מנהל משאבי האנוש כשותף עסקי (HRBP)

מנהל משאבי האנוש כשותף עסקי או HRBP (באנגלית: Human Resource Business Partner) הוא מומחה משאבי אנוש שעובד עם ההנהלה הבכירה בארגון, כדי לפתח אסטרטגיית משאבי אנוש אשר תומכת באסטרטגיה הכללית של הארגון.
תפקיד ה-HRBP מתואר במודל שפותח על ידי דייב אולריך בשנת 1997, אשר מחלק את תפקידי משאבי האנוש לארבע פונקציות מרכזיות. ה-HRBP עצמו, תפקיד אשר מתמקד באסטרטגיה וניהול כוח-אדם בהלימה עם האסטרטגיה העסקית של הארגון ובנוסף דואג לפיתוח ושימור העובד. מרכז מומחיות, המכיל מומחים בתחומי משאבי אנוש ספציפיים אשר מפתחים תכנים בהתאם לאסטרטגיה (הכשרות והדרכות; שכר והטבות; ייעוץ משפטי ביחסי עבודה). מרכז לשירותים משותפים אשר נותן מענה לכלל הצרכים האדמיניסטרטיביים של משאבי האנוש. המנהל הישיר, אשר מועצם בידע ואחריות למלא תפקיד תומך ל-HRBP בתמיכת העובד, אוזן קשבת ומכוון לשירותים המתאימים לעובד בעת הצורך.

מודל משאבי האנוש של דייב אולריך

דייב אולריך, אשר הגה את המושג "HRBP״, הסביר כי יש צורך בשינוי התפקיד של משאבי האנוש מהתמקדות בניהול נושאים אדמיניסטרטיביים וביצועיים להתמקדות באסטרטגיה. המודל העיקרי מתאר את החשיבות של משאבי האנוש כשותפים אסטרטגיים להנהלת הארגון. המודל מחלק את תפקיד משאבי האנוש לארבעה חלקים.

תפקיד מרכז המומחיות של משאבי האנוש (HR Center of Excellence)

עם השנים, משאבי אנוש פיתחו מומחיות בתחומי שכר והטבות ויחסי עובד-מעביד, ותפקידם מבוסס כמקור ידע לכלל העובדים בארגון. תחום הפעילויות של מרכז המומחיות משתנה לפי אתגרי הארגון והתעשייה בה הארגון פועל. לדוגמה, בענף הקמעונאות יתמקדו בחוקי גיוס ותוכניות הדרכה. בתעשיית הייצור, מומחי יחסי עובד-מעביד יעבדו ממרכז המומחיות ואף יגיעו למפעלים לספק מענה לשאלות, תמיכה וייעוץ בשטח. כל פעילות היא פעילות אשר מצריכה תהליכים עמוקים וידע טכני. תפקיד המרכז הוא לספק תמיכה ל-HRBP ולהכיל מומחים מכל התחומים הבאים: גיוס, ניהול ביצועים, הדרכה, יחסי עבודה, שכר והטבות, קצבאות ועזיבת עובדים, ניהול מערכות מידע וניהול ספקים. כתלות בארגון, הוא יכול להכיל גם מומחים לבריאות וביטחון.

תפקיד המרכז לשירותים משותפים של משאבי אנוש (HR Shared Services)

התחום של המרכז לשירותים משותפים (SSC) נקבע על פי הדרישות התפעוליות של הארגון ועל פי הענף אליו הוא שייך. הרכיב המרכזי של ה-SSC מאפשר לאגד פעילויות אדמיניסטרטיביות שונות מיחידות עסקיות שונות. כך, למרכז יש שליטה גדולה יותר על פעילויות עסקיות מנהליות, ניתן להוריד עלויות ולייצר פלטפורמה להשקעה בטכנולוגיות חדשות. המרכז נותן מענה דרך הרשת, טלפון, דואר אלקטרוני ומענה פרונטלי כתלות בפריסה הגאוגרפית של החברה. ה-SSC נותן שירות ישירות לעובד, למנהלים ישירים וגם ל-HRBP בכל הנושאים האדמיניסטרטיביים. תקשורת זו מאפשרת ל-HRBP להתמקד בכלל הנושאים האחרים. צוות המרכז מורכב מעובדים בעלי יכולות שירות גבוהות. לפי המודל, יש לתת לעובדים אלו גישה לכלל המערכות, כך שיוכלו לתת מענה לכ-80% מהפניות. כך, רק פניות המצריכות מומחיות ומורכבות יגיעו למרכז המומחיות או ל-HRBP.
תחומי הפעילות של המרכז הם: קו ראשון לעובד, פעולות אדמיניסטרטיביות הקשורות לנושאים כמו גיוס (סריקת קורות חיים, ראיונות ראשוניים וקביעת ראיונות מתקדמים); ניהול ביצועים (תהליכי הערכות עובדים ותגמולים); הכשרות והדרכות (תהליכי רישום ותמיכה לוגיסטית), יחסי עבודה (עצות ברמה בסיסית וניהול מידע במערכות); שכר והטבות (ביצוע תשלומי השכר וניהול מערכות מול ספקי הטבות); קצבאות ועוזבים (ניהול תחום הפנסיה, טפסי טיולים והוראות הקשורות לשכר); מערכות מידע לניהול כוח אדם (הזנת מידע); וניהול ספקים (במקרים בהם רכש לא מתעסק, המרכז יתעסק בניהול ואישור חשבוניות).
בעוד שהמרכז למומחיות מספק ידע מקצועי, מרכז השירותים המשותפים מאפשר התמקדות ביעילות ומתן שירות לעובד. ארגונים אשר הצליחו להטמיע מרכז לשירותים משותפים הצליחו לחסוך 20-40% בהוצאות.
פתרון נוסף להתמודדות עם העומס על משאבי האנוש והתמקדות בחלקי התפקיד האסטרטגיים יותר, הוא מיקור חוץ - יצירת מערכת יחסים עם ספקים אשר מספקים את שירותי משאבי האנוש. לדוגמה, חברות השמה אשר יתעסקו בחלקים האדמיניסטרטיביים יותר של גיוס כוח האדם, או חברות המטפלות בטפסי עובדים והזנתם למערכות המידע. עם זאת, הפתרון הנ״ל מצריך ממשאבי האנוש לנהל את מערכות היחסים מול הספקים.

תפקיד המנהל הישיר

אחד מהגורמים התומכים הוא המנהל הישיר. לעיתים קיים חשש להעניק למנהל הישיר אחריות כה חשובה, מכיוון שלא אחת מנהלים נבחרים על פי היכולות המקצועיות שלהם ולא בשל יכולות בין-אישיות. בנוסף, למנהלים אין זמן רב וחסר להם הידע המשפטי בתחום. אך המנהל הישיר הוא הגורם הקרוב ביותר לעובד ובהרבה מקרים פועל כפנים של הארגון מנקודת מבטו של העובד.
על מנת שהמנהלים יוכלו לתמוך בתפקיד ה-HRBP בצורה הטובה ביותר, עליהם לעבור הכשרות והדרכות אודות נוהלי ומדיניות הארגון כדי שיוכלו לענות על שאלות פשוטות, לדעת איך להתנהל בסיטואציות שונות, ולתקשר עם ה-HRBP ועם העובדים בצורה הנכונה והיעילה ביותר.