Työajanseuranta

Työajanseuranta on järjestelmä, jossa työntekijä leimaa itsensä työhön, tauoille ja vapaa-ajalle tai muuten kirjaa työaikansa.
Suomessa eräs vanhimpia työajanseurantajärjestelmiä oli päiväpulkka. Teollistumisen myötä keksittiin kellokortti. Käyttöön otettiin kellokorttikoneet, joissa työntekijä leimasi oman kellokorttiliuskansa. Kone leimasi aikaleiman liuskaan, mutta laskenta tehtiin silti käsin. Perinteisiä kellokorttilaitteita ei juurikaan enää käytetä. Niiden tilalle ovat tulleet digitaaliset leimauspäätteet ja työajanseurantajärjestelmät, joista saadaan työajat tietokoneelle valmiiksi laskettuina. Tietokoneohjelmiston avulla työaikaraportit pystytään tulostamaan suoraan tallennetuista työajoista.
Työajanseurannan ansiosta voidaan paitsi seurata työntekijän paikallaoloa myös käyttää työaikapankkia sekä laskea ja maksaa palkat sujuvasti. Se mahdollistaa myös erilaisten asiakas-, osasto-, prosessi- ja projektikohtaisten työvaiheiden kulujen ja keston seurannan. Yksinkertaisimmillaan työajanseuranta voidaan toteuttaa esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla. Reaaliaikaiset työajanseurantajärjestelmät, joilla työaikojen erittelyt ja laskennat hoituvat automaattisesti, ovat nykyään niin edullisia, että yhä useammin yrityksen tuntikirjanpito päätetään tehdä tietokonepohjaisesti. Nykyaikaiset internetpohjaiset ohjelmistot soveltuvat myös liikkuvan työvoiman seurantaan, jolloin työaikakirjaukset voidaan tehdä matkapuhelimella.

Työaikalain vaatimuksia

Reaaliaikainen tuntikirjanpito on Suomessa nykyään pakollista jopa kuukausipalkkaisille työntekijöille. Työaikalaki ei tässä suhteessa erottele kuukausipalkkaisia ja tuntipalkkaisia työntekijöitä, vaan sen mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. On kuitenkin työntekijäryhmiä, joihin ei sovelleta työaikalakia: poikkeuksia, jotka määrittelee 2 §, ovat esimerkiksi johtamassa asemassa olevat ja etätyötä tekevät.  
Työaikakirjanpitoa voidaan pitää palkkakirjanpidon yhteydessä. Työtunnit voidaan kirjata kahdella tavalla: Ensinnäkin voidaan merkitä säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset, mitä tapaa suositellaan käytettävän, kun työntekijät ovat kuukausipalkkaisia. Tuntipalkkaisilla työntekijöillä ja toimihenkilöillä suositeltavampi merkitsemistapa on kirjata kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat.  Työaikalain työaikakirjanpitoa koskevan pykälän 37 § mukaan työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään laissa säädetyn kanneajan päättymiseen asti.

Automaattinen TES-tulkinta

Työehtosopimusten tulkinta on vaativa ja monimutkainen prosessi joka vaatii huolellisuutta ja tarkkuutta sekä monien eri laskentasääntöjen huomioimista yhtäaikaisesti. Ennen automaattisen TES-tulkinnan yleistymistä työehtosopimusten erilaiset ylityö- ja muut säännökset oli tapana laskea käsin. Tämä oli palkanlaskijoiden eniten ammattitaitoa edellyttävä työvaihe. Nykyiset työajanseurantajärjestelmät sisältävät automaattisen TES-tulkinnan, joka tekee laskennan käyttäjän puolesta. Esimiehet huolehtivat vain palkanlaskennan ohjauksista kuten ylityömääräyksistä. Näin automaattinen TES-tulkinta ja palkanlaskennan automatisointi ylipäänsä säästävät aikaa ja vähentävät virheitä yrityksen tai yhteisön taloushallinnossa.