פיתוחם המהיר של מוצרי טכנולוגיה ניידים לצד התפתחות מקצועות הידע, תרמו להיפוך מגמות בתעשייה; אם תחילת העידן התעשייתי אופיינה במגמות מרכוז של מקום העבודה, הרי שהחל בשנות ה-90 של המאה ה-20 חל תהליך הפוך של ביזור מקום העבודה. למעשה, כל עובד ידע אשר נושא עמו טלפון ומחשב נייד הופך היום לשלוחה ניידת או סניף של מקום העבודה. מקום העבודה עצמו הפך להיות רכיב משני בחשיבותו לביצוע העבודה בפועל; האמירה כי אנו "עובדים בהליכה" החליפה את האמירה השגורה כי אנו "הולכים לעבודה".
נכון לעשור השלישי של המאה ה-21, פחות ופחות עובדים מוכרחים לבוא באופן קבוע ושגרתי למקום העבודה על מנת לבצע עבודתם באמצעות אמצעי ייצור הזמינים להם רק במקום העבודה, ומקומות עבודה רבים מאפשרים גמישות זו, אם כי לרוב לא באמצעות הסדרי עבודה פורמליים, אלא הסכמה שבעל פה בין מנהל לעובד. למרות זאת, מגוון נושאי תפקידים שאינם עובדי ידע עדיין מחויב להגיע לאתר העבודה המרכזי לשם ביצוע העבודה: אלו הם מפעילי המכונות, עובדי מעבדות, אנשי שירות לקוחות פרונטלי, או בעלי תפקידים אחרים המחויבים באינטראקציות בין-אישיות פנים אל פנים במקום העבודה.
את המונחים Telework ו-Telecommuting טבע האמריקאי ג'ק נילס בשנת 1973.
יתרונות.
אפשרות עבודה מרחוק מרחיבה את הזדמנויות התעסוקה למגוון מגזרים אשר אחרת מתקשים להשתלב באופן מלא במעגל התעסוקה, כגון הורים לילדים קטנים, אנשים עם לקויות ואנשים הגרים במקומות מרוחקים ממרכזי תעסוקה. כמו כן, אפשרות עבודה מרחוק מפחיתה באופן ניכר את זיהום האוויר באמצעות צמצום היקפי התעבורה בכבישים. האפשרות לעבוד מכל מקום מרחיבה גם את פוטנציאל הגלובליזציה של ארגונים, בשל האפשרות להיות זמין ללקוחות וספקים על פני טווח זמנים נרחב יותר. עבודה מרחוק מזמנת לעובדים אפשרויות לגמישות תעסוקתית, מקלה על קונפליקטים של הורים עובדים, תורמת להעלאת פריון העבודה ומפחיתה היעדרויות. משרדים וירטואליים מעניקים למעסיקים הזדמנות לשימור עובדים מוצלחים שלהם ולגיוס עובדים יוצרניים הנדרשים לגמישות זו.
יתרונות לסביבה.
עבודה מרחוק החלה להיחשב יעילה בארצות הברית לאחר שאומצו התיקונים לחוק אוויר נקי בשנת 1996. הצפייה הייתה להפחית את כמות פחמן דו-חמצני והאוזון על פני הקרקע בכ-25%. החוק דרש מחברות המעסיקות למעלה ממאה עובדים לעודד נסיעות משותפות במכוניות, שימוש בתחבורה ציבורית, דחיסת ימי העבודה השבועיים ועבודה מרחוק. בשנת 2004 החליט הקונגרס להרחיב תוכניות אלו גם לסוכנויות פדרליות, ולעודדן לאמץ תוכניות עבודה מרחוק על ידי הימנעות מהעברת כספים לאלו שלא יציעו תוכניות אלו לציבור עובדיהן.
מחקר שנערך על ידי קייט ליסטר ותום הרניש בשנת 2008 מראה כי שלושים ושלושה מיליון אמריקאים יכולים על פי סיווגם המקצועי לעבוד מהבית. לטענת המחקר, אם אכן הם יעשו כך, יוכל הממשל האמריקאי להפחית באופן משמעותי את התלות בספקי נפט חיצוניים. בהתבסס על הצלבת נתונים ממספר מקורות מחקר כגון EPA, DOT ושבעה מקורות נוספים, נמצא כי עבודה מהבית עשויה להפחית את יבוא הנפט מהמפרץ הפרסי בכ־24-48%, צמצום גזי החממה בכ־67 מיליון טון ולחסוך 7.5 מיליארד גלוני דלק מדי שנה. עובדים מהבית יוכלו להימנע במשותף מ-154 מיליארד מיילים של נהיגה ולחסוך 25 מיליארד דולר על רכישות דלק. יתרה מכך, המחקר מוכיח כי חיסכון זמן הנסיעה עבור אותם עובדים בשל העבודה מהבית, יפנה להם 5 שבועות עבודה של זמן חופשי מדי שנה.
יתרונות לעובדים.
גמישות תעסוקתית, המאפשרת עבודה מהבית בחלק מימי השבוע, היא אפשרות מועדפת על ידי עובדים רבים. מחקר שביצעה חברת רוברט הף בשנת 2008 אשר סקר 1,400 סמנכ"לי כספים הצביע על כך כי 13% מחשיבים עבודה מהבית כתמריץ הטוב ביותר לגיוס בעלי מקצוע בתחום הכספים. במחקר מוקדם יותר, 33% החשיבו עבודה מהבית כתמריץ הגיוס הטוב ביותר, וכמחצית הנשאלים הצביעו עליו כתמריץ השני החשוב ביותר.
עבודה מהבית מאפשרת השתלבות במעגל העבודה למגזרי עובדים אשר מסיבות שונות נדרשים להיות שעות רבות יותר בסביבת ביתם (טיפול בהורים קשישים, בני זוג מוגבלים, הורים לילדים קטנים, ועוד). להורים לילדים רכים היא מאפשרת נוכחות הורית רבה יותר, גמישות בתכנון סדר היום בהתאם לצורכי המשפחה, אפשרות לתכנון ועיצוב סביבת העבודה כך שתהיה מותאמת לצורכי העובד, הימנעות מזמני נסיעה ארוכים מבוזבזים אל העבודה וממנה, חיסכון בעלויות טיפול בילדים, וכן אפשרות למגורים באזורי פריפריה מבלי לחשוש מאיבוד מקום העבודה.
יתרונות למעסיקים.
מעסיקים המנהלים תוכניות תעסוקה גמישה בצורה מושכלת נהנים מחיסכון ניכר במשאבי נדל"ן כאשר הם מפעילים תוכניות עבודה מרחוק. חיסכון זה משפיע על צמצום תקורות נוספות כגון שירותי אחזקה, ביטחון, ניקיון, מטבחונים, שטחי חנייה, שטחים משותפים ועוד. חיסכון משמעותי נוסף מצטבר מצמצום השימוש ברכבי חברה והוצאות על נסיעות ודלק. מחקרים שונים מצביעים על כך כי החיסכון יכול להגיע לכ־10,000 דולר לשנה לעובד.
שביעות רצון מוגברת של עובדים משפיעה על יעילות בעבודה ועל רמת פריון גבוהה יותר. חברות שונות מדווחות על עליה בפרודוקטיביות של בין 10-45% לעובד לשנה.
המעסיקים נהנים מכלי יעיל להעלאת נאמנות עובדים והפחתת שיעורי עזיבה, שיפור יכולות הגיוס, טיפוח תוכניות קיימות ארגונית, ותרומה ניכרת של הארגון לאיכות הסביבה. אפשרותם של מעסיקים להישען פחות על דיווחי שעון הנוכחות לטובת דיווחי ביצועים של העובדים (תוכניות מדידה על פי יעדים המותאמים להגדרת התפקיד של העובד), עשויות לתרום להפחתת התשלום עבור שעות נוספות, ומדידה איכותית ביותר של תפוקות העובד.
אתגרים.
הצלחתן של תוכניות עבודה מהבית תלויה במספר גורמים. תוכניות אלו צריכות להיבנות מתוך מחשבה עמוקה ורחבה, הבוחנת באופן מחושב ומושכל מגוון היבטים אישיותיים, תפקודיים וארגוניים הנוגעים לבחירת העובדים, התפקידים והמנהלים המתאימים להשתלבות בתוכנית.
ברמת התפקיד.
לא כל תפקיד מתאים לעבודה מהבית. נדרשת בחינה הגדרת התפקיד והתאמתה לביצוע מרחוק, תוך בחינת היבטים כגון שמירת סודיות, עבודת צוות, גמישות בהעברה בין ביצוע התפקיד במשרד לבית ולהפך ועוד.
ברמת העובד.
לא כל אדם מתאים אישיותית לעבודה מהבית. סגנון עבודה זה דורש משמעת עצמית גבוהה, יכולות תכנון סדר יום קפדני, יכולת הימנעות מהסחות דעת של שכנים ובני משפחה הנמצאים בקרבת מקום, ויכולת לוויסות צרכים חברתיים כך שהעבודה ללא מסגרת חברתית לא תגרום לדכדוך ולא תשפיע לרעה על מצב הרוח.
לפי מחקר אחד, ייתכן והתמכרות לעבודה של עובדים רבים נעוצה בנוחות השימוש במחשב ובטלפון הנייד. הזמינות והניידות של המכשירים מאפשרת עבודה בכל מקום ומקשה על יצירת הפרדה בין פעילויות הקשורות לעבודה לפעילויות אחרות - משפחתיות ואחרות.
ברמת הארגון.
ניתן להבטיח תחושת שייכות, נאמנות וגיבוש עובדים על ידי פעילויות שונות כגון ימי גיבוש, ימי עיון ועוד אשר ההגעה אליהם, ככלל, נדרשת מכל העובדים.
מגמות.
הממשל האמריקאי.
נושא העבודה מרחוק השתלב בחזית המדדים הקריטיים של הממשל האמריקאי החל משנת 2007. עבודה מרחוק קשורה לפיתוח תוכניות קיימות ארגונית (COOP), תוכניות היערכות למגיפות כלל עולמיות, צמצום התלות במקורות נפט חיצוניים, עליות מחירי הדלק, משימות לבחינת היערכות ביטחונית מחודשת (BRAC) ומיקוד בנושאי גיוס ושימור עובדים.
בכינוס ה-Telework Exchange שנערך ב-12 בספטמבר 2007 הכריזה לוריטה דואן, מנהלת ה-GSA (General Services Administration על יצירת מחויבות עמוקה לתוכנית עבודה מרחוק בקרב עובדי הסוכנות. תוכנית זו תאפשר ל-50% מעובדי הסוכנות הרשאים לכך לעבוד מהבית לפחות יום אחד בשבוע עד שנת 2010. בשנת 2007 10% מעובדי ה-GSA הרשאים לכך עובדים מהבית, לעומת 4.2% בקרב כלל עובדי הממשל. מטרתה להרחיב את השתתפות העובדים בתוכנית זו לכ-20% בשנת 2008, 40% עד סוף 2009, ולבסוף ל-50% עד סוף 2010.
תוכנית עבודה מרחוק זכתה להצלחה והכרה ובשנת 2010 נחקק בארצות הברית חוק בנושא
תוכניות עבודה מהבית באופן קבוע, נבדקת שביעות רצון בקרב המשתתפים, וחיסכון משמעותי בזמן עבודה מבוזבז כמו גם צמצום גז החממה כתוצאה מתוכנית עבודה מהבית.
הממשל הישראלי.
באפריל 2021 פרסמה נציבות שירות המדינה הנחיה בדבר עבודה מהבית/מרחוק בזמן שגרה.
בנובמבר 2021 נחתם הסכם קיבוצי בין מדינת ישראל, מרכז השלטון המקומי, שלוש הערים הגדולות ומרכז המועצות האזוריות לבין הסתדרות העובדים הכללית החדשה, בעניין עבודה מרחוק במגזר הציבורי. ההסכם מאפשר למעסיקים ציבוריים נוספים להצטרף אליו.
עבודה מבוזרת.
צורת עבודה מרחוק שאינה עבודה מהבית היא עבודה מבוזרת. בעבודה מבוזרת עובדים מרחוק אינם בהכרח עובדים מהבית. עבודה מבוזרת היא פועל יוצא של מחויבות הארגונים לביצוע משימותיהם במקומות שהם מעבר לגבולות ומגבלות של המשרדים המסורתיים. מדובר על הסדרים ארגוניים המאפשרים או דורשים מהעובדים לבצע את עבודתם ביתר יעילות באתרים אחרים, כגון בבית או באתרי לקוח, באמצעות יישומי טכנולוגיות המידע והתקשורת. עבודה מבוזרת מתאפשרת כיום במגוון רחב יותר של מקצועות על בסיס כלים טכנולוגיים, אך עבודה באתרי לקוחות אינה תופעה חדשה.
דוגמה לשימוש ביישומים טכנולוגיים בעבודה מבוזרת ניתן לראות אצל מתכננים פיננסיים הפוגשים לקוחות לארוחות צהרים ובעזרת גישה למגוון כלי תכנון פיננסיים מגישים להם הצעות לתוכניות שונות בעזרת המחשב הנייד, או מוציאים לאור הנפגשים עם ספרנים בספריות, עם פרופסורים באוניברסיטאות או עם לקוחות אחרים, ומוציאים עבורם הזמנות להוצאות ספרים.