Συστήματα εισπρακτέων λογαριασμών

Ιστορική αναδρομή

Στις αρχές της δεκαετίας του 70’ δημιουργήθηκαν συστήματα τα οποία στηρίζονταν σε ένα περιβάλλον λειτουργικού συστήματος βασισμένο σε έναν  κεντρικό υπολογιστή. Στα μέσα της δεκαετίας του 80’ οι εταιρίες συμφωνήσαν ότι τα συστήματα που χρησιμοποιούσαν ήταν απαρχαιωμένα. Αυτές οι  πλατφόρμες μπορούσαν να χειριστούν τεράστιο όγκο δεδομένων και να εκτελέσουν εκτενείς επαναλήψεις. Δεν υπήρχε όμως η δυνατότητα παραμετροποίησης της βάσης δεδομένων από οποιονδήποτε άλλο εκτός του κεντρικού υπολογιστή συστήματος (mainframe). Έτσι αποφασίστηκε ότι λόγω της προόδου της τεχνολογίας έπρεπε να αλλάξουν. Στα τέλη του 80’, με την εισαγωγή μικρότερων και ευκολονόητων υπολογιστικών και λειτουργικών συστημάτων, οι εταιρίες αποφάσισαν ότι το μέλλον βρίσκεται σε λύσεις Πελάτη-Διακομιστή (Client-Server) . Αφότου οι εταιρίες αναγνώρισαν αυτή την λύση ως ανάγκη πλέον αναπτύσσουν μονές τους το λογισμικό η το αγοράζουν έτοιμο. Οι εταιρείες που αναπτύσσουν αυτά τα λογισμικά προσφέρουν πλέον στους πελάτες τους λύσεις για περισσότερο εξειδικευμένα λειτουργικά συστήματα, με σκοπό αυτά να ενσωματώνονται σε οποιαδήποτε πλατφόρμα ο εκάστοτε πελάτης τους χρησιμοποιεί.

Λειτουργικότητα του συστήματος

Η επιλογή του σωστού συστήματος για κάθε επιχείρηση δεν είναι εύκολη απόφαση, μιας και  δεν υπάρχουν ιδανικά συστήματα. Κάθε σύστημα έχει τα δυνατά και αδύναμα σημεία του. Κάθε επιχείρηση για να επιλέξει το σύστημα της είναι αναγκασμένη να κάνει πάντα κάποιους συμβιβασμούς. Τα περισσότερα συστήματα έχουν την ικανότητα να παράγουν μια ποικιλία αναφορών όπως: εκτυπώσεις καθολικού, αναφορές κατακράτησης, αναφορές ανάλυσης ηλικίας, αναφορές αναμενόμενων μετρητών, και αναφορές ανάλυσης λογαριασμών.
Το σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών του επιχειρηματικού συστήματος μιας εταιρίας επιτρέπει την εφαρμογή και παρακολούθηση εισπρακτέων απαιτήσεων και συλλόγων. Η χρήση του επιτρέπει την αποθήκευση σημαντικών πληροφοριών για απεριόριστο αριθμό πελατών και συναλλαγών. Επίσης διευκολύνει την αποτελεσματική επεξεργασία των πληρωμών και των προσαρμογών των πελατών. Ενημερώνει την στιγμή της συναλλαγής όλους τους λογαριασμούς που επηρεάζονται από την συναλλαγή. Αυξάνει ή μειώνει αναλόγως το ενεργητικό και το παθητικό της επιχείρησης, όπως επίσης και το καθολικό.
Τα περισσότερα συστήματα αποτελούνται από δυο βασικές λειτουργίες: την λειτουργία έλεγχου Οφειλετών (Debtors control function) και την λειτουργία Εξόφλησης–Αποδείξεων (Receipting function). 
Η λειτουργία έλεγχου Οφειλετών (επισφαλών πελατών) περιλαμβάνει την εισαγωγή δεδομένων εισπρακτέων λογαριασμών, το όποιο επίσης περιλαμβάνει την τιμολόγηση και την επεξεργασία των εισπρακτέων λογαριασμών.
Η λειτουργία Εξόφλησης-Αποδείξεων περιλαμβάνει την εισαγωγή δεδομένων, των εξοφλήσεων και τις αναφορές των τραπεζικών καταθέσεων.
Αυτά τα συστήματα, τα οποία συνήθως πωλούνταν σε ενότητες, έγιναν γρήγορα δημοφιλή από την στιγμή που υποσχεθήκαν την ενσωμάτωση διαφόρων λειτουργιών μιας εταιρίας, οι οποίες λειτουργίες προηγουμένως θεωρούνταν άσχετες μεταξύ τους. Αυτά τα συστήματα χρειάζονται ένα με δυο χρόνια για να εφαρμοστούν αλλά μετά καλύπτουν τον χρόνο που δαπανήθηκε για την ενσωμάτωση τους, ραγδαία.