Serie Generale n. 83 del 9-4-2002
SUPPLEMENTI ORDINARI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni. (Autorizzazione n. 3/2002). (GU Serie Generale n.83 del 09-04-2002 - Suppl. Ordinario n. 70)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del
prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto l'art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale
individua i dati personali "sensibili";
Visto, in particolare, l'art. 22, commi 1-bis e 1-ter,
rispettivamente introdotti dall'art. 5, comma 1, del decreto
legislativo n. 135/1999 e dall'art. 8 comma 1, del decreto
legislativo n. 467/2001;
Visto altresì l'art. 22, comma 4, della citata legge n. 675/1996,
come modificato dal decreto legislativo n. 467/2001, e considerato
che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare
i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità e,
ove necessario, con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi
titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le
prescrizioni già impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie
siano a tempo determinato ai sensi dell'art. 14 del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501, in relazione alla
prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di
protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del
2001;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da
fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi
individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Mauro Paissan;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della
legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed
altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito
indicate.

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

La presente autorizzazione è rilasciata:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le
confessioni religiose e le comunità religiose, salvo quanto previsto
dall'art. 22, comma 1-bis, come introdotto dall'art. 5, comma 1, del
decreto legislativo n. 135/1999, i partiti e i movimenti politici, le
associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le
associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di
volontariato, nonchè le federazioni e confederazioni nelle quali
tali soggetti sono riuniti in conformità, ove esistenti, allo
statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio
od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità
giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilità
sociale (Onlus);
c) alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di
cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818.
L'autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici
anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati
idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni
strettamente necessarie per l'applicazione dell'art. 310 del decreto
legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi
determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo
statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare
per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche,
sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di
istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta
dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica,
di patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse
artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonchè di
beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.
La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far valere
o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa
comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
semprechè il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a
quello dell'interessato quando i dati siano idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale, e i dati siano trattati
esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente
necessario per il suo perseguimento.
La presente autorizzazione è rilasciata inoltre per l'esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di
quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di
elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la
gestione amministrativa dell'associazione, della fondazione, del
comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi
fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di
persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per
perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la
fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione
è rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche.
I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle
persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di
un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente
indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette
finalità, con particolare riferimento alle generalità degli
interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che
individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del
successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La
dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale
circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa
menzione dei titolari del trattamento e delle finalità da essi
perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro,
oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di
non eccedenza dei dati, possono trattare i dati così acquisiti solo
per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi
amministrativi e contabili.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per
il perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi
familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonchè ai
soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che
hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il
diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o
dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo,
limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o
all'atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di
minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle
operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da
contratti collettivi anche aziendali.

3) Categorie di dati oggetto di trattamento.

L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione
generale n. 2/2002.
Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili di
cui all'art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675,
idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o,
comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
che non possano essere perseguite o adempiuti, caso per caso,
mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura
diversa.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei
dati rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per
quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime
convinzioni, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce
di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche,
risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono
essere utilizzati, salvo per l'eventuale conservazione, a norma di
legge, dell'atto o del documento che li contiene.

4) Modalità di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati
strettamente correlate alle finalità, agli scopi e agli obblighi di
cui al punto 1).
I dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
Restano fermi gli obblighi di informare l'interessato e di
acquisirne il consenso scritto nei casi previsti dagli articoli 10 e
22 della legge n. 675/1996, come modificati dal decreto legislativo
n. 467/2001.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
perseguire le finalità e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per
adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attività svolta
dall'interessato o al rapporto che intercorre tra l'interessato e
l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo,
tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio
offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto
all'associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso
organismo.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario
diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e
agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre
prescrizioni sopraindicate.

7) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da
norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in
materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e
in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile
1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno
1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali,
etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio
2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione
il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute
nella precedente autorizzazione n. 3/2000, il titolare deve adeguarsi
ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
Buttarelli