Serie Generale n. 238 del 13-10-2015
CIRCOLARI
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
CIRCOLARE 9 settembre 2015, n. 26/RGS
Istruzioni per il rinnovo degli inventari dei beni mobili di proprieta' dello Stato, con riferimento al 31 dicembre 2015 - Articolo 17, comma 5, del regolamento emanato con il d.P.R. 4 settembre 2002, n. 254. (15A07693) (GU Serie Generale n.238 del 13-10-2015)

Alle Amministrazioni centrali dello Stato - Gabinetto

Agli Uffici Centrali del Bilancio presso le Amministrazioni centrali
dello Stato

Alle Ragionerie Territoriali dello Stato

e, p.c.:

Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Segretariato Generale

Al Consiglio di Stato - Segretariato generale

Alla Corte dei Conti - Segretariato generale

Premessa.
Il decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n.
254, con il quale è stato emanato il Regolamento concernente le
gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello
Stato, statuisce, all'articolo 17, comma 5, che i consegnatari
provvedono almeno ogni cinque anni alla rinnovazione degli inventari,
previa effettiva ricognizione dei beni, secondo le istruzioni
diramate dal Ministero dell'Economia e delle Finanze, Dipartimento
della Ragioneria Generale dello Stato-RGS.
In proposito, l'ultimo rinnovo inventariale dei beni mobili di
proprietà dello Stato è stato effettuato, in ottemperanza alla
norma richiamata, con riferimento alla situazione esistente al 31
dicembre 2010, in virtù delle indicazioni diramate con la circolare
n. 4/RGS del 26 gennaio 2010. Essendo, quindi, prossimo il compimento
del quinquennio, con il presente atto di prassi si dettano le
pertinenti istruzioni per lo svolgimento delle operazioni
amministrative e contabili finalizzate alla formazione dei nuovi
inventari dei beni mobili posseduti alla data del 31 dicembre 2015.
Non sembra fuori luogo sottolineare sin d'ora l'importanza delle
anzidette operazioni al compimento delle quali saranno rinnovate le
intere scritture contabili dei beni mobili in dotazione alle
Amministrazioni statali e profondamente aggiornati i consequenziali
dati riassuntivi, funzionali alla stesura del conto generale del
patrimonio che, come noto, costituisce una delle due parti destinate
a comporre il rendiconto generale dello Stato (articolo 36 della
legge 31 dicembre 2009, n. 196).
Le medesime operazioni, poi, vedranno intensamente coinvolti, in
ragione delle attività istituzionali di controllo e vigilanza sul
patrimonio dello Stato, tutti gli uffici appartenenti al sistema
delle ragionerie del Dipartimento della Ragioneria Generale dello
Stato - Uffici centrali del bilancio-UCB e Ragionerie territoriali
dello Stato-RTS - di seguito anche individuati, più semplicemente,
come 'uffici riscontrantì.
Da ultimo, si rappresenta come, rispetto alle precedenti istruzioni
in materia di rinnovazione degli inventari con riferimento alla
situazione alla data del 31 dicembre 2010, non siano intervenute nel
frattempo novità normative particolarmente rilevanti, per cui le
tracce procedimentali appresso delineate ricalcano, sostanzialmente,
quelle dettate con la ricordata circolare n. 4/RGS del 2010.
Ciò nondimeno, allo scopo di risolvere alcune situazioni critiche
ancora di attualità, si è provveduto a elaborare una serie di
specifiche delucidazioni funzionali al superamento di alcuni nodi
rimasti in sospeso, quale, ad esempio, il rinnovo inventariale delle
biblioteche esonerate dal precedente rinnovo inventariale, in virtù
delle indicazioni contenute nella richiamata circolare n. 4/RGS del
2010, al paragrafo 4.3 Materiale bibliografico e biblioteche.
1. Aspetti introduttivi.
Prima di illustrare gli aspetti più tecnici e operativi inerenti
al compimento delle operazioni di rinnovo inventariale, appare
necessario fornire un adeguato inquadramento giuridico della materia
in trattazione, dando così, in particolare, alcuni cenni preliminari
sulla disciplina generale di settore, sull'ambito di applicazione,
sulla classificazione dei beni in categorie e sulla formazione degli
inventari.
1.1. Normativa e prassi.
In massima parte, la disciplina generale concernente
l'amministrazione dei beni mobili di proprietà dello Stato è
regolata dagli articoli 1 e 2 del R.D. 18 novembre 1923, n. 2440, e
dagli articoli 6, 8, 20-34 e 194 del R.D. 23 maggio 1924, n. 827.
Invece, il ricordato regolamento emanato con il D.P.R. n. 254/2002
- in minima parte modificato dall'articolo 62, comma 1, del
decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni,
dalla legge 4 aprile 2012, n. 35, e dalla allegata tabella A - reca
puntuali disposizioni concernenti le gestioni dei consegnatari e dei
cassieri delle Amministrazioni dello Stato, ad esclusione, fatte
salve talune peculiarità, delle Amministrazioni dotate di autonomia
amministrativa e contabile, nonchè degli organismi appartenenti alle
Forze armate, ai Corpi di polizia e del Corpo nazionale dei vigili
del fuoco, per i quali vigono appositi regolamenti e nei limiti di
quanto disciplinato dai regolamenti stessi.
Sempre sotto il profilo normativo, ma con riguardo alla
classificazione dei beni mobili statali, va ricordato l'articolo 14,
comma 1, del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, il quale ha
disposto, ferma restando la distinzione in categorie, l'introduzione
di un'ulteriore classificazione - volta a conferire al conto generale
del patrimonio dello Stato una maggiore significatività in
riferimento agli aspetti della gestione economica - individuata con
il decreto interministeriale 18 aprile 2002, in conformità a quella
delle poste attive e passive riportata nel Sistema europeo dei
conti-SEC 95, Regolamento n. 2223/96 del Consiglio dell'Unione
Europea del 25 giugno 1996, relativo al Sistema europeo dei conti
nazionali e regionali nella Comunità, ora sostituito, a far data dal
1° settembre 2014, dal SEC 2010 (indicato più semplicemente anche
come "SEC"), introdotto dal Regolamento (UE) n. 549/2013 del
Parlamento Europeo e del Consiglio del 21 maggio 2013. Al riguardo,
si fa presente che il SEC 2010 presenta varie differenze rispetto al
SEC 95, ma soprattutto in ordine all'ambito di applicazione e ai
concetti economici seguiti, mentre per quanto inerisce alla
classificazione dei beni mobili in argomento si registrano poche
novità dal punto di vista sostanziale. In ogni caso, il rinnovo
inventariale dovrà essere effettuato sulla base della
classificazione SEC 95 utilizzata per la contabilità dell'esercizio
2015.
Ad ogni modo, quanto ai criteri per la valutazione dei beni mobili
oggetto di rinnovo inventariale, si continua a fare riferimento a
quelli fissati dal citato D.I. 18 aprile 2002, pubblicato nella
Gazzetta ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2003. A margine, in ordine
alla valutazione, va pure menzionato l'articolo 17, comma 20, della
legge 15 maggio 1997, n. 127, in base al quale il valore dei beni e
delle apparecchiature di natura informatica, anche destinati al
funzionamento di sistemi informativi complessi, s'intende
ammortizzato nel termine massimo di cinque anni dall'acquisto.
Inoltre, va sottolineato come, con l'introduzione nell'ordinamento
pubblico del sistema unico di contabilità economica analitica per
centri di costo, ai sensi della legge 3 aprile 1997, n. 94, e del
relativo decreto legislativo attuativo n. 279/1997, il criterio
dell'ammortamento è stato esteso anche agli altri tipi di beni,
secondo le indicazioni recate dal manuale dei "Principi e regole
contabili del Sistema di contabilità economica delle Amministrazioni
pubbliche" (approvato con decreto del Ministro dell'economia e delle
finanze 7 maggio 2008, n. 36678, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
n. 134 del 10 giugno 2008, Supplemento ordinario n. 146).
Per quanto attiene ai documenti di prassi, a prescindere dalla
citata circolare n. 4/RGS del 2010, si elencano di seguito i
pronunciamenti più significativi in materia di beni mobili statali,
unitamente ad una sintetica rappresentazione del loro contenuto:
circolare n. 18/RGS del 22 maggio 2012, con la quale sono state
fornite indicazioni circa le attività di riscontro in materia di
beni mobili dello Stato e chiarimenti sull'individuazione delle
Amministrazioni e degli Organismi statali esclusi dall'ambito
applicativo del D.P.R. n. 254/2002;
circolare n. 33/RGS del 29 dicembre 2009, volta ad illustrare
alcuni aspetti afferenti alla durata degli incarichi dei consegnatari
e, soprattutto, alle modalità di cessione dei beni mobili;
circolare n. 23/RGS del 30 giugno 2009, recante indicazioni
operative per il trattamento delle inadempienze dovute a ritardata o
mancata resa della contabilità dei beni mobili, ai sensi
dell'articolo 30 del D.P.R. n. 254/2002;
circolare n. 43/RGS del 12 dicembre 2006, contenente le conclusioni
formulate a seguito di una serie di approfondimenti condotti in
ordine a taluni aspetti della gestione dei beni mobili (in relazione
all'oggetto delle presenti istruzioni, si richiama, in particolare,
il contenuto dei paragrafi concernenti, l'individuazione
dell'universalità di beni mobili e il calcolo dell'ammortamento).
1.2. Ambito di applicazione.
Le istruzioni diramate con la presente circolare valgono, con le
eccezioni appresso enucleate, per tutte le Amministrazioni dello
Stato, inteso come persona giuridica a se stante, ben distinta e
delineata.
Ciò posto, quanto ai prefigurati casi di esclusione dall'ambito di
applicazione del regolamento emanato con il D.P.R. n. 254/2002, in
virtù delle previsioni recate dall'articolo 2, comma 1, allo scopo
di fugare all'origine eventuali dubbi in merito, si evidenzia che le
istruzioni recate dalla presente circolare in ordine al rinnovo
inventariale non riguardano:
1. le Amministrazioni statali dotate di autonomia amministrativa e
contabile, come previsto dalle vigenti disposizioni (Presidenza della
Repubblica, Presidenza del Consiglio dei Ministri, Corte dei Conti,
Consiglio di Stato, Consiglio di Presidenza della Giustizia
Tributaria, ecc.);
2. gli Organismi delle Forze Armate (Esercito italiano, Marina
militare compreso il Corpo delle Capitanerie di Porto, Aeronautica
militare, Arma dei Carabinieri), dei Corpi di Polizia (Corpo
forestale dello Stato, Corpo della Guardia di Finanza), mentre per il
Corpo della Polizia penitenziaria, la Polizia di Stato e il Corpo
nazionale dei Vigili del fuoco valgono talune specificità, più
avanti partitamente trattate (sul punto, si rinvia
all'approfondimento esposto negli appositi paragrafi della sezione 4.
dedicata agli "Aspetti particolari").
È appena il caso di precisare che dette Amministrazioni e
Organismi, in considerazione dei loro ordinamenti speciali, vorranno
provvedere a diramare apposite istruzioni alle dipendenti strutture
per rinnovare e aggiornare gli inventari dei beni mobili in uso,
secondo le specifiche previsioni dei propri regolamenti. Per ragioni
di omogeneità e semplificazione, si auspica che le menzionate
istruzioni, ferme restando le specialità ordinamentali, si
informino, almeno nei tratti fondanti, a quelle contenute nella
presente circolare.
Si fa presente, ad ogni buon fine, che le suddette Amministrazioni
e Organismi dovranno fornire ai competenti UCB gli elementi necessari
alla compilazione del Conto generale del patrimonio dello Stato, il
quale, si rammenta, deve comprendere i beni di tutte le
Amministrazioni statali, classificati nelle categorie stabilite con
la circolare 28 dicembre 1994, n. 88/RGS, e più avanti riproposte,
anche se diversamente considerati dai relativi ordinamenti speciali.
Invece, come accennato, sotto il profilo oggettivo, le presenti
istruzioni non riguardano le operazioni di rinnovo degli inventari
dei beni mobili da considerare immobili agli effetti inventariali, ai
sensi dell'articolo 7, secondo comma, del R.D. n. 827/1924, per i
quali vigono le specifiche disposizioni recate dal regolamento di cui
al R.D. 26 agosto 1927, n. 1917.
Da ultimo, non sembra fuori luogo soggiungere, come semplice
notazione a margine, che per le Istituzioni scolastiche statali, in
quanto soggetti dotati di personalità giuridica ancorchè
incardinati nell'ambito della compagine statale, trovano applicazione
le disposizioni di cui al decreto interministeriale 1° febbraio 2001,
n. 44, e, dunque, le medesime Istituzioni non rientrano nell'ambito
disciplinato dal D.P.R. n. 254/2002 nè tra i destinatari della
presente circolare, dovendo provvedere al rinnovo dei propri
inventari alla data del 31 dicembre 2021, secondo quanto desumibile
dalle indicazioni fornite dall'Amministrazione vigilante (circolare
n. 8910 del 1° dicembre 2011 del Ministero dell'istruzione,
dell'università e della ricerca, ma anche circolare n. 32/RGS del 16
dicembre 2011).
1.3. Principali elementi di novità.
Si è già fatto cenno come la presente cir.colare si informi,
nella sostanza, alle istruzioni a suo tempo diramate con la circolare
n. 4/RGS del 2010 di cui costituisce, per grandi linee, un semplice
aggiornamento.
Tuttavia, non mancano alcune novità relative, principalmente, ai
seguenti profili:
a) inventariazione del materiale bibliografico conservato nelle
biblioteche, segnatamente alla classificazione e alla valutazione dei
libri aventi notevole valore, in quanto di alto contenuto artistico,
storico, tecnico, scientifico;
b) superamento della vigilanza diretta da parte delle RTS sui beni
mobili acquistati a suo tempo dal Provveditorato Generale dello
Stato, ora soppresso, e in uso alla Polizia di Stato;
c) indicazioni specifiche sulla gestione dei beni mobili da parte
del Corpo nazionale dei vigili del fuoco;
d) maggior rigore nell'esame delle eventuali richieste di proroga
dei termini, assentibili esclusivamente in casi eccezionali e
imprevedibili, previo esplicito parere favorevole da parte del
competente ufficio riscontrante.
1.4. Classificazione dei beni mobili in categorie.
A carattere generale, si espone come siano suscettibili di essere
annotati in inventario tutti i beni mobili propriamente detti, ai
sensi dell'articolo 20, primo comma, lettera a), del R.D. n.
827/1924, acquistati o fatti costruire direttamente con fondi dello
Stato o ricevuti in dono da terzi, o comunque legittimamente
acquisiti, i quali non abbiano carattere di beni di consumo e il cui
valore, al momento della prima annotazione nelle scritture di
un'Amministrazione statale, sia superiore a cinquecento euro, IVA
compresa (articolo 17, comma 1, del D.P.R. n. 254/2002).
I beni di proprietà di soggetti terzi, anche se con personalità
giuridica pubblica, eventualmente detenuti in uso, deposito o
custodia, devono essere tenuti distinti e registrati in separati
inventari, per l'eventuale aggiornamento o rinnovo dei quali si
dovrà procedere in accordo con gli enti proprietari.
Ciò precisato, si espone che, ai sensi dell'articolo 19, comma 5,
del D.P.R. n. 254/2002, le categorie dei beni mobili di proprietà
dello Stato sono stabilite, sulla scorta di quanto già previsto
dalla circolare n. 88/RGS del 1994, come segue:
categoria I Beni d'ufficio: beni mobili costituenti la dotazione
degli uffici; beni mobili delle tipografie, laboratori, officine,
centri meccanografici, elettronici con i relativi supporti e
pertinenze non aventi carattere riservato; beni mobili di ufficio
costituenti le dotazioni di ambulatori di qualsiasi tipo;
categoria II Materiale bibliografico: libri e pubblicazioni
costituenti la dotazione dell'ufficio, non distribuiti agli impiegati
quali normali strumenti ordinari di lavoro;
categoria III Materiale scientifico e oggetti preziosi: materiale
scientifico, di laboratorio, oggetti di valore, metalli preziosi,
strumenti musicali, attrezzature tecniche e didattiche nonchè
attrezzature sanitarie diagnostiche e terapeutiche per gli ambulatori
medici;
categoria IV Strumenti agricoli e animali: beni assegnati alla
conduzione di fondi rustici, macchine e strumenti agricoli, nonchè
gli animali adibiti alla coltura dei fondi o a supporto di funzioni
istituzionali nonchè in cattività;
categoria V Armamenti ed equipaggiamenti: armamenti, strumenti
protettivi ed equipaggiamenti; divise, effetti di vestiario e scarpe
non ancora immessi in uso;
categoria VI Veicoli: automezzi, velivoli, natanti, beni mobili
iscritti nei pubblici registri nonchè altri mezzi idonei alla
locomozione e al trasporto;
categoria VII Altri beni: altri beni non classificabili.
Al riguardo, si precisa che, rispetto alla richiamata circolare n.
88/RGS del 1994, le categorie sono rimaste nella sostanza immutate,
ma si è, comunque, proceduto ad attualizzarne e semplificarne le
definizioni, sulla scorta di quanto operato già con la circolare n.
4/RGS del 2010.
I consegnatari degli uffici centrali e periferici dovranno, quindi,
conformare le proprie scritture contabili alla classificazione sopra
esposta, predisponendo, in caso di erronea annotazione, i necessari
trasferimenti da una categoria all'altra.
Al fine, poi, di rappresentare l'attivo patrimoniale anche secondo
una logica economica - che si differenzia dalle esigenze
giuridico-amministrative, sulle quali si strutturano le suddette
categorie - occorrerà considerare le classificazioni del SEC (ora
SEC 2010), di cui al menzionato D.I. 18 aprile 2002.
1.5. Formazione dell'inventario.
Come accennato, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, del D.P.R. n.
254/2002, vanno iscritti nell'inventario i beni mobili che non hanno
carattere di beni di consumo e aventi un valore superiore a
cinquecento euro, IVA compresa.
Non debbono, quindi, essere annotati in inventario:
i beni mobili di valore pari o inferiore a cinquecento euro, IVA
compresa (cosiddetti 'beni durevoli'), a meno che non costituiscano
elementi di una 'universalità di beni mobilì e, in quanto tale, la
stessa superi detta soglia di valore;
le materie di consumo e gli oggetti fragili, cioè quei materiali e
quegli oggetti che, per l'uso continuo, sono destinati ad esaurirsi o
a deteriorarsi rapidamente;
beni mobili, per lo più di valore limitato, destinati in modo
continuativo all'uso quotidiano nell'ambito dell'ordinaria attività
istituzionale (ad esempio, manuali operativi, codici e raccolte
normative).
Relativamente alla nozione di 'universalità di beni mobilì, è da
intendersi integralmente richiamato il contenuto degli
approfondimenti condotti sul tema nella circolare n. 43/RGS del 2006,
con la quale sono state fornite ampie delucidazioni in ordine alla
definizione del relativo concetto nonchè ai criteri di
individuazione delle diverse fattispecie e alle pertinenti modalità
di contabilizzazione.
Con l'occasione, comunque, si avverte il dovere di ricordare che lo
scopo di registrare taluni beni mobili nell'inventario alla stregua
di universalità risiede, in definitiva, nell'intento di rendere i
dati contabili oggetto di rendicontazione più vicini all'effettivo
valore dei beni realmente in uso - specie nel caso di pluralità di
elementi di valore unitario non superiore a cinquecento euro, IVA
compresa, ma aventi una palese destinazione e connessione unitaria -
oltre che nel proposito di consentire una più agevole ed efficace
vigilanza sui beni stessi, grazie al più rigoroso regime contabile
previsto per i beni inventariati.
Per quanto concerne, poi, i beni mobili di valore inferiore alla
soglia sopra indicata (d'ora in poi, anche semplicemente 'beni
durevoli') - oggetto di analisi nella citata circolare n. 43/RGS del
2006, cui si fa rinvio per il maggior dettaglio - è noto come
debbano essere registrati nell'apposita scrittura denominata
"Registro dei beni durevoli di valore non superiore ad euro
cinquecento, IVA compresa".
In modo abbastanza simile, ma a parte e in apposito registro,
dovrà essere annotato il materiale di facile consumo.
Ragioni di tutela e salvaguardia del patrimonio statale, oltre che
di economicità e proficuità dell'azione amministrativa, fanno
ritenere quanto mai opportuno che anche per i beni durevoli le
Amministrazioni tenutarie provvedano ad esperire la ricognizione
materiale in concomitanza con le operazioni di rinnovo inventariale,
provvedendo ad aggiornare il pertinente registro (sul punto, si
rimanda alle precisazioni illustrate nella sezione "4. Aspetti
particolari").
2. Operazioni di rinnovazione inventariale.
La rinnovazione inventariale o rinnovo degli inventari può
definirsi come il compimento di una serie di operazioni che
riguardano, in particolare, l'effettuazione della ricognizione
materiale dei beni, l'annotazione delle rilevazioni svolte,
l'eventuale avvio delle procedure per la cessione dei beni non più
utilizzabili per le esigenze funzionali dell'Amministrazione o posti
fuori uso per cause tecniche, l'aggiornamento dei valori dei beni
censiti e l'espletamento delle consequenziali operazioni di
sistemazione contabile.
Ciò brevemente ricordato, lo svolgimento delle operazioni
strettamente funzionali alla rinnovazione inventariale è di seguito
puntualmente illustrato.
2.1. Commissione per il rinnovo degli inventari dei beni mobili.
L'articolo 17, comma 5, del D.P.R. n. 254/2002, prescrive che i
consegnatari devono provvedere alla rinnovazione degli inventari
previa effettiva ricognizione dei beni in dotazione. Per evidenti
ragioni di cautela - e nel rispetto della ratio alla base anche della
recente normativa in tema di trasparenza, recata dal decreto
legislativo 14 marzo 2013, n. 33 - unitamente alla possibile
emergenza di eventuali responsabilità, detta ricognizione va
effettuata per mezzo di un'apposita Commissione per il rinnovo degli
inventari dei beni mobili (d'ora in avanti 'Commissione') costituita
ordinariamente da tre persone - o, comunque, da componenti in numero
dispari - appartenenti al centro di responsabilità o all'ufficio
periferico cui afferisce il consegnatario.
La Commissione - nominata, a seconda dei casi, dal titolare del
centro di responsabilità, salva la possibilità di delega, o dal
direttore dell'ufficio periferico - deve avere la seguente
composizione:
il titolare del centro di responsabilità o dell'ufficio
periferico, salvo facoltà di delega, che assume la funzione di
Presidente (componente di diritto);
il consegnatario (componente di diritto);
dipendenti in servizio, appartenenti almeno alla Seconda Area, in
numero sufficiente a completarne la composizione.
Nel caso di uffici periferici in cui le funzioni di consegnatario
siano esercitate direttamente dal titolare, la delega non è
esperibile.
Nell'ipotesi di uffici di ridottissime dimensioni, affinchè possa
essere rispettato il requisito minimo di tre componenti e unicamente
ove insorgano situazioni di assoluta inevitabile necessità, la
Commissione potrà essere completata con la nomina di altro membro
appartenente alla medesima Amministrazione, ancorchè in servizio
presso differente e finitimo ufficio.
In ogni caso, va precisato che l'inserimento nella Commissione non
può dar luogo ad oneri aggiuntivi per la finanza pubblica, a
qualsiasi titolo, per cui non possono essere previsti compensi o
rimborsi di sorta. In siffatta ipotesi, la nomina di tale componente
avverrà, naturalmente, su conforme indicazione del capo dell'ufficio
di appartenenza.
Negli uffici di considerevoli dimensioni, la Commissione, ove
ritenuto necessario, sarà opportunamente formata da un congruo
numero (dispari) di componenti, in modo da assicurare, anche mediante
il ricorso alla nomina di sottocommissioni, che l'espletamento delle
operazioni avvenga nel pieno rispetto dei termini prescritti.
La Commissione è nominata con provvedimento formale del titolare
del centro di responsabilità o dell'ufficio periferico da cui
dipende il consegnatario. Il provvedimento di nomina potrà
contemplare, come accennato, la formazione di eventuali
sottocommissioni nonchè l'indicazione, al massimo, di due componenti
supplenti che, all'occorrenza, potranno solamente subentrare pleno
iure al componente effettivo, sostituendolo, dunque, in via
definitiva nel caso di un suo impedimento anche non permanente.
Trattandosi dell'espletamento di compiti d'istituto, si ritiene non
sia ammissibile la semplice rinuncia alla nomina o la presentazione
di dimissioni da parte di uno dei componenti della Commissione.
Una volta nominata e insediatasi, la Commissione dovrà
opportunamente predisporre una puntuale programmazione delle
attività da svolgere, tenendo pure conto che i lavori istruttori
dovranno essere necessariamente trasfusi in appositi documenti che
resteranno agli atti dell'ufficio cui afferisce il consegnatario, al
fine di eventuali verifiche o riscontri di tipo ispettivo o,
comunque, successivo.
Per quanto inerisce alle concrete modalità di funzionamento della
Commissione, si reputa superfluo dettarne la disciplina generale,
valendo, ovviamente e per quanto non diversamente disposto, gli
ordinari principi e regole applicabili agli organi collegiali
(convocazione da parte del Presidente, principio maggioritario,
principio della verbalizzazione delle attività svolte,
incompatibilità, ecc.).
La sintesi delle operazioni di ricognizione dovrà risultare da
apposito processo verbale da redigersi, per ciascuna categoria, in
triplice esemplare, secondo l'accluso modello PV/base (allegato n.
1), da sottoscriversi da parte di tutti gli intervenuti.
Il modello PV/base deve essere corredato, anche con esiti negativi,
dei modelli appresso indicati:
a) modello PV/a, concernente l'elenco dei beni esistenti alla data
del 31 dicembre 2015 rinvenuti in sede di ricognizione, ivi compresi
quelli non ancora assunti in carico (allegato n. 2);
b) modello PV/b, recante l'elenco dei beni inventariati, ma non
rinvenuti nel corso della ricognizione (allegato n. 3);
c) modello PV/c, riguardante l'elenco dei beni ritenuti non più
utilizzabili o posti fuori uso per cause tecniche, per i quali si
segnala l'opportunità di procedere alla dismissione secondo le
modalità previste dall'articolo 14 del D.P.R. n. 254/2002 (allegato
n. 4). Tali beni, sino al completo perfezionamento del procedimento
di dismissione, devono ovviamente restare iscritti in inventario e,
quindi, in tale ipotesi, risulteranno inclusi anche nel modello PV/a;
d) modello PV/d, contenente l'elenco dei beni che transitano nel
"Registro dei beni durevoli di valore non superiore ad euro
cinquecento, IVA compresa" (allegato n. 5).
Al termine delle operazioni di ricognizione, occorre redigere un
riepilogo dei beni che evidenzi il quadro di raccordo tra la
situazione fattuale e le scritture contabili, utilizzando il modello
PV/riepilogativo (allegato n. 6).
Sulla base di detto quadro di raccordo deve essere compilato il
nuovo inventario (mod. 94 C.G.).
Ad ogni buon conto, si rimanda all'apposito paragrafo nella sezione
"5. Notazioni conclusive", quanto a maggiori precisazioni sulla
modulistica testè elencata.
Un esemplare del processo verbale, completo dei modelli allegati
che ne costituiscono parte integrante, deve rimanere agli atti
dell'ufficio del consegnatario, mentre gli altri due esemplari vanno
inviati, unitamente al nuovo inventario (originale e una copia), al
competente ufficio riscontrante per gli adempimenti previsti dalla
normativa vigente.
La Commissione, al termine della ricognizione dei beni e sulla base
delle operazioni compiute, in considerazione delle risultanze esposte
nelle scritture contabili tenute dal consegnatario, avrà cura di
completare il processo verbale con l'indicazione del valore dei
singoli oggetti inventariati.
2.2. Eventuali sistemazioni contabili.
Una volta compiuta la materiale ricognizione dei beni mobili
potranno verificarsi, essenzialmente, i seguenti due casi:
1. i beni esistenti rinvenuti con la ricognizione corrispondono
esattamente con quelli annotati nelle scritture contabili. In tale
evenienza, dopo aver effettuato le operazioni di aggiornamento dei
valori, per la descrizione delle quali si rinvia al prosieguo, si
procederà a chiudere il verbale;
2. i beni rinvenuti ed elencati nel verbale di ricognizione
(situazione di fatto) non corrispondono con quelli risultanti dalle
scritture contabili (situazione di diritto). In quest'ultima
fattispecie è necessario procedere alle pertinenti sistemazioni
contabili, tenendo conto che:
a) in caso di beni rinvenuti e non registrati, accertata la
legittimità del titolo giuridico che ne giustifica il possesso,
occorre procedere prontamente alla loro assunzione in carico tra le
sopravvenienze nella categoria di appartenenza, annotando ogni utile
notizia. La presa in carico va effettuata mediante l'emissione di
appositi buoni di carico. Per quanto concerne il valore da attribuire
ai cennati beni, lo stesso va determinato dalla Commissione che avrà
effettuato la ricognizione con le modalità più avanti illustrate a
proposito dell'aggiornamento del valore dei beni medesimi;
b) in caso di meri errori materiali di scritturazione o di errori
dipendenti da non corrette interpretazioni delle disposizioni vigenti
ovvero di errori conseguenti ad iniziative assunte in casi dubbi o
non disciplinati espressamente dalla normativa in vigore, che
potrebbero comportare modifiche quantitative nella reale consistenza
dei beni rispetto alle vecchie scritture, si deve procedere alla
conseguente correzione, provvedendo a regolarizzarla per mezzo delle
appropriate variazioni in aumento o in diminuzione;
c) nel caso di beni non rinvenuti e risultanti mancanti, per i
quali, però, esiste regolare autorizzazione al discarico e mai
discaricati, necessita procedere alla conseguente eliminazione
dall'inventario, previa emissione di un regolare buono di scarico;
d) in caso di mancanza di beni per i quali non esiste regolare
autorizzazione al discarico, appurata la natura e il quantitativo dei
beni nonchè il motivo della carenza, occorre formulare la
consequenziale segnalazione all'Amministrazione o all'ufficio
competente da cui dipende il consegnatario per l'accertamento delle
eventuali responsabilità e dei relativi addebiti nonchè al
pertinente ufficio riscontrante. Si sottolinea che il mancato
rinvenimento di un bene mobile inventariato non giustifica, di per
sè, l'emissione di un buono di scarico senza che prima sia stata
esperita un'accurata indagine volta a verificare le ragioni della
sparizione del bene stesso e la contestuale esistenza di possibile
responsabilità amministrative e contabili.
A carattere generale, si rammenta che per i beni mancanti,
deteriorati o distrutti, nei casi contemplati dall'articolo 194 del
R.D. n. 827/1924, il discarico inventariale, sotto il profilo
contabile, avviene mediante l'adozione di un apposito provvedimento
da parte del titolare del centro di responsabilità da cui dipende il
consegnatario, o di un suo delegato, provvedimento che legittima
l'emissione del buono di scarico. Tale provvedimento deve essere
corredato della copia dei documenti comprovanti che il danno subito
dall'Amministrazione, o la diminuzione del valore delle cose mobili,
non è imputabile al consegnatario o ad altro funzionario, oppure, al
contrario, va indicato il nome del responsabile (o dei responsabili).
In quest'ultima evenienza, è appena il caso di soggiungere che
dovrà seguire apposita segnalazione alla competente Procura
regionale della Corte dei conti per il reintegro dei danni subiti
dall'Amministrazione, secondo le direttive contenute nella nota
interpretativa in materia di denunce di danno erariale del
Procuratore Generale presso la Corte dei conti prot. n. PG
9434/2007P, datata 2 agosto 2007.
Si evidenzia che solo una volta completato il relativo iter
procedurale si può provvedere all'emissione dei buoni di scarico,
corredandoli sempre di copia del decreto che autorizza il discarico
nonchè dei pertinenti ulteriori documenti giustificativi.
Non è superfluo sottolineare che il decreto di discarico vale a
porre in regola la gestione del consegnatario nei rapporti
amministrativi, ma non produce alcun effetto di legale liberazione,
rimanendo integro e non pregiudicato il giudizio della Corte dei
Conti sulla responsabilità del consegnatario e degli altri
responsabili, giudizio che, ricorrendone i presupposti, sarà
promosso dall'Amministrazione di appartenenza ovvero, in caso di
inerzia o di comportamenti omissivi, dall'ufficio riscontrante.
2.3. Beni non più utilizzabili.
Può accadere che, durante la fase della ricognizione dei beni
mobili, la Commissione reputi che alcuni di essi risultino
palesemente non più utilizzabili per le esigenze funzionali
dell'Amministrazione (ad esempio, per cambiamento delle funzioni
svolte, per ridondanza dei beni stessi, ecc.) o possano essere posti
fuori uso per manifeste cause tecniche (rotture visibilmente
insanabili, gravi guasti, ecc.). In simili evenienze, appare
opportuno che la Commissione proceda alla loro individuazione, al
fine di ottimizzare l'attività amministrativa. I beni così
individuati potranno quindi essere sottoposti, anche contestualmente,
al parere della specifica Commissione allo scopo istituita dal
titolare del centro di responsabilità, o da un suo delegato, ai
sensi dell'articolo 14, comma 2, del D.P.R. n. 254/2002 (cosiddetta
'Commissione per il fuori uso'), in modo da avviare il relativo
procedimento di dismissione.
In merito al procedimento di dismissione, nel rinviare per maggiori
approfondimenti anche alla circolare 29 dicembre 2009, n. 33/RGS,
sembra opportuno fornire egualmente alcune indicazioni.
Dovrà essere privilegiata, laddove possibile e conveniente, una
destinazione che preveda il riutilizzo dei beni da dismettere
attraverso l'eventuale trasferimento ad altro ufficio o ad altra
Amministrazione dello Stato (sul punto, articolo 13, comma 2, del
D.P.R. n. 254/2002 nonchè circolare n. 30/RGS dell'8 ottobre 2007),
la vendita o, infine, la cessione gratuita, ai sensi del richiamato
articolo 14, comma 2, del D.P.R. n. 254/2002, anche a favore di
soggetti che svolgono, senza fine di lucro, attività di tipo
solidaristico, di promozione sociale, di carattere umanitario, di
tutela del territorio, eccetera.
Va evitato o ridotto allo stretto indispensabile, stante la ratio
sottesa alle prescrizioni recate dall'articolo 2, commi 222 e
seguenti - tra cui, in particolare, il comma 222-ter - della legge 31
dicembre 2009, n. 191, l'utilizzo di locali e magazzini per
depositare beni mobili di cui è stata decisa la dismissione.
I timbri, i suggelli, i conii, i punzoni, eccetera, da dismettere e
che devono essere consegnati agli Archivi di Stato, per la loro
conservazione, oppure all'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato
S.p.A., per la deformazione, possono essere discaricati soltanto dopo
che detti Enti avranno dichiarato per iscritto di averli ricevuti.
Tale dichiarazione costituisce il documento giustificativo da
allegare al buono di scarico.
In ogni caso, si raccomanda alle Amministrazioni interessate e agli
agenti responsabili, laddove possibile, di avviare sollecitamente,
subito dopo la fase della ricognizione, le prescritte procedure per
la sistemazione contabile dei beni in parola, talchè, all'atto
dell'impianto del nuovo inventario - che deve tener conto anche della
nuova classificazione - siano già state portate a termine tutte le
suddette operazioni, in particolare con l'adozione del prescritto
provvedimento autorizzativo e il conseguente verbale di cessione.
È appena il caso di ricordare che, sino al completamento del
procedimento volto alla dismissione dei beni ritenuti non più
utilizzabili, gli stessi devono restare iscritti in inventario e,
quindi, ordinariamente rendicontati.
2.4. Aggiornamento dei valori.
Completate le operazioni di ricognizione dei beni ed eseguite le
eventuali sistemazioni contabili, la Commissione dovrà procedere,
quindi, ad effettuare l'aggiornamento della situazione dei beni
effettivamente esistenti che andranno a formare il nuovo inventario
con riferimento alla situazione alla data del 31 dicembre 2015.
Il valore di tutti i predetti beni mobili va aggiornato in base al
criterio dell'ammortamento, già utilizzato per i beni acquisiti a
partire dall'anno 2000 e introdotto per soddisfare l'esigenza di
rendere il più possibile coerenti, secondo un processo 'a tenderè,
le risultanze delle scritture patrimoniali con i dati delle
rilevazioni effettuate dal Sistema di contabilità economica
analitica delle Amministrazioni centrali dello Stato.
In proposito, si rammenta che anche per i beni acquisiti prima
dell'anno 2000, nella circolare n. 4/RGS del 2010, sono state dettate
specifiche istruzioni per valorizzarli, con alcuni adattamenti,
mediante l'anzidetto criterio dell'ammortamento.
Per quanto attiene, poi, alle cosiddette 'universalità di beni
mobilì e al relativo trattamento contabile, si rimanda al contenuto
della circolare n. 43/RGS del 2006.
Ciò precisato, per comodità di consultazione, nella sottostante
tabella si riportano le aliquote di ammortamento da applicare alle
diverse tipologie di beni:


=====================================================================
| |  Aliquota | | Aliquota |
| Tipologia beni | annua |  Tipologia beni | annua |
+================+==============+======================+============+
|Mezzi di | | | |
|trasporto | | Impianti e | |
|stradali leggeri|  20% |attrezzature | 5% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Mezzi di | | | |
|trasporto | | | |
|stradali pesanti|  10% | Hardware | 25% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Automezzi ad uso| | | |
|specifico | 10% | Armi leggere | 20% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Mezzi di | |Equipaggiamento e | |
|trasporto aerei | 5% |vestiario | 20% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Mezzi di | | Beni mobili di valore| |
|trasporto | |culturale, storico, | |
|marittimi |  5% |ecc. | 2% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Macchinari per | | Materiale | |
|ufficio |  20% |bibliografico | 5% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Mobili e arredi | | | |
|per ufficio |  10% | Strumenti musicali | 20% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Mobili e arredi | | | |
|per alloggi e | | | |
|pertinenze |  10% | Animali | 20% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+
|Mobili e arredi | | | |
|per locali ad | | Opere dell'ingegno - | |
|uso specifico |  10% |Software prodotto | 20% |
+----------------+--------------+----------------------+------------+

Nel rimandare anche alla sezione 4. dedicata agli "Aspetti
particolari" per quanto attiene ad alcune specificità concernenti
determinate tipologie di beni, si forniscono di seguito importanti
indicazioni operative.
In primo luogo, si precisa che non vanno sottoposti
all'aggiornamento dei valori i beni acquisiti nel secondo semestre
dell'anno 2015, i quali, pertanto, sono sostanzialmente considerati
come afferenti all'esercizio 2016.
Si ricorda che i beni mobili da considerarsi immobili ai fini
inventariali, ai sensi dell'articolo 7, secondo comma, del R.D. n.
827/1924, compresi nella tipologia Beni mobili di valore culturale,
storico, archeologico ed artistico, non soggiacciono alle presenti
istruzioni.
Per quanto riguarda i beni rinvenuti nel corso delle operazioni di
ricognizione, come accennato, è la Commissione a determinarne il
valore sulla scorta dell'eventuale documentazione afferente agli
stessi oppure, in mancanza, utilizzando il criterio della valutazione
in base a stima. In tale fattispecie, i beni rinvenuti, semprechè
risultino da assoggettare ad inventariazione, dovranno essere
considerati, anche per l'applicazione del criterio dell'ammortamento,
come acquisiti nel secondo semestre 2015 e, quindi, non
immediatamente soggetti all'ammortamento.
Si sottolinea che tutti i beni devono essere mantenuti in
inventario per l'intero periodo di durata dell'ammortamento, anche
qualora abbiano raggiunto un valore pari o inferiore a cinquecento
euro, IVA compresa, avendo cura di riportare nelle scritture
inventariali l'annotazione "Beni in corso di ammortamento". Il
trasferimento nel registro dei beni durevoli dovrà essere effettuato
ad ammortamento concluso e, dunque, nell'esercizio successivo a
quello in cui l'ultima quota è stata scomputata dal valore
inventariale.
Casi particolari sono costituiti dai metalli preziosi e dagli
oggetti di valore, ivi incluse le opere d'arte, che si prevede
aumenteranno o perlomeno non diminuiranno di valore in termini reali.
Tali beni vanno valorizzati con il criterio della valutazione in base
a stima e non sono soggetti ad ammortamento. Più nello specifico:
i metalli preziosi vanno valutati secondo il valore intrinseco di
mercato;
per gli oggetti di valore, nei casi di particolare pregio, la
Commissione avrà cura di interpellare la competente Amministrazione
dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo.
Al termine delle operazioni di aggiornamento di valori, va emesso
un buono di scarico per un valore pari alla differenza tra il totale
dei valori dei beni risultanti dalle vecchie scritture (inventario e
giornale di entrata e di uscita) e quello degli stessi beni destinati
ad essere iscritti nel nuovo inventario (in teoria potrebbe aversi
l'emissione di un buono di carico, ma si tratta di casi assolutamente
marginali).
3. Nuovo inventario.
Appena terminate le operazioni di ricognizione, di sistemazione
contabile e di aggiornamento dei valori dei beni - che devono tutte
risultare rappresentate in modo molto sintetico nel processo verbale
(modello PV/base) redatto dalla Commissione - occorre procedere alla
coerente compilazione del nuovo inventario (mod. 94 C.G.), secondo le
istruzioni appresso illustrate.
3.1. Scritture contabili.
Il nuovo inventario va redatto in base al mod. 94 C.G. (per il
quale si fa rinvio all'allegato n. 3 della circolare 12 marzo 2003,
n. 13/RGS) e deve comprendere tutti i beni mobili suscettibili di
inventariazione esistenti alla data del 31 dicembre 2015.
Il nuovo inventario deve essere redatto in originale e due copie,
di cui una destinata a rimanere agli atti dell'ufficio del
consegnatario.
L'originale dell'inventario, unitamente all'altra copia del
medesimo e a due esemplari del processo verbale, va inviato entro il
15 febbraio 2016 (in concomitanza dell'invio del mod. 98 C.G.,
prospetto delle variazioni avvenute nell'esercizio 2015) al
competente ufficio riscontrante, il quale, dopo aver effettuato i
controlli di pertinenza, apporrà il visto di concordanza, o solo il
visto nei casi in cui lo stesso ufficio riscontrante non sia in
possesso di precedenti scritture, restituendo l'originale
dell'inventario e un esemplare del processo verbale all'ufficio di
appartenenza del consegnatario.
La copia dell'inventario e l'altro esemplare del processo verbale
sono conservati agli atti dell'ufficio riscontrante.
3.2. Adempimenti connessi.
Su tutti i beni mobili inscritti nel nuovo inventario dovrà essere
apposto, a cura dei consegnatari - ordinariamente mediante targhette
metalliche o, comunque, con sistemi che ne assicurino la durata nel
tempo - il nuovo numero d'inventario, l'indicazione della categoria
di appartenenza nonchè la denominazione o la sigla dell'ufficio
affidatario. In aggiunta a tali elementi, va opportunamente apposta
l'indicazione "anno 2016", onde identificare l'anno di redazione
dell'inventario.
Al riguardo, con finalità meramente indicative, si espone di
seguito un esempio circa una possibile etichetta o stampigliatura:

Parte di provvedimento in formato grafico

Allo scopo di conciliare la necessità di provvedere
all'apposizione sui singoli beni mobili degli elementi identificativi
testè specificati con l'esigenza di non gravare eccessivamente sulle
risorse finanziarie degli uffici interessati, si fa presente che
qualunque strumento idoneo a soddisfare l'anzidetta necessità può
essere utilizzato, semprechè, beninteso, l'applicazione degli
elementi identificativi sia indelebile e inamovibile (o, comunque, di
difficile rimozione, sempre in relazione al tipo di bene o di
materiale interessati, ovviamente salvaguardandone l'integrità e
senza recare alterazioni o deterioramenti di sorta). A semplice
titolo esemplificativo e senza pretesa di esaustività, le condizioni
suddette possono ritenersi osservate utilizzando etichette adesive
numerate non rimovibili, timbri appositi (segnatamente per i libri e
i tessuti) oppure, laddove possibile, incidendo i richiesti elementi
identificativi sulla superficie dei beni stessi con l'ausilio di un
pirografo o di uno strumento similare. Sebbene molto economico,
l'utilizzo di un pennarello qualificato "indelebile" o "permanente"
deve considerarsi circoscritto ai beni mobili la cui superficie
garantisca realmente una siffatta caratteristica di persistenza.
Per quanto riguarda alcuni aspetti particolari concernenti la sola
numerazione inventariale, limitatamente al caso in cui il
consegnatario si avvalga dell'applicativo GECO o PIGRECO, si rinvia
alla sezione "5. Notazioni conclusive", segnatamente al paragrafo
"5.2. Sistemi GECO e PIGRECO".
I consegnatari hanno l'onere, inoltre, di aggiornare o, se del
caso, redigere ex novo la Scheda dei mobili di proprietà dello Stato
esistenti nella stanza, già Mod. 227 P.G.S. (per la quale si rimanda
all'allegato n. 3 della circolare n. 13/RGS del 2003), nella quale
devono essere elencati i beni mobili ubicati in ciascuna stanza o
locale d'ufficio, con l'indicazione del codice SEC nonchè del numero
d'inventario e della categoria.
Detta scheda, prodotta in due esemplari, va firmata dal funzionario
che ha in consegna i beni mobili e controfirmata dal consegnatario.
Nel caso di più occupanti della medesima stanza, è sufficiente la
firma di un funzionario, normalmente quello di grado più elevato. Un
esemplare della scheda va esposto nella stanza o locale relativo, sia
per le future ricognizioni sia per eventuali controlli, mentre
l'altro esemplare va conservato dal consegnatario.
Inoltre, pure per tracciare un discrimine delle rispettive
responsabilità in ordine allo stato dei beni, nelle 'Annotazionì
della scheda in argomento è sommamente opportuno riportare il
nominativo di ciascun utilizzatore finale dei beni affidati dal
consegnatario.
Per quegli ambienti che non hanno alcun dipendente come occupante
fisso (ad esempio, sale riunioni, anticamere, ecc.), la
sottoscrizione della medesima scheda andrà effettuata dal titolare
dell'unità operativa (caporeparto, caposervizio, capoarea, ecc.)
alla cui responsabilità è riconducibile il locale ove sono situati
i beni mobili.
Eventuali variazioni nella dislocazione dei beni mobili per
spostamenti o altra causa vanno annotate su entrambe le schede,
similmente alle indicazioni concernenti le date delle verifiche e
degli accertamenti eventualmente svolti.
Nessuno spostamento di beni da un locale ad un altro può essere
effettuato senza darne preventivo avviso al consegnatario, in modo
tale da consentirgli l'effettivo aggiornamento delle scritture
tenute. Giova ricordare che quanto innanzi specificato assume
particolare rilievo in ordine alla responsabilità sia del
consegnatario che degli utilizzatori finali ai quali i beni sono
stati dati in uso, per cui eventuali comunicazioni successive a
sanatoria potrebbero, in talune situazioni, influire sul discrimine
dell'individuazione di potenziali ipotesi di responsabilità.
4. Aspetti particolari.
In virtù delle esperienze maturate, anche in occasione dei
precedenti rinnovi inventariali, si reputa utile dare maggiore
evidenza, onde prevenire evenienze di possibile incertezza, ad una
serie di situazioni particolari che involgono talune specifiche
tipologie di uffici o di beni. Le anzidette particolarità sono
appresso puntualmente trattate.
4.1. Corpo della Polizia penitenziaria.
Il D.P.R. n. 254/2002 costituisce una disciplina a carattere
generale, non applicabile, come già evidenziato, alle Forze armate,
ai Corpi di polizia e assimilati, in quanto esplicitamente dotati di
autonomia regolamentare in materia.
Tale autonomia è riconosciuta anche al Corpo della Polizia
penitenziaria, il quale è connotato, tra l'altro, da una sua
specifica peculiarità, essendo incardinato nel Dipartimento
dell'Amministrazione Penitenziaria e operando prevalentemente
all'interno degli Istituti penitenziari.
D'altro canto, non essendo il predetto Corpo dotato di un apposito
regolamento, a norma dell'articolo 2, comma 1, del D.P.R. n.
254/2002, si applicano, in materia di gestione del materiale mobile,
le disposizioni recate dal R.D. 16 maggio 1920, n. 1908, concernente
"Sostituzione delle disposizioni contenute nella parte III
(amministrazione economica e contabilita') del regolamento generale
per gli stabilimenti carcerari 1° febbraio 1891, n. 260", che, pur
riflettendo l'organizzazione dell'epoca, riguarda la complessiva
gestione amministrativo-contabile degli Istituti penitenziari.
Ora, in considerazione delle peculiarità che caratterizzano tale
gestione, si ritiene che il regolamento contenuto nel R.D. n.
1908/1920 rechi una normativa 'specialè, per cui resta ancor oggi
applicabile agli Istituti penitenziari, pur nel contesto generale
rappresentato dal D.P.R. n. 254/2002.
In ragione di ciò, il Dipartimento dell'Amministrazione
Penitenziaria, in collaborazione con il Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato, nell'ottica di un avvicinamento del sistema
contabile dei beni mobili degli Istituti penitenziari a quello
disciplinato dalla normativa a carattere generale riguardante i
consegnatari dei beni mobili di proprietà dello Stato, ha da tempo
informatizzato le gestioni contabili degli Istituti penitenziari
tramite il Sistema Informativo Gestione Materiale (SIGMA), il quale,
tra l'altro, contempla l'attribuzione del codice SEC nonchè il
calcolo dell'ammortamento.
Pertanto, gli Istituti penitenziari provvederanno ad espletare le
operazioni di rinnovo inventariale secondo le presenti istruzioni,
nei limiti della compatibilità con lo specifico ordinamento recato
dal R.D. n. 1908/1920, avvalendosi dell'applicativo SIGMA.
4.2. Polizia di Stato - Beni mobili forniti dall'ex PGS.
Come già accennato, la disciplina recata dal D.P.R. n. 254/2002,
ai sensi dell'articolo 2, comma 1, dello stesso decreto non si
applica direttamente alla Polizia di Stato. Tuttavia, nella circolare
n. 4/RGS del 2010 sul precedente rinnovo inventariale era stato
esposto che, secondo condivisa interpretazione, la predetta
disciplina vale, comunque, per i beni mobili a suo tempo acquistati
dal soppresso Provveditorato Generale dello Stato - PGS e in
dotazione alle strutture della medesima Polizia di Stato, per cui
nella ricordata circolare si esplicitava che le istruzioni impartite
si estendevano ai suddetti beni.
Ciò precisato, atteso che il PGS è stato soppresso nell'anno 2001
dal D.P.R. 22 marzo 2001, n. 147, è ragionevole ritenere che tutti i
beni mobili forniti all'epoca dallo stesso PGS alla Polizia di Stato
siano ora completamente ammortizzati.
Pertanto, le presenti indicazioni inerenti al rinnovo degli
inventari con riferimento alla data del 31 dicembre 2015 non si
estendono alla Polizia di Stato, neppure per i beni mobili in
questione.
Coerentemente, pure in considerazione di ragioni di economicità
dell'azione amministrativa, si è dell'avviso che la Polizia di Stato
non debba più fornire la specifica rendicontazione alle RTS per
quanto attiene ai beni durevoli di provenienza PGS.
Di conseguenza, gli uffici della Polizia di Stato che hanno ancora
in uso, per i beni in argomento, i registri inventariali (mod. 94
C.G. e mod. 96 C.G.) e il registro dei beni durevoli possono
provvedere alla loro chiusura, dando atto dell'avvenuta annotazione
dei beni così discaricati nelle scritture tenute in conformità alle
prescrizioni recate dal D.P.R. 7 agosto 1992, n. 417.
4.3. Corpo nazionale dei Vigili del fuoco.
Come già evidenziato, il D.P.R. n. 254/2002 costituisce una
disciplina a carattere generale, non applicabile, tra gli altri, al
Corpo nazionale dei vigili del fuoco-CNVVF, come esplicitato nel
paragrafo "1.2. Ambito di applicazione". In ordine alla gestione dei
beni mobili in dotazione al CNVVF, occorre, così, richiamare la
disciplina speciale contenuta, in particolare, nel Capo VII del
D.P.R. 16 dicembre 1999, n. 550, "Regolamento recante norme per
l'amministrazione e la contabilità del Corpo nazionale dei Vigili
del fuoco".
Nello specifico, in relazione alle operazioni di rinnovo
inventariale di cui alle presenti istruzioni, è d'obbligo menzionare
la circolare prot. n. 13383 del 17 aprile 2015, diramata dal
Ministero dell'Interno-Dipartimento dei Vigili del fuoco, del
soccorso pubblico e della difesa civile, avente ad oggetto "Gestione
dei beni mobili del C.N.VV.F. a seguito dell'emanazione della
Direttiva del 21 novembre 2014, concernente la riduzione dei centri
di spesa territoriali. Disposizioni in materia di nomina dei
consegnatari, dei sub-consegnatari e dei loro rispettivi sostituti."
Con la cennata Direttiva, infatti, il CNVVF ha stabilito la riduzione
dei propri centri di spesa territoriali riconducendoli alle sole
Direzioni Regionali e Interregionali del soccorso pubblico e della
difesa civile e, in coerenza con siffatto indirizzo, ha previsto
l'istituzione di un consegnatario per debito di vigilanza unico a
livello regionale, coadiuvato da sub-consegnatari nelle sedi
provinciali.
Pertanto, con l'anzidetta circolare prot. n. 13383/2015, nel
disporre in merito alla gestione dei beni mobili nelle sedi
territoriali del CNVVF alla luce del nuovo assetto organizzativo,
sono state pure fornite indicazioni per il corretto espletamento del
passaggio dei beni medesimi, nel corso del 2015, tra i cessanti
consegnatari dei comandi provinciali e i subentranti consegnatari
regionali, in base ad un iter procedurale strutturato sostanzialmente
in due fasi:
a) nella prima, i comandi provinciali provvedono, entro il 30
settembre 2015, alla ricognizione dei beni dislocati presso ciascuna
sede centrale e relativi distaccamenti nonchè, entro il successivo
30 ottobre 2015, al consequenziale trasferimento massivo, sulla base
di apposito verbale di passaggio, dei beni stessi (non solo
inventariali, ma anche durevoli e di facile consumo) al consegnatario
regionale, previo completamento, nello stesso termine, delle
eventuali operazioni di sistemazione contabile e di dismissione dei
possibili beni fuori uso. In tal modo, i consegnatari provinciali
cessanti potranno presentare, entro il 15 febbraio 2016, alle
competenti RTS il prospetto riassuntivo delle variazioni intervenute
nell'anno 2015, debitamente validato e documentato, esponendo
l'azzeramento della consistenza patrimoniale;
b) nella seconda fase, i consegnatari regionali, a seguito della
ricognizione dei beni e del relativo trasferimento di cui al
precedente punto a), assumono in carico nelle proprie scritture
contabili i beni discaricati dai consegnatari dei comandi provinciali
della regione, compresi quelli eventualmente acquistati nel 2015 dai
comandi provinciali con risorse dell'esercizio 2014 o di annualità
precedenti, procedendo ad affidare gli stessi ai sub-consegnatari
territoriali e a compiere il rinnovo inventariale sulla base delle
istruzioni diramate dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello
Stato.
In sintesi, dunque, per le sedi territoriali del Corpo nazionale
dei vigili del fuoco le operazioni di rinnovo inventariale
propriamente dette ai sensi della presente circolare saranno eseguite
dai consegnatari delle Direzioni regionali, che, di fatto, si
avvarranno della previa ricognizione materiale e delle operazioni di
sistemazione contabile oltre che delle procedure di dismissione già
poste in essere, per la parte di rispettiva competenza, dai cessati
comandi provinciali sulla base delle disposizioni contemplate dai
richiamati D.P.R. n. 550/1999 e D.P.R. n. 254/2002, in quanto
compatibili.
4.4. Biblioteche e beni librari.
Per il rinnovo inventariale delle biblioteche presenti presso
articolazioni delle amministrazioni statali (Dipartimento, Direzione,
Ufficio, ecc.), cosiddette 'biblioteche d'ufficiò, si applicano le
istruzioni recate dalla presente circolare.
In proposito, comunque, stante la particolarità della funzione
conoscitiva svolta dal patrimonio librario conservato, funzione non
necessariamente esauribile nel periodo di ammortamento, si reputa che
i libri delle biblioteche in discorso possano permanere
nell'inventario, anzichè essere trasferiti nel registro dei beni
durevoli, anche al termine di detto periodo comportante l'azzeramento
del relativo valore. Parimenti, si è dell'avviso che, qualora
ritenuto più conveniente e funzionale ai fini della gestione -
valutazione rimessa al singolo ufficio interessato - possano essere
mantenuti o, se del caso, nuovamente iscritti in inventario i libri
di valore inferiore ad euro cinquecento, IVA compresa. Ovviamente, in
quest'ultima evenienza, il singolo libro dovrà essere valorizzato a
zero, onde non alterare il valore totale della consistenza
patrimoniale. Va da sè che una simile soluzione è volta a
salvaguardare i margini di flessibilità operativa che possono
connotare la gestione di una mole considerevole di beni librari,
quale è quella delle biblioteche di maggiori dimensioni, utilizzando
il solo inventario, senza necessità di implementare, limitatamente
ai beni librari, il registro dei beni durevoli.
Nell'ipotesi in cui dette biblioteche d'ufficio contengano singoli
libri aventi notevole valore, in quanto di alto contenuto artistico,
storico, tecnico, scientifico - per un importo, naturalmente,
superiore alla soglia di euro cinquecento, IVA compresa, che ne
implica l'inventariazione - gli stessi vanno egualmente classificati
nella categoria II Materiale bibliografico e sono valutati dalla
Commissione in base a stima, facendo riferimento a criteri omogenei,
tenuto conto anche dei costi di acquisizione o dei prezzi correnti di
mercato, in coerenza con le previsioni del D.I. 18 aprile 2002.
Tuttavia, nei casi particolarmente problematici e rilevanti, la
Commissione potrà, in via eccezionale, interpellare in merito la
competente Amministrazione dei Beni e delle Attività Culturali e del
Turismo.
Si ribadisce che resta ferma, in ogni caso, l'esclusione inerente
ai beni mobili da considerare immobili agli effetti inventariali, ai
sensi dell'articolo 7, secondo comma, del R.D. n. 827/1924.
4.5. Opere dell'ingegno - Software prodotto.
Per quanto attiene alle modalità di inventariazione dei prodotti
software, si ritiene necessario esporre alcune precisazioni.
I prodotti software - intesi come opere dell'ingegno diverse dalle
invenzioni industriali - di proprietà dell'Amministrazione, aventi
un valore superiore a cinquecento euro, IVA compresa, devono essere
inventariati e sottoposti ad ammortamento in base all'aliquota del
20% (tabella al paragrafo 2.4.), in modo non dissimile dai beni
mobili materiali.
Diversamente, le licenze d'uso di software - vale a dire
l'acquisizione del diritto all'utilizzo condizionato di un software
di cui non si ha la proprietà (ad esempio, licenze d'uso di prodotti
correnti per l'automazione d'ufficio) - essendo inerenti al semplice
godimento di beni di proprietà di terzi, in sintonia con i principi
e le regole contabili del sistema di contabilità economica delle
pubbliche amministrazioni, non devono essere inventariate, nè
registrate nel registro dei beni di facile consumo.
Da non confondere con il software, poi, sono le raccolte e i
prodotti multimediali (ad esempio, enciclopedie, banche dati
giurisprudenziali, corsi di lingua, ecc.) realizzati su supporto
ottico o magnetico, acquistati in luogo dei tradizionali articoli
editoriali. Detto materiale, ricorrendone il requisito del valore,
deve essere inventariato nella categoria II e considerato alla
stregua del Materiale bibliografico, anche per quanto concerne
l'ammortamento.
4.6. Beni durevoli di valore non superiore ad euro cinquecento, IVA
compresa.
Relativamente al regime contabile e giuridico cui soggiacciono i
beni durevoli, si intendono qui integralmente richiamate le
indicazioni della circolare n. 43/RGS del 2006, con la quale, in
particolare, sono state fornite istruzioni in ordine alle scritture
da tenere per la registrazione di tali beni, alle modalità di
dismissione e di discarico nonchè di rendicontazione dei medesimi.
Ciò posto, per intuibili ragioni di proficuità e speditezza
dell'azione amministrativa collegate all'obbligo di provvedere al
disposto rinnovo inventariale, si segnala alle Amministrazioni
affidatarie l'opportunità di voler cogliere l'occasione per
effettuare la ricognizione anche dei beni durevoli, secondo modalità
che, pure in ragione delle dimensioni degli uffici e del numero dei
beni da censire, potranno discostarsi da quelle riguardanti i beni
inventariati.
Ad ogni modo, le risultanze dell'effettuata ricognizione dei beni
durevoli vanno sempre esposte in apposito verbale sottoscritto dai
dipendenti incaricati. Si precisa che tali operazioni non
necessariamente devono essere svolte dalla Commissione per il rinnovo
degli inventari dei beni mobili, anche se considerazioni di economia
procedimentale propendono per far ritenere preferibile una simile
opzione. Il verbale redatto, poi, va allegato in copia al rendiconto
annuale per la gestione dei beni durevoli, che, secondo quanto
indicato dalla richiamata circolare n. 43/RGS del 2006, deve essere
trasmesso al competente ufficio riscontrante, per gli adempimenti di
competenza, in analogia a quanto previsto per i beni di facile
consumo dall'articolo 22, comma 4, del D.P.R. n. 254/2002.
Nell'eventualità che dalla predetta ricognizione dei beni durevoli
dovesse emergere una situazione di fatto diversa dalla situazione di
diritto, si rimanda alle istruzioni riportate nei paragrafi "2.2.
Eventuali sistemazioni contabili" e "2.3. Beni non più
utilizzabili".
Infine, si fa presente che nel caso dei beni durevoli non è
obbligatoria l'istituzione di un nuovo registro a seguito
dell'operata ricognizione, trattandosi di aspetto prettamente
operativo, rimesso alle valutazioni del consegnatario o del titolare
del relativo ufficio.
5. Notazioni conclusive.
Nei successivi paragrafi sono esposte, altresì, alcune
precisazioni concernenti la modulistica introdotta, il sistema di
controllo e gestione dei beni mobili-GECO nonchè l'analogo sistema
PIGRECO, l'insorgenza di eventuali richieste di proroga con il
relativo procedimento, il trattamento delle inadempienze, nonchè le
indicazioni per corrispondere a possibili quesiti
sull'interpretazione della disciplina in materia di gestione dei beni
mobili statali.
5.1. Modulistica.
Come già accennato, in allegato alla presente circolare sono
riprodotti i facsimili dei modelli da utilizzare nelle operazioni di
rinnovo inventariale.
È appena il caso di specificare che detti facsimili non vanno
ovviamente modificati, salvo l'aggiunta o l'integrazione di elementi
non incidenti sulle scritture contabili limitatamente al modello
PV/base e segnatamente alla composizione della Commissione (ad
esempio, Commissione formata da più di tre componenti o presenza di
più provvedimenti).
Ciascun modello riporta brevi indicazioni e istruzioni, oltre ad
una completa ed esaustiva legenda delle note, alle quali si rimanda
per una più agevole compilazione.
5.2. Sistemi GECO e PIGRECO.
Per i consegnatari che utilizzano l'applicativo GECO, si dà
notizia che lo stesso contemplerà le funzionalità necessarie per
poter eseguire le prescritte operazioni di rinnovo inventariale.
Al riguardo, in considerazione del fatto che il cennato applicativo
GECO consente la tracciabilità, da parte dell'ufficio riscontrante,
dei numeri relativi ai beni gestiti, ivi inclusi quelli discaricati -
con ciò assicurando adeguate garanzie ai fini della vigilanza e del
monitoraggio sul patrimonio dei beni mobili di proprietà dello Stato
- si ritiene che per i consegnatari che utilizzano il predetto
applicativo possa risultare non strettamente indispensabile procedere
ad attribuire un nuovo numero identificativo ai beni da registrare
nel rinnovato inventario. Fatta salva tale precisazione - e le
consequenziali implicazioni - valgono pienamente tutte le
prescrizioni della presente circolare.
Le indicazioni testè illustrate a proposito del sistema GECO
valgono anche per l'applicativo PIGRECO-Processo Integrato Gestione
Regolamento Consegnatari utilizzato per le sole contabilità dei
consegnatari dei beni mobili patrimoniali delle Ragionerie
territoriali dello Stato.
5.3. Richieste di proroga.
In considerazione del tempo previsto per l'effettuazione delle
operazioni di rinnovo inventariale - le quali, ragionevolmente,
cominceranno nel prossimo mese di ottobre per concludersi entro e non
oltre il 15 febbraio 2016, data di scadenza per la trasmissione al
competente ufficio riscontrante del prospetto per categorie delle
variazioni nella consistenza dei beni mobili, ai sensi dell'articolo
19, comma 2, del D.P.R. n. 254/2002 - eventuali istanze di proroga
del prescritto termine di riferimento per l'effettuazione delle
prossime operazioni di rinnovo inventariale, fissato nel 31 dicembre
2015, non troveranno ordinariamente accoglimento.
Solamente casi di carattere assolutamente eccezionale, determinati
da circostanze esterne e oggettive, essenzialmente riconducibili a
situazioni di forza maggiore, potranno costituire oggetto di una
valutazione positiva.
Ad ogni modo, si precisa che eventuali richieste di proroga,
debitamente documentate, dovranno essere indirizzate all'Ispettorato
Generale di Finanza, esclusivamente per il tramite dell'UCB o della
RTS competente. L'ufficio riscontrante dovrà provvedere, dal canto
suo, a valutare ogni richiesta pervenuta, provvedendo a inoltrare,
tempestivamente e comunque non oltre quindici giorni dal ricevimento,
soltanto quelle per le quali abbia espresso un circostanziato parere
positivo.
Il mancato accoglimento delle richieste di proroga entro il termine
di trenta giorni dal ricevimento da parte dell'ufficio riscontrante
deve essere considerato alla stregua di un diniego.
Resta salva la possibilità di adottare, anche oltre il predetto
termine, un provvedimento di accoglimento della proroga richiesta.
Da ultimo, si specifica che un eventuale accoglimento della
richiesta implica il differimento delle operazioni di rinnovo
inventariale di un intero anno, per cui le stesse dovranno essere
eseguite immancabilmente con riferimento alla situazione esistente al
31 dicembre 2016.
5.4. Inadempienze.
Nella circolare n. 23/RGS del 2009 è stato indicato che
l'inosservanza dell'obbligo di procedere alla rinnovazione
dell'inventario non può motivare, da sola, l'adozione delle
iniziative previste dalla disciplina vigente in caso di omessa resa
della contabilità amministrativa.
Ciò nondimeno, non appare superfluo evidenziare che l'inosservanza
di siffatto obbligo di inventariazione costituisce, chiaramente,
un'ipotesi di responsabilità disciplinare ed espone più facilmente
l'Amministrazione affidataria dei beni al rischio di sottrazione dei
medesimi, comportando, conseguentemente, l'insorgere di un concreto
rischio in ordine a ipotesi di responsabilità amministrativa.
Pertanto, qualora in assenza del rinnovo inventariale dovessero
emergere criticità in relazione alla gestione dei beni mobili,
stante pure la circostanza della mancata ricognizione, spetta
all'ufficio riscontrante valutare l'assunzione di idonee iniziative
volte ad assicurare l'esecuzione dei prescritti adempimenti a carico
dell'Amministrazione vigilata.
5.5. Indicazioni finali.
Le Amministrazioni in indirizzo sono pregate di portare a
conoscenza dei propri dipendenti uffici le istruzioni della presente
circolare e di vigilare affinchè siano scrupolosamente e
tempestivamente osservate.
Si raccomanda, altresì, agli uffici riscontranti, in ragione degli
specifici compiti istituzionali di controllo svolti, di voler
fornire, nel rispetto dei ruoli e delle competenze, ogni utile forma
di consulenza ai consegnatari, dando loro gli opportuni chiarimenti
sugli eventuali quesiti formulati in ragione del rinnovo inventariale
di cui trattasi.
Ciò nonostante, qualora dovessero insorgere significativi problemi
interpretativi, i medesimi uffici riscontranti potranno richiedere
tutti i necessari chiarimenti per il tramite dei rispettivi
Direttori, secondo le modalità indicate nella circolare n. 33/RGS
del 2009.
Si confida nella consueta attenta e proficua collaborazione.
Roma, 9 settembre 2015

Il Ragioniere generale dello Stato: Franco

Registrato alla Corte dei conti il 29 settembre 2015
Ufficio controllo atti Ministero economia e finanze, reg.ne prev. n.
2958

Allegati

Beni mobili di proprietà dello Stato

Parte di provvedimento in formato grafico