Διαχείριση Γνώσης

Η Διαχείριση Γνώσης (ΔΓ) περιλαμβάνει μια σειρά από στρατηγικές και πρακτικές που χρησιμοποιούνται σε έναν οργανισμό για τον εντοπισμό, τη δημιουργία, την αντιπροσώπευση, τη διανομή και την υιοθέτηση ιδεών και εμπειριών. Τέτοιες ιδέες και εμπειρίες αποτελούν γνώση, ενσωματωμένη είτε σε ανθρώπους είτε σε οργανισμούς ως διαδικασίες ή πρακτικές. 
Η ΔΓ είναι μια καθιερωμένη πρακτική από το 1991 και περιλαμβάνει γνώση που διδάσκεται στους τομείς της διοίκησης επιχειρήσεων, των πληροφοριακών συστημάτων, του μάνατζμεντ και της πληροφορικής. Πιο πρόσφατα, άλλοι τομείς έχουν αρχίσει να συνεισφέρουν στην έρευνα για τη ΔΓ. Αυτοί περιλαμβάνουν τα μέσα ενημέρωσης, την επιστήμη των υπολογιστών, τη δημόσια υγεία και τη δημόσια πολιτική.
Πολλές μεγάλες επιχειρήσεις και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί διαθέτουν πόρους  αποκλειστικά για την εσωτερική ανάπτυξη της ΔΓ, συχνά ως κομμάτι των τμημάτων επιχειρηματικής στρατηγικής,  πληροφοριακής τεχνολογίας ή διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων (Addicott, McGivern &Ferlie 2006). Αρκετές συμβουλευτικές επιχειρήσεις παρέχουν στρατηγικές και συμβουλές αναφορικά με την ΔΓ σε αυτές τις επιχειρήσεις.
Η ΔΓ τυπικά επικεντρώνεται σε οργανωτικούς στόχους όπως βελτιωμένη απόδοση, ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, καινοτομία, ανταλλαγή εμπειριών, ενσωμάτωση και συνεχής βελτίωση του οργανισμού. Η ΔΓ υπερκαλύπτει τον τομέα της οργανωσιακής μάθησης επειδή επικεντρώνεται περισσότερο στη διαχείριση της γνώσης ως στρατηγικό πλεονέκτημα και στην κοινοποίηση της γνώσης.

Ιστορία

Ο τομέας της ΔΓ έχει μακρά ιστορία και περιλαμβάνει συζητήσεις επί της δουλειάς, επίσημη μαθητεία, φόρουμ συζητήσεων, εταιρικές βιβλιοθήκες, επαγγελματική κατάρτιση και συμβουλευτικά προγράμματα. Πιο πρόσφατα, με την αυξανόμενη χρήση των υπολογιστών στο δεύτερο μισό του 20ου αιώνα, συγκεκριμένες εφαρμογές τεχνολογιών όπως γνωστικές βάσεις, έμπειρα συστήματα (expert systems), αποθετήρια γνώσης, συστήματα υποστήριξης ομαδικών αποφάσεων, intranets, και συστήματα υποστήριξης ομαδικής εργασίας έχουν δημιουργηθεί για να συμβάλλουν στον τομέα.
Το 1999, θεσπίστηκε ο όρος προσωπική διαχείριση γνώσης που αναφέρεται στη διαχείριση γνώσης σε ατομικό επίπεδο.
Σε εταιρικό επίπεδο, οι πρώτες μελέτες περίπτωσης αναγνώρισαν την σημασία των στρατηγικών, διαδικαστικών και μετρικών διαστάσεων της διαχείρισης γνώσης. Τα κυριότερα συμπεράσματα που πάρθηκαν ήταν: οι άνθρωποι και τα πολιτιστικά πρότυπα που επηρεάζουν τη συμπεριφορά τους είναι ο πιο κρίσιμος πόρος για επιτυχή δημιουργία, διάδοση και εφαρμογή γνώσης· γνωστικές, κοινωνικές και οργανωτικές διαδικασίες μάθησης είναι απαραίτητες για την επιτυχία μιας στρατηγικής διαχείρισης γνώσης· και η μέτρηση, η συγκριτική αξιολόγηση και τα κίνητρα είναι απαραίτητα για να επιταχύνουν τη διαδικασία μάθησης και να οδηγήσουν σε πολιτιστική αλλαγή. Εν συντομία, τα προγράμματα διαχείρισης γνώσης μπορούν να αποφέρουν εντυπωσιακά οφέλη σε άτομα και οργανισμούς αν έχουν συγκεκριμένο στόχο, είναι σαφή και πρακτικά.
Πιο πρόσφατα, με την έλευση του Web 2.0, η έννοια της ΔΓ έχει εξελιχθεί προς ένα όραμα που βασίζεται περισσότερο στην ανθρώπινη συμμετοχή και ανάπτυξη. Αυτή η εξέλιξη ονομάζεται Enterprise 2.0. Ωστόσο, υπάρχει μια συνεχιζόμενη αντιμαχία και συζητήσεις για το εάν το Enterprise 2.0 είναι απλά μια μόδα που δεν φέρνει κάτι καινούργιο ή χρήσιμο ή εάν είναι, όντως, το μέλλον της διαχείρισης γνώσης.

Διαστάσεις

Υπάρχουν διαφορετικά πλαίσια για την διάκριση διαφορετικών «τύπων» γνώσης. Ένα προτεινόμενο πλαίσιο για την κατηγοριοποίηση των διαστάσεων της γνώσης κάνει διάκριση μεταξύ ρητής και άρρητης γνώσης. Η άρρητη γνώση αντιπροσωπεύει εσωτερικευμένη γνώση που ένα άτομο μπορεί να μην έχει συνείδηση, όπως ο τρόπος επίλυσης ενός προβλήματος. Απ’ την άλλη, η ρητή γνώση αντιπροσωπεύει γνώση που το άτομο έχει συνείδηση και μπορεί να μεταδοθεί εύκολα σε άλλους. Παρομοίως, οι Hayes και Walsham (2003) περιγράφουν το περιεχόμενο και τις σχετιζόμενες προοπτικές γνώσης και τη διαχείριση γνώσης ως δύο θεμελιωδώς διαφορετικές επιστημονικές προοπτικές. Η πρώτη προτείνει ότι η γνώση αποθηκεύεται εύκολα επειδή μπορεί να κωδικοποιηθεί, ενώ η δεύτερη αναγνωρίζει τις σχετιζόμενες και συμφραζόμενες προοπτικές  της γνώσης που καθιστούν δύσκολη την κοινοποίησή της έξω από την τοποθεσία όπου αναπτύσσεται.
Πρώιμες έρευνες έδειξαν ότι η επιτυχημένη ΔΓ χρειάζεται να μετατρέψει εσωτερικευμένη άρρητη γνώση σε ρητή προκειμένου να κοινοποιηθεί, αλλά πρέπει επίσης να επιτρέπει στα άτομα να εσωτερικεύσουν και να κάνουν κατανοητή οποιαδήποτε κωδικοποιημένη γνώση ανακτηθεί από τη διαχείριση. Μεταγενέστερες έρευνες στη ΔΓ έδειξαν ότι ο διαχωρισμός ρητής και άρρητης γνώσης αποτελεί υπεραπλούστευση και ότι η έννοια της ρητής γνώσης είναι αυτοαναιρούμενη. Συγκεκριμένα, προκειμένου να γίνει η γνώση ρητή, πρέπει να μεταφραστεί σε πληροφορία (σύμβολα έξω από το νου). Αργότερα, ο Ikujiro Nonaka δημιούργησε ένα μοντέλο (SECI for Socialization, Externalization, Combination, Internalization – ΚΕΣΕ από τα αρχικά των λέξεων Κοινωνικοποίηση, Εξωτερίκευση, Συνδυασμός, Εσωτερίκευση) που προτείνει μια σπειροειδή γνωστική αλληλεπίδραση μεταξύ ρητής και άρρητης γνώσης. Σε αυτό το μοντέλο, η γνώση ακολουθεί έναν κύκλο όπου η άρρητη γνώση «εξάγεται» προκειμένου να γίνει ρητή, και η ρητή επαναεσωτερικεύεται σε άρρητη. Πιο πρόσφατα, με τη βοήθεια του Georg von Krogh, ο Nonaka επέστρεψε στις αρχικές του μελέτες σε μια προσπάθεια να συμβάλλει στην αντιμαχία αναφορικά με την μετατροπή γνώσης.
Ένα δεύτερο προτεινόμενο πλαίσιο για την κατηγοριοποίηση των διαστάσεων της γνώσης κάνει διάκριση μεταξύ ενσωματωμένης γνώσης ενός συστήματος εκτός του ανθρώπου (π.χ. ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να έχει γνώση ενσωματωμένη στο σχεδιασμό του) και ενσωματωμένης γνώσης που αντιπροσωπεύει μια μαθημένη ικανότητα του νευρικού και ενδοκρινικού συστήματος ενός ανθρώπου.
Ένα τρίτο προτεινόμενο πλαίσιο κάνει διάκριση μεταξύ της διερευνητικής δημιουργίας «νέας γνώσης» (π.χ. καινοτομία) και της μεταφοράς ή εκμετάλλευσης «θεσπισμένης γνώσης» μέσα σε μια ομάδα, οργανισμό ή κοινότητα. Συνεργαζόμενα περιβάλλοντα όπως κοινότητες πρακτικής εφαρμογής ή υπολογιστικά προγράμματα κοινωνικοποίησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για δημιουργία και μεταφορά γνώσης.

Τεχνολογία

Πρόωρες τεχνολογίες ΔΓ περιλαμβάνουν διαδικτυακές  εταιρικές κίτρινες σελίδες ως εντοπιστές τεχνογνωσίας και συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Σε συνδυασμό με την πρώιμη ανάπτυξη των συνεργατικών τεχνολογιών (ιδίως το Lotus Notes), οι τεχνολογίες της ΔΓ επεκτάθηκαν στα μέσα της δεκαετίας του 1990. Οι επόμενες προσπάθειες της ΔΓ αξιοποίησαν σημασιολογικές τεχνολογίες για την αναζήτηση και ανάκτηση και την ανάπτυξη της ηλεκτρονικής μάθησης ως εργαλείο για κοινότητες πρακτικής. Τα συστήματα διαχείρισης γνώσης μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε μια ή περισσότερες από τις ακόλουθες ομάδες: συνεργατικά προγράμματα, συστήματα διαχείρισης εγγράφων, έμπειρα συστήματα, σημασιολογικά δίκτυα, σχεσιακές και αντικειμενοστραφείς βάσεις δεδομένων, εργαλεία προσομοίωσης και τεχνητή νοημοσύνη.
Πιο πρόσφατα, η ανάπτυξη κοινωνικών υπολογιστικών εργαλείων έχουν επιτρέψει πιο αδόμητες, αυτοδιοικούμενες ή οικοσυστημικές προσεγγίσεις για την μεταφορά, τη σύλληψη και τη δημιουργία γνώσης, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης νέων μορφών κοινοτήτων, δικτύων ή matrix οργανώσεων. Ωστόσο, τα εν λόγω εργαλεία για το μεγαλύτερο μέρος εξακολουθούν να βασίζονται σε κείμενο και κώδικα και έτσι αντιπροσωπεύουν ρητή μεταφορά γνώσεων. Αυτά τα εργαλεία αντιμετωπίζουν προκλήσεις κατά την εξαγωγή του νοήματος  και τη διασφάλιση ότι το περιεχόμενο  είναι μεταβιβάσιμο μέσω ποικίλων διαύλων.
Εργαλεία λογισμικού στη ΔΓ είναι μια συλλογή τεχνολογιών που δεν αποκτούνται κατ’ ανάγκη ως μια ενιαία λύση λογισμικού. Επιπλέον, αυτά τα εργαλεία λογισμικού ΔΓ έχουν το πλεονέκτημα της χρήσης των υφιστάμενων υποδομών πληροφορικής της οργάνωσης. Οργανισμοί και φορείς λήψης αποφάσεων των επιχειρήσεων ξοδεύουν πολλούς πόρους και κάνουν σημαντικές επενδύσεις στην τελευταία λέξη της τεχνολογίας, τα  συστήματα και τις υποδομές για να υποστηρίξουν τη διαχείριση γνώσης. Είναι επιτακτικό αυτές οι επενδύσεις να επικυρώνονται σωστά, να πραγματοποιούνται με σύνεση και ότι είναι οι πιο κατάλληλες τεχνολογίες και εργαλεία λογισμικού για να διευκολυνθεί η διαχείριση της γνώσης. 
Η ΔΓ έχει γίνει επίσης ο ακρογωνιαίος λίθος στις αναδυόμενες επιχειρηματικές στρατηγικές, όπως η Υπηρεσία Διαχείρισης του Κύκλου Ζωής, με τις εταιρείες να στρέφονται όλο και περισσότερο προς τους προμηθευτές λογισμικού για να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα τους σε βιομηχανίες, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, τον κλάδο των αερομεταφορών.

Διαχειριστές Γνώσης

Ο διαχειριστής γνώσης είναι ένας ρόλος που έχει αποκτήσει δημοτικότητα την τελευταία δεκαετία. Ο ρόλος έχει εξελιχθεί δραματικά από έναν που περιλαμβάνει τη δημιουργία και συντήρηση των αποθετηρίων γνώσης σε έναν που περιλαμβάνει την επιρροή της κουλτούρας ενός οργανισμού προς βελτιωμένη διάδοση γνώσης, επαναχρησιμοποίηση, μάθηση, συνεργασία και καινοτομία. Οι λειτουργίες της ΔΓ σχετίζονται με διαφορετικά τμήματα στους οργανισμούς. Μπορούν να συνδυαστούν με τμήματα ποιότητας, πωλήσεων, διαχείρισης ανθρωπίνου δυναμικού, καινοτομίας, λειτουργιών κλπ. και εξαρτάται από τα κίνητρα ΔΓ του εκάστοτε οργανισμού.
Οι διαχειριστές γνώσης έχουν πληθώρα επιστημονικών υποβάθρων, από Πληροφοριακές Επιστήμες ως Επιχειρησιακή Διαχείριση. Ένας αποτελεσματικός διαχειριστής γνώσης είναι πιθανό να είναι κάποιος που έχει ευέλικτο χαρτοφυλάκιο δεξιοτήτων και είναι γνώστης των εννοιών της οργανωτικής συμπεριφοράς/κουλτούρας, των διαδικασιών, του branding και του μάρκετινγκ καθώς και των συνεργατικών τεχνολογιών.