Συστήματα διαχείρισης εγγράφων

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι ένα σύστημα ηλεκτρονικού υπολογιστή (ή ένα σύνολο από προγράμματα ηλεκτρονικού υπολογιστή) που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων ή φυσικών εντύπων (εικόνες εγγράφων αποτυπωμένες σε χαρτί). Επίσης, είναι ικανό να παρακολουθεί τις διάφορες εκδοχές από διάφορους χρήστες (ιστορικό παρακολούθησης), καθώς και ο όρος έχει κάποια συνάφεια με έννοιες των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου. Συχνά παρουσιάζεται ως συστατικό στοιχείο των συστημάτων διαχείρισης επιχειρηματικού περιεχομένου (ECM) και σχετίζεται με την ψηφιακή διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, απεικόνισης εγγράφων, ροής εργασίας, και συστημάτων διαχείρισης καταγραφής.

Ιστορικό 

Αρχές τις δεκαετίας του '80 μια ομάδα από πωλητές άρχισαν να αναπτύσσουν συστήματα λογισμικού για τη διαχείριση εγγράφων αποτυπωμένων σε χαρτιά,τα συστήματα αυτά ασχολήθηκαν με έντυπα έγγραφα τα όποια περιλάμβαναν όχι μόνο τυπωμένα και δημοσιευμένα έγγραφα αλλά και φωτογραφίες, εικόνες κ.ά. Αργότερα οι προγραμματιστές ξεκίνησαν να αναπτύσσουν ένα δεύτερο τύπο συστημάτων τα όποια μπορούσαν να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά έγγραφα, δηλαδή όλα αυτά τα έγγραφα ή αρχεία που δημιουργούνταν σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές και συχνά αποθηκεύονταν σε τοπικά συστήματα αρχείων.

Τα νεότερα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων ( EDM ) διαχειρίζονται είτε συγκεκριμένους τύπους αρχείων, είτε έναν περιορισμένο αριθμό μορφών αρχείων. Πολλά από αυτά τα συστήματα, αργότερα έγιναν γνωστά ως συστήματα απεικόνισης εγγράφων, γιατί επικεντρώθηκαν στην καταγραφή,αποθήκευση και ανάκτηση. Τα συστήματα αυτά επέτρεψαν την οργάνωση της καταγραφής των φαξ και των εντύπων, την αποθήκευση αντιγράφων των εγγράφων ως εικόνες, καθώς και την αποθήκευση τους στο σύστημα για την ασφάλεια τους και την γρήγορη ανάκτηση τους.

Τα συστήματα EDM εξελίχθηκαν ως το σημείο οπού μπορούσαν να διαχειρίζονται όλους τους τύπους αρχείων που θα μπορούσαν να υπάρχουν στο δίκτυο, την ασφάλεια τους καθώς και την δυνατότητα έλεγχου τους. Καθώς πολλά EDM συστήματα διαχειρίζονται έγγραφα στη μητρική τους μορφή ( Microsoft word or excel, PDF ) μερικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων βασισμένα στο διαδίκτυο διαχειρίζονται έγγραφα στη μορφή html. Αυτή η πολιτική διαχείρισης εγγράφων απαιτεί το περιεχόμενο να έχει εισαχθεί στο σύστημα. Ωστόσο, όταν το περιεχόμενο εισαχθεί το λογισμικό λειτουργεί σαν μια μηχανή αναζήτησης ώστε οι χρηστές να μπορούν να βρουν αυτό που ψάχνουν πιο γρήγορα. Η μορφή html επιτρέπει την καλύτερη εφαρμογή των δυνατοτήτων αναζήτησης όπως είναι η αναζήτηση ολοκλήρου κειμένου.

Εργαλεια 

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων συνήθως παρέχουν κάποια εργαλεία όπως αποθήκευση, ιστορικό παλαιότερων εκδόσεων, μεταδεδομένα, ασφάλεια, καθώς και δημιουργία ευρετηρίου και ανάκτηση εγγράφων. Εδώ είναι μια περιγραφή αυτών των εργαλείων

Έλεγχος των εγγράφων 

Η συμμόρφωση των εγγράφων προσθέτει απαιτήσεις που μετατρέπουν τη διαχείριση των εγγράφων σε ένα ζήτημα έλεγχου των εγγράφων. Ο έλεγχος των εγγράφων αποτελεί σημαντική απαίτηση, όπως ο έλεγχος των λογιστικών (π.χ., 8η Οδηγία της ΕΕ, Sarbanes-Oxley), ο έλεγχος της ασφάλειας των τροφίμων (π.χ., την Ασφάλεια των Τροφίμων), ISO , ο έλεγχος της κατασκευής ιατρικών συσκευών (FDA), ο έλεγχος της υγείας. Τα έγγραφά - διαδικασίες, οδηγίες εργασίας, οι πολιτικές δηλώσεις, κλπ πρέπει να τεκμηριώνονται κατά τον έλεγχο. Η αποτυχία να συμμόρφωσης των εγγράφων θα μπορούσε να προκαλέσει την επιβολή προστίμων, ή απώλεια της αδειας λειτουργίας της επιχείρησης, ή ζημία στη φήμη της επιχείρησής.

Η βασική απαίτηση για τον έλεγχο του εγγράφου,απαιτεί τη δημιουργία και την τεκμηρίωση μιας διαδικασίας:
 Αναθεώρηση και έγκριση των εγγράφων πριν από την απελευθέρωση
 Κριτικές και εγκρίσεις
 Την εξασφάλιση ότι αλλαγές και οι αναθεωρήσεις επισημαίνονται πλήρως
 Την εξασφάλιση ότι οι σχετικές εκδόσεις των εφαρμοστέων εγγράφων είναι διαθέσιμες στα "σημεία της χρήσης τους"
 Την διασφάλιση ότι τα έγγραφα παραμένουν ευανάγνωστα και αναγνωρίσιμα
 Την διασφάλιση ότι τα εξωτερικά έγγραφα,όπως τα έγγραφα που παρέχονται σε πελάτη ή προμηθευτή,προσδιορίζονται και ελέγχονται
 Την απαγόρευση χρήσης απαρχαιωμένων εγγράφων

Πηγές 
Papergear:Electronic Document Management Systems 
Policy Management System 
Stemming:Making searching easier  
Onsphere Corporation."SOP document management in a validatedenvironments"Retrieved 25 April 2011 
Anderson,Chris.Is document really that important?Bizmaualz,December 17th,2010

Παραπομπές

Τεχνολογία πληροφοριών
Διοίκηση πόρων πληροφορικής