Αναφορά

Ως αναφορά (report) χαρακτηρίζεται οποιαδήποτε έκθεση παρατήρησης (αντικειμένου, προσώπου, γεγονότος) που διαβιβάζεται με οποιοδήποτε μέσο επικοινωνίας και με οποιοδήποτε τρόπο καταχώρησης (γραπτά, προφορικά, μαγνητοφωνημένα, μαγνητοσκοπημένα κ.λπ.), έχοντας πάντα συγκεκριμένη πρόθεση γνωστοποίησης και αποδέκτη.

Γενικά

Η αναφορά μπορεί να είναι ιδιαίτερα συνοπτική, καλούμενη "σηματική", ή "τηλεγραφική", ή και εκτενής αποκαλούμενη συνηθέστερα "έκθεση" και η οποία μπορεί να προέρχεται από τον εκδότη είτε αυθόρμητα, είτε κατά καθήκον - αρμοδιότητα, ή και κατόπιν ειδικής πρόσκλησης, παραγγελίας, ή διαταγής. Συνηθέστερη και σημαντικότερη μορφή αναφοράς είναι η γραπτή - έγγραφη αναφορά η οποία συντάσσεται κατά τρόπο που να παρουσιάζει μία ευπαρουσίαστη και καταληπτή μορφή, χωρίς φιλολογικές προεκτάσεις.
Γενικά οι γραπτές αναφορές εστιάζονται σε εξέχοντα περιεχόμενα για συγκεκριμένους αποδέκτες, όπως π.χ. περιγραφές δράσης, ερευνών, πειραμάτων, καταστάσεων, γεγονότων κ.ά.. Οι εκτενείς αναφορές - εκθέσεις χρησιμοποιούνται ανάλογα του αντικειμένου τόσο σε επιστημονικό πεδίο, όπως για παράδειγμα σε αποτελέσματα πειραμάτων, ερευνών, ή συναφών παρατηρήσεων όσο και σε πολιτικό, (κυβερνητικό), κοινωνικό, εκπαιδευτικό, στρατιωτικό τομέα, δημόσιο ή ιδιωτικό, όπου και διακρίνεται αντίστοιχα. Ανάλογα δε του τομέα στον οποίον αναφέρεται ακολουθείται και η αντίστοιχη επιστημονική, τεχνική, η επαγγελματική ορολογία - λεξιλόγιο, με ίσως διαφορετική δομή σύνταξης, (όπως συμβαίνει κυρίως σε εκθέσεις), πειθαρχώντας όμως πάντα στις γενικές αρχές - χαρακτηριστικά της παρατήρησης, προκειμένου να τύχει αξιοπιστίας.
Ενισχυμένη, ή οπλισμένη αναφορά λέγεται κατά χαρακτήρα παρατήρησης εκείνη που συνοδεύεται με σχεδιαγράμματα, φωτογραφίες, πίνακες, αριθμοδείτες, διάφορες σημειώσεις, συσχετίσεις - συνδέσεις, παραπομπές κ.λπ. με σκοπό τη διασφάλιση της εγκυρότητας και της αξιοπιστίας.

Τρόπος σύνταξης

Ο τρόπος σύνταξης μιας σηματικής αναφοράς που είναι και ο απλούστερος περιλαμβάνει το όνομα του εκδότη και του αποδέκτη, ή τους τίτλους υπηρεσιών αντίστοιχα, την ημερομηνία έκδοσης, ή αποστολής, και το κείμενο. Πολλές φορές τίθεται στην αρχή του κειμένου μια επικεφαλίδα ως θέμα αναφοράς. Ομοίως συμβαίνει και στις εκτενείς αναφορές - εκθέσεις όπου εδώ όμως ο τίτλος - επικεφαλίδα κρίνεται απαραίτητος. Του δε τίτλου ακολουθούν συσχετίσεις προηγηθέντων παραγγελιών, διαταγών σύνταξης, ή συναφών αναφορών των οποίων και ακολουθεί στη συνέχεια το κείμενο σε συνήθη διάταξη πρόλογος, κυρίως θέμα, επίλογος. Το δε κυρίως θέμα, όπως αναλύεται στη παρατήρηση θα πρέπει ν΄απαντά στα ερωτήματα Ποιος;, Τι;, Πότε;, Που; και Πως;
 
Σε επιστημονικές εκθέσεις ο πρόλογος μπορεί ν΄ αναφέρεται σε κάποιο πρόβλημα, η σε ιστορικό κάποιου γεγονότος, οπότε ο επίλογος περιλαμβάνει συμπέρασμα ή εισήγηση. Χαρακτηριστικές επί τούτου είναι οι εισηγητικές εκθέσεις κωδικοποίησης νόμων και διαταγμάτων. Τέλος οι αναφορές υπογράφονται από τον/τους εκδότες τους, που μπορεί να είναι και επιστημονική ομάδα, ή από τους προϊσταμένους υπηρεσιών αν πρόκειται για υπηρεσίες λαμβάνοντας διάφορους βαθμούς προτεραιότητας διαβίβασης, ή βαθμούς ασφαλείας αν πρόκειται αναγκαία η διαβάθμισή τους.
Μια ιδιάζουσα μορφή αναφορών είναι αυτές που αφορούν παρατηρήσεις συμπεριφοράς, προσώπων, ή κοινωνικών ομάδων. Σ΄ αυτές περιλαμβάνονται διάφοροι παράμετροι εξέτασης σε κάποιο πλαίσιο χρόνου παρατήρησης, όπως π.χ. ανέκδοτα στοιχεία προσωπικότητας, προσωπικά ημερολόγια, αρχεία, μονογραφίες, εργασιακές αποδόσεις, κοινωνικές συμμετοχές κ.ά. που ενδεχομένως να καταγραφούν με γραφικές αναπαραστάσεις και μηχανικά μέσα, μαγνητοφωνήσεις, βιντεοσκοπήσεις κ.λπ.

Χρησιμότητα των αναφορών

Η σπουδαιότητα των αναφορών - εκθέσεων είναι ιδιαίτερα προφανής στη σύγχρονη εποχή καλύπτοντας, ως μέθοδοι, εξαιρετικά κρίσιμες ανάγκες, όπως π.χ. σε θέματα που αφορούν προϋπολογισμούς, δημογραφικές και επιστημονικές έρευνες, επιθεωρήσεις, πραγματογνωμοσύνες, έρευνες αξιολόγησης πάσης φύσεως δραστηριοτήτων από τραπεζικές μέχρι εγκληματικές, έρευνες και δράσεις υπηρεσιών, κ.λπ. εκ των οποίων στην πλειονότητά τους κρίνονται στη συνέχεια σημαντικές αποφάσεις και ιδίως όταν περιλαμβάνουν, ή αποτελούν εισηγήσεις. Για παράδειγμα μια ιατροδικαστική έκθεση μπορεί να εγείρει ποινική δίωξη για ένα θεωρούμενο προηγουμένως αυτόχειρα, ή από μια έκθεση της πυροσβεστικής υπηρεσίας να εξετάζεται η έκδοση άδειας λειτουργίας καταστήματος κ.λπ.