Serie Generale n. 42 del 20-2-1999
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE
COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE
DELIBERAZIONE 10 febbraio 1999
Disposizioni concernenti misure organizzative per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352. (GU Serie Generale n.42 del 20-02-1999)

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE
Visto il decreto legislativo 21 aprile 1993, n. 124, e successive
modifiche ed integrazioni (di seguito decreto legislativo n. 124 del
1993);
Visto l'art. 16, comma 2, del decreto legislativo n. 124 del 1993,
come sostituito dall'art. 13 della legge 8 agosto 1995, n. 335, che
ha istituito la commissione di vigilanza sui fondi pensione (di
seguito commissione di vigilanza), dotata di personalità giuridica
di diritto pubblico, con lo scopo di perseguire la corretta e
trasparente amministrazione e gestione dei fondi per la funzionalità
del sistema di previdenza complementare;
Visto l'art. 16, comma 3, del decreto legislativo n. 124 del 1993,
come modificato dall'art. 13 della legge 8 agosto 1995, n. 335, che
dispone, tra l'altro, in ordine al funzionamento ed ai principi che
disciplinano l'attività e l'organizzazione della commissione di
vigilanza;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241 (di seguito legge n. 241 del
1990), recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo
e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n.
352 (di seguito decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del
1992), concernente il regolamento per la disciplina delle modalità
di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della
legge n. 241 del 1990;
Visto in particolare l'art. 22, comma 3, della legge n. 241 del
1990, che rimette alle singole amministrazioni di adottare le misure
organizzative idonee a garantire il diritto di acceso ai documenti
amministrativi;
Ravvisata la necessità di dare attuazione alle disposizioni di cui
all'art. 22, comma 3, della legge n. 241 del 1990, ed all'art. 1,
comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992,
sopra richiamati;
Delibera:
Sono approvate le misure organizzative per l'esercizio del diritto
di accesso ai documenti amministrativi in attuazione dell'art. 22,
comma 3, della legge n. 241 del 1990 di seguito riportate:
Art. 1.
Oggetto del diritto di accesso
1. Il diritto di accesso può essere esercitato in relazione ai
documenti inerenti le materie non elencate nel "Regolamento per
l'individuazione delle categorie di documenti sottratti all'accesso",
emanato dalla commissione di vigilanza ai sensi dell'art. 24 della
legge n. 241 del 1990, cui si fa rinvio.
2. Nell'ambito delle categorie per le quali è ammesso, l'accesso
è consentito sia ai documenti originali sia a copie di essi. Qualora
l'accesso ai documenti originali non sia possibile senza recare
pregiudizio al diritto di riservatezza di persone fisiche, persone
giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, ovvero senza violare il
segreto d'ufficio, l'accesso agli stessi è consentito limitatamente
alle parti la cui visione non comporti il pregiudizio o la violazione
predetti.
3. Il diritto di accesso si intende, comunque, realizzato con
l'integrale pubblicazione dei documenti nel Bollettino della
commissione di vigilanza o altra adeguata forma di pubblicità,
comprese quelle attuabili mediante strumenti informatici, elettronici
o telematici.

Art. 2.
Informazioni sul diritto di accesso
1. Nelle more dell'adozione delle misure organizzative per
l'istituzione dell'ufficio relazioni con il pubblico di cui all'art.
12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 e successive
modificazioni ed integrazioni, per l'attuazione delle norme in tema
di trasparenza dell'attività amministrativa, di diritto di accesso,
di corretta informazione, il responsabile per le relazioni con il
pubblico, nominato ai sensi dell'art. 6, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, fornisce, su richiesta
degli interessati, gli elementi informativi occorrenti per la
regolare presentazione delle istanze ed ogni chiarimento ed
indicazione necessario in merito alle modalità di esercizio del
diritto di accesso e dei relativi costi.
2. In particolare, il responsabile per le relazioni con il
pubblico, in collaborazione con le unità organizzative competenti,
assicura:
a) servizi all'utenza tali da agevolare l'esercizio dei diritti di
partecipazione di cui al capo III della legge n. 241 del 1990;
b) informazioni all'utenza sugli atti amministrativi, sui
responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di conclusione dei
procedimenti.

Art. 3.
Soggetti legittimati all'accesso
1. Il diritto di accesso è riconosciuto:
a) ai soggetti privati portatori di interessi personali e concreti,
per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti;
b) alle amministrazioni pubbliche che abbiano uno specifico
interesse, per lo svolgimento delle funzioni ad esse attribuite;
c) ai portatori di interessi diffusi, costituiti in associazioni o
comitati, previo accertamento della natura dell'interesse di cui sono
portatori e della legittimazione del soggetto richiedente.

Art. 4.
Accesso informale
1. Per l'esercizio del diritto di accesso in via informale mediante
richiesta, verbale o scritta, rivolta alla commissione di vigilanza
si richiamano le disposizioni di cui all'art. 3 del decreto del
Presidente della Repubblica n. 352 del 1992.

Art. 5.
Accesso formale
1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della
richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione
del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri
rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse o
sull'accessibilità del documento, il diritto di accesso si esercita,
conformemente a quanto stabilito dall'art. 4, comma 1, del decreto
del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, in via formale con
la presentazione o inoltro da parte del richiedente di un'apposita
istanza che deve indicare:
a) le generalità;
b) il documento oggetto della richiesta ed, eventualmente, il
procedimento cui il documento stesso è relativo ovvero gli elementi
utili alla sua identificazione;
c) la motivazione della richiesta;
d) le modalità con cui s'intende esercitare il diritto di accesso;
e) gli estremi del documento identificativo che verrà esibito al
momento dell'accesso;
f) la data e la sottoscrizione.
2. Qualora il soggetto istante rivesta particolari funzioni (legale
rappresentante di persona giuridica, rappresentante, tutore o
curatore dei soggetti interessati all'accesso), lo stesso è tenuto
ad indicare ed esibire la fonte o il provvedimento attributivo del
potere di rappresentanza.
3. Una singola istanza può riguardare anche più documenti; in
ogni caso le istanze debbono essere formulate in modo da consentire
l'identificazione dei documenti in relazione ai quali si richiede
l'accesso.

Art. 6.
Modalità di presentazione
dell'istanza formale di accesso
1. L'istanza deve essere indirizzata alla "commissione di vigilanza
sui fondi pensione" ed è inoltrata direttamente all'unità
organizzativa competente a formare l'atto conclusivo del procedimento
o a detenerlo stabilmente.
2. Della data di ricezione dell'istanza, se pervenuta per
corrispondenza, in mancanza di altri mezzi idonei allo scopo quali
ricevuta di ritorno e telefax fa fede il timbro a data della
commissione di vigilanza, apposto sull'istanza nel giorno del suo
arrivo.
3. In caso di presentazione dell'istanza direttamente agli uffici
della commissione di vigilanza verrà rilasciata apposita ricevuta,
anche mediante consegna di copia dell'istanza protocollata.
4. Le richieste di accesso sono raccolte, ai sensi e con le
modalità di cui all'art. 11 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992, in appositi archivi.

Art. 7.
Responsabile del procedimento di accesso
1. Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente
dell'unità organizzativa competente a formare l'atto ovvero a
detenerlo stabilmente, o altro dipendente della stessa unità da
questi designato.
2. Il responsabile del procedimento provvede all'istruttoria e ad
ogni altro adempimento inerente al procedimento di accesso, operando
secondo le modalità indicate nell'art. 6 della legge n. 241 del
1990.

Art. 8.
Esame dell'istanza
1. L'istanza di accesso è esaminata procedendo, preliminarmente,
all'accertamento delle condizioni di ammissibilità e dei requisiti
di legittimazione del richiedente.
2. Qualora l'istanza sia irregolare o incompleta, il responsabile
del procedimento ne dà comunicazione al richiedente, entro dieci
giorni dalla sua presentazione, mediante raccomandata con avviso di
ricevimento o altro mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. In tal
caso il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla data di
perfezionamento dell'istanza.
3. Entro trenta giorni dalla presentazione o ricezione dell'istanza
ovvero dal suo perfezionamento, la commissione di vigilanza assume,
con provvedimento espresso, le sue decisioni, dandone immediata
comunicazione al richiedente entro lo stesso termine.

Art. 9.
Accoglimento dell'istanza
1. In caso di accoglimento della domanda di accesso, al richiedente
vengono indicati l'unità organizzativa presso la quale può prendere
visione ed eventualmente estrarre copia dei documenti, i giorni e
l'orario durante i quali può avvenire la consultazione e fornita
ogni altra informazione necessaria per poter esercitare concretamente
il diritto di accesso.
2. L'accoglimento dell'istanza di accesso a un documento comporta
la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e
appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di
legge o di regolamento.

Art. 10.
Modalità di accesso
1. Il richiedente, all'atto dell'accesso ai documenti, è
identificato mediante l'esibizione di un documento valido di
riconoscimento e deve, ove occorra, comprovare i propri poteri
rappresentativi mediante esibizione, se non già effettuata, di
idonea documentazione.
2. Il diritto di accesso è esercitato mediante visione dei
documenti alla presenza di un incaricato della commissione di
vigilanza e, a richiesta, mediante estrazione di copie.
3. È vietato asportare i documenti dal luogo in cui sono dati in
visione, tracciare su di essi segni o comunque alterarli in qualche
modo.
4. Il richiedente ha facoltà di prendere appunti e trascrivere
qualsiasi parte del documento ottenuto in visione.
5. Il rilascio di copie è subordinato, ai sensi dell'art. 25,
comma 1, della legge n. 241 del 1990, al rimborso dei relativi costi
nell'ammontare determinato dalla commissione di vigilanza e
preventivamente comunicato all'interessato all'atto dell'accesso.
6. L'accesso deve essere effettuato, a pena di decadenza, entro
sessanta giorni dalla data di ricezione della comunicazione di
accoglimento della richiesta di accesso. Tale termine è raddoppiato
per i residenti all'estero.
7. Su richiesta dell'interessato le copie possono essere
autenticate.

Art. 11.
Rifiuto, limitazione o differimento
dell'accesso formale
1. Il provvedimento di rifiuto, di limitazione o di differimento
dell'accesso richiesto in via formale è motivato con specifico
riferimento alla normativa vigente, alle categorie di documenti di
cui alle fattispecie indicate all'art. 24 della legge n. 241 del
1990, alle circostanze di fatto per le quali la richiesta non può
essere accolta così come proposta.
2. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la
durata.

Art. 12.
Forme di pubblicità
dell'attività della commissione di vigilanza
1. In attuazione dei principi di pubblicità e trasparenza di cui
all'art. 1 della legge n. 241 del 1990 e tenuto conto della
disposizione di cui all'art. 16, comma 5-bis, del decreto legislativo
n. 124 del 1993 e successive modificazioni ed integrazioni, la
commissione di vigilanza rende pubblici nel bollettino, secondo le
previsioni di cui all'art. 18 del proprio regolamento di
organizzazione e funzionamento, o con ogni altra idonea forma di
pubblicità stabilita:
le deliberazioni, i provvedimenti e le decisioni non sottratti
all'accesso;
la relazione annuale sull'attività svolta, predisposta ai sensi
dell'art. 17, comma 7, del decreto legislativo n. 124 del 1993 e
successive modificazioni ed integrazioni;
gli orientamenti interpretativi e le informative di carattere
generale che interessano l'attività dei fondi vigilati;
l'albo di cui all'art. 4, comma 6, del decreto legislativo n. 124
del 1993 e successive modificazioni ed integrazioni.

Art. 13.
Pubblicità aggiuntiva
1. Le presenti disposizioni, oltre che pubblicate nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica e nel bollettino della commissione di
vigilanza, possono essere rese pubbliche mediante ulteriori forme e
modalità stabilite dalla stessa.

Art. 14.
Entrata in vigore
1. Le presenti disposizioni entrano in vigore il giorno successivo
a quello della loro pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma, 10 febbraio 1999
Il presidente: Bessone