Pöytäkirja

Pöytäkirja (lyhenne ptk.) on kokouksesta tai virallisesta toimituksesta laadittu määrämuotoinen selostus.

Laatiminen ja tarkastaminen

Pöytäkirja laaditaan yleensä, jos kokouksesta tai toimituksesta on etukäteen olemassa esityslista, muuten kyseessä on muistio. Pöytäkirjan laatii kokouksen sihteeri tai erikseen nimetty henkilö, joka tekee muistiinpanoja kokouksen aikana. Muistiinpanot ovat pöytäkirjassa samassa järjestyksessä kuin esityslistassa.
Pöytäkirja tarkastetaan tavallisesti siksi, että voidaan varmistaa kokouksessa tehdyt päätökset. Vaikka kokoukseen olisi valmisteltu etukäteen päätösehdotukset, puheenjohtaja ja sihteeri varmentavat useimmiten allekirjoituksillaan myös tällaisen päätöspöytäkirjan merkiksi sen hyväksymisestä. Samasta syystä allekirjoitetaan keskustelupöytäkirjat, joihin taltioidaan päätöksiin liittyvää keskustelua. Niissä myös eri mielipiteiden kirjaaminen tulee näin varmennettua.
Joissakin tapauksissa pöytäkirjan tarkastavat ja allekirjoittavat myös erilliset pöytäkirjan tarkastajat. Jos kokouksen valitsemat tarkastajat huomaavat pöytäkirjassa virheitä, he vaativat puheenjohtajan ja sihteerin korjaamaan ne ennen allekirjoitustaan. Pöytäkirja voidaan kuitenkin hyväksyä myös vasta seuraavassa kokouksessa, mahdollisten korjausten jälkeen. Samoin se voidaan kierrättää osanottajilla kokouksen jälkeen kommentteja varten.

Rakenne

Pöytäkirjan rakenne riippuu kokouksen tai toimituksen luonteesta, samoin kuin kokouksen järjestävän organisaation omista periaatteista. Monet viranomaisten toimitukset ja kokoukset sekä hallinnolliset palaverit dokumentoidaan tietyn kaavan mukaan, yrityksissä taas laatujärjestelmä voi edellyttää tiettyä käytäntöä. Myös yhdistyksissä voidaan käyttää hyvinkin määrämuotoisia pöytäkirjan laatimismalleja. Pöytäkirjan rakenne toteutuu käytännössä useimmiten tekstinkäsittelyohjelmalla tuotetun dokumenttipohjan avulla.
Pöytäkirjan alkuun kirjoitetaan yleensä kokouksen tai toimituksen nimi, aika, paikka ja osallistujat, puheenjohtaja, sihteeri ja mahdolliset ääntenlaskijat erikseen mainittuina. Jos jotkut ovat paikalla erikseen kutsuttuina tai vain osan aikaa, se voidaan myös merkitä, samoin kuin osallistumisesta estyneet tai saapumatta jääneet.
Varsinainen pöytäkirja dokumentoi kokouksen tai toimituksen kulun esityslistan mukaisesti, joka on tavallisesti pöytäkirjan liitteenä mahdollisten muiden etukäteen tai kokouksessa jaettujen dokumenttien kanssa. Pöytäkirjaan voidaan liittää erikseen sovittuna myös aineistoa, joka ei ole varsinaisessa kokouksessa saatavilla. Kokouksen laillisuus tai päätösvaltaisuus on useimmiten yksi esityslistan kohdista eikä sitä tarvitse muuten pöytäkirjaan merkitä. Sen sijaan erikseen voidaan todeta esimerkiksi pöytäkirjan jakelu ja merkintä luottamuksellisuudesta tai julkisuudesta, samoin kuin mahdollinen esillepano ja pöytäkirjan tarkastajien allekirjoitukset tai joskus parafointi. Jälkimmäisessä tarkastajat vahvistavat pöytäkirjan siten, että merkitsevät nimikirjaimensa jokaiselle sivulle.

Säilyttäminen

Laaditut pöytäkirjat säilytetään tavallisesti arkistossa joko virallisen tai muun sovitun arkistointikäytännön mukaisesti. Arkisto voi olla myös sähköinen tietovarasto. Ajatuksena on paitsi pitää dokumentoidut päätökset tallessa, myös voida jakaa pöytäkirja myöhemminkin tai ottaa siitä tarvittaessa kopioita. Esimerkiksi joihinkin yhdistyksiä koskeviin asiakirjoihin pitää liittää tiedoksi tehtyjä päätöksiä. Tällöin riittää yleensä pöytäkirjan ote, jonka kaksi henkilöä todistaa oikeaksi. Myös virallisten kokousten päätöksistä tiedotetaan asianosaisille usein pöytäkirjanotteella.