3a Serie Speciale - Regioni n. 43 del 22-10-2016
PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO
PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA 19 aprile 2016, n. 14
Modifiche al regolamento sulle procedure di protocollo e l'Amministrazione provinciale digitale. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.43 del 22-10-2016)

(Pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione Trentino-Alto
Adige n. 17/I-II del 26 aprile 2016)

IL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA

Vista la deliberazione della Giunta provinciale n. 391 del 12
aprile 2016;

E m a n a
il seguente regolamento:

Art. 1
1. Nel secondo periodo del comma 1 dell'art. 1 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, nella versione
italiana, le parole «dall'Amministrazione provinciale» sono
sostituite dalle parole «dalla Provincia».

Art. 2
1. La lettera a) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«a) archivio corrente: archivio dei fascicoli cartacei in corso
di trattazione;».
2. Dopo la lettera a) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è inserita la
seguente lettera a-bis):
«a-bis) archivio digitale: l'archivio digitale garantisce nel
tempo l'integrità e la leggibilità dei documenti informatici,
nonchè la validità della firma;».
3. La lettera b) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«b) archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli
cartacei chiusi, per i quali è prescritto un periodo di
conservazione;».
4. Alla lettera c) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, la parola
«documenti» è sostituita dalle parole «documenti cartacei».
5. La lettera d) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«d) assegnazione: funzione che consente di prendere visione delle
registrazioni di protocollo;».
6. La lettera j) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«j) fascicolo informatico: fascicolo aperto nel registro di
protocollo;».
7. La lettera l) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«l) Identità Digitale Alto Adige: account per l'accesso ai
servizi online dell'Amministrazione provinciale;».
8. La lettera n) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«n) IPA: Indice delle Pubbliche Amministrazioni, nonchè indice
dei codici univoci ufficio assegnati ai fini della ricezione delle
fatture elettroniche;».
9. La lettera p) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituita:
«p) piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di
sorveglianza e scarto con indicazione dei tempi di conservazione dei
documenti;».
10. La lettera r) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così
sostituita:
«r) registro di protocollo: registro unico di protocollo
dell'Amministrazione provinciale, che presenta le caratteristiche del
protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche, e del
decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013
recante le relative regole tecniche;».
11. La lettera s) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così
sostituita:
«s) scarto formale: distruzione dei documenti cartacei ed
eliminazione dei documenti informatici, decorsi i tempi di
conservazione, previa autorizzazione delle commissioni di
sorveglianza e scarto;».
12. La lettera v) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così
sostituita:
«v) selezione dei documenti: vaglio dei documenti finalizzato
all'individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da
destinare alla conservazione permanente.».

Art. 3
1. Al comma 2 dell'art. 3 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, la parola «PROVBZ» è sostituita
dalla parola «p_bz».

Art. 4
1. Al comma 1 dell'art. 4 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, nella versione italiana, la parola
«direttrici» è sostituita dalle parole «le rispettive direttrici».
2. Al comma 2 dell'art. 4 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, la parola «responsabili» è
sostituita dalle parole «direttori e dalle rispettive direttrici».

Art. 5
1. Al comma 1 dell'art. 5 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, nella versione italiana, le parole
«dispone di» sono sostituite dalla parola «ha».
2. Al comma 3 dell'art. 5 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, le parole «apportano i necessari
aggiornamenti all'organigramma» sono sostituite dalle parole
«inseriscono gli utenti nell'organigramma».

Art. 6
1. Il comma 1 dell'art. 6 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«1. L'amministratore del registro di protocollo gestisce le
utenze key-user, la struttura dell'organigramma e le tabelle di
configurazione ed effettua l'importazione dei registri di emergenza
nel registro di protocollo.».

Art. 7
1. Dopo l'art. 6 del decreto del Presidente della Provincia 19
giugno 2015, n. 17, sono inseriti i seguenti articoli 6-bis, 6-ter e
6-quater:

«Art. 6-bis.

Responsabile della gestione documentale

1. Responsabile della gestione documentale è il Direttore
generale/la Direttrice generale dell'Amministrazione provinciale.

Art. 6-ter.

Responsabile della conservazione
dei documenti informatici

1. Responsabile della conservazione dei documenti informatici è il
Direttore/la Direttrice dell'Archivio provinciale.

Art. 6-quater.

Documenti informatici

1. L'Amministrazione provinciale forma gli originali dei propri
documenti come documenti informatici.
2. I documenti informatici sono sottoscritti con firma digitale.».

Art. 8
1. Il comma 1 dell'art. 7 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«1. L'insieme delle registrazioni di protocollo costituisce il
registro di protocollo.».
2. Il comma 2 dell'art. 7 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«2. Per la registrazione di protocollo sono obbligatorie le
seguenti informazioni:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal
protocollo informatico e registrato in forma non modificabile;
b) data di protocollo, assegnata automaticamente dal protocollo
informatico e registrata in forma non modificabile;
c) tipo di protocollo;
d) tipologia del documento;
e) indice di classificazione;
f) mittente per i documenti in ingresso o, in alternativa,
destinatario o destinatari per i documenti interni ed esterni,
registrati in forma non modificabile;
g) oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
h) fascicolo informatico;
i) numero e descrizione sintetica degli allegati cartacei, se
presenti;
j) data di ingresso del documento per le protocollazioni
differite;
k) nome dell'autore/autrice della registrazione di protocollo,
compilato automaticamente dal protocollo informatico e registrato in
forma non modificabile;
l) assegnazione della registrazione di protocollo alla
struttura organizzativa dell'autore/autrice, registrata in forma non
modificabile;
m) assegnazione della registrazione di protocollo alla
struttura organizzativa destinataria/alle eventuali strutture
organizzative destinatarie del documento;
n) numero e data del protocollo del mittente per i documenti
provenienti da enti pubblici;
o) numero e data del protocollo di riferimento, se presente;
p) mezzo di ricezione/spedizione.».
3. Il comma 3 dell'art. 7 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«3. Nel caso di protocollazione di documenti informatici sono
altresì obbligatori:
a) il caricamento del documento informatico e degli eventuali
allegati informatici, memorizzati nel sistema di gestione documentale
del protocollo informatico senza possibilità di modifica o
cancellazione. Il formato del documento protocollato è di tipo PDF,
PDF firmato digitalmente (PAdES) o P7M (CAdES);
b) il calcolo dell'impronta del documento informatico (c.d.
hash del file), eseguito dal protocollo informatico e memorizzato nel
sistema di gestione documentale del protocollo informatico in forma
non modificabile.».
4. Il secondo periodo del comma 7 dell'art. 7 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è soppresso.

Art. 9
1. Al comma 1 dell'art. 10 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, le parole «dalla relativa
abbreviazione» sono sostituite dalle parole «dal rispettivo codice».
2. Dopo il comma 1 dell'art. 10 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è aggiunto il seguente comma 2:
«2. Sui documenti cartacei in ingresso la segnatura di protocollo
è apposta mediante l'apposito timbro di protocollo. La segnatura di
protocollo dei documenti informatici è codificata nel formato XML.».

Art. 10
1. Il comma 1 dell'art. 12 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«1. Sono soggetti a protocollazione tutti i documenti cartacei e
informatici aventi rilevanza giuridico-probatoria o amministrativa.».

Art. 11
1. L'art. 16 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno
2015, n. 17, è così sostituito:

«Art. 16.

Registro giornaliero di protocollo

1. A fine giornata il protocollo informatico genera in automatico
il registro giornaliero di protocollo, il quale viene trasmesso,
entro la giornata lavorativa successiva, all'archivio digitale.».

Art. 12
1. Il comma 1 dell'art. 18 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«1. La protocollazione dei documenti cartacei e informatici in
ingresso è effettuata presso le sedi di protocollo entro la giornata
di arrivo.».
2. Il comma 2 dell'art. 18 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«2. I documenti pervenuti presso una struttura organizzativa non
competente per la loro trattazione devono essere protocollati e
assegnati da quest'ultima alla struttura organizzativa di
competenza.».
3. Il comma 6 dell'art. 18 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«6. Se il mittente o una persona incaricata consegna
personalmente un documento cartaceo e chiede una ricevuta che ne
attesti l'avvenuta consegna, il personale è tenuto a rilasciare
gratuitamente una fotocopia della prima pagina del documento
protocollato, su cui è apposta la segnatura di protocollo. Per i
documenti informatici la segnatura di protocollo è fornita alla
persona richiedente nel formato XML.».
4. Il comma 7 dell'art. 18 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«7. La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:
a) le caselle istituzionali di posta elettronica;
b) le caselle di posta elettronica certificata;
c) i servizi online dell'Amministrazione provinciale (eGov);
d) altri servizi digitali (per es. cooperazione applicativa);
e) supporti di memoria esterni o cloud.».
5. Dopo il comma 7 dell'art. 18 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è aggiunto il seguente comma 8:
«8. Le istanze, dichiarazioni e segnalazioni presentate per via
elettronica all'Amministrazione provinciale sono valide:
a) se sottoscritte con firma digitale;
b) se trasmesse tramite PEC e sottoscritte con firma digitale;
c) se l'identificazione dell'utente avviene a seconda del
livello minimo di sicurezza richiesto mediante la Carta Nazionale dei
Servizi (CNS), l'Identità Digitale Alto Adige oppure il Sistema
Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID);
d) se sottoscritte con firma autografa e presentate unitamente
alla copia del documento d'identità, limitatamente ai casi in cui
non sia disponibile il corrispondente servizio online.».

Art. 13
1. L'art. 19 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno
2015, n. 17, è così sostituito:

«Art. 19.

Posta in uscita

1. Qualora il cittadino/la cittadina abbia indicato
all'Amministrazione provinciale un proprio indirizzo di posta
elettronica certificata quale suo domicilio digitale, i documenti a
lui/lei indirizzati vengono trasmessi esclusivamente a tale
indirizzo. La trasmissione del documento informatico a mezzo posta
elettronica certificata equivale alla notificazione a mezzo posta,
salvo che la legge disponga diversamente.
2. In mancanza dell'indicazione di cui al comma 1, al
cittadino/alla cittadina è inviata una copia cartacea tratta dal
documento informatico originale, la quale riporta, oltre alla
segnatura di protocollo, i dati di riferimento del certificato di
firma e un'annotazione relativa alla conservazione del documento
originale a norma di legge. Nei casi in cui sia prevista la
notificazione dell'atto amministrativo, la copia cartacea del
documento informatico originale è inviata mediante raccomandata con
avviso di ricevimento (RAR), diversamente è inviata con posta
ordinaria.
3. La comunicazione di documenti tra l'Amministrazione provinciale
e le imprese e i professionisti avviene esclusivamente utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
4. La trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni
avviene tramite:
a) posta elettronica ordinaria;
b) posta elettronica certificata;
c) interoperabilità tra sistemi di protocollo informatico;
d) cooperazione applicativa.
5. Tra le pubbliche amministrazioni non è ammessa la trasmissione
di documenti a mezzo fax.».

Art. 14
1. Il secondo periodo del comma 1 dell'art. 20 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così
sostituito:
«Nella comunicazione tra le singole strutture organizzative non
è consentito il ricorso alla posta elettronica certificata, salvo
nei casi previsti dalla legge.».
2. Il comma 3 dell'art. 20 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«3. I documenti interni sono protocollati dalla struttura
organizzativa che li redige, la quale provvede altresì al
caricamento dei documenti informatici nel registro di protocollo e
all'assegnazione della registrazione alla struttura organizzativa
destinataria/alle strutture organizzative destinatarie.».
3. Il comma 4 dell'art. 20 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«4. La struttura organizzativa destinataria visualizza i
documenti assegnati attraverso la funzione "protocolli assegnati" del
registro di protocollo.».
4. Nel secondo periodo del comma 5 dell'art. 20 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, le parole «caselle
di posta nominative» sono sostituite dalle parole «caselle personali
di posta elettronica».

Art. 15
1. Al comma 1 dell'art. 27 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, le parole «documento informatico
corredato di firma digitale o firma elettronica qualificata» sono
sostituite dalle parole «documento informatico sottoscritto con firma
digitale».

Art. 16
1. L'art. 28 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno
2015, n. 17, è così sostituito:

«Art. 28.

Formati di file ammessi

1. L'Amministrazione provinciale accetta esclusivamente i formati
di file indicati nella sezione "formati di file ammessi" del sito web
dell'Amministrazione provinciale, ma non è tenuta a rispondere
utilizzando lo stesso formato.
2. L'accettazione di file non conformi ai formati di file ammessi o
di file contenenti codice eseguibile o macroistruzioni deve essere
preventivamente concordata ed è ammessa solo in casi eccezionali.
3. L'Amministrazione provinciale trasmette i propri file
esclusivamente nei formati elencati sul sito web dell'Amministrazione
provinciale.».

Art. 17
1. Il secondo periodo del comma 1 dell'art. 29 del decreto del
Presidente della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è soppresso.

Art. 18
1. L'art. 30 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno
2015, n. 17, è così sostituito:

«Art. 30.

Fascicoli informatici

1. I fascicoli informatici sono aperti nel registro di protocollo.
2. Contestualmente alla protocollazione ogni documento viene
associato al corrispondente fascicolo.
3. Il fascicolo è l'unità minima di cui è composto l'archivio.».

Art. 19
1. Il comma 1 dell'art. 31 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è così sostituito:
«1. I fascicoli cartacei sono conservati nell'archivio corrente
della struttura organizzativa di competenza. Il fascicolo è
trasferito all'archivio di deposito in seguito alla sua chiusura e
previa effettuazione dello scarto informale.».

Art. 20
1. L'art. 33 del decreto del Presidente della Provincia 19 giugno
2015, n. 17, è così sostituito:

«Art. 33.

Archivio digitale

1. I documenti informatici devono essere caricati nel registro di
protocollo.
2. I documenti informatici caricati nel registro di protocollo sono
automaticamente versati nell'archivio digitale, che garantisce nel
tempo l'integrità e la leggibilità dei documenti informatici e, se
essi sono provvisti di firma digitale, la validità della firma.
3. Decorsi i tempi di conservazione, i documenti sono sottoposti ad
una procedura di selezione, che consiste nell'individuazione dei
documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione
permanente. Le decisioni in merito competono alle commissioni di
sorveglianza e scarto. Lo scarto formale consiste nell'eliminazione
dei documenti informatici. I documenti informatici destinati alla
conservazione permanente permangono nell'archivio digitale.».

Art. 21

Abrogazioni

1. La lettera f) del comma 1 dell'art. 2 del decreto del Presidente
della Provincia 19 giugno 2015, n. 17, è abrogata.
1. Gli articoli 23, 24, 25 e 26 del decreto del Presidente della
Provincia 19 giugno 2015, n. 17, sono abrogati.

Art. 22

Entrata in vigore

1. Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a
quello della sua pubblicazione nel Bollettino Ufficiale della
Regione.
Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della
Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Bolzano, 19 aprile 2016

Il Presidente della Provincia: Kompatscher