مدیریت کتابخانه

مدیریت راهبردی در کتابخانه استفاده از مدیریت راهبردی برای اداره کتابخانه است.
در دنیای امروز سازمان‌ها با رقابت جدید، تغییر فناوری، تلفیق و فراهم آوری مشترک مواد، تغییر انتظارات مشتری و ناپایداری اقتصادی مواجه‌اند. تغییرات فنی بر تمام جنبه‌های کار، از سیستم‌های مالی تا منابع انسانی و سیستم‌های دانش پایه تأثیرگذارند. امروزه با روش‌های مؤثر مدیریت، توانایی و گستره روش‌های مدیریتی، تجزیه و انحلال مشاغل، رویکرد عمل گرایی در سازمان، گرایش به ارتباطات شفاهی و غیررسمی در سازمان‌ها پیامدهای طبیعی آتی مشاغل، گرایش سازمان‌ها به کنترل غیرمحسوس و بسیاری عوامل دیگر باعث اجتناب ناپذیری استفاده از مدیریت راهبردی شده‌است در محیط خارج هم سازمان‌ها با چالش استفاده‌کنندگان مواجه‌اند که می‌خواهند هر چیزی را سفارشی کنند و همه چیز را درحداقل زمان می‌خواهند و همچنین برآورده کردن درخواست‌هایی که دائم در حال تغییر هستند هم موجب وخیم‌تر شدن چالش‌های برنامه‌ریزی و سازماندهی کار برای حداکثر کارایی و سودمندی شده‌است. کتابخانه‌ها هم از چنین فشارهایی درامان نیستند و لازم است مدیران کتابخانه چگونگی تأثیرگذاری این نیروها را بر سازمان‌های خویش دریابند.

لزوم داشتن برنامه‌ریزی راهبردی در کتابخانه‌ها

گذشته از منافعی که برنامه‌ریزی راهبردی برای کتابخانه به همراه خواهد داشت، شرایطی در محیط بیرونی و درونی کتابخانه‌ها در جریان است که لزوم داشتن چنین برنامه‌ای را تقویت می‌کند. برخی از مهم‌ترین دلایل داشتن برنامه راهبردی در ذیل آمده‌است:

رقابت

کتابخانه‌ها از منابع متعددی بامسئله رقابت مواجه هستند که آشکارترین آن اینترنت و شبکه جهانی وب است. امروز دانشجویان، استفاده‌کنندگان و کارکنان شرکت‌ها تمایل دارند که خود در اینترنت به جستجوی اطلاعات بپردازند تا از یک کتابدار بخواهند. رقابت، کتابداران را به سمت بازاریابی سوق می‌دهد، کسانی که می‌بایست بیاموزند که چگونه تبلیغ کنند و برای خدماتشان بازاریابی کنند. کتابخانه‌ها دیگر نمی‌توانند عقب بنشینند و به سادگی تصور کنند که همه می‌دانند چه کتابخانه‌ای می‌تواند به جامعه کمک کند. به جای آن، لازم است که کتابداران طرح‌هایی بریزند که بیان کنند چرا هنوز وجود کتابخانه‌ها لازم و ضروری است نقش حیاتی آن‌ها در دنیای مملو از اطلاعات امروز چیست.

تغییر فناوری

یکی از راه‌های حفظ حیات در کتابخانه‌های امروز تغییر فناوری است. تغییر مفهومی اساسی در سازمان‌ها است و حتی به صورت‌هایی غیرقابل پیش‌بینی هم در ستون فقرات سازمان تأثیرگذار است و حتی گاه طبیعتی مخرب و مخاطره‌آمیز هم دارد. با این حال کتابداران می‌بایست ریسک‌پذیری بالایی داشته و برای بالا بردن توان تقابل با تغییرات شگرف اجتماعی و فناورانه سعی کنند فناوری‌های جدید را بکار گیرند. اگر چنانچه کتابخانه‌ای بخواهد برای مراجعه‌کننده‌اش زنده باشد، می‌بایست در جستجوی راه‌هایی باشد که بتواند روز آمدسازی کند. تغییرات در فناوری نیز بر ساختارهای سازمانی داخلی اثرگذار است. تکنولوژی بر نحوه تصمیم‌گیری نیز مؤثر است.

ادغام

ممکن است برخی کتابخانه‌ها ادغام را به عنوان امری اساسی در محیط کتابخانه تلقی نکنند، اما در بسیاری از دانشگاه‌ها و سازمان‌های بزرگ کتابخانه‌های اقماری و دانشکده‌ای در حال ادغام شدن هستند. در برخی دانشگاه‌ها، کتابخانه‌های دانشگاهی شعبه‌های اقماری خود را تعطیل کرده و به عوض مجموعه‌های فیزیکی، در حال احداث کتابخانه‌های مجازی برای خدمت به جوامع پراکنده هستند. در شرایط اقتصادی کنونی ممکن است ادغام باعث صرفه جویی در منابع و همچنین تمرکز در مدیریت و افزایش راندمان و نظارت بر سازمان کتابخانه شود.

تغییرات مداوم در انتظارات مشتریان

کتابخانه‌ها خوب می‌دانند که انتظارات مشتریان آن‌ها تغییر کرده‌است. این مشتریان خواستار دسترسی به محیط گسترده‌ای از منابع اطلاعاتی و نیز خدماتی در زمان مناسب حالشان هستند. کتابخانه‌هایی که مشتری مدار نیستند مورد حمایت واقع نمی‌شوند و در آینده خواهند فهمید که در تأمین منابع مالی دچار مشکل می‌شوند

بی‌ثباتی اقتصادی

تمام کتابخانه‌ها با مشکلات بودجه و کاهش نیروی انسانی کاملاً آگاه هستند. در شرایط اقتصادی نامساعد، ممکن است کتابخانه‌ها دورتر از هسته مأموریتی سازمان به نظر آیند یا در فعالیت‌های یک دانشکده بیشتر در حاشیه قرار گیرند و برای یک شهر، کشور یا استاندار که می‌بایست برای تعیین اولویت‌ها و برنامه‌های اجتماعی هزینه کند، کم‌اهمیت‌تر شوند.

تغییر نسل در نیروی کار

شاید جالب توجه‌ترین رویه تغییرات دموگرافیک در محیط‌های سازمانی است که در آن جمعیت روز به روز متنوع‌تر می‌شود. لازم است کتابخانه‌ها بیاموزند که باید به تعامل با کارمندانی از گونه‌های مختلف قومی و نژادی بپردازند. معمولاً چهار نسل از کارمندان در بسیاری از مؤسسات مشغول کارند. مدیران کتابخانه‌ها دیگر نباید تصور کنند که تمام کارکنان در محیط کاری به شیوه‌ای همسان رفتار کرده و از خود عکس‌العمل نشان دهند.

اقتصاد جهانی

علیرغم اینکه نگرش بسیاری از کتابخانه‌ها از خود به منزله یک مؤسسة محلی می‌باشند، ولی با این وجود کتابخانه‌ها هم به اقتصاد جهانی متصل هستند و هم از آن تأثیر می‌پذیرند و در نتیجه زیر نظر داشتن تغییرات در اقتصاد جهانی و توجه به فاکتورهای تعیین‌کننده در آن بخصوص در ارتباط با خدمات و مواد کتابخانه‌ای بسیار مهم است. توجه به این امر به توسعة خدمات کتابخانه‌ها جهت پاسخ نیازهای کاربران در دنیای۷/۲۴ کمک می‌کند

انواع راهبردها در مدیریت راهبردی کتابخانه

سه نوع راهبرد اصلی عبارتند از:
برتری عملیاتی،
برتری عملیاتی بر فراهم کردن خدمات و محصولات کیفی برای مشتریان به گونه‌ای که ارائه آن‌ها با کمترین زحمت و حداقل مشکل همراه باشد تأکید دارد.
خدمات ابتکاری
خدمات ابتکاری بر اساس نوآوری در سازمان شکل می‌گیرد.
توجه به مشتریان
توجه به مشتری به منای هدف‌گیری بازار و ارائه خدمات همراستا با نیازهای جاری مشتریان است.