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Titolo: archiviazione mail clienti

salve ho 3 collaboratrici che mi gestiscono iva dei clienti. secondo voi 
ha un senso salvare la mail sul server quando gli mando f24? voi cosa 
fate stampate la mail ed usate cartaceo?

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Perché stampare le email???? :)
 
Io conservo le email.
O meglio conserviamo, per anno, gli archivi outlook con tutte le email ricevute e inviate.
Poi nella mia postazione personale ho impostato le regole sia in ricezione che in invio e ho tante cartelline per ciascun cliente.
Quando ricevo le email dagli indirizzi dei clienti vengono girate nella cartella del cliente.
Quando invio una email all'indirizzo del cliente una copia dell'email viene copiata nella stessa cartella.
In questo modo per ciascun cliente ho tutta la "corrispondenza" in una cartella.
Se capita che un cliente scriva con una email differente aggiorno le regole e sposto la mail nella cartella.
 
Se si vuole un po' laborioso creare le regole, soprattutto all'inizio, ma poi trovo che si abbia il vantaggio di un maggior "ordine".


certo un bel sistema ma....
 
ogni collaboratore dovrebbe avere le regole e se hai piu collaboratori 
devi andare a vedere tutte le mail
 
in merito all'archiviazione non è male ma a lungo andare il file diventa 
enorme
 
 
poi la posta inviata dove la archivi nella stessa cartella?

 poi la posta inviata dove la archivi nella stessa cartella?
 
La posta inviata rimane sempre in inviata ma dell'archivio annuale.
Nella mia postazione personale in pratica ho due volte la posta inviata perché, come ho detto, una copia viene anche salvata nella cartella del cliente.
 
 

 
 
 
quindi ogni anno esporti il file di outlook cancelli le mail e riparti 
da zero?
 
perchè se non fai cosi l'archivio è incrementale e quindi lo spazi non 
lo recuperi

Utilizzo la funzione di archiviazione che sposta nell'archivio di destinazione gli elementi da una certa data in giù. Poi utilizzo la funzione di "compressione" dell'archivio per ridurlo di dimensioni, altrimenti mantiene comunque la dimensione originaria.

 Io conservo le email.
 
cosa usi?
con outlook sta roba è follia, con TB invece tempo di esaurire gli 
spazi
 
-- 
ciau


Utilizzo Outlook.
A metà anno circa, giusto per avere le email dell'anno precedente ancora nell'archivio principale per un po' di tempo, archivio l'anno precedente di tutti gli elementi in un archivio annuale.

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Outlook consente infatti questa archiviazione che però, per quanto 
ricordo è un attimo statica,... e rimettere in linea gli archivi è un 
po' complicato.
Dove lavoravo, ed eravamo parecchi utenti, c'era in uso Acrobat con 
licenze Professional. Acrobat professional consente un salvataggio di 
directory di email composte a piacere dell'utente (da noi c'era un 
preciso manuale di policy), in diversi file che poi sono salvati e 
possono essere consultati tranquillamente. Anche gli allegati, in 
qualsiasi formato, rimangono incorporati nel file PDF.
Credo che in uno studio professionale anche una sola licenza possa 
assolvere il compito. Il risultato finale sono dei normali file PDF 
consultabili con il normale acrobat reader aggiornato.
La procedura è comunque piuttosto lunga. Sono quelle cose che si 
lanciano la sera prima di chiudere l'ufficio e il mattino dopo si vede 
com'è andata. :)
Ciao.