Μελέτη σκοπιμότητας

Μελέτη σκοπιμότητας ονομάζεται η αξιολόγηση της πρακτικότητας ενός προτεινόμενου πρότζεκτ ή συστήματος.

Γενικά

Μια μελέτη σκοπιμότητας στοχεύει στο να αποκαλύψει αντικειμενικά και λογικά τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες ενός υπάρχοντος επιχειρηματικού ή προτεινόμενου εγχειρήματος, τις ευκαιρίες και τις απειλές που προκαλεί στο περιβάλλον, τους πόρους που χρειάζονται για να ολοκληρωθεί και, τελικά, τις πιθανότητες επιτυχίας του. Με απλούς όρους, τα 2 κριτήρια που ορίζουν τη σκοπιμότητα είναι το κόστος που απαιτείται και το κέρδος που θα προκύψει.
Μια σωστά σχεδιασμένη μελέτη σκοπιμότητας θα πρέπει να προσφέρει ένα επαρκές ιστορικό της επιχείρησης ή του πρότζεκτ, μια περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας, λογιστικές καταστάσεις, λεπτομέρειες των διαδικασιών και του τρόπου διαχείρισης τους, έρευνα και πολιτικές της αγοράς, οικονομικά στοιχεία, νομικές προϋποθέσεις και φορολογικές υποχρεώσεις. Γενικά, οι μελέτες σκοπιμότητας προηγούνται της τεχνική ανάπτυξης και της εφαρμογής του πρότζεκτ.
Μια μελέτη σκοπιμότητας εκτιμά την προοπτική επιτυχίας ενός πρότζεκτ: έτσι, η πλήρης αντικειμενικότητα είναι ένας σημαντικός παράγοντας σχετικά με την αξιοπιστία της μελέτης για πιθανούς επενδυτές και ιδρύματα δανεισμού.  Έτσι, πρέπει να εκτελείται με μια αντικειμενική και αμερόληπτη προσέγγιση ώστε να προσφέρει πληροφορίες με τις οποίες μπορούν να ληφθούν αποφάσεις.

Επίσημος ορισμός

Μια μελέτη σκοπιμότητας είναι μια κατανοητή αναφορά που εξετάζει λεπτομερώς τα 5 πλαίσια ανάλυσης ενός πρότζεκτ. Λαμβάνει επίσης υπόψιν τα 4 P του, τα ρίσκα και τα POV του, και τους περιορισμούς του (χρόνος, κόστος και κανόνες ποιότητας). Ο στόχος είναι να διευκρινιστεί αν το project θα πρέπει να προχωρήσει, να επανασχεδιαστεί ή να εγκαταλειφθεί.
Τα 5 πλαίσια ανάλυσης είναι: το πλαίσιο του ορισμού, το πλαίσιο των ρίσκων που περιέχει, το πλαίσιο δυνατοτήτων, το παραμετρικό πλαίσιο, το πλαίσιο κύριων και συσχετιζόμενων στρατηγικών.
Τα 4 P ορίζονται παραδοσιακά ως Plan, Proccesses, People και Power (Πλάνο, Διαδικασίες, Ανθρώπινο Δυναμικό και Ισχύς). Τα ρίσκα θεωρούνται εξωτερικά του πλάνου (π.χ. οι καιρικές συνθήκες) και χωρίζονται σε 8 κατηγορίες: (Πλάνο) οικονομικά και διοργανωτικά (π.χ. κυβερνητική δομή για ένα ιδιωτικό πρότζεκτ), (Διαδικασίες) περιβαλλοντικά και τεχνολογικά, (Ανθρώπινο Δυναμικό) μάρκετινγκ και κοινωνικο-πολιτιστικά, και (Ισχύς) νομικά και πολιτικά. Τα POV είναι Σημεία Αδυναμίας: διαφέρουν από τα ρίσκα με την έννοια ότι είναι εσωτερικά του πρότζεκτ και μπορούν να ελεγχθούν ή να εξαλειφθούν.
Οι περιορισμοί είναι οι στάνταρ περιορισμοί του χρόνου, του κόστους και των κανόνων ποιότητας, οι οποίοι μπορούν να διευκρινιστούν και να μετρηθούν σε όλη τη διάρκεια του project. Ανάλογα με τον τύπο του, ίσως αρκούν μέρη της μελέτης για να ολοκληρωθεί η μελέτη σκοπιμότητας. Για παράδειγμα, μικρά πρότζεκτ ίσως δεν χρειαστούν εξαντλητικές περιβαλλοντικές αξιολογήσεις.

Κοινοί παράγοντες

Το ακρωνύμιο TELOS αναφέρεται στους 5 τομείς σκοπιμότητας – Technical, Economic, Legal, Operational και Scheduling (Τεχνικός, Οικονομικός, Νομικός, Λειτουργικός και Προγραμματιστικός).

Τεχνική σκοπιμότητα

Αυτή η αξιολόγηση βασίζεται στο σχεδιασμό περιγράμματος των απαιτήσεων του συστήματος για να προσδιοριστεί αν η εταιρεία έχει την τεχνική ειδίκευση ώστε να χειριστεί την ολοκλήρωση του πρότζεκτ. Όταν συντάσσεται η μελέτη σκοπιμότητας, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψιν τα παρακάτω:
• Μια σύντομη περιγραφή της επιχείρησης ώστε να αξιολογηθούν περισσότεροι πιθανοί παράγοντες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη μελέτη
• Το μέρος της επιχείρησης που εξετάζεται
• Ο ανθρώπινος και οικονομικός παράγοντας
• Οι πιθανές λύσεις στο πρόβλημα
Σε αυτό το επίπεδο, το ζήτημα είναι αν η πρόταση είναι ταυτόχρονα τεχνικά και νομικά σκόπιμη (έχοντας υπόψιν ένα μέσο κόστος). Η αξιολόγηση τεχνικής σκοπιμότητας επικεντρώνεται στην κατανόηση των παρόντων τεχνικών πόρων του οργανισμού και της εφαρμοσιμότητας τους στις αναμενόμενες ανάγκες του προτεινόμενου συστήματος.

Μέθοδος παραγωγής

Πρώτα θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η επιλογή μεταξύ ενός αριθμού μεθόδων ώστε να παραχθεί το ίδιο αποτέλεσμα. Οι παράγοντες που κάνουν μια μέθοδο προτιμότερη από μια άλλη, για παράδειγμα σε αγροτικά πρότζεκτ είναι οι εξής:
• Διαθεσιμότητα δεδομένων ή υλικών – ποιότητα και τιμές τους
• Διαθεσιμότητα αγορών για διάθεση προϊόντων κάθε μεθόδου και αναμενόμενες τιμές για αυτά τα προϊόντα
• Διάφοροι παράγοντες αποτελεσματικότητας όπως η αναμενόμενη αύξηση σε μια επιπλέον μονάδα λιπάσματος ή παραγωγικότητας μιας συγκεκριμένης σοδειάς ανά μια σκάλα (1.337 τετραγωνικά μέτρα)

Τεχνική παραγωγής

Αφού καταλήξουμε στην κατάλληλη μέθοδο παραγωγής για ένα αποτέλεσμα, είναι απαραίτητο να ερευνήσουμε και την καλύτερη τεχνική για να παραχθεί αυτό.

Απαιτήσεις πρότζεκτ

Αφού οριστούν η μέθοδος παραγωγής και η τεχνική, το τεχνικό προσωπικό θα πρέπει να προσδιορίσει τις απαιτήσεις του πρότζεκτ κατά τις περιόδους επενδύσεων και λειτουργίας. Αυτές συμπεριλαμβάνουν:
• Προσδιορισμό των εργαλείων και του εξοπλισμού που χρειάζονται για το πρότζεκτ
• Προσδιορισμό των κατασκευαστικών απαιτήσεων του πρότζεκτ, και επίσης εσωτερικός σχεδιασμός για αυτές τις απαιτήσεις
• Προσδιορισμός των απαιτήσεων του πρότζεκτ για εξειδικευμένους και ανειδίκευτους εργάτες καθώς και διοικητικές και οικονομικές εργασίες.
• Προσδιορισμός της περιόδου κατασκευής σχετικά με το κόστος των σχεδιασμών καθώς και το κόστος των κατασκευών και άλλων εργαλείων.
• Προσδιορισμός της ελάχιστης δυνατότητας αποθήκευσης αγαθών και μετρητών ώστε να καλυφθούν τα λειτουργικά και σχετικά έξοδα.

Τοποθεσία πρότζεκτ

Οι σημαντικότεροι παράγοντες που προσδιορίζουν την τοποθεσία του πρότζεκτ είναι οι εξής:
• Διαθεσιμότητα γης (κατάλληλη έκταση και λογικό κόστος)
• Οι επιπτώσεις του πρότζεκτ στο περιβάλλον και η έγκριση της άδειας από τις αρμόδιες υπηρεσίες
• Το κόστος μεταφοράς αγαθών και προϊόντων στην τοποθεσία του πρότζεκτ (π.χ. η απόσταση από τις αγορές)
• Διαθεσιμότητα διάφορων υπηρεσιών σχετικών με το πρότζεκτ όπως δυνατότητα υπηρεσιών επέκτασης ή παροχής νερού, ηλεκτρισμού, καλού οδικού δικτύου, κτηνιατρικής φροντίδας κτλ.

Νομική σκοπιμότητα

Καθορίζει αν το προτεινόμενο σύστημα έρχεται σε σύγκρουση με νομικές απαιτήσεις π.χ. ένα σύστημα επεξεργασίας δεδομένων θα πρέπει να συμμορφώνεται με τους τοπικούς κανονισμούς προστασίας δεδομένων και αν το προτεινόμενο εγχείρημα είναι δεκτό σύμφωνα με τους νόμους της περιοχής.

Λειτουργική σκοπιμότητα

Η λειτουργική σκοπιμότητα είναι η μέτρηση της αποτελεσματικότητας με την οποία το προτεινόμενο σύστημα λύνει τα προβλήματα, και εκμεταλλεύεται τις ευκαιρίες που παρουσιάζονται κατά τον ορισμό του πεδίου δράσης και πως ικανοποιεί τις απαιτήσεις που προσδιορίζονται στη φάση ανάλυσης τους κατά την ανάπτυξη του συστήματος.
Η αξιολόγηση της λειτουργικής σκοπιμότητας επικεντρώνεται στο βαθμό στον οποίο το προτεινόμενο πρότζεκτ ανάπτυξης ταιριάζει με το παρόν εταιρικό περιβάλλον και τους στόχους του σε σχέση με το πρόγραμμα ανάπτυξης, την ημερομηνία παράδοσης, την εταιρική νοοτροπία και τις παρούσες εταιρικές διαδικασίες.
Για να εξασφαλιστεί η επιτυχία, τα επιθυμητά λειτουργικά αποτελέσματα θα πρέπει να ορίζονται κατά το σχεδιασμό και την ανάπτυξη. Αυτά περιλαμβάνουν παραμέτρους που σχετίζονται με το σχεδιασμό, όπως αξιοπιστία, δυνατότητα συντήρησης και υποστήριξης, χρησιμότητας, παραγωγικότητας, διαθεσιμότητας, ευχέρειας και άλλων. Αυτοί οι παράγοντες θα πρέπει να ληφθούν υπόψιν στα αρχικά στάδια σχεδιασμού εάν υπάρχει στόχος να γίνουν κατανοητές οι λειτουργικές συμπεριφορές. Ένα σύστημα σχεδιασμού και ανάπτυξης απαιτεί κατάλληλη και έγκαιρη εφαρμογή δομικών και διαχειριστικών προσπαθειών έτσι ώστε να ικανοποιηθούν όλες οι παράμετροι που αναφέρθηκαν νωρίτερα. Ένα σύστημα μπορεί να εκπληρώσει τον σκοπό του με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο όταν τα τεχνικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του ενσωματώνονται μέσα στο σχεδιασμό. Έτσι, η λειτουργική σκοπιμότητα είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της δόμησης του συστήματος που πρέπει να είναι ένα ακέραιο κομμάτι των αρχικών φάσεων σχεδιασμού.

Σκοπιμότητα προγραμματισμού

Ένα πρόγραμμα θα αποτύχει αν χρειάζεται πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να υλοποιηθεί. Τυπικά, αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να εκτιμηθεί πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να αναπτυχθεί το σύστημα, και αν μπορεί να ολοκληρωθεί σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο χρησιμοποιώντας ορισμένες μεθόδους όπως ο υπολογισμός του χρόνου απόσβεσης. Η σκοπιμότητα σχεδιασμού είναι ένα μέτρο του πόσο λογικό είναι το χρονοδιάγραμμα του πρότζεκτ. Με βάση την τεχνική μας κατάρτιση, είναι λογικές οι προθεσμίες του πρότζεκτ;
Ορισμένα ξεκινούν με συγκεκριμένες διορίες. Είναι πολύ σημαντικό να διευκρινίσουμε αν αυτές είναι υποχρεωτικές ή επιθυμητές.

Σκοπιμότητα πόρων

Περιγραφή του διαθέσιμου χρόνου για την κατασκευή του νέου συστήματος, πότε μπορεί να κατασκευαστεί, εάν παρεμβάλλεται στις υπάρχουσες λειτουργίες της εταιρίας, των τύπο και την ποσότητα πόρων που χρειάζονται, τις εξαρτήσεις και άλλες αναπτυξιακές διαδικασίες με πιθανά εταιρικά κέρδη.

Οικονομική σκοπιμότητα

Σε περίπτωση ενός νέου προγράμματος, η οικονομική βιωσιμότητα μπορεί να κριθεί από τις ακόλουθες παραμέτρους:
• Συνολικό εκτιμώμενο κόστος του πρότζεκτ
• Χρηματοδότηση του πρότζεκτ σχετικά με την κεφαλαιακή δομή του, την αναλογία χρέους – κεφαλαίου και το μερίδιο του διαφημιστή στο συνολικό κόστος
• Υπάρχουσες επενδύσεις από το διαφημιστή σε άλλες επιχειρήσεις
• Προβλεπόμενη ροή ρευστού και περιθώριο κέρδους
Η οικονομική βιωσιμότητα ενός πρότζεκτ θα πρέπει να παρέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
• Πλήρη λεπτομερή ανάλυση των περιουσιακών στοιχείων που θα χρηματοδοτηθούν και πόσο ρευστοποιήσιμα είναι αυτά.
• Ρυθμός μετατροπής σε ρευστά (πόσο εύκολα μπορούν αυτά τα περιουσιακά στοιχεία να μετατραπούν σε μετρητά)
• Δυνατότητες χρηματοδότησης και απόσβεσης του πρότζεκτ
• Μεταβλητότητα της δυνατότητας αποπληρωμής με βάση τους εξής παράγοντες:
o Ελαφριά επιβράδυνση των πωλήσεων
o Μεγάλη μείωση των πωλήσεων
o Μικρή αύξηση του κόστους
o Μεγάλη αύξηση του κόστους
o Δυσμενείς οικονομικές συνθήκες
Το 1983, κυκλοφόρησε η πρώτη γενιά του Υπολογιστικού Μοντέλου για την Ανάλυση την Αναφορά Σκοπιμότητας (COMFAR), ένα υπολογιστικό εργαλείο για οικονομική ανάλυση επενδύσεων. Από τότε, αυτό το πρόγραμμα του Οργανισμού Βιομηχανικής Ανάπτυξης των Ηνωμένων Εθνών (UNIDO) έχει αναπτυχθεί ώστε να υποστηρίζει και την οικονομική εκτίμηση των πρότζεκτ. Το COMFART III Expert χρησιμοποιείται ως βοηθητικό στην ανάλυση επενδυτικών πρότζεκτ. Το κύριο τμήμα του προγράμματος χρησιμοποιεί χρηματο-οικονομικά δεδομένα που εισάγονται και εξάγει συμπεράσματα και γραφικές παραστάσεις καθώς επίσης υπολογίζει τα μέτρα απόδοσης. Συμπληρωματικά τμήματα βοηθούν στην αναλυτική διαδικασία. Μέθοδοι κόστους – οφέλους και αξίας – πρόσθετης αξίας, οικονομικών αναλύσεων που έχουν αναπτυχθεί από το UNIDO συμπεριλαμβάνονται στο πρόγραμμα και περιέχονται οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται από μεγάλα διεθνή ινστιτούτα οικονομικής ανάπτυξης. Αυτό το πρόγραμμα είναι εφαρμόσιμο για την ανάλυση επενδύσεων σε νέα πρότζεκτ και για την επέκταση ή αποκατάσταση των παρόντων εγχειρημάτων, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση επαναιδιωτικοποίησης. Για εγχειρήματα από κοινού, η οικονομική προοπτική κάθε εταίρου η μετόχου μπορεί να αναπτυχθεί. Η ανάλυση μπορεί να πραγματοποιηθεί με βάση μια σειρά υποθέσεων που αφορούν τον πληθωρισμό, τη νομισματική επανεκτίμηση και τις διακυμάνσεις των τιμών.

Μελέτες έρευνας αγοράς

Είναι ένας από τους σημαντικότερους τομείς της μελέτης σκοπιμότητας καθώς εξετάζει την εμπορευσιμότητα του προϊόντος ή των υπηρεσιών και πείθει τους αναγνώστες ότι υπάρχει υποψήφια αγορά που μπορεί να διατεθεί το προϊόν ή οι υπηρεσίες. Εάν δε μπορεί να επιτευχθεί αυτό, τότε το πρότζεκτ παύει να υπάρχει.
Τυπικά, οι μελέτες αγοράς αξιολογούν τις πιθανές πωλήσεις του προϊόντος, την απορρόφηση και το ρυθμό κατάληψης μεριδίου της αγοράς καθώς και το συγχρονισμό του πρότζεκτ.
Η μελέτη σκοπιμότητας αποδίδει την αναφορά μελέτης σκοπιμότητας, μια αναφορά που παρουσιάζει λεπτομερώς τα κριτήρια εκτίμησης, τα ευρήματα της μελέτης και τις προτάσεις.