Serie Generale n. 123 del 28-5-2012
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI
ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI
REGOLAMENTO 15 maggio 2012
Disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l'utilizzo delle imprese di assicurazione e degli intermediari assicurativi a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell'articolo 7, comma 2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231. (Regolamento n. 41). (12A06024) (GU Serie Generale n.123 del 28-05-2012)

L'ISTITUTO PER LA VIGILANZA
SULLE ASSICURAZIONI PRIVATE
E DI INTERESSE COLLETTIVO


Vista la legge 12 agosto 1982, n. 576, e le successive
modificazioni ed integrazioni, recante la riforma della vigilanza
sulle assicurazioni;
Visto il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive
modificazioni ed integrazioni, recante attuazione della direttiva
2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema
finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività
criminose e di finanziamento del terrorismo nonchè della direttiva
2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
Visto in particolare l'art. 7, comma 2, del decreto legislativo 21
novembre 2007, n. 231 il quale prevede che, nel rispetto delle
finalità e nell'ambito dei poteri regolamentari previsti dai
rispettivi ordinamenti di settore, l'ISVAP e le altre Autorità di
vigilanza di settore, d'intesa tra loro, emanano disposizioni in tema
di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire
l'utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono
attività finanziaria ai sensi del medesimo decreto a fini di
riciclaggio e di finanziamento del terrorismo;
Visto il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e successive
modificazioni ed integrazioni, recante il Codice delle assicurazioni
private;
Visto il Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo 2008 recante
disposizioni in materia di controlli interni, gestione dei rischi,
compliance ed esternalizzazione delle attività delle imprese di
assicurazione;
D'intesa con Banca d'Italia e Consob;


Adotta il seguente regolamento:


Art. 1




Fonti normative


1. Il presente Regolamento è adottato ai sensi dell'art. 7, comma
2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.

Art. 2




Definizioni


1. Ai fini del presente Regolamento si intende per:
a) «alta direzione»: l'amministratore delegato, il direttore
generale, nonchè l'alta dirigenza che svolge compiti di
sovrintendenza gestionale;
b) «AUI»: l'archivio unico informatico di cui all'art. 37 del
decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, formato e gestito a
mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservate in modo
accentrato tutte le informazioni acquisite nell'adempimento degli
obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi
previsti dal medesimo decreto;
c) «Autorita'»: le Autorità di cui al Titoli I, Capo II del
decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
d) «Codice»: il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e
successive modificazioni ed integrazioni, recante il Codice delle
assicurazioni private;
e) «capogruppo»: l'impresa di assicurazione o di riassicurazione o
l'impresa di partecipazione assicurativa con sede legale in Italia,
come definita dall'art. 83 del decreto legislativo 7 settembre 2005,
n. 209 e dalle relative disposizioni di attuazione;
f) «decreto»: il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
g) «esternalizzazione»: l'accordo tra un'impresa di assicurazione
ed un fornitore di servizi, anche se non autorizzato all'esercizio di
attività assicurativa, in base al quale il fornitore realizza un
processo, un servizio o un'attività che verrebbero altrimenti
realizzati dalla stessa impresa di assicurazione;
h) «funzione di compliance»: la funzione di cui al Capo V del
Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo 2008;
i) «funzioni di controllo interno»: le funzioni di cui alle lettere
h), j) e k);
j) «funzione di revisione interna»: la funzione di cui al Capo III
del Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo 2008;
k) «funzione di risk management»: la funzione di cui all'art. 21
del Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo 2008;
l) «gruppo assicurativo»: gruppo di società di cui all'art. 82 del
decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e relative disposizioni
di attuazione;
m) «imprese»: le imprese di assicurazione con sede legale in Italia
e le sedi secondarie in Italia di imprese di assicurazione con sede
legale in uno Stato membro dell'Unione europea o terzo autorizzate
all'esercizio dei rami vita di cui all'art. 2, comma 1, del decreto
legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
n) «organo amministrativo»: il consiglio di amministrazione o,
nelle imprese che hanno adottato il sistema di cui all'art.
2409-octies del codice civile, il consiglio di gestione;
o) «organo di controllo»: il collegio sindacale o, nelle imprese
che hanno adottato un sistema diverso da quello di cui all'art. 2380,
comma 1, del codice civile, il consiglio di sorveglianza o il
comitato per il controllo sulla gestione;
p) «rafforzata verifica»: gli obblighi di verifica della clientela
di cui all'art. 28 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
q) «rete distributiva diretta»: gli intermediari di assicurazione
di cui all'art. 109, comma 2, lettere a), c) e d), del decreto
legislativo 7 settembre 2005, n. 209, che operano nei rami vita di
cui all'art. 2, comma 1, del medesimo decreto;
r) «UIF»: l'Unità di informazione finanziaria per l'Italia,
istituita presso la Banca d'Italia ai sensi dell'art. 6 del decreto
legislativo 21 novembre 2007, n. 231.

Art. 3




Ambito di applicazione


1. Le disposizioni del presente Regolamento, ai sensi dell'art. 11,
comma 1, lettere g) e n), e comma 3, lettera b) del decreto, si
applicano:
a) alle imprese di assicurazione con sede legale in Italia ed alle
sedi secondarie in Italia di imprese di assicurazione con sede legale
in uno Stato membro dell'Unione europea o terzo autorizzate
all'esercizio dei rami vita di cui all'art. 2, comma 1, del Codice;
b) agli intermediari assicurativi di cui all'art. 109, comma 2,
lettere a) e b), del Codice che operano in Italia nei rami vita di
cui all'art. 2, comma 1, del medesimo Codice.
2. Le disposizioni previste dal presente Regolamento si applicano
agli intermediari assicurativi di cui all'art. 116, comma 2, del
Codice in funzione dell'attività concretamente svolta sul territorio
della Repubblica italiana.

Art. 4




Obiettivi del sistema dei controlli interni


1. Le imprese si dotano di un'adeguata organizzazione
amministrativa e di un adeguato sistema di controlli interni,
proporzionati alle dimensioni, alla natura e alle caratteristiche
operative dell'impresa, volti a presidiare il rischio di riciclaggio
e di finanziamento del terrorismo.

Art. 5




Organi sociali


1. Gli organi sociali, ciascuno secondo le proprie competenze e
responsabilità, definiscono politiche aziendali e pongono in atto
misure organizzative ed operative per evitare il rischio di
coinvolgimento in episodi di riciclaggio e di finanziamento del
terrorismo e predispongono controlli sul rispetto della normativa
antiriciclaggio e sull'adeguato presidio di tale rischio, anche
avvalendosi delle specifiche funzioni e organi di controllo previsti
nell'ambito del sistema dei controlli interni.

Art. 6




Organo amministrativo


1. L'organo amministrativo:
a) individua gli orientamenti strategici e le politiche di gestione
dei rischi connessi con il riciclaggio ed il finanziamento del
terrorismo. Tali politiche, coerentemente all'approccio basato sul
rischio, devono risultare adeguate all'entità ed alla tipologia dei
rischi cui è esposta l'attività dell' impresa;
b) assicura nel continuo che i compiti e le responsabilità in
materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del
terrorismo siano allocate in modo chiaro ed appropriato, garantendo
che le funzioni operative e quelle di controllo siano distinte e
siano costituite da risorse qualitativamente e quantitativamente
adeguate;
c) delinea un assetto di controlli interni organico e coordinato,
funzionale alla pronta rilevazione ed alla gestione del rischio di
riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e ne assicura
l'efficacia nel tempo;
d) approva le procedure interne e i relativi aggiornamenti, al fine
di evitare il coinvolgimento inconsapevole in fatti di riciclaggio e
di finanziamento del terrorismo, tenendo conto delle indicazioni
espresse dalle competenti Autorità e dai diversi organismi
internazionali, nonchè dei mutamenti del quadro normativo;
e) assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi
verso gli organi sociali e al loro interno adeguato, completo e
tempestivo; deve comunque essere assicurata la tutela della
riservatezza dei soggetti che hanno partecipato alla procedura di
segnalazione di operazioni sospette;
f) esamina, con cadenza almeno annuale, le relazioni sull'attività
svolta dal responsabile antiriciclaggio e sui controlli eseguiti
dalle funzioni competenti in materia di antiriciclaggio;
g) assicura che le carenze e le anomalie riscontrate in esito ai
controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua
conoscenza, al fine di impartire le direttive per l'adozione di
adeguate misure correttive.

Art. 7




Alta direzione


1. L'alta direzione:
a) definisce in dettaglio, secondo le direttive dell'organo
amministrativo, i compiti e le responsabilità in materia di
antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo;
b) predispone le procedure per l'assolvimento degli obblighi in
materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del
terrorismo, in coerenza con gli orientamenti strategici e le
politiche di gestione dei rischi definiti dall'organo amministrativo;
in particolare, le procedure relative alle segnalazioni di operazioni
sospette garantiscono certezza di riferimento, omogeneità di
comportamento, applicazione generalizzata all'intera struttura, nel
rispetto della riservatezza sull'identità dei soggetti che hanno
partecipato alla procedura di segnalazione, nonchè strumenti, anche
informatici, per la rilevazione delle operazioni anomale;
c) assicura che le procedure e i sistemi informativi consentano la
corretta identificazione anagrafica del cliente, l'acquisizione ed il
costante aggiornamento di tutte le informazioni funzionali all'esame
del profilo economico-finanziario del cliente stesso e
all'individuazione delle motivazioni economiche sottostanti ai
rapporti instaurati ed alle operazioni effettuate
d) predispone procedure che garantiscano l'acquisizione di
informazioni che evidenzino le carenze ed anomalie riscontrate in
esito ai controlli di vario livello, affinchè possano essere
tempestivamente comunicate all'organo amministrativo;
e) appronta le procedure per l'assolvimento degli obblighi di
conservazione dei documenti e di registrazione delle informazioni
nell'archivio unico informatico;
f) definisce le iniziative e le procedure per assicurare il
tempestivo assolvimento degli obblighi di comunicazione alle
Autorità ed alla UIF previsti dalla normativa in materia di
antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo;
g) approva i programmi di addestramento e formazione del personale
e dei collaboratori in materia di obblighi derivanti dalla disciplina
in materia di antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo.
L'attività di formazione riveste carattere di continuità e di
sistematicità e tiene conto dell'evoluzione della normativa e delle
procedure predisposte dalle imprese;
h) definisce i flussi informativi finalizzati ad assicurare la
conoscenza dei fattori di rischio a tutte le strutture aziendali
coinvolte ed agli organi incaricati di funzioni di controllo ai sensi
dell'art. 52 del decreto;
i) adotta strumenti idonei a consentire la costante verifica
dell'attività svolta dal personale, dai collaboratori, dalla rete
distributiva diretta e dagli intermediari di cui all'art. 109, comma
2, lettera b) del Codice al fine di rilevare eventuali anomalie che
emergano segnatamente, nei comportamenti, nella qualità delle
comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali,
nonchè nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori
intrattengono con la clientela;
j) nei casi di operatività effettuata attraverso canali telefonici
o telematici, ad assicurare l'adozione di specifiche procedure
informatiche per il rispetto della normativa antiriciclaggio, con
particolare riferimento all'individuazione automatica delle
operazioni anomale.

Art. 8




Organo di controllo


1. L'organo di controllo vigila sull'osservanza della normativa e
verifica l'adeguatezza del sistema di gestione e controllo del
rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
2. Nell'esercizio delle proprie attribuzioni, l'organo di
controllo:
a) può richiedere la collaborazione delle strutture interne,
incluse quelle che esercitano funzioni di controllo, per lo
svolgimento delle verifiche e degli accertamenti necessari ed
utilizza flussi informativi provenienti dagli altri organi aziendali,
dal responsabile antiriciclaggio e dalle altre funzioni di controllo
interno;
b) valuta l'idoneità delle procedure in essere per l'adeguata
verifica della clientela, per l'acquisizione, la registrazione e la
conservazione delle informazioni nell'AUI o negli archivi informatici
diversi dall'AUI di cui all'art. 37, comma 6 del decreto, nonchè per
la segnalazione delle operazioni sospette;
c) stimola l'azione di approfondimento dei motivi delle carenze,
anomalie ed irregolarità riscontrate indicando, altresì, all'organo
amministrativo idonee misure correttive.
3. L'organo di controllo viene consultato in merito alla
definizione degli elementi della struttura complessiva dei sistemi di
gestione e di controllo del rischio di riciclaggio e di finanziamento
del terrorismo.
4. L'organo di controllo, ai sensi dell'art. 52, comma 2, lettere
a) e d) del decreto:
a) informa senza ritardo l'ISVAP di tutti i fatti o gli atti di cui
venga a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni che possano
costituire una violazione delle disposizioni attuative dell'art. 7,
comma 2 del decreto comunicando le iniziative che intende
intraprendere e quindi l'esito delle stesse;
b) comunica all'ISVAP, entro trenta giorni, le infrazioni delle
disposizioni contenute nell'art. 36 del decreto di cui ha notizia,
fornendo indicazione sui motivi che le hanno provocate.
L'informativa di cui alle lettere a) e b) può essere effettuata
congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali.

Art. 9




Organismo di vigilanza di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001,
n. 231


1. Nelle imprese che si sono dotate dell'organismo di vigilanza di
cui all'art. 6, comma 1, lettera b) del decreto legislativo 8 giugno
2001, n. 231, al fine di attenuare il rischio di incorrere in
responsabilità per gli illeciti amministrativi dipendenti dai reati
di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo, di impiego di
denaro, beni o utilità di provenienza illecita di cui agli articoli
648-bis e 648-ter del codice penale, commessi dalle persone indicate
nell'art. 5 del menzionato decreto legislativo n. 231/2001, tale
organismo di vigilanza vigila sull'osservanza delle norme del decreto
ed effettua le prescritte comunicazioni ai sensi dell'art. 52 del
medesimo decreto, nell'ambito delle proprie attribuzioni e
competenze.
2. L'organismo accede senza limitazioni ad ogni informazione
rilevante e riceve flussi informativi da tutte le funzioni aziendali,
ai fini dell'assolvimento dei propri compiti.

Art. 10




Funzione antiriciclaggio


1. Le imprese istituiscono una funzione antiriciclaggio deputata a
prevenire e contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio
e di finanziamento del terrorismo, proporzionata alla natura, alla
dimensione ed alla complessità dell'attività svolta dall'impresa.
2. La funzione antiriciclaggio deve possedere requisiti di
indipendenza, nonchè risorse qualitativamente e quantitativamente
adeguate ai compiti da svolgere e deve avere accesso a tutte le
attività ed a tutte le informazioni dell'impresa rilevanti per lo
svolgimento dei propri compiti.
3. L'istituzione della funzione antiriciclaggio è formalizzata in
una specifica delibera dell'organo amministrativo, che ne definisce
le responsabilità, i compiti, le modalità operative, nonchè la
frequenza della reportistica agli organi sociali ed alle altre
funzioni interessate.
4. Le imprese, nella loro autonomia, organizzano la funzione
antiriciclaggio valutando se costituirla in forma di specifica unità
organizzativa, ovvero affidare i compiti in cui la stessa si articola
anche a risorse appartenenti ad altre unità organizzative, già
presenti nel loro ambito, purchè l'intero processo di gestione dei
rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo sia
ricondotto ad unità mediante la nomina di un responsabile con
compiti di coordinamento e di supervisione. In tale ultimo caso,
l'indipendenza va assicurata attraverso la presenza di adeguati
presidi per garantire separatezza di compiti e prevenire conflitti di
interesse.
5. La funzione antiriciclaggio può anche essere attribuita alle
unità organizzative che svolgono la funzione di compliance o di risk
management ed è sottoposta a verifica periodica da parte della
funzione di revisione interna.

Art. 11




Compiti della funzione antiriciclaggio


1. La funzione antiriciclaggio verifica che le procedure aziendali
siano coerenti con l'obiettivo di prevenire e contrastare la
violazione di norme di legge, regolamentari e di autoregolamentazione
in materia di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
2. La funzione antiriciclaggio:
a) identifica le norme applicabili in materia di riciclaggio e di
finanziamento del terrorismo e valuta il loro impatto sui processi e
le procedure interne;
b) collabora all'individuazione del sistema dei controlli interni e
delle procedure finalizzati alla prevenzione ed al contrasto dei
rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e ne verifica
nel continuo il grado di efficacia,
c) verifica l'idoneità del sistema dei controlli interni e delle
procedure adottate e propone le modifiche organizzative e procedurali
necessarie al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi di
cui alla lettera b);
d) presta consulenza ed assistenza agli organi aziendali ed
all'alta direzione in relazione agli aspetti di sua competenza e
predispone nei confronti degli stessi adeguati flussi informativi;
e) verifica l'affidabilità del sistema informativo di
alimentazione dell'AUI;
f) trasmette mensilmente all'UIF i dati aggregati concernenti le
registrazioni nell'AUI;
g) predispone flussi informativi diretti agli organi aziendali,
all'alta direzione e all'organismo di vigilanza;;
h) predispone, in raccordo con le altre funzioni aziendali
competenti in materia di formazione, un adeguato piano formativo
finalizzato a conseguire il continuo aggiornamento del personale e
dei collaboratori;
i) concorre a diffondere la cultura in materia di antiriciclaggio
anche attraverso la predisposizione di un documento, da sottoporre
all'approvazione dell'organo amministrativo, che riepiloghi
responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del
rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Tale
documento, costantemente aggiornato, è disponibile e facilmente
accessibile a tutto il personale ai collaboratori e alla rete
distributiva diretta;
j) valuta l'adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne volti
all'assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela
e di registrazione, nonchè dei sistemi di rilevazione, valutazione e
segnalazione delle operazioni sospette; valuta altresì l'efficace
rilevazione delle altre situazioni oggetto di obbligo di
comunicazione, nonchè l'appropriata conservazione della
documentazione richiesta dalla normativa;
k) nella valutazione dell'adeguatezza dei sistemi e delle procedure
di cui alla lettera j), può effettuare controlli in loco su base
campionaria per verificare l'efficacia e la funzionalità degli
stessi e individuare eventuali aree di criticità;
l) svolge l'attività di rafforzata verifica della clientela, nei
casi in cui, per circostanze oggettive, ambientali e/o soggettive
appaia particolarmente elevato il rischio di riciclaggio o
finanziamento del terrorismo. Tale compito può, tuttavia, essere
attribuito ad altre strutture operative, in tal caso il responsabile
antiriciclaggio di cui all'art. 12 verifica l'adeguatezza del
processo di rafforzata verifica condotto da tali strutture,
sottoponendo ad attento controllo detto processo ed i relativi esiti;
m) almeno una volta l'anno presenta agli organi aziendali una
relazione sulle iniziative intraprese, le disfunzioni accertate e le
relative azioni correttive da intraprendere, nonchè sull'attività
formativa;
n) in qualità di presidio aziendale specialistico antiriciclaggio,
collabora con le Autorità di cui al Titolo I, Capo II del decreto.

Art. 12




Responsabile della funzione antiriciclaggio


1. Indipendentemente dalla forma organizzativa scelta ai sensi
dell'art. 10 le imprese nominano un responsabile della funzione
antiriciclaggio in possesso di adeguati requisiti di indipendenza,
autorevolezza e professionalità. Le imprese assicurano che siano
definiti nella normativa interna specifici presidi posti a tutela
della stabilità e dell'indipendenza di tale responsabile.
2. La nomina e la revoca del responsabile sono di competenza
dell'organo amministrativo.
3. Nei casi di cui all'art. 10, comma 5, la responsabilità della
funzione può essere attribuita al responsabile della compliance
ovvero al risk manager. Il responsabile della funzione non deve
essere posto a capo di aree operative, nè deve essere
gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di dette aree.
Qualora giustificato dalle dimensioni o dalle caratteristiche
operative la responsabilità della funzione può essere attribuita ad
un amministratore purchè privo di deleghe.
4. Il personale chiamato a collaborare con la funzione
antiriciclaggio, anche se inserito in unità diverse riferisce
direttamente al responsabile della funzione per le questioni
attinenti ai compiti ad esso attribuiti.

Art. 13




Esternalizzazione della funzione antiriciclaggio


1. Le imprese nelle quali, per le ridotte dimensioni e per le
caratteristiche operative, l'istituzione di una specifica funzione
antiriciclaggio non risponda a criteri di economicità, possono
esternalizzare tale funzione, anche nell'ambito del gruppo
assicurativo, nel rispetto delle condizioni di cui al capo VIII del
Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo 2008 ed ai commi successivi del
presente articolo. La responsabilità per la corretta gestione dei
rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo rimane, in
ogni caso, in capo all'impresa.
2. Il soggetto esterno a cui è affidata la funzione
antiriciclaggio deve essere dotato di idonei requisiti di
professionalità, autorevolezza ed indipendenza.
3. L'esternalizzazione è formalizzata in un accordo che soddisfi
le condizioni di cui all'art. 32 del Regolamento ISVAP n. 20 del 26
marzo 2008 e contenga almeno i seguenti elementi:
a) l'indicazione della frequenza minima dei flussi informativi nei
confronti del referente interno e dell'organo amministrativo e
dell'organo di controllo, fermo restando l'obbligo di corrispondere
tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di
consulenza;
b) gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite
nell'esercizio della funzione;
c) la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al
verificarsi di modifiche normative o di modifiche nell'operatività e
nell'organizzazione dell'impresa che esternalizza la funzione;
d) la possibilità per la UIF di accedere alle informazioni utili
per l'attività di supervisione e di controllo.
4. In caso di esternalizzazione, le imprese nominano, ai sensi di
quanto disposto dall'art. 33 del Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo
2008, un preposto interno alla funzione antiriciclaggio, con il
compito di monitorare le modalità di svolgimento del servizio da
parte dell'outsourcer. Le imprese adottano ogni cautela idonea a
garantire l'esercizio dei poteri di indirizzo e controllo da parte
degli organi aziendali sulla funzione esternalizzata.
5. Le attività relative alla funzione antiriciclaggio possono
essere accentrate all'interno del gruppo assicurativo, attraverso la
costituzione di un'unità specializzata a condizione che:
a) in ciascuna impresa del gruppo assicurativo sia individuato un
referente che curi i rapporti con il responsabile della funzione di
gruppo;
b) siano adottate adeguate procedure per garantire che le politiche
di gestione del rischio di riciclaggio e finanziamento al terrorismo
definite a livello di gruppo assicurativo siano adeguatamente
calibrate rispetto alle caratteristiche operative della singola
impresa.

Art. 14




Rapporti con le altre funzioni aziendali


1. La funzione antiriciclaggio collabora con le altre funzioni
aziendali allo scopo di sviluppare le proprie metodologie di gestione
del rischio in modo coerente con le strategie e l'operatività
aziendale.
2. Qualora la funzione antiriciclaggio non sia attribuita a quella
di compliance, sono chiaramente individuati e comunicati all'interno
delle imprese i compiti e le responsabilità delle due funzioni ed è
assicurato il costante scambio informativo tra le funzioni medesime.
3. Il responsabile della funzione di revisione interna informa
periodicamente il responsabile della funzione antiriciclaggio delle
eventuali inefficienze o carenze procedurali nella gestione del
rischio emerse nel corso dell'attività di verifica di cui art. 16,
comma 1.

Art. 15




Responsabile per le segnalazioni
delle operazioni sospette


1. Il legale rappresentante dell'impresa ovvero un suo delegato, ai
sensi dell'art. 42, comma 4 del decreto, esamina le segnalazioni di
operazioni sospette inoltrate dal personale, dai collaboratori, dagli
intermediari costituenti la rete distributiva diretta, nonchè da
quelli di cui all'art. 109, comma 2, lettera b) del Codice e
trasmette alla UIF le segnalazioni ritenute fondate.
2. Il soggetto eventualmente delegato dal rappresentante legale
dell'impresa deve possedere adeguati requisiti di indipendenza,
autorevolezza e professionalità e non deve avere responsabilità
dirette in aree operative nè deve essere gerarchicamente dipendente
da soggetti di dette aree.
3. Il nominativo del soggetto responsabile per le operazioni
sospette, individuato ai sensi del comma 1, è tempestivamente
comunicato alla UIF. Il ruolo e le responsabilità dello stesso sono
adeguatamente formalizzati e resi pubblici all'interno della
struttura, presso la rete distributiva diretta, nonchè presso gli
intermediari di cui all'art. 109, comma 2, lettera b) del Codice.
4. La delega di cui al comma 1 può essere attribuita al
responsabile della funzione antiriciclaggio. Tale delega non può
essere conferita al responsabile della funzione di revisione interna
nè a soggetti esterni all'impresa. Nell'ambito del gruppo
assicurativo la delega può essere attribuita al delegato di gruppo
secondo quanto disposto dall'art. 22.
5. Il responsabile per la segnalazione delle operazioni sospette ha
libero accesso ai flussi informativi diretti agli organi aziendali ed
alle strutture coinvolte nella gestione e nel contrasto del rischio
di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e può acquisire
informazioni utili dal responsabile della funzione antiriciclaggio.
Il responsabile per la segnalazione di operazioni sospette ha il
compito di intrattenere rapporti con l'UIF e di rispondere
tempestivamente ad eventuali richieste formulate dalla stessa Unità.
6. Il responsabile per la segnalazione di operazioni sospette
comunica, con le modalità organizzative ritenute più appropriate,
l'esito della propria valutazione al responsabile della unità che ha
dato origine alla segnalazione.

Art. 16




Funzione di revisione interna


1. La funzione di revisione interna verifica:
a) il costante rispetto dell'obbligo di adeguata verifica del
rapporto assicurativo, sia nella fase di instaurazione che nel corso
dello svolgimento dello stesso, fino alla sua conclusione;
b) l'acquisizione e l'ordinata conservazione dei dati e dei
documenti prescritti dalla normativa;
c) il corretto funzionamento dell'AUI o degli archivi informatici
diversi dall'AUI di cui all'art. 37, comma 6 del decreto;
d) il coinvolgimento del personale, dei collaboratori, della rete
distributiva diretta e degli intermediari di cui all'art. 109, comma
2, lettera b) del Codice nell'attuazione dell'obbligo di
collaborazione attiva.
2. Le verifiche della funzione di revisione interna in materia di
antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo,
formano oggetto di pianificazione e interessano sia le strutture
operative interne che l'adeguatezza e le risultanze dei controlli
svolti dalle strutture interne a ciò deputate presso la rete
distributiva diretta e gli intermediari di cui al comma 1, lettera d)
nonchè presso entità esterne di cui le imprese si avvalgono per lo
svolgimento di specifiche attività che possono interessare anche il
processo antiriciclaggio.
3. La funzione di revisione interna svolge interventi di follow-up
volti a verificare l'avvenuta adozione degli interventi correttivi in
ordine a carenze ed irregolarità riscontrate nell'ambito delle
verifiche.
4. La funzione di revisione interna verifica periodicamente
l'allineamento tra le diverse procedure contabili settoriali di
gestione e quelle di alimentazione e gestione dell'AUI.
5. La funzione di revisione interna relaziona all'organo
amministrativo, all'alta direzione e all'organo di controllo in
ordine all'attività svolta in materia di antiriciclaggio e di
contrasto al finanziamento del terrorismo e sui relativi esiti, fermo
restando il rispetto del principio di riservatezza in materia di
segnalazioni di operazioni sospette.

Art. 17




Presidi in materia di rete distributiva diretta e intermediari
di cui all'art. 109, comma 2, lettera b), del Codice


1. Le imprese, nella commercializzazione di prodotti assicurativi
tramite rete distributiva diretta, adottano ogni precauzione
necessaria ad assicurare il rispetto delle disposizioni in materia di
contrasto al riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo.
2. Ai fini di cui al comma 1, le imprese:
a) richiamano nell'ambito dei contratti/accordi di collaborazione
con gli intermediari costituenti la rete distributiva diretta le
regole di comportamento a fini contrasto al riciclaggio ed al
finanziamento del terrorismo cui gli stessi devono attenersi
nell'esercizio della propria attività.
b) forniscono agli intermediari costituenti la rete distributiva
diretta, gli strumenti operativi e le procedure, anche informatiche,
per l'adempimento degli obblighi antiriciclaggio;
c) monitorano, anche attraverso verifiche dirette in loco, il
rispetto delle regole di comportamento antiriciclaggio, ivi comprese
quelle richiamate nei contratti/accordi di collaborazione; in
particolare, verificano la completezza e la correttezza dei dati e
delle informazioni di cui all'art. 36, comma 2 del decreto, nonchè
il rispetto dei termini di cui al comma 4 del medesimo articolo,
fermi restando gli obblighi facenti capo in proprio ai soggetti di
cui all'art. 109, comma 2, lettere a) del Codice;
d) intervengono, nei casi in cui è richiesta una rafforzata
verifica della clientela in ragione del più elevato rischio di
riciclaggio, a supporto degli intermediari costituenti la rete
distributiva diretta nell'adempimento degli obblighi di cui all'art.
28 del decreto.
3. Le imprese svolgono le attività di cui al comma 1, lettere c) e
d) anche nei confronti degli intermediari di cui all'art. 109, comma
2, lettera b) del Codice di cui si avvalgono.

Art. 18




Formazione del personale, dei collaboratori e degli intermediari
costituenti la rete distributiva diretta


1. Le imprese curano, con carattere di continuità, la formazione
del personale e dei collaboratori sugli obblighi e sulle
responsabilità previsti dalla normativa antiriciclaggio, con
particolare riferimento al personale e ai collaboratori che sono a
più diretto contatto con la clientela.
2. Le imprese assicurano che gli intermediari costituenti la rete
distributiva diretta siano adeguatamente formati in materia di
antiriciclaggio. Le ore di formazione dedicate alla materia
antiriciclaggio sono considerate valide ai fini del conseguimento del
numero minimo di ore di formazione e di aggiornamento professionale
di cui al Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006.
3. Gli addetti all'attività di intermediazione all'interno dei
locali in cui operano gli intermediari di cui all'art. 109, comma 2,
lettera d) del Codice, già soggetti ad obblighi di formazione in
materia di antiriciclaggio ai sensi della normativa bancaria,
dovranno essere formati almeno in ordine al corretto utilizzo delle
procedure, anche informatiche, degli strumenti operativi, di ausilio
e di supporto, forniti dall'impresa per l'esatto adempimento degli
obblighi antiriciclaggio.
4. Una formazione analoga a quella di cui al comma 3 è effettuata
anche dagli intermediari di cui all'art. 109, comma 2, lettera e),
del Codice che collaborano con gli intermediari di cui all'art. 109,
comma 2, lettera d) del medesimo Codice.
5. Le imprese predispongono programmi specifici per il personale
della funzione antiriciclaggio al fine di garantirne il continuo
aggiornamento in merito all'evoluzione dei rischi di riciclaggio e di
finanziamento del terrorismo, nonchè agli schemi tipici delle
operazioni finanziarie criminali.

Art. 19




Ruolo della capogruppo


1. Le decisioni strategiche a livello di gruppo assicurativo in
materia di gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del
terrorismo sono rimesse alla capogruppo che le assume coinvolgendo,
nei modi ritenuti più opportuni, gli organi aziendali delle imprese
controllate.
2. Gli organi aziendali delle imprese appartenenti al gruppo
assicurativo devono essere consapevoli delle scelte effettuate dalla
capogruppo e rimangono, ciascuno secondo le proprie competenze e
nell'ambito della propria realtà aziendale, responsabili
dell'attuazione delle politiche di gestione del rischio di
riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Art. 20




Gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento
del terrorismo nel gruppo assicurativo


1. Nel caso in cui la funzione antiriciclaggio venga esternalizzata
alla capogruppo o ad altra società del gruppo, la funzione
antiriciclaggio di gruppo costituisce il punto di riferimento
unitario per il presidio delle attività operative correlate alla
gestione del rischio medesimo.
2. Nelle ipotesi di cui al comma 1 in ciascuna impresa del gruppo
assicurativo è individuato un referente ovvero una specifica unità
antiriciclaggio con il compito di presidiare i processi collegati
alla normativa antiriciclaggio nell'impresa di riferimento,
coordinandosi con la funzione antiriciclaggio di gruppo.
3. Il responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo viene
informato in maniera compiuta e tempestiva degli esiti delle
attività di controllo effettuate presso le imprese appartenenti al
gruppo, nonchè di ogni accadimento di rilievo concernente l'area di
interesse. Il responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo
ha accesso a tutte le banche dati delle imprese del gruppo contenenti
informazioni utili all'espletamento dei propri compiti.

Art. 21




Gruppi assicurativi con operatività cross-border


1. I gruppi assicurativi con operatività cross-border sviluppano
un approccio globale al rischio di riciclaggio e di finanziamento del
terrorismo, con fissazione di standard generali in materia di
identificazione e conoscenza della clientela.
2. Fermo il rispetto degli specifici adempimenti prescritti
dall'ordinamento dello Stato di prestazione, le procedure in essere
presso le imprese appartenenti al gruppo con sede in Stati esteri e
le sedi secondarie all'estero devono essere in linea con gli standard
del gruppo e tali da assicurare la condivisione delle informazioni a
livello consolidato.

Art. 22




Responsabile per le segnalazioni delle operazioni sospette
nell'ambito del gruppo assicurativo


1. I legali rappresentanti delle imprese appartenenti ad un gruppo
assicurativo possono conferire al responsabile per le segnalazioni
delle operazioni sospette di cui all'art. 15 di una delle imprese del
gruppo la delega prevista dall'art. 42, comma 4 del decreto. Ciascuna
delega è opportunamente formalizzata con le modalità di cui
all'art. 15, comma 3. La capogruppo valuta se individuare tale
delegato quale responsabile per le segnalazioni delle operazioni
sospette di gruppo.
2. Nel caso in cui sia individuato un responsabile per le
segnalazioni di operazioni sospette di gruppo ai sensi del comma 1,
le operazioni oggetto di valutazione sono trasmesse a tale soggetto
sulla base di una procedura che garantisca celerità, riservatezza e
facilità di confronto tra il soggetto che matura il sospetto ed il
responsabile per le segnalazioni delle operazioni sospette medesimo.
3. Il responsabile per le segnalazioni di operazioni sospette di
gruppo di cui al comma 1 acquisisce tutte le informazioni utili per
le valutazioni di competenza in possesso delle controllate, ivi
incluse quelle presenti negli AUI o negli archivi informatici diversi
dall'AUI di cui all'art. 37, comma 6 del decreto.
4. Le imprese appartenenti al gruppo che non abbiano conferito
delega al responsabile per le segnalazioni delle operazioni sospette
di gruppo, trasmettono a quest'ultimo copia delle segnalazioni
inviate all'UIF o archiviate, complete delle motivazioni di tali
decisioni. Il responsabile per le segnalazioni delle operazioni
sospette di gruppo si può avvalere di ogni struttura delle imprese
appartenenti al gruppo, incluse quelle che non hanno conferito
delega, ai fini di un approfondimento delle operazioni e dei rapporti
ritenuti anomali in un'ottica di gruppo.

Art. 23




Organizzazione e controlli


1. Gli intermediari assicurativi di cui all'art. 109, comma 2,
lettere a) e b), del Codice operano sulla base di procedure e
strumenti operativi idonei, in proporzione alla loro dimensione e
complessità operativa, a presidiare il rischio di riciclaggio e di
finanziamento del terrorismo, nel rispetto delle disposizioni
normative primarie e secondarie, nonchè, per gli intermediari di cui
all'art. 109, comma 2, lettera a), del medesimo Codice delle
disposizioni emanate a tal fine dalle imprese per le quali operano.
2. Gli intermediari di cui all'art. 109, comma 2, lettera b), del
Codice assicurano che una parte delle ore di aggiornamento
professionale che gli stessi sono tenuti ad effettuare ai sensi del
Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006 siano dedicate ad adeguate
attività formative in materia antiriciclaggio e di finanziamento del
terrorismo.
3. Gli intermediari assicurativi di cui al comma 1 adottano, nei
confronti dei propri dipendenti e collaboratori, inclusi i soggetti
di cui all'art. 109, comma 2, lettera e) del Codice, ogni precauzione
necessaria ad assicurare il rispetto delle disposizioni in materia di
contrasto al riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo, fermo
restando che la responsabilità ultima per il rispetto delle predette
disposizioni rimane in capo agli intermediari assicurativi medesimi.

Art. 24


Adempimenti degli intermediari assicurativi a presidio del rischio di
riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.


1. Ai fini di cui all'art. 23, comma 2, gli intermediari
assicurativi di cui all'art. 109, comma 2, lettere a) e b) del
Codice:
a) richiamano negli accordi stipulati con i propri dipendenti e
collaboratori le regole di comportamento ai fini di contrasto al
riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo cui gli stessi devono
attenersi nell'esercizio dell'attività d'intermediazione
assicurativa;
b) assicurano che i dipendenti e collaboratori di cui si avvalgono
per l'esercizio dell'attività d'intermediazione siano adeguatamente
formati in materia di antiriciclaggio,in linea con le disposizioni
normative vigenti, nonchè, per gli intermediari di cui all'art. 109,
comma 2, lettera a), del Codice, con quelle emanate dalle imprese per
le quali operano. Le ore di formazione dedicate alla materia
antiriciclaggio sono considerate valide ai fini del conseguimento del
numero minimo di ore di formazione e di aggiornamento professionale
di cui al Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006.
c) adottano strumenti operativi e procedure per l'adempimento degli
obblighi antiriciclaggio fornendoli altresì ai propri dipendenti e
collaboratori. Dette procedure operative garantiscono:
1) elementi di certezza sui soggetti che hanno provveduto a
raccogliere i dati e le informazioni utili ai fini antiriciclaggio;
2) la trasmissione dei dati e delle informazioni, entro i termini
previsti dall'art. 36, comma 4 del decreto.

Art. 25




Abrogazioni


1. Secondo i termini di cui all'art. 27 sono abrogate:
la circolare ISVAP n. 182 del 31 luglio 1992;
la circolare ISVAP n. 198 del 4 marzo 1993;
la circolare ISVAP n. 257 del 5 ottobre 1995;
la circolare ISVAP n. 415 dell'8 agosto 2000;
la circolare ISVAP n. 486 del 17 ottobre 2002.

Art. 26




Pubblicazione


1. Il presente Regolamento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana, nel Bollettino e sul sito internet
dell'Autorità.

Art. 27




Entrata in vigore


1. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo
alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana.
2. Le imprese sono tenute ad adeguarsi alle disposizioni di cui
all'art. 10 entro il 1° agosto 2012.
Roma, 15 maggio 2012


Il Presidente: Giannini