Serie Generale n. 100 del 30-4-2016
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
BANCA D'ITALIA
BANCA D'ITALIA
REGOLAMENTO 22 marzo 2016
Regolamento ex art. 8, comma 7, lett. e), del decreto-legge 13 maggio 2011, n. 70, convertito dalla legge 12 luglio 2011, n. 106. (16A03287) (GU Serie Generale n.100 del 30-04-2016)

IL DIRETTORIO DELLA BANCA D'ITALIA

Visto il regio decreto 21 dicembre 1933, n. 1736 e successive
modifiche e integrazioni («Legge assegni»);
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive
modifiche e integrazioni recante il Codice dell'amministrazione
digitale (CAD);
Visto l'art. 8, comma 7, lettera b) del decreto-legge 13 maggio
2011, n. 70, convertito dalla legge 12 luglio 2011, n. 106, che
dispone modifiche al regio decreto 21 dicembre 1933, n. 1736,
prevedendo che: a) l'assegno bancario possa essere presentato al
pagamento sia in forma cartacea che elettronica; b) il protesto o la
constatazione equivalente possano essere effettuati in forma
elettronica sull'assegno presentato al pagamento in forma
elettronica; c) l'assegno circolare possa essere presentato al
pagamento sia in forma cartacea che elettronica;
Visto l'art. 8, comma 7, lettera c) del decreto-legge sopracitato
che prevede che le copie informatiche di assegni cartacei
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono
tratte se la loro conformità all'originale è assicurata dalla banca
negoziatrice mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel
rispetto delle disposizioni attuative e delle regole tecniche emanate
rispettivamente dal Ministero dell'economia e delle finanze e dalla
Banca d'Italia;
Visto l'art. 8, comma 7, lettera e) del decreto-legge sopracitato
che prevede l'emanazione da parte della Banca d'Italia, entro 12 mesi
dall'emanazione del regolamento ministeriale, di regole tecniche per
l'applicazione delle norme primarie e secondarie sopracitate;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri (DPCM)
del 22 febbraio 2013 recante «Regole tecniche in materia di
generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche
avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma
3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2,
36, comma 2, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione
digitale»;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri (DPCM)
del 3 dicembre 2013 recante «Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter,
comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell'amministrazione digitale»;
Visto il decreto del Ministero dell'economia e delle finanze del 3
ottobre 2014, n. 205, «Regolamento recante presentazione al pagamento
in forma elettronica degli assegni bancari e circolari», emanato ai
sensi dell'art. 8, comma 7, lettera d) del decreto-legge sopracitato
in attuazione delle disposizioni di cui all'art. 8, comma 7, lettera
b) e c) del medesimo decreto-legge;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri (DPCM)
del 13 novembre 2014 recante «Regole tecniche in materia di
formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e
validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione
e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40,
comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione
digitale»;

Adotta

ai sensi dell'art. 8, comma 7, lettera e) del decreto-legge 13 maggio
2011, n. 70, convertito dalla legge 12 luglio 2011, n. 106, il
seguente Regolamento:

Art. 1


Definizioni

Nel presente regolamento (di seguito «Regolamento»), si intende
per:
a) «Allegato tecnico»: insieme delle indicazioni tecnico-operative
che costituiscono parte integrante del Regolamento;
b) «emittente»: la banca, o altro soggetto abilitato, che ha emesso
l'assegno circolare per una somma disponibile presso la banca stessa
al momento dell'emissione; nel Regolamento il termine emittente è
utilizzato anche con riferimento ai vaglia postali e ai titoli
speciali della Banca d'Italia;
c) «immagine dell'assegno»: copia per immagine dell'assegno, su
supporto informatico - di cui all'art. 1, comma 1, lettera i-ter) del
CAD - la cui conformità all'originale cartaceo è assicurata dal
negoziatore mediante l'utilizzo della propria firma digitale in
coerenza con quanto previsto dall'art. 66 della legge assegni;
d) «intermediari»: i soggetti di cui alle lettere b), e) e f);
e) «negoziatore»: la banca, o altro soggetto abilitato alla
negoziazione, a cui l'assegno è girato per l'incasso;
f) «trattario»: la banca, o altro soggetto abilitato, presso cui è
detenuto il conto di traenza dell'assegno.

Art. 2


Ambito di applicazione

1. Il Regolamento si applica agli intermediari che si avvalgono
della facoltà di cui all'art. 31, comma 3 della legge assegni con
riferimento ai seguenti titoli (di seguito anche «assegni» o
«assegno»): assegni bancari, assegni circolari, assegni postali,
vaglia postali e titoli speciali della Banca d'Italia.
2. I titoli di cui al comma precedente devono essere denominati in
euro, tratti su o emessi da una filiale italiana di banca italiana o
di banca estera, negoziati sul territorio della Repubblica italiana.
Sulla base di un accordo tra gli intermediari, e nel rispetto di ogni
altra norma applicabile, le disposizioni del presente Regolamento
possono, laddove compatibili, essere applicate anche a titoli in euro
tratti, emessi o negoziati al di fuori del territorio della
Repubblica italiana.
3. Le disposizioni di cui alle sezioni II, IV, V e VI del
Regolamento possono applicarsi, in quanto compatibili, anche ai
titoli presentati al pagamento in forma cartacea direttamente al
trattario o all'emittente in quanto in tali casi il negoziatore
coincide con il trattario o l'emittente.

Art. 3


Generazione dell'immagine dell'assegno

1. Il negoziatore genera l'immagine dell'assegno assicurando,
mediante apposizione della propria firma digitale, la conformità
dell'immagine all'originale cartaceo, nel rispetto di quanto previsto
nell'Allegato tecnico (capitoli 1 e 2). La firma digitale deve essere
imputabile al negoziatore e deve essere apposta da un soggetto che
per tale attività può impegnare il negoziatore.
2. Il processo di generazione dell'immagine assicura che il titolo
cartaceo venga utilizzato una sola volta per generare una sola
immagine avente valore ai fini della presente disciplina; il processo
garantisce altresì la conformità dell'immagine dell'assegno
all'originale cartaceo.
3. In accordo tra loro e d'intesa con la Banca d'Italia, gli
intermediari definiscono le procedure da seguire nel caso in cui non
sia possibile generare un'immagine che consenta al negoziatore di
assicurare, ai sensi del comma 1, la conformità della stessa
all'originale cartaceo.

Art. 4


Conservazione dell'immagine dell'assegno

1. L'immagine dell'assegno è conservata a cura del negoziatore per
i termini previsti dalla legge.
2. La conservazione è effettuata in conformità alle regole
tecniche e organizzative di cui ai decreti del Presidente del
Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013 e del 13 novembre 2014 e
successive modifiche e integrazioni, nel rispetto di quanto previsto
nell'Allegato tecnico (capitolo 3) e con modalità tali da garantire
per tutto il periodo di conservazione l'accessibilità e
l'utilizzabilità dell'immagine dell'assegno.

Art. 5


Registrazione su supporto informatico

1. Il negoziatore registra su supporto informatico, con modalità
idonee a garantire la non modificabilità e la piena tracciabilità,
tutti gli eventi caratterizzanti la vita dell'assegno, nonchè i dati
di cui all'art. 8 del Regolamento (Allegato tecnico, capitolo 4).
2. Il trattario o l'emittente registrano su supporto informatico,
con modalità idonee a garantire la non modificabilità e la piena
tracciabilità, gli eventi di cui all'art. 7, comma 5 e agli articoli
11, 12 e 13.

Art. 6


Conservazione e disponibilità dei titoli cartacei

1. L'assegno cartaceo è conservato dal negoziatore per sei mesi
dallo spirare del termine di presentazione. Durante tale periodo
l'assegno cartaceo viene esibito solo su richiesta dell'Autorità
giudiziaria. Ogni altra richiesta di esibizione o di copia viene
evasa sulla base dell'immagine dell'assegno.
2. Decorso il periodo di conservazione di cui al comma precedente
l'assegno cartaceo è distrutto, fatto salvo il caso in cui siano
pendenti sul titolo richieste di sequestro o ordini di esibizione
dell'Autorità giudiziaria ovvero sia stata disconosciuta la firma
dell'assegno o il negoziatore abbia evidenza di altre esigenze di
difesa.

Art. 7


Presentazione al pagamento
in forma elettronica dell'assegno

1. La presentazione al pagamento in forma elettronica dell'assegno
da parte del negoziatore avviene con la trasmissione in via
telematica al trattario o all'emittente:
a) dell'immagine dell'assegno unitamente ai dati di cui all'art. 8
del Regolamento per gli assegni bancari e postali di ammontare
superiore a quello indicato nell'Allegato tecnico (capitolo 5.1);
b) dei soli dati di cui all'art. 8 del Regolamento per gli assegni
bancari e postali di ammontare pari o inferiore a quello indicato
nell'Allegato tecnico, nonchè per gli assegni circolari, i vaglia
postali e i titoli speciali della Banca d'Italia, di qualsiasi
ammontare.
2. Nei casi di cui alla lettera b) di cui al comma precedente il
negoziatore trasmette l'immagine dell'assegno a fronte di specifica
richiesta da parte del trattario o dell'emittente.
3. Gli intermediari, d'accordo tra loro, possono prevedere casi in
cui, per problematiche connesse con la materialità del titolo,
l'immagine viene trasmessa, unitamente ai dati di cui al citato art.
8, anche per i titoli di cui al comma 1, lettera b) del presente
articolo.
4. La presentazione al pagamento in forma elettronica, nonchè la
richiesta di trasmissione dell'immagine dell'assegno da parte del
trattario o dell'emittente rispettano i requisiti operativi indicati
nell'Allegato tecnico (capitolo 5.1) e quanto eventualmente previsto
dagli intermediari d'accordo tra loro.
5. La presentazione al pagamento in forma elettronica si considera
effettuata quando il trattario o l'emittente ricevono quanto previsto
ai sensi del comma 1 del presente articolo.
6. Gli intermediari adottano ogni necessario presidio organizzativo
e procedurale atto a garantire che l'assegno sia presentato al
pagamento una sola volta.

Art. 8


Dati da trasmettere

1. Il negoziatore trasmette in via telematica al trattario o
all'emittente almeno i seguenti dati relativi all'assegno negoziato:
a) identificativo del negoziatore (codice ABI e CAB);
b) identificativo del trattario o dell'emittente (codice ABI e
CAB);
c) importo;
d) data di emissione;
e) numero identificativo dell'assegno;
f) nome del beneficiario per i soli assegni circolari, di traenza,
vidimati, vaglia postali e titoli speciali della Banca d'Italia.

Art. 9


Reti trasmissive

1. Le attività di trasmissione di cui alla presente sezione sono
effettuate mediante reti che posseggono almeno i requisiti previsti
nell'Allegato tecnico (capitolo 5.2).

Art. 10


Tempi

1. Il negoziatore presenta al pagamento in forma elettronica
l'assegno al trattario o all'emittente non oltre il giorno lavorativo
successivo a quello in cui l'assegno gli è stato girato per
l'incasso.
2. Nel caso in cui l'assegno sia girato per l'incasso attraverso
sistemi alternativi alla consegna presso lo sportello, il termine di
cui al comma precedente decorre dal giorno in cui il titolo perviene
al negoziatore. Gli intermediari informano i propri clienti sui tempi
massimi entro cui i titoli girati per l'incasso con le predette
modalità pervengono al negoziatore.
3. La richiesta di trasmissione dell'immagine dell'assegno di cui
all'art. 7, comma 2 del Regolamento deve pervenire al negoziatore in
tempi che rendano possibile l'invio dell'immagine non oltre il giorno
lavorativo successivo a quello di presentazione.
4. Resta ferma la possibilità, ove ricorrano i presupposti
previsti per legge, di avvalersi delle previsioni in tema di proroga
dei termini legali e convenzionali.

Art. 11


Assegni non pagati

1. La comunicazione di mancato pagamento è trasmessa in via
telematica dal trattario o dall'emittente al negoziatore in coerenza
con le indicazioni contenute nell'art. 120 del Testo unico bancario
(TUB) in materia di disponibilità economica e valuta, rispettando i
requisiti operativi indicati nell'Allegato tecnico (capitolo 5.1) e
quanto eventualmente previsto dagli intermediari, d'accordo tra loro,
sentita la Banca d'Italia.

Art. 12


Trasmissione dei dati ai fini della levata del protesto
o della constatazione equivalente in via telematica

1. In caso di mancato pagamento di un assegno presentato al
pagamento in forma elettronica il trattario o l'emittente, per conto
del negoziatore, trasmette in via telematica ai pubblici ufficiali
abilitati la distinta con la quale richiede la levata del protesto o
della constatazione equivalente, sottoscritta con firma digitale,
unitamente all'immagine dell'assegno generata ai sensi dell'art. 3
del Regolamento, nonchè le informazioni di cui all'Allegato tecnico
(capitolo 6.1).
2. Gli intermediari e i pubblici ufficiali, d'accordo tra loro,
possono stabilire che la documentazione di cui al comma 1 non sia
sottoscritta con firma digitale purchè essa sia comunque
riconducibile in modo certo al trattario o all'emittente, senza
possibilità di suo ripudio.
3. Gli intermediari adottano ogni necessario presidio organizzativo
e procedurale atto a garantire che la documentazione di cui al comma
1 possa essere trasmessa una sola volta con riferimento a ciascun
assegno; è fatto salvo il caso in cui l'intermediario abbia ricevuto
in via telematica dal pubblico ufficiale un documento attestante la
non protestabilità del titolo.

Art. 13


Levata del protesto o della constatazione
equivalente in via telematica

1. Nei casi di cui al precedente art. 12, il protesto o la
constatazione equivalente vengono levati in via telematica dal
pubblico ufficiale a ciò abilitato, esclusivamente sulla base
dell'immagine dell'assegno e delle informazioni inviate dal trattario
o dall'emittente.
2. Il protesto o la constatazione equivalente possono essere uniti
all'immagine dell'assegno e devono essere sottoscritti con firma
digitale dal pubblico ufficiale.
3. Qualora l'assegno non risulti protestabile, il pubblico
ufficiale genera e sottoscrive con firma digitale un documento
attestante la non protestabilità del titolo (capitolo 6.1
dell'Allegato tecnico).
4. Il trattario o l'emittente acquisiscono per via telematica dal
pubblico ufficiale il protesto o la constatazione equivalente ovvero
il documento attestante la non protestabilità del titolo e lo
inviano, sempre per via telematica, al negoziatore non oltre il
quarto giorno lavorativo successivo all'acquisizione.
5. Il negoziatore conserva il protesto o la constatazione
equivalente ovvero il documento attestante la non protestabilità del
titolo in conformità ai criteri previsti dall'art. 4, comma 2 del
Regolamento.

Art. 14


Reti trasmissive

1. Le attività di trasmissione di cui agli articoli 12 e 13 del
Regolamento vengono effettuate dagli intermediari e dai pubblici
ufficiali mediante reti che abbiano almeno i requisiti di sicurezza e
riservatezza previsti nell'Allegato tecnico (capitolo 6.2) e siano in
grado di assicurare che lo scambio delle informazioni avvenga nel
rispetto dei limiti temporali normativamente previsti.

Art. 15


Consegna di documentazione

1. Il negoziatore rilascia al portatore del titolo una sola volta:
a) una copia analogica dell'immagine dell'assegno con le
informazioni relative al mancato pagamento registrate ai sensi
dell'art. 5, comma 1 del Regolamento, su cui è apposta una
dichiarazione del negoziatore attestante la sua conformità
all'originale informatico conservato nei propri archivi;
b) una copia analogica del protesto o della constatazione
equivalente ovvero del documento attestante la non protestabilità
del titolo, su cui è apposta una dichiarazione del negoziatore
attestante la sua conformità all'originale informatico conservato
nei propri archivi.
2. A richiesta degli aventi diritto, il negoziatore rilascia copie
semplici, analogiche o informatiche, della sola immagine
dell'assegno, dell'immagine dell'assegno con le informazioni relative
al mancato pagamento registrate ai sensi dell'art. 5, comma 1 del
Regolamento, del protesto o della constatazione equivalente ovvero
del documento attestante la non protestabilità del titolo.

Art. 16


Comunicazioni alle autorità

1. Restano ferme le modalità di comunicazione alle autorità
nonchè ai pubblici ufficiali e alla Banca d'Italia, rivenienti da
altre disposizioni di legge o regolamentari che riguardino i titoli e
le attività di cui al Regolamento.

Art. 17


Terze parti

1. Nel rispetto della vigente normativa in tema di
esternalizzazione, nonchè di quanto previsto nel Regolamento e
nell'Allegato tecnico (capitolo 7), gli intermediari possono delegare
a terze parti:
a) le attività materiali di generazione dell'immagine
dell'assegno;
b) la presentazione al pagamento in forma elettronica dell'assegno;
c) la comunicazione di mancato pagamento;
d) la trasmissione dei dati ai fini della levata del protesto o
della constatazione equivalente in via telematica;
e) la conservazione dell'immagine dell'assegno;
f) la conservazione del protesto o della constatazione equivalente
ovvero del documento attestante la non protestabilità del titolo;
g) la registrazione su supporto informatico degli eventi relativi
all'assegno;
h) la conservazione e la distruzione dei titoli cartacei.
2. Gli intermediari hanno la responsabilità delle attività
esternalizzate e presidiano i rischi derivanti dall'esternalizzazione
esercitando, fra l'altro, attività di controllo e mantenendo le
competenze necessarie per una eventuale internalizzazione; essi
documentano e approvano, ad un adeguato livello organizzativo
coerente con la più complessiva politica aziendale, l'eventuale
delega a soggetti terzi delle attività di cui al comma precedente.

Art. 18


Entrata in vigore

1. Il presente Regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno
successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
2. Ai sensi dell'art. 8, comma 3 del decreto del Ministero
dell'economia e delle finanze del 3 ottobre 2014, n. 205 gli
operatori si adeguano alle disposizioni di cui agli articoli 5, 6, 7,
8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 e 15 del presente Regolamento entro 18 mesi
dalla data della sua entrata in vigore.
Roma, 22 marzo 2016

Il Governatore: Visco

Allegato tecnico

1. Generazione dell'immagine dell'assegno.
L'immagine dell'assegno è prodotta mediante processi e strumenti
che assicurano che il documento informatico generato abbia forma e
contenuto identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto;
ciò previo raffronto dei documenti, ovvero attraverso certificazione
di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di
garantire la corrispondenza della forma e del contenuto
dell'originale e della copia.
L'immagine dell'assegno è generata in conformità a quanto
previsto dall'art. 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei
ministri del 13 novembre 2014 e nel rispetto di quanto precede con
riferimento al recto e al verso del titolo; essa è memorizzata in un
unico file in formato PDF/A, identificabile in modo univoco rispetto
all'originale cartaceo. Con riferimento ai metadati minimi di cui
all'art. 3, comma 9 del succitato decreto:
- l'identificativo univoco e persistente deve essere valorizzato
con una stringa composta dalla sequenza codice ABI, carattere«_»,
codice CAB, carattere«_», numero dell'assegno;
- il riferimento temporale è la data e l'ora di generazione del
documento con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC) in
conformità a quanto previsto nell'Allegato 1 del decreto stesso;
- l'oggetto è valorizzato con la stringa «Copia per immagine
dell'assegno»;
- il «nome» del soggetto che ha formato il documento è
costituito dalla ragione sociale del negoziatore ovvero della terza
parte a cui il negoziatore ha esternalizzato l'attività materiale di
generazione dell'immagine dell'assegno; il «cognome» è la sequenza
codice ABI, carattere«_», codice CAB del negoziatore, il «codice
fiscale» è la partita I.V.A. del negoziatore ovvero della terza
parte delegata;
- il destinatario è lasciato vuoto.
Nell'acquisizione dell'immagine dell'assegno dovrà essere
garantita la migliore rispondenza del titolo all'originale cartaceo,
in modo da poterne rilevare eventuali alterazioni e/o anomalie.
A tale proposito, di seguito si riportano le caratteristiche cui
riferirsi:
- risoluzione minima = 200 DPI
- modalità di acquisizione = 256 toni di grigio o colore (1)
- compressione = jpeg
- formato di uscita = PDF/A
L'immagine acquisita deve garantire la leggibilità di tutte le
informazioni contenute nell'assegno cartaceo.
Il processo di generazione dell'immagine dell'assegno deve
assicurare che il titolo cartaceo venga utilizzato una sola volta per
generare una sola immagine avente valore ai fini del Regolamento. In
caso di errori materiali avvenuti in fase di acquisizione
dell'immagine, il negoziatore procede alla generazione di una nuova
immagine, non rilevando in alcun modo, ai fini del Regolamento,
l'immagine precedentemente generata ed erroneamente acquisita.
Il documento informatico generato deve essere sottoscritto con
firma digitale, ai sensi del capitolo 2 del presente Allegato e
conservato ai sensi del successivo capitolo 3.
Al fine di assicurare l'immodificabilità e l'integrità
dell'immagine dell'assegno in origine generata e certificata devono
essere attuate tutte le misure di natura organizzativa e tecnologica
volte a garantire che il documento sottoposto alla sottoscrizione con
firma digitale corrisponda esattamente al titolo cartaceo originale
da cui è tratto.
Il processo di generazione dell'immagine dell'assegno prevede,
ove possibile, controlli atti a rilevare in via automatica eventuali
anomalie del titolo cartaceo e degli elementi di sicurezza in esso
inseriti.
2. Firma digitale.
I formati di firma digitale per la sottoscrizione da parte degli
intermediari dei documenti informatici previsti nel Regolamento,
inclusi quelli utilizzati per assicurarne la conformità
all'originale cartaceo, sono gli stessi previsti dall'art. 21, comma
1 (formato di busta crittografica «CAdES») e comma 15 (formato di
busta crittografica «PAdES») della deliberazione n. 45 del 21 maggio
2009, emanata dal Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica
Amministrazione (CNIPA, oggi AgID) e successive modifiche e
integrazioni.
In fase di apposizione della firma digitale deve essere
utilizzato l'algoritmo di hashing prescritto dalle norme di legge.
(2)
Il processo di verifica della firma deve essere svolto secondo le
modalità previste dalla normativa in materia. Il valore della firma
digitale nel tempo è assicurato dalla conservazione sostitutiva
(cfr. capitolo 3) (3)
Per la sottoscrizione mediante apposizione di firma digitale (4)
e per la verifica della firma digitale, occorre utilizzare
applicativi conformi alla normativa vigente (decreto del Presidente
del Consiglio dei ministri del 22 febbraio 2013 e successive
modifiche e integrazioni).
In coerenza con quanto previsto dalla menzionata deliberazione n.
45 del 21 maggio 2009, il certificato utilizzato dall'intermediario
per gli scopi di cui al presente Regolamento deve contenere:
- nei campi givenName e surname rispettivamente il nome e il
cognome del titolare del certificato e cioè il soggetto persona
fisica in favore del quale l'intermediario chiede o autorizza il
rilascio del certificato;
- nel campo organizationName, se applicabili, la ragione sociale
o la denominazione e il codice identificativo dell'intermediario che
ha richiesto o autorizzato il rilascio del certificato del titolare.
In particolare, nei casi di apposizione della firma digitale, al
fine di attestare la conformità dell'immagine dell'assegno
all'originale cartaceo, tale firma deve essere imputabile al
negoziatore e deve essere apposta da un soggetto che per tale
attività può impegnare il negoziatore stesso.
Nei casi di esternalizzazione, ai sensi dell'art. 17 del
Regolamento, di attività per cui è richiesta l'apposizione della
firma digitale, il certificato del titolare delegato deve contenere:
- nel campo givenName e surname i riferimenti della persona
fisica cui viene delegata tale attività e quindi la titolarità del
certificato;
- nel campo organizationName i riferimenti del delegante;
- nel campo title l'indicazione circa i poteri di rappresentanza
del delegante in capo al titolare;
- nel campo UserNotice la formula «digitalizzazione assegni», al
fine di definire il perimetro d'azione ed eventuali limitazioni d'uso
del delegato.
Considerato che la fase di rilascio del certificato di firma
così come quella della sospensione e della revoca della firma stessa
dipendono non solo da situazioni e circostanze relative al titolare
ma anche dalle vicende dei suoi poteri, gli intermediari devono,
altresì, attuare procedure tecniche ed organizzative affinchè le
indicazioni dei poteri risultino con certezza all'atto
dell'apposizione e della verifica della firma.
Ogni documento informatico sottoscritto con firma digitale deve,
inoltre, essere privo di elementi attivi cioè di «macroistruzioni o
codici eseguibili o altri elementi tali da attivare funzionalità che
possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso
rappresentati» (5) .
Nel caso di documento informatico sottoscritto con firma digitale
contenente allegati anch'essi firmati digitalmente, la validità
della firma digitale e i poteri del soggetto firmatario devono essere
assicurati per il documento informatico e per ogni allegato.
3. Conservazione ai sensi dell'art. 4 del Regolamento.
Il sistema di conservazione del negoziatore deve gestire le
seguenti tipologie di documenti informatici: «Immagine assegno»,
«Protesto/constatazione equivalente», «Documento di non
protestabilita'».
Il sistema di conservazione deve essere gestito almeno sulla base
dei dati identificativi dell'assegno (codice ABI, CAB e numero
assegno) e della tipologia del documento.
Le procedure di conservazione devono essere attivate
tempestivamente quando:
- è stata attestata la conformità dell'immagine dell'assegno
all'originale cartaceo mediante apposizione della firma digitale
(Tipologia «Immagine assegno»);
- è stato ricevuto un protesto/constatazione equivalente
(Tipologia «Protesto/constatazione equivalente»);
- è stato ricevuto un documento attestante la non
protestabilità del titolo (Tipologia «Documento di non
protestabilita'») (6) .
Gli intermediari realizzano il sistema di conservazione con
l'obiettivo di assicurare nel tempo i requisiti di integrità,
autenticità, accessibilità, leggibilità, riproducibilità e
disponibilità dei documenti informatici nonchè delle informazioni
conservate, anche in caso di eventi societari (quali ad es. fusioni,
scissioni, ristrutturazioni) che interessino il negoziatore. La
disponibilità dei documenti informatici e delle informazioni
conservate va riferita agli aventi diritto e alle Autorità per
obblighi rivenienti da disposizioni di legge o regolamentari.
Ai fini del processo di conservazione si deve ottemperare a
quanto previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri
(DPCM) del 3 dicembre 2013 e successive modifiche e integrazioni e
dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri (DPCM) del 13
novembre 2014 e successive modifiche e integrazioni.
Deve essere garantita, per il periodo di tempo stabilito
dall'art. 4, comma 1 del Regolamento, la rintracciabilità e la
leggibilità dei documenti informatici; in particolare, devono essere
garantite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni
almeno in relazione a codice ABI, CAB, numero assegno e tipologia di
documento.
4. Registrazione ai sensi dell'art. 5 del Regolamento.
Gli intermediari, ciascuno in relazione al proprio ruolo, devono
registrare tempestivamente su supporto informatico, con modalità
idonee a garantire la completezza, la correttezza, la non
modificabilità, i dati e i documenti prodotti e/o utilizzati durante
l'intero ciclo di vita dell'assegno. Deve essere altresì assicurata
la registrazione delle operazioni di accesso, inserimento e modifica
delle informazioni di cui sopra con misure adeguate ad attestarne
l'immodificabilità.
Deve essere garantita la rintracciabilità e la leggibilità
delle informazioni associate agli eventi caratterizzanti il ciclo di
vita dell'assegno anche in caso di eventi societari (quali ad es.
fusioni, scissioni, ristrutturazioni); in particolare, devono essere
garantite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni
almeno in relazione a codice ABI, CAB e numero assegno.
La Figura 1 descrive gli eventi caratterizzanti il ciclo di vita
dell'assegno in forma elettronica attraverso il diagramma di stato.


Parte di provvedimento in formato grafico



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|  Stato |  Evento |
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| | Assegno scansionato e sottoscritto con |
| | firma digitale per copia conforme |
| Digitalizzato | all'originale cartaceo |
+-------------------------+-----------------------------------------+
| | Invio/Ricezione dell'assegno in formato |
| | elettronico dal negoziatore al |
| Presentato al Pagamento | trattario/emittente |
+-------------------------+-----------------------------------------+
| Pagato | Avvenuto regolamento |
+-------------------------+-----------------------------------------+
| |Invio/Ricezione del messaggio di notifica|
| | dell'impossibilità di pagare l'assegno |
| Impagato | da parte del trattario/emittente |
+-------------------------+-----------------------------------------+
| | Ricezione dal pubblico ufficiale del |
| | documento attestante il |
| | protesto/constatazione equivalente e |
| Assegno Protestato | invio dello stesso |
+-------------------------+-----------------------------------------+
| | Ricezione dal pubblico ufficiale del |
| | documento attestante la non |
| |protestabilità del titolo e invio dello |
|Assegno Non Protestabile | stesso |
+-------------------------+-----------------------------------------+
| | Consegna di documentazione al portatore |
| |del titolo ai sensi dell'art. 15 comma 1 |
| Consegnato | del Regolamento |
+-------------------------+-----------------------------------------+


Tabella 1

5. Scambio dei dati di cui alla Sezione III del Regolamento.
5.1. Procedure per il trattamento in forma elettronica
dell'assegno.
Le procedure utilizzate per il trattamento in forma elettronica
dell'assegno devono consentire:
- la presentazione al pagamento in forma elettronica dell'assegno
al trattario/emittente attraverso l'invio di un flusso elettronico
unico contenente:
a) i soli dati dell'assegno (7) , per gli assegni bancari e
postali di importo sino a 5.000 euro e per gli assegni circolari, i
vaglia postali e i titoli speciali della Banca d'Italia, senza limiti
di importo;
b) i dati (8) e l'immagine dell'assegno firmata digitalmente
per gli assegni bancari e postali di importo superiore a 5.000 euro;
- l'eventuale richiesta del trattario/emittente al negoziatore
della trasmissione dell'immagine dell'assegno sottoscritta con firma
digitale e la relativa risposta (9) ;
- la comunicazione dell'eventuale esito dell'impossibilità di
pagare il titolo.
Le suddette procedure devono inoltre consentire la comunicazione
dell'esito di protesto/constatazione equivalente o dichiarazione di
non protestabilità.
5.2. Caratteristiche delle reti trasmissive.
Le reti trasmissive utilizzate per lo scambio di flussi/messaggi
connessi con la presentazione al pagamento in forma elettronica
dell'assegno devono essere caratterizzate da presidi tecnici e
funzionali tali da garantire livelli operativi, di servizio e di
sicurezza, almeno pari a quelli stabiliti dalla Convenzione
Interbancaria per i Problemi dell'Automazione (CIPA) per il «Sistema
per la trasmissione telematica di dati» (10) , nonchè la piena
interoperabilità per il colloquio tra intermediari collegati a reti
diverse.
6. Scambio dei dati di cui alla Sezione IV del Regolamento.
6.1 Informazioni minime scambiate tra le parti.
La documentazione trasmessa ai fini del protesto/constatazione
equivalente deve contenere almeno la data di presentazione della
richiesta di protesto/constatazione equivalente, i dati dell'assegno
(11) , i dati identificativi del negoziatore, la causale di rifiuto
di pagamento (12) , i dati identificativi dei soggetti da protestare,
nonchè ogni altra informazione prevista dalla normativa vigente.
Il protesto o la constatazione equivalente, ovvero il documento
attestante la non protestabilità del titolo, sono documenti redatti
su supporto digitale in un formato conforme alla normativa vigente
(cfr. i citati decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del
3 dicembre 2013 e decreto del Presidente del Consiglio dei ministri
del 13 novembre 2014), sottoscritti con firma digitale dal pubblico
ufficiale incaricato della levata del protesto o del rilascio della
constatazione equivalente (cfr. la citata deliberazione n. 45 del 21
maggio 2009).
Con riferimento ai metadati minimi di cui all'art. 3, comma 9 del
citato decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 13
novembre 2014 (13) , l'identificativo univoco e persistente del
documento informatico attestante il rilascio del
protesto/constatazione equivalente ovvero attestante la non
protestabilità del titolo deve essere valorizzato con una stringa
composta almeno dalla sequenza codice ABI, carattere«_», codice CAB,
carattere«_», numero dell'assegno, carattere«_» e la data e ora di
generazione nel formato aaaaMMgg_hh24mm (14) .
I suddetti documenti informatici devono essere tali da preservare
nel tempo l'apparenza visiva, indipendentemente dagli strumenti e
sistemi usati per la creazione, memorizzazione e visualizzazione. In
particolare tali documenti devono essere privi di elementi attivi
cioè di «macroistruzioni o codici eseguibili o altri elementi, tali
da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o
i dati nello stesso rappresentati» (15) .
Il documento informatico attestante la levata del protesto o
della constatazione equivalente ovvero il documento informatico
attestante la non protestabilità del titolo deve essere acquisito
dal trattario/emittente, che ha l'obbligo di inviarlo al negoziatore
non oltre il quarto giorno lavorativo successivo all'acquisizione.
6.2 Caratteristiche della trasmissione.
Ai fini del protesto o della constatazione equivalente, le
comunicazioni tra trattario/emittente e pubblico ufficiale devono
utilizzare protocolli sicuri in grado di garantire:
- la riservatezza delle informazioni scambiate in modo che ne sia
consentita la leggibilità solo al destinatario;
- l'autenticazione del mittente e del destinatario in modo che
ciascuno abbia certezza dell'identità dell'interlocutore;
- l'integrità del messaggio in modo che questo non sia manomesso
durante la trasmissione.
Le reti trasmissive devono assicurare, oltre alla sicurezza del
servizio offerto, adeguati livelli di affidabilità.
7. Esternalizzazione.
Gli intermediari valutano i profili di efficienza e i rischi
connessi con il ricorso all'esternalizzazione delle attività di cui
all'art. 17, comma 1 del Regolamento.
Qualora decidano di esternalizzare una o più attività a uno o
più soggetti, gli intermediari devono precisare, per ciascuna delle
attività esternalizzate, i servizi che saranno forniti da ciascuno
di essi, assicurandosi che, per ciascuna attività, sussistano
procedure tecniche e organizzative tali da garantire adeguati livelli
di affidabilità, efficienza e sicurezza nonchè, ove necessario, la
sussistenza dei poteri di firma (cfr. capitolo 2).
Gli intermediari individuano i soggetti cui esternalizzare le
predette attività in base a competenza, capacità e presenza delle
eventuali autorizzazioni richieste dalla legge; essi verificano
inoltre che tali requisiti sussistano nel tempo.
Il contratto di esternalizzazione deve prevedere almeno: i
diritti, gli obblighi, le responsabilità dei contraenti; la
disciplina dei livelli di servizio, gli strumenti per il monitoraggio
delle attività esternalizzate e le clausole penali per il caso di
mancato rispetto; la definizione di politiche, procedure e controlli
formali per proteggere lo scambio d'informazioni (in formato
elettronico o cartaceo) tra i contraenti, qualunque sia il mezzo di
comunicazione utilizzato, garantendo sempre la riservatezza,
l'integrità, l'autenticità e la tracciabilità delle informazioni
scambiate; le modalità di trattamento delle informazioni cui accede
il personale del soggetto al quale sono esternalizzate le attività
nonchè delle informazioni memorizzate e processate dai suoi sistemi
informativi.

(1) Le immagini dovranno rispettare i livelli cromatici degli
originali da cui sono derivate; la profondità di bit dovrà
essere tale da garantire la corrispondenza al colore
dell'originale.

(2) Determinazione Commissariale n. 69/2010 (funzione di hash
SHA-256) e successive modifiche e integrazioni.

(3) Il soggetto deputato alla conservazione dei documenti informatici
nel tempo dovrà attenersi a quanto previsto dall'art. 62 del
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) del 22
febbraio 2013 e dovrà quindi associare un riferimento temporale
opponibile a terzi che collochi la generazione delle firme
digitali in un momento precedente alla scadenza, revoca o
sospensione del relativo certificato qualificato. In particolare,
per «riferimento temporale opponibile a terzi» si intende una
marca temporale generata in conformità a quanto previsto
all'art. 17 della deliberazione del CNIPA n. 45 del 21 maggio
2009.

(4) In conformità con la normativa vigente, la sottoscrizione dei
documenti informatici previsti nel Regolamento può avvenire
anche mediante apposizione di firma automatica digitale.

(5) Cfr. art. 4, comma 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri (DPCM) del 22 febbraio 2013.

(6) Devono essere trasferiti nel sistema di conservazione tutti i
documenti attestanti la non protestabilità del titolo.

(7) Cfr. articolo 8 del Regolamento.

(8) Cfr. articolo 8 del Regolamento.

(9) Il processo, che si attiva con la richiesta del
trattario/emittente cui deve far seguito il negoziatore con
l'invio dell'immagine, deve completarsi entro e non oltre il
giorno lavorativo successivo a quello di presentazione.

(10) Cfr. documento «Sistema per la trasmissione telematica di dati -
Requisiti tecnici, funzionali e di sicurezza e standard di
colloquio» redatto dalla CIPA (Convenzione Interbancaria per i
Problemi dell'Automazione).

(11) Numero dell'assegno, conto corrente trassato, luogo e data di
emissione, importo, trattario/emittente, piazza di pagamento.

(12) L'eventuale documentazione accessoria deve essere allegata alla
richiesta di protesto/constatazione equivalente in un formato
conforme alla normativa vigente (cfr. i citati decreto del
Presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013 e
decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 13
novembre 2014).

(13) Indipendentemente dal formato prescelto, i metadati devono
essere integrati nel documento.

(14) Con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC).

(15) Cfr. articolo 4, comma 3, del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri (DPCM) del 22 febbraio 2013.