Urheilutapahtuman järjestäminen Suomessa

Urheilutapahtuma on yleisötilaisuus, jossa osallistujia ovat järjestäjät urheilijat ja katsojat. Suuri osa Suomen urheilutapahtumista järjestetään isoilta osin vapaaehtoisten talkootyönä.

Järjestävä toimitsijaorganisaatio

Urheilutapahtuman järjestäminen vaatii projektityyppisen johtamisorganisaation. Hallintoon valitaan yleensä projektin päävetäjä -, tarjouspyyntöjen käsittelijä -, laskutus -, kirjanpito -, turvallisuusvastaava - ja tiedottaja ( media- ja somevastaava ) rooleissa toimivat ihmiset. 
Suunnittelutiimissä tehdään yksityiskohtaisempi suunnitelma tapahtuman aikatauluteuista osista ja samalla varmistetaan yhteinen näkemys suunnitelman vaatimista resursseista.
Osallistujien yhteyshenkilö kerää osallistujatiedot järjestelmään (esim. Lyyti tai Excel).

Tapahtuman resurssointi

Tapahtuman turvallisuusvastaava muodostaa tarvittavat turvallisuustiimit. Tavanomaisia tiimejä ovat tapahtumapaikan - ja liikenteen turvaajat. Tapahtumapaikan turvaajat hoitavat järjestyksenvalvojan tehtäviä ja Liikenteen turvaajat liikenteen ohjaajan tehtäviä. Nämä tehtävät vaativat rekisteröinti-ilmoituksen poliisille. Liikenteen turvaajilla voi olla myös muita lisätehtäviä. Näitä ovat esimerkiksi reitin merkintä, veto- ja luuta-auto sekä huolto-auto ohjannassa toimiminen.
Tapahtumapaikalla työskentelevät yleensä juontaja, pääkassa, rekisteröintihenkilöt ja jonkinlainen buffet ruokapisteen hoitajat sekä sosiaalitilojen valvoja.
Pidenpään kestävissä tapahtumissa tapahtumapaikan ulkopuolisessa huollossa toimii ensiapu vastaavia, välinehuoltajia, ruoan- ja juoman jakelijoita.

Järjestyksenvalvoja

Järjestyksenvalvoja toimii itsenäisesti tapahtumakeskuksen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäjänä. Vaatii järjestyksenvalvojakortin.

Ensiapuvastaava

Ensiapuvastaava toimii tapahtuman ensiavusta vastuullisena. Liikkuu matkustajana huoltoautossa reitillä ja tarvittaessa avustaa urheilijoita vähäisten vammojen hoidossa. Antaa tarvittaessa puhelimitse neuvoja ensiapua vaativiin tilanteisiin. Vakavammissa vahingoissa aina 112 !

Sosiaalitilojen valvoja

Sosiaalitilojen valvoja vastaa tapahtuman suihku- ja pukuhuonetilojen valvonnasta yhdessä toisen valvojan kanssa. Merkitsee reitin sosiaalitiloihin sekä avaa ja sulkee sosiaalitilat.

Ruokapisteen hoitaja

Ruokapisteen hoitaja toimii tapahtuman taukoruokien hankkijana ja jakajana. Hän toimii yhteistyössä sidosryhmien (esim. Raision Rinkka) kanssa taukoruokailun suunnittelussa. Hän huolehtii mahdollisesti myös annoslämmityksestä ja tuotelisämyynnistä.

Ruokahuoltovastaava

Ruokahuoltovastaava osallistuu ruoan jakeluun. Hän saattaa osallistua ruoan valmistukseen ja kuljetukseen jakelukeskuksesta. Tehtävän hoito vaatii yleensä ajokortin.

Yövartija

Yövartija valvoo tapahtumakeskuksen rakenteita tapahtumapäivien välisenä yönä. Voidaan jakaa useampaan vuoroon muiden yövartijoiden kanssa. Pelkkä valvontatehtävä. Ei vaadi järjestyksenvalvojakorttia.

Liikenteenohjaaja

Liikenteenohjaaja toimii erikseen nimetyissä ja karttaan merkityissä risteyksissä ajoneuvoliikenteen pysäyttäjänä. Varmistaa urheilijoiden turvallisen ja esteettömän kulun. Liikenteenohjaajat hyväksyy poliisi. Varustus keltainen huomioliivi ja “tikkari”. Liikenteenohjaajat perehdytetään aina tehtävään ja ohjauspaikkaan. Liikenteenohjauspaikalle pääseminen vaatii usein ajokortin ja oman auton.

Huoltokuski

Huoltokuski ajaa ruokahuolto- tai varustehuoltoautoa. Auto voi olla seuran järjestämä. Huoltokuski auttaa tarvittaessa onnettomuus- ja ongelmatilanteissa. Varustuksena ensiapulaukku sekä perustyökaluja. Vaatimuksena B-luokan ajo-oikeus.

Toimipaikkojen pystytys- ja purkuryhmä(t)

Ryhmät toimivat tapahtumapaikan rakenteiden ja toimintojen pystyttäjänä, tapahtumapaikkavastaavan johdolla. Tapahtuman pääkeskukseen tarvitaan usein suurempi joukko henkilöitä tätä tehtävää varten.

Ajokapteeni

Ajokapteeni toimii nopeusryhmän vetäjänä yhdessä toisen ajokapteenin kanssa. Huolehtii turvallisuudesta, ajokurista, tuntee reitin pääpiirteissään ja vastaa vetovuorojen kierrätyksestä sekä ajonopeudesta. Saa käyttöönsä navigaattoriin ladattavan reittikartan.

Reitinmerkitsijä

Reitinmerkitsijä merkitsee reitit reittikartan tai -suunnitelman mukaisesti suuntanuolin ja nauhoin. Hän merkitsee taukopaikat huolellisesti taukopaikka -kyltein. Reitinmerkitsijä toimii yhdessä muiden reitinmerkitsijöiden kanssa. Tapahtuman jälkeen hän kerää reittimerkit pois. Tehtävän hoito vaatii yleensä ajokortin. Käytettävissä voi olla seuran auto.

Moottoripyöräkuski

Ryhmäajossa toimii nopeusryhmän etuajoneuvona ja liikenteenohjaajana. Vastaa reittinavigoinnista. Turvaa pyöräilijäryhmän etenemisen ja tarvittaessa itsenäisesti ohjaa liikennettä ryhmän saapuessa risteykseen. 
Yleisajoissa toimii pyöräilijöiden etuajoneuvona eri reiteillä tai ajaa reittejä edestakaisin. Tehtävänä turvata pyöräilijöiden esteetön eteneminen ja luoda turvallisuutta tapahtumaan.

Ympäristövaatimukset

Tapahtuman, johon tulee yli 1000 henkeä ja jossa tarjotaan elintarvikkeita on noudatettava yleisötapahtumien ympäristökriteereitä. Jäte- ja WC huolto on järjestettävä vähänkin suurempiin tapahtumiin. Palvelua tarjoavat yksityiset alan yritykset. Lisätietoa tarvittaessa Ympäristökeskuksen Siisti tapahtuma -opas.

Viranomaisluvat ja -ilmoitukset

Tapahtuman järjestämiseen tarvitaan joukko hakemuksia, lupia ja ilmoituksia. Lupia haetaan tapahtumasisällön mukaan eri viranomaisilta. Vastaavasti ilmoituksia tehdään eri tahoille. Osa näiden käsittelystä on maksullisia ja vie aikaa, joten toimet on hyvä aloittaa ajoissa. Kaikkeen toimintaan tarvitaan (maan)omistajan lupa. Liikenteen pidempiaikaiseen poikkeusjärjestelyyn tarvitaan lupa liikennealueen vastuutaholta.

Luvat, hakemukset ja ilmoitukset poliisille

Poliisin kanssa asioidaan yleisötapahtuman järjestämis- ja mahdollisissa arpajaislupa-asioissa, mikäli arpoja tuodaan myyntiin vähintään 100 kpl. Lisäksi poliisille tehdään Hyväksyntähakemukset Järjestyksenvalvojista ja Liikenteenohjaajista.
Yleisötilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta kirjallisesti poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusta ei tarvita, jos tilaisuus ei esim. osanottajien vähäisen määrän vuoksi edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja vapaiden tilaisuuksien välillä on joskus vaikeaa, joten on syytä hyvissä ajoin olla yhteydessä järjestämispaikan poliisipiiriin.
Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden sekä liikenneturvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojien täytyy olla poliisin hyväksymiä, jolloin heillä on voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti tai poliisi hyväksyy heidät erikseen yksittäiseen tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa.
Arpajaisista, peleistä ja kilpailuista tulee olla yhteydessä poliisin lupaneuvontaan.

Kunnalliset luvat ja ilmoitukset

Maankäyttöön ja mainontaan kaupungin alueella tarvitaan kaupungin/kunnan lupa. Tapahtumapaikan vuokraus voi olla edellytys tapahtuman järjestämiseen. Useimmat luvat kaupunkitilan tilapäiseen muutokseen haetaan rakennusvirastosta. 
Näitä ovat banderollipaikat, mainosluvat, isot tilapäisrakennelmat, poikkeavat liikennejärjestelyt, anniskelualueeksi käyttö. Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia itse alueen siistimisestä tilaisuuden aikana ja välittömästi sen päätyttyä tai tilata palvelu rakennusvirastolta. Rakennusvirasto laskuttaa tilaisuuden järjestäjää tehdyn työn mukaisesti.
Liikuntapaikkojen ja koulualueiden osalta ensisijaisesti liikunta- ja kouluvirastot. Kuvaamiseen saatetaan tarvita lupa.
Tapahtumajärjestäjä on velvollinen toimittamaan pelastuslaitokselle/pelastusviranomaisille pelastus- ja turvallisuussuunnitelman, joka myös tulee hyväksyttää poliisilla. Suunnitelma käsittää mm. tilojen paloturvallisuuden, poistumistiet, sammutuskaluston tarpeen, ensiapuvalmiuden ym. Pelastuslaitoksen sivuilla on opas pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan sekä mallipohja. Neuvoja pelastuslaitokselta
Mitä edellä on kirjoitettu virastoista ja yksiköistä pätee Helsingissä, sekä samansuuntaisesti suurimmissa kaupungeissa.

Aluehallinnon luvat ja ilmoitukset

Ympäristökeskuksesta haetaan luvat elintarvikkeiden myyntiin, tarjoamiseen ja valmistukseen sekä ympäristöluvan, jos osallistujia on yli 500. 
Tapahtumista, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkeä on tapahtuman järjestäjän ilmoitettava kirjallisesti ympäristökeskuksen hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkamista.  Ympäristönsuojelulain 118 § (527/2014) edellyttämä ilmoitus (meluilmoitus) tulee tehdä kaupungin kirjaamoon tai sähköiseen asiointijärjestelmään vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta. 
Ympäristökeskus on laatinut Eviran ohjeen pohjalta tiiviit ohjeet ruoan valmistukseen ja myyntiin teltoista, sekä marjojen ja vihannesten myyntiin. 
Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän ammattimaisen toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta ympäristökeskuksen elintarviketurvallisuusosastolle, puh. (09) 310 14000. Yksityishenkilöiden ja järjestöjen ei tarvitse tiedottaa vähäriskisestä tilapäisestä toiminnasta etukäteen. Tiedotteen voi tehdä Helsingin kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa tai toimittaa sähköisesti osoitteeseen ulkomyynti(at)hel.fi. Tiedottamiseen voi käyttää seuraavaa lomaketta: lomakkeet doc- ja pdf-muodossa. Lomakkeet saatavilla myös Suomi.fi-palvelusta.
Talousvesien, käymälöiden ja jätehuollon järjestäminen, ota yhteys etukäteen ympäristökeskuksen asiakaspalveluun, päivystävään terveystarkastajaan
Aluehallintovirastosta haetaan lupa anniskeluun. Huomaa, että anniskeluun tarvitaan myös maanomistajan lupa.

Ilmoitus Tietosuojavaluutetun toimistolle

Osallistujatiedot muodostavat yleensä asiakasrekisterin, josta on tehtävä rekisterin käyttötarkoitusilmoitus tietosuojavaltuutetulle.

Ilmoitukset joukkoliikenteen järjestäjille

Ilmoita suurtapahtumista (vähintään tuhat osallistujaa) joukkoliikennetoimistoon. Ilmoita suurtapahtumista (vähintään 8 000 osallistujaa) VR:lle ja matkahuoltoon sekä taksi organisaatioihin.

Teostomaksut

Teostomaksuista on huolehdittava jos tapahtumassa on muuta kuin paikalla tuotettua muusiikkia.

Tiedottaminen

Nykyaikainen tiedottaminen sisältää tiedottamisen luottoyhteisöille, mediataloille, sosiaaliseen mediaan ja vähemmän vaihtuviin medioihin. 
Mediataloille tiedottaminen tehdään sähköpostilla ja faksilla. Luottokumppaneille viestitään keskinäisesti sovituin keinoin. Luottokumppaneita voivat olla vaikkapa alan kaupat, lajiliitot ja muut yhteisöt.
Sosiaalisen mediaan tiedottaminen merkitsee sähköisesti aktiivisille yhteisöille tiedottamista mm. keskustelufoorumeilla, twitterissä ja facebookissa.
Luottoyhteisölle tiedottaminen tehdään harrastelijayhteisöille, joiden voidaan oletta olevan kiinnostuneita kertomaan asiasta eteenpäin. Tällaisia voivat olla urheiluseurat ja -liikkeet.
Vähemmän vaihtuvat medialähteetkin kannattaa päivittää. Yksi esimerkki voi olla säännöllisen urheilutapahtuman wiki sivun lisääminen / päivittäminen.
Wikipediasta haetaan tapahtuman oma nimikkosivu, mikä tarvittaessa luodaan useamman kerran järjestetylle tapahtumalle. Luodulle nimikkosivulle kannattaa lisätä luokka tiedot, kuten Luokka:Turun urheilutapahtumat), käytä myös luokkaa Suomen urheilutapahtumat. Vakiintuneen suurtapahtuman voi lisätä myös suoraan Suomen urheilutapahtumat sivulle
Tulospalvelulle valitaan verkkopalvelu. Sellainen voi yksinkertaisimmillaan toimia blogi alustalla. Tuloslista mallipohjia http://pyora68.net/aluekalenteri/Kalenteri2016.html

Vakuutusjärjestelyt

Tapahtumassa järjestäjä ottaa vastuuvakuutuksen joka kattaa tapahtumasta kolmannelle osapuolelle aiheutuvat kulut. Talkootyöntekijöille voidaan ottaa talkoovakuutus. Urheilijat urheilevat yleensä omien lajiliiton lisenssi-vakuutusten turvin.