Tiêu đề: Điều 7. Sắp xếp tài liệu kế toán

ID: 1913/2005/qđ-nhnn+7

Nội dung:
1. Các tài liệu kế toán trước khi đóng thành tập phải được sắp xếp theo từng loại tài liệu (chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính,…), theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
2. Riêng đối với chứng từ kế toán phải được tập hợp đầy đủ, kịp thời toàn bộ chứng từ phát sinh (bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc và các phụ kiện kèm theo) và đóng thành tập riêng "Nhật ký chứng từ" theo từng ngày phát sinh.
Các chứng từ trước khi đóng thành tập nhật ký phải được sắp xếp theo loại giao dịch (các chứng từ về tiền mặt, các chứng từ thanh toán điện tử, các chứng từ nội bộ, các chứng từ điều chỉnh, các chứng từ ngoại bảng,v.v...). Với mỗi loại phải lập "Bảng kê các chứng từ phát sinh ...." đóng kèm theo các chứng từ được sắp xếp theo số thứ tự giao dịch trong ngày. Các chứng từ gốc phải được đóng kèm theo chứng từ ghi sổ.
Tập nhật ký chứng từ được sắp xếp theo trật tự:
a. Bảng kê tổng hợp chứng từ các loại
b. Nhật ký quỹ (đóng ngay trên chứng từ tiền mặt)
c. Bảng kê chứng từ phát sinh (loại giao dịch) kèm các chứng từ loại đó phát sinh trong ngày.
3. Đối với các loại tài liệu kế toán quan trọng có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn có liên quan đến việc ghi sổ kế toán được photocopy thêm một bản (kể cả tài liệu đi kèm). Bản photocopy được đóng vào tập nhật ký chứng từ để đảm bảo tính liên tục theo quy định tại Điều 7 Chế độ này. Trên bản photocopy phải có chữ ký xác nhận sao y bản chính của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (sau đây gọi tắt là kế toán trưởng) và người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán.