Serie Generale n. 21 del 27-1-2003
CIRCOLARI
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
CIRCOLARE 16 gennaio 2003, n. 2
Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato, emanato con decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254. (GU Serie Generale n.21 del 27-01-2003)

Alla Presidenza del Consiglio dei
Ministri
Alle Amministrazioni centrali dello
Stato
Ai Dipartimenti del Ministero
dell'economia e delle finanze
Agli Uffici centrali del bilancio
presso le Amministrazioni centrali
dello Stato
Agli Uffici centrali di ragioneria
presso le Amministrazioni autonome
dello Stato
Al Consiglio di Stato
Alla Corte dei conti
Alle Sezioni regionali della Corte dei
conti
All'Avvocatura Generale dello Stato
Alle Avvocature distrettuali dello
Stato
Al Magistrato delle Acque - Venezia
Al Magistrato per il Po - Parma
All'Ufficio di ragioneria presso il
magistrato per il Po di Parma
Ai Dipartimenti provinciali del
Ministero dell'economia e delle
finanze: Ragionerie provinciali dello
Stato - Direzioni provinciali dei
servizi vari
e, per conoscenza:
Alla Consip S.p.a.

1. Premessa.
Com'è noto, nel supplemento ordinario n. 209/L alla Gazzetta
Ufficiale n. 266 del 13 novembre 2002 è stato pubblicato il nuovo
regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri
delle amministrazioni dello Stato, emanato con decreto del Presidente
della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254, in sostituzione di quello
approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre
1979, n. 718.
L'esigenza di emanare un nuovo regolamento è sorta a seguito della
copiosa produzione normativa intervenuta negli ultimi anni, sia in
materia di organizzazione e funzionamento degli uffici delle
amministrazioni dello Stato e sia in materia di contabilità
pubblica, nonchè della necessità di dotare i predetti uffici di uno
strumento adeguato ai sempre più numerosi e complessi compiti ad
essi affidati.
In particolare, l'intervento normativo si è reso necessario per
effetto dell'entrata in vigore della normativa appresso elencata:
a) provvedimenti legislativi adottati in esecuzione della legge
3 aprile 1997, n. 94 (decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279,
decreto legislativo 5 dicembre 1997, n. 430 e decreto del Presidente
della Repubblica 28 aprile 1998, n. 154, i quali hanno ridefinito,
tra l'altro, le competenze degli Uffici centrali del bilancio e delle
Ragionerie provinciali dello Stato, nonchè decreto del Presidente
della Repubblica 22 marzo 2001, n. 147, che ha soppresso il servizio
centrale del Provveditorato generale dello Stato procedendo ad una
ridistribuzione delle funzioni dello stesso nell'ambito del
Dipartimento dell'amministrazione generale, del personale e dei
servizi del Ministero dell'economia e delle finanze);
b) decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, che ha dettato
nuove norme in materia di controllo affidando alle singole
amministrazioni pubbliche, nell'ambito della rispettiva autonomia,
l'istituzione di un sistema di controllo interno, facendo salvo, in
ogni caso, il principio secondo cui le definitive determinazioni in
ordine all'efficacia dell'atto sono adottate dall'organo
amministrativo responsabile;
c) art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, e successive
modificazioni, che, in materia di acquisti di beni e servizi, ha
affidato al Ministero dell'economia e delle finanze il compito di
provvedere a stipulare, nel rispetto della vigente normativa in
materia di procedure ad evidenza pubblica e di scelta del contraente,
convenzioni per la fornitura di beni e servizi con le quali l'impresa
aggiudicataria si impegna ad accettare, sino a concorrenza della
quantità massima stabilita dalla convenzione ed ai prezzi e
condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura deliberati dalle
amministrazioni pubbliche;
d) decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive
modificazioni, con cui, nel dettare nuove norme in materia di
pubblico impiego, sono state distinte le funzioni strategiche da
quelle gestionali, attribuendo agli organi di governo compiti
essenzialmente di indirizzo politico-amministrativo e di controllo ed
alla dirigenza autonomia gestionale, talchè è stato abbandonato il
modello burocratico tradizionale a vantaggio di un modello di
dirigenza più manageriale (i dirigenti come gestori di risorse
pubbliche e come responsabili dei risultati).

2. Contenuto del provvedimento.
Tenuto conto dei diversi compiti demandati ai consegnatari e ai
cassieri il regolamento, emanato con decreto del Presidente della
Repubblica 4 settembre 2002, n. 254, riordina la materia in questione
distinguendo la disciplina dei consegnatari da quella relativa ai
cassieri.
Il provvedimento si compone di quarantasei articoli raggruppati in
tre titoli:
Titolo I: principi generali (articoli da 1 a 5);
Titolo II: consegnatari (articoli da 6 a 31);
Titolo III: cassieri (articoli da 32 a 46).
Il contenuto dei titoli può essere così sintetizzato:
Titolo I: vengono fornite talune definizioni (art. 1); è
precisato l'ambito di applicazione del regolamento (art. 2); è
prevista la possibilità per le amministrazioni dello Stato di tenere
le scritture su supporti informatici (art. 3); sono indicate le
modalità di programmazione degli acquisti di beni e servizi (art.
4); vengono individuati i compiti dei titolari dei centri di
responsabilità e dei dirigenti responsabili degli acquisti di beni e
servizi (art. 5);
Titolo II, è suddiviso in quattro capi: il primo (articoli da 6
a 15) tratta dei requisiti, della nomina, della durata, dei compiti e
della responsabilità dei consegnatari, delle richieste di forniture
nonchè della dislocazione, del trasferimento e della cessione dei
beni; il secondo (articoli da 16 a 26) precisa i registri, i modelli
e le scritture contabili che gli stessi consegnatari sono obbligati a
tenere, tratta del materiale di facile consumo, del conto giudiziale
e delle operazioni da effettuarsi in occasione del cambio del
consegnatario; il terzo (articoli da 27 a 30) contiene disposizioni
in materia di vigilanza e controllo nonchè disposizioni per la
ritardata o la mancata resa della contabilità; il quarto (art. 31)
individua le norme che si applicano per i consegnatari delle sedi
all'estero del Ministero degli affari esteri;
Titolo III, si articola anch'esso in quattro capi: il primo
(articoli da 32 a 38), oltre a riportare la definizione di cassiere,
specifica le modalità di nomina, fissa i compiti e la durata
dell'incarico; il secondo (articoli 39 e 40) individua i compiti del
cassiere del Ministero degli affari esteri; il terzo (articoli 41 e
42) stabilisce le scritture obbligatorie che i cassieri devono tenere
e impone il divieto ai medesimi di tenere altre gestioni all'infuori
di quelle previste dal regolamento e da specifiche disposizioni
legislative; il quarto ed ultimo (articoli da 43 a 46) detta
disposizioni sulle verifiche alle gestioni dei cassieri, sulle
sanzioni a loro carico in caso di perdita, deterioramento o
distrazione di titoli o valori in custodia, contiene una disposizione
transitoria per i consegnatari e i cassieri in carica, fissa la data
di entrata in vigore del regolamento.

3. Ambito di applicazione del regolamento e sua entrata in vigore.
Soggetti destinatari del regolamento sono i consegnatari e i
cassieri delle amministrazioni dello Stato.
Restano esclusi i consegnatari e i cassieri:
a) delle amministrazioni dotate di spiccata autonomia
amministrativa e contabile;
b) degli organismi appartenenti alle Forze armate, di polizia e
del Corpo nazionale dei vigili del fuoco.
Le disposizioni contenute nel decreto del Presidente della
Repubblica n. 254/2002 non si applicano, altresì, alla gestione
delle spese di carattere riservato.
Per quanto concerne la data di entrata in vigore del provvedimento,
è fissata al sessantesimo giorno successivo a quello della sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale (12 gennaio 2003).
Si sottolinea, altresì, che per effetto di quanto disposto
dall'art. 45 del citato decreto presidenziale i consegnatari e i
cassieri in carica alla predetta data continuano a svolgere le loro
funzioni sino alla scadenza dell'incarico.

4. Principali innovazioni introdotte nelle gestioni dei consegnatari
e dei cassieri.
Le novità introdotte dal nuovo regolamento sono così riassunte:
a) divieto di cumulo delle funzioni di consegnatario con quelle
di cassiere (art. 2, comma 3);
b) attribuzione dei compiti di programmazione del fabbisogno
annuale al dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi,
sentito il titolare del centro di responsabilità (art. 4, comma 1);
c) utilizzazione degli stanziamenti iscritti nelle spese di
funzionamento per l'acquisto di beni e servizi da parte del titolare
del centro di responsabilità il quale attribuisce ai dirigenti
responsabili le necessarie risorse umane, finanziarie e materiali
(art. 5, comma 2);
d) obbligo ai dirigenti responsabili degli acquisti di beni e
servizi di comunicare semestralmente al gestore globale di cui
all'art. 26 della citata legge n. 488 del 1999, nonchè al competente
ufficio riscontrante, ai fini anche del monitoraggio dei prezzi e
della valutazione della qualità dei prodotti e dei servizi forniti,
tutti gli elementi degli ordinativi di fornitura di beni e servizi
(art. 5, comma 3);
e) conferimento dell'incarico di consegnatario da parte del
titolare del centro di responsabilità, su proposta del dirigente
responsabile degli acquisti di beni e servizi (art. 7, comma 1) e
conferimento dell'incarico di cassiere mediante provvedimento del
titolare del centro di responsabilità o, in mancanza, del dirigente
generale preposto alla competente direzione generale (art. 35, comma
1);
f) distinzione, nell'ambito della figura del consegnatario, dei
compiti affidati e degli obblighi che ne derivano in capo all'agente
per debito di custodia (art. 11) e all'agente per debito di vigilanza
(art. 12), intendendo per "consegnatario per debito di custodia"
l'agente contabile - assoggettato al giudizio della Corte dei conti,
cui rende annualmente il conto giudiziale - al quale è affidata la
conservazione, la gestione, la distribuzione e il rifornimento dei
beni mobili destinati ad altri uffici e per "consegnatario per debito
di vigilanza" l'agente amministrativo al quale è affidata la
gestione dei beni mobili e dei materiali d'uso, d'impiego e di
consumo necessari per il funzionamento degli uffici, soggetto
annualmente alla resa del conto amministrativo della predetta
gestione;
g) indicazione delle modalità di cessione gratuita dei beni
mobili non più utilizzabili per le esigenze funzionali delle
amministrazioni statali o posti fuori uso per cause tecniche (art.
14);
h) elencazione dei modelli di registri contabili che i
consegnatari sono obbligati a tenere fino a quando non sarà
diversamente disposto con decreto del Ministro dell'economia e delle
finanze (art. 16, comma 2);
i) iscrizione nell'inventario dei soli beni non aventi carattere
di beni di consumo e aventi un valore superiore a cinquecento euro,
IVA compresa. A tale riguardo, si precisa che sono da inventariare
anche i beni che, pur avendo singolarmente un valore inferiore al
predetto importo, costituiscono "universalità di mobili" - cioè
complessi di cose, più o meno omogenee, appartenenti ad un medesimo
soggetto ed unificate dalla destinazione unitaria e permanente ad uno
scopo (ad esempio: raccolte delle biblioteche, degli archivi, dei
musei e delle pinacoteche; arredi che unitariamente e funzionalmente
considerati costituiscono uno studio tipo così come definito dal
decreto del Ministro del Tesoro del 26 giugno 1981; ecc.) - le quali
hanno un valore complessivo superiore a cinquecento euro, IVA
compresa (art. 17, comma 1)(1). Circa, inoltre, il citato limite di
valore oltre il quale i beni sono da inventariare, la disposizione
sarà applicata subito per i beni di nuova acquisizione e in
occasione della prossima rinnovazione inventariale per gli altri;
l) affidamento dell'approvvigionamento del materiale di facile
consumo al dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi,
sulla base di un coordinato processo che, tenendo conto dei consumi
sostenuti negli anni precedenti e delle nuove esigenze da soddisfare,
nonchè delle risorse disponibili, individui uno standard
quantitativo necessario ad assicurare il funzionamento degli uffici.
Ciascuna amministrazione ha l'obbligo di disciplinare, d'intesa con
l'ufficio riscontrante, le modalità di gestione e controllo del
predetto materiale (art. 22, commi 1, 2 e 3);
m) obbligo da parte del dirigente responsabile degli acquisti di
beni e servizi di predisporre il rendiconto annuale del materiale di
facile consumo, accompagnato da apposita relazione (art. 22, comma
4);
n) utilizzo della carta di credito da parte del cassiere per il
pagamento delle spese di cui all'art. 1 del regolamento approvato con
decreto del Ministro del tesoro 9 settembre 1996, n. 701 (art. 33,
comma 1);
o) redazione del processo verbale in tre originali a seguito
della verifica alla gestione del cassiere (art. 43, comma 4);
p) obbligo degli uffici riscontranti che vengano a conoscenza di
gravi inadempienze o trasgressioni da parte del consegnatario o del
cassiere di darne subito comunicazione anche alla competente Procura
regionale della Corte dei conti (articoli 29, comma 2, e 44, comma
2).

5. Disposizioni integrative in materia di gestione dei consegnatari e
dei cassieri.
Allo scopo di definire un percorso operativo senza soluzione di
continuità, si segnalano le circolari, di seguito elencate, aventi
carattere di generalità che, sebbene emanate sotto la vigenza del
regolamento approvato con decreto del Presidente della Repubblica
30 novembre 1979, n. 718, si ritiene trovino ancora applicazione:
( ) Circolari del Ministero del tesoro - Ragioneria generale
dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 88 del 28 dicembre
1994 e del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione
economica - Dipartimento della ragioneria generale dello Stato -
Ispettorato generale di finanza, n. 30 del 12 maggio 1999, con cui
vengono dettate istruzioni per il rinnovo degli inventari dei beni
mobili e per la suddivisione degli stessi beni in categorie.
(1) Al fine di pregiudicare la ratio del dispositivo contenuto
nel comma 1 dell'art. 17 si precisa che, a causa di un refuso, per il
quale è in corso la rettifica, l'espressione "aventi un valore non
superiore a cinqucento euro, IVA compresa", riportata nello stesso
art. 17 del regolamento così come pubblicato nella Gazzetta
Ufficiale, va intesa nel senso "aventi un valore superiore a
cinquecento euro, IVA compresa".
( )Circolari del Ministero del tesoro - Ragioneria generale
dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 48 dell'8 agosto
1995, n. 10 del 10 febbraio 1997 e n. 23 del 25 marzo 1997,
contenenti dettagliate istruzioni per l'utilizzazione, da parte dei
consegnatari dei beni mobili, delle scritture contabili. In
particolare, le ultime due fanno riferimento al decreto del Ministro
del tesoro in data 20 settembre 1996 con il quale è stata approvata
la nuova modulistica delle predette scritture. Per quanto concerne le
scritture contabili in uso per il materiale di facile consumo, si
richiama la novella introdotta dall'art. 22, comma 3, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 254/2002 che ha rinviato ad un
apposito provvedimento, assunto d'intesa con l'ufficio riscontrante,
le modalità di gestione e controllo di detto materiale. Circa la
contabilità dei beni mobili, si rimanda, altresì, al titolo III,
lettere A) e B) della circolare del Ministero dell'economia e delle
finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato,
Ispettorato per le politiche di bilancio, n. 34 del 12 novembre 2002,
e alle altre disposizioni ivi citate. Al riguardo, si menzionano
quelle innovative in materia di rendicontazione patrimoniale recate
dalla legge 3 aprile 1997, n. 94 nonchè quelle derivanti dalle
disposizioni di cui all'art. 14 del decreto legislativo 7 agosto
1997, n. 279. In particolare, si segnala che per la formazione del
conto generale del patrimonio i beni mobili, come tutti i componenti
attivi e passivi significativi del patrimonio dello Stato, sono da
raccordare con la classificazione delle poste riportate nel Sistema
europeo dei conti (SEC '95).
( )Circolare del Ministero del tesoro, del bilancio e della
programmazione economica - Dipartimento della Ragioneria generale
dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 68 del 6 agosto
1998, con cui - ferma restando la durata massima dell'ammortamento da
operarsi in cinque anni, come previsto dall'art. 17, comma 20, della
legge n. 127/1997 - è precisato che la locuzione "azzerato",
contenuta nel predetto comma 20, non implica la perdita totale del
valore intrinseco del bene in quanto, terminato il periodo di
ammortamento e indipendentemente dal valore residuale contabile, il
bene stesso non è suscettibile di discarico inventariale nè di
eliminazione dalle scritture contabili. Infatti, i beni e le
apparecchiature dichiarati inadeguati allo svolgimento della funzione
cui erano destinati sono alienati, ovvero, in caso di esito negativo
della alienazione stessa, ceduti a titolo gratuito. In proposito, si
segnala che il verbale di fuori uso previsto dalla citata circolare
deve essere redatto, ai sensi dell'art. 14, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254, da una
commissione appositamente istituita anzichè dall'Ufficio del
territorio.
( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze -
Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato
generale di finanza, n. 32 del 4 ottobre 2001, con cui viene chiarito
che l'importo dei valori dei singoli beni iscritti in inventario va
indicato in euro e centesimi di euro, con arrotondamento secondo
quanto disposto dall'art. 5 del regolamento (CE) n. 1103/97 del
Consiglio del 17 giugno 1997 (arrotondamento per eccesso o per
difetto al cent più vicino). Se il risultato è uguale a zero e il
bene conserva la sua utilità economica, nel registro rimane la
descrizione dello stesso valore 00, in attesa della periodica
operazione di ricognizione e rideterminazione dei valori.
( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze -
Dipartimento dell'amministrazione generale del personale e dei
servizi del Tesoro, n. 13128 del 7 febbraio 2002, con cui viene
precisato che per i beni non più utilizzabili per i quali si ravvisa
l'opportunità della vendita, le amministrazioni dovranno far
riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio
2001, n. 189, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 118 del
23 maggio 2001. Nello stesso documento viene fatto presente, inoltre,
che - a seguito della emanazione del decreto del Ministro del tesoro,
del bilancio e della programmazione economica 24 febbraio 2000, con
il quale è stato affidato alla società Consip il compito di
stipulare convenzioni per l'acquisto di beni e servizi - le
amministrazioni potranno avvalersi del servizio di ritiro gratuito,
offerto in convenzione dalle imprese, dei beni dichiarati fuori uso.
( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze -
Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato
generale di finanza, n. 22 del 19 giugno 2002, con cui viene
precisato che il cassiere può eseguire pagamenti in contanti per
importi sino a Euro 4.131,66, come previsto dall'art. 13 del decreto
del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367. Per importi
superiori è necessario provvedere mediante emissione di titoli di
spesa a firma del dirigente responsabile, da estinguersi secondo le
modalità previste dallo stesso art. 13. Per quanto concerne gli
stipendi e gli altri assegni al personale statale, il pagamento in
contanti può avvenire nei soli casi previsti dal decreto
ministeriale 4 aprile 1995, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 97
del 27 aprile 1995; in tal caso i cassieri riscuotono ed erogano
detti emolumenti per delega.
( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze -
Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato
generale per la informatizzazione della contabilità di Stato, n. 41
del 15 novembre 2002, con la quale, in relazione alla prevista nuova
classificazione dei beni e servizi (SEC '95), viene promossa la
diffusione del "Nuovo sistema di controllo e gestione dei beni mobili
- GECO", utilizzabile attraverso intranet/internet, per la gestione
dei beni mobili e di quelli di facile consumo (da parte dei
consegnatari) nonchè per la rendicontazione mediante integrazione
con gli uffici riscontranti di ragioneria (U.C.B. e R.P.S.).
Per eventuali chiarimenti e delucidazioni sul contenuto del
regolamento più volte citato, può farsi riferimento al dirigente
dell'Ufficio I del Centro Nazionale di Contabilità Pubblica dott.
Vittorio Rebuffat, reperibile presso i seguenti recapiti: indirizzo
di posta elettronica: vittorio.rebuffat@tesoro.it - telefono:
06/3208475 - 06/47619417.
Le amministrazioni e gli uffici in indirizzo sono pregati di
assicurare la più ampia diffusione della presente circolare agli
uffici dipendenti interessati.
Roma, 16 gennaio 2003
Il Ragioniere generale dello Stato: Grilli