درگاه اطلاعاتی سازمان

تاریخچه

اواسط دهه ۱۹۹۰ پورتال‌های همگانی و عمومی همانند Excite, AOL, AltaVista و Yahoo ظهور پیدا کردند. این سایت‌ها یک مجموعه از سرویس‌های کلیدی (همانند اخبار، پست الکترونیکی، گزارش آب و هوا، قیمت‌های کالا و جستجو) که اغلب در جعبه‌های مستقل یا همان portletها نمایش داده می‌شدند را ارائه می‌دادند. طولی نینجامیدکه سازمان‌هایی از همه نوع به داشتن مکانی (وب‌گاهی) از این نوع برای معرفی کالاها و خدمات گوناگونشان احساس نیاز کردند و شروع به جمع‌آوری آن‌ها بر اساس تکنولوژی‌های مبتنی بر وب کردند.
در اواخر دهه ۱۹۹۰، کمپانی‌های نرم‌افزاری شروع به تولید بسته‌های آماده پورتال‌های سازمانی کردند. این بسته‌های نرم‌افزاری شامل ابزارهایی بودند برای سازمان‌ها به منظور تولید و توسعه سریع پورتال سازمانی که توسط خود سازمان‌ها قابل سفارشی (customize) شدن بود. بسیاری از این محصولات اولیه جدا از یک application server خاص ساخته شده بودند و کمپانی‌ها شاهد احتمال پس زدن محصولات از جنسیٰسازی کردن از تکنولوژی application server بودند. سازمان‌ها ممکن است بر اساس توجه استراتژیک و ساختار تجاری برای تولید چندین پورتال اقدام کنند در حالی که از چهارچوب‌های معماری، کتابخانه componentها یا متدلوژی‌های پروژه استانداردشده (نظیر B2E,B2C,B2B,B2G و غیره) استفاده مجدد می‌کنند.
در سال ۲۰۰۳، کمپانی‌های پورتال‌های سازمانی مبتنی بر جاوا استانداردی تولید کردند که JSR-168 شناخته شد. این استاندارد یک API برای ایجاد قابلیت همکاری مابین پورتال‌های سازمانی و پورتلت‌ها مشخص می‌کند. کمپانی‌های نرم‌افزاری شروع به تولید پورتلت‌های سازگار با استاندارد JSR-۱۶۸ کردند که می‌تواند روی هر پورتال سازمانی سازگار با JSR-168 پیاده شود. هم‌اکنون نسخه دوم این استاندارد یعنی JSR-286 در حال گذرران دوران آزمایشی خود در دسترس عموم می‌باشد.
پرتال در واقع چهارچوبی است که اطلاعات و سرویس‌های مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک درگاه جامع و سراسری ارائه می‌دهد. با استفاده از پرتال می‌توان به یکپارچه سازی سیستم‌های مجزا کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد. سیستم‌های مختلف اداری و سازمانی مانند سیستم‌های مالی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت ارتباط با شرکا، مدیریت اسناد، مدیریت زنجیرهٔ تأمین، حسابداری، انبارداری، برنامه‌ریزی تولید، اطلاع‌رسانی و … در کنار یکدیگر و بر روی یک پرتال قرار می‌گیرند. به این ترتیب تبادل اطلاعات در بین این سیستم‌ها بسیار آسان و به صورت خودکار انجام می‌شود. به عنوان مثال به هنگام خرید کالا این سیستم به صورت خودکار به سیستم انبارداری وصل شده و موجودی انبار را برای سفارش کالا مورد بررسی قرار می‌دهد.
به این ترتیب جریان اطلاعاتی درون سازمان به صورت کاملاً ساخت یافته و خودکار توسط پرتال مدیریت می‌شود. این امر عملیات نظارت بر جریان اطلاعات و عملکرد واحدهای مختلف را بهبود می‌بخشد. در واقع پرتال‌ها بر روی اینترانت داخلی شرکت‌ها بالا قرار می‌گیرند و سرویس‌های مختلف را در اختیار کارمندان، مشتریان و همکاران شرکت قرار می‌دهند. این ترتیب ویژگی‌های زیر از ویژگی‌های اصلی هر پرتال به شمار می‌رود.
۱. دریچهٔ ورود منحصربه‌فرد
۲. هدف دار بودن اطلاعات
۳. در دسترس بودن اطلاعات
۴. تجمیع اطلاعات
پرتال‌های سازمانی در راستای ایجاد دروازه ورود یکپارچه در سازمان‌ها پیاده‌سازی می‌شوند؛ لذا جهت انتخاب پرتال سازمانی مناسب برای شرکت خود می‌بایست موارد متعددی را مد نظر قرار دهید. از آنجا که پرتال‌ها دروازه ورود به سازمانی شما می‌باشند، باید موارد متعددی در زمینه مدیریت محتوا، امنیت، مدیریت کاربران، نقش‌ها و گروه‌های کاربری، یکپارچه سازی با سامانه‌های دیگر از جمله ایمیل، اتوماسیون و … اشاره کرد.