Serie Generale n. 192 del 19-8-1998
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
DELIBERAZIONE 30 luglio 1998
Regole tecniche per l'uso di supporti ottici. (Deliberazione n. 24/98). (GU Serie Generale n.192 del 19-08-1998)

L'AUTORITÀ PER L'INFORMATICA
Visto l'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, che
prevede che gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla
legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche se realizzati
mediante supporto ottico, purchè le procedure realizzate siano
conformi a regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione;
Vista la propria deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994, pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale n. 216 del 15 settembre 1994, con cui, in
attuazione del predetto art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre
1993, n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l'uso dei
supporti ottici;
Visto il decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con
modificazioni, nella legge 8 agosto 1994, n. 489, e in particolare
l'art. 7-bis, comma 4, il quale prevede che le scritture contabili ed
i documenti, cui si riferisce l'art. 2220 del codice civile, possono
essere conservati sotto forma di registrazione su supporti di
immagini, semprechè le registrazioni corrispondano ai documenti e
possano in ogni momento essere rese leggibili;
Visto il comma 9 dello stesso art. 7-bis del richiamato
decreto-legge n. 357 del 1994, il quale prevede che le citate
disposizioni relative alle scritture obbligatorie di cui all'art.
2220 del codice civile si applicano anche a tutte le scritture e
documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie e che, con
decreto del Ministro delle finanze, sono determinate le modalità per
la loro conservazione su supporti di immagine;
Visto l'art. 3, comma 147, lettera c) della legge 28 dicembre 1995,
n. 549, che delega al Governo l'emanazione, ai sensi dell'art. 17,
comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, di regolamenti al fine
di semplificare le modalità di conservazione delle scritture
contabili e degli altri documenti previsti dalle norme fiscali
attraverso l'uso di supporti ottici e magnetici, in conformità ai
criteri dettati dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, a condizione che sia possibile la lettura e la
stampa contestualmente alla richiesta avanzata dagli uffici
competenti ed in presenza di impiegati degli stessi uffici;
Visto l'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, per cui
"gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e
dai privati su supporto informatico, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonchè la loro archiviazione e trasmissione con
strumenti informatici o telematici, sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge", rinviando a specifici regolamenti da emanarsi
ai sensi dell'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400,
la definizione dei criteri e le modalità di applicazione;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997,
n. 513, recante "criteri e modalità per la formazione,
l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti
informatici e telematici, a norma dell'art. 15, comma 2, della legge
15 marzo 1997, n. 59";
Ritenuto pertanto opportuno di sostituire integralmente la
deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994 con altra finalizzata a
dettare sia le regole tecniche che criteri attuativi, che soddisfino
le esigenze connesse all'evoluzione tecnologica e nel contempo
realizzino modalità semplificate ed uniformi per l'archiviazione
ottica dei documenti;
Delibera:
La presente deliberazione sostituisce integralmente la precedente
deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994 contenente le regole tecniche
per l'uso dei supporti ottici, la quale cessa di avere efficacia dal
momento dell'emanazione delle seguenti disposizioni:
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) Archivio: l'insieme costituito da uno o più supporti di
memorizzazione, univocamente identificati, contenenti un insieme di
documenti registrati. Esso può inoltre contenere informazioni di
qualsiasi tipo utili per la gestione dei documenti.
b) Supporto di memorizzazione: il mezzo fisico atto a registrare
permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui
l'operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed
irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso.
c) Classe di supporti di memorizzazione: l'insieme di supporti di
memorizzazione aventi caratteristiche simili dal punto di vista
meccanico, della capacità, delle prestazioni e del costo.
d) Documento registrato: un documento, costituito da una o più
pagine, identificato univocamente nell'ambito dell'archivio da un
opportuno codice, assegnato al momento della sua prima archiviazione,
che permetta la sua gestione in modo unitario senza alcuna dipendenza
dal supporto di memorizzazione. Per ciascun documento registrato
l'archivio contiene almeno una registrazione; nel caso di più
registrazioni, queste possono essere contenute all'interno di uno o
più supporti di memorizzazione.
e) Rappresentazione digitale di un documento è una sequenza di
simboli binari a partire dalla quale è possibile, attraverso
opportuni strumenti hardware e software, la presentazione del
documento stesso nella sua interezza.
f) Istanza di un documento registrato è il risultato di una
operazione di archiviazione effettuata a fronte del corrispondente
documento d'origine. Ciascuna istanza di un documento registrato è
individuata, nell'ambito di questo, dal numero d'ordine con cui è
stata generata.
g) Versione di una istanza di documento registrato è l'insieme
costituito dalla rappresentazione digitale del documento e da una
serie di informazioni di controllo necessarie per garantire la sua
integrità e reperibilità. Si hanno versioni differenti quando le
rappresentazioni digitali del documento in esse contenute non
coincidono. La versione iniziale è generata dall'archiviazione,
quelle successive sono prodotte da operazioni di riversamento in cui
viene modificata la rappresentazione digitale del documento. Ciascuna
versione è individuata, nell'ambito della medesima istanza, dal
numero d'ordine con cui è stata generata.
h) Registrazione: l'insieme di dati binari scritti durante
un'operazione di archiviazione o di riversamento. Ciascuna
registrazione presente in un supporto di memorizzazione è
univocamente individuata dal numero d'ordine con cui essa è stata
effettuata. Una registrazione contiene la rappresentazione digitale
del documento, che corrisponde ad una versione di una istanza di un
documento registrato. Ad essa è associata una marca di controllo
attraverso cui viene garantita la sua integrità ed autenticità. Nel
caso in cui si utilizzino tecniche di cifratura per proteggere
documenti riservati la marca di controllo è calcolata sopra la
rappresentazione digitale in chiaro, ossia non cifrata, del
documento.
i) Archiviazione: l'operazione che genera, su di un supporto di
memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di
una istanza di un documento registrato. Per il medesimo documento
l'operazione può essere ripetuta più volte allo scopo di correggere
eventuali errori avvenuti durante il processo di archiviazione. La
prima archiviazione di un documento genera il corrispondente
documento registrato e quindi l'istanza iniziale di questo; ogni
successiva reiterazione dell'operazione genera una sua nuova istanza
del medesimo documento registrato che annulla la precedente. Pertanto
per ciascun documento l'archivio contiene una istanza attiva, quella
generata dall'ultima archiviazione, ed eventualmente una o più
istanze cancellate.
l) Riversamento di un documento registrato è un'operazione che, a
partire da una registrazione, ne genera una nuova sul medesimo oppure
su di un altro supporto di memorizzazione, contenuto nello stesso
archivio. L'operazione può avvenire con o senza modifica della
rappresentazione digitale del documento archiviato. Nel secondo caso
il riversamento opera una semplice duplicazione, nel primo viceversa
produce una nuova versione per l'istanza del documento contenuta
nella registrazione sorgente.
m) Presentazione di un documento registrato è l'operazione che
consente di visualizzare il documento originale, nonchè di ottenerne
copia anche su supporto cartaceo.
n) Presentabilità di una versione: una versione è presentabile se
è possibile effettuare la presentazione del documento registrato a
partire dalla rappresentazione digitale del documento in essa
contenuta.
o) Accessibilità di una versione: una versione è accessibile se
è possibile recuperare dal supporto di memorizzazione la
rappresentazione digitale del documento e verificarne la congruenza
con la marca di controllo ad essa associata.
p) Presentabilità di una istanza: un'istanza è presentabile solo
se nell'archivio esiste almeno una sua versione presentabile.
q) Accessibilità di una istanza: un'istanza è accessibile solo se
tutte le sue versioni presenti nell'archivio sono accessibili.
r) Tipo di una registrazione è una informazione che ne specifica
il ruolo nell'archivio. I valori possibili sono:
1) Archiviazione normale: la registrazione contiene la versione
iniziale della prima istanza di un documento registrato.
2) Archiviazione sostitutiva: la registrazione ne sostituisce
un'altra risultata non corretta; essa perciò contiene la versione
iniziale di una nuova istanza del documento registrato, che
sostituisce l'istanza precedente.
3) Archiviazione cancellata: la registrazione contiene una
rappresentazione digitale del documento che è risultata imperfetta
ed ha perciò dato origine ad una archiviazione sostitutiva. Essa
contiene la versione iniziale di una istanza del documento
archiviato.
4) Riversamento diretto: la registrazione ne duplica un'altra
presente nell'archivio e pertanto contiene la medesima versione della
medesima istanza presente nella registrazione sorgente.
5) Riversamento sostitutivo: la registrazione deriva da un
riversamento con modifica della rappresentazione digitale del
documento, quindi contiene la versione successiva dell'istanza
presente nella registrazione sorgente.
s) Cifrario asimmetrico è un sistema di cifratura che utilizza
chiavi diverse per le operazioni di codifica e decodifica, delle
quali una, detta chiave privata, è destinata a restare segreta,
l'altra, denominata chiave pubblica, ad essere divulgata. Gli
algoritmi utilizzati devono essere conformi all'appendice D della
norma ISO 9594-8. È altresì possibile utilizzare gli algoritmi
previsti dalla normativa riguardante la sottoscrizione digitale dei
documenti informatici. Le chiavi utilizzate debbono avere una
lunghezza minima di 1.024 bit. La validità della chiave non può
superare i due, tre e cinque anni, se la lunghezza è pari
rispettivamente a 1.024, 1.536 e 2.048 bit. Nel caso di chiavi
certificate da un certificatore riconosciuto, la validità
corrisponde a quella specificata dal certificato da esso rilasciato.
t) Firma digitale è il risultato della procedura informatica che
consente di verificare la riferibilità soggettiva e l'integrità di
una sequenza di simboli binari. Si ottiene mediante l'operazione di
cifratura effettuata, conformemente alla norma ISO/IEC DIS 9796-2,
con un cifrario asimmetrico, sopra l'impronta della sequenza di
simboli binari utilizzando la chiave privata del soggetto. È
consentito l'uso di firme digitali conformi alla normativa
riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici.
u) Impronta di una sequenza di simboli binari è una ulteriore
sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante
l'applicazione alla prima di una funzione di hash tra quelle definite
nella norma ISO/IEC DIS 10118-3 o comunque previste dalla normativa
riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici,
purchè generanti impronte di dimensione conforme a quanto richiesto
nella successiva lettera x) per le marche di controllo.
v) Certificato è il risultato della procedura informatica atta a
garantire in modo verificabile l'attribuzione di una chiave di un
cifrario ad un soggetto. Esso deve essere conforme alla norma ISO/IEC
9594-8 e successive estensioni. È possibile utilizzare qualsiasi
certificato previsto dalla normativa riguardante la sottoscrizione
digitale dei documenti informatici.
w) Marca temporale di una sequenza di simboli binari è essa stessa
una sequenza di simboli binari, generata da un apposito servizio, che
attribuisce data certa all'esistenza della prima sequenza
garantendone nel contempo l'integrità.
x) Marca di controllo di una sequenza di simboli binari è un dato
di controllo contenente le informazioni necessarie per verificarne
l'integrità ed autenticità. Essa comprende:
1) l'indicazione della funzione di hash utilizzata per il calcolo
dell'impronta primaria della sequenza di simboli binari cui la marca
di controllo si riferisce.
2) il codice della funzione di hash indicata al punto precedente
secondo la codifica specificata nella norma ISO/IEC DIS 9796-2.
3) l'impronta primaria della sequenza di simboli binari cui la
marca di controllo si riferisce, calcolata con una delle funzioni
previste nella precedente lettera u) che generi valori ad almeno 160
bit.
4) l'indicazione della funzione di hash utilizzata per il calcolo
dell'impronta secondaria della sequenza di simboli binari cui la
marca di controllo si riferisce.
5) il codice della funzione di hash indicata al punto precedente
secondo la codifica specificata nella norma ISO/IEC DIS 9796-2.
6) l'impronta secondaria della sequenza di simboli binari cui la
marca di controllo si riferisce, calcolata con una delle funzioni
previste nella precedente lettera u) che generi valori ad almeno 160
bit e sia diversa da quella utilizzata per il calcolo dell'impronta
primaria.
y) Pubblico ufficiale, ad eccezione dei casi per i quali possono
essere chiamate in causa le altre figure previste dal comma 2, art.
14, della legge 4 gennaio 1968, n 15, deve intendersi il notaio.
z) Certificatore è il soggetto pubblico o privato che certifica la
chiave pubblica di un cifrario asimmetrico, rilasciando il
certificato che rende pubblico, e che pubblica ed aggiorna gli
elenchi dei certificati sospesi e di quelli revocati.

Art. 2.
Tipi di supporto utilizzabili
1. Per l'archiviazione dei documenti possono essere utilizzati i
supporti per i quali l'operazione di scrittura comporta una modifica
permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto
stesso. Sono pertanto esclusi i supporti per i quali esista una
tecnica per annullare l'effetto dell'operazione di scrittura anche
nel caso che tale tecnica richieda l'uso di dispositivi diversi da
quelli installati nel sistema di archiviazione.
2. Gli obblighi di conservazione di documenti previsti dalla
legislazione vigente si ritengono soddisfatti e l'uso della relativa
tecnologia è consentito senza preventiva autorizzazione, semprechè
il tutto venga realizzato nel rispetto di quanto previsto dalla
presente deliberazione.

Art. 3.
Standard applicabili
1. Il tipo di supporto e l'organizzazione dei dati utilizzati dal
sistema di archiviazione debbono essere conformi alle norme nazionali
o internazionali stabilite da organismi di normazione ufficialmente
riconosciuti, che siano applicabili alla classe di supporti di
memorizzazione utilizzati dal sistema e pubblicati al momento della
sua acquisizione. Non sono considerate applicabili norme per le quali
siano disponibili solo prodotti conformi provenienti da un unico
fornitore. L'obbligo di conformità indotto dalla presenza di norme
applicabili ad una classe di supporti di memorizzazione non riguarda
classi di supporti diverse.
2. Il sistema deve comunque garantire la possibilità di
riversamento dei documenti memorizzati nei principali formati
previsti dalle norme nazionali o internazionali, comunque almeno su
supporti conformi alla norma ISO 9660 ed almeno nei formati CGM e
TIFF.

Art. 4.
Identificazione dei supporti
1. I supporti utilizzati per l'archiviazione debbono essere
univocamente individuati. Ciò può avvenire sia attraverso codici
univoci apposti in sede di fabbricazione, sia attraverso l'eventuale
mappa dei difetti presenti sopra la superficie del supporto stesso,
sia attraverso l'apposizione in modo indelebile sul supporto stesso,
da parte del responsabile dell'archiviazione, di un codice
identificativo autenticato da un pubblico ufficiale.

Art. 5.
Adempimenti del fornitore
1. Il fornitore è tenuto a certificare la conformità del sistema
di archiviazione alle regole tecniche contenute nella presente
deliberazione e, in particolare, alle norme nazionali o
internazionali che siano applicabili secondo l'art. 3.
2. Il fornitore dei supporti di registrazione deve ugualmente
certificare la conformità dello stesso supporto ai requisiti
richiesti dall'art. 2.
3. Il fornitore del software di archiviazione è chiamato anch'esso
a certificare la conformità di detto software alle funzioni previste
dalla presente deliberazione. In particolare, oltre alle
funzionalità previste dall'art. 7, questo deve:
a) gestire le fasi che vanno dalla cattura dell'immagine alla sua
memorizzazione senza consentire alcuna alterazione dell'immagine
stessa;
b) visualizzare, stampare e riversare i documenti archiviati su
supporto di memorizzazione senza consentire alterazioni del loro
contenuto;
c) verificare la corrispondenza tra la rappresentazione digitale di
un documento e la corrispondente marca di controllo.

Art. 6.
Tipi di documento archiviabili
1. La conservazione su supporto ottico è prevista per le tipologie
di documenti appresso indicati, secondo le modalità per ciascuna
specificate:
a) documenti cartacei: tali documenti possono presentarsi sia come
originali che come copie. Per gli originali la formazione sul
supporto di memorizzazione avviene, successivamente all'acquisizione
in formato immagine, con il processo di autenticazione previsto
all'art. 11. Tale processo di autenticazione non è richiesto per i
documenti in copia, la cui formazione su supporto di memorizzazione
avviene con la sola acquisizione per immagine. Il processo di
autenticazione non è richiesto anche per quei documenti originali al
cui contenuto possa risalirsi attraverso altre scritture o documenti
di cui sia obbligatoria la tenuta, anche se in possesso da parte di
terzi;
b) documenti formati all'origine su supporto informatico: i
documenti formati direttamente su supporto informatico possono essere
trasferiti sul supporto di memorizzazione, senza passaggio su
supporto cartaceo, in un formato conforme allo standard SGML, oppure
in uno dei seguenti formati: PDF, AFP e Metacode. È altresì
possibile la conservazione di tali documenti come puro testo purchè
questo ne rappresenti integralmente ed in maniera non ambigua il
contenuto. Deve essere in ogni caso definito univocamente il set di
caratteri utilizzato, del quale deve essere contestualmente
registrata l'immagine, e, qualora la formattazione non sia già
implicitamente contenuta nel formato del documento, debbono essere
specificate almeno la divisione in righe e pagine e la dimensione
delle spaziature. Un documento formato secondo i precedenti requisiti
costituisce la rappresentazione digitale del documento archiviato. È
inoltre consentita l'archiviazione dei documenti formati all'origine
su supporto informatico attraverso la conservazione della
corrispondente immagine ottenuta per conversione diretta dal formato
testuale; è possibile conservare sul medesimo supporto anche il
testo del documento per scopi gestionali e documentali.

Art. 7.
Contenuti obbligatori del supporto di memorizzazione
1. Per ogni registrazione deve essere memorizzato, sul medesimo
supporto, un file di controllo, indicato come "file di controllo
della registrazione", che riporti almeno le seguenti informazioni:
a) numero identificativo della registrazione;
b) tipo di registrazione;
c) codice identificativo del documento registrato;
d) numero di istanza;
e) numero di versione;
f) codice identificativo del supporto contenente la registrazione
sorgente o sostituita;
g) numero identificativo della registrazione sorgente o sostituita;
h) numero di istanza sorgente;
i) numero di versione sorgente;
l) nome e tipologia del file contenente la rappresentazione del
documento;
m) tipologia del documento;
n) indici assegnati al documento registrato;
o) nominativo del soggetto che effettua l'operazione;
p) nominativo del responsabile dell'archiviazione;
q) data ed ora di effettuazione dell'operazione;
r) marca di controllo della rappresentazione digitale del
documento;
s) coppia di firme digitali del soggetto che effettua l'operazione,
calcolate a partire dalle impronte primaria e secondaria contenute
nella precedente marca di controllo;
t) certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica
delle precedenti firme digitali.
La registrazione dei documenti deve essere effettuata in modo tale
da preservare la loro individualità, onde consentire lo scorporo di
un documento dagli altri.
2. All'atto della chiusura del supporto di memorizzazione deve
essere generato su di esso un file, indicato come "file di chiusura",
che deve risultare successivo all'ultima registrazione presente e
contenere le seguenti informazioni:
a) identificativo del supporto di memorizzazione d'origine;
b) indicazione della casa produttrice del supporto d'origine;
c) indicazione del fornitore del supporto d'origine;
d) estremi della dichiarazione di conformità del supporto
d'origine;
e) identificativo del supporto di memorizzazione di sicurezza;
f) indicazione della casa produttrice del supporto di sicurezza;
g) indicazione del fornitore del supporto di sicurezza;
h) estremi della dichiarazione di conformità del supporto di
sicurezza;
i) data ed ora di effettuazione dell'operazione di chiusura;
l) numero di documenti registrati contenuti nel supporto;
m) numero di pagine formate;
n) numero delle registrazioni contenute;
o) nominativo del responsabile dell'archiviazione;
p) lista dei certificati, eventualmente generati dal responsabile
dell'archiviazione, relativi alla chiave pubblica delle coppie usate
per la certificazione delle altre chiavi utilizzate nel procedimento;
q) lista dei certificati, eventualmente generati dal responsabile
dell'archiviazione, relativi alle chiavi da utilizzare per la
verifica delle firme digitali contenute nel supporto di
memorizzazione;
r) nominativo dell'operatore che effettua l'operazione di chiusura;
s) data dell'operazione di collaudo, di cui al successivo art. 9, e
nominativo del soggetto che la esegue;
t) elenco delle registrazioni contenute nel supporto di
memorizzazione, nel quale si riportano, per ciascuna di esse, le
seguenti informazioni:
1) numero identificativo della registrazione;
2) tipo di registrazione;
3) codice identificativo del documento registrato;
4) numero di istanza;
5) numero di versione;
6) codice identificativo del supporto contenente la registrazione
sorgente o sostituita;
7) numero identificativo registrazione sorgente o sostituita;
8) numero di istanza sorgente;
9) numero di versione sorgente;
10) marca di controllo contenuta nel relativo file di controllo;
11) firme digitali contenute nel relativo file di controllo;
12) firme digitali apposte per autentica secondo quanto previsto
dall'art. 11 per i documenti per cui questa è richiesta.
u) elenco dei file di chiusura di supporti di memorizzazione
eliminati eventualmente registrati nel supporto, riportando per
ciascuno di essi:
1) identificativo del supporto di memorizzazione;
2) copia delle informazioni contenute nel file di controllo del
file di chiusura;
3) copia delle firme digitali apposte dal pubblico ufficiale
durante la chiusura del supporto, secondo quanto previsto dal comma 4
dell'art. 10, a meno che non sia stata utilizzata l'autentica
sostitutiva ivi indicata;
4) copia del certificato necessario per la verifica delle firme
digitali di cui al punto precedente.
3. Contestualmente alla registrazione del file di chiusura deve
essere generato sul medesimo supporto il relativo file di controllo
contenente le seguenti informazioni:
a) marca di controllo del file di chiusura;
b) marca temporale generata a partire dall'impronta primaria
contenuta nella precedente marca di controllo;
c) certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica
della precedente marca temporale;
d) coppia di firme digitali generate dal responsabile
dell'archiviazione a partire dalle impronte primaria e secondaria
contenute nella precedente marca di controllo;
e) certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica
delle precedenti firme digitali.
4. L'intero contenuto del supporto deve essere direttamente
accessibile attraverso opportuni comandi di sistema che consentano
almeno di:
a) visualizzare tutte le directory e sottodirectory presenti sul
supporto di memorizzazione;
b) visualizzare tutti i file memorizzati sul supporto di
memorizzazione, quindi le informazioni sopra specificate, relative ai
file di controllo delle registrazioni e di chiusura;
c) se applicabile alla tipologia di supporto, leggere in qualsiasi
momento qualunque area del supporto di memorizzazione, anche quelle
eventualmente dichiarate cancellate, e conoscere in ogni momento il
numero delle tracce occupate e di quelle libere, sia relativamente
alle tracce normali che a quelle di riserva.

Art. 8.
Responsabile dell'archiviazione
1. Il responsabile del procedimento di archiviazione:
a) definisce le caratteristiche ed i requisiti minimi del sistema
di archiviazione in funzione della tipologia di documenti da
trattare;
b) conserva, con l'impiego di procedure informatiche eseguite sui
dati contenuti nell'archivio ottico, relativamente ad ogni supporto
di memorizzazione utilizzato, le informazioni appresso specificate:
1) la casa produttrice del supporto di memorizzazione;
2) l'identificativo del supporto di memorizzazione;
3) gli estremi di riferimento della dichiarazione di conformità;
4) la descrizione del contenuto del supporto di memorizzazione;
5) gli estremi identificativi della copia di sicurezza;
6) gli estremi identificativi del responsabile dell'archiviazione;
7) i nominativi degli operatori designati dal responsabile
dell'archiviazione, con l'indicazione dei compiti agli stessi
assegnati;
c) mantiene, con le stesse modalità previste per i documenti
formati all'origine su supporto informatico dall'art. 6, lettera b)
un archivio del software utilizzato, in ogni sua versione. Per
l'archiviazione dell'eseguibile dei programmi non si applicano le
limitazioni di formato ivi previste;
d) garantisce la presentabilità ed accessibilità di tutte le
istanze di ogni documento registrato contenuto nell'archivio, nonchè
la leggibilità del contenuto di ogni supporto di memorizzazione. In
particolare il responsabile è tenuto a:
1) adottare le misure necessarie per evitare la perdita o
distruzione delle informazioni;
2) verificare periodicamente l'effettiva leggibilità del contenuto
dell'archivio, provvedendo al riversamento del contenuto dei supporti
non più idonei;
3) effettuare il riversamento del contenuto dei supporti
tecnologicamente obsoleti;
e) verifica che il fornitore del sistema abbia certificato la
rispondenza del sistema stesso alle specifiche tecniche contenute
nella presente deliberazione, ed abbia fornito, attestandone la
corretta funzionalità, i relativi programmi di gestione;
f) adotta le necessarie misure per la sicurezza fisica e logica del
sistema di archiviazione;
g) cura, nell'ambito dell'attività di archiviazione, le operazioni
di chiusura dei supporti, di copia e riversamento del loro contenuto
e di esibizione di quanto formato su supporto di memorizzazione;
h) può delegare, per lo svolgimento delle attività di
registrazione, riversamento e chiusura dei supporti di
memorizzazione, soggetti che per competenza o esperienza garantiscano
la corretta esecuzione delle operazioni, certificandone anche le
chiavi di cifratura se queste non sono certificate da un
certificatore riconosciuto;
i) effettua il collaudo previsto al successivo art. 9;
l) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è
previsto il suo intervento, assicurando allo stesso sia l'assistenza
sia le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al
medesimo attribuite;
m) conserva le attestazioni eventualmente rilasciate dal Pubblico
ufficiale per le attività dallo stesso svolte in ottemperanza a
quanto previsto dalla presente Deliberazione.
2. Il procedimento di archiviazione può essere delegato, in tutto
o in parte, a soggetti che per specifica competenza ed esperienza
assicurino la piena osservanza delle disposizioni contenute nella
presente deliberazione e la corretta esecuzione delle istruzioni
ricevute.

Art. 9.
Operazioni di collaudo e gestione degli errori
1. Il responsabile dell'archiviazione, prima della chiusura del
supporto di memorizzazione, è tenuto ad effettuare un'operazione di
collaudo finalizzata a riscontrare la correttezza degli adempimenti
eseguiti, quindi la conformità tra quanto formato sul supporto e
quanto oggetto di acquisizione.
2. Se nella fase di archiviazione di un documento si sono
verificati errori, è possibile procedere ad una nuova registrazione
dello stesso documento. La registrazione errata del documento viene
conservata nell'archivio senza apportarvi alcuna modifica; essa
costituisce una "istanza cancellata" del documento originariamente
trattato. La nuova registrazione, che sostituisce l'istanza
cancellata, viene a costituire "l'istanza attiva" del documento
stesso. All'interno dell'archivio, costituito dall'insieme dei
supporti ottici di memorizzazione elaborati, per ciascun documento
archiviato esiste una ed una sola istanza attiva ed un numero di
istanze cancellate. Tutte le istanze cancellate di un documento
debbono essere conservate e mantenute accessibili nell'archivio. La
sostituzione logica della registrazione errata si realizza attraverso
l'inserimento di un riferimento ad essa nel file di controllo della
registrazione generata dalla successiva nuova acquisizione. La
validità di una registrazione è determinata dal valore assunto dal
campo tipo nell'elenco delle registrazioni contenuto nel file di
chiusura del supporto. Le istanze di ciascun documento, tutte
contenute nell'archivio, possono trovarsi fisicamente su supporti
diversi.

Art. 10.
Chiusura del supporto di memorizzazione
1. La chiusura del supporto di memorizzazione avviene
successivamente all'operazione di collaudo previsto all'art. 9 e di
autenticazione di cui all'art. 11. Di detta operazione il
responsabile dell'archiviazione dà attestazione registrando sul
supporto di memorizzazione il file di chiusura ed il relativo file
controllo previsti dall'art. 7.
2. Contestualmente alla chiusura di cui al precedente comma, il
contenuto del supporto deve essere duplicato su un altro supporto di
memorizzazione, che ne costituisce la copia di sicurezza, da
conservarsi in luogo diverso. L'identificativo di tale supporto deve
essere registrato nell'apposito campo del file di chiusura.
3. Nel caso di supporti di capacità elevata, l'operazione di
chiusura può essere effettuata prima dell'effettivo riempimento del
supporto. Qualora lo spazio disponibile residuo ecceda i 2 gigabyte
è possibile considerare come parziale l'operazione di chiusura
effettuata e procedere all'ulteriore riempimento del supporto con
nuovi documenti. Solo per i documenti aggiunti dovrà essere
effettuata una ulteriore operazione di chiusura, nella quale sarà
generato un nuovo file di chiusura con le medesime modalità previste
dal comma 1. Contestualmente a ciascuna operazione di chiusura
effettuata successivamente alla prima si dovrà procedere
all'aggiornamento della copia di sicurezza duplicando su di essa i
documenti aggiunti ed il relativo file di chiusura.
4. L'avvenuta operazione di chiusura, anche parziale, di un
supporto di memorizzazione e la produzione della relativa copia di
sicurezza sono certificate da un pubblico ufficiale mediante
apposizione al file di chiusura delle proprie firme digitali,
generate a partire dalle impronte primaria e secondaria, delle quali
egli conserva copia. Tali firme, insieme con il corrispondente
certificato rilasciato da una certificatore riconosciuto, debbono
essere registrate sul supporto di memorizzazione cui si riferiscono
successivamente al file di controllo generato dal responsabile
dell'archiviazione. La sottoscrizione digitale del file di chiusura
da parte di un Pubblico ufficiale può essere sostituita
dall'autenticazione della firma apposta dal responsabile
dell'archiviazione alla stampa contenente gli estremi di
identificazione del supporto di memorizzazione ed il valore,
rappresentato mediante un numerale esadecimale, delle due impronte
presenti nella marca di controllo contenuta nel file di controllo del
file di chiusura. Se da tale autenticazione è possibile determinare
la data e l'ora in cui essa è stata effettuata, questa può
sostituire anche la marca temporale prevista nel file di controllo
del file di chiusura.
5. Nell'ambito delle amministrazioni pubbliche il ruolo del
pubblico ufficiale è svolto dal Dirigente dell'ufficio responsabile
alla tenuta, conservazione ed esibizione degli atti o documenti, od
altri dallo stesso formalmente designati, semprechè non coincida con
il responsabile dell'archiviazione.

Art. 11.
L'autenticazione dei documenti
formati su supporti ottici
1. I soli documenti cartacei per i quali è prevista all'art. 6
l'autenticazione devono essere singolarmente autenticati da un
Pubblico ufficiale, chiamato a verificare che quanto riprodotto, e
quindi formato, sul supporto di memorizzazione, sia conforme al
documento originale cartaceo oggetto di riproduzione. Tale formalità
si intende assolta attraverso l'apposizione alla rappresentazione
digitale di ciascun documento delle firme digitali del pubblico
ufficiale generate a partire dalle impronte primaria e secondaria
contenute nella marca di controllo presente nel relativo file di
controllo. In alternativa è possibile certificare una lista dei
documenti originali contenente il codice identificativo del supporto
e, per ciascuno di essi, le seguenti informazioni:
a) numero identificativo della registrazione
b) tipo di registrazione
c) codice identificativo del documento registrato
d) numero di istanza
e) numero di versione
f) rappresentazione esadecimale delle due impronte della
rappresentazione digitale del documento contenute nella marca di
controllo presente nel file di controllo corrispondente.
2. Per tutti gli altri documenti, così come individuati all'art.
6, la loro conformità all'atto d'origine, sia cartaceo che
informatico, viene attestata dal responsabile dell'archiviazione
successivamente all'operazione di collaudo, contestualmente alla
chiusura del supporto di memorizzazione, mediante la sottoscrizione
digitale del file di chiusura attraverso le firme digitali presenti
nel file di controllo di quest'ultimo.
3. Nell'ambito delle amministrazioni pubbliche l'operazione di
autenticazione è effettuata dal dirigente dell'ufficio responsabile
alla tenuta, conservazione ed esibizione degli atti o documenti, od
altri dallo stesso formalmente designati, semprechè non coincida con
il responsabile dell'archiviazione.

Art. 12.
Riversamento dei documenti
1. Da una registrazione contenente una versione di un'istanza di un
documento registrato, l'operazione di riversamento genera, sul
medesimo o su un altro supporto di memorizzazione, una nuova
registrazione contenente la medesima o una nuova versione della
stessa istanza.
2. Solo nel caso di documenti per i quali è richiesta
l'autenticazione di cui all'art. 11, se il riversamento genera una
nuova versione, anche la versione sorgente deve essere conservata e
mantenuta almeno accessibile nell'archivio.
3. Ogniqualvolta un'istanza di un documento viene sottoposta a
riversamento, il responsabile dell'archiviazione deve verificare che
rimanga assicurata la presentabilità di tutte le altre istanze
eventualmente presenti nell'archivio e procedere, se necessario, al
loro riversamento.

Art. 13.
Riproducibilità dei documenti
1. Per tutto il tempo per il quale un supporto viene utilizzato, il
responsabile dell'archiviazione deve assicurare la riproducibilità
dei documenti archiviati in esso contenuti, ossia l'immediata
riproduzione della loro immagine tanto sull'unità di visualizzazione
che su quella di stampa del sistema di archiviazione.
2. La riproducibilità deve essere garantita tanto per la versione
corrente dell'istanza attiva del documento archiviato che per quella
di tutte le sue istanze cancellate. Deve inoltre essere garantita
l'accessibilità di tutte le altre versioni di ciascuna istanza del
documento archiviato di cui è obbligatoria la conservazione
nell'archivio ai sensi del precedente art. 12.

Art. 14.
La distruzione dei supporti
1. La distruzione del materiale cartaceo di cui sia stata
effettuata l'archiviazione non può avvenire prima che il relativo
supporto di memorizzazione sia stato chiuso secondo le modalità
previste all'art. 10. Di tale distruzione è necessario informare,
con comunicazione scritta fatta pervenire almeno sei mesi prima, il
Soprintendente archivistico competente del Ministero per i beni
culturali ed ambientali.
2. Un supporto di memorizzazione il cui contenuto sia integralmente
disponibile nell'archivio mediante altri supporti può essere
eliminato purchè sia mantenuto nell'archivio il suo file di chiusura
con la corrispondente marca di controllo e le firme digitali del
Pubblico ufficiale di cui all'art. 10 e all'art. 11, queste ultime
eventualmente sostituite dalla stampa sostitutiva ivi prevista.

Art. 15.
L'esibizione
1. Tutte le istanze di un documento archiviato sul supporto ottico
devono essere rese leggibili in qualunque momento presso l'utente del
sistema e rese disponibili su supporto cartaceo.
2. Deve essere consentita l'esibizione dei documenti contenuti
nell'archivio mediante supporto di memorizzazione almeno su supporto
conforme alle norme ISO 9660 utilizzando per la rappresentazione
digitale dei documenti almeno i formati CGM o TIFF. Nel supporto
utilizzato per l'esibizione dei documenti, oltre ai file contenenti
le rappresentazioni digitali dei documenti presenti nell'archivio,
debbono essere inclusi i file di chiusura, con i relativi file di
controllo, dei supporti di memorizzazione che li contengono, onde
consentire la verifica della loro autenticità ed integrità.
3. È altresì consentita l'esibizione per via telematica purchè
sia garantita l'autenticità e l'integrità dei documenti registrati
trasmessi.
4. Qualora la copia di un documento contenuto nell'archivio debba
essere esibita su supporto cartaceo fuori dell'ambiente in cui è
installato il sistema, è necessaria l'autenticazione da parte di un
Pubblico ufficiale solo se trattasi di documenti per i quali l'art. 6
prevede il processo di autenticazione.

Art. 16.
Le procedure operative
1. Ad ogni utente del sistema di archiviazione ottica di documenti
è consentita l'adozione di procedure personalizzate ad integrazione,
semprechè nel rispetto, delle norme di base stabilite dalla presente
Deliberazione.
2. Dette procedure devono essere pubbliche ed esibibili per
stabilirne l'ammissibilità legale oltre che per accertare il
corretto impiego del sistema.
3. Le sole pubbliche amministrazioni devono comunicare le procedure
che intendono adottare all'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione che ne conserva copia.

Art. 17.
Sistemi di archiviazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con la deliberazione 28 luglio 1994,
n. 15, continuano ad applicarsi ai sistemi di archiviazione ottica
già esistenti o in corso di acquisizione al momento dell'entrata in
vigore della presente deliberazione.

Art. 18.
Migrazione degli archivi preesistenti
1. I documenti archiviati in osservanza delle regole tecniche di
cui alla deliberazione 28 luglio 1994, n. 15, possono essere
trasferiti in un archivio conforme alla presente deliberazione se
vengono acquisiti con le modalità previste per i documenti formati
all'origine su supporto informatico, di cui all'art. 6, comma 1,
lettera b).
Roma, 30 luglio 1998
Il presidente: Rey