उद्यम संसाधन योजना (एंटरप्राइज़ रीसोर्स प्लानिंग)

इस शब्द की उत्पत्ति

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ERP आद्याक्षर की उत्पत्ति MRP (मटेरिअल रिक्वायरमेंट प्लानिंग; बाद में मटेरिअल रिसोर्स प्लानिंग) और CIM (कंप्यूटर इंटीग्रेटेड मैन्युफैक्चरिंग) के विस्तार के रूप में हुई थी। अनुसंधान एवं विश्लेषण फर्म गार्टनर द्वारा 1990 में इसको प्रचलित किया गया था। ERP प्रणालियाँ अब उद्यम के सभी प्रमुख कार्यों को समाहित करने का प्रयास करती हैं, संगठन का व्यवसाय या घोषणापत्र चाहे कुछ भी हो. इन प्रणालियों को अब गैर-उत्पादन व्यापारों, गैर-लाभ संगठनों और सरकारों में पाया जा सकता है। 

ERP प्रणाली कहलाने के लिए, एक सॉफ्टवेयर पैकेज को कम से कम दो प्रणालियों के प्रकार्य प्रदान करने चाहिए. उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर पैकेज जो वेतन और लेखा, दोनों कार्य प्रदान करता हो उसे तकनीकी तौर पर एक ERP सॉफ्टवेयर पैकेज कहा जा सकता है। 

एक ERP में अनुखंडों के उदाहरणों में, जो पहले स्वतन्त्र एप्लीकेशन हुआ करते थे, शामिल हैं: उत्पाद जीवन-चक्र प्रबंधन, आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (उदा. क्रय, विनिर्माण और वितरण), गोदाम प्रबंधन, ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम), बिक्री आदेश प्रसंस्करण, ऑनलाइन बिक्री, वित्तीय, मानव संसाधन और निर्णय समर्थन प्रणाली.

विन्यास

एक ERP प्रणाली का विन्यास असल में केवल इन बातों के बीच संतुलन बैठाना ही है कि आप इस प्रणाली से क्या काम करवाना चाहते हैं और यह प्रणाली आपको किस प्रकार काम करने देती है। शुरुआत इस बात से करें कि किन अनुखंडों को स्थापित करना है, तत्पश्चात अपनी कंपनी की प्रक्रियाओं के साथ सर्वश्रेष्ठ संभव समायोजन हेतु, विन्यास तालिकाओं के उपयोग से प्रणाली को समंवित करें. 

अनुखंड- ज्यादातर प्रणालियां मात्र इसलिए अनुखंडित होती हैं ताकि कुछ प्रकार्यों को कार्यान्वित किया जा सके, लेकिन अन्य नहीं होती हैं। वित्त और लेखा जैसे कुछ सामान्य अनुखंड लगभग सभी कंपनियों द्वारा अपनाए जाते हैं; जबकि मानव संसाधन प्रबंधन जैसे अन्य अनुखंडों की आवश्यकता कंपनियों को नहीं होती, इसलिए उन्हें नहीं अपनाया जाता है। उदाहरण के लिए एक सेवा प्रदान करने वाली कंपनी को संभवतः निर्माण अनुखंड की आवश्यकता नहीं पड़ेगी. कई बार कंपनियां किसी अनुखंड को इसलिए नहीं अपनातीं क्योंकि उनके पास स्वयं की प्रणाली मौजूद है जो उनकी नजर में बेहतर है। सामान्यतः, जितने अधिक अनुखंडों का चयन किया जायेगा, एकीकरण लाभ में उतनी ही वृद्धि होगी, लेकिन साथ ही लागत, जोखिम और संबंधित परिवर्तनों में भी वृद्धि आयेगी. 

विन्यास तालिकाएँ- एक विन्यास तालिका कंपनी को इस प्रणाली के किसी विशिष्ट पहलू को अपने चयनित व्यवसाय के तरीके के अनुसार ढालने में सक्षम बनाती है। उदाहरण के लिए, एक संगठन माल-सूची लेखांकन के प्रकार का- फीफो या लीफो- चयन कर सकता है, या वह राजस्व की पहचान किसके द्वारा करना चाहत है- भौगोलिक इकाई, उत्पाद, या वितरण चैनल. 

तब क्या होता है जब प्रणाली द्वारा प्रदीप्त विकल्प समुचित न हों? ऐसे में कंपनी के पास दो विकल्प हैं, लेकिन दोनों ही आदर्श नहीं हैं। वह उद्यम प्रणाली कूटों को पुनः लिख सकती है, या मौजूदा प्रणाली का इस्तेमाल करती रहे और इसके तथा नयी उद्यम प्रणाली के बीच अनुफालक (इंटरफेस) बनाये. दोनों विकल्प कार्यान्वयन प्रक्रिया की लागत और समय को बढायेंगे. इसके अलावा वे इस प्रणाली के एकीकरण लाभ के महत्व को भी कम कर सकते हैं। प्रणाली के अनुकूलन की मात्रा जितना ज्यादा होगा, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के बीच संचार की सहजता उतनी ही कम होती जायेगी.

परामर्श सेवाएं

कई संगठनों के पास ERP परियोजना को लागू करने के लिए पर्याप्त आंतरिक कौशल नहीं था। इसके परिणामस्वरूप कई संगठन ERP कार्यान्वयन के लिए परामर्श सेवाएं प्रदान करने लगे. आमतौर पर, एक परामर्श टीम पूरे ERP कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार थी, जिसमें शामिल था योजना, प्रशिक्षण, परीक्षण, कार्यान्वयन और अनुकूलित अनुखंडों की डिलिवरी. अनुकूलन के उदाहरणों में शामिल हैं, अतिरिक्त उत्पाद प्रशिक्षण; प्रक्रिया प्रवर्तक (ट्रिगर) और कार्यप्रवाह का निर्माण; ERP का व्यापार में किस प्रकार उपयोग किया जाये, इसमें सुधार हेतु विशेषज्ञ सलाह; प्रणाली अनुकूलन; और सहायता लेखन रिपोर्टें, जटिल डेटा निष्कर्षों या व्यापार खुफिया कार्यान्वयन.

अधिकांश मध्यम आकार वाली कंपनियों के लिए कार्यान्वयन की लागत, ERP उपयोगकर्ता लाइसेंस की लिखित कीमत से लेकर उसके दोगुने तक हो सकती है (आवश्यक अनुकूलन की मात्रा पर निर्भर). बड़ी कंपनियां, विशेष रूप बहु-क्षेत्रीय या बहु-देशीय कंपनियां, क्रियांवयन के लिए अक्सर उपयोगकर्ता लाइसेंस की लागत से काफी अधिक खर्च करती हैं- बहु-क्षेत्रीय कार्यान्वयन के लिए तीन से पॉँच गुना तक खर्च असामान्य नहीं है।

अधिकांश एकल-उद्देश्य एप्लीकेशंस के विपरीत, ERP पैकेजेस में शुरुआत से ही पूर्ण स्रोत कोड शामिल रहा है और अनुरूपण तथा प्रदीप्त कोड के विस्तार के लिए विक्रेता समर्थित टीम IDEs के साथ इनको भेजा जाता रहा है। ERP के प्रारंभिक वर्षों के दौरान, जब एक संभावित ग्राहक स्वयं के अनूठे समाधान का आतंरिक रूप से विकास करने पर विचार कर रहा होता था, या "सर्वश्रेष्ठ नस्ल" के कई एप्लीकेशंस के एकीकरण द्वारा प्रकार्य-व्यापी समाधान को एकत्र कर रहा होता था, उस वक्त परिपक्व उपकरणों की गारंटी और व्यापक अनुकूलन के लिए सहायता एक महत्वपूर्ण बिक्री तर्क हुआ करता था।

रखरखाव और सहायक सेवाएं

रखरखाव और सहायक सेवाओं में शामिल हैं, एक संचालन ERP प्रणाली की निगरानी और प्रबंधन. यह प्रकार्य आमतौर पर आईटी विभाग के सदस्यों की सहायता से आतंरिक रूप से प्रदान किया जाता है, या एक बाहरी विशेषज्ञ परामर्श और सेवा कंपनी द्वारा भी प्रदान किया जा सकता है।