Sổ chấm công

Sổ chấm công là một bản ghi kế toán hầu như đã lỗi thời, đã đăng ký số giờ làm việc của nhân viên trong một tổ chức nhất định trong một giai đoạn nhất định. Những hồ sơ này thường chứa tên của nhân viên, loại công việc, giờ làm việc và đôi khi tiền lương được trả.
Trong thời gian thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20, sổ chấm công được giữ riêng biệt. Trong những ngày đó, sổ chấm công được tổ chức bởi thư ký công ty hoặc quản đốc hoặc máy chấm công chuyên ngành. Những sổ chấm công này đã được sử dụng bởi kế toán để xác định tiền lương phải trả. Dữ liệu được sử dụng trong kế toán tài chính để xác định chi phí lao động hàng tuần, hàng tháng và hàng năm và trong kế toán chi phí để xác định giá vốn. Cuối thế kỷ 19, thẻ chấm công được sử dụng để đăng ký giờ lao động.
Ngày nay, sổ thời gian có thể là một phần của hệ thống bảng lương tích hợp, hoặc hệ thống kế toán chi phí. Những hệ thống này có thể chứa các thanh ghi mô tả thời gian lao động để sản xuất sản phẩm, nhưng những thanh ghi đó không thường được gọi là sổ chấm công, mà là bảng chấm công.

Lịch sử

Trước thế kỷ 19, nhân viên có thể được đăng ký vào biên chế, đặc biệt là trong các trường hợp như thuyền viên trên tàu hoặc binh lính đồn trú tại một địa điểm. Tiền lương được trả đã được ghi nhận trong sổ ngày, trong đó chi phí hàng ngày đã được đăng ký, và cuối cùng trong các tài khoản khác trong hệ thống sổ sách kế toán.

Nguồn gốc, đầu thế kỷ 19

Vào thế kỷ 19 khi các tổ chức bắt đầu phát triển một sổ đăng ký riêng về giờ lao động, được gọi là sổ chấm công. Đã được sử dụng để giữ tài khoản của công việc được thực hiện. Loudon (1826) giải thích rằng, trong việc làm vườn, sổ sách cần thiết cho hệ thống lưu giữ tài khoản là, sổ chấm công, sổ tiền mặt, và sổ rừng hoặc sổ đồn điền. Loudon mô tả cách thời gian sách được xử lý trong những ngày đó: 
 Bậc thầy chèn tên của mọi bàn tay; và quản đốc của mỗi bộ phận chèn thời gian tính bằng ngày, hoặc tỷ lệ của một ngày, mà mỗi người dưới sự chăm sóc của anh ta đang làm việc, và công việc cụ thể mà anh ta hoặc cô ta đã tham gia.  </br> Vào cuối mỗi tuần, tổng thể tổng hợp thời gian từ thứ Bảy hoặc thứ Hai trước đó, đến thứ Sáu hoặc thứ Bảy bao gồm; tổng số tiền hoặc được tạm ứng cho mỗi người đàn ông được đặt trong một cột và khi người đàn ông nhận được, anh ta viết từ nhận được trong cột trước nó và ký tên của anh ta như một biên nhận trong cột tiếp theo.  </br> Do đó, sổ chấm công sẽ cho thấy mọi người đàn ông đã tham gia vào mỗi giờ trong năm mà anh ta đã được trả tiền, và nó cũng sẽ chứa các biên lai cho mỗi khoản tiền, tuy nhiên, đã được người làm vườn trả cho lao động làm vườn. 
 Và hơn thế nữa: 
 Nói tóm lại, khó có thể tạo ra một sổ thỏa đáng cho cả chủ và tớ hơn sổ chấm công, vì nó ngăn chặn, càng nhiều càng tốt, sau này có thể lừa dối chính mình hoặc chủ nhân của mình, và vẫn là một xác thực hồ sơ không thể chối cãi của công việc được thực hiện, và các chứng từ cho số tiền được trả trong toàn bộ thời gian của các dịch vụ làm vườn trưởng.  </br> Khi đặt căn cứ ở một vùng xa xôi của đất nước, nơi có hơn hai trăm người đàn ông làm việc dưới một quản đốc, chúng tôi đã có thời gian, việc làm và các khoản thanh toán được ghi lại, và theo cách này, và nhận thấy đó là một thanh hiệu quả cho mọi điều nghi ngờ hoặc bất đồng ý kiến. 
 Trong những ngày đó, những cuốn sổ chấm công, như lời giải thích của Loudon, được sử dụng trong các trang trại, nhưng cũng trong các mỏ  và trong ngành công nghiệp sắt thép mới nổi. Thỉnh thoảng sổ chấm công cũng được sử dụng để đăng ký thời gian, rằng một động cơ hơi nước đang hoạt động đã hoạt động.

Kế toán nhà máy, cuối thế kỷ 19

Với sự phát triển hơn nữa của các cửa hàng máy móc thành các nhà máy sản xuất vào cuối thế kỷ 19, một loại hình kế toán mới, được gọi là kế toán nhà máy, đã xuất hiện để liên quan đến thực tiễn mới phức tạp hơn đó. Vào năm 1886, Thuyền trưởng Henry Metcalfe là người đầu tiên, đề xuất một hệ thống mới cho công việc mẫu trong cửa hàng máy móc. Hệ thống này đã giới thiệu một thẻ dịch vụ bổ sung cho việc đăng ký trực tiếp thời gian làm việc trên sàn công tác. Metcalfe (1886) đã giải thích: 
 Một người đàn ông làm một mẫu việc, người đã hoàn thành một lô mẫu phù hợp, đưa ra một vé tương ứng, và đưa nó với những mảnh được làm cho quản đốc hoặc thanh tra.  Nếu công việc nhận được sự chấp thuận của thanh tra viên, anh ta sẽ đấm thẻ dịch vụ và chuyển tiếp nó với các thẻ khác.  Bất cứ sự suy luận nào là cần thiết, được chỉ định trên mặt của thẻ, để nó có thể kể hoàn toàn câu chuyện của chính nó.  Không gian số lượng có thể được lấp đầy, hoặc không, tại niềm vui; đó là để thuận tiện trong việc tiết kiệm tính toán. 
 Bên cạnh việc tính phí cho lao động của mình, gần như là cần thiết rằng người thợ làm việc sẽ thông báo cho văn phòng về thời gian anh ta dành cho công việc của mình, để hướng dẫn văn phòng điều chỉnh tarif trong tương lai... 
...  Các thẻ đi đến Thư ký chi phí và được xáo trộn, đầu tiên, theo tên của công nhân; thứ hai, theo số thứ tự cửa hàng dưới mỗi tên.  Thời gian sau đó được ghi vào sổ chấm công... ngược lại với các đơn đặt hàng tại cửa hàng mà người đàn ông đã làm việc.  Điều này là để cho phép tiền lương của mỗi công nhân được tính vào việc chiếm đoạt thích hợp....  
 Trong hệ thống đề xuất của Metcalfe, sổ chấm công không còn đăng ký đăng ký chính thời gian lao động. Chi tiêu thời gian đầu tiên được ghi vào "dịch vụ" hoặc thẻ hồ sơ lao động. Về việc sử dụng thẻ dịch vụ liên quan đến sổ chấm công Metcalfe (1885) giải thích thêm: 
 Khi các thẻ dịch vụ, được đóng dấu bởi người quản đốc, được nhân viên chi phí nhận, anh ta sắp xếp chúng theo tên nếu họ yêu cầu, sau đó theo đơn đặt hàng và nhập kết quả gộp theo từng đơn đặt hàng trên sổ chấm công...  Ngoại trừ công nhân mẫu, sổ chấm công mang phân ngành của đơn đặt hàng không còn nữa; chi tiết của việc làm phải được tìm kiếm trên thẻ dịch vụ.  
 Một hệ thống khác để ghi lại thời gian trong đường sắt đã được Marshall Monroe Kirkman mô tả trong cuốn Khoa học về đường sắt, tập 9. 1895. Trong hệ thống này, một bộ phận được tạo ra trong một cuốn sách thời gian chung và một số cuốn sách thời gian chuyên biệt cho các loại nhân viên khác nhau: 
 Một sổ chấm công chung nên được lưu giữ bởi mỗi quản đốc của lực lượng mà anh ta sử dụng; nó phải được đóng lại và gửi cho nhân viên thích hợp vào ngày đầu tiên của tháng.  Tuy nhiên, trước khi gửi nó, quản đốc nên nhập số tiền vào "báo cáo vật tư nhận được và chi phí phát sinh", như đã được chỉ dẫn.  
 Trong hệ thống của Kirkman, những người khác nhau đã tham gia vào việc quản lý các hoạt động lao động trong sử dụng lao động, theo kịp thời gian và tạo tài khoản. Kirkman trước tiên giải thích lý thuyết về chủ đề này, trước khi đưa ra các quy định cụ thể cần thiết Trong việc xử lý lao động của một tập đoàn lớn: 
 Số tiền mà một tuyến đường sắt dành cho lao động là rất lớn đến nỗi việc hoàn trả chính xác trong kết nối, bao gồm cả việc tạo ra các bảng lương trung thực là một vấn đề cực kỳ quan trọng.  </br> Bất cứ nơi nào nam giới tham gia, cho dù tại các cửa hàng, nhà tròn, sân bãi, nhà kho, kho, kho cung cấp, trên đường ray, tại nhà ga, trên tàu, hoặc bất cứ nơi nào khác, phải cung cấp thông tin chính xác về thời gian họ làm việc, cho dù công việc được thực hiện theo giờ, ngày, tháng hay mảnh.  Nếu không thì không thể làm theo sự bất công đó sẽ dẫn đến nhân viên hoặc công ty....  
 Và hơn thế nữa: 
... Các chi tiết (phân phối) thời gian của mỗi người cũng phải qua tay các quan chức địa phương.  Những chi tiết này được hiển thị trong sổ chấm công; cuốn sổ này nên đi kèm hoặc theo bảng lương....  Sổ chấm công sau đó đã sẵn sàng để sử dụng để thực hiện bảng thanh toán...  Tính chính xác của mỗi cuốn sổ chấm công nên được chính thức xác nhận bởi người chấm công (tức là người làm ra nó) như sau: 'Tôi xác nhận rằng sổ chấm công này là chính xác.'  Giấy chứng nhận này phải được ký không chỉ bởi người thực sự mất thời gian, mà còn bởi viên chức phụ trách ngay lập tức; do đó, tại các cửa hàng nên được.  
 Trong phiên bản sửa đổi năm 1907 của tác phẩm này, Kirkman đã trình bày những cuốn sách thời gian chuyên biệt khác nhau cho Cầu và Tòa nhà; cho Nhân viên vận chuyển hàng hóa; cho kỹ sư đầu máy; cho hành khách đi tàu; và cho bài hát.

Hệ thống phát triển đầy đủ trở nên lỗi thời, phần đầu thế kỷ 20

Đầu thế kỷ 20, cuốn sách thời gian đã trở thành một công cụ quản lý thường xuyên, đôi khi có hình dạng của một chất kết dính lá lỏng lẻo. Tuy nhiên, việc xử lý các tài khoản lao động tiếp tục gây ra những khó khăn lớn như Kirkman (1907) giải thích, và do đó ông đã giới thiệu cuốn sách theo dõi thời gian.: 
 Liên quan đến việc xử lý các tài khoản lao động cho công việc được thực hiện bởi các nhân viên bộ phận và những người khác, đã có rất nhiều khó khăn, không chỉ xác định chính xác mỗi người làm việc bao nhiêu thời gian, mà cả lớp công việc mà anh ta đã tham gia.  Hình thức của cuốn sách thời gian theo dõi - rất rõ ràng cho thấy cả hai.  * Nó đã được sử dụng nhiều năm, nhưng đã được sửa đổi theo thời gian, như kinh nghiệm và những điều mới đề xuất Cải thiện.  Điểm chính liên quan đến nó - như trong trường hợp vật chất - là mọi quản đốc bộ phận đều có thể giữ tài khoản công việc được thực hiện, và những gì nó được thực hiện, một cách dễ dàng và ít lao động, để lại cho kế toán tại trụ sở để xác định chi phí và tổng hợp.  
 Và hơn thế nữa: 
 Bằng cách tham khảo sổ chấm công này, người ta sẽ thấy rằng lao động của những người đàn ông có thể được phân bổ cho tất cả các tài khoản điều hành, xây dựng và các tài khoản khác trong phạm vi nhiệm vụ của họ và điều này với bất kỳ người quản lý bộ phận nào cũng có thể thực hiện văn thư làm việc chính xác, và với rất ít thời gian sẽ không mất gì thực tế từ nhiệm vụ hàng ngày của mình.  Do đó, khi ngày kết thúc, anh ta sẽ nhập ngược lại tên của mỗi người, tổng số giờ anh ta đã làm việc và ngược lại, dưới các cột thích hợp được cung cấp, có bao nhiêu giờ phải trả cho mỗi hoạt động, xây dựng hoặc các tài khoản khác mà người đàn ông đã đính hôn.  Không có gì có thể đơn giản hơn hoặc toàn diện hơn.  
 Trong Kỹ thuật quản lý và giữ chi phí năm 1908 , Halbert Gillette đã trình bày một hệ thống giữ chi phí và ứng dụng của nó vào công việc thoát nước, kết hợp một loại sổ thời gian tiên tiến, mà ông gọi là bảng chấm công. Mặc dù biểu mẫu được đặt tên là bảng thời gian, nó thực sự là một cuốn sổ thời gian được phát triển đầy đủ, và không phải là bảng chấm công hiện đại. Hệ thống này đã được sử dụng tại Công ty Xây dựng Moore-Mansfield và Công ty Kỹ thuật Mansfield từ Indianapolis, Indiana, một văn phòng thiết kế kỹ thuật và ký kết hợp đồng. Gillette giải thích hệ thống như sau: 
 Tính năng cơ bản và cơ bản của hệ thống phụ thuộc vào hình thức bảng thời gian được sử dụng (chế độ xem trước của bảng thời gian (hình ảnh đầu tiên) và chế độ xem lại (hình ảnh thứ hai)).  Bảng chấm công được gấp lại khi sử dụng bởi máy chấm công và được mang trong một bìa, làm cho cùng kích thước cuốn sách, và thực tế giống như cuốn sách thời gian thông thường.  Ở phía bên trái của mặt trước xuất hiện bảng thời gian ở dạng thông thường. 
 Bảng chấm công này được sắp xếp sao cho nó có thể được sử dụng cho thời gian báo cáo băng nhóm hàng tuần và cũng được sử dụng khi bảng thời gian được bật mỗi ngày, trong trường hợp sau đó các dòng dưới ngày cột được bỏ qua và thời gian được đặt trong cột tổng số giờ.  Ở phía bên trái xuất hiện đầu tiên cột kiểm tra của máy chấm công.  </br> Các hướng dẫn cho máy chấm công ở mặt sau của tờ (hình ảnh thứ hai) có thể đủ rõ ràng, mặc dù có thể nói thêm rằng trong đó bảng thời gian được sử dụng như một báo cáo hàng tuần, như thường là trong trường hợp, băng đảng nhỏ hoặc ở đâu công việc không quan trọng, thời gian được kiểm tra và chia cho bốn hình vuông dưới mỗi ngày và đối diện với mỗi tên, mỗi hình vuông đại diện cho một phần tư của một ngày.  </br> Trong trường hợp bảng chấm công như minh họa, các bản phân phối được hiển thị là dành cho công việc thoát nước và các bản phân phối cụ thể được yêu cầu được in bằng phương pháp đóng dấu cao su.  Mỗi phân phối do đó cho công việc này cho thấy một chữ cái cụ thể mặc dù cùng một chữ cái có thể không có nghĩa giống nhau trên bất kỳ hai công việc nào, nhưng tham chiếu được thực hiện cho tiêu đề tem cao su trên mỗi hợp đồng để xác định ý nghĩa của chữ cái đó...  
 Hình thức chấm công này sẽ có giá trị vì chỉ có hệ thống thống nhất, ngay cả khi không liên quan đến các tính năng khác được đề cập, mặc dù các công ty trên sử dụng báo cáo này hài lòng rằng họ đang bảo mật dữ liệu có giá trị hơn bằng hình thức này đã từng có thể làm bằng các hình thức trước đây được sử dụng.  Giá trị của bảng thời gian thống nhất nằm trong giáo dục của máy chấm công, dẫn đến một lực lượng làm việc hiệu quả hơn.  Theo hệ thống cũ với các bảng chấm công riêng, được chuẩn bị đặc biệt cho từng công việc, các hình thức của bảng chấm công rất nhiều và đa dạng, và vì lý do này, các máy chấm công được cho là kết hợp các ý tưởng của riêng họ và thực hiện các thay đổi và đổi mới, dẫn đến một loạt dữ liệu yêu cầu giờ, và nói chung là sự tham gia cá nhân của máy chấm công, để làm việc. 
 Chuyển từ các bảng thời gian, (xem số liệu) cuộn thanh toán và sổ ghi chép chi phí, tính năng tiếp theo của hệ thống thông tin hoặc dữ liệu chi phí bao gồm các biểu đồ tiến độ.  Tất nhiên, những điều này sẽ thay đổi theo bất kỳ công việc nào theo tính cách giống nhau, và, vì chúng được sử dụng bởi gần như mọi công ty xây dựng lớn, chỉ cần nói rằng các bản in màu xanh được chuẩn bị (nói chung là các dòng in màu xanh) máy chấm công có thể tô màu trong công việc hoàn thành mỗi ngày trong tuần, đánh dấu ngày trên đó và biến các biểu đồ như vậy vào văn phòng.  Do đó, các bản in màu xanh tiến độ này tạo thành một bản ghi vĩnh viễn về tiến độ của công việc và cũng là cơ sở để xác định số lượng công việc hoàn thành theo thời gian. 
 Trong năm 1913, Nguyên tắc giữ chi phí nhà máy của Edward P. Moxey, một chương dành cho "Kế toán lao động", theo đó các Phương pháp ghi thời gian khác nhau được mô tả.
trong thế kỷ 20, cách thống kê thời gian làm việc bắt đầu thay đổi khi trích dẫn sau đây từ cửa hàng may mặc A. & L. Tirocchi ở Providence, Rhode Island từ 1915 đến 1947 tiết lộ: 
 Hồ sơ biên chế tốt là một điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp.  Một trong những loại hồ sơ cơ bản là sổ thời gian, với các mẫu in để ghi lại số giờ làm việc của nhân viên hàng tuần.  A. & L.  
 Với sự ra đời của kiểm soát sản xuất hiện đại và kế toán chi phí tiêu chuẩn vào những năm 1920  những cuốn sách thời gian truyền thống đã trở nên lỗi thời, như Herman M. Grasselt (1925), một cơ quan trong thương mại Làm giấy, giải thích: 
 Sổ chấm công lỗi thời không có chỗ đứng trong ngành công nghiệp hiện đại; máy ghi thời gian và thẻ đồng hồ vào và ra hàng tuần riêng lẻ là phương tiện thành thạo duy nhất để có được dữ liệu chính xác.  Mỗi bộ phận sẽ được chỉ định một "khối" số đồng hồ nhất định của nhân viên, với đủ phụ cấp cho các bổ sung, theo quy trình hoạt động.  Trong các phòng ban tương ứng, mỗi nhân viên nhận được một số thẻ đồng hồ xác định, vẫn còn với anh ta miễn là anh ta ở trong một bộ phận nhất định hoặc với công ty.  Thẻ thời gian được đặt trong giá đỡ "Vào và ra" bên cạnh thời gian.  
 Trong các hệ thống quản lý cuối thế kỷ 20, thời gian làm việc hạn chế hơn vẫn còn, theo đó các cuốn sách thời gian truyền thống đã được thay thế bằng bảng chấm công.

Hạn chế sử dụng trong phần thứ hai của thế kỷ 20

Trong phần thứ hai của thế kỷ 20, sách thời gian không hoàn toàn biến mất. Trong quản trị văn phòng xây dựng của mình . Deatherage (1964) giải thích, sách thời gian vẫn còn hạn chế sử dụng trong hệ thống kiểm soát sản xuất của ông: 
 Tác giả đã làm việc và đưa vào thực tế xây dựng cái được gọi là hệ thống chi phí Deatherage.  Tính năng chiếm ưu thế là "một lần viết", tạo một số bản ghi cùng một lúc để loại bỏ càng nhiều càng tốt bất kỳ việc viết lại hoặc đăng lại, sử dụng các biểu mẫu được hỗ trợ bằng carbon và "hệ thống ghi hình".  Về cơ bản, đây là cùng một "hệ thống sách" được sử dụng bởi người bán tạp hóa ở góc trong việc giữ tài khoản khách hàng cá nhân của mình. 
 Hệ thống kiểm soát sản xuất Deatherage, v.v., được sử dụng bởi một số nhà sản xuất lớn nhất trong cả nước trong việc giữ chi phí sản xuất và cũng cho hồ sơ tồn kho, hồ sơ thiết bị, v.v.  Khi hệ thống này được sử dụng, như với người bán tạp hóa ở góc, mục nhập ban đầu cho hồ sơ luôn được sử dụng, số dư hoặc tổng số được chuyển từ giao dịch cuối cùng.  Được đăng hàng ngày, hồ sơ về tổng số tiếp tục trên vé, cho dù đó là lao động hay tài liệu, được nộp trong "tệp trực quan" để tổng số và đơn vị của ngày hôm trước được đọc trực tiếp bởi bất kỳ ai quan tâm.  Nếu bạn đang chạy một tài khoản tính phí tại cửa hàng tạp hóa, 
...  Điều này tương đương với người quản đốc kiểm tra người đàn ông của mình vào buổi sáng trước khi công việc bắt đầu trong sổ thời gian của anh ta và phân bổ nơi những người đàn ông đang làm việc.  Chức năng bổ sung là anh ta phải viết ra nơi những người đàn ông của anh ta thay vì bỏ bê việc này cho đến khi hết ca sau đó cố gắng nhớ anh ta có những người đàn ông nào trong ngày với mục đích đưa ra báo cáo của người quản đốc của anh ta, vào thời điểm anh ta đoán nó  
 Một ví dụ khác là việc sử dụng sổ sách thời gian và tiền lương ở Úc. Tòa án Hòa giải và Trọng tài Liên bang (1967) đã giải thích: 
 Trừ khi các thiết bị đo thời gian cơ học được sử dụng cho mục đích ghi lại thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành của nhân viên, mỗi chủ nhân sẽ cung cấp một sổ thời gian hoặc bảng chấm công để nhập tên và phân loại của nhân viên.  Người sử dụng lao động phải được nhập mỗi ngày vào sổ thời gian hoặc bảng chấm công mỗi ngày thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi ngày, thời gian cho phép cho bữa ăn, mỗi giờ làm việc của mỗi nhân viên và tiền lương nhận được mỗi tuần (bao gồm cả tiền làm thêm và các khoản thanh toán khác).  Những mục đó ít nhất một lần một tuần được nhân viên xác nhận là hồ sơ thực sự về thời gian làm việc nếu anh ta rất hài lòng và sẽ được chứng nhận bằng chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người đại diện hoặc người quản lý của anh ta. 
 Sẽ là vi phạm giải thưởng này nếu bất kỳ người nào cố tình làm, xác nhận hoặc chứng nhận cho một mục nhập sai trong sổ chấm công hoặc bảng chấm công đó. 
 Khi các thiết bị đo thời gian cơ học được sử dụng cho mục đích ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên, mỗi chủ nhân sẽ giữ một bản ghi để có thể dễ dàng xác định tên và phân loại của từng nhân viên, số giờ làm việc mỗi ngày và tiền lương nhận được mỗi tuần bao gồm cả làm thêm giờ và các khoản thanh toán khác)...  Sổ thời gian, bảng chấm công hoặc hồ sơ cơ khí phải được lưu giữ ít nhất 3 năm sau khi hoàn thành.  
 Hệ thống này tương tự với việc sử dụng bảng chấm công hiện đại.

Ngày nay

Ngày nay, cuốn sách thời gian có thể là một phần của hệ thống bảng lương tích hợp. Trong các doanh nghiệp nhỏ đôi khi sổ thời gian được sử dụng làm sổ điểm danh, để đăng ký thời gian nhân viên làm việc. Chúng có thể được sử dụng thay thế cho đồng hồ thời gian ở lối vào của một công ty, nơi nhân viên đăng ký. Một hệ thống khác là bảng chấm công, một hình thức mà nhân viên điền vào số giờ làm việc.