Serie Generale n. 223 del 23-9-2013
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
DECRETO 17 settembre 2013
Regole procedurali di carattere tecnico-operativo per la distruzione delle schede cartacee, ai sensi dell'articolo 38 del decreto 25 gennaio 2007. (13A07628) (GU Serie Generale n.223 del 23-09-2013)

IL DIRETTORE GENERALE
della giustizia penale

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002,
n. 313, contenente il testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle
sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi
pendenti (d'ora in poi T.U.);
Visto il decreto dirigenziale del Ministero della giustizia del 25
gennaio 2007 contenente le regole procedurali di carattere tecnico
operativo per l'attuazione del decreto del Presidente della
Repubblica 14 novembre 2002, n. 313, d'ora in poi decreto 25 gennaio
2007;
Visto l'art. 38, secondo comma, del decreto 25 gennaio 2007, che
dispone che effettuati gli opportuni controlli a campione dei dati
migrati nel nuovo sistema mediante la procedura informatizzata
indicata all'art. 35, si possa procedere alla distruzione delle
schede cartacee secondo le modalità individuate con separato decreto
dirigenziale del Ministero della giustizia;
Considerato che il regio decreto del 18 giugno 1931, n. 778,
recante le "disposizioni regolamentari per il servizio del casellario
giudiziale" è stato abrogato dall'art. 52 T.U.;
Considerato che il decreto del Ministro di grazia e giustizia del
30 novembre 1988, di approvazione della redazione automatizzata della
scheda per il casellario giudiziale, pubblicato sulla G.U. 296 del 19
dicembre 1988 è stato abrogato dall'art. 54 T.U.;
Considerato che con l'avvio in esercizio del nuovo Sistema
Informativo del Casellario (SIC), del 2 maggio 2007, l'alimentazione
e l'aggiornamento della base informativa del sistema è effettuata
per via telematica direttamente dagli uffici presso l'autorità
giudiziaria che ha emesso il provvedimento, con il conseguente
abbandono della redazione manuale su cartoncino della scheda da
inviare al casellario locale del luogo di nascita del condannato;
Considerato che nelle banche dati del SIC è stato trasferito
l'intero patrimonio informativo delle schede cartacee di tutti i 165
uffici locali, corrispondente ad un volume di circa 5 milioni di
soggetti e di circa 12 milioni di provvedimenti giudiziari e che il
SIC opera sin dagli anni '90 rilasciando fino ad oggi circa 100
milioni di certificati;
Considerato che gli archivi cartacei dei 165 uffici locali,
contenenti i precedenti penali in base al criterio del luogo di
nascita, costituiscono ormai un patrimonio storico non più
aggiornato, che ha valore solo in quanto testimonia l'inserimento nel
tempo dei dati nel sistema e non più utilizzabile ai fini di un
eventuale certificazione;
Considerato che l'architettura del SIC è attualmente costituita da
due siti speculari, detti polo primario e polo secondario, su cui
sono presenti tutte le funzionalità e le strutture delle banche dati
del sistema, in modo tale da consentire la continuità dei servizi
erogati, in relazione ai diversi scenari di indisponibilità del
sistema;
Ritenuto, pertanto, che possono essere stabilite le regole
tecnico-operative per la distruzione delle schede cartacee, dei fogli
complementari e dei relativi registri cartacei conservati presso gli
uffici locali e determinate altresì le modalità dei controlli a
campione, propedeutici alla distruzione stessa;
Considerato che occorre procedere anche alla distruzione degli
archivi elettronici istituiti presso gli uffici locali, sui quali
sono conservate le copie delle schede in formato elettronico e che
dunque ne devono essere regolate le modalità;
Ritenuto che le correzioni di eventuali errori presenti sui dati
del SIC possono comunque essere effettuate tramite l'acquisizione del
provvedimento giudiziario originale presso l'ufficio giudiziario che
lo ha emesso;

Dispone:

Art. 1


Ambito di applicazione

1. Il presente decreto stabilisce le regole tecnico-operative per
procedere alla distruzione delle schede cartacee e dei fogli
complementari, nonchè dei registri cartacei ed altra documentazione
prevista dalla previgente disciplina in materia di casellario
giudiziale, ai sensi del regio decreto del 18 giugno 1931, n. 778 e
relativo decreto ministeriale del 6 ottobre 1931 e del modello 1-MEC,
utilizzato per la redazione automatizzata della scheda, ai sensi del
decreto del Ministero della giustizia emanato in data 30 novembre
1988.
2. Col presente decreto sono stabilite inoltre le regole per
procedere all'eliminazione degli archivi elettronici istituiti presso
gli uffici locali, sui quali sono conservate le copie delle schede in
formato elettronico elaborate in base alle informazioni presenti sul
sistema dimesso.

Art. 2


Definizioni

1. Ai fini dell'applicazione del presente decreto, se non
diversamente ed espressamente indicato:
a) «T.U.» è il testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle
sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi
pendenti, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 14
novembre 2002, n. 313;
b) «casellario giudiziale» è l'insieme dei dati relativi a
provvedimenti giudiziari e amministrativi riferiti a soggetti
determinati;
c) «ufficio iscrizione» è l'ufficio presso l'autorità
giudiziaria che ha emesso il provvedimento giudiziario soggetto a
iscrizione o a eliminazione, così come definito nel T.U.;
d) «ufficio locale» è l'ufficio presso il tribunale e presso il
tribunale per i minorenni, così come definito nel T.U. Nella fase
transitoria ed in attesa dell'adozione del regolamento di cui
all'art. 7, comma 4 del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240,
ufficio locale è l'ufficio costituito nell'ambito delle procure
della Repubblica presso i Tribunali ordinari, già denominato
casellario locale;
e) «ufficio centrale» è l'ufficio presso il Ministero della
giustizia, così come definito nel T.U.;
f) «SIC o sistema» è il sistema informativo automatizzato del
casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti,
dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato,
dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi
dipendenti da reato;
g) «sistema dismesso» è il sistema informativo automatizzato del
casellario giudiziale vigente al momento della migrazione dell'intera
banca dati dei soggetti e dei provvedimenti giudiziari nel nuovo
sistema;
h) «scheda cartacea o scheda» è il modello previsto dal regio
decreto 18 giugno 1931, n. 778 e dal decreto ministeriale del 6
ottobre 1931, sul quale si riportavano manualmente per estratto i
provvedimenti giudiziari iscrivibili nel casellario giudiziale, e che
veniva trasmesso all'ufficio locale competente in base al luogo di
nascita;
i) «Modello 1-MEC» è la scheda cartacea prevista dal decreto del
30 novembre 1988, pubblicato sulla G.U. 296 del 19 dicembre 1988, per
la redazione automatizzata della scheda per il casellario giudiziale.
Tale modello riproduce fedelmente quanto contenuto nel sistema
informativo dismesso;
j) «foglio complementare» è il modello previsto per comunicare
all'ufficio locale i provvedimenti giudiziari e le notizie
concernenti l'esecuzione.

Art. 3


Modalità di distruzione delle schede cartacee

1. Gli uffici locali procedono alla distruzione delle schede
cartacee, dei fogli complementari e della documentazione di cui alla
previgente disciplina in materia di casellario giudiziale entro il 31
dicembre 2014, secondo le disposizioni impartite dal dirigente
amministrativo, in accordo con il Capo dell'ufficio, osservando i
seguenti criteri:
a) la distruzione è preceduta da idonei controlli finalizzati
alla verifica della corrispondenza dei dati delle schede cartacee con
quelli contenuti nella banca dati del SIC e secondo le modalità
indicate all'art. 4. Tali controlli non sono previsti i per i modelli
1-MEC in quanto prodotti autonomamente dal sistema e per tale motivo
ne rispecchiano fedelmente il contenuto;
b) le operazioni di distruzione devono avvenire senza oneri per
l'amministrazione, utilizzando qualunque mezzo idoneo allo scopo e
devono essere condotte osservando tutte le cautele necessarie per
impedire l'accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati,
adottando misure di sicurezza idonee a salvaguardare la riservatezza
dei dati personali.
2. Per le operazioni di controllo e di distruzione delle schede è
nominata apposita commissione. Per la distruzione delle schede la
commissione tiene conto anche della valutazione dei risultati dei
controlli a campione di cui all'art. 4.
3. L'eventuale impossibilità di procedere alla distruzione entro
il termine stabilito al primo comma, dovrà essere segnalata
all'Ufficio del casellario centrale.

Art. 4

Controlli da compiere per la verifica della corrispondenza delle
schede cartacee con i dati contenuti nella banca dati del SIC.

1. La distruzione è preceduta da controlli a campione finalizzati
alla verifica della corrispondenza delle schede cartacee, giacenti
presso ciascun ufficio locale, con le informazioni contenute nella
banca dati del SIC.
2. I controlli devono interessare almeno il 10% delle schede e dei
fogli complementari presenti in ciascun ufficio, di cui:
a) per il 50% il controllo consiste nel raffronto di tutti i dati
contenuti nelle schede cartacee con i dati presenti nel SIC; la metà
delle schede controllate riguarda soggetti aventi più di un
provvedimento giudiziario a loro carico;
b) per il 40%, il controllo delle schede cartacee è limitato ai
soli dati anagrafici;
c) per il restante 10% il controllo riguarda i fogli
complementari non annotati sulle schede cartacee.
3. Ulteriori controlli, effettuati su un campione fornito
dall'ufficio centrale, devono interessare i dati presenti sulle
banche dati del SIC, dei quali:
a) il 10% è riferito al raffronto dei dati non oggetto di
migrazione, ai sensi dell'art. 35, comma 3, decreto 25 gennaio 2007,
con quelli presenti sulle schede;
b) il 10% riguarda il controllo sulle iscrizioni che il sistema
propone di eliminare.
4. I dati oggetto di controllo di cui al comma precedente possono
essere individuati tramite le funzionalità indicate all'art. 5. Il
mancato riscontro della scheda cartacea, rilevato durante tali
controlli, deve intendersi come risultato positivo.
5. Sul SIC e sul sito intranet del casellario è pubblicato il
riepilogo delle schede cartacee e dei fogli complementari giacenti
presso ciascun ufficio locale, desunto dai dati presenti sul sistema,
con le relative percentuali del numero dei casi oggetto di controllo.

Art. 5


Controlli - Funzionalità disponibili sul sistema

1. Per i controlli di cui all'art. 4, comma 3, sono disponibili sul
sistema due nuove funzionalità denominate:
«distruzione schede cartacee - provvedimenti non migrati»;
«distruzione schede cartacee - iscrizioni da eliminare».
2. Le funzionalità consentono la visualizzazione di un elenco, in
ordine alfabetico, dei soggetti aventi provvedimenti che non sono
stati migrati nel nuovo sistema o che risultano da eliminare, ai
sensi dell'art. 5, comma 2 del T.U.

Art. 6


Modalità di risoluzione degli errori riscontrati durante i controlli

1. Per gli errori riscontrati durante i controlli di cui all'art.
4, l'ufficio locale provvede:
a) in relazione ai controlli di cui al comma 2, lettere a), b) ad
aggiornare i dati sul SIC non corrispondenti al contenuto presente
sulla scheda cartacea;
b) in relazione ai controlli di cui al comma 3, lettere a) e b) a
comunicare all'ufficio del casellario centrale gli estremi dei
provvedimenti che devono essere oggetto di ripristino.

Art. 7


Verbale delle operazione di distruzione delle schede

1. Le operazioni di distruzione sono riportate in apposito verbale
nel quale, in particolare, sono indicati: i risultati dei controlli a
campione per verificare la corrispondenza tra schede e dati sul SIC,
le modalità di distruzione, le misure minime di sicurezza adottate
per garantire la riservatezza dei dati, il numero di schede
distrutte.
2. Una copia del verbale, sottoscritto dai componenti della
commissione e dalla società o personale che ha provveduto alla
distruzione, viene trasmesso all'ufficio del casellario centrale.

Art. 8

Casi particolari di conservazione delle schede e dei fogli
complementari relativi a provvedimenti che sul sistema risultano
ancora in lavorazione, da validare o provvisori.

1. Gli uffici locali provvedono alla conservazione delle schede
cartacee e dei fogli complementari relativi a provvedimenti, che sul
SIC risultano ancora in lavorazione, da validare o provvisori. La
conservazione è assicurata fino a quando non si sia provveduto alla
definizione di tali situazioni.
2. I provvedimenti di cui al primo comma sono individuabili tramite
le seguenti funzionalità disponibili sul sistema:
«provvedimenti in lavorazione»;
«provvedimenti da validare»;
«provvedimenti provvisori».
3. Le funzionalità consentono una visualizzazione sequenziale dei
provvedimenti o una puntuale ricerca per data di un determinato
provvedimento.

Art. 9


Altre disposizioni

1. Gli uffici locali provvedono altresì alla distruzione dei
registri cartacei previsti dalla previgente disciplina: Repertorio
Alfabetico di Controlleria (Mod. 31), Registro dei certificati (Mod.
37), registro delle rettificazioni (Mod.32) e di altri eventuali
altri registri di comodo. Detti registri sono sostituiti dai registri
informatizzati sul SIC, consultabili on line, denominati:
a) Registro delle attivita': consente agli uffici, attraverso
l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante
monitoraggio dei soggetti che compiono le attività di acquisizione,
modifica o cancellazione dei dati, della data e della tipologia delle
stesse;
b) Registro dei certificati e delle visure: consente agli uffici,
attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante
monitoraggio dei soggetti che compiono le attività di certificazione
e visura dei dati;
c) Registro delle rettificazioni: consente agli uffici,
attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante
monitoraggio dei soggetti per i quali è stata avviata, ai sensi
dell'art. 130 c.p.p, la procedura di correzione di errore materiale,
o è stata sollevata questione concernente i certificati o le
iscrizioni sul sistema informativo ai sensi dell'art. 40 del T.U. del
casellario.
2. Gli estratti dei provvedimenti giudiziari emessi dai Giudici di
Pace non ancora collegati al SIC, dalla magistratura di sorveglianza,
dal Pubblico Ministero e dalle autorità giudiziarie militari e
trasmessi per competenza agli uffici locali, ai sensi dell'art. 18
del decreto 25 gennaio 2007, appena iscritti nella banche dati del
SIC possono essere distrutti, sempre secondo le modalità stabilite
dal dirigente amministrativo, fatto salvo quanto disposto al comma 3.
3. Non sono oggetto di distruzione l'archivio cartaceo delle schede
e dei fogli complementari relative, nonchè gli estratti di cui al
comma precedente, concernente i soggetti nati all'estero o per i
quali non è stato accertato il luogo nascita, attualmente conservati
presso l'ufficio locale di Roma.
4. Restano salve le disposizioni relative alla conservazione per
cinque anni delle istanze relative alle richieste di certificati e
visure presentate dai cittadini o dalle amministrazioni pubbliche, le
comunicazioni dei Comuni relative ai decessi, limitatamente ai
soggetti per i quali si è proceduto all'iscrizione sul SIC dei dati
relativi al decesso e di quelle relative ai cambiamenti di cognome e
nome.

Art. 10


Modalità di distruzione degli archivi elettronici istituiti presso
gli uffici locali

1. Gli uffici locali procedono alla distruzione degli archivi
informatici nei quali sono conservate le copie delle schede in
formato elettronico, elaborate in base alle informazioni presenti sul
sistema dimesso, entro il termine del 31 dicembre 2014, secondo le
disposizioni impartite dai dirigenti amministrativi in accordo con il
Capo dell'ufficio.
2. Per procedere alla distruzione degli archivi elettronici,
conservati presso gli uffici locali sono osservate le disposizioni
contenute nel provvedimento garante per la protezione dei dati
personali del 13 ottobre 2008 «Rifiuti di apparecchiature elettriche
ed elettroniche (Raae) e misure di sicurezza dei dati personali»
pubblicato sulla G.U. n. 287 del 9 dicembre 2008.

Art. 11


Compiti dell'Ufficio centrale

1. L'ufficio centrale provvede periodicamente e attraverso appositi
strumenti di controllo al costante monitoraggio sull'andamento delle
procedure di distruzione delle schede.
2. Al temine delle operazioni di distruzione delle schede da parte
di tutti gli uffici locali, l'ufficio del casellario centrale
provvede alla distruzione delle schede (Modello B), delle schedine
(modello n. 9) ed altra documentazione prevista dalla previgente
disciplina.

Art. 12

Modalità per la correzione di errori riscontrati nei provvedimenti
giudiziari dopo la distruzione delle schede.

1. A promuovere la correzione degli errori sui dati presenti nel
sistema, rilevati dopo la distruzione delle schede, provvede senza
ritardo l'ufficio locale, anche a seguito di segnalazione di terzi.
L'ufficio locale, limitatamente alle iscrizioni di sua competenza,
dopo aver acquisito il provvedimento originale, procede secondo le
modalità di seguito indicate:
a) se il contrasto deriva da errori materiali di inserimento dei
dati nel sistema, provvede direttamente, previa svalidazione, alla
loro modifica. La procedura per la correzione degli errori sul
sistema è indicata nell'art. 16 decreto 25 gennaio 2007;
b) se riscontra dati mancanti o incompleti, lo segnala
all'autorità competente alla correzione, e in particolare, al
giudice penale ai sensi dell'art. 130 c.p.p., al giudice civile o
amministrativo ai sensi dell'art. 288, secondo comma, c.p.c., o
all'autorità amministrativa che ha emesso il provvedimento. Per la
richiesta di correzione viene usato il modello n. 9, allegato alla
circolare prot. n. 2660 (CAS) del 29 maggio 2007;
c) se riscontra contrasti tra il provvedimento da iscrivere e
quelli già iscritti nel sistema, dopo aver verificato che il
contrasto non derivi da errori materiali di inserimento dei dati nel
sistema, ovvero da errori sanabili mediante le procedure di cui
sopra, effettua la segnalazione al pubblico ministero competente ai
fini della risoluzione delle questioni concernenti l'iscrizione, ai
sensi dell'art. 40 del T.U. Per la segnalazione viene usato il
modello n. 10, allegato alla circolare prot. n. 2660 (CAS) del 29
maggio 2007.

Art. 13


Norma finale

1. Il presente decreto è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
2. Le disposizioni del presente decreto hanno efficacia dal 1º
ottobre 2013.
Roma, 17 settembre 2013

Il direttore generale: Frunzio