Serie Generale n. 232 del 2-10-1999
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 29 settembre 1999
Autorizzazione n. 1/1999 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (GU Serie Generale n.232 del 02-10-1999)

IL GARANTE
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto lart. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge,
rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art.
41, comma 7, legge n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4, comma 1,
del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 30 settembre 1998
relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 1
ottobre 1998 e avente efficacia fino al 30 settembre 1999;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali numeri 1/1997 e 1/1998, che sono risultate uno strumento
idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a
garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli
interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero
penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli
adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate
categorie di titolari, nonchè di assicurare una migliore
funzionalità dell'ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce
dell'esperienza maturata;
Vista la legge 5 febbraio 1999, n. 25, che stabilisce il termine
del 27 febbraio 2000 per l'emanazione di alcuni decreti legislativi
finalizzati a completare la disciplina sulla protezione dei dati
personali in attuazione della direttiva comunitaria 95/46/CE;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
provvisorie a tempo determinato, in conformità a quanto previsto dal
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'ufficio di questa autorità emanato con decreto del Presidente
della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessità che anche le nuove autorizzazioni prendano
in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati,
di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonchè il periodo di conservazione dei dati stessi, in
quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n.
675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero
dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata
(art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone, specie per
quanto riguarda la riservatezza e l'identità personale, principi
valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
è effettuato ai fini dell'adempimento di obblighi contabili,
retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali e assicurativi
nell'ambito dei rapporti di lavoro, e che è pertanto necessario che
tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai
sensi dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la
violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato
con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31
marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera a), del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Relatore il prof. Stefano Rodotà;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1,
della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di
lavoro, alle condizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione è rilasciata senza richiesta di parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro
o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che
comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate
al successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono
osservatori in materia di lavoro, previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi
anche aziendali.
L'autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico
competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui
alla lettera a) o di strutture convenzionate.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro
temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e
lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se
necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e
conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative
o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i
soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle
lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui
al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi
o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa
comunitaria da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali,
in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di
previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e
sicurezza del lavoro o della popolazione, nonchè in materia fiscale,
di tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla
legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della
contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi,
altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita
o dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo
in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle procedure
di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
semprechè, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute
e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango
pari a quello dell'interessato;
e) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni
cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale;
g) per garantire le pari opportunità.
4) Categorie di dati.
Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto
3), e in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti
la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di
mensa, nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla legge,
dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici (semprechè il trattamento
sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonchè i dati inerenti alle attività o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali,
invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad
infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità
psicofisica a svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a
categorie protette.
5) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza
e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il
profilo o la personalità degli interessati, il trattamento dei dati
sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli
obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per
perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante
verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla
prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario
diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti
o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati,
ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed
assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di
intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi
professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento
di dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati
idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se
necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione
dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere
diffusi.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al
datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi,
sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai
datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei
dipendenti o in persone prese in considerazione per l'instaurazione
di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositività;
c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire
discriminazioni.
10) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1999, fino al 30 settembre 2000.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 29 settembre 1999
Il Presidente: Rodotà