Serie Generale n. 282 del 2-12-2002
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI
MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI
DECRETO 30 ottobre 2002
Modalita' applicative per la tenuta dei libri paga e matricola. (GU Serie Generale n.282 del 02-12-2002)

IL MINISTRO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI

Visto l'art. 134 del regio decreto del 28 agosto 1924, n. 1422, che
disciplina la tenuta dei libri paga e matricola da parte di datori di
lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone non soggette alla
assicurazione presso l'Istituto nazionale per l'assicurazione contro
gli infortuni sul lavoro (I.N.A.I.L.);
Visti gli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della
Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, che disciplinano la tenuta
dei libri paga e matricola per i datori di lavoro che abbiano alle
proprie dipendenze persone soggette alla assicurazione I.N.A.I.L.;
Visti gli articoli l e 5 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che
consentono ai consulenti del lavoro ed agli altri soggetti abilitati
di tenere presso il loro studio ovvero la loro sede i libri paga e
matricola avvalendosi anche di sistemi alternativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 20 aprile
1994, n. 350, recante il regolamento di semplificazione della tenuta
del libri paga e matricola di cui all'art. 20 del decreto del
Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, ed, in
particolare, l'art. 2 ai sensi del quale è stato abrogato l'art. 22
del citato decreto n. 1124 del 1965, che prevedeva la preventiva
autorizzazione dell'ispettorato del lavoro alla tenuta di libri paga
e matricola con sistemi alternativi meccanici e cartacei, e sono
state individuate le modalità per l'adozione di supporti elettronici
e magnetici;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59, in materia di conferimento di
funzioni e compiti alle regioni ed enti locali e per la
semplificazione amministrativa, che, all'art. 15, comma 2, prevede
che gli atti, i dati ed i documenti formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o
telematici, nonchè la loro archiviazione o trasmissione con
strumenti informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8
febbraio 1999, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana n. 87 del 15 aprile 1997, recante le regole tecniche per la
formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la
riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici;
Visto l'art. 5 del decreto legislativo 23 febbraio 2000, n. 38, che
ha esteso l'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul
lavoro ai lavoratori parasubordinati;
Visto l'art. 119, comma 4, della legge 23 dicembre 2000, n. 388,
che prevede che la tenuta dei libri paga e matricola possa avvenire
mediante l'utilizzo di fogli mobili secondo condizioni e modalità da
stabilire con apposito decreto del Ministro del lavoro e delle
politiche sociali;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in
particolare, gli articoli 6 ed 8, comma 2;
Visto il parere dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione espresso con nota n. 7988 del 12 dicembre 2001;
Decreta:
Art. 1.
1. La tenuta e la conservazione dei libri di matricola e di paga
possono essere effettuate mediante l'utiliz-zazione di:
a) fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica nel
rispetto delle procedure stabilite nel presente decreto;
b) supporti magnetici - sui quali ogni singola scrittura
costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni
in precedenza effettuate garantendo, così, oltre la consultabilità,
in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati
nonchè la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel
rispetto delle regole tecniche di cui agli articoli 6 ed 8, comma 2,
del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
- i quali secondo le modalità previste dalla normativa in materia,
sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione.
2. I sistemi di cui al comma l devono essere comunque idonei ad
eseguire tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa.

Art. 2.
1. Per la sostituzione del libro matricola e di paga con il sistema
di cui all'art. 1, comma 1, lettera a), i datori di lavoro devono
presentare i fogli alla sede territorialmente competente
dell'Istituto assicuratore che provvede, anche attraverso soggetti
convenzionati, alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli
stessi con un numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli
ai soggetti richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su
apposito modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli
stessi soggetti.
2. Nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di
lavoro sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei
fogli paga alle condizioni prefissate dall'Istituto assicuratore.

Art. 3.
1. In caso di accentramento della elaborazione dei libri matricola
e paga, mediante i sistemi di cui all'art. 1, comma 1, lettere a) e
b), il datore di lavoro deve richiedere apposita autorizzazione alla
direzione provinciale del lavoro - servizio ispezione del lavoro,
specificando il tipo di sistema adottato.

Art. 4.
1. I consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, al
momento della richiesta della vidimazione e della numerazione unica
dei fogli di matricola e di paga all'Istituto assicuratore, che
provvede anche attraverso soggetti convenzionati, devono esibire le
deleghe all'uopo rilasciate dai datori di lavoro, e:
a) presentare i fogli di matricola e di paga alla sede,
territorialmente competente, dell'Istituto assicuratore, che provvede
alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli stessi con un
numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli ai soggetti
richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su apposito
modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli stessi
soggetti;
b) inviare, a mezzo raccomandata, alla sede dell'Istituto
assicuratore di cui alla lettera a), l'elenco di tutte le ditte che
si avvalgono di tale sistema, con indicazione dei numeri delle
relative posizioni assicurative e della data di inizio di tenuta dei
libri di matricola e di paga secondo il sistema adottato;
c) segnalare tempestivamente, mediante raccomandata alla sede
dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera a), le ditte che
richiedano l'adozione di tale sistema di tenuta dei libri e quelle
che cessino di avvalersene;
d) inviare, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di
riferimento, alla sede dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera
a), ed in qualsiasi momento su richiesta della stessa ovvero della
direzione provinciale del lavoro territorialmente competente, un
tabulato contenente:
1) l'elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo,
il numero di posizione assicurativa e con l'indicazione distinta, a
fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per
tutto il territorio interessato all'accentramento da n. ... a n. ...,
compresi quelli annullati o deteriorati;
2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o
deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia
dal n. ... al n. ..., e nell'ambito di questa per ciascuna azienda
dal n. ... al n. ...;
3) il numero dei fogli di paga, comprensivo di quello dei fogli
annullati o deteriorati, utilizzati per ciascuna provincia dal n. ...
al n. ... e nell'ambito di questa per ciascuna azienda dal n. ... al
n. ...;
4) l'indicazione del periodo di paga;
e) inviare alle singole aziende, entro l'ultimo giorno del mese
successivo a quello di paga:
1) un tabulato contenente l'indicazione del periodo di paga,
del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente
utilizzati, da n. ... a n. ..., compresi quelli annullati o
deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati
distintamente in tutto il territorio interessato all'accentramento,
da n. ... a n. ... e nel territorio provinciale da n. ... a n. ...;
2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di
competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in
ordine progressivo, costituiscono, rispettivamente, il libro di
matricola ed il libro di paga, aggiornati al mese immediatamente
precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di
lavoro. Resta fermo l'obbligo del datore di lavoro di tenere, al
corrente, sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la
rilevazione delle presenze giornaliere.
2. I consulenti e gli altri soggetti abilitati sono esonerati dalla
preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga nei casi e nelle
condizioni di cui all'art. 2, comma 2.

Art. 5.
1. Le registrazioni relative ai contratti di collaborazione
coordinata e continuativa, per i soggetti assicurati contro gli
infortuni sul lavoro, anche nel caso di tenuta, distinta od
unificata, dei libri, mediante i sistemi di cui all'art. 1, comma 1,
lettere a) e b), devono contenere, oltre ai dati anagrafici e fiscali
del collaboratore, gli estremi del contratto (data e compenso
pattuito) e relativamente al solo libro paga, l'ammontare del
compenso erogato, gli oneri contributivi e fiscali a carico del
lavoratore e le detrazioni fiscali applicate.
2. La tenuta unificata dei libri di matricola e di paga deve,
comunque, permettere, su richiesta degli organi ispettivi, il
riepilogo, in ordine cronologico, delle assunzioni e degli incarichi
di collaborazione coordinata e continuativa.

Art. 6.
1. La disciplina della tenuta e della conservazione dei libri paga
e matricola, per quanto non previsto nel presente decreto, rimane
contenuta negli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della
Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124.
Roma, 30 ottobre 2002
Il Ministro: Maroni