Serie Generale n. 7 del 9-1-2008
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DELIBERAZIONE 14 dicembre 2007
Regolamento n. 1/2007. Procedure interne all'Autorita' aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti demandati al Garante. (Deliberazione n. 65). (GU Serie Generale n.7 del 09-01-2008)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto l'art. 156, comma 3, lettera a) del Codice in materia di
protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196), ai
sensi del quale il Garante, con propri regolamenti pubblicati nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, definisce
l'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio, anche ai fini dello
svolgimento dei compiti assegnati al Garante dall'art. 154 del
medesimo Codice;
Considerato che fra tali compiti figurano, tra l'altro, quelli di
controllare se i trattamenti di dati personali sono effettuati nel
rispetto della disciplina applicabile, di esaminare i reclami e le
segnalazioni e di provvedere sui ricorsi presentati dagli
interessati, di prescrivere anche d'ufficio ai titolari del
trattamento le misure necessarie o opportune al fine di rendere il
trattamento conforme alle disposizioni vigenti, di vietare anche
d'ufficio, in tutto o in parte, il trattamento illecito o non
corretto dei dati o di disporne il blocco, nonchè di adottare gli
altri provvedimenti previsti dalla disciplina applicabile al
trattamento dei dati personali (art. 154 del Codice);
Rilevato che il Codice disciplina diversi aspetti relativi alla
tutela degli interessati dinanzi al Garante, in particolare per
quanto riguarda la presentazione di ricorsi, reclami e segnalazioni,
di cui sono regolati vari profili concernenti il procedimento e le
istruttorie preliminari (articoli 141-151); rilevato che ulteriori
disposizioni di legge regolano altri profili relativi ai procedimenti
dinanzi al Garante, anche per quanto riguarda gli accertamenti
inerenti ai trattamenti da parte di Forze di polizia o in ambito
giudiziario o di difesa e sicurezza dello Stato (articoli da 46 a 58,
160, 173 e 175 del Codice), la disciplina generale del procedimento
amministrativo (legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive
modificazioni) e l'applicazione di sanzioni amministrative (legge
24 novembre 1981, n. 689 e successive modificazioni);
Visto il regolamento del Garante n. 1/2000 sull'organizzazione e il
funzionamento dell'Ufficio del Garante (deliberazione 28 giugno 2000,
n. 15, nella Gazzetta Ufficiale 13 luglio 2000, n. 162) e, in
particolare, il Capo III, relativo ai principi di trasparenza,
partecipazione e contraddittorio cui si ispira l'attività
dell'ufficio del Garante, all'assegnazione degli affari ai relativi
dipartimenti e servizi, all'individuazione del responsabile del
procedimento e alle funzioni del relatore quando si provvede con
deliberazione del Garante;
Rilevata la necessità, dopo l'entrata in vigore del Codice e sulla
base dell'esperienza acquisita, di consolidare l'attuazione delle
disposizioni di legge sullo svolgimento dei compiti demandati
all'Autorità e sull'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio,
con un atto regolamentare del Garante da adottare in base al predetto
art. 156, comma 3, lettera a); rilevata l'esigenza, in tale contesto,
di specificare e rendere note le procedure interne all'Autorità
aventi rilevanza esterna, in particolare per quanto riguarda quelle
funzionali alla tutela degli interessati, avviate d'ufficio o su loro
istanza, nonchè l'esame di comunicazioni, richieste e notificazioni
inoltrate all'Autorità dai titolari del trattamento; rilevata,
altresì, l'esigenza di verificare la perdurante attualità e la
persistenza dei presupposti per adottare provvedimenti in ordine a
fatti oggetto di segnalazioni e reclami pervenuti all'Autorità in
epoca antecedente all'insediamento dell'attuale collegio;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le proposte e le osservazioni dell'Ufficio formulate dal
segretario generale ai sensi dell'art. 15, comma 1 del predetto
regolamento n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera:

È adottato il regolamento n. 1/2007 concernente le procedure
interne all'Autorità aventi rilevanza esterna, finalizzate allo
svolgimento dei compiti demandati al Garante per la protezione dei
dati personali. Il regolamento è riportato in allegato alla presente
deliberazione, di cui costituisce parte integrante, e ne è disposta
la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana,
ai sensi dell'art. 156, comma 3, lettera a), del Codice in materia di
protezione dei dati personali.
Roma, 14 dicembre 2007

ll presidente: Pizzetti

Il relatore: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli

Allegato

REGOLAMENTO CONCERNENTE LE PROCEDURE INTERNE ALL'AUTORITÀ AVENTI
RILEVANZA ESTERNA, FINALIZZATE ALLO SVOLGIMENTO DEI COMPITI DEMANDATI
AL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI. (Articoli 154 e 156
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196).

Capo I

Disposizioni generali

Art. 1.

D e f i n i z i o n i

1. Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni
contenute nell'art. 4 del Codice in materia di protezione dei dati
personali, approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196,
di seguito denominato «Codice».

Art. 2.

Oggetto del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina le procedure interne
all'Autorità aventi rilevanza esterna, avviate su istanza di parte o
d'ufficio e finalizzate allo svolgimento dei compiti demandati al
Garante.

Art. 3.

Principi generali

1. Nell'esercizio dei compiti demandati al Garante dalla
normativa vigente e dalla disciplina comunque rilevante in materia di
trattamento dei dati personali, in particolare per quanto riguarda il
controllo sulla liceità e correttezza dei trattamenti, l'Autorità
ispira la propria azione a principi di trasparenza, ragionevolezza,
proporzionalità e non discriminazione, realizzando l'interesse
pubblico connesso a ciascuna attività secondo criteri di buona
amministrazione, economicità e adeguatezza e valorizzando l'utilizzo
di tecniche informatiche e della telematica. A tal fine, si tiene
conto anche della natura e della gravità degli illeciti da accertare
in rapporto ai relativi effetti e all'entità del pregiudizio che
essi possono comportare per uno o più interessati, della
probabilità di comprovarne la sussistenza, nonchè dell'impiego di
risorse al tal fine necessario in rapporto anche alle entrate
disponibili in base al bilancio di previsione.

Art. 4.

P r o g r a m m a z i o n e

1. Il Garante, in applicazione dei principi e criteri di cui
all'art. 3, e ai sensi dell'art. 2, comma 1, lettere a) e c), del
proprio regolamento n. 1/2000, determina e aggiorna periodicamente
con cadenza almeno semestrale:
a) la programmazione dei lavori del collegio;
b) le linee di priorità nell'esame di reclami e segnalazioni
da parte dell'ufficio;
c) la programmazione delle attività ispettive.

Art. 5.

Qualificazione e trattazione degli affari

1. Nell'assegnare gli affari al dipartimento, servizio o altra
unità organizzativa competente ai sensi dell'art. 14 del regolamento
del Garante n. 1/2000, il segretario generale ne qualifica allo stato
degli atti la natura, individuando in particolare se si tratta di
ricorsi, reclami, segnalazioni, richieste di parere o quesiti.
2. Il dirigente del dipartimento, servizio o altra unità
organizzativa di primo livello cui è assegnato l'affare può
qualificarlo diversamente a seguito della sua trattazione dandone
comunicazione al segretario generale; può anche segnalare a
quest'ultimo, anche per l'esigenza di una diversa qualificazione
dell'affare, l'opportunità di una sua riassegnazione ad un diverso
dipartimento, servizio o altra unità organizzativa.
3. Le assegnazioni e la qualificazione data agli affari sono
annotate e aggiornate costantemente nel sistema informativo
dell'Autorità.
4. Il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa tratta
l'affare assegnato rispettando quanto previsto dalla normativa
vigente, dal presente regolamento e da altri regolamenti approvati
dal Garante. Il relativo dirigente dà tempestiva notizia
dell'eventuale mancato rispetto dei termini previsti, in particolare,
per l'istruttoria preliminare o per il procedimento amministrativo al
segretario generale, il quale impartisce disposizioni e può
sostituirsi nella trattazione ai sensi dell'art. 7 del regolamento n.
1/2000. Il segretario generale è informato altresì riguardo alle
segnalazioni per le quali è disposta la messa agli atti ai sensi
dell'art. 13, comma 4, o non è avviata l'istruttoria preliminare in
conformità all'art. 14, comma 1, anche ai fini della menzione di
tali casi nelle informative al collegio di cui all'art. 19.

Art. 6.

Eventuale avvio di un procedimento amministrativo e relativo
responsabile

1. Il dirigente, anche su proposta del funzionario cui assegna
l'affare, avvia un procedimento amministrativo nei casi in cui
d'ufficio o sulla base di un'istanza, e in conformità al presente
regolamento, ciò è necessario ai sensi della normativa vigente, e
cura che si proceda agli atti, alle comunicazioni e agli adempimenti
previsti nel medesimo procedimento.
2. Il responsabile del procedimento amministrativo avviato ai
sensi del comma 1 è il dirigente o funzionario preposto all'unità
organizzativa cui è assegnato l'affare, oppure il funzionario da
essi incaricato di trattarlo, il quale cura gli atti, le
comunicazioni e gli adempimenti di cui al comma 1 anche ai sensi
dell'art. 14, comma 3, del regolamento n. 1/2000.

Capo II

Procedure concernenti la tutela dinanzi al garante

Sezione I

RICORSI

Art. 7.

P r o c e d i m e n t o

1. Il responsabile del procedimento amministrativo relativo a un
ricorso che non deve essere regolarizzato procede nei modi di cui
agli articoli 148, 149 e 150 del Codice e, quando il ricorso non è
dichiarato inammissibile o manifestamente infondato, cura l'inoltro
al titolare del trattamento dell'invito di cui al medesimo art. 149,
comma 1, con il quale si comunica anche l'avvio del procedimento.
2. Concluso il procedimento, dopo aver inoltrato alle parti il
provvedimento del collegio di cui all'art. 150, comma 2, del Codice,
il responsabile del procedimento verifica preliminarmente se
l'eventuale adempimento che deriva a carico del titolare del
trattamento dal medesimo provvedimento risulta effettuato
correttamente, promuovendo ove necessario le verifiche a tal fine
opportune; cura, su richiesta, l'apposizione su una copia del
provvedimento della formula esecutiva relativa alle spese e ai
diritti del procedimento, nonchè la riassegnazione dell'affare al
dipartimento, servizio o altra unità organizzativa quando al
provvedimento del collegio può conseguire l'avvio di un'autonoma
istruttoria preliminare o di un autonomo procedimento amministrativo.
3. Nei casi di cui all'art. 150, comma 5, del Codice, quando le
difficoltà o le contestazioni sorte riguardo all'esecuzione del
provvedimento non sono risolvibili agevolmente, il responsabile del
procedimento predispone lo schema dell'ulteriore provvedimento del
collegio.

Sezione II

RECLAMI

Art. 8.

R e c l a m i

1. Sono qualificabili come reclami gli atti che indicano
specificamente, anche sulla base del modello appositamente
predisposto dall'Autorità, gli elementi previsti dall'art. 142,
commi 1 e 2, del Codice.
2. Il Garante determina, in via generale, con propria
deliberazione, i casi in cui è possibile la regolarizzazione del
reclamo.
3. Il reclamo che non contiene gli elementi di cui al comma 1, o
che non è regolarizzato, può essere esaminato a titolo di
segnalazione.

Art. 9.

Trattazione del reclamo

1. L'esame del reclamo, nel corso dell'istruttoria preliminare e
del successivo procedimento amministrativo eventualmente avviato ai
sensi dell'art. 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive
modificazioni, nonchè dell'art. 6, comma 1, è orientato a criteri
di semplicità delle forme osservate, speditezza ed economicità,
anche in riferimento al contraddittorio.

Art. 10.

Istruttoria preliminare

1. Il reclamo regolarmente presentato è esaminato
dall'Autorità, ma non comporta la necessaria adozione di un
provvedimento del collegio ai sensi dell'art. 143, comma 1, del
Codice.
2. Il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa cui il
reclamo è assegnato avvia un'istruttoria preliminare entro tre mesi
dalla data del suo ricevimento da parte della competente unità
organizzativa, fermo restando quanto previsto dall'art. 8.
3. Il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa
verifica, con un esame sommario, se sussistono idonei elementi in
ordine alle presunte violazioni e alle misure richieste
dall'interessato. A tal fine, il dipartimento, servizio o altra
unità organizzativa esamina la documentazione pervenuta e può
curare l'acquisizione di precisazioni e informazioni in ordine ai
fatti e alle circostanze cui si riferisce il reclamo, di regola
mediante richiesta di elementi sottoscritta dal dirigente competente
ovvero, nei casi in cui risulta necessario, mediante richiesta di
informazioni o di esibizione di documenti ai sensi dell'art. 157 del
Codice sottoscritta dal segretario generale.
4. Al fine di promuovere l'esame organico di questioni che
possono rendere opportuna anche l'adozione di un eventuale
provvedimento di carattere generale, l'istruttoria preliminare può
essere svolta contestualmente in relazione a più reclami aventi il
medesimo oggetto o che riguardano il medesimo titolare o responsabile
del trattamento, oppure trattamenti di dati tra loro correlati.

Art. 11.

Chiusura dell'istruttoria preliminare

1. Al termine dell'istruttoria preliminare, che deve essere
completata entro sei mesi dalla presentazione o avvenuta
regolarizzazione del reclamo, ovvero entro nove mesi nei casi
complessi che richiedono approfondimenti per motivate esigenze, il
dipartimento, servizio o altra unità organizzativa conclude l'esame
del reclamo senza promuovere l'adozione di un provvedimento del
collegio ai sensi dell'art. 143, comma 1, del Codice, quando:
a) la questione prospettata con il reclamo non è riconducibile
alla protezione dei dati personali o ai compiti demandati
all'Autorità;
b) non sono ravvisati, allo stato degli atti, gli estremi di
una violazione della disciplina rilevante in materia di protezione
dei dati personali o, comunque, per promuovere l'adozione del
predetto provvedimento del collegio;
c) la questione prospettata con il reclamo è stata già
esaminata dall'Autorità in particolare con un provvedimento
collegiale di carattere generale, o può essere esaminata richiamando
provvedimenti o questioni già affrontate dal Garante, oppure
esprimendo un prudente avviso su questioni che non presentano
particolare rilevanza sul piano generale;
d) pur essendo riscontrata una condotta non conforme alla
disciplina applicabile, non sono ravvisati i presupposti per
adottare, allo stato degli atti, un provvedimento prescrittivo o
inibitorio del collegio, in particolare quando la condotta è
particolarmente risalente nel tempo o ha esaurito i suoi effetti,
oppure quando tali effetti sono stati rimossi o sono state fornite
idonee assicurazioni da parte del titolare del trattamento.
2. Nei casi di cui al comma 1 al proponente è fornito comunque
un riscontro indicando succintamente le ragioni per le quali, ai
sensi del medesimo comma, non è promossa l'adozione di un
provvedimento del collegio.
3. Quando l'esame del reclamo non si conclude ai sensi del
comma 1, il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa, al
termine dell'istruttoria preliminare, avvia il procedimento
amministrativo funzionale all'adozione di un provvedimento
collegiale, comunicandone alle parti l'avvio in conformità alla
legge e ai regolamenti.
4. Delle determinazioni di cui ai commi 1 e 2 è informato il
collegio nei modi di cui all'art. 19.

Art. 12.

Procedimento amministrativo conseguente al reclamo

1. Il responsabile del procedimento amministrativo cura gli
accertamenti necessari per la decisione sul reclamo e garantisce la
partecipazione delle parti al procedimento, se del caso sentendo
personalmente o a mezzo di procuratore speciale l'interessato, il
titolare o il responsabile del trattamento i quali possono comunque
presentare memorie e documenti; può curare, altresì, l'invio di un
invito ad eseguire spontaneamente le misure richieste con il reclamo,
procedendo secondo le forme di cui al comma 1 dell'art. 149 del
Codice.
2. Il responsabile del procedimento procede, in riferimento alle
formalità da osservare, nel rispetto delle disposizioni della legge
7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, con particolare
riguardo agli avvisi alle parti, a comunicazioni interlocutorie
previste e al diritto di visione degli atti.
3. Il termine previsto per concludere il procedimento
amministrativo può essere sospeso per un periodo non superiore a
centoventi giorni nei casi particolarmente complessi, o in relazione
a eventuali accertamenti ispettivi, oppure in caso di riunione di
procedimenti ai sensi del comma 5.
4. Al termine del procedimento amministrativo, il responsabile
cura che l'esame del reclamo sia concluso nei modi di cui all'art.
11, comma 1, quando nuovi elementi sopravvenuti nel corso del
medesimo procedimento evidenziano, parimenti, la manifesta
infondatezza del reclamo o la certa insussistenza dei presupposti per
adottare un provvedimento del collegio.
5. L'eventuale riunione o separazione di procedimenti è disposta
dal dirigente del dipartimento, servizio o unità organizzativa,
anche su proposta del responsabile del procedimento, in relazione a
reclami aventi o meno il medesimo oggetto o che riguardano o meno il
medesimo titolare o responsabile del trattamento, oppure trattamenti
di dati tra loro direttamente correlati. Per i procedimenti di
pertinenza di più unità organizzative, la riunione o separazione è
disposta dal segretario generale. La riunione o separazione è
comunicata al relatore se già designato.
6. Fuori dei casi di cui al comma 4, il responsabile del
procedimento cura la predisposizione del provvedimento del collegio,
di cui risulta redattore, e il dirigente dell'unità organizzativa
procede poi nei modi di cui all'art. 15 del regolamento del Garante
n. 1/2000. Il collegio provvede con propria deliberazione nel
rispetto di quanto previsto dagli articoli 143 e 154 del Codice,
anche quando rileva l'inammissibilità o l'infondatezza del reclamo.

Sezione III

SEGNALAZIONI

Art. 13.

Esame delle segnalazioni

1. Sono qualificabili come segnalazioni gli atti che ai sensi
dell'art. 141, comma 1, lettera b), del Codice, e in quanto diversi
dalle richieste di parere e dai quesiti, non presentano le
caratteristiche di cui all'art. 8, comma 1, e sono volti a
sollecitare un controllo da parte del Garante sulla disciplina
rilevante in materia di trattamento dei dati personali.
2. La segnalazione è presentata da un interessato identificato.
L'Autorità può utilizzare le notizie indicate in eventuali
segnalazioni che non provengono da un interessato identificato,
qualora ritenga di dover avviare controlli su casi nei quali ravvisa
il rischio di seri pregiudizi o di ritorsioni ai danni
dell'interessato, oppure ricorre comunque un caso di particolare
gravità.
3. La segnalazione è esaminata dall'Autorità, ma non comporta
la necessaria adozione di un provvedimento del collegio.
4. Il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa può,
anche tenuto conto di quanto previsto dall'art. 3, concludere l'esame
della segnalazione disponendone la messa agli atti, nonchè
l'eventuale inoltro ad altro soggetto pubblico competente, quando
ricorre manifestamente uno dei presupposti di cui all'art. 11,
comma 1, oppure in caso di segnalazioni del tutto generiche. Si
considerano tali le segnalazioni che si limitano a imputare a un
soggetto fatti del tutto privi di elementi circostanziati o che non
contengono elementi tali da consentire un'agevole individuazione del
titolare del trattamento.
5. La trattazione delle segnalazioni non richiede il versamento
di diritti di segreteria.
6. Delle determinazioni di cui ai commi 2 e 4 è informato il
collegio nei modi di cui all'art. 19.

Art. 14.

Istruttoria preliminare ed eventuale procedimento amministrativo

1. Fermi restando i casi in cui la segnalazione è messa agli
atti ai sensi dell'art. 13, comma 4, il dipartimento, servizio o
altra unità organizzativa può avviare un'istruttoria preliminare
entro il termine di tre mesi dalla data del suo ricevimento da parte
della competente unità organizzativa.
2. Se è avviata un'istruttoria preliminare e nel corso
dell'eventuale procedimento amministrativo si osservano le
disposizioni per i reclami di cui agli articoli da 9 a 12, anche per
quanto riguarda l'informativa al collegio ai sensi dell'art. 19, e al
segnalante può essere fornito un riscontro. L'eventuale procedimento
è orientato in ogni caso al principio della massima semplificazione
anche per ciò che riguarda i rapporti con le parti.

Capo III
Attività di controllo e sanzionatoria

Art. 15.

Controlli e provvedimenti adottati senza istanza di parte

1. Nell'esercizio dei compiti di controllo o comunque
esercitabili dal Garante anche per legge, l'Autorità, valutati gli
elementi in suo possesso e anche in assenza di ricorso, reclamo o
segnalazione, può avviare d'ufficio un'istruttoria preliminare per
verificare la sussistenza di idonei elementi in ordine a possibili
violazioni della disciplina rilevante in materia di protezione dei
dati personali.
2. Per l'istruttoria preliminare e nel corso dell'eventuale
procedimento amministrativo si osservano le disposizioni di cui agli
articoli da 9 a 12 anche per quanto riguarda l'informativa al
collegio ai sensi dell'art. 19. L'apertura del procedimento
amministrativo è comunicata al collegio preventivamente.

Art. 16.

Attività ispettive e applicazione di sanzioni

1. Il dipartimento attività ispettive e sanzioni cura
l'istruttoria preliminare relativa ai controlli in loco effettuati
d'ufficio ai sensi degli articoli 157 e 158 del Codice nel rispetto
della programmazione dell'attività ispettiva disposta dal collegio
ai sensi dell'art. 4, comma 1, lettera c). Effettuati gli
accertamenti relativi agli elementi idonei in ordine alle presunte
violazioni, il dipartimento inoltra gli atti al segretario generale
per l'assegnazione alla competente unità organizzativa ai sensi
dell'art. 14 del regolamento del Garante n. 1/2000, per il seguito di
trattazione che concerne profili diversi dall'applicazione di
sanzioni per i quali, invece, procede direttamente.
2. Il dipartimento attività ispettive e sanzioni cura, altresì,
i controlli ai sensi degli articoli 157 e 158 del Codice nell'ambito
delle istruttorie preliminari e dei procedimenti amministrativi
comunque avviati presso altre unità organizzative, cui è restituito
l'esito per la successiva trattazione.
3. Il dipartimento attività ispettive e sanzioni, quando non
cura l'archiviazione degli atti relativi alla presunta violazione
amministrativa, predispone la contestazione delle violazioni
amministrative di competenza del Garante, in conformità alla legge
24 novembre 1981, n. 689 e successive modificazioni e al relativo
termine prescritto.
4. Fuori dei casi in cui sono effettuate dal personale operante
in sede di controllo, le violazioni amministrative sono contestate
con atto sottoscritto dal dirigente del dipartimento attività
ispettive e sanzioni o, nei casi di maggiore gravità o che rendono
facoltativo applicare una sanzione accessoria ai sensi dell'art. 165
del Codice, dal segretario generale.
5. Quando non è effettuato il pagamento in misura ridotta, il
dirigente del dipartimento attività ispettive e sanzioni e,
rispettivamente, il segretario generale nei casi previsti dal comma 4
dispongono in conformità alla legge l'eventuale archiviazione degli
atti a seguito di idonee deduzioni difensive.
6. L'ordinanza-ingiunzione è adottata dal collegio nei casi in
cui la contestazione è stata effettuata dal segretario generale e da
quest'ultimo nei casi residui.
7. Delle attività svolte ai sensi del presente articolo è
informato il collegio anche nei modi di cui all'art. 19.

Capo IV

Altre attività dell'autorità

Art. 17.

Altri procedimenti

1. Nei casi di cui al comma 2, il responsabile del procedimento
valuta la completezza degli elementi istruttori, verifica l'esistenza
dei presupposti per le decisioni da parte dell'Autorità e cura la
predisposizione del provvedimento del collegio, di cui risulta
redattore, in tempo utile per la sua adozione nel termine previsto.
Il dirigente dell'unità organizzativa competente procede poi nei
modi di cui all'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000.
2. Si procede nei modi di cui al comma 1 nei casi in cui il
collegio deve provvedere con propria deliberazione, anche d'ufficio,
riguardo a:
a) casi di informativa semplificata all'interessato previsti
dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali;
b) casi di informativa all'interessato che comporterebbe un
impiego di mezzi che il Garante dichiari manifestamente
sproporzionati o che si riveli impossibile;
c) verifiche preliminari per i trattamenti che presentano
rischi specifici;
d) trattamenti consentiti per perseguire un legittimo interesse
del titolare o di un terzo;
e) autorizzazioni al trattamento di dati sensibili o
giudiziari;
f) altre autorizzazioni, anche relative al trasferimento di
dati personali all'estero;
g) trattamenti oggetto di notificazione al Garante;
h) obblighi di comunicazione al Garante da parte di soggetti
pubblici;
i) pareri previsti dalla legge;
j) ogni altro caso in cui, fuori dalle ipotesi di cui al
Capo II del presente regolamento, è prevista l'adozione di un
provvedimento del collegio.

Art. 18.

Quesiti e richieste di parere

1. Con riferimento al compito di curare la conoscenza tra il
pubblico della disciplina rilevante in materia di trattamento di dati
personali e delle relative finalità, e subordinatamente alle linee
di priorità di cui all'art. 4, comma 1, lettera b), il dipartimento,
servizio o altra unità organizzativa competente può, anche tenuto
conto di quanto previsto dall'art. 3, fornire riscontro a quesiti,
oppure a richieste di parere diverse da quelle per le quali provvede
il collegio anche ai sensi dell'art. 154, comma 4, del Codice, quando
riguardano questioni di specifico interesse per la protezione dei
dati personali o sono posti da interessati che versano in situazioni
particolari meritevoli di adeguata considerazione.
2. L'ufficio relazioni con il pubblico, cui sono assegnati gli
altri quesiti o richieste di parere cui in base a quanto previsto nel
comma 1 non può essere fornita una risposta analitica, informa per
quanto possibile i soggetti richiedenti di tale circostanza, o
fornisce loro eventuali brevi informazioni anche su iniziative e
provvedimenti già assunti dall'Autorità.

Art. 19.

Rapporto informativo sullo stato della trattazione degli affari

1. Il segretario generale cura per il collegio, con cadenza
almeno bimestrale e avvalendosi del sistema informativo
dell'Autorità, la predisposizione di un rapporto informativo sullo
stato degli affari di cui ai capi II, III e IV trattati dalle unità
organizzative, indicando le tipologie di determinazioni da esse
adottate o in via di adozione nei casi individuati, nonchè il
relativo oggetto, anche avvalendosi di codici numerici.

Capo V

Disposizioni transitorie e finali

Art. 20.

Applicazione del regolamento a trattazioni in corso

1. Le disposizioni di cui alle sezioni II e III del capo II si
applicano anche alle segnalazioni e reclami in fase di esame, fuori
dei casi di cui all'art. 21, commi 1 e 4. A tal fine, l'eventuale
regolarizzazione di un reclamo ai sensi dell'art. 8, comma 2, può
essere effettuata ai sensi della medesima disposizione entro trenta
giorni dalla data di pubblicazione del provvedimento di cui al
medesimo art. 8, comma 2.

Art. 21.

Trattazione di affari pregressi

1. Entro il termine di sessanta giorni dalla data di entrata in
vigore del presente regolamento, i soggetti che dimostrano il loro
attuale interesse possono presentare all'Autorità motivata richiesta
di trattazione dei reclami e segnalazioni pervenuti entro il
30 aprile 2005.
2. La richiesta di cui al comma 1 non riguarda i reclami e le
segnalazioni di cui si è già esaurito l'esame, o di cui l'Autorità
ha già esaminato nel corso del 2006 un motivato sollecito o una
richiesta di trattazione, o per i quali l'Autorità è a conoscenza,
anche a seguito di sua denuncia, che sui fatti oggetto di reclamo o
segnalazione è in corso un procedimento penale.
3. Entro quindici giorni dalla data di entrata in vigore del
presente regolamento l'Autorità provvede a dare notizia di quanto
previsto dai commi 1 e 2 mediante avviso pubblicato nel proprio sito
Internet e trasmesso, altresì, all'Ufficio pubblicazioni leggi e
decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
4. In caso di mancata presentazione di un'idonea richiesta di
trattazione ai sensi del comma 1, e salvo quanto previsto dal
comma 2, il reclamo o segnalazione è improcedibile.

Art. 22.

Modifica del regolamento n. 1/2000

1. Nell'art. 14, comma 3, del regolamento del Garante n. 1/2000
approvato con deliberazione 28 giugno 2000, n. 15, sono soppresse le
parole: «preliminare e».

Art. 23.

Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno
successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.