המושל הכללי של קנדה ממנה את הסנאטורים. על פי המוסכמה החוקתית, מינוי הסנאטורים מבוצע על פי המלצת ראש ממשלת קנדה. בעת שהוקם הסנאט בעקבות חקיקת חוק צפון אמריקה הבריטית, מונו הסנאטורים לכל ימי חייהם. חוק החוקה 1965 שינה כלל זה, ומאז ממונים חברים הסנאט לכהונה הנמשכת עד להגיעם לגיל 75 (בהתאם לחוק, מי שמונה קודם לחקיקת החוק, ימשיך לשבת בסנאט עד ליום מותו, או עד התפטרותו).
ראשי ממשלת קנדה נוהגים לרוב להמליץ למושל הכללי למנות סנאטורים שהם חברי מפלגתם (אף שאירעו מקרים בהם המליצו ראשי הממשלה למנות חברי מפלגה אחרת). בפועל, מרבית חברי הסנאט הם שרים לשעבר של הפרובינציות השונות, או ראשי ממשלה בדימוס של הפרובינציות השונות.
כאמור לעיל, בהתאם לחוקה לכל מארבעת אזורי קנדה מספר קבוע של סנאטורים:
ניופאונדלנד ולברדור הייתה דומיניון עצמאי, והפכה לפרובינציה רק בשנת 1949 ולכן אינה שייכת לאף אחד מהאזורים, ומיוצגת על ידי 6 סנאטורים. כמו כן, טריטוריות קנדה (יוקון, נונאווט והטריטוריות הצפון מערביות) מיוצגות כל אחת על ידי סנאטור אחד.
רק הסנאטורים מקוויבק משויכים לאזורי בחירה בתוך קוויבק (כלל זה נקבע במקורו על מנת להבטיח שאזורים דוברי אנגלית ואזורים דוברי צרפתית בקוויבק ייזכו לייצוג יחסי נאות בסנאט).
חלוקה זו של מושבים הביא לכך שהפרובינציות בעלות מספר התושבים הגבוה (אונטריו, קולומביה הבריטית ואלברטה) נמצאות בתת-ייצוג למול אזורים פחות מיושבים בקנדה. כך, לדוגמה, בעוד שבקולומביה הבריטית 4 מיליון תושבים, היא זכאית לשישה סנאטורים בלבד, בעוד שנובה סקוטיה בה מיליון תושבים בלבד זכאית ל-10 סנאטורים. רק לקוויבק מספר סנאטורים פרופורציונלי למספר התושבים בפרובינציה. כלל זה למעשה דומה למצב בסנאט ארצות הברית ונועד לשמר את האינטרסים האזוריים, ולשמור על האיזון האזורי, ולא להוות ייצוג היחסי למספר התושבים בכל אזור.
מאז שנת 1989 נערכים באלברטה בחירות בהם נבחרים מועמדים לסנאט מטעם הפרובינציה. בחירות אלה אינן מתבססות על חקיקה או מוסכמה חוקתית, וראש ממשלת קנדה אינו מחויב לתוצאותיהם. למעשה רק שני סנאטורים שנבחרו בבחירות אלה מונו לסנאט. במאי 2008 הכריזה ממשלת ססקצ'ואן על כוונתה לבצע בחירות מעין אלה גם בשטחיה.
מינוי סנאטורים נוספים.
בהתאם לסעיף 26 לחוק החוקה 1867, רשאית מלכת קנדה למנות ארבעה עד שמונה סנאטורים נוספים. סנאטורים נבחרים אלה חייבים להיות מחולקים לפי האזורים של קנדה ולייצגם באופן יחסי. גם במינויים אלה, המינוי מבוצע על ידי המושל הכללי (בהיעדרו של המונרך), לפי המלצת ראש ממשלת קנדה. בשיטה זו נעשה שימוש בשנת 1990 עת שראש ממשלת קנדה בריאן מלרוני מינה מספר סנאטורים על מנת להבטיח העברת חוק חדש בעניין מס על שירותים וסחורות. בקשה קודמת של ראש ממשלת קנדה אלכסנדר מקנזי בשנת 1874 למנות סנאטורים נוספים סורבה על ידי המלכה ויקטוריה בעצת ממשלת בריטניה.
הפסקת כהונה.
רואים בסנאטור אשר נעדר משני מושבים רצופים של הסנאט כאילו ויתר על מושבו. כמו כן, סנאטור שהורשע בעבירות של בגידה או "פשע ראוי לשמצה" ( "crime infâme" / "infamous crime" – המקביל ל"עבירה שיש עימה קלון" במשפט הישראלי) או פשט רגל מאבד את מושבו בסנאט. סנאטור שמפסיק לעמוד בתנאי הסף לבחירה (ראו בהמשך) מאבד את מושבו בסנאט.
משכורות.
משכורתו של חבר סנאט, נכון לשנת 2006 עומדת על 122,700 דולר קנדי. חברי הסנאט רשאים לקבל משכורת נוספת בגין משרות נוספות בהן הם נושאים (כך, לדוגמה, יושב ראש הסנאט הקנדי מקבל משכורת נפרדת בגין תפקידו זה). משכורתם של הסנאטורים גבוהה מזו של חברי בית הנבחרים הקנדי, וזאת על מנת להדגיש את חשיבותם.
דרישות מוקדמות לבחירה.
חוק החוקה, 1867 קובע את תנאי הסף להיבחר כחברי הסנאט. מועמד לחברות בסנאט חייב להיות בן למעלה מגיל 30, וכן חייב להיות אזרח קנדה על מנת להיות מועמד לחברות בסנאט. כמו כן, חברי הסנאט חייבים להתגורר בפרובינציה או בטריטוריה אותה הם מייצגים.
חוק החוקה, 1867 דורש שבבעלותו של סנאטור תהיה אדמה בשווי של לפחות 4,000 דולר קנדי בפרובינציה או בטריטוריה אותה הוא מייצג. שווי זה, כיום זהה לסכום של 175,000 - 200,000 דולר קנדי, וזאת מעל לחובותיו (היינו הקרקע אינה יכולה להיות ממושכנת, או שוויה צריך להיות בסך האמור מעל לחובות שבגינם הוטל המשכון).
תנאים אלה נקבעו במקור על מנת להבטיח שרק האליטה החברתית תהיה זכאית לשבת בסנאט, אף שכיום, מעמד הרבה יותר גדול יכול לשבת בסנאט מאחר שלא רק המעמד העליון, אלא גם מעמד הביניים של קנדה עומד בתנאי הסף של החוק.
כיום, תנאים אלה נראים ארכאיים, ולכן, על מנת למנוע בעיות בבחירת מועמדים לסנאט, הסכום אינו משוערך ונדרש סך מינימלי של 4,000 דולרים לפי שווים כיום (ולא לאחר הצמדת הסכום המקורי). אולם גם סכום זה עורר בעיה כאשר, בשנת 1997, רצו למנות את הנזירה הקתולית פגי באטס לסנאט. באטס, מהיותה נזירה, ויתרה על כל רכושה לטובת המנזר ולכן לא עמדה בתנאי הסף. על מנת להבטיח את קבלתה לסנאט, העביר המנזר בו הייתה חברה שטח אדמה בשווי 4,000 דולרים על שמה.
זכותן של נשים לכהן בסנאט.
חוק החוקה משנת 1867 לא אסר על נשים להיות חברות בסנאט. בפועל, לא מונו נשים לסנאט, ורק בשנת 1927 פנו חמש נשים לבית המשפט העליון של קנדה בדרישה שבית המשפט יקבע כי נשים רשאיות לכהן בסנאט. החוק משנת 1867 דן ב"אישים" (Persons) הזכאים לכהן בסנאט, והנשים דרשו מבית המשפט העליון לקבוע כי "אישה" היא בגדר אותם "אישים". בפסק הדין בעניין אדוארדס נגד התובע הכללי של קנדה קבע בית המשפט העליון פה אחד שנשים אינן בגדר "אישים" ואינן זכאיות לכהן בסנאט. בית המשפט העליון הסתמך בהחלטתו על כוונתם המקורית של מנסחי החוקה, אשר לא צפו מינוי נשים לסנאט, וכן תוך הסתמכות על המונח "הוא" (he) בסעיפים רבים בחוק בהתייחסות לסנאטורים.
הנשים ערערו על פסק הדין לוועדה השופטת של מועצת המלך בממלכה המאוחדת ששימשה כבית משפט עליון לערעורים של האימפריה הבריטית וזו קבעה כי אין כל מניעה שנשים יכהנו בסנאט, וכי "אישים" כולל גם "נשים". בעקבות קביעה זו המליץ ארבעה חודשים מאוחר יותר, ראש ממשלת קנדה דאז ויליאם ליון מקנזי קינג, למלך קנדה למנות את קיירין וילסון מאונטריו לסנאט הקנדי.
נושאי משרה.
יושב ראש הסנאט ("speaker" - ה"דובר" / "Président" - ה"נשיא") עומד בראש הסנאט. היושב ראש ממונה על ידי המושל הכללי של קנדה בעצת ראש ממשלת קנדה. ליושב ראש מסייע "יושב ראש זמני" (Speaker pro tempore -"דובר לעת מצוא") הנבחר על ידי חברי הסנאט בראשית כל מושב פרלמנטרי. בהיעדרו של היושב ראש משמש "יושב ראש הזמני" כיושב ראש הסנאט. כמו כן, בהתאם לחוק פרלמנט קנדה משנת 1985 רשאי היושב ראש למנות את אחד הסנאטורים כממלא מקומו באופן זמני. היושב ראש מכהן בראש הדיונים הנערכים בסנאט וקובע את סדר הדיון ואת סדר הדוברים. בדומה לבית הלורדים ליושב ראש אין עדיפות על יתר חברי הסנאט, וכל אחד מחברי הסנאט יכול להגיש הצעה לסדר ( Rappel au Règlement / point of order) בה הוא טוען שיושב ראש טעה בהחלטתו. היושב ראש מכריע בהצעה זו, אולם כל סנאטור יכול לערער על ההכרעה בפנייה ליתר חברי הסנאט שיכריעו בהצעה יחדיו.
אף שיושב ראש שייך למפלגה מסוימת (לרוב, למפלגת הממשלה), הוא שומר על נייטרליות ולרוב אינו מצביע בהצבעות, אלא במקרה של שוויון (ראו בהמשך).
כיום מכהן בראש הסנאט נואל א. קינסלה.
מנהיג הממשלה בסנאט הוא סנאטור המשמש כנציג הממשלה, ותפקידו להעביר את החקיקה שהממשלה מנסה לחוקק בסנאט. מנהיג הממשלה בסנאט ממונה על ידי ראש ממשלת קנדה מבין הסנאטורים, ומשמש למעשה שר בממשלת קנדה. תפקידו של מנהיג הממשלה בסנאט הוא לנווט את סדר היום של הסנאט ולהביא לקבלתם של חוקים, וכן לנסות ולהשיג את הסכמתם של חברי האופוזיציה לחוקים (לרוב, בקנדה, מכהנות ממשלות מיעוט ולא ממשלות קואליציוניות).
בראש האופוזיציה בסנאט עומד מנהיג האופוזיציה בסנאט – הנבחר על ידי חברי הסנאט שאינם שייכים למפלגה הנמצאת בממשלה. תפקיד זה מקביל לתפקיד מנהיג האופוזיציה הנבחר על ידי חברי בית הנבחרים.
ייתכן מצב בו מנהיג האופוזיציה בסנאט הוא חבר מפלגה אחרת ממנהיג האופוזיציה בבית הנבחרים, בשל הרכב מפלגות שונה בין הבתים (כך היה בין 1993–2003.
נושאי משרה נוספים שאינם חברי סנאט הם:
תפקידם של מזכירים אלה, לסייע לחברי הסנאט בענייני פרוצדורה ונהלים.
נושא משרה נוסף בסנאט הוא השליח נושא המוט השחור של סנאט קנדה, האחראי על הסדר והביטחון בחדר הסנאט. נושא משרה זה אוחז את השרביט השחור המסורתי (העשוי עץ הבנה שחור, המכונה "המוט השחור"). מקורו של תפקיד מסורתי זה הוא באנגליה שם משמש המוט השחור חלק בלתי נפרד מטקס פתיחת הפרלמנט. תפקיד זה הוא תפקיד ייצוגי מסורתי בעיקרי, כאשר ראש משטרת מחוז הפרלמנט אחראי בפועל לביטחון ולאבטחה של בניין הפרלמנט כולו.
נוהלי עבודה.
באולם הסנאט נערך טקס פתיחת הפרלמנט. טקס רשמי זה נערך מדי שנה בתחילת כל מושב של הפרלמנט הקנדי. במהלך הטקס מתכנסים באולם חברי שני בתי הנבחרים, והמונרך, או בהיעדרו, המושל הכללי של קנדה, נושא את הנאום מן הכס הקובע את סדר היום של הממשלה למושב המתחיל.
על פי כללי נוהלי העבודה של הסנאט, מתכנס הסנאט בימים שני - שישי. דיוני הסנאט פתוחים לקהל הרחב, והפרוטוקולים מפורסמים. בניגוד לבית הנבחרים הקנדי, דיוני הסנאט אינם משודרים דרך קבע בטלוויזיה.