Projektmanagement

Unter dem Projektmanagement wird die Initiierung, Planung, Steuerung und Abschluss von Projekten verstanden. Ein Projekt ist unterteilt in Ziele und Phasen gegliedert.

## Teilziele in Projekten

* Time
	+ Termineinhaltung

Ein Projekt hat einen definierten Start- und Endtermin, welche eingehalten und genau geplant werden sollten. Des Weiteren hat ein Projekt feste Termine, wie die Erprobung oder die Teilabnahme, welche eingehalten werden sollten.

* Cost
	+ Resourceneinhaltung

Projekte benötigen Ressourcen, wobei es sich hierbei nicht nur um Materialien sondern auch um Mitarbeiter, Zeit, Budget und Rechnerkapazitäten gemeint ist. Es ist wichtig eine genaue Planung aller Mitarbeiter, benötigter und verfügbarer Zeit und Materialien aufzustellen.

* Quality
	+ Ergebnissicherung

Zum Schluss eines Projektes gibt es Ergebnisse und Produkte. Diese sollten in der erforderlichen und abgesprochenen Qualität eingebracht werden. Hierbei ist es wichtig das der erforderliche Leistungsumfang eingehalten wird und bestens nicht über- oder unterschritten wird.

## Zielkriterien, das SMART

 Messbar
 Attraktiv
 Realistisch
 Terminiert

## Flow

Der Flow ist das Gleichgewicht zwischen Unter- und Überforderung, welches zu hoher Leistungsbereitschaft führt. Während des Flows geht Jemand total auf in seiner Tätigkeit, die Zeit und das Umfeld verlieren jegliche Bedeutung. Es wird die höchste Zufriedenheit erreicht.

Der Flow wird durch Über- und Unterforderung gestört, aus diesem Grund sollten Mitarbeiter auch nach ihren Qualifikationen eingesetzt werden.

## Projektphasen und Meilensteine

Ein Projekt wird in einzelne Phasen und Teilschritte unterteilt unterteilt. Dies dient zur Reduzierung der Komplexität, des Weiteren wird am Ende einer Phase eine Kontrolle vorgenommen um festzustellen ob die Zielvorgaben eingehalten wurden. Sollte dies nicht der Fall sein kann Gegengesteuert werden.

Jede Phase endet mit einem Meilenstein, sie sind der Endpunkt einer Phase.

Es gibt die Möglichkeit zusätzliche Meilensteine für Zwischenergebnisse festzulegen. Meilensteine sollten allerdings etwas besonderes Bleiben, damit sie weiterhin ernst genommen werden und ihre Bedeutung nicht verlieren. Sie dienen als Aussage ob alle im Plan ist oder ob Abweichungen bestehen.

## Phasenmodelle

### Einfaches Phasenmodell

* Einfach, übersichtlich, leicht nachvollziehbar
* Für kleine bis mittelgroße Projekte
* Sequenzieller Aufbau --> Nachteil, da neue Phasen erst begonnen werden, wenn vorherige Phase abgeschlossen ist
* Hoher Zeitaufwand, unwirtschaftlich

### Paralleles Phasenmodell

* Darauffolgende Phase wird vor erreichen des Meilensteins begonnen, wenn Vorphase zum großen Teil abgeschlossen ist
	+ Wenn nur noch kleinere Punkte erledigt werden müssen oder auf etwas gewartet wird, kann die Folgephase meist geplant und gestartet werden
* Hohe Zeit Einsparungen --> interessant bei Projekten die über langen Zeitraum laufen
* Gefahr: Arbeit zu früh begonnen, ohne dass alle Voraussetzungen erfüllt sind und auf unvollständige Basis weitergearbeitet wird
	+ Hoher Aufwand
	+ Mangelhafte/falsche Ergebnisse --> Nacharbeitung notwendig
* Gefahr: vermeintlich unwichtige Dinge werden vergessen weil sich auf Folgeschritte konzentriert und die vorherigen vergessen werden
	+ Meist bleibt die Dokumentation liegen --> Wichtig!
	+ Vergessen --> neu erarbeiten --> Zeit- und Ressourcenaufwand

### Iteratives Phasenmodell

* Phasen werden in mehreren Schleifen nacheinander durchlaufen um mit jeder Schleife das beste Ergebnis zu erzielen
	+ Schleifen so oft durchlaufen, bis gewünschtes Ergebnis erreicht ist
* Hoher Zeitaufwand
* Bei komplexen Rahmenbedingungen lassen sich bessere Ergebnisse erzielen
	+ Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
	+ Lernkurve ermöglicht Reduzierung von Schleifen
* Gefahr: nicht Sauber dokumentiert, Ergebnisse nicht ausreichend reflektiert und diskutiert
	+ Keine KVP-Entstehung
	+ Zeit-/Ressourcenverlust, strapazierte Mitarbeiter, keine besseren Produkte

### V-Modell

* In der Softwareentwicklung verwendet
* Beschreibt notwendige Phasen zur Softwarerealisierung
* Innerhalb der Phasen werden die Aktivitäten beschrieben welche sich in Arbeitsketten gliedern

## Projektstrukturplan

Das PSP (Projektstrukturplan) strukturiert das Projekt. Ein Projekt wird in Teilprojekte und Arbeitspakete gegliedert und enthält Informationen über Verantwortlichkeiten und Controllingdaten zu relevanten Größen im Projektmanagement wie Kosten, Termine und Ergebnisse. Das PSP wird Hierarchisch in Form eines Organigramms strukturiert.

### Gliederungsorientierung des PSP

* Fokussiert sich an die Funktionsbereiche der Projektbeteiligten und die Art der zu erledigen Tätigkeit
 ***Objektorientierte Gliederung*** | * Unterteilen des Projekts in einzelne Objekte
* Das Produkt steht im Mittelpunkt der Projektplanung, Arbeit wird nach den einzelnen Komponenten des Produktes aufgeteilt
	+ Reduziert die Komplexität des Projektes
* Objekte liegen auf der ersten Gliederungsebene
 ***Phasenorientierte Gliederung*** | * Projekte teilen sich in einzelne Phasen
* Die einzelnen Projektphasen werden untergliedert in Teilaufgaben
* Projektphase als oberste Gliederungsebene
 ***Gemischtorientierte Gliederung*** | * Mischung der Gliederungsarten miteinander
	+ Teile der Projektplanung in unterschiedlichen Gliederungen

### Ansätze zu Erstellung des PSP

 ***Yo-Yo-Ansatz*** | Mischung der Ansätze, Planung erfolgt von beiden Richtungen gleichzeitig für ein ideales Ergebnis

#### **Strukturplan erstellen**

* Zerlegen des Projektes von großer Bedeutung
* Einmaligkeit, jedes PSP-Element einmalig
* 100%-Regel, gesamte Struktur in der Planung wiedergeben
* Keine Überschneidung zwischen Leistungen oder Aufgaben

##### **Vorgehen**

* Aufgabenbereich auflisten
* Strukturierung der Aufgaben
* Zusammenfassen nach Arbeitspaketen
* Zuordnung der Verantwortlichkeit
* Zeitliche Eckdaten
* Finalisierung des Gesamtplans

**Verantwortlich für die Erstellung des PSP ist die Projektleitung, am besten wird es im gesamten Team erstellt, um Erfahrungen und Know-How der anderen mit einzubeziehen**

**Zusätzliche Steuerelemente**

* **Verantwortliche haben Bringschuld, die Aktualisierung und Pflege des Plans liegt in ihrer Verantwortung**
* **Projektleitung überwacht und stellt sicher das alles eingehalten wird**
* **Resultat des PSP à Problemberichte, Analysen, Lösungsoptionen werden von AP-Betroffenen diskutiert und entschieden**
* **Auch im Rahmen einer Projektteamsitzung mit gesamtem Team**

#### Terminplanung

Aus dem PSP lässt die sich Terminplanung ableiten. Bei der Terminplanung werden alle Arbeitspakete ohne Vorgänger aufgestellt. Man beginnt mit den Paketen ohne Vorbedingungen ganz nach dem Motto "Was weg ist, ist weg". Danach werden die Arbeitspakete aufgestellt, welche die bereits abgebildeten Arbeitspakete als Vorgänger haben, es wird immer so weiter fortgesetzt, bis alle Arbeitspakete angeordnet sind.

Aus dem Terminplan wird ersichtlich, wann welche Arbeitspakete fertig sein müssen.

##### Rahmenbedingungen

* Urlaubszeiten, Fehlzeiten, Feiertage
* Limitierte Ressourcen
* Äußere Sachzwänge
* Planungsungenauigkeit

##### Einsetzen von Puffern

Puffer müssen richtig eingesetzt werden. Werden sie bei jedem Teilprojekt/ -aufgabe eingesetzt besteht die Gefahr, das Puffer gerne ausgenutzt werden. Die Puffer sollten auf die wichtigsten Teilprojekte/ -aufgabe gelegt werden, damit sie richtig und sinnvoll eingesetzt werden.

##### Kritischer Pfad

Der kritische Pfad ist die längste Kette von zusammenhängenden Aktivitäten von Beginn bis Enden. Es besteht keine zeitliche Reserve, die Arbeitspakete müssen also pünktlich beendet werden. Die Auf dem Pfad liegenden Elemente müssen sorgfältig bearbeitet und beobachtet werden.

## Verantwortungen im Projekt

### Verantwortung der Zieldefinition

Für die Zieldefinition ist die Projektleitung, das Management und der Auftraggeber verantwortlich.

Es gilt bei der Definition der Ziele zu beachten, dass einseitige Definitionen nicht zum gewünschten Erfolg führen und meist vom Projektmanagement nicht akzeptiert werden. Eine einseitige Definition führt zu ungenauen und unspezifischen Zielen. Dies führt zur Arbeit in die falsche Richtung, da unterschiedliche Vorstellungen bestehen. Dies führt zu Ressourcen und Zeitverlust.

### Verantwortungen im Projekt

Die Projektleitung ist für die saubere Definition der Phasen und Meilensteine zuständig.

Externe Einflüsse sind üblich für ein Projekt, die Projektleitung hat keinen Einfluss auf diese. Ein Beispiel hierfür sind die Rahmenbedingungen. Externe Einflüsse müssen aufgelöst werden, da sie das Projekt einengen und Zeit sowie Ressourcen verbrauchen.

### Verantwortung für Projektplanung

Für die Planung des Projekts ist die Projektleitung zuständig. Die zur Erstellung notwendigen Eingangsdaten, werden von den Arbeitspakteverantwortlichen zur Verfügbar gestellt.