Serie Generale n. 216 del 15-9-1994
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
DELIBERAZIONE 28 luglio 1994
Art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537: Regole tecniche per l'uso dei supporti ottici. (Deliberazione n. 15). (GU Serie Generale n.216 del 15-09-1994)

L'AUTORITÀ PER L'INFORMATICA
NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Visto l'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, che
prevede che gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti, per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla
legislazione vigente, si ritengono soddisfatti anche se realizzati
mediante supporto ottico purchè le procedure utilizzate siano
conformi a regole tecniche, dettate dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione;
Viste le proposte all'uopo predisposte dagli uffici, consistenti
in:
a) regole tecniche per l'uso dei supporti ottici ai fini previsti
dal comma 15, art. 2, della legge n. 537/93;
b) allegato - indicazioni per le procedure conformi alle regole
tecniche per l'uso dei supporti ottici ai fini previsti dal comma 15,
art. 2, della legge n. 537/93;
c) note esplicative sulle regole tecniche per l'uso dei supporti
ottici ai fini previsti dal comma 15, art. 2, della legge n. 537/93;
Ritenuto di accogliere le proposte suindicate;
Delibera
di dettare, a norma dell'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre
1993, n. 537, le regole tecniche di seguito riportate, indicando nel
contempo le procedure conformi alle stesse:
REGOLE TECNICHE PER L'USO DEI SUPPORTI OTTICI
1. Sono utilizzabili i CD-R e le tecnologie WORM, fisicamente non
riscrivibili: ablativa, "alloy forming", "bubble forming", "dye
polymer", "phase change".
Limitatamente all'uso di queste tecnologie WORM non riscrivibili,
per la struttura fisica del supporto ottico si adottano come regole
tecniche dell'Autorità le seguenti norme ISO:
ISO 9171 parte 1 e parte 2;
ISO 10885.
In mancanza ed in attesa di uno standard specifico per i CD-R è
ammesso il loro utilizzo purchè conformi alla norma ISO 10149.
Quando saranno disponibili altre norme ISO che egualmente
soddisfino le esigenze per l'archiviazione su supporto ottico ai fini
probatori ed amministrativi, l'Autorità provvederà ad aggiornare il
presente elenco e ad emanare le relative regole tecniche.
2. Per la struttura logica dei file, si adottano:
per i dischi ottici, la norma ISO/DIS 13346, approvata ed in corso
di pubblicazione, da seguire in tutte le sue parti 1,2,3,4,5;
per i CD-R la norma ISO/DIS 13490, approvata ed in corso di
pubblicazione, e la norma ISO 9660 nei casi in cui è applicabile.
3. Per la memorizzazione sul disco dei documenti e per i meccanismi
di lettura, al momento non vi sono norme in proposito, ma è in corso
il procedimento di approvazione di alcune di esse.
Fino ad allora si adottano, per analogia, le stesse norme del CCITT
G3 e G4 FAX.
Per la compressione, si adotta anche la norma ISO 10918, la cui
parte prima è pubblicata mentre la parte seconda è stata approvata
ed è in corso di pubblicazione.
4. Il fornitore del disco ottico deve indicare, sotto la sua
responsabilità, le condizioni ottimali (temperatura, umidità, ecc.)
per la conservazione fisica, per la stabilità del supporto e per la
sua fruibilità (leggibilità e riproducibilita') a lungo termine.
L'Amministrazione deve assicurarsi che tali condizioni vengano
rispettate attentamente.
5. L'identificazione univoca del singolo disco fisico, ai fini
della protezione contro l'eventuale alterazione dolosa del suo
contenuto e riscrittura su un altro disco ottico, deve essere
garantita dal fornitore del disco; ogni disco deve quindi riportare,
in maniera facilmente leggibile e non alterabile:
il nome, o un identificativo, del fornitore;
la data di fabbricazione;
un codice identificativo del singolo disco fisico, che il
costruttore deve garantire essere unico, formato da numeri e/o
lettere dell'alfabeto.
In alternativa, è ammessa l'identificazione del disco mediante
firma autografa del responsabile del disco sul supporto stesso e
l'apposizione di un numero identificativo la cui unicità è
garantita dal responsabile del disco, realizzate con modalità che le
rendano indelebili.
Se si vuole assicurare l'appartenenza del disco ad un lotto
specifico della pubblica amministrazione, il lotto dovrà essere
contraddistinto da un ologramma, sufficientemente difficile da
riprodurre, posto sul disco con una tecnica di incollaggio, o di
stampa, che garantisca contro la possibilità di trasferirlo in
maniera non rilevabile.
6. Il fornitore del sistema di scrittura/lettura ("drive"), insieme
alle apparecchiature fisiche e ai relativi programmi di gestione,
dovrà anche fornire e certificare la corretta funzionalità di uno o
più programmi che svolgano complessivamente le seguenti funzioni:
leggere in qualunque momento qualunque traccia, anche quelle
dichiarate come cancellate, ai fini della protezione contro le
riscritture parziali sullo stesso disco;
conoscere in ogni momento il numero delle tracce occupate e di
quelle libere, sia relativamente alla parte dati che a quella dei
settori alternativi;
gestire la cattura dell'immagine nella fase di memorizzazione con
modalità che non permettano manomissioni del documento;
copiare, visualizzare, stampare i documenti archiviati su supporto
ottico con modalità che non permettano manomissioni del documento.
Questi programmi devono presentare all'utente un'interfaccia auto
esplicativa, che permetta anche ad un utente non abituato di accedere
alle informazioni che essi forniscono.
Saranno preferiti i sistemi di cattura/scrittura che permettono di
misurare le capacità residue di correzione di errore, rese possibili
dai campi ECC, in modo che il risultato della misura possa essere
assunto come uno degli indici utili alle procedure che definiscono il
momento opportuno per il riversamento su altro supporto.
7. I contratti di fornitura devono contenere clausole atte a
garantire sia da parte del fornitore del supporto fisico che di
quello dei sistemi di lettura/scrittura:
la disponibilità sul mercato di supporti ottici e di
apparecchiature ad essi conformi (sistemi di lettura/ scrittura e di
gestione fisica) per tre anni;
la compatibilità tra sistemi al momento del passaggio da uno
obsoleto ad un altro più avanzato imposto dall'evoluzione
tecnologica;
la disponibilità della manutenzione e di parti di ricambio per
almeno due anni dopo aver informato l'amministrazione dell'uscita dal
mercato del sistema;
la disponibilità di procedure per il riversamento al momento in
cui il sistema offerto dal fornitore uscirà dal mercato;
l'esistenza sul mercato di almeno un fornitore alternativo per i
dischi e per i sistemi di lettura/scrittura.
L'esistenza sul mercato di almeno un fornitore alternativo per i
sistemi di gestione fisica ("juke-box") è motivo di preferenza.
8. Il contratto di fornitura deve anche contenere l'indicazione
delle norme a cui la fornitura si deve conformare e la richiesta di
produrre adeguata certificazione di conformità emessa da un centro
europeo riconosciuto. Tale certificazione può tuttavia essere
sostituita da un'autodichiarazione in cui il fornitore, sotto la
propria responsabilità, dichiara la conformità delle
apparecchiature fornite alle norme citate nel contratto.
9. Saranno regolati con provvedimenti successivi gli aspetti
relativi:
all'archiviazione dei documenti che presentano colori;
all'archiviazione dei documenti redatti in forma elettronica;
all'uso della crittografia;
alla produzione e alla conservazione delle relative chiavi;
all'uso dei meccanismi di firma elettronica;
alla produzione e alla pubblicità delle relative chiavi;
al modo di trattare i formati non A4;
alla trasmissione via rete del documento da esibire;
a tempi e modalità di riversamento su altri supporti.
10. Regole tecniche da definire in funzione dell'emanazione delle
procedure operative.
Ogni disco ottico deve contenere tutte le informazioni che
permettono di facilitare il ritrovamento dei documenti archiviati,
nella loro interezza, anche a grande distanza di tempo e anche da
persone diverse da quelle che hanno proceduto all'archiviazione.
Il primo file memorizzato sul disco ottico deve quindi contenere,
in un formato e con le modalità che saranno precisate con documenti
successivi:
la data di inizio della registrazione;
l'identificazione della persona fisica responsabile del
riempimento del disco;
le informazioni generali relative:
al disco;
al suo contenuto previsto;
alle modalità con cui esso sarà riempito;
all'uso della compressione;
all'uso di crittografia;
all'uso dei programmi di cui al precedente punto 6.
Per ogni file memorizzato sul disco ottico devono essere
introdotti, con modalità che saranno precisate con documenti
successivi, i seguenti dati:
l'identificazione della persona fisica che lo ha immesso;
la data di archiviazione di quel file;
eventuali informazioni relative alla crittografia;
eventuali informazioni relative alla firma elettronica;
altre informazioni utili al ritrovamento del documento;
la somma ciclica ("checksum") del file contenente il documento e
dei dati aggiuntivi.
Alla chiusura del disco deve essere garantito che sul disco stesso
siano stati memorizzati, con modalità che saranno precisate con
documenti successivi, anche i seguenti dati:
la data di fine dell'archiviazione;
l'identificazione della persona fisica che lo ha chiuso;
il contenuto effettivo del disco;
le informazioni relative agli indici;
quelle relative alle tracce occupate, a quelle libere e a quelle
danneggiate, come rilevate dai programmi previsti al precedente punto
6;
le altre informazioni utili al ritrovamento dei documenti.
Allegato - Indicazioni per le procedure conformi alle regole
tecniche per l'uso dei supporti ottici.
Roma, 28 luglio 1994
Il presidente: REY

ALLEGATO
INDICAZIONI PER LE PROCEDURE CONFORMI ALLE
REGOLE TECNICHE PER L'USO DEI SUPPORTI OTTICI
Per poter raggiungere le finalità previste dal comma 15 dell'art.
2 della legge n. 537/93, occorre che "le procedure utilizzate siano
conformi a regole tecniche dettate dall'Autorita'": le procedure
devono essere quindi definite in modo da completare le regole
tecniche e da tenere conto dei fatti specifici illustrati nel seguito
di questo allegato, che indica le caratteristiche che devono avere le
procedure per l'applicazione del citato comma 15.
Tutte le procedure devono essere pubbliche ed esibibili per
stabilirne l'ammissibilità legale. Le procedure devono essere
comunicate all'Autorità, che ne conserverà copia. Inoltre, devono
essere previsti meccanismi di verifica, di revisione, di
certificazione delle procedure e del fatto che sono applicate
correttamente.
1.1 Sicurezza.
Ai fini della sicurezza, le procedure devono tenere conto, e
quindi disciplinare, i seguenti aspetti:
individuare per ogni disco la persona fisica responsabile del suo
riempimento;
assicurare che il disco sia tenuto sotto stretto controllo fino a
che esso non è stato riempito completamente (perchè fino ad allora
è sempre possibile sostituire un documento già registrato con una
nuova versione modificata);
indicare le condizioni sotto le quali il processo di
memorizzazione garantisce l'autenticità del documento archiviato;
regolamentare le operazioni per l'apertura di un disco nuovo
(formattazione e/o verifica che sia vuoto, creazione del primo file,
ecc.);
regolamentare le operazioni per la creazione di ogni singolo file
contenente le informazioni da archiviare e l'aggiunta, per ognuno di
essi, delle informazioni indicate dalle regole tecniche e di altre
eventualmente ritenute opportune;
regolamentare le operazioni per la chiusura del disco (verificare
lo stato di riempimento, la formazione di indici e di statistiche,
verificare che sono state rese non più utilizzabili le tracce di
riserva, introdurre i dati indicati dalle regole tecniche ed altri
eventualmente ritenuti opportuni, ecc.);
regolamentare, qualora sia, per ragioni di riservatezza,
necessario l'uso di crittografia nella conservazione di documenti su
disco, la procedura di formazione e di conservazione (e la relativa
responsabilita') delle parole chiave; la procedura dovrà anche
garantire che, quando ogni documento potrà essere reso pubblico,
anche la sua chiave crittografica sarà resa pubblica;
garantire che il documento memorizzato sul disco ottico sia
conforme all'originale; a questo proposito, avendo usate
apparecchiature conformi alle specifiche tecniche e seguite procedure
conformi alle regole tecniche, l'Amministrazione ha il potere di
autocertificare la conformità del documento su disco ottico
all'originale (cartaceo o informatico);
regolamentare il rilascio di copie;
imporre che, al momento dell'immissione di un documento (o di una
serie di documenti), l'operatore autorizzato dal responsabile del
disco ottico debba introdurre anche un proprio elemento
identificativo, la data e l'ora, le parole chiave per il ritrovamento
del documento (o dei documenti), aggiornare gli indici e certificare
che l'immagine introdotta è la vera e completa rappresentazione del
documento (o dei documenti);
regolamentare, qualora sia necessario, l'uso di un meccanismo di
firma elettronica e la pubblicità degli strumenti (ad esempio, delle
chiavi) per il riconoscimento delle firme elettroniche.
1.2 Memorizzazione dei documenti.
Ai fini della memorizzazione dei documenti su disco, le procedure
devono:
definire le modalità per il trasferimento da carta verso disco;
imporre la memorizzazione sotto forma di immagine ottica solo per
documenti cartacei che contengono firme autografe, timbri, bolli,
figure, ed altri elementi simili;
regolare come avviene la memorizzazione diretta di un file su
disco ottico (è in questo momento che esso diventa un "documento
elettronico") e la sua successiva visualizzazione quando occorre
leggerlo;
precisare se le esigenze dell'Amministrazione richiedono che i
documenti archiviati su un unico disco siano tutti di unico tipo
(immagine o "file"), oppure se è consentito che sullo stesso disco
siano presenti contemporaneamente documenti di entrambi i tipi; si
noti che se si sceglie la memorizzazione per immagini, la presenza
simultanea di dati, oltre che immagini, è comunque necessaria almeno
perchè occorre memorizzare sul disco anche i dati sulle modalità
dell'archiviazione;
differenziare, dove necessario, le metodologie di introduzione
dei documenti preesistenti all'avvio del sistema di archiviazione su
disco ottico, dalle metodologie usate per l'introduzione dei
documenti che saranno prodotti successivamente;
assicurare la conservazione, sullo stesso disco, delle
informazioni generali relative al disco, al suo contenuto, alle
modalità con cui esso è stato riempito, in particolare quelle
relative alla compressione e alla eventuale crittografia, al
responsabile e ai soggetti che lo hanno riempito (come ente e come
persona), alla data di inizio dell'archiviazione e alla data di fine,
ecc.;
assicurare la conservazione, sullo stesso disco, delle
informazioni che permettono di facilitare il ritrovamento dei
documenti archiviati anche a grande distanza di tempo e anche da
persone diverse da quelle che hanno proceduto all'archiviazione, e
definire le procedure per l'uso di queste informazioni;
verificare che, qualora si sia scelta l'archiviazione per
immagine, l'immagine archiviata sul disco sia identica a quella
dell'originale cartaceo; se invece si è scelta l'archiviazione per
"file", le procedure devono definire se si accetta che le immagini
prodotte possano differire tra di loro per le modalità di stampa; se
non lo si accetta, le procedure debbono definire le modalità di
conservazione dei processi di stampa sullo stesso disco, al fine di
garantire l'unicità dell'immagine finale prodotta;
attestare la conformità del documento riprodotto su supporto
ottico all'originale cartaceo;
regolamentare le modalità della distruzione del documento
cartaceo originale, da effettuarsi al momento della trascrizione su
disco ottico;
per tutti i documenti introdotti sul disco, sia quelli
preesistenti su supporto cartaceo e trasferiti sul disco, sia quelli
originati già in forma elettronica, determinare la struttura
dell'archivio, attribuire un codice di identificazione per ogni
singolo documento, mantenere il nesso amministrativo che
eventualmente intercorre fra i documenti.
1.3 Durata.
Ai sensi della normativa vigente, al fine di assicurare la
necessaria durata della conservazione, le procedure devono prevedere:
il raggruppamento dei documenti, e quindi eventualmente anche dei
dischi, differenziati per la durata della conservazione; ad esempio:
quelli per la conservazione indefinita;
quelli per la conservazione per almeno 40 anni;
quelli per la conservazione per almeno 10 anni;
i termini periodici, per ciascuno di essi, per il controllo della
qualità della conservazione dei documenti;
ove il sistema di scrittura/lettura permetta di misurare la
qualità, la definizione del livello minimo di qualità accettabile,
al di sotto del quale diventa necessario il riversamento dei dati su
altro disco; a tal fine le procedure devono prevedere un controllo
periodico della qualità della registrazione dei dati sul disco per
controllarne il lento ma inevitabile deterioramento;
le procedure, se necessario, per permettere/regolare la
produzione di copie di "rinfresco", eventualmente su nuovi, futuri,
tipi di supporti (effettuazione di riversamenti dei documenti su
nuovi supporti);
le modalità tecniche per l'eliminazione dei dischi, indicate,
per tutta la documentazione, dagli articoli 27, 35, 42 del decreto
del Presidente della Repubblica n. 1409/63;
le modalità per il trasporto agli archivi di Stato o presso gli
istituti di conservazione previsti dalla legge archivistica, allo
scadere del periodo di conservazione, del disco ottico e delle copie
di sicurezza create dall'Amministrazione.
1.4 Esibizione.
Ai fini dell'esibizione le procedure devono completare le regole
tecniche, tenendo conto che, in questo caso in modo particolare, il
confine tra le regole tecniche e le procedure non è sempre
determinabile con precisione assoluta.
Nel caso in cui il documento sia memorizzato direttamente come
"file" sul disco ottico, le procedure devono determinare come avviene
la sua successiva visualizzazione quando lo si deve leggere. In
questo caso non è infatti garantita, ai fini dell'esibizione,
l'unicità dell'immagine che si ricaverà dal disco ottico, perchè
essa dipenderà da come verrà prodotta l'immagine grafica al momento
dell'esibizione.
L'esibizione di un documento memorizzato su supporto ottico può
avvenire in vari "modi", tra i quali saranno qui considerati i
seguenti:
A. Esibendo il disco su cui è conservato il documento da esibire.
Poichè sullo stesso disco è in generale contenuta una grande
quantità di documenti diversi, l'esibizione del disco originale
implica quindi anche la possibile lettura di tutti gli altri
documenti in esso contenuti. Implica inoltre la loro asportazione,
anche solo temporanea, dall'archivio dell'esibente.
Le procedure devono quindi stabilire se l'ente, verso il quale
viene fatta l'esibizione, può, o deve, conservare il disco fisico
che riceve, oppure può, o deve, copiare il documento sui propri
dischi, oppure se può, o deve, stamparlo e conservare la copia
cartacea. Poichè nel primo caso l'asportazione temporanea potrebbe
essere anche molto prolungata, le procedure devono regolare se e come
la responsabilità della conservazione degli altri documenti passa
all'ente verso cui si è esibito il disco. Nel secondo e nel terzo le
procedure devono invece stabilire come viene garantita nel tempo la
validità della copia. Le procedure devono anche stabilire le
modalità di esecuzione di copie da copie e i limiti della loro
validità.
B. Esibendo un disco ottico su cui è stato copiato il solo
documento da esibire.
Le procedure devono indicare come viene garantita (e/o dimostrata)
la conformità della copia all'originale e come viene assicurata la
validità della riproduzione conforme su altro supporto informatico
(e ottico in particolare).
C. Mediante trasmissione via rete del documento da esibire.
Le procedure devono indicare come potrebbe effettuarsi, se
diventasse necessaria, la verifica a posteriori della sua conformità
al documento conservato nel disco originale.
D. Esibendo una copia su carta del documento da esibire.
Le procedure devono indicare se e come l'esibizione di copia su
carta può essere completata dalla possibilità di autocertificarne
la conformità all'originale, e come viene assicurata la validità
della copia conforme su carta.
E. Mediante sopralluogo dell'ente verso cui si deve esibire nel
luogo in cui sono conservati i dischi ottici dell'esibente.
Le procedure devono precisare le modalità con cui deve avvenire
l'esibizione in questo caso.
In tutti i casi detti precedentemente, ma in particolare nel caso
D, le procedure devono anche indicare il livello minimo accettabile
della qualità grafica della riproduzione finale.
1.5 Varie.
Le procedure devono infine:
stabilire un congruo periodo di transizione per permettere a chi
avesse già fatto investimenti in questo settore di adeguarsi alle
norme attuali; ad esempio prevedendo che le amministrazioni
definiscano le procedure di estrazione e trasporto, eventualmente
graduale, dai formati esistenti a quelli normalizzati definiti
dall'Autorità;
stabilire se e come viene permessa la visualizzazione a distanza,
anche a richiesta di terzi;
definire se è necessaria una richiesta di autorizzazione e/o di
collaudo dei sistemi di archiviazione ottica;
definire eventuali ulteriori regole comportamentali;
definire come sono trattati, per i documenti conservati su dischi
ottici, i problemi:
della bollatura di registri;
della bollatura di documenti;
dei bolli;
dei timbri;
delle marche da bollo;
delle marche varie per tasse varie;
ecc.;
prevedere eventualmente l'introduzione di bollatura virtuale per
documenti su dischi ottici.
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NOTE ESPLICATIVE SULLE REGOLE TECNICHE
PER L'USO DEI SUPPORTI OTTICI
1. Premessa.
La legge finanziaria 1994 (n. 537, Gazzetta Ufficiale n. 303 del
28 dicembre 1993) ha stabilito la possibilità di usare i supporti
ottici per la conservazione dei documenti: più precisamente, il
comma 15 dell'art. 2 recita: "Gli obblighi di conservazione e di
esibizione di documenti, per finalità amministrative e probatorie,
previsti dalla legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche
se realizzati mediante supporto ottico purchè le procedure
utilizzate siano conformi a regole tecniche dettate, . ..,
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione . .".
La legge fa quindi riferimento alla possibilità di usare
l'archiviazione su supporto ottico in alternativa ad altri strumenti.
Restano "in ogni caso in vigore le norme di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, relative
all'ordinamento e al personale degli archivi di Stato, nonchè le
norme che regolano la conservazione dei documenti originali di
interesse storico, artistico e culturale". Lo spirito della norma
vuole tutelare i documenti di interesse storico, artistico e
culturale: per questi documenti è opportuno che vi sia, per il
riversamento su supporti ottici, la preventiva autorizzazione del
ministero competente.
La norma, come espressamente indicato dalla commissione
parlamentare, interessa sia la pubblica amministrazione (centrale e
periferica), sia i privati, sia i rapporti che intercorrono tra
questi soggetti.
Alla luce di queste considerazioni, l'Autorità emana regole
tecniche tali che sulla base di esse possano essere definite le
procedure necessarie, richieste dal citato comma 15 dell'art 2 della
finanziaria. L'Autorità comunque ritiene opportuno fornire alcune
indicazioni sugli aspetti che le procedure devono trattare per meglio
conformarsi alle regole tecniche. Il motivo di questa scelta è
scaturito dalla consapevolezza che solo una giusta integrazione tra
regole tecniche e procedure può dare quelle garanzie necessarie per
facilitare la diffusione dei sistemi di archiviazione ottica nella
pubblica amministrazione e tra gli organismi privati.
Il presente documento contiene le note esplicative alle regole
tecniche e alle indicazioni sulle procedure che l'Autorità emana per
regolare il settore.
L'Autorità rende pubblico ora il presente gruppo di documenti,
sebbene non ancora del tutto completo, al fine di far conoscere le
proprie determinazioni sull'argomento. Essa intende infatti fornire
al più presto alle amministrazioni, ai fornitori ed ai privati
interessati una precisa indicazione, tra le norme esistenti, di
quelle adatte a soddisfare i requisiti indicati dalla legge, con le
integrazioni e le prescrizioni addizionali necessarie, anche per le
modalità di definizione delle procedure. Questa scelta è fatta
affinchè il mercato non sia colto impreparato al momento in cui le
amministrazioni decideranno di avviare concretamente la realizzazione
di sistemi di archiviazione ottica.
Quanto alle tecnologie, l'Autorità indica qui quelle che al
momento attuale sono già sufficientemente mature per soddisfare le
esigenze della pubblica amministrazione, per validarne poi
successivamente altre quando diventeranno altrettanto mature.
Le regole tecniche devono comunque rispettare le decisioni
dell'Unione europea in materia, ed in particolare quella che vieta ad
uno Stato membro di definire autonomamente regole tecniche diverse
dalle norme europee. È vietato, inoltre, adottare come regole
tecniche specifiche proprietarie non pubblicamente disponibili e non
emanate da un organismo autorizzato.
D'altra parte, le norme europee in materia di supporti ottici
necessarie non sono state ancora adeguate all'attuale livello di
sviluppo della tecnologia, sebbene l'attività degli Enti normatori,
mirata a tale adeguamento, sia tuttora in corso.
Inoltre, l'art. 2, comma 15, della legge n. 537/93 assegna alla
conservazione su supporto ottico una specificità tutta italiana,
perchè esso prevede esplicitamente che gli obblighi di conservazione
e di esibizione a fini sia amministravi che probatori possano essere
assolti attraverso l'utilizzo del supporto ottico in sostituzione di
quello cartaceo. Ciò introduce quindi una serie aggiuntiva di
vincoli e di limitazioni all'uso della tecnologia che riducono
ulteriormente lo spettro della normativa europea disponibile.
L'Autorità, tenendo conto di queste limitazioni, provvederà ad
aggiornare costantemente le attuali regole tecniche e ad emanarne
delle nuove, mantenendosi sempre in linea con le normative in materia
previste dall'Unione europea.
2. Le norme tecniche esistenti.
Tra le norme tecniche esistenti e quelle attualmente in via di
definizione, sono state individuate quelle che l'Autorità ritiene
che siano adatte alla pubblica amministrazione italiana. Nel seguito
di questo documento sono riportate le considerazioni e le esigenze in
base alle quali sono state effettuate le scelte.
È da notare che alcune norme del settore sono caratterizzate da
molti parametri: è quindi in ogni caso necessario selezionarne
alcuni per i quali fissare i valori da adottare. L'Autorità ritiene
che sia più conveniente non fare subito tutte le scelte, ma, nel
tempo, procedere a una loro graduale selezione e/o riduzione,
stringendo, ad esempio, i campi di variabilità ammessi per i
relativi parametri.
Per una efficiente introduzione dei sistemi di archiviazione su
supporto ottico occorrono anche le norme relative ad alcuni aspetti
complementari: ad esempio, per la codifica dei caratteri del testo e
di controllo, per il compattamento dei testi, per la scansione dei
documenti, per la crittografia, eccetera.
È poi anche da notare che esistono numerose tecnologie per la
realizzazione di sistemi di archiviazione su supporti ottici, che
differiscono principalmente, ai fini di quanto qui trattato, perchè
per alcune tecnologie la caratteristica di non riscrivibilità è
dovuta alla irreversibilità del processo fisico che "scrive" sul
disco. Al contrario, per altre tecnologie il procedimento fisico di
scrittura sul disco è di per sè reversibile, nel senso che,
fisicamente, il disco può essere riscritto più volte (per alcune
tecnologie, la riscritturazione è possibile molte volte, per altre
solo poche volte).
Tra le tecnologie riscrivibili, per quella magneto ottica esistono
sistemi di lettura/scrittura opportuni, in grado di trattare il
supporto come se fosse WORM, impedendo la riscrittura su campi già
utilizzati dall'utente.
Questi dischi sono formattabili con la perdita sia dei dati che
della caratteristica di essere usati successivamente come WORM.
È infine da notare che, fino all'entrata in vigore dell'art. 2,
comma 15, della legge n. 537/93, l'uso di dischi ottici non
sostituiva la conservazione cartacea e non aveva valore nè
amministrativo nè probatorio, che restava unicamente affidato alla
conservazione degli originali cartacei: i sistemi a disco ottico
erano utilizzati solo per ragioni di efficienza nella gestione di
grandi quantità di documenti cartacei. Ed è tuttora così in molti
Paesi dove l'uso di dischi ottici è ampiamente diffuso, ma con la
sola finalità della gestione, senza sostituzione dei documenti
cartacei.
3. Finalità ed esigenze degli utenti.
Dalla lettura dell'art. 2, comma 15, della legge n. 537/93 si
deduce che la finalità dell'uso dei dischi ottici è duplice: da un
lato deve permettere la conservazione (e quindi la leggibilita') a
lungo termine dei documenti; dall'altro, deve rendere possibile
l'esibizione, e quindi lo scambio di documenti tra soggetti diversi,
con valore amministrativo e probatorio.
Ai fini degli scambi occorre quindi garantire la più ampia
possibilità di leggere il disco fisico anche con sistemi diversi da
quello che li ha scritti, occorre cioè la massima compatibilità tra
i vari sistemi di lettura e di scrittura.
Ai fini della conservazione a lungo termine occorre anzitutto la
garanzia della possibilità della conservazione fisica del disco per
un tempo adeguato, e in secondo luogo la garanzia della
compatibilità, oltre che con tutti i sistemi di lettura attuali,
anche con quelli futuri, per un tempo adeguato.
È insomma quindi necessario mirare alla leggibilità "universale"
del disco fisico.
Nei paragrafi successivi si esamineranno qundi più attentamente
le finalità e le conseguenti esigenze della pubblica amministrazione
legate all'obbiettivo fissato dal comma 15, che indica gli archivi
ottici come sostitutivi di quelli cartacei, al fine di distruggere
questi ultimi dopo il loro trasferimento sull'archivio ottico: da
esse derivano le regole tecniche dettate dall'Autorità.
3.1 La sicurezza.
Occorre la massima garanzia della non alterabilità dei dati
memorizzati sul supporto e comunque una adeguata possibilità di
rilevare se è avvenuta una loro manomissione.
La sicurezza è garantita al livello richiesto solo se tutto il
processo di cattura, archiviazione, conservazione e riproduzione, sia
negli aspetti tecnici che procedurali, è controllato allo stesso
livello.
Questo orientamento, espresso in sede di normalizzazione
internazionale, è pienamente condivisibile: attualmente tutto il
processo di registrazione è allo studio del comitato ISO/TC 171/WG
7; sicuramente quando questa commissione avrà completato i suoi
lavori vi saranno nuovi spunti di riflessione ed aggiornamenti delle
regole tecniche anche da parte dell'Autorità.
Nell'attesa che queste norme internazionali siano emanate, è
doveroso per l'Autorità evidenziare che i livelli di sicurezza
offerti dalle varie tipologie di tecnologie sono diversi.
Le tecnologie irreversibili offrono intrinsecamente garanzie
maggiori di quelle reversibili.
Infatti, nel caso delle tecnologie reversibili, l'impossibilità
di riscrittura del disco è garantita solo dal fatto che i programmi
contenuti nel sistema di scrittura riconoscono le indicazioni
presenti sul disco e non scrivono su zone già scritte in precedenza:
la sicurezza è quindi legata alla conseguente grande difficoltà che
si incontrerebbe nel tentare di modificare quei programmi. Ma ciò
non è sufficiente per le esigenze della pubblica amministrazione,
perchè ciò potrebbe infatti al più garantire che gli operatori
locali non sarebbero in grado di alterare il contenuto dei dischi, ma
non sarebbe sufficiente a garantire, specialmente dopo un lunghissimo
tempo di conservazione, che il disco non sia mai stato asportato e
portato all'esterno dove invece organizzazioni interessate, ad
esempio quelle criminose, potrebbero creare un centro di scrittura
dotato dei programmi necessari per l'alterazione del contenuto dei
dischi ottici reversibili.
Altro punto debole della tecnologia M.O. è la suscettibilità ai
campi magnetici, che possono determinare la perdita completa delle
informazioni memorizzate.
Per la protezione contro la copiatura e riscrittura totale (con
eventuale alterazione dolosa del suo contenuto) su un altro disco
ottico è poi necessaria l'identificazione fisica del singolo disco
fisico.
Per la protezione contro le riscritture parziali sullo stesso
disco è poi anche necessario che il sistema di lettura permetta di
leggere sempre tutte le tracce, anche quelle cancellate (nel caso sia
necessario sostituire un documento, poichè il disco è non
riscrivibile, il sistema scrive in un'area diversa la nuova versione
del documento, lascia dove stava la vecchia versione e, nell'indice
del disco, sostituisce i puntatori alla vecchia versione con nuovi
puntatori alla nuova versione). È poi da prevedere anche la
possibilità di avere un resoconto delle parti non ancora utilizzate
presenti sul disco.
Per ragioni di riservatezza deve essere ammesso l'uso della
crittografia nella conservazione delle informazioni su disco: ma in
tal caso occorre che l'algoritmo di crittografia sia normalizzato e
che sia regolamentata anche la procedura di formazione e di
conservazione (e la relativa responsabilita') delle parole chiave.
Devono essere ammessi anche i meccanismi di firma elettronica,
regolamentando la pubblicità degli strumenti (ad esempio, delle
chiavi) per il riconoscimento della firma.
È infine opportuno valutare l'utilità di disporre l'esecuzione
di adeguate copie di riserva del disco.
3.2 La conservazione.
Le esigenze di conservazione richiedono che venga garantita, sia
al momento della regione che nel futuro:
la fedeltà all'immagine originale del documento;
e la sua leggibilità;
la sua duplicabilità;
la resistenza a tentativi di alterazione;
la stabilità nel tempo del supporto in condizioni normali di
conservazione.
Per la conservazione fisica e per la stabilità del supporto
ottico devono essere rese note dal fornitore e garantite
dall'Amministrazione le condizioni ottimali.
Se il documento era inizialmente su carta, per poterlo archiviare
si deve procedere alla sua lettura per punti, ad esempio con un
meccanismo a scansione ("scanner"), e alla memorizzazione del
risultato così prodotto sul disco ottico. Per ovvie ragioni di
risparmio di spazio è in questo caso necessario l'uso anche di un
meccanismo di compressione che deve quindi essere normalizzato.
Se il documento era inizialmente un "file" prodotto da un
elaboratore di testi, si può procedere come sopra, producendo prima
un'immagine di stampa e archiviandola poi come se essa provenisse da
un meccanismo di scansione.
Ma è anche possibile accettare che la conservazione (e la
conseguente eventuale esibizione) non avvenga necessariamente a
livello di immagine grafica ma che possa avvenire mediante
conservazione del file (e quindi mediante la produzione della sua
immagine di stampa solo al momento dell'esibizione). In questo caso,
però, l'aspetto grafico del documento non è determinato a priori,
ma dipende dagli apparati fisici e dai programmi usati per la stampa,
e potrà quindi variare con essi. Non è quindi garantita, ai fini
dell'esibizione, l'unicità dell'immagine che si ricaverà dal disco
ottico, perchè essa dipenderà da come verrà prodotta l'immagine
grafica al momento dell'esibizione. Se si desidera ottenere
l'unicità dell'immagine, le procedure devono imporre che insieme
alla conservazione del file avvenga anche la conservazione delle
informazioni relative alla produzione della stampa.
Si noti che anche nel caso precedente (memorizzazione
dell'immaggine) è possibile, con un riconoscitore di caratteri,
passare al "file" e quindi successivamente ad un testo identico come
contenuto ma con una immagine di stampa che potrà essere diversa.
L'Autorità ritiene che dovranno essere ammesse entrambe le
possibilità, anche per rendere possibile la conservazione di
documenti contenenti simultaneamente immagini, piante, disegni, ecc.,
e per la conservazione di modulistica.
Potrebbe risultare necessario per il corretto svolgimento delle
procedure assicurare una conservazione stabile nel tempo di copie di
riferimento di processi automatici normalizzati per la stampa, per la
compressione, per la crittografia, ecc.: in tal caso si potrebbe
assegnare ad un opportuno organismo (la "Conservatoria dei programmi
e dei processi campione") il compito di fungere da depositario e da
conservatore ai fini delle esigenze della pubblica amministrazione.
Questo compito potrebbe essere svolto dal Ministero dei beni
culturali.
I tempi di conservazione dei documenti cartacei (e quindi anche di
quelli su disco ottico) sono stabiliti dalla normativa vigente;
l'Amministrazione archivistica, per i documenti a conservazione
illimitata da versare agli archivi di Stato o sottoposti alla
vigilanza della Soprintendenze archivistiche, indicherà modalità e
tempi di versamento.
3.3 L'esibizione.
L'esibizione di un documento memorizzato su supporto ottico può
avvenire in vari "modi", tra i quali sono qui stati considerati i
seguenti:
1. esibendo il disco su cui è conservato il documento da
esibire;
2. esibendo un disco ottico su cui è stato copiato il solo
documento da esibire;
3. mediante trasmissione via rete del documento da esibire;
4. esibendo una copia su carta del documento da esibire;
5. mediante sopralluogo dell'ente verso cui si deve esibire nel
luogo in cui sono conservati i dischi ottici dell'esibente.
Tutti i modi esposti richiedono la attenta definizione di
opportune procedure, mentre il solo modo 3 richiede anche la
definizione di opportune regole tecniche.
3.4 Il ritrovamento delle informazioni.
Sul disco devono essere conservate anche le informazioni generali
relative al disco, al suo contenuto, alle modalità con cui esso è
stato riempito, in particolare quelle relative alla compressione e
alla eventuale crittografia, al soggetto che lo ha riempito (come
ente e come persona), alla data di inizio dell'archiviazione e alla
data di fine, ecc. Le regole tecniche normalizzano quindi la
posizione, il formato, la struttura e il contenuto di queste
informazioni.
Sullo stesso disco devono poi essere conservate anche le
informazioni che permettono il ritrovamento, nella loro completezza,
dei documenti archiviati anche a grande distanza di tempo e anche da
persone diverse da quelle che hanno proceduto all'archiviazione:
occorre definire sia le relative regole tecniche per la
memorizzazione di queste informazioni, sia le procedure per il loro
uso.
Per una corretta archiviazione dei documenti memorizzati su
supporto ottico e per renderne possibile l'accesso in qualunque tempo
e da qualunque fruitore, è opportuno:
attribuire ad ogni documento un codice di identificazione (ARC:
"archive reference code");
mantenere l'eventuale nesso amministrativo che intercorre fra i
documenti stessi;
disegnare, nel caso di archivi complessi, una struttura
dell'archivio rispondente alle funzioni dell'amministrazione, che
consenta di dare ai singoli documenti una collocazione logica
all'interno dell'archivio stesso.
Allo stato attuale della tecnologia non è conveniente che il
disco ottico avente finalità probatorie venga usato anche come disco
di lavoro, e non è d'altra parte questo l'obbiettivo delle presenti
regole tecniche: se è necessario usare frequentemente le
informazioni contenute sul disco ottico, occorre valutare se conviene
farne una copia di lavoro su altro tipo di disco, ad esempio,
magnetico. In tal caso devono essere definite le procedure che
regolino le modalità, e in particolare la correttezza e la
sicurezza, di queste operazioni.
Le finalità e le esigenze sopra descritte mettono in evidenza la
necessità di due caratteristiche fondamentali che il disco deve
comunque avere ai fini amministrativi e probatori (e che possono non
essere necessarie ad altri fini): deve essere stabile nel tempo e non
deve essere riscrivibile.
La definizione delle regole tecniche relative all'archiviazione
ottica è scaturita tenendo in dovuto conto l'attività di uno
specifico gruppo di lavoro, composto da esponenti della pubblica
amministrazione e da organismi di normazione, e con molte audizioni
di enti privati e pubblici interessati all'argomento.