Serie Generale n. 191 del 19-8-2003
CIRCOLARI
MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI
MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI
CIRCOLARE 7 aprile 2003, n. 11
Adempimenti concernenti la documentazione relativa alle attivita' cofinanziate nell'ambito dei PON FSE 2000-2006 - ambito di applicazione. (GU Serie Generale n.191 del 19-08-2003)

Fermi restando gli adempimenti derivanti dalla legislazione
comunitaria e nazionale, con la presente circolare si intende fornire
disposizioni in ordine alla documentazione concernente la gestione e
rendicontazione delle attività cofinanziate attraverso il FSE
rientranti nella diretta responsabilità dall'UCOFPL quale autorità
di gestione o nel caso di coinvolgimento dei servizi ispettivi
ministeriali in ordine alle attività di competenza di altre
amministrazioni individuate come organismi intermedi da parte del
Ministero del lavoro.
Ove ritenuto opportuno, tali amministrazioni/organismi intermedi
potranno, comunque, integrare, per quanto di competenza e per gli
aspetti non contemplati, le presenti disposizioni prevedendo
ulteriori adempimenti procedurali o il coinvolgimento di ulteriori
uffici.
Al fine di omogeneizzare le procedure ed evitare, per quanto
possibile, comportamenti differenziati, si prevedono qui di seguito
la regolamentazione generale e gli adempimenti documentali ai quali
gli operatori devono fare riferimento nella gestione dei predetti
contributi.
La presente circolare tenendo conto delle tipologie di attività e
della nuova strutturazione dei PON, individua, a seconda della
tipologia di attività da realizzare (formativa o non formativa), i
documenti specifici da predisporre e/o inviare.
Natura giuridica del rapporto.
Ulteriore considerazione preliminare attiene alla natura giuridica
del rapporto tra l'amministrazione ed il soggetto attuatore, poichè
gli adempimenti relativi alla documentazione assolvono ad una diversa
funzione a seconda se tale rapporto sia configurabile come
concessione di pubblico servizio o come rapporto contrattuale.
Nel primo caso, l'affidamento è, di norma, preceduto
dall'espletamento di una procedura concorsuale di tipo strettamente
pubblicistico effettuata attraverso un avviso pubblico secondo i
principi di cui all'art. 12 della legge 241 del 1990, con l'intento
di perseguire finalità di ordine generale e di interesse collettivo.
Nel secondo caso si tratta, invece, di un appalto di servizi
aggiudicato all'esito di un bando di gara ai sensi delle direttive
comunitarie in materia (in primis: direttiva 92/50/CE e decreto
legislativo n. 157/95 e successive modificazioni) o delle analoghe
disposizioni nazionali in caso di procedure c.d. «sotto soglia».
Fatta questa premessa di ordine generale, ne consegue, infatti,
come nel regime concessorio gli adempimenti procedurali e documentali
vengano ad assumere una valenza amministrativa strettamente
vincolante per i soggetti attuatori; la necessità, inoltre, per la
stessa amministrazione di omogeneizzare le proprie determinazioni
quali espressione del potere discrezionale, sottende il puntuale
assolvimento di adempimenti procedurali e documentali predeterminati
da parte dei Soggetti destinatari della concessione, con i quali si
instaura un rapporto di servizio, con le connesse responsabilità
anche sotto il profilo contabile-amministrativo.
Nel caso, invece, di affidamenti riconducibili a rapporti di tipo
contrattuale, ne consegue come gli oneri documentali e procedurali
non possano essere considerati come condizionanti dell'autonomia
organizzativa degli affidatari, quanto, più propriamente, come uno
dei momenti di visibilità dell'andamento delle attività, della
coerenza, della modularità e dell'articolazione temporale dei
servizi appaltati e, quindi, in buona sostanza, dell'adempimento od
inadempimento rispetto al contratto, al capitolato d'oneri ed alla
documentazione di gara. Chiaramente, nell'eventualità che in tali
documenti siano dettagliate la quantità o gli standard qualitativi
delle prestazioni oggetto del servizio appaltato, l'assolvimento
degli oneri documentali costituirà la necessaria ed imprescindibile
condizione per la verifica da parte dei preposti organi od uffici
ispettivi.
In relazione alla suddetta distinzione, per una maggiore chiarezza
espositiva, si ritiene opportuno distinguere:
I. l'ipotesi di affidamento in concessione;
II. l'ipotesi di affidamento contrattuale.
I. Affidamenti in regime concessorio.
Dopo la sottoscrizione dell'atto di concessione, preceduta
dall'assolvimento degli obblighi in materia di antimafia e degli
altri adempimenti previsti per legge il soggetto beneficiario dovrà
uniformarsi alle seguenti prescrizioni.
Presentazione fideiussione.
In caso di richiesta di anticipi e/o di pagamenti intermedi, i
beneficiari dovranno presentare al Ministero del lavoro e delle
politiche sociali - UCOFPL - o all'organismo intermedio, prima dei
relativi pagamenti, idonee fideiussioni bancarie o assicurative
redatte in base allo schema di cui al decreto del Ministero del
tesoro del 22 aprile 1997 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 96
del 26 aprile 1997 distinte per importo relativo alla quota FSE ed
alla quota al cofinanziamento nazionale.
Tali fideiussioni saranno liberate a seguito della verifica
amministrativo-contabile finale delle attività rendicontate e delle
spese effettivamente sostenute.
La presentazione delle suddette fideiussioni non è richiesta in
ordine alle quote di finanziamento relative ad enti pubblici.
Il relativo pagamento avverrà dietro presentazione di fatture
intestate al Ministero e/o note di debito, anch'esse distinte per
quote di FSE e di cofinanziamento nazionale, emesse dall'ente
beneficiario del finanziamento, nel caso di ATI o ATS, da ogni
componente della Associazione ed inviate dal mandatario. Tali fatture
o note di debito dovranno indicare le coordinate bancarie dell'ente
beneficiario o, in caso di ATI o ATS, del capofila della stessa
associazione.
Pubblicizzazione dell'azione cofinanziata.
In ottemperanza a quanto previsto dal regolamento CE n. 1260/99 e
dal regolamento CE n. 1159/2000, il beneficiario del finanziamento è
tenuto a dare adeguata pubblicità al finanziamento concesso. In
particolare, esso dovrà osservare quanto previsto per l'utilizzo dei
loghi da riportare su tutta la documentazione, secondo le indicazioni
disponibili presso il Ministero del lavoro o l'organismo intermedio.
Comunicazioni e informazioni: modalità attuative.
Tutte le comunicazioni inviate al Ministero o all'organismo
intermedio devono contenere almeno i seguenti riferimenti: PON,
Avviso o bando, decreto di finanziamento, n. fascicolo e
denominazione del progetto.
Resta, ovviamente, impregiudicata la facoltà per la P.A. di
richiedere specifici adempimenti relativi a particolari situazioni.
Comunicazioni iniziali.
Gli enti devono comunicare con almeno 15 giorni di anticipo -
tramite lettera raccomandata a.r. - la data di inizio, il luogo di
svolgimento delle azioni contenute nel progetto approvato, nel
rispetto dell'articolazione prevista dallo stesso progetto o da
successive variazioni autorizzate.
Tale comunicazione dovrà essere contestualmente inviata:
alla amministrazione che finanzia il progetto (Ministero del
lavoro - UCOFPL od organismo intermedio);
alla direzione regionale del lavoro - settore ispezione, in
quanto incaricata dell'espletamento delle verifiche
amministrativo-contabili;
alla direzione provinciale del lavoro - servizio ispezione, in
quanto incaricata dell'espletamento delle verifiche
amministrativo-contabili, e/o ad altro organismo di controllo
eventualmente designato dall'organimo intermedio.
Nel caso in cui nell'ambito delle azioni di sistema previste dai
PON - FSE, siano contemplate attività a carattere formativo, prima
dell'inizio delle relative azioni, gli enti dovranno altresì
inviare, alla sola direzione provinciale del lavoro - servizio
ispezione, o ad altro organismo delegato al controllo ordinario, i
seguenti documenti in riferimento all'applicazione del disposto di
cui alla legge n. 626/1994:
1) comunicazione dell'avvenuta elaborazione della relazione sulla
valutazione dei rischi da parte del responsabile della sicurezza e
del piano di sicurezza, custodito presso l'azienda ovvero l'unità
produttiva;
2) comunicazione del nominativo del medico competente nei casi
previsti dalla normativa vigente;
3) comunicazione dei nominativi dei lavoratori incaricati
dell'attuazione delle misure di prevenzione incendi;
4) comunicazione dei nominativi del responsabile e degli addetti
al servizio di prevenzione e protezione.
Nel caso di svolgimento diretto di attività formative da parte del
datore di lavoro, lo stesso è tenuto, in sostituzione della
documentazione di cui ai punti da 1 a 4, a trasmettere:
a) una dichiarazione attestante la propria capacità ad adempiere
allo svolgimento dei compiti di prevenzione e protezione dei rischi;
b) una dichiarazione attestante gli adempimenti relativi alla
valutazione dei rischi, alla redazione del piano di sicurezza e
custodia dello stesso.
La predetta documentazione dovrà essere integrata dai seguenti
certificati:
5) nulla osta tecnico-sanitario della U.S.L. competente per la
rispondenza dei locali all'uso didattico;
6) certificato di prevenzione incendi, ovvero nulla osta
provvisorio per attività soggette alle verifiche dei VVFF e,
comunque, adeguata documentazione che attesti il possesso dei
requisiti minimi previsti dalla normativa antinfortunistica
(estintori, ecc.);
7) verbali di collaudo e di verifica periodica degli impianti,
attrezzature e macchine (ascensori, montacarichi, impianti di terra,
dispositivi contro le scariche atmosferiche) o certificazione di auto
protezione nelle previsioni delle norme CEE, conformità degli
impianti tecnologici ai criteri della legge n. 46/1990, adempimenti
previsti dal decreto legislativo n. 277/1991.
Nelle more del rilascio della certificazione di cui ai punti 5, 6 e
7 può essere consentito l'utilizzo delle strutture previa perizia
tecnica giurata, firmata da un tecnico abilitato e corredata da
planimetria dei locali.
Comunicazioni successive all'inizio delle attività.
Entro i successivi quindici giorni dall'inizio delle attività
dovranno essere inoltrati alla sola direzione provinciale del lavoro
- servizio ispezione, o ad altro organismo delegato al controllo
ordinario territorialmente competenti, la seguenti documentazione:
1) la documentazione dell'eventuale pubblicità d'inizio delle
azioni;
2) l'elenco degli eventuali destinatari delle attività a
carattere corsuale, con dati anagrafici, residenza e condizione
professionale degli stessi;
3) gli elenchi del personale docente e non docente e relativi
curricula professionali;
4) il calendario delle lezioni delle attività corsuali su base
mensile o integrale;
5) la polizza di assicurazione INAIL per le persone ed i tempi di
attività formativa non coperti da polizza preesistente e/o in atto;
6) in caso di attività progettuali non corsuali, il calendario
degli incontri già previsti e/o programmati nell'ambito del progetto
tra i diversi soggetti partner ed i destinatari (dei quali dovrà
essere redatta e resa disponibile per eventuali controlli un'apposita
verbalizzazione sottoscritta dai presenti, con l'indicazione della
rispettiva qualifica e ruolo nell'ambito delle attivita). In caso di
eventi quali seminari, conferenze, Workshop, sarà necessario
inviare, unitamente al calendario, il relativo programma;
7) elenco delle strutture utilizzate;
8) l'elenco delle attrezzature didattiche utilizzate;
9) in caso di attività di rete (informatizzata o non) sarà
necessario indicare l'indirizzo/figura di riferimento/smistamento
della rete, del portale e/o del sito web costituito, indicando la
data di inizio/messa on line, di inizio del forum tra i destinatari.
Contestualmente, si raccomanda di indicare agli organi di controllo
la sede presso la quale è conservata tutta la documenzione
amministrativa e contabile comprendente i registri obbligatori, copia
del progetto approvato e delle comunicazioni alle quali il soggetto
gestore è tenuto.
Comunicazioni in itinere.
Nel corso dell'attività l'ente è tenuto ad inviare, nei termini
sottoindicati, alla amministrazione che finanzia il progetto ed alla
direzione provinciale del lavoro - servizio ispezione
territorialmente competente o ad altro organismo delegato per le
verifiche amministrativo-contabili:
1) le variazioni al preventivo di spesa nei limiti consentiti
dalle disposizioni vigenti;
2) ogni eventuale variazione intervenuta rispetto alle
segnalazioni effettuate in riferimento alla documentazione presentate
all'inizio dell'attività;
3) la data d'inizio degli eventuali stage con almeno otto giorni
di anticipo. In proposito, si consiglia di effettuare comunque la
comunicazione anche nel caso in cui possano prevedersi variazioni in
rapporto alla disponibilità della struttura ospitante, salvo
procedere successivamente ad una ulteriore comunicazione di
aggiornamento o di rettifica;
4) ai fini dei pagamenti intermedi successivi all'erogazione del
primo acconto, essi potranno avvenire, dietro presentazione
all'UCOFPL o agli organismi intermedi, di una dichiarazione di spesa
a firma del legale rappresentante dell'ente o del mandatario (in caso
di ATS o ATI) ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n.
445/2000, relativa alle spese già effettivamente sostenute corredata
da copie dei singoli giustificativi di spesa che, ai sensi dell'art.
32 del regolamento CE n. 1260/99, devono corrispondere a pagamenti
effettuati e giustificati da fatture quietanzate o da documenti
contabili di valore probatorio equivalente;
5) tale documentazione dovrà essere inviata all'UCOFPL o
all'organismo intermedio, entro le seguenti date: 31 gennaio, 31
marzo, 30 giugno, 30 settembre di ogni anno. Le certificazioni
inviate al di fuori di tali scadenze potranno essere rimborsate in
base alle effettive disponibilità di risorse. A tale scopo il legale
rappresentante dell'ente o il mandatario (in caso di ATS o ATI)
dovranno anche utilizzare il supporto informatico SIPRO fornito dal
Ministero, che consente il collegamento informatico con l'ente stesso
o l'ATS/ATI per la comunicazione in tempo reale della documentazione
contabile relativa alle spese inerenti il progetto approvato.
Si rammenta che l'ente e/o i componenti l'ATS dovranno assicurare
l'utilizzazione di un sistema contabile distinto o di una
codificazione contabile appropriata di tutti gli atti contemplati
dall'intervento (regolamento CE n. 1260/99, art. 34, punto 1, lettera
e), da realizzarsi attraverso l'istituzione di un adeguato sistema
contabile, correlato alla contabilità generale, al fine di poter
definire in ogni momento le disponibilità relative ad ogni singola
voce di costo. Tale sistema dovrà, altresì, consentire di poter
dimostrare la congrua ripartizione dei costi indiretti di progetto e
di funzionamento tra le diverse attività svolte;
6) il legale rappresentante dell'Ente o mandatario dell'ATS o ATI
dovranno fornire contestualmente una relazione sullo stato di
avanzamento delle attività realizzate, comprendente anche le
informazioni sulle procedure adottate.
Ove il legale rappresentante dell'ente o il mandatario dell'ATS o
ATI non presentassero entro le scadenze fissate le richieste di
rimborso corredate da dichiarazione delle spese effettivamente
sostenute e dalla relazione succitata, l'UCOFPL o l'organismo
intermedio potranno chiedere la restituzione della somma erogata a
titolo di anticipo.
In ogni caso, si precisa che il riconoscimento definitivo delle
spese sostenute durante la realizzazione del progetto sarà
subordinato all'esito della verifica amministrativo-contabile finale
del rendiconto generale delle spese;
7) nel caso il beneficiario del contributo voglia apportare
qualsiasi modifica al progetto approvato, la relativa variazione
dovrà essere preventivamente autorizzata dall'UCOFPL o
dall'organismo intermedio su espressa richiesta del legale
rappresentante dell'ente o del mandatario dell'ATS o ATI, da far
pervenire al competente ufficio almeno trenta giorni prima della
modifica da apportare, al fine di consentire all'ufficio stesso di
esprimersi su tale richiesta.
Le spese relative alla parte del progetto modificata senza
autorizzazione non saranno riconosciute, salvo quanto previsto dalle
disposizioni sugli storni di spesa.
Per quanto riguarda le ATS o ATI, si rammenta che in particolare,
eventuali modifiche della compagine prevista per la costituzione
dell'ATS/ATI dovranno essere debitamente motivate e autorizzate
dall'ufficio responsabile, fermo restando che almeno due dei soggetti
proponenti iniziali devono essere mantenuti;
8) resta inteso che il beneficiario del contributo è tenuto ad
adempiere ad ogni eventuale ulteriore prescrizione o adempimento
richiesto dall'amministrazione.
Comunicazioni finali.
Il saldo del progetto sarà disposto in seguito a verifica
amministrativo-contabile del rendiconto generale delle spese in
quanto effettivamente quietanzate e pagate. Tale verifica verrà
espletata dai competenti servizi ispettivi mediante appositi verbali,
anche informatizzati.
A tal fine il legale rappresentante dell'ente o il mandatario
dell'ATS/ATI dovranno presentare all'UCOFPL o all'organismo
intermedio e all'organo di controllo incaricato della verifica
amministrativo-contabile, entro quaranta giorni (salvo diversa
disposizione contenuta nell'Atto di concessione) dal termine
dell'attività di cui al progetto, il rendiconto di tutte le spese
corredato da una relazione sull'attività svolta e sugli obiettivi
raggiunti. Tale documentazione dovrà essere esibita in sede di
verifica amministrativo contabile unitamente ad ogni altro documento
e giustificativo di spesa in originale.
La mancata presentazione del rendiconto e della relativa
documentazione entro il suddetto termine può costituire motivo di
revoca del contributo concesso. Si rammenta, ancora, che in caso di
accertata irregolarità, oltre alle eventuali sanzioni penali,
potranno essere applicate le disposizioni di cui all'art. 38, lettera
h), del regolamento CE n. 1260/99.
Qualora l'ente non realizzi in tutto o in parte il progetto,
l'UCOFPL o l'organismo intermedio chiederanno, oltre alla
restituzione della somma anticipata e non correttamente utilizzata,
anche gli interessi legali maturati sulle quote di FSE e gli
interessi dovuti in ragione del tasso ufficiale di sconto, sostituito
dal tasso ufficiale di riferimento per gli strumenti giuridici
indicizzati alla cessata ragione normale dello sconto, maturati sulle
quote di Fondo di Rotazione ex lege n. 183/1987, calcolati dalla data
di erogazione a quella del rimborso.
La restituzione dovrà avvenire secondo quanto previsto dall'art.
38, lettera h), del regolamento CE n. 1260/1999 e dalla normativa
nazionale relativa al Fondo di rotazione ex lege n. 183/1987 e al
FSE.
Conservazione della documentazione.
Fatte salve le disposizioni nazionali concernenti l'obbligo di
conservazione della documentazione contabile (art. 2220 cod. civ.),
si richiamano gli oneri relativi alla documentazione contabile ed
amministrativa stabiliti dal regolamento CE n. 1260/99 (art. 38
par. 6) e dal regolamento CE n. 438/01, come integrato dal
Regolamento CE n. 2355/02.
Controdeduzioni.
Avverso le risultanze delle verifiche amministrativo-contabili, è
ammessa la facoltà per l'ente beneficiario del finanziamento di
presentare, in via gerarchica, all'autorità di gestione o
all'organismo intermedio, controdeduzioni al verbale, in analogia e
secondo i termini e le modalità stabilite dalla circolare 31 luglio
2000 n. 57 (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 22 settembre 2000
n. 222).
Ulteriore possibilità di controdedurre è ammessa avverso le
risultanze delle eventuali visite ispettive; in quest'ultimo caso,
esse dovranno pervenire nel termine di quindici giorni all'autorità
di gestione (o all'organismo Intermedio) e, contestualmente,
all'organo che ha effettuato la verifica.
Monitoraggio.
Al fine di consentire il monitoraggio fisico e procedurale delle
azioni cofinanziate con il FSE, l'ente beneficiario e/o i componenti
l'ATI o ATS dovranno fornire al Ministero ogni informazione
necessaria sul progetto approvato e in particolare sui risultati
raggiunti e sugli effetti prodotti. Ai fini del monitoraggio
finanziario, il legale rappresentante dell'ente e/o il mandatario
dell'ATI-ATS dovrà inviare, con cadenza trimestrale all'UCOFPL o
all'organismo intermedio, entro venti giorni dalla chiusura del
trimestre di riferimento (entro il 20 aprile, 20 luglio, 20 ottobre,
20 gennaio) l'apposita dichiarazione per il monitoraggio indicante le
spese effettuate. Inoltre, al fine di consentire il monitoraggio
fisico delle azioni cofinanziate dal FSE, dovrà fornire all'UCOFPL o
all'organismo intermedio, in seguito ad apposite richieste, ogni
informazione necessaria sul progetto approvato e in particolare sui
risultati raggiunti e sugli effetti prodotti.
Utilizzazione materiale.
Il materiale, sia cartaceo che informatico, elaborato sia dall'ente
beneficiario che dagli eventuali componenti l'ATI o ATS,
nell'espletamento dell'attività di cui al progetto approvato, deve
essere autorizzato dal Ministero per un eventuale utilizzo a fini non
strettamente legati al progetto stesso.
II. Affidamenti contrattuali.
Nell'ipotesi di affidamenti contrattuali, essendo questi preceduti
da bandi di gara e connessi capitolati, gli oneri e le prestazioni
previste da tale documentazione di gara e dal contratto costituiranno
la principale fonte che gli affidatari saranno tenuti ad osservare,
fermi restando, ovviamente, gli obblighi derivanti dalla normativa
comunitaria e nazionale in materia di appalti.
Ciò premesso in termini generali, l'affidatario dovrà comunque
presentare all'amministrazione appaltante relazioni sugli stati di
avanzamento trimestrali (salvo diversa periodicità stabilita nella
documentazione di gara) secondo l'articolazione ed il programma di
attività contenute nel capitolato e nell'offerta presentata.
La stessa amministrazione valuterà, a seconda della tipologia e
natura del servizio appaltato, le specifiche modalità di
elaborazione e presentazione di dette relazioni e l'eventuale
ulteriore documentazione da presentare a corredo delle stesse
(esempio: elenco descrittivo dei servizi e delle prestazioni
effettuate; luogo di svolgimento; data di svolgimento; numero ed
individuazione destinatari/utenti; materiali prodotti/distribuiti).
Nel caso in cui sia previsto o sia stato istituito
dall'amministrazione appaltante una commissione/comitato per la
verifica di detti stati di avanzamento, tali relazioni saranno
esaminate, unitamente ad ogni altro elemento in possesso
dell'amministrazione, da detta commissione/comitato.
Eventuali modifiche al piano di attività, all'offerta tecnica
presentata, al team di progetto, ecc. potranno essere effettuate
soltanto in quanto espressamente autorizzate in via preventiva
dall'amministrazione appaltante che, all'uopo, dovrà quindi essere
dettagliatamente informata sulle motivazioni che hanno ingenerato la
richiesta delle stesse.
Per quanto riguarda le ATS o ATI, si rammenta che in particolare,
eventuali modifiche della compagine prevista per la costituzione
dell'ATS dovranno essere debitamente motivate e autorizzate
dall'ufficio responsabile, fermo restando che almeno due dei soggetti
proponenti iniziali devono essere mantenuti.
La presente circolare sostituisce la lettera circolare UCOFPL -
Div. VI - n. 2400 del 22 luglio 1997.
Roma, 7 aprile 2003
Il direttore generale: Bulgarelli