Organización Administrativa de una hemeroteca

Es importante señalar que todos los involucrados estén en conocimiento de los procesos, los que estarán delineados en una política de desarrollo de este tipo de material bibliográfico, que periódicamente debe ser replanteada de acuerdo a las condiciones actuales de la transferencia de información. Asimismo, deberá existir un verdadero compromiso de auto capacitación, conocimiento de las colecciones y continuos análisis de los procedimientos que favorezcan la disposición de las colecciones a los usuarios. Su misión no será solamente la de ingresar la información, mantener y difundir las colecciones, si no que deberá además explorar en el uso y conocimiento de nuevas y mejores herramientas. La experiencia a producir será la de ofrecer colecciones de publicaciones periódicas muy completas y al día y que respondan a los requerimientos de la comunidad universitaria. El equipo de participantes que están involucrados en la administración de las publicaciones periódicas y seriadas está constituido por:

**Clientes:** Usuario del Sistema de Bibliotecas, Usuario Universidad (Comunidad Universidad) y Usuario Externo.

**Realizadores y Responsables:** Bibliotecólogo Hemeroteca y Asistentes Hemeroteca

**Equipos de Soporte:** Departamento de Adquisiciones, Departamento de Análisis, Soporte Tecnológico y Coordinadores de Biblioteca.

Con estos enunciados principales, se quiere dar un enfoque general de la vista de una Sección de Hemeroteca como una estructura organizacional.

**Funciones:** se definen las funciones que realizará cada persona dentro de la organización.

**Departamentalización:** es la sectorización de las actividades.

**Cadena de mando:** es la línea continua de autoridad desde la jefatura mayor hasta el eslabón más bajo.

**Tramo de control:** es la subordinación que un jefe puede dirigir eficaz y eficientemente.

**Centralización y descentralización:** la toma de decisiones está concentrada o por otro lado, delegada a funcionarios de mando medio o en niveles de empleados de nivel más bajo delegación de autoridad.

**Formalización:** utilización de normas fijas en los cargos de una organización con el objeto de estandarizarlos.

Adicionalmente es necesario la entrega resumidamente algunos de los aspectos claves de la administración:

**Planificación:** Función que permitirá determinar los objetivos y las acciones a tomar en determinado período.

**Organización:** Distribución del trabajo en el grupo, estableciendo los niveles de autoridad y operación.

**Ejecución:** Acciones realizadas por los integrantes del grupo, en conformidad a la organización y planificación establecida.

**Control:** Supervisión y revisión de procesos para lograr los planes establecidos.

Como mencionamos al inicio con la descripción ¿Qué es una hemeroteca?, tenemos otros recursos que son de suma importancia dentro de la organización administrativa de una hemeroteca y estos recursos son:

**Recursos físicos**: En una hemeroteca deben contar con un espacio bastante amplio de ser posible y adicionalmente un espacio para personas discapacitadas. Para un mejor funcionamiento cuando tenemos demasiadas colecciones, contener una sala de lectura. Es necesario también contar con las herramientas necesarias si se manejan colecciones en forma digital o virtual como lo son equipos de computación, impresoras e internet, y debe tenerse en cuenta el espacio necesario para estas herramientas.

**Recursos tecnológicos:** Ya que mencionamos estas herramientas que son los recursos tecnológicos, se debe tener en cuenta sus características. Es necesario que, si va a presentar un servicio con reprografía y bases de dato, entre otros servicios automatizados, cuente adicionalmente con los instrumentos antes mencionados, mesas, sillas, redes, router y conexiones inalámbricas para la interacción dentro de la hemeroteca.

**Recursos humanos:** Siempre forman parte de una organización pública o privada, en donde llevan a cabo diversas tareas que les son asignadas de acuerdo a sus capacidades, sus talentos y conforme las necesidades que se presenten a diario.

Por esto es necesario que el personal se adecue a las necesidades de la hemeroteca e inclusive hasta de los mismos usuarios que usen los servicios dentro de esta. Teniendo en cuenta lo anterior si la hemeroteca es un lugar pequeño es posible que sea administrada por un bibliotecólogo. Si el caso fuera adentro de una hemeroteca mas grande es necesario auxiliares, asistentes e inclusive un jefe sección para este tipo de hemerotecas.