Eesti advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistus

Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistus on Eesti Advokatuuri poolt advokaadibüroodele omistatav tunnistus, mis näitab advokaadibüroo teeninduse ja juhtimisprotsesside vastavust Eesti Advokatuuri kehtestatud nõuetele. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse taotlemine on vabatahtlik.

Ajalugu ja eesmärk

Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse ideed tutvustati esimest korda 2015. aasta Eesti Advokatuuri üldkogul. Kvaliteedijuhtimise nõuete välja töötamisel saadi inspiratsiooni Inglismaal 1998. aastal loodud ja praeguseks rahvusvaheliselt kasutusel olevast Lexcel standardist. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistus ei ole seotud ega võrreldav ISO kvaliteedijuhtimissüsteemi ja selle nõuetega. Peamiseks erinevuseks on asjaolu, et Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistus on välja töötatud spetsiaalselt advokaadibüroode eripära arvestades ning advokaadibüroode vajadustest lähtuvalt.
Kvaliteedijuhtimise standardi välja töötamisel on arvestatud just Eestis tegutsevate advokaadibüroodega, sh nii väikeste, keskmise suurusega kui ka suuremate büroode eripäradega. Seetõttu, et tegemist on kohaliku tunnistusega, on selle taotlemine lihtsam ja vähem aeganõudev kui ISO sertifikaadi taotlemine. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse esmane eesmärk on täiustada ja tõsta advokaadibüroode teenindusstandardit. Lisaks on Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse eesmärgiks klienditeeninduse jätkusuutlik areng, kuivõrd kvaliteedijuhtimise tunnistus tõstab esile kolme võtmevaldkonda kliendiheaolu tagamisel. Vastavateks valdkondadeks on korrektne advokaadibüroo pidamine ja asjaajamine; kvaliteetse õigusteenuse osutamist soodustava töökeskkonna loomine ja teeninduslahenduste uuenduslikkus ning jätkusuutlik arendamine, kliendisuhete kohane loomine ja hoidmine.

Taotlemise kord

Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse taotlemine on vabatahtlik ja seda võivad taotleda kõik Eestis asuvad advokaadibürood olenemata advokaadibüroo suurusest ja asukohast. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse väljaandmise käigus hinnatakse advokaadibüroo teeninduskvaliteedi taset, eeskätt läbi advokatuuriseaduses, kodukorras, eetikakoodeksis ja advokatuuri juhendites–kordades kehtestatud nõuete. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse taotlemise ja väljaandmise käigus ei hinnata advokaatide poolt osutatava õigusabi sisu.
Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse taotlemiseks tuleb advokaadibürool esitada kirjalik taotlus Eesti Advokatuurile advokatuuri juhatuse kinnitatud vormil. Taotlusele tuleb märkida advokaadibüroo nimi, aadress, taotluse esitaja nimi, telefon, e-post, advokatuuri liikmete arv büroos ja taotluse täitmise kuupäev. Taotluse esitamise järgselt tuleb kvaliteedijuhtimise tunnistust taotleval advokaadibürool täita advokatuuri poolt saadetav kvaliteedijuhtimise küsimustik. Küsimustik tuleb täita kolmekümne päeva jooksul ja advokatuurile tagastada. Küsimustiku täitmisel peab advokaadibüroo vastama küsimustele jah-ei vastusevariante kasutades ja viitama, kuidas vastava nõude täitmine on reguleeritud. Küsimustik sisaldab küsimusi advokaadibüroo struktuuri, kliendisuhete ja -halduse, elektroonilise kommunikatsiooni, õigusteenuse osutamise, töökeskkonna ja asjaajamise ning kutsesaladuse hoidmise kohta. Juhul kui advokaadibüroo ei suuda vastata kõigile küsimustele positiivselt või advokatuuri vastutava töötaja hinnangul ei taga vastustes esitatud viited ja kirjeldused protseduuride või nõutava dokumentatsiooni kohta piisavalt meetmeid, toimub advokaadibüroo nõustamine täitmata jäänud nõuete osas. Nõustamise eesmärgiks on viia büroo tegevus küsimustikus kajastatud kvaliteedijuhtimise põhimõtete ja nõuetega vastavusse.
Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse taotlemise teiseks etapiks on audit. Auditi viib läbi advokatuuri vastutav töötaja ja auditi jooksul kontrollitakse täielikult või pisteliselt kvaliteedijuhtimise küsimustikule antud vastuste vastavust tegelikele tingimustele. Auditeerimine viiakse läbi hiljemalt kuuekümne päeva jooksul kvaliteedijuhtimise küsimustiku advokatuurile esitamisest. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse väljastamine on tasuline. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse väljastamise otsustab advokatuuri juhatus advokatuuri vastutava töötaja ettepanekul. Advokatuuri juhatusel on õigus kvaliteedijuhtimise tunnistuse väljastamise menetlust mitte algatada, menetlus lõpetada, tunnistust mitte väljastada või tunnistada väljastatud tunnistus kehtetuks juhul, kui advokaadibüroos tegutsevat advokaati on karistatud aukohtu distsiplinaarkaristusega. Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse kehtivusaeg on kolm aastat. Kehtivusaja lõppemisel on võimalik kvaliteedijuhtimise tunnistuse kehtivusaja pikendamine vastava taotluse esitamisega.

Vaheaudit

Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse kehtivuse ajal kontrollitakse advokaadibüroo vastavust Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse nõuetele iga 12 kuu järel. Kvaliteedijuhtimise nõuetele vastavuse kontrollimiseks edastab Eesti Advokatuur advokaadibüroole kontrollküsimused. Kontrollküsimused on samadest valdkondadest kui kvaliteedijuhtimise tunnistuse taotlemisel täidetavas küsimustikus, kuid küsimused on keskendunud protsessides toimunud muutustele ja vähem protsesside kirjeldustele. Samuti on küsimustik tunduvalt lühem. Kontrollküsimustiku täitmise järgselt üldiselt auditit läbi ei viida, kuid juhul, kui küsimustikust nähtuvalt on toimunud olulised muudatused, mis võivad mõjutada kvaliteedijuhtimist, viiakse läbi ka audit. Advokaadibürood, millele on väljastatud Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistus, ei kontrollita korralise järelevalve käigus, välja arvatud juhul, kui advokaadibüroo osas on esitatud kaebus. Iga-aastane auditeerimine on samuti tasuline.

Tunnistuse kehtivusaja pikendamine

Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse kehtivusaega on võimalik pikendada vastava taotluse esitamisega. Taotlus kehtivusaja pikendamiseks tuleb esitada 30 päeva enne tunnistuse kehtivusaja lõppu. Arvestades, et üldjuhul vaheauditite raames auditeerimist ei toimu, viiakse kehtivusaja pikendamisel läbi auditeerimine. Sõltuvalt advokatuuri vastutava töötaja otsusest võib auditeerimise läbi viia vähendatud mahus. Kehtivusaega pikendatakse kolmeks aastaks. Juhul kui kehtivusaega ei pikendata või seda ei taotleta, kaotab advokaadibüroo õiguse kasutada Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse logo kirjatarvetel ja turundusmaterjalidel.

Tunnistuse eelised

Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse saanud advokaadibüroode nimed avaldatakse Eesti Advokatuuri aastaraamatus ja veebilehel. Samuti võib Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse saanud advokaadibüroo kasutada Eesti Advokatuuri kvaliteedijuhtimise tunnistuse logo oma kodulehel ja blankettidel, infokandjatel ja muudes turunduslikes materjalides.