15 DE JULHO DE 1994166-(5)h) Elaborar e promover a distribuição da agenda das reuniões plenárias e efectuar, nos termos do Regimento, as respectivas convocatórias;i) Assegurar o registo de presenças de Deputados no Plenário, assim como comunicar as suas substituições e faltas, nos termos do Regimento;j) Prestar apoio técnico ao Plenário, à Mesa e à Comissão Permanente, fornecendo de forma sistemática toda a informação técnica necessária, designadamente às discussões, votações e anúncios a efectuar; /) Prestar apoio técnico à Conferência dos Representantes dos Grupos Parlamentares para os efeitos previstos na primeira parte do n.° 1 do artigo 55.° do Regimento da Assembleia da República; m) Elaborar notas, informações e pareceres técnicos necessários à regular tramitação das iniciativas legislativas;n) Analisar a conformidade dos requisitos formais, constitucional e regimentalmente previstos, quando da apresentação de iniciativas legislativas;o) Elaborar quadros, mapas e gráficos, respeitantes à tramitação de iniciativas legislativas.2 — Compete ainda à Divisão de Apoio ao Plenário:a) Organizar os registos biográficos dos Deputados e fornecer aos serviços competentes os elementos deles constantes que devam ser publicados;b) Organizar e manter actualizado um ficheiro de todos os Deputados à Assembleia da República, registando as substituições, suspensões, cessações, renúncias e perdas de mandatos;c) Elaborar e manter actualizadas listas de Deputados, por ordem alfabética, por círculos, por partidos e nomes parlamentares com as moradas corresponden tes;d) Fornecer aos Deputados e ex-Deputados honorários os respectivos cartões de identidade;é) Elaborar o expediente necessário à obtenção dos passaportes diplomático e especial;f) Elaborar o expediente necessário para obtenção de licença de uso e porte de arma para os Deputados que a solicitarem;g) Promover, em articulação com a Divisão de Recursos Humanos e Administração, a inscrição e regularização do regime de segurança social a que os Deputados tenham direito;h) Promover a inscrição e manter actualizado o sistema de seguros dos Deputados;í) Passar as certidões de contagem de tempo de serviço prestado aos Deputados e ex-Deputados que as solicitarem.SUBSECÇÃO IIDivisão de Secretariado às ComissõesArtigo 12.° Âmbito funcionalCompete à Divisão de Secretariado às Comissões:a) Assegurar o apoio administrativo e de secretariado aos trabalhos de todas as comissões especializadas permanentes, de inquérito, eventuais e suocorriissões;b) Acompanhar, no que respeita às comissões e subcomissões, o movimento dos processos relativos à actividade legislativa e de fiscalização que lhe sejam submetidos, promovendo a distribuição pelos seus membros de toda a documentação necessária;c) Registar numerar e organizar os processos relativos às petições;d) Encaminhar para as comissões e subcomissões toda a correspondência que lhes seja dirigida, promovendo a expedição daquela que por elas for elaborada;e) Assegurar a convocação dos Deputados membros das comissões e subcomissões e promover a distribuição de informação com as datas, horas e salas em que se realizam as reuniões;f) Elaborar e distribuir quinzenalmente, nos termos do n.° 3 do artigo 118.° do Regimento da Assembleia da República, informação relativa ao estado dos diplomas em apreciação nas diferentes comissões;g) Proceder à recolha e registo de presenças de Deputados em comissão e subcomissão;h) Estabelecer os contactos e assegurar o expediente decorrente das relações das comissões com pessoas e entidades exteriores à Assembleia;i) Assegurar, em articulação com a Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual e com recurso aos meios técnicos apropriados que lhe estiverem afectos, o registo das reuniões das comissões e subcomissões, quando solicitado;j) Comunicar à Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual as reuniões gravadas das comissões e subcomissões cujos trabalhos devam ser transcritos.SUBSECÇÃO IIIDivisão de Redacção e Apoio AudiovisualArtigo 13.° Âmbito funcionalCompete à Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual:a) Elaborar os originais das 1 .a e 2.° séries do Diário da Assembleia da República;b) Manter com. a Mesa da Assembleia da República e a Imprensa Nacional os contactos tendentes a assegurar a publicação atempada do Diário da Assembleia da República;c) Assegurar, com recurso aos meios técnicos audiovisuais apropriados que lhe estiverem afectos, o registo integral das declarações, intervenções, apartes e incidentes das reuniões do Plenário, bem como das comissões, para transcrição e ou publicação no Diário da Assembleia da República;d) Converter em texto os registos a que se refere a alínea anterior, proceder à sua revisão literária e elaborar os respectivos sumários, sempre que necessário;. e) Receber, compilar, verificar a exactidão, ordenar e preparar para publicação os documentos da 2.° série; f) Promover as rectificações das inexactidões publicadas em aualQuer das séries òo Diário da Assembleia da República;