Serie Generale n. 183 del 8-8-2001
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
POLITECNICO DI MILANO
POLITECNICO DI MILANO
DECRETO RETTORALE 2 luglio 2001
Regolamento di attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU Serie Generale n.183 del 08-08-2001)

IL RETTORE

Vista la legge 9 maggio 1989, n. 168, istitutiva del Ministero
dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche e
integrazioni, recante nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352, contenente il regolamento per la disciplina delle modalità di
esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 4, della
legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive
modifiche e integrazioni, recante norme di razionalizzazione
dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modifiche e
integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento di dati personali;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa;
Visto lo statuto del Politecnico di Milano emanato con decreto
rettorale n. 120/AG del 12 maggio 1994 e successive modifiche e
integrazioni;
Visto il regolamento generale di Ateneo emanato con decreto
rettorale 123/AG in data 2 giugno 1995, e successive modifiche e
integrazioni;
Vista la delibera in data 18 luglio 2000, con la quale il consiglio
di amministrazione ha approvato il testo del regolamento, sentito il
parere del senato accademico in data 25 settembre 2000;
Visto il parere espresso della commissione per l'accesso ai
documenti amministrativi relativo al regolamento di attuazione
dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, pervenuto
con nota in data 23 gennaio 2001, prot. n. 721;
Viste le delibere del consiglio di amministrazione e del senato
accademico rispettivamente in data 20 marzo 2001 e 9 aprile 2001 con
le quali sono state approvate le modifiche al testo in accoglimento
delle osservazioni formulate dalla commissione predetta;
Considerata la necessità di prevedere i termini entro i quali si
devono concludere i procedimenti amministrativi di competenza del
Politecnico di Milano, individuare le unità organizzative
responsabili dell'istruttoria e di ogni altro adempimento
procedimentale, i responsabili del procedimento, le modalità di
esercizio ed i casi di differimento e di esclusione del diritto di
accesso ai documenti amministrativi;
Decreta:
È emanato il seguente regolamento di attuazione della legge
7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.
Art. 1.
Ambito d'applicazione
1. Il presente regolamento disciplina i soli procedimenti
amministrativi promovibili d'ufficio o ad iniziativa di parte, di
competenza delle strutture organizzative del Politecnico di Milano, i
cui termini non siano disciplinati da specifiche disposizioni
normative o da disposizioni statutarie e regolamentari del
Politecnico, nonchè il diritto di accesso ai documenti
amministrativi ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del
decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.
Restano, pertanto, esclusi gli atti e i contratti di diritto privato,
compresi gli atti inerenti alla gestione dei rapporti di lavoro
assunti con la capacità e i poteri del privato datore di lavoro ex
decreto-legge n. 29/1993.
2. Le unità organizzative, comunque denominate, ed i termini per
la conclusione dei procedimenti, sono indicati nella tabella dei
procedimenti amministrativi allegata al presente regolamento
(allegato 1).
3. Qualora l'amministrazione non determini, per i singoli
procedimenti, il relativo termine di conclusione e ove un diverso
termine non derivi da altre disposizioni di legge o di regolamento,
trova applicazione, ai sensi dell'art. 2, comma 3, della legge
7 agosto 1990, n. 241, il termine generale di trenta giorni.
4. Eventuali variazioni delle unità organizzative responsabili, a
seguito di modifiche alle strutture dell'Ateneo, saranno portate a
conoscenza degli interessati mediante pubblicazione all'albo
ufficiale di Ateneo, sul sito web e in appositi elenchi tenuti a
disposizione presso le unità organizzative responsabili.

Art. 2.
Responsabile del procedimento
1. Il responsabile del procedimento è la persona preposta, anche a
titolo temporaneo di supplenza o di vicarietà, all'unità
organizzativa competente a svolgere gli adempimenti inerenti al
singolo procedimento.
2. Il responsabile dell'unità organizzativa può affidare per
iscritto la responsabilità dell'istruttoria e di ogni altro
adempimento procedurale inerente al singolo procedimento ad altra
persona della stessa unità organizzativa nel rispetto delle funzioni
e mansioni proprie della qualifica rivestita dal dipendente
individuato, dandone comunicazione al direttore amministrativo e
indicando tale nominativo in apposito registro dell'unità
organizzativa.
3. Il direttore amministrativo, in presenza di specifiche esigenze,
può assegnare determinati procedimenti a strutture organizzative
diverse da quelle competenti; in tal caso il dirigente e/o il
funzionario preposto assumerà a tutti gli effetti la responsabilità
del relativo procedimento.
4. Il responsabile del procedimento è individuato, ove previsto,
in applicazione di normative relative a particolari fattispecie.
5. L'interessato al procedimento deve essere informato del
nominativo del responsabile del procedimento e delle modalità di
conclusione del procedimento stesso (allegato 2).
6. Il responsabile del procedimento esercita le attribuzioni
contemplate dall'art. 6 della legge 7 agosto 1990, n. 241, dalla
normativa vigente ed istituzionale del Politecnico e dal presente
regolamento.
In particolare provvede:
a) all'acquisizione d'ufficio dei documenti già in possesso
dell'amministrazione ed all'accertamento d'ufficio di fatti, stati e
qualità che la stessa amministrazione o altra pubblica
amministrazione è tenuta a certificare;
b) all'applicazione della normativa vigente
sull'autocertificazione e sulla presentazione di atti e documenti;
c) a sovrintendere agli adempimenti di legge in materia di
controlli sulla veridicità delle autocertificazioni utilizzate nei
procedimenti amministrativi;
d) a comunicare i dati in proprio possesso nel caso di richiesta
da parte di altre pubbliche amministrazioni;
e) ad assicurare l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi previsto dal decreto del Presidente della Repubblica
27 giugno 1992, n. 352.

Art. 3.
Procedimenti di competenza di più unità organizzative
1. Quando il procedimento è gestito in sequenza successiva da due
o più unità organizzative che non rientrano nella responsabilità
di un unico funzionario o dirigente, il responsabile della fase
iniziale è, salvo diversa disposizione del direttore amministrativo,
responsabile dell'intero procedimento.
2. Il responsabile del procedimento, per le fasi dello stesso che
non rientrano nella sua diretta competenza, ha il dovere di seguirne
l'andamento presso le unità organizzative competenti, dando impulso
all'azione amministrativa.
3. In particolare, il responsabile del procedimento concorda, per
tipi di procedimento o per singoli procedimenti con le unità
organizzative nelle fasi successive, la ripartizione dei tempi a
disposizione di ciascuna entro il termine complessivo fissato nel
presente regolamento, sollecitandone, ove occorra, il rispetto e
risponde limitatamente a tali compiti. Per il resto la
responsabilità è del dirigente e/o del funzionario preposto alla
struttura organizzativa di volta in volta competente.
4. Nei casi di cui ai precedenti commi, il responsabile del
procedimento può chiedere al direttore amministrativo la indizione
di una conferenza di servizi tra le unità organizzative interessate
per l'esame contestuale dell'oggetto del procedimento. Il direttore
amministrativo è competente a risolvere gli eventuali conflitti
insorgenti nello svolgimento del procedimento tra le diverse unità
organizzative.

Art. 4.
Partecipazione al procedimento
1. Il responsabile del procedimento, ove previsto, deve dare
notizia dell'avvio del procedimento e del termine entro il quale deve
essere concluso mediante comunicazione personale (allegato 2)
contenente le indicazioni previste dalla normativa vigente, ai
soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato
a produrre effetti diretti e a quelli che per legge debbono
intervenire, nonchè ai soggetti individuati o facilmente
individuabili ai quali possa derivare un pregiudizio dal
provvedimento.
2. Il responsabile del procedimento è tenuto inoltre a dare
comunicazione di ogni atto o fatto di rilevante interesse per i
soggetti interessati, compresi i soggetti intervenuti durante la fase
procedurale e comunque prima dell'adozione del provvedimento
conclusivo.
3. Nei casi in cui vi siano particolari esigenze di celerità,
nonchè quando per il rilevante numero degli interessati o per
l'indeterminabilità degli stessi la comunicazione risulti, per tutti
o per taluni di essi impossibile o particolarmente gravosa, il
responsabile del procedimento provvede mediante avviso all'albo
ufficiale del Politecnico e mediante forme di pubblicità idonee
stabilite dall'amministrazione medesima.
4. I destinatari della comunicazione, o delle forme sostitutive di
essa, ed i soggetti indicati al punto 2 del presente articolo, hanno
facoltà d'intervenire nel procedimento, di prendere visione degli
atti, di presentare memorie scritte che l'amministrazione ha
l'obbligo di valutare ove pertinenti all'oggetto ai sensi degli
articoli 10 e 11 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
5. Qualunque forma d'intervento nel procedimento deve avvenire, in
ogni caso, almeno quindici giorni prima del termine previsto per
l'adozione del provvedimento.

Art. 5.
Decorrenza del termine iniziale
1. Il termine iniziale del periodo di tempo previsto per
l'emanazione del provvedimento decorre:
a) per i procedimenti d'ufficio dalla data in cui l'unità
organizzativa responsabile abbia notizia certa del fatto da cui sorge
l'obbligo a provvedere ovvero dalla data fissata nei bandi o nelle
comunicazioni pubbliche; qualora l'atto propulsivo promani da altra
amministrazione, il termine iniziale decorre dalla data di
protocollazione dell'atto stesso;
b) per i procedimenti a iniziativa di parte, dalla data di
protocollazione della domanda regolare e completa. Qualora la domanda
sia irregolare o incompleta il responsabile del procedimento ne dà
comunicazione all'interessato entro trenta giorni (allegato 3),
indicando le cause dell'irregolarità o dell'incompletezza. In questo
caso il termine iniziale decorre dal ricevimento della domanda
regolarizzata e completata.

Art. 6.
Termine finale e ipotesi di sospensione del termine
1. I procedimenti amministrativi si concludono con un provvedimento
espresso e motivato ed i termini si riferiscono alla data di adozione
del provvedimento ovvero, nel caso di provvedimenti recettizi, alla
data di effettuazione della comunicazione.
2. Quando la legge preveda che la domanda dell'interessato si
intende respinta o accolta dopo l'inutile decorso di un determinato
tempo della presentazione della domanda stessa, il termine previsto
dalla legge per la formazione del silenzio-rigetto o del
silenzio-assenso costituisce altresì il termine entro il quale
l'amministrazione può adottare la propria determinazione esplicita.
3. Nei casi di procedimenti da applicarsi nei confronti di una
molteplicità di utenti, gli atti sono posti in essere senza
soluzione di continuità.
Il responsabile del procedimento definisce il piano di lavoro, che
è portato a conoscenza degli interessati, indicando il termine
iniziale del primo atto, la tempistica di quelli successivi ed il
termine finale dell'atto relativo all'ultimo provvedimento.
4. Nei casi in cui per la prosecuzione del procedimento debba
essere compiuto un adempimento da parte dell'interessato, il termine
rimane sospeso per il tempo impiegato per l'adempimento stesso.
5. Ove debbano essere obbligatoriamente acquisiti al procedimento
atti di altre amministrazioni, il termine rimane sospeso per il tempo
necessario all'acquisizione degli atti.
6. Nell'ipotesi in cui, nel corso del procedimento, si debba
sentire obbligatoriamente il parere di un organo consultivo e questo
non provveda entro i termini stabiliti da disposizioni di legge o di
regolamento, ovvero, in difetto, non oltre quarantacinque giorni dal
ricevimento della richiesta, il Politecnico può procedere
indipendentemente dall'acquisizione del parere, a meno che non si
tratti di pareri concernenti la tutela ambientale, paesaggistico
territoriale e della salute dei cittadini. Di tale circostanza è
data notizia all'interessato.
7. Nell'ipotesi in cui, nel corso del procedimento, si debbano
acquisire atti o valutazioni tecniche di organi o enti appositi
diversi da quelli preposti alla tutela ambientale, paesaggistico
territoriale e della salute dei cittadini, e questi non provvedano
nei termini prefissati dalle vigenti disposizioni, o, in mancanza,
entro novanta giorni dal ricevimento della richiesta, le suddette
valutazioni sono richieste dal responsabile del procedimento ad altri
organi dell'amministrazione pubblica o a struttura del Politecnico
dotata di adeguata qualificazione tecnica e il termine finale è
prorogato di ulteriori novanta giorni. Di tale circostanza è data
notizia all'interessato.
8. Nel caso in cui l'organo adito rappresenti esigenze istruttorie,
il termine di cui ai precedenti commi 6 e 7 può essere interrotto
per una sola volta e il parere deve essere reso definitivamente entro
quindici giorni dalla ricezione degli elementi istruttori.
9. Nei casi in cui sia obbligatorio accedere a organi esterni per
il controllo preventivo sugli atti o per la loro approvazione, il
periodo di tempo relativo all'espletamento di tale adempimento, non
è computato ai fini del termine di conclusione del procedimento,
fermo restando l'obbligo per il responsabile del procedimento di
indicare in calce al provvedimento l'organo competente al controllo e
i termini, ove previsti, entro cui lo stesso deve essere esercitato.
10. Nei casi di particolare complessità o dovendo l'Ateneo
rapportarsi con altre istituzioni (a seguito accordi di programma,
conferenza di servizi ecc.), all'inizio del procedimento, il
consiglio di amministrazione del Politecnico, con delibera motivata
assunta anteriormente al procedimento, potrà derogare dai termini
indicati nella tabella allegata, individuando e rendendo pubblici i
nuovi termini.
11. Qualora non sia obiettivamente possibile concludere il
procedimento entro i termini, il responsabile dello stesso dovrà
tempestivamente motivare l'impossibilità a provvedere o le ragioni
del ritardo e darne comunicazione ai destinatari del provvedimento
finale ed a coloro che per legge debbono intervenire nel procedimento
stesso, anche mediante idonee forme di pubblicità (allegato 4).

Art. 7.
Accesso ai documenti amministrativi
1. Coloro che hanno un interesse personale, attuale e concreto per
la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti hanno accesso ai
documenti amministrativi in possesso del Politecnico di Milano nei
limiti dell'ordine pubblico, della sicurezza e del diritto di
riservatezza delle persone, gruppi e imprese e possono prenderne
visione e, eventualmente, chiederne copia, previa richiesta motivata
presso la struttura che li detiene.
2. Le richieste di accesso formale vanno indirizzate alla direzione
amministrativa salvo che il richiedente sia già a conoscenza della
struttura che detiene il documento, nel qual caso possono essere
presentate direttamente alla struttura medesima. Il responsabile del
procedimento di accesso, oltre a verificare il diritto
dell'interessato, ne indica le modalità di attuazione.
3. La libertà di accesso si intende realizzata anche con la
pubblicazione integrale o altra forma di pubblicità di volta in
volta stabilita dall'amministrazione comprese quelle attuabili
mediante strumenti informatici e telematici.

Art. 8.
Esclusione dal diritto di accesso
1. Sono esclusi dal diritto di accesso, ai sensi dell'art. 24,
comma 2, lettera d), della legge n. 241/1990 e dell'art. 8, comma 5,
lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica n. 352/1992,
i documenti inerenti alla salute delle persone, gli accertamenti
medico-legali, le condizioni psicofisiche ed i test
psicoattitudinali.
2. Non saranno rilasciate copie dei progetti presentati da chiunque
nell'ambito delle procedure di gara.

Art. 9.
Differimento del diritto di accesso
È differito l'accesso agli atti relativi a:
a) procedimenti penali fino alla definizione della fase
procedimentale;
b) procedimenti disciplinari e di dispensa dal servizio prima che
sia adottato il provvedimento conclusivo;
c) lavori delle commissioni di selezione, di avanzamento e di
concorso e documenti presentati dai partecipanti fino all'adozione
del provvedimento conclusivo;
d) 1. elenco dei soggetti che hanno presentato offerte nel caso
di pubblici incanti, prima della scadenza del termine per la
presentazione delle medesime;
2. elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che
hanno segnalato il loro interesse nei casi di licitazione privata, di
appalto-concorso o di gara informale che precede la trattativa
privata, prima della comunicazione ufficiale da parte del soggetto
appaltante o concedente dei candidati da invitare ovvero del soggetto
individuato per l'affidamento a trattativa privata.

Art. 10.
Norma di rinvio
Per quanto non previsto dalle disposizioni del presente regolamento
si applicano le norme vigenti in materia ed in particolare la legge
7 agosto 1990, n. 241, e il decreto del Presidente della Repubblica
27 giugno 1992, n. 352.

Art. 11.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il trentesimo giorno
successivo alla data della sua emanazione.
2. Il regolamento è reso pubblico mediante affissione all'albo
ufficiale del Politecnico e reso disponibile per la consultazione sul
sito web dell'Ateneo. È pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica.
Milano, 2 luglio 2001
Il rettore: De Maio

Allegato 1
----&gt; Vedere Allegato da pag. 88 a pag. 95 della G.U. &lt;----

Allegato 2

Unità organizzativa:
....................
prot. n. ...........
Al destinatario del procedimento
. . . . . . . . . . . . . . . .
e, p.c. eventuali controinteressati
. . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . .
Oggetto: procedimento amministrativo promosso: .... .... ....
....
Ai sensi dell'art. 8 della legge n. 241/1990 si comunica che
questa amministrazione in data .............. ha dato avvio al
procedimento indicato in oggetto, il quale dovrà concludersi entro
il ..............
L'unità organizzativa competente è .... e il responsabile del
procedimento è .... qualifica ....
Presso l'unità organizzativa stessa è consentito prendere
visione degli atti e dei documenti relativi al procedimento
amministrativo in parola, secondo le modalità ed i limiti di cui al
regolamento di attuazione della legge n. 241/1990.
Per ogni eventuale informazione si resta a disposizione (tel.
.............., fax ...................., e-mail
...........................................).
Distinti saluti.
Data, ..............................
Il responsabile del procedimento
................................

Allegato 3

Unità organizzativa:
....................
prot. n. ...........
Al destinatario del procedimento
. . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . .
Oggetto: procedimento amministrativo promosso: .... .... ....
....
In relazione alla domanda presentata a questa amministrazione in
data ....................... prot. n. .........., relativa al
procedimento amministrativo indicato in oggetto, si comunica che non
è possibile dare avvio al procedimento stesso in quanto la domanda
suddetta risulta irregolare e/o incompleta per i seguenti motivi:
.... .... .... ....
Si invita pertanto la S.V. a volersi presentare presso l'unità
organizzativa competente .... per .... ....
Soltanto dopo la regolarizzazione e/o il completamento della
domanda in parola questa unità organizzativa potrà dare avvio al
procedimento di che trattasi.
Per ogni eventuale informazione si resta a disposizione (tel.
.............., fax ...................., e-mail
...........................................).
Distinti saluti.
Data, ..............................
Il responsabile del procedimento
................................

Allegato 4

Unità organizzativa:
....................
prot. n. ...........
Al destinatario del procedimento
. . . . . . . . . . . . . . . .
e, p.c. eventuali controinteressati
. . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . .
Oggetto: procedimento amministrativo promosso: .... .... ....
....
Facendo seguito alla comunicazione del .............. con la
quale si è reso noto alla S.V. l'avvio del procedimento in oggetto,
si fa presente che non è possibile concludere il procedimento stesso
nei termini indicati per i seguenti motivi: .... .... .... ....
Il procedimento stesso si concluderà entro
.......................... giorni dalla data della presente.
Per ogni eventuale informazione si resta a disposizione (tel.
.............., fax ...................., e-mail
...........................................).
Distinti saluti.
Data, ..............................
Il responsabile del procedimento
................................