Proceso metodológico de las auditorias en el área de la salud

**DEFINICIÓN**

se entiende la auditoria como inspección metódica de una actividad o una situación en busca de una valorización del cumplimiento de las normas,reglas, criterios y objetivos a las cuales deben ser sometida.

**INTRODUCCIÓ**N

En esta colaboración se presentara el proceso metodológico básico en las auditorias de salud, dando a conocer los parámetros y los criterios, de tal manera que acorde con los dictaminado por el sistema obligatorio de garantía de calidad definido por el Ministerio de Protección social.

La información brindada no sera tomada como una camisa de fuerza, debe ser visto como una guía que poye y facilite la tarea, impulsando la calidad de las auditorias en las áreas de la salud.

**ANTECEDENTES**

* Ley 1122 de 2007, establece la prestación de servicios con calidad, reglamentando el control y mejoramiento en todos sus componentes.
* Decreto de 1011 de 2006, define el sistema obligatorio de garantía de calidad de la atención del Sistema general de seguridad Social.
* IV titulo del Decreto 1011 de 2006, define y reglamenta el modelo de auditoria para el mejoramiento de la calidad de atención en salud.

**CONCEPTUALIZACIÓN DEL MODELO DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO**

las pautas para el mejoramiento del modelo de auditoria para el mejoramiento son:

* La auditoria tiene un enfoque sistémico.
* La auditoria debe ser considerada como una herramienta de gestión de calidad, y esta a su vez, como una herramienta de gestión gerencia que impacte en el mejor desempeño del sistema y en la salud de la población.
* la auditoria se fundamenta en dos pilares: mejoramiento continuo y la atención centrada en el cliente.

**ENFOQUE DE LA AUDITORIA**

**-TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS**: es una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad y al mismo tiempo, como una orientación de forma de trabajo.

**objetivos:**

* • Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita describir las características, funciones y comportamientos sistémicos.
* Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y, por último,
* Promover una informatización (matemática) de estas leyes.

La primera formulación en tal sentido es atribuible al biólogo Ludwig von Bertalanffy en 1936; para él la teoría general de sistema debería constituirse en un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales. Esta teoría surge en respuesta al agotamiento e in aplicabilidad de los enfoques analítico-reduccionista y sus principios mecánico-causales. El principio en que se basa esta teoría es la noción de totalidad orgánica, mientras que el paradigma anterior estaba fundado en una imagen inorgánica del mundo.

La teoría general de los sistemas comprende un conjunto de enfoques que difieren de estilo y propósito, entre las cuales se encuentran la teoría de conjuntos (Mesarovic), teoría de las redes (Rapoport), cibernética (Wiener) , teoría de la información (Shannon y Weaver), teoría de los autómatas (Turing), teoría de los juegos (von Neumannn), entre otras. Por eso, la práctica del análisis aplicado de sistemas tiene que aplicar diversos modelos, de acuerdo con la naturaleza del caso y con criterios operacionales, aun cuando algunos conceptos, modelos y principios de la teoría general de sistemas –como el orden jerárquico, la diferenciación progresiva, la retroalimentación, entre otras– son aplicables, a grandes rasgos, a sistemas materiales, psicológicos y socioculturales.

Las características que pueden ser aplicables a cualquier sistema son:

* La interrelación de sus componentes (relación entre las partes y el todo).
* Los sistemas están ordenados en una jerarquía.
* Las partes de un sistema no son iguales al todo.
* Los límites de los sistemas son artificiales.
* Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados, según la influencia con el ambiente.

* Cada sistema tiene entradas, procesos, salidas y ciclos de retroalimentación.
* Las fuerzas dentro de un sistema tienden a ser contrarias entre ellas (feedback) para mantener el equilibrio.
* Entropía.

**-SISTEMAS CERRADOS:** esta aislado de influencias del ambiente, este sistema permite que sus problemas sean analizados con referencia a su estructura interna y sin referencia a su entorno externo.El foco en los sistemas cerrados son sus componentes internos los cuales son variables de tamaño, tecnología, ubicación, propiedades, estrategias administrativas y estilo de liderazgo. Así, esta aproximación puede ser aplicada en el nivel tecnológico de la organización porque este requiere una incertidumbre reducida.

**-SISTEMAS ABIERTOS:** todos los sistemas son formados por una combinación de partes que se encuentran relacionadas y son interdependientes. la clasificaion de los sistemas va por el nivel de complejidad de sus partes y la naturaleza de las relaciones entre las partes:

* Estructura: Sistema comprendido por estructuras estáticas como la anatomía de un animal.
* Mecanismo: Sistemas dinámicos simples con predeterminado movimiento, como por ejemplo el reloj y el sistema solar.
* Sistemas cibernéticos: Sistemas capaces de autorregularse ante algunas externalidades establecidas en ciertos criterios, como por ejemplo un termostato.
* Sistemas abiertos: Sistemas capaces de auto mantenerse basados en una
* relaciones de recursos desde su entorno, como por ejemplo la vida celular.
* Sistema de huella digital – crecimiento: Sistemas que se reproducen pero no por duplicación sino por la producción de semillas o huevos que contienen instrucciones pre programadas para el desarrollo, por ejemplo el sistema del huevo–pollo.
* Sistema de imagen – interna Sistemas capaces de un detallado conocimiento del entorno, en el cual la información es recibida y organizada en el interior como un todo, como por ejemplo la función animal.
* Sistemas que procesan símbolos: Sistemas que poseen auto conciencia y son también capaces de usar lenguajes. La función humana hace parte de este nivel.
* Sistemas sociales: Sistemas multicefálicos que comprenden actores funcionando en un orden social y cultural. Las organizaciones sociales operan es este nivel.
* Sistemas trascendentales: Sistemas compuestos por lo desconocido. (Boulding, 1956: 200–207).

**-SUBSISTEMAS:** son las partes que conforman un sistema, tiene vida propia, pero permite que un sistema sea un todo y produce variables que establecen el estado del sistema.

**funciones de genotipo:**

* Subsistema de producción y técnica: Este subsistema es el responsable de convertir entradas en salidas y puede también ser clasificado como una parte productiva o económica.
* Subsistema de soporte: Realiza dos funciones principales: (a) procurando suministros y disponiendo de salidas; (b) promoviendo y manteniendo buenas relaciones entre la organización y su entorno.
* Subsistemas de mantenimiento: Las actividades de este subsistema tienen que ver con el personal en todas sus facetas. El foco es mantener la estabilidad de la organización.

**EL ENFOQUE SISTÉMICO EN LA AUDITORIA**

En 1956 el profeosr Jay Forrester en el MIT, reconoce la necesidad de desarrolla el concepto de pensamiento sistémico, que es una forma de abordar el analisis de los sistemas. dando un proceso de análisis de pensamiento circular y en movimiento cada acción o resultando obtenido se basa en condiciones presentes y acciones que afectan condiciones futuras.

reconociendo las organizaciones como procesos dinámicos, haciendo que cualquier cosa que ocurra en las organizaciones sea estudiado, generando una hiper sensibilidad hacia las interconexiones sutiles que confiere.

para la implementacion del pensamiento sistemático se requiere entender y graficar la forma de las relaciones causa y efecto no en forma linea sino en forma dinámica, la esencia de la disciplina de pensamiento sistemico radia en un cambio de enfoque:

* Ver las interrelaciones en vez de las concatenaciones lineales de causa-efecto.
* Ver procesos de cambio en vez de “instantáneas”.

**LAS ETAPAS GENERALES DE LA AUDITORIA, CON ENFOQUE CONCEPTUAL SISTEMÁTICO**

La auditoria para el área de la salud como un sistema de control, el control se debe enfocar mas que en encontrar las fallas en la institución, o elaborar un listado que indique que no funciona, es garantizar el mejoramiento continuo de la calidad de atención en salud.

para desarrollar las etapas generales de marco global de la auditoria, es necesario contemplar grandes etapas de planear, ejecutar, evaluar y realizar acciones de mejoramiento, bajo enfoque sistémico:

-**PLANEAR CON ENFOQUE SISTÉMICO:** se debe pensar de forma holística, observando la institución en su totalidad, como un conjunto, en su complejidad, en sus interacciones y sus procesos. en el pensamiento holistico no se puede analizar un elemento sino interacciona con el todo, elaborando un diagnostico de institución, para definir procesos prioritarios para definir el **QUE** , hay que detallar el **CÓMO** instrumentos con los que evaluar el **QUÉ**.

**-EJECUTAR CON ENFOQUE SISTÉMICO:** no se analiza los procesos prioritarios sino se analiza el propósito e identidad de ella en el marco del proceso, para ver si cumple con los objetivos para los cuales fueron creados. para esto debe recoger información **LA COMUNICACIÓN.**

El enfoque sistémico requiere ver las interrelaciones en vez de las concatenaciones lineales de causa-efecto y ver procesos de cambio de instantáneas.

**-EVALUAR CON ENFOQUE SISTÉMICO:** comienza con la compresión de un concepto simple llamado realimentación, donde los actos pueden reforzarse o contrarrestarse entre si.

**-HACER SEGUIMIENTO CON ENFOQUE SISTÉMICO:** a la verificación de la mejoras hay que verificarle su cumplimiento y se puede estimar los efectos favorables, desde el pensamiento sistemico, debe darse con la mejoras efectivas, un aprendizaje organización e individual, mejoramiento continuo.

**GUÍAS PARA LA AUDITORIA**

**GUÍA 1 AUTO EVALUACIÓN:**

**-¿QUE ES LA AUTOEVALUACION?** primer paso para la elaboración de un programa de auditoria, se realiza un diagnostico básico general de la institución, pretendiendo identificar los problemas o fallas de calidad que afectan a la organización.

**-¿QUIÉNES REALIZAN LA AUTOEVALUCIÓN?** debe ser la gerencia, el equipo directivo, la auditoria, el contral interno y el equipo de mejoramiento de la calidad.

**-¿CUANDO SE HACE UNA AUTOEVALUCION?** siempre que vaya a establecerse por primera vez en la institucion un programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad.

**-¿POR QUÉ HACER UNA AUTOEVALUCIÓN?** el programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención debe estar encaminando a solucionar los problemas de calidad que están afectando directamente a los usuarios.

**-¿CÓMO REALIZAR EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN?**  Para la realización del proceso de autoevaluación se sugiere aprovechar los beneficios de implementar la totalidad de los componentes del Sistema Obligatorio deGarantía de Calidad, que para efectos de la identificación de problemas de

calidad prevé:

* Sistema Único de Acreditación. Resolución 1445 de 2006. Los estándares de acreditación definen niveles óptimos en materia de calidad. Evaluarse con base en lo que está allí descrito arroja oportunidades de mejoramiento que pueden traducir los principales problemas de calidad de la institución. Al abordarse los procesos allí involucrados se promueve de forma integral el mejoramiento continuo de la institución.
* Sistema de Información para la Calidad. Resolución 1446 de 2006. Los indicadores del sistema reflejan algunos resultados globales sobre la calidad que se vive institucionalmente. Al desplegar el componente de auditoria partiendo de ellos se promueve la solución de problemas de calidad que están impactando de manera directa a los usuarios.
* Indicadores de seguimiento a riesgos del estándar 9 del Sistema único de Habilitación, Resolución 1043 de 2006, como quiera que promueve el énfasis hacia la seguridad del usuario.

**GUÍA 2 PRIORIDADES**

**SELECCIONAR LOS PROCESOS POR MEJORAR:** a partir de las oportunidades de mejoramiento se debe establecer que procesos pertenecen. las oportunidades de mejoramiento que pueden afectar los resultados de la atención pueden afectar los resultados de la atención pueden ser funciones organizarles como son al comunicación, la información, parte del proceso de el ciclo.

Se sugiere que la selección de los procesos objeto de mejoramiento se realice con los equipos que participaron en el ejercicio de auto diagnóstico, con el propósito de continuar la participación activa de los miembros de la institución en la implementación del componente de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud.

Con este fin se puede realizar un taller en que se desarrollen los siguientes pasos:

1. Presentación general del informe de autodiagnóstico a los participantes.
2. Entrega a los equipos del consolidado de la autoevaluación de cada uno de ellos.
3. Presentación de los procesos de la institución, con el propósito de homologar y recordarlos a quienes participan en el ejercicio. Diferenciación de los procesos con las áreas de trabajo institucionales (Mapa de procesos vs. Estructura organizacional).
4. Dinámica para que cada equipo clasifique las oportunidades de mejoramiento en funciones, partes de procesos y procesos.
5. Realizar un ejercicio de consolidación que permita hacer un listado de la
6. totalidad de los procesos objeto de mejora

**COMO REALIZAR LA PRIORIZACION DE LOS PROCESO OBJETO DE MEJORAMIENTO**

El inventario de procesos puede resultar extenso y probablemente la institución no podrá mejorarlos todos simultanea mente, para seleccionar los mas importantes debe usar la matriz de priorizan, la jerarquizan y los gráficos de pareto.

Los factores críticos de éxito son entendidos como aquellos aspectos que si todos los miembros de la institución contribuyen a cumplir, permitirán el logro de los objetivos y metas institucionales. Son aquellos aspectos o variables que, estando bajo el control de la institución y siendo medibles en el tiempo, se requiere controlar para el logro de los resultados esperados. Ejemplos de ellos son:

* Sostenibilidad financiera (resaltando los costos de la no calidad).
* Rentabilidad social.
* Satisfacción del cliente externo.
* Satisfacción del cliente interno.
* Calidad de la atención.

**GUÍA 4 PROCESOS**

**QUIENES DEFINEN EL NIVEL DE CALIDAD ESPERADO**

Para cada uno de los procesos seleccionados como prioritarios, el nivel Directivo, los responsables del mismo y quienes tienen a su cargo la función de auditoria interna se convierten en los responsables de definir el nivel de calidad esperada.

**PLANEAR EL NIVEL DE CALIDAD ESPERADA**

 Planificar la calidad deseada implica pensar inicialmente en términos de la obtención de los mejores resultados clínicos y/o los resultados de calidad esperados (calidad técnica-científica, seguridad, costo racional, servicio, disposición del talento humano) que impacten en la mejora de las condiciones de salud para la población, con el menor riesgo posible. Implica también definir los criterios y estándares de calidad conducentes a obtener la mejor utilización de los recursos (eficiencia), así como también un esfuerzo por conocer quiénes son nuestros clientes, cuáles son sus necesidades y por traducir esas necesidades en especificaciones de productos, servicios y procesos para monitorear a través de indicadores, la satisfacción de las expectativas legítimas acerca de la atención esperada por estos; en otras palabras, el establecimiento de los estándares a través de los cuales se definirá el desempeño de los procesos críticos organizacionales prioritarios para garantizar al usuario la prestación de los servicios con las condiciones óptimas de calidad.

A continuación se presenta una serie de sugerencias que facilitará la planeación de la calidad esperada de los procesos identificados como prioritarios.

* Defina en forma explícita y clara el producto (salida) que resulta del proceso por analizar.
* Identifique los clientes externos e internos que se benefician del producto definido.
* Identifique las necesidades y expectativas de los clientes frente al resultado o producto.
* Defina los indicadores que permitirán evaluar los procesos y las metas esperadas de los mismos. Como se planteó en párrafos anteriores, definir la calidad

**COMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES**

Para identificar se utiliza el desdoblamiento de la calidad, técnica por la cual se traducen los deseos, de los clientes y usuarios en especificaciones, instrucciones y requerimientos frente a los resultados del proceso analizado.

**DEFINIR LOS INDICADORES DE LOS PROCESO OBJETO DE MEJORA**

 Los indicadores se convierten en una herramienta esencial para la ejecución de la auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud, para poder monitorear y hacer seguimiento a los resultados en la ejecución y mejora de los procesos.

Se debe llamar la atención sobre lo importante que es la construcción del indicador como:

* Garantizar que la información solicitada en el indicador se recoja, es decir, que se garantice que en principio cada indicador cuente con una estructura mínima que permita homologar en la organización la forma de medir los resultados esperados en los procesos seleccionados como prioritarios.
* Entrenar a las personas en el manejo de las herramientas de medición, para comprender que el objeto de la medición es encontrar problemas en los procesos que permitan su mejoramiento.

**GUIA 4 DESEMPEÑO**

**COMO DISEÑAR Y EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA**

 La auditoria se concibe como una herramienta de evaluación sistemática, cuyo propósito fundamental es contribuir al mejoramiento y mantenimiento de la Calidad de la Atención en Salud. Cada vez es más evidente la necesidad de disponer de hechos y datos objetivos para la toma de decisiones por parte de quienes definen políticas y asignan recursos, de quienes dirigen una organización y de quienes prestan un servicio.

Planear el procedimiento de Auditoría: La planeación es el eje principal del trabajo de auditoría sobre los procesos prioritarios de la organización, ya que de su adecuada formulación dependerá el logro de los resultados que satisfagan los objetivos propuestos; esto implica el desarrollo de estrategias que permitan la toma de decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría asignando los recursos apropiados, identificando los objetivos por desarrollar, quién, cómo y cuándo los ejecutará, así como también los pasos por seguir antes, durante y después del trabajo, de los procedimientos y técnicas que deben aplicarse para obtener la información necesaria, el diseño de los formatos que se requieren para consignar la información obtenida, entre otros. En esta fase se contemplan como mínimo los siguientes aspectos:

1. Los objetivos del procedimiento de auditoría.
2. El alcance del procedimiento de auditoría, que toma en cuenta el universo que concibe como campo de acción de la investigación o, para el caso, de la auditoría por realizar. La muestra es la parte del universo, de tamaño suficiente como para que la observación que sobre ella se efectúe sea confiable, en la que están representados, en la misma proporción en que se encuentran en el propio universo, todos los elementos que lo conforman.
3. Las técnicas de apoyo por utilizar: la elección de las técnicas o instrumentos de análisis está en relación con la factibilidad de su aplicación y la pertinencia sobre los procesos por auditar. Se debe utilizar aquellas que permitan obtener la información necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes con lo auditado.
4. Entre las técnicas más utilizadas en auditoría están la observación, inspección, confirmación, análisis, cálculo, muestreo estadístico, flujogramas.
5. La identificación de las fuentes de información, indicadores de medición, formato de registro: Como es regularmente conocido, son dos los tipos de fuentes de información: primarias y secundarias, según si el dato, desde el origen, lo toma el investigador. Si bien las fuentes primarias son más confiables, el acudir a ellas para obtener la información requerida representa, generalmente, un aumento importante de los costos de los procesos de investigación o de evaluación. Para la ejecución de los proyectos de auditoría de la calidad, debe establecerse el beneficio, en relación con el costo, derivado de consultar, en un momento o en otro, un determinado tipo de fuente de información. La realización de procedimientos de auditoría de la calidad, requiere el diseño de instrumentos para la captura, el registro y la consolidación de la información, que se conocen regularmente como formatos de registro.
6. De igual forma, es muy importante tener en cuenta que el diseño apropiado de formatos de registro implica la realización de pruebas piloto de dichos formatos, de manera tal que se permita evaluar la adecuación de ellos a las necesidades del proceso de obtención de información y realizar los ajustes requeridos.
7. El equipo ejecutor de la auditoría: Es importante programar el equipo que estará a cargo de la realización del procedimiento y del informe final de los hallazgos de la auditoría (calidad observada), identificar a quienes participarán por parte de los procesos objeto de la auditoría y de los procesos relacionados con ellos, con el propósito de tener en cuenta no solo las partes del sistema sino las relaciones existentes.
8. Cronograma de auditoría y demás aspectos administrativos que se requieran para su desarrollo.

**GUIA 5 PLAN DE MEJORAMIENTO**

**¿QUE ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO?** El plan de mejoramiento permite visualizar el proceso de mejora que se inicia, a partir de los problemas identificados (resultados no deseados de los indicadores) siguiendo la ruta de la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud en los procesos auditados.

**PREPARACIÓN PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN**

 La etapa de planeación tiene como objetivo conseguir los insumos indispensables para la elaboración de los planes de mejoramiento para el cierre de las brechas o diferencia que existe entre la calidad esperada y la calidad observada, como son: Programa de capacitación para los equipos de mejoramiento, que se entiende son los responsables de los procesos objeto de mejora y aquellos que se encuentran relacionados con ellos.

**CAPACITACIÓN DEL EQUIPO DE MEJORAMIENTO**

Una vez se tenga el grupo, este debe realizar un seminario-taller o jornada de trabajo práctica para homologar conceptos y aprender herramientas mínimas que les permitan funcionar bien como grupo. El propósito de este taller es comprender los aspectos por tener en cuenta para la formulación del plan de mejora:

Definición concreta de la dimensión del problema.

Observación y documentación del problema, teniendo en cuenta las causas identificadas (calidad observada) y las perspectivas de los diferentes grupos de interés involucrados (usuarios, accionistas, comunidad, etc.).

Capacitación en herramientas básicas estadísticas, como por ejemplo lluvia de ideas, diagrama de causa-efecto, estratificación, hojas de verificación, diagramas de Pareto.

Análisis de las causas fundamentales a través de la aplicación de herramientas estadísticas básicas y técnicas de análisis causal, que permita centrarse en soluciones que bloqueen las causas raíz de los resultados no deseados.

**GUÍA NUMERO 6 APRENDIZAJE ORGANIZACIÓN**

**¿QUÉ ES EL APRENDIZAJE ORGANIZACIÓNAL?**Generar aprendizaje organizacional significa entrenar y capacitar las personas de la organización en la obtención de estándares sobre los cuales se realice seguimiento permanente para prevenir que se produzca una nueva brecha entre la calidad esperada y la observada. En este sentido, la ruta establecida por la auditoría para el mejoramiento de la atención en salud ha surtido claramente las etapas previas a la estandarización.

**CAPACITAR EL GRUPO DE TRABAJO**

Se debe realizar un seminario-taller o jornada de trabajo práctica para homologar conceptos y aprender herramientas mínimas que les permitan a los integrantes de la organización funcionar bien como grupo. El propósito de este taller consiste en capacitarse en gerencia de procesos, es decir, análisis y seguimiento de procesos, método de análisis y solución de problemas y estandarización.

**DEFINIR EL PLAN DE ESTANDARIZACION**

El grupo debe referirse al plan de mejoramiento de calidad, donde están condensadas las prioridades de acción definidas y los proyectos que está llevando a cabo la institución. Esto le permitirá definir el alcance que debe dar a la documentación. De acuerdo con ello, el grupo concretará un plan de estandarización, definiendo tiempos, áreas que debe involucrar, responsables en esas áreas y la secuencia que debe dar a este trabajo.

**1. OBJETIVOS DE LA ESTANDARIZACIÓN**

**A. Mantener la calidad y mejorarla para:**

* Asegurar el desempeño y función y su mejoramiento.
* Asegurar la confiabilidad y mantenimiento y su mejoramiento.
* Garantizar la seguridad y su mejoramiento.
* Eliminar las dificultades o problemas durante el proceso.

* Prevenir problemas recurrentes.
* Establecer procedimientos estándar de operación.

**B. Tener reducción de costos para:**

* Utilización de los componentes mínimos.
* Simplificación.

**C. Mantener la productividad y mejorarla para:**

* Mejorar el proceso.
* Mejorar la operación automatizada.

**D. Tener información/divulgar**

* Transferir tecnología y habilidades.
* Notificar al cliente (relaciones públicas, publicidad, catálogos, etc.).
* Notificar internamente (reglamentos de la compañía, especificación de reglas, diagramas, etc.).
* Educar y entrenar.
* Mejorar la moral.

**E. Tener contribuciones sociales para:**

* Garantizar la seguridad del cliente.
* Control y prevención de la contaminación.
* Seguridad de los empleados.

**2. PROCEDIMIENTOS PREVIOS A LA ESTANDARIZACIÓN**

* Debe constituirse un comité directivo de estandarización para toda la organización.

**3. BENEFICIOS DE LA ESTANDARIZACIÓN**

La estandarización vista dentro del ciclo PHVA, busca las mejores formas de conseguir los resultados. En la medida que se ejecuta un proceso de una misma manera y se hace consciente, se puede mejorar más fácilmente. Se considera a la estandarización como motor de la innovación y como incentivo para la creatividad de las personas que están al frente del proceso. Un buen estándar es aquel que es modificado por lo menos una vez cada 6 meses. Esta premisa obliga a estar buscando mejores maneras de hacer las cosas y con el desarrollo de las personas.

**4. CARACTERÍSTICAS DE LOS ESTÁNDARES**

* Construidos por las personas que trabajan en los procesos. Deben ser diseñados por las personas que los van a utilizar para la ejecución de las tareas diarias, los estándares impuestos tienen poca posibilidad de implementación.
* Fruto del consenso del grupo. No se busca la unanimidad sino el ejercicio de la argumentación centrada en la experiencia y formación para la ejecución de la tarea.
* Simples, generalmente los procesos estandarizados con términos complicados o excesivamente largos no serán utilizados. En los casos más complicados o donde se requiere explicar mucho detalle puede ser útil hacer dibujos o gráficos que muestren la forma de ejecutar la acción.
* Basados y con el objetivo de ser para la práctica. Deben retratar la manera como las cosas se hacen y se pueden mejorar, no el ideal.

**5. PASOS PARA LA ESTANDARIZACIÓN**

* Definir como estrategia la estandarización, por la alta dirección de la organización, solamente de esa manera se pueden asegurar resultados.
* Establecer el clima necesario para comenzar este proceso. Implica reconocer obstáculos y facilitadores en la cultura organizacional y trabajar en ellos. Frecuentemente existen médicos tradicionales en una institución que son líderes de opinión, es necesario reconocerlos e involucrarlos dentro de la estrategia de implementación y desarrollo.
* Debe ser claro el propósito de la estandarización, debe orientarse su implementación hacia la identificación de oportunidades de mejoramiento en los procesos y no a la búsqueda de culpables.
* Identificar los procesos prioritarios por estandarizar, aquellos que reflejan resultados de alta variabilidad, o aquellos que tengan un impacto económico mayor para la organización o aquellos en los cuales los clientes se declaren más insatisfechos.
* Entrenar a las personas en los métodos y formatos estándares. La educación paciente en la utilización de los formatos es lo único que garantiza su verdadera aplicación.
* • Trabajar de acuerdo con los estándares, para lo cual son útiles las verificaciones realizadas por parte de las áreas de auditoría.

**6. ELABORACIÓN DE PROCESOS ESTANDARIZADOS**

* Describir paso a paso el proceso, escriba uno a uno los pasos del proceso, liste las tareas que realiza.
* Identificar las tareas que agregan valor y las que no. (Una tarea agrega valor cuando es indispensable para el cliente).
* Diagramar el proceso mediante la utilización de formas convencionales y universales de graficación. Si ya ha definido para su institución algunos símbolos, utilícelos, asegúrese de que todos entiendan su significado.
* Formalizar mecanismos para la documentación y para el almacenamiento de los estándares, una mala planeación puede traer como consecuencia la pérdida de confianza en el proceso.

**GUÍA 7 SEGUIMIENTO POR COMITÉS**

**¿Cuál es el papel de los comités en el desarrollo de la auditoría para el mejoramiento de la atención en salud?** Los comités son un instrumento valioso para implementar las acciones de seguimiento en todos los niveles de la auditoría y son promovidos por el nivel de la auditoría interna. Para la auditoría externa, o la que se da entre comprador e instituciones prestadoras, los comités son de igual forma un mecanismo de seguimiento y monitoreo a la calidad de los procesos prioritarios que acuerden las instituciones y a los resultados negativos que se presenten en la atención.

**¿Qué es un comité?** Los comités son equipos interfuncionales que tienen una responsabilidad directa de contribuir a que las instituciones de salud presten servicios con calidad y establezcan acciones para garantizarla; su funcionamiento afecta a la institución en general y a los usuarios. Es necesario tener total claridad de la responsabilidad de cada comité y de cómo encaja en el funcionamiento, planes, metas y logros de la organización.

**COMITÉS POR IMPLEMENTAR EN LAS INSTITUCIONES DE SALUD**

Algunos comités para el mejoramiento de la calidad de la atención en las instituciones de salud son de obligatoria existencia, por estar normados por el Ministerio de la Protección de Social o por la Superintendencia de Salud. Los comités establecidos por la normatividad legal vigente son:

* Comité de Ética Hospitalaria Res. 13437/91
* Comité de Trasplantes Dec. 2493/06
* Comité de Infecciones, Profilaxis y Política Antibiótica Dec. 1562/84
* Comité de Farmacia y Terapéutica Dec. 2200/05
* Comité de Vigilancia Epidemiológica Dec. 3518/06
* Comité Técnico-Científico Res. 2933/06
* Comité de Transfusión Sanguínea Dec. 1571/93
* Comité Docencia-Servicio Dec. 0190/96 Acuerdo 003/03
* Comité de Historia Clínica Res. 1995/99
* Comité de Urgencias Dec. 412/92

Además de los comités obligatorios, los directivos de las instituciones pueden conformar otros para fortalecer el auto control en los procesos objeto de auditoria como pueden ser:

* Comité de Credenciales
* Comité de Mortalidad
* Comité de Tejidos y Área Quirúrgica
* Comité Ad Hoc

**SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DE UN COMITÉ**

Los comités deben conformarse como equipos interfuncionales donde deben estar representados los principales responsables del buen funcionamiento de los procesos y acciones objeto de análisis permanente del comité en cuestión. Otras personas pueden ser invitadas para reuniones específicas, para analizar problemas que afectan ocasionalmente el funcionamiento correcto de esos procesos.

**CLARIFICAR EL PROPÓSITO Y ALCANCE DEL COMITÉ**

Ningún equipo es productivo si cada uno de sus miembros no tiene claridad en cuanto al propósito del trabajo, el alcance de su responsabilidad y la importancia del mismo dentro de la organización. De esta manera, y una vez definidos los miembros, la auditoría interna (en su función de facilitador de calidad) debe promover una revisión de la misión del comité y clarificar su propósito y alcance en una reunión con sus miembros.

**GUÍA 8 COMPLEMENTO**

**LA AUDITORÍA EXTERNA COMO UN MODELO DE CONTROL DE SEGUNDO ORDEN**

La aplicación del nivel de auditoría externa establecido en el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad tiene su razón de ser en la relación entre los actores del sistema

La aplicación de este nivel de auditoría requiere que las organizaciones no pierdan de vista los pilares del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de mejoramiento continuo y atención centrada en el cliente, aspectos que deberán ser compartidos entre los actores del sistema para obtener los resultados esperados en materia de calidad en la atención en salud que deben recibir los usuarios El propósito del nivel de auditoría externa es verificar la realización de los procesos de auditoría interna y autocontrol en las instituciones objeto de la auditoría.

el inicio de un buen programa de auditoría entre las partes se basará en la identificación de los siguientes objetivos:

* Definir claramente la calidad deseada y cómo esta será entendida en los términos de la relación que se implemente.
* Concertar las metodologías de evaluación de la calidad que se llevarán a cabo, que respeten los planteamientos de validez y confiabilidad expresados en estos lineamientos, así como la evaluación por pares.
* Fijar qué sistema de monitorización se va a seguir.
* Establecer los indicadores y eventos trazadores que se evaluarán.
* Utilizar la información para retroalimentarse.
* Construir confianza mutua, basada en el mutuo beneficio.

**PROCESO DE CREACIÓN DE CONFIANZA**

La relación entre las instituciones que participan en el Sistema de General de Seguridad Social se basa, al igual que en cualquiera otro tipo de organización, en la utilización de algún método de negociación, el cual se espera produzca resultados en forma eficiente y amistosa. Sin interesar qué método de negociación sea el utilizado, se requiere como primer paso la construcción de una relación de CONFIANZA, lo cual sugiere aceptar las acciones del otro sin sentir la necesidad de examinarlas. Confianza es una condición previa para hacer viables las relaciones de cualquier índole, aun cuando no necesariamente las hace predecibles.

**CONCLUCION**

Las auditorias son procedimientos de suma importancia para el estado, que busca la fomentación de la mejoría en la atención de salud, cabe recordar que no es un proceso de un solo momento, ya que la característica más grande es la de llevar un seguimiento para verificar que se avancen los problemas identificados y aislados, aunque acá acabamos de dar una pequeña guía de cómo se debe realizar en Colombia una auditoria de salud esta no es una camisa de fuerza, depende del tamaño y complejidad de la auditoria y los grupos encargados de la misma que tan extensa y grande será.

**BIBLOGRAFIA**

• PISCOYA, J. (2000). Calidad de la Atención en Salud a través de la Auditoría Médica., from: http://sisbib.unmsm.edu.pe/BVRevistas/anales/v61\_n3/pdf/a09v61n3.pdf

• Ministerio de la Protección Social, Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, & Asociación Centro de Gestión Hospitalaria. (2007b). Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad. Recuperado de https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/CA/pautas-auditoria-mejoramiento-calidad-atencion-en-salud.pdf

• Libro guía otorgado por el campus virtual de la universidad de Santander UDES, tomado de https://aulavirtual.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.022.ED/Documentos/cap1/Capitulo\_Completo.pdf

• Ministerio de la Protección Social, Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, & Asociación Centro de Gestión Hospitalaria. (2007). Pautas de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud. Recuperado de https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/CA/pautas-auditoria-mejoramiento-calidad-atencion-en-salud.pdf

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