Serie Generale n. 272 del 21-11-1997
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 19 novembre 1997
Autorizzazione n. 1/1997 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (GU Serie Generale n.272 del 21-11-1997)

IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei
a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti
pubblici solo in presenza di un'apposita disposizione di legge che
specifichi i dati che possono essere trattati, le operazioni
eseguibili e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite,
senza necessità, pertanto, di un'autorizzazione di questa Autorità;
constatato che i soggetti pubblici possono proseguire fino al 7
maggio 1998 i trattamenti di dati sensibili iniziati prima dell'8
maggio 1997, previa comunicazione a questo Garante;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre
quindi riferire solo a tali soggetti l'ambito di applicazione delle
autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a
rivelare lo stato di salute da parte degli organismi sanitari
pubblici, che sarà preso in considerazione con separato
provvedimento in applicazione dell'art. 23 della legge n. 675/1996;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti, come
precisato dall'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, nel testo
sostituito dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio
1997, n. 123;
Ritenuto opportuno rilasciare alcune autorizzazioni generali prima
della scadenza del termine del 30 novembre 1997, e ciò al fine di
semplificare gli adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico
di determinate categorie di titolari, nonchè di assicurare una
migliore funzionalità dell'ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni;
Rilevato che sono in fase di predisposizione alcuni decreti
legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione
dei dati personali che, in attuazione della legge 31 dicembre 1996,
n. 676, dovranno prevedere entro il 23 luglio 1998 alcune norme
integrative in tema di dati sensibili, anche in attuazione delle
raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d'Europa;
Considerata, quindi, l'opportunità che in questa fase transitoria
le autorizzazioni non rechino disposizioni particolarmente
dettagliate, e ciò allo scopo di evitare che l'attività dei
titolari, ferme restando alcune garanzie per gli interessati, sia
soggetta a modifiche sostanziali in un breve periodo di tempo;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare, allo stato, alcune
autorizzazioni provvisorie, in conformità anche a quanto previsto
dall'emanando regolamento concernente l'organizzazione e il
funzionamento dell'ufficio di questa Autorità;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che le autorizzazioni prendano in
considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di
interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione,
nonchè il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la
disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai
fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma
5-quater);
Considerata la necessità che sia garantito, anche nell'attuale
fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero
comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonchè per la
dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e
l'identità personale, principi valutati anche sulla base delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa;
Considerato che un ampio numero di trattamenti di dati sensibili è
effettuato ai fini dell'adempimento di obblighi contabili,
retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali nell'ambito dei
rapporti di lavoro, e che è pertanto necessario che tali trattamenti
formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41,
comma 7, della legge n. 675/1996;
Autorizza:
il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1,
della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di
lavoro, alle condizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro
o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche o parziali o
temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che
comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate
al successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono
osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o
da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa
comunitaria.
L'autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico
competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui
alla lettera a) o di strutture convenzionate.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro
temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e
lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se
necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e
conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative
o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i
soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle
lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui
al punto 1).
3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere neces-
sario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi
o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o
da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa
comunitaria, in particolare ai fini del rispetto della normativa in
materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia
di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonchè in
materia fiscale, di tutela della salute, dell'ordine e della
sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla
legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della
contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi,
altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita
o dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria anche
da parte di un terzo, semprechè, qualora i dati siano idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far
valere o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato.
4) Categorie di dati.
Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto
3), e in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti
la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di
mensa, nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla legge,
dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici (semprechè il trattamento
sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonchè i dati inerenti alle attività o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali,
invalidità, infermità, maternità e puerperio, ad infortuni, ad
esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità psicofisica a
svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a categorie
protette.
5) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17
della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali,
la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a
definire il profilo o la personalità degli interessati, il
trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con
logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto
3).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in
conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.
675/1996.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per
perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante
verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla
prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati
idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se
necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione
dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere
diffusi.
Gli altri dati sensibili possono essere comunicati, e ove
necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi,
ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o
privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza
ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di
intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi
professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento
di dati e familiari dell'interessato.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al
datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi,
sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai
datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei
dipendenti o in persone prese in considerazione per l'instaurazione
di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositività;
c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire
discriminazioni.
10) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 30 novembre
1997, fino al 30 settembre 1998.
Qualora alla data del 30 novembre 1997 il trattamento non sia già
conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare
può adeguarsi ad esse entro il 31 dicembre 1997, semprechè le
caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento entro
un termine più breve.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 19 novembre 1997
Il presidente: Rodotà