SOP 08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```

**Kebijakan:**Mengatur deskripsi tugas dan tanggung jawab dari Kepengurusan Kaum Muda, dan mengatur tata cara pengelolaan pelayan dalam ruang lingkup Komunitas Kaum Muda Baithani.

**Tujuan:**Sebagai standar penentu tugas dan tanggung jawab pengurus sehingga tidak terjadi tumpang tindih tanggung jawab, serta memaksimalkan pengelolaan sumber daya manusia yang dipercayakan Tuhan.

**Cakupan:** Prosedur ini berlaku untuk seluruh
anggota Kepengurusan Kaum Muda Baithani, serta untuk pengurus yang memiliki tim pelayan.

**Prosedur:**

## 1.0 **Struktur Kepengurusan**

* Struktur Kepengurusan Kaum Muda adalah konsep dan alur kepemimpinan yang berlaku selama periode pelayanan Kepengurusan Kaum Muda.
* Struktur yang berlaku saat ini adalah struktur berdasarkan bentuk pelayanan yang diemban Komunitas Kaum Muda Baithani, yaitu:
	1. Pelayanan persiapan untuk ibadah, baik fisik maupun non-fisik.
	2. Pelayanan saat ibadah, baik diatas maupun dibawah mimbar.
	3. Pelayanan Kelompok kecil atau Small Group.
	4. Pelayanan Diakonia.
	5. Pelayanan pengembangan jemaat.

* Setiap pelayanan yang diemban dibagi berdasarkan jenis dan kepentingannya terhadap jemaat, dan dibagi dalam bentuk Departemen. Pembagian secara detil dibahas lebih lanjut dalam bab-bab selanjutnya.
* Setiap departemen bertanggung jawab atas pelayanan tertentu secara spesifik.
* Setiap departemen berisikan tim-tim pelayanan yang bertanggung jawab atas tanggung jawab detil dalam pelayanan tertentu.
* Setiap departemen memiliki Kepala Departemen yang sebagai pemimpin, dan setiap tim pelayanan memiliki Team Leader sebagai pemimpinnya.
* Kepemimpinan Pengurus Kaum Muda membawahi setiap bagian dalam struktur kepengurusan.

## 2.0 **Kepemimpinan**

### **Gembala Kaum Muda**

* Membina dan membangun kehidupan jemaat Kaum Muda menuju pemenuhan visi gereja.
* Menggembalakan Kaum Muda agar sehati sepikir, dalam satu kasih, satu jiwa, dan satu tujuan.
* Bertanggung jawab atas makanan rohani yang dibutuhkan jemaat Kaum Muda untuk bertumbuh.
* Mempertanggungjawabkan seluruh kebijaksanaan, pelaksanaan, dan sebab akibat dari seluruh aktivitas Kaum Muda bersama dengan pengurus Kaum Muda.

### **Ketua Kaum Muda**

* Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan Kaum Muda.
* Sebagai otoritas tertinggi di dalam pengambilan keputusan kepengurusan Kaum Muda.
* Memimpin dan menjadi teladan bagi kepengurusan dalam menjalankan dan menerapkan visi, misi, statement dan nilai-nilai Kaum Muda yang telah diterima dan disetujui bersama.
* Membentuk budaya yang sesuai dengan visi, misi, statement dan nilai-nilai Kaum Muda, dengan tujuan untuk bersama-sama gembala, pengurus dan jemaat kaum muda mencapai kepenuhan visi gereja.
* Bersama dengan Departement Head mengatur dan mengelola seluruh sumber daya yang dimiliki komunitas Kaum Muda.
* Mempertanggungjawabkan seluruh kebijaksanaan, pelaksanaan, dan sebab akibat dari seluruh aktivitas Kaum Muda bersama dengan pembina-gembala Kaum Muda.

* Mengawasi segala kegiatan Kaum Muda sesuai dengan sistem dan proses kerja dan ketentuan yang berlaku.

### **Wakil Ketua Kaum Muda**

* Sebagai rekan kerja Ketua Kaum Muda dalam menjalankan seluruh fungsi dan tanggung jawabnya.
* Bertanggung jawab untuk menggantikan fungsi dan tanggung jawab Ketua Kaum Muda dalam kondisi tertentu.

## 3.0 **Departemen Manajemen**

### **Sekretaris**

* Membantu Ketua dalam mengkoordinasikan aktivitas Kaum Muda yang berhubungan dengan administrasi.
* Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan administrasi Kaum Muda.
* Bertanggung jawab terhadap data jumlah anggota dan kehadiran Kaum Muda.
* Melaksanakan pendataan jumlah anggota Kaum Muda setiap bulan.

### **Bendahara**

* Membantu Ketua dalam mengkoordinasikan aktivitas Kaum Muda yang berhubungan dengan keuangan.
* Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama Ketua dalam hal keuangan dan kekayaan organisasi.
* Bersama Ketua dan Sekretaris merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau otorisator keuangan ditubuh pengurus.
* Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan keuangan Kaum Muda.
* Membuat laporan keuangan Kaum Muda secara periodik.

## 4.0 **Departemen Small Group**

Departemen Small Group terdiri dari Kepala Departemen dan Ketua-ketua Small Group. Baik Kepala Departemen dan Ketua Small Group mempunyai tugas yang sama, yaitu:

* Menjadi kepanjangan tangan langsung dari Gembala Kaum Muda untuk membangun kehidupan jemaat lewat kelompok kecil.
* Bertanggung jawab penerapan dan pemenuhan visi, misi, dan nilai-nilai komunitas Kaum Muda di dalam kelompok kecil.
* Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan kelompok kecil (cell group & connect group).
* Mempertanggungjawabkan seluruh kebijaksanaan, pelaksanaan, dan sebab akibat dari seluruh kegiatan cell group.
* Kepala Departemen secara khusus bertugas untuk memimpin Ketua-ketua Small Group, dan menjadi penjembatan antara Ketua Small Group dengan anggota pengurus lainnya.

## 5.0 **Departemen Praise & Worship**

* Menghidupi kehidupan yang penuh pujian & penyembahan kepada Tuhan dan menjadi inspirasi jemaat untuk hidup penuh ucapan syukur.
* Mengatur dan mengelola seluruh sumber daya dan kegiatan yang berhubungan dengan Pujian & Penyembahan.
* Mengubah atmosfir waktu dan tempat saat pujian & penyembahan dalam ibadah sedemikian rupa sehingga jemaat menyadari bahwa Tuhan hadir di tengah-tengah kita, dan membawa jemaat untuk memuji dan menyembah Tuhan bersama-sama.
* Menyediakan wadah pembelajaran dan peningkatan kualitas, serta pemuridan bagi pelayan-pelayan yang tergabung dalam Care Departement.
* Secara detil, deskripsi tugas Team Leader pelayanan dibawah Departemen Praise & Worship adalah:

### **PIC (Person in Charge)**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan PIC.
* Menjadi penghubung antara seluruh bidang pelayanan dalam pujian & penyembahan di suatu acara.
* Memastikan seluruh bidang pelayanan dalam pujian & penyembahan di suatu acara melakukan pelayanannya dengan baik, dengan cara:
	1. Berkomunikasi dengan baik kepada seluruh pelayan, termasuk kepada pembicara.
	2. Meneruskan informasi penting kepada semua pelayan.
	3. Mengambil keputusan-keputusan penting yang berhubungan dengan ibadah.
	4. Memastikan semua acara berjalan tepat waktu.

### **Worship Leader**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Worship Leader.
* Memimpin jemaat untuk memuji Tuhan dalam ibadah.
* Bersama tim Singer dan Choir mempimpin pujian & penyembahan dalam ibadah, termasuk:
	1. Berkomunikasi dengan PIC dan Pembicara ibadah untuk menentukan lagu.
	2. Mencari sumber referensi dan menentukan aransemen lagu bersama pemain musik.
	3. Berkoordinasi dengan semua pelayan untuk menentukan jadwal latihan.

### **Vocalists**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Singers dan Choir.
* Mendukung Worship Leader dalam memimpin pujian & penyembahan melalui vokal.

### **Musicians**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Worship Leader.

* Mendukung Worship Leader dalam memimpin pujian & penyembahan melalui musik.
* Merawat dan menjaga sarana fisik alat-alat musik yang dimiliki gereja.

### **Audio Visual**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Operator multimedia dan sound system.
* Mendukung Worship Leader dalam memimpin pujian & penyembahan melalui multimedia dan tata dengar, termasuk menampilkan konten-konten multimedia yang diperlukan dalam ibadah.
* Merawat dan menjaga sarana fisik alat-alat multimedia dan sound system yang dimiliki gereja.

## 6.0 **Departemen Care**

* Menghidupi kehidupan yang memperhatikan kebutuhan dan kehidupan sesama manusia, sebagaimana memperhatikan diri sendiri; dan menginspirasi jemaat untuk mengasihi dan memperhatikan sesama.
* Mengatur dan mengelola seluruh sumber daya dan kegiatan yang berhubungan dengan keperdulian terhadap jemaat.

* Menunjukkan kepedulian dan keramahan terhadap jemaat dalam ibadah Kaum Muda, sehingga jemaat yang datang merasa nyaman dan dapat menerima berkat lewat acara-acara ibadah yang disiapkan.
* Menyediakan wadah pembelajaran dan peningkatan kualitas, serta pemuridan bagi pelayan-pelayan yang tergabung dalam Care Departement.
* Secara detil, deskripsi tugas Team Leader dibawah Departemen Care adalah:

### **Hospitality**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Penerima Tamu dan Penyambut Jemaat.
* Memastikan seluruh jemaat yang datang, baik jemaat lama maupun tamu / jemaat baru mendapatkan perhatian yang baik.
* Menjadi wajah komunitas Kaum Muda Baithani bagi tamu / jemaat baru di dalam ibadah Kaum Muda.

### **Prayer Group**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Pendoa.
* Secara khusus mendoakan seluruh aspek pelayanan komunitas Kaum Muda Baithani, agar berjalan sesuai visi, dan sesuai kehendak Tuhan.
* Bertanggung jawab dan melaksanakan kegiatan-kegiatan doa kolektif.

**Special Concern**

* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Pelayanan Kepedulian Khusus.
* Memperhatikan kebutuhan jemaat Kaum Muda (terutama jemaat baru yang belum membangun hubungan dengan jemaat lainnya) baik kebutuhan jasmani maupun rohani.
* Bertanggung jawab dan bekerjasama dengan bidang pelayanan lain dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

## 7.0 **Departemen Relation**

* Menjadi jembatan dalam menyampaikan pesan dan nilai-nilai komunitas Kaum Muda Baithani kepada orang-orang diluar kepengurusan.
* Menterjemahkan pesan-pesan Firman Tuhan serta nilai-nilai yang dibangun dalam kepengurusan ke dalam konten yang relevan dan mudah dimengerti oleh orang-orang diluar kepengurusan.
* Menjadi wajah komunitas Kaum Muda Baithani bagi orang-orang diluar komunitas Kaum Muda Baithani.
* Mengatur dan mengelola seluruh sumber daya dan kegiatan yang berhubungan menterjemahkan pesan Firman Tuhan, dan proses pembuatan konten-konten yang dihasilkan.
* Menyediakan wadah pembelajaran dan peningkatan kualitas, serta pemuridan bagi pelayan-pelayan yang tergabung dalam Relation Departement.
* Secara detil, deskripsi tugas Team Leader dibawah Departemen Relation adalah:

### **Graphic Design**

* Menerima ide dan masukan dari pengurus Kaum Muda tentang pesan yang ingin disampaikan.
* Berdasarkan ide tersebut membuat konten-konten visual yang menarik dan relevan bagi orang luar.
* Bekerjasama dengan tim Publikasi & Digital Media untuk menyebarkan konten tersebut lewat media-media yang ditentukan.
* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Pengerjaan Desain.

### **Dokumentasi**

* Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan komunitas Kaum Muda Baithani.
* Bertanggung jawab dalam pendataan dan penyimpanan hasil dokumentasi tersebut dan meneruskannya kepada pihak lain jika dibutuhkan.
* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Dokumentasi.

### **Publikasi & Digital Media**

* Bertanggung jawab memproduksi hasil dari tim Graphic Design, dan menyebarkannya lewat media-media yang ditentukan.
* Bertanggung jawab atas akun sosial media resmi komunitas Kaum Muda.
* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Publikasi dan Admin Sosial Media.

### **Networking**

* Bertanggung jawab dalam membangun hubungan dengan pihak luar gereja.
* Menjadi wajah komunitas Kaum Muda Baithani bagi orang-orang diluar gereja Baithani, dan juga menjadi wakil kepengurusan Kaum Muda dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat oikumene.
* Mengelola sumber daya manusia yang ada untuk menjadi pelayan Networking.

## 8.0  **Pendataan Pelayan (contoh Daftar Pelayan dilampirkan)**

* Seluruh anggota pengurus bertanggung jawab atas kehidupan pelayan dibawah bidangnya masing-masing.
* Anggota pengurus berhak membuat Grup Chat menggunakan platform pilihan untuk memudahkan komunikasi antar pelayan.
* Setiap Kepala Departemen dan Team Leader wajib melakukan pendataan atas anggota pelayan dalam bidangnya masing-masing. Data yang dibutuhkan antara lain:
	1. Nama lengkap dan nama panggilan,
	2. Alamat tempat tinggal,
	3. Small Group yang diikuti,
	4. Nomor telepon/handphone yang dapat dihubungi,
	5. Media sosial yang digunakan (cth: Whatsapp, Line, Facebook, Instagram, dll),
	6. Alamat
	7. email yang aktif,
	8. Pekerjaan,
	9. Bidang pelayanan yang diambil.

* Setiap Departemen wajib memiliki minimal 1 (satu) dokumen pendataan pelayan.
* Data pelayan dari setiap departemen kemudian diserahkan kepada Sekretaris Kaum Muda untuk dibuatkan dokumen Pendataan Global Pelayan.
* Data dalam dokumen pendataan wajib diperbaharui secara rutin, minimal setiap 6 bulan sekali.

**Daftar SOP** (klik pada link untuk menuju halaman SOP)

```
   Halaman Utama
   Read Me First
   SOP\_01 - Standard Operating Procedure
   SOP\_02 - Standardisasi dan Kewajiban Pelayan
   SOP\_03 - Ibadah Kaum Muda
   SOP\_04 - Small Group
   SOP\_05 - Diakonia
   SOP\_06 - Kegiatan Rutin Lainnya
   SOP\_07 - Kegiatan Khusus
   SOP\_08 - Deskripsi Tugas dan Manajemen Pelayan
   SOP\_09 - Rekrutmen Pelayan
   SOP\_10 - Rapat, Notulensi, dan Pelaporan
   SOP\_11 - Keuangan
   SOP\_12 - Inventarisasi

```