Legal Document

Category: 145

Text:
1. ΒΑΣΙΛΙΚΟΝ ΔΙΑΤΑΓΜΑ της 27 Ιουν./3 Ιουλ. 1918 Περί της υπηρεσίας του αρχείου του Υπουργείου της Δικαιοσύνης. Άρθρ.1.-Εν των γενικώ αρχείω του Υπουργείου της Δικαιοσύνης φυλάσσονται τα αρχεία αυτού, εξαιρουμένων των του τρέχοντος και του προηγουμένου αυτού έτους, άτινα φυλάσσονται προσωρινώς παρά ταις αρμοδίαις υπηρεσίαις. Παρά τη γενική γραμματεία και παρ' εκάστη διευθύνσει ή αυτοτελεί τμήματι ορίζονται υπό του γενικού γραμματέως ή του αρμοδίου διευθυντού ή τμηματάρχου εις ή πλείονες υπάλληλοι, οίτινες φέρουσι την ευθύνην δια την τακτικήν και ασφαλή τήρησιν των μερικών τούτων αρχείων. Εντός του μηνός Ιανουαρίου εκάστου έτους οι τηρούντες τα μερικά αρχεία υπάλληλοι παραδίδουσι τα αρχεία του προτελευταίου έτους εις το γενικόν αρχείον. Ο διευθύνων τούτο αρχειοφύλαξ, πριν καταθέση τα παραδοθέντα αυτώ έγγραφα εν τω γενικώ αρχείω, βεβαιούται δι' εξετάσεως ότι είναι ανελλιπή και εν τάξει. Κρατούνται όμως παρ' εκάστη αρμοδία υπηρεσία και μετά την παρέλευσιν διετίας οι φάκελλοι υποθέσεων μήπω περατωθεισών ή εφ' ων περιοδικώς επαναλαμβάνεται η ενέργεια. Τα εμπιστευτικά αρχεία κρατούνται παρά τη γενική γραμματεία επί πενταετίαν μεθ' ην κατατίθενται εις το γενικόν αρχείον εν ειδικοίς ερμαρίοις. Άρθρ.2.-Δεν παραδίδονται εις το γενικόν αρχείον, αλλά κρατούνται διαρκώς και μονίμως παρ' εκάστη αρμοδία υπηρεσία, τα βιβλία του προσωπικού των υπαγομένων εις ταύτην υπηρεσιών, τα βιβλία ποιότητος των υπαλλήλων και οι ατομικοί φάκελλοι περί εκάστου αυτών. Άρθρ.3.-Η εκ νέου παρά των διαφόρων υπηρεσιών παραλαβή προς μελέτην εγγράφων ή φακέλλων, κατατεθειμένων ήδη εν τω γενικώ αρχείω, γίνεται πάντοτε δια του αρχειοφύλακος. Ούτος καταχωρίζει εν τω οικείω κατά το άρθρ. 6 εδάφ. 4 βιβλιαρίω το παραδιδόμενον έγγραφον ή φάκελλον, ο δε παραλαμβάνων υπάλληλος της αρμοδίας υπηρεσίας δέον να βεβαιοί την γενομένην αυτώ παράδοσιν δια της υπογραφής του. Εν τω αυτώ βιβλίω, κατά την απόδοσιν του εγγράφου βεβαιούται αύτη δια καταλλήλου ενυπογράφου δηλώσεως του αρχειοφύλακος έναντι της περί παραδόσεως σημειώσεως. Η απόδοσις δέον να γίνηται ως τάχιστα. Ο αρχειοφύλαξ υποχρεούται μετά παρέλευσιν διμήνου να ζητή την επιστροφήν των παραδοθέντων. Εν τη θέσει δε εξ ης ταύτα ελήφθησαν δέον να τίθεται σημείωμα, εν ω ν' αναφέρηται το παραδοθέν έγγραφον ή ο φάκελλος, ως και η παραλαβούσα υπηρεσία. Άρθρ.4.-Η υπό ενδιαφερομένου ιδιώτου ανάγνωσις εγγράφου κατατεθειμένου εν τω γενικώ αρχείω ή εν τοις μερικοίς τοιούτοις επιτρέπεται μόνον μετά έγκρισιν του αρμοδίου γενικού γραμματέως ή διευθυντού ή τμηματάρχου, όστις εν δισταγμώ προκαλεί ειδικήν άδειαν του υπουργού. Η ανάγνωσις, εν πάση περιπτώσει γίνεται μόνον εν των γραφείω, παρ’ ω φυλάσσεται το έγγραφον. Εξαιρετικώς απαιτείται πάντοτε έγκρισις του υπουργού προκειμένου περί εγγράφου του εμπιστευτικού αρχείου. Η έκδοσις αντιγράφου τινός, ή πιστοποιητικού επί τη βάσει του περιεχομένου αυτού, γίνεται κατόπιν εγγράφου αιτήσεως του ενδιαφερομένου και ειδικής αδείας του υπουργού. Άρθρ.5.-Το πρώτον δεκαήμερον εκάστου μηνός ο αρχειοφύλαξ παραδίδει εις τον γενικόν γραμματέα σημείωμα κατά υπηρεσίας, εν τω οποίω αναγράφονται τα έγγραφα του προτελευταίου μηνός, άτινα φέρονται εισέτι άνευ ενεργείας τινός εν τη οικεία στήλη του πρωτοκόλλου. Άρθρ.6.-Εν τω γενικώ αρχείω τηρούνται  τα εξής βιβλία: 1)Αλφαβητικόν ευρετήτιον των    εισερχομένων     εγγράφων.    2)Αλφαβητικόν Σελ. 71 Αρχείο 6.Α.ζ.1 ευρετήριον των εξερχομένων εγγράφων, 3)Βιβλίον συσχετίσεως των αριθμών των εις την αυτήν υπόθεσιν αφορώντων εγγράφων, εν ω σημειούται και η κατά διευθύνσεις ή τμήματα κατανομή τούτων. 4)Ίδια δι' έκαστην διεύθυνσιν ή τμήματα βιβλιάρια παραδόσεως: α)των πρωτοκολλωμένων καθ' ημέραν εγγράφων, β)των πρωτοτύπων των διεκπεραιωθέντων εγγράφων, άτινα φυλαχθήσονται προσωρινώς εν τοις μερικοίς αρχείοις. Άρθρ.7.-Ιδιαίτερα πράξις του επί της Δικαιοσύνης υπουργού θέλει κανονίσει τας λεπτομερείας της λειτουργίας του πρωτοκόλου και του αρχείου.