3a Serie Speciale - Regioni n. 27 del 21-7-2001
REGIONE VALLE D'AOSTA
REGIONE VALLE D'AOSTA
REGOLAMENTO REGIONALE 14 luglio 2000, n. 3
Disciplina delle modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi. Abrogazione del regolamento regionale 17 giugno 1996, n. 3. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.27 del 21-07-2001)

(Pubblicato nel Bollettino ufficale della
Regione Valle d'Aosta n. 32 del 25 luglio 2000)
IL CONSIGLIO REGIONALE
Ha approvato
IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE
Promulga
il seguente regolamento:
Art. 1.
F i n a l i t à
1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, inclusi quelli
contenuti in strumenti informatici, e i casi di esclusione del
medesimo, al fine di attuare i principi di pubblicità e di
trasparenza dell'attività amministrativa di cui agli articoli 2 e 31
della legge regionale 2 luglio 1999, n. 18 (Nuove disposizioni in
materia di procedimento amministrativo, di diritto di accesso ai
documenti amministrativi e di dichiarazioni sostitutive. Abrogazione
della legge regionale 6 settembre 1991, n. 59).

Art. 2.
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento si applica esclusivamente nei
confronti dell'Amministrazione regionale, degli enti dipendenti dalla
Regione e dei concessionari di pubblici servizi.

Art. 3.
Titolarità del diritto di accesso
1. Il diritto di accesso può essere esercitato da soggetti
privati, da associazioni o comitati portatori di interessi pubblici o
diffusi, che abbiano un interesse, personale e concreto, per la
tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
2. L'accesso è consentito alle pubbliche amministrazioni per gli
atti la cui conoscenza sia funzionale allo svolgimento delle loro
competenze; in tal caso la richiesta può essere presentata dagli
amministratori, dal titolare dell'ufficio interessato o dal
responsabile del procedimento amministrativo.
3. Coloro che presentano richiesta di accesso per conto di enti,
persone giuridiche, associazioni, istituzioni od altri organismi
devono dichiarare la carica ricoperta o la funzione svolta che
legittima l'esercizio del diritto per conto dei soggetti
rappresentati.
4. I tutori e curatori di soggetti interessati all'accesso devono
dichiarare la loro condizione ed il titolo legale dal quale la stessa
è comprovata.

Art. 4.
Accesso informale
1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante
richiesta, anche verbale, all'ufficio competente a formare l'atto o a
detenerlo stabilmente.
2. L'interessato deve:
a) indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta o
gli elementi che ne consentono l'individuazione;
b) specificare l'interesse connesso all'oggetto della
richiesta;
c) far constare la propria identità e, quando è necessario, i
propri poteri rappresentativi.
3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è
accolta, in relazione a quanto in essa indicato, mediante
l'indicazione della pubblicazione contenente il documento,
l'esibizione del documento al fine del suo esame o l'estrazione di
copia del medesimo.

Art. 5.
Accesso formale
1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della
richiesta in via informale per oggettiva difficoltà di reperimento
del documento, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del
richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi,
sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e
delle documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento o
sull'esigenza di tutela della riservatezza di terzi, il richiedente
è invitato a presentare richiesta formale, di cui l'ufficio è
tenuto a rilasciare ricevuta, se richiesta.
2. Anche fuori dai casi indicati al comma 1, il richiedente può
sempre presentare richiesta formale.
3. Ove la richiesta formale sia presentata ad un ufficio diverso
rispetto a quello nei cui confronti deve essere esercitato il diritto
di accesso, questo la trasmette immediatamente a quello competente;
di tale trasmissione è data comunicazione all'interessato.
4. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l'ufficio, entro
dieci giomi, deve darne tempestiva comunicazione al richiedente, con
raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad
accertare la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a
decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata. Trascorso
il termine di sessanta giorni senza che siano pervenute le
precisazioni richieste, il responsabile dispone la chiusura e
l'archiviazione del procedimento.

Art. 6.
Compilazione e presentazione della richiesta di accesso formale
1. La richiesta di accesso formale è redatta dall'interessato ed
indirizzata al responsabile del procedimento o al dirigente
dell'ufficio competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo
stabilmente.
2. Nell'ipotesi in cui i soggetti di cui al comma 1 non siano
identificabili dal richiedente, la richiesta è indirizzata al
dirigente della struttura per le relazioni con il pubblico di cui
all'art. 9 della legge regionale 23 ottobre 1995, n. 45 (Riforma
dell'organizzazione dell'Amministrazione regionale della Valle
d'Aosta e revisione della disciplina del personale). In attesa
dell'attivazione di tale struttura, la richiesta è indirizzata al
presidente della giunta regionale.
3. Nella richiesta devono essere riportate:
a) le generalità del richiedente, complete, ove occorra, di
indirizzo e numero di telefono e/o di telefax;
b) l'indicazione degli elementi che permettono l'individuazione
del documento oggetto della richiesta;
c) l'indicazione espressa della necessità che la copia
rilasciata sia in bollo;
d) l'indicazione espressa della necessità che la copia
rilasciata sia munita della dichiarazione di conformità
all'originale;
e) l'interesse di cui si è portatori;
f) la sottoscrizione.
4. La richiesta può pervenire all'ufficio competente anche per
posta, telefax o mediante collegamento telematico, ove esistente e
regolarmente attivato.
5. In attesa dell'istituzione, presso le singole amministrazioni,
di archivi automatizzati delle istanze di accesso, l'avvenuta
presentazione della richiesta deve essere registrata a cura
dell'ufficio competente nel registro di protocollo, indicando la data
di presentazione, il nome del richiedente e il tipo di documento
richiesto.

Art. 7.
Accoglimento della richiesta e modalità di accesso formale
1. L'accoglimento della richiesta di accesso formale avviene, in
relazione a quanto in essa indicato, mediante l'indicazione della
pubblicazione contenente il documento, l'esibizione del documento al
fine del suo esame o l'estrazione di copia del medesimo.

Art. 8.
T e r m i n i
1. Il procedimento di accesso deve concludersi, ai sensi
dell'art. 33, comma 4, della legge regionale n. 18/1999, nel termine
di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta
all'ufficio competente.
2. Entro il termine di cui al comma 1, l'ufficio ha l'obbligo di
comunicare all'interessato l'eventuale reiezione della richiesta con
l'indicazione della relativa motivazione.

Art. 9.
Esame dei documenti
1. L'esame dei documenti si esercita mediante consultazione, da
parte del richiedente, dei documenti medesimi detenuti dall'ufficio
competente ed espressamente indicati nella richiesta di accesso.
2. L'esame dei documenti avviene alla presenza di personale
addetto. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o
in parte i documenti presi in visione.
3. Salva l'applicazione delle disposizioni penali, è vietato
asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione,
tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
4. L'esame dei documenti può essere effettuato dal richiedente,
anche accompagnato da persona di sua fiducia, o da persona in
possesso di atto di delega, della quale vanno specificate le
generalità, che devono essere registrate in calce alla richiesta.

Art. 10.
Estrazione di copia
1. L'estrazione di copia si esercita mediante il ricevimento, da
parte del richiedente, o di suo delegato, di copia dei documenti
richiesti, mediante consegna a mano o per posta.
2. Le informazioni contenute in strumenti informatici possono
essere rilasciate sugli appositi supporti, ove forniti dal
richiedente, ovvero mediante collegamento telematico, ove esistente e
regolarmente attivato.
3. Possono essere rilasciate copie parziali dei documenti. Le
copie parziali devono comprendere la prima e l'ultima pagina del
documento e le pagine omesse devono essere indicate.

Art. 11.
Responsabile del procedimento di accesso
1. Il responsabile del procedimento amministrativo è anche
responsabile del procedimento di accesso.

Art. 12.
T a r i f f e
1. La richiesta di accesso è redatta in carta semplice, salvo
diverse disposizioni di legge.
2. Sono a carico del richiedente l'imposta di bollo, se dovuta, e
le spese di riproduzione, nella misura e con le modalità stabilite
dalla giunta regionale.
3. Al momento del ritiro della copia deve essere dimostrato
l'avvenuto pagamento delle somme di cui al comma 2.

Art. 13.
Oggetto del diritto di accesso
1. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento
comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte
salve le eccezioni di legge o di regolamento.
2. Non possono formare oggetto del diritto di accesso i documenti
non definitivi e quelli non più esistenti presso la pubblica
amministrazione competente per l'esame della richiesta; la pubblica
amministrazione, nel motivare le ragioni dell'inesistenza del
documento, indica, se ne ha conoscenza, l'ente che lo detiene.
3. Una singola richiesta di accesso può riguardare anche più di
un documento; in ogni caso, la richiesta deve essere formulata in
modo da consentire all'amministrazione l'identificazione dei
documenti richiesti.
4. L'accesso è consentito sia ai documenti originali, sia a
copie di essi.

Art. 14.
Differimento, rifiuto o limitazione della richiesta di accesso
1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso sono
motivati, a cura del responsabile del procedimento di accesso, con
riferimento specifico alla normativa vigente e alle circostanze di
fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come
proposta.
2. Contro il rifiuto, il differimento o la limitazione del
diritto di accesso è ammesso ricorso ai sensi dell'Art. 33 della
legge regionale n. 18/1999.

Art. 15.
Rapporti tra accesso e riservatezza
1. È esclusa l'estrazione di copia del documento quando vi sia
un'esigenza di tutela della riservatezza di terzi, garantendo
peraltro agli interessati l'esame degli atti la cui conoscenza sia
necessaria per curare o difendere i loro interessi giuridici.
2. Ai fini di cui al comma 1, sono in particolare coperti da
riservatezza:
a) i documenti personali dei dipendenti dell'amministrazione
per la parte relativa alle situazioni personali e familiari, allo
stato di salute, ad eventuali selezioni psico-attitudinali, alla
situazione professionale, economico-finanziaria e sindacale;
b) i documenti riguardanti le situazioni personali e familiari,
lo stato di salute, le condizioni economico-finanziarie e
professionali relative a persone fisiche interessate dai
provvedimenti, dalle prestazioni o dai servizi dell'amministrazione;
c) i documenti riguardanti le condizioni economico-finanziarie
delle persone giuridiche interessate dai provvedimenti, dalle
prestazioni o dai servizi dell'amministrazione;
d) gli accertamenti medico-legali e la relativa documentazione;
e) gli atti e i documenti riguardanti la concessione di sussidi
e provvidenze per effetto di particolari motivazioni connesse allo
stato di necessità o di salute, limitatamente ai motivi;
f) i documenti contenenti notizie riguardanti le imprese
pubbliche o private quando la loro divulgazione possa provocare
concretamente un'indebita concorrenza;
g) la documentazione attinente a procedimenti giudiziari,
disciplinario di dispensa dal servizio;
h) i carichi penali pendenti e la certificazione antimafia.

Art. 16.
Casi di esclusione dall'accesso
1. Il diritto di accesso è escluso, oltre che nel caso previsto
all'Art. 32, comma 1, della legge regionale n. 18/1999, per le
esigenze di salvaguardia degli interessi di cui all'art. 24, comma 2,
lettere a), b) e c), della legge 7 agosto 1990, n. 241 (Nuove norme
in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi).
2. Sono in ogni caso esclusi dall'accesso:
a) i verbali o i resoconti di organi collegiali istituzionali,
di commissioni, di comitati e di altri organismi quando operano in
seduta segreta;
b) le note informali ad uso interno degli uffici;
c) i documenti riguardanti i processi tecnico-produttivi;
d) i documenti amministrativi emanati da altri enti, che i
medesimi sottraggono all'accesso e l'amministrazione detiene in
quanto atti di un procedimento di propria competenza;
e) la documentazione relativa alla corrispondenza epistolare di
privati, gruppi ed imprese utilizzata ai fini dell'attività
amministrativa.
3. Il diritto di accesso è escluso per gli atti preparatori nel
corso della formazione degli atti normativi, amministrativi generali,
di pianificazione e programmazione.
4. Deve in ogni caso essere garantito l'accesso ai documenti che
debbano, per ordine dell'autorità giudiziaria, essere prodotti in
giudizio penale, civile o amministrativo.

Art. 17.
L i m i t a z i o n e
1. Nel caso in cui l'esclusione dall'accesso riguardi solo una
parte dei contenuti del documento, sono esibite in visione o
rilasciate copie parziali dello stesso; le parti omesse devono essere
indicate.
2. Il responsabile del procedimento di accesso stabilisce,
motivandola, la limitazione e la comunica per iscritto al
richiedente, nel termine di trenta giorni decorrenti dalla
presentazione della richiesta all'ufficio competente.

Art. 18.
Differimento
1. Il differimento dell'accesso è disposto dal responsabile del
procedimento di accesso, ove sia necessario assicurare una temporanea
tutela degli interessi di cui all'art. 15, o per salvaguardare
esigenze di riservatezza dell'amministrazione, specie nella fase
preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui
conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione
amministrativa.
2. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica
anche la durata e la motivazione ed è comunicato per iscritto al
richiedente.
3. È in ogni caso differito l'accesso dei seguenti atti, fino
alla conclusione dei relativi procedimenti:
a) gli elaborati delle prove relative a procedimenti
concorsuali di reclutamento e avanzamento del personale;
b) i documenti relativi alla formazione e alla determinazione
dei prezzi e delle offerte nei procedimenti contrattuali.
4. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti
all'accesso quando è sufficiente far ricorso al potere di
differimento.

Art. 19.
Misure tecniche di protezione dei dati informatizzati
1. Al fine di garantire il rispetto delle norme stabilite nel
presente regolamento, l'accesso ai dati e ai documenti raccolti
attraverso strumenti informatici è protetto mediante l'applicazione
di modalità tecniche di accesso riservato.
2. La giunta regionale, con propria deliberazione, su proposta
della struttura regionale competente in materia di sistema
informativo, definisce gli specifici congegni di accesso ed individua
i funzionari incaricati e responsabili dell' attivazione degli
stessi, tenuto conto delle disposizioni vigenti in materia di dati
personali.

Art. 20.
Relazioni con il pubblico
1. Allo scopo di facilitare il rapporto con gli utenti,
l'amministrazione regionale garantisce, attraverso la struttura per
le relazioni con il pubblico istituita con l'art. 9 della legge
regionale n. 45/1995, la piena attuazione delle procedure concernenti
il diritto di accesso.

Art. 21.
A b r o g a z i o n e
1. Il regolamento regionale 17 giugno 1996, n. 3, è abrogato.
Il presente regolamento sarà pubblicato nel Bollettino ufficiale
della Regione.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare come regolamento della Regione autonoma Valle d'Aosta.
Aosta, 14 luglio 2000.
VIERIN