Serie Generale n. 57 del 9-3-2004
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004). (GU Serie Generale n.57 del 09-03-2004)

IL COLLEGIO

Visto l'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993,
n. 39, così come sostituito dall'art. 176, comma 3, del decreto
legislativo 2003, n. 196, che istituisce il Centro nazionale per
l'informatica nella pubblica amministrazione;
Visto l'art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le
pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire,
a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o
regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione
su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo
a garantire la conformità dei documenti agli originali;
Visto l'art. 6, comma 2, del citato decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli
obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma
1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori,
anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate
sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001, con la
quale sono state dettate le regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformità dei documenti agli originali;
Ritenuto di dover procedere alla revisione prevista dall'art. 10
della citata deliberazione n. 42/2001 al fine dell'adeguamento alle
esigenze di rinnovamento tecnologico e che, pertanto, è necessario
provvedere all'adozione di una nuova deliberazione che sostituisca
integralmente la detta delibera n. 42/2001;
Delibera:
La presente deliberazione, che sostituisce la deliberazione n. 42
del 13 dicembre 2001, trova applicazione dal giorno successivo alla
sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) documento: rappresentazione informatica o in formato analogico
di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un
processo di elaborazione elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando una
grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta
(esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio:
pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si
distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico che può
essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia
possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi;
d) documento informatico: la rappresentazione informatica di
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
e) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente
la memorizzazione di documenti informatici mediante l'impiego della
tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici,
DVD);
f) memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi
idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti
analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell'art. 10,
commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, così come modificato dall'art. 6 del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10;
g) archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su un
qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche
sottoscritti, così come individuati nella precedente lettera f),
univocamente identificati mediante un codice di riferimento,
antecedente all'eventuale processo di conservazione;
h) documento archiviato: documento informatico, anche
sottoscritto, così come individuato nella precedente lettera f),
sottoposto al processo di archiviazione elettronica;
i) conservazione sostitutiva: processo effettuato con le
modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione;
l) documento conservato: documento sottoposto al processo di
conservazione sostitutiva;
m) esibizione: operazione che consente di visualizzare un
documento conservato e di ottenerne copia;
n) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo non sono previste particolari modalità;
o) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo sono previste le modalità descritte nell'art. 3, comma 2, e
nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione;
p) riferimento temporale: informazione, contenente la data e
l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici;
q) pubblico ufficiale: il notaio, salvo quanto previsto dall'art.
5, comma 4 della presente deliberazione e nei casi per i quali
possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall'art.
18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445;
r) evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che
può essere elaborata da una procedura informatica;
s) impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una
opportuna funzione di hash;
t) funzione di hash: una funzione matematica che genera, a
partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una
impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da
questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la
generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una
coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi
impronte uguali;
u) firma digitale: così come definita all'art. 1, comma 1,
lettera n), del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445.

Art. 2.
Obblighi di conservazione sostitutiva
1. Gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti,
previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche
amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli
effetti, fatto salvo quanto indicato dall'art. 7, qualora il processo
di conservazione venga effettuato con le modalità di cui agli
articoli 3 e 4.
2. I documenti informatici, anche sottoscritti, così come
individuati nell'art. 1, lettera f), possono essere archiviati
elettronicamente prima di essere sottoposti al processo di
conservazione. Per l'archiviazione elettronica non sussistono gli
obblighi di cui alla presente deliberazione.

Art. 3.
Conservazione sostitutiva di documenti informatici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti
informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1,
lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene
mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con
l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza
informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi
di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte
del responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e
termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o
di insiemi di essi del riferimento temporale e della firma digitale
da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo. Qualora il processo riguardi documenti
informatici sottoscritti, così come individuati nell'art. 1,
lettera f), è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale,
per attestare la conformità di quanto riversato al documento
d'origine.

Art. 4.
Conservazione sostitutiva di documenti analogici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici
avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente
sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e
termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o
di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale
da parte del responsabile della conservazione che attesta così il
corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici
originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al
documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la
conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo quanto previsto
al comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445.
4. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti analogici
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico.
Il responsabile della conservazione, al termine del riversamento, ne
attesta il corretto svolgimento con l'apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale sull'insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o
di insiemi di essi. Qualora il processo riguardi documenti originali
unici di cui al comma 2, è richiesta l'ulteriore apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformità di quanto riversato al
documento d'origine.

Art. 5.
Responsabile della conservazione
1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o
informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza
conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le
procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la
corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun
documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure
elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione
utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate
dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti
alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei
programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi
in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica
del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle
copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui
sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza
e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al
medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare
per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque
anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo,
se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto
dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva
può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie
attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza,
garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse
delegate.
3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere
affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati,
i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente
deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale
è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione
dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta
eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4,
commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto
diverso della stessa amministrazione.

Art. 6.
Obbligo di esibizione
1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque
momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile,
a richiesta, su supporto cartaceo.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via
telematica.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto
cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di
conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da
parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui
conservazione è previsto il suo intervento.

Art. 7.
Procedure operative
1. A qualsiasi soggetto pubblico o privato che intenda avvalersi
del processo di conservazione sostitutiva dei documenti è consentita
l'adozione di accorgimenti e procedure integrative, nel rispetto di
quanto stabilito nella presente deliberazione.
2. Le pubbliche amministrazioni comunicano preliminarmente al
Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione le
procedure integrative che intendono adottare ai sensi del comma 1.

Art. 8.
Altri supporti di memorizzazione
1. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e della disciplina
dettata dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati,
ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi
di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un
qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel
rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione.

Art. 9.
Sistemi di conservazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con le deliberazioni n. 15 del
28 luglio 1994, n. 24 del 30 luglio 1998 e n. 42 del 13 dicembre 2001
continuano ad applicarsi ai sistemi di conservazione sostitutiva già
esistenti o in corso di acquisizione al momento della pubblicazione
della presente deliberazione.
2. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche
indicate al comma 1 possono essere riversati in un sistema di
conservazione sostitutiva tenuto in conformità alle regole tecniche
dettate con la presente deliberazione.
Roma, 19 febbraio 2004
Il presidente: Zoffoli