מערכת ניהול מסמכים

מערכות לניהול מסמכים (Document Management Systems), הן מערכות מבוססות תוכנות מחשב (במקרה של ניהול מסמכים דיגיטליים) המשמשות כדי לעקוב, לנהל ולאחסן מסמכים ולהפחית את כמות הנייר. רוב המערכות מסוגלות לשמור את הרשומה יחד עם הגרסאות השונות שנוצרו או שונו על ידי משתמשים שונים במהלך הזמן (מונח הנקרא "היסטוריית מעקב"). למושג מערכות לניהול מסמכים יש חפיפה מסוימת עם התפיסה של מערכות לניהול תוכן. המושג מתייחס לעיתים קרובות כאל מרכיב של מערכות (ECM) Enterprise Content Management, מערכות הקשורות לניהול נכסים דיגיטליים, Document Imaging, מערכות לניהול תהליכי עבודה ומערכות לניהול רשומות.

היסטוריה

לקראת סוף שנות ה-80 של המאה ה-19, המציא אדווין סייבלס (Edwin Grenville Seibels) את שיטת התיוק בארונות ומגירות.
בראשית שנות ה-80 של המאה ה-20, החלו ספקים לפתח תוכנות מחשב על מנת לנהל מסמכים מבוססי נייר. מערכות אלו התמודדו עם מסמכי נייר, וכללו לא רק פורמט מסמכים שהודפסו ופורסמו, אלא גם תמונות, צילומים של טביעות אצבעות, ועוד.
מאוחר יותר, החלו לפתח את הסוג השני של המערכות אשר יכלו לנהל מסמכים אלקטרוניים, כלומר, כל המסמכים או הקבצים שנוצרו על המחשבים ובדרך כלל מאוחסנים בכונן המקומי של המשתמשים. במערכות ניהול המסמכים האלקטרונית (EDM) המוקדמות ביותר, הצליחו לנהל מספר מצומצם של סוגי מסמכים ומספר מוגבל של תבניות. רבות ממערכות אלו נודעו בשלב מאוחר יותר כמערכות לניהול מסמכים מכיוון שהם התמקדו בלכידה, אחסון, יצירת אינדקס ואחזור של קובצי תמונה. מערכות EDM המשיכו להתפתח והגיעו לנקודה בה יכלו לנהל קבצים מכל סוג ופורמט ושיכולים להיות מאוחסנים ברשת וברמת אבטחה נאותה, וכן לנהל תהליכי זרימת עבודה ובקרה. 
מערכות אלו אפשרו לארגונים לשמור העתקים של טפסים ומסמכים שהגיעו בפקס כקובצי תמונה, ולאחסן את קובצי התמונה האלו במאגר, לצורכי אבטחה ואחזור מהיר (האחזור נעשה אפשרי מכיוון שהמערכות כבר יכלו לקרוא את הטקסט מתוך המסמך כחלק מתהליך הלכידה, ויצירת האינדקס אפשר את האחזור על ידי מילים בתוך הטקסט עצמו).
בזמן שרבים ממערכות ה EDM אחסנו מסמכים בפורמטים הבסיסיים והנפוצים (וורד, אקסל או PDF), מספר מערכות לניהול מסמכים החלו לאחסן תוכן גם בפורמט HTML. למרות שמדיניות ניהול זו מחייבת הכנסה של התוכן לתוך המערכת - לאחר הכנסת התוכן התוכנה פועלת כמנוע חיפוש כך שמשתמשים יכולים לאחזר מידע נדרש במהירות גדולה יותר. פורמט ה HTML מאפשר לתוכנות מתאימות את היכולות להפעיל חיפוש בטקסט מלא.

עמידה בתקנים

בתחומי תעשייה רבים מפורסמים רשימת הסטנדרטים, כל תחום לפי עניינו, עבור בקרה וניהול של המסמכים.
מתוך כך, קיימים מספר תקני ISO רלוונטיים כגון: 
FDUIICS 01.140.10 UFI 01.140.20. ב ISO גם מפורסמים הסטנדרטים הכוללים סדרה של מסמכים טכניים לפי תחום. ISO 2709 - מידע וניהול מסמכים - פורמט למידע מורחב ISO 15836 - בסיס האלמנטים במטה-דאטה ISO 15489 - ניהול רשומות ISO 21127 - אונטולוגיה של שינוי התרבות והמוצא של המידע ISO 23950 - אחזור מידע (Z39.50) - שירותי הגדרת אפליקציות ופרוטוקולים. ISO 10244 - ניהול תהליכים עסקיים וניתוח נתונים ISO 3200 - פורמט מסמך נייד 

בקרת מסמכים

 בדרישות הרגולציה הממשלתית קיימת דרישה שחברות הפועלות בתחומי תעשייה מסוימים יבצעו בקרה על המסמכים שלהם. תעשיות כאלו כוללות תחומים כגון: הנהלת חשבונות, מכוני איכות, מפעלים לאביזרים רפואיים, תרומות דם, תאי גזע אנושיים, רקמות, בריאות וטכנולוגיות מידע.
בחלק מהתעשיות עובדים תחת מעקב קפדני של בקרת מסמכים לפי הדרישות הרגולטוריות, תלוי בסוג המידע שהם מאחזרים לשם שמירה על הפרטיות, האחריות או הדרישה לניהול איכות אחרת ברמה גבוהה.
לדוגמה לארגון ה PHI - Protected Health Information נדרשת הבטחת איכות על ידי ה HIPAA או למסמכי הבנייה של פרויקט נדל"ן לפי תקופה.
תוכנית אסטרטגית של מערכת מידע, יכולה לעצב את המידע הארגוני במדיה לתקופה ארוכת טווח.   
מסמכים המאוחסנים במערכת לניהול מסמכים כגון: הנחיות לתהליכים עסקיים ארגוניים, נוהלי עבודה והצהרות מדיניות, מספקים ראיות שהמסמכים אכן מבוקרים.
כישלון בנושא בקרת המסמכים עלול לגרום לקנסות, הפסד לעסק או פגיעה במוניטין שלו. 

שילוב עם DM

שילוב של מערכות לניהול מסמכים כולל את הטכנולוגיה, הכלים והשיטות ללכידה, ניהול, אחסון, שמירה, שליחה (הפצה) וביעור של "מסמכים" ברמה חוצת ארגון.
בהקשר הזה, "מסמכים" כוללים כל אחד מהנתונים העצומים בהיבטי המידע וכוללים תמונות, מסמכים משרדיים, מסמכי גרפיקה ושרטוטים כמו גם ישויות חדשות כגון דפי אינטרנט, תכתובות אימיילים, הודעות מיידיות וקטעי וידאו. 

תוכנה לניהול מסמכים

מסמכי הנייר שימשו עד כה לאחסון המידע. עם זאת, הנייר יקר, בזבזני ועם נטייה לסיכונים. תוכנה לניהול מסמכים היא לא רק כלי לניהול המידע, אלא מאפשרת למשתמש לגשת למערכת, לבצע עריכה ולעקוב אחר מידע מאוחסן. תוכנת ניהול מסמכים היא ארון אלקטרוני שניתן להשתמש בו כדי לארגן את כל הניירת והקבצים הדיגיטליים. התוכנה מסייעת לארגונים להמיר דפי נייר לקבצים דיגיטליים ולאחסן אותם בשרת אחסון אחד. תוכנה לניהול מסמכים מבוססת רשת, הופכת להיות מרכיב מרכזי של התעשייה וחלק בלתי נפרד ממנה.