Serie Generale n. 254 del 29-10-1994
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI
MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI
DECRETO 7 settembre 1994, n. 604
Regolamento recante norme per la disciplina delle categorie di documenti sottratti al diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU Serie Generale n.254 del 29-10-1994)
Nota: note: Entrata in vigore del decreto: 13-11-1994

IL MINISTRO DEGLI AFFARI ESTERI
Visto l'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto l'art. 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27
giugno 1992, n. 352;
Udito il parere della commissione per l'accesso ai documenti
amministrativi presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri di cui
all'art. 27 della legge 7 agosto 1990, n. 241, espresso in data 11
ottobre 1993;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza
generale del 27 gennaio 1994;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza
generale del 27 luglio 1994:
Inviata la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri,
ai sensi dell'art. 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400,
con nota n. 030/1276 in data 23 agosto 1994;
A D O T T A
il seguente regolamento:
Art. 1.
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento determina le categorie di documenti,
esclusi dal diritto di accesso secondo quanto previsto all'art. 24,
comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241 ed all'art. 8 del decreto
del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, formati o
comunque rientranti nella disponibilità del Ministero degli affari
esteri e degli uffici all'estero.
2. Negli uffici all'estero il diritto di accesso si esercita
secondo le specifiche modalità organizzative adottate a norma
dell'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 2.
Categorie di documenti inaccessibili per motivi attinenti alla
sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità
nazionale ed alla continuità e alla correttezza delle relazioni
internazionali.
1. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera a), del decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, ed in relazione
alla esigenza di salvaguardare la sicurezza, la difesa nazionale,
l'esercizio della sovranità nazionale e la correttezza delle
relazioni internazionali, sono sottratte all'accesso le seguenti
categorie di documenti:
a) documenti concernenti le procedure di accreditamento dei
diplomatici di carriera stranieri presso le ambasciate ed i
consolati;
b) documenti concernenti procedure di assenso alla nomina di
consoli onorari;
c) documenti concernenti procedure relative alla negoziazione ed
alla stipula di accordi ed atti internazionali con altri Stati,
sempre che gli stessi documenti od atti non siano stati pubblicati
nel corso di conferenze internazionali;
d) documenti relativi alle visite di Stato, ufficiali e di lavoro
italiane all'estero e straniere in Italia;
e) documenti relativi ai collegamenti telegrafici o satellitari
tra le ambasciate a Roma e le rispettive capitali;
f) documenti relativi alla sicurezza delle rappresentanze
diplomatiche straniere;
g) documenti relativi al contenzioso con le rappresentanze
diplomatiche e gli uffici consolari stranieri in Italia;
h) documenti concernenti la sicurezza dei diplomatici stranieri
in italia;
i) documenti concernenti l'attuazione della legge
n. 180/1992 sulle iniziative di pace ed umanitarie in sede
internazionale, nell'ambito e nei limiti in cui contengano
informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale,
all'esercizio della sovranità nazionale ed alla correttezza delle
relazioni internazionali;
l) pareri ai fini della concessione dell'autorizzazione a
pubblicare scritti sulla politica estera, da parte dei dipendenti
dell'amministrazione ai sensi dell'art. 148 del decreto del
Presidente della Repubblica n. 18/1967;
m) documenti concernenti le informazioni sul cittadino straniero
che ha presentato domanda per ottenere la cittadinanza italiana,
nell'ambito e nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla
sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità
nazionale
ed alla continuità ed alla correttezza delle relazioni
internazionali;
n) atti concernenti la protezione diplomatica di connazionali
aventi come oggetto valutazioni sulla attendibilità delle parti
interessate, sulla opportunità e sulla modalità degli interventi
dell'amministrazione nei confronti delle autorità di altri Paesi;
o) relazioni predisposte per organi esterni all'amministrazione
(avvocatura generale dello Stato, Consiglio di Stato, ecc.) nelle
materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente
regolamento;
p) documenti concernenti ispezioni del M.A.E. alle sedi
all'estero;
q) documenti relativi alla sicurezza degli immobili in Italia
compresa Villa Madama ed alla sicurezza delle aree riservate;
documenti relativi alla sicurezza delle sedi italiane all'estero e
del personale in servizio all'estero, nonchè i documenti relativi
alla installazione delle misure passive ed attive di protezione delle
sedi all'estero ivi incluse le forniture di apparecchiature di
sicurezza ivi compreso il carteggio con autorità straniere;
r) documenti relativi alle modalità di trattazione dei documenti
riservati;
s) documenti relativi agli apparati di comunicazione ed alle
apparecchiature informatiche tempestizzate e quelle di comunicazione
tra il Ministero degli affari esteri e gli uffici all'estero, nonchè
quelli concernenti la loro consistenza, il loro movimento e le
apparecchiature connesse al loro funzionamento;
t) documenti relativi ai regolamenti interni di sicurezza;
u) documenti relativi al personale responsabile della sicurezza e
delle comunicazioni riservate;
v) documenti relativi al nulla osta di segretezza e
documentazione correlata contenuta nei fascicoli personali;
z) documenti relativi ai piani di evacuazione presso il M.A.E. e
gli uffici all'estero;
aa) documenti concernenti i rapporti con gli organi militari e di
sicurezza nazionali ed internazionali (addetti militari, carabinieri,
addetti anti droga, ecc.);
bb) documenti relativi ad attività di informazione interna ed
internazionale;
cc) documenti relativi a terrorismo interno ed internazionale;
dd) atti concernenti l'organizzazione e la spedizione delle
bolgette diplomatiche, la predisposizione dei viaggi di corriere
accompagnato nonchè gli atti inerenti alla conservazione dei
documenti necessari all'effettuazione dei viaggi di corriere;
ee) documenti relativi a istituzione, elevazione e declassamento
di rappresentanze diplomatiche, uffici consolari di prima categoria e
determinazione e variazione delle relative circoscrizioni,
nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla
sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità
nazionale ed alla continuità ed alla correttezza delle relazioni
internazionali;
ff) documenti relativi all'istituzione, soppressione, elevazione
e declassamento di consolati generali, consolati, vice consolati e
agenzie consolari di seconda categoria, nell'ambito e nei limiti in
cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa
nazionale, all'esercizio della sovranità nazionale ed alla
continuità ed alla correttezza delle relazioni internazionali;
gg) documenti relativi all'attribuzione e soppressione della
qualifica di prima classe ai consolati generali e
consolati di prima categoria, nell'ambito e nei limiti in cui
contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa
nazionale, all'esercizio della sovranità nazionale ed alla
continuità ed alla correttezza delle relazioni internazionali;
hh) documenti relativi alla nomina di consoli generali onorari e
consoli onorari nonchè autorizzazione a nomina (da parte del capo
missione o del titolare dell'ufficio consolare di prima categoria)
dei vice consoli e agenti consolari onorari;
ii) documenti relativi alla determinazione e variazione delle
competenze dei funzionari onorari, nell'ambito e nei limiti in cui
contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa
nazionale, all'esercizio della sovranità nazionale ed alla
continuità ed alla correttezza delle relazioni internazionali;
ll) documenti relativi all'istituzione delle delegazioni
diplomatiche speciali;
mm) documentazione concernente le gare d'appalto per le quali sia
stata ritenuta opportuna la segretazione dei lavori;
nn) documenti concernenti l'attività della Unità per le
autorizzazioni di materiali di armamento (U.A.M.A.);
oo) documenti concernenti controlli all'esportazione di materiali
sensibili, ed in particolare di quelli suscettibili di contribuire
alla produzione di armi di distruzione di massa;
pp) documenti concernenti il disarmo ed il controllo degli
armamenti, nonchè la non proliferazione nucleare, chimica,
missilistica;
qq) comunicazioni dagli organi nazionali che trattano materie
attinenti alla sicurezza nazionale;
rr) documenti che contengano valutazioni politiche
e/o attinenti allo stato dell'industria militare italiana;
ss) documenti di origine di altre amministrazioni,
enti od organizzazioni internazionali o fori multilaterali
la cui pubblicazione non è da questi prevista;
tt) lavori preparatori e documentazione predisposta in vista di
incontri bilaterali e multilaterali;
uu) documenti che contengano, a qualsiasi titolo, informazioni
industriali o commerciali concernenti l'attività di imprese o enti,
ivi comprese le notizie sui brevetti, sulle tecnologie avanzate e
sulle strategie di penetrazione industriale in Paesi esteri,
nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla
sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità
nazionale ed alla continuità ed alla correttezza delle relazioni
internazionali;
vv) comunicazioni, rapporti e documenti provenienti dalle
rappresentanze ed uffici consolari all'estero sulla situazione
politica ed economica dei Paesi di accreditamento, nonchè
comunicazioni rapporti e documenti provenienti dalle rappresentanze o
delegazioni presso organizzazioni internazionali e fori multilaterali
riguardanti l'attività di detti organismi;
zz) telegrammi WEUCOM e COREU rispettivamente in ambito UEO e in
ambito Comunità europea;
aaa) documentazione concernente l'applicazione delle sanzioni
decretate dalle Nazioni Unite o da altre sedi multilaterali
competenti;
bbb) documentazione per la preparazione delle riunioni CIPE;
ccc) documentazione concernente il sequestro di natanti,
aeromobili ed altri mezzi sia italiani, da parte di autorità
straniere, sia stranieri, da parte di autorità italiane, nell'ambito
e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza,
alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità nazionale ed
alla continuità ed alla correttezza delle relazioni internazionali;
ddd) documentazione relativa al rilascio delle autorizzazioni per
i voli che comportano il sorvolo o lo scalo dello spazio aereo
nazionale, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni
connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della
sovranità nazionale ed alla continuità ed alla correttezza delle
relazioni internazionali;
eee) atti e documenti preparatori per gli organi deliberanti per
la realizzazione di interventi e iniziative attinenti il settore
della cooperazione nelle materie attinenti a procedimenti riservati
disciplinati dal presente regolamento;
fff) documenti attinenti allo studio, sotto l'aspetto politico dei
problemi e delle situazioni internazionali, ivi compresa la
situazione interna degli Stati esteri, nonchè i documenti inerenti
la trattazione delle questioni di carattere bilaterale e
multilaterale che attengono ai rapporti politici con gli Stati, con
le Organizzazioni internazionali ed i fori multilaterali esistenti;
ggg) carteggi scambiati dall'amministrazione con i rappresentanti
degli Stati esteri in Italia ed esponenti dei Governi e delle
amministrazioni degli Stati esteri;
hhh) documenti concernenti autorizzazione o diniego di visti per
lavoro subordinato, turismo, studio, lavoro autonomo, culto, visita
familiare, ricongiungimento familiare, missione, cure mediche,
nonchè quelli concernenti autorizzazione o diniego di visti di
pertinenza del Cerimoniale, nell'ambito e nei limiti in cui
contengano informazioni connesse alla sicurezza alla difesa
nazionale, all'esercizio della sovranità nazionale e alla
correttezza delle relazioni internazionali;
iii) documenti attinenti all'istruttoria delle richieste di
consultazione di documenti presentate all'Archivio storico,
nell'ambito e nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla
sicurezza alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità
nazionale e alla correttezza delle relazioni internazionali;
lll) documenti concernenti la concessione di borse di studio,
premi di studio e sussidi alle persone da parte di Governi stranieri
a cittadini italiani e da parte del Governo italiano a cittadini
stranieri nonchè documenti concernenti sussidi ad enti nazionali ed
internazionali per la concessione di borse di studio, nell'ambito e
nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla sicurezza
alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranità nazionale e
alla correttezza delle relazioni internazionali.

Art. 3.
Categorie di documenti inaccessibili a causa del possibile
pregiudizio di processi di formazione di determinazione
e di attuazione della politica monetaria e valutaria.
1. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera b), del decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, ed in relazione
all'esigenza di salvaguardare i processi di formazione, di
determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria
sono sottratte all'accesso le seguenti categorie di documenti:
a) documenti relativi alla formazione ed al funzionamento del
sistema monetario europeo;
b) documenti relativi ai lavori preparatori degli incontri
internazionali ed in particolare i Vertici G7 e tutte le relative
riunioni tecniche.

Art. 4.
Categorie di documenti inaccessibili concernenti notizie sulla vita
privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone
giuridiche, gruppi, imprese e associazioni.
1. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera d), del decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, in relazione
all'esigenza di salvaguardare notizie concernenti la vita privata o
la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi,
imprese, associazioni, garantendo peraltro agli interessati la
visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi, la cui
conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi
giuridici, sono sottratte all'accesso le seguenti categorie di
documenti:
a) documenti concernenti giudizi o valutazioni relativi a
procedure non concorsuali concernenti il personale destinatario delle
attività di formazione dell'istituto diplomatico;
b) rapporti informativi sul personale del Ministero
nonchè note caratteristiche a qualsiasi titolo compilate
sul predetto personale;
c) accertamenti medico legali e relativa documentazione;
d) accertamenti medico legali per il riconoscimento della
dipendenza di infermità da cause di servizio, per la liquidazione di
equo indennizzo e pensione privilegiata, per il cambio di profilo
professionale;
e) documentazione di carattere tecnico attestante la sussistenza
di condizioni psicofisiche che costituiscano il presupposto
dell'adozione di provvedimenti amministrativi ovvero che sia comunque
utilizzabile ai fini dell'attività amministrativa;
f) documenti ed atti comunque relativi alla salute delle persone;
g) documentazione attinente alle posizioni singole degli
interessati nell'ambito dei lavori delle commissioni di avanzamento
fino alla conclusione delle operazioni;
h) documentazione matricolare e concernente situazioni private
dell'impiegato;
i) documentazione attinente all'attività istruttoria in pendenza
di procedimenti penali e disciplinari nonchè concernente
l'istruzione dei ricorsi amministrativi;
l) documentazione attinente ad inchieste ispettive sommarie e
formali;
m) documentazione attinente ai provvedimenti di dispensa dal
servizio;
n) segnalazioni ed atti istruttori in materia di esposti
informali di privati, di organizzazioni di categoria o sindacali,
ecc. nelle materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati
dal presente regolamento;
o) relazioni e pareri al Ministro sull'attività di consigli,
comitati, commissioni, gruppi di studio e/o di lavoro nelle materie
attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente
regolamento;
p) documentazione relativa alla situazione finanziaria, economica
e patrimoniale di persone, gruppi ed imprese comunque utilizzata ai
fini dell'attività amministrativa;
q) dichiarazioni di riservatezza e relativi atti istruttori dei
documenti conservati negli archivi di Stato concernenti situazioni
puramente private di persone o processi penali, secondo quanto
previsto dall'art. 21 del decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1962, n. 1409;
r) verbalizzazione delle sedute della commissione indennizzi
prevista dall'art. 208 del decreto del Presidente della Repubblica n.
18/1967 e documentazione relativa agli atti istruttori di detta
commissione;
s) documenti attinenti ai lavori delle commissioni giudicatrici
di concorso o di procedimenti di selezione del personale, nonchè
atti e documenti comunque oggetto di dette procedure ed in
particolare gli elaborati dei candidati, fino all'esaurimento delle
operazioni concorsuali;
t) relazioni ispettive relative a verifiche
amministrativo-contabili svolte presso rappresentanze diplomatiche ed
uffici consolari all'estero, rapporti alla procura generale della
Corte dei conti e richieste o relazioni di detta procura ove siano
nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la
sussistenza di responsabilità amministrative, contabili o penali;
u) documenti relativi ai ricorsi straordinari al Presidente
della Repubblica, nonchè la relazione all'on. Ministro contenente la
richiesta di parere al Consiglio di Stato, nei ricorsi straordinari
al Capo dello Stato nelle materie attinenti a procedimenti riservati
disciplinati dal presente regolamento;
v) atto di autorizzazione al trasferimento di infermo ex art. 6
del decreto del Presidente della Repubblica n. 618 del 31 luglio
1980, nei limiti connessi all'esigenza di mantenere riservate le
notizie sulle condizioni di salute;
z) attestazioni di titolarità del diritto all'assistenza
sanitaria all'estero di dipendenti del Ministero degli affari esteri
(ex art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica n. 618 del 31
luglio 1980), nei limiti connessi all'esigenza di mantenere riservate
le notizie sulle condizioni di salute;
aa) provvedimento di autorizzazione al personale in servizio
all'estero ad ottenere, a spese del Ministero degli esteri, un esame
medico generale di controllo per sè e per i familiari a carico, ogni
biennio o al momento del rientro
al Ministero (ex art. 210 del decreto del Presidente della Repubblica
n. 18 del 5 gennaio 1967), nei limiti connessi all'esigenza di
mantenere riservate le notizie sulle condizioni di salute;
bb) documenti concernenti procedure relative al rilascio di carte
di identità al personale di carriera delle ambasciate, dei consolati
stranieri in Italia, delle rappresentanze diplomatiche presso la
Santa Sede, lo SMOM, gli organismi internazionali, nei limiti in cui
il diniego di accesso è strettamente connesso alle esigenze
riportate all'inizio del presente articolo;
cc) documenti riguardanti lo status di rifugiato, nei limiti in
cui il diniego di accesso è strettamente connesso alle esigenze
riportate all'inizio del presente articolo;
ee) carteggi in materia di assicurazioni all'esportazione SACE e
Mediocredito centrale, schede sulle promesse di garanzia, garanzie
assicurative, verbali delle riunioni, nei limiti in cui il diniego di
accesso è strettamente connesso alle esigenze riportate all'inizio
del presente articolo.

Art. 5.
Periodo di segretazione
1. Ai sensi dell'art. 24, comma 6, della legge 7 agosto 1990, n.
241, e dell'art. 8, commi 2 e 3, del Presidente della Repubblica 27
giugno 1992, n. 352, l'accesso è differito di tre anni per i
seguenti atti riferentisi alla legge n. 212/1992:
a) atti concernenti i negoziati dei "memoranda" con i Paesi
dell'Europa centrale ed orientale;
b) atti concernenti l'affidamento dei progetti agli enti
incaricati della valutazione ai sensi dell'art. 4, comma 3, della
citata legge n. 212, fino alla conclusione della procedura;
c) atti concernenti il processo di valutazione da parte dei
medesimi enti ed i suoi risultati, fino alla conclusione della
procedura;
d) atti concernenti la valutazione da parte della commissione
consultiva ai sensi dell'art. 3, comma 2, della citata legge n. 212,
fino alla conclusione della procedura;
e) atti concernenti la scelta dell'ente cui verrà affidato il
monitoraggio ai sensi dell'art. 4, comma 5, della citata legge n.
212, fino alla conclusione della procedura.
2. L'accesso ai documenti conservati nell'Archivio storico
diplomatico appartenenti alle categorie indicate nel presente
regolamento, è differito, nei limiti ed alle condizioni previsti
dalle disposizioni che precedono per i segnalati periodi:
a) cinquanta anni per tutti i documenti purchè non relativi a
situazioni private di persone;
b) settanta anni per tutti i documenti che si riferiscono a
situazioni private di persone;
c) trenta anni in considerazione di speciali e motivate esigenze
per i documenti che non abbiano particolare rilevanza politica.

Art. 6.
Documenti accessibili
1. I documenti che non rientrano in alcuna delle categorie elencate
negli articoli 2, 3 e 4 ovvero per i quali sia trascorso il periodo
di segretazione di cui all'art. 5, sono accessibili a norma della
legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del Presidente della
Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.

Art. 7.
Modifiche del presente regolamento
1. Entro due anni dalla data di entrata in vigore del presente
regolamento e successivamente almeno ogni tre anni, l'Amministrazione
degli affari esteri verifica la congruità delle categorie di
documenti sottratti all'accesso individuate dagli articoli
precedenti, valutando altresì la possibilità di disciplinare
ulteriori casi di differimento dell'accesso rispetto a quelli
previsti dall'art. 5 del presente regolamento.
2. Le modifiche ritenute necessarie a seguito della verifica di cui
al precedente comma vengono adottate nelle medesime modalità e forme
del presente regolamento.

Art. 8.
Pubblicità
1. Il presente regolamento, oltre che pubblicato nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana, è pubblicato nei "Fogli di
comunicazione" del Ministero degli affari esteri. Le stesse modalità
sono utilizzate per le successive modifiche ed integrazioni.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Roma, 7 settembre 1994
Il Ministro: MARTINO
Visto, il Guardasigilli: BIONDI
Registrato alla Corte dei conti il 19 ottobre 1994
Registro n. 2 Esteri, foglio n. 168