Serie Generale n. 145 del 25-6-2003
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
ISTITUTO NAZIONALE PER IL COMMERCIO ESTERO
ISTITUTO NAZIONALE PER IL COMMERCIO ESTERO
DELIBERAZIONE 2 aprile 2003
Regolamento sulle modalita' e procedure per l'acquisizione in economia di beni e servizi. (Deliberazione n. 091/03) (GU Serie Generale n.145 del 25-06-2003)

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Vista la legge 25 marzo 1997, n. 68 e successive modificazioni,
concernente la riforma dell'Istituto nazionale per il commercio
estero (I.C.E.);
Visto il decreto del Ministero del commercio con l'estero
11 novembre 1997, n. 474 riguardante il regolamento di approvazione
dello statuto dell'Istituto nazionale per il commercio estero;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 18 dicembre 1979,
n. 696, e successive modificazioni, concernente l'approvazione del
regolamento per la classificazione delle entrate e delle spese e per
l'amministrazione e la contabilità degli enti pubblici di cui alla
legge 20 marzo 1975, n. 70;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche,
recante norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto
di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n.
573, concernente il regolamento recante norme per la semplificazione
dei procedimenti di aggiudicazione di pubbliche forniture di valore
inferiore alla soglia di rilievo comunitario;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n.
367, e successive modificazioni, concernente il regolamento recante
semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa e contabili;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 21 dicembre 1999,
n. 554, e successive modificazioni, concernente il regolamento di
attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici;
Visto il decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive
modifiche ed integrazioni, recante norme generali sull'ordinamento
del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche;
Visto l'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, relativo
all'acquisizione di beni e servizi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n.
384, concernente il regolamento di semplificazioni dei procedimenti
di spese in economia;
Considerato che, ai sensi dell'art. 1, comma 2 del richiamato
decreto del Presidente della Repubblica n. 384/2001, per l'esecuzione
dei lavori in economia resta ferma la disciplina di cui al decreto
del Presidente della Repubblica n. 554/1999;
Considerata la necessità di individuare, ai sensi dell'art. 2,
comma 1, del citato decreto del Presidente della Repubblica n.
384/2001, i singoli beni e servizi con i relativi limiti di importo
per le singole voci di spesa la cui acquisizione può essere
effettuata con la procedura in economia da parte dell'Istituto
nazionale per il commercio estero (I.C.E.) e dei suoi uffici della
Rete in Italia ed all'estero nel rispetto del limite di spesa fissato
al successivo art. 11, comma 4 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 384/2001;
Su proposta del dirigente dell'Area approvvigionamenti e contratti
di concerto con il direttore del Dipartimento amministrazione,
finanza e controllo e del direttore generale dell'Istituto;

Delibera

di adottare il seguente regolamento:
Art. 1.
Oggetto del regolamento

Il presente regolamento disciplina l'ambito di applicazione, i
limiti di spesa e le procedure per l'acquisizione di beni e servizi
in economia da parte della sede centrale dell'Istituto nazionale per
il commercio estero (I.C.E.) e dei suoi uffici della Rete in Italia
ed all'estero.
L'acquisizione di beni e servizi da parte della sede centrale e
delle Reti in Italia può essere effettuata esclusivamente nei casi
in cui non sia vigente alcuna convenzione quadro stipulata ai sensi
dell'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 e successive
modificazioni.

Art. 2.
Forme di affidamento e limiti delle spese in economia

L'esecuzione in economia può avvenire:
a) in amministrazione diretta;
b) a cottimo fiduciario.
Sono in amministrazione diretta le spese in economia effettuate
utilizzando materiali, mezzi propri o appositamente noleggiati e con
personale dell'Istituto.
Sono a cottimo fiduciario le spese in economia affidate a terzi
esterni all'amministrazione.
I beni e servizi acquisiti in economia non possono comportare una
spesa complessiva superiore a 50 mila euro, con esclusione dell'IVA o
altre imposte similari.
Nessuna spesa può essere artificiosamente frazionata con lo scopo
di sottoporla alla disciplina del presente regolamento.

Art. 3.
Beni e servizi in economia

È ammesso il ricorso alle procedure di spesa in economia relative
al funzionamento della sede e degli uffici della rete in Italia ed
all'estero ed all'organizzazione e al funzionamento dei servizi di
informazione, assistenza, promozione e formazione per
l'internazionalizzazione del sistema paese, per l'acquisizione dei
seguenti beni e servizi:
a) funzionamento di commissioni, comitati e consigli, con
l'esclusione degli eventuali gettoni, compensi ed altre indennità a
favore dei componenti. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici
della rete in Italia e all'estero;
b) acquisto di giornali, riviste, libri, cataloghi, pubblicazioni
varie, materiale di documentazione ed informazione e relativi
abbonamenti, eventuale rilegatura, spedizione e/o trasmissione per
via informatica; abbonamenti a notiziari di agenzie di informazione
ed a servizi di trascrizione e traduzione di notizie diffuse a mezzo
radio, televisione e altri mezzi di informazione; acquisto e/o
abbonamento di/a banche dati sia in forma cartacea che telematica sia
su supporto informatico/magnetico ed eventuali relativi supporti
tecnici. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in
Italia e all'estero;
c) spese per lavori di stampa, riproduzione, tipografia,
litografia realizzati anche per mezzo di tecnologia audiovisiva e
informatica; cartellonistica. Euro 50.000 per la sede centrale e
uffici della rete in Italia e all'estero;
d) spese postali, telefoniche e telematiche e di
telecomunicazione in genere; spese per consumo di energia elettrica,
acqua, gas e per riscaldamento, acquisto di materiale di cancelleria,
stampati ed altro materiale di facile consumo. Euro 50.000 per la
sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero;
e) spese di trasporto, trasloco, facchinaggio e magazzinaggio di
merci, documentazione, attrezzature e materiale vario, atti e
documenti di archivio, imballaggi; relative coperture assicurative.
Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e
all'estero;
f) leasing di autoveicoli; tasse di immatricolazione e
circolazione e similari, riparazione, manutenzione e relative
assicurazioni; lavaggio e provviste di carburante, di lubrificanti e
di altro materiale di consumo; acquisto divise. Euro 50.000 per la
sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero;
g) spese di fitto dei locali con i relativi oneri accessori;
progettazione e lavori di adattamenti e ristrutturazione di beni
immobili di proprietà o in locazione; acquisto, manutenzione
ordinaria e straordinaria degli impianti tecnici degli edifici e
delle attrezzature d'uso di ogni tipo e per qualsiasi destinazione.
Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e
all'estero;
h) servizi di giardinaggio, acquisto di materiali, utensili e
mezzi per l'esecuzione dei lavori in amministrazione diretta;
smaltimento di rifiuti; derattizzazione e disinfestazione; spese di
pulizia locali e/o spazi espositivi; servizi di guardiania. Euro
50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e
all'estero;
i) spese per acquisto, installazione, assistenza, noleggio,
leasing di impianti e apparecchiature telefoniche, elettriche,
informatiche, telematiche ed elettroniche; fotoriproduttori,
attrezzature audiovisive e multimediali; apparecchiature per la
trasmissione di dati e fac-simili, hardware e software;
apparecchiature d'ufficio non diversamente specificate;
progettazione, realizzazione e sviluppo di programmi informatici;
archiviazione, elaborazione e conversione informatica dei dati ed
attività connesse da parte di ditte e tecnici specializzati;
manutenzione e riparazione dei suddetti apparati e del relativo
software; acquisto o produzione o noleggio di materiale audiovisivo e
multimediale, acquisto di parti di ricambio, materiale ausiliario e
di consumo per tutto quanto precede. Euro 50.000 per la sede centrale
e uffici della rete in Italia e all'estero;
j) acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, nonchè di
arredi e dotazioni. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della
rete in Italia e all'estero;
k) servizi di segretariato ed accompagnamento, trascrizione atti
di convegni/comitati, traduzione, interpretariato, prestazioni di
lavoro e/o consulenze fornite da professionalità specifiche e/o da
ditte e società commerciali e/o di lavoro interinale, semprecchè
l'amministrazione non possa provvedervi direttamente con il proprio
personale. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in
Italia e all'estero;
l) spese per consulenze/servizi legali, notarili, fiscali,
amministrativi, informatici, sanitari e tecnici, bolli e notifiche di
atti giudiziari e pubblicità legale; assicurazioni dei beni mobili e
immobili di proprietà o in affitto; coperture assicurative in
genere. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in
Italia e all'estero;
m) acquisto/committenza ad agenzie specializzate e/o esperti di
indagini di vario contenuto e natura, sondaggi, rilevazioni ed
analisi attinenti ai compiti d'istituto, loro traduzioni ed eventuali
presentazioni delle stesse. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici
della rete in Italia e all'estero;
n) spese per l'organizzazione di incontri, seminari tecnici,
conferenze stampa, degustazioni prodotti, presentazioni tecniche,
workshop nazionali ed internazionali, bilaterali e multilaterali, di
convegni, congressi e conferenze in Italia e all'estero, per il
ricevimento di Capi di Stato, Capi di Governo, di delegazioni,
esponenti e personalità estere e italiane, operatori economici e
dell'informazione privati stranieri e italiani. Euro 50.000 per la
sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero;
o) compensi a professori, conferenzieri, esperti tecnici. Euro
50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e
all'estero;
p) spese di viaggio, trasporto individuale e collettivo in
genere, vitto e alloggio, ivi compresi servizi alberghieri, per il
personale e per terzi soggetti italiani ed esteri. Euro 50.000 per la
sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero;
q) spese di catering, di rappresentanza e pubbliche relazioni,
per acquisto di oggettistica promozionale, per servizi
audio-foto-video, per necrologi. Euro 50.000 per la sede centrale e
uffici della rete in Italia e all'estero;
r) spese per l'organizzazione di manifestazioni fieristiche
(esposizioni collettive nazionali e/o regionali e/o settoriali, punti
Italia, stand informativi); affitto aree espositive e relativi
allestimenti, noleggio od acquisto attrezzature e materiali di
consumo non diversamente previsti, allacciamenti tecnici, parcheggi,
iscrizione nei cataloghi ufficiali quando non necessariamente forniti
in privativa industriale da enti fieristici o società collegate già
individuate. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in
Italia e all'estero;
s) spese di progettazione di allestimenti fieristici, mostre ed
ogni iniziativa promozionale espositiva similare; spese di direzione
lavori e di collaudo semprecchè l'amministrazione non possa
provvedervi direttamente con il proprio personale. Euro 50.000 per la
sede centrate e uffici della rete in Italia e all'estero;
t) spese per la realizzazione di campagne di informazione e/o di
immagine a mezzo stampa, radio, TV ed altri mezzi di comunicazione
multimediali; servizi di agenzie di pubbliche relazioni e
pubblicità, ideazione e produzione bozzetti pubblicitari; acquisti
spazi su stampa, radio televisione, siti web; basi informatiche b2b e
b2c; produzione inserti, cataloghi, manifesti, depliants, CDRom,
materiale promo-pubblicitario di vario genere e con ogni mezzo. Euro
50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e
all'estero;
u) visite mediche di controllo relative ad assenze dal servizio
dei dipendenti per le quali debbano incaricarsi professionisti
locali; accertamenti sanitari da effettuare nei confronti del
personale in servizio in Italia o all'estero ai fini del
riconoscimento di infermità come dipendenti da causa di servizio o
ai fini della dispensa dal servizio. Euro 50.000 per la sede centrale
e uffici della rete in Italia e all'estero;
v) spese per corsi di formazione, aggiornamento e linguistici per
il personale di ruolo e/o locale; partecipazione a convegni; compensi
a docenti, esperti e/o centri di formazione per corsi a studenti,
tecnici ed operatori economici esteri ed italiani; acquisto di
materiale didattico e di consumo ad essi inerenti non diversamente
previsto. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in
Italia e all'estero;
w) acquisto di beni e servizi nell'ipotesi di risoluzione di un
precedente rapporto contrattuale e quando ciò sia ritenuto
necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine
previsto dal contratto. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici
della rete in Italia e all'estero;
x) acquisizione di beni e servizi nell'ipotesi di completamento
delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non
sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito dell'oggetto
principale del contratto medesimo. Euro 50.000 per la sede centrale e
uffici della rete in Italia e all'estero;
y) acquisizione di beni e servizi nella misura strettamente
necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more dello
svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente,
nonchè dell'esecuzione del contratto. Euro 50.000 per la sede
centrale e uffici della rete in Italia e all'estero.
z) spese minute di ordine corrente non previste nei precedenti
paragrafi. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in
Italia e all'estero.

Art. 4.
Responsabile delle spese in economia

L'esecuzione delle spese in economia viene disposta nell'ambito
degli obiettivi e del budget assegnato, dal responsabile del centro
di costo richiedente.
Per l'acquisizione di beni e servizi, il responsabile autorizzato
all'effettuazione delle procedure di affidamento delle spese, si
avvale delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da
amministrazioni o enti a ciò preposti ovvero con qualsiasi altro
mezzo, a fini di orientamento e della valutazione della congruità
dei prezzi presentati in sede di offerta.

Art. 5.
Forme di pubblicità

L'Istituto, con avvisi pubblicati su almeno un quotidiano o sul
sito internet dell'Istituto, richiede periodicamente con cadenza
almeno annuale, agli operatori economici interessati di qualificarsi
al fine dì essere successivamente invitati alle procedure di spesa
in economia.

Art. 6.
Relazioni informative sugli affidamenti in economia

Ciascun centro di costo della sede centrale e della Rete in Italia,
informa l'organo di controllo interno, con apposita relazione
predisposta con cadenza semestrale, dei motivi per i quali non ha
aderito al sistema convenzionale previsto dall'art. 26 della legge n.
488/1999 facendo ricorso alle procedure non concursuali di cui al
presente regolamento.

Art. 7.
Svolgimento della procedura del cottimo fiduciario per beni e servizi

L'affidamento dei servizi e l'acquisizione dei beni a cottimo
fiduciario avviene mediante gara informale, con richiesta di almeno
cinque preventivi redatti secondo le indicazioni contenute nella
lettera d'invito.
Si prescinde dalla richiesta di più preventivi nel caso di nota
specialità del bene o servizio da acquisire, in relazione alle
caratteristiche tecniche o di mercato, ovvero quando l'importo della
spesa non superi l'ammontare di 10 mila euro, con esclusione
dell'l.V.A. o imposte similari.
Il suddetto limite è elevato a 40 mila euro, con esclusione
dell'l.V.A. o imposte similari, per l'acquisizione di beni e servizi
connessi ad impellenti ed imprevedibili esigenze di ordine pubblico.
La richiesta di preventivi e offerte, effettuata mediate lettera o
altro atto (telegramma, telefax, ecc.), deve contenere:
a) l'oggetto della prestazione;
b) le eventuali garanzie richieste;
c) le caratteristiche tecniche;
d) la qualità e la modalità di esecuzione;
e) i prezzi;
f) le modalità di pagamento;
g) le modalità di scelta del contraente;
h) i termini dell'adempimento, ove necessari;
i) l'informazione circa l'obbligo di assoggettarsi alle
condizioni e penalità previste e di uniformarsi alle norme
legislative e regolamentari vigenti, nonchè la facoltà, per
l'Istituto, di avvalersi, qualora la controparte non adempia agli
obblighi derivanti dal rapporto, degli strumenti di risoluzione
contrattuale e risarcimento danni mediante semplice denuncia, ove non
ritenga più efficace il ricorso all'esecuzione in danno previo
diffida ad adempiere;
j) ogni altra indicazione ritenuta necessaria per meglio definire
la spesa.
L'esame dei preventivi e la scelta del contraente viene effettuata
dal responsabile autorizzato all'effettuazione delle procedure di
affidamento delle spese, in base al prezzo più basso ovvero
all'offerta più vantaggiosa, in relazione a quanto previsto nella
lettera d'invito.

Art. 8.
Ordinazione e liquidazione di beni e servizi

L'acquisizione di beni e servizi attraverso lo strumento del
cottimo fiduciario può essere regolata da scrittura privata semplice
oppure da apposita lettera di ordinazione con la quale il
responsabile del centro di costo dispone l'ordinazione dei beni e dei
servizi. Tali atti devono riportare i medesimi contenuti previsti
dalla lettera d'invito.
L'atto di ordinazione contiene almeno:
a) la descrizione dei beni o servizi oggetto dell'ordinazione;
b) la quantità ed il prezzo degli stessi con l'indicazione
dell'l.V.A. o altre imposte similari;
c) la qualità, le modalità e i termini di esecuzione;
d) gli estremi contabili dei mastri di contabilità generale ed
analitica nonchè il centro di costo richiedente ed assegnatario del
budget;
e) la forma di pagamento;
f) le penali per la ritardata o incompleta esecuzione nonchè
l'eventuale richiamo all'obbligo del fornitore di uniformarsi alle
vigenti norme di legge e regolamenti;
g) l'ufficio referente ed eventuali altre indicazioni utili al
fornitore.
Nel caso di lettera di ordinazione, il fornitore deve esprimere,
per iscritto, all'Istituto, la propria accettazione.
I pagamenti sono disposti entro trenta giorni dalla data del
collaudo o dell'attestazione di regolare esecuzione ovvero, se
successiva, dalla data di presentazione della fattura.
Le fatture dei beni e dei servizi non potranno in ogni caso essere
pagate se non sono munite del visto di liquidazione del responsabile
del centro di costo committente.
I documenti di cui al comma precedente dovranno essere prodotti in
originale e copia, di cui l'originale da allegare al titolo di spesa,
e la copia da conservare agli atti, e corredati, qualora si tratti di
acquisti, della prescritta presa in carico o bolletta d'inventario.
I competenti uffici disporranno il pagamento delle spese di cui al
presente provvedimento con ordinativi diretti. Tuttavia, qualora le
esigenze dei servizi e l'interesse dell'Istituto lo richiedano,
potranno disporne il pagamento sul fondo cassa ove esistente.

Art. 9.
Verifica della prestazione

I beni e servizi di cui al presente provvedimento devono essere
sottoposti rispettivamente a collaudo o ad attestazione di regolare
esecuzione entro venti giorni dall'acquisizione. Per le spese di
importo inferiore a 10 mila euro, con esclusione dell'l.V.A. o
imposte similari, tali verifiche sono sostituite dall'attestazione di
avvenuta prestazione sottoscritta da parte del responsabile del
procedimento.
Il collaudo o la constatazione di regolare esecuzione è eseguito
da impiegati appositamente nominati dal dirigente del Dipartimento
amministrativo competente.
Il collaudo e le constatazioni di regolare esecuzione non possono
essere effettuati da impiegati che abbiano partecipato al
procedimento di acquisizione dei beni e servizi.

Art. 10.
Inadempimenti

Nel caso di inadempienza per fatti imputabili al soggetto o
all'impresa cui è stata affidata la fornitura dei beni e
l'esecuzione dei servizi di cui al presente regolamento, si applicano
le penali stabilite nell'atto o lettera di ordinazione. Inoltre
l'amministrazione dopo formale ingiunzione, a mezzo lettera
raccomandata con avviso di ricevimento, rimasta senza esito, può
disporre l'esecuzione di tutto o parte della fornitura dei beni e
servizi a spese del soggetto o dell'impresa inadempiente, salvo
l'esercizio, da parte dell'amministrazione, dell'azione per il
risarcimento del danno derivante dall'inadempienza.
Nel caso di inadempimento grave, l'amministrazione può altresi,
previa denuncia scritta, procedere alla risoluzione del contratto,
salvo, sempre, il risarcimento dei danni subiti.

Art. 11.
Pubblicazione

Il presente regolamento sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale.
Roma, 2 aprile 2003
Il presidente: Quintieri