Serie Generale n. 296 del 21-12-2001
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
AUTORITA' PER L' INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
DELIBERAZIONE 13 dicembre 2001
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (1). (Deliberazione n. 42/2001). (GU Serie Generale n.296 del 21-12-2001)

L'AUTORITÀ PER L'INFORMATICA
NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Visto l'art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le
pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire,
a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o
regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione
su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo
a garantire la conformità dei documenti agli originali;
Visto l'art. 6, comma 2, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli
obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma
1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori,
anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate
sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la propria deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, con la
quale, in attuazione dell'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre
1993, n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l'uso dei
supporti ottici;
Ritenuto di sostituire integralmente la deliberazione n. 24 del 30
luglio 1998 con altra finalizzata a dettare regole tecniche che
soddisfino le esigenze connesse all'evoluzione tecnologica e nel
contempo realizzino modalità semplificate ed uniformi per la
conservazione e l'esibizione dei documenti su supporto ottico;
Delibera:
Le disposizioni della presente deliberazione si applicano, in
sostituzione della deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, dal giorno
successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
(1) Note esplicative della presente deliberazione sono
disponibili sul sito dell'Autorità www.aipa.it
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) documento: rappresentazione in formato analogico o digitale di
atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un
processo di elaborazione elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando una
grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta
(esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio:
pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si
distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico che può
essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia
possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi;
d) documento digitale: testi, immagini, dati strutturati,
disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che
assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione
elettronica, di cui sia identificabile l'origine;
e) documento informatico: documento digitale sottoscritto con
firma digitale ai sensi dell'art. 8 del testo unico approvato con
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e
del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio
1999, e successive modificazioni;
f) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente
la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della
tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici,
DVD);
g) memorizzazione: processo di trasposizione in formato digitale
su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di
elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici;
h) archiviazione digitale: processo di memorizzazione, su un
qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici,
univocamente identificati mediante un codice di riferimento,
antecedente all'eventuale processo di conservazione;
i) documento archiviato: documento digitale, anche informatico,
sottoposto al processo di archiviazione digitale;
l) conservazione digitale: processo effettuato con le modalità
di cui agli articoli 3 e 4;
m) documento conservato: documento sottoposto al processo di
conservazione;
n) esibizione: operazione che consente di visualizzare un
documento conservato e di ottenerne copia;
o) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale
processo non sono previste particolari modalità;
p) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale
processo sono previste le modalità descritte nell'art. 3, comma 2, e
nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione;
q) riferimento temporale: informazione, contenente la data e
l'ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale,
che viene associata ad uno o più documenti digitali, anche
informatici. L'operazione di associazione deve rispettare le
procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della
tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o
privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione
digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal
soggetto stesso;
r) pubblico ufficiale: il notaio, ad eccezione di quanto previsto
dall'art. 5, comma 4, e dei casi per i quali possono essere chiamate
in causa le altre figure previste dall'art. 18, comma 2, del testo
unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445.

Art. 2.
Obblighi di conservazione digitale
1. Gli obblighi di conservazione digitale dei documenti, previsti
dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia
per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti, fatto salvo
quanto indicato dall'art. 7, qualora il processo di conservazione
venga effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
2. I documenti digitali, anche informatici, possono essere
archiviati digitalmente prima di essere sottoposti al processo di
conservazione. Per l'archiviazione digitale non sussistono gli
obblighi di cui alla presente deliberazione.

Art. 3.
Conservazione di documenti digitali
1. Il processo di conservazione di documenti digitali, anche
informatici, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e
termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti, del
riferimento temporale e della firma digitale da parte del
responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento
del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti digitali
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e
termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti del riferimento
temporale e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Qualora il processo riguardi documenti informatici, è inoltre
richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la
conformità di quanto riversato al documento d'origine.

Art. 4.
Conservazione digitale di documenti analogici
1. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici
avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente
sui supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei
documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte
del responsabile della conservazione che attesta così il corretto
svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici
originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al
documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la
conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione digitale, fatto salvo quanto previsto al
comma 4 dell'art. 6 del testo unico di cui al decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
4. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti analogici
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico.
Il responsabile della conservazione, al termine del riversamento, ne
attesta il corretto svolgimento con l'apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale sull'insieme dei documenti. Qualora
il processo riguardi documenti originali unici di cui al comma 2, è
richiesta l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della
firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la
conformità di quanto riversato al documento d'origine.

Art. 5.
Responsabile della conservazione
1. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o
digitali) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza
conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le
procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la
corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun
documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure
elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione
utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate
dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti
alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei
programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi
in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica
del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle
copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui
sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza
e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al
medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare
per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque
anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo,
se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto
dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale può
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività
ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano
la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
3. Il procedimento di conservazione digitale può essere affidato,
in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali
sono tenuti ad osservare le disposizioni contenute nella presente
deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale
è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione
dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta
eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4,
commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto
diverso della stessa amministrazione.

Art. 6.
Obbligo di esibizione
1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque
momento presso il sistema di conservazione digitale e disponibile, a
richiesta, su supporto cartaceo.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via
telematica.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto
cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di
conservazione digitale, deve esserne dichiarata la conformità da
parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui
conservazione è previsto il suo intervento.

Art. 7.
Procedure operative
1. Ad ogni soggetto pubblico o privato che intenda avvalersi del
processo di conservazione digitale dei documenti è consentita
l'adozione di accorgimenti e procedure integrative, nel rispetto
delle norme stabilite nella presente deliberazione.
2. Le pubbliche amministrazioni comunicano preliminarmente
all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione le
procedure integrative che intendono adottare ai sensi del comma 1.

Art. 8.
Altri supporti di memorizzazione
1. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e della disciplina
dettata dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati,
ove non ostino altre motivazioni, di utilizzare, nel processo di
conservazione digitale, un qualsiasi supporto di memorizzazione,
anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla
presente deliberazione.

Art. 9.
Sistemi di conservazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con le deliberazioni n. 15 del 28
luglio 1994 e n. 24 del 30 luglio 1998 continuano ad applicarsi ai
sistemi di conservazione digitale già esistenti o in corso di
acquisizione al momento della pubblicazione della presente
deliberazione.
2. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche
indicate al comma 1 possono essere riversati in un sistema di
conservazione digitale tenuto in conformità alle regole tecniche
dettate con la presente deliberazione.

Art. 10.
Revisione
1. Le disposizioni della presente deliberazione sono adeguate alle
esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze tecnologiche e
sulla base dell'esperienza maturata, entro un anno dalla data di
pubblicazione e successivamente con cadenza biennale.
Roma, 13 dicembre 2001
Il presidente: Zuliani