Προγραμματισμός χρόνου με χρήση διαγραμμάτων Gantt και Pert

Έργο (Project)  είναι μια σειρά από συσχετιζόμενες εργασίες,  προς επίτευξη συγκεκριμένων στόχων,  που εκτελούνται εντός προκαθορισμένης χρονικής περιόδου, κάτω από περιορισμούς σε κόστος και σε πόρους. Με βάση αυτόν τον ορισμό μπορεί κανείς να προχωρήσει στον ορισμό για την Διαχείριση Έργου (Project Management) ως τη σχεδίαση, τον συντονισμό και τον έλεγχο των πόρων του έργου  (άνθρωποι, εξοπλισμός, υλικά) με στόχο την τήρηση των τεχνικών προδιαγραφών καθώς και των περιορισμών κόστους, χρόνου και ποιότητας. Από όσα αναφέρθηκαν, για τον πολύ σημαντικό παράγοντα του χρόνου υπάρχουν πολλοί τρόποι περιορισμού, ελαχιστοποίσης και σωστής αξιοποίησης του και κατ'επέκταση και ελαχιστοποίηση των υπόλοιπων παραγόντων.

Περιγραφή

Μια από τις δημοφιλέστερες τεχνικές προγραμματισμού έργου, που είναι και απλή, είναι το διάγραμμα Gantt. Ονομάστηκε έτσι από τον Αμερικανό μηχανολόγο μηχανικό Henry Gantt (1869 – 1919), ο οποίος ήταν ο πρώτος που το επινόησε και το χρησιμοποίησε. Το διάγραμμα Gantt είναι ένα οριζόντιο ραβδόγραμμα που απεικονίζει στην ουσία την σχέση των διαφορετικών δράσεων του έργου, μέσα στον χρόνο. 
Τα διαγράµµατα Gantt είναι ένα πολύ σηµαντικό εργαλείο για την χρονική µελέτη ενός έργου. Πιο συγκεκριµένα βρίσκουν χρήση στον προγραµµατισµό µελλοντικών ενεργειών σε ένα έργο, στη διάθεση πόρων και στη διαχείριση της πορείας ενός έργου από την άποψη της ηµεροµηνίας ολοκλήρωσης του. Άρα η βασικότερη χρήση τους είναι η παρακολούθηση της προόδου ενός έργου. Μέσα από αυτά µπορούν να ελεγχθούν όλες οι δραστηριότητες και οποιαδήποτε στιγµή να λάβουν χώρα τυχόν απαραίτητες ενέργειες χρειαστούν να γίνουν αν κάποια δραστηριότητα ξεφύγει από τα χρονικά της πλαίσια.Για να σχεδιαστεί ένα διάγραμμα Gantt, πρέπει αρχικά να απαριθµηθούν όλες οι δραστηριότητες του έργου και οι αντίστοιχες διάρκειες τους. Στη συνέχεια γίνεται η χάραξη των δραστηριοτήτων πάνω σε ένα έντυπο γραφικών παραστάσεων, σχεδιάζονται όλες οι δραστηριότητες και τέλος παρουσιάζεται η ανάλυση. Στον οριζόντιο άξονα του διαγράμματος τοποθετείται ο χρόνος σε κατάλληλες υποδιαιρέσεις που ταιριάζουν με τις ανάγκες και την χρονική διάρκεια του έργου, ενώ στον κατακόρυφο άξονα τοποθετούνται οι τίτλοι των δράσεων του έργου. Η σειρά τοποθέτησής τους συνήθως είναι προς τα πάνω αυτές που αρχίζουν νωρίτερα και προς τα κάτω αυτές που αρχίζουν αργότερα, χωρίς αυτό να αποτελεί και απαράβατο κανόνα. Η τοποθέτηση μπορεί να είναι και τυχαία ή να ακολουθεί άλλα κριτήρια χωρίς αυτό να επηρεάζει την ορθότητα του διαγράμματος. Οι δράσεις περιγράφονται είτε με τους κώδικες τους είτε με χρήση κωδικών αριθμών που παραπέμπουν σε συγκεκριμένες εργασίες. Στο κύριο τώρα τμήμα του διαγράμματος τοποθετούνται για κάθε δράση και σε οριζόντια διάταξη οι ράβδοι αποτύπωσης του χρόνου, με μήκος ανάλογο με την χρονική διάρκεια που απαιτείται για την ολοκλήρωσή της. Κάθε ράβδος αρχίζει από το σημείο που στον οριζόντιο άξονα αντιστοιχεί με το χρονικό σημείο έναρξης της συγκεκριμένης δράσης. 
 
O Gantt  διεύρυνε τη χρήση του διαγράμματος ώστε να απεικονίσει και την πρόοδο των εργασιών. Χάραξε μια δεύτερη ράβδο, κατά μήκος της ράβδου που απεικόνιζε την προγραμματισμένη εργασία (γραμμή προγραμματισμού). Η δεύτερη ράβδος (γραμμή προόδου) απεικονίζει το τμήμα της εργασίας που έχει ήδη εκτελεστεί. Η θέση της γραμμής προόδου σε σχέση με τη γραμμή προγραμματισμού υποδείκνυε το ποστστό ολοκλήρωσης της εργασίας και την υπολοιπόμενη διάρκεια μέχρι την αποπεράτωση της. Η σύγκριση αυτί γίνεται με μία κάθετη γραμμή που υποδηλώνει τη χρονική στιγμή που γίνεται ο έλεγχος προόδου του έργου. Η θέση της γραμμής προόδου σε σχέση με την ένδειξη “χρονική στιγμή ελέγχου” υποδήλωνε την πρόοδο του έργου που υλοποιήθηκε σε σχέση με τoν αρχικό προγραμματισμό.
Εύκολα μπορεί να αντιληφθεί κανείς την απλότητα του σχηματικού μοντέλου όσον αφορά τα διαγράμματα Gantt.

Πλεονεκτήματα

Τα πλεονεκτήματα από την χρήση της συγκεκριμένης τεχνικής είναι η σαφής απεικόνιση της χρονικής διάρκειας και της αλληλουχίας των δράσεων,  η εύκολη και γρήγορη κατασκευή του,  αλλά και η ευκολία με την οποία μπορεί να κατανοήσει ακόμα και κάποιο μη εξειδικευμένο
άτομο τις πληροφορίες που το διάγραμμα Gantt παρέχει στον χρήστη του. Είναι πολύ εύκολα κατανοητά και χαράσσονται εύκολα. Είναι χρήσιµα για στατικά περιβάλλοντα.

Μειονεκτήματα

Βέβαια τα διαγράμματα Gantt δεν έχουν μεγάλες δυνατότητες πληροφόρησης και έτσι συνήθως χρησιμοποιούνται σε λιγότερο πολυσύνθετα έργα. Αυτό συμβάινει γιατί δεν επαρκούν για περίπλοκους σχεδιασμούς έργων, διότι δεν απεικονίζονται οι σχέσεις αλληλεξάρτησης των επι μέρους εργασιών. Δεν είναι δηλαδή εμφανές ποιες εργασίες πρέπει να αποπερατωθούν ωστέ να καταστεί δυνατή η έναρξη εκτέλεσης μιας ορισμένης εργασίας και δεν παρουσιάζει την επίδραση μιας καθυστέρησης ή επίσπευσής σε κάποια φάση του έργου. Ένα ακόμη μειονέκτημά τους είναι η δυσκολία στην αναπροσαρμογή τους όταν παρουσιάζονται μεταβολές στην χρονική διάρκεια εκτέλεσης κάποιων δράσεων ή δραστηριοτήτων, καθώς επίσης και η δυσκολία της εφαρμογής τους σε έργα με μεγάλο αριθμό δράσεων, λόγω του σημαντικού χώρου που απαιτεί η απεικόνισή τους.  Ακόμα υπάρχει αδυναμία στην απεικόνιση των αλληλεξαρτήσεων μεταξύ των δράσεων του έργου και τέλος αδυναμία για την παρουσίαση των κρίσιμων δράσεων ή δραστηριοτήτων για την επιτυχή ολοκλήρωση του συνολικού έργου.
Παρόλα αυτά τα διαγράμματα Gantt άντεξαν στην δοκιμασία του χρόνου. Έγιναν τροποποιήσεις και διορθώθηκαν αδυναμίες του. Προστέθηκαν ορόσημα (milestones) που δείχνουν συγκεκριμένα σημεία στο χρόνο ( συνήθως εξάμηνο) που πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί ορισμένες εργασίες και σταδιοδείκτες που παρουσιάζουν πότε άρχισε και πότε τελίωσε η συγκεκριμένη εργασία. Πάνω στις συμπαγείς ράβδους τοποθετούνται σημεία ενδεικτικά της σημασίας κάθε εργασίας (κρίσιμοι έλεγχοι, αναθεωρήσεις ). Στην περίπτωση αυτή οι μονάδες χρόνου αντικαθίστανται από ημερομηνίες. Οι σχέσεις αλληλεξάρτησης των επιμέρους εργασιών μπορούν να απεικονίζονται με βέλη που συνδέουν τις ράβδους (εργασίες) καθιστώντας έτσι το διάγραμμα Gantt ένα δίκτυο. Πολλές φορές όμως είναι απλούστερο να έχουμε χωριστά το διάγραμμα Gantt από το δίκτυο συσχέτισης των εργασιών του έργου.