Διαχείριση κινδύνου

Η διαχείριση κινδύνου είναι κεντρικός πυρήνας της στρατηγικής διαχείρισης κάθε οργανισμού. Είναι η διεργασία με την οποία οι οργανισμοί προσεγγίζουν μεθοδικά τους κινδύνους που σχετίζονται με τις δραστηριότητές τους, με σκοπό την επίτευξη κέρδους σε κάθε δραστηριότητα. Το επίκεντρο της καλής διαχείρισης κινδύνου είναι η αναγνώριση και ο χειρισμός αυτών των κινδύνων. Αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας των συνολικών στόχων του οργανισμού.

Η αξιολόγηση των κινδύνων μπορεί να αποκαλύψει ήδη από τα αρχικά στάδια αν αξίζει ή όχι να ασχοληθεί ο οργανισμός με μια προσφορά. Υπάρχουν αναπτυγμένες διαδικασίες για τη διαχείριση κινδύνων ως μια διαρκή διαδικασία σε όλη την έκταση του έργου. Η εφαρμογή της διαχείρισης κινδύνων μπορεί να γίνει σε όλα τα έργα, από τα πολύ μικρά (που υλοποιούνται από ένα άτομο) έως τα πολύ μεγάλα και πολύπλοκα. Πολλά προβλήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν εκ των προτέρων και να δώσουν την ευκαιρία στον διαχειριστή έργου να προσδιορίσει συγκεκριμένη πορεία.

Ανάλυση κινδύνου 

Σχεδόν κανένα έργο δεν αναπτύσσεται σε ιδανικό περιβάλλον. Η διαχείριση κινδύνου πρέπει να ενσωματώνει μέσα τα οποία όχι μόνο θα εντοπίζουν τους πιθανούς κινδύνους αλλά και θα αναλύουν τις δυνατότητες του καθενός έτσι ώστε να είναι δυνατή η διαχείριση των πιο σημαντικών σε συνεχή βάση. Η διαχείριση κινδύνων χωρίζεται σε τρεις βασικούς τομείς: την αναγνώριση κινδύνων, τον ποσοτικό προσδιορισμό τους και τον έλεγχο ή μετριασμό των επιπτώσεων τους.

Αναγνώριση κινδύνου

Βασικό χαρακτηριστικό του κινδύνου είναι εκείνα τα στοιχεία του έργου που είναι πιθανό να δείξουν ότι κάτι δεν πάει καλά στο έργο. Τα προβλήματα δημιουργούνται κυρίως από μια ομάδα έργου (π.χ. μπορεί να παραληφθεί μια ενδιάμεση έκθεση από κάποια μέλη). Στην συγκεκριμένη φάση η ανάλυση ασχολείται με τις επιπτώσεις και όχι τόσο με τα αίτια διότι στην επόμενη φάση γίνεται ποσοτικός προσδιορισμός.

Με την ανάλυση των σχεδίων για τον χρόνο, το κόστος και την ποιότητα πιθανόν να επέλθουν αποτελέσματα από τα οποία θα λείπουν βασικοί στόχοι, θα έχουν υποστεί αλλαγές από τις ομάδες συμφερόντων, θα υπάρχουν τεχνολογικά προβλήματα και αλλαγές στην στελέχωση. Μια άλλη λύση είναι να μελετηθεί πώς θα μπορούσε να πάει κάτι στραβά. Αυτό είναι πολύ πιο παραγωγικό διότι τα άτομα καλούνται να μελετήσουν το πώς θα συμπεριφερθούν σε περίπτωση που κάτι ενδέχεται να πάει στραβά στο έργο. Πρέπει να ληφθούν υπόψη:

Ο χρόνος, όπου η κρίσιμη διαδρομή παρέχει μια βάση για ανάλυση
Το κόστος, όπου οι εκτιμήσεις χαρακτηρίζονται από αβεβαιότητα 
Η ποιότητα, όπου είναι αναγκαία η διασφάλιση ποιότητας σε όλες τις διαδικασίες

Ποσοτικός προσδιορισμός

Στην συγκεκριμένη φάση στόχος είναι να απαντηθεί το ερώτημα «πόσο επικίνδυνη είναι μια δραστηριότητα;».  Περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό από τεχνικές για την αξιολόγηση του επιπέδου του κινδύνου. Οι συγκεκριμένες τεχνικές ακολουθούν την ίδια μέθοδο:

Εκτίμηση της πιθανότητας να συμβεί το ενδεχόμενο
Προσδιορισμός της έκτασης της επίπτωσης του ενδεχομένου (κρίσιμη, σημαντική, δευτερεύουσας σημασίας)

Τεχνικές για τον ποσοτικό προσδιορισμό

Η προσδοκώμενη αξία
Η ανάλυση ευαισθησίας
Η μέθοδος Monte Carlo
Η ανάλυση των συνθηκών αποτυχίας
Η τεχνική της αξιολόγησης και αναθεώρησης προγραμμάτων (PERT)

Έλεγχος ή μετριασμός των επιπτώσεων

Αφού αναγνωριστούν οι κίνδυνοι που χρήζουν διαχείρισης, χρειάζονται κάποιες διαδικασίες για να διασφαλιστεί ότι θα μειωθεί η πιθανότητα εμφάνισης του κινδύνου ή ότι θα γίνει μετριασμός των επιπτώσεων. Για παράδειγμα, ο κίνδυνος να καθυστερήσει μια δραστηριότητα μπορεί να μειωθεί μέσω της μείωσης της κλίμακας της δραστηριότητας. Πρέπει να γίνει αναλυτικός έλεγχος και καταγραφή των διαφόρων επιπτώσεων που θα προκληθούν από τους συγκεκριμένους κινδύνους που έχουν αναγνωριστεί. Έτσι θα είναι δυνατή η εφαρμογή των διαφόρων διαδικασιών προκειμένου είτε να εξαλειφθεί ο κίνδυνος είτε να μετριαστούν οι επιπτώσεις από αυτόν.

Αναφορά Κινδύνου

Εσωτερική αναφορά 

Τα διαφορετικά επίπεδα εντός του οργανισμού χρειάζονται και διαφορετικές πληροφορίες από την διαχείριση κινδύνου. 

Το Διοικητικό Συμβούλιο πρέπει να:

πληροφορείται τους πιο σημαντικούς κινδύνους που αντιμετωπίζει ο οργανισμός
γνωρίζει τις πιθανές επιπτώσεις στη μετοχική αξία
διασφαλίζει τα κατάλληλα επίπεδα ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης σε ολόκληρο τον οργανισμό
γνωρίζει πώς ο οργανισμός θα διαχειρισθεί μία κρίση
γνωρίζει πώς να διαχειρίζεται επικοινωνίες με την επενδυτική κοινότητα
είναι σίγουρο ότι η διεργασία διαχείρισης κινδύνου λειτουργεί αποτελεσματικά
Τα μεμονωμένα άτομα θα πρέπει να:
κατανοούν την υπευθυνότητά τους σε μεμονωμένους κινδύνους 
κατανοούν ότι η διαχείριση κινδύνου και η ευαισθητοποίηση στον κίνδυνο είναι ένα βασικό μέρος της κουλτούρας του οργανισμού
αναφέρουν συστηματικά και άμεσα στην ανώτατη διοίκηση κάθε νέο κίνδυνο ή αστοχία των υπαρχόντων μέτρων ελέγχου που γίνονται αντιληπτά.

Εξωτερική Αναφορά 

Η εταιρεία οφείλει να ενημερώνει σε τακτά χρονικά διαστήματα τους έχοντες έννομο ενδιαφέρον για τις δραστηριότητές της περιγράφοντας αναλυτικά τις πολιτικές της διαχείρισης κινδύνου και την αποτελεσματικότητα στην επίτευξη των στόχων της. Απαιτείται μεθοδική προσέγγιση στην διαχείριση κινδύνων η οποία: 
 προστατεύει τα συμφέροντα των εμπλεκομένων
 διασφαλίζει ότι το Διοικητικό Συμβούλιο εκπληρώνει τα καθήκοντά του
 διασφαλίζει ότι πραγματοποιούνται διοικητικοί έλεγχοι και ότι αποδίδουν

Χρήση ανάλυσης των κινδύνων

Σαφώς και δεν είναι δυνατό να προβλεφθεί κάθε δυνατή πορεία που θα μπορεί να πάρει το έργο. Ωστόσο είναι εφικτό να αξιολογηθεί το 20% των σημαντικότερων κινδύνων (που πιθανό να προκαλέσουν το 80% των προβλημάτων, καθυστερήσεων ή αναβολών).

Σε περίπτωση που προκύπτει κάποιος σημαντικός κίνδυνος είναι φυσικό να υπάρχει κάποιο σχέδιο αντιμετώπισης. Αυτά τα σχέδια αντιμετώπισης πρέπει να αποτελούν μέρος της πρότασης του έργου. Την χρήση τεχνικών ανάλυσης των κινδύνων συνήθως απαιτεί η πολιτική της εταιρίας και οι πελάτες.

Πλεονεκτήματα της διαχείρισης κινδύνου

Με την διαχείριση κινδύνου παρέχεται ένα σημαντικό όπλο για την βελτίωση των σχεδίων του έργου και ταυτόχρονα εξασφαλίζεται μια καλύτερη αποτύπωση της πραγματικότητας. Ήδη από την φάση του σχεδιασμού επισημαίνονται οι τομείς που χρειάζονται περισσότερη προσοχή. Έτσι είναι δυνατή η πιο άμεση και γρήγορη αντιμετώπιση των κινδύνων. Ακόμη δίνεται η δυνατότητα ποσοτικοποίησης του κινδύνου και ταυτόχρονα η δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας αυτού του παράγοντα στο παρελθόν με σκοπό να αξιοποιηθεί η γνώση στο μέλλον σε άλλα έργα.

Βιβλιογραφία

http://searchsap.techtarget.com/news/1360560/New-SAP-process-control-and-risk-management-apps-ease-GRC-integration
Harvey Maylor, Διαχείριση Έργων, Τρίτη Αγγλική έκδοση, Εκδόσεις Κλειδάριθος, 2003
Patrick J.Montana & Bruce H.Charnov, Μανατζμεντ, Δεύτερη Αμερικάνικη Έκδοση, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΚΛΕΙΔΑΡΙΘΜΟΣ (σειρά οικονομία & επιχείρηση)

Πηγές

http://www.pmhut.com/project-management-approach-for-business-process-improvement
http://dspace.lib.uom.gr/handle/2159/14087
http://dspace.lib.uom.gr/handle/2159/14489

Διοίκηση και Διαχείριση Έργων
Ασφάλεια
Διοίκηση Επιχειρήσεων
Μηχανική συστημάτων
Αναλογιστική επιστήμη