Serie Generale n. 72 del 26-3-2016
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI
ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI
PROVVEDIMENTO 15 marzo 2016
Regolamento sull'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi. (Regolamento n. 19). (16A02419) (GU Serie Generale n.72 del 26-03-2016)

L'ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni,
e, in particolare, il capo V, recante diposizioni sull'accesso ai
documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 12 aprile
2006, n. 184, recante il regolamento per la disciplina in materia di
accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e successive
modificazioni, recante il codice delle assicurazioni private;
Visto l'art. 24 della legge 28 dicembre 2005, n. 262, il quale
prevede, tra l'altro, che ai procedimenti dell'IVASS si applica, in
quanto compatibile, il principio dell'accesso agli atti
amministrativi recati dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive
modificazioni, e stabilisce che l'IVASS disciplina con propri
regolamenti l'applicazione di tale principio, indicando i casi di
necessità e di urgenza o le ragioni di riservatezza per cui è
ammesso derogarvi;
Visto l'art. 13 del decreto-legge 6 luglio 2012, n. 95, convertito
con legge 7 agosto 2012, n. 135, concernente disposizioni urgenti per
la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai
cittadini e recante l'istituzione dell'IVASS;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 12 dicembre
2012, recante lo Statuto dell'IVASS, entrato in vigore il 1° gennaio
2013;
Visto il regolamento di organizzazione, approvato con delibera del
Consiglio dell'IVASS n. 46 del 24 aprile 2013 e successive
modificazioni ed integrazioni;
Visto il regolamento IVASS n. 1 dell'8 ottobre 2013, concernente la
procedura di irrogazione delle sanzioni amministrative pecuniarie
(capo dedicato all'accesso agli atti);
Visto il regolamento IVASS n. 2 dell'8 ottobre 2013, concernente la
procedura di applicazione delle sanzioni disciplinari nei confronti
degli intermediari assicurativi e riassicurativi e le norme di
funzionamento del collegio di garanzia (art. 5 sull'accesso agli
atti);
Visto il regolamento IVASS n. 3 del 5 novembre 2013 sull'attuazione
delle disposizioni di cui all'art. 23 della legge 28 dicembre 2005,
n. 262, in materia di procedimenti per l'adozione di atti
regolamentari e generali dell'IVASS;
Visto il regolamento IVASS n. 7 del 2 dicembre 2014, concernente
l'individuazione dei termini e delle unità organizzative
responsabili dei procedimenti amministrativi dell'IVASS, ai sensi
degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241;

Adotta

il seguente regolamento:

Art. 1

Fonti normative

1. Il presente regolamento è adottato ai sensi: degli articoli 23,
comma 1 e 24, comma 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241; dell'art.
24, comma 3, della legge 28 dicembre 2005, n. 262; dell'art. 9, comma
3, del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209.

Art. 2

Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si intendono per:
a) "interessati": tutti i soggetti privati, compresi quelli
portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse
diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione
giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto
l'accesso;
b) "controinteressati": tutti i soggetti, individuati o
facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto,
che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro
diritto alla riservatezza;
c) "codice": il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209,
recante il codice delle assicurazioni private;
d) "diritto di accesso": il diritto degli interessati di prendere
visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;
e) "documento amministrativo": ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del
contenuto di atti, anche interni o non, relativi ad uno specifico
procedimento, detenuti dall'IVASS e concernenti attività di pubblico
interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o
privatistica della loro disciplina sostanziale;
f) "IVASS": l'Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni.

Art. 3

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio del
diritto di accesso ai documenti amministrativi già formati o
detenuti stabilmente dall'IVASS, esistenti al momento dell'istanza.
2. Non sono ammesse richieste generiche, preordinate a un controllo
generalizzato dell'attività dell'IVASS. L'esercizio del diritto di
accesso non comporta l'obbligo per l'IVASS di elaborare dati in suo
possesso al fine di soddisfare le richieste.
3. Il presente regolamento individua le categorie di documenti
formati o comunque rientranti nella disponibilità dell'IVASS
sottratti all'accesso in relazione ai casi di esclusione del diritto
di accesso di cui all'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n.
241.
4. L'accesso agli atti del procedimento d'irrogazione delle
sanzioni amministrative pecuniarie è disciplinato dal Regolamento
IVASS n. 1 dell'8 ottobre 2013 e, per quanto non ivi disposto, dal
presente regolamento.
5. L'accesso ai documenti relativi agli atti delle procedure di
affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici, in cui è parte
l'IVASS, è regolato dagli articoli 13 e 79, comma 5, quater, del d.
lgs. 12 aprile 2006, n. 163 e successive modificazioni.

Art. 4

Dati e informazioni pubblicati nel sito
istituzionale o nel bollettino dell'IVASS

1. L'IVASS rende accessibile nel proprio sito istituzionale
www.ivass.it, area "Amministrazione Trasparente", i dati, le
informazioni e i documenti richiesti dal d.lgs 14 marzo 2013 n. 33 e
successive modifiche e integrazioni, ai sensi del regolamento in
materia di pubblicità e trasparenza dei dati e delle informazioni
concernenti l'organizzazione e l'attività dell'IVASS del 4 febbraio
2014.
2. L'IVASS pubblica nel proprio sito istituzionale i regolamenti e
le raccomandazioni di carattere generale e rende accessibile nel
bollettino mensile ogni altro provvedimento rilevante relativo ai
soggetti sottoposti a vigilanza.

Art. 5

Soggetti legittimati all'accesso

1. L'istanza di accesso può essere presentata da tutti i soggetti
privati, compresi quelli portatori d'interessi pubblici o diffusi,
che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente
a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al
quale è richiesto l'accesso.
2. L'acquisizione di documenti amministrativi da parte di soggetti
pubblici si informa al principio di leale cooperazione istituzionale.

Art. 6

Istanza di accesso

1. Nell'istanza di accesso il richiedente deve indicare:
a) le proprie generalità, specificando, qualora sia persona
diversa dal soggetto interessato, anche le generalità di
quest'ultimo e il relativo potere rappresentativo;
b) gli estremi del documento oggetto dell'istanza ovvero gli
elementi che ne consentano l'individuazione, specificando, ove
possibile, il procedimento amministrativo di riferimento;
c) la motivazione dell'istanza, specificando e comprovando
l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, corrispondente ad
una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al
quale è chiesto l'accesso.

Art. 7

Accesso informale

1. Qualora, in relazione alla natura del documento richiesto, non
risulti la presenza di controinteressati, il diritto di accesso si
esercita in via informale mediante istanza, anche verbale.
2. L'istanza, esaminata immediatamente e senza formalità, è
accolta mediante: a) indicazione della pubblicazione contenente le
notizie; b) esibizione dei documenti; c) estrazione di copie ovvero
altra modalità idonea.
3. Dell'avvenuta esibizione dei documenti ovvero estrazione di
copia viene conservata apposita annotazione agli atti dell'unità
organizzativa competente che ha dato riscontro alla richiesta.

Art. 8

Accesso formale

1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato dell'istanza
in via informale ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del
richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi,
sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e
della documentazione fornite, sull'accessibilità del documento o
sull'esistenza di controinteressati, l'IVASS invita l'interessato a
presentare istanza di accesso formale all'unità organizzativa
competente ai sensi dell'art. 9.
2. L'istanza formale di accesso può essere presentata per via
telematica - in presenza delle condizioni richieste dall'art. 38 del
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, dagli articoli 4 e 5 del D.P.R. 11
febbraio 2005 n. 68 e dall'art. 65 del d.lgs 7 marzo 2005, n. 82 - di
persona, a mezzo posta o mediante telefax.
3. L'istanza indica gli elementi di cui all'art. 6, reca data e
sottoscrizione ed è corredata dalla copia di un documento di
identificazione.
4. Qualora l'interessato, persona fisica o giuridica, sia
rappresentato da altro soggetto, quest'ultimo allega all'istanza
apposita delega, presentando copia del proprio documento di
riconoscimento e di quello del delegante.
5. Il termine di trenta giorni, previsto dalla legge 7 agosto 1990
n. 241 per il riscontro dell'istanza decorre dalla data di
ricevimento della medesima.
6. Qualora l'istanza di accesso sia presentata ad
un'amministrazione diversa da quella nei cui confronti va esercitato
il relativo diritto, l'amministrazione che ha ricevuto l'istanza
invia immediatamente la stessa all'amministrazione competente, dando
comunicazione all'interessato dell'avvenuta trasmissione ai sensi
dell'art. 6, comma 2, del D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184. In tal caso,
il termine di cui all'art. 11, comma 3, decorre dalla ricezione da
parte dell'IVASS dell'istanza.

Art. 9

Competenze in materia di accesso

1. L'istanza di accesso viene esaminata dall'unità organizzativa
che ha formato il documento richiesto o che lo detiene stabilmente,
individuata ai sensi del regolamento IVASS n. 7 del 2 dicembre 2014.
2. Qualora l'istanza venga indirizzata a un'unità organizzativa
diversa da quella competente ai sensi del comma 1, essa provvede a
trasmetterla immediatamente a quella competente.
3. Responsabile del procedimento è il titolare dell'unità
organizzativa competente per l'esame dell'istanza o, su sua
designazione, altro dipendente addetto all'unità stessa.

Art. 10

Controinteressati

1. Qualora vengano individuati soggetti controinteressati, di cui
all'art. 2, il responsabile del procedimento di accesso è tenuto a
informare gli stessi mediante invio di copia dell'istanza di accesso,
anche per via telematica. Le eventuali motivate opposizioni dei
controinteressati, trasmesse anche per via telematica, devono
pervenire entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione.
Decorso tale termine, l'IVASS provvede sull'istanza. In tale caso il
termine del procedimento di accesso riprende a decorrere dalla
ricezione delle opposizioni.
2. Le opposizioni dei controinteressati vengono esaminate in
conformità della legge 7 agosto 1990, n. 241 e del presente
Regolamento.

Art. 11

Valutazione dell'istanza di accesso

1. Nel caso d'istanza irregolare o incompleta, il responsabile del
procedimento invita l'interessato, entro il termine di dieci giorni
dal ricevimento dell'istanza, a regolarizzarla o a completarla. Il
termine del procedimento inizia a decorrere nuovamente dalla
presentazione dell'istanza regolare o completa.
2. Qualora l'istanza di accesso abbia ad oggetto documentazione
formata da altra amministrazione e detenuta stabilmente dall'IVASS,
quest'ultimo dà comunicazione della richiesta all'amministrazione
interessata, che dovrà far pervenire l'eventuale opposizione entro
10 dieci giorni dalla ricezione della comunicazione. Decorso tale
termine, il responsabile del procedimento provvede sull'istanza.
3. Entro trenta giorni dalla ricezione dell'istanza, completa di
tutti i suoi elementi o dalla scadenza del termine di cui al comma 2,
l'IVASS adotta provvedimento di accoglimento ovvero provvedimento
motivato di accoglimento parziale o di diniego.

Art. 12

Accoglimento dell'istanza di accesso

1. L'atto di accoglimento dell'istanza indica l'unità
organizzativa competente presso cui è possibile prendere visione ed
estrarre copia dei documenti nonchè il giorno e l'ora dell'accesso,
concordati, ove possibile, con l'interessato. I documenti non devono
essere asportati dal luogo in cui sono esaminati o alterati in
qualsiasi modo.
2. Su istanza dell'interessato, il responsabile del procedimento
può dar corso alla richiesta di accesso anche per via telematica, in
presenza delle condizioni di cui all'art. 8, comma 2.
3. Il rilascio di fotocopie è subordinato al rimborso dei costi di
riproduzione che è comunicato all'interessato anche mediante
inserimento nel verbale di cui al comma successivo.
4. A conclusione delle operazioni di accesso viene redatto il
relativo verbale, sottoscritto dall'interessato e dal responsabile
del procedimento.

Art. 13

Documenti sottratti all'accesso nei casi di segreto o
di divieto di divulgazione previsti dall'ordinamento

1. Sono sottratti all'accesso, in quanto coperti dal segreto
d'ufficio di cui all'art. 10 del codice, i documenti amministrativi,
contenenti notizie, informazioni e dati, anche statistici, in
possesso dell'IVASS in ragione della propria attività istituzionale
e di vigilanza esercitata nei confronti delle imprese di
assicurazione, degli intermediari e degli altri soggetti ad essa
sottoposti, ove l'accesso possa pregiudicare l'efficacia
dell'attività dell'Istituto. Resta fermo che, ai sensi dell'art. 10,
comma 5, del codice il segreto non può essere opposto nei confronti
del Ministro dello sviluppo economico e nei confronti dei due rami
del Parlamento che acquisiscono i dati, le notizie e le informazioni
secondo le competenze e le modalità stabilite nei rispettivi
regolamenti.
2. Fermo restando quanto previsto dall'art. 14, l'accesso è in
ogni caso consentito ove richiesto nel corso di procedimenti
amministrativi sanzionatori pecuniari o disciplinari da parte delle
imprese di assicurazione o degli intermediari assicurativi sottoposti
a procedimento, con l'eccezione degli atti coperti da segreto nei
casi previsti dall'ordinamento.
3. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari
l'accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente
indispensabile e nei termini previsti dall'art. 60 del d.lgs. 30
giugno 2003 n. 196.

Art. 14

Altri documenti sottratti all'accesso

1. Fermo restando quanto previsto dall'art. 24, comma 6, lettera d)
della legge 7 agosto 1990, n. 241, in relazione all'esigenza di
salvaguardare la riservatezza dei terzi, sono altresì sottratti
all'accesso ai sensi dell'art. 24, comma 2 della medesima legge:
a) i verbali delle riunioni del Consiglio e del Direttorio
Integrato dell'IVASS, in tutto o in parte, nei casi in cui riguardino
atti coperti dal segreto d'ufficio o atti sottratti all'accesso ai
sensi del presente Regolamento;
b) i pareri resi dall'Ufficio consulenza legale dell'IVASS alle
strutture o agli organi di vertice relativi a controversie in atto o
in potenza nonchè tutti gli atti preordinati alla difesa in giudizio
dell'IVASS o relativi all'istruzione di ricorsi nei suoi confronti;
c) la documentazione relativa ad accertamenti medici e alla
salute delle persone;
d) i documenti amministrativi relativi alle informazioni di
carattere psicoattitudinale contenuti nel fascicolo personale del
dipendente dell'Istituto;
e) i documenti inerenti a rapporti tra l'Istituto e: altre
autorità di vigilanza; istituzioni dell'Unione europea; organi di
altri Stati o di altre organizzazioni internazionali, dei quali non
sia stata autorizzata la divulgazione;
f) le informative e i rapporti trasmessi dall'Istituto
all'autorità giudiziaria penale o pervenuti all'IVASS da parte della
stessa autorità penale;
g) nell'ambito delle procedure di gara, gli atti concernenti il
know how e i segreti commerciali e scientifici.

Art. 15

Differimento

1. L'IVASS, entro quindici giorni dal ricevimento dell'istanza di
accesso, può differirlo ove occorra tutelare temporaneamente gli
interessi indicati negli articoli 13 e 14 ovvero per salvaguardare
specifiche esigenze con particolare riferimento alla fase
preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui
conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione
amministrativa.
2. L'accesso è differito altresì, oltre che nei casi previsti
espressamente da una disposizione normativa, qualora riguardi
documenti formati da una pubblica amministrazione che risulti averne
differito l'accesso.
3. L'atto che dispone il differimento ne indica la durata.

Art. 16

Modifiche

1. L'IVASS verifica periodicamente la congruità delle categorie di
documenti sottratti all'accesso individuate dal presente regolamento.

Art. 17

Abrogazioni

1. Dalla data di entrata in vigore del presente regolamento sono
abrogati i provvedimenti ISVAP nn. 39 e 40 del 5 settembre 1995.
2. Ogni riferimento normativo ai provvedimenti ISVAP nn. 39 e 40
del 5 settembre 1995 è da intendersi effettuato al presente
regolamento.

Art. 18

Pubblicazione e entrata in vigore

1. Il presente regolamento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana, nel Bollettino dell'IVASS e nel sito
istituzionale.
2. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo
alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana.
Roma, 15 marzo 2016

p. il direttorio integrato
Il Presidente
Rossi