שיטת המרחב הפתוח

שיטת המרחב הפתוח (באנגלית: Open Space Technology; בראשי תיבות: OST) היא שיטת התערבות בקבוצות גדולות, לתכנון וביצוע מאמצים במטרה לקבל החלטה. שיטת המרחב הפתוח מאפשרת להפגיש ולאחד אנשים, מכל סוג ארגון, סביב נושא ועניין משותף. בפגישות המרחב הפתוח, המשתתפים יוצרים ומתנהלים בעזרת מעגלי עבודה מקבילים סביב נושא אחד מרכזי, תוך חקירת הסוגיה/הנושא מאספקטים בכיוונים אחרים במפגשים השונים. שיטת המרחב הפתוח אפקטיבית, כאשר הקבוצה מורכבת ממגוון של אנשים, בעלי עניין המתמודדים עם הקונפליקט המורכב בדרך יצירתית, חדשנית ופרודוקטיבית. שיטה זו נהייתה פופולרית בקרב קהילות רבות, ומיושמת במסגרות שונות כגון: מקומות עבודה בכלל המגזרים, תאגידים, קבוצות פוליטיות ואוכלוסיות שונות (למשל בין ישראלים ופלסטינים במזרח התיכון).
דוגמה: נושא שיכול להיות רלוונטי לדיון במסגרת זו הוא בניית תרבות מכוונת לחדשנות ארגונית. במקרה זה כלל הארגון יעסוק בשאלה, העובדים/מנהלים יבחרו קבוצות להנחיה או להשתתפות כאשר כל קבוצה תתמקד בזווית אחרת של חדשנות ארגונית : קבוצה אחת תידיין על הקשר בין המבנה הארגוני לתרבות של חדשנות, אחת על הבנת המונח חדשנות בארגון הספציפי, קבוצה אחרת על הקשר בין סגנונות הניהול בארגון כמקדמים או בולמים תרבות של חדשנות וכו'.

רקע – גישת המרחב הפתוח

שיטת המרחב הפתוח מבוססת על תפיסת המרחב הקיומי הפתוח ואשר יוסדה על ידי הריסון אוון. זוהי השקפת עולם, הרואה בקיום מקום פתוח ומרחב אינסופי. הנחת היסוד של הגישה היא שלאדם אחריות לברוא את מציאות חייו. זוהי גישה חיובית שאינה מחפשת "אשמים" אלא מניחה שמה שקורה כעת הוא "הדבר הנכון".
על פי תפיסתו של הריסון אוון, מערכות אנושיות, כמו כלל המערכות, הן מערכות פתוחות המנהלות מערכת יחסים עם הסביבה. הפילוסופיה שלו, מבוססת על סיפור היסטורי מלפני 5000 שנה, סיפור שנקרא ריקוד עם שיווה- "dancing with Shiva", המספר סיפור על הכאוס, הסדר והארגון וחשיבות הריקוד ביניהם, באופן דומה להתפתחות יינג ויאנג מאוחר יותר בסין. התפיסה הזו אומרת שמערכות קיימות ויציבות, עד שהסביבה מערערת את שיווי המשקל שלהן, מוציאה אותן מאיזון, ומעבירה אותן לכאוס ואז הן נדרשות לעשות רה-אורגניזציה במורכבות גבוהה יותר. הכאוס שנוצר מהווה תנאי מקדים והכרחי ליצירת הסדר החדש, כלומר, ללא היציאה מאיזון והמעבר לכאוס, לא היה נוצר ארגון חדש. לאחר הארגון מחדש, נוצר איזון בין הכאוס לסדר והוא זה ששומר על הסדר החדש שנוצר.
את הרעיון לשיטה שאב Harisson Owen מפגישות הקפה כאשר זיהה שהן מהוות את העיתוי הפורה המעשיר והמהנה ביותר של אנשים בכינוסים. זהו למעשה הזמן החופשי בו אנשים מעלים רעיונות פוריים ויצירתיים. השיטה מנסה להתחקות אחר מאפיינים של "הפסקת הקפה" ולייצר תשתיות לאיסוף רעיונות תוך שמירה על אנרגיה גבוהה ומנהיגות אישית לשם עשייה פרודוקטיבית.
הכאוס שנוצר מהווה תנאי מקדים והכרחי ליצירת הסדר החדש, כלומר, ללא היציאה מאיזון והמעבר לכאוס, לא היה נוצר ארגון חדש. לאחר הארגון מחדש, נוצר איזון בין הכאוס לסדר והוא זה ששומר על הסדר החדש שנוצר.

שלבי האירוע

לרוב, האירוע כרוך בפתיחה על ידי הספונסר המקבל את כל המשתתפים עם תיאור של התהליך ומטרתו, תוך כדי שהם יושבים במעגל גדול. המארגן מצהיר על נושא האירוע ומסביר על התהליך של המרחב הפתוח ועל החוקים החברתיים. לאחר הצהרת נושאי הסדנאות, מתקיים "המרחב הפתוח" ב"כיכר השוק המרכזית" ובו והמשתתפים בוחרים באילו סדנאות להשתתף או כותבים איזה נושא הם מנחים ומתי. למעשה, המפגש מתנהל כשוק. בכיכר לוח עם מקומות אפשריים למפגשים ושעות המפגש, כאשר אורך מפגש ממוצע הוא שעתיים. כל אחד מן המשתתפים מסמן על הלוח את המפגש בו הוא רוצה לקחת חלק. המשתתפים נעים בחופשיות, לומדים ותורמים לדיונים השונים לפי יכולתם. הקבוצות מתבקשות לבצע רישום של הרעיון, משתתפי הסדנא ותיעוד קצר של התהליך. הדיונים עצמם מתקיימים במעגלים, המאפשרים לראות את כולם והמייצרים אכפתיות, חיבור, שיתוף, לימוד ועבודה משותפת. לאחר הדיונים, מתבצעת "Evening Announcements", שנועדת להצגת הכרזות של כל קבוצה, שיקוף והצגת תקציר על מה שהיה במהלך היום. במקביל מתקיימים תהליכים לאיסוף המידע ועיבודו שלאחריהם מתקיים תהליך קולקטיבי של תיעדוף הנושאים. לאחר תיעדוף, הספונסר מסביר את הנושאים שהוגדרו בתיעדוף הכי גבוה והם יוטמעו בארגון. המשתתפים מכריזים על התחייבותם האישית להטמעה של הנושא. ההטעמה של הרעיונות תתבצע לאחר סיום האירוע של המרחב הפתוח ועלולה לקחת מספר שבועות או חודשים. אירוע המרחב הפתוח מסתיים כאשר כל המשתתפים יושבים סביב מעגל, המיקרופון נמצא בידו של המארגן ומועבר למשתתף מימין או משמאל. בתורו כל משתתף חולק בקצרה את חשיבות האירוע עבורו ומה הצעתו לעשות בעתיד. משתתף אינו מוכרח לדבר ויכול לבחור להעביר את המיקרופון למשתתף הבא.
בסוף האירוע, התוצאות מועברות לכדי דו"ח המופץ לכלל הארגון.