Serie Generale n. 55 del 8-3-2005
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DELIBERAZIONE 23 dicembre 2004
Contributo spese relativo all'esercizio dei diritti di accesso dell'interessato. (Deliberazione n. 14). (GU Serie Generale n.55 del 08-03-2005)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI
In data odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente,
del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano
Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni
Buttarelli, segretario generale;
Visto l'art. 12, lettera a), della direttiva europea n. 95/46/CE
del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo
cui l'esercizio del diritto di accesso dell'interessato ai dati
personali che lo riguardano e a talune informazioni sul loro
trattamento deve essere garantito liberamente e senza costrizione, ad
intervalli ragionevoli e senza ritardi o spese eccessivi;
Visto l'art. 8 della convenzione n. 108 sulla protezione delle
persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere
personale, adottata a Strasburgo il 28 gennaio 1981 e resa esecutiva
con legge 21 febbraio 1989, n. 98;
Visti gli articoli da 7 a 10 del codice in materia di protezione
dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) in
tema di esercizio dei diritti dell'interessato e, in particolare, di
esercizio del diritto di accesso;
Rilevato che il principio introdotto dalla previgente disciplina
(art. 13, comma 2, legge n. 675/1996; art. 17, commi 7 e 8, decreto
del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501) e confermato
dal codice è quello della tendenziale gratuità dell'esercizio del
diritto di accesso, trattandosi appunto di un diritto e non di
richiesta di prestazione dietro corrispettivo;
Visto l'art. 10, commi 7 e 8, del codice in riferimento all'art. 7,
commi 1 e 2, lettere a), b) e c), secondo cui si può eventualmente
chiedere all'interessato un contributo spese non eccedente i costi
effettivamente sopportati per la ricerca effettuata in ciascun caso
specifico, anzichè la copertura di tutti gli eventuali costi
derivanti dall'esercizio del diritto, solo a seguito di alcune
richieste (richiesta di conferma dell'esistenza o meno di dati
personali che riguardano l'interessato, oppure dell'indicazione
dell'origine dei dati personali, delle finalità e modalità del
trattamento o della logica applicata in caso di trattamento
effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
Considerato che il predetto contributo spese può essere chiesto
quando non risulta quando non risulta confermata l'esistenza di dati
che riguardano l'interessato e che il medesimo contributo, oltre a
non poter eccedere i costi effettivamente sopportati per la ricerca
effettuata nel caso specifico, non può comunque inoltre superare
l'importo determinato dal Garante con provvedimento di carattere
generale; rilevato che il Garante può individuare l'importo
forfettariamente in relazione al caso in cui i dati sono trattati con
strumenti elettronici e la risposta è fornita oralmente;
Rilevato che l'esistenza di dati che riguardano l'interessato deve
intendersi confermata, agli effetti dell'applicazione del presente
provvedimento, anche quando i dati cancellati o non più reperibili
risultino, comunque, essere stati trattati in precedenza;
Considerato che, se risulta confermata l'esistenza di dati, può
essere chiesto un contributo spese quando i dati personali figurano
su uno speciale supporto del quale è richiesta specificamente la
riproduzione;
Ritenuta la necessità di determinare in termini generali la
predetta misura del contributo spese relativamente ai menzionati casi
di esercizio del diritto di accesso ai dati personali o a talune
informazioni;
Considerato altresi':
1. Casi considerati di esercizio dei diritti.
Il presente provvedimento riguarda le seguenti istanze rivolte a
qualunque titolare del trattamento pubblico o privato, in conformità
al codice (articoli 7, commi 1 e 2, lettere a), b) e c), 8 e 9):
richiesta di ottenere conferma dell'esistenza di dati personali;
richiesta di ottenere la comunicazione dei dati in forma
intelligibile;
richiesta di ottenere l'indicazione dell'origine dei dati;
richiesta di conoscere le finalità del trattamento;
richiesta di conoscere le modalità del trattamento;
richiesta di conoscere la logica applicata al trattamento
effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici.
Il contributo spese in esame non si riferisce, quindi,
all'esercizio di diritti dell'interessato diversi da quelli sopra
specificamente indicati (ad esempio, non è ipotizzabile un
contributo in caso di richiesta di rettificazione o di opposizione al
trattamento).
Gli importi massimi del contributo spese qui previsti in base al
codice sono determinati tenendo conto della normativa comunitaria e
internazionale, della corrispondente misura prevista anteriormente al
codice e della necessità di non rendere oneroso l'esercizio dei
diritti dell'interessato.
Il principio generale resta, infatti, quello secondo cui
l'esercizio del diritto di accesso ai dati che riguardano
l'interessato è gratuito.
2. Casi in cui non risulta confermata l'esistenza di dati.
In riferimento ai casi in cui non può ritenersi confermata
l'esistenza dei dati, va nuovamente rilevato che il contributo spese
non è integralmente compensativo di tutti gli eventuali costi di un
riscontro.
Tale contributo, per disposizione di legge, non può in ogni caso
eccedere i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata
nel caso specifico.
Ciò premesso, l'importo massimo che può essere richiesto è
determinato dal Garante nella misura di euro dieci, in termini
sostanzialmente corrispondenti all'importo già previsto direttamente
dalla normativa previgente (L. 20.000; art. 17, comma 7, decreto del
Presidente della Repubblica n. 501/1998).
Con riferimento al medesimo caso in cui non risulti confermata
l'esistenza dei dati, lo stesso il contributo è individuato
forfettariamente in misura pari a euro 2,50, in relazione al caso in
cui i dati siano trattati con strumenti elettronici e la risposta
(negativa) sia fornita oralmente.
Il contributo spese di cui al presente punto 2 non può essere
richiesto quando i dati, cancellati o comunque non più reperibili,
risultano essere stati comunque trattati in precedenza.
3. Casi in cui risulta confermata l'esistenza dei dati.
Negli altri casi in cui, a seguito di una richiesta
dell'interessato, risulta invece confermata l'esistenza di dati che
lo riguardano, l'esercizio del diritto è gratuito, ma può essere
chiesto un contributo spese in presenza di riprodurre uno speciale
supporto su cui i dati personali figurano.
L'interessato può infatti richiedere specificamente la
riproduzione di uno speciale supporto sul quale sono presenti già i
dati personali (art. 10, comma 8).
Tale caso riguarda solo le richieste di comunicare i dati in forma
intelligibile e non attiene, inoltre, alle richieste di trasporre i
dati su supporti di uso comune, come ordinari floppy disk o cd-rom,
concernendo solo richieste attinenti a determinati supporti di
maggior costo quali audiovisivi, lastre, nastri o altri specifici
supporti magnetici.
In riferimento a questi casi, si deve ritenere legittima la
richiesta, rivolta all'interessato, di contribuire alla particolare
spesa necessaria per comunicare i dati, sempre che l'interessato
medesimo abbia chiesto specificamente di ottenere in tale forma la
comunicazione dei dati che lo riguardano.
Sulla base di una valutazione ponderata delle principali situazioni
verificabili, e della circostanza che si tratta anche in questo caso
di un contributo, va ritenuto congruo l'importo di euro venti.
Si tratta di un importo massimo in quanto, anche in questo caso, il
contributo non può comunque eccedere i costi effettivamente
sostenuti e documentabili nel caso specifico;
Visti gli altri atti d'ufficio;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Tutto ciò premesso il Garante:
determina gli importi relativi al contributo spese in caso di
esercizio dei diritti dell'interessato nei termini di cui in
motivazione e prescrive ai titolari del trattamento, ai sensi
dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice in materia di
protezione dei dati personali di adottare le misure necessarie
indicate nel presente provvedimento per rendere il trattamento
conforme alle disposizioni vigenti.
Roma, 23 dicembre 2004
Il presidente
Rodotà
Il relatore
Santaniello
Il segretario generale
Buttarelli