Serie Generale n. 190 del 16-8-2023
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
BANCA D'ITALIA
BANCA D'ITALIA
PROVVEDIMENTO 1 agosto 2023
Modifiche alle «Disposizioni della Banca d'Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalita' antiriciclaggio» del 26 marzo 2019. (23A04586) (GU Serie Generale n.190 del 16-08-2023)

IL DIRETTORIO DELLA BANCA D'ITALIA

Visto il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come
modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, di
recepimento della direttiva (UE) 2015/849 (cd. quarta direttiva
antiriciclaggio);
Visto, in particolare, l'art. 7, comma 1, lettera a), del decreto
legislativo 21 novembre 2007, n. 231, che attribuisce alla Banca
d'Italia il potere di emanare disposizioni in materia di
organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica
della clientela;
Visto, inoltre, l'art. 16 del decreto legislativo 21 novembre 2007,
n. 231 che attribuisce alla Banca d'Italia il compito di disciplinare
le modalità con le quali deve essere garantito un approccio globale
al rischio di riciclaggio nei gruppi (comma 1) nonchè il potere di
individuare i requisiti dimensionali e organizzativi in base ai quali
i soggetti obbligati adottano specifici presidi, controlli e
procedure per la valutazione e gestione del rischio di riciclaggio e
per l'introduzione di una funzione antiriciclaggio (comma 2);
Visto il provvedimento della Banca d'Italia del 26 marzo 2019 con
cui sono state emanate le «Disposizioni in materia di organizzazione,
procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio»;
Considerato il contenuto degli orientamenti dell'Autorità bancaria
europea, adottati il 14 giugno 2022, sulle politiche e le procedure
relative alla gestione della conformità e al ruolo e alle
responsabilità del responsabile antiriciclaggio ai sensi dell'art. 8
e del capo VI della direttiva (UE) 2015/849;

Emana

l'unito atto di modifica delle «Disposizioni della Banca d'Italia in
materia di organizzazione, procedure e controlli interni per
finalità antiriciclaggio».
Roma, 1° agosto 2023

Il Governatore: Visco

Allegato

Articolo 1
Modifiche alle Disposizioni preliminari

1. Il paragrafo "Fonti normative" è sostituito dal seguente:
"Fonti normative
La materia è disciplinata:
dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato
dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 e, in particolare:
dall'art. 7, comma 1, lettera a), che attribuisce alla Banca
d'Italia il potere di emanare disposizioni in materia di
organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica
della clientela;
dall'art. 15, che attribuisce alla Banca d'Italia il compito
di:
(i) dettare criteri e metodologie per l'analisi e la
valutazione dei rischi di riciclaggio cui i soggetti obbligati sono
esposti nell'esercizio della loro attività (articolo 15, comma 1);
(ii) individuare le categorie di soggetti obbligati per i
quali non si applicano le disposizioni in materia di autovalutazione
del rischio di riciclaggio, in considerazione dell'irrilevanza del
rischio di riciclaggio dell'attività svolta ovvero dell'offerta di
prodotti e servizi che presentano caratteristiche di rischio
tipizzate (articolo 15, comma 3);
dall'art. 16, comma 1, che attribuisce alla Banca d'Italia il
compito di disciplinare le modalità con le quali deve essere
garantito un approccio globale al rischio di riciclaggio nei gruppi;
dall'art. 16, comma 2, che attribuisce alla Banca d'Italia il
potere di individuare i requisiti dimensionali e organizzativi in
base ai quali i soggetti obbligati adottano specifici presidi,
controlli e procedure per la valutazione e gestione del rischio di
riciclaggio e per l'introduzione di una funzione antiriciclaggio;
dall'art. 43 comma 4, che attribuisce alla Banca d'Italia il
potere di adottare disposizioni sui requisiti, le procedure, i
sistemi di controllo e le funzioni del punto di contatto centrale, in
coerenza con le previsioni del regolamento delegato (UE) n.
1108/2018;
dal regolamento (UE) 2015/847, del Parlamento europeo e del
Consiglio, del 20 maggio 2015, riguardante i dati informativi che
accompagnano i trasferimenti di fondi;
dal regolamento delegato (UE) 2018/1108 della Commissione europea
recante le norme tecniche di regolamentazione sui criteri per la
nomina dei punti di contatto centrali per gli emittenti di moneta
elettronica e i prestatori di servizi di pagamento e sulle relative
funzioni. Vengono inoltre in rilievo:
gli orientamenti delle Autorità di Vigilanza Europee, adottati
ai sensi dell'articolo 25 del Regolamento (UE) 2015/847, sulle misure
che i prestatori di servizi di pagamento adottano per individuare
dati informativi mancanti o incompleti relativi all'ordinante o al
beneficiario nonchè sulle procedure da porre in essere per gestire
un trasferimento di fondi non accompagnato dai dati informativi
richiesti;
gli Orientamenti dell'Autorità bancaria europea in materia di
fattori di rischio per l'adeguata verifica della clientela
(EBA/GL/2021/02) attuati con nota della Banca d'Italia n. 15 del 4
ottobre 2021;
gli Orientamenti dell'Autorità bancaria europea sulle politiche
e le procedure relative alla gestione della conformità e al ruolo e
alle responsabilità del responsabile antiriciclaggio ai sensi
dell'articolo 8 e del capo VI della direttiva (UE) 2015/849
(EBA/GL/2022/05)."
2. Nel paragrafo "Destinatari" la lettera l) "i confidi (3);" e la
nota a piè di pagina n. (3) sono eliminate.
3. Il paragrafo "Comunicazioni alla Banca d'Italia", è sostituito
dal seguente:
"Comunicazioni alla Banca d'Italia
Le comunicazioni alla Banca d'Italia previste dalle presenti
disposizioni sono indirizzate all'Unità di Supervisione e Normativa
Antiriciclaggio."

Articolo 2
Modifiche alla Parte Prima - Principi Generali

1. Nella Sezione I (Principio di proporzionalita'), la nota (5) è
sostituita dalla seguente:
"(5) Al fine di applicare le presenti disposizioni coerentemente
con il principio di proporzionalità, i destinatari considerano
almeno: il totale di bilancio, eventualmente consolidato; la presenza
geografica e il volume di attività in ciascuna area; il numero dei
dipendenti; la forma giuridica adottata e l'eventuale appartenenza ad
un gruppo; i tipi di attività esercitate nonchè la loro natura e
complessità; il modello di business scelto e le strategie adottate;
il tipo di struttura organizzativa; la strategia complessiva
predisposta per l'efficace gestione dei rischi; gli assetti
proprietari e le modalità di finanziamento; il numero e la tipologia
di clienti; la complessità dei prodotti e dei contratti; le
attività esternalizzate e i canali di distribuzione utilizzati."
2. La Sezione III è sostituita dalla seguente:
"Sezione III. Presidi organizzativi minimi
Fermo l'obbligo di calibrare gli assetti organizzativi
antiriciclaggio secondo il principio di proporzionalità e di
approccio in base al rischio, i destinatari adottano almeno i
seguenti presidi organizzativi minimi:
a) attribuiscono a una funzione di controllo aziendale la
responsabilità di assicurare l'adeguatezza, la funzionalità e
l'affidabilità dei presidi antiriciclaggio, secondo quanto previsto
nella Parte Terza, Sezione I (funzione antiriciclaggio);
b) formalizzano l'attribuzione della responsabilità per la
segnalazione delle operazioni sospette secondo quanto previsto nella
Parte Terza, Sezione II (responsabile della segnalazione delle
operazioni sospette);
c) attribuiscono a una funzione di controllo aziendale il compito
di verificare in modo continuativo il grado di adeguatezza
dell'assetto organizzativo antiriciclaggio e la sua conformità
rispetto alla disciplina, secondo quanto previsto nella Parte Terza,
Sezione III (funzione di revisione interna);
d) nominano un esponente aziendale quale responsabile per
l'antiriciclaggio, secondo quanto previsto nella Parte Seconda,
Sezione III-bis (esponente responsabile per l'antiriciclaggio)."

Articolo 3
Modifiche alla Parte Seconda - Gli assetti organizzativi a
salvaguardia dei rischi di riciclaggio

1. Nella Sezione I (Principi generali), il quarto capoverso è
sostituito dal seguente:
"Per mitigare il rischio di riciclaggio è fondamentale il
coinvolgimento degli organi aziendali e il corretto adempimento degli
obblighi che su questi ricadono. Anche per questo motivo, la
composizione degli organi aziendali deve essere tale da assicurare la
presenza di conoscenze, abilità ed esperienze adeguate per
comprendere i rischi di riciclaggio correlati all'attività e al
modello di business del destinatario."
2. La Sezione II è sostituita dalla seguente:
"Sezione II. Organo con funzione di supervisione strategica
L'organo con funzione di supervisione strategica approva e riesamina
periodicamente gli indirizzi strategici e le politiche di governo dei
rischi connessi con il riciclaggio; in aderenza all'approccio basato
sul rischio, le politiche sono adeguate all'entità e alla tipologia
dei rischi cui è concretamente esposta l'attività del destinatario,
come rappresentati nel documento di autovalutazione dei rischi.
In particolare, l'organo con funzione di supervisione strategica:
approva una policy che illustra e motiva le scelte che il
destinatario compie sui vari profili rilevanti in materia di assetti
organizzativi, procedure e controlli interni, adeguata verifica e
conservazione dei dati, in coerenza con il principio di
proporzionalità e con l'effettiva esposizione al rischio di
riciclaggio (cd. policy antiriciclaggio);
approva l'istituzione della funzione antiriciclaggio
individuandone compiti e responsabilità nonchè modalità di
coordinamento e di collaborazione con le altre funzioni aziendali di
controllo;
approva le linee di indirizzo di un sistema di controlli interni
organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla
gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l'efficacia nel
tempo;
approva i principi per la gestione dei rapporti con la clientela
classificata ad "alto rischio";
nomina e revoca il responsabile antiriciclaggio, sentito l'organo
con funzioni di controllo. La verifica del possesso dei requisiti
deve risultare analiticamente nel verbale di nomina;
nomina e revoca il responsabile delle segnalazioni di operazioni
sospette, sentito l'organo con funzioni di controllo;
assicura che i compiti e le responsabilità in materia
antiriciclaggio siano allocati in modo chiaro e appropriato,
garantendo che le funzioni operative e quelle di controllo siano
distinte e fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente
adeguate;
assicura che sia approntato un sistema di flussi informativi
adeguato, completo e tempestivo verso gli organi aziendali e tra le
funzioni di controllo nonchè un sistema di condivisione della
documentazione che consenta agli organi aziendali accesso diretto
alle relazioni delle funzioni di controllo in materia
antiriciclaggio, alle pertinenti comunicazioni intercorse con le
Autorità e alle misure di vigilanza imposte o alle sanzioni
irrogate;
assicura la tutela della riservatezza nell'ambito della procedura
di segnalazione di operazioni sospette;
con cadenza almeno annuale, esamina le relazioni relative
all'attività svolta dal responsabile antiriciclaggio e ai controlli
eseguiti dalle funzioni competenti, nonchè il documento sui
risultati dell'autovalutazione dei rischi di riciclaggio;
con cadenza almeno annuale, valuta l'attività della funzione
antiriciclaggio e l'adeguatezza delle risorse umane e tecniche a essa
assegnate, anche alla luce della periodica verifica svolta dalla
funzione di revisione interna;
assicura che le carenze e le anomalie riscontrate in esito ai
controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua
conoscenza e promuove l'adozione di idonee misure correttive, delle
quali valuta l'efficacia;
valuta i rischi conseguenti all'operatività con paesi terzi
associati a più elevati rischi di riciclaggio, individuando i
presidi per attenuarli, di cui monitora l'efficacia;
nomina l'esponente responsabile per l'antiriciclaggio e assicura
che questi soddisfi le condizioni di cui alla Sezione III-bis. Le
relative valutazioni devono essere verbalizzate in modo analitico;
assicura che l'esponente nominato come responsabile per
l'antiriciclaggio sia tempestivamente informato delle decisioni che
possono incidere sull'esposizione al rischio di riciclaggio del
destinatario."
3. Nella Sezione III (Organo con funzione di gestione):
(i) il primo capoverso è sostituito dal seguente:
"L'organo con funzione di gestione cura l'attuazione degli
indirizzi strategici e delle politiche di governo del rischio di
riciclaggio approvati dall'organo con funzione di supervisione
strategica ed è responsabile per l'adozione di tutte le misure
necessarie ad assicurare l'efficacia dell'organizzazione e del
sistema dei controlli antiriciclaggio; a tal fine esamina le proposte
di interventi organizzativi e procedurali presentate dal responsabile
della funzione antiriciclaggio e formalizza, motivandola, l'eventuale
decisione di non accoglierle. Nella predisposizione delle procedure
operative tiene conto delle indicazioni e delle linee guida emanate
dalle autorità competenti e dagli organismi internazionali."
(ii) nel quinto capoverso, prima dell'ultimo punto elenco è
inserito il seguente punto elenco:
" - assicura, nei casi di esternalizzazione dei compiti operativi
della funzione antiriciclaggio, il rispetto della normativa
applicabile e riceve periodiche informazioni sullo svolgimento delle
attività esternalizzate;"
4. Dopo la Sezione III è inserita la seguente sezione III-bis:
"Sezione III-bis. Esponente responsabile per l'antiriciclaggio
Ferma restando la responsabilità collettiva degli organi
aziendali, i destinatari nominano un componente dell'organo di
amministrazione quale esponente responsabile per l'antiriciclaggio.
L'incarico ha natura esecutiva. In linea con il principio di
proporzionalità, in casi debitamente motivati sulla base del
complessivo assetto di governo societario e del sistema di deleghe
del destinatario (6-bis), l'incarico può essere attribuito al
direttore generale, a condizione che sia preservata l'efficacia della
funzione dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio.
_______
(6-bis) A titolo esemplificativo, possono costituire casi che
giustificano l'attribuzione dell'incarico di esponente responsabile
per l'antiriciclaggio al direttore generale le ipotesi di: assenza di
esponenti esecutivi nell'organo di amministrazione; organi con pochi
componenti; particolare onerosità, in termini di disponibilità di
tempo, dell'attribuzione dell'incarico a esponenti esecutivi.

L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio: a) possiede
adeguate conoscenze, competenze ed esperienze concernenti i rischi di
riciclaggio, le politiche, i controlli e le procedure antiriciclaggio
nonchè il modello di business del destinatario e del settore in cui
opera; b) dispone di tempo e risorse adeguate ad assolvere
efficacemente ai propri compiti.
I destinatari dettagliano, nella policy antiriciclaggio, le ipotesi
di conflitto di interessi e le misure atte a prevenirli e mitigarli
nonchè i requisiti dell'esponente responsabile per
l'antiriciclaggio. La policy indica inoltre i criteri con i quali
viene verificata la disponibilità di tempo necessaria per l'efficace
svolgimento dell'incarico (6-ter).
_______
(6-ter) Resta salvo quanto previsto dal Decreto Ministeriale del 23
novembre 2020, n. 169.

L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio costituisce il
principale punto di contatto tra il responsabile della funzione
antiriciclaggio e gli organi con funzione di supervisione strategica
e di gestione e assicura che questi ultimi dispongano delle
informazioni necessarie per comprendere pienamente la rilevanza dei
rischi di riciclaggio cui il destinatario è esposto, ai fini
dell'esercizio delle rispettive attribuzioni.
L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio:
monitora che le politiche, le procedure e le misure di controllo
interno in materia di antiriciclaggio siano adeguate e proporzionate,
tenendo conto delle caratteristiche del destinatario e dei rischi cui
esso è esposto;
coadiuva l'organo con funzione di supervisione strategica nelle
valutazioni concernenti l'articolazione organizzativa e la dotazione
di risorse della funzione antiriciclaggio, ivi compresa l'eventuale
scelta di assegnare la responsabilità della funzione antiriciclaggio
allo stesso esponente responsabile per l'antiriciclaggio, secondo
quanto previsto nella Parte Terza, Sezione I, paragrafo 1.3;
assicura che gli organi aziendali siano periodicamente informati
in merito alle attività svolte dal responsabile della funzione
antiriciclaggio nonchè in merito alle interlocuzioni intercorse con
le Autorità;
informa gli organi aziendali delle violazioni e criticità
concernenti l'antiriciclaggio di cui sia venuto a conoscenza e
raccomanda le opportune azioni;
verifica che il responsabile della funzione antiriciclaggio abbia
accesso diretto a tutte le informazioni necessarie per l'adempimento
dei propri compiti, disponga di risorse umane e tecniche e di
strumenti sufficienti e sia informato su eventuali carenze relative
all'antiriciclaggio individuate dalle altre funzioni di controllo
interno e dalle autorità di vigilanza;
assicura che le problematiche e le proposte di intervento
rappresentate dal responsabile della funzione antiriciclaggio siano
valutate dall'organo con funzione di gestione.

Articolo 4
Modifiche alla Parte Terza - L'assetto dei presidi antiriciclaggio

1. La Sezione I è sostituita dalla seguente:
"Sezione I. La funzione antiriciclaggio
1.1. Inquadramento organizzativo
I destinatari istituiscono una funzione deputata a prevenire e
contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio (funzione
antiriciclaggio). Essi organizzano la funzione in coerenza con il
principio di proporzionalità; in ogni caso, la funzione
antiriciclaggio è indipendente e dotata di risorse qualitativamente
e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, attivabili anche
in autonomia.
La funzione antiriciclaggio riferisce - direttamente o tramite
l'esponente responsabile per l'antiriciclaggio - agli organi con
funzioni di supervisione strategica, gestione e controllo e ha
accesso a tutte le attività del destinatario nonchè a qualsiasi
informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti. I
destinatari dettagliano nella policy antiriciclaggio i casi in cui la
funzione antiriciclaggio riferisce agli organi aziendali direttamente
o per il tramite dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio e
assicurano che la funzione informi direttamente gli organi aziendali
almeno in caso di violazioni e carenze significative.
I diversi compiti in cui si articola l'attività della funzione
antiriciclaggio possono essere affidati a strutture organizzative
distinte, presenti nell'ambito del destinatario, purchè la gestione
complessiva del rischio di riciclaggio sia ricondotta ad unità
mediante la nomina di un responsabile con compiti di indirizzo,
coordinamento e supervisione.
La funzione antiriciclaggio può essere attribuita alla struttura
che svolge la funzione di controllo di conformità, purchè ciò non
pregiudichi l'efficacia e la qualità dei controlli o, ad esito di
una valutazione dell'idoneità di tale scelta rispetto all'entità e
alla tipologia dei rischi di riciclaggio che la funzione è chiamata
in concreto a gestire, a quella di risk management. La funzione
antiriciclaggio non può essere assegnata alla funzione di revisione
interna.
Indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il
personale che svolge compiti riconducibili alla funzione
antiriciclaggio è adeguato per numero, competenze
tecnico-professionali e aggiornamento, anche attraverso programmi di
formazione nel continuo.
I destinatari assicurano la continuità operativa della funzione
antiriciclaggio; a tal fine individuano soluzioni organizzative per i
casi di assenza del responsabile, quale la nomina di un sostituto.
1.2. Compiti
La funzione antiriciclaggio verifica nel continuo che le procedure
aziendali siano coerenti con l'obiettivo di prevenire e contrastare
la violazione di norme antiriciclaggio. A tal fine, la funzione
provvede a:
identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui
processi e le procedure interne;
collaborare alla definizione del sistema dei controlli interni e
delle procedure finalizzati alla prevenzione e al contrasto dei
rischi di riciclaggio;
verificare nel continuo l'adeguatezza del processo di gestione
dei rischi di riciclaggio e l'idoneità del sistema dei controlli
interni e delle procedure e proporre le modifiche organizzative e
procedurali volte ad assicurare un adeguato presidio dei rischi di
riciclaggio;
condurre, in raccordo con il responsabile delle SOS, verifiche
sulla funzionalità del processo di segnalazione e sulla congruità
delle valutazioni effettuate dal primo livello sull'operatività
della clientela;
collaborare alla definizione delle politiche di governo del
rischio di riciclaggio e delle varie fasi in cui si articola il
processo di gestione di tale rischio;
condurre, in raccordo con le altre funzioni aziendali
interessate, l'esercizio annuale di autovalutazione dei rischi di
riciclaggio a cui è esposto il destinatario;
prestare supporto e assistenza agli organi aziendali e all'alta
direzione;
valutare in via preventiva il rischio di riciclaggio connesso
all'offerta di prodotti e servizi nuovi, alla modifica significativa
di prodotti o servizi già offerti, all'ingresso in un nuovo mercato
o all'avvio di nuove attività e raccomandare le misure necessarie
per mitigare e gestire questi rischi (6-quater);
______
(6-quater) L'offerta di prodotti o servizi nuovi e l'avvio di nuove
operatività che possono incidere sull'esposizione al rischio di
riciclaggio del destinatario sono accompagnati da adeguati presidi e
misure volte a mitigare questo rischio.

verificare l'affidabilità del sistema informativo per
l'adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela,
conservazione dei dati e segnalazione delle operazioni sospette;
trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti
l'operatività complessiva del destinatario;
trasmettere alla UIF, sulla base delle istruzioni dalla stessa
emanate, le comunicazioni oggettive concernenti operazioni a rischio
di riciclaggio;
definire, d'accordo con il responsabile delle segnalazioni di
operazione sospette, procedure di gestione delle segnalazioni interne
(provenienti dal cd. primo livello) riguardanti situazioni di rischio
particolarmente elevato da trattare con la dovuta urgenza;
curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in
materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di
formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base
continuativa del personale, e di indicatori di efficacia
dell'attività di formazione svolta;
informare tempestivamente gli organi aziendali di violazioni o
carenze significative riscontrate nell'esercizio dei relativi
compiti;
informare periodicamente gli organi aziendali - direttamente o
per il tramite dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio, in
base a quanto stabilito nella policy antiriciclaggio - circa lo stato
di avanzamento delle azioni correttive adottate a fronte di carenze
riscontrate nell'attività di controllo e circa l'eventuale
inadeguatezza delle risorse umane e tecniche assegnate alla funzione
antiriciclaggio e la necessità di potenziarle;
predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali,
all'esponente responsabile per l'antiriciclaggio e all'alta
direzione.
Quando la decisione di avviare o proseguire un rapporto
continuativo è sottoposta per legge all'autorizzazione di un alto
dirigente, questi acquisisce il parere preventivo della funzione
antiriciclaggio. I destinatari individuano nella policy
antiriciclaggio gli altri casi in cui l'alto dirigente acquisisce il
parere della funzione antiriciclaggio per l'apertura o la
prosecuzione di un rapporto continuativo con clientela caratterizzata
da elevato profilo di rischio. Qualora decida di non adeguarsi al
parere della funzione antiriciclaggio, l'alto dirigente è tenuto a
formalizzare e motivare la decisione e a individuare le misure che
saranno adottate per mitigare i rischi segnalati.
I destinatari possono assegnare alla funzione antiriciclaggio il
compito di svolgere le attività di rafforzata verifica della
clientela nei soli casi in cui - per circostanze oggettive,
ambientali o soggettive - è particolarmente elevato il rischio di
riciclaggio. Se tale compito è attribuito alle strutture operative,
il responsabile antiriciclaggio verifica l'adeguatezza del processo
di rafforzata verifica condotto dalle strutture di linea e i suoi
esiti.
La funzione antiriciclaggio redige e trasmette all'organo con
funzione di gestione e a quello con funzione di supervisione
strategica un documento che definisce dettagliatamente
responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del
rischio di riciclaggio (cd. manuale antiriciclaggio). Il documento -
costantemente aggiornato - è disponibile e facilmente accessibile a
tutto il personale.
La funzione antiriciclaggio pone particolare attenzione:
all'adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di
obblighi di adeguata verifica della clientela e di conservazione
nonchè dei sistemi di individuazione, valutazione e segnalazione
delle operazioni sospette; all'efficace rilevazione delle altre
situazioni oggetto di obbligo di comunicazione nonchè
all'appropriata conservazione della documentazione e delle evidenze
richieste dalla normativa.
La funzione può effettuare, in raccordo con la funzione di
revisione interna, controlli in loco su base campionaria per
verificare l'efficacia e la funzionalità delle stesse e individuare
eventuali aree di criticità.
Almeno una volta l'anno, la funzione presenta agli organi con
funzione di supervisione strategica, gestione e controllo -
direttamente o per il tramite dell'esponente responsabile per
l'antiriciclaggio, in base a quanto stabilito nella policy
antiriciclaggio - una relazione sulle iniziative adottate, sulle
disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da
intraprendere nonchè sull'attività formativa del personale. Nella
relazione confluiscono anche i risultati dell'esercizio di
autovalutazione condotto ai sensi della Parte Settima.
La funzione collabora con le Autorità di cui al Titolo I, Capo II
del decreto antiriciclaggio.

1.3. Il responsabile della funzione

Il responsabile della funzione antiriciclaggio (responsabile
antiriciclaggio) è una persona fisica in possesso di adeguati
requisiti di indipendenza, competenza, professionali e reputazionali.
Egli deve disporre del tempo necessario all'efficace adempimento dei
suoi compiti. I destinatari dettagliano i requisiti del responsabile
antiriciclaggio nella policy antiriciclaggio (6-quinquies).
______
(6-quinquies) Ai responsabili antiriciclaggio delle banche di
maggiori dimensioni e complessità operativa, si applica quanto
previsto dall'art. 20 del Decreto Ministeriale del 23 novembre 2020,
n. 169.

La responsabilità della funzione antiriciclaggio di più
destinatari può essere assegnata alla medesima persona fisica
soltanto nell'ambito di un gruppo. In questo caso, i destinatari
garantiscono che gli incarichi multipli non impediscano al
responsabile antiriciclaggio di svolgere efficacemente le proprie
funzioni.
Il responsabile antiriciclaggio rientra nel novero dei responsabili
di funzioni aziendali di controllo. La nomina e la revoca,
adeguatamente motivate, sono di competenza dell'organo di
supervisione strategica, sentito l'organo con funzioni di controllo.
La responsabilità della funzione può essere attribuita al
responsabile della funzione di controllo di conformità, purchè ciò
non pregiudichi l'efficacia e la qualità dei controlli, o, se
coerente con il principio di proporzionalità, al risk manager.
Il responsabile antiriciclaggio riferisce agli organi aziendali,
direttamente o per il tramite dell'esponente responsabile per
l'antiriciclaggio, secondo quanto previsto nella policy
antiriciclaggio.
Il responsabile antiriciclaggio è collocato in posizione
gerarchico-funzionale adeguata e non può avere responsabilità
dirette di aree operative nè essere gerarchicamente dipendente da
soggetti responsabili di queste aree. La responsabilità della
funzione può essere attribuita all'esponente responsabile per
l'antiriciclaggio, purchè privo di altre deleghe che ne
pregiudichino l'autonomia, salvo il caso dell'amministratore unico.
Il ricorso a questa soluzione organizzativa è espressamente motivato
con riguardo ai criteri di proporzionalità indicati nella Parte
Prima, Sezione I.
Il personale chiamato a collaborare nella funzione antiriciclaggio,
anche se inserito in aree operative, riferisce direttamente al
responsabile della funzione per le questioni attinenti ai relativi
compiti.
In considerazione della rilevanza dei compiti attribuiti alla
funzione antiriciclaggio, i destinatari possono definire nella
normativa interna ulteriori presidi a tutela della stabilità e
dell'indipendenza del responsabile.

1.4. Esternalizzazione

Lo svolgimento dei compiti attribuiti alla funzione antiriciclaggio
può essere affidato a soggetti esterni nel rispetto del principio di
proporzionalità. La responsabilità per la corretta gestione dei
rischi di riciclaggio resta, in ogni caso, in capo ai destinatari, i
quali sono tenuti a presidiare i rischi derivanti dalle scelte
effettuate e mantenere le competenze tecniche e gestionali necessarie
per monitorare nel continuo le attività affidate a soggetti esterni.
La decisione di ricorrere all'esternalizzazione non deve
pregiudicare la qualità del sistema dei controlli.
In caso di esternalizzazione, il responsabile antiriciclaggio è
tenuto quantomeno a:
monitorare, attraverso controlli periodici, il rispetto degli
obblighi contrattuali e la corretta esecuzione del servizio da parte
del fornitore;
verificare che il servizio erogato dal fornitore consenta
l'efficace adempimento degli obblighi antiriciclaggio;
riferire regolarmente agli organi aziendali in merito allo
svolgimento dei compiti esternalizzati in modo da assicurare che le
misure correttive eventualmente necessarie siano tempestivamente
adottate.
In caso di esternalizzazione della funzione ad altre società del
gruppo con sede in Italia, questi compiti possono essere affidati a
un referente interno che abbia i medesimi requisiti di indipendenza,
competenza, professionali e reputazionali previsti per il
responsabile antiriciclaggio nei casi in cui ciò sia consentito
dalle pertinenti disposizioni della Banca d'Italia in materia di
esternalizzazione o delega delle funzioni aziendali di controllo. Per
i gruppi bancari cooperativi, si applicano le disposizioni in materia
di esternalizzazione delle funzioni aziendali di controllo della
Circolare della Banca d'Italia, n. 285 del 17 dicembre 2013, Parte
Terza, Capitolo 6, Sez. III, par. 1.3.
I destinatari formalizzano un accordo di esternalizzazione con il
fornitore che definisca almeno:
i rispettivi diritti e obblighi; i livelli di servizio attesi,
espressi in termini oggettivi e misurabili, nonchè le informazioni
necessarie per la verifica del loro rispetto; gli eventuali conflitti
di interesse e le opportune cautele per prevenirli o, se non
possibile, attenuarli; la durata dell'accordo e le modalità di
rinnovo nonchè gli impegni reciproci connessi con l'interruzione del
rapporto;
la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del
responsabile interno e degli organi aziendali e delle funzioni di
controllo, fermo restando l'obbligo di corrispondere tempestivamente
a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza;
gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite
nell'esercizio della funzione;
la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al
verificarsi di modifiche normative o nell'operatività e
nell'organizzazione del destinatario;
la possibilità per il destinatario, le Autorità di Vigilanza e
la UIF di accedere alle informazioni utili e ai locali in cui opera
il fornitore di servizi per l'attività di monitoraggio, supervisione
e controllo.
Nel caso in cui il fornitore abbia la sede legale o sia comunque
stabilito in un paese terzo, i destinatari adottano le misure
necessarie per garantire il pieno rispetto della disciplina
antiriciclaggio e l'efficace svolgimento dei compiti esternalizzati
nonchè per assicurare che Banca d'Italia e UIF possano esercitare
efficacemente i propri poteri nei confronti del fornitore.
La funzione antiriciclaggio è parte integrante delle funzioni
aziendali di controllo. Pertanto, i destinatari applicano le presenti
disposizioni congiuntamente a quelle della Banca d'Italia in materia
di esternalizzazione o delega delle funzioni aziendali di controllo a
cui essi sono soggetti.

1.5. Rapporti con altre funzioni aziendali

La funzione antiriciclaggio collabora con le altre funzioni
aziendali (es. funzione di controllo di conformità, la revisione
interna, area legale, organizzazione, gestione dei rischi, risorse
umane, sistemi informativi) per sviluppare le proprie metodologie di
gestione del rischio in modo coerente con le strategie e
l'operatività aziendale, e realizzare processi conformi alla
normativa.
L'adeguatezza e l'efficacia della funzione antiriciclaggio sono
sottoposte a verifica periodica da parte della funzione di revisione
interna.

1.6. Comunicazioni

I destinatari trasmettono alla Banca d'Italia:
a. entro 20 giorni dalla relativa delibera, la decisione di
nomina o di revoca del responsabile della funzione antiriciclaggio
(7);
______
(7) I destinatari assolvono agli obblighi di comunicazione
attraverso la procedura segnalazione organi sociali (cd. OR.SO.)
disciplinata dalla Comunicazione della Banca d'Italia del 7 giugno
2011, quando applicabile."

b. entro il 30 aprile di ciascun anno, la relazione della
funzione antiriciclaggio, anche di gruppo, che include l'esercizio di
autovalutazione dei rischi.
2. Nella Sezione II (Il responsabile delle segnalazioni di
operazioni sospette):
(i) al quarto capoverso, le parole "Sezione II" sono sostituite
da "Sezione III";
(ii) al quinto capoverso, le lettere a) e b) sono sostituite
dalle seguenti:
"
a) valutare tempestivamente, alla luce di tutti gli elementi
disponibili, le operazioni sospette comunicate dal responsabile della
dipendenza o di altro punto operativo o unità organizzativa o
struttura competente alla gestione concreta dei rapporti con la
clientela (cd. primo livello);
b) valutare tempestivamente, alla luce di tutti gli elementi
disponibili, le operazioni sospette di cui sia altrimenti venuto a
conoscenza nell'ambito della propria attività;"
3. Nella Sezione V (La formazione del personale):
(i) il terzo capoverso è sostituito dal seguente:
"L'addestramento e la formazione assicurano una specifica
preparazione del personale a più diretto contatto con la clientela o
comunque coinvolto nel processo di segnalazione di operazioni
sospette nonchè di quello addetto alla funzione antiriciclaggio. A
questi membri del personale è richiesto un continuo aggiornamento
sull'evoluzione dei rischi di riciclaggio e sugli schemi tipici delle
operazioni finanziarie criminali."
(ii) dopo il quarto capoverso sono inseriti i seguenti:
"Nel caso di ricorso a un fornitore esterno, il responsabile
antiriciclaggio accerta che i soggetti cui sia affidato lo
svolgimento dell'attività formativa possiedano le conoscenze in
materia di antiriciclaggio richieste per garantire la qualità della
formazione e che il contenuto di questa sia adeguato alle
specificità del destinatario.
I destinatari assicurano che le procedure di segnalazione interna
delle violazioni di cui all'art. 48 del decreto antiriciclaggio siano
portate a conoscenza di tutto il personale. Questo compito è
attribuito al responsabile antiriciclaggio oppure, in conformità con
le disposizioni di vigilanza della Banca d'Italia applicabili, può
essere assegnato a un soggetto diverso a condizione che ne sia
assicurato il corretto ed efficace svolgimento."

Articolo 5
Modifiche alla Parte Quarta - Disposizioni applicabili ai gruppi

1. La Sezione I, è sostituita dalla seguente:
"Sezione I. Disposizioni generali
Nei gruppi gli indirizzi strategici in materia di gestione del
rischio di riciclaggio e controlli antiriciclaggio sono adottati
dagli organi aziendali della capogruppo. La capogruppo nomina un
componente dell'organo di amministrazione quale esponente
responsabile per l'antiriciclaggio a livello di gruppo. L'incarico ha
natura esecutiva. Alle condizioni previste nella Parte Seconda,
Sezione III-bis, l'incarico può essere attribuito al direttore
generale.
L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio costituisce il
principale punto di contatto tra il responsabile della funzione
antiriciclaggio di gruppo e gli organi con funzione di supervisione
strategica e di gestione della capogruppo e assicura che questi
ultimi abbiano le informazioni necessarie per comprendere pienamente
la rilevanza dei rischi di riciclaggio cui il gruppo è esposto, ai
fini dell'esercizio delle rispettive attribuzioni. L'esponente
assicura che il responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo
svolga in maniera efficace i propri compiti (cfr. Sezione II).
La capogruppo assicura che gli organi aziendali delle altre
società appartenenti al gruppo attuino nella propria realtà
aziendale le strategie e le politiche di gruppo in materia di
antiriciclaggio e garantisce che gli organi aziendali e le strutture
interne di ciascuna componente del gruppo, comprese le funzioni di
controllo, dispongano delle informazioni necessarie per poter
svolgere i relativi compiti. I gruppi, in particolare, sviluppano un
approccio globale al rischio di riciclaggio. A tal fine, la
capogruppo definisce e approva politiche e procedure di gruppo in
materia di antiriciclaggio che includono:
a) una metodologia di gruppo per la valutazione dei rischi di
riciclaggio conforme a quella indicata nella Parte Settima;
b) procedure formalizzate di coordinamento e condivisione delle
informazioni rilevanti fra le società appartenenti al gruppo, anche
ai fini della individuazione delle operazioni sospette, e una linea
di riporto diretta tra i responsabili della funzione antiriciclaggio
delle componenti, anche estere, del gruppo e il responsabile della
funzione antiriciclaggio di gruppo;
c) standard generali in materia di adeguata verifica della
clientela, conservazione dei dati e individuazione e segnalazione
delle operazioni sospette;
d) procedure di controllo in materia di antiriciclaggio a livello
di gruppo.
La capogruppo istituisce una base informativa comune che consenta a
tutte le società appartenenti al gruppo di valutare in modo omogeneo
la clientela.
La capogruppo individua le soluzioni organizzative idonee per
assicurare il rispetto delle disposizioni applicabili in relazione ai
diversi ambiti di operatività, valuta periodicamente l'efficacia e
la funzionalità delle politiche e delle procedure del gruppo in
materia di antiriciclaggio e assicura che la gestione dei rischi di
riciclaggio tenga conto di tutti gli elementi di valutazione e
misurazione in possesso delle singole componenti.
La capogruppo garantisce che le entità del gruppo attuino
tempestivamente le misure correttive necessarie al superamento delle
carenze nei presidi antiriciclaggio riscontrate dalla Banca d'Italia,
dalla UIF ovvero, in relazione alle componenti estere, dalle
competenti autorità.
Nei gruppi con operatività transfrontaliera, la capogruppo
assicura che le procedure presso le succursali e le società del
gruppo con sede in paesi terzi siano allineate agli standard di
gruppo e consentano la condivisione delle informazioni nel gruppo,
inclusa la notizia dell'avvenuta segnalazione di operazioni sospette,
salvo il rispetto dei limiti imposti o degli specifici adempimenti
previsti dall'ordinamento del paese ospitante.
Se l'ordinamento del paese ospitante non consente alle succursali e
alle società del gruppo ivi stabilite di adeguarsi agli standard
generali o di condividere le informazioni rilevanti con le altre
società del gruppo, la capogruppo ne dà comunicazione alla Banca
d'Italia nei termini e con le modalità previsti dal regolamento
delegato della Commissione europea n. 2019/758, del 31 gennaio 2019,
adottato ai sensi dell'articolo 45, paragrafo 7, della direttiva
antiriciclaggio e adotta le ulteriori misure ivi indicate."
2. La Sezione II è sostituita dalla seguente:
"Sezione II. Il responsabile della funzione antiriciclaggio nei
gruppi.
La capogruppo designa un responsabile della funzione
antiriciclaggio di gruppo e, in coerenza con il principio di
proporzionalità, istituisce una struttura organizzativa centrale con
compiti operativi e di coordinamento a livello di gruppo in materia
antiriciclaggio.
Il responsabile collabora con i responsabili delle funzioni
antiriciclaggio delle singole componenti del gruppo, incluse quelle
estere, e garantisce che questi svolgano i propri compiti in maniera
coordinata e secondo politiche e procedure coerenti con quelle di
gruppo. In particolare:
sovrintende all'esercizio di valutazione dei rischi di
riciclaggio condotto dalle componenti del gruppo;
redige una valutazione dei rischi di riciclaggio di gruppo,
tenendo conto dei rischi risultanti dagli esercizi individuali, delle
interrelazioni tra le singole società del gruppo e del loro impatto
sull'esposizione al rischio a livello di gruppo;
presenta agli organi aziendali della capogruppo una relazione
annuale, sull'esposizione ai rischi di riciclaggio e sulle attività
della funzione antiriciclaggio a livello di gruppo;
elabora e sottopone agli organi aziendali della capogruppo
procedure, metodologie e standard di gruppo in materia
antiriciclaggio e garantisce che le politiche e le procedure delle
componenti del gruppo siano in linea con questi standard oltre che
conformi alle disposizioni legislative e regolamentari in materia
antiriciclaggio loro applicabili;
stabilisce flussi informativi periodici da parte di tutte le
società del gruppo per la condivisione delle informazioni necessarie
allo svolgimento dei propri compiti."

Articolo 6
Modifiche alla Parte Settima - La valutazione dei rischi di
riciclaggio

1. Nella Sezione I (Principi generali) il terzo capoverso è
eliminato.

Articolo 7
Modifiche all'Allegato

1. L'Allegato è sostituito dal seguente:
"Schema della relazione annuale prodotta dalla funzione
antiriciclaggio
1. Descrizione e collocazione della funzione antiriciclaggio
nell'organizzazione aziendale (o del gruppo), comprensiva delle
modifiche intervenute nell'anno, delle risorse umane e tecniche
assegnate e dei processi esternalizzati.
2. Attività della funzione antiriciclaggio nel periodo di
riferimento, eventuali disfunzioni accertate e relative azioni
correttive nei settori:
a. dell'adeguata verifica e della profilatura della clientela. In
tale ambito, specifici ragguagli vanno forniti circa: eventuali
ritardi nel completamento dell'attività di adeguata verifica, ivi
compresa la mancata individuazione del titolare effettivo; la
distribuzione della clientela (in termini assoluti e in percentuale
su quella esistente) tra le diverse classi di rischio;
b. della conservazione dei dati;
c. del processo di individuazione e segnalazione delle operazioni
sospette (indicando il numero di segnalazioni inviate alla UIF
nell'anno e di quelle valutate e archiviate);
d. dell'identificazione e dell'applicazione delle sanzioni
finanziarie internazionali antiterrorismo e contro la proliferazione
delle armi di distruzione di massa.
3. Esercizio di autovalutazione dei rischi di riciclaggio.
4. Iniziative di adeguamento definite alla luce delle risultanze
dell'esercizio di autovalutazione dei rischi di riciclaggio e
relativo stato di avanzamento.
5. Attività formative realizzate nel periodo di riferimento e
pianificate per l'anno successivo.
6. Eventuali problematiche specifiche dell'intermediario e altre
notizie rilevanti.
7. Piano di attività della funzione antiriciclaggio per l'anno
successivo.
8. Numero dei rapporti con clienti chiusi a causa di anomalie
relative all'antiriciclaggio.
9. Eventuali disfunzioni accertate da altre funzioni di controllo
interno e misure correttive attuate.
10. Comunicazioni intercorse con l'autorità di vigilanza, comprese
le sanzioni imposte e le azioni correttive da questa richieste.
11. Numero di richieste di informazioni pervenute dall'UIF,
dall'autorità giudiziaria e da organi investigativi e di polizia.
In caso di società fiduciarie iscritte nella sezione separata
dell'albo dell'articolo 106 del TUB, la relazione della funzione
antiriciclaggio, oltre alle informazioni di cui sopra, fornisce
dettagliate indicazioni in merito a:
i. i canali di acquisizione della clientela, con particolare
riguardo alla periodicità e all'esito delle verifiche effettuate
sull'eventuale rete distributiva nel periodo di riferimento e agli
interventi adottati;
ii. la presenza di soggetti che abbiano ricevuto più di tre
deleghe ad operare in relazione a differenti mandati fiduciari."

Articolo 8
Termini di applicazione

1. Il presente provvedimento entra in vigore decorsi 90 giorni
dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
Italiana.
2. I destinatari nominano l'esponente responsabile per
l'antiriciclaggio al primo rinnovo degli organi sociali successivo
all'entrata in vigore del presente provvedimento e comunque non oltre
il 30 giugno 2026.