SOP 03 - Ibadah Kaum Muda

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```

**Kebijakan:** Mengatur seluruh kegiatan pelayanan yang berhubungan ibadah raya rutin Komunitas Kaum Muda GPT.Baithani.

**Tujuan:** Menyeragamkan proses dan cara kerja untuk setiap pelayanan yang berhubungan dengan ibadah raya, untuk
menjaga kualitas ibadah di setiap minggunya.

**Cakupan:**Prosedur ini berlaku untuk seluruh pelayan yang terlibat dalam ibadah raya Kaum Muda, baik dari internal maupun eksternal Kaum Muda GPT.Baithani (pelayan tamu).

**Prosedur:**

## 1.0 **Jadwal Pelayanan (contoh Jadwal Pelayanan terlampir)**

* Jadwal Pelayanan dibuat dan didistribusikan oleh Kepala Departemen Praise and Worship.
* Jadwal Pelayanan diterbitkan setiap 3 bulan sekali dan berisikan jadwal untuk tiga bulan kedepan.
* Jadwal Pelayanan dibuat dengan mempertimbangkan:
	1. Informasi pelayan dari Team Leader dan Ketua Small Group.
	2. Standardisasi masing-masing bidang pelayanan seperti yang ditetapkan dalam **SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan**.
	3. Kewajiban pelayan seperti yang ditetapkan dalam **SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan**.
	4. Kesediaan individu pelayan yang bersangkutan.

* Bidang pelayanan yang dijadwal: Person In Charge (PIC), Worship Leader (WL), Singers/Choir, tim Musik, Audio Visual, Pembaca Pengumuman (Announcer), Penerima Jemaat (Usher/Hospitality), Absensi (Roll), Petugas Pendoa, Petugas Perjamuan Kudus (jika ada), dan Petugas Perjamuan Kasih (jika ada).
* Jadwal Pelayanan didistribusikan kepada para pelayan lewat email pribadi.
* Pelayan yang berhalangan untuk melayani wajib mencari pengganti dan melapor kepada Team Leader dan PIC untuk diteruskan kepada Kepala Departemen. Jika melakukan penukaran jadwal, hal tersebut juga wajib dilaporkan.

* Informasi ketidak-tersediaan pelayan untuk melayani paling lambat diterima pada hari Rabu minggu pelayan tersebut terjadwal.
* Dalam kasus khusus kejadian yang tidak dapat diprediksi, tenggat waktu informasi ketidak-tersediaan diatas tidak diterapkan, dan PIC yang bertanggung jawab dibantu Team Leader yang bersangkutan wajib mencari pengganti bagi individu pelayan tersebut.
* Kasus khusus yang dimaksud diatas adalah, namun tidak terbatas pada: kecelakaan sendiri/kerabat, musibah dalam keluarga, mendadak sakit, dan tanggung jawab pekerjaan/pelayanan lain yang terpaksa tidak bisa ditinggalkan. PIC dan Team Leader yang bersangkutan wajib menimbang dan memutuskan jika ada kejadian-kejadian diluar dari yang disebutkan diatas.

## 2.0 **Persiapan Ibadah**

* PIC memastikan kesediaan melayani kepada seluruh pelayan yang terjadwal. Jika ada penggantian personal, personal tersebut harus dipastikan kembali.
* PIC juga memastikan kebutuhan Pembicara untuk menyampaikan Firman Tuhan, termasuk juga meminta informasi tentang topik Firman Tuhan yang akan disampaikan.

* PIC membuat grup chat pelayan paling lambat pada hari senin dalam minggu jadwal pelayanannya.
* Seluruh pelayan Praise & Worship, termasuk operator multimedia & sound system wajib tergabung dalam grup tersebut. Pelayan lainnya (Usher, Roll, Pendoa, Kolektan, Announcer, Petugas Perjamuan Kudus, Petugas Perjamuan Kasih) tidak wajib tergabung dalam grup tersebut, namun dapat tergabung jika dirasa dibutuhkan.
* Seluruh komunikasi yang berkaitan dengan persiapan ibadah dikomunikasikan lewat grup tersebut.
* PIC bertugas sebagai moderator yang memulai dan mengarahkan pembicaraan dalam grup.
* Topik yang dibahas dalam chat grup:
	1. Kewajiban pelayan (mengikuti SG, Ibadah Doa Jumat, Team Night, dll)
	2. Lagu-lagu dalam Praise & Worship (referensi aransemen & teks lagu), serta alasan WL memilih lagu tersebut,
	3. Waktu latihan,
	4. Alur (rundown) ibadah,
	5. Pengisi Acara,
	6. Info penting (topik Firman Tuhan, Tema ibadah, pengisi acara, pakaian & seragam pelayan, dll)
	7. Kendala pelayan (tukar jadwal, absen pelayanan, dll)

* **Pemilihan lagu saat sesi Praise & Worship**
	1. Lagu dalam ibadah dipilih oleh WL.
	2. Pemilihan lagu harus mempertimbangkan Tema Kaum Muda yang sedang berlangsung, dan juga topik khotbah yang akan dibawakan.
	3. Jumlah lagu yang dipilih harus mempertimbangkan durasi sesi Praise & Worship, yaitu maksimal selama 40 menit.
	4. Worship Leader berhak menentukan aransemen dan versi lagu yang akan dibawakan, dan wajib mencari referensi untuk aransemen tersebut.
	5. JIka akan membawakan lagu baru, lagu tersebut harus diputar lewat Audio Visual selama sebelum dan sesudah ibadah, minimal seminggu sebelumnya.
	6. Seluruh pelayan dalam bidang Praise & Worship (pemain musik, WL, singers / choirs, penari) wajib mempelajari dan memahami aransemen lagu yang akan dibawakan sebelum latihan diadakan.
	7. PIC juga menanyakan apakah ada lagu yang akan dibawakan oleh Pembicara Firman Tuhan.
	8. PIC dan WL memastikan teks lagu, dan meneruskannya kepada tim audio visual.
	9. Setelah persiapan sudah final, PIC membuat dan menginformasikan Rundown Ibadah (contoh rundown terlampir), dan daftar lagu saat Praise and Worship, kepada Pembicara Firman Tuhan.
	10. PIC juga bertanggung jawab atas seluruh sarana dan prasarana, serta kelengkapan data-data (teks lagu, file audio, lighting, slide Firman Tuhan, slide pengumuman, kantong kolekte, dll) yang akan digunakan saat ibadah, bekerjasama dengan Team Leader yang bersangkutan.

## 3.0 **Latihan sesi Praise & Worship**

* Jadwal latihan rutin adalah setiap hari Jumat, setelah ibadah Doa sampai maksimal jam 10 malam.
* Latihan wajib dihadiri oleh seluruh pelayan WL, Singers/Choirs, tim musik, penari dan pengisi acara lain (jika ada).

* Pelayan yang berhalangan untuk mengikuti latihan wajib mencari pengganti, dengan proses dan tata cara sesuai dengan Bab 1.0 poin 1.6 sampai 1.9.
* Latihan di waktu lain selain ketentuan diatas diperbolehkan jika:
	1. Lebih dari 50% pelayan mimbar (PIC, wl, singer/choir, musik, penari, audio visual) sepakat melakukan latihan di waktu selain ketentuan diatas.
	2. Pihak yg berhalangan sudah bersepakat atas waktu & tempat latihan, dan diinformasikan ke pelayan lain maksimal 1 minggu sebelum latihan diadakan.
	3. Jika kondisi-kondisi diatas tidak dipenuhi, latihan tetap dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.

* Latihan difokuskan pada **transisi antar lagu**, bukan pada pencarian / pemahaman aransemen.
* PIC & WL diwajibkan untuk memastikan seluruh pelayan mempunyai pemahaman yang sama tentang lagu-lagu yang dibawakan. Jika ada pelayan yang belum memahami aransemen lagu, atau diperlukan pembuatan aransemen baru, diperbolehkan untuk mencari informasi dan latihan untuk aransemen tersebut, maksimal selama 40 menit diawal latihan.
* WL bekerjasama dengan PIC bertanggung jawab atas penerapan poin-poin diatas dalam jalannya latihan agar latihan berjalan dengan baik dan efektif.
* 40 menit terakhir latihan digunakan untuk Final RehearsalPraise & Worship, dimana seluruh pelayan memimpin Praise & Worship sebagaimana dalam ibadah sebenarnya. PIC wajib memperhatikan durasi waktu yang digunakan.
* Berdasarkan poin-poin diatas, maka durasi maksimal ideal latihan adalah 80 menit. PIC dan WL berhak menentukan apakah durasi latihan tersebut dapat dikurangi atau ditambah dalam setiap latihan.

## 4.0 **Pelaksanaan Ibadah**

* PIC bertanggung jawab jalannya ibadah berjalan sesuai rundown yang disepakati.
* Persiapan ibadah yaitu check sound, finalisasi slide Firman Tuhan dan pengumuman, finalisasi teks lagu, dan latihan singkat.
* Secara umum, pembagian waktu ibadah adalah sbb:
	1. Persiapan ibadah dimulai pukul 17:25 (Call Time), selama 30 menit sampai 17:55.
	2. Doa bersama pelayan sebelum ibadah dimulai pukul 17:55, selama 5 menit sampai 18:00.
	3. Clear time jam 18:00.
	4. Ibadah dimulai pukul 18:25.
	5. Praise and Worship selama 40 menit sampai 19:10.
	6. Firman Tuhan selama 60 menit sampai 20:10.
	7. Pengumuman, kolekte, lagu penutup, dan doa berkat selama 15 menit sampai 20:25.

* Call Time adalah waktu paling lambat untuk seluruh pelayan hadir di gereja.
* Clear Time adalah waktu paling lambat untuk panggung dikosongkan, tanpa ada latihan-latihan atau persiapan-persiapan lebih lanjut. Seluruh pelayan harus meninggalkan panggung saat Clear Time.

* Seluruh proses ibadah dicatat oleh PIC. Jika ada kesalahan atau kendala akan dibahas saat evaluasi.
* PIC bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam jalannya ibadah, selain Ketua dan Gembala Kaum Muda.

## 5.0 **Absensi**

* Petugas Absensi (Roll) ditentukan oleh Kepala Departemen Praise and Worship.
* Absensi berbeda dengan Penerima Jemaat (Usher), jadi petugas absensi tidak perlu mengantar jemaat masuk ke dalam ruangan ibadah.
* Setiap petugas bertanggung jawab atas sarana yang dibutuhkan untuk absensi.
* Petugas mencatat data nama jemaat yang hadir saat ibadah Kaum Muda.
* Jika ada jemaat yang baru pertama kali datang ibadah, nama jemaat baru tersebut dicatat oleh petugas.
* Data jemaat baru tersebut kemudian diteruskan kepada Announcer untuk disambut saat pengumuman.
* Setelah ibadah selesai, seluruh data kehadiran jemaat dan juga data jemaat baru dikumpulkan oleh Sekretaris Kaum Muda.

## 6.0 **Penerima Jemaat (usher/hospitality)**

* Penerima Jemaat berada dibawah tanggung jawab Team Hospitality, Departemen Care.
* Penerima Jemaat saat ibadah ditentukan Kepala Departemen Praise and Worship.
* Saat ibadah, Penerima Jemaat bertanggung jawab kepada PIC.
* Penerima Jemaat wajib siap di pintu depan untuk menerima jemaat saat Clear Time.
* Penerima Jemaat menerima jemaat dengan ramah, dan disarankan untuk mengarahkan jemaat ke tempat duduk di bagian depan yang masih kosong.
* Jika ada jemaat baru, Penerima Jemaat membantu petugas Roll (Absensi) untuk mengambil data yang dibutuhkan. Penerima Jemaat juga bertugas membangun hubungan dengan jemaat baru tersebut, dan menjadi jembatan komunikasi dengan Ketua Small Group.
* Penerima Jemaat juga bertugas sebagai Kolektan saat kolekte.

## 7.0 **Petugas Kolektan dan Kolekte**

* Petugas Kolektan adalah Penerima Jemaat, maksimal 3 orang.
* Petugas Kolektan bertugas untuk mengumpulkan kolekte dari jemaat saat pengumuman.
* Seluruh kantong kolekte dikumpulkan oleh Bendahara Kaum Muda, atau personal khusus yang ditunjuk oleh Bendahara Kaum Muda.
* Bendahara kemudian menghitung jumlah kolekte yang dikumpulkan, dengan disaksikan oleh Ketua / Wakil Ketua / Kepala Departemen.
* Jumlah kolekte tersebut kemudian dilaporkan kepada Ketua Kaum Muda.
* Kolekte yang dikumpulkan dibawa oleh Bendahara Kaum Muda untuk disetor ke tabungan Kaum Muda.

## 8.0 **Petugas Pendoa**

* Petugas Pendoa saat ibadah berada dibawah tanggung jawab Team Prayer Group, Departemen Care.
* Petugas Pendoa saat ibadah ditentukan oleh Kepala Departemen Praise & Worship.
* Saat ibadah, petugas Pendoa bertanggung jawab kepada PIC.
* Petugas Pendoa bertugas untuk mendoakan jalannya ibadah, agar semua yang sudah dipersiapkan dapat dijalankan dengan baik, serta tidak ada gangguan yang signifikan yang dapat mengganggu ibadah.

## 9.0 **Pengumuman**

* Pengumuman diumumkan oleh Announcer, atau personil khusus yang memahami isi dari pengumuman tersebut.
* Hal-hal yang diumumkan harus dijelaskan kepada jemaat.

* Pengumpulan data-data yang akan diumumkan dilakukan oleh Sekretaris Kaum Muda. Data-data tersebut antara lain:
	1. Jumlah persembahan sabtu sebelumnya,
	2. Kegiatan sepekan,
	3. Acara Ibadah Kaum Muda sabtu depan,
	4. Acara Ibadah Umum minggu,
	5. Jemaat yang berulang tahun dalam seminggu kebelakang,
	6. Data jemaat baru,
	7. pengumuman tambahan.

* Pengumuman tambahan diperbolehkan dengan sepengetahuan Ketua Kaum Muda.
* Data-data pengumuman tersebut paling lambat dikumpulkan pada hari Selasa minggu tersebut.
* Data tersebut kemudian diteruskan kepada tim Audio Visual untuk dibuatkan Slide Pengumuman paling lambat hari Rabu dalam minggu tersebut.
* Tim Audio Visual kemudian mengirimkan email berisikan Slide Pengumuman kepada Announcer yang bertugas paling lambat hari Jumat dalam minggu tersebut.

## 10.0 **Evaluasi**

* Evaluasi dipimpin oleh PIC.
* Evaluasi membahas kekurangan / kesalahan, dan kendala yang terjadi saat ibadah berlangsung. Contoh: pelayan terlabat saat Call / Clear Time, Kesalahan teknis dalam ibadah, kendala saat sesi Praise & Worship, Durasi yang dtidak sesuai dengan ketetapan, dll.
* Proses evaluasi:
	1. Menyebutkan setiap kendala/kekurangan yang terjadi dalam ibadah,
	2. Pembahasan atas kenapa kendala/kekurangan tersebut bisa terjadi,
	3. Pencarian solusi untuk kendala/kekurangan tersebut.
	4. Jika tidak ada kekurangan/kendala yang dilaporkan, PIC meminta masukan dari pelayan, apa yang bisa ditingkatkan dalam pelayanan kedepan.

* Durasi evaluasi maksimal 20 menit.
* PIC wajib merangkumkan proses jalannya ibadah dan hasil evaluasi, dan melaporkannya lewat formulir online (http://tinyurl.com/evaluasiKM)
* Hasil evaluasi tersebut digunakan oleh pemimpin untuk alat bantu pengambilan keputusan mengenai program-program dan kebijakan-kebijakan yang akan dijalankan oleh Kaum Muda Baithani.

## 11.0 **Pengisi Acara**

* Setiap pengisi acara, baik yang berasal dari dalam atau luar Kaum Muda, wajib diketahui oleh Ketua & Gembala Kaum Muda, & Kepala Departemen PW.

* Informasi pengisi acara paling lambat diterima satu minggu sebelum hari pelaksanaan ibadah. Jika lewat dari tenggat waktu satu minggu tersebut, pengisi acara akan dialihkan ke minggu selanjutnya jika memungkinkan.

* Jika pengisi acara berasal dari luar Kaum Muda, info tersebut wajib ditindaklanjuti oleh tim Networking bekerja sama dengan Kepala Departemen PW.
* Jika pengisi acara berasal dari dalam Kaum Muda atau gereja GPT.Baithani, cukup ditindaklanjuti oleh PIC.
* Yang perlu dikomunikasikan dan dipastikan dari pengisi acara:
	1. Isi acara yang dibawakan.
	2. Kebutuhan musik dan audio visual.
	3. Durasi yang dibutuhkan.
	4. Kebutuhan lainnya yang diminta oleh pengisi acara.

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```