Serie Generale n. 86 del 12-4-2006
CIRCOLARI
MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
CIRCOLARE 8 marzo 2006
Misure organizzative sul diritto d'accesso. (GU Serie Generale n.86 del 12-04-2006)

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento
amministrativo ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi,
come modificata ed integrata dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15 e
dal decreto-legge 14 marzo 2005, n. 35, convertito, con
modificazioni, dalla legge 14 maggio 2005, n. 80;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352, riguardante il regolamento per la disciplina delle modalità di
esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai
documenti amministrativi;
Visto il decreto ministeriale 25 gennaio 1996, n. 115, pubblicato
nella Gazzetta Ufficiale dell'11 marzo 1996, n. 59, che ha adottato
il «Regolamento concernente le categorie di documenti formati o
stabilmente detenuti dal Ministero di grazia e giustizia e dagli
organi periferici sottratti al diritto di accesso»;
Vista la circolare ministeriale del 10 marzo 1997, pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale del 19 marzo 1997, n. 65, contenente misure
organizzative sul diritto di accesso. Accesso ai documenti del
Ministero di grazia e giustizia;
Visto il decreto legislativo del 22 luglio 1999, n. 261 di
attuazione della direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo
sviluppo del mercato interno dei servizi postali comunitari e per il
miglioramento della qualità del servizio;
Riconosciuta l'opportunità di dettare le misure idonee a
permettere l'esercizio del diritto di accesso ai predetti documenti
in linea con la normativa attualmente vigente;
Dispone quanto segue:
1) Competenza a decidere sull'istanza di accesso.
La competenza a decidere sull'istanza di accesso spetta al
responsabile dell'apposito procedimento che, ai sensi dell'art. 4,
comma 7, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992,
è il dirigente, o altro dipendente da questo delegato, addetto
all'unità organizzativa competente a formare l'atto o a detenerlo
stabilmente. Tale principio è applicabile anche nel caso di atti
infraprocedimentali.
2) Presentazione della domanda di accesso.
All'atto della presentazione della richiesta d'accesso, il
richiedente deve esibire un valido documento di identificazione.
Coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone
giuridiche o di enti, nonchè i tutori e i curatori delle persone
fisiche, devono produrre, oltre al documento di identificazione
personale, idoneo titolo che attesti tale qualità.
Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di
rappresentanza legale dianzi indicati), il titolo di cui sopra
consisterà in un atto di delega dell'interessato con sottoscrizione
autenticata a norma dell'art. 30 del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Per l'accesso a documenti che
concernano la sfera di riservatezza del delegante, la delega deve
essere specifica.
Le amministrazioni, le associazioni e i comitati portatori di
interessi pubblici o diffusi devono specificare con la richiesta di
accesso l'interesse concreto alla visione del documento.
La procura alle liti non abilita di per sè il difensore a
richiedere per conto dell'assistito l'accesso ai documenti di
carattere amministrativo.
Le richieste non possono essere generiche ma devono consentire
l'individuazione del documento cui si vuole accedere. Esse possono,
peraltro, riferirsi a più documenti, ovvero a documenti giacenti
presso organi del Ministero aventi sede diversa, purchè gli atti
riguardino il medesimo procedimento.
Le richieste di accesso possono essere informali o formali secondo
il disposto degli articoli 3 e 4 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992. Le richieste non formali possono essere
verbali o scritte. Quelle formali possono essere solo scritte.
Le richieste di accesso scritte, sia formali che informali, sono
compilate secondo il formulario di cui all'allegato 1 o altro analogo
e vanno presentate presso gli uffici competenti a formare l'atto
ovvero a detenerlo stabilmente. Esse vanno protocollate e su di esse
va apposto il timbro attestante la data di ricezione.
Sulla richiesta di accesso scritta sono annotati gli estremi della
persona che eventualmente accompagna l'interessato per la visione dei
documenti.
Le richieste di accesso verbali sono annotate su un apposito
registro.
L'invito alla presentazione di richiesta formale di accesso di cui
all'art. 4, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n.
352 del 1992, è redatto in calce al modulo della richiesta informale
con indicazione della data e con la sottoscrizione del responsabile
dell'ufficio. L'interessato vi appone la propria firma per presa
visione. Se la richiesta è presentata verbalmente l'invito alla
presentazione di richiesta formale, redatto dal responsabile del
procedimento, deve essere contestualmente consegnato all'interessato
o comunicato allo stesso.
L'ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta della avvenuta
presentazione della richiesta formale.
Le richieste formali di accesso di competenza di altre
amministrazioni sono trasmesse a queste ultime dandone comunicazione
al richiedente.
Le richieste di accesso formale a mezzo del servizio postale devono
essere effettuate con raccomandata con avviso di ricevimento. La data
di presentazione è quella in cui l'istanza perviene all'ufficio
competente e la ricevuta di ritorno equivale a comunicazione della
ricezione dell'istanza.
Per quanto concerne le richieste irregolari o incomplete si applica
il comma 6 dell'art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n.
352 del 1992 in base al quale l'amministrazione deve darne, entro
dieci giorni, tempestiva comunicazione al richiedente tramite
raccomandata o altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione.
Il termine finale del procedimento è quello di cui al comma 5 del
citato art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del
1992, pari a trenta giorni decorrenti dalla data di presentazione o
ricezione della richiesta a norma dell'art. 25, comma 4, della legge
7 agosto 1990, n. 241; tale termine resta, peraltro, sospeso nel caso
di richiesta irregolare o incompleta per il periodo compreso tra la
comunicazione al richiedente e la regolarizzazione.
3) Accoglimento o rigetto dell'istanza.
La decisione sulla richiesta dell'accesso formale è comunicata
dall'ufficio competente. Si ricorda a tale proposito che, ai sensi
dell'art. 5, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n.
352 del 1992, l'atto deve contenere l'indicazione dell'ufficio,
nonchè della sede presso cui rivolgersi, e di un congruo periodo di
tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione
dei documenti o per ottenerne copia.
Trascorso il predetto periodo senza che il richiedente abbia preso
visione del documento, la pratica è archiviata e l'interessato deve
presentare una nuova richiesta di accesso.
Come stabilito dall'art. 7 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992, l'atto di rifiuto, limitazione o
differimento, a norma dell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241,
dell'accesso richiesto in via formale deve essere adeguatamente
motivato.
In particolare deve contenere l'indicazione:
a) dell'ufficio che ha trattato la pratica di accesso;
b) del documento oggetto della richiesta;
c) dei motivi del rifiuto, della limitazione o del differimento;
d) dei termini per la presentazione del ricorso al tribunale
amministrativo regionale.
4) Modalità di esercizio dell'accesso.
L'Ufficio per le relazioni con il pubblico è competente a fornire
tutte informazioni sulle modalità di esercizio del diritto di
accesso e sui relativi costi. Le medesime funzioni sono svolte presso
gli uffici periferici dell'amministrazione dalle rispettive
segreterie e presso gli uffici giudiziari dalle cancellerie o dalle
segreterie giudiziarie.
Rientra nelle funzioni degli uffici di cui sopra: indicare gli
uffici dove gli interessati possono accedere ai fini della
presentazione della domanda di accesso, della consultazione e
dell'estrazione di copia dei documenti ovvero dell'acquisizione di
informazioni, nonchè indicare agli interessati i luoghi di
consultazione.
Presso gli uffici in questione, ed a loro cura, andranno
predisposti, o comunque individuati, appositi locali per la
pubblicazione e la consultazione, salve le norme sull'esclusione
dall'accesso, delle seguenti categorie di documenti: bandi e
graduatorie di concorso, nomina delle commissioni di concorso,
criteri di valutazione degli organi collegiali, istituzione di corsi
di formazione professionale e di aggiornamento, indizione di seminari
di studio, bandi di gara, pubblicazioni di posti vacanti,
pubblicazioni di trasferimenti, ordini del giorno e verbali del
consiglio di amministrazione, raccolte dei regolamenti ministeriali e
di circolari, graduatorie per il diritto allo studio, provvedimenti
di ammissione agli albi professionali, nonchè tutti gli atti a
carattere generale o rivolti a destinatari indeterminati.
I documenti in questione saranno immediatamente resi disponibili
presso i locali per la consultazione e ciascun ufficio predisporrà
l'indice dei documenti di propria competenza e ne curerà
l'aggiornamento.
La visione del documento oggetto della richiesta di accesso,
diverso da quelli posti nei locali di consultazione di cui sopra, ha
luogo presso l'ufficio che lo ha formato o che lo detiene in forma
stabile. Potranno anche destinarsi locali idonei per un agevole esame
dei documenti, curando tuttavia che vengano adottate le opportune
misure di vigilanza. Ove non sia possibile mettere il documento a
disposizione dell'interessato contestualmente all'accoglimento della
domanda di accesso, lo stesso è reso, comunque, disponibile in un
giorno che sia il più vicino possibile alla data di accoglimento
della domanda, tenendo conto del tipo di documento e del tempo
occorrente, nonchè della difficoltà per il suo reperimento, e,
comunque, non oltre il termine di trenta giorni dalla data di
presentazione della domanda.
Nei casi di segretezza o di riservatezza di alcune informazioni,
sono selezionate le parti di cui deve essere assicurata la
disponibilità. Della presa visione è redatta apposita dichiarazione
sottoscritta dall'interessato.
In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie ovvero
a documenti raccolti o conservati mediante strumenti informatici,
l'accesso sarà consentito esclusivamente con l'ausilio di personale
dell'Amministrazione. Ove tecnicamente possibile, copia dei dati
informatizzati potrà essere rilasciata sugli appositi supporti
forniti dal richiedente. In tal caso la copia non può essere
rilasciata quale copia autentica.
Se il rilascio delle copie non avviene contestualmente
all'accoglimento della domanda di accesso, le medesime copie,
predisposte dall'Amministrazione nel termine di cui all'art. 4, comma
5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992,
rimangono depositate presso l'ufficio competente per sessanta giorni
dal momento in cui l'accesso è consentito. Qualora non vengano
ritirate entro tale termine la pratica è archiviata ed il
richiedente deve presentare una nuova richiesta di accesso.
In ogni caso la consegna di copia del documento al richiedente deve
essere attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta da
quest'ultimo.
Se l'interessato chiede di ricevere tramite servizio postale le
fotocopie dei documenti richiesti, queste sono trasmesse,
all'indirizzo indicato nella richiesta, previo versamento da parte
del destinatario dell'importo dovuto per la trasmissione, calcolato
dall'Ufficio sulla base dell'esame della richiesta, da corrispondersi
mediante versamento su conto entrate dello Stato, da effettuarsi con
le seguenti modalita': versamento sul capo XI del Ministero della
giustizia, capitolo 3530 «entrate eventuali e diverse concernenti il
Ministero della giustizia», Centro di Responsabilità (C.D.R.)
«Organizzazione giudiziaria del personale e dei servizi», U.P.B.
10.2.1 direttamente presso la Tesoreria provinciale dello Stato
ovvero attraverso opportuno bollettino di c/c postale intestato alla
sezione di Tesoreria provinciale dello Stato territorialmente
competente, all'uopo indicando la causale del versamento. La
quietanza o la ricevuta di versamento deve essere inviata all'ufficio
competente 1.
Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni segrete o
non accessibili all'interessato, possono essere rilasciate copie
parziali dei documenti stessi. Tali copie, ove possibile, devono
comprendere la prima e l'ultima pagina del documento e le pagine
omesse devono essere indicate.
5) Rimborso delle spese ed imposta di bollo per il rilascio delle
copie.
Il rilascio di copia dei documenti è subordinato al pagamento del
costo di riproduzione secondo quando disposto dalle delibere del
consiglio di amministrazione di questo Ministero del 24 giugno 1994 e
del consiglio di amministrazione degli archivi notarili
dell'8 novembre 1994 e in conformità alla nota della Presidenza del
Consiglio dei Ministri del 19 marzo 1993, prot. n. UCA/27720/928/46,
all'importo fisso di euro 0,52 per il rilascio da una a due copie, di
euro 1,04 da tre a quattro copie e così di seguito. Le somme dovute
vengono corrisposte mediante applicazione di marche da bollo su ogni
facciata da annullarsi con il datario a cura dell'ufficio ricevente.
La tariffa può essere annualmente modificata dai suddetti consigli
di amministrazione in base al costo del servizio.
Nel caso in cui il rilascio di copia comporti l'uso di
apparecchiature speciali o una procedura di ricerca di particolare
difficoltà ovvero richieda formati specifici su carta speciale, la
determinazione del corrispettivo è effettuata dal Ministero, ferme
restando le disposizioni vigenti in materia di bollo, diritti di
ricerca e di visura.
Qualora, infine, le fotocopie debbano essere rilasciate in forma
autentica, l'interessato è tenuto ad assolvere l'imposta di bollo
mediante la presentazione delle relative marche al momento della
consegna dei documenti: l'ufficio ne cura l'annullo con bollo e data.
1 Il presente comma è stato così modificato a seguito
dell'entrata in vigore del decreto legislativo n. 261 del 22 luglio
1999 di attuazione della direttiva 97/67/CE concernente regole comuni
per lo sviluppo del mercato interno dei servizi postali comunitari e
per il miglioramento della qualità del servizio.
6) Archivi delle istanze di accesso.
Gli archivi di cui all'art. 11, comma 1, del decreto del Presidente
della Repubblica n. 352 del 1992, dovranno essere istituiti presso
gli uffici destinatari delle domande di accesso.
Le richieste di accesso sono catalogate sia cronologicamente che in
riferimento ai soggetti richiedenti e al procedimento cui si
riferiscono e sono aggiornate con le informazioni successive relative
al caso.
Gli uffici già dotati di strumenti informatici provvedono ad
adottare mezzi idonei per salvaguardare le informazioni dalla
distruzione e dalla divulgazione non autorizzata.
Roma, 8 marzo 2006
Il Ministro della giustizia: Castelli

Allegato 1
Al Ministero della giustizia

Ufficio ..............................
Il sottoscritto:
cognome .... nome: .... data di nascita
........................., residenza .... recapito telefonico
........................., documento d'identificazione....
............................ amministrazione richiedente ....,
ufficio di appartenenza ...., motivi della richiesta ....,
indicazione dell'interesse alla visione (per i portatori di interesse
pubblici o diffusi) .... soggetto rappresentato e indicazione dei
poteri di rappresentanza ....; generalità dell'accompagnatore ed
estremi del documento di identificazione ....; documenti allegati a
sostegno della richiesta ....,
chiede:
1) di prendere visione;
2) di ottenere copia, dei seguenti documenti: .... ....
1) amministrazione .... autorità che ha emanato/detiene
stabilmente il documento (responsabile del procedimento) .... data
del documento .... oggetto del documento .... destinatario del
documento ....;
2) amministrazione .... autorità che ha emanato/detiene
stabilmente il documento (responsabile del procedimento) .... data
del documento .... oggetto del documento .... destinatario del
documento ....; 3) amministrazione .... autorità che ha
emanato/detiene stabilmente il documento (responsabile del
procedimento) .... data del documento .... oggetto del documento ....
destinatario del documento .... Data, ....
Firma del richiedente ....