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Titolo: controllo di gestione studio

faccio il controllo di gestione dello studio un po' da peracottaro, ma con un minimo sforzo mi ritrovo dati su cui riflettere.
 
tra gli altri questo, che vorrei sottoporre alla vostra attenzione per farci due ragionamenti...
 
 
la società di servizi che fattura esclusivamente contabilità, ha due impiegate part time. nel 2017 queste hanno lavorato finora complessivamente circa 2000 ore.
ho installato un software in cui quotidianamente le collaboratrici segnano cosa fanno e per chi lo fanno. tutto molto sintetico: cliente Pinco, ore 2, registrazioni contabili; cliente Pallino, ore 0,15 calcolo ravvedimento,...
 
tra gli altri c'è anche il cliente "adempimenti vari clienti". sotto questo cliente vengono segnate le ore spese per adempimenti massivi, come, la predisposizione degli f24 e dei bollettini IMU, piuttosto che il controllo, autentica, trasmissione di file e scarico ricevute e archiviazione.... 
Si è ritenuto insensato segnare 5 minuti specificatamente per ogni cliente nelle mattine la collaboratrice sta tutto il tempo a fare deleghe per 50 soggetti diversi.
 
morale della favola... spendo oltre 400 ore su 2000 a fare cose per tutti o meglio.... a far cose per nessuno....

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A questo punto però sarebbe meglio chi sono i “tutti” perché se
approfondisci vedrai che sarà “qualcuno” in particolare... e probabilmente
tra i meno profittevoli
 
 

 tra i meno profittevoli
 
Tipicamente sono proprio i peggiori pagatori che creano pure problemi di questo genere.
E non ci vuole un controllo della gestione di studio per rendersene conto.

 faccio il controllo di gestione dello studio un po' da peracottaro, ma con un minimo sforzo mi ritrovo dati su cui riflettere.
 
Come hai fatto a fare quest controllo sulla gestione "da peracottaio"?
Vedo che non solo hai diviso per cliente ma anche per tipologia di servizio...non mi pare poco.
Io al massimo ho messo in colonna i clienti, ci ho messo di fianco un dato proporzionato al tempo che assorbono e un altro che riguarda il compenso che corrispondono. FINE.
Da questa verifica è emerso quello che già sapevo.

 morale della favola... spendo oltre 400 ore su 2000 a fare cose per tutti o meglio.... a far cose per nessuno....
Ci sta tutto, mi sembra comprensibile.
Se ti va, potresti fare un driver di ripartizione basato su un indice 
che mette insieme il numero di deleghe, bollettini e ricevute del 2016 
per cliente.
 
---
Questa email è stata esaminata alla ricerca di virus da AVG.
http://www.avg.com
 
 

 Come hai fatto a fare quest controllo sulla gestione "da peracottaio"?
 
toggl

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tutto è nto proprio per tracciare sti soggetti... quando in una mattina passata a fare f24 in realtà mezza se ne v a fare dei ravvedimenti per i soliti 3 o 4 questi vengono generalmente tracciati in maniera analitica...
 
piuttosto mi lascia perplesso la marea di tempo che ci vuole a gestire i vari "massivi"... ad esempio
oggi abiamo le liquidazioni iva del III chiuse... c'è da fare la trasmissione della liquidazione.... succederà che, ad estrarre i file, a fare il controllo, a sistemare questi tanti o pochi errori che verranno fuori dal controllo, ad aggiornare il softwear perchè nel frattempo è uscito l'aggiornamento del caso, a spedire tutto e alla fine a verificare ed archiviare le varie ricevute se ne volano due o tre mattine...
 

 toggl
 
quanto costa?
 
-- 
ciao

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gratis fino a 5 posti mi pare

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Per curiosità cosa fa in concreto e come funziona?
Personalmente uso un AddIn di excel autocostruito.
Posso far partire un "Timer" mentre si svolge un lavoro, da interrompere quando si finisce o viene sospeso. Per poi volendo esere ripreso (mantengo in "memoria" l'ultimo cliente e descrizione attività).
Oppure posso registrare manualmente i tempi di lavorazione (inserendo, oltre a cliente e descrizione attività, data, ora inizio e ora fine o, in alternativa, indicando il numero di minuti con ora inizio al momento della registrazione e quindi "fittizia" al solo scopo di avere la misura del tempo impiegato.
Poi ho dei report o per tutti i clienti o per singolo cliente o per gruppi di clienti (sia con report singoli che "raggruppati") che riportano i nominativi, la descrizione dell'attività e i relativi tempi.
Il problema è farlo utilizzare in studio, e non solo alle impiegate :), anche se sono convinto che se venisse utilizzato si scoprirebbero diverse cose, come clienti che occupano un sacco di tempo ma che ripagano poco :)
 
Dovrei un po' sistemarlo e migliorarlo anche se per l'uso che ne faccio "gira regolarmente".

Anche io uso Excel con impostati i menu a tendina nelle caselle dove compaiono:
-nome cliente
-prestazione
Quindi le impiegate devono selezionare prestazioni con denominazioni già determinate da me. 
 
Periodicamente con Excel mi faccio le analisi per cliente o per attività. 
 
Cosa fa toggl in più che potrebbe essere utile??
 
(Ps: in precedenza usavo un applicativo di datev, ma poi il commerciale si è “inventato” , dopo 5 anni di utilizzo compreso nel canone, di farmi pagare un canone in più, quindi l’ho abbandonato. In realtà sarebbe stato utile per addebitare direttamente in parcella i costi vivi ma non funzionava mai e si perdeva un sacco di spese da riaddebitare al cliente. Bella merda)

Il giorno martedì 21 novembre 2017 18:26:34 UTC+1, filo ha scritto:

un po per tutti
 
 
toggl.com
 
 
permette di registrare fino a 5 utenti free
- utenti a diversi livelli ( amministratori o normali.. io ho studio piccolo, poche seghe... tutti admin..)
- poi mi sono creato una lista clienti:
tizio, caio, sempronio
- poi ci sono i "progetti" che ho associato ad ogni cliente
 
ovviamente le liste possono essere integrati in qualsiasi momento
le liste possono essere visibili a tutti oppure solo a determinati utenti 
 
 
così alla fine ho preimpostato un lista tipo
cliente: caio; progetti: contabilità, dichiarativi, varie;
cliente: tizio; progetti: contabilità, dichiarativi, contenzioso, varie;
cliente: sempronio; contabilità, dichiarativi, societario, varie
cliente: "adempimenti vari studio"
cliente: "aggiornamento professionale"
 
a questo punto gli utenti ogni giorno aprono la pagine del browser (nota, esiste anche una app per registrare i tempi di lavoro utilizzabile dal telefono, oppure un plugin che attiva il timer da un bottoncino che sta nel browser...),
selezionano un cliente/progetto;
scrivono poche parole si sintesi ( es. calcolo r.o., registrazione fatture, registrazione banche, incontro cliente, ecc..) e segnano il tempo impiegato
 
il tempo impiegato può essere annotato a posteriori, a fine giornata, ovvero in tempo reale con uno start/stop.
 
tutto veramente easy
 
la reportistica non è proprio intuitiva o eccezionale, ma comunque, capito come impostare i filtri, da utili report, esportabili in vari formati (pdf, xls, txt,...)
 
 

 
Attualmente sto utilizzando delle descrizioni libere, anche se cerco di utilizzare degli "standard", per aiutarmi con i filtri excel.
In effetti quello che potrei aggiungere è un ulteriore campo con voce "preimpostata", mantenendo il campo a descrizione libera.
In questo modo per determinate voci il filetro sarebbe anche più semplificato.
Però aggiornamento professionale non ce lo metto :D :D :D


ci dici il software?

 come clienti che occupano un sacco di tempo ma che ripagano poco :)
 
perchè i dipendenti pensano che sia un modo per controllarli, invece 
servo a misurare l'impegno di tempo delle singole commesse/operazioni
 
ci stavo pensando da un po', e mi sa che ci provo
 
-- 
ciao

 cliente. Bella merda)
 
strano
ah no, è datev!
 
-- 
ciao

 ci dici il software?
 
toggl
l'ha detto sopra
 
-- 
ciao

 Però aggiornamento professionale non ce lo metto :D :D :D
 
alla fine è lavoro pure quello.... è non intgendo solo le ore per prendere i bollini, ma tutto il tempo passato a studiare e ad aggiornarsi. se lo facessi ti renderesti conto di quante ore spediamo a leggere circolari, provvedimenti, ecc.. ecc..
 
p.s. alla fine di sto thread scriverò a toggl chiedendo provvigioni, anche se so già che farete solo account free ;P

 
 
<"catrame"  ha scritto nel messaggio news:ov12cj$5he$1...@dont-email.me... 
 
<quanto costa?
 
sai quanti pompini devi fare per comperartelo?