Φύλλο ελέγχου

Το φύλλο ελέγχου ή άλλως το δελτίο ελέγχου ή η κατάσταση ελέγχου (check sheet), είναι η έντυπη μορφή που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο στη θέση όπου δημιουργούνται τα δεδομένα. Τα στοιχεία που αποτυπώνονται, μπορεί να είναι ποσοτικά ή ποιοτικά. Όταν η πληροφόρηση είναι ποσοτική, η κατάσταση ελέγχου, ορισμένες φορές ονομάζεται και ποσοτικό φύλλο (tally sheet).

Η κατάσταση ελέγχου είναι μια από τις αναφερόμενες στα Επτά βασικά εργαλεία της ποιότητας (Seven Basic Tools of Quality).

Μορφή
Ο χαρακτηριστικός καθορισμός του φύλλου ελέγχου είναι ότι η πληροφόρηση εισάγεται με την δημιουργία «σημαδιών» ("checks") επ' αυτού. Ένα τυπικό δελτίο ελέγχου διαιρείται σε περιοχές και οι σημάνσεις που γίνονται στις διάφορες περιοχές, έχουν διαφορετική σημασία. Τα δεδομένα διαβάζονται παρατηρώντας την θέση και τον αριθμό των σημάνσεων στο φύλλο.

Τα φύλλα ελέγχου τυπικά περιέχουν ένα τίτλο ο οποίος απαντά στα Πέντε W:

 Ποιος συμπλήρωσε το φύλλο ελέγχου;                                                                                                         (Who filled out the check sheet?)
 Τι συγκεντρώθηκε; (τι αντιπροσωπεύει έκαστη σήμανση, μια ταυτοποίηση παρτίδας ή αριθμός φορτίου) (What was collected? (what each check represents, an identifying batch or lot number))
 Πού συνέβη η συγκέντρωση; (εγκατάσταση, δωμάτιο, συσκευή)                                                                (Where the collection took place? (facility, room, apparatus))
 Πότε συνέβη η συγκέντρωση; (ώρα, βάρδια, ημέρα της εβδομάδας)                                                          (When the collection took place? (hour, shift, day of the week))
 Γιατί συλλέχθηκαν τα στοιχεία;                                                                                                                      (Why the data were collected?)

Λειτουργία
Ο Kaoru Ishikawa προσδιόρισε πέντε χρήσεις, για τα φύλλα ελέγχου στον ποιοτικό έλεγχο:
 Για να ελεγχθεί η μορφή της κατανομής των πιθανοτήτων μιας διαδικασίας
 Για τον ποσοτικό προσδιορισμό των ατελειών, ανά τύπο
 Για τον ποσοτικό προσδιορισμό των ατελειών, βάσει της τοποθεσίας
 Για τον ποσοτικό προσδιορισμό των ατελειών, ανά αιτία (μηχανή, εργαζόμενος)
 Για την παρακολούθηση της ολοκλήρωσης των σταδίων, σε μια διαδικασία πολλαπλών βαθμίδων (με άλλα λόγια, όπως στον κατάλογο ελέγχου)

Δελτίο ελέγχου για την αξιολόγηση της μορφής, στην κατανομή πιθανότητας της διαδικασίας

Κατά την εκτίμηση της κατανομής πιθανότητας μιας διαδικασίας, κάποιος μπορεί να καταγράψει όλα τα δεδομένα διεργασίας και στη συνέχεια, να περιμένει να κατασκευάσει μία κατανομή συχνοτήτων σε μεταγενέστερο χρόνο. Ωστόσο, ένα φύλλο ελέγχου μπορεί να χρησιμοποιηθεί, προκειμένου να κατασκευάσει την κατανομή συχνότητας, καθώς τηρείται η διαδικασία.

Αυτός ο τύπος της κατάστασης ελέγχου, αποτελείται από τα παρακάτω:
 Ένα πλέγμα το οποίο αποτυπώνει:
 Τους κάδους του Ιστογράμματος σε μια διάσταση
 Η απαρίθμηση ή η συχνότητα των παρατηρήσεων της διαδικασίας, στον αντίστοιχο κάδο στην άλλη διάσταση
 Γραμμές οι οποίες οριοθετούν τα ανώτερα και κατώτερα όρια των προδιαγραφών

Σημειώστε ότι οι ακραίες παρατηρήσεις των διεργασιών, θα πρέπει να προβλεφθούν εκ των προτέρων με ακρίβεια, για την κατασκευή του φύλλου ελέγχου.

Όταν η διεργασία κατανομής είναι έτοιμη για να αξιολογηθεί, ο αξιολογητής συμπληρώνει τον τίτλο του φύλλου ελέγχου και παρατηρεί ενεργά τη διεργασία. Κάθε φορά που η διεργασία παράγει μιαν εκροή, αυτός ή αυτή μετρά (ή άλλως αξιολογεί) την εκροή, καθορίζει τον κάδο στον οποίο εμπίπτει η μέτρηση και προσθέτει τα σημάδια ελέγχου σε εκείνο τον κάδο.

Όταν η περίοδος παρατήρησης έχει καταλήξει, ο αξιολογητής θα πρέπει να την εξετάσει ως εξής:
 Μήπως τα σημάδια ελέγχου σχηματίζουν κανονική κατανομή; Οι τιμές είναι αυξομειούμενες; Υπάρχουν περισσότερες της μίας κορυφής; Υπάρχουν αποκλίνουσες τιμές (outliers);
 Μήπως τα σημάδια ελέγχου εμπίπτουν πλήρως εντός των ορίων της προδιαγραφής, με εφεδρικό χώρο; Ή υπάρχει ένας σημαντικός αριθμός σημείων ελέγχου, ο οποίος δεν εμπίπτει στα όρια των προδιαγραφών;

Αν υπάρχει ένδειξη μη κανονικότητας ή εάν η διαδικασία παράγει σημαντική απόδοση πλησίον ή πέραν των ορίων προδιαγραφών, η προσπάθεια βελτίωσης των επιχειρησιακών διεργασιών θα πρέπει να αναληφθεί, για την απομάκρυνση της διακύμανσης ειδικής αιτίας.

Φύλλο ελέγχου ελαττωματικού τύπου
Όταν μια διεργασία έχει ταυτοποιηθεί ως υποψήφια για βελτίωση, είναι σημαντικό να γνωρίζει κανείς ποίοι τύποι ατελειών λαμβάνουν χώρα στις εκροές της και τις σχετικές τους συχνότητες. Αυτή η πληροφόρηση, χρησιμεύει ως οδηγός για τη διερεύνηση και την απομάκρυνση των πηγών των ατελειών, ξεκινώντας από τις πιο συχνά εμφανιζόμενες.

Αυτό το είδος του φύλλου ελέγχου, αποτελείται από τα ακόλουθα:
 Μια ενιαία στήλη καταχωρεί την κάθε κατηγορία ατελειών
 Μία ή περισσότερες στήλες στις οποίες θα πρέπει να καταγραφούν οι παρατηρήσεις των διαφόρων μηχανημάτων, τα υλικά, οι μέθοδοι, οι χειριστές

Να σημειωθεί ότι οι ατελείς κατηγορίες και πώς τα αποτελέσματα της διαδικασίας τοποθετούνται σε αυτές τις κατηγορίες, θα πρέπει να συμφωνηθούν και να διευκρινιστούν πριν την κατασκευή του φύλλου ελέγχου. Επιπροσθέτως, κανόνες για την καταγραφή της παρουσίας των διαφορετικών τύπων ατελειών πρέπει να καθοριστούν, όταν παρατηρηθούν από την ίδια διεργασία παραγωγής.

Όταν η κατανομή διεργασίας είναι έτοιμη για να αξιολογηθεί, ο αξιολογητής συμπληρώνει τον τίτλο του φύλλου ελέγχου και παρατηρεί ενεργά τη διαδικασία. Κάθε φορά που η διεργασία παράγει ένα προϊόν, αυτός ή αυτή αξιολογεί το αποτέλεσμα για ατέλειες, χρησιμοποιώντας τις συμφωνημένες μεθόδους, καθορίζει την κατηγορία στην οποία υπάγεται η ατέλεια και προσθέτει τα σήματα ελέγχου, σε εκείνη την κατηγορία. Εάν δεν διαπιστωθούν ατέλειες, για την απόδοση μια διεργασίας, δεν γίνεται κανένα σήμα ελέγχου.

Όταν η περίοδος παρατήρησης, έχει καταλήξει, ο αξιολογητής θα πρέπει να δημιουργήσει ένα γράφημα Παρέτο (Pareto chart), από τα προκύπτοντα δεδομένα. Αυτό το γράφημα, εν συνεχεία καθορίζει τη σειρά, με την οποία η διαδικασία, πρέπει να διερευνηθεί και απομακρύνονται οι πηγές διακύμανσης, που οδηγούν σε ατέλειες.

Φύλλο ελέγχου για ελαττωματική τοποθεσία
Όταν οι εκροές διεργασίας είναι αντικείμενα, για τα οποία μπορεί να παρατηρηθούν ατέλειες σε ποικίλες τοποθεσίες (για παράδειγμα φυσαλίδες στα πολυστρωματικά προϊόντα ή κενά στα προϊόντα χύτευσης), ένα διάγραμμα συγκέντρωσης ατελειών, είναι ανεκτίμητο. Λάβετε υπόψη, ότι, ενώ οι περισσότεροι τύποι φύλλων ελέγχου συναθροίζουν παρατηρήσεις από πολλές διεργασίες εκροών, τυπικώς, ένα φύλλο ελέγχου ελαττωματικής θέσης, χρησιμοποιείται ανά διεργασία εκροής.

Αυτό το είδος του φύλλου ελέγχου, αποτελείται από τα ακόλουθα:
 Ένα διάγραμμα υπό κλίμακα, του αντικειμένου από την κάθε του πλευρά, το οποίο προαιρετικά χωρίζεται σε ισομεγέθη τμήματα

Όταν η κατανομή της διεργασίας είναι έτοιμη για να αξιολογηθεί, ο αξιολογητής συμπληρώνει τον τίτλο του φύλλου ελέγχου και παρατηρεί ενεργά τη διεργασία. Κάθε φορά που η διεργασία δημιουργεί μία εκροή, αυτός ή αυτή αξιολογεί την εκροή για ατέλειες και σηματοδοτεί το τμήμα από κάθε άποψη, όπου το καθένα έχει βρεθεί. Εάν δεν διαπιστωθούν ατέλειες, για την εκροή μια διεργασίας, δεν γίνεται κανένα σήμα ελέγχου.

Όταν η περίοδος παρατήρησης, έχει καταλήξει, ο αξιολογητής θα πρέπει να επανεξετάσει κάθε φύλλο ελέγχου και να σχηματίσει ένα σύνθετο από τις ατελείς τοποθεσίες. Χρησιμοποιώντας την γνώση του ή τις σχετικά με τη διαδικασία σε συνδυασμό με τις τοποθεσίες, θα πρέπει να αποκαλύψει την πηγή ή τις πηγές των διακυμάνσεων, οι οποίες παράγουν τις ατέλειες.

Φύλλο ελέγχου για ελαττωματική αιτία

Όταν μια διεργασία έχει ταυτοποιηθεί ως υποψήφια για βελτίωση, μπορεί να απαιτηθεί προσπάθεια, για τον εντοπισμό της πηγής των ατελειών, αναλόγως της αιτίας.

Αυτό το είδος του φύλλου ελέγχου, αποτελείται από τα ακόλουθα:
 Μία ή περισσότερες στήλες, καταχωρώντας κάθε ύποπτη αιτία (για παράδειγμα τη μηχανή, το υλικό, τη μέθοδο, το περιβάλλον, τον χειριστή)
 Μία ή περισσότερες στήλες, καταχωρούν την περίοδο κατά την οποία τα αποτελέσματα της διαδικασίας πρέπει να παρατηρούνται (για παράδειγμα ώρα, βάρδια, ημέρα της εβδομάδας)
 Ένα ή περισσότερα σύμβολα, που αντιπροσωπεύουν τις διάφορες μορφές των ατελειών που πρέπει να καταγράφονται—αυτά τα σύμβολα αντικαθιστούν τα σήματα ελέγχου από τους άλλους τύπους πινάκων.

Να σημειωθεί, ότι οι ατελείς κατηγορίες και πώς οι διαδικασίες εκροών πρέπει να τοποθετούνται σε αυτές τις κατηγορίες, πρέπει να συμφωνηθούν και να διευκρινισθούν εκ των προτέρων για την κατασκευή του φύλλου ελέγχου. Επιπλέον, οι κανόνες για την καταγραφή της παρουσίας των ατελειών των διαφόρων τύπων, όταν παρατηρούνται για την ίδια διαδικασία εκροής, πρέπει να καθορισθούν.

Όταν η κατανομή της διαδικασίας είναι έτοιμη να εκτιμηθεί, ο αξιολογητής συμπληρώνει τον τίτλο στο φύλλο ελέγχου. Για κάθε συνδυασμό πιθανών αιτίων, ο αξιολογητής παρατηρεί ενεργά τη διαδικασία. Κάθε φορά που η διαδικασία παράγει μία εκροή, αυτός ή αυτή αξιολογεί την εκροή για ατέλειες, χρησιμοποιώντας τις συμφωνημένες μεθόδους, καθορίζει την κατηγορία στην οποία εμπίπτει η ατέλεια και προσθέτει το σύμβολο που αντιστοιχεί στην εν λόγω ελαττωματική κατηγορία, στο κελί εντός του πλέγματος που αντιστοιχεί στο συνδυασμό των υπόπτων αιτιών.

Όταν η περίοδος παρατήρησης έχει καταλήξει, οι συνδυασμοί των ύποπτων αιτιών με τα περισσότερα σύμβολα, θα πρέπει να ερευνηθούν για τις πηγές διακύμανσης, οι οποίες παράγουν τις ατέλειες του τύπου που αναφέρονται.

Προαιρετικά, το διάγραμμα αιτίου-αιτιατού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να παράσχει ένα παρόμοιο διαγνωστικό. Ο αξιολογητής τοποθετεί απλώς ένα σημάδι ελέγχου δίπλα στο «κλαδάκι» ("twig") για τον κλάδο του διαγράμματος που αντιστοιχεί στην ύποπτη αιτία, όταν αυτός ή αυτή παρατηρεί μία ατέλεια.

Κατάλογος ελέγχου

Ενώ τα φύλλα ελέγχου που συζητήθηκαν παραπάνω, είναι όλα για την καταγραφή και κατηγοριοποίηση των παρατηρήσεων, η λίστα ελέγχου προορίζεται ως ένα βοήθημα θωράκισης-λάθους, κατά τη διεξαγωγή των διαδικασιών πολλαπλών σταδίων, ιδίως κατά τον έλεγχο και την τελική επεξεργασία των εκροών της διαδικασίας.

Αυτό το είδος του φύλλου ελέγχου, αποτελείται από τα ακόλουθα:
 Ένα (προαιρετικά αριθμημένο) περίγραμμα των δευτερευουσών εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν
 Τα κουτάκια ή οι χώροι, στους οποίους μπορούν να εγγραφούν τα σήματα ελέγχου, για να δείξουν πότε έχει ολοκληρωθεί η υποεργασία

Οι σημειογραφίες, θα πρέπει να γραφούν με τη σειρά, κατά την οποία έχουν πράγματι ολοκληρωθεί οι δευτερεύουσες εργασίες.

Άλλοι τύποι φύλλων ελέγχου
Τα φύλλα ελέγχου, δεν περιορίζονται μόνο σε αυτά που περιγράφονται παραπάνω. Οι χρήστες θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν τη φαντασία τους ώστε να σχεδιάσουν τα φύλλα ελέγχου προσαρμοσμένα στις ανάγκες τους, ανάλογα με τις περιστάσεις.

Δείτε επίσης
 Επτά βασικά εργαλεία της ποιότητας
 Κατάσταση ελέγχου
 5W

Σημειώσεις 

Παραπομπές σημειώσεων

Παραπομπές 

Πληροφοριακά γραφήματα
Εργαλεία ποιοτικού ελέγχου