3a Serie Speciale - Regioni n. 13 del 28-3-1998
REGIONE LIGURIA
REGIONE LIGURIA
REGOLAMENTO REGIONALE 24 novembre 1997, n. 5
Regolamento per la tenuta ed il funzionamento dei protocolli collegati al sistema archivistico della Regione Liguria (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.13 del 28-03-1998)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della regione Liguria n. 21
del 24 dicembre 1997)

IL CONSIGLIO REGIONALE
Ha approvato

IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA
Constatata l'esecutività del provvedimento

Promulga
il seguente regolamento regionale:

Art. 1.
Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina le operazioni di
protocollazione, classificazione ed archiviazione dei documenti della
Regione, eccettuata la corrispondenza riservata agli organi politici
che viene registrata dalle rispettive segreterie particolari su
appositi registri del protocollo.
2. Le operazioni di protocollazione disciplinate dal presente
regolamento vengono eseguite secondo le procedure informatiche
contenute nell'allegato A. Tali procedure potranno essere modificate
con provvedimento della Giunta regionale a seguito degli sviluppi
tecnologici afferenti il settore.

Art. 2.
Natura giuridica dei documenti

1. Gli archivi della Regione fanno parte del Demanio pubblico.
2. I documenti appartenenti all'Ente sono inalienabili.

Art. 3.
Regime di protocollazione

1. La documentazione prodotta o ricevuta dalla Regione è
protocollata dal protocollo generale e dal protocollo di struttura.
2. La posta interna è registrata solo nel protocollo di struttura.
3. La corrispondenza delle strutture periferiche e del Comitato
Regionale di Controllo è registrata solo sul protocollo di
struttura.

Art. 4.
Protocollo generale

1. Presso la Regione è istituito il protocollo generale, che
riceve tutta la corrispondenza indirizzata all'Ente, eccettuati i
casi di cui all'art. 3, comma 3.
2. All'ufficio del protocollo generale è preposto un dipendente
regionale di qualifica non inferiore a funzionario, il quale può
delegare specifiche mansioni ad altri dipendenti.

Art. 5.
Plichi raccomandati

1. Il funzionario responsabile del protocollo generale, o altro
dipendente delegato, è tenuto a rilasciare ricevuta dei plichi
raccomandati od assicurati o che, comunque, comportino una
dichiarazione di ricevimento.

Art. 6.
Manomissioni della corrispondenza

1. Qualora si accerti il cattivo stato di sigilli o mezzi di
chiusura di plichi, lettere o pacchi, tale da far temere danni o
manomissioni, il funzionario responsabile del protocollo generale dà
luogo all'apertura degli stessi in presenza di due testimoni,
redigendo immediatamente apposito verbale dell'operazione.

Art. 7.
Notifica degli atti giudiziari

1. Il funzionario responsabile del protocollo generale, o altro
dipendente delegato, riceve anche gli atti notificati dagli ufficiali
giudiziari.

Art. 8.
Apertura e assegnazione della corrispondenza

1. Il protocollo generale provvede all'apertura della
corrispondenza in arrivo, apponendo sulla stessa il timbro a data.
2. Il funzionario responsabile del protocollo generale o altro
dipendente delegato assegna la corrispondenza in arrivo alle singole
strutture regionali. Nel caso la competenza riguardasse più
strutture dovranno essere predisposte tante copie quante saranno le
strutture interessate.
3. Il timbro a data di cui al comma 1 deve riportare la data
giornaliera e uno spazio che consenta l'indicazione della struttura
di assegnazione e del numero progressivo corrispondente del registro
del protocollo generale.

Art. 9.
Protocollazione della corrispondenza

1. La corrispondenza viene protocollata sul registro del protocollo
generale in ordine progressivo ed inviata quotidianamente alla
struttura assegnataria per la trattazione.

Art. 10.
Smistamento della corrispondenza

1. La corrispondenza destinata nominativamente al Presidente della
Giunta regionale, al Presidente del Consiglio regionale, agli
Assessori, ai Gruppi consiliari e ai Consiglieri regionali viene
recapitata direttamente, senza apertura del plico, alle rispettive
segreterie particolari o al destinatario.
2. La corrispondenza, accompagnata da oggetti di valore, carte di
credito, assegni, titoli, mandati ed ogni altro documento di natura
finanziaria o giuridico-amministrativa rilevante, nonchè gli atti
notificati dagli ufficiali giudiziari, sono consegnati alle strutture
competenti previa attestazione di ricevuta in apposito registro o su
fogli di accompagnamento.
3. La posta erroneamente assegnata ad una struttura deve essere
restituita al protocollo generale per le modifiche conseguenti, entro
il giorno successivo, a cura della struttura stessa.

Art. 11.
Registro del protocollo

1. La pagina elettronica del registro di protocollo informatizzato
comprende le seguenti voci o campi, utilizzabili sia per la posta in
arrivo che per quella in partenza (allegato B):
a) documento in entrata (E) o in uscita (U);
b) numero progressivo del protocollo generale;
c) data in cui si effettua la registrazione del documento;
d) indicazione del mittente;
e) data e protocollo dell'atto registrato;
f) numero degli eventuali allegati;
g) tipo di documento;
h) oggetto, cioè sunto preciso del contenuto del documento;
i) struttura destinataria e/o mittente;
j) indicazione del destinatario.

Art. 12.
Tenuta del registro del protocollo

1. Il registro del protocollo si apre il 1 gennaio e si chiude il
31 dicembre dello stesso anno.
2. All'atto della chiusura annuale, il funzionario responsabile del
protocollo generale appone in calce all'ultima registratura una
dichiarazione sottoscritta riguardante il numero complessivo di
registrazioni effettuate nell'anno e indicante i numeri di
registrazione eventualmente annullati.
3. La registrazione degli atti in arrivo e di quelli in partenza
avviene in modo automatizzato; è cura del protocollo stampare
quotidianamente i dati inseriti su fogli appositamente vidimati dal
dirigente della struttura competente o dal funzionario incaricato.
4. Non è comunque consentito lasciare in bianco gli spazi relativi
a ciascun numero di registrazione. Qualora ciò dovesse verificarsi,
tali spazi, effettuata la stampa, devono essere barrati con un segno
di annullamento apposto dal competente funzionario.
5. Le eventuali correzioni, per meri errori di fatto, apportate dal
funzionario competente secondo quanto indicato nelle procedure
informatiche per la protocollazione, risultano nel libro delle
variazioni allegato al registro di protocollo.
6. Lo stesso documento rivolto a più destinatari si registra con
un solo numero di protocollo.

Art. 13.
Timbro di registrazione

1. Il timbro di registrazione reca le seguenti indicazioni
(allegato C):
a) intestazione dell'Ente;
b) data della registrazione nel registro del protocollo;
c) numero progressivo di registrazione.

Art. 14.
Intestazione e contenuto della corrispondenza

1. La corrispondenza della Regione riporta, sia sull'originale che
sulla minuta: la datazione cronologica, l'indicazione del codice di
classificazione seguito dal numero del fascicolo, l'indicazione dei
numeri desunti dai registri di protocollo generale e di struttura,
l'oggetto.
2. Al fine di consentire la corretta registrazione e il rapido
reperimento dei documenti, ciascuna lettera deve avere un solo
oggetto.

Art. 15.
Corrispondenza non soggetta a protocollazione

1. Non vengono registrati nel registro del protocollo i giornali, i
libri, i bollettini, le Gazzette Ufficiali e tutti quei documenti a
stampa o no che, per loro natura, non rivestono rilevanza
giuridico-amministrativa.

Art. 16.
Deliberazioni, decreti, ordinanze

1. Gli schemi di provvedimento di iniziativa della Giunta
regionale, dell'Ufficio di Presidenza, dei Consiglieri regionali e
degli organi monocratici sono registrati nel protocollo generale come
atti in uscita.
2. Gli atti assunti dalla Giunta regionale, dall'Ufficio di
Presidenza e dagli organi monocratici quali deliberazioni, decreti e
ordinanze, sono registrati su appositi registri tenuti dalla
struttura regionale competente a curare gli atti amministrativi della
Regione.

Art. 17.
F a t t u r e

1. Le fatture devono essere protocollate secondo le procedure
applicate per la corrispondenza.

Art. 18.
Fonogrammi e fax

1. I fonogrammi, sia in arrivo che in partenza, devono essere
redatti in duplice copia e recare le seguenti indicazioni:
a) data e numero di registrazione nel registro del protocollo;
b) data di ricezione o trasmissione;
c) nominativo dell'addetto alla ricezione e alla trasmissione;
d) ora di arrivo o di trasmissione.
2. Le comunicazioni a mezzo fax in arrivo e in partenza devono
essere protocollate secondo le procedure per la corrispondenza e
recapitate alla competente struttura di norma non oltre le quattro
ore dal ricevimento.

Art. 19.
Servizio di registrazione e archivio

1. Presso ciascuna struttura regionale viene effettuato il servizio
di registrazione e archiviazione dei documenti ricevuti e prodotti.
2. Il dirigente di ciascuna struttura è responsabile della
corretta applicazione delle disposizioni concernenti la
protocollazione, la classificazione e l'archiviazione dei documenti,
nonchè della tenuta del protocollo di struttura adempiendo, in
specie, alle prescrizioni di cui all'art. 12.
3. I protocolli di dipartimento sono equiparati a quelli di
struttura e ad essi si applicano le norme contenute in questo titolo.
4. La posta ricevuta dal dipartimento e da questi inviata, per la
trattazione dell'affare, ad una struttura afferente al dipartimento
stesso, è trasmessa con nota di accompagnamento debitamente
protocollata.
5. La posta destinata all'esterno, anche per conoscenza, deve
riportare il numero di protocollo generale oltre che quello di
struttura.

Art. 20.
Assegnazione della corrispondenza

1. La corrispondenza in arrivo, sia esterna che interna all'Ente,
dopo che il dipendente incaricato ha apposto il timbro di
registrazione, viene consegnata al dirigente della struttura.
2. Il dirigente della struttura, vista detta corrispondenza,
l'assegna al responsabile del procedimento o al dipendente che cura
l'affare cui la stessa si riferisce.
3. L'assegnazione avviene mediante indicazione sul documento, nello
spazio appositamente definito nel timbro di registrazione, del
nominativo del dipendente assegnatario del documento.

Art. 21.
Registrazione dei documenti

1. Eseguite le operazioni di cui all'art. 20, la corrispondenza e i
documenti pervenuti vengono registrati sul registro del protocollo di
struttura secondo quanto disposto agli articoli 12 e 14 del presente
regolamento.
2. Qualora una lettera in partenza abbia più di un mittente viene
registrata da parte della struttura le cui competenze siano
preponderanti rispetto all'argomento trattato nel documento stesso.
3. I verbali ed i documenti prodotti da comitati o commissioni
regionali e da gruppi di lavoro vengono registrati in partenza nel
registro del protocollo della struttura da cui dipende il segretario
di detti organismi o, in sua assenza, di quella cui fa capo
l'estensore degli atti da registrare, salvo diversa disposizione
impartita dal competente Dirigente Generale.

Art. 22.
Registro del protocollo

La pagina elettronica del registro di protocollo della struttura
comprende le seguenti voci o campi, utilizzabili sia per la posta in
arrivo che in partenza (allegato D):
a) documenti in entrata (E) o in uscita (U);
b) numero progressivo del protocollo generale;
c) data di registrazione del documento;
d) numero progressivo del protocollo di struttura;
e) tipo di documento;
f) oggetto;
g) allegati;
h) mittente (per la posta in arrivo);
i) protocollo e data dei documenti in arrivo;
j) destinatario (per la posta in partenza);
k) responsabile del procedimento.

Art. 23.
Timbro di registrazione

1. Il timbro di registrazione di ciascuna struttura reca le
seguenti indicazioni (allegato E):
a) intestazione dell'Ente;
b) denominazione della struttura;
c) data della registrazione nel registro di protocollo;
d) numero di registrazione del registro di protocollo;
e) indice di classificazione;
f) nominativo del dipendente cui è assegnato il documento.

Art. 24.
Titolario generale di classificazione

1. Il titolario è il quadro di classificazione cui fare
riferimento nell'esecuzione, delle operazioni archivistiche e si
articola in titoli, categorie classi e sottoclassi. Tale partizione
può essere suscettibile di ulteriore sviluppo nelle sue suddivisioni
classificatorie.
2. I documenti in arrivo o in partenza devono essere classificati
sulla base di una tabella di classificazione e dei suoi relativi
indici che devono essere riportati nel protocollo tenuto presso
ciascuna struttura.
3. Il titolario riporta in allegato il massimario di scarto
contenente i criteri sulla cui base effettuare le operazioni di
scarto di cui all'art. 30.

Art. 25.
Classificazione dei documenti

1. Per classificare i documenti occorre segnare sugli stessi un
codice numerico, alfabetico o alfanumerico desunto dal titolario
generale, sulla base di una suddivisione per materia e competenza.

Art. 26.
F a s c i c o l o

1. Il fascicolo è l'unità elementare di conservazione dei
documenti ricevuti o prodotti e delle minute di quelli spediti,
riguardanti un unico affare, ordinati per data, all'interno dello
stesso, a partire dal documento che ha dato origine alla pratica sino
a quello più recente.
2. Il frontespizio della copertina di ciascun fascicolo deve
riportare:
a) denominazione dell'ente, del dipartimento e della struttura di
competenza;
b) indice di classificazione e numero del fascicolo, desunto dal
repertorio dei fascicoli di cui all'art. 27;
c) oggetto.
3. Qualora l'affare trattato lo richieda, i fascicoli possono
essere suddivisi in sottofascicoli; tale suddivisione deve essere
annotata all'interno della copertina con la registrazione del numero
progressivo e dell'oggetto di ciascun sottofascicolo.
4. Nel caso un affare si colleghi ad un altro, i relativi
fascicoli, mantenuti distinti, recano gli estremi del collegamento
all'interno delle rispettive copertine.

Art. 27.
Repertorio dei fascicoli

1. Ciascuna struttura regionale provvede all'elencazione dei
fascicoli nel registro di repertorio dei fascicoli.
2. Nel repertorio i fascicoli sono suddivisi a seconda della
classificazione stabilita nel titolario generale.
3. Nel repertorio, accanto all'indice di classificazione del
fascicolo deve essere annotato:
a) l'eventuale passaggio di un fascicolo dall'archivio corrente a
quello di deposito e viceversa;
b) l'indicazione degli estremi del provvedimento di scarto dei
documenti eventualmente operato.
4. La decisione di costituire un fascicolo in relazione alle
singole pratiche trattate o alla documentazione registrata in arrivo
o in partenza spetta al dirigente della struttura competente.

Art. 28.
Archivio corrente

1. Ogni struttura ha un archivio corrente per la conservazione dei
documenti riguardanti affari in corso.

Art. 29.
Archivio di deposito

1. L'archivio di deposito è l'archivio comprendente la
documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrente alla
trattazione di quelli in corso.
2. Il passaggio dei fascicoli dall'archivio corrente a quello di
deposito deve essere annotato sul repertorio dei fascicoli, indicando
la data di trasferimento.
3. I fascicoli trasferiti nell'archivio di deposito sono raccolti
in faldoni recanti, all'esterno, l'indicazione della struttura,
l'anno, gli indici di classificazione ed il numero dei fascicoli
contenuti.
4. Qualora un fascicolo conservato nell'archivio di deposito passi
nuovamente all'archivio corrente il passaggio viene annotato sul
repertorio dei fascicoli con l'indicazione della data di
trasferimento.

Art. 30.
S c a r t o

1. Periodicamente, a termini della normativa vigente in materia, le
strutture provvedono ad effettuare le operazioni di scarto della
documentazione che, non rivestendo interesse amministrativo,
giuridico, storico, non è destinata alla conservazione permanente.
2. Lo scarto sarà eseguito in base ai tempi di conservazione
indicati per tipologia di documento nel massimario di scarto.

Art. 31.
Strumenti archivistici

1. Il personale incaricato della tenuta degli archivi regionali
impiega tutti gli strumenti ritenuti necessari al fine di migliorare
il funzionamento degli archivi stessi sia per quanto attiene la
ricerca dei documenti che per la loro utilizzazione.

Art. 32.
Sezione separata di archivio storico

1. Con deliberazione del Consiglio regionale sarà costituita la
sezione separata di archivio storico, ai sensi delle vigenti
disposizioni di legge.
2. La sezione separata di archivio riceve e conserva tutta la
documentazione relativa agli affari esauriti da oltre quaranta anni,
trattati sia dalla Giunta regionale sia dal Consiglio regionale o
versati alla Regione a seguito di passaggio di competenze o
soppressione di enti.

Art. 33.
Norma transitoria

1. Il titolario generale è approvato con deliberazione della
Giunta regionale entro centottanta giorni dall'entrata in vigore del
presente regolamento.
Il presente regolamento regionale sarà pubblicato nel Bollettino
ufficiale della Regione Liguria a norma dell'art. 55 dello Statuto ed
entrerà in vigore il quindicesimo giorno dalla pubblicazione.
Dato a Genova, addì 24 novembre 1997
MORI
(Omissis).