Serie Generale n. 229 del 1-10-1998
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 30 settembre 1998
Autorizzazione n. 1/1998 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (GU Serie Generale n.229 del 01-10-1998)

IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti
pubblici solo in presenza di un'apposita disposizione di legge che
specifichi i dati che possono essere trattati, le operazioni
eseguibili e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite,
senza necessità, pertanto, di un'autorizzazione di questa Autorità;
rilevato altresì che, in base ad una disposizione transitoria (art.
41, comma 5, della citata legge n. 675/1996, come modificato dal
decreto legislativo 8 maggio 1998, n. 135), i soggetti pubblici
possono continuare a trattare i dati "sensibili" previa comunicazione
al Garante;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre
quindi riferire solo a tali soggetti l'ambito di applicazione delle
autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a
rivelare lo stato di salute da parte degli organismi sanitari
pubblici, destinatari di autonomo provvedimento in applicazione
dell'art. 23 della legge n. 675/1996;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art.
41, comma 7, della legge n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4,
comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 19 novembre 1997
relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 21
novembre 1997 e avente efficacia fino al 30 settembre 1998;
Rilevato che è all'esame del Parlamento il disegno di legge
governativo che prevede il differimento al 31 luglio 1999 del termine
per l'esercizio della delega prevista dalla legge n. 676/1996 e che,
entro tale data, dovrebbero essere emanati alcuni decreti legislativi
per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati
personali, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in
materia dal Consiglio d'Europa;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali e ciò
al fine di proseguire l'intento di semplificazione degli adempimenti
che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di
titolari, nonchè di assicurare una migliore funzionalità
dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da
impartire con le autorizzazioni;
Considerata, quindi, l'opportunità che anche le nuove
autorizzazioni generali non rechino disposizioni particolarmente
dettagliate in una fase tuttora transitoria stante la prevista
adozione di norme integrative e correttive in materia, e ciò allo
scopo di evitare che l'attività dei titolari sia soggetta a
modifiche sostanziali in un breve periodo di tempo;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
provvisorie, in conformità anche a quanto previsto dall'emanando
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'Ufficio di questa Autorità;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che le nuove autorizzazioni
prendano anch'esse in considerazione le finalità dei trattamenti, le
categorie di dati, di interessati e di destinatari della
comunicazione e della diffusione, nonchè il periodo di conservazione
dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista
dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme
sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione
semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità che sia garantito, anche nell'attuale
fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonchè per la
dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identità personale, principi valutati anche sulla base delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa;
Considerato che un ampio numero di trattamenti di dati sensibili è
effettuato ai fini dell'adempimento di obblighi contabili,
retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali e assicurativi
nell'ambito dei rapporti di lavoro, e che è pertanto necessario che
tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai
sensi dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1,
della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di
lavoro, alle condizioni di seguito indicate:
1) Ambito di applicazione.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro
o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che
comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate
al successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono
osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o
da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa
comunitaria.
L'autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico
competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui
alla lettera a) o di strutture convenzionate.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro
temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e
lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se
necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e
conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative
o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i
soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle
lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui
al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi
o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o
da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa
comunitaria, in particolare ai fini del rispetto della normativa in
materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia
di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonchè in
materia fiscale, di tutela della salute, dell'ordine e della
sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla
legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della
contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi,
altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita
o dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche
da parte di un terzo, semprechè, qualora i dati siano idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far
valere o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato.
e) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni
cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale.
4) Categorie di dati.
Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto
3), e in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti
la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di
mensa, nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla legge,
dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici (semprechè il trattamento
sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonchè i dati inerenti alle attività o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali,
invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad
infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità
psicofisica a svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a
categorie protette.
5) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17
della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali,
la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalità degli interessati, il
trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con
logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto
3).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per
perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante
verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla
prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario
diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti
o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati,
ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed
assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di
intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi
professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento
di dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati
idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se
necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione
dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere
diffusi.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al
datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi,
sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai
datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei
dipendenti o in persone prese in considerazione per l'instaurazione
di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositività;
c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire
discriminazioni.
10) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1998, fino al 30 settembre 1999.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 settembre 1998
Il presidente: Rodotà