Serie Generale n. 102 del 4-5-2010
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
BANCA D'ITALIA
BANCA D'ITALIA
PROVVEDIMENTO 23 dicembre 2009
Disposizioni attuative per la tenuta dell'archivio unico informatico e per le modalita' semplificate di registrazione di cui all'articolo 37, commi 7 e 8, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231. (10A05153) (GU Serie Generale n.102 del 04-05-2010)

LA BANCA D'ITALIA

Vista la direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del
Consiglio, del 26 ottobre 2005, relativa alla prevenzione dell'uso
del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di
attività criminose e di finanziamento del terrorismo;
Vista la legge 25 gennaio 2006, n. 29, recante disposizioni per
l'adempimento di obblighi derivanti dall'appartenenza dell'Italia
alle Comunità europee - legge comunitaria 2005, e in particolare gli
articoli 21 e 22;
Vista la direttiva 2006/70/CE della Commissione del 1° agosto 2006,
recante misure di esecuzione della direttiva 2005/60/CE;
Visto il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante
l'attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione
dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi
di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonchè
della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
Visto il decreto legislativo 25 settembre 2009, n. 151, recante
disposizioni integrative e correttive del decreto legislativo 21
novembre 2007, n. 231;
Visto, in particolare, l'art. 37, commi 7 e 8, del citato decreto
legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
D'intesa con le altre Autorità di vigilanza di settore;
Sentita l'Unità di Informazione Finanziaria;

A d o t t a
il seguente provvedimento:

Art. 1


Definizioni

1. Ai fini del presente provvedimento si intendono per:
a) «direttiva», la direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e
del Consiglio, del 26 ottobre 2005, relativa alla prevenzione
dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi
di attività criminose e di finanziamento del terrorismo;
b) «decreto», il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231,
recante l'attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la
prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio
dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo
nonchè della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
c) «codice in materia di protezione dei dati personali», il
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
d) «TUB», il decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385,
recante il testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia;
e) «TUF», il decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, recante
il testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione
finanziaria;
f) «CAP», il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209,
recante il codice delle assicurazioni private;
g) «UIF», l'Unità di informazione finanziaria istituita ai sensi
dell'art. 6 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, presso
la Banca d'Italia;
h) «destinatari», i soggetti indicati nell'art. 2, comma 1;
i) «attività istituzionale», l'attività per la quale i
destinatari hanno ottenuto l'iscrizione ovvero l'autorizzazione da
parte dell'Autorità pubblica;
j) «gruppo», il gruppo bancario di cui all'art. 60 del decreto
legislativo 1° settembre 1993, n. 385 e disposizioni applicative, il
gruppo di cui all'art. 11 del decreto legislativo 24 febbraio 1998,
n. 58 e disposizioni applicative, il gruppo individuato ai sensi
dell'art. 82 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209,
nonchè le società di cui all'art. 2359 del codice civile;
k) «rapporto continuativo», un rapporto contrattuale di durata
rientrante nell'esercizio dell'attività istituzionale dei
destinatari che possa dare luogo a più operazioni di trasferimento o
movimentazione di mezzi di pagamento ovvero una prestazione
professionale resa dalle società di revisione iscritte nell'albo
speciale previsto dall'art. 161 del TUF;
l) «operazione», la trasmissione o la movimentazione di mezzi di
pagamento di importo pari o superiore a € 15.000;
m) «operazione frazionata», un'operazione unitaria sotto il
profilo economico di importo pari o superiore a € 15.000, posta in
essere attraverso più operazioni singolarmente di importo inferiore
al predetto limite, effettuate in momenti diversi e in un
circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni;
n) «operazioni di tesoreria», operazioni eseguite da una società
che effettua incassi e pagamenti per conto di altre società
appartenenti al medesimo gruppo;
o) «mezzi di pagamento», il denaro contante, gli assegni bancari
e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi
assimilabili o equiparabili quali gli assegni di traenza, i vaglia
postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di
credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative
trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento che permetta
di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica,
fondi, valori o disponibilità finanziarie;
p) «carte di pagamento», carte di debito, carte di credito e
carte prepagate ovvero ogni altra carta che permetta di trasferire,
movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o
disponibilità finanziarie;
q) «tasso di cambio», il cambio comunicato a titolo indicativo
dalla Banca Centrale Europea per le valute da quest'ultima
considerate ovvero, per le altre divise, quello comunicato dalla
Banca d'Italia;
r) «cliente», il soggetto che dispone operazioni ovvero
intrattiene rapporti continuativi con i destinatari;
s) «esecutore», il soggetto che esegue operazioni per conto di
altro soggetto;
t) «titolare effettivo», la persona o le persone fisiche che, in
ultima istanza, possiedono o controllano il cliente secondo i criteri
di cui all'allegato tecnico del decreto;
u) «dati identificativi», il nome e il cognome, il luogo e la
data di nascita, l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del
documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da
persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale;
v) «archivio unico informatico», un archivio, formato e gestito a
mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservati in modo
accentrato tutti i dati e le informazioni acquisite nell'adempimento
degli obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi
e le modalità previsti nel presente provvedimento e nei relativi
allegati;
w) «pubblica amministrazione», tutte le amministrazioni dello
Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado,
le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni dello Stato
a ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le
comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni
universitarie, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio
sanitario nazionale e le agenzie di cui al decreto legislativo 30
luglio 1999, n. 300, e successive modificazioni.

Art. 2


Destinatari e obblighi applicabili

1. Il presente provvedimento si applica a:
a) banche;
b) Poste Italiane S.p.A.;
c) istituti di moneta elettronica (IMEL);
d) società di intermediazione mobiliare (SIM);
e) società di gestione del risparmio (SGR);
f) società di investimento a capitale variabile (SICAV);
g) imprese di assicurazione che operano in Italia nei rami di cui
all'art. 2, comma 1, del CAP;
h) agenti di cambio;
i) società che svolgono il servizio di riscossione dei tributi;
j) intermediari finanziari iscritti nell'elenco speciale previsto
dall'art. 107 del TUB;
k) intermediari finanziari iscritti nell'elenco generale previsto
dall'art. 106 del TUB;
l) succursali insediate in Italia dei soggetti indicati alle
lettere precedenti aventi sede legale in uno Stato estero;
m) Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.;
n) società fiduciarie di cui alla legge 23 novembre 1939, n. 1966;
o) soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nella sezione
dell'elenco generale previsto dall'art. 155, comma 4, del TUB;
p) soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nella sezione
dell'elenco generale previsto dall'art. 155, comma 5, del TUB;
q) società di revisione iscritte nell'albo speciale previsto
dall'art. 161 del TUF;
r) operatori che offrono, attraverso la rete internet e altre reti
telematiche o di telecomunicazione, giochi, scommesse o concorsi
pronostici con vincite in denaro in presenza delle autorizzazioni
concesse dal Ministero dell'economia e della finanze
- Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato, ai sensi dell'art.
1, comma 535, della legge 23 dicembre 2005, n. 266.
2. I destinatari, a eccezione di quelli indicati alle lettere o) e
p), devono istituire l'archivio unico informatico per registrare i
dati identificativi e le altre informazioni relative ai rapporti
continuativi e alle operazioni. I soggetti di cui alle lettere m), o)
e p) utilizzano modalità semplificate di registrazione.
3. Gli obblighi di registrazione si applicano ai rapporti
continuativi e alle operazioni inerenti allo svolgimento
dell'attività istituzionale dei destinatari nonchè a ogni
prestazione professionale svolta dalle società indicati al comma 1,
lettera q). Non rientrano nell'attività istituzionale le incombenze
relative all'organizzazione e all'amministrazione interna del
destinatario.
4. L'archivio unico informatico può non essere istituito qualora
siano presenti esclusivamente rapporti continuativi registrati ai
sensi del comma 5 ovvero operazioni di cui all'art. 10.
5. I dati identificativi e le altre informazioni relative ai
rapporti continuativi possono essere contenuti in archivi informatici
diversi dall'archivio unico a condizione che siano previste modalità
tecniche che garantiscano l'ordine cronologico, l'inalterabilità e
la conservazione dei dati registrati. L'interrogazione di tali
archivi deve garantire la possibilità di ottenere informazioni ed
evidenze integrate. Eventuali rettifiche devono essere registrate in
modo da consentire la traccia delle registrazioni prima della
modifica.
6. La rilevazione di uno o più titolari effettivi nell'archivio
unico informatico va effettuata con un'autonoma registrazione
rappresentativa del legame con l'intestatario del rapporto
continuativo.
7. Al fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni
di riciclaggio, i destinatari devono istituire idonee misure di
controllo interno in materia di tenuta dell'archivio unico
informatico e assicurare un'adeguata formazione dei dipendenti e dei
collaboratori per garantire gli adempimenti di cui al presente
provvedimento.
8. I destinatari acquisiscono i dati rilevanti per la registrazione
ai fini di un possibile utilizzo per indagini su eventuali operazioni
di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per analisi
effettuate dalla UIF. I destinatari rendono disponibili alle
autorità competenti le informazioni contenute nell'archivio unico
informatico ai fini della ricerca e dell'acquisizione delle prove e
delle fonti di prova nel corso di procedimenti penali, sia nella fase
delle indagini preliminari sia nelle fasi processuali successive,
anche per l'applicazione delle misure di prevenzione.
9. I destinatari predispongono gli opportuni profili di sicurezza
per l'accesso ai dati registrati nell'archivio unico informatico al
fine di assicurarne la riservatezza.

Art. 3


Rapporti continuativi

1. Gli obblighi di registrazione sussistono in sede di accensione,
variazione e chiusura di rapporti continuativi sia nominativi sia al
portatore.
2. Sono soggetti a registrazione i rapporti continuativi costituiti
da «conti», da «depositi» o da «altri rapporti continuativi» e i
rapporti continuativi che si instaurano in relazione alla ricezione
di un incarico o mandato rientranti nell'attività istituzionale dei
destinatari:
a) il termine «conti» include il conto corrente e conti analoghi.
Sono esclusi i conti transitori utilizzati in attesa dell'imputazione
contabile definitiva delle operazioni e i conti di natura analoga (ad
esempio, i conti debitori e creditori diversi, su cui sono registrate
posizioni di debito o credito originate da transazioni occasionali);
b) il termine «depositi» comprende i depositi a risparmio bancari
o postali, la custodia e la amministrazione di strumenti finanziari,
anche in forma dematerializzata, i depositi chiusi, i depositi
vincolati e la locazione delle cassette di sicurezza;
c) l'espressione «altri rapporti continuativi» va riferita, a
titolo esemplificativo, a:
concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma, compreso il
leasing finanziario;
rilascio di garanzie e impegni di firma da parte dei
destinatari; -emissione e gestione di carte di pagamento. Il rapporto
continuativo va riferito sia ai titolari delle carte sia agli
esercenti convenzionati;
l'assunzione di partecipazioni nei confronti del pubblico come
definita dall'art. 9, comma 6, del decreto del Ministro dell'economia
e delle finanze del 17 febbraio 2009, n. 29;
la prestazione di servizi di investimento di cui agli artt. 1 e
33, comma 2, lettera e-bis), del TUF;
la sottoscrizione di polizze assicurative rientranti nei rami
di cui all'art. 2, comma 1, del CAP;
la sottoscrizione di polizze di pegno;
l'amministrazione fiduciaria di beni di cui all'art. 1 della
legge 23 novembre 1939, n. 1966;
l'acquisto di moneta elettronica memorizzata su dispositivi
ricaricabili su cui il limite per l'importo trattato in un anno
civile sia superiore a € 2.500.
3. La presenza di una o più deleghe ad operare su un rapporto
continuativo va inserita con un'autonoma registrazione.
4. Fermo restando l'obbligo di registrazione dell'operazione, non
costituisce rapporto continuativo:
la sottoscrizione di quote di organismi di investimento
collettivo del risparmio (OICR);
l'investimento in strumenti finanziari derivati; -l'investimento
in pronti contro termine;
la sottoscrizione di certificati di deposito, di buoni fruttiferi
postali, di prestiti obbligazionari, di titoli del debito pubblico e
di titoli analoghi;
l'emissione di carte di debito e di credito da parte di banche e
Poste Italiane S.p.A. accessorie al conto corrente di cui il titolare
della carta risulta intestatario o delegato;
l'accensione di rapporti strumentali all'esecuzione della
prestazione dei servizi di investimento di cui all'art. 1 del TUF;
l'acquisto di crediti effettuato nell'ambito di operazioni di
cartolarizzazione da parte di società di cui alla legge 30 aprile
1999, n. 130;
il deposito di titoli al portatore effettuati presso la sede
sociale o le banche indicate nell'avviso di convocazione, ai sensi
dell'art. 2370 del codice civile, per consentire la partecipazione
alle assemblee sociali;
i pagamenti effettuati presso società che svolgono il servizio
di riscossione dei tributi;
il rapporto con il debitore ceduto nei contratti di factoring,
ad eccezione del caso in cui sia concessa una dilazione di pagamento.
5. I destinatari possono avvalersi della facoltà di non procedere
all'apertura di un nuovo rapporto continuativo nei casi di
concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma, compresi mutui,
finanziamenti in valuta ovvero leasing finanziario, qualora
effettuati a valere su un conto corrente preesistente presso lo
stesso soggetto erogante ed avente come intestatario il soggetto
finanziato.
6. Alle società di revisione iscritte nell'albo speciale previsto
dall'art. 161 del TUF si applicano i commi 1 e 3 del presente
articolo.

Art. 4


Operazioni

1. Gli obblighi di registrazione sussistono per ogni operazione,
anche frazionata, disposta dal cliente che comporti la trasmissione o
la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a
€ 15.000.
2. I destinatari registrano anche le operazioni di importo unitario
inferiore a € 15.000 per le quali gli agenti in attività finanziaria
di cui all'art. 11, comma 3, lettera d) del decreto sono tenuti a
osservare gli obblighi di adeguata verifica della clientela di cui
all'art. 15, comma 4 del decreto medesimo.
3. Gli obblighi di registrazione sussistono, altresì, per le
banche, Poste Italiane S.p.A. e IMEL quando intervengono nei
trasferimenti di denaro contante e di titoli al portatore di cui
all'art. 49 del decreto per importi pari o superiori a € 15.000.
4. Ai fini dell'individuazione dell'importo delle operazioni da
registrare nell'archivio unico informatico non è ammessa la
compensazione di operazioni di segno contrario poste in essere dallo
stesso cliente.
5. Il presente articolo non si applica alle società di revisione
iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF.

Art. 5


Operazioni frazionate

1. Le registrazioni delle operazioni frazionate includono tutte le
operazioni di importo unitario inferiore a € 15.000 effettuate nella
stessa giornata anche successivamente al raggiungimento della
predetta soglia.
2. I destinatari devono adottare misure organizzative per conoscere
le operazioni eseguite dal cliente presso tutti i punti operativi, in
un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni. Nel caso di
ordini di pagamento o di accreditamento, ciascun intermediario
effettua le aggregazioni con riferimento al cliente per il quale
interviene.
3. Il presente articolo non si applica alle società di revisione
iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF.

Art. 6


Criteri di registrazione

1. La registrazione di rapporti continuativi è effettuata dal
destinatario presso il quale è incardinato il rapporto medesimo
ancorchè quest'ultimo si avvalga di soggetti terzi che entrano in
contatto con la clientela per assolvere gli obblighi di adeguata
verifica.
2. La registrazione di operazioni è effettuata dal soggetto presso
il quale è incardinato il relativo rapporto continuativo ancorchè
l'operazione sia stata eseguita presso soggetti terzi e a prescindere
dalle modalità di esecuzione dell'operazione o di collocamento del
prodotto finanziario.
3. Le operazioni a valere su rapporti non sottoposti a obblighi di
registrazione, effettuate presso uno dei soggetti di cui all'art. 2
che operano per conto di altri destinatari, sono registrate anche dal
soggetto cui sono destinate le disponibilità.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi precedenti, la
registrazione dell'operazione è effettuata dal destinatario che
entra in contatto con il cliente.
5. Alla registrazione delle operazioni eseguite sulla base di
ordini di pagamento o accreditamento provvedono i destinatari cui
l'ordine del cliente è rivolto.
6. Qualora un'operazione venga disposta con un ordine di pagamento
o di accreditamento avvalendosi di conti, depositi o altri rapporti
continuativi esistenti all'estero, l'obbligo di registrazione grava
sull'intermediario residente intervenuto nell'operazione.
7. I criteri di cui ai precedenti commi si applicano ai soggetti
indicati all'art. 2, comma 1, lettere da a) a l), n) e r), i quali
registrano i dati e le informazioni nel proprio archivio unico
informatico.
8. I criteri di cui ai precedenti commi non si applicano ai
soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettere m), o) e p), i quali
utilizzano modalità semplificate di registrazione.
9. Nei casi previsti ai commi 2 e 3 i destinatari trasmettono
immediatamente i dati ai soggetti tenuti all'obbligo di
registrazione.

Art. 7


Dati e informazioni da acquisire e registrare

1. Ai fini dell'obbligo di registrazione sono da inserire
nell'archivio unico informatico i seguenti dati e informazioni:
a) con riferimento ai rapporti continuativi - la data, il numero
del rapporto, i dati identificativi, il ramo e il sottogruppo di
attività economica del cliente intestatario del rapporto unitamente
ai dati identificativi di eventuali soggetti delegati a operare per
conto del cliente nonchè ai dati identificativi del titolare
effettivo qualora quest'ultimo sia diverso dal soggetto intestatario
del rapporto;
b) con riferimento all'operazione - la data, il punto operativo
in cui è stata disposta (filiale, agenzia, ufficio postale ecc.), la
causale che codifica la tipologia dell'operazione, l'importo, il
numero dell'eventuale rapporto continuativo movimentato, i dati
identificativi del cliente e i dati identificativi dell'eventuale
soggetto esecutore.
2. Nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di pagamento, le
informazioni aggiuntive da registrare, rispetto a quanto indicato al
comma 1, lettera b), sono nome e cognome o denominazione sociale del
beneficiario e, ove noti, il numero del rapporto, l'indirizzo e la
sede o il Paese estero del beneficiario, nonchè denominazione e
paese estero o comune del punto operativo dell'intermediario che
effettua l'accredito dell'importo o il pagamento al soggetto
beneficiario.
3. Nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di
accreditamento, le informazioni aggiuntive da registrare rispetto a
quanto indicato al comma 1, lettera b), sono nome e cognome o
denominazione sociale dell'ordinante e, ove noti, il numero del
rapporto, l'indirizzo e la sede o il Paese estero dell'ordinante,
nonchè denominazione e paese estero o comune del punto operativo
dell'intermediario presso il quale l'ordine è stato disposto.
4. Ai fini del presente articolo si intende:
a) per «data», con riferimento ai rapporti continuativi, quella
di apertura, variazione o chiusura; con riferimento al titolare
effettivo quella in cui il destinatario viene a conoscenza del legame
con il cliente intestatario del rapporto; con riferimento alle
operazioni, quella di effettuazione della transazione direttamente
presso il destinatario ovvero, negli altri casi, la data in cui si
acquisiscono gli elementi necessari alla contabilizzazione della
stessa;
b) per «causale», la tipologia dell'operazione in base al codice
attribuito ai sensi delle istruzioni tecniche di cui all'allegato n.
1;
c) per «importo», l'ammontare complessivo dei mezzi di pagamento
utilizzati, con evidenza della parte in contanti.
5. Alle società di revisione iscritte nell'albo speciale previsto
dall'art. 161 del TUF si applica esclusivamente il comma 1, lettera
a).

Art. 8


Modalità di registrazione

1. I destinatari registrano le operazioni disposte dalla clientela
secondo le causali indicate nell'allegato n. 1 Causali analitiche.
2. Le informazioni acquisite ai fini dell'obbligo di registrazione
devono essere tempestivamente inserite nell'archivio unico
informatico e, in ogni caso, non oltre il trentesimo giorno
successivo alla data di cui all'art. 7 comma 4, lettera a).
3. Ai fini della registrazione delle operazioni frazionate, il
termine di cui al comma precedente decorre dalla data dell'operazione
che ha comportato il superamento della soglia.
4. Qualora vi sia necessità di rettificare dati o informazioni
già registrate nell'archivio unico informatico, a seguito della
modifica di elementi di fatto o di verifiche effettuate dopo la
registrazione, occorre evidenziare con chiarezza i cambiamenti
apportati conservando evidenza dell'informazione precedente, secondo
le modalità indicate nell'allegato n. 2 Standard tecnici.
5. Per i destinatari che si avvalgono di uno dei soggetti indicati
all'art. 11, comma 3, del decreto, ovvero di soggetti terzi, a loro
volta destinatari, il termine di trenta giorni decorre dal giorno in
cui ricevono i dati. Tali soggetti, a loro volta, devono inoltrare i
dati entro trenta giorni dal compimento dell'operazione ovvero dalla
richiesta di apertura, variazione o chiusura del rapporto
continuativo.
6. Nella registrazione delle operazioni deve essere evidenziata,
mediante apposita valorizzazione di un campo specifico, la parte in
contanti. Le registrazioni degli importi espressi in valuta estera
vanno effettuate nel controvalore in euro al tasso di cambio di
effettiva negoziazione ovvero, in assenza di negoziazione, al tasso
di cambio del giorno dell'operazione; in ogni caso, deve essere
conservata evidenza della valuta estera in cui l'operazione è
espressa.
7. Le operazioni relative a rapporti continuativi intestati a più
soggetti vanno riferite a tutti gli intestatari. Devono comunque
essere registrati i dati identificativi di chi esegue l'operazione.
8. Alle società di revisione iscritte nell'albo speciale previsto
dall'art. 161 del TUF si applicano esclusivamente i commi 2 e 4.

Art. 9


Particolari modalità di registrazione

1. Per la registrazione dei rapporti continuativi intrattenuti e
delle operazioni disposte dai soggetti di cui all'art. 2, comma 1,
lettera n), i destinatari, con le modalità indicate negli standard
tecnici, procedono:
a) in presenza di un rapporto riconducibile a una pluralità di
fiducianti, a inserire i dati identificativi del fiduciante cui è
riferita l'operazione;
b) in presenza di un rapporto riconducibile a un solo fiduciante,
a inserire i medesimi dati di cui alla lettera a) con un'autonoma
registrazione rappresentativa del legame con l'intestatario del
rapporto continuativo.
2. Nelle operazioni di tesoreria, con le modalità indicate negli
standard tecnici, è registrato il soggetto per conto del quale
l'operazione viene eseguita.
3. Nelle operazioni a valere su conti di corrispondenza di cui
all'art. 28, comma 4, del decreto, ove il destinatario lo ritenga
necessario ai fini dell'assolvimento degli obblighi di adeguata
verifica e di segnalazione di operazioni sospette, sono altresì
registrati i dati del soggetto per conto del quale l'operazione è
effettuata.
4. Il comma precedente si applica anche a conti, depositi o altri
rapporti continuativi assimilabili ai conti di corrispondenza di cui
all'art. 28, comma 4, del decreto.

Art. 10


Deroghe agli obblighi di registrazione

1. I destinatari non procedono alla registrazione di rapporti
continuativi e di operazioni posti in essere con i soggetti indicati
all'art. 10, comma 2, lettere da a) a d) del decreto e con le
succursali stabilite in Italia di tali soggetti aventi sede legale in
uno stato estero nonchè nei casi previsti dagli articoli 25 e 26 del
decreto.
2. Gli obblighi sono, altresì, esclusi per i conti, i depositi e
gli altri rapporti continuativi intrattenuti dai destinatari con le
sezioni di tesoreria provinciale dello Stato e con la Banca d'Italia.
3. Gli obblighi di registrazione non sussistono per i rapporti e
per le operazioni posti in essere su iniziativa del gestore nella
prestazione dei servizi di gestione collettiva del risparmio di cui
all'art. 1, comma 1), lettera n), numero 2) del TUF nonchè di
gestione di portafogli di cui all'art. 1, comma 5-quinquies del TUF.

Art. 11


Modalità semplificate di registrazione

1. La Cassa Depositi e Prestiti S.p.A. registra in archivio unico
informatico i rapporti continuativi, compresi i dati dell'eventuale
titolare effettivo e le operazioni, relativamente a finanziamenti a
soggetti diversi da quelli indicati agli articoli 25 e 26 del decreto
ovvero a erogazioni di fondi che non siano effettuate per conto dello
Stato. Poste italiane S.p.A. registra i rapporti continuativi e le
operazioni inerenti la raccolta di risparmio postale effettuata per
conto di Cassa Depositi e Prestiti S.p.A..
2. Gli intermediari di cui all'art. 2, comma 1, lettere o) e p)
possono adempiere agli obblighi semplificati di registrazione
mediante il riversamento mensile delle informazioni, di cui ai commi
successivi, in un archivio dedicato predisposto con strumenti di
informatica anche diretta. Devono comunque essere previste modalità
tecniche che garantiscano l'ordine cronologico, l'inalterabilità e
la conservazione dei dati registrati nonchè la possibilità di
trarre, con apposite interrogazioni, informazioni ed evidenze
integrate. Eventuali rettifiche devono essere registrate in modo da
consentire la traccia della registrazione prima della modifica.
3. I soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettera o), registrano i
rapporti continuativi relativamente alle garanzie rilasciate ai
richiedenti, indicando l'eventuale presenza di titolari effettivi.
Sono, altresì, registrate le operazioni di finanziamento erogato
direttamente. I destinatari che erogano fondi a favore di soggetti
garantiti dai confidi, comunicano a questi ultimi, entro trenta
giorni, i dati relativi all'estinzione del finanziamento.
4. I soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettera p), registrano le
operazioni che, cumulativamente a seguito di frazionamento, sono di
importo pari o superiore a € 15.000 avendo a riferimento il tasso di
cambio di effettiva negoziazione.

Art. 12


Caratteristiche, tenuta e gestione
dell'archivio unico informatico

1. L'archivio unico informatico è formato e gestito a cura di
ciascun destinatario, secondo gli standard e le compatibilità
informatiche stabilite dal presente provvedimento e dai relativi
allegati.
2. Per la tenuta e gestione dell'archivio unico informatico, i
destinatari possono avvalersi di un autonomo centro di servizio,
purchè sia loro assicurato l'accesso diretto e immediato
all'archivio stesso e ferme restando le responsabilità previste
dalla legge. L'incarico può essere, altresì, conferito a un altro
destinatario. In ogni caso deve essere assicurata l'unità logica
dell'archivio, la sua separatezza da altri archivi tenuti dal
medesimo soggetto, anche avvalendosi dei medesimi supporti hardware.
3. I destinatari facenti parte di un medesimo gruppo possono
avvalersi di un unico centro di servizio, per la tenuta e la gestione
del proprio archivio anche ai sensi di quanto previsto di cui
all'art. 41 del decreto. Devono essere, comunque, garantite la
distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a
ciascun destinatario e la possibilità di ottenere evidenze aziendali
integrate.
4. Le informazioni registrate nell'archivio unico informatico,
ovvero negli archivi di cui all'art. 2, comma 5, devono essere
conservate per dieci anni successivi al compimento dell'operazione o
alla chiusura del rapporto.

Art. 13


Protezione dei dati e delle informazioni

1. Agli obblighi di registrazione si applicano le disposizioni
previste dall'art. 11 del codice in materia di protezione dei dati
personali.
2. Gli intermediari devono rilasciare ai clienti informativa idonea
a assolvere agli obblighi previsti dall'art. 13 del codice in materia
di protezione dei dati personali.
3. L'adempimento degli obblighi di registrazione costituisce
«trattamento dei dati», come definito nel primo comma, lettera a),
dell'art. 4 del codice in materia di protezione dei dati personali.
Le operazioni di trattamento sono effettuate dagli incaricati del
trattamento che operano sotto la diretta autorità del titolare o del
responsabile, attenendosi alle istruzioni da questi impartite.
L'individuazione degli incaricati del trattamento è effettuata con
le modalità di cui all'art. 30 del codice in materia di protezione
dei dati personali.
4. Nella tenuta dell'archivio unico informatico, i destinatari sono
tenuti al rispetto degli obblighi e delle misure di sicurezza
contenuti negli articoli da 31 a 36 del codice in materia di
protezione dei dati personali.

Art. 14


Variazioni di dati e di coordinate

1. Per variazione di dati deve intendersi il cambiamento delle
informazioni nelle registrazioni relative a rapporti continuativi, a
deleghe e a legami che non comporti modifica delle coordinate di
riferimento degli stessi, come ad esempio la variazione
dell'indirizzo, della natura giuridica, del codice valuta del conto,
l'aggiornamento degli estremi del documento di identificazione
nonchè le variazioni relative all'intestazione di conti, depositi o
altri rapporti continuativi, nei casi in cui queste ultime non siano
effettuate tramite la chiusura del rapporto giuridico sottostante e
la riapertura di uno nuovo.
2. La variazione dà luogo a due registrazioni che evidenziano,
rispettivamente, i dati presenti prima e dopo la variazione, la
tipologia della variazione intervenuta e la connessione esistente tra
le due registrazioni con le modalità previste nell'allegato n. 2
Standard tecnici.
3. Per variazione di coordinate deve intendersi il cambiamento
delle coordinate di riferimento di rapporti continuativi, deleghe o
legami dovuto a motivi tecnici, quali la modifica dei sistemi
informatici o dei criteri di attribuzione dei codici rapporto, in cui
rimangono inalterati gli elementi identificativi sia soggettivi che
oggettivi.
4. Configura l'ipotesi di cui al comma precedente anche il
trasferimento di un conto, deposito o altro rapporto continuativo,
con la stessa intestazione, da una dipendenza all'altra di un
medesimo intermediario.
5. In caso di variazione di coordinate, devono essere eseguite
apposite registrazioni di chiusura e di apertura del rapporto
contraddistinte rispettivamente dalle vecchie e dalle nuove
coordinate nonchè dalla codifica relativa alla variazione
intervenuta con le modalità previste nell'allegato n. 2 Standard
tecnici.
6. L'applicazione della procedura ordinaria di adeguata verifica a
un cliente, già sottoposto agli obblighi semplificati di cui agli
articoli 25 e 26 del decreto, comporta la registrazione di apertura
del rapporto continuativo a partire dalla data dell'avvenuta
variazione indicando la specifica tipologia di modifica intervenuta.
L'applicazione degli obblighi semplificati di cui agli articoli 25 e
26 del decreto a un cliente, già sottoposto ad adeguata verifica
ordinaria, comporta la registrazione di chiusura del rapporto
continuativo a partire dalla data dell'avvenuta variazione indicando
la specifica tipologia di modifica intervenuta.

Art. 15


Vicende dell'archivio unico informatico
nei processi di trasformazione

1. I soggetti cedenti dipendenze o rami di azienda devono
registrare la chiusura dei rapporti ceduti entro tre mesi dalla data
di esecutività dell'atto e garantire la conservazione delle
registrazioni effettuate.
2. In caso di scissione, il destinatario che si scinde deve
registrare la chiusura dei rapporti entro tre mesi dalla data di
esecutività dell'atto e garantire la conservazione delle
registrazioni effettuate. Qualora il soggetto che si scinde cessi
l'attività trasferisce il proprio archivio unico off-line alla UIF
entro i successivi sei mesi.
3. In caso di fusione, il destinatario che cessa l'attività deve
registrare, entro tre mesi dalla data di esecutività dell'atto, la
chiusura dei rapporti e trasferire, entro la stessa data, l'archivio
unico al soggetto incorporante o risultante dalla fusione, il quale
garantirà la conservazione delle registrazioni ricevute e
l'integrazione delle stesse con le proprie registrazioni.
4. Nei casi previsti ai commi precedenti i destinatari cui sono
trasferiti i rapporti continuativi devono eseguire, entro i
successivi tre mesi, apposite registrazioni di apertura, indicando la
codifica relativa alla variazione intervenuta secondo le modalità
indicate nell'allegato n. 2 Standard tecnici.
5. Fino alla chiusura dei rapporti di cui ai commi precedenti, i
destinatari possono continuare a registrare le operazioni negli
archivi unici informatici preesistenti la trasformazione societaria.
6. Al di fuori delle ipotesi previste nei commi precedenti, i
destinatari, nei casi di liquidazione, di procedure concorsuali o in
qualsiasi altro evento che comporti la chiusura della società,
registrano la chiusura dei rapporti e trasferiscono l'archivio unico
informatico alla UIF entro i successivi sei mesi. Nel caso in cui
nell'AUI siano presenti codici di connessione con l'anagrafe, questi
ultimi devono essere sostituiti dai dati anagrafici corrispondenti. I
destinatari non devono trasmettere le registrazioni rettificate.

Art. 16


Disposizioni finali

1. Le disposizioni di cui al presente provvedimento si applicano ai
rapporti continuativi e alle operazioni posti in essere a partire dal
1° giugno 2010. Entro trenta giorni dalla stessa data devono essere
registrate, altresì, le informazioni già acquisite relative ai
titolari effettivi per i rapporti continuativi in essere.

Il direttore generale: Saccomanni

Allegato 1

Causali analitiche


Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 2

Standard tecnici dell'archivio unico informatico


Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 3

Tabelle dei codici


Parte di provvedimento in formato grafico