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Titolo: Timesheet Studio - controllo di gestione. lo fate?

Buongiorno da qualche anno abbiamo creato un sistema di rilevazione ore 
lavorate e pratiche/scadenziario selfmade. Ho deciso di crearlo da me 
perchè sul mercato i gestionali sono sempre standardizzati e non 
personalizzati mentre io posso programmarlo e decidere come e cosa fare.
 
A distanza di anni le criticità sono:
dipendenti segnano alla cazzo le ore
 
a questo punto ho pensato di dividere le attività in:
ordinarie (che in sostanza a forfait annuo)
extra (il cliente paga la pratica ad esempio pratiche cciaa, aperture 
posizioni etc etc).
 
Al mio interno ho 4 collaboratori + io + segretaria
come la vedete come sistema e soprattutto sarebbe interessante come 
riflessione capire come siete organizzati e metodi di controllo di 
gestione operate.
 
Un controllo di gestione dello studio è fondamentale per capire 
l'andamento delle attività e la remunerazione costo orario/pratica

 l'andamento delle attività e la remunerazione costo orario/pratica
 
Anche io mi sono fatto un programmino in Excel (che viene anche commercializzato a dire il vero) molto basico nelle informazioni richieste.
Operatore, Nominativo cliente, Causale (da indicare tramite un elenco), Descrizione più analitica libera, data, tempo trascorso (con diverse possibilità di rilevamento e calcolo).
Periodicamente cerco di far capire in studio che sarebbe importante rilevare le attività in modo sistematico da parte di tutti ... ma non è facile convincere i colleghi e men che meno non far mugugnare le impiegate (che si sentono controllate).
Io personalmente rilevo buona parte cosa viene fatta e i relativi tempi(tranne qualche rara eccezione tipo la telefonata di nemmeno un minuto tanto per dire) e si "scoprono" cose interessanti di cui non ci si rende conto.

 Anche io mi sono fatto un programmino in Excel (che viene anche 
Grande! prima ancora di aprire il tread ho pensato "scommetto che Casanmer se l'è fatto da solo in excel.."
:-)

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Sempre sia lodato, sto ancora usando le sue macro per i cassetti fiscali.
A proposito casan, hai materiale da suggerire per farsi da soli quel tipo di programmini in vba (in sostanza, automatizzare login e simili)?


In particolare no .... io sono andato a studiare on line un po' gli "oggetti" e relative "proprietà" e "metodi" di Internet Explorer (per il quale Microsoft mette a disposizione le librerie utilizzate tramite vba di excel).
Poi capite alcune cose di base mi creo degli "schemi" ripetibili in base alle esigenze.
Il grosso del lavoro è poi capire nella pagina web come intercettare i componenti (in base a specifici id o tag o classi) che è la parte che spesso richiede più tempo e test.

Noi lo usiamo integrato da uno strumento del gestionale che rileva in automatico i tempi (ovviamente da "lavorare") .
 
Direi che è fondamentale

 
 
il problema di fondo è sempre lo stesso. se devi inserire quanto tempo 
ci metti per la contabilità è tutto molto variabile
se il software rileva automaticamente allora è interessante

 se il software rileva automaticamente allora è interessante
 
Si decisamente anche se al momento noi facciamo una lavorazione che ci porta via tempo visto che comuqnue non tutte le operazioni passano per il gestioanle e che alcune vanno "contestualizzate" però diciamo che aiuta.
 


Io non adotto nulla di tutto ciò.
Sono solo io e tre ragazze. So delle tre chi è sveglia, chi è veloce e chi è lenta.
Ho una ragionevole idea di quali sono i clienti che mi occupano più tempo e quali meno. Se ci sono pratiche extra me le segno.
In base al "peso stimato" dei clienti li ho prezzati e divisi alle collaboratrici in base alle loro capacità.
So bene quali sono quelli che mi fanno perdere molto tempo e che mi  risultano poco (o per nulla) profittevoli.
Per quanto mi riguarda (ma ovviamente non pretendo che il mio sia il sistema migliore visto che pare tutti adottiate fogli elettronici a questo scopo) rimango molto a naso.
Sono convinto che un foglio elettronico minuziosamente aggiornato mi fornirebbe solo grossomodo conferma di quello che so già ma facendomi perdere tempo per gestirlo.
 
In definitiva credo che meccanismi di controllo approfonditi sull'efficienza del flusso di lavoro (oltre al normale intuito del boss) siano certamente utili se non indispensabili solo quando la struttura aziendale/professionale diventa importante.
 
Nel mio caso e comunque nei casi di microrealtà come la mia farebbero a mio avviso perdere tempo senza sortire benefici tangibili.
 
Ma ovviamente posso sbagliarmi. Non sarebbe certo la prima volta.

 Ma ovviamente posso sbagliarmi. Non sarebbe certo la prima volta.
 
Giorgio Ovviamente tutto va ponderato sulla propria realtà, oltre alla dimensione a mio avviso conta anche quanto viene delegato in autonomia ai collaboratori.
 
Piu' e' piccola e accentrata a struttura meno serve un "controllo di gestione".
 
In ogni caso noi lo troviamo utile anche per tenere sotto controllo i tempi dedicati ad attività cumulative come invii , ricevute ma anche tempi per comunicare gli importi degli F24.
 
Banalmente ci siamo resi conto che la fatturazione ai nostri clienti è una attività molto impegnativa e questo ci sta facendo riflettere sul prossimo anno.

 Sempre sia lodato, sto ancora usando le sue macro per i cassetti fiscali.
 
link al file?
 
-- 
ciau

 commercializzato a dire il vero) molto basico nelle informazioni richieste.
 
limk?
no commercialista telematico, lo pago a te se val la pena
 
-- 
ciau

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È commercializzato tramite AteneoWeb.
Io non commercializzo direttamente.
Se vuoi dare un'occhiata questo è il link:
https://www.ateneoweb.com/documento/timesheet-attivita-dello-studio-2020.html
 
 
se sei registrato puoi scaricare le istruzioni per vedere come "funziona" e i report che vengono creati in automatico.
 
Attualmente è in promozione considerato che è per le attività del 2020.
Può darsi che a dicembre venga pubblicata una versione "free" dimostrativa.
 
Sempre tramite Ateneo adesso vengono commercializzati i file di cui diceva NEL per accesso a fisconline, cassetto fiscale, fatture e corrispettivi, ecc. ecc. (e che non rendo più disponibili liberamente visto che è stato deciso di commercializzarli :) ).
Qui un link al "pacchetto" relativo a tre diversi file:
https://www.ateneoweb.com/documento/accesso-siti-fiscali-pacchetto-completo-2.html
 
 
Però per tutti i vari file occorre Excel per windows a partire dalla versione 2007 aggiornata SP3 (no open office o simili e no mac).
 
p.s. spero non far adirare qualcuno per la "pubblicità" :)

Il giorno giovedì 3 settembre 2020 alle 09:27:19 UTC+2 Luca ha scritto:
 io uso un programmino trovato su internet
ogni utente scrive tempo trascorso a giornata ( i rapportini). per ogni cliente si possono creare + attività ( contabilitùm dichiarativi, varie, ecc)
aiuta a fare riflassioni
 
noto che oltre un terzo del tempo speso non è attribuibile specificatamente ad alcun cliente... ( aggiornamenti, fatturazione studio, invii massivi, archiviazione pratiche, ecc..)
 

 Ma ovviamente posso sbagliarmi. Non sarebbe certo la prima volta.
 
fondamentale per me, per valutare quanto tempo mi portano via i clienti.
 
per le impiegate lo prendo con le pinze: lo compilano esattamente con lo stesso criterio con il quale lavorano: cioè con i piedi.
Per dirti: una è andata avanti per 1 mese ad indicare sotto la colonna cliente: "VARI" e sotto la colonna attività: "VARIE", credendo in questo modo di averlo compilato correttamente.
 
un aneddoto: quando ero collaboratore in uno studio (abbastanza grande: eravamo circa una cinquantina) il mio senior mi imponeva di compilare il timesheet indicando SEMPRE 8 ore lavorate.
 
sia che ne lavorassi 6, sia che ne lavorassi 10.
 
più volte ho preteso che mi venisse spiegato il perchè di un tale abominio, mi è sempre stato detto che "si fa così" e tutti gli altri miei colleghi non si sono mai posti la domanda (in realtà mi è sempre stato detto che sono indisciplinato e non adatto a lavorare in grandi team)
 
Ora, però, pretendo che le mie impiegate indichino solo le ore effettivamente lavorate: se un giorno non hanno fatto una beata cippa, devono indicare zero minuti lavorati.
poi io trarrò le conseguenze.


penso che nessuna tua impiegata metta zero ore lavorate.

 poi io trarrò le conseguenze.
 
appunto, non te lo diranno mai se stanno su instagram tutto il giorno per 
paura delle (giuste) conseguenze, ma per avere la vera fotografia dovresti 
"permettergli" anche di scrivere di non aver lavorato, altrimenti è 
impossibile

 
 
veramente è esattamente il contrario: nessuno di noi faceva meno di 10 ore al giorno (pausa pranzo esclusa).
 
in ogni caso Datev ha un buon sistema di timesheet, che utilizza anche un cronometro per le tempistiche: mi sembra francamente eccessivo.
non è nemmeno richiesta la precisione al minuto.
 
ma è richiesto un minimo di sale in zucca per capire l'utilità del time-sheet.
 
certo: mi serve anche per controllare quello che fai.
sbaglio o ti pago uno stipendio? mi sembra il minimo che voglia controllare quello che fai e se opponi resistenza o difficoltà nel compilarlo, non fai altro che alimentare il sospetto...


a me addirittura una dipendente aveva detto che aveva consultato un 
sindacalista e i timesheet sono illegali.
io semplicemente ho risposto. da me si fa cosi. se non ti sta bene o non 
sei d'accordo puoi andare in un altro studio o aprirtene uno da solo 
sempre se sei in grado e decidi tu come fare. parto dal presupposto che 
già ti sei preso la briga di parlare col sindacalista, di valutare il 
timesheet e di fare considerazioni sul merito non vai bene per me. Il 
rischio che mi infetti le altre pertanto ... aria.

 compilarlo, non fai altro che alimentare il sospetto...
 
certo corretto, ma è ovviamente spiacevole per chi lo subisce, soprattutto 
se il risultato te lo porta a casa. Il controllo dei modi e dei tempi  
favorisce secondo me "il compitino", oltre che un ambiente lavorativo meno 
piacevole

 piacevole
 
beh, ma io le impiegate le assumo (e le pago) per stare dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 18 sulla scrivania a rispondere al telefono, alle mail e ad effettuare gli inserimenti.
se per fare tutto ci impiegano 4 ore (ovviamente non è MAI così), allora è giusto che le riduca.
se per fare tutto allungano e perdono il tempo per arrivare alle 8 ore, allora è giusto che il loro lavoro venga monitorato col time-sheet.
 
guarda, per esperienza, ti dico che nei rapporti di lavoro impiegatizio non esiste la fiducia nè la piacevolezza dell'ambiente lavorativo: se l'impiegata cerca un ambiente piacevole, può andare in spiaggia, ma non a mie spese.


può andare anche al centro massaggi. utile al dilettevole