Asiakirja

Asiakirja on todistusvoimainen, laillisesti pätevä dokumentti.

Asiakirjan määritelmiä

Asiakirjalla tarkoitetaan vuoden 1994 arkistolaissa ”kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein”.
ISO-standardin mukaan asiakirjat ovat: "organisaation tai henkilön tehtäviensä tai lakiperusteisten velvollisuuksiensa hoitamisen yhteydessä todisteeksi tai informaatioksi tuottamaa, vastaanottamaa ja ylläpitämää tietoa" [ISO RM 2001].

Asiakirjan ja dokumentin ero

Dokumentilla on sosiaalinen tarkoitus: se on tarkoitettu organisaatiossa monien henkilöiden luettavaksi ja myös aloittamaan vuorovaikutuksen näiden henkilöiden välillä. Asiakirja eroaa muista dokumenteista neljällä sektorilla. Muihin dokumentteihin verrattuna asiakirjalla on kontekstuaalinen, evidentaalinen (todistusvoimainen), kollektiivinen ja historiallinen osa. Kontekstuaalisuus kertoo missä ja milloin asiakirja on laadittu ja kuka sen on laatinut. Kontekstuaalisuudella tarkoitetaan siis asiakirjan tuontantoympäristöä. Se ohjaa asiakirjan elinkaarta luomisesta pysyväissäilytykseen, sillä kontekstitietojen perusteella asiakirja liitetään sen tuottaneeseen toimintaan sekä arkistokokonaisuuteen. Evidentaalisuus tarkoittaa todistusvoimaisuutta: asiakirja on lainvoimainen todiste toiminnasta. Asiakirjan evidentaalisuuden korostamisesta käydään keskustelua, sillä sen korostaminen aiheuttaa asiakirjan kulttuurillis-historiallisien ominaisuuksien vähempää painotusta. Laajemman käsityksen mukaan asiakirjat ovatkin sekä todistevoimaisia jälkiä toiminnasta, että säilyttämisenarvoisia muistielementtejä. Asiakirjan tulee linkittyä muihin toiminnan aikana syntyneisiin asiakirjoihin, sillä todistusvoimaisuus syntyy kollektiivisuudesta. Kollektiivisuus tarkoittaa sitä, että asiakirja saa todistusvoimansa ja arvonsa linkitettynä toimintaprosessin tuottamiin muihin asiakirjoihin. Irrallisena asiakirja on dokumentti vailla todistusvoimaa ja kontekstia. Historiallisuudella taas tarkoitetaan kyseisen asiakirjan muutosta sen elinkaaren aikana. Asiakirjan merkitys voi ajan kuluessa muuttua useaankin otteeseen, ja niin organisaation kuin yhteiskunnan muistin kannalta muutokset tulee kirjata ylös.
Jopa tyhjät paperit ja mainokset voivat olla dokumentteja, mutta ne eivät ole asiakirjoja, koska niillä ei ole asiakirjalle ominaisia arvoja. Joidenkin asiakirja-ammattilaisten näkökulmasta asiakirjoiksi pitäisi luokitella vain sellaiset dokumentit, jotka on suunniteltu säilytykseen tai formaaliksi kirjattu asiakirjahallinnan tietokantoihin. Ne voi kuitenkin nähdä myös laajemmassa merkityksessä informaation kategoriana Muista informaation kategorioista asiakirja eroaa olemalla tyypillisesti ainutkertainen.
Asiakirjan ja dokumentin erottamista vaikeuttaa vielä se, että dokumentin määritelmästä on eriäviä mielipiteitä. Jotkut oikeusistuimet eivät hyväksy videoita tai filmejä dokumenteiksi evidentiaalisessa merkityksessä. Jos dokumentin alkuperäinen määritys on hankalaa, niin vielä hankalampaa on erotella dokumentti ja asiakirja toisistaan.

Määritelmä 1930-luvulla

Asiakirja on kirjallinen todiste, jolla on oikeudellista merkitystä.
Varsinaiset asiakirjat ovat sellaisia, jotka jo niitä laadittaessa on tarkoitettu todisteiksi ja sen vuoksi tätä tarkoitusta varten laadittu kuten esimerkiksi kauppakirja, testamentti tai kuitti. Tilapäiset asiakirjat ovat sellaisia kirjallisia selityksiä, joilla niitä laadittaessa ei ole ajateltu todistaa mitään, mutta joita myöhemmin voidaan käyttää todisteina kuten esimerkiksi yksityinen kirje. Asiakirjan tarkoituksena on todistaa jostain tosiseikasta, jolla on oikeudellista merkitystä.

Määritelmä nykyään

Suomessa asiakirja on käsitetty olevan hallinnon väline ja tulos orgaanisaation toiminnasta ja erinäisistä tehtävistä. Sen tehtävä on tukea tulevaa päätöksen tekoa eli asiakirja toimii organisaation muistielementtinä. Käytännöllis-hallinnollisista syistä asiakirjoja laaditaan paljon, mutta suurin osa niistä kuitenkin hävitetään määräajan kuluttua. Vain juridista, kulttuurista tai tutkimuksellista merkitystä tai muuta todistusarvoa omaavia asiakirjoja säilytetään pitkään tai pysyvästi.
Toisin kun maailmalla, asiakirjoja ei erotella aktiivisiin ja pysyväissäilytyksessä oleviin. Kaikki merkittävät dokumentit käsitetään asiakirjoiksi ja ammattikuntakaan ei erottele termejä archives ja records.
Suomenkielen sana "asiakirja" on luultavammin ollut alun perin lakitermi, joka on kuvannut tuomioistuinten käsittelemistä asioista luotuja kirjoja.

Asiakirja maailmalla

Maailmalla, varsinkin Yhdysvalloissa, asiakirjat erotellaan toisistaan termeillä "records" ja "archives". Records tarkoittaa lyhyempään säilykseen tarkoitettuja asiakirjoja kun taas archives tarkoittaa pitkäaikaissäilytyksessä olevia asiakirjoja. "Archives" on myös käsitetty tarkoittavan joukkoa historiallisia asiakirjoja, jotka sisältävät informaatiota paikasta, instituutiosta tai ihmisryhmästä.

Digitaalinen asiakirja

Digitaalinen tai sähköinen asiakirja muutti asiakirjahallintoa ja rikkoi monta perinnettä. Vakiintuneet käytännöt muuttuvat, kun sähköinen asiakirja on niin erilainen fyysisestä asiakirjasta. Tämä muutos oli suuri, koska vuosituhansia asiakirjat olivat pysyneet pääasiassa samanlaisina "hallinnon työ-, tallennus- ja siirtovälineenä, huolimatta itse tietovälineen, kirjoituspohjan suuristakin ulkoisista muutoksista". Mikä tahansa tekniikkaan tai muotoon liittyvä muutos olisi ollut mullistava asiakirjahallinnalle, koska asiakirja on asiakirjahallinnan ydin tai "elämänneste" Digitaalinen asiakirja on ymmärrettävä vain kontekstissaan, sillä ne ovat hyvin käyttäjä- sekä järjestelmäsidonnaisia. Asiakirjojen sähköisyys luo arkistonhoitajille ja asiakirjahallinnan ammattilaisille ongelmia niiden säilytyksestä ja provenienssiperiaatteesta.