manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
pengertian menurut para ahli
edwin robinson dan william leffingwell "manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."
george r. terry "manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."
millis geoffrey "manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."
w.h. evans "administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."
setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, the liang gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
" manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran).
dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.
hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
menyimpan warkat/arsip (filing)
mengirim surat (mailing)
perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya ditegaskan oleh salah satu terbitan perserikatan bangsa-bangsa (pbb) sebagai berikut:
"the terms adminsitration and management are more being used synonymously.
while the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs
(istilah-istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti.
walaupun istilah administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
aspek-aspek manajemen perkantoran
dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
manajemen dan pengarahan
pelaksana secara efisien
pengendalian dan pengawasan
pengarahan dan pengawasan
perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
faktor-faktor menurut edwin robinson menyebutkan :
sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut h.mac donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
kepegawaian perkantoran (office personel)
metode perkantoran (office methods)
perlengkapan perkantoran (office equipment)
faktor-faktor fisik dalam kantor (physical factor)love
biaya perkantoran (office costs)
haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh charles o libbey meliputi :
ruang perkantoran (office space)
kepegawaian kantor (office personnel)
perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
peralatan dan mesin (appliance and machine)
perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
tata warkat (records)
kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
tujuan manajemen perkantoran menurut gr terry dalam bukunya yang berjudul office management and control, yaitu tujuan manajemen perkantoran:
memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
membantu perusahaan memelihara persaingan.
memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
membuat catatan dengan biaya minimal
kegiatan manajemen administrasi antara lain :
pengadministrasian seluruh kegiatan
menginventarisasi peralatan kantor
penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
melakukan pengadaan file .