Kellokortti

Kellokortti on laite, jolla työnantaja valvoo työtunteja työntekijän tekemien leimausten perusteella. Tavallisesti työntekijä leimaa korttinsa työpaikalle tullessaan ja sieltä pois tullessaan sekä pitäessään taukoja. "Työ ja terveys" -tutkimuksessa (2006) hieman yli puolet (55 %) suomalaisista palkansaajista ilmoitti, että omalla työpaikalla seurataan työajan käyttöä. Kellokortilla tai kulunvalvonnalla valvotaan tutkimuksen mukaan joka kolmatta työntekijää. Aiemmin kellokortit olivat mekaanisia, ja työntekijä leimasi kellokorttinsa käsin. Tieto- ja viestintäteknologian kehitys 1900-luvun viimeisinä vuosikymmeninä on kuitenkin tuonut tullessaan elektroniset valvontajärjestelmät digitaalisine leimauspäätteineen. Monissa nykyisissä kellokorttilaitteissa hyödynnetään matkapuhelimista tuttua tekniikkaa: laitteen sisällä on SIM-kortti, jonka avulla se toimii langattomasti GPRS-verkossa yhteydessä internetiin.

Työajanseurantajärjestelmien historiaa

Kellokorttien ja muiden työajanseurantajärjestelmien historia juontaa juurensa Euroopassa 1700- ja 1800-luvun taitteessa tapahtuneesta teollisesta vallankumouksesta, jonka myötä työnteosta tuli aiempaa organisoidumpaa. Työn seuranta ja kontrolli vahvistuivat edelleen 1900-luvun alkupuolella. Tuolloin jalansijaa sai tieteellisen liikkeenjohdon oppi, joka perustui muun muassa Frederick Winslow Taylorin ajatuksiin tarkasta mittaamisesta ja seurannasta työn tehostamisen välineenä. Taylorismiksi kutsuttu oppi tähtäsi entistä tuottavampaan työhön keinoinaan työvaiheiden tarkka määritteleminen ja työajan valvominen.

Kellokortit osana työajanseurantaa

Nykyisten elektronisten työajanseurantajärjestelmien avulla työnantaja voi kerätä ja tallentaa monipuolista tietoa toiminnanohjauksensa tarpeisiin. Kun työntekijä leimaa kellokorttinsa, tiedot tallentuvat yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään, tietokoneohjelmistoon, johon syötettyä informaatiota organisaatio käyttää toimintansa suunnitteluun ja tehostamiseen. Esimerkiksi leimauksista kirjautuneet työtunnit ovat tulostettavissa järjestelmästä raporteiksi ilman tietojen erillistä käsittelyä, sillä ohjelmisto laskee työtunnit yhteen automaattisesti. Työajanseurantajärjestelmä pystyy kokoamaan tietoa paitsi työntekijän ajankäytöstä ja olinpaikasta myös esimerkiksi tämän työn tuloksista ja kontakteista.

Kellokortin hyödyt

Elektroninen kellokorttilaite on monitoiminen: erillistä kulunvalvontajärjestelmää ei tarvita, sillä työntekijöiden kellokortilla tekemät leimaukset näkyvät internet-selaimella käytettävässä järjestelmässä reaaliaikaisesti. Tietoa työntekijöiden liikkeistä tarvitsevat esimiesten lisäksi esimerkiksi aulapalvelussa ja puhelinvaihteessa työskentelevät. Kellokorttileimaukset myös antavat luotettavampaa tietoa toteutuneista työtunneista kuin työntekijöiden käsin tekemät kirjaukset, joiden oikeellisuuden valvonta on käytännössä lähes mahdotonta. Lisäksi ne voivat edistää työntekijöiden välistä tasa-arvoa ohjaamalla koko henkilöstöä noudattamaan työaikoja.
Kellokortit auttavat myös laskutuksen ja palkanlaskennan automatisoinnissa sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä: Kellokorttilaitteeseen tallentuvat tiedot varmistavat, että kaikki eri projekteihin käytetyt työtunnit tulevat laskutettua asiakkailta. Esimiehen ei tarvitse erikseen hyväksyä työtunteja palkanmaksun perusteeksi ja työaikakirjanpitoon löytyvät aina työaikalain edellyttämät tiedot. Tämä säästää aikaa erityisesti vuorotyötä tekevissä organisaatioissa. Leimauslaitteeseen tallentuneet tiedot saa myös siirrettyä suoraan palkanlaskentaan. Kehittyneimpiin ohjelmistoihin sisältyy automaattinen TES-tulkinta, joka laskee työtunnit suoraan työehtosopimusten mukaisiksi palkoiksi.

Työajan valvonnan kritiikkiä

Jos työntekijät pitävät kellokorttijärjestelmää osoituksena työnantajan joustamattomuudesta, se saattaa vähentää heidän yhteistyöhalukkuuttaan ja työmotivaatiotaan. On kuitenkin todettu, ettei valvonta sinänsä johda ristiriitoihin, vaan kyse on siitä, miten työaikaa seurataan, missä määrin henkilöstö pääsee osallistumaan valvontajärjestelmiä koskevaan päätöksentekoon ja kuinka avoimesti järjestelmän tarpeellisuus heille perustellaan. Lisäksi työajan valvonnan toteutuksessa tulisi kiinnittää huomiota organisaatiokulttuuriin: hyvin toimiva valvontajärjestelmä on räätälöity sitä käyttävän työpaikan tarpeisiin.