Teadmusjuhtimine

Teadmusjuhtimise käsitlused

Teadmusjuhtimise käsitlusi on palju ja ühtne määratlus puudub. Käsitlused varieeruvad autoriti ja koolkonniti. Näiteks võib teadmusjuhtimist vaadelda järgmistest seisukohtadest:
tehnotsentristlik – keskendub tehnoloogiatele, üldjuhul neile, mis hõlbustavad teadmiste jagamist või suurendamist, sageli tehnoloogiatele, mis töötlevad keerulist informatsiooni;
organisatsiooniline – kuidas peab organisatsioon olema üles ehitatud, et toetada teadmistega seotud protsesse, millised organisatsioonid toimivad kõige paremini ja milliste protsessidega;
ökoloogiline – inimeste, identiteedi, teadmiste ja keskkonnaga seotud tegurite tunnetamine keeruka kohanemissüsteemine.

Teadmuse omandamise etapid

Teadmisi on võimalik omandada kolmes etapis: enne ja pärast teadmistega seotud tegevusi ja nende ajal.
Näiteks võivad organisatsioonis uue projektiga alustavad isikud pöörduda teabeallikate poole, et tutvuda parimate kogemustega, mis on seotud varasemate sarnaste projektidega; et uurida, kuidas lahendada kerkinud probleeme ja millised oleksid projektijärgsed tegevused ja kontroll. Teadmusjuhtimisega tegelevad praktikud pakuvad süsteeme, andmebaase ja kogemusi, et hõlbustada ja formaliseerida neid tegevusi. 
Teadmisi võib ka omandada ja kirja panna enne projekti rakendamist, näiteks siis, kui projekti meeskond tegeleb projekti esialgse analüüsiga. Samuti võib protokollida projekti käigus omandatud kogemusi ning ka projekti tulemuste läbivaatamisel võidakse saada uusi teadmisi ning kogemusi, mis jäädvustatakse tuleviku tarvis (knowledge retention). 
Erinevad organisatsioonid on rakendanud erinevaid teadmiste omandamise motivatsioone, sh kohustuslikku aruandlust ja tulemuslikkuse mõõtmise plaanides kavandatud preemiaid. Arvamused selle kohta, kas need ergutused toimivad või mitte, on vastuolulised ja kindlale ühisele seisukohale ei ole jõutud.

Teadmusjuhtimise vahendid

Ajalooliselt on teadmusjuhtimisel organisatsioonis kasutatud erinevaid vahendeid, sh ekspertsüsteeme, teadmiste andmebaase, infojuhtimise erinevaid liike, tarkvaraalast nõustamist, dokumendihaldussüsteeme ja muid infotehnoloogilisi vahendeid, mis hõlbustavad teadmisvoogude liikumist organisatsioonis. 
Interneti arenguga lisandus uusi abivahendeid, sh e-õpe, veebikonverentsid, koostöötarkvara, sisuhaldussüsteemid, firmade kataloogid, meililistid, viki-veebilehed, blogid ja muud tehnoloogiad. 
Kõik abistavad tehnoloogiad avardavad töötajate päringuvõimalusi, andes samas suuniseid konkreetsete eesmärkide saavutamiseks või meetmete rakendamiseks. 
Teadmusjuhtimine areneb koos koostöörakenduste, visuaalsete abivahendite ja muude tehnoloogiate arenguga. Alates ajast, mil elanikkond ja äriringkonnad võtsid omaks interneti, on intensiivistunud loominguline koostöö, õppe- ja teadustegevus, e-kaubandus ning kiirteavitamine. 
On olemas ka mitmeid teadmusjuhtimise organisatsioonilisi vahendeid, sh praktikarühmad, arutelud enne ja pärast tegevust ning selle ajal, kolleegide abistamine, teabesüsteemid, koolitus, juhendamine jne.

Avaliku sektori teadmusjuhtimise erinevused ja väljakutsed võrreldes erasektoriga

Avaliku sektori organisatsioonides hõlmab teadmusjuhtimine samu tegevusi samas tuuakse välja ka nende organisatsioonide olulised erinevused ja selles tulenevalt ka teadmuse juhtimise jaoks täiendavad või erinevad väljakutsed. Kui erasektori eesmärgiks on peamiselt teenida ettevõtetele kasumit, siis avaliku sektoris on väljakutseteks ja muredeks: pidev surve efektiivsuse tõstmisele kõigis avalikes teenustes, vastutuse parandamine, informeeritud alustel otsuste tegemine, partnerlussuhete tihendamine huvirühmadega, vananeva töötajaskonna teadmuse salvestamine ja üldine tulemuslikkuse parandamine; erinevusteks tuuakse ka personalijuhtimise poliitikad ja praktikad, eetikat puudutavad küsimused ja teistsugused otsustusprotsessid. Probleemideks on ka lühiajaliste eelarvete ja planeerimisprobleemid, innovatsiooni mitte toetavad tasustamissüsteemid, riski vältiv kultuur, raskused ebaõnnestunud programme lõpetada, igapäevase töökorralduse ja innovatsiooni vaheline pinge, analüüside puudumine, puudulikud andmete säilitamise meetodid . Lisaks tuleb arvestada seda, et digitaalsete teenuste kasvuga, e-valitsuse edendamise ning üldisele ootusele vastutuse ja läbipaistvuse kasvule avalikus sektoris. Teadmusjuhtimisele nagu ka organisatsioonidele endile esitavad väljakutsed ka globaalsed megatrendid nagu terrorismivastane võitlus, globaliseerumine ja vastastikuse sõltuvuse kasv, turumajandusele orienteerituse kasv, demograafilised trendid, teaduse ja tehnoloogia areng, sotsiaalvaldkonna väljakutsed nagu tervishoiukulude kasv ning pidev surve teha rohkem vähemate vahenditega jt.
Avalikus sektoris on oluline teadvustada, kui oluline on teadmusjuhtimine nende jaoks arvestades, et siin on olulisi ajaloolisi takistusi. Nt on informatsioon avalikus sektoris olnud võimu osa, teadmusjuhtimise rakendamiseks aga on vaja seda töötajate vahel jagada ning sellega süstemaatiliselt tegeleda. Nähtava ja struktureeritud teadmuse (juhised, instruktsioonid, protseduurid) kõrval on vaja tegeleda süstemaatiliselt ka struktureerimata (e-kirjad, fotod, koolitusmaterjalid) informatsiooniga ja nähtamatu, inimeste käes oleva, teadmusega eesmärgiga parema teadmusjuhtimisega luua väärtust vähendades aega ja kulusid ratta pidevaks taasleiutamiseks.

Teadmusjuhtimise rakendamise praktikad avalikus sektoris

Teadmusjuhtimise rakendamise kohta kirjutab Hui Yen, viidates OECD 2003 uuringule, et teemat peavad oluliseks pea kõik avaliku sektori organisatsioonide juhid, kuid vaid 9% neist on selle rakendanud, 22% tegid konkreetseid ettevalmistusi. Väljakutseteks on teadmusjuhtimise rakendamisel selle olulisuse teadvustamine, teadmusjuhtimise mõistmine ning juhtide toetus. Takistusteks rakendamisel toodi uuritavate poolt teadmusjuhtimise vajalikkuse mitteteadvustamine ning ajapuudus. Kõige olulisemaks organisatsiooni osaks, kel on roll rakendamisel on juhtkonna kõrval infotehnoloogia teenuste üksused.

Kirjandus avaliku sektori teadmusjuhtimise rakendamise kohta

Autorid Massaro, Dumay ja Garlatti uurisid 2015. aastal sügavuti 180 erinevat teadusartiklit teadmusjuhtimise kohta avalikus sektoris ning leidsid, et seni on vastav kirjandus väga fragmenteeritud ja domineerivad organisatsioonipõhised ja mitte horisontaalsed, valdkonnaülesed, uuringud, mis puudutavad peamiselt haridus- ja teadussektori organisatsioone ning kus on tugevalt esindatud Malaisias ja Indias tehtud uuringud. See viitab autorite arvates sellele, et uuringuid viiakse läbi valdkondades, mida autorid tunnevad ja neil on juurdepääs (haridus ja teadus) mitte neis valdkondades, kus võiks olla oluline mõju teadmusjuhtimisele avalikus sektoris. Neis mainitud riikides on olemas teadmusjuhtimise uurimist toeavad programmid. Väga vähe oli artikleid valdkondadest nagu politsei, pääste, meditsiin ja kaitsevägi, kus teadmusjuhtimine on võtmeks, et päästa rohkem elusid ja kaitsta kodanikke. Lisaks leiti, et liiga palju artikleid on suunatud teadlastele, mitte teadmusjuhtimise rakendajatele.

Teadmusjuhtimise ja organisatsioonide personalipoliitika vahelised seosed

Tuleb arvestada, et organisatsiooniline teadmus ei võrdu organisatsioonis töötavate inimeste teadmuse summaga. Organisatsiooni pärisosaks kujuneb töötajate teadmus juhul, kui see on jagatud, näiteks kinnistatud dokumentides ja failides, organisatsioonilistes rutiinides või tegevuses jne. Teadmusjuhtimise eesmärk organisatsioonis on leida mooduseid, kuidas muuta töötaja personaalset teadmust organisatsiooniliseks teadmuseks. 
Kirjanduses väidetakse kindlalt, et näiteks finantssektoris on teadmusjuhtimisel selge seos ettevõtte konkurentsivõimega ning edukad on need organisatsioonid, kes tegelevad teadlikult ning hästi läbimõeldud personalipoliitikaga. Teadmusjuhtimine peab aga omakorda looma tingimused protsesside ja parimate praktikate vahetuseks organisatsiooniliikmete vahel. Järelikult on ka personalipoliitika erinevad osadel nagu värbamine, valimine, tööülesannete jaotamine ning töötaja ettevõttes hoidmisel kandev roll organisatsiooni teadmuse kui kogumi loomisel ja hoidmisel.

Teadmusjuhtimise süsteemid organisatsioonides

Teadmus on teadmised kogumina millegi kohta või siis ka süstemaatiliseks kasutamiseks korraldatud faktide, sündmuste ja tõdemuste kogu. Sõna "teadmus" aluseks on ingliskeelne sõna knowledge, mis on mõnevõrra laiema tähendusega kui eestikeelne sõna "teadmised".  
Teadmusjuhtimissüsteemid on tavaliselt seotud organisatsiooni eesmärkidega. Need peavad informatsiooni loomist ja jagamist parendama, organisatsiooni toimimist parandama informatsiooni ja teadmiste parema loomise, jagamise ja kasutamise kaudu. Samuti on nende eesmärgiks konkurentsieelise või kõrgetasemelise innovatsiooni tagamine. Teadmusjuhtimise üheks võtmeküsimuseks on see, kuidas muuta organisatsioonis personaalsed teadmised korporatiivseks teadmiseks.

Teadmusjuhtimise edukus

Teadmusjuhtimise edukuse organisatsioonis tagavad kaheksa näitajat:  
1.Teadmistele suunatud organisatsioonikultuur   
Siin on abiks positiivne suhtumine teadmistesse ja nende vahetamisse, sisekommunikatsiooni tähtsustamine, mis seisneb juhtkonna eesmärkide vahendamine personalile.   
2.Tehnoloogiline ja organisatsiooniline infrastruktuur   
Kui erinevad vahendid ja oskused on organisatsioonis olemas, muutub ka teadmusjuhtimise rakendamine lihtsamaks. Organisatsioonilisel tasemelon infrastruktuuri loomine keerukam. Kindlasti peab olema fikseeritud sisemine projektijuht, kes tegevuse eest vastutab.   
3.Tippjuhtkonna toetus   
Nagu iga organisatsioonilist muutust puudutav programm, vajab ka teadmusjuhtimine tippjuhtkonna toetust. Eduka teadmusjuhtimise programmi juurutamiseks vajatakse selget sõnumit, et teadmusjuhtimine on organisatsiooni jaoks üheks kriitiliseks eduteguriks.   
4.Selge seos majandusliku kasuga   
Teadmusjuhtimine võib osutuda organisatsioonile kalliks ettevõtmiseks, mistõttu peab olema kindel ka selle tasuvus. Kõige selgemalt väljendub kasu kokkuhoitud või teenitud rahasummas.   
5.Selge visioon   
Teadmusjuhtimise visiooni peab olema üks osa organisatsiooni üldisest visioonist. Samuti on oluline, et visioon oleks selge kõigile organisatsiooni liikmetele- et neil oleks „ühine keel".   
6.Läbimõeldud motiveerimissüsteem   
Töötajaid tuleb motiveerida teadmisi koguma ning edasi andma, kuni see saab neile loomulikuks tegevuseks.   
7.Baastasemel olev teadmiste struktuur   
Oluline ka teatud tasemega teadmiste struktuur ning nende kategoriseerimine.   
8.Kanalid teadmiste edastamiseks   
Siinkohal peetakse muuhulgas silmas ka virtuaalsetest tööruumidest jms.  
Kiire tehnoloogiline areng ja turukonkurents on organisatsioonidele pannud surve arendada oma strateegilist võimekust rakendades teadmusjuhtimise süsteeme. Õige teadmusjuhtimise süsteemi valimine on organisatsioonidele raske ülesanne ja nõuab erinevate näitajate ja perspektiivi terviklikku hindamist. Teadmusjuhtimise süsteemide edukale rakendamisele töötavad vastu jäik organisatsiooni hierarhia, kultuuriline heakskiit, personali vastuseis, erinevate projektide kattumine jne. Seega peavad organisatsioonid väga hoolikalt analüüsima oma vajadusi ning leidma endale sobiva lahenduse.