Δημόσια Βιβλιοθήκη - Εξωτερική ανάθεση

Προτάσεις-Διαχείριση συμβάσεων

Η διαχείριση συμβάσεων θα είναι γενικά για τρία έως πέντε έτη και θα είναι ανανεώσιμες. Ο ανάδοχος τότε πρόκειται να είναι υπεύθυνος για τη στελέχωση και τις καθημερινές λειτουργίες της βιβλιοθήκης. Η Βιβλιοθήκη έτσι, θα έχει ακόμα το Διοικητικό Συμβούλιο και θα εξακολουθεί σε αυτή την κατάσταση να θεωρείται μια Δημόσια βιβλιοθήκη. Τα υλικά της βιβλιοθήκης, ο εξοπλισμός και το κτήριό της, θα εξακολουθούν να ανήκουν στο δήμο, όπως και όλα τα υλικά που αποκτήθηκαν. Ενώ η Σύμβαση θα είναι σε θέση επίσης, να ανήκει στο δήμο.
Υπάρχει μια κύρια διαφορά μεταξύ της λειτουργίας της ανάθεσης από εξωτερικούς συνεργάτες της δημόσιας βιβλιοθήκης και της δημόσιας διαχείρισης αυτών, η οποία ενδεχομένως θα ανησυχεί τα στελέχη. Δηλαδή, όταν μια σύμβαση θα τίθεται σε ισχύ, το εν ενεργεία προσωπικό της βιβλιοθήκης θα μεταφέρεται αλλού, ή θα λύνεται η συνεργασία μαζί του, με αποτέλεσμα να ωθούνται στο γεγονός να υποβάλουν αίτηση για τον ανάδοχο αυτής της θέσης. Οι τελικές συμβάσεις συνήθως θα προβλέπουν ότι το τρέχων προσωπικό της βιβλιοθήκης, θα δώσει ραντεβού για συνέντευξη με τον ανάδοχο. Όταν η Βιβλιοθήκη πρόκειται να ανοίξει και πάλι, ο διευθυντής και το προσωπικό της θα είναι όλοι άμεσοι συνεργάτες με τον ανάδοχο και όχι ο δήμος. Συχνά ο νέος διευθυντής που θα εισέρχεται, θα είναι κάποιος που θα έχει ήδη συνεργαστεί ξανά με τον ανάδοχο, αλλά το προσωπικό θα αποτελείται συνήθως, από ένα μείγμα των πρώην και των νέων εργαζομένων της βιβλιοθήκης. Το προσωπικό με Σύμβαση θα προορίζεται να είναι υπεύθυνο για την επιλογή, την παραγγελία, την επεξεργασία, τον προγραμματισμό και τη δημιουργία της πολιτικής, υπό την καθοδήγηση του διοικητικού συμβουλίου της βιβλιοθήκης.

Νομός Riverside, Καλιφόρνια

Ο πρώτος Δήμος που χρησιμοποίησε αυτή τη μορφή συστήματος διαχείρισης των δημόσιων βιβλιοθηκών ήταν στo νομό Riverside, της Καλιφόρνιας (Riverside County, California) στην Αμερική, το 1997. Ο δήμος είχε συνάψει στο παρελθόν το σύστημα διαχείρισης της βιβλιοθήκης του, στο νομό του Riverside. Λόγω της έλλειψης εξοικείωσης της βιβλιοθήκης με τη λειτουργία του συστήματός της, η επιπλέον εξοικείωσή της με την σύναψη αυτών των υπηρεσιών, η δημοσιονομική κρίση, οδήγησαν τη βιβλιοθήκη της Riverside στο να προχωρήσει σε Σύμβαση με ιδιωτική εταιρεία, για να διαχειριστεί όλες τις δραστηριότητές της. Καθώς υπήρχε μεγάλο ενδιαφέρον και γινόταν συνεχή κριτική επί του θέματος εκείνη την εποχή, ορισμένοι θεώρησαν την κατάσταση ως μοναδική λύση για το πρόβλημα, ή ως μια πρωτοποριακή και ανανεωμένη προσέγγιση.

Παραδείγματα-Συμπεράσματα

Η διαχείριση μιας δημόσιας βιβλιοθήκης από εξωτερικούς παράγοντες δεν είναι σε καμία περίπτωση εύκολο να βρει τα μέσα για να γίνει ένα συχνό και εύκολο φαινόμενο, αλλά η λύση που χρησιμοποιείται από τη Βιβλιοθήκη της Riverside δεν ήταν μοναδική, καθώς υπήρξαν και άλλοι δήμοι που υιοθέτησαν αυτή τη μορφή διαχείρισης. Στα δεκαπέντε χρόνια από τότε που άλλαξε η διαχείριση της βιβλιοθήκης της Riverside, δεκαεννέα δήμοι έχουν θέσει τις βιβλιοθήκες τους σε ιδιωτική διαχείριση. Δεκαεπτά συστήματα λειτουργούν σήμερα κάτω από την εξωτερική ανάθεση των συμβάσεων. Οι βιβλιοθήκες δεν περιορίζονται με βάση το μέγεθος ή γεωγραφικά. Αυτά τα δεκαεφτά συστήματα της βιβλιοθήκης είναι στην Καλιφόρνια, Τέξας, Κάνσας, Τεννεσί, Όρεγκον, και στη Φλόριντα. Το μέγεθος της κλίμακας των λειτουργιών τους, επεκτείνονται από το ένα κτήριο της βιβλιοθήκης, έως το σύστημα του τριακοστού τρίτου υποκαταστήματος. Τουλάχιστον δεκαεπτά άλλοι δήμοι είχαν θεωρήσει σημαντική τη διαχείριση των βιβλιοθηκών από εξωτερικούς παράγοντες, αλλά επέλεξαν τελικά να παραμείνουν στη δημόσια διαχείριση. Τέσσερις δήμοι έχουν σε ένα σημείο αναθέσει σε εξωτερικά μέσα τη διαχείρισή τους, αλλά όχι το προσωπικό.