Elektronická výmena údajov

Elektronická výmena údajov, často prekladané ako elektronická výmena dát (z angl. Electronic Data Interchange, skratka EDI), označuje sadu štandardov umožňujúcich výmenu dát obchodného charakteru. Slúži ako výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi, respektíve medzi počítačovými aplikáciami.
Dáta sú štruktúrované podľa dopredu dohodnutých štandardov a vo forme správ následne elektronicky automaticky prenášané bez zásahu človeka. Bežne sa ako EDI rozumejú špecifické metódy výmeny správ, ktoré boli dohodnuté na úrovni národných alebo medzinárodných štandardizačných spoločenstiev pre prenosy dát o obchodných transakciách. Aj keď to môže byť nečakané v dobe služieb založených na XML, Internete a WWW, je EDI stále najpoužívanejším dátovým formátom pre elektronické obchodné transakcie na svete.

Štandardy – kľúč k spoločnej komunikácii

Kľúčom k benefitom, ktoré EDI firmám prináša, je jednotná (štandardizovaná) komunikácia rozdielnych systémov a subjektov. Kompatibilita pri tejto komunikácii je zaistená používaním medzinárodného štandardu, ktorý nesie označenie UN/EDIFACT. Kontrolu dodržovania štandardu, jeho správu a vývoj zaisťuje globálna organizácia GS1, ktorá pôsobí aj na Slovensku. EDIFACT je všeobecná a medziodborová norma, v rámci ktorej vznikajú konkrétne aplikačné normy pre jednotlivé odvetvia, ako je obchod, bankovníctvo, automobilový priemysel, doprava, štátna správa a podobne. Pre oblasť obchodu, najmä so spotrebným tovarom, je touto aplikačnou normou systém EANCOM. Jedná sa o podmnožinu normy EDIFACT, ktorá na identifikáciu tovaru, služieb a komunikujúcich partnerských organizácií využíva systém EAN kódov (EAN-UCC). S rozvojom informačných technológií sa začali presadzovať správy vo formáte XML (ebXML), ktoré sa dnes už bežne používajú. V zásade však ide skôr o formu správ, pričom obsah vychádza z ustálených odborových noriem UN/EDIFACT.
Štandardy určujú, ktoré dátové elementy sú v danom dokumente povinné a ktoré časti sú voliteľné, a definujú pravidlá charakterizujúce štruktúru celého dokumentu. Štandardy EDI sa vzťahujú na jednotlivé časti, resp. hierarchické úrovne obchodnej dokumentácie, ktoré sú vymedzené takto:

Dátové prvky (Data Elements)

Dátové prvky sú všetky základné údaje obsiahnuté v dokumente, napr. identifikácia, názov tovaru a podobne. Štandardizuje sa forma vyjadrení jednotlivých dátových prvkov, napr. dátum, váha tovaru a pod. Pri niektorých štandardoch sa uvádza ešte tzv. zložený dátový prvok (Composite Data Element).

Segment (Segment)

Segment je logickým zoskupením dátových prvkov do vyššieho celku, napr. popis tovaru, adresa zákazníka a podobne. Obsah a usporiadanie týchto segmentov sa potom vzťahuje k rôznym dokumentom, napr. vyjadrenie adresy je rovnaké pre dodací list, faktúru atď.

Správa (Message)

Správa je určitým druhom EDI komunikácie na zaistenie požadovanej obchodnej funkcie, napr. fakturovanie, zaslanie objednávky a podobne. Správy sa zostavujú zo segmentov a musia dodržovať definované syntaktické pravidlá.

Funkčné skupiny (Functional Groups)

Funkčná skupina je súhrn všetkých správ rovnakého typu, napr. všetkých objednávok podniku.

Výmena správ medzi koncovými subjektmi (Point-to-point)

Každá spoločnosť komunikujúca v EDI musí mať vlastný konvertor (softvér aj hardvér) napojený na informačný systém a tiež vlastný komunikačný softvér na pripojenie do dátovej siete (napr. štandardne používaná sieť x.400). S tým súvisia vysoké počiatočné náklady. Vlastnú správu, údržbu, dohľad, upgrady a pod. potom zaisťujú firmy v rámci svojich IT kapacít.

Výmena správ prostredníctvom VAN operátora

VAN (Value Added Network) je sieť s pridanou hodnotou, ktorá okrem bežného účelu – prenosu dát, ponúka aj ďalšie služby. Pri EDI komunikácii je to typicky záruka za distribúciu neskreslenej informácie k jej adresátovi. Schéma výmeny správ cez VAN operátora je veľmi podobná predchádzajúcemu spôsobu, časť starostí s prevádzkou EDI riešenia v tomto variante preberá VAN operátor, ktorý prevádzkuje sieť s pridanou hodnotou.
Hlavnou náplňou VAN operátora je najmä zaistenie distribúcie štandardných zásielok a správ, ďalej operátor zvyčajne figuruje aj ako dodávateľ softvéru, teda konvertoru a komunikačného softvéru na napojenie na VAN sieť. Konvertor a komunikačný softvér v tomto prípade stále zostávajú na strane klienta a s nimi aj súvisiace zriaďovacie náklady a ďalej náklady spojené s ich správou.

Spracovanie a výmena správ prostredníctvom poskytovateľa EDI služieb

Schéma EDI riešení s využitím EDI poskytovateľa vychádza z modelu komunikácie prostredníctvom VAN operátora. Poskytovateľ EDI služieb však robí aj konverziu správ. To spolu s využitím internetu ako hlavnej platformy na komunikáciu znamená, že spoločnosť na svojej strane nepotrebuje žiadny špecializovaný konvertor a žiadny špecializovaný softvér na komunikáciu. Ich funkcie zaisťuje EDI poskytovateľ, ktorý takto obsluhuje viac klientov a je schopný komunikovať aj s ostatnými EDI poskytovateľmi a ich klientmi.
Tento typ riešení znamená pre spoločnosť minimálne zriaďovacie náklady a vďaka tomu, že poskytovateľ za užívateľa preberá všetky činnosti spojené s konverziou a doručením dát, odpadajú aj náklady a réžia spojená so správou EDI systému. Jediným nákladom je služba poskytovateľa.

Web EDI

Jedným z variantov ako využívať elektronickú výmenu dát je aj prostredníctvom webového portálu EDI poskytovateľa. Nejedná sa o plnohodnotné EDI riešenie, pretože nerieši prepojenie s informačným systémom oboch komunikačných protistrán. Na jednej strane teda odpadajú všetky prínosy, kvôli ktorým je zvyčajne EDI komunikácia zavádzaná. Na druhej strane umožňuje malým spoločnostiam splniť požiadavky ich zákazníkov, ktorí EDI komunikáciu využívajú. Obvykle sa uplatňuje len pri veľmi malom objeme prenášaných dokumentov. Výhodou tohto riešenia je nízka cena a nezávislosť na type informačného systému.
Základnou nevýhodou (pre jednu protistranu) riešení využívajúcich len webový portál je nutnosť ručne spracovávať všetky prichádzajúce aj odchádzajúce správy. Po prijatí EDI správy je nutné údaje ručne zadávať do informačného systému. Podobne je to aj pri odchádzajúcich správach (pri dodávateľoch sa najčastejšie jedná o faktúry, avíza dodávok), kedy je naopak nutné ručne prepísať údaje z informačného systému do formulárov umiestených na webe.