Enterprise resource planning

Historie

Selve begrepet ERP ble innført av forsknings- og analysefirmaet Gartner i 1990. Mange ERP-løsninger var opprinnelig spesialisert på enten produksjon, økonomi eller HR. Nærmere årtusenskiftet ble det vanligere med bredere systemer som dekker flere ting. Datoproblematikk knyttet til nytt århundre og overgangen til euro i 2002 ble utløsende faktorer for at mange anskaffet ERP-systemer. I Norge var Statoil tidlig ute med å anskaffe en SAP-løsning, mens offentlig sektor med helseforetakene (Sykehuspartner) og Forsvaret (via Los-programmet) har fulgt etter med milliardinvesteringer utover 2000-tallet. Selv om internett har gjort ERP og integrerte løsninger aktuelt for stadig mindre virksomheter, er det fortsatt vanlig blant virksomheter med under 50 ansatte å ha nettbaserte systemer som ikke snakker sammen, eksempelvis ved at man bruker Dropbox til fillagring, Wordpress til nettpublisering, Mamut til økonomistyring og Projectplace til prosjektstyring. Microsofts produkter Dynamics, Sharepoint og Office tar sikte på å tilby integrerte «alt-i-ett-løsninger».
Tradisjonell tankegang om ERP forutsatte tilgang til store kontorskjermer og installert programvare på datamaskinen. Fremveksten av smarttelefoner med trådløs tilgang til internett har derfor blitt en stor utfordring for ERP-systemene utover på 2010-tallet. Mens Facebook har tatt over mye av den sosiale kommunikasjonen i folks private nettverk, står fortsatt e-post og tradisjonelle intranett sterkt i bedriftsmarkedet. En usikkerhetsfaktor framover er om ERP-systemene vil bli så sosiale at de vil bli «jobbens svar på Facebook», eller om andre kommunikasjonsverktøy vil leve side om side med ERP-løsningene. En undersøkelse som Gerry McGovern gjennomførte blant over 14 000 intranettbrukere, viste at det viktigste folk ønsker fra et intranett er å finne folk og få tilgang til verktøy som prosjektstyring, fagsystemer og CRM. Deretter følger personalstoff og nyheter fra virksomheten. En annen usikkerhetsfaktor er om ERP-systemene vil klare å overta mer av informasjonslagringen fra private lagringssteder som Dropbox. Det er gjerne visse yrkesgrupper i bedriften som bruker Dropbox og liknende tjenester, og det er nettopp de som IKKE er kjernebrukerne av henholdsvis HR/økonomi og CRM/ERP-systemer: økonomiavdeling og selgere. De yrkesgruppene ligger på bunnen, derimot er det 3 ganger så mye Dropbox-bruk på IT-avdelingen, 4 ganger så mye blant ingeniørene og fem ganger så mye blant markedsfolkene. Jo mer de samhandler på tvers og utadrettet, jo mer ser det ut til at bruken av uautoriserte samhandlingsverktøy øker.

Moduler

For å bli ansett som et ERP-system må programvarepakken dekke flere funksjoner. Standardiserte ERP-pakker kan ofte utvides ved å anskaffe tredjeparts programvare for å gi ytterligere funksjonalitet.

Strategier

De ulike ERP-leverandørene som finnes har utformet sine systemer rundt standard forretningsprosesser, gjerne basert på «beste praksis». Tilpasninger av et ERP-system innebærer at det gjøres endringer eller utvidelser som endrer hvordan det standardiserte systemet fungerer. Tilpasninger kan være svært kostbart og komplisert. En rasjonell implementering av et ERP-system i en bedrift vil fordre en viss tilpasning av organisasjonen og av bedriftens forretningsprosesser fremfor å tilpasse programvaren til eksisterende prosesser. Stridens kjerne i mange virksomheter kan være i hvilken grad virksomheten skal tilpasse seg en standardisert måte å jobbe på, eller betale for å få tilpasset systemene til sine rutiner. For korte forprosjekter med manglende kartlegging av eksisterende forretningsprosesser er en viktig årsak til feilslåtte ERP-investeringer. Risiko reduseres ved en grundig analyse av alle operasjonelle forretningsprosesser før man velger system/leverandør. Deretter er spørsmålet i hvilken grad man skal tilpasse teknologien til prosessene, eller motsatt. På grunnlag av valgene man tar kan man velge leverandør og dimensjonere fremtidig organisasjon. Forskning viser at risikoen for at ERP-systemets forretningsprosesser ikke samsvarer med behovet reduseres ved å evaluere gjeldende organisatoriske prosesser opp mot bedriftens overordnede strategier, analysere effektiviteten til hver prosess i lys av oppnåelig produktivitet og skape forståelse av verdien og omfanget av de løsninger som skal implementeres

Prosjekter

Bytte av ERP-systemer er en høyrisikooppgave for en virksomhet. Mange av de største virksomhetene i verden opplever nedgang i resultatene i en overgangsperiode. Ofte mangler virksomheten intern kompetanse til å gjennomføre et ERP-prosjekt, noe som har skapt et marked med mange høyt betalte rådgivere som bistår med ERP-implementering. Vanligvis tar eksterne tilbydere ansvaret for hele ERP-implementeringen herunder planlegging, opplæring, testing, implementering og levering av eventuelle tilpasninger. Leverandørene av ERP-produkter har ofte en partnerstrategi, og formidler kompetanse om systemet via de eksterne konsulentene. Enkelte ERP-pakker er ikke utformet for å støtte tilpasninger, mens andre pakker har svært høy grad av generisk funksjonalitet som innebærer at man gjør tilpasninger under selve implementeringsprosessen. Etter at en ERP-løsning er levert kreves det vedlikehold, brukerstøtte og administrasjon i driftsfasen. Dette utføres ofte av en intern IT-avdeling, men kan også outsources til eksterne konsulenter.
Hvor lang tid et ERP-prosjekt tar varierer med virksomhetens størrelse, antall moduler og hvor mye prosessene skal endres. En trinnvis lansering anbefales ofte. En undersøkelse av storbedrifters ERP-prosjekter viste at det typiske ERP-prosjektet deres varte i 14 måneder og inkluderte 150 innleide konsulenter. Små prosjekter kan være gjort på måneder, mens multinasjonale og andre større prosjekter kan vare i mange år.