Serie Generale n. 190 del 14-8-2004
SUPPLEMENTI ORDINARI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 30 giugno 2004
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte degli investigatori privati. (Autorizzazione n. 6/2004). (GU Serie Generale n.190 del 14-08-2004 - Suppl. Ordinario n. 141)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il
Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1, lett. d), del citato
Codice, il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell'art. 26, comma 1, del Codice, i
soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i
dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità e, ove
necessario, con il consenso scritto degli interessati,
nell'osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonchè dalla legge e dai regolamenti;
Visto il comma 4, lett. c), del medesimo art. 26, il quale
stabilisce che i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento
anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante, quando il
trattamento medesimo è necessario per svolgere una investigazione
difensiva ai sensi della legge 7 dicembre 2000, n. 397, comunque, per
far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre che i
dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il
periodo strettamente necessario al loro perseguimento, e che, quando
i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale
dell'interessato il diritto sia di rango pari a quello
dell'interessato, ovvero consista in un diritto della personalità o
in un altro diritto o libertà fondamentale inviolabile;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di
numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno, dopo l'entrata in vigore del Codice,
rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza
il 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni già impartite alla
luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano
provvisorie e a tempo determinato ai sensi dell'art. 41, comma 5, del
Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi, in
relazione alla fase di prima applicazione delle nuove disposizioni
del Codice e ai lavori avviati per l'adozione del codice di
deontologia e buona condotta di cui all'art. 135 del Codice;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone, e, in
particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali
sancito all'art. 1 del Codice;
Considerato che il Garante ha rilasciato un'autorizzazione di
ordine generale relativa ai dati idonei a rivelare lo stato di salute
e la vita sessuale (n. 2/2004, rilasciata il 30 giugno 2004), anche
in riferimento alle predette finalità di ordine giudiziario;
Considerato che numerosi trattamenti aventi tali finalità sono
effettuati con l'ausilio di investigatori privati, e che è pertanto
opportuno integrare anche le prescrizioni dell'autorizzazione n.
2/2004 mediante un ulteriore provvedimento di ordine generale che
tenga conto dello specifico contesto dell'investigazione privata,
anche al fine di armonizzare le prescrizioni da impartire alla
categoria;
Considerato che ulteriori misure ed accorgimenti saranno
prescritti dal Garante all'atto della sottoscrizione del citato
codice di deontologia e di buona condotta in via di emanazione (art.
12 del Codice);
Visto l'art. 167 del Codice;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i
dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di
trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare
tecnico di cui all'Allegato B) al medesimo Codice recanti norme e
regole sulle misure di sicurezza;
Visti gli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di
trasferimento di dati personali all'estero;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il Prof. Gaetano Rasi;

Autorizza

gli investigatori privati a trattare i dati sensibili di cui
all'art. 4, comma 1, lett. d), del Codice, secondo le prescrizioni di
seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi
informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al
minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in
modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei
singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,
dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare
l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3
del Codice.

1) Ambito di applicazione.

La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta,
alle persone fisiche e giuridiche, agli istituti, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che esercitano un'attività di
investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134
del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni
e integrazioni).

2) Finalità del trattamento.

Il trattamento può essere effettuato unicamente per
l'espletamento dell'incarico ricevuto dai soggetti di cui al punto 1)
e in particolare:

a) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far
valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto, che,
quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale dell'interessato, deve essere di rango pari a quello del
soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero consistente in un
diritto della personalità o in un altro diritto o libertà
fondamentale ed inviolabile;
b) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento
penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo
assistito da utilizzare ai soli fini dell'esercizio del diritto
alla prova (art. 190 del codice di procedura penale e legge 7
dicembre 2000, n. 397).

Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciate ai fini
dello svolgimento delle investigazioni in relazione ad un
procedimento penale o per l'esercizio di un diritto in sede
giudiziaria, in particolare:

a) nell'ambito dei rapporti di lavoro (autorizzazione n. 1/2004,
rilasciata il 30 giugno 2004);
b) relativamente ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale (autorizzazione n. 2/2004, rilasciata il 30 giugno
2004);
c) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni
(autorizzazione n. 3/2004, rilasciata il 30 giugno 2004);
d) da parte dei liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali, ivi inclusi i difensori e i relativi sostituti ed
ausiliari (autorizzazione n. 4/2004, rilasciata il 30 giugno
2004);
e) relativamente ai dati di carattere giudiziario (autorizzazione n.
7/2004, rilasciata il 30 giugno 2004).

3) Categorie di dati e interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili di cui all'art. 4,
comma 1, lett. d) del Codice, qualora ciò sia strettamente
indispensabile per eseguire specifici incarichi conferiti per scopi
determinati e legittimi nell'ambito delle finalità di cui al punto
1), che non possano essere adempiute mediante il trattamento di dati
anonimi o di dati personali di natura diversa.
I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli
incarichi conferiti.

4) Modalità di trattamento.

Gli investigatori privati non possono intraprendere di propria
iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta di
dati. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente sulla
base di un apposito incarico conferito per iscritto, anche da un
difensore, per le esclusive finalità di cui al punto 2).
L'atto di incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto
che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento
penale al quale l'investigazione è collegata, nonchè i principali
elementi di fatto che giustificano l'investigazione e il termine
ragionevole entro cui questa deve essere conclusa.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del
Codice, nonchè dagli articoli 31 e seguenti del Codice e
dall'Allegato B) al medesimo Codice, il trattamento dei dati
sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonchè
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
indispensabili in rapporto alle finalità di cui al punto 2).
L'interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati
deve essere informata ai sensi dell'art. 13 del Codice, ponendo in
particolare evidenza l'identità e la qualità professionale
dell'investigatore, nonchè la natura facoltativa del conferimento
dei dati.
Nel caso in cui i dati sono raccolti presso terzi, è necessario
informare l'interessato e acquisire il suo consenso scritto (art. 13,
commi 1, 4 e 5 e art. 26, comma 4, del Codice), solo se i dati sono
trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario
per esercitare il diritto in sede giudiziaria o per svolgere le
investigazioni difensive, oppure se i dati sono utilizzati per
ulteriori finalità non incompatibili con quelle precedentemente
perseguite.
Il difensore o il soggetto che ha conferito l'incarico devono
essere informati periodicamente dell'andamento dell'investigazione,
anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circa le
determinazioni da adottare riguardo all'esercizio del diritto in sede
giudiziaria o al diritto alla prova.
L'investigatore privato deve eseguire personalmente l'incarico
ricevuto e non può avvalersi di altri investigatori non indicati
nominativamente all'atto del conferimento dell'incarico.
Nel caso in cui si avvalga di collaboratori interni designati
quali responsabili o incaricati del trattamento in conformità a
quanto previsto dagli articoli 29 e 30 del Codice, l'investigatore
privato deve vigilare con cadenza almeno settimanale sulla puntuale
osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali
soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti
alla collaborazione ad essi richiesta.
Per quanto non previsto nella presente autorizzazione, il
trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale deve essere effettuato nel rispetto delle ulteriori
prescrizioni contenute nell'autorizzazione generale n. 2/2004 e,
allorchè rilasciata, in quella prevista dall'art. 90 del Codice, in
particolare per ciò che riguarda le informazioni relative ai
nascituri e ai dati genetici.
Il trattamento dei dati deve inoltre rispettare le prescrizioni
del codice di deontologia e di buona condotta di cui all'articolo 135
del Codice in via di definizione.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma
1, lett. e), del Codice i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per
eseguire l'incarico ricevuto.
A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante
controlli periodici, la stretta pertinenza, non eccedenza e
indispensabilità dei dati rispetto alle finalità perseguite e
all'incarico conferito.
Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il
trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per
l'immediata comunicazione al difensore o al soggetto che ha conferito
l'incarico.
La mera pendenza del procedimento al quale l'investigazione è
collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa
della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi,
una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte
dell'investigatore privato.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha
conferito l'incarico.
I dati non possono essere comunicati ad un altro investigatore
privato, salvo che questi sia stato indicato nominativamente
nell'atto di incarico e la comunicazione sia necessaria per lo
svolgimento dei compiti affidati.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere
comunicati alle autorità competenti solo se è necessario per
finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con
l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale non
possono essere diffusi.

7) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria,
ovvero da norme di legge o di regolamento, che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:

a) dagli articoli 4 (impianti e apparecchiature per finalità di
controllo a distanza dei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni
del lavoratore o su altri fatti non rilevanti ai fini della
valutazione dell'attitudine professionale) della legge 20 maggio
1970, n. 300 e dall'art. 10 (indagini sulle opinioni del
lavoratore e trattamenti discriminatori) del d.lg. 10 settembre
2003, n. 276;
b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di sieropositività
e di infezione da HIV;
c) dalle norme processuali o volte a prevenire discriminazioni;
d) dall'art. 734-bis del Codice penale, il quale vieta la
divulgazione non consensuale delle generalità o dell'immagine
della persona offesa da atti di violenza sessuale.

Restano fermi, in particolare, gli obblighi previsti in tema di
liceità e di correttezza nell'uso di strumenti o apparecchiature che
permettono la raccolta di informazioni anche sonore o visive, ovvero
in tema di accesso a banche dati o di cognizione del contenuto della
corrispondenza e di comunicazioni o conversazioni telefoniche,
telematiche o tra soggetti presenti.
Resta ferma la facoltà per le persone fisiche di trattare
direttamente dati per l'esclusivo fine della tutela di un proprio
diritto in sede giudiziaria, anche nell'ambito delle investigazioni
relative ad un procedimento penale. In tali casi, il Codice non si
applica anche se i dati sono comunicati occasionalmente ad una
autorità giudiziaria o a terzi, sempre che i dati non siano
destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 5,
comma 3, del Codice).

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 luglio
2004 fino al 30 giugno 2005.
Qualora alla data della pubblicazione della presente
autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni
non contenute nella precedente autorizzazione n. 6/2002, il titolare
deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 30 giugno 2004

Il presidente: RODOTÀ

Il relatore: RASI

Il segretario generale: BUTTARELLI