Serie Generale n. 77 del 2-4-1994
SUPPLEMENTI ORDINARI
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
CIRCOLARE 23 marzo 1994, n. 6
Carichi di lavoro delle amministrazioni pubbliche e dotazioni organiche delle Amministrazioni dello Stato. (GU Serie Generale n.77 del 02-04-1994 - Suppl. Ordinario n. 54)

Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri - Segretariato generale -
Ufficio del coordinamento
amministrativo - Dipartimento degli
AA.GG. e del personale -
Dipartimento per gli affari
giuridici e legislativi
A tutti i Ministeri - Gabinetto -
Direzione gen. AA.GG. e personale
Al Consiglio di Stato -
Segretariato generale
Al corte dei conti - Segretariato
generale
All'Avvocatura generale dello Stato
- Segretariato generale
Al Consiglio nazionale della
economia e del lavoro -
Segretariato generale
Ai commissari di Governo nelle
regioni a statuto ordinario
Al commissario dello Stato nella
regione siciliana
Al rappresentante del Governo nella
regione sarda
Al commissario del Governo nella
regione Friuli-Venezia Giulia
Al presidente della Commissione di
coordinamento nella regione Valle
d'Aosta
Al commissario del Governo nella
provincia di Trento
Al commissario del Governo nella
provincia di Bolzano
Ai Prefetti della Repubblica (per
il tramite del Ministero
dell'interno)
Alle Aziende ed Amministrazioni
dello Stato ad ordinamento autonomo
(per il tramite dei Ministeri
interessati)
Ai presidenti degli enti pubblici
non economici (per il tramite dei
Ministeri vigilanti)
Ai presidenti degli enti di ricerca
e sperimentazione (per il tramite
dei Ministeri vigilanti)
Ai rettori delle Università e
delle Istituzioni universitarie
(per il tramite del Ministero della
ricerca scientifica e tecnologica)
Ai presidenti delle giunte
regionali e delle province autonome
(per il tramite di rappresentanti e
dei commissari di Governo)
Alle province (per il tramite dei
Prefetti)
Ai comuni (per il tramite dei
Prefetti)
Alle comunità montane (per il
tramite dei Prefetti)
Alle unità sanitarie locali (per
il tramite delle regioni)
Agli istituti di ricovero e di cura
a carattere scientifico (per il
tramite delle regioni)
Agli istituti zooprofilattici
sperimentali (per il tramite delle
regioni)
Ai presidenti delle camere di
commercio, industria, artigianato
ed agricoltura (per il tramite
dell'Unioncamere)
Agli istituti autonomi case
popolari (per il tramite
dell'Aniacap)
All'A.N.C.I.
All'U.P.I.
All'U.N.C.E.M.
All'UNIONCAMERE
All'ANIACAP
Alla Conferenza dei rettori delle
Università degli studi
Alla Conferenza dei presidenti
delle regioni e delle province
autonome di Trento e di Bolzano
Alla Agenzia per la rappresentanza
negoziale delle pubbliche
amministrazioni
e p.c.:
Alla Presidenza della Repubblica -
Segretariato generale - Palazzo del
Quirinale

Il Dipartimento della funzione pubblica emana la seguente
direttiva, nell'ambito dei poteri di indirizzo e coordinamento
conferitigli dalla legge, al fine di indicare le procedure per la
verifica della congruità delle metodologie di rilevazione dei
carichi di lavoro e, solo per le amministrazioni dello Stato, le pro-
cedure preliminari all'approvazione delle dotazioni organiche con
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
La presente direttiva è stata preceduta da diverse consultazioni;
in particolare: con i rappresentanti della Conferenza dei Presidenti
delle Regioni, della Conferenza dei Rettori delle Università,
dell'A.N.C.I., dell'U.P.I., dell'U.N.C.E.M. e dell'UNIONCAMERE.
1. Gli aspetti normativi
L'articolo 3, comma 5, della legge 24 dicembre 1993, n. 537
dispone che le amministrazioni pubbliche, così come definite
dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.
29 e successive modificazioni, devono provvedere entro il 31.12.94
alla verifica dei carichi di lavoro, che sarà poi ripetuta con
cadenza biennale.
Tale operazione è finalizzata alla rideterminazione delle
dotazioni organiche, provvisoriamente stabilite ai sensi del comma 6
e delle deroghe previste dai commi 7 (Avvocatura dello Stato, MURST,
Dipartimento per i servizi tecnici nazionali) e 16 (amministrazione
della giustizia, università ed enti di ricerca, sanita')
dell'articolo 3 della legge 24 dicembre 1993, n. 537.
La scuola e gli istituti di istruzione di ogni ordine e grado e le
istituzioni educative sono, ai sensi dell'art. 4 della legge 23
dicembre 1993, n. 537, esclude dalla verifica dei carichi di lavoro.
Al Dipartimento della funzione pubblica è assegnato il compito di
verificare la congruità delle metodologie utilizzate dalle diverse
amministrazioni pubbliche per la rilevazione dei carichi di lavoro.
Solo dopo che le amministrazioni hanno provveduto alla
rideterminazione delle dotazioni organiche a seguito della
rilevazione dei carichi di lavoro, esse possono coprire i posti
resisi disponibili per cessazione, pur nei limiti previsti dalla
legge.
L'attuazione delle disposizioni dell'articolo 3, qui richiamate,
deve essere coordinata con quanto dispone l'articolo 6, del decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 e successive modificazioni, in
merito alla approvazione delle dotazioni organiche da parte del
Presidente del Consiglio dei Ministri.
Quest'ultima norma, infatti, limitatamente alle amministrazioni
dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, dispone che la dotazione
organica, determinata previa verifica dei carichi di lavoro, sia
approvata con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta del Ministro competente, formulata d'intesa con il Ministero
del tesoro e con il Dipartimento della funzione pubblica.
In questo quadro, per le amministrazioni ora menzionate, il
Dipartimento della funzione pubblica assume un ruolo ulteriore
rispetto a quello della sola verifica della congruità delle
metodologie di rilevazione dei carichi di lavoro. Infatti, per
svolgere un ruolo attivo nel processo di formulazione della proposta
di dotazione organica da parte del Ministro competente e d'intesa con
il Ministro del Tesoro, il Dipartimento della funzione pubblica deve
esaminare nel merito i risultati conseguiti con la rilevazione, la
loro coerenza interna e la loro coerenza rispetto alla proposta di
dotazione organica presentata dalla amministrazione interessata.
Pertanto debbono essere distinte le amministrazioni soggette sia
alla verifica della congruità della metodologia di rilevazione che
alla approvazione della dotazione organica con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri (Amministrazioni dello Stato, anche ad
ordinamento autonomo), dalle amministrazioni soggette solo alla
verifica della congruità della metodologia (le restanti
amministrazioni).
Ai fini della richiesta di attestazione di congruità, si
specificano alcuni requisiti metodologici minimi che le
amministrazioni dovranno rispettare.
2. Requisiti delle metodologie
Il carico di lavoro è definito come la quantità di lavoro
necessario delle diverse qualifiche e professionalità, dato un
contesto operativo e un periodo di riferimento, per trattare i casi
che vengono sottoposti ad una unità organizzativa in dipendenza:
a) delle esigenze espresse da utenti finali;
b) delle attività di altre unità organizzative dello stesso
ente;
c) degli obiettivi di produzione assegnati.
Ne discende che, per misurare i carichi di lavoro, si deve far
riferimento alle condizioni della domanda e alle condizioni di
produzione dei servizi.
Per le condizioni della domanda, è necessario rilevare per
ciascuna amministrazione:
- l'unità organizzativa minima cui si riferisce il carico di lavoro;
- la lista delle attività e dei prodotti di ciascuna unità
organizzativa e le relative unità di misura;
- la quantità di atti o prodotti richiesti, (valutata sulla base
della media dell'ultimo triennio), o previsti in relazione agli
obiettivi assegnati a ciascuna unità organizzativa;
- la quantità di atti o prodotti ottenuti da ciascuna unità
organizzativa nella media dell'ultimo triennio;
- le eventuali giacenze iniziali e finali rilevate con riferimento
all'anno considerato.
In questo ambito, si potrà tener conto delle variazioni attese
dei flussi di domanda, anche in conseguenza di ristrutturazioni
organizzative.
Riguardo alle condizioni della produzione, è necessario
determinare: il tempo standard di esecuzione per ciascuna attività,
nonchè le qualifiche e i profili professionali, accorpati per aree
omogenee di funzioni, necessari allo svolgimento di ciascuna
attività. La metodologia potrà prevedere modificazioni periodiche
degli standards in connessione a mutamenti procedurali e innovazioni
tecnologiche dei processi produttivi.
Inoltre, si dovrà tener conto del tempo di lavoro dedicato ad
attività per le quali non è possibile rilevare il tempo standard,
date le loro caratteristiche (per esempio, le attività di studio) e
del tempo di lavoro dedicato alle attività ausiliarie (per esempio,
centralini, anticamera, ecc.);
Infine, è necessario rilevare il numero di addetti in servizio,
il numero di assenze ed i flussi annui di lavoro ordinario e
straordinario distinti per unità organizzativa, per qualifica e
profili professionali, quest'ultimi accorpati per aree omogenee di
funzioni.
Sono ritenute ammissibili rilevazioni di tipo campionario, qualora
si riferiscano ad unità organizzative che svolgono tutte le medesime
attività, avendo, tuttavia, la precauzione di tener conto delle
eventuali diverse condizioni organizzative e dotazioni tecnologiche.
Per una esemplificazione della rilevazione delle variabili prima
indicate, si rinvia all'allegato tecnico (allegato 2), che contiene
una delle metodologie utilizzabili.
3. Giudizio di congruità e diversità delle procedure di
verifica
L'obiettivo perseguito dal legislatore con la previsione del
giudizio di congruità sulle metodologie seguite per la rilevazione
dei carichi di lavoro presso tutte le amministrazioni, è quello di
favorire criteri di definizione, rilevazione e determinazione dei
carichi di lavoro non incompatibili tra loro, pur nel rispetto delle
peculiarità esistenti tra i diversi comparti e amministrazioni.
Per tener conto delle diverse caratteristiche delle
amministrazioni pubbliche, sono previsti percorsi procedimentali
distinti per tipologia di amministrazione.
Per favorire l'applicazione di metodologie relativamente omogenee,
all'interno dei diversi comparti dell'amministrazione, un ruolo
essenziale è stato assegnato alle Regioni rispetto agli enti
pubblici vigilati, alle associazioni di enti locali nei confronti dei
singoli enti, alla Conferenza dei Rettori per le Università, alla
Unioncamere per le Camere di Commercio, ai ministeri vigilanti per
gli enti pubblici non economici e per le istituzioni e gli enti di
ricerca ai quali si riferiscono.
All'interno delle diversità procedurali, è fondamentale la
distinzione tra le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento
autonomo, da un lato, e le restanti amministrazioni, dall'altro. Come
detto, la distinzione si fonda sulla circostanza che, per le prime,
la dotazione organica è adottata con decreto del Presidente del
Consiglio dei ministri, per le seconde, è decisa in completa
autonomia, secondo i rispettivi ordinamenti.
3.1 Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo
La procedura per la verifica di congruità delle metodologie
adottate dalle amministrazioni dello Stato è la seguente:
1) Le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo,
elaborano la metodologia per la rilevazione dei carichi di lavoro,
tenendo conto dei requisiti sopra indicati e la sperimentano,
applicandola ad alcuni casi.
2) Esse trasmettono al Dipartimento della funzione pubblica:
a) una relazione che illustra analiticamente la metodologia che si
intende seguire, corredata dai moduli per la rilevazione;
qualora si adotti la metodologia esemplificata nell'allegato 2,
e'sufficiente comunicare la scelta effettuata;
b) i risultati della sperimentazione presso una unità
dell'amministrazione centrale, con relazione esplicativa;
c) i risultati della sperimentazione presso una unità
dell'amministrazione periferica, con relazione esplicativa;
3) Le amministrazioni che, al momento della pubblicazione della
presente direttiva nella Gazzetta Ufficiale, hanno concluso la
rilevazione dei carichi di lavoro, ovvero sono in fase conclusiva,
trasmettono al Dipartimento della funzione pubblica:
a) una relazione che illustra analiticamente la metodologia
seguita;
b) i risultati ottenuti dall'applicazione della metodologia presso
una unità dell'amministrazione centrale, con relazione
esplicativa;
c) i risultati ottenuti dall'applicazione della metodologia
presso
una unità dell'amministrazione periferica, con relazione
esplicativa.
4) Il Dipartimento della funzione pubblica, entro 30 giorni dalla
ricezione della documentazione, verifica la congruità della
metodologia proposta. Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale
termine, il giudizio di congruità si intende reso favorevolmente.
5) Al fine di rendere più agevole la definizione della proposta di
dotazione organica, che va formulata ai sensi dell'art. 6, comma
3, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 e successive
modificazioni, il Dipartimento della funzione pubblica stabilisce,
se necessario, d'intesa con l'amministrazione interessata, un
programma di verifica sugli stati di avanzamento della
rilevazione.
6) A conclusione della rilevazione, ciascuna amministrazione fornisce
al Dipartimento della funzione pubblica e al Ministero del Tesoro
- Ragioneria Generale dello Stato, per il tramite delle Regionerie
Centrali competenti - la proposta di dotazione organica e le
informazioni ordinate, secondo i cinque prospetti in allegato
(allegato 1); ulteriori informazioni di dettaglio potranno essere
richieste dal Dipartimento della funzione pubblica e dal Ministero
del Tesoro.
7) Successivamente, il Dipartimento della funzione pubblica esprime
parere per formulare, d'intesa con il Ministro competente e con il
Ministero del Tesoro, la proposta di dotazione organica.
Le informazioni relative ai carichi di lavoro e le conseguenti
elaborazioni saranno trattate utilizzando adeguati supporti
informatici.
Entro il 30 giugno 1994, l'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, in collaborazione con il Dipartimento della
funzione pubblica e con il Ministero del Tesoro, definisce, ai sensi
dell'articolo 7, comma 1, del decreto legislativo del 12 febbraio
1993, n. 39, standard minimi di omogeneità tecnica che consentano il
trasferimento dei dati su supporto magnetico dalle amministrazioni
dello Stato al Dipartimento della funzione pubblica e al Ministero
del Tesoro.
In sede di prima applicazione della procedura di determinazione
dei carichi di lavoro, le amministrazioni menzionate potranno
trasmettere i dati di cui al punto 6) su supporto cartaceo.
3.2 Università
L'articolo 3, comma 5, della legge 24 dicembre 1993, n. 537,
prevede la rilevazione dei carichi di lavoro anche per il personale
non docente delle Università e la verifica delle metodologie da
parte del Dipartimento.
In base all'articolo 5, comma 12, della legge citata - il quale ha
innovato per questa parte l'articolo 6 del decreto legislativo 3
febbraio 1993, n. 29 e successive modificazioni - le modifiche degli
organici sono deliberate dalle Università secondo i rispettivi
ordinamenti.
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rivelazione dei carichi di lavoro delle Università è la seguente:
1) La Conferenza dei Rettori propone al Dipartimento della funzione
pubblica le metodologie per la valutazione dei carichi di lavoro
che ritiene idonee, tenuto conto della specificità delle
università e dei criteri di cui al precedente paragrafo 2. A tal
fine, presenta una relazione dettagliata e uno studio sperimentale
di casi, per ciascuna metodologia proposta.
2) Il Dipartimento, entro 30 giorni dalla ricezione della
documentazione, verifica la congruità delle metodologie proposte.
Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale termine, il giudizio di
congruità si intende reso favorevolmente.
3) Le singole Università applicano una delle metodologie ritenute
congrue dal Dipartimento della funzione pubblica.
4) Le singole Università determinano la dotazione organica di
ateneo, che viene deliberata secondo i rispettivi ordinamenti.
3.3 Istituzione ed enti di ricerca
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rilevazione dei carichi di lavoro delle istituzioni e degli enti di
ricerca è la seguente:
1) Ciascuno ministero vigilante, per le istituzioni e gli enti di
riferimento, propone al Dipartimento della funzione pubblica le
metodologie per la valutazione dei carichi di lavoro ritenute
idonee, tenuto conto della specificità delle istituzioni e degli
enti di ricerca e dei criteri di cui al precedente paragrafo 2.
2) Il Dipartimento, entro 30 giorni dalla ricezione della
documentazione, verifica la congruità delle metodologie proposte.
Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale termine, il giudizio di
congruità si intende reso favorevolmente.
3) Ciascuna istituzione od ente applica una delle metodologie
ritenute congrue dal Dipartimento della funzione pubblica.
4) Ciascuna istituzione ed ente determina la dotazione organica
secondo i rispettivi ordinamenti.
Entro 45 giorni dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
presente direttiva, le istituzioni e gli enti che abbiano avviato o
concluso la rilevazione dei carichi di lavoro, possono richiedere
direttamente al Dipartimento della funzione pubblica la verifica di
congruità della loro metodologia. In tal caso, presentano una
relazione tecnica relativa allo stato di avanzamento del lavoro e
alle caratteristiche della metodologia, corredata da un esempio
attuativo. Il Dipartimento verifica se la metodologia presentata
risponde ai requisiti minimi previsti e rilascia il giudizio di
congruità, nei termini di cui al punto 2. La richiesta può essere
presentata congiuntamente da più istituzioni ed enti.
3.4 Enti pubblici non economici
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rilevazione dei carichi di lavoro degli enti pubblici non economici
è la seguente:
1) Ciascun ministero vigilante, per gli enti pubblici di riferimento,
propone al Dipartimento della funzione pubblica le metodologie per
la valutazione dei carichi di lavoro ritenute idonee, tenuto conto
della specificità di ciascun ente e dei criteri di cui al
precedente paragrafo 2.
2) Il Dipartimento, entro 30 giorni dalla ricezione della
documentazione, verifica la congruità delle metodologie proposte.
Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale termine, il giudizio di
congruità si intende reso favorevolmente.
3) Ciascun ente applica una delle metodologie ritenute congrue dal
Dipartimento della funzione pubblica.
4) Ciascun ente determina la dotazione organica secondo il proprio
ordinamento.
Entro 45 giorni dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
presente direttiva, gli enti che abbiano avviato o concluso la
rilevazione dei carichi di lavoro, possono richiedere direttamente al
Dipartimento della funzione pubblica la verifica di congruità della
loro metodologia. In tal caso, presentano una relazione tecnica
relativa allo stato di avanzamento del lavoro e alle caratteristiche
della metodologia, corredata da un esempio attuativo. Il Dipartimento
verifica se la metodologia presentata risponde ai requisiti minimi
previsti e rilascia il giudizio di congruità nei termini di cui al
punto 2. La richiesta può essere presentata congiuntamente da più
enti.
3.5. Enti locali (comuni, province, comunità montane e loro
consorzi)
Confermando le precedenti disposizioni normative, la legge 24
dicembre 1993, n. 537 esclude che le dotazioni organiche degli enti
locali non in dissesto siano soggette all'approvazione di organismi
centrali. Per gli enti locali, il Dipartimento della funzione
pubblica verifica solamente la congruità delle metodologie
utilizzate per determinare i carichi di lavoro, ai sensi
dell'articolo 3, comma 5 della legge citata.
La rideterminazione delle dotazioni organiche sulla base dei
carichi di lavoro è la condizione che la legge richiede, articolo 3,
comma 11 della legge n. 537/93, per escludere gli enti locali non in
dissesto dalle limitazioni previste nei commi 8, 23 e 27 dello stesso
articolo 3. Evidente è l'interesse degli enti locali a definire nel
minor tempo possibile, nel rispetto dell'obiettivo perseguito dal
legislatore con il termine sollecitatorio di 180 giorni, la
rilevazione dei carichi di lavoro e l'approvazione delle dotazioni
organiche.
La procedura è la seguente:
1) Le associazioni di enti locali propongono al Dipartimento della
funzione pubblica le metodologie che ritengono idonee per
l'analisi dei carichi di lavoro in relazione alla diverse
condizioni strutturali, demografiche, organizzative e socio-
economiche degli enti. Le metodologie si ispireranno ai requisiti
indicati nel precedente paragrafo 2. Nei casi in cui la
standardizzazione dei tempi di produzione, a causa della modalità
di prestazione dei servizi e/o della tipologia e natura delle
attività svolte, non sia realizzabile, è consentito proporre
metodi fondati sulla produttività media che prevedano opportune
analisi delle condizioni di domanda e di produzione. In
particolare potranno essere presentate metodologie diversificate
in ordine alla tipologia di attività (settori amministrativi,
settori tecnici, ecc) e in ordine alla dimensione degli enti. A
tal fine, le associazioni presentano una relazione dettagliata e
uno studio sperimentale per ciascuna metodologia proposta. La
presentazione di tale studio, allegato alla relazione, ha il solo
scopo di esemplificare le caratteristiche della metodologia e può
riferirsi anche soltanto a casi esemplificativi di amministrazioni
locali.
2) Il Dipartimento, entro 30 giorni dalla ricezione della
documentazione, verifica la congruità delle metodologie proposte.
Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale termine, il giudizio di
congruità si intende reso favorevolmente.
3) I singoli enti locali scelgono la metodologia che ritengono più
idonea alla loro situazione specifica tra quelle presentate dalle
associazioni di enti locali e ritenute conngrue dal Dipartimento.
4) I singoli enti locali adottano la propria dotazione organica.
Entro 45 giorni dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
presente direttiva, gli enti, che abbiano avviato o concluso la
rilevazione dei carichi di lavoro, possono richiedere direttamente al
Dipartimento della funzione pubblica la verifica di congruità della
loro metodologia. In tal caso, presentano una relazione tecnica
relativa allo stato di avanzamento del lavoro e alle caratteristiche
della metodologia, corredata da un esempio attuativo. Il Dipartimento
verifica se la metodologia presentata risponde ai requisiti minimi
previsti e rilascia il giudizio di congruità nei termini di cui al
punto 2. La richiesta può essere presentata congiuntamente da più
enti.
3.6 Regioni e altri enti pubblici non economici da esse dipendenti
3.6.1. Regioni
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rilevazione dei carichi di lavoro delle Regioni è la seguente:
1) Le Regioni elaborano le metodologie per la rilevazione dei carichi
di lavoro, tenendo conto dei requisiti indicati nel precedente
paragrafo 2.
2) Esse trasmettono al Dipartimento della funzione pubblica:
a) una relazione che illustra analiticamente la metodologia che si
intende seguire, corredata dai moduli per la rilevazione;
qualora si adotti la metodologia esemplificata nell'allegato 2,
è sufficiente comunicare la scelta effettuata;
b) i risultati della sperimentazione effettuata presso due unità
organizzative, con relazione esplicativa.
3) Il Dipartimento, della funzione pubblica, entro 30 giorni dalla
ricezione della documentazione, verifica la congruità della
metodologia proposta. Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale
termine, il giudizio di congruità si intende reso favorevolmente.
3.6.2. Enti pubblici non economici dipendenti dalle Regioni
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rilevazione dei carichi di lavoro degli enti pubblici non economici
dipendenti dalle Regioni è la seguente:
1) Le Regioni propongono al Dipartimento della funzione pubblica le
metodologie che ritengono idonee per l'analisi dei carichi di
lavoro in relazione alle diverse condizioni strutturali e
organizzative degli enti pubblici non economici da esse vigilati
(Enti per il diritto allo studio, Enti di sviluppo agricolo, IACP,
ecc). A tal fine presentano una relazione dettagliata e uno studio
sperimentale di casi, per ciascuna metodologia proposta. Le
metodologie si ispireranno ai requisiti indicati nel precedente
paragrafo 2.
2) Il Dipartimento, entro 30 giorni dalla ricezione della
documentazione, verifica la congruità delle metodologie proposte.
Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale termine, il giudizio di
congruità si intende reso favorevolmente.
3) I singoli enti scelgono, tra le metodologie ritenute congrue dal
Dipartimento, quella che ritengono più idonea alla propria
situazione specifica.
3.7. Camere di commercio
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rilevazione dei carichi di lavoro delle Camere di commercio è la
seguente:
1) L'associazione delle Camere di commercio - Unioncamere -
propone, per il tramite del Ministero dell'Industria del Commercio
e dell'Artigianato, al Dipartimento della funzione pubblica le
metodologie che ritiene idonee per l'analisi dei carichi di lavoro
presso le Camere di commercio. A tal fine presenta una relazione
dettagliata e uno studio sperimentale di casi, per ciascuna
metodologia proposta. Le metodologie si ispireranno ai requisiti
indicati nel precedente paragrafo 2.
2) Il Dipartimento, entro 30 giorni dalla ricezione della
documentazione, verifica la congruità delle metodologie proposte.
Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale termine, il giudizio di
congruità si intende reso favorevolmente.
3) I singoli enti scelgono, tra le metodologie ritenute congrue dal
Dipartimento, quella che ritengono più idonea alla propria
situazione specifica.
3.8 Altre amministrazioni pubbliche
La procedura per la verifica della congruità delle metodologie di
rilevazione dei carichi di lavoro con riferimento alle restanti
amministrazioni pubbliche è la seguente:
1) Ciascuna amministrazione elabora la metodologia per la
rilevazione dei carichi di lavoro, tenendo conto dei requisiti
indicati nel precedente paragrafo 2.
2) Successivamente, trasmette al Dipartimento della funzione
pubblica:
a) una relazione che illustri analiticamente la metodologia che si
intende seguire, corredata dai moduli per la rilevazione;
b) i risultati della sperimentazione effettuata presso alcune
unità organizzative, con relazione esplicativa.
3) Il Dipartimento, della funzione pubblica, entro 30 giorni dalla
ricezione della documentazione, verifica la congruità della
metodologia proposta. Decorsi 10 giorni dalla scadenza di tale
termine, il giudizio di congruità si intende reso favorevolmente.
3.9 Decorrenza dei termini
Per le amministrazioni che, a seguito dell'entrata in vigore della
legge 24 dicembre 1993, n. 537, abbiano già provveduto ad inviare al
Dipartimento della funzione pubblica le metodologie per la
determinazione dei carichi di lavoro, il giudizio di congruità sarà
espresso entro 30 giorni dalla pubblicazione della presente direttiva
nella Gazzetta Ufficiale. Decorsi dieci giorni dalla scandeza del
predetto termine, il giudizio di congruità si intende reso
favorevolmente.
4. Ufficio competente
Competente a seguire le procedure è l'Ufficio per l'organizzazione
delle pubbliche amministrazioni - Dipartimento della funzione
pubblica - Palazzo Vidoni - Corso Vittorio Emanuele II, 116 - 00186
Roma - tel. 06/6873108/68003311 - fax 06/68003287.
IL MINISTRO
PER LA FUNZIONE PUBBLICA
Sabino Cassese

ALLEGATO 1
Prospetti da inviare al Dipartimento della funzione pubblica
da parte delle Amministrazioni dello Stato
Prospetto 1: Lista delle attività
_____________________________________________________________________
| |
|AMMINISTRAZIONE (1) ___________________________ |
|DIREZIONE GENERALE O EQUIVALENTI ___________________________ |
|DIVISIONE/UFFICIO PERIFERICO ___________________________ |
|___________________________________________________________________|
| | POSSIBILITÀ DI | |
| | RILEVAZIONE | UNITÀ DI |
|LISTA DELLE ATTIVITÀ | TEMPI STANDARD | MISURA |
| | (SI/NO) | (2) |
|____________________________|_____________________|________________|
|1) | | |
|2) | | |
|... | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
|i | | |
|...... | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
|n) | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
|____________________________|_____________________|________________|
Note:
_____________________________________________________________________
| |
| 1) L'indicazione delle unità organizzative di riferimento in |
| questo e nei successivi prospetti si riferisce alla normale |
| articolazione dei Ministeri. |
| 2) Specificare per ciascuna attività compresa nella lista la |
| denominazione dell'atto o del prodotto utilizzato per quantificare|
| la domanda. |
| |
| |
|___________________________________________________________________|
Prospetto 2: Tempi standard e carico di lavoro
_____________________________________________________________________
| |
|AMMINISTRAZIONE ___________________________ |
|DIREZIONE GENERALE O EQUIVALENTI ___________________________ |
|DIVISIONE/UFFICIO PERIFERICO ___________________________ |
|___________________________________________________________________|
|LISTA DELLE | TEMPO | QUANTITÀ DI | CARICO DI LAVORO PER |
|ATTIVITÀ |STANDARD| ATTI O | QUALIFICA NECESSARIA |
|STANDARDIZ- | DI | PRODOTTI | (ore) |
|ZATE | ESECU- | (1) | (5) |
| | ZIONE |_______________|_____________________________|
| |(minuti)|domanda| GI| GF|Dir|IX |VIII|...|III|II |Tot.|
| | | (2) |(3)|(4)| | | | | | | (6)|
|____________|________|_______|___|___|___|___|____|___|___|___|____|
|1) | | | | | | | | | | | |
|2) | | | | | | | | | | | |
|... | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
|j) | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
|....... | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
|m) | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
|____________|________|_______|___|___|___|___|____|___|___|___|____|
|TOTALE | | | | | | | | | | | |
|____________|________|_______|___|___|___|___|____|___|___|___|____|
Note:
_____________________________________________________________________
| |
| 1) Si intendono atti o prodotti destinati a soddisfare le esigenze|
| espresse da utenti finali o da altre unità organizzative dello |
| stesso ente, o previsti in relazione agli obiettivi assegnati. |
| 2) Quantità degli atti o prodotti domandati - vedi nota |
| precedente - calcolata come media dell'ultimo triennio. |
| 3) Giacenze iniziali rilevate al 1 gennaio dell'anno di |
| riferimento. |
| 4) Giacenze finali rilevate al 31 dicembre dell'anno di |
| riferimento. |
| 5) Il carico di lavoro fa riferimento alla quantità degli atti |
| o prodotti domandati (vedi precedente nota 2). Sono escluse le |
| giacenze. |
| 6) Per ciascuna attività, nella colonna Totale il carico di |
| lavoro è pari al prodotto del tempo standard di esecuzione per |
| il corrispondente valore della domanda. |
|___________________________________________________________________|
Prospetto 3: Attività per le quali non è rilevato il tempo standard
_____________________________________________________________________
| |
|AMMINISTRAZIONE ___________________________ |
|DIREZIONE GENERALE O EQUIVALENTI ___________________________ |
|DIVISIONE/UFFICIO PERIFERICO ___________________________ |
|___________________________________________________________________|
|LISTA DELLE | TEMPO DEDICATO PER | QUANTITÀ DI ATTI |
|ATTIVITÀ NON | QUALIFICA NECESSARIA | O PRODOTTI |
|STANDARDIZZATE | (ore) | (2) |
| | (1) | |
| |______________________________|___________________|
| |Dir.| IX |VIII|....| III | II | DOMANDA | GI | GF |
| | | | | | | | (3) | (4)| (5)|
|________________|____|____|____|____|_____|____|_________|____|____|
|1) | | | | | | | | | |
|2) | | | | | | | | | |
|... | | | | | | | | | |
|k) | | | | | | | | | |
|... | | | | | | | | | |
|z) | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
|________________|____|____|____|____|_____|____|_________|____|____|
|TOTALE | | | | | | | | | |
|________________|____|____|____|____|_____|____|_________|____|____|
Note:
_____________________________________________________________________
| |
| 1) Ore di lavoro dedicate allo svolgimento dell'attività nel |
| corso dell'anno di riferimento. |
| 2) Si intendono gli atti o i prodotti misurabili destinati a |
| soddisfare le esigenze espresse da utenti finali o da altre |
| unità organizzative dello stesso ente, o previsti in relazione |
| agli obiettivi assegnati |
| 3) Quantità degli atti o prodotti domandati - vedi nota |
| precedente - calcolata come media dell'ultimo triennio. |
| 4) Giacenze iniziali rilevate al 1 gennaio dell'anno di |
| riferimento. |
| 5) Giacenze iniziali rilevate al 31 dicembre dell'anno di |
| riferimento. |
| |
|___________________________________________________________________|
Prospetto 4: Fabbisogno di personale e addetti presenti
_____________________________________________________________________
| |
|AMMINISTRAZIONE ___________________________ |
|DIREZIONE GENERALE O EQUIVALENTI ___________________________ |
|DIVISIONE/UFFICIO PERIFERICO ___________________________ |
|___________________________________________________________________|
| | | | | | |
|QUALIFICHE E |Carico di| Fabbiso-| Fabbiso-| Fabbiso-| Addetti|
|PROFILI | lavoro | gno di | gno di | gno di | in |
|PROFESSIONALI | per | lavoro |personale|personale|servizio|
|ACCORPATI PER |attivita'| per | | | alla |
|AREE OMOGENEE DI | standar-|attivita'| | | data |
|FUNZIONI | dizzate | non | | | della |
| | | standar-| (1) | (2) | rileva-|
| | | dizzate | | (anni- | zione |
| | (ore) | (ore) | (ore) | uomo) | |
| | (A) | (B) | (C) | (D) | |
|__________________|_________|_________|_________|_________|________|
| | | | | | |
|Dir. | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|IX (3) | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|VIII | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|VII | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|....... | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|II | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
|__________________|_________|_________|_________|_________|________|
|TOTALE | | | | | |
|__________________|_________|_________|_________|_________|________|
Note:
_____________________________________________________________________
| |
| 1) I valori della colonna (C) sono pari alla somma dei |
| corrispondenti valori della colonna (A) e della colonna (B). |
| 2) I valori della colonna (D) sono ottenuti dividendo i |
| corrispondenti valori della colonna (C) per 1.614 ore, che |
| rappresenta il numero di ore di lavoro contrattuali, con |
| riferimento al 1994, disponibili per un addetto in servizio per |
| l'intero anno. |
| 3) Nella IX qualifica sono ricompresi i direttivi ad esaurimento |
| per quanto riguarda gli addetti in servizio. |
| |
| |
|___________________________________________________________________|
Prospetto 5: Riepilogo e proposta di dotazione organica (1)
_____________________________________________________________________
| |
|AMMINISTRAZIONE ___________________________ |
|UNITÀ ORGANIZZATIVA PERIFERICA ___________________________ |
|PROVINCIA ___________________________ |
|___________________________________________________________________|
| | | | | | |
|QUALIFICHE E |FABBISO- |DOTAZIONE| DOTAZIONE | ADDETTI| POSTI |
|PROFILI | GNO DI |ORGANICA | ORGANICA | IN | MESSI |
|PROFESSIONALI |PERSONALE|PROPOSTA | PROVVISO- |SERVIZIO| A |
|ACCORPATI PER | | (2) | RIAMENTE | | CON- |
|AREE OMOGENEE DI | | | RIDETER- | | CORSO |
|FUNZIONI | | | MINATA AI | | AL |
| | | | SENSI | | |
| | | |DELL'ART.3,| | |
| | (anni- | (in | COMMA 6, | | |
| | uomo) | addetti)| L.537/93 | | |
| | (A) | (B) | (C) | | |
|__________________|_________|_________|___________|________|_______|
| | | | | | |
|Dir. | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|IX (3) | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|VIII | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|VII | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|....... | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|II | | | | | |
|aree omogenee | | | | | |
| | | | | | |
|__________________|_________|_________|___________|________|_______|
|TOTALE | | | | | |
|__________________|_________|_________|___________|________|_______|
Note:
_____________________________________________________________________
| |
| 1) Il riepilogo va effettuato separatamente per amministrazione |
| centrale e per ciascuna unità organizzativa periferica. Deve |
| essere indicata la provincia in cui l'amministrazione centrale |
| o l'unità organizzativa periferica ha sede. |
| 2) In caso di scostamento tra quanto risulta nella colonna (A) e |
| quanto risulta nella colonna (B), va allegata una nota aggiuntiva |
| che illustri analiticamente i motivi di questo scostamento e in |
| cui siano allegate tutte le informazioni quantitative necessarie. |
| 3) Nella IX qualifica sono ricompresi i direttivi ad esaurimento |
| per quanto riguarda gli addetti in servizio. |
| |
|___________________________________________________________________|

ALLEGATO 2
Esemplificazione di una delle metodologie applicabili per la
rilevazione dei carichi di lavoro
La misurazione dei carichi di lavoro:
metodologia di base
INTRODUZIONE: LA DEFINIZIONE DI CARICO DI LAVORO
Al fine di un suo utilizzo operativo è necessario che la nozione di
carico di lavoro sia definita con sufficiente precisione. In questo
senso si può dire che essa fa riferimento alla quantità di lavoro
necessario, dato un contesto operativo e un periodo di riferimento,
per trattare i casi che vengono sottoposti ad una unità
organizzativa in dipendenza o dell'attività di altre unità
organizzative dello stesso ente o delle esigenze espresse da utenti
finali o degli obiettivi di produzione assegnati.
Il carico di lavoro di un'unità organizzativa può variare sia in
relazione alle condizioni della domanda, cioè alla quantità di atti
o servizi finali che ad essa viene richiesta dall'esterno, sia in
relazione alle condizioni della produzione, cioè ad elementi
interni, quali la disponibilità di tecnologie e i vincoli
procedurali, che incidono sulle quantità di lavoro necessaria a
fornire le prestazioni richieste.
La corretta determinazione del carico di lavoro quindi comporta che
vengano stabiliti standard di esecuzione corrispondenti ai tempi di
lavoro ritenuti necessari e sufficienti, date le condizioni della
produzione, a espletare le operazioni da svolgere per pervenire agli
atti o ai servizi finali.
La definizione di tali standard presenta profili di complessità; in
generale si può dire che occorre fare riferimento all'osservazione
dell'esperienza passata e all'analisi teorica delle sequenze
procedurali e/o delle caratteristiche tecniche della produzione di
atti amministrativi.
La quantità di lavoro necessario per ottenere un livello quali-
quantitativo di output idoneo a soddisfare le richieste pervenute ad
un'unità organizzativa costituisce evidentemente il punto di
riferimento essenziale per affrontare il problema del dimensionamento
del suo personale. La determinazione dei carichi di lavoro è
un'operazione schiettamente funzionale dunque a una corretta
definizione della pianta organica.
A sua volta il confronto tra carichi di lavoro e risorse umane
effettivamente disponibili permette di individuare i flussi di
mobilità del personale necessari per giungere a un corretto
dimensionamento delle singole unità organizzative in cui si articola
la struttura dell'ente.
La specifica finalità cui è rivolta la determinazione dei carichi
di lavoro implica che sia affrontato il problema del rapporto tra
carichi di lavoro e struttura organizzativa dell'ente. A tale
riguardo due sono gli aspetti da tenere in considerazione; da un lato
l'organizzazione gerarchico-formale di ogni amministrazione
considerata, che individua i vari livelli di responsabilità;
dall'altro l'organizzazione tecnico-operativa della produzione così
come di fatto si articola per l'espletamento dei vari compiti e
funzioni propri dell'ente di volta in volta esaminato. Se con il
primo criterio si fa riferimento alla struttura di comando,
articolata su diversi livelli di responsabilità e autonomia
decisionale, con il secondo ci si riferisce alle modalità di
organizzazione tecnica dell'offerta di servizi amministrativi. In
altri termini il riferimento al primo criterio consente di collegare
l'analisi dei carichi di lavoro ad una partizione organizzativa
interna all'ente che sia formalmente riconosciuta come struttura
dotata di responsabilità nei confronti dell'utilizzo della forza
lavoro assegnata e di autonomia nell'organizzazione interna della
produzione; il riferimento al secondo criterio permette di collegare
la valutazione delle necessità degli input di lavoro alle specifiche
condizioni della produzione di individuabili e misurabili servizi
amministrativi.
Per fare un esempio concreto, il rispetto di entrambi i criteri
citati può essere operativamente assicurato, con riferimento alla
struttura organizzativa dei Ministeri, assumendo la Divisione quale
livello organizzativo di riferimento. Ne consegue che la
determinazione del carico di lavoro dovrà avvenire con riferimento
alle singole linee di attività presenti all'interno di ciascuna
Divisione. Queste ultime costituiranno quindi il livello elementare
cui riferire la specificazione delle condizioni sia della domanda che
della produzione in base alle quali determinare il carico di lavoro.
L'espressione di questo in termini di tempo di lavoro necessario
permetterà poi di pervenire in modo indiretto, per tramite di suc-
cessive aggregazioni di linee differenti, ai carichi di lavoro per
Divisione. Mediante ulteriori aggregazioni è comunque possibile
riferirsi a partizioni organizzative via via più ampie.
1. LA MISURAZIONE DELLE QUANTITÀ DOMANDATE
1.1. L'individuazione dei prodotti oggetto di domanda
In base alla definizione generale adottata, il carico di lavoro di
un'unità amministrativa deve essere misurato in relazione alle
condizioni della domanda che determinano le quantità di atti e
servizi che l'unità deve fornire in un definito periodo di tempo che
qui si assumerà sempre pari all'anno. L'importanza di tale
riferimento va innanzitutto ribadita richiamando l'obiettivo
essenziale cui è ordinata la determinazione dei carichi di lavoro:
quello appunto di stabilire le dotazioni organiche di un ente in base
alle attività che esso è chiamato a svolgere. La definizione delle
quantità di atti e servizi che ogni unità organizzativa deve
fornire è quindi - in ordine logico - la prima operazione che deve
essere effettuata. Peraltro, affinchè il concetto di domanda possa
essere utilizzato in modo operativo, specificamente finalizzato alla
determinazione dei carichi di lavoro, occorre evitare nozioni di
carattere generale che facciano riferimento a funzioni o competenze
assegnate alle unità amministrative ed impiegare invece unità di
misura riferite a prodotti di specifica ed individuata qualità e
come tali più facilmente quantificabili.
Sono note, d'altronde, le difficoltà di misurazione della domanda
rivolta agli enti pubblici o a loro partizioni. Esse si riferiscono,
in primo luogo, al rilievo che assume la distinzione tra attività e
risultati. Le prime, infatti, rappresentano gli esiti immediati di
processi produttivi svolti da uno o più comparti dell'ente pubblico
e sono individuabili partendo dall'osservazione dei modi con i quali
è organizzata la produzione dei servizi amministrativi. I secondi
rappresentano invece gli esiti complessivi, al cui perseguimento sono
preordinate le attività svolte o i servizi prestati dall'ente.
Mentre l'analisi dell'efficacia dell'azione amministrativa dovrebbe
essere condotta facendo riferimento ai risultati conseguiti nello
svolgimento di funzioni e compiti assegnati, la valutazione dei
fabbisogni organici, che costituisce l'obiettivo primario della
rilevazione dei carichi di lavoro, riguarda soprattutto l'analisi
delle attività e delle risorse di lavoro che è necessario impiegare
per realizzarle. Essa, pertanto, si deve fondare sulla misurazione
delle quantità di individuati atti e servizi che sono richiesti ad
ogni unità da utenti finali esterni all'amministrazione, o dai
superiori gerarchici o da altre amministrazioni pubbliche.
Peraltro, anche restando nell'ambito della misurazione dell'output
diretto, cioè della definizione di un sistema di indicatori di
attività che prescinda dai risultati, le indagini empiriche
incontrano difficoltà non indifferenti, poichè la individuazione
dell'output diretto può risultare incerta e imprecisa. La
circostanza non può stupire: non esistendo, per la più parte dei
"prodotti" pubblici, un mercato ove essi sono scambiati, manca una
fondata motivazione a identificarne la domanda e a misurarne e
valutarne la quantità offerta. Nondimeno, le motivazioni possono
scaturire proprio dalle esigenze conoscitive, programmatorie e
valutative, che stanno alla base dell'adozione di un sistema di
determinazione dei carichi di lavoro, che, se esteso a tutta
l'attività dell'ente, si deve avvalere di una fitta rete di
indicatori di attività.
In generale le attività di tipo burocratico-amministrativo, svolte
in una medesima unità organizzativa, sono fra loro piuttosto
diversificate, anche se finalizzate, a volte, al soddisfacimento di
un unico obiettivo funzionale. A ciascun tipo di atto domandato ad
una unità organizzativa corrisponde un particolare prodotto ottenuto
mediante l'espletamento di una specifica procedura. La
diversificazione dei prodotti di ogni singola unità organizzativa
impedisce che la domanda possa essere quantificata in modo aggregato.
Al contrario per ciascun prodotto erogato dall'unità organizzativa
la domanda deve essere misurata in termini di specifiche unità
fisiche.
Risulta quindi prioritaria l'individuazione dei vari prodotti che
vengono domandati a ciascuna unità considerata e da essa erogati
mediante l'uso delle risorse umane e strumentali. A questo fine è
necessario stabilire una lista delle linee di attività che sono
lavorate nel periodo temporale di riferimento all'interno di ciascuna
unità operativa esaminata. Ogni singola linea di attività viene
individuata sulla base dei seguenti criteri:
- ha un obiettivo finale definito ed unitario, teso ad assolvere una
specifica funzione amministrativa tra quelle assegnate all'unità;
- dà luogo ad atti finali, rivolti all'esterno della linea
(normalmente anche all'esterno dell'unita');
- presenta una sequenza procedurale di esecuzione nettamente
differenziata rispetto a quelle relative ad altre attività svolte
dalla stessa unità;
- impegna in modo quantitativamente riconoscibile le risorse umane e
strumentali assegnate all'unità organizzativa.
La disaggregazione della complessiva attività svolta dalla
partizione organizzativa in specifiche linee di attività è
necessaria al fine di individuare altrettante unità di misura della
domanda che, in linea di massima, sono costituite dagli atti iniziali
di ciascuna linea di attività ossia dalle operazioni elementari con
le quali si avvia normalmente l'espletamento della procedura. Per
ciascuna linea è tuttavia opportuno ricostruire la sequenza
procedurale di atti intermedi il cui espletamento è necessario a
pervenire all'atto finale.
Gli atti elementari così individuati rappresentano il segmento
minimo in cui è frazionabile il processo lavorativo che realizza la
procedura di una linea di attività.
Nei prospetti che seguono sono fornite alcune esemplificazioni sia in
relazione alla lista delle linee di attività, sia in relazione alla
disaggregazione di una linea di attività nei diversi atti
elementari.
PROSPETTO 1: LISTA DELLE LINEE DI ATTIVITÀ
_________________________________________________________________
MODULO B: CODICE UNITA': 103
DENOMINAZ.: GESTIONE SIA, ASSEGNI ACCESSORI E TRATTAMENTO MISSIONI
COD. DENOMINAZIONE LINEA
01 LIQUIDAZIONE ANTICIPI DI MISSIONE
02 LIQUIDAZIONI PARCELLE DI MISSIONI IN BUSTA PAGA
03 RILASCIO/RINNOVO PASSAPORTI DI SERVIZIO MINIST. AA. EE.
04 RESTITUZIONE PASSAPORTI PERSONALE CESSATO
05 REGOLARIZZAZIONE SITUAZ. DEBITORIA INCARICHI MISSIONE
06 ASSICURAZ. INA/EUROPASSISTANCE A FAVORE PERS. IN MISSIONE
07 LIQUIDAZIONE GETTONI PRESENZA
08 LIQUID. INDENNITÀ MENSILE COMPONENTI ORGANI COLLEGIALI
09 LIQUIDAZIONE STRAORDINARIO
10 CALCOLO MENSILE INDENNITÀ ACCESSORIE
11 RIEPILOGO MENSILE STRAORDINARI
12 SITUAZIONE PERSONALE CESSATO
13 SITUAZIONE PERSONALE ESTERNO
14 LIQUID. STRAORDIN. E INDENNITÀ ACCESSORIE PERS. CESSATO
15 CREAZIONE PROGRAMMI INFORMATICI
16 TENUTA FOGLIO MATRICOLARE
17 RUOLO DI ANZIANITÀ
18 RILEVAZIONE AUTOMATIZZATA PRESENZE
19 ELABORAZIONE DIFFERITA
20 IMPLEMENTAZIONE BANCA DATI SIA
21 ELABORAZIONE DATI
22 STAMPA REPORT
23 RICHIESTA ELABORAZIONE SIA
24 FONDI INCENTIVAZIONE L 171/90
25 RILIQUIDAZIONE STRAORDINARI NUOVI CONTRATTI
26 LIQUIDAZIONE FONDO CENSIMENTO AGRICOLTURA
27 RILASCIO CERTIFICATI APPARTENENZA ISTITUTI
28 LIQUIDAZIONE TRATTAMENTO TRASFERIMENTO
29 TRASMIS. DOCUMENTI MINIST. AA. EE. PER MISSIONI CARICO CEE
30 CONGUAGLIO IRPEF A CARICO DI ALTRI ENTI
31 RICALCOLO INTEGRAZIONE PARCELLE MISSIONE D'UFFICIO
32 TENUTA FOGLIO MATRICOLARE NUOVI ASSUNTI
33 VARIAZIONE ORARI DI LAVORO
34 AGGIORNAMENTO INCARICHI
35 VARIAZIONI DATI ANAGRAFICI, CARICHE SINDACALI/SOCIALI
_________________________________________________________________
PROSPETTO 2: ATTI ELEMENTARI DELLE LINEE DI ATTIVITÀ
_________________________________________________________________
MODULO C
COD_UNITA': DENOMINAZIONE UNITA':
103 GESTIONE SIA ASS. ACCESSORI E TRATT
COD_LINEA : DENOMINAZIONE LINEA
1 LIQUIDAZ. ANTICIPI DI MISSIONE
____________________________________________________
COD_ATTO ATTO ELEMENTARE
1 CONTROLLO AUTORIZ. INCAR. DI MISSIONE
2 INSERIMENTO INFORM. SUL D.B.
3 COMPL. MOD. CON CALCOLO MONETARIO
4 CONTR. MOD. PER AUTOR. MEZZO PROPRIO
5 REGISTRAZ. MODELLO DI ASSICURAZIONE
6 COMPIL. ELENCO RIEPIL. ANTICIPI MISS.
7 CONTROL. ANTICIPI LIQUID. DALLA CASSA
8 INSER. NEL D.B. DELL'IMPORTO ANTICIP.
9 ORDIN. ALFABETICO INCAR. DI MISSIONE
10 INSERIMENTO EVENTUALI VARIAZIONI
----------------------------------------------------
MODULO C
COD_UNITA': DENOMINAZIONE UNITÀ
103 GESTIONE SIA ASS. ACCESSORI E TRATT
COD_LINEA : DENOMINAZIONE LINEA
2 LIQUID. PARCELLE DI MISSIONI IN BUST
____________________________________________________
COD_ATTO ATTO ELEMENTARE
1 CONTROLLO PARCELLA DI MISSIONE
2 ABBINAM. PARCEL. CON ORDINE DI INCAR
3 INSERIMENTO N. PROT. SU D.B.
4 CONTROLLO DATI PARCELLA E ALLEGATI
5 EVENT. INS. SU D.B. VARIAZ. INCAR. MISS.
6 LIQUID. PARCELLA DI MISSIONE
7 COMPIL. ELENCHI PER CAPITOLI SPESA
8 CONTROL. FINALE PARCELLE MISSIONI
9 REGISTR. SU D.B. DATI SULLA LIQUID.
10 CONTR. ELENCHI RAGION. E INS. SU D.B.
11 CONTROLLO TABULATO DATI INSERITI
12 CONTROLLO TABULATO DOPO RIBALTAMENTO
13 CONTROLLO TABULATO FOGLI DI LIQUID.
14 ORD. PARCEL. PER RAG. E LET. ACC. PRESTA
15 RICHIESTA DI RIESAME PARCELLA
16 RICERCA PARCELLA IN RAGIONERIA
17 RICALCOLO PARCELLA SE VALIDO
____________________________________________________
1.2. Le configurazioni della domanda
Come si è visto, l'individuazione delle linee di attività consente
di specificare le diverse unità di misura dei vari output che
vengono richiesti ad ogni singola unità amministrativa.
Peraltro, il riferimento a sequenze procedurali di attività
elementari permette di individuare anche l'atto iniziale di ciascuna
linea di attività che sarà assunto quale unità di misura di ogni
singola procedura. Inoltre, la quantificazione dei livelli di domanda
deve essere condotta in modo da distinguere i vari momenti della sua
formazione ed espressione. Si devono quindi definire diverse
configurazioni della domanda, ciascuna delle quali è adatta a
rappresentare un particolare fenomeno rilevante ai fini della
valutazione delle dotazioni organiche.
La prima configurazione fa riferimento al concetto di domanda
potenziale. Esso indica la quantità di atti e servizi che una unità
organizzativa può essere chiamata a fornire in corrispondenza
dell'ampiezza teorica del suo campo di azione. Quest'ultima, a sua
volta, può essere stimata in relazione alle norme e ai regolamenti
che consentono a utenti esterni (altre unità organizzative dello
stesso Ente, cittadini, operatori economici, ecc.) di richiedere le
specifiche prestazioni nelle quali si concretano le funzioni e i
compiti assegnati all'unità organizzativa considerata, ovvero in
relazione a obiettivi programmatici in cui può esprimersi
l'iniziativa politico-amministrativa.
La seconda configurazione viene riferita ai casi in cui l'ampiezza
del campo di azione viene concretamente delimitata dalla effettiva
richiesta di prestazioni da parte di utenti esterni (ossia
dell'effettivo esercizio delle facoltà ad essi riconosciute in base
alle norme e ai regolamenti vigenti), ovvero dalla concreta adozione
di determinate iniziative politico-amministrative e dalla definizione
dei corrispondenti programmi di azione. Il concetto di domanda
espressa che ne consegue può essere oggetto di puntuale rilevazione
utilizzando dati normalmente disponibili all'interno di ciascuna
unità amministrativa (richieste presentate, pratiche pervenute,
progetti, ecc.). Qualora la domanda espressa venga quantificata con
riferimento al flusso annuo normale degli atti e servizi richiesti,
essa viene definita domanda corrente.
Nondimeno ai fini della valutazione dei carichi di lavoro, risulta
utile non limitare la quantificazione della domanda espressa al
flusso della domanda corrente. Questo, infatti, può non essere
indicativo del carico di lavoro di una data unità qualora, in
periodi temporali precedenti a quello posto sotto osservazione, si
siano prodotte significative giacenze. È allora necessario fare
riferimento al concetto di domanda totale relativa all'anno
osservato. Quest'ultima viene ottenuta aggiungendo alla quantità di
atti e servizi che devono essere prodotti in ragione della domanda
corrente, la quantità di atti e servizi che devono essere prodotti
in ragione della domanda espressa nel corso di periodi precedenti,
per la quale all'inizio dell'anno di riferimento non risultavano
ancora avviate le relative fasi di lavorazione. Definendo tali atti
giacenze iniziali, la domanda totale è determinata dalla somma della
domanda corrente e delle giacenze iniziali.
Infine, i carichi di lavoro potranno essere determinati in relazione
alla domanda evasa nell'anno di riferimento. Questa risulta pari alla
domanda totale meno quella parte di essa che non è stata soddisfatta
nell'anno di riferimento. Tale parte è costituita dagli atti e
servizi per i quali nell'anno di riferimento non sono state avviate
le relative fasi di lavorazione, che vengono denominate giacenze
finali. Quindi la domanda evasa è costituita dalla domanda totale
meno le giacenze finali.
Riguardo alla quantificazione delle varie configurazioni della
domanda è utile affrontare alcune questioni inerenti le concrete
possibilità di rilevazione.
I problemi si pongono in maniera differenziata a seconda che si
voglia riferire la domanda, intesa nelle sue varie eccezioni, ad un
periodo di tempo pregresso ovvero ad un futuro. Nel primo caso la
rilevazione della domanda totale espressa, della domanda corrente e
di quella evasa non pone problemi poichè, presso gli uffici di
ciascuna amministrazione, generalmente esistono informazioni
pertinenti che offrono dati certificabili in merito alle domande
pervenute, alle giacenze ed alle attività svolte. Anche nell'ipotesi
di una loro carenza, risulta comunque possibile impiantare un idoneo
sistema di rilevazione che risponda a requisiti di certezza e
sistematicità.
Alcuni problemi insorgono, invece, per la rilevazione della domanda
potenziale sempre riferita ad un periodo di tempo pregresso. In
questo caso, infatti, è necessario ricorrere a stime che, a seconda
delle situazioni, implicano: la verifica di determinate ipotesi di
comportamento dell'utenza, la specificazione delle variabili che
influenzano tali comportamenti, l'individuazione e la successiva
quantificazione degli effetti di quelle norme e di quei regolamenti
che vincolano l'erogazione delle prestazioni.
Quanto poi alla determinazione della domanda riferita ad un periodo,
di tempo futuro, si deve in primo luogo rilevare l'inconsistenza del
riferimento ai concetti di domanda totale e evasa, poichè
l'ammissione all'utilizzazione delle prestazioni offerte, cui
entrambi fanno riferimento, assume significato solo relativamente a
ciò che è avvenuto in un periodo di tempo trascorso. Se espressa
rispetto al futuro, una stima della domanda totale o evasa
equivarrebbe di fatto ad effettuare una previsione circa i livelli di
offerta conseguenti ai limiti della capacità produttiva o alla
fissazione di obiettivi per l'erogazione dei servizi.
Escluso, dunque, il riferimento a queste due configurazioni, il
problema della stima rispetto a periodi futuri si pone comunque
rispetto alla domanda potenziale e a quella corrente. In questo caso
la previsione potrà solo in parte far riferimento all'esperienza
trascorsa, in quanto occorre tener conto delle possibili variazioni
che, nel corso del tempo, possono subire le determinanti della
domanda relativa a ciascuna linea di attività individuata. In linea
generale, queste possono essere schematicamente classificate nelle
seguenti:
- norme e regolamenti vigenti che stabiliscono i destinatari dei
servizi amministrativi;
- direttive fissate e ordini impartiti dai responsabili politici ed
amministrativi dell'ente;
- variabili rilevanti nel contesto socio-economico;
- variabili demografiche.
Ovviamente le variazioni che possono subire nel tempo queste
determinanti influenzano in modo differenziato la previsione dei
livelli di domanda sia potenziale che corrente. Si tratterà quindi
di effettuare una stima specifica per ciascuno dei due concetti di
domanda utilizzabili.
2. LE CONDIZIONI DELLA PRODUZIONE
2.1. Aspetti generali
Ai fini di una corretta determinazione dei carichi di lavoro, oltre
ai livelli di domanda, rilevano le condizioni di produzione che
determinano gli elementi tecnici, gestionali e procedurali, incidenti
sulle quantità di lavoro necessarie ad erogare le prestazioni
richieste. Si devono pertanto individuare gli standard di impiego del
fattore lavoro che derivano dalle condizioni tecniche e/o
istituzionali in base alle quali devono essere svolte le operazioni
necessarie a pervenire agli atti o servizi richiesti all'unità.
L'individuazione degli standard, nelle esperienze acquisite in questo
campo, può ottenersi seguendo strade diverse riconducibili a due
criteri di fondo: da un lato si posiziona lo standard sulle medie di
utilizzo effettivo del fattore lavoro indipendentemente dalla
verifica circa il livello d'efficienza cui corrispondono quelle
medie; dall'altro si individua lo standard attraverso procedure di
rilevazione indipendenti dall'effettivo utilizzo del fattore lavoro
che consentono, quindi, di cogliere almeno parzialmente la misura del
tempo di lavoro ritenuta necessaria (e per ciò efficiente) per
ottenere determinati prodotti.
Il primo criterio consiste, sostanzialmente, nel calcolare la
produttività media del lavoro su una serie di osservazioni
statistiche ripetute nel tempo su una stessa unità organizzativa o
nello spazio presso numerose unità che erogano prodotti omogenei. Si
tratta di un metodo che è idoneo applicare in tutte quelle
situazioni per le quali è possibile istituire confronti
interspaziali. In tal caso, infatti, unità organizzative diverse,
che producono però output omogenei, è assai probabile che faranno
registrare livelli di efficienza e di produttività differenziati.
Ciò può consentire di posizionare lo standard di utilizzo del
fattore lavoro o sui livelli conseguiti dalle unità organizzative
più efficienti (in caso di scarsa variabilità della produttività
riscontrata) oppure sui livelli medi. In condizioni diverse questo
metodo non fornisce informazioni aggiuntive, almeno nel primo anno di
applicazione, rispetto alla situazione esistente e in relazione al
corretto dimensionamento degli organici e ciò per il motivo che
registra la situazione data. Solo mediante confronti temporali,
ovvero osservando le variazioni annuali della produttività, si può
stabilire che rispetto all'anno-base la produttività (e il correlato
carico di lavoro evaso) è aumentata o diminuita e per conseguenza si
possono adeguare gli organici.
Il secondo criterio di individuazione degli standard può fondarsi su
tre diversi procedimenti di rilevazione (o una loro combinazione): la
simulazione, il giudizio degli esperti esterni fondato sull'analisi
delle condizioni operative e del contenuto tecnico dell'operazione
per la quale si deve determinare il tempo standard di esecuzione, la
definizione di standard concordati/accettati con il personale
addetto.
È bene chiarire subito che tutti e tre questi procedimenti di
rilevazione comportano pregi e limiti e che non sono necessariamente
tra loro in alternativa.
La simulazione consiste nel cronometrare i tempi di esecuzione di
determinati atti e/o procedure. È ovvio che tale metodo di
rilevazione consente in certi casi una maggiore oggettività nella
determinazione degli standard. Appare tuttavia altrettanto ovvia
l'estrema dispendiosità del metodo allorchè lo si volesse impiegare
in forma estesa a tutte le attività svolte da qualsivoglia
organizzazione che produce atti eterogenei. D'altra parte non sempre
è possibile ricreare, nel corso della simulazione, le condizioni op-
erative normali in cui correntemente viene espletata l'attività
lavorativa e quindi non sempre i risultati possono essere considerati
più oggettivi rispetto a quelli conseguibili con altri procedimenti
di rilevazione. Questo metodo, in definitiva, può essere utilmente
impiegato soprattutto in relazione ad attività aventi brevi proce-
dure ed estremamente routinarie quali, per esempio, le attività di
sportello, quelle di dattiloscrittura, quelle di immissioni dati ecc.
Il giudizio degli esperti esterni deve fondarsi anzitutto su una
profonda conoscenza del contenuto e della natura dell'attività
amministrativa e sull'assunzione di un insieme di informazioni che
precisino le condizioni operative entro cui è espletata l'attività
(organizzazione del lavoro, qualità dello spazio attrezzato,
tecnologie impiegate, efficienza ed efficacia delle procedure). In
tal caso, tuttavia, data la estrema eterogeneità ed unicità delle
procedure e dei prodotti cui dà luogo l'attività amministrativa,
appare poco credibile una misura a priori degli standard di utilizzo
del fattore lavoro per ciascuna tipologia di atto che possa
considerarsi più oggettiva di quella rilevabile direttamente dal
personale addetto.
La definizione di standard concordati/accettati si fonda, infatti, su
un procedimento di rilevazione dei tempi di esecuzione delle
attività necessarie ad erogare i prodotti condotto con l'ausilio
dello stesso personale addetto, considerato, in questo caso, in
qualità di "esperto". Si tratta pertanto di standard aventi una
natura soggettiva e correlati all'esperienza passata degli addetti.
Affinchè tale procedimento non dia luogo a risultati irrealistici,
è necessario però che esso sia incardinato entro una specifica
procedura di rilevazione che, oltre a consentire una ampia
disaggregazione delle operazioni elementari che il personale deve
compiere per pervenire al prodotto amministrativo, permetta anche una
verifica della congruità del tempo di esecuzione delle singole
operazioni elementari dichiarato dagli stessi addetti sulla base
della loro esperienza pregressa.
Si ritiene che sia proprio quest'ultimo il procedimento di
rilevazione degli standard di utilizzo del fattore lavoro più
efficace, soprattutto in una fase di primo impianto del sistema di
controllo dei carichi di lavoro. Il principale vantaggio risiede
nella estendibilità della rilevazione a tutte le attività
elementari, nonchè nella possibilità di effettuare comunque dei
controlli, successivi al primo impianto, che possono avvalersi sia
dei metodi di rilevazione in precedenza descritti, sia del confronto
tra standard dichiarati su atti elementari, omogenei per natura e
contenuto, seppur relativi a procedure distinte.
2.2. Il tempo standard per atto elementare
Per limitare gli elementi di arbitrarietà che potrebbero derivare da
un procedimento di rilevazione fondato sulla dichiarazione soggettiva
degli standard di esecuzione, è necessario che i tempi di esecuzione
delle attività vengano riferiti a singole operazioni lavorative
intermedie, piuttosto che all'ottenimento di un prodotto finale
dell'unità organizzativa.
In questo modo, infatti, il contenuto lavorativo in termini sia
quantitativi che qualitativi, è più facilmente verificabile
dall'analista-rilevatore e controllabile successivamente mediante
confronti interspaziali tra operazioni intermedie comuni a più linee
di attività anche tra loro diversificate dal punto di vista
procedurale.
A questo scopo torna utile far di nuovo riferimento alle linee di
attività, per ciascuna delle quali si deve ricostruire la sequenza
procedurale di operazioni intermedie il cui espletamento è
necessario a pervenire all'atto finale. Gli atti elementari così
individuati rappresentano il segmento minimo in cui rileva frazionare
il processo lavorativo che realizza la procedura di una linea di
attività. I tempi standard di esecuzione degli atti elementari sono
l'oggetto della rilevazione da effettuarsi, in fase di primo
impianto, con il personale addetto. In tal caso le condizioni opera-
tive standard si riferiscono necessariamente alle condizioni
realizzate nel passato. Ciò significa che gli standard di esecuzione
così rilevati sono riferiti a specifiche situazioni operative
prevalenti all'interno delle singole unità organizzative nelle quali
si conduce la rilevazione. Ciò non esclude, e anzi presuppone, la
possibilità, come si è già accennato, che in una seconda fase
vengano effettuati confronti interspaziali di controllo in tutti i
casi in cui essi risultino significativi.
Il metodo prevede dunque la rilevazione diretta dei tempi standard di
esecuzione degli atti elementari, che vengono definiti dagli
analisti-rilevatori su indicazione dei responsabili di ogni linea di
attività o degli stessi esecutori degli atti elementari. La
validazione delle dichiarazioni avviene in base all'esame
approfondito del reale contenuto operativo di ciascuna attività
elementare in cui è suddivisa la sequenza procedurale di ogni linea
di attività, tenendo conto di volta in volta della strumentazione
tecnica utilizzata.
Questo processo di rilevazione consente due ulteriori operazioni,
collegate - così come la determinazione dei tempi standard - al più
generale compito di specificare le condizioni di produzione
prevalenti in ogni data unità organizzativa:
- da un lato la conoscenza della procedura di fatto seguita e,
dunque, la possibilità di verificarne la coerenza rispetto
all'ottenimento dell'atto finale della linea;
- dall'altro la sistematica raccolta di informazioni circa la
strumentazione tecnica utilizzata e, dunque, la possibilità di tener
conto degli effetti delle eventuali innovazioni tecnologiche
sull'input di lavoro.
Nell'ambito della più generale funzione di determinazione e
controllo delle dotazioni organiche, le due questioni rilevano
perchè consentono un processo dinamico di adeguamento degli standard
di utilizzazione del fattore lavoro in relazione alle eventuali
modificazioni di procedure seguite e strumenti tecnici utilizzati.
Quanto alla prima, la conoscenza della situazione in essere consente
l'individuazione di punti di strozzatura e/o ridondanza che possono
essere eliminati mediante la revisione delle sequenze di atti
elementari pur nel rispetto delle norme amministrative. Quanto alla
seconda, diviene possibile programmare eventuali processi di reale
sostituzione tra lavoro e capitale, evitando che l'introduzione di
automazione e informatizzazione nella realtà operativa delle unità
amministrative produca conseguenze sulle necessarie dotazioni
organiche di personale in termini sia quantitativi che qualitativi.
L'individuazione delle linee di attività e la connessa ricostruzione
delle sequenze procedurali di atti elementari risulta utile anche per
la determinazione della combinazione qualitativa del lavoro
necessaria a svolgere le attività nelle quali si concreta il carico
di lavoro di ciascuna unità organizzativa. Questo, infatti, ai fini
della determinazione degli organici, deve essere elaborato non tanto
come indicatore unitario di tempi di lavoro necessario, quanto
piuttosto come un vettore di tempi disaggregati per qualifica
professionale. L'attribuzione di una determinata qualifica
necessaria, in relazione alle singole operazioni elementari da
espletare, deve essere effettuata sulla base dell'analisi del reale
contenuto operativo dell'operazione e con riferimento alle previsioni
contrattuali e/o da mansionario.
Sempre in merito alla tecnica di determinazione dei tempi standard di
esecuzione degli atti elementari, va infine precisato che i tempi di
attesa, che spesso caratterizzano il flusso delle attività espletate
all'interno di una singola linea, non devono essere considerati
poichè non rientrano nella definizione del carico di lavoro
dell'unità amministrativa. Sebbene la loro analisi sia certamente
utile al controllo della razionalità delle procedure, tale compito
non rientra tra gli obiettivi della presente metodologia finalizzata
alla quantificazione dei fabbisogni di personale.
2.3. Il tempo standard per atto iniziale (TSAI)
Sulla base dei tempi standard per atto elementare è possibile
calcolare il tempo standard unitario di ciascuna linea ossia il tempo
di lavoro che in condizioni date di tecnologia e procedura, sarebbe
mediamente necessario impiegare per eseguire l'intero processo
produttivo interno all'unità organizzativa con riferimento ad ogni
singola pratica pervenuta.
Qualora il numero di ogni atto elementare fosse necessariamente pari
alla quantità domandata ovvero al numero di pratiche pervenute,
allora il tempo standard unitario di linea potrebbe essere facilmente
calcolato come semplice somma dei tempi standard per atto elementare.
Tuttavia, poichè in un generico processo produttivo alcuni atti
elementari possono essere di natura occasionale o eventuale, nel
senso che possono riguardare solo una parte delle pratiche che
entrano nel processo produttivo, per la determinazione del tempo
standard unitario di linea si deve tener conto del rapporto medio che
si stabilisce tra la numerosità di ciascun atto elementare e quella
dell'atto iniziale. Per questo motivo il tempo standard per atto
iniziale è dato da una somma ponderata dei tempi standard relativi
ai singoli atti elementari, dove i pesi sono rappresentati dalle
frequenze relative dei singoli atti elementari fatta pari a 1 la
numerosità dell'atto iniziale. Per ottenere dunque un elemento di
normalizzazione del rapporto tra le diverse quantità di atti
elementari svolti rispetto al numero di atti iniziali, è necessario
rilevare il coefficiente di ripetitività di ciascun atto elementare.
Esso esprime la frequenza "teorica" di ciascun tipo di atto
elementare rispetto all'atto iniziale della linea e costituisce di
fatto il peso da utilizzare per determinare il tempo standard
unitario di linea. In simboli:
l z l l
(1) TS = (sigma) ts . f
j=1 j j
dove lfj rappresenta la frequenza teorica dell'atto elementare j-
esimo della linea 1 e l tsj il correlato tempo standard.
Il tempo standard per atto iniziale lTS, peraltro, può essere
scomposto in un vettore i cui elementi rappresentano la sommatoria
dei tempi standard riferiti a tutti gli atti elementari interni alla
sequenza procedurale di linea per i quali si è accertata
l'assegnazione ad una specifica qualifica funzionale ritenuta
necessaria secondo la valutazione dell'analista.
Il tempo standard per atto iniziale sarà dunque ottenuto
effettuando, per ciascuna qualifica funzionale ritenuta necessaria,
la somma dei tempi standard degli atti elementari ponderati ciascuno
per il correlato coefficiente di ripetitività. In simboli, il
complessivo tempo standard per atto iniziale relativo ad una generica
qualifica q-esima sarà dato dalla:
q n q
(2) TS = (Sigma) ts . f
j=1 i i
Calcolando in tal modo i tempi standard per atto iniziale delle varie
qualifiche funzionali necessarie (o profili professionali)
all'espletamento degli atti elementari di una data linea di
attività, si ottiene il seguente vettore:
__ __
| q1 |
| TS |
| q2 |
(3) | TS |
| .... |
| .... |
| qn |
| TS |
|__ __|
La misurazione dell'attività svolta da ciascuna linea è stata così
espressa non in termini fisici (numero di atti), ma in termini
omogenei di tempi di lavoro necessario per svolgerla.
Tuttavia all'interno di una procedura possono esserci atti elementari
che vengono eseguiti in numero costante nel tempo e, dunque,
indipendente dal numero di atti iniziali pervenuti nel corso del
periodo di riferimento. In questa circostanza l'esecuzione di questi
atti determina un tempo di lavorazione invariante rispetto al numero
di pratiche eseguite, cosicchè, la determinazione di uno specifico
coefficiente di ripetitività espresso rispetto all'atto iniziale
della procedura darebbe luogo ad un tempo standard di linea almeno in
parte non dipendente dalla quantità di atti domandati. In queste
condizioni, l'applicazione del metodo illustrato condurrebbe ad
erronee valutazioni del carico di lavoro tutte le volte che, a
prescindere da cambiamenti procedurali, mutasse il rapporto effettivo
tra il numero variabile di atti iniziali e il numero costante di atti
elementari di questo tipo. Per evitare questo inconveniente è
possibile apportare alla metodologia un correttivo da applicare agli
atti elementari del tipo descritto. Si tratta, in particolare, di
rilevare, oltre al normale tempo standard per atto elementare, il
numero di volte che la procedura prevede venga comunque effettuato
nel periodo considerato l'atto in questione e moltiplicare poi il
primo per il secondo al fine di ottenere un tempo fisso di
esecuzione. Di esso non si terrà conto nel computo del tempo stand-
ard per atto iniziale della linea, ma, come si vedrà in seguito,
verrà conteggiato ai fini della valutazione dei fabbisogni organici
sommandolo al prodotto ottenuto moltiplicando il tempo standard per
atto iniziale per il numero di atti domandati.
Nel prospetto che segue sono riportate le 2 linee di attività del
precedente prospetto 2 e a ciascun atto elementare è associato il
rilevato tempo standard di esecuzione e la ripetitività, in modo da
calcolare il tempo standard per atto iniziale.
PROSPETTO 3: ESEMPIO PER IL CALCOLO DEL TEMPO STANDARD DI LINEA
_____________________________________________________________________
MODULO C
COD_UNIT DENOMINAZIONE UNITA':
103 GESTIONE SIA ASS. ACCESSORI E TRATT. MISSIONI
COD_LINEA DENOMINAZIONE LINEA
1 LIQUIDAZ. ANTICIPI DI MISSIONE
_____________________________________________________________________
minuti
COD_ATTO ATTO ELEMENTARE TS RIP TSxRIP
1 CONTROLLO AUTORIZ.INCAR.DI MISSIONE 2 1 2
2 INSERIMENTO INFORM. SUL D.B. 4 1 4
3 COMPL. MOD. CON CALCOLO MONETARIO 7 1 7
4 CONTR. MOD. PER AUTOR.MEZZO PROPRIO 7 0,9 6,3
5 REGISTRAZ. MODELLO DI ASSICURAZIONE 3 0,9 2,7
6 COMPIL. ELENCO RIEPIL.ANTICIPI MISS. 2 1 2
7 CONTROL. ANTICIPI LIQUID.DALLA CASSA 2 1 2
8 INSER. NEL D.B.DELL'IMPORTO ANTICIP. 1 1 1
9 ORDIN. ALFABETICO INCAR. DI MISSIONE 3 1 1
10 INSERIMENTO EVENTUALI VARIAZIONI 5 0,15 0,75
TSAI............................................. minuti 30.75
_____________________________________________________________________
MODULO C
COD_UNIT DENOMINAZIONE UNITÀ
103 GESTIONE SIA ASS. ACCESSORI E TRATT. MISSIONI
COD_LINEA DENOMINAZIONE LINEA
2 LIQUID. PARCELLE DI MISSIONI IN BUSTA PAGA
_____________________________________________________________________
minuti minuti
COD_ATTO ATTO ELEMENTARE TS RIP TSxRIP TP
1 CONTROLLO PARCELLA DI MISSIONE 2 1 2
2 ABBINAM.PARCEL.CON ORDINE DI INCAR 2 1 2
3 INSERIMENTO N. PROT. SU D.B. 1 1 1
4 CONTROLLO DATI PARCELLA E ALLEGATI 30 1 30
5 EVENT.INS.SU D.B. VARIAZ.INCAR.MISS. 5 0,4 2
6 LIQUID. PARCELLA DI MISSIONE 15 1 15
7 COMPIL. ELENCHI PER CAPITOLI SPESA 0,666666 1 0,66
8 CONTROL. FINALE PARCELLE MISSIONI 15 1 15
9 REGISTR. SU D.B. DATI SULLA LIQUID. 5 1 5
10 CONTR. ELENCHI RAGION.E INS. SU D.B. 2 1 2
11 CONTROLLO TABULATO DATI INSERITI 3 1 3
12 CONTROLLO TABULATO DOPO RIBALTAMENTO 360
13 CONTROLLO TABULATO QUADRATURA 120
14 CONTROLLO TABULATO FOGLI DI LIQUID. 180
15 ORD.PARCEL.PER RAG. E LET.ACC.PRESTA 1 1 1
16 RICHIESTA DI RIESAME PARCELLA 5 0,1 0,5
17 RICERCA PARCELLA IN RAGIONERIA 20 0,1 2
18 RICALCOLO PARCELLA SE VALIDO 20 0,05 1
TSAI............................................. minuti 82,16
Tempo Fisso...................................... minuti 660
_____________________________________________________________________