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Titolo: devo ricredermi: Braga e compagni avevate ragione...

le mie impiegate sono incasinate con i ritardatari del 4° trimestre 2018.
 
allora mi metto io a fare le contabilità dei mensili di gennaio.
 
prendo il primo, il più pesante, quello che di solito porta via almeno 1 giorno intero per registrare solo le fatture di acquisto:
importo i file
trovo praticamente TUTTO già inserito, tranne qualche correzione qua e là
in 45 minuti netti ho registrato tutto gennaio: tempo risparmiato: quasi 6/7 ore rispetto a prima
 
chapeau


Noi non abbiamo gli stessi riscontri, o meglio abbiamo discreti vantaggi quando ci sono clienti o fornitori sempre diversi e con i clienti pasticcioni da inseguire.
 
Una riduzione così drastica è interessante, che tipo di azienda è ? hanno necessità di conti di ricavo o costo dettagliato ? oppure i conti sono sempre gli stessi ? Acquisto cespiti ?
 
Giusto per capire.
 

 Giusto per capire.
 
ah si, stiamo parlando di fatture che per questo mese di gennaio non hanno presentato casistiche particolari: c'erano alcune ritenute d'acconto (tutto perfettamente importato).
però si tratta cmq di una contabilità in regime speciale (per la quale quindi ho dovuto inserire manualmente se erano costi in regime iva ordinario o regime iva del margine).
sarà che la maschera di Datev è molto pratica, ma impiegavo non più di 5/8 secondi per ogni fattura.

 Giusto per capire.
 
Già ... basta una fattura TIM con all'interno codici iva per operazioni "monofase" per incepparsi e perdere tempo o fatture dove all'interno sono presenti acquisti diversi tra cui beni che i vantaggi vengono meno.
Per il lato attivo per clienti sempre uguali e con codici di ricavo sempre uguali invece si guadagna.
Ma al momento vedo che le impiegate sono più concentrate a capire cosa c'è nella fattura a video (che hanno tutte lo stesso formato e quindi non c'è il "vantaggio" di capire di cosa si tratti per "memoria fotografica") e il tempo non si riduce poi di molto.


ma per curiosità: stampi/stampate le fatture di acquisto che scarichi 
dal portale?
perchè anch'io ho questo riscontro di risparmio di tempo, apprezzabile 
soprattutto appunto dove ci sono grandi volumi, ma poi perdo un po' di 
tempo a stampare le FE, perchè le archivio ancora nei faldoni come 
prima

 Ma al momento vedo che le impiegate sono più concentrate a capire cosa c'è nella fattura a video (che hanno tutte lo stesso formato e quindi non c'è il "vantaggio" di capire di cosa si tratti per "memoria fotografica") e il tempo non si riduce poi di molto.
 
Questo problema lo riscontriamo anche noi, prima molte fatture venivano riconosciute al volo ora bisogna capire cos'e'.
 
 
 


Noi no anche perchè sistemi ti archivia l'xlm e da qualsisia punto(schede,registrazioni,bilancio) puoi vederlo. Stampaimo solo i reverse e quelle su cui c'e' qualcosa da "vedere/calcolare"

 faldoni come prima
 
Non sarebbe meglio un bel disco, debitamente ridondato e backuppato? Qual è la
reale necessità che soddisfano quei faldoni?

 sarà che la maschera di Datev è molto pratica, ma impiegavo non più di 5/8 secondi per ogni fattura.
 
5/8 secondi per fattura costanti è un tempo "fenomeno" , costi e ricavi vanno in un unico conto ?
 
Scuse le domande ma è per cercare di capire, per noi anche solo avvicinarsi a tale dato sarebbe molto interessante.
 
Poi ripeto in situazioni favorevoli ci sono grandi vantaggi, ad esempio ristorante con oltre 200 fatture emesse e clienti sempre diversi abbiamo risparmiato un botto di tempo.
 
 
 

 chapeau
 
Per fatture di vendita tutte uguali probabilmente si risparmia tempo.
Non vedo invece nessun risparmio di tempo (anzi...al momento ritengo peggiorativo) nell'inserimento degli acquisti sopratutto se eterogenei.

 peggiorativo) nell'inserimento degli acquisti sopratutto se eterogenei.
 
infatti... per contabilizzare correttamente ogni singola fattura va aperta e letta, non vedo sti grossi risparmi di tempo, anzi... 
poi se uno fa il massivo e se ne frega allora è un altro paio di maniche
noi abbiamo alcuni che ci fanno la prima nota sulla fattura perchè vogliono un minimo di analisi dei costi, e con questi è quasi un delirio, roba che si fa veramente prima a registrarle a mano... 
a
 

 
Personalmente nella registrazione delle fatture non sono mai stato un fenomeno di velocità ma 5/8 secondi mi sembra veramente poco anche per me.
Quello che ho notato nell'importazione massiva e successiva verifica in "serie" dei movimenti registrati è che alla fine non controlli più veramente bene.
Dopo un tot di fatture si passa al quella successiva senza aver preso veramente coscienza di quello che si è visto a video (questa è la sensazione che vivo personalmente ma che anche le impiegate in qualche modo riferiscono).
In studio al momento si è deciso di effettuare l'importazione "fattura per fattura". le fatture da importare sono tutte "caricate" ma il successivo passaggo alla maschera di registrazione effettuata con il doppio click su ciascuna riga per poi "passare i campi" un po' come veniva fatto con la registrazione manuale.
In questo modo un minimo di attenzione in più si riesce a prestare su ciò che è finito nei vari campi (che per lo più sono già compilati o perché per il fornitore è già presente un conto predefinito o perché dopo la prima registrazione vengono riproposti i codici iva utilizzati in precedenza o pescati in automatico in base al tipo di operazione documentata in xml).
 

 In studio al momento si è deciso di effettuare l'importazione "fattura per fattura". le fatture da importare sono tutte "caricate" ma il successivo passaggo alla maschera di registrazione effettuata con il doppio click su ciascuna riga per poi "passare i campi" un po' come veniva fatto con la registrazione manuale.
 
Noi abbiamo optato per una soluzione intermedia, selezioniamo un blocco di fatture ma il software si ferma per ognuna con aperto l'xml e la registrazione, controlliamo e poi confermiamo. Avendo parecchi bar/ristoranti sugli acquisti ci si ferma spessisimo. Se poi hanno anche tabacchi/giochi/lotto sei sempre li a controllare e suddividere i conti.
 
Altro problema ci stanno arrivando parecchie fatture con la natura iva indicata alla membro di segugio, al momento stiamo controllando attentamente anche questo aspetto.
 
 
 

 
 
assolutamente.
 
per l'esempio delle fatture TIM e fornitori simili: ovviamente c'erano già in anagrafica e Datev propone già le righe utilizzate in tutte le ultime registrazioni: quindi abbiamo già le righe con i diversi conti (spese telefoniche, ma anche acquisto rateale di cellulari) con le diverse causali IVA (22%, fuori campo, ecc.).
 
la maschera di Datev inoltre è ottima: a destra un riquadro dove si vede l'intera fattura, a sinistra la maschera di prima nota.
 
a volte ho impiegato anche 2 secondi a registrale: quelle in Iva ordinaria (come affitti, utenze, ecc.) le registrazioni erano praticamente già compilate.
per quelle in regime speciale era sufficiente verificare la territorialità, e 9 volte su 10 era già azzeccata.
 
poi, ovvio, ci sono i casi particolari che richiedono le modifiche, ma quando ti ritrovi già inserito in automatico il fornitore, il numero e data documento, l'imponibile e l'imposta o il titolo di non imponibilità/esenzione, e per i fornitori già usati anche i conti utilizzati nelle ultime scritture, è davvero tutto molto più velocizzato.
 
oggi pomeriggio ho fatto 3 liquidazioni IVA mensili che solitamente portavano via 3 giorni


 
 
<oggi pomeriggio ho fatto 3 liquidazioni IVA mensili che solitamente 
portavano via 3 giorni
 
 
Folgorato sulla via di Damasco... :-) 
 
 

 poi, ovvio, ci sono i casi particolari che richiedono le modifiche, ma quando ti ritrovi già inserito in automatico il fornitore, il numero e data documento, l'imponibile e l'imposta o il titolo di non imponibilità/esenzione, e per i fornitori già usati anche i conti utilizzati nelle ultime scritture, è davvero tutto molto più velocizzato.
 
Questo sicuramente ma avendo parecchi clienti con la necessità di gestire bene i conti di costo/ricavo non è così scontato che i dati proposti siano ok, poi se gli acquisti sono tutti merci per rivendita e le vendite tutte vendita merce , alla telecom ho solo la linea fissa, ecc  ... si va decisamente meglio.
 
 

 alla telecom ho solo la linea fissa, ecc  ... si va decisamente meglio.
 
si ma se nn le guardi come fai a saperlo ? 
ad un cliente puoi vendere anche un cespite (già è tanto che facciano la fattura, figurarsi se poi te lo dicono...) le fatture della telecom potrebbero aver dentro le rate dell'iphone del amante...  
nn condivido il vostro entusiasmo
a
 
 

 a
 
E' la stessa cosa che dicevo io, non so dove hai visto entusiasmo da parte mia. Io ho solo detto che ci sono casi in cui sei molto piu' veloce perchè ad esempio hai 100 fatture di vendita merce per cui il programma ti propone già tutto giusto, se trovi la vendita di un cespite ti fermi e la gestisci.
 
Per gli acquisti molto spesso ci si ferma e si deve ragionare, per le vendite dipende dal tipo di attività.
 

 oggi pomeriggio ho fatto 3 liquidazioni IVA mensili che solitamente portavano via 3 giorni
 
 
Chiederei confronto a chi usa Bpoint.
Qui da me la storia è diametralmente opposta e i tempi con xml si sono allungati.
Comunque 2-3 secondi per fattura mi sa di roba tipo rain man.
 
Sarà che sto iniziando a diventare vecchio ma in questo lasso di tempo riesco appena a capire se ho davanti una fattura in pdf o la Cipriani nuda!

 E' la stessa cosa che dicevo io, non so dove hai visto entusiasmo da parte mia.  
 
scusa, nn era riferito direttamente a te
:)
a
 


BPOINT L@MMERD@

Ok gi ... piu' che altro temevo di non coordinare piu' mani e pensiero ah ah

 Sto invece incontrando diverse resistenze in alcuni clienti con impiegate contabili storiche e tipiche di ufficio fantozziano 
al controllo della liquidazione Iva di gennaio queste impiegate mi hanno fatto vedere che hanno stampato tutte le fatture ricevute e le hanno registrate manualmente inserendo tutti i dati manualmente 
al mio stupore hanno accampato diverse scuse. 
 Parliamo anche di fatture elementari per il quale basta un solo sguardo 
 In questi casi la situazione è sicuramente delicata perché queste hanno capito che rischiano di perdere il posto di lavoro e inimicarsi le impiegate e storiche di alcuni grandi clienti potrebbe essere controproducente

 Comunque ragazzi per me l’impatto pratico con le registrazioni delle fatture elettroniche sono state una piacevolissima scoperta: vista la mole di documenti del quarto trimestre 2018 ero quasi convinto di dover prendere una terza impiegata. 
aggiungere cioè un’altra persona che ogni giorno mi accampa scuse della serie “oggi ho registrato solo 30 fatture perchè almeno metà erano soggetti nuovi da caricare in anagrafica”, “oggi sono stata lenta perché il computer è stranamente lento”, “ho sbagliato a registrare perché i numeri sulla fattura non sono stampati bene” (e altre fantastiche scuse). 
 
 Aver realizzato che molte imputazioni routinarie vengono evitate è stata per me è una grandissima gioia 
 
Il tempo delle scalda sedie forse dico forse sta finalmente terminando

 IVA (22%, fuori campo, ecc.).
 
Se mi dici che hai confermato tutto
Quindi apri ft e confermi fornitore e conto proposti senza nemmeno 
darci un occhio ti credo sul dato di registrazione, altrimenti, anche 
per il solo tempo di dare un occhio al totale della ft o all'iva o al 
costo o alla detrazione iva se corretta o meno, non ci credo nemmeno se 
ti vedo in azione.
 
E' veramente impossibile. Già il solo tempo di risposta del server è 
superiore a quel dato.
 
Bye, Ludwig.

 Bye, Ludwig.
 
Noi oggi abbiamo fatto un primo punto dopo un giro di mensili e siamo piu' o meno alla tua stessa conclusione.
 
Anzi abbiamo deciso che nei primi mesi è controproducente cercare il tempo sul giro ed è importante verificare bene i dati presenti nelle fatture elettroniche in quanto abbiamo riscontrato parecchie imprecisioni (anagrafiche ad cazzum, descrizione dei beni assolutamente incoerente o poco chiara, iva esente,esclusa ecc  ... a membro di segugio, ecc ... )
A nostro avviso il controllo diventa sempre piu' fondamentale.
 
Ovviamente ci sono situazioni dove l'inserimento a manetta può starci
 

Dopo aver importato la fattura elettronica, il conto di costo/ricavo bisogna farlo manualmente, dico bene?
 Non vedo come potrebbe essere importato in automatico.

  Non vedo come potrebbe essere importato in automatico.
 
Potrebbe essere preso dall'anagrafica del cliente o fornitore se nella stessa fosse presente un conto predefinito.
Oppure potrebbe essere preso da una precedente registrazione per quel cliente o fornitore.
 
Automatismi che spesso i gestionali già hanno a prescindere dall'importazione dei dati dagli xml.
 


Esatto,
 
ad esempio profis permette di definire un modello di registrazione con piu' conti/codici iva/integrazioni che vengono proposti in automatico.
 
Ovviamente se hai beni e servizi tutti al 22% nella stessa fattura non te li divide in automatico se no sarebbe il mago otelma ... o visto dove ha sede la sistemi il mago gabriel ;-)

Datev in una schermata fa vedere tutto: documento a destra, registrazione in basso, tutto il resto in alto. 
Il tempo di apertura..... beh dipende dal tuo pc. Il mio va. 
Comunque non è che devo convincerti. 
Io non solo mi sono ricreduto sulla f. e.  ma devo anche ricredermi su datev Che alla fine ha predisposto un ottimo software

 Io non solo mi sono ricreduto sulla f. e.  ma devo anche ricredermi su datev Che alla fine ha predisposto un ottimo software
 
Concordo
 

 ma devo anche ricredermi su datev Che alla fine ha predisposto un ottimo software
 
Ne sono stato sempre convinto :) è l'assistenza che da un po fa acqua e 
non riescono a riprenderla, purtroppo :(
 
Ciao.

 Vabbè ma io ovviamente registro solo le fatture che il cliente mi dice che sono ok
 
 Ovviamente l’intestazione la guardo ma non penso di avere delle doti da giaguaro se in un batter d’occhio mi accorgo che se nell’intestazione c’è scritto Paolino Paperino allora è davvero una fattura intestata a Paolino Paperino 
cioè: ci metto un nanosecondo a trarre questa conclusione

Torno su questo argomento dopo aver chiuso le mensili e fatto un po' il punto ... 
 
Al momento si paga lo scotto della novità che ha spostato molto le solite abitudini e quindi molti aspetti andranno valutati in seguito ma riporto qualche considerazione in ordine sparso ...
 
- Velocità : noi non l'abbiamo cercata a tutti i costi anzi abbiamo cercato di controllare bene le fatture emesse e ricevute perchè abbiamo riscontrato molti errori (alcuni solo formali altri sostanziali) e i clienti hanno apprezzato molto le seganalazioni, comunque in alcuni situazioni il vantaggio è ben presente soprattutto con fatture di vendita sempre uguali ma con clienti sempre diversi.
 
- Avere le fatture indipendentemente dal cliente (pur con tutti i limiti del caso) è sicuramente positivo e ci permette di gestire meglio il nostro tempo.
 
- Viene rilevata meno "fatica" operazionale in quanto si alleggeriscono controlli ripetitivi (validità partita iva) e non ci si deve spaccare gli occhi su numeri piccoli e sparsi
 
- E' impossibile riconoscere al volo di che fattura si tratta, prima per clienti storici era molto facile individuare subito di cosa si trattava
 
- Fatture utenze da delirio ... tipo di contratto, periodi ecc  ... spesso non ci sono gli allegati
 
- Tantissimi errori (n2,n4,reverse ad cazzum) rilevati con relative perdite di tempo.
 
- Fatture con tanti conti di costo e ricavo ... vanno stampate e fatte le divisioni a mano vafificando ogni vantaggio, se poi deve essere il cliente a fare la divisione (nonostante il software lo consenta con apposite note) si diventa matti.
 
Appena ho un attimo riporto altro e qualche dato
 
 

 Sicuramente è un problema per le contabilità più complesse quelle magari che funzionano per centri di costo 
 Oppure pensa solo alla fattura di autostrade per il telepass intestato alla stessa azienda ma relativo a più autovetture : la registrazione per singola autovettura porta via più tempo rispetto a prima perché devi andare a recuperare il dettaglio degli addebiti 
 
Certo però che è impagabile il fatto di ritrovarti pressoché tutte le fatture senza rischi di duplicati o senza che il solito cliente pasticcione ti dica che lui le fatture te le ha consegnate e sei stato tu a perdertele


 
In realtà il problema non è solo per le contabilità piu' complesse, noi abbiamo semplificati neppure troppo grandi per cui dobbiamo dividere i conti di costo (ad esempio bar,ristoranti,ambulanti ... ) e li i vantaggi si riducono molto.
 
Poi come detto se la suddivisione ce la devono afre loro ... è ancora piu' un problema perchè prima ricevevano le fatture appuntavano a matita la divisione e noi procedevamo ora le guardano on line, poi non hanno la stampante , hanno le cartucce scariche , si dimenticano ecc ... e ce le portano in ritardo tanto per l'iva le avete.
 
Per i primi 2 mesi abbiamo deciso una certa tolleranza ... ma poi si dovranno arrangiare