טכנולוגיית מידע צללים

טכנולוגיית מידע צללים (באנגלית: Shadow IT) הן מערכות מידע ופתרונות מידע שנבנו בארגון, או נרכשו ללא אישור הארגון, או שנעשה בהן שימוש במסגרת העבודה בארגון ללא אישור. במונח זה נעשה שימוש מקביל למושג "Stealth IT", המתאר מערכות מידע מחלקתיות שנבנו על ידי מחלקות עסקיות ללא מעורבות וללא ידיעה של מחלקת מערכות המידע של הארגון. מערכות אלה יוצרות בעיות של גישה לא עקבית, לא שיטתית ולא מקצועית לטיפול במערכות מידע בארגון.

סוגי המערכות

ברוב המקרים מדובר במערכות מחלקתיות ולא במערכות כלל-ארגוניות.

מערכות שפותחו

בתקופה הנוכחית יש לא מעט אנשים בעלי ידע במחשוב, למשל: עובדים צעירים, שלמדו לתכנת בבית הספר. בנוסף להם יש Power End Users (משתמשי קצה בעלי יכולות חלקיות לתכנת) שהארגון מאפשר להם פיתוח תוכנה עצמאי במגבלות מסוימות. משתמשים אלה חורגים לפעמים ממגבלות אלה ומפתחים מערכות נוספות שהארגון אינו מודע לקיומן.
בטכנולוגיית מידע צללים מפתחים במקרים רבים תוכנות לדווח בכלים כמו: Microsoft Access, מוצרי דווח  סטטיסטי כמו SaS ו SPSS ובכלי דווח של מערכות בינה עסקית. כלי נפוץ במיוחד לפיתוח טכנולוגיית מידע צללים הוא Microsoft Excel באמצעותו מפותחים דוחות ועיבודים סטטיסטיים, אך גם מאוחסנים נתונים, מופקים גרפים ומתבצעים חישובים מורכבים.

גישה לא עקבית למערכות מידע בארגון

מערכות טכנולוגיית מידע צללים אינן תואמות את מתודולוגיות הניתוח והפיתוח של הארגון ואינן תואמות סטנדרטים ארגוניים.

סיכוני אבטחת מידע וסיכונים אחרים

בשונה ממערכות רשמיות בארגון, לא מתבצע במערכות כאלה ניהול סיכונים ולכן הן חשופות יותר לסיכונים. 
ארגונים מתמודדים עם סיכוני אבטחת מידע באמצעות תאימות לתקנים ובאמצעות הגדרת ואכיפת מדיניות אבטחת מידע ארגונית. בהיעדר ידע ארגוני על קיומן של מערכות טכנולוגיית מידע צללים, לא ננקטים צעדי אבטחת מידע  בנוגע אליהן. כתוצאה מכך חשופות  מערכות אלה לזליגת מידע ולשימוש על ידי אנשים שאינם מורשים להשתמש במערכות.

דוגמה נפוצה לכך היא שימוש במערכות דואר אלקטרוני חיצוניות כמו gmail, על מנת לעקוף מגבלות ובדיקות המתבצעות על הודעות הנשלחות באמצעות מערכת הדואר האלקטרוני הרשמית של הארגון.

אי תאימות לדרישות החוק ולדרישות רגולציה

ארגונים נוקטים בצעדים, שמטרתם לענות על דרישות רגולטוריות ולהימנע מעבירה על החוק. הצעדים פוסחים על מערכות טכנולוגיית מידע צללים. דוגמה: אי-תשלום עבור מוצרי תוכנה המשמשים לפיתוח מערכות כאלה.

משטר טכנולוגיית מידע לא תקין

משטר טכנולוגיית מידע מגדיר גם מי מוסמך לקבל החלטות בנושא שימוש בתכנה וחומרה בארגון בכלל, ובנושא הכנסת תוכנה או חומרה חדשה לשימוש בארגון. בטכנולוגיית מידע צללים מקבל ההחלטות אינו מי שמוסמך לכך. זה יכול להיות במקרים רבים מפתח תוכנה ביחידת מערכות מידע או משתמש עסקי.

גידול בלתי נשלט בכמות מוצרי ושירותי טכנולוגיית המידע

כאשר כל אחד בארגון, ולא רק מי שמוסמך לכך, יכול להכניס מוצר או שירות ממוחשב לארגון, גדל מספר השירותים והמוצרים בארגון בקצב אקספוננציאלי .

הדילמה של מנהל מערכות מידע

הדילמה של מנהל מערכות מידע בארגון היא האם להילחם בחדירה הגדלה של והולכת של Shadow IT לארגון?

אם לא יילחם בחדירת Shadow IT לארגון, מחלקת מערכות המידע של הארגון עלולה לאבד שליטה במערכות המידע של הארגון, עם כל הבעיות הנובעות מכך, שצוינו בפסקה הקודמת. 

אם יילחם, ייתכן שמדובר במלחמה אבודה מראש. על פי מחקרים של גרטנר ושל PWC, אחוז גבוה מההוצאות על מחשוב ואחוז גבוה מהמוצרים והשירותים אינם נבחרים וממיושמים  על ידי מחלקת המחשוב. גרטנר, אף חוזה, המשך מגמה של ירידה באחוז מתקציב המחשוב שבשליטת מחלקת מערכות המידע. 

חלופה אפשרית היא לנסות לא להילחם בחדירת  Shadow IT לארגון ולנסות לשמר שליטה מסוימת במערכות, במוצרים ובשירותים מסוג זה, באמצעות מיפויים, סיווגם ותמיכה בהם.