3a Serie Speciale - Regioni n. 24 del 19-6-2004
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE (PROVINCIA DI TRENTO)
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE (PROVINCIA DI TRENTO)
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA 17 novembre 2003, n. 41
Regolamento di esecuzione della legge provinciale 17 febbraio 2003, n. 1 (Nuove disposizioni in materia di beni culturali relativo alla formazione, alla conservazione e all'ordinamento degli archivi della provincia. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.24 del 19-06-2004)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Trentino-Alto
Adige n. 51 del 23 dicembre 2003)

IL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA

Visto l'Art. 53 e 54, comma 1, punto 1, del decreto del
Presidente della Repubbliaca 31 agosto 1972, n. 670, recante
«Approvazione del testo unico delle leggi costituzionali concernenti
lo statuto speciale per il Trentino-Alto Adige»;
Visto l'Art. 35, primo comma della legge provinciale 17 febbraio
2003, n. 1 «Nuove disposizioni in materia di beni culturali»;
Vista la deliberazione della giunta provinciale n. 2663 di data
17 ottobre 2003 avente ad oggetto: «Approvazione del regolamento di
eseczione della legge provinciale 17 febbraio 2003, n. 1 (Nuove
disposizioni in materia di beni culturali) relativo alla formazione,
alla conservazione e all'ordinamento degli archivi della provincia»;
E m a n a
il seguente decreto:
Art. 1.
Oggetto, finalità e ambito di applicazione
1. Il presente regolamento in esecuzione della legge provinciale
17 febbraio 2003, n. 1 (Nuove disposizioni in materia di beni
culturali), di seguito denominata «legge», disciplina le modalità
per la formazione, per la conservazione e per l'ordinamento degli
archivi correnti e di deposito dell'amministrazione provinciale, ivi
comprese le modalità di produzione e di organizzazione dei documenti
amministrativi, i criteri di formazione della corrispondenza e di
protocollazione e di classificazione dei dodimenti.
2. Le procedure e le tecniche diciplinate dal presente
regolamento perseguono l'obiettivo di una organizzazione pianificata
dei documenti e degli, archivi delle strutture provinciali idonea a
garantire l'autenticità e, la reperibilità della documentazione
amministrativa prodotta dall'amministrazione provinciale
nell'esercizio delle proprie competenze, la gestione dei flussi
documentali e la conervazione degli archivi ai fini
giuridicoamministrativi, storico-istituzionali e storico-culturali.
3. Le vigenti disposizioni relative alla getione, di documenti
amministrativi per specifiche categorie di atti continuano a trovare
applicazione in quanto compatibili, con il presente regolamento e con
gli atti attuativi del medesimo.
4. Ai fini della protocollazione della classificazione e
dell'archiviazione dei propri documenti, gli enti funzionali della
provincia adeguano i propri ordinamenti ai principi contenuti nel
presente regolamento.

Art. 2.
D e f i n i z i o n i
1. Ai fini del presente regolamento si intende per:
a) documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque
formata, del contenuto di atti, anche interni, della pubblica
amministrazione o comunque utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa;
b) documento informatico: la rappresentazione informatica di
atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti;
c) firma digitale: il risultato di una procedura informatica
(validazione), che consente al sottoscritore di rendere manifesta
lautenticità del documento informatico e al detinatario di
verificarne la provenienza e l'integrità;
d) impronta del documento informatico: una sequenza di simboli
binari in grado di identificarne univocamente il contenuto;
e) casella istituzionale di posta elettronica: la casella di
posta elettronica ufficiale dell'amministrazione o dell'area
organizzativa omogenea (AOO), accreditata nell'indice delle pubbliche
amministrazioni e AOO;
f) fascicolo: l'insieme dei documenti riferiti ad un medesimo
affare o procedimento;
g) unità archivistica: l'elemento costitutivo dell'archivio,
assunto quale unità indivisibile, rappresentato da un fascicolo, da
un registro, da un volume, o singolo documento;
h) serie: il raggruppamento di più unità archivistiche,
omogenee per forma o materia ordinate secondo il criterio
cronologico, alfabetico o numerico;
i) archivio: il complesso di documenti formati, ricevuti o
utilizzati dall'amministrazione;
j) archivio corrente: il complesso di documenti riferiti ad
affari in corso;
k) archivio di deposito: il complesso di documenti riferiti ad
affari conclusi, conservati separatamente, prima del trasferimento
all'archivio storico;
l) archivio storico: il complesso dei documenti riferiti ad
affari conclusi da oltre 40 anni, conservati per un tempo illimitato
per fini prevalentemente storico-culturali;
m) titolario: il quadro di classificazione delle funzioni e
materie di competenza dell'ente;
n) protocollo: lo strumento per la registrazione dei documenti
in arrivo o in partenza;
o) segnatura di protocollo: l'insieme di elementi apposti o
associati all'originale del documento derivante dalle operazioni di
registrazione del protocollo e di classificazione;
p) gestione del flusso documentale: linsieme delle attività di
registrazione di protocollo, classificazione, fascicolazione,
assegnazione, movimentazione, archiviazione ereperimento dei
documenti amministrativi;
q) massimari di scarto: gli elenchi, coordinati con il
titolario di classificazione dei documenti, nei quali è descritta la
tipologia dei documenti prodotti e il rispettivo tempo di
conservazione.

Art. 3.
Caratteri formali della corrispondenza
1. La corrispondenza prodotta dall'amministrazione,
indipendentemente dal supporto sul quale è formata, deve riportare
nell'ordine le seguenti formule e caratteri:
a) l'intitolazione della struttura emittente dell'atto e il suo
indirizzo completo prestampati o predisposti;
b) il destinatario singolo o multiplo;
c) la segnatura di protocollo secondo le modalità previste
dall'Art. 12, comma 5;
d) gli eventuali riferimenti archivistici;
e) il luogo e la data;
f) l'oggetto;
g) il testo;
h) l'indicazione del nome dell'eventuale responsabile del
procedimento;
i) la sottoscrizione con firma autografa o digitale;
j) la convalida mediante timbro della struttura emittente,
salvo il caso di documento informatico;
k) il numero degli allegati;
l) la sigla dell'estensore.
2. Ai fini dell'ordinata classificazione e della reperibilità
della documentazione, l'oggetto della corrispondenza si riferisce, di
norma, a un unico argomento ed è formulato secondo i criteri di
specificità del contenuto nonchè di sinteticità, della locuzione.
3. Il documento in partenza redatto su supporto cartaceo è
predisposto in originale e in minuta, quest'ultima conservata agli
atti e riportante la dicitura «minuta».

Art. 4.
Caratteristiche fisiche dei documenti
1. Al fine di garantirne la durata e la leggibilità, i supporti
dei documenti cartacei destinati alla conservazione illimitata,
devono essere conformi alle norme tecniche UNI per la carta durevole.
Analogamente, nella scelta dei prodotti per la stampa, quali
inchiostri, nastri e simili, e delle tecniche di stampa è data
preferenza a materiali e tecniche che assicurano caratteri
indelebili.
2. I supporti per la conservazione dei documenti informatici
devono essere conformi alle caratteristiche previste dal decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa), e da ogni altra disposizione vigente
in matena.

Art. 5.
Documento informatico
1. Per la formazione, per la trasmissione e per la conservazione
del documento informatico trovano applicazione le disposizioni del
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445,
ogni altra disposizione vigente in materia, nonchè le regole
tecniche emanate in esecuzione della predetta normativa.
2. La giunta provinciale adotta le disposizioni organizzative
necessarie per l'applicazione della disciplina del documento
informatico all'attività amministrativa provinciale nonchè per la
validità ad uso interno della trasmissione per via informatica o
telematica dei documenti.

Art. 6.
Istituzione dei protocolli
1. La giunta provinciale individua con propria deliberazione le
strutture da considerare ai fini della gestione unica o coordinata
dei documenti per aree organizzative omogenee, nel rispetto di
criteri uniformi di protocollazione di classificazione e di
archiviazione nell'ambito dell'amministrazione provinciale.
2. Le commissioni, i comitati e gli altri organi collegiali,
comunque denominati, si avvalgono del protocollo della struttura
presso la quale sono funzionalmente incardinati. La documentazione da
essi specificamente prodotta va tenuta distinta rispetto a quella
della struttura di riferimento.

Art. 7.
Registro di protocollo a supporto cartaceo
1. I registri di protocollo a supporto cartaceo che siano
utilizzati dalle strutture in attesa dell'implementazione di una
stazione del protocollo informatico, sono utilizzati secondo quanto
previsto dal presente articolo.
2. Il registro di protocollo, cartaceo riporta sul frontespizio e
sull'esterno il nome della struttura, l'anno di riferimento e ogni
altro elemento utile alla sua identificazione. Il medesimo registro,
timbrato e vistato dal responsabile della struttura, è aperto il
1° gennaio e chiuso il 31 dicembre del medesimo anno; la chiusura del
registro è effettuata mediante annotazione sul medesitimo della
seguente scrittura: «chiuso in data ... con il numero di protocollo
n. ...», controfirmata dal responsabile della struttura e
dall'incaricato di protocollo.
3. Sul registro di protocollo non sono ammesse abrasioni o
cancellazioni. Gli elementi essenziali di cui all'Art. 12, comm 2,
lettera a), non possono essere modificati ma solo annullati mediante
apposizione della dicitura «annullato» sulla scritturazione
originaria, che deve risultare comunque leggibile. Sulla
registrazione annullata è apposto il timbro della struttura, la data
di annullamento e la sottoscrizione dell'incaricato di protocollo.
4. Gli eventuali errori nella progressione del numero di
protocollo sono giustificati mediante annotazione sottoscritta
dall'incaricato del protocollo e convalidata con il timbro della
struttura.

Art.8.
Protocollo informatico
1. Il sistema di protocollo informatico:
a) garantisce la corretta e puntuale registrazione in
protocollo dei documenti inviati o ricevuti e dei documenti interni
previsti dall'art.11, comma 2;
b) consente la produzione giornaliera del registro di
protocollo;
c) consente la gestione della segnatura di protocollo prevista
dall'Art. 13, comma 5;
d) consente il reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati, ivi comprese quelle riguardanti la
classificazione, e il fascicolo nonchè il collegamento con
precedenti documenti concernenti medesimo affare o procedimento;
e) consente, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle
informazioni da parte di altre ammistrazioni o soggetti interessati,
nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675
(Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali);
f) consente lintegrazione con il sistema di gestione
informatica dei documenti e dei flussi documentali;
g) garantisce la sicurezza e lintegrità dei dati in esso
inseriti;
2. Dopo le operazioni di inserimento e di conferma, gli elementi
essenziali previsti dall'Art. 12, comma 2, lettera a), non possono
essere modificati ma solo annullati; la procedura di annullamento
deve comunque consentire la lettura delle informazioni originarie,
riportare la data di annullamento e il codice identificativo del
soggetto che ha effettuato loperazione.
3. Il responsabile delle strutture di cui all'Art. 6, comma 1,
individua i soggetti abilitati all'accesso, alla consultazione e alla
stampa delle informazioni relative al sistema di protocollo
informatico.

Art. 9.
Registro di emergenza
1. Qualora per cause tecniche non sia possibile utilizzare la
procedura informatica, il responsabile di ciascuna struttura di cui
all'Art. 6, comma 1, autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle
operazioni di registrazione di protocollo su un apposito registro di
emergenza.
2. Sul registro di emergenza sono trascritti gli elementi
previsti dall'Art. 12, comma 2, lettere a) e b), previa annotazione
della causa che costa allutilizzo della procedura informatica e della
data e dell'ora in cui essa si è verificata, nonchè della data e
dell'ora di ripristino della funzionalità del sistema.
3. All'avvenuto ripristino della funzionalità del sistema
informatico le registrazioni effettuate in emergenza sono inserite
nel sistema di protocollo informatico con priorità assoluta. Il
numero di protocollo assegnato dal sistema alle registrazioni
mantiene stabilmente il collegamento con il numero di protocollo
utilizzato nel registro di emergenza.

Art. 10.
Procedura per il trattamento della corrispondenza in arrivo
1. La corrispondenza pervenuta alle strutture provinciali in via
ordinaria su supporto cartaceo è presa in consegna dal referente
delle attività di protocollazione, estratta dalle rispettive buste o
contenitori, impressa con il timbro-calendario e quindi predisposta
per la protocollazione; le buste o i plichi della corrispondenza sono
conservati unitamente ai documenti qualora dagli stessi possano
nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
2. La corrispondenza indirizzata ai dipendenti che riporti
diciture quali «riservata» o «personale», non viene aperta bensì
esclusivamente impressa sull'esterno con il timbro-calendario. Tale
corrispondenza, ove aperta per errore, viene sigillata e annotata con
la scritta «aperta per errore», sottoscritta dall'incaricato di
protocollo.
3. Ai fini della tenuta dei documenti da parte delle proprie
segreterie, il presidente e gli assessori adottano specifiche
disposizioni organizzative per la gestione distinta della
documentazione avente carattere prevalentemente personale da quella
riguardante l'amministrazione provinciale.
4. Il presidente, gli assessori e i dipendenti provinciali
provvedono a inoltrare sollecitamente al protocollo della struttura
di riferimento l'eventuale documentazione concernente l'attività
d'ufficio trasmessa loro mediante corrispondenza personale.
5. La corrispondenza che presenti i caratteri dell'«offerta»
relativa all'attività contrattuale dell'amministrazione provinciale
non viene aperta; sull'esterno della busta viene impresso il timbro -
calendario e l'indicazione dell'ora di consegna e viene apposto il
numero di protocollo.
6. Il timbro-calendario non è impresso sulla corrispondenza il
cui recapito è attestato da ufficiale giudiziario o messo
notificatore.
7. Per il trattamento dei documenti informatici pervenuti alla
casella istituzionale di posta elettronica dell'amministrazione,
trovano applicazione le regole tecniche fornite dall'AIPA (Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione) e le disposizioni
organizzative emanate dalla giunta provinciale ai sensi dell'Art. 5.

Art. 11.
Documenti oggetto di registrazione in protocollo
1. Sono registrati nel protocollo tutti i documenti in arrivo e
in partenza, ad eccezione della corrispondenza privata ai sensi
dell'Art. 10, delle gazzette ufficiali, dei bollettini ufficiali e
dei notiziari della pubblica amministrazione, dei materiali
statistici, dei giornali, delle riviste, dei libri, degli opuscoli,
del materiale informativo e pubblicitario, dei quale vengono
protocollate esclusivamente le note di trasmissione, nonchè di tutti
i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione.
2. Sono altresì protocollati i documenti interni
all'amministrazione che possono rivestire un preminente carattere
giuridico-probatorio.
3. Alle circolari nonchè alle note inviate a più destinatari è
assegnato un unico numero di protocollo. Nel caso di destinatari
esterni all'amministrazione, individuati con formule cumulative,
l'avvenuto invio dei documenti è comprovato mediante la
predisposizione di un elenco dettagliato degli stessi, da allegare
alla minuta conservata agli atti, salva l'adozione di altri sistemi
idonei a comprovre l'avvenuto invio dei documenti.
4. I telefax provenienti dall'esterno dell'amministrazione
provinciale ricevono un numero di protocollo secondo i criteri
previsti per la normale corrispondenza e sono contrassegnati dalla
dicitura «documento ricevuto via telefax». All'originale della
comunicazione, eventualmente acquisito successivamente, è assegnato
il medesimo numero di protocollo e viene contrassegnato con la
dicitura «documento già ricevuto via telefax con protocollo numero
....». I telefax provenienti da strutture dell'amministrazione
provinciale sono protocollati esclusivamente se relativi a documenti
originali già protocollati dalla struttura emittente; per la
protocollazione dell'originale eventualmente ricevuto per posta si
adotta la procedura prevista dal secondo periodo del presente comma.

Art. 12.
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo ha la funzione primaria di
certificare la ricezione o la spedizione dei documenti.
2. La registrazione di protocollo, sia su supporto cartaceo che
informatico, è effettuata, per i documenti inviati o ricevuti,
mediante l'annotazione dei seguenti elementi:
a) elementi essenziali, rilevanti ai fini giuridici e
amministrativi:
1) numero di protocollo (costituito da un numero progressivo
che riparte ogni anno da uno);
2) data di registrazione del documento;
3) destinatario e luogo di destinazione ovvero mittente e
luogo di provenienza, rispettivamente per i documenti inviati o
ricevuti;
4) data di formazione ed eventuale numero di protocollo, per
i documenti ricevuti;
5) impronta del documento informatico;
6) oggetto del documento;
7) numero degli eventuali allegati e loro sintetica
descrizione;
b) elementi accessori, rilevanti ai fini gestionali d'archivio:
1) data di arrivo se diversa da quella di protocollazione;
2) unità operativa responsabile (UOR) e responsabile del
procedimento o del processo (RPA) competenti a trattare il documento;
3) indice di classificazione;
4) anno-numero del fascicolo;
5) collegamento con l'eventuale numero di protocollo del
documento immediatamente precedente concernente il medesimo affare o
procedimento.
3. Gli elementi essenziali individuati dal comma 2, lettera a),
non possono essere modificati ma solo annullati. L'annullamento di
tali elementi, per le registrazioni su protocollo cartaceo o
informatico, è effettuato con le procedure previste,
rispettivamente, dagli articoli 7 e 8.
4. La registrazione dei documenti in arrivo è effettuata il
giorno di ricezione degli stessi. Qualora ciò non sia possibile,
alla registrazione dei documenti si provvede il primo giorno utile
successivo a quello di ricevimento con precedenza rispetto alla nuova
corrispondenza.
5. Contestualmente all'operazione di protocollazione è
effettuata l'operazione di segnatura di protocollo attraverso
l'apposizione o l'associazione in modo permanente al documento dei
seguenti elementi:
a) per i documenti a supporto cartaceo in arrivo:
1) identificazione in forma sintetica dell'amministrazione e
dell'area organizzativa omogenea;
2) data e numero di protocollo;
3) indice di classificazione;
4) anno-numero di fascicolo;
5) l'indicazione dell'unità operativa responsabile (UOR) e
del responsabile del procedimento o del processo (RPA) competenti a
trattare il documento;
b) per i documenti a supporto cartaceo in partenza:
1) codice dell'amministrazione e dell'area organizzativa
omogenea;
2) data e numero di protocollo;
3) indice di classificazione;
4) anno-numero di fascicolo;
c) per i documenti informatici: le informazioni previste dagli
articoli 9 e 19 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
31 ottobre 2000 nel formato stabilito dalla regole tecniche
individuate per garantire l'interoperabilità tra le pubbliche
amministrazioni.

Art. 13.
Gestione dei flussi documentali
1. La gestione del flusso documentale è costituita da un sistema
informativo automatizzato, integrato con il sistema di protocollo
informatico, finalizzata al potenziamento dei supporti conoscitivi
dell'amministrazione e al miglioramento dei servizi mediante la
gestione informatizzata dei documenti e delle loro aggregazioni.
2. Il sistema informativo di gestione del flusso documentale, in
particolare:
a) consente la gestione informatica delle fasi di
classificazione, di fascicolazione, di assegnazione, di
movimentazione, di archiviazione e di reperimento dei documenti
amministrativi;
b) fornisce informazioni sul legame esistente tra ciascun
documento registrato, compresi quelli in ogni caso pertinenti al
procedimento o all'attività amministrativa anche se non soggetti a
protocollazione, il fascicolo, il singolo procedimento cui esso è
associato, il funzionario responsabile e sullo stato e sulle fasi del
procedimento o attività;
c) fornisce informazioni statistiche sullattività
dell'ufficio;
d) consente lo scambio di informazioni con sistemi per la
gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di
determinare lo stato e liter dei procedimenti complessi.

Art. 14.
Titolario di classificazione dei documenti
1. La giunta provinciale con propria deliberazione approva un
titolario di classificazione, rappresentativo delle funzioni e delle
materie di competenza dell'ente e ricollega le suddivisioni del
titolario a ciascuna struttura provinciale sulla base delle
competenze esercitate dalla stessa.
2. Il titolario di classificazione degli atti consiste in un
quadro, gerarchicamente ordinato dal generale al particolare, delle
competenze dell'amministrazione provinciale, utilizzato come
riferimento per la classificazione dei documenti.
3. Il titolario di classificazione è articolato in più livelli.

Art. 15.
CIassficazione dei documenti
1. Nel sistema informativo di gestione del flusso documentale
sono registrati e classificati - ossia ricondotti, sulla base
dell'oggetto trattato, alle suddivisioni del titolario unico di
classificazione - tutti i documenti amministrativi, ivi compresi
quelli non soggetti a registrazione di protocollo ai sensi dell'Art.
11, comma 1, ma comunque destinati a essere conservati in archivio.
2. L'operazione di classificazione è effettuata mediante
attribuzione ai documenti dei seguenti elementi:
a) indice di classificazione;
b) anno di apertura del fascicolo;
c) numero progressivo di fascicolo nel quale il documento è
inserito.

Art. 16.
Piano di classificazione, archiviazione e conservazione dei documenti
1. Il titolario di classificazione è integrato da un piano di
archiviazione dei documenti, concernente i criteri di formazione e di
ordinamento dei fascicoli e delle altre unità archivistiche nella
serie generale delle annate del carteggio o in serie speciali
autonome.
2. Il titolario di classificazione è integrato inoltre
dall'indicazione dei tempi di conservazione, previsti dai massimari
di cui all'Art. 21, relativi alla tipologia documentaria.
3. Il titolario di classificazione pu essere inoltre coordinato
con le modalità di accesso stabilite per la diversa tipologia
documentaria nel rispetto della tutela dei dati personali di cui alla
legge 31 dicembre 1996, n 675.

Art. 17.
Apertura, aggiornamento e chiusura dei fascicoli
1. Il fascicolo è formato dal complesso dei documenti
amministrativi riferiti a un medsimo affare o afferenti a un medesimo
procedimento amministrativo, salvo quanto previsto dal comma 2. Se il
documento è il primo di un affare o di procedimento viene aperto un
nuovo fascicolo all'interno della suddivisione del titolario nella
quale il documento è stato classificato.
2. Qualora sia necessario riferire l'oggetto della corrispondenza
a più argomenti, il documento originale è inserito nel fascicolo
relativo all'oggetto ritenuto principale, citato per primo, e per
ciascuno dei successivi argomenti sono prodotte le copie o gli
estratti da collocare negli eventuali ulteriori fascicoli, corredati
dei collegamenti con l'originale.
3. Nel caso in cui una pluralità di affari, rientranti nelle
competenze di una stessa struttura, sia riferita a un medesimo
soggetto nei confronti del quale debbano essere compiuti atti
ricorrenti o dovuti a scadenze regolari, possono essere costituiti
fascicoli permanenti intestati al soggetto destinatario
dell'attività mministrativa.
4. Il fascicolo è identificato attraverso i seguenti elementi
essenziali: la denominazione della strtttura titolare per fascicolo,
soggetto del fascicolo, l'indice di classificazione, il numero del
fascicolo, la data di apertura del medesimo. Nel fascicolo i
documenti sono riuniti in ordine cronologico di sedimentazione
assumendo come riferimento la data di protocollazione.
5 Qualora un affare non assuma dimensioni tali da giustificare
l'apertura di un fascicolo, il medesimo può essere raccolto in uno o
più fascicoli di carattere genetale, eventualmente coincidenti con
le suddivisioni del titolario.
6. La chiusura del fascicolo coincide con la data di adozione
dell'ultimo atto relativo ad un medesimo affare.

Art. 18.
Movimentazione dei fascicoli
1. Nel sistema infotmativo di gestione del flusso documentale
sono registrati tutti i fascicoli aperti nell'anno ed è annotata
ogni loro movimentazione. Il complesso di queste informazioni
costituisce il repertorio dei fascicoli.
2. La gestione del fascicolo aperto o aggiornato è affidata
all'ufficio o al singolo funzionario competente allo svolgimento
della relativa istruttoria.

Art. 19.
Archivio corrente
1. La giunta provinciale, con la deliberazione di cui all'Art. 6
individua le strutture provinciali presso le quali sono istituiti gli
archivi correnti.
2. L'archivio corrente è formato dai fascicoli concernenti gli
affari o procedimenti nella fase della loro trattazione, dai
fascicoli permanenti nonchè dai fascicoli riferiti ad affari o
procedimenti conclusi da meno di cinque anni e dalle altre unità
archivistiche.
3. Non appena concluso l'affare, i responsabili del procedimento
o comunque i funzionari competenti allo svolgimento dell'istruttoria,
previa effettuazine delle operazioni di scarto di cui all'Art. 22,
comma 3, restituiscono il relativo fascicolo all'archivio corrente
della propria struttura, ai fini di assicurarne la conservazione e di
aggiornare la registrazione nel sistema informativo di gestione del
flusso documentale.
4. Almeno una volta all'anno si provvede al versamento
dall'archivio corrente all'archivio di deposito dei fascicoli
conclusi da più di cinque anni.

Art.20.
Archivi o di deposito
1. L'archivio di deposito è costituito dai documenti relativi ad
affari esauriti per i quali siano scaduti i termini di conservazione
nell'archivio corrente di cui all'Art. 19 e non sia ancora scaduto il
termine quarantennale per il successivo versamento all'archivio
storico provinciale. Tali documenti sono conservati presso l'archivio
generale di deposito di cui all'Art. 17, comma 1, lettera h) della
legge.
2. La giunta provinciale con propria deliberazione definisce:
a) i criteri e le regole cui devono uniformarsi le strutture
nelle operazioni di versamento dei documenti all'archivio generale di
deposito nonchè per la loro consultazione e prelevamento.
b) i requisiti tecnici relativi ai locali destinati ad archivi
di deposito
3. Qualora sussistano ragioni di consultazione frequente, il
responsabile della struttura può disporre con proprio atto motivato
che la documentazione relativa ad affari conclusi venga trattenuta
presso la struttura fino ad un massimo di quindici anni.

Art. 21.
Conservazione dei documenti delle strutture provinciali
1. I massimari di conservazione e di scarto costituiscono
strumenti archivistici obbligatori per la tenuta dei documenti
d'archivio delle strutture provinciali. I massimari di conservazione
e di scarto sono formati da elenchi descrittivi delle tipologie
documentarie prodotte dalle strutture nell'esercizio delle funzioni
loro attribuite dalle norme istitutive, organizzati in forma logico
gerarchica, comprensivi dell'indicazione dei tempi di conservazione.
2. I tempi di conservazione indicati nei massimari sono
determinati tenuto conto, in particolare:
a) degli obblighi derivanti dalle norme in vigore, sia
generali che specifiche, e delle esigenze amministrative e legali che
possono richiedere dei periodi minimi di conservazione;
b) dei termini vigenti di prescrizione e decadenza dei diritti
rappresentati nei documenti;
c) dei termini di prescrizione dei reati contro la pubblica
amministrazione;
d) del possibile uso della documentazione allo scopo di una
puntuale ricostruzione della vicenda storico istituzionale della
provincia;
e) del possibile utilizzo della documentazione quale fonte
primaria per la ricerca storico-culturale.
3. I massimari sono predisposti dalle strutture provinciali
d'intesa con la struttura competente in materia di archivi e proposti
per l'approvazione ai sensi dell'Art. 21, comma 1, della legge. La
struttura competente in materia di archivi, allo scopo di assicurare
criteri omogenei di redazione, predispone apposite indicazioni alle
quali le strutture provinciali si attengono.
4. Ove sia pendente una controversia giurisdizionale o
amministrativa, la struttura provinciale competente conserva comunque
la documentazione relativa fino ad avvenuta conclusione della stessa
con sentenza passata in giudicato.

Art. 22.
Scarto dei documenti delle strutture provinciali
1. Le operazioni di selezione e di scarto consistono nella
separazione dei documenti da conservare da quelli destinati alla
eliminazione.
2. Le operazioni sono effettuate in modo formale alla scadenza
dei termini per la conservazione dei documenti previsti dai massimari
di conservazione e di scarto.
3. Per una buona tenuta della documentazione una selezione è
effettuata, in modo informale, dai responsabili del procedimento o
comunque dai funzionari competenti allo svolgimento dell'istruttoria
al momento della conclusione dell'affare o del procedimento e prima
della riconsegna del fascicolo all'incaricato delle attività di
archiviazione, mediante la rimozione dei documenti non pertinenti
alla natura dell'affare o procedimento cui si riferiscono.

Art. 23.
Procedure per l'autorizzazione allo scarto
1. Il responsabile dell'archivio provinciale trasmette alle
strutture provinciali dalle quali proviene la documentazione, o alle
strutture che sono subentrate nelle competenze di queste ultime, una
bozza di proposta di scarto riferita alla documentazione custodita
nell'archivio generale di deposito; le strutture formulano la
proposta di scarto prevista dall'art. 21, comma 2, della legge entro
centottanta giorni dalla data di ricevimento della bozza. Le proposte
di scarto sono redatte sulla base dei massimari di conservazione e di
scarto delle trutture provinciali dalle quali proviene la
documentazione, preventivamente approvati ai sensi dell'Art. 21,
comma 3. Nel caso di enti estinti, per i quali non siano stati
approvati i massimari, la proposta è redatta dal responsabile
dell'archivio provinciale sulla base dei criteri adottati dalla
struttura competente in materia di archivi per analoghe tipologie
documentarie degli archivi del territorio trentino.
2 Il provvedimento di autorizzazione previsto dall'Art. 21 della
legge stabilisce le modalità di eliminazione nel rispetto delle
disposizioni vigenti in materia. La struttura competente in materia
di patrimonio e di demanio assicura la propria collaborazione nelle
operazioni di eliminazione.
3. La struttura competente in materia di archivi può individuare
tipologie documentali, relative al funzionamento dell'amministrazione
provinciale, ricorrenti e comuni a più strutture, che possono essere
scartate previa comunicazione dell'operazione alla struttura
competente in materia di archivi.

Art. 24.
Conservazione e scarto di materiale non archivistico
1. La Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e il
Bollettino ufficiale della Regione Trentino-Alto Adige possono essere
liberamente scartate dalle strutture, fatto salvo lobbligo della
conservazione di copia delle predette pubblicazioni da parte della
biblioteca provinciale e dell'archivio provinciale. Le raccolte di
legislazione specialistica, non presenti nelle raccolte generali,
inerenti le materie di competenza delle strutture, sono conservate
dalle medesime, e sono, versate all'archivio provinciale unitamente
alla documentazione storica delle strutture.
2. Lo scarto di riviste o di singole pubblicazioni costituite in
raccolte inventariate oppure edite da più di quarant'anni effettuato
dalle strutture previe intese con la struttura competente in materia
di beni librari, la quale valuta tenendo conto delle regole della
conservazione differenziata fra le biblioteche impartite dalla giunta
provinciale alle biblioteche aderenti al sistema bibliotecario
trentino.
3. Pubblicazioni e periodici prodotti ufficialmente dalle
strutture sono conservati in almeno un esemplare dalle medesime;
l'onere della conservazione si ritiene comunque soddisfatto qualora
esista copia della pubblicazione o del periodico nella biblioteca
provinciale copia delle pubblicazioni a carattere istituzionale che
diano conto in modo sistematico dell'attività o della storia
dell'amministrazione o delle sue strutture è fornita anche
all'archivio provinciale.

Art.25.
Riproduzione sostitutiva dei documenti
1. Le operazioni di riproduzione sostitutiva dei documenti sono
effettuate nel rispetto di quanto previsto dall'Art. 6 del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e dalle
regole tecniche emanate dall'AIPA (Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione) in materia di conservazione su supporto
ottico, previa autorizzazione del responsabile della struttura
competente in materia di archivi.

Art. 26.
Consultazione degli archivi a fini storici e scientifici
1. Fermo restando quanto previsto dalla vigente normativa in
materia di accesso ai documenti amministrativi, la consultazione a
fini storici e scientifici della documentazione conservata negli
archivi correnti e di deposito e relativa ad affari conclusi da meno
di quarantanni è effetruata nel rispetto di quanto previsto dal
decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281 (Disposizioni in materia
di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche
e di ricerca scientifica) e secondo le modalità previste dal
regolamento provinciale in materia dei diri accesso.
2. Qualora la struttura che ha formato o detiene i documenti non
possieda locali idonei ad assicurare la sultazione di cui al comma 1,
la documentazione oggetto di ricerca può essere temporaneamente
trasferita all'archivio provinciale previa intesa fra il responsabile
della struttura e il responsabile dell'archivio.

Art. 27.
Destinazione degli archivi a seguito del trasferimento di competenze
tra provincia autonoma di Trento e altre pubbliche amministrazioni
1. Nel caso in cui all'amministrazione provinciale siano
attribuite o delegate nuove competenze o la stessa deleghi o revochi
proprie competenze, nel rispetto del principio archivistico di
provenienza e fatto salvo quanto diversamente stabilito dalle norme
concernenti l'attribuzione o la delega delle competenze sono
acquisiti o ceduti esclusivamente i fascicoli relativi ad affari non
ancora esauriti, i fascicoli permanenti, limitatamente alla
documentazione necessaria all'espletamento delle competenze
trasferite, e i fascicoli del personale che transita.
2. I documenti relativi agli affari esauriti, le disposizioni di
massima e gli altri strumenti di corredo, sono acquisiti o ceduti in
copia nella misura in cui risultino utili all'espletamento delle
competenze trasferite.
3. Fatto salvo quanto diversamente stabilito dalle norme
concernenti l'attribuzione o la delega delle competenze, alle
operazioni di versamento degli archivi presiede un gruppo di lavoro
formato da rappresentanti dell'amministrazione cedente e destinataria
della competenza e dal responsabile dell'archivio provinciale o da un
dipendente da questi individuato; delle unità archivistiche
acquisite o cedute viene redatto un elenco analitico in triplice
copia, sottoscritto dai rappresentanti dell'amministrazione cedente e
destinataria, da conservarsi a cura dell'amministrazione cedente,
dell'amministrazione destinataria e dell'archivio provinciale.

Art. 28.
Destinazione degli archivi a seguito di modifiche della struttura
organizzativa della provincia
1. Nel caso di trasferimento di competenze tra le strutture a
seguito di modifiche dell'ordinamento provinciale, anche concernenti
la soppressione di strutture provinciali, sono trasferite
all'archivio della struttura destinataria della competenza le unità
archivistiche e copia degli strumenti di corredo prodotti fino a
quella data, conservate nell'archivio corrente e di deposito della
struttura cedente e riferite in modo esclusivo alla specifica
competenza oggetto di trasferimento; i fascicoli relativi agli affari
generali non strettamente connessi alle competenze oggetto di
trasferimento sono trasferiti all'archivio generale di deposito.
2. Alle operazioni di versamento degli archivi presiede un gruppo
di lavoro formato dal responsabile delle strutture provinciali
cedente e destinataria della competenza e dal responsabile
dell'archivio provinciale, ovvero da dipendenti da questi
individuati.
3. Delle unità archivistiche acquisite o cedute è redatto un
elenco analitico in triplice copia, sottoscritto dai rappresentanti
della struttura cedente e di quella destinataria, da conservarsi a
cura delle strutture interessate e dell'archivio provinciale.
4. A seguito delle modifiche dell'ordinamento provinciale
concernenti l'individuazione, la denominazione e le competenze delle
strutture provinciali, la giunta provinciale provvede ad aggiornare:
a) la deliberazione di cui all'Art. 6, comma 1, concernente
l'individuazione delle strutture da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti per aree organizzative
omogenee e delle strutture provinciali presso le quali sono istituiti
gli archivi correnti;
b) la deliberazione di cui all'Art. 14, comma 1, concernente la
ripartizione delle suddivisioni del titolario unico riferibili alle
materie rientranti nelle competenze esercitate dalle strutture.

Art. 29.
Disposizioni transitorie
1. Fino alla data, individuata con deliberazione della giunta
provinciale, alla quale risulta pienamente operativo l'archivio
generale di deposito di cui all'Art. 17, comma 1, lettera h), della
legge, l'archivio di deposito è mantenuto presso ciascuna delle
strutture provinciali individuate ai sensi dell'Art. 19, comma 1. A
partire dalla predetta data il trasferimento degli archivi di
deposito di ciascuna struttura all'archivio generale di deposito è
effettuato sulla base di un programma pluriennale approvato dalla
giunta provinciale, su proposta della struttura competente in materia
di archivi.
2. Fino a quando gli archivi di deposito sono conservati presso
le strutture provinciali ai sensi del comma 1, le proposte di scarto
previste dall'Art. 23 sono redatte dalle strutture medesime sulla
base dei massimari di conservazione e di scarto precedentemente
approvati e sono trasmesse alla struttura competente in materia di
archivi.
3. La procedura prevista dall'Art. 23 trova applicazione anche
con riguardo alla documentazione già versata nell'archivio
provinciale.

Art. 30.
Efficacia del regolamento e disposizioni per l'attuazione del
regolamento
1. Le disposizioni contenute nel presente regolamento hanno
effetto a decorrere dal novantesimo giorno successivo alla data di
entrata in vigore dello stesso, ad eccezione di quelle contenute nel
capo V e fermo restando quanto previsto da questo articolo.
2. La deliberazione di cui all'Art. 6, comma 1, è adottata entro
nove mesi dalla data di entrata in vigore del presente regolamento.
La deliberazione di cui all'Art. 14, comma 1, è adottata entro
diciotto mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento.
3. A seguito dell'adozione da parte della giunta provinciale
degli atti di cui al comma 2 il responsabile di ciascuna struttura
organizzativa individuata ai fini della gestione unica o coordinata
del protocollo e il responsabile di ciascuna struttura presso la
quale è istituito l'archivio corrente provvedono all'individuazione
degli incaricati, rispettivamente, delle attività di protocollazione
e delle attività di archiviazione, ne comunicano i nominativi alle
strutture provinciali competenti nonchè ogni successiva
modificazione degli stessi.
4. Fino a quando il sistema informativo, comprensivo del sistema
di protocollo informatico, non risponde ai requisiti di sicurezza e
integrità di cui all'Art. 8, entro il mese di gennaio di ogni anno,
è prodotta una stampa del registro di protocollo, informatico
dell'anno precedente, rilegata in volume e vitata dal responsabile
della struttura di cui all'Art. 6, comma 1, comprensiva degli indici
annuali dei mittenti e dei destinatari nonchè del repertorio dei
fascicoli.
5. Tutti gli atti amministrativi espressamente previsti dal
presente regolamento per l'attuazione dello stesso e le loro
successive modificazioni sono pubblicati nel Bollettino ufficiale
della Regione. La struttura provinciale competente ne cura la
raccolta organica e sistematica a fini divulgativi.
Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino ufficiale
della Regione.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
DELLAI
Registrato alla Corte dei conti il 9 dicembre 2003 registro n. 1,
foglio n. 18