Serie Generale n. 301 del 30-12-2014
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
AUTORIZZAZIONE 11 dicembre 2014
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (Autorizzazione n. 1/2014). (14A09911) (GU Serie Generale n.301 del 30-12-2014)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro,
presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano,
componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito
«Codice»);
Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1, lett. d), del citato
Codice, il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell'art. 26, comma 1, del Codice, i
soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i
dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità e, ove
necessario, con il consenso scritto degli interessati,
nell'osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonchè dalla legge e dai regolamenti;
Visto il comma 4, lett. d), del medesimo art. 26, il quale
stabilisce che i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento
anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante, quando il
trattamento medesimo è necessario per adempiere a specifici obblighi
o compiti previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa
comunitaria per la gestione del rapporto di lavoro, anche in materia
di igiene e sicurezza del lavoro e della popolazione e di previdenza
e assistenza, nei limiti previsti dall'autorizzazione e ferme
restando le disposizioni del codice di deontologia e di buona
condotta di cui all'art. 111 del Codice;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 dicembre 2014, armonizzando le
prescrizioni già impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dell'art. 41, comma 5,
del Codice e, in particolare, efficaci per il periodo di ventiquattro
mesi;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito dall'art. 1 del Codice;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
è effettuato nell'ambito dei rapporti di lavoro;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli artt. 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico
di cui all'Allegato B) al medesimo Codice recanti norme e regole
sulle misure di sicurezza;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli artt. 42 e seguenti del Codice in materia di
trasferimento di dati personali all'estero;
Visto l'art. 167 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore la prof.ssa Licia Califano;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1, lett.
d), del Codice, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro,
secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi
e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo
l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo
da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare
l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3
del Codice.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione è rilasciata:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, anche sociali,
agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un
rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche
atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un
incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2,
lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia
di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai
regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali;
l'autorizzazione riguarda anche l'attività svolta:
c) dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del
lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente dei
soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate;
d) dal rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, anche
territoriale e di sito;
e) da associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni
rappresentative di categorie di datori di lavoro, al solo fine di
perseguire le finalità di cui al punto 3), lettera h).
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di
apprendistato, o di formazione e lavoro, o di inserimento, o di
lavoro ripartito, o di lavoro intermittente o a chiamata, o di lavoro
occasionale ovvero prestatori di lavoro nell'ambito di un contratto
di somministrazione di lavoro, o in rapporto di tirocinio, ovvero ad
associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai
punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative,
anche nella modalità di lavoro a progetto, o ad altri lavoratori
autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di
prestazioni di lavoro accessorio, con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle
lettere precedenti, fatta salva l'ipotesi prevista dall'art. 26,
comma 3, lett. b-bis), del Codice relativamente ai dati sensibili
indispensabili contenuti in curricula spontaneamente trasmessi dagli
interessati ai fini dell'instaurazione di un rapporto di lavoro;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri
incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e
negli organismi di cui al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere indispensabile:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi
o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa
comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche
aziendali, in particolare ai fini dell'instaurazione, gestione ed
estinzione del rapporto di lavoro, nonchè del riconoscimento di
agevolazioni ovvero dell'erogazione di contributi, dell'applicazione
della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche
integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della
popolazione, nonchè in materia fiscale, sindacale, di tutela della
salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla
legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della
contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi,
altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o
dell'incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo
in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle procedure
di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e
per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Qualora
i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale,
il diritto da far valere o difendere deve essere di rango pari a
quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della
personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e
inviolabile;
e) per esercitare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni
cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale;
g) per garantire le pari opportunità nel lavoro;
h) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli
statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni
rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti
collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.
4) Categorie di dati.
Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità che non
possano essere adempiuti o realizzati, caso per caso, mediante il
trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e
in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti
la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di
mensa, nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla legge,
dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attività o di
incarichi sindacali (sempre che il trattamento sia effettuato ai fini
della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti
dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche
aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative, nonchè
i dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti e ulteriormente trattati in riferimento a invalidità,
infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad
esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità psico-fisica a
svolgere determinate mansioni, all'appartenenza a determinate
categorie protette, nonchè i dati contenuti nella certificazione
sanitaria attestante lo stato di malattia, anche professionale
dell'interessato, o comunque relativi anche all'indicazione della
malattia come specifica causa di assenza del lavoratore.
5) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli artt. 11 e 14 del
Codice, nonchè dagli artt. 31 e seguenti del Codice e dall'Allegato
B) al medesimo Codice, il trattamento dei dati sensibili deve essere
effettuato unicamente con operazioni, nonchè con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in
rapporto ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità.
I dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando
quanto previsto dall'art. 84, comma 1, del Codice), in plico chiuso o
con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti
non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di
cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e,
ove necessario, di acquisirne il consenso scritto, in conformità a
quanto previsto dagli articoli 13, 23 e 26 del Codice.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma
1, lettera e), del Codice, i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli
obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le
finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante controlli
periodici, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al
rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di
propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche,
risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono
essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma
di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione è prestata per l'indispensabilità dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario,
diffusi nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti
o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati,
ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed
assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti di
patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale,
agenzie per il lavoro, associazioni ed organizzazioni sindacali di
datori di lavoro e di prestatori di lavoro, liberi professionisti,
società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e
familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 26, comma 5, del Codice, i dati idonei a
rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità dalle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al
datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi,
sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai
datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei
dipendenti o in persone prese in considerazione per l'instaurazione
di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositività;
c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire
discriminazioni;
d) fermo restando quanto disposto dall'art. 8 della legge 20
maggio 1970, n. 300, nell'art. 10 del decreto legislativo 10
settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro e agli
altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuare
qualsivoglia indagine o comunque trattamento di dati ovvero di
preselezione di lavoratori, anche con il loro consenso, in base alle
convinzioni personali, alla affiliazione sindacale o politica, al
credo religioso, al sesso, all'orientamento sessuale, allo stato
matrimoniale o di famiglia o di gravidanza, alla età, all'handicap,
alla razza, all'origine etnica, al colore, alla ascendenza,
all'origine nazionale, al gruppo linguistico, allo stato di salute e
ad eventuali controversie con i precedenti datori di lavoro, nonchè
di trattare dati personali dei lavoratori che non siano strettamente
attinenti alle loro attitudini professionali e al loro inserimento
lavorativo.
10) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio
2015 fino al 31 dicembre 2016, salve eventuali modifiche che il
Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali
novità normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 11 dicembre 2014

Il Presidente: Soro


Il relatore: Califano


Il segretario generale: Busia