Dokumentaatio

Dokumentaatioksi kutsutaan traditiota, joka yhdessä kirjastotieteen kanssa loi pohjan informaatiotutkimuksen kehittymiselle. Dokumentaatio pyrkii analysoimaan, tallentamaan ja hakemaan tietoa kaikissa muodoissaan. Se pyrkii myös mahdollisimman tehokkaasti ja aktiivisesti saattamaan tietoa käyttäjille. Vaikka termi dokumentaatio on periaatteessa vielä käytössä, on "informaatio" pitkälti korvannut sen.

Historia

Dokumentaation kehittäjinä pidetään belgialaisia Paul Otlet'ta (1868-1943) ja Henri La Fontainea (1854-1943). Vielä yleisemmin dokumentaatio liitetään Otlet'n nimeen.
Termi documentation esiintyi jo ennalta englantilaisessa ja ranskalaisessa lakikielessä, mutta Otlet laajensi dokumentaation sisällön kattamaan kaikki informaation kantajat. Ajatuksensa Otlet kokosi laajaan teokseensa Traité de documentation (1934), jossa hän muun muassa ennakoi nykyisiä tietoverkkoja.
Vuonna 1893 Otlet ja La Fontaine perustivat kansainvälisen bibliografisen instituutin, joka myöhemmin vuonna 1931 sai uuden nimen Institut International de Documentation (IID). Sen alkuperäisenä tehtävänä oli tiivistelmälehtien toimittaminen ja kirjallisuusviiteiden kerääminen kortistoon. Myöhemmin vuonna 1938 instituutti uudelleennimettiin ja siitä tuli Fédération Internationale de Documentation (FID). Järjestö toimi vuoteen 2002 asti, jolloin se sulautui vararikon tehtyään kansainväliseen kirjastoseurojen liittoon IFLA:an.
Yksi Otlet'n ja La Fontainen projekteista oli Melvil Deweyn kymmenluokitusjärjestelmän kehittäminen uudenlaiseksi yleismaailmalliseksi luokituskaavaksi. Heitä miellytti kymmenluokittelun joustavuus, joten he pyysivät Deweylta luvan kääntää sen ranskaksi ja kehittää sitä yhä pidemmälle. Yhteistyön tuloksena syntynyt yleinen luokitusjärjestelmä sai nimen Universal Decimal Classification (UDC), ja se on edelleen käytössä kirjastoissa ympäri maailman. Suomessa luokitus tunnetaan lyhenteellä UDK, joka tulee sen saksankielisestä nimestä Universale Dezimale Klassifikation.
Dokumentaation määritelmä kapeni 1930-40 luvuilla. Silloin se kattoi menetelmät, joiden avulla on mahdollista käyttää tietyn erikoisalan kirjallisuutta tehokkaasti. Teknisiä keksintöjä välineinään käyttävät liikeyritykset alkoivat hyödyntää dokumentaation tarjoamia menetelmiä. Myös kirjastojen palvelut alkoivat vaikuttaa dokumentaation rinnalla vanhanaikaisilta.
Amerikassa kiinnostus dokumentaatioon heräsi maailmansotien välissä. Vuonna 1931 perustettiin American Documentation Institute (ADI) edistämään dokumentaatiosta kiinnostuneiden laitosten ja henkilöiden välistä yhteistoimintaa. Sen tavoitteina oli muun muassa muodostaa kirjastoista yhtenäinen järjestelmä ja perustaa mikrofilmiarkisto. 1930-luvulla puhuttiin mikromuotojen mahdollisuuksista korvata perinteiset kirjat kokonaan, ja pyrkimyksenä olikin saada kehitettyä julkaisujen tallentamista mikrofilmeille ja –korteille. Vuonna 1936 American Library Associationiin perustettiin mikrokuvauksen erikoisryhmä siitä kiinnostuneille.

Dokumentaatio Suomessa

Dokumentaatio saapui Suomeen Ruotsin ja Saksan kautta. Ruotsissa perustettiin 1936 Tekniska litteratursällskapet edistämään dokumentaatiota. 1960-luvulla Ruotsissa käytettiin sekä termiä dokumentation ja litteraturtjänst. Suomen vastaavaksi termiksi vakiintui kirjallisuuspalvelu, joskin myös dokumentaatiota käytettiin sen rinnakkaisterminä.
Kirjallisuuspalvelu käsitettiin kirjallisuuteen perustuvaksi selvitystyöksi, kirjallisuustutkimukseksi, vastakohtana omaan kehitystyöhön ja kokeisiin perustuvalle tutkimukselle. Kirjastotutkimus oli esivaihe, jolla haluttiin selvittää mitä aiemmin oli kirjoitettu. Kyse oli henkisen työn rationalisoinnista, tutkijan työn helpottamisesta ja päällekkäisen työn välttämisestä.
Ensimmäinen kirjallisuuspalvelu Suomessa oli puunjalostusteollisuuden tutkimuslaitoksessa, Keskuslaboratorio – Centrallaboratoriumissa (KCL). Siellä dokumentaatiosta tuli yksi kirjaston palvelumuoto 1930-luvun jälkipuoliskolla. Käytännössä alalla työskentelivät koulutuksen saaneet kirjastoinsinöörit. Vaatimuksena alalle oli sekä erikoisalan itsensä että bibliografia-alan tuntemus.
Dokumentaatio edistyi kun aikakauslehtiartikkelien sisältöjä alettiin seurata ja viitteitä dokumentoitiin irtolehtiluetteloon. Tällaisesta aikakauslehden indeksistä alkoi muotoutua dokumentaation perustyökalu.
Alan aktiivisuuteen vetoamalla dokumentaation harrastajat erottivat sen passiivisista kirjastoista. Alalla työskentelevät informaatikot tekivät tiedon aktiivista analysointia, julkaisujen indeksointia ja tiedon tallennusta järjestelmiin, mahdollistaen näin kirjallisuushaut. He myös tiedottivat järjestelmien käyttäjille uusista julkaisuista.
Dokumentaation kehittyminen Suomessa oli sidoksissa myös sotakorvausteollisuuden rakentumiseen. Toisen maailmansodan seurauksena Suomella oli valtavat sotakorvaukset maksettavanaan, ja koska maan ainoa teknillis-tieteellinen kirjasto oli tuhoutunut täydellisesti pommituksissa, vain harvalla oli sotakorvausteollisuuden luomiseen tarvittavia tietoja. Kun Teknillisen korkeakoulun kirjaston uudelleenrakentaminen pääsi vauhtiin vuonna 1945, samalla kävi selväksi, että sen rinnalle kaivattiin myös uuden teknis-tieteellisen tiedon hankintatoimintaa, jolla teknillinen tutkimus ja sen opetus saataisiin vastaamaan muualla tapahtunutta kehitystä. Tämä tiedonhankinta muotoutui dokumentaatioksi, ja sille oli tarvetta erityisesti 1950-luvulla, kun sotakorvausteollisuutta alettiin muuttaa normaaliolojen teolliseksi tuotannoksi.

Dokumentaation käyttö nykyään

Dokumentaatio on terminä edelleen käytössä, mutta useissa tapauksissa "informaatio" on korvannut sen. Kuitenkin esimerkiksi Journal of Documentation -tiedejulkaisu käyttää sitä yhä nimessään. Toinen esimerkki termin säilyneestä käytöstä on Tromsøn yliopiston Institute of Documentation Science, jossa dokumentaatio on sisällytetty instituutin nimeen. American Documentation Institute muutti nimensä vuonna 1968, jolloin siitä tuli American Society for Information Science (ASIS). Tämä päätös oli yksi vahvimmista syistä siihen, että dokumentaation käsitteestä alettiin pikku hiljaa luopua ja se korvattiin informaatiotutkimuksella.