Serie Generale n. 135 del 13-6-2001
SUPPLEMENTI ORDINARI
MINISTERO DELLA DIFESA
MINISTERO DELLA DIFESA
DIRETTIVA 20 gennaio 2000
Norme concernenti l'esecuzione contrattuale. (GU Serie Generale n.135 del 13-06-2001 - Suppl. Ordinario n. 146)

1. PREMESSA

La presente direttiva fa parte del vasto disegno di riordino
dell'attività di approvvigionamento dei materiali di commissariato
intrapreso da Commiservizi e tendente a rendere le procedure il più
possibile indipendenti da elementi discrezionali, in un quadro di
efficienza, efficacia, trasparenza ed imparzialità.
Essa costituisce il naturale completamento dei principi innovativi
contenuti nella direttiva sui collaudi n. UCT/2/0001/COM dal 4
gennaio 1999.
Con la citata direttiva veniva, tra l'altro, esplicitamente
riconosciuta l'assoluta autonomia di giudizio della Commissione di
collaudo rispetto alle attività e conclusioni dell'Ente esecutore
del contratto, la cui attività ha conservato e conserva tutta la sua
essenzialità in un contesto di autonomia degli atti compiuti e di
diretta responsabilità.
Le norme per l'esecuzione contrattuale che seguono intendono
rendere manifesta tale essenzialità.

2. OGGETTO E SCOPO DELL'ESECUZIONE CONTRATTUALE

Nel processo di approvvigionamento dei materiali di commissariato,
le norme sull'esecuzione contrattuale disciplinano la fase intermedia
fra le attività per l'aggiudicazione della fornitura ed il collaudo
della partita. Le norme che seguono sono pertanto, in stretta
correlazione con quelle contenute nelle direttive di Commiservizi che
regolano l'aggiudicazione ed il collaudo.
Alla base dell'esecuzione contrattuale, come delle altre due fasi
dell'approvvigionamento, sta il concetto della piena autonomia e
responsabilità dell'organo preposto, titolare di un distinto
procedimento tecnico ed amministrativo che nasce quando il contratto
di fornitura diventa esecutivo e termina quando la partita viene
dichiarata "pronta al collaudo". L'attività di controllo è
legittimata dall'art. 40 delle Condizioni Generali d'Oneri dei
Servizi di Commissariato approvate con D.M. 5 agosto 1995 n. 583
(allegato A) (a decorrere dal 01.08.2000, art. 24 del "Regolamento
concernente il capitolato generale d'oneri per i contratti stipulati
dall'Amministrazione della difesa" approvato con DM 14.04.2000, n.
200 (G.U. n. 167 del 19.7.2000)) e si concretizza nella verifica sul
posto delle fattispecie contrattualmente previste.
Lo scopo che sottende l'attività di cui trattasi è il controllo
della qualità delle lavorazioni per prevenire eventuali difetti e/o
non conformità alle specifiche tecniche e per consentire alla ditta
fornitrice di predisporre - in tempo utile - idonee azioni
correttive, in modo da non pregiudicare, in maniera irreversibile, la
qualità finale dei materiali richiesti.
Sotto il profilo procedimentale, l'attività di esecuzione
contrattuale ha la finalità di:

- effettuare, lavorazione durante, i campionamenti e le analisi di
laboratorio che non è possibile eseguire sul manufatto finito;
- segnalare, sempre lavorazione durante, le inadempienze contrattuali
in modo da consentire l'adozione di correttivi da parte delle ditte
aggiudicatarie della fornitura e, in ultima analisi, l'applicazione
delle previste penalità fino, nei casi estremi, alla risoluzione
del contratto;
- certificare l'approntamento al collaudo della partita;
- fornire alla Commissione di collaudo gli elementi di valutazione
che scaturiscono dall'andamento complessivo delle lavorazioni.

L'attività di esecuzione contrattuale viene affidata ad un ente
tecnicamente idoneo dall'organo che approva il contratto. Il titolare
di tale ente (d'ora in poi denominato "Ente esecutore") è il
responsabile del procedimento.

3. QUADRO ORGANIZZATIVO DI RIFERIMENTO

L'attività di esecuzione contrattuale coinvolge i seguenti organi
dell'Amministrazione Militare:
l'Autorità responsabile dell'approvvigionamento; presso
Commiservizi è la Divisione tecnica competente per materia;

- l'Ente esecutore;
- l'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni;
- la Commissione di collaudo.

L'Autorità responsabile dell'approvvigionamento fornisce all'Ente
esecutore gli elementi di base per il controllo delle lavorazioni
(contratto, specifiche tecniche, indicazione del campione ufficiale,
ecc.) ed adotta i provvedimenti amministrativi conseguenti alle
segnalazioni di inadempienza della Ditta. In termini generali, tale
Autorità costituisce il punto di riferimento funzionale, tecnico ed
amministrativo dell'Ente esecutore.
L'Ente esecutore pianifica e dirige, per ciascun contratto avuto
in esecuzione, la relativa attività di vigilanza sulle lavorazioni,
fa eseguire le analisi sui campioni, provvede alle diffide, segnala
all'autorità responsabile dell'approvvigionamento le eventuali
inadempienze delle Ditte, certifica l'approntamento al collaudo della
partita e, infine, redige e mette a disposizione della Commissione di
collaudo la relazione di esecuzione contrattuale. In termini
generali, l'Ente esecutore è la piattaforma operativa dell'attività
di cui trattasi.
L'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni effettua
i sopralluoghi tecnici, redige i relativi verbali, preleva i campioni
e propone all'Ente esecutore i provvedimenti da adottare in presenza
di inadempimenti. in termini generali, egli è il braccio esecutivo
dell'attività, incaricato di raccogliere gli elementi di fatto a
sostegno delle decisioni da prendere. Dipende dal Direttore dell'Ente
esecutore, il quale ne dirige, coordina e controlla l'attività di
vigilanza ad esso affidata.
La Commissione di collaudo esamina le risultanze dell'esecuzione
contrattuale e ne tiene conto - senza, peraltro, esserne vincolata -
per orientare l'esame organolettico dei manufatti e le analisi di
laboratorio da far eseguire.

4. ATTIVITÀ DELL'ENTE ESECUTORE

L'Ente esecutore ha il compito di seguire lo svolgimento degli
impegni negoziali assunti dalla Ditta con il contratto di fornitura,
verificandone la regolarità e assicurandone la correttezza rispetto
al prescritto. Ciò, attraverso una tempestiva e rigorosa attività
di controllo sulle lavorazioni, estesa all'intera durata del ciclo
produttivo, atta a prevenire eventuali irregolarità e/o situazioni
di anomalie del processo produttivo aziendale, nonchè, a porre in
essere ogni azione idonea al ripristino delle condizioni contrattuali
Quanto sopra, al fine di favorire la realizzazione di una
fornitura quanto più possibile corrispondente al prescritto,
monitorando - costantemente - le varie fase di lavorazioni e, più in
generale, allo scopo di consentire una sensibile contrazione dei
tempi di espletamento delle operazioni finali di collaudo, fornendo,
all'uopo, un "quadro" esaustivo dell'andamento dell'esecuzione
contrattuale e della situazione complessiva del livello qualitativo
della produzione presente nei materiali in provvista, tale da
snellire e rendere più funzionale l'attività delle Commissioni dì
collaudo. Tale attività si traduce in:
- pianificazione dell'attività di vigilanza delle lavorazioni;
- attività di vigilanza sulle lavorazioni;
- certificazione dell'approntamento al collaudo;
- relazione sulla attività di esecuzione contrattuale.

5. PIANIFICAZIONE DELL'ATTIVITÀ DI VIGILANZA SULLE LAVORAZIONI

La pianificazione dell'attività di vigilanza sulle lavorazioni ha
inizio, in alternativa, al momento della ricezione di:

- richiesta eventuale del quinto anticipato;
- comunicazione della avvenuta approvazione del contratto;
- avviso di inizio delle lavorazioni da parte della Ditta.

Tale fase, si concretizza nei seguenti passaggi operativi:

- designazione dell'Ufficiale incaricato della sorveglianza delle
lavorazioni;
- programmazione dei tempi e delle modalità di visita tecnica per la
sorveglianza delle lavorazioni.

a. Designazione dell'Ufficiale incaricato della sorveglianza sulle
lavorazioni

Deve essere basata sulla indispensabile competenza professionale
del personale incaricato, costituendo, tale attività, presupposto
essenziale perchè i controlli stessi sortiscano gli effetti voluti,
a tutela degli interessi dell'A.D.

A tal fine, i titolari degli Enti esecutori:

- affideranno la responsabilità della vigilanza a Ufficiali periti
in merceologia;
- disporranno affiancamenti tesi a completare l'iter formativo, con
tirocinio pratico per gli Ufficiali periti di nuova assegnazione;
- cureranno che tra gli Ufficiali periti stessi ci sia costantemente
l'indispensabile scambio di informazioni ed esperienze.

È buona norma che responsabile della vigilanza dell'esecuzione
contrattuale sia - salvo casi eccezionali - un solo Ufficiale e
sempre lo stesso, affinchè egli possa disporre, dall'inizio di
lavorazione fino al termine, di tutti i dati attinenti la produzione
in esecuzione.
In casi assolutamente eccezionali, ove lo impongano urgenza
temporale ed indisponibilità di personale, il titolare dell'Ente
esecutore potrà avocare a sè la responsabilità della vigilanza,
delegando ad Ufficiale perito le attività successive.
La designazione dell'Ufficiale dovrà essere attuata predisponendo
la nomina in apposito O.D.G. nonchè con ordine scritto diretto
all'interessato, da riportare, in tal caso, in ordine cronologico, in
un "registro" interno a fogli numerati e parafati. In ogni caso,
l'Ufficiale riporterà gli estremi della designazione sul proprio
"memoriale" o registro interno inerente allo specifico incarico.
Il titolare dell'Ente esecutore farà in modo che -
compatibilmente con la disponibilità di personale - sia assicurata
la rotazione degli Ufficiali incaricati della vigilanza, con
riferimento a due parametri:

- oggetto della fornitura;
- Ditta titolare del contratto.

b. Programmazione dei tempi e delle modalità di esecuzione della
sorveglianza sulle lavorazioni

Costituisce l'attività preliminare che - obbligatoriamente -
l'Ufficiale deve porre in atto non appena ricevuta la designazione
dal titolare dell'Ente esecutore.
È necessario, in tale fase, che la pianificazione consideri,
innanzitutto, l'obiettivo principale dell'attività di vigilanza,
ovvero, quello di prevenire eventuali difetti o non conformità del
processo di produzione ed eventualmente, qualora presenti, di porre
idonee misure correttive.
Pertanto, è indispensabile che sia sempre assicurata, nella
predisposizione dei tempi delle visite di controllo da espletare
presso l'organizzazione produttiva dell'azienda, la massima
tempestività delle operazioni di vigilanza, in modo che siano
affrontate e risolte sul nascere situazioni anomale connesse a:

- non rispondenza "tecnica" della lavorazione intrapresa;
- mancato rispetto delle norme contrattuali.

La scelta del momento in cui effettuare la vigilanza sulle
lavorazioni è comunque subordinata a vari fattori, quali:

- durata totale presunta del ciclo complessivo delle lavorazioni;
- "complessita'" e "criticita'" operativa dei manufatti in fornitura;
- affidabilità e precedenti esperienze della Ditta fornitrice.

In ogni caso, ferma restando la totale autonomia di programmazione
e decisione del Direttore dell'Ente esecutore, i controlli devono
comunque essere effettuati:

- nella prima settimana dalla data di inizio delle lavorazioni;
- nella fase di produzione dei semilavorati e dei primi esemplari di
manufatti finiti;
- nella fase intermedia della produzione dei manufatti finiti.

È evidente che, alla luce di quanto sopra detto, al primo
possono/devono fare seguito ulteriori controlli, non solo nel caso di
lavorazioni protratte nel tempo, ma anche, al fine di verificare:

- il mantenimento di uno standard organizzativo e qualitativo;
- l'adozione di quei provvedimenti - eventualmente adottati a seguito
di specifico rilievo in sede di primo controllo - tesi a migliorare
la qualità del prodotto e/o a rimuovere i difetti riscontrati.

In caso di lavorazioni articolate in più fasi, i controlli
andranno effettuati particolarmente per ogni singola fase,
rispettando le modalità già indicate.
Le modalità operative particolari di controllo dovranno essere,
ovviamente, definite sulla base:

- del testo contrattuale, con speciale attenzione ad eventuali
varianti e condizioni di fornitura particolari;
- delle specifiche tecniche e del campione ufficiale da portare,
possibilmente, a seguito nel sopralluogo;
- del piano di qualità contrattualmente previsto, elaborato dalla
Ditta ed approvato dall'Autorità responsabile
dell'approvvigionamento.

6. ATTIVITÀ DI VIGILANZA SULLE LAVORAZIONI

L'attività di vigilanza deve essere riferita alla struttura
produttiva dell'azienda con riguardo:

- alla rispondenza delle procedure adottate nelle varie fasi di
lavorazione rispetto a quelle riportate nel "piano di qualita'"
posto a base dell'esecuzione contrattuale dei materiali in
fornitura ed approvato da Commiservizi;
- alla conformità tecnica della produzione ed alla verifica del
pieno rispetto degli obblighi contrattualmente posti a carico della
ditta contraente.

a. Rispondenza delle procedure al "piano di qualita'"

La verifica delle procedure di produzione, sulla base di quanto
pianificato dal responsabile dell'azienda nel "piano di qualita'"
elaborato "ad hoc" per la fornitura, deve essere espletata attraverso
il riscontro dell'effettiva organizzazione del personale, delle
attrezzature e dei macchinari presenti nello stabilimento.

Detta organizzazione va verificata attraverso:

- l'accertamento del personale responsabile, in ambito aziendale,
dell'approvazione del "piano di qualita'" e della corretta
attuazione delle procedure di controllo qualità ivi previste;
- la corrispondenza tra la data di effettivo inizio della lavorazione
e quella segnalata all'A.D.;
- il censimento delle unità lavorative effettivamente addette alla
produzione oggetto della fornitura;
- la produzione media giornaliera già effettuata e programmata fino
all'esaurimento della lavorazione;
- il riscontro della corrispondenza:
- tra la data di inizio della lavorazione e la produzione effettuata;
- del termine di lavorazione preventivamente indicato dalla Ditta (in
rapporto, anche, alle scadenze contrattuali).
- la conformità dell'organizzazione del ciclo di lavorazione a
quanto dichiarato contrattualmente e risultante dal "piano
qualita'".
In questa fase, fra l'altro, dovranno essere utilmente consultati:
- i diagrammi/piani di lavorazione della Ditta indicanti il piano di
controllo di qualita/ispezione della produzione;
- i procedimenti di taratura delle attrezzature e dei macchinari e le
relative schede tecniche per ciascuna di esse con la periodicità
delle manutenzioni effettuate;
- le bolle (o documenti equivalenti) di consegna ed introduzione di
materie prime e semilavorati.

La documentazione delle procedure adottate dall'azienda per la
gestione del sistema di qualità dovrà evidenziare le modalità da
seguire nel caso si presentassero problemi di qualità (ad esempio:
non conformità, difetti di lavorazione, ecc.) che dovessero
insorgere in specifici settori produttivi dello stabilimento od in
quelli dei suoi eventuali subfornitori (autorizzati
dall'Amministrazione) e le conseguenti azioni correttive intraprese o
da intraprendere.
Infine, dovranno essere visibili i moduli aziendali impiegati per
dare evidenza obiettiva delle prove e delle verifiche eseguite dalla
Ditta nel corso del processo produttivo e della conformità del
prodotto finito ai requisiti contrattuali.
In particolare, deve essere verificata l'idoneità e la frequenza
dei campionamenti dei materiali in produzione, adottati all'interno
dei reparti della Ditta per i controlli di qualità in relazione alle
norme di collaudo previste in contratto (livello di collaudo e
livello di qualità accettabile).
I riscontri documentali dei risultati ottenuti debbono essere in
linea con le norme di collaudo citate.

b. Conformità tecnica della produzione, campionatura ed analisi
di laboratorio

La conformità tecnica della produzione ai requisiti previsti
nelle specifiche tecniche poste a base dei materiali in fornitura, va
verificata, in via preliminare, attraverso l'accertamento:

- della conoscenza, da parte dei responsabili della produzione, delle
specifiche tecniche (aggiornate e comunque conformi a quelle
allegate al contratto) relative al materiale in fornitura;
- dell'avvenuta acquisizione delle modellazioni in carta (qualora
trattasi di effetti di vestiario con confezione sartoriale) e del
campione ufficiale di riferimento.

Successivamente, l'Ufficiale incaricato deve procedere, nell'ordine,
alle seguenti verifiche:

- materie prime: composizione chimico-fisica;
- semilavorati/accessori: requisiti fisico-chimici e prestazionali.

I controlli devono essere tesi al riscontro della corrispondenza
della produzione in atto ai requisiti tecnico-prestazionali ed
organolettici richiesti nelle specifiche tecniche poste a base della
provvista, anche mediante campionature ed analisi di laboratorio.

(1) Campionatura

La verifica dei requisiti tecnico-professionali ed organolettici
deve essere effettuata su un'adeguata campionatura di materiali, da
prelevare casualmente nel corso del sopralluogo e da sottopone alle
prove di laboratorio richieste nelle relative specifiche tecniche ed
al confronto diretto con il campione ufficiale di riferimento che
l'Ufficiale avrà cura di portare a seguito ogni volta che ciò sia
necessario e possibile.
Tale campionatura, da effettuarsi - in contrapposizione con la
ditta - in maniera "rappresentativa" ed in misura congrua (tale
cioè, da permettere lo svolgimento delle prove di analisi previste),
va fatta in "duplice esemplare" da destinare:

- n. 1 campionatura per analisi di laboratorio;
- n. 1 campionatura a disposizione della Commissione di collaudo;
- n. 1 campionatura ("controcampione") dovrà essere consegnato alla
Ditta, identico, per qualità, quantità e modalità di formazione,
ai due precedenti.

Alla formazione dei campioni presenzierà l'incaricato della
Ditta, che controfirmerà i cartellini di identificazione.
Sui predetti cartellini di identificazione dovranno essere
riportati i seguenti elementi essenziali:

- numero contratto;
- nominativo della Ditta;
- oggetto della fornitura;
- data del prelevamento;
- località del prelevamento;
- firma dell'Ufficiale e del responsabile e/o incaricato della Ditta.

Tutte le campionature vanno opportunamente "assemblate", in
maniera tale da assicurare l'integrità e la sicura riconoscibilità
della confezione (uso di piombo e pinza).

(2) Analisi di laboratorio

In considerazione dell'importanza e delicatezza delle predette
attività - in stretta correlazione con la qualità finale dei
materiali in provvista e con la loro idoneità, quindi, a soddisfare
le esigenze dell'A.D. - i relativi riscontri analitici devono
necessariamente essere definiti con la massima tempestività. Per le
analisi merceologiche e prestazionali espletate all'interno del
laboratorio dell'Ente esecutore, gli esiti devono essere definiti
entro e non oltre cinque giorni dalla data del sopralluogo.
L'espletamento delle analisi di laboratorio e l'accertamento, in
generale, dei predetti requisiti sui materiali prelevati nel corso
del controllo sulle lavorazioni, sono obbligatori quando tali
verifiche presuppongono:

- accertamenti di requisiti tecnico-prestazionali che non possono
essere ripetuti sul manufatto finito;
- complessità e tempi delle determinazioni analitiche di
laboratorio, non compatibili con l'attività di collaudo.

In tali ipotesi, motivi di opportunità impongono di
razionalizzare l'esecuzione dell'attività di controllo allo scopo di
agevolare i compiti finali della Commissione di collaudo, espletando
in maniera esaustiva e corretta le prove di laboratorio richieste
nelle relative specifiche tecniche e contenendo i tempi tecnici
necessari alla definizione del giudizio conclusivo di collaudo.

7. SEGNALAZIONE DEGLI INCONVENIENTI, DIFETTI E DIFFORMITÀ

Come richiamato, il principale obiettivo dell'esecuzione
contrattuale, e quindi della vigilanza sulle lavorazioni, è quello
di individuare per tempo eventuali inconvenienti, difetti e
difformità e farli eliminare/correggere prima che l'intera fornitura
sia inevitabilmente compromessa.
Pertanto, le manchevolezze riscontrate nel corso del sopralluogo
debbono immediatamente essere comunicate alla Ditta dall'Ufficiale
incaricato della vigilanza, facendone menzione nel verbale di visita
tecnica (v. para. 8).
L'Ente esecutore ha altresì l'obbligo, qualora si rilevino dalle
prove analitiche espletate sui materiali prelevati nel corso del
sopralluogo delle non conformità e/o difetti di lavorazione, di
segnalare prontamente (anche a mezzo fax) al responsabile della Ditta
gli inconvenienti in atto.
In caso di difetti che, per gravità, possano compromettere
l'estetica e la funzionalità dei materiali finiti, l'Ente deve, per
iscritto (anche a mezzo fax), diffidare la Ditta dal presentare i
manufatti non in possesso dei requisiti tecnici richiesti.
Nel caso di difformità della reale situazione dell'organizzazione
produttiva rispetto a quella prevista dal "piano di qualita'", la
"contestazione" deve sempre essere formalizzata con diffida scritta
che intimi l'adozione di tutte le azioni atte a ricondurre la
produzione nell'alveo del "piano di qualita'".
Tutte le comunicazioni inviate alla Ditta devono essere
indirizzate, per le azioni di competenza, all'Autorità responsabile
dell'approvvigionamento, unitamente al verbale di visita tecnica (v.
para 8) dal quale scaturiscono.
Quando tale autorità si identifica con una Divisione di
Commiservizi, le comunicazioni vanno inviate anche all'Ufficio
Coordinamento Tecnico.

8. VERBALE DI VISITA TECNICA

Tutte le operazioni effettuate in occasione dei sopralluoghi per
la vigilanza sulle lavorazioni debbono essere fatte constatare con un
apposito verbale, redatto seduta stante dall'Ufficiale incaricato e
controfirmato dal rappresentante della Ditta, che potrà apporvi le
sue controdeduzioni. Tale documento deve essere immediatamente
visionato dal titolare dell'Ente esecutore, al quale compete la
decisione in ordine ad eventuali iniziative susseguenti (ulteriori
controlli, diffide, comunicazioni a terzi, ecc.).

Il verbale dovrà essere redatto secondo il seguente schema
sinottico.

PREMESSA:

- nominativo della Ditta;
- oggetto della fornitura;
- numero e data del contratto;
- estremi dell'ordine ricevuto;
- data del controllo;
- località del controllo;
- documentazione visionata preventivamente.

ASSETTO ORGANIZZATIVO GENERALE (soltanto per il primo sopralluogo):

- unità lavorative presenti in stabilimento;
- turni di lavoro effettuati;
- altre lavorazioni (militari e non) eventualmente in corso;
- possesso della licenza del Ministero dell'interno (ove prevista);
- valutazione sull'idoneità organizzativa e del parco macchine.

ASSETTO ORGANIZZATIVO RIFERITO ALLA PRODUZIONE DI INTERESSE:

- data di effettivo inizio della lavorazione;
- unità lavorative addette alla produzione di interesse;
- tipo, quantità e data di introduzione delle materie prime e dei
semilavorati;
- manufatti finiti già prodotti;
- manufatti in corso di lavorazione;
- standard produttivo giornaliero medio;
- conformità del ciclo di lavorazione a quanto indicato
contrattualmente e "piano qualita'" approvato dall'A.D.;
- valutazione sull'idoneità organizzativa e sulla possibilità di
rispettare i termini contrattuali.

RISPONDENZA TECNICA DELLA PRODUZIONE:

- presenza in stabilimento delle specifiche tecniche e delle
modellazioni in carta e del campione ufficiale di riferimento
(eventuali);
- controlli "a vista" effettuati;
- confronto tra prodotto finito e campione ufficiale;
- riscontri dimensionali essenziali (specchio allegato);
- rispetto della ripartizione in taglie;
- controllo qualità in aderenza a quanto previsto dal "piano
qualita'";
- valutazione di eventuali difetti riscontrabili organoletticamente;
- eventuali contestazioni.

ALTRI ELEMENTI:

- composizione analitica della campionatura;
- nominativo dell'incaricato della Ditta presente al controllo;
- durata del controllo.

PROPOSTE DI PROVVEDIMENTI DA ADOTTARE

Nella redazione del verbale, si dovra':

- evitare l'uso di aggettivazioni imprecise e generiche (come ad
esempio: frequentemente, leggermente, saltuariamente,
sporadicamente, etc,);
- indicare in termini percentuali la estensione orientativa degli
eventuali difetti;
- richiamare l'incidenza di tali difetti sulla idoneità estetica e/o
funzionale dei manufatti.

9. CONCLUSIONE DELL'ESECUZIONE CONTRATTUALE CERTIFICAZIONE DI
APPRONTAMENTO PER IL COLLAUDO CONTROLLO CENTESIMALE

Le operazioni conclusive dell'esecuzione contrattuale iniziano non
appena la Ditta consegna la partita nel luogo contrattualmente
stabilito, ovvero comunica che la partita è pronta per il collaudo
in fabbrica.
In entrambi i casi, l'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle
lavorazioni deve effettuare un sopralluogo, allo scopo di verificare
la quantità e la razionale disposizione degli imballaggi contenenti
i manufatti - specialmente in relazione all'esigenza di prelevare i
capi (o gli imballaggi) numerati estratti a sorte per la formazione
del campione monte - nonchè l'idoneità dei locali dove la merce è
depositata.
In base agli esiti del sopralluogo, l'Ente esecutore comunica
all'Autorità responsabile dell'approvvigionamento che la partita è
pronta per il collaudo, ovvero richiede alla Ditta fornitrice di
correggere le manchevolezze riscontrate.
Quando la fornitura riguarda notevoli quantitativi di calzature,
pellame, tessuti, ecc., l'Ente esecutore può anche essere incaricato
dall'Autorità responsabile dell'approvvigionamento di effettuare il
"controllo centesimale" della partita.
Tale operazione ausiliaria non è da confondere col "livello di
collaudo centesimale", che impone alla Commissione di collaudo di
effettuare in proprio il controllo sensoriale di tutti i capi della
fornitura.
Per lo svolgimento del "controllo centesimale", l'Ente esecutore
comanda un'apposita squadra di personale specializzato diretta
dall'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni. I capi
difettati vengono restituiti alla Ditta. La partita non potrà essere
certificata "pronta al collaudo" se i capi difettati eccedono la
tolleranza del ventesimo.
È da sottolineare che, dopo il "controllo centesimale" a cura
dell'Ente esecutore, la Commissione di collaudo procede comunque ai
propri controlli secondo il "livello di collaudo" ed il "livello di
qualità accettabile" contrattualmente previsti, ferma restando la
discrezionale decisione di procedere con proprio controllo
centesimale in conformità a quanto previsto dalla direttiva
UCT/2/001/COM del 4.1.1999.

10. RELAZIONE DI ESECUZIONE CONTRATTUALE

Contestualmente alla comunicazione di partita pronta al collaudo,
l'Ente esecutore invia all'Autorità responsabile dell'
approvvigionamento una relazione sull'attività di esecuzione
contrattuale, che costituisce il documento conclusivo e riassuntivo
dell'attività posta in essere dall'Ente per la specifica fornitura.
Tale documento deve essere, altresì, consegnato alla Commissione
di collaudo prima dell'inizio delle operazioni di controllo della
fornitura. Infatti, il suo scopo sostanziale è quello di fornire
alla citata Commissione uno strumento ausiliario per agevolare,
quanto più possibile, i compiti di accertamento finale dei requisiti
tecnico-prestazionali dei materiali in esame fornendo elementi di
fatto a sostegno del giudizio di accettazione/rifiuto della partita.
La relazione deve riportare - cronologicamente, dalla data di
inizio dell'esecuzione contrattuale a quella della certificazione
dell'approntamento per il collaudo - l'attività di controllo
espletata dall'Ente e dall'Ufficiale incaricato, i sopralluoghi
effettuati, le comunicazioni intercorse con la Ditta, le prove di
laboratorio ed organolettiche espletate con i relativi risultati
analitici, ponendo in evidenza la conformità o meno con i requisiti
tecnici richiesti nelle specifiche tecniche poste a base della
fornitura.

Tale relazione dovrà contenere i seguenti dati essenziali:

- nominativo della Ditta;
- oggetto della fornitura;
- numero e data del contratto;
- estremi dell'ordine ricevuto (Atto di nomina dell'Ufficiale
incaricato);
- pianificazione dell'attività dell'Ufficiale incaricato;
- data dei sopralluoghi
- esiti analitici delle prove eseguite;
- comunicazioni intercorse con la Ditta;
- conformità o meno dei riscontri di laboratorio ed organolettici ai
requisiti tecnico-prestazionali richiesti.

Vi dovranno essere allegati:

- i verbali di visita tecnica;
- le contestazioni scritte effettuate alla Ditta ed i riscontri delle
stesse;
- i referti di laboratorio delle prove analitiche eseguite;
- gli esiti verbalizzati del "controllo centesimale" ove previsto.

11. AMBITO DI APPLICAZIONE E DECORRENZA

La presente direttiva si riferisce alle esecuzioni contrattuali
delle forniture accentrate e decentrate di materiali di commissariato
nell'ambito dell'Amministrazione della Difesa.
Le relative norme entrano in vigore a decorrere dal 1o febbraio
2000.
Ogni precedente disposizione in contrasto è abrogata.

Roma, 20 gennaio 2000

Il direttore generale: SENSI

Allegato "A" alla direttiva UCT/2/0322/COM del 20.01.2000

D.M. 5 AGOSTO 1995 N. 583 - REGOLAMENTO RECANTE NORME IN TEMA DI
ATTIVITÀ CONTRATTUALE E CONDIZIONI GENERALI D'ONERI INTERESSANTI I
SERVIZI DI COMMISSARIATO

Art. 40 (*)

1. L'Amministrazione si riserva la facoltà di far eseguire da
propri incaricati, in qualsiasi momento e saltuariamente o
continuativamente, controlli e verifiche presso gli stabilimenti ed i
magazzini dell'impresa, al fine di accertare che le lavorazioni
relative alla produzione dei beni oggetto del contratto avvengano nel
rispetto delle prescrizioni tecniche; di eseguire prove di
funzionamento e di controllo della qualità dei materiali impiegati;
di esaminare, in genere l'andamento dei lavori in relazione ai tempi
previsti per la consegna.
2. L'impresa, pertanto, è tenuta a indicare all'Amministrazione,
entro dieci giorni da quello successivo alla data del/a effettiva
ricezione della lettera di comunicazione della avvenuta approvazione
del contratto, la sede dello stabilimento o degli stabilimenti in cui
avvengono le lavorazioni e il deposito delle materie prime, nonchè
la data di inizio della produzione, sotto pena di applicazione della
multa prescritta.
3. Gli incaricati delle verifiche ed ispezioni redigono verbali
con cui vengono poste in evidenza le manchevolezze, i difetti e
inadempienze rilevati, nonchè le proposte e le indicazioni che
ritengono necessarie per gli interventi dell'Amministrazione, che
potranno consistere anche nella richiesta di sostituzione del
prodotto già elaborato.
4. Le verifiche ed ispezioni sono effettuate alla presenza di
incaricati dell'impresa, che possono essere chiamati a controfirmare
i verbali di verifica.
5. Le verifiche ed i controlli effettuati nel corso delle
lavorazioni non esimono l'impresa da responsabilità e da qualsiasi
altra conseguenza derivante dalle risultanze del collaudo.

(*) a decorrere dal 01.08.2000, sostituito dall'art. 24 del
"Regolamento concernente il capitolato generale d'oneri per i
contratti stipulati dall'Amministrazione della difesa" approvato con
DM 14.04.2000, n. 200 (G.U. n. 167 del 19.07.2000). Il testo
dell'art. 24 è il seguente:

"Controllo delle prestazioni

1. L 'Amministrazione ha la facoltà di controllare l'andamento
delle prestazioni in ogni momento presso il contraente o presso terzi
utilizzati dal contraente stesso.
2. A tal fine, ove non diversamente previsto in contratto, il
contraente deve comunicare all'Amministrazione, non oltre trenta
giorni dopo l'inizio dell'esecuzione del contratto, il luogo ove
vengono eseguite le prestazioni e ove si trovano depositate le
materie prime e le merci.
3. in caso di rifiuto da parte del contraente di consentire il
controllo, l'Amministrazione può risolvere il contratto con I
'incameramento della cauzione
4. I risultati delle prove eseguite durante il controllo possono
essere considerati ed utilizzati dall'organo di collaudo, ma non
pregiudicano il giudizio finale"

Allegato "B" alla direttiva n. UCT/2/O322/COM del 20.01.2000

FAC SIMILE VERBALE DI VISITA TECNICA

OGGETTO: Vigilanza sulle lavorazioni eseguita presso lo stabilimento
della Ditta................ in data............ per la fornitura
di......... di cui alle S.T. n......... poste a base del contratto
n............ in data....... stipulato con la Ditta..........
VERBALE
1. Io sottoscritto,............ in esecuzione degli ordini ricevuti
(O.D.G. n....... in data........... ) mi sono recato, in
data.............. presso lo stabilimento della Ditta, sito
in............. via............. per eseguire le operazioni di
vigilanza alle lavorazioni che la Ditta medesima ha in corso, in
esecuzione del contratto n........... in data...........
2. La Ditta, con foglio n............. datato..............aveva
comunicato che l'inizio delle lavorazioni sarebbe avvenuto in
data................ per protrarsi fino al...............
3. Ho preventivamente preso visione di:
- contratto di fornitura e delle S.T. poste a base dello stesso;
- "piano di qualita'" elaborato dalla ditta ed approvato da
Commiservizi
4. Al momento del sopralluogo, la situazione era la seguente:
- ASSETTO ORGANIZZATIVO GENERALE:
- unità lavorative presenti in stabilimento: n............;
- turni di lavoro effettuati a partire dal..........: n............;
- non erano in corso altre lavorazioni oltre a quella oggetto di
controllo;
- la Ditta ha esibito regolare licenza del Ministero dell'interno,
trattandosi di confezione di..................;
- nel complesso, l'organizzazione aziendale e il parco macchine
disponibile mi è sembrato idoneo a garantire una produzione conforme
al richiesto.
- ASSETTO ORGANIZZATIVO RIFERITO ALLA PRODUZIONE DI INTERESSE
- la data di inizio di lavorazione è stata quella
del.................., coincidente con la sopracitata comunicazione
della Ditta;
- unità lavorative addette alla lavorazione di interesse:
n.............;
- materie prime e semilavorati presenti in stabilimento:
- mt........... di tessuto, fornito dalla Ditta................ e
pervenuto in data............ come si evince da..............;
- nr......... .......... forniti dalla Ditta.................. e
pervenuti in data............. come si evince
da.........................;
- manufatti finiti già prodotti: nr..................;
- manufatti in corso di lavorazione: nr.................;
- media giornaliera della produzione dalla data del............
(inizio lavorazione): nr............... manufatti;
- tutte le fasi (.........) relative alla confezione del manufatto si
svolgono all'interno dello stabilimento, così come contrattualmente
previsto;
- nel complesso, la disponibilità di materie prime e semilavorati,
lo standard medio di produzione giornaliera e l'insieme della
organizzazione fanno ritenere che la lavorazione possa concludersi
entro il termine contrattualmente fissato al...........
- RISPONDENZA TECNICA DELLA PRODUZiONE:
- la Ditta possedeva - in copia - le S.T. nr........., le
modellazioni in carta relative al manufatto in fornitura ed il
campione ufficiale di riferimento (eventuali);
- ho eseguito i seguenti controlli "a vista ";
- uniformità di tinta del tessuto:...............;
- applicazione dei particolari:...................;
....................................;
- il confronto tra alcuni manufatti finiti e il campione ufficiale ha
fatto rilevare che...........................................;
- la ripartizione in taglie a base della lavorazione è conforme al
richiesto;
- i riscontri sui dati dimensionali essenziali hanno dato risultato
positivo e sono evidenziati nello specchio allegato;
- la Ditta effettua la pianificazione del controllo qualità secondo
quanto previsto nel "piano qualita'" (oppure: in difformità a quanto
previsto dal "piano qualita'" rilevando quanto segue: (elencare le
difformità che dovranno essere contestate al responsabile della
Ditta);
- nel complesso, l'insieme dei controlli organolettici effettuati
hanno evidenziato una lavorazione priva di difetti tali da
compromettere la qualità del prodotto e la sua idoneità estetica e
funzionale. (oppure, la presenza dei seguenti
difetti:....................., da me contestata all'incaricato della
Ditta Sig.................. diffidando la ditta dal presentare la
partita al collaudo con le irregolarità rilevate ed intimando a
porre in essere le opportune azioni correttive).

5. Ho provveduto a campionare, in duplice:

mt/nr......................
mt./nr.....................
La sopra indicata campionatura è stata confezionata in nr. 2
scatoloni, opportunamente chiusi e sigillati con spago fermato da
apposito cartellino di identificazione (estremi contrattuali e della
fornitura, data del controllo, firma del sottoscritto e
dell'incaricato della Ditta) e piombo recante la
scritta.......................................
(Eventuale):
La Ditta ha chiesto che fosse formato - con le stesse modalità e
sulle stesse quantità - un identico controcampione ad essa
destinato.
6. Nel corso del sopralluogo, che è durato dalle ore............
alle ore del............ sono stato accompagnato dal
Sig.............. incaricato della Ditta.

7. ALTRI ELEMENTI

8. PROPOSTE

ALLEGATI

Luogo e data............ firma.................

Visto e decretazioni del Direttore dell'Ente