Hàng tồn kho

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho (tiếng Anh - Anh: stock; tiếng Anh - Mỹ: inventory ), là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho.
Quản lý hàng tồn kho là một lĩnh vực có chức năng chính là xác định hình dạng và vị trí của hàng hóa lưu kho. Nó được yêu cầu tại các địa điểm khác nhau tại một cơ sở hoặc trong nhiều địa điểm của một mạng lưới cung cấp để đi trước quá trình sản xuất và dự trữ nguyên liệu thường xuyên và theo kế hoạch.
Khái niệm về hàng tồn kho, vật tư tồn kho hoặc bán thành phẩm đã được mở rộng từ các hệ thống sản xuất đến các doanh nghiệp dịch vụ cho đến các dự án, bằng cách khái quát hóa định nghĩa là "tất cả công việc trong quá trình sản xuất - tất cả công việc đang hoặc đã xảy ra trước khi hoàn thành sản xuất". Trong bối cảnh của hệ thống sản xuất chế tạo, hàng tồn kho đề cập đến tất cả các công việc đã xảy ra - nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trước khi bán và rời khỏi hệ thống sản xuất. Trong bối cảnh dịch vụ, hàng tồn kho đề cập đến tất cả công việc được thực hiện trước khi bán, bao gồm cả thông tin được xử lý một phần.

Định nghĩa

Phạm vi quản lý hàng tồn kho liên quan đến sự cân bằng giữa sự bổ sung trong khoảng thời gian thực hiện công đoạn sản xuất, chi phí tồn kho, quản lý tài sản, dự báo hàng tồn kho, định giá hàng tồn kho, tính minh bạch hàng tồn kho, dự báo giá hàng tồn kho trong tương lai, hàng tồn kho vật lý, không gian vật lý, quản lý chất lượng, bổ sung, đổi trả lại và lỗi hàng hóa, và dự báo nhu cầu. Cân bằng các yêu cầu cạnh tranh này dẫn đến mức tồn kho tối ưu, đó là một quá trình liên tục khi doanh nghiệp cần thay đổi và phản ứng với môi trường rộng lớn hơn.
Quản lý hàng tồn kho liên quan đến một nhà bán lẻ là tìm cách để có được và duy trì một chủng loại hàng hóa thích hợp trong khi việc đặt hàng, vận chuyển, xử lý và chi phí liên quan được khống chế. Nó cũng liên quan đến hệ thống và quy trình xác định yêu cầu hàng tồn kho, đặt mục tiêu, cung cấp kỹ thuật bổ sung, báo cáo trạng thái tồn kho thực tế và dự kiến và xử lý tất cả các chức năng liên quan đến theo dõi và quản lý vật tư. Điều này sẽ bao gồm việc giám sát vật tư vào và ra khỏi các vị trí kho và điều chỉnh số dư hàng tồn kho. Nó cũng có thể bao gồm phân tích ABC, theo dõi lô hàng, hỗ trợ đếm chu kỳ, vv. Quản lý hàng tồn kho với mục tiêu chính là xác định / kiểm soát mức tồn kho trong phạm vi hệ thống phân phối vật lý, vận hành để cân bằng nhu cầu sản phẩm sự cần thiết phải giảm thiểu chi phí dự trữ và xử lý hàng tồn kho.

Sản xuất chế tạo

Kho vật liệu của một nhà sản xuất thực phẩm đóng hộp bao gồm các thành phần để tạo thành thực phẩm đóng hộp, hộp/lon rỗng và nắp đậy của chúng (hoặc các cuộn thép hay nhôm để sản xuất các thành phần đó), nhãn mác và bất kỳ thứ gì khác (như vật liệu hàn, keo v.v.) sẽ hình thành một phần của một hộp/lon hoàn chỉnh. Bán thành phẩm của công ty bao gồm các vật liệu đó từ khi đưa chúng vào sản xuất cho đến khi hoàn thành và sẵn sàng để bán cho các khách hàng bán buôn hay bán lẻ. Đây có thể là các thùng đựng thức ăn đã chuẩn bị, lon đầy chưa được dán nhãn hay các thành phần thực phẩm đã được pha trộn một phần. Nó cũng có thể bao gồm các lon thành phẩm chưa được đóng vào thùng cacton hay các tấm nâng hàng. Hàng thành phẩm tồn kho của công ty bao gồm tất cả các hộp/lon đã chứa đầy thực phẩm và dán nhãn mác đang nằm trong kho mà công ty đã sản xuất và muốn bán cho các nhà phân phối thực phẩm (bán buôn), cho các cửa hàng tạp hóa (nhà bán lẻ) và thậm chí có thể cho người tiêu dùng thông qua các thỏa thuận như cửa hàng nhà máy và các trung tâm tiêu thụ.

Dự án vốn

Công việc đã hoàn thành một phần (hoặc công việc đang xử lý) là thước đo hàng tồn kho tích lũy trong quá trình thực hiện công việc của một dự án vốn, như gặp phải trong xây dựng cơ sở hạ tầng dân sự hoặc dầu khí. Hàng tồn kho có thể không chỉ phản ánh các mặt hàng vật lý (như vật liệu, bộ phận, cụm phụ đã hoàn thành một phần) mà còn cả quá trình xử lý kiến thức (như thiết kế kỹ thuật đã hoàn thành một phần của các thành phần và các bộ phận lắp ráp sẽ được chế tạo).

Hàng tồn kho ảo

Một "hàng tồn kho ảo" (còn được gọi là "hàng tồn kho ngân hàng") cho phép một nhóm người dùng chia sẻ các phần chung, đặc biệt là tính sẵn sàng của chúng trong thời gian ngắn có thể là quan trọng nhưng có thể chúng không có khả năng đáp ứng yêu cầu của nhiều hơn một vài thành viên ngân hàng cùng một thời điểm. Hàng tồn kho ảo cũng cho phép các nhà phân phối và nhà thực thi vận chuyển hàng hóa đến các nhà bán lẻ trực tiếp từ hàng tồn kho bất kể hàng tồn kho được lưu giữ trong một cửa hàng bán lẻ, phòng kho (trong một cửa hàng) hay kho.

Mục đích

Cân đối hàng tồn kho là mục tiêu của quản lý hàng tồn kho theo nhu cầu. Kết quả tối ưu chính là có sẵn số lượng hàng tồn kho trong cùng một số ngày (hoặc giờ, v.v.) đối với tất cả các sản phẩm để thời gian hết hàng của tất cả các sản phẩm sẽ đồng thời. Trong trường hợp như vậy sẽ không có "hàng tồn kho dư thừa", nghĩa là hàng tồn kho sẽ còn sót lại của một sản phẩm khác khi sản phẩm đầu tiên hết hàng. Hàng tồn kho dư thừa là gần tối ưu vì tiền chi ra để có được nó có thể đã được sử dụng tốt hơn ở nơi khác, tức là cho sản phẩm vừa hết.
Mục tiêu thứ hai của cân đối hàng tồn kho là tối thiểu hóa hàng tồn kho. Bằng cách tích hợp dự báo nhu cầu chính xác với quản lý hàng tồn kho, thay vì chỉ nhìn vào mức trung bình trong quá khứ, một kết quả chính xác và tối ưu hơn nhiều được mong đợi.
Việc tích hợp dự báo nhu cầu vào quản lý hàng tồn kho theo cách này cũng cho phép dự đoán điểm "có thể phù hợp" khi việc lưu trữ hàng tồn kho bị giới hạn trên cơ sở mỗi sản phẩm.

Ứng dụng

Kỹ thuật cân đối hàng tồn kho là thích hợp nhất đối với hàng tồn kho mà người tiêu dùng chưa từng thấy, trái ngược với các hệ thống "luôn chứa đầy" nơi người tiêu dùng mua lẻ muốn xem toàn bộ kệ sản phẩm họ muốn mua để không nghĩ rằng họ đang mua thứ gì đó cũ kỹ, không mong muốn hoặc lỗi thời; và phân biệt với các hệ thống "điểm kích hoạt" nơi sản phẩm được cấp thêm khi đạt đến một mức nhất định; cân đối hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả bởi các quy trình sản xuất đúng lúc và các ứng dụng bán lẻ nơi mà sản phẩm bị ẩn khỏi tầm nhìn.
Một ví dụ ban đầu về cân đối hàng tồn kho được sử dụng trong một ứng dụng bán lẻ ở Hoa Kỳ là cho nhiên liệu động cơ. Nhiên liệu động cơ (ví dụ: xăng) thường được lưu trữ trong các bể chứa dưới lòng đất. Những người lái xe không biết họ đang mua xăng ở đỉnh hay đáy bể, mà họ cũng không cần quan tâm tới điều đó. Ngoài ra, các bể chứa này có dung lượng tối đa và không thể chứa đầy. Cuối cùng, sản phẩm đắt tiền. Cân đối hàng tồn kho được sử dụng để cân bằng hàng tồn kho của các loại nhiên liệu động cơ khác nhau, mỗi loại được lưu trữ trong các bể chuyên dụng, tỷ lệ với doanh số của từng loại. Hàng tồn kho dư thừa không được nhìn thấy hay được đánh giá bởi người tiêu dùng, vì vậy nó chỉ đơn giản là tiền chìm (theo nghĩa đen) trong đất. Cân đối hàng tồn kho giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa trong các bể chứa dưới lòng đất. Ứng dụng này cho nhiên liệu động cơ được phát triển và triển khai lần đầu tiên bởi Petrolsoft Corporation vào năm 1990 cho Công ty Sản phẩm Chevron. Hầu hết các công ty xăng dầu lớn sử dụng các hệ thống như vậy ngày nay.

Nguồn gốc

Việc sử dụng cân đối hàng tồn kho ở Hoa Kỳ được cho là lấy cảm hứng từ quản lý hàng tồn kho đúng lúc của Nhật Bản nổi tiếng là Toyota  trong thập niên 1980.

Kế toán tài chính

Hàng tồn kho của một tổ chức có thể là một việc may mà cũng không may, vì nó được tính là một tài sản trên bảng cân đối kế toán, nhưng nó cũng liên kết tiền có thể phục vụ cho các mục đích khác và cần thêm chi phí để bảo vệ nó. Hàng tồn kho cũng có thể gây ra chi phí thuế đáng kể, tùy thuộc vào luật pháp của các quốc gia cụ thể về khấu hao hàng tồn kho, như trong Thor Power Tool Co. v. Commissioner.
Hàng tồn kho như một tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của tổ chức vì về nguyên tắc, tổ chức có thể biến nó thành tiền mặt bằng cách bán nó. Một số tổ chức nắm giữ hàng tồn kho lớn hơn hoạt động của họ yêu cầu để tăng giá trị tài sản rõ ràng và khả năng sinh lợi có thể nhận thấy được.
Ngoài số tiền bị ràng buộc bằng cách mua hàng tồn kho, hàng tồn kho còn mang lại chi phí liên quan cho không gian kho, cho các tiện ích và bảo hiểm để bảo vệ nhân viên xử lý và bảo vệ nó khỏi hỏa hoạn và các thảm họa khác, lỗi thời, hao hụt (trộm cắp và lỗi),... Chi phí lưu kho như vậy có thể tăng lên: giữa một phần ba và một nửa giá mua ban đầu của nó mỗi năm. 
Các doanh nghiệp tồn kho quá ít hàng tồn kho không thể tận dụng các đơn đặt hàng lớn từ khách hàng nếu họ không thể giao hàng. Các mục tiêu mâu thuẫn của kiểm soát chi phí và dịch vụ khách hàng thường đặt các nhà quản lý tài chính và điều hành của một tổ chức chống lại các bộ phận tiếp thị và bán hàng của tổ chức. Nhân viên bán hàng, đặc biệt, thường nhận được các khoản thanh toán hoa hồng bán hàng, vì vậy hàng hóa không có sẵn có thể làm giảm thu nhập cá nhân tiềm năng của họ. Xung đột này có thể được giảm thiểu bằng cách giảm thời gian sản xuất xuống gần hoặc thấp hơn thời gian giao hàng dự kiến của khách hàng. Nỗ lực này, được gọi là "Sản xuất tinh gọn" sẽ giảm đáng kể vốn lưu động gắn liền với hàng tồn kho và giảm chi phí sản xuất (Xem Hệ thống sản xuất Toyota).

Vai trò của kế toán hàng tồn kho

Bằng cách giúp tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn, kế toán viên có thể giúp khu vực công thay đổi theo hướng rất tích cực mang lại giá trị gia tăng cho khoản đầu tư của người đóng thuế. Nó cũng có thể giúp khuyến khích sự tiến bộ và đảm bảo rằng cải cách là bền vững và hiệu quả trong dài hạn, bằng cách đảm bảo rằng thành công được ghi nhận một cách thích hợp trong cả hệ thống khen thưởng chính thức và không chính thức của tổ chức.
Để nói rằng họ có một vai trò quan trọng là một cách đánh giá thấp. Tài chính được kết nối với hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các quy trình kinh doanh chính trong tổ chức. Nó nên được chỉ đạo các hệ thống quản lý và trách nhiệm giải trình để đảm bảo rằng tổ chức đang tiến hành hoạt động kinh doanh của mình một cách phù hợp, có đạo đức. Điều quan trọng là những nền tảng này được đặt chắc chắn. Vì vậy, thường thì chúng là một bài trắc nghiệm đơn giản  mà theo đó niềm tin của công chúng vào tổ chức là thắng hoặc thua.
Tài chính cũng nên được cung cấp thông tin, phân tích và tư vấn để cho phép các nhà quản lý dịch vụ của tổ chức hoạt động hiệu quả. Điều này vượt xa mối bận tâm truyền thống với ngân sách - chúng ta đã chi bao nhiêu cho đến nay, chúng ta còn lại bao nhiêu để chi tiêu? Đó là về việc giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hiệu suất của chính nó. Điều đó có nghĩa là tạo ra các kết nối và hiểu mối quan hệ giữa các đầu vào nhất định - các tài nguyên mang lại - và các đầu ra và kết quả mà chúng đạt được. Nó cũng là về sự hiểu biết và chủ động quản lý rủi ro trong tổ chức và các hoạt động của nó.

Hệ thống tài khoản quốc gia

Hàng tồn kho cũng đóng một vai trò quan trọng trong các tài khoản quốc gia và phân tích chu kỳ kinh tế. Một số biến động kinh tế vĩ mô ngắn hạn được quy cho chu kỳ hàng tồn kho.

Hàng tồn kho xuống cấp

Còn được gọi là hàng ton kho xuống cấp hoặc hết hạn, hàng tồn kho xuống cấp là hàng tồn kho có tiềm năng được bán với chi phí bình thường đã hết hạn  hoặc sẽ sớm hết hạn. Trong một số ngành công nghiệp cũng có thể có nghĩa là hàng tồn kho đang hoặc sẽ sớm không thể bán được. Ví dụ về hàng tồn kho xuống cấp bao gồm các sản phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc trước khi hết hạn và thị trường theo kế hoạch sẽ không còn mua chúng nữa (ví dụ: còn 3 tháng nữa là hết hạn), quần áo không còn thời trang, âm nhạc không còn phổ biến và báo cũ hoặc tạp chí. Nó cũng bao gồm máy tính hoặc thiết bị điện tử tiêu dùng đã lỗi thời hoặc ngừng sản xuất và nhà sản xuất không thể hỗ trợ nó, cùng với các sản phẩm sử dụng loại thiết bị đó, ví dụ: Thiết bị và video định dạng VHS.
Năm 2001, Cisco Systems đã xóa sổ lượng hàng tồn kho trị giá 2,25 tỷ USD do các đơn đặt hàng trùng lặp. Đây được coi là một trong những lần xóa sổ hàng tồn kho lớn nhất trong lịch sử kinh doanh.

Vòng quay hàng tồn kho

Xoay vòng hàng tồn kho là thực hành thay đổi cách trưng bày hàng tồn kho một cách thường xuyên. Điều này thường được sử dụng trong khách sạn và bán lẻ - đặc biệt là nơi bán các sản phẩm thực phẩm. Ví dụ, trong trường hợp siêu thị mà khách hàng thường xuyên lui tới, khách hàng có thể biết chính xác họ muốn gì và ở đâu. Điều này dẫn đến việc nhiều khách hàng đi thẳng vào sản phẩm họ tìm kiếm và không nhìn vào các mặt hàng khác được bán. Để ngăn chặn thực tế này, các cửa hàng sẽ đổi vị trí của hàng tồn kho để khuyến khích khách hàng xem qua toàn bộ cửa hàng. Điều này là với hy vọng khách hàng sẽ chọn những món đồ mà họ thường không thấy.

Tín dụng hàng tồn kho

Tín dụng hàng tồn kho đề cập đến việc sử dụng hàng tồn kho làm tài sản thế chấp để tăng tài chính. Trường hợp các ngân hàng có thể miễn cưỡng chấp nhận tài sản thế chấp truyền thống, ví dụ ở các nước đang phát triển nơi thiếu đăng kí đất đai, tín dụng hàng tồn kho là một cách quan trọng để khắc phục những hạn chế tài chính. Đây không phải là một khái niệm mới; bằng chứng khảo cổ học cho thấy nó đã được thực hiện từ thời La Mã cổ đại. Vay tài chính bằng một loạt các sản phẩm được tổ chức trong một nhà kho hải quan là phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới. Ví dụ như là phô mai Parmesan ở Ý. Tín dụng hàng tồn kho trên cơ sở các sản phẩm nông nghiệp được lưu trữ được sử dụng rộng rãi ở các nước Mỹ Latinh và ở một số nước châu Á. Một điều kiện tiên quyết cho tín dụng đó là các ngân hàng phải tự tin rằng sản phẩm được lưu trữ sẽ có sẵn nếu họ cần gọi vào tài sản thế chấp; điều này ngụ ý sự tồn tại của một mạng lưới đáng tin cậy của các kho được chứng nhận. Các ngân hàng cũng phải đối mặt với các vấn đề trong việc định giá hàng tồn kho. Khả năng giá hàng hóa giảm đột ngột có nghĩa là họ thường miễn cưỡng cho vay hơn 60% giá trị hàng tồn kho tại thời điểm cho vay.