Serie Generale n. 275 del 24-11-1998
LEGGI, DECRETI E ORDINANZE PRESIDENZIALI
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 20 ottobre 1998, n. 403
Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative. (GU Serie Generale n.275 del 24-11-1998)
Nota: note: Entrata in vigore del decreto: 9/12/1998

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l'articolo 87 della Costituzione;
Vista la legge 15 maggio 1997, n. 127, ed in particolare gli
articoli 1, 2 e 3;
Vista la legge 4 gennaio 1968, n. 15;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997,
n. 513;
Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri,
adottata nella riunione del 3 luglio 1998;
Acquisito il parere delle competenti commissioni della Camera dei
deputati e del Senato della Repubblica;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 14 settembre
1998;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 16 ottobre 1998;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;
E m a n a
il seguente regolamento:
Art. 1.
Estensione dei casi di utilizzo
delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Oltre ai casi previsti dall'articolo 2 della legge 4 gennaio
1968, n. 15, ed agli altri casi previsti dalle leggi, nei rapporti
con la pubblica amministrazione e con i concessionari e i gestori di
pubblici servizi sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali
all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione
delle normali certificazioni anche i seguenti stati, fatti e qualità
personali:
a) titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami
sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di
formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
b) situazione reddituale o economica, anche ai fini della
concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da
leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con
l'indicazione dell'ammontare corrisposto; possesso e numero del
codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente
nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato;
c) stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di
pensione; qualità di studente o di casalinga;
d) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o
giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
e) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi
tipo;
f) tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi
militari, comprese quelle di cui all'articolo 77 del decreto del
Presidente della Repubblica 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato
dall'articolo 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958;
g) di non aver riportato condanne penali;
h) qualità di vivenza a carico;
i) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile.
2. I certificati, gli estratti e gli attestati necessari per
l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado ed all'università,
quelli che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli uffici
della motorizzazione civile, i certificati e gli estratti dai
registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai
comuni nell'ambito di procedimenti di loro competenza, sono
sostituiti dalla dichiarazione sostitutiva di cui all'articolo 2
della legge 4 gennaio 1968, n. 15. Le amministrazioni che ricevono
tali dichiarazioni, laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla
veridicità del loro contenuto, sono tenute ad effettuare idonei
controlli sulla stessa, ai sensi dell'articolo 11 del presente
regolamento.

Art. 2.
Estensione dei casi di utilizzo
delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
1. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge nei
rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di
pubblici servizi, tutti gli stati, fatti e qualità personali non
compresi negli elenchi di cui all'articolo 1, comma l, del presente
regolamento e all'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, sono
comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà di cui all'articolo 4
della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
2. La dichiarazione di cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio
1968, n. 15, che il dichiarante rende nel proprio interesse può
riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri
soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale
dichiarazione può riguardare anche la conoscenza del fatto che la
copia di una pubblicazione è conforme all'originale. Nel caso di
pubblici concorsi in cui sia prevista la presentazione di titoli, la
dichiarazione di tale fatto tiene luogo a tutti gli effetti
dell'autentica di copia.
3. Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle
dichiarazioni di cui al comma 1, nel caso in cui gli stati, i fatti e
le qualità personali dichiarati siano certificabili o attestabili da
parte di un altro soggetto pubblico, l'amministrazione procedente
entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria
documentazione al soggetto competente. In questo caso, per accelerare
il procedimento, l'interessato può trasmettere, anche attraverso
strumenti informatici o telematici, una copia fotostatica, ancorchè
non autenticata, dei certificati di cui sia già in possesso.
4. Restano esclusi dall'applicazione dei commi l e 2 i certificati
di cui all'articolo 10.

Art. 3.
Presentazione delle dichiarazioni sostitutive
l. Le dichiarazioni sostitutive di cui al comma l dell'articolo 2
possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono
sottoscritte dall' interessato in presenza del dipendente addetto.
2. Il responsabile del procedimento, identificato ai sensi
dell'articolo 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241, è comunque
competente a ricevere la documentazione.
3. Oltre a quanto previsto nell'articolo 3, comma 4, della legge 15
maggio 1997, n. 127, costituisce violazione dei doveri d'ufficio la
mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui
le norme di legge o di regolamento ne consentono la presentazione in
luogo della produzione di atti di notorietà.
4. Nei casi in cui l'interessato debba presentare
all'amministrazione copia autentica di un documento ai sensi
dell'articolo 14 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, l'autenticazione
della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da
qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione,
su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito
dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la
copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in
corso.

Art. 4.
Impedimento alla sottoscrizione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta
dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del
dichiarante.
2. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a
lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima,
della causa dell'impedimento a sottoscrivere.

Art. 5.
Dichiarazioni sostitutive
presentate da cittadini stranieri
1. NeI caso in cui le dichiarazioni sostitutive di cui agli
articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, siano presentate da
cittadini della Comunità europea, si applicano le stesse modalità
previste per i cittadini italiani.
2. I cittadini extracomunitari residenti in Italia secondo le
disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente
approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989,
n. 223, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al
comma 1 limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati,
fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di
soggetti pubblici o privati italiani.

Art. 6.
Disposizioni generali
in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della
legge 4 gennaio 1968, n. 15, hanno la stessa validità temporale
degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per
la redazione delle dichiarazioni indicate al comma 1, che gli
interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la
presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni
inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo
26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, per le ipotesi di falsità in
atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo può contenere
anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre
1996, n. 675.
3. Le singole amministrazioni inseriscono nei moduli delle istanze
ad esse rivolte la formula per le relative dichiarazioni sostitutive
se ammesse ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15, e successive
modificazioni ed integrazioni, e del presente regolamento.

Art. 7.
Acquisizione diretta dei documenti
ed esibizione di documenti di riconoscimento
1. Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di
utilizzare gli strumenti di cui agli articoli l e 2, i certificati
relativi a stati, fatti o qualità personali risultanti da albi o da
pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione
sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente,
anche con la procedura di cui al comma 2, su semplice indicazione da
parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva
l'albo o il registro.
2. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce
direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità
personali presso l'amministrazione competente per la loro
certificazione, il certificato può essere sostituito da qualsiasi
documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di
provenienza.
3. I documenti trasmessi ad una pubblica amministrazione tramite
fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare
la fonte di provenienza del documento, soddisfano il requisito della
forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da
quella del documento originale attraverso il sistema postale.
4. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce
informazioni relative a stati, fatti e qualità personali attraverso
l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati
avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica del
documento stesso, ancorchè non autenticata, secondo le modalità
previste dall'articolo 3, comma 11, della legge 15 maggio 1997, n.
127, come modificato dalla legge 16 giugno 1998, n. 191.
5. Il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante
l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità
costituisce violazione dei doveri d'ufficio.
6. Ai fini del presente regolamento per documento amministrativo si
intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti,
anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative
modalità di trasmissione comprendono quelle indicate all'articolo
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, ed al decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.

Art. 8.
Riservatezza dei dati contenuti nei documenti
acquisiti dalla pubblica amministrazione
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati di cui all'articolo
22 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti
trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere
soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali
previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il
perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
2. È fatto divieto ai direttori sanitari tenuti alla dichiarazione
di cui al comma 2 dell'articolo 70 del regio decreto-legge 9 luglio
1939, n. 1238, come sostituito dall'articolo 2 della legge 15 maggio
1997, n. 127, di accompagnare la stessa con il certificato di
assistenza al parto previsto dall'articolo 18, comma 2, del regio
decreto-legge 15 ottobre 1936, n. 2128, ed è fatto divieto agli
ufficiali di stato civile di richiedere detto certificato, che è
sostituito, ai fini della formazione dell'atto di nascita, da una
semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri
di nascita. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia
del certificato di assistenza al parto, privo di elementi
identificativi diretti delle persone interessate ai competenti enti
ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica,
sentito il Ministero della sanità, determina nuove modalità
tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base
relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati
relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel
rispetto dei principi contenuti nella legge 31 dicembre 1996, n. 675.

Art. 9.
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti
esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di
stato civile e, ove formati o tenuti da amministrazioni pubbliche o
da altre autorità dello Stato, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le amministrazioni
possono comunque provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti
qualora lo ritengano necessario per particolari motivi inerenti alle
proprie finalità istituzionali.

Art. 10.
Certificati non sostituibili
l. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di
conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da
altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di
settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle
istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di
attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un
unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di
attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per
l'intero anno scolastico.

Art. 11.
Controlli sul contenuto
delle dichiarazioni sostitutive
1. Le amministrazioni procedenti, sono tenute a procedere ad idonei
controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni
sostitutive.
2. Quando i controlli di cui al comma l riguardano dichiarazioni
sostitutive di certificazione, l'amministrazione procedente richiede
direttamente all'amministrazione competente per il rilascio della
relativa certificazione conferma scritta, anche attraverso l'uso di
strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto
dichiarato con le risultanze dei registri da essa custoditi. In tal
caso non è necessaria la successiva acquisizione del certificato.
3. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 26 della legge 4
gennaio 1968, n. 15, qualora dal controllo di cui al comma l emerga
la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante
decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento
emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

Art. 12.
Certificati di abilitazione
1. Quando è utilizzata ad indicare i titoli di abilitazione
previsti dalla normativa vigente, la parola "certificato" viene
sempre sostituita, qualora si riferisca ad atti rilasciati al termine
di corsi di formazione o ad atti di assenso all'esercizio di
determinate attività, rispettivamente con le parole "diploma" o
"patentino".

Art. 13.
Abrogazione di norme
1. In riferimento alle disposizioni dell'articolo 1 del presente
regolamento, sono abrogati l'articolo 27 della legge 4 gennaio 1968,
n. 15, l'articolo 77, ultimo comma, del decreto del Presidente della
Repubblica 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'articolo 22
della legge 24 dicembre 1986, n. 958, e il primo comma dell'articolo
24 della legge 13 aprile 1977, n. 114.
2. In riferimento alle disposizioni degli articoli 1 e 2 del
presente regolamento, è abrogato l'articolo 3 della legge 4 gennaio
1968, n. 15.
3. In riferimento all'articolo 4 è abrogato l'articolo 20-bis
della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
4. In riferimento alla disposizione dell'articolo 6, comma 2, del
presente regolamento è abrogato il penultimo comma dell'articolo 26
della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
5. È abrogato il decreto del Presidente della Repubblica 25
gennaio 1994, n. 130.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Dato a Roma, addì 20 ottobre 1998
SCALFARO
Prodi, Presidente del Consiglio dei
Ministri
Bassanini, Ministro per la funzione
pubblica e gli affari regionali
Visto, il Guardasigilli: Diliberto
Registrato alla Corte dei conti il 19 novembre 1998
Atti di Governo, registro n. 115, foglio n. 1