במקרים מיוחדים נמסרת ההודעה למשפחה על ידי בכירי צה"ל, ובהם ראש אכ"א והרב הצבאי הראשי.
צה"ל פונה לעיתים לעיתונות, לדחות ידיעות על נפילת חיילים, כדי לאפשר מתן הודעה מוסמכת למשפחה לפני שתשמע על כך בחדשות. מקרה ידוע יוצא דופן, הוא ההודעה שנמסרה על נפילת הטייס אסף רמון, בנו של אילן רמון. מפקד חיל האוויר עידו נחושתן הגיע להיות המודיע הראשון, אך קדמו לו צלמי עיתונות רבים שהתגודדו בפתח הבית. בעקבות המקרה רונה רמון כתבה מכתב לחברי הכנסת שמפציר בהם לתמוך בחוק שיאסור על כלי התקשורת להטריד אנשים בשעתם הקשה ביותר.
בעקבות מבצע צוק איתן, שבו לחללים אחדים היו חברות (שלא במעמד של ידועות בציבור) ואף ארוסות, עדכן צה"ל את הנהלים, כך שגם חברות יקבלו הודעה על מות חברן, וחברות חיילות תהיינה זכאיות לחופשה של שבוע למשך ימי השבעה.
סוגי הודעות.
מודיעי נפגעים נקראים למשימה במקרים של חלל, פצוע קשה, שבוי ונעדר.
במקרה של חלל ההודעה נמסרת ללא קשר לסיבת המוות. זאת יכולה להיות פגיעה בזמן לחימה, תאונת אימונים, תאונת דרכים, מוות ממחלה, התאבדות ואפילו אירוע פלילי - צה"ל מחויב להודיע בכל מקרה. כמו כן אין חשיבות למקום האירוע או האם זה קרה בזמן חופשה (אפילו חופשת שחרור) או במהלך שהות ביחידה. נוסח ההודעה משתנה בהתאם לנסיבות. בנוסף להבאת הבשורה הקשה לכל בני משפחה מקרבה ראשונה, בתפקידו של המודיע לתאם לוויה, לסייע בביצועה וללוות את המשפחה עד תום השבעה.
כאשר נפטר אזרח עובד צה"ל ביחידה צבאית, במתקן צבאי או בעת מילוי תפקידו מחוץ ליחידה, מי שצריך להודיע על כך למשפחת הנפטר הוא מפקד היחידה (לבד או בליווי מודיע נפגעים).
במקרה של פצוע קשה ההודעה מתבצעת במהירות המרבית כדי להביא את קרובי המשפחה של החייל הפצוע לבית חולים בזמן הקצר ביותר. אם מדובר בפציעה קשה, אף שהחייל הפצוע לעיתים נמצא בהכרה ומסוגל להתקשר הביתה, צה"ל מעדיף לבצע הודעה למשפחה. בין היתר על מנת למנוע נהיגה לא זהירה של בני משפחה ותאונות דרכים אפשריות.
במקרים של שבוי ונעדר, מיד אחרי מתן ההודעה הטיפול במשפחה עובר לידי יחידת אית"ן (איתור נעדרים בצה"ל). אם סטטוס השבוי ישתנה (שחרור או מוות), אותו צוות מודיעים יודיע על כך למשפחה.
היסטוריה.
מערך טיפול בנפגעים הוקם לראשונה ב-1948 באגף כוח אדם של ההגנה. עם הקמת צה"ל האחריות עברה לענף נפגעים באכ"א ולקציני ערים.
מאז מלחמת העצמאות משפחות של כל החללים של צה"ל קיבלו הודעה על כך על ידי נציג קצין העיר. היו מקרים שההודעה האישית הגיעה למשפחה באיחור, אחרי ששם החלל כבר פורסם במשרד הביטחון. יש עדויות שמודיע נפגעים היה מלווה על ידי רופא שנתן זריקת הרגעה לבני משפחה.
במלחמת יום הכיפורים מודיעי הנפגעים היו לרוב חסרי ניסיון, רבים מהם גויסו למשימה לראשונה לאחר פרוץ הקרבות. כבר אחרי מספר ימי מלחמה המודיעים הגיעו לבתי משפחות של הרוגים, פצועים קשה ונעדרים. באותה תקופה למודיעים לא הייתה הכשרה מתאימה למשימה ולא היה ליווי מקצועי. הם למדו תוך כדי ביצוע איך מוסרים את הבשורה הקשה, איך מארגנים לוויות ואיך מלווים משפחות בשבעה. כחלק מלקחי המלחמה, ב-1975 הוקם בצה"ל מנהל הנפגעים וקציני הערים.
במרכזה של מחלקת הנפגעים של המנהל נמצא חמ"ל המאויש 24 שעות ביממה ואחראי על קבלת הודעות על נפגעים ותפעולן. החמ"ל מעביר הודעות לגורמים הרלוונטיים ומנחה כיצד לפעול. בין היתר החמ"ל אחראי על תיאום והפעלה של מודיעי נפגעים באמצעות קציני ערים.
ב-2016 פורקו כל יחידות קציני הערים. האחריות להפעלת המודיעים עברה לראשי זירות שכפופים למנהל הנפגעים.
הכשרה.
כל מודיעי הנפגעים בצה"ל הם אנשי מילואים מתנדבים. בדרך כלל מגיעים לתפקיד זה בהמלצת מודיע ותיק או איש מערך הנפגעים בשיטת "חבר מביא חבר". משנת 2010 אנשי החולייה הפסיכולוגית עושים מבחני מיון למועמדים על מנת לבצע סינון ראשוני.
רוב המודיעים הם גברים נשואים אחרי גיל שלושים (זה הרף התחתון של הגיל). מתחילת המאה ה-21 יותר ויותר נשים מתנדבות לתפקיד. נכון לשנת 2013, נשים מהוות כ-10% מכל המודיעים הפעילים בצה"ל. ניתן לפגוש בין המודיעים אנשים מכל העדות, בני מיעוטים, צעירים ומבוגרים (אין רף עליון). אחרי תחילת ההתנדבות כל המודיעים חייבים לעבור קורס מודיעים שיכין אותם לביצוע התפקיד בפועל. בקורס נלמדים נושאים עיוניים רגישים כגון הודעה לילדים וגם מבוצעות סימולציות של הודעות. קורס מודיעי נפגעים הראשון התקיים ב-1994.
מעבר לקורס הראשוני, במהלך השנים המודיעים משתתפים בימי עיון ופגישות למידה. המודיעים הוותיקים עוברים קורס מפקדי צוותים אשר מעמיק את הידע ונותן כלים נוספים.
ב-2008 הוקם בצה"ל בית ספר להכשרת קציני נפגעים. עד אז, קציני נפגעים שתפקידם ללוות את משפחות החיילים ההרוגים, לא קיבלו הכשרה מסודרת למקצוע.
בגופי ביטחון ישראליים אחרים.
לפי פקודות משטרת ישראל החובה למסור הודעה על פטירת שוטר לקרובי משפחתו נופלת על מפקד היחידה.
כללים דומים קיימים בשירות בתי הסוהר וברשות הארצית לכבאות והצלה.
באחריות השב"ס גם להודיע למשפחת אסיר שהיה במאסר על פטירתו. לפי פקודות השב"ס מפקדת בית הסוהר תמסור הודעה למשפחה באמצעות הזמנת המשפחה לבית הסוהר או על ידי ביקור בבית משפחת הנפטר.
מבין כל כוחות הביטחון של ישראל רק לצה"ל יש מערך מסודר של מודיעי הנפגעים. באסון הכרמל, כאשר אוטובוס שלם של שירות בתי הסוהר עלה באש, לשב"ס לא היה מערך מודיעי נפגעים, והצבא לקח על עצמו את ההודעה לכל משפחות הנספים. מאותה הסיבה, הודעות למשפחות חללים בשב"כ ובמוסד נמסרות על ידי המודיעים של צה"ל.
במרבית המדינות האחרות קיימים נהלים דומים של הודעה למשפחות שוטרים. למשל, במשטרת אוסטרליה מפקד היחידה צריך למסור את ההודעה באופן אישי או בליווי קצין משאבי אנוש וכומר משטרתי.
בצפון אמריקה.
בצבא ארצות הברית קיים תפקיד הדומה למודיע נפגעים שנקרא "קצין הודעות נפגעים" (Casualty Notification Officer או CNO). בשונה מצה"ל אלה קצינים בקבע ולא במילואים שתפקידם למסור הודעה לקרוב המשפחה של החייל ההרוג. לפי הנוהלים יש לעשות זאת תוך 4 שעות מאז שנודע על המקרה, משעה 6 בבוקר עד 10 בלילה. במקרים שזה אפשרי, לקצין CNO מתלווה איש דת שנותן תמיכה רוחנית למשפחה ולקצין עצמו.
במלחמת העולם השנייה הודעות על מות חיילים נשלחו במברק, באופן שנתפס כקר ומנוכר. אחרי המלחמה זרועות שונים של צבא ארצות הברית עשו ניסיונות של מסירת הודעות נפגעים בצורה אנושית, פנים מול פנים, אך התפקיד "קצין הודעות הנפגעים" נוצר באופן רשמי רק בשנות ה-80.
בסרטו של אורן מוברמן "השליח" מוצגת עבודתם של קציני הודעות הנפגעים בארצות הברית והקשיים הפסיכולוגיים הקשורים בה.
בצבא קנדה לפי הנהלים מפקד יחידת האם של החייל בליווי כומר צבאי צריך להודיע תוך 24 שעות לקרוב משפחת החייל. ההודעה מתבצעת באופן אישי לפי הכתובת למקרה אסון שהשאיר החייל. אם אין יחידה צבאית קרובה, משימת ההודעה מועברת למשטרה מקומית או לאנשי כנסייה.
במערב אירופה.
תפקיד דומה ל-CNO קיים בצבא הממלכה המאוחדת. הקצין מופקד להיות מודיע על סמך קריטריונים של קרבה גאוגרפית לקרובי המשפחה, מיחידה או מחיל של ההרוג, בדרגת קפטן לכל הפחות ובעדיפות לבעלי ניסיון קודם בהודעות. לקצין המודיע מתלווה עוזר, כומר או עובד סוציאלי. לפעמים לצורך הודעה משתמשים בקציני משטרה.
בצבא בלגיה הודעת נפגעים ועזרה למשפחות מתבצעת על ידי עובדים סוציאליים מ"שירות החברתי המרכזי" (De Centrale Dienst voor Sociale en Culturele Actie - CDSCA). השירות שייך למשרד הביטחון הבלגי אך העובדים הם אזרחים, עובדי מדינה ללא מדים.
בכוחות המזוינים של הולנד הודעת נפגעים מתבצעת בצורה דומה על ידי עובד סוציאלי ממשרד הביטחון.
בצבא גרמניה אין תפקיד מיוחד של מודיע נפגעים. לפי הפקודות, ביצוע של המשימה מוטלת על מפקד יחידת האם של החייל. המפקד בצוות עם פסיכולוג או כומר צריך להודיע לשני אנשים "שאר הבשר" שהחייל עצמו הגדיר ככאלה.
בצבא של שווייץ גם כן מפקד היחידה הוא זה שמודיע אך בלי להיעזר באנשים נוספים.
גם בצבא פורטוגל מפקד היחידה הוא זה שמבצע הודעה לבני משפחה של החייל ההרוג.
בצבאות אירופיים אחרים מי שממונה על הודעות הוא כומר צבאי.
ברוסיה ומזרח אירופה.
בצבא האדום כמו בצבאות אחרים בעבר ובעתות מלחמה היו מודיעים באמצעות מכתב או מברק. לעיתים מי שכתב את המכתב לקרובי ההרוג היה קצין המפקד הישיר, אולם, הרבה פעמים נשלחה הודעה פורמלית בלבד.
בצבא רוסיה נכון לשנת 2000 הנוהל הרשמי הוא הודעה לקרובי משפחה באמצעות מברק או בטלפון.
בצבא יוגוסלביה גם הודיעו למשפחות באמצעות מכתב או מברק. בסרביה עדיין ממשיכים להודיע בצורה כזאת.
בצבא מקדוניה לעומת זאת, הגורם האחראי להודיע למשפחות הוא קצין יחסי ציבור של יחידת האם (במקדונית - офицер за односи со јавноста).
הודעות למשפחות הרוגי תאונות דרכים.
בישראל.
צורך דומה, לשלוח מודיעי נפגעים, אשר יבשרו ראשונים למשפחות הרוגים, קיים גם במקרה של הרוגי תאונות דרכים. בשנת 2002 התקבל בכנסת חוק נפגעי תאונות דרכים (סיוע לבני משפחה), התשס"ב-2002. במסגרת חוק זה נקבע בין היתר:
בעקבות חוק זה הוקם במשטרת ישראל מדור נפגעי תאונות דרכים, המפעיל שישה קציני נפגעים בכל הארץ, ואלו נעזרים בצוותי מתנדבים של זק"א ובעובדים סוציאליים. על פי החוק הוקמו מרכזי הסיוע למשפחות נפגעי תאונות דרכים. בפקודות של המפקח הכללי של משטרת ישראל כתוב: