Διαχείριση αποθεμάτων

Βασικά χαρακτηριστικά συστήματος αποθεμάτων

Οι σπουδαιότερες έννοιες που εμφανίζονται σε ένα σύστημα αποθεμάτων είναι οι παρακάτω:

Ζήτηση

Η ζήτηση αντιπροσωπεύει τις ποσότητες των προϊόντων που ζητούνται ανά περίοδο.
Το μέγεθος της ζήτησης, για μια ορισμένη μελλοντική χρονική περίοδο, είναι δυνατό να είναι εκ των προτέρων γνωστό. Τότε, τα συστήματα αυτά των αποθεμάτων ονομάζονται προσδιοριστικά. Στα προσδιοριστικά συστήματα αποθεμάτων, το μέγεθος της ζήτησης μπορεί να είναι σταθερό για ίσα χρονικά διαστήματα (στατική ζήτηση) ή να είναι γνωστός ο τρόπος μεταβολής του (δυναμική ζήτηση). Σε πολλά συστήματα αποθεμάτων, είναι αδύνατο να προσδιοριστεί εκ των προτέρων το μέγεθος της ζήτησης, αλλά να γνωρίζουμε την κατανομή των αποθεμάτων της. Η κατανομή αυτή μπορεί να είναι ασυνεχής ή συνεχής. Τα συστήματα αυτά των αποθεμάτων ονομάζονται στοχαστικά.
Για την καλύτερη κατανόηση των όσων αναφέραμε, δίνουμε τα παρακάτω παραδείγματα σημειώνοντας και το αντίστοιχο είδος της ζήτησης για το καθένα.
i) Βιοτεχνία επίπλων είναι υποχρεωμένη να παραδίδει στα καταστήματα 200 τραπέζια την εβδομάδα. Εδώ η ζήτηση είναι στατική.
ii) Βιοτεχνία επίπλων είναι υποχρεωμένη να παραδώσει στα καταστήματα 100 τραπέζια την πρώτη εβδομάδα, 150 την δεύτερη, 200 την τρίτη κτλ. Εδώ η ζήτηση είναι δυναμική.
iii) Η ζήτηση ενός ανταλλακτικού αυτοκινήτου έχει μία εκθετική κατανομή με παράμετρο 1/20. Εδώ η ζήτηση είναι στοχαστική.

Αναπλήρωση ή εφοδιασμός

Με τον όρο αναπλήρωση  (ή εφοδιασμό) εννοούμε την ποσότητα ενός προϊόντος που προστίθεται στα αποθέματα. Την ποσότητα αυτή την συμβολίζουμε με Q. Το μέγεθος της μπορεί να είναι σταθερό ή να μεταβάλλεται. Η προμήθεια της ποσότητας Q μπορεί να γίνει με αγορά ή με παραγωγή.

Χρόνος αναπλήρωσης ή εφοδιασμού

Είναι η χρονική περίοδος μεταξύ της έκδοσης μιας παραγγελίας, για την αναπλήρωση (ή εφοδιασμό)  ενός προϊόντος, και της εισόδου του προϊόντος αυτού στην αποθήκη. Ο χρόνος αναπλήρωσης μπορεί να είναι σταθερός ή και να μεταβάλλεται, συμβολίζεται δε με το γράμμα L.

Χρονική στιγμή εφοδιασμού – συχνότητα

Οι δύο παραπάνω μεταβλητές μας δηλώνουν πότε και πόσο συχνά πρέπει να γίνεται η αναπλήρωση. Εκείνος που παίρνει τις αποφάσεις για την τύχη μας επιχείρησης, μπορεί να ελέγχει και τις δύο αυτές μεταβλητές συγχρόνως ή μόνο την μία π.χ. δεν ελέγχουμε την συχνότητα επισκέψεων ενός πελάτη, αλλά την ποσότητα των προϊόντων που αφήνει. Όταν ένα προϊόν παράγεται κατά μερίδες, δεν ελέγχουμε την ποσότητα, αλλά την συχνότητα παραγωγής.

Κύκλος παραγωγής ή παραγγελίας

Είναι το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ δύο διαχρονικών παραγωγών ή δύο διαχρονικών παραγγελιών.

Πολιτική διαχείρισης αποθεμάτων

Με τον όρο πολιτική διαχείρισης αποθεμάτων εννοούμε μία σειρά κανόνων, με βάση τους  οποίους αποφασίζεται πότε και με ποια ποσότητα πρέπει να αναπληρωθεί το απόθεμα. Η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη πολιτική διαχείρισης είναι η πολιτική (S1,S2). Με βάση την πολιτική αυτή, όταν το επίπεδο του αποθέματος βρίσκεται στο S1, τότε γίνεται αναπλήρωση μέχρις ότου το επίπεδο του αποθέματος φτάσει στο S2. Επομένως, η ποσότητα Q που αναπληρώνεται, είναι ίση με S2- S1.

Κόστος αποθεμάτων

 
Σε ένα σύστημα αποθεμάτων εμφανίζονται συνήθως οι παρακάτω μορφές κόστους:
α) Κόστος παραγωγής ή παραγγελίας.

Το κόστος παραγωγής ή παραγγελίας αποτελείται από δύο συνιστώσες. Ένα σταθερό κόστος το οποίο είναι ανεξάρτητο από την ποσότητα που παράγεται ή παραγγέλεται και ένα μεταβλητό κόστος που είναι ανάλογο προς την ποσότητα που παράγεται ή παραγγέλεται.
Στο σταθερό κόστος κ, που ονομάζεται και κόστος προπαρασκευής, περιλαμβάνονται όλες τις δαπάνες για την έναρξη ενός παραγωγικού κύκλου ή την έκδοση μιας παραγγελίας, όπως είναι τα διοικητικά και τα διαχειριστικά έξοδα, το κόστος των προκαταρκτικών εργασιών, τα έξοδα παραλαβής των υλικών κτλ.
Εάν συμβολίσουμε με c το κόστος παραγωγής ή παραγγελίας μιας μονάδας προϊόντος, τότε το κόστος για την παραγωγή ή την παραγγελία Q μονάδων, θα είναι: c*Q.
Επομένως, το κόστος παραγωγής ή παραγγελίας Q μονάδων ενός προϊόντος θα είναι : κ1 =  κ + cQ.

β) Κόστος διατήρησης αποθεμάτων.

Είναι το κόστος που καταβάλλεται για την διατήρηση μιας ποσότητας ενός προϊόντος ως απόθεμα στην πορεία του χρόνου. Το κόστος διατήρησης μεταβάλλεται ανάλογα με την ποσότητα του αποθέματος και τη χρονική διάρκεια αποθεματοποίησης, αποτελείται δε από τις παρακάτω συνιστώσες:
i)Κόστος επενδεδυμένου κεφαλαίου. Είναι ανάλογο προς το επίπεδο του αποθέματος και προς το χρόνο που παραμένει το προϊόν ως απόθεμα και υπολογίζεται συνήθως με το επιτόκιο που ισχύει στην αγορά.
ii)Κόστος αποθήκευσης. Περιλαμβάνει την δαπάνη του ενοικίου, τα έξοδα για την λειτουργία και την συντήρηση των κτιρίων αποθήκευσης, καθώς και τα έξοδα για την φύλαξη των προϊόντων.
iii)Κόστος διαχείρισης και λογιστικών εργασιών.
iv)Κόστος ασφάλισης των αποθεμάτων.
v)Κόστος απόσβεσης. Οφείλεται στην παλαίωση ή στην αλλοίωση των προϊόντων. Το κόστος αυτό είναι ιδιαίτερα αισθητό στα εποχιακά προϊόντα, στα εμπορεύματα που έχουν σχέση με την μόδα και τα τρόφιμα.
vi)Κόστος εσωτερικής κίνησης. Περιλαμβάνει τις δαπάνες των εργασιών για τη μετακίνηση των αποθεμάτων στο χώρο αποθήκευσης, τα χρήματα που καταβάλλονται σε φορτηγά, γερανούς, πλατφόρμες κτλ.
Το κόστος διατήρησης μιας μονάδας αποθέματος στη μονάδα του χρόνου συμβολίζεται με κ2.

γ) Κόστος έλλειψης.

Το κόστος έλλειψης εμφανίζεται όταν οι ποσότητες ενός προϊόντος που υπάρχουν ως απόθεμα, δεν είναι επαρκείς για να ικανοποιήσουν τη ζήτηση. Η ζήτηση αυτή έχει ως συνέπεια την απώλεια κερδών, λόγω των χαμένων πωλήσεων και την απώλεια της αξιοπιστίας της επιχείρησης. Εάν η έλλειψη έχει σχέση με τις πρώτες ύλες ή με προϊόντα που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή, τότε οι απώλειες για την επιχείρηση συνίστανται στην παύση της λειτουργίας των μηχανολογικών εγκαταστάσεων, στη διακοπή της εργασίας των εργατών και στην αναβολή εκτέλεσης παραγωγικών προγραμμάτων. 
Το κόστος έλλειψης είναι δυνατό να αντιμετωπιστεί με τακτά περιστασιακά μέτρα. Κάτι τέτοιο όμως, έχει ως συνέπεια μεγαλύτερο κόστος προπαρασκευής, κόστος έκτακτης εργασίας, αυξημένο διαχειριστικό κόστος, περισσότερες δαπάνες μεταφοράς, καθώς και κόστος από την μεταβολή των προγραμμάτων παραγωγής.
Το κόστος έλλειψης είναι ανάλογο προς την ποσότητα και τη χρονική διάρκεια της έλλειψης, όταν στο σύστημα αποθεμάτων δεν επιτρέπονται οι απώλειες παραγγελιών, και ανάλογο προς την ποσότητα έλλειψης, όταν επιτρέπονται οι απώλειες. Το κόστος έλλειψης μιας μονάδας αποθέματος στη μονάδα του χρόνου το συμβολίζουμε με κ3. 

Βασικοί Τύποι αποθεμάτων

Τα αποθέματα, ανάλογα με τον τρόπο που δημιουργούνται, μπορούν να διακριθούν σε τέσσερις κατηγορίες, κυκλικό, ασφαλείας, αναμονής και σε κίνηση. Τα διαφορετικά αυτά είδη αποθεμάτων δεν διακρίνονται σε φυσική μορφή αλλά με βάση την αιτία της δημιουργίας τους. Το κυκλικό απόθεμα (cycle inventory) είναι το τμήμα του συνολικού αποθέματος που καθορίζεται άμεσα από το μέγεθος της παραγγελίας. Το ύψος του κυκλικού αποθέματος εξαρτάται από τον χρόνο ανάμεσα σε δυο παραγγελίες.  Για παράδειγμα,  αν γίνεται μια παραγγελία κάθε μήνα, το ύψος του αποθέματος θα πρέπει να ισούται με τη μηνιαία ζήτηση. Όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος ανάμεσα σε δυο παραγγελίες τόσο μεγαλύτερο θα είναι το κυκλικό απόθεμα. 
Για να αποφύγουν προβλήματα εξυπηρέτησης των πελατών και μη διαθεσιμότητας εξαρτημάτων,  οι εταιρείες συχνά κρατάνε ένα απόθεμα ασφαλείας (safety stock inventory). Τα αποθέματα ασφαλείας είναι χρήσιμα όταν οι προμηθευτές δεν παραδίδουν την απαιτούμενη ποσότητα στην προκαθορισμένη ημερομηνία σε αποδεκτή ποιότητα ή όταν τα παρασκευασμένα αντικείμενα έχουν υποστεί ζημιές ή απαιτούν περαιτέρω διορθώσεις. Η διατήρηση αποθεμάτων ασφαλείας εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας σε περίπτωση τέτοιων προβλημάτων.  Για τη διατήρηση αποθεμάτων ασφαλείας,  μία επιχείρηση κάνει μία παραγγελία νωρίτερα απ’  ότι τη χρειάζεται πραγματικά είτε σε μεγαλύτερη ποσότητα.
Ως απόθεμα αναμονής (anticipation inventory)  καθορίζεται το απόθεμα που χρησιμοποιείται για να απορροφήσει ανόμοια ζήτηση σε διαφορετικές χρονικές περιόδους.  Για παράδειγμα,  το 90%  της ετήσιας ζήτησης του πετρελαίου θέρμανσης εμφανίζεται μέσα σε τέσσερις μήνες στο χρόνο. Με τη διατήρηση αποθεμάτων αναμονής, οι επιχειρήσεις δεν είναι υποχρεωμένες να προβαίνουν σε σημαντικές αυξομειώσεις της παραγωγής που συνεπάγονται κόστος.  Τα αποθέματα αναμονής χρησιμοποιούνται επίσης και σε περιπτώσεις αβεβαιότητας σχετικά με την πρόσφορα ενός προϊόντος. 
Τα αποθέματα που κινούνται από το ένα σημείο του συστήματος ροής υλικών στο άλλο καλούνται αποθέματα σε κίνηση (pipeline inventory). Τα αποθέματα αυτά αποτελούν παραγγελίες που έχουν γίνει αλλά δεν έχουν παραληφθεί ακόμα. Μπορούν να υπολογιστούν ως η μέση ζήτηση κατά το χρόνο μεταξύ της παραλαβής δυο διαδοχικών παραγγελιών.

Μέθοδοι Μείωσης παραγγελιών

Με βάση την κατηγορία των αποθεμάτων μπορούν να καθοριστούν οι κατάλληλες τακτικές για τη μείωση του. Οι τακτικές αυτές θα πρέπει να περιλαμβάνουν την ενέργεια για τη μείωση του αποθέματος αλλά και τακτικές για τη μείωση του κόστους εξ’ αιτίας της έλλειψης αποθεμάτων. Η βασική τακτική για τη μείωση του κυκλικού αποθέματος είναι απλά η μείωση του μεγέθους της παραγγελίας. Παράλληλα, όμως, για την αποφυγή της αύξησης του κόστους έναρξης νέας λειτουργίας και την αύξηση του συνολικού κόστους παραγγελίας, λόγω αύξησης του αριθμού των παραγγελιών, θα πρέπει η επιχείρηση να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες παραγγελίας και προετοιμασίας για νέες λειτουργίες. Επίσης, μπορεί να αυξήσει το βαθμό στον οποίο η ίδια εργασία μπορεί να επαναληφθεί χωρίς να χρειάζονται αλλαγές με εξειδίκευση, αφιέρωση πόρων για την παραγωγή ενός μόνο προϊόντος και τη χρησιμοποίηση του ίδιου εξαρτήματος για διαφορετικά προϊόντα. 
Η βασική τακτική που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μείωση του αποθέματος ασφαλείας είναι η τοποθέτηση των παραγγελιών πιο κοντά στο χρόνο που πρέπει να γίνει η παραλαβή.  Λόγω της αβεβαιότητας σχετικά με τη ζήτηση, τις προμήθειες και τους χρόνους αποστολής, η τακτική αυτή μπορεί να οδηγήσει σε μη αποδεκτά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών.  Οι πιθανές αρνητικές συνέπειες μπορούν να αποφευχθούν αν παράλληλα η επιχείρηση 
α)  βελτιώσει τις προβλέψεις ζήτησης,
β)  μειώσει το χρόνο ανάμεσα σε δυο παραλαβές,
γ)  μειώσει την αβεβαιότητα των προμηθειών και
δ)  δώσει μεγαλύτερη έμφαση σε εργασία και μηχανές, τα μόνα συστατικά στοιχεία της παραγωγής που δεν αποθηκεύονται.
Για την μείωση των αποθεμάτων αναμονής, μια επιχείρηση μπορεί να εξισώσει το ρυθμό παραγωγής της με τον ρυθμό ζήτησης. Παράλληλα θα πρέπει να προσπαθήσει να εξισορροπήσει τη ζήτηση δημιουργώντας νέα προϊόντα με διαφορετικούς κύκλους ζήτησης,  με διαφήμιση προϊόντων εκτός εποχής και με εκπτώσεις στα προϊόντα αυτά. Τέλος μια επιχείρηση για να ελέγξει τα αποθέματα σε κίνηση έχει τη δυνατότητα να μειώσει τη διάρκεια αναμονής των αποθεμάτων όχι όμως και τη ζήτηση. Για τη μείωση των χρόνων αναμονής των αποθεμάτων μπορεί να επιλέξει τους κατάλληλους προμηθευτές και εταιρίες μεταφορών,  να βελτιώσει τη διαχείριση των υλικών εντός του εργοστασίου και να μειώσει την ποσότητα της παραγγελίας στις περιπτώσεις που ο χρόνος αναμονής εξαρτάται από την ποσότητα παραγγελίας.

Ταξινόμηση ΑΒC

Η διαχείριση των αποθεμάτων με τις καταμετρήσεις,  την τοποθέτηση παραγγελιών, την παραλαβή αποθεμάτων κ.τ.λ. κοστίζει σε χρόνο προσωπικού και σε χρήματα. Με βάση λοιπόν τους περιορισμούς στους πόρους, η επιχείρηση θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τους διαθέσιμους πόρους με τον καλύτερο τρόπο, να επικεντρώνεται δηλαδή στα πιο σημαντικά αντικείμενα στο απόθεμα της.  Ένα σύστημα διαχείρισης αποθέματος καθορίζει πότε θα πρέπει να γίνει μια παραγγελία για ένα προϊόν και τι ποσότητα θα πρέπει να παραγγελθεί. Καθώς στις περισσότερες περιπτώσεις ελέγχου των αποθεμάτων περιλαμβάνονται αρκετά διαφορετικά αντικείμενα είναι δύσκολο για την επιχείρηση να κάνει διαφορετικό προγραμματισμό για τα αποθέματα του καθενός.  Για την αντιμετώπιση του προβλήματος αυτού,  η ταξινόμηση ABC  διαχωρίζει το απόθεμα σε τρεις κατηγόριες βασιζόμενη στο γεγονός ότι ένας σχετικά μικρός αριθμός προϊόντων, εξαρτημάτων ή υλικών,  αντιπροσωπεύουν το μεγαλύτερο μέρος της συνολικά δεσμευμένης σε αποθέματα αξίας.
Η κατηγορία Α αντιστοιχεί σε ένα μικρό σχετικά ποσοστό των ειδών αποθέματος μεγάλης όμως αξίας,  δηλαδή περίπου στο 15-20%  του συνόλου των διαφόρων ειδών αποθεμάτων που αντιστοιχούν σε περίπου 70-75% της συνολικής αξίας των αποθεμάτων. Η κατηγορία Β περιλαμβάνει υλικά μικρότερης αξίας και σημασίας, αντιστοιχούν περίπου στο 20-25% του συνόλου των ειδών και στο 20-25 % της συνολικής αξίας των αποθεμάτων.  Η κατηγορία C  περιλαμβάνει τα υπόλοιπα μικρότερης αξίας αγαθά, περίπου 10-15% της συνολικής αξίας των αποθεμάτων, που αποτελούν και το μεγαλύτερο ποσοστό του συνόλου των υλικών που αποθεματοποιούται.  Στόχος της ταξινόμησης ABC  είναι ο καθορισμός του βαθμού ελέγχου και παρακολούθησης των αποθεμάτων.  Για παράδειγμα, σε περιοδική βάση, τα υλικά της πρώτης κατηγορίας μπορεί να ελέγχονται πιο αποτελεσματικά με εβδομαδιαίες παραγγελίες, α υλικά της δεύτερης κατηγορίας μπορούν να παραγγέλλονται κάθε δυο εβδομάδες και τα υλικά της τρίτης κατηγορίας μπορούν να προμηθεύονται μηνιαία ή κάθε δυο μήνες.  Για τα αποθέματα της πρώτης κατηγορίας,  το σύστημα διαχείρισης τους θα πρέπει να βασίζεται στη συνεχή παρακολούθηση του αποθέματος του κάθε υλικού και θα πρέπει πάντα να τηρείται επαρκές απόθεμα ασφαλείας.  Στα αποθέματα της δεύτερης κατηγορίας δεν απαιτείται τόσο αυστηρός έλεγχος και η επανεξέταση των παραμέτρων του αποθέματος,  όπως το επίπεδο ανάλωσης,  ο χρόνος εκτέλεσης της παραγγελίας θα πρέπει να γίνεται τακτικά αλλά σε μεγαλύτερες περιόδους απ’ ότι τα αποθέματα της πρώτης κατηγορίας. Τέλος, για τη διαχείριση των αποθεμάτων της τρίτης κατηγορίας ο έλεγχος των παραμέτρων του συστήματος διαχείρισης μπορεί να γίνεται ανά μεγάλα χρονικά διαστήματα καθώς δεν υπάρχει υψηλό κόστος έλλειψης των αποθεμάτων αυτών.