Σύστημα καταγραφής εργαζομένων

Σύστημα καταγραφής εργαζομένων ονομάζεται ένα σύστημα κανόνων ή μια συλλογή από συστήματα και τεχνολογίες πληροφορικής που εστιάζονται στην αυτοματοποίηση και βελτίωση των οργανωτικών διαδικασιών μιας επιχείρησης. Οι διαδικασίες αυτές σχετίζονται με την διαχείριση και καταγραφή βασικών πληροφοριών του ανθρώπινου δυναμικού μιας επιχείρησης.

Τεχνολογική Εξέλιξη 
Τα συστήματα καταγραφής εργαζομένων δημιουργήθηκαν για να παρέχουν στην επιχείρηση καλύτερη εικόνα του εργατικού δυναμικού της και σαφώς την καλύτερη οργάνωση του. Μέχρι το τέλος της δεκαετίας του ΄80 στην Ελλάδα υπήρχε έλλειψη λογισμικών με τέτοια δυνατότητα, με αποτέλεσμα η καταγραφή αυτών των πληροφοριών να γίνεται χειρόγραφα.

Η εξέλιξη της τεχνολογίας κατέστησε δυνατή την είσοδο αυτών των εφαρμογών αποτελώντας απαραίτητο εργαλείο οργάνωσης και διοίκησης κάθε επιχείρησης.

Εφαρμογή & Λειτουργικότητα
Ο πίνακας που ακολουθεί είναι ένα παράδειγμα για το είδος των απαιτούμενων πληροφοριών των εργαζομένων. Μεγάλο μέρος αυτών των πληροφοριών και ορισμένων εγγράφων απαιτούνται από το Τμήμα Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.) και κρατικές υπηρεσίες.

Θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει όλες τις μορφές δράσης για την απασχόληση των εργαζομένων συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής της απασχόλησης, των αλλαγών μισθοδοσίας, αξιολογήσεις των επιδόσεων, πειθαρχικές ανακοινώσεις, και άλλες μορφές δράσης για την απασχόληση.

Σύστημα καταγραφής ανθρώπινου δυναμικού

Βασικό κύκλωμα
Πρόκειται για τον πυρήνα της Διαχείρισης Ανθρώπινου Κεφαλαίου που εμπεριέχει βασικές ενότητες όπως :
 Διαχείριση Καρτέλας εργαζομένων με προσωπικά, διοικητικά και μισθοδοτικά στοιχεία
 Διαχείριση Προϋπηρεσίας εργαζόμενου
 Διαχείριση Σπουδών και επαγγελματικής κατάρτισης
 Διαχείριση Προστατευόμενων Μελών,
 Διαχείριση Αδειών, Ασθενειών και Απουσιών
 Διαχείριση Έκτακτων Προκαταβολών, Χρηματικών Διευκολύνσεων, Παροχών και Οφειλών κ.ά.
 Μαζικές εγκρίσεις Αδειών, Ασθενειών και Απουσιών, προκαταβολών κ.ά.
 Προγραμματισμό Ανθρώπινου Δυναμικού
 Άμεση απεικόνιση (on line) δυναμολογίων και σε γραφικό περιβάλλον
 Διαχείριση Μεταβλητών και προσθήκη στο σύστημα πεδίων ανάλογα με τις ανάγκες του χρήστη
 Φόρμες γρήγορης καταχώρισης (fast entry)
 Απόλυτα ασφαλές υποσύστημα διαχείρισης χρηστών
 Ισχυρό υποσύστημα παρακολούθησης ιστορικότητας καταχωρήσεων, διαγραφών, διαδικασιών, ακόμα και σε επίπεδο πεδίου
 Εύκολες εκτυπώσεις λιστών
 Αυτόματη μεταφορά πληροφοριών λιστών σε MS-Excel για περαιτέρω επεξεργασία κ.ά

Οικονομικό Κύκλωμα
Περιλαμβάνει τα υποσυστήματα (που λειτουργούν και ανεξάρτητα):
 Υποσύστημα Μισθοδοσίας
 Υποσύστημα ΣΣΕ (Συλλογικών Συμβάσεων Εργασίας)
 Κοστολόγηση Ανθρώπινου Δυναμικού
 Υποσύστημα Ωρομέτρησης

Διαχειριστικό Κύκλωμα. 
Περιλαμβάνει τα υποσυστήματα (λειτουργούν και ανεξάρτητα) :
 Υποσύστημα Ανάπτυξης Προσωπικού
 Υποσύστημα Αξιολόγησης Προσωπικού
 Υποσύστημα Μεταβολών Προσωπικού.
 Υποσύστημα Διαχείρισης Βιογραφικών
 Υποσύστημα Εκπαίδευσης Προσωπικού
 Υποσύστημα Ιατρικού Ελέγχου
 Σίτιση - Εστιατόριο
 Εταιρικά Οχήματα
 Αξιοποίηση Γνώσεων

Κατηγοριοποίηση με βάση το εύρος της επιχείρησης

Κάθε επιχείρηση, ανάλογα με το εύρος της, επιλέγει και την αντίστοιχη εφαρμογή που την αντιπροσωπεύει.

Νομική διασφάλιση προσωπικών δεδομένων
Η ιατρική και νομική ενημέρωση από τη φύση τους είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα  και χρειάζεται τη μεγαλύτερη δυνατή ασφάλεια. Τα αρχεία αυτά έχουν πολλούς περιορισμούς όσον αφορά τις προθεσμίες και άλλους παράγοντες. Είναι πολύ σημαντικό να διατηρήσουμε αυτές τις πληροφορίες ιδιαίτερα προστατευμένες.

Παραπομπές
 http://www.pchelpcenter.gr/index.php?option=com_content&view=article&id=93:premium-hrm-&catid=52:-a-&Itemid=133
 https://web.archive.org/web/20100903195039/http://www.abacusaudit.gr/gr/payrollManagement.html
 http://bizweb.sunsoft.gr/data/cms/rtfeditor/Premium-HRM-Check-Up-Sunsoft.pdf
 http://www.pchelpcenter.gr/index.php?option=com_content&view=article&id=93:premium-hrm-&catid=52:-a-&Itemid=133
 http://www.singularlogic.eu/index.php?option=com_content&task=view&id=255&Itemid=183
 http://www.singularlogic.eu/index.php?option=com_content&task=view&id=168&Itemid=143
 http://books.google.gr/books?id=RjsEAAAAMBAJ&pg=PA54&dq=database+of+employees+systems&hl=el&ei=kvbcTuX9HfDN4QT-pYyBDg&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=2&ved=0CC4Q6AEwATge#v=onepage&q=database%20of%20employees%20systems&f=false
 http://www.softwareadvice.com/hr/compare/?refine=true&industry_id=13&module%5B%5D=257&segment=&size=&deployment_id_hidden=&deployment_id=&Submit=Find+Software
 http://www.smithhartvigsen.com/resources/archive/Best_Practices_for_Employee_Recordkeeping.pdf

Πληροφοριακά συστήματα