Administración de Herramientas de Ambientes Virtuales/colaborativos (groupware)

## **Plataforma colaborativa BSCW**

BSCW es una plataforma especialmente diseñada para el trabajo compartido, un entorno específico colaborativo. Podríamos definir una “plataforma” on-line como un conjunto de utilidades o subprogramas que se encuentran “integrados” en un mismo sitio web. La plataforma permite, por tanto, la realización de un trabajo determinado que puede ser compartido con otros usuarios mediante el uso de diversas herramientas integradas en la propia plataforma: un sistema de intercambio de archivos, un foro, un chat, etc. BSCW nos ofrece de forma gratuita un espacio web de trabajo compartido, una aplicación general que puede ser utilizada, por ejemplo, para almacenar y compartir documentos u otros objetos que traten de un proyecto o sobre un grupo de trabajo previamente constituido. Verás que BSCW es una potente herramienta que integra muchas de las posibilidades mostradas durante la documentación: correo, blogs, foros, etc.

#### **Instalación:**

Para trabajar con Bscw es necesario, primero, registrarse en un servidor que contemple dicha opción. Puede ser uno cualquiera implementado a través de una interface CGI (common gateway interface) al que se le añada la extensión Bscw correspondiente. Los únicos requisitos para solicitar ser usuario son:

* Poseer una dirección de correo electrónico.
* Establecer una contraseña y un nombre de usuario.

En definitiva se trata de un sistema de seguridad para evitar el acceso a la información de personas no autorizadas. Cada vez que se quiera iniciar una sesión será necesario pasar por este pequeño trámite.

## **Registro en la plataforma**

Lo primero es localizar la plataforma pública de BSCW que nos va a posibilitar este servicio y que se encuentra en el siguiente enlace: http://public.bscw.de

Tras acceder a la home de BSCW tendremos dos modos de acceso:

1. Si ya estamos registrados en la plataforma podríamos **identificarnos** mediante la opción **Login** y tras pedirnos el usuario y contraseña acceder a nuestro espacio.
2. Si no estamos dados de alta en la plataforma, necesitaremos **registrarnos**, así que tendremos que pulsar sobre la opción **Register** para acceder como un usuario identificado en la plataforma colaborativa.

Para poder entrar en la plataforma BSCW tendremos que registrarnos y, en ese caso, hay dos formas de obtener el registro:

**Mediante “invitación”**: alguien ya registrado comparte contigo un espacio o carpeta y te invita mediante un correo electrónico. A partir de ese momento, recibirás un mensaje en tu dirección de correo electrónico con un enlace a un formulario que te dará de alta en la plataforma.

1. **Mediante “registro libre”**: sería el acceso comentado anteriormente desde la página principal de BSCW mediante la opción **Register** donde solicitas ser miembro de la plataforma y crear tu propio espacio colaborativo.
2. Dado que es nuestro primer acceso a BSCW, vamos a optar por la segunda opción del registro libre, así que vamos a ver los pasos para realizarlo.

Primero abre la página web de BSCW y pulsa en **Register.**

Se abrirá un **formulario de registro** de usuario en la plataforma donde deberás rellenar los campos correo electrónico, organización, nombre completo y teléfono.

Presta especial cuidado a que el dato del correo electrónico sea correcto pues de él dependerá el resto del proceso de registro.

**«Sólo se requiere un navegador estándar, sin necesidad de instalar ningún otro tipo de software adicional»**

## **Configuraciones y cambio de idioma**

Accede a tu espacio de BSCW, desde http://public.bscw.de como ya te hemos indicado.

Dado que la plataforma BSCW es una dirección que emplearás frecuentemente, te recomendamos que la incluyas en la lista de marcadores (de Firefox) o en la lista de favoritos (Explorer). Te recordamos que tendrás que introducir tu nombre de usuario y contraseña.

Tras la identificación accederás a tu espacio, pero dado que todavía no hemos empezado a trabajar presentará no tendrá ningún objeto y tendrá un aspecto parecido a éste:

#### **Características de BSCW**

Para la cooperación asincrónica (de colaboradores que no trabajan necesariamente de forma simultánea), BSCW proporciona espacios de trabajo compartido (similares a las carpetas en un PC) que los grupos de colaboradores pueden usar para almacenar y gestionar documentos en común. Sus características principales son:

* En un espacio de trabajo los grupos de usuarios colaboradores pueden compartir información, independientemente del sistema operativo del ordenador que use cada miembro.
* Ejemplo de espacio de trabajo compartido de BSCW señalando algunas de las cualidades de este sistema.
* En un mismo espacio es posible almacenar todos los tipos de objetos (documentos) que contienen la información útil en el desarrollo del trabajo en común: documentos de texto, bases de datos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, debates, etc.
* Proporciona medios para el control de versiones de los documentos, así como para su calificación.
* Los documentos se hallan en cualquier momento disponibles para los diferentes colaboradores, pues se encuentran almacenados en un servidor BSCW y no en sus ordenadores particulares.

### Cualidades de BSCW

Para la **cooperación asíncrona** (no simultánea), BSCW proporciona **espacios (áreas o zonas) de trabajo compartido** que los grupos de colaboradores pueden usar para almacenar y gestionar documentos en común. Sus **características** principales son:

* En un espacio de trabajo, los **grupos de usuarios** colaboradores pueden **compartir información**, **independientemente del sistema computacional que use cada miembro**.
* En un mismo espacio es posible **almacenar todos los tipos de objetos** (**documentos**) que contienen la información útil en el desarrollo del trabajo en común: documentos de texto, bases de datos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, debates, etc.
* BSCW proporciona medios para el **control de versiones de los documentos**, así como para su **calificación**.
* Los **documentos se hallan en cualquier momento disponibles para los diferentes colaboradores**, pues se encuentran almacenados en un servidor BSCW y no en sus ordenadores particulares.
* BSCW **mantiene informados a los colaboradores de todos los sucesos relevantes** acontecidos en su espacio de trabajo compartido.
* El **acceso a los espacios de trabajo y a los documentos** que estos contienen **se lleva a cabo mediante un navegador Web estándar desde el ordenador de cada colaborador**, como si se tratase de páginas web "normales".
* BSCW proporciona **acceso restringido a los espacios** mediante una entrada controlada, permitida solamente a miembros previamente registrados. En caso necesario, **permite limitar sus posibilidades de manipulación de la información**, mediante la asignación de distintos **roles**.

Para la **cooperación síncrona** (simultánea), BSCW proporciona herramientas para:

* **Planificar y organizar reuniones**.
* Desarrollar **reuniones "virtuales" con la ayuda de programas de conferencia o conexiones telefónicas**.
* **Comunicarse a tiempo real con los colaboradores que se hallan simultáneamente conectados** en el espacio de trabajo compartido y trabajar sobre una tarea común.

Su **interfaz gráfica basada en la Web,** permite una **cooperación transparente entre plataformas** (diversos sistemas operativos) y está **traducida a múltiples idiomas.**

Resulta **gratuito para su uso con propósitos educativos**

Las **ventajas de este sistema sobre otros sistemas de colaboración distribuida tradicionales** como el correo electrónico son obvias, ya que con este último medio lo que principalmente se lleva a cabo es únicamente una trasferencia de documentos de una máquina a otra. De cualquier forma, ambos sistemas no son excluyentes, sino que se complementan a la hora de ofrecer apoyo al trabajo de grupo, ya que el correo electrónico es utilizado por BSCW para la automatización de ciertos procesos de comunicación entre los miembros.

## **El espacio de trabajo compartido**

El concepto nuclear de BSCW es el de **espacio de trabajo compartido** (*shared workspace*) o, simplemente, **espacio de trabajo** (*workspace*). Éste no es más que una carpeta contenedora de diversos objetos de información (archivos, multimedia, etc.) compartida por los miembros de un grupo de colaboradores que pueden utilizarla a través de la web y que les proporciona una serie de funciones de alto nivel orientadas a facilitar e impulsar el trabajo en colaboración.

Un usuario puede crear tantas carpetas u otros objetos como precise y compartirlos con otros según las necesidades de las tareas que realice. Cuando un usuario decide compartir una carpeta para colaborar con otros, BSCW le proporciona un mecanismo de invitación para que estos colaboradores accedan a dicha carpeta, es decir, al nuevo espacio de trabajo compartido BSCW gestiona dos tipos básicos de objetos:

* Objetos elementales de información, como documentos, notas, direcciones web, citas, listas de contactos, usuarios, …
* Objetos contenedores, que a su vez contienen a los anteriores, como las carpetas, foros de discusión, mensajes, calendarios, mensajes, comunidades, …

En su interfaz web, BSCW muestra el contenido de los objetos contenedores en páginas que comparten una estructura y funcionalidad básicas. La página web que muestra el contenido de una carpeta puede ser tomada como modelo para dichas páginas, que tienen todas ellas una estructura en dos partes:

* Encabezado: que contiene menús desplegables, botones e iconos de atajo, barras de navegación por los objetos, etc.
* Lista de entradas (o cuerpo), donde se presentan los objetos con su información relacionada (tipo, denominación, tamaño, menú contextual, etc.

Para mas información: http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/157/cd/pdf/modulo\_7\_2\_bscw.pdf

Otra herramienta.

### **Motivación a raudales**

El nivel de motivación, ganas, fuerza… de los espacios de trabajo compartido es verdaderamente elevado y contagioso. Se perciben esa ganas de trabajar, superarse y alcanzar los objetivos de cada uno. Esta sensación es muchas veces un motor secundario que te impulsa a seguir trabajando día a día.

### Espacio de trabajo compartido y fuente de ideas a la vez

Las ideas y la creatividad fluyen en los espacios de trabajo compartidos. El resultado de la interacción con otros compañeros, tomando un simple café, puede ser impredecible.  Además, el ambiente favorece el intercambio de conocimientos y la diversidad de perfiles resulta muy interesante a la hora de aproximarse a nuevas áreas de conocimiento.

## **Workflow**

Es **una aplicación de “flujos de trabajo”**. Nos servirá para **crear acciones o extensiones** para hacer prácticamente de todo. Lo mejor de todo es que **las acciones se pueden combinar entre ellas**, lo que nos permitirá, por ejemplo, crear una imagen y luego compartirla en Twitter, todo ello sin salir de la “mini aplicación”.

#### **Cómo funciona Workflow**

Workflow tiene como punto positivo que **se pueden crear acciones muy simples y acciones con un nivel más avanzado**. Como podéis ver en las imágenes de debajo de estas líneas, tenemos dos pestañas: “Actions” y “Workflow”. Lo que tenemos que hacer es ir a la pestaña de “Actions” y arrastrarlas (manteniendo el dedo encima de una acción) a la pestaña de Workflow. Esto se explica la primera vez que abrimos la aplicación, en donde se nos obliga a crear una miniaplicación para crear GIFs animados a partir de varias fotos. En realidad, el funcionamiento general es sencillo, aunque se complica un poco si queremos hacer cosas algo más complejas. Pero lo bueno es que **hay una comunidad de usuarios que crean Workflows** todos los días y se publican en la web workflow-vcs.de. Yo recomiendo que hagáis como yo, que es ir a esa web, usar los flujos de trabajo de otras personas y mirar como lo han hecho ellos.

## **Qué puedo hacer con Workflow**

**Prácticamente de todo**. Aunque aún se pueden añadir más opciones, y de hecho puede que añadan alguna que les he pedido, Workflow tiene montones de acciones que se pueden combinar entre ellas para que nuestro iPhone esté mucho menos limitado de lo que lo que está sin esta aplicación. Lo mejor para saber que podéis hacer con Workflow es que os deis un paseo por la web que os puse anteriormente o, lo que voy a hacer, que yo comparta con todos vosotros los flujos de trabajo y extensiones que tengo en mi iPhone. He de reconocer que algunos son simples a más no poder (como el de twittear GIFs), pero cumplen con su función.

## Enlaces Externos

https://blog.firstworkplaces.com/aportaciones-de-los-espacios-de-trabajo-compartido

## Referencias Bibliográficas

http://platea.pntic.mec.es/vgonzale/bscw/bscw/caracteristicas.html

https://rockcontent.com/es/blog/que-es-workflow/