3a Serie Speciale - Regioni n. 25 del 29-6-1996
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE 20 novembre 1995, n. 55
Disposizioni sulla documentazione amministrativa (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.25 del 29-06-1996)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale
della regione Trentino-Alto Adige n. 57 del 19 dicembre 1995)

IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE
Vista la deliberazione della Giunta provinciale n. 5243 del 16
ottobre 1995

E m a n a
il seguente regolamento:

Art. 1.
Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina l'amministrazione dei
documenti presso gli uffici della Provincia autonoma di Bolzano ai
sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e, per quanto
compatibile con i rispettivi ordinamenti, presso gli enti dipendenti
dalla Provincia autonoma stessa.

Art. 2.
Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si intendono per
a) documento: ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica,
magnetica, ottica, magnetoottica o di qualunque altra specie del
contenuto di atti rivolti all'amministrazione provinciale o da essa
formati o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa;
b) fascicolo: l'insieme ordinato dei documenti, spediti e
ricevuti, relativi ad uno stesso affare, che rappresenta l'unità di
base degli archivi corrente e di deposito;
c) plico: busta o altro involucro, di regola con i lembi chiusi o
sigillati, contenente documenti;
d) archivio corrente: l'archivio relativo agli affari in corso,
ordinati in fascicoli, per i quali è frequente la necessità di
consultazione, che si accresce e si rinnova con lo sviluppo ed il
perfezionarsi dei provvedimenti o affari;
e) archivio di deposito: l'archivio che raduna e conserva i
documenti, ordinati in fascicoli, relativi a provvedimenti o affari
trattati, per i quali la necessità di consultazione si manifesta in
forma saltuaria e sporadica;
f) scarto formale: l'operazione di selezione dei documenti per i
quali, decorso il termine previsto dalle direttive di scarto, dal
titolario o da disposizioni speciali per l'archiviazione di deposito,
non è previsto il versamento nell'archivio storico;
g) scarto informale: l'operazione di selezione dei documenti per i
quali non è prevista la protocollazione, quali, le gazzette e i
bollettini ufficiali, i periodici, gli inviti, i notiziari
informativi o statistici, copie, duplicati, e ogni altra
comunicazione non rilevante ai fini dell'attività amministrativa,
nemmeno sotto il profilo probatorio;
h) archivio storico: l'archivio organizzato presso l'ufficio
denominato Archivio provinciale che raduna, per la loro conservazione
permanente quali beni culturali, i documenti non scartabili dopo la
decorrenza del periodo di archiviazione di deposito;
i) protocollazione: la trascrizione sul registro di protocollo dei
seguenti elementi per ciascun documento: numero progressivo, data
dell'operazione della trascrizione, mittente e luogo di provenienza,
ovvero, destinatario e luogo di destinazione per il documento in
partenza, data e numero del documento in arrivo, numero degli
allegati, argomento del documento, estremi di classificazione in base
al titolario, ufficio competente alla trattazione;
j) titolario: il quadro di classificazione, in numeri, delle
materie di competenza dell'amministrazione, dette "titoli", a loro
volta suddivisi in "sottotitoli" e "classi"; i riferimenti numerici
ai "titoli", ai "sottotitoli" e alle "classi" sono tassativi; è in
facoltà dei direttori di ripartizione di articolare, in conforinità
alle esigenze dei servizi, specifiche "sottoclassi", mediante
l'aggiunta di ulteriori cifre, distanziate dalla numerazione
precostituita con interpunzione.

Art. 3.
Servizio di archivio

1. Anche ai fini di cui all'articolo 11 della legge provinciale 22
ottobre 1993, n. 17, presso ciascuna direzione di ripartizione è
istituito un servizio di archivio. Per motivate ragioni di
funzionalità il Direttore di ripartizione può autorizzare gli
uffici dipendenti ad istituire propri servizi di archivio; eccezione
fatta per gli uffici periferici, tale autorizzazione è comunicata
all'economato per le finalità di cui all'art. 10.
2. Il Presidente della giunta, gli assessori, il direttore generale
e i direttori di dipartimento si avvalgono del servizio di archivio
di una delle ripartizioni a loro attribuite.

Art. 4.
Funzioni del servizio di archivio

1. Il servizio di archivio attende alla accettazione dei plichi,
alla classificazione, protocollazione e alla distribuzione dei
documenti in arrivo, alla classificazione e protocollazione dei
documenti in partenza, nonchè alla tenuta dell'archivio corrente e
dell'archivio di deposito.

Art. 5.
Accettazione dei plichi

L'accettazione dei plichi consiste nell'apertura degli stessi,
nell'estrazione dei documenti che contengono, e nella contestuale
impressione su questi ultimi dell'apposito timbro conforme al modello
adottato con il provvedimento di cui all'art. 11. Tale timbro non è
apposto sui documenti il cui recapito è attestato da ufficiale
giudiziario, postale o notificatore.
2. Non sono aperti dal servizio di archivio:
a) i plichi indirizzati ad un membro della Giunta provinciale;
b) i plichi indirizzati ad un dipendente provinciale, ove siano
contrassegnati da specifiche indicazioni quali "riservato alla
persona", "personale", "riservata" o simili e
c) i plichi sigillati o recanti la dicitura "offerta" di
partecipazione a gare d'appalto per lavori, servizi, forniture o
procedure analoghe; relativamente a questi ultimi il timbro è
impresso direttamente sull'esterno del plico, unitamente all'ora
della consegna.
3. In caso di ricorsi, esposti, diffide, intimazioni, denunce,
offerte, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di
contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di
avvio di attività ed altri documenti per i quali la data assume
specifica rilevanza giuridica, i pieghi sono conservati mediante
acclusione ai documenti contenuti.
4. I valori bollati eventualmente prodotti unitamente ai documenti
per fini di istruttoria sono acclusi ai documenti stessi, sui quali
è altresì accusata la ricevuta.
5. I plichi indirizzati a destinatari non appartenenti
all'amministrazione provinciale sono restituiti all'economato.

Art. 6.
Classificazione e protocollazione dei documenti

1. I documenti accettati ai sensi dell'art. 4 sono trasmessi al
direttore di ripartizione o al destinatario cui sono nominalmente
diretti o "personalmente riservati" o al servizio che ha bandito la
gara.
2. Fatta eccezione per quelli "riservati alla persona" e per quelli
nominalmente destinati non implicanti l'adozione di provvedimenti o
in altro modo direttamente rilevanti per l'attività amministrativa,
nonchè per quelli informalmente scartabili, i documenti di cui al
comma 1 sono classificati in base alle indicazioni dei titolario o
per analogia quando in relazione all'affare trattato dal documento
non vi sia esatta rispondenza nelle voci del titolario, e
protocollati ai sensi del comma 3.
3. Sui registri di protocollo in uso presso l'amministrazione
provinciale e presso gli enti di cui all'art. 1 sono trascritti i
seguenti elementi per ciascun documento in arrivo:
numero progressivo;
data di protocollazione;
mittente e luogo di provenienza;
data e numero del documento in arrivo;
numero degli allegati;
argomento del documento;
estremi di classificazione in base al titolario;
ufficio competente e responsabile del procedimento;
il responsabile del procedimento.
4. I documenti la cui trattazione compete ad altra ripartizione,
sono trasmessi con apposita nota alla ripartizione competente. I
documenti interessanti più ripartizioni, o la cui trattazione
richiede concerti o intese, sono trasmessi alla ripartizione
prevalentemente interessata.
5. I documenti classificati e protocollati ai sensi del comma 3
sono inseriti nel fascicolo relativo all'affare cui si riferiscono,
in quanto esistente, o appositamente aperto, e unitamente allo stesso
trasmessi all'ufficio competente o al funzionario responsabile. Di
ogni movimento del fascicolo, è presa nota nel protocollo. L'accesso
all'archivio è riservato agli addetti al servizio di archivio. Fatte
salve le disposizioni di cui all'art. 24 e seguenti della legge
provinciale 22 ottobre 1993, n. 17 il contenuto dei fascicoli non
può, nemmeno parzialmente, essere rivelato a chi non ne abbia
diritto in base alle vigenti disposizioni normative, nè propalato
all'interno dell'amministrazione. L'inosservanza di tale divieto
costituisce violazione del segreto d'ufficio ai sensi dell'art. 27
della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17.
6. I fascicoli vengono progressivamente numerati all'interno delle
classi numerarie risultanti dal titolario; eventuali altri elementi
di individuazione aggiuntivi, o diversi sistemi di numerazione vanno
annotati sul registro di protocollo.
7. I fascicoli trattati sono restituiti, unitamente agli eventuali
documenti in partenza, al servizio di archivio, che ne prende nota
nel protocollo. Per ciascun documento in partenza sul registro di
protocollo sono trascritti i seguenti elementi:
data di protocollazione;
destinatario e luogo di destinazione;
argomento del documento;
numero degli allegati;
data e numero di individuazione del documento.
8. Il numero di individuazione dei documenti in partenza è formato
dal numero della ripartizione o dal numero dell'ufficio o dalla sigla
usuale delle altre unità organizzative con carattere di stabilità,
dal numero del "titolo", "sottotitolo" e della "classe" nel titolario
cui si riferiscono, e dal numero progressivo del registro di
protocollo. Tra i detti numeri è tirata una barra dall'alto in
basso. Per i documenti redatti personalmente dagli organi di cui
all'art. 3, comma 2, il numero della ripartizione è sostituito dalle
lettere che formano le correnti abbreviazioni degli organi stessi.
9. Per i documenti in uscita è garantita la forma di spedizione
più economica in relazione al loro contenuto. La circolazione dei
documenti all'interno dell'amministrazione, eccezione fatta per
quelli riservati, avviene tramite le apposite "buste per la
spedizione".

Art. 7.
Tenuta degli archivi corrente e di deposito

1. I fascicoli in trattazione, il complesso dei quali forma
l'archivio corrente, sono conservati presso il servizio di archivio;
questi ne cura l'evidenza e ne segue lo stato di evasione.
2. I fascicoli relativi ad affari esauriti o per i quali viene
rilevato che la consultazione è cessata o si manifesta così
raramente da non giustificare la presenza nell'archivio corrente,
sono versati all'archivio di deposito che il servizio di archivio
organizza in luoghi, anche non immediatamente accessibili dallo
stesso, non destinabili ad ufficio. Il versamento all'archivio di
deposito deve essere preceduto dallo scarto informale dei fascicoli.
3. Fatti salvi i termini diversi indicati nel titolario, nelle
direttive di scarto, o in norme speciali, i fascicoli trattati sono
conservati per un periodo di 15 anni. Tale periodo decorre dal
versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito.

Art. 8.
Scarto dei fascicoli

1. I fascicoli per i quali è scaduto il periodo di conservazione
ai sensi dell'art. 7, comma 3, sono scartati in base alle indicazioni
risultanti dal titolario, dalle direttive di scarto o dalle norme
speciali, per il versamento all'archivio storico o al macero. Gli
estremi dei fascicoli scartati sono trascritti in appositi verbali di
scarto, redatti dal direttore di ripartizione, nei quali sono
indicati altresì il luogo, il tempo e il modo della distruzione dei
documenti non versati all'archivio storico.
2. I verbali di scarto sono conservati a tempo indeterminato. Il
direttore dell'Archivio provinciale accusa in calce ai verbali il
versamento all'archivio storico.

Art. 9.
Archivi automatizzati

1. I protocolli gestiti tramite sistema informativo automatizzato
devono essere corredati dell'indicazione del responsabile
dell'immissione degli elementi di cui agli articoli 5 e 6. Per la
validità dei dati immessi, sugli estratti prodotti su fogli
progressivamente prenumerati dal sistema automatizzato, è apposta la
firma autografa del soggetto responsabile. Gli estratti sono prodotti
ogni qualvolta vengano in scadenza termini perentori per la
presentazione di documenti, e comunque almeno ogni due settimane.

Art. 10.
Recapito dei plichi

1. Ai servizi di archivio dell'amministrazione provinciale i
plichi, recapitati ai sensi dell'art. 36, comma 3, del d.p.r. 29
maggio 1982, n. 655, o in altro modo, sono distribuiti per il tramite
dell'economato, che provvede altresì alla spedizione dei plichi in
partenza.
2. Negli uffici periferici per i quali si ha un recapito ai sensi
dell'art. 36, comma 3 del d.p.r. 29 maggio 1982, n. 655, il direttore
incarica stabilmente uno o più addetti all'ufficio della
distribuzione dei plichi.
3. I plichi accettati da portiere o da commesso-usciere sono
immediatamente trasmessi ai competenti servizi di archivio o
all'economato.
4. I plichi accettati presso un ufficio sono trasmessi al
competente servizio di archivio previa apposizione sugli stessi della
data, dell'ora e della firma dell'accettante.
5. I plichi con indirizzo che risulti comune a più servizi di
archivio sono aperti dall'economato per trarre gli elementi atti ad
individuare quello competente, al quale vengono inoltrati previa
apposizione dalla data di ricezione.

Art. 11.
Disposizione transitoria

1. Il titolario ed il modello del timbro di cui all'art. 5, comma
1, vengono adottati con provvedimento del Direttore generale.
2. Il servizio di archivio di cui all'art. 3 deve essere istituito
entro un anno dall'entrata in vigore del presente regolamento. Per
gli uffici che hanno adottato un adeguato sistema di classificazione
dei documenti il titolario diventa vincolante dopo sei mesi dalla sua
adozione.
Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino ufficiale della
Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di oservarlo e di farlo
osservare.
Bolzano, 20 novembre 1995
DURNWALDER
Registrato alla Corte dei conti addì 29 novembre 1995.
Registro n. 8, foglio n. 141 - Polito.