Serie Generale n. 232 del 2-10-1999
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 29 settembre 1999
Autorizzazione n. 4/1999 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti. (GU Serie Generale n.232 del 02-10-1999)

IL GARANTE
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge,
rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art.
41, comma 7, della legge n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4,
comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 30 settembre 1998
relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 1
ottobre 1998 e avente efficacia fino al 30 settembre 1999;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali numeri 4/1997 e 4/1998, che sono risultate uno strumento
idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a
garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli
interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero
penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli
adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate
categorie di titolari, nonchè di assicurare una migliore
funzionalità dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce
dell'esperienza maturata;
Vista la legge 5 febbraio 1999, n. 25, che stabilisce il termine
del 27 febbraio 2000 per l'emanazione di alcuni decreti legislativi
finalizzati a completare la disciplina sulla protezione dei dati
personali in attuazione della direttiva comunitaria 95/46/CE;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
provvisorie a tempo determinato, in conformità a quanto previsto dal
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'ufficio di questa Autorità emanato con decreto del Presidente
della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessità che anche le nuove autorizzazioni prendano
in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati,
di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonchè il periodo di conservazione dei dati stessi, in
quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n.
675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero
dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata
(art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone, specie per
quanto riguarda la riservatezza e l'identità personale, principi
valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali per l'espletamento delle rispettive attività
professionali, e che è pertanto necessario che tali trattamenti
formino oggetto di una autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41,
comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la
violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato
con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31
marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera a), del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Autorizza
i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a
trattare i dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n.
675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi
professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio
di un'attività professionale in forma individuale o associata, o in
conformità alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della
legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e
consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei
corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi
dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, e
successive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della
professione di avvocato.
L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari
che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232
del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero
professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati
sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi, dal
personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione,
ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/1999;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione
di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti
sopraindicati, alla quale si riferisce l'autorizzazione generale n.
1/1999;
c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai
giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli
articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.
2)Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai
clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò
sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche
prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati
e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non eccedenti
rispetto agli incarichi conferiti.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/1999.
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli
fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il
libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento
professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza
ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che
sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi
della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di
consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo
in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle procedure
di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel
procedimento penale delle investigazioni di cui all'art. 38 delle
norme di attuazione del codice di procedura penale, anche a mezzo di
sostituti e di consulenti tecnici;
d) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia.
4) Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate all'incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la
sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalità degli interessati, nonchè il
trasferimento all'estero dei dati.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l'interessato ai sensi dell'art. 10, commi 1 e 3,
della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso
terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto in sede
giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c),
l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso
scritto, sono necessari anche in riferimento ai dati idonei a
rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, solo se i dati sono
trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al
perseguimento di tali finalità, oppure per altre finalità con esse
non incompatibili.
Le informative devono permettere all'interessato di comprendere
agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo
professionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre
un'ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti.
Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare
quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli
ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero
professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli
dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati
del trattamento preposti all'espletamento di compiti amministrativi.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati, per il periodo di tempo previsto da leggi, dalla
normativa comunitaria o da regolamenti e, comunque, per un periodo
non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli
incarichi conferiti.
A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza e la non
eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono
essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi
incarichi.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
pertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto,
in ogni caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi
solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o
repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la
materia (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996).
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o dalla
normativa comunitaria o da regolamenti che stabiliscono divieti o
limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300, e 5 giugno
1990, n. 135, nonchè dalle norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la
rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonchè gli
obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole
figure professionali.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1999, fino al 30 settembre 2000.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 29 settembre 1999
Il Presidente: Rodotà