Serie Generale n. 232 del 2-10-1999
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 29 settembre 1999
Autorizzazione n. 7/1999 al trattamento di dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici. (GU Serie Generale n.232 del 02-10-1999)

IL GARANTE
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 24, comma 1, della medesima legge,
che ammette il trattamento di dati personali idonei a rivelare i
provvedimenti giudiziari indicati nell'art. 686, commi 1, lettere a)
e d), 2 e 3, del codice di procedura penale, da parte di soggetti
pubblici e privati e di enti pubblici economici, "soltanto se
autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del
Garante che specifichino le rilevanti finalità di interesse pubblico
del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise operazioni
autorizzate";
Constatata la necessità di evitare che diversi soggetti privati ed
enti pubblici economici debbano interrompere alcuni trattamenti di
dati che risultano giustificati da una finalità di rilevante
interesse pubblico in ragione della loro natura e degli scopi ai
quali essi sono strumentali;
Considerato che diversi trattamenti dei predetti dati da parte di
soggetti pubblici sono disciplinati nel decreto legislativo 11 maggio
1999, n. 135;
Considerato che i trattamenti dei medesimi dati giudiziari da parte
dei soggetti pubblici, per finalità non previste nel capo II del
decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, devono essere autorizzati
dal Garante ai sensi dell'art. 24 della legge 31 dicembre 1996, n.
675;
Ritenuta la necessità di autorizzare i soggetti pubblici al
trattamento dei dati di cui all'art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2
e 3, del codice di procedura penale, e ciò al fine di consentire
l'accertamento dell'assenza di alcune situazioni che la normativa in
materia di appalti pubblici considera quali cause di esclusione dalla
partecipazione a gare d'appalto, in modo che, per esigenze di buon
andamento e imparzialità dell'azione amministrativa, i soggetti
operanti in materia presentino i requisiti previsti di
professionalità e correttezza;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio, nei confronti di singoli
titolari oppure, con provvedimenti generali, di determinate categorie
di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n.
675/1996, come modificato dall'art. 4, comma 1, del decreto
legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Visti i risultati positivi conseguiti con l'autorizzazione al
trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di
enti pubblici economici e soggetti pubblici rilasciata il 10 maggio
1999, come integrata con provvedimenti del 3 giugno 1999 e del 9
settembre 1999, che è risultata uno strumento idoneo per prescrivere
ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli
interessati, tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli
di tutela degli operatori che verrebbero penalizzati dalla necessaria
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione generale in
ordine ai dati di carattere giudiziario citati in premessa, al fine
di semplificare gli adempimenti previsti dalla legge n. 675/1996, di
armonizzare le prescrizioni da impartire ad una ampia categoria di
titolari del trattamento e di favorire altresì la funzionalità
dell'ufficio del Garante, alla luce dell'esperienza maturata;
Vista la legge 5 febbraio 1999, n. 25, che stabilisce il termine
del 27 febbraio 2000 per l'emanazione di alcuni decreti legislativi
finalizzati a completare la disciplina sulla protezione dei dati
personali in attuazione della direttiva comunitaria n. 95/46/CE del
24 ottobre 1995;
Considerato che l'art. 8, paragrafo 5, di tale direttiva prevede
specifiche garanzie per i dati sopraindicati e per altre categorie di
dati a carattere giudiziario, in quanto ammette il trattamento dei
dati relativi alla più ampia categoria delle "infrazioni, ...
condanne penali o ... misure di sicurezza" "... solo sotto controllo
dell'autorità pubblica, o se vengono fornite opportune garanzie
specifiche, sulla base del diritto nazionale, fatte salve le deroghe
che possono essere fissate dallo Stato membro in base ad una
disposizione nazionale che preveda garanzie appropriate e
specifiche", semprechè un "registro completo" delle condanne penali
sia tenuto "solo sotto il controllo dell'autorità pubblica";
Ritenuto che in vista della completa attuazione legislativa di tale
disciplina comunitaria è opportuno che la presente autorizzazione
generale non rechi disposizioni particolarmente dettagliate, in modo
da evitare che l'attività dei titolari dei trattamenti sia soggetta
a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo di tempo, ferme
restando alcune garanzie per gli interessati;
Ritenuta la necessità di favorire la prosecuzione dell'attività
di documentazione, studio e ricerca in campo giuridico, in
particolare per quanto riguarda la diffusione di dati relativi a
precedenti giurisprudenziali, in ragione sia dell'affinità che tali
attività presentano con quelle di manifestazione del pensiero già
disciplinate dagli articoli 12, 20 e 25 della legge n. 675/1996, sia
della possibile adozione di norme volte a favorire lo sviluppo
dell'informatica giuridica;
Ritenuto, tuttavia, opportuno che la presente autorizzazione prenda
comunque in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie
di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonchè il periodo di conservazione dei dati, in quanto
la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai
fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma
5-quater);
Considerata la necessità che sia garantito, anche nell'attuale
fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonchè per la
dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identità personale;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la
violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996, e adottato
con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31
marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera a), del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Autorizza
i trattamenti di dati personali idonei a rivelare i provvedimenti
di cui all'art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di
procedura penale, per le rilevanti finalità di interesse pubblico di
seguito specificate ai sensi dell'art. 24 della legge n. 675/1996 e
secondo le seguenti prescrizioni:
Capo I
Rapporti di lavoro
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte, a
persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:
a) sono parte di un rapporto di lavoro;
b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196 (in materia di
prestazioni di lavoro temporaneo);
c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi
professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Il trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o
per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire
specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da
regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli
fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non
retribuito od onorario.
L'autorizzazione è altresì rilasciata a soggetti che in relazione
ad un'attività di composizione di controversie esercitata in
conformità alla legge svolgono un trattamento strettamente
necessario al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno
assunto o intendono assumere la qualità di:
a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo
o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero
di associati anche in compartecipazione o di titolari di borse di
lavoro e di rapporti analoghi;
b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e
mandatari.
Capo II
Organismi di tipo associativo e fondazioni
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta:
a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e
movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali,
patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a
fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo
senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica,
nonchè a cooperative sociali e società di mutuo soccorso di cui,
rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381, e 15 aprile
1886, n. 3818;
b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il
patrocinio, il recupero, l'istruzione, la formazione professionale,
l'assistenza sociosanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in
favore dei soggetti cui si riferiscono i dati o dei relativi
familiari e conviventi.
Il trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire
scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo,
dallo statuto o da un contratto collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare dati attinenti:
a) ad associati, soci e aderenti, nonchè, nei casi in cui
l'utilizzazione dei dati sia prevista dall'atto costitutivo o dallo
statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o di
adesione;
b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei
servizi prestati dall'associazione, dall'ente o dal diverso
organismo.
Capo III
Liberi professionisti
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta ai:
a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in
albi o elenchi per l'esercizio di un'attività professionale in forma
individuale o associata, o in conformità alle norme di attuazione
dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di
attività di assistenza e consulenza;
b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali,
istituiti anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27
novembre 1933, n. 1578, e successive modificazioni e integrazioni,
recante l'ordinamento della professione di avvocato;
c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero
professionista ai sensi dell'art. 2232 del codice civile, praticanti
e tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia
strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni
professionali richieste dai clienti per scopi determinati e
legittimi.
Capo IV
Imprese bancarie ed assicurative
ed altri trattamenti
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:
a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate
all'esercizio dell'attività bancaria e creditizia, assicurativa o
dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione coatta
amministrativa, ai fini:
1) dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai
regolamenti, del requisito di onorabilità nei confronti di soci e
titolari di cariche direttive o elettive;
2) dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla
legge, di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi in
particolare ai sensi del regio decreto 21 dicembre 1933, n. 1736,
sull'assegno bancario;
3) dell'accertamento di responsabilità in relazione a sinistri o
eventi attinenti alla vita umana;
4) dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il
corretto esercizio dell'attività assicurativa, in relazione ad
illeciti direttamente connessi con la medesima attività. Per questi
ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una
specifica banca di dati ai sensi dell'art. 1, comma 2, lettera a),
della legge n. 675/1996, il titolare deve inviare al Garante una
dettagliata relazione sulle modalità del trattamento;
b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito
di un'attività di richiesta, acquisizione e consegna di atti e
documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su incarico
degli interessati;
c) alle società di intermediazione mobiliare, alle società di
investimento a capitale variabile, e alle società di gestione del
risparmio e dei fondi pensione, ai fini dell'accertamento dei
requisiti di onorabilità in applicazione dei decreti legislativi 24
febbraio 1998, n. 58, e 21 aprile 1993, n. 124, dei decreti
ministeriali 11 novembre 1998, n. 468, e 14 gennaio 1997, n. 211, e
di eventuali altre norme di legge o di regolamento.
2) Ulteriori trattamenti.
L'autorizzazione è rilasciata altresi':
a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte
di un terzo in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o
nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti
dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai
contratti collettivi, semprechè il diritto da far valere o difendere
sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattati
esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente
necessario per il suo perseguimento;
b) a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che
esercitano un'attività di investigazione privata autorizzata con
licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n.
773, e successive modificazioni e integrazioni). Il trattamento deve
essere necessario:
1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far
valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango
pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di
un diritto della personalità o di un altro diritto fondamentale ed
inviolabile;
2) su incarico di un difensore nell'ambito del procedimento penale,
per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito
da utilizzare ai soli fini dell'esercizio del diritto alla prova
(articoli 190 del codice di procedura penale e 38 delle relative
norme di attuazione);
d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni
di legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in
materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre
gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale, contenute
anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive modificazioni ed
integrazioni, o per poter produrre la documentazione prescritta dalla
legge per partecipare a gare d'appalto.
Capo V
Documentazione giuridica
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata per il trattamento, ivi compresa la
diffusione, di dati per finalità di documentazione, di studio e di
ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la
raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce
giurisprudenziali.
Capo VI
Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti
Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi
indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:
1) Dati trattati.
Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalità per
le quali è ammesso il trattamento e che non possano essere
adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o
di dati personali di natura diversa.
2) Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con
logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità precedentemente
indicati.
Fuori dei casi previsti dai capi IV, punto 2 e V, o nei quali la
notizia è acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono
essere forniti dagli interessati, nel rispetto della disciplina
prevista dall'art. 689 del codice di procedura penale in tema di
richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall'art. 688 del
medesimo codice per ciò che riguarda l'acquisizione di certificati
del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche e di
enti incaricati di pubblici servizi.
3) Conservazione dei dati.
Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera
e), della legge n. 675/1996, i dati possono essere conservati per il
periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un
periodo non superiore a quello strettamente necessario per le
finalità perseguite.
Ai sensi dell'art. 9, comma 1, lettere c), d) ed e), della legge, i
soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e
l'aggiornamento dei dati, nonchè la loro pertinenza, completezza,
non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei
singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente
pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità medesime, i
soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e
i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a
seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non
necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale
conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li
contiene. Specifica attenzione è prestata per la verifica
dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui
si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione.
I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge,
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente
necessari per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni caso,
del segreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i
trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.
Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente
provvedimento, il Garante non prenderà in considerazione richieste
di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
relative prescrizioni, salvo che il loro accoglimento sia
giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni
eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o
limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali
e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della
legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini
dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di
effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni
politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonchè su fatti non
rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del
lavoratore.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1999, fino al 30 settembre 2000.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 29 settembre 1999
Il Presidente: Rodotà