Serie Generale n. 83 del 9-4-2002
SUPPLEMENTI ORDINARI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti. (Autorizzazione n. 4/2002). (GU Serie Generale n.83 del 09-04-2002 - Suppl. Ordinario n. 70)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del
prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua i dati personali "sensibili";
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di
questa Autorità e, ove necessario, con il consenso scritto degli
interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi
titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le
prescrizioni già impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie
siano a tempo determinato ai sensi dell'art. 14 del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla
prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di
protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del
2001;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali per l'espletamento delle rispettive attività
professionali;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

Autorizza

i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a
trattare i dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n.
675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi
professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio
di un'attività professionale in forma individuale o associata, anche
in conformità al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96, o alle
norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997,
n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei
corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi
dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e
successive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della
professione di avvocato.
L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari
che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232
del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero
professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati
sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi,
dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della
riabilitazione, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n.
2/2002;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di
collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei
soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l'autorizzazione
generale n. 1/2002;
c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai
giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli
articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai
clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò
sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche
prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati
e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere strettamente pertinenti e non
eccedenti rispetto ad incarichi conferiti che non possano essere
svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di
natura diversa.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/2002.

3) Finalità del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli
fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il
libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento
professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza
ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che
sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi
della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di
consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un
terzo in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla
normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti
collettivi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore delle
investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397,
anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici;
d) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia.

4) Modalità di trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate all'incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l'interessato ai sensi dell'art. 10, commi 1 e 3,
della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso
terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto in sede
giudiziaria o per le indagini difensive [punto 3), lettere b) e c)],
l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso
scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodo
superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali
finalità, oppure per altre finalità con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all'interessato di comprendere
agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo
professionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre
un'ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti o di
esercizio della professione in forma societaria ai sensi del decreto
legislativo 2 febbraio 2001, n. 96.
Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare
quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli
ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero
professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli
dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati
del trattamento preposti all'espletamento di compiti amministrativi.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa
comunitaria, da leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo
non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli
incarichi conferiti.
A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza e la non
eccedenza dei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di
propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche,
risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono
essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma
di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione è prestata per l'essenzialità dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono
essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi
incarichi.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
pertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto,
in ogni caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi
solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o
repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la
materia (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996).
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

7) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da
norme di legge, o da regolamenti che stabiliscono divieti o limiti
più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n.
135, nonchè dalle norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la
rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonchè gli
obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole
figure professionali.

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio
2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione
il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute
nella precedente autorizzazione n. 4/2000, il titolare deve adeguarsi
ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Santaniello

Il segretario generale
Buttarelli