בשעה שהלקוח משלם על קנייה באמצעות כרטיס האשראי, חברת האשראי מעבירה את הכסף לספק הסחורה/השירות בהתאם לתנאי הסכם הסליקה בין השניים, ואילו הלקוח מחויב על פי רוב במועד דחוי.
בית העסק יזוכה באופן מיידי או תוך זמן קצר מהנהוג בדרך כלל כאשר העסקה חויבה בכרטיס חיוב מיידי שאינו כרטיס אשראי; כשמדובר בעסקה מחו"ל עליה, בתור ברירת-מחדל, לא ניתן אשראי שוטף בחינם; כשמדובר בעסקת אשראי נושאת ריבית מטעם חברת האשראי.
בנוסף, מציעות חברות האשראי תוכניות המאפשרות לבית העסק מועדי זיכוי גמישים ושירותי ניכיון למיניהם, המקדימים את מועד הזיכוי הסטנדרטי תמורת עלות נוספת. קיימות בשוק הישראלי גם חברות ייעודיות המתמחות בשירותים אלו.
רישום פרטי העסקה.
בעת עריכת עסקה באמצעות כרטיס אשראי או כרטיס חיוב אחר, יש לרשום את הפרטים הבאים: זיהוי המוכר אותו יש לזכות; זיהוי הקונה אותו יש לחייב; סכום העסקה, ותאריך. בעסקאות פנים אל פנים הרישום נעשה באחת מהשיטות הבאות:
שיטות הקריאה המגנטית והאלקטרונית יעילות במידה ניכרת משיטת הגיהוץ, מספר הטעויות נמוך יותר, והספק יכול, ברוב המקרים, לבקש את אישור חברת כרטיסי האשראי לעסקה באופן אוטומטי. שיטת הגיהוץ משמשת עסקים קטנים, החוסכים בדרך זו את השקעה ברכישת הציוד הדרוש לקריאה מגנטית, וכן כגיבוי בעסקים המשתמשים בקריאה מגנטית, למקרה שבו הפס המגנטי מתגלה כבלתי קריא.
שיטה זו נרשמה ברשם הפטנטים הישראלי בשנת 2006 בשם פטנט התקן ואחסון תוכן דיגיטלי בכרטיס חכם על ידי משרדי אייל ברסלר ושות' שימוש נוסף בשיטה הידנית נועד למקרים בהם המוכר איננו מעוניין להזרים את העסקה לחיוב באופן מיידי (למשל, בעת שימוש בכרטיס אשראי כפקדון או כאשר המוכר מעוניין לחייב את הלקוח רק לאחר אספקת הסחורה כאשר היא איננה מיידית). אם כי היום ניתן "לתפוס מסגרת" בלי לבצע חיוב מיידית גם באמצעים אלקטרוניים.
אישור העסקה.
לפי הנהלים בחברת האשראי, במקרה של רכישה בסכום גבוה, ובכל מקרה של פעולה שלא במעמד הלקוח (כמו בטלפון, בדואר, באינטרנט או במכונות ממכר אוטומטיות) נדרש אישור של חברת האשראי לעסקה, כדי לוודא שהכרטיס בתוקף ושיתרת הכסף/האשראי הניתנים ללקוח מאפשרים עסקה כזו.
במערכות מודרניות אישור כזה נעשה באופן אוטומטי באמצעות תקשורת מחשבים. בחלק מבתי העסק הוא נעשה בפעולה בכל סכום, ובאחרים - רק בעסקאות מעל סכום מסוים, או כאשר סך העסקאות היומיות בבית העסק עולה על סכום מסוים. קיים גם פרמטר ביטחון נוסף, לפיו אחת למספר עסקאות יידרש אישור לעסקה, גם אם סכום העסקה נמוך מ"תקרת ספק". פרמטר זה נקבע על ידי חברת האשראי ולא נמסר לבעל העסק, והא נועד למנוע אפשרות של פיצול עסקה בסכום גבוה למספר עסקאות הנמוכות מ"תקרת ספק" על ידי בעל העסק.
במערכות ישנות, כאשר הקריאה נעשית באמצעות גיהוץ, בית העסק מבצע את האישור באמצעות שיחה טלפונית למוקד של חברת האשראי.
רישום ואישור עסקה בפעולות מקוונות.
כאשר משתמשים בכרטיס אשראי כדי לשלם באמצעות האינטרנט, הלקוח מעביר את פרטי כרטיס האשראי לספק. כדי למנוע את גנבת פרטי הכרטיס, רצוי שהתקשורת בשלב זה תהיה מאובטחת; האבטחה היא באחריות בעל האתר, ומשתמש האתר צריך לבדוק שהוא משלם באמצעות אתר מאובטח (או לחלופין להסתכן בתשלום באמצעות אתר לא מאובטח). בעל האתר מעביר את הנתונים לחברת כרטיסי האשראי באמצעות פרוטוקול תקשורת מאובטח שמסופק על ידי החברה, והיא מחזירה לו הודעה הכוללת אישור או דחייה של העסקה.
ניתן להשתמש בכרטיס האשראי גם באמצעות טלפון. הלקוח מספק את פרטי כרטיס האשראי ופרטים מזהים. עסקאות הנעשות באמצעות אינטרנט או טלפון נקראות "עסקאות עם מסמך חסר", משום שללקוח לא מופק העתק של מסמך העסקה הנושא את חתימתו. הסיכון בביצוע עסקה עם מסמך חסר, עשוי להיות גבוה יותר, בהיעדר אפשרות של הוכחת פרטי העסקה באמצעות מסמך חתום. (בין אם עקב טעות, שכחה או הונאה מכוונת)
הנפקה וסליקה.
יש להבחין בין שירות הנפקת כרטיסי (Issuance) האשראי לבין שירות סליקת כרטיסי אשראי. (Acquisition)
בעת ביצוע עסקה בין לקוח לבית עסק, מועבר הכרטיס במסוף שניתן לעסק על ידי חברת הסליקה (חברה זו מכונה בעולם Acquirer bank, ולרוב אכן מדובר בבנק, אך ישראל חריגה בהקשר זה בכך שהחברות המנפיקות כרטיסים אלה אינן בנקים). הבנק המשמש כחברת הסליקה פונה לאחר מכן לבנק מנפיק הכרטיס (חברה המכונה Issuer bank, גם כאן המצב בישראל שונה כיוון שהמנפיק עשוי להיות חברת אשראי ולא בנק) ומבקש העברה של כסף מחשבון בעל הכרטיס לחשבון בעל העסק אצלו התבצעה העסקה. בתהליך יכולים כל אחד מהבנקים המעורבים (הבנק הסולק מצד הסוחר, והבנק המנפיק מצד הלקוח) לגבות עמלות על העסקה.
הרווח של החברה הסולקת (Acquirer) הוא מרווח הסליקה: ההפרש בין עמלת הסליקה שהתקבלה מבית העסק לבין העמלה ששולמה לחברה המנפיקה. (העמלה הזו, המשולמת על ידי החברה הסולקת לחברה המנפיקה מכונה גם "עמלה צולבת") תיתכן גם אפשרות שהחברה היא גם "סולקת" וגם "מנפיקה" אם שתי חברות אלה זהות.
חברות האשראי יצרו במשותף את תקן PCI DSS, שנועד כדי להבטיח סליקת אשראי בטוחה בעסקים לצורך אבטחת מידע לארגונים העוסקים בפרטי כרטיסי אשראי. התקן מוגדר על ידי מועצת PCI, אשר הוקמה כדי להגביר את השליטה בנתוני אשראי ולהפחית את הסיכון להונאות כרטיסי אשראי הנגרמות מחשיפה לא מבוקרת של נתונים.
יתרונות השימוש בכרטיסי אשראי.
מרבית יתרונות כרטיס האשראי משותפים לכרטיסי אשראי ולכרטיסי חיוב אחרים, כמו כרטיסי חיוב מיידי וכרטיסים נטענים. מבחינת הלקוח השימוש בכרטיס חיוב חוסך את הצורך לשאת מזומנים או המחאות, ולכן הוא בטוח יותר. היות שהלקוח מקבל דיווח על כל הקניות שהוא מבצע בכרטיס אשראי, השימוש בכרטיס אשראי יכול לסייע לו לעקוב אחרי הוצאותיו ולבטל חיובים במקרה של אי-קבלת מוצרים. גם בית העסק נהנה מביטחון רב יותר, כי הוא פטור מהסיכון של חוסר כיסוי הכרוך בהמחאות של אדם פרטי, ומהסיכון של שוד הכרוך בתשלום במזומנים. נחסך לו גם המאמץ הכרוך בגביית המחאות מלקוחות. כרטיסי חיוב מאפשרים גם רכישה באמצעות הטלפון והאינטרנט, תוך מתן פרטי כרטיס האשראי כאמצעי תשלום. צורות רכישה אלה אינן מתאפשרות ברכישה במזומנים או בהמחאה.
יתרון נוסף בשימוש בכרטיסי אשראי הוא באפשרות שהם מעניקים ללקוח לדחות את התשלומים, אם עד סוף החודש, ואם לזמן רב יותר. זאת באמצעות עסקאות תשלומים או באמצעות כרטיסי אשראי מתגלגל.
כרטיסי אשראי מסוימים מעניקים ללקוחותיהם הנחות ומתנות, כגון ביטוח נסיעות לחו"ל חינם או הנחות בכניסה למוסדות תרבות. בארצות הברית קיימים כרטיסי אשראי המכונים "Cash Back" המחזירים ללקוחות 1%-5% מסך הקניות הנעשות בהם. האפשרות הזו מוגבלת בישראל וקיימת בעיקר בכרטיס American Express Blue (בו ההחזר נע בין 0.25% לאחוז, לפי סכום ומאפייני ההוצאות החודשיות), או בכרטיסי מועדון, עבור רשתות המועדון.
חסרונות, בעיות וביקורת.
שליטה על הוצאות.
קונים רבים מעידים, שהשימוש בכרטיסי אשראי גורם לניתוק פסיכולוגי אצל הקונה בין הקנייה והוצאת הכסף בפועל. זאת בניגוד לשימוש במזומנים שנתפס באופן מוחשי יותר כ"הוצאת כסף". כתוצאה מכך, הלקוחות מוצאים את עצמם מופתעים בסוף החודש לנוכח סכום החיוב בכרטיס האשראי. לכן בתוכניות המחנכות לשיפור השליטה על התקציב הביתי, ממליצים לעיתים לבטל את כרטיסי האשראי או להימנע משימוש בהם, לפחות לתקופת זמן מסוימת.
מרמה בכרטיסי אשראי.
ככל אמצעי תשלום, גם כרטיסי אשראי חשופים למעשי מרמה. במקרה של הונאה בכרטיס אשראי, עיקר הנזק מוסב לחנות בה בוצעו הרכישות ולחברת האשראי, ואילו בעל הכרטיס נושא בנזק קטן יחסית (אם בכלל). במקרה של גנבת כרטיס אשראי, למשל, קובע חוק בישראל כי "הלקוח לא יהיה אחראי בשום מקרה לשימוש לרעה שנעשה אחרי שנמסרה הודעה על גניבה".
חברות האשראי מקדישות מאמצים מרובים לאיתור מהיר של מעשי מרמה, אך הן אינן מפרסמות נתונים על היקף הנזק הנגרם להן. חלק מאמצעי איתור הגניבה המוקדמים של חברות האשראי הוא בשיטות סטטיסטיות של כריית מידע, על ידי בחינת קנייה מוחשית מול צפי קנייה של אותו לקוח, לפי פרופיל התנהגות צרכנית שנבנה לו. לדוגמה, אם הלקוח רוכש כביכול מוצרי אלקטרוניקה בשווי עשרות אלפי שקלים במהלך כמה ימים, הוא עשוי להיתקל בהקפאה של הכרטיס או לקבל שיחה טלפונית ממוקד האבטחה של חברת האשראי, לברור האם הוא עושה שימוש מודע בכרטיסו, או שכרטיסו נגנב מאחזקתו.
בעבר, בראשית ימי האינטרנט, קישורם הלא מאובטח לאינטרנט של מאגרי נתונים המכילים פרטים של כרטיסי אשראי היווה גורם סיכון ניכר לגניבה רחבת היקף של פרטי הכרטיסים. בפרטים אלה נעשה שימוש בעת ביצוע רכישות מקוונות.
משנת 2016 ואילך נרשם גידול במקרי גנבה מקוונת של אמצעי תשלום, בהם נגנבים פרטי כרטיס האשראי באמצעות אתר תשלומים המתחזה לאתר לגיטימי.
עמלות.
רווחי חברות האשראי מתחלקים לשניים:
מותגי כרטיסי אשראי בעולם.
כרטיס האשראי הראשון לשימוש כללי היה דיינרס קלאב, שהונפק לראשונה בארצות הברית ב-1950. בשנת 1958 נכנסו לשוק המתחרים הראשונים, אמריקן אקספרס, קרט בלנש ובנק אמריקארד (לימים ויזה). ב-1967 הונפקו לראשונה כרטיסי מאסטר-צ'ארג', ששמם שונה לאחר מכן למסטרקארד. מותגים אלה הפכו למותגים בינלאומיים באמצעות רכישה של חברות זרות וכן באמצעות הנפקת זיכיונות מקומיים. לדוגמה, מסטרקארד רכשה את אקסס קארד הבריטית ואת יורופיי האירופאית, שהנפיקה את כרטיסי יורוקארד. מותגים אלה הוחלפו במותג מסטרקארד. בישראל, כל הכרטיסים משווקים באמצעות זיכיונות (ראו להלן).