उद्यम सामग्री प्रबंधन (एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट)

इतिहास

सामग्री प्रबंधन का एक स्वरुप, उद्यम सामग्री प्रबंधन डिजिटल संग्रह, दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्य की प्रगति के साथ दस्तावेजों की प्राप्ति, खोज और नेटवर्किंग का एक संयुक्त रूप है। इसमें विशेष रूप से किसी कंपनी के आंतरिक, अक्सर अव्यवस्थित जानकारियों को इसके सभी स्वरूपों में इस्तेमाल और संरक्षण में शामिल विशेष चुनौतियाँ सम्मिलित हैं। इसलिए ज्यादातर ईसीएम समाधान व्यवसाय-से-कर्मचारी (बी2ई) प्रणालियों पर ध्यान केंद्रित करती हैं।
जब से ईसीएम समाधान विकसित हुआ है, नए घटक उभरकर सामने आये हैं। उदाहरण के लिए, जिस तरह सामग्री अन्दर और बाहर आती-जाती है, इसका प्रत्येक बार इस्तेमाल सामग्री के बारे में एक नया मेटाडाटा तैयार कर देता है; कुछ हद तक स्वचालित रूप से; सामग्री को कब और कैसे इस्तेमाल किया गया इसके बारे में जानकारी प्रणाली को धीरे-धीरे नयी फ़िल्टर करने वाली, मार्ग निर्धारित करने वाली और खोज के मार्गों, कॉरपोरेट वर्गीकरणों और शब्दार्थ विज्ञान के नेटवर्कों और स्मरण संबंधी नियमों के फैसलों को ग्रहण करने की अनुमति देती है। जिस तरह निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में ईमेल और त्वरित संदेशों का उपयोग तेजी से बढ़ा है, इन आंकड़ों तक पहुँचने की क्षमता और व्यावसायिक फैसलों में इसके इस्तेमाल की सुविधा ईसीएम द्वारा प्रदान की जा रही है।
समाधान के जरिये कर्मचारियों को इंट्रानेट सेवाएं (बी2ई) प्रदान की जा सकती हैं और इसमें बिजनेस-से-बिजनेस (बी2बी), बिजनेस-से-सरकार (बी2जी), सरकार-से-बिजनेस (जी2बी) या अन्य व्यावसायिक संबंधों के लिए उद्यम के पोर्टल भी शामिल हो सकते हैं। इस श्रेणी में ज्यादातर ऐसे पूर्व दस्तावेज़-प्रबंधन ग्रुपवेयर और कार्य प्रगति संबंधी समाधान शामिल हैं जिन्होंने अभी तक अपनी व्यवस्था को ईसीएम के रूप में पूरी तरह रूपांतरित नहीं किया है लेकिन एक वेब इंटरफेस की सुविधा प्रदान करते हैं। डिजिटल संपत्ति प्रबंधन डिजिटल तकनीक के उपयोग से सामग्री के भंडारण से संबंधित ईसीएम का एक स्वरुप है।
ईसीएम में जो तकनीकें आज सम्मिलित की गयी हैं वे 1980 के दशक के अंत और 1990 के दशक की शुरुआत की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) की अगली कड़ियाँ हैं। मूल ईडीएमएस उत्पाद स्वतंत्र उत्पाद थे जो इन चार क्षेत्रों में से एक की कार्यक्षमता प्रदान करते थे: इमेजिंग, कार्य की प्रगति, दस्तावेज़ प्रबंधन या सीओएलडी/ईआरएम (नीचे घटकों को देखें)।
विशेष प्रकार के शुरुआती ईडीएमएस एडॉप्टर ने कागज-आधारित प्रक्रिया को सुधारने और मिथक रूपी कागज़ रहित कार्यालय को अपनाने के क्रम में संभवतः सिर्फ एक एकल विभाग में लघु-स्तरीय इमेजिंग और कार्य प्रगति प्रणाली को लागू किया। पहली स्वतंत्र ईडीएमएस तकनीक समय बचाने और/या कागज़ के रख-रखाव एवं कागज़ के भंडारण को कम करते हुए जानकारियों तक पहुँच को सुधारने के लिए डिजाइन की गयी थी, जिससे कि दस्तावेजों को खोने से बचाया जा सके और तेज रफ़्तार से जानकारियाँ प्रदान की जा सके। ईडीएमएस केवल कागज, माइक्रोफिल्म या माइक्रोफीचे पर पूर्व में उपलब्ध जानकारियों तक ही ऑनलाइन पहुँच की सुविधा प्रदान कर सकती थी। ईडीएमएस ने दस्तावेजों और दस्तावेज़-उन्मुख प्रक्रियाओं पर नियंत्रण में सुधार करके समय लेने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर दिया। ईडीएमएस द्वारा तैयार ऑडिट ट्रेल ने दस्तावेज़ सुरक्षा को बढ़ाया और उपायों की उत्पादकता एवं दक्षता की पहचान में मदद के लिए मैट्रिक्स प्रदान किये।
1990 के दशक के अंत से लेकर ईडीएमएस उद्योग प्रगति के पथ पर दृढ़तापूर्वक निरंतर आगे बढ़ा जा रहा है। वैसी तकनीकें संगठनों की पसंद बनीं जिनमें स्पष्ट रूप से परिभाषित समस्याओं से निबटने के लिए लक्षित, रणनीतिक समाधान की जरूरत थी।
जैसे-जैसे समय गुजरता गया और ज्यादातर संगठनों ने इन तकनीकों के साथ उत्पादकता के "पॉकेटों" को हासिल किया, यह स्पष्ट हो गया कि विभिन्न ईडीएमएस उत्पाद की श्रेणियाँ संपूरक थीं। संगठन कई ईडीएमएस उत्पादों का ज्यादा से ज्यादा लाभ उठाना चाहते थे। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक ग्राहक सेवा विभाग - जहाँ इमेजिंग, दस्तावेज प्रबंधन और कार्य प्रगति की सुविधाओं को संयुक्त रूप से एजेंटों को ग्राहकों की जिज्ञासाओं का बेहतर तरीके से समाधान करने में इस्तेमाल किया जा सकता था। इसी तरह, कोई लेखा विभाग एक सीओएलडी /ईआरएम प्रणाली से आपूर्तिकर्ता के चालानों को प्राप्त करने, एक इमेजिंग सिस्टम से ऑर्डरों को खरीदने और कार्य प्रगति के अनुमोदन के एक हिस्से के रूप में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली से अनुबंधों को प्राप्त करने की सुविधा का उपयोग कर सकता है। जैसे-जैसे संगठनों ने एक इंटरनेट सेवा की मौजूदगी सुनिश्चित की, वे जानकारियों को वेब के माध्यम से प्रस्तुत करना चाहते थे जिसके लिए वेब सामग्री के प्रबंधन की आवश्यकता थी। जिन संगठनों के पास स्वचालित व्यक्तिगत विभाग मौजूद थे वे अब बड़े पैमाने पर इनका उपयोग कर व्यापक स्तर के लाभ की कल्पना करने लगे। कई दस्तावेज़ विभिन्न विभागों से होकर गुजरते हैं और अनेकों प्रक्रियाओं पर प्रभाव डालते हैं।
एकीकृत ईडीएमएस समाधान की ओर हलचल ने सॉफ्टवेयर उद्योग में केवल एक आम प्रवृत्ति को परिलक्षित किया: प्वाइंट समाधानों का अधिक व्यापक समाधानों में निरंतर एकीकरण. उदाहरण के लिए, 1990 के दशक की शुरुआत तक वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट और प्रस्तुति संबंधी सॉफ्टवेयर उत्पाद स्वतंत्र उत्पादों के रूप में मौजूद थे। इसके बाद बाजार एकीकरण की ओर चले गए।
शुरुआती अग्रणियों ने पहले ही कई स्वतंत्र ईडीएमएस तकनीकों की पेशकश कर दी थी। पहला चरण थोड़े या किसी कार्यात्मक एकीकरण के बगैर एक सिंगल, पैकेज्ड "सूट" के रूप में कई प्रणालियों की पेशकश करना था। संपूर्ण 1990 के दशक के दौरान एकीकरण की वृद्धि हुई। लगभग 2001 में शुरुआत करते हुए इस उद्योग ने इन एकीकृत समाधानों को संदर्भित करने के लिए उद्यम सामग्री प्रबंधन नामक शब्दावली का प्रयोग करना शुरू कर दिया।
2006 में माइक्रोसॉफ्ट (अपने शेयरप्वाइंट प्रोडक्ट फैमिली के साथ) और ओरेकल कॉरपोरेशन (ओरेकल कंटेंट मैनेजमेंट के साथ) ने ईसीएम के "वैल्यू" मार्केट सेगमेंट में प्रवेश किया।
वेबजीयूआई, अलफ्रेस्को, सेन्सनेट, ईजेड पब्लिश, नॉलेज ट्री, जम्पर 2.0, नुक्सियो और प्लोन सहित ओपन सोर्स ईसीएम उत्पाद भी उपलब्ध हैं।
एचआईपीएए, एसएएस 70, बीएस 7799 और आईएसओ/आईईसी 27001 सहित सरकार के मानक ईसीएम के विकास और उपयोग में लाने के कारक हैं। मानकों का अनुपालन प्रमाणित सेवा प्रदाताओं के लिए आउटसोर्सिंग को आंतरिक ईसीएम के उपयोग के लिए एक व्यावहारिक विकल्प बना सकते हैं।

घटक

ईसीएम उन घटकों को जोड़ता है जिन्हें एक उद्यम-आधारित प्रणाली में शामिल किये बगैर स्वतंत्र प्रणालियों के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है।
एआईआईएम द्वारा पहली बार पाँच ईसीएम घटकों एवं तकनीकों को कैप्चर, मैनेज, स्टोर, प्रेजर्व और डिलीवर के रूप में परिभाषित किया गया था।

कैप्चर

कैप्चर में कुछ या सभी तरह का अंकीयकरण, प्रतिलिपि तैयार करना या जोड़ना, सफाई करना और दस्तावेजों का अनुक्रमण/वर्गीकरण शामिल होता है। इस्तेमाल की जा रही तकनीकों में साधारण जानकारी प्राप्त करने से लेकर स्वचालित वर्गीकरण तक शामिल होते हैं। कैप्चर के घटकों को अक्सर इनपुट घटक भी कहा जाता है।
पहले दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियां माइक्रोफिल्म या माइक्रोफीचे पर भंडारण के लिए दस्तावेजों की तस्वीरें खींचती थीं। ऑप्टिकल स्कैनर अब कागजी दस्तावेजों की डिजिटल प्रतियां तैयार करती हैं। डिजिटल रूप में पहले से मौजूद दस्तावेजों को कॉपी किया जा सकता है या अगर वे पहले से ऑनलाइन उपलब्ध हों तो लिंक जोड़ा जा सकता है।
ऑटोमैटिक या सेमी-ऑटोमैटिक कैप्चर, स्रोतों के रूप में ईडीआई या एक्सएमएल दस्तावेजों, बिजनेस और ईआरपी एप्लीकेशनों या मौजूदा विशेषज्ञ एप्लीकेशन प्रणालियों का इस्तेमाल कर सकती हैं।

इमेज क्लीनअप

इमेज क्लीनअप सुविधाओं में रोटेशन, सीधा करना, रंगों का समायोजन, प्रतिस्थापन, ज़ूम, संरेखन, पेज अलग करना, टिप्पणियाँ और डेस्पेकलिंग शामिल हैं।

फॉर्मों का प्रक्रमण

फॉर्म्स कैप्चर में तकनीकों के दो समूह मौजूद हैं, हालांकि सूचना सामग्री और दस्तावेजों का चरित्र एक समान हो सकता है। फॉर्म्स प्रोसेसिंग, स्कैनिंग के माध्यम से प्रिंटेड फॉर्मों को कैप्चर करना है; यहाँ अक्सर पहचान की तकनीकों का इस्तेमाल होता है, क्योंकि अच्छी तरह से डिजाइन किये गए फॉर्म्स काफी हद तक ऑटोमैटिक प्रोसेसिंग को सक्षम बनाते हैं। ऑटोमैटिक प्रोसेसिंग का इस्तेमाल इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मों को कैप्चर करने के लिए किया जा सकता है, जैसे कि वेब पेजों के जरिये जमा किये गए फॉर्म, जब तक कि लेआउट, संरचना, तर्क और सामग्रियों के बारे में कैप्चर प्रणाली को जानकारी होती है।

कोल्ड (सीओएलडी)

कंप्यूटर आउटपुट टू लेजर डिस्क (सीओएलडी) ईसीएम प्रणालियों द्वारा चल रहे प्रबंधन के लिए रिपोर्टों और अन्य दस्तावेजों को ऑप्टिकल डिस्कों पर या डिजिटल भंडारण के किसी भी स्वरुप में रिकॉर्ड करता है। इसके लिए एक और शब्द उद्यम रिपोर्ट प्रबंधन (ईआरएम) है। मूलतः यह तकनीक केवल लेजरडिस्कों के साथ काम करती थी; अन्य तकनीकों द्वारा लेजरडिस्क की जगह लेने के बाद भी इसका नाम नहीं बदला गया था।

समुच्चयन

एकत्रीकरण दस्तावेजों को विभिन्न एप्लीकेशनों से जोड़ता है। इसका लक्ष्य विभिन्न स्रोतों से आंकड़ों को एकजुट करना और उन्हें एक समान संरचना एवं स्वरूप में भंडारण एवं प्रोसेसिंग प्रणालियों को अग्रसारित करना है।

अनुक्रमण के घटक

अनुक्रमण खोज में सुधार करता है और जानकारियों को व्यवस्थित करने के लिए वैकल्पिक तरीके से प्रदान करता है।
हस्तचालित अनुक्रमण सामग्री को हाथों से इंडेक्स डेटाबेस की विशेषताएं प्रदान करता है, विशेष रूप से प्रशासन और पहुँच के लिए एक "प्रबंध" घटक के डेटाबेस द्वारा इस्तेमाल की गयी सामग्री. हस्तचालित अनुक्रमण शामिल की जाने वाली जानकारियों को सीमित करने के लिए इनपुट डिजाइनों का इस्तेमाल कर सकती है; उदाहरण के लिए, इंट्री मास्क दस्तावेज के बारे में ज्ञात अन्य जानकारी के आधार पर प्रोग्राम लॉजिक का इस्तेमाल कर सकती है या इनपुट्स को रोक सकती है।
स्वचालित और हस्तचालित दोनों विशेषताओं के अनुक्रमण को पूर्वनिर्धारित इनपुट-डिजाइन प्रोफाइलों के साथ आसान और बेहतर बनाया जा सकता है; ये उन दस्तावेजों के वर्गों का वर्णन कर सकती हैं जो संभावित इंडेक्स मानों को सीमित करती हैं या कुछ ख़ास मानदंडों को स्वतः लागू करती हैं।
स्वचालित वर्गीकरण कार्यक्रम इंडेक्स, श्रेणी को निकाल सकते हैं और आंकड़ों को स्वतंत्र रूप से हस्तांतरित कर सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक सूचना संबंधी वस्तुओं में मौजूद जानकारियों के आधार पर स्वचालित वर्गीकरण या श्रेणीबद्ध करना, पूर्वनिर्धारित मानदंड या एक स्वयं-सीखने की प्रक्रिया के आधार पर जानकारियों का मूल्यांकन कर सकता है। इस तकनीक को ओसीआर-परिवर्तित फैक्सों, कार्यालय की फाइलों, या आउटपुट फाइलों के साथ प्रयोग किया जा सकता है।

सहयोग

एक ईसीएम प्रणाली में सहयोग के घटक उपयोगकर्ताओं को एक दूसरे के साथ सामग्री को विकसित करने और प्रक्रिया में लाने में मदद करते हैं। इन घटकों में से कई सहयोगात्मक सॉफ्टवेयर या ग्रुपवेयर, पैकेजों से विकसित किए गए थे; ईसीएम सहयोगी प्रणालियाँ इससे कहीं अधिक आगे बढ़ती हैं और इसमें जानकारी प्रबंधन के तत्व शामिल होते हैं।
ईसीएम प्रणालियाँ उन जानकारी के डेटाबेसों और प्रोसेसिंग के तरीकों का इस्तेमाल करते हुए सहयोग की सुविधा प्रदान करती हैं जो एक साथ एकाधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रयोग के लिए डिजाइन की गयी हैं, यहाँ तक कि जब वे सभी उपयोगकर्ता एक ही सामग्री आइटम पर काम कर रहे हैं। वे जानकारी आधारित योग्यताओं, संसाधनों और संयुक्त जानकारी की प्रोसेसिंग के लिए पृष्ठभूमि संबंधी आंकड़े का इस्तेमाल करते हैं। प्रशासन के घटकों जैसे कि बुद्धिशीलता के लिए वर्चुअल व्हाईटबोर्ड, अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग और प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रणालियों, संचार संबंधी एप्लीकेशन जैसे कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आदि को इसमें शामिल किया जा सकता है।
सहयोगात्मक ईसीएम अन्य एप्लिकेशनों से भी जानकारी को एकीकृत कर सकता है जिससे संयुक्त सूचना प्रोसेसिंग में मदद मिलती है।

वेब सामग्री प्रबंधन

उद्यम सामग्री प्रबंधन वेब सामग्री प्रबंधन प्रणालियों को एकीकृत कर सकता है। हालांकि, वेब के माध्यम से प्रस्तुत ईसीएम जानकारी - इंटरनेट, एक्स्ट्रानेट या एक पोर्टल पर - केवल वही डेटा होना चाहिए जो पहले से कंपनी में मौजूद है, जिसकी डिलीवरी पहुँच प्रमाणन और भंडारण द्वारा नियंत्रित होती है।
इस उद्योग में कई लोग वेब सामग्री प्रबंधन को ईसीएम के एक अभिन्न अंग के रूप में नहीं मानते हैं। सफल कार्यान्वयन के कुछ ही उदाहरण मौजूद हैं जिनसे दस्तावेजों के लिए एक साझा रिपोजिटरी (ईसीएम का मुख्य उद्देश्य) और वेब सामग्री का एक साथ प्रबंधन किया जाता है। सामग्री की संरचना तैयार करने और इसे व्यवस्थित करने के लिए बहुत अलग तरह की तकनीकों और सिद्धांतों का उपयोग आंतरिक उन्मुख दस्तावेज़ सामग्री की तुलना में बाहरी उन्मुख दस्तावेज़ सामग्री के लिए किया जाता है।

कार्य प्रगति/व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

कार्य प्रगति (वर्कफ्लो) और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन काफी हद तक भिन्न होते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (बीपीएम) वर्कफ़्लो की तुलना में एक कदम आगे बढ़ जाता है। हालांकि शब्दों को अक्सर आपस में अदल-बदल कर इस्तेमाल किया जाता है, बीपीएम का लक्ष्य एक उद्यम के अंदर सभी प्रभावित एप्लीकेशनों को पूरी तरह से एकीकृत करना, प्रक्रियाओं की निगरानी और सभी आवश्यक जानकारियों की एसेम्बलिंग करना है। बीपीएम के कार्यों में शामिल हैं:
बीपीएम सर्वर के स्तर पर प्रक्रिया और डेटा की निगरानी की सुविधा देते हुए, वर्कफ़्लो की पूर्ण कार्यक्षमता प्रदान करता है। उद्यम अनुप्रयोग एकीकरण का उपयोग विभिन्न एप्लीकेशनों के साथ संबंध जोड़ने के लिए किया जाता है। नियम संरचनाओं के साथ व्यापार संबंधी कुशाग्रता, सूचना के गोदामों को एकीकृत करती है और उपयोगकर्ताओं को इनके कार्य में मदद करने वाली उपयोगिताएं प्रदान करती हैं।

स्टोर

संग्रह के घटक उन जानकारियों को अस्थायी रूप से संचित करते हैं जो आवश्यक नहीं है या जिन्हें संचित करना वांछित है। यहाँ तक कि अगर संग्रह के घटक उन साधनों का उपयोग करते हैं जो दीर्घकालिक संग्रह के लिए उपयुक्त हैं, "संग्रह" अब भी "सुरक्षा" से अलग है।
संग्रह के घटकों को तीन श्रेणियों में बाँटा जा सकता है: रिपॉजिटरीज, संग्रह के स्थानों के रूप में, लाइब्रेरी सेवाएं, रिपॉजिटरीज के लिए प्रशासनिक घटकों के रूप में और संग्रह की तकनीकें . इन बुनियादी घटकों को कभी-कभी ऑपरेटिंग सिस्टम स्तर (फ़ाइल सिस्टम की तरह) पर रखा जाता है और इसमें उन सुरक्षा तकनीकों को शामिल किया जाता है जो "डिलीवर" घटकों के साथ मिलकर काम करते हैं। हालांकि पहुँच नियंत्रण सहित सुरक्षा तकनीकें एक ईसीएम समाधान के वरीयता प्राप्त घटक हैं।

लाइब्रेरी सेवाएं

लाइब्रेरी सेवाएं ईसीएम प्रणाली के प्रशासनिक घटक हैं जो जानकारी तक पहुँच का संचालन करते हैं। लाइब्रेरी सेवा प्राप्ति (कैप्चर) और प्रबंधन के घटकों से सूचनाओं को प्राप्त करने और संचय के लिए जिम्मेदार हैं। यह गतिशील भंडारण में भंडारण के स्थानों का प्रबंधन करता है, वास्तविक "संग्रह" और लंबे समय के संरक्षित संग्रह में. भंडारण का स्थान केवल सूचना की विशेषताओं और वर्गीकरणों द्वारा ही निर्धारित होता है। लाइब्रेरी सेवा खोज और पुनर्प्राप्ति के लिए आवश्यक कार्यों की सुविधा प्रदान करने के लिए प्रबंधन डेटाबेस के घटकों के साथ मिलकर काम करती है।
जबकि डेटाबेस को किसी संचित वस्तु के वास्तविक स्थान का पता "ज्ञात" नहीं होता है, लाइब्रेरी सेवा ऑनलाइन भंडारण (डेटा और दस्तावेजों तक प्रत्यक्ष पहुँच),
नजदीकी भंडारण (डेटा और दस्तावेजों को एक ऐसे माध्यम पर, जहाँ तेजी से पहुँचा जा सकता है लेकिन तुरंत नहीं, जैसे कि एक ऑप्टिकल डिस्क पर मौजूद डेटा जो एक भंडारण प्रणाली के रैक में मौजूद होता है लेकिन इसे वर्त्तमान में एक ऐसे ड्राइव में नहीं डाला जाता है जो इसे पढ़ सके) और ऑफलाइन भंडारण (एक ऐसे माध्यम पर मौजूद डेटा और दस्तावेज जो तुरंत उपलब्ध नहीं है, जैसे कि ऑफसाइट संचित डेटा) का प्रबंधन करती है।
अगर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अपनी कार्यक्षमता प्रदान नहीं करती है तो नियंत्रित सूचना व्यवस्था के लिए सूचना स्थिति को नियंत्रित करने और आगमन/निर्गमन के क्रम में लाइब्रेरी सेवा के पास आवश्यक रूप से संस्करण प्रबंधन की सुविधा मौजूद होनी चाहिए।
लाइब्रेरी सेवा सूचना के उपयोग और संपादन के लॉग तैयार करती है जिसे एक "ऑडिट ट्रेल" कहा जाता है।

संरक्षण

अंततः सामग्री को बदलने से रोक दिया जाता है और यह स्थिर हो जाता है। ईसीएम के संरक्षण घटक दीर्घकालिक, सुरक्षित भंडारण और स्थिर सूचनाओं के बैकअप के साथ-साथ उन जानकारियों के अस्थायी भंडारण को संचालित करते हैं, जिन्हें संचित करने की जरूरत नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण एक संबंधित अवधारणा है जो ईसीएम संरक्षण घटकों की तुलना में व्यापक कार्यक्षमता रखती है। इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण प्रणालियों में आम तौर पर प्रशासनिक सॉफ्टवेयरों का एक संयुक्त रूप शामिल होता है जैसे कि रिकॉर्ड्स प्रबंधन, इमेजिंग या दस्तावेज़ प्रबंधन, लाइब्रेरी सेवाएं या सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणालियाँ और भंडारण संबंधी उप-प्रणालियाँ.
मीडिया के अन्य स्वरुप भी दीर्घकालिक संग्रहण के लिए उपयुक्त हैं। अगर इच्छा केवल जानकारी की भविष्य में उपलब्धता सुनिश्चित करने की है तो माइक्रोफिल्म अब भी व्यावहारिक है; कई डिजिटल रिकॉर्डों के विपरीत माइक्रोफिल्म किसी ऐसे विशेष सॉफ्टवेयर की पहुँच के बगैर पढ़ने योग्य है जिससे यह बना है। हाइब्रिड प्रणालियाँ माइक्रोफिल्म को इलेक्ट्रॉनिक मीडिया और डेटाबेस-समर्थित पहुँच से जोड़ती हैं।
लंबी अवधि की भंडारण प्रणालियों को निरंतर बदलते तकनीकी परिदृश्य में जानकारियों को उपलब्ध रखने के क्रम में डेटा माइग्रेशन के समयानुसार योजना निर्माण और नियमित कार्य प्रदर्शन की आवश्यकता होती है। जैसे-जैसे भंडारण तकनीकें इस्तेमाल से बाहर हो जाती हैं, जानकारियों को भंडारण के नए स्वरूपों में स्थानांतरित करना आवश्यक हो जाता है, जिससे कि समकालीन प्रणालियों का इस्तेमाल करते हुए संचित जानकारी तक पहुँच बनी रहे। उदाहरण के लिए, अगर फ्लॉपी डिस्क ड्राइव अब आसानी से उपलब्ध नहीं हैं तो फ्लॉपी डिस्क पर संचित डेटा अनिवार्य रूप से बेकार हो जाता है; फ्लॉपी डिस्क पर संचित डेटा को कम्पैक्ट डिस्क में स्थानांतरित करने से ना केवल डेटा का संरक्षण होता है बल्कि इसे प्राप्त करना भी संभव हो जाता है। इस सतत प्रक्रिया को कंटिन्युअस माइग्रेशन कहते हैं।
संरक्षण के घटकों में स्पेशल व्यूअर, रूपांतरण और माइग्रेशन टूल्स एवं दीर्घकालिक भंडारण मीडिया शामिल हैं।

दीर्घकालिक संरक्षण संबंधी नीतियाँ

सूचना की दीर्घकालिक उपलब्धता सुरक्षित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण में विभिन्न रणनीतियों का इस्तेमाल किया जाता है।
एप्लीकेशन, इंडेक्स डेटा, मेटाडेटा और पुरानी प्रणालियों से वस्तुओं को नयी प्रणालियों में निरंतर स्थानांतरण बहुत से कार्य उत्पन्न करता है लेकिन सूचना की पहुँच और उपयोगिता सुरक्षित करता है। इस प्रक्रिया के दौरान वैसी सूचनाओं को जो अब प्रासंगिक नहीं है मिटा दिया जा सकता है। संचित जानकारियों के स्वरुप के अपडेट करने के लिए जहाँ आवश्यक हो, रूपांतरण तकनीकों का इस्तेमाल किया जाता है।
पुराने सॉफ्टवेयर का अनुकरण उपयोगकर्ताओं को मूल डेटा और वस्तुओं को संचालित करने और इन तक पहुँचाने की अनुमति देता है। स्पेशल व्यूअर सॉफ्टवेयर संरक्षित वस्तुओं के स्वरूप की पहचान कर सकता है और वस्तुओं को नए सॉफ्टवेयर परिवेश में प्रदर्शित कर सकता है।
जानकारी की उपलब्धता सुरक्षित करने के लिए इंटरफेस, मेटाडेटा, डेटा संरचनाओं और उद्देश्य प्रारूपों के मानक महत्वपूर्ण हैं।

डिलीवर (सौंपना)

ईसीएम के डिलीवर घटक प्रबंधन, संग्रहण, भंडारण और संरक्षण घटकों से जानकारी प्रस्तुत करते हैं। ईसीएम के लिए एआईआईएम घटक मॉडल कार्य-आधारित हैं और ये एक सख्त पदानुक्रम को लागू नहीं करते हैं; डिलीवर घटक में अन्य प्रणालियों में जानकारियों को डालने के लिए इस्तेमाल करने वाले कार्य शामिल हो सकते हैं (जैसे कि पोर्टेबल मीडिया में सूचना का स्थानांतरण या फॉरमेट की गयी आउटपुट फाइलों को तैयार करना) डिलीवर श्रेणी की कार्यक्षमता को "आउटपुट" के रूप में भी जाना जाता है; इस श्रेणी में तकनीकों को अक्सर आउटपुट प्रबंधन कहा जाता है।
डिलीवर घटक तीन समूहों में विभक्त होते हैं: रूपांतरण तकनीक, सुरक्षा तकनीक और वितरण . सेवाओं के रूप में रूपांतरण और सुरक्षा मध्यस्थ का काम करते हैं और इन्हें सभी ईसीएम घटकों में सामान रूप से उपलब्ध होना चाहिए। आउटपुट के लिए दो कार्य मुख्य रूप से महत्वपूर्ण हैं: लेआउट और डिजाइन, रूपरेखा तैयार करने और फॉरमेटिंग आउटपुट के लिए टूल्स के साथ, वितरण और प्रकाशन के लिए सूचना प्रस्तुत करने वाले एप्लीकेशनों सहित.

सुरक्षा तकनीकें

सुरक्षा तकनीकें सभी ईसीएम घटकों के लिए उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का इस्तेमाल न केवल दस्तावेजों को भेजे जाते समय किया जाता है बल्कि कैप्चर की पूर्णता को दर्ज करने के क्रम में स्कैनिंग के माध्यम से डेटा कैप्चर करने में भी होता है। पब्लिक की इन्फ्रास्ट्रक्चर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए एक बुनियादी तकनीक है। यह कुंजियों और प्रमाणपत्रों का प्रबंधन करता है और हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की जाँच करता है। अन्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रेषक की पहचान और भेजे गए डेटा की शुद्धता की पुष्टि करते हैं यानी कि यह पूर्ण और अपरिवर्तित है।
यूरोप में अलग-अलग गुणवत्ता और सुरक्षा वाले इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के तीन स्वरुप होते हैं: सिंपल, एडवांस्ड और क्वालिफाइड. अधिकांश यूरोपीय राज्यों में क्वालिफाइड इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी दस्तावेजों और अनुबंधों में कानूनी तौर पर मान्य हैं।
डिजिटल अधिकार प्रबंधन और वाटरमार्किंग का इस्तेमाल बौद्धिक संपदा अधिकारों और कॉपीराइट के प्रबंधन और सुरक्षा के लिए सामग्री सिंडिकेशन और मीडिया संपत्ति प्रबंधन में किया जाता है। डिजिटल अधिकार प्रबंधन इलेक्ट्रॉनिक वाटरमार्क्स जैसी तकनीकों के साथ काम करता है जिन्हें सीधे तौर पर फ़ाइल में एकीकृत किया गया होता है और जिनके लिए उपयोग के अधिकार की सुरक्षा और इंटरनेट पर प्रकाशित सामग्री की सुरक्षा की जरूरत होती है।