3a Serie Speciale - Regioni n. 41 del 24-10-1998
REGIONE SICILIA
REGIONE SICILIA
DECRETO PRESIDENZIALE 16 giugno 1998, n. 12
Regolamento del diritto di accesso ai documenti dell'Amministrazione regionale (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.41 del 24-10-1998)

(Pubblicato nella Gazzetta ufficiale della Regione Sicilia
n. 37 del 1 agosto 1998)

IL PRESIDENTE DELLA REGIONE

Visto lo Statuto della Regione;
Visto il testo unico delle leggi sull'ordinamento del Governo e
dell'Amministrazione regionale, approvato con proprio decreto 28
febbraio 1979, n. 70;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Vista la legge regionale 30 aprile 1991, n. 10;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352;
Visto il parere del Consiglio di giustizia amministrativa 16
dicembre 1997, n. 1020/1997;
Vista la deliberazione della Giunta regionale n. 160 del 2 giugno
1998;

Emana il seguente regolamento:

Art. 1.
Oggetto e scopi

1. Il presente regolamento disciplina le modalità d'esercizio del
diritto d'accesso ai documenti dell'Amministrazione regionale e le
relative ipotesi di esclusione o limitazione o differimento, al fine
di attuare i principi di pubblicità e di trasparenza dell'attività
amministrativa, di cui all'art. 1, comma 1 ed all'art. 25, comma 1
della legge regionale 30 aprile 1991, n. 10.

Art. 2.
Ambito di applicazione

1. Il diritto di accesso si esercita, con riferimento agli atti del
procedimento e anche durante il corso dello stesso, nei confronti
dell'autorità competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo
stabilmente.
2. Il diritto di accesso si intende realizzato con la
pubblicazione, il deposito o altra forma di pubblicità, comprese
quelle attuabili a mezzo di strumenti informatici, elettronici e
telematici, dei documenti cui sia consentito l'accesso.
3. Una singola richiesta di accesso può riguardare anche più di
un documento; in ogni caso le richieste cumulative devono essere
formulate in modo da consentire agli uffici competenti
l'identificazione dei documenti richiesti. Nelle richieste di accesso
a più documenti, il richiedente deve specificare l'interesse alla
conoscenza di ciascun singolo atto.
4. L'accesso può essere consentito sia ai documenti originali, sia
a copie integrali di essi.
5. Possono essere rilasciate copie parziali dei documenti. Le copie
parziali devono comprendere la prima e l'ultima pagina del documento
e le pagine omesse devono essere indicate.
6. L'accoglimento della richiesta di accesso ad un documento
comporta anche la facoltà di accesso a tutti i suoi allegati ed agli
altri documenti in esso richiamati anche "per relationem",
indipendentemente dal loro formato, dalla loro consistenza, fatte
salve le eccezioni di cui al presente regolamento.

Art. 3.
Soggetti legittimati all'iniziativa dei procedimenti di accesso

La richiesta di accesso può provenire da chiunque, singolo o
associato, titolare di un interesse specifico, diritto soggettivo o
interesse legittimo e dalle associazioni che rappresentano interessi
diffusi. Sono fatte salve tutte le disposizioni legislative che
statuiscono in termini diversi.

Art. 4.
Procedimento di accesso informale

1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante
richiesta, anche verbale, all'ufficio o alla struttura competente a
formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.
2. L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto
della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano
l'individuazione. Deve inoltre specificare e, ove occorra,
comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta; far
constare la propria identità e, eventualmente, i propri poteri di
rappresentanza.
3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità dal
responsabile dell'ufficio o della struttura di cui al comma 1, è
accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le
notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra
modalità idonea.

Art. 5.
Procedimento di accesso formale

1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della
richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione
del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri
rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle
informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del
documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare
istanza formale.
2. Il richiedente può sempre presentare richiesta formale, di cui
l'Ufficio è tenuto a rilasciare regolare ricevuta.
3. La richiesta formale presentata ad Ufficio diverso da quello nei
cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dallo stesso
immediatamente trasmessa a quello competente. Di tale trasmissione è
data comunicazione all'interessato.

Art. 6.
Ufficio competente per l'esame della richiesta d'accesso

1. La richiesta di accesso è esaminata dall'Ufficio che ha formato
il documento o che lo detiene stabilmente. L'Ufficio competente per
l'esame, una volta ricevuta la richiesta:
a) procede alla verificazione della richiesta, accertandone le
condizioni di legittimità;
b) decide l'esito della richiesta di accesso entro 30 giorni dalla
sua ricezione;
c) in caso di accoglimento totale o parziale della richiesta mette
a disposizione dell'interessato i documenti richiesti;
d) nei casi previsti dall'art. 28 della legge regionale n. 10/1991
e dal presente regolamento appone il segreto sui documenti richiesti
e procede al rifiuto, al differimento o alla limitazione dell'accesso
richiesto.
3. L'Ufficio competente per l'esame dà risposta al richiedente
entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, con le modalità
stabilite dal presente regolamento. Trascorso questo termine la
richiesta si intende rifiutata ai sensi dell'art. 28, comma 5, della
legge regionale n. 10/1991.
4. La competenza per tutti gli adempimenti relativi al procedimento
di accesso spetta al responsabile del procedimento nel cui ambito
viene presentata la richiesta di accesso.

Art. 7.
Compilazione e presentazione della richiesta di accesso

1. La richiesta di accesso va redatta, in carta semplice,
dall'interessato in duplice copia su moduli appositamente predisposti
dall'Amministrazione e indirizzata al dirigente o al responsabile
dell'Ufficio competente per l'esame della richiesta.
2. Nella richiesta devono essere riportate:
a) le generalità del richiedente complete di indirizzo e numero
di telefono o di fax;
b) l'indicazione del documento o dei documenti oggetto della
richiesta ed eventualmente del procedimento in cui è (o sono)
inserito (o inseriti), nonchè tutti gli altri elementi utili alla
identificazione;
c) l'eventuale indicazione del tipo di informazione richiesta;
d) i motivi per i quali viene esercitato il diritto di accesso;
e) l'interesse concreto a conoscere l'atto;
f) la data e la sottoscrizione.
3. Una copia della richiesta, corredata della data di
presentazione, del timbro dell'Ufficio competente per la ricezione e
della controfirma del richiedente, va restituita al richiedente
medesimo per ricevuta.
4. La richiesta può pervenire all'Amministrazione anche mediante
raccomandata con avviso di ricevimento o via telefax.
5. L'avvenuta presentazione della richiesta deve essere registrata
a cura dell'Ufficio ricevente in un apposito registro di protocollo,
con l'indicazione della data di presentazione, il nome del
richiedente, il tipo di documenti richiesto (o richiesti) e l'Ufficio
competente per l'esame della richiesta.

Art. 8.
Responsabile del procedimento di accesso

1. Il dirigente dell'Ufficio competente per l'esame della richiesta
di accesso provvede ad assegnare a sè o ad altro dipendente addetto
all'unità la responsabilità dell'istruttoria e di ogni altro
adempimento relativo al procedimento di accesso secondo quanto
previsto dall'art. 5 della legge regionale n. 10/1991.
2. Il responsabile del procedimento di accesso:
a) disciplina il flusso delle richieste in base all'ordine
temporale di presentazione;
b) accerta la presenza nella richiesta di tutti gli elementi
necessari ai sensi del presente regolamento;
c) segue l'iter procedimentale successivo alla presentazione della
richiesta, decidendo l'esito della stessa.
3. Nei casi previsti all'art. 11 della legge regionale n. 10/1991,
la competenza per tutti gli adempimenti relativi al procedimento di
accesso spetta al responsabile del procedimento nel cui ambito viene
presentata la richiesta di accesso.

Art. 9.
Modalità di accesso

1. A partire dalla data della comunicazione all'interessato
dell'accoglimento della richiesta di accesso è possibile prendere
visione del/i documnto/i richiesto/i.
2. La visura del documento/i avviene presso l'Ufficio competente
per l'esame della richiesta alla presenza di un impiegato e nelle ore
di ufficio.
3. È vietato asportare documenti dal luogo presso cui sono dati in
visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi
modo.
4. Trascorsi 90 giorni dalla comunicazione al richiedente
dell'accettazione della richiesta di accesso senza che questi, pur
autorizzato, abbia preso visione dei documenti, per ottenere
l'accesso ai medesimi documenti, deve presentare una nuova richiesta.

Art. 10.
Copia dei documenti

1. Il richiedente ha facoltà di prendere appunti e di trascrivere
manualmente qualsiasi parte del documento ottenuto in visione.
2. Il richiedente può inoltre ottenere copie anche non
autenticate, dei documenti depositati presso gli Uffici regionali,
nel rispetto della normativa vigente in materia di documentazione
amministrativa.
3. Il diritto di accesso ai documenti depositati si può esercitare
attraverso la visione dei documenti, l'estrazione di copia o
l'esperimento di entrambe tali operazioni.
4. L'esame dei documenti è gratuito. Sono a carico del richiedente
i costi relativi ai diritti di segreteria e alla imposta di bollo, se
dovuti, nonchè al rimborso delle spese di produzione. La tabella
delle tariffe va fornita al richiedente assieme al modulo per la
presentazione della richiesta.
5. Le somme di cui al precedente comma vanno corrisposte non oltre
il momento dell'accesso o del ritiro della copia. Qualora la copia
del documento sia richiesta per corrispondenza o via fax, il
pagamento di tali somme deve avvenire prima dell'invio della copia
mediante esibizione, eventualmente anche via fax, di ricevuta di
pagamento su conto corrente postale intestato a "cassiere della
Regione siciliana, gestione Banco di Sicilia, c.c.p. n. 00302901",
specificando la causale.

Art. 11.
Risposta alla richiesta di accesso

1. La risposta dell'Ufficio competente per l'esame della richiesta
di accesso può essere di accoglimento ovvero di rifiuto, di
differimento o di limitazione dell'accesso.
2. La risposta va comunicata agli interessati nel più breve tempo
possibile e comunque entro i termini stabiliti dall'art. 28 della
legge regionale n. 10/1991. In caso di rifiuto la risposta deve
essere notificata al richiedente con raccomandata a.r. entro i
termini stabiliti.
3. L'accoglimento della richiesta può essere comunicato anche al
momento stesso della sua presentazione. In tal caso è riconosciuta
al richiedente l'immediata facoltà di accesso ai documenti.
4. Nella risposta l'Ufficio deve indicare:
a) l'Ufficio che ha esaminato la richiesta;
b) il documento oggetto della richiesta ed eventualmente il
procedimento di riferimento;
c) la data di presentazione della richiesta da parte
dell'interessato;
d) la data di ricevimento della richiesta da parte dell'Ufficio
competente per il suo esame;
e) l'esito della risposta;
f) l'indicazione delle modalità di accesso, qualora esso sia
consentito;
g) l'Ufficio presso cui è possibile prendere visione dei
documenti e ottenerne copia, con la specificazione dell'orario di
apertura e di chiusura;
h) le date in cui è possibile accedere ai documenti richiesti;
i) la data, la sottoscrizione ed il timbro dell'Ufficio competente
per l'esame.
5. L'esito del procedimento di accesso deve essere registrato a
cura del responsabile del procedimento stesso in un apposito
registro.

Art. 12.
T e r m i n i

1. Il procedimento di accesso deve svolgersi nel rispetto dei
termini previsti dall'art. 28 della legge regionale n. 10/1991.
2. Qualora la richiesta di accesso venga presentata nell'ambito di
un procedimento già in corso, ai sensi dell'art. 11 della legge
regionale n. 10/1991, possono essere chiesti e fissati termini più
brevi in relazione ai tempi di svolgimento del procedimento
principale.
3. In caso di richiesta incompleta, l'Amministrazione è tenuta a
comunicarlo al richiedente entro 15 giorni per dare modo allo stesso
di perfezionarla e ripresentarla correttamente. In questo caso i
termini cominciano a decorrere dalla presentazione della domanda
completa.

Art. 13.
Atti interdetti all'accesso per motivi di riservatezza
di terzi, persone, gruppi ed imprese

1. Il diritto di accesso è escluso per i documenti suscettibili di
recare pregiudizio agli interessi indicati nell'art. 24 della legge 7
agosto 1990, n. 241, nonchè nell'art. 8 del decreto del Presidente
della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352. L'esclusione deve essere
disposta unicamente in connessione con l'effettiva sussistenza degli
interessi richiamati. Nell'ambito dei criteri fissati nell'art. 8
del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352,
al fine di salvaguardare la vita privata o la riservatezza di persone
fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni (con
particolare riferimento agli interessi epistolari, sanitari,
professionali, finanziari, industriali e commerciali di cui siano in
concreto titolari), sono sottratte all'accesso le seguenti categorie
di documenti:
a) accertamenti medico-legali e relativa documentazione;
b) documenti ed atti relativi alla salute delle persone, ovvero
concernenti le condizioni psico-fisiche delle medesime;
c) rapporti informativi, nonchè note personali caratteristiche a
qualsiasi titolo compilate riguardanti dipendenti diversi dal
richiedente;
d) documentazione caratteristica matricolare, nonchè quella
relativa a situazioni private dell'impiegato;
e) documentazione attinente alla fase istruttoria in caso di
provvedimento di sequestro dei procedimenti penali e disciplinari,
ovvero utilizzabile ai fini dell'apertura di procedimenti
disciplinari, nonchè quella concernente l'istruzione dei ricorsi
amministrativi prodotti dal personale dipendente;
f) documentazione attinente ai provvedimenti di dispensa dal
servizio;
g) atti e documenti riguardanti il trattamento stipendiale
individuale ed accessorio di dipendenti diversi dal richiedente, se
la richiesta provenga da un terzo non portatore di interesse diretto
e personale;
h) atti e documenti riguardanti la concessione di sussidi e
provvidenze per effetto di particolari motivazioni connesse allo
stato di necessità o di salute limitatamente ai motivi;
i) documentazione attinente ad accertamenti ispettivi e
amministrativo-contabili per la parte relativa alla tutela della vita
privata e della riservatezza;
l) documentazione relativa alla situazione finanziaria economica e
patrimoniale di persone, gruppi, imprese ed associazioni, comunque
utilizzata ai fini dell'attività amministrativa.
Deve comunque essere garantita ai richiedenti la sola visione degli
atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia
necessaria per curare o per difendere i loro stessi interessi
giuridici.
Sono inoltre escluse dall'accesso tutte le note, appunti,
comunicazioni d'ufficio, salvo che queste non abbiano costituito il
necessario ed esclusivo presupposto all'azione del potere pubblico.
In ogni caso non sono sottratti all'accesso atti e documenti
richiesti dal diretto interessato relativi alla sua persona con la
sola esclusione di quelli di cui alle lettere e), i), l).
L'accesso ai documenti di cui al presente articolo è consentito
agli operatori della pubblica amministrazione che sono tenuti a farne
richiesta scritta con l'indicazione dei motivi d'ufficio a base della
richiesta.

Art. 14.
Differimento dell'accesso ai documenti amministrativi

Il differimento dell'accesso ai documenti amministrativi può
essere disposto ai sensi dell'art. 24, comma 6 della legge 7 agosto
1990, n. 241 quando vi sia una oggettiva necessità di salvaguardia
delle esigenze di riservatezza dell'Amministrazione in relazione ad
atti e documenti la cui conoscenza possa compromettere l'efficienza e
l'efficacia dell'azione amministrativa. L'accesso alle categorie di
atti e documenti di seguito indicate viene differito fino al momento
espressamente specificato per ciascuna di esse:
a) nelle procedure concorsuali l'accesso è differito sino
all'approvazione della graduatoria ad eccezione degli elaborati del
candidato richiedente anche se non ammesso alle prove orali. Nei
concorsi per titoli ed esami il candidato può richiedere
successivamente alla comunicazione di cui all'art. 12, comma 2 del
decreto del Presidente della Repubblica 9 maggio 1994, n. 487, copia
dei verbali contenenti i criteri di valutazione dei titoli, nonchè
copia della propria scheda di valutazione dei titoli posseduti
nonchè la scheda di valutazione dei candidati che lo precedono in
graduatoria, purchè risultino tra i vincitori del concorso;
b) nei procedimenti relativi all'effettuazione di opere, lavori e
forniture l'accesso agli atti e documenti riguardanti i progetti di
massima presentati da imprese e/o professionisti, nonchè preventivi
ed offerte in occasione di licitazione private o ricerche di mercato
è differito sino al formale affidamento;
c) per le segnalazioni, gli atti o esposti informali di privati,
di organizzazioni sindacali e di categorie o di altra amministrazione
pubblica l'accesso è differito fino a quando non sia conclusa la
necessaria istruttoria.

Art. 15.
Categorie di documenti inaccessibili nei casi di segreto
o di divieto di divulgazione previsti dall'ordinamento

1. Ai sensi dell'art. 24, comma 1 della legge 7 agosto 1990, n.
241, in virtù del segreto professionale, già previsto
dall'ordinamento al fine di salvaguardare la riservatezza nei
rapporti fra difensore e difeso, sono sottratti all'accesso i
seguenti documenti:
a) pareri resi dall'Avvocatura dello Stato e dall'Ufficio
legislativo e legale della Regione in relazione ad una lite in
potenza o in atto e la inerente corrispondenza;
b) atti defensionali;
c) corrispondenza inerente agli affari di cui ai punti a), b).
2. Ai sensi dell'art. 24, comma 6 della legge 7 agosto 1990, n.
241 e dell'art. 8, commi 2, 3 del decreto del Presidente della
Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, nei casi di consulenza non
correlata ad una lite, in potenza o in atto, l'accesso ai relativi
documenti può essere differito fino all'adozione dei provvedimenti
amministrativi cui la consulenza stessa è preordinata da parte
dell'Amministrazione consiliata, alla quale l'istanza di accesso è
indirizzata. L'amministrazione provvede sull'accesso sentito l'organo
di consulenza legale adito.
3. Coloro che per ragioni di ufficio, o per altre esigenze, di cui
ai commi 1 e 2 del presente articolo, prendano conoscenza di
documenti per i quali non è consentito l'accesso in via generale,
sono tenuti al segreto. Non è consentito utilizzare il documento ai
fini commerciali e comunque diversi dalle motivazioni per le quali
l'atto è stato richiesto ed ottenuto mediante l'esercizio del
diritto di accesso.

Art. 16.
Oggetto e modalità dell'apposizione del segreto

In tema di apposizione del segreto si fa riferimento alla normativa
vigente e successive modifiche e integrazioni.

Art. 17.
Relazioni con il pubblico

L'Ufficio per le relazioni con il pubblico (U.R.P.) di cui all'art.
30, comma 2 del decreto del Presidente della Regione n. 11/1995,
istituito presso ciascun Assessorato regionale, esercita le seguenti
funzioni:
a) predisporre i moduli e gli altri materiali anche di carattere
informativo, riguardanti il diritto di accesso;
b) fornire le informazioni per la compilazione e la presentazione
delle richieste di accesso;
c) dare indicazione sui costi di riproduzione e spedizione,
nonchè sull'ammontare delle imposte di bollo, se dovute, e dei
diritti di ricerca e di visura;
d) curare gli adempimenti di cui all'art. 29 della legge regionale
n. 10/1991;
e) curare l'elaborazione e la pubblicazione in luoghi e forme
idonee, dell'organigramma dell'Amministrazione nel quale siano
indicati gli uffici dove sono depositate le categorie di atti, i
funzionari preposti ai rapporti con il pubblico ed al rilascio di
informazioni e le procedure mediante le quali è possibile ricevere
tali informazioni;
f) dare in visione con facoltà di estrazione di copie la
normativa riguardante i singoli procedimenti, con particolare
riguardo alle fonti di livello inferiore non altrimenti disponibili.

Art. 18.
Pubblicazione

Il presente regolamento è pubblicato nella Gazzetta ufficiale
della Regione siciliana ed entra in vigore dopo 60 giorni dalla sua
pubblicazione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di
farlo osservare.
Palermo, 16 giugno 1998
DRAGO
Registrato alla Corte dei conti, Sezione controllo per la Regione
siciliana, addì, 17 luglio 1998
Registro n. 1, Atti del Governo, foglio n. 340