Serie Generale n. 35 del 12-2-2003
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI
MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI
DECRETO 4 dicembre 2002
Regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in economia. (GU Serie Generale n.35 del 12-02-2003)

IL SEGRETARIO GENERALE
del Ministero per i beni e le attività culturali
Visto il regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440, recante
disposizioni sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità
generale dello Stato, e successive modificazioni;
Visto il regio decreto 23 maggio 1924, n. 827 "regolamento per
l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello
Stato", e successive modificazioni;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e
successive modificazioni;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n.
367, "regolamento recante semplificazione e accelerazione delle
procedure di spesa contabili", e successive modificazioni;
Visto la legge 3 aprile 1997, n. 94, concernente norme di
contabilità generale dello Stato in materia di bilancio e delega al
Governo per l'individuazione delle unità previsionali di base del
bilancio dello Stato;
Visto l'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488;
Visto il decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, relativo
all'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni
pubbliche, e successive modificazioni;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n.
384, "regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in
economia";
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002,
n. 254, "regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei
cassieri dello Stato";
Visto il decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, di attuazione
della direttiva 2000/35/CE relativa alla lotta contro i ritardi di
pagamento nelle transazioni commerciali;
Considerata la necessità di individuare con provvedimento, ai
sensi di quanto disposto dall'art. 2, comma 1, del decreto del
Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n. 384, i beni ed i
servizi con i relativi limiti di importo delle singole voci di spesa,
da eseguirsi in economia da parte degli uffici centrali e periferici
del Ministero per i beni e le attività culturali;
Sentiti i direttori generali nella riunione del 6 novembre 2002;
Decreta:
Art. 1.
Oggetto del provvedimento
1. Il presente provvedimento disciplina le modalità, i limiti e le
procedure da seguire per l'acquisizione in economia di beni e
servizi, da parte degli uffici centrali e periferici del Ministero
per i beni e le attività culturali.
2. L'acquisizione può essere effettuata esclusivamente nei casi in
cui non sia vigente alcuna convenzione quadro stipulata ai sensi
dell'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 e successive
modificazioni.
3. Gli acquisti di beni e i servizi affidati in economia non
possono comportare una spesa complessiva superiore a Euro 130.000,
con esclusione dell'I.V.A.

Art. 2.
Categorie di beni e servizi e limiti di spesa in economia
1. È ammesso il ricorso alle procedure di spesa in economia per
l'acquisizione, anche attraverso contratti di locazione finanziaria o
locazione operativa, dei seguenti beni e servizi nell'ambito dei
limiti di spese sottoindicati:
A) fino ad un importo di Euro 130.000, I.V.A. esclusa:
1. spese per l'acquisto, in Italia e all'estero, di beni
culturali;
2. spese per il rilevamento, precatalogazione, catalogazione,
ordinamento e inventariazione di beni culturali anche mediante l'uso
di strumentazioni, programmi e tecnologie informatiche e telematiche;
3. spese per l'esecuzione di interventi, per la tutela, la
conservazione, il ripristino, la manutenzione, e la sistemazione di
cose mobili ed "immobili" di interesse e culturale;
4. spese per la partecipazione e l'organizzazione di convegni,
congressi, conferenze, riunioni, seminari, mostre ed altre
manifestazioni di carattere didattico, culturale e scientifico, in
Italia e all'estero, ivi comprese le spese necessarie per interpreti,
traduzioni o trascrizioni di testi nonchè per ospitare i relatori;
5. spese per l'attuazione di accordi internazionali;
6. spese per i servizi di consulenza, studi, ricerca, indagini,
rilevazioni connesse alle attività istituzionali;
7. spese per la comunicazione e la divulgazione delle attività
istituzionali del Ministero;
8. spese per la digitalizzazione e riproduzione su qualsiasi
supporto di beni culturali nonchè per la progettazione, la
realizzazione, conduzione e successiva manutenzione di sistemi
informatici e telematici necessari alla loro gestione e
valorizzazione;
9. spese per l'acquisizione, a qualsiasi titolo, di
apparecchiature hardware, programmi software e servizi necessari per
l'archiviazione di documenti su supporti informatici;
10. spese connesse all'igiene, alla prevenzione e alla
sicurezza sul lavoro;
11. spese per l'attuazione delle convenzioni con le
associazioni di volontariato per servizi di supporto relativi alla
sorveglianza e ai servizi al pubblico;
12. spese per la vigilanza di sedi e di beni;
13. spese per lavori di stampa, tipografia, litografia,
xerografia o realizzati per mezzo di tecnologia audiovisiva;
14. spese per trasporti, spedizioni, imballaggi, magazzinaggio
e facchinaggio;
15. spese per acquisti di libri, riviste, giornali, stampe,
opuscoli e pubblicazioni di vario genere ed abbonamenti a giornali,
riviste scientifiche, giuridiche ed amministrative, italiane e
straniere, periodici e ad agenzie di informazione, materiale
didattico;
16. spese per la rilegatura di libri, di pubblicazioni e di
altri materiali;
17. spese per acquisto, noleggio, manutenzione e riparazione di
utensili, di materiale scientifico e di laboratorio, di impianti, di
macchinari, di strumenti e di attrezzi per la riproduzione ed il
restauro di beni culturali;
18. spese per la compilazione, redazione, stampa e diffusione
di pubblicazioni, anche in formato elettronico; spese per ricerche
bibliografiche e finalizzate alla redazione di volumi editi
dell'amministrazione;
19. spese per la riparazione di mobili, macchine ed altre
attrezzature d'ufficio;
20. spese per l'acquisizione, a qualsiasi titolo, e la
manutenzione di terminali, apparecchiature elettroniche ed
informatiche, personal computers, stampanti, apparati e materiale
informatico di vario genere, ivi compresa l'acquisizione di
programmi, procedure software e di sistemi informatici;
21. spese per la progettazione, realizzazione, gestione, ivi
compresa la conduzione e successiva manutenzione di sistemi
informatici, o parti di essi, nonchè delle infrastrutture di
comunicazione necessarie a garantire la operatività dei sistemi
informatici distribuiti ed il più adeguato livello di comunicazione
tra le strutture dell'amministrazione;
22. spese per la fornitura di cancelleria, di mobili,
suppellettili, arredi d'ufficio, macchine da calcolo e per scrivere,
fotocopiatrici, duplicatori, macchine microfilm, climatizzatori ed
attrezzature varie;
23. spese per corsi di preparazione e qualificazione
professionali, formazione e perfezionamento del personale;
partecipazione alle spese per corsi indetti da enti, istituti ed
amministrazioni varie;
24. spese per l'espletamento di concorsi od esami, comprese
quelle eventualmente necessarie per l'affitto a breve termine di
locali idonei;
25. spese per beni e servizi di qualsiasi natura, per i quali
siano stati esperiti infruttuosamente i pubblici incanti o le
licitazioni;
26. spese per polizze di assicurazione;
27. spese per acquisti di prodotti fotografici,
cinefotografici, filmati, documentari scientifici, e supporti per la
comunicazione, spese per il trasferimento di testi e di immagini da
microfilm o da altri formati a formati digitalizzati;
28. spese per l'acquisizione di beni e servizi nell'ipotesi di
risoluzione di un precedente rapporto contrattuale e quando ciò sia
ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel
termine previsto dal contratto;
29. spese per l'acquisizione di beni e servizi nell'ipotesi di
completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso,
qualora non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito
dell'oggetto principale del contratto medesimo;
30. spese per l'acquisizione di beni e servizi, nel caso di
contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie
procedure di scelta del contraente;
31. spese per l'acquisizione di beni e servizi nei casi di
eventi oggettivamente imprevedibili ed urgenti, al fine di evitare
situazioni di pericolo a persone, animali o cose, nonchè a danno
dell'igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico
architettonico, archeologico, archivistico, bibliotecario e
culturale;
32. spese per pulizia di locali e di impianti, derattizzazione,
disinfestazione, smaltimento rifiuti speciali e servizi analoghi;
33. spese per l'installazione e spese di esercizio di impianti,
di riscaldamento, di condizionamento, di illuminazione e forza
motrice, di elevazione, idrici e di accessori per la telefonia, di
antincendio e antifurto;
34. spese per l'acquisto, il noleggio, le riparazioni, le
manutenzioni e il rimessaggio di autoveicoli e di mezzi di trasporto,
di materiale di ricambio, di combustibili e lubrificanti;
35. spese per interventi di disinfezione, disinfestazione e
spolveratura di materiale bibliografico e archivistico;
B) fino ad un importo 100.000 euro, I.V.A. esclusa:
1. spese per il funzionamento di consigli, comitati e
commissioni;
2. spese per uniformi, divise, tute, indumenti protettivi;
C) fino ad un importo di 80.000 euro, I.V.A. esclusa:
1. spese per l'adesione ad organismi associativi del settore
degli specialisti dell'informazione;
2. lavori di traduzione, interpretariato o per revisione di
bozze e di copia;
D) fino ad un importo 50.000 euro, I.V.A. esclusa:
1. spese per acquisti di coppe, medaglie, diplomi ed altri
oggetti per premi;
2. spese di rappresentanza;
3. spese per la divulgazione di bandi di concorso o avvisi a
mezzo stampa od altri mezzi di informazione ovvero per via
telematica.

Art. 3.
Responsabile del servizio
1. L'esecuzione delle spese in economia viene disposta, nell'ambito
degli obiettivi e delle risorse finanziarie affidate al dirigente
interessato che può incaricare il responsabile del procedimento ai
sensi dell'art. 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
2. Per l'acquisizione di beni e servizi il dirigente si avvale
delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da amministrazioni
od enti a ciò preposti a fini di orientamento e della valutazione
della congruità dei prezzi stessi in sede di offerta.
3. In ordine alla scelta del contraente il responsabile del
procedimento si attiene alle modalità previste dall'art. 6 del
decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n. 384.

Art. 4.
Procedura per l'acquisizione di beni e servizi
1. L'acquisizione dei beni e dei servizi avviene mediante gara
informale, con richiesta di almeno cinque preventivi redatti secondo
le indicazioni contenute nella lettera d'invito.
2. Si prescinde dalla richiesta di più preventivi nel caso di nota
specialità del bene o servizio da acquisire, in relazione alle
caratteristiche tecniche o di mercato, ovvero quando l'importo della
spesa non superi l'ammontare di 20.000 euro, con esclusione
dell'I.V.A.
3. Il suddetto limite è elevato a 40.000 euro, con esclusione
dell'I.V.A., per l'acquisizione di beni e servizi connessi ad
impellenti ed imprevedibili esigenze di ordine pubblico.
4. La richiesta alle ditte dei preventivi/offerta, effettuata
mediante lettera o altro atto (telegramma, telefax, sistemi
informativi, ecc.) contiene:
a) l'oggetto della prestazione;
b) le eventuali garanzie;
c) le caratteristiche tecniche eventualmente descritte in
apposito capitolato;
d) la qualità e la modalità di esecuzione;
e) il termine di validità dell'offerta ed i tempi di esecuzione;
f) i prezzi unitari e complessivi;
g) le modalità di pagamento;
h) le modalità e le motivazioni di scelta del contraente;
i) la dichiarazione in ordine all'obbligo di assoggettarsi alle
condizioni e penalità previste e di uniformarsi alle norme
legislative e regolamentari vigenti, nonchè la facoltà per
l'amministrazione, di provvedere all'esecuzione dell'obbligazione a
spese delle ditte aggiudicatarie e di rescindere il contratto
mediante semplice denuncia, nei casi in cui la ditta stessa venga
meno ai patti concordati;
j) quant'altro ritenuto necessario per meglio definire i beni e i
servizi da acquisire;
5. L'esame e la scelta dei preventivi avviene in base all'offerta
più vantaggiosa, in relazione a quanto previsto nella lettera
d'invito.

Art. 5.
Ordinazione, liquidazione e pagamento
1. L'acquisizione di beni e servizi è perfezionata con contratto
con scrittura privata semplice, oppure con apposita lettera di
ordinazione con la quale il competente dirigente dispone
l'ordinazione per l'acquisizione dei beni e dei servizi. Tali atti
riportano comunque i medesimi contenuti previsti dalla lettera
d'invito.
2. I suddetti atti di ordinazione devono contenere almeno:
a) la descrizione dei beni o servizi oggetto dell'ordinazione;
b) la quantità ed il prezzo degli stessi con l'indicazione
dell'I.V.A.;
c) la qualità e la modalità di esecuzione;
d) gli estremi contabili (capitolo di spesa e indicazione
dell'esercizio finanziario di competenza);
e) la forma di pagamento;
f) le penali per la ritardata o incompleta esecuzione nonchè
l'eventuale richiamo all'obbligo dell'assuntore di uniformarsi alle
vigenti norme di legge e regolamenti;
g) l'ufficio referente ed eventuali altre indicazioni utili od
opportune al fornitore.
3. Dell'ordinazione ricevuta l'assuntore da immediata accettazione
per iscritto all'amministrazione.
4. I pagamenti sono disposti entro trenta giorni dalla data del
collaudo o dell'attestazione di regolare esecuzione ovvero, se
successiva, dalla data di presentazione delle fatture.
5. Le fatture dei beni e dei servizi non possono in ogni caso
essere pagate se non sono munite del visto di liquidazione del
Dirigente.
6. I documenti di cui al comma precedente sono prodotti in
originale e copia, di cui uno da allegare al titolo di spesa e
l'altra da conservare agli atti, e corredati - qualora si tratti di
acquisti - della prescritta presa in carico o bolletta d'inventario
ovvero muniti della dichiarazione dell'avvenuta annotazione negli
appositi registri per gli oggetti non inventariabili o di facile
consumo.
7. Le competenti direzioni generali del Ministero dispongono il
pagamento delle spese di cui al presente provvedimento con ordinativi
diretti; tuttavia, qualora le esigenze dei servizi e l'interesse
dell'Amministrazione lo richiedano il pagamento può essere disposto
sui fondi accreditati al cassiere.
8. Gli uffici periferici, provvedono al pagamento delle spese di
cui al presente provvedimento con i fondi loro assegnati e versati
nelle contabilità speciali o ad essi accreditati mediante aperture
di credito, ai sensi dell'art. 9 del decreto del Presidente della
Repubblica 20 aprile 1994, n. 367.

Art. 6.
Verifica della prestazione
1. I beni e i servizi di cui al presente provvedimento devono
essere sottoposti rispettivamente a collaudo o attestazione di
regolare esecuzione entro venti giorni dall'acquisizione. Tali
verifiche non sono necessarie per le spese di importo inferiore a
20.000 euro, con esclusione dell'I.V.A.
2. Il collaudo è eseguito da dipendenti qualificati nominati dal
competente dirigente.
3. Il collaudo non può essere effettuato da impiegati che abbiano
partecipato al procedimento di acquisizione di beni e servizi.
Il presente provvedimento sarà inviato agli organi di controllo.
Il presente provvedimento sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Roma, 4 dicembre 2002
Il segretario generale: Rocca
Registrato alla Corte dei conti il 10 gennaio 2003
Ufficio di controllo preventivo sui Ministeri dei servizi alla
persona e dei beni culturali, registro n. 1, foglio n. 6