İnsan kaynakları yönetimi

İş analizi ve iş dizaynı

1900'lü yılların başlarında işletmelerde verimliliği arttırmak amacıyla işler ilk kez bilimsel olarak ele alınmıştır. Bu ilkelere göre bölünebilen en basit parçalarına ayrılan işlerin, çalışanlar tarafından minimum öğrenme ile en kısa zamanda ve hatasız olarak gerçekleştirilebilmesi amaçlanmaktaydı.
Ancak uygulamalar işlerin bu denli rutin, monoton ve basit hale getirilmesinin çalışanlar üzerinde olumsuz etkisini göstermiş ve bu konuda işlerin yapılarının çalışanlar için daha fazla tatmin sağlayıcı ve onları motive edici hale dönüştürülmesi için bazı teknik yaklaşımların geliştirilmesine neden olmuştur.
Organizasyonlarda işlerin yapısal özellikleri ve içeriklerinin çalışanların verimliliklerinde önemli olduğu çeşitli davranış bilimlerindeki çeşitli araştırma ve gelişmelerle giderek daha net biçimde işletmelerde anlaşılmıştır.
Çalışanların tatmini ve verimliliğini bu denli etkileyen unsur olan işletmelerin organizasyonel yaşamda bilimsel ve sistematik bir biçimde incelenmesi ve ayrıca çeşitli değişkenleri dikkate alarak yapılarının düzenlenmesi, günümüzde İnsan Kaynakları Departmanı’nın bir işlevi olarak ön plana çıkmıştır.
Bir iş yeri için işgücü kaynağının alt yapısının oluşturulması için gereken İnsan Kaynakları Yönetimi İşlevleri “İş Analizi ve İş Dizaynı” başlığı altında incelenir. Günümüzde genel olarak organizasyonel yapı kavramı altında yapılan planlamaların bütününü iş analizi ve iş dizaynı oluşturur.

İş bilgileri

İşletmelerde ; önceden belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için çalışanlar ve yaptıkları işler, bölüm, birim gibi çeşitli adlarla anılan gruplara ayrılmışlardır. İşletme faaliyetlerinin etkinliği açısından bu grupların sınırlarının belirlenmesi, özelliklerinin bilinmesi ve görevlerinin tanımlanması gerekmektedir. Bunun için de her birimde gerçekleştirilen faaliyetleri oluşturan işler ve birbirleri ile ilişkileri saptanmalıdır. İşletmelerde işlere ilişkin çeşitli ayrıntı ve özellikleri saptamak amacı ile yapılan iş analizi çalışmalarına bu nedenle gerek duyulmaktadır.
İşletmedeki iş analizi faaliyetleri, işlerin içerdiği görev, sorumluluk ve çalışma koşullarını belirlemeye yönelik çabalardan oluşur. Bu çalışmalarda ayrıca işleri yapacak olan kişilerde bulunması gereken bilgi, beceri ve yetenekler de belirlenmeye çalışılır.
İnsan Kaynakları Yönetimi’nde çeşitli faaliyet sistemlerinin oluşturulabilmesinde iş analizi ve iş analizi çalışmalarından elde edilen bilgiler önemli bir araç niteliği taşırlar. İş analizi, işletmelerdeki işlerin tüm özellik ve ayrıntılarını belirlemeye yönelik çalışmalardan oluşan analiz sürecidir. Örneğin, organizasyon yapısının oluşturulması,işgücü planlama, eğitim geliştirme faaliyetleri, ücret-maaş yönetimi, performans değerlendirme, iş güvenliği ve çalışan sağlığı gibi konularda iş analizleri ve bu süreçten sağlanacak bilgilere ihtiyaç duyulur.
Gözlem, anket, mülakat gibi teknikler kullanmak suretiyle bir işin içeriğini, yapısını, türünü, o işi yapmak için gereken zamanı, yönetimi ve bireysel yetenekleri belirleme sürecin İş Analizi’dir. İş Analizi çalışan personelin değil, yapılan işin irdelenmesidir. Süregelen veya yeni ihtiyaç duyulan bir iş için alınacak çalışanın özelliklerini belirlemede seçme sürecine ilişkin standartların oluşturulmasında işgücü planlanırken kullanılır. Performans değerlendirme ve/veya ücretlendirme süreçlerinin değerlendirilmesinde kullanılır.
İş analizlerinden çıkan sonuçlar ışığında özetlenen bilgiler ise “İş Tanımları”nı oluşturur. İş Tanımı aynı zamanda özet bir belge niteliğindedir. İşin adı, kısaca hangi görevleri içerdiği, çalışma şartları, işin gerektirdiği yetkinlik ve tecrübe düzeyleri iş tanımlarının bölümlerini oluşturur. Ayrıntılandırılmak istendiği zaman işin temel işlevi, bağlı olduğu bölüm ve birimler, işin kodu, unvanı, işin gerektirdiği eğitim ve tecrübe seviyesi, fiziksel ve zihinsel özellikler, işi yapacak olanın görev, yetki ve sorumlulukları gibi bölümler de iş tanımları içinde bulunurlar.
Genel olarak iş..  analizleri iki yaklaşımla incelenebilir.  Bunlardan birincisi iş analizlerini insan kaynakları yönetimi açısından ele alır. Bu tür iş analizleri işletmelerde insan kaynakları planlama, ücret-maaş yönetimi, eğitim vb. konularda, insan kaynakları yönetimine veri sağlayacak nitelikte hazırlanmıştır. İkinci yaklaşım ise, iş analizi kavramını daha geniş olarak tanımlar ve bu kavramın kapsamına ayrıca endüstri mühendisleri tarafından yapılan kantatif çalışmaları da ekler. Bu  yaklaşıma örnek olarak “iş dizaynı” bölümünde düzenlemeler olarak verilen iş basitleştirme, zaman – hareket etüdleri, yöntem geliştirme, iş ölçümü gibi faaliyetleri verebiliriz.
İş analizinin amaçları
İş analizinin işletmelerdeki amaç ve kullanım alanlarını belirlemek için öncelikle çeşitli örgütsel faaliyetlerle, söz konusu çalışmanın ilişkisini belirlemek yararlı olacaktır. Özellikle günümüzde insan kaynakları programlarının çoğu için iş analizleri önemli bir veri kaynağı oluşturmaktadır. Ancak iş analizlerinde çeşitli nedenlerden kaynaklanan aksaklıklar, yetersizlikler ve sorunlar ilişkili olduğu insan kaynakları sistemlerine yansımak ve bu programların başarısını da olumsuz olarak etkilemektedir. Bu nedenle belirtilen insan kaynakları sistemlerinin etkinliğinin bir ön koşulu olarak, iş analizi çalışmalarına işletmelerde gerekli önem verilmelidir.

İş dizaynı

Şekilden de görüleceği gibi, iş analizlerinin, özellikle hazırlık aşamasında, insan kaynakları yönetiminin çalışma yaşamının kalitesini geliştirici doğrultudaki programları etkili olmaktadır. Bu tür programların en önemlisi olan iş dizaynı çalışmaları ile işletmelerdeki işlerin yapıları, çalışanlar için daha çok iş tatmini yaratacak şekle dönüştürülmeye çalışılır. İşlerin yapılarının monotonluk ve rutinlikten uzak, kişiye daha fazla sorumluluk ve kendini geliştirme imkânı sağlayacak şekilde değiştirilmesinden sonra yapılacak iş analizlerinde, işlerin bu tür programlarla kazandığı yeni özellikleri içerecektir. Yapılan toplantı, eğitim ve resmi işleri takip etmesi iş kalitesini düzenlemesi iş kalitesini her zaman yükseklere çıkarması özelliği reklam alma ve resmi kurumlar ile iletişimi aksatmaması gerektiğini programları düzgün dizayn etmesi gerektiğini ifade eder.