Digitaalne dokumendihaldus

Dokumendi elukäik

Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel. Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming). Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. Dokumendi elukäigu kui tervikliku ja järjepideva protsessi haldamist kontrollitakse reeglina vastavalt asutuse või ettevõtte asjaajamiskorraga seatud reeglitele ja selle teostamiseks rakendatakse dokumendisüsteemi.

Dokumentide loomine ja saamine

Kui asutuses jäädvustatakse informatsioon taasesitatavas vormis, on sellega loodud dokument ja seda tuleb hakata haldama ka dokumendi ülejäänud elukäigu etappidel. Paberasjaajamise puhul on teabe jäädvustamine alati kasutaja poolt algatatud ja läbi viidud toiming ning tulemuseks on selgepiiriline füüsiline objekt. Digitaaldokumentide loomiseks kasutatakse mitut tarkvararakendust ning mõnel juhul võib dokumendi loojaks olla arvutiprogramm, mis etteantud käskude alusel salvestab nt mingi informatsiooni infosüsteemist eraldi failina. Integreeritud infosüsteemides peab info jäädvustamine dokumendina ning dokumendi edasise haldamise kontroll olema fikseeritud funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus.
Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et süsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara, võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest. Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt: dokumentide vormi, dokumentide failivorminguid ja dokumentide metaandmeid.
Ka väljastpoolt asutusele saadetud dokumentide saamine on osa asutuse dokumendivoost ja allub samadele reeglitele, kui asutuses loodud dokumentide haldamine.

Liigitamine

Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad. Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline koostisosa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata – seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne "kaust", mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt asjaajamisaasta lõppedes.

Säilitustähtaja määramine

Dokumendi esialgsel seadistamisel tuleb liigitusskeemiga siduda sarjade säilitamise tähtajad ja säilitamise ajakavad. Sarja liigitamisel saab dokument seejärel sarjale omistatud säilitustähtaja, kuid võib ette tulla olukordi, kus dokumendil on selle toimikust või sarjast erinev säilitustähtaeg. Elektroonilises keskkonnas tuleb dokumendi väärtuse hindamine ja sellele säilitustähtaja määramine teostada võimalikult varases dokumendi elukäigu staadiumis (soovitavalt juba dokumendi kavandamise või loomise etapis), kuna dokumendi säilitamise vajadused on otseselt seotud digitaaldokumendi failivormingu ja muude tehniliste omadustega. Dokumendisüsteemi ülesandeks on abistada kasutajat dokumendi salvestamisel sobivasse failivormingusse, kui dokument kuulub sarja, millele on antud pikemaajaline säilitustähtaeg.

Asjaajamises kasutamine

Sarnaselt dokumendi loomisele on ka dokumendi kasutamine asutuses dokumendi elukäigu etapp, mis võib tähendada erineva rakendustarkvara kasutamist. Seejuures on dokumendisüsteemi roll hõlbustada dokumentide leidmist ja kontrollida neile juurdepääsu, kaitsta neid volitamata muutmise ja kustutamise eest ning jälgida dokumentide liikumist ühelt kasutajalt teisele dokumendi kasutamise (nt. lahendamise) käigus. Asutuse asjaajamises olevate küsimuste lahendamise (nn. menetlemise) käigu registreerimine ei kuulu dokumendisüsteemi otseste ülesannete hulka, vaid selleks rakendatakse spetsialiseeritud infosüsteeme. Asjaajamistoimingute jälgimine on dokumendisüsteemis võimalik dokumendis sisalduvate otsuste täitmise (nt. meetmete, isikute, tähtaegade jne.) kajastamise kaudu dokumendi metaandmetes. Dokument peab ka kasutamise käigus säilitama oma autentsuse ja usaldusväärsuse, mistõttu tuleb dokumendisüsteemis reguleerida dokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamist turvaklasside süsteemiga. Dokumendisüsteem peab toetama paindlikku turvaklasside hierarhiat, mis seostatakse süsteemi kasutajate kasutusõigustega.

Dokumentide hävitamine

Dokumentide hävitamine on kriitiline toiming, sest see on pöördumatu. Seetõttu saavad avalikud asutused dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või andmekandjate purustamise teel, kuid protseduurireeglid, kontrollimehhanismid ja dokumenteerimise vajadus kehtivad samaväärselt paberdokumentide hävitamisega. Dokumendisüsteemi ülesanne on tagada dokumentide täielik ja pöördumatu kustutamine ning piisava dokumentatsiooni loomine ja säilitamine.

Dokumendisüsteemi administreerimine ja turvalisuse tagamine

Asutus peab suutma üheaegselt tagada nii dokumendisüsteemi võimaluste mugava kasutamise kui süsteemi hõlmatud dokumentide turvalise halduse. Nende eesmärkide saavutamiseks on dokumendisüsteemil:
-süsteemi haldamist ja dokumentidele juurdepääsu reguleeriv kasutajaõiguste hierarhia;
-süsteemi määrangute, põhiandmete ja teostatud toimingute turvaline logi (kontrolljälg);
-süsteemis sisalduvate dokumentide ja andmete varundamise süsteem.
Asutus peab suutma kontrollida, kellele anda õigused oma dokumentidele juurdepääsuks ja nende kasutamiseks. Dokumendisüsteemis tähendab see kasutajagruppide või -tüüpide kaupa kasutusõiguste omistamist (nt. kasutajarollina) ning nende sidumist turvaklasside hierarhiaga. Samuti on asutuse huvides jälgida kasutajate tegevust dokumendisüsteemis ning jäädvustada kõik lubatud piiridest (kasutajaõigustest) üleastumise katsed. Kontrolljälg, milles dokumendi-süsteemis kõik sellised andmed salvestada tuleb, tagab ühtlasi dokumentide autentsuse ja usaldusväärsuse tõestamise funktsiooni. Dokumendisüsteemi peab olema mugav hallata ja ümber seadistada ning süsteem peab võimaldama erinevate funktsioonidega haldurite kasutajarolle. Dokumendisüsteemi administreerimise juurde kuulub süsteemist ja selles olevatest dokumentidest varukoopiate tegemine ning vajadusel süsteemi taastamine.