Audit Kewangan Sekolah

Audit Dalaman

Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik oleh pengetua. Biasanya guru-guru ini mempunyai kemahiran dan pengalaman dalam pelajaran Prinsip Akaun atau pelajaran Perdagangan.

Definisi

“ Official examination of accounts to see that they are in order” (Oxford 2001)
Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.
“ Internal auditing is an independent, objective assurance ang consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance process” (Jlamber 1999)

Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit

Arahan Perbendaharaan 60 menyatakan semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengakuterima wang yang dibayar kepada pihak sekolah. Pemeriksaan audit menunjukkan peraturan ini tidak dipatuhi sepenuhnya terutama sekolah tidak mengeluarkan resit semasa pungutan dibuat. Perkara ini berulang setiap tahun dan pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan bahawa peraturan kewangan dipatuhi setiap masa. Kes-kes yang dimaksudkan ini antaranya adalah terimaan seperti bantuan per kapita dan wang kedai buku.

Perbelanjaan Tanpa Kebenaran

Pemberian bantuan pelajaran ke sekolah-sekolah dan pungutan yang dibuat oleh sekolah adalah untuk tujuan tertentu bagi kepentingan murid-murid sahaja. Peruntukan yang telah disediakan untuk sesuatu tujuan hendaklah digunakan untuk maksud yang telah ditetapkan. Perbelanjaan selain daripada yang diluluskan adalah tidak dibenarkan kecuali mendapat kebenaran bertulis daripada Pusat Tanggungjawab atau pihak berwajib.
Seringkali juga pengetua membuat perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan. Pengetua dan guru besar dianggap gagal merancang dalam kewangan.
Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka permohonan pindah peruntukan mestilah dikemukakan.

Pembelian Melebihi Had

Barangan yang dibeli hendaklah tidak membazir dan mestilah mendapat kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab. Selalunya barangan ini mahal seperti pembelian komputer dan mesin cetak. Sekiranya sekolah masih ada peruntukan, kelulusan pembelian akan diberi.

Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini

Bilangan pelajar mestilah yang dilaporkan mestilah sama dengan di dalam Buku Daftar Pelajar. Buku Daftar Murid dapat membantu pengetua membuat tuntutan perkapita.

Bilangan Kakitangan tidak mencukupi

Tidak ramai yang berminat dengan kerja-kerja pengauditan ini. Tidak semua mampu meneliti dan menyemak perkara-perkara yang kecil-kecil. Tidak semua orang mampu melihat angka-angka di dalam penyata kewangan, resit dan sebagainya. Akhirnya perkara-perkara besar dan penting sahaja yang diselia .
Ada juga yang mengatakan hanya kaum perempuan yang mampu menyemak perkara yang remeh-temeh . Orang perempuan dikatakan lebih tekun dan teliti. Mereka lebih cekap menjalankan proses pengauditan di sekolah-sekolah. Lagipun mereka lebih mematuhi peraturan dan tidak menggunakan budi bicara lansung.

Masa Tidak Mencukupi

Biasanya pegawai audit yang datang ke sekolah datang dari Jabatan Pendidikan Negeri. Pegawai ini akan berulang-alik ke sekolah mengikut waktu pejabat. Bilangan pegawai yang datang biasanya 2 orang. Sekolah yang besar, masa yang lama akan diambil untuk membuat pengauditan. Jarak yang jauh seperti dari Jabatan Pendidikan Negeri Selangor di Shah Alam ke Sabak Bernam memakan masa yang lama untuk berulang-alik. Ia juga melibatkan kos penginapan , pengangkutan dan sebagainya.
Contohnya mereka terpaksa memeriksa buku resit yuran pelajar. Kalau ada 3000 pelajar di sekolah itu, maka 3000 helai salinan yuran diperiksa. Jadi tidak mungkin juruaudit dapat memeriksa perkara-perkara sebegini.

Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan

Penyata Kewangan yang disemak oleh Juruaudit sebenarnya masih mempunyai kelemahan yang ketara. Sekiranya semua resit ada dan mencukupi, maka pengurusan kewangan dikira bersih. Malangnya masih ada segelintir pentadbir memanipulasikan penyata kewangan ini.

Pemeriksaan tidak menyeluruh

Pemeriksaan hanya melihat dari beberapa contoh yang tertentu sahaja. Juruaudit tidak mampu memeriksa semua perkara. Perkara-perkara yang kecil mungkin dilepaskan begitu sahaja.

Tidak Peka Dengan Aduan

Seringkali aduan daripada pihak -pihak tertentu terhadap pengurusan kewangan sekolah tidak dihiraukan oleh Jabatan Audit. Di peringkat sekolah , kedengaran berita-berita liar tentang pengurusan kewangan yang lemah. Contohnya pembelian penyapu sehingga RM 18.00 sebatang .
Aduan ini tidak sampai ke Jabatan Audit . Tidak ada saluran yang kemas berhubung dengan aduan penyelewengan . Jika sampai sekalipun tindakan tidak tegas , senyap , pengap dan lepas begitu sahaja. Antara alasan yang sering diberikan ialah ada resit pembayaran.
Pada akhirnya guru atau ibu bapa yang mengadu akan berasa bosan dan kecewa. Mereka tidak ambil peduli lagi. Perasaan marah kepada pengurusan kewangan sekolah yang lemah ditujukan kepada kerajaan . Kerajaan akan menjadi ‘mangsa’ ketika pilihanraya.
Sepatutnya segala aduan direkodkan , tidak dicampakkan ke dalam tong sampah. Mungkin aduan tidak lengkap dengan maklumat yang sepatutnya.
Jabatan audit sepatutnya tidak menunggu aduan dari sesiapa. Jika ada surat layang , gossip atau berita yang tersiar di dalam surat khabar , Jabatan Audit atau BPR boleh terus membuat penyiasatan.

Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan.

Menurut arahan Perbendaharaan Malaysia Kementerian/Jabatan yang mengendalikan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah hendaklah mengemukakan penyata tahunan untuk diaudit tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.

Baki Akaun Tidak Bergerak

Bagi akaun Amanah yang tidak lagi aktif dan mempunyai baki di dalam akaun. Jadi akaun-akaun ini hendaklah ditentukan sama ada masih diperlukan atau sebaliknya dan pengawai yang bertanggungjawab hendaklah menutup akaun-akaun itu sekiranya tujuannya telah dicapai ataupun tidak dikehendaki lagi.