Serie Generale n. 164 del 15-7-1999
CIRCOLARI
MINISTERO DEI TRASPORTI E DELLA NAVIGAZIONE
MINISTERO DEI TRASPORTI E DELLA NAVIGAZIONE
CIRCOLARE 24 marzo 1999, n. 21
Circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998. Legge 16 giugno 1998, n. 191 e decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403. Ulteriori norme in materia di semplificazione amministrativa. (GU Serie Generale n.164 del 15-07-1999)

Ai signori coordinatori
Agli uffici provinciali della
M.C.T.C.
All'assessorato ai trasporti,
turismo e comunicazioni della
Regione Sicilia - Direzione
trasporti
Alla provincia autonoma di
Trento - Servizio comunicazioni
e trasporti motorizzazione civile
Alla provincia autonoma di
Bolzano - Ripartizione traffico
e trasporti e, per conoscenza:
Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri - Dipartimento della
funzione pubblica
Al Ministero dell'interno -
Direzione generale
dell'Amministrazione civile -
Direzione centrale delle autonomie
Al Ministero dell'interno -
Dipartimento della pubblica
sicurezza - Direzione centrale per
la polizia stradale, ferroviaria,
di frontiera e postale - Servizio
polizia stradale
Al Ministero dell'interno -
Servizio immigrazione
Al Ministero delle finanze -
Dipartimento delle entrate -
Direzione centrale affari giuridici
e contenzioso tributario
All'Automobile club d'Italia
All'Unasca
Alla CONFEDERTAAI
All'ASIAC
All'AIDAC
All'ANDAC
Com'è noto, nel supplemento ordinario n. 110/L alla Gazzetta
Ufficiale n. 142 del 20 giugno 1998 e nella Gazzetta Ufficiale n. 275
del 24 novembre 1998 sono stati pubblicati, rispettivamente, la legge
16 giugno 1998, n. 191 ed il decreto del Presidente della Repubblica
20 ottobre 1998, n. 403 (in vigore dal 23 febbraio 1999) i quali
hanno, tra l'altro, apportato ulteriori e rilevanti modifiche in
materia di semplificazione amministrativa, ad integrazione e in
attuazione di quanto disposto dalla legge n. 127/1997.
Pertanto, a parziale modifica delle istruzioni già impartite con
circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998, si rappresenta quanto
segue:
A) Dichiarazioni sostitutive di certificazioni.
A norma dell'art. 1, comma 2, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998, tutti i certificati, gli estratti e gli
attestati che a qualsiasi titolo devono essere presentati alla
motorizzazione civile sono sostituiti da dichiarazioni sostitutive
rese ai sensi dell'art. 2 della legge n. 15/1968.
A tale proposito si fa presente che:
a) i certificati, gli estratti e gli attestati sostituibili sono
solo quelli che si riferiscono a stati, fatti o qualità personali;
la disposizione pertanto non riguarda, ad esempio, le documentazioni
tecniche dei veicoli richieste ai fini della loro omologazione o
immatricolazione;
b) la norma in esame si applica, nei limiti del precedente punto
a), a tutte le procedure amministrative di competenza della
motorizzazione civile;
c) le dichiarazioni in parola possono sostituire unicamente i
certificati, gli estratti e gli attestati che debbono essere prodotti
al fine dell'adozione del richiesto provvedimento amministrativo e
non anche quelli per i quali è prescritta l'eventuale semplice
esibizione.
Precisato, quindi, l'ambito di applicabilità del citato art. 1,
comma 2, del decreto del Presiente della Repubblica n. 403 /1998,
occorre anzitutto evidenziare che la portata applicativa di
quest'ultimo è tale da ricomprendere non solo i casi di utilizzo
delle dichiarazioni sostitutive di certificazione già contemplati
dall'art. 2 della legge n. 15/1968 e quelli individuati ex novo dal
comma 1 del medesimo art. 1 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998, ma anche tutte le altre eventuali ipotesi
che, sebbene non previste esplicitamente dal legislatore, abbiano
rilevanza nell'ambito delle procedure di competenza della
motorizzazione civile.
Riassumendo, dal combinato disposto di cui all'art. 2 della legge
n. 15/1968 ed all'art. 1, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998, possono essere comprovati con dichiarazioni
sostitutive di certificazione, innanzi a qualsiasi pubblica
amministrazione, i seguenti fatti, stati o qualità personali:
la data ed il luogo di nascita, la residenza e la cittadinanza, il
godimento dei diritti politici, lo stato civile, lo stato di
famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio, il decesso del
coniuge, dell'ascendente e del discendente;
il titolo di studio o la qualifica professionale posseduta, esami
sostenuti, il titolo di specializzazione, di abilitazione, di
formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
la situazione reddituale o economica, l'assolvimento di specifici
obblighi contributivi (con l'indicazione dell'ammontare corrisposto),
il possesso e il numero di codice fiscale, della partita IVA e di
qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e
inerente all'interessato;
lo stato di disoccupazione, la qualità di pensionato e la
categoria di pensione, la qualità di studente o di casalinga;
la qualità di legale rappresentante di persone fisiche o
giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
l'iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi
tipo, l'iscrizione in albi o in elenchi tenuti dalla p.a.;
tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi
militari;
il non aver riportato condanne penali;
la qualità di vivenza a carico;
tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile.
Tuttavia, al fine dell'adozione dei provvedimenti di competenza
della motorizzazione civile, la suelencata casistica è suscettibile
di ampliamento in relazione a tutti i certificati, agli estratti ed
agli attestati che, come si è detto, a qualsiasi titolo debbono
essere acquisiti dall'ammministrazione, ancorchè non espressamente
previsti da alcuna delle vigenti norme in materia e purchè, lo si
ribadisce, attengano a fatti, stati o qualità personali.
A tale proposito, ed a scopo meramente esemplificativo, rientrano
nella previsione in esame le dichiarazioni relative a:
la non sottoposizione a procedure fallimentari ed il non essere
stati dichiarati falliti;
tutti i dati contenuti nei certificati rilasciati dalle C.C.I.A.;
il possesso dell'adeguata capacità finanziaria richiesta al fine
dell' esercizio di specifiche attività (es. attività di revisione
in regime di concessione ex art. 80 C.d.S.).
L'ultimo capoverso dell'art. 1, comma 2, del decreto del Presidente
della Repubblica n. 403/1998 in esame stabilisce inoltre che, laddove
sussistano ragionevoli dubbi circa la veridicità delle dichiarazioni
ricevute, l'amministrazione è tenuta ad effettuare idonei controlli
sulle stesse, ai sensi del successivo art. 11 del medesimo
regolamento, il cui primo comma statuisce che "le amministrazioni
procedenti sono tenute a procedere ad idonei controlli, anche a
campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive".
Dal combinato disposto di cui alle riferite norme si desume,
pertanto, che la verifica "mirata" di singole dichiarazioni è
rimessa al prudente apprezzamento dell'amministrazione; tuttavia
nell'ipotesi in cui ritenga sussistenti ragionevoli dubbi circa la
veridicità del contenuto delle dichiarazioni stesse, l'effettuazione
di "idonei controlli" rappresenta sempre un atto dovuto. Di converso,
l'amministrazione è in ogni caso obbligata, indipendentemente da
eventuali valutazioni di tipo discrezionale, ad effettuare periodici
controlli a campionatura.
Sotto l'aspetto procedurale, la verifica sulla veridicità delle
dichiarazioni sostitutive di certificazioni deve essere effettuata
mediante richiesta di conferma scritta, anche attraverso l'uso di
strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto
dichiarato dall'utente ai dati in possesso della competente
amministrazione.
La richiesta di conferma scritta deve essere indirizzata
all'amministrazione competente al rilascio del certificato,
dell'estratto o dell'attestato sostituito dalla dichiarazione; in tal
caso non è necessaria la successiva acquisizione del certificato,
dell'estratto o dell'attestato stesso.
Si rammenta infine che:
nulla è variato in ordine alle modalità in base alle quali
l'utente può rendere le dichiarazioni sostitutive dì
certificazioni, per le quali non solo non è richiesta
l'autenticazione della relativa sottoscrizione (art. 3, comma 10,
della legge n. 127/1997) ma non è nemmeno imposto l'obbligo di
sottoscriverle innanzi al funzionario competente a riceverle;
in ogni caso, i dati relativi al cognome, al nome, al luogo e alla
data di nascita, alla cittadinanza e alla residenza possono essere
comprovati per mezzo della esibizione di un documento di identità
personale in corso di validità, così come già specificato al
paragrafo A), punto 1), della circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio
1998, ed al fine della registrazione dei dati è sufficiente
l'acquisizione della copia fotostatica (non autenticata) del
documento stesso (art. 7, comma 4, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998).
B) Dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Ai sensi dell'art. 2, comma 1, del decreto del Presidente della
Reppubblica n. 403/1998, tutti gli stati, i fatti e le qualità
personali non compresi negli elenchi di cui all'art. l, comma 1, del
regolamento stesso ed all'art. 2 della legge n. 15/1968, possono
essere comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (art. 4, della legge
n. 15/1968).
Com'è noto, nella categoria delle dichiarazioni sostitutive di
atto di notorietà rientrano, oltre ai fatti, agli stati ed alle
qualità personali per i quali, sebbene certificabili da una p.a., la
legge non prevede esplicitamente il ricorso alle dichiarazioni
sostitutive di certificazioni, anche i fatti, gli stati e le qualità
personali che non possono essere comprovati con certificazioni
rilasciate da una p.a.
Ciò posto si ritiene che, alla luce dell'innovazione introdotta
dal comma 2 dell'art. l del decreto del Presidente della Repubblica
n. 403/1998, nell'ambito dei procedimenti di competenza della
motorizzazione civile possono essere acquisite unicamente le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà riferite a fatti,
stati e qualità personali non certificabili da una p.a..
Infatti, poichè è stato disposto che tutti i certificati, gli
estratti e gli attestati che, a qualsiasi titolo debbono essere
presentati (al fine della loro acquisizione) agli uffici della
motorizzazione civile sono sostituiti dalle dichiarazioni di cui
all'art. 2 della legge n. 15/1968, tale disposizione ha di fatto
ampliato, come già si è avuto modo di osservare, la casistica
relativa alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, sino a
ricomprendervi anche tutti i fatti, gli stati e le qualità personali
che, sebbene certificabili da una p.a., possono essere comprovati
innanzi a qualsiasi altra amministrazione solo attraverso
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
A ben vedere, quindi, le ipotesi in cui l'amministrazione è tenuta
ad accettare l'acquisizione di dichiarazioni sostitutive di atto di
notorietà assumono carattere meramente residuale anche da un punto
di vista numerico (si pensi, ad esempio, alla dichiarazione del
candidato all'esame teorico per il conseguimento della patente di
guida il quale, assumendo di essere analfabeta o di non conoscere la
lingua italiana, richieda di sostenere l'esame stesso in forma
orale).
Si segnala, inoltre, che l'art. 2, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/1998 consente all'interessato di
dichiarare, nel proprio interesse, anche fatti, stati o qualità
personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta
conoscenza, nonchè la conformità all'originale della copia di una
pubblicazione.
A tale ultimo riguardo, ed in accordo con quanto già espresso
sull'argomento dal Ministero dell'interno con circolare Miacel 2
febbraio 1999, n. 2 (Gazzetta Ufficiale n. 36 del 13 febbraio 1999)
per "pubblicazione" deve intendersi qualsiasi opera sia stata edita
autonomamente o sotto forma di articolo inserito nell'ambito di
riviste o quotidiani.
L'innovazione in esame, pertanto, rileva ogni qualvolta
l'interessato sia tenuto a comprovare la specifica qualificazione
professionale attraverso il possesso di determinati titoli tra cui,
oltre ai titoli di studio e di abilitazione, rientrano anche le
pubblicazioni.
Il comma 3 dell'art. 2 del decreto del Presidente della Repubblica
n. 403/1998 in esame statuisce, inoltre che, "qualora risulti
necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni di cui al
comma 1, nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali
dichiarati siano certificabili o attestabili da parte di un altro
soggetto pubblico, l'amministrazione procedente entro quindici giorni
richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto
competente" (in tal caso l'utente, per abbreviare l'iter del
procedimento può esibire o inviare per via telematica copia, non
autenticata dei certificati in suo possesso).
In armonia con quanto già illustrato, si ritiene che la norma da
ultimo citata non trovi applicazione nell'ambito delle procedure di
competenza della motorizzazione civile, giacchè, lo si è visto, le
uniche dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà acquisibili
possono concernere esclusivamente i fatti, gli stati e le qualità
personali non certificabili o attestabili da una amministrazione
pubblica.
C) Certificati non sostituibili.
Nel ribadire, ancora una volta, che il ricorso
all'autocertificazione, ex art. 2 e 4 della legge n. 15/1968, si
rende possibile unicamente per comprovare stati, fatti o qualità
personali, per espressa disposizione dagli articoli 2, comma 4 e 10,
comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 non
sono autocertificabili:
i certificati medici, sanitari e veterinari;
i certificati di origine e di conformità CE;
i certificati di marchi e brevetti.
Si rammenta, inoltre, che anche le certificazioni antimafia non
sono sostituibili con semplice dichiarazione dell'interessato;
tuttavia, per tale specifica materia, si rinvia agli ulteriori
chiarimenti che saranno forniti con apposita circolare di prossima
adozione.
D)Presentazione di istanze e di dichiarazioni sostitutive di atto
di notorietà.
Com'è noto, l'art. 3, comma 11, della legge n. 127/1997 aveva
stabilito che la sottoscrizione di istanze da produrre alla p.a. non
è soggetta ad autenticazione purchè sia apposta alla presenza del
dipendente addetto a ricevere l'istanza stessa.
Tale norma è stata modificata dall'art. 2, comma 10, della legge
n. 191/1998, il quale prevede ora che la sottoscrizione delle
predette istanze non è soggetta ad autenticazione anche quando sia
presentata unitamente a copia fotostatica (non autenticata) di un
documento di identità personale del sottoscrittore.
Si ritiene, peraltro, sottointeso che il documento di identità
personale del quale si produce fotocopia deve essere in corso di
validità.
La fotocopia stessa deve essere inserita nel fascicolo relativo
alla operazione richiesta dall'utente.
Il citato art. 2, comma 10, della legge n. 191/l998 ha introdotto,
inoltre, la possibilità di inviare per via telematica sia l'istanza
che la copia fotostatica del documento di identità del
sottoscrittore, e rispetto a tale innovazione appare necessario
chiarire due aspetti fondamentali:
1) l'acquisizione per via telematica di istanze e documentazioni
non è al momento attuabile, poichè non sono ancora disponibili le
relative procedure;
2) d'altro canto, si fa presente che se nulla osta alla
acquisizione a mezzo di telefax (per quanto non si tratti
propriamente di una via "telematica") della fotocopia del documento
di identità personale cui si è fatto riferimento, altrettanto non
può dirsi per quanto concerne l'acquisizione, con la medesima
modalità, delle istanze; ciò in quanto queste ultime, allo stato
attuale, possono e debbono essere accettate solo se contestualmente
siano allegati gli originali delle fincature di conto corrente
postale attestanti il versamento delle tariffe dovute per le
operazioni di istituto richieste dall'utenza.
Si intende inoltre precisare che 1'art. 2, comma 10, della legge n.
191/1998 in esame non ha abolito l'istituto della autenticazione
delle sottoscrizioni delle istanze rivolte alla p.a., ma ha inteso
unicamente statuire due modalità alternative alla necessità di
autenticazione.
In altre parole, restano ferme tutte le ipotesi in cui
l'autenticazione della sottoscrizione è già richiesta in virtù di
norme previgenti alla legge n. 191/1998, ma viene riconosciuta la
possibilità di ovviare alla autenticazione stessa laddove l'utente
sottoscriva l'istanza innanzi al funzionario competente a riceverla,
ovvero l'utente stesso produca copia fotostatica del proprio
documento di identità personale.
Ne consegue quindi che:
a) nulla è variato rispetto a tutte le istanze per le quali, già
prima della entrata in vigore della legge n. 191/1998, non era
prevista l'autenticazione della sottoscrizione;
b) per le istanze per le quali già prima della entrata in vigore
della medesima legge n. 191 era prevista l'autenticazione della
sottoscrizione, possono in concreto verificarsi le seguenti ipotesi:
b1) se l'istanza è presentata dallo stesso interessato, egli può
ovviare alla necessità di autenticazione sottoscrivendo l'istanza
stessa innanzi al funzionario che la riceve, previa esibizione di un
valido documento di identità personale (del quale, in tal caso, non
occorre acquisire copia fotostatica a meno che, come già detto,
l'esibizione del documento stesso non abbia anche lo scopo di
comprovare i dati anagrafici in esso contenuti).
b2) se l'istanza è presentata per mezzo di uno studio di
consulenza automobilistica o di una autoscuola, la necessità di
autenticazione della sottoscrizione dell'intestatario della pratica
può essere ovviata attraverso la produzione della copia fotostatica
di un valido documento di identità personale di quest'ultimo.
In ogni caso, quando l'istanza è presentata da un soggetto munito
di delega (da stilare, lo si rammenta, in carta semplice senza
necessità di autenticazione della sottoscrizione del delegante)
quest'ultimo è sempre tenuto a produrre la fotocopia del documento
di identità personale in corso di validità del delegante (e non
più il documento stesso, come già stabilito con circolare D.G. n.
21 del 13 febbraio 1998), indipendentemente dal fatto che per
l'istanza stessa sia o meno prevista l'autenticazione della
sottoscrizione.
Quanto sin qui illustrato deve ritenersi applicabile anche alle
istanze nel cui contesto vengano rese dichiarazioni sostitutive di
atto di notorietà, stante l'interpretazione autentica dell'art. 3,
comma 11, della legge n. 127/1997 fornita dall'art. 2, comma 11,
della legge n. 191/1998.
In accordo con il parere espresso dal Dipartimento della funzione
pubblica con nota protocollo numero 495/98/UL/P del 6 agosto 1998, si
fa presente inoltre che la norma da ultimo citata deve essere intesa
in senso ampio e non solo meramente letterale, conformemente a quanto
qui di seguito esposto.
Si rammenta, infatti, che la legge n. 127/1997 ha eliminato
l'esigenza dell'autenticazione delle sottoscrizioni apposte in calce
alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 2, legge n.
15/1968) ma non anche di quelle apposte in calce alle dichiarazioni
sostitutive di atto di notorietà (art. 4, legge n. 15/1968).
Per queste ultime, pertanto, permane l'obbligo della
autenticazione, a meno che le stesse non siano rese, come già
evidenziato, nel contesto dell'istanza ovvero con atto separato ma
funzionalmente connesso all'istanza stessa.
Di conseguenza, sia l'istanza che la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà non necessitano di autenticazione delle relative
sottoscrizioni non solo quando la dichiarazione è contenuta in un
atto allegato alla istanza e prodotto contestualmente a quest'ultima,
ma anche quando la dichiarazione venga presentata successivamente
all'istanza cui è funzionalmente connessa.
Riassumendo, quindi:
a) se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non è
connessa ad una istanza per la quale è richiesta l'autenticazione
della relativa sottoscrizione, è sufficiente la produzione di una
fotocopia del documento di identità personale in corso di validità
dell'intestatario della pratica per ovviare all'autentica sia della
sottoscrizione dell'istanza che della sottoscrizione della
dichiarazione;
b) se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è
connessa ad una istanza per la quale non è richiesta
l'autenticazione della relativa sottoscrizione, è sufficiente la
produzione di una fotocopia del documento di identità personale in
corso di validità dell'intestatario della pratica per ovviare
all'autentica della sottoscrizione della dichiarazione stessa.
L'art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998 precisa inoltre che le dichiarazioni sostitutive di atto di
notorietà, se presentate contestualmente all'istanza dallo stesso
interessato, sono sottoscritte da quest'ultimo in presenza del
dipendente addetto, rinnovando in tal modo il principio già
enunciato che esclude l'obbligo di autenticazione delle
sottoscrizioni relative alle dichiarazioni in parola, purchè le
stesse siano collegate ad un istanza rivolta alla p.a.
Si fa presente, inoltre, che il divieto, posto dall'art. 3, comma
5, della legge n. 127/1997, di richiedere l'autenticazione delle
sottoscrizioni relative alle domande per la partecipazione a
selezioni per l'assunzione presso p.a. e stato esteso dall'art. 2,
comma 8, della legge n. 191/1998 anche alle domande per la
partecipazione ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi
o titoli culturali.
A tale proposito, si esprime l'avviso che detta disposizione trovi
applicazione nell'ambito delle procedure d'esame per il conseguimento
degli attestati di idoneità professionale all'esercizio
dell'attività di consulenza automobilistica (art. 5, legge n.
264/1991), e pertanto l'art. 3, comma 1, del decreto ministeriale 16
aprile 1996, n. 338 ("Regolamento concernente i programmi d'esame e
le modalità di svolgimento degli esami di idoneità all'esercizio
dell'attività di consulenza per la circolazione dei mezzi di
trasporto"), deve ritenersi implicitamente abrogato nella parte in
cui prevede che l'interessato produca domanda con sottoscrizione
autenticata.
Allo stesso modo, accogliendo una interpretazione estensiva della
disposizione contenuta nel citato art. 2, comma 8, della legge n.
191/1998, debbono ritenersi non più applicabili, in linea con le
finalità di semplificazione amministrativa perseguite dal
legislatore, anche le istruzioni impartite con circolare D.G. n. 146
del 20 novembre 1996 nella parte in cui, in seno agli allegati 1 e 2,
viene richiesta l'autenticazione delle sottoscrizioni relative alle
domande dirette al rilascio degli attestati di idoneità
professionale all'esercizio della attività di consulenza per la
circolazione dei mezzi di trasporto.
Si rammenta infine che la possibilità, riconosciuta dalla
normativa in esame, di omettere l'autenticazione della sottoscrizione
delle istanze, non incide sull'obbligo dell'assolvimento dell'imposta
di bollo, che rimane sempre dovuta ogni qualvolta venga rivolta alla
p.a. una domanda tendente all'ottenimento di un provvedimento
amministrativo, salvo i casi in cui siano previsti espressi esoneri.
E)Dichiarazioni temporaneamente sostitutive di certificazioni.
Coerentemente con le modifiche introdotte dagli articoli 1 e 2 del
decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, l'art. 13 del
medesimo regolamento ha abolito l'istituto delle dichiarazioni
temporaneamente sostitutive di certificazioni, abrogando
esplicitamente sia l'art. 3 della legge n. 15/1968 sia il decreto del
Presidente della Repubblica n. 130/1994.
F)Dichiarazioni sostitutive rese da cittadini stranieri.
Per quanto riguarda i cittadini comunitari, l'art. 5, comma 1, del
decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 ribadisce che
alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atto di
notorietà rese dai predetti soggetti si applicano le stesse
modalità previste per i cittadini italiani.
Per i cittadini extracomunitari residenti in Italia, invece, è
ammessa la possibilità di utilizzare dichiarazioni sostitutive di
certificazioni, secondo la disciplina già illustrata, solo nel caso
in cui si tratti di comprovare fatti, stati o qualità personali
certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati
italiani.
In tutti gli altri casi, tuttavia, non si ritiene sussistente un
implicito divieto di accesso all'autocertificazione, bensì un mero
impedimento ad accedervi secondo le modalità previste per i
cittadini italiani.
Pertanto, nelle ipotesi in cui i cittadini extracomunitari sono
esclusi dalla possibilità di utilizzare le dichiarazioni sostitutive
secondo le regole comuni, gli stessi possono avvalersi
dell'autocertificazione resa, con le modalità di cui all'art. 5, del
decreto del Ministro di grazia e giustizia 22 maggio 1995, n. 431,
innanzi ai competenti funzionari dei Consolati dei Paesi d'origine.
Si precisa inoltre che:
al fine dell'adozione di provvedimenti in favore di cittadini
extracomunitari residenti in Italia resta ferma la necessità della
esibizione del relativo permesso di soggiorno in corso di validità,
così come da istruzioni già impartite in merito;
l'esibizione del permesso di soggiorno recante, oltre ai dati
anagrafici del titolare, la fotografia dello stesso ed il timbro a
secco dell'Autorità che lo ha rilasciato equivale, a tutti gli
effetti, ad esibizione di documento di identità personale, stante il
disposto di cui all'art. 293, comma 2, del regio decreto n. 635/1940;
il possesso di permesso di soggiorno in corso di validità, in
quanto documento attestante il regolare permanere sul territorio
dello Stato, rappresenta un fatto autocertificabile con dichiarazione
sostitutiva resa secondo quanto disposto dal citato art. 5, comma 2,
del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998; tuttavia,
nei casi in cui è prescritto l'obbligo di esibire il permesso di
soggiorno, l'esibizione del permesso in originale non può essere
ovviata attraverso una dichiarazione sostitutiva di certificazione,
al pari di quanto avviene nei casi in cui è richiesta l'esibizione
di un valido documento di identità personale.
Tuttavia, avendo la materia in esame rilevanza anche sotto
l'aspetto dell'ordine pubblico, si coglie l'occasione per chiedere al
Ministero dell'interno, cui la presente è diretta per opportuna
conoscenza, di volere esprimere il proprio parere al riguardo.
Il controllo sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive rese
dai cittadini comunitari ed extracomunitari, se comporta
l'acquisizione all'estero di documenti o informazioni, deve essere
effettuato per il tramite delle compententi autorità diplomatiche o
consolari, in accordo con quanto chiarito dal Ministero di grazia e
giustizia con circolare 22 febbraio 1999, numero 1/ 50-FG-40/97/U887
(Gazzetta Ufficiale n. 46 del 25 febbraio 1999).
G) Contenuto delle dichiarazioni sostitutive.
In attesa che si renda concretamente possibile apportare le
necessarie modifiche alla modulistica in uso, si segnala che le
dichiarazioni sostitutive di certificazione e le dichiarazioni
sostitutive di atto di notorietà debbono contenere, oltre
all'indicazione del fatto, dello stato o della qualità personale che
si intende comprovare, anche l'indicazione minima degli elementi
necessari per poter procedere agli eventuali controlli (nonchè,
ovviamente, l'indicazione degli elementi necessari al fine della
istruzione del procedimento amministrativo in corso).
Così, ad esempio, la dichiarazione relativa al possesso di un
determinato titolo di studio deve anche indicare l'istituzione presso
cui è stato conseguito e la data del conseguimento; la dichiarazione
relativa al possesso dell'adeguata capacità finanziaria per
l'esercizio di una data attività deve recare anche l'indicazione
dell'istituto che ne ha assunto la relativa garanzia; la
dichiarazione relativa alla qualità di titolare, socio o legale
rappresentante di una impresa o di una società deve contenere anche
l'indicazione esatta della denominazione e della sede della persona
giuridica, il numero di riferimento dell'iscrizione nel registro
delle imprese e, a seconda dei casi, la specificazione dell'attività
svolta dall'impresa stessa, la data di inizio dell'attività, e così
via.
A norma dell'art. 4, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998, la dichiarazione resa da chi non sa o non
può firmare è raccolta direttamente dal pubblico ufficiale previo
accertamento dell'identità del dichiarante il quale, ai sensi del
successivo comma 2, è tenuto ad attestare che la dichiarazione
stessa è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di
seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere.
Appare evidente quindi che, nel caso di specie, la dichiarazione di
chi non sa o non può firmare può essere resa solo direttamente
dall'interessato al pubblico ufficiale, senza peraltro la necessità
della presenza di testimoni (l'art. 13 del decreto del Presidente
della Repubblica n. 403/1998 ha infatti abrogato l'art. 20-bis della
legge n. l5/1968), e mai per il tramite di un soggetto delegato
ovvero di uno studio di consulenza automobilistica o di una
autoscuola.
L'impedimento, inoltre, deve essere di natura fisica o derivare
dallo stato di analfabetismo; infatti, in caso di incapacità di
intendere o di volere continua ad applicarsi l'art. 8 della legge n.
15/1968, il quale prevede che le dichiarazioni debbono essere rese da
chi esercita la potestà genitoriale o la tutela (ovviamente senza
alcuna autentica di sottoscrizione).
Pur nella genericità della formulazione adottata dal legislatore,
si ritiene che il "pubblico ufficiale" legittimato a raccogliere la
dichiarazione di chi non sa o non può firmare sia il funzionario
competente a ricevere la documentazione ovvero il responsabile del
procedimento.
H)Validità temporale delle dichiarazioni sostitutive.
A norma dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998, le dichiarazioni sostitutive di certificazione e le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà hanno la stessa
validità temporale degli atti che sostituiscono.
A tale riguardo, si rammenta che l'art. 2, comma 3, della legge n.
127/1997 aveva già stabilito che i certificati rilasciati dalle
p.a., attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni
hanno validità illimitata; mentre, le restanti certificazioni hanno
validità di sei mesi dalla data di rilascio.
L'art. 2, comma 2, della legge n. 191/1998 ha poi precisato che la
validità di questi ultimi può superare i sei mesi solo se
espressamente previsto da specifiche disposizioni di legge o
regolamentari.
La legge n. 127/1997, inoltre, aveva stabilito che i certificati
anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le
copie integrali degli atti di stato civile possono avere una
validità anche oltre il termine di sei mesi purchè l'interessato,
in fondo al documento, dichiari e sottoscriva (senza necessità di
autenticazione) che i dati contenuti nel certificato non hanno subito
variazioni.
In tal caso, la p.a. ha facoltà di procedere a verifiche d'ufficio
circa la veridicità di quanto dichiarato; tuttavia, l'art. 2, comma
3, della legge n. 191/1998 ha specificato che il procedimento
amministrativo, nell'ambito del quale viene acquisito il certificato
in parola, deve comunque aver corso sulla base della dichiarazione
resa dall'interessato e pertanto gli eventuali accertamenti, disposti
d'ufficio, non costituiscono causa sospensiva del procedimento
stesso.
I)Copie autentiche e legalizzazione di fotografie.
L'art. 3, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998 prescrive che nei casi in cui l'interessato debba presentare
all'amministrazione copia autentica di un documento (art. 14 della
legge n. l5/1968), all'autenticazione della copia può procedere
direttamente il responsabile del procedimento o il funzionario
competente a ricevere la documentazione, su semplice esibizione
dell'originale e senza obbligo di deposito di quest'ultimo presso
l'amministrazione procedente.
Di conseguenza, la copia autenticata secondo le illustrate
modalità può essere utilizzata unicamente nel procedimento in corso
presso l'amministrazione che ha effettuato l'autenticazione.
Si rammenta che l'autenticazione di copie di documenti è soggetta
ad imposta di bollo (art. 1 del decreto ministeriale 20 agosto 1992
recante la nuova tariffa di bollo allegata al decreto del Presidente
della Repubblica n. 642/1972).
Sciogliendo, infine, la riserva contenuta nella circolare D.G. n.
21 del 13 febbraio 1998, si rende noto che il Ministero delle finanze
- Dipartimento delle entrate, con nota prot. n. 1998/116510 del 4
novembre 1998, ha fatto presente di condividere l'impostazione
interpretativa della scrivente in ordine alla necessità
dell'assolvimento dell'imposta di bollo (ai sensi del citato decreto
ministeriale 20 agosto 1992), e di avere interessato il Ministero
dell'interno al fine di riesaminare i contenuti della circolare
Miacel n. l1 del 15 luglio 1997.
Ciò posto, ed allo scopo di evitare infruttuose diatribe con
l'utenza e con le amministrazioni comunali, si invita ad accettare
l'acquisizione di foto legalizzate presso gli uffici comunali in
esenzione di bollo, curando di inviarne copia agli uffici del
registro competenti per territorio, i quali provvederanno a
richiedere la necessaria regolarizzazione.
L) Regime delle responsabilità.
Nei casi in cui le vigenti norme di legge o regolamentari prevedono
che in luogo della produzione di certificati possono essere
presentate dichiarazioni sostitutive, la mancata accettazione delle
stesse costituisce violazione dei doveri d'ufficio (art. 3, comma 4,
della legge n. 127/1997).
Parimenti, costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata
accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui le norme
di legge o regolamentari ne consentono la presentazione in luogo
della produzione di atti di notorietà (art. 3, comma 3, del decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/1998).
Inoltre, sussiste violazione dei doveri d'ufficio anche
nell'ipotesi in cui venga rifiutato di accettare che siano comprovati
mediante esibizione di un documento di identità personale in corso
di validità i fatti, gli stati e le qualità personali attestati nel
documento stesso.
D'altro canto, fermo restando quanto previsto dall'art. 26 della
legge n. 15/1968, la non veridicità dei contenuti della
dichiarazione sostitutiva è causa di decadenza del dichiarante dai
benefici conseguenti al provvedimento amministrativo adottato sulla
base della dichiarazione stessa (art. 11, comma 3, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/1998).
Si ribadisce, inoltre, che la "ratio" di tutta la disciplina sin
qui illustrata (legge n. 15/1968, legge n. 127/1997, legge n.
191/1998 e decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998)
consiste nel riconoscimento del diritto di ciascun cittadino di
ricorrere all'autocertificazione, con i criteri ed entro i limiti
prestabiliti, e del corrispondente dovere della p.a. di consentire
l'effettivo esercizio di tale diritto, ma non anche nell'imporre al
cittadino stesso l'obbligo di accedere all'autocertificazione, che
resta pertanto una libera scelta di ogni utente.
Di conseguenza, deve essere accettata la produzione volontaria di
certificati, purchè in regola secondo le vigenti disposizioni in
materia di imposta di bollo ed a patto che 1'utente sia
preventivamente informato di poter ricorrere all'autocertificazione.
Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare
gli strumenti dell'autocertificazione, i certificati relativi a
stati, fatti o qualità personali risultanti da albi o pubblici
registri tenuti o conservati da una p.a. (nella categoria debbono
farsi rientrare, tra gli altri, anche i permessi di soggiorno)
debbono sempre essere acquisiti d'ufficio dall'amministrazione
procedente su semplice indicazione da parte dello stesso interessato
della p.a. che conserva l'albo od il registro (art. 7, comma 1, del
decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998).
In tal caso, la trasmissione dei documenti può avvenire anche
tramite fax od altro mezzo telematico o informatico idoneo ad
accertare la fonte di provenienza del documento stesso, senza
necessità della successiva acquisizione dell'originale del documento
attraverso il sistema postale (art. 7, comma 3, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/1998).
Peraltro, in tutti i casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti o
qualità personali presso l'amministrazione competente a
certificarli, il certificato può essere sostituito da qualsiasi
documento idoneo ad attestare i dati per i quali l'informazione è
richiesta, nonchè ad assicurare la certezza della loro fonte di
provenienza (art. 7, comma 2, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998). Le certificazioni o i documenti acquisiti
secondo la predetta modalità sono esenti da imposta di bollo
trattandosi di scambio di atti tra uffici.
L'attenta lettura dell'illustrato art. 7, comma 1, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/1998 induce, inoltre, a ritenere
che per soggetto che "non intende" o "non sia in grado" di utilizzare
l'autocertificazione debba intendersi semplicemente colui che non
voglia avvalersi di tale strumento, ovvero non possa avvalersene
perchè non ha la piena conoscenza od il pieno ricordo di tutti gli
elementi che debbono essere comprovati nel caso di specie (ad es.
l'interessato che dichiara la propria qualità di erede ma non
rammenta la data del decesso del "de cuius"), indipendentemente dal
fatto che abbia o meno impedimenti fisici o sia analfabeta (nel qual
caso può utilizzare lo strumento di cui all'illustrato art. 4 del
decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998).
Resta inteso che, laddove l'interessato si avvalga della facoltà
di cui al medesimo art. 7, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 403/1998, il procedimento amministrativo è sospeso
sino a quando l'amministrazione non avrà acquisito d'ufficio il
certificato o il documento attestante il fatto, lo stato o la
qualità personale che l'interessato non ha voluto o non ha potuto
autocertificare.
Si segnala infine che:
1) al fine di tutelare la riservatezza dei dati di cui all'art. 22
della legge 31 dicembre 1996, n. 675 (cd. "dati sensibili"), i
certificati ed i documenti trasmessi ad altre p.a. possono contenere
soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali
previste da norme di legge o regolamentari e che siano strettamente
necessarie per lo svolgimento del procedimento amministrativo per il
quale vengono acquisite (art. 8, comma 1, del decreto del Presidente
della Repubblica n. 403/1998);
2) a modifica di quanto disposto con circolare D.G. n. 106 del 14
ottobre 1997, ai fini dell'immatricolazione di veicoli a nome di
cittadini italiani iscritti all'AIRE non è più richiesta
l'acquisizione del certificato d'iscrizione nel registro AIRE il
quale potrà essere sostituito da una dichiarazione resa ai sensi
dell'art. 2 della legge n. 15/1968;
3) l'autorizzazione con cui il proprietario di un veicolo consente
ad un terzo, al fine di sostenere l'esame di guida, di utilizzare il
veicolo stesso non è sostituibile con un'autocertificazione; essa
pertanto deve essere resa con manifestazione di volontà del
proprietario del veicolo la cui sottoscrizione deve essere
autenticata.
Ciò non toglie, tuttavia, che il terzo possa dichiarare, a mezzo
di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, di essere stato
autorizzato dal proprietario del veicolo ad utilizzare quest'ultimo,
trattandosi di un fatto personale a diretta conoscenza
dell'interessato;
4) restano in ogni caso salve le disposizioni già impartite con
circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998, in tema di utilizzabilità
dei moduli meccanografici attualmente in uso al fine di rendere,
contestualmente all'istanza, anche le dichiarazioni sostitutive
relative ai dati che nei moduli stessi debbono essere indicati.
Si raccomanda la scrupolosa osservanza dei contenuti della presente
circolare e la massima diffusione degli stessi all'utenza
interessata, anche per il tramite di avvisi da esporre, in maniera
ben visibile al pubblico, all'interno dei locali degli uffici
periferici.
Il capo del Dipartimento dei trasporti terrestri
Fabretti Longo