Αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διεργασιών

Παράδοση

Υπάρχουν 4 κύριες τεχνικές για να παραδοθεί η αυτοματοποίηση μιας διεργασίας.

Επέκταση των υφισταμένων συστημάτων ΙΤ (information tecnologies-τεχνολογίες πληροφοριών)

Καθώς τα περισσότερα συστήματα ΙΤ είναι από τη φύση τους μηχανές αυτοματοποίησης, μία έγκυρη επιλογή είναι να εκτείνουμε τη λειτουργικότητα τους για να διευκολύνουμε την επιθυμητή αυτοματοποίηση, δημιουργώντας προσαρμοσμένες διασυνδέσεις μεταξύ των ανόμοιων συστημάτων εφαρμογής, όπου αυτό είναι απαραίτητο. Αυτή η προσέγγιση σημαίνει ότι η αυτοματοποίηση μπορεί να είναι ειδικά προσαρμοσμένη στο ακριβές περιβάλλον του οργανισμού. Από την άλλη, μπορεί να είναι χρονοβόρο να βρεθούν οι απαραίτητες ικανότητες είτε εσωτερικά είτε στην αγορά.

Αγορά εξειδικευμένου εργαλείου ΒΡΑ

Εξειδικευμένες εταιρίες (εταιρίες ειδικών) φέρνουν τώρα στην αγορά σετ εργαλείων τα οποία κατασκευάζονται με σκοπό να χρησιμοποιηθούν στη λειτουργία της αυτοματοποίησης. Αυτές οι εταιρίες τείνουν να εστιάζουν σε διαφορετικούς βιομηχανικούς τομείς αλλά η υποκείμενη προσέγγιση τείνει να είναι παρεμφερής με την έννοια ότι θα προσπαθήσουν να προσφέρουν τη συντομότερη διαδρομή για την αυτοματοποίηση μέσω της εκμετάλλευσης του επιπέδου της διεπιφάνειας χρήστη αντί να προχωρήσουν βαθιά μέσα στον κώδικα της εφαρμογής ή στις βάσεις δεδομένων που βρίσκονται από πίσω. Επίσης, απλοποιούν τη δική τους διεπιφάνεια σε τέτοιο βαθμό που τα εργαλεία θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν απευθείας από το προσωπικό που δεν διαθέτει τεχνική εξειδίκευση. Επομένως, το κύριο πλεονέκτημα αυτών των σετ εργαλείων είναι η ταχύτητα ανάπτυξής τους. Το μειονέκτημα είναι ότι φέρνει έναν ακόμα προμηθευτή IT στον οργανισμό.

Αγορά λύσης Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διεργασιών (Business Process Management) με επεκτάσεις Αυτοματοποίησης Επιχειρησιακής Διεργασίας

Από τα παραπάνω γίνεται φανερό ότι ένα σύστημα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διεργασιών είναι εντελώς διαφορετικό από την Αυτοματοποίηση Επιχειρησιακών Διεργασιών, εν τούτοις είναι δυνατή η αξιοποίηση αυτοματισμών στηριγμένων σε μία εφαρμογή BPM. Τα πραγματικά εργαλεία για την επίτευξη αυτού του στόχου θα ποικίλουν, από την κατά παραγγελία σύνταξη κώδικα μιας εφαρμογής έως τη χρήση εξειδικευμένων εργαλείων αυτοματοποίησης, όπως περιγράφηκαν παραπάνω. Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης είναι συνδέονται άρρηκτα – η εφαρμογή BPM παρέχει μία αρχιτεκτονική για τη χαρτογράφηση όλων των διεργασιών μιας επιχείρησης, αλλά αυτό από μόνο του καθυστερεί την αυτοματοποίηση των επιμέρους διεργασιών και έτσι τα οφέλη μπορεί να χαθούν στο μεταξύ.

Αυτοματοποίηση Επιχειρηματικών Διεργασιών (BPA) vs Διαχείριση Επιχειρηματικών Διεργασιών (BPM)

Μια περιοχή συζήτησης υπάρχει για το κατά πόσον το BPA είναι ένα διακριτό πεδίο δραστηριότητας ή απλά ένα υποσύνολο μίας ευρύτερης δραστηριότητας γνωστής ως BPM. Δεδομένης της ομοιότητας στην ορολογία, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι οι περισσότεροι περιστασιακοί παρατηρητές θα πίστευαν ότι είναι στενά συνδεδεμένες, αν όχι ταυτόσημες. Ωστόσο, για τους ειδικούς σε αυτά τα πεδία οι όροι αυτοί έχουν ευδιάκριτες έννοιες, ακόμα και αν είναι τελικώς συμπληρωματικές έννοιες. Για να το εξηγήσουμε αυτό περαιτέρω είναι απαραίτητο να συνοψίσουμε τις απόψεις κάθε στρατοπέδου:
Το στρατόπεδο BPM ισχυρίζεται ότι προτού να μπορέσει μια διεργασία να αυτοματοποιηθεί, είναι απαραίτητο να καθορίσουμε (συχνά σε ένα πολύ στρατηγικό επίπεδο ή σε επίπεδο επιχείρησης) όλες τις επιχειρηματικές διεργασίες που εκτελούνται στο εσωτερικό ενός οργανισμού. Με αυτόν τον τρόπο οι διεργασίες μπορούν να επαναπροσδιοριστούν και όπου είναι απαραίτητο να βελτιστοποιηθούν, συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποίησης.
Το στρατόπεδο BPA δηλώνει ότι μέχρις ότου μια διεργασία να αυτοματοποιηθεί, δεν υπάρχει καμία πραγματική αξία στην ανάλυση και τον προσδιορισμό της, και ότι ο κύκλος της επιχειρηματικής αλλαγής είναι τόσο ταχύς που απλώς δεν υπάρχει χρόνος να προσδιορίσουμε κάθε διεργασία πριν επιλέξουμε ποιες να αυτοματοποιήσουμε, και ότι η απόδοση άμεσων ωφελειών δημιουργεί περισσότερη αξία.
Δεν υπάρχει ομοφωνία όσον αφορά το ποια άποψη θα επικρατήσει, ωστόσο φαίνεται πως και οι δύο οπτικές είναι τουλάχιστον συμπληρωματικές σε κάποιο βαθμό. Οι μεθοδολογίες βελτίωσης διεργασιών όπως το Lean Manufacturing και το Six Sigma φαίνεται να ευθυγραμμίζονται με την άποψη της πλευράς του BPA, καθώς αναζητούν συνεχώς στοιχειώδεις ευκαιρίες για να κάνουν τις διεργασίες περισσότερο αποδοτικές και να ελαχιστοποιήσουν τα ελαττώματα. Ωστόσο, αυτές οι μεθοδολογίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν στην κατεύθυνση της ανάπτυξης του BPM.