ניהול מידע אישי

ניהול מידע אישי (באנגלית, PIM - Personal Information Management) הוא תהליך אישי אשר עושה בן אדם לצרכיו האישיים שלו. בתהליך של ניהול מידע אישי בן האדם אשר אוסף את המידע הוא יהיה זה שישתמש בו בעתיד, לכן ניתן לומר שבתהליך זה מקיים בן אדם תקשורת עם עצמו בשני אופנים שונים - שומר את המידע ומשתמש במידע.

הגדרה ומטרות

ניהול מידע אישי הוא תהליך אשר מבצע בן אדם ליצירת מרחב אינפורמציה משלו. ניהול מידע אישי באמצעות מחשבים הוא תהליך אשר מתאר איך בן אדם מארגן, מייצר, שומר ומשתמש במידע אישי, המיוצג בצורה דיגיטלית, כגון: קבצים, מיילים, דיאגרמות ותמונות. ניהול מידע אישי מיועד לתמוך בפעולות שבן האדם מבצע בניהול חייו האישיים דרך שמירה, ארגון, תחזוקה, שימוש ושיתוף של האינפורמציה. ברי במחקרים שלה מציגה לנו ניהול מידע אישי כתהליך דינמי שעונה על המטרות הבאות: שמירה וארגון, תחזוקה ושימוש חוזר. יש הרבה כלים שנוצרו על מנת לעזור לאנשים בניהול מידע אישי: דפדפן, מועדפים בדפדפן, דואל וכדומה. אנשים מפתחים אסטרטגיות שונות ומשתמשים בכלים שונים בניהול המידע האישי שלהם. ניהול מידע אישי רלוונטי בחיים שלנו מלימודים ועד עבודה ובילויים.

ניהול מידע אישי ולמידה

לסטודנטים כיום יש הרבה אינפורמציה זמינה והם נדרשים לבחור, לארגן ולהשתמש בה במשך תהליך לימודיהם. הרדוף ונחמיאס מצאו שמרחב ידע אישי משחק תפקיד מהותי בתהליך הלמידה של סטודנטים ויש שלושה מרכיבים עיקריים: פונקציונלי, קוגניטיבי ואפקטיבי. ניהול מידע אישי זה אחד המיומנויות החשובות באוריינות של המאה ה-21. סטודנטים השתמשו בדרך שונה במידע האישי שלהם בסביבות למידה שונות לפי: גישה ללמידה, אופן אינטראקציה בין סטודנטים ומרצים וסוג של נושא למידה. רובינסון מצא שסטודנטים שומרים אינפורמציה על סוגים שונים של מכשירים דיגיטליים בזמן שהם נמצאים באוניברסיטה או בבית ושהם עדיין משתמשים הרבה באמצעים לא דיגיטליים לשמירת אינפורמציה כגון הדפסות ומחברות וזה יוצר בעיות באינטגרציה של מידע דיגיטלי ולא דיגיטלי.
מעטים המחקרים שבדקו באופן אמפירי ניהול מידע אישי במרחב האישי בתהליך למידה, והמחקר החלוץ של הרדוף ונחמיאס בא לבדוק סוגיות מרכזיות בעניין זה, ולהגיש מסגרת מושגית שבוחנת ניהול מידע אישי בלמידה.
רוב המחקרים מצאו שהמטרות שלשמן מנהלים פריטי מידע הן רבות ומגוונות: לימודים, פנאי, עבודה, שיתוף ועוד. במחקרים קודמים נמצאו שתי אסטרטגיות לארגון מידע: תיוק והערמה, ורוב המשתמשים משלבים בין שתיהן, כמו כן נמצא שמשתמשים מאחזרים את המידע דרך ניווט או חיפוש. לפי המחקרים כל הפעולות הקשורות לניהול מידע אישי מערבות תהליכים קוגניטיביים וגם היבטים רגשיים. מחקרים רבים בחנו היבטים שונים של ניהול מידע אישי בהקשר למידה, אך כל הממצאים לא חשפו את חשיבות הפעילות של ניהול מידע אישי בתהליך הלמידה שנובעת מחשיבות הבניית המידע – חשיבות המיוחסת מאוד בגישות קונסטרוקטיביסטיות ללמידה. לפי גישות אלה הלומד מבנה ידע בהפגשת ידע חדש עם הקיים. 
כמו כן גישת הקוגניציה המבוזרת מייחסת תפקיד חשוב ביותר למרחב המידע האישי כמגשר בין מרחב המידע הציבורי ובין מרחב המידע הפנימי המוגבל ביכולותיו.

סגנונות שונים בניהול מידע אישי בתהליך הלמידה

במחקר של הרדוף ונחמיאס עלה כי כל הסטודנטים באקדמיה, אשר השתתפו במחקר, ייחסו תפקיד מרכזי למרחב המידע האישי בתהליך הלמידה. הוא משמש בשבילם התווך בין מרחב המידע הציבורי לבין מרחב המידע הפנימי המוגבל ביכולותיו. ניתן לזהות שלושה היבטים של ניהול מידע אישי במהלך משימות למידה: פונקציונליים – מרחב המידע משמש למטרות שמירה, אחזור וניהול הלמידה, היבטים קוגניטיביים – מרחב המידע משמש כמקום להבניית, פירוק וסינתזה של מידע, והיבטים רגשיים – לתלמידים יש רגשות מעורבים לגבי ניהול המרחב האישי. ישנם הבדלים גדולים בין סטודנטים במאפייני ובסגנון ניהול מידע אישי והם נובעים מהבדלים באסטרטגיות, במטרות, בהיקף המרחב, ביחס של התלמידים לפריטי מידע שבמרחב ועוד. כן יש הבדלים בסוגי הפריטים שהתלמידים שומרים וכן בשמות שהתלמידים נותנים לפריטים אלה. כמו כן קיימים מאפיינים שונים של תלמידים אשר משפיעים על סגנון ניהול המידע האישי שלהם. שני מאפיינים עיקריים: רמת האוריינות הטכנולוגית ועומס המידע עמו הם מתמודדים.

זיקה בין משימות למידה לבין פעילויות ניהול מידע אישי

קיים קשר בין סוג משימות הלימוד או סביבת הלמידה לבין מאפייני ניהול המידע האישי. סטודנטים מנהלים באופן שונה את המידע שלהם במשימות וסביבות למידה שונות. ישנם כמה גורמים אשר משפיעים על מאפייני ניהול המידע האישי אצל תלמידים, החשובים מבין גורמים אלה:
(1) גישת ההוראה שבאה לידי ביטוי במטלות.
(2) למידה שיתופית.
(3)סביבת ההוראה/למידה.

הבדלים בין גילאים במאפייני ניהול מידע אישי בתהליך הלמידה

נמצאו הבדלים בולטים במחקר של הרדוף והנחמיאס בין תלמידי תיכון לסטודנטים בשני דברים: החשיבות וההשלכה שהם מייחסים לניהול המידע האישי בתהליך הלמידה, כאשר הסטודנטים ייחסו חשיבות הרבה יותר מאשר תלמידי התיכון שלא היו מודעים לחשיבות מרחב הלמידה האישי, וכן בשימוש בדואר אלקטרוני, כאשר הסטודנטים התעסקו אתו ברמה יומית ואילו תלמידי תיכון השתמשו בו רק למסירת מטלה באופן רשמי.

הפרגמינטציה של המידע

מרחב המידע האישי היום מפוזר, הן במיקומים פיזיים שונים (מחשב, טלפון, כרטיסי זיכרון, כוננים ניידים, וכדו), והן בישומים שונים כמו דואר אלקטרוני, רשת או מסמכי OFFICE ואחרים. 
תהליך השמירה ותהליך השליפה של מידע כוללים אינטגרציה של אינפורמציה ממקורות שונים ושימוש חוזר של האינפורמציה.

שמירה של המידע

ההחלטה "האם לשמור מידע" תלויה בשני מרכיבים: מרכיב של אינפורמציה ומרכיב פסיכולוגי. המרכיב הראשון - האינפורמציה - דורש מאנשים לחזות את השימוש העתידי שלהם במידע זה. המרכיב השני - הפסיכולוגי - הוא החלטה סובייקטיבית (החלטה לעיתים לא פשוטה שכן לאנשים קשה לעשות החלטות לגבי העתיד שלהם). בנוסף, אנשים מערבים רגש בהחלטה "האם לשמור מידע" משום שזה חלק מהחיים האינטלקטואליים או המקצועים שלהם.

תחזוקה

לפי מחקרים רבים יש שתי אסטרטגיות עיקריות לתחזוקה של מידע אישי: סיווג ותיוק (filing and piling). באסטרטגית סיווג פרטי אינפורמציה נערמים בתיקייה אחת. באסטרטגית תיוק פרטי אינפורמציה מחולקים לתיקיות לפי קטגוריות והתיקיות נקראות בהתאם לקטגוריה. ברגמן ואחרים חקרו אסטרטגיות שונות של האנשים כאשר הם צריכים לשמור ולהשתמש מחדש באינפורמציה. הם חקרו מבנה של תיקיות, ניווט של קבצים אישיים וקשר ביניהם. הם מצאו שאנשים מייצרים מבנה של תיקיות ותת תיקיות, אבל לא מייצרים היררכיות עמוקות. עומק אופייני הוא לא יותר מ שתי רמות. ברגמן מראה שככל שתיקיה מכילה יותר קבצים ותת תיקיות חיפוש של אינפורמציה פחות יעיל, כי יש הרבה פריטים לעבור עליהם. אחד מהסיבות למה אנשים מייצרים תיקיות גדולות זה שמירה של קבצים עם חשיבות סובייקטיבית נמוכה שכנראה לא ישתמשו בהם.

שימוש חוזר

אחת המטרות החשובות בניהול מידע אישי זה למצוא את המידע שפעם שמרנו. חוקרים מצאו שאנשים משתמשים באסטרטגיות שונות לחיפוש חוזר לפי סוגים שונים של אינפורמציה: קבצים, מיילים, תמונות, ואתרים באינטרנט. הם מצאו שניווט הוא עדיין אסטרטגיה מאוד שימושית לחיפוש חוזר של קבצים. 
לדוגמה תמונות דיגיטליות הינן פריט מידע חשוב לרוב בני האדם, ועדיין חלקם מאוד מתקשים למצוא תמונות דיגיטליות ישנות. יש הרבה סיבות אפשריות לזה: מספר מאוד גדול של תמונות, אחסון מבוזר, תחזוקה לא שיטתית וחוסר של תחזוקה.

תחום רגשי בניהול מידע אישי

Robinson and Johnson טוענים שהבנת הפן הרגשי, הערכים והנורמות שסטודנטים מפתחים בפעילויות הקשורות לניהול מידע אישי יכולים להביא להבנה יותר עמוקה של האופן בה סטודנטים מחפשים, שומרים ומתחזקים את האינפורמציה בזמן הלימודים. הם סבורים שהנחיות טובות לניהול מידע אישי יכולות לעזור לסטודנטים להבין את גם את התהליך ואת אספקטים הרגשיים והשפעתם.Kuhlthau בנתה מודל של תהליך של חיפוש האינפורמציה שמגדיר באופן אמפירי את האמוציות חזקות כחלק מאוד חשוב בתהליך החיפוש. היא מכניסה מושג של חוסר ודאות כחלק אינטגרלי בתהליך החיפוש. חוסר ודאות זה מצב קוגניטיבי שיכול לגרום לחרדה וחוסר ביטחון. אנשים מרגישים חרדה, בלבול וחוסר ביטחון בהתחלת התהליך של חיפוש אינפורמציה חדשה כאשר הנושה והבעיה שקשורים לחיפוש לא ברורים ולא מגובשים. 
Anderson טוענת שמנקודת מבט של המשתמשים חוסר ודאות זה חוויה טבעית בזמן חיפוש המידע ובניית משמעות. היא חוקרת את החוסר ודאות שקשורה למשימה מורכבת שמוגדרת כמשימה בה האינפורמציה הדרושה לצורך ביצוע של המשימה לא יכולה להיות ידועה מראש.

לקריאה נוספת

Hardof-Jaffe, S., & Nachmias, R. (2011). Personal information management and learning. International Journal of Technology Enhanced Learning, 3(6), 570-582. DOI: http://dx.doi.org/10.1504/IJTEL.2011.045453