Serie Generale n. 183 del 8-8-2005
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 26 luglio 2005
Introduzione di un documento di valutazione ed orientamento, denominato «Portfolio (o cartella) delle competenze individuali». (GU Serie Generale n.183 del 08-08-2005)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, del dott. Mauro Paissan
e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni
Buttarelli, segretario generale;
Vista la normativa internazionale e comunitaria in materia di
protezione dei dati personali (direttiva n. 95/46/CE), anche in
relazione agli articoli 2, 10, 11 e 33 della Costituzione;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali
(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196);
Visto il decreto legislativo 19 aprile 2004, n. 59 (Definizione
delle norme generali relative alla scuola dell'infanzia e al primo
ciclo dell'istruzione, a norma dell'art. 1 della legge 28 marzo 2003,
n. 53);
Vista la documentazione in atti;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Mauro Paissan;
Considerato:

1. Premessa.
La riforma della scuola dell'infanzia e del primo ciclo di
istruzione - scuola primaria e scuola secondaria di primo grado - ha
introdotto la redazione di un documento di valutazione ed
orientamento, denominato «Portfolio (o cartella) delle competenze
individuali», da redigere singolarmente per ciascun alunno.
Il Portfolio documenta nei predetti cicli di istruzione i processi
formativi degli alunni e ne accompagna in tali ambiti il percorso
scolastico illustrando in un unico contesto, come strumento
didattico, la formazione, l'orientamento e i progressi educativi.
La normativa di riferimento (decreto legislativo 19 aprile 2004, n.
59) prevede a tal fine una documentazione sistematica anche degli
elaborati degli alunni, volta a comprendere ed interpretare i loro
interessi, le attitudini, i comportamenti e le aspirazioni personali.
Il Portfolio è compilato e aggiornato (nella scuola d'infanzia)
dai docenti di sezione, ovvero (nella scuola primaria e secondaria di
primo grado) dal docente coordinatore-tutor dell'alunno in
collaborazione con altri docenti, alunni e loro genitori, i quali
possono apportarvi alcune annotazioni (allegati A, B) e C) del citato
decreto).
Il Garante ha ricevuto reclami e segnalazioni di genitori di alunni
che lamentano possibili violazioni della riservatezza derivanti dalle
modalità con cui istituti scolastici pubblici e privati trattano
dati di carattere personale in relazione al Portfolio.
Rispondendo alla richiesta dell'Autorità (nota del 31 maggio
2005), il Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca
- Dipartimento per l'istruzione (lettera del 20 giugno 2005) ha
fornito alcune informazioni.
Il Ministero ha anche convenuto sulla necessità di raccogliere nel
Portfolio «dati personali esclusivamente se pertinenti e non
eccedenti e, nel caso dei dati sensibili, solamente se indispensabili
per la valutazione e l'orientamento dell'alunno»; si è poi
dichiarato disponibile ad inviare una nota esplicativa da far
pervenire, tramite gli uffici scolastici regionali, a tutte le
istituzioni scolastiche, affinchè queste si conformino al Codice in
materia di protezione dei dati personali nella compilazione e
gestione del Portfolio.
A conclusione dell'esame preliminare dei reclami e delle
segnalazioni, il Garante ritiene necessario prescrivere a tutti gli
istituti scolastici di adottare alcune misure volte a favorire il
rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei cittadini,
nonchè della loro dignità, con particolare riferimento alla
riservatezza, all'identità ed alla protezione dei dati personali
(art. 2, comma 1, del Codice), considerata la quantità, la varietà
e la delicatezza delle informazioni che possono essere inserite nel
Portfolio e l'ingente numero dei minori e familiari interessati.
2. Le principali questioni.
Le problematiche rappresentate al Garante riguardano la liceità e
la correttezza del trattamento dei dati personali confluenti nel
Portfolio, relativi al percorso scolastico e alla vita privata e
sociale degli alunni.
Non è previsto, a livello nazionale, un modello tipo di Portfolio
sul piano della forma e dei contenuti in dettaglio del documento.
Ciò determina la proliferazione di documenti molto diversi da
scuola a scuola, come dimostrano alcuni modelli già esaminati dal
Garante, nei quali è richiesto l'inserimento di tipologie di dati
personali assai differenti (o è possibile inserirli o chiedere il
loro inserimento) e nei quali l'alunno può illustrare rapporti
interpersonali di natura privata e vicende familiari.
Dalle risposte fornite ad alcune delle domande proposte nei modelli
esaminati (quali, ad esempio, l'indicazione dell'utilizzo della
lingua madre solo nel paese di origine, la motivazione alla base di
un trasferimento, anche di nazione, del bambino, la descrizione di
particolari vicende che hanno caratterizzato il periodo post-natale),
possono evincersi informazioni particolarmente delicate come lo stato
di adozione di un minore, nei confronti delle quali l'ordinamento
impone precise cautele (legge 4 maggio 1983, n. 184, in particolare
articolo 28).
In alcuni casi, sono richieste informazioni relative al profilo
psicologico dell'alunno (descrizione di paure o disagi del minore),
al suo stato di salute (notizie su particolari patologie sofferte,
eventuali ricoveri ospedalieri), al suo credo religioso, all'ambiente
sociale di estrazione (acquisizione di informazioni sui suoi
familiari) e ad altri delicati aspetti della sfera privata e a quella
di natura strettamente familiare.
La diversità dei modelli di Portfolio agevola, quindi, una più
ampia annotazione di informazioni sensibili (che il Codice individua
nei dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le
convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni
politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale, nonchè i dati personali idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale: art. 4, comma 1, lettera d), del Codice).
3. Come trattare i dati personali.
La compilazione e la tenuta del Portfolio determina un trattamento
di dati personali. L'istituto scolastico frequentato dall'alunno ne
è il titolare, stante l'autonomia funzionale, didattica,
organizzativa e di ricerca, sperimentazione e sviluppo ad esso
riconosciuta (articoli 4, comma 1, lettera f) e 28 del Codice;
decreto del Presidente della Repubblica 8 marzo 1999, n. 275).
Tale trattamento deve rispettare le disposizioni del Codice e, in
particolare, i principi di seguito richiamati. In caso di loro
violazione, i dati personali trattati non possono essere utilizzati
(art. 11, comma 2, del Codice).
Principio di finalità (art. 11, comma 1, lettera b), del Codice).
Il trattamento di dati personali effettuato mediante il Portfolio
è consentito solo per raggiungere le finalità individuate
direttamente dalla predetta legislazione di riforma (decreto
legislativo n. 59/2004 cit.), ovvero per valutare l'apprendimento e
il comportamento degli studenti e per certificare le competenze da
essi acquisite.
Non sono perseguibili ulteriori finalità attinenti, ad esempio,
all'individuazione del profilo psicologico degli alunni o alla
raccolta di informazioni sul loro ambiente sociale e culturale di
provenienza.
Principio di necessità (art. 3 del Codice).
Laddove le finalità del Portfolio possono essere perseguite anche
senza trattare dati personali, oppure dati identificativi, il
trattamento deve riguardare solo dati anonimi (che non riguardano,
cioè, interessati identificati o identificabili), oppure,
rispettivamente, dati non identificativi (che permettono, cioè, di
identificare direttamente un interessato).
Principio di proporzionalità (art. 11, comma 1, lettera d), del
Codice).
Quando, osservando il principio di necessità, si devono trattare
dati personali, deve verificarsi in ogni singola fase del loro
trattamento se, e come, determinate operazioni (di raccolta, esame,
annotazione, eventuale registrazione, ecc.) siano effettivamente
pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità di valutazione
dell'alunno.
Principio di indispensabilità (art. 22, comma 3; aut. gen. nn.
2/2004 e 3/2004)
Particolare rigore deve essere osservato per quanto riguarda
l'eventuale raccolta e registrazione di dati sensibili, i quali sono
acquisibili, attraverso una valutazione obiettiva e selettiva, solo
se realmente indispensabili per valutare il processo formativo.
4. Prescrizioni da osservare.
Con il presente provvedimento, a garanzia degli interessati, il
Garante prescrive ai titolari del trattamento di osservare, in
attuazione dei predetti principi, anche le seguenti misure volte a
conformare pienamente i trattamenti alle vigenti disposizioni in
materia di protezione dei dati personali (art. 154, comma 1, lettera
c) del Codice), invitando il Ministero dell'istruzione,
dell'università e della ricerca a recepire le prescrizioni medesime
nella nota esplicativa che lo stesso si è riservato di far
pervenire, tramite gli uffici scolastici regionali, a tutti gli
istituti scolastici.
Ciascun istituto scolastico, in qualità di titolare del
trattamento, deve attuare le seguenti misure:
Predisposizione del modello di Portfolio.
Nel predisporre il modello di Portfolio, occorre adottare ogni
opportuna soluzione per prevenire che vengano raccolti dati sensibili
o che sono oggetto, nell'ordinamento, di particolari cautele (es.,
dati relativi allo stato di affidamento o di adozione), quando gli
stessi non siano strettamente indispensabili per raggiungere le
finalità di documentazione perseguite. Ciò, con particolare
riferimento ai campi nei quali l'alunno potrebbe descrivere alcuni
suoi rapporti interpersonali di natura privata o vicende familiari. I
riferimenti a tali vicende sono del tutto eventuali nel Portfolio,
che deve rimanere uno strumento didattico per favorire solo la
personalizzazione dei processi formativi scolastici.
Informare gli interessati.
Prima di consentire la compilazione del Portfolio, chi esercita la
potestà sull'alunno deve essere informato specificamente in merito
al trattamento dei dati personali.
Nell'informativa occorre indicare gli elementi previsti dall'art.
13 del Codice e, in particolare, quali sono le finalità perseguite,
se è necessario o facoltativo conferire i dati di natura personale,
quali sono le conseguenze di un eventuale rifiuto a fornirli, quali
soggetti possono consultare il Portfolio e per quali scopi.
Istruzioni per la compilazione.
L'istituto deve impartire idonee istruzioni ai docenti che
sovraintendono alla compilazione del Portfolio, affinchè adottino
particolari cautele nel momento in cui inseriscono o consentono di
inserire dati personali, in particolare quelli particolarmente
delicati o sensibili sopra evidenziati.
Presupposti per inserire dati sensibili.
Per quanto riguarda i dati sensibili, alcuni presupposti giuridici
per trattare i dati sono diversi a seconda che l'istituto scolastico
sia di natura privata o pubblica.
Le istituzioni scolastiche private devono acquisire il consenso
specifico, preventivo e scritto da parte degli esercenti la potestà;
devono poi rispettare le prescrizioni contenute nelle autorizzazioni
generali del Garante al trattamento dei dati sensibili (art. 26 del
Codice e autorizzazioni nn. 2 e 3 del 2004, rinvenibili anche sul
sito www.garanteprivacy.it, efficaci sino al 31 dicembre 2005).
Le istituzioni scolastiche pubbliche non devono richiedere il
consenso; devono invece indicare nell'atto di natura regolamentare
che deve essere adottato entro il 31 dicembre 2005, in conformità al
parere del Garante, i tipi di dati trattabili e le operazioni
eseguibili in relazione alla tematica in esame (articoli 20 e 154 del
Codice, cfr. Provv. del Garante del 30 giugno 2005). Mancando un
potere regolamentare in capo ai singoli istituti scolastici, e in
relazione ai compiti attribuiti al Ministero (art. 75 legge 30 luglio
1999, n. 300), l'Autorità ha rivolto a quest'ultimo l'invito ad
adottare uno schema di regolamento per il trattamento dei dati
sensibili effettuato da parte di tutti gli istituti scolastici
pubblici, da sottoporre al parere del Garante.
Designare gli incaricati.
L'istituto deve designare i soggetti che possono accedere ai dati
contenuti nel Portfolio quali incaricati o, eventualmente,
responsabili del trattamento (articoli 30 e 29 del Codice).
Sicurezza dei dati.
Occorre garantire che il trattamento dei dati in questione avvenga
nel pieno rispetto delle misure di sicurezza prescritte direttamente
dal Codice (articoli 31-36 e allegato B)).
Garantire l'esercizio dei diritti.
Va garantito l'esercizio da parte di tutti gli interessati (e in
particolare degli esercenti la potesta), dei diritti individuati dal
Codice (art. 7) e, in particolare, del diritto di chiedere
l'aggiornamento, la rettificazione, l'integrazione dei dati (quando
vi sia interesse), la cancellazione, la trasformazione in forma
anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge,
compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in
relazione alle finalità di valutazione della formazione scolastica.
Breve conservazione dei dati.
Occorre individuare brevi periodi di eventuale conservazione dei
dati personali raccolti nel Portfolio, in modo tale che gli stessi
siano conservati solo in una forma che consenta di identificare gli
interessati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario
agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente
trattati (art. 11, comma 1, lettera e), del Codice).
Rilascio all'interessato.
Il Portfolio (alla stregua di quanto indicato negli allegati B) e
C) al citato decreto legislativo n. 59/2004, secondo cui, nel
passaggio al ciclo scolastico successivo, il Portfolio «si innesta su
quello portato» dall'alunno) deve essere rilasciato allo studente
alla fine del corso degli studi, affinchè lo stesso lo consegni,
solo ove ciò sia previsto, al nuovo istituto scolastico.
Tutto ciò premesso,
Il Garante:

a) ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice,
prescrive agli istituti scolastici di adottare le misure necessarie
ed opportune indicate in motivazione, al fine di conformare i
trattamenti di dati alle vigenti disposizioni;
b) dispone che copia del presente provvedimento sia inviata al
Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca -
Dipartimento per l'istruzione, anche per il seguito indicato in
motivazione;
c) dispone che copia del presente provvedimento sia trasmessa al
Ministero della giustizia - Ufficio pubblicazione leggi e decreti,
per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale ai sensi dell'art.
143, comma 2, del Codice.
Roma, 26 luglio 2005

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
Buttarelli