संगठन

परिचय

जब दो या दो से अधिक व्यक्ति मिलकर किसी एक उद्देश्य की प्राप्ति के लिए कार्यशील होते हैं तो
संगठन की आवश्यकता पड़ती है। उद्देश्य के अल्पकालीन होने से संगठन की आवश्यकता में कमी नहीं
आती। यदि कुछ व्यक्तियों को मिलकर भारी वजन उठाना हो तो इस क्षणिक उद्देश्य की पूर्ति के लिए
संगठन की आवश्यकता होती है। किसी भी व्यावसायिक उपक्रम के लिए व्यवसाय प्रारंभ करने के पूर्व
से उसको संचालित करने के लिए संगठन का निर्माण कर लिया जाना चाहिए। बगैर संगठन के किसी
भी उद्देश्य की प्रभावपूर्ण ढंग से पूर्ति संभव नहीं है। एक अच्छा संगठन किसी निष्क्रिय उपक्रम को भी
जीवन प्रदान कर सकता है। एक कमजोर संगठन अच्छे उत्पाद को मिट्टी में मिला सकता है जबकि एक
अच्छा संगठन जिसके पास कमजोर उत्पाद है, अपने से अच्छे उत्पाद को बाजार से निकाल सकता है।
संगठन सम्पूर्ण प्रबन्ध के संचालन का केन्द्र है जिसके द्वारा मानवीय प्रयासों को समन्वित करके उन्हें
सहक्रियाशील बनाया जाता है। संगठन कार्यों, साधनों व सम्बन्धों की एक औपचारिक अवस्था है जिसके
माध्यम से प्रबन्ध अपना कार्य सम्पन्न करता है। यह प्रबन्ध का तंत्र एवं शरीर रचना है। संगठित प्रयासों
के द्वारा ही उपक्रम की योजनाओं एवं आवश्यकताओं को साकार किया जा सकता है। एक सुदृढ़ संगठन
व्यवसाय की प्रत्येक समस्या का उत्तर है।

संगठन के उद्देश्य

संगठन प्रणाली विभिन्न संघटकों से निर्मित होता है। इसकी संरचना में विभिन्न निवेशों का योगदान होता
है, जिन्हें संगठन के उद्देश्य कहा जाता है।
(1) श्रम विभाजन - व्यक्तियों एवं विभागों के द्वारा सम्पन्न की जाने वाली क्रियाओं का उचित निर्धारण,
स्पष्टीकरण एवं पृथक्करण किया जाना चाहिए। तत्पश्चात् कार्यों का वितरण व्यक्ति की रूचि एवं योग्यता
के आधारपर किया जाना चाहिए। इससे कार्य निष्पादन में दोहराव समाप्त होता है तथा प्रयास प्रभावपूर्ण
बन जाते हैं।
(2) मानव समूह - मानव समूह संगठन का सर्वाधिक महत्त्वपूर्ण उद्देश्य है। क्रियाओं के समूहीकरण व सत्ता
के वितरण में व्यक्तियों की सीमाओं व क्षमताओं का पूर्ण विचार किया जाना चाहिए।
(3) भौतिक साधन - संगठन एक सीमा तक भौतिक संसाधनों - पूँजी, मशीनें, यंत्र, सामग्री, भूमि आदि
का संकलन एवं संयोजन भी है। व्यक्तियों को उनके कार्य निष्पादन में सहायता पहुँचाते हैं।
(4) वातावरण - नियोजन की भाँंति प्रत्येक संगठन संरचना का एक आर्थिक, राजनैतिक, सामाजिक एवं
नैतिक वातावरण होता है जो कार्य निष्पादन में सहायक होता है।
(5) अधिकार सत्ता - अधिकार सत्ता अन्य व्यक्तियों को निर्देश देने व उनका पालन करवाने हेतु बाध्य
करवाने की शक्ति होती है। कर्मचारियों को प्राप्त होने वाली सत्ता संगठन में उनकी स्थिति, वैधानिक
नियमों, अनुभव, ज्ञान एवं प्रथाओं पर निर्भर करती है।
(6) संचार व्यवस्था- संगठन संचार व्यवस्था को सुव्यवस्थित ढंग से चलाने का कार्य करता है क्योंकि
यह संगठन में रक्त प्रवाह के समान है जो इसके समस्त अंगों को गति प्रदान करता है।
(7) संबंधों का ढांचा - कार्य के वितरण से कर्मचारियों के मध्य विभिन्न भूमिकाओं व स्थितियों का निर्माण
होता है जो उन्हें परस्पर सम्बन्धित करती है। संगठन कार्य सम्बन्धों का जाल एवं ढांचा है।

क्षेत्र एवं प्रकृति

(1) यह एक गतिशील क्रियात्मक प्रक्रिया है।
(2) यह सहकारी प्रयासों की एक व्यवस्था है।
(3) यह परस्परवादी चलों का समूह है।
(4) यह प्रबन्ध का कार्य, साधन एवं शरीर रचना है।
(5) इसमें सदस्यों के अधिकारों व कार्य क्षेत्र की सीमा स्पष्ट होती है।
(6) संगठन यांत्रिक नहीं है, न ही एक संकलन है। यह एक मानवीय एवं जैविक व्यवस्था भी है।
(7) संगठन व्यक्तियों का समूह है।
(8) इसमें सदस्यों के कार्यकारी सम्बन्ध निश्चित होते हैं।
(9) यह एक प्रबन्धकीय क्रिया है जो चक्रीय है, न कि एक दैनिक घटित होने वाली क्रिया।
(10) यह समूह एक कार्यकारी नेतृत्व के अन्तर्गत कार्य करता है।
(11) आधुनिक संगठन सामाजिक सम्बन्धों की प्रणाली है।
(12) इसमें सदस्यों की पद-स्थितियाँ, भूमिकाएँ एवं औपचारिक सत्ता भी निश्चित होती है।

संगठन की प्रक्रिया

किसी भी उपक्रम के संगठन का निर्माण करने के लिए जो आवश्यक कदम उठाये जाते हैं, वे निम्न
प्रकार से हैं -
(1) उद्देश्यों का निर्धारण करना -संगठन प्रक्रिया का प्रथम कदम संस्था के उद्देश्यों का निर्धारण करना
है। संस्था के उद्देश्यों के निर्धारण के अभाव में संगठन का कोई महत्त्व नहीं रहता। वास्तव में संगठन
का अपने आप में कोई उद्देश्य नहीं होता, यह तो उद्देश्यों की प्राप्ति का साधन है।
(2) कार्यों को परिभाषित करना - कार्यों को परिभाषित करते समय संस्था द्वारा किये जाने वाले समस्त
कार्यों को परिभाषित किया जाता है। कार्यों को परिभाषित करते समय संस्था के उद्देश्यों को ध्यान में
रखना आवश्यक होता है। प्रत्येक कार्य को उपकार्यों में विभाजित किया जाता है जिससे कि उने
कर्मचारियों में बाँटा जा सके और उनका दायित्व निर्धारित किया जा सके।
(3) कर्मचारियों के मध्य कार्य का विभाजन - क्रियाओं को श्रेणीबद्ध करने के उपरान्त अगला कदम है,
कार्यों का कर्मचारियों के मध्य विभाजन करना। कार्य विभाजन में कर्मचारियों की रूचि, शारीरिक क्षमता,
शैक्षणिक योग्यता, कार्य अनुभव आदि को ध्यान में रखना आवश्यक होता है।
(4) समन्वय - संगठन संरचना की अन्तिम प्रक्रिया है। विभिन्न विभागों के बीच समन्वय स्थापित करना,
जिससे कि उपक्रम के समस्त विभाग एकजुट होकर संस्था के उद्देश्यों की प्राप्ति में प्रयत्नशील हो सकें।
विभिन्न विभागों के बीच सम्बन्धों को परिभाषित करना ही संगठन प्रक्रिया की अन्तिम कड़ी होती है।
(5) क्रियाओं को श्रेणीबद्ध करना - समान प्रकृति अथवा सम्बन्धित क्रियाओं को श्रेणीबद्ध किया जाता है।
क्रियाओं के श्रेणीबद्ध करने से विभागों तथा उपविभागों का निर्माण होता है।
(6) व्युत्पन्न उद्देश्यों, नीतियों तथा योजनाओं का निर्माण
(7) क्रियाओं का उपलब्ध मानवीय एवं भौतिक साधनों की दृष्टि से श्रेणीबद्ध करना जिससे कि साधनों का
अधिकतम उपयोग हो सके।
(8) क्रियाओं की विभिन्न श्रेणियों का परस्पर गठबन्धन। इस प्रकार का गठबन्धन क्षितिजीत तथा ऊध्वधिर हो
सकता है।
(9) अधिकारों का प्रत्यायोजन - कर्मचारियों के मध्य कार्य वितरण द्वारा उन्हें कार्य सम्पादन व
उत्तरदायित्व सौंप दिया जाता है। उत्तरदायित्व की पूर्ति के लिए उत्तरदायित्व के अनुरूप अधिकार भी
कर्मचारियों को सौंपे जाने चाहिए।

सिद्धान्त

संगठन के सिद्धान्त निम्न हैं:-
(1) उद्देश्य का सिद्धान्त - उद्देश्य के बिना संगठन का निर्माण नहीं किया जा सकता है, अतः संगठन के
प्रत्येक भाग का उद्देश्य स्पष्ट होना चाहिए। संगठन में कार्यरत सभी व्यक्तियों को संगठन के उद्देश्य
स्पष्ट होने चाहिए। उद्देश्य निश्चित न होने पर मानव एवं मानव सामग्री का कुशल एवं प्रभावी उपयोग
नहीं किया जा सकता है।
(2) समन्वय का सिद्धान्त - समन्वय संगठन के समस्त सिद्धान्तों को अभिव्यक्त करता है। संगठन का
उद्देश्य ही उपक्रम के विभिन्न विभागों पर किये जाने वाले कार्य में समन्वय स्थापित करता है।
(3) विशिष्टीकरण का सिद्धान्त - व्यक्ति की इच्छा एवं कार्य क्षमता के अनुसार ही कार्य सौंपा जाना
चाहिए जिसको करने में वह सक्षम है। तो वह उस कार्य में दक्षता प्राप्त करता है। इस सिद्धान्त के पालन
से विभागों एवं कर्मचारियों की कार्य क्षमता में भी वृद्धि होती है।
(4) अधिकार का सिद्धान्त - सर्वोच्च सत्ता से अधिकारों के हस्तान्तरण के लिए पद श्रेणी क्रम का निश्चित
निर्धारण होना चाहिए। प्रत्येक कार्य के संबंध में अधिकारों का उचित निर्धारण किया जाना चाहिए।
(5) उत्तरदायित्व का सिद्धान्त - अधिकार एवं दायित्व साथ-साथ होने चाहिए। अधीनस्थ कर्मचारियों के
द्वारा किये गये कार्यों के लिए उच्च अधिकारियों का पूर्ण दायित्व होता है।
(6) व्याख्या का सिद्धान्त - प्रत्येक संगठन में हर एक की स्थिति लिखित में स्पष्टतः निर्धारित की जानी
चाहिए। प्रत्येक कर्मचारी के कर्तव्य, दायित्व, अधिकार व संबंधों की स्पष्ट व्याख्या की जानी चाहिए।
(7) आदेश की एकता का सिद्धान्त - संगठन में कार्यरत व्यक्ति एक समय में एक ही अधिकारी की सेवा
कर सकता है अतः एक समय में एक ही अधिकारी से आदेश प्राप्त कर सकता है। एक से अधिक
अधिकारियों से आदेश प्राप्त होने पर उसकी कार्य रूचि पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकता है।
(8) अनुरूपता का सिद्धान्त - यदि व्यक्ति के दायित्व अधिकारों की तुलना में अधिक है तो वह उन्हें पूरा
नहीं कर सकता है तथा व्यक्ति के अधिकार दायित्वों की तुलना में अधिक है तो वह उनका दुरूपयोग
करने की कोशिश करेगा। अतः दोनों ही स्थितियाँ संगठन के लिए अच्छी नहीं है।
(9) नियंत्रण के विस्तार का क्षेत्र - नियंत्रण के क्षेत्र से आशय एक अधिकारी द्वारा विभिन्न अधीनस्थों की
क्रियाओं पर नियंत्रण बनाये रखने से है। कोई भी अधिकारी प्रत्यक्ष रूप से पांच या छः कर्मचारियों की
क्रियाओं पर नियंत्रण कर सकता है।
(10) संतुलन का सिद्धान्त - यह सिद्धान्त संगठन की विभिन्न इकाईयों, नियंत्रण के विस्तार एवं आदेशों
की श्रृंखला, रेखा व कर्मचारी प्रारूप आदि में उचित संतुलन बनाये रखने पर बल देता है।
(11) निरन्तरता का सिद्धान्त - संगठन संरचना में पर्याप्त लोच होनी चाहिए जिससे कि संगठन संरचना
में आवश्यकता पड़ने पर इसका पुनर्गठन किया जा सके। संगठन एक प्रक्रिया है जो कि निरन्तर चलती
रहती है। इसलिए संगठन आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए।
(12) अधिकार प्रत्यायोजन का सिद्धान्त - अधिकारों का प्रत्यायोजन संगठन के निम्न स्तर तक किया
जाना चाहिए। यदि उस स्तर पर कार्य करने वाला व्यक्ति निर्णय के परिणामों से प्रभावित होता है। उच्च
प्रबन्धकों को महत्वपूर्ण निर्णय लेने एवं भारी नियोजन के लिए पर्याप्त समय मिल जाता है।
(13) सरलता का सिद्धान्त - संगठन संरचना सरल से सरल होनी चाहिए जिससे सेवारत सभी व्यक्ति
आसानी से समझ सकें तथा निष्पादन में अधिक लागत न आये व कठिनाइयों को कम किया जा सके।
(14) लोचशीलता का सिद्धान्त - संगठन के लोचशील होने से, बिना भारी फेरबदल के ही संस्था में नवीन
तकनीकों को लागू करके कार्य कुशलता में वृद्धि की जा सकती है। अतः संगठन संरचना लोचशील होनी
चाहिए। यदि संगठन संरचना में भावी आवश्यकताओं के अनुसार समायोजन की व्यवस्था नहीं होगी तो
संगठन अप्रभावशील हो जायेगा।
(15) न्यूनतम सत्ता-स्तरों का सिद्धान्त - ठोस एवं शीघ्र निर्णयन के लिए संगठन संरचना में सत्ता स्तरों
को न्यूनतम किया जाना चाहिए। सत्ता स्तरों की निर्देश श्रृंखला लम्बी हो जाती है तो निम्न स्तर पर
कार्यरत व्यक्ति की निर्देश प्राप्त होने में विलम्ब होने के साथ-साथ संदेशों की शुद्धता पर भी विपरीत
प्रभाव पड़ता है।
(16) अनुरूपता का सिद्धान्त - समान कार्य करने वाले कर्मचारियों के अधिकारों एवं दायित्वों में भी
एकरूपता होनी चाहिए जिसके कारण अधिकारों के टकराव समाप्त हो जायेंगे तथा निष्पादन में कुशलता
आ जायेगी।
(17) पदाधिकारियों से सम्पर्क का सिद्धान्त - एक उपक्रम में संगठन के विभिन्न स्तरों पर प्रबन्धकों में
ऊपर से नीचे की ओर वरिष्ठता तथा अधीनता के क्रम में परस्पर सम्पर्क होना चाहिए।
(18) निश्चितता का सिद्धान्त - संगठन के इस सिद्धान्त के अनुसार संस्था में कार्यरत व्यक्ति की प्रत्येक
क्रिया न्यूनतम प्रयासों द्वारा अधिकतम कार्यकुशलता से निर्धारित लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान प्रदान
करने वाली होनी चाहिए।

कार्य

(1) समन्वय - आदर्श संगठन विभिन्न विभागों, कर्मचारियों एवं अधिकारियों की क्रियाओं में प्रभावशाली
समन्वय बनाये रखने में महत्त्वपूर्ण भूमिका अदा करता है। संस्था के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए एक समूह
के प्रयासों की क्रमबद्ध व्याख्या करने, कार्यों में एकरूपता लाने के लिए समन्वय आवश्यक है।
(2) सरलता - संगठन संरचना इतनी सरल बनानी जानी चाहिए जिससे कि उसे प्रत्येक व्यक्ति द्वारा
आसानी से समझा जा सके। जटिल संरचना संगठन में दबाव उत्पन्न करती है एवं कर्मचारियों को लक्ष्य
से विचलित करती है।
(3) स्पष्टता - यह संगठन में कार्यरत सभी कर्मचारियों एवं अधिकारियों की स्थिति स्पष्ट करता है अर्थात्
उसे अपने कार्यों, अधिकारों, दायित्वों व संबंधों का स्पष्ट ज्ञान होना चाहिए जिसके कारण मतभेद,
शिथिलता आदि दोष दूर हो जाते है।
(4) स्थायित्व - एक आदर्श संगठन वह माना जाता है जो दीर्घकाल तक फर्म के उद्देश्यों को प्राप्त करने
की क्षमता रखता है। साथ ही जिसमें विभिन्न उपद्रवों व परिवर्तित दशाओं के साथ समायोजित होने की
क्षमता होती है।
(5) उद्देश्यों के प्रति सजगता - संगठन का उपक्रम के उद्देश्यों का पूर्ण ज्ञान होना चाहिए तथा इनकी
प्राप्ति के लिए उसे प्रयत्नशील होना चाहिए। साथ ही संगठन के उद्देश्यों की व्याख्या भी की जानी
चाहिए।
(6) संतुलन - एक अच्छे संगठन द्वारा प्रत्येक इकाई, साधन एवं लक्ष्य सन्तुलित किये जा सकते हैं। इसे
’संगठनात्मक साम्य’ कहते हैं।
(7) प्रयासों की मितव्ययिता - एक संगठन ढ़ाँचे को वे समस्याएँ ही अच्छा बनाती है जो यह उत्पन्न नहीं
करता है। एक अच्छे संगठन में प्रबन्धकों का समय एवं प्रयत्न आन्तरिक संघर्षों एवं मतभेदों में व्यय
उत्पन्न नहीं होते हैं।
(8) प्रभावी निर्णयन - एक सुदृढ़ संगठन में सहभागिता के आधार पर सही समस्याओं पर निर्णय लिये
जाते हैं तथा निर्णयन की प्रक्रिया कार्यवाही प्रधान होती है।
(9) कार्यान्वयन में सुविधा - एक अच्छा संगठन कार्य निष्पादन में सहायक होता है। सर्वोत्तम संगठन वह
है जो सामान्य व्यक्तियों को असामान्य कार्य करने में सहायता करता है।