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Titolo: fatture in pdf e anarchia

Scusate, chiedo conforto:
da mesi molti clienti hanno preso il cattivo andazzo di inviarmi alla
spicciolata mail con fatture da loro ricevute in formato pdf o
addirittura word (cioè: centinaia di mail al mese, alla rinfusa, con
svariate fatture che sistematicamente dobbiamo stampare, con
conseguenti e quotidiane perdite di tempo per apertura mail,
documento, stampa, archiviazione della stampa, per non parlare dei
costi connessi alla stampa).
Alla mia gentile richiesta di interrompere tale (tra l'altro
maleducata) pratica, i più arditi rispondono con "ma anche noi inviamo
ai nostri clienti fatture in pdf via mail e nessuno si è mai
lamentato" (e quindi tra le righe: "perchè diavolo ti lamenti? quanto
ci metti a stampare una fattura? 2 secondi. cosa ti costa stampare?
farai mica il mortaccione?").
Mi chiedo: voi come vi comportate? stampate e state zitti??
ricevete anche voi queste risposte dai clienti?
boh.

 boh.
Si addebitano carta, toner e tempo.


ok, però è davvero una cattiva abitudine..
mi intasi la casella di posta di email tue, le devo aprire in barba a 
privacy e quant'altro, devo stampare io, starci dietro io..
no, non va bene.. metti che mi sfuggano, che l'antivirus me le elimini, no 
no davvero.. se le dovrebbero stampare loro e portarle su carta allo 
studio..
ciao 

 Si addebitano carta, toner e tempo.
si, ok, grazie per la risposta però:
A) non ho intenzione di diventare l'ufficio recapito oggetti smarriti:
faccio il commercialista, non il raccoglitore e stampatore di mail,
quindi la pratica è da stoppare, non da tollerare tacitamente
B) non ho intenzione di perdere 2 ore al giorno per stampare e
archiviare, e perdere ulteriori 4 ore al giorno per tener nota del
numero esatto di stampe, minuti, fogli e toner consumati per ogni
singolo cliente e da riaddebitare
C) non ho nemmeno intenzione di perdere i clienti.
se davvero tu fai così, perdonami ma penso sia la strada meno
consigliabile da percorrere!
ti ringrazio cmq per la risposta.


cmq se vedono che gli addebiti i costi, gli passa la voglia di 
mandartele via email

 consigliabile da percorrere!
da noi sono pochi quelli che lo fanno/farebbero. Quando si vedono il 
costo addebitato, cambiano idea.


personalmente lo accetto ma con 3 condizioni
1) possono farmi 1 invio a liquidazione raggruppando in 2 distinti
file zip acquisti e vendite
2) applico un rimborso spese studio in misura forfettaria di 25€ a
liquidazione
3) al primo reclamo e/o inconveniente non si accettano più i file ma
solo i cartacei.
in questo modo ho un vantaggio anch'io se non mi danno le fatture o me
ne danno meno non possono dirmi che gliele ho perse io. Il rimborso di
25€ mi sembra congruo.
Finora ho un solo cliente che fa così e non ho nessun problema...
Ciao

 ricevete anche voi queste risposte dai clienti?
Sinceramente fossi un cliente ti risponderei la stessa cosa,
inoltre trovo piuttosto -imbarazzante- chiedere il rimborso delle spese di 
carta e toner ma questo č un discorso di pricing ed e tutt'altro capitolo.
ciao
Ralph


e poi te le riportano su carta, anche quelle di mesi fa,  dicendoti niente 
così ti tocca pure riverificare se l'hai, se l'hai già registrata o se ti 
manca..
 

 addebito alcun costo.
ok, ma giulio dice che gliele mandano alla spicciolata, leggasi: come il 
fornitore mi invia via email la fattura io giro pari pari la stessa email al 
commercialista
un conto è l'invio via email tutte assieme una volta al mese, un conto è 
l'invio della singola fattura volta per volta.. se tutti facessero cosi sai 
che caos
ciao
 

 addebiti. Tanto sono sempre i soliti casinari che fan ste cose.
e guarda caso sono interisti ;-)


Sevenisse fatta un'unica email periodica (mensile/trimestrale) con tutta la 
documentazione sarebbe un conto (e anche in quel caso occorrerebbe un lavoro 
di verifica tra l'inviato e lo stampato per essere sicuri di aver stampato 
tutto ciò che è stato inserito in email). Ma se ogni giorno ti viene inviata 
una email la cosa risulterebbe alquanto confusa e con più probabilità di 
perdersi qualcosa per strada.
E comunque se i documenti fossero non pochi il tempo per aprirli, stamparli, 
il consumo carta, toner, fusore della stampante, controllo di ciò che si è 
stampato rispetto ai documenti presenti, alla fine il costo in termini 
economici non sarebbe proprio irrilevante.
Non ci vedo quindi niente di così imbarazzante nella richiesta di un 
rimborso delle spese, tenuto conto che con la nuova tariffa hanno nuovamente 
previsto proprio un rimborso spese generali in maniera forfetaria del 12,5% 
(con un tetto massimo) che andrebbe a coprire proprio questo tipo di spese. 
E se invece di applicare il 12,5% si applica un importo inferiore non c'è 
nulla di cui imbarazzarsi.
ciao 

 quindi la pratica � da stoppare, non da tollerare tacitamente
Un attimo.
Concordo sull'inoltro di email alla spicciolata.
Ma la trasmissione via mail di un pdf con le fatture ordinate del periodo � 
cosa buona e giusta dato che siamo nel 2010 e non nel medioevo.
Che poi tu possa addebitare i costi della stampa � un altro discorso. 

 no, non va bene..
E tu saresti di Bergamo??? Strano, perchè l'indolenza è quella tipica
di ben altre latitudini.
Ma vai a lavorare, capellone! :::)))

 studio..
Potreste pensare di usare dopbox. Una cartella per cliente e documenti
da cancellare a liquidazione avvenuta.
Se convincete il cliente ad usare dropbox anche lui, niente problema
di email intasata.
Niente problema di antivirus, perche' i dati vengono ripristinati
automaticamente. Praticamente, potreste anche non usare il vostro hard
disk.

 di email intasata.
che cos'è? uno spazio internet dove far parcheggiare i file al
cliente?
se è così, allora non hai capito: se dici al cliente di sbattersi a
depositare i file in un sito web, ti dice: "che palle, fattelo te no?
ti giro la mail e te la smazzi te).
la realtà è che in tempi come questi, dove non si nota la qualità del
lavoro svolto ma si notano le sciocchezze come queste, i clienti
possono permettersi di prendersi certe confidenze.
io una volta, per puro sbaglio, ho scoperto che un cliente aveva messo
sui suoi biglietti da visita il mio numero di fax: non aveva voglia di
spendere 50 euro per comprarsi un fax, perchè secondo lui "c'è la sede
legale da te, quindi anche i fax li faccio inviare da te". Ok, però
poi non pretendere che te li giri appena arrivano: ti addebito 100
euro al mese per sede legale e se ti interessano passi anche ogni
giorno a ritirarti la tua corrispondenza, senza però pretendere di
rompermi le palle per scambiare quattro chiacchiere.


io al contrario tuo, fallito miserabile invidioso, lavoro mentre tu scrocchi 
ancora da mammà che si sta svenando per i tuoi capricci e cure mediche
vanga e pala sragionazzo vanga e pala
 

 ti giro la mail e te la smazzi te).
Dropbox è uno spazio che, se vuoi, puoi condividere con altri. Se il
cliente non vuole usarlo e continua a mandarti mail, tu salvi le
fatture nel tuo spazio riservato e a fine trimestre hai tutto quel che
ti serve e fai molto prima a controllare i doppioni e a trovare i
documenti. Finito il giro, cancelli il tutto.
Oltre alla versione on line c'è la versione desktop, con la quale il
tuo spazio è visto come una normale cartella di windows; nessun
bisogno di collegarsi da nessuna parte. Il tutto gratuitamente. Nota
che essendo una cartella di windows, il cliente genera il file pdf
direttamente nella cartella e tu la ricevi, senza dover spedire mail
ecc ecc. Il cliente lavora meno e tu ancor di più.
Un'altra soluzione che suggerirei è evernote: quando ti arriva la mail
del cliente la inoltri al tuo indirizzo evernote (magari creando una
regola ad hoc, così non devi neppure fare la fatica di leggere il
messaggio del cliente) e ti ritrovi le fatture ben ordinate e
ricercabili. A fine periodo, fai le pulizie di primavera e ricominci.
Anche questo è gratuito e c'è la versione desktop. Tutto
automaticamente sincronizzato.
Nessun problema a parlarne (l'indirizzo email è valido) oppure puoi
guardare le lezioni che ho tenuto qualche mese fa sugli argomenti:
Dropbox: 
http://9nl.com/515083/
Evernote: 
http://9nl.com/725889/

Io la penso come ralphmalph.  La fatica e il tempo di stampare un pdf
é una quisquilia.  Posso essere d'accordo a chiedere di raggruppare
tutto in un invio mensile, ma anche quello non mi stravolge la vita:
se usi (o inoltri su) gmail, che ha anche altri benefici, come quello
di trovare un attimo una vecchia mail su un certo argomento, non ci
sono problemi di spazio, quindi quei pdf te li puoi stampare tutti
insieme a tempo debito.
E poi il cliente ha sempre ragione, se per loro è più comodo così ti
conviene adattarti.  I clienti si acquisiscono prevalentemente col
passaparola, e se tu non accetti queste mail o se gli fai pagare la
stampata cosa credi che diranno di te agli amici?  Non so neanche
perché sto a scrivere queste cose, io vivo dei clienti che vogliono
essere serviti in questo modo, e se la pensate così sono
felicissimo ...

 ha scritto nel messaggio 
news:b91e0409-650b-4247...@u9g2000pra.googlegroups.com...

forse ti sfugge che il problema non è l'invio mensile ordinato, ma il 
disordinato alla spicciolata, da qui nasceva la discussione..
se la cosa è ordinata e concordata tutto si gestisce al meglio nel reciproco 
interesse..
ciao 

 ciao
Ma no che non mi sfugge, l'ho scritto, forse non mi sono spiegato
bene: il disordinato alla spicciolata è senz'altro più scomodo, ma se
lo metti nel todo di fine mese o trimestre non ti rovina la vita.
Ciao.

 felicissimo ...
evidentemente hai un cliente o pochi clienti di piccole dimensioni.
i clienti vanno educati non solo nel rapporto col commercialista, ma
anche nell'organizzazione della propria attività.
non arriveranno mai a fatturare milioni di euro se la loro
organizzazione amministrativa si basa sul ricevi-inoltra.
clienti così non hanno sott'occhio le scadenze, i pagamenti dei propri
fornitori, la gestione del magazzino, la programmazione dell'attività
che vada al di là del prossimo venerdì.
è anche questo che sto cercando di far capire ai piccoli clienti che
hanno una attività in crescita.


200.


però non hai mai spiegato come risolvi il problema del protocollo sulle 
fatture in originale :-))
ciao 

 ciao
;-)

Mi chiedo: voi come vi comportate? stampate e state zitti??
Se si tratta di fatture EMESSE dal cliente le stampo senza problemi,
anche perchè al momento il problema non è di entità rilevantissima.
Per gli acquisti invece abbiamo avvisato che vogliamo comunque
l'originale, salvo casi limite, tipo la fattura con 10.000 euro di IVA
a credito, datata 31 e che arriva il 15 del mese dopo.
-- 
Saluti
Conte Oliver
(togli le scarpe per mandarmi una mail)

 l'originale,
ecco il motivo per cui non bisogna farsele mandare in pdf


"L'originale" nel senso quello stesso pdf stampato dalla stampante del
cliente anziché dalla tua, e poi consegnato a mano.

 cliente anziché dalla tua, e poi consegnato a mano.
stavo pensando alle ff

 stavo pensando alle ff
Anche io.  Credo che le fatture acquisti che il Conte riceve per email
siano quelle che i suoi clienti ricevono per email dai loro fornitori
e inoltrano, non credo che prendano quelle che ricevono su carta, le
scannino e le mandino al Conte per email.  Se così fosse ti do
ragione, è chiaro che a chi ti tiene i conti vanno mandati gli
originali e non le fotocopie.

scannino e le mandino al Conte per email.
E invece s�: mail o fax. Ma (ripeto) le prendiamo solo se di importo
rilevante e a ridosso della scadenza della liquidazione iva.
-- 
Ciao
Conte Oliver (che NON risponde in privato)
-Togli le scarpe per scrivermi una e-mail-

 scannino
..azzz...sangue dappertutto?