Serie Generale n. 46 del 25-2-1999
CIRCOLARI
MINISTERO DI GRAZIA E GIUSTIZIA
MINISTERO DI GRAZIA E GIUSTIZIA
CIRCOLARE 22 febbraio 1999, n. 150
Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle certificazioni amministrative. (GU Serie Generale n.46 del 25-02-1999)

Ai procuratori generali presso le corti di appello
e, per conoscenza:
Al Ministero dell'interno -
Divisione servizi demografici
Al Ministero dell'interno -
Divisione cittadinanza
Al Ministero degli affari esteri -
DGEAS - Ufficio VIII
Al Dipartimento della funzione
pubblica - Presidenza del Consiglio
dei Ministri
Al Ministero della sanità -
Ufficio legislativo
Agli assessori regionali alla
sanità
All'Istituto nazionale di
statistica
Con decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.
403, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale - serie generale - n. 275
del 27 novembre 1998, è stato emanato il regolamento di attuazione
degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in
materia di semplificazione delle certificazioni amministrative.
L'entrata in vigore delle relative disposizioni è prevista novanta
giorni dopo la pubblicazione, vale a dire alla data del 22 febbraio
1999, in base a quanto stabilito dall'art. 1, comma 2, della legge n.
127/1997.
Nell'approssimarsi del suddetto termine la Direzione generale
dell'amministrazione civile del Ministero dell'interno (Direzione
della autonomie - Servizio enti locali) ha emanato in data 21 gennaio
1999 una circolare esplicativa della ratio della nuova normativa e di
commento dei singoli articoli. Con essa sono state illustrate le
ragioni e le modalità dell'ampliamento della possibilità di
utilizzo nei rapporti con la pubblica amministrazione delle
dichiarazioni sostitutive di certificazioni e degli atti di
notorietà (senza l'autenticazione delle sottoscrizioni) in materia
di stati, fatti e qualità personali, il cui uso è stato esteso
anche in favore di chi non sa o non può firmare per analfabetismo o
per impedimento fisico nonchè in favore dei cittadini della
Comunità europea e, entro certi limiti, degli extracomunitari. Nella
suddetta circolare è stato pure sottolineato il rafforzamento
dell'obbligo dell'acquisizione di ufficio da parte della pubblica
amministrazione, con eventuale ricorso ai mezzi telematici e
informatici, di documenti e di informazioni ricavabili da altri
registri della pubblica amministrazione, nel rispetto però della
tutela della riservatezza dei relativi dati. E sono stati
evidenziati: i casi di non sostituibilità dei certificati; gli
obblighi delle amministrazioni di procedere ai controlli del
contenuto delle dichiarazioni sostitutive; le abrogazioni di una
serie di articoli della legge n. 15/1968 incompatibili con le nuove
norme di semplificazione.
Ciò premesso occorre rilevare, ad integrazione di quanto esposto
dal Ministero dell'interno, che nel contesto del regolamento in
questione sono state inserite alcune disposizioni che riguardano in
maniera specifica la materia dello stato civile. Perciò questa
Direzione, cui competono istituzionalmente i compiti di governo del
settore, deve sin da ora impartire le direttive interpretative
occorrenti per assicurare l'uniforme applicazione operativa della
nuova normativa nei singoli casi concreti da parte degli uffici dello
stato civile coinvolti nelle relative problematiche.
A tal fine vengono emanate le seguenti direttive:
1) per effetto di quanto disposto del regolamento n. 403/1998 si
osserva: a) che ai sensi dell'art. 1, comma 1, lettera i), possono
essere comprovati con dichiarazione sostitutiva delle relative
certificazioni, nei rapporti con la pubblica amministrazione , i dati
contenuti nei registri dello stato civile che siano a diretta
conoscenza dell'interessato; b) che ai sensi dell'art. 1, comma 2,
anche i certificati e gli estratti dei registri dello stato civile
richiesti dai comuni nell'ambito dei procedimenti di loro competenza
possono essere sostituiti da autocertificazioni; c) che ai sensi
dell'art. 9, comma 1, gli estratti degli atti di stato civile sono
richiesti esclusivamente per i procedimenti relativi al cambiamento
di stato civile; d) che ai sensi del comma 2 dello stesso art. 9, i
suddetti estratti possono comunque essere acquisiti di ufficio, se
formati o tenuti dalla pubblica amministrazione o da altre autorità
dello Stato, qualora siano necessari per motivi attinenti alle
finalità istituzionali dell'amministrazione richiedente; e) che ai
sensi dell'art. 7, comma 1, è previsto l'intervento sostitutivo
dell'amministrazione cui occorrono le relative informazioni per
l'acquisizione di ufficio dei dati riguardanti stati, fatti o
qualità personali risultanti dai registri tenuti dalla pubblica
amministrazione ove l'interessato non si avvalga (perchè non vuole o
perchè non puo') delle relative autocerficazioni;
2) in relazione alla normativa sopraindicata, appare opportuno
ricordare che i dati contenuti nei registri dello stato civile a
diretta conoscenza dell'interessato sono soltanto quelli che
riguardano direttamente il dichiarante; che il dichiarante, se non ha
piena conoscenza o ricordo degli atti suddetti, può indicare
all'amministrazione procedente la diversa amministrazione che
conserva gli atti da acquisire di ufficio (in copia e in esenzione
dall'imposta di bollo trattandosi di atti scambiati per ragioni di
ufficio); che i certificati e gli estratti dello stato civile
richiesti dai comuni per i procedimenti di loro compentenza, ad
esempio per la iscrizione nelle scuole materne e nelle altre scuole
comunali, per il rilascio di autorizzazioni o concessioni comunali di
qualsiasi tipo, etc., sono surrogabili con dichiarazioni sostitutive
ad opera della parte interessata; che l'autocerficazione può
riguardare anche i documenti necessari per la celebrazione del
matrimonio, giacchè l'art. 13, comma 1, ha abrogato l'art. 27 della
legge n. 15/1968 che aveva in precedenza mantenuta ferma la
necessità di presentare la documentazione richiesta in materia
matrimoniale; che la disposizione di cui all'art. 9, comma 1, si
riferisce ai casi in cui siano le pubbliche amministrazioni a
richiedere i certificati da acquisire per estratto, e che nelle
finalità istituzionali che giustificano l'acquisizione di ufficio
dei predetti certificati sono comprese, tra l'altro, l'assunzione di
dipendenti, la corresponsione di assegni familiari, le pratiche di
pensione, le iscrizioni nelle liste elettorali e di leva, e simili;
3) deve essere sottolineato che la prescrizione di cui al primo
comma dell'art. 9 è diretta all'ufficiale dello stato civile quale
organo che procede all'acquisizione (così come si esprime la rubrica
del suddetto articolo) di estratti degli atti dello stato civile. La
norma prevede il dovere dell'ufficiale di stato civile di acquisire
di ufficio tali estratti se essi sono relativi ad atti formati o
tenuti dalle amministrazioni pubbliche o da altre autorità dello
Stato cui va rivolta la richiesta di acquisizione. In tal modo, per
effetto della nuova disposizione normativa, l'ufficiale dello stato
civile viene a sostituirsi al cittadino nei casi in cui egli sarebbe
tenuto, in base a una norma di diritto sostanziale (ad esempio in
base all'art. 97, comma 1, del codice civile nel caso di richiesta di
pubblicazione di matrimonio), a presentargli l'estratto di un atto di
stato civile occorrente per un procedimento di cambiamento di tale
stato. La richiesta di acquisizione in questione può essere fatta
anche da un ufficio di stato civile ad altro ufficio di stato civile,
compresi i consolati italiani all'estero, e deve riguardare
esclusivamente i procedimenti di cambiamento di stato civile. Si
ricorda che nei cambiamenti dello stato civile rientrano la
celebrazione a lo scioglimento del matrimonio, le variazioni di
cittadinanza e i mutamenti nella filiazione per effetto di adozione -
ordinaria e speciale - o di riconoscimento o disconoscimento del
relativo status;
4) il fatto che siano state privilegiate le dichiarazioni
sostitutive e le acquisizioni di ufficio delle relative
certificazioni non impedisce l'eventuale presentazione spontanea
degli atti di stato civile da parte dei cittadini che ne sono già in
possesso (ai quali però gli uffici non possono fare alcuna richiesta
diretta di esibizione). Ciò per evidenti ragioni di semplificazione
e di razionalizzazione. L'ufficio dello stato civile che riceve tale
certificazione raggiunge in tal modo la certezza giuridica del dato,
evita i tempi morti che si verificano quando gli uffici richiesti non
evadono immediatamente le istanze di acquisizione rivolte dagli
uffici richiedenti, e consente ai cittadini di potere ottenere senza
ritardo il rilascio degli atti di riferimento. Inoltre, come del
resto è logico, i privati possono legittimamente richiedere tutti
gli estratti degli atti che li riguardano direttamente anche quando
gli stessi si riferiscono ai procedimenti di cambiamento dello stato
civile per i quali si può pure procedere alla loro acquisizione di
ufficio. E ciò vale anche per i terzi, qualora essi siano titolari
di un interesse giuridicamente tutelato che legittima il loro diritto
di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della legge 7 agosto
1990, n. 241, salva comunque l'osservanza delle disposizioni di cui
alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, sul trattamento dei dati
personali;
5) va poi richiamata l'attenzione degli ufficiali dello stato
civile sul disposto dell'art. 11, comma 1, per il quale le
amministrazioni procedenti sono tenute a provvedere ad idonei
controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni
sostitutive, e sul disposto di cui all'art. 7, comma 2, per il quale
le amministrazioni che ricevono tali dichiarazioni, laddove
sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto,
sono tenute ad effettuare idonei controlli sulle stesse. Tali
disposizioni stanno a significare che, nonostante la particolare
efficacia attribuita dalla legge alle dichiarazioni sostitutive, le
pubbliche amministrazioni non possono sottrarsi, in virtù della
natura pubblicistica delle funzioni da esse svolte, ad un doveroso
controllo sulla veridicità delle dichiarazioni suddette;
6) per le autocertificazioni dei cittadini stranieri disciplinate
dall'art. 5 occorre precisare che gli extracomunitari possono
utilizzare le dichiarazioni sostitutive delle certificazioni relative
allo stato civile solo se le stesse trovano riferimento in atti
formati presso pubblici uffici italiani. Invece i cittadini
appartenenti ai Paesi che fanno parte della Unione europea sono
abilitati a presentare dichiarazioni sostitutive con le stesse
modalità richieste ai cittadini italiani. I controlli da effettuare
all'estero devono comunque essere richiesti alle competenti autorità
diplomatiche o consolari;
7) di particolare importanza è l'art. 8, n. 2.
Esso contiene una disposizione innovativa che travolge il
precedente sistema di documentazione delle nascite dichiarate ai
sensi dell'art. 2 della legge 15 maggio 1997, n. 127 presso le
direzioni sanitarie dell'ospedale o della casa di cura in cui è
avvenuta la nascita ovvero presso il comune di nascita o presso
quello di residenza dei genitori che sia diverso da quello di
nascita.
Nelle suddette ipotesi questo Ministero aveva previsto, con le
circolari emanate in materia nelle distinte date del 23 maggio 1997 e
1 agosto 1997, la trasmissione da parte del direttore sanitario
all'ufficiale di stato civile, in allegato alla dichiarazione di
nascita, del certificato di assistenza al parto di cui all'art. 18,
comma 2, del regio decreto-legge n. 218 del 1936 o la consegna di
tale certificato, sempre ad opera del direttore sanitario, al
genitore che intendeva dichiarare la nascita del figlio nel comune di
nascita o di propria residenza. Ciò alfine di garantire il controllo
della veridicità dei dati contenuti nella dichiarazione di nascita
resa nei centri di nascita e la registrazione con dati certi della
nascita dichiarata in luogo diverso da quello in cui è avvenuta.
Ora tale certificato non può essere più nè trasmesso, nè
rilasciato dai direttori sanitari e non può essere più richiesto
neanche dagli ufficiali di stato civile. È stato infatti
espressamente previsto che, ai fini della formazione dell'atto di
nascita, il suddetto certificato sia sostituito da una attestazione
contenente "i soli dati richiesti nei registri di nascita".
Si tratta di una modifica di notevole rilevanza pratica, in ordine
alla quale occorre fornire le seguenti precisazioni:
a) si chiarisce innanzitutto che la nozione di "attestazione di
nascita" è del tutto diversa da quella di "dichiarazione di nascita"
e che i relativi documenti devono restare distinti perchè hanno
funzioni autonome e radicalmente separate;
b) l'attestazione di nascita, in particolare, deve essere
rilasciata esclusivamente dal personale sanitario che ha assistito al
parto o che lo ha accertato in un momento successivo e deve
riguardare il fatto fisiologico dell'avvenuto parto di un bambino (o
di più, se si tratta di parto plurimo) da una certa donna;
c) tale attestazione, che va compilata sia nel caso della
filiazione legittima che in quello della filiazione naturale, deve
necessariamente contenere il dato relativo al nome della puerpera,
che va intesa solo come partoriente ma non ancora come madre. La
suddetta puerpera, nell'ipotesi di filiazione naturale, acquisterà
la qualità giuridica di madre solo se, avendo superato il sedicesimo
anno di età, effettuerà lei stessa la successiva dichiarazione di
nascita a se consentirà con atto pubblico ad essere in essa
nominata. Nella filiazione legittima è invece sufficiente a tal fine
che la partoriente venga indicata nella dichiarazione di nascita come
coniuge del padre del bambino nato in costanza di matrimonio ai sensi
dell'art. 231 e seguenti del codice civile. In ogni caso va
confermato che le generalità della donna che ha partorito devono
essere riportate nell'attestato sanitario, rappresentando la relativa
indicazione un imprenscindibile dato di verità reale che serve a
provare , sotto l'aspetto clinico e in vista della successiva
registrazione della nascita, che è nato e da chi è nato un bambino.
Così come alla predetta funzione di prova era destinato il
certificato di assistenza al parto ora soppresso;
d) nell'attestato di nascita non va invece indicato il nome del
neonato, nè come cognome e nè come prenome. Infatti all'atto della
nascita non vi è ancora una attribuzione giuridica di paternità a
di maternità del nato e conseguentemente di un nome. Ciò avverrà
con la successiva dichiarazione di nascita;
e) gli altri dati che devono essere inseriti nell'attestato di
nascita, in quanto "richiesti dai registri di nascita", sono in
realtà quelli occorrenti per la formazione dell'atto di nascita
(art. 71, commi 1 e 2 - escluso il nome - del vigente ordinamento
dello stato civile emanato con regio decreto-legge 9 luglio 1939, n.
1238);
f) nell'attestato in questione deve essere quindi indicato, oltre
alle generalità della donna che ha partorito e del sanitario o dei
sanitari che hanno assistito a che hanno constatato il parto, il
comune, la casa (intesa come ospedale, casa di cura o altro), il
giorno e l'ora della nascita, e il sesso del bambino. Se il parto è
plurimo verrà anche indicato l'ordine in cui le nascite sono
seguite. Nessun altro dato potrà esservi contenuto;
g) l'attestato, nell'ipotesi in cui la nascita è avvenuta in un
ospedale o in una casa di cura, verrà consegnato al direttore
sanitario. Negli altri casi verrà consegnato all'ufficiale dello
stato civile;
h) si chiarisce ulteriormente che il direttore sanitario curerà la
conservazione dell'originale negli atti di ufficio. E ne trasmetterà
copia all'ufficiale dello stato civile in allegato alla dichiarazione
di nascita, se questa viene resa presso l'ospedale o la casa di cura
in cui è avvenuta la nascita, oppure ne trasmetterà copia
all'ufficiale dello stato civile a richiesta di quest'ultimo e nei
casi in cui la dichiarazione di nascita viene resa presso il comune
di nascita o presso quello di residenza dei genitori o di uno di
essi;
i) la copia per l'ufficiale di stato civile può anche essere
consegnata in busta chiusa, trattandosi di atto contenete dati
personali, al genitore che intende dichiarare lui stesso la nascita
in comune. Si sottolinea che tale documento può essere utilizzato
esclusivamente come allegato alla dichiarazione di nascita;
j) l'attestato di nascita in questione non è sostituibile con
altro documento. Esso, pur essendo un allegato della dichiarazione di
nascita, non è accessibile ai privati diversi dai genitori; è
accessibile per questi ultimi solo per la dichiarazione di cui al
punto i) della presente circolare. Infatti l'evento della nascita
acquista rilevanza giuridica, agli effetti dello stato civile, solo
con la registrazione della dichiarazione della nascita. I terzi che
vi abbiano interesse ne possono venire a conoscenza attraverso la via
obbligata del rilascio di un estratto dell'atto di nascita o di un
certificato di nascita.
I signori procuratori generali, cui la presente nota è diretta,
sono pregati di volerne curare la sollecita trasmissione ai
procuratori della Repubblica presso i tribunali dei rispettivi
distretti per il successivo inoltro agli ufficiali dello stato civile
di ciascun circondario.
Le altre autorità in indirizzo vorranno cortesemente provvedere
alla massima diffusione della presente letteracircolare presso tutte
le strutture dipendenti direttamente interessate.
Si richiama, in particolare, l'attenzione degli assessorati
regionali alla sanità affinchè, attraverso le aziende sanitarie
locali, ne venga operata una capillare diffusione tra tutte le
strutture sanitarie pubbliche e private esistenti sul territorio come
centri di nascita.
Si informa che la presente circolare verrà pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale e sul sito internet di questo Ministero
all'indirizzo www. giustizia.it
Il direttore generale
degli affari civili e delle libere professioni
Hinna Danesi