Serie Generale n. 232 del 2-10-1999
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 29 settembre 1999
Autorizzazione n. 3/1999 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni. (GU Serie Generale n.232 del 02-10-1999)

IL GARANTE
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge,
rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, modificato
dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante rilasciata il 30 settembre 1998
relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi
di tipo associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana il 1 ottobre 1998 e avente
efficacia fino al 30 settembre 1999;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali numeri 3/1997 e 3/1998, che sono risultate uno strumento
idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a
garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli
interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero
penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli
adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate
categorie di titolari, nonchè di assicurare una migliore
funzionalità dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce
dell'esperienza maturata;
Vista la legge 5 febbraio 1999, n. 25, che stabilisce il termine
del 27 febbraio 2000 per l'emanazione di alcuni decreti legislativi
finalizzati a completare la disciplina sulla protezione dei dati
personali in attuazione della direttiva comunitaria 95/46/CE;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni
provvisorie a tempo determinato, in conformità a quanto previsto dal
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'ufficio di questa autorità emanato con decreto del Presidente
della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che anche le nuove autorizzazioni
prendano anch'esse in considerazione le finalità dei trattamenti, le
categorie di dati, di interessati e di destinatari della
comunicazione e della diffusione, nonchè il periodo di conservazione
dei dati stessi, in quanto la disciplina di questi aspetti è
prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle
norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla
notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone, specie per
quanto riguarda la riservatezza e l'identità personale, principi
valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili
è effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da
fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi
individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino
oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi dell'articolo 41,
comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la
violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato
con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31
marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera a), del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Relatore il prof. Ugo De Siervo;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1,
della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni,
comitati ed altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di
seguito indicate:
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
La presente autorizzazione è rilasciata senza richiesta:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le
confessioni religiose e le comunità religiose, salvo quanto previsto
dall'art. 22, comma 1-bis, come introdotto dall'art. 5, comma 1 del
decreto legislativo n. 135/1999, i partiti e i movimenti politici, le
associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le
associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di
volontariato, nonchè le federazioni e confederazioni nelle quali
tali soggetti sono riuniti in conformità, ove esistenti, allo
statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od
organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità
giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilità
sociale (Onlus);
c) alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di
cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381, e 15 aprile
1886, n. 3818.
L'autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici
anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati
idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni
strettamente necessarie per l'applicazione dell'art. 310 del decreto
legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi
determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo
statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare
per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche,
sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di
istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta
dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica,
di patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse
artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonchè di
beneficenza, assistenza sociale o sociosanitaria.
La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far valere
o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
semprechè il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a
quello dell'interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per
tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo
perseguimento.
La presente autorizzazione è rilasciata inoltre per l'esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di
quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di
elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la
gestione amministrativa dell'associazione, della fondazione, del
comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi
fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di
persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per
perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la
fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione
è rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche. I
soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle
persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di
un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente
indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette
finalità, con particolare riferimento alle generalità degli
interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che
individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del
successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La
dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale
circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa
menzione dei titolari del trattamento e delle finalità da essi
perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro,
oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di
non eccedenza dei dati, possono trattare i dati così acquisiti solo
per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi
amministrativi e contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il
perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi
familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonchè ai
soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che
hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il
diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o
dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo,
limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o
all'atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di
minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle
operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da
contratti collettivi anche aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione
generale n. 2/1999.
Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili di
cui all'art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675,
idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o,
comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei
dati rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per
quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime
convinzioni.
4) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la
sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalità degli interessati, nonchè il
trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili
deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità, agli
scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
perseguire le finalità e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per
adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attività svolta
dall'interessato o al rapporto cheintercorre tra l'interessato e
l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo,
tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio
offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto
all'associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso
organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario
diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e
agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre
prescrizioni sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge, dalla
normativa comunitaria o di regolamento che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e
in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile
1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno
1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali,
etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre
1999, fino al 30 settembre 2000.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 29 settembre 1999
Il Presidente: Rodotà