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Titolo: Migliorare organizzazione studio

C'erano alcuni aspetti dello studio che volevo migliorare.
Il periodo settembre/novembre in passato era quello meno carico di lavoro (ora un po' meno) che quindi dedicavo a questi buoni propositi.
 
Gli argomenti che riporto qui sotto sono diversi e se ne possono aggiungere altri.
Vorrei confrontarmi con voi su diversi aspetti...vedere cosa fate voi e come possiamo migliorarci tutti:
 
- SALVATAGGI.
 
Ho due dischi di rete con salvataggio automatico e giornaliero degli archivi. La strizza di questi giorni mi obbliga a ampliare e perfezionare il sistema ma credo sia la base per stare tranquilli. Quello che faccio di rato è il salvataggio "antidisastro". Li faccio su chiavette usb o dischi portatili ma solo quando ho voglia. Potrebbe essere una soluzione anche un salvataggio cloud? Quello che mi ferma è la banda internet che in upload è modesta...
 
 
- GESTIONE TELEFONATE
 
Il mio è un piccolo studio incentrato sulla mia persona. praticamente rispondo sempre io al telefono perché tanto cercano sempre me. DEVO CAMBIARE SISTEMA.
Ho 3 collaboratrici e al momento abbiamo dei banali telefoni cordless. Ho una linea isdn. 
Pensavo di iniziare a NON rispondere più io e in alcune fasce orarie darmi sempre assente.  Tipo che la mattina fino alle 11 o il pomeriggio dopo le 17 a meno che non sia il Papa non mi passano manco la telefonata.
Il vantaggio è che riuscirei a lavorare meglio. Lo svantaggio è che probabilmente in molti casi dovrei io richiamarli. Voi come vi comportate?
 
- GESTIONE E.MAIL
 
In pratica le collaboratrici non hanno mail. Perdo molto tempo a gestirle e rispondere. Sono restio a fornire alle collaboratrici delle mail perché da un lato temo che pollescamente possano cuccarsi dei virus dall'altro saranno anche brave a inserire i dati ma quando scrivono due righe fanno cadere le braccia...roba da vergognarsi da come scrivono.....
Pensavo di attribuire a ciascuna una mail per le comunicazioni dirette coi loro singoli clienti imponendo di usare dei format standard per le comunicazioni di rutine. In modo che no ci caccino dentro qualche strafalcione. Contestualmente però vorrei poter comunque monitorare (periodicamente e solo se necessario) anche dalla mia macchina tutta la corrispondenza. 
Pensavo di gestire sui loro pc le loro singole mail in modo che ogni mail ricevuta da loro venisse inoltrata automaticamente a un account mio creato allo scopo. Vi pare una soluzione accettabile? Voi come procedete?
 
- DELEGARE
 
Io delego veramente poco. Certo...il data entry non lo faccio ma anche operazioni banali come le liquidazioni iva e simili passano sotto le mie mani.
Voi che tipo di lavorazioni fate fare alle collaboratrici?
 
- SELEZIONARE LAVORO
 
O sempre preso QUASI TUTTO. Il risultato è che oramai la mia vita è un incubo. Visto il moltiplicarsi di adempimenti credo sia necessario in alcuni casi saper dire di no. L'ideale è avere clientela il più possibile omogenea.
 
- FATTURAZIONE
 
Proforma e fatturazione la fate voi o la fate fare alle collaboratrici? Se la delegate a loro come procedete? Spesso oltre ai compensi prestabiliti ci sono spese extra da recuperare o compensi non ordinari. Inoltre per poter far gestire loro la fatturazione in maniera compiuta dovrei permettere loro di acquisire informazioni dal mio conto corrente. Altrimenti mi toccherebbe comunque monitorare la cosa....
Inoltre il sistema deve essere non buono....MA PERFETTO. Credo che non ci sia nulla di più imbarazzante di un commercialista di emettere una proforma o una fattura sbagliata!
 
 

 Proforma e fatturazione la fate voi o la fate fare alle collaboratrici? Se la delegate a loro come procedete? Spesso oltre ai compensi prestabiliti ci sono spese extra da recuperare o compensi non ordinari. Inoltre per poter far gestire loro la fatturazione in maniera compiuta dovrei permettere loro di acquisire informazioni dal mio conto corrente. Altrimenti mi toccherebbe comunque monitorare la cosa....
 
Gli avvisi vengono fatti attualmente dal, chiamiamolo, "ex dominus".
Per le spese vengono tenute delle schede, aggiorante proprio dalle impiegate, che poi vengono passate all'ex dominus (e già così a volte fa casino con le spese :)).
Poi le fatture, una volta ricevuto l'incasso, vengono preparate da una impiegata che segue anche la contabilità dello studio.
E comunque anche una fattura può essere sbagliata, non cade mica il mondo :)
 
 

 In pratica le collaboratrici non hanno mail. Perdo molto tempo a gestirle e rispondere. Sono restio a fornire alle collaboratrici delle mail perché da un lato temo che pollescamente possano cuccarsi dei virus dall'altro saranno anche brave a inserire i dati ma quando scrivono due righe fanno cadere le braccia...roba da vergognarsi da come scrivono.....
 
Questo succede in molti posti... io mi chiedo: visto la crisi di 
lavoro... prima di assumere qualcuno non è il caso di fargli scrivere un 
temino da 4 facciate e vedere se è il caso che ripassi per la scuola media?

stessi problemi, per email, salvataggi cartelle di lavoro non contabilità ho messo tutto su GMAIL, non ce la facevo più con outlook e NAS (che rimaneva in ufficio) per cui quando ero fuori dovevo avere due linee internet attive per lavorarci: quella dal mio notebook e quella dell'ufficio adesso ne basta solo una
 
delego molto sulla contabilità nel caso delle liquidazioni, spesometri ecc. ecc. 
 
faccio tutto anch'io tranne contenzioso e fallimentare e proforma li faccio predisporre dai collaboratori certo che dopo li verifico.
 
io per far tutto questo ho due posizioni la mia personale e quella societaria del centro elaborazione dati.
 
un dubbio che ho è quello di tornare al sever con team system perchè dopo 4 anni di cloud mi sono accorto che spesso salta il programma non ne l caso delle registrazioni ma nella predisposizione del bilancio e dichiarativi che sono quello che faccio io il che comporta una perdita di tempo ed anche distrazione che nel nostro lavoro non è accettabile, INOLTRE sono carissimi considerando il superammortamento è più conveniente che mi compri un server
 
GMAIL lo suo da ormai 6 mesi e secondo me è MOOOLTO MEGLIO.
 
 
 
 
 
 
 
Il giorno martedì 29 agosto 2017 11:22:42 UTC+2, GiorgioB ha scritto:


 
 
Sui salvataggi ho notato che ho tempi biblici per effettuarli ma anche e soprattutto per eliminare quelli vecchi.
Credo dipenda dal fatto che si tratta di archivi non enormi (in tutto tra archivi del gestionale  e altro saranno 6-7 giga) ma pieni di una moltitudine di piccolissimi file.
Per il pc probabilmente è molto più veloce copiare/eliminare un file enorme da 10 giga piuttosto che una cartella da 1 giga ma contenente migliaia di file.
 
Voi conoscete una tecnologia o un sistema per ovviare a questo problema?

 
 
Voglio anche io fare così...ma conoscendo i clienti questi chiederanno di parlare con me anche per chiedermi se possono fare pipì. Dovrò istruire le ragazze in modo che comunque domandino per cosa chiamano in modo che eventualmente riescano a filtrarsi autonomamente la richiesta.
Volevo comunque aggiornare il sistema di telefoni.
Ora ho un economico ma poco efficiente sistema praticamente domestico. Una segreteria cordless e altri 3 cordless sulle altre scrivanie.
 
Sempre rimanendo sul cordless (mi piace non essere "legato" alla scrivania) vorrei trovare un sistema che sfrutti al meglio la mia linea isdn (che quindi con una linea occupata mi permetta di fare un'altra telefonata) e che renda stabile, professionale ed efficiente il passaggio delle telefonate (al momento ci si passa il cordless che si fa prima).
Qualcuno ha esperienze positive con specifici apparecchi da consigliare alla mia piccola realtà?


 
Ciao.


Ho visto...ma questo è anche un router che non mi occorre.

 
 
E' versatile:
puoi utilizzare solo la parte telefonica oppure solo la parte Router o 
entrambe.
 
Io ho sostituito quattro apparecchi ed alimentatori con uno solo:
a) Segreteria Telefonica,
b) base cordless,
c) FAX,
d) router
 
e, sopratutto, i cordless sono abbinati alla rete fissa e posso passarsi 
le chiamate.
 
Ciao.


 
Quindi con il 7490 riesce a sostituire con efficacia  la segreteria telefonica? Sto pensando di passare a fibra TIM (ho l'ISDN) e uno dei problemi che devo affrontare è come organizzare la segreteria dato che la vecchia non è più utilizzabile.
 

In studio con fibra Vodafone c'è una segreteria virtuale. I telefoni forniti da Vodafone non sono il top a mio parere. Ma tutto viene gestito (rubrica e orari segreteria) sono gestiti tramite internet.

 In studio con fibra Vodafone c'è una segreteria virtuale. I telefoni forniti >da Vodafone non sono il top a mio parere. Ma tutto viene gestito (rubrica e >orari segreteria) sono gestiti tramite internet.
 
Una segreteria VOIP giusto? Con che gestore?  Con il Fritz se ho capito bene puoi gestire i cordless in modo da eliminare i cavi.
 

 
Si, puoi registrare fino a 6 cordless (attenzione NON tutti sono 
pienamente compatibili), io utilizzo i *gigaset ex siemens* ma per la 
perfetta compatibilità sarebbero meglio i Fritz!Fon (C4 o C5).
 
I cordless vengono a far parte della linea telefonica fondendosi con la 
rete fissa e potendosi chiamare tra di loro come in un centralino.
 
Ciao.

 Quindi con il 7490 riesce a sostituire con efficacia  la segreteria telefonica? 
 
Si, fino a 5 segreterie indipendenti che puoi far attivare/disattivare 
automaticamente in base agli orari che decidi in un piano settimanale 
h24 a passi di 15 minuti.
 
Ciao.
 

) se 
FTTC il 7490 va bene fino a 100 Mbit il 7590 va fino a 300 Mbit.
 
Ciao.

 Ciao.
 
Io ho 4 cordless registrati su una base. Già si chiamano tra di loro schiacciando "intero > numero "
Cosa cambierebbe?

 h24 a passi di 15 minuti.
 
Grazie
 

 
Dal cordless, puoi chiamare un interno collegato alla rete fissa? con il
Fritz potresti.
 
In più, se hai una linea con multinumero oppure hai numerazioni VoIp 
puoi assegnare ad ogni telefono (cordless o fisso) il suo numero (oppure 
gruppi di numeri o tutti i numeri) al quale rispondere o con il quale 
chiamare.
 
Ciao.


Aggiungo che puoi settarle per l'inoltro dei messaggi ricevuti verso una 
email cancellando o lasciando il messaggio sulla segreteria.
 
Ciao.

 Fritz potresti.
 
Con il fritz dal cordless puoi chiamare oltre ad un telefono della rete fissa anche un cellulare?

 Una segreteria VOIP giusto? Con che gestore? 
 
Vodafone ... gestione tramite 
www.190.it
.
Telefoni conessi alla rete e quindi al "router" per la fibra vodafone.

 
??? non sono sicuro di aver capito la domanda.
 
Con il Fritz, da qualunque apparecchio collegato, puoi chiamare TUTTI i 
numeri di telefono del mondo, oltre che TUTTI gli eventuali interni.
Puoi anche definire delle regole di chiamata bloccando numerazioni in 
uscita e/o in entrata.
 
Ciao.

 uscita e/o in entrata.
 
Puoi chiamare pure i numeri che si riferiscono a cellulari? 
Ciao

 addirittura puoi 
registrare degli smartphone a mo di cordless per poter 
rispondere/chiamare con la rete fissa o i numeri interni. L'unico 
difetto che ci ho trovato è che *non* si possono passare le chiamate 
come con gli altri apparecchi.
 
Ciao.

 Ho visto...ma questo è anche un router che non mi occorre.
 
Però è la soluzione migliore (anche un fritx ultimo modello).
Altrimenti valuta una soluzione cordless gigaset IP ma è più limitativa.
 
 

 stessi problemi, per email, salvataggi cartelle di lavoro non contabilità ho messo tutto su GMAIL, 
 
scusa mi spieghi come funziona questa cosa?
Gmail ti consente di fare backup del calendario?
l'account è illimitato o hai un certo numero di Giga gratis e il resto è a pagamento?
riesci a coordinare bene il tutto con  cellulare ed altri dispositivi?
 
per le mail: gestisci mail "non Gmail" anche su Gmail?


ciao, costa 8 euro al mese è illimitato e poi avere fino a 30 alias, cioè più nomi, la casella di posta però è unica, il calendario è condiviso, coordini benissimo tutto con i cellulari.
 
fai una prova è gratis vedrai è veramente semplice....certo io già prima usavo gmail privatamente e mi chiedevo perchè per cercare una cosa con outllok non la trovassi mai
 
poi sposti tutto l'archivio in cloud e così da qualsiasi dispositivo lo utilizzi e si aggiorna automaticamente
 
 

 poi sposti tutto l'archivio in cloud e così da qualsiasi dispositivo lo utilizzi e si aggiorna automaticamente
 
 
beh, ma allora non hai l'indirizzo di posta 
PI...@STUDIOGINO.IT
 
ma sempre PINO@GMAIL
è così? 
 
non hai possibilità poi di avere indirizzi come PINO@STUDIOGINO, SEGRETERIA@STUDIOGINO, PAOULUCCIO@STUDIOGINO.
giusto?