Serie Generale n. 295 del 18-12-2008
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE
COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE
DELIBERAZIONE 28 novembre 2008
Regolamento per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU Serie Generale n.295 del 18-12-2008)

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE

Visto il decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252 recante la
«Disciplina delle forme pensionistiche complementari»;
Visto l'art. 19 comma 5, del citato decreto legislativo, ai sensi
del quale i dati, le notizie, le informazioni acquisiti dalla COVIP
nell'esercizio delle proprie attribuzioni sono tutelati dal segreto
d'ufficio;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241 (di seguito legge n.
241/1990), e successive modificazioni e integrazioni, recante «Nuove
norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di
accesso ai documenti amministrativi» e in particolare le disposizioni
del titolo V sull'accesso ai documenti amministrativi;
Vista la legge 11 febbraio 2005, n. 15 (di seguito: legge n.
15/2005) recante «Modifiche e integrazioni alla legge n. 241/1990,
concernenti norme generali sull'azione amministrativa»;
Visto in particolare l'art. 23, comma 4, della legge n. 15/2005 che
prevede che ciascuna pubblica amministrazione adegua i propri
regolamenti alle modifiche apportate dalla stessa legge alla
disciplina del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
nonchè al Regolamento governativo di attuazione;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n.
184 con il quale è stato adottato il «Regolamento recante disciplina
in materia di accesso ai documenti amministrativi»;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante
«Codice in materia di protezione di dati personali»;
Visto l'art. 24 della legge 28 dicembre 2005, n. 262 e successive
modifiche e integrazioni, il quale prevede, tra l'altro, che ai
procedimenti della COVIP volti all'emanazione di provvedimenti
individuali si applicano, in quanto compatibili, i principi
dell'accesso agli atti amministrativi recati dalla legge n. 241/1990,
e successive modificazioni, e stabilisce che la COVIP disciplina con
propri regolamenti l'applicazione di tali principi e i casi di
necessità e di urgenza o le ragioni di riservatezza per cui è
ammesso derogarvi;
Vista la deliberazione COVIP del 10 febbraio 1999 con la quale sono
state dettate disposizioni concernenti misure organizzative per
l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Vista la deliberazione COVIP del 3 febbraio 1999 recante il
«Regolamento per l'individuazione delle categorie di documenti
sottratti all'accesso»;
Rilevata l'opportunità di adeguare alla nuova normativa le misure
organizzative per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi adottate con deliberazione del 10 febbraio 1999;

A d o t t a

il seguente Regolamento:

Art. 1.

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio del
diritto di accesso ai documenti amministrativi tenuti dalla COVIP.
2. Per «documento amministrativo» s'intende, ai sensi dell'art. 22,
comma 1, lettera d) della legge n. 241/1990, «ogni rappresentazione
grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra
specie, del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno
specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e
concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla
natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina
sostanziale».

Art. 2.

Oggetto del diritto di accesso

1. Il diritto di accesso può essere esercitato con riferimento ai
documenti amministrativi formati o detenuti stabilmente dalla COVIP,
materialmente esistenti al momento della richiesta e concernenti
attività di pubblico interesse, ad eccezione di quelli esclusi dalle
leggi o relativi alle materie elencate nel «Regolamento per
l'individuazione delle categorie di documenti sottratti all'accesso»
adottato con deliberazione COVIP del 3 febbraio 1999, cui si fa
rinvio.
2. Non sono ammesse richieste generiche preordinate a un controllo
generalizzato dell'attività della COVIP.
3. Nell'ambito delle materie per le quali è ammesso, l'accesso è
consentito sia ai documenti originali sia a copie di essi. Qualora
l'accesso ai documenti originali non sia possibile senza recare
pregiudizio al diritto alla riservatezza di persone fisiche, persone
giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, ovvero senza violare il
segreto d'ufficio, l'accesso agli stessi è consentito limitatamente
alle parti la cui visione non comporti il pregiudizio o la violazione
predetti.
4. Il diritto di accesso si intende, comunque, realizzato con
l'integrale pubblicazione dei documenti nel Bollettino della COVIP o
altra adeguata forma di pubblicità, comprese quelle attuabili
mediante strumenti informatici, elettronici o telematici.
5. La COVIP non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fine
di soddisfare le richieste di accesso.

Art. 3.

Soggetti legittimati all'accesso

1.La richiesta di accesso può essere presentata da tutti i
soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o
diffusi, che dichiarino e dimostrino di avere un interesse diretto,
concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente
tutelata e collegata al documento in relazione al quale è richiesto
l'accesso.
2. Per la redazione dell'istanza può essere utilizzato il modulo
allegato.
3. L'acquisizione di documenti amministrativi da parte di soggetti
pubblici si informa al principio della leale collaborazione
istituzionale.

Art. 4.

Controinteressati

1. Per controinteressati si intendono, ai sensi dell'art. 22, comma
1, lettera c) della legge n. 241/1990, tutti i soggetti, individuati
o facilmente individuabili in base alla natura del documento
richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il
loro diritto alla riservatezza.

Art. 5.

Accesso informale

1. Qualora in base alla natura del documento non risulti
l'esistenza di controinteressati, l'accesso, mediante visione o
estrazione di copia, può essere esercitato in via informale mediante
domanda, anche verbale.
2. La richiesta di accesso informale può essere presentata anche
per il tramite dell'Ufficio relazioni con il pubblico.
3. Il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto
della richiesta ovvero gli elementi che ne consentono
l'individuazione, nonchè specificare e, ove occorra, comprovare
l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, dimostrare la
propria identità o, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza
del soggetto interessato.
4. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità da
parte dell'unità organizzativa competente a formare l'atto
conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente è accolta
mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie,
esibizione del documento, estrazione di copie ovvero altra modalità
idonea.
5. Dell'avvenuta esibizione del documento ovvero estrazione di
copia viene conservata apposita annotazione agli atti dell'unità
organizzativa che ha dato riscontro alla richiesta.
6. Il richiedente è invitato a presentare richiesta formale di
accesso, qualora sorgano dubbi sulla sua legittimazione, sulla sua
identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza
dell'interesse, alla stregua delle informazioni e delle
documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento o
sull'esistenza di controinteressati. L'invito alla presentazione di
richiesta formale, redatto dal responsabile del procedimento, deve
essere contestualmente consegnato al soggetto che esercita l'accesso,
il quale ne controfirma una copia, o recapitato allo stesso.
7. Responsabile del procedimento informale di accesso è il
responsabile dell'unità organizzativa competente a formare l'atto
ovvero a detenerlo stabilmente, o altro dipendente della stessa
unità da questi designato.

Art. 6.

Accesso formale

1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della
richiesta in via informale, risultando l'esistenza di
controinteressati, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del
richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi,
sulla sussistenza dell'interesse, alla stregua delle informazioni e
delle documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento o
sull'esistenza di controinteressati, il diritto di accesso si
esercita in via formale con la presentazione o l'inoltro di
un'apposita istanza in carta semplice, nella quale il richiedente
deve:
a) indicare le proprie generalità;
b) individuare il documento oggetto della richiesta ed,
eventualmente, il procedimento cui il documento stesso è relativo
ovvero fornire gli elementi utili alla sua identificazione;
c) specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso
all'oggetto della richiesta;
d) specificare le modalità con cui intende esercitare il diritto
di accesso;
e) apporre la data e la sottoscrizione.
2. Qualora il soggetto istante rivesta particolari funzioni (legale
rappresentante di persona giuridica, rappresentante, tutore o
curatore dei soggetti interessati all'accesso), lo stesso è tenuto
ad indicare ed allegare la fonte o il provvedimento attributivo del
potere di rappresentanza.
3. Una singola istanza può riguardare anche più documenti; in
ogni caso le istanze debbono essere formulate in modo da consentire
l'identificazione dei documenti in relazione ai quali si richiede
l'accesso.
4. All'istanza deve essere allegata una fotocopia non autenticata
di un documento di identità.
5. L'istanza formale di accesso può essere presentata di persona,
per posta o mediante fax. Della data di ricezione dell'istanza, se
pervenuta per corrispondenza, in mancanza di altri mezzi idonei allo
scopo quali ricevuta di ritorno e telefax, fa fede il timbro a data
della COVIP apposto sull'istanza nel giorno del suo arrivo. Per le
istanze trasmesse via fax in giornate non lavorative il termine
iniziale decorre dal giorno feriale successivo.
6. In caso di presentazione dell'istanza direttamente agli uffici
della COVIP verrà rilasciata apposita ricevuta, anche mediante
consegna di copia dell'istanza.

Art. 7.

Procedimento di accesso formale

1. L'istanza di accesso formale è esaminata procedendo,
preliminarmente, all'accertamento delle condizioni di ammissibilità
e dei requisiti di legittimazione del richiedente.
2. Qualora l'istanza sia irregolare o incompleta, il responsabile
del procedimento ne dà comunicazione al richiedente, entro dieci
giorni dalla sua presentazione, mediante raccomandata con avviso di
ricevimento o altro mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. In tal
caso un nuovo termine ricomincia a decorrere dalla presentazione
dell'istanza perfezionata.
3. Il responsabile del procedimento, ove riscontri l'esistenza di
soggetti controinteressati, comunica agli stessi l'avvenuto
ricevimento dell'istanza mediante invio di copia di essa con
raccomandata con avviso di ricevimento. Entro dieci giorni dalla
ricezione della comunicazione i soggetti controinteressati possono
presentare una motivata opposizione all'accoglimento della richiesta
di accesso. Decorso tale termine, la Commissione provvede, ai sensi
del comma 4, accertata la ricezione della comunicazione da parte dei
controinteressati.
4. Entro il termine di trenta giorni, decorrenti dalla
presentazione dell'istanza ovvero dal suo perfezionamento, la
Commissione assume il relativo provvedimento, dandone tempestiva
comunicazione all'interessato.
5. L'istruttoria del procedimento formale di accesso è di
competenza del responsabile dell'unità organizzativa competente a
formare l'atto ovvero a detenerlo stabilmente, o altro dipendente
della stessa unità da questi designato.

Art. 8.

Accoglimento dell'istanza

1. In caso di accoglimento della domanda di accesso, al richiedente
vengono indicati l'unità organizzativa presso la quale, entro un
periodo di tempo non inferiore a quindici giorni, può prendere
visione ed eventualmente estrarre copia dei documenti, i giorni e
l'orario durante i quali può avvenire la consultazione e può essere
fornita ogni altra informazione necessaria per poter esercitare
concretamente il diritto di accesso.
2. L'accoglimento dell'istanza di accesso a un documento comporta
la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e
appartenenti al medesimo procedimento, salvo sia diversamente
previsto da disposizioni normative e salvo diversa determinazione
assunta anche a seguito delle deduzioni di eventuali
controinteressati.

Art. 9.

Modalità di accesso

1. Il diritto di accesso è esercitato dal richiedente o dalla
persona da lui incaricata o che lo rappresenta, con l'eventuale
accompagnamento di altra persona le cui generalità devono essere
annotate in calce alla richiesta.
2. La persona che effettua l'accesso deve essere identificata
mediante un documento di identificazione valido e deve, ove occorra,
comprovare la propria legittimazione mediante esibizione di idonea
documentazione.
3. Il diritto di accesso è esercitato mediante visione dei
documenti alla presenza di un incaricato della COVIP e, a richiesta,
mediante estrazione di copie. Il richiedente ha facoltà di prendere
appunti e trascrivere qualsiasi parte del documento ottenuto in
visione. È vietato asportare i documenti dal luogo in cui sono dati
in visione, tracciare su di essi segni o comunque alterarli in
qualche modo.
4. Il rilascio di copie è subordinato, ai sensi dell'art. 25,
comma 1, della legge n. 241/1990, al rimborso dei relativi costi
nell'ammontare che sarà determinato dalla COVIP e reso noto sul suo
sito Internet e comunicato all'interessato all'atto dell'accesso. La
COVIP può inviare per posta copia dei documenti richiesti. Nel caso
in cui l'interessato chieda l'autenticazione delle copie, andrà
altresì corrisposta l'imposta di bollo.
5. L'accesso deve essere effettuato, a pena di decadenza, entro
sessanta giorni dalla data di ricezione della comunicazione di
accoglimento della richiesta di accesso. Tale termine è raddoppiato
per i residenti all'estero. Il tempo di consultazione è adeguato
alla natura e alla complessità del documento.

Art. 10.

Rifiuto, limitazione o differimento dell'accesso formale

1. Il provvedimento di rifiuto espresso, di limitazione o di
differimento dell'accesso richiesto in via formale è motivato con
specifico riferimento alla normativa vigente, alle categorie di
documenti sottratte dal diritto di accesso o alle circostanze di
fatto per le quali la richiesta non può essere accolta così come
proposta.
2. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la
durata che può essere anche prorogata se permangono le esigenze di
cui al comma 1.
3. Qualora ricorrano esigenze di differire l'accesso per le ragioni
di cui al comma 1 o di escluderlo ai sensi dell'art. 24 della legge
n. 241/1990, l'accesso può essere consentito limitatamente alle
parti dei documenti richiesti la cui visione non comporti pregiudizio
o violazione degli interessi tutelati.
4. Ai sensi dell'art. 25, comma 4, della legge n. 241/1990, la
richiesta si intende respinta qualora nel termine di cui all'art. 7,
comma 4 non sia stato adottato alcun provvedimento espresso.

Art. 11.

Entrata in vigore e abrogazioni

1. Il presente Regolamento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana, nel bollettino della COVIP e sul sito
internet della stessa (www.covip.it).
2. Lo stesso entra in vigore il giorno successivo a quello della
sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
3. A decorrere dalla data di entrata in vigore del presente
regolamento è abrogata la deliberazione COVIP del 10 febbraio 1999
recante disposizioni concernenti misure organizzative per l'esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi.
Roma, 28 novembre 2008

Il Presidente f.f.: Mangiatordi

Allegato 1

----&gt; Vedere Allegato da pag. 42 a pag. 43 &lt;----