Serie Generale n. 65 del 19-3-1997
CIRCOLARI
MINISTERO DI GRAZIA E GIUSTIZIA
MINISTERO DI GRAZIA E GIUSTIZIA
CIRCOLARE 10 marzo 1997
Circolare contenente misure organizzative sul diritto d'accesso. Accesso ai documenti del Ministero di grazia e giustizia. (GU Serie Generale n.65 del 19-03-1997)

IL MINISTRO DI GRAZIA E GIUSTIZIA
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento
amministrativo ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352, riguardante il regolamento per la disciplina delle modalità di
esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai
documenti amministrativi;
Visto il decreto ministeriale n. 115 del 25 gennaio 1996,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell'11 marzo 1996, n. 59, che ha
adottato il "Regolamento concernente le categorie di documenti
formati o stabilmente detenuti dal Ministero di grazia e giustizia e
dagli organi periferici sottratti al diritto di accesso";
Riconosciuta l'opportunità di dettare le misure idonee a
permettere l'esercizio del diritto di accesso ai predetti documenti;
Dispone quanto segue:
1) Competenza a decidere sull'istanza di accesso.
La competenza a decidere sull'istanza di accesso spetta al
responsabile dell'apposito procedimento che, ai sensi dell'art. 4,
comma 7, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352/1992, è
il dirigente, o altro dipendente da questo delegato, addetto
all'unità organizzativa competente a formare l'atto o a detenerlo
stabilmente. Tale principio è applicabile anche nel caso di atti
infraprocedimentali.
Sulla base di questo criterio non è per il momento opportuno
procedere ad una rigida individuazione delle competenze, stante la
grande varietà della casistica. Laddove sorgessero difficoltà
interpretative le direzioni generali, il Dipartimento
dell'amministrazione penitenziaria e gli altri uffici equiparati ai
fini della presente circolare (ispettorato, ufficio giustizia
minorile, archivi notarili) potranno emanare le opportune
disposizioni per dirimere le eventuali questioni di competenza.
Nel caso di uffici appartenenti a diverse direzioni generali o ad
altri uffici equiparati si provvederà con circolare ministeriale.
2) Presentazione della domanda di accesso.
All'atto della presentazione della richiesta d'accesso, il
richiedente deve esibire un valido documento di identificazione.
Coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone
giuridiche o di enti, nonchè i tutori e i curatori delle persone
fisiche, devono produrre, oltre al documento di identificazione
personale, idoneo titolo che attesti tale qualità.
Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di
rappresentanza legale dianzi indicati), il titolo di cui sopra
consisterà in un atto di delega dell'interessato con sottoscrizione
autenticata a norma dell'art. 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
Per l'accesso a documenti che concernano la sfera di riservatezza del
delegante, la delega deve essere specifica.
Le amministrazioni, le associazioni e i comitati portatori di
interessi pubblici o diffusi devono specificare con la richiesta di
accesso l'interesse concreto alla visione del documento.
La procura alle liti non abilita di per sè il difensore a
richiedere per conto dell'assistito l'accesso ai documenti di
carattere amministrativo.
Le richieste non possono essere generiche ma devono consentire
l'individuazione del documento cui si vuole accedere. Esse possono,
peraltro, riferirsi a più documenti, ovvero a documenti giacenti
presso organi del Ministero aventi sede diversa, purchè gli atti
riguardino il medesimo procedimento.
Le richieste di accesso possono essere informali o formali secondo
il disposto degli articoli 3 e 4 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/1992. Le richieste non formali possono essere
verbali o scritte. Quelle formali possono essere solo scritte.
Le richieste di accesso scritte, sia formali che informali, sono
compilate secondo il formulario di cui all'allegato 1 o altro analogo
e vanno presentate presso gli uffici di cui all'art. 6 del decreto
ministeriale n. 115/1996. Esse vanno protocollate e su di esse va
apposto il timbro attestante la data di ricezione.
Sulla richiesta di accesso scritta sono annotati gli estremi della
persona che eventualmente accompagna l'interessato per la visione dei
documenti.
Le richieste di accesso verbali sono annotate su un apposito
registro.
L'invito alla presentazione di richiesta formale di accesso di cui
all'art. 4, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n.
352/1992, è redatto in calce al modulo della richiesta informale con
indicazione della data e con la sottoscrizione del responsabile
dell'ufficio. L'interessato vi appone la propria firma per presa
visione. Se la richiesta è presentata verbalmente l'invito alla
presentazione di richiesta formale, redatto dal responsabile del
procedimento, deve essere contestualmente consegnato all'interessato
o comunicato allo stesso.
L'ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta della avvenuta
presentazione della richiesta formale.
Le richieste formali di accesso di competenza di altre
amministrazioni sono trasmesse a queste ultime dandone comunicazione
al richiedente.
Le richieste di accesso formale a mezzo del servizio postale devono
essere effettuate con raccomandata con avviso di ricevimento. La data
di presentazione è quella in cui l'istanza perviene all'ufficio
competente e la ricevuta di ritorno equivale a comunicazione della
ricezione dell'istanza.
Per quanto concerne le richieste irregolari o incomplete si applica
il comma 6 dell'art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n.
352/1992 in base al quale l'amministrazione deve darne, entro dieci
giorni, tempestiva comunicazione al richiedente tramite raccomandata
o altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione.
Il termine finale del procedimento è quello di cui al comma 5 del
citato art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n.
352/1992, pari a trenta giorni decorrenti dalla data di presentazione
o ricezione della richiesta a norma dell'art. 25, comma 4, della
legge 7 agosto 1990, n. 241; tale termine resta, peraltro, sospeso
nel caso di richiesta irregolare o incompleta per il periodo compreso
tra la comunicazione al richiedente e la regolarizzazione.
3) Accoglimento o rigetto dell'istanza.
La decisione sulla richiesta dell'accesso formale è comunicata
dall'ufficio competente. Si ricorda a tale proposito che, ai sensi
dell'art. 5, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n.
352/1992, l'atto deve contenere l'indicazione dell'ufficio, nonchè
della sede presso cui rivolgersi, e di un congruo periodo di tempo,
comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei
documenti o per ottenerne copia.
Trascorso il predetto periodo senza che il richiedente abbia preso
visione del documento, la pratica è archiviata e l'interessato deve
presentare una nuova richiesta di accesso.
Come stabilito dall'art. 7 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/1992, l'atto di rifiuto, limitazione o
differimento, a norma dell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241,
dell'accesso richiesto in via formale deve essere adeguatamente
motivato.
In particolare deve contenere l'indicazione:
a) dell'ufficio che ha trattato la pratica di accesso;
b) del documento oggetto della richiesta;
c) dei motivi del rifiuto, della limitazione o del differimento;
d) dei termini per la presentazione del ricorso al tribunale
amministrativo regionale.
4) Modalità di esercizio dell'accesso.
Come è noto, l'art. 6 del decreto ministeriale n. 115/1996
stabilisce che, fino alla costituzione degli uffici per le relazioni
con il pubblico di cui all'art. 12 del decreto legislativo 3 febbraio
1993, n. 29, le funzioni relative all'accesso di cui all'art. 6,
comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352/1992 sono
svolte, presso la sede centrale del Ministero di grazia e giustizia,
dalle segreterie delle direzioni generali, del Dipartimento
dell'amministrazione penitenziaria, dell'ispettorato generale,
dell'ufficio centrale per la giustizia minorile e dell'ufficio
centrale degli archivi notarili. Le medesime funzioni sono svolte
presso gli uffici periferici dell'amministrazione dalle rispettive
segreterie e presso gli uffici giudiziari dalle cancellerie o dalle
segreterie giudiziarie.
Rientra nelle funzioni degli uffici di cui sopra: indicare gli
uffici dove gli interessati possono accedere ai fini della
presentazione della domanda di accesso, della consultazione e
dell'estrazione di copia dei documenti ovvero dell'acquisizione di
informazioni, nonchè indicare agli interessati i luoghi di
consultazione.
Presso gli uffici in questione, ed a loro cura, andranno
predisposti, o comunque individuati, appositi locali per la
pubblicazione e la consultazione, salve le norme sull'esclusione
dall'accesso, delle seguenti categorie di documenti: bandi e
graduatorie di concorso, nomina delle commissioni di concorso,
criteri di valutazione degli organi collegiali, istituzione di corsi
di formazione professionale e di aggiornamento, indizione di seminari
di studio, bandi di gara, pubblicazioni di posti vacanti,
pubblicazioni di trasferimenti, ordini del giorno e verbali del
consiglio di amministrazione, raccolte dei regolamenti ministeriali e
di circolari, graduatorie per il diritto allo studio, provvedimenti
di ammissione agli albi professionali, nonchè tutti gli atti a
carattere generale o rivolti a destinatari indeterminati.
I documenti in questione saranno immediatamente resi disponibili
presso i locali per la consultazione e ciascun ufficio predisporrà
l'indice dei documenti di propria competenza e ne curerà
l'aggiornamento.
La visione del documento oggetto della richiesta di accesso,
diverso da quelli posti nei locali di consultazione di cui sopra, ha
luogo presso l'ufficio che lo ha formato o che lo detiene in forma
stabile. Potranno anche destinarsi locali idonei per un agevole esame
dei documenti, curando tuttavia che vengano adottate le opportune
misure di vigilanza. Ove non sia possibile mettere il documento a
disposizione dell'interessato contestualmente all'accoglimento della
domanda di accesso, lo stesso è reso, comunque, disponibile in un
giorno che sia il più vicino possibile alla data di accoglimento
della domanda, tenendo conto del tipo di documento e del tempo
occorrente, nonchè della difficoltà per il suo reperimento, e,
comunque, non oltre il termine di trenta giorni dalla data di
presentazione della domanda.
Nei casi di segretezza o di riservatezza di alcune informazioni,
sono selezionate le parti di cui deve essere assicurata la
disponibilità. Della presa visione è redatta apposita dichiarazione
sottoscritta dall'interessato.
In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie ovvero
a documenti raccolti o conservati mediante strumenti informatici,
l'accesso sarà consentito esclusivamente con l'ausilio di personale
dell'Amministrazione. Ove tecnicamente possibile, copia dei dati
informatizzati potrà essere rilasciata sugli appositi supporti
forniti dal richiedente. In tal caso la copia non può essere
rilasciata quale copia autentica.
Se il rilascio delle copie non avviene contestualmente
all'accoglimento della domanda di accesso, le medesime copie,
predisposte dall'Amministrazione nel termine di cui all'art. 4, comma
5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352/1992, rimangono
depositate presso l'ufficio competente per sessanta giorni dal
momento in cui l'accesso è consentito. Qualora non vengano ritirate
entro tale termine la pratica è archiviata ed il richiedente deve
presentare una nuova richiesta di accesso.
In ogni caso la consegna di copia del documento al richiedente deve
essere attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta da
quest'ultimo.
Se l'interessato chiede di ricevere tramite servizio postale le
fotocopie dei documenti richiesti, queste sono trasmesse, con tassa a
carico del destinatario, all'indirizzo indicato nella richiesta, in
calce alla quale la sottoscrizione dell'interessato deve essere
autenticata secondo le disposizioni recate dalla legge 4 gennaio
1968, n. 15.
Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni segrete o
non accessibili all'interessato, possono essere rilasciate copie
parziali dei documenti stessi. Tali copie, ove possibile, devono
comprendere la prima e l'ultima pagina del documento e le pagine
omesse devono essere indicate.
5) Rimborso delle spese ed imposta di bollo per il rilascio delle
copie.
Il rilascio di copia dei documenti è subordinato al pagamento del
costo di riproduzione pari, secondo quanto disposto dalle delibere
del consiglio di amministrazione di questo Ministero del 24 giugno
1994 e del consiglio di amministrazione degli archivi notarili dell'8
novembre 1994 e in conformità alla nota della Presidenza del
Consiglio dei Ministri del 19 marzo 1993, prot. UCA/27720/928/46,
all'importo fisso di lire cinquecento per il rilascio da una a due
copie, di lire mille da tre a quattro copie e così di seguito. Le
somme dovute vengono corrisposte mediante applicazione di marche da
bollo su ogni facciata da annullarsi con il datario a cura
dell'ufficio ricevente.
La tariffa può essere annualmente modificata dai suddetti consigli
di amministrazione in base al costo del servizio.
Nel caso in cui il rilascio di copia comporti l'uso di
apparecchiature speciali o una procedura di ricerca di particolare
difficoltà ovvero richieda formati specifici su carta speciale, la
determinazione del corrispettivo è effettuata dal Ministero, ferme
restando le disposizioni vigenti in materia di bollo, diritti di
ricerca e di visura.
Qualora, infine, le fotocopie debbano essere rilasciate in forma
autentica, l'interessato è tenuto ad assolvere l'imposta di bollo
mediante la presentazione delle relative marche al momento della
consegna dei documenti: l'ufficio ne cura l'annullo con bollo e data.
6) Archivi delle istanze di accesso.
Gli archivi di cui all'art. 11, comma 1, del decreto del Presidente
della Repubblica n. 352/1992, dovranno essere istituiti presso gli
uffici di cui al punto 4.
Le richieste di accesso sono catalogate sia cronologicamente che in
riferimento ai soggetti richiedenti e al procedimento cui si
riferiscono e sono aggiornate con le informazioni successive relative
al caso.
I dati in questione verranno trasmessi ad un archivio centralizzato
da istituirsi presso la sede centrale del Ministero di grazia e
giustizia.
Finchè non si provvederà alla informatizzazione degli archivi
dinanzi indicati gli stessi opereranno su supporti cartacei.
Gli uffici già dotati di strumenti informatici provvedono ad
adottare mezzi idonei per salvaguardare le informazioni dalla
distruzione e dalla divulgazione non autorizzata.
Con successiva circolare si provvederà a disciplinare gli archivi
di cui all'art. 11, comma 4, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352/1992.
Il Ministro: FLICK

ALLEGATO 1
Al Ministero di grazia e giustizia
Ufficio .........
Il sottoscritto:
cognome ................................, nome ......................
data di nascita .............., residenza ..........................,
recapito telefonico ................., documento d'identificazione
.....................................................................
amministrazione richiedente ......., ufficio di appartenenza .......,
motivi della richiesta .............................................,
indicazione dell'interesse alla visione (per i portatori di interesse
pubblici o diffusi)
soggetto rappresentato e indicazione dei poteri di rappresentanza
.....................................................................
generalità dell'accompagnatore ed estremi del documento di
identificazione....................................................;
documenti allegati a sostegno della richiesta .....................,
chiede:
1) di prendere visione;
2) di ottenere copia, dei seguenti documenti:
1) amministrazione................................................
autorità che ha emanato/detiene stabilmente il documento
(responsabile del procedimento) .....................................
data del documento .............. oggetto del documento .............
destinatario del documento .........................................;
2) amministrazione ...............................................
autorità che ha emanato/detiene stabilmente il documento
(responsabile del procedimento) .....................................
data del documento .............. oggetto del documento .............
destinatario del documento .........................................;
3) amministrazione ..............................................
autorità che ha emanato/detiene stabilmente il documento
(responsabile del procedimento) ........ data del documento ........
oggetto del documento ......... destinatario del documento .........
Data, ..............
Firma del richiedente