Kontrolowanie

**Kontrola** - istotą kontroli polega na identyfikacji różnic miedzy ustalonym standardem, czyli założonym stanem przedmiotu kontroli a jego stanem rzeczywistym.

Kontrola nie powinna być traktowana po macoszemu, a wręcz przeciwnie. Poznanie procesu kontroli i jego wagi dla całokształtu zarządzania firmą, jaką jest także apteka sprawi, iż utwierdzimy się w przekonaniu, że kontrolę można zrozumieć i wykorzystać dla swoich potrzeb.

Przyglądając się praktycznej realizacji kontroli, można wyróżnić trzy fazy, w których się pojawia:
1. kontrola prospektywna - poprzedza realizację badanego procesu,
2. kontrola bieżąca - prowadzona jest w trakcie realizacji procesu,
3. kontrola następcza (retrospektywna) - sprawowana po zakończeniu procesu.

**Kontrola prospektywna** - poprzedza realizację wykonawczych procesów w organizacji. Polega na ustaleniu norm i wzorców działania, ocenianiu etapów planu działania, określeniu elementów struktury organizacyjnej i struktury procesu wykonawczego. Jeśli cele organizacji mają zostać osiągnięte, to muszą być obserwowane i mierzone, normy zaś - określone w sposób zrozumiały i zaakceptowane przez zainteresowanych. Informacje wykorzystywane w kontroli muszą być rzetelne, dokładne, jednolite, a przede wszystkim porównywalne. Dlatego też w tej fazie kontroli ustala się też metody pomiaru efektywności działania.

**Kontrola bieżąca** jest przeprowadzana w trakcie realizacji procesów wykonawczych. Polega ona na ocenianiu przebiegu procesów wykonawczych pod względem zgodności z zakładanymi wzorcami i procedurami. Na tym etapie kontroli ocenia się rezultaty realizowanych procesów, co do ilości, jakości i czasu, a więc dokonuje się pomiaru efektywności działania. Pomiar ten jest realizowany za pomocą systemu i procedur analitycznych, dostosowanych do rodzaju mierzonej działalności. Ważne jest tutaj określenie częstotliwości pomiarów. W tej fazie kontroli ujawniają się odchylenia od wzorców i zakładanych celów, co jest sygnałem dla dokonania odpowiedniej modyfikacji działań czy celów organizacji. Na tym etapie następuje również sprzężenie funkcji kontrolowania z innymi funkcjami zarządzania, np.:

- z funkcją motywowania, by uruchomić działania motywacyjne dla zlikwidowania odchyleń od wzorca,

- funkcją planowania czy funkcją organizowania, by zmodyfikować cele lub sposoby działania.

W ramach kontroli retrospektywnej dokonuje się sprawdzenia czy efektywność jest zgodna z normami, a osiągnięte rezultaty odpowiadają założonym celom. Gdy występują znaczne odchylenia od planu lub normy, kierownik organizacji decyduje o podjęciu ewentualnych działań korygujących. Może to nastąpić poprzez dostosowanie stanu rzeczywistego do stanu normowanego (jeśli zostanie dokonana odpowiednia regulacja np. właściwe skoordynowanie harmonogramów) albo poprzez zmianę normy, (jeśli zostanie dokonana jej korekta — może się, bowiem okazać, że pierwotne normy nie były precyzyjnie ustalone albo były zbyt wygórowane).

**Celem kontroli** jest:

· zapewnienie realizacji opracowanych planów i osiągnięcie zamierzonych celów,
· bieżące informowanie o odstępstwach i ich przyczynach od przyjętych założeń w planach,
· ewentualna weryfikacja planów strategicznych i operacyjnych
· zapewnienie efektywnego i skutecznego zarządzania poprzez odpowiednio wczesne korekty i usprawnienia,
· stymulowanie efektywnego i optymalnego wykorzystania zasobów jednostki.

1. ↑ http://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Kontrolowanie-jako-czesc-zarzadzania,8215,1.html?fbclid=IwAR154TJRPbwf1LfIBG9QCtEmuCzXDYP6KNC4ck0oSRTjz4jkTGTFj4rc3LY