Serie Generale n. 177 del 29-7-1992
LEGGI, DECRETI E ORDINANZE PRESIDENZIALI
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 27 giugno 1992, n. 352
Regolamento per la disciplina delle modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU Serie Generale n.177 del 29-07-1992)
Nota: note: Entrata in vigore del decreto: 13-8-1992

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l'art. 87 della Costituzione;
Visto l'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto l'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza
generale dell'11 maggio 1991;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 19 giugno 1992;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri;
E M A N A
il seguente regolamento:
Art. 1.
O g g e t t o
1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio e
dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, in conformità all'art. 24, comma 2, della legge 7
agosto 1990, n. 241.
2. Le misure organizzative occorrenti per l'attuazione del diritto
di accesso sono adottate dalle amministrazioni interessate, ai sensi
dell'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 2.
Ambito di applicazione
1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è esercitato
nei confronti di tutte le pubbliche amministrazioni e dei
concessionari di pubblici servizi da chiunque vi abbia un interesse
personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente
rilevanti.
2. Il diritto di accesso si esercita, con riferimento agli atti del
procedimento, e anche durante il corso dello stesso, nei confronti
dell'autorità che è competente a formare l'atto conclusivo o a
detenerlo stabilmente.
3. Il diritto di accesso s'intende realizzato con la pubblicazione,
il deposito o altra forma di pubblicità, comprese quelle attuabili
mediante strumenti informatici, elettronici e telematici, dei
documenti cui sia consentito l'accesso, secondo le modalità
stabilite dalle singole amministrazioni ai sensi dell'art. 22, comma
3, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 3.
Accesso informale
1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante
richiesta, anche verbale, all'ufficio dell'amministrazione centrale o
periferico, competente a formare l'atto conclusivo di procedimento o
a detenerlo stabilmente.
2. L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto
della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano
l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse
connesso all'oggetto della richiesta, far constare della propria
identità e, ove occorra, dei propri poteri rappresentativi.
3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è
accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le
notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra
modalità idonea.
4. La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, è
presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile
del procedimento amministrativo.

Art. 4.
Procedimento di accesso formale
1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della
richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione
del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri
rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle
informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del
documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare
istanza formale.
2. Al di fuori dei casi indicati al comma 1, il richiedente può
sempre presentare richiesta formale, di cui l'ufficio è tenuto a
rilasciare ricevuta.
3. La richiesta formale presentata ad amministrazione diversa da
quella nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dalla
stessa immediatamente trasmessa a quella competente. Di tale
trasmissione è data comunicazione all'interessato.
4. Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni
contenute nei commi 2 e 4 dell'art. 3.
5. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di
trenta giorni a norma dell'art. 25, comma 4, della legge 7 agosto
1990, n. 241, decorrenti dalla presentazione della richiesta
all'ufficio competente o dalla recezione della medesima nell'ipotesi
disciplinata dal comma 3.
6. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l'amministrazione,
entro dieci giorni, è tenuta a darne tempestiva comunicazione al
richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo
idoneo ad accertare la recezione. Il termine del procedimento
ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta
perfezionata.
7. Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente o, su
designazione di questi, altro dipendente addetto all'unità
organizzativa competente a formare l'atto od a detenerlo stabilmente.
Nel caso di atti infraprocedimentali, responsabile del procedimento
è, parimenti, il dirigente, o il dipendente da lui delegato,
competente all'adozione dell'atto conclusivo, ovvero a detenerlo
stabilmente.

Art. 5.
Accoglimento della richiesta e modalità di accesso
1. Fatta salva la più specifica disciplina contenuta nelle misure
organizzative di cui all'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990,
n. 241, il diritto di accesso si esercita secondo le modalità che
seguono.
2. L'atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene
l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui
rivolgersi, nonchè di un congruo periodo di tempo, comunque non
inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per
ottenerne copia.
3. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento
comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte
salve le eccezioni di legge o regolamento.
4. L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato
nell'atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di ufficio, alla
presenza, ove necessaria, di personale addetto.
5. Salva comunque l'applicazione delle norme penali, è vietato
asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione,
tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
6. L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona
da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona
di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi
registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere
appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in
visione.
7. La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al
pagamento degli importi dovuti ai sensi dell'art. 25 della legge 7
agosto 1990, n. 241, secondo le modalità determinate dalle singole
amministrazioni. Su richiesta dell'interessato, le copie possono
essere autenticate.

Art. 6.
Contenuto minimo delle misure organizzative delle singole
amministrazioni
1. Le misure organizzative di cui all'art. 22, comma 3, della legge
7 agosto 1990, n. 241, riguardano in particolare:
a) le modalità di compilazione delle richieste di accesso,
preferibilmente mediante l'uso di prestampati;
b) le categorie di documenti da pubblicare in luoghi accessibili
a tutti e i servizi volti ad assicurare adeguate e semplificate
tecniche di ricerca dei documenti, in particolare con la
predisposizione di indici e la indicazione dei luoghi di
consultazione;
c) la tariffa da corrispondere per il rilascio di copie dei
documenti di cui sia stata fatta richiesta;
d) l'accesso alle informazioni contenute in strumenti informatici
che vanno salvaguardate dalla distruzione o dalla perdita
accidentale, nonchè dalla divulgazione non autorizzata. In tali
casi, le copie dei dati informatizzati possono essere rilasciate
sugli appositi supporti, ove forniti dal richiedente, ovvero mediante
collegamento in rete, ove esistente.
2. Le singole amministrazioni valutano altresì l'opportunità di
istituire un ufficio per le relazioni con il pubblico e comunque
individuano un ufficio che fornisca tutte le informazioni sulle
modalità di esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi.

Art. 7.
Non accoglimento della richiesta
1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso
richiesto in via formale sono motivati, a cura del responsabile del
procedimento di accesso, con riferimento specifico alla normativa
vigente, alla individuazione delle categorie di cui all'art. 24,
comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, alle circostanze di fatto
per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta.
2. Il differimento dell'accesso è disposto ove sia necessario
assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 24,
comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, o per salvaguardare
esigenze di riservatezza dell'amministrazione, specie nella fase
preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui
conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione
amministrativa.
3. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la
durata.

Art. 8.
Disciplina dei casi di esclusione
1. Le singole amministrazioni provvedono all'emanazione dei
regolamenti di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990,
n. 241, con l'osservanza dei criteri fissati nel presente articolo.
2. I documenti non possono essere sottratti all'accesso se non
quando essi siano suscettibili di recare un pregiudizio concreto agli
interessi indicati nell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241. I
documenti contenenti informazioni connesse a tali interessi sono
considerati segreti solo nell'ambito e nei limiti di tale
connessione. A tale fine, le amministrazioni fissano, per ogni
categoria di documenti, anche l'eventuale periodo di tempo per il
quale essi sono sottratti all'accesso.
3. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti
all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di
differimento.
4. Le categorie di cui all'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto
1990, n. 241, riguardano tipologie di atti individuati con criteri di
omogeneità indipendentemente dalla loro denominazione specifica.
5. Nell'ambito dei criteri di cui ai commi 2, 3 e 4, i documenti
amministrativi possono essere sottratti all'accesso:
a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall'art. 12
della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla loro divulgazione possa
derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla
difesa nazionale, nonchè all'esercizio della sovranità nazionale e
alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazionali,
con particolare riferimento alle ipotesi previste nei trattati e
nelle relative leggi di attuazione;
b) quando possa arrecarsi pregiudizio ai processi di formazione,
di determinazione e di attuazione della politica monetaria e
valutaria;
c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le
dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla
tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione
della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investi-
gative, alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza
dei beni e delle persone coinvolte, nonchè all'attività di polizia
giudiziaria e di conduzione delle indagini;
d) quando i documenti riguardino la vita privata o la
riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi,
imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi
epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e
commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorchè i relativi
dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si
riferiscono. Deve comunque essere garantita ai richiedenti la visione
degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia
necessaria per curare o per difendere i loro stessi interessi
giuridici.

Art. 9.
Richieste di accesso di portatori di interessi pubblici e diffusi
1. Le disposizioni sulle modalità del diritto di accesso di cui al
presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, alle
amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi
pubblici o diffusi.

Art. 10.
Commissione per l'accesso
1. Nell'esercizio della vigilanza sull'attuazione del principio di
piena conoscibilità dell'azione amministrativa, la commissione per
l'accesso, al fine di coordinare l'attività organizzativa delle
amministrazioni in materia di accesso e di garantire l'uniforme
applicazione dei principi, esprime parere sui regolamenti che le
singole amministrazioni adottano ai sensi dell'art. 24, comma 4,
della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonchè, ove ne sia richiesta,
sugli atti comunque attinenti all'esercizio e all'organizzazione del
diritto di accesso.
2. Il Governo può sentire il parere della commissione per
l'accesso ai fini dell'emanazione dei regolamenti governativi di cui
all'art. 24, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241, delle loro
modificazioni e della introduzione di normative speciali comunque
attinenti al diritto di accesso.
3. È istituito presso la commissione per l'accesso l'archivio dei
regolamenti concernenti la disciplina del diritto di accesso previsti
dall'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241. A tal fine, i
regolamenti adottati sono trasmessi alla commissione per l'accesso
dai soggetti di cui all'art. 23 della citata legge n. 241 del 1990,
nonchè, per il tramite dei commissari di Governo e dei prefetti,
dalle amministrazioni regionali e locali.

Art. 11.
Archivio delle istanze di accesso
1. Al fine di consentire il più celere ed agevole esercizio del
diritto di accesso, ciascuna amministrazione istituisce, presso i
propri uffici, archivi automatizzati delle richieste di accesso.
2. Gli archivi contengono i dati ricognitivi, soggettivi, oggettivi
e cronologici della richiesta di acccsso e sono costantemente
aggiornati con le informazioni attinenti al relativo corso.
3. I dati contenuti nei singoli archivi periferici confluiscono in
un archivio centralizzato costituito presso ciascuna amministrazione,
collegato telematicamente con i suoi uffici centrali e periferici per
l'accesso diretto ai dati.
4. A tal fine, le amministrazioni costituiscono uffici centrali e
periferici contenenti le informazioni relative ai singoli
procedimenti amministrativi, nonchè un archivio centralizzato
contenente i dati legislativi e normativi relativi ai procedimenti di
competenza.
5. Con appositi accordi le amministrazioni definiscono i termini e
le modalità tecniche per lo scambio, con sistemi automatizzati,
delle informazioni contenute nei rispettivi archivi.
6. Gli archivi devono essere compatibili con quello generale
costituito presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e, a
questo fine, il Presidente del Consiglio dei Ministri adotta un
apposito atto di indirizzo e coordinamento nei confronti delle
regioni, su conforme parere della conferenza permanente per i
rapporti tra Stato, le regioni e le province autonome.
7. In attesa che le amministrazioni interessate provvedano a
realizzare gli archivi automatizzati, sono costituiti appositi
archivi cartacei contenenti le stesse informazioni.

Art. 12.
Archivio centralizzato delle amministrazioni pubbliche
1. Ai fini dell'aggiornamento dell'archivio generale costituito
presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, le amministrazioni
forniscono alla Presidenza del Consiglio dei Ministri i dati e le
notizie ritenuti necessari e individuati in appositi questionari
dalla commissione per l'accesso, alla quale vengono periodicamente
comunicate le risultanze delle elaborazioni effettuate dalla
Presidenza del Consiglio dei Ministri.
2. L'archivio viene organizzato e gestito sulla base di apposite
direttive della commissione per l'accesso, che si avvale all'uopo del
proprio ufficio di segreteria.

Art. 13.
Disciplina transitoria
1. Nelle more dell'adozione dei regolamenti ministeriali
concernenti le categorie di documenti da sottrarre all'accesso, e in
ogni caso non oltre un anno dalla data di entrata in vigore del
presente regolamento, il diniego di accesso può essere opposto con
provvedimento motivato dal Ministro, per le amministrazioni dello
Stato, e dall'organo che ha la legale rappresentanza dell'ente, negli
altri casi, in relazione alle esigenze di salvaguardia degli
interessi di cui all'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n.
241, e con riferimento ai criteri delineati all'art. 8.
2. Decorso il termine di un anno di cui al comma 1, l'accesso non
può essere negato se non nei casi previsti dalla legge.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Dato a Roma, addì 27 giugno 1992
SCALFARO
ANDREOTTI, Presidente del
Consiglio dei Ministri
Visto, il Guardasigilli: MARTELLI
Registrato alla Corte dei conti il 21 luglio 1992
Atti di Governo, registro n. 86, foglio n. 19