Kulude plaanimine

Tootmiskulud ja mittetootmiskulud

Ettevõtte kulude planeerimisel on tähtis eristada tootmiskulusid ja mittetootmiskulusid. Tootmiskulud näitavad ettevõtte toodangu tootmishinna. Summeerides tootmiskulud ja mittetootmiskulud saame ettevõtte täisomahinna.
Ettevõtte täisomahinna arvutamisel on seega aluseks põhikulud, neile liidetakse juurde lisakulud ja mittetootmiskulud.
Kogukulude planeerimist kindlaks ajaperioodiks nimetatakse eelarvestamiseks ning sel juhul tuleb silmas pidada nende muutumist tulenevalt tegevuste mahust. Sel juhul on mõistlik aluseks võtta kulude liigitus muutuv- ja püsikuludeks.
Muutuvkulud on otseselt tootega (müügiga) seotud ja/või kanduvad üle tootesse (materjal, tükitöö). Püsikulud on seotud ettevõtte eksisteerimisega ning pole otseselt seotud müügiga (püsitöötasu, rent, kontorikulu, kulum, intressid, liisingukulu jms).

Kulude planeerimise tarkvara

Tõhus ja lihtne viis kulude hindamiseks ja projekti eelarve koostamiseks on kasutada projektijuhtimise tarkvara. Enamikul tarkvararakendustel on funktsioonid, mis määravad kindlaks erinevad tööjõu tüübid, kogused ja muu. Samuti saab nendega hinnata projekti osi eraldi ning lõpuks need kokku liita, et leida kogu summa.

BIM (Building Information Modeling)

Hoonete ehitamisel kulude jälgimisel kasutatakse laialdaselt 2004. aastal loodud BIM rakendust. Alguses kasutati BIMi moodustamiseks virtuaalseid 3D-ehitusmudeleid, mis suutsid ehitusobjekte visualiseerida ja muuta nende disain paremini mõistetavaks. Sel eesmärgil esitati ja praktikas edukalt rakendati mitmesuguseid modelleerimisprogramme, nagu AllPlan, ArchiCAD, Bentley arhitektuur, Revit Architecture, Tekla jt.
Aastate jooksul on mudelitehnoloogiat täiendatud uute moodulitega, mis käsitlevad projekteerimist, mehaanilist projekteerimist, energia- ja keskkonnaalaste probleemide käsitlemist, visualiseerimist, rajatiste haldamist, toote- ja tehnilist teavet tootjate ja levitajate jne jaoks. Praegu kasutavad mõned neist väliseid rakendusi, milles koostalitlusvõime on sageli võimaldatud statistilise töö kaudu andmete impordi ja ekspordiga. Mitme andmevormingu sünkroonimine, et dünaamilisel moel töökujundust modelleerimis- ja muude rakenduste vahel parandada, on endiselt suur väljakutse BIM-i kasutavate ehitusprojektide juhtimiseks.

Planeerimise täpsus

Juhtkond peab hindama kalkulatsioonide ja eelarvete täpsust. Ootamatud kulutused võivad viia projektist loobumiseni. Samuti võib ülehindamisel projekt tunduda võimatu, mis võib samuti viia elujõulisest projektist loobumiseni. Hea kulude hindamine nõuab ligipääsu varasematele sarnastele kulude andmebaasidele. Näiteks tarkvaratööstuses peaks olema kulude andmebaas, mis sisaldab teavet koodi rea maksumuse, tarkvara suuruse määramise algoritmide ning funktsionaalsete kirjelduste ja ülesannete kulude kohta.

Kuluhinnangud ei saa kunagi olla liiga üksikasjalikud

Ebapiisav läbiuurimine, tehniliste raskuste vääriti mõistmine ja muudatuste tegemine on kõige levinumad põhjused, miks projektid ei vasta kulude prognoosidele ja eelarvetele. Iga muudatus tuleb dokumenteerida põhjalikult. Juhtkond peab kaalutlema iga sammu mõjuvust teistele programmi etappidele. Lihtne ent tõhus vahend on arvutustabeli kasutamine kulude prognoosi koostamiseks. Kõik olulised andmed tuleks kirjutada eraldi lahtritesse, mitte peita neid valemitesse.