Serie Generale n. 184 del 8-8-2000
SUPPLEMENTI ORDINARI
AUTORITA' PER LA VIGILANZA SUI CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE
AUTORITA' PER LA VIGILANZA SUI CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE
DETERMINAZIONE 27 luglio 2000, n. 41
Procedure da utilizzare dalle S.O.A. (Societa' Organismi di Attestazione) per l'esercizio della loro attivita' di attestazione (art. 10, comma 2 lettera f) D.P.R. 25 gennaio 2000 n. 34) (GU Serie Generale n.184 del 08-08-2000 - Suppl. Ordinario n. 128)

Il Consiglio
premesso che:
a) le SOA (società organismi di attestazione), per poter ottenere
l'autorizzazione allo svolgimento dell'attività di attestazione del
possesso dei requisiti di qualificazione delle imprese devono, ai
sensi del regolamento di cui al D.P.R. 25 gennaio 2000, n. 34,
presentare alla Autorità per la vigilanza sui lavori pubblici la
relativa istanza, corredata, tra l'altro, da "un documento contenente
la descrizione delle procedure che saranno utilizzate per
l'esercizio..." dell'attività medesima;
b) le procedure dovranno essere conformi "a quanto stabilito
dall'Autorità entro sessanta giorni dalla data di entrata in vigore
del regolamento" (articolo 10, comma 1, lett. f.) dell'indicato
D.P.R. n.34/2000) previo parere della Commissione consultiva di cui
all'articolo 8, comma 4, della legge 109/94 e successive
modificazioni ed agli articoli 2, comma 1, lettera o) e 5 del D.P.R.
34/2000;
c) sussiste la necessità che l'autonomia organizzativa ed operativa
delle SOA si conformi alle esigenze derivanti dal rilievo
pubblicistico delle funzioni e dei compiti ad esse attribuiti;
considerato che:
a) le indicazioni devono tener conto dell'obbligo a carico delle SOA
di "comportarsi con diligenza, correttezza e trasparenza, nel
rispetto dei principi di cui all'art. 1 della legge 109/94 e
successive modificazioni", di "agire in modo da garantire
imparzialità ed equo trattamento", di "assicurare e mantenere
l'indipendenza richiesta dalla legge e dal regolamento" e del
doveroso contemperamento della perseguita finalità di profitto con
la neutralità ed obiettività che deve caratterizzarne la condotta;
b) le suddette indicazioni devono tener conto della opportunità del
massimo ricorso a processi informatizzati e, pertanto, a tecnologie
informatiche;
c) con apposita e separata determinazione si provvederà in ordine
alle regole da seguire dalle SOA per la valutazione e la verifica dei
requisiti previsti dagli artt. 17 e 18 del D.P.R. 34/2000 nonchè
alle situazioni che determinano l'esigenza di approfondimenti delle
informazioni e delle documentazioni fornire dai soggetti richiedenti
l'attestazione.
Sentita la Commissione consultiva prevista dall'articolo 8, comma 4,
lettera a) della legge 109/94 e successive modificazioni e dagli
articoli 2, comma 1, lettera o) e 5 del D.P.R. 34/2000 e tenuto conto
delle indicazioni del parere stesso offerto;
approva l'allegato documento concernente l'oggetto della presente
determinazione.
Roma, 27 luglio 2000
Il Presidente: GARRI

INDICAZIONE DEI CRITERI CUI LE SOA DEVONO ATTENERSI PER LA REDAZIONE
DEL DOCUMENTO RELATIVO ALLE PROCEDURE DA ADOTTARE PER IL RILASCIO
DEGLI ATTESTATI DI QUALIFICAZIONE
1) Il documento deve essere costituito:
a) da una relazione nella quale vengono esplicitati e descritti
sistematicamente ed esaurientemente:
* gli obiettivi di politica aziendale (mercato territoriale nel quale
si vuole operare, sviluppo in termini di clientela, piano di rientro
degli investimenti ecc, ecc.) perseguiti e le prestazioni offerte;
* le attività che saranno svolte con le indicazioni delle connesse
procedure aziendali, dei soggetti che, secondo l'organigramma,
provvedono ad attuarle nonchè dei relativi tempi di svolgimento
stesse;
* l'organizzazione aziendale e la sua funzionalità alle procedure;
* l'attrezzatura informatica e la sua funzionalità alle procedure;
* le modalità di accertamento della veridicità e della sostanza
delle certificazioni, delle autocertificazioni e delle
documentazioni, predisposte sulla base di prestabiliti schemi-tipo,
da effettuarsi direttamente dalla SOA presso i soggetti che hanno
rilasciato il documento o sulle cui dichiarazioni si basi
l'autocertificazione qualora le informazioni non siano ritenute
sufficientemente documentate;
* le procedure di controllo interno;
* le modalità, ad istruttoria completata, del rilascio
dell'attestazione con l'indicazione del soggetto o dei soggetti che
la propongono, e quella del soggetto o dell'organo sociale che
delibera su tale proposta;
* i modelli contrattuali che, ai sensi dell'articolo 1341 e 1342 del
C.C., si intendono adottare i quali:
* non possono prevedere clausole che, per qualsiasi motivo, possono
essere considerate vessatorie (esonero di responsabilità, modalità
di pagamento del corrispettivo particolarmente onerose, previsioni di
decadenza, e simili)
* devono disciplinare i casi di interruzione del termine ove ricorra
la esigenza di acquisire nuove informazioni (articolo 12, comma 1,
lettera b, e articolo 15, comma 3, del D.P.R. 34/2000) nonchè le
modalità ed i tempi delle richieste di tali ulteriori informazioni;
* devono indicare il termine di preavviso delle visite presso le
imprese, e la composizione del soggetto o dei soggetti incaricabili;
b) da uno o più elaborati tecnici, grafici e descrittivi, necessari
ad illustrare i singoli momenti in cui si articola l'attività di
attestazione (diagrammi a blocchi, Gantt, Pert, regolamenti interni,
moduli, modelli, format e analoghe strumentazioni).
2) In particolare il documento dovrà illustrare almeno i flussi
procedurali operativi, compreso quelli accessori e di riesame,
relativi:
a) alla stipula del contratto ed alla gestione degli aspetti
contrattuali con i soggetti cui rilasciare l'attestazione;
b) alla raccolta, gestione ed analisi della documentazione, dei dati
interni ed esterni delle imprese e dei flussi informativi interni ed
esterni che si intendono attivare nel corso di ogni singola
procedura;
c) all'accertamento e alla verifica dei requisiti generali,
economico-finanziari e tecnico organizzativi delle imprese;
d) all'esecuzione di visite presso le imprese cui rilasciare
l'attestato di qualificazione nonchè all'attività di monitoraggio a
garanzia della veridicità e sostanza delle dichiarazioni e delle
documentazioni fornite dalle imprese;
e) al rilascio o al diniego dell'attestazione di qualificazione;
f) alle gestione delle richieste di variazioni dell'attestazioni che
non producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto
della qualificazione nonchè delle richieste di variazioni delle
attestazioni che producono effetti diretti sulle categorie e
classifiche oggetto della qualificazione;
g) alla gestione delle segnalazioni e dei reclami;
h) alla gestione delle comunicazioni e informazioni tra la SOA e
l'Autorità e tra la SOA ed i soggetti da qualificare;
i) alla catalogazione e archiviazione dei documenti;
j) alla gestione degli archivi;
k) al controllo interno.
3) Ogni procedura dovrà essere illustrata in modo che sia chiaro:
a) il raccordo con l'organigramma;
b) il contenuto delle varie fasi e sottofasi;
c) i collegamenti funzionali o le interconnessioni fra le varie fasi
e sottofasi;
d) il responsabile o i responsabili delle varie fasi e sottofasi con
l'indicazione dei relativi livelli di competenza;
e) le attività specifiche svolte dal personale coinvolto nelle varie
fasi e sottofasi;
f) la modulistica impiegata nelle varie fasi e sottofasi;
4) Le procedure devono essere predisposte - per quanto possibile in
conseguenza del fatto che gli oggetti della procedura di attestazione
di qualificazione e di quella di certificazione di qualità sono
differenti - sulla base delle norme UNI CEI EN 45004 nonchè nel
rispetto delle disposizioni del D.P.R. 34/2000 tenendo conto in
particolare dei principi contenuti nell'articolo 12 secondo cui le
procedure:
a) devono essere tali da consentire alla SOA, successivamente
all'ottenimento dell'autorizzazione e ove la stessa lo ritenesse
opportuno e utile, di richiedere ad un organismo, regolarmente
accreditato ai sensi delle norme UNI CEI EN 45000, la certificazione
della qualità aziendale conforme alle norme europee serie UNI EN
9000;
b) devono garantire il rispetto dei principi di diligenza,
correttezza, trasparenza e imparzialità;
c) devono prevedere adeguati livelli di responsabilità ed essere
tali da assicurare e mantenere l'indipendenza di giudizio,
l'imparzialità ed l'equo trattamento di ogni soggetto cui rilasciare
o negare l'attestato di qualificazione;
d) devono prevedere l'impiego di un apposito manuale per gli
accertamenti e le visite presso le imprese cui rilasciare o negare
l'attestazione;
5) Le procedure devono altresì prevedere che:
a) i risultati delle attività siano archiviati informaticamente ed
in modo che sia sempre possibile l'identificazione e la
rintracciabilità di tutte le attività in corso e dei soggetti cui
sono state affidate;
b) la gestione della fase precontrattuale e di quella successiva alla
stipula del contratto sia effettuata secondo un ordine cronologico e
sulla base dei contenuti della proposta contrattuale e del contratto
stipulato, del tipo di prestazione richiesta e della documentazione
fornita dall'impresa cui rilasciare o negare l'attestato di
qualificazione e pertanto:
c) il controllo interno sia finalizzato a perseguire l'efficienza e
la correttezza nello svolgimento dell'attività della SOA e,
pertanto:
* sia affidato ad un apposito ed indipendente organo aziendale;
* sia prevista una efficace verifica della rispondenza delle
attività stesse, delle connesse procedure interne e dei flussi
informativi, ai compiti assegnati dal D.P.R. 34/2000 e dal presente
documento alle SOA;
* sia documentato in modo da poter essere sottoposto a verifica da
parte dell'Autorità;
* sia prevista la elaborazione di indicatori rilevanti ai fini del
miglioramento delle prestazioni aziendali;
* siano previste le modalità e la periodicità dell'effettuazione
delle verifiche;
* siano previste le procedure correttive da seguire in dipendenza
delle osservazioni e rilievi effettuate dall'organo di controllo
interno nonchè quelle finalizzate ad ottimizzare nel tempo il
servizio fornito e l'organizzazione aziendale;
d) le modalità di catalogazione, ubicazione, conservazione dei
documenti presentati dall'impresa devono essere articolate secondo
criteri idonei a garantirne la riservatezza per i terzi e la
accessibilità per l'Autorità;
e) l'Autorità deve essere informata con immediatezza delle
segnalazioni e dei reclami avanzati alle SOA;
f) la possibilità di un aggiornamento controllato delle variazioni
che la SOA riterrà necessarie introdurre in esse durante la fase di
implementazione delle procedure o che l'Autorità disporrà per un
migliore svolgimento dell'attività di vigilanza ad essa affidata dal
D.P.R. 34/2000;
g) la illustrazione delle modifiche attraverso un idoneo metodo di
identificazione e di indicazione dello stato di revisione;
h) la trasmissione, entro 30 giorni dalla loro adozione, degli
aggiornamenti, all'Autorità che, qualora ne rilevi carenze o errori,
lo restituisce alla SOA perchè queste insufficienze siano eliminate.
6) Nella redazione del documento la SOA dovrà in ogni parte fare
esplicito riferimento ad ognuna delle indicazioni della presente
determinazione in modo che ne sia possibile un immediato controllo e
valutazione.