Protsess

Ajalugu

Protsesside arengu ajalugu on pika kuluga, sest protsessid on eksisteerinud paralleelselt ühiskonnas kõikides selle perioodides. Esimesed süstematiseeritud protsessijuhtimise põhimõtted hakkasid levima 19. sajandi lõpus, kui kasutusele võeti masstootmine. 1980. ja 1990. aastatel levisid protsessipõhise juhtimise põhimõtted ka avalikku ja teenindussektorisse . Protsessipõhise juhtimisega hakati süstemaatilisemalt tegelema 1990. aastate alguses. Oluliseks tõukeks protsessijuhtimise teooriale peetakse Michael Hammery ja James Champty 1993. aastal ilmunud raamatut “Reengineering the Corporation. A Manifesto for Business Revolution”. Seejärel kujunesid välja terved protsessijuhtimise koolkonnad, mida nimetati küll erinevalt, kuid milline ühine idee seises keskendumist protsessile kui väärtust lisavate tegevuste ahelale. Protsessijuhtimise eesmärk on äriprotsessi parem mõistmine ja selle optimeerimine. Sel ajal kasutati terminit äriprotsesside efektiivsemaks muutmine.  Mõiste äriprotsesside juhtimine võeti kasutusele 2000. aastate alguses.

Protsesside tüübid

Äriprotsess – vastastikku seotud mõjurite ja tegevuste kogum, mis lähtub kliendi vajadustest ja lõpeb kliendi vajaduste rahuldamisega.  
Põhiprotsessid – kulgevad horisontaalselt läbi organisatsiooni, luues väärtust kliendile. Neid nimetatakse ka kliendile suunatud protsessideks (customer-faced processes). Põhiprotsessid lisavad sisendile väärtust ja tavaliselt seonduvad ettevõtte põhitegevusega. Põhiprotsessid tuletatakse organisatsiooni põhikompetentsusest (sellest, milles organisatsioon on kõige tugevam, milles tal on konkurentsieelis). Pikaajalise edukuse seisukohast saab määravaks organisatsiooni pikaajaline võime vastata huvipoolte, eelkõige klientide nõuetele, ootustele ja vajadustele.  
Tugiprotsessid – neid on vaja põhiprotsesside toetamiseks. Tugiprotsessid on näiteks töötajate värbamine, koolitus, seadmete hooldamine ja kalibreerimine. Teatud tugiprotsesside eesmärk on jälgida põhiprotsesside tõhusust, näiteks ülevaatus, mida teeb juhtkond, siseauditid, mittevastava toote ohje, korrigeerivad ja vältivad tegevused.  Tugiprotsesse nimetatakse sageli ka talitusprotsessideks. Selliste protsesside kaardistamine organisatsioonis on sageli lihtsam, sest üldiselt on need organisatsioonis reguleeritud.  
Võtmeprotsesse on vaja organisatsiooni tulemuste saavutamiseks kindlal ajal ja kindlas olukorras. Kriitilistest protsessidest sõltub kõige enam organisatsiooni visiooni, missiooni ja strateegiliste eesmärkide täitmine.  
Sageli ei eristata võtme- ja kriitilisi protsesse, vaid määratakse eesmärkide saavutamise seisukohalt olulisimad protsessid kui võtmeprotsessid. Kõik võtmeprotsessid ei pruugi olla samal ajal kriitilised. Kui põhi- ja tugiprotsessid jäävad olemuselt aja jooksul samaks, kuni ei muutu tegevusvaldkond, siis võtme- ja kriitilised protsessid muutuvad ajas. Eesmärkidest ja olukorrast sõltuvalt võivad võtmeprotsessid kuuluda nii põhi- kui ka tugiprotsesside hulka. Võtmeprotsessid määratakse kriitilistest eduteguritest lähtuvalt.

Protsessi elutsükkel

Dumas et al (2013) eristavad elutsüklil kuus faasi – protsessi identifitseerimine, avastamine, analüüs, ümberkujundamine, juurutamine, monitooring ja kontrollimine. Protsessi elutsükkel on ringikujuline, kuna protsessid on pidevas muutumises tulenevalt tehnoloogia arenemisest, kliendi nõudmistest ja konkurentsist.

Protsesside kaardistamine

Protsesskaardistus on organisatsiooni töö kirjeldamine, mille käigus tuvastatakse mingi kitsama funktsiooni või eesmärgi saavutamiseks vajalikud erinevad tegevused, osapooled, nende vahelised seosed ja toimimisloogika. Üheks oluliseks eelduseks protsesside kaardistamisel on kokkulepe saavutamine protsessi definitsiooni ja peamiste tunnuste osas. Oluline on enne kaardistamisega alustamist kokku leppida, miks kaardistust tehakse.

Protsesside dokumenteerimine

Protsessid kaardistatakse organisatsiooni tegevusest ülevaate saamiseks (as-is vaade). Sellist ülevaadet saab kasutada näiteks uute töötajate koolitamiseks, välistele osapooltele organisatsiooni kirjeldamiseks või organisatsiooni auditeerimise või sertifitseerimise läbiviimiseks.

Optimeerimine

Protsesside optimeerimiseks tuvastatakse olemasolevatest protsessidest ressursikulukad või põhjendamatult keerukad kohad ning korraldatakse töö ümber viisil, mis muudab protsessi lihtsamaks või vähem ressursikulukaks ilma lõpptulemi kvaliteeti muutmata. Protsesside optimeerimine või parendamine on kõige sagedasem põhjus protsessikaardistuse läbiviimiseks. Soovitatav on kõigepealt kaardistada olemaolev olukord (as-is vaade), seejärel läbi viia protsessianalüüs ning analüüsi tulemuste põhjal luua tulevikuprotsessid (to-be vaade).

Automatiseerimine

Protsesside automatiseerimine on olemasoleva paberdokumendipõhise või paljude manuaalsete tegevustega protsessi üleviimine infosüsteemi või automaatjuhtimissüsteemi. Olemuselt sarnaneb automatiseerimine protsesside optimeerimisega, kus kõigepealt kaardistatakse olemasolev olukord (as-is vaade) ja seejärel soovitud tulevikuolukord (to-be vaade).

Töövahendite valik

Töövahendi valiku üheks olulisemaks kriteeriumiks on selle vastuvõetavus kasutajatele.Tänapäeval on saadaval palju protsesside modelleerimiseks sobivaid tarkvarapakette, mille seast leiab sobiva erinevate eesmärkide täitmiseks. Peamiselt jagunevad tarkvarapaketid joonistus- ja modelleerimisvahenditeks.

Põhiprotsesside dekomponeerimine

Protsessikaardistuse projekti üks esmaseid väljakutseid on ammendava protsessiloendi koostamine. Kui organisatsioonil on defineeritud väärtusahel või põhiprotsess, siis on soovitatav protsesside tuvastamisel kasutada ülalt-alla lähenemist, st põhiprotsess dekomponeerida protsessideks ning need omakorda alamprotsessideks. Selline lähenemine tagab organisatsiooni täieliku kaetuse ning loob protsesside järgnevuse põhimõttelise struktuuri.

Protsessi ulatuse määramine

Pärast protsessiloendi koostamist on oluline etapp iga protsessi ulatuse määratlemine. Protsessi ulatus annab protsessile konkreetsed raamid ning võimaldab kontrollida, kas teineteisele järgnevate protsesside vahele ei jää katmata alasid.

Tegijate tuvastamine

Kui protsessi ulatus on fikseeritud, siis järgmise sammuna tuvastatakse protsessi osapooled. Protsessi osapoolteks on kõik isikud ja huvirühmad, kes vastutavad mõne protsessi lõigu täitmise eest või kes on protsessi kasusaajad.

Tegevuste määratlemine

Protsessi detailne kirjeldamine hõlmab tegevuse kaupa protsessi käigus tehtavate toimingute ja nendevaheliste seoste kirjeldamist. Protsessi kirjeldust võib dokumenteerida visuaalse diagrammina, tekstidokumendina või interaktiivse mudelina.

Protsessi organisatsiooni kokkuleppimine

Kui protsessikaardistuse eesmärk on kokku lepitud on soovitatav läbi mõelda protsessikaardistust läbiviiv ja hiljem kaardistuse tulemusi ajakohastav meeskond. Eelkõige on see oluline organisatsioonides, kus protsesse kaardistatakse esmakordselt ning senine organisatsiooni ülesehitus on olnud pigem funktsioonipõhine.

Protsessi ümberkujundamine

Protsessi ümberkujundamiseks (redesign, reengineering) nimetatakse selle "nagu peab" (as is) seisundist tulevikuseisundisse (to be) viimine. Sisuliselt on tegemist protsessi parendamisega. Protsessimuudatuste läbiviimine on protsesside arendamise loomulik osa, mis peab olema hästi läbi mõeldud ja kaalutletud. Pigem soovitatakse muudatused planeerida väikestena ja need rakendada sagedasti kui teha suuri muudatusi harva. Protsesside arendamisel kasutatakse tavaliselt nn. Demingi tsüklit, mis paneb paika põhilise tegevuste järgnevuse muudatuste sisseviimisel.