3a Serie Speciale - Regioni n. 22 del 6-6-2015
REGIONE LAZIO
REGIONE LAZIO
REGOLAMENTO 15 dicembre 2014, n. 29
Disposizioni di prima attuazione dell'articolo 3 della legge regionale 20 novembre 2001, n. 25. Regolamento per la gestione del servizio di economato. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.22 del 06-06-2015)

(Pubblicato nel Bollettino Ufficiale
della Regione Lazio n. 100 del 16 dicembre 2014)


LA GIUNTA REGIONALE


Ha adottato


IL PRESIDENTE DELLA REGIONE


Emana

il seguente regolamento:

Art. 1

Oggetto e finalità

1. Il presente regolamento disciplina il funzionamento del fondo
economale presso le strutture della Giunta regionale, nel rispetto di
quanto previsto in materia dalla normativa di contabilità dello
Stato ed, in particolare, dall'articolo 1, comma 1, del decreto
legislativo 23 giugno 2011, n. 118 (Disposizioni in materia di
armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle
Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli
articoli 1 e 2 della legge 5 maggio 2009, n. 42) e successive
modifiche e in attuazione degli articoli 3 e 43-bis della legge
regionale 20 novembre 2001, n. 25 (Norme in materia di
programmazione, bilancio e contabilità della Regione) e successive
modifiche.
2. Attraverso la cassa economale, nel rispetto dei principi di
economicità, efficacia ed efficienza, si provvede al pagamento delle
spese economali entro i limiti e con le modalità previste dal
presente regolamento.

Art. 2

Spese economali

1. Ai fini del presente regolamento, sono spese economali quelle
necessarie a far fronte ad esigenze imprevedibili ed urgenti ovvero a
soddisfare bisogni correnti di minima entità, previa adeguata
motivazione e, comunque, per importi non superiori a cinquemila curo.
2. La cassa economale non può essere utilizzata per l'acquisizione
di beni o servizi disponibili presso il magazzino o nell'ambito di
contratti di fornitura o somministrazione in corso.
3. L'ammontare del fondo economale è determinato con legge di
bilancio o con successive variazioni, nei limiti degli stanziamenti
previsti nei capitoli dedicati alle spese economali.
4. Le strutture della Giunta regionale, attraverso la cassa
economale, possono fare fronte al pagamento delle seguenti tipologie
di spesa:
a) spese d'ufficio e di funzionamento, relative, tra l'altro, a:
1) acquisto di carta, stampati, generi di cancelleria,
francobolli, marche ovvero valori bollati, libri, riviste, giornali e
pubblicazioni di vario genere, anche in formato digitale;
2) spese di spedizione o per la pubblicazione di avvisi a mezzo
stampa o altri mezzi di informazione;
3) manutenzioni di modesta entità.
b) spese di rappresentanza;
c) spese di missione dei componenti della Giunta regionale per
finalità istituzionali, nel rispetto delle vigenti disposizioni
statali e regionali ed entro il limite di spesa di cui al presente
regolamento.

Art. 3

Spese di rappresentanza

1. Le spese di rappresentanza sono effettuate nel rispetto dei
principi di economicità, ragionevolezza e proporzionalità e sono
caratterizzate da un legame con il fine istituzionale della Regione.
La Regione, attraverso le spese di rappresentanza, realizza
un'adeguata proiezione all'esterno della propria immagine, mantiene
ed accresce il proprio prestigio, nonchè fa conoscere, apprezzare e
seguire la propria attività istituzionale.
2. Sono da considerare spese di rappresentanza, tra l'altro:
a) le spese derivanti dalla necessità di ospitare autorità
pubbliche ovvero rappresentanti di enti o associazioni di particolare
prestigio;
b) le spese sostenute in occasione di incontri, visite ufficiali
e manifestazioni promosse dalla Regione ovvero da altri soggetti
istituzionali ai quali la medesima aderisce;
c) le spese per servizi di comunicazione e informazione
televisiva, audiovisiva e radiofonica.
3. Sono autorizzati ad effettuare spese di rappresentanza il
Presidente, il vice Presidente e gli Assessori, nell'ambito delle
rispettive competenze e previa apposita delega.

Art. 4

Gestione della cassa economale

1. Alla gestione della cassa economale centrale, è preposto
l'economo centrale funzionalmente incardinato presso la Direzione
regionale Centrale acquisti. L'economo centrale è nominato con
determinazione del direttore della medesima Direzione tra i
dipendenti in possesso di qualifica dirigenziale.
2. Per esigenze funzionali ed organizzative, con determinazione del
direttore della direzione di cui al comma 1, di concerto con il
direttore della direzione competente, possono essere nominati economi
decentrati, incardinati presso singole strutture presenti sul
territorio o sedi di rappresentanza, scelti tra i dipendenti di
categoria non inferiore alla D.
3. L'incarico di economo centrale e decentrato è conferito per la
durata massima di tre anni rinnovabile per una sola volta.

Art. 5

Vice-economo

1. Al fine ottimizzare la gestione del servizio e per particolari
esigenze organizzative, con provvedimento del direttore della
Direzione regionale Centrale acquisti, può essere individuato un
vice-economo, scelto tra il personale della medesima direzione di
categoria non inferiore alla D, che, sulla base delle direttive
impartite dall'economo centrale, coadiuva il medesimo nello
svolgimento dell'attività.
2. Il vice-economo sostituisce l'economo centrale in caso di
assenza o impedimento temporanei di quest'ultimo, al fine di
garantire la gestione della cassa economale. In ogni caso, l'economo
rimane responsabile della rendicontazione di cui agli articoli 17 e
18.
3. Il vice-economo risponde direttamente all'economo dell'attività
svolta, che deve risultare da apposita documentazione.
4. L'incarico di vice-economo termina con la cessazione
dall'incarico dell'economo e può essere rinnovato per una sola
volta.
5. Al vice-economo compete, ricorrendone i presupposti,
l'indennità di maneggio valori nei limiti e con le modalità
previste dalla normativa vigente.

Art. 6

Monitoraggio

1. La Direzione regionale Centrale acquisti effettua, nei confronti
degli economi, un costante monitoraggio sui livelli di consumo e di
spesa, attraverso l'analisi, lo studio e l'elaborazione dei dati e
delle informazioni fornite, al fine di garantire processi di
ottimizzazione relativi all'approvvigionamento dei beni e dei
servizi, nonchè il rispetto delle previsioni del piano annuale degli
acquisti e delle direttive impartite dalla Direzione medesima con
appositi provvedimenti.

Art. 7

Previsione dei fabbisogni ricorrenti e programmabili

1. Ciascun direttore regionale, nel documento di rilevazione dei
fabbisogni di cui all'articolo 498-ter, comma 3, del regolamento
regionale 6 settembre 2002, n. 1 (Regolamento di organizzazione degli
uffici e dei servizi della Giunta regionale) e successive modifiche,
indica, ove ricorrenti e/o programmabili, le spese economali
presumibilmente necessarie per il funzionamento della struttura di
competenza.

Art. 8

Costituzione e gestione del fondo economale

1. Per la costituzione del fondo economale si provvede con
l'anticipazione di cassa.
2. All'inizio di ciascun esercizio, con determinazione del
direttore della Direzione regionale Centrale acquisti, è individuata
la quota di fondo economale assegnata all'economo centrale ed agli
economi decentrati, nel rispetto del limite complessivo annuo di cui
all'articolo 2, comma 3. Con il medesimo provvedimento è, altresì,
individuata l'entità della somma per la costituzione iniziale della
cassa economale centrale e delle eventuali casse economali
decentrate, in misura non superiore al venticinque per cento della
quota assegnata.
3. Il fondo economale è costituito mediante l'emissione di un
mandato di pagamento a favore dell'economo centrale.
4. L'economo centrale introita nella cassa economale i fondi di
pertinenza propria e quelli delle sedi decentrate, trasferendoli
tempestivamente agli economi decentrati, facendosi rilasciare
apposita ricevuta.
5. Il fondo economale centrale ed i fondi economali delle sedi
decentrate sono depositati in appositi conti correnti bancari presso
l'istituto di credito affidatario del servizio di tesoreria
regionale.

Art. 9

Modalità e criteri per l'utilizzo della cassa economale

1. Ogni struttura della Giunta può richiedere, su apposito modulo
predisposto dalla Direzione regionale Centrale acquisti, un acquisto
con cassa economale, indicando il nome del responsabile della
struttura richiedente, il codice del centro di costo a cui si
riferisce la spesa e la descrizione dettagliata di quest'ultima,
specificando la riconducibilità ad una delle categorie di cui
all'articolo 2.
2. Per le spese di rappresentanza, in particolare, è rigorosamente
evidenziato il rispetto della disciplina di cui all'articolo 3,
attraverso l'analitica specificazione:
a) dell'interesse istituzionale perseguito;
b) del rapporto tra l'attività dell'ente e la spesa erogata;
c) della qualificazione del soggetto destinatario e
dell'occasione della spesa.
3. La richiesta d'acquisto presentata dalle strutture è valutata
dall'economo, il quale verifica il rispetto dei principi di cui
all'articolo 2 nonchè la sussistenza delle condizioni di
ammissibilità di cui al presente regolamento e provvede a comunicare
tempestivamente l'acquisto effettuato al responsabile del magazzino.

Art. 10

Strumenti di pagamento

1. L'utilizzo dei fondi economali sono ammessi i seguenti strumenti
di pagamento:
a) pagamenti in contanti a mezzo del servizio di cassa;
b) pagamenti a mezzo bonifico bancario o conto corrente postale;
c) anticipazione di contanti;
d) strumenti elettronici di pagamento.

Art. 11

Pagamenti in contanti

1. La liquidità in denaro non può superare la somma di ventimila
euro per la cassa economale centrale e la somma di cinquemila euro
per le casse decentrate.
2. I pagamenti in contanti sono effettuati, per ciascuna
operazione, nei limiti previsti dalla normativa vigente, senza che
alcuna richiesta di beni o servizi possa essere artificiosamente
frazionata allo scopo di far rientrare la spesa nel limite
suindicato.

Art. 12

Anticipazioni di contanti

1. Per le spese economati può essere utilizzata l'anticipazione di
contanti, che si configura come strumento alternativo alle ordinarie
procedure di pagamento.
2. Qualora la spesa effettiva risulti inferiore all'anticipazione
concessa, il soggetto che ha ricevuto il contante è tenuto a
riversare tempestivamente all'economo la somma non utilizzata,
unitamente ai documenti giustificativi della spesa.
3. Le anticipazioni di contanti sono utilizzate esclusivamente nei
limiti delle disponibilità liquide esistenti al momento della
presentazione della richiesta.
4. Le anticipazioni di contanti vengono erogate previa richiesta
scritta. Il sospeso di cassa derivante dall'anticipazione viene
estinto con la presentazione della specifica documentazione di spesa
sottoscritta dal richiedente.
5. L'economo è tenuto a registrare le anticipazioni concesse
dandone evidenza nel rendiconto.

Art. 13

Strumenti elettronici di pagamento

1. In alternativa al denaro contante, è consentito l'uso di
strumenti elettronici di pagamento per effettuare, a titolo
esemplificativo, acquisti via web di biglietti aerei, ferroviari
nonchè la prenotazione di alberghi.
2. Gli strumenti elettronici di pagamento sono affidati
all'economo, il quale è obbligato ad adottare misure di massima
cautela per la custodia ed il buon uso degli stessi ed è
responsabile ai sensi della normativa vigente. In caso di smarrimento
o sottrazione dei medesimi, l'economo è tenuto a darne immediata
comunicazione, oltre che al direttore della Direzione regionale di
riferimento e al direttore della Direzione regionale Centrale
acquisti, al soggetto emittente nonchè alla competente autorità di
pubblica sicurezza.
3. L'economo registra tutte le spese effettuate corredate dalla
prescritta documentazione giustificativa.

Art. 14

Fattura elettronica

1. Le ditte fornitrici trasmettono la fattura elettronica
all'economo nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia,
specificando nella stessa che è stata emessa a seguito di spesa
economale.

Art. 15

Responsabilità

1. L'economo centrale, il vice economo e gli economi decentrati,
qualora nominati, sono responsabili della gestione della cassa
economale alla quale sono preposti, nel rispetto del presente
regolamento e delle disposizioni vigenti in materia. Sono
responsabili, in particolare, degli oggetti e dei valori riposti
nella cassaforte economale. Eventuali furti sono immediatamente
denunciati all'autorità competente e comunicati al direttore della
Direzione regionale Centrale acquisti.
2. La Direzione regionale Centrale acquisti adotta i provvedimenti
necessari per garantire la sicurezza relativa alla conservazione dei
fondi e dei valori.

Art. 16

Verifiche e controlli

1. Al fine di consentire l'effettuazione delle verifiche previste
dalla normativa vigente e dal presente regolamento, l'economo tiene
aggiornata la situazione di cassa con la documentazione
giustificativa delle spese e delle entrate.
2. Il direttore della Direzione regionale Centrale acquisti
esercita il controllo sulle casse economali. Il servizio di economato
è altresì assoggettato a controlli periodici da parte dell'organo
di revisione contabile.
3. L'economo centrale compie accertamenti, ogni volta che ne rilevi
l'opportunità, per riscontrare l'esistenza presso le casse economali
decentrate delle somme prelevate, la regolarità dei pagamenti
disposti, la regolare tenuta delle scritture e dei registri e
l'osservanza delle altre disposizioni stabilite dal presente
regolamento. Il risultato di ogni verifica è riportato in apposito
verbale da trasmettere al direttore della Direzione regionale
Centrale acquisti.

Art. 17

Rendicontazione trimestrale

1. Gli economi decentrati presentano trimestralmente all'economo
centrale, entro dieci giorni lavorativi dal termine del trimestre, il
rendiconto delle spese sostenute a valere sul fondo economale,
raggruppate per capitoli di bilancio. L'economo centrale presenta
trimestralmente al direttore della Direzione regionale Centrale
acquisti, entro venti giorni lavorativi dal termine del trimestre, il
proprio rendiconto unitamente a quello degli economi decentrati.
2. Qualora la somma disponibile risulti insufficiente, l'economo
centrale presenta il rendiconto anticipatamente rispetto alla cadenza
trimestrale e provvede ad emettere la richiesta di ulteriore
anticipazione di cassa, nel rispetto dei limiti di cui all'articolo
8, comma 2.
3. I rendiconti trimestrali sono redatti in ordine cronologico,
anche in modalità informatica, in base alle spese effettuate e sono
costituiti da:
a) modello di richiesta di spesa da parte della struttura
richiedente;
b) causale del pagamento;
c) giustificativi della spesa effettuata;
d) dati identificativi del creditore;
e) importo corrisposto;
f) indicazione del capitolo di bilancio su cui è imputata la
spesa.

Art. 18

Rendiconto finale

1. Entro il 10 dicembre di ciascun anno, gli economi delle sedi
decentrate presentano il rendiconto della gestione all'economo
centrale il quale provvede, entro i successivi dieci giorni, a
presentare il rendiconto finale della gestione della cassa economale,
mediante il quale viene chiuso il conto economale. L'economo centrale
provvede, altresì, al riversamento presso la tesoreria regionale
dell'eventuale residuo a propria disposizione, comprensivo dei
residui contanti delle casse economali decentrate. In caso di
cessazione anticipata dall'incarico, il rendiconto è presentato
entro quindici giorni dalla data di cessazione medesima.

Art. 19

Procedura di approvazione dei rendiconti

1. Con determinazione del direttore della Direzione regionale
Centrale acquisti sono approvati i rendiconti trimestrali ed il
rendiconto annuale.
2. La Direzione regionale competente in materia di bilancio
effettua il controllo di regolarità contabile delle determinazioni
con le quali si approvano i rendiconti ai sensi dell'articolo 55,
comma 2, della 1.r. 25/2001. Le spese si intendono legalmente
discaricate a seguito dell'esito positivo del controllo da parte
della Direzione regionale competente in materia di bilancio.
3. Entro il termine di sessanta giorni dalla chiusura
dell'esercizio finanziario di riferimento, i conti giudiziali
relativi alla gestione annuale delle casse economali sono trasmessi
alla Corte dei conti a cura della Direzione regionale Centrale
acquisti.

Art. 20

Autorizzazione all'incasso

1. Nei casi espressamente previsti dalla normativa vigente, gli
economi sono autorizzati ad incassare denaro contante in luogo della
tesoreria o attraverso conti correnti postali appositamente aperti.
2. Per ogni somma riscossa è rilasciata apposita ricevuta ed è
effettuata la relativa registrazione in apposito rendiconto che, in
ogni caso, viene allegato al rendiconto finale redatto dall'economo
centrale ai sensi dell'articolo 18.
3. Periodicamente, e comunque entro il 31 dicembre di ogni
esercizio, le somme incassate sono versate sul conto di tesoreria,
indicando la relativa causale.
4. È fatto divieto di utilizzare, a qualsiasi titolo, le somme
introitate per far fronte a pagamenti di competenza della cassa
economale.

Art. 21

Norme di rinvio

1. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento,
si osservano le disposizioni vigenti in materia di contabilità.

Art. 22

Abrogazioni

1. Sono abrogate tutte le disposizioni incompatibili con il
presente regolamento e, in particolare, il regolamento regionale 15
marzo 1985, n. 3.

Art. 23

Disposizione finale

1. Entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore del presente
regolamento, il direttore della Direzione regionale Centrale acquisti
adotta i provvedimenti per la costituzione della cassa economale
centrale e la nomina dell'economo centrale.

Art. 24

Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entrerà in vigore il 1° gennaio 2015.
Il presente regolamento regionale sarà pubblicato sul Bollettino
Ufficiale della Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di
osservarlo e di farlo osservare come regolamento della Regione Lazio.
Roma, 15 dicembre 2014

ZINGARETTI