ध्वनि मेल

ध्वनिमेल (जिसे आवाज-मेल, वीएमएस, या संदेश बैंक के नाम से भी जाना जाता है) संग्रहीत टेलीफोन संदेशों की एक केन्द्रीकृत प्रणाली है जिसे बाद में वापस निकाला जा सकता है। इस शब्द का प्रयोग अधिक मोटे तौर पर एक संग्रहीत दूरसंचार स्वर-संदेश को पहुँचाने की किसी भी प्रणाली, जिसमें उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग भी शामिल है, को निरूपित करने के लिये किया जाता है। अधिकांश सेलफोनों में ध्वनि मेल एक बुनियादी सुविधा के रूप में उपलब्ध होती है और भूमिगत-लाइन वाले फोनों और कॉर्पोरेट पीबीएक्सों के अपने ध्वनि मेल विकल्प होते हैं।

विशेषताएं

ध्वनि प्रणालियों को प्राप्तकर्ता तक एक रिकार्ड किये हुए ऑडियो संदेश को पहुँचाने की दृष्टि से डिजाइन किया जाता है। इस कार्य को पूरा करने के लिये उनमें संदेशों के चयन, सुनाने और प्रबन्धन के लिये एक प्रयोगकर्ता इंटरफेस होता है; संदेश को सुनाने या पहुँचाने का एक तरीका ; और प्रतीक्षा कर रहे संदेश के बारे में प्रयोगकर्ता को सूचित करने की अधिसूचक क्षमता. अधिकतर प्रणालियाँ इन सभी कार्यों के लिये जरिये के रूप में फोन नेटवर्कों का प्रयोग करती हैं, या तो सेलुलर या भूमिगत-लाइन पर आधारित. कुछ प्रणालियाँ एकाधिक दूरसंचार विधियों का प्रयोग कर सकती हैं, जिससे प्राप्तकर्ताओं और कॉल करने वालों को विभिन्न तरीकों के माध्यम से संदेश छोड़ने या पुन: प्राप्त करने की सुविधा मिलती है।
सरल ध्वनि मेल एक दूरस्थ उत्तर देने वाली मशीन के रूप में काम करती है जो प्रयोगकर्ता इंटरफेस के रूप में स्पर्श-टोनों का प्रयोग करती है। अधिक जटिल प्रणालियों में आवाज या एक कंप्यूटर इंटरफेस जैसे अन्य इनपुट उपकरणों का प्रयोग किया जा सकता है। सरल ध्वनि मेल प्रणालियाँ फोन के माध्यम से ऑडियो संदेश सुना सकती हैं, जबकि अधिक उन्नत प्रणालियों में वैकल्पिक प्रेषण विधियाँ हो सकती हैं जिनमें ईमेल या पाठ संदेश वितरण, संदेश अन्तरण और अग्रेषण विकल्प और कई मेलबाक्सों सहित वैकल्पिक वितरण के तरीके शामिल हैं।
अधिसूचना तरीकों में भी ध्वनि मेल प्रणाली के आधार पर भिन्नता होती हैं। सरल प्रणालियाँ सक्रिय अधिसूचना बिल्कुल ही उपलब्ध नहीं करती है, बल्कि प्राप्तकर्ता को प्रणाली से पता करना होता है, जबकि अन्य प्रणालियाँ यह संकेत दे सकती हैं कि संदेश प्राप्तकर्ता की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
लगभग सभी आधुनिक ध्वनि मेल प्रणालियाँ डिजिटल भंडारण का प्रयोग करती हैं और वे आदर्श रूप से कम्प्यूटर भंडारण उपकरणों पर संग्रहीत की जाती हैं।

1980-1990 का दशक

1980 के दशक के प्रारम्भ में, 30 से अधिक कम्पनियाँ कॉर्पोरेट ध्वनि मेल बाजार के लिये स्पर्धा में थीं, जिनमें से कई कम्पनियाँ अब व्यापार ही नहीं कर रही हैं। इसके अनेकों दावेदारों में आईबीएम, वीएमएक्स, वैंग, ऑक्टेल, एटी एंड टी, उत्तरी टेलीकॉम, डेल्फी संचार, वॉयस एंड डेटा सिस्टम्स, ऑपकॉम, कॉमटर्म, जेनेसिस, ब्रुक ट्राउट, ग्लेनेयर, बीबीएल, एवीटी, एवीएसटी, डिजिटल साउंड, सेंटीग्राम, वॉयसमेल इंटरनेशनल, एक्टिव वॉयस और कई अन्य शामिल थे। कॉर्पोरेट ध्वनि मेल बाजार के लगभग सभी दावेदार संयुक्त राज्य अमेरिका में स्थित थे।
1990 के दशक के अन्त तक आईबीएम और वैंग ध्वनि मेल बाजार से बाहर हो गए, क्योंकि उन्हें पर्याप्त कर्षण नहीं मिल सका. आरओएलएम को 1980 के दशक के मध्य में आईबीएम द्वारा खरीद लिया गया (जो लाभप्रद आरओएलएम के लिये एक वित्तीय दुर्दशा साबित हुआ, क्यौंकि आईबीएम आरओएलएम, जो 70 के दशक के मध्य से 80 के दशक के उत्तरार्ध तक अमेरिका में दूसरे नंबर का पीबीएक्स संभरक था, के आराम के साथ लीक से हट कर सोचने के रवैये को स्पष्ट रूप से नहीं समझ सका) और फिर उसकी आधी हिस्सेदारी जर्मन कंपनी सीमेंस को बेच दी गई। 1992 में सीमेंस ने आरओएलएम को आईबीएम से पूरी तरह से खरीद लिया और फोनमेल (एकमात्र उत्पाद जिसे सीमेंस ने नष्ट नहीं किया) के अतिरिक्त आरओएलएम के सभी मूल उत्पादों को बनाना बंद कर दिया). वीएमएक्स को गलत उत्पाद और अप्रभावी प्रबन्धन का सामना करना पड़ा और बंद होने ही वाला था कि ऑपकॉम का उसके साथ विलय हो गया। शेष बची हुई कंपनी का नाम वीएमएक्स रखा गया, लेकिन वीएमएक्स को उसके नाम और पेटेंट पोर्टफोलियो को छोड़ कर ऑपकॉम द्वारा पूरी तरह से मिटा दिया गया। 1994 में, ऑक्टेल ने वीएमएक्स को खरीद लिया। 90 के दशक के प्रारम्भ में, एटी एंड टी/ लूसेंट ने कॉर्पोरेट बाजार के लिये ध्वनि मेल का अपना एक संस्करण (आडिक्स नामक) बनाया, लेकिन वह केवल एटी एंड टी/ लूसेंट के पीबीएक्सों पर ही काम कर सकता था। नॉर्टेल ने मेरिडियन मेल का विकास किया और एटी एंड टी के समान ही रणनीति का पालन किया जिसके अनुसार मेरिडियन मेल केवल उत्तरी टेलीकॉम पीबीएक्सों के साथ ही काम करता था। परिणामस्वरूप किसी भी कम्पनी को बड़े राष्ट्रीय या बहुराष्ट्रीय खातों का कोई विशेष बाजार-हिस्सा प्राप्त नहीं हो सका (क्यौंकि कोई भी प्रमुख कंपनी पीबीएक्स के केवल एक ब्रांड का प्रयोग नहीं करती थी और 1970 के दशक के अन्त से नॉर्टेल ही इस बाजार का नेतृत्व कर रहा था और आरओएलएम एक नजदीकी दूसरे स्थान पर था तथा नॉर्टेल से आगे निकलने ही वाला था जब आईबीएम ने आरओएलएम को खरीद लिया). एटी एंड टी ने अपने उपकरण व्यवसाय को लूसेंट टेक्नॉलॉजीस नामक कम्पनी में बदल दिया और नॉर्दर्न टेलीकॉम ने अपना नाम बदल कर नॉर्टेल कर लिया। अपर्याप्त उत्पाद या प्रबन्धन के कारण ध्वनि मेल की पेशकश करने वाली कई छोटी कम्पनियाँ बंद हो गईं.
1990 के दशक के मध्य तक, ऑक्टेल निगमों और वाहकों दोनों के लिए ध्वनि मेल का पहले दर्जे का संभरक बन गया था। उसके पास अमेरिका, कनाडा, यूरोप और जापान का (बड़े निगमों के लिए) 60% और वाहक बाजार का देश के अनुसार 30% से 100% के बीच बाजार हिस्सा था। 1997 तक ऑक्टेल के बड़े प्रतियोगियों में लूसेंट द्वारा निर्मित आडिक्स और नॉर्टेल द्वारा निर्मित मेरिडियन मेल थे। जुलाई 1997 में, ऑक्टेल को लूसेंट टेक्नालॉजी द्वारा खरीद लिया गया। लूसेंट के आडिक्स विभाग को ऑक्टेल में विलय करके ऑक्टेल संदेशप्रक्रिया विभाग बनाया गया। उसी वर्ष, बोस्टन प्रौद्योगिकी का कॉमवर्स प्रौद्योगिकी द्वारा अधिग्रहण कर लिया गया जिससे वह ऑक्टेल के बाद वाहकों का दूसरा सबसे बड़ा संभरक बन गया। कुछ ही वर्षों में कॉमवर्स वाहकों का सबसे बड़ा संभरक बन गया और लूसेंट ने कॉर्पोरेट बाजार में अपना नेतृत्व बनाए रखा और वाहकों के साथ दूसरे स्थान पर रहा. 2000 तक, कुछ लोगों का अनुमान है कि ऑक्टेल संदेशप्रक्रिया विभाग द्वारा बनाए गए कॉर्पोरेट और वाहक ध्वनि मेल के 150,000,000 से अधिक सक्रिय उपयोगकर्ता थे। इसके शीघ्र बाद, लूसेंट ने ऑक्टेल संदेशप्रक्रिया विभाग सहित अपने कॉर्पोरेट व्यापार को अवाया नामक एक कम्पनी में बदल दिया. आज कॉमवर्स दुनिया भर में वाहकों को बेची जाने वाली विरासती ध्वनि मेल प्रणालियों में अपना नेतृत्व बनाए हुए है। आईपी पर आधारित ध्वनि मेल प्रणालियों के लिए एरिक्सन अपने एरिक्सन आईपी-पर-संदेशप्रक्रिया (एमओआईपी) समाधान के साथ बाजार का नेता होने का दावा करता है।

2000 का दशक

वर्ष 2000 तक, ध्वनि मेल कंपनियों, सेलुलर और आवासीय ग्राहकों की सेवा करने वाली फोन प्रणालियों पर एक सर्वव्यापी सुविधा बन गया था। सेलुलर और आवासीय ध्वनि मेल अपने पूर्व रूप में, मुख्य रूप से सरल टेलीफोन प्रत्युत्तरीकरण के रूप में, आज भी जारी है। ईमेल प्रचलित संदेशवाहक प्रणाली बन चुका था, ईमेल सर्वर और सॉफ्टवेयर काफी विश्वसनीय बन गए थे और लगभग सभी कार्यालयी कर्मचारी मल्टीमीडिया डेस्कटॉप निजी कम्प्यूटरों से लैस थे।
ध्वनि में त्वरित संदेशवाहन : संदेशप्रक्रिया में अगली घटना बजाय केवल संदेश का अतुल्यकालिक संग्रह करने और आगे बढ़ाकर मेलबाक्स में पहुँचाने के, वास्तविक-समय में पाठ संदेश बनाना था। इसकी शुरूआत इंटरनेट सेवा प्रदाता अमेरिका ऑनलाइन (एओएल) द्वारा उपभोक्ताओं के लिये एक सार्वजनिक इंटरनेट पर आधारित मुक्त-पाठ चैट सेवा के रूप में हुई, लेकिन जल्द ही इसका उपयोग व्यापारी लोगों द्वारा भी किया जाने लगा। इसने इंटरनेट प्रोटोकॉल "उपस्थिति प्रबन्धन" की अवधारणा या इंटरनेट से उपकरण की कनेक्टिविटी को पहचानने का क्षमता और संदेश प्राप्तकर्ता के उपलब्ध होने पर वास्तविक समय में संदेशों के विनिमय की प्रस्तुति की और इसके साथ ही यह व्यक्तिगत "मित्रों की सूची” निर्देशिकाएं बना कर केवल उन लोगों को जिन्हें आप जानते हैं, आपकी स्थिति जानने और आपके साथ एक वास्तविक-समय का पाठ-संदेश के विनिमय की अनुमति देने की क्षमता प्रदान करता है। उपस्थिति और त्वरित संदेशप्रक्रिया का अब छोटे पाठ-संदेशों से आगे विकास हो गया है, लेकिन अब इसमें डेटा फ़ाइलों (दस्तावेज, चित्र) का विनिमय और संपर्क को एक स्वर-युक्त बातचीत वाले कनेक्शन में बदलना शामिल है।

मोबाइल उपकरण

वायरलेस गतिशीलता में वृद्धि भी, मूल रूप से सेलुलर सेवाओं के जरिये और आजकल आईपी पर आधारित वाई-फाई के माध्यम से, मोबाइल टेलीफोनी के साथ संदेशों के अभिसरण का एक कारण थी। आज यह न केवल संदेश प्रबन्धन के लिए बातचीत करने वाले उपयोगकर्ता इंटरफेसों के उपयोग को बढ़ावा दे रही है, बल्कि ईमेल के साथ एकीकृत ध्वनि संदेश की पुनर्प्राप्ति की मांग को भी बढ़ा रही है। यह लोगों को आवाज और ईमेल संदेशों, दोनों का जवाब पाठ की जगह स्वर में देने के लिये सक्षम करता है। गॉटवॉयस, स्पिनवॉक्स और यूमेल जैसी नई सेवाएं एसएमएस पाठ-संदेश के रूप में ध्वनिमेलों को मोबाइल फोन पर पहुँचा कर ध्वनि मेल और पाठ के बीच की सीमाओं को धूमिल करने में मदद कर रही हैं।

वीओआईपी के साथ एकीकृत संदेश

वॉयस ओवर आईपी (वीओआईपी--इंटरनेट पर आवाज का प्रसारण) का ईजाद होने और विरासती पीबीएक्स टेलीफोनी (टीडीएम प्राद्यौगिकी नामक) के स्थान पर आईपी टेलीफोनी अनुप्रयोगों का विकास होने तक कॉर्पोरेट ध्वनि मेल में कोई खास परिवर्तन नहीं आया। आईपी (इंटरनेट प्रोटोकॉल) टेलीफोनी ने पीबीएक्सों की शैली और प्रौद्योगिकी और ध्वनि मेल प्रणालियों के उनके साथ एकीकृत होने के तरीके को बदल दिया. इसके परिणामस्वरूप एकीकृत संदेशप्रक्रिया की एक नई पीढ़ी सामने आई, जिसके व्यापक रूप से लोकप्रिय होने की संभावना है। लचीलापन, प्रबन्धशीलता, कम लागत, विश्वसनीयता, गति, अभिसरण संदेश भेजने की और उपयोगकर्ता की सुविधा अब वहां संभव है जहाँ वह पहले नहीं थी। इसमें आंतरिक और अन्तर-उद्यम संपर्क, मोबाइल संपर्क, सक्रिय अनुप्रयोग जानकारी वितरण और ग्राहक-संपर्क अनुप्रयोग शामिल हो सकते हैं।
कॉर्पोरेट आईपी टेलीफोनी पर आधारित ध्वनि मेल सीपीई मार्केट में अवाया, सिस्को सिस्टम्स, ऐडोमो, इंटरऐक्टिव इंटेलीजेंस, नॉर्टेल, माईटेल, 3कॉम और एवीएसटी सहित कई विक्रेता सेवा प्रदान कर रहे हैं। उनकी विपणन रणनीति को विरासती पीबीएक्सों के कई प्रकारों और नए वॉयस ओवर आईपी का समर्थन करने की आवश्यकता को उस तरह से पूरा करना होगा, जिस तरह से उद्यम आईपी पर आधारित दूरसंचार की ओर बढ़ रहे हैं। एक ऐसी ही स्थिति ध्वनि मेल सर्वरों के लिये वाहक बाजार में भी, जो वर्तमान में कॉमवर्स प्रौद्योगिकी के कब्जे में है और जिसका कुछ भाग लूसेंट टेक्नालॉजीज़ के पास अभी भी है, मौजूद है।
वीओआईपी टेलीफोनी कॉर्पोरेट (उद्यमी) ग्राहकों के लिये दूरस्थ प्रशासन और प्रयोग प्रबन्धन वाले केन्द्रीकृत, साझा सर्वरों को सक्षम बनाती है। अतीत में, वाहकों ने यह व्यवसाय खो दिया था क्यौंकि यह बहुत महंगा और फोन कंपनी द्वारा दूरस्थ प्रबन्धित सुविधाएं देने की दृष्टि से लचीला नहीं था। वीओआईपी के साथ, दूरस्थ प्रशासन कहीं अधिक किफायती है। इस प्राद्यौगिकी ने वाहकों के लिए आईपी-पीबीएक्स और ध्वनि मेल सेवाओं सहित आईपी दूरसंचार के सभी प्रकारों के लिए मेजबानीकृत, साझा सेवाओं की पेशकश करने के अवसर फिर से खोल दिये हैं। तार और बेतार संचार के अभिसरण की वजह से, इस तरह की सेवाओं में अब कई तरह के बहु-रूपी हाथ में पकड़े जाने वाले और मेज पर रखे जाने वाले अन्तिम उपयोगकर्ता उपकरण भी शामिल किये जा सकते हैं। इस सेवा को, जब इसकी पेशकश कई एक्सटेंशनों या फोन नंबरों के लिए की जाती है तो कभी-कभी एकीकृत ध्वनि मेल का नाम दिया जाता है।

व्यावसायिक दक्षता

ध्वनि मेल की प्रस्तुति ने कॉर्पोरेट फोन प्रणालियों के साथ काम करते हुए, लोगों को लंबे, सुरक्षित और विस्तृत संदेश, प्राकृतिक आवाज़ में छोड़ने में सक्षम बना दिया है। निगमों द्वारा ध्वनि मेल का उपयोग करने से संचार के प्रवाह में सुधार हुआ और धन की भारी मात्रा में बचत हुई. जीई, जो दुनिया भर में अपने सभी कार्यालयों में ध्वनि मेल के अग्रणी उपभोक्ताओं में से एक है, ने दावा किया कि ध्वनि मेल प्रति वर्ष प्रति कर्मचारी औसतन 1100 डॉलर की बचत करवाता है।
टेलीफोन पर जवाब देना और ध्वनि संदेश भेजना ध्वनि मेल के काम करने के दो मुख्य भाग हैं। टेलीफोन पर जवाब देने वाला भाग बाहर से आने वाली काल को जवाब देता है और किसी भी बाहर फोन करने वाले से संदेश लेता है (क्यौंकि या तो एक्सटेंशन व्यस्त था या कोई जवाब नहीं की घंटी बजी). ध्वनि संदेशप्रक्रिया किसी भी ग्राहक (मेलबॉक्स नंबर वाला कोई व्यक्ति) को अन्य किसी या कई ग्राहकों के मेलबाक्सों को बिना उन्हें पहले फोन किये सीधे संदेश भेजने में सक्षम बनाती है। इन दोनों साधनों का विवरण नीचे दिया गया है।

टेलीफोन पर जवाब देने की सुविधा

पीबीएक्स के लाभों में से एक उसकी कॉलों को अग्रेषित करने की क्षमता है। यदि कोई व्यक्ति अपने फोन का उपयोग कर रहा है, या उसका जवाब नहीं देता है, तो उसके एक्सटेंशन को जा रही कॉलें पीबीएक्स द्वारा स्वचालित रूप से किसी भी अन्य एक्सटेंशन, शायद ऐसे किसी व्यक्ति के पास, (जैसे सचिव) जो उस कॉल को जवाब दे सकता है या संदेश ले सकता है, आगे भेज दी जाती हैं। ध्वनि मेल प्रणाली लगाकर पीबीएक्स को व्यस्त या अनुत्तरित एक्सटेंशनों को आगे एक मशीन- ध्वनि मेल प्रणाली को भेजने के लिये क्रमादेशित कर दिया जाता है।
मान लें कि एक बाहरी कॉलर, विलमा, किसी कम्पनी में किसी फ्रेड को कॉल करती है। यदि फ्रेड के फोन की घंटी "कोई जवाब नहीं" या "व्यस्त" के रूप में बजती है तो, पीबीएक्स उस कॉल को आगे ध्वनि मेल प्रणाली को भेज देगा. पीबीएक्स को किसी भी तरह से ध्वनि मेल प्रणाली को यह बतलाना होता है कि कॉल फ्रेड के फोन को अग्रेषित की जा रही है ताकि ध्वनि मेल प्रणाली फ्रेड की व्यक्तिगत शुभकामना सहित जवाब दे सके. इस जानकारी के बिना, ध्वनि मेल प्रणाली को कोई पता नहीं होगा कि वह किसके फोन का जवाब दे रही थी। एक बार एक संदेश छोड़ देने पर, ध्वनि मेल प्रणाली फ्रेड के फोन पर प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती को उद्दीप्त कर देती है। वह ऐसा पीबीएक्स को एक संकेत भेज कर करती है जिससे उसे पता चलता है कि उसे कौन सी बत्ती जलानी है। जब फ्रेड अपनी मेज पर लौटता है और ध्वनि मेल प्रणाली को फोन करता है (या दूरस्थ रूप से कॉल करता है) तो उसे केवल उसके निजी मेलबॉक्स में आए संदेश ही प्रस्तुत किये जाते हैं, भले ही अन्य लोगों से संबन्धित हजारों संदेश उसी प्रणाली पर संग्रहीत क्यौं न हुए हों. संदेश को एक बार सुनाने के बाद, ध्वनि मेल प्रणाली पीबीएक्स को फ्रेड के फोन पर जल रही प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती को बंद करने का संकेत देती है।
प्रारम्भिक ध्वनि मेल प्रणालियाँ (खास कर आईबीएम और वीएमएक्स द्वारा बनाई गई) बाहरी कॉलों का जवाब नहीं दे सकती थीं -- यानी, वे मूलत: पीबीएक्स के किसी एक्सटेंशन को भेजी गई कॉल का व्यस्त होने या अनुत्तरित रहने पर स्वतः ही जवाब नहीं दे सकती थी। बाद की ध्वनि मेल प्रणालियों के विकास के साथ (विशेष रूप से आरओएलएम और ऑक्टेलl), प्रणालियों द्वारा बाहर से आने वाली कॉलों का जवाब दिया जाना संभव हो गया है। फिर भी, अधिकांश पीबीएक्स ध्वनि मेल प्रणाली को संकेत नहीं देते थे कि वह कौन से एक्सटेंशन का अग्रेषण कर रहे हैं और न ही वे टेलीफोनों पर प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती जला कर सहायता करते थे। यह संकेतक क्रिया भी बाद में उपलब्ध हो गई, लेकिन ऐसा संभव होने के पहले कई वर्षों तक ध्वनि मेल प्रणालियों के लिए यह एक प्रमुख चुनौती थी।

प्रणालियों के बीच अन्तरकार्यक्षमता

ध्वनि संदेश हमेशा ही एक ही ध्वनि मेल प्रणाली पर स्थित व्यक्तियों के बीच भेजा जाना जरूरी नहीं होता. संदेशों को एएमआईएस (ऑडियो संदेश अन्तर्परिवर्तन विशिष्टता) या वीओआइपी (वॉयस ओवर इंटरनेट प्रोटोकोल) प्रौद्योगिकियों का प्रयोग करके स्थानांतरित किया जा सकता है। ये दोनों तकनीकें एक कंप्यूटर प्रणाली पर संदेशों का लक्ष्य प्रणाली की ओर अग्रेषित करने देती हैं। ईमेल की तरह, ध्वनि संदेश पहुँचाने की यह पद्धति स्पैम या विशिंग जैसे दुरुपयोग का विषय हो सकती है। इस तरह के दुरूपयोगों की रोकथाम के लिये संघीय और प्रान्तीय कानून और नियंत्रण बनाए गए हैं, जैसे संयुक्त राज्य अमेरिका राष्ट्रीय “कॉल न करें” रजिस्ट्री.