II SÉRIE-A — NÚMERO 115 200 c) Dos sistemas de tratamento automatizado de dados, para impedir que possam ser utilizados por pessoas não autorizadas, através de instalações de transmissão de dados; d) Do acesso aos dados, para que as pessoas autorizadas só possam ter acesso aos dados que interessam ao exercício das suas atribuições legais; e) Da transmissão dos dados, para garantir que a sua utilização seja limitada às entidades autorizadas; f) Da introdução de dados pessoais nos sistemas de tratamento automatizado, de forma a verificar-se que dados foram introduzidos, quando e por quem. 4 - Os dados podem ser comunicados no âmbito das convenções internacionais e comunitárias a que Portugal se encontra vinculado, bem como no âmbito da cooperação internacional ou nacional, às forças e serviços de segurança e a serviços públicos, no quadro das atribuições legais da entidade que os requer e apenas quanto aos dados pertinentes à finalidade para que são comunicados. 5 - Os dados pessoais são conservados pelo período estritamente necessário à finalidade que fundamentou o registo no SII/SEF, e de acordo com tal finalidade, sendo o registo objeto de verificação da necessidade de conservação, 10 anos após a última emissão dos documentos respeitantes ao seu titular, após o que podem ser guardados em ficheiro histórico durante 20 anos após a data daquele documento. 6 - O disposto nos números anteriores não impede o tratamento automatizado da informação para fins de estatística ou estudo, desde que não possam ser identificáveis as pessoas a quem a informação respeita. 7 - O número que venha a constar do cartão de identificação referido no n.o 1 é igualmente utilizado para efeitos de identificação perante a Administração Pública, designadamente nos domínios fiscal, da segurança social e da saúde. 8 - É sempre efetuada em formato eletrónico a transmissão à entidade judiciária competente ou a outros titulares de direito de acesso de quaisquer peças integrantes do fluxo de trabalho eletrónico usado pelo SEF para o exercício das competências previstas na lei. 9 - Com vista a facilitar os procedimentos na emissão de títulos é dispensada a entrega pelo cidadão de certidões ou outros documentos que visem atestar dados constantes de sistemas de informação da Administração Pública, devendo o SEF obtê-los, designadamente junto dos serviços da administração fiscal, segurança social e emprego, e juntá-los ao processo. Artigo 213.o Despesas 1 - As despesas necessárias ao afastamento do País que não possam ser suportadas pelo cidadão estrangeiro ou que este não deva custear, por força de regimes especiais previstos em convenções internacionais, nem sejam suportadas pelas entidades referidas no artigo 41.o, são suportadas pelo Estado. 2 - O Estado pode suportar igualmente as despesas necessárias ao abandono voluntário do País: a) Dos membros do agregado familiar do cidadão estrangeiro objeto da decisão de afastamento coercivo ou de expulsão judicial quando dele dependam e desde que estes não possam suportar os respetivos encargos; b) Dos cidadãos estrangeiros em situação de carência de meios de subsistência, desde que não seja possível obter o necessário apoio das representações diplomáticas dos seus países. 3 - Para satisfação dos encargos resultantes da aplicação desta lei é inscrita no orçamento do SEF a necessária dotação. Artigo 214.o Dever de colaboração 1 - Todos os serviços e organismos da Administração Pública têm o dever de se certificarem de que as entidades com as quais celebrem contratos administrativos não recebem trabalho prestado por cidadãos estrangeiros em situação ilegal.