Serie Generale n. 95 del 26-4-2011
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO
AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO
DETERMINAZIONE 13 aprile 2011
Individuazione delle modifiche «non essenziali» delle officine chimiche e farmaceutiche. (11A05257) (GU Serie Generale n.95 del 26-04-2011)

IL DIRETTORE GENERALE

Visti gli articoli 8 e 9 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n.
300;
Visto l'art. 48 del decreto-legge 30 settembre 2003, n. 269,
convertito nella legge 24 novembre 2003, n. 326 che ha istituito
l'Agenzia italiana del farmaco;
Visto il decreto n.245 del Ministro della salute di concerto con i
Ministri della funzione pubblica e dell'economia e delle finanze in
data 20 settembre 2004 recante norme sull'organizzazione ed il
funzionamento dell'Agenzia italiana del farmaco, emanato a norma del
comma 13 dell'art. 48 sopra citato;
Visto il decreto del Ministro del lavoro, della salute e delle
politiche sociali del 16 luglio 2008, registrato dall'Ufficio
centrale del bilancio al registro visti semplici, foglio n.803 in
data 16 agosto 2008, con cui il prof. Guido Rasi è stato nominato
direttore generale dell' Agenzia italiana del farmaco;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche e
integrazioni, relativa alle norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto legislativo 24 aprile 2006, n. 219 successive
modifiche e integrazioni, recante attuazione della direttiva
2001/83/CE (e successive direttive di modifica), relativa ad un
codice comunitario concernente i medicinali per uso umano, ed in
particolare l'art. 50, commi 5 e 5-bis;
Visto il decreto legislativo 29 dicembre 2007, n. 274, recante
disposizioni correttive al decreto legislativo 24 aprile 2006, n. 219
ed, in particolare, l'art. 8, che modifica l'art. 50, introducendo il
comma 5-bis, che rinvia ad apposita determinazione dell'AIFA per
l'individuazione delle modifiche, diverse da quelle previste dal
comma 5 (modifiche essenziali), che l'interessato è tenuto a
comunicare alla stessa agenzia;
Visto il decreto ministeriale 24 maggio 2004, inerente la
rideterminazione degli importi delle tariffe e dei diritti per le
prestazioni rese a richiesta ed utilità di soggetti interessati;
Ritenuto, pertanto, di individuare e disciplinare, ai sensi
dell'art. 50, comma 5-bis, del decreto legislativo n. 219/2006, la
procedura di comunicazione inerente le modifiche «non essenziali»
delle condizioni in base alle quali è stata rilasciata una
autorizzazione alla produzione di medicinali;

Determina:

Art. 1


Oggetto e campo di applicazione

1. La presente determinazione individua e disciplina, ai sensi
dell'art. 50, comma 5-bis, del decreto legislativo n. 219/2006, la
procedura di comunicazione delle modifiche «non essenziali» delle
condizioni in base alle quali è stata rilasciata una autorizzazione
alla produzione di medicinali.
2. Sono definite come non essenziali le modifiche che:
a. non impattano in modo critico sui locali e sui processi
produttivi;
b. non comportano una diversa destinazione d'uso di locali;
c. non comportano una variazione di lay-out dei reparti
produttivi;
d. non comportano una modifica di flussi del personale e/o
materiali;
e. implicano una sostituzione di macchine e/o apparecchiature che
presentano la stessa funzionalità di quelle precedentemente
installate ed autorizzate e che possono rappresentare un
miglioramento tecnologico (definite come: «sostituzioni
like-for-like»), purchè non richiedano variazione di lay-out, una
modifica di flussi o diversa destinazione d'uso dei locali;
f. non richiedono, in ogni caso, la modifica dell'autorizzazione
alla produzione precedentemente rilasciata al sito produttivo ai
sensi dell'art. 50 del decreto legislativo n. 219/2006.
3. Nell'allegato n. 1, che costituisce parte integrante della
presente determinazione, è riportato l'elenco dettagliato delle
modifiche «non essenziali», così come definite dal precedente comma
2, con la relativa codificazione.
4. Le modifiche non indicate nell'elenco di cui all'allegato n. 1,
sono escluse dal campo di applicazione della presente determinazione.
Per esse, si rinvia all'art. 50, comma 5, del decreto legislativo n.
219/2006 («modifiche essenziali»).
5. Ricadono, in ogni caso, nel novero delle modifiche «essenziali»,
sottoposte, quindi, alla procedura di autorizzazione da parte
dell'AIFA, ai sensi dell'art. 50, comma 5, del decreto legislativo n.
219/2006, tutte le attività di installazione, sostituzione di
macchine/apparecchiature e/o attivazione di produzioni, o fasi di
produzione, di medicinali o materie prime eseguiti in aree
classificate: A, B, C e D, secondo la definizione riportata
nell'allegato 1 delle EU cGMP.
6. Le mere sostituzioni di parti di consumo (parti di ricambio)
previste dai piani di manutenzione delle apparecchiature di un sito
produttivo non richiedono l'autorizzazione da parte dell'AIFA, nè
comportano l'obbligo della preventiva comunicazione all'AIFA stessa.

Art. 2


Procedura di comunicazione

1. A decorrere dalla data di efficacia della presente
determinazione, per ogni modifica «non essenziale» ai sensi dell'art.
1 e rientrante nel novero di quelle elencate all'allegato 1 della
presente determinazione, il legale rappresentante dell'officina di
produzione deve inoltrare apposita comunicazione all'AIFA, secondo le
modalità specificate nei commi seguenti.
2. La comunicazione deve essere inoltrata all'AIFA mediante
esclusivo utilizzo, sotto pena di irregolarità della stessa, del
modello riportato nell'allegato 2 della presente determinazione, che
ne costituisce parte integrante. In essa possono essere dichiarate
una o più modifiche «non essenziali», con l'indicazione del o dei
codici riportati in corrispondenza di ciascuna modifica elencata
nell'allegato 1. Ai sensi dell'art. 38 del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, la comunicazione può
essere inviata unitamente alla fotocopia di un documento di identità
del dichiarante in corso di validità, oppure prodotta direttamente e
quindi firmata in presenza del funzionario competente a ricevere la
documentazione.
3. La comunicazione deve, inoltre, essere corredata dalla seguente
documentazione:
a) dichiarazione della persona qualificata attestante che la
modifica descritta non impatta sul lay-out/flussi/attività esistenti
e non è associato alcun rischio al processo/prodotto;
b) copia del rapporto sintetico di valutazione del rischio;
c) dichiarazione della persona qualificata attestante che le
eventuali attività di qualifica/convalida di apparecchiature e le
attività di addestramento del personale sono state concluse con
esito positivo;
d) dichiarazione della persona qualificata attestante che le
attività di addestramento del personale sono state eseguite con
esito positivo;
e) attestazione del versamento della tariffa di cui all'art. 3.
4. Le dichiarazioni di cui alle lettere a), c) e d) del precedente
comma 3 devono essere rese ai sensi degli articoli 46 e 47 del
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
5. Ciascuna modifica oggetto della comunicazione potrà essere
effettuata sul sito produttivo decorsi 30 giorni dal ricevimento
della comunicazione dal parte dell'AIFA, senza che la stessa abbia
formulato, ai sensi del comma 6, l'invito alla sua regolarizzazione o
completamento, ovvero nei successivi 30 giorni decorrenti dalla
regolarizzazione e/o completamento della stessa.
6. In caso di accertata non conformità della comunicazione alle
prescrizioni contenute nella presente determinazioni o rilevata
l'incompletezza o l'irregolarità formale della stessa, ed entro il
termine di 30 giorni dal ricevimento della stessa, l'AIFA può
formulare un invito a regolarizzare la comunicazione entro un termine
non inferiore a 30 giorni indicando le cause di irregolarità o di
incompletezza. Nel caso di inadempienza da parte dell'officina di
produzione, l'AIFA adotta motivati provvedimenti con cui dispone il
divieto di esecuzione delle modifiche e la rimozione degli eventuali
effetti dannosi. Inoltre, ferma restando l'applicazione delle
sanzioni penali in caso di dichiarazioni sostitutive false o mendaci,
l'AIFA può sempre adottare, senza limiti temporali, in via di
autotutela, provvedimenti di revoca o annullamento d'ufficio ove
ricorrano i presupposti previsti dagli articoli 2-quinquies e
2-nonies della legge n. 241/1990 e dalla normativa vigente.
7. Il rappresentante legale è tenuto a tenere aggiornato il Site
Master File (di cui al decreto ministeriale 18 marzo 1996) ed a
rendere disponibile a richiesta ed, in ogni caso, al momento
dell'ispezione condotta dall'AIFA, la necessaria documentazione.
8. L'AIFA, a seguito delle comunicazioni di modifiche «non
essenziali», potrà effettuare, senza limiti temporali ed in
qualsiasi momento, un'ispezione anche senza preavviso al sito
produttivo, al fine di verificare la conformità di quanto
dichiarato. Nelle ispezioni successive alle modifiche non essenziali,
l'ispettore potrà verificare la conformità delle modifiche «non
essenziali» ai requisiti EU-GMP.
9. Restano escluse dalle modifiche «non essenziali» tutte le
«modifiche essenziali» eseguite in aree classificate: A, B, C e D,
secondo la definizione riportata nell'allegato 1 delle EU cGMP,
prevista al comma 5, art.1 della presente determina.

Art. 3


Tariffa

1. Per ogni comunicazione presentata in applicazione della presente
determina, il produttore dovrà allegare, sotto pena di irregolarità
della stessa, l'attestazione di versamento pari a € 629,04 ai sensi
del decreto ministeriale 24 maggio 2004 (Allegato 2, punto 5, lettera
b), di cui € 104,86 sul c/c postale n. 95675252 (IBAN:
IT-22-J-07601-03200-000095675252) intestato all'AIFA, indicando quale
causale «modifica non essenziale», e € 524,18 sul c/c postale n.
40994006 (IBAN: IT-35-M-07601-03200- 000040994006), intestato al
Ministero della salute, indicando, quale causale «modifica non
essenziale».

Art. 4


Efficacia della determinazione e successiva revisione

1. La presente determinazione ha effetto dal giorno successivo
della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
Italiana - serie generale - ed inserzione sul sito web istituzionale
dell'AIFA.
2. La presente determinazione può essere aggiornata entro due anni
dalla sua pubblicazione, fatte salve le revisioni che, medio tempore,
si dovessero rendere necessarie per effetto di nuove disposizioni
legislative o di atti amministrativi generali intervenuti in materia
o in ogni caso in cui l'AIFA lo ritenesse opportuno.
Roma, 13 aprile 2011

Il direttore generale: Rasi

Allegato

Allegato 1 alla determinazione recante individuazione di
"modifiche non essenziali delle officine chimiche e farmaceutiche"


Sono definite come non essenziali le modifiche che:
a. non impattano in modo critico sui locali e sui processi
produttivi;
b. non comportano una diversa destinazione d'uso di locali;
c. non comportano una variazione di lay-out dei reparti
produttivi;
d. non comportano una modifica di flussi del personale e/o
materiali;
e. implicano una sostituzione di macchine e/o apparecchiature
che presentano la stessa funzionalità di quelle precedentemente
installate ed autorizzate e che possono rappresentare un
miglioramento tecnologico ("sostituzioni like-for-like"), purchè non
richiedano variazione di lay-out, una modifica di flussi o diversa
destinazione d'uso dei locali;
f. non richiedono, in ogni caso, la modifica
dell'autorizzazione alla produzione precedentemente rilasciata al
sito produttivo ai sensi dell'art. 50 del D.L.vo 219/06.
Si considerano come modifiche "non essenziali" le seguenti
modifiche, ad esclusione di quanto previsto al comma 5, art. 1 della
presente determina:

1. SPOGLIATOI GENERALI / DI REPARTO
1.1. Ristrutturazione interna
2. MAGAZZINI
2.1. Ristrutturazione interna di aree e scaffalature
2.2. Sostituzione delle apparecchiature di misura
2.3. Installazione delle apparecchiature di misura
2.4. Sostituzione di cisterne per lo stoccaggio dei solventi
2.5. Sostituzione di celle climatiche / frigoriferi
2.6. Installazioni di celle climatiche / frigoriferi
2.7. Installazione di nuove cisterne per lo stoccaggio dei
solventi
2.8. Sostituzioni like-for-like (*)

3. LOCALI CAMPIONAMENTO E PESATA / ALLESTIMENTO LOTTI (DISPENSING)
3.1. Ristrutturazione interna dell'area
3.2. Sostituzione di bilance ed apparecchiature analitiche
3.3. Installazione di bilance ed apparecchiature analitiche
3.4. Sostituzioni like-for-like (*)

4. LOCALI DI PRODUZIONE
4.1. Sostituzione di serbatoi di preparazione / stoccaggio
4.2. Ristrutturazione delle sale lavaggio
4.3. Sostituzione di apparecchiature analitiche per controlli in
process
4.4. Installazione di apparecchiature analitiche per controlli in
process
4.5. Sostituzioni like-for-like (*)

5. CONFEZIONAMENTO
5.1. Sostituzione delle apparecchiature di confezionamento
5.2. Sostituzioni like-for-like (*)

6. LABORATORI CQ
6.1. Sostituzione di apparecchiature analitiche
6.2. Installazione di nuove apparecchiature analitiche
6.3. Sostituzione di celle climatiche (i.e. incubatori,
frigoriferi, celle di stabilita')
6.4. Installazioni di celle climatiche (i.e. incubatori,
frigoriferi, celle di stabilita')
6.5. Sostituzioni like-for-like (*)

7. SISTEMI INFORMATICI
7.1. Modifica / aggiornamento di software
7.2. Sostituzioni like-for-like (*)
(*): sostituzione di macchine o apparecchiature che presentano la
stessa funzionalità di quelle precedentemente installate e che
possono rappresentare un miglioramento tecnologico

Allegato

Allegato 2 alla determinazione recante individuazione di
"modifiche non essenziali" delle officine chimiche e farmaceutiche -
Schema di comunicazione


All'Agenzia Italiana del Farmaco
Ufficio Autorizzazioni Officine
Via del Tritone, n. 181
00187 ROMA

Oggetto: Comunicazione di modifica non essenziale per l'officina di
produzione di medicinali uso umano / di API uso umano (1) ..... (2)
sita in ..... (3), via .... nr. ....
Codice modifica: x.x (4)
Il/La sottoscritto/a, ....., nato/a a .... , Il ....., in qualità
di Legale Rappresentante di (2) .... con sede legale sita in ....
(5), via .... nr .... Codice Fiscale n. ....... , ai sensi degli
artt. 46 e 47 del DPR 28.12.2000, n. 445, consapevole delle sanzioni
penali cui può andare incontro per le ipotesi di falsità in atti e
dichiarazioni mendaci e che ciò può comportare la decadenza dai
benefici conseguenti al provvedimento emanato sulla base di
dichiarazioni non veritiere, così come previsto dall'art. 75 e 76
del predetto decreto

comunica

che presso l'officina farmaceutica in oggetto indicata verrà
eseguita la seguente modifica non essenziale:
......................................(6)

A tal fine, si allega la seguente documentazione:
a) dichiarazione della Persona Qualificata attestante che la
modifica descritta non impatta sul lay-out / flussi / attività
esistenti e non è associato alcun rischio al processo / prodotto;
b) copia del rapporto sintetico di valutazione del rischio;
c) dichiarazione della Persona Qualificata attestante che le
attività di qualifica / convalida sono state eseguite con esito
positivo;
d) dichiarazione della Persona Qualificata attestante che le
attività di addestramento del personale sono state eseguite con
esito positivo;
e) attestazione del versamento della tariffa di € 629,04, ai sensi
del decreto ministeriale 24 maggio 2004, (Allegato 2 punto 5 lettera
b), di cui € 104,86 sul c/c postale n. 95675252 (IBAN:
IT-22-J-07601-03200-000095675252) intestato all'AIFA indicando, quale
causale, "modifica non essenziale", e € 524,18 sul c/c postale n.
40994006 (IBAN : IT-35-M-07601- 03200- 000040994006) intestato al
Ministero della salute, indicando, quale causale, "modifica non
essenziale".
Le dichiarazioni di cui alle lettere a), c) e d) devono essere rese
ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR 28.12.2000, n. 445.
Si autorizza il trattamento dei dati personali ai sensi e per gli
effetti del decreto legislativo 196/2003 e si dichiara inoltre di
essere informato/a, ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 13 del
medesimo decreto legislativo, che i dati personali raccolti saranno
trattati anche con strumenti informatici, esclusivamente nell'ambito
del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa.



Luogo e data ……. In fede
(timbro e firma del Legale Rappresentante)



(1) cancellare la voce che non interessa
(2) indicare la Ragione Sociale.
(3) Indicare il Comune, Provincia del sito produttivo
(4) per il codice fare riferimento all'allegato 1 della
determinazione ..., riportando la numerazione indicata a sinistra di
ciascuna descrizione (ad es. 2.1 per Ristrutturazione interna di aree
e scaffalature);
(5) indicare il Comune, provincia della sede legale
(6) descrizione in dettaglio della modifica non essenziale da
effettuare

Ai sensi dell'art. 38 del DPR 28.12.2000, n. 445, la presente
comunicazione può essere inviata unitamente alla fotocopia di un
documento di identità del dichiarante in corso di validità oppure
prodotta direttamente e quindi firmata in presenza del funzionario
competente a ricevere la documentazione.