Zarządzanie czasem

**Zarządzanie czasem** – planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia *cel*ów.

**Zarządzanie czasem to obszar**

Bo wszystko co zrobisz aby osiągnąć swoje cele znajduje się na osi czasu. Obszar ten w wielkim skrócie obejmuje:

**Wyznaczanie celów** – co chcę osiągnąć?, co należy zrobić aby to osiągnąć?

**Planowanie** – ile czasu potrzebne mi będzie aby wykonać wszystkie poszczególne działania?

**Podejmowanie decyzji** – w jaki sposób zrealizuję swoje zadania?

**Realizacja** – jaki ma być harmonogram i czas trwania wszystkich czynności?, jaka ma być kolejność  działań?

**Monitorowanie** – jak skontroluję moje wyniki?, jak i kiedy wprowadzę korekty moich celów?

Najłatwiej zrealizować te 5 obszarów  poprzez wdrożenie odpowiednich nawyków. Często mówię, że właściwie zarządzanie sobą w czasie to zestaw kilku, kilkunastu nawyków. Czemu nawyki? Bo jak coś robimy nawykowo to o tym nie myślimy. Po prostu działamy. To tak jakbyśmy najpierw dobrze się „zaprogramowali” i gdy pojawi się akcja: zadanie do wykonania, od razu wiemy co należy po kolei zrobić.  W całym tym obszarze największą pułapką jaka na Ciebie czyha jest opieranie się na samodyscyplinie i silnej woli by zrealizować poszczególne zadania, zamiast na nawykach.

Inną rzeczą, równie istotną jest marnowanie czasu. Od tego czy wygrasz walkę z marnowaniem czasu, zależy bardzo dużo. Najczęściej jednak do marnowania czasu przyczyniają się nasze  cechy ściśle związane z osobowością, a więc bardzo odporne na zmiany, takie jak: brak asertywności, niezdyscyplinowanie, niepunktualność, brak porządku, niesystematyczność itd.

**Wytyczanie celów i priorytetów**

W dążeniu do wyznaczonych celów należy wystrzegać się doskonałości i perfekcjonizmu. Ustalenie pewnego marginesu na niedoskonałości eliminuje pośpiech, niepotrzebne stresy i demotywację z powodu niezrealizowania w 100% powierzonego zadania.

Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMART(ER):

S – (specific) konkretny - aby było wiadomo, do czego się dąży;

M – (measurable) mierzalny- powinien istnieć sposób, aby jednoznacznie określić, kiedy

cel zostanie osiągnięty;

A – (achievable) osiągalny- możliwy do zrealizowania;

R – (realistic) realny- czyli osadzony w rzeczywistości;

T – (time & cost oriented) określony w czasie i kosztach;

E – (exciting) ekscytujący- zwiększa motywację do jego osiągnięcia;

R – (recorded) zapisany- dowód postanowień i  realizacji.

Cele można przyporządkować do różnych kategorii. Ze względu na zasięg czasowy, wyróżnia się cele:

długoterminowe (strategiczne) na 3-5 lat, wyznaczają kierunek działania;

krótkoterminowe (taktyczne) na 2-3 miesiące, proponują rozwiązania ;

bieżące (operacyjne) na najbliższy tydzień, dają konkretne zadania.

Aby określić priorytety można wykorzystać metodę kombinacji ważności i pilności. Kluczem do sprawnego gospodarowania czasem jest nadanie jednoznacznych kierunków zaplanowanym pracom. W tym celu należy wykorzystać Macierz Eisenhowera - listę zadań uporządkowaną w czterech grupach:

*ważne i pilne* - są to sprawy naglące; trudne i kryzysowe; sprawy „na wczoraj”; zadania o określonym terminie realizacji- do wykonania osobiście natychmiast!;

*nieważne, ale pilne* - plany dalekosiężne; zapobieganie problemom; zlecanie zadań; szkolenia - planować! systematycznie realizować! sprawdzać stopień realizacji!

*ważne, ale niepilne* - zwykłe zadania; spotkania, listy, raporty; niektóre telefony; pomaganie innym - delegować!

*nieważne i niepilne* - przyjemności niekonieczne; złodzieje czasu; niektóre telefony; perfekcjonizm - unikać!

**Zarządzanie czasem - zasady planowania**

1. Zasada TRZOS opiera się na trzech założeniach:

Spisanie terminu spraw i zajęć;

Określenie ram czasowych wykonywanej pracy;

Zaplanowanie rezerwy, według reguły 60/40- polega na opracowaniu 60% dnia pracy i przeznaczenie 40% na nieprzewidziane zadania i zakłócenia.

2. Metoda ALPEN polega na:

Stworzeniu listy zadań;

Oszacowaniu czasu trwania czynności, z uwzględnieniem reguły 60/40;

Wyznaczeniu priorytetów i delegowaniu zadań;

Kontroli realizowanych zadań.

Źródła:

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zarzadzanie-czasem

https://pl.wikipedia.org/wiki/Zarz%C4%85dzanie\_czasem

http://projektantczasu.pl/zarzadzanie-czasem/