Eveneens in afwijking van deze regel mogen de volgende bedragen op dezelfde plaats opnieuw worden gebruikt:a) terugbetalingen van onverschuldigd betaalde bedragen;b) ontvangen verzekeringsuitkeringen;c) opbrengsten van de verkoop van voertuigen, materieel en installaties die worden vervangen;d) opbrengsten van de verkoop van publicaties en films;e) in de loop van een begrotingsjaar geconstateerde wisselkoersschommelingen, die al dan niet gecompenseerd worden; het eindresultaat, positief dan wel negatief, wordt opgenomen in het financieel overzicht.Artikel 12Overschrijvingen van kredieten van de ene titel naar de andere moeten worden goedgekeurd door het Comité.Tot overschrijving van kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere en binnen een hoofdstuk wordt besloten door de directeur, die het Comité daarvan in kennis stelt.Artikel 13De inkomsten van het Centrum worden overgemaakt op een of meer ten name van het Centrum geopende rekeningen.IV. FINANCIËLE CONTROLEArtikel 141. Uitgaande van de door het Centrum vastgestelde basisregels en rekening houdend met de risico’s en de aard van de gefinancierde maatregelen stelt de directeur, die bevoegd is om betalingen goed te keuren, een structuur vast, alsmede procedures en systemen voor financieel beheer en controle, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn taken, met name indien noodzakelijk, controles achteraf. Voordat een transactie wordt goedgekeurd moet een ander personeelslid dan degene die de maatregel heeft geïnitieerd de praktische en financiële aspecten ervan verifiëren. Operationele en controlerende bevoegdheden moeten duidelijk gescheiden worden.2. Wanneer een personeelslid dat betrokken is bij financieel beheer of controle door zijn meerdere gevraagd wordt een besluit toe te passen of goed te keuren dat volgens dit personeelslid onrechtmatig is of in strijd met de beginselen van goed financieel beheer of de deontologische code, moet hij zijn meerdere hiervan schriftelijk in kennis stellen.Indien zijn meerdere hem desalniettemin verplicht het besluit uit te voeren, moet deze de opdracht schriftelijk vastleggen. Het personeelslid stelt vervolgens de directeur op de hoogte. Als binnen een redelijke termijn (maximaal zes weken), al naar gelang de urgentie en het belang van de zaak, geen maatregelen worden genomen stelt het personeelslid het Comité op de hoogte.Hetzelfde geldt wanneer er volgens een personeelslid dat betrokken is bij financieel beheer of controle sprake is van ongeoorloofde, frauduleuze of onrechtmatige praktijken.V. BEHEER VAN DE BEGROTINGArtikel 151. Voor het beheer van de begroting van het Centrum geldt het beginsel van scheiding van de functie van ordonnateur en rekenplichtige. Het beheer van de kredieten berust bij de ordonnateur, die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan, aanspraken vast te stellen en innings- en betalingsopdrachten af te geven.2. Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige.3. De ordonnateur kan niet de functie van rekenplichtige vervullen.Artikel 161. Voor elke handeling waardoor een uitgave ten laste van het Centrum ontstaat, moet vooraf een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting opgesteld worden, dat voorzien van de originele bewijsstukken ter verificatie aan de financieel controleur wordt voorgelegd.2. Voor terugkerende uitgaven kan een voorlopige betalingsverplichting worden aangegaan.3. Betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten worden geboekt.Artikel 171. De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de ordonnateur:a) het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert;b) het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert;c) de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert.2. Voor iedere betaalbaarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de crediteur staven, alsmede in voorkomend geval het feit dat de diensten, leveranties of werkzaamheden zijn verricht, of andere documenten die de betaling rechtvaardigen.Elk besluit tot betaling moet worden goedgekeurd door de bevoegde ordonnateur.Artikel 181. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld.2. Bij de betalingsopdracht worden de originele bewijsstukken gevoegd; deze worden voorzien van of gaan vergezeld van een verklaring van de ordonnateur ten bewijze van de juistheid van de te betalen bedragen, de ontvangst van de leveranties of de verrichting van de dienst.3. In voorkomend geval kunnen afschriften van bewijsstukken die door de ordonnateur voor eensluidend met het origineel zijn gewaarmerkt, gelden als originele stukken.4. De betalingsopdracht wordt ter voorafgaande verificatie aan de financieel controleur voorgelegd.5. Indien noodzakelijk wordt aan de betalingsopdracht een verklaring gehecht dat de betreffende activa in de boekhouding zijn opgenomen.Artikel 191. Betaling is de slothandeling die het Centrum van zijn verbintenissen jegens zijn crediteuren ontslaat.2. Betaling van uitgaven geschiedt door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen.Bij onjuistheid, betwisting van de geldigheid van de kwijting of niet-naleving van de bij dit financieel reglement voorgeschreven vormen schorst de rekenplichtige de betaling. Hij stelt hiervan onmiddellijk de ordonnateur op de hoogte en licht toe waarom hij de betaling geschorst heeft.In dergelijke gevallen kan de directeur schriftelijk en op eigen verantwoordelijkheid eisen dat de betaling wordt verricht.Artikel 201. Betalingen worden in beginsel verricht via een bank- of postrekening, bij voorkeur door middel van een bankoverschrijving of, indien daar goede redenen voor zijn, per cheque. Alle transacties worden verricht in euro, behalve in uitzonderlijke, naar behoren gemotiveerde en door het Centrum goedgekeurde gevallen.2. Cheques en bank- of postoverschrijvingen moeten zijn voorzien van twee handtekeningen: die van de rekenplichtige en die van de ordonnateur, of hun vertegenwoordiger.3. In met redenen omklede gevallen kan de directeur kasbetalingen toestaan. Voor dergelijke betalingen moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.4. In geval van geautomatiseerd beheer van de ontvangsten en uitgaven kunnen de handtekeningen op elektronische wijze worden aangebracht.5. Wanneer de werkelijke wisselkoersen niet beschikbaar zijn, dient voor de omrekening in euro van te verrichten betalingen of te innen ontvangsten in de munteenheden van ACS-landen gebruik te worden gemaakt van de omrekeningskoersen die van kracht zijn op de eerste werkdag van de maand waarin de werkelijke datum van de transactie valt, zoals vastgesteld door de bank of het postkantoor van het Centrum.Artikel 211. Voor bepaalde soorten uitgaven, zoals beschreven in de uitvoeringsbepalingen van het reglement van orde, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, overeenkomstig de door het Centrum vastgestelde voorwaarden.2. Het besluit om beheer van gelden ter goede rekening in te stellen wordt genomen door de directeur, op voorstel van het personeelslid dat met het dossier is belast. Voordat een dergelijk voorstel aan de directeur wordt voorgelegd, moet de goedkeuring van de rekenplichtige worden verkregen.3. In een besluit om beheer van gelden ter goede rekening in te stellen moeten de volgende gegevens vermeld worden:a) de naam van de beheerder van gelden ter goede rekening;b) de aansprakelijkheid van deze beheerder;ç) de aard en het maximumbedrag van iedere uitgave, alsmede de termijn;d) het maximum toegestane voorschot;e) de wijze waarop en de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd.4. De ordonnateur en de rekenplichtige nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat met betrekking tot de verstrekte voorschotten voor het juiste bedrag en binnen de geldende termijn vereffeningsbesluiten worden genomen.Artikel 221. De directeur is de ordonnateur voor de kredieten die in de begroting van het Centrum zijn opgenomen.2. De directeur mag uitvoerende taken delegeren aan personeelsleden die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid staan. Het besluit tot delegering van bevoegdheden vermeldt de duur en de reikwijdte van de bevoegdheid om als ordonnateur op te treden.Artikel 231. De directeur benoemt een rekenplichtige, die is belast met de volgende taken:a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;b) het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig artikel 25;c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig artikel 25;d) het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;f) het beheer van de kasmiddelen.2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle voor de opstelling van rekeningen vereiste gegevens, die een getrouw beeld geven van het vermogen van het Centrum en de uitvoering van de begroting.3. Overeenkomstig lid 1 en artikel 21 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is verantwoordelijk voor de bewaring ervan.4. De rekenplichtige kan, wanneer dat voor de uitvoering van zijn taken noodzakelijk is, bepaalde functies delegeren aan personeelsleden die onder zijn directe hiërarchische verantwoordelijkheid staan. In het delegatiebesluit worden de aan deze personeelsleden toevertrouwde taken en hun rechten en plichten omschreven.Artikel 241. Voor de invordering van aan het Centrum verschuldigde bedragen wordt door de ordonnateur een invorderingsopdracht opgesteld.2. De rekenplichtige draagt de verantwoordelijkheid voor invorderingsopdrachten die hij van de ordonnateur ontvangt.3. Voor alle kasbetalingen aan de rekenplichtige of de beheerder van gelden ter goede rekening wordt een ontvangstbewijs afgegeven.VI. BOEKHOUDING, OPSTELLING EN VERIFICATIE VAN DE FINANCIËLE STATEN, CONTROLE, REKENKAMER, OLAFArtikel 251. De boekhouding wordt gevoerd in euro, per kalenderjaar en volgens de methode van dubbel boekhouden. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van 1 januari tot en met 31 december, gestaafd met de originele bewijsstukken.De boekhouding wordt aan het einde van het begrotingsjaar afgesloten met het oog op het opstellen van de financiële staten van het Centrum.2. De boekingen worden verricht overeenkomstig een rekeningstelsel dat een duidelijke scheiding aanbrengt tussen balansrekeningen en jaarrekeningen. Deze boekingen kunnen opgenomen worden in boeken of op formulieren waarmee een algemene maandelijkse balans opgesteld kan worden. Gelden ter goede rekening worden geboekt op tussenrekeningen en uiterlijk aan het einde van het volgende begrotingsjaar vereffend, tenzij het doorlopende gelden ter goede rekening betreft.3. Het Centrum stelt uiterlijk op 30 april van het jaar na het desbetreffende begrotingsjaar een balans en een jaarrekening op.De balans geeft de vermogenssituatie van het Centrum op 31 december van het afgelopen begrotingsjaar weer.De jaarrekening omvat:a) een ontvangstentabel, waarin worden vermeld:-  de verwachte ontvangsten uit het Europees Ontwikkelingsfonds, gebaseerd op de goedgekeurde vastleggingskredieten van het lopende jaar en van voorgaande jaren overgedragen vastleggingskredieten;-  werkelijke ontvangsten uit inkomstenbelasting en rentebaten;-  andere werkelijke ontvangsten;b) een uitgaventabel, waarin worden vermeld:-  verrichte betalingen op grond van betalingsverplichtingen die van eerdere begrotingsjaren zijn overgedragen;-  verrichte betalingen of betalingsverplichtingen die ten laste komen van het lopende begrotingsjaar;-  een overzichtstabel met de verrichte betalingen voor meubilair, apparatuur en andere onderdelen van de inventaris;-  betalingsverplichtingen die naar het volgende begrotingsjaar mogen worden overgedragen;c) aantekeningen bij de financiële staten, omvattende:-  een opgave van de toegepaste boekhoudbeginselen;-  overzichtstabellen voor voorgaande begrotingsjaren en het lopende begrotingsjaar inzake de kredieten die zijn vastgelegd, betaald, geschrapt en overgedragen;-  gedetailleerde opmerkingen en berekeningen betreffende de posten in de financiële staten.4. Ieder kwartaal wordt een financiële staat opgesteld van de stand van de uitvoering van de lopende begroting en het gebruik van de overgedragen kredieten. Dit overzicht wordt geviseerd door de rekenplichtige en voorgelegd aan de Raad van Bestuur.Artikel 26Externe accountantsDe Raad van Bestuur van het Centrum selecteert door middel van een aanbesteding voor maximaal drie jaar een accountantsfirma, op grond van de aanbevelingen van de directeur van het Centrum.De accountants controleren de boekhouding en de kasmiddelen van het Centrum, verifiëren of de inventaris en de balans correct en te goeder trouw zijn opgesteld, en zien erop toe dat de gegevens over de rekeningen van het Centrum juist zijn.De controle, die geschiedt op grond van de boekhouding of, indien noodzakelijk, ter plaatse, heeft ten doel de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven vast te stellen en na te gaan of een goed financieel beheer werd gevoerd.Na de afsluiting van het begrotingsjaar brengen de accountants uiterlijk op 1 oktober van het daaropvolgende jaar verslag uit aan de Raad van Bestuur.Op basis van dit verslag en de financiële staten verleent de Raad van Bestuur de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting.Artikel 27Overeenkomstig het financieel reglement van het negende EOF kunnen de Commissie (namens de Gemeenschap), de Rekenkamer en het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) controles uitvoeren met betrekking tot de financiering die het Centrum van het EOF heeft ontvangen.De Rekenkamer kan de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven onderzoeken en nagaan of de bepalingen van de overeenkomst van Cotonou en het financieel reglement van het negende EOF zijn nageleefd.VII. VERANTWOORDELIJKHEID VAN ORDONNATEURS, REKENPLICHTIGEN, EN BEHEERDERS VAN GELDEN TER GOEDE REKENINGArtikel 28Een ordonnateur is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk wanneer hij in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft en betalingsverplichtingen aangaat of betalingsopdrachten ondertekent in afwijking van dit financieel reglement. Hetzelfde geldt als hij nalaat een document op te stellen waarbij een vordering ontstaat of zonder geldige reden de afgifte van een inningsopdracht achterwege laat of vertraagt.Deze aansprakelijkheid kan slechts worden ingeroepen als de fout met opzet is begaan of het gevolg is van ernstige nalatigheid.Artikel 291. De rekenplichtige is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de door hem verrichte betalingen wanneer artikel 19 niet in acht is genomen.Hij is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hem toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of ernstige verwijtbare nalatigheid.Op dezelfde wijze is hij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de door hem ontvangen opdrachten voor het gebruik en het beheer van bankrekeningen, in het bijzonder:a) wanneer de door hem verrichte betaling of inning niet overeenstemt met de desbetreffende betalings- of inningsopdracht;b) wanneer hij betaalt aan een ander dan de rechthebbende.2. De beheerder van gelden ter goede rekening is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk:a) wanneer hij door hem verrichte betalingen niet door deugdelijke bewijsstukken kan verantwoorden;b) wanneer hij betaalt aan een ander dan de rechthebbende.Hij is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hem toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of ernstige nalatigheid zijnerzijds.Artikel 301. De rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te zijn verzekerd tegen de in dit artikel bedoelde risico’s.Het Centrum dekt de hiermee verbonden verzekeringskosten. Het stelt vast welke categorieën personeelsleden als rekenplichtige en beheerder van gelden ter goede rekening optreden en de voorwaarden waarop het de verzekeringskosten dekt die deze personeelsleden dragen om zich te verzekeren tegen de risico's die zij uit hoofde van hun functie lopen.2. Aan rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening wordt een bijzondere vergoeding toegekend. De hoogte van deze vergoeding wordt door het Centrum bij reglement vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Het bedrag van deze vergoeding wordt elke maand op een door het Centrum ten name van elk van deze personeelsleden geopende rekening gecrediteerd, teneinde een waarborgfonds te vormen ter dekking van eventuele tekorten (kastekorten of tekorten op de bankrekeningen) waarvoor de betrokkene aansprakelijk mocht zijn, voor zover deze tekorten niet gedekt zijn door uitkeringen van de verzekeringsmaatschappijen.Het creditsaldo van deze waarborgrekeningen wordt de betrokkenen uitgekeerd wanneer hun functie als rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening afloopt en hun kwijting is verleend voor het door hen uitgevoerde beheer.3. Aan de rekenplichtige en de beheerder van gelden ter goede rekening wordt door de directeur aan de hand van het verslag van de externe accountants kwijting verleend binnen twee jaar nadat de financiële staten zijn overgelegd aan het Comité.Artikel 31De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en de geldelijke aansprakelijkheid van ordonnateurs, rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening wordt vastgesteld overeenkomstig het personeelsreglement van het Centrum.Artikel 32BelangenverstrengelingPersoneelsleden mogen zich alleen met de uitvoering van de begroting bezighouden als hun belangen niet in strijd zijn met die van het Centrum. Als een dergelijke situatie zich voordoet, moet het betrokken personeelslid zich onthouden van elke handeling en zijn directe meerdere op de hoogte stellen.In verband met de uitvoering van de begroting is er sprake van belangenverstrengeling wanneer een personeelslid zijn taken niet in volledige onpartijdigheid en objectiviteit kan uitvoeren vanwege familiebanden of persoonlijke betrekkingen, voorkeuren op het gebied van nationaliteit of politiek, economische belangen of enige andere reden waardoor zijn belangen met die van de begunstigde verstrengeld raken.VIII. ALGEMENE BEPALINGENArtikel 33Opdrachten voor de uitvoering van werkzaamheden en de levering van goederen en diensten worden gegund overeenkomstig de algemene voorschriften die de ACS-EG-Raad van Ministers heeft vastgesteld (*).(*) Besluit nr. 2/2002 van de ACS-EG-Raad van ministers van 7 oktober 2002 betreffende de tenuitvoerlegging van de artikelen 28, 29 en 30 van bijlage IV van de Overeenkomst van Cotonou (PB L 320 van 23.11.2002, blz. 1).Artikel 34Beheer namens derden1. Op grond van zijn mandaat kan het Centrum ook namens derden middelen beheren. Een lijst van deze middelen wordt in een bijlage bij de begroting van het Centrum opgenomen.2. Dit financieel reglement is van toepassing op het beheer van deze middelen.3. Voor het beheer van deze middelen namens derden wordt een afzonderlijke boekhouding bijgehouden.4. De financiële staten van elk door het Centrum namens een derde beheerd fonds omvatten een balans en een jaarrekening, waarin de situatie op 31 december van het betrokken begrotingsjaar wordt weergegeven. Zij worden goedgekeurd overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de overeenkomst die door het Centrum en de derde partij is ondertekend.Ontbreken dergelijke bepalingen, dan wordt deze goedkeuring verricht door de externe accountants van het Centrum.5. De financiële staten worden in een bijlage bij de financiële staten van het Centrum opgenomen.Artikel 351. Van alle roerende en onroerende goederen die eigendom van het Centrum zijn, wordt een permanente inventaris bijgehouden. Roerende goederen worden slechts in de inventaris opgenomen indien hun waarde 350 euro of meer bedraagt. Op elke factuur wordt voor de betaling het inventarisnummer aangebracht.2. Verkoop van roerende goederen en apparatuur waarvan de aankoopprijs per eenheid meer dan 350 euro bedraagt, wordt op passende wijze bekendgemaakt.3. Van vervreemding, afdanking en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijst voorkomen, wordt een proces-verbaal opgemaakt en ondertekend door de directeur en het voor de uitrusting verantwoordelijke personeelslid.4. Het Centrum houdt een materiële en een boekhoudkundige inventaris bij, die regelmatig worden afgestemd. Deze afstemming wordt door de interne accountants geviseerd.Artikel 36De ACS-staten, de lidstaten en de Gemeenschap nemen de voor elk van hen passende maatregelen voor de tenuitvoerlegging van dit besluit.Artikel 36bisHet financieel reglement van het Centrum overeenkomstig Besluit nr. 2/91 van 19 april 1991 komt te vervallen.Artikel 37Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen.Gedaan te Brussel, opVoor het Comité van Ambassadeurs De voorzitter [1] PB C […] van […], blz. […].[2] PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.[3] PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3. Overeenkomst gewijzigd bij besluit nr. 1/2003 van de ACS-EG-Raad van ministers (PB L 141 van 07.06.2003, blz. 25).[4] PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3[5] PB L 83/1 van 01.04.2003, blz 1.