Serie Generale n. 303 del 28-12-1991
CIRCOLARI
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
CIRCOLARE 16 dicembre 1991, n. 8324
Standardizzazione e collegamento delle anagrafi e degli archivi della P.A. centrale e locale. (GU Serie Generale n.303 del 28-12-1991)

Alle amministrazioni pubbliche
Con circolare n. 51223 del 21 maggio 1990, concernente indirizzi di
normalizzazione nell'area delle tecnologie dell'informazione nella
P.A., è stata evidenziata la necessità di ricostruire una logica
unitaria nello svolgimento delle attività istituzionali da parte
delle amministrazioni, adeguandole ad un corretto ed efficiente
impiego delle tecnologie informatiche e telematiche ed indirizzandole
ad un diffuso interscambio delle informazioni tra soggetti pubblici,
per elevare il livello dei servizi resi, anche in attuazione di
quanto previsto dalla legge n. 241/90.
Con circolari n. 36928 del 4 agosto 1989 e n. 74652 del 6 maggio
1991, lo scrivente Dipartimento ha evidenziato la necessità di
definire criteri di normalizzazione delle informazioni elementari di
carattere individuale (anagrafiche, fiscali, contributive, sanitarie,
elettorali, ecc.), al fine di favorire la costituzione di basi di
dati omogenee ed uniformi e di consentire la realizzazione di
prototipi standardizzati di "gestione" delle informazioni per
migliorare, attraverso un diffusa interconnessione fra le diverse
fonti informative pubbliche, il rapporto di servizio fra cittadini e
strutture pubbliche.
D'intesa con i Ministeri dell'interno, delle finanze, della
sanità, nonchè con l'INPS, l'ANCI, l'ISTAT ed il sistema delle
camere di commercio si forniscono di seguito indicazioni e
raccomandazioni in materia di standard anagrafici.
- Il "codice fiscale" è l'elemento che sotto il profilo giuridico
(obbligatorieta') ed informatico (univocita') consente il
collegamento degli archivi pubblici per il conseguimento delle
finalità di cui alle normative citate.
A tale riguardo, il "codice fiscale" (utilizzato successivamente
anche come "codice sanitario") assume la denominazione convenzionale
di "codice individuale", sia per le persone fisiche che per le
società e le ditte individuali.
Il codice individuale deve essere attribuito al cittadino all'atto
della nascita, ad iniziativa del comune di competenza, che si deve
raccordare, preferibilmente per "via telematica", con il Ministero
delle finanze, tenuto per legge ad effettuarne l'assegnazione,
espletando i necessari controlli centralizzati per evitare
duplicazioni. Per le persone giuridiche si conviene di assumere,
oltre al "codice individuale", altri eventuali codici come chiavi
accessorie.
Si conviene, altresì, di utilizzare per le attività economiche il
codice ISTAT, corredato a quello del Ministero delle finanze, ed
identico a quello già utilizzato dal sistema delle camere di
commercio, auspicando che vengano conclusi tempestivamente accordi
per la costituzione di un unico archivio delle imprese (ditte
individuali e societa') enti ed associazioni, con la collaborazione
del Ministero delle finanze, ISTAT, INPS e camere di commercio; la
gestione di tale archivio dovrà essere affidata ad un unico
organismo ed i dati dovranno essere resi disponibili per tutta la
P.A.
- Vengono adottati, per le province ed i comuni, i codici
territoriali ISTAT, in vigore a partire dal 1958.
Per i comuni soppressi nel periodo precedente al 1958 può essere
provvisoriamente utilizzato il codice del Ministero delle finanze,
contenuto come codifica del luogo di nascita nel codice fiscale.
Per i territori non più italiani ed i territori esteri, vengono
utilizzati i codici territoriali anagrafici in vigore dal 31 dicembre
1989 e successivi aggiornamenti, definiti congiuntamente dal
Ministero dell'interno e dall'ISTAT.
Le amministrazioni che utilizzassero altri tipi di codice devono
comunque raccordarsi alle codifiche sopra indicate ed usare queste
ultime per lo scambio di informazioni.
- Per aumentare in maniera sinergica il valore delle informazioni
contenute negli archivi di cui si ritiene utile l'interconnessione,
si suggeriscono alcuni possibili contenuti di specifici archivi:
A) Gli archivi anagrafici della popolazione devono contenere, tra
le altre informazioni previste per legge:
1. Notizie per il collegamento degli archivi:
1.1. Codice individuale.
1.2. Ulteriori notizie identificative (cognome, nome, sesso,
luogo, data ed estremi dell'atto di nascita).
2. Notizie anagrafiche e relative allo stato civile ed alla
cittadinanza:
2.1. Residenza ed indirizzo.
2.2. Stato civile.
2.3. Eventuali generalità del coniuge ed estremi dell'atto di
matrimonio.
2.4. Eventuali estremi dell'atto di morte.
2.5. Cittadinanza.
3. Altre notizie non certificabili, secondo quanto disposto dal
regolamento anagrafico:
3.1. Titolo di studio.
3.2. Professione.
4. Per la standardizzazione dei nomi e dei cognomi, si suggerisce
di utilizzare la forma mauiscola e di trasformare gli accenti in
apici. Per i nomi degli stranieri, si deve fare riferimento alla
dizione originaria in caratteri latini riportata nel passaporto o, in
mancanza, nel permesso di soggiorno.
Per la standardizzazione, ai fini informatici, delle notizie
precedentemente riportate, si suggerisce di utilizzare, per lo
scambio di informazioni, campi del tipo e delle dimensioni di seguito
indicate (A: alfabetico, N: numerico):
1. Codice individuale . . . . . . . . . . . . . . . . . . AN 16
2. Cognome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A 36
3. Nome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A 36
4. Sesso (codifica) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N 01
5. Luogo di nascita (codifica) . . . . . . . . . . . . . . N 06
6. Data di nascita (GGMMAAAA) . . . . . . . . . . . . . . N 08
7. Altre notizie:
7.1. Comune italiano di iscrizione o trascrizione
del titolo di nascita per i nati all'estero
(codifica) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N 06
7.2. Anno dell'iscrizione o trascrizione del titolo
di nascita (AAAA) . . . . . . . . . . . . . . . . . N 04
7.3. Parte dell'iscrizione o trascrizione . . . . . . . N 01
7.4. Serie dell'iscrizione o trascrizione . . . . . . . A 01
7.5. Numero dell'iscrizione o trascrizione . . . . . . . N 05
B) Archivi delle camere di commercio.
Le camere di commercio gestiscono, in base alla vigente
legislazione, il registro delle ditte, che contiene i dati di tutte
le imprese (ditte individuali e societa') ed hanno il compito
istituzionale di rendere pubbliche tali informazioni.
Le camere di commercio mettono a disposizione i loro archivi in
forma telematica e sono aperte alle interconnessioni, tramite il
codice individuale, per lo scambio telematico dei dati con le altre
amministrazioni.
C) Archivi INPS.
La convenzione operante con il Ministero delle finanze prevede
l'interscambio, utilizzando il codice individuale e le notizie
identificative (cognome, nome, sesso, luogo e data di nascita), di
dati fiscali, pensionistici e sulle posizioni assicurative. Il
Ministero delle finanze mette a disposizione strumenti che consentono
la ricerca dei soggetti fisici e giuridici anche attraverso
informazioni parziali.
D) Lo scrivente Dipartimento annette rilevante importanza al
progetto ARCO dell'INPS, la cui realizzazione è finalizzata a
consentire l'interscambio, con i comuni, di dati anagrafici e
pensionistici.
E) Archivi del Ministero delle finanze:
1. Notizie per il collegamento con altri enti ai fini fiscali in
base ad apposite convenzioni:
1.1. Codice individuale.
1.2. Ulteriori notizie identificative (cognome, nome, data di
nascita, ecc.).
2. Altre notizie:
2.1. Notizie per i comuni per i controlli di tipo impositivo e
fiscale.
2.2. Notizie per INPS, INAIL, ENEL, ecc.
F) Per gli archivi degli assistiti del Servizio sanitario
nazionale, si raccomanda una precisa applicazione della norma che
rende obbligatorio l'uso del "codice fiscale" (codice individuale) e
si ribadisce la necessità che gli archivi delle USL facciano
costante e puntuale riferimento a quelli comunali, con i quali
debbono collegarsi, evitando duplicazioni.
G) Il collegamento del casellario giudiziale con altri archivi
pubblici è reso possibile dal "codice individuale" unitamente agli
altri dati identificativi.
Le informazioni specifiche di ogni singolo archivio sono
disponibili solo su esplicita autorizzazione del gestore
dell'archivio, comunque finalizzata a scopi precisi (controllo,
certificazione fiscale o previdenziale).
Con riserva di ulteriori indicazioni in materia di
standardizzazione, si confida in una convinta adesione delle
amministrazioni al contenuto della presente circolare, rappresentando
al riguardo l'esigenza di favorire, attraverso l'interscambio delle
informazioni fra i diversi soggetti pubblici, l'erogazione di servizi
di elevato livello quali-quantitativo.
Il Ministro: GASPARI