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279 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Projecto Resultados das Áreas auditadas da Administração Central Entidades Controlo as TIC na Administração indirecta do Estado; • 40% dos recursos humanos de TIC têm formação superior (32,9% na Administração directa; 52,0% na Administração indirecta);  • 54,0% dos recursos humanos de TIC têm idade igual ou superior a 40 anos (56,5% na Administração directa; 48,0% na Administração indirecta).Sugere-se que, por razões de sustentabilidade (continuidade dos serviços electrónicos a preços baixos) seja analisado mais em pormenor este grupo de profissionais, competências e estratégias de outsourcing tendo em vista proteger os serviços da dependência externa mantendo o poder de decisão na AP.  Despesa em TIC A evolução relativa da despesa em TIC por rubrica mostra alguns sinais com interesse, designadamente: • A despesa em consultoria é hoje a rubrica mais elevada, e regista um crescimento exponencial. Tal evolução suscita algumas questões: Tem sentido à luz da estratégia para a AP para as TIC? Tem riscos associados à dependência de grandes fornecedores? Poderá haver optimização dos recursos humanos existentes, numa altura de contenção orçamental? O aumento da despesa em consultoria está muito associado ao desenvolvimento de software feito à medida? Estes custos com software à medida continuarão a aumentar uma vez que serão automatizados cada vez mais procedimentos manuais? • As despesas com comunicações são relativamente elevadas devido aos custos dos circuitos de comunicações independentes. A aposta em meios electrónicos de interacção (tecnologia WEB e call-center) e a pressão da ANCP junto dos fornecedores de circuitos de comunicação de dados farão reduzir a importância relativa desta despesa no futuro. A este propósito convém referir que foram identificados casos onde os custos de comunicação em papel são relativamente elevados; • As despesas em hardware estão estabilizadas e serão ultrapassadas pelas de software quando os serviços ficarem equipados; • As despesas de software tenderão a aumentar mesmo que os custos de licenciamento reduzam por via da adopção de software livre, os custos de desenvolvimento e adaptação crescerão no futuro, aparecendo na rubrica de software ou na de consultoria uma vez que o software livre está muito associado ao recurso intenso em consultoria para análise de requisitos e programação.A necessidade de desenvolvimento de software para processos optimizados que possa ser reutilizado é cada vez mais premente dada a escassez de recursos financeiros. Todavia, nem sempre existe a consciência dessa necessidade entre os dirigentes da AP.
280 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Projecto Resultados das Áreas auditadas da Administração Central Entidades Controlo A análise da despesa em Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) na Administração Pública permitiu concluir que a despesa anual em TIC se situa em várias centenas de milhões de euros e tem vindo a crescer nos últimos anos. As TIC são um consumo intermédio da maior relevância, quando são bem aplicadas podem contribuir decisivamente para a redução de custos de pessoal bem como para a melhoria da qualidade dos serviços prestados pela AP. Neste entendimento, o planeamento das TIC deve merecer o maior cuidado para que os investimentos sejam efectuados nos processos com maior retorno.A auditoria revelou insuficiências no processo de planeamento das TIC, cabendo ainda sublinhar que a despesa em consultoria regista um crescimento exponencial e é hoje a rubrica mais elevada da despesa em TIC, colocando problemas de dependência relativamente a grandes fornecedores.Arquitectura tecnológica na AP A arquitectura tecnológica é essencial para a economia de custos com hardware, software e processamento de dados nos serviços da AP.Combinando um referencial de arquitectura comum (TOGAF) com o que se conhece dos sistemas de informação da AP, em resultado das auditorias efectuadas até este momento, podemos dizer o seguinte: • A Arquitectura de Negócio da AP foi definida recentemente com o Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), falta agora afinar os processos de negócio à luz das vantagens da tecnologia; • A Arquitectura de aplicações global da AP tem um nível de interoperabilidade muito baixo, próximo do conceito de bairro da lata, em algumas áreas da AP, porque cada entidade desenhou o seu software de forma autónoma e continuará a comprar consultoria e software de interface entre sistemas. Desta evolução haverá aumento de despesa sem qualidade e não optimizada; • A Arquitectura de Dados tem os mesmos problemas das aplicações com grandes dificuldades na produção de informação fiável a partir de silos de dados redundantes, com custos dispensáveis associados à repetição de recolha, manutenção e de actualização; • A Arquitectura Técnica da AP foi desenhada numa lógica feudal em resposta às atribuições de cada entidade, às suas aplicações e aos respectivos dados, sendo muito difícil aplicar princípios de racionalidade sem análise e redesenho de processos suportados por essa tecnologia; Indicadores de referência para as TIC na AP - recursos humanos e financiamento Com base nos dados reais de despesa em TIC na AP foram construídos indicadores globais. Estes indicadores são referenciais de gestão úteis para acompanhar a evolução futura relativamente ao financiamento tecnológico e à substituição de pessoas por tecnologia, porque mais Administração Pública electrónica deve conduzir a menos processos manuais e maior eficiência no
281 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Projecto Resultados das Áreas auditadas da Administração Central Entidades Controlo emprego. Têm sido feitas recomendações em várias situações com este indicador associado à quantidade e qualidade dos serviços prestados: • Se uma entidade investiu fortemente em TIC, reduziu o número de trabalhadores e manteve ou melhorou os serviços prestados, está a optimizar recursos; • Se uma entidade investiu fortemente em TIC, manteve o número de trabalhadores e não melhorou nos serviços prestados, está a destruir recursos; • Se uma entidade investiu fortemente em TIC, aumentou o número de trabalhadores e não melhorou nos serviços prestados, está a destruir recursos.Concentração da despesa em alguns fornecedores Da análise da concentração da despesa em determinados fornecedores concluiu-se que alguns serviços estão dependentes de um número muito reduzido de fornecedores adivinhando-se problemas de independência desses serviços nas decisões de aquisição de TIC quando acompanhados com ausência de pessoal interno qualificado em questões tecnológicas.  A propósito de fornecedores, subsiste uma questão problemática e amplamente debatida: recorrer a in-sourcing ou outsourcing para as TIC? Não é necessário escolher só outsourcing ou só in-sourcing existe também co-sourcing. De acordo com as regras da boa gestão, ambas as opções, outsourcing ou insourcing, podem funcionar em simultâneo, se retirarmos o melhor de cada uma das opções podemos obter um nível sustentável e mais elevado de vantagens para a AP. Todavia, para retirar o melhor de cada uma das opções quem contrata deve possuir competências de selecção e gestão elevadas nos serviços em questão para evitar a dependência externa no estabelecimento da estratégia, na adjudicação e no controlo dos fornecimentos.Planeamento das TIC A análise de pormenor à maturidade de controlo dos processos de planeamento das TIC na AP, apesar de mostrar grandes lacunas, permitiu identificar um grupo de Ministérios que já estão acima do nível médio internacional usado como Benchmark (MTSS, MFAP, MEID e MCTES).Constatou-se ainda que o grupo dos ministérios com níveis de controlo acima da média internacional (Benchmarking) tem mais pessoal com habilitações de nível superior. Por outro lado, ao contrário do que seria espectável, as organizações que mais investem em TIC nem sempre apresentam um nível de maturidade mais elevado.Não havendo planeamento estratégico das TIC em alguns ministérios, também não há aproveitamento das TIC em economia ou em alinhamento com as políticas instituídas nem estão garantidas a coerência, a utilidade e a qualidade da despesa efectuada em TIC, pelo que importa criar mecanismos eficazes de controlo que assegurem a qualidade da despesa em TIC em toda a AP.
282 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Projecto Resultados das Áreas auditadas da Administração Central Entidades Controlo  Controlo financeiro de empreitadas de obras públicas - Administração Central do Estado IGF  Os aspectos fundamentais decorrentes das auditorias realizadas resumemse nos seguintes pontos: Na área de projectos de execução de empreitadas e trabalhos a mais: • Concepção dos projectos demorada e elaborada com deficiências; • Prorrogação dos prazos de execução das obras; • Demoras significativas na prossecução dos concursos de adjudicação das obras; • Insuficiências na análise das peças apresentadas pelos projectistas; • Acréscimos consideráveis face aos custos iniciais das empreitadas; • Trabalhos a mais resultantes de deficiências dos projectos e não enquadrados no conceito legal; • Introdução de inúmeros trabalhos diferentes dos previstos no projecto; • Contratos adicionais não efectuados atempadamente e nos termos legais; • Revisão de preços adicional por via de atrasos nos processos de concurso; Na área da fiscalização de empreitadas:  • Não cumprimento integral da legislação em matéria de contratação pública; • Os cadernos de encargos evidenciaram diversas insuficiências; • O trabalho da Fiscalização evidenciou diversas lacunas; • Celebração extemporânea de adicionais aos contratos; • Falta de compatibilização entre necessidades e recursos financeiros disponíveis; • Existência de diversas insuficiências no enquadramento do trabalho da Fiscalização; • Organização processual com inúmeras lacunas.Tendo-se procedido ao levantamento da implementação dos planos de prevenção de riscos de corrupção e infracções conexas, em 3 entidades, através da adopção de um questionário, constatou-se que aqueles organismos não identificaram, de forma clara e precisa, para cada unidade
283 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Projecto Resultados das Áreas auditadas da Administração Central Entidades Controlo orgânica, as tarefas executadas e os potenciais riscos associados, nem definiram mecanismos de monitorização da sua execução, por forma a assegurar um acompanhamento sistematizado das medidas adoptadas e a introduzir, circunstância que suscitou uma recomendação para proceder à reformulação daqueles planos.As principais recomendações formuladas na área de empreitadas de obras públicas foram as seguintes: • Cumprimento rigoroso da tramitação procedimental constante do CCP; • Maior rigor na execução material e financeira dos contratos; • Estabelecer a obrigação, em sede de caderno de encargos das empreitadas, de os empreiteiros suportarem os custos adicionais incorridos com os serviços de fiscalização ou de Coordenação de Segurança e Saúde, decorrentes das prorrogações graciosas que lhe venham a ser concedidas; • Promover o desenvolvimento de procedimentos concursais específicos sempre que os trabalhos a mais não procedam de uma circunstância imprevista verificada durante a execução da obra ou não se destinem à realização da mesma empreitada; • Contratação das equipas de fiscalização de molde a efectuarem um acompanhamento sistemático e permanente das empreitadas (salvo nos casos em que a natureza/dimensão/complexidade não o justifique); • Supervisão pelo representante do dono da obra (delegado) de toda a actividade desenvolvida pela fiscalização contratada, devendo para o efeito criar um manual de procedimentos de controlo, que preveja, designadamente, a realização de verificações in loco.V.2.2. Funções de soberania – Administração Central do Estado Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo Defesa Ausente disponibilidade de um sistema de informação de gestão para apoio à actividade financeira e orçamental e ao processo de decisão. Insuficiência de normas e/ou instruções disciplinadoras da prestação de serviços comuns no âmbito da gestão dos recursos, bem como, de procedimentos e mecanismos de controlo interno. Registo do cabimento prévio apenas a jusante da autorização da despesa. Inobservância da prática regular de fundamentação das IGDN
284 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo necessidades e, por conseguinte, da despesa a realizar. O acto da autorização do pagamento é assumido por entidade diferente do órgão competente. Ausência, generalizada, de segregação de funções na área financeira, bem como de um „regulamento do fundo de maneio‟. Indefinição quanto à responsabilidade pela gestão patrimonial dos bens adquiridos com recurso a verbas da LPM do Capítulo Órgãos e Serviços Centrais. Ausente evidência da realização de reconciliações e verificações físicas de bens do activo imobilizado. Ausência de normas ou instruções internas com a descrição dos processos e procedimentos a adoptar na prestação de contas. Indefinição dos limites de competências e das responsabilidades das diferentes entidades envolvidas no âmbito do processo de acompanhamento e controlo da Lei de Programação Militar. Desfasamentos na informação remetida ao Tribunal de Contas (para suporte à sua acção permanente de acompanhamento da execução da Lei de Programação Militar), com a residente nos relatórios trimestrais elaborados pelo „Programa dos Helicópteros do Exçrcito‟ e a vertida no relatório de execução da Lei de Programação Militar de 2009. Estimativas porventura optimistas de arrecadação de receitas em sede de revisão da Lei de Programação Militar, face à imprevisibilidade das alienações num mercado de acrescida complexidade e ao estado de conservação de alguns equipamentos. Evidência de suborçamentação, no exercício de 2009, em projectos/subprojectos da Lei de Programação Militar, bem como, ausência de rigor na informação financeira constante do respectivo relatório de execução.Justiça Medidas de contenção da despesa por parte dos serviços integrados e serviços e fundos autónomos Por determinação do Ministro de Estado e das Finanças (MEF) foram realizadas diversas acções de controlo para verificação do cumprimento de medidas de contenção da despesa por parte dos serviços integrados e serviços e fundos autónomos do Ministério da Justiça (MJ) (despachos do MEF e Ministro da tutela de 19/Nov/2010 que proíbem, desde esta data, a assumpção de compromissos nos agrupamentos 02 - Aquisição de bens e serviços e 07 - Aquisição de bens de capital), a qual permitiu concluir que: IGF
285 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo   Houve incumprimento do despacho por parte dos Serviços do MJ no montante de M€ 12,4 (apesar de obtido despacho do MJ para M€ 10,7 não existe anuência do MEF);  O IGFIJ emanou uma orientação no sentido dos serviços do MJ solicitarem a ratificação dos compromissos assumidos entre 19 e 26/Nov. Ainda assim, foram assumidos compromissos de m€ 216 por 3 entidades, sem que tenha sido solicitada qualquer autorização (ministerial) excepcional.  Despesas com pessoal na Justiça No âmbito da Auditoria às despesas com o pessoal na Justiça, foi apreciada a legalidade, regularidade e racionalidade deste tipo de despesas, pagas pelos orçamentos geridos por uma entidade (que ascenderam, em 2009, a M€ 453), destacando-se as seguintes conclusões:  Considerando que a atribuição do subsídio de compensação está directamente relacionado com o efectivo exercício das funções de magistrado, entendemos, na linha da doutrina do Conselho Consultivo da PGR e da legislação recente, não existir fundamento para este ser abonado àqueles que desempenhem funções de formador, de dirigente ou em outras entidades da Administração Pública, bem como a magistrados jubilados que não estejam autorizados a permanecer no exercício da magistratura. Nessa situação, estarão alguns do 382 magistrados que auferem pelos orçamentos das magistraturas  apenas o subsídio de compensação (M€ 3,6 em 2009);  Atendendo a que o critério legal de actualização do subsídio de compensação é o valor dos preços correntes no mercado local de habitação em vigor no ano a que respeita (n.o 2 do art.o 29o da LMJ e n.o 2 do art.o 102o da LMP) e que, em 2008, essa actualização foi de 2,5%, afigura-se questionável, do ponto de vista legal, o aumento de 10,7 % determinados pelo Despacho n.o 11274/2008 do Ministro da Justiça, a que acresce que o aumento da despesa pública daí resultante também não terá sido aprovado pelo Ministro de Estado e das Finanças (art.o 27o do DL n.o 79/2005, de 15/Abr), posição esta já antes expressa pela IGF e objecto de concordância do SEAO. Dado que, em 2009, foram pagos M€ 39,1 de subsídio de compensação, estima-se que os pagamentos superiores ao valor de actualização das rendas desse ano atinjam os M€ 3,2;   A entidade auditada detectou pagamentos em excesso, a título de subsídio de compensação (através de depósito em conta), após a data do falecimento de jubilados, no montante de m€ 165, por inexistência de IGF
286 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo comunicação daquela ocorrência por parte dos serviços do IRN, procedimento este que face aos valores processados por ano (M€ 9,8) deveria estar instituído, ainda que legalmente não exista essa obrigação;  Desde Mar/2009, aquela entidade auditada reduziu em cerca de m€ 10/mês a despesa em ajudas de custo aos juízes da bolsa, ao não pagar o abono por dias sucessivos, dada a proximidade dos distritos judiciais a que pertencem aqueles, onde dispõem de alojamento pago pelo Estado. Ainda assim, não aplica a estes juízes a regra utilizada quanto aos inspectores do COJ, segundo a qual a sexta-feira é abonada a 25% do valor diário da ajuda de custo, em detrimento dos 100% que são pagos actualmente. A opção por esta regra permitiria obter poupanças ao erário público, no respeito pelo quadro legal;  Apesar de ser contrário à lei, a entidade auditada efectuou pagamentos em excesso de m€ 28,8 (período de 2008 a Mar/2010) do suplemento remuneratório para compensação do trabalho para recuperação dos atrasos processuais a oficiais de justiça cuja classificação de serviço foi inferior a Bom;  Dada a ausência de despacho conjunto dos Ministros das Finanças e da Justiça, afigura-se questionável a atribuição de abonos para falhas a um número variável entre 337 e 346 secretários de justiça (ou substitutos) após 1/Jan/2009, num total pago de m€ 349;  Uma vez que, na actualidade, já não se justificam os motivos que estiveram na base da concessão do suplemento de fixação para os funcionários de justiça colocados em comarcas no Algarve (acessibilidades rodoviárias e ferroviárias deficientes), entendemos que, à semelhança do já defendido na nossa Informação n.o 883/2006 (com despacho de concordância do Ministro de Estado e das Finanças em 03/Nov/2006), este suplemento deveria ser objecto de reavaliação. Em Mar/2010, estavam abrangidos 337 funcionários colocados no Algarve, envolvendo uma despesa de m€ 42/mês e m€ 504/ano;  Os funcionários de justiça colocados num Tribunal têm vindo a ser abonados em simultâneo e para finalidade idêntica do subsídio de residência (para minimizar os custos com a colocação em região ultraperiférica) e de subsídio de fixação (para a prestação de serviço em comarcas periféricas), em virtude da norma legal que instituiu a atribuição do primeiro subsídio nunca ter sido revogada expressamente pelo EFJ. No biénio 2008-2009, foram pagos m€ 201, relativos ao período de Out/2002 a Dez/2009;  O trabalho extraordinário abonado aos motoristas, foi fundamentado numa autorização genérica (e não casuística) do responsável máximo da entidade efectuada no início do ano, tendo representado 58% do
287 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo montante abonado em Dez/2009 no total de m€ 3,5;  O n.o 2 do art.o 102o do EMP (versão da Lei n.o 60/98, de 27/Ago) não equipara o subsídio de compensação atribuído aos magistrados do MP a ajudas de custo, como sucede com idêntico preceito do EMJ (art.o 24o do EMJ, na versão da Lei n.o 143/99, de 31/Ago), pelo que, em nosso entender, os pagamentos realizados deveriam ter sido tributados em sede de IRS como rendimentos do trabalho dependente (art.o 2o do CIRS). Além disso, a Circular n.o 18/2002, de 19/Jun, da DGCI, apenas interpreta que não está sujeito a IRS o subsídio de compensação concedido aos magistrados judiciais.   Por outro lado, dado que não existe norma legal específica de isenção ou de não sujeição a IRS do subsídio de fixação atribuído aos magistrados judiciais e do MP e do suplemento de fixação dos funcionários judiciais que prestam serviço em comarcas periféricas, afigura-se que os valores auferidos (ainda que se considerem como meras compensações) deveriam ter sido tributados em sede de IRS como trabalho dependente (art.o 2o CIRS). Caso se confirme este entendimento, o imposto em falta que deixou de ser arrecadado ascende a um valor que se estima em cerca de M€ 4,9 (ano de 2009) ou M€ 19,7.   Em finais de 2009, a entidade auditada foi condenada a pagar m€ 40,5 de juros de mora a 3 magistrados (aqueles que reclamaram) pelo atraso no pagamento da remuneração por acumulações de funções (ou seja, desde a data do início da acumulação - nalguns casos desde 1998 - e com referência ao limite mínimo), em resultado do conhecimento tardio dos pareceres dos Conselhos das Magistraturas e da decisão da Tutela, despesa que deveria ter sido evitada;   O sistema de controlo interno revela os seguintes pontos fracos: não dispor de informação actualizada sobre os trabalhadores a quem processa as remunerações e suplementos e sobre a sua assiduidade; não ser realizado um controlo prévio das folhas de vencimento e comparações frequentes entre os valores pagos e as retenções na fonte; detecção de erros de cálculo de ajudas de custo (Dez/2009); ausência de controlo dos suplementos abonados aos 6 agentes da PSP; e pagamentos de abonos fora das folhas de vencimento.    Fragilidades no controlo interno existente;  Incumprimento da Unidade de Tesouraria do Estado;  Inexistência de reconciliações bancárias;  Inexistência de cadastro e inventário de bens;  Informação de stocks desactualizada;  Ausência de manuais de procedimentos e de controlo interno; IGSJ
288 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo  Incumprimento de princípios orçamentais previstos na LEO;  Deficiências no controlo e legalidade da receita;  Função “compras” não centralizada num õnico departamento;  Irregularidades na atribuição de telefones móveis para uso oficial;  Processos individuais desorganizados e incompletos;  Inexistência de um regulamento de horário de trabalho;  Recurso a trabalho extraordinário de forma sistemática;  Lacunas ao nível do controlo da assiduidade;  Inexistência de sistemas de informação dedicados a determinadas áreas;  Conta de gerência não reflecte a totalidade das contas bancárias existentes e respectiva movimentação;  Recurso frequente ao outsourcing principalmente para a área das tecnologias de informação, como forma de impulsionar as recentes mudanças tecnológicas na área da justiça;  Recurso frequente a empresas de trabalho temporário para a realização de tarefas, normalmente administrativas, como forma de contornar os constrangimentos inerentes ao recrutamento de pessoal, por vezes para assegurar necessidades permanentes dos Serviços;  Nem sempre existem recursos internos suficientes para acompanhar e validar os trabalhos efectuados pelas empresas contratadas;  Dificuldades no processo de transição das competências na área das tecnologias de informação, entre dois organismos do MJ;  Disfunções nos contratos celebrados com empresas privadas para ocupação laboral de reclusos;  Incoerências no modo de cálculo da percentagem sobre o trabalho dos reclusos;  O modelo consagrado para o MJ de centralização do planeamento e da gestão activa dos recursos financeiros no IGFIJ, I.P., nunca chegou a ter plena implementação, pelo que algumas das competências atribuídas ao IGFIJ, I.P. nunca foram efectivamente concretizadas, ou foram-no mas de forma débil;  O MJ está fortemente dependente das taxas de registo, taxas de justiça e taxas diversas, as quais apresentam uma tendência decrescente, resultando num problema estruturante de financiamento do MJ;  O modelo orçamental do MJ não se apresenta coerente com a sua estrutura orgânica, já que integra algumas das entidades que compõem o sistema judicial português (outras dessas entidades integram os Encargos Gerais do Estado);  Incumprimento da maioria das recomendações
289 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo efectuadas em anterior relatório de auditoria.Administração InternaMedidas de contenção da despesa por parte dos serviços integrados e serviços e fundos autónomosPor determinação do Ministro de Estado e das Finanças (MEF) foram realizadas diversas acções de controlo para verificação do cumprimento de medidas de contenção da despesa por parte dos serviços integrados e serviços e fundos autónomos do Ministério da Administração Interna (MAI)(despachos do MEF e Ministro da tutela de 19/Nov/2010 que proíbem, desde esta data, a assumpção de compromissos nos agrupamentos 02 - Aquisição de bens e serviços e 07 - Aquisição de bens de capital), a qual permitiu concluir que:  Com excepção de 3 entidades, os organismos do MAI assumiram novos compromissos entre 26/Nov/2010 (nova data para a produção de efeitos das medidas de contenção nos organismos do MAI, conforme despacho do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento - SEAO) e 17/Dez/2010, no valor global de M€ 17,7 (M€ 2,7 assumidos nos SI e M€ 15 nos SFA);   2 dos organismos do MAI terão realizado indevidamente, após 26/Nov/2010, compromissos no valor de m€ 156,6;  Um número significativo de organismos do MAI não reportou os compromissos registados nalgumas fontes de financiamento, como o capítulo 50 - PIDDAC e os Fundos Comunitários, com base em entendimento de que estes não seriam abrangidos pelo despacho conjunto de 19/Nov, o que corresponde a um total de compromissos, registados depois de 26/Nov/2010, que atinge os M€ 23,2.IGFNegócios Estrangeiros  Auditorias temáticas ao controlo interno nos serviços da SG:  Na aquisições de serviços recomendou-se redução das   renovações automáticas e contratações por ajuste directo, bem como melhoria do sistema de informação;  Na gestão de armazéns, verificou-se ausência de instruções, várias falhas nos procedimentos e inexistência de adequado sistema de informação, o que, em conjunto, compromete a salvaguarda dos bens.Nas acções inspectivas a serviços externos do MNE:  Constatou-se que a principal causa das falhas encontradas reside na ausência de pessoal especializado, na falta de formação e na excessiva acumulação de funções no pouco pessoal existente, face ao volume das tarefas realizadas.IGDCFinanças e Administração Pública
290 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo Sistema de gestão de veículos da Administração Central do Estado Sobre o sistema de gestão de veículos das entidades da Administração Central do Estado foi realizada e concluída em 2010 uma auditoria. Os resultados alcançados permitem salientar as seguintes conclusões: a) Em Agosto/2010, o inventário do Parque de veículos do Estado (PVE), registava 28.921 veículos (1.683 de uso pessoal, 209 de representação, 3.235 especiais e os restantes 23.789 de serviços gerais e extraordinários).b) À data das diligências, o inventário do PVE estava incompleto por não integrar: o Algumas entidades que foram incorrectamente excepcionadas da aplicação do regime jurídico do PVE consideradas como estruturas atípicas, os serviços de apoio aos órgãos de soberania, as entidades reguladoras independentes e os Agrupamentos de Centros de Saúde; o Os veículos de entidades vinculadas que não introduziram dados no sistema de informação gerido pela ANCP (cerca de 328 organismos, dos quais 175 institutos públicos, incluindo as unidades orgânicas de universidades e institutos politécnicos); o Todos os veículos adquiridos no período 2008-2009 e autorizados pela ANCP (cerca de 293); o Os veículos dados para abate no cumprimento da regra de um abate por uma aquisição (76 veículos); o As correcções aos dados fornecidos pelas entidades, tais como a mudança da titularidade dos veículos.c) O Sistema de Gestão de Veículos do Estado (SGPVE) apresenta algumas insuficiências, a saber: o Ausência de cruzamento da informação disponível no sistema com a existente na Conservatória do Registo Automóvel (CRA); o Não utilização da informação da execução orçamental, a fim de certificar o cumprimento das obrigações por todas as entidades vinculadas ao SGPVE e possibilitar um controlo da despesa orçamental com a frota automóvel estatal; o Identificação de casos de aquisição de veículos por parte de entidades vinculadas sem autorização da ANCP, conforme o exigido no Decreto-Lei anual de execução orçamental (6 entidades); o A não generalização da obrigatoriedade de aplicação da regra de 1 abate por cada aquisição prevista no n.o 2 do art.o 9o do DL n.o 170/2008 (em 28 aquisições analisadas foram abatidos 5 veículos).d) Não tem sido exigido o cabal cumprimento das normas IGF
291 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo legais vigentes, em especial as respeitantes: o À aquisição de veículos afectos às estruturas do QREN e, em particular, quanto ao limite do número de veículos autorizados e ao registo no SGPVE, à aquisição de veículos de uso pessoal e de representação; o À não aplicação integral dos critérios financeiros definidos para aquisição dos veículos de serviços gerais, circunstância que poderia ter gerado, no 1.o semestre de 2010, uma poupança orçamental de m€ 114. Na mesma linha, teria sido possível poupar, no biçnio 2009/2010, pelo menos, m€ 293 em relação às aquisições classificadas de veículos de representação e de uso pessoal; e) Por sua vez, houve entidades utilizadoras do PVE que não cumpriram as suas obrigações, em especial quanto: à remessa do Regulamento de Utilização de Veículos (RUV) e elaboração segundo as normas definidas (152 não remeteram o RUV à ANCP e 78 não tinham cumprido as normas definidas para a sua elaboração);  f) À comunicação/actualização da respectiva frota e à adequação da mesma segundo critérios de necessidade e volume de serviço (verifica-se que algumas apresentam frotas excessivas face à missão e recursos humanos) e ao reporte de informação sobre os cartões de combustíveis (declarados 1.024 cartões de um universo de 2.131 veículos) e de outros indicadores visando uma gestão eficiente.Auditoria à aplicação do financiamento garantido pelo Estado A acção foi determinada por Despachos do SETF e visou determinar se o financiamento de M€ 450,0, obtido junto de um consórcio bancário e garantido pelo Estado foi aplicado unicamente nas responsabilidades expressas em balanço do BPP em 24/Nov/2008, ou seja, visou avaliar a legalidade e regularidade da aplicação desse empréstimo.Apesar dos condicionalismos diversos, nomeadamente na qualidade e fidedignidade da informação a que tivemos acesso, concluiu-se que os depósitos efectivamente constituídos a 24/Nov/2008 deveriam ascender a cerca de M€ 628,6 e os passivos a cerca de M€ 1 189,8 e que a prioridade quanto à aplicação do aludido empréstimo garantido pelo Estado, terá sido a favor dos denominados depósitos “puros”, os quais respeitam a depósitos á ordem e a prazo evidenciados no passivo àquela data.Destaque para o facto de as contas apresentarem falhas graves, salientando-se que as aplicações de capital de clientes em sociedades veículo não estavam reflectidas nas demonstrações financeiras do banco, apresentando a informação produzida falhas importantes quanto à IGF
292 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais auditorias/resultados Entidades Controlo segurança, fiabilidade e qualidade, com elevado risco de adulteração e de validação dos dados relativos a clientes, não apresentando as demonstrações financeiras de forma verdadeira e apropriada a posição financeira do BPP.Também as actuações do Conselho Fiscal (CF) e do ROC não foram as mais adequadas face aos deveres a que se encontravam vinculados, conforme preceituado nos art.s 420o, 421o e 422o do CSC.Auditoria junto da entidade responsável pela Acção Social Complementar da Administração Central do Estado Por determinação do Secretário de Estado da Administração Pública foi concluída uma acção junto da entidade responsável pela gestão da Acção Social Complementar da Administração Central do Estado. Na sua decorrência, concluiu-se o seguinte:  a) Confirmou-se o exercício de funções privadas (cargo de sócio-gerente) por parte de uma dirigente sem a devida autorização superior, constituindo fundamento para a cessação da comissão de serviço, além das possíveis consequências disciplinares; b) Num concurso para lugar dirigente, a Presidente do Júri colocou-se numa posição conflituante com os princípios da imparcialidade e da transparência, pelo que foi suscitada a anulabilidade da decisão final do concurso; c) Questionam-se ainda alguns dos procedimentos ou decisões tomadas em sede de contratação pública e quanto à boa gestão financeira, em especial:  A adjudicação de 3 projectos de arquitectura (cerca de m€ 80) com a intenção subjacente de posterior subcontratação pelo adjudicatário a outra empresa, de que é sócio o filho de um dirigente da entidade adjudicante;  A realização de empreitadas (despesa de M€ 1,7 no triénio 2007-2009), em que foram detectados vários indícios de aplicação não racional dos dinheiros públicos e de procedimentos contratuais não totalmente transparentes;  Na adjudicação sistemática da aquisição de serviços informáticos sempre à mesma empresa desde 2007, sempre no pressuposto da transitoriedade da situação;  Nas fragilidades de organização da entidade auditada no período objecto de análise, com efeitos visíveis em situações detectadas de ausência de apropriados controlos de operações e em insuficiências / deficiências de arquivo da documentação de suporte.   IGF
294 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais resultados Entidades Controlo o Peso relativo dos regimes especiais de comparticipação: cerca de 58%.o Em matéria de prescrição de medicamentos, não existem formulários terapêuticos (guidelines), enquanto documentos orientadores da prescrição a nível dos cuidados primários. A sua adopção poderá contribuir, de forma simples e eficaz, para diminuir os desperdícios com medicamentos e, consequentemente, os custos com os mesmos. De resto, trata-se de uma prática corrente a nível internacional, em particular a nível Europeu, cuja adopção importará equacionar; o A prescrição manual, ainda bastante utilizada pelos médicos, apresenta diversas fragilidades ao nível da sua segurança, uma vez que as vinhetas e as receitas utilizadas são susceptíveis de serem desviadas e utilizadas de forma indevida, dada a ausência de controlo sobre as mesmas. Por outro lado, as assinaturas dos médicos não estão sujeitas a qualquer validação quanto à sua autenticidade. O risco de controlo, nesta área é muito alto e, consequentemente, o de cometimento de fraudes; o A prescrição electrónica, embora aparentemente apresente menores vulnerabilidades que a manual, não irá, no entanto, resolver, designadamente, o problema essencial da validação (automática) da assinatura dos médicos, uma vez que estes continuam a proceder à assinatura manual das receitas impressas, pois a aplicação não dispõe de funcionalidades que permitam a sua validação.  o Quanto à conferência da facturação dos medicamentos, as bases de dados dos utentes (BDU) e dos prescritores (BDP) encontram-se desactualizadas. Deste modo, o Centro de Conferência de Facturas (CCF) não se encontra habilitado a efectuar uma correcta conferência da facturação mensal; o Quanto ao controlo efectuado pelas ARS, apesar de disporem de uma aplicação informática (SIARS - Sistema de Informação para as Administrações Regionais de Saúde), com grande potencial, que poderia optimizar o controlo da prescrição e fornecimento dos medicamentos ao longo do respectivo circuito, não é exercida uma intervenção sistemática e permanente sobre a informação fornecida pelo referido sistema, o qual já custou ao Estado muitos milhões de euros e não está a ser devidamente rentabilizado. Deste modo, inúmeras fraudes que têm vindo a ser cometidas, com enormes prejuízos para o Estado, poderiam ser tempestivamente detectadas e resolvidas, o que paradoxalmente, face à inércia existente, não se verifica; o Como corolário das insuficiências anteriormente referidas e a exemplo de anteriores relatórios e participações efectuadas pela IGF ao Ministério Público, foram, uma vez mais, detectadas diversas situações de prescrição e aviamento de medicamentos comparticipados pelo SNS, tendo-se apurado que para um valor de comparticipação do SNS de M€ 3, cerca de M€1,2 (40% daquele valor), foi
295 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais resultados Entidades Controlo identificado como potencialmente irregular.SECTOR CONVENCIONADO DO SNS - HEMODIÁLISE Neste sector são de assinalar os seguintes resultados:  No triénio 2007/2009, a despesa com a hemodiálise cresceu 58% (aumentando de M€ 131 para M€ 207), o que terá sido determinado essencialmente pela introdução do preço compreensivo em 2008, que passou a englobar, para além dos encargos com as sessões, os medicamentos e MCDT necessários ao tratamento da insuficiência renal crónica. Com esta alteração de preço, o peso da hemodiálise no conjunto do sector convencionado evoluiu de 16% para 22% no mesmo período, passando a estar, em 2009, ao mesmo nível da área das Análises Clínicas, desde sempre a mais relevante;  O preço compreensivo, como se infere de um estudo promovido pela ACSS, poderá estar sobreavaliado em 15% a 20%. Apesar da decisão recente do Ministério da Saúde em reduzir o preço compreensivo em 2% afigura-se existir margem para continuar o movimento de revisão em baixa. Em abono da redução do preço compreensivo, constatou-se, da análise efectuada ao conjunto das sessões de diálise registadas em 2010, que a frequência média semanal foi inferior ao parâmetro de referência considerado na formação desse preço;  A Plataforma GID, desenvolvida com o objectivo de reunir informação detalhada sobre os tratamentos de hemodiálise, carece ainda da introdução de algumas melhorias/ aperfeiçoamentos (sobretudo ao nível da integração da informação dada pelos convencionados e das validações automáticas que deveriam ser efectuadas pelo sistema), não estando ainda totalmente operacional para efeitos de apoio à conferência da facturação;  O processo de conferência de facturas tem-se revelado predominantemente manual e assente em informação insuficiente para a realização de uma adequada verificação dos actos facturados, em particular no que se refere a situações de interrupção do tratamento e eventual duplicação por parte de diferentes entidades. Além disso, não são efectuados quaisquer controlos adicionais para detecção de eventual sobreposição entre elementos integrados no preço compreensivo e MCDT/medicamentos prescritos por centros de saúde;  A transferência do processo de conferência de facturas para o Centro de Conferências de Facturação, na Maia, poderá colmatar algumas das fragilidades actualmente existentes, designadamente ao contribuir para um maior automatismo deste processo, situação que não se encontra totalmente assegurada no âmbito da Plataforma GID.IGF Outras auditoriasauxílios públicos Em resultado da auditoria realizada aos auxílios públicos na área da saúde - Instituições sem fins lucrativos, extraíram se as seguintes conclusões:  Apoios financeiros em sentido estrito a instituições sem fins lucrativos ascendem a M€ 10,9 no biçnio 2008/2009;   Incumprimento das normas de índole financeira que regem IGF
296 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais resultados Entidades Controlo a realização de encargos plurianuais (inexistência de portaria ministerial conjunta - M€ 6,5 em 2008/2009) e pagamentos em excesso de m€ 238 por incumprimento de obrigações dos beneficiários;  Afectação questionável de verbas consignadas ao Plano Nacional de Saúde a despesas com pessoal do ACS (M€ 0,5);  Errada classificação orçamental de aquisições de serviços de saõde como transferências correntes (M€ 69 em 2008/2009);  Pontos fracos no sistema de atribuição e gestão de apoios financeiros: a inexistência em funcionamento pleno de plataforma informática comum aos beneficiários e à totalidade dos apoios; a falta de harmonização das Portarias que regulamentam os auxílios e de aplicação uniforme das regras previstas a todos os apoios concedidos e beneficiários e incumprimento de despachos do ministro.  Programa anual de auditorias do art.o 62o da LEO Baixo nível de controlo interno nos sistemas e procedimentos de controlo sobre as operações de execução do orçamento.IGAS Acompanhamento da implementação de recomendações  Insuficiente grau de implementação das recomendações das auditorias, determinando o futuro acompanhamento das situações.IGAS Auditorias do desempenho organizacional – art.o 62o, n.o 1 da LEO Avaliação negativa sobre o cumprimento da missão e objectivos do organismo auditado, bem como sobre o cumprimento dos princípios da economia, eficiência e eficácia da despesa realizada.                                     IGAS Controlo sectorial Reduzidos níveis de controlo operacional nas entidades do Ministério da Saúde, relacionadas nomeadamente com a actividade dos órgãos de fiscalização, de auditoria interna e de elaboração de planos de combate à fraude e corrupção por parte das entidades auditadas.IGAS Aplicação do novo Estatuto do Gestor Público Insuficiente grau de implementação das recomendações destinadas a corrigir irregularidades. Reposição de pagamentos indevidos.IGAS Aquisição de serviços de saúde a empresas privadas pelo SNS Insuficiente controlo da relação jurídica de grande parte dos prestadores, desconhecendo se os médicos detinham simultaneamente vínculos laborais com outras entidades do SNS.Pagamentos aos prestadores acima do valor de referência.IGAS Avaliação das medidas de prevenção e controlo da obesidade Desconformidades nos centros de tratamento incompatíveis com a inclusão na lista das unidades reconhecidas (convencionadas) para o exercício da actividade.IGAS
297 | II Série A - Número: 008 | 7 de Julho de 2011Sector Principais resultados Entidades Controlo Controlo da facturação ao SNS dos encargos com produtos radioactivos                Deficiente monitorização do mercado, em concreto das operações de pagamento dos encargos com produtos radioactivos, utilizados no âmbito da Medicina Nuclear, facturados pelas entidades convencionadas às ARS.IGAS Controlo da produção e distribuição de vinhetas O controlo interno evidenciou lacunas, ineficiências e algumas divergências na organização, na gestão e nos instrumentos de controlo interno nos Serviços das ARS e das (ex) Sub-regiões de Saúde.  IGAS Organização e funcionamento dos centros de saúde  Evidenciadas deficiências ao nível da organização e funcionamento, nomeadamente, insuficiências na publicitação de informação, irregularidades na arrecadação de receitas, gestão de recursos humanos, reduzido controlo do património e do aprovisionamento (compras e armazenamento de bens).IGAS Trabalho e Solidariedade Social Auxílios de EstadoCentros protocolares No ano de 2010, foram ainda concluídas 2 intervenções em centros protocolares de formação profissional (na sequência de outras iniciadas e concluídas no ano anterior), destacando-se os seguintes resultados:  Os custos operacionais de um dos centros protocolares diminuíram 3,5%, essencialmente por força do decréscimo significativo das despesas com formação (-42%), de algum modo associado à redução da actividade operacional, expressa em horas de formação (-20% entre 2006 e 2008). No entanto, no mesmo período os custos com fornecimentos e serviços externos registaram uma evolução inversa, com um crescimento de 12,3%;  Não obstante algum crescimento das receitas próprias no triénio 2006/2008, o financiamento público a um dos centros representou ainda cerca de 90% dos seus proveitos operacionais, apenas ligeiramente abaixo dos 95% admissíveis no protocolo da sua criação.   No mesmo período ocorreu um crescimento dos custos com pessoal (5%) e com fornecimentos e serviços externos (13%), todavia em contra-ciclo com o decréscimo da actividade operacional, expressa em volume de formação (-3%), sendo que em 2008 esse volume se situou aquém do limiar acordado com o IEFP: menos de 2 milhões de horas/formandos, contra 3,2 milhões da meta estabelecida;  A taxa de empregabilidade dos formandos de um dos centros após as acções de formação não tem ultrapassado os 50%, no triénio 2007/2009, enquanto, noutro, decresceu no biénio 2007/2008, tanto na vertente da aprendizagem (12%) como da qualificação (29%), assim requerendo, em ambos os Centros, o reforço dos mecanismos de acompanhamento dos clientes, que IGF