برنامه‌ریزی منابع سازمانی

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (به انگلیسی: Enterprise resource planning) (به اختصار ERP)، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.ERP به معنای مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمان یا 4M (Man, Machine, Material, Money) (مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی) می‌باشد و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. تعاریف دیگری نیز از ERP وجود دارد .ERP بر پایه سیستم هایبرنامه‌های کاربردی تهیه شده‌است که شامل چندین برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازهٔ وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است.

قبل

پیش از اینکه مفهوم سیستم هایERP و ادارات داخل یک مؤسسه (برای مثال، ادارهٔ مراجع بستری(HR)، شرکت حقوق بگیران(PR) و اداره‌های مالی) سامانه‌های کامپیوتری خاص خود را داشته باشند، سیستم کامپیوتری HR (که اغلب HRMS یا HRIS نامیده می‌شود) به‌طور معمول اطلاعات داخل یک سازمان، ساختار گزارشی و جزئیات شخصی کارمندان را دربرمی‌گرفت. شرکت PR نیز اطلاعات مربوط به صورت حساب‌ها را حساب و ذخیره می‌نمود و ادارات مالی نیز نقل و انتقالات مالی مؤسسات را ذخیره می‌نمودند. هر سامانه مجبور به اتکا به مجموعه‌ای از داده‌های مشترک جهت تماس با دیگر سامانه بود. فرستادن اطلاعات درآمدها برای HRIS به سامانه PR نیاز به اختصاص دادن یک شمارهٔ کارمندی و متوقف کردن پارازیت‌های میان دو سیستم جهت شناسایی دقیق یک کارمند دارد. سیستم مالی علاقه‌ای به سطح داده‌های کارمند نداشت، اما تنها هزینه‌های درست شده توسط سیستم‌های PR مانند: پرداخت‌های مالیاتی به مراجع و مقامات گوناگون، پرداخت‌ها جهت کارمندان و… به تأمین کنندگان منفعت می‌رساند. این مسئله عوارض و گرفتاری‌ها را تأمین می‌نمود. برای مثال، یک فرد بدون شمارهٔ کارمندی قادر به دریافت حقوق خود از سیستم لیست حقوقی نیست.

بعد

نرم‌افزار ERP در میان چیزهای دیگر، داده‌های سابق تقاضانامه‌های مجزا را ترکیب می‌کند. این مسئله باعث رفع نگرانی حاصل از نگهداری در زمان انطباق در برابر سامانه‌های چندگانه گردید. این تعداد کارهای تخصصی مورد نیاز، نرم‌افزار را در یک سازمان بزرگ‌تر استاندارد کرده و کاهش داد.

به‌روش‌ها

امکان استفاده از «به‌روش‌ها» (به انگلیسی: Best Practices) نیز مزیت دیگری برای تحقق بخشیدن یک سیستم ERP هستند. در هنگام اجرای یک سیستم ERP، سازمان‌ها الزاماً مجبور به انتخاب یکی از دو راه حل هستند: «سفارش دادن ساخت نرم‌افزار» یا «اصلاح فرایندهای شغلی خود مطابق به‌روش‌های شناخته شده در سایر کسب‌وکارهای همرده خود». راه حل دوم (یعنی استفاده از به‌روش‌ها) دو مزیت دارد: اول اینکه مخاطره (یا ریسک) پروژه را به دلیل استفاده از تجربیات موفق سایر کسب‌وکارهای همرده و مشابه کاهش می‌دهد. دوم اینکه استفاده‌کننده می‌تواند از نسخه معمولی نرم‌افزار ERP استفاده کند نه نسخه سفارشی‌شده آن؛ بنابراین برای ارتقاء به نگارش‌های جدید نرم‌افزار در آینده کمترین مشکل را خواهد داشت.
معمولاً، واگذاری شیوهٔ کار به‌طور مفیدتری در سازمان‌های بزرگ و خصوصاً در جایی که درخواست پذیرش وجود داشته باشد، به کار می‌رود. مانند IFRS، ساربنز- آکسلی یا بیسل II یا جایی که فرایند مورد نظر یک محصول است مانند نقل و انتقال الکتریکی وجوه نقد. این مسئله بخاطر شیوهٔ توقیف و گزارش قانونی دادن یا رضایت از محصول است که فوراً می‌توان آن را در نرم‌افزار ERP تدوین کرد و سپس آن را با اطمینان در برابر شغل‌های چند گانهٔ دیگر که نیازهای یکسانی دارند، منعکس کرد.
جایی که یک پذیرش یا درخواست کالا فرایند شغل را استحکام بخشد، می‌تواند مورد بحث قرار گیرد که تعیین و بکارگیری بهترین شیوهٔ کار در واقع مزیت رقابت طلبانه را به وسیلهٔ همگن کردن مشغلهٔ کاری در قیاس با هر کس دیگر در این بخش از صنعت آن‌ها از بین می‌برد.

تحقق

به دلیل حوزهٔ وسیع و گستردهٔ تقاضا در یک شغل، سیستم‌های نرم‌افزاری ERP معمولاً پیچیده بوده و عموماً تغییرات مهمی را بر تمرین‌های کاری کارکنان تحلیل می‌کند. تحقق بخشیدن به نرم‌افزارERP در واقع یک مهارت درون سازمانی نیست، بنابراین حتی پروژه‌های کوچک‌تر اگر مشاوران متخصص در تحقق به ERP استخدام شوند تأثیر بسیار بیشتری بر روند هزینه‌ها خواهند داشت. مدت زمان انجام یک سیستم ERP به بزرگی پروژهٔ کاری، حوزهٔ تغییرات و میزان رضایت مشتری از گرفتن پروژه بستگی دارد.
یک پروژهٔ کوچک (شرکتی با کمتر از ۱۰۰ کارمند) در حدود ۳ ماه برنامه‌ریزی و تحویل داده می‌شود، در حالی که انجام یک پروژهٔ چند کشوری و چند جایی سال‌ها وقت می‌برد. مهم‌ترین جنبهٔ هر اجرای ERP، گرفتن مالکیت پروژه توسط شرکتی است که محصول ERP را خریداری نموده‌است. برای اجرای سیستم‌های ERP، شرکت‌ها اغلب از شرکت‌های مشاور ثالث تقاضای کمک می‌کنند. این مؤسسه‌های بازرگانی در واقع ۳ محیط خدمات شغلی مهیا می‌کند: مشاوره، سفارش ساخت و حمایت خدمات پس از فروش (مشورتی، پشتیبانی و …).
تیم مشورتی در واقع مسئول نخستین اجرای ERP بوده و سپس با کارهای زیاد و آن سوی «go live» آن را با شرایط سازگاری می‌دهد. در واقع چنین سازگاری ای شامل: تعلیم اضافهٔ محصول، ایجاد آغازگران فرایند و جریان کار با نظر متخصص دربارهٔ چگونگی بهبود استفادهٔ ERP در مشاغل، بهینه‌سازی سیستم و همکاری در نوشتن گزارش‌ها، استخراج داده‌های پیچیده یا بکارگیری شعور کاری. تیم مشاوره همچنین مسئول برنامه‌ریزی و آزمایش مشترک طرح هستند. این یک بخش بحرانی پروژه بوده و قسمتی است که عموماً به آن بی‌توجهی می‌شود.
مشاوره برای یک پروژهٔ عظیم ERP مستلزم ۳ مرحله‌است: معماری سیستم، مشاورهٔ فرایند شغلی (در درجهٔ اول دوباره مهندسی کردن) و مشاورهٔ فنی (در درجهٔ اول برنامه‌ریزی و فعالیت پیکربندی ابزار). یک معمار سیستم، کل جریان داده‌ها را برای مؤسسه که شامل برنامهٔ جریان داده‌های آینده‌است را طراحی می‌کند. یک مشاور کاری، فرایندهای کاری اخیر یک سازمان را مطالعه کرده و آن‌ها را با فرایندهای همانند در سیستم ERP تطبیق می‌دهد. بدین ترتیب سیستم ERP با توجه به احتیاجات سازمان طراحی می‌شود. مشاورهٔ فنی اغلب مستلزم برنامه‌ریزی است. بیشتر فروشندگان ERP اجازهٔ اصلاح نرم‌افزارشان را برای مناسب بودن جهت نیازهای کاری مشتریانشان را می‌دهند.
برای بیشتر شرکت‌های نیمه بزرگ، هزینهٔ اجرا حدوداً از قیمت رسمی و اعلام شده از سوی مجوزهای کاربر ERP تا دو برابر این مقدار رتبه‌بندی می‌شود (بستگی به سطح سفارش‌ها ساخت مورد نیاز دارد).
شرکت‌های بزرگ و خصوصاً آن‌هایی که چند کشوری هستند، اغلب مقدار قابل ملاحظه‌ای بیشتر از مجوزهای کاربر در اجرای طرح خرج خواهند کرد. ۳ تا ۵ برابر بیشتر چیزی غیرعادی برای یک اجرای (طرح) چند کشوری نیست.

خدمات ساخت سفارشی

ساخت سفارشی فرایند توسعه یا تغییر دادن چگونگی کارکرد سیستم به وسیلهٔ نوشتن رابطهای کاربر جدید و کد واقعی درخواست نامه‌است. چنین سفارش ساخت‌هایی در واقع نشان دهندهٔ تمرین‌های کاری محلی است که در حال حاضر در بین روتین‌های اصلی نرم‌افزار سیستم ERP وجود ندارند. نمونه‌هایی از چنین کدی شامل صورت‌های تازه شکل گرفته (رابطهای تحرک تا چند سال پیش غیرعادی بودند و در واقع سفارش داده می‌شوند) یا روبرو شدن با تقاضاهای ثالث (این سفارش ساخت «نان و کره» بوده و برای اجراهای بزرگ‌تر همان‌طور که در واقع چندین و چند سیستم فرعی که نرم‌افزارهای اصلی ERP باید با آن‌ها ارتباط برقرار کند) تیم خدمات شغلی نیز باید در هنگام به روزرسانی ERP تضمین کند که سفارش‌های ساخت باانتشار جدید سازگارند. در بعضی موقعیت‌ها کارکرد رسیده از طریق یک سفارش ساخت قبلی متعاقباً به روتین‌های اصلی نرم‌افزار ERP ملحق شده و به مشتری اجازهٔ بازگشت به محصول استاندارد و سفارش ساخت را به‌طور کامل به عقب می‌راند را می‌دهد. سفارش دادن برای ساخت یک بستهٔ ERP می‌تواند بسیار گران و پیچیده‌است، زیرا بسیاری از بسته‌های ERP برای پشتیبانی از سفارش ساخت طراحی نشده‌اند؛ بنابراین بیشتر حرفه‌ها بهترین‌ها را در سیستم‌های ERP اکتسابی کار گذاشته شده‌اند. بعضی از بسته‌های ERP در گزارش‌ها و پرس و جوها بسیار معمولی هستند. چنین مشکلی سفارش‌های ساختی در همهٔ اجراها انتظار می‌رود. این مهم است که به یاد داشته باشیم که این بسته‌ها اغلب احساس خرید سومین «پلاگ اینز» که به خوبی با نرم‌افزار ERP شما رو به رو می‌شود را به جای احیای چرخ به شما می‌دهد.
کار ساخت سفارشی، معمولاً به عنوان توسعهٔ نرم‌افزار سفارشی وبر اساس یک زمان و یک سری مواد قبول می‌شود (به عهده گرفته می‌شود). بخاطر طبیعت کار سفارشی و جنبهٔ منحصربه‌فرد این کار، رایج است که به متخصص به ترتیب از $۲۰۰ به بالا برای هر ساعت از کارش پرداخت شود. همچنین در بسیاری از اوقات، کار ارائه شده به عنوان کار سفارشی تحت پوشش تفاهم نامهٔ حفاظت فروشندگان ERP (گارانتی) قرار ندارد؛ بنابراین هم‌زمان با این که معمولاً یک ضمانت نامهٔ ۹۰ روزه در برابر مشکلات نرم‌افزار در سفارشی وجود دارد. هیچ اجباری برای فروشندهٔ ERP جهت ضمانت کار کردن کد با به روزرسانی یا لحظهٔ انتشار بعدی محصول اصلی وجود ندارد. یک جنبهٔ اغلب فراموش شدهٔ ساخت سفارشی، مستندات وابسته‌است. هم‌زمان با این که مسئله می‌تواند مانند یک هزینهٔ قابل ملاحظه و گران برای پروژهٔ سفارشی باشد، این مهم است که شخصی مسئولیت ایجاد و استفادهٔ آزمایشی کاربر از مستندات را بر عهده گیرد. بدون شرح چگونگی استفادهٔ سفارش ساخت، زحمات به صورت گسترده‌ای هدر رفتند. همان‌طور که آموزش کارکنان جدید در تمرین‌های کاری که سفارش کار به آن‌ها محول می‌کند مشکل شده‌است.

خدمات حمایتی و حفاظتی

وقتی سیستم شما اجرا شده‌است، شرکت مشاور معمولاً وارد یک تفاهم نامهٔ حمایتی جهت همکاری با کارکنان شما برای ادامهٔ فعالیت نرم‌افزارERP دریک راه بهینه خواهد شد. برای به حداقل رساندن هزینه‌های اضافی و منظورکردن واقع گرایی بیشتر، به احتیاجات واحدها به منظور تأثیرگرفتن ازERP(همان‌طور که یک سرویس اضافه به مشتریان ارائه می‌شود)، اختیار ایجاد یک کمیته به سرپرستی مشاور با استفاده از مدیریت مشارکتی را به آن‌ها داده و درطی مرحلهٔ طراحی رؤسای شرکت‌های مشتریان جهت تأثیرگرفتن از تغییرات داخل ERPها برای تأمین دست‌ها در مدیریت وکنترل برنامه‌ریزی‌های درخواست‌ها، به یکدیگر نزدیک می‌شوند. این مسئله امکان طرح‌ریزی‌های بلند مدت مستقیم و در جهت نیازهای مشتری را فراهم می‌کند؛ بدین ترتیب، به حداقل رسانیدن قطعات تبدیلی آینده (حداقل برای ۵سال اول اجرا مگر اینکه یک تشکیلات سازمانی- ساختاری، وسیع و متحد برنامهٔ درگیری (دخالت) سیستم‌های مورد استفاده را تغییر دهد) در رویکردی اختصاصی تربه نخستین تبدیل می‌باشد.
یک تفاهم نامهٔ حفاظت، در واقع همهٔ نسخه‌های جاری را مستقیماً برای شما تهیه می‌کند و (هردو) انتشارهای کوچک و بزرگ و محتمل‌ترین به کارکنان شما اجازهٔ بالا بردن حمایت تماس‌ها را می‌دهد. از آنجا که هیچ قیمت استانداردی برای این نوع تفاهم نامه وجود ندارد، آن‌ها معمولاً بین ۱۵تا۲۰٪ لیست قیمت مجوزهای کاربرERPرا تشکیل می‌دهند.

مضرات

بسیاری از مشکلاتی که سازمان‌ها با سیستم‌های ERPدارند ناشی از کمبود سرمایه‌گذاری در کارآموزی خدمهٔ درگیر با مشکلات اما در حال پیشرفت است که شامل آن‌هایی می‌شود که تغییرات را اجرا و آزمایش می‌کنند و مانند یک کمبود سیاست واحد که از درستی داده‌ها در سیستم‌های ERPو چگونگی استفاده شدن آن حفاظت می‌کند.

محدودیت‌های ERP

شامل:
موفقیت به مهارت و تجربهٔ نیروی کار بستگی دارد که شامل آموزش اینکه چگونه موجب کارکرد درست سیستم شویم؟! بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌ها را به وسیلهٔ بریدن پرورش بودجه، بریده‌اند. تشکل‌های اقتصادی کوچک و خصوصی، اغلب فاقد سرمایهٔ کافی هستند، یعنی سیستمERP آن‌ها اغلب توسط خدمه‌ای با تحصیلات غیرکافی در کل ERPاجرا می‌شود. مانند مؤسسهٔ APICSکه دربسته‌های فروش ویژهٔ ERPاستفاده می‌شود. تغییر و تبدیل خدمه؛ شرکت‌ها می‌توانند مدیران جدید و بدون تحصیلات را در سیستم ERPشرکت استخدام نمایند
این مدیران باپیشنهاد تغییرات در آموزش‌های کاری که با بهترین استفاده از ERP انتخاب شدهٔ شرکت همخوانی و انطباق ندارند را می‌دهند. سفارش ساخت نرم‌افزارERPمحدود است. بعضی از سفارش‌های ساخت درگیر تعویض ساختار نرم‌افزار ERP هستند که معمولاً اجازهٔ این کار را ندارند!
مهندسی دوبارهٔ فرایندهای شغلی به منظورهم اندازه کردن است، ندارد. صنعت که به‌وسیله سیستم ERPتعیین می‌شود، منجر به فقدان مزیت رقابت طلبی می‌شود.
نصب سیستم‌های ERP می‌توانند بسیار گران باشد که اغلب برای شرکت‌های چند ملیتی از ۳۰۰۰۰تا۵۰۰۰۰۰۰۰۰ برآورد می‌شود.
فروشندگانERPمی‌توانند مبالغی پول برای تجدید سالانهٔ مجوزی که با اندازهٔ شرکت، استفادهٔ ERPیا سودبخشی آن بی ارتباط است.
خدمهٔ پشتیبانی فنی اغلب به متقاضیانی پاسخ می‌دهند که برای ساختار یکی شدهٔ متقاضی نامناسب است. نگرانی‌های امنیتی کامپیوتر پیش می‌آیند. برای مثال در زمان آموزش چگونگی تغییر پایگاه داده‌ها به یک غیر برنامه‌نویس در شرکتی که به یک رد ممیزی از تغییرات نیاز دارد و در زمان تحقق به بعضی از استانداردهای تنظیمیERPها اغلب به عنوان نرم‌افزاری بسیار سخت و بسیار سازگاری با جریان ویژه کار و فرایند بعضی از شرکت‌ها دیده می‌شوند – از آن‌ها به عنوان یکی ازعوامل اصلی شکست آن‌ها ذکر می‌شود.
سیستم هارا می‌توان به سختی استفاده کرد.
سیستم‌ها بسیار محدودند و اجازهٔ انعطاف زیاد دراجرا و کاربرد به آن‌ها داده نمی‌شود. سیستم می‌تواند از شکل «ضعیف‌ترین لینک» آزار ببیند.
عدم کاردانی دریک سازمان یا به عنوان یکی از شرکا به شرکای دیگر تأثیر خواهد داشت. بسیاری از لینک‌های کامل شده به دقت زیادی در دیگر درخواست‌ها برای کارکردی مؤثر احتیاج دارد. یک شرکت باید به کمترین استانداردها دست یابد، سپس به‌طور اضافه «داده‌های کثیف» اعتبار بعضی تقاضانامه‌ها را کاهش می‌دهد. زمانی که یک سیستم تشکیل می‌شود، تعویض قیمت‌ها برای هریک از شرکا بسیار سنگین است. (کاهش انعطاف وکنترل راهبردی در سطح مشترک).
محو کردن مرزهای شرکت می‌تواند باعث مشکلاتی در جوابگویی، خطوط مسئولیت و دلگرمی کارمند شود.
ایستادگی در تسهیم اطلاعات حساس درونی بین سازمان‌ها می‌تواند تأثیر نرم‌افزار را کاهش دهد.
مشکلات سازش‌پذیری مکرراً با سیستم‌های باز ماندهٔ گوناگون وجود دارد.
سیستم به نیازهای حقیقی مشتری از نظر مهندسی وابسته‌است.
APICSانجمنی برای مدیریت اجرایی، این مؤسسه سازمانی برای سود بردن تحصیلات بین‌الملل، ارائهٔ گواهی برنامه‌ها، ابزار آموزش و فرصت‌های شبکه‌ای برای افزایش اجرای پروژه‌های کاری نیست. این در سال ۱۹۵۷به عنوان تولید و فهرست کنترل اموال جامعهٔ آمریکا پایه‌گذاری شد و در حال حاضر حدود۷۷۰۰کارمند منحصربه‌فرد و واحد در بیش از ۲۵۰۰۰سازمان در سراسر جهان دارد.APICSمدیریت اجرا را با عنوان میدان مطالعه‌ای که روی طرح‌ریزی مؤثر، برنامه‌ریزی، استفاده وکنترل تولید یا سازمان خدمات متمرکز شده و در غالب مطالعهٔ عقاید از مهندسی طرح، مهندسی صنعتی، سیستم‌های مدیریت اطلاعات، مدیریت کیفیت، مدیریت تولید، مدیریت صورت کالا، حسابداری و کارکردهای دیگر همان‌طور که آن‌ها به سازمان تأثیر می‌گذارند.
فشار اصلی دانستن APICSچگونگی بهبود منفعت‌های مشترک به‌وسیلهٔ نابود کردن هزینه‌های پنهان است. برخلاف بسیاری از شرکت‌های مشاور، این علم نه نیازی به افزایش قیمت در فروش‌ها ونه نیازی به اخراج کارمندان برای بهبود منفعت دارد.
APICS به قدرت سیستم‌های مدیریت کاری رسیدگی می‌کند مانند MRP, ERP سروقت و بدون عیوب.
APICS برندهٔ ۳جایزهٔ طراحی حرفه‌ای شده‌است.
APICS CPIM (تصدیق شده در مدیریت تولید و صورت کالا)
APICS CIRM (تصدیق شده در مدیریت منابع تمام شده) و
APICS CSCP(تصدیق شدهٔ تأمین حرفه‌ای حلقه).
CFPIM(شخص تصدیق شده در مدیریت تولید و صورت کالا) تنها توسط ۱۲۰۰ استاد (APICS CPIM بدنهٔ علم) انجام گرفته‌است.