Bilgi yönetimi

Bilgi yönetimi

Geçmişten günümüze gelişen teknoloji ile birlikte kişisel hayatımızda başlayıp da sosyal hayatımıza kadar birçok alanda artan bilgi miktarı her alanda rekabeti ortaya çıkarmıştır. Bu yüzden örgütler teknoloji ile birlikte ortaya çıkan bilgi yığınlarını denetim altına alarak var olabilirler ve varlıklarını devam ettirebilirler. Bilgi yönetimi bu kadar etkin olmasına rağmen 20. Yüzyılın sonlarına doğru kavram olarak ortaya çıkmıştır. Bilgi yönetiminin bir kavram olarak ortaya çıkmasının nedeni “ürünlerin ve hizmetlerin bilgi içeriğinin artması, e-ticarette, eğitimde, vb. olduğu gibi teknolojinin üretim ve hizmetlerin niteliğini ve yapılış tarzını tümden değiştirmesi onu kendi yapısı içerisinde yapılandırması, bilimsel çalışmaların önemli ölçüde rekabet unsuru haline gelmesi, çalışanların niteliklerinin değişmesi, bilişim ve telekomünikasyon teknolojilerinin enformasyon ve yönetimindeki etkinliğin artması. ”  olarak tanımlanmıştır. Bunlarla birlikte yönetim kavramı ortaya çıkmış ve günümüzde hala gelişim göstermektedir
Bilgi yönetimi, eğitim, öğretim ve çeşitli şartlarla edindiğiniz deneyimlerinizin gündelik hayatınız ya da iş hayatınızda kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgi kaynağının  belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve çeşitli çevrelerle paylaşılması işlemlerinin tamamını kapsayan belirli organizasyon yapısına göre uygulayan yönetim bilimidir.
Diğer bir tanıma göre; bilgi yönetimi, herhangi bir işletmenin, amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da içeriden her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlamasıdır. Bilgi yönetiminin en önemli yapı taşları enformasyon ve bilgidir. Bilgi yönetiminin en önemli amacı, örgütte var olan kayıtlı ya da potansiyel bilgi kaynaklarını ortaya çıkarmak ve iş süreçlerine dahil etmektir. Bilgi yönetiminin diğer bir amacı ise, çalışanların var olan enformasyona erişimini mümkün kılarak enformasyon kaynaklarından yeni bilgilerin üretilmesini sağlamaktır.Burada yazılan tanımları özetlersek; “Bilgi yönetimi ( information management ) her türlü örgütün etkin olarak işletilmesi ile ilgili bilginin sağlanmasını, düzenlenmesi, denetimi, yayımı ve kullanımına yönetim ilkelerinin uygulanmasıdır. Bilgi terimi burada örgüt içinde ya da dışında yaratılmış değerli bilgileri ( üretim verileri, personel kayıtları, ya da dosyaları, pazar araştırması dosyaları, Pazar araştırma verileri, çeşitli kaynaklardan toplanan rekabetçi bilgi )  kapsamaktadır.”
Başka bir açıdan bilgi yönetimi şu şekilde tanımlanmıştır; Bilgi yönetiminin; mikro ve makro perspektiften rekabetçiliğin artmasına katkıda bulunmak, karar verme mekanizmasını etkinleştirmek ve zaman israfını önlemek, müşterilere yönelik sorumluluğu artırmak, çalışanları bilgi paylaşımı yönünde teşvik etmek, bilginin ve bilgi paylaşmanın değerini artırmak suretiyle örgüt üyeleri arasındaki informal bağlan güçlendirmek, çalışanların ve yürütülen faaliyetlerin verimli olmasını sağlamak ve ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltmek, örgüt dahilinde yaratıcılık ve yenilikçiliği teşvik etmeyi sağlayan örgütsel bir yaklaşım olduğu yönünde fikir belirtmektir.
"Bilgi ve belge yönetimi açısından bilgi, insanların çeşitli yollarla edindikleri ve içselleştirdikleri deneyimlerinin, düşüncelerinin, görüşlerinin ya da birikimlerinin yazılı, basılı ya da elektronik ortamda somutlaşması ile ortaya çıkan üründür."  
Bilgi ve belge yönetimi bağlamında bilgiden kasıt 'nesne olarak bilgi'dir.
Yönetim bir amacı gerçekleştirmek amacıyla zaman, işgücü, hammadde, deneyim, beceri ve maddi kaynakların en doğru ve verimli şekilde kullanıldığı süreçtir.
Bilgi yönetiminde yönetilen olgu belgedir.
Belge bilginin kayıt altına alınmış, çeşitli ortamlarda varlık bulmuş halidir.
"Bilgi ve belge yönetimi; yazılı, basılı ya da elektronik bilgi taşıyıcılarında varlık bulan bilginin seçilmesi, sağlanması, çözümlenmesi, değerlendirilmesi, düzenlenmesi, depolanması, erişilmesi ve kullanılmasını mümkün kılmak için sahip olunması gereken bilgi, beceri ve tekniklere ilişkin bazen bir çalışma ya da hizmet alanı, bazen de bir bilim dalı olarak algılanmakta ve tanımlanmaktadır.
Başka bir açıklamada bilgi yönetimi tanımı "Bilgi yönetimi; eğitim, öğrenim ve deneyimlerin kurumsal faaliyetlere yansıması sonrasında oluşan bireysel ve kurumsal, kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerini organizasyonun yapısına göre uyarlayan ve uygulayan yönetim biliminin adıdır." şeklinde yapılır.
"Bilgi  Yönetimi" organizasyonun elindeki 'görünmeyen varlıkların' yani temelinde entelektüel sermaye veya bilgi birikimi olan varlıklar ile değer yaratma sürecidir. Bu süreç şirketin 'pazar değeri'nin belirlenmesinde büyük öneme sahiptir.
"Başarılı bir bilgi yönetiminin temel bileşenlerinden biri, bilgi yönetiminde yetkinlik (mükemmeliyet) sağlamaktır. Bilgi yönetiminde yetkinlik, önemli bilgiyi saptamak, kaydetmek ve düzenlemek için karmaşık bir sistemin geliştirilmesi ve kurulmasına ve bu sistemi destekleyecek alt yapıya dayanır."
Bilgi yönetimi, kurumsal yapılandırmanın mimarisi ile bir tabloda açıklanmıştır.

Bilgi profesyoneli

Bilgi profesyonelleri, bilgi yönetiminin olduğu çeşitli ortamlarda görev yaparlar.
Geniş anlamda bilgi profesyoneli, sorumlu olduğu işle bağlantılı bilgileri en doğru ve en uygun biçimde kullanabilen profesyonellerdir. Örneğin;bilim adamları, araştırmacılar, yöneticiler, hekimler, öğretmenler vb.
Dar anlamda bilgi profesyoneli ise kayıt altına alınmış her türlü bilginin sağlanması, düzenlenmesi, erişimi, yeniden biçimlendirilmesi, iletilmesi ve korunması hususunda gerekli hizmetleri oluşturma, yürütme, yönlendirme ve geliştirme bilgi, beceri ve tekniğine sahip bireylerdir.

Türkiye'deki üniversitelerde bilgi yönetimi

Çok eski bir sistem olmamakla birlikte üniversitelerin kütüphanecilik bölümleri yeniden yapılandırıldı. Ders 
programları gözden geçirilerek 1990’ların başında kütüphanecilik bölümü adıyla üç ayrı ana bilim 
dalı (kütüphanecilik, arşivcilik ve dokümantasyon-enformasyon) olarak örgütlenen bölümler, 2002 
yılından itibaren “Bilgi ve Belge Yönetimi” adıyla yeniden ortak bir çatı altında toplandı ve ana bilim 
dalları kaldırıldı. Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi de örnekler arasındadır.