SOP 01 - Standard Operating Procedure

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```

**Kebijakan:** Standard Operational Procedure (SOP) mengatur dan mencakup seluruh kegiatan didalam ruang lingkup Komunitas Kaum Muda GPT.Baithani; baik rutin, maupun non-rutin; internal, maupun eksternal.

**Tujuan:**Bertujuan untuk: meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan, penyeragaman performa, dan menghindari miskomunikasi.

**Cakupan:** Prosedur ini berlaku untuk seluruh
pengurus yang bertugas untuk membuat, merevisi, dan mendistribusikan SOP.

**Prosedur:**

## **1.0 Isi dan definisi SOP**

* Isi SOP adalah langkah-langkah tata carapelayanan secara terperinci.
* SOP wajib diikuti dan dikerjakan oleh seluruh pelayan dalam ruang lingkup Komunitas Kaum Muda GPT.Baithani.
* Langkah-langkah tata cara pelayanan tersebut dibagi berdasarkan kegiatan pelayanan dalam Komunitas Kaum Muda Baithani dan menjadi SOP yang berdiri sendiri.
* Lebih lanjut, dalam SOP tersebut langkah-langkah tata cara pelayanan dibagi lagi menjadi bab yang lebih terperinci.
* Bab tersebut kemudian diterangkan secara terperinci dengan bentuk langkah-langkah yang mudah dimengerti.
* SOP adalah dokumen internal pelayan Kaum Muda. Karena itu dokumen SOP ini tidak boleh disebarkan kepada individu selain kepada pelayan-pelayan.

## **2.0 Pembuatan SOP**

* Seluruh isi dan bagian dari SOP dibuat oleh Ketua Kaum Muda, dan/atau Kepala Departemen.
* Draft SOP yang dibuat wajib diketahui dan diulas kembali oleh Ketua dan Wakil Ketua Kaum Muda, beserta Gembala Kaum Muda.
* Setiap SOP yang dibuat wajib diuji coba selama minimal 2 (dua) minggu sebelum disetujui dan diterapkan sebagai SOP resmi.
* Ketua Kaum Muda wajib mengulas kualitas yang diharapkan dari SOP yang dibuat, untuk seterusnya disetujui dan diterapkan sebagai SOP resmi.

* Jika dirasa kualitas atau hasil dari SOP yang dibuat tidak sesuai harapan, maka pembuat SOP wajib merevisi atau membuat ulang SOP yang dimaksud.

* SOP baru yang sudah diresmikan diberikan nomor ID SOP dan versi revisi, beserta tanggal-tanggal keterangannya, dan diberi keterangan jumlah lampiran (jika ada).

* Format penomoran SOP: **01.01** (angkasebelum titik adalah kode dokumen SOP, angka setelah titik adalah versi revisi)

## **3.0 Penerapan SOP**

* SOP yang sudah diresmikan wajib untuk diinformasikan kepada seluruh pelayan dalam ruang lingkup SOP tersebut. Distribusi informasi SOP ini dapat berupa: pengiriman file dengan sosial media, email pribadi, folder dropbox, copy data, website khusus, dan salinan fisik.
* Seluruh anggota pengurus Kaum muda wajib memastikan bahwa seluruh pelayan mendapat SOP dan mengerti penerapannya.
* SOP yang sudah diresmikan wajib dicetak dan dipegang oleh Sekretaris Kaum Muda. Hasil cetakan tersebut dapat diperbanyak sesuai kebutuhan.
* Ketua Kaum Muda dan Kepala Departemen wajib memantau penerapan SOP. Jika ada pelanggaran atau kasus khusus yang terjadi diluar SOP, Kepala Departemen yang terkait wajib melaporkan sebab dan alasan kejadian tersebut kepada Ketua Kaum Muda.

* Dalam kasus pelanggaran SOP, Team Leader pelayanan yang bersangkutan dibantu oleh Kepala Departemen wajib memberi teguran dan/atau konsekuensi kepada individu/kelompok yang melakukan pelanggaran.
* Bentuk teguran dan konsekuensi mengikuti besarnya pelanggaran yang dilakukan, tidak terpaku pada suatu bentuk tertentu. Team Leader dan Kepala Departemen wajib menimbang dan menentukan bentuk teguran dan konsekuensi yang dimaksud.

* Jika dalam penerapannya, SOP dirasa tidak efektif dan relevan untuk dipakai dalam pelayanan, SOP tersebut wajib direvisi (bab 4.0) atau membuat SOP yang baru.

* Dalam kasus pembuatan SOP baru, SOP lama yang bersangkutan wajib melewati proses pembatalan (bab 5.0).

## **4.0 Revisi SOP**

* Permintaan revisi SOP dapat berasal dari mana saja, baik dari dalam kepengurusan maupun anggota pelayan Kaum Muda.
* Permintaan revisi tersebut diterima oleh Kepala Departemen yang bersangkutan untuk diteruskan kepada Ketua Kaum Muda.
* Dokumen revisi SOP dibuat oleh pihak yang menyarankan revisi.
* Selanjutnya, proses revisi berjalan sama dengan pembuatan SOP baru sampai dengan persetujuan Ketua Kaum
* Jika revisi sudah diuji coba dan disetujui, SOP tersebut diberikan nomor versi revisi sesuai dengan jumlah revisi yang terjadi.

* Revisi yang terjadi wajib ditulis dalam tabel Riwayat Revisi, dengan detil pengisian: nomor versi revisi, tanggal revisi disetujui, deskripsi perubahan, dan nama peminta revisi.
* Isi kolom “**Tanggal Efektif”** diganti dengan tanggal efektif pelaksanaan revisi**.**
* Isi kolom “**Revisi**” diganti menurut nomor versi revisi yang berlaku.

## **5.0 Pembatalan SOP**

* SOP yang akan dibatalkan wajib diketahui oleh Ketua Kaum Muda dan Kepala Departemen yang bersangkutan, bersama Gembala Kaum Muda.
* Sebelum dibatalkan secara resmi, wajib dibuat SOP baru sebagai pengganti. SOP baru tersebut harus sudah disetujui dan diterapkan sebagai SOP resmi.
* Setelah SOP baru berjalan, SOP lama yang akan dibatalkan tetap tersimpan dalam arsip.

* Judul SOP yang dibatalkan ditambahkan kata keterangan “(**Dibatalkan)**”.

* Kolom “**Disetujui oleh”** diganti dengan **“**Dibatalkan Oleh**”.**
* Kolom “**Tanggal Disetujui**”diganti dengan **“**Tanggal dibatalkan**”.**
* Kolom “**Tanggal Efektif”** dikosongkan**.**

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```