18 DE DEZEMBRO DE 1991161Definejsç, em segundo lugar, a noção de documento: qualquer registo gráfico, sonoro, visual, informático ou de outrajnatureza elaborado pela Administração com o fim de representar qualquer pessoa, coisa ou facto.Clarifica-se seguidamente que a nova lei não visa substituir os mecanismos já existentes com vista a facultar documentos necessários ao recurso gracioso ou contencioso de quem para tal tenha legitimidade (nos termos em que esta é configurada legalmente). A lei destina-se a facultar a quem não terial tal legitimidade a possibilidade de requerer e obter documentos que para qualquer fim (que não tem de especificar) pretenda. Tem-se particularmente em mente associações constituídas com vista à defesa de interesses colectivos ou difusos, designadamente organizações sindicais, associações de consumidores ou contribuintes e de defesa da habitação, do ambiente e do património histórico, arquitectónico e cultural.Não ficam igualmente excluídos nem prejudicados regimes especialmente aplicáveis a certas categorias de cidadãos (v. jornalistas), que devem continuar a beneficiar de um estatuto mais exigente do que o agora previsto.2.3 — Entrando na definição do regime de acesso o projecto do PCP procede a uma grande distinção entre o acesso a documentos não nominativos e o acesso a documentos nominativos: o primeiro é livre e universal, o segundo limitado.Consideram-se não nominativos os documentos da Administração que, independentemente da sua qualificação ou designação, não contenham apreciações ou juízos de valor sobre pessoas singulares, incluindo-se nestes os processos de licenciamento, concessão e autorização, relatórios, estudos, pareceres, actas, autos, circulares, oficios-circulados, ordens de serviço e despachos normativos internos, bem como instruções e orientações ou equivalentes que interpretem disposições legais em vigor ou por qualquer outra forma enquadrem o processamento da actividade administrativa.Prevê-se um regime especial para os documentos de inquéritos e sindicâncias, aos quais se assegura acesso após o decurso do prazo para o exercício do procedimento disciplinar, quando caiba.Não são abrangidos os meros apontamentos ou notas, bem como os estudos preparatórios de decisões não requeridas por particulares, antes da respectiva decisão.Clarifica-se ainda que quando o documento contenha simultaneamente informações nominativas e não nominativas o livre acesso a estas últimas será sempre assegurado e que o requerimento de acesso a qualquer documento não carece de fundamentação.Considera-se merecedora de especial atenção a forma como foram delimitadas as categorias de documentos: a lista apresentada não pretende ser exaustiva e ao incluir uma cláusula geral final visou excluir quaisquer interpretações restritivas e facultar o mais amplo acesso.Não poderá, porém, colmatar-se, por esta via, a desordenada utilização de circulares e instruções para preencher verdadeiras funções regulamentares. O projecto, visando reforçar a transparência, não poderá suprir a ausência de códigos de conduta que excluam a perversão do exercício do poder regulamentar e as manipulações secretistas.Quando ao acesso a documentos nominativos estabelecem-se algumas regras cuja ausência é hoje largamente sentida: (a) o direito de todos a ter acesso aos documentos que contenham informações nominativasa seu respeito, bem como o direito de tomar conhecimento do fim a que se destinem e dos meios e operações empregues no processamento das informações; (b) o direito de rectificar as informações inexactas e impugnar as que hajam sido recolhidas por qualquer processo fraudulento, desleal ou ilícito; (c) o.direito de cada um a exigir que a Administração Pública cfê a conhecer a existência de registos a seu respeito è( só utilize e difunda informações exactas; (d) a proibição de qualquer forma de utilização da informação que, por inexacta, tenha sido corrigida; (e) a proibição de invocação pela Administração Pública de qualquer'disposição legal relativa à protecção da intimidade' da vida privada, ao sigilo médico ou ao segredo científico, profissional, comercial e industrial para restringir pu limitar o acesso dos interessados aos dados pessoais que lhes digam respeito (devendo estes, porém, ser .comunicados através de um médico escolhido,pelo'requerente, quando relativos à sua saúde).2.4 — Procura-se, por outro lado (artigo 6.°), balizar o campo das restrições possíveis à regra geral do livre acesso. Fixam-se para isso princípios:Desde logo, o da excepcionalidade das restrições (já decorrente do artigo 2.°), que é sublinhada num preceito que inverte a lógica da «Administração fechada»: «A Administração Pública só pode vedar ou limitar o acesso a documentos cuja classificação o autorize»;As proibições ou restrições só podem ser estabelecidas quando constituam: (a) o único meio de adequada tutela da intimidade da vida privada de cidadãos ou de valores constitucionalmente protegidos; (b) só em certos domínios (defesa nacional, segurança pública, justiça e economia); (c) e apenas na medida e com o âmbito e duração estritamente necessários à realização dos objectivos que com a restrição ou proibição se visa proteger.Afigurando-se capital distinguir entre o mero segredo administrativo e o segredo de Estado cuja definição deve constar de diploma próprio e tem contornos e implicações distintos (embora possa desembocar num idêntico resultado de proibição de acesso) incluiu-se uma remissão.Face às opções anteriormente realizadas determinou--se a cada departamento público a obrigação de elaborar, face ao quadro legal globalmente aplicável, as listas de documentos cujo acesso pode ser vedado ou comportar limitações, as quais devem ser submetidas à aprovação das entidades competentes publicamente fixadas, podendo ser livremente consultadas durante as horas de expediente.Salvaguardam-se, por fim (artigo 7.°), valores que poderiam ser feridos por um demasiado largo entendimento do direito de acesso agora consagrado.Estabelece-se, pois, que o acesso aos documentos da Administração se efectiva sem prejuízo da plena aplicação da legislação que garante os direitos de autor, não podendo os documentos ser reproduzidos ou utilizados pelos requerentes ou por terceiros para fins comerciais.2.5 — O capítulo li do projecto enquadra as modalidades de acesso e as formas de exercício dos direitos legalmente instituídos. Para aplicação da reforma institui-se uma Comissão de Acesso aos Documentos