SOP 07 - Kegiatan Khusus

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```

**Kebijakan:** Mengatur seluruh kegiatan pelayanan khusus atau non-rutin dalam Komunitas Kaum Muda GPT.Baithani.

**Tujuan:** Menyeragamkan proses dan cara kerja untuk setiap pelayanan yang berhubungan dengan kegiatan khusus atau non-rutin, untuk menjaga kualitas pelayanan di setiap kegiatan.

**Cakupan:**Prosedur ini berlaku untuk seluruh pelayan yang terlibat dalam kegiatan khusus atau non-rutin, baik dari internal maupun eksternal Kaum Muda GPT.Baithani.

**Prosedur:**

## 1.0 **Cakupan Kegiatan**

* Kegiatan non-rutin atau acara khusus adalah kegiatan pelayanan Kaum Muda yang tidak dilaksanakan secara rutin dalam jangka waktu tertentu.
* Kegiatan pelayanan yang termasuk kegiatan khusus adalah :
	1. Ibadah Hari-hari besar (Natal, Paskah, dll).
	2. Kegiatan Sosial.
	3. Kegiatan Retreat Kaum Muda.
	4. Acara khusus diluar ibadah yang berhubungan dengan membangun jemaat dalam komunitas (contoh: Leadership Camp, Victorious Weekend, Workshop/Seminar, dll).
	5. Acara khusus yang ditujukan untuk rekreasi, olahraga atau membangun hubungan antar jemaat (contoh: Outing, Permainan, ibadah kunjungan, ibadah padang, turnamen olahraga, dll).
	6. Kegiatan pelayanan diluar Komunitas Kaum Muda GPT.Baithani.

## 2.0 **Perencanaan**

* Seluruh kegiatan khusus wajib direncanakan dan dipersiapkan dengan baik, dengan jangka waktu persiapan minimal selama 30 hari atau 1 bulan dari tanggal pelaksanaan.
* Konsep dan dasar pelaksanaan Kegiatan khusus harus berasal dari Kepemimpinan Kaum Muda. Dalam hal pelayanan diluar Komunitas Kaum Muda dan GPT.Baithani, hal ini tidak berlaku.
* Kepemimpinan Kaum Muda berhak menunjuk personal dari pengurus atau jemaat Kaum Muda sebagai **Produser Acara**, yang akan bertanggung jawab penuh atas kegiatan khusus tertentu. Personal dari tim Konseptor juga berhak menjadi **Produser Acara** jika disetujui oleh Kepemimpinan Kaum Muda.
* Seluruh anggota Kepengurusan Kaum Muda wajib mendukung Produser Acara dalam melaksanakan tugasnya.
* Jika diperlukan, Produser Acara berhak membuat panitia khusus yang anggotanya berasal dari luar Kepengurusan. Hal ini disarankan untuk kegiatan yang berskala besar seperti ibadah hari-hari besar, Leadership Camp, retreat, dll.
* Produser Acara kemudian membuat **Program Plan** (contoh Program Plan terlampir), yaitu dokumen rencana kegiatan yang berisikan detil informasi tentang bagaimana kegiatan khusus akan dijalankan, untuk diserahkan kepada Ketua Kaum Muda. Program Plan berisikan informasi detil sbb:
	1. Tujuan Acara.
	2. Konsep acara.
	3. Sistem & Cara Kerja.
	4. Kebutuhan waktu, dana, dan sumber daya lainnya, termasuk Rencana Anggaran Biaya (RAB).

* Kepemimpinan Kaum Muda berhak memberi saran dan masukan dalam Program Plan tersebut jika diperlukan.

## 3.0 **Pelaksanaan**

* Seluruh pelaksanaan kegiatan harus dilaksanakan berdasarkan Program Plan yang disetujui.
* Produser bekerjasama dengan Kepemimpinan Kaum Muda wajib memimpin dan mengawasi setiap proses pelaksanaan.
* Seluruh pelaksanaan kegiatan wajib mengikuti standardisasi, kewajiban, tanggung jawab dan prosedur-prosedur lain yang dibahas dalam SOP sbb:
	1. **SOP\_02 – Standarisasi dan Kewajiban Pelayan**
	2. **SOP\_10 – Rapat, Notulensi, dan Pelaporan**
	3. **SOP\_11 – Keuangan**

## 4.0 **Evaluasi dan Pelaporan**

* Produser Acara wajib mengevaluasi kegiatan khusus yang sudah dilaksanakan, berdasarkan Program Plan yang ada.
* Hasil dari evaluasi kegiatan adalah **Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Khusus** (contoh Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Khusus terlampir), yaitu dokumen pelaporan untuk mempertanggung jawabkan setiap kegiatan pelayanan yang dilakukan dalam kegiatan khusus. Detil dari pelaporan kegiatan khusus dibahas dalam **SOP\_10 – Rapat, Notulensi, dan Pelaporan**.
* Setelah seluruh proses selesai dilakukan, Kepemimpinan Kaum Muda wajib membubarkan Produser Acara dan panitia (jika ada) sebagai tanda bahwa kegiatan khusus telah dilaksanakan dengan baik.

## 5.0 **Kegiatan pelayanan diluar GPT.Baithani**

* Pelayanan diluar GPT.Baithani adalah permintaan pelayanan dari pihak luar GPT.Baithani kepada individu atau kelompok pelayanan Kaum Muda Baithani.
* Dalam hal pelayanan lain diluar Komunitas Kaum Muda, prosedur-prosedur diatas tidak berlaku.
* Kegiatan pelayanan lain diluar Komunitas Kaum Muda dan GPT.Baithani wajib dilaporkan dan disetujui oleh Ketua Kaum Muda dan Kepala Departemen yang bersangkutan.
* Pihak luar yang membutuhkan anggota pelayan dari Komunitas Kaum Muda Baithani wajib membuat **Surat Undangan Pelayanan** resmi yang ditujukan kepada Ketua Kaum Muda Baithani. Surat Undangan Pelayanan wajib berisikan informasi sbb:
	1. Penanggung jawab dari pihak yang mengundang.
	2. Pelayan atau pelayanan yang dibutuhkan.
	3. Tanggal dan tempat pelaksanaan pelayanan.

* Surat Undangan Pelayanan dibutuhkan untuk menghindari miskomunikasi, dan pembagian tugas pelayanan yang baik di dalam Komunitas Kaum Muda Baithani, sehingga setiap pelayanan yang ada dapat berjalan dengan baik.

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```