SOP 11 - Keuangan

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```

**Kebijakan:**Mengatur seluruh kegiatan pelayanan yang terkait dengan keuangan, mengatur proses dan tata cara pemasukan dan pengeluaran dana, juga mengatur tata cara dan standar pelaporan keuangan dalam seluruh kegiatan pelayanan dalam Persekutuan Kaum Muda Baithani.

**Tujuan:**Menyeragamkan seluruh proses dan tata cara pelayanan yang membutuhkan keuangan, menyempurakan pengelolaan keuangan, dan memastikan pertanggungan jawab pelayanan atas keuangan yang dipercayakan jemaat kepada organisasi.

**Cakupan:** Prosedur ini berlaku untuk seluruh Bendahara dan anggota pengurus dan pelayan yang mengadakan kegiatan pelayanan yang membutuhkan keuangan.

**Prosedur:**

## 1.0 **Definisi dan Tanggung Jawab Bendahara**

* Bendahara Pengurus Kaum Muda adalah pihak yang berkewenangan untuk Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama Ketua dalam hal keuangan dan kekayaan organisasi, dalam hal ini Kepengurusan Kaum Muda, atau bentuk-bentuk kepanitiaan dalam menjalankan pelayanan.
* Bertanggung jawab mengordinasikan seluruh aktivitas pengolahan keuangan dan kekayaan organisasi dan mempertanggungjawabkan kepada kepemimpinan organisasi.
* Bertanggung Jawab untuk mengatur, menerima, menampung, dan mengeluarkan dana yang ada sesuai prosedur yang disepakati.
* Mengontrol efektifitas dan efesiensi pengeluaran masing-masing departemen atau panitia agar sesuai dengan rencana anggaran yang sudah dibuat.

## 2.0 **Penyimpanan Dana**

* Dana yang dikumpulkan wajib disimpan oleh Bendahara.
* Dana dapat disimpan dalam rekening bank pilihan Bendahara dan Ketua, atau disimpan dalam penyimpanan pribadi.
* Dalam hal Kas Besar Kepengurusan Kaum Muda, disarankan untuk membuka rekening khusus penyimpanan. Rekening ini disarankan untuk dibuka baru setiap kali periode kepengurusan berganti. Hal ini dikarenakan setiap anggota pengurus adalah sukarelawan dan dapat berganti-ganti.

* Setiap Bendahara berhak memiliki **Kas Kecil**, yaitu penyimpanan dana yang berjumlah kecil, ditujukan untuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat urgent.
* Jumlah dana dalam Kas Kecil maksimal Rp.1,000,000 (Satu Juta Rupiah).

## 3.0 **Kegiatan Rutin**

Kegiatan yang dimaksud dalam prosedur ini adalah kegiatan **Ibadah Raya Sabtu, Small Group, Diakonia,**
dan Kegiatan Rutin Lainnya **yang diatur dalam** SOP\_06 – Kegiatan Rutin Lainnya**.**

### **Pemasukan**

* Saat ini, sumber pemasukan dana yang berlaku dan diakui dalam Komunitas Kaum Muda Baithani untuk kegiatan rutin adalah:
	1. **Dana Hibah dari kepengurusan periode sebelumnya**.
	2. **Kolekte**. Adalah persembahan sukarela dari jemaat Kaum Muda, baik dalam Ibadah Raya Sabtu maupun dalam Small Group, yang tidak diarahkan secara khusus untuk pelayanan tertentu.
	3. **Persembahan Khusus**. Adalah persembahan sukarela dari jemaat atau non-jemaat Kaum Muda, yang diarahkan secara khusus untuk kepentingan pelayanan tertentu. Dapat juga diarahkan untuk kegiatan non-rutin.
	4. **Hasil laba** dari penjualan produk.
	5. **Dana hasil penjualan inventarisasi**.
	6. **Bunga bank**.
	7. **Subsidi Majelis**. Adalah pemasukan khusus dari Majelis GPT.Baithani untuk kegiatan tertentu, dapat juga diarahkan untuk kegiatan non-rutin. Saat ini pemasukan dari Subsidi Majelis hanya diterima bila diwajibkan oleh Majelis.

* Seluruh pemasukan dana wajib diketahui oleh Ketua dan Bendahara Pengurus.
* Seluruh pemasukan wajib dicatat dan diarsipkan dalam bentuk laporan.

### **Pengeluaran**

* Seluruh rencana pengeluaran untuk kegiatan rutin wajib dibahas dalam rapat kepengurusan dan diketahui oleh Ketua Kaum Muda.
* Dalam hal kegiatan rutin Small Group (pertemuan rutin selasa pertama dan ketiga serta kegiatan diakonia), kebutuhan dana untuk kegiatan tersebut tidak wajib melalui proses rapat, namun wajib mendapat persetujuan dari Kepala Departemen Small Group sebelum diajukan kepada Ketua Kaum Muda.
* Ketua Kaum Muda wajib mempertimbangkan persetujuan dana yang akan dikeluarkan, dan berhak tidak menyetujui jika dinilai kurang tepat.
* Jika perencanaan telah disetujui, maka pihak yang bersangkutan berhak mengambil dana dari kas Kaum Muda.
* Pengeluaran dana untuk kebutuhan rutin berada dibawah tanggung jawab Bandahara Kaum Muda.
* Dalam hal meminta dana ke Bendahara, diharapkan bisa meminta dalam waktu maksimal dua hari agar dana dapat dipersiapkan dengan baik.
* Reinbursement (pengembalian dana) diperbolehkan dan disarankan untuk pelaksana kegiatan, terutama untuk hal-hal yang penting dan cepat. Dana akan dikembalikan setelah seluruh bukti transaksi sudah lengkap dan diberikan kepada Bendahara.
* Seluruh pengeluaran wajib dicatat dan diarsipkan dalam bentuk laporan.

### **Pelaporan (contoh format laporan terlampir)**

* Laporan Keuangan kegiatan rutin dibuat oleh Bendahara Kaum Muda berdasarkan informasi dari Kepala Departemen dan pengurus lainnya sebagai pelaksana kegiatan.
* Laporan dibuat sebulan sekali, untuk melaporkan kegiatan pelayanan bulan sebelumnya.
* Laporan dibuat dan diserahkan paling lambat satu minggu atau sampai dengan tanggal 9 bulan berikutnya. Hal ini dikarenakan dikarenakan Pajak Bank dan Bunga Bank baru keluar ditanggal 2 bulan berikutnya.
* Laporan disarankan untuk melampirkan bukti-bukti transaksi yang terjadi selama periode pelaporan, untuk kelengkapan pendataan.

## 4.0 **Kegiatan Khusus**

Kegiatan Khusus yang dimaksud adalah kegiatan-kegiatan pelayanan selain yang disebut diatas dalam Bab 2.0, termasuk kegiatan khusus yang diatur dalam **SOP\_07 – Kegiatan Khusus**, kegiatan yang dilakukan Small Group diluar pertemuan rutin Selasa pertama dan ketiga, kecuali kegiatan diakonia.

### **Pemasukan**

* Saat ini, sumber pemasukan dana yang berlaku dan diakui dalam Komunitas Kaum Muda Baithani untuk kegiatan non-rutin adalah**:**
	1. **Dana hibah dari Kas Besar Kepengurusan Kaum Muda**. Sebagian besar atau kecil dari Kas Besar Kaum Muda yang diarahkan untuk kebutuhan keuangan kegiatan khusus. Pemasukan ini wajib diketahui dan disetuijui oleh seluruh anggota Kepengurusan Kaum Muda.
	2. **Persembahan Khusus.** Adalah persembahan sukarela dari jemaat atau non-jemaat Kaum Muda, yang diarahkan secara khusus untuk kepentingan pelayanan tertentu.
	3. **Janji Iman Pengurus/Panitia**. Adalah komitmen berdasarkan iman dari anggota Kepengurusan Kaum Muda atau anggota panitia untuk memberikan sejumlah dana.
	4. **Subsidi Majelis**. Adalah pemasukan khusus dari Majelis GPT.Baithani untuk kegiatan tertentu, dapat juga diarahkan untuk kegiatan khusus. Saat ini pemasukan dari Subsidi Majelis hanya diterima bila diwajibkan oleh Majelis.
	5. **Kegiatan lainnya untuk penggalian dana**. Adalah kegiatan khusus untuk menggali dana. Bentuk kegiatan tidak dibatasi, namun wajib dipersiapkan dengan sebaik mungkin dan mendapat persetujuan dari Ketua Kaum Muda.

* Seluruh pemasukan dana wajib diketahui oleh Ketua dan Bendahara Pengurus atau Bendahara Acara Khusus.
* Seluruh pemasukan wajib dicatat dan diarsipkan dalam bentuk Laporan Pertanggung Jawaban Acara Khusus bagian Keuangan.

### **Pengeluaran**

* Seluruh rencana pengeluaran untuk kegiatan khusus wajib dibahas dalam rapat Acara Khusus dan menghasilkan dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB). Dokumen RAB tersebut wajib disusun secara detil dan serealistis mungkin dengan kebutuhan pelaksanaan sebenarnya (contoh RAB terlampir).
* Dokumen tersebut dibuat oleh Bendahara Acara Khusus dengan persetujuan anggota panitia acara dan ketua kepanitiaan (jika ada), dan diteruskan kepada Ketua dan Bendahara Kepengurusan Kaum Muda.
* Ketua Kaum Muda wajib mempertimbangkan persetujuan dana yang akan dikeluarkan sesuai dengan RAB, dan berhak tidak menyetujui jika dinilai kurang tepat.
* Jika perencanaan telah disetujui, maka pihak yang bersangkutan berhak mengeluarkan dana.
* Pengeluaran dana untuk kebutuhan non-rutin berada dibawah tanggung jawab Bandahara.
* Dalam hal meminta dana ke Bendahara Acara Khusus, diharapkan bisa meminta dalam waktu maksimal dua hari agar dana dapat dipersiapkan dengan baik.
* Reinbursement (pengembalian dana) diperbolehkan dan disarankan untuk pelaksana kegiatan, terutama untuk hal-hal yang penting dan cepat. Dana akan dikembalikan setelah seluruh bukti transaksi sudah lengkap dan diberikan kepada Bendahara Acara Khusus.
* Seluruh pengeluaran wajib dicatat dan diarsipkan dalam bentuk laporan.

### **Pelaporan ( contoh Laporan Pertanggung Jawaban Acara Khusus bagian Keuangan** **terlampir)**

* Seluruh transaksi keuangan dalam pelayanan kegiatan non-rutin wajib dicatat dan dirangkumkan dalam Laporan Pertanggung Jawaban Acara Khusus bagian Keuangan.
* Laporan tersebut wajib diketahui dan disetujui oleh ketua kepanitiaan (jika ada), untuk dilaporkan kepada Ketua Kaum Muda.
* Laporan tersebut kemudian diserahkan kepada Bendahara Kaum Muda untuk diarsipkan.
* Laporan disarankan untuk melampirkan bukti-bukti transaksi yang terjadi selama periode pelaporan, untuk kelengkapan pendataan.

## 5.0 **Dana Misi**

* **Dana Misi** adalah dana yang berasal dari persembahan khusus yang diarahkan untuk pelayanan misi perkabaran Injil.
* Dana Misi tidak dapat digunakan untuk pelayanan lain selain pelayanan misi perkabaran Injil, kecuali sangat diperlukan, dan disetujui oleh Ketua serta Gembala Kaum Muda. Ketua dan Gembala Kaum Muda wajib mempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada dan memutuskan penggunaan Dana Misi.
* Pengelolaan Dana Misi diatur secara khusus dan terpisah dari tanggung jawab Bendahara Kaum Muda.
* Saat ini, pengelolaan dan pelaporan Dana Misi dipercayakan kepada Ketua dan Wakil Kaum Muda bekerjasama dengan Gembala Kaum Muda.
* Dalam hal transaksi, Dana Misi wajib dikelola sesuai dengan prosedur Kegiatan Rutin (Bab 3.0).
* Dalam hal pelaporan, pelaporan Dana Misi wajib diserahkan kepada Bendahara Kaum Muda untuk diarsipkan.

## 6.0 **Dokumentasi Keuangan Gereja**

* Seluruh kegiatan keuangan dalam ruang lingkup pelayanan Komunitas Kaum Muda wajib menghasilkan dokumen bukti transaksi sebagai tanda bahwa transaksi tersebut sah.
* Tanda bukti yang diterima antara lain:
	1. **Nota**: Bukti atas keluarnya kas untuk pembayaran transaksi pembelian barang.
	2. **Kwitansi**: Bukti atas keluarnya kas untuk pembayaran transaksi pembelian barang atau pembayaran jasa.

* Jika dalam suatu transaksi tidak menghasilkan tanda bukti transaksi, maka pihak yang bersangkutan dengan transaksi tersebut harus menjabarkan setiap pemasukan atau pengeluaran secara detail di nota kosong atau kwitansi kosong. Apabila tidak memiliki nota kosong atau kwitansi kosong maka bisa dicatat dikertas kosong dengan pencatatan yang jelas dan rinci.
* Seluruh tanda bukti tersebut disimpan dan didokumentasikan oleh Bendahara Kaum Muda.

## 7.0 **Laporan Pertangung Jawaban Pengurus bagian Keuangan (contoh Laporan Pertangung Jawaban Pengurus bagian Keuangan terlampir)**

* Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus bagian Keuangan adalah laporan khusus untuk mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan keuangan kepengurusan Kaum Muda selama periode pelayanannya.
* Laporan ini dibuat oleh Bendahara Kaum Muda, dan dibuat saat akhir periode kepengurusan.
* Isi laporan mencakup seluruh arus kas, catatan pemasukan dan pengeluaran, Laporan Pertanggung Jawaban Acara Khusus bagian Keuangan, arsip tanda bukti transaksi sebagaimana diatur dalam bab 4.0, serta arsip Bank Statement selama periode kepengurusan.
* Laporan tersebut wajib diketahui dan disetujui oleh Ketua dan Gembala Kaum Muda, untuk dipertanggung jawabkan kepada Majelis GPT. Baithani.

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```