Arkiv

Arkivnøkkel

Fra gammelt av har arkivdokumenter vært arkivert kronologisk, det vil si i den tidsriktige rekkefølge de kommer inn til arkivskaperen. Utover på 1900-tallet økte mengden av dokumenter og det oppsto et behov for å kunne ha en sammenheng mellom dokumenter som omhandlet samme sak. Dermed oppsto saksbegrepet. Men dette rev på en måte grunnen vekk under det kronologiske prinsippet, og man måtte finne en annen måte å sortere på.
På 1930-tallet tok man i bruk den første arkivnøkkelen – Roalds arkivsystem – oppkalt etter presten Karl Roald fra Stranda som presenterte sitt arkivsystem i 1935. Prinsippet bygger på at man samler saker etter sitt innhold. Roalds arkivsystem ble for kommunenes del videreutviklet med Norges Herredsforbunds arkivnøkkel på 1950-tallet som er omarbeidet og revidert en rekke ganger av Norske Kommuners Sentralforbund (NKS) og fra ca. 1990 Kommunenes Sentralforbund (KS), nå kalt K-koder. Staten benytter tilsvarende en felles arkivnøkkel for statsforvaltningen.

Arkivskaping

I hovedsak vil arkiver ha en aktiv fase hvor arkiver skapes og er i daglig bruk. Deretter går de over i en inaktiv fase til s.k. bortsettingsarkiv og arkivdepot hvor det ikke lenger skal legges til nye dokumenter, men hvor det skal være mulig å finne tilbake til tidligere saker og saksbehandling. Et viktig prinsipp i arkivarbeidet er at et avsluttet arkiv skal bevares i den orden det er skapt. Det skal ikke suppleres i ettertid, og den opprinnelige ordningsrekkefølgen skal bevares. Dette grunnfestede prinsippet kalles proveniensprinsippet. Det snakkes om en indre og en ytre proveniens. Å bevare den indre proveniens vil si å bevare ordningsrekkefølgen og den indre orden i arkivet. Å bevare den ytre proveniens vil si å beholde arkivet som en selvstendig enhet som ikke skal blandes sammen med eller sorteres inn i et annet arkiv.

Metadata

Når et arkiv settes bort som avsluttet, må det alltid være tydelig merket med hvem som har skapt arkivet (arkivskapende organ), i hvilken tidsperiode det er blitt til, og øvrige opplysninger om hva slags arkiv det er. En dokumentsamling – arkiv – uten nøyaktige opplysninger om dette er av liten verdi. For eksempel vil et godt bevart kommunestyrevedtak om en bestemt sak være forholdsvis verdiløs dersom det ikke framgår hvilken kommune det er vedtatt i, eller når vedtaket er gjort. Data som beskriver dokumentene kalles metadata. For de enkelte saksdokumenter vil det blant annet bevares opplysninger om dato for mottak/utsendelse, brevets påførte dato, navn og adresse på avsender/mottaker, saksbehandler, avdeling osv.

Arkivdepot

Forskriftene til Arkivloven som ble satt i verk fra 1999 pålegger alle offentlige organ å ha en ordning med arkivdepot, det vil si en oppbevaringsordning for eldre og avsluttede arkiver. For statsetatene har riksarkivet og statsarkivene denne oppgaven, mens kommunene kan opprette egne ordninger. De fleste kommunene i Norge er tilsluttet et Interkommunalt arkiv (IKA-er) som finnes i de fleste fylker eller regioner, men enkelte kommuner (Oslo, Bergen, Trondheim bl.a.) har egne byarkiv.

Elektroniske arkiver

Utviklingen av datamaskiner og digital lagring av opplysninger har i stor grad revolusjonert arkivarbeidet fra 1990-tallet. Elektroniske journaler har vært i bruk siden slutten av 1980-tallet, og en del standardiserte saksbehandlingtyper har også blitt arkivert elektronisk i ulike typer databaser siden da. Fra 1990-tallet har det blitt utviklet bedre systematikk rundt elektronisk lagring også av saksarkiver. Dette baseres i stor grad på skanning av papirbaserte brev, konvertering til egnet og godkjent filformat (for eksempel TIFF eller JPG-format) og lagring av skannede dokumenter, konverterte HTML-dokumenter, e-poster og brev skrevet i tekstbehandlingssystem (Word) i samme database og med elektronisk kobling til den elektroniske journalen. Regelverket rundt elektronisk arkiv er i stadig utvikling. Prisippet er godkjent i arkivverkets tekniske kravspesifikasjon Noark 5 (Norsk Arkivsystem, versjon 5), som er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. Noark 5 er den siste utgaven av Noark-standarden, og ble publisert sommeren 2008. Fra og med 15. mars 2013 er Noark 5 versjon 3.1 gjeldende versjon. For tiden gjelder at alle arkivverdige dokumenter skal lagres som PDF/A. Dette formatet skal alle som selger Noarkløsninger tilby.

Forholdet til offentlighetsloven

Offentlighetsloven i Norge har bestemmelser om at alle saksdokumenter i den offentlige forvaltningen i utgangspunktet skal være offentlige og kunne leses av alle (med endel unntak, bl.a. for personlige, taushetsbelagte opplysninger). Dette setter store krav til arkivene i offentlige organer slik at offentligheten kan ha innsyn i dokumentene og kunne finne fram på en enkel måte.