Serie Generale n. 183 del 8-8-2006
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DELIBERAZIONE 20 luglio 2006
Regolamento concernente la procedura per la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta in materia di protezione dei dati personali. (GU Serie Generale n.183 del 08-08-2006)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto l'art. 27 della direttiva n. 95/46/Ce del Parlamento europeo
e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui gli Stati membri e
la commissione incoraggiano l'elaborazione di codici di condotta
destinati a contribuire, in funzione delle specificità settoriali,
alla corretta applicazione delle disposizioni nazionali di attuazione
della direttiva, adottate dagli stati membri;
Visto il codice in materia di protezione dei dati personali
(articoli 12 e 139 decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) che
demanda al Garante, di seguito a quanto previsto dalla previgente
legge 31 dicembre 1996, n. 675 (art. 31, comma 1, lettera h)), il
compito di: a) promuovere nell'ambito delle categorie interessate la
sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta per
determinati settori, nell'osservanza del principio di
rappresentatività e tenendo conto dei criteri direttivi delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa sul trattamento di dati
personali; b) verificarne la conformità alle leggi e ai regolamenti
anche attraverso l'esame di osservazioni di soggetti interessati; c)
contribuire a garantirne la diffusione e il rispetto;
Viste le deliberazioni con le quali il Garante ha promosso la
sottoscrizione di alcuni codici di deontologia e di buona condotta
(provv. 10 febbraio 2000 e 10 aprile 2002, rispettivamente, in
Gazzetta Ufficiale 25 febbraio 2000, n. 46 e 8 maggio 2002, n. 106,
adottati ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera h), legge n.
675/1996 e dell'art. 20 decreto legislativo n. 467/2001);
Rilevato che alcuni codici deontologici sono stati già
sottoscritti ed allegati, come previsto per legge, al decreto
legislativo n. 196/2003, relativamente al trattamento di dati
personali nell'esercizio dell'attività giornalistica (provv.
29 luglio 1998, nella Gazzetta Ufficiale 3 agosto 1998, n. 179),
effettuato per scopi storici (provv. 14 marzo 2001, n. 8/P/2001,
nella Gazzetta Ufficiale 5 aprile 2001, n. 80), a scopi statistici e
di ricerca scientifica nell'ambito del sistema statistico nazionale
(provv. 31 luglio 2002, n. 13, nella Gazzetta Ufficiale 1° ottobre
2002, n. 230), per scopi statistici e scientifici (provv. del
16 giugno 2004, n. 2, in Gazzetta Ufficiale 14 agosto 2004, n. 190)
nonchè per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema
di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti
(provv. 16 novembre 2004, n. 8, nella Gazzetta Ufficiale 23 dicembre
2004, n. 300);
Rilevato altresì che per altri codici deontologici il Garante ha
promosso la ripresa dei lavori (provv. 16 febbraio 2006, nella
Gazzetta Ufficiale 1° marzo 2006, n. 50, concernente il codice di
deontologia e di buona condotta relativo ai dati trattati per
svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un
diritto in sede giudiziaria) o si accinge a promuoverla;
Ritenuta l'esigenza, sulla base della proficua esperienza sin qui
acquisita, di dare compiuta disciplina e pubblicità alla procedura
seguita dall'Autorità per svolgere i predetti compiti, tenuto conto
del crescente rilievo che i codici di deontologia e di buona condotta
assumono nei settori interessati ai fini della liceità e correttezza
dei trattamenti di dati personali e dell'utilizzabilità dei medesimi
dati;
Considerata la necessità di consolidare tale procedura con un atto
regolamentare del Garante adottato in base all'art. 156, comma 3,
lettera a) del Codice, ai sensi del quale questa Autorità, con
propri regolamenti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana, definisce l'organizzazione e il funzionamento
dell'ufficio anche ai fini dello svolgimento dei compiti previsti
dall'art. 154 del medesimo codice, fra i quali figura quello di
promuovere la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona
condotta;
Rilevato che tale procedura è applicabile anche al codice di
deontologia relativo ad attività giornalistiche e alle sue eventuali
modificazioni e integrazioni, salvo quanto specificamente previsto
dall'art. 139 del codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le proposte e le osservazioni dell'ufficio formulate dal
segretario generale ai sensi dell'art. 15, comma 1 del regolamento n.
1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;
Delibera:
1. È adottato il regolamento n. 2/2006, concernente la procedura
per la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta,
riportato in allegato alla presente deliberazione di cui costituisce
parte integrante e di cui è disposta la pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensi degli articoli 12 e
156, comma 3, lettera a), del Codice in materia di protezione dei
dati personali.

Roma, 20 luglio 2006

Il presidente
Pizzetti

Il segretario generale
Buttarelli

Il relatore
Pizzetti

Allegato

Regolamento concernente la procedura per la sottoscrizione dei codici
di deontologia e di buona condotta in materia di protezione dei dati
personali. (Articoli 12 e 156 decreto legislativo 30 giugno 2003, n.
196).
Art. 1
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento si intende:
a) per «Codice», il Codice in materia di protezione dei dati
personali, approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
b) per «codici», i codici di deontologia e di buona condotta di
cui all'art. 12 del Codice;
c) per «soggetti rappresentativi», i soggetti che risultano
dotati di rappresentatività delle categorie di titolari di
trattamento operanti nei settori nei quali i codici trovano
applicazione;
d) per «soggetti interessati», i soggetti per i quali ai sensi
dell'art. 12 del Codice sussiste un interesse qualificato nei settori
nei quali i codici trovano applicazione.
2. Ai medesimi fini si applicano anche le definizioni elencate
nell'art. 4 del Codice.
Art. 2.
Casi nei quali il Garante promuove i codici
1. Il Garante promuove la sottoscrizione dei codici nei casi
espressamente previsti dalla legge. Ai sensi dell'art. 12 del Codice
il Garante può promuovere la sottoscrizione di altri codici non
espressamente previsti per legge, nei settori nei quali ravvisi
l'esigenza di regole di deontologia e di buona condotta per
contribuire all'applicazione di disposizioni normative in settori di
particolare interesse generale nei quali, anche sulla base di
eventuali richieste formulate nell'ambito delle categorie
interessate, emergano specifiche problematiche meritevoli di apposita
considerazione, tenendo conto, in particolare, della natura dei dati
o del loro trattamento o della necessità di rendere effettive le
garanzie per gli interessati. Si tiene altresì conto dell'eventuale
opportunità di prendere in contestuale considerazione più categorie
interessate, nonchè dell'evoluzione dei predetti settori e delle
tecnologie applicate.
2. La sottoscrizione dei codici di cui al comma 1 è promossa dal
Garante con propria deliberazione, da pubblicare nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Con la deliberazione sono indicati i criteri generali in base ai
quali l'Autorità verifica il rispetto del principio di
rappresentatività (art. 12 del Codice) e i soggetti pubblici e
privati appartenenti alle categorie interessate e che ritengano di
avere titolo a sottoscrivere i codici in base al medesimo principio
sono invitati a darne comunicazione all'Autorità entro un termine
prefissato, e a fornire informazioni e documentazione idonee a
comprovare, in particolare, la loro rappresentatività.
3. Con la deliberazione di cui al comma 2 il Garante può
invitare altri soggetti che si ritengano interessati ai sensi
dell'art. 12 del Codice a darne comunicazione all'Autorità e a
fornire informazioni e documentazione idonee a comprovare, in
particolare, il proprio interesse qualificato nella materia.
Art. 3.
Esame preliminare
1. Le comunicazioni ricevute ai sensi dell'art. 2 sono esaminate
preliminarmente dall'Autorità, unitamente al materiale prodotto, e
valutate dal Garante, anche sulla base della deliberazione già
adottata ai sensi del medesimo articolo, esaminando in particolare:
a) l'appartenenza alle categorie interessate degli organismi
che intendono sottoscrivere un codice in qualità di soggetti
rappresentativi, nonchè la sussistenza del presupposto della
rappresentatività anche in relazione ai settori determinati nei
quali il codice dovrebbe operare;
b) la sussistenza di un interesse qualificato in capo ai
soggetti interessati.
2. Le valutazioni di cui al comma 1 possono essere formulate dopo
l'inizio dei lavori per la redazione del codice, qualora ricorrano
particolari esigenze inerenti anche alla necessità di svolgere
ulteriori approfondimenti relativi alla rappresentatività o
all'interesse qualificato.
3. Eventuali comunicazioni pervenute da categorie o soggetti
interessati dopo il termine prefissato ai sensi dell'art. 2, comma 2,
possono essere esaminate fino alla sottoscrizione del codice,
valutando parimenti la sussistenza dei presupposti di cui al comma 1.
4. L'esito della valutazione effettuata dal Garante ai sensi dei
commi 1 e 3 è comunicata a ciascun soggetto od organismo informando
tutti coloro che hanno inviato comunicazioni all'Autorità ai sensi
dell'art. 2.
5. I criteri per individuare le categorie interessate in
relazione al settore determinato per il quale il codice verrà
sottoscritto, e per valutare la rappresentatività o l'interesse
qualificato dei soggetti che hanno inviato comunicazioni
all'Autorità, sono definiti dal Garante in relazione a ciascun
codice, tenendo conto della specificità del settore e delle
particolari caratteristiche del trattamento.
Art. 4.
Organizzazione e svolgimento dei lavori
1. L'Autorità, effettuata la comunicazione di cui all'art. 3,
comma 4, fermo restando quanto previsto nei commi 2 e 3 del medesimo
articolo, invita i soggetti appartenenti alle categorie interessate a
partecipare ad una prima riunione di lavoro, anche presso gli uffici
del Garante, e ne comunica la data anche agli altri soggetti che
risultano interessati i quali possono prendervi parte.
2. Nell'esercitare il compito di promuovere la sottoscrizione del
Codice l'Autorità incoraggia la proficua cooperazione tra i soggetti
appartenenti alle categorie interessate e la collaborazione dei
soggetti interessati nell'organizzazione e nello svolgimento dei
lavori di redazione del codice, fornendo, salva diversa loro scelta,
un supporto anche logistico e tecnico o da parte di esperti, nonchè
nell'utilizzo di strumenti elettronici, anche per agevolare lo
scambio delle informazioni e il confronto e la condivisione delle
proposte e dei contributi fra i partecipanti.
Art. 5.
Schema preliminare del codice
1. Al termine della prima fase dei lavori, i soggetti
rappresentativi che vi hanno partecipato redigono e sottopongono
all'Autorità uno schema preliminare di codice, tenendo in
considerazione il contributo dato dai soggetti interessati.
Art. 6.
Verifica preliminare di conformità del codice
1. Lo schema preliminare di codice è oggetto di un esame
istruttorio anche sulla base di eventuali richieste di chiarimento ed
è volto a rilevare da parte del Garante l'eventuale manifesta
sussistenza di profili di non conformità alla normativa vigente.
2. Nei casi in cui non è necessario invitare i soggetti
rappresentativi a riesaminare lo schema preliminare, in quanto lo
stesso risulta conforme in base ad una prima verifica alle leggi e ai
regolamenti, il Garante ne dà diffusione inserendolo nel proprio
sito Internet al fine di raccogliere eventuali osservazioni di
«soggetti interessati» ai sensi dell'art. 12 del Codice, ed invita a
tal fine soggetti rappresentativi o interessati a darne ampia
pubblicità. Il Garante dispone altresì la trasmissione all'Ufficio
pubblicazioni leggi e decreti del Ministero della giustizia di un
avviso da pubblicare nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana, volto a rendere nota l'inserzione dello schema sul sito
Internet e ad invitare i soggetti interessati a formulare eventuali
osservazioni entro un termine prefissato.
3. Scaduto tale termine, le osservazioni pervenute sono esaminate
e trasmesse ai soggetti rappresentativi o interessati per le
valutazioni del caso.
Art. 7.
Schema finale del codice
1. I soggetti rappresentativi, esaminate le osservazioni ricevute
ai sensi dell'art. 6, comma 3, e tenendo in considerazione il
contributo dei soggetti interessati, redigono lo schema finale del
codice e lo trasmettono al Garante.
2. Il codice individua la data a decorrere dalla quale è
applicabile e le eventuali disposizioni transitorie.
Art. 8.
Verifica finale di conformità del codice e sua sottoscrizione
1. Il Garante esamina lo schema finale del codice completando gli
eventuali approfondimenti circa la rappresentatività di alcuni
organismi e, qualora non riscontri profili di non conformità a norme
di legge o di regolamento, invita a sottoscrivere il codice i
soggetti rappresentativi, disponendone la pubblicazione al termine
delle operazioni di sottoscrizione e la comunicazione al Ministero
della giustizia per la sua allegazione al Codice.
2. I soggetti interessati possono manifestare la loro adesione ai
principi affermati dal codice. L'adesione è indicata in un allegato
distinto dal documento dove è apposta la sottoscrizione dei soggetti
rappresentativi.
3. Il Garante esamina la richiesta di soggetti rappresentativi o
interessati volta ad apporre le sottoscrizioni o le adesioni di cui
ai commi 1 e 2 in epoca successiva all'adozione del codice. Se la
richiesta è accolta, ne è data notizia nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Art. 9.
Pubblicazione del codice
1. Il codice sottoscritto è trasmesso all'Ufficio pubblicazioni
leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai
sensi dell'art. 12, comma 2, del Codice. Il codice è pubblicato
altresì sul Bollettino del Garante.
2. Il codice sottoscritto è comunicato al Ministero della
giustizia ai fini della sua allegazione al Codice previo decreto
ministeriale da adottarsi ai sensi del medesimo art. 12, comma 2, del
predetto Codice.