Serie Generale n. 294 del 19-12-2001
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA
DIRETTIVA 30 ottobre 2001
Sistemi di telefonia e sistemi connessi di telecomunicazione delle pubbliche amministrazioni. (GU Serie Generale n.294 del 19-12-2001)

IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza

Premessa.
I moderni sistemi di telecomunicazione consentono oggi di
soddisfare le esigenze di celerità e flessibilità garantendo un
servizio continuo e la rapidità nella circolazione delle
informazioni.
La pubblica amministrazione, in quest'ultimi anni, nel perseguire
tali obiettivi ha volto sempre maggiore attenzione all'evoluzione
tecnologica di detti sistemi ed alla relativa regolamentazione.
Già la circolare n. 6 del 13 marzo 1996 e la direttiva dell'11
aprile 1997 del Ministro per la funzione pubblica avevano individuato
nuovi criteri selettivi in relazione ai sistemi di telefonia dello
Stato, al fine di promuoverne in modo efficace la trasformazione
strutturale e organizzativa.
Oggi, alla luce dei continui cambiamenti e delle innovazioni che
consentiranno di utilizzare questi sistemi anche per la trasmissione
di documenti, appare necessario completare l'attuazione di dette
direttive attraverso ulteriori criteri di regolazione, al fine di
garantire la diffusione di tali strumenti in un'ottica di
contenimento della spesa.
L'assegnazione e l'uso dei sistemi telefonici devono rispondere
all'interesse ed alle esigenze dell'amministrazione, al miglioramento
della qualità del lavoro e della produttività e alla capacità
delle amministrazioni di soddisfare i bisogni nuovi della
collettività, in un quadro di economia ed efficienza.
Le disposizioni della presente direttiva si applicano ai telefoni
fissi, ai telefoni cellulari, alle schede di telefonia mobile per
computer portatili e ai collegamenti di rete tramite cellulari
connessi a palmari o a computer portatili.
Al fine di raggiungere gli obiettivi in premessa, si indica quanto
segue:
1) Telefonia fissa.
Le spese per le utenze telefoniche degli uffici assorbono ancora
molte risorse delle pubbliche amministrazioni, pur in un contesto in
cui il mercato e le tecnologie consentono considerevoli risparmi e
impieghi ottimali.
A tal fine, si richiamano le previsioni contenute in disposizioni
precedenti riguardanti le responsabilità dei dirigenti
sull'andamento del traffico telefonico e sui costi dei singoli
uffici, per attivare le necessarie attività di monitoraggio
sull'utilizzo delle utenze telefoniche allo scopo di impedirne un uso
indiscriminato e improprio.
Inoltre, al fine di cogliere le opportunità offerte oggi dalle
nuove tecnologie e dal mercato per realizzare sistemi di
comunicazione integrata fisso-mobile-rete elettronica, si invitano le
amministrazioni a verificare periodicamente i costi, le tariffe e
l'adeguamento tecnologico dei sistemi adottati.
Per la scelta degli operatori di rete fissa, tenendo conto delle
integrazioni con le apparecchiature mobili, dell'utilizzo della rete
internet e della tipologia di traffico della singola amministrazione,
le amministrazioni devono ricorrere alle procedure di acquisto
centralizzato, così come richiamato nel successivo punto 7 della
presente direttiva.
Le amministrazioni, inoltre, adotteranno tutti i dispositivi
previsti per un utilizzo razionale delle apparecchiature attraverso
l'impiego di sistemi di abilitazione e restrizione a vari livelli,
adeguati alle effettive esigenze, prevedendo infine accorgimenti
come: l'inserimento del blocco in caso di assenza dall'ufficio e
l'invio periodico al responsabile dell'ufficio dell'estratto delle
chiamate urbane e interurbane.
Nei casi di impiego di sistemi di telelavoro, le amministrazioni
adotteranno i sistemi di collegamento telefonico alla rete internet e
alla sede centrale più convenienti per conseguire obiettivi di
risparmio dei costi e di flessibilità nel lavoro.
2) Assegnazione dei sistemi di telefonia mobile.
Le apparecchiature di telefonia mobile dovranno essere assegnate
secondo modalità open, ovvero con la possibilità di effettuare
telefonate in Italia e all'estero, al fine di consentire lo
svolgimento delle attività istituzionali anche fuori sede e
garantire nel contempo la reperibilità, alle seguenti categorie di
soggetti:
Presidente del Consiglio dei Ministri e Vice Presidente del
Consiglio dei Ministri;
Ministri e vice Ministri;
Sottosegretari di Stato;
Capi di Gabinetto, Capi degli uffici legislativi, portavoce e
consiglieri diplomatici dei Ministri;
Capi segreteria ovvero Segretari particolari;
dirigenti di cui all'art. 19, comma 3, del decreto legislativo 30
marzo 2001, n. 165.
Ai dirigenti di cui all'art. 19, comma 4, del decreto legislativo
30 marzo 2001, n. 165, vengono assegnate apparecchiature di telefonia
mobile, secondo modalità open, per le sole chiamate interurbane
nazionali. Particolari incarichi, anche temporanei, potranno
consentire a tali destinatari l'abilitazione alle telefonate
internazionali.
I dirigenti delle pubbliche amministrazioni non titolari di uffici
di livello dirigenziale generale possono essere assegnatari di
apparecchiature di telefonia mobile di tipo RAM (Rete aziendale
mobile), non abilitate alle telefonate all'esterno. L'abilitazione
open dovrà essere autorizzata solo a chi debba assicurare, per
esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e per il
periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che
ne richiedono l'uso.
Per gli utenti con abilitazione di tipo RAM, si può tener conto
delle possibilità tecniche di restrizione offerte dagli apparati
stessi. Secondo le valutazioni specifiche, ciascuna amministrazione
ricorrerà ad una delle seguenti soluzioni tecniche:
a) codice PIN, per vari livelli di abilitazione (nazionale,
internazionale, mobile-fisso, mobile-mobile);
b) livelli differenziati di restrizione, al fine di consentire
solo chiamate ai numeri in memoria (corrispondenti, ad esempio, ai
numeri degli uffici di diretto riferimento della persona);
c) durata delle comunicazioni, visualizzazione dei costi.
Le fatture emesse dal fornitore del servizio telefonico dovranno
essere personalmente sottoscritte dal titolare del telefono
portatile, al fine di attestare che l'effettuazione delle
conversazioni telefoniche sia avvenuta in correlazione alle esigenze
di servizio.
3) Accessori e sicurezza.
Al momento dell'assegnazione delle apparecchiature, le
amministrazioni dovranno fornire l'auricolare per l'utilizzo
ordinario, nonchè, solo se necessario, il kit di supporto per
l'utilizzo sulle vetture e gli eventuali sistemi di collegamento con
apparecchiature informatiche. Il titolare dell'apparecchiatura mobile
dovrà adottare, nell'utilizzo di tale strumento, tutti gli
accorgimenti per la sicurezza individuale.
4) Utilizzo privato degli strumenti di telefonia mobile.
L'uso ai fini privati delle apparecchiature potrà avvenire solo in
caso di contratto di dual billing (doppia fatturazione), introducendo
il codice che permette di addebitare i costi per l'uso privato sul
conto corrente personale del titolare dell'utenza. Tutti gli
assegnatari di apparecchiature di telefonia mobile sono tenuti ad
attivare il contratto privato per l'impiego personale di tali
sistemi.
Il trasferimento di chiamata al telefono cellulare privato è
consentito solo per i titolari con abilitazione di tipo open, mentre
per gli altri è consentito solo verso il telefono fisso
dell'ufficio, In ogni caso, tale servizio dovrà comunque essere
dichiarato preventivamente.
I collegamenti Wap (Wireless application protocol), internet
tramite UMTS (Universal mobile telecommunication system) e l'utilizzo
dei messaggi di testo verranno consentiti solo per interesse
dell'amministrazione e per lo svolgimento dell'attività di lavoro
fuori sede.
5) Utilizzo per servizio.
Al fine di un razionale utilizzo, l'impiego delle apparecchiature
dovrà tenere conto del piano tariffario previsto in convenzione, che
sarà comunicato dalle amministrazioni agli interessati al momento
della consegna dell'apparato mobile.
Sulla base di tale prospetto, le amministrazioni verificheranno con
i gestori la possibilità di adottare sistemi di rete aziendale
estesi, così da pervenire a costi utenza più contenuti.
6) Monitoraggio.
Ai fini del contenimento della spesa, le amministrazioni dovranno
prevedere, in rispetto della normativa sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, un sistema di raccolta delle fatture
relative ai singoli apparecchi, verificando a campione l'utilizzo
corretto delle relative utenze.
7) Acquisto delle apparecchiature.
Per gli acquisti delle suddette apparecchiature le amministrazioni
dovranno ricorrere alle procedure di acquisto centralizzato,
attraverso l'adesione alle convenzioni previste dall'art. 26 della
legge 23 dicembre 1999, n. 488, e dall'art. 58 della legge 23
dicembre 2000, n. 388, stipulate dalla Concessionaria servizi
informativi pubblici (Consip) S.p.a.
Sono fatte salve, per le parti non modificate, le disposizioni
contenute nella circolare n. 6 del 13 marzo 1996 e nella direttiva
dell'11 aprile 1997 del Ministro per la funzione pubblica.
Roma, 30 ottobre 2001

Il Ministro per la funzione pubblica
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza
Frattini
Registrato alla Corte dei conti il 28 novembre 2001
Ministeri istituzionali, Presidenza del Consiglio dei Ministri,
registro n. 13, foglio n. 263