Quản lý thời gian

Phân tích Pareto

Đây là ý tưởng 80% công việc có thể được hoàn thành trong 20% thời gian hiện có. 20% còn lại của nhiệm vụ sẽ mất 80% thời gian. Nguyên tắc này được sử dụng để sắp xếp công việc vào hai phần. Theo mẫu này của Phân tích Pareto, nhiệm vụ rơi vào mục đầu tiên được chỉ định một ưu tiên cao hơn.
Quy tắc 80-20 cũng có thể được áp dụng cho gia tăng năng suất: nó là giả định rằng 80% năng suất có thể đạt được khi hoàn thành 20% nhiệm vụ. Tương tự, 80% của kết quả có thể là do 20% hoạt động. Nếu năng suất là mục đích của quản lý thời gian thì những nhiệm vụ này phải được ưu tiên hơn.
Nó phụ thuộc vào những phương pháp được dùng hoàn thành nhiệm vụ. Luôn luôn có một đơn giản và cách dễ dàng hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu ai sử dụng một cách phức tạp thì sẽ tốn thời gian. Như vậy, người ta phải luôn luôn cố gắng để tìm ra cách khác để hoàn thành nhiệm vụ.

Phương pháp phản ứng Domino

Đây là ý tưởng mà hành động mà bạn đầu tư vào một lần và tạo ra theo thời gian trong các kênh khác nhau. Viết một cuốn sách là một hành động như vậy, bởi vì nó yêu cầu, một nỗ lực một lan, và một khi anh hoàn thành nó, nó vẫn tiếp tục phục vụ bạn.

Phần mềm ứng dụng

Nhiều công ty sử dụng phần mềm theo dõi thời gian  làm việc của một nhân viên, thời gian múi giờ., ví dụ như phần mềm quản lý thực hành pháp luật.
Nhiều sản phẩm phần mềm quản lý thời gian hỗ trợ nhiều người dùng. Họ cho phép người dùng tạo nhiệm vụ cho người khác và sử dụng phần mềm này để giao tiếp.
Các ứng dụng danh sách nhiệm vụ có thể được coi như là phần mềm quản lí dự án hoặc thông tin cá nhân nhẹ.
Các ứng dụng lập danh sách nhiệm vụ có thể có cấu trúc nhiệm vụ được xây dựng sẵn (các nhiệm vụ sẽ có các nhiệm vụ con và các nhiệm vụ con này sẽ có các nhiệm vụ con tương ứng), có thể hỗ trợ nhiều kiểu lọc và sắp xếp thứ tự các danh sách nhiệm vụ và có thể cho phép người dùng tích hợp các ghi chú tùy ý vào mỗi nhiệm vụ.
Trái ngược với các khái niệm cho phép các người sử dụng nhiều phương pháp lọc, ít nhất một phần mềm bổ sung có một chế độ tự động xác định nhiệm vụ tốt nhất cho bất kỳ thời điểm nào.

Hệ thống quản lý thời gian

Hệ thống quản lý thời gian thường xuyên bao gồm một  hồ thời gian hay ứng dụng nền web được sử dụng để theo dõi giờ làm việc của một nhân viên. Hệ thống quản lý thời gian cung cấp cho người chủ hiểu biết về nguồn lực lao động của họ, cho phép họ thấy, kế hoạch và quản lý  thời gian của nhân viên. Làm như vậy cho phép người sử dụng lao động kiểm soát chi phí lao động và gia tăng năng suất. Một Hệ thống quản lý thời gian tự động quá trình loại bỏ công việc giấy tờ và các nhiệm vụ tẻ nhạt.

GTD (hoàn thành công việc)

Getting Things Done đã được tạo ra bởi David Allen. Ý tưởng cơ bản đằng sau phương pháp này là hoàn thành tất cả các nhiệm vụ nhỏ ngay lập tức và một nhiệm vụ lớn được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để bắt đầu hoàn thành ngay bây giờ. Lý do đằng sau việc này là để tránh tình trạng quá tải thông tin hoặc "đóng băng não" có thể xảy ra khi có hàng trăm nhiệm vụ. Động lực của GTD là khuyến khích người sử dụng thực hiện công việc và ý tưởng của mình ra trên giấy và tổ chức càng nhanh càng tốt để dễ dàng quản lý và nhìn thấy.

Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro của Francesco Cirillo được hình thành vào cuối những năm 1980 và dần dần tinh chế cho đến khi nó được định nghĩa vào năm 1992. Kỹ thuật này là tên của một bộ đếm thời gian bếp kiểu Pomodoro (Ý dành cho cà chua) ban đầu được Cirillo sử dụng trong thời gian ở trường đại học. "Pomodoro" được mô tả như một thước đo cơ bản về thời gian trong kỹ thuật và thường được định nghĩa là dài 30 phút, bao gồm 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ. Cirillo cũng khuyến cáo nghỉ dài hơn 15 đến 30 phút sau mỗi bốn Pomodoros. Thông qua các thử nghiệm liên quan đến các nhóm làm việc khác nhau và các hoạt động cố vấn, Cirillo xác định "Pomodoro lý tưởng" dài 20-35 phút.

Loại bỏ các yếu tố không ưu tiên

Quản lý thời gian, cũng bao gồm việc làm thế nào để loại bỏ những nhiệm vụ mà tôi không cung cấp giá trị cá nhân hoặc tổ chức.
Theo Sandberg, danh sách nhiệm vụ "không phải là chìa khóa để năng suất [mà] họ đang nứt được". Ông đã ước tính "30% người lên danh sách dành nhiều thời gian quản lý danh sách của họ hơn là [họ làm] hoàn thành những gì viết trên chúng".
Hendrickson khẳng định rằng sự gắn bó chặt chẽ với các danh sách công việc có thể tạo ra một "chế độ độc tài của danh sách việc cần làm" buộc một người phải "lãng phí thời gian vào các hoạt động không quan trọng".

Thời gian học tập

Học tập được coi là một hoạt động cố gắng thông báo về nhận được với sự chú ý. Bất kỳ hình thức căng thẳng nào được coi là suy nhược trong học tập và cuộc sống, ngay cả khi khả năng thích ứng có thể đạt được (eustress) thì hiệu quả của nó cũng bị tổn hại. Nhưng căng thẳng là một phần không thể tránh được trong cuộc sống hàng ngày và Reinhold Niebuhr đề xuất đối mặt với nó, như thể có "sự thanh thản để chấp nhận những điều không thể thay đổi và có can đảm để thay đổi những điều có thể."
Một phần trong việc thiết lập các ưu tiên và mục đích là cảm xúc "lo lắng" và chức năng của nó là bỏ qua hiện tại để gắn kết một tương lai mà không bao giờ đến, dẫn đến chi phí không có lợi cho thời gian và năng lượng. Đây là một chi phí không cần thiết hoặc một khía cạnh sai có thể can thiệp vào kế hoạch do nhân tố con người. Phương pháp Eisenhower là một chiến lược được sử dụng để cạnh tranh các nhiệm vụ đáng lo lắng và không bắt buộc. Lo lắng cũng như căng thẳng, là một phản ứng đối với một bộ các yếu tố môi trường; sự hiểu biết này không phải là một phần của người cho người đó khả năng để quản lý chúng. Các vận động viên dưới sự huấn luyện viên gọi việc quản lý này là "đối mặt với trò chơi".
Thay đổi là khó khăn và mô hình cuộc sống hàng ngày  ăn sau vào hầu hết tất cả. Để loại bỏ những thứ không ưu tiên trong thời gian học tập, cần phân chia nhiệm vụ, nắm bắt khoảnh khắc, đánh giá phương pháp xử lý công việc, hoãn các công việc không quan trọng (được hiểu bởi sự liên quan hiện tại và cảm giác cấp bách phản ánh mong muốn của người đó thay vì quan trọng), kiểm soát cân bằng cuộc sống (nghỉ ngơi, ngủ, giải trí), ăn gian thời gian giải trí và thời gian không có năng suất (nghe băng ghi âm các bài giảng, trình bày bài thuyết trình khi xếp hàng, v.v...).
Một số yếu tố không cần thiết có ảnh hưởng đến quản lý thời gian là thói quen, thiếu định nghĩa nhiệm vụ (thiếu rõ ràng), quá bảo vệ công việc, tội lỗi không đáp ứng các mục tiêu và tránh các nhiệm vụ hiện tại, xác định các nhiệm vụ với kỳ vọng cao hơn giá trị của nó (đánh giá quá cao), tập trung vào các vấn đề có triển vọng tích cực rõ ràng mà không đánh giá tầm quan trọng của họ đối với nhu cầu cá nhân, nhiệm vụ đòi hỏi sự hỗ trợ và thời gian, lợi ích phân chia và xung đột vv. Một quá trình có hệ thống quen thuộc trở thành một thiết bị mà người đó có thể sử dụng với quyền sở hữu để quản lý thời gian hiệu quả.