ארכיונאי

ארכיונאי (או "ארכיבאי" בנוסחים מוקדמים) הוא מומחה למידע, שאוסף מידע שנחשב מידע בעל ערך לטווח ארוך, מארגן אותו, משמר אותו, מתחזק אותו ומספק גישה אליו. הארכיונים הכוללים את המידע שאותו משמר הארכיונאי יכולים להיות בכל צורה של מדיה: תצלומים, שרטוטים, וידאו, הקלטות קול (אודיו), הקלטות אלקטרוניות אחרות, חפצים וכן טקסטים מכל סוג: כתבי יד, מכתבים, מסמכים, חוברות, ספרים ופרסומים אחרים.

תיאור

לפי הגדרה של הארכיונאי ריצ'רד פירס-מוזס (Pearce-Moses) מאוניברסיטת קלייטון  בג'ורג'יה, "ארכיונאים שומרים חומרים שיש להם ערך מתמשך (enduring value) בתור זכרונות אמינים של העבר, ועוזרים לאנשים למצוא ולהבין את המידע שהם נזקקים לו מתוך חומר מקורי זה." 
קביעת החומרים שיש להם ערך ארכיוני, כלומר "ערך מתמשך", עשויה להיות שנויה במחלוקת. על ארכיונאים מוטל לבחור חומרים שהם בעלי ערך דיים על מנת להצדיק את עלויות האכסון והשימור, וכן ההוצאות הרבות הכרוכות בקיטלוג החומר (תיאורו וארגונו) ובהנגשתו (מתן שירותים דיגיטליים ואנושיים המאפשרים גישה לחומר). התאוריה והעבודה המחקרית העומדת ביסוד נוהגי הארכיונאים קרויות "מדע הארכיונאות" . 
מסלול ההכשרה של הארכיונאי שונה ממסלול ההכשרה של הספרן, כפוף לעקרונות נפרדים וייחודיים ומיוצג על ידי ארגונים מקצועיים נפרדים. ספרן נוטה לעסוק בחומר שפורסם באמצעי התקשורת, חומר שאל המטה דאטא שלו, כמו שם המחבר, הכותרת ותאריך הפרסום, אפשר להגיע בקלות, ואותו אפשר לייצג בקלות באופן שעבר סטנדרטיזציה. ארכיונאי, לעומתו, עוסק בחומר שלא פורסם באמצעי התקשורת, והעיסוק בחומר זה מעלה אתגרים אחרים: המטה דאטא לא תמיד ברור ולא תמיד ניתן למציאה ולייצוג באופן מיידי, החומר כולל מגוון מדיות שונות, מקורותיו של החומר עשויים להיות שונים זה מזה ולא כולם נגישים באותה מידה. בנוסף לכך, מכיוון שמקורות  ארכיוניים הם בדרך כלל ייחודיים, יש ארכיונאים שעוסקים בעיקר בשימור ובתחזוקת אמצעי אחסון המידע (למשל המסמכים או סרטי הקול או הווידאו), וזאת לצד עבודתם בהנגשת התוכן הארכיוני עצמו. מבחינה זו, לארכיונאים יש מהמשותף עם אוצרים במוזיאונים. ארכיונאים מתחזקים ומשמרים לעיתים מאגרי הקלטות, אם כי הם מגבילים את הארכיון לאותן הקלטות שעונות להגדרה "בעל ערך מתמשך" (enduring value).

תפקידים וסביבת עבודה

תפקידיהם של ארכיונאים כוללים רכישתם והערכתם של אוספים חדשים, ארגונים ותאורם של חומרים שמיועדים לקליטה ולשימור בארכיון, אספקת שירותי הכוונה למידע (reference) ושימור חומרים. בארגון החומרים, מיישמים ארכיונאים שני עקרונות חשובים: מוצא החומר ומקוריות החומר. ב"מוצא" הכוונה למקורו של החומר, ובעיקר ליוצר החומר. ישויות ורשויות רבות יוצרות חומר, ובהן ממשלות, עסקים, אוניברסיטאות ואף יחידים האוצרים אוספים פרטיים. ב"מקוריות" הכוונה היא לשימורו של החומר לפי הסדר שקבע ושימר יוצר החומר, או יוצרי החומר. הן עקרון "מוצא החומר" והן עקרון "מקוריות החומר" נובעים מעקרון ה"כבוד למקור" , לפיו חומרים ארכיוניים מגוף מאוגד מסוים לא יעורבבו עם חומרים מגוף אחר. יש שני היבטים לסידור ולארגון החומר: ההיבט האינטלקטואלי וההיבט הפיזי. מבחינה פיזית, החומר מאורגן בתיקיות, בקופסאות ובארגזים - בדרך כלל נטולי חומצה, כדי להבטיח שימור תקין וארוך טווח שלהם - וכן בסלילי מיקרופילם או באמצעי דיגיטציה. מבחינה אינטלקטואלית, הכוונה היא להחלטה על אופן ארגונו של החומר, על יצירתם של העזרים שיידרשו לאיתורו בארכיון, על האינדקסים שיידרשו לשם כך, ועל התיאור של כל פריט בחומר הארכיוני. אם הארגון המקורי אינו ברור או אינו מסייע להתמצאות באוסף הארכיוני, בדרך כלל לא נהוג לארגן את החומר מחדש כדי לסייע למבקשים להתמצא בחומר. הסיבה לכך היא ששימור הסדר המקורי שבו נוצר האוסף עונה בדרך כלל על רוב השאלות הנוגעות לאוסף. הסדר המקורי מאפשר להתחקות אחר האופן שבו עבד האוצר המקורי, ולהבין מדוע נוצר אוסף זה. אם הארכיונאי יארגן את החומר הארכיוני המקורי מחדש, תאבד היכולת להבין מדוע אורגן אותו חלק של הארכיון כפי שאורגן, ולא יתאפשר לענות על השאלות הנוגעות לאוסף, למקורו,  לדרכי ארגונו ולסיבות לכך שאורגן כפי שאורגן. בנוסף לכך האוסף עשוי לאבד רבות מחשיבותו, מכיוון שבאופן זה יאבד חלק גדול ממקוריותו של החומר ומהאותנטיות שלו.
עם זאת, שמירת  הסדר המקורי של החומר הארכיוני על ידי הארכיונאי אינה תמיד הדרך הטובה ביותר לשמר חלק מהאוספים. בנושא זה - אופן שימורם של אוספים ממדיה שונות וממקורות שונים שחלקם לא תמיד ידועים או ברורים - יש משקל לניסיונו של הארכיונאי ולהכשרתו המקצועית המתקדמת.
ארכיונאים בארצות הברית מונחים בעבודתם גם על ידי קוד אתי. לצד עבודתם בטיפול באוספים, מסייעים ארכיונאים למשתמשים בארכיונים בפירוש האוספים ובמחקרים. בארגונים קטנים עשויה עבודת הסיוע במחקר ארכיוני להיות חלק אינטגרלי מעבודתו של צוות הארכיונאים. בארגונים גדולים, לעיתים יש בארכיון תפקיד ספציפי לארכיונאי המסייע במחקר (להבדיל מארכיונאי המקטלג והמשמר חומר). 
ארכיונאים עובדים עבור ארגונים רבים, בהם משרדים ממשלתיים, סוכנויות ממשלתיות (בארצות הברית), רשויות מקומיות, מוזיאונים, בתי חולים, עסקים, קרנות צדקה, איגודים מסחריים וכלכליים, אוניברסיטאות ומכללות, ומוסדות רבים בהם חומרים המתעדים את פעילותם בתחומים שונים, חומרים שעשויים להיות בעלי ערך לחוקרים, אוצרים מוזיאליים, גנאלוגים ואחרים. כמו כן קיימים ארכיונים משפחתיים ואף ארכיונים המתעדים את קורותיו של אדם בודד - לעיתים מדינאי, איש ציבור או איש עסקים.
ארכיונאים בארצות הברית עובדים לעיתים גם בתפקידים חינוכיים. ארכיונאים העובדים באוניברסיטה או במכללה לעיתים מרצים לציבור הסטודנטים על נושאים הקשורים בתחום עיסוקם. ארכיונאים העובדים במוסדות תרבות ובארגונים הקשורים לממשל המקומי או הלאומי (הפדרלי) בארצות הברית מתכננים לעיתים קרובות תוכניות חינוכיות או תוכניות של שיתוף פעולה בין-מוסדי כדי לקדם את יכולתם של המשתמשים בארכיונים לבצע מחקר וכן להבין את תהליכי הגישה למקורות המצויים בארכיוניהם. תוכניות אלה מגוונות וכוללות לעיתים תערוכות, תצוגות, אירועים לקידום המודעות לארגונם ולארכיונם, והגדלת הסיקור התקשורתי של ארכיונם. בעשרות השנים האחרונות נדרשים ארכיונאים להתמחות בטכנולוגיה המתקדמת הנדרשת לשם תפעול הארכיון - הן קליטת החומר והן הנגשתו לציבור. בשנים האחרונות גדל התחום של סיוע מקוון לחוקרים, ולשם כך עוברים ארכיונאים רבים הכשרה בנושאי תכנות, דיגיטציה וארכוב מקוון, במטרה להפוך את ממצאיהם לזמינים עבור חוקרים באינטרנט.

כישורים

עקב אופייה המגוון של עבודת הארכיונאי וסביבת העבודה שלו, הארכיונאי נדרש למגוון רחב של כישורים. אלה העובדים בשירותי ייעוץ והפנייה למידע נדרשים להפגין יחסי אנוש טובים כך שיוכלו לסייע לפונים במחקריהם. עליהם להפגין ידע בסיסי בשימור כדי להאריך את תוחלת החיים של הממצאים המשומרים בארכיון. מצבם הפיזי של סוגי מדיה רבים (תצלומים, ניירות חומצתיים וחומרים שעוברים תהליכי שימור עדינים) עשוי להידרדר אם אלה לא יתוחזקו וישומרו כראוי. ארכיונים רבים כוללים רק מסמכי נייר, אך ארכיונים רבים יותר ויותר עומדים בפני אתגרים שמציב הצורך בשימור חומרים אלקטרוניים מסוגים שונים, ולכן הארכיונאים העובדים בהם נדרשים להפגין יכולות טכנולוגיות ולהתעדכן מעת לעת בחידושים בתחומי שימור אמצעי המדיה הדיגיטלית השונים. עקב כמויות החומר שיש למיין ולסדר, צריך הארכיונאי להפגין דיוק, סדר ויכולת ארגון, תוך תשומת לב לפרטים. הארכיונאי נדרש להפגין יכולות מחקר בסיסיות לשם החלטה בנושאי קיטלוג שונים (מקום הקיטלוג של חומר מסוים או יצירת קטגוריות חדשות לקיטלוג) וכן לשם סיוע לחוקרים בארכיון. לעיתים נקראים ארכיונאים להעיר לגבי הקשר (קונטקסט) יצירתו של חלק מסוים בארכיון או לספק רקע על הארכיון בכללותו או חלק ממנו.

הכשרה מקצועית

הכשרתם המקצועית של ארכיונאים משתנה ממדינה למדינה.

קולומביה

בקולומביה, אוניברסיטת דה לה סאלה (Universidad de La Salle) מציעה תואר במערכות מידע, ספרנות ומדע הארכיונאות. מדובר בתוכנית להכשרה מקצועית, העומדת באמות מידה הנהוגות בחוק, לגבי אספקת מידע, כישורים ויכולו הנדרשות לשם תכנון והנהלה של מערכות מידע וטיפול בתיעוד מסוגים שונים. התוכנית ערוכה להכשרת ארכיונאים גם בתחומי היישום של טכנולוגיות חדשות ואמצעי תקשורת מתקדמים הזמינים מבחינה כלכלית. התוכנית נוצרה בשנת 1971. בקולומביה לפחות ארבע אוניברסיטאות נוספות שבהן מסלולי הכשרה ולימודי תואר בתחום הארכיונאות.

צרפת

בצרפת המוסד הוותיק ביותר להכשרה מקצועית בתחום הארכיונאות הוא École Nationale des Chartes , שנוסד בשנת 1821. מוסד יוקרתי זה מעניק תעודת "ארכיונאי-פלאוגרף" לאחר לימודים שנמשכים שלוש שנים. חלק מבוגריו עוברים לעבודה בשירות המדינה. רבים מהם עוברים לעבוד ב"מוסד המורשת הלאומי" (Institut national du patrimoine)‏ (צר'), מוסד תיעוד הנמצא תחת משרד התרבות של צרפת , שרוב המשרות בו שמורות לאזרחי האיחוד האירופי. כמו כן, מספר אוניברסיטאות בצרפת מציעות לימודים לתואר שני בלימודי ארכיונאות.

אירלנד

בבית הספר להיסטוריה וארכיונאות בדאוניברסיטת בלין קיימים לימודים לתואר שני בארכיונאות ובניהול תיעוד. תואר זה מוכר על ידי ארגון הארכיונאים הרשמי במדינה.

ניו זילנד

אוניברסיטת ויקטוריה בוולינגטון מקיימת קורסים בתחום הארכיונאות וכך גם הפוליטכניון של ניו זילנד.

בריטניה

בבריטניה יש מספר תוכניות אקדמיות ללימוד ארכיונאות המוכרות על ידי אגודת הארכיונים והתיעוד הבריטית והאירית, ARA . סטודנטים המבקשים להתקבל לתוכנית נדרשים להיות בעלי ניסיון מוקדם בתחום. רבים עוברים הכשרה בת שנה. אגודת הארכיונים מעניקה תעודות הסמכה לעיסוק במקצוע הארכיונאות לאחר בדיקת הכשרתו של כל מועמד לתעודה.

ארצות הברית

רוב הארכיונאים בארצות הברית הם בעלי תואר שני. עם זאת, לא כל התארים בתחום הם מאותו סוג. יש תארים עם הכשרה ספציפית בהיסטוריה, יש תארים במדעי הספרנות, בארכיונאות ועוד. יש אפשרות ללימודים לתואר דוקטור בספרנות או בספקנות ומידע. ארכיונאים בעלי תואר דוקטור עובדים לעיתים גם בהוראה או בניהול תוכניות ארכיוניות. בשנת 2002 פרסמה אגודת הארכיונאים האמריקאית  קווים מנחים לשם יצירתה של תוכנית לימודי ארכיונאות וכן קוד אתי. קיימת אקדמיה לארכיונאים המציעה לימודי תעודה, אקדמיה שנוסדה בשנת 1989. האקדמיה גובה דמי חבר ועורכת מבחני קבלה. כ-1,100 ארכיונאים בארצות הברית קיבלו תעודות הסמכה מטעם אקדמיה זו, נכון לשנת 2011.

אגודות מקצועיות

ארכיונאים רבים משתייכים לאגודות מקצועיות. אגודות מקצועיות קיימות בארצות הברית, בקנדה, בבריטניה ובאירלנד (אגודה משותפת לשתי המדינות), בקולומביה, באוסטרליה ועוד. כמו כן קיימות אגודות מקצועיות אזוריות. אגודות אלה מקיימות קורסים להכשרה.

ציוני דרך במקצוע הארכיונאות

בשנת 1898 פרסמו ארכיונאים הולנדים את הטקסט המערבי הראשון שעסק בתאוריה של ארכיונאות. הטקסט נועד לשמש את אגודת הארכיונאים ההולנדית. הוא קבע מאה חוקים לעבודתם של ארכיונאים. עקרון השימור והקפדה על וידוא מקורו של החומר היו הראשונים בחוקים אלה, בתור תכונה מקדמית של ניהול ארכיון. טקסט מרכזי נוסף פורסם בשנת 1922 בבריטניה על ידי עובד "משרד התיעוד הציבורי" , לשעבר הארכיון הלאומי הבריטי. כמות החומר הארכיוני הגדלה שהגיעה לארכיונים בארצות הברית בעקבות מלחמת העולם השנייה חייבה בשנות החמישים של המאה ה-20 אימוץ גישה חדשה כלפי ניהול תיעוד - Records management .