Korttiluettelo

Korttiluettelo on korteista koostuva luettelo. Sen perimmäinen tavoite on auttaa löytämään teos kirjaston tietokannasta mahdollisimman nopeasti. Korttiluettelo korvasi kirjamuotoisen luettelon 1800-luvulla ja oli yleisessä käytössä mm. kirjastoissa ja toimistoissa 1900-luvun jälkipuoliskolle asti, minkä jälkeen sen korvasi sähköinen luettelo. Korttiluettelo otti ison askeleen tulevaisuuteen tiedonhallinnassa, sillä sen myötä tiedon järjestäminen muuttui huomattavasti aiempaa joustavammaksi.

Euroopassa

1700-luvulla kirjojen luetteloinnissa suosittiin painettua kirjaa ja tiedon etsimisessä hyllyistä luotettiin kirjojen asetteluun sekä kirjastonhoitajan muistiin. Itse luetteloa käytettiin apuna lähinnä varastoinnissa. Kirjojen määrä alkoi lopulta käydä liian suureksi tällaiselle järjestelmälle ja jouduttiin keksimään uusia menetelmiä kirjojen järjestämiseksi. Jesuiitoilta ja luostareista takavarikoitujen kirjatulvien myötä, Wienin hovikirjastossa otettiin käyttöön ensimmäinen irtonaisille liuskoille tehty luettelo vuonna 1780. Vaikkei siinä vielä käytettykään kortteja, sitä voidaan pitää ensimmäisenä korttiluettelona. Tämä kirjastoluettelo sai myöhemmin nimen “Josephinian luettelo”, ja se on tallessa Itävallan kansalliskirjastossa. Liuskaluettelo otettiin käyttöön Suomessa jo 1700- ja 1800-lukujen taitteessa, kun Turun akatemian ja Helsingin yliopiston kirjaston hoitajana toiminut Fredrik Wilhelm Pipping omaksui menetelmän Göttingenin yliopiston kirjastosta. Kansalliskirjastosta löytyy 1820-luvulla aloitettu liuskaluettelo.
Ranskassa syntyi tarve luetteloida valtava määrä kirjoja, kun kansalliskokous julisti kaiken kirkollisen omaisuuden kansakunnan omaisuudeksi vallankumouksen seurauksena vuonna 1789. Päätettiin koota kansallinen bibliografia eli kirjaluettelo, joka sisältäisi tiedot kaikista kansakunnan kirjoista. Työn nopeuttamiseksi luotiin tarkat ohjeet, jotta luettelointia saatettiin tehdä samaan aikaan kaikissa 83:ssa vasta perustetussa läänissä. Nyt luetteloinnissa käytettiin ensimmäistä kertaa (peli)kortteja. Maan yli kymmenestä miljoonasta teoksesta noin neljä miljoonaa saatiin kirjattua korteille, mutta lopullisena tavoitteena ollutta luettelokirjaa ei lopulta painettu lainkaan ja työ valui hukkaan. Vaikka itse korttiluettelo ei vakiintunut Ranskassa hakukoneena ja käyttäjäluettelona ennen 1900-luvun puoliväliä, jätti projekti perintönä ajatuksen yhtenäisestä luettelointi-standardista.

Amerikassa

Korttiluettelon kehitys jatkui Yhdysvalloissa Harvardin kirjastonhoitajan William Croswellin toimesta. Hän sai vuonna 1812 tehtäväkseen koota luettelon Harvardin kirjaston laajasta kirjakokoelmasta. Työn edettyä liian hitaasti, Croswell alkoi leikellä käsikirjoitusta liuskoille, mikä nopeutti hänen urakkaansa. Croswell erotettiin lopulta Harvardista, vaikka onnistuikin pysymään liuska-järjestelmänsä ansiosta annetussa aikataulussa. Vaikka Croswell ei saanut aikanaan ansaitsemaansa tunnustusta, löysi hänen kehittämänsä korttiluettelon prototyyppi tiensä toimistoihin ja hallinnointijärjestelmiin 1900-lukuun mennessä. 1830-luvulla Thaddeus William Harris jatkoi Croswellin esimerkkiä seuraten liuskaluettelon käyttöä. Hän oli vakuuttunut järjestelmän hyödyistä ja suositteli 1840 Harvardissa, että kaikki tulevat luettelot tehtäisiin erillisille korteille. Kortit sijoitettiin puisiin vetolaatikoihin hakemisen helpottamiseksi. Kyseinen luettelo säilyi Harvardin yliopiston kirjastossa aina vuoteen 1912 asti. Moderni korttiluettelo otti viimeisen askeleen kehityksessään 1861, kun luettelon selaaminen avattiin yleiseen käyttöön. Aiemmin kortisto oli ollut vain kirjaston henkilökunnan käytössä. Idean takana oli Harvardin apulaiskirjastonhoitaja Ezra Abbot, joka uskoi uuden menetelmän nopeuttavan kirjaston käyttöä. Korttiluettelo levisi eräisiin amerikkalaisiin suurkirjastoihin ja vähitellen muualle maailmaan. Kirjastoja nopeammin kortisto levisi 1800-luvun jälkipuoliskolla mm. toimistoihin, joissa sitä käytettiin kirjanpitoon.

Luettelokortti

Luettelokorteilla oli monia etuja kirjaan tehtyihin merkintöihin nähden. Niitä oli helppo järjestää uudelleen, monistaa ja vaihtaa. Luetteloimiseen käytettiin ensimmäistä kertaa kortteja Ranskassa vallankumouksen jälkeen 1791. Luetteloimista varten laadituissa ohjeissa suositeltiin pelikorttien käyttämistä, joita lojui valtavasti käyttämättöminä kuningasvallan ajalta. Pelikorttien hyötyjä olivat mm. standardoitu koko ja muoto. Niiden takapuoli oli tyhjä, joten tiedot kirjattiin sinne. Lisäksi ne kestivät paperia paremmin käsittelyä. 1800-luvulla Ezra Abbot kehitti 5x2 tuuman luettelokortin. Siihen oli lisätty reikä, jotta kortit saatiin sidottua langalla yhteen ja näin ne pysyivät tallessa. Kortteja pidettiin vetolaatikoissa. Luettelokorttien yleistyttyä 1800-luvun lopussa, alkoi kilpailu kortin standardoidusta koosta. Kansainvälinen bibliografian instituutti hyväksyi 1908 luettelokortin maailmanlaajuisen formaatin: 7.5x12.5 cm, joka vastasi Yhdysvalloissa käytettyä postikorttia.

Luetteloinnin tavoite

Luetteloinnin perimmäisenä tavoitteena on vastata kirjaston asiakkaan esittämiin kyselyihin mahdollisimman helposti ja yksinkertaisesti. Sen tarkoituksena on auttaa löytämään teoksia kirjaston tietokannasta esimerkiksi teoksen nimikkeen, kirjoittajan, aiheen tai tyylin perusteella.
Korttiluettelo mahdollistaa teoksen löytymisen kirjaston kokoelmasta kirjailijan, teoksen nimen tai teoksen aiheen perusteella. Tämä vaatii, että jokin näistä kolmesta on hakijan tiedossa. Korttiluettelon avulla asiakas voi myös selailla kirjaston kokoelmaa kirjailijan, aiheen tai tyylin perusteella. Tätä kautta luettelo myös auttaa asiakasta löytämään sellaisia teoksia, jotka eivät ole aikaisemmin olleet asiakkaan tiedossa.

Korttiluettelon käyttökohteita

Korttiluettelo on alun perin kirjastojen käyttöön kehitetty järjestelmä. Melvil Deweyn vuonna 1881 perustaman yrityksen, Library Bureaun, ansiosta korttiluettelo löysi tiensä eri yritysten ja organisaatioiden suosioon.
Vuonna 1884 ensimmäinen Yhdysvaltalainen pankki (Williamsburg Savings Bank) osti Deweyltä käyttöönsä korttiluettelon saadakseen pankkitalletukset järjestykseen. Tämän jälkeen suuret vakuutusyhtiöt ottivat käyttöönsä luettelon asiakastietojen hallitsemiseen ja vielä myöhemmin sairaalat potilastietojen ylläpitämiseksi. Korttiluettelo nousi käytännöllisyytensä ja helppokäyttöisyytensä vuoksi suureen suosioon. Sitä käytettiin valtioiden virastoissa, kirjanpidossa, arkistolaitoksissa ja muissa paikoissa missä suuri määrä tietoa piti saada helposti saataville ja haettavaksi. Nykyisin korttiluettelot ovat saaneet väistyä uudempien teknologioiden tieltä. Kuten kirjastoissa, myös muissa laitoksissa käyttöön on otettu sähköisiä luetteloita, tietokantoja ja tiedonhallintajärjestelmiä.

Korteista sähköiseen luetteloon

Korttiluettelosta sähköiseen tietokantaan on vain lyhyt askel, sillä korttiluetteloissa tiedot on järjestetty samaan tapaan muokattaviksi tietueiksi kuin sähköisessä luettelossa. Ensimmäiset sähköisten luetteloiden kokeilut tehtiin jo 1960-luvulla, mutta vasta vuonna 1975 Yhdysvalloissa kehitettiin ensimmäinen suuren aineiston luettelo. Nykyisin sähköiset luettelot ovat syrjäyttäneet paperiset versiot ja ne voivat koostua yhden tai usean kirjaston bibliografisista tiedoista.

MARC (Machine-readable cataloging) –standardit

Marc-standardit on Yhdysvaltalaisen Henriette Avramin 1960-luvulla kehittämä standardi kirjastojen luettelotietojen tallennukseen ja vaihtamiseen. Niiden avulla kirjastot pystyivät luomaan yhtenäisiä luettelotyyppejä ja ne omalta osaltaan vauhdittivat sähköisen luettelon kehittymistä. MARCista tuli vuonna 1973 kansainvälinen standardi tallentaa bibliografisia tietoja. Tätä nykyä jokainen laajalti käytössä oleva kirjastojärjestelmä tukee MARC-formaattia. Nykyään käytössä on MARC21- formaatti, joka on käytössä kansainvälisesti monissa maissa.

Ensimmäisen sukupolven sähköiset luettelot

Ensimmäiset 1970-luvun lopulla kehitetyt luettelot olivat käytännössä sähköisiä kopioita korttiluetteloista. Ne sisälsivät samat tiedot kuin korttiluettelot eikä oikeaa teosta löytynyt kuin täydellisellä haulla. Esimerkiksi teosten hakeminen asiasanoilla ei vielä onnistunut näissä luetteloissa. Ensimmäiset sähköiset luettelot olivat lähinnä kirjojen etsimislistoja, jotka toimivat hyvin vain, jos käyttäjä tiesi mitä etsi.

Toisen sukupolven sähköiset luettelot

1980-luvun lopulla sähköisiin luetteloihin tuli suuria parannuksia. Niiden vuorovaikutus asiakkaan kanssa parani ja käyttöön otettiin muun muassa Boolen logiikkaan perustuva asiasanahaku. Näin luetteloihin pystyttiin tekemään myös epätäsmällisiä hakuja, esimerkiksi pelkän aiheen perusteella. MARC-standardeja käyttämällä teoksiin voitiin lisätä muun muassa kuvailutietoja, joiden perusteella niitä pystyttiin hakemaan sähköisestä luettelosta. MARC-standardien vuoksi samalla sähköisellä luettelolla pystyi hakemaan tietoja useasta tietokannasta.