CELEX: 52021PC0180
Language: nl
Date: 2021-04-12
Title: Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD betreffende het namens de Europese Unie in het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden van de Vervoersgemeenschap

EUROPESE COMMISSIE
            Brussel, 12.4.2021
            COM(2021) 180 final
            2021/0096(NLE)
            Voorstel voor een
            BESLUIT VAN DE RAAD 
            betreffende het namens de Europese Unie in het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden van de Vervoersgemeenschap
            
               
         
         
            
               TOELICHTING
            
            
               1.Onderwerp van het voorstel
            
            
               Dit voorstel betreft een besluit tot vaststelling van het namens de Unie in te nemen standpunt in het bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (“het verdrag”) opgerichte regionaal stuurcomité in verband met de geplande vaststelling door dat comité van besluiten betreffende diverse administratieve aangelegenheden: 1) de vergoeding van de kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, 2) de vergoeding van de reis- en verhuiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap en 3) de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               2.Achtergrond van het voorstel
            
            
               2.1.Het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap
            
            
               De Europese Unie is partij bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, dat sinds 2017 voorlopig werd toegepast en op 1 mei 2019
                  1
                in werking is getreden.
            
            
               2.2.Het regionaal stuurcomité
            
            
               Het regionaal stuurcomité is opgericht bij artikel 24 van het verdrag. Het is verantwoordelijk voor het beheer van het verdrag en zorgt voor de goede uitvoering ervan. Daartoe doet het aanbevelingen en neemt het besluiten in de gevallen waarin het verdrag voorziet. Het regionaal stuurcomité:
            
            
               a) bereidt de werkzaamheden van de ministerraad voor;
            
            
               b) neemt besluiten tot instelling van technische comités;
            
            
               c) doet aanbevelingen en neemt besluiten overeenkomstig het verdrag;
            
            
               d) neemt passende maatregelen naar aanleiding van de vaststelling van nieuwe EU-handelingen, met name door de herziening van bijlage I bij het verdrag;
            
            
               e) stelt, na raadpleging van de ministerraad, de directeur van het permanent secretariaat aan;
            
            
               f) kan één of meer adjunct-directeuren van het permanent secretariaat aanstellen;
            
            
               g) stelt de regels van het permanent secretariaat vast;
            
            
               h) kan door een besluit de bijdragen aan de begroting wijzigen;
            
            
               i) stelt de jaarlijkse begroting van de Vervoersgemeenschap vast;
            
            
               j) stelt een besluit vast waarin de procedure voor de uitvoering van de begroting, voor het voorleggen en nazien van de rekeningen en voor inspecties wordt gespecificeerd;
            
            
               k) neemt besluiten over geschillen die door de overeenkomstsluitende partijen zijn voorgelegd;
            
         
         
            
               l) stelt algemene beginselen vast inzake de toegang tot documenten die in het bezit zijn van bij of op grond van het verdrag opgerichte instanties;
            
            
               m) neemt ten behoeve van de ministerraad jaarlijkse verslagen aan over de verwezenlijking van het uitgebreide netwerk;
            
            
               n) bepaalt de termijnen waarbinnen en de wijze waarop de Zuidoost-Europese partijen bepaalde EU-handelingen dienen om te zetten.
            
            
               2.3.De beoogde handelingen van het regionaal stuurcomité
            
            
               Het regionaal stuurcomité moet besluiten nemen over 1) de vergoeding van de kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, 2) de vergoeding van de reis- en verhuiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap, en 3) de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               De beoogde besluiten zullen voor de partijen bindend zijn overeenkomstig artikel 25, lid 1, van het verdrag.
            
            
               3.Namens de Unie in te nemen standpunt
            
            
               De vaststelling van deze besluiten door het regionaal stuurcomité is noodzakelijk voor de uitvoering van het verdrag en voor een behoorlijk management van het permanent secretariaat. Omdat de Unie partij is bij het verdrag, dient zij een standpunt in te nemen.
            
            
               4.Rechtsgrondslag
            
            
               4.1.Procedurele rechtsgrondslag
            
            
               4.1.1.Beginselen
            
            
               Artikel 218, lid 9, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) voorziet in de vaststelling van besluiten tot bepaling van “de standpunten die namens de Unie worden ingenomen in een krachtens een overeenkomst opgericht lichaam, wanneer dit lichaam handelingen met rechtsgevolgen vaststelt, met uitzondering van handelingen tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van de overeenkomst”.
            
            
               Het begrip “handelingen met rechtsgevolgen” omvat handelingen die rechtsgevolgen hebben uit hoofde van de op het betrokken lichaam toepasselijke volkenrechtelijke bepalingen. Onder dit begrip vallen ook instrumenten die volkenrechtelijk niet bindend zijn, maar die “beslissende invloed [kunnen hebben] op de inhoud van de regelgeving die de wetgever van de Unie vaststelt”
                  2
               .
            
            
               4.1.2.Toepassing op het onderhavige geval
            
            
               Het regionaal stuurcomité is een lichaam dat is opgericht krachtens een overeenkomst, namelijk het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               De door het regionaal stuurcomité vast te stellen besluiten zijn handelingen met rechtsgevolgen. Overeenkomstig artikel 30 van het verdrag is het regionaal stuurcomité bevoegd om regels vast te stellen met betrekking tot het permanent secretariaat, in het bijzonder betreffende de werkomstandigheden van het personeel van het secretariaat. Krachtens artikel 35 van het verdrag is het regionaal stuurcomité bevoegd om besluiten vast te stellen waarin de procedures voor de tenuitvoerlegging van de begroting worden gespecificeerd. Vanwege hun aard, en als onderdeel van het op het regionaal stuurcomité toepasselijke internationaal recht, bevatten die regels elementen die gevolgen hebben voor de rechtspositie van de partijen bij het verdrag en derhalve ook van de Unie. Bijgevolg moet worden aangenomen dat die regels rechtsgevolgen hebben. 
            
            
               De beoogde handelingen strekken niet tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van het verdrag.
            
            
               De procedurele rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is derhalve artikel 218, lid 9, VWEU.
            
            
               4.2.Materiële rechtsgrondslag
            
            
               4.2.1.Beginselen
            
         
         
            
               De materiële rechtsgrondslag voor een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit wordt in de eerste plaats bepaald door de doelstelling en de inhoud van de beoogde handeling ten aanzien waarvan namens de Unie een standpunt wordt ingenomen. Als de beoogde handeling een tweeledige doelstelling heeft of bestaat uit twee componenten, waarvan er een kan worden gezien als hoofddoelstelling of hoofdcomponent, terwijl de andere doelstelling of de andere component slechts ondergeschikt is, moet het overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit op één materiële rechtsgrondslag worden gebaseerd, namelijk die welke vereist is voor de hoofddoelstelling of de hoofdcomponent dan wel de belangrijkste doelstelling of component.
            
            
               Wanneer een beoogde handeling tegelijkertijd meerdere onlosmakelijk met elkaar verbonden doelstellingen of componenten heeft, zonder dat de ene ondergeschikt is aan de andere, moet een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit bij wijze van uitzondering de verschillende desbetreffende rechtsgrondslagen als materiële rechtsgrondslag hebben. 
            
            
               4.2.2.Toepassing op het onderhavige geval
            
            
               De beoogde handelingen zijn noodzakelijk voor de correcte werking van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap. Het verdrag heeft doelstellingen en componenten op het gebied van enerzijds wegvervoer, spoorvervoer en vervoer over de binnenwateren, vervoerswijzen die onder artikel 91 VWEU vallen, en anderzijds op het gebied van zeevervoer, dat onder artikel 100, lid 2, VWEU valt. Door hun horizontale karakter bestrijken de beoogde handelingen al die aspecten.
            
            
               Het voorgestelde besluit heeft derhalve de volgende artikelen als materiële rechtsgrondslag: artikel 91 en artikel 100, lid 2, VWEU.
            
            
               4.3.Conclusie
            
            
               De rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is artikel 91 en artikel 100, lid 2, VWEU, in samenhang met artikel 218, lid 9, VWEU.
            
            
               5.Bekendmaking van de beoogde handeling
            
            
               Overeenkomstig artikel 25, lid 2, van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap worden de besluiten van het regionaal stuurcomité bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.
            
            
               2021/0096 (NLE)
            
            
               Voorstel voor een
            
            
               BESLUIT VAN DE RAAD
            
            
               betreffende het namens de Europese Unie in het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden van de Vervoersgemeenschap
            
            
               DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
            
            
               Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 91 en artikel 100, lid 2, in samenhang met artikel 218, lid 9,
            
            
               Gezien het voorstel van de Europese Commissie,
            
            
               Overwegende hetgeen volgt:
            
            
               (1)Het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap is door de Unie gesloten bij Besluit (EU) 2019/392
                  3
                van de Raad en is op 1 mei 2019 in werking getreden. 
            
            
               (2)Het overeenkomstig artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap opgerichte regionaal stuurcomité is verantwoordelijk voor het beheer en de goede uitvoering van dat verdrag. Overeenkomstig de artikelen 30 en 35 van het verdrag moet dat comité regels vaststellen betreffende de werkomstandigheden van het personeel van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap en betreffende de uitvoering van de begroting. 
            
            
               (3)Het regionaal stuurcomité zal tijdens zijn vergadering van mei 2021 besluiten nemen over de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap; de vergoeding van de reis- en verhuiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap; de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap. Indien deze kwesties niet tijdens die vergadering worden behandeld, wordt de vaststelling van die besluiten verschoven naar de volgende vergadering. 
            
         
         
            
               (4)Het is passend het standpunt vast te stellen dat namens de Unie moet worden ingenomen in het regionaal stuurcomité, aangezien die besluiten noodzakelijk zijn voor de goede werking van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap en bindend zullen zijn voor de Unie,
            
            
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
            
            
               Artikel 1
            
            
               Het standpunt dat namens de Unie moet worden ingenomen in het regionaal stuurcomité dat is opgericht bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap met betrekking tot de vaststelling van regels inzake de vergoeding van de onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap; de vergoeding van de reis- en verhuiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap; en de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap is gebaseerd op de desbetreffende ontwerpbesluiten van het regionaal stuurcomité die aan dit besluit zijn gehecht.
            
            
               Kleine wijzigingen van die ontwerpbesluiten kunnen door de vertegenwoordigers van de Unie in het regionaal stuurcomité zonder nader besluit van de Raad worden goedgekeurd.
            
            
               Artikel 2
            
            
               Dit besluit is gericht tot de Commissie.
            
            
               Gedaan te Brussel,
            
            
               
                     Voor de Raad
               
               
                     De voorzitter
               
            
         
         
            
                  
                     (1)
                  
                        Besluit (EU) 2019/392 van de Raad van 4 maart 2019 betreffende de sluiting, namens de Europese Unie, van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (PB L 71 van 13.3.2019, blz. 1).
               
               
                  
                     (2)
                  
                        Arrest van het Hof van Justitie van 7 oktober 2014, Duitsland/Raad, C-399/12, ECLI:EU:C:2014:2258, punten 61 tot en met 64. 
               
               
                  
                     (3)
                  
                        Besluit (EU) 2019/392 van de Raad van 4 maart 2019 betreffende de sluiting, namens de Europese Unie, van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (PB L 71 van 13.3.2019, blz. 1).
               
            
      
    ---documentbreak--- 
      
         
               EUROPESE COMMISSIE
            Brussel, 12.4.2021
            COM(2021) 180 final
            BIJLAGE 
            bij
            Voorstel voor een besluit van de Raad
            betreffende het namens de Europese Unie in het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden van de Vervoersgemeenschap
            
               
         
         
            
               ONTWERP
            
            
               BESLUIT NR. 2021/ 
               VAN HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
            
            
               van ...
            
            
               betreffende de vaststelling van regels inzake de vergoeding van onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap
            
            
               HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,
            
            
               Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, en met name artikel 35,
            
            
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
            
            
               Enig artikel
            
            
               De regels inzake de vergoeding van onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap zijn vastgesteld in de bijlage.
            
            
                  Voor het regionaal stuurcomité
            
            
                  De voorzitter
            
            
               BIJLAGE 
                  Regels inzake de vergoeding van onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap
            
            
               1.Toepassingsgebied
            
            
               1.1.Deze regels zijn van toepassing op deelnemers die worden uitgenodigd voor de volgende vergaderingen van de Vervoersgemeenschap:
            
            
               (a)de ministerraad, het regionaal stuurcomité, de technische comités en het sociaal forum;
            
            
               (b)het begrotingscomité;
            
            
               (c)taskforces, coördinatiegroepen en andere werkorganen die zijn opgericht bij besluiten of conclusies van de ministerraad of het regionaal stuurcomité;
            
            
               (d)in verband met het werkprogramma van de Vervoersgemeenschap door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap georganiseerde conferenties, vergaderingen, workshops en andere fora;
            
            
               (e)verschillende soorten vergaderingen in het kader van de tenuitvoerlegging van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (debatten op hoog niveau, workshops, enz.);
            
         
         
            
               (f)selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (juryleden); of 
            
            
               (g)selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (kandidaten).
            
            
               1.2.In principe komt per begunstigde partij (ministerie, regelgevende instantie, agentschap, entiteit enz.) slechts één vertegenwoordiger in aanmerking voor terugbetaling. De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap (het permanent secretariaat) kan bij een met redenen omkleed besluit van die regel afwijken voor gezamenlijke vergaderingen van verscheidene comités of werkgroepen.
            
            
               1.3.Alleen reis- en verblijfkosten worden vergoed. Er worden geen aanvullende dagvergoedingen betaald.
            
            
               2.Reiskosten
            
            
               2.1.Alle uitgenodigde deelnemers hebben recht op een vergoeding van de reiskosten van de in de uitnodiging genoemde plaats van vertrek (privé- of werkadres) naar de plaats van de vergadering, op basis van het voor de betrokken afstand meest geschikte vervoermiddel. In het algemeen wordt voor afstanden van minder dan 400 km geopteerd voor een reis met de trein in tweede klas (enkele reis, op basis van de officiële afstand per spoor) en voor afstanden van 400 km of meer voor een reis per vliegtuig in economy class. 
            
            
               2.2.De directeur van het permanent secretariaat tracht er bij de organisatie van vergaderingen voor te zorgen dat deskundigen gebruik kunnen maken van de goedkoopste reistarieven. 
            
            
               2.3.Reiskosten worden slechts vergoed na overlegging van de volgende originele bewijsstukken: 
            
            
               2.4.Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, mag de deelnemer met de auto of bus reizen.
            
            
               2.5.De kilometervergoeding voor trajecten met een privéwagen bedraagt 0,22 EUR.
            
            
               2.6.Taxikosten worden alleen vergoed als er geen plaatselijk openbaar vervoer beschikbaar is.
            
            
               2.7.Reiskosten worden vergoed tot 700 EUR.
            
            
               3.Verblijfskosten
            
            
               3.1.Uitgenodigde deelnemers die een of meer nachten op de plaats van de vergadering moeten doorbrengen omdat het tijdschema van de vergadering niet verenigbaar is met de vertrektijden van vliegtuigen of treinen, hebben recht op een verblijfsvergoeding van maximaal 120 EUR/nacht toevoegen. Het aantal nachten mag niet groter zijn dan het aantal vergaderdagen plus één. 
            
            
               3.2.Een extra nacht kan bij wijze van uitzondering worden vergoed, mits de directeur van het permanent secretariaat daar vooraf mee instemt, indien de besparing op de vervoerskosten die de deelnemer hierdoor kan bereiken groter is dan de extra verblijfskosten door de verlenging van het verblijf.
            
            
               3.3.Alleen verblijfskosten worden vergoed. Andere kosten in verband met het verblijf in het hotel worden niet vergoed (internet, telefoon, fotokopieën, minibar, niet inbegrepen ontbijt enz.).
            
            
               4.Boeken van tickets en verblijf
            
            
               4.1.In beginsel boeken de uitgenodigde deelnemers als bedoeld in artikel 1, lid 1, punten a) tot en met e), hun eigen tickets en verblijf. De boekingen gebeuren zo vroeg mogelijk zodat het voordeligste tarief kan worden verkregen. Slechts in uitzonderlijke gevallen en met inachtneming van artikel 6, wordt een voorschot betaald en wordt de reis en/of het verblijf geboekt door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               4.2.Voor deelnemers als gedefinieerd in artikel 1, lid 1, punten f) en g), worden de reis en het verblijf geregeld door het permanent secretariaat. 
            
            
               5.Terugbetalingsprocedure
            
         
         
            
               5.1.Een verzoek om terugbetaling van reiskosten wordt uiterlijk 15 kalenderdagen na de datum van de vergadering in elektronische vorm ingediend bij het permanent secretariaat. 
            
            
               5.2.Daartoe wordt het formulier in aanhangsel 1 gebruikt. Het verzoek wordt gestaafd met bewijstukken, namelijk tickets (inclusief openbaarvervoerkaartjes) en facturen of, in het geval van online boekingen, de afgedrukte elektronische reservering en instapkaarten voor de heenreis. De ingediende documenten moeten de reisklasse, de reistijd en het betaalde bedrag vermelden. Als niet alle facturen worden overgelegd, worden de kosten niet terugbetaald.
            
            
               5.3.Alle correspondentie in verband met de terugbetaling moet schriftelijk worden gericht aan: finance@transport-community.org 
            
            
               5.4.Terugbetalingen vinden uitsluitend via bankoverschrijving plaats.
            
            
               5.5.De terugbetaling gebeurt in euro op de bankrekening van de instelling of organisatie die de deelnemer aan de vergadering voordraagt. De toepasselijke wisselkoers is de wisselkoers op de datum van de vergadering.
            
            
               5.6.Terugbetaling kan alleen op een particuliere bankrekening van de uitgenodigde deelnemer gebeuren op schriftelijk verzoek van de instelling of organisatie die de deelnemer voordraagt.
            
            
               5.7.De volgende bankgegevens moeten worden meegedeeld: naam van de begunstigde (rekeninghouder), adres van de rekeninghouder, naam van de bank, bankrekeningnummer (IBAN), Swift-code (BIC).
            
            
               6.Voorschotten op reis- en verblijfskosten
            
            
               6.1.Op basis van een schriftelijk verzoek van de voordragende instelling of organisatie beslist de directeur van het permanent secretariaat of er al dan niet een voorschot op de reis- en verblijfskosten voor deelnemers als bedoeld in artikel 1.1, punten a) tot en met e), moet worden betaald.
            
            
               6.2.Het verzoek om betaling van een voorschot wordt uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering schriftelijk ingediend bij het permanent secretariaat via het specifieke e-mailadres finance@transport-community.org Daartoe wordt het formulier in aanhangsel 2 gebruikt. De laattijdige indiening van een dergelijk verzoek kan worden ingeroepen om dat verzoek af te wijzen.
            
            
               6.3.Na de goedkeuring van een dergelijk verzoek en overeenkomstig de ontwerpagenda van de vergadering boekt het permanent secretariaat de reis en het verblijf van de betrokken deelnemer. Het permanent secretariaat stuurt de uitgenodigde deelnemer per e-mail de boekingsbevestigingen van de tickets en het verblijf.
            
            
               6.4.Door de betaling van een voorschot voor de reiskosten aan te vragen, verbindt de deelnemer zich ertoe deel te nemen aan de betrokken vergadering.
            
            
               6.5.Indien de uitgenodigde deelnemer niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen – om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven – vergoedt de voordragende instelling of organisatie de door het permanent secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, annuleringskosten, enz.). 
            
            
               7.Administratieve en financiële bepalingen
            
            
               7.1.De directeur van het permanent secretariaat is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.
            
            
               7.2.Het permanent secretariaat bewaart gedurende een periode van vijf jaar de bescheiden, documenten en bewijsstukken met betrekking tot de terugbetaling, m.i.v. documenten in verband met uitzonderlijke regelingen.
            
            
               7.3.Deze regels worden bij de vaststelling ervan bekendgemaakt op de website van de Vervoersgemeenschap. 
               
            
               AANHANGSEL 1 — VERZOEK OM TERUGBETALING VAN REISKOSTEN
            
            
                     
                        1. GEGEVENS VAN DE VERGADERING
                     
                     
                        Beschrijving van de vergadering:
                     
                     
                  
                  
                     
                     
                        Plaats: 
                     
                  
               
                     
                        Datum:
                              Aantal dagen: 
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        2. DEELNEMER
                     
                     
                     
                        ACHTERNAAM:
                              VOORNAAM:
                     
                     
                        INSTELLING/ORGANISATIE:
                              TITEL:
                     
                     
                     
                        LAND:
                     
                     
                        E-MAIL:
                              TEL.:
                     
                  
               
                     
                        3. BANKGEGEVENS — Vermeld de volledige IBAN- en SWIFTIBIC-code
                     
                  
               
                     
                     
                     
                        NAAM EN ADRES VAN DE REKENINGHOUDER (INSTELLING): (vermeld de naam van de eigenaar/begunstigde van de in dit veld vermelde bankrekening)
                     
                  
               
                     
                        NAAM VAN DE BANK:
                     
                  
               
                     
                        Rekeningnummer:
                     
                  
               
                     
                        SWIFT (BIC) Code:
                     
                  
               
                     
                        IBAN-nummer:
                     
                  
               
                     
                        4. VERBLIJF
                     
                  
                  
                     
                        Van:
                     
                  
                  
                     
                        Tot:
                     
                  
               
                     
                        VERBLIJFSDATA
                              
                     
                  
                  
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Totaal aantal overnachtingen (max. EUR 120/nacht)
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Gelieve een kopie van de hotelfactuur bij te voegen.
                     
                  
               
                     
                        5. REISKOSTEN
                     
                     
                     
                              
                                 Vliegtuig, trein, langeafstandsbus, plaatselijk vervoer enz.
                              
                           
                           
                              
                                 VAN
                              
                           
                           
                              
                                 NAAR
                              
                           
                           
                              
                                 KLAS
                              
                           
                           
                              
                                 BEDRAG
                              
                           
                           
                              
                                 VALUTA
                              
                           
                           
                              
                                 in EUR
                              
                           
                        
                              
                                 Reisweg
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                        
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                        
                        Ga indien nodig verder op een afzonderlijk blad. (Voeg een kopie van de beschikbare betalingsbewijzen/facturen toe, inclusief instapkaarten voor vluchten/trein- en buskaartjes).
                     
                     
                              
                                 AUTO
                              
                           
                           
                              
                                 Van:
                              
                           
                           
                              
                                 Naar:
                              
                           
                           
                              
                                 Naar: (terugreis)
                              
                           
                        
                              
                                 Bewijs van de afstand (kopie van de route uit Google Maps,
                              
                              
                                 Viamichelin.com of Rome2Rio.com, in PDF- of JPG-formaat)
                              
                           
                           
                              
                                 Km heen en terug:
                              
                           
                        
                              
                           
                           
                              
                                 Totaal EU: 
                              
                           
                        
                              
                                 TAXI (als er geen plaatselijk openbaar vervoer beschikbaar was) – ontvangstbewijs vereist; aanvullende motivering noodzakelijk
                              
                           
                           
                              
                                 Bedrag
                              
                           
                           
                              
                                 Valuta
                              
                           
                           
                              
                                 in EUR
                              
                           
                        
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                           
                              
                           
                        
                  
               
                     
                        TOTAAL GECLAIMDE BEDRAG in EURO: 
                     
                     
                        Andere opmerkingen:
                     
                     
                     
                  
               
                     
                        Ik verklaar dat deze reiskostendeclaratie een getrouwe weergave is van de door mij gemaakte reiskosten. Deze kosten werden mij niet uit een andere bron vergoed en ik zal deze ook niet vergoed krijgen, noch heb ik kosten opgenomen die ik rechtstreeks uit een andere bron heb betaald of moet betalen.
                     
                     
                     
                     
                        Datum: HANDTEKENING DEELNEMER:
                     
                  
               
         
         
            
               
            
               AANHANGSEL 2 — VERZOEK OM EEN VOORSCHOT VOOR DE REISKOSTEN
            
            
                     
                        1.Gegevens van de reiziger — gelieve ALLE velden met {*} in te vullen
                     
                  
               
                     
                        Achternaam*
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Voornaam*
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Naam van de organisatie/instelling *
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Functie
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Paspoortnummer* (vereist voor boekingsdoeleinden)
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Telefoonnummer
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        E-mail
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Titel en plaats van de vergadering
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        Vergaderdata
                     
                  
                  
                     
                        Van:
                     
                  
                  
                     
                        Naar:
                     
                  
               
                     
                        Reisroute
                     
                  
                  
                     
                        Vertrek uit:
                     
                  
                  
                     
                        Aankomst in:
                     
                  
               
                     
                        2.Verzoekt het volgende te boeken — Kruis het desbetreffende vakje aan
                     
                  
               
                     
                        REIS  VERBLIJF 
                     
                  
               
                     
                        BELANGRIJKE OPMERKINGEN VOOR DEELNEMERS:
                     
                     
                        •Dit formulier vormt de basis voor de reis en/of het verblijf dat door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap namens de reiziger wordt geboekt. Het wordt vooraf goedgekeurd door de directe overste van de reiziger en in gescande vorm ingediend via de mailbox van het permanent secretariaat: finance@transport-community.org
                     
                     
                        •De reiziger is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de ingediende gegevens en draagt de volledige verantwoordelijkheid voor onvolledige of foutieve gegevens die kunnen leiden tot de annulering, onmogelijkheid om te reizen, wijziging van boekingsgegevens en/of bijkomende kosten die daaruit voortvloeien.
                     
                     
                        •Alle extra kosten (gebruik van de minibar in het hotel, parkeergelden, extra overnachtingen enz.) worden niet vergoed.
                     
                     
                        •De reiziger moet alle instapkaarten/tickets bewaren als bewijs van de reis; bij terugkeer stuurt hij/zij de gescande kopieën naar het hierboven vermelde e-mailadres.
                     
                     
                        •Het permanent secretariaat boekt de reis en/of het verblijf binnen de beschikbare reis- en verblijfsaanbiedingen op de markt die in overeenstemming zijn met de plafonds en tarieven van de vergoedingsregeling.
                     
                     
                        •Ondergetekende bevestigt dat hij/zij op de hoogte is van de terugbetalingsclausule in artikel 6.5 van de terugbetalingsregels van de Vervoersgemeenschap. Indien de uitgenodigde deelnemer niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen — om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven — vergoedt de voordragende instelling of organisatie de door het permanent secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, annuleringskosten, enz.).
                     
                     
                  
               
                     
                        Handtekening van de aanvrager: _____________ 
                     
                     
                        Datum: _______
                     
                  
                  
                     
                        Hoofd van de voordragende instelling/organisatie: ___________ Datum: ______
                     
                  
               
            
                     
                        3.VOOR INTERN GEBRUIK DOOR HET PERMANENT SECRETARIAAT VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP 
                     
                  
               
                     
                        Geraamde kosten (in EUR)
                     
                  
                  
                     
                         Beschikbaarheid van begrotingsmiddelen
                     
                  
               
                     
                     
                        Vliegticket/Treinticket/Auto
                     
                  
                  
                     
                  
                  
                     
                     
                        JA  NEE 
                     
                     
                     
                        Financieel & rekenplichtige:
                     
                  
               
                     
                     
                        Verblijf 
                     
                  
                  
                     
                  
                  
                     
                  
               
                     
                        TOTALE kostenraming
                     
                  
                  
                     
                  
                  
                     
                         GOEDKEURING DOOR DE DIRECTEUR: 
                     
                     
                         Goedgekeurd  Afgewezen
                     
                  
               
                     
                        Begrotingsvastlegging nr.:
                     
                  
                  
                     
                  
                  
                     
                  
               
            
               ONTWERP
            
            
               BESLUIT NR. 2021/ 
               VAN HET REGIONAAL STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
            
            
               van ...
            
            
               tot vaststelling van regels inzake de vergoeding van de reis- en verhuiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap  
            
            
               HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,
            
            
               Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap en met name de artikelen 30 en 35,
            
            
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
            
            
               Enig artikel
            
            
               De regels voor de vergoeding van de reis- en verhuiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap zijn opgenomen in de bijlage.
            
            
                  Voor het regionaal stuurcomité
            
            
                  De voorzitter
            
            
               Bijlage
            
         
         
            
               Regels inzake de vergoeding van de reis- en verhuiskosten van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap bij indiensttreding en beëindiging van de dienst
            
            
               1.Toepassingsgebied
            
            
               1.1.Deze regels zijn van toepassing op: 
            
            
               (a)de vergoeding van de reiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap die onder het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap vallen (hierna “personeelsleden” genoemd), hun echtgenoten en kinderen ten laste tussen 2 en 18 jaar, die daadwerkelijk deel uitmaken van hun huishouden;
            
            
               (b)de vergoeding van de verhuis- en opslagkosten van personeelsleden bij indiensttreding en beëindiging van de dienst;
            
            
               (c)de betaling van een inrichtingsvergoeding aan het personeelslid bij indiensttreding. 
            
            
               2.Reiskosten
            
            
               2.1.De reiskosten worden vergoed bij:
            
            
               (a)indiensttreding: voor een reis van de plaats van aanwerving naar de standplaats; 
            
            
               (b)beëindiging van de dienst, van de standplaats naar de plaats van herkomst, voor zover die gepaard gaat met een verandering van hoofdverblijfplaats en die verandering binnen drie jaar na de datum van beëindiging plaatsvindt.
            
            
               2.2.In het algemeen wordt voor afstanden van minder dan 400 km geopteerd voor een reis per trein in tweede klas (enkele reis, op basis van de officiële afstand per spoor) en voor afstanden van 400 km of meer voor het vliegtuig in economy class. 
            
            
               2.3.Voor overtollige bagage kan tot 10 kg per in aanmerking komende reiziger worden vergoed.
            
            
               2.4.Reiskosten worden slechts vergoed na overlegging van de originele bewijsstukken.
            
            
               2.5.Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, mag met de auto of bus worden gereisd.
            
            
               2.6.De kilometervergoeding voor trajecten met een privéwagen bedraagt 0,22 EUR.
            
            
               2.7.Taxikosten worden niet vergoed.
            
            
               3.Verhuiskosten
            
            
               3.1.De kosten van de verhuizing van meubilair en persoonlijke bezittingen, met inbegrip van de kosten van verzekering tegen gewone risico’s (met name schade, diefstal, brand, enz.), worden vergoed na voorafgaande toestemming van de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap, op voorwaarde dat:
            
            
               (a)de indiensttreding uiterlijk één jaar na afloop van de proeftijd plaatsvindt: voor een verhuizing van de gewone verblijfplaats naar de standplaats. De kosten van een verhuizing die reeds vóór de indiensttreding van een personeelslid heeft plaatsgevonden, worden niet vergoed; 
            
            
               (b)de beëindiging van de dienst, voor de verhuizing van de standplaats naar de plaats van herkomst of naar een plaats op dezelfde of een kortere afstand.
            
         
         
            
               3.2.De te vergoeden kosten zijn een forfaitaire verhuisvergoeding of de werkelijk gemaakte kosten.
            
            
               3.3.De werkelijk gemaakte kosten, met inbegrip van de opslagkosten voor maximaal 60 dagen en de verzekering tegen gewone risico’s, worden vergoed binnen de volgende grenzen: 
            
            
               (a)vervoer van 8 000 kg of 40 m3 voor in aanmerking komende personeelsleden die vergezeld worden door minstens één gezinslid dat op kosten van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap reist;
            
            
               (b)vervoer van 4 000 kg of 30 m3 voor in aanmerking komende personeelsleden die niet vergezeld worden door een gezinslid dat op kosten van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap reist;
            
            
               (c)de vergoeding van de werkelijke verhuiskosten bedraagt maximaal 6 000 EUR.
            
            
               3.4.Vervoer vindt plaats over land of over zee of met de goedkoopste middelen zoals bepaald door de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap, rekening houdend met de eventuele kosten voor verpakken, plaatselijk vervoer, uitpakken, douanerechten.
            
            
               3.5.Personeelsleden leggen offertes van ten minste drie verhuisbedrijven ter goedkeuring voor aan het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap. 
            
            
               3.6.Er wordt een eenmalige forfaitaire verhuisvergoeding betaald van 30 % van het basissalaris van het personeelslid, met een maximum van 1 500 EUR.
            
            
               4.Inrichtingsvergoeding
            
            
               4.1.Personeelsleden die niet worden vergezeld door een gezinslid, en die op kosten van het permanent secretariaat reizen, hebben bij hun aanstelling recht op een inrichtingsvergoeding die gelijk is aan één maandsalaris. 
            
            
               4.2.Personeelsleden die naar de standplaats worden vergezeld of daar worden vervoegd door ten minste één gezinslid, en die op kosten van het permanent secretariaat reizen, hebben bij hun aanstelling recht op een inrichtingsvergoeding die gelijk is aan twee maandsalarissen die gelijktijdig door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap worden betaald.
            
            
               5.Administratieve en financiële bepalingen
            
            
               5.1.Als de reis- en verblijfskosten van personeelsleden en/of, in voorkomend geval, die van hun gezinsleden geheel of gedeeltelijk door een derde worden gedragen (bv. overheidsinstanties, uitnodigende entiteit, werkgever van de echtgeno(o)t(e), andere werkgever, enz.), stellen de betrokken personeelsleden het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap daarvan in kennis; in dat geval vergoedt of dekt het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap slechts het gedeelte van de niet door de derde partij gedekte kosten.
            
            
               5.2.De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.
            
            
               5.3.Het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap bewaart de gegevens, documenten en bewijsstukken met betrekking tot de vergoeding van verhuis- en reiskosten en de betaling van inrichtingsvergoedingen gedurende een periode van vijf jaar.
            
            
               5.4.Deze regels treden in werking op de dag na die waarop ze door het regionaal stuurcomité zijn vastgesteld.
            
            
               5.5.Personeelsleden die vóór de vaststelling van deze regeling in dienst zijn getreden, hebben overeenkomstig deze regels recht op vergoeding van de reis- en verhuiskosten en op een inrichtingsvergoeding, na overlegging van bewijsstukken van de werkelijk gemaakte kosten en met inachtneming van de vastgestelde maximumbedragen. 
            
            
               5.6.In het licht van de prijsontwikkelingen kan de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap het regionaal stuurcomité voorstellen de huidige regels te herzien.
            
            
               5.7.Deze regels worden na de vaststelling ervan bekendgemaakt op de website van de Vervoersgemeenschap.
            
            
               ONTWERP
            
         
         
            
               BESLUIT Nr. 2021/ 
               VAN HET REGIONAAL STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP
            
            
               van ...
            
            
               tot vaststelling van de regels inzake de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap
            
            
               HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,
            
            
               Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap en met name de artikelen 30 en 35,
            
            
               HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
            
            
               Enig artikel
            
            
               De regels inzake de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap zijn opgenomen in de bijlage.
            
            
                  Voor het regionaal stuurcomité
            
            
                  De voorzitter
            
            
               Bijlage
            
            
               Regels inzake de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap
            
            
               1.Toepassingsgebied
            
            
               1.1.Deze regels gelden voor alle personeelsleden van de Vervoersgemeenschap die onder het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap vallen (“personeelsleden”).
            
            
               1.2.Overeenkomstig artikel 12, punt b), van het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap bepalen deze regels de bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de gezondheids-, werkloosheids-, pensioen- en invaliditeitsverzekering voor haar personeel.
            
            
               2.Ziekteverzekeringen
            
            
               2.1.Personeelsleden zijn verantwoordelijk voor het afsluiten van een passende ziektekostenverzekering vanaf de eerste dag van aanstelling. Personeelsleden stellen de Vervoersgemeenschap binnen een maand na hun aanstelling schriftelijk in kennis van hun ziektekostenverzekeringsstelsel.
            
            
               2.2.De bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de ziektekostenverzekering van een personeelslid bedraagt 7,8 %, berekend op basis van het gemiddelde basissalaris dat het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap de voorgaande maand heeft betaald. 
            
            
               3.Pensioenverzekering
            
            
               3.1.Personeelsleden zijn verantwoordelijk voor het afsluiten van een passende pensioenverzekering voor zichzelf vanaf de eerste dag van aanstelling. Zij stellen de Vervoersgemeenschap binnen een maand na hun aanstelling schriftelijk in kennis van hun pensioenverzekering.
            
         
         
            
               3.2.De bijdrage van de Vervoersgemeenschap aan de pensioenverzekering van een personeelslid bedraagt 5 % van het basissalaris van dat personeelslid.
            
            
               4.Invaliditeits- en levensverzekering 
            
            
               4.1.Het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap verzekert het personeel in geval van letsel, ongeval, beroepsziekte, overlijden of invaliditeit die het gevolg is van de uitoefening van officiële taken.
            
            
               5.Werkloosheidsverzekering:
            
            
               5.1.Personeelsleden moeten op eigen kosten een passende werkloosheidsverzekering afsluiten. 
            
            
               6.Slotbepalingen
            
            
               6.1.De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.
            
            
               6.2.Deze regels zijn van toepassing met ingang van [de eerste dag van de kalendermaand volgende op de vaststelling ervan].
            
            
               6.3.In het licht van de prijsontwikkelingen kan de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap het regionaal stuurcomité voorstellen de huidige regels te herzien.
            
            
               6.4.Deze regels worden na de vaststelling ervan bekendgemaakt op de website van de Vervoersgemeenschap.