SOP 10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```

**Kebijakan:** Mengatur seluruh kegiatan pertemuan (rapat) dan notulensinya, juga mengatur pelaporan kegiatan pelayanan Komunitas Kaum Muda GPT.Baithani, selain laporan keuangan.

**Tujuan:**Menyeragamkan proses dan tata cara rapat, meningkatkan efisiensi dan komunikasi dalam pelaksanaan rapat. Juga memastikan rekam kegiatan pelayanan Kaum Muda GPT.Baithani

**Cakupan:**Prosedur ini berlaku untuk seluruh anggota pengurus dan pelayan yang mengadakan kegiatan pelayanan yang membutuhkan rapat dan pelaporan.

**Prosedur:**

## 1.0 **Kegiatan Rapat**

* Kegiatan rapat yang dimaksud adalah pertemuan-pertemuan internal pengurus Kaum Muda, maupun pertemuan pengurus dengan pelayan-pelayan dalam ruang lingkup komunitas Kaum Muda Baithani.

* Yang berhak mengadakan kegiatan rapat adalah:
	1. Gembala, Ketua / Wakil Ketua Kaum Muda,
	2. Kepala Departemen,
	3. Ketua Sel Grup dan Team Leader,
	4. Producer Acara untuk acara khusus.

* Setiap kegiatan rapat wajib dilaporkan kepada Ketua Kaum Muda, dengan melaporkan: Tempat dan waktu diadakannya rapat,Topik dan agenda rapat.
* Berdasarkan kepentingannya, kegiatan rapat dibagi sebagai berikut:
	1. Rapat Tim: Dihadiri oleh Team Leader & pelayan-pelayan dalam bidang yang bersangkutan.
	2. Rapat Departemen: Dihadiri oleh Departement Head dan team Leader yang bersangkutan.
	3. Rapat Pleno: Dihadiri oleh seluruh anggota pengurus Kaum Muda, termasuk Ketua Sel Grup dan partner yang ditentukan.
	4. Rapat Konseptor: Dihadiri oleh tim Konseptor (Gembala, Ketua, dan Wakil Ketua).
	5. Rapat Kreatif: Dihadiri oleh tim Kreatif (Departement Head), Ketua / Wakil Ketua; dan jika ada, personal yang ditunjuk khusus oleh tim Kreatif.
	6. Rapat Produksi / Operasional. Dihadiri oleh tim Operasional dan Produksi (Team Leader) departemen yang bersangkutan; dan jika ada, personal yang ditunjuk khusus oleh tim Operasional dan Produksi.
	7. Rapat Khusus. Rapat yang diadakan untuk kepentingan khusus seperti kegiatan hari-hari besar, KKR, sosial, dll.

* Setiap kegiatan rapat wajib dicatat dan dijadikan notulen resmi (bab 2.0).
* Durasi rapat maksimal 3 jam.
* Setiap kegiatan rapat wajib memenuhi Quota Kehadiran, yaitu 80% dari jumlah peserta seharusnya. (cth: rapat Departemen Care seharusnya dihadiri 5 orang, berarti Quota Kehadirannya 4 orang)
* Jika ada anggota yang berhalangan hadir, yang bersangkutan diwakili oleh partnernya, atau pengganti yang ditunjuk khusus, dan dilaporkan kepada Ketua Kaum Muda.

## 2.0 **Notulensi Rapat (contoh notulen rapat terlampir)**

* Seluruh kegiatan pertemuan pengurus (baik pleno maupun per departemen) harus dibuatkan notulen rapat yang diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda.
* Notulen ini bisa dibuat langsung oleh Sekretaris Kaum Muda, ataupun orang lain yang ditunjuk.
* Jika Sekretaris Kaum Muda tidak hadir dalam rapat (baik pleno maupun per departemen), Setiap departemen bertanggung jawab mencatat proses dan hasil rapat sesuai dengan bidang pelayanan di departemennya masing-masing.
* Isi notulen mencakup: jenis rapat (penjelasan Bab 1.0 Poin 1.4), topik pembahasan, masukan / saran, keputusan, serta informasi tempat dan waktu rapat.
* Dokumen notulen rapat harus sudah selesai dibuat paling lambat 7 hari setelah rapat tersebut diadakan.
* Untuk memudahkan notulensi, disarankan untuk merekam audio jalannya rapat.

## 3.0 **Kegiatan Rutin**

* Sekretaris Kaum Muda wajib mencatat dan melaporkan seluruh kegiatan rutin yang dilakukan oleh Komunitas Kaum Muda Baithani.
* Kegiatan yang termasuk kegiatan rutin antara lain: Ibadah Kaum Muda setiap hari sabtu, Kelas pengembangan potensi setiap selasa kedua setiap bulan, Ibadah doa pelayan (Team Night) setiap kamis ketiga setiap bulan.
* Isi laporan kegiatan antara lain: Nama kegiatan, Penanggung jawab (departemen yang menjalankan), dan informasi tempat dan waktu kegiatan.
* Laporan Kegiatan dibuat oleh Sekretaris Kaum Muda berdasarkan informasi dari Kepala Departemen atau Ketua Tim yang bertanggung jawab. Dibuat secara rutin setiap bulannya dengan format khusus.

* Setiap Ketua Small Grup diwajibkan membuat laporan kegiatan bulanan yang kemudian diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda (**SOP\_04 - Small Group** Bab 3.0).
* Laporan Keuangan rutin dibuat oleh Bendahara Kaum Muda berdasarkan informasi dari Kepala Departemen, dan kemudian diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda. Detil dari prosedur Laporan Keuangan rutin dibahas dalam **SOP\_11 - Keuangan**.

## 4.0 **Kegiatan Khusus atau Non-Rutin**

* Seluruh kegiatan pertemuan yang diadakan untuk kepentingan kegiatan non-rutin harus dibuatkan notulen rapat yang diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda.
* Dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan kegiatan non-rutin wajib diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
* Dokumen-dokumen lainnya ini termasuk, namun tidak terbatas pada: Rencana Anggaran Biaya Kegiatan, Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Khusus, Rundown Acara, dll.
* Notulen dan dokumen-dokumen lainnya ini dibuat oleh orang yang ditunjuk langsung oleh Produser Acara.
* Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Khusus dibuat oleh Sekretaris Kaum Muda, atau orang yang ditunjuk langsung oleh Produser Acara. Dibuat di akhir pelaksanaan kegiatan Khusus.
* Kegiatan non-rutin yang menggunakan dana khusus wajib membuat Laporan Keuangan yang terintegrasi dalam Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan. Detil dari prosedur Laporan Keuangan tersebut dibahas dalam **SOP\_11 - Keuangan**.

## 5.0 **Dokumentasi dan Penyimpanan Data**

* Jika kegiatan menghasilkan data dokumentasi berupa foto, video, atau data digital lainnya, maka file dari data tesebut harus diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda.
* Jika data dokumetasi tersebut berbentuk fisik (tercetak, atau dalam CD, dll), maka data tersebut diubah bentuknya menjadi data digital dengan cara di-scan, copy, atau metode lainnya.
* Seluruh data dokumentasi harus disimpan dalam laptop milik Pengurus Kaum Muda, dan disarankan untuk di-copy sebagi backup dalam harddisk external milik Pengurus Kaum Muda.
* Seluruh arsip notulen rapat dan laporan kegiatan, termasuk laporan pertanggung jawaban harus disimpan dalam laptop milik Pengurus Kaum Muda, dan disarankan untuk di-copy sebagi backup dalam harddisk external milik Pengurus Kaum Muda.
* Seluruh arsip notulen rapat dan laporan kegiatan, termasuk laporan pertanggung jawaban juga disimpan dalam folder Dropbox Pengurus Kaum Muda, di dalam folder yang relevan dengan kegiatannya.

## 6.0 **Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus (contoh Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus terlampir)**

* Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus adalah laporan khusus untuk mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan kepengurusan Kaum Muda selama periode pelayanannya.
* Laporan Pertanggung Jawaban dibuat oleh Sekretaris Kaum Muda, dan dibuat saat akhir periode kepengurusan.
* Isi laporan mencakup seluruh Laporan Kegiatan rutin, Laporan Pertanggung Jawaban Acara Khusus, Notulen, Arsip, dan Laporan Keuangan Rutin.
* Laporan tersebut wajib diketahui dan disetujui oleh Ketua dan Gembala Kaum Muda, untuk dipertanggung jawabkan kepada Majelis GPT. Baithani.

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```