Serie Generale n. 222 del 21-9-1996
CIRCOLARI
MINISTERO DELLE POSTE E DELLE TELECOMUNICAZIONI
MINISTERO DELLE POSTE E DELLE TELECOMUNICAZIONI
CIRCOLARE 9 settembre 1996, n. 4205
Accesso ai documenti del Ministero delle poste e delle telecomunicazioni. (GU Serie Generale n.222 del 21-09-1996)

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento
amministrativo ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352, riguardante il regolamento per la disciplina delle modalità di
esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai
documenti amministrativi;
Visto il decreto-legge 1 dicembre 1993, n. 487, convertito, con
modificazioni, dalla legge 29 gennaio 1994, n. 71, che ha disposto la
trasformazione dell'Amministrazione delle poste e delle
telecomunicazioni in ente pubblico economico e la riorganizzazione
del Ministero;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 24 marzo 1995, n.
166, concernente la riorganizzazione del Ministero delle poste e
delle telecomunicazioni;
Visto il decreto ministeriale 10 aprile 1996, n. 296, che ha
adottato il regolamento in ordine ai documenti amministrativi formati
dal Ministero delle poste e delle telecomunicazioni o comunque
rientranti nella disponibilità del Ministero stesso;
Riconosciuta l'opportunità di dettare le misure idonee a
permettere l'esercizio del diritto di accesso ai predetti documenti;
Si dispone quanto segue:
Art. 1.
O g g e t t o
1. La presente circolare è intesa a disciplinare le modalità di
esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi formati
dal Ministero delle poste e delle telecomunicazioni o comunque
rientranti nella disponibilità del Ministero stesso.

Art. 2.
Uffici competenti
1. Il Ministero, ai fini della ricezione della richiesta di
accesso, si avvale di appositi uffici ovvero demanda tale
attribuzione agli uffici competenti a formare l'atto o a detenerlo
stabilmente.
2. Competente a provvedere sulla richiesta di accesso, nel termine
di trenta giorni dalla richiesta, è l'ufficio che forma l'atto o che
lo detiene stabilmente.
3. Qualora l'atto sia provvisoriamente detenuto presso ufficio
diverso da quello indicato nel comma 2, il responsabile del
procedimento chiede la restituzione dell'atto medesimo o di copia
autentica dello stesso per consentire l'esercizio del diritto di
accesso. L'ufficio detentore dell'atto è tenuto a provvedere entro
cinque giorni.

Art. 3.
Modalità per l'accesso
1. La richiesta di accesso, da redigere di norma su un modulo
appositamente predisposto dal Ministero, deve essere presentata al
competente ufficio, di cui all'art. 2; può essere inviata anche
mediante raccomandata con avviso di ricevimento. Nel caso di invio
per posta o di presentazione da parte di persona diversa
dall'interessato, la firma del richiedente deve essere autenticata
secondo le disposizioni recate dalla legge 4 gennaio 1968, n. 15. La
richiesta di accesso è esente dall'imposta di bollo.
2. L'identificazione del richiedente è effettuata, da parte degli
uffici competenti, sia all'atto della presentazione della richiesta,
intesa ad ottenere copia di documenti, sia al momento dell'accesso.
3. La richiesta deve comprendere:
a) le generalità del richiedente complete di indirizzo e,
nell'interesse del richiedente stesso, il numero di telefono;
b) l'indicazione del documento oggetto della richiesta e del
procedimento in cui è inserito; in caso di mancata conoscenza di
essi, devono essere indicati gli elementi utili all'individuazione;
c) l'interesse di cui si è portatori;
d) la motivazione della richiesta;
e) l'indicazione delle modalità con cui si intende esercitare
l'accesso, specificando se si tratta di visione, di estrazione di
copia, eventualmente in bollo, o di entrambe;
f) la data e la sottoscrizione;
g) gli estremi del documento di riconoscimento.
4. I tutori ed i curatori delle persone fisiche nonchè i
rappresentanti dei soggetti cui è riconosciuto il diritto di
accesso, per esercitare quest'ultimo in nome degli interessati,
devono presentare i prescritti titoli.
5. Non sono prese in considerazione richieste generiche che non
consentano in alcun modo l'individuazione del documento a cui si
vuole accedere. Di ciò è data
comunicazione all'interessato entro il termine di dieci giorni dalla
data di presentazione o di ricezione della richiesta.
6. La richiesta può riferirsi a più documenti, ovvero a documenti
giacenti presso organi del Ministero aventi sede diversa, purchè gli
atti riguardino il medesimo procedimento.

Art. 4.
Compiti dell'ufficio accettante la richiesta
1. L'ufficio è tenuto alle seguenti incombenze:
a) dare informazioni ai richiedenti sulle modalità di richiesta,
sui costi relativi al rilascio di copie (rimborso del costo di
riproduzione, imposta di bollo, eventuali tasse di spedizione);
b) accettare le richieste di accesso e provvedere al protocollo
delle stesse;
c) consegnare agli interessati ricevuta, sulla quale devono
essere indicati l'ufficio competente all'accesso ed il periodo entro
cui l'accesso stesso potrà avvenire;
d) inoltrare le richieste all'ufficio competente.
2. L'ufficio, sul registro di protocollo, indica la data di
presentazione, il nome dell'interessato, gli estremi del documento di
riconoscimento, il tipo di documento richiesto e l'ufficio competente
all'accoglimento della richiesta.
3. Ove manchi l'ufficio apposito, i compiti di cui ai commi 1 e 2
sono espletati dall'ufficio competente a provvedere sulla richiesta
di accesso.

Art. 5.
Accesso mediante visione dei documenti depositati
1. Il documento deve essere messo a disposizione in un giorno che
sia il più vicino possibile alla data di presentazione dell'istanza
di accesso, tenendo conto del tipo di documento e del tempo
occorrente nonchè della difficoltà del suo reperimento, e comunque
non oltre il termine di trenta giorni.
2. La visione deve aver luogo presso l'ufficio che ha formato il
documento o che lo detiene in forma stabile alla presenza di un
incaricato dell'amministrazione; della presa visione è redatta
apposita dichiarazione sottoscritta dall'interessato.
3. In caso di accesso a documenti su supporto informatico, al
richiedente deve essere fornita adeguata consulenza nell'uso degli
strumenti e delle procedure necessari per l'acquisizione delle
informazioni.
4. In relazione alle caratteristiche dei documenti ed alle
particolari circostanze in cui si verifica l'accesso, il Ministero ha
la facoltà di esibire copia dei documenti in luogo degli originali.
5. Le istanze di visione devono essere allegate dal funzionario
competente al documento o alla pratica.
6. Trascorsi sessanta giorni dal momento in cui l'accesso è
consentito senza che l'interessato abbia preso visione del documento,
il richiedente viene considerato rinunciatario e per ottenere
l'accesso al documento deve presentare una nuova richiesta.
7. Nei casi di segretezza o di riservatezza di talune informazioni,
sono selezionate le parti di cui deve essere assicurata la
disponibilità.

Art. 6.
Accesso mediante estrazione di copia dei documenti
1. Le copie devono essere predisposte dall'ufficio presso cui sono
depositati i documenti. Si può rilasciare copia anche degli allegati
ai documenti, con l'onere da parte del richiedente di corrispondere i
diritti aggiuntivi.
2. Il Ministero ha facoltà di prorogare fino ad un massimo di
trenta giorni il termine del rilascio delle copie, di cui all'art. 2,
comma 2, in relazione a difficoltà tecniche di riproduzione
derivanti dal formato o dalla consistenza degli atti, dandone
comunicazione all'interessato.
3. Le copie rimangono depositate presso l'ufficio competente per
sessanta giorni dal momento in cui l'accesso è consentito. Qualora
le copie non vengano ritirate entro tale termine la pratica è
archiviata ed il richiedente, per l'accesso, deve presentare una
nuova richiesta.
4. La consegna di copia del documento al richiedente deve essere
attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta dal richiedente
medesimo.
5. Qualora l'interessato chieda di ricevere attraverso la posta le
fotocopie dei documenti richiesti, queste ultime sono trasmesse, con
tassa a carico del destinatario, all'ufficio postale segnalato dal
richiedente o a quello più vicino all'indirizzo indicato nella
richiesta; l'ufficio, con avviso con tassa a carico del destinatario,
invita il medesimo a presentarsi presso l'ufficio stesso per il
ritiro dei documenti.
6. Nel caso di documenti contenenti in parte informazioni segrete o
non accessibili all'interessato, possono essere rilasciate copie
parziali dei documenti stessi. Le copie parziali, ove possibile,
devono comprendere la prima e l'ultima pagina del documento e le
pagine omesse devono essere indicate.
7. Per l'autenticazione e per il rilascio delle copie si applicano
le disposizioni di cui all'art. 14 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

Art. 7.
Rimborso e bollo
1. Ai sensi della circolare prot. UCA/27720/928/46 del 19 marzo
1993 della Presidenza del Consiglio dei Ministri, l'interessato è
tenuto a versare un corrispettivo dell'importo di lire 500 per il
rilascio da uno a due copie, di lire mille da tre a quattro copie e
così di seguito, da assolvere mediante applicazione di marche da
bollo ordinarie che sono annullate con il datario a cura
dell'ufficio.
2. Ai sensi della circolare prot. UCA/27720/1749 del 28 febbraio
1994 della Presidenza del Consiglio dei Ministri, qualora le
fotocopie debbano essere rilasciate in forma autentica, l'interessato
è tenuto ad assolvere l'imposta di bollo mediante la presentazione
delle relative marche al momento della consegna dei documenti;
l'ufficio ne cura l'annullo con bollo a data.
3. Nel caso in cui il rilascio di copia comporti l'uso di
apparecchiature speciali o una procedura di ricerca di particolare
difficoltà ovvero richieda formati specifici su carta speciale, la
determinazione del corrispettivo, orientato comunque ai costi, è
effettuata dal Ministero, fermo restando l'assolvimento a mezzo
marche da bollo.

Art. 8.
Rifiuto, limitazione, differimento
1. In caso di mancato o incompleto accoglimento della richiesta di
accesso, deve essere inviata o consegnata all'interessato, nel
termine di cui all'art. 2, comma 2, una risposta con l'indicazione:
a) dell'ufficio che ha trattato la pratica di accesso;
b) del documento oggetto della richiesta;
c) dei motivi del rifiuto, della limitazione o del differimento;
d) dei termini per la presentazione del ricorso al tribunale
amministrativo regionale.

Art. 9.
1. Per quanto non previsto dalla presente circolare, si applicano
le disposizioni recate dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, e dal
decreto del Presidente della Repubblica
27 giugno 1992, n. 352.
La presente circolare è pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Il Ministro: MACCANICO