ספרות אפורה

"ספרות אפורה" היא ספרות מקצועית הנוצרת, מופצת ומתפרסמת באופן עצמאי על ידי גופים שונים כגון מוסדות ציבוריים, ממשלתיים, מוסדות של המגזר השלישי, אגודות מקצועיות, אקדמיה ועוד, וזאת ללא מעורבות של מו"לים מסחריים (כלומר גופים אשר המו"לות אינה מרכז העיסוק שלהם). החומרים המפורסמים באופן זה כוללים ניירות דיון, ניירות עמדה, דו"חות מחקר, דו"חות כלכליים, דו"חות טכניים, נתונים סטטיסטיים, הנחיות ונהלים פנימיים, תוצאות מחקרים במכוני מחקר, עבודות תזה ודוקטורט, סיכומי כנסים. על אף החשיבות של החומרים האלה, היה קושי להשיגם בעידן הדפוס, בשל העובדה שאין להשיגם באופן מסחרי. כיום, עם ההפצה הדיגיטלית של רוב החומרים, ניתן להגיע אליהם, אבל צריך לדעת איך. לשם קידום ההפצה של חומרים אלה קם גוף בינלאומי Grey Literature Network Service (ובקיצור GreyNet) אשר שם לו למטרה לאפשר תקשורת ודיון בין העוסקים בתחום זה בעולם. ניתן לחפש במאגר המידע של הארגון, או למצוא חומרים באתרים של מכוני מחקר, עמותות, מלכ"רים ומוסדות מהמגזר השלישי.

הגדרות

בעוד ההגדרה המעורפלת של ה"ספרות האפורה" הייתה קיימת בעבר, המונח בדרך כלל מובן כפי שנטבע על ידי החוקר צ'ארלס פ' אוגר, שכתב את "שימוש בדוחות ספרות" ב-1975. הספרות שהתייחסה אליה כללה דיווחים מודיעיניים והערות על מחקר אטומי, שהופקו בכמויות עצומות על ידי בעלות הברית במהלך מלחמת העולם השנייה. בכנס שנערך על ידי חטיבת הספרייה הבריטית בשנת 1978, השתמש אוגר במונח "ספרות אפורה" כדי לתאר את המושג בפעם הראשונה. מושגיו התמקדו ב"גוף עצום של מסמכים", עם "המשך כמות הולכת וגוברת", שאופיינו ב"קושי שהוא מציג בפני הספרן". אוגר תיאר את התיעוד כבעל משמעות רבה בין אופי זמני לבין עמידות, ועל ידי השפעה גוברת על המחקר המדעי. בהכירו את האתגרים של ספרות, הוא זיהה כי יש לה מספר יתרונות "על פני אמצעי הפצה אחרים, כולל מהירות גבוהה יותר, גמישות רבה יותר והזדמנות להיכנס לפרטים רבים במידת הצורך". בשנת 1989 פרסם אוגר את המהדורה השנייה של "תיעוד הקהילות האירופאיות: מדריך", שהכיל את השימוש הראשון במונח "ספרות אפורה" בעבודה שפורסמה.
"הגדרת לוקסמבורג", שנדונה ואושרה בכנס הבינלאומי השלישי על הספרות האפורה בשנת 1997, הגדירה ספרות אפורה כ"מופיעה בכל רמות הממשל, האקדמיה, העסקים והתעשייה בפורמטים מודפסים ואלקטרוניים, אך לא נשלט על ידי מו"לים מסחריים". בשנת 2004, בכנס השישי בניו יורק, נוספה הגדרה לצורך הבהרה: הספרות האפורה היא "...לא נשלטת על ידי מו"לים מסחריים, דהיינו כאשר הפרסום אינו הפעילות העיקרית של הגוף המפיק". הגדרה זו מקובלת כיום על הקהילה המלומדת.
קבוצת העבודה הבין-לאומית של הספרות האפריקאית (IGLWG), ב"התוכנית הפונקציונלית האפורה למידע" של 1995, הגדירה את הספרות האפורה כ"חומר זר או מקומי בקוד פתוח, אשר בדרך כלל זמין דרך ערוצים מיוחדים ואינו רשאי להיכנס לערוצים רגילים או למערכות פרסום, הפצה, בקרה ביבליוגרפית או רכישה בידי סוכני ספרים או סוכני מנוי". לפיכך, בדרך כלל לא ניתן לגשת לספרות אפורה באמצעות כלי ייחוס רלוונטיים כגון מאגרי מידע ומדדים, המסתמכים על דיווח של סוכני מנוי.
מונחים אחרים המשמשים חומר זה כוללים: ספרות הדו"ח, פרסומים ממשלתיים, מסמכי מדיניות, ספרות הנמל, ספרות לא קונבנציונלית, ספרות שלא פורסמה, פרסומים לא מסורתיים ופרסומים חולפים. עם כניסתה של ההוצאה לאור השולחנית והאינטרנט, מונחים חדשים כוללים: פרסומים אלקטרוניים, פרסומים מקוונים, משאבים מקוונים, מחקר בגישה פתוחה ומסמכים דיגיטליים.
למרות שהמושג קשה להגדרה, המונח "אפור" הוא מונח קולקטיבי מוסכם שבו יכולים חוקרים ואנשי מקצוע להשתמש בו כדי לדון בקבוצת משאבים זו, אך נבדלת.
בשנת 2010, ד' פארס וי' שופל ציינו כי ההגדרות הקיימות של הספרות האפורה הן בעיקרן כלכליות, וטענו כי בסביבת מחקר משתנה, עם ערוצי תקשורת מדעיים חדשים, נדרשת הספרות האפורה למסגרת רעיונית חדשה. הם הציעו את "הגדרת פראג" כדלקמן:
הספרות האפורה מייצגת סוגי מסמכים רבים המיוצרים בכל רמות הממשל, האקדמיה, העסקים והתעשייה בפורמטים מודפסים ואלקטרוניים המוגנים על ידי זכויות קניין רוחני, באיכות מספקת שיש לאסוף ולשמור על ידי החזקת ספריה או מאגרים מוסדיים, אך לא מבוקרים על ידי מו"לים מסחריים כלומר, כאשר פרסום אינו הפעילות העיקרית של הגוף המפיק.
בשל הגידול המהיר בפרסום באינטרנט ובגישה למסמכים, התמקדה הספרות האפורה באיכות, בקניין רוחני, באוצרות ובנגישות.

סוגי פרסומים

המונח ספרות אפורה משמש שם עצם קולקטיבי המתייחס למספר רב של סוגי פרסומים המיוצרים על ידי ארגונים מסיבות שונות. אלה כוללים: דו"חות מחקר ופרויקטים, דו"חות שנתיים או דו"חות פעילות, תזות, תהליכי ועידה, תדפיסים, ניירות עבודה, ידיעות טכניות, דוחות טכניים, המלצות ותקנים טכניים, פטנטים, הערות טכניות, נתונים וסטטיסטיקות, מצגות, שטחי שדה,, לימודים אקדמיים, הרצאות, הערכות, ועוד. הרשת הבינלאומית GreyNet שומרת רשימה מקוונת של סוגי מסמכים.
ארגונים מייצרים ספרות אפורה כאמצעי לתמצית, אחסון ושיתוף מידע לשימושם האישי, ולהפצה רחבה יותר. זה כולל את טופס תיעוד הנתונים והמידע באתר או פרויקט (רשומות ארכאולוגיות, נתוני הסקר, ניירות עבודה); שיתוף מידע על איך ומדוע דברים התרחשו (דוחות טכניים מפרטים, תדריכים, הערכות, דוחות הפרויקט); מידע המתאר ומדגיש שינויים במדיניות הציבורית, בפועל או בחקיקה (מאמרים לבנים, ניירות דיון, הגשות); עמידה בדרישות סטטוטוריות או דרישות אחרות לשיתוף מידע או לניהול (דוחות שנתיים, מסמכי התייעצות); ועוד סיבות רבות אחרות.
ארגונים מחפשים לעיתים קרובות ליצור את הפלט הנדרש, לשתף אותו עם הצדדים הרלוונטיים במהירות ובקלות, ללא עיכובים והגבלות של כתב עת אקדמי ופרסום ספרים. לעיתים קרובות יש תמריץ קטן או הצדקה לארגונים או לאנשים לפרסם בכתבי עת ובספרים אקדמיים, ולעיתים קרובות אין צורך לגבות גישה לתפוקות ארגוניות. ואכן, חלק מארגוני המידע עשויים להידרש להפוך מידע ומסמכים מסוימים לציבוריים. מאידך, הספרות האפורה אינה בהכרח תמיד חופשית, כמו מחקרי שוק הנמכרים באלפי דולרים. עם זאת, למעט מקרים היוצאים מן הכלל, כל הספרות האפורה, למרות שהיא יקרה לייצור, היא בדרך כלל זמינה בחינם.
בעוד שאיכות הייצור והמחקר עשויה להיות גבוהה ביותר (עם מוניטין ארגוני המוקדש למוצר הסופי), הגוף המפיק, שאינו בעל מו"ל רשמי, חסר בדרך כלל ערוצים להפצה נרחבת ולבקרה ביבליוגרפית.
אנשי מחקר ומחקר מציגים בדרך כלל הבחנה בין אפמרה לספרות אפורה. עם זאת, ישנם חפיפות מסוימות בין שני התקשורת והם ללא ספק משתפים תסכולים נפוצים, כגון בעיות שליטה ביבליוגרפית. מסמכים כתובים ייחודיים כגון כתבי יד וארכיונים ותקשורת אישית, אינם נחשבים בדרך כלל לכותרת של ספרות אפורה, אם כי הם חולקים שוב חלק מאותן בעיות של שליטה וגישה.