2.5 Groupware

Los software groupware o colaborativos, son aplicaciones que ayudan a los usuarios en sus tareas diarias, suelen ofrecer calendario, agenda, libretas de direcciones, correo electrónico, foros, listas de correo, mensajería instantánea, wiki, etc. También es posible sincronizar o compartir archivos y fotografías, siempre manteniendo la privacidad y seguridad de los PC.

## **Historia**

En su forma moderna, el concepto ha sido propuesto por el programa informático de Lotus con la aplicación popular Lotus Notes relacionado con un servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el NLS.

El programa informático que utiliza Wikipedia es un ejemplo de un programa informático colaborativo, que además es software libre, por lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos, y sin las limitaciones de jerarquización social.

## **¿Que es groupware?**

El groupware es cualquier tecnología usada específicamente para hacer los grupos más productivos. En este capítulo se discutirá la definición y clasificación de groupware, se hará mención a tres ejemplos de aplicaciones groupware que se relacionan con el proyecto de Ágora.

El ejemplo más exitoso es el correo electrónico, que pertenece a la categoría de groupware asíncrono, y los denominados *chats* junto Vision Quest y CRUISER son sistemas síncronos que permiten la comunicación de grupos.

## **TIPOS DE GROUPWARE**

1) Groupware enfocado a tiempo y lugar:Las aplicaciones que trabajan en distinto tiempo se conocen como groupware asíncrono. Aquí podemos mencionar el correo electrónico y sistemas de conferencias, sistemas que de control de flujo de trabajo (*workflow*), sistemas de calendarización y agendas.

2.- Groupware basado en el centro de control:Cuando está basado en el usuario, el groupware maneja el trabajo de manera local. El usuario construye su propio agente o cliente. El sistema se enfoca en los usuarios y ellos reciben información y mandan instrucciones. El trabajo esta controlado por los usuarios. El correo electrónico y el manejador de agendas son ejemplos de este grupo.

## **Características de diseño**

El diseño de una aplicación de groupware debe completar los aspectos que se explican a continuación:

* Una adecuada presentación de las contribuciones de los individuos en la aplicación, tanto para él como para los demás usuarios. La aportación de cada uno de los usuarios en la aplicación debe ser reconocida de alguna manera por él y las demás personas que estén participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicación, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo.

* Reconocimiento de la ubicación del individuo y del grupo. El usuario debe saber en todo momento, dónde están ubicados (dentro de la aplicación) tanto él como los demás participantes para no perderse en el contexto de la aplicación.

* Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interacción social. El usuario debe ser capaz de expresar su intención de involucrarse dentro de la aplicación para así evitar molestias por requerimientos inesperados de participación.

* Construcción de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A está interpretación del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicación. Un ejemplo de esta interpretación se muestra al dirigir una junta.

* Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qué actividades están siendo ejecutadas dentro de la aplicación, quiénes las realizan y en cuáles se ve involucrado.

* Identificación con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros.

https://www.sololinux.es/el-mejor-software-groupware-colaborativo-opensource/

## **Beneficios**

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, construyéndose en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.

Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo.

## **Aplicaciones**

* **Brainstorming electrónico**

Brainstorming o lluvia de ideas tiene como finalidad la de potenciar la creatividad intentando eliminar posibles limitaciones cognitivas y sociales. El brainstorming electrónico es una variante del brainstorming tradicional (cara a cara). El procedimiento del brainstorming electrónico consiste en tener al grupo conectado por tecnologías telemáticas, teniendo un facilitador que coordine la interacción.

El brainstorming electrónico destaca frente al tradicional (ya que éste en ocasiones perjudica el rendimiento del grupo), en que no se produce el bloqueo en la producción de ideas, ya que los participantes pueden intervenir en el momento en que lo crean oportuno sin tener que guardar turno. Tampoco se produce la interferencia cognitiva, puesto que las ideas van quedando almacenadas y no se interrumpe la línea de pensamiento. Pero la velocidad de expresión es más reducida al tener que comunicarse por escrito en vez de oralmente.

Las aportaciones que hagan los miembros pueden ser o no anónimas (produciéndose en el anónimo una reducción en la aprensión a la evaluación, aunque esto puede elevar la holgazanería social) y a tiempo real o no.

* **Grupos de discusión en línea**

Debido al desarrollo de la tecnología de las comunicaciones cada vez se emplea de forma más habitual los grupos de discusión en línea, ya que facilita el reunir expertos que se encuentren a grandes distancias, además de contar con ventajas como el ahorro y la rapidez.

Para el desarrollo de este tipo de discusiones hay que seguir una serie de fases como la selección del grupo de discusión y la elaboración del programa de chat que permita una fácil comunicación. El procedimiento a seguir es el mismo que en una discusión en vivo:

1. Se concierta el momento para realizar la comunicación y se cuenta con un moderador que vaya dando las indicaciones pertinentes.
2. El uso de este método cuenta con grandes ventajas como la reducción de presupuesto destinado al proyecto, permite utilizar muestras geográficas más amplias, o el hecho de poder almacenar la información.
3. Pese a las similitudes, gran cantidad de autores consideran que este tipo de comunicación supone ya una forma nueva de comunicarse, cuyo objetivo es crear un medio rico que facilite la comunicación apoyándose en el empleo de las nuevas tecnologías.

## **Técnica Delphi online**

La técnica Delphi (cuyo nombre proviene del Oráculo de Delfos) es una metodología de investigación multidisciplinar que sirve para realizar pronósticos. El objetivo de esta técnica es el de conseguir un consenso basado en la discusión entre expertos mediante la realización de cuestionarios. Estos contestan un primer cuestionario y sus resultados sirven como retroalimentación para rellenar una serie de cuestionarios posteriores hasta que se llega a un consenso. Tras este proceso, el responsable del estudio elabora de forma estadística los resultados obtenidos.

## **Workflow**

El flujo de trabajo o *workflow* hace referencia a la gestión modelada y computarizada de todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los distintos protagonistas involucrados en realizar el proceso de negocios (también llamado proceso operativo). También puede traducirse el término *workflow* como gestión electrónica de procesos de negocios.

Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de información entre los distintos protagonistas, por ejemplo:

* Personas
* Aplicaciones o servicios
* Procesos de terceros

En la práctica, un Workflow puede describir:

* El circuito de validación.
* Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso.
* Los plazos que deben respetarse.
* Los modos de validación.

## **Referencias**

1. ↑ Johnson-Lenz, Peter. «Rhythms, Boundaries, and Containers:». Awakening Technology. Archivado desde el original el 9 de septiembre de 2011. Consultado el 30 de abril de 1990.
2. ↑ Carstensen, P.H.; Schmidt, K. (1999). Computer supported cooperative work: new challenges to systems design. http://citeseer.ist.psu.edu/carstensen99computer.html. Consultado el 3 de agosto de 2007.
3. ↑ Beyerlein, M; Freedman, S.; McGee, G.; Moran, L. (2002). Beyond Teams: Building the Collaborative Organization. The Collaborative Work Systems series, Wiley.
4. ↑ Tramullas, Jesús; Garrido Picazo, Piedad; Sánchez Casabón, Ana I. (2011). «Groupware y software social: propuesta de marco de evaluación analítica para herramientas de software libre». *El Profesional de la Información, 20, 4*: 465-467.