16 DE MARÇO DE 1979796-(25)regulamentares por que se hão-de reger a emissão do certificado de comerciante, suas alterações e substituições, os modelos respectivos e os impressos •de requerimento, e bem assim que igualmente se encontram já em fase adiantada de elaboração, e mesmo nalguns casos de discussão, diversos dos regulamentos de actividades a que alude o artigo 6.° do mesmo decreto-lei.II — Situação do serviço de emissão do certificado de comerciante1—Situação do serviço de certificado do comerciante antes do Decreto-Lei n.° 22/78.Na base da legislação anteriormente em vigor (Decreto-Lei n.° 48 261, de 23 de Fevereiro de 1968) eram emitidos pela Direcção-Geral de Coordenação Comercial certificados de comerciante para as empresas em nome individual e para as sociedades, bem assim como certificados para os seus gerentes, administradores, directores, etc.Para isso, as firmas apresentavam na Direcção--Geral um requerimento acompanhado de certos documentos comprovativos do cumprimento de prévias obrigações legais.O processo assim constituído era objecto de uma apreciação documental, finda a qual, se a apreciação não revelasse vícios de forma, era emitido o certificado requerido.Note-se que não havia nenhuma apreciação técnica do pedido de «comerciar».Os elementos constantes do processo eram copiados manualmente para um ficheiro geral, classificado por ordem alfabética, para um ficheiro por actividades e para um ficheiro de gerentes, administradores, directores, etc, classificado por ordem alfabética.Devido às vissicitudes que este serviço sofreu, ao longo trabalho anual que a emissão do certificado exige e ao reduzido quadro de pessoal de que dispunha, encontravam-se esperando emissão de certificados 50 000 processos e pendentes por falta de documentos cerca de 6000.Os ficheiros acima referenciados, devido ao grande volume de fichas, a saber: geral, 150 000; por actividades, 220 000; de gerentes, 43 000, constituíam «ficheiros mortos», não sendo possível tirar deles análises globalizadas ou sectoriais, pouco mais servindo do que registo histórico dos processos entrados, sendo, inclusive, bastante trabalhoso e demorado registar os «abates» ao mesmo (firmas que terminavam as suas actividades, gerentes que desapareciam, etc).Resumindo: o sistema montado podia ser considerado deficiente, pois:a) As informações fornecidas encontravam-se de-sactualizadas;b) As informações não eram completas por faltade integração;c) As informações eram pouco concisas;d) As informações não se apresentavam na formadesejada;e) As informações produzidas tinham custos ele-vados de produção; /) As informações não eram utilizáveis, tudo se passando como se na realidade nada existisse, porque na prática se tornava impossível a sua exploração em tempo oportuno.2 — Objectivos prosseguidos. A reformulação do serviço do certificado de comerciante.2.1 — Introdução.Com a entrada em vigor dos novos decretos-Lei, pretende-se deixar de fazer meras apreciações burocráticas e formais de documentos, mas apreciarem-se os pedidos de registo com base em critérios de interesse sectorial e nacional.Para isso é preciso dispor de um conjunto de informações que sejam tanto quanto possível exactas, oportunas, completas, concisas e relevantes, formando um sistema integrado, coerente e explorável em tempo útil.A montagem desse sistema integrado exigiu, nomeadamente:à) Estudos bastante profundos de análise e organização;b) Que o organismo se equipe com dispositivosque permitam tratar e transmitir convenientemente os suportes mais adequados da informação;c) Que, uma vez trabalhado um dado meca-nicamente, não mais deve ser repetido, a não ser por meios mecânicos. A primeira operação mecânica deve ser tão próxima da origem do dado quanto possível;d) Que a mesma informação não deverá ser pro-duzida por mais do que .uma unidade de processamento;e) Que as informações deverão ser produzidaspelas unidades de processamento que as tornem mais económicas;procurando obter uma informação cujo custo não seja proibitivo, ponderado com os factores «velocidade», «precisão», «flexibilidade» e «privaticidade».Sendo pacífico que o método manual é o mais económico para baixos volumes de dados a processar, quando o volume aumenta torna-se necessário um nível superior de mecanização.Para os volumes actuais e esperados da informação a tratar — 200 000 antigos certificados de firmas e gerentes a emitir de novo e 20 novos e alterados certificados/dia—, torna-se evidente a necessidade de recorrer a ferramentas mais poderosas do que os registos manuais.As informações devem ser recolhidas a partir dos próprios documentos de base e transmitidas ao ordenador nessa forma, integrando-se num «banco de informações». As diversas unidades de processamento fornecerão aos utilizadores as informações com os níveis de agregação desejados — desde o nível mais elementar, como, por exemplo, a emissão do certificado, até níveis mais agregados.2.2 — Descrição funcional do sistema.2.2.1 — Introdução.São três os casos em que se pode enquadrar um dado preciso: novo, alteração de um processo preexistente, anulação de um processo preexistente.2.2.2 —Estrutura.Os Decretos-Leis n.° 22/78, de 25 de Janeiro, e 247/78, de 22 de Agosto, instituíram uma estrutura de funcionamento do comércio, tipificando as situações, sujeitando-as a autorizações prévias.