3a Serie Speciale - Regioni n. 31 del 2-8-2008
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE (PROVINCIA DI BOLZANO)
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE (PROVINCIA DI BOLZANO)
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA 20 settembre 2007, n. 49
Regolamento sulla gestione dei documenti amministrativi e sulle procedure di protocollo. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.31 del 02-08-2008)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Trentino-Alto
Adige n. 45 del 6 novembre 2007)
IL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA
Vista la deliberazione della Giunta provinciale n. 2774 del 27
agosto 2007;
Emana
il seguente regolamento:
Art. 1.
Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti
amministrativi presso le strutture organizzative della Provincia ai
sensi della legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive
modifiche, e, per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti,
presso le aziende e gli enti da essa dipendenti.

Art. 2.
Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si intende per:
a) fascicolo: unità di base degli archivi che raccoglie il
complesso dei documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento
amministrativo;
b) repertorio dei fascicoli: elenco dei fascicoli istruiti nel
corso dell'anno nell'ambito di ogni singolo indice di
classificazione;
c) segnatura di protocollo: insieme delle informazioni apposte
sull'originale di un documento ai fini della sua individuazione
inequivocabile,
d) piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di
sorveglianza e scarto, con l'esatta descrizione dei documenti
prodotti nei singoli procedimenti amministrativi e con l'indicazione
dei relativi tempi di conservazione;
e) selezione: operazione di vaglio dei documenti amministrativi
ai fini della loro conservazione permanente o del loro scarto;
f) scarto formale: operazione di destino al macero della
documentazione dell'archivio di deposito dopo il decorso del termine
di conservazione, previa autorizzazione della commissione di
sorveglianza e scarto;
g) scarto informale: operazione di eliminazione della parte della
documentazione d'archivio priva di valore amministrativo, legale e
storico;
h) archivio corrente: l'archivio formato dai fascicoli
concernenti gli affari e i procedimenti nella fase della loro
trattazione;
i) archivio di deposito: l'archivio costituito dai fascicoli
relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i
quali è prescritto un periodo obbligatorio di conservazione;
j) archivio storico: l'archivio organizzato presso l'archivio
provinciale che conserva i documenti riferiti ad affari conclusi da
oltre 40 anni rilevanti sul piano storico-culturale o giuridico;
k) posta elettronica certificata (PEC): sistema di posta
elettronica che fornisce al mittente documentazione elettronica
attestante la data e l'ora di spedizione e di consegna di documenti
informatici.

Art. 3.
Compiti dei direttori e delle direttrici di ripartizione

1. In materia di gestione dei documenti e del protocollo i
direttori e le direttrici di ripartizione svolgono i seguenti
compiti:
a) attribuiscono il livello di autorizzazione per l'accesso alle
funzioni del programma di protocollo e di gestione documentale;
b) autorizzano le operazioni di annullamento delle registrazioni
di protocollo;
c) vigilano sull'osservanza delle disposizioni del presente
regolamento e delle altre disposizioni vigenti in materia.
2. I direttori e le direttrici di ripartizione possono delegare i
propri compiti ai direttori e alle direttrici degli uffici dipendenti
dalla rispettiva ripartizione.

Art. 4.
Procedura per il trattamento della corrispondenza in arrivo

1. L'Economato provvede al ritiro della corrispondenza presso
l'ufficio postale e ne cura la successiva distribuzione alle singole
strutture organizzative, presso le quali la stessa corrispondenza
viene aperta e protocollata. Per gli uffici periferici il ritiro
della posta viene effettuato da persone incaricate dai rispettivi
direttori o dalle rispettive direttrici.
2. La corrispondenza e i documenti consegnati presso una struttura
organizzativa non competente devono essere da quest'ultima
protocollati e immediatamente inoltrati alla struttura organizzativa
di competenza.
3. La corrispondenza con la dicitura «personale», «riservata» o
simili, nonchè le buste sigillate non vengono aperte. Non viene
altresì aperta la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta
provinciale. Detta corrispondenza è considerata corrispondenza
privata; ove venisse aperta per errore, deve essere richiusa,
annotata con la dicitura «aperta per errore» e sottoscritta dalla
persona incaricata del protocollo. Nel caso in cui il destinatario o
la destinataria reputino che i documenti ricevuti non siano
personali, ma siano invece rilevanti ai fini dell'azione
amministrativa, devono trasmetterli senza indugio ad una postazione
di protocollo per la protocollazione.
4. La corrispondenza recante la dicitura «offerta» di
partecipazione a gare d'appalto per lavori, servizi, forniture o
procedure analoghe, non viene aperta. Sull'esterno di ogni busta
viene apposta la segnatura di protocollo unitamente all'indicazione
dell'ora di consegna. Sarà cura dell'ufficio che gestisce la gara
d'appalto riportare al momento dell'apertura della busta la segnatura
di protocollo su tutti i documenti in essa contenuti. La busta deve
essere conservata come allegato.
5. In caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, offerte,
domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi,
sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di
attività ed altri documenti per i quali la data assume specifica
rilevanza giuridica, le buste sono conservate mediante acclusione ai
documenti in esse contenuti.
6. I documenti pervenuti via fax ricevono un numero di protocollo
secondo i criteri previsti per la corrispondenza ordinaria. Nel caso
in cui al fax segue il documento originale, questo verrà allegato al
fax stesso. Un nuovo numero di protocollo verrà dato al documento
originale solo nel caso in cui questo presenti modifiche rispetto al
fax.
7. La ricezione di documenti informatici avviene attraverso la
casella di posta elettronica certificata dell'Amministrazione
provinciale, attraverso le caselle di posta elettronica delle singole
strutture organizzative e attraverso servizi resi disponibili su web.

Art. 5.
Rilascio di ricevuta del documento cartaceo in arrivo

1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal
mittente o da altra persona incaricata e venga chiesto il rilascio di
una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, il personale è
autorizzato a fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento
munito di segnatura di protocollo.

Art. 6.
Spedizione della corrispondenza

1. La spedizione della corrispondenza cartacea è curata
dall'Economato.
2. La spedizione di documenti elettronici avviene attraverso le
caselle di posta elettronica delle singole strutture organizzative,
ovvero attraverso la casella di posta elettronica certificata
dell'Amministrazione provinciale.
3. Lo scambio dei documenti all'interno dell'Amministrazione
provinciale avviene di norma per via elettronica. La circolazione di
eventuali documenti cartacei avviene, eccezion fatta per i documenti
riservati, tramite le apposite buste per la spedizione.
4. La comunicazione tra pubbliche amministrazioni avviene di norma
per via elettronica. I documenti sono inviati agli indirizzi di posta
elettronica risultanti dall'Indice delle Pubbliche Amministrazioni
(IPA).

Art. 7.
Sottoscrizione dei documenti informatici

1. La sottoscrizione dei documenti informatici è effettuata con
firma digitale.

Art. 8.
Registrazione di protocollo

1. La registrazione di protocollo è effettuata mediante
l'annotazione dei seguenti elementi:
a) elementi rilevanti sotto il profilo giuridico-probatorio:
1) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
2) data di registrazione di protocollo, assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
3) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa,
destinatario per i documenti spediti;
4) oggetto del documento;
5) sintetica descrizione e numero degli eventuali allegati;
6) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se
disponibili;
7) per i protocolli differiti: data di arrivo del documento;
8) impronta del documento informatico, registrata in forma non
modificabile.
b) elementi rilevanti sotto il profilo organizzativo-gestionale:
1) indice di classificazione;
2) protocollo di riferimento, se disponibile;
3) tipo di spedizione.
2. La registrazione di protocollo dei documenti in arrivo è
effettuata il giorno di ricezione degli stessi. Per i documenti
interni e per i documenti in uscita, la registrazione di protocollo
è effettuata il giorno della produzione dei relativi atti.

Art. 9.
Differimento dei termini di protocollazione

1. I termini di protocollazione possono essere differiti solo nel
caso di temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta
di protocollare i documenti entro la medesima giornata in cui sono
pervenuti.
2. Possono essere ammessi alla procedura di differimento solamente
i documenti in arrivo.

Art. 10.
Numero di protocollo

1. La numerazione del protocollo è progressiva e viene rinnovata
ogni anno solare.
2. Ogni numero di protocollo individua un unico documento.

Art. 11.
Documenti soggetti a registrazione di protocollo

1. Sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo tutti
i documenti in arrivo e in partenza, nonchè i documenti interni che
hanno carattere giuridico-probatorio.

Art. 12.
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

1. Sono esclusi da registrazione di protocollo le Gazzette
Ufficiali, i Bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, gli atti preparatori interni, i giornali, le
riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha in modo diretto
o indiretto contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa,
la corrispondenza privata, nonchè tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare.

Art. 13.
Annullamento delle registrazioni di protocollo

1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate su
autorizzazione del direttore o della direttrice di Ripartizione.
L'autorizzazione deve indicare il numero di protocollo del documento
da annullare e il motivo dell'annullamento.
2. Le registrazioni di protocollo annullate sono evidenziate da
una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale da
consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

Art. 14.
Registro giornaliero di protocollo

1. A fine giornata il sistema produce in modo automatico il
registro giornaliero di protocollo in formato pdf. Il contenuto del
registro giornaliero di protocollo è riversato su supporti di
memorizzazione non riscrivibili.
2. Il registro giornaliero di protocollo è costituito dall'elenco
delle registrazioni di protocollo inserite nel sistema nell'arco di
uno stesso giorno.
3. La produzione del registro giornaliero di protocollo non
impedisce l'annullamento di cui all'art. 13.

Art. 15.
Registro d'emergenza

1. Ogni qualvolta non sia possibile utilizzare il protocollo
informatico, il direttore o la direttrice generale autorizza lo
svolgimento delle operazioni di protocollo su un apposito registro di
emergenza.
2. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza
sono inserite nel registro di protocollo ordinario senza ritardo al
ripristino delle funzionalità del sistema. Ad ogni registrazione
recuperata è attribuito un numero di protocollo del registro di
protocollo ordinario. A tale numero sono associati il numero e la
data di protocollo attribuiti al documento dal registro di emergenza.

Art. 16.
Classificazione dei documenti

1. La classificazione è l'operazione finalizzata
all'organizzazione dei documenti, prodotti o acquisiti
dall'Amministrazione provinciale nello svolgimento delle proprie
funzioni, secondo il «piano di classificazione» o «titolario»
articolato in indici di classificazione.
2. Gli indici di classificazione sono articolati in titoli,
sottotitoli e classi. Per particolari esigenze operative delle
ripartizioni ed esclusivamente nell'ambito delle specifiche funzioni
delle medesime, i direttori e le direttrici di ripartizione sono
autorizzati a istituire anche sottoclassi.
3. La competenza per la modifica del piano di classificazione
spetta esclusivamente al direttore o alla direttrice generale.

Art. 17.
Segnatura di protocollo

1. La segnatura di protocollo sui documenti cartacei in arrivo è
realizzata attraverso l'apposizione di un timbro di protocollo,
riportante le seguenti informazioni:
a) denominazione dell'amministrazione;
b) data di protocollo;
c) numero di protocollo.
2. La segnatura di protocollo dei documenti in uscita e interni è
costituita esclusivamente dalla data e dal numero di protocollo, da
apporre manualmente.
3. Per i documenti informatici, le informazioni incluse nella
segnatura di protocollo sono codificate nel formato xml al fine di
garantire l'interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni.
4. L'apposizione della segnatura di protocollo è effettuata
contestualmente alla protocollazione.

Art. 18.
Fascicolazione dei documenti

1. Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale
sono formati, devono essere riuniti in fascicoli a cura del o della
responsabile del procedimento.
2. Il fascicolo va archiviato rispettando l'ordine di repertorio.

Art. 19.
Archivio corrente e di deposito

1. I fascicoli cartacei sono formati a cura del o della
responsabile del procedimento e conservati negli uffici di
competenza. Non appena concluso il procedimento, previa effettuazione
delle operazioni di scarto informale, il relativo fascicolo è
trasferito all'archivio di deposito.
2. L'archivio di deposito è organizzato in spazi che non si
prestano per essere adibiti ad ufficio.
3. L'accesso all'archivio è riservato al personale autorizzato.

Art. 20.
Selezione dei documenti

1. Decorsi i termini di cui al comma 2, le strutture organizzative
dell'Amministrazione provinciale possono eliminare oppure versare
all'archivio provinciale i documenti non più occorrenti allo
svolgimento dei relativi compiti.
2. Fatti salvi i termini diversi previsti per legge o indicati nei
piani di conservazione, per tutti i documenti che non sono destinati
a conservazione illimitata è raccomandato il limite di conservazione
di almeno cinque anni. Tale termine decorre dal giorno
dell'esaurimento del procedimento o dell'affare. I documenti che
hanno durevole rilevanza giuridica e amministrativa o che sono di
notevole importanza storico-culturale sono versati all'Archivio
provinciale 40 anni dopo il loro esaurimento.
3. Ai fini di procedere alla selezione dei documenti, le relative
commissioni di sorveglianza e scarto si riuniscono ad intervalli
regolari almeno ogni due anni.
4. Le decisioni delle commissioni di sorveglianza e scarto in
merito allo scarto sono verbalizzate. Ad ogni singolo verbale è
allegato l'elenco di scarto contenente gli estremi dei fascicoli
scartati. Nei verbali di scarto è altresì indicato il luogo, il
tempo e il modo della distruzione dei documenti. I verbali di scarto
sono conservati a tempo indeterminato.
5. Prima del versamento dei documenti destinati alla conservazione
permanente all'archivio provinciale, le commissioni di sorveglianza e
scarto redigono un elenco di versamento e un verbale di consegna. Il
verbale di consegna è firmato dal direttore o dalla direttrice
dell'archivio provinciale.

Art. 21.
Diritto di accesso ai documenti amministrativi

1. Fatte salve le disposizioni di cui all'art. 24 e seguenti della
legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, il contenuto dei fascicoli
non può, nemmeno parzialmente, essere rivelato a chi non ne abbia
diritto in base alle vigenti disposizioni normative, nè propalato
all'interno dell'Amministrazione provinciale. L'inosservanza di tale
divieto costituisce violazione del segreto d'ufficio.

Art. 22.
Registro di protocollo unico

1. Con l'entrata in funzione del protocollo informatico è
precluso l'utilizzo di qualsiasi altro registro di protocollo.
2. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento,
si farà riferimento alla normativa vigente in materia, adottando
comportamenti ispirati al principio del buon andamento,
dell'efficacia e dell'efficienza dell'attività amministrativa.

Art. 23.
Abrogazioni

Con l'entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il
regolamento approvato con il decreto del Presidente della Giunta
provinciale 20 novembre 1995, n. 55, e successive modifiche.
Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino ufficiale
della Regione.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Bolzano, 20 settembre 2007
DURNWALDER
Registrato alla Corte dei conti il 25 ottobre 2007, registro n. 1,
foglio n. 32.
(Omissis)