עשרה ימים לאחר הכרזה זו, התפטרה גולדה מאיר מראשות הממשלה. מהלך זה הוביל להקמת הממשלה ה-17 בראשותו של יצחק רבין, וסבב מינויי שרים בהתאם: שמעון פרס מונה לשר ביטחון, ואהרן יריב, שכיהן כשר התחבורה, מונה במקומו לשר ההסברה. יריב, אלוף (במיל.), שימש כראש אמ"ן בעבר ובתפקידים שונים בצמרת הצבאית. לאחר שחרורו מצה"ל הצטרף לסיעת המערך, ושימש כבכיר בסיעה בתפקידים שונים.
תוכנית העבודה של המשרד, עם כניסתו של השר אהרן יריב לתפקיד, ניסתה להגדיר ולקבוע תחילה, את תחומי אחריות המשרד, היקף האמצעים שיעמדו לרשותו ואת מהות קיומו. בירורים אלה נמשכו עד ספטמבר 1974 לערך, כאשר בדיון בין ראש הממשלה, שר האוצר והשר יריב נקבע היקף תקציב המשרד ותקני כוח האדם שיכללו בו. תחומי האחריות נקבעו לפי החלוקה הבאה: פעולות ההסברה בארץ ירוכזו תחת אחריותו של משרד ההסברה, ומשרד החוץ יהיה אחראי לפעולות ההסברה בחוץ לארץ. עוד נקבע כי, תוך שיתוף פעולה תמידי בין המשרדים, משרד ההסברה יספק למשרד החוץ חומרי הסברה לפעילותו בתפוצות.
יעדי ההסברה בארץ אומנם נקבעו כבר במסקנות דו"ח ועדת פלד, ובין אם הושפעה עבודת המשרד ממסקנות דו"ח זה ובין אם לאו, תוכנית העבודה של המשרד לשנת 1975 הדגישה את הטיפול ההסברתי באוכלוסיות בפנים הארץ. התוכנית יישמה דגש על הטיפול ההסברתי בזרים בארץ על סוגיהם: צליינים, תיירים נוכרים, תיירים יהודים הבאים לשהיות קצרות וממושכות ועוד. נוסף על כך, צוין בתוכנית זו, כי בנוסף להידוק הקשר ושיתוף הפעולה עם משרד החינוך והתרבות, ייעשה מאמץ לרתימת ארגונים וולונטאריים לפעולות הסברה ולהפקת סרטים וחומרי הסברה לחוץ לארץ.
מבנה המשרד ודפוסי עבודתו.
משרד ההסברה שהתקיים במשך שנה אחת בלבד, משך זמן קצר בפועל, תרם לתשתית שירותי ההסברה. כפי שפרסם מבקר המדינה, המשרד יצר דפוסי עבודה ראשוניים לתיאום פעולות הגורמים הממלכתיים הקיימים בתחום ההסברה באמצעות הפורומים המתאימים שהקים.
תחת השר, אהרן יריב, עמד המנהל הכללי של המשרד, אלוף-משנה (במיל.) דוד פרחי שלפי הצעתו אורגן משרד ההסברה על יחידותיו. ביוני 1974, הוחלט להקים מספר פורומים על מנת להבהיר את בעיות היסוד המונחות מול נושא ההסברה ולתאם דרכי פעולה בעניינים שוטפים:
פורום הנהלת המשרד, שהיה פורום פנימי, התכנס בפועל פעם אחת בלבד, אך הפורום היומי, שכלל את כל ראשי יחידות המשרד התכנס מדי יום אצל השר או אצל המנהל הכללי. פורום ההסברה הממלכתית, שנועד להיות הפורום הבין-משרדי והבין-מוסדי המתאם, התכנס בקביעות פעם בשבועיים. הפורומים האחרים נועדו רק למסירת אינפורמציה ולא לגיבוש מדיניות ותדירות התכנסותם לא הייתה קבועה. הפורום לענייני היום של רשות השידור התכנס אחת לשבוע, בלשכת השר או אצל המנהל הכללי, למסירת אינפורמציה שוטפת על מדיניות הממשלה ועל המצב הביטחוני-מדיני. פורום כתבי החוץ הופעל כשהיה צורך ענייני לקיים פגישות רקע או מסיבות עיתונאים, ומגע שוטף עם העיתונאים מומש באופן תמידי. רוב הפורומים הופעלו במחצית השנייה של 1974.
היחידות שהועברו ממשרד החוץ נטמעו בעבודת משרד ההסברה, והוקמו יחידות חדשות על בסיסן:
אגף למעקב ותכנים.
אגף זה נועד להיות מטה לפעולות ההסברה בישראל ומחוצה לה. האגף פעל לביצוע מעקב אחר ההתרחשויות בתחום המדיני והביטחוני במשך כל שעות היממה, תוך עיבוד הצעות לתגובות הסברה מידיות כאשר מתעורר הצורך בהן. האגף החל בפעולתו, עקב קשיים טכניים, רק במחציתו השנייה של חודש נובמבר 1974, כשבינואר 1975 מנה 12 עובדים. האגף פעל לעיבוד תכנים להסברה שוטפת, היזון חוזר בנושא ההסברה וארגון פעולות הסברה והדרכה.
המעקב בוצע בעזרת מרכז דיווח ותפוצה של האגף, שתפקידו היה לרכז את הידיעות המגיעות מהתקשורת וגורמים שונים. לצורך כך העמיד המרכז מספר צוותים לתורניות: צוות פנים האחראי לאיסוף, דיווח והערכה שוטפת בנושאי ההסברה בארץ כפי שמתקבל מאמצעי התקשורת ורשות השידור וצוות חוץ האחראי לאיסוף, דיווח והערכה שוטפת של אמצעי התקשורת בחוץ לארץ בשיתוף משרד החוץ. האגף הכין מצע רעיוני לגיבוש תוכני ההסברה הממלכתיים והנהלת המשרד קיימה סדרת דיונים על כך בהשתתפות ראשי היחידות של מרכז ההסברה. כדי להבטיח פעולה תקינה של האגף בתחום ההסברה בחוץ לארץ, נקבעו נוהלי פעולה ליחסי גומלין בין משרד החוץ לבין משרד ההסברה אולם לא נקבעו בכתב דרכי תיאום בין האגף לבין יתר יחידות משרד ההסברה.
שירות הסרטים הישראלי.
השירות, שהוקם על ידי מרכז ההסברה בשנת 1957 ובאפריל 1970 הועבר למשרד החינוך והתרבות, היה הגוף היחידי שהורשה להפיק סרטים בעלי אינטרס ממלכתי ולהפיצם בישראל ומחוצה לה. בנוסף, באחריות השירות היה להפיק תוכניות מיוחדות ומשדרי שירות של כל משרדי הממשלה עבור הטלוויזיה. בשירות הועסקו 14 עובדים, אשר נעזרו מדי פעם בבעלי מקצוע מענף הקולנוע והטלוויזיה. משנת 1973 עד סוף דצמבר 1974 הושלמה הפקתם של 50 סרטים, ו-73 היו בשלבי הפקה שונים. בשירות הוקמה ועדת נושאים, במסגרת משרד ההסברה, שתפקידה היה לדון בתכני הסרטים ובמדיניות הפקתם והפצתם.
לשכת העיתונות הממשלתית.
הלשכה סיפקה שירותים לעיתונות הישראלית ולנציגי התקשורת הזרה. היא פעלה בירושלים ובתל אביב והועסקו בה 57 עובדים. הלשכה פרסמה באופן רצוף ידיעות והודעות ממשלתיות, והפיצה בשפה האנגלית ידיעות מדיניות, צבאיות וכלכליות, ומידע בנושאים כלכליים העשויים לעניין את העיתונות הזרה. מחלקת הצילומים של הלשכה שימשה כמרכז לצילומים הנוגעים לכל שטחי החיים במדינת ישראל. המחלקה הכינה כתבות מצולמות וסיפקה תצלומים לכתבים החוץ לפי בקשתם.
שירות הידיעות היומי לכתבים זרים.
שירות ה- Israel News Service) I.N.S) גובש לקראת סוף 1974 במשרד ההסברה במטרה לספק שירות ידיעות שיניב מדי יום כתבות ופרשנות לכתבים זרים ולסוכנויות הידיעות הזרות בישראל. בתחילה הופעל השירות באופן ניסיוני למשך מספר חודשים, לשם הערכת יעילותו. הנהלת משרד ההסברה העריכה כי השירות יעלה כחצי מיליון לירות ישראליות לשנה, והשירות במסגרת המשרד נשאר במתכונתו הניסיונית.
תיאום בין משרדי.
משרד ההסברה ניסה להתוות דפוסי תיאום עם משרדים ממשלתיים אחרים. פורום ההסברה הממלכתית שהתכנס באופן דו שבועי, מילא את פונקציית התיאום בעיקרו, מעצם הכללת נציגי משרד החוץ, נציגי צה"ל, נציגי הסוכנות היהודית, נציגי רשות השידור ונציגי משרדים ממשלתיים אחרים בהתאם לצורך- משרד החינוך והתרבות, משרד התיירות ועוד. בהשתתפות גורמים אלו, הוקמו שתי ועדות: האחת, לתיאום בנושא פרסומים והשנייה לתיאום בנושא סרטים, במסגרת יחידות משרד ההסברה.
בנוסף לנוהלי הגומלין בין משרד החוץ לבין המשרד במסגרת האגף למעקב ותכנים, נוהל תיאום ההסברה עם משרד הביטחון התגבש במהלך עבודתו של משרד ההסברה. בנוסף לתיאום שוטף באופן יומי, נקבע כי נוהל ההסברה בשעת המלחמה ימוסד על ידי שר הביטחון ושר ההסברה. בשעת רגיעה, נקבע, שדובר צה"ל וקצין חינוך ראשי ישתתפו בפורום ההסברה הממלכתית, כאשר קצין החינוך הראשי ישתתף בנוסף בוועדת הפרסומים של משרד ההסברה. נוהל התיאום עם רשות השידור נתקל בקשיים, עקב היותה רשות סטאטוטורית עצמאית. עם זאת, נקבעה פונקציה למעקב אחר שידורי הרדיו והטלוויזיה ונערך פורום חדשות שבועי. שר ההסברה, והמנהל הכללי לחלופין, תקשרו באופן שוטף עם יו"ר הוועד המנהל של רשות השידור, המנכ"ל ומנהלי המחלקות השונות של הרדיו והטלוויזיה.
הקשיים שעמדו מנגד ופירוקו.
למרות הניסיונות שפורטו לעיל, עקרון הפרדת הסמכויות והתיאום בין משרד החוץ לבין משרד ההסברה החדש צפה קשיים כבר מראשיתו, עקב אי בהירות באופן חלוקת תחומי האחריות. עובדי ההסברה שנשלחו לתפקיד בחוץ לארץ מונו על ידי משרד החוץ. בשהותם בחוץ לארץ, השליחים נכפפו למשרד החוץ והיו תחת אחריותו, והמגעים עם הארגונים היהודים בחוץ לארץ נשארו, גם הם, כפופים תחת משרד החוץ. הייתה זו למעשה, חריגה מייעודו הבסיסי של משרד ההסברה שתפקידו אינו יועד לרכז אדמיניסטרציות, כי אם לנהל תיאום בייצוגה של ישראל כלפי חוץ, עד כמה שאפשר. שרי המשרדים נועדו מספר פעמים לתיאום מתווה שיתוף פעולה, אך ההחלטה הסופית הייתה בידי ראש הממשלה. האחריות על אספקת חומרי ההסברה לחוץ לארץ הועברה, כאמור, לידי משרד ההסברה ב-15 באוקטובר 1974, תוך ניוד חלק מיחידותיו של משרד החוץ על עובדיהם ותקציביהם. עוד הוחלט כי מינוי הנציגים הנשלחים לחוץ לארץ יבוצע לפי החלטותיה של ועדה משותפת של שני המשרדים.
אי בהירות זו, צפתה חיכוכים, תחרות ומריבות בין המשרדים. הקשר המיניסטריאלי הרציף של משרד החוץ לגורמי ההסברה השונים מנע את כינונה של מערכת הסברה ישראלית בחוץ לארץ תחת המשרד החדש. נוצר מצב אנכרוניסטי שהגוף העוסק בהסברה בפועל, אחראי על כוח האדם ועל הפעלתו, ואחראי על הפיקוח הוא משרד החוץ. בעוד שמשרד הסברה, שתפקידו היה לקיים את תשתית ההסברה, היה מנותק מאותם גורמים שעוסקים בהסברה בפועל, כדוגמת נציגי ישראל בתפוצות. הייתה זו הנצחת הכפילויות במינהל הציבורי הישראלי כפי שהייתה קיימת עד הקמת משרד ההסברה, שלמעשה מנעה ממנו למלא את הפונקציות שלטובתן הוקם מלכתחילה.