3a Serie Speciale - Regioni n. 26 del 29-6-2002
REGIONE UMBRIA
REGIONE UMBRIA
REGOLAMENTO REGIONALE 12 novembre 2001, n. 7
Disciplina del diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.26 del 29-06-2002)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Umbria n. 57 del
21 novembre 2001)

LA GIUNTA REGIONALE

Ha approvato

LA PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE

E m a n a

il seguente regolamento:

Art. 1.

F i n a l i t à

1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi e i casi di
esclusione dal medesimo, nel rispetto di quanto stabilito dalla legge
7 agosto 1990, n. 241 e dal decreto del Presidente della Repubblica
27 giugno 1992, n. 352, nonchè dalla legge regionale 5 settembre
1994, n. 31 e successive integrazioni e modificazioni.

Art. 2.

Ambito di applicazione

1. Le norme del presente regolamento si applicano alle strutture
organizzative della presidenza della giunta regionale e della giunta
regionale.
2. Gli enti ed organismi dipendenti dalla Regione adottano propri
regolamenti per la disciplina del diritto di accesso entro centoventi
giorni dalla pubblicazione nel Bollettino ufficiale della Regione
Umbria (B.U.R.) del presente atto. Fino all'emanazione di detti
regolamenti ed in caso di mancata adozione, agli enti ed organismi
stessi si applicano le norme del presente atto, ove compatibili.

Art. 3.

Documenti soggetti a pubblicità

1. Chiunque ha diritto di accesso agli atti soggetti a
pubblicità nelle forme previste dall'art. 3, comma 1 della legge
regionale n. 31/1994, nonchè agli allegati che ne formano parte
integrante.
2. I documenti diversi da quelli indicati al comma 1 sono oggetto
del diritto di accesso secondo le norme del presente regolamento.

Art. 4

Documenti relativi a procedimenti conclusi

1. Il diritto di accesso relativo a documenti concernenti
procedimenti amministrativi già conclusi ha ad oggetto tutti gli
atti amministrativi, anche interni, formati dai soggetti di cui
all'art. 2 ai fini del procedimento medesimo, nonchè gli atti
formati da privati o da altre amministrazioni, secondo le norme di
cui ai commi 2 e 3.
2. È consentito l'esercizio del diritto di accesso agli atti
formati da privati qualora:
a) siano specificamente richiamati nella motivazione dell'atto
amministrativo o comunque costituiscano, ai sensi dell'ordinamento
vigente, elemento necessario del procedimento amministrativo e
presupposto del relativo atto finale;
b) si tratti di documenti, istanze o altri atti dai quali siano
derivati in base all'ordinamento vigente, forme di
silenzio-accoglimento e altri istituti che comunque consentano la
produzione degli effetti cui è preordinato il procedimento, anche
senza l'adozione di un provvedimento amministrativo.
3. Sono oggetto di accesso gli atti formati da altre pubbliche
amministrazioni nei casi di cui al comma 2, lettera a), nonchè le
decisioni degli organi di controllo unitamente agli atti cui si
riferiscono.

Art. 5.

Documenti relativi a procedimenti in corso

1. Il diritto di accesso a documenti concernenti procedimenti
amministrativi non ancora conclusi è riconosciuto al fine di rendere
effettivo il diritto di partecipazione ed ha ad oggetto gli atti
formati dalla Regione e quelli formati da privati o da altre
pubbliche amministrazioni, purchè siano rilevanti ai fini del
procedimento.

Art. 6.

Soggetti legittimati all'accesso

1. Il diritto di accesso ai documenti di cui all'Art. 4 può
essere esercitato dai soggetti che abbiano un interesse personale e
concreto, finalizzato alla tutela di situazioni giuridicamente
rilevanti.
2. Il diritto di accesso ai documenti di cui all'Art. 5, può
essere esercitato:
a) da coloro nei cui confronti l'atto finale produce effetti
diretti;
b) da coloro che possono ricevere dal medesimo atto un
pregiudizio relativamente ad interessi giuridicamente rilevanti e
differenziati rispetto alla collettività;
c) da coloro che devono intervenire nel procedimento ai sensi
delle leggi che disciplinano i singoli procedimenti amministrativi;
d) da tutti i soggetti che hanno ricevuto comunicazione di
avvio del procedimento.
3. L'accesso è consentito alle associazioni, ai comitati e agli
altri soggetti collettivi costituiti, per la tutela degli interessi
di cui sono portatori, ai sensi del loro ordinamento interno.
4. L'accesso è consentito alle strutture regionali e alle altre
pubbliche amministrazioni per gli atti la cui conoscenza sia
funzionale allo svolgimento delle loro competenze; in tal caso la
richiesta può essere presentata dal responsabile dell'ufficio
interessato, dal responsabile del procedimento amministrativo ovvero
dagli amministratori dell'ente.
5. Coloro che presentano richiesta di accesso per enti, persone
giuridiche, associazioni e istituzioni od altri organismi e strutture
devono dichiarare la carica ricoperta o la funzione svolta che
legittima l'esercizio del diritto per conto del soggetto
rappresentato.
6. I tutori e i curatori dei soggetti interessati all'accesso
devono dichiarare la loro condizione ed il titolo legale dal quale la
stessa è comprovata.

Art. 7.

Strutture competenti

1. Il diritto di accesso si esercita mediante richiesta al
dirigente del servizio competente a formare l'atto conclusivo del
procedimento o a detenerlo stabilmente.
2. Il diritto di accesso relativo alle deliberazioni della giunta
regionale, alle determinazioni dirigenziali e ai decreti del
presidente della giunta regionale agli allegati che ne formano parte
integrante è esercitato presso il servizio segreteria della giunta
regionale qualora la richiesta abbia per oggetto gli originali, anche
ai fini del rilascio di copie conformi.
3. Per gli atti soggetti a pubblicità il diritto può essere
esercitato in via informale presso la sede del B.U.R. o presso gli
sportelli polifunzionali appositamente istituiti. I decreti del
presidente della giunta regionale sono consultabili nel sito
www.regione.umbria.it alla voce leggi e decreti.
4. La concessione, l'esclusione, il differimento o la limitazione
dell'accesso sono disposti dal dirigente responsabile del servizio
cui viene avanzata la richiesta, ovvero dal responsabile del
procedimento cui l'atto si riferisce, a tal fine delegato.
5. Qualora l'accesso sia richiesto al servizio segreteria della
giunta regionale, la concessione, l'esclusione, il differimento o la
limitazione sono disposti dal responsabile del servizio ovvero dal
responsabile della sezione a tal fine delegato.

Art. 8.

Accesso informale

1. L'accesso può essere richiesto in via informale, anche
verbalmente, telematicamente e a mezzo fax, alle strutture
competenti, individuando gli estremi del documento oggetto della
richiesta ovvero, gli elementi che ne consentano la individuazione.
2. Qualora la richiesta riguardi documenti non soggetti a
pubblicità, il richiedente deve specificare l'interesse connesso
all'oggetto della richiesta e documentare la propria identità e, se
del caso, i propri poteri rappresentativi.
3. Della richiesta la struttura competente prende apposita nota.
4. La richiesta, esaminata immediatamente dalle competenti
strutture, è accolta mediante indicazione della pubblicazione
contenente l'atto, esibizione del documento, estrazione di copia
ovvero altra modalità idonea. L'accoglimento della richiesta di
accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso agli
altri documenti nello stesso espressamente richiamati e appartenenti
al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge e di
regolamento.
5. Nei casi di rifiuto, limitazione o differimento le motivazioni
sono comunicate al richiedente in forma verbale.
6. Resta ferma la facoltà per l'interessato di iniziare
comunque, in qualsiasi momento, il procedimento formale di cui
all'art. 9.
7. A i sensi dell'art. 3, comma 6 della legge regionale n.
31/1994, il richiedente deve comunque presentare richiesta formale
qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta,
ovvero sorgano dubbi sulla legittimità del richiedente, sulla sua
identità, sui suoi poteri rappresentativi, o sulla sussistenza
dell'interesse alla stregua delle informazioni e della documentazione
fornita sulla accessibilità ai documenti.

Art. 9.

Accesso formale

1. L'accesso formale si esercita mediante domanda scritta rivolta
ai soggetti di cui all'art. 7, debitamente firmata dal richiedente.
2. La domanda è inviata a mezzo posta ovvero consegnata
personalmente alle strutture competenti, che ne rilasciano ricevuta,
anche ai fini dei termini di cui agli articoli 10 e 11.
3. La domanda deve contenere l'indicazione degli elementi di cui
all'art. 8, comma 1, nonchè di quelli di cui all'art. 8, comma 2,
qualora si tratti di documenti non soggetti a pubblicità.
4. Le richieste formali presentate ad una struttura diversa da
quella nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dalla
stessa immediatamente trasmessa a quella competente, con contestuale
comunicazione all'interessato.
5. La richiesta viene accolta con le modalità di cui all'art. 8,
comma 4.
6. L'esclusione, la limitazione oil differimento dell'accesso
sono disposti secondo le norme del titolo IV.

Art. 10.

Termine del procedimento

1. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di
trenta giorni, decorrenti dalla data di presentazione della
richiesta, qualora consegnata personalmente, ovvero dalla data di
ricezione negli altri casi.
2. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta,
l'amministrazione, entro dieci giorni, deve darne tempestiva
comunicazione al richiedente, con raccomandata con avviso di
ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. Il
termine del procedimento resta sospeso, e il suo decorso prosegue dal
momento della presentazione della richiesta perfezionata. Trascorso
il termine di sessanta giorni senza che siano pervenuti gli elementi
richiesti, il responsabile dispone la chiusura e l'archiviazione del
procedimento.
3. Entro il termine di cui al comma 1, l'amministrazione ha
l'obbligo di comunicare all'interessato l'eventuale reiezione della
richiesta, con l'indicazione della relativa motivazione.

Art. 11.

R e c l a m o

1. In caso di differimento, rifiuto o limitazione del diritto di
accesso, ovvero nell'ipotesi in cui sia trascorso inutilmente il
termine di trenta giorni di cui all'art. 10, il soggetto richiedente
entro quindici giorni può presentare reclamo al presidente della
giunta regionale, ai sensi dell'art. 5 della legge regionale n.
31/1994, salva la facoltà di ricorrere al giudice amministrativo, ai
sensi dell'art. 25, comma 5 della legge n. 241/1990.
2. Il reclamo, redatto in carta semplice, è inviato per posta
tramite raccomandata ovvero è consegnato personalmente alla
struttura competente cui è stata proposta l'istanza di accesso. In
caso di consegna, al reclamante viene rilasciata ricevuta dell'atto.
3. Il presidente della giunta regionale decide sul reclamo entro
quindici giorni dal ricevimento dello stesso.

Art. 12.

Esame dei documenti

1. L'esame dei documenti si esercita mediante consultazione da
parte del richiedente, da effettuarsi presso la struttura competente
nelle ore d'ufficio.
2. L'esame dei documenti avviene alla presenza del personale
addetto. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o
in parte i documenti presi in visione.
3. Salva l'applicazione delle disposizioni penali, è vietato
asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione,
tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qialsiasi modo.
4. L'esame dei documenti può essere effettuato dal richiedente
anche accompagnato da persona di sua fiducia, ovvero da persona in
possesso di atto di delega, dal quale risultino le generalità del
delegato, che devono essere registrate in calce alla richiesta.
5. L'esame dei documenti è gratuito.

Art. 13.

Estrazione di copie

1. L'estrazione di copie si esercita con le modalità previste
dall'art. 9 della legge regionale n. 31/1994 mediante il rilascio di
copia dei documenti, al richiedente o a suo delegato. La consegna
può avvenire a mano o a mezzo posta.
2. Possono essere rilasciate copie parziali dei documenti. Le
copie parziali devono comprendere la prima e l'ultima pagina del
documento e le pagine omesse devono essere indicate.

Art. 14.

O n e r i

1. La richiesta di accesso è redatta su carta semplice.
2. Sono a carico del richiedente l'imposta di bollo, se
richiesta, e le spese di riproduzione, nella misura e con le
modalità stabilite dal decreto del presidente della giunta regionale
di cui all'Art. 6, comma 5 della legge regionale n. 31/1994. Sono
altresì a carico del richiedente le eventuali spese postali.
3. Al momento del ritiro delle copie deve essere dimostrato
l'avvenuto pagamento delle somme di cui al comma 2.

Art. 15.
Differimento, rifiuto, limitazione della richiesta di accesso

1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso sono
motivati con riferimento specifico alla normativa vigente e alle
circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta in
tutto o in parte.

Art. 16.

Rapporti tra accesso e riservatezza

1. Sono coperti da riservatezza:
a) i documenti personali dei dipendenti dell'amministrazione,
per la parte relativa alle situazioni personali e familiari, allo
stato di salute, ad eventuali situazioni psico-attitudinali, alla
situazione professionale, economico-finanziaria e sindacale;
b) i documenti riguardanti le situazioni personali e familiari,
lo stato di salute, le condizioni economico-finanziarie e
professionali relative a persone fisiche interessate dai
provvedimenti, dalle prestazioni o dai servizi dell'amministrazione;
c) i documenti riguardanti le condizioni economico-finanziarie
delle persone giuridiche interessate dai provvedimenti, dalle
prestazioni e dai servizi dell'amministrazione;
d) gli accertamenti medico-legali e la relativa documentazione;
e) gli atti e documenti riguardanti concessione di sussidi e
provvidenze per effetto di particolari motivazioni connesse allo
stato di necessità o di salute, limitatamente ai motivi;
f) i documenti concernenti notizie riguardati le imprese
pubbliche o private quando la loro divulgazione possa provocare
concretamente un'indebita concorrenza;
g) la documentazione attinente a procedimenti giudiziari,
disciplinari o di dispensa dal servizio;
h) i carichi penali pendenti e la certificazione antimafia.
2. Nell'ipotesi in cui la struttura competente a ricevere
l'istanza accerti che questa ha ad oggetto atti coperti da
riservatezza ai sensi del comma 1 o da altre disposizioni normative,
non è consentita l'estrazione di copie degli atti medesimi, salvo il
diritto di visione garantito a chi dimostra la necessità
dell'accesso ai fini della tutela di propri interessi giuridicamente
protetti.
3. Al fine di garantire la sicurezza dei dati personali ai sensi
dell'art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e del decreto del
Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, le strutture
della presidenza della giunta regionale e della giunta regionale si
attengono alle linee guida adottate con apposito provvedimento della
giunta regionale.

Art. 17.

Casi di esclusione dall'accesso

1. Il diritto di accesso è escluso per i documenti coperti dal
segreto di Stato ai sensi dell'art. 12 della legge 24 ottobre 1977,
n. 801, concernente "Istituzione e ordinamento dei servizi per le
informazioni e la sicurezza e disciplina del segreto di Stato",
nonchè nei casi di segreto o di divieto di divulgazione previsti
dall'ordinamento.
2. Il diritto di accesso è escluso per le esigenze di
salvaguardia degli interessi di cui all'art. 24, comma 2, lettere a)
b) e c) della legge n. 241/1990.
3. Sono in ogni caso esclusi dall'accesso:
a) i verbali o i resoconti di organi collegiali istituzionali
quando operano in seduta non pubblica;
b) le note informali eipareri ad uso interno degli uffici;
c) i documenti non definitivi e quelli non più detenuti dai
soggetti indicati nell'art. 2;
d) i documenti amministrativi emanati da altri enti che i
medesimi sottraggono all'accesso e l'amministrazione detiene in
quanto atti di un procedimento di propria competenza;
e) la documentazione relativa alla corrispondenza epistolare di
privati, gruppi ed imprese utilizzata ai fini dell'attività
amministrativa.
4. È in ogni caso garantito l'accesso ai documenti che, per
ordine dell'autorità giudiziaria, devono essere prodotti in
giudizio.

Art. 18.

Limitazione

1. Nel caso in cui l'esclusione dall'accesso riguardi solo una
parte dei contenuti del documento, sono esibite in visione o
rilasciate copie parziali dello stesso; le parti omesse devono essere
indicate.
2. La struttura competente dispone motivatamente in ordine alla
limitazione e ne dà comunicazione per iscritto al richiedente, nel
termine di trenta giorni dalla ricezione della richiesta.

Art. 19.

Differimento

1. Oltre che nei casi previsti dall'art. 7 della legge regionale
n. 31/1994, l'accesso è differito fino alla conclusione dei relativi
procedimenti con riguardo a:
a) verbali delle commissioni ed elaborati delle prove relativi
a procedimenti concorsuali di reclutamento e avanzamento del
personale;
b) documenti relativi alla formazione e alla determinazione dei
prezzi e verbali inerenti i procedimenti di gara ad evidenza
pubblica.
2. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti
all'accesso quando è sufficiente far ricorso al potere di
differimento.
L'atto che dispone il differimento ne indica anche la durata e la
motivazione ed è comunicato per iscritto al richiedente.
Il presente regolamento regionale sarà pubblicato nel Bollettino
ufficiale della Regione.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare come regolamento della Regione dell'Umbria.
Perugia, 12 novembre 2001

LORENZETTI