Serie Generale n. 291 del 14-12-1998
LEGGI, DECRETI E ORDINANZE PRESIDENZIALI
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 20 ottobre 1998, n. 428
Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche. (GU Serie Generale n.291 del 14-12-1998)
Nota: note: Entrata in vigore del decreto: 29-12-1998

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l'articolo 87 della Costituzione;
Visto il regio decreto 27 maggio 1875, n. 2552;
Visto il regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Sentita l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione;
Consultato il Garante per la protezione dei dati personali;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza de 14 settembre
1998;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 16 ottobre 1998;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;
E m a n a
il seguente regolamento:
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento s'intende:
a) per "amministrazioni", le pubbliche amministrazioni indicate
dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.
29;
b) per "gestione dei documenti", l'insieme delle attività
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi (o, in forma abbreviata, "documenti"), formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato;
c) per "sistema di protocollo informatico" o, in forma abbreviata,
"sistema", l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle
reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti;
d) per "segnatura di protocollo" l'apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile,
delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Art. 2.
Gestione dei documenti con sistemi
informativi automatizzati
1. La gestione dei documenti è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati.
2. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o
coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione,
nonchè di comunicazione interna tra le aree stesse.
3. In sede di prima applicazione le amministrazioni centrali dello
Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli
uffici di registrazione di protocollo già esistenti presso le
direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste
corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le
segreterie di gabinetto.

Art. 3.
Requisiti del sistema di protocollo informatico
1. Il sistema di protocollo informatico deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun
documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle
informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle
disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di
tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito
del sistema di classificazione d'archivio adottato.

Art. 4.
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o
spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediate la
memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti
informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente
dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il
destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in
forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni
inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di
uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di
registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti,
da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera
operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
del presente regolamento, sono specificate le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni
di registrazione di protocollo.
5. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette
ufficiali, bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni,
giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari,
inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare dell'amministrazione.

Art. 5.
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni annullate, in conformità alle disposizioni del
presente regolamento, devono rimanere memorizzate nella base di dati
per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La
procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una
dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da
consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi
annullate, unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed
agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
2. Le informazioni non modificabili sono annullabili con la
procedura del comma 1 del presente articolo.

Art. 6.
Segnatura di protocollo
1. Le informazioni da apporre od associare ad ogni documento
attraverso l'operazione di segnatura di protocollo consentono di
individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni
minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all'articolo 8;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o
dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 2, comma
2, del presente regolamento.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata
contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice
identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice
dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o
necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al
momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed
è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di
protocollo può includere tutte le informazioni registrate sul
documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può
utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di
registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
del presente regolamento, sono stabiliti il formato e la struttura
delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del
comma 4.

Art. 7.
Operazioni ed informazioni minime
1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 4 e le
operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 6 del
presente regolamento nonchè le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del
protocollo informatico da parte delle pubbliche amministrazioni.

Art. 8.
Formato del progressivo di protocollo
1. Il progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da
sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
2. Il progressivo di protocollo, apposto o associato al documento
mediante l'operazione di segnatura di protocollo, può essere
composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso il
numero ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero
specificato nella segnatura una successione di simboli zero.

Art. 9.
Funzioni di accesso alle informazioni
1. L'accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti
all'amministrazione, nonchè la ricerca, la visualizzazione e la
stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti
sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal
responsabile della tenuta del protocollo.
2. La ricerca delle informazioni è effettuata secondo criteri di
selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I
criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni
semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo
di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve
essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle
singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni
statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le
attività di controllo interno di gestione.

Art. 10.
Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al
capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere utilizzate
tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante
l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e
strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da
parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel
rispetto delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996, n.
675, e successive modifiche ed integrazioni, e nell'ambito delle
misure organizzative previste dall'articolo 22, comma 3, della legge
8 agosto 1990, n. 241, i criteri tecnici ed organizzativi per
l'impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo
informatico per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle
informazioni.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono
l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato,
le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2
determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto
anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma
digitale del documento informatico, come disciplinati dall'articolo
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, dal decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, e dai relativi
regolamenti di attuazione.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla
pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e
di visualizzazione delle informazioni messe a disposizione - anche
per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico di
cui all'articolo 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29.

Art. 11.
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni
informatiche, accedono al sistema di protocollo informatico dell'area
organizzativa omogenea di cui al comma 2 dell'articolo 2, adottano le
modalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei
criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria
delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di
protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per
ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti,
ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta
dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento
ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e del numero
di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento spedito.
3. Le funzioni minime di accesso di cui al comma 1 sono fornite
dalla pubblica amministrazione che gestisce il sistema di protocollo
informatico.
4. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni
provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento e
sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri
tecnici ed organizzativi per l'accesso alle informazioni del
protocollo informatico.

Art. 12.
Servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei
flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell'articolo 2 del presente regolamento. Il
servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario,
comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi
di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla
disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle
funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla
consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle
informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente
regolamento;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del
registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 4;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o
anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività
e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 13 e 14, in luoghi sicuri
e differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e
dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 10 e 11 e le attività
di gestione degli archivi di cui agli articoli 18, 19 e 20;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 5;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente
regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

Art. 13.
Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati
1. Il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone
per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati
su supporto informatico rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che
fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine,
il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone, in
relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti
informatici.
4. Le informazioni del protocollo informatico costituiscono parte
integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei
documenti che sono oggetto di procedure di archiviazione ottica
sostitutiva.

Art. 14.
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di
protocollo su un registro di emergenza, ogni qualvolta per cause
tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica. Sul
registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di
inizio dell'interruzione nonchè la data e l'ora del ripristino della
funzionalità del sistema.
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica
si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale
gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di
non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati
gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul
registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate
manualmente.
4. Il primo documento protocollato manualmente per l'impossibilità
di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di
protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. La
numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle
funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo a
l'ultimo registrato manualmente.
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente
sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita
funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino
delle funzionalità del sistema.

Art. 15.
Gestione dei flussi documentali
1. La gestione dei flussi documentali è finalizzata al
miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi
delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia
dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
2. Le pubbliche amministrazioni adottano sistemi per la gestione
dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto
tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di protocollo informatico.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo
coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione
d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo.

Art. 16.
Requisiti del sistema per la gestione
dei flussi documentali
1. Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la
gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è
associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti
i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonchè la
gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la
gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di
determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

Art. 17.
Specificazione delle informazioni previste
dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
del presente regolamento, sono specificate le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni
di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi
informatici per la gestione dei flussi documentali.

Art. 18.
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire
fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio
corrente.

Art. 19.
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi,
integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei
criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi dev'essere tenuta traccia
del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei
documenti contenenti dati personali, le disposizioni della legge 31
dicembre 1996, n. 675, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Art. 20.
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo quanto previsto dal decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.

Art. 21.
Attuazione dei sistemi
1. Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche amministrazioni introducono
nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti
per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente regolamento.
2. Entro il 31 dicembre 1999, le pubbliche amministrazioni
predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei
registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente regolamento.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire
dal 1 gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente regolamento ed alle disposizioni della legge 31 dicembre
1996, n. 675, nonchè dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo
1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Art. 22.
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni
aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione
delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.

Art. 23.
Abrogazioni
1. Sono abrogate le norme regolamentari incompatibili con il
presente regolamento e, in particolare, le disposizioni del regio
decreto 25 gennaio 1900, n. 35.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Dato a Roma, addì 20 ottobre 1998
SCALFARO
Prodi, Presidente del Consiglio
dei Ministri
Bassanini, Ministro per la
funzione pubblica e per gli affari
regionali
Visto, il Guardasigilli: Diliberto
Registrato alla Corte dei conti il 9 dicembre 1998
Atti di Governo, registro n. 115, foglio n. 3