ספרייה

ספרייה היא מקום בו נאספים בצורה מסודרת ספרים ומקורות מידע נוספים (כגון כתבי עת, עיתונים, והקלטות אודיו ווידאו), במטרה לשמר אותם ולאפשר שימוש יעיל בהם.
הספריות פועלות לשמר את הידע האנושי שהצטבר לאורך השנים ולאפשר למשתמשיהן לגשת בצורה יעילה לידע זה. חלק מהספריות משרתות את הציבור הרחב, במטרה להרחיב את הידע של הציבור בכללותו. ספריות אחרות מיועדות לאנשי מחקר ובעלי מקצוע הזקוקים למידע מקצועי לצורך עבודתם.

אטימולוגיה

המילה סִפְרִיָּה נוצרה משילוב שם העצם ספר עם הסיומת ִיָּה, הבאה לציין בין היתר אוספים. המילה חודשה ככל הנראה על ידי איתמר בן אב"י שבתחילה ייעד את המילה למשמעות של חנות ספרים ולספרייה במובנה המקובל קרא "סִפְרִיּוֹן", אך בארץ ישראל הועדפה המשמעות המקובלת כיום. אחרים מייחסים את החידוש ליחיאל מיכל פינס.
מונחים מקבילים שהיו בשימוש הם בֵּית סְפָרִים (לדוגמה: בית הספרים הלאומי והאוניברסיטאי), אוצר ספרים (מונח המקובל גם כיום בספריות תורניות רבות) או בית עֵקֶד ספרים (משום שבעבר היו עוקדים, כלומר קושרים את הספרים שהיו כתובים במגילות קלף; ידוע בקיצור "בית עקד") וכמדרש (מונח ששימש ביהדות ספרד ופורטוגל עד הגירוש ולאחריו לתאר מוסד תורני ששימש כספרייה סמי-ציבורית).
בעבר נעשה שימוש בעברית במונח הלועזי "ביבליותיקה". מקור המילה הוא במילה βιβλιοθήκη ביוונית עתיקה, המורכבת מ־βιβλίον (ביבליוס; ספר) ומ־θήκη (טקה; קופסה, תיבה). מילה זו עברה ללטינית (bibliothēca) והיא נמצאת בשימוש כיום בשפות רבות, בהן צרפתית (Bibliothèque), גרמנית (Bibliothek) ורוסית (библиотека).
באנגלית ("library") ובשפות נוספות (לדוגמה הינדי: "लाइब्रेरी"‏, "lāibrerī"; אורדו: "لائبریری", "lā'ibrerī"; איטלקית: "libreria") נעשה שימוש במונחים שמקורם במילה הלטינית "librarium", ארון או תיבה לספרים. המילה מורכבת מ־"liber" (ליבר; ספר), ומהסיומת "-ārium", שמשמעותה "מקום שמיועד לדבר מסוים" (לדוגמה קולומבאריום).

ספריות בעת העתיקה

הספריות הראשונות הוקמו כנראה לפני 4,000 שנה בקירוב, והיו בעיקר בארמונות ובמקדשים. ספריות אלו, שלמעשה דמו יותר לארכיונים, היו מוגבלות באפשרות השימוש בהן, ושימשו בעיקר את המלכים ושרשרת השלטון. כדוגמאות ניתן לציין את הספריות הקדומות במקדשים במצרים ובמסופוטמיה.
באוגרית (בצפון סוריה של היום) נמצאו ספריית ארמון, ספריית מקדש ושתי ספריות פרטיות, אחת מהן של דיפלומט. אלו הספריות הפרטיות הקדומות ביותר הידועות לנו. כל הספריות מתוארכות לסוף ימיה של אוגרית - שנת 1200 לפנה"ס לערך.
במאה ה-7 לפנה"ס הקים אשורבניפל מלך אשור את ספריית אשורבניפל בארמונו בעיר נינוה, שהייתה פתוחה גם למלומדים רבים מכל קצות ממלכתו, ולא רק לשרשרת השלטון. מלך אשור הציע למלומדים שני חדרים מלאים באלפי לוחות טין שמתועדים בהם יצירות רבות משומר, אשור ובבל. הוא הציג גם גלילים וטבלאות חרס, שהציגו נושאים רבים כגון אגדות, חוקים, מדע, מלחמה ועוד. הגלילים והטבלאות היו כתובים בכתב יתדות.
ספרייה ציבורית נוספת הוקמה באתונה העתיקה, במאה ה-5 לפנה"ס, על ידי פייסיסטראטוס, וספריות ציבוריות רבות וגדולות הוקמו ברחבי האימפריה הרומית משנת 40 לפנה"ס. בספריות הרומיות היה מקובל לבנות שני חדרי קריאה. אחד הכיל כתבים ביוונית והשני כתבים בלטינית.
הספרייה הגדולה ביותר בעת העתיקה הייתה הספרייה הגדולה של אלכסנדריה. ספרייה זו, שהוקמה בזמנו של תלמי השני על ידי דמטריוס מפלרום, הכילה בין 400 ל-700 אלף, ולדעות מסוימות אף מיליון מגילות קלף ופפירוסים. המיוחד בספרייה זו, מלבד גודלה, הוא שנעשה מאמץ מסודר ועקבי לאסוף לספרייה זו את מרבית התרבות הכתובה באותם ימים. מאמץ זה הוביל, בין השאר, ליצירת תרגום השבעים של התנ"ך, תרגום שהוזמן במיוחד על ידי תלמי השני.
על ספריות סין ידוע כי בשושלת צ'ין (221 לפנה"ס-206 לפנה"ס) הוקמה הספרייה הקיסרית וכי אחד מאוצרי הספרייה בתקופת שושלת האן היה כנראה הראשון לפתח שיטה למיון וסימון הספרים.

ספריות בימי הביניים

בימי הביניים באירופה חלה ירידה ברמת האוריינות ורוב האוכלוסייה לא ידעה קרוא וכתוב. השימוש בספרים הצטמצם לבתי המלוכה, מנזרים, אוניברסיטאות וחלק ממעמד האצולה. המנזרים שימשו כמרכז ההעתקה, העיטור והשימור של כתבי יד, לעיתים בחדר מיוחד (סקריפטוריום). הגישה אל כתבים אלו הייתה מוגבלת מאוד.
ברחבי האימפריה המוסלמית הוקמו ספריות רבות בבתים פרטיים, באוניברסיטאות ובמסגדים. במאה ה-9 החלו בהקמת ספריות ציבוריות בערים אסלאמיות רבות, ספריות שהכילו ספרות בתחומים רבים, אחת הבולטות שבהן הייתה בית החוכמה שבבגדאד, מסמלי תור הזהב של האסלאם. רבות מהספריות הושמדו במהומות במהלך המאה ה-11, או על ידי הכיבוש המונגולי, ואחרות הועברו לאירופה בתקופת הקולוניאליזם, אך היו ספריות, כמו זו שבשינגטי שבמאוריטניה ששרדו עד היום.
היהודים בלטו במספר הגדול של יודעי קרוא וכתוב, בניגוד לסביבה המקומית, בעיקר זו שבאירופה, בשל אורח החיים היהודי שכלל חיוב בלימוד תורה. לאחר חתימת התלמוד החלו בכתיבת התורה שבעל פה, ומספר הספרים בין היהודים גדל, אך עדיין לא התפתחו ספריות יהודיות גדולות ומסודרות. בגניזת קהיר נמצאו כמאה רשימות ספרים שונות, רובן ספריות פרטיות ומיעוטן רשימות של מוכרי וקוני ספרים, בתי כנסת ועזבונות, שברובן רשומים כמה עשרות ספרים. הרשימה הגדולה ביותר שנמצאה מכילה מעל 200 ספרים.
הספריות היהודיות בימי הביניים היו בדרך כלל פרטיות, אך התפתחו גם ספריות ציבוריות בבתי כנסת, בתי מדרש וישיבות.

ספריות מתקופת הרנסאנס ועד עידן המחשבים

הרנסאנס, שהחל באיטליה במאה ה-14 הביא לפריחה תרבותית וגידול בשימוש בספרים ובדרישה ליצירתם. נוצרה תחרות בין האצילים השונים שהתבטאה גם ביצירת ספריות מפוארות וגדולות.
ב-1537 חוקק פרנסואה הראשון, מלך צרפת את חוק מונפלייה, הקובע כי יש לתת את העותק הראשון של כל ספר שנדפס לספרייה המלכותית. חוק זה, שבוטל במהפכה הצרפתית והוחזר ב-1793 כחלק מהתנאים לקבלת זכויות יוצרים, היה חוק ההפקדה הראשון. חוקים דומים נחקקו במהלך השנים במדינות רבות נוספות במטרה ליצור אוספים לאומיים מקיפים וחוק דומה נחקק בבלגיה ב-1594 ועל ידי פרדיננד השני, קיסר האימפריה הרומית הקדושה ב-1624.
במהלך המאה ה-18 הוקמו הספריות הציבוריות הראשונות. הספרייה הציבורית הראשונה בפולין ואחת הספריות הציבוריות הראשונות הייתה ספריית זלוסקי שהוקמה בשנת 1747 בוורשה, אז בירת האיחוד הפולני ליטאי והכילה בשיאה 400,000 פריטים. ב-1794 בזזו חיילי יקטרינה הגדולה את האוסף והוא הועבר לסנקט פטרבורג, שם שימש כבסיס לספרייה הקיסרית הציבורית (היום הספרייה הלאומית הרוסית) שהייתה הספרייה הציבורית הראשונה באימפריה הרוסית.
הספרייה הציבורית הראשונה במלוא מובן המילה (ספרייה הממומנת בידי הציבור ופתוחה לקהל הרחב) הוקמה בפיטרבורו שבניו המפשייר (ארצות הברית) בשנת 1833. אחריה הוקמה ב-1848 הספרייה הציבורית של בוסטון, שהיא כיום הספרייה הציבורית הגדולה בארצות הברית. ב-1875 נעשה ניסיון ראשון לפתיחת ספרייה ציבורית בעלת אופי כללי, בירושלים העות'מאנית, אך ספרייה זו נסגרה כעבור קצת יותר משנה בשל התנגדות עזה של אנשי היישוב הישן. עוד קודם לכן פעלו בעיר ספריות בבתי המדרש השונים אשר הכילו בעיקר ספרות תורנית.
בסוף המאה ה-19 ותחילת המאה ה-20 מספר הספריות גדל מאוד עם הקמתן של יותר מ-2,500 ספריות ציבוריות באמצעות תרומתו של התעשיין והנדבן הסקוטי-אמריקאי אנדרו קרנגי, אשר תרם כספים לבניית ספריות ציבוריות, בתמורה להתחייבות הרשות המקומית לממן את תחזוקתן. 1,679 ספריות הוקמו בארצות הברית (ב-1919 היו כ-3,500 ספריות בארצות הברית, כמעט מחציתן במימונו של קרנגי), 660 בבריטניה ואירלנד, 156 בקנדה והשאר במדינות אחרות.

הספריות בעידן המחשבים והאינטרנט

סמוך לתחילת עידן המחשוב החלו הספריות להשתמש במחשבים והקדימו בכך ענפים רבים אחרים. המחשב החל לשמש לצורכי קיטלוג ובכך הקל מאוד על השימוש בקטלוג הספרייה. תקשורת המחשבים איפשרה קשרים בין ספריות שונות ובינן לספקי מידע שונים, וכך יכלו הספריות להציע מידע שלא היה קיים בתוך מבנה הספרייה הפיזי.
בתחילת שנות ה-80 החלו הספריות לעבור מקטלוג כרטיסים לקטלוג ממוחשב ולאפשר לציבור גישה לקטלוג ציבורי מקוון (OPAC - Online Public Access Catalogue). לאחר התפשטות האינטרנט שהחלה בתחילת שנות ה-90 התאפשרה גישה לקטלוגים דרך האינטרנט. במקביל, החלו ספריות לאפשר גישה למאגרי מידע ממוחשבים בנושאים מגוונים ולסוגי מדיה נוספים, כמו הקלטות מוזיקה וסרטי קולנוע.
במדינות רבות החלו ספריות ציבוריות לאפשר גישה לאינטרנט לקהל הרחב, לעיתים קרובות ללא תשלום, ובכך תרמו לצמצום הפער הדיגיטלי ולהרחבת הידע שבידי הציבור. ספריות גדולות רבות החלו לסרוק את האוספים שלהן ולרכוש גישה למאגרי מידע מסחריים ובכך ליצור אוספים דיגיטליים המשלימים את אוספיהן המודפסים. בתחומים אקדמיים וטכנולוגיים רבים, בעיקר במדעי הטבע והרפואה, כתבי העת האלקטרוניים הם כיום מקור המידע העיקרי וישנם כתבי עת המופצים רק בצורה מקוונת. הספריות החלו להציע למשתמשיהם גם ספרים אלקטרוניים, אך השימוש בהם עדיין מצומצם.
ספרייה המשלבת אוסף מסורתי יחד עם אוסף דיגיטלי ("ספרייה דיגיטלית") מכונה "ספרייה היברידית". מאפיין חשוב של הספרייה ההיברידית הוא קטלוג ממוחשב שמאחד בין פריטי מידע מסוגים שונים הן במדיה דיגיטלית הן במדיות פיזית. היתרונות של קטלוג ממוחשב הוא אי-התלות בין המקום הפיזי של פריט וצורת אחסונו ליכולת לאחזר אותו בין אם מדובר על קטלוג מקומי ובין אם מדובר קטלוג ציבורי מקוון הנגיש באמצעות האינטרנט, וכן היכולת לדלות בחיפוש אחד פרטי מידע ממדיות שונות.

סוגי ספריות

את הספריות השונות מקובל לחלק לפי קהל היעד (כמו ספריית בית ספר או ספרייה פרלמנטרית), לפי נושא (ספרייה משפטית או ספרייה לחינוך), לפי בעלות (ספרייה לאומית, ספרייה עירונית, ספריית פרטית וכו') ולפי חלוקות נוספות. החלוקה הבאה מבוססת בעיקר על החלוקה המקובלת במקצוע הספרנות.

ספריות ציבוריות

ספרייה ציבורית (קרויה גם ספרייה עירונית, ספרייה אזורית, ספרייה יישובית וכו' בהתאם למיקומה) היא ספרייה המיועדת לקהל הרחב, וממומנת על ידי הקופה הציבורית (בעיקר על ידי הרשות המקומית). אוסף הספרייה מגוון מאוד ומכיל חומר מרוב תחומי הדעת. חלק מרכזי באוספי ספריות ציבוריות (ובניגוד לספריות אקדמיות או מקצועיות) הוא ספרי קריאה לשעות הפנאי הכוללים סיפורת (פרוזה), שירה, ספרי מדע פופולרי, מדריכים שונים (כגון ספרי בישול ומדריכי טיולים) וספרי ילדים. ברוב הספריות העירוניות ישנו חדר עיון, אגף לספרות ילדים ונוער ואגף לספרות המיועדת למבוגרים. לעיתים ישנם בספרייה אוספים מיוחדים שונים. מרבית הספרים נגישים בצורה חופשית (שיטת "המדף הפתוח") ואף ניתנים להשאלה (בדרך כלל לא מושאלים ספרי יעץ כגון מילונים ואנציקלופדיות וספרים נדירים). עם הרחבת האוספים לסוגי מדיה נוספים החלו ספריות עירוניות להשאיל גם הקלטות מוזיקה, סרטים, ספרים אלקטרוניים ועוד.
על פי רוב ישנה ספרייה מרכזית אחת במרכז העיר, ומספר ספריות משנה בשכונות הרחוקות מהספרייה המרכזית.
על מנת לשאול ספרים ולבצע פעולות מסוימות אחרות יש צורך להירשם כמנוי. בחלק מהמדינות שירות זה ניתן בתשלום סמלי ובמדינות מסוימות, בהן ארצות הברית וישראל, הוא ניתן בחינם (אם כי בישראל חוק זה לא תמיד מיושם).
דוגמאות לספריות ציבוריות הן ספריית בית אריאלה בתל אביב, המדיטק בחולון וספריית העיר ניו יורק בארצות הברית.
הספריות הציבוריות בישראל מקבלות, בעת הצורך, ייעוץ והדרכה ממרכז הספר והספריות בישראל.

מרכזי מידע

מרכזי מידע נוצרו על מנת לספק לציבור מידע עדכני ושימושי בתחומים יומיומיים. הנושאים שבהם עוסקים המרכזים מגוונים: מידע רפואי, מידע על זכויות משפטיות, מידע על רישום למוסדות חינוך ועוד. מרכזי מידע מופעלים על ידי הרשות המקומית, על ידי עמותות, מרכזים רפואיים וכו'. חלק ממרכזי המידע מציעים את המידע ישירות, וחלקם משמשים רק כגורם מפנה המקשר בין הלקוח למוסדות השונים.
המידע שנמצא במרכזים אלו חייב להיות עדכני ומיועד לציבור הרחב. בשל כך נעשה שימוש רב בעלוני מידע, אתרי אינטרנט ומאגרי מידע של חומרים עדכניים. המרכזים לרוב לא ישמרו חומרים ישנים וידללו חומרים לא עדכניים.
אחד ממרכזי המידע בישראל הוא שירות ייעוץ לאזרח המסייע לאזרחים בתחומי הביורוקרטיה השונים, בעיקר מול משרדי הממשלה והרשות המקומית.

ספריות מיוחדות

ספריות מיוחדות הוא כינוי כללי לספריות שבאות לשרת את הצרכים המיוחדים של אוכלוסייה (כגון: עיוורים), שמטפלות בתחומי ידע מסוימים (כגון: פיזיקה) או בסוגי חומרים מסוימים (כגון: מפות או הדפסים). הספריות, בהיותן ספציפיות לתחום מסוים, מכילות חומרים ואמצעים שאינם נפוצים בספריות כלליות יותר. בהמשך מובאות מספר דוגמאות לסוגי ספריות מיוחדות.

ספריות מפות

ספריית מפות היא ספרייה המכילה מגוון סוגי מפות ועל פי רוב גם תצלומי אוויר. שימור המפות מתבצע באמצעות מגירות ענק המאפשרות את אחסנת המפות כשהן פרוסות וכך נמנע עיוותן. ספריות מפות קיימות על פי רב בצמידות למחלקות אקדמיות העוסקות בתחום הגאוגרפיה.
בישראל פעילות מספר ספריות מפות, שהמרכזיות שבהן הן בקמפוס הר הצופים של האוניברסיטה העברית בירושלים ובאוניברסיטת תל אביב. ספריות אלו עובדות בצמידות לאספני מפות והמרכז למיפוי ישראל.

מרכזיות פדגוגיות

מרכזייה פדגוגית (מרפ"ד) היא ספרייה לחינוך שבה ישנם עזרי הוראה שונים, וזאת בנוסף לספרות מקצועית בתחום החינוך. המרכזייה עשויה להכיל משחקים מסוגים שונים, כרזות, מצגות ואמצעים נוספים המסייעים להוראה. המרכזייה מכילה גם אמצעי מולטימדיה שונים, כמו סרטי קולנוע ותעודה, קלטות שמע ותקליטורים.
בישראל הוטמעו בשנים האחרונות רוב המרכזיות הפדגוגיות, יחד עם מרכזי המורים, בתוך מרכזי הפסג"ה (פיתוח סגלי הוראה) של משרד החינוך. בנוסף, יש מרכזיות פדגוגיות בחלק מהאוניברסיטאות והמכללות האקדמיות, בחלק מבתי הספר ובחינוך העצמאי. בתנועות הנוער ובמרכזי לימוד פורמליים ובלתי פורמליים ניתן למצוא חדרי משאבים הפועלים בצורה דומה למרפ"ד.

אוספי כתבי-יד

הצורך באוספים מיוחדים של כתבי יד נוצר בשל המאפיינים המיוחדים שלהם. כתבי יד רבים זקוקים לתנאים מיוחדים לשימורם, בשל החומרים עליהם נכתבו הטקסטים (כגון עורות או פפירוס) הדורשים תנאי אחסון מיוחדים. בנוסף, לכתבי יד רבים ערך כספי רב עקב גילם, נדירותם וסיבות נוספות. בשל כך בונים לעיתים חדרים מיוחדים, בעלי בקרת אקלים ואמצעי אבטחה רבים. לעיתים קרובות יכיל חדר זה גם את אוסף ספרי הדפוס הנדירים, שאף הוא זקוק לתנאים דומים.
ספריות רבות מצלמות את כתבי היד שברשותם, על מנת לאפשר לציבור לגשת לאוסף ללא חשש לפגיעה בכתבים בשל השימוש בהם. אחת הדוגמאות הבולטות לכך הוא "המכון לתצלומי כתבי יד עבריים" שבספרייה הלאומית של ישראל, אשר מכיל צילומים של רוב כתבי היד העבריים הידועים בעולם. בשנים האחרונות מצולמים כתבי יד רבים באופן דיגיטלי, כך שניתן לצפות בהם באינטרנט.

אוספים פרטיים

אוספים פרטיים קטנים מצויים כיום ברוב הבתים הפרטיים, והם מכילים לרוב בין עשרות לאלפי ספרים שונים. אוספים אלו משקפים במידה רבה את טעמם האישי, השכלתם ומעמדם הכלכלי והחברתי של בעלי הספריות. רק לעיתים נדירות מתבצע קיטלוג ורישום מסודר של תוכן האוספים, בדרך כלל לצורך מכירתם. אוספים גדולים של ספרים נמצאים לרוב בבתיהם של חוקרים, אוטודידקטים, חכמי דת (כגון רבנים), ביבליופילים ואספנים.
ספריות פרטיות בדרך כלל אינן שורדות תקופה ארוכה, שכן לעיתים קרובות יורשי האספן אינם מעוניינים בספריו לאחר מותו. לעיתים קרובות האוספים נתרמים או נמכרים כמקשה אחת, ולעיתים האספן עצמו מצווה להוריש את האוסף לספרייה ציבורית או אקדמית בצוואתו. בספריות רבות מבוסס האוסף הראשוני על אוספים פרטיים שנרכשו או נתרמו. דוגמאות לכך הם "ספריית שטראשון" בווילנה שהתבססה על האוסף הגדול שהוריש רבי מתתיהו שטראשון או ספריית הקונגרס ששוקמה, לאחר שריפתה, באמצעות האוסף הפרטי של תומאס ג'פרסון.

המבנה הארגוני של הספריות

על פי רוב, הספרייה היא חלק מגוף גדול יותר, ואיננה גוף עצמאי לחלוטין. ספרייה אקדמית שייכת למוסד האקדמי, ספרייה עירונית שייכת לרשות המקומית וכדומה. בשל כך, יש תלות תקציבית, תכנונית (לרבות בנושאי קביעת מדיניות) ומנהלית של הספרייה במוסד האב.
על מנת להקטין בעלויות כוח אדם מקובל לרכז חלק ממחלקות הספרייה למקום אחד המשרת את כל ספריות המשנה של הספרייה המרכזית. ריכוז זה נפוץ בעיקר בתחומי הקיטלוג, הרכש והמנהלה, בהם אין צורך בקשר ישיר עם הקוראים. לעיתים מתאגדות ספריות שונות לביצוע פונקציות אחידות שונות, לדוגמה: העתקת רשומות קיטלוג ממאגר מרכזי שמשרת אלפי ספריות בעולם (Copy Cataloging).
המחלקות השונות של הספרייה אינן אחידות, ובספריות קטנות נעשות רוב הפעולות על ידי מספר ספרנים מצומצם ולעיתים על ידי ספרן בודד. כאן מוצגת חלוקה מקובלת של המחלקות לפי הפונקציות המרכזיות הקיימות בספרייה.

מחלקת השאלה

מחלקת ההשאלה משמשת להשאלה של ספרים וחומרים אחרים ולמעקב אחר פעילות זו. כאשר לקוח מבקש לשאול פריט, המשאיל צריך לוודא שהפריט אכן ניתן להשאלה ושהאדם המבקש זכאי לשאול אותו (המנוי שלו בתוקף, אין לו חובות, הוא לא מילא את מכסת הפריטים שמותר לו לשאול, הפריט לא מוזמן וכדומה). לעיתים זכויות ההשאלה של משתמשים שונים אינן אחידות: בספרייה אקדמית למרצה יהיו זכויות מרובות משל סטודנט; בספרייה עירונית לילדים אסור לשאול ספרים המתאימים למבוגרים וכדומה.
תפקיד נוסף של המחלקה הוא משלוח תזכורות למאחרים, וגביית קנסות במקרה הצורך. בנוסף מקבלת המחלקה הזמנות לשאילת פריטים מבוקשים, ותפקידה הוא להודיע לבא בתור על חזרת הפריט לספרייה ובקרה על רשימת המזמינים.
ישנן ספריות המציבות תיבה להחזרת ספרים לנוחיות המשתמשים. כך יכול השואל להחזיר את הספרים ששאל מהספרייה גם מחוץ לשעות הפתיחה שלה. תיבה זו קבועה מחוץ לספרייה או במקום מרוחק כגון: מרכז קניות או תחנת רכבת.
במקרה שהפריט איננו בספרייה ניתן בספריות רבות להזמין את הספר בהשאלה בין-ספרייתית, ותפקיד המחלקה להזמין את הפריט ולוודא את קבלתו, ולאחר מכן את החזרתו לספריית המקור.
לפני מחשוב הספריות היה תהליך זה מסובך והצריך יצירת כרטיס לכל קורא וכרטיס לכל פריט. לא היה ניתן לבדוק בצורה פשוטה איחורים, האם הפריט מושאל או נמצא על המדף או לאסוף סטטיסטיקה. מחשוב הספריות הקל על התהליך וניתן כיום להפיק התראות אוטומטיות על איחורים, לוודא בקלות את זכויות הלקוחות, להפיק דו"ח סטטיסטי על מידת הביקוש לפריט מסוים ועוד.

מחלקת רכש

מחלקה זו אחראית על רכישת ספרים חדשים, רכישת מנויים על כתבי עת ומאגרי מידע אלקטרוניים ורכישת מדיות נוספות. התהליך מתחיל בקבלת ההזמנה, בדיקת הימצאות עותקים בספרייה או בהזמנה, בחירת ספק, הזמנת הספר ומעקב עד קבלתו, הוצאת חשבונית וניהול תקציבי.
יש להבדיל בין מחלקה זו, שתפקידה ביצוע הרכש, לבין תהליך פיתוח האוסף, שבו מחליטים אלו ספרים וכתבי עת לקנות, על מה ניתן לוותר ומה להוציא מהאוסף לחלוטין. תהליך זה מבוצע לרוב על ידי אנשים בעלי ידע והיכרות עם התחומים הספציפיים שבהם נדרשת הרכישה. לדוגמה, בספרייה אקדמית האוסף יקבע על ידי ספרן המחלקה תוך שיתוף פעולה עם הסגל האקדמי.
רוב הספריות נמצאות במצב בו יש צמצום תקציבי מחד, ועליית מחירים, בעיקר של מאגרי מידע אלקטרוניים, מאידך. להקטנת העלויות ישנה נטייה כיום להתאגד למאגדים (קונסורציום), על מנת לתאם רכישות ולהקטין עלויות, בעיקר מול ספקי מאגרי המידע האלקטרוניים, אך גם מול מוציאים לאור בתחומים אחרים. למשל, האוניברסיטאות בישראל מאוגדות בתאגיד מלמ"ד.
ספריות גדולות רבות (בעיקר ספריות לאומיות) משמשות כספריית הפקדה, ובשל כך הן זכאיות על פי חוק לקבל עותק אחד או יותר של פרסומים היוצאים לאור באותה מדינה. בספריות אלו תימצא מחלקת "עותקי חובה" שתפקידה לוודא את מילוי החובות החוקיות וקבלת הספרים בספרייה.

מחלקת קיטלוג ומיון

המחלקה מופקדת על קליטת החומרים, קיטלוגם ומיונם. המחלקה אחראית על תחזוקת קטלוג הספרייה, שהוא כיום לרוב ממוחשב. הקיטלוג נערך לפי כללים קבועים ונוקשים על מנת לאפשר שימוש יעיל בקטלוג. עם התפתחות ממשקי החיפוש בספריות (מעבר לשימוש בכלי גילוי) אופן הקטלוג הולך ומשתנה בהתאם. בחלק גדול ממדינות העולם נהוג להשתמש בכללי הקיטלוג האנגלו-אמריקאים.
המחלקה נותנת לכל ספר גם מספר מיון (או מספר מדף) שמסמן את המקום שבו יוצב הספר על המדף. ישנן שיטות מיון שונות אשר מקצות את המספרים (לעיתים בשילוב עם אותיות) לפי נושאים ותתי-נושאים. השיטות הנפוצות הן שיטת ספריית הקונגרס ושיטת דיואי (אותה המציא מלוויל דיואי), שגרסה מקוצרת ומותאמת שלה משמשת את הספריות הציבוריות בארץ. בספריות מיוחדות לנושא מסוים משתמשים לרוב בשיטות המותאמות לנושא הספציפי, כגון "שיטת שלום" במדעי היהדות אשר פותחה על ידי גרשם שלום.
לארכיונים שיטת קיטלוג ומיון שונה, בשל אופי החומרים המיוחד.