लेखाकरण

परिचय

आधुनिक युग में मनुष्य की आर्थिक क्रियाओं का रूप बहुत विस्तृत तथा बहुमुखी हो गया है। अनेक प्रकार के व्यापार व उद्योग-धन्धों तथा व्यवसायों का जन्म हो रहा है। उद्योग-धन्धों व अन्य व्यावसायिक क्रियाओं का उद्देश्य लाभार्जन होता है। व्यापारी या उद्योगपति के लिए यह आवश्यक होता है कि उसे व्यापार की सफलता व असफलता या लाभ-हानि व आर्थिक स्थिति का ज्ञान होना चाहिए। इसके लिए वह पुस्तपालन तथा लेखांकन (Book-keeping and Accountancy) की प्रविधियों का व्यापक उपयोग करता है। लेखांकन-पुस्तकें बनाकर व्यापारिक संस्थाओं को अपनी आर्थिक स्थिति व लाभ-हानि की जानकारी प्राप्त होती है। यद्यपि पुस्तपालन व लेखाकर्म व्यापारी के लिए अनिवार्य नहीं होते लेकिन वे इसके बिना अपना कार्य सफलतापूर्वक संचालित नहीं कर सकते और उन्हें अपनी व्यापारिक क्रियाओं से होने वाले लाभ या हानि की जानकारी भी नहीं मिल पाती।
लेखे रखने की क्रिया किसी न किसी रूप में उस समय से विद्यमान है जब से व्यवसाय का जन्म हुआ है। एक बहुत छोटा व्यापारी मस्तिष्क में याद्दाश्त का सहारा लेकर लेखा रख सकता है, दूसरा उसे कागज पर लिखित रूप प्रदान कर सकता है। व्यवस्थित रूप से लेखा रखा जाये या अव्यवस्थित रूप से, यह लेखांकन ही कहलायेगा। जैस व्यवसाय का आकार बढ़ता गया और व्यवसाय की प्रकृति जटिल होती गई लेखांकन व्यवस्थित रूप लेने लगा। इसमें तर्क वितर्क, कारण प्रभाव विश्लेषण के आधार पर प्रतिपादित ठोस नियमों एवं सिद्धान्तों की नींव पड़ती गई एवं सामान्य लेखा-जोखा एक कालान्तर में वृहत लेखाशास्त्र के रूप में हमारे सामने आया।

लेखांकन का अर्थ एवं परिभाषा

आधुनिक व्यवसाय का आकार इतना विस्तृत हो गया है कि इसमें सैकड़ों, सहस्त्रों व अरबों व्यावसायिक लेनदेन होते रहते हैं। इन लेन देनों के ब्यौरे को याद रखकर व्यावसायिक उपक्रम का संचालन करना असम्भव है। अतः इन लेनदेनों का क्रमबद्ध अभिलेख (records) रखे जाते हैं उनके क्रमबद्ध ज्ञान व प्रयोग-कला को ही लेखाशास्त्र कहते हैं। लेखाशास्त्र के व्यावहारिक रूप को लेखांकन कह सकते हैं। अमेरिकन इन्स्ट्टीयूट ऑफ सर्टिफाइड पब्लिक अकाउन्टैन्ट्स (AICPA) की लेखांकन शब्दावली, बुलेटिन के अनुसार ‘‘लेखांकन उन व्यवहारों और घटनाओं को, जो कि कम से कम अंशतः वित्तीय प्रकृति के है, मुद्रा के रूप में प्रभावपूर्ण तरीके से लिखने, वर्गीकृत करने तथा सारांश निकालने एवं उनके परिणामों की व्याख्या करने की कला है।’’
इस परिभाषा के अनुसार लेखांकन एक कला है, विज्ञान नहीं। इस कला का उपयोग वित्तीय प्रकृति के मुद्रा में मापनीय व्यवहारों और घटनाओं के अभिलेखन, वर्गीकरण, संक्षेपण और निर्वचन के लिए किया जाता है।
स्मिथ एवं एशबर्न ने उपर्युक्त परिभाषा को कुछ सुधार के साथ प्रस्तुत किया है। उनके अनुसार ‘लेखांकन मुख्यतः वित्तीय प्रकृति के व्यावसायिक लेनदेनों और घटनाओं के अभिलेखन तथा वर्गीकरण का विज्ञान है और उन लेनदेनें और घटनाओं का महत्वपूर्ण सारांश बनाने, विश्लेषण तथा व्याख्या करने और परिणामों को उन व्यक्तियों को सम्प्रेषित करने की कला है, जिन्हें निर्णय लेने हैं।' इस परिभाषा के अनुसार लेखांकन विज्ञान और कला दोनों ही है। किन्तु यह एक पूर्ण निश्चित विज्ञान न होकर लगभग पूर्ण विज्ञान है।
अमेरिकन एकाउन्टिग प्रिन्सिपल्स बोर्ड ने लेखांकन को एक सेवा क्रिया के रूप में परिभाषित किया है। उसके अनुसार, ‘लेखांकन एक सेवा क्रिया है। इसका कार्य आर्थिक इकाइयों के बारे में मुख्यतः वित्तीय प्रकृति की परिणामात्मक सूचना देना है जो कि वैकल्पिक व्यवहार क्रियाओं (alternative course of action) में तर्कयुक्त चयन द्वारा आर्थिक निर्णय लेने में उपयोगी हो।’
उपर्युक्त विवेचन के आधार पर लेखांकन को व्यवसाय के वित्तीय प्रकृति के लेन-देनों को सुनिश्चित, सुगठित एवं सुनियोजित तरीके से लिखने, प्रस्तुत करने, निर्वचन करने और सूचित करने की कला कहा जा सकता है।

इतिहास

सर्वप्रथम प्रारंभिक लेखांकन के रिकॉर्ड प्राचीन बेबीलॉन, असीरिया और सुमेरिया के खंडहर ों में पाए गए, जो 7000 वर्षों से भी पहले की तारीख के हैं। तत्कालीन लोग फसलों और मवेशियों की वृद्धि को रिकॉर्ड करने के लिए प्राचीन लेखांकन की पद्धतियों पर भरोसा करते थे। क्योंकि कृषि और पशु पालन के लिए प्राकृतिक ऋतु होती है, अतः अगर फसलों की पैदावार हो चुकी हो या पशुओं ने नए बच्चे पैदा किए हों तो हिसाब-किताब कर अधिशेष को निर्धारित करना आसान हो जाता है।

लेखांकन की विशेषताएँ

लेखांकन की उपर्युक्त परिभाषाओं के आधार पर इसकी निम्नलिखित विशेषताएँ स्पष्ट होती है -

लेखांकन कला और विज्ञान दोनों है

लेखांकन एक ही कला और विज्ञान दोनों है। कला के रूप में यह वित्तीय परिणाम जानने में सहायक होती है। इसमें अभिलिखित तथा वर्गीकृत लेन-देनों और घटनाओं का सारांश तैयार किया जाता है। उन्हें विश्लेषित किया जाता है तथा उनका निर्वचन किया जाता है। वित्तीय समंकों का विश्लेषण एवं निर्वचन लेखांकन की कला ही है जिसके लिए विशेष ज्ञान, अनुभव और योग्यता की आवश्यकता होती है। इसी तरह एक व्यवसाय के आन्तरिक एवं बाह्य पक्षों को वित्तीय समंकों का अर्थ और इनके परिवर्तन इस प्रकार सम्प्रेषित करना जिससे कि वे व्यवसाय के सम्बन्ध में सही निर्णय लेकर बुद्धिमतापूर्ण कार्यवाही कर सकें, लेखांकन की कला ही है।
विज्ञान के रूप में यह एक व्यवस्थित ज्ञान शाखा है। इसमें लेनदेनों एवं घटनाओं का अभिलेखन, वर्गीकरण एवं संक्षिप्तिकरण के निश्चित नियम है। इन निश्चित नियमों के कारण ही लेखों का क्रमबद्ध व व्यवस्थित रूप से अभिलेखन किया जाता है। किन्तु यह एक 'पूर्ण निश्चित' (exact) विज्ञान न होकर 'लगभग पूर्ण विज्ञान' (exacting science) है।

लेखांकन की वित्तीय प्रकृति (Financial Character)

लेखांकन में मुद्रा में मापन योग्य वित्तीय प्रकृति की घटनाओं और व्यवहारों का ही लेखा किया जाता है। ऐसे व्यवहार जो वित्तीय प्रकृति के नहीं होते, उनका लेखा पुस्तकों में नहीं किया जाता। उदाहरण के लिए, यदि एक संस्था के पास समर्पित व विश्वसनीय कर्मचारियों की एक टोली हो जो व्यवसाय के लिए बहुत उपयोगी है, का लेखा व्यवसाय की पुस्तकों में नहीं किया जायेगा क्योंकि यह वित्तीय प्रकृति की नहीं है तथा इसे मुद्रा में अभिव्यक्त नहीं किया जा सकता।

सेवा कार्य के रूप में

लेखांकन सिद्धान्त बोर्ड की परिभाषा के अनुसार लेखांकन एक सेवा कार्य है। इसका उद्देश्य व्यावसायिक क्रियाओं के बारे में परिमाणात्मक वित्तीय सूचनाएं उपलब्ध कराना है। लेखांकन के अन्तिम उत्पाद अर्थात् वित्तीय विवरण (लाभ-हानि खाता व चिट्ठा) उनके लिए उपयोगी है जो वैकल्पिक कार्यों के बारे में निर्णय लेते हैं। लेखांकन स्वयं किसी धन का सृजन नहीं करता है, यद्यपि यह इसके उपयोगकर्ताओं को उपयोगी सूचना उपलब्ध कराता है जो इन्हें धन के सृजन एवं रख रखाव में सहायक होता है।

लेखांकन के उद्देश्य

लेखांकन के मुख्य उद्देश्य इस प्रकार है -

विधिवत अभिलेख रखना

प्रत्येक व्यावसायिक लेन-देन को पुस्तकों में क्रमबद्ध तरीके से लिखना व उचित हिसाब रखना लेखांकन का प्रथम उद्देश्य है। लेखांकन के अभाव में मानव स्मृति (याददास्त) पर बहुत भार होता जिसका अधिकांश दशाओं में वहन करना असम्भव होता। विधिवत अभिलेखन से भूल व छल-कपटों को दूर करने में सहायता मिलती है।

शुद्ध लाभ या हानि का निर्धारण

लेखांकन अवधि के अन्त में व्यवसाय संचालन के फलस्वरूप उत्पन्न शुद्ध लाभ अथवा हानि का निर्धारण लेखांकन का प्रमुख उद्देश्य है। शुद्ध लाभ अथवा हानि एवं निश्चित अवधि के कुछ आगमों एवं कुछ व्ययों का अन्तर होता है। यदि आगमों की राशि अधिक है तो शुद्ध लाभ होगा तथा विपरीत परिस्थिति में शुद्ध हानि। यह प्रबन्धकीय कुशलता तथा व्यवसाय की प्रगति का सूचक होता है। यही अंशधारियों में लाभांश वितरण का आधार होता है।

व्यवसाय की वित्तीय स्थिति का निर्धारण

लाभ-हानि खाते द्वारा प्रदत्त सूचना पर्याप्त नहीं है। व्यवसायी अपनी वित्तीय स्थिति भी जानना चाहता है। इसकी पूर्ति चिट्ठे द्वारा की जाती है। चिट्ठा एक विशेष तिथि को व्यवसाय की सम्पत्तियों एवं दायित्वों का विवरण है। यह व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य को जानने में बैरोमीटर का कार्य करता है।

लेखा करना (Recording)

लेखांकन का सर्वप्रथम कार्य समस्त व्यवसायिक सौदों एवं घटनाओं का व्यवस्थित एवं विधिवत् ढंग से जर्नल (Journal) में लेखा करना है। यहां यह ध्यान रखने की आवश्यकता है कि लेखांकन में उन्हीं सौदों एवं घटनाओं का लेखा किया जाता हैं जो वित्तीय स्वभाव की हैं तथा जिन्हें मुद्रा के रूप में व्यक्त किया जा सकता है।

वर्गीकरण करना

मौद्रिक सौदों का लेखा करने के पश्चात् उन्हें उनके स्वभाव के अनुसार समानता के आधार पर पृथक पृथक समूहों में वर्गीकरण किया जाता है ताकि पृथक पृथक मदों के लिये पृथक पृथक सूचनाएं उपलब्ध हो सकें। उदाहरणतया समस्त बिक्री के सौदो को, जो भिन्न भिन्न स्थानों पर लिखे गये हैं, एक ही स्थान पर एकत्रित करना, ताकि कुल बिक्री की राशि ज्ञात हो सके। यह कार्य खाताबही में खाते खोलकर किया जाता है।

संक्षिप्तीकरण (Summarizing)

लेखांकन का मुख्य उद्देश्य निर्णय लेने वालों के लिये महत्वपूर्ण सूचना प्रदान करना है। इस कार्य के लिये वर्ष के अन्त में सभी खातों के शेष ज्ञात करके उनसे एक सूची बनाई जाती है और उस सूची से दो विवरण- लाभ-हानि खाता तथा चिट्ठा तैयार किया जाता है। इन विवरणों से व्यवसाय की लाभदायकता, वित्तीय स्थिति, भुगतान क्षमता आदि के सम्बन्ध में महत्वपूर्ण सूचनाएं उपलब्ध हो जाती है। इस प्रकार वर्षभर की समस्त सूचनाऐं संक्षिप्त होकर दो विवरणों में समा जाती है जो व्यवसाय के अन्तिम परिणाम दर्शाती है।

निर्वचन करना (Interpreting)

लेखांकन न केवल लेखा करने, वर्गीकरण करने एवं संक्षिप्तीकरण करने का ही कार्य करती है बल्कि उन आंकड़ों का निर्वचन करके निष्कर्ष एवं उपयोगी सूचनाऐं भी प्रदान करती है। उदाहरणतया संस्था में प्रत्याय की दर क्या रही ? विज्ञापन का प्रभाव बिक्री में वृद्धि पर कितना हुआ? तरलता तथा भुगतान क्षमता की स्थिति आदि सूचनाएं उपलब्ध हो जाती है।

सूचनाओं का संवहन (Communication of information)

लेखों के विश्लेषण एवं निर्वचन से प्राप्त सूचनाओं का उनके प्रयोगकर्ताओं जैसे विनियोजकों, लेनदारों, सरकार, स्वामियों आदि तथा व्यवसाय में हित रखने वाले अन्य व्यक्तियों को संवहन किया जाता है ताकि वे व्यवसाय की वित्तीय स्थिति के सम्बन्ध में अपनी राय बना सकें तथा भावी योजना के सम्बन्ध में निर्णय ले सके।

वैधानिक आवश्यकताओं की पूर्ति

लेखांकन का अन्तिम कार्य ऐसी व्यवस्था करना भी हैं जिससे विभिन्न वैधानिक आवश्यकताओं की पूर्ति हो सके। अनेक ऐसे कानून हैं जिनकी पूर्ति करना एक व्यवसायी के द्वारा अनिवार्य है जैसे आयकर की रिटर्न प्रस्तुत करना, बिक्रीकर की रिटर्न प्रस्तुत करना, सेबी (SEBI) के द्वारा बनाये गये नियमों की पालना करना आदि। लेखांकन इस कार्य में सहायता करती है।

लेखांकन की प्रमुख प्रणालियां

लेखांकन की अनेक प्रणलियाँ (systems) हैं जिनमें से निम्नलिखित उल्लेखनीय हैं-
1. नकद लेन-देन (Cash system)
2. इकहरा लेखा प्रणाली (Single Entry System)
3. दोहरा लेखा प्रणाली (Double Entry System)
4. भारतीय बहीखाता प्रणाली (Indian Book-Keeping System)

नकद लेन-देन (रोकड़) प्रणाली

इस प्रणाली का प्रयोग अधिकतर गैर व्यापारिक संस्थाओं जैसे क्लब, अनाथालय, पुस्तकालय तथा अन्य समाज सेवी संस्थाओं द्वारा किया जाता है। इन संस्थाओं का उद्देश्य लाभ कमाना नहीं होता और ये पुस्तपालन से केवल यह जानना चाहती है कि उनके पास कितनी रोकड़ आयी तथा कितनी गयी और कितनी शेष है रोकड़ प्रणाली के अन्तर्गत केवल रोकड़ बही (कैश बुक) बनायी जाती है। इस पुस्तक में सारे नकद लेनदेनों को लिखा जाता है। वर्ष के अन्त में कोई अन्तिम खाता या लाभ-हानि खाता आदि नहीं बनाया जाता। आय-व्यय की स्थिति को समझने के लिए एक आय-व्यय खाता (Income & Expenditure Account) बनाया जाता है।

इकहरा लेखा प्रणाली

इस पद्धति में नकद लेन-देनों को रोकड पुस्तक में तथा उधार लेन देनों को खाता बही में लिखा जाता है। यह प्रणाली मुख्यतः छोटे फुटकर व्यापारियों द्वारा प्रयोग की जाती है। इस प्रकार पुस्तकें रखने से केवल यह जानकारी होती है कि व्यापारी की रोकड़ की स्थिति कैसी है, अर्थात् कितनी रोकड़ आयी तथा कितनी गयी तथा कितनी शेष है। किसको कितना देना है तथा किससे कितना लेना है, इसकी जानकारी खाता बही से हो जाती है। इस पद्धति से लाभ-हानि खाता व आर्थिक चिट्ठा बनाना संभव नहीं होता जब तक कि इस प्रणाली को दोहरा लेखा प्रणाली में बदल न दिया जाय। इसलिए इस प्रणाली को अपूर्ण प्रणाली माना जाता है।

दोहरा लेखा प्रणाली

यह पुस्तपालन की सबसे अच्छी प्रणाली मानी जाती है। इस पद्धति में प्रत्येक व्यवहार के दोनों रूपों (डेबिट व क्रेडिट या ऋण व धनी) का लेखा किया जाता है। यह कुछ निश्चित सिद्धान्तों पर आधारित होती है। वर्ष के अन्त में अन्तिम खाते बनाकर व्यवसाय की वास्तविक स्थिति की जानकारी करना इस पद्धति के माध्यम से आसान होता है।

भारतीय बहीखाता प्रणाली

यह भारत में अत्यन्त प्राचीनकाल से प्रचलित पद्धति है। अधिकांश भारतीय व्यापारी इस प्रणाली के अनुसार ही अपना हिसाब-किताब रखते हैं। यह भी निश्चित सिद्धान्तों पर आधारित पूर्णतया वैज्ञानिक प्रणाली है। इस प्रणाली के आधार पर भी वर्ष के अन्त में लाभ-हानि खाता तथा आर्थिक चिट्ठा बनाया जाता है।

वित्तीय लेखांकन (Financial accounting)

वित्तीय लेखांकन का मुख्य उद्देश्य वित्तीय सूचनाओं को पहचानना, मापना, लिखना, संवहन करना और साथ ही व्यापारिक सौदों को लेखा पुस्तकों में इस प्रकार से दर्ज करना जिससे कि एक निश्चित अवधि के लिए व्यवसाय के संचालनात्मक परिणाम ज्ञात किये जा सकें तथा एक निश्चित तिथि को आर्थिक स्थिति का पता लगाना है।

लागत लेखांकन (Cost accounting)

लागत लेखांकन लागतों के लेखे करने की एक ऐसी प्रक्रिया है जो आय व व्यय, अथवा उन आधारों के जिन पर उनका (आय तथा व्यय का) परिकलन किया जाता है, के अभिलेखन से आरम्भ होती है तथा सांख्यिकीय समंकों के तैयार होने के साथ ही समाप्त हो जाती है। इस लेखा विधि में वर्तमान लागत के साथ साथ भावी व्ययों पर भी विचार किया जाता है।

प्रबन्ध लेखांकन (Management Accounting)

प्रबन्ध लेखांकन से तात्पर्य लेखांकन एवं सांख्यिकीय प्रविधियों की सूचना को प्रस्तुत करने एवं निर्वचन करने के विशिष्ट उद्देश्य के लिए प्रयोग से है। यह सूचना प्रबन्धकों को अधिकतम कुशलता लाने तथा भविष्य की योजनाओं पर विचार करने, उन्हें प्रतिपादित करने एवं समन्वित करने के पश्चात् उनके निष्पादन को मापने के कार्य में सहायता प्रदान करने के लिए अभिकल्पित की जाती है।

मानव संसाधन लेखांकन (Human Resource Accounting-HRA)

अगर हमें किसी उपक्रम की स्थिरता, विकास और लाभदायकता सुनिश्चित करनी हो तो उसकी मानव सम्पत्ति से अधिक महत्वपूर्ण अन्य कोई सम्पत्ति नहीं है। इसकी महत्ता तब आसानी से समझी जा सकती है जब उत्पादन के अन्य साधन पूंजी, सामग्री, मशानें आदि सब उपलब्ध हैं और श्रमिक उपलब्ध न हों। इतना होते हुए भी इस महत्वपूर्ण सम्पत्ति का लेखांकन एवं मूल्यांकन आर्थिक चिट्ठे में किसी भी प्रकार परिलक्षित नहीं होता है। परिणामस्वरूप दो फर्मां के आर्थिक परिणाम की केवल विनियोजित पूंजी पर प्रत्याय आदि के आधार पर तुलना अपूर्ण एवं कभी कभी तो भ्रामक होती है। लेखांकन में इस कमी को दूर करने के लिए मानव संसाधन मूल्यांकन एवं लेखों में दर्ज कर वित्तीय परिणामों में प्रदर्शित करने की एक नयी प्रणाली विकसित हुई है जिसे मानव संसाधन लेखांकन के नाम से जाना जाता है। अमेरिकन एकाउन्टिंग एसोशियेशन की मानव संसाधन लेखांकन समिति के अनुसर, ‘‘मानव संसाधन लेखांकन मानव संसाधनों को पहचानने, इसका आंकडों के रूप में मापन करने और इस सूचना को सम्बन्धित पक्षों तक संवहित पक्षों तक संवहित करने की प्रक्रिया है।’’

मुद्रा-स्फीति लेखांकन (Inflation Accounting)

बीते हुए समय की दीर्घ अवधि की मूल्य स्थिति को देखा जाये तो एक बात सर्वमान्य स्पष्ट है कि विश्व में प्रत्येक वस्तु के मूल्यां में सामान्यतः वृद्धि हुई है। द्वितीय विश्व युद्ध के बाद मूल्य सूचकांकों में परिवर्तन की गति बेहद तीव्र हुई। मुद्रा स्फीति की इस स्थिति ने व्यावसायिक जगत में आर्थिक परिणामों की तुलनीयता को निरर्थक बना दिया। मुद्रा स्फीति के इस दुष्परिणाम का प्रभाव शून्य पर वास्तविक परिणामों की जानकारी करने के लिए मुद्रा स्फीति मूल्य सूचकांकां की सहायता से लाभ-हानि खाते को समायोजित किया जाता है और इसी प्रकार से चिट्ठे में स्थायी सम्पत्तियों के मूल्यों को समायोजित किया जाता है। पुनर्मूल्यांकन द्वारा भी अन्तिम खातों को तैयार किया जाता हे। वर्तमान में इस लेखांकन की दो विधियां-वर्तमान लागत लेखांकन तथा वर्तमान क्रय शक्ति लेखांकन प्रचलन में है।

सामाजिक दायित्व लेखांकन (Social Responsibility Accounting)

वर्तमान कुछ दशकों से व्यवसाय में सामाजिक दायित्व की विचारधारा का प्रादुर्भाव हुआ है। बदलते हुए सामाजिक मूल्यों और आशाओं ने समाज में व्यवसाय की भूमिका के बारे में विचार को बढाया है और यह विचार व्यवसाय के सामाजिक दायित्व की प्रकृति पर केन्द्रित हो गया है। यह माना जाने लगा है कि इस उत्तरदायित्व को लेखांकन के एक रूप सामाजिक दायित्व लेखांकन द्वारा पूरा किया जा सकता है। चूंकि व्यवसाय उत्पादन के साधन स्थानीय स्रोतों से प्राप्त करना है अतः पर्यावरण में उसके कारण अनेक हानिकारक परिवर्तन होते हैं। सामाजिक लेखांकन के अंतर्गत सामाजिक लाभ-हानि खाता तथा सामाजिक चिट्ठा तैयार करके एक व्यवसाय यह दर्शा सकता है कि उसने सामाजिक उत्तरदायित्वों का निर्वाह किस सीमा तक किया है।

लेखांकन सूचना के प्रमुख उपयोगकर्ता

लेखांकन का मूल उद्देश्य संस्था में हित रखने वाले आंतरिक (स्वामियों, प्रबन्ध, कर्मचारी) तथा बाह्य (विनियोजक, लेनदार, सरकार, उपभोक्ता, शोधकर्ता) पक्षकारों को आवश्यक सूचनाएं उपलब्ध कराना है। किन्तु किस पक्षकार को कैसी सूचनाएं चाहिए, यह उसके व्यवसाय में हित की प्रकृति पर निर्भर करता है। विभिन्न पक्षकारों की दृष्टि से आवश्यक लेखांकन सूचना का विवेचन इस प्रकार है-

व्यवसाय का स्वामी

स्वामी व्यवसाय के संचालन के लिए कोषों की व्यवस्था करते हैं, अतः वे यह जानना चाहते हैं कि उनके द्वारा प्रदत्त कोषों का विनियोग किया है। उस की लाभदायकता एवं वित्तीय स्थिति जानने के लिए लेखांकन सूचनाएं चाहते हैं। ऐसी सूचनाऐं समय-समय पर लेखांकन अभिलेखों से तैयार किये गये वित्तीय विवरणों द्वारा प्रदान की जाती है।

प्रबन्धकर्ता

दूसरे से कार्य करवाने की कला ही प्रबन्ध है। अतः प्रबन्ध को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसके अधीनस्थ कर्मचारी उचित कार्य कर रहे हैं या नहीं। इस सम्बन्ध में लेखांकन सूचनाएं बहुत सहायक होती हैं क्योंकि इससे प्रबन्धक कर्मचारियों के निष्पादन का मूल्यांकन कर सकता है। कर्मचारियों के वास्तविक निष्पादन की पूर्व निर्धारित प्रमापों से तुलना करके सुधारात्मक कार्यवाही की जा सकती है, यदि वास्तविक निष्पादन वांछित स्तर का नहीं है। वास्तव में लेखांकन सूचनाएं ही प्रबन्ध की वित्तीय नीति, नियोजन एवं नियंत्रण का आधार होती हैं।

विनियोजक (इन्वेस्टर)

विनियोजकों के अंतर्गत संभावी अंशदारी तथा दीर्घकालीन ऋणदाता सम्मिलित होते हैं। इनका हित अपने विनियोग की सुरक्षा तथा उस पर पर्याप्त आय प्राप्त करना होता है। अतः इन्हें संस्था के भूतकालीन निष्पादन का मूल्यांकन करने तथा भावी संभावनाओं का पता लगाने के लिए लेखांकन सूचनाओं की आवश्यकता होती है, इसलिए विनियोजक अपने विनियोग निर्णयों के लिए वित्तीय विवरणों में सम्मिलित लेखांकन सूचनाआें पर निर्भर होते हैं। वे जिस संस्था में विनियोग करना चाहते हैं, लेखांकन सूचनाओं के आधार पर उस संस्था की लाभदायकता एवं वित्तीय स्थिति का अनुमान लगा सकते हैं।

लेनदार (Creditors)

लेनदारों में माल के पूर्ति कर्ता, बैंकर्स एवं अन्य ऋणदाता सम्मिलित होते हैं। ये ऋण देने से पूर्व संस्था की वित्तीय स्थिति जानना चाहते हैं तथा इस बात से आश्वस्त होना चाहते हैं कि संस्था समय पर ऋणों का भुगतान कर देगी। दूसरे शब्दों में, संस्था की तरल स्थिति संतोषप्रद है। संस्था की तरलता स्थिति की जानकारी के लिए इन्हें चालू सम्पत्तियों, तरल सम्पत्तियों तथा चालू दायित्वों सम्बन्धी लेखांकन सूचनाओं की आवश्यकता होती है, जो इन्हें संस्था के वित्तीय विवरणों से उपलब्ध होती है।

नियामक एजेन्सियाँ (Regulatory Agencies)

विभिन्न सरकारी विभाग तथा एजेन्सियां जैसे कम्पनी लॉ बोर्ड, रजिस्ट्रार ऑफ कम्पनीज, आयकर विभाग, स्कन्ध विपणी आदि भी कम्पनियों की वित्तीय सूचना में रूचि रखती है। इन एजेन्सियों का उद्देश्य यह आश्वस्त करना होता है कि कम्पनी ने अपने लेखों में कर, लाभांश, हृस आदि के सम्बन्ध में अधिनियम की व्यवस्थाओं का पालन किया है अथवा नहीं तथा अपने लाभों एवं वित्तीय स्थिति को सही व सच्चे ढंग से प्रस्तुत किया है अथवा नहीं।

सरकार

सरकार व्यावसायिक संस्थाओं की कर देय क्षमता का निश्चित लेखा विवरणों से प्राप्त सूचनाओं के आधार पर ही करती है। ये सूचनाएं सरकार की भावी कर नीति, उत्पादन, मूल्य नियंत्रण, अनुदान, लाइसेन्स, आयात-निर्यात नीति में दी जाने वाली सुविधाएं आदि का आधार होती है। सरकार को व्यावसायिक संस्थाओं की लेखांकन सूचनाओं की आवश्यकता राष्ट्रीय आय का निर्धारण करने हेतु भी होती है। कभी कभी संस्था के उत्पादों का मूल्य निर्धारित करने के लिए भी मूल्यांकन सूचनाओं की आवश्यकता होती है, ताकि उपभोक्ताओं एवं उत्पादकों का शोषण न हो सके।

कर्मचारी

संस्था की आर्थिक सुदृढ़ता में कर्मचारियों की रूचि होती है क्योंकि बोनस का भुगतान अर्जित लाभों पर निर्भर करता है। इसके अतिरिक्त नियोक्ताओं और श्रम संघों के बीच सामूहिक सौदेबाजी लेखांकन सूचनाओं के आधार पर ही की जाती है।

शोधकर्ता

लेखांकन सूचना जो किसी व्यावसायिक संस्था के वित्तीय निष्पादन का दर्पण कही जाती है, शोधकर्ताओं के लिए बहुत मूल्यवान होती है। एक कार्य विशेष की वित्तीय क्रियाओं का अध्ययन करने के लिए शोधकर्ताओं को क्रय, विक्रय, चालू सम्पत्ति एवं दायित्व, स्थायी सम्पत्तियां, दीर्घकालीन दायित्व, स्वामियों के कोष आदि के बारे में विस्तृत लेखांकन सूचनाओं की आवश्यकता होती है, ऐसी सूचनाएं संस्था द्वारा रखे गये लेखांकन अभिलेखों से ही प्राप्त की जा सकती हैं।

व्यक्तिगत खाते

जिन खातों का सम्बन्ध किसी विशेष व्यक्ति से होता है, वे व्यक्तिगत खाते कहलाते हैं। व्यक्ति का अर्थ स्वयं व्यक्ति, फर्म, कम्पनी और अन्य किसी प्रकार की व्यापारिक संस्था होता है। दूसरे शब्दों में, सब लेनदारों तथा देनदारों के खाते व्यक्तिगत खाते होते हैं। इस दृष्टि से पूंजी (capital) तथा आहरण (drawing) के खाते भी व्यक्तिगत होते हैं क्योंकि इनमें व्यापार के स्वामी से सम्बन्धित लेनदेन लिखे जाते हैं। व्यापार के स्वामी के व्यक्तिगत खाते को पूंजी खाता कहा जाता है। व्यापार के स्वामी द्वारा व्यवसाय से मुद्रा निकालने के लिए आहरण खाता खोला जाता है। इस प्रकार आहरण खाता भी व्यक्तिगत खाता होता है।

वास्तविक खाते

वस्तुओं और सम्पत्ति के खाते वास्तविक खाते कहलाते हैं। इन खातों को वास्तविक इसलिए कहा जाता है कि इनमें वर्णित वस्तुएं, विशेष सम्पत्ति के रूप में व्यापार में प्रयोग की जाती है। आवश्यकता पड़ने पर इन्हें बेचकर व्यापारी अपनी पूंजी को धन के रूप में परिवर्तित कर सकता है। वास्तविक खाते आर्थिक चिट्ठे में सम्पत्ति की तरह दिखाये जाते हैं। जैसे मशीन, भवन, माल, यन्त्र, फर्नीचर, रोकड व बैंक आदि के वास्तविक खाते होते हैं।

नाममात्र के खाते

इन खातों को अवास्तविक खाते भी कहते हैं। व्यापार में अनेक खर्च की मदें, आय की मदें तथा लाभ अथवा हानि की मदें होती हैं। इन सबके लिए अलग-अलग खाते बनते हैं जिनको ‘नाममात्र’ के खाते कहते हैं। व्यक्तिगत अथवा वास्तविक खातों की तरह इनका कोई मूर्त आधार नहीं होता। उदाहरण के लिए वेतन, मजदूरी, कमीशन, ब्याज इत्यादि के खाते नाममात्र के खाते होते हैं।

खाते के भाग

प्रत्येक लेनदेन के दो पक्ष होते हैं। ऋणी या डेबिट पक्ष और धनी या क्रेडिट पक्ष। इस कारण उसका लेखा लिखने के लिए प्रत्येक खाते के दो भाग होते हैं। बायें हाथ की ओर भाग ‘ऋणी पक्ष’ (डेबिट साइड) होता है और दाहिने हाथ की ओर का भाग ‘धनी पक्ष’ (क्रेडिट साइड) होता है।
खातों को डेबिट या क्रेडिट करना - जब किसी लेन-देन में कोई खाता ‘लेन’ पक्ष होता है अर्थात् उसको लाभ प्राप्त होता है तब उस खातो को डेबिट किया जाता है। डेबिट करने का मतलब यह है कि खाते के ऋणी (डेबिट) भाग (बांये हाथ वाले भाग) में लेनदेन का लेखा होगा। इसी प्रकार जब कोई खाता लेनदेन में देन पक्ष होता है अर्थात् उसके द्वारा कुछ लाभ किसी को होता है, तब उस खाते को क्रेडिट किया जाता है। अर्थात् उस खाते के क्रेडिट भाग में लेनदेन का लेखा किया जाएगा। प्रत्येक लेनदेन में इस तरह एक खाता (डेबिट) तथा दूसरा खाता क्रेडिट किया जाता है। डेबिट (डेबिट) खाते में डेबिट की ओर लेखा तथा क्रेडिट खाते में क्रेडिट की ओर लेखा होता है। क्रेडिट तथा डेबिट लेखा दोहरे लेखे की प्रणाली के अनुसार प्रत्येक लेनदेन के लिए किया जाता है।
उदाहरण - यदि हमने मोहन से 100 रूपये का माल खरीदा है तो इसमें दो खाते हुए- एक माल का दूसरा मोहन का। एक लेखा पाने वाले खाते अर्थात् माल खाते (goods account) में किया जाएगा और दूसरा देने वाले खाते अर्थात मोहन के खाते में किया जाएगा।
इसी कारण इस प्रणाली को दोहरे लेखे की प्रणाली कहा गया है। प्रत्येक लेनदेन में दो लेखे एक डेबिट (डेबिट) और एक क्रेडिट होता है।
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