Serie Generale n. 83 del 9-4-2002
SUPPLEMENTI ORDINARI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari. (Autorizzazione n. 5/2002). (GU Serie Generale n.83 del 09-04-2002 - Suppl. Ordinario n. 70)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua i dati personali "sensibili";
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di
questa Autorità e, ove necessario, con il consenso scritto degli
interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi
titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le
prescrizioni già impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autoriz-zazioni provvisorie
siano a tempo determinato ai sensi dell'art. 14 del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla
prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di
protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del
2001;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da parte di soggetti operanti in diversi settori di
attività economiche di seguito individuate;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31
marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Gaetano Rasi;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della
legge n. 675/1996, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita
sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Capo I
Attività bancarie, creditizie, assicurative, di gestione di fondi,
del settore turistico, del trasporto.

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione:
a) imprese autorizzate all'esercizio dell'attività bancaria e
creditizia o assicurativa ed organismi che le riuniscono, anche se in
stato di liquidazione coatta amministrativa;
b) società ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di
assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza;
c) società ed altri organismi di intermediazione finanziaria, in
particolare per la gestione o l'intermediazione di fondi comuni di
investimento o di valori mobiliari;
d) società ed altri organismi che emettono carte di credito o
altri mezzi di pagamento, o che ne gestiscono le relative operazioni;
e) imprese che svolgono autonome attività strettamente connesse
e strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative
alla rilevazione dei rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni
massive di documenti, alla trasmissione dati, all'imbustamento o allo
smistamento della corrispondenza, nonchè alla gestione di esattorie
o tesorerie;
f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del
trasporto, agenzie di viaggio e operatori turistici.
2) Finalità del trattamento.
La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta,
limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere
agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti di cui al punto 1)
assumono, nel proprio settore di attività, al fine di fornire
specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall'interessato.
L'autorizzazione è rilasciata anche per adempiere o per esigere
l'adempimento ad obblighi previsti, anche in materia fiscale, dalla
normativa comunitaria, dalla legge, dai regolamenti, o dai contratti
collettivi, o prescritti da autorità od organi di vigilanza o di
controllo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti.
Il trattamento avente tali finalità può riguardare anche la
tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari
e di altri documenti necessari per espletare compiti di
organizzazione o di gestione amministrativa di imprese, società,
cooperative o consorzi.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
trattati.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti ai
soggetti ai quali sono forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in
misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto
dall'interessato che abbia manifestato il proprio consenso scritto ed
informato. Nei medesimi limiti, è possibile trattare dati relativi a
terzi, allorchè non sia altrimenti possibile procedere alla
fornitura al beneficiario dei beni, delle prestazioni o dei servizi.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti
titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi
specificamente a ciascuno di essi.
4) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati nei limiti strettamente
pertinenti al perseguimento delle finalità di cui al punto 2), a
soggetti pubblici o privati, ivi compresi fondi e casse di previdenza
ed assistenza o società controllate e collegate ai sensi dell'art.
2359 del codice civile, nonchè, ove necessario, ai familiari
dell'interessato.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale
comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in
accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 13, comma 1,
lettera c), n. 4) legge n. 675/1996), devono conservare un elenco dei
destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione
delle specifiche categorie di dati comunicati.
I dati sensibili non possono essere diffusi.
Capo II
Sondaggi e ricerche

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione e finalità del
trattamento.
Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati,
ai soli fini del compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di
mercato o di altre ricerche campionarie.
Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi
puntualmente determinati e legittimi, noti all'interessato.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
trattati.
Il trattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che
abbiano manifestato il proprio consenso informato e che abbiano
risposto a questionari o ad interviste effettuate nell'ambito di
sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche
campionarie.
Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.
I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo
se il trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla
ricerca di raggiungere i suoi scopi.
3) Conservazione dei dati.
Il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di
identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un
riferimento ad una qualsiasi altra informazione.
I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti
o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase
contestuale alla registrazione dei campioni raccolti. La
registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in
cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato.
Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilità per il
titolare della raccolta, nonchè per i suoi responsabili o
incaricati, di utilizzare i dati personali al fine di verificare
presso gli interessati la veridicità o l'esattezza dei campioni.
4) Comunicazione dei dati.
I dati sensibili non possono essere nè comunicati nè diffusi.
I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati
o diffusi in forma individuale o aggregata, semprechè non possano
essere associati, anche a seguito di trattamento, ad interessati
identificati o identificabili.
Capo III
Attività di elaborazione di dati

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione.
Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati,
titolari autonomi di un'attività svolta nell'interesse di altri
soggetti, e che presuppone l'elaborazione di dati ed altre operazioni
di trattamento eseguite in materia di lavoro ovvero a fini contabili,
retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.
2) Prescrizioni applicabili.
Il trattamento è regolato dalle autorizzazioni:
a) n. 1/2002, rilasciata il 31 gennaio 2002, concernente il
trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delle parti di
un rapporto di lavoro qualora le finalità perseguite siano quelle
indicate al punto 3) di tale autorizzazione;
b) n. 4/2002, rilasciata il 31 gennaio 2002, riguardante il
trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e
di altri soggetti equiparati, qualora le finalità perseguite siano
quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti
titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi
specificamente a ciascuno di essi.
Capo IV
Attività di selezione del personale

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione e finalità del
trattamento.
La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta,
alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o
soggetti privati, titolari autonomi di un'attività svolta anche di
propria iniziativa nell'interesse di terzi, ai soli fini della
ricerca o della selezione di personale.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
trattati.
Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e l'origine razziale ed etnica dei candidati all'instaurazione
di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro
raccolta è giustificata da scopi determinati e legittimi ed è
strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei
familiari o dei conviventi dei candidati è consentito con il
consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al
riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in
particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del
riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da
eventi bellici o da ragioni di servizio.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti
titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi
specificamente a ciascuno di essi.
Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente
pertinenti a tale finalità, sia in caso di risposta a questionari
inviati anche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati
forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso
l'invio di curricula.
Non è consentito il trattamento dei dati:
a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale,
l'origine razziale ed etnica, e la vita sessuale;
b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
c) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o
volte a prevenire discriminazioni.
3) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed
etnica possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti
al perseguimento delle finalità di cui ai punti 1) e 2), a soggetti
pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella
dichiarazione di consenso dell'interessato.
I dati sensibili non possono essere diffusi.
Capo V
Mediazione a fini matrimoniali

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione.
La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta,
alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o
soggetti privati che esercitano, anche attraverso agenzie
autorizzate, un'attività di mediazione a fini matrimoniali o di
instaurazione di un rapporto di convivenza.
2) Finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai soli fini
dell'esecuzione dei singoli incarichi conferiti in conformità alle
leggi e ai regolamenti.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti alle
persone direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza.
Non è consentito il trattamento di dati relativo a persone minori
di età in base all'ordinamento del Paese di appartenenza o,
comunque, in base alla legge italiana.
4) Categorie di dati oggetto di trattamento.
Il trattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che
risultino indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla
personalità descritto o richiesto dalle persone interessate al
matrimonio o alla convivenza.
I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi
interessati.
L'informativa preliminare al consenso scritto deve porre in
particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalità
della loro comunicazione a terzi.
5) Comunicazione dei dati.
I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti
all'esecuzione degli specifici incarichi ricevuti.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale
comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in
accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 13, comma 1,
lettera c), n. 4), della legge n. 675/1996), devono conservare un
elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante
un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.
L'eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati
sensibili deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa
Autorità.
6) Norme finali.
Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai
regolamenti, in particolare nell'ambito della legge penale e della
disciplina di pubblica sicurezza, nonchè in materia di tutela dei
minori.
Capo VI
Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi
indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:
1) Dati idonei a rivelare lo stato di salute.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve
essere effettuato anche nel rispetto dell'autorizzazione n. 2/2002,
rilasciata il 31 gennaio 2002.
Il trattamento dei dati genetici non è consentito nei casi
previsti dalla presente autorizzazione.
2) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con logiche e forme di organizzazione dei dati
strettamente correlate alle finalità indicate nei capi che
precedono.
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando
quanto previsto dall'art. 23, comma 2, della legge n. 675/1996), in
plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da
parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di
distanze di cortesia.
Resta inoltre fermo l'obbligo di informare l'interessato, ai sensi
dell'art. 10, commi 1 e 3, della legge n. 675/1996, anche quando i
dati sono raccolti presso terzi.
3) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i dati sensibili
possono essere conservati per un periodo non superiore a quello
necessario per perseguire le finalità ovvero per adempiere agli
obblighi o agli incarichi menzionati nei precedenti capi. A tal fine,
anche mediante controlli periodici, deve essere verificata
costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati
rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da
instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato
fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle
verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non
possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a
norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione è prestata per l'essenzialità dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle
leggi o dai regolamenti.
Resta altresì fermo quanto previsto nel capo II in materia di
sondaggi e di ricerche.
4) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
5) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da
norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti
più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare:
a) dalla legge 20 maggio 1970, n. 300;
b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135.
Restano altresì fermi gli obblighi deontologici, previsti anche
dai codici deontologici e di buona condotta adottati in attuazione
dell'art. 20 del decreto legislativo n. 467/2001, nonchè gli
obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e
l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal
segreto professionale.
Resta ferma, infine, la possibilità di diffondere dati anonimi
anche aggregati.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio
2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione
il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute
nella precedente autorizzazione n. 5/2000, il titolare deve adeguarsi
ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Rasi

Il segretario generale
Buttarelli