20 DE JULHO DE 1996174-(313)A comunicação está ainda sujeita à autorização da Comissão.As empresas que fazem parte do sistema de informações recíprocas de crédito, organizado pela E..., devem garantir, no momento em que estabelecem a relação comercial, que os dados, em caso de incidente de crédito, poderão passar a constar de listagem de incidentes. Tal deve ser garantido, como princípio, no contrato estabelecido entre a E... e os utilizadores do sistema.A E..., como aliás declara, avisará sempre o titular dos dados que passou a constar da sua base de dados e quais os dados que estão registados.A centralização desta informação não está sujeita a autorização prévia do titular, mas apenas deve ser do seu conhecimento. No caso da centralização de riscos de crédito, existe título legal que o admite, em certas condições.A E... deve também assegurar que os ficheiros em causa são utilizados para a finalidade determinante da recolha, o que deve ser garantido e condicionado nas cláusulas contratuais que se estabeleçam com os utilizadores.A actualização dos dados pessoais, princípio garantido na Lei n.° 10/91, de 29 de Abril, em relação aos dados constantes de todos os ficheiros (artigo 14.°), merece particular atenção relativamente a um sistema de informação de crédito. De facto, o responsável do ficheiro — a E... — não é o autor das informações registadas, que dependem, na origem, de uma terceira entidade.A E... terá de assegurar, em todas as fases do sistema, na recolha de dados, na sua inserção informática, no seu arquivo para consulta, um conjunto de procedimentos que permita que a informação existente seja actual.O tempo de conservação dos dados deve ser definido e limitado à finalidade do ficheiro. Os dados respeitantes a um incidente de crédito só devem ser conservados enquanto este se verificar. Admite-se que, para a certeza do processo, estes sejam conservados por um período que permita ao responsável do ficheiro verificar as condições e fundamentos da eliminação. Esse período de conservação não deve exceder 10 anos contados a partir do termo da situação de crédito. Durante esse período não é admissível o acesso de terceiros à informação.Assim, delibera-se:1) As condições para a constituição e funcionamento dos referidos ficheiros são as seguintes:1) Responsável: A...;2) Características: sistema central, em rede, com sistema de gestão de base de dados e linguagem de programação;3) Finalidade: serviço de informações às entidades financeiras e às que realizam operações de crédito e que, em virtude da actividade que desenvolvem, têm necessidade de dispor de informação actualizada sobre o cumprimento ou incumprimento por parte de clientes ou potenciais clientes (pessoas singulares ou colectivas) das obrigações pecuniárias ou pagamentos correspondentes a operações de e a crédito que tenham realizado anteriormente;4) Serviços encarregados do processamento da informação: empresa X...;5) Dados pessoais registados: nome da entidade singular ou colectiva, morada, telefone, número de contribuinte ou número de pessoa colectiva, número de bilhete de identi--dade (elemento que para já não é tratado), dados relativos ao cumprimento ou incumprimento de créditos (montante de crédito, dívida acumulada, dívida actual, número de incumprimentos e datas). Acção judicial, letras protestadas, falências, tribunal e juízo;6) Fundamento da recolha de dados: para cumprimento de obrigações contratuais;7) Recolha indirecta: pela entidade financeira, através de comunicação à E...;8) Forma de actualização dos dados: a actualização é efectuada com base nos dados fornecidos pelas entidades que concedem o crédito. Ã actualização é feita mensalmente. A E..., conforme declaração, compromete-se também a comunicar por escrito e no momento da sua admissão a cada titular dos dados o facto de constar no ficheiro, bem como a natureza e conteúdos dos dados;9) Há comunicação de dados às empresas que fazem parte do sistema da E... (que funciona com base em reciprocidade), apenas às empresas que concedem crédito ou que efectuem operações de crédito e apenas para a finalidade da celebração de operações de crédito (comunicação para finalidade de crédito);10) O relacionamento pode ser feito pelos seguintes dados: número de pessoa colectiva ou número de bilhete de identidade, número de contribuinte, nome, apelido ou denominação social;11) Os dados são processados pela X... para mero processamento. Só são consultados pelas empresas nacionais (ou seja, estabelecidos no território nacional) aderentes do sistema;12) Medidas de segurança: as que constam da declaração — processamento de back up, cópia de back up, cópias de segurança, password de acesso, acesso restrito;13) Tempo de conservação: enquanto se mantiver a situação ou incidente-de crédito. Os dados referentes às consultas só serão conservados por 24 meses;14) Pessoas com acesso directo à informação:E...: direcção-geral, pessoal da área da informática, pessoal da área comercial para atendimento do cliente;X...: funcionários da X... autorizados pela empresa a proceder à manutenção do software;Clientes da E...: com base em password e um número de utilizador que permite a identificação diária do local e da pessoa que faz as consultas ao sistema;15) Formas e condições de acesso e rectificação por parte das pessoas: os titulares dos dados são informados por escrito de que existem dados a seu respeito e o tipo de dados. Podem também conhecê-los nos escritórios da E..., com identificação por bilhete de identidade ou por solicitação escrita;