Αρχείο

Αρχείο θεωρείται  μια συλλογή τεκμηρίων ιστορικής σημασίας, συνήθως  ανεξαρτήτως μορφής, χρονολογίας και ύλης, που φυλάσσει ή παράγει οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, οποιοσδήποτε οργανισμός δημόσιος ή ιδιωτικός στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του. Ως αρχείο νοείται επίσης και ο φυσικός χώρος στον οποίο είναι τοποθετημένες οι αρχειακές συλλογές. Ένα αρχείο διαμορφώνεται συνήθως από τεκμήρια που έχει συλλέξει  και διαφυλάξει ένας οργανισμός ή ένα φυσικό πρόσωπο. Το αρχείο μπορεί να αποτελείται από επιστολές, φωτογραφίες, έγγραφα ηλεκτρονικού υπολογιστή, λευκώματα, οικονομικά έγγραφα, ημερολόγια, φακέλους διοίκησης, γραπτές αναφορές για μια επιχείρηση ή πρακτικά από τις συναντήσεις συμβουλίων ή και επιτροπών.
Στην επιστήμη των υπολογιστών χρησιμοποιούνται οργανωμένες ομάδες ψηφιακών δεδομένων  γνωστές ως αρχεία δεδομένων.
Σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφήςτου Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων, αρχείο είναι "το σύνολο των τεκμηρίων, ανεξάρτητα από το είδος ή το υπόστρωμά τους, τα οποία παράχθηκαν οργανικά και/ή συσσωρεύτηκαν και χρησιμοποιήθηκαν από ένα συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο, μια οικογένεια ή ένα νομικό πρόσωπο/φορέα στη διάρκεια των δραστηριοτήτων και λειτουργιών τους".
Η ελληνική νομοθεσία (ν. 1946/1991, άρθρο 1 παρ. 1), ορίζει ως αρχείο "το σύνολο των μαρτυριών και των εγγράφων, αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης, που σχετίζονται με τη δραστηριότητα του Κράτους, δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών ή νομικών ή φυσικών προσώπων ή ομάδων φυσικών προσώπων".
Στην Ελλάδα, με τον όρο αρχείο αναφερόμαστε σε όλο τον κύκλο ζωής των αρχειακών τεκμηρίων, και στις τρεις ηλικίες του αρχειακού υλικού: ενεργά / τρέχοντα, ημιενεργά / ενδιάμεσα, ανενεργά / ιστορικά – ιστορικά με την έννοια του ανενεργού και όχι της πληροφοριακής αξίας.

Ετυμολογία

Ο όρος αρχείο είναι παράγωγο της λέξης αρχή "δικαστήριο, κυβέρνηση", που με την σειρά της είναι παράγωγο του ρήματος ἄρχω "να κυβερνάς". Ο όρος archive χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά στην αγγλική γλώσσα στις αρχές του 17ου αιώνα και προέρχεται από τον γαλλικό όρο archives (μόνο στον πληθυντικό), ο οποίος με την σειρά του προέρχεται από τον λατινικό όρο archīum ή archīvum.
Η ελληνική λέξη ἀρχεῖον αναφέρεται στην κατοικία ή στο γραφείο του άρχοντα (που ήταν ένας από τους εννέα δικαστές στην αρχαία Ελλάδα), όπου τα σημαντικά επίσημα αρχεία του κράτους ταξινομούνταν και μεταφράζονταν υπό την επίβλεψη του άρχοντα. Το επίθετο που δημιουργήθηκε από την λέξη αρχείο είναι το αρχειακός.

Ιστορία

Η διαδικασία φύλαξης των επίσημων εγγράφων χρονολογείται από πολύ παλιά. Οι αρχαιολόγοι έχουν ανακαλύψει αρχεία εκατοντάδων πήλινων δίσκων που ανάγονται στην 2η και 3η χιλιετία π.Χ. σε περιοχές όπως τα Ebla, Mari, Amarna, Hattusas, Ugarit και η Πύλος. Αυτές οι ανακαλύψεις υπήρξαν θεμελιώδεις για την απόκτηση γνώσεων όσον αφορά τα αρχαία αλφάβητα, τις αρχαίες γλώσσες, την λογοτεχνία και την πολιτική των αρχαίων χρόνων.
Τα αρχεία αναπτύχθηκαν πλήρως από τους αρχαίους Κινέζους, τους αρχαίους Έλληνες και τους αρχαίους Ρωμαίους (οι οποίοι τα αποκαλούσαν Tabularia). Ωστόσο, αυτά τα πρώτα αρχεία έχουν χαθεί, δεδομένου ότι τα κείμενα που γράφτηκαν σε υλικά όπως ο πάπυρος και το χαρτί καταστράφηκαν με γρηγορότερο ρυθμό, αντίθετα με όσα κείμενα γράφτηκαν σε πέτρα. Τα αρχεία των εκκλησιών, των βασιλείων και των πόλεων που χρονολογούνται από τον Μεσαίωνα έχουν επιζήσει και διατηρούνται ατόφια έως σήμερα. Αποτελούν το βασικότερο εργαλείο για την ιστορική έρευνα εκείνης της εποχής.
Η σύγχρονη αρχειακή κριτική έχει ρίζες από την Γαλλική Επανάσταση. Τα Εθνικά Αρχεία της Γαλλίας, που κατέχουν ίσως την μεγαλύτερη αρχειακή συλλογή στον κόσμο, με αρχεία που ξεκινούν από το 625 π.Χ., δημιουργήθηκαν το 1790 κατά την διάρκεια της Γαλλικής Επανάστασης οπότε και συγκεντρώθηκαν ποικίλα κυβερνητικά, θρησκευτικά και ιδιωτικά αρχεία από τους επαναστάτες.

Τυποποίηση

Το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων έχει δημιουργήσει μια σειρά προτύπων όσον αφορά την αρχειακή περιγραφή, συμπεριλαμβανομένης της Διεθνούς Τυποποιημένης Αρχειονομικής Περιγραφής ISAD. Το ISAD χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με εθνικά πρότυπα αρχειακής περιγραφής ή ως βάση ώστε το κάθε έθνος ξεχωριστά να δημιουργήσει τα δικά του πρότυπα αρχειακής περιγραφής. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, το ISAD υλοποιείται μέσω του προγράμματος Περιγράφοντας Αρχεια : Ένα Πρότυπο Περιεχομένου, ευρέως γνωστό ως  DACS. Στον Καναδά, το ISAD υλοποιείται μέσω του Συμβουλίου Αρχείων και έχει τον τίτλο Κανόνες για την Περιγραφή των Αρχείων ("RAD").
Το ISO ασχολείται με την δημιουργία προτύπων για την περιγραφή και τον χαρακτηρισμό των αρχείων.