Tự động hóa tài liệu

Tự động hóa tài liệu (còn được gọi là lắp ráp tài liệu) là thiết kế các hệ thống và quy trình công việc hỗ trợ tạo ra các tài liệu điện tử.  Chúng bao gồm các hệ thống dựa trên logic sử dụng các phân đoạn của văn bản và / hoặc dữ liệu có sẵn để lắp ráp một tài liệu mới.  Quá trình này ngày càng được sử dụng trong các ngành công nghiệp nhất định để lắp ráp các tài liệu, hợp đồng và thư pháp lý.  Hệ thống tự động hóa tài liệu cũng có thể được sử dụng để tự động hóa tất cả văn bản có điều kiện, văn bản biến và dữ liệu có trong một bộ tài liệu.
Hệ thống tự động hóa cho phép các công ty giảm thiểu nhập dữ liệu, giảm thời gian đọc bằng chứng và giảm rủi ro liên quan đến lỗi của con người.  Các lợi ích khác bao gồm: tiết kiệm thời gian và tài chính do giảm xử lý giấy, tải tài liệu, lưu trữ, phân phối, bưu chính / vận chuyển, fax, điện thoại, lao động và chất thải.

Trong quản lý chuỗi cung ứng

Có nhiều tài liệu được sử dụng trong hậu cần.  Chúng được gọi là: hóa đơn, danh sách đóng gói / phiếu / tờ (bảng kê khai), danh sách nội dung, chọn vé, biểu mẫu / báo cáo xác nhận đến của nhiều loại (ví dụ:  MSDS, hàng hóa bị hư hỏng, hàng trả lại, chi tiết / tóm tắt, v.v.), nhập / xuất, giao hàng, vận đơn (BOL), v.v.  Các tài liệu này thường là hợp đồng giữa người nhận hàng và người gửi hàng, vì vậy chúng rất quan trọng đối với cả hai bên và bất kỳ trung gian nào, như một công ty hậu cần bên thứ ba (3PL) và chính phủ.  Xử lý tài liệu trong hậu cần, trung tâm phân phối và quản lý chuỗi cung ứng thường được thực hiện lao động thủ công hoặc bán tự động bằng máy quét mã vạch, phần mềm và máy in laser để bàn.  Có một số nhà sản xuất các hệ thống tự động hóa tài liệu tốc độ cao mà sẽ tự động so sánh các tài liệu in laser để trình tự, hoặc chèn hoặc tự động áp dụng một kèm ví / túi cho container vận chuyển (thường là một linh hoạt Polybag hoặc fiberboard sóng / thùng cứng nhắc).  Xem bên dưới để biết các liên kết video trang web bên ngoài hiển thị các hệ thống tự động hóa tài liệu này.  Bảo vệ quyền riêng tư và đánh cắp danh tính là mối quan tâm lớn, đặc biệt với sự gia tăng của kênh Thương mại điện tử, Internet / Mua sắm và Mua sắm trực tuyến (khác, các tài liệu tham khảo trước đây là danh mục và mua sắm qua thư) kết hôn hoặc liên kết với đúng thứ tự hoặc giao hàng mỗi lần.  Phần mềm sản xuất tài liệu là: ERP, WMS, TMS, phần mềm trung gian kế thừa và hầu hết các gói kế toán.    

Một số dự án nghiên cứu đã xem xét tiêu chuẩn hóa rộng hơn và tự động hóa các tài liệu trong ngành vận tải hàng hóa.

Trong dịch vụ pháp lý

Vai trò của công nghệ tự động hóa trong sản xuất các văn bản pháp lý đã được công nhận rộng rãi.  Ví dụ, cuốn sách "Sự kết thúc của luật sư" của Richard Susskind xem xét việc sử dụng phần mềm tự động hóa tài liệu cho phép khách hàng tạo hợp đồng lao động và Di chúc bằng việc sử dụng một cuộc phỏng vấn trực tuyến hoặc cây quyết định.  Susskind coi Hội đồng tài liệu là một trong 10 " công nghệ đột phá " đang làm thay đổi bộ mặt của nghề luật.  Trong các công ty luật lớn, các hệ thống lắp ráp tài liệu đang ngày càng được sử dụng để hệ thống hóa công việc, chẳng hạn như các bảng điều khoản phức tạp và bản thảo đầu tiên của các thỏa thuận tín dụng.
Với việc tự do hóa thị trường dịch vụ pháp lý của Vương quốc Anh dẫn đầu bởi Đạo luật Dịch vụ Pháp lý 2007, các tổ chức lớn đã mở rộng dịch vụ của họ để bao gồm hỗ trợ pháp lý cho khách hàng của họ.  Hầu hết các công ty này sử dụng một số yếu tố của công nghệ tự động hóa tài liệu để cung cấp dịch vụ tài liệu pháp lý trên Web.  Điều này đã được coi là đưa ra một xu hướng đối với hàng hóa, theo đó các công nghệ như tự động hóa tài liệu dẫn đến khối lượng lớn, dịch vụ pháp lý có biên độ thấp được 'đóng gói' và cung cấp cho khán giả thị trường đại chúng.
Tại Hoa Kỳ, các công ty như LegalZoom và RocketLawyer cung cấp sản xuất tài liệu tự động cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
Các công ty như Contract Express của Thomson Reuters, HotDocs (được AbacusNext mua lại)  và HelpSelf Legal  cũng cung cấp dịch vụ tự động hóa tài liệu cho phép luật sư tùy chỉnh quy trình phỏng vấn của riêng họ để hợp nhất thành hợp pháp các tài liệu.  Những trang này và các trang khác đang kết hợp trí tuệ nhân tạo vào phần mềm tự động hóa tài liệu của họ.