Serie Generale n. 68 del 22-3-2006
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DELIBERAZIONE 29 dicembre 2005
Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso il Garante per la protezione dei dati personali. (Deliberazione n. 26). (GU Serie Generale n.68 del 22-03-2006)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il codice in materia di protezione dei dati personali
(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, le
disposizioni secondo cui quando una disposizione di legge specifica
solo la finalità di rilevante interesse pubblico, e non i tipi di
dati sensibili e giudiziari trattabili e di operazioni eseguibili, il
trattamento è consentito solo in riferimento ai tipi di dati e di
operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che
effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalità
perseguite nei singoli casi (articoli 20, comma 2, 21, comma 2 e 181,
comma 1, lettera a) del citato codice);
Visto che, ai sensi del medesimo art. 20, comma 2, tale
identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare e
visto l'art. 156 del codice nella parte relativa ai regolamenti che
il Garante può adottare (cfr. i regolamenti numeri 1, 2 e 3/2000 e
successive modificazioni ed integrazioni);
Visto il provvedimento generale del Garante del 30 giugno 2005 sul
trattamento dei dati sensibili e giudiziari (pubblicato in Gazzetta
Ufficiale 23 luglio 2005, n. 170) e rilevato che in esso sono state
evidenziate le operazioni di trattamento che possono spiegare effetti
maggormente significativi per gli interessati (operazioni svolte
pressochè interamente mediante siti web, oppure volte a definire in
forma completamente automatizzata profili o personalità di
interessati; interconnessioni e raffronti fra banche di dati gestite
da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e
giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento;
comunicazione di dati a terzi e loro diffusione);
Ritenuta la necessità di individuare quali, tra tali operazioni,
sono effettuate presso l'Autorità, e di dover individuare, altresì,
più sinteticamente le operazioni ordinarie di trattamento svolte
presso l'Autorità per perseguire finalità di rilevante interesse
pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta e di
registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione,
elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco,
cancellazione e distruzione dei dati);
Dato atto che tali individuazioni riguardano i trattamenti di dati
sensibili e giudiziari effettuati dal collegio e presso l'ufficio del
Garante;
Rilevato che i dati devono essere comunque trattati nel rispetto
dei principi del codice in tema di dati sensibili e giudiziari, con
particolare riguardo ai requisiti di pertinenza, completezza, non
eccedenza ed indispensabilità, oltre che di esattezza e di
aggiornamento;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;
Delibera
ai sensi degli articoli 20, comma 2, 21, comma 2 e 156 del codice di
adottare l'allegato regolamento sul trattamento dei dati sensibili e
giudiziari presso l'Autorità.

Roma, 29 dicembre 2005

Il presidente: Pizzetti

Il relatore: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli

Allegato

REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI PRESSO
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Art. 1.
Oggetto
1. Il presente regolamento individua i tipi di dati sensibili e
giudiziari che possono essere trattati e di operazioni eseguibili
presso il Garante nello svolgimento delle relative funzioni
istituzionali.
Art. 2.
Individuazione dei tipi di dati e di operazioni
1. L'individuazione di cui all'art. 1 è effettuata in relazione
alle finalità di rilevante interesse pubblico specificate nel Codice
e perseguite dal Garante nei singoli casi (articoli 65, 67, 68, 71,
73, comma 2, lettera g) e 112 del Codice), con particolare
riferimento ai seguenti ambiti di attivita':
a) instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro;
b) attività di controllo e ispettive;
c) attività a tutela degli interessati e sanzionatorie.
Art. 3.
Collegio del Garante
1. Per l'accertamento delle eventuali cause di incompatibilità,
di impedimento permanente, o comunque superiore a sei mesi, e di
decadenza dall'incarico del presidente e dei componenti del Garante
possono essere oggetto di trattamento, in conformità alle
disposizioni del regolamento del Garante n. 1/2000
sull'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio, informazioni
personali attinenti alla salute, ovvero idonee a rivelare le opinioni
politiche e l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale (art. 153 del Codice).
2. Relativamente al presidente e ai componenti del Garante
possono essere, altresì, oggetto di trattamento, in conformità alle
disposizioni del predetto regolamento n. 1/2000, dati giudiziari
indispensabili in relazione alle funzioni istituzionali.
Art. 4.
Rapporti di lavoro
1. Per l'instaurazione e la gestione di rapporti di lavoro di
qualunque tipo, dipendente e autonomo, nonchè di altre forme di
impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro
subordinato presso l'Autorità (art. 112 del Codice), possono essere
trattati conformemente ai regolamenti del Garante in materia di
organizzazione e funzionamento dell'Ufficio, di trattamento giuridico
ed economico del personale e di contabilità, dati personali idonei a
rivelare lo stato di salute, la vita sessuale, le opinioni politiche,
le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati
giudiziari.
2. In particolare, per la finalità di cui al comma 1 possono
essere trattati i dati relativi ad infortuni, infermità, lesioni o
terapie, a domanda dell'interessato o degli aventi diritto in caso di
suo decesso, ovvero d'ufficio per riconoscere la dipendenza da causa
di servizio, anche ai fini del riconoscimento del trattamento
pensionistico di privilegio o di un equo indennizzo, nonchè di stati
invalidanti, di inabilità non dipendenti da causa di servizio, della
pensione di inabilità o di benefici connessi o rimborsi o copertura
spese di tipo assicurativo (art. 112 del Codice). Possono essere
trattati, altresì, dati relativi a stati di tossicodipendenza anche
di familiari del dipendente, ai soli fini e se indispensabile per
riconoscere al dipendente i diritti in materia di trattamenti
riabilitativi e programmi terapeutici (attualmente, ai sensi
dell'art. 99 della legge 22 dicembre 1975, n. 685). Il trattamento
finalizzato alla concessione di benefici oggetto di specifica
richiesta dell'interessato può riguardare, ove indispensabile in
rapporto alle decisioni da assumere, i dati sulla salute relativi ai
familiari o conviventi.
3. Nell'ambito delle medesime finalità di cui al comma 1 possono
essere trattati, altresì, dati giudiziari ed informazioni attinenti
alla salute, ovvero idonee a rivelare le opinioni politiche e
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, ai fini
dell'accertamento delle eventuali cause di impedimento permanente,
incompatibilità, recesso o decadenza dal rapporto, impiego o
incarico (art. 65 del Codice).
4. I dati giudiziari possono essere, altresì, oggetto di
trattamento per adottare i conseguenti provvedimenti
amministrativo-contabili, ovvero nell'ambito delle procedure
concorsuali al fine di valutare il possesso dei requisiti di
ammissione.
5. I dati, raccolti su iniziativa degli interessati o presso di
essi o presso soggetti pubblici o privati, sono trattati in forma sia
cartacea, sia telematica, per applicare i vari istituti contrattuali
disciplinati dalla legge e dai regolamenti del Garante in materia di
trattamento giuridico, economico, previdenziale e pensionistico,
nonchè di accertamento della responsabilità civile, amministrativa,
disciplinare e contabile, o di aggiornamento e formazione del
personale.
6. Sui dati di cui al presente articolo possono essere eseguite
le operazioni ordinarie di trattamento richiamate in premessa. I
medesimi dati possono essere altresì oggetto di comunicazione:
a) ad organizzazioni sindacali, a fini di gestione di permessi
e trattenute sindacali relativamente a coloro che hanno conferito una
delega;
b) ad enti assistenziali, previdenziali ed assicurativi o
autorità locali di pubblica sicurezza a fini assistenziali e
previdenziali, nonchè per la denuncia di malattie professionali o
infortuni sul lavoro;
c) ad enti previdenziali, ai fini del riconoscimento della
pensione privilegiata (attualmente, ai sensi del decreto del
Presidente della Repubblica n. 1092/1973), della pensione di
inabilità (attualmente, ai sensi dell'art. 2, comma 12, legge n.
335/1995), di maggiorazioni sul trattamento pensionistico derivanti
da particolari stati invalidanti, della rendita o indennità di
inabilità (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica n. 1124/1965);
d) ai servizi sanitari competenti per le visite fiscali di cui
all'art. 19 del regolamento del Garante n. 2/2000, nonchè ad organi
preposti all'accertamento o al riconoscimento di cause di servizio e
di un equo indennizzo o dell'inabilità al lavoro non dipendente da
causa di servizio (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente
della Repubblica n. 461/2001), o al rimborso delle spese di cura
(attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n.
686/1957);
e) ad enti preposti alla vigilanza in materia di igiene e
sicurezza sui luoghi di lavoro (attualmente, ai sensi del decreto
legislativo n. 626/1994 e successive modificazioni ed integrazioni),
ad uffici e servizi competenti per il collocamento obbligatorio,
relativamente a dati degli assumendi e degli assunti disabili o
appartenenti alle «categorie protette» (attualmente, ai sensi della
legge n. 68/1999 e successive modificazioni ed integrazioni), nonchè
dei centralinisti non vedenti (attualmente, ai sensi della legge
29 marzo 1985, n. 113 e successive modificazioni ed integrazioni);
f) alle amministrazioni e agli enti di appartenenza dei
lavoratori in posizione di fuori ruolo o equiparato, al fine di
definire il trattamento giuridico ed economico del dipendente;
g) agli enti che forniscono prestazioni di lavoro temporaneo,
ovvero ai soggetti datori di lavoro di personale utilizzato ad altro
titolo presso l'Autorità;
h) ad organi competenti in materia di tributi ed imposte
dirette, nel caso in cui l'Ufficio svolga funzioni di centro di
assistenza fiscale.
7. Sono inoltre effettuati raffronti con dati detenuti da
amministrazioni o gestori di pubblici servizi, ai fini
dell'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti, ovvero del
controllo sulle dichiarazioni sostitutive prodotte dall'interessato
(attualmente, ai sensi dell'art. 43 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 445/2000), e con riferimento alle informazioni oggetto
di accertamento o di controllo.
8. Il trattamento concerne i dati relativi all'instaurazione e
alla gestione del rapporto di lavoro o di impiego, a qualunque
titolo, presso il Garante, a partire dai procedimenti concorsuali o
di selezione. I dati sono oggetto di trattamento presso le competenti
strutture dell'Ufficio per la gestione dell'orario di lavoro, per le
certificazioni sanitarie attestanti lo stato di malattia,
l'infortunio o la malattia professionale o per verificare specifiche
cause di assenza. I dati sulle convinzioni religiose possono venire
in considerazione allorchè il trattamento sia indispensabile per
concedere permessi per festività oggetto di specifica richiesta
dell'interessato motivata da ragioni di appartenenza a determinate
confessioni religiose; le informazioni sulla vita sessuale possono
desumersi unicamente se indispensabili per le funzioni istituzionali
in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso o di
commissione di illecito. I dati relativi alle opinioni politiche e
all'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni
politiche sono trattati esclusivamente ai fini della concessione di
permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o dal
protocollo sulle relazioni sindacali, in relazione all'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attività o di
incarichi sindacali, o alla partecipazione a pubbliche iniziative,
nonchè ai fini della individuazione della rappresentatività
sindacale e dei connessi diritti, del versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione a organizzazioni
sindacali o di fatti di eventuale rilievo disciplinare. I dati sulle
convinzioni filosofiche o d'altro genere possono desumersi venire
dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva
come obiettore di coscienza (art. 70 del Codice).
Art. 5.
Attività di controllo e ispettive o a tutela degli interessati
1. Nell'ambito dei propri compiti istituzionali previsti da
specifiche norme di legge, anche di ratifica di accordi o convenzioni
internazionali, o dalla normativa comunitaria, possono essere
trattati dati personali sensibili e giudiziari indispensabili allo
svolgimento delle finalità di assistenza o di controllo della
liceità e correttezza dei trattamenti in ordine al rispetto della
disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali
(art. 67 del Codice).
2. Per le finalità di cui al comma 1, possono essere trattati in
particolare i dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le
convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni
politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale, nonchè dati
giudiziari che sono oggetto di trattamento, se indispensabili
rispetto:
a) alla trattazione e alle decisioni da assumere in ordine a
reclami, segnalazioni, ricorsi ed altri interpelli presentati da
interessati, loro difensori o associazioni, anche attraverso
l'Ufficio relazioni con il pubblico. I dati sono raccolti sia presso
gli interessati, sia presso terzi nel corso sia dell'istruttoria
preliminare, sia del procedimento, anche dalla documentazione
prodotta;
b) allo svolgimento, anche d'ufficio, di compiti di impulso,
indirizzo e vigilanza in ordine al rispetto della disciplina sul
trattamento dei dati personali nonchè, se necessario, nell'esercizio
dei poteri cautelari, prescrittivi o interdittivi nei confronti dei
soggetti che effettuano un trattamento illecito o non corretto di
dati personali, anche nel quadro di provvedimenti di blocco o di
divieto del trattamento;
c) allo svolgimento delle attività ispettive o di accertamento
degli illeciti in materia rilevante per la protezione dei dati
personali, originate da segnalazioni, reclami o altri interpelli
ricevuti dall'ufficio, da esigenze di approfondimento emerse
nell'ambito dell'esame di ricorsi, o su iniziativa dell'Autorità
nello svolgimento di verifiche e controlli, ovvero sulla base di
notizie comunque acquisite direttamente. I trattamenti effettuati
nell'ambito delle predette attività sono finalizzati anche
all'applicazione delle sanzioni constatate (v. art. 71 del Codice);
d) all'assistenza in materia di protezione degli interessati
rispetto al trattamento dei dati personali, prevista da specifiche
norme di legge, anche di ratifica di accordi o convenzioni
internazionali, o dalla normativa comunitaria, con particolare
riferimento ai compiti di controllo e di verifica del corretto
funzionamento, elaborazione ed utilizzazione dei dati inseriti
nell'archivio della sezione nazionale del Sistema d'informazione
Schengen (Sis), nel sistema informativo Eurodac per il confronto
delle impronte digitali di coloro che richiedono l'asilo, nel Sistema
informativo doganale (Sid), negli archivi Europol, nel sistema Vis e
nel Centro elaborazione dati istituito presso il Dipartimento di
pubblica sicurezza.
3. Le informazioni che risultano eccedenti, non pertinenti o non
indispensabili all'espletamento delle funzioni di cui al presente
articolo non sono utilizzate, salvo che per l'eventuale conservazione
a norma di legge dell'atto o del documento che le contiene.
4. Nello svolgimento dei compiti di cui al presente articolo
possono essere eseguite le operazioni ordinarie di trattamento
richiamate in premessa; i dati sensibili e i dati giudiziari possono
essere comunicati altresì ai titolari e ai responsabili del
trattamento o agli altri soggetti coinvolti a vario titolo nelle
fattispecie oggetto di trattazione, ovvero ad organi giudiziari o di
polizia laddove ineriscano a fatti configurabili come reati.
5. I medesimi dati possono essere in particolare comunicati, per
l'esercizio delle funzioni di cui al presente articolo, anche alla
Guardia di finanza, nei casi in cui il Garante si avvale della sua
collaborazione ai sensi dell'art. 158, comma 2, del Codice, ed
eventualmente diffusi mediante la pubblicazione del bollettino, anche
attraverso strumenti telematici, qualora laddove risultino
indispensabili per assicurare il rispetto del principio di
pubblicità dell'attività istituzionale, anche in caso di
applicazione della disciplina in materia di comunicazione
istituzionale, fermo restando il divieto di diffusione dei dati
idonei a rivelare lo stato di salute.
6. I medesimi dati possono essere trattati ai fini della tenuta
del registro dei trattamenti formato sulla base delle notificazioni
di cui all'art. 37 del Codice e resi accessibili tramite
consultazione, anche per via telematica, per esclusive finalità di
applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati
personali.
Art. 6.
Contenzioso e difesa in giudizio
1. Possono essere effettuati trattamenti di dati sensibili e
giudiziari nell'ambito delle attività relative alla difesa
dell'Autorità, anche tramite l'Avvocatura dello Stato, in sede
giudiziaria di ogni ordine e grado o amministrativa, nonchè nei
procedimenti disciplinari, nelle procedure di arbitrato e di
conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle
leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi, in quanto
applicabili (articoli 71 e 112 del Codice).
2. Per le finalità di cui al comma 1, possono in particolare
costituire oggetto di trattamento i dati idonei a rivelare l'origine
razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico,
politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale, nonchè
i dati giudiziari che riguardano le fattispecie che danno o possono
dar luogo ad un contenzioso.
3. Sui dati di cui al comma 2 possono essere effettuate le
operazioni ordinarie nell'ambito di scritti difensivi eventualmente
prodotti in sede contenziosa, ovvero resi all'Avvocatura dello Stato
o all'autorità giudiziaria penale, così come nell'ambito delle
richieste di indennizzo e/o di risarcimento danni inerenti alla
responsabilità civile verso terzi a favore o a carico
dell'amministrazione, ivi compresa l'azione di rivalsa nei confronti
del soggetto civilmente responsabile in caso di infortunio non sul
lavoro occorso al dipendente relativamente alle retribuzioni
corrisposte durante il periodo di assenza, alle responsabilità
derivanti da fatto illecito e nell'ambito dell'azione di
responsabilità amministrativo-contabile.
4. I medesimi dati possono essere altresì comunicati ai seguenti
soggetti:
a) Avvocatura dello Stato, autorità giudiziaria di ogni ordine
e grado, enti previdenziali e di patronato, associazioni sindacali,
avvocati e procuratori, consulenti tecnici, soggetti lecitamente
incaricati di collaborare ad indagini difensive;
b) società di assicurazione e relativi consulenti per la
valutazione e la copertura economica dei danni inerenti alla
responsabilità civile, anche patrimoniale, verso terzi;
c) organi preposti alla trattazione dei ricorsi in materia di
riconoscimento della causa di servizio e dell'equo indennizzo e
dell'inabilità al lavoro non dipendente da causa di servizio
(attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n.
461/2001), della pensione privilegiata (attualmente, ai sensi del
decreto del Presidente della Repubblica n. 1092/1973), della pensione
di inabilità (attualmente, ai sensi dell'art. 2, comma 12, legge n.
335/1995), di maggiorazioni sul trattamento pensionistico derivanti
da particolari stati invalidanti, della rendita o indennità di
inabilità (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica n. 1124/1965).
Art. 7.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno
successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica.