व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

BPM जीवन-चक्र

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन गतिविधियों को पांच वर्गों में रखा जा सकता है: डिज़ाइन, मॉडलिंग, निष्पादन, निगरानी और अनुकूलन.

डिज़ाइन

प्रक्रिया डिज़ाइन में प्रचलित प्रक्रियाओं की पहचान और "भावी" प्रक्रियाओं की डिज़ाइन दोनों शामिल हैं। ध्यान केंद्रण के क्षेत्रों में शामिल हैं प्रक्रिया प्रवाह का प्रतिनिधित्व, उसके अंतर्गत अभिनेता, चेतावनियां और अधिसूचनाएं, वृद्धि, मानक संचालन प्रक्रियाएं, सेवा स्तर समझौते और कार्य सुपुर्दगी तंत्र.
अच्छी डिज़ाइन, प्रक्रिया के जीवन-काल में समस्याओं की संख्या कम करती है। भले ही मौजूदा प्रक्रियाओं पर विचार किया जाए या ना किया जाए, इस क़दम का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि एक सही और कुशल सैद्धांतिक डिज़ाइन तैयार की जाए.
प्रस्तावित सुधार मानव-से-मानव, मानव-से-प्रणाली और सिस्टम-से-सिस्टम वर्कफ़्लो हो सकता है और विनियामक, बाज़ार, या व्यवसाय द्वारा सामना की जा रही प्रतिस्पर्धी चुनौतियों को निशाना बना सकता है।

मॉडलिंग

मॉडलिंग सैद्धांतिक डिजाइन लेता है और चर के संयोजन को प्रवर्तित करता है (जैसे, किराया या सामग्री की लागत में परिवर्तन, जो निर्धारित करते हैं कि प्रक्रिया विभिन्न परिस्थितियों में कैसे काम करती हैं।)
इसमें प्रक्रियाओं पर "what-if विश्लेषण" चलाना भी शामिल है: "क्या होगा यदि मेरे पास एक जैसा काम करने के लिए 75% संसाधन हैं?" "क्या होगा यदि मैं वही काम मौजूदा लागत के 80% पर करना चाहूं?".

कार्यान्वयन

प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के तरीकों में एक है ऐसा अनुप्रयोग विकसित करना या खरीदना जो प्रक्रिया के अपेक्षित चरणों को कार्यान्वित करें; तथापि, व्यवहार में, ये अनुप्रयोग विरले ही प्रक्रिया के सभी चरण सटीक और पूरी तरह कार्यान्वित करते हैं। एक और दृष्टिकोण है सॉफ्टवेयर और मानव हस्तक्षेप के संयोजन का उपयोग करना; लेकिन यह दृष्टिकोण अधिक जटिल है, जिससे प्रलेखन प्रक्रिया कठिन बन जाती है।
इन समस्याओं की प्रतिक्रिया के रूप में, सॉफ्टवेयर विकसित किया गया है जो कंप्यूटर भाषा में परिभाषित करने योग्य संपूर्ण व्यापार प्रक्रिया (जैसा कि प्रक्रिया डिज़ाइन गतिविधि में विकसित किया गया) को सक्षम बनाता है जिसे कंप्यूटर पर सीधे कार्यान्वित किया जा सके. सिस्टम, व्यापार प्रचालनों के निष्पादन के लिए संबंधित अनुप्रयोगों में सेवाओं का उपयोग करेगा या (उदा. किसी ऋण के लिए चुकौती योजना का परिकलन) या, जब कोई चरण स्वचालन के लिए बहुत जटिल हो, मानव इनपुट मांगेगा. पिछले दृष्टिकोणों में से किसी भी एक की तुलना में, प्रक्रिया परिभाषा का सीधा कार्यान्वयन अधिक स्पष्ट होगा और इसलिए सुधार में आसान होगा. तथापि, प्रक्रिया परिभाषा के स्वचालन के लिए लचीलापन और व्यापक बुनियादी सुविधाओं की ज़रूरत है, जो आम तौर पर इन प्रणालियों के विरासती IT परिवेश में कार्यान्वयन को वर्जित करती है।
नियंत्रक व्यवहारों के लिए परिभाषा उपलब्ध कराने हेतु प्रणालियों द्वारा व्यापार नियमों का उपयोग किया गया है और प्रक्रिया कार्यान्वयन और प्रस्तावों को चलाने के लिए व्यापार नियम इंजन का उपयोग किया जा सकता है।

निगरानी

निगरानी में व्यक्तिगत प्रक्रियाओं की ट्रैकिंग शामिल हैं, ताकि उनकी स्थिति पर जानकारी आसानी से देख सकें और एक या अनेक प्रक्रियाओं के निष्पादन पर आंकड़े उपलब्ध कराए जा सकें. ट्रैकिंग का एक उदाहरण ग्राहक आदेश की स्थिति का निर्धारण करने में सक्षम किया जाना है (जैसे प्राप्त आदेश, वितरण प्रतीक्षित, प्रदत्त बीजक) ताकि इस प्रचालन की समस्याओं को पहचाना जा सके और सही कर सकें.
इसके अतिरिक्त, इस जानकारी का इस्तेमाल ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करने के लिए किया जा सकता है ताकि उनकी संबंधित प्रक्रियाओं में सुधार हो. आंकड़ों के उदाहरण हैं ग्राहक आदेश के त्वरित संसाधन पर उपाय जनित करना या पिछले महीने कितने आदेश संसाधित किए गए। ये उपाय तीन वर्गों में समाते नज़र आते हैं: समय चक्र, दोष दर और उत्पादकता.
निगरानी की मात्रा इस पर निर्भर होगी कि व्यवसाय द्वारा किस सूचना का मूल्यांकन और विश्लेषण अपेक्षित है और व्यवसाय उसकी कैसी निगरानी चाहता है, वास्तविक समय, सन्निकट वास्तिवक समय या तदर्थ. इधर, कारोबार गतिविधि निगरानी (BAM) निगरानी उपकरणों को प्रदान और विस्तारित करता है जो आम तौर पर BPMS द्वारा उपलब्ध कराए जाते हैं।
प्रक्रिया खनन प्रक्रिया निगरानी से संबंधित पद्धतियों और उपकरणों का संग्रह है। प्रक्रिया खनन का उद्देश्य है प्रक्रिया अनुरक्षण के माध्यम से निकाले गए घटना लॉग का विश्लेषण और एक a priori प्रक्रिया मॉडल के साथ उनकी तुलना. प्रक्रिया खनन प्रक्रिया विश्लेषकों को वास्तविक प्रक्रिया कार्यान्वयन और एक प्रायोरी मॉडल के बीच विसंगतियों का पता लगाने और बाधाओं के विश्लेषण को अनुमत करती है।

अनुकूलन

प्रक्रिया अनुकूलन में शामिल है मॉडलिंग या अनुरक्षण चरण से प्रक्रिया निष्पादन की पुनर्प्राप्ति; संभाव्य या वास्तविक बाधाओं की पहचान और लागत बचत या अन्य सुधारों के लिए संभाव्य अवसर; और फिर, प्रक्रिया की डिज़ाइन में उन संवर्द्धनों को लागू करना. समग्रतः, यह अधिक व्यापार मूल्य तैयार करता है।

अभ्यास

जहां चरणों को एक चक्र के रूप में देखा जा सकता है, आर्थिक या समय की कमी प्रक्रिया को केवल कुछ पुनरावर्तनों तक ही सीमित करने की संभावना है। यह अक्सर उन मामलों में होता है जब किसी संगठन द्वारा, संगठनात्मक संस्कृति को बदलने के बजाय लघु से मध्यम अवधि के उद्देश्यों के लिए दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है। वास्तविक पुनरावृत्तियां केवल प्रक्रिया में भाग लेने वालों के सहयोगी प्रयासों के ज़रिए ही संभव हैं। अधिकांश संगठनों में जटिलता के लिए, इन दैनिक प्रक्रिया प्रबंधन चुनौतियों में, प्रक्रिया के सहभागियों को समर्थन देने के लिए समर्थ प्रौद्योगिकी की अपेक्षा होती है (नीचे देखें).
आज तक, कई संगठनों ने इस उद्देश्य के साथ अक्सर BPM परियोजना या कार्यक्रम शुरू किया है कि किसी ऐसे क्षेत्र का अनुकूलन किया जाए जिस क्षेत्र की सुधार के लिए पहचान की गई है।
वित्तीय क्षेत्र में, BPM यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि विनियामक अनुपालनों का अनुरक्षण करते हुए भी सिस्टम गुणवत्ता पूर्ण सेवा देता है।
संप्रति, कार्य के लिए अंतर्राष्ट्रीय मानक केवल IT क्षेत्रों के लिए अनुप्रयोग तक ही सीमित हैं और ISO/IEC 15944 व्यवसाय के प्रचालन पहलुओं को आवृत्त करता है। तथापि, सर्वोत्तम प्रथाओं की संस्कृति के साथ कुछ निगम अपने परिचालन प्रक्रियाओं को विनियमित करने के लिए मानक प्रचालन कार्य-प्रणाली का इस्तेमाल करते हैं। इस समय अन्य मानकों पर काम किया जा रहा है ताकि BPM कार्यान्वयन की सहायता कर सके (BPMN, उद्यम संरचना, व्यापार प्रेरणा मॉडल).