Juurdepääs

Ajalugu

Esimesed korralised arhiivid, mis eraldati raamatukogudest ja muuseumidest ning kus säilitati põhiliselt seaduste originaale asutati u 460. aastal eKr. Antiikmaailmas paigutati arhiivid peamiselt templitesse, sealt ka nimetus – templiarhiivid. Juurdepääs dokumentidele oli vaid pühitsetutel. Murrang toimus seoses ristiusu levikuga. Hakati tähtsustama ajalugu, uuriti religiooni. Tekkisid annaalid ehk kroonikad. Ristiusu kirik hoidis oma arhivaale kirikutes ja kloostrites. Üks tähtsamaid ja vanimaid arhiive – Vatikani arhiiv loodi 4. sajandil. Linnade tekkimisega tekkisid linnade ja maavalitsejate arhiivid. 11. sajandil moodustati ka notariamet – kodaniku omandit käsitsevaid dokumente oli vaja säilitada. 16. sajandil eraldus vaimulik elu ilmalikust, ajalooallikatena hakati väärtustama dokumente. Tolleaegne ajaloouurimine ei olnud seotud arhiividega, seetõttu ei omanud juurdepääs ega selle puudumine erilist tähtsust.
Seoses Prantsuse revolutsiooni ja 1794. aastal vastuvõetud arhiiviseadusega algas uus ajastu arhiivide ajaloos. Vaba juurdepääsu printsiip, juurdepääsupiirangute probleem ning privaatsuse mõiste tekkisid samuti sellel perioodil, kuni 18. sajandi lõpuni seda tänapäevasel kujul ei eksisteerinud. Riik pidi vastutama rahvuslike dokumentide säilimise ja juurdepääsu tagamise eest. Kodanikel oli õigus uurida valitsuse arhiive, tekkis arusaamine, et arhiivid on riigi kodanike omand. Alates 19. sajandi algusest kinnistus läänemaailmas pikkamööda vaba juurdepääs edumeelse põhimõttena, vähem praktikas. Nt avati Vatikani Salajane Arhiiv 1881. aastal.
20. sajandi alguses toimunud moderniseerumine ja individualiseerumine ning tähelepanu nihkumine üksikisikule tekitas vajaduse isikutesse puutuvate dokumentide järele. Aastaid 1945–1980 iseloomustab lääneriikide arhiividele juurdepääsu kiire liberaliseerimine. Hakati vahet tegema  dokumendil ja arhivaalil. Kui enne 1970ndaid oli piiranguid kehtestatud selleks, et salastada riigi olulisemaid dokumente, siis nüüd sai oluliseks eelkõige inimeste eraelu kaitse. Vastupidiselt varasemale arvamusele tekkis ka uus arusaam, et asutuses olevad dokumendid peaksid olema kättesaadavamad kui arhiividokumendid. 1990ndate aastate alguse arhiivide avanemine tõi kaasa juurdepääsu peaaegu kõikidele arhiividesse jõudnud dokumentidele. Ei tehtud aga vahet, kas dokumendid sisaldasid kellegi õigusi ja huve riivavaid andmeid või mitte. Seoses sellega tuli 1990ndate keskel hakata seadusi muutma.
Praegu tulebki arhiividel tegeleda suures osas isikuandmete kaitsega, sest mahuka osa moodustavad isikualase teabega dokumendid. Dokumendid võivad sisaldada riigi- ja ärisaladusi, delikaatseid isikuandmeid vms. Juurdepääs niisugustele dokumentidele on piiratud kas seaduse alusel või arhiivimoodustaja muudest vajadustest lähtuvalt. Juurdepääsupiirangud kehtivad kindlaksmääratud tähtaja jooksul. Lisaks õiguste ja piirangute kehtestamisele sisaldab juurdepääsu mõiste dokumentide avalikustamist. Kuna juurdepääsupiiranguid ja –õigusi hallatakse sageli sarjade kaupa, sobib selleks kõige paremini dokumentide loetelu.

Dokument

Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Arhivaal

Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.

Arhiivimoodustaja

Arhiivimoodustaja on riigi- ja kohaliku omavalitsuse organ ja asutus, avalik-õiguslik juriidiline isik, eraõiguslik juriidiline ja füüsiline isik.

Juurdepääs arhivaalile

Juurdepääs arhivaalile on õigus tutvuda arhivaali või selles sisalduva teabega. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja organid, avalik-õiguslikud asutused ning arhiivid on kohustatud tagama nende valduses olevatele arhivaalidele juurdepääsu kooskõlas arhiiviseaduse, avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse seaduse ja arhiivieeskirjaga. Juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates arhivaali tekkimisest, kui sellele ei laiene arhiiiviseaduse paragrahvis 42 kehtestatud piirangud. Igal isikul on õigus nõuda arhivaali valdajalt andmeid teda puudutava teabe olemasolu kohta ning sellega tutvuda. Kui juurdepääs arhivaalile on piiratud, võib isik tutvuda ainult tema kohta käivate andmetega, välja arvatud arhiiviseaduse § 42 lõigetes 1 ja 6 ettenähtud juhtudel.

Juurdepääsupiirangud

Riigisaladust või salastatud välisteavet sisaldavale arhivaalile juurdepääsu korra sätestab riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus ja selle alusel antud õigusaktid. Isikuandmeid sisaldavale arhivaalile on kolmandal isikul juurdepääs andmesubjekti kirjalikul nõusolekul. Juurdepääsu ei võimaldata nendele arhivaalis sisalduvatele isikuandmetele, millele juurdepääsuks isikul nõusolek puudub. Pärast andmesubjekti surma on tema isikuandmeid sisaldavale arhivaalile juurdepääs andmesubjekti pärijal, abikaasal, alanejal ja ülenejal sugulasel, õel ja vennal või nende nõusolekul kolmandal isikul. Mitme pärija või muu käesolevas lõikes nimetatud isiku olemasolul on andmesubjekti isikuandmeid sisaldavale arhivaalile juurdepääs lubatud neist ükskõik kelle nõusolekul, kuid igaühel neist on õigus nimetatud nõusolek tagasi võtta. Nõusolekut ei ole vaja juhul, kui andmesubjekti surmast on möödunud 30 aastat või arhivaalis sisalduvateks isikuandmeteks on üksnes andmesubjekti nimi, sugu, sünni- ja surmaaeg ning surma fakt.
Delikaatseid isikuandmeid, mis käsitlevad isiku tervislikku seisundit ja seksuaalelu, ja lapse põlvnemise saladust sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 30 aastat, alates isiku surmast, või 110 aastat, alates isiku sünnist, kui isiku surma pole võimalik tuvastada, või 75 aastat, alates dokumendi tekkimisest, kui isiku surma ega sündi pole võimalik tuvastada. Kuriteo tõkestamise, kurjategija tabamise või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamise huvides võib juurdlus- või eeluurimisorgan kehtestada asjassepuutuvate isikute isikuandmeid sisaldavale arhivaalile juurdepääsupiirangu, teatades sellest arhivaali valdajale.
Ärisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 20 aastat, alates teabe tunnistamisest ärisaladuseks. Ärisaladust sisaldava arhivaali kasutamine enne juurdepääsupiirangu lõppemist on võimalik omaniku loal või kohtu-, juurdlus- või eeluurimisorgani nõudel. Omanik võib eraarhivaali üleandmisel arhiivi kehtestada arhivaalile juurdepääsupiirangud. Arhivaalile juurdepääsu tingimused sätestatakse lepingus. Asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud arhivaalide kohta kehtestab juurdepääsupiirangud asutuse juht avaliku teabe seaduses sätestatud korras. Juurdepääs sellisele teabele võimaldatakse avaliku teabe seadusega ettenähtud korras. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide loetelud ja nimistud ning arhivaalidele juurdepääsu tingimused on avalikud.

Dokumentide loetelu

Arhiivimoodustaja kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu. Kui juriidilise isiku koosseisus on mitu arhiivimoodustajat, võib neile koostada ühise dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult arhiivimoodustaja ülesannete või struktuuri- või muude allüksuste kaupa. Dokumentide loetelus märgitakse dokumentide kohta vähemalt: 1) arhiivimoodustaja nimi; 2) osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus; 3) sarja tähis ja nimetus; 4) säilitustähtaeg või arhiiviväärtus.

Sari

Sari on arhivaalidest koosnev korrastusüksus arhiivi piires, mida ühendab üks või mitu järgmist tunnust: 1) arhivaalide liik; 2) arhivaalide sisu; 3) arhivaalide koht moodustaja asjaajamissüsteemis; 4) tegevus või ülesanne, mille täitmise käigus arhivaalid on tekkinud; 5) selgelt eristatav periood arhiivimoodustaja tegevuses, mille vältel arhivaalid on loodud või saadud; 6) arhivaalide säilitustähtaeg.

Delikaatsed isikuandmed

Delikaatsed isikuandmed on: 1) poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta; 2) etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed; 3) andmed terviseseisundi või puude kohta; 4) andmed pärilikkuse informatsiooni kohta; 5) biomeetrilised andmed (eelkõige sõrmejälje-, peopesajälje- ja silmaiirisekujutis ning geeniandmed); 6) andmed seksuaalelu kohta; 7) andmed ametiühingu liikmelisuse kohta; 8) andmed süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise kohta enne avalikku kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist või asja menetluse lõpetamist.