Serie Generale n. 300 del 24-12-2008
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 27 novembre 2008
Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema. (GU Serie Generale n.300 del 24-12-2008)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg.
30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, gli articoli 31 ss. e 154,
comma 1, lettera c) e h), nonchè il disciplinare tecnico in materia
di misure minime di sicurezza di cui all'allegato B al medesimo
Codice;
Visti gli atti d'ufficio relativi alla protezione dei dati trattati
con sistemi informatici e alla sicurezza dei medesimi dati e sistemi;
Rilevata l'esigenza di intraprendere una specifica attività
rispetto ai soggetti preposti ad attività riconducibili alle
mansioni tipiche dei c.d. «amministratori di sistema», nonchè di
coloro che svolgono mansioni analoghe in rapporto a sistemi di
elaborazione e banche di dati, evidenziandone la rilevanza rispetto
ai trattamenti di dati personali anche allo scopo di promuovere
presso i relativi titolari e nel pubblico la consapevolezza della
delicatezza di tali peculiari mansioni nella «Società
dell'informazione» e dei rischi a esse associati;
Considerata l'esigenza di consentire più agevolmente, nei dovuti
casi, la conoscibilità dell'esistenza di tali figure o di ruoli
analoghi svolti in relazione a talune fasi del trattamento
all'interno di enti e organizzazioni;
Ritenuta la necessità di promuovere l'adozione di specifiche
cautele nello svolgimento delle mansioni svolte dagli amministratori
di sistema, unitamente ad accorgimenti e misure, tecniche e
organizzative, volti ad agevolare l'esercizio dei doveri di controllo
da parte del titolare (due diligence);
Constatato che lo svolgimento delle mansioni di un amministratore
di sistema, anche a seguito di una sua formale designazione quale
responsabile o incaricato del trattamento, comporta di regola la
concreta capacità, per atto intenzionale, ma anche per caso
fortuito, di accedere in modo privilegiato a risorse del sistema
informativo e a dati personali cui non si è legittimati ad accedere
rispetto ai profili di autorizzazione attribuiti;
Rilevata la necessità di richiamare l'attenzione su tale rischio
del pubblico, nonchè di persone giuridiche, pubbliche
amministrazioni e di altri enti [di seguito sinteticamente
individuati con l'espressione «titolari del trattamento»: art. 4,
comma 1, lettera f) del Codice] che impiegano, in riferimento alla
gestione di banche dati o reti informatiche, sistemi di elaborazione
utilizzati da una molteplicità di incaricati con diverse funzioni,
applicative o sistemistiche;
Rilevato che i titolari sono tenuti, ai sensi dell'art. 31 del
Codice, ad adottare misure di sicurezza «idonee e preventive» in
relazione ai trattamenti svolti, dalla cui mancata o non idonea
predisposizione possono derivare responsabilità anche di ordine
penale e civile (articoli 15 e 169 del Codice);
Constatato che l'individuazione dei soggetti idonei a svolgere le
mansioni di amministratore di sistema riveste una notevole
importanza, costituendo una delle scelte fondamentali che, unitamente
a quelle relative alle tecnologie, contribuiscono a incrementare la
complessiva sicurezza dei trattamenti svolti, e va perciò curata in
modo particolare evitando incauti affidamenti;
Considerato inoltre che, qualora ritenga facoltativamente di
designare uno o più responsabili del trattamento, il titolare è
tenuto a individuare solo soggetti che «per esperienza, capacità ed
affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle
vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il
profilo relativo alla sicurezza» (art. 29, comma 2, del Codice);
Ritenuto che i titolari di alcuni trattamenti effettuati in ambito
pubblico e privato a fini amministrativo-contabili, i quali pongono
minori rischi per gli interessati e sono stati pertanto oggetto di
recenti misure di semplificazione (art. 29 decreto-legge 25 giugno
2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n.
133; art. 34 del Codice; provv. Garante 6 novembre 2008), debbano
essere allo stato esclusi dall'ambito applicativo del presente
provvedimento;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;
Premesso:

1. Considerazioni preliminari.
Con la definizione di «amministratore di sistema» si individuano
generalmente, in ambito informatico, figure professionali finalizzate
alla gestione e alla manutenzione di un impianto di elaborazione o di
sue componenti. Ai fini del presente provvedimento vengono però
considerate tali anche altre figure equiparabili dal punto di vista
dei rischi relativi alla protezione dei dati, quali gli
amministratori di basi di dati, gli amministratori di reti e di
apparati di sicurezza e gli amministratori di sistemi software
complessi.
Gli amministratori di sistema così ampiamente individuati, pur non
essendo preposti ordinariamente a operazioni che implicano una
comprensione del dominio applicativo (significato dei dati, formato
delle rappresentazioni e semantica delle funzioni), nelle loro
consuete attività sono, in molti casi, concretamente «responsabili»
di specifiche fasi lavorative che possono comportare elevate
criticità rispetto alla protezione dei dati.
Attività tecniche quali il salvataggio dei dati (backup/recovery),
l'organizzazione dei flussi di rete, la gestione dei supporti di
memorizzazione e la manutenzione hardware comportano infatti, in
molti casi, un'effettiva capacità di azione su informazioni che va
considerata a tutti gli effetti alla stregua di un trattamento di
dati personali; ciò, anche quando l'amministratore non consulti «in
chiaro» le informazioni medesime.
La rilevanza, la specificità e la particolare criticità del ruolo
dell'amministratore di sistema sono state considerate anche dal
legislatore il quale ha individuato, con diversa denominazione,
particolari funzioni tecniche che, se svolte da chi commette un
determinato reato, integrano ad esempio una circostanza aggravante.
Ci si riferisce, in particolare, all'abuso della qualità di
operatore di sistema prevista dal codice penale per le fattispecie di
accesso abusivo a sistema informatico o telematico (art. 615-ter) e
di frode informatica (art. 640-ter), nonchè per le fattispecie di
danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici
(articoli 635-bis e ter) e di danneggiamento di sistemi informatici e
telematici (articoli 635-quater e quinques) di recente modifica (vedi
nota 1)
.
La disciplina di protezione dei dati previgente al Codice del 2003
definiva l'amministratore di sistema, individuandolo quale «soggetto
al quale è conferito il compito di sovrintendere alle risorse del
sistema operativo di un elaboratore o di un sistema di banca dati e
di consentirne l'utilizzazione» [art. 1, comma 1, lettera c) decreto
del Presidente della Repubblica n. 318/1999].
Il Codice non ha invece incluso questa figura tra le proprie
definizioni normative. Tuttavia le funzioni tipiche
dell'amministrazione di un sistema sono richiamate nel menzionato
allegato B, nella parte in cui prevede l'obbligo per i titolari di
assicurare la custodia delle componenti riservate delle credenziali
di autenticazione. Gran parte dei compiti previsti nel medesimo
allegato B spettano tipicamente all'amministratore di sistema: dalla
realizzazione di copie di sicurezza (operazioni di backup e recovery
dei dati) alla custodia delle credenziali alla gestione dei sistemi
di autenticazione e di autorizzazione.
Nel loro complesso, le norme predette mettono in rilievo la
particolare capacità di azione propria degli amministratori di
sistema e la natura fiduciaria delle relative mansioni, analoga a
quella che, in un contesto del tutto differente, caratterizza
determinati incarichi di custodia e altre attività per il cui
svolgimento è previsto il possesso di particolari requisiti
tecnico-organizzativi, di onorabilità, professionali, morali o di
condotta, a oggi non contemplati per lo svolgimento di uno dei ruoli
più delicati della «Società dell'informazione» (vedi nota 2)
.
Nel corso delle attività ispettive disposte negli ultimi anni dal
Garante è stato possibile rilevare quale importanza annettano ai
ruoli di system administrator (e di network administrator o database
administrator) la gran parte di aziende e di grandi organizzazioni
pubbliche e private, al di là delle definizioni giuridiche,
individuando tali figure nell'ambito di piani di sicurezza o di
documenti programmatici e designandoli a volte quali responsabili.
In altri casi, non soltanto in organizzazioni di piccole
dimensioni, si è invece riscontrata, anche a elevati livelli di
responsabilità, una carente consapevolezza delle criticità insite
nello svolgimento delle predette mansioni, con preoccupante
sottovalutazione dei rischi derivanti dall'azione incontrollata di
chi dovrebbe essere preposto anche a compiti di vigilanza e controllo
del corretto utilizzo di un sistema informatico.
Con il presente provvedimento il Garante intende pertanto
richiamare tutti i titolari di trattamenti effettuati, anche in
parte, mediante strumenti elettronici alla necessità di prestare
massima attenzione ai rischi e alle criticità implicite
nell'affidamento degli incarichi di amministratore di sistema.
L'Autorità ravvisa inoltre l'esigenza di individuare in questa
sede alcune prime misure di carattere organizzativo che favoriscano
una più agevole conoscenza, nell'ambito di organizzazioni ed enti
pubblici e privati, dell'esistenza di determinati ruoli tecnici,
delle responsabilità connesse a tali mansioni e, in taluni casi,
dell'identità dei soggetti che operano quali amministratori di
sistema in relazione ai diversi servizi e banche di dati.
2. Quadro di riferimento normativo.
Nell'ambito del Codice il presente provvedimento si richiama, in
particolare, all'art. 154, comma 1, lettera h), rientrando tra i
compiti dell'Autorità quello di promuovere la «conoscenza tra il
pubblico della disciplina rilevante in materia di trattamento dei
dati personali e delle relative finalità, nonchè delle misure di
sicurezza dei dati».
La lettera c) del medesimo comma 1 prevede poi la possibilità, da
parte del Garante, di prescrivere misure e accorgimenti, specifici o
di carattere generale, che i titolari di trattamento sono tenuti ad
adottare.
3. Segnalazione ai titolari di trattamenti relativa alle funzioni di
amministratore di sistema.
Ai sensi del menzionato art. 154, comma 1, lettera h) il Garante,
nel segnalare a tutti i titolari di trattamenti di dati personali
soggetti all'ambito applicativo del Codice ed effettuati con
strumenti elettronici la particolare criticità del ruolo degli
amministratori di sistema, richiama l'attenzione dei medesimi
titolari sulla necessità di adottare idonee cautele volte a
prevenire e ad accertare eventuali accessi non consentiti ai dati
personali, in specie quelli realizzati con abuso della qualità di
amministratore di sistema; richiama inoltre l'attenzione
sull'esigenza di valutare con particolare cura l'attribuzione di
funzioni tecniche propriamente corrispondenti o assimilabili a quelle
di amministratore di sistema, laddove queste siano esercitate in un
contesto che renda ad essi tecnicamente possibile l'accesso, anche
fortuito, a dati personali. Ciò, tenendo in considerazione
l'opportunità o meno di tale attribuzione e le concrete modalità
sulla base delle quali si svolge l'incarico, unitamente alle qualità
tecniche, professionali e di condotta del soggetto individuato, da
vagliare anche in considerazione delle responsabilità, specie di
ordine penale e civile (articoli 15 e 169 del Codice), che possono
derivare in caso di incauta o inidonea designazione.
4. Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti
effettuati con strumenti elettronici.
Di seguito sono indicati gli accorgimenti e le misure che vengono
prescritti ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c) del Codice, a
tutti i titolari dei trattamenti di dati personali effettuati con
strumenti elettronici, esclusi, allo stato, quelli effettuati in
ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili che,
ponendo minori rischi per gli interessati, sono stati oggetto delle
recenti misure di semplificazione (art. 29 decreto-legge 25 giugno
2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n.
133; art. 34 del Codice; provv. Garante 6 novembre 2008).
I seguenti accorgimenti e misure lasciano impregiudicata l'adozione
di altre specifiche cautele imposte da discipline di settore per
particolari trattamenti o che verranno eventualmente prescritte dal
Garante ai sensi dell'art. 17 del Codice.
Per effetto del presente provvedimento:
4.1. Valutazione delle caratteristiche soggettive.
L'attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve
avvenire previa valutazione dell'esperienza, della capacità e
dell'affidabilità del soggetto designato, il quale deve fornire
idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in
materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla
sicurezza.
Anche quando le funzioni di amministratore di sistema o assimilate
sono attribuite solo nel quadro di una designazione quale incaricato
del trattamento ai sensi dell'art. 30 del Codice, il titolare e il
responsabile devono attenersi comunque a criteri di valutazione
equipollenti a quelli richiesti per la designazione dei responsabili
ai sensi dell'art. 29.
4.2. Designazioni individuali.
La designazione quale amministratore di sistema deve essere in ogni
caso individuale e recare l'elencazione analitica degli ambiti di
operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione
assegnato.
4.3. Elenco degli amministratori di sistema.
Gli estremi identificativi delle persone fisiche amministratori di
sistema, con l'elenco delle funzioni ad essi attribuite, devono
essere riportati nel documento programmatico sulla sicurezza, oppure,
nei casi in cui il titolare non è tenuto a redigerlo, annotati
comunque in un documento interno da mantenere aggiornato e
disponibile in caso di accertamenti anche da parte del Garante.
Qualora l'attività degli amministratori di sistema riguardi anche
indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il
trattamento di informazioni di carattere personale di lavoratori, i
titolari pubblici e privati nella qualità di datori di lavoro sono
tenuti a rendere nota o conoscibile l'identità degli amministratori
di sistema nell'ambito delle proprie organizzazioni, secondo le
caratteristiche dell'azienda o del servizio, in relazione ai diversi
servizi informatici cui questi sono preposti. Ciò, avvalendosi
dell'informativa resa agli interessati ai sensi dell'art. 13 del
Codice nell'ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare,
oppure tramite il disciplinare tecnico la cui adozione è prevista
dal provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta
Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58); in alternativa si possono anche
utilizzare strumenti di comunicazione interna (a es., intranet
aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini).
Ciò, salvi i casi in cui tale forma di pubblicità o di
conoscibilità non sia esclusa in forza di un'eventuale disposizione
di legge che disciplini in modo difforme uno specifico settore.
Nel caso di servizi di amministrazione di sistema affidati in
outsourcing il titolare deve conservare direttamente e
specificamente, per ogni eventuale evenienza, gli estremi
identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di
sistema.
4.4. Verifica delle attività.
L'operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto, con
cadenza almeno annuale, di un'attività di verifica da parte dei
titolari del trattamento, in modo da controllare la sua rispondenza
alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai
trattamenti dei dati personali previste dalle norme vigenti.
4.5. Registrazione degli accessi.
Devono essere adottati sistemi idonei alla registrazione degli
accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di
elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori
di sistema. Le registrazioni (access log) devono avere
caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di
verifica della loro integrità adeguate al raggiungimento dello scopo
di verifica per cui sono richieste.
Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la
descrizione dell'evento che le ha generate e devono essere conservate
per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.
5. Tempi di adozione delle misure e degli accorgimenti.
Per tutti i titolari dei trattamenti già iniziati o che avranno
inizio entro trenta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale del presente provvedimento, le misure e gli accorgimenti di
cui al punto 4 dovranno essere introdotti al più presto e comunque
entro, e non oltre, il termine che è congruo stabilire, in
centoventi giorni dalla medesima data.
Per tutti gli altri trattamenti che avranno inizio dopo il predetto
termine di trenta giorni dalla pubblicazione, gli accorgimenti e le
misure dovranno essere introdotti anteriormente all'inizio del
trattamento dei dati.
Tutto ciò premesso il Garante:

1. Ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera h) del Codice, nel
segnalare a tutti i titolari di trattamenti di dati personali
soggetti all'ambito applicativo del Codice ed effettuati con
strumenti elettronici la particolare criticità del ruolo degli
amministratori di sistema, richiama l'attenzione dei medesimi
titolari sull'esigenza di valutare con particolare attenzione
l'attribuzione di funzioni tecniche propriamente corrispondenti o
assimilabili a quelle di amministratore di sistema (system
administrator), amministratore di base di dati (database
administrator) o amministratore di rete (network administrator),
laddove tali funzioni siano esercitate in un contesto che renda ad
essi tecnicamente possibile l'accesso, anche fortuito, a dati
personali. Ciò, tenendo in considerazione l'opportunità o meno di
tale attribuzione e le concrete modalità sulla base delle quali si
svolge l'incarico, unitamente alle qualità tecniche, professionali e
di condotta del soggetto individuato.
2. Ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c) del Codice prescrive
l'adozione delle seguenti misure ai titolari dei trattamenti di dati
personali soggetti all'ambito applicativo del Codice ed effettuati
con strumenti elettronici, anche in ambito giudiziario e di forze di
polizia (articoli 46 e 53 del Codice), salvo per quelli effettuati in
ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili che pongono
minori rischi per gli interessati e sono stati oggetto delle misure
di semplificazione introdotte di recente per legge (art. 29,
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con
legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 6
novembre 2008):
a) Valutazione delle caratteristiche soggettive.
L'attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve
avvenire previa valutazione delle caratteristiche di esperienza,
capacità e affidabilità del soggetto designato, il quale deve
fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni
in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla
sicurezza.
Anche quando le funzioni di amministratore di sistema o assimilate
sono attribuite solo nel quadro di una designazione quale incaricato
del trattamento ai sensi dell'art. 30 del Codice, il titolare e il
responsabile devono attenersi comunque a criteri di valutazione
equipollenti a quelli richiesti per la designazione dei responsabili
ai sensi dell'art. 29;
b) Designazioni individuali.
La designazione quale amministratore di sistema deve essere
individuale e recare l'elencazione analitica degli ambiti di
operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione
assegnato.
c) Elenco degli amministratori di sistema.
Gli estremi identificativi delle persone fisiche amministratori di
sistema, con l'elenco delle funzioni ad essi attribuite, devono
essere riportati nel documento programmatico sulla sicurezza oppure,
nei casi in cui il titolare non è tenuto a redigerlo, annotati
comunque in un documento interno da mantenere aggiornato e
disponibile in caso di accertamenti da parte del Garante.
Qualora l'attività degli amministratori di sistema riguardi anche
indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il
trattamento di informazioni di carattere personale dei lavoratori, i
titolari pubblici e privati sono tenuti a rendere nota o conoscibile
l'identità degli amministratori di sistema nell'ambito delle proprie
organizzazioni, secondo le caratteristiche dell'azienda o del
servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono
preposti. Ciò, avvalendosi dell'informativa resa agli interessati ai
sensi dell'art. 13 del Codice nell'ambito del rapporto di lavoro che
li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico di cui al
provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta
Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58) o, in alternativa, mediante altri
strumenti di comunicazione interna (ad es., intranet aziendale,
ordini di servizio a circolazione interna o bollettini). Ciò, salvi
i casi in cui tali forme di pubblicità o di conoscibilità siano
incompatibili con diverse previsioni dell'ordinamento che
disciplinino uno specifico settore;
d) Servizi in outsourcing.
Nel caso di servizi di amministrazione di sistema affidati in
outsourcing il titolare deve conservare direttamente e
specificamente, per ogni eventuale evenienza, gli estremi
identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di
sistema;
e) Verifica delle attività.
L'operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto, con
cadenza almeno annuale, di un'attività di verifica da parte dei
titolari del trattamento, in modo da controllare la sua rispondenza
alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza riguardanti i
trattamenti dei dati personali previste dalle norme vigenti.
f) Registrazione degli accessi.
Devono essere adottati sistemi idonei alla registrazione degli
accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di
elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori
di sistema. Le registrazioni (access log) devono avere
caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di
verifica della loro integrità adeguate al raggiungimento dello scopo
per cui sono richieste. Le registrazioni devono comprendere i
riferimenti temporali e la descrizione dell'evento che le ha generate
e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a
sei mesi.
3. Dispone che le misure e gli accorgimenti di cui al punto 2 del
presente dispositivo siano introdotti, per tutti i trattamenti già
iniziati o che avranno inizio entro trenta giorni dalla data di
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del presente provvedimento, al
più presto e comunque entro, e non oltre, il termine che è congruo
stabilire in centoventi giorni dalla medesima data; per tutti gli
altri trattamenti che avranno inizio dopo il predetto termine di
trenta giorni dalla pubblicazione, gli accorgimenti e le misure
dovranno essere introdotti anteriormente all'inizio del trattamento
dei dati.
4. Dispone che copia del presente provvedimento sia trasmesso al
Ministero della giustizia - Ufficio pubblicazione leggi e decreti per
la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana.
Roma, 27 novembre 2008
Il presidente e relatore: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli

(1) V., ad es., l'art. 5 legge 18 marzo 2008, n. 48, che prevede,
oltre a una maggiore pena, la procedibilità d'uffico nel caso in cui
il reato sia commesso con «abuso della qualità di operatore del
sistema».
(2) Per altro verso il legislatore, nell'intervenire in tema di
«Società dell'informazione», ha previsto che i certificatori di
firma elettronica, i quali sono preposti al trattamento dei dati
connessi al rilascio del certificato di firma, debbano possedere i
requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni
di amministrazione, direzione e controllo presso banche, oltre ai
requisiti tecnici necessari per lo svolgimento della loro attività
(articoli 26, 27 e 29 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82).