CELEX: 22004D0405
Language: da
Date: 2004-04-22 00:00:00
Title: 2004/405/EF:Truffet af luftfartsudvalget fællesskabet/schweiz Nr. 2/2004 af 22. april 2004 om vedtagelse af dets forretningsorden

L 151/4                   DA               Den Europæiske Unions Tidende                30.4.2004
               TRUFFET AF LUFTFARTSUDVALGET FÆLLESSKABET/SCHWEIZ
                                               Nr. 2/2004
                                           af 22. april 2004
                             om vedtagelse af dets forretningsorden
                                             (2004/405/EF)
LUFTFARTSUDVALGET FÆLLESSKABET/SCHWEIZ HAR —
under henvisning til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om
luftfart, i det følgende benævnt ”aftalen”, særlig artikel 21, stk. 3 —
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
                                               Eneste artikel
Det fælles udvalgs forretningsorden, der er vedlagt denne afgørelse, vedtages hermed.
Udfærdiget i Bruxelles, den 22. april 2004.
                                                  På det blandede udvalgs vegne
                                                  Enrico Grillo PASQUARELLI
                                                  Lederen af Fællesskabets delegation
                                                  Dante MARTINELLI
                                                  Lederen af den schweiziske delegation
                                          _______________
 ---pagebreak--- 30.4.2004                DA                    Den Europæiske Unions Tidende               L 151/5
                                                BILAG
                   Luftfartsudvalget Fællesskabet/Schweiz - forretningsorden
                                                Artikel 1
                                             Formandskab
1.        Formandskabet for udvalget varetages efter tur i et kalenderår ad gangen af en
          repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber på Det Europæiske
          Fællesskabs vegne, herefter benævnt 'Fællesskabet', og af en repræsentant for Det
          Schweiziske Forbund. Det varetages af Schweiz i det år, aftalen træder i kraft.
2.        Opgaven som udvalgets formands varetages af delegationslederen for den part, der har
          formandskabet, eller i givet fald dennes suppleant.
                                                Artikel 2
                                              Delegationer
1.        Forud for hvert møde underretter delegationslederne formanden om den forventede
          sammensætning af deres delegation.
2.        Parterne udnævner deres delegationsledere, der fungerer som kontaktpersoner i alle
          anliggender vedrørende aftalen.
3.        Efter aftale med den anden delegationsleder kan formanden indbyde personer, der ikke er
          medlemmer af delegationerne, til at deltage i et udvalgsmøde for at bidrage med
          oplysninger om nærmere bestemte emner.
4.        Parterne underretter hinanden om deres delegationers sammensætning senest en uge før
          hvert møde.
                                                Artikel 3
                                               Sekretariat
1.        Udvalgets sekretariat varetages af en repræsentant for Kommissionen og en repræsentant
          for Det Schweiziske Forbund i fællesskab. Sekretærerne udpeges af deres respektive
          delegationsledere og varetager deres hverv, så længe der ikke er udnævnt en ny sekretær.
          Parterne orienterer hinanden om deres sekretærers navne og adresser.
2.        Sekretærerne har ansvaret for kommunikationen mellem delegationerne, herunder
          fremsendelsen af dokumenter, og fører tilsyn med sekretariatsfunktionerne.
3.        Udvalgets sekretariatsopgaver påhviler den part, der har formandskabet.
 ---pagebreak--- L 151/6                 DA             Den Europæiske Unions Tidende                      30.4.2004
                                             Artikel 4
                                         Møder i udvalget
1.      Udvalget afholder møde mindst en gang om året. Det indkaldes af formanden.
        Formanden skal derudover indkalde udvalget efter anmodning fra den anden
        delegationsleder.
2.      Formanden opstiller et udkast til dagsorden og fastsætter tid og sted for mødet efter
        aftale med den anden delegationsleder.
3.      Formanden sender indkaldelse, dagsordensudkast og mødedokumenter til den anden
        delegationsleder, senest 15 hverdage før mødet skal begynde.
4.      En af de to delegationsledere kan anmode formanden om at afkorte fristen i stk. 3 under
        henvisning til, at en nærmere bestemt sag haster særlig.
5.      Udvalgets møder er ikke offentlige, medmindre formanden træffer en anden beslutning i
        samråd med den anden delegationsleder.
6.      Alt efter hvilken part der har formandskabet, mødes udvalget i Bruxelles eller Bern,
        medmindre parterne enes om et andet mødested.
7.      Efter fælles aftale mellem formandskabet og den anden delegationsleder kan mødet også
        afholdes som en telefon- eller videokonference. I dette tilfælde vedtages udvalgets
        henstillinger og afgørelser ved skriftlig procedure i henhold til artikel 7, stk. 5, med de
        fornødne ændringer.
                                             Artikel 5
                                           Dagsorden
1.      Formanden fastsætter en foreløbig dagsorden for hvert møde.
2.      Senest 24 timer før mødet skal begynde, kan delegationslederne foreslå, at et eller flere
        yderligere punkter sættes på dagsordenen. Anmodningen om, at der sættes yderligere
        punkter på dagsordenen, skal være begrundet og fremsendes skriftligt til formanden eller
        den anden delegationsleder.
3.      Ved mødets begyndelse godkender formanden og den anden delegationsleder
        dagsordenen.
                                             Artikel 6
                                         Arbejdsgrupper
1.      Sammensætningen og arbejdsmåden for arbejds- eller ekspertgrupper, der nedsættes i
        overensstemmelse med aftalens artikel 21, stk. 5, fastsættes efter tilsvarende regler, som
        dem, der gælder for udvalget.
 ---pagebreak--- 30.4.2004                DA                      Den Europæiske Unions Tidende                   L 151/7
2.        Arbejds- og ekspertgrupper arbejder under udvalgets myndighed og skal aflægge rapport
          til dette efter hvert af deres møder. De kan ikke træffe afgørelser, men godt rette
          henstillinger til udvalget.
3.        Udvalget kan beslutte at opløse arbejds- og ekspertgrupper eller ændre deres
          kommissorium.
                                                 Artikel 7
                                  Vedtagelse af henstillinger og afgørelser
1.        Udvalgets henstillinger og afgørelser, jf. aftalens artikel 21, stk. 1, træffes ved konsensus
          mellem de to delegationer; de benævnes i titlen "henstilling" hhv. "afgørelse" fulgt af
          løbenummer, vedtagelsesdato og emneangivelse.
2.        Udvalgets afgørelser og henstillinger underskrives af formanden og af delegationslederen
          for den part, der ikke har formandskabet. Hver part opbevarer et originaleksemplar.
3.        Hver part kan vedtage at offentliggøre enhver af udvalgets henstillinger eller afgørelser.
4.        Udvalgets henstillinger og afgørelser kan vedtages ved skriftlig procedure, når de to
          delegationsledere er enige om det.
5.        Den part, der foreslår, at den skriftlige procedure tages i brug, forelægger den anden part
          et udkast til henstilling eller afgørelse. Den anden part svarer med angivelse af, om den
          kan acceptere eller ikke kan acceptere udkastet, om den foreslår ændringer af udkastet,
          eller om den ønsker tid til yderligere overvejelser. Hvis udkastet vedtages,
          færdigbehandler formanden afgørelse eller henstillingen i overensstemmelse med stk. 1
          og 2.
                                                 Artikel 8
                                                  Referat
1.        Sekretariatet udfærdiger et udkast til referat af hvert møde. I udkastet omtales de trufne
          afgørelser, de udformede henstillinger og de vedtagne konklusioner. Mødereferatet
          underskrives af formanden og lederen af den anden delegation. Hver part opbevarer et
          originaleksemplar.
2.        Et udkast til referat skal foreligge senest 10 hverdage efter mødets afslutning og
          forelægges formanden og lederen af den anden delegation til godkendelse ved skriftlig
          procedure. Hvis denne procedure ikke giver resultat, godkendes referatet på det næste
          udvalgsmøde.
                                                 Artikel 9
                                              Tavshedspligt
Udvalgets forhandlinger er undergivet tavshedspligt.
 ---pagebreak--- L 151/8               DA               Den Europæiske Unions Tidende                   30.4.2004
                                             Artikel 10
                                              Udgifter
1.       Parterne afholder hver deres udgifter til deltagelse i udvalgets møder og i arbejds- og
         ekspertgruppemøder.
2.       Udvalget afgør, hvordan udgifter til eksperters tjenesterejser skal fordeles.
                                             Artikel 11
                                         Korrespondance
Al korrespondance til og fra udvalgets formand formidles af udvalgets sekretariat. Sekretariatet
sender en kopi af al korrespondance vedrørende aftalen til delegationslederne og til den
schweiziske repræsentation ved De Europæiske Fællesskaber.