Serie Generale n. 300 del 23-12-2004
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA
ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA
DIRETTIVA 20 aprile 2004
Criteri e modalita' per la comunicazione dei dati personali nell'ambito del Sistema statistico nazionale. (Direttiva n. 9). (GU Serie Generale n.300 del 23-12-2004)

IL COMITATO DI INDIRIZZO E COORDINAMENTO DELL'INFORMAZIONE STATISTICA

Visto l'art. 17 del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322,
in particolare il comma 6, che attribuisce al Comitato il compito di
emanare direttive vincolanti nei confronti degli uffici di statistica
costituiti ai sensi dell'art. 3 del medesimo decreto ed atti di
indirizzo nei confronti degli altri uffici facenti parte del Sistema
statistico nazionale;
Vista la lettera d) dell'art. 21 del decreto legislativo n. 322 del
1989, che individua tra gli oggetti delle direttive e degli atti di
indirizzo del Comitato i criteri e le modalità per l'interscambio
dei dati fra gli uffici di statistica delle amministrazioni e degli
enti facenti parte del Sistema statistico nazionale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante Codice
in materia di protezione dei dati personali;
Visto in particolare l'art. 106 del citato decreto legislativo n.
196 del 2003, che demanda ad uno o più codici di deontologia e buona
condotta l'individuazione dei presupposti, delle garanzie e delle
modalità dei trattamenti di dati personali per scopi statistici e di
ricerca scientifica;
Visto il Codice di deontologia e di buona condotta per i
trattamenti di dati personali per scopi statistici e di ricerca
scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale,
di seguito denominato Codice di deontologia e di buona condotta,
allegato A.3 al decreto legislativo n. 196 del 2003;
Visto in particolare l'art. 8 del Codice di deontologia e di buona
condotta citato, avente ad oggetto la comunicazione di dati personali
tra i soggetti del Sistema statistico nazionale;
Ritenuto necessario ridefinire i criteri e le modalità per la
comunicazione dei dati tra soggetti del Sistema statistico nazionale
attraverso l'emanazione di una direttiva indirizzata agli uffici di
statistica di cui all'art. 3 del decreto legislativo n. 322 del 1989,
che, per gli altri uffici di statistica ed enti del Sistema, assume
il valore di atto di indirizzo;

Delibera la direttiva n. 9:

Criteri e modalità per la comunicazione dei dati personali
nell'ambito del Sistema statistico nazionale

Art. 1.

Finalità

1. La presente direttiva disciplina i criteri e le modalità per la
comunicazione dei dati personali tra gli enti pubblici di
informazione statistica e gli uffici di statistica che fanno parte
del Sistema statistico nazionale, con esclusione dei dati provenienti
da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da
chiunque per i quali restano fermi i limiti e le modalità di
comunicazione stabiliti da leggi e regolamenti.
2. La comunicazione di dati personali all'interno del Sistema
statistico nazionale è finalizzata alla realizzazione delle
rilevazioni, delle elaborazioni e degli studi progettuali compresi
nel Programma statistico nazionale, nonchè dei trattamenti per scopi
statistici, strumentali al perseguimento delle finalità
istituzionali del soggetto richiedente.

Art. 2.

Definizioni

1. Ai fini della presente direttiva, conformemente alle definizioni
di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si intende per:
«trattamento», qualunque operazione o complesso di operazioni,
effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici,
concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la
conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la
selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo,
l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la
cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in
una banca dati;
«dato personale», qualunque informazione relativa a persona
fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o
identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a
qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di
identificazione personale;
«dati identificativi», i dati personali che permettono
l'identificazione diretta dell'interessato;
«dati sensibili», i dati personali idonei a rivelare l'origine
razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico,
politico o sindacale, nonchè i dati personali idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale;
«dati giudiziari», i dati personali idonei a rivelare
provvedimenti di cui all'art. 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r)
a u), del decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002,
n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle
sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi
pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli
articoli 60 e 61 del codice di procedura penale;
«titolare» la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica
amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui
competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine
alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e
agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza;
«responsabile», la persona fisica, la persona giuridica, la
pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od
organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali;
«incaricati», le persone fisiche autorizzate a compiere
operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile;
«comunicazione», il dare conoscenza dei dati personali a uno o
più soggetti determinati diversi dall'interessato, dal
rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal
responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante
la loro messa a disposizione o consultazione.
2. Agli effetti della presente direttiva si intende, inoltre, per:
«trattamento per scopi statistici», qualsiasi trattamento
effettuato per finalità di indagine statistica o di produzione,
conservazione e diffusione di risultati statistici, anche a mezzo di
sistemi informativi statistici;
«risultato statistico», l'informazione ottenuta con il trattamento
di dati personali per quantificare aspetti di un fenomeno collettivo;
«unità statistica», l'entità alla quale sono riferiti o
riferibili i dati trattati;
«rilevazione», processo finalizzato alla produzione di
informazioni statistiche da parte dell'ente titolare, consistente
nella raccolta di dati direttamente presso imprese, istituzioni e
persone fisiche oppure attraverso documenti amministrativi e/o fonti
organizzate pubbliche e private (registri, archivi, basi di dati);
«elaborazione», processo finalizzato alla produzione di
informazioni statistiche da parte dell'ente titolare, consistente nel
trattamento di dati statistici derivanti da precedenti rilevazioni od
elaborazioni dello stesso o di altri soggetti, ovvero di dati cui
l'ente dispone in ragione della sua attività istituzionale;
«studio progettuale», attività di analisi e ricerca finalizzata
all'impianto, ristrutturazione o miglioramento di uno o più processi
di produzione statistica, all'impianto di sistemi informativi e allo
sviluppo di strumenti generalizzati per l'attività statistica;
«enti ed uffici di statistica del Sistema statistico nazionale»,
rispettivamente, gli enti ed organismi pubblici di informazione
statistica di cui all'art. 2, comma 1, lettera h), del decreto
legislativo 6 settembre 1989, n. 322 e gli uffici di statistica
costituiti ai sensi del medesimo decreto legislativo n. 322/1989.

Art. 3.

Comunicazione di dati personali per l'attuazione del Programma
statistico nazionale

1. Ciascun ente o ufficio di statistica facente parte del Sistema
statistico nazionale è tenuto a fornire ad altro ente o ufficio di
statistica del Sistema, che ne faccia richiesta in ragione delle
necessità connesse all'esecuzione di rilevazioni, elaborazioni e
studi progettuali compresi nel Programma statistico nazionale, i dati
personali, privi di dati identificativi:
a) raccolti dallo stesso ente o ufficio di statistica per
finalità statistiche;
b) relativi all'amministrazione o ente di appartenenza ovvero da
questi detenuti in ragione della propria attività istituzionale.
2. La comunicazione di dati di cui al presente articolo deve
avvenire nei limiti stabiliti nel Programma statistico nazionale.

Art. 4.

Comunicazione di dati personali per il perseguimento delle finalità
istituzionali del soggetto richiedente

1. Gli enti e gli uffici di statistica facenti parte del Sistema
statistico nazionale possono richiedere ad altro ente o ufficio del
Sistema, per esigenze statistiche concernenti l'ambito territoriale
dell'amministrazione o ente di appartenenza o direttamente connesse
all'attività istituzionale dello stesso, i dati personali, privi di
dati identificativi:
a) raccolti dallo stesso ente o ufficio di statistica per
finalità statistiche. Qualora i dati derivino da trattamenti
effettuati da più soggetti titolari in attuazione del Programma
statistico nazionale, la richiesta deve essere indirizzata al
soggetto che originariamente ha raccolto i dati;
b) relativi all'amministrazione o ente di appartenenza ovvero da
questi detenuti in ragione della propria attività istituzionale. La
comunicazione di tali dati, quando non sia prevista da una norma di
legge o di regolamento, deve avvenire nel rispetto dei presupposti e
dei limiti stabiliti all'art. 19 del decreto legislativo n. 196/2003.
2. Ai fini della verifica del rispetto dei principi stabiliti
all'art. 8, comma 1, del Codice di deontologia e di buona condotta,
l'ente o ufficio richiedente dichiara che il trattamento per il quale
i dati sono richiesti è strumentale al perseguimento delle finalità
istituzionali dell'amministrazione o ente di appartenenza e che i
dati sono pertinenti e non eccedenti rispetto agli scopi statistici
del trattamento.

Art. 5.

Comunicazione dei dati identificativi

1. La comunicazione anche dei dati identificativi delle unità
statistiche, ai sensi dell'art. 8, comma 2, del Codice di deontologia
e di buona condotta, è consentita:
a) per l'attuazione del Programma statistico nazionale, se
espressamente prevista nel Programma e nei limiti da questo
stabiliti;
b) per il perseguimento delle finalità di cui all'art. 4 e nei
limiti di cui al medesimo articolo, sempre che il richiedente
dichiari che non sia possibile raggiungere lo stesso risultato
statistico attraverso il trattamento di dati personali privi di dati
identificativi e che i dati richiesti sono pertinenti e strettamente
necessari per il perseguimento delle finalità esplicitate nella
richiesta.

Art. 6.

Comunicazione di dati sensibili e giudiziari

1. Gli enti e gli uffici di statistica del Sistema statistico
nazionale possono richiedere ad altro ente o ufficio del Sistema i
dati sensibili e giudiziari necessari:
a) per l'esecuzione di rilevazioni, elaborazioni o studi
progettuali inclusi nel Programma statistico nazionale;
b) per l'esecuzione di trattamenti statistici strumentali alle
finalità istituzionali del soggetto richiedente. A tal fine, l'ente
o ufficio richiedente verifica che i dati oggetto di richiesta e le
operazioni che con essi si intendono eseguire, laddove non
specificati da espressa disposizione legislativa, siano stati
identificati e resi pubblici dalla stessa amministrazione o ente di
appartenenza con atto di natura regolamentare adottato al sensi dei
commi 2 e 3 dell'art. 20 del decreto legislativo n. 196/2003. Gli
esiti della suddetta verifica devono essere espressamente richiamati
nella motivazione della richiesta.
2. Se la richiesta di dati di cui al presente articolo proviene
dall'ufficio di statistica di un soggetto privato che partecipa al
Sistema statistico nazionale ai sensi della legge 28 aprile 1998, n.
125 si osservano le disposizioni di cui all'art. 5 del Codice di
deontologia e di buona condotta.

Art. 7.

Verfica della pertinenza, non eccedenza e stretta necessità

1. Nell'ipotesi di comunicazione di dati di cui agli articoli 3, 5,
comma 1, lettera a), e 6, comma 1, lettera a), l'ente o ufficio di
statistica tenuto alla comunicazione verifica la conformità della
richiesta con quanto previsto dal Programma statistico nazionale
relativamente alla specifica rilevazione, elaborazione o studio
progettuale.
2. Nell'ipotesi di comunicazione di dati di cui agli articoli 4 e
5, comma 1, lettera b), l'ente o ufficio di statistica destinatario
della richiesta verifica che il trattamento per scopi statistici per
il quale i dati sono richiesti sia pertinente rispetto all'ambito
territoriale e istituzionale del soggetto richiedente. La verifica
deve ispirarsi ai criteri della ragionevolezza, della collaborazione
e della non discriminazione.
3. Nell'ipotesi di comunicazione di dati di cui all'art. 6, comma
1, lettera b), l'ente o ufficio di statistica destinatario della
richiesta verifica la conformità della stessa con quanto stabilito
dalla disposizione di legge o dall'atto di natura regolamentare, di
cui all'art. 20 del decreto legislativo n. 196/2003, richiamato dal
soggetto richiedente.
4. In presenza di controverse valutazioni, ciascuno dei soggetti
coinvolti può chiedere il parere della Commissione per la garanzia
dell'informazione statistica.

Art. 8.

Informativa

1. Nell'ipotesi di comunicazione di dati relativi a soggetti terzi,
qualora al momento della raccolta non sia stata rappresentata
all'interessato nell'ambito delle informazioni di cui all'art. 13 del
decreto legislativo n. 196/2003 l'eventualità di successivi
trattamenti per fini statistici nell'ambito del Sistan, l'ente o
ufficio destinatario della richiesta fornisce all'interessato una
specifica informativa integrativa.
2. Qualora fornire l'informativa direttamente all'interessato
richieda uno sforzo sproporzionato rispetto al diritto tutelato, la
stessa si considera resa se il trattamento è compreso nel Programma
statistico nazionale o è oggetto di idonee forme di pubblicità,
secondo quanto disposto all'art. 6, comma 2, del Codice di
deontologia e di buona condotta.
3. L'ente o ufficio cui sono richiesti i dati e l'ente o ufficio
richiedente possono concordare un'informativa congiunta da rendere
all'interessato in occasione dell'avvio del trattamento per il quali
i dati sono richiesti. Le spese per l'informativa sono comunque poste
a carico dell'ente o ufficio che richiede i dati.

Art. 9.

Modalità per la richiesta dei dati

1. La richiesta di dati di cui agli articoli 3, 4, 5 e 6 deve
essere debitamente sottoscritta:
a) per gli uffici di statistica facenti parte del Sistan, dal
responsabile dell'ufficio di statistica in qualità di responsabile
del trattamento che si intende avviare. Nel caso in cui il
trattamento sia effettuato dalle strutture di cui alla lettera b),
comma 1, dell'art. 1 del Codice di deontologia e di buona condotta,
la richiesta deve essere sottoscritta dal responsabile della predetta
struttura e dal responsabile dell'ufficio di statistica, ciascuno in
qualità di responsabile del trattamento per le fasi di rispettiva
competenza;
b) per l'Istat e gli enti ed organismi di cui alla lettera h)
dell'art. 2 del decreto legislativo n. 322/1989, dal titolare o, se
nominato, dal responsabile del trattamento che si intende avviare.
2. La richiesta di dati deve essere redatta su apposito modello,
conforme al fac-simile allegato alla presente direttiva (Mod.
SISTAN), e contenere indicazioni dettagliate in ordine alle
motivazioni, alle finalità perseguite e alla pertinenza e non
eccedenza dei dati richiesti rispetto alle finalità dichiarate,
nonchè, qualora siano richiesti anche dati identificativi, la
stretta necessità dei medesimi.
3. Fermo restando quanto previsto al comma 1, le modalità per la
richiesta di dati per trattamenti compresi nel Programma statistico
nazionale possono essere specificate dal titolare con apposite
lettere o circolari.
4. Il richiedente fornisce tutti gli ulteriori chiarimenti che gli
vengano eventualmente richiesti.

Art. 10.

Modalità per la fornitura dei dati

1. 1 dati di cui alla presente direttiva sono comunicati all'ente o
ufficio di statistica richiedente soltanto dopo che siano stati
validati ai sensi del successivo art. 11.
2. All'atto della comunicazione, i dati sono accompagnati dalla
documentazione relativa alle definizioni, alle nomenclature, alle
classificazioni e alle metodologie adottate nella rilevazione e nel
trattamento dei dati stessi, al fine di consentire una loro corretta
interpretazione ed utilizzazione. Deve inoltre essere espressamente
richiamata la responsabilità di chi riceve i dati in ordine alla
protezione degli stessi in tutte le fasi del trattamento, con
particolare riguardo alla necessità di adottare le metodologie e gli
strumenti idonei ad assicurare la non identificabilità delle unità
statistiche nel rilascio dell'informazione statistica. Resta ferma la
possibilità di richiedere all'Istat il necessario supporto
statistico-metodologico ai fini della valutazione del rischio di
identificazione.
3. L'onere per la fornitura dei dati è carico del richiedente.

Art. 11.

Validazione dei dati

1. Ai fini della presente direttiva, si intendono validati,
ancorchè suscettibili di successive modifiche in rapporto a
possibili correzioni o integrazioni, i dati personali allorchè
abbiano superato i necessari controlli di accuratezza, affidabilità
ed adeguatezza. Tale eventualità è espressamete menzionata all'atto
della trasmissione unitamente alla data alla quale, presumibilmente,
il dato risulterà aggiornato.

Art. 12.

Disposizioni finali

1. La presente direttiva abroga la direttiva del COMSTAT n. 3 del
15 ottobre 1991 ed ha valore di atto di indirizzo nei confronti degli
uffici di statistica del Sistema statistico nazionale diversi da
quelli costituiti ai sensi dell'art. 3 del decreto legislativo n.
322/1989.
Roma, 20 aprile 2004
Il presidente: Biggeri

Mod. SISTAN

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