קצין המשמרת נושא באחריות כבדה לחיי השטים באונייה, לגוף האונייה ולמטענה שהם בעלי ערך כלכלי גדול. למעשה מוטלת עליו אחריות באותה רמה הנדרשת מרב חובל אלא שהיא מוגבלת לזמן המשמרת בלבד.
שמירת תקנות שונות כגון התקנות הבין לאומיות למניעת התנגשות בים, תקנות בטיחות השייט ותקנות בנושאי הגנה על הסביבה הימית, כך גם לגבי הוראות מערכת הבטיחות הבינלאומית , מכתיבים את התנהגות קצין המשמרת וצוות האונייה.
משפטים בתקנות כמו .
הגדרת המשמרת.
משמרת היא תקופת זמן בתפקיד. הצורך במשמרות נובע מכך שהמרחק מנמל היציאה לנמל היעד גדול ותנועת האונייה איטית. לא ניתן לקיים ערנות למשך זמן השיט.
אורך המשמרת נקבע ל-4 שעות כתקופה שבה ניתן לקיים ערנות מלאה. החלוקה בין קציני האונייה קבועה במרבית ציי העולם, והיא, לפי הזמן באונייה: מחצות עד 04:00, החובל השני, מ-04:00 עד 08:00, החובל הראשון מ-08:00 עד 12:00, החובל השלישי. ושוב מצהרי היום עד 16:00 החובל השני, מ-16:00 עד 20:00, החובל הראשון ומ-20:00 עד 24:00, החובל השלישי.
במרבית האוניות, בכל הציים, אין רב החובל משמש כקצין משמרת מסוימת. זאת על מנת שיהיה בכוננות מלאה לקריאה בכל שעות היממה. באוניות קטנות, בהן משרתים רק 2 קציני סיפון, גם רב החובל מקיים משמרת גשר.
בכלי השיט של ציי המלחמה מתחלקות המשמרות בצורה דומה שנקבעת בכל אונייה.
בספינות קרביות, הנמצאות בכוננות ללחימה, מופעלת לפעמים שיטה המכונה "משמרת כלב". הצוות כולו נדרש להשתתף במשמרות. הצוות מחולק לשלוש קבוצות המכונות ”צבעים” – ירוק לבן ואדום – ועל ידי הפעלת משמרת כלב נוצר לאנשי הצוות סבב משמרות במהלך ההפלגה.
פרק הזמן בין 16:00–20:00 נחלק לשניים, משמרת כלב הראשונה מ-16:00 עד 18:00 ומשמרת כלב האחרונה מ-18:00 עד 20:00 (לא קיימת משמרת כלב "שנייה"). שיטת חלוקה זו הייתה נהוגה בצי המלכותי הבריטי לפחות מן המאה ה-17.
הכשרה לתפקיד.
הכשרה לתפקיד קצין משמרת באונייה נעשית בבתי ספר ימיים ובמכונים להכשרת קציני ים. בישראל נעשית ההכשרה בקורס חובלים של חיל הים הישראלי. בצי הסוחר הישראלי נעשית הכשרה במכון להכשרת ימאים. אגף הספנות ארגן בעבר קורסים צפים לקציני משמרת גשר באוניות צים. המועמדים לתפקידי קצונה בים נקראים בשלב ההכשרה "קדטים". בסוף תקופת ההכשרה, המסיימים חייבים לעמוד בבחינות הסמכה של רשות הספנות והנמלים.
ידע מקצועי.
ידיעת חוקי הדרך למניעת התנגשויות בים. הקדטים נדרשים לדעת בעל פה מילה במילה את נוסח ההוראות בשפת המדינה.
ניווט חופי הכרת המפה הימית, ניווט במימי חופין על הסכנות הטמונות בו.
ניווט אסטרונומי למעקב אחר מקום האונייה ודרכה בים הפתוח. הכרת גורמי השמים, חישובים טריגונומטריים ושימוש באלמנך הימי וטבלאות ניווט.
הכרת ושימוש נכון במכשירי ועזרי הניווט – מצפן מגנטי וגירוסקופי, מדי עומק לסוגיהם, סקסטנט, עזרי ניווט אלקטרוניים. היכרות עם הספרות המקצועית הנוגעת לאזור השיט. שימוש נכון בספרי המגדלורים, Pilot Book ו”הוראות לימאים” המונפקות על ידי הרשויות בעולם בדפוס ובאלחוט.
הבנת אנגלית ימית - קריאת הוראות הפעלת ציוד ומערכות. קריאת ספרות גשר והבנתה. שימוש בקוד הבינלאומי, כולל אלף-בית פונטי. יכולת לקרוא הוראות הפעלה ולהכיר נוהלים מקצועיים בשפה זאת.
מטאורולוגיה ימית - בכלל ובזירת ההפלגה בפרט כולל הוראות שמירה על הסביבה הימית.
הכרת מבנה האונייה בכלל ואונייתו בפרט. כללי יציבות אוניות. היכרות ושימוש עם מידע היציבות הנופק לאונייה על ידי המספנה בה נבנתה.
תפעול המכ"מ ומכשירי הקשר בנוהל GMDSS, הכרת ציוד ההצלה באונייה. קורס כיבוי אש, הישרדות בסירת/רפסודת הצלה, בטיחות בעבודה ועזרה ראשונה ברמה של החייאה ונוהל MEDICO לטיפול בנפגעים.
מכונאות ומערכות חשמל ימיות - יסודות מנוע דיזל, התנעה, מערכת דלק, מערכת קירור, משאבות, מערכת אוויר דחוס, התפלת מים, הנעה – חשובי (יעילות) חישובי שיט על פי סיבובי מנוע. תצרוכת דלק – השפעת שינוי מהירות על צריכת דלק, קירור ומיזוג אוויר, מערכת הגה + מערכת עקיבה.
חבלים וגלגילות, עוגנים וכבלים - הכרת סוגי חבלי וכבלי התקשרות, עוגנים ושרשרותיהם, טיפול ותחזוקת חבלים וגלגלות, קליעות בחבלים ובכבלי פלדה. כפיתת מטען ופרטי ציוד, הרמת מטענים, צינורות ומיכלים פתוחים.
מטען – לקצינים בצי הסוחר - עקרונות שינוע ואחסון בטוח (כמו אוורור, הזעה), אבטחת מטען. לחצים ועומס עבודה בטוח. קווי טעינה (מושגים). שיטות שינוע – מכולות, תפזורת, מנופים וכו'. מטענים מסוכנים. הכרת קודקס I.M.D.G. קריאת וחיבור תוכניות טעינה.
הפעלת חימוש – לאנשי חיל הים- תגובת התגוננות להתחמקות מטורפדו ומטילי אויב.
תמרון כלי שיט - סוגי מדחפים, סוגי הנעה, סיבובים – כ"ש טעון/ריק, סיבוב, מרחקי עצירה, סיבובים בשעת חירום.
עיצוב מבנה אישיות.
האחריות הרבה המוטלת על קצין המשמרת מחייבת השקעה בתחום מבנה האישיות. מתוך כוונה לבנות אנשים שיטתיים אמינים ויעילים, נעשית במרבית בתי הספר הימיים הכשרה ועיצוב האופי לקדטים. זאת על מנת ליצור אדם אחראי ואמין, שיהיה מסוגל לעשות את הדבר הנכון בתנאי ים קשים, תוך התפתחויות בלתי צפויות.
בתי הספר הימיים בעולם מתנהלים בדרך כלל כפנימייה צבאית ומקנים יכולת לעבוד בצוות, תוך משמעת וכיבוד היררכיה פיקודית. התכונות והרגלי התנהגות נכונים מוקנים בשיטה הכוללת: ניהול עצמי על ידי הקדטים, הקפדה ותשומת לב לפרטים, פעילות תחת לחץ, עמידה בלוחות זמנים ובניית אמון בין הקדטים לעמיתיהם ולמפקדיהם. כל זה נעשה תוך מיון מתמשך והרחקת בלתי-מתאימים.
בבתי הספר ובאקדמיות לקצינים מונהגת הקפדה מיוחדת על הופעה ראויה במדים – על כל פרטיה – ועל ביצוע מדויק ונמרץ של תרגילי סדר. פעילות זאת מובילה למטרה של הקניית ערכי הקפדנות בפרטים, השיטתיות בביצוע והגברת הגאווה האישית והקבוצתית ככוח מניע וכושר שליטה בפעילות צוותית בעתיד.
הקדטים מתחנכים להשגיח על עצמם, לצפות ולהבין את אשר הם רואים ולשאוף להבאת תועלת לסביבתם. מובהר להם שאחריות מביאה אחריה סמכות, שאל להם להסס לעשות את שצריך – מבלי לבקש רשות לכך. במקרים של טעויות, לתקן אותן מיד, מבלי להתנצל.
רב חובל אנריקו לוי עוד כמנהל בית הספר הימי בחיפה ראה את קצין משמרת גשר כמודל לחינוך. תשומת הלב וההקפדה של מפקד הקדטים יהודה קלאוז וסגל בית הספר החדירו בקדטים שיטתיות: מקפידים על פרטים - תלבושת והופעה תקנית מצוחצחת, לא שוכחים - כי רושמים, לא מאבדים - כי כל דבר חייב להיות במקומו. לא חסר - כי מכינים עתודה, תמיד דרוכים למשימות חדשות - כי אלו שהיה צורך לעשותן להיעשות כבר בוצעו מיד.
השיטה נחלה הצלחה, איכות הבוגרים הייתה טובה, אך כמות המסיימים הייתה זעומה ביחס לצורכי צי הסוחר. חיל הים שיצא למרחב עם כמות רבה של ספינות סער בממוצע שבעה קצינים בספינת טילים ושני קצינים בספינות בט"ש קיבל בוגרי תיכון מצטיינים מכל הארץ לקורס חובלים והכפיל את משך הקורס משנה לשנתיים. הדרישה להגדלת הכמות נראתה לאנריקו לוי כדרישה להורדת האיכות ולכך לא הסכים ועבר לתפקיד אחר.
סיפורי ימאים.
חלק חשוב מהידע נרכש מסיפורי הימאים בכתב ובעל פה. מעט מהימאים לאחר פרישתם כותבים ספרי זכרונות. ספרי זכרונות כאלה מהווים חומר עיון לקדטים. מעבר לכך במרבית חלקי העולם מתקיים בין הימאים מנהג להיפגש ולספר סיפורים על אירועים שקרו לעצמם ולאחרים. קדטים וקצינים צעירים קולטים בצורה בלתי פורמלית, מידע מהוותיקים, הנשאר בזיכרון ועשוי לשמש אותם למקרים ותגובות.
הסמכה לתפקיד.
התנאים להסמכה: הקדט סיים לימודיו במוסד מוכר על ידי רשות הספנות ועמד בהצלחה בכל הבחינות המופיעות בסילבוס. שירת במחלקת סיפון, באונייה או בגוררת, במשך 12 חודשים לפחות. קיבל חוות דעת מקצועית חיובית מרב חובל אנייתו. ועבר בהצלחה בחינה בעל פה ברשות הספנות והנמלים.
בחיל הים הישראלי: סיום קורס חובלים במגמת שייט, בשלב ייעודי אחרי פרק זמן של 4 חודשי הכנה ו 4 חודשים נוספים של התמחות בכלי שיט, שבסופם מעבר בחינה בעל פה על ידי ועדת הסמכה בראשות מפקד ספינה ומפקד פלגה.
גם לאחר הסמכת הקצין, רב החובל או מפקד כלי השיט יפקח עליו היטב, עד שיהיה סמוך ובטוח שפקודו זה בקי במלאכתו ובאחריות המוטלת עליו, מבצע את כל תפקידיו כהלכה ושניתן לסמוך עליו שיזעיק את רב החובל/המפקד כאשר יתפתח מצב מיוחד.
התנהלות במשמרת.
קצין המשמרת אחראי בפני רב החובל. גם אם רב החובל נמצא בגשר אינו משוחרר מתפקידו.
האונייה בהגדרתה פועלת בתווך מסוכן. תשומת הלב של קצין המשמרת מתחלקת בין הסביבה המקיפה את האונייה והאונייה עצמה.
תצפית.
תצפית ערנית מחויבת בכל עת ההפלגה. קצין המשמרת ימצא כל הזמן בתצפית בגשר. כניסה לחדר המפות לצורכי ניווט תיעשה לתקופות קצרות ביותר. עליו לוודא שהימאי בתצפית נמצא במקומו ומבצע את תפקידו. בעת תנועה בערפל מוצב צופה בחרטום האונייה ישתמש בפעמון המוצב בחרטום על מנת להסב את תשומת לב קצין המשמר לעצמים המתגלים. גילוי בצד ימים -צלצול יחיד. גילוי בצד שמאל – שני צלצולים ולפני החרטום -שלושה צלצולים.
קצין המשמרת מבצע את תפקידו בעמידה כאשר הוא עובר מדי פעם משני צדי הגשר החיצוני וסורק את האופק והאונייה. תופעה ידועה היא שקצין המשמרת מגלה ראשון לפני הצופים. רק כאשר הקברניט מקדים לגלות כאשר הוא עולה לגשר.
באוניות המודרניות כולל אוניות צי חדישות יש מכשירי גילוי רבים. התצפית הנעשית במכשירים מאפשרת גילוי בטווחים רחוקים ומציגה לקצין המשמרת אינפורמציה רבה. במידת מה מקשה עליו להבחין בסכנה קרובה. לדעת ימאים מנוסים אין דבר העולה בחשיבותו בעת המשמרת על תצפית עין של קצין המשמרת עצמו.