Serie Generale n. 83 del 8-4-2019
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
BANCA D'ITALIA
BANCA D'ITALIA
PROVVEDIMENTO 26 marzo 2019
Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l'utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. (19A02324) (GU Serie Generale n.83 del 08-04-2019)

Con il presente provvedimento si emanano nuove disposizioni in
materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a
prevenire l'utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di
finanziamento del terrorismo.
Il provvedimento realizza l'allineamento alla normativa europea
sotto vari aspetti:
a) dà attuazione alle previsioni in materia di organizzazione,
procedure e controlli interni contenute nel decreto legislativo 21
novembre 2007, n. 231, come modificato dal decreto legislativo 25
maggio 2017, n. 90, di recepimento della cd. quarta direttiva
antiriciclaggio;
b) fornisce indicazioni sui requisiti, le procedure, i sistemi di
controllo e le funzioni del punto di contatto centrale, in armonia
con il Regolamento delegato della Commissione europea n. 1108/2018,
del 7 maggio 2018;
c) recepisce gli orientamenti congiunti delle Autorità di
vigilanza europee adottati il 22 settembre 2017 che definiscono, tra
l'altro, le misure che i prestatori di servizi di pagamento adottano
per individuare dati informativi mancanti o incompleti relativi
all'ordinante o al beneficiario.
Le disposizioni tengono conto dei commenti ricevuti durante la fase
di consultazione pubblica. Come già anticipato nella relazione
illustrativa al documento per la consultazione, non è stata condotta
un'analisi di impatto formalizzata, ai sensi dell'art. 3 del
Regolamento della Banca d'Italia del 24 marzo 2010 sull'adozione
degli atti normativi.
Le disposizioni sono pubblicate sul sito web della Banca d'Italia,
unitamente al presente provvedimento, al resoconto della
consultazione e alle osservazioni pervenute. Il provvedimento e le
disposizioni saranno altresì pubblicati nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana. Le disposizioni entreranno in vigore
decorsi quindici giorni dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.
I destinatari si adeguano alle disposizioni entro il 1° giugno
2019. Si applicano a partire dal 1° gennaio 2020:
l'obbligo per gli organi aziendali di definire e approvare una
policy motivata che indichi le scelte del destinatario in materia di
assetti organizzativi, procedure e controlli interni, adeguata
verifica e conservazione dei dati (cfr. Parte Seconda, Sezioni II e
III delle disposizioni);
l'obbligo, per le capogruppo, di istituire un base informativa
comune (cfr. Parte Quarta, Sezione I, delle disposizioni);
l'obbligo di condurre un esercizio di autovalutazione dei rischi
di riciclaggio (cfr. Parte Settima delle disposizioni): i destinatari
trasmettono alla Banca d'Italia i risultati dell'esercizio di
autovalutazione relativo al 2019 entro il 30 aprile 2020.

Roma, 26 marzo 2019

Il direttore generale: Rossi

Allegato

Parte di provvedimento in formato grafico

DISPOSIZIONI IN MATERIA DI ORGANIZZAZIONE, PROCEDURE E CONTROLLI
INTERNI VOLTI A PREVENIRE L'UTILIZZO
DEGLI INTERMEDIARI A FINI DI RICICLAGGIO E DI
FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO


DISPOSIZIONI PRELIMINARI

Fonti normative

La materia è disciplinata:
‒ dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato
dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 e, in particolare:
• dall'art. 7, comma 1, lettera a), che attribuisce alla Banca
d'Italia il potere di emanare disposizioni in materia di
organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica
della clientela;
• dall'art. 15, che attribuisce alla Banca d'Italia il compito
di:
(i) dettare criteri e metodologie per l'analisi e la
valutazione dei rischi di riciclaggio cui i soggetti obbligati sono
esposti nell'esercizio della loro attività (articolo 15, comma 1);
(ii) individuare le categorie di soggetti obbligati per i quali
non si applicano le disposizioni in materia di autovalutazione del
rischio di riciclaggio, in considerazione dell'irrilevanza del
rischio di riciclaggio dell'attività svolta ovvero dell'offerta di
prodotti e servizi che presentano caratteristiche di rischio
tipizzate (articolo 15, comma 3);
• dall'art. 16, comma 2, che attribuisce alla Banca d'Italia il
potere di individuare i requisiti dimensionali e organizzativi in
base ai quali i soggetti obbligati adottano specifici presidi,
controlli e procedure per la valutazione e gestione del rischio di
riciclaggio e per l'introduzione di una funzione antiriciclaggio;
• dall'art. 43 comma 4, che attribuisce alla Banca d'Italia il
potere di adottare disposizioni sui requisiti, le procedure, i
sistemi di controllo e le funzioni del punto di contatto centrale, in
coerenza con le previsioni del regolamento delegato (UE) n.
1108/2018;
‒ dal regolamento (UE) 2015/847, del Parlamento europeo e del
Consiglio, del 20 maggio 2015, riguardante i dati informativi che
accompagnano i trasferimenti di fondi;
‒ dal regolamento delegato (UE) 2018/1108 della Commissione europea
recante le norme tecniche di regolamentazione sui criteri per la
nomina dei punti di contatto centrali per gli emittenti di moneta
elettronica e i prestatori di servizi di pagamento e sulle relative
funzioni.
Vengono inoltre in rilievo:
‒ gli orientamenti delle Autorità di Vigilanza Europee, adottati
ai sensi dell'articolo 25 del Regolamento (UE) 2015/847, sulle misure
che i prestatori di servizi di pagamento adottano per individuare
dati informativi mancanti o incompleti relativi all'ordinante o al
beneficiario nonchè sulle procedure da porre in essere per gestire
un trasferimento di fondi non accompagnato dai dati informativi
richiesti.

Destinatari

Le presenti disposizioni si applicano a:
a) le banche;
b) le società di intermediazione mobiliare (SIM);
c) le società di gestione del risparmio (SGR);
d) le società di investimento a capitale variabile (SICAV);
e) le società di investimento a capitale fisso, mobiliare e
immobiliare (SICAF);
f) gli intermediari iscritti nell'albo previsto dall'articolo 106
TUB;
g) gli istituti di moneta elettronica;
h) gli istituti di pagamento;
i) le succursali insediate in Italia di intermediari bancari e
finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un
altro paese comunitario o in un paese terzo(1 ) ;
j) le banche, gli istituti di pagamento e gli istituti di moneta
elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un
altro Stato membro tenuti a designare un punto di contatto
centrale in Italia ai sensi dell'articolo 43, comma 3, del d.lgs.
21 novembre 2007, n. 231(2 ) ;
k) le società fiduciarie iscritte nell'albo previsto ai sensi
dell'articolo 106 TUB;
l) i confidi(3 ) ;
m) i soggetti eroganti micro-credito, ai sensi dell'articolo 111
TUB;
n) Poste Italiane S.p.a., per l'attività di bancoposta;
o) Cassa Depositi e Prestiti S.p.a.
Nelle operazioni di cartolarizzazione di crediti disciplinate
dalla legge 30 aprile 1999, n. 130, gli obblighi di cui alle
presenti disposizioni sono assolti dai soggetti di cui
all'articolo 2, comma 6, della medesima legge.

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(1 ) Le disposizioni di cui alla Parte Seconda e alla Parte Settima,
sezione VII, trovano applicazione con riferimento agli esponenti
delle succursali.

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(2 ) Le disposizioni di cui alla Parte Seconda non si applicano ai
destinatari di cui alla lettera j).

--------
(3 ) Il riferimento è da intendersi ai confidi previsti
dall'articolo 155 del T.U., nel testo precedente all'entrata in
vigore del Titolo III del d.lgs. 141/2010.


Definizioni

Ai fini delle presenti disposizioni si intendono per:
1) "agenti in attività finanziaria": gli agenti iscritti
nell'elenco previsto dall'art. 128-quater, commi 2 e 6, del TUB;
2) "Autorita'": le Autorità di cui al Titolo I, Capo II del d.lgs.
231/2007;
3) "controlli di linea": controlli effettuati dalle strutture
operative (ad es., controlli di tipo gerarchico, sistematici e a
campione), anche attraverso unità dedicate esclusivamente a compiti
di controllo che riportano ai responsabili delle strutture operative,
ovvero eseguiti nell'ambito del back office, incorporati nelle
procedure informatiche e diretti ad assicurare il corretto
svolgimento delle operazioni;
4) "decreto antiriciclaggio": il decreto legislativo 21 novembre
2007, n. 231, come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017,
n. 90, recante l'attuazione della direttiva (UE) 2015/849 relativa
alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di
riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento
del terrorismo;
5) "destinatari": i soggetti destinatari delle presenti
disposizioni indicati nel paragrafo "destinatari";
6) "direttiva antiriciclaggio": la direttiva (UE) 2015/849 del
Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 maggio 2015, come
modificata dalla direttiva (UE) 2018/843, relativa alla prevenzione
dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi
di attività criminose e di finanziamento del terrorismo;
7) "funzioni aziendali di controllo": la funzione antiriciclaggio,
la funzione di conformità alle norme (compliance), la funzione di
controllo dei rischi (risk management function) e la funzione di
revisione interna (internal audit);
8) "gruppo": il gruppo bancario di cui all'articolo 60 TUB e
disposizioni applicative, il gruppo finanziario di cui all'articolo
109 TUB e disposizioni applicative, il gruppo di cui all'articolo 11
TUF e disposizioni applicative nonchè, fuori da questi casi e se
destinatarie delle presenti disposizioni, le società controllate e
controllanti ai sensi dell'articolo 2359 del codice civile;
9) "paesi comunitari": paesi appartenenti allo Spazio economico
europeo;
10) "paesi terzi": paesi non appartenenti allo Spazio economico
europeo;
11) "personale": i dipendenti e coloro che comunque operano sulla
base di rapporti che ne determinano l'inserimento nell'organizzazione
aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato;
12) "rischio di riciclaggio": il rischio derivante dalla violazione
di previsioni di legge, regolamentari e di autoregolamentazione
funzionali alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario per
finalità di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o di
finanziamento dei programmi di sviluppo delle armi di distruzione di
massa, nonchè il rischio di coinvolgimento in episodi di riciclaggio
e di finanziamento del terrorismo o di finanziamento dei programmi di
sviluppo delle armi di distruzione di massa;
13) "soggetti convenzionati e agenti": gli operatori comunque
denominati, diversi dagli agenti in attività finanziaria, di cui i
prestatori di servizi di pagamento e gli istituti emittenti moneta
elettronica, ivi compresi quelli aventi sede legale e amministrazione
centrale in altro Stato membro, si avvalgono per l'esercizio della
propria attività sul territorio della Repubblica italiana;
14) "UIF": l'Unità di Informazione Finanziaria per l'Italia.

Comunicazioni alla Banca d'Italia

Le comunicazioni alla Banca d'Italia previste dalle presenti
disposizioni sono indirizzate al Servizio Tutela della Clientela e
Antiriciclaggio, Divisione Verifiche Antiriciclaggio e Usura.


PARTE PRIMA
PRINCIPI GENERALI

Sezione I. Principio di proporzionalità
Le presenti disposizioni stabiliscono i presidi in termini di
organizzazione, procedure e controlli interni che i destinatari
adottano per il contrasto al riciclaggio e al finanziamento del
terrorismo(4 ). Esse integrano e si applicano in modo unitario con
le previsioni in materia di assetto di governo, organizzazione e
controllo interno dettate da altre normative di settore.
I destinatari applicano le presenti disposizioni secondo il
principio di proporzionalità, in coerenza con la natura, la
dimensione, la complessità dell'attività svolta, la tipologia e
la gamma dei servizi prestati.(5 )

--------
(4 ) Tutti gli obblighi contenuti nel decreto antiriciclaggio sono
previsti sia per il contrasto al riciclaggio sia per la lotta al
finanziamento del terrorismo. Pertanto, nelle presenti disposizioni
ogni riferimento alla finalità antiriciclaggio o al rischio di
riciclaggio va sempre inteso come comprensivo anche della finalità
di lotta al finanziamento del terrorismo o del rischio di
finanziamento del terrorismo. I destinatari applicano i presidi di
cui alle presenti disposizioni anche in chiave di contrasto al
finanziamento dei programmi di sviluppo delle armi di distruzione di
massa.

--------
(5 ) Al fine di applicare le presenti disposizioni coerentemente con
il principio di proporzionalità, i destinatari considerano almeno:
il totale di bilancio, eventualmente consolidato; la presenza
geografica e il volume di attività in ciascuna area; la forma
giuridica adottata e l'eventuale appartenenza ad un gruppo; i tipi
di attività esercitate nonchè la loro natura e complessità; il
modello di business scelto e le strategie adottate; il tipo di
struttura organizzativa; la strategia complessiva predisposta per
l'efficace gestione dei rischi; gli assetti proprietari e le
modalità di finanziamento; la tipologia di clienti e la
complessità dei prodotti e dei contratti; le attività
esternalizzate e i canali di distribuzione utilizzati.


Sezione II. Approccio basato sul rischio
In applicazione dell'approccio basato sul rischio (cd. risk based
approach), i destinatari si dotano di un assetto organizzativo, di
procedure operative e di controllo, nonchè di sistemi informativi
idonei a garantire l'osservanza delle norme di legge e regolamentari
in materia antiriciclaggio, tenendo conto della natura, della
dimensione e della complessità dell'attività svolta nonchè della
tipologia e della gamma dei servizi prestati. A tal fine, i
destinatari:
a. definiscono una policy motivata che indichi le scelte che essi
in concreto intendono compiere sui vari profili rilevanti in materia
di assetti organizzativi, procedure e controlli interni (es. assetto
della funzione antiriciclaggio nei gruppi; eventuale attribuzione
della delega per il responsabile delle segnalazioni sospette), di
adeguata verifica (es. misure da adottare in concreto per l'adeguata
verifica rafforzata o semplificata) e di conservazione dei dati (cd.
policy antiriciclaggio);
b. svolgono una valutazione complessiva, periodicamente
aggiornata, della propria esposizione al rischio di riciclaggio (cd.
autovalutazione dell'esposizione al rischio di riciclaggio), secondo
quanto previsto dalla Parte Settima;
c. adottano le misure ritenute più idonee a prevenire il rischio
di riciclaggio, coerenti rispetto alla propria esposizione al rischio
di riciclaggio.

Sezione III. Presidi organizzativi minimi
Fermo l'obbligo di calibrare gli assetti organizzativi
antiriciclaggio secondo il principio di proporzionalità e di
approccio in base al rischio, i destinatari adottano almeno i
seguenti presidi organizzativi minimi:
a) attribuiscono a una funzione di controllo aziendale la
responsabilità di assicurare l'adeguatezza, la funzionalità e
l'affidabilità dei presidi antiriciclaggio, secondo quanto previsto
nella Parte Terza, Sezione I (funzione antiriciclaggio);
b) formalizzano l'attribuzione della responsabilità per la
segnalazione delle operazioni sospette secondo quanto previsto nella
Parte Terza, Sezione II (responsabile della segnalazione delle
operazioni sospette);
c) attribuiscono a una funzione di controllo aziendale il compito
di verificare in modo continuativo il grado di adeguatezza
dell'assetto organizzativo antiriciclaggio e la sua conformità
rispetto alla disciplina, secondo quanto previsto nella Parte Terza,
Sezione III (funzione di revisione interna).
I confidi possono, in ogni caso, attribuire i compiti di cui alle
lettere a) e c) a un amministratore, purchè sia destinatario di
specifiche deleghe in materia di controlli e non sia destinatario di
altre deleghe che ne pregiudichino l'autonomia, salvo il caso di
amministratore unico.


PARTE SECONDA
GLI ASSETTI ORGANIZZATIVI A SALVAGUARDIA DEI RISCHI DI RICICLAGGIO

Sezione I. Principi generali
I destinatari si dotano di un sistema organizzativo e di controllo
nonchè di strategie, regole, risorse, procedure e funzioni
chiaramente individuate e adeguatamente specializzate idonee ad
assicurare l'efficace prevenzione del rischio di riciclaggio.
In particolare, essi assicurano:
- l'adozione di adeguate strategie, politiche, procedure e
processi di identificazione, misurazione, valutazione e monitoraggio
del rischio di riciclaggio, nonchè di misure idonee a prevenire il
rischio cui sono esposti;
- la chiara definizione, ai diversi livelli, di ruoli, compiti e
responsabilità, nonchè la predisposizione di procedure per
garantire l'osservanza degli obblighi di adeguata verifica della
clientela, segnalazione delle operazioni sospette, conservazione
della documentazione e delle evidenze dei rapporti e delle
operazioni;
- l'istituzione di una funzione antiriciclaggio incaricata di
sovrintendere all'attività di prevenzione e gestione dei rischi di
riciclaggio;
- un'architettura delle funzioni di controllo coordinata nelle
sue componenti, anche attraverso idonei flussi informativi, e al
contempo coerente con l'articolazione della struttura, la
complessità, la dimensione aziendale, la tipologia dei servizi e
prodotti offerti nonchè con l'entità del rischio associabile alle
caratteristiche della clientela;
- un'attività di controllo sul rispetto da parte del personale
delle procedure interne e di tutti gli obblighi normativi, con
particolare riguardo all'analisi continuativa dell'operatività della
clientela, agli obblighi di comunicazione e segnalazione e alla
tutela della riservatezza in materia di segnalazione.
Il sistema dei controlli interni è in grado di intercettare
prontamente carenze procedurali e dei comportamenti, suscettibili di
determinare violazioni della normativa.
Per mitigare il rischio di riciclaggio è fondamentale il
coinvolgimento degli organi aziendali e il corretto adempimento degli
obblighi che su questi ricadono. In particolare gli organi aziendali,
ciascuno secondo le proprie competenze e responsabilità, sono tenuti
a: definire politiche aziendali coerenti con i principi e le regole
antiriciclaggio; adottare linee di policy idonee a preservare
l'integrità aziendale; porre in atto misure organizzative e
operative idonee a evitare il rischio di riciclaggio; svolgere
controlli sul rispetto della normativa e sull'adeguato presidio dei
rischi. L'articolazione dei compiti e delle responsabilità degli
organi aziendali è chiaramente definita.
Le presenti disposizioni, nel disciplinare gli assetti
organizzativi necessari a prevenire e mitigare i rischi di
coinvolgimento in fatti di riciclaggio, non fanno riferimento a
organi aziendali nominativamente individuati, ma richiamano le
funzioni di "supervisione strategica", "gestione" e "controllo" in
concreto assegnate agli organi aziendali o a loro componenti in
coerenza con la normativa civilistica e di vigilanza.(6 )

--------
(6 ) Se la regolamentazione applicabile non prevede una distinzione
tra la funzione di supervisione strategica e la funzione di
gestione, si fa riferimento all'organo di amministrazione.


Sezione II. Organo con funzione di supervisione strategica
L'organo con funzione di supervisione strategica approva e
riesamina periodicamente gli indirizzi strategici e le politiche di
governo dei rischi connessi con il riciclaggio; in aderenza
all'approccio basato sul rischio, le politiche sono adeguate
all'entità e alla tipologia dei rischi cui è concretamente esposta
l'attività del destinatario, come rappresentati nel documento di
autovalutazione dei rischi.
In particolare, l'organo con funzione di supervisione strategica:
- approva una policy che illustra e motiva le scelte che il
destinatario compie sui vari profili rilevanti in materia di assetti
organizzativi, procedure e controlli interni, adeguata verifica e
conservazione dei dati, in coerenza con il principio di
proporzionalità e con l'effettiva esposizione al rischio di
riciclaggio (cd. policy antiriciclaggio);
- approva l'istituzione della funzione antiriciclaggio
individuandone compiti e responsabilità nonchè modalità di
coordinamento e di collaborazione con le altre funzioni aziendali di
controllo;
- approva le linee di indirizzo di un sistema di controlli
interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e
alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l'efficacia
nel tempo;
- approva i principi per la gestione dei rapporti con la
clientela classificata ad "alto rischio";
- nomina e revoca il responsabile delle segnalazioni di
operazioni sospette e il responsabile antiriciclaggio, sentito
l'organo con funzioni di controllo;
- assicura che i compiti e le responsabilità in materia
antiriciclaggio siano allocati in modo chiaro e appropriato,
garantendo che le funzioni operative e quelle di controllo siano
distinte e fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente
adeguate;
- assicura che sia approntato un sistema di flussi informativi
adeguato, completo e tempestivo verso gli organi aziendali e tra le
funzioni di controllo;
- assicura la tutela della riservatezza nell'ambito della
procedura di segnalazione di operazioni sospette;
- con cadenza almeno annuale, esamina le relazioni relative
all'attività svolta dal responsabile antiriciclaggio e ai controlli
eseguiti dalle funzioni competenti, nonchè il documento sui
risultati dell'autovalutazione dei rischi di riciclaggio;
- assicura che le carenze e le anomalie riscontrate in esito ai
controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua
conoscenza e promuove l'adozione di idonee misure correttive, delle
quali valuta l'efficacia;
- valuta i rischi conseguenti all'operatività con paesi terzi
associati a più elevati rischi di riciclaggio, individuando i
presidi per attenuarli, di cui monitora l'efficacia.

Sezione III. Organo con funzione di gestione
L'organo con funzione di gestione cura l'attuazione degli indirizzi
strategici e delle politiche di governo del rischio di riciclaggio
approvati dall'organo con funzione di supervisione strategica ed è
responsabile per l'adozione di tutti gli interventi necessari ad
assicurare l'efficacia dell'organizzazione e del sistema dei
controlli antiriciclaggio. Nella predisposizione delle procedure
operative tiene conto delle indicazioni e delle linee guida emanate
dalle autorità competenti e dagli organismi internazionali.
L'organo con funzione di gestione definisce e cura l'attuazione di
un sistema di controlli interni funzionale alla pronta rilevazione e
alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l'efficacia
nel tempo, in coerenza con gli esiti dell'esercizio di
autovalutazione dei rischi; assicura che le procedure operative e i
sistemi informativi consentano il corretto adempimento degli obblighi
di adeguata verifica della clientela e di conservazione dei documenti
e delle informazioni.
In materia di segnalazione di operazioni sospette, l'organo con
funzione di gestione definisce e cura l'attuazione di una procedura
adeguata alle specificità dell'attività, alle dimensioni e alle
complessità del destinatario, secondo il principio di
proporzionalità e l'approccio basato sul rischio. La procedura è in
grado di garantire certezza di riferimento, omogeneità nei
comportamenti, applicazione generalizzata all'intera struttura, il
pieno utilizzo delle informazioni rilevanti e la ricostruibilità
dell'iter valutativo. Il medesimo organo adotta, inoltre, misure
volte ad assicurare il rispetto dei requisiti di riservatezza della
procedura di segnalazione nonchè strumenti, anche informatici, per
la rilevazione delle operazioni anomale.
L'organo con funzione di gestione definisce e cura l'attuazione
delle iniziative e delle procedure necessarie per assicurare il
tempestivo assolvimento degli obblighi di comunicazione alle
Autorità previsti dalla normativa antiriciclaggio.
Inoltre, l'organo con funzione di gestione:
- definisce la policy antiriciclaggio sottoposta all'approvazione
dell'organo con funzione di supervisione strategica e ne cura
l'attuazione;
- definisce e cura l'attuazione di procedure informative volte ad
assicurare la conoscenza dei fattori di rischio a tutte le strutture
aziendali coinvolte e agli organi incaricati di funzioni di
controllo;
- definisce e cura l'attuazione delle procedure di gestione dei
rapporti con la clientela classificata ad "alto rischio", in coerenza
con i principi fissati dall'organo di supervisione strategica;
- stabilisce i programmi di addestramento e formazione del
personale sugli obblighi previsti dalla disciplina antiriciclaggio;
l'attività di formazione deve rivestire carattere di continuità e
sistematicità e tenere conto dell'evoluzione della normativa e delle
procedure predisposte dal destinatario;
- stabilisce gli strumenti idonei a consentire la verifica
dell'attività svolta dal personale in modo da rilevare eventuali
anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella
qualità delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle
strutture aziendali nonchè nei rapporti del personale con la
clientela;
- assicura, nei casi di operatività a distanza (es., effettuata
attraverso canali digitali), l'adozione di specifiche procedure
informatiche per il rispetto della normativa antiriciclaggio, con
particolare riferimento all'individuazione automatica di operazioni
anomale.

Sezione IV. Organo con funzione di controllo
L'organo con funzione di controllo vigila sull'osservanza della
normativa e sulla completezza, funzionalità e adeguatezza dei
sistemi di controllo antiriciclaggio. Nell'esercizio delle proprie
attribuzioni, si avvale delle strutture interne per lo svolgimento
delle verifiche e degli accertamenti necessari e utilizza flussi
informativi provenienti dagli altri organi aziendali, dal
responsabile antiriciclaggio e, ove presenti, dalle altre funzioni di
controllo interno.
In tale ambito, l'organo con funzione di controllo:
- valuta l'idoneità delle procedure per l'adeguata verifica
della clientela, la conservazione delle informazioni e la
segnalazione delle operazioni sospette;
- analizza i motivi delle carenze, anomalie e irregolarità
riscontrate e promuove l'adozione delle opportune misure correttive.
L'organo con funzione di controllo è sentito nelle procedure di
nomina del responsabile della funzione antiriciclaggio e del
responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette e nella
definizione degli elementi dell'architettura complessiva del sistema
di gestione e controllo del rischio di riciclaggio.
Ai sensi dell'art. 46 del decreto antiriciclaggio, i componenti
dell'organo con funzione di controllo comunicano senza ritardo alla
Banca d'Italia tutti i fatti di cui vengano a conoscenza
nell'esercizio delle proprie funzioni che possano integrare
violazioni gravi o ripetute o sistematiche o plurime delle
disposizioni di legge applicabili e delle relative disposizioni
attuative.


PARTE TERZA
L'ASSETTO DEI PRESIDI ANTIRICICLAGGIO

Premessa

Un efficace assetto organizzativo antiriciclaggio si basa su un
ampio coinvolgimento di tutte le strutture operative e delle funzioni
aziendali e sulla chiara definizione dei compiti e responsabilità
delle stesse.
Fondamentale è il ruolo dei controlli di linea, che si avvalgono
di adeguati presidi e sistemi informativi, e del responsabile
antiriciclaggio, la cui attività da esercitarsi trasversalmente su
tutta l'operatività svolta dal destinatario, riguarda sia la
verifica della funzionalità di procedure, strutture e sistemi, sia
il supporto e la consulenza sulle scelte gestionali.

Sezione I. La funzione antiriciclaggio

1.1. Inquadramento organizzativo
I destinatari istituiscono una funzione deputata a prevenire e
contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio (funzione
antiriciclaggio). Essi organizzano la funzione in coerenza con il
principio di proporzionalità; in ogni caso, la funzione
antiriciclaggio è indipendente e dotata di risorse qualitativamente
e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, attivabili anche
in autonomia.
La funzione antiriciclaggio riferisce direttamente agli organi con
funzioni di supervisione strategica, gestione e controllo e ha
accesso a tutte le attività del destinatario nonchè a qualsiasi
informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti.
I diversi compiti in cui si articola l'attività della funzione
antiriciclaggio possono essere affidati a strutture organizzative
distinte, presenti nell'ambito del destinatario, purchè la gestione
complessiva del rischio di riciclaggio sia ricondotta ad unità
mediante la nomina di un responsabile con compiti di indirizzo,
coordinamento e supervisione.
La funzione può essere attribuita alle strutture che svolgono le
funzioni di controllo di conformità o di risk management solo ad
esito di una valutazione dell'idoneità di tale scelta rispetto
all'entità e alla tipologia dei rischi di riciclaggio che la
funzione è chiamata in concreto a gestire. La funzione
antiriciclaggio non può essere assegnata alla funzione di revisione
interna.
Indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il
personale che svolge compiti riconducibili alla funzione
antiriciclaggio è adeguato per numero, competenze
tecnico-professionali e aggiornamento, anche attraverso programmi di
formazione nel continuo.

1.2. Compiti
La funzione antiriciclaggio verifica nel continuo che le procedure
aziendali siano coerenti con l'obiettivo di prevenire e contrastare
la violazione di norme antiriciclaggio. A tal fine, la funzione
provvede a:
- identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto
sui processi e le procedure interne;
- collaborare alla definizione del sistema dei controlli interni
e delle procedure finalizzati alla prevenzione e al contrasto dei
rischi di riciclaggio;
- verificare nel continuo l'adeguatezza del processo di gestione
dei rischi di riciclaggio e l'idoneità del sistema dei controlli
interni e delle procedure e proporre le modifiche organizzative e
procedurali volte ad assicurare un adeguato presidio dei rischi di
riciclaggio;
- condurre, in raccordo con il responsabile delle SOS, verifiche
sulla funzionalità del processo di segnalazione e sulla congruità
delle valutazioni effettuate dal primo livello sull'operatività
della clientela;
- collaborare alla definizione delle politiche di governo del
rischio di riciclaggio e delle varie fasi in cui si articola il
processo di gestione di tale rischio;
- condurre, in raccordo con le altre funzioni aziendali
interessate, l'esercizio annuale di autovalutazione dei rischi di
riciclaggio a cui è esposto il destinatario;
- prestare supporto e assistenza agli organi aziendali e all'alta
direzione;
- valutare in via preventiva il rischio di riciclaggio connesso
all'offerta di prodotti e servizi nuovi;
- verificare l'affidabilità del sistema informativo per
l'adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela,
conservazione dei dati e segnalazione delle operazioni sospette;
- trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti
l'operatività complessiva del destinatario;
- trasmettere alla UIF, sulla base delle istruzioni dalla stessa
emanate, le comunicazioni oggettive concernenti operazioni a rischio
di riciclaggio;
- curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti
in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di
formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base
continuativa del personale;
- informare tempestivamente gli organi aziendali di violazioni o
carenze rilevanti riscontrate nell'esercizio dei relativi compiti;
- predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e
all'alta direzione.
I destinatari possono assegnare alla funzione antiriciclaggio il
compito di svolgere le attività di rafforzata verifica della
clientela nei soli casi in cui - per circostanze oggettive,
ambientali o soggettive - è particolarmente elevato il rischio di
riciclaggio. Se tale compito è attribuito alle strutture operative,
il responsabile antiriciclaggio verifica l'adeguatezza del processo
di rafforzata verifica condotto dalle strutture di linea e i suoi
esiti.
La funzione antiriciclaggio redige e trasmette all'organo con
funzione di gestione e a quello con funzione di supervisione
strategica un documento che definisce dettagliatamente
responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del
rischio di riciclaggio (cd. manuale antiriciclaggio). Il documento -
costantemente aggiornato - è disponibile e facilmente accessibile a
tutto il personale.
La funzione antiriciclaggio pone particolare attenzione:
all'adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di
obblighi di adeguata verifica della clientela e di conservazione
nonchè dei sistemi di individuazione, valutazione e segnalazione
delle operazioni sospette; all'efficace rilevazione delle altre
situazioni oggetto di obbligo di comunicazione nonchè
all'appropriata conservazione della documentazione e delle evidenze
richieste dalla normativa.
La funzione può effettuare, in raccordo con la funzione di
revisione interna, controlli in loco su base campionaria per
verificare l'efficacia e la funzionalità delle stesse e individuare
eventuali aree di criticità.
Almeno una volta l'anno, la funzione presenta agli organi con
funzione di supervisione strategica, gestione e controllo una
relazione sulle iniziative adottate, sulle disfunzioni accertate e
sulle relative azioni correttive da intraprendere nonchè
sull'attività formativa del personale. Nella relazione confluiscono
anche i risultati dell'esercizio di autovalutazione condotto ai sensi
della Parte Settima.
La funzione collabora con le Autorità di cui al Titolo I, Capo II
del decreto antiriciclaggio.

1.3. Il responsabile della funzione
Il responsabile della funzione antiriciclaggio (responsabile
antiriciclaggio) è una persona fisica in possesso di adeguati
requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità.
Il responsabile antiriciclaggio rientra nel novero dei responsabili
di funzioni aziendali di controllo. La nomina e la revoca,
adeguatamente motivate, sono di competenza dell'organo di
supervisione strategica, sentito l'organo con funzioni di controllo.
Se coerente con il principio di proporzionalità, la responsabilità
della funzione può essere attribuita al responsabile della funzione
di controllo di conformità o al risk manager.
Il responsabile antiriciclaggio riferisce direttamente agli organi
aziendali, senza restrizioni o intermediazioni.
Il responsabile antiriciclaggio è collocato in posizione
gerarchico-funzionale adeguata e non può avere responsabilità
dirette di aree operative nè essere gerarchicamente dipendente da
soggetti responsabili di queste aree. Qualora giustificato dalle
ridotte dimensioni del destinatario, la responsabilità della
funzione può essere attribuita ad un amministratore titolare di
specifiche deleghe in materia di controlli, purchè privo di altre
deleghe che ne pregiudichino l'autonomia, salvo il caso
dell'amministratore unico.
Il personale chiamato a collaborare nella funzione antiriciclaggio,
anche se inserito in aree operative, riferisce direttamente al
responsabile della funzione per le questioni attinenti ai relativi
compiti.
In considerazione della rilevanza dei compiti attribuiti alla
funzione antiriciclaggio, i destinatari possono definire nella
normativa interna ulteriori presidi a tutela della stabilità e
dell'indipendenza del responsabile.

1.4. Esternalizzazione
Lo svolgimento dei controlli attribuiti alla funzione
antiriciclaggio può essere affidato a soggetti esterni dotati di
idonei requisiti in termini di professionalità, autorevolezza e
indipendenza. La responsabilità per la corretta gestione dei rischi
di riciclaggio resta, in ogni caso, in capo ai destinatari, i quali
sono tenuti a presidiare i rischi derivanti dalle scelte effettuate e
mantenere le competenze tecniche e gestionali necessarie per
monitorare nel continuo le attività affidate a soggetti esterni.
In caso di esternalizzazione, i destinatari nominano un
responsabile interno alla funzione antiriciclaggio con il compito di
verificare il corretto svolgimento del servizio da parte del
fornitore e adottano le cautele organizzative necessarie a garantire
il mantenimento dei poteri di indirizzo e controllo da parte degli
organi aziendali.
La decisione di ricorrere all'esternalizzazione non deve
pregiudicare la qualità del sistema dei controlli. I destinatari
formalizzano un accordo di esternalizzazione con il fornitore che
definisca almeno:
- i rispettivi diritti e obblighi; i livelli di servizio attesi,
espressi in termini oggettivi e misurabili, nonchè le informazioni
necessarie per la verifica del loro rispetto; gli eventuali conflitti
di interesse e le opportune cautele per prevenirli o, se non
possibile, attenuarli; la durata dell'accordo e le modalità di
rinnovo nonchè gli impegni reciproci connessi con l'interruzione del
rapporto;
- la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del
responsabile interno e degli organi aziendali e delle funzioni di
controllo, fermo restando l'obbligo di corrispondere tempestivamente
a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza;
- gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite
nell'esercizio della funzione;
- la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al
verificarsi di modifiche normative o nell'operatività e
nell'organizzazione del destinatario;
- la possibilità per il destinatario, le Autorità di Vigilanza
e la UIF di accedere alle informazioni utili e ai locali in cui opera
il fornitore di servizi per l'attività di monitoraggio, supervisione
e controllo.
Ferme restando le specifiche previsioni sull'esternalizzazione
nell'ambito dei gruppi, non è coerente con il principio di
proporzionalità l'esternalizzazione dei compiti attribuiti alla
funzione antiriciclaggio da parte dei destinatari che presentano
significative dimensioni e complessità operativa.
La funzione antiriciclaggio è parte integrante delle funzioni
aziendali di controllo. Pertanto, i destinatari applicano le presenti
disposizioni congiuntamente a quelle della Banca d'Italia in materia
di esternalizzazione o delega delle funzioni aziendali di controllo a
cui essi sono soggetti.

1.5. Rapporti con altre funzioni aziendali
La funzione antiriciclaggio collabora con le altre funzioni
aziendali (es. funzione di controllo di conformità, la revisione
interna, area legale, organizzazione, gestione dei rischi, risorse
umane, sistemi informativi) per sviluppare le proprie metodologie di
gestione del rischio in modo coerente con le strategie e
l'operatività aziendale, e realizzare processi conformi alla
normativa.
L'adeguatezza e l'efficacia della funzione antiriciclaggio sono
sottoposte a verifica periodica da parte della revisione interna.

1.6. Comunicazioni
I destinatari trasmettono alla Banca d'Italia:
a. entro 20 giorni dalla relativa delibera, la decisione di nomina
o di revoca del responsabile della funzione antiriciclaggio(7 );
b. entro il 30 aprile di ciascun anno, la relazione della funzione
antiriciclaggio, che include l'esercizio di autovalutazione dei
rischi.

--------
(7 ) I destinatari assolvono agli obblighi di comunicazione
attraverso la procedura segnalazione organi sociali (cd. OR.SO.)
disciplinata dalla Comunicazione della Banca d'Italia del 7 giugno
2011, quando applicabile.


Sezione II. Il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette
Ai sensi dell'articolo 36 del decreto antiriciclaggio, il
responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette (SOS) è il
legale rappresentante del destinatario ovvero un delegato del
destinatario; la delega può essere conferita anche al responsabile
della funzione antiriciclaggio. Il conferimento della delega è
deliberato dall'organo con funzione di supervisione strategica,
sentito l'organo con funzione di controllo. Nel caso di succursale,
il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette è il
legale rappresentante della stessa, salva la possibilità di delega a
un membro del personale della succursale. Se i destinatari sono
tenuti all'istituzione di un punto di contatto centrale, il
responsabile delle SOS coincide in ogni caso con il responsabile del
punto di contatto centrale (articolo 36 del decreto antiriciclaggio).
I destinatari assicurano che il responsabile delle SOS sia in
possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e
professionalità e svolga la propria attività con autonomia di
giudizio e nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dal
decreto antiriciclaggio, anche nei confronti degli esponenti e delle
altre funzioni aziendali.
Il ruolo del responsabile delle SOS è adeguatamente formalizzato e
reso noto all'interno della struttura e presso la rete distributiva.
La nomina e la revoca del medesimo responsabile sono comunicate
tempestivamente alla UIF con le modalità dalla stessa indicate.
Il responsabile delle SOS non ha responsabilità dirette in aree
operative nè è gerarchicamente dipendente da soggetti appartenenti
a queste aree. La delega non può essere conferita al responsabile
della funzione di revisione interna nè a soggetti esterni al
destinatario, salvo quanto previsto per i gruppi (cfr. Parte Quarta,
Sezione II). Presso i destinatari di rilevanti dimensioni la delega
può essere attribuita a più di un soggetto, con individuazione di
criteri che assicurino il coordinamento e la condivisione delle
informazioni tra i delegati.
In base alle procedure organizzative interne, compete al
responsabile delle SOS:
a) valutare, alla luce di tutti gli elementi disponibili, le
operazioni sospette comunicate dal responsabile della dipendenza o di
altro punto operativo o unità organizzativa o struttura competente
alla gestione concreta dei rapporti con la clientela (cd. primo
livello);
b) valutare, alla luce di tutti gli elementi disponibili, le
operazioni sospette di cui sia altrimenti venuto a conoscenza
nell'ambito della propria attività;
c) trasmettere alla UIF le segnalazioni ritenute fondate, omettendo
l'indicazione dei nominativi dei soggetti coinvolti nella procedura
di segnalazione dell'operazione;
d) mantenere evidenza delle valutazioni effettuate nell'ambito
della procedura, anche in caso di mancato invio della segnalazione
alla UIF.
Il responsabile delle segnalazioni: acquisisce ogni informazione
utile dalla struttura che svolge il primo livello di analisi delle
operazioni anomale e dal responsabile antiriciclaggio, ove i due
soggetti non coincidano; ha libero accesso ai flussi informativi
diretti agli organi e alle strutture aziendali significativi per la
prevenzione e il contrasto del riciclaggio (es., richieste pervenute
dall'autorità giudiziaria o dagli organi investigativi); utilizza
nelle valutazioni anche eventuali elementi desumibili da fonti
informative liberamente accessibili. Il responsabile delle SOS è
tenuto a conoscere e applicare con rigore ed efficacia istruzioni,
schemi e indicatori emanati dalla UIF; svolge un ruolo di
interlocuzione con la UIF e corrisponde tempestivamente alle
eventuali richieste di approfondimento provenienti dalla stessa.
Il responsabile delle SOS comunica, con modalità organizzative
idonee ad assicurare il rispetto degli obblighi di riservatezza
previsti dal decreto antiriciclaggio, l'esito della propria
valutazione al soggetto responsabile di primo livello che ha dato
origine alla segnalazione.
Nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dal decreto
antiriciclaggio sull'identità dei soggetti che prendono parte alla
procedura di segnalazione delle operazioni, il responsabile delle SOS
fornisce ‒ anche attraverso l'utilizzo di idonee basi informative ‒
informazioni sui nominativi dei clienti oggetto di segnalazione di
operazioni sospette ai responsabili delle strutture competenti per
l'attribuzione o l'aggiornamento del profilo di rischio dei clienti
stessi.

Sezione III. La funzione di revisione interna
La funzione di revisione interna verifica in modo continuativo il
grado di adeguatezza dell'assetto organizzativo aziendale e la sua
conformità rispetto alla disciplina di riferimento e vigila sulla
funzionalità del complessivo sistema dei controlli interni.
La funzione attraverso controlli sistematici, anche di tipo
ispettivo, verifica tra l'altro:
- il costante rispetto dell'obbligo di adeguata verifica, sia
nella fase di instaurazione del rapporto sia nello svilupparsi nel
tempo della relazione;
- l'effettiva acquisizione e l'ordinata conservazione dei dati e
dei documenti, secondo quanto previsto dalla normativa;
- l'effettivo grado di coinvolgimento del personale nonchè dei
responsabili delle strutture centrali e periferiche, nell'attuazione
degli obblighi di comunicazione e segnalazione.
Gli interventi, a distanza e ispettivi, sono oggetto di
pianificazione per consentire che tutte le strutture operative
periferiche e centrali siano sottoposte a verifica in un congruo arco
di tempo e che le iniziative siano più frequenti nei confronti delle
strutture maggiormente esposte ai rischi di riciclaggio nonchè con
riferimento ai rapporti con profilo di rischio alto.
La funzione di revisione interna svolge interventi di follow-up per
assicurarsi dell'avvenuta adozione degli interventi correttivi delle
carenze e irregolarità riscontrate e della loro idoneità a evitare
analoghe situazioni.
La funzione di revisione interna riporta, almeno annualmente, agli
organi aziendali informazioni sull'attività svolta e sui suoi esiti,
fermo restando il rispetto degli obblighi di riservatezza previsti
dal decreto antiriciclaggio.
Se giustificato in base al principio di proporzionalità, la
responsabilità della funzione può essere attribuita a un
amministratore, purchè sia destinatario di specifiche deleghe in
materia di controlli e non sia destinatario di altre deleghe che ne
pregiudichino l'autonomia, salvo il caso dell'amministratore unico.

Sezione IV. Presidi in materia di rete distributiva e mediatori
Per i servizi offerti attraverso reti di agenti in attività
finanziaria, consulenti finanziari, soggetti convenzionati e
agenti(8 ) o altri soggetti legati al destinatario da vincoli
contrattuali (nel prosieguo "rete distributiva"), il destinatario
adotta le precauzioni necessarie ad assicurare il rispetto delle
disposizioni in materia di contrasto al riciclaggio da parte della
rete distributiva.
A tal fine, il destinatario:
- indica, nell'ambito dei contratti di collaborazione stipulati
con gli addetti alla rete distributiva, le regole di condotta a
fini antiriciclaggio che essi devono seguire nello svolgimento
dell'attività per conto del destinatario;
- fornisce agli addetti alla rete distributiva gli strumenti
operativi e le procedure, anche informatiche, che li assistano
nell'esecuzione delle operazioni e dei relativi adempimenti a fini
antiriciclaggio;
- appronta programmi di formazione specifici e periodici a
favore della rete distributiva, affinchè gli addetti abbiano una
conoscenza adeguata della normativa e delle connesse
responsabilità e siano in grado di utilizzare consapevolmente
strumenti e procedure di ausilio nell'esecuzione degli adempimenti;
- monitora costantemente il rispetto da parte della rete
distributiva delle regole di condotta antiriciclaggio stabilite
dalla normativa e in sede contrattuale;
- effettua verifiche periodiche presso i punti operativi degli
addetti alla rete distributiva.
Quando è richiesta una verifica rafforzata della clientela in
ragione del più elevato rischio di riciclaggio, il destinatario
interviene a supporto della rete distributiva nell'adempimento
degli obblighi previsti dall'articolo 25 del decreto
antiriciclaggio.
Nel caso di intervento di un mediatore creditizio, il destinatario
può avvalersi dei dati e delle informazioni già raccolti dal
mediatore, verificando la correttezza degli adempimenti compiuti
per l'identificazione della clientela e controllando che il flusso
informativo sia tempestivamente trasmesso ai fini degli obblighi di
conservazione. Il destinatario interrompe ogni rapporto con il
mediatore se ha accertato gravi inadempimenti da parte di questo
nell'esecuzione degli obblighi antiriciclaggio.
Le eventuali convenzioni stipulate tra il destinatario e i
mediatori indicano le regole di condotta antiriciclaggio cui questi
devono attenersi nell'esercizio della propria attività; inoltre,
prevedono che i mediatori partecipino periodicamente ad adeguate
iniziative di formazione ed aggiornamento.

--------
(8 ) I prestatori di servizi di pagamento e gli istituti di moneta
elettronica italiani e i prestatori di servizi di pagamento o
istituti di moneta elettronica comunitari stabiliti sul territorio
della Repubblica sono tenuti a rispettare anche le specifiche
previsioni del Capo V del decreto antiriciclaggio in relazione
all'attività svolta attraverso uno o più "soggetti convenzionati e
agenti".


Sezione V. La formazione del personale
Un'efficace applicazione della normativa antiriciclaggio presuppone
la piena consapevolezza delle sue finalità, dei relativi principi,
degli obblighi e delle responsabilità aziendali.
I destinatari realizzano programmi di addestramento e di formazione
del personale sugli obblighi previsti dalla normativa
antiriciclaggio.
L'addestramento e la formazione assicurano una specifica
preparazione del personale a più diretto contatto con la clientela e
di quello addetto alla funzione antiriciclaggio. A questi membri del
personale è richiesto un continuo aggiornamento sull'evoluzione dei
rischi di riciclaggio e sugli schemi tipici delle operazioni
finanziarie criminali.
L'attività di addestramento e formazione del personale è svolta
con continuità e sistematicità, nell'ambito di programmi organici;
annualmente è sottoposta all'approvazione dell'organo con funzione
di gestione una relazione in ordine all'attività di addestramento e
formazione in materia di normativa antiriciclaggio.

PARTE QUARTA
DISPOSIZIONI APPLICABILI AI GRUPPI

Sezione I. Disposizioni generali
Nei gruppi gli indirizzi strategici in materia di gestione del
rischio di riciclaggio e controlli antiriciclaggio sono adottati
dagli organi aziendali della capogruppo.
La capogruppo assicura che gli organi aziendali delle altre
società appartenenti al gruppo attuino nella propria realtà
aziendale le strategie e le politiche di gruppo. I gruppi, in
particolare, sviluppano un approccio globale al rischio di
riciclaggio. A tal fine, la capogruppo definisce e approva:
a) una metodologia di gruppo per la valutazione dei rischi di
riciclaggio conforme a quella indicata nella Parte Settima;
b) procedure formalizzate di coordinamento e condivisione delle
informazioni rilevanti fra le società appartenenti al gruppo;
c) standard generali in materia di adeguata verifica della
clientela, conservazione dei dati e individuazione e segnalazione
delle operazioni sospette.
La capogruppo istituisce una base informativa comune che consenta a
tutte le società appartenenti al gruppo di valutare in modo omogeneo
la clientela.
La capogruppo individua le soluzioni organizzative idonee per
assicurare il rispetto delle disposizioni applicabili in relazione ai
diversi ambiti di operatività e, nel contempo, assicura che la
gestione dei rischi tenga conto di tutti gli elementi di valutazione
e misurazione in possesso delle singole componenti.
Nei gruppi con operatività transfrontaliera, la capogruppo
assicura che le procedure presso le succursali e le società del
gruppo con sede in paesi terzi siano allineate agli standard di
gruppo e consentano la condivisione delle informazioni nel gruppo,
inclusa la notizia dell'avvenuta segnalazione di operazioni sospette,
salvo il rispetto dei limiti imposti o degli specifici adempimenti
previsti dall'ordinamento del paese ospitante.
Se l'ordinamento del paese ospitante non consente alle succursali e
alle società del gruppo ivi stabilite di adeguarsi agli standard
generali o di condividere le informazioni rilevanti con le altre
società del gruppo, la capogruppo ne dà comunicazione alla Banca
d'Italia nei termini e con le modalità previsti dal regolamento
delegato della Commissione europea adottato ai sensi dell'articolo
45, paragrafo 7, della direttiva antiriciclaggio e adotta le
ulteriori misure ivi indicate.

Sezione II. La funzione antiriciclaggio nei gruppi.
Per l'esternalizzazione della funzione antiriciclaggio all'interno
del gruppo (cd. modello accentrato), i destinatari applicano le
disposizioni in materia di esternalizzazione delle funzioni aziendali
di controllo all'interno del gruppo previste dalla rilevante
disciplina di settore a cui essi sono eventualmente soggetti.
In mancanza di una disciplina settoriale, la funzione
antiriciclaggio può essere esternalizzata alla capogruppo ovvero ad
altra società del gruppo, indipendentemente dalle dimensioni e dalla
complessità operativa del destinatario, nel rispetto delle
previsioni di cui alla Parte Terza, Sezione I, paragrafo 1.4.
Nel caso in cui i gruppi non ricorrano al modello accentrato
nonchè laddove la funzione antiriciclaggio sia esternalizzata solo
da alcune società del gruppo, le società del gruppo che non hanno
esternalizzato la funzione alla capogruppo o ad altra società del
gruppo:
a. informano, in maniera compiuta e tempestiva, il responsabile
antiriciclaggio della capogruppo o di gruppo degli esiti delle
attività di controllo effettuate presso la società dal responsabile
antiriciclaggio, ove rilevanti per l'attività del responsabile della
capogruppo o di gruppo;
b. assicurano al responsabile antiriciclaggio della capogruppo o
di gruppo l'accesso a tutte le banche dati contenenti informazioni
utili all'espletamento dei relativi compiti.

Sezione III. La segnalazione delle operazioni sospette nei gruppi.
Le società del gruppo con sede in Italia possono conferire al
responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette della
capogruppo o di altra società del gruppo con sede in Italia la
delega di cui all'articolo 36 del decreto antiriciclaggio (cd.
modello accentrato); ciascuna delega è adeguatamente formalizzata e
resa nota all'interno del gruppo, nonchè tempestivamente comunicata
alla UIF.
Se la delega è conferita, le operazioni da valutare sono trasmesse
al delegato di gruppo in base ad una procedura caratterizzata da un
limitato numero di livelli intermedi di analisi delle stesse; va
assicurata celerità, riservatezza e facilità di confronto tra il
responsabile di primo livello e il delegato.
Quest'ultimo acquisisce, direttamente o per il tramite delle
strutture di volta in volta individuate presso le altre società del
gruppo, tutte le informazioni utili in possesso delle stesse; il
delegato di gruppo informa dell'esito della propria valutazione il
responsabile di primo livello della società del gruppo che ha
avviato la procedura di segnalazione.
I gruppi che, per dimensioni o articolazione strutturale,
presentano maggiore complessità, possono designare più delegati di
gruppo (es. ripartendo le deleghe per area geografica ovvero per
tipologia di prodotto o servizio offerto), ma comunque in numero
contenuto. In tali ipotesi, la capogruppo assicura:
a. criteri di ripartizione delle competenze univoci e coerenti,
in modo da evitare incertezze, sovrapposizioni o lacune;
b. una funzione di coordinamento che garantisca l'omogeneità e
la coerenza delle procedure e dei criteri di valutazione utilizzati;
c. un'interlocuzione unitaria con le Autorità e, in
particolare, con la UIF;
d. la condivisione tra i delegati di gruppo del patrimonio
informativo aziendale, ai fini di un pieno utilizzo delle
informazioni disponibili;
e. l'accesso di ciascun delegato alle segnalazioni effettuate e
a quelle valutate come non meritevoli di trasmissione o in corso di
valutazione da parte di altri delegati.
Il responsabile delle SOS di gruppo, ai fini dell'approfondimento
delle operazioni e dei rapporti anomali in un'ottica di gruppo: i)
può acquisire informazioni dalle società del gruppo, anche di
quelle che non hanno conferito la delega; ii) fornisce ai
responsabili delle SOS delle società del gruppo le informazioni
rilevanti sulla clientela comune.
La capogruppo assicura che le società del gruppo con sede in
Italia o in un altro Stato comunitario consentano in ogni caso al
responsabile delle SOS della capogruppo o di gruppo l'accesso alle
informazioni attinenti alle segnalazioni trasmesse e a quelle
ritenute infondate, corredate della motivazione della decisione.
Ai sensi dell'articolo 38 del decreto antiriciclaggio, l'accesso
alle informazioni avviene con modalità volte a garantire la
riservatezza dell'identità dei soggetti che partecipano alla
procedura di segnalazione.

PARTA QUINTA
DISPOSIZIONI PER SPECIFICHE ATTIVITÀ

Sezione I. Servizio di rimessa di denaro (cd. "money transfer')
L'attività di money transfer è particolarmente vulnerabile al
rischio di riciclaggio in ragione dell'estesa ramificazione
territoriale, dell'occasionalità e della spersonalizzazione del
rapporto con il cliente, della prevalente operatività
transfrontaliera, dell'elevato ricorso al contante per
l'effettuazione delle operazioni.
I destinatari che prestano l'attività di money transfer si dotano
di idonee procedure informatiche che consentano di:
- monitorare in tempo reale le operazioni effettuate e
individuare eventuali operazioni anomale o frazionate con riferimento
ai nominativi del richiedente e del beneficiario del trasferimento
dei fondi;
- bloccare automaticamente le transazioni anomale, quando
necessario;
- aggiornare le liste dei soggetti destinatari di sanzioni
finanziarie internazionali con una frequenza idonea a garantire il
tempestivo rispetto degli adempimenti previsti dal decreto
legislativo 22 giugno 2007, n. 109.

Sezione II. Dati informativi relativi ai trasferimenti di fondi
Il Regolamento (UE) 2015/847 individua le informazioni
sull'ordinante e sul beneficiario che devono essere contenute nei
messaggi di pagamento (es. bonifici) e richiede ai prestatori di
servizi di pagamento di dotarsi di procedure in grado di individuare
i pagamenti privi delle necessarie informazioni e di determinare
quando eseguire, rigettare o sospendere un trasferimento di fondi.
Gli Orientamenti congiunti delle Autorità di vigilanza europee,
adottati in attuazione del Regolamento (UE) 2015/847, contengono
indicazioni per agevolare gli intermediari nell'assolvimento del
compito di: i) individuare i trasferimenti di fondi che rientrano nel
perimetro di applicazione del Regolamento (UE) 2015/847; ii)
sviluppare e mantenere procedure efficaci per individuare i
trasferimenti privi delle informazioni necessarie; iii) identificare
i fattori di rischio di riciclaggio da tenere in considerazione per
decidere se eseguire, rigettare o sospendere un trasferimento di
fondi privo delle informazioni previste.
I destinatari tenuti all'applicazione del Regolamento (UE) 2015/847
si dotano di procedure e adottano le misure previste dagli
Orientamenti congiunti.
I destinatari inviano alla Banca d'Italia le segnalazioni previste
dai paragrafi 52, 53, 54 e 55 degli Orientamenti.

Sezione III. Società fiduciarie iscritte nella sezione separata
dell'albo di cui all'articolo 106 del TUB
L'attività delle società fiduciarie iscritte nella sezione
separata dell'albo previsto dall'articolo 106 del TUB, che comprende
tra l'altro l'amministrazione di patrimoni e l'intestazione
fiduciaria di pacchetti azionari, è vulnerabile al rischio di
riciclaggio, in quanto potenzialmente idonea a limitare la
trasparenza della proprietà o della gestione di determinati beni.
Le società assicurano che, nell'adempimento degli obblighi
antiriciclaggio, siano coinvolte tutte le strutture operative e le
funzioni aziendali, in coerenza con l'attività svolta in via
prevalente dalla società, con il profilo e le caratteristiche della
clientela, con le diverse tipologie di beni conferiti in
amministrazione fiduciaria.
Le peculiarità del rapporto tra società fiduciarie e clientela
richiedono una specifica attenzione al momento della relativa
instaurazione, potendo in tale fase emergere elementi rilevanti ai
fini dell'individuazione di anomalie.
Misure di adeguata verifica calibrate sull'intera durata del
rapporto rendono necessario che le società adottino strumenti
informativi in grado di organizzare ed elaborare, anche in forma
sintetica, tutti i dati utili per monitorare con la massima efficacia
ogni concreto profilo di rischio: informazioni essenziali su ciascun
cliente (capacità economica, attività professionale, profilo
economico e finanziario, ecc.); motivi del ricorso
all'amministrazione fiduciaria; eventuali operazioni inusuali poste
in essere; eventuali incongruenze rispetto al profilo economico o
professionale, da valutare secondo parametri sia quantitativi
(importo e frequenza delle operazioni) sia qualitativi (tipologia e
caratteristiche di utilizzo dei servizi).
Particolare attenzione va posta alle operazioni condotte e concluse
autonomamente dal fiduciante, senza l'intervento o il preventivo
assenso della società fiduciaria (cd. operazioni "franco valuta"),
anche nel caso in cui queste operazioni vengano perfezionate
attraverso il sistema bancario. Le società, in sede di stipula del
contratto fiduciario, concordano per iscritto con il cliente
modalità atte a ottenere la tempestiva comunicazione di tali
operazioni, nonchè misure idonee ad assicurarne la valutazione da
parte delle società fiduciarie e la necessaria trasparenza
informativa ai fini del rispetto della normativa antiriciclaggio.

PARTA SESTA
ULTERIORI DISPOSIZIONI PER GLI INTERMEDIARI TENUTI
ALL'ISTITUZIONE DEL PUNTO DI CONTATTO CENTRALE

Sezione I - Premessa
Ai sensi della direttiva antiriciclaggio, i prestatori di servizi
di pagamento e gli istituti di moneta elettronica aventi sede legale
in uno Stato membro che operano in un altro Stato UE possono, al
ricorrere di alcune condizioni, considerarsi stabiliti in
quest'ultimo, pur senza una succursale. In questi casi, essi devono
applicare la disciplina antiriciclaggio dello Stato ospitante.
Lo Stato ospitante può richiedere ai prestatori di servizi di
pagamento e agli istituti di moneta elettronica di istituire un punto
di contatto centrale, nel rispetto delle condizioni individuate con
regolamento delegato (UE) n. 1108 del 2018. Al punto di contatto sono
assegnati i compiti previsti dallo stesso regolamento delegato.
In attuazione della disciplina europea, il decreto antiriciclaggio
ha: i) incluso tra i destinatari della disciplina italiana i
prestatori di servizi di pagamento e gli istituti di moneta
elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro
Stato membro che operano in Italia con uno o più soggetti
convenzionati e agenti; ii) imposto l'obbligo ai soggetti sub i) di
istituire un punto di contatto centrale.
Ai sensi dell'articolo 43, comma 4, del decreto antiriciclaggio,
alla Banca d'Italia è attribuito il potere di adottare disposizioni
sui requisiti, le procedure, i sistemi di controllo e le funzioni del
punto di contatto centrale, in coerenza con le previsioni del
regolamento delegato (UE) n. 1108/2018.

Sezione II - Nomina e compiti del punto di contatto centrale
Il destinatario assegna le funzioni del punto di contatto centrale
a una propria articolazione organizzativa (es. un ufficio privo di
rapporti con la clientela) ovvero a una società o a un ente
insediati in Italia. Le funzioni del punto di contatto centrale non
possono essere attribuite ad una persona fisica. Il destinatario che
opera in Italia anche attraverso una succursale designa quest'ultima
come punto di contatto centrale in relazione all'attività da esso
svolta in Italia per il tramite di soggetti convenzionati e agenti.
Il destinatario elegge domicilio presso il punto di contatto
centrale per tutti gli atti, gli obblighi e gli effetti previsti dal
decreto antiriciclaggio e dalle relative disposizioni attuative.
Ai sensi del regolamento delegato, il punto di contatto centrale
svolge i compiti previsti da:
- gli articoli 4 e 5 del regolamento delegato. In particolare,
ai sensi dell'articolo 4, lettera f), il punto di contatto centrale
rappresenta il destinatario nelle comunicazioni con la Banca d'Italia
e la UIF;
- l'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento delegato (9 ).
Il destinatario assicura che presso il punto di contatto centrale
siano disponibili la documentazione, le informazioni e i dati
necessari a comprovare il rispetto degli obblighi antiriciclaggio,
incluso l'obbligo di adeguata verifica della clientela, ai fmi
delle verifiche di competenza della Banca d'Italia e della UIF.
Il destinatario può assolvere attraverso il punto di contatto
centrale compiti e funzioni ulteriori in materia antiriciclaggio.

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(9 ) In base al regolamento delegato, gli Stati membri possono
assegnare al punto di contatto centrale il compito di analisi e
segnalazione delle operazioni sospette. Questa opzione è stata
esercitata dal decreto antiriciclaggio che assegna al punto di
contatto centrale compiti di valutazione, analisi e segnalazione
delle operazioni sospette alla UIF (cfr. articoli 36, comma 6, e 44,
comma 1, lettera c), del decreto).


Sezione III - Assetti organizzativi del punto di contatto centrale
Il destinatario individua la forma giuridica e organizzativa, le
procedure e i sistemi di controllo del punto di contatto centrale
idonee a mitigare e gestire i rischi di riciclaggio cui è esposta la
propria operatività in Italia. A tal fine, tiene conto dei risultati
dell'esercizio di autovalutazione condotto dal punto di contatto
centrale ai sensi della Parte Settima.
Il destinatario istituisce presso il punto di contatto centrale
tutte le funzioni e le procedure necessarie allo svolgimento dei
compiti indicati nella Sezione II.
Il destinatario dota il punto di contatto centrale di risorse
quantitativamente e qualitativamente adeguate, per competenze
tecnico-professionali e in termini fmanziari, in relazione ai compiti
da svolgere, alla dimensione e complessità della rete di soggetti
convenzionati e agenti di cui si avvale, all'esposizione al rischio
di riciclaggio degli specifici servizi offerti.
Il destinatario attribuisce il ruolo di responsabile del punto di
contatto centrale a una persona fisica in possesso dei requisiti
previsti per il responsabile antiriciclaggio e ne comunica il
nominativo alla Banca d'Italia e alla UIF. Ai sensi dell'articolo 36,
comma 6, del decreto antiriciclaggio, il responsabile del punto di
contatto centrale è anche responsabile delle segnalazioni di
operazioni sospette. Il responsabile del punto di contatto centrale
può essere nominato responsabile antiriciclaggio.
Il destinatario assicura che presso il punto di contatto centrale
siano approntate strutture e procedure adeguate affinchè il punto di
contatto centrale possa analizzare e valutare autonomamente tutte le
operazioni effettuate in Italia dal destinatario e individuare quelle
potenzialmente sospette. A tal fine, il punto di contatto centrale
tiene conto delle informazioni rilevanti che i soggetti convenzionati
e gli agenti sono tenuti a comunicare allo stesso punto di contatto
centrale ai sensi dell'articolo 44, comma 1, lettera c), del decreto
antiriciclaggio. Per l'assolvimento degli obblighi di segnalazione,
il destinatario mette a disposizione del punto di contatto centrale
le informazioni rilevanti in suo possesso.
Il destinatario dota il punto di contatto centrale di idonee
procedure, anche di tipo informatico, per:
a. la trasmissione delle comunicazioni da parte di soggetti
convenzionati e agenti di cui all'articolo 44, comma 1, del decreto
antiriciclaggio;
b. lo svolgimento dell'adeguata verifica della clientela, ove
tale compito sia assolto per il tramite del punto di contatto
centrale;
c. la conservazione dei documenti, dei dati e delle
informazioni;
d. il controllo a distanza e il monitoraggio delle operazioni
effettuate presso i soggetti convenzionati o agenti operativi in
Italia;
e. la trasmissione alle Autorità competenti di dati,
comunicazioni o informazioni periodiche o a evento, incluse quelle di
cui all'articolo 45, comma 2, del decreto antiriciclaggio; a tal
fine, il punto di contatto centrale gestisce, per conto del
destinatario, le eventuali credenziali di accesso ai sistemi e alle
piattaforme di trasmissione dei dati.

PARTE SETTIMA
LA VALUTAZIONE DEI RISCHI DI RICICLAGGIO

Sezione I. Principi generali
Ai sensi dell'articolo 15 del decreto antiriciclaggio, i
destinatari conducono un'autovalutazione del rischio di riciclaggio
cui sono esposti e adottano procedure conformi ai criteri e alle
metodologie della presente Parte.
L'autovalutazione è condotta sulla base di una metodologia che
comprende le seguenti macro-attivita':
a. identificazione del rischio inerente: i destinatari
identificano i rischi attuali e potenziali cui sono esposti, tenendo
in considerazione anche gli elementi forniti da fonti informative
esterne;
b. analisi delle vulnerabilita': i destinatari analizzano
l'adeguatezza dell'assetto organizzativo, dei presidi di prevenzione
e monitoraggio rispetto ai rischi precedentemente identificati al
fine di individuare eventuali vulnerabilità;
c. determinazione del rischio residuo: i destinatari valutano il
livello di rischio cui sono esposti in ragione del livello di rischio
inerente e della robustezza dei presidi di mitigazione;
d. azione di rimedio: i destinatari realizzano appropriati
interventi correttivi a fronte delle eventuali criticità esistenti e
per l'adozione di opportune misure di prevenzione e mitigazione del
rischio di riciclaggio.
I confidi sono esentati dall'obbligo di condurre l'autovalutazione
prevista dalla presente Parte.
La Banca d'Italia fornisce, con apposite comunicazioni, indicazioni
di maggiore dettaglio relative a singole tipologie di intermediario
per la conduzione dell'esercizio di autovalutazione.

Sezione II. Modalità di conduzione dell'esercizio
L'autovalutazione è svolta valutando l'esposizione al rischio di
coinvolgimento in fenomeni di riciclaggio per ogni linea di business
considerata rilevante. I criteri per l'individuazione delle linee di
business sono definiti dai destinatari in ragione della propria
natura, organizzazione, specificità e complessità operativa,
tenendo in considerazione i fattori di rischio elencati nella Sezione
III. Per i soggetti caratterizzati da minore complessità operativa,
la segmentazione in linee di business può tenere conto del principio
di proporzionalità.
Il documento di autovalutazione dà conto delle ragioni che hanno
portato all'individuazione delle specifiche linee di business e del
peso attribuito a ciascuna linea rispetto all'operatività
complessiva.

Sezione III. Individuazione del rischio inerente
Nella valutazione dei rischi di riciclaggio, i destinatari
considerano almeno i fattori di rischio relativi ai seguenti aspetti:
a. operativita': il volume e l'ammontare delle transazioni e
l'operatività tipica;
b. prodotti e servizi: i prodotti e servizi offerti e il mercato
di riferimento;
c. clientela: la tipologia di clientela, con particolare
riguardo ai clienti classificati ad alto rischio;
d. canali distributivi: i canali distributivi utilizzati per
l'apertura e il mantenimento dei rapporti e per la vendita di
prodotti e servizi;
e. area geografica e paesi di operativita': il rischio
geografico è valutato con riferimento alla clientela, all'eventuale
presenza nell'area geografica di succursali o società del gruppo
nonchè all'operatività posta in essere con l'estero.
Per ciascuna delle linee di business è identificato il livello di
rischio inerente determinato in base agli elementi di valutazione
sopra indicati, da esprimere con un giudizio in una scala di quattro
valori. L'attribuzione del livello di rischio inerente è
accompagnata dalla descrizione degli elementi di valutazione (dati e
informazioni) considerati, delle analisi svolte e delle motivazioni
relative alle scelte effettuate.
Ai fini della valutazione, i destinatari si avvalgono anche delle
informazioni rivenienti da fonti esterne, tra le quali: gli
esercizi di valutazione del rischio di riciclaggio condotti a
livello nazionale ed europeo(10 ); i rapporti di valutazione
reciproca adottati dal Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale
o da analoghi organismi internazionali; i regolamenti comunitari o
i decreti emanati dal Ministro dell'Economia e delle Finanze ai
sensi del decreto legislativo 22 giugno 2007 n. 109 a carico di
persone e enti associati ad attività di finanziamento del
terrorismo o adottati nell'ambito del contrasto dell'attività di
Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale; gli
esiti dell'attività di vigilanza e controllo da parte delle
Autorità competenti.

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(10 ) Si fa riferimento al rapporto recante la valutazione dei
rischi di riciclaggio che gravano sul mercato dell'Unione europea
(cd. Supranational Risk Assessment Report) redatto dalla Commissione
Europea e all'"Analisi nazionali del rischio" (cd. National Risk
Assessment) condotta dal Comitato di Sicurezza Finanziaria.


Sezione IV. Individuazione delle vulnerabilità
I destinatari adottano politiche e procedure atte a mitigare i
rischi di riciclaggio identificati nella fase di individuazione del
rischio inerente (Sezione III); successivamente alla determinazione
dell'intensità del rischio inerente, per ciascuna delle linee di
attività è valutato il livello di vulnerabilità dei presidi, da
esprimere con un giudizio in una scala di quattro valori.
Nell'effettuare questa valutazione, i destinatari prendono in
considerazione le indicazioni e le valutazioni provenienti dalle
funzioni aziendali di controllo.
L'attribuzione del livello di vulnerabilità è accompagnata da una
sintetica illustrazione dei presidi in essere e dalla descrizione dei
punti di debolezza eventualmente individuati, con l'esplicitazione
delle motivazioni che hanno determinato il punteggio. La
determinazione del livello di vulnerabilità individuato tiene conto
di quanto riscontrato dalla Banca d'Italia nell'effettuazione dei
propri controlli di vigilanza.

Sezione V. Determinazione del livello di rischio residuo
La combinazione dei giudizi di rischio inerente e di vulnerabilità
per ogni linea di business determina, in base alla matrice di seguito
illustrata, l'attribuzione della fascia di rischio residuo della
linea di business, secondo una scala di quattro valori. Il livello di
rischio residuo complessivo è determinato dai valori di rischio
residuo delle singole linee di business individuate, ponderate
secondo il peso attribuito a ciascuna linea.

Sezione VI. Matrice di determinazione del rischio residuo

Parte di provvedimento in formato grafico

Sezione VII. Azione di rimedio
Una volta determinato il livello di rischio residuo delle linee di
business e quello complessivo, i destinatari individuano le
iniziative correttive o di adeguamento da adottare per prevenire e
mitigare i rischi residui; l'attribuzione del livello di rischio
residuo è accompagnata dalla descrizione degli elementi di
valutazione considerati, delle analisi poste in essere e delle
iniziative correttive o di adeguamento individuate.
Le azioni di rimedio sono proposte dall'organo con funzione di
gestione, tenuto conto delle indicazioni contenute nella relazione
annuale della funzione antiriciclaggio, e approvate dall'organo con
funzione di supervisione strategica. Le misure di adeguamento sono
attuate dall'organo con funzione di gestione, per il tramite della
funzione antiriciclaggio.
La funzione antiriciclaggio verifica nel continuo l'idoneità delle
misure adottate per assicurare un adeguato presidio dei rischi di
riciclaggio.
La presente Sezione si applica anche nel caso di aggiornamento o
integrazione dell'esercizio di autovalutazione (cfr. Sezione VIII).

Sezione VIII. Tempi e modalità di conduzione dell'esercizio
L'esercizio di autovalutazione è aggiornato con cadenza annuale
dalla funzione antiriciclaggio ed è trasmesso alla Banca d'Italia
entro il 30 aprile dell'anno successivo a quello di riferimento della
valutazione (cfr. Parte Terza, Sezione I).
In caso di apertura di nuove linee di business, la funzione
antiriciclaggio conduce l'autovalutazione per le nuove linee.
L'esercizio è tempestivamente aggiornato quando emergono nuovi
rischi di rilevante entità o si verificano mutamenti significativi
nei rischi esistenti, nell'operatività o nella struttura
organizzativa o societaria.
Nei gruppi, la capogruppo coordina l'esercizio svolto da ciascuna
delle società appartenenti al gruppo e conduce un esercizio di
autovalutazione di gruppo.

ALLEGATO
Schema della relazione annuale prodotta
dalla funzione antiriciclaggio

1. Collocazione della funzione antiriciclaggio nell'organizzazione
aziendale (o del gruppo).
2. Attività della funzione antiriciclaggio nel periodo di
riferimento, eventuali disfunzioni accertate e relative azioni
correttive nei settori:
a. dell'adeguata verifica e della profilatura della clientela.
In tale ambito, specifici ragguagli vanno forniti circa: eventuali
ritardi nel completamento dell'attività di adeguata verifica, ivi
compresa la mancata individuazione del titolare effettivo; la
numerosità (in termini assoluti e in percentuale sulla clientela
esistente) di soggetti inseriti nelle classi di rischio più elevate
(es., persone politicamente esposte, rapporti di corrispondenza
transfrontalieri, rapporti con soggetti residenti in paesi terzi ad
alto rischio, etc.);
b. della conservazione dei dati;
c. del processo di individuazione e segnalazione delle
operazioni sospette (indicando il numero di segnalazioni inviate alla
UIF nell'anno e di quelle valutate e archiviate);
d. dell'identificazione e dell'applicazione delle sanzioni
finanziarie internazionali antiterrorismo e contro la proliferazione
delle armi di distruzione di massa.
3. Esercizio di autovalutazione dei rischi di riciclaggio.
4. Iniziative di adeguamento defmite alla luce delle risultanze
dell'esercizio di autovalutazione dei rischi di riciclaggio e
relativo stato di avanzamento.
5. Attività formative realizzate nel periodo di riferimento e
pianificate per l'anno successivo.
6. Eventuali problematiche specifiche dell'intermediario e altre
notizie rilevanti.
7. Piano di attività della funzione antiriciclaggio per l'anno
successivo.
In caso di società fiduciarie iscritte nella sezione separata
dell'albo dell'articolo 106 del TUB, la relazione della funzione
antiriciclaggio, oltre alle informazioni di cui sopra, fornisce
dettagliate indicazioni in merito a:
i. i canali di acquisizione della clientela, con particolare
riguardo alla periodicità e all'esito delle verifiche effettuate
sull'eventuale rete distributiva nel periodo di riferimento e agli
interventi adottati;
ii. la presenza di soggetti che abbiano ricevuto più di tre
deleghe ad operare in relazione a differenti mandati fiduciari.