Projekti lõpetamine

Lõpetamine (Projekti)

Erinevalt projekti algusest, ei ole projekti lõpp tihtipeale selgelt määratletud ja on kokkuleppe küsimus. Lõpetamine annab ülevaate tehtud projektist ning näitab nõrkusi ja tugevusi. Lõpetamise tingimused lepitakse tavaliselt kokku projekti alguses. Projekti lõpetamine on vajalik, kuna aitab projekti kokku võtta ja edasi liikuda. Lisaks makstakse tihtipeale tasu alles projekti lõppedes, seega aitab lõpetamine ka töötasu kätte saada. Lõpetamine on vajalik isegi väikeste projektide puhul, seega ei sõltu lõpetamise tähtsus projekti suurusest.
Lõpetamine võib aset leida igas projekti etapis ja iga projekt saab mingil hetkel lõpu. Projekti võib näiteks lõppenuks lugeda kui projekti eesmärgid on täidetud, projektiga seotud inimesed on tulemustega rahul, arved on esitatud ja makstud, töötajad on palka saanud, eelarve on ära kulutatud või kui tulemustel ei ole enam tähtsust. Samuti võib projekti lõppenuks lugeda kui projekti tellija või täitja projektist taganeb. Kuigi projekti lõpp võib olla raskesti määratletav, on siiski projekti lõpetamisel võtmetegevused, mis on vajalikud projekti korrektseks lõpetamiseks. Kombeks on teha ka üleandmis- ja vastuvõtuakt või allakirjutus, mis fikseerib projekti lõppu.
Juhul kui projekt osutub edukaks ja eesmärgid saavad täidetud, on soovitatav projekti lõppu ka tähistada. See annab võimaluse presenteerida projekti tulemusi nii projektis osalenutele kui ka laiemale avalikkusele. Ühtlasi on eduka projekti tähistamine oluline, kuna annab inimestele selgelt teada, et projekt õnnestus ja on nüüd lõppenud, ning projektijuht saab tänada kõiki projektis osalejaid. Kuna avalik tunnustus on meeskonnaliikmetele väga motiveeriv, siis on selle tegemine tähtis ka projektijuhile, kuna aitab järgmise projekti puhul meeskonnaliikmeid kergemini enda poolele saada. Lisaks võib projektijuht saata individuaalseid tänukirju meeskonnaliikmetele ja teistele juhtidele.

Vead ja probleemid

Uute projektide puhul on vajalik olla kursis ka üldlevinud sagedaste vigadega, mida tehakse, nagu näiteks ajaplaneerimine või enne ühe projekti lõpetamist teise aeganõudva projekti käsile võtmist, mistõttu esimene projekt kannatab või jääb nii-öelda „poolikuks“. Projekti lõpetamine ei tohiks olla viimase hetke tegevus, vaid kogu protsessi dokumenteerimine peaks käima jooksvalt projektiga. Ainus, mida jooksvalt teha ei ole võimalik on lõpuaruanded. Vahearuannete tegemine aitab aru saada, kuidas projekt kulgenud on ja mis vahendid edasi tegutsemiseks on. Teisisõnu aitab vahearuannete koostamine ja nende analüüs planeerida edasist projektiga seotud tegevust ja ressursside jaotust. Aitab and hinnangut projektile projekti käimasolevas faasis. 
Lõpetamine on problemaatiline ka juhul kui projekti tellija ei ole määratlenud projekti lõpptulemust, ehk ei ole teada mis lõpptulemus olema peaks. Seetõttu on ka raske öelda, kas projekt õnnestus või ebaõnnestus. Levinud probleemideks on ajapuudus, mille puhul eesmärkide saavutamiseks on ressursse piisavalt, aga etteantud ajaga ei jõua valmis, ning vahendite puudus, kus aega on piisavalt, kuid vahendeid projekti teostamiseks mitte. 
Lõpetamine peaks olema alguses paika pandud, planeeritud tegevus, kus on täpselt kirjas, mis on lõpetamiseks vajalik, kuna samaaegselt planeerida ja teostada projekti lõppu on üsna raske. Põhjuseks on segadus lõpetamisega seotud inimestega seoses. Juhul kui algselt on plaan paigas, siis teab iga inimene oma kohustusi ja lõpetamine kulgeb sujuvalt. Teadmatus võib põhjustada ka olukorra, kus meeskonnaliikmed hakkavad lahkuma enne projekti lõpetamist, kuna nad ei tea, mis on projekti lõpetamiseks vajalik. Siinkohal on abiks projektijuhi enda suhtumine, ning kui hästi suudab projektijuht meeskonnavaimu hoida ja teadvustada projektiga seotud isikutele nende vajalikkusest projekti lõpuni olemas olla. Ohuks on ka see, et projektijuhi enda alluvuses olevad juhid hakkavad enda alluvaid projektist enne projekti lõpetamist eemaldama.
Projekti sujuvusele aitab kaasa hästi kirjutatud skoop, mida teeb projektijuht, ning mis on üks raskemaid, aga ka tähtsamaid osasid projektijuhi töös. Kvaliteedi planeerimine on täpselt samuti suureks abiks projekti sujuvusel. Kvaliteedi planeerimine on määratlemine, milliste standarditega projekti juhtima ja tulemusi hindama hakatakse, ning kuidas neid nõudmisi täita. Teostatakse teiste protsessidega paralleelselt.