Serie Generale n. 29 del 5-2-1997
LEGGI, DECRETI E ORDINANZE PRESIDENZIALI
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 6 dicembre 1996, n. 694
Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati. (GU Serie Generale n.29 del 05-02-1997)
Nota: note: Entrata in vigore del decreto: 20-2-1997

IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto l'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11
settembre 1974 recante norme sulla fotoriproduzione sostitutiva dei
documenti d'archivio e di altri atti delle pubbliche amministrazioni
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 306 del 25 novembre 1974;
Vista la legge 29 gennaio 1975, n. 5;
Visti gli articoli 7 e 8 del decreto del Presidente della
Repubblica 3 dicembre 1975, n. 805;
Visto l'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto l'articolo 7-bis del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357,
convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489;
Udito il comitato di settore per i beni archivistici nella seduta
del 1 luglio 1992;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza
generale del 25 luglio 1996;
Sulla proposta del Ministro per i beni culturali e ambientali, di
concerto con il Ministro di grazia e giustizia, con il Ministro delle
finanze e con il Ministro del tesoro;
A D O T T A
il seguente regolamento:
Art. 1.
Limiti, modalità e procedimenti tecnici
per la riproduzione sostitutiva
1. Per i privati la facoltà prevista dall'articolo 25 della legge
4 gennaio 1968, n. 15, di riproduzione sostitutiva dei documenti di
archivio, delle scritture contabili compresi i libri giornali e degli
inventari, della corrispondenza e degli altri atti di cui per legge
è prescritta la conservazione, è esercitata, fatti salvi i limiti
di cui all'articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 11 settembre 1974, con le modalità ed i procedimenti
tecnici stabiliti dal presente decreto.
2. Il procedimento di microfilmatura è disciplinato dal presente
decreto.
3. I documenti d'archivio, sottoposti a riproduzione sostitutiva
sono riprodotti su qualsiasi supporto tecnico previsto dalla legge,
che dà garanzia di fedeltà al documento riprodotto, di
duplicabilità, di leggibilità, di resistenza dell'immagine a
tentativi di alterazione e di stabilità nel tempo, in condizioni
normali di conservazione.
4. Fatto salvo quanto disposto dall'articolo 7-bis, comma 9, del
decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni,
dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, i procedimenti tecnici e le
modalità della riproduzione e della autenticazione su supporti
diversi da quello previsto dal comma 2, sono stabiliti con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per i
beni culturali e ambientali, di grazia e giustizia, delle finanze e
del tesoro, previo parere del comitato di settore per i beni
archivistici.
AVVERTENZA:
Il testo delle note qui pubblicato è stato redatto ai
sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle
disposizioni sulla promulgazione delle leggi,
sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica
e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana,
approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo
fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge
alle quali è operato il rinvio. Restano invariati il
valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti.

Art. 2.
Adempimenti preliminari all'esercizio della facoltà
di riproduzione sostitutiva
1. I privati che intendono avvalersi della facoltà di cui
all'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, inoltrano al
soprintendente archivistico, competente per territorio, il relativo
progetto di riproduzione sostitutiva.
2. Entro novanta giorni dalla presentazione, il soprintendente,
esaminata la rispondenza del progetto stesso alla normativa in vigore
lo approva oppure lo respinge con provvedimento motivato.
3. Ove i documenti oggetto della riproduzione sostitutiva sono
conservati in sedi dislocate in un ambito territoriale più ampio di
quello regionale, i titolari dell'archivio inoltrano il progetto di
riproduzione sostitutiva direttamente al Ministero per i beni
culturali e ambientali - Ufficio centrale per i beni archivistici.
4. La relativa approvazione o il suo motivato rigetto è disposta
dall'ufficio di cui al comma 3, previo parere del comitato di settore
per i beni archivistici, entro centoventi giorni dalla data di
presentazione del progetto stesso.

Art. 3.
Distruzione dei documenti riprodotti
1. Alla distruzione dei documenti di cui è stata eseguita la
riproduzione sostitutiva si procede dopo avere effettuate le
operazioni di autenticazione ai sensi dell'articolo 8, salvo per quei
documenti per i quali l'amministrazione archivistica, in sede di
approvazione del progetto, vieti la distruzione disponendone il
ritiro e la conservazione a proprie spese.
2. I registri o i libri comunque denominati, non esclusi
dall'applicazione dell'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15,
ai sensi dell'articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 11 settembre 1974, non possono essere riprodotti e distrutti
se non sono esauriti.

Art. 4.
Cartellinatura degli atti e dei documenti da riprodurre
1. Gli atti e documenti destinati alla riproduzione sostitutiva
sono oggetto di cartellinatura.
2. La cartellinatura consiste nella preparazione degli atti e
documenti da riprodurre e nell'approntamento di idonei strumenti di
consultazione, eventualmente integrati da codificazioni per
l'elaborazione elettronica, che in base alle indicazioni apposte sui
singoli atti e documenti ed a quelle inserite sul corrispondente
supporto tecnico utilizzato per la riproduzione, consentono di
rilevare la stretta connessione degli atti e documenti riprodotti con
il loro raggruppamento (unità, serie o altro livello di
aggregazione) e di reperire prontamente gli atti o i documenti da
consultare o duplicare.
3. In particolare, dopo la individuazione della categoria dei
documenti da riprodurre, si osservano le seguenti modalita':
a) le unità archivistiche sono numerate progressivamente
nell'interno di ciascuna serie (o di altro livello di aggregazione),
la cui indicazione va riportata sul frontespizio delle unità stesse;
b) gli atti e i documenti compresi in ciascuna unità
archivistica sono ordinati e numerati, ed eventualmente codificati,
secondo l'ordine cronologico ad iniziare dal documento meno recente,
salvo che per quegli atti e documenti che per esigenze organizzative
sono ordinati diversamente o sono legati in volume o riportati nel
registro già numerati progressivamente, per i quali resta fermo il
relativo ordine;
c) le pagine di cui si compone ciascun documento compreso
nell'unità archivistica, o la medesima unità archivistica se questa
è composta di un unico documento, sono numerate progressivamente;
d) l'indicazione della serie di appartenenza di ciascun atto o
documento viene individuata da qualsiasi sistema di individuazione
purchè rispondente ai criteri dettati dal comma 2. Per l'indicazione
degli altri livelli di aggregazione archivistica eventualmente
previsti sono adottati criteri analoghi;
e) la numerazione può essere effettuata manualmente o
meccanicamente. Eventuali errori sono corretti annullando
l'indicazione errata e ripetendo a fianco quella esatta;
f) ciascuna unità archivistica è descritta in un registro di
serie, nel quale sono riportate le indicazioni atte ad identificarla
(cioè denominazione del soggetto o ente tenuto a conservare
l'archivio, denominazione della categoria dei documenti,
denominazione ed estremi cronologici della serie o di altro livello
di aggregazione, numero dell'unità archivistica, quantità dei
documenti o delle pagine che la compongono) e quelle atte ad
identificare le corrispondenti unità di riproduzione (numero di
bobina o di altro complesso fotografico, numero iniziale e finale dei
fotogrammi riproducenti la singola unità archivistica). Le
indicazioni relative alle unità di riproduzione vanno previste anche
per gli eventuali rifacimenti di cui all'articolo 7.
4. I registri di serie, prima dell'uso sono numerati
progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le
modalità previste dall'articolo 2215 del codice civile; contengono
altresì, per ogni blocco di unità di riproduzione autenticate, le
dichiarazioni del pubblico ufficiale di cui al comma 5 dell'articolo
8, complete della qualifica e delle generalità dello stesso.
5. Le predette indicazioni sono, in presenza di particolari
tipologie documentarie, integrate con tutti gli altri dati
eventualmente utili all'individuazione delle singole unità
archivistiche.
6. Per la documentazione da riprodurre che non è raggruppata o
raggruppabile in serie, il registro di serie contiene l'indicazione
dei criteri di elencazione delle unità archivistiche.

Art. 5.
Procedimento di microfilmatura
1. Il microfilm sostitutivo degli atti e documenti dei quali si
intende procedere alla distruzione è costituito da una pellicola
negativa soggetta alle prescrizioni del decreto del Ministro per i
beni culturali e ambientali 29 marzo 1979 pubblicato nella Gazzetta
Ufficiale n. 206 del 28 luglio 1979, con il quale sono state
approvate le caratteristiche della pellicola destinata alla
fotoriproduzione sostitutiva dei documenti d'archivio.
2. Quale unità di riproduzione è assunta oltrechè la bobina del
tipo comunemente in commercio, qualsiasi altra pellicola negativa, di
formato ridotto, purchè atta a costituire un complesso collegabile
mediante numerazioni o altri simboli che garantiscono l'univoca
individuazione delle singole unità di riproduzione.
3. Le unità di riproduzione non sono impressionate sulla loro
parte terminale per uno spazio sufficiente ai fini dell'apposizione
dell'attestazione di autentica di cui all'articolo 8.
4. Il processo fotografico è effettuato a regola d'arte.
5. Le pellicole impressionate sono custodite in modo da garantirne
la leggibilità e la stabilità in condizioni normali di
conservazione.

Art. 6.
Indicazioni da apporre nel negativo sostitutivo
1. La pellicola è impressionata con le indicazioni
sottospecificate:
a) denominazione del soggetto o ente tenuto a conservare
l'archivio;
b) denominazione della categoria dei documenti;
c) denominazione ed estremi cronologici della serie o di altro
livello di aggregazione;
d) numero o codice dell'unità di riproduzione, data
dell'impressione, denominazione del laboratorio cui è affidato il
procedimento di impressione.
e) numero dell'unità archivistica e quantità dei documenti o
delle pagine che la compongono;
f) quantità e numero di documenti o di pagine mancanti, nonchè
di fogli bianchi o danneggiati.
2. Gli estremi di cui alle lettere a), b), c) e d) di cui al comma
1 costituiscono lo schedone generale di serie. Tale schedone è
riprodotto sia sul secondo che sul penultimo fotogramma di ciascuna
unità di riproduzione mentre sul primo e sull'ultimo fotogramma sono
riprodotti i simboli internazionali di "inizio" e "fine" pellicola;
3. Gli estremi di cui alle lettere e) ed f) di cui al comma 1
costituiscono lo schedone particolare dell'unità archivistica. Tale
schedone può essere sostituito dal frontespizio di ciascuna unità
archivistica ed è riprodotto all'inizio di detta unità.
4. Quando l'unità archivistica non è contenuta integralmente
nella medesima unità di riproduzione, lo schedone di cui alle
lettere e) ed f) è riprodotto, con idonee indicazioni di
collegamento, a chiusura dell'unità di riproduzione e all'inizio
della successiva.
5. I fotogrammi sono numerati progressivamente per unità di
riproduzione secondo le indicazioni di cui all'articolo 4, comma 3,
lettera d).
6. Ciascuna unità di riproduzione è descritta in apposito
registro nel quale sono riportati gli estremi di classificazione di
cui alla lettera d) di cui al comma 1 e quelli idonei ad identificare
le unità archivistiche in essa riprodotte.
7. I registri delle unità di riproduzione di cui al comma 6 sono,
prima dell'uso, numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati
ai sensi e con le modalità previste dall'articolo 2215 del codice
civile.

Art. 7.
C o l l a u d o
1. La pellicola sostitutiva dei documenti d'archivio è sottoposta
a collaudo.
2. Qualora al collaudo risultano errori di cartellinatura o di
ripresa si provvede alle necessarie integrazioni e correzioni,
fotografando i documenti non riprodotti o riprodotti nei fotogrammi
errati o danneggiati in una o più unità di riproduzione, che hanno
una propria numerazione e fanno parte integrante della serie di
riproduzione cui si riferiscono.
3. Le unità di riproduzione riservate ai rifacimenti sono soggette
alle prescrizioni del presente decreto.
4. Ciascuna unità di riproduzione riservata ai rifacimenti, al
secondo e penultimo fotogramma, riporta accanto al proprio numero o
al codice di individuazione, l'indicazione "rifacimenti", nonchè i
numeri o i codici delle unità di riproduzione cui le correzioni si
riferiscono.
5. I rifacimenti sono eseguiti per ordine progressivo delle unità
di riproduzione in cui sono contenuti i fotogrammi da ripetere e per
ciascuna unità di riproduzione seguendo l'ordine progressivo dei
fotogrammi errati. Il numero del fotogramma da sostituire è dato al
rifacimento corrispondente. Il fotogramma relativo a un documento non
riprodotto ha lo stesso numero, contrassegnato dalla lettera
dell'alfabeto, del fotogramma che riproduce il documento
immediatamente precedente nell'ordine di cartellinatura.
6. All'inizio del gruppo di fotogrammi che ne sostituiscono altri
annullati della medesima unità di riproduzione sono riportate le
indicazioni che contraddistinguono detta unità con la legenda
"inizio rifacimento"; prima dei fotogrammi di ciascuna unità
archivistica, è riprodotto lo schedone particolare con l'indicazione
"inizio rifacimento".
7. Durante il collaudo sono annullati in maniera evidente ed
indelebile, senza compromettere la resistenza della pellicola, i
fotogrammi errati e in presenza di duplicati quelli tecnicamente
peggiori.

Art. 8.
Procedimento e modalità di autenticazione
della pellicola sostitutiva
1. La pellicola riproducente gli atti e i documenti da sostituire
ai sensi e per gli effetti dell'articolo 25 della legge 4 gennaio
1968, n. 15, è autenticata da pubblici ufficiali forniti di potestà
certificativa, o da soggetti ad essi equiparati.
2. Il Presidente del Consiglio dei Ministri, indica, con proprio
decreto, i ministri cui demandare il potere di attribuire a propri
funzionari la potestà ad effettuare le attività di cui al presente
articolo.
3. Il pubblico ufficiale incaricato dell'autenticazione verifica la
conformità alle prescrizioni del presente decreto del procedimento
di cartellinatura e di formazione della pellicola sostitutiva,
procedendo all'esame delle unità di riproduzione e dei registri di
cui all'articolo 4, comma 3, lettera f) e all'articolo 6, comma 6.
4. Eseguite le operazioni descritte nel comma 3, il pubblico
ufficiale appone il proprio punzone nella parte dell'unità di
riproduzione non impressionata, ai sensi dell'articolo 5, comma 3.
5. Delle operazioni descritte nei commi 3 e 4, il pubblico
ufficiale dà atto mediante dichiarazione su ciascuna pagina dei
registro di cui all'articolo 4, comma 3, lettera f).
6. Il pagamento dei diritti di autenticazione è effettuato
mediante apposizione, su ciascuna delle predette pagine, di una marca
da bollo che il pubblico ufficiale annulla, secondo le modalità
previste dall'articolo 14 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

Art. 9.
Efficacia della pellicola sostitutiva
1. La pellicola autenticata con il procedimento e le modalità
previste dall'articolo 8 sostituisce, ai sensi e per gli effetti
dell'articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, gli originali dei
documenti riprodotti.
2. Dalla pellicola sostitutiva, autenticata ai sensi dell'articolo
8, sono tratte copie integrali o parziali. Per la formazione di tali
copie sono ammessi tutti i procedimenti tecnici.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, è inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Roma, 6 dicembre 1996
Il Presidente del Consiglio dei Ministri
PRODI
Il Ministro per i beni culturali e ambientali
VELTRONI
Il Ministro di grazia e giustizia
FLICK
Il Ministro delle finanze
VISCO
Il Ministro del tesoro
CIAMPI
Visto, il Guardasigilli: FLICK
Registrato alla Corte dei conti il 29 gennaio 1997
Registro n. 1 Presidenza, foglio n. 17