Serie Generale n. 291 del 14-12-2000
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
DELIBERAZIONE 23 novembre 2000
Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell'art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513. (Deliberazione n. 51/2000). (GU Serie Generale n.291 del 14-12-2000)

L'AUTORITÀ

Vista la legge 24 ottobre 1977, n. 801;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive
modificazioni ed integrazioni;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Visto l'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni;
Visto l'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l'art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998,
n. 428;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
8 febbraio 1999;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n.
318;
Visto il decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490;
D'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato;
Delibera:
Di emanare le seguenti regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi dell'art. 18, comma 3, del decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513:

REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI FORMAZIONE E CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI.

Art. 1.
Ambito di applicazione
1. La presente deliberazione detta norme in materia di documenti
informatici non classificati formati e conservati dalle pubbliche
amministrazioni.
2. Le regole tecniche di cui al comma 1 sono adeguate
periodicamente dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione alle esigenze istituzionali, organizzative,
scientifiche e tecnologiche.

Art. 2.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione s'intende:
a) per amministrazioni pubbliche, tutte le amministrazioni
previste dall'art. 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio
1993, n. 29;
b) per documento informatico, la rappresentazione informatica di
atti, fatti e dati formati dalle amministrazioni pubbliche o,
comunque, utilizzati ai fini dell'attività istituzionale ed
amministrativa;
c) per formazione, il processo di generazione del documento
informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili
con certezza al soggetto e all'amministrazione che lo hanno prodotto
o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è
sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di
registrazione previste dalla vigente normativa;
d) per conservazione, l'ordinata custodia di documenti
informatici in modo da assicurarne l'integrità, l'affidabilità e la
consultabilità nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di
ricerca;
e) per formato, la modalità di rappresentazione del contenuto di
un documento informatico;
f) per sicurezza, l'insieme delle misure organizzative e tecniche
finalizzate ad assicurare, senza soluzione di continuità,
l'integrità, la disponibilità e la riservatezza dei documenti e
degli archivi informatici;
g) per accesso, la consultazione autorizzata, anche per via
telematica, degli archivi e dei documenti informatici, sia per la
tutela di situazioni giuridicamente rilevanti da parte di chi ne
abbia interesse, sia per le attività amministrative;
h) per archivio, l'insieme, organizzato e gestito in modo
unitario per aree omogenee, costituito da uno o più supporti di
memorizzazione, univocamente identificati, contenenti i documenti
registrati.

Art. 3.
Requisiti dei documenti informatici
1. La formazione e la conservazione dei documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni devono essere effettuate secondo i seguenti
requisiti:
a) identificabilità del soggetto che ha formato il documento
informatico e dell'amministrazione di riferimento;
b) sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici
tramite la firma digitale ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
c) idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti
informatici e ad essere registrati mediante il protocollo
informatico, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica
20 ottobre 1998, n. 428;
d) accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi
informativi automatizzati;
e) leggibilità dei documenti;
f) interscambiabilità dei documenti.
2. I documenti informatici, muniti dei requisiti sopra detti, sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
3. Nella formazione e conservazione dei documenti informatici le
pubbliche amministrazioni applicano le norme in materia di
semplificazione e razionalizzazione delle attività amministrative e
dei procedimenti.
4. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura
dei documenti informatici sono definite dalla dirigenza, ai sensi
dell'art. 3, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29,
e con riferimento all'ordinamento delle rispettive amministrazioni.

Art. 4
Formato dei documenti informatici
1. I formati adottati devono possedere almeno i seguenti requisiti:
a) consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le
diverse tipologie di trattazione, l'archiviazione, la leggibilità,
l'interoperabilità e l'interscambio dei documenti;
b) la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso
e conservazione;
c) la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite
indici di classificazione o di archiviazione, nonchè sui contenuti
dei documenti;
d) l'immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura.
A tale fine i documenti informatici non devono contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità
che possano modificarne la struttura o il contenuto;
e) la possibilità di integrare il documento informatico con
immagini, suoni e video, purchè incorporati in modo irreversibile e
nel rispetto dei requisiti di cui alle lettere b) e d).

Art. 5.
Sottoscrizione di documenti informatici
1. Ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di documenti
informatici di rilevanza esterna, le pubbliche amministrazioni:
a) possono svolgere direttamente l'attività di certificazione ai
sensi dell'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica
10 novembre 1997, n. 513, solo per i propri organi ed uffici. In
questo caso hanno l'obbligo di iscriversi nell'elenco pubblico dei
certificatori presso l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione e devono attenersi alle regole tecniche di cui al
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999;
b) possono emettere certificati di firma digitale solo per i
propri organi ed uffici ai sensi dell'art. 8 del decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, utilizzando i
servizi offerti dal centro tecnico o dai certificatori iscritti
nell'elenco pubblico presso l'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione secondo la vigente normativa in materia di
contratti pubblici. In questo caso non vi è l'obbligo
dell'iscrizione nel citato elenco pubblico.
2. Per la sottoscrizione di documenti informatici di rilevanza
interna, le pubbliche amministrazioni possono emettere certificati di
firma digitale secondo regole tecniche diverse da quelle di cui al
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999.
3. Per la formazione e la gestione di documenti informatici per i
quali non è prevista la sottoscrizione, le pubbliche amministrazioni
possono utilizzare sistemi elettronici di identificazione ed
autenticazione nell'ambito della propria autonomia organizzativa e
dei processi di razionalizzazione.
4. Per la formazione e la sottoscrizione dei documenti informatici,
secondo quanto stabilito dal decreto del Presidente della Repubblica
10 novembre 1997 e dalle regole tecniche di cui al decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, le pubbliche
amministrazioni devono attenersi alle regole di interoperabilità
definite dalla circolare AIPA/CR/24 del 19 giugno 2000.

Art. 6.
Gestione dei documenti informatici
1. La gestione dei documenti informatici e le attività relative al
protocollo informatico sono effettuate secondo i princi'pi stabiliti
dal decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428,
e le relative regole tecniche.

Art. 7.
Conservazione dei documenti informatici
1. Per la conservazione e la esibizione dei documenti informatici,
avuto riguardo a quanto previsto dall'art. 6, comma 5, del decreto
del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, e dall'art.
61 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio
1999, si applicano le regole tecniche emanate con deliberazione
dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
30 luglio 1998, n. 24, ai sensi dell'art. 2, comma 15, della legge
24 dicembre 1993, n. 537.
2. Per l'estensione della validità del documento informatico si
applica l'art. 60 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 8 febbraio 1999.

Art. 8.
Trasmissione dei documenti informatici
1. Per la trasmissione dei documenti informatici si applicano le
regole tecniche di cui agli articoli 4, 6 e 17 del decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, e successive
modificazioni ed integrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni disciplinano autonomamente la
trasmissione interna dei documenti informatici con riferimento al
proprio ordinamento.

Art. 9.
Accesso ai documenti informatici
1. L'accesso ai documenti informatici è regolato dalla legge
7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni,
anche con riferimento al funzionamento della rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni regolamentano, con riferimento al
proprio ordinamento, l'accesso tramite sistemi informativi
automatizzati per le attività di consultazione e di estrazione dei
documenti.

Art. 10.
Sicurezza dei documenti informatici
1. Le pubbliche amministrazioni predispongono, entro dodici mesi
dalla data di entrata in vigore della presente deliberazione, un
piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione ed alla
conservazione dei documenti informatici.
2. Il piano fa parte del manuale di gestione di cui alle regole
tecniche emanate ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica
20 ottobre 1998, n. 428.
3. Il piano considera almeno i seguenti aspetti: analisi dei
rischi, politiche di sicurezza, interventi operativi.
4. Il piano è sottoposto a verifica ed aggiornato con cadenza
almeno biennale.
5. Le pubbliche amministrazioni adottano le misure minime di
sicurezza dei dati personali ai sensi dell'art. 15 della legge
31 dicembre 1996, n. 675, e del relativo regolamento di attuazione
emanato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318.
Roma, 23 novembre 2000
Il presidente: Rey