Serie Generale n. 114 del 19-5-2014
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
AUTORITA' PER LA VIGILANZA SUI CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE
AUTORITA' PER LA VIGILANZA SUI CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE
DETERMINA 23 aprile 2014
Procedure da utilizzare dalle S.O.A. (Societa' Organismi di Attestazione), per l'esercizio della loro attivita' di attestazione. (Determina n. 4). (14A03725) (GU Serie Generale n.114 del 19-05-2014)

Premesso che:
a) le SOA (società organismi di attestazione), per poter
ottenere l'autorizzazione allo svolgimento dell'attività di
attestazione del possesso dei requisiti di qualificazione delle
imprese devono, ai sensi dell'art 68, c.2, del Regolamento di cui al
D.P.R. 5 ottobre 2010 n. 207, come già previsto dall'art. 10 del
D.P.R. n. 34/2000, presentare alla Autorità la relativa istanza,
corredata, tra l'altro, da «un documento contenente la descrizione
delle procedure che, conformemente a quanto stabilito all'Autorità,
saranno utilizzate per l'esercizio...» dell'attività medesima;
b) in attuazione del citato art. 10 del previgente regolamento
D.P.R. n. 34/2000 l'Autorità ha adottato la determinazione n.
41/2000 del 27 luglio 2000, indicando i criteri a cui le SOA
avrebbero dovuto attenersi per la redazione del documento relativo
alle descrizione delle procedure da adottare per il rilascio delle
attestazioni in conformità alle prescrizioni regolamentari allora
vigenti;
c) sussiste la necessità di adeguare i criteri contenuti nella
suddetta determinazione alle nuove disposizioni regolamentari
introdotte dal D.P.R. n. 207/2010, nonchè di fornire indicazioni
integrative mutuate dall'esperienza applicativa maturata dall'entrata
in vigore del sistema di qualificazione SOA;
d) le SOA, pur essendo organismi privati, nell'esercizio
dell'attività di attestazione per gli esecutori di lavori pubblici
svolgono una funzione certificatoria di natura pubblicistica,
finalizzata al rilascio di una attestazione, con valore di atto
pubblico, destinata ad avere una particolare efficacia probatoria.
L'interesse pubblico al corretto svolgimento di tale attività di
certificazione, pertanto, deve ritenersi prevalente sull'interesse
privatistico alla libera organizzazione della attività di impresa,
con conseguente necessità delle SOA di conformarsi
nell'organizzazione e nelle procedure adottate ai criteri indicati
dall'Autorità, anche con la presente determinazione, rispondenti ad
esigenze di garanzia ed al rilievo pubblicistico delle funzioni e dei
compiti ad esse attribuiti.
Considerato che:
a) le indicazioni di cui alla presente determinazione devono
tener conto degli obblighi a carico delle SOA, sanciti dall'art. 70
del DPR 207/2010, di: a) comportarsi con diligenza, correttezza e
trasparenza, nel rispetto dei principi di cui all'art. 2 del codice;
b) acquisire le informazioni necessarie dai soggetti da qualificare
ed operare in modo da assicurare adeguata informazione; c) agire in
modo da garantire imparzialità ed equo trattamento; d) assicurare e
mantenere l'indipendenza richiesta dalle disposizioni del codice e
del regolamento; e) disporre di risorse e procedure, anche di
controllo interno, idonee ad assicurare efficienza e correttezza; f)
verificare la veridicità e la sostanza delle dichiarazioni, delle
certificazioni e delle documentazioni, di cui agli articoli 78 e 79,
presentate dai soggetti cui rilasciare l'attestato, nonchè il
permanere del possesso dei requisiti di cui all'art. 78; g)
rilasciare l'attestazione di qualificazione conformemente alla
documentazione prodotta dall'impresa e verificata ai sensi della
lettera f);
b) le suddette indicazioni devono tener conto della opportunità
del massimo ricorso a processi informatizzati e, pertanto, a
tecnologie informatiche;
c) per la valutazione e la verifica dei requisiti previsti dagli
articoli 78 e 79 del D.P.R. 207/2000 le SOA sono tenute altresì a
conformarsi agli atti adottati dall'Autorità contenenti le modalità
di dimostrazione dei requisiti stessi.
Indica i seguenti criteri cui le SOA devono attenersi per la
redazione/aggiornamento del documento relativo alle procedure da
adottare per il rilascio degli attestati di qualificazione.
1) Elementi costitutivi del documento.
Il documento deve essere costituito:
a) da una relazione nella quale vengono esplicitati e descritti
sistematicamente ed esaurientemente:
gli obiettivi di politica aziendale (mercato territoriale nel
quale si vuole operare, sviluppo in termini di clientela, piano di
rientro degli investimenti ecc, ecc.) perseguiti e le prestazioni
offerte;
l'organizzazione aziendale con l'individuazione delle varie
figure professionali, dei titoli/esperienze necessari per lo
svolgimento delle funzioni e l'inquadramento delle stesse all'interno
dell'organico, nonchè delle mansioni svolte all'interno della
procedura aziendale delle SOA e la sua funzionalità alle procedure;
le attività che saranno svolte con le indicazioni delle
connesse procedure aziendali e delle loro sequenze temporali, nonchè
dei soggetti che, secondo l'organigramma, provvedono ad attuarle;
il contenuto delle varie fasi e sottofasi delle procedure
operative e il raccordo delle stesse con l'organigramma con
l'indicazione del responsabile o dei responsabili delle varie fasi e
sottofasi e dei relativi livelli di competenza;
le modalità di accertamento della sussistenza e del
mantenimento in capo al personale delle SOA dei requisiti morali
previsti dall'attuale art. 64, comma 6, del D.P.R. n. 207/2010 in
conformità con gli atti adottati dall'Autorità in materia;
la modulistica impiegata nelle varie fasi e sottofasi dei
procedimenti istruttori;
l'attrezzatura informatica e la sua funzionalità alle
procedure anche alla luce degli obblighi di cui all'art. 67, comma 5,
del D.P.R. n. 207/2010;
le procedure di controllo interno;
la possibilità di un aggiornamento controllato delle
variazioni alle procedure che la SOA o l'Autorità riterranno
necessario introdurre;
la illustrazione delle modifiche delle procedure attraverso un
idoneo metodo di identificazione e di indicazione dello stato di
revisione;
la trasmissione, entro 30 giorni dalla loro adozione, degli
aggiornamenti, all'Autorità che, qualora ne rilevi carenze o errori,
lo restituisce alla SOA perchè queste insufficienze siano eliminate.
b) da uno o più elaborati tecnici, grafici e descrittivi,
necessari ad illustrare i singoli momenti in cui si articola
l'attività di attestazione (diagrammi a blocchi, Gantt, Pert,
regolamenti interni, moduli, modelli, format e analoghe
strumentazioni).
c) dai modelli contrattuali che, ai sensi dell'art. 1341 e 1342
del C.C., si intendono adottare i quali non possono prevedere
clausole che, per qualsiasi motivo, possono essere considerate
vessatorie (esonero di responsabilità, modalità di pagamento del
corrispettivo particolarmente onerose, previsioni di decadenza, e
simili), devono disciplinare il rapporto contrattuale nel rispetto di
quanto previsto nel D.P.R. n. 207/2010, indicando in particolare i
casi di sospensione del termine ai fini dell'acquisizione di
chiarimenti o di integrazioni documentali (art. 70, comma 1, lettera
b, e art. 76, comma 3, del D.P.R. 207/2010), nonchè le modalità ed
i tempi delle richieste di tali ulteriori informazioni; gli stessi
devono inoltre indicare il termine di preavviso delle visite presso
le imprese e la composizione del soggetto o dei soggetti
incaricabili.
2) Flussi procedurali operativi.
La relazione nella descrizione delle procedure aziendali dovrà
illustrare i flussi procedurali operativi di seguito descritti,
nell'osservanza delle prescrizioni contenute nel presente documento,
che si ritengono necessarie per assicurare le garanzie minime in tema
di certezza dei rapporti contrattuali instaurati dalle SOA con gli
operatori economici, nonchè di trasparenza e correttezza
dell'attività di attestazione.
In particolare, la SOA dovrà illustrare/codificare almeno i flussi
relativi a:
a) Fase pre-contrattuale e Stipula del contratto.
Nella descrizione dei flussi inerenti la fase pre-contrattuale e
contrattuale, la SOA dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei
ad assicurare:
la provenienza della richiesta di qualificazione direttamente
dall'impresa, con esclusione di richieste/istanze provenienti da
soggetti terzi intermediari;
la trasmissione dello schema di contratto predisposto per la
relativa sottoscrizione esclusivamente nei riguardi dell'impresa con
esclusione di trasmissione a soggetti terzi, nonchè la conservazione
della documentazione attestante la predetta trasmissione e la
ricezione da parte dell'impresa;
nelle ipotesi di conclusione del contratto a distanza, la
provenienza dall'impresa del contratto firmato in originale e la
conservazione della documentazione attestante tale provenienza,
nonchè l'attribuzione al contratto di un numero di protocollo e di
data, riferita al giorno di effettiva ricezione del contratto,
risultando ammessa l'anticipazione del contratto a mezzo fax o pec
dall'indirizzo dell'impresa;
l'identità e la legittimità del soggetto sottoscrittore del
contratto ad agire per conto dell'impresa richiedente l'attestazione;
un sistema che consenta la registrazione del contratto, a
prescindere dalle modalità adottate per il relativo perfezionamento,
secondo un ordine cronologico progressivo, con l'attribuzione di un
numero identificativo dell'atto recante anche la data di effettiva
conclusione dello stesso, nonchè la previsione della consegna
all'impresa di una copia del contratto registrato e della
conservazione della documentazione attestante la predetta consegna;
la trasmissione all'Autorità dei contratti stipulati in
adempimento degli obblighi previsti dall'art. 76, comma 4, del D.P.R.
n. 207/2010, secondo le modalità indicate dall'Autorità.
b) Raccolta, gestione ed analisi della documentazione.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
la provenienza dall'impresa dei documenti necessari ai fini della
qualificazione con esclusione dell'operato di terzi intermediari
nella consegna della documentazione, anche attraverso la
sottoscrizione da parte dell'impresa di una dichiarazione contenente
un elenco dettagliato dei documentati consegnati alla SOA;
che ogni attività istruttoria compiuta dalla SOA sia preceduta
dall'acquisizione della dichiarazione dell'impresa in merito
all'avvenuta presentazione della documentazione afferente la
specifica attività;
che le dichiarazioni sostitutive presentate dall'impresa ai sensi
del D.P.R. n. 445/2000 in merito al possesso dei requisiti di
qualificazione e alla documentazione presentata garantiscano
l'assunzione di responsabilità dell'impresa sul contenuto delle
dichiarazioni medesime, che, in particolare, con riferimento alla
trasmissione delle certificazioni di esecuzione dei lavori, dovranno
riportare i principali dati identificativi del certificato (e della
relativa documentazione a corredo) e dei lavori nonchè
l'attestazione di conformità di tali certificazioni ai lavori
effettivamente eseguiti;
la registrazione dei documenti in entrata in ogni fase del
procedimento di attestazione, anche mediante consegna brevi manu, con
l'apposizione di un numero di protocollo e data, nonchè del numero
identificativo del contratto di attestazione;
la predisposizione di sistemi di controllo interno, idonei a
garantire l'effettiva acquisizione di ogni documento in entrata e la
distribuzione ai soggetti competenti;
una celere verifica della completezza della documentazione
trasmessa dall'impresa al fine di consentire una tempestiva e
puntuale richiesta all'impresa di integrazione della documentazione
nel rispetto dei termini per la conclusione dell'istruttoria;
l'impossibilità da parte della SOA di trasferire ai fini della
qualificazione la documentazione già in possesso della stessa in
quanto ricompresa nei fascicoli di precedenti attestazioni dei
soggetti danti causa dell'impresa attestanda; in tali casi la
documentazione dovrà essere nuovamente presentata dall'impresa
avente causa con l'assolvimento di tutte le formalità previste per
la fase dell'acquisizione dei documenti da parte della SOA. Qualora
la documentazione risulti già agli atti della SOA in quanto
ricompresa in precedenti fascicoli di attestazione della stessa
impresa attestanda, la SOA sarà tenuta ad acquisire una
dichiarazione dell'impresa volta ad indicare i documenti che intende
utilizzare nella nuova istruttoria, consentendo alla SOA il
trasferimento dei documenti riportati nella dichiarazione.
c) Modalità di accertamento della veridicità e della sostanza
della documentazione presentata ai fini della qualificazione e della
relativa verifica dei requisiti generali, economico-finanziari e
tecnico organizzativi delle imprese.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
che le modalità di accertamento presso i soggetti depositari
delle informazioni necessarie alla verifica siano conformi alle
prescrizioni normative ed alle specifiche indicazioni fornite
dall'Autorità con propri atti e che siano svolte con tempistiche
tali da garantire l'acquisizione dei riscontri dei soggetti
interpellati nel rispetto dei termini previsti per la conclusione
delle istruttorie di qualificazione;
le verifiche della veridicità delle dichiarazioni e della
documentazione presentata ai fini della qualificazione dovranno
essere condotte con la massima cura e puntualità, curando la
corretta individuazione e legittimazione del soggetto da interpellare
ed estendendo le verifiche e i correlati approfondimenti sino al
raggiungimento di profili di certezza;
la tracciabilità delle richieste di verifica e dell'acquisizione
dei relativi riscontri.
d) Esecuzione di visite presso le imprese cui rilasciare
l'attestato di qualificazione.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
l'utilizzo di un apposito manuale per gli accertamenti e le
visite presso le imprese sottoposte a valutazioni per il rilascio
dell'attestazione;
la tracciabilità e la conservazione dei relativi atti/verbali
attinenti la visita ispettiva effettuata.
e) Chiusura istruttoria di qualificazione.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
l'individuazione, nel rispetto della struttura e
dell'articolazione organizzatoria della stessa SOA, dei soggetti che
intervengono a vario titolo nelle diverse fasi procedurali in cui si
articola l'attività di attestazione della SOA ivi compresi i
responsabili delle Aree Legale, Economica e Tecnica e dell'Organo
preposto al rilascio o al diniego dell'attestazione;
che venga accertato alla data della delibera di rilascio
dell'attestazione l'assenza di circostanze sopravvenute nel corso del
procedimento di attestazione a carico dell'impresa attestanda idonee
ad incidere negativamente sul riconoscimento dei requisiti, nonchè
la validità delle certificazioni attinenti alla dimostrazione dei
requisiti;
l'assolvimento degli obblighi informativi previsti dall'art. 76,
comma 4 e 77, comma 7 del D.P.R. n. 207/2010 e degli adempimenti in
merito alla trasmissione all'Autorità delle attestazioni ai sensi
dell'art. 70, comma 6 del D.P.R. n. 207/2010.
f) Gestione delle richieste di variazioni delle attestazioni.
Nella descrizione dei flussi operativi relativi alle istruttorie
conseguenti alle richieste di variazioni delle attestazioni che non
producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto della
qualificazione nonchè delle richieste di variazioni delle
attestazioni che producono effetti diretti sulle categorie e
classifiche oggetto della qualificazione, le SOA dovranno osservare
le prescrizioni sopra descritte in quanto applicabili in relazione
alla tipologia di verifica richiesta.
g) Gestione delle segnalazioni e dei reclami.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi atti ad assicurare una
tempestiva valutazione della segnalazione e/o reclamo ricevuto,
nonchè l'inoltro al soggetto segnalante di una risposta contenente
gli elementi di fatto e di diritto posti a fondamento dell'operato
della SOA, dando segnalazione all'Autorità dei casi di particolare
complessità che non trovano soluzione nei precedenti atti
dell'Autorità.
h) Gestione delle comunicazioni e informazioni tra la SOA e
l'Autorità e tra la SOA ed i soggetti da qualificare in modo da
garantire la tempestività dell'esame della corrispondenza in entrata
e la tempestività e completezza della corrispondenza in uscita.
i) Archiviazione dei documenti e gestione degli archivi.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
che il fascicolo di attestazione sia archiviato in forma cartacea
o elettronica in coerenza con le indicazioni di cui Codice
dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. n° 82/2005 e s.m.i.) ed in
particolare con le regole tecniche in materia di conservazione dei
documenti informatici, che attengono in concreto alla completa e
corretta archiviazione digitale del fascicolo istruttorio e alla
definizione delle misure volte a garantire l'integrità, la
disponibilità e la riservatezza dello stesso, attualmente
disponibili, in attesa delle registrazione e pubblicazione sulla
Gazzetta Ufficiale, sul sito web dell'Agenzia per l'Italia Digitale
(www.agid.gov.it);
che il fascicolo di attestazione abbia un codice identificativo
che consenta il ritrovamento e la pronta consultazione dei documenti
seguendo criteri logici e comprensibili;
che la gestione degli archivi consenta la preventiva conoscenza
da parte dell'Autorità della dislocazione territoriale degli stessi
e l'agevole reperibilità della documentazione anche in occasione di
visite ispettive da parte degli organi deputati alla vigilanza sul
sistema di qualificazione;
l'individuazione di un soggetto responsabile della gestione degli
archivi;
la predisposizione di sistemi di sicurezza atti a garantire la
corretta conservazione e custodia della documentazione presso la sede
e/o presso gli archivi, la corretta movimentazione della
documentazione nei casi di eventuali necessità di spostamento della
medesima, nonchè l'accessibilità esclusivamente al personale
autorizzato in modo da garantire la riservatezza per i terzi;
la conservazione della documentazione e degli atti utilizzati per
il rilascio dell'Attestazione nel rispetto di quanto previsto
dall'art. 40, comma 9-bis del Codice dei Contratti pubblici per un
periodo di dieci anni anche dopo la cessazione dell'attività di
attestazione;
il trasferimento della documentazione di attestazione,
nell'ipotesi di sospensione e decadenza dell'Autorizzazione,
fallimento, cessazione dell'attività di attestazione, alla SOA
indicata dall'impresa o, in caso di inerzia, dall'Autorità ai sensi
dell'art. 73, comma 8 del regolamento attuativo del codice.
j) Controllo interno.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovrà dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
che il controllo sia affidato ad un apposito ed indipendente
organo aziendale;
un'adeguata preventiva identificazione e valutazione dei rischi
finalizzata ad individuare gli eventi in grado di incidere
negativamente sul conseguimento degli obbiettivi e sulla regolarità
dell'operato;
che sia monitorato il livello di performance dei processi
aziendali, la corretta applicazione delle procedure operative ed il
persistere dei requisiti di trasparenza, indipendenza ed
imparzialità sia di processo che del personale;
che sia prevista una efficace verifica della rispondenza delle
attività stesse, delle connesse procedure interne e dei flussi
informativi, ai compiti assegnati dal D.P.R. 207/2010 e dal presente
documento alle SOA, individuando specificamente le modalità e la
periodicità dell'effettuazione della suddetta verifica;
che l'attività di controllo sia documentata in modo da poter
essere sottoposta a verifica da parte dell'Autorità;
che sia prevista la elaborazione di indicatori rilevanti ai fini
del miglioramento delle prestazioni aziendali;
che siano previste le procedure correttive da seguire in
dipendenza delle osservazioni e rilievi effettuati dall'organo di
controllo interno nonchè quelle finalizzate ad ottimizzare nel tempo
il servizio fornito e l'organizzazione aziendale.
3) Ulteriori indicazioni per la predisposizione del documento.
Le procedure devono essere predisposte sulla base delle norme UNI
CEI EN ISO/IEC 17020:2012 nonchè nel rispetto delle disposizioni del
D.P.R. 207/2010 tenendo conto in particolare dei principi contenuti
nell'art. 70 secondo cui le procedure:
a) devono garantire il rispetto dei principi di diligenza,
correttezza, trasparenza e imparzialità;
b) devono prevedere adeguati livelli di responsabilità ed essere
tali da assicurare e mantenere l'indipendenza di giudizio,
l'imparzialità e l'equo trattamento di ogni soggetto cui rilasciare
o negare l'attestato di qualificazione.
c) devono essere tali da consentire alla SOA, successivamente
all'ottenimento dell'autorizzazione e ove la stessa lo ritenesse
opportuno e utile, di richiedere ad un organismo regolarmente
accreditato la certificazione della qualità aziendale conforme alle
norme europee serie UNI EN ISO 9001.
I contenuti della presente determinazione dovranno essere osservati
sia dagli Organismi di Attestazione in sede di richiesta di
autorizzazione ai sensi dell'art. 68 del D.P.R. n. 207/2010, sia
dagli Organismi già autorizzati ai fini dell'aggiornamento del
manuale già in uso qualora non rispondente ai criteri ivi indicati,
da effettuare entro il termine di 180 giorni dalla pubblicazione del
presente atto. L'accertamento da parte dell'Autorità del mancato
aggiornamento nei sensi suesposti o della mancata osservanza delle
procedure previste nei manuali approvati dall'Autorità e conformi
alla presente Determinazione comporterà i necessari e conseguenti
provvedimenti sanzionatori dell'Autorità a carico delle SOA
inadempienti ai sensi dell'art. 73 del D.P.R. n. 207/2010.
Nella redazione del documento la SOA dovrà in ogni parte fare
esplicito riferimento ad ognuna delle indicazioni della presente
determinazione in modo che ne sia possibile un immediato controllo e
valutazione.
Roma, 23 aprile 2014

Il Presidente: Santoro
Depositato presso la Segreteria del Consiglio in data 8 maggio 2014
Il Segretario: Esposito