Serie Generale n. 186 del 9-8-2019
ATTI DEGLI ORGANI COSTITUZIONALI
SENATO DELLA REPUBBLICA
SENATO DELLA REPUBBLICA
DELIBERAZIONE 6 giugno 2019
Approvazione del Regolamento per l'accesso ai documenti amministrativi del Senato della Repubblica. (Deliberazione n. 14/2019). (19A05098) (GU Serie Generale n.186 del 09-08-2019)

IL CONSIGLIO DI PRESIDENZA

Visto l'art. 12, comma 1, Regolamento del Senato;
Considerata la necessità di introdurre nell'ordinamento del Senato
specifica normativa volta a precisare, in armonia con i principi
posti dalla normativa comunitaria e nazionale, le modalità di
accesso ai documenti amministrativi del Senato;
Su proposta del Collegio dei senatori Questori;

Delibera:

È approvato il testo, allegato alla presente deliberazione, del
«Regolamento per l'accesso ai documenti amministrativi del Senato
della Repubblica».

Allegato

REGOLAMENTO PER L'ACCESSO AI DOCUMENTI
AMMINISTRATIVI DEL SENATO DELLA REPUBBLICA

Art. 1.
Ambito dell'accesso

1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è
riconosciuto a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e
attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e
collegata al documento al quale è chiesto l'accesso. Le modalità
dell'accesso sono stabilite dal presente regolamento, ad eccezione di
quelle attinenti ad ambiti disciplinati da appositi regolamenti
interni che già contemplano l'accesso. Per quanto riguarda i
contratti stipulati dall'Amministrazione del Senato della Repubblica
e le relative procedure di affidamento ed esecuzione si applicano le
disposizioni in materia di accesso recate dalla normativa europea e
da quella nazionale di attuazione.
2. È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione,
di qualunque specie, del contenuto di atti, anche interni o non
relativi ad uno specifico procedimento, formati dall'Amministrazione
del Senato della Repubblica, di seguito denominata «Amministrazione»,
o da questa utilizzati quando ciò sia necessario all'espletamento
della propria attività amministrativa.
3. Le disposizioni di cui al presente regolamento si applicano
altresì, in quanto compatibili, alle istanze di amministrazioni
pubbliche, associazioni, comitati e soggetti portatori di interessi
pubblici, diffusi o collettivi.

Art. 2.
Esclusione dall'accesso

1. Il diritto di accesso è escluso:
a. per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi
dell'art. 39 della legge 3 agosto 2007, n. 124, nonchè nei casi di
segreto o di divieto di divulgazione altrimenti previsti
dall'ordinamento;
b. nei confronti dell'attività diretta all'emanazione di atti
normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di
programmazione;
c. nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti
amministrativi contenenti informazioni di carattere
psico-attitudinale relativi a terzi;
d. nei confronti dei pareri legali acquisiti nel corso
dell'attività amministrativa con riferimento a situazioni di
contenzioso potenziale o in atto;
e. nei confronti degli atti per i quali sia già stata
effettuata la pubblicazione sulla base della normativa interna.
2. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un
controllo generalizzato dell'operato dell'Amministrazione.
3. L'accesso ai documenti amministrativi non può essere negato
ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento di cui
all'art. 7.
4. Il diritto di accesso è altresì escluso in relazione
all'esigenza di salvaguardare:
a. la sicurezza delle persone, delle sedi e degli impianti, che
abbiano riferimento, diretto o indiretto, all'esercizio delle
funzioni parlamentari;
b. la vita privata e la riservatezza di terzi, persone fisiche
o giuridiche, gruppi, imprese, associazioni e comitati, con
particolare riferimento agli interessi afferenti alle sfere della
comunicazione, sanitaria, professionale, finanziaria, industriale e
commerciale, di cui siano concretamente titolari, ancorchè i
relativi dati siano forniti all'Amministrazione dai medesimi soggetti
cui si riferiscono. Ai titolari delle situazioni soggettive di cui
all'art. 1, comma 1, è comunque consentito l'accesso ai documenti
amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per
difendere tali situazioni. Nel caso di documenti contenenti dati di
cui agli articoli 9 e 10 del regolamento CE 27 aprile 2016, n.
2016/679/UE, l'accesso è consentito nei limiti in cui sia
strettamente indispensabile e, in caso di dati idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale, nei termini previsti dall'art. 60
del codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
5. Con decreto del Presidente del Senato della Repubblica, previa
deliberazione del Consiglio di Presidenza, possono essere individuate
categorie di documenti, formati dall'Amministrazione o comunque
rientranti nella sua disponibilità, sottratti all'accesso ai sensi
dei commi 1 e 4.

Art. 3.
Modalità di esercizio del diritto di accesso

1. Il diritto di accesso si esercita su richiesta scritta e
motivata, mediante visione ed estrazione di copia dei documenti
amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dal presente
regolamento.
2. La richiesta è rivolta al responsabile del procedimento di
accesso, di cui all'art. 4. Il richiedente deve: indicare gli estremi
del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne
consentano l'individuazione certa; dichiarare la situazione
soggettiva che ritenga rilevante ai fini dell'accesso richiesto; far
constare della propria identità, ovvero dei propri poteri
rappresentativi.
3. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di
trenta giorni dalla data di ricevimento della richiesta, trascorsi i
quali essa si intende respinta.
4. Qualora la richiesta sia irregolare o incompleta,
l'Amministrazione, entro dieci giorni dalla data di ricevimento, deve
dare comunicazione al richiedente dell'irregolarità o
dell'incompletezza con mezzi idonei a comprovarne la ricezione. In
tal caso il termine del procedimento comincia nuovamente a decorrere
dalla data di ricevimento della richiesta regolarizzata o completata.
5. Il diritto di accesso si esercita:
a. con riferimento ai documenti amministrativi materialmente
esistenti al momento della richiesta e detenuti dall'Amministrazione;
b. fino a quando l'Amministrazione ha l'obbligo di detenere, in
base alla normativa interna, i documenti amministrativi ai quali si
chiede di accedere.
6. Non sono accolte le richieste di accesso per soddisfare le
quali l'Amministrazione debba elaborare dati in suo possesso.

Art. 4.
Responsabile del procedimento di accesso

1. Responsabile del procedimento di accesso è il Consigliere
parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio alle dirette
dipendenze del Segretario generale o, su designazione di questo,
altro dipendente addetto al servizio o ufficio competente a formare
l'atto o a detenerlo stabilmente. Nel caso di atti
infraprocedimentali, responsabile del procedimento è, parimenti, il
Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio
alle dirette dipendenze del Segretario generale o il dipendente da
questo delegato, competente all'adozione dell'atto conclusivo, ovvero
a detenerlo stabilmente.
2. Nei casi in cui all'adozione dell'atto sia competente un
organo politico, il responsabile del procedimento di accesso è il
Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio
alle dirette dipendenze del Segretario generale competente a detenere
stabilmente l'atto dopo la sua adozione. In questi casi il
responsabile provvede tempestivamente ad informare l'organo politico
competente per le conseguenti determinazioni.

Art. 5.
Procedimento per l'accesso

1. L'atto di accoglimento della richiesta di accesso deve
contenere l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui
rivolgersi, nonchè di un periodo di tempo non inferiore a quindici
giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia.
2. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento
comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte
salve le eccezioni previste dal presente regolamento.
3. L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato
nell'atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di ufficio, alla
presenza di personale addetto. Se il richiedente ha specificamente
indicato i documenti cui intende accedere, il responsabile del
procedimento di accesso, di cui all'art. 4, può trasmettere tali
documenti, unitamente alla comunicazione di accoglimento, con mezzi
idonei a comprovarne la ricezione.
4. Fatta comunque salva l'applicazione delle norme penali, è
vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in
visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi
modo.
5. L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da
persona da questo incaricata, sulla base di apposite e valide
deleghe, in cui sono specificate le generalità, che devono essere
poi registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere
appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in
visione.
6. La visione dei documenti è gratuita. La loro riproduzione è
gratuita solo se se ne richieda una copia e questa sia composta da un
numero di pagine inferiore a cento. Diversamente, è dovuto dal
richiedente l'intero importo corrispondente al mero costo di
riproduzione. Su richiesta, le copie possono essere autenticate senza
ulteriori oneri per il richiedente.

Art. 6.
Diritti dei contro-interessati

1. Della richiesta di accesso devono essere tempestivamente
informati gli eventuali contro-interessati, che dall'esercizio
dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla
riservatezza. L'Amministrazione effettua tale comunicazione con mezzi
idonei a comprovarne la ricezione.
2. I soggetti contro-interessati sono individuati in base alla
natura del documento richiesto, tenuto conto anche del contenuto
degli atti connessi, di cui all'art. 5, comma 2.
3. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione di cui
al comma 1, i contro-interessati possono presentare una motivata
opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine,
l'Amministrazione provvede sulla richiesta.

Art. 7.
Rifiuto, limitazione e differimento dell'accesso

1. Il rifiuto e la limitazione dell'accesso sono motivati, a cura
del responsabile del procedimento di accesso, di cui all'art. 4,
previo assenso del Segretario generale, con riferimento specifico a
quanto disposto dal presente regolamento.
2. Il differimento dell'accesso è disposto dal competente
Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio
alle dirette dipendenze del Segretario generale, anche su proposta
del responsabile del procedimento di accesso, ove sia sufficiente per
assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 2 del
presente regolamento, o per salvaguardare esigenze di riservatezza
dell'Amministrazione, specie nella fase preparatoria dei
provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa
compromettere il buon andamento dell'attività amministrativa. Del
differimento è data tempestiva comunicazione al Segretario generale.
3. L'atto che dispone il rifiuto, la limitazione o il
differimento dell'accesso deve rivestire forma scritta ed essere
motivato. In caso di differimento, l'atto deve recarne la durata.

Art. 8.
Ricorso avverso il provvedimento di rifiuto, limitazione o
differimento dell'accesso

1. Avverso il provvedimento di rifiuto, limitazione o
differimento dell'accesso, il richiedente può ricorrere agli organi
di tutela giurisdizionale previsti dall'ordinamento interno del
Senato della Repubblica.

Art. 9.
Sospensione dei termini del procedimento

1. I termini relativi agli obblighi dell'Amministrazione, recati
dal presente regolamento, sono sospesi di diritto dal 1° agosto al 15
settembre e dal 20 dicembre al 10 gennaio di ciascun anno.

Art. 10.
Relazione al Collegio dei senatori Questori

1. Il Segretario generale riferisce semestralmente al Collegio
dei senatori Questori delle richieste e dell'esito dei procedimenti
di accesso.

Art. 11.
Pubblicazione ed entrata in vigore

1. Il presente regolamento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana e nel sito internet del Senato della
Repubblica.
2. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno
successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.