ระบบการจัดการเอกสาร

รายละเอียดและองค์ประกอบ

Document management systems จะมีการจัดเตรียมและมีกระบวนการต่างๆ เช่น แหล่งจัดเก็บข้อมูล การกำหนดรุ่นเอกสาร ความปลอดภัย การทำดัชนี และการสืบค้น การสำรองข้อมูล องค์ประกอบต่างๆ เช่น
Metadata หมายถึง ข้อมูลที่ใช้กำกับและอภิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอื่น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ บัตรในห้องสมุดสำหรับสืบค้นหนังสือที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อหนังสือและตำแหน่งของหนังสือ ซึ่งหนังสือเป็นข้อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็นข้อมูลที่อธิบายรายละเอียดของข้อมูลนั้น
Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่มีอยู่ได้โดยตรงจากพื้นที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีการเปลี่ยนแปลง และบันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรูปแบบของ new version ซึ่งจะได้กล่าวถึง version ในหัวข้อถัดไปข้างหน้า โดยการทำงานทั้งหมดนั้นยังใช้งานในโปรแกรมเดิม เช่นการใช้งานกับ email หรือมีการแชร์ซอฟต์แวร์เป็นกลุ่มร่วมกัน ซึ่ง Application จะมีการใช้มาตรฐานเช่น ODMA LDAP WebDAV และ SOAP
Capture หลักการนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการประมวลผลของหนักระดาษจากการสแกน หรือ อุปกรณ์อื่นๆเช่นปริ้นเตอร์ หรือ Optical character reconition ( กระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ )หรือมีการใช้ OMR Software ที่เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับอ่านค่าในช่อง เช่นใช้ตรวจสอบปรนัย
Indexing เป็นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นสิ่งที่ง่ายสำหรับการเก็บตัว Track ที่เจาะจงของข้อมูลแต่มักจะมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการจัดหมวดหมู่ ให้ผ่าน metadata ดังนั้นการ Indexing ให้สามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วในพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่จึงต้องคำนึงถึงโครงสร้างทาง topology ของ index ด้วย
Storage การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคำนึงว่า เก็บที่ไหน นานเท่าไหร่ หรือการเปลี่ยนที่อยู่ของเอกสารไปเก็บอีกที่หนึ่งเกี่ยวข้องกับ (Hierarchical storage management) และ การทำลายเอกสาร
Retrieval การเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ ในบางครั้งอาจจะดูเหมือนง่ายในทางการสืบค้นแต่ในบริบททางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับโครงสร้างทางดัชนี บางครั้งการค้นหาบางระบบ สามารถหาบางส่วนของคำหรือบางส่วนของ metadata ที่คาดหวังได้ ในบางระบบอาจจะอนุญาตให้มีการสืบค้นแบบใช้ การระบุนิพจน์บูลีนให้มีหลากหลายคำหรือวลีที่ต้องการได้
Distribution เอกสารที่เผยแพร่จะต้องมีรูปแบบ (Format) ที่ยากต่อการถูกเปลี่ยนแปลงโดยง่าย วิธีปฏิบัติโดยทั่วไปในทางกฎหมาย เอกสารต้นฉบับจะไม่ถูกแจกจ่ายแต่จะเก็บไว้ในสถานที่ๆปลอดภัย หากเอกสารถูกแจกจ่ายด้วยรูปแบบอิเลคโทรนิคในสภาวะที่มีการควบคุม เครื่องมือที่ใช้งานต้องมีคุณภาพและได้รับการตรวจสอบว่าทำงานอย่างถูกต้อง เช่นเดียวกันกับตัวนำส่งเอกสารอิเลคโทรนิคที่ต้องมีคุณภาพ ทั้งสองอย่างนี้ต้องนำมาประยุกต์ใช้ในระบบเอกสารที่มีการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน หากความสมบูรณ์ของเอกสารเป็นสิ่งที่จำอย่างยิ่ง
Security การรักษาความปลอดภัยมีความสำคัญมากในการใช้งานการจัดการเอกสารจำนวนมาก ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องเข้ารหัสและเป็นความลับสูงมีข้อกำหนดที่ซับซ้อนเช่น ข้อมูลประวัติทางการแพทย์Workflow คือการบริหารจัดการ ลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์ และใช้เอกสาร หรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน
Versioning เป็นการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยให้มีหมายเลขการเปลี่ยนแปลง หรือการกำหนดวันที่เปลี่ยนแปลง และจัดเก็บสำรองข้อมูลดังเดิมไว้ เผื่อทำการเรียกคืนข้อมูล หรือแก้ไขกลับ และเพื่อให้รู้ถึงสถานะการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล
Records Management system เป็นการจัดการคุณลักษณะของข้อมูล โดยสามารถบริหารจัดการ กำหนดค่าอายุของข้อมูลในระบบได้ตามเงื่อนไข ซึ่งในปัจจุบันได้มีการกำหนดมาตรฐานการจัดการอายุของข้อมูล เช่น DoD 5015.2-STD Version x เป็นข้อกำหนดตามมาตรฐานความปลอดภัยของการจัดเก็บข้อมูล ที่ออกโดยรัฐบาลสหรัฐ ซึ่งมีซอฟแวร์บางรายเท่านั้นที่ได้รับรองตามมาตรฐานนี้

เทคโนโลยีอื่นๆที่เกี่ยวข้องหรือใกล้เคียง

Content management system
ระบบจัดการเนื้อหา (Content management system, CMS) คือระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้เพื่อจัดระเบียบ และส่งเสริมการทำงานในหมู่คณะ ให้สามารถสร้างเอกสาร หรือเนื้อหาสาระอื่นๆ โดยมากแล้ว ระบบจัดการเนื้อหา มักจะเป็นเว็บแอปพลิเคชัน ซึ่งใช้จัดการเว็บไซต์และเนื้อหาบนเว็บ และมีไม่น้อยที่ระบบจัดการเนื้อหาต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษบนเครื่องเครื่องลูกข่าย เพื่อใช้แก้ไขและสร้างบทความต่างๆ ระบบจัดการเนื้อหา ในตลาดซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มีทั้งแบบที่ทำเพื่อการค้าและแบบ โอเพนซอร์สเนื้อหาที่อยู่บนระบบอาจจะเป็นเนื้อหาที่เป็น ข้อความตัวอักษรไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์ภาพเคลื่อนไหว ไฟล์วิดีโอ หรือไฟล์เอกสารอื่นๆ ก็ได้ ระบบจัดการเนื้อหามักมีระบบการจัดการลำดับการดำเนินงานของเนื้อหาที่เรียกว่า Workflow ซึ่งลำดับการดำเนินงานนั้นโดยมากจะประกอบไปด้วย
- ขั้นตอนการนำเนื้อหาเข้าระบบ (Ingestion หรือ Creation) เช่นผู้บริหารระดับสูงเห็นชอบให้มีการสร้างเนื้อหาใหม่ขึ้น และผู้พัฒนาสร้างเทมเพลต และ โฟลเดอร์เพื่อรองรับข้อมูลบนเว็บ
- ขั้นตอนการตรวจสอบเนื้อหา (Staging หรือ Approval) มีการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาเนื่องจากหากข้อมูลผิดพลาดจะมีความยุ่งยากในการกลับมาแก้ไข มีการกระจายงานสู่กลุ่มพนักงาน เพื่อจำหน่ายให้พนักงานช่วยสร้างเนื้อหา และแก้ไขเนื้อหา
- ขั้นตอนการนำเนื้อหาไปเผยแพร่ (Delivery หรือ Publishing) ผู้ดูแลเว็บไซด์อนุมัติ รวบรวมข้อมูลขึ้นเว็บไซด์ได้

ทิศทางในอนาคต ของเทคโนโลยี

เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้นไปมากทำให้ระบบการจัดการต่างๆเร็วขึ้น จากคำกล่าวของ Tim Berners-lee ที่ว่า ”ไม่มีสิ่งใดที่เปลี่ยนแปลงโลกได้มากกว่าที่คอมพิวเตอร์ทำ” การเกิดขึ้นของคอมพิวเตอร์ทำให้การทำหลายอย่างที่สมัยก่อนไม่มีทางทำได้เป็นไปได้เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่างๆได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที สมัยก่อนการจัดการเกี่ยวกับ Document จะเป็นการจัดเอกสาร กำหนดที่อยู่เป็นแฟ้มใส่ในตู้เอกสาร การทำดัชนีที่ยุ่งยาก แต่ปัจจุบันสามารถทำได้ง่ายและยังมีระบบที่เป็น optical ในการสกัดคำจากไฟล์รูปภาพได้อีกด้วยเสมือนกับว่าคอมพิวเตอร์สามารถอ่านหนังสือได้ ช่วยในการจัดการและทำองค์ประกอบของDocument management สามารถดึงข้อมูลได้รวดเร็วในอนาคตเนื่องจากแหล่งการจัดการข้อมูลต่างๆสามารถทำงานกับ Application ต่างๆได้ ทำให้มีการพัฒนาลูกเล่นต่างๆ ได้มากขึ้นกว่าเดิมอาจจะมีบริการใหม่ๆเข้ามาที่พัฒนาพร้อมกับเทคโนโลยี เช่นในอนาคตอาจจะมีการผสานกันระหว่างการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรกับระบบจัดการเก็บข้อมูลเช่นการนำเสนอวงจรชีวิตของลูกค้าตลอดเวลาเพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์และพัฒนาองค์กรเช่นหาสินค้า และบริการที่เหมาะสม ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อมีเทคโนโลยีที่ล้ำหน้า และการจัดการข้อมูลและเอกสารที่ดี หรืออาจจะมีการพัฒนาเทคโนโลยีต่างๆเพื่อเก็บเอกสารในรูปแบบอื่นๆ นอกจาก รูป เสียงข้อความ เช่นการเก็บรูปแบบทางชีววิทยา เช่น รัฐบาลเก็บตัวอย่าง DNA ของคนในประเทศโดยบันทึกเป็นเอกสารในรูปแบบที่สามารถ Capture ได้และมีการทำ indexing เพื่อให้สามารถตามตัวบุคคล หรือ ระบุตัวบุคคลมีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลต่างๆขององค์กรกับองค์กรอื่นทำให้สามารถช่วยติดตามวิถีชีวิตของบุคคลหนึ่งได้เป็นต้น อาจจะมีหลายๆอย่างตามมา สรุปคือ เทคโนโลยี Document management system นั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามการพัฒนาของเทคโนโลยีอื่นๆในปัจจุบัน

ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสาร

- ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารกระดาษ
- ช่วยในเรื่องของการค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
- สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและความปลอดภัยของข้อมูลได้ง่าย
- สามารถทำการสำรองข้อมูล และเก็บรักษาข้อมูลได้ง่ายกว่า
- ช่วยส่งเสริมการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น