Meta data

Metadata is ‘informatie over informatie’ of ‘data over data’. Het is in ieder geval op internet de meest gebruikte omschrijving van het begrip. Metadata is, tegen veel verwachtingen in, niet iets nieuws en stamt zeker niet alleen uit de wereld van ICT.

De data die in een bedrijf verwerkt wordt tot informatie heeft een bepaalde waarde, deze waarde geeft aan wat het belang is van die data voor het bedrijf. Elk stukje informatie heeft naast die waarde nog een aantal eigenschappen of requirements aan zich hangen. Zo is het voor een bepaald gedeelte van de data belangrijk om snel opvraagbaar te zijn (zie RAID) en voor een ander gedeelte is het belangrijk dat data goed beveiligd is (of een combinatie van beide). Ongeacht de eisen die een bepaald stuk informatie nodig heeft, is de vindbaarheid daarvan van wezenlijk belang. Omdat informatie binnen een bedrijf vaak afkomstig is uit verschillende (geautomatiseerde) informatiesystemen en behandeld wordt door meerdere functionarissen, komt het significant vaak voor dat bijvoorbeeld naamgevingen of bestandsformaten inconsistent zijn.

Door een extra label aan elk stukje data te hangen is het beter mogelijk om de juiste informatie te vinden, te hergebruiken, te routeren, de status van in te zien en te rapporteren. Dat extra label wordt dan de metadatering genoemd en kan verschillen van een simpele omschrijving tot een compleet label met alle benodigde informatie. Een groot deel van dagelijks gebruikte middelen bevatten metadata, vaak gekoppeld aan de gebruiker of voor terugkoppeling naar de fabriek of dienstenleverancier. Bijvoorbeeld: op je bankpas staat een pasnummer, dit nummer wordt gebruikt voor een aantal doeleinden. Bij de administratie van de bank is het nummer bekend omdat een bepaalde pas gekoppeld is aan een klant. Voor de bank is het ook een extra methode van beveiliging bij het inloggen bij internetbankieren (Rabobank). Voor de gebruiker heeft het nummer weinig toevoegende waarde, en is voor de gebruiker vooral het rekeningnummer en de pincode van belang.

De hoeveelheid metadata en de detaillering daarvan is per situatie verschillend. Bijvoorbeeld: voor een projectplan is de status heel belangrijk maar voor een foto weer niet, daarvan is bijvoorbeeld de datum dat de foto is genomen heel belangrijk. De overwegingen over de hoeveelheid en detaillering van metadata zijn sterk afhankelijk van de keuzes van een informatiemanager of het beleid in de betreffende organisatie.

Essentieel is Metadata te verdelen in 2 types: beschrijvende en component metadata. In veel situaties wordt ook nog een 3e type metadata genoemd, de technische metadata. Hieronder zijn ze alle drie toegelicht:

1.       Beschrijvende metadata (ook wel publicatie metadata genoemd)

Beschrijven van het informatieobject en het identificeren van het informatieobject. De herkomst en de context van een informatieobject wordt geïdentificeerd. Algemeen bekende voorbeelden van beschrijvende metadata: datum, titel/naam, opdrachtgever, projectnaam etc.

2.       Component metadata (ook wel Administratieve metadata genoemd)

Vooral van belang voor het terugvinden van informatieobjecten en om deze eventueel te hergebruiken of om de status te rapporteren, te escaleren of te volgen. Bijvoorbeeld: status (geaccepteerd, review, afgekeurd, concept), aanmaak datum, datum laatste aanpassing, wie heeft laatste aanpassing uitgevoerd, ondertekening etc.

3.       Technische metadata (minder gebruikelijk binnen het EIM domein)

Technische metadata is moeilijk abstract te scheiden van de andere twee metadata types. Technische metadata heeft veel gemeen met component metadata, maar gaat op specifieke (technische) zaken dieper in. Denk hierbij aan de resolutie van een scan, bestandsformaat/codec, benodigde software, virusrapport,