Tiêu đề: Điều 6. Phân loại tài liệu kế toán

ID: 1913/2005/qđ-nhnn+6

Nội dung:
Tài liệu kế toán sau khi sử dụng phải được chuyển giao toàn bộ cho người làm kế toán phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán. Khi nhận tài liệu, người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán phải kiểm soát lại các tài liệu kế toán và đảm bảo tập hợp đầy đủ tài liệu kế toán và tiến hành phân loại tài liệu kế toán theo thời hạn lưu trữ:
1. Loại lưu trữ tối thiểu 5 năm, bao gồm:
a) Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của Ngân hàng không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán.
b) Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
2. Loại lưu trữ tối thiểu 10 năm, bao gồm:
a) Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm của Ngân hàng, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.
b) Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
c) Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án, đơn vị chủ đầu tư (không thuộc dự án nhóm A).
d) Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản Ngân hàng.
đ) Tài liệu kế toán khác của Ngân hàng sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
e) Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của cơ quan Kiểm toán Nhà nước, các tổ chức kiểm toán độc lập.
3. Loại lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
a) Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
b) Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, chính trị và lịch sử liên quan lâu dài đến hoạt động của Ngân hàng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng.
4. Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ nhưng có liên quan đến các vụ kiện, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ theo Chế độ này mà áp dụng theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.