Serie Generale n. 36 del 13-2-1999
CIRCOLARI
MINISTERO DELL'INTERNO
MINISTERO DELL'INTERNO
CIRCOLARE 2 febbraio 1999, n. 2
Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, recante norme di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative. (GU Serie Generale n.36 del 13-02-1999)

Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri:
Segretariato generale
Dipartimento della funzione
pubblica
A tutti i Ministeri: Gabinetto
Alle aziende e amministrazioni
autonome dello Stato
Agli enti pubblici non economici
Alle regioni a statuto speciale
Alle regioni a statuto ordinario
Alle province autonome di Trento e
Bolzano
Ai commissari del Governo
Ai prefetti della Repubblica
Alle camere di commercio,
industria, artigianato e
agricoltura
e, per conoscenza:
Al Gabinetto dell'onorevole signor
Ministro
Al Dipartimento della pubblica
sicurezza
Alla Direzione generale per
l'amministrazione generale e per
gli affari del personale
All'Istituto nazionale di
statistica
All'ANCI
All'U.P.I.
All'U.N.C.E.M.
All'ANUSCA
Nella Gazzetta Ufficiale n. 275 del 24 novembre 1998, è stato
pubblicato il decreto del Presidente della Repubblica n. 403 del 20
ottobre 1998, recante il regolamento di attuazione degli articoli 1,
2 e 3, della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di
semplificazione delle certificazioni amministrative.
L'emanazione del regolamento, previsto dall'art. 1 della legge n.
127/1997 conclude l'opera di semplificazione delle procedure
amministrative iniziata con la legge stessa.
L'entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998 è fissata al 23 febbraio 1999 in virtù del disposto
dell'art. 1, comma 1, della legge n. 127/1997. Da quella data, è
opportuno sottolinearlo, sono abrogate per espressa previsione del
successivo comma 2 tutte le disposizioni, anche di legge,
incompatibili con le disposizioni del decreto del Presidente della
Repubblica in questione, oltre quelle espressamente abrogate
dall'art. 13 dello stesso decreto del Presidente della Repubblica.
Ciò evidenzia la portata innovativa della nuova disciplina.
Considerata l'imminenza dell'entrata in vigore, si ritiene
opportuno non soltanto richiamare l'attenzionesulle esigenze di
semplificazione contenute nella delega al Governo e quindi nel
successivo decreto del Presidente della Repubblica ma anche fornire,
sentito l'Osservatorio per l'attuazione della legge n. 127/1997
(composto da rappresentanti della Presidenza del Consiglio dei
Ministri, del Ministero dell'interno e del Dipartimento della
funzione pubblica), un primo commento ai singoli articoli della nuova
normativa.
Il legislatore si è posto l'obiettivo di ridurre sensibilmente il
numero delle certificazioni, in particolare da parte delle
amministrazioni comunali, e di dare il massimo impulso
all'applicazione dell'istituto dell'autocertificazione (art. 1), che
sostituisce, salvo specifiche disposizioni di legge (art. 2, comma
1), qualsiasi tipo di certificato che il cittadino debba esibire ad
una pubblica amministrazione.
Quindi il ricorso all'autocertificazione diventa il principio
fondamentale cui deve adeguarsi l'azione di qualsiasi pubblica
amministrazione, unitamente a quello di acquisire autonomamente dati
o notizie relative al cittadino senza richiedere allo stesso il
relativo certificato.
In luogo della certificazione si ha l'acquisizione d'ufficio dei
dati o la loro estrazione da altri documenti in possesso
dell'interessato, purchè sia certa la provenienza dei dati medesimi
(art. 7, comma 2).
In sostanza viene riaffermato e rafforzato il principio già
introdotto dall'art. 5 della legge n. 15/1968, ripreso poi dall'art.
3, comma 1, della legge n. 127/1997, secondo il quale è consentita
l'assunzione diretta di dati da altri documenti che assicurino la
certezza della fonte di provenienza dei dati medesimi, come ad es.
l'assunzione dei dati di nascita o di residenza dalla carta di
identità, dalla patente di guida o da altro certificato già in
possesso dell'interessato.
L'entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica n.
403 comporterà un completo rinnovamento delle procedure sinora
seguite dalle varie amministrazioni pubbliche, alcune delle quali
già sono individuate nell'art. 1, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica: scuole, università, uffici provinciali
della motorizzazione civile. Si tratta degli uffici che più di altri
richiedono certificazioni al cittadino ma non sono gli unici
destinatari della norma, in quanto il suddetto decreto del Presidente
della Repubblica, attuando la legge n. 127/1997, si riferisce a tutto
il comparto della pubblica amministrazione (art. 3, comma 2, della
stessa legge n. 127/1997).
Ciò premesso si ritiene necessario esaminare e commentare i
singoli articoli del decreto del Presidente della Repubblica n. 403,
al fine di evidenziare gli aspetti innovativi, anche nei confronti
della stessa legge n. 15/1968, ed il suo raccordo con le ulteriori
innovazioni procedurali introdotte dalla legge n. 191/1998.
L'art. 1 amplia l'utilizzo dell'autocertificazione già prevista
dall'art. 2 della legge n. 15/1968, estendendola a tutte le
situazioni che formano oggetto di certificazione. Si avvalora così
la tesi che privilegiava una applicazione non restrittiva dell'art. 2
della legge n. 15/1968.
In definitiva si amplia la sfera di applicabilità della norma
anche a quei fatti, stati e qualità personali che erano stati presi
in considerazione dal decreto del Presidente della Repubblica n.
130/1994 come dichiarazioni temporaneamente sostitutive, estendendo
ora l'utilizzo dell'autocertificazione a tutti i certificati
necessari per iscriversi alle scuole, alle università e a tutti
quelli da presentare agli uffici provinciali della motorizzazione
civile, nonchè agli estratti di stato civile ed ai certificati
rilasciati in base ai registri demografici e richiesti dai comuni
nell'ambito dei procedimenti di loro competenza.
L'art. 2 estende i casi di utilizzo della dichiarazione sostitutiva
dell'atto di notorietà già prevista dall'art. 4 della legge n.
15/1968, ricomprendendo anche i casi non rientranti nella previsione
dell'art. 2 della legge n. 15/1968.
È ora possibile attestare con tale dichiarazione che la copia di
una pubblicazione è conforme all'originale, e tale dichiarazione ha
valore di copia autentica nei concorsi per titoli. La norma è di
notevole utilità per lo snellimento della presentazione delle
domande ai concorsi per titoli, in quanto evita al cittadino di dover
richiedere anche l'autenticazione di qualsiasi tipo di documentazione
che possa costituire titolo, oltre alle pubblicazioni, come ad es.
diplomi, titoli di studio, abilitazioni, articoli e quanto altro da
allegare a domande per la partecipazione a concorsi ed evita di dover
richiedere l'autentica della propria dichiarazione.
Lo stesso art. 2 prevede, inoltre, che l'eventuale accertamento
della veridicità delle dichiarazioni sia compiuto direttamente
dall'amministrazione presso il soggetto competente.
L'interessato, per abbreviare l'iter del procedimento, può esibire
o inviare per via telematica copia, ancorchè non autenticata, dei
certificati in suo possesso, ma non ha un onere in tal senso, perchè
l'amministrazione è tenuta a procedere autonomamente.
Quanto alla sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva
dell'atto di notorietà richiesta dalla legge n. 15/1968, la legge n.
127/1997 ha soppresso la necessità di autenticazione della
sottoscrizione, se la stessa viene apposta in presenza del dipendente
addetto, sia esso appartenente ad una pubblica amministrazione o a un
gestore o esercente di pubblico servizio.
Successivamente la legge n. 191/1998, al comma 11 dell'art. 2, ha
chiarito che in tal caso non è richiesta l'autenticazione della
sottoscrizione neppure nel caso in cui contenga dichiarazioni
sostitutive rese ai sensi degli articoli 3 e 4 della legge n.
15/1968.
Le disposizioni della legge n. 191/1998 fanno sì che le istanze
dirette ad una pubblica amministrazione non devono essere più
autenticate, anche se contengono dichiarazioni sostitutive dell'atto
di notorietà, e vanno presentate con le modalità indicate dal
precedente comma 10, che ha sostituito il comma 11 dell'art. 3 della
legge n. 127/1997. L'abrogazione della autenticazione della
sottoscrizione è stata estesa, in base ad una interpretazione
logicosistematica di tutta la legislazione di semplificazione, anche
a quelle dichiarazioni rese ai sensi dell'art. 4 della legge n.
15/1968 non comprese in una istanza ad una pubblica amministrazione,
ma comunque richiamate nell'istanza medesima o ad essa collegata
funzionalmente, anche se prodotte non contestualmente ma in un
secondo momento. Interpretazione questa condivisa dal Dipartimento
della funzione pubblica nella circolare MIACEL n. 14 del 2 settembre
1998, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 212 dell'11 settembre,
inerente il rilascio della carta di identità.
Peraltro occorre considerare che, come enunciato dall'art. 1 della
legge n. 15/1968, la stessa si applica esclusivamente nei rapporti
tra pubblica amministrazione e cittadino e, salve specifiche
eccezioni ammesse dalla legge, tale rapporto si svolge in base ad una
istanza scritta rivolta dal cittadino ad una pubblica amministrazione
- nel cui ambito sono da ricomprendersi anche i gestori di pubblici
servizi - per ottenere l'emissione di un provvedimento amministrativo
di qualsiasi specie. Ne consegue che le dichiarazioni in questione
possono essere rese solo in tale contesto (con l'istanza o
successivamente a completamento di una istanza già presentata).
Coerentemente l'art. 6, comma 3, del decreto del Presidente della
Repubblica prevede che le amministrazioni nel predisporre i moduli
delle istanze ad esse rivolte predispongano le formule e le relative
dichiarazioni sostitutive.
Di conseguenza il successivo art. 13, comma 3, abroga il penultimo
comma dell'art. 20-bis della legge n. 15/1968, che prevedeva
l'ammonizione in sede di autenticazione della sottoscrizione.
L'art. 3 si occupa della presentazione delle dichiarazioni
sostitutive di atto di notorietà, stabilendo che possono essere
presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte in
presenza del dipendente addetto che procede anche all'autenticazione
delle copie a lui presentate.
È da sottolineare che la norma non parla di autenticazione della
sottoscrizione nè, tanto meno, abroga o reca innovazioni all'art. 3,
comma 11, della legge n. 127/1997 così come modificato dall'art. 2,
commi 10 e 11, della legge n. 191/1998. Ne consegue che quando la
dichiarazione è contenuta nell'istanza ovvero è contestuale o
collegata o richiamata dalla stessa, non deve essere autenticata se
presentata o inviata unitamente a fotocopia di documento di
riconoscimento.
L'art. 4 ha semplificato la procedura relativa alle dichiarazioni
rese da chi non sa o non può firmare, già disciplinata dall'art. 21
della legge n. 15/1968, eliminando i testimoni ed affidando al
pubblico ufficiale il compito di ricevere la dichiarazione ed
attestare le cause dell'impedimento.
Al riguardo occorre specificare che deve trattarsi di impedimenti
fisici o di analfabetismo, per cui rimangono esclusi i casi di
incapacità di intendere e di volere, in relazione ai quali
continuerà a trovare applicazione l'art. 8 della legge n. 15/1968,
limitatamente alla parte in cui le dichiarazioni verranno rese da chi
esercita la potestà genitoriale o la tutela senza alcuna autentica
di sottoscrizione.
Per quanto riguarda l'individuazione del pubblico ufficiale, la
norma non fornisce alcuna indicazione; deve ritenersi che abbia fatto
principalmente riferimento al funzionario competente a ricevere la
documentazione.
Per quanto riguarda gli invalidi civili, si ricorda il disposto
dell'art. 1, commi 248 e 249, della legge 23 dicembre 1996, n. 662,
in base al quale le dichiarazioni da rendersi dagli invalidi civili e
da chi esercita la tutela, vanno presentate entro il 31 marzo di ogni
anno alla prefettura, all'unità sanitaria locale o al comune senza
alcuna operazione di autentica della sottoscrizione.
L'art. 5 ha equiparato i cittadini comunitari a quelli italiani ai
fini della possibilità di rendere le dichiarazioni sostitutive. Per
i cittadini extracomunitari l'equiparazione riguarda soltanto coloro
che sono residenti e limitatamente a quei fatti, stati e qualità che
possono essere convalidati da soggetti pubblici o privati italiani.
Ciò spiega l'abrogazione dell'art. 3 della legge n. 15/1968 e delle
dichiarazioni temporanee ivi previste, che non hanno più ragione di
esistere (art. 13, comma 2), in quanto tutto l'impianto del decreto
del Presidente della Repubblica n. 403 esonera il cittadino
dall'obbligo di produrre documentazioni.
L'art. 6 reca disposizioni generali in materia di dichiarazioni
sostitutive, stabilendo che esse hanno la stessa validità temporale
degli atti che sostituiscono.
Viene inoltre disposto che le amministrazioni predispongono la
modulistica necessaria per rendere tali dichiarazioni, inserendo le
relative formule ed un richiamo alle sanzioni penali previste
dall'art. 26 della legge n. 15/1968 ed una eventuale informativa ai
sensi dell'art. 10 della legge n. 675/1996 sulla protezione dei dati
personali.
L'art. 7 prevede una ulteriore semplificazione, che si riconnette a
quanto già stabilito dagli articoli 10 della legge n. 15/1968 e 18
della legge n. 241/1990, ovverosia l'acquisizione diretta dei
documenti da parte della amministrazione procedente presso altri
uffici indicati dall'interessato, nei casi in cui il medesimo non
voglia o non sia in grado di avvalersi delle autocertificazioni
previste dagli articoli 1 e 2 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403. L'acquisizione potrà avvenire, come dispone il
decreto del Presidente della Repubblica, a mezzo fax o di altri
strumenti telematici o informatici come ad esempio la posta
elettronica, prevedendo l'indicazione dell'amministrazione, del
responsabile dell'ufficio ed un recapito telefonico. In tal caso si
è in presenza di uno scambio di atti tra uffici e di conseguenza,
secondo l'interpretazione fornita dal Ministero delle finanze con
risoluzione n. 603 del 16 novembre 1993, i documenti saranno tutti
esenti dall'imposta di bollo, trovando applicazione l'art. 16 della
tabella annessa al decreto del Presidente della Repubblica 27 ottobre
1972, n. 642.
L'art. 8 si occupa della riservatezza dei dati contenuti nei
documenti trasmessi alle pubbliche amministrazioni, stabilendo che
essi devono contenere i dati strettamente necessari alle finalità
per cui vengono acquisiti. Tale disposizione va riferita in
particolare alle certificazioni anagrafiche rilasciate dalle
amministrazioni comunali: il certificato di residenza, ove spesso
viene inserita senza alcuna legittimazione la cittadinanza degli
stranieri residenti e lo stato di famiglia anagrafico, in cui,
nonostante le precise disposizioni impartite da questo Ministero con
circolare n. 11 del 23 luglio 1996, vengono ancora indicate le
relazioni di parentela, di stato di figlio adottivo ed anche lo stato
civile dei coniugati. In tal modo si va oltre la funzione attribuita
dalla legge a tali certificati e si invade la sfera di riservatezza
dei cittadini.
Si ribadisce pertanto che in base all'art. 33 del decreto del
Presidente della Repubblica n. 223/1989 i certificati anagrafici
devono contenere, oltre alle generalità del soggetto, soltanto
l'oggetto della certificazione.
Il comma 2 fa divieto ai direttori sanitari di rilasciare il
certificato di assistenza al parto, che viene sostituito da una
attestazione contenente i dati necessari per formare l'atto di
nascita e da un certificato di assistenza al parto in forma anonima,
da rilasciare per esigenze statistiche. La norma conferma quanto già
stabilito dall'art. 2 della legge n. 127/1997, che ha sostituito
integralmente l'art. 70 del regio decreto 7 luglio 1939, n. 1238 per
quel che riguarda le dichiarazioni di nascita.
L'art. 9 prevede l'acquisizione degli estratti di atti di stato
civile d'ufficio esclusivamente per il cambio dello stato civile
(come ad es. il matrimonio) e per particolari necessità
istituzionali delle singole amministrazioni.
La norma, in pratica, fa venire meno la necessità di richiesta di
estratti da parte dei cittadini, anche in conseguenza
dell'agevolazione prevista dall'art. 1, lettera i), che consente di
autocertificare tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato
contenuti nei registri di stato civile. Al riguardo è opportuno
ricordare che, in base al vigente ordinamento di stato civile, per
estratti si intendono (articoli 184 e 185), sia quelli per riassunto
(art. 184), sia quelli per copia integrale (art. 185). Ne consegue
che la disposizione riguarda ambedue le fattispecie, non avendo fatto
il legislatore alcuna distinzione.
L'art. 10 pone una eccezione all'uso dell'autocertificazione,
disponendo che i certificati medici, sanitari, di origine, di
conformità alle norme CE, i brevetti ed i marchi non possono essere
sostituiti da altro documento. Per tali atti è necessario richiedere
appositi certificati. Viene poi previsto un unico certificato medico
di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportiva.
Nell'art. 11 è previsto l'obbligo dello svolgimento di controlli
anche a campione sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive,
prevedendo che la relativa conferma dei dati da parte
dell'amministrazione che li detiene può essere acquisita anche per
via telematica, prescindendo dall'acquisizione cartacea, come già
ricordato all'art. 5.
Il comma 3 dell'art. 11 è di natura organizzativa, in quanto
prescrive di introdurre nella modulistica le avvertenze che
sostituiscono l'ammonizione prevista nel procedimento di autentica,
ed aggiunge una sanzione ulteriore, consistente nella decadenza dai
benefici conseguiti a seguito di un provvedimento adottato in base ad
una dichiarazione rivelatasi, successivamente, mendace.
L'art. 12 sostituisce il termine generico di "certificato" con
quello di "diploma" e "patentino", riferito, rispettivamente, ai
titoli attestanti idoneità professionali ovvero l'assenso
all'esercizio di determinate attività.
L'art. 13 abroga esplicitamente alcuni articoli della legge n.
15/1968 e, precisamente, il 3, il 20-bis, il penultimo comma
dell'art. 26, il 27 e l'intero decreto del Presidente della
Repubblica 24 gennaio 1994, n. 130.
*
* *
I prefetti vorranno dare la massima diffusione al presente
documento di indirizzo presso tutte le amministrazioni pubbliche
ricomprese nell'ambito delle rispettive province, e risolvere i dubbi
che le stesse amministrazioni manifestassero nell'applicazione delle
misure di semplificazione.
Si rammenta che il rifiuto dell'applicazione della normativa in
esame viene sanzionato dallo stesso decreto del Presidente della
Repubblica e dalla legge n. 127/1997 come violazione dei doveri di
ufficio.
È dovere di ogni singola amministrazione applicare direttamente,
nell'ambito dei procedimenti di propria competenza, le norme di
semplificazione.
Si resta in attesa di un cortese cenno di assicurazione e,
successivamente, di informazione periodica sullo stato di
applicazione del decreto del Presidente della Repubblica n. 403.
p. Il Ministro: Vigneri