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Titolo: organizzazione studio

siamo in fase di riorganizzazione dello studio
 
e ci stavamo chiedendo quale sia il sistema migliore per archiviare i dichiarativi dei vari anni
 
voi fate una cartella per ogni contribuente, nella quale inserite via via i vari dichiarativi
 
oppure fate una cartella per ogni anno, con tutte le dichiarazioni di quel singolo anno
 
vorremmo semplificarci la vita, ma in entrambi vediamo pregi e difetti, e volevamo chiedere a chi ha maggior esperienza 
 
grazie
 
Luca
 


Io ho una cartelletta di cartone diametro 10 circa per ogni cliente, nel 
quale inserisco varie cartellette a tre lembi di cartoncino per: le 
dichiarazioni, le iscrizioni, i registri iva simulati (che poi butto via 
quando stampo una volta all'anno i registri ufficiali)e i bilancini
periodici durante l'anno, più una cartelletta per docuementi vari e una
per documenti correnti (le fatture che devono ancora essere registrate).

 
 
"Luca Revelli"  ha scritto nel messaggio 
news:a9a66b7b-1ad4-44aa...@googlegroups.com...
 
 
 
Per le dichiarazioni facciamo così.
A inizio anno parto con archivi a cartelle sospese messe in ordine 
alfabetico e comunque numerate.
L'elenco e l'ordine è riportato su un foglio elettronico di lavoro.
 
A fine anno tutte queste cartelle finiscono in scatoloni nel medesimo 
ordine. Sullo scatolone segno "dalla lettera...alla lettera" e "da 
numero.....al numero"
 
Mi sono sempre trovato bene così.
 
I fascicoli di bilancio invece vanno a parte insieme a tutti i documenti 
relativi alla contabilità.
 
 
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scusami ancora e ogni quando restituisci i documenti
 
pensavamo di tenere le ultime tre annualità ( 2015 - 2014 - 2013 ) dei dichiarativi,
 
restituire fatture e documenti contabilità di tutti gli anni compresi tutti i registri stampati, tranne quelli dell'anno in corso, e dell'anno prima fino redazione della dichiarazione dei redditi.

 
 
"Luca Revelli"  ha scritto nel messaggio 
news:559d144e-637b-44ed...@googlegroups.com...

Dipende dal cliente.
Sia in base alle loro richieste/esigenze che in base al tipo di attività.
 
Per le dichiarazioni dei redditi solitamente teniamo tutto fino a 
prescrizione (originali o fotocopie in base a quello che ci 
danno)....inoltre per ora di spazio in ufficio ne ho pertanto tendo a 
conservarli pure per qualche anno in più.
Per le contabilità il discorso è più complesso.
Le contabilità piccole producono poca carta pertanto ci pare più pratico 
ricevere le fatture e conservarle noi....in alcuni casi però i clienti 
vogliono le fatture indietro e noi li accontentiamo.
Per le contabilità ordinarie con MOLTA carta di default prevediamo la 
restituzione delle fatture con cadenza mensile mentre conserviamo noi fino a 
prescrizioni altri documenti di supporto e libri contabili/sociali.
In alcuni casi ci chiedono espressamente di fare archivio.....come detto lo 
spazio per ora non manca quindi, previo accordo sul maggior compenso dovuto 
al servizio di archivio, ci teniamo tutto lo scartoffiame fino a 
prescrizione.
Comunque i registri stampati li tengo qui sempre io!
 
Il giorno che avrò finito di tappezzare le pareti di documenti valuterò 
soluzioni più economiche in termini di spazio.....ma magari più dispendiose 
in termine di TEMPO! 


nella stessa scia di domande
 
mettendo a posto ci siamo accorti che abbiamo documenti ( contabilità e/o dichiarazioni, sia 730 che modelli unici ) di clienti che sono spariti.
 
Magari clienti spot, visti una volta e mai più presentati, oppure sappiano di alcuni che sono mancati.
 
Come vi comportate in questi casi, pensavano di trattenere i documenti, fino allo spirare dei termini per eventuali accertamenti, e dopo, visto il loro disinteresse, distruggere il tutto, anche perché di molti non abbiamo " traccie recenti "
 
Voi come vi comportare
 
grazie

 ha scritto nel messaggio 
news:a9a66b7b-1ad4-44aa...@googlegroups.com...

Penso che la conservazione ideale dei dichiarativi vada "in verticale" 
ovvero per ogni cliente ci sia un contenitore con: iva unico 770 ecc di ogni 
anno, in modo che se devi restituire prendi in contenitore ed č gia' tutto 
liě, piuttosto che "in orizzontale" dove i dichiarativi sono di tutti e sono 
per annualita', e se devi restituire , bisogna prendere ogni faldone di 
imposte per ogni anno: una menata. 
 
 

 imposte per ogni anno: una menata.
 
noi facciamo una via di mezzo, " verticale " un bustone per ogni cliente, con dentro tutti i dichiarativi di quell'anno, poi " orizzontale " per anno scatoloni per anni
 
facciamo molto prima ad archiviare il tutto, un pò meno a rendere al cliente, ma vorremmo rendere ogni anno un tot, quindi apriamolo lo scatolone n-5 e abbiamo tutti i bustoni dei clienti
 
 

 
 
"Luca Revelli"  ha scritto nel messaggio 
news:a367e2bb-e0bd-4f46...@googlegroups.com...
 
 
Voi come vi comportare
 
 
Quando voglio fare piazza pulita di un'annualità faccio una circolarina dove 
spiego quello che mi accingo a fare. Se nessuno li desidera indietro butto 
via tutto.
Io comunque anche per le dichiarazioni, spazio permettendo, lascio passare 
molto ma MOLTO tempo prima di buttare via. Molto più della prescrizione.
Nel marasma di carte potrebbero esserci pezze giustificative che concorrono 
al reddito pure degli esercizi successivi!
Poni il caso delle spese per ristrutturazione....
Il primo anno il cliente mi consegna la pezza giustificativa poi detrae il 
costo in dieci anni.
Io solitamente ho l'originale (o la copia) SOLO nell'anno in cui si iniziala 
dichiarazione e se si deve far fronte a verifica 36-ter andiamo a recuperare 
quell'annualità!
Anche per questo motivo io non ho fretta di buttare via la roba.
 
Visto che spesso ho gli originale continuo a ricordare ai clienti di fare 
una verifica sulla loro posizione previdenziale! Infatti potrei avere nei 
fascicoli dei modelli unico gli originali dei versamenti per contributi 
previdenziali!
Se loro sono a posto e non risultano BUCHI di versamenti sto 
tranquillo....diversamente sappiamo che quegli originali potrebbero 
diventare indispensabili il giorno in cui si va in pensione!
 
Tornando a bomba su i clienti SCOMPARSI....alla fine mi è più comodo e 
pratico smaltire le loro scartoffie unitamente a quelle dei clienti VERI.
Come detto infatti io archivio le dichiarazioni NON per anagrafica ma per 
annualità! Andare a cercare la singola anagrafica per buttarla via prima non 
mi tornerebbe utile!
 
Diverso discorso per le contabilità....che ovviamente archivio per 
anagrafica.
In quel caso una volta prescritto butto via tutto senza pensarci.


 
 
"bt"  ha scritto nel messaggio news:mulmnf$hoi$1...@speranza.aioe.org...
 
 
 
Penso che la conservazione ideale dei dichiarativi vada "in verticale"
ovvero per ogni cliente ci sia un contenitore con: iva unico 770 ecc di ogni
anno, in modo che se devi restituire prendi in contenitore ed č gia' tutto
liě, piuttosto che "in orizzontale" dove i dichiarativi sono di tutti e sono
per annualita', e se devi restituire , bisogna prendere ogni faldone di
imposte per ogni anno: una menata.
 
 
 
Il discorso fila.
Ma francamente a me non capita con grande frequenza di dover restituire 
tutti i fascicoli a un cliente.
 
 
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