Serie Generale n. 281 del 2-12-1997
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 29 novembre 1997
Autorizzazione n. 4/1997 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti. (GU Serie Generale n.281 del 02-12-1997)

IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati (art. 22, comma
1, della legge n. 675/1996);
Considerato che i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale possono essere trattati anche ai sensi di una speciale
disposizione, in base alla quale, ferma restando l'autorizzazione di
questa Autorità, si può prescindere dal consenso degli interessati
quando il trattamento è necessario per far valere o difendere in
sede giudiziaria un diritto di rango pari a quello dell'interessato,
ovvero è necessario per lo svolgimento delle investigazioni di cui
all'art. 38 delle norme di attuazione del codice di procedura penale,
semprechè idati siano trattati esclusivamente per tali finalità e
per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento (art.
22, comma 4, della citata leggen. 675/1996);
Considerato che il Garante può rilasciare tali autorizzazioni
anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996 modificato
dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Ritenuto opportuno rilasciare prima del 30 novembre 1997 una
autorizzazione generale volta a semplificare gli adempimenti previsti
dalla legge n. 675/1996, ad armonizzare le prescrizioni da impartire
e a favorire la funzionalità dell'Ufficio del Garante;
Rilevato che sono in fase di predisposizione alcuni decreti
legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione
dei dati personali, i quali, in attuazione della legge 31 dicembre
1996, n. 676, dovranno prevedere entro il 23 luglio 1998 alcune norme
integrative riguardanti i dati sensibili, anche in attuazione delle
raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d'Europa;
Considerata l'opportunità che in questa fase transitoria le
autorizzazioni non rechino disposizioni particolarmente dettagliate,
e ciò allo scopo di evitare che l'attività dei titolari sia
soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo di
tempo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare, allo stato,
un'autorizzazione provvisoria, anche in conformità a quanto previsto
dall'emanando regolamento concernente l'organizzazione e il
funzionamento dell'Ufficio di questa Autorità;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che l'autorizzazione prenda in
considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di
interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione,
nonchè il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la
disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai
fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma
5-quater);
Considerata la necessità che sia garantito anche nell'attuale fase
transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo
i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonchè per la
dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identità personale, principi valutati anche sulla base delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali per l'espletamento delle rispettive attività
professionali, e che è pertanto necessario che tali trattamenti
formino oggetto di una autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41,
comma 7, della legge n. 675/1996;
Autorizza
i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a
trattare i dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n.
675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
1. Ambito di applicazione.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi
professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio
di un'attività professionale in forma individuale o associata, o in
conformità alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della
legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e
consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei
corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi
dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578,
recante l'ordinamento delle professioni di avvocato e procuratore.
L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari
che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232
del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero
professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati
sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dal personale
sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali
si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/1997, pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 279 del 29 novembre
1997;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione
di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti
sopraindicati alla quale si riferisce l'autorizzazione generale n.
1/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana
21 novembre 1997, n. 272;
c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai
giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli
articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.
2. Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai
clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò
sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche
prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati
e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non eccedenti
rispetto agli incarichi conferiti.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/1997.
3. Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli
fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il
libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento
professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza
ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che
sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi
della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di
consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche
da parte di terzi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel
procedimento penale delle investigazioni di cui all'art. 38 delle
norme di attuazione del codice di procedura penale, anche a mezzo di
sostituti e di consulenti tecnici.
4. Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate all'incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali,
la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalità degli interessati, nonchè il
trasferimento all'estero dei dati.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l'interessato ai sensi dell'articolo 10, commi 1 e
3, della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso
terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto in sede
giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c),
l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso
scritto, sono necessari anche in riferimento ai dati idonei a
rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, solo se i dati sono
trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al
perseguimento di tali finalità, oppure per altre finalità con esse
non incompatibili.
Le informative devono permettere all'interessato di comprendere
agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo
professionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre
un'ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti.
Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare
quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli
ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero
professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli
dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati
del trattamento preposti all'espletamento di compiti amministrativi.
5. Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'articolo 9,
comma 1, lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili
possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi,
regolamenti o dalla normativa comunitaria e, comunque, per un periodo
non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli
incarichi conferiti.
A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante
controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dei
dati rispetto agli incarichi.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono
essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi
incarichi.
6. Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
pertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto,
in ogni caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi
solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o
repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la
materia (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996).
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.
7. Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8. Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300, e 5 giugno
1990, n. 135, nonchè dalle norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la
rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonchè gli
obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole
figure professionali.
9. Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 30 novembre
1997, fino al 30 settembre 1998.
Qualora alla data del 30 novembre 1997 il trattamento non sia già
conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare
può adeguarsi ad esse entro il 31 dicembre 1997, semprechè le
caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento entro
un termine più breve.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 29 novembre 1997
Il Presidente: Rodotà