20 DE JULHO DE 2018 17  Apensar, em local visível, no suporte físico a inscrição ‘Reservado’. 6.5 Tratamento da informação (alteração ou cópia) 6.5.1. Alteração da Informação A alteração de informação em formato papel requer autorização antecipada do responsável da informação. A execução deste ato deve ser devidamente inscrita na primeira folha do documento, constando nesta inscrição, de forma manuscrita, o nome abreviado do interveniente que procede à alteração, rubrica deste e respetiva data. Quando em formato eletrónico editável, independentemente do seu suporte físico, requer-se atualização da metainformação do documento, registo e salvaguarda das versões do documento, apenas se procedendo à sua eliminação nos termos da política e legislação em vigor. 6.5.2. Cópia da Informação A cópia da informação deve ser devidamente registada e comunicada ao responsável da informação. A cópia da informação em formato papel deve ser executada recorrendo preferencialmente aos meios instalados na AR e dentro dos limites necessários e suficientes para a tramitação interna e externa dos processos. No ato de receção o destinatário deve ser informado de que se trata de cópia ou, em alternativa, deve ser apensa a inscrição do termo “Cópia”. Quando em formato eletrónico, independentemente do seu suporte, deve proceder-se à atualização do campo ‘distribuição’ da metainformação associada, sempre que o formato de origem o permita. 6.6 Distribuição da informação em formato papel dentro da AR Deve ser feita por correio interno. 6.7 Distribuição da informação em formato papel para fora da AR Deve ser entregue em mão, correio postal nacional, ou através de instituições públicas ou privadas de transporte de informação aprovadas pela AR. 6.8 Distribuição da informação em suporte eletrónico Deve ser distribuída através da colocação em sites da intranet da AR, que dispõem de mecanismos de controlo de acesso que podem ser configurados à medida das necessidades. Pode ser distribuída também através de correio eletrónico ou outros métodos aprovados para transmissão eletrónica de dados. 6.9 Distribuição da informação noutros formatos Não é permitida a divulgação de informação por outro meio que não os anteriormente previstos. 6.10 Salvaguarda A informação deve ser mantida fora do alcance de terceiros (não deixar a informação sobre a secretária; apagar a informação de quadros de reuniões; não colocar a informação eletrónica em suportes com acesso público). 6.11 Destruição da informação em formato papel A informação deve ser destruída de forma efetiva, designadamente utilizando uma destruidora de papel, devendo ser elaborado auto de destruição, assinado por dois intervenientes. 6.12 Destruição da informação em formato eletrónico Devem ser eliminados os dados que se encontram no dispositivo eletrónico, utilizando as ferramentas disponíveis no sistema operativo do respetivo computador pessoal garantindo que esta não é recuperável, ou no caso de residir em formato amovível, utilizando os equipamentos destruidores apropriados. Deve ser elaborado auto de destruição, assinado por dois intervenientes.