Serie Generale n. 129 del 5-6-1998
CIRCOLARI
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA
CIRCOLARE 29 maggio 1998, n. 5
Anagrafe delle prestazioni e degli incarichi dei pubblici dipendenti. Adempimenti da eseguire entro il 30 giugno 1998 - articoli 26 e 45, comma 14, del decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 80, pubblicato nel S.O. alla Gazzetta Ufficiale dell'8 aprile 1998. (GU Serie Generale n.129 del 05-06-1998)

Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri Segretariato generale
A tutti i Ministeri
Al Consiglio di Stato - Ufficio del
segretario generale
Alla Corte dei conti - Ufficio del
segretario generale
All'Avvocatura generale dello Stato
- Ufficio del segretario generale
Alle Amministrazioni dello Stato ad
ordinamento autonomo (tramite i
Ministeri vigilanti)
Ai prefetti
Alle regioni
Alle province
Ai comuni
Alle comunità montane
Agli enti pubblici non economici
(tramite i Ministeri vigilanti)
Agli enti di ricerca (tramite i
Ministeri vigilanti)
Alle aziende del Servizio sanitario
nazionale (tramite le regioni)
Alle università
Alle istituzioni scolastiche
(tramite i provveditorati agli
studi)
Alle autorità di coordinamento e
vigilanza
All'Agenzia autonoma per la
gestione dell'albo dei segretari
comunali e provinciali
Premessa.
Il 30 giugno p.v. scade il termine per quattro importanti
adempimenti, previsti dai commi 12, 13 e 14 dell'art. 58 del decreto
legislativo n. 29/1993 come modificato dall'art. 26 del decreto
legislativo 31 marzo 1998, n. 80. A questi adempimenti sono tenute le
amministrazioni pubbliche che conferiscono o autorizzano incarichi ai
propri dipendenti.
Infatti, esse sono obbligate a trasmettere, entro il 30 giugno di
ogni anno, all'Anagrafe delle prestazioni, gestita dal Dipartimento
della funzione pubblica, una serie di dati relativi a tali incarichi.
Come è noto per i dipendenti pubblici vige il divieto di svolgere
incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o preventivamente
autorizzati dalle amministrazioni alle quali organicamente
appartengono. Tale divieto è stato ribadito dal comma 7, dell'art.
58, con alcune opportune esclusioni soggettive ed oggettive previste
nel comma 6 (vedi n. 2). Lo stesso comma 7 ha aggravato le sanzioni
per la violazione del divieto.
In correlazione con il riferito divieto, i commi 8 e 9 impongono
rispettivamente alle amministrazioni pubbliche diverse da quelle di
appartenenza, agli enti pubblici economici e ai soggetti privati che
intendono conferire incarichi retribuiti a dipendenti pubblici, di
richiedere preventivamente l'autorizzazione alle amministrazioni di
appartenenza dei dipendenti stessi.
Inoltre, il comma 11 pone a carico dei medesimi soggetti pubblici e
privati l'obbligo di comunicare (entro il 30 aprile di ogni anno)
alle amministrazioni di appartenenza i dati relativi ai compensi
erogati nell'anno precedente per lo svolgimento degli incarichi
conferiti a dipendenti pubblici.
La violazione di questi obblighi è rispettivamente sanzionata
negli stessi commi 8, 9 e 11.
Si è in tal modo assicurato l'obiettivo di concentrare tutte le
informazioni relative agli incarichi in questione nelle
amministrazioni di appartenenza.
Perciò l'obbligo di riversare le predette informazioni
nell'Anagrafe gestita dal Dipartimento della funzione pubblica è
posto esclusivamente a carico delle amministrazioni di appartenenza.
Il comma 15 prevede distinte sanzioni per la violazione degli
obblighi di cui ai commi 11, 12, 13 e 14. Queste sono diversamente
graduate se poste in essere da altre amministrazioni pubbliche, da
enti pubblici economici o da soggetti privati (vedi n. 4).
1) Adempimenti da eseguire entro il 30 giugno (commi 12, 13 e 14).
a. Primo adempimento. In base al comma 12, tutte le amministrazioni
pubbliche, che conferiscono o autorizzano ai propri dipendenti
incarichi retribuiti non compresi nei compiti e doveri di ufficio,
devono trasmettere al Dipartimento della funzione pubblica l'elenco
degli incarichi conferiti o autorizzati ai dipendenti stessi
nell'anno precedente.
Tale elenco deve essere compilato secondo le specifiche indicate
nell'apposito programma informatico le cui modalità di acquisizione
sono indicate al paragrafo 5. Esso dovrà contenere: a) i dati
identificativi dei dipendenti pubblici interessati (generalità,
qualifica, codice fiscale); b) l'indicazione dell'oggetto
dell'incarico; c) l'indicazione del compenso lordo previsto o
presunto. L'elenco deve essere accompagnato da una relazione nella
quale siano indicate le norme in base alle quali vengono conferiti o
autorizzati gli incarichi, la coerenza di questi ultimi con i
principi del buon andamento dell'amministrazione e le eventuali
misure adottate per il contenimento delle spese ad essi relativi.
Entro il 30 giugno di ogni anno, anche le amministrazioni che
nell'anno precedente non hanno conferito o autorizzato incarichi ai
propri dipendenti, devono comunicare di non avere conferito incarichi
rientranti nelle fattispecie assoggettate a comunicazione.
Questo primo adempimento serve ad aggiornare annualmente la banca
dati (Anagrafe) con le informazioni relative ai nuovi incarichi
conferiti o autorizzati dalle amministrazioni pubbliche ai propri
dipendenti nell'anno precedente. In tal modo il Dipartimento della
funzione pubblica acquisisce tutte le informazioni necessarie per
tenere sotto controllo la complessa materia degli incarichi, come
richiede il comma 16.
b. Secondo adempimento. In base al comma 13 le amministrazioni
pubbliche devono comunicare al Dipartimento della funzione pubblica i
compensi da esse erogati nell'anno precedente o della cui erogazione
siano state informate da parte dei soggetti pubblici e privati ai
sensi del comma 11. Tale comunicazione deve essere effettuata per
ciascuno dei propri dipendenti e distintamente per ogni incarico
conferito o autorizzato.
Questo secondo adempimento è complementare al precedente. Esso
serve ad aggiornare annualmente l'Anagrafe con i dati dei compensi
effettivamente percepiti da ciascun dipendente nell'anno precedente
per lo svolgimento di ciascuno degli incarichi già comunicati.
Inoltre, questo adempimento consente di acquisire anche quelle
informazioni che, al momento del conferimento o dell'autorizzazione,
nella maggioranza dei casi, possono essere soltanto presuntive.
c. Terzo adempimento. La prima parte del comma 14 prevede che le
amministrazioni pubbliche comunichino al Dipartimento della funzione
pubblica l'ammontare dei compensi percepiti dai propri dipendenti
anche per gli incarichi relativi a compiti e doveri di ufficio, con
l'indicazione della ragione dell'incarico e dell'ammontare dei
compensi corrisposti.
Questo adempimento è correlato alle previsioni dell'art. 1, commi
123 e 124, della legge 23 dicembre 1996, n. 662, finalizzato alle
verifiche previste dal successivo comma 127. Il comma 123, con
riferimento a tutti gli incarichi retribuiti, siano o no compresi nei
compiti e doveri di ufficio, prevede che "gli emolumenti, compensi,
indennità percepiti dai dipendenti delle amministrazioni pubbliche
.. per l'espletamento di incarichi affidati dalle amministrazioni di
appartenenza, da altre amministrazioni ovvero da società o imprese
controllate direttamente o indirettamente dallo Stato o da altro ente
pubblico o comunque autorizzati dall'amministrazione di appartenenza
sono versati (secondo le modalità prescritte dalla stessa norma) per
il 50 per cento degli importi lordi superiori a 200 milioni di lire
annue, nel conto dell'entrata del bilancio dell'amministrazione di
appartenenza del dipendente".
Il comma 124 esclude da tale disciplina "... le somme corrisposte
dall'amministrazione di appartenenza o presso la quale il dipendente
presta servizio in posizione di comando o fuori ruolo, nonchè i
diritti d'autore, i compensi per l'attività di insegnamento e i
redditi derivanti dall'esercizio di attività liberoprofessionali ove
consentita ai pubblici dipendenti e per la quale sia previsto
l'obbligo di iscrizione al relativo albo professionale".
La disposizione va integrata con le esclusioni (vedi n. 2) di cui
al comma 6, dell'art. 58 del decreto legislativo n. 29/1993, come
modificato dall'art. 26 del decreto legislativo n. 80/1998.
Poichè i compensi percepiti per incarichi retribuiti non compresi
nei compiti e doveri di ufficio devono essere comunicati in
applicazione del comma 13, ai fini dell'adempimento in esame, le
amministrazioni di appartenenza possono integrare tali comunicazioni
con la distinta indicazione dei compensi per incarichi compresi nei
compiti e doveri di ufficio. Tali sono non solo gli incarichi
retribuiti che, per disposizioni di leggi o regolamenti, siano
attribuiti al titolare di un determinato ufficio, ma anche gli
incarichi dal cui svolgimento il dipendente non possa esimersi in
quanto rientranti nei suoi doveri di ufficio.
Anche per l'inosservanza di questo adempimento si applicano le
sanzioni di cui al comma 15.
d. Quarto adempimento. L'ultima parte del comma 14 prevede che
tutte le amministrazioni inviino al Dipartimento della funzione
pubblica l'elenco dei collaboratori esterni e dei soggetti ai quali
sono stati affidati incarichi di consulenza. L'elenco deve essere
inviato ogni sei mesi e deve contenere l'indicazione della ragione
dell'incarico e dell'ammontare dei compensi corrisposti. Questo
adempimento è correlato alla disposizione del comma 127 dell'art. 1
della legge n. 662/1996.
2) Amministrazioni tenute alle comunicazioni. Esclusioni soggettive
e oggettive.
Le amministrazioni pubbliche tenute agli adempimenti di cui sopra,
secondo l'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 29/1993 sono:
tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e
scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende
ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni,
le province, i comuni e le comunità montane, e loro consorzi e
associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi
case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e
agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non
economici nazionali, regionali e locali, compresi gli enti di
ricerca, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio
sanitario nazionale.
Tra le amministrazioni obbligate sono comprese anche le
amministrazioni alle quali appartiene il personale di cui ai commi 4
e 5 dell'art. 2 del decreto legislativo n. 29/1993 e cioe': i
magistrati ordinari, amministrativi e contabili, gli avvocati e
procuratori dello Stato, il personale delle Forze di polizia di
Stato, il personale della carriera diplomatica e della carriera
prefettizia, quest'ultima a partire da vice consigliere di
prefettura, i dipendenti di enti che svolgono la loro attività nelle
materie contemplate dall'art. 1 del decreto legislativo del Capo
provvisorio dello Stato 17 luglio 1947, n. 691, e dalle leggi 4
giugno 1985, n. 281, e 10 ottobre 1990, n. 287, nonchè professori e
ricercatori universitari a tempo pieno.
Gli obblighi di comunicazione previsti nei commi da 11 a 13 si
riferiscono a tutti i dipendenti delle amministrazioni pubbliche di
cui sopra e riguardano soltanto gli incarichi retribuiti.
La disciplina in esame non si applica alle prestazioni rese
nell'esercizio di cariche pubbliche elettive o equiparate.
Inoltre, la nuova normativa, al comma 6, prevede alcune esclusioni
soggettive ed altre oggettive.
Le esclusioni soggettive riguardano: i dipendenti con rapporto di
lavoro a tempo parziale con prestazione lavorativa non superiore al
cinquanta per cento di quella a tempo pieno, i docenti universitari e
i ricercatori a tempo definito, i professori della scuola statale
iscritti agli albi professionali e autorizzati all'esercizio della
libera professione e le altre categorie di dipendenti pubblici ai
quali è consentito da disposizioni speciali lo svolgimento di
attività liberoprofessionali.
Le esclusioni oggettive riguardano gli incarichi i cui compensi
derivano:
a) dalla collaborazione a giornali, riviste, enciclopedie e simili;
b) dalla utilizzazione economica, da parte dell'autore o inventore,
di opere dell'ingegno e di invenzioni industriali;
c) dalla partecipazione a convegni e seminari;
d) da prestazioni per le quali è corrisposto solo un rimborso
delle spese documentate;
e) da prestazioni per lo svolgimento delle quali il dipendente è
posto in posizione di aspettativa, di comando o di fuori ruolo;
f) da compiti attribuiti dalle organizzazioni sindacali a
dipendenti presso le stesse distaccati o in aspettativa non
retribuita.
3) Disciplina transitoria (art. 45, comma 14).
L'art. 45, comma 14, del decreto legislativo n. 80/1998, detta la
disciplina transitoria per l'anno in corso. Pertanto, ai primi due
adempimenti non sono tenute le amministrazioni pubbliche che hanno
effettuato le comunicazioni previste dalla normativa previgente,
fornendo i dati richiesti con le modalità prescritte, prima del 23
aprile 1998 (data di entrata in vigore del decreto legislativo n.
80/1998). Resta fermo l'obbligo di provvedere al terzo e al quarto
adempimento entro il 30 giugno.
Si considerano trasmesse entro il 23 aprile 1998 le comunicazioni
inviate per posta entro lo stesso termine. A tal fine fa fede il
timbro a data dell'ufficio postale, oppure il timbro dell'ufficio di
protocollo del Dipartimento della funzione pubblica, nel caso in cui
siano state inviate per corriere. In relazione alle specifiche
modalità di rilevazione e di trasmissione delle informazioni,
previste dalla circolare del 19 dicembre 1995, n. 24, possono
rinviare all'anno 1999 l'applicazione delle nuove disposizioni anche
gli enti locali e le camere di commercio, industria e artigianato.
Questa possibilità è limitata ai casi nei quali le comunicazioni
per l'aggiornamento dell'Anagrafe siano state trasmesse,
rispettivamente alle competenti Prefetture e all'Unioncamere entro il
23 aprile 1998.
Al fine di individuare tempestivamente le amministrazioni che, non
avendo provveduto nei termini di cui all'art. 45 del decreto
legislativo n. 80/1998, sono tenute all'immediata applicazione della
nuova disciplina, è necessario che le prefetture e l'Unioncamere
trasmettano entro il 30 giugno 1998, al Dipartimento della funzione
pubblica le informazioni ad esse inoltrate dagli enti locali e dalle
camere di commercio anteriormente al 23 aprile 1998.
In considerazione delle precisazioni fornite dal Ministero
dell'interno con circolare telegrafica n. 17200.16832.17721.16236 del
10 aprile 1998, le prefetture comunicano al Dipartimento della
funzione pubblica anche le informazioni relative agli incarichi
conferiti o autorizzati ai Segretari comunali e provinciali nell'anno
1997. Invece per gli incarichi conferiti o autorizzati a partire dal
1998, tale incombenza sarà a carico dell'Agenzia autonoma per la
gestione del relativo "Albo".
4) Sanzioni.
Il comma 15 vieta alle amministrazioni pubbliche, che abbiano
omesso gli adempimenti inerenti alle comunicazioni previste dai commi
11, 12, 13 e 14, di conferire ulteriori incarichi fino a quando non
vi avranno provveduto. Nei confronti degli enti pubblici economici e
dei soggetti privati che, entro il 30 aprile di ciascun anno, non
comunichino alle amministrazioni di appartenenza i compensi erogati
nell'anno precedente ai dipendenti delle medesime, si applicano le
sanzioni previste dall'art. 6, comma 1, del decreto-legge 28 marzo
1997, n. 79, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 maggio
1997, n. 140. La sanzione consiste nel pagamento di una somma
pecuniaria pari al doppio degli emolumenti corrisposti sotto
qualsiasi forma a dipendenti pubblici. Ad essa si aggiungono le
sanzioni per eventuali violazioni tributarie o contributive.
I servizi di controllo interno di ciascuna amministrazione devono
verificare il rispetto delle nuove disposizioni in materia di
Anagrafe delle prestazioni e degli incarichi.
5) Modalità di trasmissione.
Tutte le comunicazioni di cui ai precedenti punti devono essere
effettuate per via telematica. Le amministrazioni che non siano in
grado di effettuare collegamenti telematici devono usare il supporto
magnetico, cioè dei floppydisk. È escluso l'uso di modelli cartacei
o a lettura ottica per raccogliere e trasmettere le comunicazioni.
Per garantire una corretta e completa trasmissione delle
informazioni le amministrazioni sono tenute a:
1) individuare, presso ciascuna amministrazione, il responsabile
del procedimento, ai sensi dell'art. 2 della legge n. 241/1990;
2) inviare al Dipartimento della funzione pubblica i dati relativi
alla totalità del personale al quale si riferiscono gli incarichi
retribuiti conferiti o autorizzati dall'amministrazione.
Pertanto, nelle amministrazioni articolate in più unità
organizzative centrali e periferiche, il responsabile del
procedimento deve raccogliere e trasmettere le informazioni relative
sia ai dipendenti in servizio presso gli uffici centrali e periferici
sia a quelli in posizione di comando, distacco, fuori ruolo o
aspettativa presso altre amministrazioni. Inoltre, il responsabile
del procedimento deve verificare preventivamente che i dati raccolti
siano completi e che non contengano duplicazioni.
In attesa dell'attivazione del sito Internet del Dipartimento della
funzione pubblica, dal 10 giugno 1998 il software sarà disponibile
su Internet al seguente indirizzo: www.IPZS.it/DFP.anagrafe
Le amministrazioni potranno inviare i dati all'indirizzo di posta
elettronica: anagrafe.funpub pcm.it
Le amministrazioni pubbliche che non sono collegate
telematicamente, per ottenere il relativo floppydisk potranno
rivolgersi:
|_| nel caso di amministrazioni centrali, direttamente al
Dipartimento delle funzione pubblica;
|_| nel caso di enti locali, alle prefetture.
I floppy-disk contenenti le informazioni relative all'Anagrafe
devono essere inviati al Dipartimento della funzione pubblica con
raccomandata con avviso di ricevimento
Tutte le comunicazioni relative all'Anagrafe devono contenere
l'indicazione del codice AIP/1998 e devono essere inviate al seguente
indirizzo:
Dipartimento della funzione pubblica - Servizio informazione
statistica e della gestione automatizzata delle informazioni - Corso
Vittorio Emanuele, 116 - 00186 Roma.
Il Ministro: Bassanini