Serie Generale n. 229 del 1-10-1998
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 30 settembre 1998
Autorizzazione n. 3/1998 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni. (GU Serie Generale n.229 del 01-10-1998)

IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti
pubblici solo in presenza di una disposizione di legge che specifichi
i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le
rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite, senza
necessità, pertanto, di un'autorizzazione di questa Autorità (art.
22, comma 3, legge n. 675/1996);
Constatato che i soggetti pubblici possono avvalersi di una
disposizione transitoria, in base alla quale i trattamenti di dati
sensibili iniziati prima dell'8 maggio 1997 possono essere proseguiti
fino all'8 novembre 1998 anche in mancanza di una disposizione di
legge avente le caratteristiche predette, purchè si effettui una
comunicazione a questa Autorità (art. 41, comma 5, legge n.
675/1996, come modificato dal decreto legislativo 8 maggio 1998, n.
135);
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre
quindi riferire solo a tali soggetti l'ambito di applicazione delle
autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, che forma oggetto
dell'autorizzazione n. 2/1997;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, modificato
dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 28 novembre 1997
relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi
di tipo associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana il 29 novembre 1997 e avente
efficacia fino al 30 settembre 1998;
Rilevato che è all'esame del Parlamento il disegno di legge
governativo che prevede il differimento al 31 luglio 1999 del termine
per l'esercizio della delega prevista dalla legge n. 676/1996 e che,
entro tale data, dovrebbero essere emanati alcuni decreti legislativi
per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati
personali, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in
materia dal Consiglio d'Europa;
Ritenuto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione generale
volta a proseguire l'intento di semplificazione degli adempimenti
previsti dalla legge n. 675/1996, ad armonizzare le prescrizioni da
impartire e a favorire la funzionalità dell'Ufficio del Garante;
Considerata l'opportunità che anche le nuove autorizzazioni
generali non rechino disposizioni particolarmente dettagliate in una
fase tuttora transitoria stante la prevista adozione di norme
integrative e correttive in materia, e ciò allo scopo di evitare che
l'attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali nel
corso di un breve periodo, ferme restando alcune garanzie per gli
interessati;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione
provvisoria, anche in conformità a quanto previsto dall'emanando
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'Ufficio di questa Autorità;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che anche la nuova autorizzazione
prenda in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie
di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonchè il periodo di conservazione dei dati stessi, in
quanto la disciplina di questi aspetti è prevista dalla legge n.
675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero
dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata
(art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità che sia garantito, anche nell'attuale
fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonchè per la
dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identità personale, principi valutati anche sulla base delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da
fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi
individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo, ove esistenti, e che è pertanto necessario che tali
trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi
dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1,
della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni,
comitati ed altri organismi di tipo associativo, secondo le
prescrizioni di seguito indicate:
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le
confessioni religiose e le comunità religiose, i partiti e i
movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i
patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni
assistenziali o di volontariato, nonchè le federazioni e
confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformità,
ove esistenti, allo statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto
collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od
organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità
giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilità
sociale (ONLUS);
c) alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di
cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818.
L'autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici
anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati
idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni
strettamente necessarie per l'applicazione dell'art. 310 del decreto
legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi
determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo
statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare
per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche,
sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di
istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta
dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica,
di patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse
artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonchè di
beneficenza, assistenza sociale o sociosanitaria.
La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far valere
o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di terzi,
semprechè il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a
quello dell'interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per
tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo
perseguimento.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di
elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la
gestione amministrativa dell'associazione, della fondazione, del
comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi
fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di
persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per
perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la
fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione
è rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche. I
soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle
persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di
un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente
indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette
finalità, con particolare riferimento alle generalità degli
interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che
individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del
successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La
dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale
circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa
menzione dei titolari del trattamento e delle finalità da essi
perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro,
oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di
non eccedenza dei dati, possono trattare i dati così acquisiti solo
per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi
amministrativi e contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il
perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi
familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonchè ai
soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che
hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il
diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o
dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo,
limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o
all'atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di
minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle
operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da
contratti collettivi anche aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione
generale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279.
Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili di
cui all'art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675,
idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o,
comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dai
regolamenti, dai contratti collettivi o dalla normativa comunitaria.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei
dati rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per
quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime
convinzioni.
4) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali,
la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalità degli interessati, nonchè il
trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili
deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità, agli
scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i dati sensibili
possono essere conservati per un periodo non superiore a quello
necessario per perseguire le finalità e gli scopi di cui al punto
1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attività svolta
dall'interessato o al rapporto che intercorre tra l'interessato e
l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo,
tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio
offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto
all'associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso
organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario
diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e
agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre
prescrizioni sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e
in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile
1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno
1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali,
etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1998, fino al 30 settembre 1999.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 settembre 1998
Il presidente: Rodotà