就学事務

役割

典型的な就学事務の仕事は、就学の始期（一般的には学齢の始期）に達した児童の就学手続きである。他にも、転校、区域外就学や、国私立学校への就学などの際の手続きなど、さまざまなものがある。
義務教育制度を担う根幹として、政府によって確実な運用が実施されている。義務教育諸学校への在学者は日本国民の1割弱にもなるため、膨大なデータを処理する必要があるが、近年はコンピュータ化が進んでいる。日本では戸籍制度や住民登録制度が発達しているため、就学の対象者を網羅することができる。このため日本人就学率（出席率ではない）は1948年の時点ですでに99％以上に達しており、「全員就学」に極めて近くなっている。ただし、学齢簿に載らない人に対しては、あまり統制が及ばない面もある。

間接的効果

間接的に、学齢児の欠席を発見して、虐待の予防や早期発見の助けになることも多い。これらの福祉の面においても役割は地味ながら大きい。

自動的な就学制度

日本は義務教育の学校への就学を自動制にしているため、就学事務のインフラストラクチャーとしての重要さは大きい。このため、学齢期の子女を持つ保護者は、自主的に入学手続きや退学手続き、進学手続きなどをすることなく、一定期間の就学をすることが一般的になっている。このため、私立学校などがなく公立学校選択制もない地域では、保護者はほとんど学校の入学について判断を迫られることはない。
こういった運用になっているため、国立や私立の小中学校に入学する場合は、学齢期の場合には公立学校への就学をしないという手続きが改めて必要になる。また、学校教育の普遍化をもたらし、ホームスクーリングなどが盛んにならなかったという結果も生んだ。
行政の事務には年金制度や税金の還付のように国民の側から行動を起こさなければ実施されないものが多いが、義務教育に関する就学事務は例外的に役所の側が積極的に役割を果たすものである。

対象になる学校と人

義務教育制度を担うものであるため、義務教育諸学校と呼ばれる学校と、義務教育の対象者が主な対象である。具体的には、学校は小学校、中学校、中等教育学校、特別支援学校である。対象者は日本在住で日本国籍を持つ学齢期の子女、つまり4月1日時点で6歳から14歳である人のことである。
私立学校であっても、義務教育の対象者が在学する場合には就学事務の範囲になる。また、日本国籍がなかったり、学齢を超過していたりする人が公立学校に在学する場合も取り扱いの対象になる。
日本国籍のない学齢期の子女についても、人権の観点から義務教育に準じた取り扱いをすることになっている。
なお、就学義務の対象者は「日本国民である保護者」となっているため、保護者と子の国籍が一致しない場合の取り扱いが問題となるが、子のみ日本国籍を持っている場合は子のみ住民基本台帳に載るため、子が学齢簿に掲載されることになり、実務上は子が義務教育の対象者として扱われる。

データベース

就学事務は多くの場合、実務的には住民基本台帳を基に作成された学齢簿によって処理するため、本来なら義務教育の対象者である学齢期の在日日本人であっても、住民票がなかったり、住所とかけ離れた場所にあったりする場合は、制度の想定外となってしまう。その場合には個別対応としている。なお、例外的に住民登録がない場合でも学齢簿に載せることは可能である。
典型的な例は、親が債権者や暴力を振るう元家族から隠れている場合、出生届を出されていない子どもの場合などである。

自治体の就学事務が関係ない場合

非日本国籍者や学齢超過者などが私立学校へ任意就学する場合などは、学齢簿も公立学校も関係ないので、自治体はあまり関係することがない。ただし、届出書類のやり取り程度はある。

就学指定校の決定

「就学指定校」とは、義務教育の対象者が就学するにあたって、教育委員会が入学先と指定する学校のことである。保護者により、実際に就学する学校を変更できる場合がある。この指定が定期的に行なわれる時期は下記の通り2回ある。
就学指定校になりえるのは公立の義務教育諸学校のみである。また入学者選抜のある公立中学校・中等教育学校は指定校にはならない（公立の連携型一貫校は無選抜なのでなりえる）。

学齢到達時

日本における義務教育の対象者は、日本国籍があり日本に住んでいる学齢期の人であるため、市町村教育委員会は10月1日時点の住民基本台帳に基づいて、翌年に学齢に達する児童を選択して10月30日まで学齢簿を編成する。これに基づき、保護者に対して就学時健康診断通知書が発送され、11月30日までに就学時健康診断が行なわれる。
その結果によって、1月31日までに「入学すべき学校（指定校）」が決まり、保護者に対して就学通知書と入学届が、学校に対して就学児童通知書が発送される。健康診断の結果、特に問題がなければ公立小学校が指定校になる。このとき、多くの自治体では学区に基づき単一の小学校を指定しているため、何も手続きをとらなければ指定校に就学することになる。ただし公立学校選択制がある地域では、入学する小学校を前年中にある程度選べる。
健康診断の結果、小学校で学ぶことが困難であると認められた場合は、特別支援学校の小学部への進学が指導され、協議の上でそこが指定校になる場合がある。また、特別支援教育を受けるよりも入学を1年後に伸ばした方がいいと判断された場合は、就学猶予になる場合もある。障害が重度のために就学が困難な場合は、就学免除となる。小学校の特別支援学級に関しては#障害者の就学で後述する。

小学校・小学部の卒業時

義務教育の対象者が、小学校や小学部を卒業してからもまだ学齢期が残る場合は、卒業の前に中学校または中学部への進学のための就学通知書を発送することになる。中学校での就学に支障がない場合は、公立中学校が指定校になる。このとき、多くの自治体では学区に基づき単一の中学校を指定しているため、何も手続きをとらなければ指定校に就学することになる。ただし公立学校選択制がある地域では、入学する中学校を前年中にある程度選べる。
中学校で学ぶことが困難であると認められた場合は、特別支援学校の中学部への進学が指導され、協議の上でそこが指定校になる場合がある。中学校の特別支援学級に関しては#障害者の就学で後述する。
小学校や小学部を卒業してからは学齢期が残らない場合は、卒業後は義務教育制度の対象ではないため、就学先学校の指定はされない。ただし、一般の公立中学校には教育委員会が入学を許可すれば進学が可能である。

学齢簿に変更があった時など

義務教育の対象者が、住所移転により学区が変更になった場合、私立学校などを辞めた場合、就学猶予が解除された場合などには学齢簿の内容が変更になる。また、学齢期の日本在住者が日本国籍を取得した場合、学齢期の日本国籍者が日本に住民登録した場合は新たに学齢簿に追加される。これらの場合には、その都度就学指定校を定めることになる。
原則的には、小学校または小学部を卒業していない場合は小学校または小学部が就学指定校となり、小学校または小学部を卒業している場合は中学校または中学部が就学指定校となる。しかし外国の学校の学歴がある場合や、非就学期間が長かった場合など、原則通りにすると年齢の問題が出る場合もあり、現実には状況に応じて決めている。

学年の決定

就学指定校が決定されただけでは、就学する学年は決定しない。当然、学齢到達時は小学校・小学部の第1学年に就学することになるし、小学校・小学部卒業時にも通常は中学校・中学部の第1学年に就学することになる。しかし、本人の年齢や学歴によっては、学校の途中の学年からの入学になる場合がある。
入学する学年を決定する権限を持つのは校長であるが、教育委員会によっては一律に年齢や学歴を基準に学年を定めていることもある。
多くの公立小学校・中学校や教育委員会では、「年齢相当学年」という概念に基づいて学年を決定するが、絶対的なものではなく、場合によってはより低い学年を指定される場合もある。また、日本語能力が不十分な人の場合、学籍上は年齢相当学年にして、実際には下の学年で授業を受ける（通級）という変則的な取り扱いがなされる場合もある。年齢相当学年については「年齢主義と課程主義」の項目を参照。
特別支援学校の場合は、これほど年齢によって束縛されていない。

新入学

新入学とは、学校の第1学年の初めから入学することである。義務教育諸学校に新入学する場合、年齢や義務教育の対象であるかどうかによって対応が異なる。
初等教育の入学校は小学校または小学部であり、前期中等教育の入学校は中学校または中等教育学校または中学部である。

日本国籍のある学齢期の子女の場合

義務教育制度が本来想定している入学者であるため、就学通知書が届いた年度であれば無条件で公立学校への新入学が可能である。しかし、前述したように教育委員会は公立学校を年齢主義で運営する傾向が強いため、必ずしも任意の年度に公立学校に新入学することが可能であるわけではない。公立の小学校・中学校は年齢が高いほど新入学を拒否されやすくなり、多くの国立・私立の小学校・中学校・中等教育学校においても同様な傾向は見られる。特別支援学校の小学部・中学部の場合は、これほど厳格な年齢制限があるわけではない。
就学通知書で指定された学校にそのまま就学する場合は、何も手続きをしなくても処理される。最も多いのが、学齢に達するのと同時に就学指定校である小学校に新入学し、小学校の卒業直後に就学指定校である中学校に新入学するパターンである。
小学校受験や中学受験に合格するなどして、国立小学校や私立小学校に入学する場合は、区域外就学届などを教育委員会に提出する。また、就学通知書とは異なる特別支援学校に入学する場合や、小学校を変更する場合もこれに当たる。これらを入学校の場所に関わらず便宜上「区域外就学」と呼ぶ。なお、制度を逸脱した形の場合は「越境入学」と呼んで区別される傾向がある。

日本国籍のない学齢期の子女の場合

義務教育制度の対象外であるが、外国人登録をしている場合に積極的に公立学校に就学をさせる自治体も存在する。しかし消極的な自治体などでは、学籍がなく不登校である児童も多く、教育の普遍化としては機能していない。ただし、望めば同年齢の義務教育対象者とほぼ同様に就学することができる。学費なども特に高くなるわけではない。その他の点は義務教育対象者と同様である。
国立・私立および入学者選抜のある公立の中学校・中等教育学校・中学部への入学に当たっては、教育委員会ではなく学校長が入学の可否を決定する。基本的には義務教育の対象者と選択肢には変わりはない。詳しくは中学受験を参照。

学齢超過者の場合

義務教育制度の対象外であるため、通常は就学事務の対象とならず、入学の希望があった場合にはじめて検討されるといった形である。これは初等教育などを修了しているかどうかには関係がなく、一度学齢を過ぎると、1日も学校に行ったことがなくても教育委員会の視野からは外れる。
公立小学校への新入学はほぼ不可能であり、編入学も困難である。公立の夜間中学校においては、例外的に年齢上限がないが、それ以外の中学校においては年齢制限が強い。
国立・私立および入学者選抜のある公立の中学校・中等教育学校・中学部への入学に当たっては、教育委員会ではなく学校長が入学の可否を決定する。学齢期の人と比べて、かなり選択肢が狭められる。詳しくは中学受験を参照。

編入学

通常の転校ではなく、今までまったく別の環境だった人を途中の学年に入学させる場合である。例えば外国の学校からの入学、未就学の学齢児童の入学などである。就学猶予と就学免除を受けた人が小学校に入学するときは、第2学年にいきなり入学することも認められている。
公立学校への編入学に当たっては、年齢主義で運営されているケースが大多数であり、機械的にその年齢の最高学年に編入させるケースが多い。ただし日本語能力などの問題から、学籍は高い学年に置いたまま下の学年に通級して授業を受ける場合も見られる。

転学

義務教育の小中学生の転校に当たっては、住民票を基にした処理が行なわれる。ただし住民票の移動のみで完了するわけではなく、在学証明書などの書類も必要である。

住所移転を伴うもの

典型的な例が引越しである。

住所移転を伴わないもの

国私立校への中途入学、中途退学の場合、また公立校同士でいじめなどからの回避のための転校などの場合。

異種学校への転学

小中学校と特別支援学校の転学は可能である。小学校・中学校間の転学については下の節で扱う。

異学年への転学

例えば私立校で12歳で小学5年である場合、転校先の公立校では小学6年に入るなどのケース。

進学と学校間連携

小学校から中学校、中学校から高校への進学に当たっては、指導要録の写しまたは抄本が送付される。
幼稚園から小学校に申し送りがされる場合もある。
これらの書類のうち、指導の記録に関するものは5年間、学籍の記録に関するものは20年間これを保存しなければならない。

外国移動

外国へ移転する場合、目安として1年を超える場合は住民票を抹消するため、退学となる。1年未満の場合、住民票や学齢簿は変更せず、指導要録上は海外旅行のための欠席と記入される。

退学と除籍

一般の公立小中学校では、学齢児童生徒は懲戒退学はできない。退学には、義務教育期間の終了に伴うものと、そうでないものがある。

管轄変更による退学

外国への転居や、少年院入院などの場合がある。

学齢超過による退学

学齢を超過した場合。学齢簿からのみの除籍の場合と、学校も除籍になる場合がある。

就学督促

親の都合による長期欠席が起きている場合は、就学督促が行なわれる場合がある。

学校側の就学事務

市町村役所だけではなく、各学校も就学事務の役割を担っている。義務教育諸学校では出席簿を付けるなどして、就学の状況を明らかにしておく。また長期欠席などがあった場合にはそのことを教育委員会に報告する。これらの業務は校長の職責であるとされる。
また、全課程を修了した人の氏名を教委に報告しなければならない。全課程修了前に退学した人についても報告する（すぐに指定校への就学手続きを取るため）。
指導要録の作成も就学事務の一環である。進級、原級留置、出席停止、卒業についても広義の就学事務だが、これらについてはそれぞれの記事を参照。

問題点

就学事務制度にはさまざまな問題がある。行政の方針により、少数派が切捨てられる例がみられる。また、就学事務制度は複雑であるが、あまりインターネット上で詳細に解説している自治体がないため、特に日本国籍がない人などの場合に自分の場合と異なった説明に戸惑う可能性がある。

非日本国籍児童の就学問題

日本国籍のない児童は義務教育制度の範疇外のため、家庭が積極的に小中学校に入学させなければ不登校（不就学）のままになる例もあり、外国人が多い自治体では近年問題視されている。

学齢超過者の就学問題

公立の小中学校のほとんどが学齢期の児童生徒の受け入れに特化しており、学齢超過者に対する門戸の狭さが指摘されている。

インターナショナルスクール

義務教育の対象者がインターナショナル・スクールに通うなどして一条校の学籍がない場合、そのままでは公立中学校に制度上は入学できなくなる。

歴史と年表

基本的には義務教育制度の発足から存在する。
学制頒布の時期は、就学率の上昇を目指して、半ば強引な方法で就学させる例も多かった。
1999年にできた地方分権の推進を図るための関係法律の整備等に関する法律（地方分権一括法）により、就学事務は国の事務である機関委任事務から、地方の事務である自治事務に変わった（外部リンク参照）。

越境入学

少し前までは越境入学が問題視されていた時期があった。小中学校の学力差や、部落問題などから学区外の学校に通わせたりする例が多発した。しかし中学校では内申書重視により、成績がいい生徒が多い中学校に入るとかえって不利になる制度になったため、このことも一因で下火になった。
一般的な例としては、住民票を実際に住んでいない場所に移したりする例がある。また、親戚の家に宿泊させるなどして合法に行なう例も見られる。当然ながら、過疎地では学校間隔がまばらであるため、実際の居所を移さずに越境入学するときわめて不便であり、市街地などの隣接校が比較的近い場所でこの問題が生ずることが多い。

自治体間の相異

義務教育制度は日本全域で共通であるが、細部の取り扱いは異なる場合がある。一例としては、国私立学校へ入学する際の届の名前が「区域外就学届」と呼ばれたり、「国立・私立学校就学届」と呼ばれたりする。

裁量

就学事務にはポピュラーなものばかりではなく、実態に合わせたさまざまなイレギュラーな例がある。いじめなどが原因の学区外就学や、外国人・学齢超過者の就学においては、担当者の判断による所が大きい。学齢超過者の就学については、東京都では困難であるなど、ある程度地域差がある。

障害者の就学

現在は、よほど重度の障害がある場合を除き、特別支援学校に就学できる制度になっている。随時行なわれる就学相談などで、小学校の普通学級または特別支援学級の選択をできる。

就学相談・就学時健康診断

日本では普通教育か特別支援教育かを選択するために複数回の判断が下される例が多い。

二重学籍

一部自治体では小学校と養特別支援学校の二重在籍を認めている。

就学猶予

就学猶予と就学免除が行なわれる場合もある。

学校選択制

一部自治体では公立学校選択制が施行されており、就学事務が複雑化している。

その他

特例的な場合の扱いを以下に記載する。
児童生徒が行方不明の場合など。
児童福祉施設からの就学について。
健康学園や夜間中学校に就学するとき。
体験入学の場合、学齢簿には載らない。
小学校課程の未修了者が中学校課程へ入学するとき。大学の場合の高等学校卒業程度認定試験や高校の場合の中学校卒業程度認定試験などと違い、中学校では入学のための認定試験がないので制度のはざまに置かれる事になる。夜間中学の場合はそのまま入学させるが、特別支援学校中学部の場合は一旦形だけ小学部6年に編入させてから卒業させるといった形をとるようだ。