Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης

Ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης παρέχει  πληροφορίες που χρειάζονται για να διαχειρίζονται οι οργανισμοί αποδοτικά και αποτελεσματικά. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης περιλαμβάνουν τρεις βασικές πηγές: ανθρώπους ,τεχνολογία και πληροφορία. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης είναι διακριτά από τα άλλα πληροφοριακά συστήματα τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάλυση λειτουργικών λειτουργιών στον οργανισμό. Ακαδημαϊκά, ο όρος χρησιμοποιείται συνήθως για να αναφερθεί στην ομάδα των μεθόδων διαχείρισης πληροφοριών που είναι συνδεδεμένες με την αυτοματοποίηση ή στηρίζουν την ανθρώπινη λήψη αποφάσεων, π.χ. σύστημα υποστήριξης λήψης αποφάσεων, ειδικά συστήματα και ειδικά πληροφορικά συστήματα.

Γενικά

Αρχικά σε επιχειρήσεις και άλλους οργανισμούς ,ο εσωτερικός έλεγχος γινόταν χειροκίνητα και μόνο περιοδικά ως παράγωγο του λογιστικού συστήματος  και με κάποιες πρόσθετες στατιστικές έδινε πληροφορίες για  την απόδοση της διαχείρισης καθυστερημένα και περιορισμένα. Τα δεδομένα οργανώνονταν με μη αυτόματο τρόπο και σύμφωνα με  τις απαιτήσεις και τις ανάγκες  του οργανισμού. Με την ανάπτυξη της πληροφορικής , η πληροφορία άρχισε να διαχωρίζεται από τα δεδομένα και αναπτύχθηκαν συστήματα για την παραγωγή και την οργάνωση λήψεων ,περιλήψεων ,σχέσεων και γενικεύσεων βασισμένων στα δεδομένα.
Οι πρώιμοι επιχειρησιακοί υπολογιστές χρησιμοποιούνταν  για απλές λειτουργίες όπως παρακολούθηση πωλήσεων ή δεδομένα μισθολογίου , με λίγες λεπτομέρειες και μικρή δομή. Με τον χρόνο , αυτές οι υπολογιστικές εφαρμογές έγιναν περισσότερο περίπλοκες, η δυνατότητα αποθήκευσης υλικού μεγάλωσε και η τεχνολογία αναπτύχτηκε για να ενώσει τις προηγουμένως «απομονωμένες» εφαρμογές. Όσο περισσότερα δεδομένα αποθηκεύονταν και συνδέονταν , ο ι μαναγετζερς ζητούσαν  περισσότερες λεπτομέρειες καθώς επίσης και περισσότερες λήψεις  με στόχο τη δημιουργία ολόκληρων διαχειριστικών αναφορών από τα πρώτα αποθηκευμένα δεδομένα. Ο όρος Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης («ΠΣΔ») προέκυψε για να περιγράψει τέτοιες εφαρμογές  που παρέχουν στους μανατζερς πληροφορίες για πωλήσεις, αποθέματα και άλλα δεδομένα που μπορούν να βοηθήσουν στην διαχείριση της επιχείρησης. Σήμερα ο όρος χρησιμοποιείται ευρέως  σε ένας μεγάλο αριθμό περιβαλλόντων και περιλαμβάνουν (αλλά δεν περιορίζονται σε): συστήματα λήψης αποφάσεων, πόρων και διαχείρισης ανθρώπων, επιχειρησιακού προγραμματισμού πόρων, επιχειρησιακής διαχείρισης απόδοσης, διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας, διαχείριση πελατειακών σχέσεων, διοίκησης έργων και εφαρμογών ανάκτησης δεδομένων.
Ένα επιτυχημένο ΠΣΔ υποστηρίζει τα μακροπρόθεσμα πλάνα μία επιχείρησης, προσφέροντας αναφορές(reports) βασισμένα σε αναλύσεις απόδοσης σε κρίσιμους τομείς των πλάνων, με βρόχους ανατροφοδότησης  που χρησιμεύουν σε όλους τους τομείς της επιχείρησης , συμπεριλαμβανομένων των προσλήψεων και των τμημάτων εκπαίδευσης. Τα ΠΣΔ όχι μόνο υποδεικνύουν πως γίνονται τα πράγματα, αλλά γιατί και που η απόδοση δεν είναι η επιθυμητή. Αυτές οι αναφορές περιλαμβάνουν σχεδόν σε πραγματικό χρόνο την απόδοση κέντρων δαπανών και έργων με λεπτομέρειες επαρκείς να δείξουν την ατομική ευθύνη.

Ιστορία

Οι Kenneth και  Jane Laudon αναγνωρίζουν πέντε «εποχές» στην ανάπτυξη των ΠΣΔ ανταποκρινόμενες στην ανάπτυξη της τεχνολογίας των υπολογιστών: 1) κεντρικοί και μίνι υπολογιστές 2) προσωπικοί υπολογιστές (personal computer,PC) 3) δίκτυα server/client  4) enterprise computing και 5) cloud computing.
Στην πρώτη εποχή (1) κύρια δύναμη ήταν η IBM και οι κεντρικοί της υπολογιστές οι οποίοι συνήθως καταλάμβαναν ολόκληρα δωμάτια και χρειαζόνταν ομάδες ανθρώπων για να λειτουργήσουν. Η IBM προμήθευε το υλικό και το λογισμικό αυτών. Με την ανάπτυξη της τεχνολογίας αυτοί οι υπολογιστές  είχαν μεγαλύτερες δυνατότητες και με αυτό τον τρόπο μειώσαν το κόστος τους. Μικρότεροι και πιο οικονομικοί μίνι-υπολογιστές επέτρεψαν στις μεγάλες επιχειρήσεις να έχουν τα δικά τους υπολογιστικά συστήματα στις εγκαταστάσεις τους.
Η δεύτερη εποχή (2) ξεκίνησε το 1965 καθώς οι μικροεπεξεργαστές άρχισαν να ανταγωνίζονται τους κεντρικούς και τους μίνι υπολογιστές και επιτάχυναν τη διαδικασία της αποκέντρωσης της υπολογιστικής δύναμης από τα μεγάλα κέντρα δεδομένων σε μικρότερα γραφεία. Στα τέλη της δεκαετίας του 70’ η τεχνολογία των μικροϋπολογιστών έδωσε τη θέση της στους προσωπικούς υπολογιστές(PC) με αποτέλεσμα χαμηλού κόστους υπολογιστές να γίνουν μαζικό εμπόρευμα στην αγορά επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να παρέχουν στους υπαλλήλους τους πρόσβαση στην «υπολογιστική δύναμη» που επί 10 χρόνια είχε κοστίσει 10.000 δολάρια. Αυτός ο πολλαπλασιασμός των υπολογιστών δημιούργησε μία έτοιμη αγορά για δίκτυα διασύνδεσης και την «εκλαΐκευση» του Διαδικτύου.
Όσο η πολυπλοκότητα της τεχνολογίας μεγάλωνε και το κόστος μίκραινε, η ανάγκη για πρόσβαση σε πληροφορίες μέσα την εταιρεία επίσης μεγάλωναν δίνονταν ζωή στην Τρίτη εποχή (3)στην οποία ένα δίκτυο είχε τη δυνατότητα να έχει πρόσβαση σε «κοινές» πληροφορίες  μέσω ενός διακομιστή(server).Αυτό επέτρεψε σε χιλιάδες ακόμα και εκατοντάδες χρήστες να έχουν πρόσβαση σε μεγάλη μερίδα δεδομένων ταυτόχρονα.
Η τέταρτη εποχή(4) βοηθήθηκε από δίκτυα υψηλών ταχυτήτων, ένωσε όλα τα μέρη της επιχείρησης προσφέροντας πρόσβαση σε μεγάλο όγκο πληροφοριών συμπεριλαμβάνοντας κάθε άτομο σε οποιαδήποτε θέση σε αυτή.
Η πέμπτη και πιο πρόσφατη «εποχή»(5) των πληροφοριακών συστημάτων χρησιμοποιεί την τεχνολογία των δικτύων για να παρέχει εφαρμογές καθώς και για την αποθήκευση δεδομένων ανεξαρτήτως διάταξης χώρου, τοποθεσίας , φύσης ή υλικού. Αυτό , μαζί με την τεχνολογία των κινητών τηλεφώνων και των ασύρματων δικτύων (wifi) οδήγησαν σε ένα νέο επίπεδο  κινητικότητας στο οποίο οι διαχειριστές έχουν πρόσβαση στα ΠΣΔ σχεδόν από παντού με φορητούς υπολογιστές (laptops), tablets και smart phones.

Ορολογία

Οι όροι ΠΣΔ, πληροφοριακό σύστημα, επιχειρησιακός προγραμματισμός  πόρων και διαχείριση τεχνολογίας πληροφοριών συχνά συγχέονται. Τα πληροφοριακά συστήματα και τα ειδικά πληροφοριακά συστήματα είναι ευρύτερες κατηγορίες που περιλαμβάνουν τα ΠΣΔ. Την διαχείριση τεχνολογίας  πληροφοριών αφορά η λειτουργία και η οργάνωση των πληροφοριών ανεξάρτητα από το σκοπό τους.

Ανάπτυξη Πληροφοριακών Συστημάτων

«Οι ενέργειες που γίνονται για τη δημιουργία ενός πληροφοριακού συστήματος και λύνουν ένα οργανωτικό πρόβλημα λέγονται Σύστημα Ανάπτυξης (Laudon & Laudon, 2010)».Αυτό περιλαμβάνει την ανάλυση συστήματος .το σχεδιασμό του συστήματος , τον προγραμματισμό, τις δοκιμές, τη μετατροπή ,την παραγωγή και τέλος τη συντήρηση.
Αυτές οι ενέργειες συνήθως γίνονται με αυτή τη συγκεκριμένη σειρά αλλά κάποιες μπορεί να χρειαστεί να επαναληφθούν ή να επιτευχθούν ταυτόχρονα.
Η ανάλυση συστήματος πραγματοποιείτε σε προβλήματα που αντιμετωπίζει η επιχείρηση και προσπαθεί να λύσει με τη χρήση του πληροφοριακού συστήματος. Οποιοσδήποτε πραγματοποιήσει αυτό το βήμα θα καταλάβει τις προβληματικές περιοχές και θα παρουσιάσει μία λύση μέσω εφικτών στόχων. Αυτή η ανάλυση θα περιλαμβάνει μια μελέτη σκοπιμότητας, η οποία καθορίζει τη σκοπιμότητα των λύσεων βασισμένη σε χρήματα, χρόνο και τεχνολογία. Ουσιαστικά η μελέτη σκοπιμότητας καθορίζει αν αυτή η λύση είναι μία καλή επένδυση. Αυτή η διαδικασία παραθέτει επίσης ποιες θα είναι οι πληροφορίες για το νέο σύστημα.
Ο σχεδιασμός του συστήματος πως το σύστημα θα πραγματοποιήσει τις απαιτήσεις και τους στόχους που προέκυψαν από την Ανάλυση συστήματος. Ο σχεδιαστής εξετάσει όλες τις διαχειριστικές ,οργανωτικές και τεχνολογικές συνιστώσες που θα χρειαστεί και να εξετάσει το σύστημα. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι οι πληροφοριακές απαιτήσεις του χρήστη οδηγούν την προσπάθεια «χτισίματος» του συστήματος. Ο χρήστης του συστήματος πρέπει να εμπλέκεται στη διαδικασία σχεδιασμού για να εξασφαλίσει ότι το σύστημα ανταποκρίνεται στις ανάγκες και διαδικασίες του χρήστη.
Προγραμματισμός είναι η διαδικασία του να μετατρέψεις το σχεδιασμένο σύστημα σε λογισμικό κώδικα. Αυτό συνήθως γίνεται είτε αναθέτοντας τη μετατροπή σε κώδικα σε μία άλλη εταιρία είτε αγοράζοντας ένα ήδη υπάρχον λογισμικό που να καλύπτει της ανάγκες του συστήματος. Το κλειδί είναι να σιγουρευτεί ότι το λογισμικό είναι φιλικό προς το χρήστη και συμβατό με το υπάρχον σύστημα.
Η δοκιμή μπορεί να πάρει πολλές διαφορετικές μορφές αλλά είναι ουσιαστικής σημασίας για την επιτυχή εφαρμογή του συστήματος. Μπορεί να πραγματοποιηθεί έλεγχος ανά μονάδα, δηλαδή έλεγχος σε κάθε πρόγραμμα του συστήματος ξεχωριστά ,ή έλεγχος συστήματος που ελέγχει το σύστημα σαν μία ολότητα. Όποιον από τους 2 τρόπους επιλέξουμε θα πρέπει να υπάρχει και έλεγχος αποδοχής , που αποδεικνύει ότι το σύστημα είναι έτοιμο για χρήση. Επίσης ,ασχέτως από τις δοκιμές, πρέπει να αναπτυχθεί ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δοκιμής για να αναγνωρίζει τι πρέπει να δοκιμαστεί και ποια θα πρέπει να είναι τα αναμενόμενα αποτελέσματα.
Μετατροπή είναι η διαδικασία αλλαγής ή μετατροπής του παλιού συστήματος στο καινούριο. Μπορεί να γίνει με τέσσερεις τρόπους:
Παράλληλη στρατηγική-Το παλιό και το καινούριο σύστημα τρέχουν μαζί μέχρι το καινούριο να λειτουργήσει σωστά(αυτή είναι η ασφαλέστερη μέθοδος αφού δεν χάνεται το παλιό σύστημα μέχρι το καινούριο να μην έχει κανένα «bug»).
Απευθείας αλλαγή – Το καινούριο σύστημα αντικαθιστά το παλιό σε καθορισμένο χρόνο
Πιλοτική δοκιμή-Παρουσιαζει το νέο σύστημα σε μικρή μερίδα λειτουργιών για δει πως λειτουργεί..Αν είναι καλό τότε το νέο σύστημα εξαπλώνεται στην υπόλοιπη εταιρία.
Σταδιακή προσέγγιση-Το νέο σύστημα εισάγεται σε στάδια.
Με οποιοδήποτε τρόπο εφαρμοστεί η μετατροπή πρέπει να καταγράφονται τα καλά και κακά κατά τη διαδικασία για να προσδιορίζονται τα σημεία αναφοράς και να διορθωθούν τα προβλήματα. Η μετατροπή επίσης περιλαμβάνει εκπαίδευση όλου του προσωπικού που πρέπει να χρησιμοποιεί το σύστημα για να κάνουν τη δουλειά τους.
Παραγωγή είναι όταν το νέο σύστημα είναι επίσημα το σύστημα καταγραφής για τις διαδικασίες και η συντήρηση του είναι ακριβώς αυτό. Το να συντηρείς το σύστημα καθώς πραγματοποιεί τη λειτουργία του ήταν επιθυμητό να γίνει.