Tips para reuniones

Una actividad clave dentro de las junior y muy periódica son las reuniones. Este es un momento esencial, ya que están todos juntos, lo que no se da muy seguido. Entonces se quiere llegar a hablar de todo y solucionar todo y producir todo. Eso seguro genera ansiedad y uno se empieza a desesperar al ver que se alargan los tiempos, que no se llega a ver todo lo que se tenía planeado y que algunos ya se cansan, se empiezan a levantar o a distraerse y se ponen inquietos con ganas de partir.

Planificar una reunión requiere mucho trabajo previo, pero si se quiere mantener motivado al equipo, lograr resultados concretos y que sean eficientes y satisfactorias, el tiempo de planificación es clave e imprescindible, ya que son pocas las ocasiones en que están todos juntos y la sensación que se lleve cada uno cuando finalice la reunión es fundamental. La idea de las reuniones es que las personas salgan de ahí motivadas para ponerle pila a la EJ individualmente hasta que se vuelvan a encontrar. El trabajo fuerte se hace fuera de las reuniones generales, y éstas son el resultado de todo este trabajo que hay por detrás.

El regalo más importante de las reuniones es que todas esas mentes están juntas generando sinergia. Es el lugar donde las ideas superadoras surgen, donde se siente la pertenencia a un colectivo y donde se ve reflejado cómo el trabajo individual de cada uno aporta junto al trabajo del resto del equipo a un objetivo en común mucho más grande y que sobrepasa a cualquier objetivo individual.

Para que se dé todo lo que dijimos arriba hay que trabajar bastante previamente. Igualmente, no es para asustarse, ya que el trabajo previo de planificación va disminuyendo con el tiempo. Cuando ya van encontrando lo que les da mejores resultados, empieza a haber dinámicas que se repiten para abordar distintos temas o se definen ciertos tópicos recurrentes que ya se ubican en una sección de la reunión de forma permanente. Siempre se puede innovar y seguir mejorando, pero de seguro que ya cuando se encuentran los mecanismos que mejor funcionan con el equipo, estos pasan a ser parte de la cultura y todo se da naturalmente.

La reunión tiene una cadencia, es como una historia, con un inicio, un desarrollo con debate, conflicto y reflexión y finalmente con un cierre y conclusiones. Es importante pensar en esa cadencia y ordenar los temas buscando generarla, que se sienta un orden natural de las cosas.

A continuación, vamos a dejar algunos tips puntuales que pueden ser de utilidad:

* Reuniones muy largas, con muchos temas pueden resultar cansadoras y desmotivadoras. Como dice el dicho:  “el que mucho abarca poco aprieta”. Puede resultar más conveniente priorizar 4 o 5 temas centrales en cada reunión.
* Es importante generar al menos dos resultados claros y tangibles. Priorizar entonces el objetivo de generar resultados tangibles antes que el objetivo de llegar a tratar todos los temas pero a medias.
* Llegar entonces a decisiones firmes o productos concretos generados entre todos y que deje satisfechos por el trabajo logrado a sus participantes, que todos puedan decir a la salida de la reunión: “Hoy logramos esto”, “Hoy entre todos generamos este documento, generamos esta idea, tomamos esta decisión importante para la continuidad y progreso de la EJ”.
* Al final de la reunión conmemorar los logros de la misma y mandar al grupo el resumen de las tareas asignadas.
* Temas aburridos pero imprescindibles al comienzo, ya que todos llegan con energía y no van a estar pensando de entrada en irse, van a tener la paciencia de esperar lo mejor. Pero si se ponen al final ya nadie los va a escuchar.
* Temas que saben que van a generar debate intenso y que a todos les interesa al final, cosa de que si se alarga sea con algo que los motive y los mantenga activos.
* Llevar todo como una propuesta y que quede explícitamente claro de que todavía no es una decisión, sino que lo será luego de que todos estén de acuerdo con ello. Esto es importante ya que muchas veces pasa que se interpreta que las cosas ya están decididas cuando uno las expresa como una afirmación y no como una propuesta que todavía puede ser cambiada o mejorada.
* Para que las decisiones sean robustas es importante corroborar que todos están de acuerdo y dar lugar al debate con preguntas abiertas tales como: “qué les parece esta propuesta?, creen que habría otra solución más adecuada?  alguno quisiera cambiar o agregar algo?, porqué creen que es importante llevarla a cabo?”. El dar pie a que todos opinen sobre la importancia de una propuesta, permite reforzarla, internalizarla y así habrá más probabilidades de que luego todos la tengan en co-presencia, porque se expresó su importancia con distintas palabras, se vio que muchas personas la consideran importante y quedó plasmado que no fue la decisión de uno, sino de todo el grupo.
* Los tiempos para procesar cualquier información en una organización son más lentos que los de una persona individual. Muchas veces se asume de antemano que el otro piensa y entiende lo mismo que yo, pero esto no es necesariamente así. Por eso es de vital importancia tomarse el tiempo para que todos hablen sobre un mismo tema (puede resultar repetitivo, pero si es un tema importante este paso es necesario para que llegue a ser expresado de distintas formas y así grabado en todo el equipo.  NO asumir que con que lo diga una sola persona ya es suficiente), generar preguntas, evitar asumir de entrada que todos lo entienden por igual. Preguntarse una y otra vez: será que todos pensamos lo mismo sobre este tema? O podrá ser que haya diferencias? Y en caso de dudas preguntar, abrir el debate. Hablando las cosas es que se detecta dónde están las diferencias de interpretación y se logran unificar y alinear los criterios. Lleva tiempo, sí… pero si se quiere llegar lejos, es importante tener bases firmes y seguras, que todos sepan realmente hacia dónde se quiere llegar y de qué manera. Crecer sin bases fuertes es como "Un Gigante con Pies de Barro".
* Pensar los tiempos para cada tema con anticipación siendo generosos con los intervalos asignados que saben que pueden generar debate y que resultan prioritarios, y desglosar lo más posible los tiempos de cada etapa de trabajo para que realmente sean representativos (si se predice el tiempo de una actividad sin desglosarla en actividades más pequeñas es más probable errarle y estar estimando de manera incorrecta)

En el siguiente artículo vas a encontrar cómo hacer un ORDEN DEL DÍA Y RESUMEN DE REUNIÓN con más tips y consejos sobre como dirigirla y demás (vale la pena leerlo).