3a Serie Speciale - Regioni n. 37 del 26-9-2015
PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO
PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA 19 giugno 2015, n. 17
Regolamento sulle procedure di protocollo e l'Amministrazione provinciale digitale. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.37 del 26-09-2015)

(Pubblicato nel Bollettino Ufficiale
della Regione Trentino-Alto Adige n. 25/I-II del 23 giugno 2015)

IL PRESIDENTE DELLA PROVINCIA

Vista la deliberazione della giunta provinciale n. 678 del 9 giugno
2015;

E m a n a

il seguente regolamento:
Art. 1

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti
amministrativi presso l'Amministrazione provinciale ai sensi della
legge provinciale 13 dicembre 1985, n. 17, e successive modifiche.
Per quanto compatibile con i rispettivi ordinamenti interni, il
regolamento viene altresì adottato dagli enti, dalle agenzie e dagli
organismi dipendenti dall'Amministrazione provinciale.
2. Il presente regolamento promuove l'uso delle tecnologie
dell'informazione e della comunicazione nell'Amministrazione
provinciale ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e
successive modifiche.
3. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento,
trova applicazione la normativa vigente in materia.

Art. 2

Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si intende per:
a) archivio corrente: archivio dei fascicoli concernenti gli
affari e i procedimenti amministrativi in corso di trattazione;
b) archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli
relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i
quali è prescritto un periodo obbligatorio di conservazione;
c) archivio storico: archivio di documenti rilevanti sul piano
giuridico e storico-culturale destinati alla conservazione
permanente. Ha sede presso l'Archivio provinciale;
d) assegnazione: operazione che consente la visione delle
registrazioni di protocollo;
e) caselle di posta istituzionali: caselle di posta elettronica
delle strutture organizzative dell'Amministrazione provinciale;
f) PEC-ID: casella di posta elettronica certificata rilasciata al
titolare, previa identificazione dello stesso;
g) documenti in ingresso: documenti indirizzati
all'Amministrazione provinciale;
h) documenti in uscita: documenti redatti dall'Amministrazione
provinciale e diretti a destinatari esterni all'Amministrazione
stessa;
i) documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture
organizzative dell'Amministrazione provinciale e destinati alla
comunicazione interna;
j) fascicolo: unità di base dell'archivio che raccoglie tutti i
documenti relativi ad uno stesso affare o procedimento
amministrativo;
k) fascicolo digitale del personale: archivio digitale che
raccoglie documenti e documentazione concernenti il rapporto di
lavoro del personale provinciale, nonchè del personale dirigente,
docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
l) identità digitale per l'Alto Adige: account per l'accesso ai
servizi e-government delle pubbliche amministrazioni in Alto Adige.
L'account certificato viene rilasciato previa identificazione della
persona oppure creato tramite la carta servizi (CNS). L'account non
certificato viene creato tramite una registrazione online;
m) interoperabilita': scambio di dati tra registri di protocollo;
n) IPA: indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica
certificata delle pubbliche amministrazioni, nonchè indice dei
codici univoci ufficio assegnati ai fini della ricezione delle
fatture elettroniche;
o) key-user: persona che attiva i permessi per la protocollazione
e inserisce gli utenti nell'organigramma;
p) piano di conservazione: elenco redatto dalle commissioni di
sorveglianza e scarto con indicazione dei documenti prodotti nei
singoli procedimenti amministrativi e indicazione dei relativi tempi
di conservazione;
q) PEC (posta elettronica certificata): tipologia di e-mail che
attesta l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta
elettronica;
r) registro di protocollo: registro unico di protocollo
dell'Amministrazione provinciale, che presenta le caratteristiche del
protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche;
s) scarto formale: distruzione di documenti, decorsi i tempi di
conservazione, previa autorizzazione della commissione di
sorveglianza e scarto;
t) scarto informale: eliminazione dall'archivio corrente della
documentazione priva di valore amministrativo, giuridico e storico;
u) segnatura di protocollo: informazioni minime per
l'identificazione univoca di un documento;
v) selezione dei documenti: operazione di vaglio dei documenti
finalizzata al relativo scarto o alla conservazione permanente.

Art. 3

Registro unico di protocollo

1. Presso l'Amministrazione provinciale è istituito un registro
unico di protocollo.
2. La denominazione del registro unico di protocollo e': registro
di protocollo della Provincia autonoma di Bolzano - Alto Adige
(PROVBZ).

Art. 4

Organizzazione del protocollo

1. La protocollazione avviene presso i singoli dipartimenti, le
singole ripartizioni e le singole aree dell'Amministrazione
provinciale; i rispettivi direttori e direttrici possono prevedere
una sede di protocollo unica o distribuire la protocollazione su più
strutture organizzative.
2. Nell'ambito delle singole strutture organizzative i permessi per
la protocollazione vengono assegnati dai rispettivi responsabili.

Art. 5

Key-user

1. Ogni dipartimento, ogni ripartizione e ogni area dispone di un
key-user.
2. I key-user sono nominati rispettivamente dai direttori e dalle
direttrici di dipartimento e di ripartizione nonchè dai direttori e
dalle direttrici d'area.
3. I key-user attivano i permessi per la protocollazione e
apportano i necessari aggiornamenti all'organigramma.
4. La nomina a key-user comporta l'assegnazione di tutti i permessi
per la protocollazione, nonchè la visione delle registrazioni di
protocollo relative al dipartimento, alla ripartizione o all'area di
appartenenza.

Art. 6

Amministratore

1. L'amministratore del registro di protocollo svolge funzioni di
supervisione e redige il relativo manuale di gestione.
2. L'Ufficio Organizzazione svolge i compiti di amministratore del
registro di protocollo dell'Amministrazione provinciale.

Art. 7

Protocollazione

1. La protocollazione certifica la data di ricezione (posta in
ingresso) o di redazione (posta in uscita e interna) del documento,
nonchè la provenienza dello stesso.
2. La protocollazione è effettuata mediante inserimento dei
seguenti dati nel registro di protocollo:
a) numero e data di protocollo, generati in automatico e
registrati in forma non modificabile;
b) mittente dei documenti in ingresso ovvero destinatario o
destinatari dei documenti interni o in uscita;
c) oggetto del documento;
d) numero e descrizione sintetica degli allegati, se presenti;
e) tipo di protocollo;
f) assegnazione della registrazione di protocollo alla struttura
organizzativa dell'autore/autrice del protocollo;
g) assegnazione della registrazione di protocollo alle strutture
organizzative destinatarie;
h) titolo del titolario;
i) fascicolo di riferimento;
j) tipo di spedizione;
k) numero e data di protocollo del documento in ingresso, se
disponibili;
l) protocollo di riferimento, se disponibile;
m) data di arrivo per le protocollazioni differite.
3. Tutti i documenti informatici soggetti a protocollazione devono
essere salvati nel registro di protocollo.
4. L'oggetto deve riassumere il contenuto del documento; vanno
evitate abbreviazioni.
5. La protocollazione dei documenti in ingresso è effettuata nella
giornata di arrivo.
6. La protocollazione può essere differita esclusivamente per i
documenti in ingresso e solo in caso di temporaneo ed eccezionale
carico di lavoro che non permetta di protocollare i documenti in
giornata.
7. La protocollazione dei documenti interni e in uscita è
effettuata immediatamente dopo la loro sottoscrizione. Questo vale
sia per i documenti cartacei sia per quelli informatici.

Art. 8

Cronologia

1. A ogni registrazione di protocollo corrisponde una precisa
cronologia, dalla quale risultano il nome e la struttura
organizzativa dell'autore/autrice del protocollo, la data e l'ora di
protocollazione.
2. Tutte le modifiche apportate alle registrazioni di protocollo
sono memorizzate nella rispettiva cronologia.

Art. 9

Numero di protocollo

1. La numerazione nel registro di protocollo è progressiva e viene
rinnovata ogni anno solare.
2. Ogni numero di protocollo è assegnato una sola volta.
3. Fanno eccezione i casi di ricezione di documenti indirizzati a
più strutture organizzative dell'Amministrazione provinciale e i
casi di spedizione di documenti interni e in uscita, indirizzati a
due o più destinatari. Per ricevere lo stesso numero di protocollo,
detti documenti devono essere identici sia per quanto concerne il
contenuto sia per i destinatari.

Art. 10

Segnatura di protocollo

1. La segnatura di protocollo è composta dalla denominazione del
registro di protocollo o dalla relativa abbreviazione, dal numero di
protocollo e dalla data di protocollo.

Art. 11

Assegnazione

1. L'assegnazione permette alle singole strutture organizzative la
visione delle registrazioni di protocollo.
2. L'assegnazione permette inoltre la protocollazione dei documenti
presso una qualsiasi struttura organizzativa, a prescindere dalla
competenza in merito.

Art. 12

Documenti soggetti a protocollazione

1. Sono soggetti a protocollazione tutti i documenti cartacei e
informatici aventi rilevanza amministrativa o giuridica.

Art. 13

Documenti non soggetti a protocollazione

1. Non sono soggetti a protocollazione le Gazzette ufficiali, i
Bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione,
giornali, riviste, libri, opuscoli, materiale informativo e
pubblicitario, inviti a manifestazioni, documenti in elaborazione
(bozze), la corrispondenza interna che non ha rilevanza
amministrativa o giuridica, la corrispondenza riservata nonchè i
documenti soggetti a registrazione particolare (come ad esempio
deliberazioni e decreti).

Art. 14

Termini

1. La protocollazione determina il rispetto dei termini perentori
di cui all'art. 3 della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e
successive modifiche.
2. Dalla data di protocollazione decorre il termine per la
conclusione del procedimento amministrativo di cui all'art. 4 della
legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche.

Art. 15

Annullamento delle registrazioni di protocollo

1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo
previa autorizzazione dei direttori e delle direttrici delle
strutture organizzative presso le quali è istituita una sede di
protocollo.
2. Dall'autorizzazione devono risultare il numero e la data di
protocollo della registrazione da annullare, nonchè le motivazioni
dell'annullamento.
3. Nel registro di protocollo, l'annullamento è riconoscibile da
un'apposita dicitura generata in automatico; sui documenti cartacei
l'annullamento della segnatura di protocollo viene apportato a mano.

Art. 16

Registro giornaliero di protocollo

1. A fine giornata il protocollo informatico genera in automatico
il registro giornaliero di protocollo.

Art. 17

Registro d'emergenza

1. Nell'impossibilità di usufruire del registro di protocollo per
un lasso di tempo superiore alle 48 ore, il Direttore generale/la
Direttrice generale autorizza la protocollazione in un apposito
registro di emergenza.
2. Le registrazioni effettuate nel registro di emergenza vanno
prontamente inserite nel registro di protocollo al ripristino delle
sue funzionalità.

Art. 18

Posta in ingresso

1. La corrispondenza viene aperta e protocollata presso le
rispettive sedi di protocollo nella giornata di arrivo.
2. La corrispondenza pervenuta o consegnata presso una struttura
organizzativa non competente, va comunque protocollata e prontamente
inoltrata alla struttura organizzativa di competenza.
3. La corrispondenza riportante la dicitura «riservata»,
«personale» o indicazioni analoghe, nonchè le buste sigillate e la
corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non
devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.
4. La busta della posta in ingresso va conservata e annotata nel
registro di protocollo come allegato in caso di ricorsi, diffide,
intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di
concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici,
comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la
data di spedizione assume rilevanza giuridica (es. raccomandata
pervenuta dopo la scadenza di un termine perentorio). La data e l'ora
di spedizione sono comprovate dal timbro postale.
5. Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel
caso in cui alla trasmissione via fax segua l'invio per posta, non si
procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia
subito modifiche.
6. Se il mittente o una persona incaricata consegna personalmente
un documento e chiede una ricevuta che ne attesti l'avvenuta
consegna, il personale è autorizzato a rilasciare gratuitamente una
fotocopia della prima pagina del documento protocollato, munito di
segnatura di protocollo.
7. La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:
a) le caselle di posta istituzionali;
b) le caselle di posta elettronica certificata;
c) i servizi e-government dell'Amministrazione provinciale;
d) altri servizi digitali.

Art. 19

Posta in uscita

1. La spedizione di documenti informatici avviene tramite:
a) le caselle di posta istituzionali;
b) le caselle di posta elettronica certificata;
c) i servizi e-government dell'Amministrazione provinciale;
d) altri servizi digitali.
2. La spedizione di documenti non soggetti a protocollazione
avviene tramite le caselle di posta elettronica nominative o di
servizio.
3. La comunicazione tra pubbliche amministrazioni avviene:
a) mediante lo scambio di dati tra registri di protocollo
(interoperabilita');
b) tramite la posta elettronica istituzionale;
c) tramite la posta elettronica certificata; in questo caso si
utilizzano gli indirizzi risultanti dall'indice IPA;
d) tramite altri servizi digitali che consentono forme di
cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni.
4. Nello scambio di documenti tra pubbliche amministrazioni non è
consentita la trasmissione via fax.

Art. 20

Posta interna

1. All'interno dell'Amministrazione provinciale, la spedizione
della corrispondenza avviene per via elettronica (registro di
protocollo, e-mail o altri applicativi informatici). Nella
comunicazione tra le singole strutture organizzative, non è
consentito il ricorso alla posta elettronica certificata.
2. Solo in casi eccezionali è consentita la spedizione di
documenti cartacei, che avviene mediante apposite buste di
spedizione.
3. I documenti interni sono protocollati dalla struttura
organizzativa che li redige e sono assegnati alla struttura
organizzativa destinataria.
4. I documenti sottoscritti con firma digitale o firma elettronica
qualificata sono protocollati e salvati nel registro di protocollo.
5. Le comunicazioni interne di carattere informale non sono
soggette a protocollazione. La loro trasmissione avviene tramite le
caselle di posta nominative.

Art. 21

Fascicolo digitale del personale

1. I documenti e la documentazione concernenti il rapporto di
lavoro del personale sono depositati, di norma, nel fascicolo
digitale e non vengono trasmessi per posta. Il fascicolo del
personale provinciale è alimentato dalla Ripartizione Personale. Il
fascicolo del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a
carattere statale è alimentato dalla Ripartizione Personale e dalle
Intendenze scolastiche. Il fascicolo personale è accessibile
esclusivamente al singolo collaboratore/alla singola collaboratrice.

Art. 22

Fattura elettronica

1. Ai fini della ricezione delle fatture elettroniche, alle singole
strutture organizzative dell'Amministrazione provinciale è assegnato
un «codice univoco ufficio» risultante dall'Indice delle Pubbliche
Amministrazioni (IPA).

Art. 23

Posta elettronica certificata (PEC)

1. La posta elettronica certificata (PEC) è una tipologia di
e-mail che attesta sia l'invio (ricevuta di accettazione) sia
l'avvenuta consegna (ricevuta di avvenuta consegna) di un messaggio
scambiato tra due caselle di posta elettronica certificata.
2. A differenza della PEC-ID, le caselle di PEC non garantiscono
un'identificazione univoca del titolare, a meno che il documento
così trasmesso non sia munito di firma digitale o firma elettronica
qualificata.

Art. 24

PEC-ID

1. La PEC-ID è una casella di posta elettronica certificata,
rilasciata a persone fisiche e giuridiche da parte di un gestore,
previa identificazione delle stesse. L'avvenuta identificazione
risulta da un apposito allegato del messaggio di posta elettronica
certificata.
2. La PEC-ID non necessita di alcuna firma aggiuntiva, in quanto la
stessa casella di posta identifica l'autore del messaggio.

Art. 25

E-Government

1. L'accesso ai servizi e-government dell'Amministrazione
provinciale avviene tramite il portale e-government.
2. Per usufruire dei servizi e-government è necessaria
l'identificazione dell'utente. L'identificazione avviene, a seconda
del procedimento, mediante la carta servizi (CNS), l'identità
digitale per l'Alto Adige (certificata o non certificata) oppure il
sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale (SPID).

Art. 26

Istanze, dichiarazioni e segnalazioni presentate
per via elettronica

1. Istanze, dichiarazioni e segnalazioni presentate per via
elettronica all'Amministrazione provinciale sono valide, a seconda
del procedimento, se:
a) corredate di firma digitale o di firma elettronica
qualificata;
b) trasmesse mediante PEC e sottoscritte con firma digitale o
firma elettronica qualificata;
c) trasmesse mediante una casella PEC-ID;
d) l'identificazione dell'utente avviene mediante la carta
servizi (CNS), l'identità digitale per l'Alto Adige (certificata o
non certificata) oppure il sistema pubblico per la gestione
dell'identità digitale (SPID).

Art. 27

Copie analogiche di documenti informatici

1. Le copie su supporto analogico di documento informatico
corredato di firma digitale o firma elettronica qualificata hanno la
stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte, se la
loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è
attestata rispettivamente dal Segretario generale/dalla Segretaria
generale, dal Direttore generale/dalla Direttrice generale, dai
direttori e dalle direttrici di ripartizione, dai direttori e dalle
direttrici d'area ovvero dai direttori e dalle direttrici d'ufficio.

Art. 28

Formati ammessi

1. Nella comunicazione elettronica con l'Amministrazione
provinciale sono utilizzati i formati di file elencati nella seguente
pagina web: http://www.provincia.bz.it/informatica/cittadino/for
mati-file.asp. L'Amministrazione provinciale legge tutti i formati
ivi elencati, ma non è tenuta a rispondere utilizzando lo stesso
formato.
2. L'Amministrazione provinciale trasmette i propri file nei
formati elencati nella pagina web di cui al comma 1.
3. Lo scambio di file non conformi ai formati riportati nell'elenco
di cui al comma 1 o di file contenenti parti attive (es. macro), deve
essere preventivamente concordato tra le parti interessate ed è
ammesso solo in casi eccezionali.

Art. 29

Titolario

1. Il titolario è organizzato su più livelli, denominati titolo,
sottotitolo e classe. I rispettivi riferimenti numerici sono
tassativi.
2. Modifiche al titolario possono essere effettuate solo con
decreto del Direttore generale/della Direttrice generale.

Art. 30

Fascicolo

1. I documenti inerenti ad uno stesso procedimento amministrativo
sono raccolti in fascicoli.
2. Il fascicolo costituisce l'unità di base dell'archivio.
3. Contestualmente alla protocollazione ogni documento viene
associato al corrispondente fascicolo.

Art. 31

Archivio corrente e di deposito

1. I fascicoli cartacei sono conservati nell'archivio corrente
degli uffici di competenza. Concluso il procedimento, il relativo
fascicolo è trasferito all'archivio di deposito, previa
effettuazione dello scarto informale.
2. L'accesso all'archivio di deposito è riservato al personale
autorizzato.

Art. 32

Selezione dei documenti

1. Decorsi i tempi di conservazione previsti per legge o indicati
nei piani di conservazione, i documenti vengono scartati oppure
consegnati all'Archivio provinciale. Le decisioni in merito sono di
competenza delle commissioni di sorveglianza e scarto, le quali si
riuniscono a intervalli regolari.
2. I documenti aventi rilevanza giuridica e amministrativa
illimitata o di notevole importanza storico-culturale, trascorsi non
più di 40 anni dalla loro protocollazione, vengono consegnati
all'Archivio provinciale, ai fini della loro conservazione
permanente.
3. Le decisioni delle commissioni di sorveglianza e scarto vengono
verbalizzate (verbale ed elenco di scarto).
4. Ai fini della consegna all'Archivio provinciale, le commissioni
di sorveglianza e scarto redigono un verbale di consegna.

Art. 33

Documenti informatici: archivio e conservazione

1. I documenti informatici sono archiviati nel sistema di gestione
documentale dell'Amministrazione provinciale.
2. I documenti informatici sono soggetti a un processo di
conservazione documentale a lungo termine, al fine di garantirne
l'integrità e la leggibilità e, se corredati di firma digitale o
firma elettronica qualificata, la validità della firma nel tempo.
3. Le riproduzioni di documenti informatici corredati di firma
digitale o firma elettronica qualificata riportano un'annotazione
relativa alla conservazione dell'originale a norma di legge.

Art. 34

Beni culturali

1. Sono definiti beni culturali ai sensi del decreto legislativo 22
gennaio 2004, n. 42, e successive modifiche, gli archivi e i
documenti dell'Amministrazione provinciale.

Art. 35

Accesso ai documenti amministrativi

1. Fatte salve le disposizioni di cui all'art. 24 e seguenti della
legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, il
contenuto dei fascicoli non può essere rivelato, neppure in parte, a
chi non ne abbia diritto in base alle vigenti disposizioni normative,
nè propagato all'interno dell'Amministrazione provinciale.
L'inosservanza di tale divieto costituisce violazione del segreto
d'ufficio.

Art. 36

Abrogazione

1. Il decreto del Presidente della Provincia 7 novembre 2011, n.
38, è abrogato.

Art. 37

Entrata in vigore

1. Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a
quello della sua pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della
Regione.
Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della
Regione. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Bolzano, 19 giugno 2015

Il Presidente della Provincia: Kompatscher