Serie Generale n. 179 del 4-8-2015
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 2 luglio 2015
Misure di sicurezza e modalita' di scambio dei dati personali tra amministrazioni pubbliche. (Provvedimento n. 393). (15A05952) (GU Serie Generale n.179 del 04-08-2015)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro,
presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano,
componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in
materia di protezione dei dati personali (di seguito Codice);
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice
dell'amministrazione digitale (di seguito Cad);
Considerate le peculiari caratteristiche delle banche dati delle
amministrazioni pubbliche, contraddistinte, in particolare,
dall'ingente mole di dati trattati, dalla delicatezza delle
informazioni ivi contenute e dalla molteplicità di soggetti
autorizzati ad accedervi, nonchè l'esigenza di garantire
costantemente l'esattezza, l'integrità e la disponibilità dei dati
personali ivi contenuti non solo in relazione alle c. d. basi dati di
interesse nazionale (art. 60 del Cad), unitamente agli specifici
rischi di accesso non autorizzato e di trattamento non consentito;
Ritenuto necessario assoggettare il trattamento dei dati personali
effettuato nell'ambito delle predette banche dati all'obbligo di
comunicazione al Garante del verificarsi di violazioni dei dati o
incidenti informatici (accessi abusivi, azione di malware) che, pur
non avendo un impatto diretto su di essi, possano comunque esporli a
rischi di violazione;
Ritenuto, pertanto, che le pubbliche amministrazioni di cui
all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165
debbano comunicare al Garante, entro quarantotto ore dalla conoscenza
del fatto, tutte le violazioni dei dati o gli incidenti informatici
che possano avere un impatto significativo sui dati personali
contenuti nelle proprie banche dati (c.d. data breach) e che tali
comunicazioni devono essere redatte secondo lo schema riportato
nell'Allegato 1 al presente provvedimento e inviate tramite posta
elettronica o posta elettronica certificata all'indirizzo:
databreach.pa@pec.gpdp.it;
Vista, inoltre, la nuova formulazione dell'art. 58, comma 2, del
Cad, così come modificato dall'art. 24-quinquies, comma 1,
decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, convertito, con modificazioni,
dalla legge 11 agosto 2014, n. 114, in vigore dal 19 agosto 2014, la
quale ha previsto che «le pubbliche amministrazioni comunicano tra
loro attraverso la messa a disposizione a titolo gratuito degli
accessi alle proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante
la cooperazione applicativa di cui all'art. 72, comma 1, lettera e).
L'Agenzia per l'Italia digitale, sentiti il Garante per la protezione
dei dati personali e le amministrazioni interessate alla
comunicazione telematica, definisce entro novanta giorni gli standard
di comunicazione e le regole tecniche a cui le pubbliche
amministrazioni devono conformarsi»;
Considerato che tale modifica ha superato, quindi, il pregresso
impianto normativo relativo all'accessibilità telematica ai dati
delle pubbliche amministrazioni, fondato su «apposite convenzioni
aperte all'adesione di tutte le amministrazioni interessate volte a
disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse
amministrazioni procedenti» (testo previgente dell'art. 58, comma 2
del Cad);
Considerato, altresì, che il Garante, nell'ambito del parere del 4
luglio 2013 (doc. web n. 2574977) sulle apposite linee guida
dell'Agenzia per l'Italia digitale (di seguito Agid) per la stipula
delle predette convenzioni aperte aveva prescritto alle
amministrazioni destinatarie delle stesse l'adozione di specifiche
misure tecniche e organizzative;
Considerato che nel trattamento di dati personali l'erogatore
(amministrazione titolare del trattamento dei dati personali che
mette a disposizione i relativi servizi di accesso) e il fruitore
(amministrazione richiedente che accede in qualità di autonomo
titolare ai dati personali resi disponibili dall'erogatore) sono
chiamati a rispettare il Codice con particolare riferimento ai
presupposti che legittimano i flussi di dati e agli adempimenti in
materia di misure di sicurezza;
Ritenuto necessario, pertanto, nelle more della definizione da
parte dell'Agid dei suindicati «standard di comunicazione e le regole
tecniche», confermare le specifiche misure tecniche e organizzative
già individuate, prescrivendo nuovamente l'adozione delle stesse -
riportate nell'Allegato 2 al presente provvedimento - al fine di
ridurre al minimo i rischi di accessi non autorizzati o di
trattamenti non consentiti o non conformi alle finalità della
raccolta dei dati, anche in relazione alle conoscenze acquisite in
base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche
caratteristiche del trattamento ai sensi dell'art. 31 del Codice,
salvo che le modalità di accesso alle banche dati siano già state
oggetto di esame da parte del Garante nell'ambito di specifici
provvedimenti;
Rilevato che le misure necessarie individuate nell'Allegato 2,
adeguate al nuovo contenuto del citato art. 58, comma 2, nella
sostanza risultano equivalenti a quelle prescritte dal Garante
nell'ambito del predetto parere sulle linee guida dell'Agid del 4
luglio 2013;
Ritenuto, pertanto, che le convenzioni già predisposte dalle
amministrazioni nel rispetto del richiamato parere del Garante, anche
al fine di garantire il rispetto del principio di semplificazione,
debbano ritenersi conformi alle misure necessarie individuate
nell'Allegato 2 al presente provvedimento;
Ritenuto, invece, che laddove siano state previste modalità di
accesso ai dati personali ai sensi della nuova formulazione del
predetto art. 58, comma 2 del Cad, non conformi alle misure già
individuate dal Garante nel citato provvedimento del 4 luglio 2013,
le misure previste nell'Allegato 2 debbano essere adottate dalle
amministrazioni interessate entro e non oltre il 31 dicembre 2015;
Rilevato, infine, che la mancata comunicazione al Garante dei c.d.
data breach, nonchè la mancata adozione delle misure necessarie
individuate nell'Allegato 2 al presente provvedimento nei suesposti
termini e modalità, configurano un illecito amministrativo
sanzionato ai sensi dell'art. 162, comma 2-ter del Codice;
Vista la documentazioni in atti;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

Tutto ciò premesso il Garante:

1. Ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, prescrive
che le pubbliche amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del
decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 devono comunicare al
Garante, entro quarantotto ore dalla conoscenza del fatto, tutte le
violazioni dei dati o gli incidenti informatici che possano avere un
impatto significativo sui dati personali contenuti nelle proprie
banche dati e che tali comunicazioni debbano essere redatte secondo
lo schema riportato nell'Allegato 1 al presente provvedimento e
inviate tramite posta elettronica o posta elettronica certificata
all'indirizzo: databreach.pa@pec.gpdp.it;
2. Ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, nelle
more della definizione degli «standard di comunicazione e le regole
tecniche» da parte dell'Agid ai sensi dell'art. 58, comma 2, del Cad,
prescrive alle pubbliche amministrazioni che intendano mettere a
disposizione gli accessi alle proprie banche dati alle altre
amministrazioni che ne abbiano diritto mediante la cooperazione
applicativa di cui all'art. 72, comma 1, lettera e) del Cad
l'adozione delle misure necessarie individuate nell'Allegato 2 al
presente provvedimento, salvo che le modalità di accesso alle banche
dati siano già state oggetto di esame da parte del Garante
nell'ambito di specifici provvedimenti; laddove siano già state
previste modalità di accesso ai sensi della nuova formulazione del
predetto art. 58, comma 2 del Cad, non conformi alle misure già
individuate dal Garante nel provvedimento del 4 luglio 2013,
prescrive che le misure necessarie previste nell'Allegato 2 siano
adottate dalle amministrazioni interessate entro e non oltre il 31
dicembre 2015;
3. Ai sensi dell'art. 143, comma 2, del Codice dispone la
trasmissione di copia del presente provvedimento al Ministero della
giustizia - Ufficio pubblicazione leggi e decreti, per la sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 2 luglio 2015

Il presidente: Soro


Il relatore: Iannini


Il segretario generale: Busia

Allegato 1

VIOLAZIONE DI DATI PERSONALI
MODELLO DI COMUNICAZIONE AL GARANTE

Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 2

Misure necessarie

1. Modalità d'accesso.
Le pubbliche amministrazioni che intendono rendere fruibili
diverse tipologie di dati da altre pubbliche amministrazioni, tenuto
conto degli obiettivi di carattere generale perseguiti dal Cad e
dell'attuale quadro infrastrutturale disponibile sul territorio,
utilizzano le seguenti opzioni tecniche:
accesso via web, attraverso il sito istituzionale dell'erogatore,
un sito tematico appositamente predisposto o altre applicazioni
software;
accesso in modalità di cooperazione applicativa, componente del
sistema pubblico di connettività finalizzata all'interazione tra i
sistemi informatici delle pubbliche amministrazioni per garantire
l'integrazione dei metadati, delle informazioni e dei procedimenti
amministrativi.
Ferme restando le modalità di accesso telematico definite al
punto precedente, che devono considerarsi quelle di riferimento ai
fini dell'attuazione delle norme in materia di fruibilità dei dati,
le amministrazioni possono utilizzare modalità alternative, laddove
si presentino documentabili vantaggi economici o la situazione
infrastrutturale e organizzativa non consenta l'adozione di quelle
sopra riportate. Le predette circostanze devono essere adeguatamente
documentate. In tali casi, le modalità di accesso telematico
prevedibili sono:
la posta elettronica certificata, nei casi specifici, quando la
periodicità di acquisizione del dato è limitata (in linea di
massima una volta all'anno o meno) e la quantità dei dati da
acquisire è contenuta;
soluzioni di "Trasferimento di File" in modalità FTP "sicuro" o
equivalente dal punto di vista della sicurezza del trasporto, qualora
preesistenti investimenti, la natura stessa delle richieste e le
specifiche condizioni facciano propendere per tale soluzione
garantendo la cifratura del canale di trasmissione dei dati (ad
esempio, utilizzando meccanismi quali le reti private virtuali o la
cifratura delle sessioni di trasferimento dei dati).
2. Presupposti per la comunicazione di dati personali.
La convenzione (ovvero qualsivoglia atto bilaterale stipulato tra
erogatore e fruitore al fine di stabilire le condizioni e le
modalità di accesso ai dati) è lo strumento in cui le
amministrazioni possono stabilire le garanzie - anche nei confronti
dello stesso erogatore - a tutela del trattamento dei dati personali
e dell'utilizzo dei sistemi informativi.
Di seguito vengono pertanto individuati misure e accorgimenti da
attuare al fine di assicurare la correttezza del trattamento e di
ridurre rischi nell'utilizzo dei dati personali.
In ogni caso l'erogatore, al fine di salvaguardare la sicurezza
dei propri sistemi informativi, anche in considerazione delle
caratteristiche delle banche dati accessibili attraverso la
convenzione, è tenuto a valutare l'introduzione di ulteriori
strumenti volti a gestire i profili di autorizzazione, verificare
accessi anomali, tracciare le operazioni di accesso, ovvero
individuare tassative modalità di accesso alle banche dati, dandone
conto nella convenzione (art. 31 del Codice).
2.1 Verifiche preliminari a cura dell'erogatore.
L'erogatore prima di stipulare ogni singola convenzione per
l'accesso alle proprie banche dati in via telematica deve verificare:
a) la base normativa che legittima il fruitore ad accedere alle
proprie banche dati (per i dati diversi da quelli di sensibili e
giudiziali: norma di legge o di regolamento, ovvero previa
comunicazione al Garante ai sensi dell'art. 19, comma 2 del Codice,
qualora manchi una norma di legge o di regolamento e il flusso di
dati risulti necessario per lo svolgimento delle proprie funzioni
istituzionali; per i dati sensibili e giudiziari: la norma di legge
che autorizzi il trattamento e l'individuazione nella stessa, o in
atto di natura regolamentare adottato in conformità al parere del
Garante, dei tipi di dati e le operazioni eseguibili);
b) la finalità istituzionale perseguita dal fruitore (ad esempio
controllo sulle dichiarazioni sostitutive) e la natura e la qualità
dei dati richiesti, selezionando accuratamente le informazioni
personali contenute nelle banche dati a cui dare accesso;
c) la modalità telematica di accesso alle banche dati più
idonea rispetto alle finalità, alla natura e alla quantità dei
dati, alle caratteristiche anche infrastrutturali e organizzative del
fruitore, al volume e alla frequenza dei trasferimenti, al numero di
soggetti abilitati all'accesso.
2.2 Selezione dei dati.
La selezione delle informazioni personali oggetto di accesso deve
avvenire nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza in
relazione a ciascuna delle finalità perseguite dal fruitore.
Rispetto ad una medesima banca dati devono essere, infatti,
prefigurati diversi livelli e modalità di accesso che offrano al
fruitore unicamente i dati necessari per le proprie esigenze
istituzionali.
Le modalità di accesso alle banche dati devono essere, pertanto,
configurate offrendo un livello minimo di accesso ai dati, anche
limitando i risultati delle interrogazioni a valori di tipo booleano
(ad es., web services che forniscono un risultato di tipo vero/falso
nel caso di controlli sull'esistenza o sulla correttezza di un dato
oggetto di autocertificazione). Livelli di accesso gradualmente più
ampi possono essere autorizzati soltanto a fronte di documentate
esigenze del fruitore da indicare in convenzione.
È chiaro, inoltre, che per ciascun fruitore possono essere
individuate più modalità di accesso ad una medesima banca dati in
relazione alle diverse funzioni svolte dai propri operatori per il
perseguimento della medesima finalità, modulando così il livello di
accesso ai dati. L'erogatore deve, infatti, far sì che sia
consentita, per quanto più possibile, la segmentazione dei dati
visualizzabili al fine di rendere consultabili dall'utente, anche in
base al proprio profilo e in relazione al bacino di utenza del
fruitore, esclusivamente i dati necessari rispetto alle finalità in
concreto perseguite. In altri termini la convenzione deve prevedere
l'accesso alle sole informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto
alla finalità istituzionale perseguita dalla convenzione stessa.
Particolare attenzione deve essere prestata, inoltre, nella
scelta delle informazioni richieste per l'interrogazione diretta
della banca dati, ovvero per l'invocazione dei web services,
imponendo un set minimo di dati per l'individuazione puntuale del
soggetto cui si riferiscono. Salvo eccezioni rigorosamente motivate e
documentate nella convenzione, la risposta fornita all'interrogazione
non deve, poi, contenere un elenco di soggetti.
2.3 Elenco aggiornato.
L'erogatore deve poi disporre in ogni momento di informazioni
complete e strutturate sui fruitori autorizzati e sulle modalità di
accesso alle proprie banche dati.
A tal fine occorre pertanto che l'erogatore rediga un documento,
mantenuto costantemente aggiornato, che riporti l'elenco delle banche
dati accessibili, descrivendo per ogni fruitore le informazioni di
cui ai punti a), b), c), di cui al precedente paragrafo 2.1,
corredato delle informazioni relative ai formati dei dati disponibili
a fruitori esterni ("tracciato record", schemi XML o altri
formalismi).
2.4 Controlli annuali.
L'erogatore deve altresì verificare, con cadenza periodica
annuale, l'attualità delle finalità per cui ha concesso l'accesso
ai fruitori, anche con riferimento al numero di utenze attive,
inibendo gli accessi (autorizzazioni o singole utenze) non conformi a
quanto stabilito nelle convenzioni.
3. Soggetti incaricati del trattamento.
3.1 Designazione responsabili e incaricati.
Per effetto dell'esecuzione della convenzione e della conseguente
comunicazione dei dati personali, il fruitore, in quanto titolare del
trattamento dei dati oggetto di comunicazione da parte
dell'erogatore, ai sensi della normativa vigente in materia, deve
dare attuazione a quanto previsto dagli artt. 29 e 30 del Codice
della privacy, in materia di designazione degli incaricati del
trattamento e eventuale designazione del responsabile del
trattamento, garantendo che l'accesso ai dati sia consentito
esclusivamente a tali soggetti.
Il fruitore si impegna a comunicare all'erogatore, su richiesta
motivata, l'elenco degli incaricati del trattamento autorizzati
all'accesso ai dati (ad esempio, in caso di controlli sull'attualità
delle utenze la cui amministrazione è demandata a gestori presso il
fruitore, ovvero nel caso di cooperazione applicativa di cui al punto
seguente).
Laddove i fruitori vogliano avvalersi di soggetti terzi (ad
esempio, altra pubblica amministrazione o altro soggetto) al fine di
realizzare servizi d'interscambio, previa apposita designazione dello
stesso soggetto delegato come responsabile o, se persona fisica,
anche incaricato del trattamento dei dati personali, devono darne
comunicazione all'erogatore. Tale eventualità deve essere,
naturalmente, esplicitamente riportata nella convenzione.
3.2 Procedura di autenticazione e autorizzazione degli utenti.
a) Accessi via web
Nel caso in cui la modalità di accesso prescelta preveda
l'attribuzione di credenziali individuali (ad esempio, applicazione
con accesso interattivo via web), le convenzioni devono predefinire
una procedura per il rilascio delle utenze e la gestione delle
autorizzazioni degli utenti che coinvolga attivamente le figure
apicali degli uffici interessati e un unico supervisore (soggetto
giuridicamente preposto all'individuazione degli utenti e dei
profili). Il supervisore può anche non coincidere con il soggetto
tecnicamente deputato alla materiale gestione delle utenze
(direttamente o attraverso l'erogatore), ma deve rispondere del
controllo sullo stesso.
Nel caso il sistema di accesso preveda la gestione diretta delle
utenze da parte del fruitore, la convenzione deve prevedere
l'individuazione di uno o più soggetti (coordinati tra loro)
deputati alla materiale amministrazione delle utenze di coloro che
sono stati autorizzati dal supervisore ad accedere alla banca dati.
Tali gestori-amministratori devono essere preferibilmente scelti tra
personale che abbia un rapporto stabile con il fruitore e devono
essere adeguatamente formati in ordine alle modalità di accesso alla
banca dati e all'attività di autorizzazione degli utenti.
Occorre inoltre che venga assicurato un flusso di comunicazione
tra il supervisore, il gestore e l'articolazione che si occupa della
gestione delle risorse umane, al fine di procedere alla tempestiva
revisione del profilo di abilitazione o alla disabilitazione dei
soggetti preposti ad altre mansioni o che abbiano cessato il rapporto
con l'ente, anche con apposite verifiche a cadenza almeno
trimestrale. Il responsabile della convenzione individuato presso il
fruitore deve effettuare periodicamente, con cadenza almeno annuale,
anche in collaborazione con l'erogatore, una puntuale verifica sulla
corretta attribuzione dei profili di autorizzazione e sull'attualità
delle utenze attive. Le convenzioni devono predefinire anche le
soglie relative al numero di utenti abilitabili da ciascun fruitore.
L'elenco dei soggetti incaricati da abilitare all'accesso alla
banca dati deve essere allegato alla convenzione, ovvero comunicato
entro un termine ivi stabilito, e costantemente aggiornato dal
responsabile della convenzione. Qualora la gestione degli utenti sia
demandata al fruitore, la comunicazione potrà essere limitata agli
utenti cui è affidata la funzione di gestori dell'amministrazione
delle utenze.
b) Cooperazione applicativa
I web services devono essere integrati soltanto in applicativi
che gestiscono procedure amministrative volte al raggiungimento delle
finalità istituzionali per le quali è consentita la comunicazione
delle informazioni contenute nella banca dati. Devono essere, quindi,
possibili unicamente accessi per le finalità per le quali è stata
realizzata la convenzione alle sole informazioni pertinenti e non
eccedenti rispetto alla finalità istituzionale perseguita dalla
convenzione.
In ogni caso, il fruitore deve garantire che i servizi resi
disponibili dall'erogatore verranno esclusivamente integrati con il
proprio sistema informativo e tali servizi non saranno resi
disponibili a terzi per via informatica.
Le modalità di accesso in cooperazione applicativa integrata
negli applicativi utilizzati dal fruitore devono assicurare garanzie
non inferiori a quelle individuate nel precedente punto a) attraverso
idonee policy di sicurezza dei sistemi informativi dello stesso, che
prevedano la presenza di una figura apicale (anche coadiuvata da un
responsabile tecnico) a garanzia del rispetto dei presupposti per
l'accesso stabiliti in convenzione, anche attraverso verifiche
periodiche, in termini di:
gestione delle utenze;
profili di autorizzazione degli utenti in relazione ai dati
ottenuti dall'erogatore mediante la piattaforma del fruitore;
misure di sicurezza.
Con riferimento all'identificazione dei soggetti incaricati dal
fruitore che hanno accesso alla banca dati, al fine di consentire
l'adeguato tracciamento delle operazioni compiute sui dati personali,
il fruitore deve fornire all'erogatore, contestualmente ad ogni
transazione effettuata, il codice identificativo dell'utenza che ha
posto in essere l'operazione; il suddetto codice identificativo deve
essere comunque riferito univocamente al singolo utente incaricato
del trattamento che ha dato origine alla transazione; il fruitore,
laddove vengano utilizzate utenze codificate (prive di elementi che
rendano l'incaricato del trattamento direttamente identificabile),
deve in ogni caso garantire anche all'erogatore la possibilità, su
richiesta, di identificare l'utente nei casi in cui ciò si renda
necessario.
3.3 Istruzioni e correttezza del trattamento.
Il fruitore deve utilizzare le informazioni acquisite
esclusivamente per le finalità dichiarate in convenzione, nel
rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza, nonchè di
indispensabilità, per i dati sensibili e giudiziari.
Il fruitore deve, altresì, garantire che non si verifichino
divulgazioni, comunicazioni, cessioni a terzi, nè in alcun modo
riproduzioni dei dati nei casi diversi da quelli previsti dalla
legge, stabilendo le condizioni per escludere il rischio di
duplicazione delle basi dati realizzata anche attraverso l'utilizzo
di strumenti automatizzati di interrogazione. A tal fine il fruitore
si impegna ad utilizzare i sistemi di accesso ai dati in
consultazione on line esclusivamente secondo le modalità con cui
sono stati resi disponibili e, di conseguenza, a non estrarre i dati
per via automatica e massiva (attraverso ad esempio i cosiddetti
"robot") allo scopo, ad esempio, di velocizzare le attività e creare
autonome banche dati non conformi alle finalità per le quali è
stato autorizzato all'accesso.
Il fruitore deve garantire, inoltre, che l'accesso ai dati verrà
consentito esclusivamente al personale dipendente o a soggetti ad
esso assimilati ovvero ad altri soggetti che siano stati parimenti
designati dal fruitore quali incaricati o responsabili del
trattamento dei dati, impartendo, ai sensi degli artt. 29 e 30 del
Codice, precise e dettagliate istruzioni, richiamando la loro
attenzione sulle responsabilità connesse all'uso illegittimo dei
dati, nonchè al corretto utilizzo delle funzionalità dei
collegamenti.
4. Dati sensibili e giudiziari.
In ogni caso, qualora sia indispensabile accedere a dati
sensibili o giudiziari, questi devono essere opportunamente cifrati
con algoritmi che garantiscano livelli di sicurezza adeguati al
contesto ai sensi dell'art. 22, comma 6, del Codice.
In considerazione della delicatezza e della quantità di
informazioni scambiate, l'erogatore deve individuare le modalità di
trasferimento dei dati sensibili e giudiziari maggiormente idonee ad
assicurare la sicurezza dei collegamenti, prevedendo che il
trasferimento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve
essere in ogni caso cifrato.
5. Misure di sicurezza.
Oltre a garantire il rispetto delle misure minime di sicurezza
previste dall'artt. 33 e ss. Codice e dal relativo Allegato B, al
fine di adempiere agli obblighi di sicurezza di cui all'art. 31 del
Codice nella fruibilità dei dati oggetto della convenzione (sia in
caso di accessi via web che di cooperazione applicativa), l'erogatore
e il fruitore devono assicurare che:
a. gli accessi alle banche dati avvengano soltanto tramite l'uso
di postazioni di lavoro connesse alla rete Ip dell'ente autorizzato o
dotate di certificazione digitale che identifichi univocamente la
postazione di lavoro nei confronti dell'erogatore, anche attraverso
procedure di accreditamento che consentano di definire reti di
accesso sicure (circuiti privati virtuali);
b. laddove l'accesso alla banca dati dell'erogatore avvenga in
forma di web application esposta su rete pubblica (Internet),
l'applicazione sia realizzata con protocolli di sicurezza provvedendo
ad asseverare l'identità digitale dei server erogatori dei servizi
tramite l'utilizzo di certificati digitali conformi alla norma
tecnica ISO/IEC 9594-8:2014, emessi da una Certification Authority e
riconosciuti dai più diffusi browser e sistemi operativi;
c. le procedure di registrazione avvengano con il riconoscimento
diretto e l'identificazione certa dell'utente;
d. le regole di gestione delle credenziali di autenticazione
prevedano, in ogni caso:
l'identificazione univoca di una persona fisica;
processi di emissione e distribuzione delle credenziali agli
utenti in maniera sicura seguendo una procedura operativa
prestabilita, o di accettazione di forme di autenticazione forte
quali quelle che prevedono l'uso di one time password o di
certificati di autenticazione (CNS o analoghi);
che le credenziali siano costituite da un dispositivo in possesso
ed uso esclusivo dell'incaricato provvisto di pin o una coppia
username/password, ovvero da credenziali che garantiscano analoghe
condizioni di robustezza;
e. nel caso le credenziali siano costituite da una coppia
username/password, siano adottate le seguenti politiche di gestione
delle password:
la password, comunicata direttamente al singolo incaricato
separatamente rispetto al codice per l'identificazione (user id), sia
modificata dallo stesso al primo utilizzo e, successivamente, almeno
ogni tre mesi e le ultime tre password non possano essere
riutilizzate;
le password devono rispondere a requisiti di complessità (almeno
otto caratteri, uso di caratteri alfanumerici, lettere maiuscole e
minuscole, caratteri estesi);
quando l'utente si allontana dal terminale, la sessione deve
essere bloccata, anche attraverso eventuali meccanismi di time-out;
le credenziali devono essere bloccate a fronte di reiterati
tentativi falliti di autenticazione;
f. devono essere sempre presenti misure di protezione perimetrali
logico-fisiche, quali ad esempio firewall e reti private virtuali
(VPN);
g. i sistemi software, i programmi utilizzati e la protezione
antivirus devono essere costantemente aggiornati sia sui server che
sulle postazioni di lavoro;
h. le misure di sicurezza devono periodicamente essere
riconsiderate ed adeguate ai progressi tecnici e all'evoluzione dei
rischi;
i. la procedura di autenticazione dell'utente deve essere
protetta dal rischio di intercettazione delle credenziali da
meccanismi crittografici di robustezza adeguata;
j. siano introdotti meccanismi volti a permettere il controllo
degli accessi al fine di garantire che avvengano nell'ambito di
intervalli temporali o di data predeterminati, eventualmente definiti
sulla base delle esigenze d'ufficio;
k. in caso di accessi via web deve essere di regola esclusa la
possibilità di effettuare accessi contemporanei con le medesime
credenziali da postazioni diverse;
l. anche al fine di ottemperare all'obbligo di comunicare al
Garante entro 48 ore i casi di data breach, entrambi si impegnano a
comunicare tempestivamente:
incidenti sulla sicurezza occorsi al proprio sistema di
autenticazione qualora tali incidenti abbiano impatto direttamente o
indirettamente nei processi di sicurezza afferenti la fruibilità di
dati oggetto di convenzione;
ogni eventuale esigenza di aggiornamento di stato degli utenti
gestiti (nuovi inserimenti, disabilitazioni, cancellazioni) in caso
di consultazione on line;
ogni modificazione tecnica od organizzativa del proprio dominio,
che comporti l'impossibilità di garantire l'applicazione delle
regole di sopra riportate o la loro perdita di efficacia;
m. tutte le operazioni di trattamento di dati personali
effettuate dagli utenti autorizzati, ivi comprese le utenze di tipo
applicativo e sistemistico, devono essere adeguatamente tracciate. Al
tal fine:
il fruitore deve fornire all'erogatore, contestualmente ad
ogni transazione effettuata, il codice identificativo dell'utenza che
ha posto in essere l'operazione;
il suddetto codice identificativo, anche nel caso in cui
l'accesso avvenga attraverso sistemi di cooperazione applicativa,
deve essere comunque riferito univocamente al singolo utente
incaricato del trattamento che ha dato origine alla transazione;
il fruitore, laddove vengano utilizzate utenze codificate (prive
di elementi che rendano l'incaricato del trattamento direttamente
identificabile), deve in ogni caso garantire anche all'erogatore la
possibilità, su richiesta, di identificare l'utente nei casi in cui
ciò si renda necessario.
6. Controlli.
L'erogatore e il fruitore devono predisporre idonee procedure di
audit sugli accessi alle banche dati, i cui esiti devono essere
documentati secondo le modalità definite nelle convenzioni.
In particolare, devono essere introdotte attività di audit
basate sul monitoraggio statistico delle transazioni e su meccanismi
di alert che individuino comportamenti anomali o a rischio.
A tal fine, nelle applicazioni volte all'uso interattivo da parte
di incaricati deve essere inserito un campo per l'indicazione
obbligatoria del numero di riferimento della pratica (ad es. numero
del protocollo o del verbale) nell'ambito della quale viene
effettuata la consultazione.
Le suddette procedure devono, inoltre, prevedere la verifica
periodica, anche a campione, del rispetto dei presupposti stabiliti
nelle convenzioni che autorizzano l'accesso (quali, in particolare,
la rispondenza delle interrogazioni ad una precisa finalità
amministrativa).
7. Casi particolari.
Come sopra ricordato, è compito dell'erogatore valutare
l'introduzione di eventuali ulteriori misure e accorgimenti al fine
di salvaguardare la sicurezza dei propri sistemi informativi, anche
in considerazione delle caratteristiche delle banche dati accessibili
attraverso la convenzione (ad esempio, delicatezza e rilevanza delle
informazioni accedute, rilevanti dimensioni della banca dati o del
numero di utenti o volume di trasferimenti). Tali misure possono
riguardare, in particolare:
l'individuazione di tassative modalità di accesso alle banche
dati;
la gestione diretta da parte dell'erogatore dei profili di
abilitazione, con la conoscenza dei dati identificativi dei soggetti
autorizzati all'accesso alla banca dati per la realizzazione delle
finalità istituzionali dichiarate nella convenzione;
l'utilizzo di strumenti di strong authentication per
l'autenticazione informatica di particolari categorie di utenti;
in caso di accessi via web o applicazioni software:
nella prima schermata successiva al collegamento con la banca
dati, siano visualizzabili le informazioni relative all'ultima
sessione effettuata con le stesse credenziali (almeno con
l'indicazione di data, ora e indirizzo di rete da cui è stata
effettuata la precedente connessione);
le informazioni di cui al punto precedente devono essere
riportate anche relativamente alla sessione corrente;
la verifica di accessi anomali attraverso strumenti di business
intelligence per monitorare gli accessi attraverso i log relativi a
tutti gli attuali e futuri applicativi utilizzati da parte dei
fruitori, ovvero attraverso specifiche procedure di audit
dell'erogatore presso il fruitore.