Serie Generale n. 105 del 7-5-2002
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO DELLA DIFESA
MINISTERO DELLA DIFESA
DECRETO 6 novembre 2001
Approvazione del regolamento interno in materia di amministrazione e contabilita' dell'Agenzia industrie difesa. (GU Serie Generale n.105 del 07-05-2002)

IL MINISTRO DELLA DIFESA
di concerto con
IL MINISTRO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 15 novembre 2000,
n. 424, recante norme sull'organizzazione ed il funzionamento
dell'Agenzia industrie difesa, ed in particolare l'art. 6, comma 1,
lettera b), n. 4 il quale prevede che il direttore dell'Agenzia
predispone e propone per l'approvazione del Ministro della difesa il
regolamento interno di amministrazione e contabilità ai sensi
dell'art. 8, comma 4, lettera m) del decreto legislativo 30 luglio
1999, n. 300;
Considerato che il citato art. 8, comma 4, lettera m) del decreto
legislativo n. 300/1999 prevede tra i principi e criteri direttivi
per l'emanazione degli statuti delle agenzie la facoltà del
direttore generale di deliberare e propone all'approvazione del
Ministro competente, di concerto con quello del tesoro, regolamenti
interni di contabilità;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica n.
424/2000 il quale dispone che l'operatività dell'Agenzia decorre
dalla data di approvazione dei regolamenti interni di cui all'art. 6,
comma 1, lettera b), numeri 3 e 4 dello stesso decreto presidenziale;
Decreta:
Art. 1.
1. È approvato l'unito regolamento interno in materia di
amministrazione e contabilità dell'Agenzia industrie difesa.
Roma, 6 novembre 2001

Il Ministro della difesa
Martino
Il Ministro dell'economia
e delle finanze
Tremonti

AID
Agenzia Industrie Difesa
REGOLAMENTO INTERNO IN MATERIA
DI AMMINISTRAZIONE E CONTABILITÀ

Relazione

Il presente regolamento in materia di amministrazione e
contabilità è redatto in ottemperanza a quanto previsto dal
"Regolamento recante norme sull'organizzazione e funzionamento
dell'Agenzia industrie difesa" in seguito "Regolamento" di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 15 novembre 2000, n. 424,
adottato ai sensi dell'art. 22 del decreto legislativo 30 luglio
1999, n. 300. Esso presiede agli aspetti amministrativi e contabili
dell'Agenzia industrie difesa, in seguito "agenzia". In particolare,
l'art. 6, comma l, lettera b), n. 4 del "Regolamento" prevede la
predisposizione, da parte del direttore generale, in seguito
"direttore" e l'approvazione, da parte del Ministro della difesa, del
regolamento interno in materia di amministrazione e contabilità
dell'Agenzia industrie difesa.
È stato, in particolare, tenuto in debita ed opportuna
considerazione quanto previsto nel citato "Regolamento" nei seguenti
punti: art. 1, commi 2 e 3; art. 2, comma 1; art. 3, commi l, 2, 3 e
4; art. 6, comma 1, lettere a, b, c, d, f, g, h: art. 11, commi 1, 2,
3, 4, 5, 6.
Il presente regolamento in materia di amministrazione e
contabilità si ispira ai principi del codice civile, ai quali fa
riferimento il "Regolamento" in materia di contabilità e
rendicontazione dell'agenzia (art. 1, comma 2, lettera c). È
prevista l'integrazione con i quadri di raccordo dal bilancio civile
al pubblico. È attuata inoltre la possibilità di integrazione della
contabilità generale con la contabilità analitica, al fine di
realizzare il controllo di gestione (art. 9, comma 2 del
"Regolamento").
La linea di regolamentazione non è eccessivamente stringente, in
considerazione dell'evoluzione che l'agenzia potrà subire nel
futuro, evitando così che il presente regolamento finisca con
l'essere uno strumento troppo limitativo per la gestione. Sono state
invece tenute in debito conto le caratteristiche salienti
dell'agenzia, costituita da una struttura direzionale centrale, di
supporto al direttore, per la gestione tecnico-amministrativa, in
seguito "direzione", e dalle unità operative, in seguito "unita'",
legate alle diverse realtà operative e del contesto nel quale
operano (art. 9, comma 3 del "Regolamento") e dell'ipotizzabile
evoluzione futura.
Il presente regolamento in materia di amministrazione e
contabilità disciplina:
la gestione finanziaria;
la gestione patrimoniale;
la gestione contrattuale,
dell'agenzia, onde assicurare alla stessa il perseguimento delle sue
finalità, attraverso le gestioni riguardanti i centri di spesa,
costo, profitto, ammortamento, commerciali, che scaturiscono dalle
singole realtà operative e che possono eventualmente essere
consolidate tra realtà riguardanti processi produttivi analoghi,
prima di essere definitivamente consolidate a livello agenzia.
Questa relazione è parte integrante dell'articolato successivo.
Il "Regolamento interno in materia di amministrazione e
contabilita'" si integra con il "Regolamento di organizzazione e
funzionamento" ed entrambi presiedono al funzionamento dell'agenzia.

Titolo I
principi generali
Articolo I
Principi fondamentali
Il presente regolamento è stato redatto in applicazione
dell'art. 6, comma 1, lettera b) n. 4) del decreto del Presidente
della Repubblica 15 novembre 2000, n. 424, "Regolamento recante norme
sull'organizzazione ed il funzionamento dell'Agenzia industrie
difesa", nel seguito denominato "Regolamento".
Il presente regolamento intende perseguire le seguenti linee
guida:
legalità e pubblicità degli atti e delle procedure;
annualità e trasparenza nella specificazione dei bilanci, a
livello unità ed a livello agenzia;
perseguimento dell'equilibrio economico-finanziario;
controllo dell'efficienza e dei risultati di gestione.
Quanto sopra verrà perseguito anche attraverso il "Regolamento
di organizzazione e funzionamento" dell'agenzia e le normative
industriali che saranno emesse come parte integrante di quest'ultimo.
Art. 1.
Contenuto ed ambito di applicazione
1. Il presente regolamento di amministrazione e contabilità
disciplina, sotto gli aspetti amministrativi e contabili, i compiti
dell'agenzia e delle sue unità.
2. Prevede le disposizioni in materia di amministrazione e
contabilità, anche in deroga alle norme di contabilità generale
dello Stato, stabilendo un sistema di scritture contabili idonee a
rappresentare i fatti amministrativi di natura economica e
finanziaria, allo scopo di fornire il quadro complessivo dei costi e
dei ricavi, delle uscite e delle entrate, nonchè delle conseguenti
modificazioni del patrimonio dell'agenzia, attraverso la formazione
del rendiconto di gestione e la relazione esplicativa a corredo.
3. Come aree oggetto di trattazione, esso riguarda, coerentemente
con quanto previsto dall'art. 6, comma l, lettera b), numeri 1, 2 e
art. 11, commi 2, 3 del regolamento:
a) i programmi triennali di attività dell'agenzia,
accompagnati da un documento programmatico di bilancio su base
triennale;
b) il bilancio di previsione annuale ed il relativo piano di
attività;
c) la gestione del patrimonio;
d) le scritture contabili analitiche per ogni unità;
e) il piano di attività e il bilancio consuntivo, quest'ultimo
composto dal rendiconto finanziario, dalla situazione patrimoniale e
dal conto economico;
f) i contratti attivi e passivi:
g) la tesoreria.
4. Stabilisce, altresì, principi e metodi di controllo interno
della gestione, finalizzati al miglioramento dei risultati
dell'organizzazione ed idonei a garantire il buon andamento, nonchè
la trasparenza delle funzioni e delle attività di competenza di cui
alla legge 7 agosto 1990, n. 241, nel rispetto delle norme introdotte
in materia di controllo interno dal decreto legislativo 3 febbraio
1993, n. 29, e successive modificazioni ed integrazioni.
5. Per tutto quanto non previsto, si rinvia alle norme
legislative e regolamenti in vigore per gli enti pubblici di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 18 dicembre 1979, n. 696, ed
alle disposizioni del codice civile in materia di bilancio di cui
all'art. 2423 e successivi.
Art. 2.
Valutazione dei risultati della gestione
1. La valutazione dei risultati di gestione avviene attraverso:
a) l'esercizio del potere di vigilanza del Ministro, previsto
dall'art. 4 del "Regolamento" e, in particolare, attraverso:
la stipula di apposite convenzioni triennali (comma 3
dell'art. 3 del "Regolamento") che regolano i rapporti tra Ministro
vigilante e agenzia (rappresentata dal direttore) e fissano obiettivi
e risultati attesi:
la relazione della Corte dei conti sull'esito del controllo
sulla gestione di cui all'art. 3, comma 4 della legge 14 gennaio
1994, n. 20, espressamente previsto dall'art. 12 del "Regolamento";
b) il controllo del collegio dei revisori dei conti di cui
all'art. 7 del "Regolamento";:
c) l'ufficio di controllo gestione interno, attraverso il quale
avviene il monitoraggio e la valutazione dei costi, dei rendimenti e
dei risultati dell'attività svolta,

Titolo II
il bilancio di previsione ed il piano budget
Art. 3.
Esercizio e gestione finanziaria
1. L'esercizio finanziario inizia il 1 gennaio e termina il
31 dicembre ("Regolamento" art. 11, comma 1).
2. La gestione finanziaria e programmatica di pianificazione di
agenzia si svolge predisponendo e proponendo, per l'approvazione del
Ministro, i seguenti documenti formali:
a) i programmi triennali di attività dell'agenzia,
accompagnati da un documento programmatico di bilancio su base
triennale:
b) i programmi annuali di attività ed il bilancio di
previsione che vanno sottoposti all'approvazione del Ministro non
oltre il 31 ottobre dell'anno precedente l'esercizio in esame.
Art. 4.
Programmi triennali di attività e relativo bilancio programmatico
1. L'agenzia è tenuta a presentare, entro il 31 ottobre di ogni
esercizio, un programma di attività, su base triennale, che descrive
le linee guida degli obiettivi perseguiti ed illustra le
caratteristiche di ciascun programma proposto dai responsabili delle
singole unità, che rappresentano i centri di responsabilità. In
particolare, la relazione deve contenere per ciascun programma:
a) la descrizione degli obiettivi che si intendono perseguire
in termini di bilancio, nel rispetto dei principi di economicità,
efficienza ed efficacia;
b) l'indicazione delle risorse umane, strumentali e
tecnologiche, sia interne che esterne all'agenzia, che saranno
impiegate in fase di attuazione di programma;
c) l'individuazione delle entrate necessarie per la
realizzazione del programma;
d) l'ammontare della spesa prevista, con riferimento ad ogni
attività;
e) l'indicazione delle finalità che si intendono perseguire
sulla base delle capacità o potenzialità produttive interne,
nonchè le azioni commerciali che sui vari prodotti si intendono
sviluppare sulla base delle prevedibili commesse pubbliche e di
quelle acquisibili nel mercato.
2. Il programma triennale di attività è corredato di un
bilancio finanziario nel quale, per ciascun esercizio, sono riportate
le previsioni di entrata, nonchè i finanziamenti e le previsioni di
spesa.
3. Al bilancio triennale è allegata una relazione nella quale
sono illustrati gli interventi in corso di realizzazione e quelli
programmati ed i relativi aggiornamenti.
Art. 5.
Programma annuale di previsione
1. Il primo anno del piano triennale di attività rappresenta
anche il piano di attività operativo per l'esercizio successivo. I
dati del primo anno di attività, riportati sul piano triennale,
andranno corredati con le seguenti ulteriori indicazioni,
riguardanti:
a) i responsabili dell'attuazione dei programmi;
b) le modalità di monitoragaio del programma;
c) le iniziative, suddivise per forma giuridica, che l'agenzia
intende promuovere (società, consorzi, raggruppamenti di impresa o
altro) o alle quali intende partecipare per potenziare la missione
istituzionale e l'inserimento sul mercato delle industrie dipendenti.
Art. 6.
Procedimento di predisposizione del bilancio annuale di previsione
1. I responsabili delle unità operative che costituiscono i
centri di responsabilità preparano, nell'ambito dei programmi
annuali proposti e secondo le attribuzioni stabilite dal regolamento
di organizzazione e funzionamento, il progetto di bilancio annuale di
previsione delle singole unità in accordo con i seguenti elementi:
a) i programmi individuati e che si intende attuare;
b) l'individuazione delle risorse necessarie per il
raggiungimento degli obiettivi in relazione alle determinazioni di
spesa necessaria alla loro realizzazione:
c) le risorse finanziarie necessarie ai fini del raggiungimento
degli obiettivi economici della gestione.
2. La struttura direzionale centrale acquisisce i bilanci
preventivi di ciascuna unità, rilevando le situazioni di equilibrio
o squilibrio e redige una prima bozza di bilancio di previsione
consolidato dell'agenzia. I bilanci preventivi delle singole unità e
quello consolidato sono proposti al direttore.
3. Il direttore, qualora la bozza di previsione delle unità
presenti uno "sbilancio" finanziario, fornisce le linee guida da
seguire per la rielaborazione dei bilanci, individuando nuove risorse
e/o le modifiche degli obiettivi, allo scopo di raggiungere una
situazione di pareggio.
4. Entro ottobre dell'anno precedente l'esercizio in esame, il
direttore propone il bilancio preventivo ed il piano di attività
all'approvazione del Ministro ed almeno quindici giorni prima
trasmette il bilancio preventivo al collegio dei revisori dei conti
che redige la sua relazione.
Art. 7.
Formazione del bilancio annuale di previsione
1. Il bilancio annuale di previsione è formulato da ogni unità
coerentemente con le disposizioni degli articoli 2423 e seguenti del
codice civile (art. 1, comma 2, lettera c) del "Regolamento"). Al
fine di adempiere alle esigenze di rilevazione dei dati, per far
fronte alle esigenze pubbliche di bilancio dello Stato italiano e dei
rapporti con l'Unione europea, l'agenzia si impegna a riclassificare,
per ogni esercizio finanziario, i dati civilistici del bilancio di
esercizio, in modo conforme ai prospetti diramati dal "Ministero
dell'economia e delle finanze - Dipartimento della ragioneria
generale dello Stato".
2. I bilanci di previsione del secondo e terzo anno sono di
competenza.
3. I bilanci delle singole unità sono consolidati in un bilancio
di agenzia in termini civilistici, con quadri di raccordo dal
bilancio civile al pubblico.
4. Il documento di bilancio preventivo, oltre che atto
autorizzativo delle attività di gestione, costituisce strumento per
la verifica, sia a livello di agenzia che per ciascuna unità
operativa, delle fondamentali variabili finanziarie, economiche e
patrimoniali.
5. Il collegio dei revisori dei conti redige apposita relazione,
contenente tra l'altro valutazioni in ordine all'attendibilità delle
entrate ed alla congruità delle spese.
6. Il bilancio è accompagnato da una relazione del direttore e
dalla pianta organica del personale di ruolo e non di ruolo.
7. Nel caso di trasformazione di una unità in societa di
capitali, il relativo bilancio è redatto solamente in base alle
norme del codice civile e dei principi contabili recepiti dalla
legislazione italiana fatte salve le esigenze di raccordo con la
contabilita dell'agenzia.
Art. 8.
Fondi di riserva
1. Nel bilancio di previsione sono iscritti "fondi di riserva"
per le "spese correnti" e per quelle "in conto capitale", per
provvedere, tramite opportune variazioni di bilancio, a spese
impreviste, nonchè alle maggiori spese che potranno verificarsi in
corso di esercizio. I "fondi di riserva" non possono eccedere la
soglia del tre per cento del totale delle spese correnti.
Art. 9.
Esercizio provvisorio
1. Quando l'approvazione del bilancio di previsione non
intervenga prima dell'esercizio cui lo stesso si riferisce, la
gestione del bilancio avviene in via provvisoria, a regime, per un
periodo non superiore a sei mesi, e di un anno nel caso di avvio
dell'agenzia, previa autorizzazione del Ministro vigilante.
2. Durante l'esercizio provvisorio, la gestione del bilancio è
consentita per tanti "dodicesimi" di spesa dell'ultimo bilancio di
previsione approvato per quanti sono i mesi dell'esercizio
provvisorio, considerato in gruppi di tre mesi e, per il primo
esercizio, sulla base dei dati dell'esercizio precedente per le
unità operative e dei costi ordinari di struttura dell'agenzia
centrale, salvo il ricorso alla maggiore spesa necessaria ove si
tratti di spese non suscettibili di pagamento ricorrendo
all'erogazione trimestrale.

Titolo III
scritture contabili e bilancio consuntivo
Art. 10.
Scritture contabili
1. La rilevazione di tutti gli eventi riguardanti l'attività
amministrativa e della gestione delle singole unità e della
direzione dell'agenzia, sotto l'aspetto finanziario, patrimoniale ed
economico, avviene attraverso la registrazione delle scritture
contabili tenute secondo i sistemi ed i metodi previsti dalle
discipline economico-aziendali e dalla consolidata pratica
professionale.
2. La registrazione delle scritture contabili avviene,
preferibilmente, mediante l'utilizzo di sistemi informatici atti a
fornire tutti i dati necessari per effettuare l'integrazione con la
contabilità analitica, la contabilità pubblica e la contabilità
prevista dal codice civile.
3. Per ogni unità produttiva è tenuta un'analitica contabilità
industriale, nell'ambito della quale trovano specifica considerazione
gli oneri relativi al trattamento economico del personale civile e
militare, i mezzi occorrenti per la produzione, le spese generali e
l'ammortamento del capitale investito successivamente alla
costituzione dell'agenzia. Per il personale militare, l'onere
addebitato all'agenzia dovrà essere riferito alla sola attività
svolta all'interno dell'unità produttiva e non potrà superare il
costo unitario di un'unità di personale civile equivalente,
utilizzata presso imprese operanti nello stesso settore o presso
altri enti del Ministero della difesa (art. 11, comma 2 del
"Regolamento").
4. Le spese relative all'attività produttiva di ogni unità sono
gestite "a commessa" onde permettere la tenuta di una contabilità
industriale per programma di attività (art 1, comma 3, lettera d,
del "Regolamento").
5. La tenuta delle scritture contabili deve permettere
l'intervento degli uffici di controllo interno ed alimentare il
sistema di controllo di gestione.
6. Il sistema delle scritture contabili deve ispirasi a criteri
di trasparenza, sinteticità, chiarezza e veridicità.
7. Per la tenuta delle scritture contabili, l'agenzia si può
avvalere, in relazione alle effettive esigenze, di sistemi
d'elaborazione automatica di dati anche esterni all'agenzia, ai fini
della semplificazione delle procedure e della migliore produttività
dei servizi.
Art. 11.
Rendicontazione
1. Il rendiconto finanziario, lo stato patrimoniale e il conto
economico di ogni unità debbono essere predisposti coerentemente con
le disposizioni ed i principi fissati dal codice civile, ivi inclusa
la redazione della nota integrativa e degli altri documenti previsti.
I dati di bilancio civilistico saranno riclassificati in analogia con
quanto previsto all'art. 8, comma 1, in modo da offrire gli elementi
per una valutazione pubblica e privatistica della gestione
dell'azienda.
Art. 12.
Bilancio consuntivo
1. Il bilancio consuntivo annuale delle unità operative
dell'agenzia è predisposto dai vari responsabili delle stesse, e
quello consolidato dalla struttura centrale che provvede alla
compilazione del bilancio dell'intera agenzia.
2. Esso si uniforma alle norme del codice civile, come previsto
dall'art. 1, comma 2, lettera c), del "Regolamento" ed è costituito,
oltre che dallo stato patrimoniale e dal conto economico, corredati
dagli allegati e da tutto il complesso dell'informativa societaria
prevista dal codice civile, anche da una relazione di raffronto con
il bilancio di previsione.
3. Per rendere più chiara ed esauriente l'informativa, l'agenzia
può corredare il proprio bilancio di tutte quelle informazioni che
si ritenessero opportune complementari, quali il bilancio sociale, il
bilancio ambientale, il bilancio etico o altro, predisposti secondo
la prassi professionale più avanzata e seguendo le normative anche
internazionali.
Art. 13.
Approvazione del bilancio consuntivo
1. Il bilancio consuntivo delle singole unità e quello
consolidato dell'agenzia, predisposto e sottoposto preventivamente al
comitato di direzione, è trasmesso al Ministro entro il 30 aprile di
ogni anno dopo l'approvazione da parte del direttore.
2. Entro lo stesso termine è trasmessa una relazione
sull'attività svolta dall'agenzia nell'anno precedente, predisposta
e sottoposta preventivamente al comitato direttivo.
3. La proposta di bilancio, unitamente alla relazione
illustrativa, è sottoposta, entro il 15 aprile, all'esame del
collegio dei revisori dei conti, che redige apposita relazione da
allegare al documento di bilancio.

Titolo IV
gestione del patrimonio
Art. 14.
Classificazione ed inventario dei beni
1. Il patrimonio dell'agenzia è costituito da beni mobili ed
immobili, trasferiti all'agenzia in base all'art. 3, comma 2 del
"Regolamento" secondo le norme del codice civile.
2. I beni patrimoniali sono inventariati attraverso:
a) la ricognizione, per accertare l'esistenza dei beni del
patrimonio;
b) la classificazione, attraverso la quale i beni sono
raggruppati in classi o categorie;
c) la descrizione, che serve ad individuare i beni;
d) la valutazione, attraverso la quale è attribuito un valore
monetario; il valore storico d'acquisizione viene rivalutato, qualora
le condizioni della gestione lo richiedano, attraverso i metodi più
rispondenti alle esigenze di rivalutazione degli elementi costituenti
il patrimonio dell'agenzia.
Art. 15.
Classificazione dei beni
1. I beni dell'agenzia sono classificati nelle seguenti
categorie:
a) mobili, arredi, macchine di ufficio, inclusi computer (HW e
SW);
b) automezzi ed altri mezzi di trasporto;
c) strumentazione tecnica e attrezzature in genere, necessarie
allo svolgimento dell'attività delle unità dell'agenzia;
d) terreni e fabbricati;
e) materiale bibliografico;
f) altri beni mobili ed immobili;
g) beni intangibili, quali brevetti e licenze.
Art. 16.
Inventario dei beni immobili e mobili
1. L'inventario dei beni immobili deve contenere i seguenti
elementi identificativi di ciascun bene:
a) il luogo dove è ubicato, la denominazione e la qualità del
bene:
b) i dati identificativi;
c) la servitù, i pesi e gli oneri di cui eventualmente, è
gravato;
d) l'uso cui è destinato, il soggetto consegnatario, la
durata di tale destinazione e l'aliquota di ammortamento;
e) la codifica patrimoniale:
2. L'inventario dei beni mobili deve contenere i seguenti
elementi:
a) la denominazione e la descrizione dei singoli beni, secondo
la loro diversa natura o specie:
b) il numero d'inventario attribuito ad ogni singolo bene;
c) la data di consegna e il consegnatario che li ha in carico;
d) l'uso cui sono destinati:
e) il valore al prezzo di acquisto o di mercato.
3. Tutti i materiali di facile consumo, occorrenti per lo
svolgimento delle attività, sono considerati non inventariati. In
ogni caso i loro movimenti sono registrati ai fini della contabilità
di magazzino e le rimanenze sono determinate con chiusura annuale.
Art. 17.
Automezzi
1. I consegnatari degli automezzi ne controllano l'uso accertando
che:
a) la loro utilizzazione sia regolarmente autorizzata dal
dirigente responsabile che dispone il servizio;
b) il rifornimento di carburanti e dei lubrificanti sia
effettuato mediante il rilascio di appositi buoni, in relazione al
movimento risultante dal libretto di marcia.
2. Il consegnatario provvede, mensilmente, al riempimento del
prospetto di riepilogo delle spese di consumo e della manutenzione
ordinaria e per le piccole riparazioni, trasmettendole al competente
ufficio amministrativo.

Titolo V
contratti
Art. 18.
Gestione contrattuale
1. Le disposizioni del presente titolo si applicano a tutti i
contratti nei quali sia parte l'agenzia.
2. L'agenzia, nella procedura di selezione e nella gestione dei
contratti in materia di fornitura di beni e servizi, tiene conto
della normativa comunitaria, qualora ricorrano le condizioni di
applicazione.
3. I contratti dell'agenzia sono redatti in forma scritta.
Art. 19.
Rapporti contrattuali
1. I rapporti contrattuali relativi alle competenze dell'agenzia
sono regolati da norme di diritto privato.
2. Gli atti d'aggiudicazione ed i contratti sono eseguibili
attraverso apposita disposizione, quando approvati dal personale
dell'agenzia a ciò autorizzato, il cui elenco sarà riportato nello
schema generale dei poteri di firma.
Art. 20.
Contratti passivi: licitazione privata
1. L'acquisizione di beni e servizi, da parte dell'agenzia, può
avvenire con licitazione privata, per appalti di servizi e per le
forniture convenzionali d'uso generale per l'agenzia.
2. La licitazione privata per servizi e forniture convenzionali
ha inizio mediante invio alle ditte ritenute idonee di uno schema di
contratto, con invito a restituirlo nel termine ivi stabilito,
firmato e completato con l'indicazione del prezzo o del correttivo
sul prezzo base, ove questo sia già stabilito.
3. La lettera di base deve, in ogni caso, specificare:
a) il criterio scelto per procedere all'aggiudicazione;
b) l'importo della cauzione provvisoria e le modalità di
versamento, della stessa, da parte dei concorrenti.
4. All'apertura dei plichi ed all'aggiudicazione, in seduta
pubblica, provvede apposita commissione nominata dal direttore o
persona da lui delegata. La data della seduta è comunicata con
almeno cinque giorni di anticipo al presidente del collegio dei
revisori dei conti, il quale, se lo ritiene opportuno, può
intervenire o delegare un membro del collegio ad assistere alle
operazioni.
5. Il verbale dell'aggiudicazione, in seduta pubblica, è
immediatamente operativo per le parti.
Art. 21.
Contratti passivi: appalto concorso
1. L'agenzia può procedere, mediante gara, ad appalto concorso.
allorchè lo ritenga necessario per l'esecuzione di speciali opere,
impianti, lavori o forniture e per acquisire i progetti di ditte di
provata competenza tecnica e scientitica.
2. Nei casi in cui si procede per appalto concorso, l'agenzia
invita le persone o ditte designate, ai sensi del successivo comma 3,
a presentare il progetto dell'opera o del lavoro o della fornitura,
corredato dai relativi prezzi, con l'avvertenza che nessun compenso o
rimborso spese può essere in ogni modo preteso dagli interessati per
l'elaborazione del progetto.
3. La lettera di invito deve contenere l'indicazione dei termini
e le modalità di presentazione del progetto, nonchè quelle per il
versamento della cauzione provvisoria.
4. Una commissione nominata dal direttore procede all'apertura
dei plichi (inviati dai concorrenti), per l'esame tecnico-economico
delle offerte e provvede, quindi a formulare motivata proposta di
aggiudicazione.
5. L'aggiudicazione è deliberata dall'organo che ha indetto la
gara. il quale ha facoltà di chiedere una sola volta il riesame
della proposta di cui al comma precedente, ovvero di disporre, con
provvedimento motivato, la non aggiudicazione della gara.
Art. 22.
Contratti passivi: trattativa privata
1. Quando ricorrono particolari circostanze, per appalti di
forniture e servizi, l'agenzia può procedere a trattativa privata,
nei seguenti casi:
a) ove, per qualsiasi motivo, la pubblica gara sia andata
deserta o vi siano fondati motivi per ritenere che potrebbe andare
deserta;
b) per l'acquisto di beni, prestazioni e servizi che una sola
ditta può eseguire o fornire, con i requisiti tecnici ed il grado di
perfezione richiesti, nonchè per l'acquisto di beni la cui
produzione sia garantita da privativa industriale;
c) quando l'urgenza degli acquisti o delle forniture di beni e
servizi, per effetto di cause imprevedibili, non consenta la gara
pubblica;
d) in tutti gli altri casi non contemplati, ove ricorrano
circostanze speciali ed eccezionali, quale, ad esempio, l'imperiosa
urgenza, debitamente comprovata, che non sia compatibile con i
termini imposti da altre procedure, oppure eventi imprevedibili o
problemi di segretezza, connessi alla sicurezza e protezione delle
informazioni, documenti o strumentazione, purchè siano interpellate
almeno tre imprese.
2. Nel caso in cui siano state interpellate più persone o ditte,
l'aggiudicazione è effettuata a favore dell'offerta che risulti
migliore, sul piano economico o tecnico-economico, dopo aver
negoziato termini del contratto. Nel caso di trattativa privata, con
un unico offerente, deve essere espresso un motivato parere di
congruità del prezzo offerto, supportato, ove possibile, da analisi
comparative o analisi dei costi.
3. Le modalità e i criteri per il rilascio del parere di
congruità sono indicati dal comitato direttivo.
4. L'agenzia, anche attraverso le sue unità, tiene aggiornato
l'elenco delle imprese di fiducia, da contattare e invitare in caso
di trattative private: l'iscrizione nel suddetto elenco è effettuato
sulla base della verifica dei requisiti fissati dal comitato
direttivo, su proposta dell'unità interessata.
5. Almeno ogni sei mesi l'ufficio controllo di gestione trasmette
al collegio dei revisori dei conti l'elenco dei contatti passivi a
"trattativa privata".
Art. 23.
Contratti passivi: servizi in economia
1. I lavori e le provviste di beni e servizi che possono essere
eseguiti in economia, nei limiti degli stanziamenti di bilancio e per
importi non superiori a centocinquantamila euro, sono i seguenti:
a) acquisto, manutenzione, riparazione, assicurazione e
noleggio di autoveicoli ed altri mezzi di trasporto, nonchè acquisto
di carburante, lubrificante, pezzi di ricambio ed accessori;
b) provviste di vestiario per il personale occorrenti per
l'espletamento del servizio;
c) abbonamento a giornali e riviste, pubblicazioni, acquisto di
libri, nonchè spese di rilegatura:
d) manutenzione, riparazione ed adattamento dei locali e dei
relativi impianti, nonchè spese per giardinaggio;
e) spese postali, telegrafiche e telefoniche;
f) pulizia e disinfestazione dei locali:
g) trasporto, spedizione e facchinagio;
h) montaggio e smontaggio di attrezzature mobili;
i) smaltimento di rifiuti urbani, tossici e nocivi:
j) acquisto, manutenzione, riparazione e noleggio di beni
mobili, quali arredi, attrezzature tecniche, strumenti scientifici,
macchine di ufficio e simili, acquisto ed assisenza SW;
k) organizzazione di manifestazioni culturali;
l) spese di rappresentanza;
m) spese per accertamenti medico-fiscali;
n) acquisto di impianti e spese di illuminazione,
riscaldamento, forza motrice, acqua, telefono, gas, spese per
strumentazione e collegamenti informatici;
o) spese per traduzioni ed interpretariato;
p) spese per aggiornamento del personale;
q) spese per stampa e tipografia e per la divulgazione di atti
dell'agenzia attraverso la stampa o altre forme d'informazione;
r) acquisti e quanto altro necessario all'applicazione del
decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626;
s) altri lavori, forniture e servizi non previsti nei punti
precedenti che, per la loro natura od urgenza, non possono essere
eseguiti con le ordinarie procedure contrattuali.
2. Le spese di cui al comma precedente sono disposte, nei limiti
previsti dal bilancio preventivo, dal direttore o dai responsabili
delle unità operative.
3. È fatto divieto di frazionare la spesa per l'acquisto del
medesimo oggetto.
4. Le provviste di beni e servizi possono essere effettuate in
economia previo confronto concorrenziale effettuato mediante
un'adeguata ricerca di mercato, eseguita interpellando almeno tre
ditte e con la definizione delle condizioni di esecuzione, i relativi
prezzi, le penalità per i difetti di esecuzione ed ogni altra
clausola ritenuta utile per l'agenzia.
5. Quando si tratti di acquisti non ricorrenti di importo
inferiore a diecimila euro, può prescindersi dalle formalità di cui
al comma precedente.
Art. 24.
Spese di consulenza
1. Le consulenze esterne sono autorizzate dal direttore, nei casi
in cui vi sia impossibilità di risolvere la questione con personale
interno e per quelle posizioni che non sono funzioni permanenti
nell'organizzazione dell'agenzia.
Art. 25.
Spese di rappresentanza
1. Le spese di rappresentanza sono determinate in sede di
approvazione del bilancio previsionale e si suddividono in spese di
rappresentanza istituzionali e occasionali. Entrambe sono autorizzate
dal direttore.
2. Le spese di rappresentanza istituzionali sono riferite alle
attività di relazione di ospitalità e di cerimonia dell'agenzia.
3. Le spese di rappresentanza occasionali sono limitate ad
esigenze di modesta entità e riguardano le consumazioni e le
colazioni offerte ad ospiti con i quali intercorrono rapporti
connessi allo svolgimento di compiti istituzionali, in visita presso
l'agenzia o in incontri fuori sede.
Art. 26.
Contratti commerciali
1. Per la preparazione di offerte commerciali, piani di
produzione e di vendita e per una corretta attuazione del controllo
di gestione, le unità definiranno i costi dei vari programmi in base
ai parametri di costo orario della manodopera diretta e dei costi per
l'acquisizione dei materiali.
2. Le produzioni saranno eseguite sulla base di piani economici
che saranno approvati in sede di definizione dei bilanci preventivi o
all'inizio di produzione ed i costi saranno addebitati a commessa con
evidenziazione delle ore lavorate.
3. Nella redazione del piano preventivo e del bilancio
preventivo, gli uffici amministrativi delle unità, unitamente
all'ufficio controllo di gestione, provvederanno all'allineamento dei
costi a commessa con quelli necessari alla redazione del bilancio
civilistico.

Titolo VI
entrate e spese
Art. 27.
Classificazione delle entrate e delle spese
1. Le entrate sono costituite ("Regolamento" art. 11, comma 5):
a) dai proventi derivanti dalle attività e dai servizi svolti
ai sensi dell'art. 3, comma 4 del "Regolamento";
b) dal fondo istituito ai sensi dell'art. 8, comma 4, lettera
f) del decreto legislativo n. 300 del 1999 ed iscritto nello stato di
previsione del Ministero della difesa, la cui dotazione è
determinata in relazione al contenuto dei programmi annuali e
triennali dell'agenzia e della convenzione da stipulare ogni tre anni
tra Ministro e direttore e, nelle more dell'approvazione dei
programmi stessi, tenendo conto dei costi per il funzionamento e la
gestione dell'agenzia;
c) da ogni altra eventuale entrata.
2. Le spese sono quelle previste dal bilancio di previsione
approvato. Esse sono suddivise in:
a) spese generali, che sono quelle afferenti la struttura della
direzione centrale e quella delle singole unità;
b) spese operative, che sono quelle afferenti le attività
produttive delle singole unità, addebitate a commessa, per il
personale diretto, e che recepiscono tutti i costi di funzionamento,
compresi quelli della struttura operativa e di supporto indiretto.
Art. 28.
Spese fisse, continuative e variabili
1. Sono spese fisse quelle sostenute dall'agenzia prescindendo
dal suo volume di operatività. A titolo di esempio si possono
considerare spese fisse:
a) le indennità spettanti agli organi di agenzia;
b) gli stipendi, gli assegni, le indennità e gli oneri
relativi al personale, inclusi i contratti a tempo determinato;
c) altre spese aventi le stesse caratteristiche.
2. Sono spese continuative quelle concernenti il funzionamento
dell'agenzia. A titolo di esempio si possono considerare spese
continuative:
a) provviste di materiale di consumo occorrente per il
funzionamento degli uffici;
b) spese di ordinaria manutenzione e pulizia;
c) fornitura di acqua, energia elettrica, gas, riscaldamento e
condizionamento;
d) acquisto, montaggio e smontaggio, riparazione e noleggio di
beni mobili, strumentazione tecnica e macchine da ufficio, acquisto e
assistenza di SW e HW;
e) acquisto, noleggio, riparazione e assicurazione di
autoveicoli ed altri mezzi di trasporto, acquisto di carburante,
lubrificanti, pezzi di ricambio ed accessori;
f) spese postali, telegrafiche e telefoniche:
g) trasporti, spedizioni, facchinaggio e magazzinaggio;
h) abbonamenti a giornali, riviste ed acquisto di libri:
i) assicurazione per responsabilità civile, furto e incendio;
j) altre spese aventi le stesse caratteristiche.
3. Sono spese variabili quelle connesse alla realizzazione di
programmi. A titolo di esempio si possono considerare tali:
a) le spese di materiale e le forniture esterne per la
produzione;
b) altre spese aventi le stesse caratteristiche, connesse alla
produzione.

Titolo VII
controllo di gestione e controllo interno
Art. 29.
Gli organi del controllo interno ed esterno
1. Nell'ambito dell'agenzia è costituito (art. 9, comma 2 del
Regolamento) un ufficio per lo svolgimento del controllo di gestione
sull'attività dell'agenzia, ai sensi del decreto legislativo
30 luglio 1999, n. 286, art. 1, comma 2, lettera b). Pertanto, il
controllo di gestione dell'agenzia è assicurato:
a) dall'ufficio controllo di gestione interno;
b) dai controlli esterni previsti per legge nelle pubbliche
amministrazioni;
c) da tutti i supporti tecnici, come per es. l'internal
auditing necessari all'espletamento delle funzioni di direzione e
controllo che le esigenze operative possono evidenziare.
Art. 30.
Ufficio controllo di gestione
1. L'ufficio controllo di gestione ha il compito di verificare
l'attività svolta dalle unità operative e dall'agenzia nel suo
insieme.
2. Scopo del controllo di gestione è quello di fornire al
direttore ed ai responsabili delle varie unità gli elementi
necessari per verificare lo stato di attuazione degli obiettivi
affidati, secondo le strategie fissate ed il bilancio preventivo,
attraverso la rilevazione di dati economici, finanziari e
patrimoniali ed attraverso l'analisi degli scostamenti, al fine di
valutare l'economicità, l'efficienza e l'efficacia delle attività
di competenza dell'agenzia.
3. Con scadenza trimestrale, l'ufficio controllo di gestione
fornisce al direttore un reporting sull'andamento dell'agenzia,
corredato dei commenti dei responsabili delle unità operative. Il
direttore informa periodicamente sull'andamento della gestione il
comitato direttivo ed il Ministro vigilante.
4. L'ufficio controllo di gestione fornisce al collegio dei
revisori dei conti tutte le informazioni e gli elementi documentali
necessari allo svolgimento del controllo amministrativo-contabile.
Art. 31.
Centri di responsabilità
1. Al fine di un più efficace controllo della gestione
dell'agenzia e del suo grado di efficienza, nell'ottica di fornire
dati più dettagliati da utilizzare in sede di formazione di bilanci
di previsione dell'agenzia, nonchè per facilitare la programmazione
ed il controllo della gestione, i costi relativi alle spese di
funzionamento e svolgimento dell'attività istituzionale, oltre che
per natura sono rilevati anche per destinazione delle singole unità
operative e della struttura centrale, ivi inclusi piani, progetti e
programmi secondo la tecnica della contabilità analitica.
Costituiscono centri di responsabilita':
a) tutte le unità produttive;
b) i programmi o aggregazioni organizzative degli stessi;
c) la struttura centrale;
d) ulteriori altri centri, determinati in base alle esigenze
gestionali dell'agenzia.
Art. 32.
Reporting direzionale
1. Al fine di consentire la predisposizione di un reporting per i
responsabili della struttura, quale strumento per orientare le
decisioni da adottare e per controllare lo svolgimento della gestione
della struttura stessa, le risultanze della contabilità analitica
devono essere integrate con quelle relative alla contabilità
generale e alla contabilità finanziaria.
2. Il reporting direzionale deve evidenziare gli scostamenti
rispetto al budget e serve da supporto per individuare le iniziative
da promuovere per ridurre gli scostamenti rispetto a quanto previsto,
e mettere in grado tutti i responsabili di effettuare una verifica
sull'efficacia, efficienza ed economicità dei fatti gestionali.

Titolo VIII
tesoreria
Art. 33.
Servizio di cassa
1. L'agenzia provvede al servizio di cassa a mezzo di un istituto
di credito tesoriere, che effettua le operazioni di incasso e
pagamento a mezzo reversali d'incasso e mandati di pagamento secondo
le disposizioni stabilite dalla legge 29 ottobre 1984, n. 720, e
successive modificazioni, con inserimento nella tabella A.
Art. 34.
Servizio di tesoreria
1. L'istituto di credito, di cui al precedente art. 34, ai sensi
dell'art.10 del decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385, viene
designato mediante ricorso alla trattativa privata previa
determinazione, da parte del direttore, sentito il comitato
direttivo, dei criteri di individuazione dell'istituto bancario.
2. Il servizio è svolto sulla base di una convenzione stipulata
con l'istituto di credito prescelto.
3. Gli uffici amministrativi competenti vigilano affinchè il
servizio di cassa si svolga in aderenza alle clausole e alle
condizioni previste nella convenzione.
Art. 35.
Ufficio contabilità
1. Il responsabile dell'Ufficio contabilità cura la tenuta e
l'aggiornamento del giornale di cassa, nel quale sono registrati
tutti i movimenti relativi alle reversali d'incasso ed ai mandati di
pagamento.
2. Le registrazioni, di cui al comma 1, sono verificate
periodicamente con quelle effettuate dall'istituto tesoriere.
Art. 36.
Erogazione di spese tramite funzionari delegati
1. Il direttore, sentito il parere del comitato direttivo,
autorizza, entro limiti prestabiliti, la costituzione di fondi in
favore dei titolari delle singole unità o di loro delegati, mediante
versamenti su appositi conti correnti bancari o postali, accesi in
favore dell'agenzia.
2. Le disposizioni di pagamento, che devono risultare da appositi
registri, hanno luogo con l'emissione di assegni bancari o postali,
ovvero di postagiro, firmati dal funzionario delegato congiuntamente
ad altro impiegato responsabile designato dal direttore o, per sua
delega, dal responsabile di unità.
3. I funzionari delegati sono responsabili, personalmente, delle
somme loro anticipate e dei pagamenti effettuati e sono soggetti agli
obblighi imposti ai depositari dal codice civile.
4. Il funzionario delegato deve, almeno ogni semestre, compilare
il rendiconto delle spese erogate, da presentare al servizio
ragioneria centrale, allegando, allo stesso rendiconto, la
documentazione delle spese sostenute ed apposito estratto conto
dell'istituto bancario o del servizio conti correnti postali, dal
quale risulti il saldo relativo al periodo considerato.
5. Il conto è ammesso a discarico, con ordinanza del direttore,
dopo che il servizio ragioneria centrale ne ha riconosciuto la
regolarità.
6. Ai funzionari delegati è preclusa ogni attività gestionale
riguardante le entrate.
Art. 37.
Scritture contabili
1. Le scritture finanziarie sono tenute, possibilmente, con
sistemi di elaborazione automatica dei dati a livello unità, e
devono consentire di rilevare, in ogni momento, rispettivamente per
l'entrata e l'uscita, le somme accertate, quelle riscosse e quelle
rimaste da riscuotere, gli impegni assunti e le somme pagate a fronte
degli stessi impegni.
2. La situazione a valore del patrimonio dell'ente, alla chiusura
di ogni esercizio finanziario, deve essere dimostrata mediante
scritture patrimoniali.
3. Il sistema di scritture deve comprendere:
a) il giornale cronologico delle reversali e dei mandati
emessi;
b) l'inventario dei beni mobili e di quelli immobili:
c) un partitario delle somme accertate e di quelle riscosse,
per ciascun capitolo di entrata;
d) un partitario delle somme impegnate e di quelle pagate, per
ciascun capitolo di spesa;
e) un giornale ed un partitario, per la rilevazione degli
impegni assunti per contratti ed altri tipi di obbligazioni nei
limiti del bilancio;
f) le scritture relative alla rilevazione dei fatti economici,
anche per fini fiscali.
Art. 38.
Servizio di cassa interno
1. Presso l'agenzia ed ogni unità operativa, è costituito un
servizio di cassa interno. L'incarico di cassiere è conferito dal
responsabile dell'unità, sentito il responsabile amministrativo
dell'agenzia e direttamente da quest'ultimo per la sede centrale, ad
un impiegato di ruolo e per una durata determinata non superiorc ai
tre anni, rinnovabile.
2. Il cassiere, funzionalmente alle dipendenze del servizio
amministrativo, è soggetto al controllo e alla veritca
dell'attività svolta dal Capo servizio ragioneria centrale.
3. Il collegio dei revisori dei conti effettua, a cadenza
trimestrale, una verifica di cassa all'agenzia ed almeno una volta
all'anno, su richiesta del direttore, una verifica alla cassa e alle
scritture dei cassieri di ogni unità.
Art. 39.
Gestione del cassiere interno
1. Il direttore, su proposta del comitato direttivo, delibera il
fondo di dotazione dei cassieri delle unità e della sede per una
somma non superiore a diecimila euro, reintegrabile durante
l'esercizio previa presentazione del rendiconto delle somme già
spese.
2. Con il fondo di dotazione, depositato in conto corrente
bancario intestato all'agenzia, servizio cassa interno, si provvede
al pagamento di minute spese di ufficio o correnti, per spese di
acquisto di libri e riviste, di spese per piccole manutenzioni e
riparazioni ordinarie di beni mobili e di locali, di spese per
l'acquisto di materiali urgenti per uffici.
Art. 40.
Scritture del cassiere
1. Il cassiere annota tutte le spese di cassa da lui effettuate
in un registro a pagine numerate e munite di timbro d'ufficio,
nonchè della dichiarazione del capo ufficio ragioneria attestante il
numero di pagine di cui è composto.

Titolo IX
disposizioni finali e transitorie
Art. 41.
Termine per l'introduzione del sistema di contabilità
economico-patrimoniale ed analitica
1. A partire dall'esercizio successivo e trascorsi almeno sei
mesi dall'approvazione del presente regolamento, sarà introdotto il
sistema di contabilità economico-patrimoniale e di contabilità
analitica delineato in questo stesso regolamento.
2. Le unità operative e l'agenzia dovranno adottare, nel periodo
antecedente all'introduzione di questo sistema, tutte le misure
necessarie per la predisposizione delle procedure contabili
successive.
Art. 42.
Valutazione dei beni immobili e mobili
1. I beni immobili acquisiti dall'agenzia, alla data di entrata
in vigore di questo regolamento, saranno valutati al valore catastale
secondo le norme fiscali vigenti.
2. I beni mobili, acquisiti al patrimonio dell'agenzia nel
quinquennio antecedente alla data di entrata in vigore di questo
regolamento, sono valutati al costo; quelli acquisiti anteriormente a
detto periodo sono considerati completamente ammortizzati.
Art. 43.
Approvazione del regolamento di organizzazione e contabilità
1. Il presente regolamento ed ogni sua variazione successiva sono
sottoposti all'approvazione del Ministro vigilante.
Art. 44.
Normative interne
1. Le prescrizioni del presente regolamento saranno integrate da
normative interne emanate per disciplinare gli aspetti
comportamentali, procedurali e gestionali dell'agenzia e delle unità
dipendenti.