La correspondencia

Se entiende por **correspondencia** el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, *fax*, catálogos, folletos, etc. En las empresas se dice que la correspondencia es el alma del comercio y la industria. La transmisión rápida, fácil y eficiente de información escrita es una actividad de mucha importancia en cualquier empresa. Actualmente, mucha de la correspondencia, tanto privada y comercial como oficial, se efectúa a través del *fax*, aunque hay un incremento acelerado de la utilización del correo electrónico por redes de computación.

## Clasificación general de la correspondencia

La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que la distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, los estilos de confección y tramitación de su envío o despacho.

### Por su destino

* **Públicas**: Su finalidad: información general a través de los medios de comunicación social (prensa, volantes, carteles, radio, TV, pancartas).
* **Privadas**: Tratan de información de interés particular y son de carácter particular, comercial y oficial.

### Por su contenido

* **De primera clase**: Cuando su contenido es sólo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
* **De segunda clase**: Correspondencia relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.

### Por su transmisión

* **Postal**: Cuando se envía a través del servicio de correo. Puede ser ordinaria o certificada.
* **Telemática**: Cuando se envía a través del servicio de redes electrónicas: *Fax*, correo electrónico, *Messenger*, etc.

### Por su puntuación

* **Abierta**: No lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
* **Cerradas**: Lleva signos de puntuación en cada una de sus partes componentes.
* **Mixta o corriente**: Combina los dos estilos anteriores.

### Por su extensión

* **Cortas**: Cuando su contenido se extiende hasta cien (100) palabras.
* **Medianas**: Cuando su contenido comprende más de cien y hasta doscientas (200) palabras.
* **Largas**: De doscientas hasta trescientas (300) palabras. Éstas son cartas de un pliego. Si son más de trescientas palabras serían cartas de varios pliegos.

## La carta comercial

Es la comunicación escrita que surge del trato que los comerciantes tienen entre sí sobre cosas del comercio. En ellas plantean situaciones relacionadas con las operaciones comerciales propias de una empresa, como ofertas de productos, promociones de ventas, envíos de mercancías, cobros, reclamos, devoluciones, pedidos, relaciones públicas y cualquier otra información derivada de la actividad comercial.

## Cualidades de la carta comercial

La carta comercial debe reunir cualidades de fondo y forma que la caracterizan para que alcance la efectividad que se espera lograr con su mensaje. Esas cualidades son el estilo, la ética, la estética y la psicología d la correspondencia

### El estilo

Es la manera de escribir el mensaje, es decir, la forma de expresar los pensamientos. Existen diversos estilos para expresar por escrito las ideas: el literario, el científico, el comercial, el social, el familiar, etc. El estilo de la carta comercial es su aplicación a la escritura de la misma; abarca el formato, la gramática y el empleo de las palabras. Estos elementos se combinan en una carta para producir un reflejo tangible en el papel, no sólo de la capacidad y los conocimientos de quien escribe y l competencia del operador en el uso y del manejo de ***Word*** en su computadora, sino también de toda la imagen de la organización.

### La ética

La ética es fundamental porque sin ella la correspondencia comercial jamás podrá conseguir la buena voluntad. Sin moral nunca podrá obtener este factor, vital en todo negocio o empresa.

### La estética

Es el arte de la belleza; en la correspondencia se refiere al buen gusto en la presentación, es decir, a la distribución adecuada de los elementos que forman la carta, a la calidad del papel usado, a la limpieza y nitidez de la impresión, al buen uso del lenguaje en ortografía y sintaxis.

### La psicología de la correspondencia

Desempeña un papel fundamental en la correspondencia comercial moderna; ayuda a la mejor comprensión de los problemas que, naturalmente, se presentan en el campo de la actividad comercial y, en consecuencia, facilita la forma de reaccionar ante las diversas situaciones o problemas.

## Estructura de la carta comercial

La carta comercial consta de las siguientes partes:

### Encabezamiento

* **Membrete**: Lo constituyen el nombre, dirección y las demás señas de identificación de una empresa o entidad. Va impreso en la parte superior del papel y del sobre que usan para la correspondencia.
* **Lugar y fecha**: Indican la localidad donde se escribe la carta, así como el día, el mes y el año. Si el membrete incluye el nombre de la localidad, no es necesario repetirlo al escribir la fecha.
* **Destinatario**: Alude a los datos de identificación de quien recibe la carta, que se escriben a cuatro o cinco espacios verticales debajo del lugar y fecha.
* **Línea del asunto**: Es la clave de la carta; deber ser breve y concisa en relación con lo que en ella se trata y con extensión de no más de una línea.
* **Saludo**: Es una frase corta con un mensaje de cortesía, que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Varía de acuerdo con el tratamiento que se le da al destinatario y la relación que existe entre éste y el remitente.

### Cuerpo

* **Texto**: Es el cuerpo de la carta, es decir, el conjunto de párrafos que explican el asunto o motivo de la carta. En cartas comerciales se recomienda que los párrafos sean cortos y escritos con un lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
* **Despedida**: Comprende las expresiones de afecto con que se da por concluida la exposición del mensaje. La despedida debe mantener el mismo tono de cortesía, tanto del saludo como del tono general de la carta y de la relación entre el emisor y el lector.
* **Antefirma**: Se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra, ya sea una entidad jurídica o una persona natural.
* **Firma**: Contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta de la firma autógrafa, el nombre y el apellido del firmante, y el cargo o la posición que éste ocupa en la empresa.

### Otros elementos

* **Iniciales identificadoras**: Son las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y la escritura de la carta. Las iniciales de la persona que dictó la carta se escriben primero, en mayúscula, seguidas de las del operador de la computadora, en minúscula, y separadas con una diagonal (**/**) o con dos puntos (**:**).
* **Anexos**: Si a una carta le acompañan uno o varios documentos adjuntos, éstos deben ser mencionados en una nota de anexos. Dicha nota se escribe debajo de las iniciales identificadoras.