Serie Generale n. 190 del 14-8-2004
SUPPLEMENTI ORDINARI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 30 giugno 2004
Autorizzazione al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici. (Autorizzazione n. 7/2004). (GU Serie Generale n.190 del 14-08-2004 - Suppl. Ordinario n. 141)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto l'art. 4, comma 1, lett. e), del Codice, il quale individua
i dati giudiziari;
Visti, in particolare, gli articoli 21, comma 1, e 27 del Codice,
che consentono il trattamento di dati giudiziari, rispettivamente, da
parte di soggetti pubblici e di privati o di enti pubblici economici,
soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o
provvedimento del Garante che specifichino le finalità di rilevante
interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le
precise operazioni eseguibili;
Visti gli articoli 20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative a
specifici settori di cui alla Parte II, del Codice e, in particolare,
i Capi III e IV del Titolo IV, nel quale sono indicate finalità di
rilevante interesse pubblico che rendono ammissibile il trattamento
di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;
Visto l'art. 22 del Codice, il quale prevede i principi
applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari da parte di
soggetti pubblici;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno, dopo l'entrata in vigore del Codice,
rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza
il 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni già impartite alla
luce dell'esperienza maturata;
Visti gli articoli 51 e 52 del Codice in materia di informatica
giuridica e ritenuta la necessità di favorire la prosecuzione
dell'attività di documentazione, studio e ricerca in campo
giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di dati
relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche
dell'affinità che tali attività presentano con quelle di
manifestazione del pensiero già disciplinate dall'art. 137 del
Codice;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato ai sensi dell'art. 41, comma 5, del
Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi, in
relazione alla fase di prima applicazione delle nuove disposizioni
del Codice;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito all'art. 1 del Codice;
Visto l'art. 167 del Codice;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare
tecnico di cui all'Allegato 13) al medesimo Codice recanti norme e
regole sulle misure di sicurezza;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

Autorizza

i trattamenti di dati giudiziari per le finalità di rilevante
interesse pubblico di seguito specificate ai sensi degli articoli 21
e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi
informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al
minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in
modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare
l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3
del Codice.

Capo I

RAPPORTI DI LAVORO

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, a persone
fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:

a) sono parte di un rapporto di lavoro;
b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee;
c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi
professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.

Il trattamento deve essere indispensabile per adempiere o per
esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici
compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da
regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli
fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non
retribuito od onorario.
L'autorizzazione è altresì rilasciata a soggetti che in
relazione ad un'attività di composizione di controversie esercitata
in conformità alla legge svolgono un trattamento indispensabile al
medesimo fine.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno
assunto o intendono assumere la qualità di:

a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o
in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro,
ovvero di associati anche in compartecipazione o di titolari di
borse di lavoro e di rapporti analoghi;
b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e
mandatari.

Capo II

ORGANISMI DI TIPO ASSOCIATIVO E FONDAZIONI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L'autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta:

a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e
movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali,
patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a
fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo
senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica,
nonchè a cooperative sociali e società di mutuo soccorso di cui,
rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818;
b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il
patrocinio, il recupero, l'istruzione, la formazione
professionale, l'assistenza socio-sanitaria, la beneficenza e la
tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i dati
o dei relativi familiari e conviventi.

Il trattamento deve essere indispensabile per perseguire scopi
determinati e legittimi individuati

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare dati attinenti:

a) ad associati, soci e aderenti, nonchè, nei casi in cui
l'utilizzazione dei dati sia prevista dall'atto costitutivo o
dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o
di adesione;
b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei servizi
prestati dall'associazione, dall'ente o dal diverso organismo.

Capo III

LIBERI PROFESSIONISTI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L'autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta ai:

a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in
albi o elenchi per l'esercizio di un'attività professionale in
forma individuale o associata, anche in conformità al decreto
legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme di attuazione
dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema
di attività di assistenza e consulenza;
b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali,
istituiti anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27
novembre 1933, n. 1578 e successive modificazioni e integrazioni,
recante l'ordinamento della professione di avvocato;
c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista
ai sensi dell'art. 2232 del codice civile, praticanti e
tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal
libero professionista.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia
strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni
professionali richieste dai clienti per scopi determinati e
legittimi.

Capo IV

IMPRESE BANCARIE ED ASSICURATIVE ED ALTRI TRATTAMENTI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:

a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate
all'esercizio dell'attività bancaria e creditizia, assicurativa o
dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione coatta
amministrativa, ai fini:

1) dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai
regolamenti, del requisito di onorabilità nei confronti di soci e
titolari di cariche direttive o elettive;
2) dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla
legge, di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi;
3) dell'accertamento di responsabilità in relazione a sinistri o
eventi attinenti alla vita umana;
4) dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il
corretto esercizio dell'attività assicurativa, in relazione ad
illeciti direttamente connessi con la medesima attività. Per questi
ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una
specifica banca di dati ai sensi dell'art, 4, comma 1, lett. p), del
Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione
sulle modalità del trattamento;

b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito
di un'attività di richiesta, acquisizione e consegna di atti e
documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su
incarico degli interessati;
c) alle società di intermediazione mobiliare, alle società di
investimento a capitale variabile, e alle società di gestione del
risparmio e dei fondi pensione, ai fini dell'accertamento dei
requisiti di onorabilità in applicazione della normativa in
materia di intermediazione finanziaria e di previdenza o di forme
pensionistiche complementari, e di eventuali altre norme di legge
o di regolamento.

2) Ulteriori trattamenti.

L'autorizzazione è rilasciata altresi':

a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte
di un terzo in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o
nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti
dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai
contratti collettivi, sempre che il diritto da far valere o
difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati
siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo
strettamente necessario per il suo perseguimento;
b) a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che
esercitano un'attività di investigazione privata autorizzata con
licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n.
773, e successive modificazioni e integrazioni).

Il trattamento deve essere necessario:

1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far
valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango
pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di
un diritto della personalità o di un altro diritto fondamentale ed
inviolabile;
2) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento
penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo
assistito da utilizzare ai soli fini dell'esercizio del diritto alla
prova (articolo 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre
2000, n. 397);

d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di
legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in
materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di
altre gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale,
contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive
modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la
documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare
d'appalto;
e) a chiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità
morale di coloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in
adempimento di quanto previsto dalla normativa in materia di
appalti.

Capo V

DOCUMENTAZIONE GIURIDICA

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L'autorizzazione è rilasciata per il trattamento, ivi compresa la
diffusione, di dati per finalità di documentazione, di studio e di
ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la
raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce
giurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 51
e 52 del Codice.

Capo VI

PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAMENTI

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi
indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

1) Dati trattati.

Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalità
per le quali è ammesso il trattamento e che non possano essere
adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o
di dati personali di natura diversa.

2) Modalità di trattamento.

Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con
operazioni, nonchè con logiche e mediante forme di organizzazione
dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli obblighi, ai
compiti o alle finalità precedentemente indicati. Fuori dei casi
previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è
acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere
forniti dagli interessati nel rispetto della disciplina prevista dal
d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313.

3) Conservazione dei dati.

Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett.
e) del Codice, i dati possono essere conservati per il periodo di
tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non
superiore a quello strettamente necessario per le finalità
perseguite.
Ai sensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i
soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e
l'aggiornamento dei dati, nonchè la loro pertinenza, completezza,
non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei
singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente
pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalità
medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto
tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che,
anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti
o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per
l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del
documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per la
verifica dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da
quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le
prestazioni.

4) Comunicazione e diffusione.

I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge,
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
indispensabili per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni
caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni
sopraindicate.

5) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i
trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.
Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente
provvedimento, il Garante non prenderà in considerazione richieste
di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
relative prescrizioni, salvo che, ai sensi dell'art. 41 del Codice,
il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto
particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella
presente autorizzazione.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della
legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del Codice,
che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello
svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a
mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del
lavoratore, nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore e dall'art. 10 del d.lg.
10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro e
agli altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuare
determinate indagini o comunque trattamenti di dati ovvero di
preselezione di lavoratori.

6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 luglio
2004 fino al 30 giugno 2005.
Qualora alla data della pubblicazione della presente
autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni
non contenute nella precedente autorizzazione n. 7/2002, il titolare
deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 30 giugno 2004

Il presidente: RODOTÀ

Il relatore: SANTANIELLO

Il segretario generale: BUTTARELLI