Serie Generale n. 267 del 17-11-2003
LEGGI ED ALTRI ATTI NORMATIVI
MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI
MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI
DECRETO 13 ottobre 2003, n. 311
Regolamento recante modalita' di tenuta dei fascicoli personali del personale della carriera diplomatica, ai sensi dell'articolo 113 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 118. (GU Serie Generale n.267 del 17-11-2003)
Nota: note: Entrata in vigore del provvedimento: 17/11/2003

IL MINISTRO DEGLI AFFARI ESTERI

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957,
n. 3, con cui è stato approvato il testo unico delle disposizioni
concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n.
686, relativo alle norme di esecuzione del testo unico delle
disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello
Stato;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n.
18, e successive modificazioni, recante l'ordinamento
dell'amministrazione degli affari esteri;
Visto l'articolo 17 della legge 23 agosto 1988, n. 400, come
modificato dall'articolo 13 della legge 15 marzo 1997, n. 59;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, recante «Nuove norme in
materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, concernente la tutela
delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali, e successive integrazioni e modificazioni;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300;
Visto il decreto legislativo 24 marzo 2000, n. 85, sul riordino
della carriera diplomatica;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 febbraio 2001,
n. 114;
Visto il decreto legislativo 30 marzo 200l, n. 165;
Acquisito il parere della Presidenza del Consiglio dei Ministri -
Dipartimento per la funzione pubblica;
Acquisito il parere del Garante per la protezione dei dati
personali;
Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 25 agosto 2003;
Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio in data
24 settembre 2003 e il relativo nulla osta in data 30 settembre 2003;

A d o t t a

il seguente regolamento:

Art. 1.

Ambito del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina le modalità di tenuta dei
fascicoli personali del personale della carriera diplomatica, ai
sensi dell'articolo 113 del decreto del Presidente della Repubblica
5 gennaio 1967, n. 18, recante l'ordinamento dell'amministrazione
degli affari esteri.

Art. 2.

Modalità di custodia e struttura dei fascicoli personali

1. Per ogni funzionario diplomatico è tenuto un fascicolo
personale presso la Direzione generale per il personale. I fascicoli
sono custoditi in modo da tutelare la riservatezza dei dati e da non
consentirne l'accesso o il trattamento non autorizzato. Possono
prendere visione dei fascicoli solo il direttore generale per il
personale o il personale di livello dirigenziale da lui autorizzato.
Durante i lavori delle Commissioni per l'avanzamento nella carriera
diplomatica il direttore generale per il personale mette a
disposizione dei membri gli atti di cui all'articolo 3 concernenti i
funzionari per i quali si procede allo scrutinio.
2. Il fascicolo personale comprende gli atti di cui all'articolo 24
del decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, ed
è suddiviso in due sezioni, una relativa agli atti interessanti lo
svolgimento della carriera ed aventi rilevanza ai fini delle
attività delle Commissioni per l'avanzamento, di cui al successivo
articolo 3, ed una relativa a tutti gli altri atti direttamente o
indirettamente concernenti la carriera del funzionario diplomatico,
non aventi rilevanza ai fini delle attività delle Commissioni per
l'avanzamento.
3. Le eventuali copie di atti interessanti la carriera del
funzionario diplomatico tenute presso gli uffici di appartenenza sono
custodite in modo idoneo a tutelare la riservatezza dei dati e ad
impedire l'accesso o il trattamento da parte di personale non
autorizzato dal capo dell'ufficio stesso.

Art. 3.

Atti aventi rilevanza ai fini delle attività delle Commissioni per
l'avanzamento

1. La sezione del fascicolo personale relativa agli atti aventi
rilevanza ai fini delle attività delle Commissioni per l'avanzamento
contiene:
a) decreti di conferimento di incarichi presso l'amministrazione
centrale e di destinazione presso gli uffici all'estero; verbali di
assunzione e di cessazione di funzioni;
b) provvedimenti di comando, collocamento fuori ruolo e distacco;
c) decreti di collocamento in aspettativa;
d) decreti di promozione e di nomina;
e) rapporti informativi, schede di valutazione, relazioni sul
servizio;
f) encomi, note di merito e di positivo apprezzamento;
g) documenti contenenti rilievi o apprezzamenti negativi sulle
capacità professionali e il servizio prestato;
h) atti relativi a procedimenti disciplinari ed a provvedimenti
di sospensione dal servizio;
i) atti relativi a procedimenti penali e di responsabilità
amministrativo-contabile;
j) titoli di studio, corsi di formazione, di aggiornamento e di
perfezionamento, nonchè ogni altro documento relativo alla
preparazione tecnica e professionale;
k) pubblicazioni e lavori originali per il servizio;
l) onorificenze;
m) ricorsi amministrativi e giurisdizionali relativi agli atti di
cui alle lettere precedenti.
2. La sezione di cui al comma 1 è corredata da un indice
cronologico degli atti e dei documenti in essa contenuti, aggiornato
in occasione di ogni inserimento. Tutti gli atti e i documenti sono
numerati in base al predetto indice ed ordinati in relazione alla
loro tipologia mediante collocazione in sotto-fascicoli
corrispondenti alle lettere di cui allo stesso comma 1.

Art. 4.

Altri atti contenuti nel fascicolo personale

1. La sezione del fascicolo personale contenente gli altri atti
concernenti il funzionario diplomatico, non aventi rilevanza ai fini
delle attività delle Commissioni per l'avanzamento, è ordinata in
sotto-fascicoli in relazione alla diversa tipologia degli atti.
Nell'ambito di tale sezione i documenti relativi allo stato di salute
sono conservati in un apposito sotto-fascicolo sigillato la cui
consultazione deve essere specificamente autorizzata dal direttore
generale per il personale o dal personale di livello dirigenziale da
lui autorizzato.

Art. 5.

Notifica agli interessati di particolari categorie di atti

1. I documenti contenenti rilievi o apprezzamenti negativi sulle
capacità professionali e sul servizio prestato dal funzionario, ivi
compresi quelli contenuti nelle relazioni ispettive, sono inseriti
nel fascicolo dopo la loro notifica all'interessato ed al suo diretto
superiore gerarchico, qualora non ne abbiano avuto conoscenza,
corredati delle loro eventuali osservazioni.

Art. 6.

Eliminazione di atti dal fascicolo

1. Devono essere eliminati dal fascicolo personale i provvedimenti
disciplinari annullati, revocati o riformati, i provvedimenti di
sospensione cautelare revocati o divenuti inefficaci, i provvedimenti
di esclusione di cui all'articolo 93 del testo unico approvato con
decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3,
quando, venuta meno la causa che li ha determinati, siano intervenuti
i provvedimenti definitivi di cui all'articolo 95 del suddetto testo
unico, i rapporti informativi, le schede di valutazione, le relazioni
sul servizio prestato annullati o riformati d'ufficio o su ricorso
degli interessati.
2. Si applicano per l'eliminazione degli atti le modalità di cui
all'articolo 28 del decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio
1957, n. 686.

Art. 7.

Atti inseribili a richiesta dell'interessato

1. Il funzionario diplomatico può richiedere, con istanza
indirizzata tramite la via gerarchica, al direttore generale per il
personale l'inserimento nel proprio fascicolo personale di atti o
documenti che lo riguardano, qualora contengano informazioni
attinenti alla sua attività di servizio, rilevanti per la
valutazione della sua professionalità.
2. Il direttore generale per il personale o, su sua delega, il
responsabile dell'ufficio competente per lo stato giuridico del
personale, dispone l'inserimento richiesto o, con decisione motivata,
respinge la domanda.

Art. 8.

Diritto di accesso

1. In base alle norme che regolano l'accesso ai documenti
amministrativi ed i casi in cui esso è escluso, nonchè alle norme
sulla tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati
personali, il funzionario diplomatico ha diritto di prendere visione
e di estrarre copia dei documenti contenuti nel fascicolo personale
che lo riguardano, ivi compresi quelli di cui all'articolo 2, comma
3.

Art. 9.

Disposizioni transitorie e finali

1. Il presente regolamento entra in vigore dalla data della sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. L'amministrazione adegua i fascicoli personali dei funzionari
appartenenti alla carriera diplomatica alle disposizioni del presente
regolamento entro diciotto mesi dalla sua entrata in vigore.
Roma, 13 ottobre 2003
Il Ministro: Frattini
Visto, il Guardasigilli: Castelli Registrato alla Corte dei conti il
30 ottobre 2003 Ministeri istituzionali registro n. 12, foglio n. 201