Asjaajamine

Asjaajamise liigid

a) Tsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
b) detsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
c) diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.

Nõuded asjaajamisele

Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.

Asjaajamistoimingud peavad olema kontrollitavad

Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku – või eraarhiivi.

Dokumendi vorminõuded

Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.
Igal asutusel on:
Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid.

Dokumendiringlus

Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.

Määrused

1) Asjaajamiskorra ühtsed alused
2) Arhiivieeskiri
3) Riiklike registrite põhimäärused
4) Juhendid
5) Ministri määrused ja käskkirjad
6) Kohalike omavalitsuste määrused

Seadused

1) Arhiiviseadus
2) Avaliku teabe seadus
3) Isikuandmete kaitse seadus
4) Raamatupidamise seadus
5) Töölepingu seadus
6) Digitaalallkirja seadus
7) Andmekogude seadus
8) Tõestamisseadus
9) Haldusmenetluse seadus
10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus

Standardid

1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kultuuri keskkonnas)
2) Hea dok ja arhiivi juhised

Asutusesisesed õigusaktid/normdokumendid

1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem
2) Arhiivi ohuplaan
3) Teabenõuete menetlemise plaan

Amphora

Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel.

Delta

Delta on veebipõhine rakendus, milles on realiseeritud dokumendi elukäigu jaoks vajaminev funktsionaalsus ning mis on ideaalne organisatsiooni dokumendihalduse töövahendiks

Postipoiss

Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni.

Hästi korraldatud asjaajamise tunnused

Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud;
dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud;
on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne;
dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;
lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt;
dokumente säilitatakse nõuetekohaselt.