משום שבעיית שנת 2000 הייתה עלולה להשפיע על שגרת החיים של כל פרט ופרט ועל תחומי פעולה חשובים הנוגעים למדינה ולמשק, הפרויקט היה אתגר ניהולי גדול, אשר אופיין ברמת אי ודאות גבוהה. התמודדות מוצלחת עם משימה מורכבת זו חייבה ראייה כלל מערכתית של בעיית שנת 2000 והשפעותיה ובחינתה ברמה הלאומית. בארצות הברית, לדוגמה, הקים הנשיא ביל קלינטון, בפברואר 1998, את "המועצה לבעיית שנת 2000" בתוקף הוראה נשיאותית המפרטת את תפקידיה וסמכויותיה של המועצה. ממשלות במדינות מפותחות קיבלו החלטות בעניין זה, העוסקות במעורבות במעקב, בתיאום ובייזום פעולות, וכן בדיווח לציבור על מצב פעולות ההיערכות, וגם על תקלות וליקויים בהן. גם בישראל הוטל תפקיד זה על הממשלה, שבאפשרותה להביא להגברת המודעות לבעיה, להאצת מהלכים, לתיאום פעולות, לאיתור נקודות תורפה ולהבטחת היערכות נכונה במגזר הציבורי ובכל התחומים האזרחיים והביטחוניים.
אף שמערכות העוסקות בתאריכים עתידיים נאלצו להתמודד עם הבעיה כבר באמצע שנות ה-90, טיפול אינטנסיבי בה נעשה בשנים 1998–1999, שבהן שנת 2000 כבר נראתה עומדת בפתח.
ההיערכות במגזר הציבורי בישראל.
קבלת ההחלטות.
ממשלת ישראל קיבלה החלטות בדבר ההיערכות לבעיית שנת 2000. הראשונה – ביולי 1996, והשנייה – ביולי 1998. הכנסת מינתה ועדת משנה לנושא "באג 2000" בראשותו של חבר הכנסת פרופסור אלכס לובוצקי.
הנחות יסוד.
הנחת העבודה של כל גופי הממשלה באה לידי ביטוי בדו"ח מבקר המדינה:
במטרה למנוע שיבושים חמורים בפעולות הממשלה ויחידותיה החל מיום ה-1 בינואר 2000 ואף לפני כן החליטה הממשלה, במסגרת הדיון על תקציב המדינה לשנת 1997:
החלטת ממשלה זו התייחסה למשרדי הממשלה וליחידותיה. לא נקבע בהחלטה גורם שיפקח ויעקוב מטעם הממשלה אחר ההיערכות לשנת 2000 של גופים שפועלים מחוץ למשרדי הממשלה, בהם - תאגידים סטטוטוריים וחברות ממשלתיות. במאי 1998 הגיש צוות, שמינה שר האוצר דאז דן מרידור נוסח הצעה להחלטה נוספת של הממשלה. ההצעה הטילה על הנהלות משרדי הממשלה ועל הנהלות יחידותיהם, את האחריות לפעולות הפרויקט גם בתאגידים ובגופים ציבוריים שבתחום אחריותם. ההצעה הובאה לפני הממשלה ואושרה ב-5 ביולי 1998. החלטת הממשלה קבעה את אחריות שרי הממשלה להספקה סדירה של שירותים לציבור, על אף בעיית שנת 2000. בהחלטה נאמר: "כל שר ימנה אחד מחברי הנהלת משרדו שיהיה אחראי על היערכות המשרד לבעיית שנת 2000". כמו כן קבעה הממשלה בהחלטתה: "להנחות את שרי הממשלה לוודא, כי בכל התאגידים והגופים הציבוריים שבאחריותם ואלו אשר פעילותם מפוקחת על ידם, נבחנו השלכות בעיית שנת 2000 על פעילות הארגון וכי קיימת היערכות להסבת מערכות המידע והתאמת המערכות 'משובצות המחשב' לשנת 2000. בחינה זו תכלול גם קיומה של היערכות ל'תוכניות המשכיות' (Contingency Plans) שתאפשרנה אספקה סדירה של שירותים לציבור, במידה שיהיו שיבושים בפעילות מערכות המידע, על אף ההיערכות שתבוצע".
עוד החליטה הממשלה, כי על כל שר להעביר למנהל הכללי של משרד ראש הממשלה, עד יום 1 בספטמבר 1998, דיווחים על עמידת משרדו בהחלטות הממשלה האמורות, ובנוסף ידווחו השרים "בכתב לראש הממשלה בתום כל רבעון, אודות ההתקדמות בפתרון הבעיה במערכות המידע ובמערכות משובצות המחשב שבמשרדיהם ובגופים המפוקחים על ידם".
יעדי ביניים מול יעדים סופיים.
להשגת המוכנות לשנת 2000 נקבעו מספר שלבים לפעולה:
הנהלות הארגונים אמורות היו ליזום את התאמתן של מערכות המידע לשנת 2000, כדי לאפשר את המשך פעילותו של הארגון שבאחריותן. כדי להיערך כיאות ולאפשר את תפקודן של המערכות הממוחשבות ולהבטיח את רציפות פעולות הארגון, נוצר צורך להגדיר ולאפיין את החשיבות והקריטיות של כל אחד מן הרכיבים הקשורים במערכות, וכן את הקריטיות של כל מערכת ומערכת לפעולות הארגון ולהמשכן, במסגרת תהליך הקרוי "ניתוח סיכונים" במהלכו היה צורך:
יחד עם ניהול הפרויקט, היה על ההנהלות להיערך גם למצב שהתאמת המערכות לא תושלם בזמן, או למצב שלמרות פעולות ההתאמה יתגלו בינואר 2000 תקלות, או ישתבש שירות חיוני, התלוי בגורם חיצוני, ומערכות מידע יקרסו. על ההנהלה של כל ארגון להכין תוכניות המשך (Contingency Plans) לאותן פעולות שיאפשרו את המשך תפקודו של הארגון ואת הספקת השירותים שיוגדרו חיוניים, גם אם לא יפעלו מערכות מידע קריטיות או אם ישתבשו תהליכים. לשם כך כל ארגון הכין תוכניות שיגדירו חלופות לתהליכים ולשירותים חיוניים הנעשים בסיוען של מערכות מידע ומערכות משובצות מחשב. נוהל מסגרת לפיתוח ולתחזוקה של מערכות ממוחשבות, שהוציא החשב הכללי במשרד האוצר ליחידות ענ"א במשרדי הממשלה ושאושר על ידי הממשלה, קובע כי בפרויקט ייעשה ניתוח סיכונים בשלב המיפוי או לפחות בשלב ההסבה.
לשם העברת מידע שוטף למשרדי הממשלה ולציבור אודות ההיערכות לבאג פתח משרד האוצר באתר אינטרנט שלו פורטל מיוחד בכתובת: mof.gov.il/2000. פורטל זה כלל מסמכים ומידע רב אך כעבור מספר שנים הוסר הפורטל על כל המסמכים שבו.
מהלך הביצוע.
במהלך 1997 זיהו חברי צוות ההיגוי שמינה שר האוצר, שעל אף החלטת הממשלה, לא הייתה בקרב הדרגים הבכירים במשרדי הממשלה התייחסות מספיקה לבעיית שנת 2000 והם לא היו מעורבים בפעולות ולא יזמו אותן. בדוח ממאי 1998 נאמר, כי "חלק מהמנהלים הכלליים במשרדים אינם מעורבים מספיק בתהליך ההסבה והתקדמותו וכן אינם מודעים להשלכות הבעיה ואחריותם לעניין". בעיה נוספת נבעה מחוסר מתמשך במשק הישראלי בעובדי היי-טק (Hi-Tech), לפיכך סוכם עם מנהל האגף להכשרת כוח אדם במשרד העבודה ועם איגוד בתי התכנה על מיקוד פעילות ההכשרה בתחום המחשוב בהכשרה ספציפית להסבות לשנת 2000. נקבעה מסגרת בה יבוצעו הכשרות על ידי בתי תוכנה שיקלטו בעצמם את המוכשרים ותוכנית שתרחיב את היצע כוח האדם בתחום ותגדיל את שעור המועסקים מבין מסיימי הכשרות משרד העבודה בתחום המחשוב.
בדיקה של משרד מבקר המדינה העלתה כי במשרדים ממשלתיים רבים, ברשויות מקומיות וכן בגופים ממשלתיים אחרים לא הייתה ההנהלה הבכירה מעורבת במהלכי הפרויקט: לא בייזום שלו ולא במעקב תכליתי ומועיל אחר התקדמותו. ברבים מן הגופים שנבדקו באה היוזמה להתאמת המערכות הממוחשבות לשנת 2000 מיחידות המחשוב. ברבים מן הגופים הייתה זו גם היוזמה היחידה. חוסר המעורבות של ההנהלות על אף התוצאות האסטרטגיות שעשויות להיות לבעיית שנת 2000 על תפקודם התקין של הגופים עליהם הופקדו, באו לביטוי בקצב הפעלת הפרויקט. הועלה, כי החלת הפרויקט ברבים מהגופים שנבדקו לא נעשתה בקצב רצוי, למרות החלטת הממשלה. ברוב החברות הממשלתיות והרשויות המקומיות שנבדקו, היה איחור ביישום הפרויקט על אף הקריטיות של השירותים שהם מספקים.
על בסיס החלטת הממשלה מינה שר האוצר דאז ועדת היגוי שבה היו חברים: סגן הממונה על התקציבים, המשנה לחשב הכללי, מנהל שע"מ (שירות עיבודים ממוכנים), מנהל מערכות המידע של קופת חולים כללית ויועץ לענייני מחשוב של משרד האוצר. מיום מינויה ריכזה ועדת ההיגוי את פעולות ההנחיה, הפיקוח והמעקב על ההיערכות למחשוב במעבר לשנת 2000. הוועדה הגדירה את המטרות הבאות:
עם תחילת פעילותה ובמטרה ללמוד על היקף הבעיה יזמה הוועדה בנייה של בסיס נתונים עדכני שמרכז נתונים אודות המערכות הקיימות במשרדים השונים ומידת מוכנותן לשנת 2000. המידע שנאסף ורוכז בבסיס הנתונים הצביע על שונות רבה בין המשרדים בכל הקשור לרמת המודעות, רמת המוכנות ורמת הפעילות בנושא. לפיכך נשלח מכתב בנושא לכל המנהלים הכלליים של משרדי הממשלה כדי לידע אותם בדבר הסיכונים הנובעים מטיפול לקוי בבעיה ועל מנת שיגלו מעורבות ישירה בעניין ולא ישאירו את הטיפול רק למנהלי יחידות המחשב.
אורגן כינוס חירום בנושא שנת 2000 לפורום מנהלי יחידות המחשב במשרדי הממשלה. בכינוס זה הוצגו פתרונות מעשיים לבעיות בהן נתקלו המשרדים בשלבי ההסבה השונים והתקיים דיון שבו הציגו המשרדים את טענותיהם ואת צורכיהם בעניין.
הוחלט שבתקציב לשנת 1998 יתוקצבו הוצאות פיתוח המחשוב של משרדי הממשלה השונים בתקנות רזרבה. הרזרבה תופשר פרטנית לכל משרד לאחר הצגת התקדמות משמעותית בפרויקט ההסבה. פעולה זו נעשתה במטרה לאכוף הקצאת משאבים מספקת לפרויקט, למקד את פעילות הפיתוח במשרדים בנושא ההסבה וכדי למנוע עיכובים בהתקדמות ההסבות בגין התחלת פרויקטים בתחום המחשוב שאינם קשורים בהסבת המערכות.
נשלח מכתב בחתימת מנכ"ל משרד האוצר לכ-20 מנהלים כלליים של תאגידים סטטוטורים שונים במטרה להגביר את מודעותם כמנהלים לבעיית שנת 2000 בגופים אלו.
עדכונים מפורטים לגבי הערכות המשרדים ופעילות הוועדה הועברו למבקרת מערכות מידע שבמשרד מבקרת המדינה, אשר קיימה פגישות עם המשרדים שהתקדמות פרויקט הסבת המערכות בהם לא הייתה משביעת רצון.
ועדת ענ"א עליונה במשרד החשב הכללי הסירה חסמים בכל הנוגע להליכי רכש או התקשרות עם ספקים, הנדרשים במסגרת פרויקט ההסבה. במסגרת זו ניתנו פטורים מהליכי מכרז.
הוכן סקר מקיף ביותר (ראשון מסוגו בארץ) אודות הכלים הממוחשבים המוצעים בישראל להסבת מערכות לשנת 2000. הסקר העמיד לרשות יחידות המחשב במשרדי הממשלה מידע מרוכז ועדכני, שאיפשר ליחידות השונות, תוך זמן קצר יחסית, לבחור בכלי המתאים ביותר לסביבת המחשוב הספציפית שלהן.
תוצאות ההיערכות.
ככלל, הטיפול במרבית המערכות לא הסתיים עד לתאריך היעד (30 ביוני 1998) שנקבע בהחלטת הממשלה הראשונה. הסיבות המרכזיות לכך היו:
לא היה אף מקרה בו הפעילות לא החלה או עוכבה בשל מחסור בתקציבים.