0242   |   II Série C - Número 029   |   25 de Novembro de 2005 - "a queixosa solicita que lhe sejam entregues "cópias integrais e não editadas" o que pressupõe a reprodução de gravações, impossível além do mais, no caso vertente e com elevados custos que a queixosa não se propôs suportar".16. Enfrento já a primeira questão. A gravação diz respeito à reunião de um órgão da Administração Pública local. Que ocorre e decorre nos termos da lei, sendo o projecto de acta, neste caso, elaborado por secretário da mesa. Refira-se que o artigo 92.o n.o2 da Lei n.o169/99 ( na redacção dada pela Lei n.o5-A/2002, de 11 de Janeiro) estabelece que "as actas são lavradas, sempre que possível, por funcionário da autarquia designado para o efeito". Assim, dada a relevância que as actas assumem na vida administrativa local, o próprio legislador não deixou em aberto a questão da designação de quem deve proceder à elaboração destes documentos. Ora tratando-se da elaboração, com recurso a gravação, de um documento relevante (uma acta), relativo a um facto importante da vida da autarquia (a reunião de um órgão), assegurada por um membro da mesa ou funcionário (nos termos da lei), não é aceitável que se diga que tal gravação decorre sob exclusiva iniciativa e responsabilidade do secretário e a titulo meramente pessoal. Ainda que o órgão e a respectiva mesa não tenham expressamente deliberado ou dado instruções nesse sentido, sendo do seu conhecimento, as gravações decorrem com a sua tácita anuência e portanto sob a sua responsabilidade.17. Relembro aliás, e a propósito desta matéria, os seguintes trechos da queixa apresentada nesta Comissão, que parecem apontar para um entendimento idêntico, naquela autarquia, do que agora foi enunciado: "(...) a própria requerente pretendeu proceder à gravação desta assembleia, tendo sido impedida pelo requerido que afirmou não admitir a gravação da assembleia. Tendo ele próprio desligado o aparelho de gravação da requerente (...)".18. O facto enunciado como segunda questão - a propriedade dos meios de gravação não pertence à autarquia, mas ao secretário - remete-me para a necessidade de distinguir o que é essencial do que é acessório, ainda que por vezes o acessório possa ser dificilmente enquadrável. Como já referi, não podem a Assembleia e a mesa eximirem-se às suas responsabilidades no que respeita à realização das gravações. Conhecem esse facto, anuíram, são responsáveis. Igualmente o secretário sabe que a realização das gravações se insere no âmbito das suas funções públicas e no âmbito de um órgão de administração pública e anuiu (melhor: parece ter tomado a iniciativa) em disponibilizar meios da sua propriedade para proceder a gravações em tais âmbitos. Conhece estes factos, anuiu, é responsável. E como referi tais gravações são substancialmente documentos administrativos. Para todos os envolvidos (secretário, Assembleia de Freguesia e respectiva mesa), tem de admitir-se que à partida (no momento em que se iniciaram as gravações) sabiam que estavam a produzir documentos administrativos, sujeitos aos regimes de acesso legalmente definidos.19. Para a disciplina dos regimes de acesso não releva a questão da propriedade dos meios de gravação, embora no plano fáctico esta a possa condicionar. A questão da propriedade deve inserir-se no âmbito da relação jurídico-funcional entre secretário/funcionário e a autarquia e na ponderação dos direitos e deveres de que os respectivos sujeitos se constituíram titulares e na exploração dos meios processuais que conduzam ao exercício e respeito dos direitos e ao cumprimento dos deveres.20. Em conclusão, no que a esta matéria diz respeito: nem o facto das gravações terem sido feitas por iniciativa do secretário, nem o facto de este usar um gravador pessoal afectam a orientação já estabelecida (vide acima os pontos 8, 10 e 11) de que estas gravações são documentos administrativos, sujeitas aos regimes de acesso fixados na LADA.21. E finalmente quanto às questões relacionadas com a (im)possibilidade de reprodução e os respectivos custos? Nos elementos processuais há dados contraditórios: nas posições transmitidas pela Assembleia, ora se diz que é impossível reproduzir as gravações, ora se afirma que tal reprodução acarreta elevados custos. Admito ( e assim se volta ao início desta declaração) que a impossibilidade resulte, neste caso, do facto de já não existirem gravações. Mas caso existam, face ao regime enunciado, deve o órgão autárquico permitir o acesso, criando as condições necessárias à reprodução das minicassetes. Quanto aos custos deve a autarquia seguir os princípios e critérios fixados pela LADA [vide artigo 12.o, n.o 1, b), e n.o 2]: a reprodução de documentos por meio sonoro far-se-á num exemplar, sujeito a pagamento, pela pessoa que a solicitar, do encargo financeiro estritamente correspondente ao custo dos materiais usados e do serviço prestado. Igualmente poderá seguir como critério orientador o disposto no Despacho n.o 8617/2002, publicado no Diário da República, II Série, de 29 de Abril de 2002.22. Refiro ainda o seguinte: a presente declaração é proferida à luz da LADA que estabelece os mecanismos ao dispor da generalidade dos cidadãos para aceder a documentos administrativos. Não tive pois em consideração o facto de a cidadã que apresentou a queixa ser membro do órgão da autarquia e, nessa qualidade, poder ter ao seu alcance outros mecanismos que lhe permitam aceder a documentos daquela entidade.