Serie Generale n. 263 del 9-11-2013
CIRCOLARI
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
CIRCOLARE 30 ottobre 2013, n. 36
Chiusura delle contabilita' dell'esercizio finanziario 2013, in attuazione delle vigenti disposizioni in materia contabile. (13A09004) (GU Serie Generale n.263 del 09-11-2013)

Alla Presidenza del Consiglio dei
ministri

Alle Amministrazioni centrali dello
Stato

Agli Uffici centrali del Bilancio
presso
le Amministrazioni centrali dello
Stato

Alle Amministrazioni autonome dello
Stato

Alle Ragionerie territoriali dello
Stato

Alla Banca d'Italia - Amministrazione
centrale -
Servizio rapporti con il Tesoro

All'Agenzia interregionale per il
fiume Po

Alla Corte dei Conti Sezioni
regionali
della Corte dei Conti

All'Avvocatura generale dello Stato

Alle Avvocature distrettuali dello
Stato

Agli Uffici territoriali del Governo

Al Dipartimento delle finanze

All'Agenzia delle entrate

All'Agenzia del demanio

All'Agenzia delle dogane e dei
monopoli

A Equitalia S.p.A.

Al Dipartimento dell'Amministrazione
generale,
del personale e dei servizi

A Poste Italiane S.p.A.

e p.c.


Alla Corte dei Conti - Sezioni
riunite in sede di controllo

Ai Commissari o Rappresentanti del
Governo
per le regioni a statuto speciale e
le province autonome di Trento e
Bolzano

Alle Ragionerie delle regioni a
statuto ordinario,
delle regioni a statuto speciale e
delle province autonome di Trento e
Bolzano

All'Associazione Bancaria Italiana


La presente circolare, al fine di assicurare la massima omogeneità
dei comportamenti da parte degli Uffici preposti alle operazioni di
chiusura delle scritture relative all'esercizio finanziario 2013,
fornisce dettagliate istruzioni riportate nell'Allegato 1.
In particolare tali istruzioni individuano gli adempimenti in
materia di entrate, di spese e di patrimonio dello Stato connessi con
la chiusura dell'esercizio, di competenza delle Amministrazioni
statali e delle Tesorerie, così come previsto dalla normativa
contabile e dall'art. 193, 3° comma, delle Istruzioni sul servizio di
tesoreria dello Stato per le operazioni di chiusura relative alla
gestione delle entrate, delle spese e del patrimonio dello Stato nel
rispetto della vigente normativa contabile.
Si desidera tuttavia richiamare l'attenzione su alcune disposizioni
in particolare.
"Entrate":
Per quanto riguarda la resa della contabilità amministrativa delle
entrate, gli Uffici interessati sono tenuti alla rigorosa osservanza
degli articoli 254 e 257 del vigente Regolamento per
l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello
Stato.
Al fine di superare le difficoltà operative rappresentate dalle
Ragionerie Territoriali dello Stato e dalla Banca d'Italia e
consentire, quindi, la corretta contabilizzazione delle entrate
erariali, si ritiene possibile derogare, limitatamente alle
operazioni di chiusura, alla disposizione contenuta nell'art. 62
delle Istruzioni sul servizio di tesoreria dello Stato riguardante le
rettifiche e l'annullamento delle quietanze - e consentire altresì
che le modifiche di imputazione possano essere eseguite anche in
mancanza dell'originale della quietanza.
Per le operazioni di chiusura riguardanti l'esercizio 2013, gli
Uffici riscontranti del sistema delle ragionerie del Dipartimento
della Ragioneria Generale dello Stato (art. 10 del decreto del
Presidente della Repubblica 30 gennaio 2008, n. 43) si avvalgono
delle funzionalità S.I.E. ("Sistema Informativo Entrate"),
accessibile dall'ambiente intranet del Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato. Le modalità ed istruzioni relative saranno
contenute, come di consueto, nel "Manuale per le operazioni relative
al consuntivo delle entrate per l'esercizio 2013".
"Spese":
Si raccomanda alle Amministrazioni centrali, nonchè agli Uffici
periferici competenti ad emettere aperture di credito a valere sui
fondi assegnati ai sensi della legge 17 agosto 1960, n. 908, di
effettuare un preventivo esame e vaglio dei fabbisogni prima di
concedere l'apertura di credito, onde evitare che, per effetto di
errate previsioni, a fine esercizio rimangano sulle aperture di
credito cospicui fondi non utilizzati.
La predetta raccomandazione a commisurare l'importo delle aperture
di credito alle effettive necessità dei funzionari delegati, trae
anche giustificazione - specialmente per i capitoli con gestione
esclusivamente delegata - dal fatto che la riduzione piuttosto
consistente degli ordini di accreditamento comporta l'accertamento di
residui passivi non quantificabili in sede di bilancio di previsione,
con la determinazione di una massa spendibile di gran lunga superiore
agli stanziamenti di cassa. In tali casi gli stanziamenti di cassa
del nuovo esercizio risulterebbero insufficienti per l'emissione di
ordini di accreditamento in conto residui a fronte di mod. 32-bis C.
G. o di mod. 62 C.G.
Va peraltro precisato che una valutazione più attenta di tali
necessità consentirebbe di non lasciare privo di fondi il capitolo
interessato per le necessità proprie delle Amministrazioni centrali
e periferiche. Analoghe considerazioni vanno svolte in ordine
all'applicazione delle disposizioni recate dall'art. 2 della citata
legge n. 908/1960.
In particolare tale norma, nel disporre che le Amministrazioni
centrali possano ripartire, in tutto o in parte, le somme stanziate
sui singoli capitoli di spesa tra i dipendenti Uffici periferici,
prevede la possibilità di effettuare, nel corso dell'esercizio, le
variazioni che si rendessero necessarie alle ripartizioni medesime.
Ciò, ovviamente, al fine di consentire l'adeguamento delle risorse
in relazione alle effettive necessità dei singoli Uffici e, nel
contempo, di evitare che da un lato rimangano somme non impegnate,
quindi destinate ad economia di gestione, e dall'altro che i fondi
assegnati risultino insufficienti per far fronte ai pagamenti di
competenza di altri centri di spesa. In proposito corre l'obbligo di
segnalare che nei decorsi esercizi finanziari, in sede di bilancio
consuntivo, sui capitoli gestiti ai sensi della menzionata legge n.
908/1960, sono state rilevate numerose economie sulle quote di
stanziamento assegnate a vari Uffici periferici mentre sugli stessi
capitoli sono state registrate eccedenze di spesa sulle quote
mantenute in gestione dalle corrispondenti Amministrazioni centrali.
Al fine di evitare il ripetersi del problema segnalato, si
raccomanda a queste ultime di procedere, ove occorra nel corso
dell'esercizio, ma in ogni caso non oltre la data di sistemazione dei
titoli di spesa, con le stesse modalità previste per la ripartizione
delle somme stanziate sui singoli capitoli, alle variazioni che si
rendessero necessarie, quindi anche riducendo le assegnazioni degli
Uffici periferici per la parte non impegnata ad integrazione della
quota a se stesse riservata.
Si raccomanda agli Uffici periferici di comunicare tempestivamente
alla propria Amministrazione centrale gli eventuali esuberi di
assegnazioni ricevute per consentire a ciascuna di esse di procedere
alle conseguenti variazioni, prima della predisposizione dei D.A.R.
di propria competenza. Sempre per evitare che a fine esercizio
rimangano sulle aperture di credito cospicui fondi non utilizzati e
per ridurre al minimo la formazione dei residui passivi ed il
trasporto al nuovo esercizio di ordinativi su ordini di
accreditamento, è necessario che tutti gli uffici ed i funzionari
preposti alla ordinazione e liquidazione delle spese adottino le
opportune e tempestive misure perchè la liquidazione ed il pagamento
delle medesime avvengano al più presto, senza attendere gli ultimi
giorni dell'esercizio finanziario in corso.
Si segnala, inoltre, la necessità di effettuare la sistemazione
contabile degli ordinativi emessi e pagati in esercizi precedenti e
tuttora scritturati al conto sospeso "collettivi" presso la Banca
d'Italia. Tali titoli, emessi a carico del bilancio dello Stato,
rappresentano pagamenti che le Tesorerie hanno già addebitato al
"conto disponibilita'" per i quali le suddette Tesorerie non possono
rendicontare fino a quando non è disponibile la nuova imputazione al
bilancio per la relativa scritturazione in esito definitivo.
La sistemazione contabile in parola dovrà procedere a partire dai
titoli di epoca più remota, secondo le indicazioni e la tempistica
riportata nelle sopraindicate "Istruzioni" al titolo SPESE DA
SISTEMARE, lettera B "Spese in gestione ai funzionari delegati
rimaste insolute".
Per quanto concerne le contabilità speciali intestate a funzionari
delegati di vari uffici statali periferici, si precisa che l'utilizzo
di somme accreditate su un capitolo per far fronte a spese di
pertinenza di altro capitolo deve configurarsi esclusivamente come
mera anticipazione di cassa in attesa che vengano accreditati i fondi
per ricostituire la disponibilità dei capitoli in questione.
Sarà, pertanto, cura del funzionario delegato richiedere
tempestivamente alla propria amministrazione centrale gli
accreditamenti occorrenti al ripiano, che dovranno ad ogni buon fine
essere effettuati entro la chiusura dell'esercizio di competenza.
"Patrimonio":
Si richiamano le disposizioni in materia di rendicontazione
patrimoniale recate dalla legge 3 aprile 1997, n. 94 e quelle
contenute negli articoli 13 e 14 del decreto legislativo n. 279 del
1997, nonchè il decreto interministeriale 18 aprile 2002, pubblicato
nella Gazzetta Ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2003, relativo alla
"Nuova classificazione degli elementi attivi e passivi del patrimonio
dello Stato e loro criteri di valutazione".
Le linee di fondo che sorreggono la rappresentazione del documento
contabile convergono sulla necessità di rispondere alle leggi di
riforma sotto il profilo di una sua maggiore significatività in
riferimento all'economicità della gestione patrimoniale. Come
indicato, poi, dalla circolare del Dipartimento della Ragioneria
generale dello Stato n. 13 del 12 marzo 2003, il documento espone
distintamente i conti accesi ai componenti attivi e passivi
significativi del patrimonio dello Stato raccordandoli alla
classificazione delle poste attive e passive riportate nel SEC95
(Regolamento n. 2223/96 del Consiglio del 25 giugno 1996, relativo al
Sistema europeo dei conti nazionali e regionali nella Comunita'). Si
rammenta che, per quanto concerne i beni mobili ed immobili, la
classificazione secondo il SEC95 non sostituisce la distinzione in
"categorie" dei beni dello Stato, ma è aggiuntiva ad essa.
Per quanto riguarda la valutazione degli elementi attivi e passivi
del patrimonio dello Stato, si fa riferimento all'art. 3 del citato
decreto interministeriale con cui, per l'appunto, sono stati definiti
i criteri di valutazione, basati su principi di carattere economico.
Tali criteri, ai sensi dell'art. 14, comma 2, del decreto legislativo
279/1997, sono applicabili anche ai beni immobili demaniali di cui
all'art. 822 c.c. suscettibili di utilizzazione economica.
Per quanto concerne i sistemi informativi mediante i quali
effettuare le operazioni di chiusura delle contabilità, si ricorda
che dall'esercizio finanziario 2012 la rendicontazione patrimoniale
viene effettuata sulla nuova area del sito del Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato, appositamente dedicata al Sistema
del Conto del Patrimonio (SIPATR), finalizzata alla raccolta, alla
elaborazione ed alla consultazione dei dati patrimoniali.
Si fa presente che, relativamente ai beni immobili, l'avvenuta
integrazione dei sistemi informativi dell'Agenzia del Demanio e del
Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, consente al
SIPATR di ricevere telematicamente le informazioni, che andranno
vistate dalle singole Ragionerie territoriali dello Stato e che
determineranno, ai fini della rendicontazione patrimoniale, le
risultanze contabili connesse alle variazioni intervenute nella
consistenza immobiliare.
In proposito, è opportuno ricordare che dal 1° gennaio 2012, è
entrato in vigore il nuovo sistema delle scritture contabili dei beni
immobili di proprietà dello Stato, con specifico riguardo ai beni
immobili appartenenti al patrimonio disponibile e indisponibile e dei
beni immobili facenti parte del demanio storico-artistico
direttamente gestiti dal Ministero dell'Economia e delle Finanze e
per esso dall'Agenzia del Demanio la cui realizzazione è avvenuta
tramite l'applicativo denominato 'Inventario dei Beni immobili dello
Statò (IBIS)".
Tale applicativo provvede all'acquisizione dei flussi trasmessi in
via telematica dall'Agenzia del Demanio, secondo scadenze
prestabilite, e contenenti i dati delle variazioni intervenute nella
consistenza dei beni immobili al fine del successivo riversamento dei
medesimi dati al SIPATR, previa verifica e validazione da parte degli
uffici riscontranti.
Si aggiunge inoltre, che il citato applicativo consente, altresì,
l'accesso alla documentazione giustificativa, posta a supporto delle
variazioni, direttamente nella banca dati dell'Agenzia del Demanio e
che, comunque, stante la portata innovativa dell'applicativo IBIS,
sono da richiamare le apposite istruzioni diramate con la circolare
28 maggio 2012, n. 20/RGS, volte ad esporre le modifiche normative
intervenute e ad illustrare il nuovo sistema di scritture contabili
nonchè a fornire adeguati indirizzi per l'espletamento dei riscontri
di competenza.

In relazione poi all'operatività delle procedure che attengono
alla chiusura delle gestioni da parte degli Uffici tenuti alla resa
delle contabilità, viene altresì riportato nelle predette
Istruzioni il "Calendario degli adempimenti" per consentire il
rispetto dei termini previsti per l'espletamento degli adempimenti
legati alle operazioni di chiusura delle suddette gestioni contabili.
Con l'occasione, si ritiene utile sottolineare che, come si rileva
dalle istruzioni allegate, gli adempimenti di fine esercizio in
materia di spesa risultano notevolmente semplificati per i funzionari
delegati di contabilità ordinaria che hanno già adottato la
procedura telematica per l'emissione degli ordinativi e buoni su
ordini di accreditamento, illustrata nella circolare RGS n. 33 del 31
ottobre 2012. (Nuove modalità di utilizzo delle somme messe a
disposizione dei funzionari delegati con ordini di accreditamento.
Ordinativi e buoni informatici).
In considerazione dei significativi vantaggi nella gestione
dell'intero processo di spesa, si invitano tutti i funzionari
delegati che ancora emettono titoli cartacei ad aderire alla
procedura telematica in modo da assicurare la totale adesione nel
corso del 2014, tenuto conto dei termini stabiliti dalla legge di cui
è cenno nella menzionata circolare (1) .
La presente circolare è disponibile nella specifica area,
accessibile attraverso il sito "www.rgs.mef.gov.it".
Roma, 30 ottobre 2013

Il Ragioniere generale dello Stato: Franco

(1) Si fa riferimento all'art. 12 del Decreto legge 6 dicembre 2011,
n. 201 convertito con modificazioni dalla legge 22 dicembre 2011,
n. 214, in base al quale le operazioni di pagamento delle spese
delle pubbliche amministrazioni centrali e locali e dei loro enti
sono disposte mediante l'utilizzo di strumenti telematici e le
pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di avviare il processo
di superamento di sistemi basati sull'uso di supporti cartacei,
nonchè all'art. 47-quinquies del Decreto legge 9 febbraio 2012
n. 5, convertito con modificazioni dalla legge 4 aprile 2012, n.
35 che dispone, a partire dal 1° gennaio 2014, l'utilizzo
esclusivo dei canali e i servizi telematici da parte delle
amministrazioni pubbliche per i servizi dalle stesse erogati

Allegato 1

CHIUSURA DELLA CONTABILITÀ DELL'ESERCIZIO FINANZIARIO 2013

ISTRUZIONI OPERATIVE E CALENDARIO DEGLI ADEMPIMENTI

Parte di provvedimento in formato grafico