3a Serie Speciale - Regioni n. 14 del 5-4-2003
REGIONE UMBRIA
REGIONE UMBRIA
REGOLAMENTO REGIONALE 1 ottobre 2002, n. 5
Regolamento regionale degli archivi della giunta regionale. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.14 del 05-04-2003)

(Pubblicato nel suppl. ord. n. 1 al Bollettino ufficiale della
Regione Umbria n. 45 del 16 ottobre 2002)
LA GIUNTA REGIONALE
Ha approvato
IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE
Emana
il seguente regolamento:
Art. 1.
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento, adottato ai sensi degli articoli 3 e
5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre
2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico,
disciplina le attività di formazione, registrazione,
classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, ai
sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei
procedimenti amministrativi inerenti il complesso degli organi e
delle strutture facenti capo alla presidenza e alla giunta regionale.
2. L'allegato A al presente regolamento contiene l'elenco degli
atti la cui approvazione è necessarià per lo svolgimento delle
attività di cui al comma l.
3. L'atto n. 1 di cui all'allegato A è adottato con delibera
della giunta regionale; gli altri atti sono adottati con
determinazione del dirigente del servizio di cui all'Art. 4.

Art. 2.
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento si intende:
a) per amministrazione il complesso degli organi e delle
strutture facenti capo alla presidenza e alla giunta regionale
dell'Umbria;
b) per testo unico il decreto del Presidente della Repubblica
n. 445/2000; recante il testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
c) per area organizzativa omogenea un insieme di funzioni e di
strutture, individuate dall'amministrazione, che opera su tematiche
omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in
modo unitario e coordinato;
d) per ufficio utente una struttura dell'area organizzativa
omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di
gestione informatica dei documenti;
e) per documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque
formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa;
f) per documento informatico la rappresentazione informatica di
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
g) per firma digitale il risultato della procedura informatica
(validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia,
una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la
chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza
e integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici;
h) per impronta del documento informatico una sequenza di
simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante
l'applicazione al doumento di una funzione matematica di HASH che
assicura l'univocità del risultato;
i) per gestione dei documenti l'insieme delle attività
finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e
alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei
documenti amministrativi formati o acquisiti dall'amministrazione,
nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato;
j) per sistema di gestione informatica dei documenti l'insieme
delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione
e delle procedure informatiche utilizzati dall'amministrazione per la
gestione dei documenti;
k) per segnatura di protocollo l'apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile,
delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo
inequivocabile il documento stesso;
l) per archivio corrente la parte di documentazione relativa
agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di
trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;
m) per archivio di deposito la parte di documentazione relativa
ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli
affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla
conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico;
n) per archivio storico il complesso di documenti relativi ad
affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla
conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la
consultazione al pubblico;
o) per titolario di classificazione un sistema precostituito di
partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base
dell'analisi delle competenze dell'amministrazione, al quale deve
ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti per consentirne la
sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo
sviluppo dell'attività svolta;
p) per piano di conservazione di un archivio il piano,
integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri
di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
q) per fascicolo l'unità di base indivisibile di un archivio
che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo
o ad un affare;
r) per supporto di memorizzazione il mezzo fisico atto a
registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo
digitale, su cui l'operazione di scrittura comporti una modifica
permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto
stesso;
s) per archiviazibne ottica l'operazione che genera su di un
supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione
iniziale di una istanza di un documento informatico;
t) per servizio la struttura regionale di cui all'Art. 4,
competente ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n.
445/2000 per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi;
u) per responsabili del procedimento di registrazione e
protocollo a livello decentrato i responsabili delle sedi decentrate
di archivio che concorrono alla gestione unitaria del sistema;
v) per regolamento regionale l'insieme delle norme che
disciplinano l'attività degli archivi della giunta regionale.

Art. 3.
Area organizzativa omogenea
l. Per la gestione dei documenti dell'amministrazione è
istituita un'unica area organizzativa omogenea come definita
nell'atto n. 1 dell'allegato A con decentramento della funzione di
protocollo generale fino al livello desiderato, con numerazione unica
e progressiva dei documenti.
2. Nell'atto n. 1 dell'allegato A vengono riportati il codice
identificativo dell'area organizzativa omogenea e l'insieme degli
uffici utenti che la compongono con la loro articolazione gerarchica;
sono indicati, oltre al responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico di cui all'Art. 4, i responsabili del
procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato.

Art. 4.
Servizio per la tenuta del protocollo informatico la gestione dei
flussi documentali e degli archivi
1. I compiti del servizio per la tenuta del protocollo.
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
previsto dall'Art. 61 comma 1 del testo unico sono svolti dal
servizio segreteria della giunta regionale.
2. Spetta al servizio il coordinamento e la vigilanza del sistema
generale degli archivi e la gestione diretta dell'archivio centrale e
di quello di deposito. Nell'ambito di dette attività, ferma restando
l'autonomia è la responsabilità degli archivi decentrati con
riferimento alle singole operazioni di competenza, il servizio cura i
seguenti adempimenti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle
funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla
modifica delle informazioni;
b) detta le direttive affinchè le operazioni di registrazione
e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa
vigente;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del
registro giornaliero di protocollo;
d) detta le direttive affinchè le copie dei dati di protocollo
e dei documenti archiviati su supporto informatico siano conservati
in luoghi sicuri e differenti;
e) garantisce con il concorso dei responsabili del procedimento
di registrazione e protocollo a livello decentrato il buon
funzionamento dell'organizzazione delle attività di registrazione di
protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali,
incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del
testo unico e le attività di gestione dell'archivio di cui agli
articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;
f) fornisce disposizioni per le autorizzazioni di annullamento
delle registrazioni di protocollo;
g) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente
regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
h) cura i rapporti con la soprintendenza archivistica e con
l'archivio di Stato,
3. Nell'esercizio delle attività di cui al comma 2 il
responsabile del servizio segnala ai direttori regionali
rispettivamente competenti la eventuale inosservanza delle norme del
presente regolamento da parte delle sedi di archivio decentrate. I
direttori regionali diffidano i responsabili del procedimento di
registrazione e protocollo a livello decentrato a rimuovere le
irregolarità riscontrate, attivando ove necessario, le procedure di
controllo sostitutivo ferma restando la possibilità di adozione di
misure disciplinari.
4. Per gli adempimenti inerenti gli aspetti tecnico informatici
il servizio di cui al comma 1 si avvale del supporto del servizio
sistema informativo e statistico della giunta regionale.

Art. 5.
Unicità del protocollo informatico
l. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e
progressiva. Essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia
dal numero 1 all'inizio dell'anno successivo.
2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre
numeriche, ai sensi dell'Art. 57 del testo unico.
3. Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante
l'assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema
informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi
documenti sono strettamente correlati tra loro.

Art. 6.
Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
l. Per la gestione dei documenti è adottato un modello
organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti e
strutture, ognuna delle quali abilitata a svolgere soltanto le
operazioni di propria competenza.
2. Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema
di gestione informatica dei documenti, ovvero l'identificazione delle
strutture e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni
di registrazione di protocollo organizzazione ed archiviazione dei
documenti, sono riportate nell'elenco dei soggetti abilitati
all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica
dei documenti così come disciplinato con l'atto n. 2 dell'allegato
A.

Art. 7.
Regole generali e contenuti minimi
1. I documenti dell'amministrazione sono di norma prodotti con
sistemi informatici, ai sensi dell'articolo 3 del decreto legislativo
12 febbraio 1993, n. 39 e successive integrazioni e modificazioni.
2. I contenuti e la struttura dei documenti informatici sono
definiti con determinazione dirigenziale, ai sensi dell'art. 4, comma
2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 e ai sensi dell'art.
3, comma 4 della deliberazione dell'autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione (di seguito AIPA) 51/2000 recante le regole
tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni.

Art. 8.
Formazione dei documenti informatici
l. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando
prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme
alle disposizioni contenute nel testo unico e nel decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999.
2. I documenti informatici prodotti dall'amministrazione,
indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione,
prima della sottoscrizione con firma digitale sono convertiti in uno
dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di
archiviazione.
3. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è
prescritta la sottoscrizione fermo restando l'impiego dei formati
standard validi per l'archiviazione si utilizzano i servizi di
riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete
dell'amministrazione.

Art. 9.
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
l. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire
all'amministrazione attraverso:
a) il servizio postale;
b) la consegna diretta alle strutture regionali;
c) gli apparecchi telefax.
2. I documenti che transitano attraverso il servizio postale
devono essere consegnati all'archivio della sede competete alla
trattazione.
3. I documenti consegnati a mano alle strutture se sono soggetti
a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del
personale che li riceve e nell'arco della stessa giornata,
all'archivio competente alla registrazione di protocollo.
4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti
a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico
che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico (fax management
system), sono trattati come quelli consegnati direttamente alle
strutture. Con la disponibilità di un fax management system, invece
si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti
informatici.

Art. 10.
Ricezione dei documenti informatici
l. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite
una casella di posta elettronica certificata riservata a questa
funzione.
2. L'indirizzo della casella di posta elettronica certificata è
riportato nell'atto n. 1 dell'allegato A.
3. Il responsabile del servizio provvede a pubblicizzare
l'indirizzo di posta elettronica certificata con ogni mezzo di
comunicazione e a trasmetterlo agli organi competenti.
4. I documenti informatici che pervengono direttamente agli
uffici utenti sono da questi valutati, ai sensi dell'Art. 15, comma 7
del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000
e, se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra forma di
registrazione, immediatamente inoltrati all'indirizzo elettronico
certificato dell'area organizzativa omogenea.
5. L'operazione di ricezione dei documenti informatici avviene
con modalità conformi alle disposizioni contenute nella circolare
AIPA 7 maggio 2001, n. 28, recante standard, modalità di
trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime
ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni
e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i
processi di verifica dell'autenticità, della provenienza e
dell'integrità dei documenti stessi.

Art. 11.
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto
cartaceo
1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal
mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio
di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, l'archivio che lo
riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla
copia il timbro dell'amministrazione con la data e l'ora d'arrivo e
la sigla dell'operatore. In alternativa, l'archivio che riceve il
documento esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia
la fotocopia del documento con gli estremi della segnatura.

Art. 12.
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via
telematica, la notifica al mittente dell'avvenuto recapito è
assicurata dal servizio di posta elettronica utilizzato
dall'amministrazione.
2. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in
conformità alle disposizioni contenute nella circolare AIPA n.
28/2001 provvede alla formazione e all'invio ai mittenti dei seguenti
messaggi:
a) messaggio di aggiornamento di conferma, un messaggio che
contiene una comunicazione di aggiornamento riguardante un documento
protocollato ricevuto in precedenza;
b) messaggio di annullamento di protocollazione, un messaggio
che contiene una comunicazione di annullamento di una protocollazione
in ingresso di un documento ricevuto in precedenza;
c) messaggio di conferma di ricezione, un messaggio che
contiene la conferma dell'avvenuta protocollazione in ingresso di un
documento ricevuto. Si differenzia da altre forme di ricevute di
recapito generate dal servizio di posta elettronica
dell'amministrazione in quanto segnala l'avvenuta protocollazione del
documento, e quindi l'effettiva presa in carico;
d) messaggio di notifica di eccezione, un messaggio che
notifica la rilevazione di una anomalia in un messaggio ricevuto.

Art. 13.
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti
dall'amministrazione, ad eccezione di quelli indicati all'Art. 14
indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti
a registrazione obbligatoria di protocollo.

Art. 14.
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
1. Sono. esclusi dalla registrazione di protocollo le gazzette
ufficiali i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, i materiali statistici gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto
o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza
amministrativa.
2. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti
già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione, per i
quali si applicano le modalità di trattamento riportate nell'atto n.
3 dell'allegato A.

Art. 15.
Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito
dall'amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo.
2. La registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza
possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi
successive, ai sensi dell'Art. 53, comma 3 del testo unico.
3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori
e dati accessori.
4. I dati obbligatori sono:
a) numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa,
destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in
forma non modificabile;
d) oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se
disponibili.
5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore
utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed
archivistico.
Essi sono:
a) data di arrivo;
b) luogo di provenienza o di destinazione del documento;
c) numero degli allegati;
d) descrizione sintetica degli allegati;
e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di
registrazione;
f) mezzo di ricezione o in alternativa, mezzo di spedizione;
g) ufficio utente di competenza;
h) copie per conoscenza;
i) tipo di documento.

Art. 16.
Registrazione di protocollo dei documenti informatici
1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è
eseguita dopo che l'operatore addetto ne ha verificato
l'autenticità, la provenienza e l'integrità. Nel caso di documenti
informatici in partenza questa verifica è estesa alla validità
amministrativa della firma.
2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle
stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con
l'aggiunta, tra i dati obbligatori, dell'impronta del documento
informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA-l e
registrata in forma non modificabile.
3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici
ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far
corrispondere ad ogni messaggio una registrazione la quale si può
riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso
allegati.
4. Il calcolo dell'impronta previsto nell'operazione di
registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati
al messaggio di posta elettronica ricevuto.

Art. 17.
Segnatura di protocollo
1. L'operazione di segnatura di protocollo è effettuata
contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

Art. 18.
Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è
realizzata attraverso l'apposizione su di esso di un timbro di
protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni:
a) denominazione dell'amministrazione;
b) codice identificativo dell'amministrazione;
c) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;
d) data e numero di protocollo del documento;
e) indice di classificazione.

Art. 19.
Segnatura di protocollo dei documenti informatici
1. I dati della segnatura di protocollo di un documento
informatico sono contenuti, un'unica volta, nell'ambito dello stesso
messaggio, in un file conforme alle specifiche dell'Extensible Markup
Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD)
reso disponibile dall'AIPA.
2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle
elencate negli articoli 9 e 19 del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, e precisamente:
a) codice identificativo dell'amministrazione;
b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;
c) data di protocollo;
d) numero di protocollo;
e) indice di classificazione;
f) oggetto del documento;
g) mittente;
h) destinatario o destinatari.
3. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono
specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni:
a) persona o ufficio destinatario;
b) identificazione degli allegati;
c) informazioni sul procedimento e sul trattamento.
4. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di
protocollo di un documento informatico sono conformi alle
disposizioni tecniche di cui alla circolare AIPA n. 28/2001.

Art. 20.
Annullamento delle registrazioni di protocollo
1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal
responsabile del procedimento di registrazione e protocollo a livello
decentrato.
2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di
dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura.
3. L'operazione di modifica o di annullamento di una
registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui
all'art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
31 ottobre 2000, e precisamente:
a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal
sistema e registrate in forma non modificabile, l'annullamento anche
di una sola di esse determina l'automatico e contestuale annullamento
dell'intera registrazione di protocollo;
b) per le informazioni non ricomprese nella lettera a)
registrate in forma non modificabile, l'annullamento anche di un solo
campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in
sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo
stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione in modo
permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla
data, l'ora e all'autore della modifica; così analogamente per lo
stesso campo od ogni altro che dovesse poi risultare errato.
4. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono
memorizzate secondo le modalità specificate nell'art. 54 del testo
unico.

Art. 21.
Registro giornaliero informatico di protocollo
1. Al termine della giornata lavorativa l'archivio generale della
presidenza della giunta regionale, al fine di garantire la non
modificabilità delle operazioni di registrazione, svolge le seguenti
operazioni:
a) stampa il contenuto del registro giornaliero informatico di
protocollo su supporto cartaceo. Il registro cartaceo viene
conservato a cura del responsabile del servizio o persona da questi
delegata in luogo diverso dal posto di registrazione;
b) riversa, il contenuto del registro giornaliero informatico
di protocollo su supporti di memorizzazione non riscrivibili. I
supporti vengono conservati a cura del responsabile del servizio, o
persona da questi delegata, in luogo diverso dal posto di
registrazione.

Art. 22.
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio autorizza lo svolgimento, anche
manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri
di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare il sistema.
2. L'elenco delle unità di personale abilitate alla
registrazione dei documenti su registri di emergenza è riportato
nell'atto n. 2 dell'allegato A.
3. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di
registrazione e di recupero dei dati descritte nell'art. 63 del testo
unico.
4. Nel registro di emergenza sono riportate la causa, la data e
l'ora di inizio dell'interruzione, nonchè la data e l'ora del
ripristino della funzionalità del sistema.
5. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura
informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità. il responsabile del servizio può autorizzare
l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di
una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi
del provvedimento di autorizzazione.
6. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato
sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
7. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza,
anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire
l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del
sistema documentario dell'area organizzativa omogenea.
8. Le informazioni relative ai documenti protocollati in
emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando
un'apposita funzione di recupero dei dati senza ritardo al ripristino
delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a
ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero
di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a
mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in
emergenza.

Art. 23.
Differimento dei termini di registrazione
1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono
effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal
ricevimento degli atti..
2. Eccezionalmente il dirigente del servizio o il responsabile
del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato
possono, secondo le rispettive competenze, differire con apposito
provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti
fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di
scadenze predeterminate, al timbro datario d'arrivo.

Art. 24.
Documenti inerenti gare d'appalto
1. La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta" - "gara
d'appalto" o simili, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo
con l'apposizione del numero di protocollo e della data di
registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata
all'ufficio utente interessato.
2. Dopo l'apertura delle buste l'ufficio utente che gestisce la
gara d'appalto riporta gli estremi di protocollo su tutti i documenti
in esse contenuti.

Art. 25.
Corrispondenza personale o riservata
1. La corrispondenza nominativamente intestata ad eccezione di
quella indirizzata al presidente della giunta regionale ed agli
assessori, è regolarmente aperta dagli archivi di competenza.
2. La corrispondenza con la dicitura "riservata" o "personale"
non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario, il
quale, dopo averne presa visione, se valuta che i documenti ricevuti
non sono personali, è tenuto a trasmetterli all'archivio competente.

Art. 26.
Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto
cartaceo
1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo.
Qualora pervengano all'amministrazione per posta gli stessi documenti
in originale ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa
data di protocollo assegnati ai relativi fax.

Art. 27.
Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti
1. Le modalità di trattamento delle deliberazioni di giunta,
delle determinazioni dirigenziali delle leggi, dei regolamenti, dei
decreti, delle ordinanze, dei contratti, di documenti anonimi, di
documenti non firmati di fatture senza lettera di trasmissione, di
documenti di competenza di altre amministrazioni e di altri documenti
sono descritte nell'atto n. 7 dell'allegato A.

Art. 28.
Piano di conservazione dell'archivio
1. Il piano di conservazione dell'archivio, comprendente il
titolario di classificazione ed il massimario di selezione è
adottato, sentite le direzioni regionali con l'atto n. 4
dell'allegato A. Osservando quanto disposto dalla normativa vigente
in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti
pubblici.
2. Il piano è aggiornato e modificato con determinazione
dirigenziale.
3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il
responsabile del servizio provvede ad informare tutti i soggetti
abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare
loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

Art. 29.
Classificazione dei documenti
1. La classificazione è l'operazione finalizzata alla
organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in
relazione alle competenze alle funzioni e alle attività
dell'amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di
classificazione facente parte del piano di conservazione
dell'archivio.
2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo
informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati,
devono essere classificati.

Art. 30.
Assegnazione dei documenti
1. Per assegnazione di un documento si intende l'operazione di
individuazione della struttura cui compete la trattazione del
relativo affare o procedimento amministrativo.
2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere
più unità di smistamento, una di seguito all'altra, fino ad
arrivare alla struttura competente.
3. Nell'atto n. 2 dell'allegato A sono indicate le unità di
personale abilitate all'operazione di assegnazione dei documenti.

Art. 31.
Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto
cartaceo
1. I documenti ricevuti dall'amministrazione su supporto
cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l'ausilio di
scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di
protocollo ed assegnazione sono fatti pervenire in originale alle
strutture competenti.
2. Le strutture al momento della ricezione dei documenti
cartacei, con una funzione del sistema informatico, eseguono
l'operazione di "presa in carico".

Art. 32.
Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto
informatico
1. I documenti ricevuti dall'amministrazione per via telematica,
o comunque su supporto informatico, sono trasmessi alle strutture
attraverso la rete interna dell'amministrazione, al termine delle
operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione
su supporti informatici in modo non modificabile, e di assegnazione.
2. La "presa in carico" dei documenti informatici viene
registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei
documenti nelle strutture di competenza coincide con la data di
assegnazione degli stessi.

Art. 33.
Modifica delle assegnazioni
1. Nel caso di un'assegnazione errata, la struttura che riceve il
documento lo rinvia all'archivio competente che provvede a modificare
i dati nel sistema informatico e a trasmettere l'atto all'ufficio
utente di competenza.
2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia
di tutti questi passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi
l'identificativo di chi effettua l'operazione con la data e l'ora di
esecuzione.

Art. 34.
Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati
1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni
di registrazione e segnatura di protocollo, possono essere acquisiti
in formato immagine mediante il processo di scansione.

Art. 35.
Modalità di svolgimento del processo di scansione
1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni
documento anche composto da più pagine, comsponda un unico file in
un formato standard abilitato alla conservazione;
b) verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle
immagini acquisite;
c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di
protocollo in modo non modificabile;
d) memorizzazione delle immagini su supporti informatici, in
modo non modificabile.

Art. 36.
Formazione ed identificazione dei fascicoli
1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e
classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati,
devono essere riuniti in fascicoli.
2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l'operazione
di "apertura" che comporta, al minimo, la registrazione delle
seguenti informazioni:
a) indice di classificazione;
b) numero del fascicolo;
c) oggetto del fascicolo;
d) data di apertura.
3. Le strutture abilitate all'operazione di fascicolazione dei
documenti sono elencate nell'atto n. 2 dell'allegato A.

Art. 37.
Spedizione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi
agli uffici abilitati all'operazione di spedizione dopo che sono
state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo segnatura
di protocollo, classificazione e fascicolazione.
2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di
ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzo che richieda una
qualche documentazione da allegare alla busta, la modulistica viene
compilata a cura delle strutture.

Art. 38.
Spedizione dei documenti informatici
1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di
protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di
posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito
nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive
modificazioni ed integrazioni.
2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi il formato
della codifica, le misure di sicurezza sono conformi alle
disposizioni contenute nella circolare AIPA n. 28/2001.
3. I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo
elettronico dichiarato dai destinatari ovvero abilitato alla
ricezione della posta per via telematica.
4. Per la spedizione dei documenti informatici l'amministrazione
si avvale di un servizio di "posta elettronica certificata" offerto
da un soggetto in grado di assicurare la riservatezza e la sicurezza
del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data di
spedizione e di consegna dei documenti, facendo ricorso al "time
stamping" e prevedendo il rilascio di ricevute di ritorno
elettroniche.
5. L'operazione di spedizione di un documento informatico è
eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica
della validità amministrativa della firma, registrazione di
protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e
fascicolazione.
6. Le strutture che effettuano la spedizione dei documenti
informatici curano anche l'archiviazione delle ricevute elettroniche
di ritorno.

Art. 39.
Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti
1. La gestione dei documenti ricevuti dall'amministrazione si
svolge secondo le seguenti fasi:
a) ricezione;
b) registrazione e segnatura di protocollo;
c) scansione - opzionale;
d) classificazione;
e) assegnazione, recapito e presa in carico;
f) fascicolazione.

Art. 40.
Fasi di lavorazione dei documenti spediti
1. La gestione dei documenti spediti dall'area organizzativa
omogenea si svolge secondo le seguenti fasi:
a) produzione;
b) registrazione e segnatura di protocollo;
c) classificazione;
d) fascicolazione;
e) spedizione.

Art. 41.
Fasi di lavorazione dei documenti interni
1. Le fasi della gestione dei documenti prodotti dalle strutture
dell'area organizzativa omogenea e ammessi alla registrazione di
protocollo si svolge secondo le seguenti fasi:
a) produzione;
b) registrazione e segnatura di protocollo;
c) classificazione;
d) fascicolazione.

Art. 42.
Comunicazioni ufficiali tra strutture dell'amministrazione
1. Per comunicazione ufficiale tra strutture s'intende una
comunicazione; con o senza documenti allegati, di natura giuridica
probatoria o comunque di rilevanza amministrativa.

Art. 43.
Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati
di avanzamento
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti al minimo,
deve consentire di registrare per ogni procedimento amministrativo
avviato i seguenti dati:
a) il responsabile del procedimento;
b) il termine di scadenza;
c) l'istruttore incaricato.
2. L'aggiornamento dello stato di avanzamento dei procedimenti
amministrativi è eseguito a cura dei rispettivi responsabili.

Art. 44.
Tenuta e conservazione dei fascicoli dell'archivio corrente
1. Nella prima fase di implementazione del sistema di cui al
comma 1, dell'art. 57, i fascicoli cartacei sono formati a cura degli
archivi correnti ovvero delle strutture titolari del procedimento;
nella seconda fase di implementazione del sistema di gestione
documentale in via informatica sono formati dalle strutture titolari
del procedimento e conservati negli archivi di competenza.

Art. 45.
Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito
1. All'inizio di ogni anno, i servizi o uffici individuano i
fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi o comunque non
più necessari allo svolgimento delle attività correnti.
2. I fascicoli di cui al comma 1 sono trasmessi dalle strutture
all'archivio di deposito con un'apposita funzione del sistema di
protocollo informatico. Il trasferimento deve essere effettuato
rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie hanno
nell'archivio corrente.

Art. 46.
Gestione dell'archivio di deposito, selezione periodica dei documenti
e formazione dell'archivio storico dell'amministrazione
1. La gestione dell'archivio di deposito, la selezione periodica
dei documenti (scarto archivistico), la formazione e gestione
dell'archivio storico dell'amministrazione avvengono con le modalità
descritte nel piano di conservazione dell'archivio riportato
nell'atto n. 5 dell'allegato A.
2. Dei documenti prelevati dall'archivio di deposito deve essere
tenuta traccia sia del movimento effettuato sia della richiesta di
prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia
dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge
sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

Art. 47.
Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni
digitali dei documenti cartacei
1. I documenti informatici sono memorizzati e archiviati nel
sistema, in modo non modificabile al termine delle operazioni di
registrazione e segnatura di protocollo.
2. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite
con l'ausilio di scanner, sono memorizzate nel sistema in modo non
modificabile, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di
protocollo e al termine del processo di scansione.

Art. 48.
Archiviazione ottica
1. Il personale preposto alla gestione dell'archivio di deposito,
a seguito del versamento dei fascicoli da parte degli uffici utenti
effettua l'operazione di archiviazione su supporti ottici in
conformità alle disposizioni di cui all'articolo 7 della
deliberazione AIPA n. 51/2000.
2. Le informazioni relative alla gestione informatica dei
documenti costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle
procedure di conservazione sostitutiva.

Art. 49.
Accesso da parte delle strutture regionali
1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei
documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l'uso di
profili utente e password.
2. L'operatore che effettua la registrazione di protocollo di un
documento inserisce preventivamente il livello di riservatezza
ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato
automaticamente dal sistema.
3. In modo analogo, l'ufficio che effettua l'operazione di
apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di
riservatezza. Nella prima fase di implementazione del sistema
prevista dal comma 1 dell'articolo 57, il livello di riservatezza,
ove diverso da quello standard, viene fissato dall'archivio su
richiesta delle strutture competenti alla trattazione del
procedimento.
4. I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello
standard applicato automaticamente e le relative abilitazioni
all'accesso alle informazioni documentali sono riportati nell'atto n.
6 dell'allegato A.

Art. 50.
Accesso da parte di utenti esterni all'amministrazione
1. L'accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da
parte di utenti esterni all'amministrazione è realizzato mediante
l'impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione basati sulla
carta d'identità elettronica (C.I.E.), la carta nazionale dei
servizi (C.S.N.) o la firma digitale.
2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono
rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti
all'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Art. 51.
Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
1. L'accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da
parte di altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le
norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti
informazioni:
a) il numero e la data di protocollo ottenuti attraverso
l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di
spedizione del mittente, del destinatario;
b) il numero e la data di protocollo del documento ricevuto,
ottenuti attraverso il numero e la data di protocollo attribuiti
dall'amministrazione al documento spedito.

Art. 52.
Piano di sicurezza informatica relativo alla gestione dei documenti
informatici
1. Al fine della tutela dei dati personali di cui alla legge
31 dicembre 1996 n. 675 e successive modificazioni ed integrazioni,
il presente regolamento tiene conto del piano di sicurezza
informatica elaborato nel rispetto delle misure minime di sicurezza
previste dal regolamento di attuazione emanato con decreto del
Presidente della Repubblica n. 318/1999.
2. Il piano è sottoposto a verifica ed aggiornamento con cadenza
biennale e deve considerare almeno i seguenti aspetti: analisi dei
rischi, politiche di sicurezza ed interventi operativi.

Art. 53.
Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Con apposito atto da emanarsi dal dirigente del servizio
informativo e statistico, non appena il fornitore del software ha
provveduto ad indicare le specifiche funzionalità dello stesso, è
effettuata la descrizione funzionale e tecnica del sistema di
gestione informatica dei documenti utilizzata dall'amministrazione.
2. Al minimo, sono richieste specificazioni inerenti:
a) la generalità delle funzioni del sistema;
b) le misure di sicurezza di cui all'Art. 7, commi 2, 3 e 4 del
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000;
c) il sistema operativo utilizzato per la gestione informatica
dei documenti di cui all'articolo 7, commi 1 e 6 del decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000;
d) le misure tecniche atte a garantire la non modificabilità
delle registrazioni di protocollo e del registro giornaliero
informatico di,protocollo;
e) le misure tecniche atte ad assicurare la contemporaneità
delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo;
f) le modalità di trattamento delle informazioni annullate o
modificate;
g) le funzioni per la gestione del registro di emergenza ed il
conseguente recupero automatico dei dati;
h) le modalità di trasmissione, ricezione, verifica,
registrazione ed archiviazione dei documenti informatici;
i) il calcolo dell'impronta dei documenti informatici;
j) la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli
articoli 9, 18 e 19 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 31 ottobre 2000;
k) le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra
uffici utente e tra aree organizzative omogenee.

Art. 54.
Istituzione conferenza permanente sugli archivi
1. È istituita la conferenza permanente sugli archivi, di cui
fanno parte:
a) il dirigente del servizio segreteria della giunta regionale
o suo delegato con funzioni di coordinatore;
b) il responsabile del procedimento di registrazione e
protocollo a livello decentrato;
c) il dirigente del Servizio informativo e statistico o suo
delegato;
d) il soprintendente archivistico per l'umbria o suo delegato;
e) il direttore dell'archivio di stato o suo delegato.
2. La conferenza è costituita con decreto del presidente della
giunta regionale.
3. La Conferenza:
a) propone iniziative di ricerca e di studio sugli archivi;
b) esprime al responsabile del servizio osservazioni e
valutazioni per eventuali modifiche o integrazioni del regolamento
del titolario, e del massimario di scarto;
c) propone o redige rapporti speciali tendenti alla
valorizzazione della documentazione regionale alla conservazione,
alla sicurezza dei locali di deposito e a quant'altro possa
migliorare l'attività istituzionale inerenti agli archivi;
d) realizza sinergie con le altre regioni al fine di una
gestione unitaria degli archivi;
e) propone corsi di aggiornamento e formazione per il personale
operante all'interno delle strutture archivistiche.
4. La conferenza si riunisce, di norma, due volte all'anno su
convocazione del dirigente del servizio della segreteria della giunta
regionale.

Art. 55.
Eliminazione dei protocolli interni
1. Con l'entrata in funzione del sistema di gestione informatica
dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei
documenti alternativi al protocollo informatico.

Art. 56.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il 1 gennaio 2003.

Art. 57.
Norme finali e transitorie
1. Il sistema di gestione dei documenti in via informatica è
attuato in due fasi:
a) prima fase: implementazione in tutte le direzioni dell'ente
dei moduli software che realizzano la protocollazione,
classificazione e fascicolazione dei documenti cartacei; gestione dei
flussi documentali cartacei e versamento dei fascicoli non più
occorrenti alla pratica amministrativa all'archivio di deposito;
b) seconda fase: implementazione in tutte le direzioni dei
moduli hardware e software che realizzano la scansione dei documenti
cartacei, la produzione trasmissione, ricerca e archiviazione dei
documenti informatici, la interoperabilità con i sistemi di
protocollo informatico di altre pubbliche amministrazioni.
2. L'applicazione degli articoli 8, 10, 12, 16, 19, 32, 38, 43,
47, 48, 50, 51, 52 e 53 relativi alla seconda fase di attuazione del
sistema di gestione dei documenti in via informatica di cui alla
lettera a), comma 1 è condizionata alla emanazione da parte della
giunta regionale di disposizione regolamentare.

Art. 58.
Abrogazione
l. A far data dall'entrata in vigore del presente regolamento è
abrogato il regolamento regionale 26 giugno 1989, n. 21 e successive
modificazioni ed integrazioni.
Il presente regolamento sarà pubblicato nel Bollettino ufficiale
della Regione Umbria. È fatto obbligo a chiunque spetti di
osservarlo e di farlo osservare come regolamento della Regione
Umbria.
Perugia, 1 ottobre 2002
LORENZETTI

Allegato A
Atti da approvare per lo svolgimento delle attività disciplinate dal
regolamento (Art. 1, comma 2)
N. 1 Aree organizzative omogenee
In questo atto si devono elencare le aree organizzative omogenee
istituite dall'amministrazione per la gestione dei documenti. Per
ognuna di esse si devono specificare le seguenti informazioni:
la denominazione dell'area;
il codice identificativo dell'area [cfr. Art. 12, comma 2,
lettera b), del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
31 ottobre 2000];
la data di istituzione;
l'indirizzo di posta elettronica istituzionale dell'area [cfr.
articolo 15, comma 3, del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 31 ottobre 2000];
l'insieme degli uffici utenti che compongono l'area, con la
loro articolazione gerarchica [cfr. art. 3, comma 1, lettera a), del
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000];.
la denominazione del servizio istituito nell'ambito dell'area;
il nominativo del responsabile del servizio [cfr. Art. 61,
comma 2, del testo unico];
il nominativo del vicario del responsabile del servizio nei
casi di vacanza, assenza o impedimento di questi [cfr. Art. 3, comma
1, lettera b), decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31
ottobre 2000];
i nominativi dei responsabili del procedimento di registrazione
e protocollo a livello decentrato.
N. 2 Abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di
gestione informatica dei documenti. In questo atto, per ciascun
utente del sistema di gestione informatica dei documenti si devono
riportare le abilitazioni alle svolgimento delle operazioni di
gestione dei documenti che al minimo comprendono:
la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo;
la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;
la classificazione dei documenti;
l'assegnazione e presa in carico dei documenti;
la fascicolazione dei documenti;
la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza;
la consultazione della banca dati documentale.
N. 3 Documenti soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione ed esclusi dalla registrazione di protocollo.
In questo atto si devono elencare i documenti che sono soggetti a
registrazione particolare dell'amministrazione ed esclusi dalla
registrazione di protocollo [cfr. Art. 53, comma 3, del testo unico].
Per ciascuno di essi inoltre, si devono descrivere le relative
modalità di trattamento.
N. 4 Piano di conservazione dell'archivio. In questo atto si deve
riportare il piano di conservazione dell'archivio [cfr. Art. 68,
comma 1, del testo unico] che comprende il titolario di
classificazione ed il massimario di selezione.
Nel piano di conservazione dell'archivio si devono descrivere
anche le modalità di gestione dell'archivio di deposito, di
selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), di
formazione e gestione dell'archivio storico dell'Amministrazione.
La redazione di questo importante atto deve avvenire nel rispetto
delle disposizioni contenute nel decreto legislativo 490/1999 e
chiedendo assistenza alle soprintendenze ai beni archivistici e agli
archivi di stato [cfr. Art. 14 comma 6 e Art. 15 comma 2, del decreto
del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 441].
N. 5 Criteri di assegnazione dei documenti. In questo atto per
ogni unità di personale abilitata all'operazione di assegnazione dei
documenti, si devono specificare le principali tipologie di documenti
trattati e i relativi criteri di assegnazione [cfr. Art. 5. comma 2,
lettera e), decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
31 ottobre 2000].
N. 6 Livelli di riservatezza e logiche di protezione dei dati e dei
documenti.
In questo atto si devono descrivere i livelli di riservatezza
applicabili con il sistema di protocollo informatico ai documenti e
ai fascicoli, con le relative logiche di abilitazione all'accesso.
Inoltre si deve evidenziare il livello di riservatezza standard
applicato automaticamente dal sistema informatico all'atto della
registrazione di protocollo, o dell'apertura di un fascicolo.
N. 7 Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti.
In questo atto si devono riportare le scelte del responsabile del
servizio in merito alla registrazione delle deliberazioni di giunta e
di consiglio; determinazioni dirigenziali; decreti; ordinanze;
contratti; documenti anonimi; documenti non firmati; fatture senza
lettera di trasmissione; documenti di competenza di altre
amministrazioni; altri documenti per i quali è opportuno fissare in
modo esplicito le modalità di trattamento.
N. 8 Tipologie di documenti da digitalizzare. In questo atto si
devono elencare le tipologie di documenti da digitalizzare con lo
scanner, le modalità ed i tempi di esecuzione del processo di
scansione gli uffici utente abilitati a questa operazione.
N. 9 Modalità di comunicazione ufficiale tra uffici utente. In
questo atto si devono descrivere le modalità con cui gli uffici
utente comunicano ufficialmente tra loro. Tale descrizione deve
riguardare sia le comunicazioni basate su documenti cartacei e sia le
comunicazioni basate su documenti informatici. Per ogni tipo di
comunicazione, si deve riportare l'esatta sequenza delle operazioni
che l'ufficio utente mittente e l'ufficio utente destinatario debbono
eseguire.