Αυτοματισμός γραφείου

Ο αυτοματισμός γραφείου αναφέρεται στην ποικιλία μηχανημάτων και λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών που χρησιμοποιούνται για την ψηφιακή δημιουργία, συλλογή, αποθήκευση, διαχείριση και αναμετάδοση πληροφοριών γραφείου που απαιτούνται για την εκπλήρωση βασικών καθηκόντων.

Η αποθήκη πρωτογενών πληροφοριών, η ηλεκτρονική μεταφορά, και η διαχείριση των ηλεκτρονικών επιχειρηματικών πληροφοριών περιλαμβάνουν τις βασικές δραστηριότητες ενός συστήματος αυτοματισμού γραφείου. Ο αυτοματισμός γραφείου βοηθά στη βελτιστοποίηση και αυτοματοποίηση των ήδη υπαρχόντων διαδικασιών γραφείου.

Η ραχοκοκαλιά του αυτοματισμού γραφείου είναι ένα τοπικό δίκτυο υπολογιστών (LAN), το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να μεταφέρουν δεδομένα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα και φωνή σε όλο το δίκτυο. Όλες οι λειτουργίες γραφείου, οι οποίες περιλαμβάνουν την υπαγόρευση, δακτυλογράφηση, αρχειοθέτηση, αντιγραφή, φαξ, τέλεξ, μικροφίλμ και διαχείριση αρχείων, τηλέφωνο και καθήκοντα τηλεφωνικού κέντρου, εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή.

Ιστορική εξέλιξη
Η ιστορία του αυτοματισμού γραφείου ξεκινά το 1460 με τον Γουτεμβέργιο, ο οποίος μετά την χρήση κινητών στοιχείων προχώρησε σε έκδοση έντυπων και βιβλίων. Τον 19ο αιώνα δημιουργείται η πρώτη επιτραπέζια υπολογιστική μηχανή όπως και η πρώτη γραφομηχανή. Στη συνέχεια με την εμφάνιση του ηλεκτρικού ρεύματος οι μηχανές αυτές εξελίχθηκαν σε ηλεκτρομηχανές. Την δεκαετία του 1960 η ψηφιακή επανάσταση έχει ως αποτέλεσμα τη μετατροπή των ηλεκτρομηχανών σε ψηφιακές. Ο σύγχρονος αυτοματισμός γραφείου κάνει την εμφάνιση του την δεκαετία του 1970 οπού αρχίζει η ανάπτυξη εργαλείων για την εξυπηρέτηση εργαζομένων  όπως επεξεργασία κειμένου ,ηλεκτρονικό σημειωματάριο κ.α. Επιπρόσθετα την δεκαετία του 1980 η ιδέα του αυτοματισμού γραφείου μεταφέρθηκε από τους μεγάλους κεντρικούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές στους μικρότερους προσωπικούς και στα δίκτυα. Έτσι  δόθηκε η δυνατότητα χρήσης τους όχι μόνο από μεγάλες επιχειρήσεις αλλά και από μικρότερες καθώς και από τα ίδια τα άτομα.

Δραστηριότητες αυτοματοποίησης γραφείου
Η αυτοματοποίηση γραφείου αποτελείται από την διαχείριση εγγράφων, την διαχείριση δεδομένων, την διαχείριση έργου, τον προγραμματισμό εργασιών και την επικοινωνία.

Διαχείριση εγγράφων 
Δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να αποθηκεύουν, διαχειρίζονται, διακινούν έγραφα και πληροφορίες με ψηφιακό τρόπο. Επίσης περιλαμβάνει την αρχειοθέτηση και αναζήτηση των εγγραφών κάθε φορά που παρουσιάζεται σχετική ανάγκη. Καθώς επίσης και τη διαχείριση και την ανάκληση (με κάποια κριτήρια) αποθηκευμένων εγγράφων σε οπτικούς δίσκους αρχείων.

Διαχείριση δεδομένων 
Αφορά την εισαγωγή και διαχείριση δεδομένων για την παρακολούθηση  πληροφοριών που έχουν να κάνουν με τους πωλητές, αντιπροσώπους, προμηθευτές, εργαζομένους αλλά και ανταγωνιστές.

Διαχείριση έργων 
Παρέχει την δυνατότητα στον χρήστη να προσδιορίζει, να παρακολουθεί και να εκτελεί την ροή των επιμέρους έργων και πληροφοριών είτε μιας ομάδας είτε συνολικά της επιχείρησης. Οι πληροφορίες μεταδίδονται από ένα σταθμό εργασίας σε έναν άλλον συντονίζοντας και παρακολουθώντας όλη τη διαδικασία. Ως αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι η άμεση μετάδοση πληροφοριών για την πρόοδο των έργων στους αρμόδιους. Επίσης περιλαμβάνεται ο αποδοτικός καταμερισμός των  πόρων και η  παρακολούθηση  του βαθμού ολοκλήρωσης της κάθε διαδικασίας. Η διαχείριση έργου αποτελείται από εργαλεία χρονικού προγραμματισμού, δηλαδή, λογισμικά που δίνουν τη δυνατότητα εφαρμογής μεθόδων επιχειρηματικής έρευνας (PERT, COST) και από εργαλεία διαχείρισης έργου, δηλαδή, λογισμικά που επιτρέπουν την παρακολούθηση εξέλιξης ενός έργου (MS PROJECT).

Προγραμματισμός εργασιών 
Ο προγραμματισμός εργασιών έχει ως αντικείμενο την δημιουργία την διαχείριση και την επικοινωνία εγγράφων και προγραμμάτων.

Επικοινωνία 
Αφορά την διευκόλυνση της συνεργασίας των ατόμων όπως και των ομάδων σε περιβάλλον γραφείου. Η επικοινωνία σε ένα περιβάλλον γραφείου μπορεί να πραγματοποιηθεί με: τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου και ατζέντας, τηλεσυνδιασκέψεις (teleconferences, e-meeting) όπου δίνει τη δυνατότητα συζήτησης με ανθρώπους που βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία on line σε πραγματικό χρόνο (real time).

Μερικά οφέλη από την χρήση συστημάτων αυτοματισμού γραφείου 
 Αύξηση της παραγωγικότητας, της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας.
 Μείωση των χρονοβόρων διαδικασιών των παλαιών συστημάτων.
 Δυνατότητα αποθήκευσης μεγάλου όγκου πληροφοριών.
 Μείωση των λαθών.
 Μεγάλη ταχύτητα επεξεργασίας.
 Οικονομία στα αναλώσιμα και μείωση του λειτουργικού και διοικητικού κόστους.
 Αδύνατο να αλλοιωθούν και να παραποιηθούν έγγραφα.
 Προστασία προσωπικών δεδομένων.
 Ταυτόχρονη πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο από πολλούς χρήστες.
 Εύκολη και γρήγορη ανεύρεση και πρόσβαση στα έγγραφα από άτομα που βρίσκονται σε απομακρυσμένα σημεία δίνοντάς τους την δυνατότητα τηλεργασίας.

Το Σύστημα Αυτοματοποίησης Γραφείου έχει εγκατασταθεί και λειτουργεί σε πραγματικό περιβάλλον σε πολλούς κυβερνητικούς οργανισμούς και υπηρεσίες. Μερικά παραδείγματα αυτών είναι το Υπουργείο Οικονομικών, το Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής, το Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού, το Κρατικό Αρχείο κ.α. με σκοπό τον συνεχή εκσυγχρονισμό της δημόσιας διοίκησης.

Η εισαγωγή των συστημάτων αυτοματοποίησης γραφείου έχει επιφέρει επανάσταση στον τρόπο λειτουργίας επιχειρήσεων, οργανισμών και δημοσίων υπηρεσιών, δίνοντας τους τη δυνατότητα να γίνουν πιο ευέλικτοι ακολουθώντας τις επιταγές της σύγχρονης πραγματικότητας και την ικανότητα προσαρμογής τους σε ένα συνεχώς  μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Σαφώς τα οφέλη που απορρέουν είναι θετικά τόσο για τον κρατικό μηχανισμό, τους οργανισμούς και τις επιχειρήσεις όσο για το κοινό και τους εργαζομένους.

Πηγές
 Η τεχνολογία πληροφορίας και επικοινωνίας στη σύγχρονη επιχείρηση, Αντ. Δημητριάδης - Αθ. Κώστας – Χρ. Κοιλιάς, Εκδόσεις νέων τεχνολογιών 2002, σελ:330,331,284-286.
 Πληροφοριακά συστήματα για την διοίκηση επιχειρήσεων τόμος Α ,  Γεωργίου.Σ.Οικονόμου, Νικολάου.Β.Γεωργόπουλου , Εκδόσεις Ευγ.Μπένου Αθήνα 1995 Β’ Έκδοση, σελ: 147-151,157-164
http://www.mof.gov.cy/mof/mof.nsf/DBCBDBA437A3FD66C2257547002D8128/$file/%CE%91%CE%BD%CE%B1%CE%BA%CE%BF%CE%AF%CE%BD%CF%89%CF%83%CE%B7%20%CE%A3%CF%85%CE%BD%CE%A4%CF%8D%CF%80%CE%BF%CF%85%20%CE%A3%CF%85%CF%83%CF%84%20%CE%91%CF%85%CF%84%CE%BF%CE%BC%20%CE%93%CF%81%CE%B1%CF%86%CE%B5%CE%AF%CE%BF%CF%85%20070907.pdf
 https://web.archive.org/web/20100119203021/http://aetos.it.teithe.gr/~ikotini/GRAFEIO.pdf

Αυτοματισμός
fi:Toimisto-ohjelmisto