e'de modern arşivciliğin mimarı bu zattır denilebilir.

Hasan Muhsin Efendi, emrindeki ekip ile kıymetli çalışmalar yaptı. Devletin mühim işlerine ait mahrem sayılacak, devletin sırlarını ifşa etmeyecek şekilde emin memurların tayin edilmesi gerektiği karara bağlandı. Arşive dahil olacak vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten arşivcilik talimatını hazırladı. Bunu 1849'da "Hazine-i Evrak Nizamnamesi" adı ile yayınlayarak Türk arşivciliğini belli bir düzene soktu. Bu arşivde, her türlü muahedeler, hatt-ı hümayunlar, iç ve dış meselelere ait belgeler, Divan-ı Hümayun defterleri, meclis takrirleri, mazbatalar, kanunlar ... v.s. saklanıyordu. Nezaret, bir süre sonra "Hazine-i Evrak Müdürlüğü" unvanını almış ve Osmanlı Devleti'nin sonuna kadar bu isimle devam etmiştir.

1922 senesinde "İcra Vekilleri Hey'eti Riyaseti Kalem-i Mahsus Müdüriyeti"ne bağlı, İstanbul'da "Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği" kuruldu. 1923'te "Hazine-i Evrak Mümeyyizliği"ne çevrildi. 1927'de "Hazine-i Evrak Müdür Muavinliği" adı altında Başvekalet müsteşarlığına bağlandı. 1933'ün Mayısında Teşkilat Kanunu gereğince, Ankara'daki Evrak Müdürlüğü ile İstanbul'daki Hazine-i Evrak Müdürlüğü, "Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü" adı altında birleştirildi. 1937'de Hazine-i Evrak'ın adı "Arşiv Dairesi Müdürlüğü"ne dönüştürüldü. 1943'te "Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü" haline çevrildi. 1954 "Başbakanlık Kuruluşu Hakkındaki Kanun" çerçevesinde Başbakanlık Arşiv Genel Müdürlüğü kuruldu ve "Başbakanlık Merkez Teşkilatı" içine alındı. 1976 yılında Başbakanlık Müsteşarlığına bağlı olarak Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı kuruldu. Bu dairenin görevi, Başbakanlıkta Cumhuriyet döneminde biriken evrakın tanzimidir.

Bugün yüz milyonlarca Türkçe ve Osmanlı Devleti'ne ait arşiv malzemesi, Osmanlı'dan ayrılan devletlerde kalmıştır. Mesela, "Kudüs Françisten Manastırı"'nda 2644 Türkçe vesika mevcuttur. Romanya arşivlerinde 210.000 vesika olduğu biliniyor. Bunun yanında milyonlarca vesika çürütülmüş, yakılmış ve 1931'de vagonlar dolusu Bulgaristan'a satılmıştır. 500.000 kadar Türkçe defter ve vesika Bulgaristan'dadır. Bir kısım evrak da ambalaj kağıdı olarak esnafa intikal etmiştir.

"Tarih-i Osmani Encümeni" millî tarih araştırmaları için Topkapı'dan çıkarılan evrakın tasnif edilmesi zaruretini duymuş ve bu işi Ali Emiri Efendi'nin başkanlığındaki bir heyete havale etmişti. 1918 - 1921 yılları arasında çalışan Ali Emiri, padişahlara göre kronolojik, 1921'de "Mahmud Kemal İnal", devlet teşkilatlarına ve yapılan işlemlere göre, Adliye, Askeri, Bahriye, Maliye gibi adlarla 22 başlık altında topladı. 1932'de muallim Cevdet İnançalp'in tasnifi ise "İbn'ül-emin" tasnifinin aynı olmakla beraber bu başlıklar 16'ya indirilmiş ve bunlara sonradan "Vilayat-ı Mümtaze" eklenmiştir. 1936'da Macaristan'dan getirtilen arşiv uzmanı Lagos Fekete eski tasnifleri bırakarak kısaca "Eskiyi olduğu gibi kurma, yeniden canlandırma" olarak adlandırılan sistemi uyguladı. Bütün bu tasnif çalışmaları, işin büyüklüğü karşısında neticesiz kaldı. Son yıllarda millî bir mesele haline gelen arşivlerimiz, özellikle "Başbakanlık Osmanlı Arşivi", yeniden ele alınmış ve genç bir kadro ile tasnif işlerine hız verilmiştir.

Millî mesele olmasından öte millî sorun olarak da ele alınabilir. Genç kadro 1987'de genç olmasına gençti ama 2009'da emekli olma çağına gelmiş yorgun ve ümitsiz bir kadro halindedir. Başbakanlık uzman yardımcısı unvanı ile işe başlatılan bu genç kadro devletin azizliğine uğramış, ellerinden alınan unvanlarından sonra Türkiye'nin en uzun süreli kadro karşılığı olmaksızın sözleşmeli personel unvanıyla çalıştırılan personeli haline gelmiştir. Yaş hadlerini çoktan aştıklarından, başka kurumlarda devlet memuru olma haklarını da kaybetmişlerdir. Acımasız bürokratik manevralar ile sözleşmeli personelin kadrolu memurdan tek farkı olan yüksek ücretleri de yeni başlayan bir öğretmenin altına düşürülmüştür. Liyakat ve hizmet şuuru açısından mümtaz kamu personeli olmalarına rağmen imam hatip okulunda az buçuk arap alfabesi öğrenmiş yeni Türkiye iktidar zihniyeti tarafından "bunların da yaptığı iş mi, yaz kursunda benim çocuk bile bu yazıyı öğrenir" küçümsemesine maruz kalmışlar ve her platformda arşivlerimize, Osmanlıya verdikleri önemden bahsedenlerin zerre kadar ilgilenmedikleri yüzüstü bıraktıkları bir kurum haline gelmiştir.
Bir arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir:
Arşivlerde, geçmiş yüzyılların belgeleri, tarih araştırmaları 
için en değerli dokümandır. Toplumsal, ekonomik yaşayışımızın bütün 
görünüşleri,bu belgelerde yatmaktadır. Arşiv belgelerinden bilimsel 
amaçlardan başka, resmi ya da kişisel işlerde, davalarda yararlanılabilir.
Arşivlerin kullanılması hak ve hürriyeti başlıca iki türde gerçekleşebilir; belgeleri doğrudan araştırıcının eline vermek (communication) veya sergilemek ( bu basın-yayın veya bilgisayar araçları ile de olabilir).Bu ikisi arasındaki fark, belge veya bilginin içeriğinin şahıslara bildirilmesi noktasındadır. Belgenin doğrudan araştırıcıya verilmesi, kataloglarda veya başka yerlerde referansı olan bir belgeyi bir kişiye incelemek için emanet etmektir.(Bilici,1994)

Adı geçen tahrirler sonucunda meydana getirilen defter ve diğer belgeler, son zamanlara kadar, devletin sırlarını ihtiva eden gizli hazine şeklinde adeta dini diyebileceğimiz bir kavramla yabancılara gösterilmekten uzak tutulmuşlardır. Defter-i Hakani dairesinde bu belgeler üzerinde çalışan ve onların muhafazası ile uğraşan memurlar, özel bir merasimle eski isimlerini terk ederek takma bir isim alırlardı. Defterhane avlusunda defnedilmiş pirlerinin ruhaniyetinden feyz alarak, birbirlerine birer tarikat mensubu adap ve muaşereti ile bağlı bulunurlardı. Ancak belirli zaman görev yapıp belirli derecelere ulaştıktan sonra bu defterlere bakmak ve içindeki sırları öğrenmek yetkisini alabilirlerdi.
Fransız'ların Philippe Auguste zamanından önce yaptıkları gibi, Osmanlılar da bürokratik işlemleri layıkıyla, seri şekilde yerine getirebilmek ve gerektiğinde müracaat edebilmek için Divan-ı Hümayun'a ait çeşitli memur ve defterleri ordu ile birlikte seferlere götürdükleri bilinmektedir. Defter Emini de diğer memurlarla beraber sefere giderdi. Fatih'ten beri bu defter emini vardır.Yavuz'un Çaldıran seferine Defter Emini ve defterler beraber götürülmüştür.Sefer sırasında Sivas civarına gelindiğinde ordunun ağırlıkları ile hazine ve timar defterleri Sivas Kalesi'ne gönderilip koruma altına alınmış, ordu ise ileri harekatını sürdürmüştür.
Şimdilik yerel hiçbir uzantıya sahip olmayan bu genel müdürlüğün görevleri şu şekilde belirtilmiştir:

Arşivcilik, arşivlenecek belgelerin idareciliğinin yapıldığı, belgelerin saklandığı, korunduğu, bakımının yapıldığı, düzenlendiği, sunulduğu ve çeşitli işlemlerin yapıldığı bir ilim dalıdır. Tarih ve niteliği ne olursa olsun, bireyler veya (özel veya kamuya ait) tüzel kişilikler tarafından, kendi varoluş amaçları doğrultusunda ve kendi fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için toplanan (üretilen veya teslim alınan), ve öncelikle delil olarak ve idari amaçlar için, daha sonra da taşıdıkları genel enformasyon değerleri için saklanan belgeler bütünüdür.
ingilizce'de archive science, Fransızca'da archivistique ve Almanca'da Archivwissenschaft,Archivlehre,Archivkunde şeklinde ifade edilen arşivcilik;arşiv nazariyesi,arşiv tatbikatını konu edinen bir bilim dalıdır.


"Bilgi ve Belge Yönetiminin toplumsal kuruluşlarındandır. Kurumlar faaliyetleri sırasında çeşitli belgeler üretirler. Kimileri güncelliğini korurken, kimileri yitirir. Bazıları tekrar kullanılmak üzere saklanır. Saklanan bu belgeler arşivi oluşturur." "Arşiv için; milletlerin, toplulukların, kişilerin hafızası da diyebiliriz."
"Arşivler bilgilerin kayıt altına alınmasıyla yani yazının kullanılmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Yazıyla birlikte bilgiler belge denilen yerlerde varlık bulunmuşlardır. "
"Milletlerin, kişilerin, toplulukların bilgi birikimlerine sahip çıkmaları, bilginin üzerine eklenerek gelişmesi açısından arşivler önemlidir. Fertlerin ve devletin haklarını ve milletler arası münasebetleri belgeleyip korurlar. İlgili olduğu konuyu aydınlatmaya ve tespite yararlar. Ayrıca her türlü ilmi araştırmalara imkan sağlarlar. Çünkü ait olduğu devrin örf ve adetlerini,sosyal yapısını,müesseselerini ve bunlar arasındaki münasebetleri ortaya koyarlar. Devlet kurum ve kuruluşlarının çalışmaları,idari işlemleri,her türlü araştırmalar ve mevzuat uygulamalarının yazılı belgeleri arşivlerde saklıdır. "


Asırlar ilerledikçe ve kraliyet idaresinin organları geliştikçe her bir idarenin arşivleri müstakil olarak ve herhangi bir teknik veya hukuki kurala bağlı olmaksızın saklanıyor ve tasnif ediliyordu.Bu idarelerin en meşhuru Paris Parlamentosu'dur ve defterleri kesintisiz olarak 1254'ten 1789'a kadar gelir.Ancak bu çok dağınık bir şekilde (1770'de yapılan bir ankete göre 5700 depo vardı) bulunan arşivlerin merkezi bir idareye bağlanması gerekiyordu.Fransa bu konuda, örneğin İspanya'ya göre, geç kalmıştı, çünkü Charles Quint 1543'te arşivleri Simancas şatosunda merkezileştirmişti.Daha sonra Venedik'te 1632'de ilk arşiv tasnif el kitabı yayınlandı.Fransa'da ise 1765'ten 1779'a kadar en az dört kitap yayınlandı.(Bilici,1994).


Avrupa'da arşivcilik, yazının bozulabilir malzemenin (kâğıt gibi)üzerine yazılmaya başlamasıyla önem kazandı.Eski Yunan'da ve Roma
İmparatorluğunda arşivlerin tutulduğu biliniyor ancak bunlar savaş sonucu yok olmuştur.11. yüzyıl öncesine ait bugüne çok az malzeme ulaşmıştır.
Arşivcilik bir bilimsel disiplin olarak 17. yüzyılda Fransa'da oluşmaya başladı. O zamanlar Dom Mobillon tarafından Diplomatik Bilimi adı altında bir meslek oluşturuldu. Ancak İtalya, İspanya ve Almanya'da arşivcilik el kitaplarının yine o tarihlerde yazıldığı biliniyor. 18.yüzyılın sonunda Avrupa'da -İngiltere hariç- arşivcilik teorisi ve uygulamaları Fransız ihtilali ile politik, idari ve yasal değişikliğe uğramış ve tamamen yenilenmiştir. 25 Haziran 1794'de kabul edilen Fransız an