3a Serie Speciale - Regioni n. 34 del 20-8-1988
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE 28 marzo 1988, n. 5
Regolamento d'esecuzione concernente l'istituzione e la gestione degli archivi di deposito della Provincia. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.34 del 20-08-1988)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della regione Trentino-Alto
Adige n. 21 del 10 maggio 1988)

IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE

Visto l'art. 8 dello statuto speciale per la regione Trentino-Alto
Adige, il cui testo è stato approvato con decreto del Presidente
della Repubblica 31 agosto 1972, n. 670.
Visto l'art. 11 della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17
che prevede che l'istituzione e la gestione degli archivi di deposito
sono disciplinate con regolamento di esecuzione;
Vista la deliberazione della giunta provinciale n. 630 del 15
febbraio 1988;
Visto l'art. 53 dello statuto speciale per il Trentino-Alto Adige;

Decreta:

È emanato il regolamento d'esecuzione concernente l'istituzione e
la gestione degli archivi di deposito secondo il testo allegato che
fa parte integrante del presente decreto.
Il presente decreto sarà inviato alla Corte dei conti per la
registrazione e pubblicato nel Bollettino ufficiale della regione
Trentino-Alto Adige.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Bolzano, addì 28 marzo 1988

MAGNAGO

Registrato alla Corte dei conti, addì 23 aprile 1988
Registro n. 6, foglio n. 13
________
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE PER L'ISTITUZIONE E LA GESTIONE DEGLI
ARCHIVI DI DEPOSITO DELLA PROVINCIA

Art. 1.
Ambito di applicazione

Il presente regolamento disciplina, ai sensi dell'art. 11 della
legge provinciale del 13 dicembre 1985, n. 17, concernente
l'ordinamento degli archivi e l'istituzione dell'archivio provinciale
dell'Alto Adige, l'istituzione e la gestione degli archivi di
deposito del consiglio e dell'amministrazione provinciale.

Art. 2.
Archivio corrente e di deposito

1. Nell'archivio corrente sono raccolti i documenti prodotti nella
trattazione delle pratiche amministrative da parte del rispettivo
servizio.
2. Nell'archivio di deposito sono raccolti i documenti relativi a
pratiche amministrative evase, anche non definitivamente, da parte
del rispettivo servizio.

Art. 3.
Struttura degli archivi di deposito

1. La gestione diretta di archivi di deposito è espletata da
archivisti come mansione principale.
2. La gestione indiretta di archivi di deposito è esplicata da
impiegati dei vari settori come mansione secondaria.

Art. 4.
Ordinamento degli archivi di deposito

1. In base al principio della provenienza nell'archivio di
deposito deve essere mantenuta la struttura degli uffici. Il suo
sistema di ordinamento deve rispecchiare l'ordinamento degli uffici
provinciali.
2. Gli archivi di deposito vanno gestiti in base ad un particolare
sistema di ordinamento.
La scelta del sistema di ordinamento dipende dai tipi di documento
e deve essere concordata con la rispettiva commissione di scarto.
3. Per ogni archivio di deposito deve essere predisposto un piano
di collocazione. Il piano di collocazione contiene istruzioni
sull'esercizio di tutte le attività connesse con la gestione dei
documenti conservati nell'archivio.

Art. 5.
Gestione degli archivi di deposito

1. La vigilanza sulla gestione degli archivi di deposito spetta
alla commissione di scarto.
2. Per garantire un'ordinata gestione dell'archivio di deposito
devono essere tenuti i seguenti libri di ricerca:
a) un piano di collocazione scritto;
b) un ordinamento di gestione finalizzato all'utilizzazione degli
archivi e contenenti le seguenti indicazioni:
1) indicazioni sul versamento dei documenti;
2) indicazioni sulla collocazione dei documenti;
3) indicazioni sul prelievo dei documenti;
4) indicazioni sull'eliminazione dei documenti;
5) indicazioni sulla consegna dei documenti all'archivio
provinciale.

Art. 6.
Personale

1. Agli archivi di deposito gestiti indirettamente è addetto un
funzionario, per il quale deve essere indicato anche un sostituto per
il caso di assenza.
2. Agli archivi di deposito gestiti direttamente sono addetti
almeno due funzionari, di cui uno si occupa esclusivamente della
gestione dell'archivio.
3. Il personale addetto all'archivio può essere chiamato a
collaborare alle operazioni di scarto.
4. Il personale addetto all'archivio di deposito deve essere
istruito adeguatamente sia relativamente alle attività
d'amministrazione dell'archivio che per quanto riguarda la regolare
conservazione del materiale d'archivio.

Art. 7.
Consegna dei documenti all'archivio provinciale

1. Decorso il termine stabilito dalla legge e dopo l'avvenuto
scarto i documenti dell'archivio di deposito vengono versati
all'archivio provinciale, mantenendo il sistema d'ordine
dell'archivio di deposito. Il direttore del competente ufficio
provinciale può permettere l'assunzione di documenti o scritture per
le quali sussiste il pericolo della perdita o del danneggiamento già
in un momento precedente.
2. Al momento della consegna deve essere redatto un verbale di
consegna.