Personalfragen

**Ihr findet alle aktuellen Informationen in unserem Kita-Handbuchauf unser Kindermitte-Website.**

## **Baustein 1 -****Check Personalausstattung**

**Ihr findet alle aktuellen Informationen in unserem Kita-Handbuch auf unser Kindermitte-Website.**

**Erläuterung**

Die Einrichtungen sind verpflichtet, in dem Umfang und der Qualität pädagogisches Personal zu beschäftigen, wie es der Landesrahmenvertrag (LRV) vorsieht. Die Ausstattung mit pädagogischen Fachkräften unterteilt sich nach Leitungs- und Erziehungswochenstunden und regelt sich nach Anlage 1b und Anlage 1g. Der Einsatz von hauswirtschaftlichen und Verwaltungspersonal wird über das Teilentgelt Sachkosten (vgl. § 5) abgegolten. Der Personaleinsatz ist dabei so zu organisieren, dass die Erziehungswochenstunden pro Kind während eines zwölfmonatigen Leistungszeitraumes nicht um mehr als 10% unterschritten werden. Aus diesen Erzieherwochenstunden lässt sich ein durchschnittlicher Schlüssel errechnen. Der "gelebte" Schlüssel hängt aber auch davon ab, wie sich die Gutscheine in einer Kita über den Tag verteilen. Im Rahmen des Kita-Gutscheinsystems wird folgender Personalschlüssel finanziert: Für die Bildung, Betreuung und Erziehung der Kinder sind in ausreichendem Maße geeignete Fachkräfte einzusetzen. Dabei ist im Krippen- und Elementarbereich auf ein angemessenes Verhältnis zwischen Erst- und Zweitkräften(\*) zu achten. Von einer ausreichenden Betreuung ist in der Regel auszugehen, wenn so viele Fachkräfte beschäftigt werden, dass ein Betreuungsschlüssel:

* im Krippenbereich von 1 : 5,1,
* im Elementarbereich von 1 : 10,7 und
* bei Betreuung im Anschluss an den Schulbesuch von 1 : 23 gewährleistet ist.

(\*) Erstkräfte sind staatlich anerkannte Erzieherinnen und Erzieher, staatlich anerkannte Sozialpädagoginnen und Sozialpädagogen oder Personen mit vergleichbaren Abschlüssen. Als Zweitkräfte werden mindestens staatlich anerkannte Kinderpflegerinnen und Kinderpfleger oder sozialpädagogische Assistentinnen und Assistenten eingesetzt (§ 72a SGB VIII, d.h. Zeugnisse, Abschlüsse und erweitertes Führungszeugnis). Bei der Förderung behinderter oder von einer Behinderung bedrohter Kinder, die Eingliederungshilfe erhalten, sind staatlich geprüfte Heilpädagoginnen und Heilpädagogen, Erzieherinnen und Erzieher mit einer heilpädagogischen Zusatzausbildung oder Personen mit vergleichbaren Qualifikationen einzusetzen. Ausnahmen sind in 4.3 geregelt.

Bei Kindern mit (drohenden) Behinderungen, welche Leistungen der Eingliederungshilfe erhalten, ist von einer ausreichenden Fachkraft - Kind - Relation auszugehen, wenn mindestens  die in der Tabelle aufgeführte Personalausstattung vorgehalten wird. Hier gilt ein Schlüssel zwischen 4,18 (Stufe 1) bis zu 1,48 (Stufe 5).
Der Personaleinsatz ist so zu organisieren, dass die Besonderheiten der Einrichtung berücksichtigt werden und die Erfüllung der Aufsichtspflicht gewährleistet ist.
Um die Aufsichtspflicht bei Anwesenheit nur einer pädagogischen Fachkraft im Hause zu gewährleisten, muss in der Regel eine weitere erwachsene Person für Notfälle zur Verfügung stehen.

**Grundlagen**

KIMI Empfehlung auf Grundlage von § 4 LRV ,

BASFI Kita-Richtlinien (2012): 4. Personal

## **Baustein 2 -****Personaländerungsmitteilungen an die BASFI**

**Erläuterung**

Jeder Wechsel der Leitungskräfte sowie der pädagogischen Betreuungskräfte ist dem Landesjugendamt, der Kita-Aufsicht, inkl. Name und Qualifikation unverzüglich zu melden. Auch wenn eine freie Stelle sofort nachbesetzt wird, benötigt die BASFI eine Meldung mit dem Namen und der Qualifikation.

Sollte eine Einrichtung längere Zeit keine Meldung bei der BASFI abgegeben haben, ist es sinnvoll, einmal die Personalbestandsliste auszufüllen und zu übersenden, um dann im Anschluss die laufenden Änderungen zu melden.

**Grundlagen**

BASFI Kita-Richtlinien (2012): 1.2 Meldepflichten

§ 47 Satz 2 SGB VIII

**Formulare**

Ein Formblatt zur Mitteilung der Personaländerung ist hier zu finden: Personaländerungsformular BASFI

Das generelle Formblatt zur Mitteilung des Personalbestandes ist hier zu finden: Personalbestandsliste BASFI

Die Meldung muss nicht zwingend per Post erfolgen, eine Übersendung per Mail oder Fax ist ausreichend.

## **Baustein 3 -****Meldung einer Schwangerschaft an die Aufsichtsbehörde (i.d.R. das zuständige Gewerbeaufsichtsamt)**

**Erläuterung**

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine sofortige Meldung bei Bekanntwerden einer Schwangerschaft seiner Arbeitnehmerin an die zuständige Aufsichtsbehörde (in Hamburg: Behörde für Arbeitnehmerschutz) abzugeben. Dabei ist es irrelevant, ob die Arbeitnehmerin in Vollzeit, Teilzeit oder geringfügig beschäftigt wird. Weiterhin muss der Arbeitgeber eine rechtzeitige Gefährdungsbeurteilung durchführen und der werdenden Mutter gegenüber ein sofortiges Arbeitsverbot auszusprechen, solange die aerologische Blutuntersuchung nicht ergeben hat, dass die Arbeitnehmerin über genügend Immunschutz verfügt. Die Gefährdungsbeurteilung kann vom Arbeitgeber auch an eine fachkundige Person übertragen werden, bspw. Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt. Diese spezielle Gefährdungsbeurteilung für werdende und stillende Mütter ergänzt die allgemeine Gefährdungsbeurteilung, die nach dem Arbeitsschutzgesetz für alle Beschäftigten erstellt werden muss (§ 5 Arbeitsschutzgesetz -  ArbSchG). Sinnvollerweise bietet es sich an diese beiden Gefährdungsbeurteilung zusammen am Anfang einer Beschäftigung durchzuführen. In die Beurteilung fließen die Beschäftigungsbeschränkungen  und -verbote ein, die im Mutterschutzgesetz (MuSchG) und  in der MuSchArbV enthalten sind (§§ 2, 4, 6, 8 MuSchG; §§ 4, 5 MuSchArbV). Die Aufsichtsbehörde als übergeordnete Instanz hat die Möglichkeit eine vollständige Tätigkeitsuntersagung nach § 48 SGB VIII auszusprechen.

Weitere nützliche Infos: http://www.hamburg.de/contentblob/121418/data/m33.pdf

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010)

§ 1 MuschRiV

§ 5 Absatz 1 Satz 3 MuSchG

§ 48 SGB VIII

**Formulare**

* Mitteilung über die Beschäftigung einer werdenden Mutter
* Gefährdungsbeurteilung durch Arbeitgeber für schwangere Arbeitnehmerin

**Sonstiges (weiterführende Informationen, Hinweise etc.)**

* Mutterschutz - Informationen für Arbeitgeber
* KomNet -Datenbank zum Arbeitsschutz
* Onlineportal der Stadt Hamburg zum Thema Gefährdungsbeurteilung (online durchführbar)

## **Baustein 4 -****Großer Basis-Check Personal**

### **4 a) Fristen sowie sonstige Vereinbarungen in Arbeitsverträgen prüfen, Arbeitsgenehmigungen bei ausländischen Mitarbeitern prüfen**

**Erläuterung**

Der Arbeitgeber muss alle Fristen der Arbeitsverträge, d.h. auslaufende Arbeitsverträge bei befristeten Arbeitsverträgen sowie Arbeitsgenehmigungen bei ausländischen Mitarbeiten, die eventuell auslaufen, prüfen.

**Grundlagen**

u. a. BGB, SGB, GG sowie AufenthG / BeschVerfV

§§ 611-630 BGB,

§ 41 SGB,

Art 12 GG,

§ 18 AufenthG,

§§ 1-39 BeschVerfV

### **4 b) Erweitertes polizeiliches Führungszeugnis**

**Erläuterung**

Der Träger ist verpflichtet bei Einstellung sowie in regelmäßigen Abständen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis von seinen Beschäftigten einzufordern.

**Grundlagen**

BASFI Kita-Richtlinien (2012): 4.1 Persönliche Eignung, § 72 a SGB VIII

§ 30 Absatz 5 & § 30 a Absatz 1 BZRG

§ 72a SGB VIII

**Formulare**

* Antragsformular vom Träger für neues Personal auf ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis (Beispiel: siehe Muster)

### **4 c) HVV Abo Karten prüfen**

**Erläuterung**

Es muss geprüft werden, ob diejenigen Arbeitnehmer, die eine Erstattung durch den Arbeitgeber bekommen, auch tatsächlich eine HVV-Profi-Karte besitzen.

**Grundlagen**

Benutzungsbedingungen für ProfiCards

Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard

Informationen zum Fahrgeldzuschuss und zum steuerfreien Beitrag

### **4 d) Regelungen zur Verpflegung überprüfen**

**Erläuterung**

Wenn Mitarbeiter in der Einrichtung essen, muss der Wert des Essens als Einkommen versteuert werden. Alternativ: Die Mitarbeiter zahlen für ihr Essen. Wenn Mitarbeiter nicht in der Einrichtung essen, sollte dieses schriftlich für den Fall einer Steuerprüfung dokumentiert werden.

Falls ihr weitere Informationen benötigt, fragt euren Steuerberater um Rat. Er kann euch hierbei am besten weiterhelfen.

**Grundlagen**

Steuerrecht > geldwerter Vorteil

### **4 e) Liegt eine Erstbelehrung nach § 43 IfSG vor?**

**Erläuterung**

Bei Einstellung von Personal muss der Arbeitgeber das Vorhandensein einer Bescheinigung über eine Erstbelehrung nach § 43 IfSG überprüfen. Bei Erstaufnahme einer Tätigkeit darf die Bescheinigung des Gesundheitsamtes oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes nicht älter als 3 Monate sein. Diese muss eine in mündlicher und schriftlicher Form durchgeführte Belehrung über genannte Tätigkeitsverbote und Verpflichtungen enthalten. Außerdem muss der Beschäftigte darin schriftlich erklären, dass bei ihm keine Tatsachen für ein Tätigkeitsverbot vorliegen. Treten Tätigkeitshindernisse, d. h. u. a. infektiöse Erkrankungen, seitens des Beschäftigten auf, ist dieser verpflichtet, dieses unverzüglich seinem Arbeitgeber zu melden. Betroffen sind hiervon alle Personen, die mit Lebensmitteln in irgendeiner Form in Kontakt kommen.

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010): 5. Gesundheitliche Anforderungen

§ 43 IfSG Belehrung von Personal in Küchen- und Lebensmittelbereich sowie Betreuungs-, Erziehungs- und Aufsichtspersonal

**Formulare**

* Belehrung gemäß § 43 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG)

**Sonstiges (weiterführende Informationen, Hinweise etc.)**

Alle Informationen zu der Belehrung gibt es bei der zuständigen Behörde: Bezirksamt Eimsbüttel - Fachamt Gesundheit - Belehrungen nach dem IfSG

### **4 f)****Bescheinigungen für Küchenpersonal überprüfen**

**Erläuterung**

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, die Bescheinigung des Gesundheitsamtes oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes, die nicht älter als 3 Monate sein darf, vom Küchenpersonal zu prüfen. Die Belehrung muss der Arbeitgeber alle zwei Jahre nach Aufnahme der Beschäftigung wiederholen und dokumentieren.

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010): 5. Gesundheitliche Anforderungen

§ 41-43 IfSG &

Lebensmittelhygieneverordnung LMHV

### **4 g)****Impfstatus bei Einstellung**

**Erläuterung**

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen nur dann beruflich mit der vorschulischen Kinderbetreuung beauftragt werden, wenn dem Arbeitgeber die Bescheinigung über die erfolgte arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung (ohne gesundheitliche Bedenken) vorliegt. (siehe auch: 5d "G42-Untersuchung")

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010): 5.3.2 Betreuungs-, Erziehungs-, Aufsichtspersonal

Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung nach BioStoffV zum Schutz vor Infektionen bei vorschulischer Kinderbetreuung

§ 35 IfSG

### **4 h) Fortbildungen**

**Erläuterung**

Träger haben die Pflicht Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen interne und externe Fortbildungen sowie Zugang zu Fachberatung zu gewähren.

**Grundlagen**

§ 15 LRV (2018): Fortbildung und Fachberatung

### **4 i)****450,- Euro Job Listenkontrolle (Bußgeldbewehrte formale Aufzeichnungspflicht)**

**Erläuterung**

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der 450 EUR-Kräfte müssen wöchentlich dokumentiert werden und zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Dieses Gesetz soll u. a. der Bekämpfung von Schwarzarbeit dienen.

**Grundlagen**

§ 17 MiLoG wöchentliche Aufzeichnungspflicht und 2-jährige Aufbewahrung ab Jobbeginn

**Formulare**

Arbeitszeitenaufzeichnung

### **4 j) Einsatz von Erziehungspersonal > Positivliste**

**Erläuterung**

Die sogenannte Positivliste ermöglicht es, mehr Berufs- und Bildungsabschlüssen als bisher als Fachkraft in einer Kindertagesstätte einzusetzen.Mit der Liste, welche zunächst befristet gilt, soll somit dem Fachkräftemangel in Kitas entgegengewirkt werden. Veranlasst wurde dieses Vorgehen von der Behörde für Arbeit, Soziales, Familien und Integration (BASFI) und der Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB).

Um jemanden aus einer der Berufsgruppen, die in der Positivliste genannt werden, zu beschäftigen, ist keine weitere Genehmigung durch die Trägerberatung nötig. Mit der aktualisierten Personalmeldung erfolgt nur ein Hinweis an die BASFI, dass die Person gemäß Positivliste als Erzieher oder SPA eingesetzt wird. Im Zweifelsfall hilft Kindermitte gern weiter.

**Grundlagen**

Einsatz von Erziehungspersonal in Kitas und der Ganztägigen Bildung und Betreuung an Schulen

## **Baustein 5 - Wiederkehrende Schulungen & Belehrungen**

### **5 a) Wiederholungsbelehrung des pädagogischen Personals nach § 35 lfSG**

**Erläuterung**

Die Einrichtungsleitung hat sein Betreuungs-, Erziehungs- und Aufsichtspersonal über gesundheitliche Anforderungen und Mitwirkungspflichten im jährlichen Abstand zu belehren. Der Arbeitgeber hat die erfolgte Belehrung zu dokumentieren und 3 Jahre lang aufzubewahren.

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010)

§ 35 IfSG

**Formulare**

* Belehrungsbogen nach § 35 IfSG
* Musterformular der Teilnehmerliste der Belehrung (Anhang VII; S. 31)

### **5 b)****Wiederholungsbelehrung für hauswirtschaftliches Personal nach § 42/43 IfSG**

**Erläuterung**

Die Einrichtungsleitung hat die Pflicht, Beschäftigungs- und Tätigkeitsverbote gegenüber seinem hauswirtschaftlichen Personal (Arbeitnehmern und auch Auszubildenen) auszusprechen, wenn diese an
infektiösen Erkrankungen leiden oder der Verdacht besteht (Typhus abdominalis, Paratyphus, Cholera, Shigellenruhr, Salmonellose, einer anderen infektiösen Gastroenteritis oder Virushepatitis A oder E), infizierte Wunden oder Hautkrankheiten aufweisen oder Krankheitserreger wie Shigellen, Salmonellen, enterohämorrhaigische Escherichia coli oder Choleravibrionen ausscheiden. Das Beschäftigungs- und Tätigkeitsverbot erstreckt sich auf den Bereich der Herstellung, Behandlung oder Inverkehrbringen von
Lebensmitteln, sowie jegliche Form der Berührung mit Lebensmitteln oder Bedarfsgegenständen, die eine Übertragung der Krankheitserreger auf Lebensmittel hervorrufen können.

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010)

§§ 42-43 IfSG

**Formulare**

* Belehrung gemäß § 43 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG)
* Musterformular der Teilnehmerliste der Belehrung (Anhang VII; S. 31)

### **5 c)****Wiederholungsbelehrung nach DGUV Vorschrift 1 (bisher BGV A1) „Grundlagen der Prävention“**

**Erläuterung**

Der Unternehmer hat die erforderlichen Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren sowie für eine wirksame Erste Hilfe zu treffen. Die zu treffenden Maßnahmen sind insbesondere in staatlichen Arbeitsschutzvorschriften, dieser Unfallverhütungsvorschrift und in weiteren Unfallverhütungsvorschriften näher bestimmt. Die in staatlichem Recht bestimmten Maßnahmen gelten auch zum Schutz von Versicherten, die keine Beschäftigten sind.

§ 2 Grundpflichten des Unternehmers
§ 3 Beurteilung der Arbeitsbedinungen, Dokumentation, Auskunftspflichten
§ 4 Unterweisung der Versicherten
§ 5 Vergabe von Aufträgen
§ 6 Zusammenarbeit mehrerer Unternehmer
§ 7 Befähigung für Tätigkeiten
§ 8 Gefährliche Arbeiten
§ 9 Zutritts- und Aufenthaltsverbote
§ 10 Besichtigung des Unternehmers, Erlass einer Anordnung, Auskunftspflicht
§ 11 Maßnahmen bei Mängeln
§ 12 Zugang zu Vorschriften und Regeln
§ 13 Pflichtenübertragung
§ 14 Ausnahmen

§ 4: Der Unternehmer hat die Versicherten bei Einstellung und im jährlichen Abstand, sowie bei Bedarf über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, insbesondere über die mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen und die Maßnahmen zu ihrer Verhütung zu unterweisen. Dieses bezieht sich ebenfalls auf eine Arbeitnehmerüberlassung. Die Belehrung muss dokumentiert werden. Dieses gilt ebenso für den Arbeitsbereich des Versicherten und die damit verbundenen relevanten Inhalte der geltenden Unfallverhütungsvorschriften und Regeln. Die Belehrung hat während der regulären Arbeitszeit des Arbeitnehmers zu erfolgen.

**Grundlagen**

Rahmenhygieneplan für Kitas (2010)

DGUV Vorschrift 1 §2 (2013); §§ 2-14 DGUV Vorschrift 1 Pflichten des Unternehmers

§ 12 ArbSchG

**Formulare**

* Belehrung der Versicherten bzgl. "Grundlagen der Prävention": Musterformular der Teilnehmerliste der Belehrung (Anhang VII; S. 31)

### **5 d) G 42 - Untersuchung**

**Erläuterung**

Vor einer Neueinstellung muss die G42-Untersuchung/Beratung durchgeführt und bescheinigt werden. Bereits Beschäftigte hat der Arbeitgeber zeitnah bei ihrer Betriebsärztin oder ihrem Betriebsarzt untersuchen zu lassen (oder bei einer Ärztin, einem Arzt, die ebenfalls über die Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin oder die Gebietsbezeichnung Arbeitsmedizin verfügen). Die Kosten der Untersuchung trägt der Arbeitgeber, auch wenn die Arbeit noch nicht aufgenommen wurde. Bezüglich der Wiederholung gibt es keine verbindliche Regelung. Hinweise finden sich im Berufsgenossenschaftlichen Grundsatz G 42. Die Kontrolle von Impftitern oder Impfungen können eine erneute Konsultation nach einigen Wochen erforderlich machen. Wenn von lebenslanger Immunität auszugehen ist, ist keine Nachuntersuchung erforderlich. Nach erstmaliger Impfung sollte eine Wiederholung nach einem Jahr stattfinden.

**Grundlagen**

Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung nach BioStoffV zum Schutz vor Infektionen bei vorschulischer Kinderbetreuung

DGUV Handlungsanleitung für die Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung (2010),

sowie § 4 Abs. 1 bzw. § 5 Abs. 1 ArbMedVV

### **5 e) Brandschutzbelehrung für alle MA**

**Erläuterung**

Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass jede Betreuungskraft Kenntnis über notwendige Maßnahmen im Falle eines Brandes hat. Belehrung und Brandschutzübungen müssen hierfür einmal jährlich durchgeführt und dokumentiert werden.

**Grundlagen**

BASFI Kita-Richtlinien (2012): 3.2 Infektionsschutz, Erste Hilfe und Verhalten im Falle eines Brandes

**Formulare**

* Musterformular der Teilnehmerliste der Belehrung (Anhang VII; S. 31)

### **5 f) Erste - Hilfe - Seminar**

**Erläuterung**

Pro Gruppe, d.h. pro 20 Kinder müssen mindestens zwei pädagogische Betreuungskräfte in Erster Hilfe ausgebildet sein. Der Kenntnissstand soll mit angemessenen Maßnahmen auf dem aktuellen Stand gehalten werden. In der Öffnungszeit muss mindestens eine ausgebildete Betreuungskraft mit Erste-Hilfe-Kenntnissen anwesend sein. Jede Einrichtung muss über einen Verbandskasten verfügen, der regelmäßig erneuert und geprüft wird.

**Grundlagen**

BASFI Kita-Richtlinien (2012): 3.2 Infektionsschutz, Erste Hilfe und Verhalten im Falle eines Brandes

DGUV-Vorschrift 1 (2013) Dritter Abschnitt §§ 24 - 28 und Anlage 2 Voraussetzungen für die Ermächtigung als Stelle für die Aus- und Fortbildung von Erster-Hilfe