3a Serie Speciale - Regioni n. 22 del 3-6-2000
REGIONE FRIULI-VENEZIA GIULIA
REGIONE FRIULI-VENEZIA GIULIA
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE 4 ottobre 1999, n. 309
Legge regionale n. 11/1999, art. 3. regolamento recante norme per la gestione del protocollo e la conservazione degli archivi della Regione autonoma Friuli-Venezia Giulia. Approvazione. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.22 del 03-06-2000)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Friuli-Venezia
Giulia n. 3 del 19 gennaio 2000)

IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE

Visto l'art. 3 della legge regionale 26 aprile 1999, n. 11, con
il quale, al fine di assicurare la corretta gestione dei procedimenti
amministrativi nonchè la conservazione dei relativi documenti, si
prevede l'emanazione di un apposito regolamento per la disciplina
delle modalità di protocollazione, conservazione e scarto dei
documenti contenuti negli archivi del consiglio regionale,
dell'amministrazione regionale, degli enti regionali e degli enti
strumentali della Regione;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre
1963, n. 1409 e successive modifiche ed integrazioni;
Viste le leggi regionali 28 agosto 1992, n. 29 e 18 maggio 1993,
n. 25, e loro successive modifiche ed integrazioni;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998,
n. 428, di emanazione del "regolamento recante norme per la gestione
del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche";
Visto l'art. 42 dello Statuto;
Visto il parere favorevole espresso dal comitato dipartimentale
per gli affari istituzionali nella seduta del 27 agosto 1999 sul
testo di regolamento predisposto dalla segreteria generale della
presidenza della giunta regionale;
Su conforme deliberazione della giunta regionale n. 2893, di data
24 settembre 1999;
Decreta: È approvato il "regolamento recante norme per la
gestione del protocollo e la conservazione degli archivi della
Regione autonoma Friuli-Venezia Giulia", nel testo allegato al
presente provvedimento quale parte integrante e sostanziale.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo
osservare come regolamento della Regione.
Il presente decreto sarà inviato alla Corte dei conti per la
registrazione e successivamente pubblicato nel Bollettino ufficiale
della Regione.
Trieste, 4 ottobre 1999
ANTONIONE
Registrato alla Corte dei conti, Trieste, il 26 novembre 1999
Atti della Regione Friuli-Venezia Giulia, registro n. 2, foglio n. 84
con esclusione del quarto comma dell'art. 6.

Regolamento recante norme per la gestione del protocollo e la
conservazione degli archivi della Regione autonoma Friuli-Venezia
Giulia.
Art. 1.
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento disciplina le attività di
registrazione al protocollo, conservazione e scarto dei documenti
contenuti negli archivi del consiglio regionale e
dell'Amministrazione regionale, in esecuzione dell'art. 3 della legge
regionale 26 aprile 1999, n. 11, ed in conformità a quanto disposto
dal decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n.
1409, e successive modifiche ed integrazioni.
2. Il presente regolamento si applica altresì agli enti
regionali ed a quelli individuati dalla normativa regionale vigente
quali enti strumentali della Regione, i quali provvederanno
all'attuazione ed eventuale integrazione delle disposizioni seguenti
secondo i rispettivi ordinamenti.
3. Il presente regolamento non si applica alla corrispondenza
riservata agli organi politici, che viene registrata dalle rispettive
segreterie particolari.

Art. 2.
Definizioni e regime giuridico degli archivi e dei documenti
1. Ai fini dell'applicazione del presente regolamento, si
intende:
a) per "registro di protocollo", il registro cronologico
annuale, distinto per ciascuna struttura organizzativa, nel quale
vengono progressivamente annotati, secondo l'ordine di formazione o
di arrivo, tutti i documenti di cui alla successiva lettera c);
b) per "archivio della Regione", il complesso dei documenti
formati o ricevuti dalle strutture regionali in relazione alle
competenze esercitate; l'archivio della Regione è composto
dall'insieme degli archivi siti presso le singole strutture
organizzative dell'ente Regione;
c) per "documento", ogni rappresentazione rilevante ai fini
delle competenze esercitate indipendentemente dal tipo e dalla
qualità del supporto utilizzato; per salvaguardare particolari
esigenze possono essere prescritti tipi e qualità speciali di
supporto, con decreto del presidente della giunta regionale, su
conforme deliberazione della giunta stessa.
2. L'archivio della Regione è assoggettato al regime del demanio
pubblico.
3. I singoli documenti sono inalienabili.

Art. 3.
Obblighi delle strutture regionali
1. Fermo quanto disposto dal decreto del Presidente della
Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, in merito alla tenuta degli
archivi degli enti pubblici, le strutture regionali hanno l'obbligo:
a) di provvedere alla gestione dei documenti formati o ricevuti
nonchè alla conservazione dei propri archivi in osservanza delle
disposizioni di cui al titolo III;
b) di procedere allo scarto dei documenti in osservanza delle
disposizioni di cui al titolo IV.

Art. 4.
Responsabilità
1. Ciascun direttore regionale, di servizio autonomo o preposto
alle strutture individuate a nonna dell'art. 26, comma 2, è
responsabile della registrazione al protocollo e della conservazione
dei documenti formati o ricevuti dalla propria struttura
organizzativa.
2. In particolare è compito dei responsabili di cui al comma
precedente:
a) vigilare sull'applicazione delle disposizioni del presente
regolamento da parte degli addetti alla registrazione ed
archiviazione operanti presso la propria struttura;
b) provvedere all'individuazione di un responsabile d'archivio
per il coordinamento delle operazioni di registrazione al protocollo,
classificazione, conservazione e scarto di tutti i documenti formati
o ricevuti.
3. Il responsabile d'archivio di cui al comma 2, lettera b):
a) coordina gli adempimenti attribuiti agli addetti alla
registrazione ed archiviazione dei documenti, anche in conformità
alle indicazioni fornite dai responsabili dei singoli procedimenti
amministrativi;
b) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente
regolamento da parte degli addetti all'inserimento dei dati nella
struttura di appartenenza, impartendo altresì le opportune
indicazioni al fine di un uniforme svolgimento delle funzioni;
c) assicura la corretta produzione e la conservazione della
stampa giornaliera del registro di protocollo;
d) provvede, nei casi di guasti od anomalie del sistema
informativo, alla pronta attivazione del personale addetto al
ripristino e manutenzione del medesimo, adottando contestualmente gli
adempimenti di cui all'art. 11;
e) cura la conservazione dei supporti informatici contenenti la
base informatica del protocollo, nonchè, nei casi previsti, dei
supporti ottici contenenti i documenti archiviati;
f) provvede alle operazioni connesse allo scarto dei documenti
con l'osservanza delle disposizioni di cui al titolo IV.

Art. 5.
Requisiti del sistema informatico
1. Le operazioni di registrazione al protocollo dei documenti e
di gestione dell'archivio sono effettuate mediante apposito sistema
informatico.
2. Il sistema informatico in uso presso le diverse strutture deve
soddisfare i seguenti requisiti:
a) garantire la sicurezza e l'integrità dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti
formati e ricevuti secondo le disposizioni del presente regolamento;
c) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati, anche mediante criteri di selezione costituiti
da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra
loro per mezzo di operatori logici, nonchè la stampa dei dati
contenuti;
d) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun
documento formato o ricevuto dalla struttura e i documenti dalla
stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
e) consentire l'interconnessione con i sistemi informatici
operanti nelle altre strutture regionali al fine di determinare lo
stato e l'iter dei procedimenti complessi;
f) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle
informazioni da parte dei soggetti esterni interessati, nel rispetto
delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, e
successive modifiche ed integrazioni;
g) consentire successive estensioni dirette alla gestione
informatizzata delle varie fasi dei procedimenti amministrativi in
corso;
h) consentire, per ogni documento registrato, il reperimento
delle informazioni riguardanti il relativo procedimento
amministrativo ed il suo responsabile, i fascicolo di appartenenza
nonchè le informazioni riguardanti gli altri documenti in esso
contenuti;
i) consentire la gestione dei fascicoli d'archivio secondo le
disposizioni di cui agli articoli 15 e seguenti;
j) consentire successive estensioni dirette all'archiviazione
su supporto informatico dei documenti e la trattazione a video degli
stessi;
k) consentire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle
informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di
controllo di gestione.
2. L'accesso per l'inserimento dei dati nel sistema informatico
è subordinato all'utilizzo di appositi codici personali, da
assegnare agli operatori addetti. Deve essere consentita
l'identificazione dell'autore di ogni registrazione.

Art. 6.
Consultazione del sistema
1. La ricerca, visualizzazione e stampa dei dati contenuti nel
sistema informatico della struttura di appartenenza, da parte del
personale addetto all'istruttoria dei procedimenti amministrativi, è
disciplinata dal responsabile della struttura stessa. In ogni caso i
responsabili del procedimento e dell'istruttoria possono essere
abilitati alla consultazione del sistema informatico nei limiti delle
proprie competenze.
2. La ricerca, visualizzazione e stampa dei dati contenuti nei
sistemi informatici operanti presso altre strutture, mediante
interconnessione, è disciplinata con decreto del segretario generale
della presidenza della giunta regionale, sentito il parere della
commissione di cui all'art. 22.
3. La ricerca, visualizzazione e stampa di cui al comma 2 è,
altresì, consentita agli addetti agli uffici per le informazioni al
cittadino, ai fini dello svolgimento delle proprie funzioni, nel
rispetta delle disposizioni sull'accesso ai documenti amministrativi.
A tal fine, nei casi di richiesta di informazioni da parte dei
soggetti interessati, gli addetti procederanno alla previa
identificazione dei medesimi, richiedendo l'esibizione di un
documento d'identità valido, e curando, altresì, la conservazione
di mi apposito elenco delle richieste ricevute, anche per finalità
statistiche.
4. (Comma non registrato dalla Corte dei conti).

Art. 7.
Procedure di salvataggio ed archiviazione dei dati
1. I responsabili d'archivio attivano i soggetti incaricati della
conduzione e gestione del sistema operante presso la propria
struttura, per l'esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati
ogni fine anno, mediante creazione di una copia degli stessi su
idoneo supporto informatico rimovibile.
2. Qualora le tecnologie del salvataggio mutino a seguito di
evoluzione tecnica, i supporti annuali del salvataggio devono essere
trasferiti secondo le modalità previste dalla nuova tecnologia, con
cadenza non superiore al cinque anni.

Art. 8.
Registrazione al protocollo
1. Ogni documento formato o ricevuto dev'essere registrato nel
registro di protocollo, salvo quanto previsto dai commi 6 e 7.
2. Presso ciascuna direzione regionale o servizio autonomo è
istituito un unico registro di protocollo dei documenti formati o
ricevuti, salvo quanto disposto dall'art. 26, commi 1 e 2. La
numerazione progressiva del registro di protocollo è rinnovata ogni
anno solare.
3. La registrazione consiste nell'annotazione nel registro di
protocollo dei dati indicati all'art. 9 e nella contestuale
attribuzione al documento del numero di protocollo progressivo
fornito dal sistema informatico e della data di registrazione. La
registrazione, salvo impedimento, deve avvenire nello stesso giorno
di formazione o arrivo del documento. A tal fine il direttore
regionale o di servizio autonomo cura la tempestiva trasmissione dei
documenti ricevuti al servizio o struttura competente alla
trattazione del relativo procedimento, quando non si tratti di
competenze proprie. Il responsabile del procedimento trasmette i
documenti formati o ricevuti all'addetto alla registrazione fornendo,
ove necessario, gli opportuni chiarimenti.
5. La registrazione può essere svolta anche dal singoli servizi
o strutture stabili inferiori, mediante distinte postazioni abilitate
alla registrazione e connesse al sistema informatico della struttura
organizzativa di appartenenza.
6. Non sono soggetti a registrazione i giornali, i libri, i
bollettini, le Gazzette ufficiali, nonchè i documenti che per il
loro contenuto non rivestono alcuna rilevanza pratica o giuridica.
Nei casi dubbi le determinazioni al riguardo sono adottate dal
responsabile del procedimento.
7. Le deliberazioni della giunta regionale, i decreti del
presidente della giunta regionale ed i contratti in cui sia parte la
Regione possono essere registrati mediante autonomi sistemi di
protocollo o repertorio.
8. Ogni numero di protocollo individua un unico documento. Non è
consentita la registrazione di un documento mediante un numero di
protocollo già utilizzato.
Ogni documento formato deve trattare un unico argomento, indicato
dall'oggetto. Qualora un documento ricevuto tratti più argomenti,
imputabili ad affari o procedimenti amministrativi diversi, la
registrazione deve comprendere i riferimenti e collegamenti con i
diversi fascicoli o competenze interessate.

Art. 9.
Contenuti della registrazione al protocollo informatico
1. Per ciascun documento formato o ricevuto viene eseguita la
registrazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento, assegnato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) il mittente o i mittenti per i documenti ricevuti o, in
alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti formati;
d) l'oggetto;
e) il contenuto del documento in forma riassuntiva;
f) la data del documento formato se diversa da quella di
registrazione;
g) la data ed il protocollo del documento ricevuto se
disponibili;
h) la classificazione del documento a norma del successivo
art. 14;
i) il numero di repertorio del fascicolo al quale il documento
si riferisce, nonchè, ove necessario, il collegamento con altri
documenti contenuti in fascicoli diversi;
j) il numero progressivo, interno ad ogni classifica, del
fascicolo al quale il documento si riferisce;
k) l'indicazione del servizio o struttura competente in ordine
alla trattazione del procedimento amministrativo;
l) l'impronta del documento informatico, formato o ricevuto,
costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne
univocamente il contenuto, registrata in firma non modificabile.
2. In relazione a particolari esigenze gestionali i direttori
regionali e dei servizi autonomi possono dispone la registrazione di
ulteriori informazioni.
3. Il sistema deve consentire la ricerca dei documenti mediante
l'utilizzo di uno qualunque degli indici suindicati nonchè
permettere la creazione di ulteriori campi ai fini dell'inserimento
di altri indici di ricerca che si rendessero necessari.
4. La stampa su carta del registro di protocollo viene effettuata
con cadenza giornaliera. All'atto della chiusura annuale del
protocollo gli operatori adottano la formalità di cui all'art. 24,
comma 3.

Art. 10.
Registrazione di documenti informatici e telematici. Uso del telefax
1. La registrazione dei documenti informatici, formati o ricevuti
per via telematica, viene effettuata in conformità ai criteri ed
alle modalità fissati dalla normativa vigente che ne disciplina il
riconoscimento giuridico formale, l'elaborazione, la protezione e la
trasmissione.
2. Al fine di velocizzare lo scambio di informazioni fra le
strutture regionali e di assicurare la tempestiva trasmissione e
ricezione di documenti, questi possono essere trasmessi via telefax
per ragioni di urgenza. La riproduzione del documento ricevuto via
telefax da altra struttura regionale si presume conforme
all'originale e soddisfa il requisito della forma scritta. In tali
ipotesi la trasmissione non deve essere seguita da quella del
documento originale attraverso il sistema postale. Qualora al
documento trasmesso via telefax faccia seguito l'invio in forma
ordinaria del documento originale, allo stesso vengono attribuiti i
dati relativi alla registrazione del primo.

Art. 11.
Registro d'emergenza
1. Il responsabile d'archivio predispone, nei casi in cui per
cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica,
la registrazione dei documenti su un apposito registro
temporaneamente sostitutivo.
2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data, e
l'ora di inizio dell'interruzione nonchè la data e l'ora di
ripristino della funzionalità del sistema.
3. Il primo numero protocollato manualmente per l'impossibilità
di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di
protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. La
numerazione del protocollo informatico riprende, al ripristino delle
funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo
all'ultimo registrato manualmente.
4. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente
sono inserite nel sistema informatico utilizzando un'apposita
funzione di recupero dati.
5. Per la tenuta del registro di emergenza si osservano altresì
le disposizioni dell'art. 24, commi 2, 3 e 4.

Art. 12.
Annullamento dei dati
1. L'annullamento delle registrazioni è consentito mediante
l'apposizione di idonea dicitura. In ogni caso deve essere consentita
la lettura ed eventuale elaborazione delle informazioni registrate in
precedenza.

Art. 13.
Indicazioni sui documenti
1. Contemporaneamente alla registrazione al protocollo, sui
documenti formati si deve riportare:
a) la sigla della direzione regionale o servizio autonomo,
composta da un numero di lettere non inferiore a due e non superiore
a quattro, nonchè, eventualmente, la sigla del servizio o altra
struttura interessata;
b) il numero di protocollo assegnato nonchè, eventualmente, il
numero di protocollo del documento precedente nel fascicolo;
c) la data di protocollo;
d) la classificazione di cui all'art. 14.
2. Sui documenti ricevuti deve essere apposto un apposito timbro
di registrazione contenente le seguenti indicazioni:
a) l'intestazione della Regione e della direzione regionale o
servizio autonomo riceventi;
b) la data di registrazione;
c) il numero di protocollo assegnato nonchè, eventualmente, il
numero di protocollo del documento precedente nel fascicolo;
d) il numero di repertorio del fascicolo al quale il documento
si riferisce;
e) la classificazione di cui all'art. 14.

Art. 14.
Classificazione ed archiviazione dei documenti
1. Presso ciascuna direzione regionale o servizio autonomo è
istituito un unico archivio per la conservazione dei documenti
formati o ricevuti, salvo quanto disposto dall'art. 26.
2. I documenti formati o ricevuti, al fine della loro ordinata
conservazione e pronta reperibilità, devono essere classificati
mediante un codice alfanumerico di classificazione, il quale
comprende l'indicazione della categoria, classe, titolo o simili
partizioni. La classificazione dei documenti è contestuale alla
registrazione al protocollo. Le categorie, classi e titoli sono
raccolti nel quadro di classificazione della struttura.
3. Sulla base del quadro di classificazione adottato i documenti
formati o ricevuti vengono suddivisi con riguardo alle competenze
attribuite alla struttura organizzativa, a quelle dei singoli servizi
o strutture stabili inferiori che la compongono, ed ulteriormente
suddivisi in relazione ai tipi di procedimenti amministrativi o
attività gestite. Il quadro di classificazione è predisposto dal
direttore regionale o di servizio autonomo, sentiti i direttori dei
servizi ed il responsabile d'archivio.

Art. 15.
Fascicolo e conservazione dei documenti
1. Il fascicolo è l'unità fondamentale di conservazione dei
documenti formati o ricevuti. La formazione dei fascicoli avviene,
nell'ambito della stessa classificazione, con riferimento allo
specifico procedimento amministrativo - o a più procedimenti
connessi - ovvero mediante la raccolta di documenti di contenuto
generale inerenti la medesima competenza.
2. Il fascicolo si compone di una copertina e dei documenti in
essa contenuti. Sulla copertina del fascicolo devono essere indicati:
a) l'intestazione della Regione e della direzione regionale o
servizio autonomo;
b) l'oggetto della competenza ovvero dello specifico
procedimento amministrativo;
c) le indicazioni relative alla classe, categoria, titolo,
nonchè il numero di repertorio del fascicolo.
3. Nel fascicolo i documenti sono ordinati in ordine cronologico
in modo che il più recente sia il primo ad apertura di copertina.
4. Le modalità di fascicolazione dei documenti sono individuate
da ciascun responsabile della struttura competente sentito il
responsabile d'archivio, in modo che ad ogni procedimento
amministrativo corrisponda un fascicolo, salve le ipotesi in cui la
natura dell'attività richieda una fascicolazione unitaria
comprensiva dei documenti afferenti a più procedimenti
amministrativi connessi. I fascicoli possono essere suddivisi al loro
interno in sottofascicoli o parti qualora la competenza di cui
conservano la documentazione assuma particolari aspetti da
richiederne la distinzione nel suo ambito ovvero si tratti di
attività che richiedono adempimenti periodici degli uffici o,
comunque, ciò sia reso necessario al fine di una efficiente
organizzazione dell'archivio.
5. Particolari categorie di fascicoli - di serie o generali -
vengono formati:
a) per la raccolta degli originali dei documenti non
assoggettabili allo scarto;
b) per la raccolta di circolari, istruzioni, programmi e
documenti di carattere generale riferiti alla singola
classificazione;
c) per la raccolta di documenti ricevuti per conoscenza o
simili e, più in generale, di documenti che non danno luogo ad avvio
di alcun procedimento amministrativo.
6. I fascicoli di cui al comma 5 vengono periodicamente suddivisi
ai fini della decorrenza dei periodi previsti per lo scarto dei
documenti.

Art. 16.
Repertorio dei fascicoli
1. Ogni fascicolo formato dev'essere registrato nel repertorio
dei fascicoli. Per repertorio dei fascicoli si intende il registro
cronologico nel quale vengono progressivamente annotati, secondo
l'ordine di formazione, tutti i fascicoli presenti nell'archivio.
2. Presso ciascuna direzione regionale o servizio autonomo è
istituito un unico repertorio dei fascicoli formati, salvo quanto
disposto dall'art. 26. La registrazione dei fascicoli formati è
effettuata mediante il sistema informativo automatizzato di cui agli
articoli 5 e seguenti.
3. La registrazione dei fascicoli consiste nell'annotazione nel
repertorio dei dati relativi all'oggetto dello specifico procedimento
amministrativo ovvero dell'attività cui il fascicolo si riferisce,
nonchè della classe, categoria e titolo e nella contestuale
attribuzione al fascicolo formato del numero di repertorio
progressivo assegnato dal sistema informatico. La registrazione del
fascicolo, salvo impedimento, deve avvenire nello stesso giorno di
registrazione del primo documento afferente al fascicolo.
4. Nel repertorio dev'essere annotato, per ciascun fascicolo:
a) l'eventuale passaggio di un fascicolo, o parte di esso,
dall'archivio corrente a quello di deposito e viceversa;
b) l'indicazione degli estremi del provvedimento di scarto dei
documenti eventualmente operato.

Art. 17.
Archivio corrente e archivio di deposito
1. Ogni archivio sito presso le strutture organizzative della
Regione è suddiviso funzionalmente in archivio corrente ed archivio
di deposito.
2. Per "archivio corrente" si intende il complesso dei documenti
riguardanti procedimenti amministrativi in corso di trattazione,
ovvero, nelle ipotesi di cui all'art. 15, comma 5, il complesso dei
documenti verso i quali esista un interesse corrente.
3. Per "archivio di deposito" si intende il complesso dei
documenti relativi a procedimenti amministrativi conclusi, ovvero,
nelle ipotesi di cui all'art. 15, comma 5, dei documenti verso i
quali non esiste un interesse corrente.
4. Il completamento degli adempimenti in relazione al singolo
procedimento amministrativo dev'essere annotato in forma breve dal
responsabile del procedimento, mediante indicazione scritta con la
quale si dispone la chiusura del fascicolo, o del sottofascicolo o
parte, nonchè il passaggio del fascicolo all'archivio di deposito.
5. La data di chiusura del fascicolo, ovvero del sottofascicolo o
parte, corrisponde alla data dell'ultimo documento prodotto.
6. Nel caso in cui, per necessità amministrative, un fascicolo
conservato nell'archivio di deposito, dovesse rientrare nell'archivio
corrente, il passaggio verrà annotato sul repertorio dei fascicoli,
nonchè su un foglio che terrà il posto avuto dal fascicolo
nell'archivio di deposito, con l'indicazione della data di
trasferimento.
7. Il passaggio dei fascicoli dall'archivio corrente a quello di
deposito viene annotato nel repertorio dei fascicoli. Analoga
annotazione viene eseguita in caso di successiva riapertura del
fascicolo a causa di esigenze amministrative sopravvenute
anteriormente allo scarto del medesimo. In tale ultima ipotesi il
fascicolo ritorna all'archivio corrente sino al completamento degli
adempimenti connessi.
8. Dei documenti prelevati dagli archivi dev'essere tenuta
traccia del movimento effettuato con l'indicazione della persona e
dell'ufficio presso il quale il fascicolo si trova.

Art. 18.
Individuazione dei documenti da assoggettare allo scarto
1. Il direttore regionale o di servizio autonomo è responsabile
dell'individuazione dei documenti da assoggettare allo scarto. A tal
fine redige, sentiti i direttori dei singoli servizi o strutture
stabili inferiori nonchè il responsabile d'archivio, l'elenco dei
tipi di documenti che, per il loro particolare rilievo giuridico
amministrativo, non possono essere assoggettati allo scarto.
2. In ogni caso non possono essere oggetto di scarto i seguenti
documenti:
a) i testi originali delle leggi regionali, dei regolamenti,
delle deliberazioni della giunta regionale, dei decreti del
presidente della giunta regionale, dei verbali delle sedute del
consiglio regionale, dei verbali delle sedute delle commissioni
consiliari, delle deliberazioni dell'ufficio di presidenza del
consiglio regionale, dei verbali dell'ufficio di presidenza del
consiglio regionale, dei verbali della giunta per il regolamento. del
consiglio regionale, dei verbali della giunta delle elezioni del
consiglio regionale, dei verbali della giunta per le nomine del
consiglio regionale, dei verbali delle sedute della giunta regionale,
dei contratti e delle convenzioni rogati dal segretario generale
della presidenza della giunta e dagli ufficiali roganti aggiunti e
del relativo repertorio, degli ordini di pagamento, delle circolari
emesse dalle singole direzioni regionali, dei documenti inerenti i
diritti reali di cui la Regione è titolare, dei decreti dei
direttori regionali, dei direttori dei servizi autonomi e dei
direttori dei servizi;
b) i registri di protocollo, i repertori dei fascicoli e la
documentazione relativa alle operazioni di scarto.
3. I documenti originali di cui al comma 1 e comma 2, lettera a),
devono essere conservati in apposite raccolte rilegate a cura delle
strutture competenti ovvero nei fascicoli predisposti a norma
dell'art. 15, comma 5, lettera a), destinati a raccogliere, in ordine
cronologico, tutti i documenti dello stesso tipo. Nel fascicolo
relativo al procedimento amministrativo cui il documento si
riferisce, va inserita una copia autenticata dello stesso.
4. Fuori dal casi di cui al commi precedenti, e salvo quanto
espressamente disposto da eventuali disposizioni particolari, si può
procedere allo scarto dei documenti presenti negli archivi dopo
quindici anni dal passaggio dei fascicoli dall'archivio corrente a
quello di deposito, giusto quanto disposto all'art. 17. Nelle ipotesi
previste dall'art. 15, comma 5, lettere b) e c) si può procedere
allo scarto dopo cinque anni dalla registrazione del singolo
documento. I soggetti di cui al comma 1 possono disporre, per
particolari motivi, periodi di conservazione più lunghi.
5. I criteri e le modalità tecniche per la riproduzione
sostitutiva dei documenti cartacei su supporti diversi (disco ottico,
supporti informatici o altro) sono individuati con decreto del
Presidente della giunta regionale su conforme deliberazione della
giunta stessa. A seguito di riproduzione sostitutiva si può
procedere allo scarto dei documenti cartacei afferenti ad affari
conclusi. In ogni caso non sono assoggettabili allo scarto i
documenti di cui al comma 2, lettera a).

Art. 19.
Istruttoria per le operazioni di scarto
1. Alle operazioni di scarto si provvede di norma una volta
l'anno.
2. A tal fine i direttori regionali e dei servizi autonomi
predispongono l'elenco dei documenti da scartare, in triplice copia,
e richiedono alla Sovrintendenza archivistica competente il rilascio
del prescritto nulla osta. L'elenco deve contenere:
a) l'indicazione dei documenti di cui si propone lo scarto;
b) gli anni di riferimento dei procedimenti o attività cui i
documenti stessi si riferiscono;
c) la motivazione espressa, in relazione a ciascuna tipologia
di documenti, circa all'assoggettabilità allo scarto dello stesso.
3. Ottenuto il suddetto nulla osta i predetti direttori
predispongono un'apposita proposta di deliberazione da sottoporre
all'approvazione della giunta regionale. Intervenuta la deliberazione
di autorizzazione dello scarto dei documenti indicati, i responsabili
d'archivio provvedono alle operazioni di scarto.

Art. 20.
Operazioni di scarto
1. La direzione regionale degli affari finanziari e patrimonio
fornisce indicazioni in ordine alle modalità di consegna dei
documenti da scartare.
2. Le operazioni di scarto devono svolgersi sotto il controllo
dei responsabili d'archivio che provvedono alla consegna del
materiale cartaceo con l'obbligo del macero.
3. Di tali operazioni il responsabile d'archivio redige apposito
verbale, in triplice copia, nel quale va dato atto dell'avvenuto
macero, e del quantitativo determinato in peso del materiale
eliminato.
4. Una copia del verbale viene inviata alla segreteria generale
della presidenza della giunta regionale e altra copia alla
sovrintendenza archivistica competente.
5. La documentazione relativa alle procedure di cui sopra non
può costituire oggetto di scarto e deve essere conservata in
apposito fascicolo.

Art. 21.
Inventario dei documenti conservati
1. Esaurite le operazioni di scarto i responsabili d'archivio
procedono alla redazione dell'inventario dei documenti conservati e
alla contestuale annotazione sul repertorio dei fascicoli degli
estremi del provvedimento di scarto. Gli inventari formati, nonchè
le stampe annuali del registro di protocollo, vengono conservati
presso ciascuna struttura.

Art. 22.
Funzioni di coordinamento e adeguamento delle strutture
1. Il servizio affari generali della segreteria generale della
presidenza della giunta regionale svolge le funzioni di coordinamento
necessarie a garantire l'uniformità delle procedure relative alla
registrazione al protocollo, conservazione e scarto dei documenti
formati o ricevuti dalle strutture organizzative dell'amministrazione
regionale. Per i documenti del consiglio regionale le predette
funzioni sono svolte dal servizio competente in materia di affari
generali della segreteria generale del consiglio regionale.
2. L'amministrazione regionale provvede alla revisione ed
adeguamento degli obiettivi del piano di sviluppo e conduzione
tecnica del sistema informativo dell'amministrazione regionale al
fine di consentire, entro tre anni dall'entrata in vigore del
presente regolamento, gli adeguamenti tecnici delle strutture
organizzative necessari all'applicazione delle disposizioni
precedenti.
3. Al fine di consentire la concreta applicazione delle
disposizioni del presente regolamento, l'individuazione degli
strumenti operativi più idonei a garantire la migliore operatività
delle strutture nonchè le modifiche che dovessero rendersi
necessarie anche al fine di assicurare la compatibilità del sistema
informatico in uso alle direttive elaborate dall'autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione ovvero al sistemi
utilizzati presso altre pubbliche amministrazioni, può essere
costituita, con decreto del presidente della giunta regionale su
conforme deliberazione della giunta stessa, un apposita commissione
per gli archivi. La commissione ha durata biennale, eventualmente
rinnovabile, ed è composta:
a) dal direttore del servizio affari generali della Segreteria
generale della presidenza della giunta regionale, che la presiede;
b) da un dipendente del servizio per il sistema informativo
regionale della segreteria generale della presidenza della giunta
regionale;
c) da un rappresentante della segreteria generale del consiglio
regionale, designato dal segretario generale del consiglio regionale;
d) da un rappresentante della società o ente incaricata della
conduzione tecnica e sviluppo del sistema informativo
dell'amministrazione regionale;
e) da un responsabile d'archivio fra quelli individuati a norma
dell'art. 4, comma 2, lettera b);
f) da un dipendente della segreteria generale della presidenza
della giunta regionale, con qualifica non inferiore a segretario, che
svolge anche le funzioni di segretario.
4. La partecipazione alla commissione per gli archivi è
gratuita. Le sedute sono valide con la presenza della maggioranza dei
componenti.

Art. 23.
Formazione del personale addetto agli archivi
1. La Regione Friuli-Venezia Giulia, al fini dell'attuazione
delle disposizioni del presente regolamento, provvede all'istituzione
di appositi corsi di formazione ed aggiornamento in materia
archivistica per i responsabili d'archivio ed il personale addetto
alla registrazione al protocollo, conservazione e scarto dei
documenti.

Art. 24.
Registri in uso e scarto dei documenti
1. Sino all'adozione di sistemi informativi automatizzati aventi
le caratteristiche di cui agli articoli 5 e seguenti, le operazioni
di registrazione proseguono sui registri di protocollo in uso, i
quali devono contenere le seguenti annotazioni minime:
a) il numero di protocollo progressivo;
b) la data di registrazione;
c) il mittente o i mittenti o, in alternativa, il destinatario
o i destinatari;
d) l'oggetto;
e) la classificazione di cui all'art. 14.
2. Non è consentito lasciare in bianco gli spazi relativi a
ciascun numero di registrazione o di saltare la successione ordinaria
di registrazione. Ove ciò dovesse verificarsi per mero errore, il
numero di registrazione saltato e gli spazi ad esso legati devono
essere sbarrati con un segno di annullamento e sottoscritti
dall'operatore addetto.
3. All'atto della chiusura annuale del registro di protocollo il
responsabile d'archivio appone in calce all'ultima registrazione una
dichiarazione, datata e sottoscritta, dalla quale risulti il numero
complessivo di registrazioni effettuate nell'anno.
4. Per particolari esigenze di organizzazione e di funzionamento
possono essere adoperati fogli mobili del registro di protocollo,
previamente vistati e numerati dal dirigente competente. All'atto
della chiusura annuale detti fogli sono rilegati in volume.
5. Sino all'adozione delle procedure di archiviazione previste
dal presente regolamento si può procedere allo scatto dei documenti
presenti negli archivi dopo quindici anni dalla definizione del
relativo procedimento ovvero, negli altri casi, dopo cinque anni
dalla loro formazione, con l'osservanza delle disposizioni di cui
all'art. 18, commi 1, 2, 3 e 5, e degli articoli 19, 20 e 21 del
presente regolamento. Con l'osservanza delle stesse disposizioni si
può procedere allo scarto dei documenti che, per effetto di eventi
di carattere eccezionale, si trovino in uno stato di degrado tale da
non consentirne l'utilizzo.

Art. 25.
Disposizioni riguardanti il consiglio regionale
1. Le competenze ascritte, nel presente regolamento, alla giunta
regionale, sono attribuite, per quanto riguarda il consiglio
regionale, all'ufficio di presidenza dello stesso.
2. Per i documenti del consiglio regionale le funzioni demandate
al segretario generale della presidenza della giunta regionale,
nonchè quelle attribuite ai direttori regionali, sono esercitate dal
segretario generale del consiglio regionale.

Art. 26.
Disposizione finale
1. I direttori regionali e dei servizi autonomi provvedono al
necessario accorpamento delle strutture già esistenti, al fine di
unificare gli adempimenti relativi all'intera direzione o servizio
autonomo, entro sessanta giorni dall'entrata in vigore del presente
regolamento. In relazione alle specifiche caratteristiche della
struttura organizzativa, ovvero ad esigenze dipendenti
dall'ubicazione dei singoli uffici o strutture, il direttore
regionale o di servizio autonomo, qualora ciò sia indispensabile ad
evitare ritardi nelle registrazioni dei documenti o difficoltà nel
reperimento degli stessi, può disporre, con decreto, la coesistenza
di più registri di protocollo e di più archivi operanti nell'ambito
della stessa struttura.
2. Analoga determinazione viene adottata per le strutture
organizzative decentrate sul territorio a livello provinciale. In
tali casi, con lo stesso provvedimento, il direttore regionale può
delegare ai responsabili delle stesse, in tutto o in parte, le
funzioni ad esso attribuite dal presente regolamento.
3. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento
ciascuna direzione regionale o servizio autonomo farà pervenire alla
Segreteria generale della presidenza della giunta regionale, servizio
affari generali, una relazione nella quale si dia conto:
a) della situazione generale degli uffici addetti alla
registrazione al protocollo e all'archiviazione dei documenti
operanti presso le singole direzioni regionali, servizi autonomi o
altre strutture decentrate nonchè delle determinazioni adottate ai
sensi del comma 1;
b) dell'avvenuta individuazione del responsabile d'archivio di
cui all'art. 4, comma 2, lettera b);
c) dell'adozione del quadro di classificazione di cui
all'art. 14, da allegarsi in copia alla relazione stessa;
d) dell'esistenza o grado di automazione presenti nella propria
struttura in relazione alle necessità operative previste dal
presente regolamento.
ANTONIONE