Как покупать

## Смысл этой статьи

* Ты покупаешь батон в магазе - и вообще не заморачиваешься
* С организацией все сложнее. Бухгалтер не сможет закрыть год, если ты не дашь ему все бумажки. А если какая-то бумажка всплывет после сдачи отчетности, то бухгалтеру придется отчетность переделывать (тратить свою жизнь напрасно), а компании оплачивать штрафы
* Плюс такая особенность: сумма не имеет значения (исправлять ошибку, если не было бумажки на 200 000 руб или на 68 руб - один и тот же объем работы)
* Поэтому, проникнись этой инфой и сэкономь время бухгалтеру и СЕБЕ (чтобы тебе не пришлось тратить СВОЮ жизнь на доставание требуемой бумажки, которую ты не получил вовремя)
* Раньше эта статья была только про закупки оборудования, теперь она про все: про оплату гостиниц, такси, ж/д и авиабилетов, мойку стенок для тента, изготовление стартовых номеров и проч.

## Нал vs безнал

* Если можно купить за нал и за безнал - покупай по безналу. Это базовое правило
* Бывают ситуации, когда оплата по безналу невозможна, тогда покупай за нал:
	+ оплата такси (нужно заранее просить квитанцию об оплате), ж/д и авиабилетов, услуг нотариуса
	+ закупка требуется срочно
	+ закупаемое оборудование стоит ничтожно мало, например нужны шурупы за 7 рублей

## Если нал

* Еще раз обращу твое внимание: нал - это нежелательный вариант закупки
* Какие документы нужно запросить у продавца:
	+ если у продавца есть кассовый аппарат - кассовый чек получи **обязательно**!
	+ если покупаешь товар - потребуй товарный чек
	+ если кассового аппарата нет, то получи билет на бланке, квитанцию от таксиста, квитанцию от нотариуса и т.д.

## Теперь про безнал. Начало

* Процедура закупки занимает 2-5 рабочих дней, поэтому начни закупку загодя
* Чтобы оплатить - нужен счет
* Чтобы запросить счет, определись, кто будет платить: ООО "Спорт вокруг." и ООО "Спорт вокруг. СиЭрЭм"
* Спроси у продавца: счет будет **с НДС** или **без НДС**
	+ Если **с НДС**, то платить будет ООО "Спорт вокруг."
	+ Если **без НДС**, то платить будет ООО "Спорт вокруг. СиЭрЭм"
	+ Если продавец клиент-френдли, у него будут две конторы - оба варианта. И он сам тебя спросит, что тебе лучше. Тогда иди к тому, кто поставил тебе задачу закупки и узнавай у него
* Очевидно, если ты заранее четко знаешь, с какой компании нужно оплатить, то выяснять про НДС не нужно
* Предоставь продавцу реквизиты нашей компании - они лежат в третьей папке, далее заходишь в соответствующее ООО, там будет файл "Реквизиты ..." **в формате .pdf**
* Получи у продавца счет (как правило, счет на этом этапе будет в электровиде).
* Счет проси в формате с возможностью копипаста
	+ Поясню: если бухгалтер будет перебивать в платежку эти адовы цифры, есть вероятность, что он ошибется, деньги продавец не получит и ты не получишь товар или услугу вовремя
	+ Еще раз, пристойные варианты: .pdf, эксель; не годиццо: .jpg, .tiff.
* Пойми, нужна ли продавцу платежка. Некоторые продавцы просят сразу после оплаты предоставить им платежку - в pleer.ru, например, это ускоряет процесс получения товара.

## Что дальше

* **Делай РАЗ.** Зайди в файл в третьей папке "Реестр закупок тут"
* Заполни строку в файле. Там же укажи, нужна ли тебе платежка или нет.
	+ Поясню: сейчас, если документов нет, у нас весьма сложная процедура, чтобы понять - что это была за закупка и кто ее делал. Нужно, чтобы все было просто
* **Делай ДВА.** Далее зайди в папку того ООО, который будет платить (в 3-й папке они лежат)
* Далее зайди в папку Договоры
* Найди папку с твоим контрагентом. Если контрагента нет (мы еще не работали с ним) - создай папку.
	+ Есть контрагенты, у которых много юрлиц. Например ОГО!. Они сначала были ООО "Магазины ОГО!", потом ООО "ОГО онлайн", потом ООО "Альфа", потом ООО "Гриффин Технолоджи" - это все один контрагент. Все должно лежать в ОДНОЙ папке.
	+ Если и ООО "Спорт вокруг." работало с Комусом и ООО "Спорт вокруг. СиЭрЭм" работало с Комусом, то папок Комус будет две - в той и другой папке!!
		- Еще раз - если плательщик "СиЭрЭм", не надо документы класть в "Спорт вокруг." с формулировкой, что в "Спорт вокруг." этот контрагент был, а в CRM его не было. В CRM нужно создать этого контрагента отдельно
	+ Если ОПФ (организационно-правовая форма) контрагента стандартная, например, "ООО", то в названии ООО не указывай (назови папку Офисмаг, а не ООО Офисмаг)
	+ Если у тебя mac - не используй в названии папки кавычки!! В дропбоксе на винде такая папка не появится!!
* Создай папку по своей закупке и положи в нее счет
* **Делай ТРИ.** Вышли счет на pay@sportvokrug.ru.
* Далее будь на связи с поставщиком, контролируй, когда он получит деньги.
	+ Если ты не сделал **РАЗ-ДВА-ТРИ** или фигово сделал - то жди горячий привет от бухгалтера или гендира. **РАЗ-ДВА-ТРИ** - это необходимые условия, чтобы счет был оплачен.

## Света, это тебе!

* Света, как сделаешь платежку - сообщи об этом Макару на WhatsApp!

## Какие документы тебе нужно взять у продавца

* Накладную
	+ Если поставлялся товар
* Акт
	+ Если оказывались услуги
	+ В акте гостиницы не должно быть фамилий людей, которые не оформлены в компании. Если гостинице принципиально указывать фамилии гостей, указывай этих людей:
		- Если плательщик "Спорт вокруг.": Васильев, Сальников, Фомина, Слюсарева
		- Если плательщик "Спорт вокруг.CRM": Васильев, Яшин, Голкина
* Счет-фактуру
	+ Если в счете было указано "с НДС", должна быть счет-фактура. Очень важный документ.
	+ На счете-фактуре не ставят печать (на случай, если ты заморочишься и начнешь требовать с продавца поставить печать на этот документ)
* Счет
	+ Имеется в виду оригинал счета. Скан счета, напомню, ты получил в самом начале и положил в дропбокс.
* Обрати внимание - накладная и счет-фактуры могут быть на одном листке - он будет называться "Универсальный передаточный документ". Это норм.
* Договор
	+ Только если он нужен продавцу. Но, если договор делается, то должно быть два экземпляра - один у продавца, второй у нас.

## Про печать или доверенность

* Товар продавец тебе отпустит только при наличии доверенности или печати
* Печать есть у гендира (всегда с собой) и в офисе только у Андрея
* Если печать при получении товара поставить не получится, у тебя должна быть доверенность
* Доверенности лежат в третьей папке, далее в папке Оборудование/Доверенности
* Если там нет доверенности на тебя, сделай по образцу, распечатай и подпиши у гендира
	+ Сделай сразу несколько штук - запас карман не тянет
* На доверенности должна стоять твоя подпись
* Обрати внимание, чтобы доверенность не была просрочена - иначе по ней товар тебе не выдадут!!!

## Где покупать оборудование

* Зайди на Яндекс.Маркет, найди нужное оборудование и отсортируй предложения по цене
* В первую очередь прочекай продавцов и поищи вот этих:
	+ Юлмарт
	+ Ситилинк
	+ Плеер.ру
	+ Ого!
* Это крупные, адекватные конторы. 80% оборудования мы покупаем у них. Они не кидают на деньги, типа "доставим неизвестно когда, а деньги не вернем". Они все работают с НДС
* Если нужного товара в этих компаниях нет, смотри на оценку поставщика. Если оценка меньше 4-х звезд - в топку его.
* Обрати внимание на количество проголосовавших. Если у поставщика "пятерка" по звездам, но голосовавших всего 20 человек - это новый поставщик. Не связывайся с ним, чтобы не попасть в ситуацию, когда товар не поставят в срок или вообще сообщат после оплаты, что его нет на складе.

## Про доставку

* Обрати внимание на доставку. В большинстве случаев доставка не входит в стоимость приобретаемого оборудования.
* Это значит, что если ты специально не укажешь, что оборудование должно быть доставлено в офис, то этого не сделают. Или сделают, но при получении попросят с тебя наличными 500 руб. И будут по своему правы.

## Про договоренности

* У поставщиков тысячи клиентов, таких как мы. Если ты по телефону скажешь ему, что доставить нужно завтра, а завтра этого он не сделал - это твой косяк.
* Все договоренности с поставщиком фиксируй электронной почтой. Тогда шанс получить товар в срок выше на порядок, а к тебе не будет претензий.

## Чем все должно закончиться

* На каждой отдельной железке есть стикер "Спорт вокруг."
* На каждом блоке питания помимо стикера "Спорт вокруг.", есть второй стикер с надписью железки, которую этот блок питания питает
* Если закупка была за безнал:
	+ все документы подписаны обеими сторонами и на них стоят печати обеих сторон
	+ все документы отсканированы
	+ сканы лежат в дропбоксе
	+ на первом листе по каждой закупке стоит штамп "отсканировано"
* Файл с документами лежит в лотке "бухгалтеру на долгое и счастливое хранение"