Serie Generale n. 55 del 7-3-2001
LEGGI ED ALTRI ATTI NORMATIVI
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 8 gennaio 2001, n. 37
Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999). (GU Serie Generale n.55 del 07-03-2001)

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;
Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l'articolo 20 della legge 15 marzo 1997, n. 59, e successive
modificazioni;
Vista la legge 8 marzo 1999, n. 50, allegato 1, n. 42);
Visto il regio decreto 2 ottobre 1911, n. 1163;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975,
n. 854;
Visto l'articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica, 20 ottobre 1998, n. 428;
Visto l'articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281;
Visto l'articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.
490;
Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri,
adottata nella riunione del 28 luglio 2000;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 18 settembre
2000;
Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei
deputati e del Senato della Repubblica;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 28 dicembre 2000;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri per i
beni e le attività culturali, dell'interno e del tesoro, del
bilancio e della programmazione economica;

E m a n a

il seguente regolamento:

Art. 1.
Oggetto e ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina il procedimento di
costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli
archivi ed il procedimento per lo scarto dei documenti degli uffici
dello Stato.
2. Presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali e presso
gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e
provinciali delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento
autonomo, ad esclusione dei Ministeri degli affari esteri e della
difesa sono istituite le Commissioni di sorveglianza sugli archivi di
cui all'articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.

Art. 2.
Composizione e nomina delle Commissioni

1. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi istituite presso
gli uffici centrali delle amministrazioni dello Stato sono composte:
da due rappresentanti dell'amministrazione cui gli atti appartengono,
da un rappresentante del Ministero per i beni e le attività
culturali designato dal sopraintendente dell'Archivio centrale dello
Stato, da un rappresentante del Ministero dell'interno.
2. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi, istituite presso
gli uffici periferici, nonchè presso gli uffici giudiziari di cui al
comma 2 dell'articolo 1, sono composte: da due rappresentanti
dell'ufficio al quale gli atti appartengono, da un rappresentante del
Ministero per i beni e le attività culturali designato dal direttore
del competente archivio di Stato, da un rappresentante del Ministero
dell'interno.
3. Le commissioni di cui al comma 1, sono nominate dai dirigenti
generali o dai corrispondenti organi di vertice; le Commissioni di
cui al comma 2, sono nominate dai dirigenti preposti agli uffici
sovraordinati rispetto agli uffici di livello inferiore che operano
nell'ambito della circoscrizione non inferiore a quella provinciale.

Art. 3.
Procedura ordinaria per la costituzione e il funzionamento delle
Commissioni

1. Il dirigente competente, entro i sessanta giorni precedenti alla
data di scadenza della Commissione, richiede al sovraintendente
dell'archivio centrale dello Stato o al direttore dell'archivio di
Stato competente per territorio e al Ministero dell'interno la
designazione dei membri di propria competenza.
2. Delle designazioni è data comunicazione entro trenta giorni
dalla data della richiesta.
3. Ricevuta la comunicazione di cui al comma 2, il dirigente
competente provvede alla nomina della Commissione di sorveglianza,
individuando, altresì, un impiegato per lo svolgimento delle
funzioni di segretario e, ove lo ritenga opportuno, un proprio
delegato per l'espletamento delle funzioni di presidenza.
4. Dell'atto di nomina della Commissione è data comunicazione, nei
tre giorni successivi, alle amministrazioni di cui al comma 1,
nonchè all'amministrazione da cui dipende l'ufficio stesso.
5. Il Presidente ha l'obbligo di convocare la Commissione almeno
ogni centoventi giorni. La Commissione è convocata, altresì, ogni
qual volta il presidente lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto dai
rappresentanti dell'amministrazione degli archivi di Stato e del
Ministero dell'interno. Il Presidente cura, attraverso il segretario,
la stesura di una relazione annuale sull'attività della Commissione,
indicando sinteticamente i risultati ottenuti in relazione
all'attuazione dei criteri e degli obiettivi stabiliti ai sensi degli
articoli 6 e 7.

Art. 4
Proroga e rinnovo delle Commissioni

1. La Commissione dura in carica tre anni.
2. La Commissione non rinnovata entro il termine di scadenza può
essere prorogata per non più di quarantacinque giorni, decorrenti
dal giorno della scadenza del termine medesimo.
3. Se la Commissione non è rinnovata entro il periodo di proroga,
la relativa competenza è trasferita, entro il termine di novanta
giorni dalla data di scadenza, all'amministrazione da cui dipende
l'ufficio che nomina la Commissione.
4. I Ministri competenti hanno la facoltà di fissare, ai sensi
dell'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, termini
procedimentali inferiori rispetto a quelli massimi fissati dal
presente regolamento.

Art. 5.
Responsabilità degli archivi

1. I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e
della corretta gestione degli archivi, nonchè della regolare tenuta
degli inventari e degli altri strumenti necessari all'esercizio del
diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Art. 6.
Individuazione dei documenti da eliminare

1. I documenti da proporre per lo scarto sono individuati dalle
Commissioni di sorveglianza sugli archivi di cui all'articolo 1 nel
rispetto dei criteri eventualmente fissati dal piano di conservazione
degli archivi, previsto dall'articolo 19, comma 1, del decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, e approvati
dalla competente unità organizzativa del Ministero per i beni e le
attività culturali.
2. I relativi elenchi, accompagnati da una relazione illustrativa
contenente le motivazioni dello scarto, l'indicazione della data
iniziale e finale di ciascuna serie, nonchè della quantità, almeno
approssimativa, dei documenti da eliminare sono trasmessi, anche
mediante l'utilizzazione di strumenti informatici, al Ministero per i
beni e le attività culturali il quale decide sulle proposte di
scarto inviando, entro centoventi giorni dal ricevimento degli
elenchi, il nulla osta all'ufficio interessato e per conoscenza alla
competente amministrazione centrale e determinando, altresì, se i
documenti da scartare debbano essere bruciati, macerati o ceduti in
libero uso. Trascorso il suddetto termine senza che sia stata
adottata alcuna determinazione, tutti i documenti inclusi negli
elenchi sono destinati al macero.

Art. 7.
Procedura semplificata

1. Al rilascio del nulla osta allo scarto relativamente alle
categorie di documenti identificate ai sensi del comma 2, previa
individuazione delle Commissioni di cui all'articolo 1, è delegato
il soprintendente dell'archivio centrale dello Stato per le
amministrazioni centrali e il direttore dell'archivio di Stato
competente per territorio per le amministrazioni periferiche, il
quale decide entro trenta giorni dal ricevimento degli elenchi.
Trascorso tale termine senza che sia stato rilasciato il nulla osta
allo scarto, l'amministrazione può disporre la cessione degli atti.
2. Ogni tre anni, con decreto dell'amministrazione competente, di
concerto con il Ministro per i beni e le attività culturali e
dell'interno, tenuto conto dei criteri previsti dal piano di cui
all'articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
20 ottobre 1998, n. 428, sono individuate le categorie di documenti
di cui al comma 1.

Art. 8.
Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto

1. Le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato
disposto lo scarto, vengono stabilite da ciascuna amministrazione
anche attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa
italiana.
2. Le eventuali somme ricavate dalla cessione di cui al comma 1
dovranno essere versate alla Tesoreria dello Stato, imputando le
stesse all'apposito capitolo dello stato di previsione dell'entrata
dello Stato di pertinenza del Tesoro.

Art. 9.
Scarto di documenti non consultabili

1. Le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera
consultabilità ai sensi dell'articolo 8 del decreto legislativo 30
luglio 1999, n. 281, sono inoltrate, per i provvedimenti di
competenza al Ministero dell'interno, il quale si pronuncia entro
novanta giorni. Trascorso tale termine senza che il Ministero
dell'interno si sia pronunciato, l'amministrazione può disporre la
cessione degli atti sottratti alla libera consultabilità.

Art. 10.
Abrogazioni

1. Ai sensi dell'articolo 20, comma 4, della legge 15 marzo 1997,
n. 59, dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono
abrogati:
a) il decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n.
344;
b) l'articolo 69, commi 2o, 3o e 4o del regio decreto 2 ottobre
1911, n. 1163;
c) l'articolo 16 del regio decreto-legge 10 agosto 1928, n. 2034,
come modificato dal regio decreto-legge 12 febbraio 1930, n. 84, e
convertito dalla legge 17 aprile 1930, n. 578;
d) l'articolo 3, comma 4, del decreto del Presidente della
Repubblica 30 dicembre 1975, n. 854.
2. Restano abrogati gli articoli 25 e 27 del decreto del Presidente
della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Dato a Roma, addì 8 gennaio 2001

CIAMPI

Amato, Presidente del Consiglio dei
Ministri
Bassanini, Ministro per la funzione
pubblica
Melandri, Ministro per i beni e le
attività culturali
Bianco, Ministro dell'interno
Visco, Ministro del tesoro, del
bilancio e della programmazione
economica

Visto, il Guardasigilli: Fassino
Registrato alla Corte dei conti il 16 febbraio 2001
Ministeri istituzionali, registro n. 2, foglio n. 61