Serie Generale n. 107 del 9-5-2019
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DELIBERA 4 aprile 2019
Regolamento n. 2/2019. Individuazione dei termini e delle unita' organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei dati personali. (Delibera n. 99) (19A02854) (GU Serie Generale n.107 del 09-05-2019)

IL GARANTE
PER LA PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro,
presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano,
componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del
Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone
fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonchè alla
libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE
(Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito «RGPD»),
con particolare riferimento agli articoli 40, 57, 58 e 83;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali,
recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al
regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio,
del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche
con riguardo al trattamento dei dati personali, nonchè alla libera
circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto
legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di seguito denominato «Codice»),
con particolare riferimento all'art. 156, comma 3, lettera a), ai
sensi del quale il Garante per la protezione dei dati personali (di
seguito «Garante» o anche «Autorita'»), con propri regolamenti
pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana,
definisce l'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio, anche ai
fini dello svolgimento dei compiti e all'esercizio dei poteri ad esso
assegnati dagli articoli da 140-bis a 144, 154, 154-bis, 157, 158,
160, del medesimo Codice;
Visto l´art. 2, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e
successive modificazioni apportate da ultimo con legge 11 febbraio
2005, n. 15, ai sensi del quale le pubbliche amministrazioni
determinano per ciascun tipo di procedimento, qualora non sia già
direttamente disposto per legge o per regolamento, il termine entro
cui il procedimento deve concludersi;
Visto l´art. 4 della medesima legge 7 agosto 1990, n. 241 ai sensi
del quale le pubbliche amministrazioni, se non è già stabilito
direttamente per legge o per regolamento, determinano per ciascun
tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l´unità
organizzativa responsabile del procedimento;
Rilevato che diversi termini di procedimenti amministrativi sono
specificamente determinati da norme di legge o di regolamento, anche
in materia di contratti pubblici;
Visto il regolamento del Garante n. 1/2000 sull´organizzazione e il
funzionamento dell´Ufficio del Garante (deliberazione 28 giugno 2000,
n. 15, in Gazzetta Ufficiale 13 luglio 2000, n. 162) e, in
particolare, l´art. 13, comma 2, che prevede l´adozione di
disposizioni sulla durata dei procedimenti amministrativi di
competenza dell´Autorità;
Visti gli atti d´ufficio;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi
dell´art. 15, comma 1 del predetto regolamento n. 1/2000;
Relatore la prof.ssa Licia Califano;

Delibera:

di adottare il regolamento n. 2/2019, concernente l´individuazione
dei termini e delle unità organizzative responsabili dei
procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei
dati personali, riportato in allegato alla presente deliberazione del
quale costituisce parte integrante e ne dispone la pubblicazione
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensi
dell´art. 156, comma 3, lettera a), del Codice.

Roma, 4 aprile 2019

Il presidente
Soro

Il relatore
Califano

Il segretario generale
Busia

Allegato

Regolamento concernente l´individuazione dei termini e delle unità
organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso
il Garante per la protezione dei dati personali (art. 2, comma 2, e
art. 4 legge 7 agosto 1990, n. 241; art. 156 decreto legislativo 30
giugno 2003, n. 196).


Art. 1.

Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni
contenute nell'art. 4 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento
europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione
delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali,
nonchè alla libera circolazione di tali dati e che abroga la
direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati)
(di seguito denominato «RGPD») e nell'art. 2-ter, comma 4, nell'art.
121, comma 1-bis, e nell'art. 153 del Codice in materia di protezione
dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento
dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del
Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla
protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati
personali, nonchè alla libera circolazione di tali dati e che abroga
la direttiva 95/46/CE (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196,
come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di
seguito denominato «Codice»), nonchè le definizioni contenute
nell'art. 2 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, recante
attuazione della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del
Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone
fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle
autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e
perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonchè alla
libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro
2008/977/GAI del Consiglio.

Art. 2.

Oggetto del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina la durata dei procedimenti
presso il Garante e individua le unità organizzative competenti ad
effettuare la relativa istruttoria.

Art. 3.

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento si applica ai procedimenti di
competenza del Garante, conseguenti a una iniziativa di parte o
avviati d´ufficio, e alle fasi procedimentali svolte presso il
Garante in procedimenti di competenza di altri soggetti pubblici,
indicati nelle allegate tabelle A e B che costituiscono parte
integrante del presente regolamento.
2. Nella tabella A è riportato il termine entro il quale ciascun
procedimento o fase procedimentale deve essere concluso per legge,
nonchè l´unità organizzativa competente e la fonte normativa di
riferimento; nella tabella B è individuato il termine non altrimenti
previsto dalla legge entro il quale ciascun procedimento deve essere
concluso, nonchè l´unità organizzativa competente e la fonte
normativa di riferimento.
3. In relazione ai procedimenti volti all´emanazione di
regolamenti, il termine e l´unità organizzativa competente sono
individuati nei singoli casi.
4. Se non è altrove diversamente previsto, per i procedimenti di
modifica di provvedimenti già adottati si applica lo stesso termine
indicato per il procedimento principale.
5. Eventuali altri procedimenti avviati e non indicati nella
tabella B si concludono nel termine stabilito da altra fonte
normativa o, in mancanza, in quello di novanta giorni a decorrere
dalla data di ricezione dell'istanza ai sensi dell´art. 2, comma 3,
della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni.

Art. 4.

Decorrenza del termine per i procedimenti di competenza del Garante

1. Per i procedimenti avviati d´ufficio e per quelli relativi
alle segnalazioni di cui all´art. 144 del Codice, il termine decorre
dalla data in cui il procedimento è avviato in conformità all'art.
12 del regolamento del Garante n. 1/2019.
2. Salvo diversa indicazione contenuta nelle tabelle allegate,
per ogni altro procedimento di competenza del Garante il termine
decorre dalla data di ricezione della domanda, richiesta,
comunicazione o del diverso atto di iniziativa, comunque denominato,
da parte del Dipartimento, servizio o altra unità organizzativa
competente ovvero dalla regolarizzazione di tali atti, e a tale fine
fa fede la data di protocollazione.

Art. 5.

Decorrenza del termine per le fasi procedimentali

1. Per le fasi procedimentali relative a procedimenti di
competenza di altri soggetti pubblici il termine decorre dal
ricevimento dell´atto di impulso proveniente dal soggetto pubblico
che procede.

Art. 6.

Sospensione del decorso dei termini

1. Il decorso dei termini è sospeso dal 1° al 31 agosto di
ciascun anno e riprende a decorrere dalla fine del periodo di
sospensione, salvo i casi di urgenza ovvero di sussistenza di un
pregiudizio imminente e irreparabile. Se il decorso ha inizio durante
tale periodo, l´inizio stesso è differito alla fine del periodo
medesimo.
2. Nel caso in cui per la trattazione dell'affare sia necessario
lo svolgimento di attività ispettive, il decorso dei termini è
sospeso sino alla conclusione delle medesime.
3. Il decorso dei termini è sospeso in relazione al tempo
necessario per la presentazione degli scritti difensivi nonchè fino
al giorno dell'audizione eventualmente richiesta ai sensi dell'art.
13 del regolamento del Garante n. 1/2019.

Art. 7.

Attività istruttoria

1. Salvo quanto previsto da specifiche norme di legge o di
regolamento, se l'istante è invitato dall'Autorità a fornire
informazioni, integrazioni o precisazioni o a esibire documenti, i
termini previsti nelle tabelle A e B per provvedere sulla richiesta,
istanza o diverso atto di iniziativa comunque denominato sono sospesi
e decorrono nuovamente dalla data di scadenza del termine fissato per
l´adempimento richiesto.

Art. 8.

Termine di conclusione per i procedimenti relativi a reclami

1. Fatte salve le ipotesi di sospensione dei termini, per i
procedimenti relativi ai reclami di cui all´art. 143 del Codice, il
termine di decisione del reclamo è di dodici mesi in presenza di
motivate esigenze istruttorie comunicate alle parti.
2. In ragione della maggiore complessità delle attività
istruttorie che ne contraddistinguono la trattazione, le esigenze di
cui al comma 1 del presente articolo ricorrono comunque quando:
a. sono effettuati accertamenti ispettivi ai sensi dell'art. 22
del regolamento del Garante n. 1/2019;
b. il procedimento riguarda trattamenti transfrontalieri;
c. è disposta la riunione o separazione dei procedimenti ai
sensi dell'art. 10, comma 4, del regolamento del Garante n. 1/2019;
d. sono necessari accertamenti tecnologici di particolare
complessità.

Art. 9.

Pareri obbligatori

1. Qualora debba essere interpellato obbligatoriamente un organo
in funzione consultiva e il parere richiesto non intervenga entro il
termine stabilito dalla legge o da regolamento o, se mancante,
dall´art. 16, commi 1 e 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, il
responsabile del procedimento amministrativo può procedere
indipendentemente dall´espressione del parere. Qualora ritenga di non
avvalersi di tale facoltà, il responsabile del procedimento
amministrativo cura la comunicazione alle parti interessate della
determinazione di attendere il parere per un ulteriore periodo di
tempo definito, che non è computato ai fini del termine finale del
procedimento e che non può essere superiore a quarantacinque giorni.
Decorso inutilmente tale ulteriore periodo, l´Autorità procede
indipendentemente dall´acquisizione del parere.
2. Nell´ipotesi di cui all´art. 16, comma 3, della legge 7 agosto
1990, n. 241 l´Autorità, decorso inutilmente l´ulteriore periodo di
cui al comma 1 del presente articolo, comunica all´organo
interpellato per il parere l´impossibilità di proseguire i propri
lavori, informandone le parti interessate.
3. Quando, per legge o regolamento, l´adozione di un
provvedimento deve essere preceduta dall´acquisizione di valutazioni
tecniche di organi o enti appositi e questi non vi provvedono e non
rappresentano esigenze istruttorie ai sensi e nei termini di cui
all´art. 17 della legge 7 agosto 1990, n. 241, il responsabile del
procedimento amministrativo cura la richiesta delle suddette
valutazioni tecniche agli altri organismi di cui al comma 1 del
medesimo art. 17 e informa le parti interessate in ordine
all'intervenuta richiesta. In tali casi, il tempo occorrente per
l´acquisizione delle valutazioni tecniche non è computato ai fini
del termine finale del procedimento.
4. Nell´ipotesi di cui al comma 2 dell´art. 17 della legge 7
agosto 1990, n. 241 si applica la disposizione di cui al comma 2 del
presente articolo.

Art. 10.

Pareri facoltativi

1. Quando, in conformità alla legge, risulta opportuno acquisire
un parere non obbligatorio del Consiglio di Stato o dell´Avvocatura
dello Stato, il responsabile del procedimento ne dà notizia alle
parti interessate, indicando sinteticamente i motivi in base ai quali
si è ritenuto di procedere all'acquisizione del parere medesimo. In
tal caso, il periodo di tempo occorrente per l´acquisizione del
parere, a decorrere dalla richiesta sino alla sua ricezione, non è
computato nel termine finale del procedimento, se il parere medesimo
è reso nel termine di cui all´art. 16 della legge 7 agosto 1990, n.
241. L´Autorità procede prescindendo dal parere, se questo non è
reso nei termini suddetti.
2. L´acquisizione in via facoltativa di pareri e di valutazioni
tecniche di organi, amministrazioni o enti, fuori dei casi di cui al
comma 1 del presente articolo, ha luogo rispettando il termine finale
del procedimento.

Art. 11.

Fasi procedimentali presso altri soggetti

1. Fuori dei casi di cui agli articoli 9 e 10, se nel corso del
procedimento talune attività istruttorie sono di competenza di altri
soggetti pubblici, ivi comprese altre autorità di controllo, anche
in base a quanto previsto al Capo VII del RGPD, il termine finale del
procedimento deve intendersi non comprensivo dei periodi di tempo
necessari per espletare le attività stesse.
2. Il decorso dei termini è altresì sospeso per il tempo in cui
i documenti necessari per la trattazione del procedimento sono
indisponibili per effetto di attività dell´autorità giudiziaria.

Art. 12.

Conclusione dei procedimenti

1. Nei casi di cui alla tabella A e B, i termini per la
conclusione dei procedimenti amministrativi o delle fasi
procedimentali si riferiscono alla data di adozione del
provvedimento.

Art. 13.

Disposizioni abrogate

1. A decorrere dalla data di entrata in vigore del presente
regolamento è abrogato il regolamento del Garante n. 2/2007.

Art. 14.

Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo a
quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.

Allegato 1


TABELLA A - RICOGNIZIONE DEI TERMINI PER I PROCEDIMENTI DIRETTAMENTE
PREVISTI PER LEGGE

Parte di provvedimento in formato grafico


TABELLA B - TERMINI NON DIRETTAMENTE PREVISTI DALLA LEGGE

Parte di provvedimento in formato grafico