Serie Generale n. 241 del 14-10-1989
SUPPLEMENTI ORDINARI
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
CIRCOLARE 19 luglio 1989, n. 5001
Rilevazione e definizione dei carichi funzionali di lavoro ai sensi dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 1 febbraio 1986, n. 13 e dell'art. 12 del decreto del Presidente della Repubblica 23 agosto 1988, n. 395. (GU Serie Generale n.241 del 14-10-1989 - Suppl. Ordinario n. 78)

A tutti i Ministeri
Alle amministrazioni autonome dello
Stato
Al segretario generale del
Consiglio di Stato
Alle regioni
All'A.N.C.I.
All'U P.I.
All'U.N.C.E.M.
Ai commissari di Governo
e, per conoscenza:
Al segretariato generale della
Presidenza del Consiglio dei
Ministri
Alla Scuola superiore della
pubblica amministrazione
Al Consiglio superiore della
pubblica amministrazione
Al servizio ispettivo
Al delegato italiano c/o U.E.O.
All'Avvocatura generale dello Stato
Alla Corte di conti
Al C.N.E.L.

Il comune impegno di tutte le amministrazioni dello Stato e delle
forze sociali per una riqualificazione dei servizi da fornire alla
collettività ha trovato un concreto momento di avvio nel decreto del
Presidente della Repubblica 23 agosto 1988, n. 395, il quale,
all'art. 12, dispone tempi e modalità per la rilevazione e la
definizione dei carichi funzionali di lavoro, indicati anche all'art.
6 del decreto del Presidente della Repubblica 1 febbraio 1986, n.
13.
La presente circolare viene emanata ai sensi del succitato art. 12 e
costituisce pertanto atto di indirizzo in ordine alle metodologie da
seguire dalle amministrazioni statali, anche ad ordinamento autonomo,
nonchè linea generale di indirizzo per le regioni a statuto
ordinario e per le autonomie territoriali che ad essa dovranno
riferirsi, ai sensi dell'art. 13 del decreto del Presidente della
Repubblica 23 agosto 1988, n. 395, pur nella salvaguardia delle
specifiche esigenze operative derivanti dai loro ordinamenti e nel
rispetto dell'autonomia ad esse garantita.
Le amministrazioni, statali e non, che già avessero autonomamente
avviato, d'intesa con le organizzazioni sindacali, la rilevazione dei
carichi funzionali di lavoro con metodologie differenti da quelle
indicate nella presente circolare potranno proseguire, se ritenuto
indispensabile, la sperimentazione. Di essa dovrà essere data
notizia all'ufficio scrivente entro il 15 settembre p.v., restituendo
la scheda contrassegnata come allegato 1, debitamente compilata in
ogni sua parte. L'ufficio scrivente si riserva di inviare proprio
personale ispettivo nelle sedi di sperimentazione della rilevazione
dei carichi di lavoro e di sospendere tale attività se non coerente
con le esigenze prospettate dalla normativa richiamata in precedenza.

1.-Obiettivi della rilevazione dei carichi funzionali di lavoro.
Obiettivo principale della rilevazione dei carichi funzionali di
lavoro è quello di pervenire ad una corretta determinazione delle
dotazioni organiche del personale, anche a livello territoriale, da
formalizzare con apposito provvedimento da parte delle singole
amministrazioni ed enti, secondo quanto previsto dai rispettivi
ordinamenti.
Su tale elemento, sarà possibile programmare e realizzare tanto i
processi di mobilità settoriale ed intersettoriale, quanto il
reclutamento a livello territoriale e di ufficio, comprese le
assunzioni da effettuarsi con le modalità previste dall'art. 16
della legge 28 febbraio 1987, n. 56.

2. - Modalità della rilevazione.
Il Dipartimento della funzione pubblica, per adempiere al dettato
della norma, con piena consapevolezza della complessità
dell'impegno che tutte le amministrazioni sono chiamate ad
assolvere, ha proceduto ad un esame comparativo degli studi ed
esperienze finora svolti, tenendo conto delle esperienze già
positivamente maturate, pervenendo alla definizione delle "Linee
guida per la rilevazione dei carichi funzionali di lavoro",
contrassegnate come allegato 3, che fa parte integrante della
presente direttiva.
Nel manuale sono contenuti gli elementi tecnico-metodologici utili
per consentire una omogenea ed agevole rilevazione dei carichi
funzionali di lavoro, da parte delle diverse amministrazioni.
Esso viene trasmesso per la valutazione preliminare da parte degli
uffici e per la distribuzione ai funzionari che saranno destinati
alle attività di rilevazione. Le indicazioni contenute nel manuale
saranno approfondite nel corso di appositi seminari di formazione
della durata di 3-4 giorni che saranno organizzati per tali
funzionari da questo Dipartimento, d'intesa con la Scuola superiore
della pubblica amministrazione, nei mesi di settembre e ottobre p.v.

3. - Strutture previste per la rilevazione dei carichi di lavoro.
a) Strutture a livello centrale.
A livello centrale, presso il Dipartimento della funzione pubblica,
è prevista la costituzione delle seguenti strutture:
comitato tecnico scientifico, di cui all'art. 26, comma 6, della
legge 11 marzo 1988, n. 67, chiamato ad esprimere il proprio parere
sugli atti di indirizzo in merito alle metodologie di indagine, ai
sensi dell'art. 12 del decreto del Presidente della Repubblica 23
agosto 1988, n. 395;
conferenza permanente dei capi degli uffici di organizzazione, di cui
all'art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica 20 giugno
1984, n. 536, istituita con deliberazione del Consiglio dei Ministri
del 1 febbraio 1980, che verrà periodicamente convocata presso il
Dipartimento della funzione pubblica per discutere i programmi di
attuazione della rilevazione, verificare lo stato d'avanzamento dei
lavori, esaminare eventuali problemi di metodo e valutare, infine, i
risultati conseguiti;
nucleo di esperti, che costituirà il punto di riferimento tecnico,
durante tutta l'attività di rilevazione, operando anche quale
supporto della conferenza permanente dei capi degli uffici di
organizzazione.
Gli esperti, che in genere apparterranno a società specializzate nel
settore dell'analisi organizzativa, provvederanno anche,
direttamente, alla rilevazione dei carichi funzionali di lavoro
presso alcune unità organizzative che saranno individuate dal
Dipartimento della funzione pubblica in accordo con le singole
amministrazioni. Gli esperti saranno muniti di apposita credenziale
di presentazione.
b) Strutture operative presso le singole amministrazioni.
Esse faranno capo all'ufficio organizzazione. Si suggerisce che siano
così costituite:
capo ufficio organizzazione il quale avrà la responsabilità
dell'organizzazione operativa della rilevazione;
collaboratori dell'ufficio organizzazione (gruppo stabile);
nuclei rilevatori (gruppo mobile), composti da coloro che abbiano
già acquisito professionalità specifica sia per aver frequentato
corsi di organizzazione presso la Scuola superiore della pubblica
amministrazione, sia per aver partecipato ad altre esperienze
analoghe presso la stessa o altre amministrazioni e da quanti, pur
avendo specifica professionalità, si dichiarino disposti a
collaborare alla rilevazione. In particolare a questi ultimi, ma
anche al rimanente personale, se interessato, sono destinati i
seminari di formazione indicati al precedente punto 2.
I nuclei di rilevatori saranno di massima composti da 6 - 15 unità,
secondo le dimensioni dell'amministrazione. Essi potranno essere
utilizzati sia per l'attività di rilevazione autonomamente condotta
dalle amministrazioni, sia per collaborare con gli eventuali esperti
esterni.

4. - Programma operativo.
a) Designazione dei nominativi dei rilevatori ed avvio dell'attività
formativa.
Le singole amministrazioni sono invitate a far pervenire, entro il 31
ottobre p.v. (1), al Dipartimento della funzione pubblica - Servizio
I - Corso Vittorio Emanuele, 116 - Roma, tramite i propri uffici
organizzazione, i nominativi delle persone prescelte per far parte
dei "Nuclei di rilevazione", distinti per livello e qualifica
professionale non inferiore alla VII.
La designazione di detti componenti è operazione indispensabile per
procedere all'organizzazione dei seminari di addestramento, il cui
inizio è previsto entro la prima decade di settembre p.v.
b) Catalogazione delle linee di attività.
Le amministrazioni provvederanno, attraverso i propri uffici
organizzazione, a predisporre un primo catalogo delle linee di
attività, distintamente per ciascuna unità organizzativa, secondo
le indicazioni del modulo contrassegnato come allegato 2. Tale
catalogo verrà verificato e completato in base ai risultati
dell'attività di rilevazione. La sua versione finale costituirà un
prodotto indispensabile per la eventuale replicazione della
rilevazione, in vista di operazioni di aggiornamento.
c) Rilevazione dei carichi funzionali di lavoro.
Essa avrà inizio immediatamente dopo la conclusione dei primi
seminari di formazione e si riferirà all'attività svolta nel corso
del 1988, salvo che per il modello E 1 contenuto nell'allegato 3,
riguardante il metodo di rilevazione diretta dei tempi standard di
esecuzione.
Per quanto concerne gli uffici periferici, si consiglia di procedere
inizialmente su un numero ristretto di essi per saggiare la
rispondenza degli strumenti di rilevazione, che verranno
successivamente estesi a tutti gli uffici.
I primi risultati sulle attività sottoposte ad analisi dovranno
essere inoltrati all'ufficio scrivente entro il 31 ottobre 1989, in
modo da poter procedere ad elaborazioni preliminari e suggerire
eventuali utili aggiustamenti.
La rivelazione dovrà essere completata, da parte di tutti gli
uffici, entro il 28 febbraio 1990.
Il Dipartimento della funzione pubblica si riserva di effettuare
ispezioni presso le amministrazioni, al fine di verificare il
rispetto dei tempi delle modalità di esecuzione della rilevazione.
d) Presentazione dei risultati.
Il Dipartimento della funzione pubblica fornirà alle amministrazioni
quanto prima e comunque entro il 28 febbraio, l'opportuno software
per l'elaborazione dei dati raccolti e indicherà i formati secondo
i quali dovranno essere presentati i risultati ottenuti.
Essi saranno trasmessi, accompagnati da una breve relazione,
attraverso gli uffici organizzazione, entro il 31 marzo 1990.
* * *
I Ministeri vigilanti sono pregati di far conoscere la presente
circolare agli enti rispettivamente vigilati. Si prega assicurare
adempimento.
Il Ministro: Cirino Pomocino
(1) Il termine originario del 31 agosto 1989 è stato così
modificato con lettera del Dipartimento della funzione
pubblica 27 settembre 1989, n 38752.

Allegato 1
SCHEDA INFORMATIVA SULLE ESPERIENZE DI RILEVAZIONE DEI
CARICHI FUNZIONALI DI LAVORO EFFETTUATE PRESSO
.....................................
(indicare dettagliatamente la denominazione
dell'Amministrazione e degli specifici uffici
presso i quali l'esperienza è stata svolta)

1. Indicare con un titolo sintetico ogni singola esperienza di
determinazione dei carichi funzionali di lavoro, già condotta o in
corso di sperimentazione presso l'Amministrazione
a..................................
b..................................
c..................................
d..................................
(Se necessario procedere con altre lettere utilizzando fogli
aggiuntivi. Analogamente operare relativamente alle successive
domande).
2. Specificare, per ciascuna esperienza, le unità organizzative
interessate (Direzioni generali, Ispettorati, Divisioni Uffici
periferici, Servizi) ed il periodo temporale entro il quale si è
svolta:

------------------------------------------------------------------
Espererienze Unità organizzative Periodo di svolgimento
interessate dal......... al........
------------------------------------------------------------------
a
b
c
d

------------------------------------------------------------------

3. Per ciascuna esperienza, indicare nominativamente le strutture,
interne ed esterne all'Amministrazione, responsabili della
predisposizione della metodologia e della sua applicazione:

------------------------------------------------------------------
Metodologia Applicazione
--------------------------------------------
Esperienze Struttura Struttura Struttura Struttura
interna esterna interna esterna
------------------------------------------------------------------
a
b
c
d

4. Descrivere, in modo sintetico, seguendo lo schema successivamente
indicato, le metodologie adottate in ogni singola esperienza,
specificando in particolare:
4.1. la definizione di carico di lavoro adottata;
4.2. il numero di addetti operante presso le unità organizzative cui
si riferisce la determinazione dei carichi di lavoro;
4.3. il tipo di unità di misura utilizzato per quantificare il
prodotto (i prodotti) di ogni unità organizzativa;
4.4. le modalità di determinazione dei tempi unitari di esecuzione
delle attività;
4.5. le soluzioni adottate in ordine alla individuazione delle
risorse professionali necessarie alla corretta esecuzione delle
attività.

------------------------------------------------------------------
Esperienze Descrizione delle caratteristiche
metodologiche
a 4.1.............................
4.2.............................
4.3.............................
4.4.............................
4.5.............................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. A quale stadio di avanzamento sono giunte attualmente le
esperienze indicate in precedenza?

Esperienze
a b c d

sono in fase di progettazione () () () ()
è in corso una prima
sperimentazione () () () ()
si è conclusa la sperimenta-
zione e si sta procedendo ad
una rilevazione piu estesa () () () ()
si è conclusa la sperimenta-
zione e non sono per ora
previste altre fasi () () () ()
si è conclusa anche
la fase di rilevazione estesa () () () ()

5 bis. Indicare altresi':

sono stati predisposti
rapporti intermedi () () () ()
è stato predisposto
il rapporto finale () () () ()

6. Gli eventuali risultati finora conseguiti, parziali o definitivi,
come sono stati utilizzati all'interno dell'Amministrazione?

Esperienze
a b c d

ridefinizione delle
piante organiche () () () ()
gestione della
mobilità interna () () () ()
analisi dell'organizza-
zione del lavoro () () () ()
riassegnazione di compiti
alle singole
unità organizzative () () () ()
produzione di indicatori
di funzionalità
ed efficienza () () () ()

7. Relativamente a ciascuna esperienza, inviare, in allegato alla
presente scheda, ogni utile materiale di documentazione (progetti
iniziali, moduli di rilevazione, istruzioni, elaborati finali ecc.).

Allegato 2
Catalogo delle linee di attività eseguite dalle unità
amministrative (a). Anni 1988-1989.
Ministero o Ente...............................

------------------------------------------------------------------
Denominazione sintetica Ripartizione am- Unità amministrati-
della linea di attività ministrativa va di riferimento
(b) (c) (d)
------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------
Atto Atto finale o Tipo di Note
iniziale caratteristico ricorrenza
(e) (f) (g) (e)
------------------------------------------------------------------

NOTE AL CATALOGO

(a) Fare riferimento alla situazione sperimentata nel 1988 e nel
1989. Il catalogo va predisposto a cura dell'Ufficio Organizzazione
di ciascuna Amministrazione, in base alle informazioni raccolte
presso le singole unità amministrative.
(b) Su ciascuna riga indicare sinteticamente la denominazione dalle
singole linee di attività individuate. Per l'identificazione delle
linee di attività, utilizzare i criteri esposti al paragrafo 3.2.
dell'allegato 3.
(c) Per ciascuna linea individuata, indicare la Ripartizione
amministrativa presso la quale essa viene effettivamente svolta. Per
ripartizioni amministrative si intendono:
1) le Direzioni generali;
2) gli uffici centrali autonomi dalle Direzioni generali (ad esempio
Gabinetto del Ministro, Ufficio stampa o relazioni pubbliche,
Ispettorati, Uffici speciali ecc.);
3) tutti gli uffici periferici, anche se dipendenti da una specifica
Direzione generale o Ufficio centrale.
(d) Sempre per ciascuna linea, indicare l'Unità amministrativa
presso la quale essa viene effettivamente svolta. Per unità
amministrativa si intende, in generale, la divisione, ovvero una
suddivisione organizzativa della Ripartizione amministrativa che,
posta alle dipendenze di un funzionario responsabile, svolge una
pluralità di attività, stabilite - per lo piu - da un atto di
organizzazione (decreto ministeriale, ordine di servizio, ecc.).
(e) Indicare il tipo di atto che dà inizio alla procedura di
ciascuna linea di attività (ad es., accettazione domanda di
certificazione, esame richiesta di contributo ecc.).
(f) Indicare il tipo di atto che conclude la procedura di ciascuna
linea di attività (ad. es., decreto di liquidazione, decreto di
nomina, lettera di comunicazione, certificazione ecc.).
(g) Indicare N se la linea è compresa tra le normali attività ed O
se essa è stata presente nel corso del 1988-89 soltanto in maniera
occasionale.
(e) Indicare sinteticamente ogni altra utile informazione.

Allegato 3
Linee guida per la rilevazione
dei carichi funzionali di lavoro

1. Concetti e definizioni

La metodologia per la determinazione dei carichi di lavoro che viene
qui di seguito illustrata costituisce il risultato di sintesi di
diverse sperimentazioni condotte negli ultimi anni presso numerose
amministrazioni pubbliche. Tali esperienze consentono ormai di
formulare indirizzi sufficientemente precisi in base ai quali avviare
un'operazione generalizzata di determinazione dei carichi funzionali
di lavoro i cui risultati siano finalizzati al controllo delle
dotazioni organiche delle singole amministrazioni ed alla gestione
dei processi di mobilità del personale.
Al fine di un suo utilizzo operativo, è necessario innanzi tutto che
la nozione di carico funzionale di lavoro sia definita con
sufficiente precisione.
Essa fa riferimento alla quantità di lavoro delle diverse qualifiche
funzionali che, dato un contesto operativo e un periodo di
riferimento, un'unità organizzativa deve svolgere per trattare i
casi che vengono ad essa sottoposti in dipendenza dell'attività di
altre unità organizzative della stessa Amministrazione, o
dell'attività di altre Amministrazioni, o delle esigenze espresse da
utenti finali.
Il carico di lavoro di un'unità organizzativa, quindi, può variare
sia in relazione alle condizioni della domanda cioè alla quantità
di atti o servizi finali che ad essa viene richiesta dall'esterno,
sia in relazione alle condizioni della produzione, cioè ad elementi
interni, quali la disponibilità di tecnologie e i vincoli
procedurali, che incidono sulla quantità di lavoro necessaria a
fornire le prestazioni richieste.
In sintesi, ancora, si può dire che il carico di lavoro è dato
dalla domanda di determinati atti o servizi così come questa si
riflette nella quantità di lavoro necessaria alla loro produzione.
La corretta determinazione di quest'ultima, quindi, comporta che
vengano stabiliti standard di esecuzione corrispondenti ai tempi di
lavoro ritenuti necessari e sufficienti, date le condizioni della
produzione, a espletare le operazioni da svolgere per pervenire agli
atti o ai servizi richiesti.
In un contesto in cui diffusa è l'eterogeneità dei prodotti, la
definizione degli standard non può, in molti casi, avvalersi dei
confronti interspaziali, ma deve fare riferimento all'osservazione
dell'esperienza passata, all'analisi teorica delle sequenze
procedurali e/o delle caratteristiche tecniche della produzione, a
momenti di verifica con il personale interessato.
La quantità di lavoro che un'unità organizzativa deve svolgere per
soddisfare la domanda di atti e servizi ad essa rivolta costituisce
il punto di riferimento essenziale per affrontare il problema del
dimensionamento del suo personale. La determinazione dei carichi di
lavoro, dunque, è operazione finalizzata soprattutto a una corretta
definizione delle piante organiche. A sua volta il confronto tra
carichi di lavoro e risorse umane effettivamente disponibili permette
di individuare i flussi di mobilità del personale necessari per
giungere a un corretto dimensionamento delle unità amministrative.

2. Carichi di lavoro e struttura organizzativa.

La determinazione dei carichi di lavoro implica in primo luogo che
siano specificati i più opportuni livelli organizzativi delle varie
amministrazioni cui riferire la rilevazione. Al fine di permettere la
gestione della mobilità del personale e l'adeguamento dinamico delle
dotazioni organiche, i carici di lavoro devono essere determinati
tenendo conto di due principali aspetti:
- da un lato l'organizzazione gerarchico-formale che individua i vari
livelli di responsabilità e autonomia decisionale;
- dall'altro l'organizzazione tecnico-operativa della produzione
così come di fatto si articola per l'espletamento dei vari compiti e
funzioni propri dell'ente considerato.
Entrambi i criteri vanno tenuti presenti ai fini della scelta del
più opportuno livello organizzativo cui riferire la rilevazione dei
carichi di lavoro. Infatti, il riferimento al primo criterio consente
di collegare l'analisi dei carichi di lavoro ad una partizione
organizzativa interna all'ente che sia formalmente riconosciuta come
struttura dotata di responsabilità nei confronti dell'utilizzo della
forza lavoro assegnata e di autonomia nell'organizzazione interna
della produzione. Il riferimento al secondo criterio permette di
collegare la valutazione delle necessità degli input di lavoro alle
specifiche condizioni della produzione di individuabili e misurabili
servizi resi dall'amministrazione.
Il rispetto di entrambi i criteri può essere operativamente
assicurato assumendo le partizioni "divisione" o "ufficio" quale
livello organizzativo di riferimento. Per altro, il carico di lavoro
divisionale potrà essere ottenuto solo in modo mediato, poichè
un'unità organizzativa di tale livello espleta normalmente una
pluralità di attività tra loro differenziate sia per procedure
seguite, sia per servizi e/o atti prodotti.
Ne consegue che la determinazione del carico di lavoro dovrà
avvenire con riferimento alle singole linee di attività presenti
all'interno di ciascuna divisione o ufficio. Queste ultime
individuate con i criteri illustrati al successivo paragrafo,
costituiranno quindi il livello organizzativo cui riferire la
specificazione delle condizioni sia della domanda che della
produzione in base alle quali determinare il carico di lavoro. La sua
espressione in termini di tempo di lavoro necessario permetterà poi
di pervenire in modo indiretto, per tramite di successive
aggregazioni di linee differenti, ai carichi di lavoro divisionali.
Rispetto a questa impostazione generale, sono comunque possibili
significative eccezioni che dovranno essere vagliate nel corso della
sperimentazione sul campo. Alcune di esse sono fin d'ora
prefigurabili, con riferimento - ad esempio - ad unità operative
che, pur non formalizzate nella struttura organizzativa di un
dicastero o sua direzione generale, sono create per lo svolgimento di
specifici compiti e godono di indipendenza gerarchica nei confronti
di strutturate divisioni. Si tratta, in particolare, di segreterie di
comitati, nuclei operativi, uffici speciali, ecc., per i quali la
determinazione del carico di lavoro dovrà essere effettuata nel caso
impieghino dipendenti dell'amministrazione.

3. Strumenti operativi.

La metodologia per la determinazione dei carichi di lavoro si fonda
sull'applicazione di specifici strumenti operativi di rivelazione ed
elaborazione che consentono alle amministrazioni statali:
- di quantificare la domanda che deve essere soddisfatta nel corso di
un anno di riferimento da ogni singola partizione organizzativa;
- di analizzare le attività svolte da ciascuna di esse, valutandone
le procedure seguite, le tecnologie utilizzate, le qualifiche
funzionali necessarie;
- di determinare i rispettivi carichi di lavoro sulla base dei tempi
standard di esecuzione delle singole attività.
Le risultanze quantitative delle operazioni di cui ai punti
precedenti consentono appunto di pervenire ad una serie di indicatori
in base ai quali valutare le questioni relative al dimensionamento
delle partizioni organizzative e alla mobilità del personale.

3.1 Le configurazioni della domanda

Poichè il concetto di carico di lavoro di una data unità
amministrativa si fonda sulla domanda cui essa deve far fronte, la
quantificazione di quest'ultima è - in ordine logico - la prima
operazione che deve essere effettuata. A tal fine si distinguono
diversi concetti di domanda, ciascuno dei quali è adatto a
rappresentare un particolare fenomeno rilevante ai fini della
valutazione delle dotazioni organiche.
Un primo concetto è quello di domanda potenziale che, per ogni
unità amministrativa considerata, fa riferimento ad una stima della
dimensione del "bisogno" di intervento della pubblica amministrazione
in relazione alle norme e ai regolamenti in vigore che danno diritto
all'utenza di richiedere le specifiche prestazioni nelle quali si
concretano le funzioni e i compiti assegnati all'unità
amministrativa.
Una seconda configurazione di domanda viene riferita ai casi in cui
il "bisogno" di intervento viene esplicitamente espresso da soggetti
esterni all'unità amministrativa considerata mediante l'esercizio di
una effettiva domanda nei suoi confronti di quest'ultima. Il concetto
di domanda espressa che ne consegue può essere oggetto di puntuale
rilevazione utilizzando dati normalmente disponibili all'interno di
ciascuna amministrazione (richieste presentate, pratiche pervenute,
ecc.). Qualora la domanda espressa venga quantificata con riferimento
al flusso annuo di richieste presentate o di pratiche pervenute, essa
viene definita domanda corrente.
Nondimeno ai fini della valutazione dei carichi di lavoro, risulta
utile non limitare la quantificazione della domanda espressa al
flusso annuo della domanda corrente. Questo, infatti, può non essere
indicativo del carico di lavoro di una data unità qualora, nei
periodi temporali precedenti a quello posto sotto osservazione, si
siano prodotte significative giacenze. È allora necessario fare
riferimento al concetto di domanda totale relativa all'anno
osservato. Tale configurazione viene ottenuta aggiungendo alla
domanda corrente quella parte della domanda che è pervenuta
all'unità nel corso di periodi precedenti, ma che all'inizio
dell'anno di riferimento non risultava ancora evasa. Definendo
giacenze iniziali le pratiche non ancora definite all'inizio
dell'anno considerato, la domanda totale è determinata dalla somma
della domanda corrente e delle giacenze iniziali.
Infine, i carichi di lavoro potranno essere determinati in relazione
alla domanda evasa nell'anno. Questa risulta pari alla domanda totale
meno quella parte di essa che non è stata interamente lavorata
nell'anno di riferimento. Tale parte è costituita dalle pratiche non
ancora evase al termine dell'anno di riferimento che vengono
denominate giacenze finali. Quindi la domanda evasa è costituita
dalla domanda totale a cui vengono sottratte le giacenze finali.

3.2.Le linee di attività.

Nelle unità operative di livello divisionale, in cui si articola la
struttura organizzativa dei ministeri, vengono espletate attività di
tipo burocratico-amministrativo che, per loro natura, sono piuttosto
diversificate, anche se finalizzate al soddisfacimento di un unico
obiettivo funzionale. A ciascun tipo di atto domandato ad una unità
amministrativa corrisponde un particolare prodotto ottenuto mediante
l'espletamento di una specifica procedura. La diversificazione dei
prodotti di ogni singola unità organizzativa impedisce che le varie
configurazioni di domanda possano essere quantificate in modo
aggregato. Al contrario, per ciascun prodotto erogato dall'unità
amministrativa la domanda deve essere quantificata in termini di
unità fisiche.
Risulta quindi prioritaria l'inidviduazione dei vari prodotti che
vengono domandati a ciascuna unità considerata e da essa erogati
mediante l'uso delle risorse umane e strumentali. A questo fine è
necessario stabilire una lista delle linee di attività che sono
lavorate nel periodo temporale considerato all'interno di ciascuna
unità organizzativa di livello divisionale. Ogni singola linea di
attività viene definita dall'insieme delle operazioni svolte da un
complesso organizzativo elementare che:
- ha un obiettivo definito ed unitario, teso ad assolvere uno
specifico compito amministrativo tra quelli assegnati all'unità;
- dà luogo ad un atto finale tipico rivolto all'esterno della linea
(normalmente anche all'esterno dell'unita');
- applica una sequenza procedurale di esecuzione nettamente
differenziata rispetto a quelle relative ad altre attività svolte
nella stessa unità;
- impegna in modo quantitativamente riconoscibile le risorse umane e
strumentali assegnate all'unità.
La disaggregazione della complessiva attività svolta dalla
partizione organizzativa in varie linee di attività consente di
individuare altrettante unità di misura della produzione che sono
costituite dagli atti finali o caratteristici di ciascuna linea di
attività. Peraltro, il riferimento a sequenze procedurali di
attività elementari permette di individuare anche l'atto iniziale di
ciascuna linea di attività. Esso è costituito dalla operazione
elementare con la quale si avvia normalmente l'espletamento della
procedura che conduce all'atto finale. In relazione a ciascuna linea
di attività la quantificazione delle varie configurazioni della
domanda viene effettuata assumendo quale unità di misura l'atto
iniziale di ogni singola procedura.
Alcuni esempi, tratti da sperimentazioni già effettuate, e riportati
nei seguenti prospetti, aiutano ad illustrare i criteri di
individuazione della linea di attività e dei relativi atti iniziali
e finali o caratteristici.

Prospetto 1: Elenco delle linee di attività del Reparto
"Immatricolazioni" di un Ufficio Prov.le della
Motorizzazione Civile.

------------------------------------------------------------------
Denomin. sintetica Atto Atto finale o Note
linea di attività iniziale caratteristico
------------------------------------------------------------------
Rilascio carte di Ricezione do- Rilascio carta La linea
circolazione manda immatri circolazione comprende
colazione anche:
-duplicati
-dupl. per cambio
uso
-reimmatricola-
zioni da altre
prov. o estero.
Ricerca dati per Comunicazione Invio informa-
contravvenzione degli organi tiva
di P.S.
Rilascio certifi- Ricezione do- Rilascio certi- La linea riguarda
cati per ciclomo- manda ficato immatricol. di
tori veicoli non
targati
Certificati circo Ricezione do- Rilascio certi-
lazione internaz. manda ficato
Concess. rinnovo Ricezione do- Consegna targa
e restituz. manda o rinnovo li-
targhe di prova bretto o demoli-
zione targa
Passaggi proprie- Comunicazione Archiviazione
tà, demolizioni del PRA modelli PRA
e trasf. domici-
lio
-------------------------------------------------------------------

Prospetto 2: Elenco delle linee di attività di una Sezione della
Divisione "Sistema bibliotecario nazionale" dell'Ufficio
Centrale per i Beni Librari e gli Istituti Culturali.

--------------------------------------------------------------------
Denomin. sintetica Atto Atto finale o Note
linea di attività iniziale caratteristico
--------------------------------------------------------------------
Funzionamento Esame richie- Autorizzazione Non essendo gran
delle biblioteche: sta della bi- stipula del parte delle
acquisizione beni blioteca contratto biblioteche do-
e servizi dotate di auto-
nomia gestionale
gli acquisti ven-
gono autorizzati
dalla Div in que-
stione
---------------------------------------------------------------------
Controllo variaz. Acquisiz. ed Approvazione Gli inventari
inventariali del- esame degli inventari riguardano i be-
le biblioteche inventari dei ni mobili in do-
beni mobili tazione alle
biblioteche ad
esclusione dei
libri in quanto
parte del loro
patrimonio
---------------------------------------------------------------------
Discarico materia- Esame richie- D.M. di disca-
le delle bibliot. sta bibliot. rico --
---------------------------------------------------------------------
Acquisto di pub- Esame offerte D.M. di liqui- Le pubbl. acqui-
blicazioni case editrici dazione state vengono
distribuite alle
bibliot. a se-
condo delle e-
sigenze di ca-
rattere gen.
---------------------------------------------------------------------
Acquisto di anti- Ricezione ed D.M. di liqui- La linea riguar-
quariato esame della dazione da l'acquisto di
segnalazione libri e mano-
scritti rari
ed antichi di
rilievo
---------------------------------------------------------------------
Lasciti e donazio- Accertamenti D.M. o D P.R. L'atto finale
ni per accettaz. di accettaz. dipende della
rilevanza del
legato in rap-
porto al patri-
monio del dona-
tore.
---------------------------------------------------------------------
Stampa repertori Esame richie- Ordine di ac-
cataloghi biblio- sta della bi- creditamento --
grafici blioteca alla bibliot.
---------------------------------------------------------------------

Prospetto 3: Elenco delle linee di attività di una Sezione della
Divisione XII della Direzione Generale Affari Generali
e del Personale del Ministero del Lavoro e della
Providenza Sociale.

--------------------------------------------------------------------
Denomin. sintetica Atto Atto finale o Note
linea di attività iniziale caratteristico
--------------------------------------------------------------------
Promozione di di- Ricognizione Decreto di no-
rigenti mediante dei posti di- mina --
scrutinio sponibili
---------------------------------------------------------------------
Promozione di di- Ricognizione Comunicazione I concorsi e gli
rigenti mediante dei posti di- agli uffici esami vengono
concorso o esame sponibili competenti gestiti da altre
unità organiz-
zative
---------------------------------------------------------------------
Inquadramento (re Esame della Decreto di in- Si tratta di una
trodatato) legge (78/86) quadramento attività ini-
ziata (con ri-
tardo) nel
1988 e che si
esaurirà
quando la
C. dei C.
registrerà
i decreti
---------------------------------------------------------------------
Ricorso gerarchi- Esame del ri- lettera all'in
co corso teress. eventua --
le riproduz.
dell'atto
---------------------------------------------------------------------
Ricorso giurisdi- Esame del ri- " " --
zionale corso
---------------------------------------------------------------------
Procedimenti di- Esame delle comunicazione
sciplinari direttive re- all'interessa- --
lative alla to
pratica.
---------------------------------------------------------------------
Comando e colloca- Ricezione del- Decreto inter-
mento fuori ruolo la richiesta ministeriale --
dal Ministero ad
altre Amm.
---------------------------------------------------------------------
Comando e colloca- Richiesta di Archiviazione
mento fuori ruolo comando della pratica
da altre Amm. al
Ministero
---------------------------------------------------------------------
Rapporti informa- Relazione al Trasmissione La delibera fi-
tivi Consiglio di delibera nale viene tra-
Amministrazio- smessa agli
ne interessati per
la controfirma
---------------------------------------------------------------------

3.3. Le condizioni di produzione e gli standard di esecuzione.
Ai fini di una corretta determinazione dei carichi di lavoro, oltre
ai livelli di domanda, rilevano le condizioni di produzione che
determinano gli elementi tecnici, gestionali e procedurali, incidenti
sulle quantità di lavoro necessarie ad erogare le prestazioni
richieste. Si devono dunque individuare gli standard di impiego del
fattore lavoro che derivano dalle condizioni tecniche e/o
istituzionali in base alle quali devono essere svolte le operazioni
necessarie a pervenire agli atti o servizi domandati dall'utenza.
A questo scopo occorre nuovamente fare riferimento alle linee di
attività, per ciascuna delle quali si deve ricostruire la sequenza
procedurale di operazioni intermedie il cui espletamento è
necessario a pervenire all'atto finale. Gli atti elementari così
individuati rappresentano il segmento minimo in cui rileva frazionare
il processo lavorativo che realizza la procedura di una linea di
attività.
I tre successivi esempi rendono conto della natura degli atti
elementari interni a tre distinte linee di attività, scelte tra
quelle indicate nei precedenti prospetti.
Nei casi in cui la linea di attività non possa essere scomposta in
atti elementari ben definiti e misurabili, ovvero nei casi in cui
risulti difficile determinare i tempi standard di atti elementari non
ripetitivi e ad alta variabilità qualitativa (es.: istruttoria
complessa, estensione di pareri complessi, progettazioni, studi e
ricerche, ecc.), è possibile evitare la rilevazione analitica degli
atti elementari considerando la relativa linea come "non
standardizzabile".

Esempio 1: Unità organizzativa: "Ufficio Prov.le della
Motorizzazione Civile"
Linea di attivita': "Concessione di carta di circolazione
per auto e motoveicoli"

-------------------------------------------------------------------
Nr. Progr. Atti elementari Descrizione
-------------------------------------------------------------------
1 Rilascio informaz. e Atto eventuale effettuato allo
distribuz. stampati sportello
--------------------------------------------------------------------
2 Accettazione domanda Allo sportello viene controllata
la completezza della domanda e
della documentaz. Viene rilasciata
la targa ed il foglio di via. Co-
stituisce l'ATTO INIZIALE della
linea
--------------------------------------------------------------------
3 Controllo e registra- --
zione della pratica
--------------------------------------------------------------------
4 Collaudo tecnico Atto eventuale relativo a singoli
casi di reimmatricolazione
--------------------------------------------------------------------
5 Digitazione Immissione dati veicoli e proprie-
tario su terminale
--------------------------------------------------------------------
6 Stampa carta circol. Atto effettuato su stampante
collegata al CED
--------------------------------------------------------------------
7 Consegna carta di Atto eventuale svolto allo spor-
circolaz. al propr. tello. Costituisce l'ATTO CARATTE-
RISTICO della linea
--------------------------------------------------------------------
8 Consegna carta di Atto svolto non allo sportello in
circolaz. ad agenzia alternativa al precedente. Costi-
tuisce l'ATTO CARATTERISTICO della
linea
--------------------------------------------------------------------
9 Archiviaz. pratica --
--------------------------------------------------------------------
10 Trasmissione al PRA Viene inviata copia carta circolaz.
--------------------------------------------------------------------

Esempio 2: Unità organizzativa: Divisione "Sistema bibliotecario
nazionale".
Linea di attivita': "Acquisto di libri e manoscritti di
antiquariato".

-------------------------------------------------------------------
Nr. Progr. Atti elementari Descrizione
-------------------------------------------------------------------
1 Ricezione ed esame Sono esaminati i contenuti delle
della segnalazione segnalazioni che pervengono da
privati o enti circa libri, mano-
scritti rari e/o antichi. Costi-
tuisce ATTO INIZIALE della linea
--------------------------------------------------------------------
2 Incarico di sopral- Lettera di incarico
luogo tecnico ispet-
tore bibliografico
--------------------------------------------------------------------
3 Esame della relazio- Lettura della relazione e valuta-
ne dell'ispett. bi- zioni
bliografico
--------------------------------------------------------------------
4 Richiesta di parere Appunto scritto
al Comitato di Set-
tore
--------------------------------------------------------------------
5 Esame del parere del Lettura del parere e valutazioni
Comitato di Settore
--------------------------------------------------------------------
6 Relazione al Consi- Atto eventuale. Stesura della
glio di Stato relazione
--------------------------------------------------------------------
7 Predisposizione con- Atto eventuale svolto qualora
tratto di acquisto l'acquisto venga effettuato di-
rettamente dall'Ufficio Centrale
dei Beni librari
--------------------------------------------------------------------
8 Autorizzazione di Atto eventuale svolto qualora
acquisto alla biblio- l'acquisto sia demandato ad una
teca specifica biblioteca
--------------------------------------------------------------------
9 Decreto Ministeriale Predisposizione del testo del D.M.
approvaz. contratto ed invio alla firma. Costituisce
l'ATTO CARATTERISTICO della linea
--------------------------------------------------------------------
10 Comunicazione di av- Lettere di comunicazione alle
venuta registraz. DM parti interessate
--------------------------------------------------------------------
11 Decreto di liquida- Predisposizione ed invio alla
zione firma
--------------------------------------------------------------------
12 Emissione ordinativo Predisposizione ed invio alla
di pagamento Ragioneria Centrale
--------------------------------------------------------------------

Esempio 3: Unità organizzativa: "Div. II,. Direzione Generale AAGG
e Personale".
Linea di attivita': "Promozione dei dirigenti mediante
scrutinio".

-------------------------------------------------------------------
Nr. Progr. Atti elementari Descrizione
-------------------------------------------------------------------
1 Accertamento dei po- L'atto viene espletato
sti disponibili una volta l'anno per
ciascuno dei tre ruoli
interessati
--------------------------------------------------------------------
2 Compilazione elenco L'atto comprende la rico-
aventi diritto gnizione provissoria delle
posizioni pers.
--------------------------------------------------------------------
3 Richiesta fascicoli Si compila una cedola di
personali richiesta per ogni fascicolo
--------------------------------------------------------------------
4 Istruttoria Per ciascun fascicolo
vengono trascritti i titoli
personali
--------------------------------------------------------------------
5 Relazione al Consi- Comprende la dattiloscrittura
glio di Amministr. e fotocopiatura
--------------------------------------------------------------------
6 Verbalizzazione Stesura del verbale della
riunione del Consiglio di
Amministraz.
--------------------------------------------------------------------
7 Predisposizione del L'atto viene espletato una
decreto di nomina volta l'anno per ciascuno
dei tre ruoli interessati.
Il Decreto è accompagnato
da un appunto riassuntivo
--------------------------------------------------------------------
8 Comunicazione agli Estensione della lettera
interessati
--------------------------------------------------------------------

Con riferimento alle sole linee "standardizzabili" l'analisi delle
procedure e la conseguente individuazione delle attività elementari
sono operazioni finalizzate alla corretta determinazione dei temi
standard di esecuzione degli atti elementari che sono definiti come i
tempi necessari a svolgere le varie attività elementari con
riferimento al livello standard di efficienza nell'impiego del
fattore lavoro.
La definizione delle condizioni operative standard varia in relazione
agli obiettivi che ci si pone con il calcolo dei tempi standard: esse
si possono riferire alle condizioni realizzate nel passato o possono
esprimere obiettivi sia in merito all'organizzazione del processo
produttivo (procedure, tecnologie, ecc.), sia riguardo ai livelli di
efficienza nell'uso dei vari fattori della produzione. Inoltre,
possono essere determinate in maniera soggettiva (cioè su
indicazione di uno o più testimoni privilegiati) o anche in maniera
oggettiva (cioè tramite rilevazione diretta o simulazione di
svolgimento di ogni singola attivita'). In ogni caso, condizione
pregiudiziale per la specificazione di tali condizioni è che ci si
riferisca ad atti elementari standardizzati e ripetitivi facenti
parte di una individuata sequenza procedurale.
Date le caratteristiche operative dei processi produttivi di tipo
burocratico-amministrativo, la loro scarsa confrontabiltà
interspaziale e l'impossibilità di effettuare estese rilevazioni
sistematiche, si conviene di fare riferimento a standard di fatto
desumibili dall'esperienza del passato. Non si tratta cioè di
standard medi del dipendente pubblico o comunque riferiti
all'amministrazione nel suo complesso, ma di standard generalmente
riferiti a specifiche situazioni operative prevalenti all'interno
delle singole unità organizzative nelle quali si conduce la
rilevazione.
Il metodo prevede due distinte linee di rilevazione degli standard
delle singole attività elementari.
Secondo una prima linea di rilevazione diretta i tempi standard di
esecuzione vengono definiti dagli analisti su indicazione dei
responsabili di ogni linea di attività o degli stessi esecutori
degli atti elementari. La validazione delle dichiarazioni avviene in
base all'esame approfondito del reale contenuto operativo di ciascuna
attività elementare in cui è suddivisa la sequenza procedurale di
ogni linea di attività, tenendo conto di volta in volta della
strumentazione tecnica utilizzata.
La seconda linea perviene indirettamente alla determinazione dei
tempi standard mediante l'individuazione dei pesi (o coefficienti di
equivalenza) dei vari atti elementari, la misurazione delle loro
quantità svolte nel corso di un arco settimanale e la misurazione
del tempo di lavoro del personale dell'unità organizzativa relativo
allo stesso periodo di riferimento. Per la determinazione dei pesi si
fa riferimento ai tempi standard per atto elementare valutati con il
metodo della rilevazione diretta.
In particolare, ciascuno di essi viene fissato istituendo un rapporto
tra tempo standard dell'atto elementare di volta in volta considerato
e tempo standard di uno specifico atto elementare assunto a termine
di riferimento per tutta l'unità organizzativa.
I pesi così individuati vengono mantenuti costanti nel tempo. Al
contrario, le altre due rilevazioni necessarie alla determinazione
"indiretta" degli standard vengono ripetute per almeno sei settimane
non consecutive al fine di cogliere le variazioni di produttività
del lavoro. La successiva analisi della variabilità intertemporale
dei risultati consente di determinare gli standard di riferimento in
misura coerente ai migliori livelli di produttività storicamente
riscontrati all'interno di ciascuna unità. Infine, i risultati
ottenuti con la rilevazione indiretta sono utilizzati per la verifica
della congruità degli standard ottenuti mediante la precedente
rilevazione diretta.

3.4. Le qualifiche funzionali.
L'individuazione delle linee di attività e la connessa ricostruzione
delle sequenze procedurali di atti elementari risulta utile anche per
la rilevazione delle qualifiche funzionali necessarie a svolgere
attività nelle quali si concreta il carico di lavoro di ciascuna
unità organizzativa.
Questo, infatti, ai fini della determinazione degli organici, deve
essere elaborato non tanto come indicatore unitario di tempi di
lavoro necessario, quanto piuttosto come un vettore di tempi
disaggregati per qualifica funzionale.
A questo scopo, per ciascuna attività elementare individuata, è
necessario rilevare sia la qualifica funzionale di fatto utilizzata
all'interno dell'unità considerata, sia quella ritenuta necessaria
in base al reale contenuto operativo dell'attività elementare. Nel
primo caso è sufficiente richiedere a ciascun responsabile di unità
organizzativa e/o di linea di attività la qualifica funzionale degli
addetti cui è stato demandato, nel corso dell'anno di riferimento,
l'espletamento di ogni singolo tipo di attività elementare. Nel
secondo caso è possibile avvalersi delle informazioni desumibili dal
mansionario previsto per ciascun profilo professionale, al fine di
determinare la qualifica funzionale che più si adatta a svolgere
ciascun atto elementare. Si deve comunque considerare che
l'esecuzione materiale di un atto elementare può rendere necessario
l'intervento di più qualifiche funzionali, in relazione alle diverse
professionalità richieste. Così, ad esempio, quando alla estensione
di una relazione o di un decreto segue la dattiloscrittura e
riproduzione, ovvero la protocollazione e l'invio. In questi casi, al
fine di tener conto delle varie qualifiche che devono intervenire
nell'espletamento dell'atto elementare, questo può essere scisso in
più subattività (ad esempio stesura e dattiloscrittura) per
ciascuna delle quali si rileva il tempo standard di esecuzione oltre
alla qualifica funzionale ritenuta necessaria.

3.5. Il tempo standard per atto iniziale.
Sulla base dei tempi standard per atto elementare è possibile
calcolare il tempo standard per atto iniziale di ciascuna linea,
prendendo in considerazione l'intera sequenza di atti elementari
necessari per portare al compimento la lavorazione di una singola
pratica pervenuta all'unità considerata. In un generico processo
produttivo alcuni atti elementari possono essere di natura
occasionale o eventuale (ad esempio: la richiesta di chiarimenti, gli
eventuali ricorsi, i pareri richiesti solo su determinate pratiche,
ecc.), nel senso che possono riguardare solo una parte delle pratiche
che entrano nel processo produttivo. Per questo motivo il tempo
standard per atto iniziale è dato da una somma ponderata dei tempi
standard relativi alle singole attività elementari, dove i pesi sono
rappresentati dalle frequenze relative delle singole attività
elementari fatta pari a 1 la numerosità dell'atto iniziale.
Per ottenere dunque un elemento di normalizzazione del rapporto tra
le diverse quantità di atti elementari svolti rispetto al numero di
atti iniziali, è necessario rilevare il coefficiente di
ripetitività di ciascuna attività elementare. Esso esprime la
frequenza "teorica" di ciascun tipo di atto elementare rispetto
all'atto iniziale della linea e costituisce di fatto il peso da
utilizzare per determinare il tempo standard per atto iniziale.
Questo, peraltro, può essere scomposto in un vettore i cui elementi
rappresentano la sommatoria dei tempi standard riferiti a tutti gli
atti elementari interni alla sequenza procedurale di linea per i
quali si è accertata l'assegnazione ad una specifica qualifica
funzionale ritenuta necessaria secondo la valutazione illustrata al
precedente paragrafo.
Con riferimento specifico ad una linea di attività scelta tra quelle
di cui si è in precedenza illustrata la sequenza procedurale di atti
elementari, nel Prospetto 4 si esemplifica il risultato della
rilevazione dei dati necessari al calcolo del tempo standard per atto
iniziale. Questo sarà ottenuto effettuando, per ciascuna qualifica
funzionale ritenuta necessaria, la somma dei tempi standard degli
atti elementari e, eventualmente, delle loro subattività, ponderati
ciascuno per il correlato coefficiente di ripetitività. In simboli,
il complessivo tempo standard per atto iniziale relativo ad una
generica qualifica q-esima sarà dato dalla:

(1) TSq = (Sigma)n tsqi . fi
i = 1

dove: TSq = tempo standard per atto iniziale alla q-esima qualifica
funzionale
tsqi = tempo standard di ciascun atto elementare componente la
sequenza procedurale svolta dalla q-esima qualifica
fi = relativo coefficiente di ripetitività.
Applicando la formula all'esempio numerico del Prospetto 4
relativamente alla qualifica funzionale VIII si avra':
(2) VIII
TS = (30'x 1) + (25'x 1) + (5'x 1) + (30'x 1) + (20'x 1) +
+ (90'x 0,1) + (1080' 0,4) = 581'
Calcolando in modo del tutto analogo i tempi standard per atto
iniziale delle altre tre qualifiche funzionali necessarie
all'espletamento degli altri atti elementari della procedura, si
ottiene il seguente vettore:
(3) VIII
TS = 581'
VII
TS = 139'
VI
TS = 119'
IV
TS = 108'
Come spiegato nel successivo paragrafo, la determinazione di questo
vettore consente, per ciascuna linea di attività prima e per
l'intera unità organizzativa poi, di calcolare un analogo vettore
dei carichi funzionali di lavoro.

Prospetto 4: Esempio di rilevazione e calcolo del tempo standard per
atto iniziale. Unità Organizzativa: Divisione "Sistema
bibliotecario nazionale".
Linea di attivita': "Acquisto di libri e manoscritti di
antiquariato".

-------------------------------------------------------------------
Atto elementare Subattività Qualifica fun- Tempo Coeff. di
zionale necess standard ripetitiv.
-------------------------------------------------------------------
Ricez. ed esame - VIII 30' 1
della segnalaz.
--------------------------------------------------------------------
Incarico sopral- stesura VIII 25' 1
luogo ad ispett. dattiloscrit-
bibliografico tura IV 5' 1
--------------------------------------------------------------------
Esame relazione - VIII 30' 1
dell'ispettore
--------------------------------------------------------------------
Richiesta di pa- stesura VIII 30' 1
rere al comitato dattiloscrit-
direttore tura IV 10' 1
--------------------------------------------------------------------
Esame del parere - VIII 20' 1
comitato settore
--------------------------------------------------------------------
Relazione al Con- stesura VIII 90' 0,1
siglio di Stato dattiloscrit-
tura IV 30' 0,1
--------------------------------------------------------------------
Predisposizione stesura VIII 1080' 0,4
contratto acqui- dattiloscrit-
sto tura IV 120' 0,4
--------------------------------------------------------------------
Autorizzazione stesura VI 165' 0,6
acquistoi e ordi- dattiloscrit-
ne di accredito tura IV 15' 0,6
--------------------------------------------------------------------
Decreto Minist. stesura VII 75' 1
approvazione e dattiloscrit-
controllo tura IV 15' 1
--------------------------------------------------------------------
Comunicazione di stesura VI 20' 1
avvenuta regi- dattiloscrit-
strazione del DM tura IV 10' 1
--------------------------------------------------------------------
Decreto di li- stesura VII 160' 0,4
quidazione dattiloscrit-
tura IV 20' 0,4
--------------------------------------------------------------------

4. La determinazione dei carichi di lavoro.
Il tempo standard per atto iniziale, elaborato secondo il metodo
illustrato in precedenza, costituisce un essenziale riferimento
quantitativo ai fini della programmazione e del controllo dell'uso
delle risorse lavorative a disposizione di ciascuna unità
organizzativa. Infatti, per ottenere il carico di lavoro annuo
relativo a ciascuna linea di attività individuata all'interno
dell'unità considerata, è sufficiente moltiplicare il tempo
standard per atto iniziale per la quantità di atti iniziali che
rappresenta la domanda ad essa rivolta. Poichè il carico di lavoro
di tutte le linee interne a un'unità organizzativa è espresso in
modo omogeneo, in termini cioè di tempo di lavoro necessario, è
possibile pervenire per successive aggregazioni al carico di lavoro
dell'intera unità organizzativa di volta in volta considerata.
Infine, sfruttando l'analiticità delle rilevazioni compiute e in
particolare la determinazione per ciascuna linea di attività di un
vettore di tempi standard per atto iniziale relativi a ciascuna
qualifica funzionale, è possibile elaborare un analogo vettore di
carichi funzionali di lavoro che permette di misurare la dotazione
organica standard per ciascuna qualifica funzionale.
Anche in questo caso, tramite successive aggregazioni degli elementi
di ciascun vettore di linea, si perviene alla determinazione di un
vettore di carichi funzionali di lavoro riferito al complesso
dell'unità considerata.
Queste elaborazioni possono essere ripetute utilizzando quantità di
atti iniziali differenziate secondo le varie configurazioni di
domanda definite al precedente paragrafo 3.1.
Pertanto, utilizzando analoghi processi di elaborazione dei dati di
base, si può pervenire alle seguenti configurazioni di carico
funzionale di lavoro:
- carico di lavoro corrente: facendo riferimento alla domanda
corrente, il vettore dei tempi standard per atto iniziale viene
moltiplicato per il numero di atti iniziali corrispondenti alle
pratiche presentate o pervenute all'unità nel corso dell'anno
esaminato; tale configurazione rappresenta un carico medio
nell'ipotesi che il volume della domanda pervenuta nell'anno
considerato non sia anormale per effetto di specifiche cause
collegate, ad esempio, all'assegnazione di compiti occasionali o a
fattori esterni di variabilità della domanda;
- carico di lavoro totale: differisce dal primo perchè tiene conto
anche delle pratiche in giacenza presso l'unità organizzativa
all'inizio dell'anno considerato; viene quindi elaborato
moltiplicando il vettore dei tempi standard per atto iniziale per la
quantità di atti iniziali rappresentativi della domanda corrente e
delle giacenze iniziali; esso costituisce una configurazione di
carico massimo, poichè si ipotizza implicitamente che l'unità
esaurisca in corso d'anno la domanda totale, azzerando le giacenze;
- carico di lavoro evaso: è calcolato in base al numero di atti
iniziali corrispondenti alla differenza tra la somma delle pratiche
pervenute in corso d'anno e giacenti all'inizio dell'anno (domanda
totale) e le pratiche in giacenza alla fine dell'anno; esso si
riferisce quindi alla configurazione di domanda evasa e mira a
valutare il tempo di lavoro necessario secondo condizioni standard
che corrisponde alle attività effettivamente svolte nel corso
dell'anno.

5. I flussi del lavoro impiegato.
Un sistema di rilevazione funzionale alla gestione della mobilità
del personale deve tener conto del numero di addetti di fatto
utilizzati dalle varie unità amministrative nel corso di ciascun
periodo di riferimento. Infatti, il confronto tra carichi funzionali
di lavoro e numero di addetti delle varie qualifiche assegnati alle
diverse unità organizzative consente di individuare il loro sovra o
sotto dimensionamento relativo e quindi di intervenire per
l'adeguamento delle rispettive dotazioni organiche.
A questo scopo, accanto alle rilevazioni necessarie per pervenire ai
carichi funzionali di lavoro, devono essere raccolte ulteriori
informazioni idonee a misurare le quantità di lavoro disponibili e
quelle effettivamente impiegate per le varie qualifiche funzionali
nel corso del periodo considerato. Le misurazioni devo essere
condotte utilizzando un'unità di misura adeguata a cogliere il
flusso annuo dei tempi di lavoro. Pertanto è opportuno far
riferimento non al numero di addetti all'unità organizzativa, ma al
numero di giorni e/o ore di lavoro. In questo modo è possibile tener
conto di quote di disponibilità ed impieghi di lavoro inferiori
all'anno, considerandole in termini di una o più frazioni,
imputabili anche a partizioni organizzative distinte. In particolare,
nei casi in cui nel corso dell'anno gli addetti svolgano la loro
attività lavorativa presso più di un'unità organizzativa, per
ognuna di queste si deve calcolare la quota-parte del tempo di lavoro
effettivamente dedicato.
La determinazione dei tempi di lavoro imputabili a ciascuna unità
operativa parte dalla rilevazione delle ore di lavoro retribuite a
ciascun operatore. I tempi da misurare sono quelli a carico o interni
all'unità operativa, che riguardano cioè tutti gli addetti che
svolgono in essa la propria attività, ovviamente solo per la parte
del loro tempo che vi dedicano. Al fine di verificare la carenza od
eccedenza di personale in relazione al carico di lavoro che le varie
unità operative devono svolgere, serve conoscere non soltanto le ore
retribuite, ma anche quelle che sono effettivamente impiegate per
l'espletamento delle attività. Si conviene quindi di far riferimento
ad un bilancio tempo delle disponibilità e degli impieghi del lavoro
che è valido per ciascun operatore e - per aggregazioni successive -
per ciascuna qualifica funzionale e per l'intera unità
organizzativa.

-------------------------------------------------------------------
Disponibilità Impieghi
-------------------------------------------------------------------
Aggregati Simboli Aggregati Simboli
-------------------------------------------------------------------
Tempo contrattuale
retribuito Tlr
- Ferie e festività + Tempo di lavoro
contrattuali F ordinario L
= Tempo di lavoro + Tempo di lavoro
contrattuale Tc straordinario S
- Tempo dedicato ad = Tempo di lavoro
attività esterne E totale Tl
- Saldo ferie e re- + Tempo di assistenza
cuperi festività SF dal lavoro ASS
= Tempo lavorabile = Tempo lavorabile
ordinario Tlo totale Tlv
+ Tempo di lavoro
straordinario S
= Tempo lavorabile
totale Tlv
-------------------------------------------------------------------
Tlr - F - E - SF + S = Tlv = L + S + ASS
-------------------------------------------------------------------
Tale bilancio, nel settore a sinistra illustra come, partendo dal
tempo contrattuale retribuito a ciascun operatore, si determina la
disponibilità del lavoro per il centro di servizio (tempo
lavorabile); nel settore a destra esso mostra le possibili
utilizzazioni del tempo lavorabile, distinguendo tra il tempo non
lavorato per assenze ed il tempo disponibile per l'attività (tempo
di lavoro ordinario e straordinario).
Le configurazioni dei tempi contenute nel prospetto sono state così
definite, con riferimento ad un generico operatore per un dato anno
di riferimento:
- tempo contrattuale retribuito (con o senza prestazione lavorativa):
corrisponde ai giorni di calendario, escluse le domeniche, nei quali
l'operatore è stato in servizio presso l'unità organizzativa:
- ferie e festività contrattuali: corrispondono al congedo per ferie
ed alle festività infrasettimanali, spettanti per contratto in
relazione al periodo di servizio presso il centro di costo;
- tempo di lavoro contrattuale: è il tempo di lavoro (giorni di
servizio) che per contratto l'operatore deve prestare; in pratica
corrisponde ai giorni di calendario nei quali l'operatore è stato in
servizio meno le domeniche e le festività comprese in tale periodo e
meno le ferie ed i recuperi festività spettanti;
- tempo dedicato ad attività esterne istituzionali: è il tempo di
lavoro che l'operatore dedica istituzionalmente ad attività diverse
da quelle di competenza dell'unità considerata;
- saldo ferie e recuperi festivita': è la differenza tra ferie e
recuperi festività realmente goduti e ferie e recuperi festività
spettanti nel periodo di permanenza nel centro di servizio;
- tempo lavorabile ordinario: è il tempo teoricamente disponibile
per il lavoro nel Centro di Servizio: come risulta dal prospetto, si
ottiene sottraendo dal tempo contrattuale il tempo per attività
esterne di qualunque tipo e il saldo ferie e recuperi festività;
- tempo di assenza dal lavoro: è il tempo non lavorato per assenze
retribuite (per congedo straordinario, per malattia, ecc.) e non
retribuite (per sciopero, per aspettativa senza assegni, ecc);
- tempo di lavoro totale: è il tempo realmente utilizzabile per
l'attività lavorativa del centro di servizio; come risulta dal
prospetto si ottiene sottraendo dal tempo lavorabile ordinario le
assenze e sommando le ore di straordinario effettuate da ciascun
dipendente.

6. Modalità di rilevazione.
Le numerose e diversificate informazioni che servono a determinare le
varie configurazioni di carico funzionale di lavoro e ad elaborare
gli indici necessari a valutare la dotazione organica di ciascuna
unità organizzativa di livello equivalente a divisione, devono
essere rilevate mediante i moduli allegati. Essi sono qui di seguito
presentati nello stesso ordine in cui è conveniente che siano
utilizzati nel corso della rilevazione.
I primi due moduli (A e B) servono ad individuare le unità
organizzative cui riferire la rilevazione dei carici di lavoro.
Con il Modulo A si perviene all'elenco di tutte le ripartizioni
amministrative di un singolo Ministero. Per ripartizione
amministrativa si intende: 1 - una specifica Direzione generale; 2 un
ufficio autonomo da una Direzione Generale (ad esempio il Gabinetto
del Ministro, l'Ufficio Legislativo, l'Ufficio Stampa o Relazioni
Pubbliche, ecc.); 3 - un ufficio periferico (ad esempio di livello
provinciale) anche se dipendente da una specifica Direzione Generale.
Il Modulo A può essere riempito in tutte le sue colonne facendo
riferimento ad informazione desumibili da atti ufficiali. Solo per
l'informazione relativa all'organico di fatto alla data del
31/12/1988 può, in alcuni casi, essere necessario ottenere i dati
dal competente Ufficio del personale.
Si precisa, peraltro, che rientrano nell'organico di fatto tutti i
dipendenti pubblici, a tempo determinato o indeterminato, che a tale
data risultavano in forza alla Ripartizione Amministrativa anche in
dipendenza di comandi o distacchi temporanei.
Il Modulo B serve a definire l'elenco di tutte le unità che
appartengono a ciascuna ripartizione amministrativa già individuata
con il precedente modulo A. In particolare, per Unità Amministrativa
si intende una suddivisione organizzativa che, posta alla dipendenze
di un funzionario responsabile, svolge una pluralità di attività
funzionalmente omogenee stabilite - per lo più - da un atto
istitutivo formalizzato (Decreto Ministeriale, Ordine di servizio,
ecc.). In generale, si può indicare nelle partizioni interne
"Divisione" o "Ufficio" i livelli organizzativi cui far riferimento
per la compilazione del modulo B. Esse costuiscono, quindi, le
partizioni organizzative cui viene riferita la determinazione dei
rispettivi carichi di lavoro. Ciò consente che questi ultimi siano
connessi ad unità formalmente riconosciute nell'organizzazione
giuridico-formale dei singoli ministeri e quindi facilmente
individuabili in termini di risorse umane impiegate e funzioni e
compiti assegnati.
Una volta definito l'elenco delle unità amministrative interne a
ciascuna ripartizione amministrativa, le successive colonne devono
essere compilate ottenendo le necessarie informazioni sia da
documenti ufficiali, sia mediante ricorso ai responsabili delle
singole unità amministrative. A questi ultimi, in particolare, vanno
richieste le informazioni relative alla effettiva consistenza di
personale delle varie qualifiche alla data del 31/12/1988.
Il Modulo C comprende tutte le informazioni relative al personale che
nel corso dell'anno di riferimento hanno dedicato all'unità
organizzativa anche solo una parte del loro complessivo tempo di
lavoro. In esso vanno quindi elencati anche i dipendenti pensionati o
entrati in servizio o trasferiti nel corso d'anno come quelli che pur
essendo in forza ad altre unità amministrative - hanno collaborato
direttamente alle attività dell'unità considerata.
Una volta specificato l'elenco di cui alla colonna 2, i dati
richiesti alle successive colonne del modulo C possono essere
rilevati avvalendosi delle informazioni ufficiali di solito
disponibili presso gli Uffici del Personale. Fa eccezione a questa
regola l'informazione richiesta alla colonna 8 che deve essere
dichiarata dal responsabile dell'unità amministrativa con
riferimento a ciascun nominativo incluso nell'elenco predisposto alla
colonna 2. Al fine di rendere omogenee le informazioni rilevate e
significativi i risultati delle successive elaborazioni, si
forniscono le seguenti specificazioni relativamente ai dati richiesti
dalla colonna 4 alla colonna 14.
a) Nelle colonne 4 e 5 vanno indicate le date di calendario dell'anno
di riferimento entro le quali il singolo addetto risulta essere stato
alle dipendenze del Ministero cui appartiene l'unità considerata;
per i pensionati in corso d'anno, i neo-assunti e i trasferiti da/a
altre amministrazioni devono risultare alla colonna 4 le date di
entrata in servizio o di trasferimento presso il Ministero; il numero
dei giorni di calendario compresi tra le due date vengono riportati
alla colonna 6.
b) Nella colonna 7 deve essere indicato il numero di giorni di
calendario corrispondente ai periodi continuativi che il dipendente
ha eventualmente dedicato ad attività lavorative di competenza di
unità amministrative diverse da quella considerata, siano esse
interne o esterne al Ministero di appartenenza; il computo dei giorni
deve includere le festività relative ai periodi trascorsi
all'esterno.
c) Tutte le ulteriori informazioni richieste dalla colonna 8 alla
colonna 14 devono essere rilevate con riferimento ai soli periodi
trascorsi da ciascun addetto all'interno dell'unità amministrativa
considerata; in altri termini le informazioni devono essere riferite
solo ai periodi infrannuali relativi alla differenza tra i giorni
indicati alla colonna 6 e quelli indicati alla colonna 7.
d) Nella colonna 8, qualora nel corso dei periodi trascorsi
all'interno dell'unità considerata, un dipendente abbia dedicato
parte del suo tempo di lavoro ad attività ad essa esterne (ad
esempio persone coinvolte in attività che fanno capo ad unità
amministrative diverse), va riportata una stima della relativa
percentuale di tempo; l'informazione va richiesta esplicitamente al
responsabile dell'unità considerata.
e) Riguardo alle informazioni richieste alle colonne 10 e 11, la
differenza tra giorni di ferie spettanti e giorni di ferie effettive
deriva dall'eventuale circostanza che nel corso dell'anno di
riferimento il dipendente non abbia goduto per intero dei giorni di
ferie maturati nel periodo trascorso all'interno dell'unità, ovvero
che in tale periodo egli abbia recuperato giorni di ferie non goduti
negli anni precendenti a quello di riferimento; la differenza può,
dunque, assumere segno negativo o positivo a secondo che si sia
verificata la prima o la seconda eventualità.
Il Modulo D serve a definire il quadro sintetico delle linee di
attività interne a ciascuna unità amministrativa. Esso va compilato
in base alle indicazioni che emergono da un colloquio dell'analista
con il responsabile dell'unità considerata, eventualmente ripetuto
nei casi di attività numerose e complesse.
Le informazioni relative alle colonne da 3 a 6 servono a definire le
principali caratteristiche delle linee di attività elencate alla
precedente colonna 2. In particolare, nelle colonne 4 e 5 vanno
riportate le denominazioni sintetiche, rispettivamente, dell'atto
iniziale delle sequenze procedurali e di quello finale o
caratteristico con il quale si identifica il prodotto tipico della
linea.
Nella colonna 3 si definisce il tipo di linea di attività
distinguendo tra quelle la cui attività è standardizzabile (apporre
codice "S") e quelle per le quali l'attività non è standardizzabile
(apporre codice "NS").
Nella colonna 6 si deve indicare, con gli appositi codici previsti
dalla legenda del modulo D, se la linea in questione è compresa tra
le normali attività dell'unità ovvero se è stata presente nel
corso dell'anno di riferimento in modo occasionale.
Le ulteriori informazioni richieste nelle colonne da 7 a 9
costituiscono prime indicazioni quantitative circa la distribuzione
dell'impiego del personale in forza all'unità tra le sue varie linee
di attività. Anche queste informazioni devono essere fornite dal
responsabile dell'unità, in relazione alla situazione in essere nel
corso di tutto il periodo di riferimento.
Infine, l'ultima riga del modulo D va riempita, in modo indipendente
dalle precedenti colonne, con le indicazioni forniti e dal
responsabile dell'unità in merito al numero di addetti di ciascuna
qualifica che, a suo giudizio, sarebbe necessario e sufficiente per
espletare tutto il periodo che l'unità dovrebbe svolgere in corso
d'anno per sopperire ai propri compiti istituzionali. Si tratta,
dunque, di una informazione che fa riferimento al livello
quantitativo ed alla composizione qualitativa del personale
desiderati dal responsabile dell'unità.
Il Modulo E si riferisce ad ogni singola linea di attività
individuata nell'elenco del modulo D e in esso definita
"standardizzabile" alla colonna 3. Pertanto per ciascuna unità
organizzativa si devono compilare tanti moduli E quante sono le linee
di attività considerate "standardizzabili".
Il Modulo E consente di effettuare le seguenti operazioni:
a) definire nella colonna 2 la sequenza di tutti gli atti elementari
previsti dallo specifico iter procedurale delle linee di attività;
b) con riferimento ai soli casi in cui rileva, individuare alla
colonna 3 gli atti elementari che vengono di norma svolti allo
sportello; in questo caso è sufficiente apporre nello spazio
corrispondente il codice "SI";
c) qualora l'esecuzione dell'atto elementare renda necessario
l'intervento di più qualifiche funzionali in relazione a diverse
professionalità richieste, segnare le subattività riferite a
ciascuna di esse;
d) identificare alla colonna 5 la qualifica funzionale ritenuta
necessaria al corretto espletamento di ogni singolo atto elementare o
subattività; in particolare, nello spazio a sinistra l'indicazione
viene richiesta al responsabile di linea, mentre nello spazio a
destra si riporta la qualifica funzionale ritenuta necessaria
dall'analista in base ad un controllo incrociato tra effettivo
contenuto operativo dell'atto elementare e mansionario previsto per
il profilo professionale ritenuto più adatto;
e) specificare alla colonna 6 la qualifica dell'operatore che svolge
in maniera preponderante ciascun atto elementare o subattività;
f) nella colonna 7 determinare il tempo di lavoro ritenuto necessario
a svolgere ogni atto elementare o subattività della linea;
l'informazione va richiesta in primo luogo al responsabile di linea
e, all'occorrenza, all'operatore che svolge concretamente ogni
singolo tipo di atto elementare o subattività; in base alle
informazioni così raccolte l'analista procede poi alla
determinazione definitiva del tempo standard di esecuzione che verrà
riportata nel secondo spazio verticale della colonna 7;
g) nella colonna 8 indicare il coefficiente di ripetitività di
ciascun atto elementare o subattività che esprime la sua frequenza
relativa rispetto all'atto iniziale della linea; in modo analogo alla
colonna precedente, l'informazione va richiesta prima al responsabile
di linea o ad altro operatore e successivamente verificata
dall'analista anche in base alle informazioni rilevate con
riferimento alla successiva colonna 9;
h) riportare nella colonna 9 la quantità di ogni atto elementare o
sub attività prodotta nell'anno di riferimento; questa informazione,
possibilmente verificata sulla base di documenti in possesso
dell'unità, serve al controllo dei coefficienti di ripetitività.
Il Modulo E1 è predisposto per la rilevazione indiretta (v. pag.14)
dei tempi unitari di esecuzione delle attività elementari di
ciascuna unità considerata. Nella colonna 2 vengono elencati tutti
gli atti elementari di tutte le linee di attività individuate come
"standardizzabili" nel precedente modulo D. Per ciascuno di essi si
stabilisce un codice, interno all'unità, che viene apposto nella
prima colonna del modulo in oggetto.
Sempre per ciascun atto elementare si procede poi:
- alla determinazione del peso relativo secondo il metodo illustrato
al precedente paragrafo 3.3.;
- alla individuazione della unità di misura (ad esempio numero
decreti, numero lettere, ecc.), che viene utilizzata per misurare le
quantità di atti svolti nel corso dei vari periodi di rilevazione.
Infine, nelle successive colonne, vengono segnate le quantità di
atti svolti nel corso di ciascuna settimana nella quale viene
espletata la rilevazione indiretta dei tempi unitari di esecuzione.
Il Modulo F serve a rilevare come il personale dell'unità ha diviso
il proprio impegno lavorativo - nel corso dell'anno considerato - tra
due gruppi di linee di attività (presenti nell'unita') già
identificati nel precedente modulo D. Il primo gruppo è quello delle
linee considerate standardizzabili; il secondo gruppo è quello delle
linee ritenute non standardizzabili. Con riferimento ad ogni
operatore in forza all'unità in esame si devono rilevare tre
informazioni relative all'anno considerato:
a) la quota del tempo di lavoro complessivo dedicata all'insieme
delle linee di attività standardizzabili;
b) la quota del tempo di lavoro complessivo dedicata all'insieme
delle linee di attività non standardizzabili; questa seconda quota
è il complemento accento della quota di cui al punto a);
c) la quota del tempo di lavoro complessivo dedicata ai cosiddetti
contatti esterni cioè ad attività non incluse negli atti elementari
in cui si scompone ogni linea; esemplificativamente, si tratta delle
telefonate di lavoro, delle riunioni di lavoro, delle visite o del
ricevimento occasionale del pubblico in situazioni diverse da quelle
previste da attività di sportello, ecc..
Le tre informazioni vanno richieste al responsabile dell'unità
(inserendole nelle rispettive colonne R.U.) e solo eventualmente,
qualora sussistano dubbi sulla loro validità, anche ai singoli
operatori (inserendole nelle rispettive colonne "oper."); in ogni
caso, per ognuna delle tre informazioni vanno riportate le quote
ritenute definitive dall'analista (inserendole nella terza colonna
"def.").
Il Modulo G serve a rilevare, per ogni linea di attività di una
unità, la domanda di servizi o atti ad essa pervenuta nell'anno e la
giacenza di pratiche di cui non è iniziata la lavorazione all'inizio
e alla fine dell'anno stesso. Queste informazioni vanno acquisite in
modo certificato, ricorrendo cioè a dati rilevabili da registri,
archivi, relazioni e quant'altro disponibile presso l'unità.
Più specificamente, nella colonna 3 devono essere riportati per
ciascuna linea di attività gli inputs di attività pervenuti
nell'intero arco dell'anno considerato dalla rilevazione; tali inputs
sono quelli che attivano la linea considerata e costituiscono dunque
gli elementi che individuano la domanda di servizi nei confronti
dell'unità organizzativa. Tale domanda, naturalmente può trovare
risposta immediata nella capacità produttiva di ogni linea,
cosicchè possono crearsi delle giacenze; nelle colonne 4 e 5 vanno
segnate, rispettivamente, le giacenze in essere al 1 gennaio e al 31
dicembre dell'anno considerato.
Nella colonna 6 vanno infine riportate la quantità di domanda che il
responsabile dell'unità o (in subordine se necessario) i rispettivi
responsabili di linea prevedono mediamente per i successivi tre anni
con riferimento a ciascuna linea dell'unità esaminata.

foglio n........
Modulo A: Elenco delle ripartizioni amministrative.
Ministero...........................

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 47 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo A:
(a) Elencare, nell'ordine: 1) tutte le Direzioni generali previste;
2) gli uffici centrali autonomi dalle Direzioni generali (ad esempio
Gabinetto del Ministro, Ufficio legislativo, Ufficio stampa o
relazioni pubbliche, ecc.); 3) tutti gli uffici periferici anche se
dipendenti da una specifica Direzione generale.
(b) Per ciascuna ripartizione individuata segnare la lettera "C" se
appartenente all'Amministrazione centrale e la lettera "P" se
appartenente all'Amministrazione periferica.
(c) Indicare gli estremi dell'atto istitutivo della ripartizione
amministrativa (Decreto ministeriale, ordine di servizio, ecc.).
(d) In base alla pianta organica ufficiale.
(e) In base alle risultanze reperite presso la ripartizione
interessata.

foglio n........
Modulo B: Elenco delle unità amministrative (a).
Ministero...................
Ripartizione amministrativa.........................Cod........

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 48 del S.O. &lt;----

Leggenda Modulo B:
(a) Per unità amministrativa si intende la divisione ovvero una
suddivisione organizzativa della ripartizione amministrativa che,
posta alle dipendenze di un funzionario responsabile, svolge una
pluralità di attività stabilite, per lo più, da un atto istitutivo
(Decreto ministeriale, ordine di servizio, ecc.).
(b) Indicare gli estremi dell'atto istitutivo dell''unità
amministrativa (Decreto ministeriale, ordine di servizio, ecc.).
(c) In base alla pianta organica ufficiale.
(d) In base alle risultanze reperite presso la ripartizione
interessata con riferimento alla situazione in essere al 31/12/1988.

Modulo C: Notizie sul personale dell'unità amministrativa, nel 1988
(a)
Codice Unità.........Denominazione....................

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 49 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo C:
(a) Questo modulo può essere compilato dall'Ufficio del personale ad
eccezione della colonna B le cui informazioni vanno richieste
dall'analista al responsabile dell'unità.
(b) Vanno incluse nell'elenco tutte le persone che nel corso
dell'anno di riferimento hanno dedicato all'unità amministrativa
considerata anche una piccola parte del loro tempo complessivo (ad
es. pensionati in corso d'anno, neo assunti, comandati, dipendenti in
forza ad altre unità che hanno collaborato alle attività
dell'unità considerata, ecc.).
(c) Periodi di calendario trascorsi in altre unità o fuori dal
Ministero (distacchi o comandi temporanei), escluse le missioni. Tali
periodi, sommati ed espressi in giorni, includono tutte le festività
relative agli stessi.
(d) Chiedere al responsabile dell'unità la percentuale di tempo
eventualmente dedicata da ciascun addetto ad attività esterna
all'unità, fatto pari a 100 il suo tempo di lavoro effettivo
trascorso all'interno dell'unità. (L'informazione è necessaria per
persone coinvolte in attività che fanno capo a più unità
amministrative).
(e) Comprese le domeniche.
(f) Calcolate pro quota: (col6 - col.7)/365 x 32 più il numero di
festività soppresse maturate nel periodo trascorso all'interno
dell'unità.
(g) Numero di giorni di ferie e festività soppresse effettivamente
usufruite.
(h) Retribuite e non; per congedi straordinari, aspettativa,
scioperi, ecc.

foglio n....................
Modulo D: Quadro delle linee di attività dell'unità
amministrativa, nel 19.. (a)
Codice Unità........Denominazione..................

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 50 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo D:
(a) Questo modulo va riempito con approssimazioni successive fino
alla sua stesura definitiva. Le informazioni vanno ricavate dai
colloqui con il responsabile dell'unità salvo integrazioni e/o
modifiche derivanti da colloqui successivi con altro personale.
(b) Il codice delle linee di attività è espresso in lettere
maiuscole in ordine alfabetico, escluse la I e la O. La codificazione
va quindi fatta dopo l'elencazione delle linee in ordine di
importanza (vedi nota c).
(c) Nella versione definitiva di questo modulo le linee di attività
vanno elencate in ordine di rilevanza secondo il tempo di lavoro
assorbito (vedi colonna 8).
(d) Indicare a quale gruppo appartiene la linea, usando i codici "S"
se è del primo gruppo (standardizzabili) e "NS" se appartiene al
secondo (non standardizzabili).
(e) L'atto iniziale è costituito dall'operazione elementare con la
quale si avvia normalmente l'espletamento della procedura.
(f) Con l'atto finale o caratteristico si identifica il prodotto
tipico di ciascuna linea di attività.
(g) Indicare se la linea è compresa tra le normali attività (N) o
se è stata presente nel corso del 19.. in maniera occasionale (O).
(h) Indicare, approssimativamente, la quota del tempo di lavoro
complessivo assorbita dalla linea rispetto al tempo di lavoro
complessivo a disposizione dell'unità nell'anno. Per le linee molto
piccole, questo dato può essere aggregato.
(i) Anche solo di fatto.
(l) Richiedere al responsabile dell'unità il numero di addetti di
ciascuna qualifica che, a suo giudizio, sarebbe necessario e
sufficiente ad espletare tutto il lavoro che l'unità dovrebbe
svolgere in corso d'anno.

foglio n.........
Modulo E: Caratteristiche delle linee di attività (a)
Denominazione.........................

Linee di attivita':
Cod........Denominazione...............Responsabile............

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 51 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo E:
(a) Questo modulo va riempito con il responsabile di linea ricorrendo
agli operatori solo nel caso che il responsabile non sia in grado di
fornire informazioni attendibili. Bisognerà comunque indicare sempre
la fonte dell'informazione: U. se è certificata in modo ufficiale;
I. se certificata in modo informale (registrazioni personali); M. se
l'informazione viene dalla memoria dell'operatore.
(b) Vanno elencate secondo la sequenza procedurale, dall'attività
iniziale a quella finale.
(c) Scrivere "ST" se l'atto elementare è svolto allo sportello.
(d) Qualora l'esecuzione dell'atto elementare renda necessario
l'intervento di più qualifiche funzionali in relazione a diverse
professionalità richieste, segnare le subattività riferite a
ciascuna di esse. In questo caso nelle colonne 5/6/7/9 distinguere le
informazioni per ciascuna delle subattività individuate. Ove
necessario aggiungere ulteriori fincatuire orizzontali secondo il
numero di subattività individuate.
(e) Nella prima colonna indicare quale qualifica funzionale sarebbe
necessaria per svolgere quell'attività secondo l'opinione del
responsabile di linea, nella seconda colonna si segnerà la qualifica
considerata definita dall'analista previo eventuale controllo in
uffcio in base al mansionario.
(f) Indicare la qualifica dell'operatore che svolge in maniera
proponderante l'atto elementare in questione.
(g) Nella prima riga si riporta l'indicazione del responsabile di
linea, in quella successiva si riporta eventualmente l'indicazione
dell'operatore indicato nella colonna 5. Nel quadro unico si riporta
il dato ritenuto definitivo.
(h) Indicare il numero di volte che un'attività elementare viene
mediamente compiuta per arrivare ad un atto finale o caratteristico
(il coefficiente tecnico, fatto pari a 1 l'unità di output).
(i) La quantità dell'atto elementare va certificata solo nel caso
sussistano dubbi circa l'informazione fornita dal responsabile di
linea sul coefficiente di ripetitività.

Modulo E1: Rilevazione delle quantità di atti elementari per periodo
settimanale.
Denominazione.............

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 52 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo E1:
(a) Il peso relativo di ciascun atto elementare viene espresso
rispetto all'atto elementare scelto a riferimento.
Questo viene determinato in base al tempo standard più basso. Tutto
il sistema dei pesi viene mantenuto costante per tutti i periodi
settimanali di rilevazione. Pertanto la colonna in oggetto va
riempita precedentemente all'inizio del primo periodo di rilevazione.

foglio n..............
Modulo F: Funzionigramma (a)
Denominazione.....................

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 53 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo F:
(a) In questo modulo, per ogni operatore, si indicheranno le quote
del tempo di lavoro che normalmente nel corso del 19.. venivano
dedicate ai due gruppi di linee elencate nel modulo B. Inoltre deve
essere specificata la quota di tempo complessivamente dedicata da
ciascuno ai contatti esterni. Le indicazioni verranno richieste in
primis al responsabile dell'unità (colonna R.U.) ed eventualmente ai
singoli operatori (colonna Oper.). Per ogni gruppo di linee (nonchè
per i contatti esterni) nella 3 colonna (Def.) verranno segnate le
quote ritenute definitive ai fini dell'elaborazione.
(b) Linea standardizzabili (S).
(c) Linee non standardizzabili (NS)

foglio n......................
Modulo G: Domanda e giacenze per linee di attività (a)
Denominazione.........................

----&gt; Vedere Immagine a Pag. 54 del S.O. &lt;----

Legenda Modulo G:
(a) In tutte le sue colonne (3/4/5/6) va indicata la fonte
dell'informazione come descritto nella nota (a) del modulo E.
(b) Riportare il numero di inputs iniziali di ogni linea pervenuti
nel corso 19..
(c) Riportare il numero di inputs iniziali di ogni linea giacenti a
inizio d'anno (1/1/..).
(d) Riportare il numero di inputs iniziali di ogni linea giacenti a
fine d'anno (31/12/..).
(e) Si tratta di una media prevista pre i prossimi tre-cinque anni.