Serie Generale n. 112 del 16-5-2000
LEGGI ED ALTRI ATTI NORMATIVI
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 22 marzo 2000, n. 120
Regolamento recante norme per la semplificazione del procedimento per l'erogazione e la rendicontazione della spesa da parte dei funzionari delegati operanti presso le rappresentanze all'estero, a norma dell'articolo 20, comma 8, della legge 15 marzo 1997, n. 59. (GU Serie Generale n.112 del 16-05-2000)
Nota: note: Entrata in vigore del decreto: 31-5-2000

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;
Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l'articolo 20 della legge 15 marzo 1997, n. 59, allegato 1,
n. 19, e successive modificazioni;
Visto il regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440, e successive
modificazioni, recante nuove disposizioni sull'amministrazione del
patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato;
Visto il regio decreto 23 maggio 1924, n. 827, e successive
modificazioni, recante regolamento per l'amministrazione del
patrimonio e per la contabilità generale dello Stato;
Visto il regio decreto 6 gennaio 1928, n. 113;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n.
18, recante l'ordinamento dell'Amministrazione degli affari esteri;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979,
n. 718, recante approvazione del regolamento per le gestioni dei
cassieri e dei consegnatari delle amministrazioni dello Stato;
Vista la legge 6 febbraio 1985, n. 15, recante disciplina delle
spese da effettuarsi all'estero dal Ministero degli affari esteri;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 gennaio 1990,
n. 116;
Visto il decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto con
il Ministro del tesoro, 3 marzo 1990, n. 362;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive
modificazioni, recante razionalizzazione dell'organizzazione delle
amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di
pubblico impiego;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n.
367, recante regolamento di semplificazione e accelerazione delle
procedure di spesa e contabili;
Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri,
adottata nella riunione del 28 maggio 1999;
Acquisito il parere reso dalla Corte dei conti, a sezioni riunite,
nell'adunanza del 30 giugno 1999;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 30 agosto 1999;
Acquisito il parere delle competenti commissioni del Senato della
Repubblica e della Camera dei deputati;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 3 marzo 2000;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri degli
affari esteri e del tesoro, del bilancio e della programmazione
economica;
E m a n a
il seguente regolamento:
Art. 1
Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina il procedimento per
l'erogazione e la rendicontazione delle spese effettuate presso le
rappresentanze diplomatiche e gli uffici consolari di prima
categoria, di seguito denominati uffici all'estero.

Art. 2
Spese degli uffici all'estero

1. Le spese degli uffici all'estero sono effettuate a valere sui
fondi attribuiti annualmente dall'Amministrazione centrale e sono
destinate:
a) al mantenimento ed al funzionamento degli uffici;
b) allo svolgimento delle attività di istituto;
c) alla corresponsione delle retribuzioni e delle indennità del
personale.

Art. 3
Funzionari delegati

1. Presso gli uffici all'estero sono funzionari delegati, ai sensi
delle norme sulla contabilità generale dello Stato, i titolari degli
uffici stessi, oppure, limitatamente alle spese indicate negli
articoli 4 e 6, i funzionari amministrativi o
amministrativo-contabili che presso i predetti uffici ricoprono posti
di commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto,
ferma restando in ogni caso la funzione di indirizzo e vigilanza
spettante ai capi degli uffici.

Art. 4
Spese di mantenimento e funzionamento

1. Con decreto del competente dirigente generale, le risorse
necessarie per il mantenimento e il funzionamento degli uffici
all'estero sono assegnate dall'Amministrazione centrale ai titolari
degli uffici stessi, oppure al commissario amministrativo o
commissario amministrativo aggiunto, nelle sedi in cui tale
funzionario presti servizio.
2. Le risorse finanziarie per il mantenimento e funzionamento degli
uffici all'estero sono stabilite tenuto conto del fabbisogno
documentato dalla relazione previsionale che i titolari di detti
uffici predispongono entro il mese di ottobre di ogni anno, sentito
il commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto.
3. Con decreto del competente dirigente generale ed a fronte di
sopravvenute ed inderogabili esigenze, l'Amministrazione può
provvedere ad eventuali integrazioni.
4. I fondi assegnati sono resi disponibili, in correlazione con le
effettive esigenze di spesa, con ordini di rimessa valutaria aventi
valore di ordini di accreditamento.

Art. 5
Spese per attività di istituto

1. Le competenti Direzioni generali provvedono alla
somministrazione dei fondi necessari alle attività di istituto, come
indicate negli articoli 37 e 45 del decreto del Presidente della
Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, con ordini di rimessa valutaria
aventi valore di ordini di accreditamento, disposti a favore dei
titolari degli uffici all'estero, tenuto conto anche della spesa
storica accertata e di variazioni dei termini di riferimento che i
titolari degli uffici provvedono a segnalare entro il mese di ottobre
di ogni anno.

Art. 6
Retribuzioni ed indennità del personale

1. I versamenti delle retribuzioni e delle indennità del personale
sono effettuati dagli uffici all'estero previa rimessa valutaria agli
stessi, con ordinativi diretti, specificanti i creditori e le somme
ad essi dovute, al netto delle ritenute previdenziali, assistenziali
ed erariali, o altrimenti con ordini di accreditamento disposti a
favore dei titolari degli uffici ovvero del commissario
amministrativo o commissario amministrativo aggiunto nelle sedi in
cui tali funzionari prestino servizio.

Art. 7
Procedure contrattuali all'estero

1. Ai sensi dell'articolo 86 del decreto del Presidente della
Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, la procedura per la stipulazione
dei contratti da eseguire all'estero è regolata dalle norme
dell'ordinamento italiano, compatibilmente con le norme e con le
situazioni locali.
2. Nei casi di incompatibilità, accertati dalla rappresentanza
diplomatica italiana, è consentita l'applicazione della normativa
vigente nei Paesi di accreditamento, previa autorizzazione del
Ministero degli affari esteri, d'intesa con il Ministero del tesoro,
del bilancio e della programmazione economica.
3. L'attività contrattuale degli uffici all'estero è effettuata
nel rispetto del principio di non discriminazione in base alla
nazionalità nei confronti dei fornitori appartenenti agli Stati
membri dell'Unione europea.
4. Per tutte le spese degli uffici all'estero, ivi comprese quelle
in economia e di modico ammontare, è vietato il ricorso ad
artificioso frazionamento.

Art. 8
Spese in economia e di modico ammontare

1. I lavori, le provviste ed i servizi che possono essere eseguiti
in economia dalle rappresentanze diplomatiche e dagli uffici
consolari sono quelli previsti dal regolamento per i servizi in
economia del Ministero degli affari esteri.
2. Compatibilmente con quanto previsto all'articolo 7, per le spese
in economia degli uffici all'estero si applicano le seguenti
procedure:
a) se di importo inferiore a 3 milioni di lire, possono essere
effettuate in via diretta;
b) se di importo compreso fra 3 e 15 milioni di lire, possono essere
effettuate previo scambio di corrispondenza, secondo l'uso locale,
con una sola ditta o persona;
c) se di importo compreso fra 15 e 70 milioni di lire, possono essere
effettuate previa acquisizione di almeno tre preventivi, mediante
scambio di corrispondenza, secondo l'uso locale. Tutti gli importi
predetti si intendono al netto di imposte.
3. Lo scambio di corrispondenza di cui alle lettere b) e c) del
comma 2 contiene l'esatta indicazione delle forniture, dei servizi o
lavori da effettuare, i relativi prezzi, le modalità di pagamento,
le garanzie per l'esatto adempimento e, ove necessario, i tempi di
esecuzione e le penalità per inadempienze e ritardi nell'esecuzione
dei lavori e delle prestazioni convenute.
4. Per le spese di modico ammontare, i funzionari delegati possono
assegnare ad un collaboratore, che ricopra posto di cancelliere o di
assistente commerciale, un fondo di importo non superiore
all'equivalente di 20 milioni di lire, da depositare presso apposito
conto bancario, suscettibile di una sola reintegrazione nel corso
dell'esercizio, previa presentazione di rendiconto al funzionario
delegato. Ciascuna spesa da far gravare sul predetto fondo non potrà
superare il limite di cui al comma 2, lettera a). Si applicano, in
quanto compatibili, le disposizioni dell'articolo 15 del decreto del
Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367.
5. Gli importi indicati nei commi 2 e 4 possono essere modificati
in relazione all'andamento dell'inflazione, con decreto del Ministro
degli affari esteri, di concerto con il Ministro del tesoro, del
bilancio e della programmazione economica.

Art. 9
Documentazione relativa alla congruità
dei prezzi al collaudo e regolare esecuzione

1. In mancanza di diversa specifica disposizione contrattuale, per
i contratti stipulati all'estero, anche in economia, e per la
verifica annuale dei contratti ad esecuzione periodica o
continuativa, il cui importo non superi quello stabilito
dall'articolo 5, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica
27 gennaio 1990, n. 116, la congruità dei prezzi, la certificazione
di collaudo dei lavori e la regolare esecuzione delle forniture sono
documentate da attestazioni rilasciate da istituzioni tecniche locali
o da esperti di fiducia, ovvero da apposita dichiarazione del
titolare dell'ufficio, che può avvalersi del contributo di organi
tecnici italiani, ove possibile residenti all'estero.
2. Resta fermo quanto stabilito dagli articoli 79 e 80 del decreto
del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, sulla
competenza della Commissione per gli immobili adibiti ad uso
dell'Amministrazione degli affari esteri.

Art. 10
Rendiconti e documentazione giustificativa

1. Le spese di cui all'articolo 2, lettere a) e b), nonchè quelle
di cui alla lettera c) qualora i fondi siano stati inviati tramite
ordini di accreditamento ai sensi dell'articolo 6, sono giustificate
mediante rendiconti, predisposti sulla base degli appositi registri
e, di regola, su moduli informatici, da trasmettersi entro sessanta
giorni dalla chiusura del periodo da rendicontare, ai sensi delle
vigenti disposizioni, ai competenti uffici dell'Amministrazione,
all'Ufficio centrale del bilancio ed alla Corte dei conti qualora da
quest'ultima richiesti per i controlli di competenza, a firma del
funzionario delegato al quale i fondi sono stati accreditati e
corredati dalla distinta delle spese eventualmente sostenute dai
collaboratori di cui all'articolo 8, comma 4, dagli stessi
sottoscritta. Resta fermo l'obbligo dell'invio alla Corte dei conti
del frontespizio del rendiconto, ai sensi dell'articolo 2 del regio
decreto 26 ottobre 1933, n. 1454, modificato dall'articolo 33 della
legge 5 agosto 1978, n. 468. L'invio alla Corte dei conti dei
frontespizi dei rendiconti avviene, ove possibile, per via
telematica.
2. I rendiconti di cui al comma 1 sono custoditi sotto la
responsabilità dei funzionari competenti che ne assicurano
l'integrità e l'esclusiva destinazione alle verifiche e ai controlli
previsti dalla legge.
3. La gestione dei conti correnti valuta tesoro di cui all'articolo
5 della legge 6 febbraio 1985, n. 15, viene rendicontata mediante
invio trimestrale al Dipartimento del tesoro di situazioni contabili
riepilogative anche delle operazioni bancarie effettuate; i relativi
estratti conto bancari dovranno essere trasmessi annualmente ovvero
su specifica richiesta del Dipartimento del tesoro.
4. I rendiconti in originale, corredati della relativa
documentazione, sono conservati presso gli uffici all'estero per un
periodo di dieci anni. Gli stessi sono trasmessi entro tale termine,
a richiesta dell'Amministrazione, dell'Ufficio centrale del bilancio
o della Corte dei conti. I rendiconti relativi a capitoli di bilancio
inclusi nei programmi di controllo dell'Amministrazione, dell'Ufficio
centrale del bilancio e della Corte dei conti sono inoltrati ai
predetti uffici in originale e completi di tutta la documentazione,
nei termini indicati nei programmi stessi. In caso di inadempienza
dei funzionari delegati, si applicano le penalità previste
dall'articolo 60 del regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440, nonchè
dagli articoli 333, 334, 335 e 337 del regio decreto 23 maggio 1924,
n. 827, come modificati dall'articolo 20 del decreto del Presidente
della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367.
5. Nell'ambito dell'attività di controllo sulla gestione degli
uffici all'estero, possono essere disposte verifiche
amministrativo-contabili congiunte, da effettuarsi da parte di
funzionari e dirigenti del Ministero degli affari esteri e del
Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato.
6. Nell'ambito dell'attività di vigilanza prevista dall'articolo 5
della legge 6 febbraio 1985, n. 15, sui conti correnti valuta tesoro
costituiti presso le sedi all'estero, possono essere disposte
verifiche amministrativo-contabili da effettuarsi, anche
congiuntamente, da parte di funzionari e dirigenti del Ministero
degli affari esteri e del Dipartimento del tesoro.
7. In caso di avvicendamento del funzionario delegato, lo stato
della situazione amministrativo-contabile forma oggetto di specifici
passaggi di consegne. I relativi verbali sono allegati ai rendiconti
di cui al presente articolo.

Art. 11
Fondi scorta

1. Con decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto con il
Ministro del tesoro, del bilancio e della programmazione economica,
sono istituiti presso le rappresentanze diplomatiche fondi scorta per
sopperire alle esigenze degli uffici all'estero, caratterizzate da
imprevedibilità ed urgenza, comunque determinatesi, rispetto alle
anticipazioni di fondi. Con analoga procedura, possono essere
modificate, ove necessario, le dotazioni dei predetti fondi scorta.
2. Alle dotazioni dei predetti fondi scorta si provvede mediante
l'utilizzo delle assegnazioni relative all'unità previsionale di
base "uffici all'estero".
3. Sul fondo potranno gravare altresì gli oneri per ripianare
situazioni finanziarie deficitarie degli uffici all'estero,
determinate da crediti non prontamente esigibili, da cause di forza
maggiore o da comportamenti degli agenti dell'Amministrazione, una
volta che siano state avviate le procedure di recupero degli ammanchi
rilevati, siano state effettuate le prescritte segnalazioni alle
autorità di competenza e previa autorizzazione del Ministro.
4. La dotazione dei fondi scorta è reintegrata secondo le seguenti
modalita':
a) immediato rimborso al netto di ogni spesa da parte dell'ufficio
beneficiario della anticipazione all'atto della ricezione dei
finanziamenti in attesa dei quali è stata disposta
l'anticipazione stessa;
b) specifici finanziamenti a rimborso disposti dagli uffici
ministeriali competenti nei casi previsti dal comma 3.
5. Ai rendiconti di cui all'articolo 10 è allegato un prospetto
dimostrativo dei movimenti del fondo scorta. Gli eventuali interessi
maturati sul conto corrente appositamente istituito sono versati in
entrata al bilancio dello Stato.

Art. 12
Delegazioni ordinarie e speciali

1. Alle spese sostenute dalle delegazioni previste dagli articoli
35 e 74 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967,
n. 18, per la gestione dei fondi relativi alle delegazioni
diplomatiche speciali ed ordinarie, si applica lo stesso regime
previsto per l'erogazione e le procedure della spesa degli uffici
all'estero.
2. Per la resa del conto dei fondi delle delegazioni diplomatiche
speciali ed ordinarie si applica la normativa vigente per la
rendicontazione delle spese dei funzionari delegati.

Art. 13
Inventari

1. I consegnatari di cui agli articoli 75 e 76 del decreto del
Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, fermi restando gli
adempimenti di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30
novembre 1979, n. 718, inviano all'Amministrazione centrale i dati
riguardanti i beni mobili di pertinenza e trasmettono, per via
telematica, le informazioni relative ad ogni ulteriore variazione
nonchè le proposte di dismissione.
2. Con scadenza semestrale, l'Amministrazione centrale provvede ad
inoltrare, per via telematica, agli uffici all'estero il riepilogo
aggiornato dei beni mobili di pertinenza da dismettere in quanto non
più in uso.
3. L'Amministrazione centrale provvede alla trasmissione annuale
all'Ufficio centrale del bilancio dei prospetti di cui all'articolo
21 del decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979, n.
718.

Art. 14
Norma transitoria

1. L'esercizio delle funzioni di cui all'art. 3 da parte dei
funzionari amministrativi o amministrativo-contabili decorre dalla
data di chiusura dei rendiconti da parte dei precedenti titolari e,
pertanto, dal primo luglio dell'anno in corso alla data di entrata in
vigore del presente regolamento, ovvero dal primo gennaio successivo.

Art. 15
Abrogazioni

1. Ai sensi dell'articolo 20, comma 4, della legge 15 marzo 1997,
n. 59, dalla data di entrata in vigore del presente regolamento sono
abrogate le seguenti disposizioni: articoli 65 e 67 del regio decreto
6 gennaio 1928, n. 113; l'articolo 4, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica 27 gennaio 1990, n. 116; l'articolo 7,
comma 2, del decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto
con il Ministro del tesoro, 3 marzo 1990, n. 362.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.
Dato a Roma, addì 22 marzo 2000
CIAMPI
D'Alema, Presidente del Consiglio dei
Ministri
Bassanini, Ministro per la funzione
pubblica
Dini, Ministro degli affari esteri
Amato, Ministro del tesoro, del
bilancio e della programmazione
economica
Visto, il Guardasigilli: Diliberto
Registrato alla Corte dei conti il 26 aprile 2000
Atti di Governo, registro n. 120, foglio n. 19