Serie Generale n. 20 del 26-1-2021
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE
COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE
DELIBERA 13 gennaio 2021
Istruzioni di vigilanza per le societa' che gestiscono fondi pensione aperti, adottate ai sensi dell'art. 5-decies, comma 1, del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252. (21A00277) (GU Serie Generale n.20 del 26-01-2021)

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE

Visto il decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante
«Disciplina delle forme pensionistiche complementari» (di seguito:
decreto n. 252/2005), come modificato dal decreto legislativo 13
dicembre 2018, n. 147 (di seguito: decreto n. 147/2018), pubblicato
nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del 17 gennaio 2019 ed entrato in
vigore il 1° febbraio 2019;
Vista la direttiva (UE) 2016/2341 del Parlamento europeo e del
Consiglio del 14 dicembre 2016, relativa alle attività e alla
vigilanza degli enti pensionistici aziendali o professionali;
Visto l'art. 5-decies del decreto n. 252/2005, in base al quale le
società e gli enti che gestiscono fondi pensione costituiti nella
forma di patrimoni separati ai sensi dell'art. 3, comma 1, lettera h)
del medesimo decreto, sono tenuti ad assicurare, in modo
proporzionato alla dimensione, alla natura, alla portata e alla
complessità delle attività del fondo pensione, l'assolvimento degli
obblighi previsti dagli articoli 4-bis, 5-bis, 5-ter, 5-quater,
5-sexies, 5-septies e 5-nonies del decreto legislativo n. 252/2005,
in coerenza con gli assetti organizzativi del rispettivo settore di
riferimento;
Visto lo stesso art. 5-decies del decreto n. 252/2005 nella parte
in cui dispone altresì che la COVIP, sentite la Banca d'Italia, la
CONSOB e l'IVASS, adotta specifiche istruzioni di vigilanza al fine
di garantire l'assolvimento dei citati obblighi da parte delle
società che gestiscono fondi pensione aperti;
Vista la deliberazione del 29 luglio 2020, pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale n. 197 del 7 agosto 2020, con cui la COVIP ha
emanato le «Direttive alle forme pensionistiche complementari in
merito alle modifiche e integrazioni recate al decreto legislativo 5
dicembre 2005, n. 252, dal decreto legislativo 13 dicembre 2018, n.
147, in attuazione della direttiva (UE) 2016/2341»;
Tenuto conto delle indicazioni scaturite ad esito della procedura
di consultazione posta in essere dalla COVIP a partire dal 1° aprile
2020;
Sentito il parere di Banca d'Italia, CONSOB e IVASS, ai sensi
dell'art. 5-decies del decreto n. 252/2005;

Adotta

le seguenti istruzioni:

Istruzioni di vigilanza per le società che gestiscono fondi
pensione aperti, adottate ai sensi dell'art. 5-decies, comma 1 del
decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252.
Con il decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147 (di seguito:
decreto n. 147/2018), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del
17 gennaio 2019, è stata data attuazione alla direttiva (UE)
2016/2341, del Parlamento europeo e del Consiglio del 14 dicembre
2016, relativa alle attività e alla vigilanza degli enti
pensionistici aziendali o professionali.
Il recepimento della direttiva è stato realizzato attraverso
un'ampia e articolata revisione della disciplina delle forme
pensionistiche complementari, contenuta nel decreto legislativo 5
dicembre 2005, n. 252 (di seguito: decreto n. 252/2005). Le modifiche
al decreto sono entrate in vigore il 1° febbraio 2019.
Nell'ambito delle novità introdotte nel decreto n. 252/2005, il
nuovo art. 5-decies dispone che le società che gestiscono fondi
pensione costituiti nella forma di patrimoni separati ai sensi
dell'art. 3, comma 1, lettera h) (fondi pensione aperti), assicurano,
in modo proporzionato alla dimensione, alla natura, alla portata e
alla complessità delle attività del fondo pensione, l'assolvimento
degli obblighi previsti dagli articoli 4-bis, 5-bis, 5-ter, 5-quater,
5-sexies, 5-septies, 5-octies e 5-nonies, in coerenza con gli assetti
organizzativi del rispettivo settore di riferimento.
Sempre ai sensi dell'art. 5-decies sopra citato, la COVIP, sentite
la Banca d'Italia, la CONSOB e l'IVASS, è chiamata ad adottare
specifiche istruzioni di vigilanza al fine di garantire
l'assolvimento dei citati obblighi.
Le presenti istruzioni di vigilanza sono pertanto finalizzate a
dare attuazione al predetto art. 5-decies del decreto n. 252/2005,
così da allineare i comportamenti delle società che gestiscono
fondi pensione aperti alle previsioni ivi richiamate.
Ai fini delle presenti istruzioni, si intendono quali «società che
gestiscono fondi pensione aperti» le società al cui interno sono
costituiti i fondi pensione aperti e, cioè, le società istitutrici
di detti fondi o quelle che sono successivamente subentrate nella
titolarità degli stessi. Inoltre, ogni riferimento alle «Istruzioni
di vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme
pensionistiche complementari» è da intendersi fatto alla
deliberazione COVIP del 29 luglio 2020, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale n. 197 del 7 agosto 2020.
Le istruzioni sono articolate in paragrafi, che seguono per lo più
l'ordine degli articoli richiamati dall'art. 5-decies del decreto n.
252/2005, così da facilitare l'individuazione delle novità ed
evidenziare gli interventi da realizzare e la relativa tempistica.
In particolare, le istruzioni definiscono le modalità di
coordinamento della normativa del decreto n. 252/2005, in tema di
governance, con gli ordinamenti di settore delle società che
gestiscono fondi pensione aperti, nell'ottica di salvaguardarne
l'applicazione, in caso di eventuale sovrapposizione di discipline.
Salvo che non sia diversamente previsto dalle presenti istruzioni,
restano valide tutte le disposizioni adottate dalla COVIP, nonchè
gli orientamenti e circolari della stessa, riguardanti anche i fondi
pensione aperti e le relative società, che risultino in essere alla
data di entrata in vigore del decreto n. 147/2018.
Tenuto conto della ratio delle norme e del principio di
proporzionalità, sono escluse dall'ambito di applicazione delle
presenti istruzioni le società interessate da processi di cessione
di tutti i fondi pensione aperti da loro gestiti ad altra società,
deliberati entro il 30 aprile 2021.

1. Sistema di governo.
Nel nuovo art. 4-bis del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art.
5-decies del medesimo decreto, sono previsti i requisiti generali in
materia di sistema di governo cui debbono uniformarsi anche le
società che gestiscono fondi pensione aperti (di seguito: societa'),
per quanto attiene alle attività rilevanti ai fini della gestione
dei fondi stessi.
Il sistema di governo di ciascuna società - per i profili relativi
alla gestione dei fondi pensione aperti - è in particolare disegnato
in modo tale da rispondere alla prioritaria esigenza, attuale e
prospettica, di tutela degli aderenti e dei beneficiari dei fondi
stessi e di salvaguardia della piena separazione patrimoniale tra il
patrimonio di ciascun fondo pensione aperto e il patrimonio della
società e degli altri clienti.
In tale ottica, occorre assicurare l'efficienza e l'efficacia dei
processi interni e di quelli esternalizzati, l'idonea individuazione
e gestione dei rischi, nonchè l'attendibilità e l'integrità dei
dati e delle informazioni, anche contabili, inerenti ai profili
gestionali dei fondi pensione aperti e lo svolgimento delle attività
nel rispetto dei criteri di sana e prudente gestione.
Le società individuano e formalizzano, a tal fine, procedure
operative che definiscano in modo chiaro il riparto delle funzioni e
delle responsabilità tra tutti i vari soggetti che sono coinvolti
nella operatività dei predetti fondi.
Il sistema assicura altresì l'ordinata, completa e tempestiva
circolazione delle informazioni rilevanti tra tutti i soggetti
coinvolti in tale attività, nonchè la tempestiva segnalazione delle
eventuali disfunzioni e violazioni riscontrate - con riguardo ai
fondi pensione aperti - al soggetto o organo competente ad attivare
le misure correttive. Le procedure interne sono strutturate in modo
da garantire che le segnalazioni vengano prontamente esaminate e
valutate.
Un ruolo centrale riveste l'adozione da parte delle società di un
sistema di controllo interno, quale efficace presidio per garantire
il rispetto delle regole, la funzionalità del sistema gestionale e
la diffusione di valori di corretta amministrazione e legalità.
Tale sistema, strutturato secondo la normativa di settore di
ciascuna società, in particolare prevede un insieme organizzato di
procedure di verifica dell'operatività dei fondi pensione aperti,
che complessivamente assicuri la verifica di conformità della
gestione dei predetti fondi rispetto alla normativa nazionale e
dell'Unione europea, sia essa primaria o secondaria, nonchè la
rispondenza alle previsioni stabilite dai regolamenti e dalle
procedure operative.
Ove non già previsto, le società provvedono pertanto, in
conformità alle regole di funzionamento dei rispettivi ordinamenti
di settore, ad adottare un sistema di controlli interni relativamente
ai fondi pensione aperti dalle stesse gestiti.
Il decreto n. 252/2005, non prevede l'obbligo di dotarsi di una
apposita funzione di compliance. L'istituzione di una specifica
funzione di compliance è quindi rimessa alle singole società, le
quali terranno a tal fine conto di quanto previsto dalla rispettiva
normativa di settore. Rimane comunque ferma l'esigenza che ciascuna
società si strutturi in modo da assicurare che le procedure interne
siano coerenti con l'obiettivo di prevenire la violazione di norme e
di regole e procedure deliberate dall'organo di amministrazione, al
fine di evitare il rischio di incorrere in sanzioni, perdite
finanziarie o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di
norme legislative, regolamentari o di autoregolamentazione. Ove non
diversamente previsto dalla normativa di settore, la compliance fa
parte del sistema di controllo interno della società.
L'adeguatezza e l'efficienza del complessivo sistema di controllo
interno forma inoltre oggetto di riesame - almeno per la parte di
attività riferita alla gestione del fondo pensione aperto - da parte
di una separata funzione (funzione di revisione interna), che potrà
essere, a sua volta, interna alla società ovvero esterna alla
stessa, compatibilmente con le disposizioni del proprio settore di
appartenenza. In merito a tale funzione si fa rinvio a quanto
precisato nell'apposito paragrafo.
È, poi, prevista l'adozione di misure idonee a garantire la
continua e regolare operatività del fondo pensione aperto anche in
situazioni di emergenza. Le società sono tenute a dotarsi di un
piano di emergenza (contingency plan), altrimenti detto anche di
continuità operativa, nel quale sono definiti, tra l'altro, i
meccanismi e i processi interni per la gestione di eventuali
criticità dei fondi pensione aperti. Il piano di emergenza è
soggetto a periodica revisione ed è reso noto al personale
interessato dal piano stesso, così da assicurare la piena
consapevolezza delle attività da espletare al ricorrere di
situazioni di emergenza.
Il piano di emergenza per i fondi pensione aperti di cui sopra
potrà confluire nei piani di continuità operativa o di emergenza di
cui le società siano già dotate, nel rispetto delle regole del
settore di appartenenza. La periodicità di revisione del piano di
emergenza e i criteri e le modalità con le quali il piano deve
essere reso noto al personale interessato sono definiti dalla
società, nel rispetto delle regole di funzionamento del rispettivo
ordinamento di settore.
Il sistema di governo della società, per la parte relativa alla
gestione dei fondi pensione aperti e salvo quanto più avanti
precisato, è descritto in un apposito documento, da redigersi, con
cadenza annuale, e da pubblicarsi sul sito web della forma
pensionistica/società unitamente al rendiconto dei fondi stessi, in
cui ne viene fornita una rappresentazione strettamente limitata ai
profili gestionali che assumono rilievo con riferimento a tali fondi.
Il «Documento sul sistema di governo societario afferente alla
gestione dei fondi pensione aperti» ha per oggetto:
a) l'organizzazione della società rilevante per i profili
gestionali inerenti ai fondi pensione aperti, ivi incluse le funzioni
e/o attività che risultano esternalizzate;
b) una descrizione sintetica di come sono organizzati i controlli
interni rilevanti per i fondi pensione aperti;
c) una descrizione sintetica di come è organizzato il sistema di
gestione dei rischi rilevante per i fondi pensione aperti;
d) una descrizione sintetica di come sono organizzati i flussi
informativi tra le strutture aziendali e il responsabile del fondo
pensione aperto e viceversa;
e) le informazioni essenziali relative alla politica di
remunerazione del responsabile del fondo pensione aperto e dei
titolari delle funzioni fondamentali di gestione dei rischi e di
revisione interna (qualora tali ultime figure siano previste
dall'ordinamento di settore della società è possibile far rinvio ad
altri documenti, disponibili al pubblico, previsti dalla normativa di
settore).
Nell'ambito della descrizione dell'organizzazione della società,
rilevante per il fondo pensione aperto, sono riportati anche i
compiti e le responsabilità dei soggetti, organi e strutture della
società coinvolti nel processo di investimento del patrimonio
separato del fondo pensione aperto. Dalla data di redazione del
predetto «Documento sul sistema di governo» tali informazioni non
dovranno, pertanto, più essere riportate nel documento sulla
politica di investimento, di cui all'art. 6, comma 5-quater del
decreto n. 252/2005.
La prima pubblicazione del «Documento sul sistema di governo
societario afferente alla gestione dei fondi pensione aperti» andrà
effettuata nel 2021, unitamente al rendiconto per il 2020, così da
poter fornire, a seguito dell'avvenuta realizzazione degli
adeguamenti prescritti, un quadro esauriente e aggiornato
dell'assetto organizzativo societario dedicato alla gestione dei
fondi pensione aperti.
Laddove le tematiche sopra elencate siano già descritte in un
documento, redatto dalla società in conformità alla normativa del
proprio ordinamento di settore, e questo sia pubblicato sul sito web
della società medesima, è possibile non procedere alla
predisposizione del «Documento sul sistema di governo societario
afferente alla gestione dei fondi pensione aperti», a condizione che
il documento sia integrato con un'apposita sezione recante evidenza
delle specificità relative alla gestione dei fondi pensione aperti.

2. Funzioni fondamentali.
In merito alle funzioni fondamentali, l'art. 5-decies del decreto
n. 252/2005 richiama, con riferimento alle società che gestiscono
fondi pensione aperti, l'art. 5-ter (sulla gestione dei rischi) e
l'art. 5-quater (sulla funzione di revisione interna) del medesimo
decreto.
L'attribuzione dei relativi compiti e l'articolazione delle
funzioni nell'ambito dell'assetto organizzativo delle società
avvengono secondo le regole dei rispettivi ordinamenti, ben potendo
essere svolte da soggetti, anche esterni, che tali funzioni già
svolgono nell'ambito del complessivo disegno organizzativo delle
società.
Pur in presenza di un'analoga funzione fondamentale nell'ambito
societario, le società possono, ove ritenuto opportuno e ove ciò
non contrasti con la disciplina di settore, istituire una distinta
funzione di gestione dei rischi e/o di revisione interna dedicata al
fondo pensione aperto.
Laddove una o più di tali funzioni non fossero, invece, già
istituite, le società provvederanno alla relativa attivazione.
Nella declaratoria dei compiti assegnati ai titolari delle funzioni
fondamentali, redatta in conformità alla normativa di settore, è
fatto esplicito riferimento alla circostanza che tali compiti sono
svolti anche con riguardo ai fondi pensione aperti gestiti dalle
società.
I compiti specifici di ciascuna delle suddette funzioni sono
individuati negli articoli da 5-ter a 5-quater del decreto n.
252/2005; al riguardo si vedano i successivi paragrafi delle presenti
istruzioni.
I titolari delle funzioni fondamentali comunicano le risultanze e
le raccomandazioni rilevanti nel proprio ambito di responsabilità,
per quanto riguarda il fondo pensione aperto, ai soggetti e organi
individuati dall'ordinamento interno societario. Sono altresì
tenuti, in conformità a quanto previsto dall'art. 5-bis, comma 5 del
sopra citato decreto, a comunicare alla COVIP le situazioni
problematiche riscontrate nello svolgimento della propria attività,
per quanto attiene ai fondi pensione aperti, qualora le stesse non
abbiano trovato, come dovrebbero, soluzione all'interno della
società.
Le società assicurano ai titolari delle predette funzioni
fondamentali la sussistenza delle condizioni necessarie per un
efficace svolgimento delle proprie competenze, che sia obiettivo,
equo e indipendente.
Infine, va da sè che figura distinta rispetto ai titolari delle
funzioni fondamentali è quella del responsabile di cui all'art. 5,
commi 2 e 3 del decreto n. 252/2005, a cui la normativa attribuisce
il compito di verificare, in modo autonomo e indipendente, che la
gestione della forma pensionistica sia svolta, a tutela degli
aderenti e nel rispetto della normativa vigente e delle previsioni
stabilite nei regolamenti e nei contratti.
Per l'esercizio della vigilanza, la COVIP può richiedere, ai sensi
dell'art. 19, comma 3 del decreto n. 252/2005, in qualsiasi momento,
tra gli altri, ai titolari delle funzioni fondamentali di fornire,
per quanto di rispettiva competenza, informazioni e valutazioni su
qualsiasi questione relativa al fondo pensione aperto, nonchè la
trasmissione di dati e documenti riguardanti lo stesso fondo. La
COVIP può altresì, in base al successivo comma 4, lettera a) del
medesimo art. 19, convocare presso di sè i titolari delle funzioni
fondamentali.
Con riguardo alle attività attinenti ai fondi pensione aperti, in
caso di violazione trovano poi applicazione i poteri sanzionatori
della COVIP, di cui all'art. 19-quater del decreto n. 252/2005.
L'art. 4-bis, comma 3 del decreto n. 252/2005, prevede inoltre
l'adozione di politiche scritte in relazione a ciascuna delle sopra
indicate funzioni fondamentali. Tali politiche possono essere
riportate nei documenti societari la cui redazione sia già prevista
dalle disposizioni di settore, eventualmente integrandoli per gli
aspetti di più specifica pertinenza dei fondi pensione aperti. Le
politiche in parola sono soggette a revisione periodica, in
conformità alle previsioni del settore di appartenenza; in difetto
la revisione è effettuata almeno ogni tre anni e comunque in caso di
variazioni significative del settore interessato.
Con riferimento all'attività connessa alla gestione dei fondi
pensione aperti, le società sono tenute a uniformarsi a quanto
indicato nel presente paragrafo entro e non oltre il 30 aprile 2021.
L'art. 5-decies del decreto n. 252/2005 non richiama, invece,
l'art. 5-quinquies del medesimo decreto, che non trova dunque
applicazione.

3. Sistema di gestione dei rischi e funzione di gestione dei rischi.
L'art. 5-ter del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies
del medesimo decreto, prevede per i fondi pensione l'obbligo di
dotarsi di un sistema organico di gestione dei rischi -
specificandone gli elementi essenziali e i rischi da considerare -
nonchè l'obbligo di attivare una funzione di gestione dei rischi.
In particolare, sotto il profilo dei rischi, le società sono in
primo luogo tenute a individuare, in ragione della propria
organizzazione e della dimensione, natura, portata e complessità
dell'attività connessa alla gestione del fondo pensione aperto, i
rischi cui è esposto il fondo pensione aperto e quelli che gravano
sugli aderenti e beneficiari, valutando quali rischi dell'elenco di
cui al comma 4, dell'art. 5-ter, sono pertinenti e gli ulteriori
rischi rilevanti, tenendo altresì conto di quanto previsto dal comma
5 del medesimo articolo. Il sistema di gestione dei rischi tiene in
debita considerazione i rischi come sopra individuati.
Quanto, poi, alla integrazione del suddetto sistema nella struttura
organizzativa e nei processi decisionali della società, fermo
restando quanto sopra previsto, trovano applicazione le disposizioni
del settore di appartenenza.
Laddove l'ordinamento di settore non preveda un sistema di gestione
dei rischi e una specifica funzione di gestione dei rischi, le
società si uniformano alle previsioni di cui all'art. 5-ter del
decreto n. 252/2005 per ciò che riguarda la gestione dei fondi
pensione aperti, secondo le modalità di cui alle istruzioni di
vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme
pensionistiche complementari, con riferimento al succitato articolo.

4. Funzione di revisione interna (internal audit).
L'art. 5-quater del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art.
5-decies del medesimo decreto, descrive i compiti della funzione di
revisione interna.
Le società che già risultano dotate di una funzione di revisione
interna sono chiamate, pertanto, ad integrarne le funzioni in linea
con l'art. 5-quater, comma 2 del decreto n. 252/2005.
Quanto, poi, alle modalità organizzative di detta funzione, fermo
restando quanto sopra previsto, trovano applicazione le disposizioni
del settore di appartenenza. La funzione di revisione interna
riferisce, inoltre, le risultanze delle analisi compiute e le
eventuali disfunzioni e criticità rilevate secondo le modalità e la
periodicità definite dalla società nel rispetto della normativa di
settore.
Laddove, invece, l'ordinamento di settore non preveda una funzione
di revisione interna, le società si uniformano alle previsioni di
cui all'art. 5-quater del decreto n. 252/2005, per ciò che riguarda
la gestione dei fondi pensione aperti. Trovano in tal caso
applicazione alle società, anche per quanto riguarda le modalità e
la periodicità, le istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle
proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, con
riferimento al succitato articolo. In questo caso, le società
assicurano la separatezza della funzione di revisione interna dalle
altre funzioni.
In ogni caso, la relazione della funzione di revisione interna, per
la parte relativa alla gestione del fondo pensione aperto, è
trasmessa anche al responsabile del fondo stesso.

5. Requisiti di professionalità e onorabilità, cause di
ineleggibilità e di incompatibilità e situazioni impeditive.
L'art. 5-sexies del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art.
5-decies del medesimo decreto, prevede che con decreto del Ministro
del lavoro e delle politiche sociali siano definiti i requisiti di
professionalità e onorabilità, le cause di ineleggibilità e di
incompatibilità e le situazioni impeditive e detta disposizioni in
merito ai controlli che gli organi dei fondi pensione/società devono
effettuare circa la verifica della sussistenza di queste situazioni.
A tale previsione normativa è stata data attuazione con decreto del
Ministro del lavoro e delle politiche sociali 11 giugno 2020, n. 108,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 220 del 4 settembre 2020.
Per quanto riguarda nello specifico i requisiti del responsabile
del fondo pensione aperto e dei componenti dell'organismo di
rappresentanza trovano applicazione l'art. 5-sexies del decreto n.
252/2005 e la sopra indicata normativa di attuazione.
Con riferimento alle funzioni fondamentali di gestione dei rischi e
di revisione interna, si applicano, ove esistenti, le norme
dell'ordinamento di settore delle società. Laddove, invece,
l'ordinamento di settore non prescriva l'istituzione delle predette
funzioni, le società si uniformano alle previsioni di cui all'art.
5-sexies del decreto n. 252/2005, e alla succitata normativa di
attuazione, per ciò che riguarda la gestione dei fondi pensione
aperti.

6. Esternalizzazione (outsourcing) e scelta del fornitore.
L'art. 5-septies del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art.
5-decies del medesimo decreto, detta disposizioni per le
esternalizzazioni delle attività e delle funzioni, tra cui anche
quelle fondamentali. Inoltre, l'art. 4-bis, comma 3 del sopra citato
decreto, richiamato sempre dall'art. 5-decies, prescrive l'adozione
di una politica di esternalizzazione.
Salvo quanto di seguito meglio precisato, le previsioni contenute
nelle norme di cui sopra sono tenute presenti dalle società, avuto
anche riguardo alle istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle
proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, e sono
applicate compatibilmente con le disposizioni in materia di
esternalizzazioni del proprio settore di appartenenza.
L'esternalizzazione non esonera gli organi della società dalle
rispettive responsabilità.
In ogni caso, alle società è richiesto di garantire, in caso di
esternalizzazione, che non si producano effetti negativi
sull'attività di vigilanza della COVIP e sulla qualità dei servizi
resi agli aderenti e beneficiari dei fondi pensione aperti.
Le società possono, relativamente ai fondi pensione aperti, anche
esternalizzare le funzioni fondamentali, se ciò non sia in contrasto
con la normativa del proprio settore di appartenenza. Anche in tal
caso, ove la normativa di settore non prescriva l'istituzione della
funzione fondamentale, trovano applicazione i requisiti di cui al
decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 11 giugno
2020, n. 108, e l'organo di amministrazione della società è tenuto
a effettuare le verifiche di cui all'art. 7 del medesimo decreto.
Per l'esternalizzazione relativa alla gestione amministrativa (e
cioè al service amministrativo concernente i fondi pensione aperti),
nonchè per l'eventuale esternalizzazione, in tutto o in parte, della
gestione finanziaria del fondo pensione aperto, l'informativa alla
COVIP è data dopo la stipula del contratto, ma prima della
decorrenza dell'esternalizzazione. Ancorchè il conferimento di tali
incarichi non sia oggetto di approvazione preventiva della COVIP, le
società inviano detta informativa alla COVIP entro trenta giorni
dalla sottoscrizione del contratto e comunque prima che il contratto
diventi operativo. All'informativa andrà allegata anche copia della
convenzione di esternalizzazione che è stata stipulata. Tale
informativa non determina l'apertura, da parte della COVIP di un
procedimento amministrativo di autorizzazione, nè comporta
l'espressione di un assenso preventivo.
Quanto sopra trova applicazione anche alle esternalizzazioni di
funzioni fondamentali che siano state istituite in attuazione delle
presenti istruzioni. Quanto, poi, alle esternalizzazioni aventi per
oggetto una funzione fondamentale istituita in conformità alla
normativa del rispettivo settore, l'informativa alla COVIP è
trasmessa contestualmente alla comunicazione data alla rispettiva
autorità di vigilanza, a condizione che sia effettuata prima che
l'esternalizzazione diventi operativa; altrimenti la comunicazione è
effettuata nei termini sopra indicati.
Le ulteriori esternalizzazioni effettuate dalle società con
specifico riferimento ai fondi pensione aperti sono comunicate alla
COVIP; la comunicazione segue la stipula del contratto e va
effettuata entro trenta giorni dalla sottoscrizione, a prescindere
dalla decorrenza del contratto stesso. In questo caso il contratto
andrà inviato alla COVIP solo su eventuale richiesta della stessa.
Le informative alla COVIP di cui sopra comprendono l'indicazione
sintetica del nominativo del fornitore, il luogo di ubicazione dello
stesso, l'attività esternalizzata, la data di inizio della fornitura
e la durata del contratto. Le società comunicano, inoltre,
tempestivamente alla COVIP se in corso di contratto sono intervenute
modifiche rilevanti degli elementi sopra indicati e relazionano in
ordine alla successiva cessazione del contratto di esternalizzazione
e delle modalità di eventuale re-internalizzazione dell'attività.
Essendo l'esternalizzazione una modalità alternativa allo
svolgimento delle medesime attività tramite soggetti interni alla
società, non si ha «esternalizzazione» per l'incarico di
depositario.
Gli adempimenti informativi di cui sopra sono posti in essere con
riferimento alle esternalizzazioni successive alla entrata in vigore
delle presenti istruzioni.
L'art. 19, comma 2, lettera i) del decreto n. 252/2005 attribuisce,
inoltre, esplicitamente alla COVIP il potere di controllare le
attività esternalizzate e ri-esternalizzate. Con le nuove
disposizioni è stato, in particolare, attribuito alla COVIP il
potere di richiedere informazioni sulle esternalizzazioni sia alle
società sia ai fornitori di servizi, nonchè quello di effettuare
ispezioni presso i fornitori delle attività esternalizzate,
accedendo ai relativi locali, se non sono già sottoposti a vigilanza
prudenziale di altra autorità.
Le società che esternalizzano una loro attività o una funzione
fondamentale rilevante per i fondi pensione aperti a soggetti che non
sono sottoposti a vigilanza prudenziale di altra autorità adottano
le misure necessarie ad assicurare che siano soddisfatte le seguenti
condizioni: il fornitore del servizio sia tenuto a cooperare con la
COVIP in relazione alla funzione o all'attività esternalizzata; la
società e la COVIP abbiano accesso effettivo ai dati relativi alle
funzioni o attività esternalizzate; la COVIP abbia un accesso
effettivo ai locali commerciali del fornitore del servizio e sia in
grado di esercitare tali diritti di accesso. In particolare, gli
accordi di esternalizzazione futuri dovranno necessariamente
contemplare tali situazioni. Per quelli già in essere le società
dovranno tempestivamente procedere al loro aggiornamento e
adeguamento alle previsioni normative vigenti.
È, inoltre, necessario specificare negli accordi di
esternalizzazione che anche il titolare della funzione di revisione
interna della società può svolgere controlli (audit) sull'attività
del fornitore di servizi ed è legittimato ad accedere ai suoi
locali.
Le presenti istruzioni sostituiscono, per quanto concerne gli
adempimenti informativi nei riguardi della COVIP relativi alle
esternalizzazioni, le indicazioni contenute nella circolare COVIP
dell'11 agosto 1999, protocollo n. 3702.

7. Politica di remunerazione.
L'art. 5-octies del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art.
5-decies del medesimo decreto, detta l'obbligo di dotarsi di una
politica di remunerazione e individua, in modo dettagliato, i
principi cui la politica di remunerazione deve uniformarsi.
Le società sono chiamate ad adeguarsi a tali prescrizioni, con
riferimento al responsabile dei fondi pensione aperti. Tale
adempimento è da realizzare, altresì, con riferimento ai titolari
delle funzioni fondamentali, qualora tali figure non siano previste
dall'ordinamento di settore della società e siano state pertanto
attivate, con riferimento ai fondi pensione aperti, in attuazione
delle presenti istruzioni. Nella politica di remunerazione è
precisato se tali costi sono a carico del fondo pensione aperto o
della società, ed eventualmente in che misura sono tra gli stessi
ripartiti.
In particolare, relativamente ai soggetti di cui sopra, le società
adottano, entro e non oltre il 30 aprile 2021, politiche di
remunerazione in forma scritta che siano coerenti con la sana,
prudente ed efficace gestione dei fondi pensione aperti e in linea,
da un lato, con gli obiettivi strategici, la redditività e
l'equilibrio dei fondi stessi nel lungo termine e, dall'altro, con
gli interessi sempre a lungo termine degli aderenti e beneficiari.
Resta fermo il rispetto delle normative di settore eventualmente
applicabili alle società.
Tali politiche possono essere inserite all'interno della più ampia
politica di remunerazione societaria adottata in conformità con la
normativa del settore di appartenenza. In questo caso sono
riesaminate periodicamente secondo la tempistica prevista dalla
normativa di settore. Ove, invece, dovessero formare oggetto di un
documento distinto, saranno soggette ad una revisione almeno
triennale.
Si intende quale remunerazione ogni pagamento o beneficio
determinato in misura fissa o variabile, incluse eventuali componenti
accessorie, corrisposto direttamente o indirettamente, in qualsiasi
forma (ad esempio in contanti, ovvero come servizi o beni in natura)
in cambio delle prestazioni di lavoro o dei servizi resi alla
società.
La politica di remunerazione è definita prendendo a riferimento
quantomeno i seguenti aspetti:
a) la struttura del sistema di remunerazione (es. componente
fissa, parte variabile, criteri di attribuzione);
b) il ruolo dei soggetti ai quali si applica la politica di
remunerazione;
c) i presidi adottati dalla società al fine di evitare che la
remunerazione corrisposta possa compromettere in qualunque modo il
rispetto del principio di sana e prudente gestione delle risorse del
fondo pensione aperto, nonchè l'obiettività, l'autonomia e
l'indipendenza dei soggetti sopra indicati.
La politica di remunerazione è resa pubblica solo nei suoi
elementi essenziali; non rientrano in tale ambito le informazioni di
dettaglio circa la remunerazione effettivamente corrisposta ai
singoli soggetti. Tale pubblicità si realizza, come precisato nel
paragrafo 1, attraverso l'inserimento nel «Documento sul sistema di
governo» delle informazioni essenziali e pertinenti relative alla
policy adottata con riferimento alla politica di remunerazione.

8. Valutazione interna del rischio.
Infine, l'art. 5-decies del decreto n. 252/2005 richiama l'art.
5-nonies del medesimo decreto, il quale introduce l'obbligo di
effettuare periodicamente una «valutazione interna del rischio» con
riferimento a tutti i rischi rilevanti per il fondo pensione, dando
evidenza di ciò che deve formare oggetto di valutazione.
Le previsioni di cui sopra sono tenute presenti dalle società,
avuto anche riguardo alle istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP
nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, e
sono comunque applicate compatibilmente con le disposizioni del
proprio settore di appartenenza in materia di valutazione interna del
rischio.
La descrizione dei metodi di cui la società si è dotata per
effettuare la valutazione interna del rischio con riferimento al
fondo pensione aperto può essere contenuta all'interno della più
generale politica di gestione dei rischi della società.
Laddove, invece, l'ordinamento di settore non preveda una attività
di valutazione interna del rischio, le società sono tenute a
uniformarsi alle previsioni di cui all'art. 5-nonies del decreto n.
252/2005, per ciò che riguarda la gestione dei fondi pensione
aperti. Trovano in tal caso applicazione alle società anche le
istruzioni di vigilanza dettate al riguardo dalla COVIP nelle proprie
direttive alle forme pensionistiche complementari. La prima
valutazione interna del rischio del fondo pensione aperto è da
effettuarsi entro e non oltre il 30 giugno 2021.

Roma, 13 gennaio 2021

Il Presidente: Padula
Il segretario: Tais