Serie Generale n. 8 del 12-1-2004
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
DIRETTIVA 27 novembre 2003
Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (GU Serie Generale n.8 del 12-01-2004)

IL MINISTRO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
Vista la legge 30 dicembre 1991, n. 412, recante: «Disposizioni in
materia di finanza pubblica»;
Vista la legge 29 luglio 2003, n. 229, recante «Interventi in
materia di qualità della regolazione, riassetto normativo e
codificazione - legge di semplificazione 2001» ed in particolare
l'art. 10 che conferisce al Governo delega per il coordinamento ed il
riassetto delle disposizioni vigenti in materia di società
dell'informazione;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri,
31 ottobre 2000, recante «Regole tecniche per il protocollo
informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica, del
20 ottobre 1998, n. 428»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica, 28 dicembre 2000,
n. 445, recante «Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa» e
successive modificazioni ed integrazioni;
Visto l'art. 16 del decreto del Presidente della Repubblica
7 aprile 2003, n. 137, recante «Regolamento recante disposizioni di
coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'art. 13
del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10»;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del
9 agosto 2001, recante «Delega di funzioni in materia di innovazione
e tecnologie al Ministro senza portafoglio dott. Lucio Stanca»;
Viste le «Linee guida del Governo per lo sviluppo della società
dell'informazione nella legislatura» approvate dal Consiglio dei
Ministri in data 31 maggio 2002, nelle quali, tra gli obiettivi da
raggiungere prioritariamente, è indicata la diffusione dell'impiego
della posta elettronica nella pubblica amministrazione;
Considerato che un maggiore impiego delle tecnologie informatiche
nello scambio dei dati e nella comunicazione tra le pubbliche
amministrazioni aumenta l'efficienza e favorisce, inoltre, notevoli
risparmi di risorse;
Di concerto con il Ministro per la funzione pubblica;
E m a n a
la seguente direttiva per l'impiego della posta elettronica nelle
pubbliche amministrazioni:
Paragrafo I
Il Consiglio dei Ministri, in data 31 maggio 2002, ha approvato le
«Linee guida per lo sviluppo della società dell'informazione nella
legislatura» nelle quali è contenuto l'obiettivo di adottare, entro
la fine della legislatura, la posta elettronica per tutte le
comunicazioni interne alla pubblica amministrazione.
L'impiego della posta elettronica consente e facilita quel
cambiamento culturale ed organizzativo della pubblica amministrazione
che risponde alle attese del Paese ed alle sfide della
competitivita': bisogna accelerare questo processo di cambiamento e
darne concreta percezione anche all'esterno, abbandonando inutili ed
onerosi formalismi, considerati, anche, i consistenti risparmi di
risorse che potranno derivare alla pubblica amministrazione dall'uso
intensivo della posta elettronica. Bisogna concretamente operare
affinchè di tale cambiamento possano beneficiare, al più presto,
anche i cittadini e le imprese in modo da consentire loro un accesso
più veloce e più agevole alle pubbliche amministrazioni.
In tale ottica, nell'esercizio della delega attribuita dal
Parlamento al Governo con la legge 29 luglio 2003, n. 229, si
intende, inoltre, accelerare ulteriormente il processo di
trasparenza. A tal fine la completa attuazione del protocollo
informatico (il cui avvio è previsto per il primo gennaio del 2004)
consentirà la gestione dei flussi dei procedimenti in corso presso
le pubbliche amministrazioni permettendo di conoscerne lo stato e
realizzando, così, un più elevato livello di trasparenza
dell'azione amministrativa.
Nell'esercizio della suddetta delega saranno anche fissati i tempi
di attuazione dell'intero nuovo processo che deve tener conto della
necessità di operare il cambiamento in tempi rapidi, per evitare la
coesistenza prolungata delle procedure elettroniche con quelle
tradizionali, allo scopo di superare difficoltà organizzative e
gestionali e ridurre i relativi costi operativi.
Il Comitato dei Ministri per la società dell'informazione, nel
ribadire l'importanza di tali obiettivi, in data 18 marzo 2003, ha
approvato un progetto di sostegno alla diffusione della posta
elettronica nelle amministrazioni statali che si sviluppa nell'arco
di due anni e che prevede, anche, un costante monitoraggio della
velocità del processo di cambiamento.
In considerazione dei vantaggi che possono derivare a tutta la
pubblica amministrazione dall'applicazione della presente direttiva
si raccomanda di curarne, con tutti i mezzi possibili, la più ampia
ed immediata attuazione e di garantirne la massima diffusione a tutti
i dipendenti.
Ogni amministrazione, pertanto, è tenuta a porre in essere le
attività necessarie al raggiungimento dell'obiettivo di legislatura,
in modo da garantire che, entro la data della sua scadenza, tutte le
comunicazioni nelle pubbliche amministrazioni possano avvenire
esclusivamente in via elettronica.
Paragrafo II
Com'è noto, l'utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo
di trasmissione di documenti informatici è già previsto dall'art.
14 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa, approvato con decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, che consente di
utilizzare la posta elettronica quale strumento sostitutivo o
integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati.
Appare, perciò, necessario che le pubbliche amministrazioni
provvedano a dotare tutti i dipendenti di una casella di posta
elettronica (anche quelli per i quali non sia prevista la dotazione
di un personal computer) e ad attivare, inoltre, apposite caselle
istituzionali affidate alla responsabilità delle strutture di
competenza. Queste ultime dovranno procedere alla tempestiva lettura,
almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta,
adottando gli opportuni metodi di conservazione della stessa in
relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di
conservazione richiesti.
Caratteristiche
La posta elettronica può essere utilizzata per la trasmissione di
tutti i tipi di informazioni, documenti e comunicazioni in formato
elettronico e, a differenza di altri mezzi tradizionali, offre
notevoli vantaggi in termini di:
maggiore semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro e
riproduzione;
semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca;
facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari
contemporaneamente, con costi estremamente più bassi di quelli dei
mezzi tradizionali;
velocità ed asincronia della comunicazione, in quanto non
richiede la contemporanea presenza degli interlocutori;
possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse
da quella del proprio ufficio, anche al di fuori della sede
dell'Amministrazione ed in qualunque momento grazie alla persistenza
del messaggio nella sua casella di posta elettronica;
integrabilità con altri strumenti di automazione di ufficio,
quali rubrica, agenda, lista di distribuzione ed applicazioni
informatiche in genere.
Contenuti
Le singole amministrazioni, nell'ambito delle rispettive
competenze, ferma restando l'osservanza delle norme in materia della
riservatezza dei dati personali e delle norme tecniche di sicurezza
informatica, si adopereranno per estendere l'utilizzo la posta
elettronica, tenendo presente quanto segue:
è sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta
elettronica, ad esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi,
richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi
di lavoro o altri organismi, convocare riunioni, inviare
comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo
dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento
delle competenze, a convenzioni stipulate dall'amministrazione
ecc...), diffondere circolari o ordini di servizio;
unitamente al messaggio di posta elettronica, è anche possibile
trasmettere, in luogo di documenti cartacei, documenti amministrativi
informatici in merito ai quali tale modalità di trasmissione va
utilizzata ordinariamente qualora sia sufficiente conoscere il
mittente e la data di invio;
la posta elettronica è, inoltre, efficace strumento per la
trasmissione dei documenti informatici sottoscritti ai sensi della
disciplina vigente in materia di firme elettroniche;
la posta elettronica può essere utilizzata anche per la
trasmissione della copia di documenti redatti su supporto cartaceo
(copia immagine) con il risultato, rispetto al telefax, di ridurre
tempi, costi e risorse umane da impiegare, soprattutto quando il
medesimo documento debba, contemporaneamente, raggiungere più
destinatari;
quanto alla certezza della ricezione del suddetto documento da
parte del destinatario, il mittente, ove ritenuto necessario, può
richiedere al destinatario stesso un messaggio di risposta che
confermi l'avvenuta ricezione.
Con l'occasione si fa presente che le amministrazioni, oltre a
dotare tutti i loro dipendenti di una casella di posta elettronica
sono chiamate ad adottare ogni iniziativa di sostegno e di formazione
per promuovere l'uso della stessa da parte di tutto il personale.
Paragrafo III
Come già evidenziato, il Comitato dei Ministri per la società
dell'informazione ha approvato il finanziamento, a favore delle
amministrazioni statali, del progetto, denominato @P@, che prevede
interventi per la diffusione e l'utilizzo degli strumenti telematici
in sostituzione dei canali tradizionali di comunicazione. Tale
progetto, in fase di avanzata attuazione a cura del Centro nazionale
per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), prevede la
realizzazione:
dell'indice della pubblica amministrazione (che individua gli
indirizzi istituzionali della P.A.) e l'attribuzione delle
corrispondenti caselle di posta elettronica;
dell'indirizzario elettronico dei singoli dipendenti (ad uso
esclusivamente interno alla P.A.);
di caselle di posta elettronica certificata;
di specifici progetti delle amministrazioni, ammessi al previsto
cofinanziamento, per la trasformazione delle procedure amministrative
che attualmente utilizzano il supporto cartaceo in procedure
informatizzate.
Il progetto @P@ prevede che resti affidato alle stesse
amministrazioni l'inserimento ed il tempestivo aggiornamento dei dati
contenuti nell'indice e nell'indirizzario. Ai fini di una efficace
attuazione del progetto è, pertanto, necessario che ogni
amministrazione provveda:
ad inserire, sul sito www.indicepa.gov.it, le informazioni di
competenza quali: la struttura organizzativa, le aree organizzative
omogenee ed i relativi indirizzi di posta elettronica, nonchè le
altre informazioni definite nei documenti tecnici presenti sul
medesimo sito, entro e non oltre sessanta giorni dalla data di
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana
della presente direttiva;
ad aggiornare, tempestivamente, le medesime informazioni, in modo
da garantire l'affidabilità dell'indirizzo di posta elettronica.
È, infine, necessario che, entro il medesimo termine, sia
comunicato al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica
amministrazione (CNIPA), all'indirizzo apa@cnipa.it, il nominativo ed
i recapiti del soggetto cui, nell'ambito di ogni amministrazione,
può farsi riferimento in merito alle predette attività.
Al fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza,
efficacia ed economicità, il Centro nazionale per l'informatica è
incaricato di effettuare, con cadenza semestrale, un monitoraggio
sullo stato di attuazione della presente direttiva. Sarà cura del
Centro stesso definire, in raccordo con le amministrazioni in
indirizzo, le modalità tecnico operative per l'acquisizione dei dati
e delle informazioni relativi al suddetto monitoraggio.
Roma, 27 novembre 2003
Il Ministro
per l'innovazione e le tecnologie
Stanca
Il Ministro
per la funzione pubblica
Mazzella
Registrato alla Corte dei conti il 18 dicembre 2003
Ministeri istituzionali - Presidenza del Consiglio dei Ministri,
registro n. 13, foglio n. 297