הקִטְלוּג בתחום הספרנות והמידענות הוא תהליך יצירת נתונים על נתונים מטא-דאטה, שעניינם משאבי מידע המצויים בספריה, במוזיאון או בארכיון. ספרים, הקלטות, תמונות, כתבי-עת, מפות ועוד. המקטלג רושם את שמות היוצרים, כותרת היצירה והמונחים הקשורים בנושאים שטמונים במשאב, או קשורים אליו בלא שהופיעו בו במקור. כתוצאה מפעולת הקטלוג נוצרת רשומה ביבליוגרפיתדהיינו: רשומה ביבליוגרפית היא אכסניא לאיתור משאבים שקושרו אליה. מאז שנות ה-70 הרשומות מותאמות לקריאת מכונה ומסודרות באינדקס מתאים לכלי אחזור מידע, כגון מאגרי מידע ביבליוגרפיים או מנועי חיפוש. בדרך כלל מה שנוצר כתוצאה מהקטלוג הוא קָטָלוֹג. הקטלוג המאוחד של הספריות בישראל, מהווה אות ומופת לדרך בה צריך להיראות קטלוג הספרייה. זהו כלי גילוי המסמכים והאוספים שלה.
בקרה ביבליוגרפית.
בקרה ביבליוגרפית הנה הבסיס הרעיוני עליו מושתת קטלוג. היא מגדירה כללים לתיאור משאב המידע. כללים אלה מוכתבים על ידי המטרה - לאתר מידע ולבחור מכל התוצאות שיתקבלו את זה שמתאים למשתמש. המקטלג אחראי לתיאור המשאב - על סמך הפרטים שהמוציא לאור דאג לציין עליו או באמצעות איתור מידע חסר. לכן, ועל מנת לאפשר למשתמש הגיע למשאב שיענה על צרכיו באופן המדויק ביותר, שומה על המקטלג לדייק בתיאור הנושא או הנושאים שהמשאב עוסק בהם, לסווג את המשאב עם בני מינו, ולעדכן את בקרת הזהויות של חומרי הספרייה. משום כך ספרנים מקטלגים מהווים אחת מאושיות הספרייה: הם אחראים ליצירת הכלי שיכיל את המידע על המידע, וייתן אותו לדורשהו.
קטלוג חומרים מסוגים שונים.
קִטְלוּג נעשה בעיקר במוסדות כמו ספריות, ארכיונים ומוזיאונים. הוא עוסק במיון ובהבחנה בין סוגי משאבים כגון: ספרים, תמונות, חפצי מוזיאון וכיוצא באלה. משאבי הספרות ומאגרי המידע של הספרייה כפופים לכללי קטלוג ספציפיים לספריות, אך יש שיטות קטלוג שונות, שמשרתות צרכים אחרים. לדוגמה, מערכות מיוחדות שפותחו במיוחד לצורך קטלוג פריטי מוזיאונים כמו הנומנקלטורה לקטלוג מוזיאונים. יש פורמטים לקטלוג אחרים, לדוגמה מאגר מידע ביבליוגרפי לקטלוג מאמרים, כתבי עת או חומרים משפטיים ודומיהם שאינם חומר ספרותי דוגמה לכך היא קטלוג חפצי תרבות CCO שיצרו שתי מומחיות לקטלוג חפצי התרבות בארצות הברית, באנציקלופדיה לספרנות מהדורה 4. בישראל יש פרויקט דומה של ארכיון בן צבי: "ישראל נגלית לעין- נשארים בתמונה" https://www.ybz.israelalbum.org.il/
שש פונקציות של בקרה ביבליוגרפית.
רונאלד האגלר זיהה שש פעילויות שבקרה ביבליוגרפית אמורה לשרת:
ההיסטוריה של בקרה ביבליוגרפית.
בקרה ביבליוגרפית היא המצאה עדכנית. בעבר הרחוק, היו חורטים, או רושמים את הנתונים על גבי לוחות, בימי הביניים נעשו כבר רשימות על רשימות. המצאת הדפוס במאה ה 15 אפשרה לייצר עותקים מרובים של אותו כותר. יוהאן טריתיים ספרן גרמני, המציא את שיטת רישום הביבליוגרפיה בסדר כרונולוגי: באינדקס מחברים אלפביתי. קונרד גסנר, המשיך את דרכו. בספרו הוא ערך רשימת ביבליוגרפיה והוסיף אינדקס לתיעוד הנושאים. הוא ערך רשימה אלפביתית של מחברים, ציין את שם המשפחה שלהם לפני השם הפרטי, והנחיל בכך נוהג חדש. הוא גם הנהיג אזכור שם המחברים באיות שונה, והקדים בכך את זמנו בנושא בקרת זהויות. אנדרו מאונסל הוסיף בקרה ביבליוגרפית משלו, ויצר דרך לאיתור ספר על פי שם המשפחה של מחברו, על פי נושא הספר ולפי שם המתרגם. במאה ה-17, סר תומאס בודלי יצר קטלוג מסודר אלפביתית לפי שם משפחת המחבר ולפי רשומות נושא. ב-1697, פרדריק רוסטגארד קידם את נושא הקטלוג לפי נושאים, בחלוקה כרונולוגית ולפי גודל. לפני כן הכותרות היו מסודרות רק לפי גודלן, בבקשו ליצור אינדקס נושא ומחבר לפי שם משפחה ולפי סדר המילים הנושאות את הכותרת המופיעה בעמוד השער של החיבור.
אחרי המהפכה הצרפתית, ממשלת צרפת הייתה הראשונה להנפיק קוד הוראות לקטלוג אוספי כל הספריות בארצה. באנגליה, אנתוני פאניזי מספריית המוזיאון הבריטי יצר את "כללי הקטלוג של התשעים ואחד" (1841), ששימשו בסיס לקטלוג כללי במאה ה-19 ובמאה ה-20. צ'ארלס ג'ייט ממכון סמיתסוניאן בארצות הברית יישם את 91 הכללים של פאניצי ויבא אותם בזאת לארצות הברית.
סוגי קטלוג.
קטלוג תיאורי.
קטלוג תיאורי, מבוסס על מערכת סטנדרטים שונה מקטלוג לפי נושאים. התיאורי עוסק בתיאור הפרטים הפיזיים של המשאב. למשל במקרה של ספר הקטלוג התיאורי יציין את מידותיו, מספר העמודים וכל המידע שבדף השער, ואם חסרים פרטים המקטלג מנסה להשלימם.
קטלוג לפי נושאים.
קטלוג לפי נושאים כשמו, מסווג לפי נושא. הסיווג נעשה לפי כללי שיטות שונים כגון סיווג דיואי עשרוני או כותרות נושאים של ספריית הקונגרס.
הסיווג משתמש בדרך כלל באוצר מילים מבוקר בעוד שהאינדקס עשוי להשתמש באוצר מילים מבוקר או בשפה חופשית, או בשניהם.
היסטוריה.
מאז ימי ראשית הספריות, הספרנים קטלגו את היצירות. מערכת המיון הראשונה נוסדה בספריית נינווה הנמצאת בעיראק של היום. הקטלוג הראשון נחרט על גבי לוחות חרס. המקטלגים רשמו משני צדי "הדף" כלומר חרטו משני הצדדים של לוח החרס. קטלוגים עתיקים נמצאו גם בשומר. בספריית אלכסנדריה היה קטלוג חלקי המורכב מרישום בשם "פנקס" - מילה שמקורה במונחי ספרות יוונית. במקור היו 825 שברים של ה-"פנקסים" של קלה אחוס, אך רק 25 מהם שרדו. בספרייה הקיסרית הסינית של שושלת האן במאה ה-3 לספירה היה קטלוג המונה כמעט 30,000 פריטים, כל פריט דומה בהיקפו בתוכן למגילה מערבית. הקטלוגים הראשונים בעולם האסלאמי, סביב המאה ה-11, היו רשימות של ספרים שנתרמו לספריות על ידי אנשים בקהילה. רשימות אלה הוזמנו על ידי התורם, והן נעשו לא על פי מידע ביבליוגרפי, אלא לפי מטרתן, לתאר את המלאי בספרייה.
ספריות מתקופות קדומות ובימי הביניים באירופה היו קשורות למוסדות ולמסדרים דתיים, כולל ספרית הוותיקן ברומא. הקטלוגים הראשונים של ספריית הוותיקן קיימים כבר מסוף המאה ה-14. קטלוגים אלה עשו לרוב שימוש בסידור המשקף את סידור הספרים כפי שהוא, בספרייה. ספריית הוותיקן פרסמה ב-1939 'כללים לקטלוג הספרים המודפסים' אלה תורגמו לאנגלית ופורסמו בארצות הברית ב-1949. בינתיים, ספריית סורבון בפריז צברה יותר מאלף ספרים, וב-1290 הייתה החלוצה לארגן לפי סידור אלפביתי.
לאחר המצאת הדפוס והפיכת הנייר למוצר זמין, מספר הספריות הלך וגדל, המשאבים בהן התרבו והיה כורח ליצור קטלוג שיאפשר לאתר את היצירות. עד המאה ה-17 הספרייה נתפשה כאוסף של ידע אוניברסלי. שני מחברים מהמאה ה-17, גבריאל נאודה, בצרפת וג'ון דורי בסקוטלנד, פיתחו שיטות לארגון הספרייה. אפשר לומר שההיסטוריה של הקטלוג הנוהג בימנו מתחילה בשלב זה.
במזרח הקדום, הפריט המזהה היה כותרת היצירה. מאז תקופת הרנסאנס, שם המחבר הוא פריט הזיהוי המרכזי.
כללי קטלוג.
הצורך בשיטה עקבית הביא להמצאת כל השיטות ולשכלולן.
כללי קטלוג בארצות דוברות אנגלית.
הספריות בארצות דוברות אנגלית, חולקות מאז תחילת המאה ה-19 באותם תקנים לקטלוג. התקן הראשון מיוחס לאנתוני פאניצי, שומר הספרים המודפסים של ספריית המוזיאון הבריטי. "91 הכללים לקטלוג" שהוא חיבר, פורסמו ב-1841והיוו בסיס לקטלוג שנהג בספריות בבריטניה, במשך למעלה מ-150 שנה.
במאה ה-19, צ'ארלס קופין ג'ווט שהיה ראש הספרייה הסמית'סוניאנית שאמורה הייתה להפוך להיות הספרייה הלאומית של ארצות הברית, נשא חזון לקטלוג הספרייה הלאומית של ארצות הברית של אמריקה. הוא ביקש להדפיס את הקטלוגים בדמות ספרים ויצר לוחות דפוס עבור כך. הצורך להפיק קטלוג כספר היה מתוך חזונו לשיתופי פעולה בין ספרייתים.
כלליו פורסמו ב-1853. אולם, בעקבות סכסוך עם אחד מבחירי ההנהלה, ג'ווט פוטר מתפקידו ועזב את הספרייה הסמית'סוניאנית. הוא התקבל לעבודה בספרייה הציבורית של בוסטון, תחילה מונה להיות מנהל הרכש ואחראי על הקטלוג. ב-1858 הוא קודם בתפקידו והפך למנהל הספרייה; במהלך תקופה זו התפרסם חיבורו ה-"אינדקס לקטלוג חלק מאוסף הספרייה הציבורית המסודרת באולם בקומה התחתונה". המאמר הציג מידע קטלוגי חדש וכללים חדשים לקטלוג. מערכות קטלוג אלה הפכו למודל גם בספריות אחרות. תרומה נוספת של ג'ווט הייתה הרעיון לרשום רשומות על גבי כרטיסים מסודרים לפי אלפבית.
צ'ארלס אמי קטר, ספרן אמריקאי שכלליו למילוני קטלוג פורסמו ב-1876 הוא מאבות המקטלגים בתקופה המאוחרת יותר. קטר דגל ברעיון "פשטות." שתקל על החיפוש במאה ה-20 נוספו נושאים חדשים כמו הקלטות קול, סרטים ותצלומים, והיה צורך לקטלג גם אותם.
סימור לובצקי, שעבד בספריית הקונגרס ומאוחר יותר הפך להיות פרופסור באוניברסיטת UCLA, כתב ביקורת על כללי הכניסה של ALA מ-1949, והציע פתרון. חיבורו: Cataloging Rules and Principles: A Critique of the ALA Rules for Entry and a Proposed Design for the Revision חשף את חולשות הכללים הקיימים, והעלה למודעות את הצורך להכין מערך תקנים שלם ותמציתי. החלו להיווצר כללי קטלוג חדשים, הרשימה הלכה והתארכה והייתה כל הזמן צריכה להשתנות לפי סוגי הפריטים שנוספו. לכן לובצקי הציע להמציא עקרונות בסיסיים לקטלוג. לצורך כך הוא מונה לחקור את כללי הקטלוג בין השנים 1946–1969. הניתוחים שהוא ערך בהם, עיצבו את כללי הקטלוג החדשים.
כללי הקטלוג האמריקאים ואנגלו-אמריקאים שפורסמו במאה ה-20 היו: