Quản lý vật tư

Quản lý vật tư là một chức năng chuỗi cung ứng cốt lõi và bao gồm lập kế hoạch chuỗi cung ứng và khả năng thực hiện chuỗi cung ứng.  Cụ thể, quản lý vật tư là các công ty năng lực sử dụng để lập kế hoạch tổng yêu cầu vật liệu.  Các yêu cầu vật liệu được truyền đạt để mua sắm và các chức năng khác để tìm nguồn cung ứng.  Quản lý vật tư cũng chịu trách nhiệm xác định lượng nguyên liệu sẽ được triển khai tại mỗi địa điểm thả trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung nguyên liệu, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho (thô, WIP, Thành phẩm) liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng mở rộng.
Các vai trò tiêu biểu trong Quản lý vật tư bao gồm: Quản lý vật liệu, Quản lý kiểm soát hàng tồn kho, Phân tích kho, Nhà hoạch định vật liệu, Expediter và các vai trò lai mới nổi như "kế hoạch người mua".
Mục tiêu kinh doanh chính của Quản lý vật tư được đảm bảo cung cấp nguyên liệu, mức tồn kho tối ưu và độ lệch tối thiểu giữa kết quả thực tế và kế hoạch.

Những mục tiêu

Mục tiêu của quản lý vật tư là cung cấp một chuỗi các thành phần không bị gián đoạn để sản xuất để sản xuất hàng hóa đúng thời gian cho khách hàng.  Bộ phận vật tư được giao nhiệm vụ cấp vật tư cho một cơ sở cung cấp, đảm bảo rằng các vật tư được giao đúng thời hạn cho công ty bằng cách sử dụng đúng hãng vận chuyển.  Vật tư thường được đo lường bằng cách hoàn thành đúng thời gian giao hàng cho khách hàng, giao hàng đúng hạn từ cơ sở cung ứng, đạt được vận chuyển hàng hóa, ngân sách, quản lý thu hẹp hàng tồn kho và độ chính xác của hàng tồn kho.  Bộ phận vật liệu cũng chịu trách nhiệm quản lý các lần ra mắt mới.
Trong một số công ty, quản lý vật tư cũng có chức năng  mua sắm vật tư bằng cách thiết lập và quản lý một cơ sở cung ứng.  Trong các công ty khác, việc mua sắm và quản lý cơ sở cung ứng là trách nhiệm của một bộ phận mua hàng riêng biệt.  Bộ phận mua hàng sau đó chịu trách nhiệm về chênh lệch giá mua từ cơ sở cung ứng.
Trong các công ty lớn với vô số thay đổi của khách hàng đối với sản phẩm cuối cùng, có thể có một bộ phận hậu cần riêng chịu trách nhiệm cho tất cả các lần ra mắt mua lại mới và thay đổi của khách hàng.  Bộ phận hậu cần này đảm bảo rằng các vật liệu phóng được mua sắm để sản xuất và sau đó chuyển giao trách nhiệm cho ban quản lý vật liệu nhà máy

Quản lý vật tư

Thách thức lớn mà các nhà quản lý vật liệu phải đối mặt là duy trì dòng nguyên liệu phù hợp cho sản xuất.  Có nhiều yếu tố ngăn cản tính chính xác của hàng tồn kho dẫn đến tình trạng thiếu sản xuất, vận chuyển hàng hóa cao cấp và thường điều chỉnh hàng tồn kho.  Các vấn đề chính mà tất cả các nhà quản lý vật liệu phải đối mặt là hóa đơn vật liệu không chính xác, số chu kỳ không chính xác, phế liệu không được báo cáo, lỗi vận chuyển, lỗi nhận và lỗi báo cáo sản xuất.  Các nhà quản lý vật liệu đã cố gắng xác định cách quản lý các vấn đề này trong các lĩnh vực kinh doanh sản xuất kể từ khi bắt đầu cuộc cách mạng công nghiệp.  Mặc dù không có phương pháp nào được biết là loại bỏ các chất ức chế độ chính xác hàng tồn kho nói trên, có những phương pháp tốt nhất có sẵn để loại bỏ tác động khi duy trì dòng nguyên liệu bị gián đoạn cho sản xuất.
Một thách thức đối với các nhà quản lý vật tư là cung cấp các bản phát hành kịp thời cho cơ sở cung ứng.  Trên quy mô từ thực tiễn tồi tệ nhất đến tốt nhất, gửi bản phát hành qua tệp fax hoặc tệp PDF là cách thực hành tồi tệ nhất và truyền phát hành đến trang web dựa trên nhà cung cấp là cách tốt nhất.  Tại sao?  Lỗ hổng trong việc truyền các bản phát hành qua fax hoặc email là chúng có thể bị mất hoặc thậm chí được giải thích không chính xác vào hệ thống nhà cung cấp dẫn đến việc hết hàng.  Vấn đề với việc truyền các bản phát hành EDI là không phải tất cả các nhà cung cấp đều có hệ thống EDI có khả năng nhận thông tin phát hành.  Thực tiễn tốt nhất là truyền các bản phát hành đến một trang web cơ sở của nhà cung cấp chung nơi các nhà cung cấp có thể xem (miễn phí) các bản phát hành.  Ưu điểm khác là nhà cung cấp được yêu cầu sử dụng nhà cung cấp được liệt kê trong trang web, phải truyền ASN (thông báo giao hàng nâng cao) và xem xét số dư tích lũy của đơn đặt hàng.