Serie Generale n. 72 del 27-3-2014
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
DECRETO 19 marzo 2014
Regole procedurali di carattere tecnico operativo per la trasmissione telematica al Sistema Informativo del Casellario delle informazioni concernenti l'avvenuta morte della persona da parte dei Comuni, ai sensi dell'articolo 20, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313. (14A02462) (GU Serie Generale n.72 del 27-03-2014)

IL DIRETTORE GENERALE
DELLA GIUSTIZIA PENALE

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002,
n. 313 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari
in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni
amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti
(d'ora in poi testo unico);
Visto l'art. 5 del testo unico che dispone l'eliminazione delle
iscrizioni nel casellario giudiziale per morte della persona alla
quale si riferiscono;
Visto l'art. 19, comma 5 del testo unico che assegna al Ministero -
Ufficio del casellario centrale della Direzione generale della
giustizia penale - la competenza per l'eliminazione dal Sistema
Informativo del Casellario (SIC) delle iscrizioni relative alle
persone morte;
Visto l'art. 20, comma 3 del testo unico che dispone che il comune
competente comunichi senza ritardo all'ufficio del casellario
centrale l'avvenuta morte della persona;
Visto l'art. 20, comma 4 del testo unico che dispone che con
decreto dirigenziale del Ministero della giustizia sono stabilite le
modalità tecnico operative per consentire la rapida trasmissione,
anche telematica, dei provvedimenti e delle informazioni, sentita la
Presidenza del Consiglio - Dipartimento per l'innovazione e le
tecnologie ed il Garante per la protezione dei dati personali;
Visto il decreto dirigenziale 25 gennaio 2007 del Ministero della
giustizia, recante "le regole procedurali di carattere tecnico
operativo per l'attuazione del D.P.R. 313/2002" (d'ora in poi decreto
25 gennaio 2007);
Visto l'art. 50 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 -
Codice dell'amministrazione digitale, che disciplina l'accessibilità
dei dati di una pubblica amministrazione da parte di altre
amministrazioni;
Visto il Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000,
n. 396 - Regolamento per la revisione e la semplificazione
dell'ordinamento dello stato civile;
Ritenuto che è ancora in corso di attuazione l'Anagrafe nazionale
della popolazione residente (ANPR) istituita presso il Ministero
dell'interno ai sensi dell'art. 2 del decreto legge 18 agosto 2012,
n. 179 (convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n.
221);
Considerato che per dare attuazione all'art. 20, commi 3 e 4 testo
unico, l'Ufficio del casellario centrale ha progettato e realizzato
una procedura, basata sull'utilizzo della Posta Elettronica
Certificata (PEC) che consentirà ai comuni la trasmissione al SIC
dei dati relativi alle persone decedute e di eliminare direttamente
le iscrizioni eventualmente presenti nelle banche dati del casellario
giudiziale del SIC;
Considerato che attualmente i comuni inviano con modalità cartacea
i dati relativi alle persone decedute agli uffici del casellario nel
cui ambito territoriale le persone sono nate, e che la completa
operatività della trasmissione telematica delle informazioni di cui
all'art. 20, comma 4 testo unico consentirà di eliminare tale invio
cartaceo;
Considerato che si è conclusa con esito positivo la fase
sperimentale della procedura con il Comune di Milano, avviata in data
24 ottobre 2012 a seguito della stipula del protocollo di intesa tra
il Ministero della giustizia e lo stesso Comune;
Considerato che sino alla completa operatività della trasmissione
telematica delle informazioni di cui all'art. 20, comma 4 testo
unico, i comuni che non hanno attivato la citata trasmissione
continueranno a comunicare la morte delle persone all'ufficio locale,
nel cui ambito territoriale le persone sono nate ed all'ufficio
locale di Roma, se le persone sono nate all'estero, o per le quali
non si sia potuto accertare il luogo di nascita nel territorio dello
Stato;
Considerato che l'eliminazione dei soggetti iscritti nella banca
dati del casellario dei carichi pendenti eliminabili ai sensi
dell'art. 8, comma 1, lettera a) seconda ipotesi, testo unico potrà
avvenire solo dal momento che sarà reso completamente operativo il
sistema di interconnessione tra il SIC e il Sistema Informativo della
Cognizione Penale (SICP);
Sentita la Presidenza del Consiglio dei ministri - Agenzia per
l'Italia digitale;
Sentito il Garante per la protezione dei dati personali;

Decreta:

Art. 1


Ambito di applicazione e contenuto

1. Il presente decreto stabilisce le regole procedurali di
carattere tecnico-operativo per consentire ai comuni la trasmissione
per via telematica delle informazioni relative all'avvenuta morte
delle persone nel rispettivo ambito territoriale (d'ora in poi
"deceduti"), ai sensi dell'art. 20, commi 3 e 4, del testo unico.
2. Se la persona risulta deceduta all'estero il comune competente
è quello individuato ai sensi dell'art. 17 del d.P.R. 3.11.2000 n.
396. Se la persona risulta deceduta in viaggio marittimo o aereo o
per ferrovia si applicano le disposizioni degli articoli 79 e 80 del
medesimo d.P.R.
3. L'attuazione delle disposizioni del presente decreto è
assicurata secondo le modalità tecnico-operative di seguito
indicate:
a) la trasmissione per via telematica avviene mediante l'utilizzo
della PEC;
b) l'attivazione della trasmissione è subordinata alla
registrazione dei dati identificativi del comune sul SIC e dei
referenti designati (art. 3);
c) i comuni, a seguito dell'attivazione, trasmettono via PEC un
file in formato XML contenente i dati relativi alle persone decedute,
firmato digitalmente da un referente (art. 4);
d) il SIC attraverso la procedura (denominata "comunicazione
deceduti") elabora i dati ricevuti via PEC e provvede ad eliminare
dalle banche dati del casellario giudiziale del SIC le iscrizioni
eventualmente presenti a carico dei soggetti deceduti (art. 5).
4. Le disposizioni del presente decreto si applicano ai soggetti
iscritti nella banca dati del casellario giudiziale ed eliminabili ai
sensi dell'art. 5, comma 1, testo unico
5. L'eliminazione dei soggetti iscritti nella banca dati del
casellario dei carichi pendenti eliminabili ai sensi dell'art. 8,
comma 1, lettera a) seconda ipotesi, del testo unico potrà avvenire
solo a partire dalla piena operatività del sistema di
interconnessione tra il SIC e il SICP.
6. L'eliminazione avviene secondo le disposizioni di cui all'art.
22 del decreto 25 gennaio 2007.

Art. 2


Definizioni

1. Ai fini dell'applicazione del presente decreto le definizioni,
se non diversamente ed espressamente indicato:
a) "comuni" o "comune" è il comune competente alla trasmissione
per via telematica al SIC delle informazioni relative all'avvenuta
morte delle persone nel rispettivo ambito territoriale;
b) "casellario giudiziale" è l'insieme dei dati relativi a
provvedimenti giudiziari e amministrativi definitivi riferiti a
soggetti determinati iscritti ai sensi dell'art. 3 testo unico;
c) "casellario dei carichi pendenti" è l'insieme dei dati
relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi definitivi
riferiti a soggetti determinati iscritti ai sensi dell'art. 6 testo
unico;
d) "codice catastale" è il codice unico identificativo assegnato
ad ogni comune italiano e stato estero che ha lo scopo di rendere
possibile l'espressione in forma abbreviata ed univoca delle
denominazioni dei comuni d'Italia e stati esteri (per l'Italia il
codice è "Z000");
e) "firma digitale" è un particolare tipo di firma elettronica
qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici (decreto legislativo 7 marzo 2005,
n. 82 e successive modificazioni). Il formato di firma digitale
utilizzato è il CADES;
f) "PEC" (Posta Elettronica certificata) è un sistema di posta
elettronica nel quale è fornita al mittente la documentazione
elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti
informatici, così come disciplinata nel decreto del Presidente della
Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68;
g) "IPA" è il sito dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni,
istituito con il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri
del 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo
informatico, che costituisce l'archivio ufficiale contenente i
riferimenti degli Enti Pubblici: organizzativi, telematici e
toponomastici. L'art. 57-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005 n.
82 (CAD), pone in capo agli Enti la responsabilità dei dati
pubblicati e il loro costante aggiornamento;
h) "SIC" o "sistema" è il sistema informativo automatizzato del
casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti,
dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato,
dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi
dipendenti da reato (art. 3 decreto dirigenziale 25 gennaio 2007);
i) "SICP" è il Sistema Informativo della Cognizione Penale che
consente ai vari attori dell'azione penale, sia della fase cognitiva,
sia di quella esecutiva di condividere le informazioni necessarie
alle rispettive attività e di aggiornare tempestivamente i dati
garantendo maggiore efficacia alle attività decisionali di tutte le
componenti coinvolte;
j) "testo unico" è il testo unico delle disposizioni legislative
e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe
delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi
carichi pendenti, di cui al d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313;
k) "ufficio centrale" o "ufficio centrale del casellario" è
l'ufficio presso il Ministero della giustizia, così come definito
nell'art. 19 testo unico;
l) "ufficio locale" o "ufficio locale del casellario giudiziale"
è l'ufficio presso il tribunale e presso il tribunale per i
minorenni, così come definito nel testo unico Nella fase transitoria
ed in attesa dell'adozione del regolamento di cui all'art. 7, comma 4
del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240, ufficio locale è
l'ufficio costituito nell'ambito delle procure della Repubblica
presso i Tribunali ordinari, già denominato casellario locale;
m) "XML" (eXtended Markup Language) Linguaggio derivato dall'SGML
(Standard Generalized Markup Language) il metalinguaggio, che
permette di creare altri linguaggi. Mentre l'HTML è un'istanza
specifica dell'SGML, XML costituisce a sua volta un metalinguaggio,
più semplice dell'SGML, largamente utilizzato per la descrizione di
documenti sul Web. L'XML viene utilizzato per definire le strutture
dei dati invece che per descrivere come questi ultimi devono essere
presentati. Tali strutture vengono definite utilizzando dei marcatori
(markup tags). Diversamente dall'HTML, l'XML consente all'utente di
definire marcatori personalizzati, dandogli il controllo completo
sulla struttura di un documento. Si possono definire liberamente
anche gli attributi dei singoli marcatori;
n) "eliminazione logica" o "eliminazione fisica" è
l'eliminazione effettuata sulla banca dati del casellario giudiziale
ai sensi dell'art. 5 comma 1 testo unico e secondo le disposizioni di
cui all'art. 22 del decreto 25 gennaio 2007;
o) "referente" è il soggetto designato dal comune a trasmettere
le informazioni relative ai soggetti deceduti, tramite l'utilizzo
della PEC, previa apposizione della firma digitale al file contenente
i dati anagrafici dei soggetti deceduti;
p) "omonimi" sono i soggetti iscritti nel sistema che presentano
gli stessi dati anagrafici obbligatori, tranne il codice fiscale, e
che pertanto non possono che essere distinti solo sulla base di
questi;
q) "sinonimi" sono i soggetti iscritti nel sistema che
presentano, rispetto al soggetto deceduto, piccole differenze sui
dati anagrafici o differenti solo per il codice fiscale o per la
paternità;
r) "alias" sono i soggetti iscritti nel sistema che risultano
condannati con identità diverse;
s) "anagrafiche di richiamo" sono i soggetti iscritti nel sistema
per i quali, successivamente alla condanna, sono stati cambiati i
dati anagrafici obbligatori a seguito di comunicazione del comune
competente;
t) "registro dei soggetti eliminati per morte" è il registro
informatizzato consultabile dall'ufficio locale e dall'ufficio
centrale per i fini del presente decreto attraverso la funzionalità
di cui all'art. 7.

Art. 3


Modalità di attivazione della trasmissione telematica
e registrazione dei dati del comune sul SIC

1. L'attivazione della trasmissione telematica è subordinata
all'espletamento di una procedura di registrazione sul SIC secondo le
modalità di seguito indicate e nel rispetto delle vigenti norme in
materia di sicurezza.
2. Il comune in sede di richiesta di attivazione nomina uno o più
referenti e designa altresì il responsabile del trattamento dei
dati, che può coincidere con uno di essi.
3. Il referente è individuato dai comuni sulla base del possesso
di adeguati requisiti di idoneità soggettiva tra coloro che abbiano
un rapporto stabile con gli stessi e costituisce il punto di
riferimento unico della procedura.
4. Per l'attivazione della trasmissione telematica, il comune
trasmette all'indirizzo di PEC dell'ufficio del casellario centrale
il modello, riportato nell'allegato tecnico, contenente i seguenti
dati:
a) parametri identificativi del comune;
b) dati anagrafici del referente o dei referenti che sono stati
autorizzati a trasmettere i dati;
c) indirizzo di PEC che verrà utilizzato dal referente per la
trasmissione dei dati relativi ai soggetti deceduti. L'indirizzo PEC
deve appartenere al dominio del comune.
5. Al fine di verificare l'attendibilità e l'ammissibilità delle
richieste di attivazione, l'ufficio del casellario centrale prende in
considerazione solo le richieste trasmesse dall'indirizzo di PEC
pubblicato sull'IPA.
6. L'Ufficio del Responsabile centrale dell'accesso al sistema,
istituito presso il Ministero della giustizia - Direzione generale
degli affari penali - Ufficio del casellario centrale, per ciascuna
richiesta provvede a registrare sul sistema i dati di cui al comma 4.
7. La conferma dell'avvenuta registrazione è trasmessa
automaticamente dal sistema all'indirizzo di PEC del referente o dei
referenti designati dal comune che da quel momento è autorizzato a
trasmettere i dati.
8. Eventuali variazioni ai dati di cui al comma 4 sono gestite con
le modalità indicate nel presente articolo.
9. Al fine di razionalizzare le attività dell'ufficio del
casellario centrale, le operazioni di registrazione sul SIC ed
attivazione del servizio procedono secondo la seguente tempistica:
a) i comuni capoluogo di regione e di provincia saranno attivati
entro due mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto;
b) i comuni delle Regioni del Nord saranno attivati entro quattro
mesi;
c) i comuni delle Regioni del Centro saranno attivati entro sei
mesi;
d) i comuni delle Regioni del Sud, Sicilia e Sardegna saranno
attivati entro otto mesi.

Art. 4


Modalità di trasmissione telematica dai comuni al SIC dei dati
relativi alle persone decedute

1. Il referente designato dal comune trasmette, tramite l'indirizzo
PEC di cui all'art. 3, comma 4 lettera c), un file contenente i dati
relativi alle persone decedute. Il file deve essere trasmesso in
formato XML e, una volta firmato digitalmente dal referente
designato, deve assumere l'estensione (.p7m). Il file XML è
trasmesso all'indirizzo di PEC dell'ufficio del casellario centrale,
indicato nell'allegato tecnico, che è stato dedicato esclusivamente
alla ricezione dei file contenente i dati relativi alle persone
decedute.
2. Il file XML ("chiamatapecacquisizionedecessi") è strutturato
secondo lo standard indicato nell'allegato tecnico. Il file contiene
in particolare i seguenti dati:
a) sede del comune;
b) cognome e nome del referente;
c) numero e data della trasmissione;
d) inoltre, per ciascun soggetto deceduto sono riportati:
numero progressivo;
dati anagrafici del soggetto deceduto;
codice fiscale (opzionale per i nati all'estero);
paternità (opzionale);
data e luogo del decesso;
comune che ha registrato l'atto di morte e il numero del
registro degli atti di morte;
data e numero di protocollo (opzionali).
Il dato relativo alla paternità è utilizzato, se trasmesso,
esclusivamente per la gestione dei casi di eventuali sinonimia e
omonimia e fino a quando non saranno emanati i decreti dirigenziali
di cui agli articoli 42, comma 2, e 43 testo unico, che consentiranno
la sicura riferibilità ad un determinato soggetto attraverso
l'utilizzo del codice fiscale o di un codice identificativo
individuato sulla base del sistema di riconoscimento delle impronte
digitali.
3. Il SIC, per ciascun file trasmesso, attiva la procedura
"comunicazione deceduti" indicata all'art. 5, al fine di elaborare i
dati ricevuti ed eliminare le iscrizioni a carico dei soggetti
eventualmente presenti nella banca dati.
4. La trasmissione è effettuata una volta al mese, fatta salva la
possibilità di un invio settimanale per i comuni nel cui ambito
territoriale si verificano più di 50 decessi a settimana.
5. Per i comuni che non utilizzano procedure informatiche per
l'estrazione dei dati relativi a persone decedute dai propri sistemi
e per la predisposizione del file XML da trasmettere via PEC, è reso
disponibile un apposito software che consente di registrare, per
ciascun soggetto, i dati di cui al comma 2 e di esportare un file XML
strutturato secondo gli standard fissati dal decreto. Al file
comunque predisposto, prima di essere trasmesso via PEC, è applicata
la firma digitale del referente. Le modalità per l'installazione e
le istruzioni per l'utilizzo del software sono pubblicate sul sito
del Ministero della giustizia.

Art. 5


Procedura "comunicazione deceduti":
modalità di elaborazione dei dati trasmessi al SIC

1. La procedura "comunicazione deceduti" che consente di elaborare
i dati trasmessi via PEC dai comuni e di eliminare i soggetti
eventualmente presenti nella banca dati del SIC è avviata solo se si
verificano le seguenti condizioni:
a) il file viene trasmesso dall'indirizzo PEC di cui all'art. 3,
comma 4 lettera c);
b) il file risulta firmato digitalmente dal referente di cui
all'art. 3, comma 4 lettera b) registrato sul SIC e la firma digitale
è valida.
2. Il funzionamento della procedura è articolato nelle seguenti
fasi elaborative:
a) verifica delle condizioni indicate nel comma precedente;
b) verifica che il file trasmesso rispetti gli standard definiti
al comma 2 dell'art. 4;
c) attivazione dei controlli per la verifica del file e dei dati
in esso contenuti e in particolare:
se i controlli hanno dato esito negativo (non corrispondenza
dell'indirizzo di PEC o della firma digitale applicata sul file o di
non corrispondenza del file agli standard della struttura XML)
trasmette al comune tramite PEC un'apposita segnalazione dell'errore
riscontrato;
se i controlli hanno dato esito positivo e terminata la fase di
cui alla lettera d) trasmette al comune tramite PEC una conferma
dell'avvenuta elaborazione, riportando il totale dei soggetti
elaborati;
d) ricerca dei soggetti deceduti nella banca dati del SIC. Per i
soggetti presenti nella banca dati sono registrati i dati relativi
alla data e al luogo del decesso, gli estremi del registro dell'atto
di morte e il comune che ha trasmesso l'informazione relativa al
decesso.
e) assegnazione dello stato per ciascuna elaborazione così come
indicato all'art. 6.
3. Nell'allegato tecnico è riportato il dettaglio degli eventuali
errori riscontrati sul file trasmesso. In tali casi è trasmesso al
comune tramite PEC un file XML ("rispostapecacquisizionedecessi")
contenente, con riferimento a ciascun soggetto, l'errore riscontrato.
Il comune provvede alla correzione degli errori segnalati e a
trasmettere di nuovo i dati corretti dei soggetti interessati
dall'errore. Per gli errori concernenti il codice catastale provvede
alla correzione e all'eventuale eliminazione direttamente l'ufficio
del casellario centrale.
4. Al termine della procedura, ai sensi dell'art. 22 del decreto 25
gennaio 2007, il SIC attiva la procedura denominata "eliminazione
logica" al fine di inibire sia la certificazione che l'inserimento di
provvedimenti relativi al soggetto deceduto. Successivamente il
sistema provvede ogni quindici giorni alla eliminazione fisica dei
provvedimenti, con esclusione dei dati anagrafici e di quelli
indicati al comma 2, lettera d). I dati sono eliminati
definitivamente dal sistema decorsi cinque anni dalla data
dell'avvenuto decesso o comunque al compimento dell'ottantesimo anno
di età.

Art. 6


Esito della procedura di elaborazione

1. L'esito dell'elaborazione di cui all'art. 5 può assumere sul
SIC i seguenti stati:
a) "ELABORATA CORRETTAMENTE": il sistema ha elaborato tutti i
soggetti presenti nel file trasmesso e tutti i soggetti sono stati
gestiti correttamente.
b) "DA VERIFICARE (per omonimie, sinonimie, richiami e alias)":
il sistema ha elaborato tutti i soggetti presenti nel file trasmesso,
ma per alcuni soggetti, presenti nel sistema, non si è potuto
provvedere all'eliminazione, in quanto sono stati riscontrati per gli
stessi dei sinonimi, omonimi oppure il soggetto è stato trovato come
alias o anagrafica di richiamo.
c) "ANNULLATA PER ERRORI SUL FILE": il sistema ha riscontrato
degli errori sul file trasmesso che non corrisponde alle specifiche
di cui al comma 2 dell'art. 4. Il comune in tali casi deve
trasmettere di nuovo il file.
d) "ELABORATA CON ERRORI DI SISTEMA": l'elaborazione è stata
interrotta per motivi interni al sistema. Appena ripristinata la
procedura il fine viene nuovamente elaborato a cura dell'ufficio
centrale.
2. La gestione degli esiti di cui alle lettere b) è di competenza
dell'ufficio del casellario locale. All'ufficio del casellario
centrale è invece demandata la gestione degli esiti della lettera
d).
3. L'elaborazione passa dallo stato "DA VERIFICARE (per omonimie,
sinonimie, richiami e alias)" allo stato "ELABORATA CORRETTAMENTE"
solo quando l'ufficio locale ha proceduto alla verifica di tutti i
soggetti segnalati.

Art. 7


Compiti degli uffici locali e istruzioni per l'utilizzo
della funzionalità "Gestione Comunicazioni dati decesso"

1. Sul SIC è resa disponibile per gli uffici locali una
funzionalità "Gestione Comunicazioni dati decesso (art. 20 D.P.R.
313/2002)" che consente di monitorare, gestire i dati trasmessi dai
comuni e verificare i soggetti scartati per "sinonimia/omonimia /
richiami /alias" dal SIC (art. 6, comma 1, lettera b).
2. Il ruolo che abilita sul SIC all'utilizzo della predetta
funzionalità è denominato "RESPONSABILE COMUNICAZIONI DATI DECESSI"
ed è assegnata a tutti gli utenti degli uffici locali che risultano
già abilitati alla funzionalità "Eliminazione iscrizioni per morte
del soggetto", utilizzata attualmente per eliminare direttamente sul
SIC i soggetti deceduti.
3. Al termine dell'elaborazione e in base all'esito di cui all'art.
6, il SIC invia un'apposita comunicazione agli uffici locali
competenti nei seguenti casi:
a) quando l'elaborazione è terminata correttamente (art. 6 comma
1 lettera a);
b) quando l'elaborazione - pur essendo terminata correttamente -
non ha potuto provvedere all'eliminazione di alcuni soggetti, in
quanto sul sistema sono state riscontrate per gli stessi delle
omonimie, sinonimie, o trovati come "anagrafiche di richiamo" o come
"alias" (art. 6 comma 1 lettera b).
4. Per la gestione dei nominativi scartati per
sinonimia/omonimia/richiami/alias l'ufficio locale competente
provvede ad effettuare le opportune ricerche e a confermare sul SIC
per ciascun soggetto l'avvenuto adempimento. In tali casi provvede
eventualmente ad eliminare le relative iscrizioni con le modalità di
cui all'art. 22 del decreto 25 gennaio 2007.
5. Per i soggetti eliminati e visualizzabili attraverso la
funzionalità di cui al comma 1 l'ufficio locale competente procede
anche alla eliminazione delle relative schede cartacee.
6. L'ufficio locale competente è quello nel cui ambito
territoriale è nata la persona cui è riferita l'iscrizione. Se la
persona è nata all'estero o se non è stato possibile accertarne il
luogo di nascita nel territorio dello Stato l'ufficio locale
competente è quello di Roma.
7. La funzionalità è utilizzabile anche dall'ufficio del
casellario centrale al fine di monitorare le attività eventualmente
compiute o che restano da compiere.
8. Viene messo a disposizione degli uffici locali un manuale
operativo contenete le istruzioni per l'utilizzo della funzione
"Gestione Comunicazioni dati decesso (art. 20 dPR 313/2002)".

Art. 8


Titolarità dei dati

1. Il Ministero della giustizia - Dipartimento per gli affari di
giustizia, nel cui ambito è istituito l'Ufficio del Casellario
centrale, è titolare del trattamento dei dati del SIC.
2. L'ufficio del casellario centrale garantisce la gestione
unitaria e certificata della base dei dati del SIC e dei flussi di
aggiornamento delle informazioni ed ha la facoltà di variare i
contenuti della base informativa e le modalità d'interscambio in
relazione alle sue esigenze.

Art. 9


Tutela dei dati personali

1. Nell'ambito del trattamento dei dati personali connessi
all'esecuzione delle attività previste dal presente atto, il
Ministero della giustizia e il comune, in qualità di titolari
autonomi, si impegnano reciprocamente ad osservare e a far osservare
ai propri dipendenti, incaricati e collaboratori la normativa in
materia di protezione dei dati personali nonchè il segreto rispetto
a tutti i dati dei quali avranno conoscenza nello svolgimento del
servizio, e a non diffondere a terzi alcuna informazione o
documentazione acquisita. Le persone incaricate del trattamento
saranno individuate dal titolare ed opereranno sotto la sua diretta
autorità, attenendosi alle istruzioni dallo stesso impartite.
2. La trasmissione e la ricezione dei dati è consentita solo alle
persone fisiche designate quali referenti.

Art. 10


Politiche di sicurezza adottate dall'ufficio
del casellario centrale e dal comune

1. Ferme restando le politiche di sicurezza adottate sul SIC ai
sensi dell'art. 4 del decreto dirigenziale del 25 gennaio 2007,
l'Ufficio del casellario centrale e il comune, nel rispetto delle
procedure di sicurezza in vigore, curano la registrazione dei dati
necessari a garantire:
a) la tracciabilità delle trasmissioni effettuate tramite PEC;
b) l'individuazione di tutti gli utenti che interagiscono con i
propri sistemi, ivi compresi gli utenti tecnici e gli amministratori
di sistema appartenenti a ditte esterne incaricate della conduzione
e/o manutenzione del sistema;
c) la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da
poterle ricondurre all'operatore che le ha eseguite, anche in
relazione alla data, all'ora di esecuzione e ai dati oggetto
dell'accesso.
2. I file XML firmati digitalmente trasmessi dai comuni contenenti
i soggetti deceduti sono conservati per 5 anni.

Art. 11


Disposizioni transitorie

1. Sino alla completa operatività della trasmissione telematica
delle informazioni di cui all'art. 20, comma 4 testo unico, i comuni
che non hanno provveduto ad attivare la trasmissione comunicano la
morte delle persone all'ufficio locale, nel cui ambito territoriale
le persone sono nate e all'ufficio locale di Roma, se le persone sono
nate all'estero, o per le quali non si sia potuto accertare il luogo
di nascita nel territorio dello Stato.
2. L'ufficio locale, nell'ipotesi di cui al comma precedente,
elimina le relative iscrizioni con le modalità di cui all'art. 22
del decreto 25 gennaio 2007.
3. Le disposizioni del presente articolo rimangono in vigore fino
al 31 dicembre 2014.

Art. 12


Norma finale

1. Il presente decreto è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana, unitamente all'allegato tecnico che ne
costituisce parte integrante.
Roma, 19 marzo 2014

Il direttore generale: Frunzio

Allegato Tecnico

A) MODALITÀ DI ATTIVAZIONE DELLA TRASMISSIONE PER VIA TELEMATICA
(ARTICOLO 3)

Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 1

DECRETO 19 marzo 2014 del Ministero della Giustizia (Art. 3)

Modello per l'attivazione della trasmissione telematica dei
soggetti deceduti al sistema informativo del casellario (SIC)

Parte di provvedimento in formato grafico