Serie Generale n. 296 del 20-12-1990
CIRCOLARI
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
CIRCOLARE 5 dicembre 1990, n. 5830
Legge 7 agosto 1990, n. 241: Responsabile del procedimento. (GU Serie Generale n.296 del 20-12-1990)

A tutti i Ministeri - Gabinetto:
Alle aziende e amministrazioni
autonome dello Stato - Direzione
generale
Ai presidenti degli enti pubblici
non economici (per il tramite dei
Ministeri vigilanti)
Ai commissari di Governo presso le
regioni e delle province autonome
Ai presidenti delle giunte
regionali e delle province autonome
(per il tramite dei commissari di
Governo)
Ai presidenti degli enti regionali
(per il tramite delle regioni
vigilanti)
Agli enti locali (per il tramite
del Ministero dell'interno)
Ai presidenti delle camere di
commercio, industria, artigianato
ed agricoltura (per il tramite
dell'ANIACAP)
Ai presidenti dei consorzi per le
aree di sviluppo industriale (per
il tramite della FICEI)
Ai presidenti dei comitati di
gestione delle unità sanitarie
locali (per il tramite delle
regioni)
Al Consiglio di Stato -
Segretariato generale
Alla Corte dei conti - Segretariato
generale
All'Avvocatura generale dello Stato
- Segretariato generale
Al Consiglio nazionale
dell'economia e del lavoro -
Segretariato generale
All'I.S.T.A.T. - Direzione generale
All'A.N.C.I. - Direzione generale
All'U.P.I. - Direzione generale e,
per conoscenza:
Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri:
Segretariato generale
Dipartimento affari giuridici e
legislativi
Ufficio del coordinamento
amministrativo
La legge 7 agosto 1990, n. 241, nel disciplinare alcuni degli
aspetti più importanti del procedimento amministrativo, ha
introdotto l'istituto del responsabile del procedimento, in modo da
favorire, nella maggiore misura possibile, il contatto tra l'utente
dei servizi amministrativi e l'Amministrazione pubblica.
L'art. 4 dispone che ciascuna amministrazione è tenuta a
determinare per ogni tipo di procedimento l'unità organizzativa
competente a curare l'istruttoria, gli ulteriori adempimenti
procedurali ed eventualmente ad emettere l'atto finale.
Tale determinazione non è necessaria se una fonte primaria o un
regolamento dispongono nel senso della determinazione dell'unità
organizzativa competente.
Si deve precisare che la competenza dovrà essere individuata sul
presupposto del compimento delle singole operazioni descritte
nell'art. 4.
È da escludere che la competenza debba essere identificata con
quella relativa alla emissione dell'atto conclusivo del procedimento.
La normativa vigente spesso dispone nel senso della competenza di
distinti organismi rispetto alle singole fasi di un solo procedimento
amministrativo; tali fasi non possono essere assorbite in quella
finale della conclusione del procedimento.
Del resto l'art. 4, primo comma, testualmente distingue tra le più
importanti fasi del procedimento, rispetto alle quali è necessario
individuare la competente unità organizzativa.
Pertanto dovranno essere indicate più unità organizzative, se le
singole parti del procedimento fanno capo a distinte unità
organizzative della stessa amministrazione.
È utile al riguardo fornire un'esemplificazione tratta dal
procedimento concorsuale preordinato alla nomina quale pubblico
impiegato.
Il responsabile non è identificabile, per tutto lo stesso
procedimento, nella persona titolare dell'ufficio competente in tema
di adozione del provvedimento di nomina. Per quanto riguarda la fase
relativa alla preparazione e pubblicazione del bando sarà necessario
individuare l'unità organizzativa, alla quale è affidato il compito
di curare la fase del procedimento concorsuale comprendente la
preparazione e pubblicazione del bando. Così per la fase
dell'ammissione dei candidati alle prove concorsuali sarà necessario
individuare altro responsabile, se la normativa dispone nel senso
della competenza di una specifica unità organizzativa per tale fase,
o se il responsabile dell'unità organizzativa, che deve attendere
alle procedure concorsuali, abbia deciso di affidare la fase
dell'ammissione a persona diversa da quella incaricata di curare la
preparazione e la pubblicazione del bando.
Le osservazioni suesposte sono estensibili alla fase successiva
alla conclusione delle prove, scritte e orali, e alla valutazione dei
titoli. Tale fase, consistente nella preparazione della graduatoria e
nella verifica di eventuali titoli di preferenza, di precedenza o di
riserva, può essere curata, a seconda delle norme o disposizioni
vigenti nei singoli settori dell'amministrazione pubblica, da
specifiche unità organizzative o da persone diverse da quelle
intervenute nelle fasi precedenti.
L'identificazione del responsabile dovrà quindi avvenire con
riferimento a tali unità organizzative o alle persone suindicate.
Ulteriore esempio della distinguibilità in fasi di un unico
procedimento è desumibile dalla normativa in tema di espropriazione.
Per ognuna di tali fasi (preparazione del progetto relativo
all'opera da realizzare, approvazione del progetto, liquidazione
dell'indennità di espropriazione, adozione del provvedimento di
espropriazione) è possibile individuare il rispettivo responsabile.
La persona preposta all'unità organizzativa, determinata nel senso
suindicato, è responsabile del procedimento (art. 5, secondo comma).
Tale posizione è da ricollegare alla preposizione alla direzione
dell'unità organizzativa e prescinde sia dalla titolarità
dell'ufficio, sia dalla qualifica dirigenziale.
La preposizione all'unità organizzativa a titolo di supplenza o di
vicarietà non è causa di inapplicabilità della normativa sul
responsabile, nè può importare l'imputazione a carico di una
persona, assente o addirittura mancante, di doveri che postulano la
disponibilità dell'ufficio.
La preposizione suindicata d'altra parte non postula la titolarità
della qualifica dirigenziale, posto che la direzione di unità
organizzative, giusta la normativa vigente, può essere affidata a
persone prive di tale qualifica.
Le persone preposte alla direzione di unità organizzative cessano
dalla posizione di responsabile del procedimento se assegnano i
singoli affari ad altre persone addette alle stesse unità
organizzative.
L'assegnazione dell'affare potrebbe essere priva della
integralità, in quanto limitata ad una parte del procedimento mentre
altra parte potrebbe essere riservata ad altri (es. emanazione
dell'atto finale).
La posizione di responsabile del procedimento implica la eventuale
responsabilità anche penale (art. 328 codice penale, nel testo
modificato dalla legge 26 aprile 1990, n. 86). Le responsabilità
seguono all'inosservanza dei termini entro i quali il procedimento o
singole parti del medesimo devono concludersi. I termini si desumono
dalle norme primarie o regolamentari concernenti i singoli
procedimenti (art. 2, secondo comma, legge n. 241); in difetto di
tali norme ciascuna amministrazione ha competenza a determinare in
rapporto a ciascun tipo di procedimento il relativo termine di
conclusione.
Se difetta anche questa determinazione, si applica la norma posta
dall'art. 2, terzo comma, secondo cui il termine è di trenta giorni.
Il difetto di compimento del procedimento non implica
automaticamente la consumazione del reato previsto dall'art. 328,
secondo comma, codice penale, posto che secondo tale norma non è
configurabile l'omissione se il pubblico ufficiale o l'incaricato di
pubblico servizio, pur non emettendo l'atto, fornisce una risposta
giustificativa del difetto di emissione.
Si deve precisare che l'art. 328, primo comma, codice penale,
commina la pena della reclusione da sei mesi a due anni per il
rifiuto, da parte del pubblico ufficiale o dell'incaricato di un
pubblico servizio, di un atto del loro ufficio, da emettere senza
indugio per soddisfare esigenze di giustizia, di sicurezza pubblica,
di ordine pubblico, di igiene e sanità.
La norma posta dal primo comma dell'art. 328, nel testo modificato,
ha carattere speciale, ma è priva della disposizione relativa alla
possibilità di esprimere giustificazioni.
Il responsabile del procedimento, da un lato, è tenuto alla
sollecita conclusione del procedimento delle singole fasi di esso;
dall'altro, il responsabile può essere destinatario di contributi
istruttori e di memorie esplicative da parte dell'interessato.
Il nome del responsabile del procedimento deve essere comunicato a
chiunque abbia un interesse giuridicamente rilevante.
Al fine di evitare la ripetizione della comunicazione e facilitare
il contatto tra utente dei servizi e amministrazione è opportuno
indicare agli interessati, contestualmente, sia l'identità del
responsabile sia quella della persona che può sostituire lo stesso
responsabile nelle ipotesi di assenza o impedimento. La comunicazione
è data contestualmente (articoli 7 e 8 della legge n. 241 del 1990)
a quella concernente l'avvio del procedimento.
Tuttavia non si può escludere la comunicazione successiva, in
rapporto alla sopravvenienza dell'interesse a conoscere il nome del
responsabile (es. delineazione della posizione di controinteressato
nel corso del procedimento, non identificabile quando lo stesso
procedimento era stato avviato).
Del pari non può essere esclusa la comunicazione successiva del
nome del responsabile del procedimento se dopo l'inizio di
quest'ultimo il precedente responsabile sia comunque sostituito da
altra persona.
Nelle sedi di servizio organizzate in vista del contatto diretto
tra un numero indefinito di utenti e l'amministrazione è necessario
esporre, ai singoli posti di lavoro, il nome dell'impiegato che deve
ricevere il pubblico.
In tale modo può essere assolto, con immediatezza, l'obbligo di
comunicare il nome del responsabile, se l'impiegato, tenuto a
ricevere il pubblico, abbia la disponibilità del procedimento;
comunque l'esposizione del nome, anche quando l'impiegato non è il
responsabile del procedimento risponde ad una esigenza di chiarezza
nei rapporti tra amministrazione e utente.
Il Ministro: GASPARI